AVOIR UNE PANOPLIE D`OUTILS COHERENTE
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1. l encontre du caract re personnel Pourtant il est tout aussi certain qu ils simplifient l encha nement des pertes de temps consid rables Nous proposons ici une panoplie d outils titre d indication illustrant les supports minimaux qu il semble utile d avoir disposition Ils sont la mat rialisation de la m thode FRAME utilis e pour programmer son emploi du temps Savoir tirer profit de son agenda Pour avoir une utilisation active de son agenda il est important de bien respecter la fonction de l agenda dans un agenda on r serve d avance ses heures on ne liste pas ce qu on aura faire ce jour l cette derni re fonction tant r server au plan de journ e On indiquera tr s pr cis ment les actions pr vues aux heures pr cises rendez vous r unions rendez vous t l phoniques trajets sans oublier de bloquer galement le temps qu on se r serve soi m me pour travailler tranquille r fl chir s isoler se d tendre Le calendrier annuel pourra recevoir tout ce qui prend une journ e ou plus stages salons voyages d tude vacances autres ch ances particuli res Enfin tout agenda sera compl t par un r pertoire des 30 60 noms et num ros cl t l phone essentiels qui 81 repr sentent 80 des appels Pour s en servir efficacement il vaut mieux prendre quelques bons r flexes Utiliser plut t un seul agenda et le tenir soi m me Il vaut mieux regrouper vie professionnelle et v2. cifiques du plan de journ e On voit ainsi les plans de journ e se construire progressivement et la visualisation des diff rents ensembles quotidiens est imm diate 86 M MOS remplis en cours de journ e JOURN E DU 03 12 10 12 Commencer r daction rapport 15 12 T l phoner agence de voyage 28 12 Photocopier articles s lectionn s V rifier classement dossier EXEMPLE DE M MOPLAN M MOPLAN ch ancier o sont ventil s les m mos en fin de journ e MOIS EN COURS 05 12 Arranger pot de fin d ann e Contacter la presse 31 12 Pr parer r union du 5 01 Ecrire cartes de voeux 87 Dans tous les cas avoir le reflex du m mo Les paroles s envolent mais les crits restent Le principe du m mo est donc de faciliter la m morisation des diff rents engagements pris au cours d une journ e de travail et dont les ch ances de traitement peuvent tomber soit dans la journ e m me soit dans le futur proche On peut galement utiliser le m mo pour mat rialiser toutes les id es qui nous passent par la t te quand nous sommes inspir s dans le feu de l action Ainsi seront not s id es lumineuses t ches faire informations pour projets pense b tes pr cisions pratiques diverses une adresse une r f rence un nom un num ro de t l phone Les m mos doivent tre remplis imm diatement en cours d action chaque engagement pris ou pour chaque id e qui surgit A
3. moins que ce ne soit le lendemain matin au plus tard Reprendre alors l un apr s l autre chaque m mo et les ventiler dans le m moplan Si le m mo est d j ch anc la ventilation est imm diate toutefois il peut de temps en temps entra ner la cr ation d un autre m mo pour signaler le d but d une action corollaire qui en r sulterait ex remettre rapport sur l affaire Martin au 15 12 peut d boucher sur r diger rapport sur l affaire Martin le 1 12 Si le m mo n est pas ch anc on fixe enfin son ch ance au regard de l quilibre qu on souhaite garder clans la r partition des activit s sur son cycle de r f rence Pourquoi pas un agenda modulaire Le principe d un agenda modulaire est de regrouper dans un classeur anneaux la fois agenda r pertoire d adresse plans de Journ es de semaines ou de mois autres feuillets mobiles et blocs notes A partir de l on peut aussi y trouver les accessoires les plus divers cartographie tables des d calages horaires pochettes plastiques pour cartes de visites cartes bancaires cartes de t l phone enveloppe destin e recueillir les notes de frais La vente des agendas modulaires conna t un v ritable boom qui s explique en grande partie par l actualit du th me de la gestion de son temps On doit reconna tre que la conception de l agenda classeur pr sente plusieurs avantages e il est con u pour inciter acqu rir de bons r f
