Entretien professionnel
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1. Formation de d part coll ge lyc e tudes sup rieures Dipl mes obtenus Formations ult rieurement suivies en tant que salari demandeur d emploi b n vole et certifica tions dipl mes titres certificat de qualification professionnelle obtenues Quels taient mes domaines d excellence et ou que j appr ciais en particulier Entreprises et postes occup s depuis mon premier emploi Pourquoi j ai chang d entreprise Parmi toutes les fonctions exerc es quelles sont celles o j tais l aise qui me plaisaient Quels ont t mes r ussites mes checs Activit s associatives b n voles syndicales exerc es Projets personnels Qu est ce qui peut impacter ma vie professionnelle Fonctions exerc es responsabilit s Activit s maitris es Activit s d velopper ma triser Difficult s rencontr es Qu est ce qui me satisfait ou ne me satisfait pas dans mon travail De quoi suis je fier Changer de poste avoir plus de responsabilit s me perfectionner dans un domaine particulier Qu est ce que je souhaite changer dans ma vie professionnelle actuelle Suivre une formation utiliser mon DIF changer de poste de travail obtenir une nouvelle qualification Qu est ce qui me permettrait de r aliser mon projet Nous remercions les entreprises qui nous ont fait part de leurs prat2. Dans notre tablissement l entretien professionnel se fait hors hi rarchie car cest un moment o le salari peut s exprimer librement Les salari s sont plut t ravis de cette d marche Cependant il faut sentourer de certaines pr cautions c est dire savoir couter assurer le secret professionnel tre abordable et ne pas promettre des actions qui risquent de ne pas voir le jour Directrice des Ressources humaines Organisme de gestion du 1 logement 107 salari s J ai appr ci ce moment de t te t te qui m a permis de faire le point sur mes activit s au quotidien C est aussi l occasion de parler de ses attentes de ses souhaits d volution et de clarifier des th mes de formation Technicienne en charge de la qualit Laboratoire d analyses m dicales 17 salari s L entretien professionnel permet d anticiper sur les parcours professionnels des jeunes recrues et de mobiliser les plus anciens sur leur seconde partie de carri re Par ailleurs l entretien professionnel favorise la mobilit interne En effet il permet de savoir quel salari souhaite changer ou voluer dans son emploi et nous en tenons compte en cas de r organisation ou cr ation de poste Responsable Ressources humaines entreprise de conception de station d puration et de retraitement de l eau 72 salari s 99 QUE DISENT LES TEXTES Issu de la n gociation collective l entretien professionnel b n ficie d un
3. d autorit z et surtout bien repr ciser l objet de la rencontre d finir son contenu et les conditions de son d roulement couter activement Tout au long de l entretien professionnel il ne faut pas h siter q laisser le salari s exprimer le rendre acteur de l entretien et non spectateur i poser des questions ouvertes et reformuler les r ponses afin de s assurer de leur bonne compr hension 4 montrer son attention en vitant trop de prises de note V7 La personne charg e de conduire l entretien doit tre en position d coute Id alement le temps de parole peut tre ainsi r partie 30 pour le responsable 70 pour le salari Savoir conclure et prendre cong C est certainement l une des tapes cl de l entretien qu il ne faut pas n gliger le responsable de l entretien doit q reformuler les principaux points retenus et inviter le salari en faire de m me a lui proposer d exprimer ses remarques positives ou n gatives 1 l informer des modalit s de suivi du rendez vous comment dans quel d lai et par qui les r sultats vont tre trait s et lui indiquer quel type de retour il peut en attendre nouveau rendez vous remise d une note de synth se d un compte rendu ale remercier pour sa participation Il est possible d tablir d s l issue 7 delentretien un document co sign par les deux interlocuteurs attestant de la tenue
4. Je n ai pas d id e gt Rien noblige avoir un projet professionnel Le but des entretiens professionnels n est pas de contraindre l laboration d un projet mais d changer sur la situation professionnelle en s cartant des probl mes quotidiens Toutefois en discutant en prenant connaissance des besoins de l entreprise des id es peuvent venir et un projet se dessiner Apr s l entretien en fonc tion de ce qui s est dit et si le salari le souhaite il possible d envisager un bilan de comp tences pour l aider construire ou confirmer un projet professionnel ou de formation de la personne en charge des entretiens professionnels Pr parer l entretien concevoir des outils a prend trop de temps Pour plus d efficacit et de gain de temps ce guide propose informations et outils suivre Comment se comporter pendant l entretien Quelles techniques et m thodes mettre en uvre Conna tre les comportements privil gier s entra ner tre en mesure d identifier des com p tences rep rer des difficult s particuli res Sur ces aspects et bien d autres des formations la conduite d entretiens professionnels existent avec un financement possible d OPCALIA L entretien professionnel doit se d rouler pendant le temps de travail du salari A Afin de gagner en efficacit et en temps une grille de questionnement peut tre pr alablement remise au salari en m me temp
5. entreprise et le salari ont tout y gagner en termes d efficacit EN PRATIQUE Qui est concern 1 Toute entreprise met en uvre l entretien professionnel 1 Tout salari justifiant d une anciennet de deux ans dans l entreprise b n ficie d un entretien professionnel Pour les salari s de 45 ans et plus OD l entretien professionnel se d cline aussi en entretien professionnel de seconde partie de carri re voir Zoom page 10 Contenu de l entretien Liste de th mes aborder 1 les moyens d acc s l information sur l orientation et la formation i l identification des objectifs de profession nalisation permettant au salari de s adapter l volution de son poste de travail de renforcer sa qualification ou de d velopper ses comp tences 1 le rep rage des dispositifs de formation pouvant tre mis en oeuvre q les initiatives du salari pour utiliser son DIF q les conditions de r alisation de la formation hors temps de travail D autres sujets peuvent tre abord s souhaits d volution contraintes personnelles qui permettent de r aliser l objectif de l entretien professionnel savoir la construction d un projet professionnel P riodicit de l entretien Au minimum tous les deux ans Mais l entretien professionnel peut galement avoir lieu tous les 18 mois ou une fois par an Conditions d organisation P riodicit lieu dur e choix de
