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PDF - Memento restructuration

1. ANNEXE 3 GARDIENNAGE ET SURVEILLANCE Le gardiennage et la surveillance ne rentrent pas directement dans les attributions du chef de corps ou du directeur d tablissement qui quitte les lieux Toutefois cet aspect doit avoir t pr par avec les unit s ou corps qui en seront responsables par la suite 1 LE GARDIENNAGE Le gardiennage implique une pr sence permanente dans l enceinte militaire 2 LA SURVEILLANCE En l absence de gardiennage permanent du site il sera proc d une surveillance mode commun de contr le d un immeuble inoccup Pour le bon accomplissement de cette t che le corps support devra proc der une reconnaissance physique avec un repr sentant du SID des immeubles dont il a la charge Exceptionnellement le commandement pourra solliciter des rondes de la gendarmerie La surveillance est assur e par la visite al atoire et r guli re des installations et des infrastructures par un l ment de s curit La surveillance vise ne pas laisser se d velopper l id e d un abandon de l infrastructure et s assurer de l int grit de l immeuble Les rondes doivent permettre au corps support de constater les d sordres notamment les d t riorations d gradations squats affectant l emprise de les signaler dans les meilleurs d lais au commandement r gional comp tent et au SID et de d clencher les actions idoines pour viter tout risque Il s agit d une t che essentielle dont la bonne
2. 10 L EMAT effectue l insertion au BO et diffuse la d cision aux parties int ress es accompagn e de la liste des objets devant faire l objet d un versement 11 Le DELPAT archive les proc s verbaux de prise en compte des objets ayant fait mouvement et informe le SHD DAT de la cl ture de chaque dossier 2 ARM E DE L AIR Circulaire n 2932DEF EMAA 3 OP relative la symbolique dans l arm e de l air du 24 ao t 1984 actuellement en cours de refonte Chaque base a rienne a la garde d un drapeau d une escadre aujourd hui toutes dissoutes Les autres drapeaux ont t remis au d partement air du SHD comme les fanions des escadrilles en sommeil L Arm e de l air travaille la renaissance d un certain nombre d escadrilles au sein des escadrons cole et de drones L instruction n 807 EMM CAB du 5 d cembre 1985 a pour but de pr ciser les dispositions relatives la filiation et l h ritage des traditions des unit s La circulaire n 249 DEF CEMM NP du 13 mai 2004 fixe les r gles qui pr sident la d finition la proc dure d homologation et la proc dure juridique de protection des l ments de la symbolique militaire L instruction n 201 DEF EMM PL RA du 27 juin 1990 et l instruction n 506 DEF EMM PL ORA du 22 juillet 2002 d finissent les diff rents organismes susceptibles de d tenir du patrimoine tracent les grandes lignes de leur fonctionnement et pr cisent la destination que peuvent prendre
3. Le site verra arriver du mat riel qu il faudra prendre en compte rapidement pour viter les pertes et d ficits ventuels et effectuer les r gularisations comptables Il peut tre utile de renforcer les quipes provisoirement Pour un transfert cr er un harpon dans l unit d accueil planifier le tuilage entre les services de soutien d part accueil 2 LES VEHICULES Les v hicules de la gamme commerciale sont externalis s Les conditions du march doivent tre tudi es pour savoir s il convient soit de transf rer ceux du corps perdant vers le gagnant cartes grises immatriculation maintenance etc soit d augmenter la dotation du corps gagnant 3 LE STOCKAGE V rifier capacit de stockage des emprises d accueil FACTEURS DE SUCC S Conserver les sp cialistes et les unit s en charge de la logistique ou du ravitaillement technique Suspendre l activit op rationnelle ou de production Effectuer un recensement exhaustif le plus t t possible D terminer par seuils financiers les autorit s habilit es valider les transferts Anticiper les r formes Eviter les fraudes Planifier les d m nagements V rifier les capacit s des sites d accueil Installer les cellules d accueil assez t t M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE BUDGET VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE BUDGET LUNITE DISSOUTE O TRANSFER
4. ajustement des march s en cours alimentation espace verts entretien etc e Le suppl ment en nergie 3 FRAIS DE DEPLACEMENT Il faut e Anticiper la liquidation des dossiers de d m nagement e Eviter une rupture des paiements 4 LES EQUIPES SP CIALIS ES Il peut tre opportun de renforcer les quipes du commissariat FACTEURS DE SUCC S Conserver un commissaire des comptables et tr soriers militaires En fonction des organismes ne pas sous estimer les d penses qui seront imput es au BF ou prises en charge par les services et l augmenter en cons quence Anticiper la d nonciation des march s et l arr t des approvisionnements Eviter la rupture des paiements pour la liquidation des dossiers de d m nagement et le paiement des frais de d placement M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE VERSION DU 24 JUILLET 2008 L INFRASTRUCTURE L aspect infrastructure est fondamental Plus que tout autre il n cessite de l anticipation compte tenu des d lais d tude programme avant projets DCE de consultation des entreprises de contr le financier de notification des march s et de r alisation des travaux Toutes les op rations relatives aux infrastructures doivent se planifier en liaison avec les services du SID service d infrastructure de la d fense et ses chelons r gionaux et locaux directions r gi
5. ciaux dont la mise en uvre requiert des comp tences particuli res et parfois des infrastructures sp ciales cf chapitre infrastructure Il faut pr voir le transfert sans rupture de charge pour la production ou la maintenance 3 LA VIE COURANTE DES UNITES Il faut galement tenir compte de la vie courante des unit s puis de l organe liquidateur jusqu au dernier moment Par exemple pour la fourniture en nergie g rer les fins de contrats le mobilier les v hicules gamme commerciale mais surtout gamme tactique et v hicules techniques particuliers 1 Ces consid rations sont adaptables en fonction des situations par exemple un r giment qui utilise ses propres moyens pour d m nager ne peut plus assurer la maintenance de ses mat riels VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L ACTIVIT DU SITE 4 LES VISITES En cas de fermeture et dans le cadre de la reconversion potentielle du site des visites seront organis es au profit des diff rents organismes et candidats la reprise Ce point est pr cis dans le guide traitant de la reconversion des sites 5 LE PSIR POINT SENSIBLE ISOL RATTACHE Quand il y a des installations particuli res non transf rables et n cessaires l ex cution d une mission particuli re une emprise peut tre transform e en PSIR soutenu par une entit plus importante
6. dures et les rouages de l organisation e Sachant prendre des initiatives e Habilit signer tout type de document de leur ressort e Capable de recevoir des d l gations de signature d organisme centraux e Ne pas h siter employer des r servistes ils sont souvent sur place et non mut s 2 LA MISSION ET LA DUR E Les actions de l organe liquidateur doivent commencer bien en amont de la dissolution En effet sa mission n est pas de r aliser la dissolution mais bien de traiter les questions restant en suspend Sa dur e de vie doit tre limit e au minimum L organe liquidateur traite de tous les sujets A titre d exemple Le personnel Fin d envoi des derni res pi ces matricules et des dossiers administratifs des personnels mut s vers les unit s gagnantes 8 Personnel comp tent et volontaire est garant du succ s La valorisation de ce volontariat pour une mission ingrate peut tre l obtention d une mutation pr f rentielle M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L ORGANE LIQUIDATEUR VERSION DU 24 JUILLET 2008 Le mat riel Th oriquement la prise de fonction de l organe liquidateur la destination de tous les mat riels restant est connue Il doit terminer l enl vement des mat riels objet de r formes pour remise aux domaines L organe liquidateur ne devrait avoir qu terminer les mouvements en cours r gler les ventuels
7. gaz lectricit e exploitation chauffage climatisation e maintenance lectricit ascenseurs portails e servitudes g n rales espaces verts d chets ordures m nag res et les g rer en fonction des dates de fermeture ou de transfert avant la date les prolonger par avenant jusqu au mois suivant la date fix e de fermeture ou de transfert Apr s la date les r silier en tenant compte de leurs clauses de r siliation VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE Assurer une continuit de certains contrats suivant les cas passer de nouveaux contrats pour le gardiennage des sites lectricit eau chauffage 3 REMISE EN TAT MESURES CONSERVATOIRES Il est n cessaire de planifier et de r partir les missions entre services A la charge de l occupant e La lib ration des locaux ce qui n est pas toujours simple pour viter des mouvements inutiles doubles d m nagements Le nettoyage qui peut n cessiter des amendements aux contrats en cours et ou des contrats sp cifiques e La purge des r seaux A la charge du SID La remise en tat ventuelle des emprises e La pr servation du b ti e La condamnation des acc s e La mise en place de pancartes et d obstacles passifs Il faut galement penser garder la m moire parfois de tradition orale du s
8. la dissolution d une unit ou au d sarmement d un b timent les divers objets qui lui ont appartenu au cours de son existence M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA M MOIRE VERSION DU 24 JUILLET 2008 4 LES OBJETS DE MEMOIRE Trouver une destination aux mat riels en exposition dans les enceintes devant les b timents sur les places d armes chars avions h licopt res locomotives v hicules et engins divers qui ne seraient pas concern s par les textes en vigueur Un important travail de recensement est en cours dans l Arm e de l air Il servira de base une r flexion sur les diff rentes destinations des objets la dissolution d une unit SHD pour les archives et drapeaux Mus es D fense MAE ou mus es de bases ou conservatoires civils municipalit s pour d autres pi ces 5 POINTS DIVERS Proc der la dissolution des associations loi de 1901 Club sportif et artistique amicales diverses VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA RECONVERSION DU SITE LA RECONVERSION DU SITE La reconversion du site et les structures d accompagnement territorial sont d crites dans les fiches d di es de la boite outils Les principaux l ments conna tre sont d crits succinctement ci apr s Une fermeture entra ne
9. HLM priv communal afin que e Les op rations d emm nagement des familles fassent l objet d une attention particuli re au sein des bureaux concern s bureaux de garnison Les capacit s effectifs moyens etc des responsables locaux de la SNI en charge du suivi des logements soient adapt es pour faire face un mouvement de grande ampleur e Les ventuels travaux de remise niveau du parc locatif soient effectu s avant les mutations de l t VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL 2 L EMPLOI DES CONJOINTS Cet aspect du traitement de l accompagnement est d terminant Le chef de corps commandant directeur d tablissement ne doit pas h siter s investir personnellement courriers voire entretiens aupr s des employeurs publics ou priv s D marche en compl ment de celle initi e au niveau national se r f rer la fiche particuli re de la boite outils FACTEURS DE SUCC S Anticiper et entretenir une concertation constante entre les DRH et le niveau local R gler au plus vite la mutation individuelle de chaque personne Identifier les cas difficiles potentiels Entretenir le moral communiquer Traiter toute les cat gories de personnel avec galit justice et transparence Ne pas oublier les r servistes Cr er sur les sites de d part et d arriv e des structures d accompa