4. classique de distributions des papeteries Ils ne sont accessibles l utilisateur qu condition de suivre un s minaire de formation la gestion du temps puisque certains instituts de formation et les professionnels de la gestion du temps ont con u leur propre produit D autres restent accessibles diffus s directement par leurs producteurs en achat par correspondance mais sont d une telle complexit de maniement que la journ e peut ne pas suffire d cortiquer leurs ramifications multiples leurs formulaires rep res couleurs ou symboles leurs diff rentes sections et mode d emploi Ils sont d ailleurs livr s avec un guide d utilisation d une centaine de pages environ avaler avant de pouvoir s en servir Un gros investissement en temps Mettre au point un syst me d en cours Le bureau est le meuble le plus important dans son espace travail II faut r fl chir la fa on de l agencer avec les autres meubles qui l entourent pour que l ensemble soit vraiment fonctionnel Un bureau en d sordre refl te un cerveau en d sordre Des piles amoncel es sur la table donnent l impression de ne pas tre jour et surchargent le conscient en le for ant penser plus d une chose la fois on perd la vue d ensemble on ne discerne plus les priorit s et on vit ainsi en permanence dans un environnement stressant Quelle que soit l activit professionnelle on peut adopter un code standard de classement des en cours Il est
5. pr f rable de placer les corbeilles de rangement de fa on les avoir sous les yeux 89 Arriv e A faire aujourd hui Pour m moplan A classer A transmettre A lire Secr tariat Projet X en cours Cette corbeille re oit tout ce qui arrive messages revues courrier La premi re chose faire apr s une absence est de vider cette corbeille et de d cider des priorit s M mos et documents qui seront trait s dans le courant de la journ e pas n cessairement heure fixe M mos remplis en cours de journ e pour traitement ult rieur Corbeille vider tous les soirs pour ventilations dans le m moplan Documents qui ont t trait s et doivent simplement tre class s en fin de journ e de semaine ou de mois selon les besoins M mos et documents qu il faut transmettre d autres personnes peut tre avec explication verbale Tout ce qu il faudra lire un certain moment pas n cessairement tout de suite revues journaux rapports de r unions Messages et documents destin s au secr tariat lettres m mos notes Informations sur les t ches ex cuter Quand on travaille un projet sp cifique il peut tre utile de disposer d une corbeille sp ciale pendant un certain temps 90 Les corbeilles empilables figurant sur cette illustration constituent une structure simple et tr s souple de classeur de bureau Mais si vous tes allergique aux
6. son agenda partout o l on va Tr s souvent en d placement on se trouvera impliqu dans diff rents contacts avec des interlocuteurs vari s appartenant sa sph re professionnelle ou sa sph re personnelle Sollicit pour des rendez vous des r unions ou des opportunit s diverses on gagnera du temps et de l nergie pouvoir r pondre imm diatement toutes ces sollicitations en jetant simplement un coup d il sur son agenda D ailleurs en ces occasions parfois euphoriques il sera judicieux de savoir dire non d embl e un travail apparaissant comme une surcharge Car il vaut mieux dire non tout de suite et non pas plus tard attendre que les choses prennent des proportions pour ensuite interrompre faute de temps ou de moyens d bouche sur des pertes suppl mentaires de temps ou d argent sans parler des frustrations en cascade que cela peut entra ner Feuilleter souvent son agenda Le manager a besoin de visualiser r guli rement la semaine le mois l ann e pour renforcer sa capacit mentale d anticipation sur les v nements Plus les sch mas d ensemble seront frais son esprit plus ses r actions ses d cisions ses intuitions seront rapides et adapt es aux enjeux sans cesse renouvel s des situations nombreuses et varices auxquelles il est confront Feuilleter son agenda peut se faire r guli rement de fa on syst matique chaque d but de semaine chaque veille au soir et aussi de fa on p