6. sur le plan professionnel ou personnel post rieurs au pr c dent entretien motif de non r alisation des actions pr vues Informations disponibles sur le compte rendu du dernier entretien professionnel Informations sur l entreprise Activit Evolution de l activit de l entreprise depuis le pr c dent entretien professionnel nouveau march cession d activit volution du chiffre d affaire Projet en cours ou pr visible d veloppement d une activit mise en place de nouvelles normes nouvelles technologies r gles environnementales d marche qualit n gociation d un accord d entreprise Informations disponibles sur le relev de d cisions du conseil d administration ou de l Assembl e g n rale le rapport d activit ou le proc s verbal du CE Ressources humaines e Pyramide des ges pr vision de d part la retraite Politique et budget de formation e Turn over e Politique salariale e Embauches pr vues Informations trait es par le service charg du personnel ou disponibles sur le rapport annuel d information unique remis au CE Situation de l emploi dans le secteur m tiers Certificats de qualification professionnel CQP en tension en voie de mutation existants Priorit s de formation d finies par la branche Certifications susceptibles d tre obtenues par ou par OPCALIA la Validation des Acquis de l Exp rience VAE e Offre de forma
7. 2003 a pr vu la mise en place d un lt passeport formation gt au b n fice de tous les salari s Les partenaires sociaux en proposent un mod le et sa notice d utilisation Objectif du passeport formation permettre chaque salari qui le souhaite de formaliser son parcours professionnel En annexe de ce document peuvent figurer les d cisions en mati re de formation recom mand es lors ou l issue des entretiens professionnels Le passeport reste la propri t du salari qui en garde la responsabilit d utilisation Mod le de passeport http www passeportformation eu PasseportFormation pdf Notice http www passeportformation eu PFnotice pdf DESTIN AU SALARI Guide de pr paration de l entretien professionnel Ce document est destin au salari afin de l aider a se pr parer a son entretien professionnel Il peut tre remis l int ress l occasion de son information sur la date et le lieu de l entretien ou mis Sa disposition Prochainement vous allez b n ficier d un entretien professionnel Avec votre interlocu teur lemployeur ou son repr sentant vous allez parler emploi comp tences formation professionnelle L objectif d finir ensemble un projet professionnel imm diat ou venir Ce document va vous permettre de vous y pr parer Aucune rubrique n est obligatoire Vos r ponses sont strictement confidentielles et votre seul usage personne ne peut en exiger la communication
8. GUIDE PRATIQUE ENTRETIEN T OPCALIA PROMOTEUR DE COMP TENCES D fini par l Accord national interprofessionnel du 5 d cembre 2003 l entretien profession nel n est ni un entretien d valuation ni un entretien d di la formation Il offre un nouvel espace de dialogue et d change entre l employeur et le salari Ensemble ils construisent un projet professionnel r pondant au souhait du collaborateur et la strat gie de d veloppement de l entreprise Si l entretien professionnel permet au salari d exprimer et d envisager les actions de formation qu il peut entreprendre il conduit aussi l entreprise optimiser la gestion des Ressources humaines Cet outil offre en effet de multiples oppor tunites l entreprise identifier les comp tences disponibles et rep rer les besoins de formation engager les salari s dans une d marche active d volution de leurs comp tences doter l encadrement d un moyen de pilotage efficace en termes de management voire ouvrir une d marche de gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences GPEC Responsables d entreprises directeurs des Ressources humaines responsables formation gestionnaires des comp tences ce guide vous apporte tous les l ments pour r ussir la mise en place de vos entretiens professionnels V ritable mode d emploi op rationnel il propose des conseils pratiques des clairages techniques et juridiques et une mise di
9. Remerciements Mod le de compte rendu de l entretien professionnel Ce document rempli par la personne charg e de l entretien professionnel peut tre soumis la signature du salari et ce d s la fin de l entretien ou dans les jours qui suivent Remarques amp questions du salari sur la phase introductive Missions activit s volutions et changements depuis le dernier entretien professionnel Domaines de r ussite Difficult s rencontr es T ches fonctions missions de pr dilection El ments de satisfaction d insatisfaction volutions souhait es par le salari Objectifs professionnels Atouts amp freins pour les atteindre Moyens de r alisation d finis par le salari Connaissance par le salari des modes d acc s la formation Souhaits de formation Souhait d utilisation du DIF Utilisation du hors temps de travail Actions envisageables Conditions de r alisation Date Nom du salari Nom du charg de l entretien Signature Signature Attention Le pr sent document ne constitue pas un contrat Par sa signature le salari atteste avoir pris connaissance de la synth se de l entretien professionnel 23 En apposant sa signature le responsable valide les choix et propositions d actions 24 Suites de l entretien professionnel propositions d actions Destin l emp
10. SAINTE MARIE T l 02 62 90 23 45 OPCALIA RH NE ALPES Cit des Entreprises 66 avenue Jean Mermoz B P 8048 69351 LYON Cedex 8 T l 04 78 77 06 87 ORGANISME PARITAIRE COLLECTEUR AGREE INTERPROFESSIONNEL INTERBRANCHE INTERREGIONAL OPCALIA 47 avenue de l Op ra 75002 Paris T l 01 44 71 99 00 Fax 01 44 71 99 09 www opcalia com Avril 2008 Cabinet Boumendil amp Consultants Maquette CS2A
11. alari s Se sont ils appropri s les outils afin d identifier les am liorations possibles 1 pr parer l information des repr sentants du personnel sur les conditions g n rales de d roulement des entretiens professionnels Sn Les r sultats des entretiens profes sionnels peuvent tre une excellente source d information exploiter dans le cadre d une d marche de Gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences GPEC Prenez conseil aupr s d OPCALIA L information du salari tape indispensable informer le salari des d cisions prises la suite de son entretien Il faut galement Iinviter annexer son passeport formation voir mod le page 26 les d cisions de formation recommand es lors ou l issue de l entretien professionnel Enfin si la d cision porte sur l utilisation du DIF il convient de rappeler au salari de faire sa demande par crit 4 CEST VOUS QUI LE DITES Comment agir si le salari conteste le r sultat de l entretien Un accord collectif applicable l entreprise peut pr voir une proc dure de r glement des contestations d faut mieux vaut expliquer au salari le sens et les raisons de la d cision prise si besoin en organisant un nouvel entretien Fond sur le dialogue l entretien professionnel doit se prolonger sur le m me mode Toutefois si des d saccords se multiplient il est alors n cessaire d analyser les modalit s de d roul
