Mode d`emploi Evènements
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1. Sciences Po MODE D EMPLOI MODE D EMPLOI DE L V NEMENTIEL TUDIANT 2 SEPTEMBRE 201 PR AMBULE Sciences Po est une institution de recherche et de formation Ses locaux ont uniquement vocation accueillir des manifestations en lien avec ces missions et port es par un membre ou une entit de la communaut Sciences Po Directions centres de recherche et programmes acad miques groupements pr vus par le r glement de la vie tudiante OBJECTIFS ET P RIM TRE DE CE MODE D EMPLOI Ce mode d emploi vise organiser de mani re simple et efficace l identification la pr paration l organisation et le suivi de l v nementiel tudiant Sciences Po Il en fixe les principes et les modalit s pratiques et d finit les responsabilit s de chacune des parties prenantes Ce texte s applique aux l ves inscrits Sciences Po et aux groupements pr vus par le R glement de la vie tudiante Ils sont ci apr s d nomm s demandeur s Il s applique en parfaite coh rence avec le R glement de la vie tudiante INSTRUCTION DE LA DEMANDE Apr s avoir pris connaissance des Conditions G n rales d Utilisation cf supra p 2 le demandeur prend attache avec les responsables mentionn s ci apr s A Les Associations permanentes list es en Annexe 1 du R glement de la vie tudiante les associations reconnues les syndicats et les responsables de projets valid s par la Commission de la vie tudiante doivent effectuer2. articuli re l accueil des personnes mobilit r duite le demandeur pr cise l avance au responsable les demandes sp cifiques auxquelles la Direction s efforcera d apporter une r ponse positive Il pr cise notamment si figure nt parmi les intervenants et ou les participants une ou plusieurs personnes mobilit r duite leur nombre et le type de mobilit r duite 5 Moyens audiovisuels Toute demande sp cifique de moyens audiovisuels doit tre transmise au moment du d p t de la demande projection diffusion enregistrement audio vid o Elle sera ensuite examin e par le P le Audiovisuel en fonction de leur faisabilit 6 S curit Pour tout v nement le demandeur doit informer les responsable mentionn s en Chapitre Ill p 1 imp rativement et au plus t t de la venue de toute personnalit sensible n cessitant une s curit particuli re par exemple chef d tat et de gouvernement ministre PDG repr sentant diplomatique etc Les responsables se r servent le droit de demander la liste d invit s notamment pour les espaces effectif limit ou de demander la mise en place d une inscription en ligne en utilisant les moyens de Sciences Po mis disposition par la Direction de la Communication ou tout autre moyen quivalent 7 Technique lectricit Eau nergie La DSGI peut mettre disposition des prises de courant condition d avoir t inform e l avance de la
3. d une couverture presse le demandeur devra fournir la DC la liste des journalistes ayant confirm leur pr sence ainsi que leurs coordonn es compl tes La DC leur fournira alors les accr ditations n cessaires 02 09 2011
4. l groupement pr vu par le r glement de la vie tudiante et partenaires ventuels internes Sciences Po et ou externes e Titre de l v nement e Description de l v nement e Intervenant s pressenti s e Date et horaires Pr paration installation Dur e de l v nement Rangement et temps de d sinstallation Pour validation technique e Effectif du public attendu en totalit r partition par salle occupation des espaces publics P niche Halls Jardins e Modalit s d organisation envisag es prestations de restauration activit s sportives activit s festives exposition utilisation de mat riel sp cifique audiovisuel etc couverture presse Toute demande devra obtenir la validation de principe g n ral par au moins un des responsables pr c demment cit s Sciences Po se r serve le droit de ne pas r pondre favorablement votre demande e si l ensemble des articles de ce mode d emploi n est pas respect e si la disponibilit des ressources quipements et des personnels de Sciences Po n cessaires la mise en place de l v nement ne peut pas tre effective 02 09 2011 2 Sciences Po MODE D EMPLOI CONDITIONS G N RALES D UTILISATION 1 D lais de r servation Amphith tres Salles Espaces publics Pour toute demande d amphith tre partir de 48 places et utilisation des espaces publics 1 mois ouvr avant la date de l v nement Pour toute demande de salle 48 place
5. leur demande 1 aupr s du responsable de la vie syndicale et associative pour l organisation de manifestations dans les salles de plus de 48 places y compris amphith tres et espaces publics en utilisant la fiche de liaison 2 aupr s de la gestionnaire de la Direction de la vie universitaire pour l organisation de r unions dans les salles de 48 places ou moins B Les Associations permanentes en lien avec un programme acad mique de Sciences Po cole Master Double dipl me Campus du coll ge universitaire doivent effectuer leur demande aupr s du Directeur ex cutif ou responsables p dagogiques du programme acad mique concern ET du Directeur de la vie universitaire en utilisant la fiche de liaison 02 09 2011 r Sciences Po MODE D EMPLOI C Les l ves membres de projets collectifs doivent effectuer leur demande aupr s du responsable des projets collectifs ET le cas ch ant des Directeurs ex cutifs ou responsables p dagogiques de l cole ou du Master concern e en utilisant la fiche de liaison D Les l ves membres de projets associatifs doivent effectuer leur demande aupr s du responsable de la vie syndicale et associative ET le cas ch ant des Directeurs ex cutifs ou responsables p dagogiques de l cole ou du Master concern e en utilisant la fiche de liaison Le demandeur leur fournit les l ments suivants Pour validation du principe g n ral et du fond e Organisateur principa