10. Surface Equipements sp cifiques e Liens avec les autres services et l ext rieur 6 2 Expression des besoins futurs e Existence de nouveaux besoins e Les am liorations apporter e La mise en place ventuelle d une nouvelle organisation e L identification des missions pouvant tre mutualis es avec l unit d accueil e La modification ou la cr ation d une ICPE IOTA si n cessaire 6 3 Exigences attendues des nouvelles infrastructures e Exigence en termes de qualit d utilisation accessibilit handicap par exemple e Exigence de modularit de dur e de vie de s curit Exigence de co t de d lais e Exigence sp cifique de maintenance 7 Il s agit d exprimer un but atteindre en termes de besoins satisfaire sans d finir les moyens mettre en uvre la transcription de 8 P l expression de besoin en solution d infrastructure tant du ressort du SID M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE VERSION DU 24 JUILLET 2008 Les conditions de transfert en fonction des exigences op rationnelles de l unit ou du service doivent tre d crites Elles peuvent tre d terminantes dans le phasage des travaux Il est important d associer tr s en amont tous les acteurs du projet e Les responsables de service e Les partenaires du projet SID Commissariat service de sant transmissions e Les repr sentants d
11. cf annexe 4 page 26 8 Surveillance et gardiennage des sites cf annexe 3 page 27 L INFRASTRUCTURE PAGE 28 LES LOCAUX D ACCUEIL PAGE 28 1 Modalit de transfert page 28 2 Phase 1 Expression des besoins et premier tat des lieux page 28 3 Phase 2 Analyse des besoins page 28 4 Phase 3 Travaux Infrastructure page 28 5 Phase 4 Transfert page 29 6 Expression de besoins de l unit transf r e page 29 7 Expression de besoins de l unit d accueil page 30 8 Diagnostic des infrastructures d accueil page 31 9 La r ussite du transfert page 31 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements SOMMAIRE VERSION DU 24 JUILLET 2008 LES ARCHIVES PAGE 32 TIMBRES ET CACHETS OFFICIELS PAGE 32 1 Les archives page 32 2 Les archives de l arm e de terre page 32 3 Les archives de l arm e de l air page 33 4 Les archives de la DGA et le personnel civil page 33 5 Les archives de la marine page 34 6 Les timbres et cachets officiels page 34 L ORGANE LIQUIDATEUR PAGE 35 EN CAS DE DISSOLUTION PAGE 35 1 Textes de r f rence page 35 2 La mission et la dur e page 35 3 Le soutien de l organe liquidateur page 36 LA COMMUNICATION PAGE 37 1 Les grands principes de la communication sur la modernisation page 37 2 Conduite de la communication page 38 3 Outils et mode d emploi page 38 LA MEMOIRE PAGE 40 1 Arm e de Terre page
12. de la soci t civile proche de l tablissement qui ferme ou d m nage est important Ils doivent tre int gr s dans les cibles des plans de communication Le c r monial de fermeture c r monie militaire bal plaquette exposition etc peut constituer un l ment fort de la communication mise en uvre M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA M MOIRE VERSION DU 24 JUILLET 2008 LA M MOIRE L aspect m moire c r monial et traditions est particuli rement important tant pour le personnel en interne pour le moral du personnel e Les c r monies de dissolution ou transfert vers d autres garnisons permettent d accompagner dignement la fin d une poque et de fermer une page d histoire sans brutalit e Les c r monies et les manifestations associ es la fermeture contribuent galement la communication 1 ARM E DE TERRE Le devenir de l embl me et du patrimoine de tradition d une unit est d fini conform ment aux dispositions de l instruction minist rielle n 1515 DEF EMAJOL 2 du 23 septembre 1983 modifi e sur les filiations et l h ritage des traditions des unit s de l instruction 685 DEF EMAT SH D du 21 juin 1985 modifi e relative au patrimoine de tradition des unit s de l arm e de Terre et par la lettre n 14 DEF EMAT PS BORG PEO 231 du 11 janvier 2008 relative la symbolique et au patrimoine de tradition dans l arm
13. de planifier les reconnaissances garnison e de rendre compte des difficult s diverses concernant le personnel et des actions men es leur profit 1 REPRESENTANT DE CAT Les repr sentants de cat gorie sont inclus au CO pour disposer en temps r el des informations concernant la d localisation M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt ANNEKE VERSION DU 24 JUILLET 2008 ANNEXE 2 QUIPE DE PROJET BASE A RIENNE OU D A RONAUTIQUE NAVALE L quipe de projet dissolution directement sous l autorit du commandant de base cf rapport base e Le chef du soutien ou commandant adjoint op rationnel e Le chef du soutien ou commandant adjoint technique Le chef du soutien personnel ou commandant adjoint quipage e Le chef du service m dical ou commandant adjoint sant e Les commandants des grandes unit s e Les commandants d unit s particuli res e Le commandant de la BGA e Le chef de cabinet e Le chef du BMR Responsables pouvant tre convi s aux r unions en tant que de besoin e Les assistantes sociales e Le bureau r serve e Les pr sidents de cat gories sous officiers et militaires du rang e L aum nier e Autres partenaires identifi s dans la r daction de la fiche de projet VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements ANNEXE 3
14. e de Terre Ces textes sont disponibles en ligne sur le portail de l EMAT BORG La proc dure La lettre susmentionn e d finit en son annexe III la proc dure relative au devenir du patrimoine des formations restructur es ou dissoutes de l arm e de Terre Ainsi lors de la parution de la d cision minist rielle officialisant la mesure d organisation entreprise il incombe au Service historique de la D fense d partement arm e de Terre d initier les op rations de dissolution concernant le volet patrimonial 1 Le service historique de la D fense d partement arm e de Terre SHD DAT adresse la formation la notice technique relative aux op rations de dissolutions relevant du SHD DAT 2 La formation dresse l inventaire des l ments constitutifs de son patrimoine et le transmet au SHDJ DAT pour v rification des existants par rapport aux inventaires d j d tenus et par rapport aux pi ces d archives relatives aux acquisitions et aux mises en d p ts effectu es 3 Le SHD DAT valide cet inventaire et le retourne la formation Le cas ch ant il fait proc der un compl ment d information concernant les objets manquants 4 La formation transmet avec avis le dossier pour action l cole d arme concern e ou l autorit hi rarchique de rattachement pour les organismes TTA 5 L cole d arme ou l autorit hi rarchique de rattachement pour les organismes TTA tudie compl te et transmet avec avis
15. en vue de la r union de concertation avec le concours du SID un dossier environnement comportant e L inventaire des installations Le relev des travaux effectu s sur ces derniers e Les plans de r seaux e Toutes pi ces relatives d ventuels probl mes de pollution de pr sence d amiante e Une cartographie des ventuels points d enfouissement de d chets m me anciens e Tout document susceptible de permettre une valuation de l tat du site en mati re d environnement Les diff rents points suivants sont prendre en compte e Pollution pyrotechnique e Amiante plomb xylophages e Installations class es e IOTA e Autres origines de pollution La m thodologie adopter est similaire pour l ensemble des pollutions en prenant bien videmment en compte la r glementation propre chaque domaine Les op rations de d pollution sont la charge du SID 6 PLANS DE SERVITUDES PLATE FORME A RONAUTIQUE Le service local d infrastructure gestionnaire du domaine traite de l ensemble des plans de servitudes attach s la plate forme a ronautique Mais il convient de pr ciser que la DIRISI instruit les plans de servitudes radio lectriques et la DCSID les plans de servitudes a ronautiques et les plans d exposition au bruit En fonction de l usage futur de l emprise ces plans doivent tre revus ou annul s Ils conditionnent parfois le d veloppement de l urbanisme les lus sont
16. le dossier au SHD DAT 6 Le SHD DAT tudie compl te et transmet avec avis le dossier au d l gu du patrimoine de l arm e de Terre DELPAT 7 Le d l gu au patrimoine si besoin est au cours d une r union de d volution avec le SHD DAT tudie compl te et transmet le dossier l EMAT BORG VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA M MOIRE 8 Au niveau de l EMAT deux cas sont identifi s selon la proposition de destination de tout ou partie du patrimoine e En g n ral l embl me et le livre d or sont revers s au SHD Le patrimoine est confi la garde d un mus e de tradition de l arm e de Terre ou au SHD DAT L EMAT d cide du devenir du patrimoine et transmet une copie de la d cision au SHD DAT La proc dure passe directement au point 11 d taill ci apr s e Tout ou partie du patrimoine est transmis ou confi la garde d une formation La proc dure se poursuit dans l ordre des paragraphes ci apr s Nota lorsqu une unit dissoute est recr e en conservant son appellation d origine elle recouvre automatiquement le patrimoine dont elle tait dot e sa dissolution Les l ments de ce patrimoine qui ont t ventuellement dispers s devront lui tre restitu s 9 L EMAT BORG tudie le dossier et d cide de la d volution du patrimoine ventuellement en liaison avec la SDBC
17. litiges et mettre les diff rents listings de suivi des mat riels z ro Dresse les derniers PV Le budget et les finances Les quitus et les tats des impay s sont remis au chef de d tachement de l organe liquidateur et au commissaire le jour de la dissolution de fa on ce que le suivi des op rations qui n auraient pas pu tre r gl es se fasse en toute clart L organe liquidateur liquide les dettes et les cr ances aupr s des fournisseurs et cl ture la gestion de l organisme de restauration liquide la r serve de fonctionnement du mess termine les op rations administratives ferme les derni res lignes t l phoniques et cl t les abonnements Enfin il pr pare les proc s verbaux de reddition des comptes et de dissolution Les quitus et tats des impay s seront remis par le chef de l organe liquidateur au commissariat de rattachement charg de la v rification des comptes 3 LE SOUTIEN DE L ORGANE LIQUIDATEUR L organe liquidateur doit conserver les moyens de travailler jusqu au dernier moment et a lui m me besoin d une structure de soutien Il faut des locaux du mobilier des v hicules des r seaux et moyens de transmission et enfin des subsistances Il est peut tre utile de rechercher des conventions avec des organismes ext rieurs afin d assurer le support de cet organe exemple h pitaux collectivit s locales pour la restauration etc Nota en fin de p riode et en fonction du d part des hommes e
18. organisations fait l objet d une directive particuli re Il va se d rouler dans le cadre normal de la gouvernance du minist re en g n ral et des arm es en particulier Il respectera les cha nes hi rarchiques existantes organiques et fonctionnelles Une attention particuli re sera port e au fait que le chef de projet concernant une fonction donn e soit celui qui a pour mission normale de piloter cette fonction Les commandements les r gions et les directions de service recevront ce m mento afin qu ils aient connaissance des actions conduites sur le terrain et qu il serve d outil l indispensable concertation qui doit s instaurer tous les niveaux Ce m mento fait partie de la boite outils qui sera mise disposition des acteurs concern s Par ailleurs les informations n cessaires pourront tre trouv es sur le site Intradef d di aux restructurations qui sera cr par le SGA Enfin il ne se substitue pas aux documents officiels par exemple la circulaire de la DRH MD pour la gestion du personnel Non exhaustif il sera am lior par le retour d exp rience des acteurs du terrain Les remarques pourront tre utilement transmises la DAR M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L ACTIVIT DU SITE VERSION DU 24 JUILLET 2008 L ACTIVIT DU SITE OP RATIONNELLE OU PRODUCTION 1 LA MISSION OP RATIONNELLE La cessation d activ