12. ble le Bravo Voie Verte BP 2393 97188 JARRY Cedex T l 05 90 60 18 13 OPCALIA HAUTE NORMANDIE Le Galil e Technoparc des Bocquets 10 all e Enrico Fermi BP 436 76235 BOIS GUILLAUME Cedex T l 02 35 1217 17 OPCALIA ILE DE FRANCE 7 rue de Madrid 75008 PARIS T l 01 44 06 77 10 OPCALIA LANGUEDOC ROUSSILLON La Salicorne 909 avenue des Platanes 34970 LATTES T l 04 67 15 63 63 OPCALIA LIMOUSIN 7 bis rue du G n ral C rez 87000 LIMOGES Tel 05 55 10 89 61 OPCALIA LORRAINE Maison de l entreprise 8 rue Alfred Kastler 54522 MAXEVILLE Cedex T l 03 83 95 65 40 OPCALIA MARTINIQUE Centre d affaires de la Martinique Z Californie 2 Bat A Entr e Coralie 97232 LAMENTIN T l 05 96 50 79 31 OPCALIA MIDI PYR N ES 11 boulevard des R collets 31078 TOULOUSE Cedex 4 T l 05 61 1451 61 OPCALIA NORD PAS DE CALAIS 102 rue de Lannoy 59650 VILLENEUVE DASCO T l 03 20 05 06 87 OPCALIA PAYS DE LA LOIRE 37 bis quai de Versailles B P 41101 44011 NANTES Cedex 1 T l 02 40 99 38 00 UDCHLH PICARDIE B P 60230 80002 AMIENS Cedex 1 T l 03 22 71 29 50 OPCALIA POITOU CHARENTES 44 avenue de Paris B P 139 79005 NIORT Cedex T l 05 49 28 47 19 OPCALIA PROVENCE ALPES COTE dAZUR 2 rue de Paradis 13001 MARSEILLE T l 04 91 57 71 71 OPCALIA R UNION Centre d affaires de la Mare 5 rue Andr Lardy B t C La Turbine 2 me tage 97438
13. cadre de mise en uvre souple peu directif 1 L Accord national interprofessionnel du 5 d cembre 2003 ANI rendu obligatoire par d cision du minist re charg du Travail arr t du 17 d cembre 2004 d finit les r gles de l entretien professionnel Pour lui permettre d tre acteur dans son volution professionnelle tout salari ayant au moins deux ann es d activit dans une m me entreprise b n ficie au minimum tous les deux ans d un entretien professionnel r alis par l entreprise conform ment aux dispositions d un accord de branche ou d entreprise conclu en la mati re ou d faut dans les conditions d finies par le chef d entreprise gt art 1 1 SN L ANI peut tre compl t par un accord de branche ou d entreprise qui contient des modalit s particu li res de mise en uvre de l entretien professionnel par exemple pr voir la r daction d un compte rendu Sauf obligation conventionnelle pr cise les conditions d organisation de l entretien professionnel sont laiss es l appr ciation de l employeur 1 L avenant n 1 du 20 juillet 2005 fournit une liste de th mes mettre l ordre du jour de l entretien professionnel Si le Code du travail ne sanctionne pas A l absence d entretien professionnel en cas de litige prud homal le d faut d entretien professionnel ne peut tre reproch l employeur il est fortement recommand de le mettre en place L
14. ctive Formation initiale et dipl mes obtenues Informations disponibles sur le CV du salari Parcours professionnel avant l entr e dans l entreprise nostes entreprises dates Informations disponibles sur le CV du salari Postes successivement occup s et dates Actions de formation et Certification obtenue Dur e Dates Plan de formation DIF Periode de professionnalisation VAE et Certification obtenue Duree Dates plan de formation DIF P riode de professionnalisation Bilan de competences Duree Dates Plan de formation DIF Periode de professionnalisation Cong individuel de formation Certification obtenue Dur e Dates Pour le bilan de commp tences les r sultats sont communiqu s par le salari ou avec son autorisation Informations disponibles sur les programmes de formation Droit individuel la formation DIF Nombre d heures disponibles pour 2008 Nombre d heures dutilisees au cours des deux derni res ann es 20 Informations disponibles sur le compteur DIF D cisions arr t es actions de formation changement de poste D cisions r alis es D cisions en cours de r alisation Remarques particuli res rappel d engagements pris par l entreprise ou le salari lors du dernier entretien contestation soulev e v nements touchant le salari
15. d l gu s du personnel doit tre inform de la mise en place d entretiens professionnels Dans tous les cas la r ussite de la d marche passant par une bonne information des salari s sur l objectif et les conditions de r alisation des entretiens professionnels il est essentiel de fournir toutes les explications utiles aux repr sentants du personnel d couter leurs suggestions de r pondre leurs interrogations Existe t il un recours lorsqu un salari refuse de signer le compte rendu de l entretien Il n existe aucune obligation d tablir un compte rendu soumis la signature du salari sauf r gle pr vue par l accord collectif applicable l entreprise Si l entreprise choisit de mettre en uvre une proc dure de ce type elle doit veiller bien en expliquer le sens au salari garder une trace de ce qui s est dit et non pas conclure un contrat et surtout l inviter noter ses remarques avant d apposer sa signature Si le salari maintient sa d cision son interlocuteur peut consigner le refus sur le compte rendu Dans tous les cas ne pas perdre de vue l entretien professionnel est bas sur le dialogue Les diff rends qui peuvent en tre issus doivent autant que possible tre r solus par la m me voie ZOOM Entretien professionnel entretien annuel entretien d valuation Quelles diff rences Certaines entreprises ont mis en place des entretiens individuels Non enca
16. de mobilit interne ou externe souhaits d volution d missions retraites cong s de longue dur e 1 communiquer sur l activit de l entreprise L entretien professionnel offre plusieurs oppor tunit s en termes de formation 1 recueillir les besoins pertinents et laborer un plan de formation a ma triser l utilisation du DIF a valuer pr cis ment le budget de formation n cessaire la mise en uvre des actions d finies Avantages pour le salari L entretien professionnel permet au salari de co construire son projet professionnel avec l entreprise ou de l affiner 3 conna tre la strat gie de l entreprise et son impact sur l volution des m tiers a s informer sur les possibilit s de mobilit dans l entreprise ou au sein du groupe a s exprimer sur son activit professionnelle ses motivations ses difficult s 1 faire un tat des lieux de toutes les actions de formation qui lui ont permis d acqu rir ou de renforcer ses comp tences 1 faire part de ses souhaits de formation et d envisager leurs modalit s de r alisation Avantages pour l encadrement L entretien professionnel offre au manager l opportu nit de renforcer son r le aupr s des salari s g valoriser et motiver ses collaborateurs 3 g rer les comp tences des membres de son quipe en coh rence avec la strat gie de l entreprise 2 identifier leurs besoins en formation 6 4 C EST VOUS QUI LE DITES
