Procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives
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1. Registres paroissiaux avant 1792 et d tat civil partir de 1792 Nombre total de volumes Dates extr mes de chaque volume et le nom de la paroisse si la commune en comptait plusieurs 3 Cadastre num rer les registres en indiquant les dates extr mes de chacun d entre eux Registres cadastraux d Ancien R gime Plans cadastre napol onien et cadastre r nov tats de sections Matrices 4 Autres documents communaux Il s agit des autres documents produits dans le cadre des activit s de la commune num rer les principales s ries de dossiers ou registres en indiquant leurs dates extr mes Locaux o se trouvent les archives I est important de recenser tous les locaux o des archives sont conserv es aussi bien les locaux actuels de la mairie que d anciens locaux l cole la sacristie etc Pour chaque local indiquer le m trage approximatif ou le volume d archives conserv es et le ZA 3 7 gt niveau de s curisation local ferm cl pourvu d armoires ferm es cl etc pr ciser si les conditions de conservation sont probl matiques local inondable pr sence de moisissures ou d insectes pi ce surcharg e etc 1 Pour les petites communes O Secr tariat O Salle du conseil O Salle d di e O Cave O Grenier indiquer s il s agit d un grenier partag et ou s il pour l atteindre il faut passer par un logement O Local mutualis a2. les conditions de conservation n cessaires Diffusion Le r colement doit tre tabli en trois exemplaires qui sont destin s respectivement au maire sortant comme justificatif de d charge au maire nouvellement lu qui classera son exemplaire dans les archives de la commune et au directeur du service d partemental d archives Qui contacter pour une question sur les archives Toutes les questions sur l organisation des archives peuvent tre pos es au service d archives communales quand celui ci existe et au service d partemental d archives dont le directeur exerce un contr le scientifique et technique sur les archives des collectivit s Ce contr le porte sur les conditions de gestion de collecte de s lection et d limination des archives ainsi que sur leur traitement leur classement leur conservation et leur communication Pour approfondir le domaine de la r glementation archivistique il convient de se r f rer au r f rentiel g n ral de gestion des archives http www gouvernement fr sites default files fichiers joints r2ga document complet _201310 pdf R colement des archives de la commune de oeeeeseesesse00 Annexe au proc s verbal de d charge et de prise en charge des archives 1 Registres de d lib rations Dates extr mes de chaque volume Il est rappel que le registre de d lib rations du conseil municipal doit obligatoirement tre tenu sur support papier art R2121 9 du CGCT 2
3. Annexe n 1 Mod le de proc s verbal Proc s verbal de d charge et de prise en charge des archives de la commune de xxx nom pr noms profession et domicile maire sortant et nom pr noms profession et domicile lu e maire lors de la s ance du conseil municipal en date du nssnnssnsnnsssssssseseosesesstsesesetstsessesesrese ont proc d aujourd hui la remise des archives de la commune et ont constat l existence des documents mentionn s sur le r colement joint en annexe Les lacunes constat es y ont t galement signal es ainsi que les documents sortis temporairement de la commune restauration reliure exposition etc Fait en trois exemplaires originaux E E IE TE RIRES RS date A tn ne ne NT nn lieu Le maire sortant Le maire lu signature signature Annexe n 2 Mod le de r colement R colement des archives de la commune Objectif L objectif premier du r colement est d ordre juridique Il s agit de formaliser le transfert de responsabilit des archives entre l ancien maire et son successeur Mode d emploi P rim tre du r colement Les archives d une commune sont constitu es par l ensemble des dossiers et documents quels que soient leur date leur forme ou leur support produits ou re us dans le cadre de l exercice des missions de service public Le r colement est un tat des lieux Il prend donc en compte aussi bien les dossiers clos que les documents le
4. nds de structures intercommunales Archives politiques Les archives des cabinets sont galement des archives publiques et doivent tre incluses dans le r colement Toutefois les documents d archives priv s ou personnels li s l activit des lus dans le cadre d un parti politique de la vie associative ou d une campagne lectorale s ils sont conserv s dans les archives communales le sont en tant que fonds priv s Journaux officiels bulletins des lois recueils des actes administratifs documentation revues A l exception du recueil des actes administratifs de la commune s il existe il est inutile d inclure dans le r colement ces types de documents qui ne sont pas des archives proprement parler Conditions de conservation Il est important dans le cadre du r colement de faire le tour de l ensemble des locaux o des archives pourraient tre conserv es Ce recensement doit porter aussi bien sur les locaux actuels de la mairie que dans d anciens locaux qu elle a occup s et qui n auraient pas t compl tement vid s D autres locaux communaux sont parfois susceptibles de contenir des archives de la commune coles sacristies etc en cas de lacunes manifestes dans les archives r col es il convient d investiguer dans cette direction La visite des locaux de conservation est l occasion de recenser les travaux n cessaires si les locaux ne sont pas suffisamment s curis s ou n offrent pas aux archives
5. s plus r cents conserv s au secr tariat de la mairie ou dans les bureaux des services Le niveau de d tail du r colement est adapter en fonction des volumes conserv s Il est n cessaire de r coler des archives m me si celles ci ne sont ni class es ni inventori es Dans ce cas il n est pas utile d en effectuer le classement avant le r colement Il est par contre essentiel de relever l existence de ce vrac d en calculer le volume et m me de mani re approximative d en valuer le contenu et la p riode Si les archives sont d j inventori es on peut reprendre l inventaire ou le r colement existant condition d en contr ler l exactitude et de le compl ter avec les documents les plus r cents S il y a eu une disparition de documents suite inondation incendie vol il est indispensable de remplir la rubrique correspondante en indiquant les principales cat gories de documents disparus Quelques cas particuliers Archives ne faisant pas partie des archives communales Divers ensembles de documents peuvent tre conserv s la mairie sans faire partie des archives communales proprement dites Il est important de signaler dans le proc s verbal de r colement ces ensembles qui peuvent tre des archives de famille d individus ou d associations anciens combattants y i i j nec comit des f tes des archives de la paroisse les archives des coles des fonds notariaux ou de justice de paix des fo
6. vec une autre commune ou un groupement de communes application des Pour les communes qui en disposent les compoix peuvent tre indiquer ici articles L212 11 et L212 12 du code du patrimoine Pr ciser si une convention a t sign e O Autre local 2 Pour les grandes communes Il ne s agit pas de dresser la liste de l ensemble des bureaux et locaux contenant des archives On se limitera aux locaux de pr archivage et ceux destin s la conservation des archives d finitives Local 1 Local 2 etc Local mutualis avec une autre commune ou un groupement de communes application des articles L212 11 et L212 12 du code du patrimoine Pr ciser le cadre de la convention permettant cette mutualisation Autres archives trouv es dans la mairie Archives de l cole Archives de la paroisse Structure intercommunale pr ciser la d nomination compl te en proscrivant tout sigle Autres pr ciser justice de paix entreprise famille association etc
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