7. AVOIR UNE PANOPLIE D OUTILS COHERENTE L exp rience montre qu un grand nombre d activit s de management peuvent tre pr vues Le fait de pr voir ces activit s dans la mesure du possible et de s y pr parer rel ve du simple bon sens Moins vident peut tre sont les moyens pratiques dont dispose le manager pour tablir ses pr cisions car une mauvaise planification de son temps est un autre facteur de perte de temps Depuis longtemps d j le manager a recours l agenda et l utilise plut t comme un carnet de commandes bloquant les plages de temps que son entourage sollicite de lui r server Ainsi le manager se rend disponible jusqu ce que les pages de son agenda n offrent plus de plages libres Plus regrettables sont les utilisations occasionnelles de l agenda qui ne sert pas alors v ritablement d appui la planification professionnelle mais seulement de gadget pour les rendez vous personnels En fait on peut d plorer dans le recours ces outils le manque d un syst me d ensemble o chaque outil se pr sente comme le compl ment d un autre pour s inscrire dans une dynamique d anticipation et de suivi des actions du manager pas de surcharges pas de doublons un minimum de reports d un outil l autre des outils maniables adapt s son m tier en quantit mod r e plaisants pratiques et bien dispos s dans un environnement sp cialement tudi pour sa facilit d acc s Un nouveau principe adopter pou
8. Auguste Det uf disait que les affaires urgentes sont mettre dans un tiroir au bout de huit jours elles ne sont plus urgentes ou bien elles ont t r gl es toutes seules ce qui montre que votre avis tait inutile ou si elles sont encore l sans probl me cela montre qu elles n taient pas urgentes d s le d part Ou encore il n y a pas d affaires urgentes il n y a que des gens en retard Utiliser un m moplan Le manager a besoin d un syst me de rappel et de relance pour viter les outils ou les surcharges pour chelonner efficacement ses ch ances et les respecter pour garder trace des id es lumineuses qui lui passent par la t te n importe quel moment de la journ e C est le m moplan On peut s appuyer sur un ch ancier cyclique Un simple parapheur de secr tariat peut parfaitement faire l affaire Il suffit qu il soit subdivis en autant de sections qu il va de jours dans un cycle repr sentatif de son activit pour certains la semaine la quinzaine pour d autres le mois Le but du m moplan est de recueillir chaque soir l ensemble des retomb es des activit s de la journ e qui correspondent des engagements pour le futur proche ch anc s date parfois d termin e le jour m me mais qui ne sont pas pour autant des prises de rendez vous heure fixe sinon l agenda peut suffire t te repos e en fin de journ e on ventilera dans chaque section ch anc e tel ou tel engagement veni
9. corbeilles choisissez le syst me qui vous agr e particuli rement Tenez compte de vos go ts et personnalisez votre rangement couleurs formes mati res Se munir d un cahier d entretien ou de r union Car un manager est amen rencontrer r guli rement les personnes avec lesquelles il travaille que celles ci soient des interlocuteurs internes ou externes Pour garder une trace compl te et utile des fruits de ces entretiens il est efficace d avoir recours une technique de prise de notes syst matique En voici une qui facilite une meilleure concentration l coute pendant l entretien gr ce une activit constante de r partition dans des espaces pr tablis sur la page Elle fait aussi le lien avec le moment oblig de pr paration de l entretien ainsi que celui de verrouillage en pour avoir des notes utilisables permettant un suivi pour action il est indispensable de les mettre en forme pendant que le sujet est encore frais dans sa m moire Un simple cahier 21 x 29 7 peut tre utilis comme support Cette technique de prise de notes permet de recueillir un maximum d informations stimulant ainsi l ancrage en m moire et pouvant servir de m moire papier pr te archiver en l tat dans les dossiers qu elle concerne e e pr classement des informations permet un tri rapide ult rieur au moment de la r daction d un compte rendu par exemple ou peut tre facilement relu par quelqu un d autre e la pa