17. de demande de DIF de r ponses par l employeur sont disponibles www opcalia com D finir la grille des entretiens L entretien professionnel n est pas une discus sion b tons rompus il doit tre structur autour de points cl s En la mati re rien n est fig ni aucune r gle impos e Le contenu des entretiens professionnels doit n anmoins correspondre au mode de management de l entreprise et tre dict par l objectif poursuivi co construire un projet professionnel A minima les points suivants doivent tre abord s q bilan du parcours professionnel et de formation du salari formations suivies postes occup s comp tences d velopp es q souhaits et motivations du salari i mise en perspective avec les besoins de l entreprise court ou moyen terme a tude des besoins du salari formation d veloppement des competences i projet d utilisation du DIF q d finition d un plan d actions notamment en termes de formation e dispositifs mobilisables plan de formation professionnalisation e mise en place de formation hors temps de travail Pour faciliter la conduite de l entretien professionnel et simplifier le traitement des r sultats il est utile de concevoir un support sp cifique v ritable fil rouge des changes entre la personne charg e de l entretien et le salari voir mod le page 23 Fixer le bon calendrier Pour choisir le calendrier des ent
18. de l entretien et incluant les principaux points abord s les suites envisag es les remarques formul es voir mod le page 23 APR S LENTRETIEN Assurer le suivi de l entretien est essentiel pour cr dibiliser la d marche et garantir un retour sur investissement Voici les principaux l ments pr voir Le compte rendu d entretien Il s agit de formaliser les l ments cl s afin de pr parer les d cisions prendre et garder la m moire de l change pour les entretiens professionnels venir voir mod le page 23 La transmission des r sultats Si l entretien a t conduit par le responsable hi rarchique celui ci doit faire remonter les r sultats aupr s de l employeur du service charg des ressources humaines Le traitement des informations Exploiter les r sultats de chaque entretien c est 1 tudier les r ponses du salari les souhaits exprim s ses demandes x les mettre en perspective avec les besoins de l entreprise sa politique de formation ses projets de d veloppement i d finir un plan d actions formation mobilit VAE tutorat et un planning de r alisation voir mod le page 24 ZOOM En cas de d saccord Le traitement de l ensemble des entretiens professionnels permet galement de i construire le plan de formation de l ann e suivante i faire le bilan de la d marche et l valuer quels retours en font les responsables et les s
19. destin un public cibl seniors cadres sup rieurs ou dirigeants Entretien obligatoire tous les 5 ans partir du 45 me anniversaire du salari Il inclut les questionnements de l en tretien professionnel et va au del en traitant des th mes tels l am lioration ou l adaptation des conditions de travail le prolongement de l activit au del de 60 ans r forme des retraites oblige Cet entretien est encadr par un texte l Accord national interprofessionnel du 13 octobre 2005 tout comme l entretien professionnel Entretien tous les deux ans la for mation la mobilit le changement de poste l acquisition d une nouvelle qualification des moyens au service de la r alisation du projet AVANT LENTRETIEN R ussir l entretien professionnel implique de la part de la direction de l entreprise de pr ciser en amont les objectifs et les conditions de sa mise en uvre puis en fonction de ces l ments de mettre en place quelques tapes pr alables Sensibiliser tous les acteurs de l entreprise Sensibiliser Pourquoi Modalit s possibles Responsables Parce qu ils exercent un r le de mana hi rarchiques gers peuvent tre questionn s par les salari s tre sollicit s pour conduire l entretien et ou mettre en application les r sultats Parce qu ils doivent conna tre tr s pr cis ment le r le et l int r t de l entretien pour le rendre fructueux Repr
20. dr s par le Code du travail dappellations et de contenus vari s ces entretiens relevent de pratiques tr s diverses Si leur contenu pr sente parfois des points communs avec l entretien professionnel par exemple le volet sur les be soins de formation ils se distinguent nettement par leur objectif Appellation Objectifs l ments distinctifs Entretien annuel d appr ciation d objectif d valuation Entretien professionnel de seconde partie de carri re Mesurer les r alisations par rapport au poste occup et aux objectifs fix s ce qui tait attendu ce qui a t r alis Entretien annuel est souvent l autre appellation de l entretien d valuation Orienter le salari un moment cl de sa vie professionnelle ou intervalles r guliers tous les 5 ans par exemple Favoriser les volutions de carri re permettre au salari d anticiper la seconde partie de sa vie professionnelle Favoriser la construction d un projet professionnel r pon dant la fois aux besoins de l entreprise et aux motivations et comp tences du salari Ce type d entretien implique une valua tion de l appr ciateur une graduation insuffisant am liorer bon dans la satisfaction du travail fourni par le salari Il est directement li l activit et acc s sur la performance Entretien tr s ponctuel centr sur l volution de carri re le plus souvent
21. e d saccord RECAPITULATIF 18 Les tapes cl s de l entretien professionnel Les OPCALIA 18 Outils pratiques 19 Destin s au charg de l entretien Guide de pr paration de l entretien professionnel 20 Canevas pour conduire l entretien professionnel 22 Mod le de compte rendu de l entretien professionnel Suites de l entretien professionnel 24 Mod le de passeport formation 26 Destin au salari Guide de pr paration de l entretien professionnel 26 L essentiel de l entretien professionnel OBJECTIFS Permettre au salari d tre acteur de son volution professionnelle Inviter l encadrement et les collaborateurs dans un co engagement sur les actions de formation mettre en place Optimiser le budget formation dans le d veloppement des comp tences de l entreprise et des salari s O BENEFICIAIRES Tous les salari s ayant au moins deux ann es d activit dans une m me entreprise DUR E Pas de dur e minimale ou maximale pr vue par l ANI temps pr conis 1 2 heures ORGANISATION D finir les finalit s de l entretien professionnel Choisir les personnes pour conduire l entretien Construire les supports Communiquer sur l entretien aupr s des salari s de l encadrement des partenaires sociaux Rendez vous ponctuel avec un salari l entretien professionnel offre plusieurs avantages
