MODE D`EMPLOI DE LA SAISIE DES DONNÉES DANS
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1. 7 000 m x 15 j 200 000 105 000 305 000 m jours Nous avons pris comme hypoth se que ce type de cas particuliers ne concernait que les surfaces couvertes d exposition Colonne AD Surface couvertes non commercialisables du fait de l v nement cette nouvelle colonne permet au gestionnaire de conna tre la surface couverte qui du fait de la topographie du site est utilis e par le client pour acc der la manifestation consid r e Par exemple la surface du foyer que les congressistes sont oblig s d emprunter pour se rendre au lieu m me du congr s et qui donc ne peut pas tre lou e un autre client La prendre en compte permet au gestionnaire du site de mieux appr cier son taux d occupation Colonne AE m jours r els couverts lou s d exposition cette colonne est automatiquement renseign e gr ce la multiplication des surfaces d exposition avec la dur e de l v nement montage et d montage inclus Cependant elle peut tre renseign e manuellement pour tenir compte pour les grands salons notamment de Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 9 l occupation sur des dur es diff rentes de surfaces diff rentes Par exemple le salon international AAAAA utilise pendant 20 jours le hall 1 10 000 m2 mais seulement 15 jours le hall 2 7 000 m2 Dans ce cas cette colonne sera remplie manuellement et le r sultat sera 10 000 m x 20 j 7 000 m x 15 j 200 0002. 105 000 305 000 m jours Nous avons pris comme hypoth se que ce type de cas particuliers ne concernait que les surfaces couvertes d exposition Colonne AF Chiffre d affaires location saisir le chiffre d affaires relatif la location des surfaces qu il s agisse de m d exposition ou de m de salles de r union et amphith tre Attention si le gestionnaire du site est galement l organisateur de l v nement le chiffre d affaires location d espaces ainsi saisi doit tre uniquement celui qui aurait t per u si la manifestation avait t organis e par un client ext rieur Le chiffre d affaires de location de stands des exposants ne doit pas tre int gr cette donn e Colonne AG Chiffre d affaires prestations saisir le chiffre d affaires relatif aux prestations diverses lingue lectricit De la m me mani re pour un v nement organis par le gestionnaire le chiffre d affaires prestations saisi dans cette colonne est celui qui aurait t factur un organisateur ext rieur donn e de comptabilit analytique Colonne AH Chiffre d affaires global ne rien saisir car la somme est automatiquement calcul e par le programme Colonne Al Organis e par le gestionnaire saisir oui si le gestionnaire du site d accueil est aussi organisateur de la manifestation sinon saisir non Ces deux prochaines colonnes permettront de r pondre collectivement aux enqu
3. des participants appartenant des horizons vari s de se rencontrer et d changer des informations EXAMENS CONCOURS FOIRE Organis une fois par an dans la plupart des villes de France ce type d v nement grand public met en sc ne des entreprises de toutes tailles et de tous genres PME grandes entreprises artisans Celles ci trouvent l l occasion de pr senter leurs produits et services une client le r gionale MANIFESTATIONS CULTURELLES SPORTIVES Concerts ballets th tre projections de films expositions culturelles vari t s organis es par des associations ou des structures commerciales manifestations culturelles programm es par des collectivit s ou des structures li es elles REUNIONS D ENTREPRISE Ces r unions sont organis es par ou pour une entreprise dans un but interne ou externe et sont de trois types v nements internes s minaire colloque convention d entreprise v nements commerciaux et marketing lancement de produits d fil de mode remise de prix conf rence de presse et assembl es g n rales SALONS GRAND PUBLIC D di s une cat gorie de produits ou un secteur d activit sp cifique ils s adressent au grand public et offrent dans une unit de lieu et de temps toutes les composantes de l offre d un march donn SALONS MIXTES Il s agit dun salon qui d finit clairement certaines journ es r serv es aux professionnels et d autres ouvertes au gr
