LA FICHE DE POSTE
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1. CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE LA FICHE DE POSTE LES OUTILS DE GESTION DU PERSONNEL Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX Table des mati res PRESENTATION DE LA FICHE DE POSTE scene nssssccsssensee 3 POURQUOI UNE FICHE DE POSTE a ane aan as ca ce root ie 3 FICHE DEPOSTE MODE DEMP O ae etes 3 UN MODELE DE FICHE DE POSTE 2 amsn on ee ee 0 D UNE DEMARCHE D ACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE 7 Cas 1 vous n avez pas mis en place de fiches de postes 7 Cas 2 vous disposez de fiches de poste ses esse 8 ANNEXE UNE FICHE D AUTO DESCRIPTION DE POSTE 9 POUFAUO I CET OUR E ee ae a D Dee 0 a on oo nee 9 Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 2 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX PRESENTATION DE LA FICHE DE POSTE POURQUOI UNE FICHE DE POSTE La fiche de poste outil un outil de base de gestion du personnel La fiche de poste est l outil de base de l organisation d une collectivit Alors que l organigramme permet une vision globale la fiche de poste fournit une vision du terrain Elle est un outil volutif qui doit suivre les changements du service El2. Actualisation de la fiche de poste par le responsable hi rarchique gt A partir des informations recuillies lors de l entretien professionnel mise jour de la fiche de poste pour l annee venir ETAPE 4 Signature de la fiche de poste par le responsable de service et l agent apr s accord gt Transmission d un exemplaire de la fiche de poste et de la fiche d entretien professionnel au service du personnel au responsable hi rarchique et l agent ETAPE 5 Exploitation des informations recueillies gt Les informations recueillies lors des changes permettront de d finir les besoins de formation de l agent de faire voluer l quipement du poste de l ann e suivante de prciser son action pour l ann e venir et de transmettre ses intentions d volution professionnelles Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 8 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr ANNEXE UNE FICHE D AUTO DESCRIPTION DE POSTE Pourquoi cet outil Ce questionnaire a t con u pour aider l agent formaliser ses activit s courantes saisonni res ou occasionnelles IL s adresse particuli rement aux agents des collectivit s qui ne disposent pas de fiches de poste et qui souhaitent entrer dans cette d marche Ce questionnaire pr pare la rencontre entre l agent et son responsable hi rarchique Il doit tre per u comme un outil d
3. fonctionnels qu elle pr cise Elle s labore dans le cadre de relations hi rarchiques de confiance La fiche de poste est un outil qui s labore dans le cadre de relations hi rarchiques entre un responsable de service et son collaborateur L entretien d appr ciation annuel est le temps central de discussion des volutions du poste souhait par l agent Les changements programm s par le responsable pour atteindre les objectifs du service sont galement pr sent s l agent Cette d marche suppose l tablissement pr alable de relations de confiance et une relative franchise dans les changes La fiche de poste est Le r sultat d un accord pour l ann e venir partir des capacit s comp tences motivation de l agent et volution du service Dans certains cas sa mise jour peut tre pluriannuelle Elle devra tre r actualis e plus fr quemment dans les phases de r organisation Cette mise jour pluriannuelle pourra galement tre n cessaire sous la pression d un d veloppement important de certaines prestations d un service par la dynamisation impr vue des environnements externes changements de r glementation de normes de types d quipements La r actualisation sera utile aussi lors du recrutement de nouveaux agents et notamment pour accompagner les tapes du suivi de stage avant titularisation FICHE DE POSTE MODE D EMPLOI La fiche de poste comporte plusieurs rubriques C es
4. par exemple le dipl me d aide soignante pour les fonctions d auxiliaire de soins de foyer logement Elle peut tre souhaitable car pr sentant une garantie de pr requis d un certain niveau de connaissances par exemple un DESS en analyse financi re pour un responsable de service finances Les activit s du poste r guli res irr guli res occasionnelles Des pr cisions sur les variations saisonni res mois d t variations li es des v nements particuliers Les activit s du poste devront tre d finies en tendues la largeur du travail et en paisseur le niveau de responsabilit attendu Il faudra galement pr ciser pour chaque activit les risques professionnels encourus par l agent Les liaisons fonctionnelles du poste Il s agit ici de le positionner et de d finir son niveau de responsabilit en pr cisant qui est sont Son sup rieur hi rarchique direct Ses coll gues de travail _ Eventuellement les subordonn s plac s sous son autorit Eventuellement son niveau de d l gation Ses liaisons directes avec des agents d autres services des lus Ses liaisons directes avec des fournisseurs usagers associations ou administrations Les moyens mat riels du poste Leur description permet de pr ciser galement le niveau de technicit du poste Il s agira donc de lister les quipements li s au poste comme La bureautique L informatique outil
