Formalyse : Mode d`emploi
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1. 1994 Introduction a Les raisons d tre de l outil Formalyse Introduction DA La formation l affaire de qui La formation en entreprise publique ou priv e n est pas seulement l affaire des sp cialistes de la formation les membres du service de formation de l entreprise le chef du personnel les organismes de formation les bureaux de conseil Elle est aussi l affaire des responsables op rationnels du terrain Les grands courants d id es actuels mettent en vidence le r le essentiel que doivent jouer les professionnels de terrain dans la d cision de formation Pour qu une formation porte des fruits 1l ne faut pas seulement tenir compte des besoins identifi s par la direction de l entreprise mais aussi des besoins des unit s op rationnelles et de chacun de ses membres Les besoins de ces unit s op rationnelles doivent pouvoir s exprimer tre d cod s tre organis s avant de conduire une d cision C est la vis e principale de l outil Formalyse IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a La fonction de l outil Cet outil s inscrit dans une optique selon laquelle les d cisions en mati re de formation sont soit prises par les responsables op rationnels de l entreprise soit pr par es par eux avant de remonter vers les niveaux d cisionnels de l entreprise Il aide rassembler les informations utiles la d cision en format2. ace tod si nod ey D T Formalyse BIEF Bureau d Ing nierie en Education eten Fomation s a Place des Peintres 5 1348 Louvain la Neuve BELGIQU E Formalyse Outil d aide la d cision en formation pour responsables de terrain Mode d emploi Avec la collaboration de Verson 1 1 BIEF 1994 IFPM Formation Toute reproduction int erd ite Introduction a Table des mati res Introduction Les raisons d tre de l outil Formalyse ii Modalit s d utilisation de outil xiv L outil Formalyse Questions pr liminaires 1 Fil rouge Demande de formation pour r soudre un dysfonctionnement 4 Fil vert Demande de formation dans le cadre d un projet 8 Fil jaune Offre de formation pour r soudre un dysfonctionnement 12 Fil bleu Offre de formation dans le cadre d un projet 16 Outil d appoint n 1 Recherche des causes d un dysfonctionnement 20 Outil d appoint n 2 Analyse des raisons et des produits d un projet 25 Outil d appoint n 3 La formation est elle une r ponse pertinente au dysfonctionnement 27 Outil d appoint n 4 Recherche du type de formation le plus appropri dysfonctionnement 30 Outil d appoint n 5 La formation contribue t elle au projet de l entit 33 Outil d appoint n 6 Recherche du type de formation le plus appropri projet 36 Outil d appoint n 7 S lection des candidats 38 IFPM Formation BIEF
3. alable toute perspective d action en termes de formation Cela tant les voies d entr es propos es dans l outil sont les plus concr tes celles qui correspondent l approche la plus habituelle des responsables op rationnels et fonctionnels en formation IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a Caract ristiques de la d marche Une d marche simple et pratique L outil propose une d marche simple et pratique permettant d apporter une r ponse concr te aux questions pos es L analyse propos e est sommaire et rapide dans un premier temps Elle s approfondit si n cessaire dans un deuxi me temps Une d marche syst matique L outil propose aussi une d marche syst matique standardis e pour lui assurer la fois son efficacit sa reproductibilit d un service ou d une personne l autre et son accessibilit l ensemble des personnes concern es Il permet galement de conserver une trace des r flexions et des d cisions prises l gard de la formation dans l entit Un outil ouvert Enfin cet outil se veut r solument ouvert afin de pouvoir convenir et s adapter la diversit des contextes de formation pr sents dans les entreprises concern es Dans cette perspective la possibilit est laiss e l utilisateur de moduler l outil et les crit res propos s son propre contexte IFPM Formation BIEF 1994 En r sum Ce document est un outil d a
4. analyse L outil propose ensuite un examen approfondi qui permet de r aliser une analyse plus compl te des besoins Cet examen approfondi se subdivise en 3 tapes un examen du souhaitable La formation est elle bien ce dont nous avons besoin un examen du possible Une formation est elle faisable pratiquement e un examen des conditions de r ussite Les conditions sont elles r unies pour que la formation produise les effets attendus IFPM Formation BIEF 1994 Des obstacles majeurs et des obstacles mineurs En cas de r ponse n gative certaines questions qu il posera l utilisateur peut tre amen rencontrer un obstacle la formation c est dire un probl me une contrainte Cet obstacle peut tre plus ou moins important Nous parlerons alors d obstacle majeur et mineur Des actions d appui ou de rem diation sont propos es pour les obstacles jug s mineurs Les obstacles jug s majeurs conduisent soit un report de l analyse soit une nouvelle r flexion de fond int grant d autres r ponses que la formation soit un rejet de la formation dans ce dernier cas l analyse s arr te l Appr cier un obstacle et son importance est une op ration complexe qui implique de prendre en consid ration la situation et le contexte sp cifiques de l entit C est pourquoi le choix est laiss l utilis