22. e former en dehors de son temps de travail i pour quel type de missions ou de fonctions manifeste t il le plus d int r t 1 poss de t il des savoir faire jusque l non utilis s terme il s agit de construire un projet profes sionnel partag de donner un r le actif au salari dans son volution professionnelle L entretien professionnel n a pas pour objet de prendre des d cisions d finitives Ce n est pas non plus un rendez vous consacr une augmentation de salaire la fixation d objectifs ou des r primandes entretien professionnel a permis d instaurer un v ritable dialogue avec les salari s Nous avons compar nos visions respectives du travail et d gag les points forts et ceux am liorer Les salari s se sont aussi exprim s sur leurs v ux d volution de carri re et de professionnalisation Aujourd hui les formations sont mieux cibl es et r pondent aux attentes de chacun salari s et entreprise Dirigeante Laboratoire d analyses m dicales 17 salari s 99 QUELS AVANTAGES Avantages pour l entreprise L entretien professionnel est un outil privil gi au service de la gestion des ressources humaines et de la gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences GPEC parce qu il permet de 2 rep rer les comp tences que l entreprise peut mobiliser z faire voluer les salari s les fid liser 3 conna tre et donc anticiper les projets
23. ectif Contenu Conduire l entretien pro fessionnel sans perdre de vue la situation de l entre prise son environnement ses besoins Permettre l int ress de r pondre aux questions du salari de formuler des propositions voir guide de pr paration page 20 Le recueil d informations Conna tre les m thodes et outils pour bien conduire l entretien viter les promesses hasar deuses les d cisions qui ne peuvent pas tre suivies d effet la divulgation d informations sensibles Les marges de manoeuvre Favoriser la pr paration de l entretien profession nel son bon d roulement et son suivi Harmoniser les pratiques de l entrepri se Conserver les informa tions en vue du prochain entretien professionnel Recueil d l ments sur q chacun des salari s q l activit de l entreprise perspectives de d velop pement choix strat giques environnement voir guide de pr paration de l entretien ala situation de l emploi dans l entreprise sa politique de formation ses besoins en comp tences pr sents et futurs mise disposition des proc s verbaux de consultation du comit d entreprise r f rentiels emplois s ils existent voir guide de pr paration page 20 2 les dispositifs de formation r gles de mise en uvre publics ligibles financements possibles Techniques de l entretien professionnel moda lit s de pr paration outils mobilisable
24. ement des entretiens professionnels afin den rep rer les dysfonctionnements noter du point de vue juridique l employeur garde la ma trise des d cisions prises L exploitation des r sultats des entretiens professionnels vont permettrent de construire un plan de formation au plus pr s des besoins de croissance de l entreprise et des volutions des parcours professionnels des salari s et ce en d veloppant en parall le la gestion du DIF Directrice des Ressources humaines Etablissement hotelier 200 salari s 99 RECAPITULATIF Les tapes cl s de l entretien professionnel Avant i Informer et sensibiliser l encadrement les salari s et les repr sentants du personnel sur la mise en uvre des entretiens i Choisir la personne charg e de l entretien employeur encadrement 1 Planifier les entretiens professionnels un moment opportun notamment au regard de l laboration du plan de formation 1 Faire le point sur le contexte conomique et social de l entreprise ses orientations strat gi ques ses besoins en termes de comp tences 1 D terminer les points cl s structurant l entre tien Les formaliser travers un support pour recueillir les informations sur le salari poste occup formations d j suivies situation au regard du DIF 1 S informer sur les dispositifs d acc s a la formation 1 Choisir une date et un lieu propice pour instaurer une convivialit de la
25. ez le mieux Quelles sont les difficult s rencontr es LES MOTIVATIONS Qu est ce que vous aimez le plus dans votre m tier Quels sont les l ments de satisfaction d insatisfaction LE PROJET PROFESSIONNEL Quelles volutions envisagez vous en termes de responsabilit s de changement d activit Quels sont vos objectifs professionnels Quels sont vos atouts pour les atteindre quelles contraintes professionnelles personnelles seraient un frein Que vous faut il pour atteindre vos objectifs LA FORMATION PROFESSIONNELLE Connaissez vous les modalit s d acc s la formation Souhaitez vous suivre une formation r aliser un bilan de comp tences ou une VAE Si non pourquoi et si oui dans quel domaine Avez vous r fl chi l utilisation de votre DIF Si non pourquoi et si oui pour quelle action Connaissez vous les modalit s de la formation hors temps de travail actions concern es conditions de mise en uvre engagements envisageables Accepteriez vous de suivre une action hors temps de travail e Mise en exergue des points cl de la phase pr c dente e Mise en perspective avec la situation les besoins de l entreprise e Plan d actions envisageables et conditions r unir pour sa r alisation e Parole au salari Qu en pense t il A t il des remarques formuler e Information sur les suites donn es l entretien e Invitation signer le compte rendu chaud gt e
26. fessionnels prive l entreprise d un outil pr cieux de gestion des ressources humaines quelle date programmer l entretien professionnel pour un salari embauch en f vrier 2007 Un salari peut b n ficier d un entretien pro fessionnel d s lors qu il a deux ans d anciennet dans l entreprise ou moins si un accord collectif applicable l entreprise r duit la dur e de l anciennet exig e Dans le cas pr sent l entretien professionnel doit donc intervenir partir de f vrier 2009 puis tous les deux ans Mais rien n emp che d avancer l ch ance Un salari prend l initiative de demander un entretien professionnel Que lui r pondre Un salari peut toujours prendre l initiative de demander un entretien professionnel Si les entretiens professionnels sont r guli rement programm s dans l entreprise informez le de la p riode au cours de laquelle son entretien aura lieu S il s av re que l int ress na pas b n fici d entretien professionnel depuis plus de deux ans mieux vaut acc der rapidement sa demande Faut il informer les repr sentants du personnel sur les entretiens professionnels Le Code du travail ne pr voit rien de sp cifi que cet gard en toute logique puisque l entretien professionnel n y figure pas Toutefois dans le cadre g n ral de ses attributions en mati re de formation professionnelle le comit d entreprise ou lorsqu il n est pas mis en place les