19. ouvrage pour les op rations d infrastructure du minist re de la d fense Arr t du 22 novembre 2005 portant organisation du service d infrastructure de la D fense SID gt M mento relatif la gestion des immeubles inoccup s approuv par DM n 500 DEF EMAT BSI DL et n 3000 DEF DCG OPE DOM du 14 mars 1997 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LES ARCHIVES VERSION DU 24 JUILLET 2008 LES ARCHIVES TIMBRES ET CACHETS OFFICIELS Il est recommand d inviter le SHD venir sur place pour expliquer les proc dures et lui pr senter les correspondants de l quipe qu il faut d dier cette tache 1 LES ARCHIVES Le M mento relatif la gestion des archives du Service historique de la d fense D partement interarm es minist riel et interminist riel Bureau archives disponible sur demande au SHD DIMI 12 pages donne le cadre pour la gestion des archives Il existe diff rents types d archives techniques comptables judiciaires etc mais la proc dure reste n anmoins la m me seuls les lieux de conservation diff rent Le traitement des documents classifi s rel ve de l instruction n 900 DEF CAB DR du 18 juin 2007 2 LES ARCHIVES DE L ARMEE DE TERRE Instruction technique et g n rale n 2000 DEF EMAT SHJD relative la conservation au versement et la communication des archives du 22 mars 1983 Instruction n 7584 DN EM
20. protocole MINEFI MINDEF devrait permettre la DNID de mandater les directions et services afin de pouvoir l galement faire d monter et enlever des quipements miradors mats antennes installations lectriques etc par un ferrailleur qui r cup rerait en nature le co t de son intervention Dans l attente la r glementation s impose M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE MAT RIEL VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE MAT RIEL LE D M NAGEMENT 1 LE D M NAGEMENT DES MAT RIELS G N RALIT S Dissoudre les unit s en charge de la logistique ou du ravitaillement technique en tout dernier lieu Leurs personnels sont les sp cialistes de la comptabilit de la manutention et du stockage Si possible pr voir les calendriers en fonction des vacances scolaires par zones des dates de c r monies etc Eviter les doubles d m nagements avec des occupations temporaires de locaux en transit dans l attente de la lib ration de locaux d finitifs ou de moyens de transport Nota Bien valuer les cons quences des actions conduites il faut par exemple assurer la restauration jusqu au dernier moment Pr voir une alternative au d montage des cuisines 2 LE DEMENAGEMENT PLANIFICATION INTERNE CORPS UNIT S RESTRUCTUR S Evaluer les mat riels qui m ritent le d m nagement en relation avec les directions et services d adminis trat
21. r alisation doit pr venir ou limiter les dommages en permettant une r action le plus en amont possible Un registre de surveillance cot et paraph par le chef de corps sera tenu au niveau de l officier infrastructure 3 LA SURVEILLANCE DES IMMEUBLES COMPORTANT DES ICPE OU IOTA Des immeubles inoccup s peuvent comporter des installations class es qui n ont pas t d mantel es Elles doivent tre mises en s curit Il est rappel que tant que celles ci demeurent en place et nonobs tant leur absence de fonctionnement elles doivent faire l objet d un contr le de la part de l exploitant afin de ne pas constituer une cause de dommage l environnement Deux cas de figures doivent tre distingu s le premier est celui o il y a deux formations l une pour la gestion de l immeuble et l autre responsable de l installation class e le second cas correspond la si tuation o le corps support est aussi l exploitant d clar des ICPE ou IOTA M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt ANNEKE 3 VERSION DU 24 JUILLET 2008 Cas 1 le corps support et l exploitant sont distincts Le respect de la r glementation en mati re d installations class es ressort de la comp tence exclusive de l exploitant Toutefois dans le cadre de sa mission de surveillance le corps support devra inspecter sommairement les installations class es et signaler l exploi
22. s aux niveaux pr sidentiel gouvernemental et minist riel et leur d clinaison aux chelons r gionaux et locaux e la coordination des prises de parole en national comme en local nature de l autorit devant s exprimer et du message d livr tempo retenu e un accompagnement p dagogique des annonces impliquant notamment la DAR les commandants de r gion les DMD et les chefs de corps commandants de base ou d tablissement 1 3 Axes de communication Tous les axes de communication devront s appuyer ou revenir syst matiquement sur les enjeux et les objectifs locaux et nationaux du processus e pertinence des mesures retenues crit res de choix M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt LA COMMUNICATION VERSION DU 24 JUILLET 2008 e r f rences calendaires e robustesse et cr dibilit des mesures d accompagnement mises en place prise en compte des r alit s locales personnalisation de la communication partir d un cadre national 2 CONDUITE DE LA COMMUNICATION 2 1 Imp ratifs e assurer un ordonnancement coh rent des annonces par type de cible e organiser les prises de paroles qui parle quand et pour quel message e s attacher la rapidit d ex cution garantissant un niveau minimum de fuites e d velopper l issue des annonces une approche p dagogique positivant les mesures retenues 2 2 Mode op ratoire
23. servant la conservation la manipulation ou la fabrication des poudres munitions artifices et explosifs pour des motifs de s curit pyrotechnique prise en application de la loi du 08 ao t 1929 et du d cret n 79 846 du 28 septembre 1979 e la premi re cat gorie correspond 2 zones des servitudes de 25 et 50 m totalement inconstructibles qui s tendent enti rement sur les terrains militaires dans ce cas elles ne n cessitent donc pas de l institution d une servitude venant grever les propri t s priv es Ces deux zones ne correspondent pas aux zones d effets ZT et Z2 e la deuxi me cat gorie de servitudes concerne la cr ation de polygones d isolement qui ont pour but de limiter le d veloppement de l urbanisation dans les zones comprises l int rieur de ces polygones La dimension de ces derniers n est pas fixe mais varie en fonction de l importance et de la nature du stockage des mati res explosives dans les installations militaires Leur cr ation n est pas obligatoire mais d pend de l appr ciation de l autorit militaire Ces polygones permettent au Minist re de la D fense m me si les constructions comprises dans ce p rim tre ne sont pas totalement interdites d avoir un pouvoir discr tionnaire pour les accepter ou les refuser article 5 de la loi En effet ces constructions sont soumises l autorisation pr alable du minist re En g n ral les polygones d isolement int grent les zones
24. tr s demandeurs d informations et tout particuli rement pour le PEB L annulation rapide du PEB quand elle est possible peut constituer un geste positif en contrepartie de la fermeture 7 P RIM TRES PARTICULIERS POLYGONES ISOLEMENT ETC ct anexe 4 D apr s la loi du 08 ao t 1929 les p rim tres particuliers ont un double objectif e assurer la protection des installations militaires l int rieur de l enceinte pyrotechnique e assurer la protection de l habitat environnant VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE Deux cas peuvent se pr senter A Unit dissoute comportant un stockage de munitions ou pr sentant des risques de pollutions pyro techniques dans son emprise remplac e par un autre tablissement militaire Il peut tre int ressant de faire r aliser une tude historique du site pour tudier une pollution pyrotechnique Dans ce cas le maintien du polygone d isolement pr sente un int r t car son emprise sera utile pour un chantier de d pollution future B Unit dissoute comportant un stockage de munitions ou pr sentant des risques de pollutions pyro techniques dans une emprise transmise au milieu civil Il est imp ratif de maintenir les polygones d isolement et surtout de ne jamais les r duire sous la pression des collectivit s locales ou m me d autre
25. 40 2 Arm e de l air page 41 3 Marine page 41 4 Les objets de m moire page 42 5 Points divers page 42 LA RECONVERSION DU SITE PAGE 43 1 Les effets n gatifs page 43 2 Les effets positifs page 43 3 Les difficult s possibles page 43 4 Les facteurs cl s de succ s page 44 5 Le cas d une plate forme a ronautique page 44 ANNEXE 1 CR ATION D UN CO R GIMENT TERRE ANNEXE 2 QUIPE DE PROJET BASE A RIENNE OU D A RONAUTIQUE NAVALE ANNEXE 3 GARDIENNAGE ET SURVEILLANCE ANNEXE 4 PAGE 51 LES POLYGONES PAGE 51 ANNEXE 5 PAGE 52 DIAGNOSTIC DES INFRASTRUCTURES D ACCUEIL PAGE 52 VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements INTRODUCTION INTRODUCTION Les r formes d cid es par le pr sident de la R publique vont se traduire par des mouvements d unit s et un nouveau plan de stationnement Dans le cadre de ces restructurations plusieurs sc narios seront mis en oeuvre e Fermeture transfert et ou dissolution d unit s il n y a plus aucune activit sur le site e Reprise du site par une autre entit de la d fense un autre minist re ou une collectivit locale e Modification du statut de l emprise par exemple en d tachement ou point sensible isol rattach Quel que soit le cas consid r les chefs de corps les commandants et les directeurs d tablissements seront les chefs d orchestre sur l
26. AT RIEL PAGE 18 LE DEMENAGEMENT PAGE 18 1 Le d m nagement des mat riels g n ralit s page 18 2 Le d m nagement planification interne corps unit s restructur s page 18 3 Le d m nagement planification externe des moyens page 18 VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements SOMMAIRE LE MAT RIEL PAGE 19 LE SITE D ACCUEIL PAGE 19 1 La mission op rationnelle page 19 2 Les v hicules page 19 3 Le stockage page 19 LE BUDGET PAGE 20 L UNIT DISSOUTE OU TRANSFER E PAGE 20 1 L allocation de fonctionnement tr sorerie page 20 2 Les investissements page 21 3 Les contrats et les march s page 21 4 Frais de d placement page 21 5 Les frais divers de fermeture page 22 G Les quipes sp cialis es page 22 7 Points particuliers page 22 LE BUDGET PAGE 23 L UNIT D ACCUEIL PAGE 23 1 Allocation de fonctionnement Tr sorerie page 23 2 Les march s page 23 3 Frais de d placement page 23 4 Les quipes sp cialis es page 23 L INFRASTRUCTURE PAGE 24 LE SITE ABANDONN PAGE 24 1 S curit du travail page 24 2 Traitement des contrats page 24 3 Remise en tat Mesures conservatoires page 25 4 D mant lements page 25 5 D pollutions page 25 6 Plans de servitudes plate forme a ronautique page 26 7 P rim tres particuliers polygones isolement etc
27. AT SH C concernant l tablissement et la destination donner aux journaux des marches et op rations du 16 octobre 1970 A e Les archives de commandement et administratives sont verser au SHD DIMI Ch teau de Vincennes Avenue de Paris 94306 Vincennes Cedex Contact Bureau archives Melle Olive O1 41 93 22 87 Section collecte 01 41 93 20 80 ou 21 61 e Les archives militaires collectives sont verser au BCCAM Pau e Les archives comptables de l arm e de Terre sont verser aupr s de l EDIACAT Saint Etienne VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LES ARCHIVES Les archives demandent toujours un important travail qu il faut pr parer longtemps l avance se r f rer au m mento pr cit e Tri classement th matique et ou chronologique des dossiers et r daction d taill e du bordereau de versement BV e Envoi aux futurs organismes support pr ciser e Envoi du BV par t l copie 01 41 93 20 10 au SHD DIMI pour accord sur les archives d truire et celles reverser e Envoi des archives d finitives au ch teau de Vincennes Le versement est la charge des services e Destruction la charge des services apr s l obtention de l accord d limination des documents par le SHD D penses pr voir sur le budget de fonctionnement bennes et d chiqueteuses louer La pr sence de doc