5. ateur de d terminer si l obstacle est mineur ou majeur pour l entit IFPM Formation BIEF 1994 Introduction DM Des outils d appoint Certaines questions pos es dans les arbres de d cision sont des questions relativement complexes C est pourquoi il est propos pour y r pondre de se r f rer des outils d appoint Ces outils d appoint au nombre de 7 pr sentent e soit une d marche d aide la r flexion soit un ensemble de crit res qui permettent d opter pour une r ponse positive ou n gative aux questions pos es Des crit res op rationnels parfois m me chiffr s sont propos s par les experts du BIEF titre de r f rence Ils peuvent tre adapt s ou ajust s en fonction du contexte sp cifique de l entreprise IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a Une feuille de route Une feuille de route accompagne l outil permettant de consigner les r sultats interm diaires ainsi que les conclusions et d cisions prises sur la base de l outil Cette feuille de route a un triple but e conserver la trace crite des conclusions et d cisions prises en termes op rationnels un responsable une action un d lai e constituer un support de communication avec les acteurs concern s et en particulier avec la hi rarchie e pr parer les l ments rassembler ult rieurement dans le cahier des charges de la formation IFPM Formation BIEF 1994 Introdu
6. ction DN Dans quel cadre s inscrit la conception de l outil Au d part cet outil a t con u par le BIEF pour les entreprises du secteur de l industrie des fabrications m talliques m caniques lectriques lectroniques et de la transformation des mati res plastiques Fabrim tal R gion wallonne Une premi re version de l outil a t con ue la demande de l Institut de Formation Postscolaire des Fabrications M talliques IFPM pour aider les entreprises membres de ce secteur mieux cerner les besoins en formation de leurs travailleurs Une seconde version a t d velopp e et exp riment e par les experts du BIEF IFPM Formation BIEF 1994 L outil Formalyse D
7. ences n cessaires dans un fonctionnement courant Dans cette situation la formation s inscrit plut t dans une logique de r ponse des dysfonctionnements de l entit des retards des erreurs des relations interpersonnelles difficiles etc La formation peut viser l acquisition de comp tences nouvelles l l vation du niveau g n ral de formation ou encore l accompagnement de changements en cours voire m me la pr paration l anticipation des volutions venir techniques conomiques organisationnelles culturelles et humaines Dans ce cas la formation s inscrit plut t dans une logique de contribution des projets de l entit Il existe deux types de projets des projets agis construits labor s par l entit une nouvelle proc dure une nouvelle organisation etc des projets subis par elle une nouvelle r glementation une nouvelle norme une restructuration etc IFPM Formation BIEF 1994 Introduction 3 Ou est ce qui provoque une formation Deux types de situations peuvent d clencher une action de formation 1 Une demande de formation formul e par un membre du personnel pour lui m me ou pour quelqu un d autre g n ralement un ou plusieurs de ses collaborateurs Dans ce cas pour tre prise en consid ration la demande devra tre analys e quant sa pertinence et son actualit eu gard aux dysfonctionnements et aux projets de l enti
8. erminer la voie d entr e en demandant d une part si l on a affaire une demande ou une offre de formation Y a t il une demande de formation d une ou de NON plusieurs personnes pour elles m mes ou pour d autres personnes Y a t il une offre de formation manant soit d un service interne soit d un organisme ext rieur u u IFPM Formation BIEF 1994 Introduction 3 et d autre part si l on se trouve plut t dans une approche de type dysfonctionnement ou de type projet La demande NON exprim e concerne plut t un dysfonctionnement 1 OUI La demande exprim e concerne plut t un projet 2 On a donc quatre possibilit s qui sont chacune identifi es par une couleur 1 Demande pour r soudre un dysfonctionnement rouge 2 Demande dans le cadre d un projet vert 3 Offre pour r soudre un dysfonctionnement jaune 4 Offre dans le cadre d un projet bleu Lorsque la voie d entr e est d termin e il suffit de suivre le fil de couleur correspondant et de poursuivre l analyse propos e en se r f rant aux indications fournies IFPM Formation BIEF 1994 Un examen rapide et un examen approfondi Pour chacune des entr es la d marche propos e est identique L outil propose tout d abord un examen rapide qui permet sur la base d un nombre r duit de questions de diagnostiquer s il est utile ou non de poursuivre l