10. es personnels quel que soit leur niveau hi rarchique La bureautique concerne des pans entiers de l activit administrative Elle ne se limite pas en effet au syst me de traitement de texte qui est le plus connu du public Le JO du 17 janvier 1982 pr cisait que la bureautique est ensemble des techniques et des moyens tendant automatiser les activit s de bureau et principalement le traitement et la communication de la parole de l crit et de l image Aujourd hui dans la pratique la bureautique permet d j l automatisation de nombreuses activit s e Ja production de l crit c est dire la saisie la mise en forme l impression et la reproduction des textes ainsi que des sch mas graphiques images e la gestion des communications les changes d informations crites sonores ou imag es sont facilit s par des applications telles que la t l phonie et la p rit l phonie la t l consultation de bases et banques de donn es la t l conf rence et la vid o conf rence le courrier lectronique t l copie t l texte syst mes de messages g r s par ordinateur etc e Ja gestion du temps avec des applications telles que l agenda lectronique l organisation des r unions la tenue des plannings la surveillance du respect des priorit s la mise en oeuvre d indications d alerte 92
11. fin d en rendre le maniement ais et rapide il vaut mieux noter une seule information par m mo en prenant soin d crire lisiblement Il est plus pratique galement d avoir recours syst matiquement au m me support il existe aujourd hui de nombreux genres de petits blocs de feuilles blanches de couleur carr es rectangulaires d chirer adh sives ou autres qui sont exactement ce qu il faut Une fois rempli le m mo aura au moins trois destinations r guli res 1 S il doit tre trait avant la fin de la journ e il sera affich ostensiblement afin d en viter effectivement l oubli tableau sp cial mur devant soi case suppl mentaire dans le plan de journ e 2 Id e pour l avenir ou engagement ult rieur auront int r t tre centralis s au m me endroit une corbeille par exemple simplement empil s les uns sur les autres rapidement mais avec grand soin car il faut tout prix viter de les parpiller de les m langer avec d autres papiers ou de les enfouir dans des dossiers avec lesquels ils n ont rien voir ou pire encore de les glisser poche restante 3 Les m mos peuvent aussi servir de supports pour transmettre des messages son entourage une fois remplis les stocker dans un autre endroit une autre corbeille par exemple pour qu ils soient plus faciles transmettre par lots Ainsi s accumulent les m mos au cours d une journ e jusqu au soir o il sera n cessaire de les trier
12. ie personnelle pour viter les oublis et les recoupements Certes certains managers font g rer leur agenda par leur secr taire laquelle en dispose en permanence sur son bureau Mais c est l faire preuve de passivit et d irr flexion Qui mieux que le manager lui m me est en effet m me de reconna tre les activit s d terminantes de sa fonction qui sont fixer des t ches corollaires qui peuvent tre modul es en fonction d une vision d ensemble la journ e la semaine ou au mois Le meilleur compromis est donc de poss der un agenda d en rester le chef d orchestre en titre tout en se synchronisant avec sa secr taire Il reste que celle ci aura tr s certainement int r t mat rialiser les indications fournies par son manager dans un agenda sp cialement pr vu cet effet Une telle organisation suppose d ailleurs de faire le point r guli rement tous les jours avec sa secr taire lors d un entretien matinal ou au t l phone lorsqu on est en d placement Ecrire seulement au crayon papier Il est tr s fr quent d avoir ajuster ou rectifier des rendez vous pris Or les surcharges par ratures encombrent l espace blanc de la feuille de papier et rendent le contact avec l agenda de moins en moins agr able On s expose galement ainsi aux risques d erreurs sur les horaires les noms des interlocuteurs ou les adresses auxquelles se rendre Garder en permanence son agenda sur soi Il est souhaitable d emporter
13. lexes noter trier classer reporter compl ter e il rassemble plusieurs outils en une seule panoplie portable ce qui permet de les avoir automatiquement sous la main o que l on soit et de gagner ainsi du temps dans leur utilisation 88 e il est adaptable tel ou tel m tier on trouve des agendas modulaires con us sp cialement pour les responsables d quipes les commerciaux les professions de la communication ou du marketing les repr sentants ou les attach s de presse les secr taires e il est rechargeable discr tion et certains fabricants proposent m me des blocs modulables au semestre pour permettre de commencer l ann e quand on veut e il est polyvalent car il permet de d passer les bornes professionnelles pour v inclure la vie personnelle sociale les sports et les loisirs Evidemment avec un tel traitement ils ont f cheusement tendance enfler Aucune poche ne trouve plus gr ce leur nouvelle stature La client le f minine augmente la taille de ses sacs main pendant que les messieurs ont parfois du mal les loger dans leur attach case Par ailleurs leur prix se situe un niveau qui n a plus rien voir avec les bons vieux agendas entre 60 pour une couverture plastique et 4 000 pour une couverture en crocodile en passant par la gamme la plus vendue entre 150 et 400 pour des couvertures en cuir Enfin certains agendas modulaires ne sont pas vendus par le circuit