28. EE Dans ce domaine les chefs de corps commandants et les directeurs d tablissement se conformeront aux directives donn es par leurs arm es ou directions respectives Un certain nombre de principes sont toutefois mentionn s L exp rience montre qu il faut conserver l appui de commissaires le plus longtemps possible Cet officier est le garant de la conformit des actions conduites et son conseil peut viter des erreurs lourdes de cons quences au plan administratif voire p nal Il doit contribuer la mise en place de l organe liquidateur Les objectifs sont de plusieurs ordres e assurer la r sorption des fonds d avance encore existants e r aliser le paiement des factures des fournisseurs jusqu au dernier jour d action de l organe liquidateur e suivre les d penses des cr dits particuliers soumis mandatement e assurer le r glement des points particuliers 1 L ALLOCATION DE FONCTIONNEMENT TR SORERIE Les modalit s de gestion ne sont pas n cessairement identiques entre chaque arm e Il appartient au chef de corps ou au commandant d appliquer les r gles fix es par son tat major Le passage en budget de gestion modifiera les modalit s Il faut valuer les besoins suppl mentaires imputables au BF et li s l op ration par exemple e le d montage le conditionnement et le transport des mat riels transf r s pour les coffres il faut des entreprises sp cialis es e locations bennes et d chi
29. EF DFP GPC BAC C J et 380558 DEF DGA DARH SAG du 9 mars 1995 relative aux modalit s de versement de conservation et de communication des archives du personnel civil ray des contr les au CAA Le centre des archives de l armement et du personnel CAAP du service historique de la d fense SHD a pour mission entre autres de conserver les archives provenant de la d l gation g n rale pour l armement DGA et les archives du personnel civil du minist re M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LES ARCHIVES VERSION DU 24 JUILLET 2008 Pour permettre une collecte organis e et structur e des versements conform ment la d marche qualit du CAAP il existe sous l intradef DGA Site partenaire CAA un guide de l archivage qui d crit les proc dures appliquer intranethttp www dga defense gouv fr intranet caa nsf html 7495DC9IBOOCC23C1C1256FB6003B00D0 Les fichiers en pi ces jointes donnent la proc dure suivre sachant qu il est pr f rable de se connecter au site qui donne la proc dure d taill e e Fiche pratique n 1 6 EDITION du 25 03 2008 versement des archives du personnel civil au Centre des archives de l armement et du personnel e Fiche pratique n 3 5 EDITION du 25 03 2008 versement des archives au Centre des archives de l armement et du personnel 5 LES ARCHIVES DE LA MARINE Prendre contact avec le SHD Marine 6
30. LES TIMBRES ET CACHETS OFFICIELS Ils doivent tre d truits ou revers s Instruction n 14935 DEF DAG du 17 ao t 1988 BOEM 120 0 Instruction n 1618 DEF EMAA BORH LA ADM du 15 janvier 1999 relative la fourniture et l emploi des timbres officiels BOEM 120 0 FACTEURS DE SUCC S Anticiper et inviter le SHD sur site Cr er une task force Etre vigilant sur la documentation classifi e VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L ORGANE LIQUIDATEUR L ORGANE LIQUIDATEUR EN CAS DE DISSOLUTION 1 TEXTES DE R F RENCE Air Instruction provisoire n 2409 101 A DCCA 3 10 relative aux op rations administratives effectuer l occasion des cr ations changements divers et dissolutions des bases a riennes unit s l mentaires unit s l ments divers et d tachements de l arm e de l air Marine Instruction g n rale n 10 DEF DCCM ADM UNITES du 7 juin 1995 relative l organisa tion de l administration dans les formations de la marine point n 3 La composition de l organe liquidateur doit tre propos e par le chef de corps qui conna t les sp cificit s du site et les personnes les mieux adapt es cette mission Sa constitution est pr voir assez t t avec du personnel e Comp tent e Ayant la m moire collective du site et des unit s e Connaissant parfaitement les proc
31. La difficult est alors de d finir ce qui doit rester pour assurer les missions et de d terminer le format du PSIR avec le minimum de personnel pour assurer les fonctions de soutien technique restauration h bergement FACTEURS DE SUCC S Suspendre ou all ger le contrat op rationnel Supprimer progressivement les charges annexes Anticiper l arr t temporaire de la maintenance des mat riels Conserver le plus longtemps possible des conditions de vie et de travail correctes M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE PERSONNEL ADMINISTRATION DU PERSONNEL Le personnel est la cheville ouvri re et la cl de la r ussite de toute op ration de fermeture transfert Le r le du chef de corps du commandant ou du directeur d tablissement est fondamental L exp rience montre que son investissement est un l ment important du maintien de la motivation du personnel En fonction des situations rencontr es transfert d unit s constitu es d sarmements dissolution et r partition du personnel au sein de plusieurs entit s etc les mesures misent en oeuvre sont modulables Il ne doit pas y avoir de diff rences manifestes de traitement entre les personnels restructur s et les rel ves normales 1 LES MUTATIONS DES MILITAIRES Une vidence m rite d tre rappel e Chaque personne pr pare le d m nag
32. Memento Restructuration a l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d etablissement VERSION DU 24 JUILLET 2008 Memento Restructuration a l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d etablissement gt VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements SOMMAIRE VERSION DU 24 JUILLET 2008 SOMMAIRE INTRODUCTION PAGE 07 L ACTIVIT DU SITE PAGE 08 OPERATIONNELLE OU PRODUCTION PAGE 08 1 La mission op rationnelle page 08 2 L activit de production et la maintenance page 08 3 La vie courante des unit s page 08 Les visites page 09 5 Le PSIR point sensible isol rattach page 09 LE PERSONNEL PAGE 10 ADMINISTRATION DU PERSONNEL PAGE 10 1 Les mutations des militaires page 10 2 La notation page 11 3 L talement des mutations page 11 4 Le personnel civil page 11 LE PERSONNEL PAGE 12 L ACCOMPAGNEMENT AU D PART PAGE 12 1 Les cellules d accompagnement page 12 2 Les d m nagements page 13 3 La gestion des cas particuliers page 13 4 Les r servistes page 13 5 L aspect culturel page 13 LE PERSONNEL L ACCOMPAGNEMENT A L ARRIV E 1 Le logement des familles page 14 2 L emploi des conjoints page 15 LE MAT RIEL LE RECENSEMENT ET LA R FORME PAGE 16 1 Le recensement des mat riels page 16 2 La r forme des mat riels page 16 LE M
33. ad hoc sont anticiper 1 POINTS PARTICULIERS Les organismes de restauration pour la fermeture se r f rer au textes propres chaque arm e Les coffres forts Les coffres forts d tenus devront tre revers s selon des modalit s propres chaque arm e Veillez au nombre de devis n cessaires pour le transport L informatique les applications tr sorerie effectifs et solde et les mat riels du syst me d exploitation sont maintenir en place jusqu la fin du fonctionnement de l organe liquidateur Effectuer les sauvegardes des donn es avec les pr cautions d usage pour les donn es confidentielles L agence postale vaguemestre e reverser au tr sorier l avance ventuellement per ue annuler aupr s de la poste les commissions et lettres de commandement e pr venir le bureau de poste militaire de la cessation d activit du vaguemestre e arr ter les registres et carnets et les reverser avec les archives administratives VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE BUDGET LE BUDGET LUNITE D ACCUEIL Pour le corps ou l unit qui accueille les questions r gler sont sym triques de celles qui se posent l unit dissoute 1 ALLOCATION DE FONCTIONNEMENT TR SORERIE Il faut valuer les besoins suppl mentaires li s l op ration d accueil 2 LES MARCHES Anticiper e Le r
34. aires Les d lais propres chaque phase sont ce stade difficilement quantifiables et d pendent pour une large part de l tat des immeubles de d part et d arriv e tel que d termin par les divers diagnostics effectu s la diligence du SID 2 PHASE 1 EXPRESSION DES BESOINS ET PREMIER ETAT DES LIEUX Ils sont r alis s par l unit transf r e et par l unit d accueil Deux quipes de projets miroirs sont mises en place en vue d identifier leurs besoins respectifs Les deux unit s doivent tout particuli rement s impliquer tr s en amont dans les phases d expressions de besoin et de diagnostic Ces besoins devront tre valid s par les tats majors concern s Les solutions d am nagement en mati re d infrastructure seront ensuite propos es par le SID qui assurera le cas ch ant les missions de conduite d op rations et de ma trise d uvre 3 PHASE 2 ANALYSE DES BESOINS Apr s confrontation des besoins et r alisation des premiers diagnostics des installations existantes des solutions d am nagement r pondant aux besoins des deux unit s sont propos es par le service d infrastructure Etudes de faisabilit Chacune des solutions fera l objet d une valuation en termes de co t et d lais puis soumise arbitrage Une planification des travaux sera propos e accompagn e des dispositions transitoires prendre 4 PHASE 3 TRAVAUX INFRASTRUCTURE Apr s la r alisation ventuelle d un diagnos
35. assurent le compl ment op rationnel pour tous les personnels ayant un contrat ESR Le probl me de leurs affectations est traiter avec les officiers de r serve aupr s du commandement les bureaux r serves des RT pour l Arm e de Terre ou des bases le d l gu aux r serves Enfin il ne faut pas n gliger le r le relais d opinion des r servistes au sein de la soci t civile proche de l tablissement qui ferme ou d m nage Ils doivent tre int gr s dans les cibles des plans de communication 5 L ASPECT CULTUREL Les aspects cultures et traditions ne doivent surtout pas tre n glig s Leur importance n est plus d montrer pour la coh sion des unit s Ils peuvent d ailleurs constituer des freins au changement Les c r monies de fermeture dissolution d sarmement peuvent contribuer faire le deuil tant pour le personnel que vis vis de l environnement ext rieur Cf m moire M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE PERSONNEL L ACCOMPAGNEMENT A L ARRIVEE L accompagnement l arriv e est aussi sinon plus important qu au d part De la r ussite de la prise en compte et de la r solution des probl mes rencontr s par les arrivants d pend leur bonne int gration et la rapidit avec laquelle ils se remettront l uvre dans leur nouvelle affectation Une fois encore il ne f
36. aut pas oublier la famille dans cette d marche D exp rience quand cela est possible il est tr s appr ci que le chef de corps ou le commandant gagnant se d place sur le site perdant avec des adjoints pour pr senter son site la garnison ou l emprise les structures d accueil mises en place les correspondants etc autant d l ments destin s mettre en confiance les nouveaux venus La reconnaissance des sites d accueil par le personnel et les familles est pr vue par les textes mais on peut aller au del sur initiative locale Sur le site d arriv e il est n cessaire de s appuyer sur les services existants renforcer ou de cr er des structures d di es e Une cellule d m nagement avec des capacit s adapt es pour la liquidation des dossiers e Autres cellules en parall le avec celles voqu es ci dessus en particulier la cellule accueil information e Comme cela se pratique d j la remise de dossiers d informations sur la garnison la ville etc 1 LE LOGEMENT DES FAMILLES Pour le logement la composition des familles est importante tant en Ile de France qu autour des futures bases de d fense BDD Les structures d accueil l arriv e bourse au logement doivent avoir connaissance tr s en amont des besoins des familles La concertation entre les diff rents acteurs est essentielle Il est utile de recontrer le directeur de l agence de la Soci t Nationale Immobili re et de tout organisme
37. cales La proc dure est identique Les soci t s titulaires de contrat seront avis es suffisamment l avance de la future dissolution Une lettre circulaire sera adress e tous les fournisseurs leur signalant la date d arr t des livraisons et leur demandant soit un quitus pour solde de tout compte soit un tat des factures impay es En fonction des organismes consid r s tous les contrats aff rents au budget de fonctionnement approvisionnement en nergie contrats d entretien d enl vement des ordures m nag res d puration de curage des gouts de s curit de maintenance des mat riels de bureau devront tre soit r sili s soit ventuellement repris par un nouveau corps support Les clauses de r siliation des contrats ou march s doivent tre examin es et des d marches entreprises au plut t pour r gler toutes les clauses litigieuses au plus vite D ventuels contentieux sont pr voir aussi les dissolutions seront pr sent es comme tant un cas de force majeure dans les conditions de r siliation des contrats Les n gociations dans toute la mesure du possible l amiable ne doivent donc pas tre n glig es mais tre entreprises d s maintenant avec les soci t s civiles 4 FRAIS DE D PLACEMENT En fonction des organismes charg s de la liquidation et du paiement des indemnit s et ou du remboursement des frais engag s il convient de provisionner e Les missions de reconnaissance