4. tes internationales dans le domaine des congr s et r unions Colonne AJ nombre de nationalit s repr sent es parmi les participants aux congr s et r unions Colonne AK de participants trangers pour les congr s et r unions Colonne AG Nombre d exposants pour les foires salons et expositions dans les congr s cette donn e permettra d estimer le nombre d exposants de manifestations non contr l es par OJS N B Une fois la saisie termin e pour retourner la page d accueil cliquer sur l onglet retour accueil affich en haut du tableau Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 10 4 L extraction des donn es destin es l un des partenaires de l enqu te En cliquant sur ce bouton toutes les informations saisies pr c demment dans le tableau saisie des donn es relatives aux sites d accueil et dans le tableau saisie des donn es relatives aux manifestations sont extraites afin d tre transmises par la suite FSCF ou la CCIP Pour les donn es relatives aux r unions d entreprises concours spectacles l extraction ne d taillera pas le nom de la manifestation ni celui de l organisateur afin de pr server la confidentialit des donn es comme suite la demande des centres de congr s elles seront seulement identifi es par un code automatique En revanche les libell s et les organisateurs des salons des foires appara tront clairement Concerna
5. de montage Il est possible de saisir un chiffre avec une d cimale exemple 0 5 pour indiquer que le d montage a dur une demi journ e ou 2 5 pour deux jours et demis de montage Colonne O Nb jours d ouverture au public ce chiffre est automatiquement calcul par le programme Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 8 Colonne P Nb jours d montage saisir le nombre de jours de d montage Il est possible de saisir un chiffre avec une d cimale Colonne Q Nombre de repr sentations pour un spectacle le programme propose de saisir pour un m me v nement le nombre de fois o il est organis La dur e du spectacle consid r doit tre calcul e partir de la date de d but et de la date de sa fin l affiche Par exemple une com die musicale qui passe pendant un mois tous les soirs doit tre comptabilis e 30 fois ou 31 fois selon le mois consid r Colonne R Nb participants saisir le nombre de participants inscrits pour les congr s r unions et autres v nements saisir le nombre de visiteurs pour les foires et salons Colonne S Surface d exposition brute couverte saisir le nombre de m bruts couverts par la manifestation l unit m s inscrit automatiquement Colonne T Surface d exposition brute air libre saisir la surface brute d air libre utilis e pour la manifestation l unit m s inscrit automatiquement Colonne U m jours couve
6. gr es au programme D tail et explication des champs Colonne C Nom de la Manifestation saisir le nom de la manifestation accueillie ou organis e Colonne D Nom de l organisateur saisir le nom de l organisateur Colonne E Type manifestation utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ Les d finitions ci dessous sont le r sultat d une troite concertation des op rateurs et partenaires de l enqu te en 2001 Type de manifestation AUTRES EVENEMENTS R unions politiques ouvertes au public assembl es de copropri taires r unions ou manifestations organis es par une structure ou un groupe de personnes pour ses propres besoins banquets v ux bals CONGRES AVEC EXPO Toute manifestation organis e par des Associations professionnelles soci t s savantes pouvoirs publics organisations internationales intergouvernementales sans but commercial et permettant des participants appartenant des horizons vari s de se rencontrer et d changer des informations Une zone d exposition permettant aux participants de rencontrer d ventuels fournisseurs Le crit re que nous pouvons retenir est la commande sp cifique du client d une zone d espace location au Centre des Congr s CONGRES SANS EXPO Toute manifestation organis e par des Associations professionnelles soci t s savantes pouvoirs publics organisations internationales intergouvernementales sans but commercial et permettant
7. les macros vous pouvez les faire signer num riquement par leur auteur au moyen d un certificat mis par une autorit de certification ou mais cela n est pas recommand modifier votre niveau de s curit Masquer l aide lt lt Ouvrir dans la fen tre d aide Cette erreur est susceptible de se produire pour les raisons suivantes 1 Le niveau de s curit d finit pour les macros est Tr s haute et l application rencontre une macro sign e mais la macro a t automatiquement d sactiv e La proc dure suivante vous permet d activer la macro 1 S lectionnez l option de menu Outils puis Macro et S curit Dans la bo te de dialogue S curit qui s affiche ensuite d finissez le niveau de s curit sur Haute en cliquant sur la case d option Haute 2 Fermez le Fichier et toutes les autres instances de l application sur l ordinateur puis fermez galement lae annlicstinne ani Fank annal ralla an coure d av eikinn Attention lors de la sauvegarde sur le disque dur il ne faut pas modifier le Nom du fichier Excel analyse_site Le fichier analyse_site sous format Excel est pr t pour la saisie il suffit d aller de r cup rer dans le dossier o il a t rang Ouvrir le fichier analyse site et cliquer sur le bouton Activer les macros Le programme Excel d velopp pr sente 3 boutons visibles sur l onglet ACCUEIL qui correspondent aux points suivants 2 3 et 4 ANALYSE DE L AC
8. Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 1 MODE D EMPLOI DE LA SAISIE DES DONNEES DANS LE PROGRAMME EXCEL ANALYSE SITE DEVELOPPE POUR L ANALYSE DE L ACTIVITE ANNUELLE DES SITES D ACCUEIL DE MANIFESTATIONS EN FRANCE Si vous avez la moindre question sur ce dossier n h sitez pas contacter S bastien JEAN au 01 55 65 77 13 sjean ccip fr pour les sites franciliens Rapha le NEVEUX au 01 53 90 20 11 r neveux unimev fr N h sitez pas transmettre nos coordonn es aux collaborateurs en charge de la collecte des informations dans votre quipe afin que celle ci puisse nous contacter pour toute question RAPPEL DES OBJECTIFS DE L ANALYSE Pour faire face au manque d information sur le march des sites d accueil FSCF la CCIP France Congr s et la F d ration des SEM ont d cid avec leurs adh rents gestionnaires de sites de s engager dans une d marche d analyse commune depuis 2002 Cette d marche s est concr tis e par la mise en place d un questionnaire commun sur l activit des sites d accueil de manifestations Un programme Excel a t d velopp sp cifiquement ainsi qu un mode d emploi Les objectifs de cette analyse sont doubles 1 Am liorer la connaissance du march afin de permettre aux op rateurs d appr cier le march et l volution des manifestations conomiques aux centres de congr s aux parcs d expositions et aux d cideurs des villes qui attach
9. TIVITE DES SITES D ACCUEIL Saisie des donn es relatives aux 3 manifestations Extraction Saisie des donn es relatives au site Ge d accueil Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 4 2 Saisie des donn es relatives au site d accueil Apr s avoir rempli la partie d identification il s agit de remplir les donn es g n rales du site d accueil concern en termes de capacit s au 31 d cembre de l ann e concern e et en termes de chiffre d affaires pour l ann e concern e e Donn es g n rales D crivez les donn es g n rales du site d accueil Les indications report es doivent pr ciser les capacit s du site dans la configuration classique tant entendu que la plupart des sites proposent une grande modularit afin de s adapter aux diff rents types de manifestations e R partition du chiffre d affaires global Le programme propose une r partition du chiffre d affaires global du site en 3 cat gories Chiffre d affaires de l activit Foires et Salons o Chiffre d affaires location d espaces pour les gestionnaires de sites galement organisateurs de leurs propres v nements cette cellule ne doit pas contenir de donn es relatives la location de stands des exposants ou toute autre source de revenu li e l activit d organisation d v nement Ce chiffre d affaire doit rentrer dans la cat gorie Chiffre d affaires divers non r par
10. and public et ou qui a des espaces de stands r serv s uniquement aux professionnels SALONS PROFESSIONNELS D di s une cat gorie de produits ou un secteur d activit sp cifique ils s adressent strictement aux professionnels et offrent dans une unit de lieu et de temps toutes les composantes de l offre d un march donn PECTACLES Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 6 Colonne F P riodicit utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ P riodicit BIENNAL QUADRIENNAL RIENNAL EMESTRIEL Colonne H Audience utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ L audience d un congr s ou d une r union tant d fini par l origine g ographique des participants Audience INTERNATIONAL les crit res sont distincts pour une foire et un salon et pour un congr s a Pour une foire ou un salon d finition dans la r glementation en vigueur b n ficier de l agr ment international qui est d fini comme suit B n ficier de l agr ment simple Rassembler un nombre d exposants directs ou indirects trangers gal au moins 20 du nombre total d exposants et occupant une surface au moins gale 10 de la surface totale des stands ou un nombre total d exposants trangers directs ou indirects occupant au moins 20 de la surface totale des stands lou s La nationalit de l exposant est d termin e par le pays dans lequel l entrepr