14. lus souple pendant les temps creux d attente en rendez vous ou dans les transports ou l occasion Lorsqu on visualise d avance le d roulement des v nements et les obstacles qui pourraient se pr senter les probl mes apparaissent souvent plus faciles r soudre L outil de base c est le support plan annuel que tous les agendas quelle que soit leur marque fournissent Il doit tre utilis syst matiquement pour indiquer les grandes tendances les ch ances majeures d but et fin de projets les comptes rebours des plans d action les p riodes de stages s minaires et aussi de vacances les priorit s mensuelles trimestrielles d activit s ou d interlocuteurs 82 Elaborer un plan de journ e V ritable programme de travail il doit tre con u pour harmoniser ordre dur e et vari t des activit s Mat rialis par crit il rend beaucoup plus conscient et r aliste sur ce qu on fait et ce qu on vit il est l instrument puissant de la m moire m thodique hautement performante Chaque case propos e pour anticiper sur le d roulement de la journ e pr sente une particularit indispensable et compl mentaire d une autre case Il s agit de mettre au point un v ritable tableau de bord sur lequel s appuyer en cours d action pour garder le cap LE PLAN DE JOURNEE PRIORITE A Quel dossier Quel Client Quel collaborateur quel fournisseur Quelle action Remplir chaque case avec pr cision La veille au s
15. n a d j s lectionn en coups de t l phone Faire cette case r cup re toutes les activit s ou actions qui seront r aliser pendant la journ e mais dont l heure laquelle elles se feront importe moins puisque l essentiel est qu elles soient effectivement faites en fin de journ e Au fur et mesure que l on remplit cette case il est indispensable d envisager en parall le combien de temps chaque activit risquera de prendre On vitera ainsi de se laisser pi ger dans un programme irr aliste qui condamne l overdose de stress En effet on rappelle ici le conseil de se fixer une marge de man uvre dont la dur e peut tre estim e n cessaire aux environs de 2 3 heures par jour pour traiter les impr vus ou les retomb es instantan es des activit s pr vues Par cons quent si l on fait la somme des dur es estim es pour les activit s envisag es il devient flagrant qu 70 de son temps occup le manager aura int r t cesser de charger son plan de journ e D ailleurs plus l agenda sera lui m me rempli de rendez vous fix s l avance moins il sera raisonnable de noircir les cases t l phone crire et faire Enfin l ordre et l quilibre des activit s est regarder de pr s afin d tablir une hi rarchie dans les encha nements qui soit la plus adapt e ses rythmes personnels aux contraintes de son entourage ou de l environnement Car ma triser son temps ne consiste pas aboutir m caniqueme
16. nt faire plus dans un m me temps mais appr cier avec pr cision ce qu on peut faire bien et agr ablement dans un temps donn C est ainsi qu il est indispensable de conserver quelques souplesse pour int grer galement quelques passe temps une pause caf une conversation amicale impromptue un moment de rel chement un magazine feuilleter une r verie passag re Priorit c est la dominante de la journ e Elle doit tre accomplie m me si l activit s acc l re dangereusement en cours de journ e C est le dossier la t che la personne qui une fois trait laissera le sentiment de ne pas avoir arr t une minute mais surtout d avoir fait avancer la situation Cette partie de l activit ne doit pas tre sacrifi e car elle valide l ensemble C est celle qui aura le plus fort pouvoir multiplicateur long terme C est probablement l activit que l on a int r t mener son terme le plus t t possible dans la journ e au lieu de la repousser sans arr t jusqu au moment o l on regrettera qu il soit trop tard M rir le choix de cette dominante t te repos e l inscrit fermement en m moire et en garantit la r alisation L utiliser comme un tableau de bord Pendant la journ e le plan doit tre conserv constamment port e de main et du regard car il est con u pour tre consult r guli rement Il permet tout moment de savoir o on en est d viter le sentiment nervant d tre peut