38. d effets effets de souffle effets de projection jusqu la limite haute de la Z5 d termin e par l tude de s curit Il convient en effet de pr server la possibilit d activit s futures des d p ts face au d veloppement de l urbanisation future et enfin d emp cher qu il ne fasse obstacle au maintien en fonction des d p ts de munitions e Enfin il convient de se r f rer l arr t du 20 avril 2007 fixant les r gles relatives l valuation des risques et la pr vention des accidents dans les tablissements pyrotechniques M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt ANNEXE 5 VERSION DU 24 JUILLET 2008 ANNEXE 5 DIAGNOSTIC DES INFRASTRUCTURES D ACCUEIL Un diagnostic des infrastructures d accueil doit tre engag tr s rapidement et parall lement l expression de besoins Il est r alis en deux phases d analyse 1 PREMI RE PHASE Prise de connaissance des lieux par l unit transf r e avec bien entendu le soutien de l unit d accueil Il s agit de prendre connaissance de l environnement du site d accueil Installations class es pour la protection de l environnement monuments historiques sources sonores r seaux mais aussi d identifier les locaux libres les surfaces ext rieures pouvant tre am nag es ainsi que les conditions d acc s L attention est attir e sur le fait qu un simple examen visuel ne permet pas de p
39. e L accompagnement du d m nagement du mat riel e La reconnaissance de garnison pour les familles e Les avances demand es par le personnel Les comptabilit s frais de d placement tablies par code autorit d s la fin des missions sont adresser au commissariat charg du remboursement dans les meilleurs d lais Par ailleurs il faut Pr parer les nombreux dossiers de d m nagement e Anticiper la liquidation des dossiers de d m nagement e viter la rupture des paiements Cet aspect de l op ration est essentiel pour le moral des troupes M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE BUDGET VERSION DU 24 JUILLET 2008 5 LES FRAIS DIVERS DE FERMETURE Il faut pr voir un accompagnement financier n cessaire aux manifestations de fermeture car il participe galement au maintien du moral Une fermeture ou transfert entra ne de nombreux besoins qui ne sont pas pr vus par la r glementation cadeaux de dissolution r ceptions nombreuses d autorit s locales ou r gionales c r monies finales adieux la ville etc Il faut trouver un moyen d y satisfaire sans mettre les chefs de corps et directeurs d tablissement en difficult vis vis de la r glementation 6 LES EQUIPES SP CIALIS ES Il peut tre opportun de renforcer les quipes du commissariat et des services administratifs Les demandes de renfort aupr s des autorit s
40. e l unit d accueil Pour cela la cr ation d une quipe de projet largie l ensemble des services permettra e d impliquer plus fortement tous les acteurs e de formuler les besoins de fa on plus explicites e d changer sur les modes de fonctionnement actuels et les am liorations attendues 7 EXPRESSION DE BESOINS DE L UNIT D ACCUEIL L arriv e d une nouvelle entit va conduire l unit d accueil lib rer des espaces partager des installations mutualiser certains services Aussi l unit d accueil sera t elle amen e r fl chir sur ses propres besoins en mati re d infrastructures pour r pondre ses missions Il est recommand de limiter au maximum les p riodes de cohabitation En vue de mieux valuer les infrastructures b ties ou non b ties pouvant tre lib r es au profit de l unit d accueil une d marche tout fait similaire celle engag e par l unit transf r e pourra tre men e en deux tapes e Analyse des infrastructures existantes et analyse de la fa on dont les besoins sont remplis e Besoins futurs suite l arriv e de la nouvelle unit Le r le de l quipe de projet miroir constitu e avec la participation de repr sentants de l unit transf r e est essentiel En fonction de l importance des r am nagements n cessit s par l arriv e de la nouvelle entit il peut tre int ressant de croiser les conclusions des deux quipes de projet en vue d laborer
41. e terrain de l organisation du pilotage et du succ s des op rations Tous ne sont pas familiers avec ce genre d exercice C est pourquoi il est apparu n cessaire de leur apporter une aide C est l objet du pr sent m mento qui sera compl t par une formation particuli re au sein du CFMD Il s adresse aux commandants de formation administrative chefs de corps aux commandants et aux directeurs d tablissements qui doivent dissoudre et ou transf rer des unit s fermer des sites ou des tablissements Il s adresse aussi leurs homologues charg s d accueillir les unit s et les personnels concern s et dont le r le est parfois sous estim alors que les d fis relever s ils ne sont pas du m me ordre sont aussi importants pour la r ussite des op rations et le moral des troupes Ce m mento se veut concret et pragmatique Il a t r dig partir du retour d exp rience RETEX de responsables toutes arm es ou services confondus qui ont eu conduire des restructurations comparables Les tats majors ont contribu l laboration et la validation de son contenu Ce m mento ne s impose pas strictement Il est un guide de conseils pour tablir un plan d action local et piloter dans les meilleures conditions ces v nements importants pour l activit op rationnelle des forces mais aussi et surtout pour la vie des personnels et de leurs familles Le pilotage des restructurations et des r
42. ement de son unit mais aussi sa propre mutation avec les probl mes associ s Pour maintenir la motivation du personnel il faut r gler le plus t t possible le probl me de sa mutation individuelle Une personne rassur e sur son avenir vie de famille emploi du conjoint scolarit des enfants anticipation d m nagement si opportunit s sera enti rement disponible pour le mouvement de son unit Si les difficult s ne sont pas du m me ordre entre une dissolution un d sarmement ou le transfert d une unit d un site un autre le support restant en place les grandes lignes restent les m mes Deux facteurs de succ s sont essentiels 1 1 L anticipation La pr paration des mutations PAM rel ve de la DRH de chaque arm e calendriers recueil des souhaits r ception des personnels planification des rel ves dition des OM etc Il pourra tre n cessaire de l anticiper davantage par rapport aux calendriers actuels 1 2 l troite coop ration et le dialogue constant entre les DRH et le commandement local Le gestionnaire a une vision globale des mouvements et des imp ratifs propres Le chef de corps ou le commandant a la connaissance fine du terrain de son personnel des cas difficiles Il peut utilement proposer au gestionnaire des solutions compatibles entre le bien du service et les attentes des individus Cela n cessite un investissement de sa part un dialogue constant et des rencontres r guli res La prise
43. en compte des cas difficiles a un impact positif sur le moral de l unit et contribue d sarmer les tensions Une attention particuli re doit tre port e sur les sp cialit s rares mais indispensables l unit et la pr paration de sa fermeture La p riode de mutation en t favorise le r glement des probl mes d installation et familiaux En revanche il faut veiller aux affectations des personnels de l organe liquidateur qui est ferm en automne ou plus tard arriv e sur des postes vacants ou en surnombre VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL 2 LA NOTATION Il faut anticiper le travail de notation du personnel mut en fonction de la date de d part et du temps pass dans l unit sous les ordres du chef de corps ou du commandant conform ment au d cret n 2005 884 du 1 ao t 2005 et son arr t d application relatif la notation des militaires en cas de d tachement ou de mutation 3 L ETALEMENT DES MUTATIONS Pour diff rentes raisons date de fermeture baisse du niveau d activit op rationnelles de gestion transfert ou dissolution ou d sarmement d unit s autres les mutations peuvent tre tal es dans le temps Il faut alors tre attentif aux capacit s de l unit ex cuter les missions r siduelles cf l activit et conserver la coh sion des personnels La
44. es d accompagnement au profit des territoires concern s par la r organisation Il s agit la fois de contribuer l information l adh sion et l accompagnement social du processus et de privil gier la communication de proximit partir d un cadrage national sur les objectifs de la r forme les gains et les effets attendus 1 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMUNICATION SUR LA MODERNISATION 1 1 Objectifs La communication relative l accompagnement du processus de modernisation doit permettre e d informer les bonnes cibles au bon moment en vitant les frustrations e de garantir le plus haut niveau possible de pr cision des informations publi es nature des mesures sites concern s modalit s calendaires mesures d accompagnement e de convaincre de la pertinence de la m thode retenue et de cr er la proximit e d ouvrir des perspectives calendaires et socio professionnelles aux personnels concern s par les mesures Elle doit privil gier la proximit en s appuyant sur des l ments de langage adapt s aux r alit s locales et s inscrivant en coh rence avec le cadre plus g n ral de la communication du minist re 1 2 Imp ratifs Il s agira d assurer e la coordination des actions de communication sp cifiques retenues pour le Livre blanc et la RGPP et ult rieurement la LPM chaque fois que possible la convergence des exercices devra tre privil gi e e la coh rence des messages d livr
45. fs Par la suite son effectif a t r duit au fur et mesure de l avancement des travaux VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL 2 LES D M NAGEMENTS Pour un transfert une forte demande de d m nagements sur une courte p riode se produira Dans le nouveau contexte r glementaire actuel le commandement local devra rappeler les bonnes pratiques ex ne pas se contenter de l offre du march local mais l largir par celle du lieu de destination etc pour viter une inflation des prix et obtenir une offre suffisante pour satisfaire les demandes 3 LA GESTION DES CAS PARTICULIERS La connaissance du personnel est essentielle Avec l aide des commandants d unit et du r seau il faut identifier et actualiser les cas difficiles les cas sociaux Il peut s en cr er de nouveaux en particulier au plan financier du fait de la mutation accession la propri t emploi du conjoint etc Le chef de corps ou le commandant doit s attendre et tre pr par g rer des drames personnels li s au d part Une bonne pr paration et la mise disposition de documents adapt s peuvent permettre de trouver des solutions 4 LES R SERVISTES Ils sont employ s au quotidien dans les unit s occupent des emplois dans les unit s op rationnelles arment les unit s op rationnelles de r serve ou
46. gestion des prospections envoy es par les DRH est trait e en concertation avec le chef de corps ou le commandant qui doit rester au c ur du processus 4 LE PERSONNEL CIVIL La gestion et les mutations des personnels civils font l objet de fiches particuli res de la boite outils L anticipation et la concertation sont les cl s du succ s La gestion du personnel civil rel ve de proc dures diff rentes de celles des militaires mais le chef de corps le commandant ou directeur d tablissement reste le chef de tous les personnels militaires et civils de son site pour lesquels il est parfois le dernier recours Il doit conna tre les principales mesures relatives cette cat gorie de personnel et associer les partenaires sociaux aux travaux Comme pour le personnel militaire il peut tre n cessaire de n gocier le d part des personnes en fonction de leur qualifications et de l int r t du service La gestion des d parts peut se faire en fonction de l ge de d part la retraite si fermeture tal e ce qui peut permettre de conserver des comp tences rares jusqu au dernier moment en fonction de l activit transf r e Dans les cas ou le personnel civil reste son poste pour assurer la fermeture du site jusqu au bout il convient de veiller ce que son futur poste d di lui soit bien r serv jusqu ce qu il le rejoigne dans son nouvel tablissement A titre d exemple pour le CEV de Br tigny sur 1000 per