5. E Horaires d cal s astreintes d placements etc EVOLUTION DES ACTIVITES ENVISAGEES Fiche de poste remise le Date Signature de l agent Signature du responsable Signature de l autorit hi rarchique territoriale La signature n est pas une obligation r glementaire Elle mat rialise la notification de la fiche de poste l agent Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 6 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX UNE DEMARCHE D ACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE Cas 1 vous n avez pas mis en place de fiches de postes ETAPE 1 Pr paration de l entretien professionnel entre l agent et le responsable hi rarchique gt Transmettre l agent 10 jours avant l entretien la fiche d auto description du poste occup ETAPE 2 D roulement de l entretien entre l agent et le responsable hi rarchique gt Echanges autour de la fiche d auto description du poste voir fiche en annexe gt Mise en perspective de l activit de l agent et des projets de la collectivit influant sue le travail de l agent pour l ann e venir activit s r duire maintenir supprimer d velopper cr er ETAPE 3 R daction par le responsable du projet de fiche de poste gt A partir des capacit s de la motivation de l agent et des projets d volution du service le responsable hi rarch
6. e travail concu pour faciliter la description par l agent du poste occup L objectif recherch au cours de cet change est d une part percevoir la mani re dont l agent se repr sente son activit et d autre part mieux saisir les r alit s professionnelles Ce document travers les changes qu il facilite d bouchera dans un deuxi me temps sur la r daction d une fiche de poste int grant l volution du travail en fonction des objectifs fix s par la collectivit les motivations et les capacit s professionnelles de l agent Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 9 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX www cdg35 fr IDENTITE DE L AGENT MONE EE EEEE AE E E EEEE TEES PO AEEA EEEE INTITULE DU POSTE ACTUELLEMENT OCCUPE LE TEMPS DE TRAVAIL Votre temps de travail Temps complet O Temps partiel O Temps non complet O Si temps partiel ou non complet pr cisez votre temps de travail ss Pr cisez vos horaires de travail AVANTAGES ET ASTREINTES Les avantages et astreintes du poste DESCRIPTION DE VOS ACTIVITES Etablissez ci dessous la liste des diff rentes activit s que vous accomplissez en les classant par ordre d importance r guli res occasionnelles saisonni res Activit s r guli res Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 10 Village d
7. es Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX VOS RELATIONS DE TRAVAIL Les relations au sein de votre service Avec vos sup rieurs ou des subordonn es Les relations avec d autres services Indiquez le ou les services Les relations avec l ext rieur Par exemple les associations les fournisseurs les autres communes administrations usagers etc LES MOYENS MATERIELS DU POSTE Lister le mat riel les am nagements sp cifiques et les quipements de protection individuels dont vous disposez pour effectuer votre travail Mat riel L AMENAGEMENT DE L ESPACE DU POSTE DE TRAVAIL Quel est votre avis sur vos conditions de travail en mati re d hygi ne clairage ambiance thermique sonore Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 11 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr Quelles am liorations essentielles pourriez vous sugg rer en mati re d am nagement de vos conditions d exercice et d organisation du travail Pour le service auquel vous appartenez Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 12 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr
8. fonctions sous l autorit de e Les relations fonctionnelles travaille en relation avec collabore avec e Les relations ext rieures lister Les diff rents interlocuteurs avec lesquels l agent est susceptible d tre en relation D crire le cadre de ces relations MOYENS MATERIELS DU POSTE Par exemple Pour des m tiers administratifs bureau individuel poste informatique fixe imprimante t l phone logiciels particuliers etc Pour des m tiers techniques tondeuse gazon d broussailleuse chariot de m nages v hicules sp cifiques etc AMENAGEMENT DE L ESPACE DE TRAVAIL PROTECTIONS INDIVIDUELLES Am nagement sp cifique des TMS tapis de souris gel fauteuil de bureau ergonomique am nagement sp cifique du bureau etc Protections li es aux risques professionnels casque de chantier gants chaussures de s curit etc Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 D Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr ACTIVITES Activit s r guli res e Activit rss T ches e Activit rss f T ches e Activit rss T ches Activit s occasionnelles e Activit rss T ches e Activit rennes f T ches RISQUES PROFESSIONNELS Risques li s l exercice du poste bruits port de charges travaille sur cran etc CONTRAINTES DU POST