17. oir ou au plus tard le matin il sera judicieux de faire le point en essayant d tre aussi complet que n cessaire Tout d abord le plan de journ e devra s articuler autour des rendez vous pr vus et d j inscrits dans l agenda Ensuite il reste remplir chaque case T l phoner crire le nom du correspondant et son num ro pour ne pas avoir perdre du temps le chercher lorsqu on arrive dans sa Journ e au cr neau du t l phone Il est aussi possible d avoir recours au r pertoire en fin d agenda dans lequel on aura centralis les 60 num ros avec lesquels on travaille r guli rement si le correspondant appartient cette cat gorie Ajouter en r sum le ou les sujets aborder avec les correspondants pour tre s r de ne pas avoir oubli des points de d tail importants avant de raccrocher S il y a urgence pour certains appels ou une heure pr cise laquelle ils doivent tre pass s il sera indispensable de les mettre en vidence crire en rouge souligner surligner en couleur mettre un ast risque Ne pas d passer deux ou trois signaux de ce genre pour garder tout son sens la notion de priorit Ecrire cette case est traiter l instar de la case t l phoner crire le nom du destinataire et l objet de la correspondance 83 S il y a urgence pour certaines correspondances les mettre en vidence galement Attention l aussi ne pas d passer une ou deux urgences surtout si on e
18. r Ce syst me pr sente un double avantage d une part au cours de chaque ventilation quotidienne on est oblig de passer en revue la totalit des jours venir du cycle on peut ainsi valuer l quilibre de la r partition des diff rents engagements ceci permet de revenir rapidement si n cessaire sur un engagement pris trop vite et dont il vaut mieux n gocier le report plut t que se retrouver pris de court au dernier moment D autre part le m moplan sert alimenter syst matiquement chaque soir ou chaque matin le plan de journ e Il suffit au moment de sa pr paration d ouvrir le m moplan la section ch anc e au jour venir pour y trouver rassembl es toutes les indications sur les activit s arrivant ch ance ce jour Elles rempliront les cases t l phoner crire faire priorit du plan de journ e On peut se servir de plans de journ es dat s d avance Le syst me d ch ancier peut appara tre lourd d un point de vue pratique surtout lorsqu on l utilise galement pour y glisser divers documents traiter telle ch ance lettre qui attend 85 une r ponse dossier qui attend d tre tudi Une autre mani re de s organiser consiste disposer d un bloc de plan de journ e dat s d avance en monbre quivalent aux jours du cycle de r f rence Il suffi alors chaque soir de reporter par anticipation tel ou tel engagement telle ou telle ch ance et directement dans les cases sp
19. r progresser est certainement de se mettre tout noter par crit Paradoxe que certaines personnes ont du mal comprendre et mettre en place soit parce qu elles font le complexe de la m moire d faillante et craignent de l aggraver encore en se d chargeant par crit soit parce qu elles peinent l id e de devoir faire un effort de m thode appr hend comme fastidieux exigeant trop de rigueur au regard de leur tendance personnelle Pourtant l crit aide clarifier permet d ordonner id es et encha nements fait prendre forme et exister r ellement C est aussi le meilleur moyen de penser tout et d viter de perdre du temps reconstituer en permanence messages propos ou engagements Ainsi en adaptant ce principe ce n est pas seulement d un agenda dont on se servira mais aussi de dossiers de cahiers de blocs et autres supports au choix qui feront prendre corps aux fruits de la gestion de son temps projets objectifs plans d action id es en attentes interlocuteurs privil gi s fiches de lecture cahier d entretien plan de journ e Autre principe efficace avoir de l ordre et de la discipline Les agendas les dossiers les syst mes de classement supposent que l on respecte leur mode d emploi pour qu ils prouvent leur performance Ces bonnes habitudes commencent tr s t t l cole avec cartable cahier de textes et bureau Il est certain qu on les prend avec plus ou moins d enthousiasme si ces r flexes vont