27. iques et exp riences en mati re d entretien professionnel Plus d informations sur www opcalia com A OPCALIA BRANCHES OPCALIA ADAGIO 54 rue de Paradis 75010 Paris T l 01 43 43 13 99 OPCALIA M TIERS DE L ENVIRONNEMENT 23 rue Taitbout 75009 Paris T l 01 53 34 25 50 OPCALIA OP RATEUR NATIONAL 12 rue de Berri 75008 Paris T l 01 53 93 79 10 OPCALIA EN REGION OPCALIA AGEFOME MAYOTTE 18 20 Centre Amatoula BP 469 Kaw ni 97600 MAMOUEZOU T l 02 69 61 44 45 OPCALIA ALSACE 20 rue Timken 68000 COLMAR T l 03 89 21 64 70 OPCALIA AQUITAINE Les Bureaux de Bordeaux Lac 1 B t 8 4 all e de Chavailles 33525 BRUGES Cedex T l 05 56 69 85 08 OPCALIA AUVERGNE 18 avenue de l Agriculture 63100 CLERMONT FERRAND T l 04 73 98 32 32 OPCALIA BASSE NORMANDIE Maison des Professions 10 rue Alfred Kastler 14000 CAEN T l 02 31 95 03 64 OPCALIA BOURGOGNE 6 all e Andr Bourland B P 67007 21070 DIJON Cedex T l 03 80 77 85 75 OPCALIA BRETAGNE 4 bis all e du B timent CS 34228 35042 RENNES Cedex T l 02 23 20 00 20 OPCALIA CENTRE 22 rue Vall e Maillard B P 80008 41913 BLOIS Cedex 9 T l 02 54 90 40 40 OPCALIA CHAMPAGNE ARDENNE 26 rue Jacquard 51100 CHALONS EN CHAMPAGNE T l 03 26 21 30 14 OPCALIA FRANCHE COMT 2 B chemin de Palente 25042 BESANCON Cedex T l 03 81 40 12 00 OPCALIA GUADELOUPE Immeu
28. la personne en charge de conduire l entretien outils mis disposition les conditions d organisation de l entretien professionnel sont fix es par l employeur Il est possible d articuler l entretien D annuel d valuation avec l entre tien professionnel Dans ce cas un conseil prenez soin de pr voir un temps et des outils sp cifiquement d di s la discussion sur le projet professionnel QUESTIONS R PONSES Quels sont les risques encourus par une entreprise qui ne met pas en place l entretien professionnel Aucune loi ni aucun d cret nimpose l entretien professionnel ni fortiori ne pr voit de sanction Donc pas de sanction financi re fiscale ou p nale encourue si l entretien professionnel n est pas organis N anmoins l obligation existe puisque l Accord national interprofessionnel de 2003 qui pr voit l entretien professionnel s impose toutes les entreprises entrant dans son champ dappli cation Dans ces entreprises l absence d entre tiens professionnels peut donc venir interf rer en cas de diff rend ou de litige entre employeur et salari Par exemple dans le cadre de la contestation dun licenciement pour motif conomique le juge pourrait consid rer qu en ne mettant pas en place les entretiens profes sionnels l employeur a manqu son obliga tion de maintenir l employabilit des salari s Mais au del du risque juridique l absence d entretiens pro
29. loyeur ou au service charg des ressources humaines ce document synth tise les informations recueillies l occasion de l entretien et l appui desquelles des actions sont pr conis es Identification du salari Nom pr nom Sexe Poste occup depuis le Type de contrat de travail CDI CDD autre pr ciser Anciennet dans l entreprise Coefficient Cr dit d heures DIF disponibles Le poste de travail a t il volu depuis le dernier entretien professionnel Nature de l volution nouvelles technologies nouvelles organisations Principales r ussites du salari Principales difficult s rencontr es Sur quelles activit s Comment ont elles t surmont es Comp tences les mieux maitris es Comp tences d velopper Actions de formation suivies au cours de la p riode Savoirs savoir faire savoir tre acquis suite ces actions volution pr visible de la fonction organisation nouvelles technologies d ici 1 2 ans D ici 3 5 ans Comp tences acqu rir ou d velopper d ici 1 2 ans D ici 3 5 ans Existence d un projet professionnel formul par le salari En quoi consiste t il Quelle articulation avec les objectifs de l entreprise Dans quel d lai souhaite t il le r aliser Quelles comp tences doivent tre d velopp es Et si non pourquoi Existence d un projet de formati
30. ner le support page 23 pour acter son d roulement 1 Conclure en pr cisant les suites possibles de l entretien Les OPCALIA Destin s au charg de l entretien Guide de pr paration de l entretien professionnel 20 20 Canevas pour conduire l entretien professionnel 22 Mod le de compte rendu de l entretien professionnel 23 Suites de l entretien professionnel 24 Mod le de passeport formation 26 Destin au salari Guide de pr paration de l entretien professionnel 26 26 DESTIN S AU CHARG DE L ENTRETIEN Guide de pr paration de l entretien professionnel Ce document est destin la personne charg e de conduire l entretien employeur manager responsable ressources humaines Il constitue une base sur laquelle l entreprise peut s appuyer pour laborer sa propre grille en fonction de son organisation de son mode de management C est l employeur de d terminer les documents qui peuvent tre communiqu s la personne charg e de l entretien laquelle doit tre tenue de respecter la confidentialit des informations dont elle a connaissance Informations sur le salari Nom pr nom Sexe Poste occup depuis le Type de contrat de travail CDI CDD autre pr ciser Anciennet dans l entreprise Coefficient Informations disponibles sur le Contrat de travail la fiche de poste et la convention colle
31. on formul par le salari Intitul Dans le cadre du DIF ou d un cong de formation Et si non pourquoi Identification des objectifs de professionnalisation d ici 1 2 ans compte tenu du bilan de la p riode coul e et des perspectives d volution professionnelle Identification des actions autres que formation mener d ici 1 2 ans changement de poste tutorat mobilit Identification des actions de formation mener d ici 1 2 ans Formation intitul domaine Bilan de comp tences VAE et certification vis e Plan de formation Cat gorie 1 Cat gorie 2 le salari accepterait il un d passement de ses horaires de travail sans b n fice des heures suppl mentaires Cat gorie 3 le salari accepterait il de se former en dehors de son temps de travail Quels engagements l entreprise peut elle prendre en contrepartie P riode de professionnalisation Le salari accepterait il de se former en dehors de son temps de travail Quels engagements l entreprise peut elle prendre en contrepartie DIF Seul ou articul avec le plan de formation ou la p riode de professionnalisation L action envisag e entre t elle dans les priorit s de l OPCA d OPCALIA de l OPCA de branche 26 Mod le de passeport de formation Outre l entretien professionnel l accord national interprofessionnel du 5 d cembre