9. ique labore la fiche de poste de l agent ETAPE 4 Transmission de la fiche de poste au gestionnaire du personnel de la collectivit gt Discussion sur le contenu de la fiche de poste et les ventuelles corrections apporter gt En fonction de la taille de la collectivit la gestion de ce dispositif sera confi e au responsable du personnel secr taire de mairie secr taire general directeur general etc ETAPE 5 Signature de la fiche de poste par le responsable hi rarchique gt Transmissiond un exemplaire de la fiche de poste au service du personnel au responsable de service et l agent Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 7 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr Cas 2 vous disposez de fiches de poste ETAPE 1 Pr paration de l entretien professionnel gt 2 semaines avant cet entretien distribution du support de pr paration de l entretien professionnel l usage des agents pour recueillir les informations relatives l activit de l ann e coul e ETAPE 2 D roulement de l entretien professionnel annuel gt Echanges entre l agent et son responsable hi rarchique partir du support d entretien r dig au pr alable par l agent gt Discussion autour de l activit de la mitvation et des orientations du service pour l ann e venir ETAPE 3
10. lage et l quipement individuel Les moyens de d placement Les quipements lourds et engins L am nagement de l espace de travail du poste Dimension souvent occult e l am nagement de l espace de travail est un domaine important pour d finir un poste IL s agira de pr ciser Le niveau de proximit avec d autres postes L ergonomie du poste _ L quipement du local o il est implant _ Son niveau de s dentarit __ Si le poste n cessite ou non plusieurs lieux d exercice accueil travail sur dossiers r unions Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX www cdg35 fr UN MODELE DE FICHE DE POSTE IDENTIFICATION DU POSTE Description g n rale du poste Description synth tique des fonctions du poste Rattach nom du service NOM et Pr nom de l agent Date d arriv e sur le poste JJ MM AAAA Grade actuel Horaires de travail Poste ouvert sur les grades ou cadres Nature du poste titulaire non titulaire d emplois de contrat avenir Position administrative en activit Type de l emploi permanent non d tachement disponibilit permanent Temps de travail 35H ou annualisation Conditions d exercices habilitations autorisations d intervention RELATIONS DE TRAVAIL e Les relations hi rarchiques exerce ses
11. le formalise les activit s attendues d un agent par son responsable pour une ann e Elle est un outil de coordination du travail Elle peut galement tre consid r e comme un outil de coordination du travail en pr cisant au sein d un m me service les activit s pr cises de chacun IL sera donc n cessaire que chacun connaisse sa fiche de poste et o ce poste se positionne dans l organigramme Cette fiche aura donc pour but de recenser les nouvelles activit s du poste celles supprimer les nouvelles responsabilit s investir Elle pr cisera ses nouvelles liaisons fonctionnelles le nouveau type de mat riel mettre disposition l environnement professionnel adapter comme par exemple l am nagement de l espace du travail pour limiter les risques professionnels des activit s du poste Elle fixe l activit du poste tout en autorisant un espace de libert Chacun attend la d finition de son pr carr de son domaine d activit de son espace de libert pour agir A cette fin l organisation du poste doit tre clairement identifi e sans toutefois tomber dans un carcan interdisant toute volution Les volutions et adaptations seront d autant plus faciles mettre en uvre que la pratique des bilans d activit s se g n ralisera Pour le nouvel agent recrut la fiche de poste favorise son int gration dans un temps plus court par le cadre d intervention qu elle fixe par les liens
12. t l ensemble des renseignements regroup s dans cet outil qui permettront de r aliser une v ritable carte d identit du poste occup par un agent L identification du poste Sa d nomination _ Son service de rattachement La liste des grades dans lesquels il peut s exercer Service Conseil et d veloppement 20 07 2015 3 Village des Collectivit s Territoriales 1 avenue de Tiz CS 13600 35236 THORIGN FOUILLARD CEDEX wWww cdg35 fr La description du poste son contenu Le contenu du poste peut tre pr cis Les modalit s d exercice du poste son niveau d interd pendance avec un autre poste La dur e et l am nagement du temps de travail s il s exerce temps non complet s il b n ficie d une annualisation s il est horaires coup s temps partag sur deux postes Les avantages et astreintes du poste il s agira de pr ciser ventuellement le r gime indemnitaire qui lui est associ les avantages en nature logement v hicules Enfin les astreintes devront tre pr cis es comme par exemple des permanences des proc dures particuli res assurer Le niveau de qualification exig pour le poste c est dire l ensemble des dipl mes ou certificats professionnels n cessaires pour assurer un bon niveau de ma trise du poste Une qualification peut tre exig e obligatoire car pr vue comme condition pr alable l embauche d un agent pour ce poste
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