6. nature et de la puissance exprim e en Watts des appareils lectriques qui seront branch s Le demandeur reste responsable de l int grit et de la conformit de ces appareils lectriques Au del de 2000 W une tude technique sera indispensable La demande sera examin e lors d une r union sp cifique dans le cadre de la validation technique 8 Restauration Le demandeur pr cise e La nature de la prestation cocktail pause caf petit d jeuner e Le nombre de personnes attendues e Le cas ch ant les coordonn es du traiteur e Le cas chant le besoin de tables fournir par Sciences Po ou l apport de tables directement par le traiteur e Les horaires arriv e installation reprise des l ments e Le besoin d un espace particulier pour l office du traiteur 02 09 2011 5 Sciences Po MODE D EMPLOI e La pr sence de v hicule pour livraison type de v hicule e L installation d un vestiaire Toute distribution de nourriture par le demandeur ou par un traiteur doit respecter les normes et r glementations applicables 9 Post v nement Le demandeur transmet au responsable le contact de la personne en charge de e vacuation des d chets e Mat riels oubli s 10 Communication Dans le respect de la charte graphique de Sciences Po toute utilisation de la marque Sciences Po sur les supports de communication devra tre soumise la DC pour approbation avant toute diffusion Dans le cas
7. nd des obligations de s curit L effectif de la salle qui sera transmis ne pourra faire l objet d une demande particuli re d augmentation C est un effectif maximum contraint par la configuration des portes et issues de secours Toute demande particuli re de configuration de mobilier dans le respect de l effectif devra tre examin e lors de la visite r union avec le r gisseur du b timent dans le cadre de la validation technique de l v nement La Direction se r serve le droit de demander une modification des horaires au regard du temps et des ressources d installation qui peuvent tre n cessaires pour configurer la salle ou l espace demand e Salles et amphith tres Concernant les salles Goguel Goguel bis A35 et amphith tres mile Boutmy Jacques Chapsal Albert Caquot Jean Moulin Leroy Beaulieu Sorel rignac Salle A11 le demandeur d taille son souhait de mise en place dans la fiche de liaison Espaces publics L occupation des espaces publics doit se faire dans le cadre des zones d di es cet effet Le demandeur d taille son souhait de mise en place dans la fiche de liaison Toute demande particuli re sera examin e lors de la visite r union avec le r gisseur et le responsable v nementiel de la DSGI dans le cadre de la validation technique de l v nement 02 09 2011 4 Sciences Po MODE D EMPLOI 4 Acc s des personnes mobilit r duite Afin de porter une attention toute p
8. quipes Support Au moins un mois ouvr l avance e recouvrir les panneaux associatifs en P niche du 27 St Guillaume e pr t de mat riel informatique sous r serve de validation par la Direction des Syst mes d Information Au moins 10 jours ouvr s l avance e installation particuli re dans les espaces communs suivant disponibilit mat riel sp cifique 02 09 2011 3 Sciences Po MODE D EMPLOI e sonorisation stands grilles d exposition panneaux noirs sur pied e tout souhait d effectuer une vente dans les locaux de Sciences Po en pr ciser nature quantit sous r serve de validation Pour m moire e est interdit tout affichage sur les fa ades des b timents et sur les murs de Sciences Po hors espaces d di s loi 1881 e est interdite toute installation de mobilier c t droit de la P niche du 27 St Guillaume acc s bureaux et rampe handicap s e les supports d affichage ne doivent en aucun cas encombrer les escaliers d vacuation et issues de secours couloirs e tout mat riel ext rieur Sciences Po drap recouvrant les panneaux associatifs support d affichage banni res banderoles doit tre ignifug ou porter un certificat classification M1 conforme pour utilisation en int rieur suivant la r glementation incendie en vigueur 3 Configuration des salles La configuration des salles doit tre respect e nombre de personnes emplacement des tables car elle correspo
9. s et mois 10 jours ouvr s avant l v nement La r servation d amphith tre de salle et l installation possible dans les espaces publics doivent obligatoirement tre valid es par email par le responsable Sur leurs p rim tres respectifs les fonctions support et appui peuvent demander la DVU une r union technique avec les tudiants En cons quence la DVU se r serve le droit de modifier l attribution de l amphith tre ou de la salle 2 Affichage Mobilier Affichage Pour toute affiche flyer ou quivalent une maquette doit tre soumise aux responsables pr c demment cit s pour validation Le document valid peut ensuite tre affich dans les espaces d di s indiqu s par les responsables Tout affichage hors emplacement d di est proscrit et sera supprim Toute demande particuli re sera examin e lors de la visite r union avec le r gisseur du b timent dans le cadre de la validation technique de l v nement Mobilier Toute demande de mobilier pour mise disposition temporaire chaises tables autre doit tre transmise aux responsables pr c demment cit s pour validation dans les d lais pr cit s pour la r servation d amphith tre salle Le mobilier mis disposition par Sciences Po devra tre positionn l emplacement qui sera d sign en fonction des cheminements d vacuation et uniquement cet emplacement Demandes particuli res sous r serve de validation par les
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