32. ont conduits trois moi m me le chef d atelier et le salari Directeur des ressources humaines Entreprise de m canique de pr cision 22 salari s Le choix doit tre dict par l efficacit et Dans l entreprise l entretien l organisation interne de l entreprise professionnel se fait hors hi rarchie car c est un moment o le salari peut s exprimer librement Si la conduite des entretiens profes sionnels est d l gu e au responsable hi rarchique il faut veiller lui fournir toutes les informations utiles Directrice des ressources humaines Organisme de gestion du 1 logement 107 salari s 99 Rassembler les informations utiles Employeur responsable hi rarchique direct ou N 2 Quelle que soit la personne qui conduit l entretien il est souhaitable qu elle dispose d un certain nombre d informations sur chacun des salari s con cern s Exemples d informations utiles Objectif Fiche de poste Identifier les missions activit s et t ches li es au poste de travail Conna tre les nombres d heures que le salari peut utiliser au titre du droit individuel la formation Curriculum Vitae Rep rer les connaissances et comp tences acquises celles peu ou pas utilis es dans le poste actuel le parcours professionnel d j accompli Comptes rendus des pr c dents entretiens Prendre connaissance ou se rem morer ce qui a d j t dit mesure
33. pour l entreprise en termes de gestion des ressources humaines Avantages aussi pour le salari qui peut changer sur son activit professionnelle et formuler ses souhaits d volution ou encore pour l encadrement qui dispose avec l entretien professionnel d un outil essentiel de management QUOI CA SERT Moment de dialogue entre l employeur ou son repr sentant cf page 12 et le salari l entretien professionnel a un double objectif q identifier un projet professionnel r pondant la fois aux aspirations du salari et aux besoins de l entreprise q d finir les actions pertinentes mettre en uvre formation mobilit validation des acquis modification de poste pour r aliser ce projet L entretien professionnel permet d aborder les questions suivantes ales connaissances et comp tences du salari sont elles en phase avec l volution de l activit de l entreprise a quels sont les objectifs de professionnalisa tion susceptibles de lui permettre de s adapter l volution de son poste de travail de renforcer sa qualification ou de d velopper ses comp tences ale salari a t il un projet professionnel pr cis 4 comment peut il voluer dans l entreprise 4 C EST VOUS QUI LE DITES L i rencontre t il des difficult s dans l exercice de son m tier q quelles sont ses motivations a se former Envisage t il de mobiliser son droit individuel a la formation DIF Accepte t il de s
34. r l avanc e des projets pr c demment d finis J Pour ne rien oublier il est conseill de remplir avant chaque entretien un document pr paratoire A r capitulant les questions se poser et les informations rassembler Dans cet objectif l entreprise peut concevoir un outil utilis par la personne en charge des entretiens professionnels consulter le guide de pr paration de l entretien page 20 Cr er les conditions favorables pour le d roulement de l entretien q Choisir le lieu un d tail qui a son importance viter un local avec du passage ou particu li rement bruyant un endroit trop solennel le bureau du directeur En bref il est important de veiller a la convivialit de la rencontre a R server une plage horaire suffisante Pr voir une heure voire deux par entretien Dans tous les cas viter d organiser plus de deux entretiens par jour et de programmer un rendez vous important l issue de l entretien professionnel pour ne pas l courter intempes tivement i Informer le salari du rendez vous et non le convoquer Date lieu et heure le salari doit tre inform suffisamment l avance par exemple deux semaines avant de son prochain entretien profes sionnel L objectif ne pas le prendre au d pourvu et surtout lui permettre de s y pr parer en lui remettant le guide de pr paration voir page 26 Se pr parer la conduite de l entretien professionnel Obj
35. rencontre local avec du passage bruyant endroit trop solennel i Pr voir une plage horaire suffisante 1 a 2 heures afin d viter de l courter intempes tivement 1 Organiser deux entretiens par jour au maximum 1 Informer le salari et non le convoquer 1 Remettre a chaque salari un document pour pr parer l entretien Apr s 1 la fin de l entretien noncer clairement les conditions de son suivi 1 Faire remonter les r sultats de l entretien aupr s de la personne ou du service d cisionnaire employeur responsable des ressources humaines 1 Informer le salari des d cisions prises 1 Proc der votre auto evaluation de l ensemble des entretiens men s mon comportement tait il le bon ai je su mettre le salari l aise ma prise de note est elle satisfaisante et r fl chir la pertinence des outils utilis s 1 Accro tre son efficacit en suivant une formation la conduite des entretiens professionnels Pendant aRappeler les objectifs de l entretien profession nel et ceux de l entreprise en termes d activit s de d veloppement 1 Conduire l entretien sur la base du document support afin de structurer l change et faciliter son traitement 4 Garantir la confidentialit des informations 1 Donner la parole au salari et le laisser s exprimer ne pas le transformer en spectateur 1 Se concentrer sur ce qui se dit et non sur la prise de note 3 Sig
36. retiens profes sionnels un principe retenir l exploitation de leurs r sultats doit permettre de construire un plan de formation pertinent Aussi faut il fixer les dates des entretiens suffi samment en amont de l laboration du plan de formation Par exemple pour un plan arr t en d cembre les entretiens professionnels peuvent tre programm s en mai ou juin pr c dent et ce sous r serve de diff rents param tres i taille de l entreprise 2 planning de travail et des cong s annuels 1 d lais de traitement des r sultats des entretiens i calendrier de consultation des repr sentants du personnel sur le plan de formation Zoom Lever les r ticences du salari Je vois mon chef tous les jours qu est ce que l entretien professionnel va changer L entretien professionnel est un moment de dialogue diff rent d connect du quotidien Chacun peut prendre du recul il s agit de Secouter mutuellement d envisager des projets ensemble et non de tenir une r union de travail Je n ai rien dire Tout va bien gt L entretien professionnel ne sert pas soulever des probl mes mais offrir au salari l oppor tunit de prendre en main son parcours profes sionnel Ce n est pas une fin en soi mais l l ment cl d un processus qui sert autant le salari dans sa vie professionnelle que l entreprise dans sa gestion de l emploi et des comp tences Un projet professionnel