47. gnement d di es ou faciliter l acc s celles existantes Pr parer le logement des familles l arriv e facteur important du moral Pr server l int grit des effectifs pour certaines fonctions et missions M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE MAT RIEL VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE MAT RIEL LE RECENSEMENT ET LA R FORME 1 LE RECENSEMENT DES MAT RIELS Il est imp ratif d effectuer un recensement exhaustif de tous les mat riels en distinguant leurs origines afin de respecter la r glementation qui les r git Cette op ration extr mement longue peut mettre en vidence des cas surprenants qu il faudra r gler car la responsabilit des diff rents acteurs pourra se trouver engag e et subsistera post rieurement aux dissolutions et aux mutations Le recensement complet des mat riels et des fiches comptables exclut de proc der par chantillonnage Il devra tre effectu avant toute cession ou versement Il faut effectuer e Un inventaire physique de tous les mat riels identifi s par leur nomenclature et num ro de s rie e Un inventaire des outillages rep r s par leur marquage e V rifier une par une les fiches comptables supports papier ou syst mes de gestion informatis Ce recensement permet 5 e de trier le mat riel d m nager reverser transf rer vers d autres unit s r former e d v
48. ion centrale concern s D finir l organisme qui effectue les prospections priori le site qui ferme Les directives de reversement doivent tre sign es avant que l chelon liquidateur ne se mette en place R aliser une valuation financi re impact ventuel sur le BF des d montages du conditionnement des manutentions et des transports correspondants Moyens en mat riels et personnels identifier au plus t t e Pr voir moyens de transport e Pr voir lieux de stockage e Pr voir cellule pr paration fiches de mouvement et suivi des inventaires 3 LE D M NAGEMENT PLANIFICATION EXTERNE DES MOYENS Trouver et v rifier les capacit s de transport Trouver le s d m nageur s agr s en particulier pour les mat riels sp ciaux les coffres les machines outils etc e Cr er au bon niveau un Centre op ration CO de gestion des mouvements pour planifier et coordonner les moyens au niveau d une garnison r gion e Tenir compte de la mutation des personnels comp tents Attention aux pertes de m moire et d archives d o l importance des fiches de t ches VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE MAT RIEL LE MAT RIEL LE SITE D ACCUEIL 1 LA MISSION OPERATIONNELLE La mission op rationnelle sur le site ou l emprise d accueil se poursuivra en d pit de l arriv e de nouveaux l ments
49. it ne peut pas pr c der imm diatement la fermeture Il est n cessaire de diminuer suffisamment t t le r gime d activit du site ou de l l ment concern voire de suspendre le contrat op rationnel Le commandement local doit conserver la possibilit d effectuer des entra nements ou de la formation individuelle bon pour le moral Une planification est imp rative Elle est de la responsabilit du ou des commandement d emploi ex RT Brigade commandement organique du soutien Le chef de corps ou le commandant peut dresser une liste exhaustive des charges d volues et proposer leur suppression graduelle en commen ant par les missions de moindres importances Si toutefois le transfert au d part et l arriv e doit tre concomitant avec une mont e en puissance et une pr paration avant d part en OPEX les unit s doivent pouvoir disposer des moyens adapt s conserver entretenir etc parfois la charge est report e sur l unit d accueil La reprise de l activit sur le site d accueil doit faire galement l objet d une planification TENTE La question de la cessation des activit s est galement valable pour un tablissement de production une unit technique d entretien ou de r paration avec les particularit s propres aux plans de charge aux approvisionnements aux sous traitants etc Le site qui ferme ou qui est transf r peut disposer d un savoir faire particulier et d quipements sp
50. ite en liaison avec le SID Demander les modalit s de transmission des plans importants pour la suite pollutions diverses pipe line ligne HT enfouie cuves etc BIENS e Planifier en liaison avec les directions r gionales DRG et DTM et les chelons locaux SLI DDE du SID les d mant lements indispensables avant de quitter le site e Pr voir la mise en s curit des installations par exemple antennes miradors paratonnerres source radioactive quipements d a rodrome groupes lectrog nes etc e Pr voir l limination des mat riels cf mat riels r formes 5 D POLLUTIONS Dans le cadre de la fermeture d un site l instruction minist rielle 5455 DEF CAB du 17 avril 2007 relative aux op rations de d pollution dans le cadre d un transfert de propri t ou de jouissance des sites du minist re de la d fense est appliquer sans restriction 5 L arr t du 15 janvier 2008 indique Art 10 Les paratonnerres source radioactive pr sents dans les tablissements vis s l article 1 ci dessus sont d pos s avant le 1 janvier 2012 et remis la fili re de traitement des d chets radioactifs M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt L INFRASTRUCTURE VERSION DU 24 JUILLET 2008 Pr alablement toute action le corps occupant de l immeuble et exploitant d une ou plusieurs installations class es constitue
51. iter de fausses pertes dues des stockages dispers s et des inventaires incomplets e de d couvrir du mat riel inconnu non pris en compte e d identifier les mat riels peu utilis s incomplets voire obsol tes e d identifier et d int grer dans le plan d limination les mati res aimant es ou des produits radioactifs mati res thori es par exemple qui ob issent des proc dures longues et fastidieuses e de planifier les prises en compte du mat riel par les unit s d accueil e de d terminer avec pr cision les surplus e d identifier le mat riel dont la remise en tat est jug e trop co teuse e d tablir les proc s verbaux de perte Toutes ces t ches doivent tre r alis es avant la prise de fonction de l organe liquidateur dont ce n est pas le travail 2 LA REFORME DES MATERIELS Avant la r forme pr parer le plus t t possible en liaison avec les commandements directions ou services de tutelles concern s la liste du mat riel de toute nature qui peut int resser d autres bases r giments unit s ou tablissement Mat riels de sport audiovisuel quipement des chambres mobiliers divers quipement des mess vaisselles biblioth ques etc les directions et services proc deront des r affec tations de mat riels au profit d autres organismes sur la base des existants connus des comptabilit s Pr voir un enl vement charge du b n ficiaire l unit restructur e ayant d autres imp ratif
52. l ments d un discours g n raliste convenu La transparence est de rigueur Les pr sidents de cat gorie les partenaires sociaux dont l implication dans le processus rev t une importance particuli re devront naturellement tre associ s aux r unions d information Le gestionnaire local doit disposer de l ensemble des l ments d information n cessaires pour r pondre aux attentes et questions du personnel Il faut pr parer la gestion de crises potentielles l issue des annonces de restructuration blocage acc s du site manifestations en ville etc Ceci n cessite un plan d action des proc dures une quipe rod e et entra n e des dispositions logistiques et techniques conserver les contacts et liaisons avec l ext rieur voire un entra nement sp cifique La communication externe pr fets lus associations presse locale L inqui tude des lus porte sur l avenir long terme du site mais surtout sur son avenir imm diat dans l attente des d cisions de d mant lement risque de technival de squat etc Pour les bases a riennes les lus veulent savoir tr s vite si le PEB sera lev permis de construire Les m dias locaux sont tr s actifs message pr parer recherche d interview du personnel hors du site et cela d s l annonce officielle Les plan de communication et la gestion des prises de paroles doivent tre pr par s d s maintenant Le r le de relais d opinion des r servistes au sein
53. la D fense portera sur des investigations plus ou moins lourdes consistant e effectuer des relev s dimensionnels e effectuer un tat des lieux e r aliser quelques sondages essentiels Cette phase de diagnostic permet ainsi de r aliser une valuation de l existant d appr cier l opportunit d am nagement de l existant sans encore conclure sur la capacit technique des ouvrages remplir leur nouvelle fonction La derni re tape consiste r aliser des diagnostics approfondis Structures e Stabilit au feu e S curit contre l incendie e Accessibilit e Respect du code de l urbanisme PLU e Les diagnostics environnementaux approfondis de l existant Amiante plomb xylophage pollution des sols e Les sondages de sols et de structures pour conna tre les capacit s reprendre les nouvelles surcharges e Les diagnostics r seaux Assainissement Eaux Courants forts Courants faibles Ce n est qu l issue de cette derni re phase que le service d infrastructure sera en mesure d tablir des propositions techniques accompagn es d estimation des co ts et des d lais qui permettront d engager les tudes de conception
54. onales du SID en le de France du G nie des travaux maritimes et les DDE associ es La concertation entre les chefs de sites perdant et gagnant est une des cl s du succ s Cette concertation est bien s r pr c d e d une r flexion men e par les tats majors qui fixent les orientations Pour g rer les questions d infrastructure sur le site abandonn comme sur le site d accueil la r daction d un SDI sch ma directeur d infrastructure est oblogatoire Il reste l outil garant de la bonne planification et du suivi des op rations LE SITE ABANDONN Cette partie infrastructure est d taill e pour une fermeture d finitive Dans le cas d un transfert d une seule unit d un ensemble plus grand ex base a rienne tous les items ne sont pas traiter 1 S CURIT DU TRAVAIL La difficult est de conserver au personnel des conditions de vie et de travail s curit du travail jusqu l arr t effectif des activit s Il est possible d tre contraint des d penses sur le BF ou l ATAF ou en budg taire services pour pr server la s curit du travail et les conditions de vie du personnel sur le site en dehors des heures de travail Seule une analyse locale d une re r partition des taches et ou des locaux permet d appr cier l opportunit 2 TRAITEMENT DES CONTRATS Certains contrat peuvent avoir t pass s au titre de l infrastructure Il faut en faire l inventaire e fourniture de fluides eau
55. pr sentant du BML est en charge de la maintenance des mat riels n cessaires la d localisation des mouvements et des transports Ses missions sont dans le domaine de la maintenance e d assurer le suivi et le bon tat des v hicules e de pr voir le soutien d pannage pour les d placements e d assurer le soutien des unit s d localis es e de neutraliser les soutes carburant e de d m nager les ateliers e d assurer le reversement des mat riels non d localis s Dans le domaine de la logistique e d assurer la d localisation d quipements particuliers e de demander les cr dits de mouvements e d tablir les ordres de mouvements e de demander les g tes d tapes e d assurer la s curit des d placements e de renforcer les unit s l mentaires par les moyens de la section de transport e de commander des moyens en renfort train SNCF KC 20 renforts CFLT b CELLULE BRH Le repr sentant du BRH au CO a pour mission e de suivre les stocks et les flux des effectifs e de mettre jour le DUO e d valuer et de suivre les actions de formation 6 REPRESENTANT DU BRRCP Le repr sentant du BRRCP au CO a pour mission e de faire un point de situation dans le domaine du logement e de pr parer en liaison avec les BEH dans les unit s projetables ou les titulaires de la fonction condition du personnel dans les autres la commission d attribution des logements e