11. ctivit s ou des structures li es elles dans le cadre d un forfait de journ es ou et d un forfait financier DEMANDE SPONTANEE Manifestation issue d une d marche volontaire du client appel t l phonique e mail Internet PROSPECTION Manifestation issue de la prospection commerciale t l phone rendez vous salons RECONDUCTIBLE Manifestation fid lis e inscrite au planning d une ann e l autre ou sur plusieurs ann es 2 ou 3 fois de suite au minimum Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 7 Colonne K Secteur d activit utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ Une nomenclature unique vous est propos e qu il s agisse de d terminer les secteurs associ s des salons congr s et autres v nements Concernant les congr s r unions et autres v nements la d termination de secteurs conomiques associ s peut poser dans certains cas des probl mes Pour un spectacle par exemple il est sugg r de l associer au secteur Tourisme Loisirs Culture Pour une manifestation rassemblant des tudiants d une cole de BTP il est sugg r de l associer au secteur Education Formation Enseignement et non Construction nom fran ais Agriculture horticulture levage fleuristerie p che et leurs quipements Alimentation h tellerie restauration et leurs quipements Antiquit s collections brocante Art cult
12. ent du prix au d veloppement du tourisme d affaires d identifier les actions prioritaires conduire par les professionnels du tourisme d affaires et les lus locaux et d anticiper les choix prioritaires en mati re d investissements et de d veloppement des infrastructures 2 Disposer d l ments de benchmarking afin de permettre chaque site de se situer par rapport aux autres sites et au march de l industrie des r unions d observer le dynamisme de son activit commerciale propre de pr parer l avenir par l appr ciation de l volution du carnet de commande d appr cier le poids moyen des manifestations accueillies par secteur d activit et par type d v nement ratios d volution Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 2 MODE D EMPLOI R sum Apr s avoir t l charg le programme enquete site sur votre poste de travail vous devrez remplir successivement les parties e saisie des donn es relatives au site d accueil e saisie des donn es relatives aux manifestations Si vous ne saisissez pas toutes les donn es en une fois vous pouvez toujours les enregistrer et revenir dessus plus tard Une fois que vous aurez termin de saisir les donn es vous pourrez appuyer sur le bouton Extraction de la page d accueil Cela g n rera un nouveau document Excel comportant uniquement les donn es nous transmettre Vous transmettrez ce nouveau document au partena
13. ire de votre choix Nous vous conseillons de lire le mode d emploi attentivement Il vous guidera pas pas dans les tapes pr c demment mentionn es SOMMAIRE 1 Enregistrer le fichier sur votre poste p3 2 Saisie des donn es relatives au site d accueil p4 3 Saisie des donn es relatives aux manifestations p5 4 Extraction des donn es destin es l un des partenaires de l enqu te p10 Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 3 MODE D EMPLOI 1 Enregistrer le fichier sur votre poste Le fichier Excel analyse site est accessible en effectuant un Ctrl en bas gauche du clavier sur le site web de FSCF www foiresaloncongres com rubriques Enqu tes en cours ou en copiant dans votre navigateur le lien suivant ou en effectuant Ctrl click gauche sur ce lien http www ccip fr salonscongres upload xls analyse site xls Vous devez enregistrez le fichier analyse site sur votre ordinateur pour qu il soit op rationnel Si le message suivant apparait cliquez sur OK allez dans Outils Macro S curit et s lectionnez le niveau de s curit moyen Cliquez sur OK puis enregistrez le fichier xl Les macros de ce classeur sont d sactiv es car le niveau de s curit est lev et elles n ont pas t sign es num riquement au moyen d un certificat approuv Pour ex cuter
14. ise a son si ge Justifier d un nombre de visiteurs trangers gal ou sup rieur 5 du nombre total de visiteurs ou d un nombre de visiteurs trangers gal ou sup rieur 1000 a Pour un congr s il s agit d un rassemblement de 50 participants minimums dont 40 d trangers NATIONAL ne concerne que la France ex Congr s des Notaires des Experts comptables des HLM REGIONAL concerne la ville l agglom ration le d partement ou la r gion administrative Colonne I March utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ March ASSOCIATIF Associations f d rations professionnelles syndicats associations scientifiques et m dicales CNRS INSERM dont les professionnels de l organisation INSTITUTIONNEL Administration publique nationale ou r gionale collectivit s territoriales minist res organisations intergouvernementales ONU Union europ enne dont les professionnels de l organisation ENTREPRISE O CORPORATE Toutes entreprises commerciales y compris les entreprises publiques EDF GDF dont les professionnels de l organisation PERSONNES PRIVEES Il s agit d un groupe de personnes qui souhaite organiser une manifestation interne Colonne J Origine de la demande utiliser la liste d roulante pour renseigner ce champ Origine de la demande COLLECTIVIT DE TUTELLE Manifestation organis e par la tutelle les colle