37. s analyse des comportements suivi de l entretien Le contenu de la formation d pend de la demande de l entreprise des besoins identifi s de l expertise du prestataire Pr cisions quant aux marges de man uvre dont l int ress dispose dans le cadre de l entretien professionnel informations qu il peut divulguer d cisions susceptibles d tre prises imm diate ment engagements qu il peut prendre 4 Grille de pr paration d entretiens voir guide de pr paration page 20 aliste des points de vigilance voir canevas page 22 a trame pour conduire l entretien voir page 14 D finir la grille des entretiens r diger le compte rendu voir mod le page 23 formuler les pr conisations voir mod le page 24 L entreprise d termine librement les supports facilitant le d roulement de l entretien profes sionnel y 4 CEST VOUS QUI LE DITES Avec Opcalia et un consultant nous avons r alis un canevas int grant un r f rentiel de comp tences une fiche signal tique pour chaque poste les coefficients le DIF pour conduire cet entretien Directeur des ressources humaines Entreprise de m canique de pr cision 22 salari s 99 Une demande de DIF au cours de VAN l entretien professionnel ne vaut pas demande officielle Il faut donc rappeler au salari qu il doit faire sa demande par crit La personne qui conduit l entretien peut lui remettre un mod le de demande Des mod les
38. s que la prise de rendez vous afin de l aider se pr parer voir guide page 26 4 CEST VOUS QUI LE DITES Ce dialogue entre un encadrant et un salari doit tre serein afin que chacun puisse s exprimer sur les comp tences professionnelles les attitudes les comportements et les souhaits d volution Il s appuie sur des crit res factuels et non sur un jugement Il vite ainsi les bruits de couloir les r glements de compte et la peur de se voir juger Pr sident Entreprise de traitement documentaire 40 salari s En d finitive ces entretiens professionnels conduisent hi rarchie et salari s instaurer une discussion franche et tr s constructive o chacun peut s exprimer et ce en toute confidentialit Directrice des ressources humaines Entreprise de transport 2 500 salari s 99 Trois attitudes a viter absolument iconclure sur des promesses hasardeuses q rester dans le flou quant aux suites donn es a l entretien professionnel i prendre des d cisions qui ne pourront pas tre suivies d effet PENDANT LENTRETIEN Etablir le dialogue Les premi res minutes de l entretien sont un moment essentiel le climat qui s installe peut tre ou non favorable un change fruc tueux II faut cr er le bon gt contact en mettant le salari l aise Quelques conseils pour y parvenir q remercier le salari de sa pr sence ine pas s asseoir derri re un bureau symbole
39. sentants Parce qu ils sont un relais d information du personnel efficace aupr s des salari s sur les enjeux de l entretien professionnel C EST VOUS QUI LE DITES R union interne d information Appui d un consultant externe Information de l encadrement R union collective Diffusion d une note explicative Informations au cours des r u nions r guli res ou sp cifiques sur ce th me A Nous avons fait appel un cabinet de consultants pour nous accompagner dans son d ploiement Pour optimiser le dialogue avec les salari s sur le terrain nous avons form nos chefs de service la conduite de ces entretiens Nous avons aussi largement communiqu sur cette d marche aupr s de l encadrement des repr sentants du personnel et des salari s Directrice des Ressources humaines tablissement h telier 200 salari s 99 C EST VOUS QUI LE DITES Afin d aborder tous les points relatifs la gestion des ressources humaines et la partie technique les entretiens se Choisir la personne charg e de mener l entretien 1 Dans une TPE moins de 10 salari s l entretien professionnel est souvent conduit par le chef d entreprise 1 Dans une structure plus importante l employeur peut charger le responsable direct du salari de mener l entretien ou la personne charg e des ressources humaines parce qu elle a une perception globale de la gestion de l emploi dans l entreprise s
40. sposition d outils Pour p renniser la d marche les conseillers OPCALIA sont en mesure de vous accom pagner toutes les tapes du processus de mise en uvre N h sitez pas les contacter L essentiel de l entretien professionnel 4 Comprendre l entretien professionnel 6 quoi a sert 6 Quels avantages 7 Avantages pour l entreprise 7 Avantages pour le salari 7 Avantages pour l encadrement 7 Que disent les textes 8 En pratique 8 Qui est concern 8 Contenu de l entretien 8 P riodicit de l entretien 8 Conditions d organisation 8 9 10 Entretien professionnel entretien annuel entretien d valuation Quelles diff rences Passer l action 11 Avant l entretien 11 Sensibiliser tous les acteurs de l entreprise 11 Choisir la personne charg e de mener l entretien 12 Rassembler les informations utiles 12 Cr er les conditions favorables pour le d roulement de l entretien 13 Se pr parer la conduite de l entretien professionnel 13 D finir la grille des entretiens 14 Fixer le bon calendrier 14 ZOOM 15 Lever les r ticences Pendant l entretien 16 Etablir le dialogue 16 Ecouter activement 16 Savoir conclure et prendre cong 16 Apres l entretien 17 Le compte rendu d entretien 17 La transmission des r sultats 17 Le traitement des informations 17 L information du salari 17 ZOOM 17 En cas d
41. tion disponible Donn es disponibles aupr s de la branche professionnelle d OPCALIA de l observatoire des m tiers et des qualifications s il existe de l observatoire r gional emploi formation voir www intercarif com e Fonctions appel es voluer e Comp tences d velopper e Mobilit professionnelle et ou g ographique envisageable Fiches m tiers r pertoire op rationnel des m tiers et des emplois ROME voir www anpe fr et les donn es statistiques de la branche 21 22 Volontairement synth tiques l entretien professionnel ne doit pas se r duire une prise de notes les mod les ci dessous visent structurer les changes ale canevas pr cise les tapes cl s de l entretien ale mod le de compte rendu reprend les questionnements figurant dans le canevas Ces documents peuvent tre adapt s selon les sp cificit s de l entreprise le mode de conduite des entretiens Canevas pour conduire l entretien professionnel PHASE 1 Accueil du salari e Rappel des enjeux de l entretien des conditions de son d roulement des th mes abord s e Point sur l entreprise son activit e Parole au salari A t il des questions Veut il des pr cisions LE TRAVAIL AU QUOTIDIEN LES COMP TENCES D crivez vos missions vos activit s Quelles volutions ou quels changements depuis le dernier entretien professionnel Comment y avez vous fait face Qu est ce que vous r ussiss
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