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Projet de Fiche Technique

1. partir des points reformul s tout au long de la r union Ce document reprend L ordre du jour La liste des participants invit s pr sents Le dossier pr paratoire Les diff rentes tapes de la r flexion Les solutions possibles voqu es La ou les solution s retenue s Le plan d action Les modalit s pratiques d application La date ventuellement de la prochaine r union Il doit tre r dig le plus rapidement possible pour viter de perdre des informations pour contribuer l application des d cisions prises etc Avant de diffuser le compte rendu il est par fois n cessaire de le faire valider par les par ticipants ou par la hi rarchie qui peuvent ainsi au pr alable le v rifier ou l amender e L valuation de la r union Apr s une r union il appartient l animateur de porter un regard critique sur sa fa on d animer la pertinence de l ou les objectif s de la r union la m thode de travail suivie le comportement des participants etc Il est souvent int ressant de retenir les cri tiques formul es par les participants pendant ou apr s la r union Ce type d auto valuation permet l animateur d am liorer ses perfor mances et d aborder la r union suivante avec plus de d contraction Bibliographie AMADO Gilles GUITTET Andr 2003 Dynamique des communications dans les groupes C
2. carcan le groupe doit pouvoir ventuellement en changer en cours de r union L animateur doit pr voir pour chaque point du d bat une dur e approximative afin de pouvoir r guler la progression du groupe et v rifier par la m me occasion si l ordre du jour n est pas trop ambitieux R diger la convocation La convocation adress e tous les partici pants comporte g n ralement l ordre du jour l objectif de la r union le type de r union le jour l heure et la dur e de la r union le lieu de la r union la liste des participants invit s le plan de travail pr vu un dossier pr paratoire si possible Motiver les individualit s O Motiver les participants Le monde du travail impose de nom breuses r unions professionnelles qui bouleversent souvent les plannings L ani mateur devra donc surmonter les GA MJA Diff rentes phases r union de travail_V5 odt r ticences de certains pour les motiver participer o solliciter les objections possibles L animateur contacte les membres du groupe afin de cerner les objections pos sibles et les grandes tendances du d bat Cette d marche lui permet d anticiper cer taines r actions o R pondre aux questions des personnes contact es Les participants la r union s adressent parfois l animateur pour lui demander des pr cisions sur le travail r aliser Ce lui ci a tout int r t r pondre aux questions qui lui sont po
3. 04 67 15 76 61 courriel cedip equipement gouv fr Cerner le sujet de la r union C est vraiment la phase pr paratoire par ex cellence Un probl me existe mais il n est pas clairement identifi Dans cette phase l animateur recueille un maximum de donn es trie regroupe synth tise les informations re ues commence analyser le probl me pos value assez rapidement si le probl me peut tre r solu en une s ance ou s il est n cessaire de constituer un groupe de travail et donc de planifier une s rie de r unions pour traiter la question contacte les personnes susceptibles de r soudre le probl me D finir les objectifs de la r union D finir les objectifs de la r union avec ri gueur est certainement le point le plus impor tant et le plus difficile que rencontre tout ani mateur Un objectif correctement r dig vite au groupe de s garer et permet l animateur de recentrer les d bats lorsqu il constate une d rive du groupe Un objectif doit tre suffisamment pr cis pour tre per u de fa on identique par tous les participants adapt au temps imparti formul dans un style direct g n rale ment avec un verbe d action Exemples e identifier les dysfonctionnements rencontr s dans le projet e hi rarchiser ces dysfonctionne ments en fonction de leur impor tance e proposer des modalit s permettant de r guler cette situa