9. ion des informations issues du terrain et trait es selon des crit res sp cifiques En ce sens il se veut surtout un outil de communication dans l entreprise IFPM Formation BIEF 1994 Introduction 3 qui est destin cet outil Cet outil est destin toute personne susceptible de prendre des d cisions en mati re de formation Il vise l aider se poser les questions pertinentes en vue de prendre ou de pr parer les d cisions appropri es l organisation en fonction de ses besoins et de ceux de ses membres Une formation appropri e est n cessaire l utilisateur afin de lui permettre d exploiter l outil de fa on optimale IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a La notion d entit Il importe de d cider quelle chelle sera utilis l outil Elle d pend de la taille de l entreprise et de son organisation interne Dans cet outil le terme entit d signera l unit op rationnelle au niveau de laquelle est men e la r flexion une division une unit un d partement un service un atelier Id alement une entit devrait comprendre entre 15 et 50 personnes Ceci n est toutefois qu un ordre de grandeur susceptible de varier tant vers le bas que vers le haut en fonction du contexte particulier de l entreprise IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a Des questions se poser Lorsqu il est question de formation dans une ent
10. it les questions que l on est g n ralement amen se poser sont les suivantes NIVEAU 1 NIVEAU 2 Qui former A quoi former NIVEAU 3 Quand former Par qui former Comment former Le niveau 1 est un niveau de d cision de recourir la formation Pour y r pondre il faut que l on ait r pondu une autre question fondamentale Pourquoi faut il former Le niveau 2 pr cise les objectifs de la formation Le niveau 3 pr cise les modalit s de la formation IFPM Formation BIEF 1994 Limites de l outil L ordre dans lequel on pose ces diff rentes questions n est pas sans importance Il arrive souvent par exemple que l on se demande A quoi faut il former avant ou sans m me que la question Faut il former ait t pos e L outil apporte une r ponse aux questions Faut il former Qui former A quoi faut il former C est dire aux questions qui se trouvent le plus en amont dans la d marche de prise de d cision et qui sont les plus importantes examiner Il apporte galement des l ments de r ponses aux questions Quand former Comment et quelles conditions former IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a quoi sert la formation La formation peut poursuivre deux objectifs principaux La formation peut servir r soudre des probl mes courants de performance Ces probl mes sont li s une d ficience des comp t
11. nalyse des besoins pour aider la d cision en mati re de formation Il vise permettre aux personnes en charge de la formation quelque niveau que ce soit de d cider s il y a lieu d envisager une ou des actions de formation ou si d autres types d actions sont privil gier ventuellement en compl ment de la formation L outil peut tre utilis de deux fa ons soit comme outil d analyse pr paratoire la d cision qui peut tre utilis par l ensemble des responsables op rationnels et fonctionnels ayant en charge une entit de l entreprise une quipe un atelier un service ou un d partement dans lequel des d cisions se prennent en mati re de formation soit comme outil de d cision qui peut tre utilis par le responsable ou le directeur de la formation le responsable des ressources humaines ou le responsable de l entreprise ou de l institution IFPM Formation BIEF 1994 Modalit s d utilisation de l outil Introduction a Comment utiliser cet outil L outil se pr sente sous la forme d un parcours guid d une proc dure suivre Ce type de pr sentation a pour but de montrer la succession logique des op rations effectuer et de faciliter le cheminement vers la d cision prendre A chacune des op rations l outil indique le chemin suivre en fonction des r ponses apport es aux questions Les premi res questions propos es permettent de d t
12. t 2 Une offre de formation manant soit d un service interne l entreprise soit d un organisme ext rieur De la m me mani re que la demande cette offre demandera tre trait e et analys e quant sa pertinence et son actualit au regard des dysfonctionnements et des projets de l entit IFPM Formation BIEF 1994 Introduction a Des concepts de base Demande et offre d une part dysfonctionnement et projet d autre part tels sont les concepts de base de cet outil Ces quatre termes constituent en fait les voies d entr es privil gi es dans le processus d analyse et de prise de d cision en formation En conclusion l outil vise r pondre 4 questions Une demande de formation formul e par un membre du personnel vaut elle la peine d tre prise en consid ration Une offre de formation propos e par un organisme de formation interne ou externe est elle int ressante pour l entit pour l entreprise La formation est elle une r ponse pertinente un dysfonctionnement dans l entit dans l entreprise La formation peut elle apporter quelque chose un projet r aliser dans l entit dans l entreprise 1 Notons cependant qu il est possible d utiliser cet outil m me en l absence de demande ou d offre explicite il suffit dans ce cas de sauter les premi res pages ou questions pos es L outil peut alors aider une r flexion de fond pr
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