20. rtie gauche est con ue pour garder le fil directeur pendant l entretien pour viter d omettre certains points essentiels pour avoir sous les yeux certaines informations pr cises noms chiffres r f rences dans le cas d une r union cette partie contient les questions qu on se sera pos es partir de l ordre du jour re u au pr alable e la partie droite permet de garder trace plus clairement des questions approfondir sans avoir relire toutes ses notes pour les retrouver e la partie du bas recueille les conclusions de l entretien les engagements pris les messages transmettre les ch ances respecter elle peut donner lieu la r daction le soir m me de quelques m mos qui seront ventil s dans le m moplan 91 PR PARATION DATE INTERLOCUTEUR Vous prenez en notes Vous faites des tout ou partie par observations personnelles intermittence ou en continu de fa on organis e Vous stockez des questions poser apr s Vous rajoutez des informations compl mentaires Actions suivre La technologie efficacit et gadgets en plus Le temps passe et la technologie avance Nous entrons dans l re d une nouvelle soci t de l information o l lectronique risque fort de d tr ner Gutenberg Demain on n organisera plus son travail personnel comme on le fait aujourd hui D autant que les nouveaux outils de l information sont maintenant moins co teux et plus faciles utiliser par tous l
21. sur chantillon repr sentatif C est alors qu on peut s apercevoir que certains impr vus se reproduisent selon une fr quence d tectable et qu ils sont de m me nature comme par exemple les interruptions en provenance de certains collaborateurs ou de certains services fournisseurs ou clients internes ou de sa secr taire Ceci est le signe que ce qu on consid re comme un impr vu et que l on continue de traiter comme tel pourrait tr s bien tre anticip de mani re plus syst matique Il suffit dans ce cas de prendre l initiative des contacts sous forme de rendez vous r guliers dont la fr quence et la dur e sont d cider en commun avec les interlocuteurs concern s Plus probl matique est l anomalie qui a trait la confusion entre ce qui devrait tre fait selon une d finition de poste ou de fonction sp cifique et ce qui est r ellement accompli Car il n y a pas de pire gaspillage que de faire quelque chose qu il n aurait pas fallu faire Peter Drucker Ou ce que le manager accomplit est conforme ce qu on attend de lui et ce qu il pr voyait se trouve donc en d calage indiquant en cons quence qu il a besoin de clarifier ses engagements Ou ce qu il prend en charge n est pas coh rent avec ses missions indiquant qu il laisse son entourage s ing rer dans son temps productif Succombant aux pressions de l urgence des uns de la hi rarchie des autres il se disperse l chant le gouvernail et partant la d rive
22. tre en train d oublier quelque chose au fur et mesure de l accomplissement de son programme en barrant ou en cochant les t ches effectu es De m me lorsque des impr vus se pr sentent et doivent tre men s bien avant la fin de la journ e on peut les ajouter dans l une ou l autre de chacune des cases en restant cependant r aliste chaque ajout la question cl sera Reste t il suffisamment de marge de manoeuvre pr vue pour la remplacer par le traitement de cet impr vu urgent En fin de journ e il suffit de constater ce qui n a pas t fait et de le reporter au lendemain ou ch ance ult rieure En fait il y a l un danger laisser l impr vu prendre le pas automatiquement sur ce qui tait pr vu et s apercevoir en fin de journ e que les reports sont consid rables et inqui tants Ceci peut tre le signe de plusieurs anomalies e L anomalie la plus fr quente est la surcharge irr aliste dans laquelle on tombe au moment de la pr vision au d but on a tendance remplir son plan de journ e en le bourrant au maximum souvent parce que l id e qu on se fait du temps qu il faudra pour accomplir telle ou telle t che est erron e face la d mesure d une ambition d en faire un maximum 84 e Une autre anomalie concerne la nature et la fr quence de certains impr vus ainsi il peut tre utile de regarder de plus pr s une deux semaines coul es d en faire l analyse pour en tirer un diagnostic
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