56. prestations notamment en mati re de contr le et de s curit Le transfert de responsabilit des entit s civiles ext rieures est un processus long phase d tude et de n gociation surtout si l affectataire secondaire a r alis des investissements importants exemple Strasbourg deux ann es de travail pr paratoire avec maintien pendant plusieurs ann es de moyens militaires contr leurs pompiers TACAN radio goniom tre autocommutateur au del de la dissolution de la base a rienne ANNEXES M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt ANNEXE 1 VERSION DU 24 JUILLET 2008 ANNEXE CR ATION D UN CO R GIMENT TERRE 1 CHEF DU CO Le chef du CO est responsable de l organisation et de la conduite de la d localisation A ce titre il donne les orientations n cessaires aux actions de planification il arr te la planification des actions de d localisation il fixe les ch ances de pr paration des actions de d localisation il provoque les points de situation il fait assurer la mise jour des indicateurs de la d localisation par les diff rentes cellules du CO il fait r diger et signe les notes de service ordonnant les actions de d localisation il coordonne les actions entre l unit partante et l unit d accueil il rend compte au chef de corps du d roulement de la d localisation 2 CELLULE BOI Le rep
57. queteurs nettoyage et de d gazage des cuves e d placement carburants transports autoroute e limination de mat riels divers et vari s e licenciement des personnels sous contrat de droit priv Le BF doit alors tre correctement dimensionn et l allocation doit pr ciser ce qui inclus ou non dans le BF attribu La cl ture des comptes est pr parer au plus t t Un tat des recettes restant encaisser et des d penses restant r gler devra tre remis par l officier budget et le tr sorier au chef de l organe liquidateur et au commissariat de rattachement le jour de la dissolution Les m mes types d action sont mener pour le recouvrement des sommes avanc es par le corps au profit de tiers Bilan de gestion un bilan de gestion arr t la date de la dissolution sera galement tabli conform ment la proc dure comptable en vigueur VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE BUDGET 2 LES INVESTISSEMENTS Ils sont naturellement arr t s La r gle essentielle reste de privil gier jusqu au bout la s curit des per sonnels 3 LES CONTRATS ET LES MARCHES Si les march s ne sont pas pass s au niveau de la formation administrative fonction de leurs montants rechercher les signataires section locale achat mandatements SLAM antennes du commissariat bureaux en r gions directions lo
58. r sager des possibilit s d accueil des infrastructures La possibilit de modification d affectation d un local doit r sulter en effet d une tude approfondie par diff rents sp cialistes mandat s par le SID portant en particulier sur e Les capacit s de la structure reprendre les charges d exploitations Pour information les surcharges pour locaux vocation de bureaux sont diff rentes des surcharges des locaux vocation d h bergement e La stabilit aux feux des structures e Les conditions d vacuation et d intervention pompiers e Les conditions d accessibilit s au public et aux handicap s e Les mises aux normes impos es dans le cadre d une r habilitation de b timent Si l unit d accueil dispose de terrains libres pour la r alisation de nouveaux b timents des r gles de s curit et d urbanisme imposent des dispositions pouvant se r v ler relativement contraignantes Cette premi re analyse des potentialit s du site ne permettra pas de conclure d finitivement sur des solutions d am nagements 9 Exemple Distance minimale entre b timents Hauteur maximale Surface maximale Nombre minimal de places de stationnement Surface minimal d espace vert VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements ANNEXE 5 2 DEUXI ME PHASE Une deuxi me analyse men e en concertation avec le service d infrastructure de
59. r sentant du BOI au CO a pour mission e d assurer la mise jour de la planification de la d localisation e de r aliser les notes de service ordonnant les missions de d localisation e de r aliser les fiches de t ches des actions de d localisation e de transmettre tous les mardis les pr visions hebdomadaires des actions de d localisation de la semaine suivante au CO de l unit d accueil e de transmettre tous les jours l tat des actions de d localisation du jour suivant au CO de l unit d accueil e de programmer les activit s du groupe travaux de la section de d fense e de contr ler la r alisation des FIA des actions achev es e d assurer la permanence du CO l issue des r unions e de rendre compte au chef de CO des incidents et d laborer des propositions de solution 3 CELLULE SAF Le repr sentant des SAF est le correspondant privil gi pour traiter de tous les probl mes d ordre administratifs li s aux actions de d localisation A ce titre e il v rifie la bonne r int gration des mat riels d tenus par les unit s e il v rifie la bonne r int gration des mat riels d tenus au titre des masses par les unit s e il coordonne la mise en place des mat riels ressortissant du CAT sur la garnison du Valdahon VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements ANNEKE 1 4 CELLULE BML Le re
60. res de formation e Regroupement d activit s diverses 3 LES DIFFICULT S POSSIBLES Elles souvent li es l infrastructure et au domanial cf guide chap xx Les d pollutions les emprises qui sont r parties sur deux ou plusieurs communes le r le de la communaut de communes est essentiel M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA RECONVERSION DU SITE VERSION DU 24 JUILLET 2008 La n cessit de r utiliser le site au plus vite pour viter le squat et la d gradation Urgence parfois incompatible avec les d lais administratifs de cession L accessibilit du site son tendue et son co t d acquisition sont aussi des l ments qui peuvent freiner l acquisition 4 LES FACTEURS CL S DE SUCCES Pour les repreneurs e Avoir une strat gie de reconversion e Renforcer l attractivit du bassin conomique subventions aux entreprises e Renforcer la coh sion des acteurs conomiques e Repenser la logique urbaine e Obtenir les financements n cessaires pour avoir la ma trise fonci re e Mettre en oeuvre une politique d incitation fiscale e Etc Liste non exhaustive 5 LE CAS D UNE PLATE FORME AERONAUTIQUE Dans le cas o il existe une activit a rienne civile il est particuli rement difficile de se d sengager brutalement quand l arm e concern e est affectataire principal de la plate forme a ronautique et fournit des
61. retenu e d velopper une communication d annonces concentr e dans le temps et exhaustive sur le fond e assurer une communication de proximit imm diate et coh rente aux chelons r gionaux et locaux au moyen des kits de communication e faire vivre la communication sur le fond comme sur la forme en l adaptant l actualit locale et r gionale 3 OUTILS ET MODE D EMPLOI 3 1 Outils de communication existants La communication s appuie principalement sur la panoplie classique des outils de communication de la d fense Internet Intradef Arm es d Aujourd hui la presse crite des arm es et des services kits de communication et supports sp cifiques de type brochure ou flyers Ainsi le mensuel Arm es d Aujourd hui consacrera p riodiquement ses colonnes l actualit de la r forme Les informations relatives l annonce des r formes seront galement reprises par l ensemble des publications de la presse d fense Un espace est consacr la modernisation du minist re est mis en place sur Internet int grant un outil cartographique permettant aux internautes de consulter les d tails g ographiques de la r forme Le site Modernis actions sur l Intradef est mis jour en permanence et rendra compte de l avancement de la r forme Par ailleurs une lettre lectronique d information sur la r forme r alis e par la Dicod est disponible sur le site internet du minist re dans l espace consacr la moderni
62. s g rer VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE MAT RIEL Cette d marche peut viter des frais de d m nagement ou des r formes inutiles Ensuite il faut e Planifier les dates de passage et de r forme e Se m fier du pillage des r formes sauvages des cadeaux des fraudes tant pour le mobilier que l outillage Si cela est possible tout doit tre stock et enferm en particulier les mat riels attractifs pour tre remis aux Domaines Pr voir des parcs ferraille assez grands des locations de bennes BF des dates d enl vement Prendre contact avec les directions et services car elles ont bien souvent un march d enl vement susceptible de b n ficier l unit Pour l vacuation des mat riels r form s faire appel aux march s r gionaux ou nationaux Il peut aussi tre utile de porter la connaissance du service des domaines les ventuels repreneurs qui souvent se manifestent directement aupr s de l unit qui r forme Inviter le Directeur du service des domaines local pour lui montrer et lui expliquer la probl matique de la vente des diff rents mat riels et quipements r form s remis ses services peut permettre d acc l rer les diff rentes phases L objet est d en liminer le maximum avant la mise en place de l chelon liquidateur et la fermeture R glementation un futur
63. s minist res avant la fin compl tes des proc dures d ali nation M me si le d p t de munitions est d saffect le polygone d isolement doit rester int gre tant que le risque de pollution pyrotechnique n est pas lev et que l ventuel chantier de d pollution n est pas termin 8 SURVEILLANCE ET GARDIENNAGE DES SITES ce annexe 3 Tant que le site n est pas c d un tiers l autorit militaire en reste videmment responsable en termes de s curit Le gardiennage et ou la surveillance ne rentre pas directement dans les attributions du chef de corps ou du directeur d tablissement qui quitte les lieux Toutefois cet aspect doit avoir t pr par avec les unit s ou corps qui en seront responsable par la suite Pour tayer ces remarques le cas de l ETAMAT de Thouars 79 est un bon exemple Ce site n est pas occup depuis 2000 En vue de son ali nation le Minist re de la D fense a fait effectuer des diagnostics de d pollution pyrotechnique depuis 1997 Entre temps le polygone d isolement t r duit 135 m et une grande surface commerciale s est implant e la limite de ce dernier polygone M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements gt L INFRASTRUCTURE VERSION DU 24 JUILLET 2008 L INFRASTRUCTURE LES LOCAUX D ACCUEIL 1 MODALIT DE TRANSFERT L op ration de transfert peut se d composer en quatre phases l ment
64. sation Les responsables du minist re jusqu au niveau des commandants de r giment de base a rienne de bateau ou d unit et diff rents acteurs de la sph re d fense au sens large correspondants d fense lus locaux ont t abonn s syst matiquement Si vous ne recevez pas cette lettre vous pouvez vous y abonner tr s simplement Ces outils de communication sont compl t s par l organisation de rendez vous ministre favorisant un contact direct avec les acteurs de terrain Paris et surtout en province 3 2 Supports de communication disponibles au moment des annonces Une base de donn es th matique unique t mise en place pour l laboration des dossiers de communication qui peut tre d clin e pour s adapter tous les publics et utilis e sur tous les supports Cette base offre un panel d l ments de langage de donn es cartographiques qui pourront tre utilis s en tant que de besoin pour l laboration de la communication interne et externe Elle sera disponible sur l intranet Modernis actions VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA COMMUNICATION 3 3 Mode d emploi e l emploi de l Intranet sera privil gi pour la diffusion d information et d l ments de langage actualis s e les dossiers th matiques seront d pos s au moment des annonces ministre et envoy s simultan ment par le r