4. Z Les fiches En Lignes fiche 36 3 CEDIP Les diff rentes phases d une r union de travail Cette fiche pratique est destin e toute per sonne ayant vocation organiser ou animer une r union de travail afin de rendre celle ci la plus efficiente possible Sommaire 1 La pr paration de la r union p 1 2 Le d roulement de la r union p 4 3 l issue de la r union p 5 1 LA PR PARATION DE LA R UNION Les agents du minist re consacrent une part non n gligeable de leur temps de travail participer des r unions Certaines laissent parfois un go t amer par leur manque de pr paration frustration de ne pouvoir d velopper une argumentation faute de l avoir pr par e sentiment d tre inutile et de perdre son temps flou dans les objectifs Au cours de cette phase de pr paration l animateur doit tre en mesure de e cerner le sujet de la r union e d finir les objectifs de la r union e composer le groupe de travail e programmer la r union e planifier la progression du groupe e r diger la convocation e motiver les individualit s e assurer l organisation de la r union Ce travail pr paratoire doit favoriser l efficacit de la r union par la clart de l objectif de cette derni re et par le soin apport son organisation et son fonctionnement 327 rue du Moulin de S malen 34000 Montpellier t l 04 67 15 76 60 fax
5. diff rentes tapes de la pro gression e Les changes o Le r le de l animateur L animateur est un arbitre Il fait appliquer la discipline dans le groupe Il structure la progression du groupe vers l objectif gr ce des questions des reformulations des synth ses Il r gule les tensions interperson nelles dans le groupe o Le r le des participants Ils acceptent les r gles du jeu d finies par l animateur Ils participent l atteinte des objectifs e La cl ture des d bats Le groupe doit se s parer sur des conclu sions claires pour tous Un accord s est d ga g certaines actions sont pr vues il est n cessaire d en d finir les modalit s pra tiques d application pour rendre la d cision op rationnelle plan d action 24 04 2007 CEDIP 4 5 Deux tapes restent encore r aliser pour l animateur 3 L ISSUE DE LA R UNION La r daction du compte rendu L valuation de la r union La r daction du compte rendu Le compte rendu de la r union est destin aux participants et aux personnes int res s es par les conclusions du groupe Ce r su m doit tre suffisamment complet et expli cite une personne qui n a pas assist la r union doit tre capable de saisir la logique des d bats et les fondements de la d cision finale Il doit tre court et facile lire Ce do cument est r dig par l animateur ou par un secr taire de s ance
6. nt g n ralement les suivantes e L ouverture de la r union e Les changes e La cl ture des d bats e L ouverture de la r union C est un moment important surtout si les participants ne se connaissent pas L anima teur doit faciliter les premi res prises de pa role o Le tour de table Si les participants ne se connaissent pas ce type de pr sentation est n cessaire l permet d identifier le statut des dif f rentes personnes du groupe l facilite une premi re prise de parole institutionnalis e et permet de d tendre l atmosph re Le tout de table peut cependant tre tr s consommateur de temps bien anticiper l impact ventuellement n gatif de cette technique en particulier quand les partici pants sont nombreux o Rep rage des contraintes sp cifiques pesant sur certains participants train autres rendez vous o D finition de la r gle du jeu L animateur d finit son r le et celui des participants pour asseoir sa l giti mit Les participants valident ou nuancent ces propositions o Pr sentation des objectifs de la r union et du plan de travail L animateur v rifie une fois de plus que l ensemble du groupe per oit l ob jectif de la m me fa on et l accepte sans r ticence GA MJA Diff rentes phases r union de travail_V5 odt Validation de la dur e de la r union des horaires pauses heure de fin de la r union des
7. ollection U Ar mand COLIN PARIS ANZIEU Didier MARTIN Jacques Yves 2007 La dynamique des groupes restreints PUF Collection Le psychologue PARIS CHALVIN Dominique 2001 Les r unions d expression des salari s ditions ESF PARIS DEMORY Bernard 1990 Comment animer les r unions de travail en 60 questions CHOTARD amp Associ s diteurs PARIS DOYLE Micha l 1995 R unions mode d emploi Collection BUSINESSMAN ALBIN MICHEL PARIS GOURGAND Pierre 1993 Les techniques de travail en groupe PRIVAT diteur TOULOUSE GUITTET Andr 2002 L entretien Collection U Armand COLIN PARIS MUCCHIELLI Roger 2007 Le travail en quipe ditions ESF PARIS GA MJA Diff rentes phases r union de travail_V5 odt 24 04 2007 CEDIP 5 5