65. scendants etc e Une cellule d aide au logement logement propri taire locataires bureau de garnison e Une cellule accueil information les pr sidents de cat gories sont souvent sollicit s pour r pondre ce besoin Une cellule d di e peut tre cr e e Dans le cas d un transfert global d une unit cr er une salle d di e au site d accueil et la ville plans de la ville transport coles documents du syndicat d initiative adresses utiles rappel sur les d marches administratives etc il faut vendre la nouvelle implantation Pr voir des acc s Intradef internet Il est important de ne pas sous estimer l investissement initial qui doit tre r alis pour cr er et installer les cellules d accompagnement Il est indispensable de garder demeure et non pas en temps partag venant d un autre tablissement une assistante sociale et un m decin qui connaissent les personnels et qui comprennent leurs probl mes soucis inqui tudes et attentes Idem pour la CNMSS et les mutuelles 3 Lorsqu elles existent Pour l arm e de terre le DUO 2008 les a supprim pour les formations non projetables ou inf rieures 450 hommes Par exemple en Ile de France pour la fermeture du CEV Br tigny soit 1000 personnes en majorit civiles la cellule d accompagnement r ception des personnes une plusieurs fois coute traitement des dossiers etc tait compos e de 10 agents 1 des effecti
66. seau des organismes d information et de communication e l int gralit des documents et l ments sp cifiques textes discours extraits vid os seront repris sur Intranet Modernis actions et sur Internet avec un d calage de 24 48h e des reportages de fond et des compilations seront effectu s en diff r dossier sp cial ADA alimentation des rubriques Intradef et Internet e la plateforme t l phonique de r ponse au public du minist re de la d fense 01 76 60 00 01 sera activ e afin de permettre aux chefs de corps commandants de bases ou de b timents et directeurs d tablissements d obtenir des r ponses toutes les questions particuli res qui pourraient leur tre pos es une adresse internet est galement disponible contact dicod defense gouv fr En compl ment du dispositif pr sent ci dessus il peut tre utile de pr ciser quelques points La boite outil qui est fournie par la DICOD aussi compl te soit elle doit tre enrichie par le chef de corps ou le directeur d tablissement avec les connaissances particuli res qu il a de son environnement de la sensibilit des lus locaux etc La communication interne militaires civils et les familles La communication doit tre adapt e chaque site Il faudra montrer au personnel ce qu il va gagner en efficacit en quipements en conditions de travail conditions de vie de r mun ration etc et ne pas se contenter de reproduire les
67. sonnes 1 3 mobilit vers la province personnels les plus press s de partir 1 3 mouvement vers des tablissements en IDF 1 3 ont fait la fermeture avec des d parts retraite M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LE PERSONNEL VERSION DU 24 JUILLET 2008 LE PERSONNEL L ACCOMPAGNEMENT AU DEPART Le chef de corps ou le commandant doit tre en mesure de r pondre toutes les attentes des personnels et de leurs familles Pour cela il est n cessaire de s appuyer sur les services existants renforcer mais aussi de cr er le cas ch ant des structures d di es 1 LES CELLULES D ACCOMPAGNEMENT Le but est d accompagner la mise en uvre des d cisions prises maintien sur le site mutation sur un site proche mutation loign e d part la retraite reconversion Il est recommand de cr er voire de renforcer les structures existantes e Une cellule mutation et mesures d accompagnement qui doit disposer de tous les l ments techniques e Une cellule d m nagement pr voir des capacit s adapt es pour la pr paration des dossiers e Une cellule d aide au d part retraite ou reconversion Le dossier de reconversion est initi par le corps perdant mais doit tre suivi Il est n cessaire d anticiper une augmentation du nombre de dossiers traiter e Une cellule d aide aux familles scolarit emploi du conjoint maladie handicap a
68. t des moyens le service courant peut tre difficile assurer Pr voir les moyens d y pallier Pour les transferts planifier le tuilage entre les services de soutien d part accueil Tenir compte de la mutation des personnels comp tents Attention au pertes de m moire ou d archives Enfin il est important que le personnel armant cet organe connaisse son avenir au plus t t comme les autres personnels Ne pas attendre le dernier moment pour prononcer les affectations FACTEURS DE SUCCES Anticiper la constitution de l chelon liquidateur Armer l chelon avec du personnel qualifi Laisser l chelon les moyens de vivre et de travailler jusqu au dernier moment VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements LA COMMUNICATION LA COMMUNICATION Le dispositif de communication relatif au processus de modernisation du minist re de la d fense La communication relative au processus de modernisation du minist re de la d fense est prioritairement orient e vers l opinion interne pour faciliter la compr hension par les personnels de la d fense des enjeux et des objectifs de la r forme et faciliter l appropriation par le plus grand nombre de la dynamique du processus qui courra sur plusieurs ann es La communication vers les lus locaux rev t quant elle un caract re essentiel notamment dans la mise en uvre des mesur
69. tant toutes les anomalies qu il pourrait constater sans avoir recourir des comp tences techniques particuli res Lorsque l exploitant sera amen p n trer dans l immeuble il devra en informer au pr alable sauf urgence le corps support pour que ce dernier puisse ordonner s il y a lieu l ouverture des lieux et assurer le filtrage de l entr e dans les lieux pendant le temps d intervention Le corps support prend si besoin les mesures de sauvegarde qui s imposent pour limiter un dommage Cas 2 le corps support et l exploitant sont identiques Le corps support est charg outre du contr le sommaire des installations class es du respect des obligations l gales et r glementaires incombant l exploitant VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements ANNEXE 4 ANNEXE 4 LES POLYGONES Les p rim tres particuliers d apr s la loi du 08 ao t 1929 ont un double objectif e assurer la protection des installations militaires l int rieur de l enceinte pyrotechnique e assurer la protection de l habitat environnant y compris les voies de circulation ext rieures ces instal lations contre les risques pyrotechniques cr s par les magasins et autres installations pyrotechniques D apr s l Instruction n 20513 DEF DAG DEF PAT ENV 42 relative l tablissement des servitudes autour des magasins et tablissements
70. tic plus approfondi le service d infrastructure peut engager les tudes d esquisses APS APD et r aliser les documents du march en vue de la r alisation des travaux d infrastructure En liaison avec le SID le chef de corps devra tout au long de cette phase e V rifier la prise en compte de ses besoins par le service d infrastructures e Suivre le calendrier en vue de planifier ses op rations de transfert de personnel et quipements VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE D PHASE 4 TRANSFERT Les op rations de transfert seront r alis es selon un calendrier pr d fini tabli conjointement entre les tats majors et le SID 6 EXPRESSION DE BESOINS DE L UNIT TRANSF R E L expression de besoins consiste valuer les exigences fonctionnelles et techniques que doivent remplir les futures infrastructures d accueil Elle se d compose en trois temps Cette expression des besoins devra tre valid e par l chelon hi rarchique comp tent en la mati re RT BSI CECLANT CECMED CSFA 6 1 Une description des infrastructures existantes avant transfert et analyse de la satisfaction des besoins e Description des missions remplies par l unit le service ou l organisme e Personnel mat riel et organisation e Organigramme fonctionnel e Caract ristiques de l infrastructure Type de locaux
71. toujours un traumatisme dans la vie locale Il faut le g rer au plus pr s des int ress s car il y souvent au del des liens historiques des liens plus troits voire affectifs Ils sont d autant plus forts que l emprise ferm e se situe dans une petite ou moyenne agglom ration 1 LES EFFETS NEGATIFS e Perte de militaires et diminution de la population e Risque de faillites Perte de revenus pour les commerces en particulier alimentaires Pertes de revenus pour l artisanat local Perte d l ves pour les coles e D vitalisation des centres ville b timents abandonn s Perte de l activit immobili re logements vacants e D structuration du tissu social perte de b n voles dans la vie associative locale sportive scolaire etc e Fin des relations tiss es avec les collectivit s territoriales sur la base de conventions ou de protocoles qui ne peuvent pas tre d nonc s sans pr avis Convention avec les SDIS l utilisation d quipement sportifs prestations crois es Une tude particuli re doit tre r alis e pour les sites JAPD 2 LES EFFETS POSITIFS Pour les municipalit s qui savent rebondir la reprise aid e cf guide d un site peut avoir des effets b n fiques exemple Epernay Altkirch Fr jus saint Rapha l etc Cr ation de p les de comp tences et d emplois dans les domaines e Industriels e De l artisanat e Des services et loisirs e Administratifs e Cent
72. uments classifi s doit tre mentionn e sur le bordereau de versement cf instruction n 900 DEF CAB DR du 18 juin 2007 3 LES ARCHIVES DE L ARM E DE L AIR Instruction n 1135 DEF EMAA BOMIS OM EMAA 1 ADM relative au classement la conservation et au recueil des archives de l arm e de l air du 23 septembre 1975 Cette instruction est en cours de refonte par le SHD air S agissant des archives dites de commandement d s que le service historique re oit la d cision officielle de dissolution DRHAA il adresse un courrier officiel au commandant de base ou d unit concern e lui rappelant la marche suivre S agissant de la destination des archives administratives et comptables elle est pr cis e dans une instruction particuli re de la Direction centrale de l administration g n rale et des finances de l arm e de l air IP N 2409 A DCCA 3 10 du 3 mai 1966 Contact Monsieur Ren Bousquet Adjoint au chef du d partement de l arm e de l air du Service historique de la d fense PNIA 821 941 20 62 4 LES ARCHIVES DE LA DGA ET LE PERSONNEL CIVIL Ce paragraphe int resse les tablissements de la DGA et les services gestionnaires des tablissements du Minist re de la D fense Etats Majors et Services communs pour le personnel civil Les textes de r f rence sont Instruction n 10834 DEF DGA du 22 mars 1985 relative aux archives de la d l gation g n rale pour l armement Note n 406102 D
73. une seule expression de besoin commune aux deux entit s VERSION DU 24 JUILLET 2008 M mento Restructuration l usage des chefs de corps des commandants et des directeurs d tablissements L INFRASTRUCTURE 8 DIAGNOSTIC DES INFRASTRUCTURES D ACCUEIL L tape du diagnostic est essentielle Elle est d taill e en annexe 3 Ce n est qu l issue de cette derni re phase de diagnostic que le service d infrastructure sera en mesure d tablir des propositions techniques accompagn es d estimation des co ts et des d lais qui permettront d engager les tudes de conception 9 LA R USSITE DU TRANSFERT L op ration de transfert pourra tre consid r e comme r ussie si e Les infrastructures d accueil r pondent aux besoins fonctionnels des nouveaux arrivants et de l entit d accueil e Les conditions d occupation donnent satisfaction aux utilisateurs en termes de confort e L op ration s est d roul e conform ment aux documents tablis par le SID et valid s par les tats majors FACTEURS DE SUCC S Anticiper tr s en amont les besoins de l unit transf r e et de l unit d accueil Planifier des op rations Impliquer fortement tous les partenaires de la fonction infrastructure attributaires service d infrastructure de la d fense SID charg de la maintenance future Documents de r f rences gt Instruction N 1016 DEF SGA du 1 Ao t 2007 relative l organisation de la ma trise d

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