8. participa tion ne ferait que perturber le bon d roulement de la s ance Le degr de motivation Ne seront retenues que les personnes qui se sentent v ritablement impli qu es par l atteinte de l objectif La capacit travailler en groupe Les personnes trop agressives en conflit ouvert avec un membre du groupe de travail trop bavardes etc sont parfois un obstacle l atteinte de l objectif Si des probl mes de suscep tibilit ne se posent pas il est parfois utile d oublier ces personnes 24 04 2007 CEDIP 2 5 Programmer la r union O O Le jour Il est souhaitable d viter les veilles de d part ou les retours de vacances si l on souhaite avoir des participants v ritable ment concentr s sur leur sujet L heure Le matin de pr f rence les per sonnes ont toutes leurs capacit s physiques puisqu elles sortent d une nuit de repos si la r union a lieu dans l apr s midi les digestions lentes et difficiles risquent de cau ser des probl mes d attention cer tains membres du groupe Int grer ventuellement les contraintes de d placement de cer tains membres du groupe pour fixer les horaires de la r union Pr voir des temps de pause en fonc tion de la dur e moyenne de concentration intellectuelle 1h30 Planifier la progression du groupe Une progression logique sert de fil conducteur la r flexion elle ne doit pas tre cependant un
9. s es pour aplanir les difficult s rencontr es voire m me apaiser certaines craintes o D tecter les conflits possibles Une bonne connaissance des personnes permet souvent d anticiper les probl mes ou les conflits qui peuvent clater entre des participants L animateur ne sera pas pris au d pourvu il pourra r guler la ten sion sans trop de difficult s e Assurer l organisation mat rielle de la r union Il incombe l animateur de s occuper de l intendance de la r union o La r servation et le choix de la salle La r servation de la salle est parfois un pr alable incontournable avant d arr ter une date de r union La chaleur la fum e le bruit le froid etc sont autant de parasites une bonne concentration des membres du groupe qu il convient d identifier avant de retenir une salle o La disposition spatiale des participants La disposition en fer cheval permet l animateur de voir l ensemble des membres du groupe et aux participants d changer entre eux o L tat de marche du mat riel L animateur est responsable de la bonne marche du mat riel audiovisuel utilis r troprojecteurs projecteurs etc et de l approvisionnement en fournitures ta bleaux de papiers feutres etc Si les membres du groupe ne se connaissent pas pr parer des plaques d identification 24 04 2007 CEDIP 3 5 2 LE D ROULEMENT DE LA R UNION Les diff rentes tapes du d roulement d une r union so
10. tion e arr ter des ch ances pertinentes L atteinte ou la non atteinte de l objectif doit pouvoir tre v rifi e l issue de la r union GA MJA Diff rentes phases r union de travail_V5 odt Composer le groupe de travail O Le nombre des participants Ce nombre est d termin par la finalit de la r union Deux cas relativement oppo s s peuvent se rencontrer la r union d information une per sonne parle les autres coutent et posent des questions tour de r le la r union de r solution de probl me la progression vers lobjectif se fait partir des changes entre les partici pants Dans le premier cas de figure le nombre de participants peut tre lev une qua rantaine dans le deuxi me par contre il n est pas souhaitable de d passer 10 12 personnes au del de ce chiffre l animateur risque de ne plus ma triser le groupe des sous groupes vont se constituer tout le monde ne pourra pas se faire entendre situation g n ratrice de ten sions Entre ces deux extr mes l ventail des r unions est relativement ouvert Il appar tient l animateur d identifier le nombre le plus pertinent de participants Le choix des participants Quelques crit res pr cis doivent pr sider ce choix Le niveau de comp tence Les personnes comp tentes pour r soudre le probl me sont seules invi t es la r union tout autre

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