15. nt les congr s la communication du nom de la manifestation ainsi que celui de l organisateur sera optionnelle L extraction des donn es va g n rer un fichier Excel nomm Resultats2007 xIs Pour que vous puissiez r cup rer cette feuille de calcul et l envoyer l organisme ou association partenaire de l enqu te vous devez aller dans le poste de travail et aller sur le disque local C C Resultats2007 xls Si vous avez appuy sur Extraction avant d avoir fini de saisir les donn es le programme ne vous permettra plus de r aliser une nouvelle extraction Il vous suffira alors d effacer le premier fichier Resultats2007 xis et vous pourrez recr er une extraction au moment opportun c est dire la fin de la saisie
16. rts lou s d exposition exploit s automatiquement calcul par le programme Colonne V Nb jours location salles et amphith tres saisir le nombre de jours de location des salles et des amphith tres lou s l occasion de la manifestation Colonne W Surfaces lou es salles et amphith tres saisir les surfaces correspondant aux salles et amphith tres lou es pendant la manifestation Colonne X m2 jours lou s salles de r union et amphith tre exploit s Cette colonne est automatiquement renseign e gr ce la multiplication des surfaces de salles de r union et d amphith tre avec la dur e de l v nement Cependant elle peut tre renseign e manuellement pour tenir compte de l occupation sur des dur es diff rentes de surfaces de salles de r union diff rentes Colonne AC Total m jours couverts lou s en exploitation cette nouvelle colonne est automatiquement renseign e gr ce la multiplication des surfaces d exposition avec la dur e de l v nement montage et d montage inclus Cependant elle peut tre renseign e manuellement pour tenir compte pour les grands salons notamment de l occupation sur des dur es diff rentes de surfaces diff rentes Par exemple le salon international AAAAA utilise pendant 20 jours le hall 1 10 000 m mais seulement 15 jours le hall 2 7 000 m2 Dans ce cas cette colonne sera remplie manuellement et le r sultat sera 10 000 m x 20 j
17. ti Autres o Chiffre d affaires prestations techniques Chiffre d affaires de l activit congr s r unions et autres v nements o Chiffre d affaires location d espaces salles et amphith tres m me remarque que pr c demment si le gestionnaire est aussi l organisateur et le promoteur de l v nement o Chiffre d affaires prestations techniques Chiffre d affaires divers non r parti Pr ciser en particulier la ventilation du chiffre d affaires non r parti en fonction des postes suivants o Location des occupants de longue dur e Recettes de parking Redevances de restauration Redevances pay es par d autres concessionnaires Autres pr ciser c est dans cette cat gorie que doit tre int gr le chiffre d affaires de location de stands aux exposants lorsque le gestionnaire du site est l organisateur de la manifestation O O O O Apr s extraction voir point 3 cet onglet sera transmis l un des partenaires de l enqu te Mode d emploi du programme Activit des sites d accueil Page 5 3 Saisie des donn es relatives aux manifestations Le renseignement de l ensemble des colonnes permet chaque site d obtenir des tableaux consolid s qui appara tront automatiquement dans l onglet Analyse qui sera transmis pour information aux partenaires de l enqu te Afin de faciliter le travail de saisie des listes d roulantes avec l intitul des champs ont t int
18. ure musique spectacles Assurances banque services financiers juridique B timent travaux publics second uvre am nagement et architecture March des collectivit s Commerce relations internationales et services aux entreprises voyages d affaires et de stimulation etc D fense s curit civile et militaire Enseignement emploi et ressources humaines Environnement nergie et emballage Foires et salons multisectoriels Art graphique publicit communication techniques d dition et d impression Habitat am nagement de la maison du bureau d coration cadeaux et artisanat Hygi ne beaut coiffure forme et thermalisme Immobilier ndustrie recherche sciences et techniques sous traitance Informatique t l communications audiovisuel et multim dia eux jouets et quipements pour l enfance ant m decine pharmacie biotechnologies et quipements Vie sociale et d mocratie Textile habillement chaussures maroquinerie bijouterie et accessoires de mode ourisme Sports et loisirs non culturels ransports logistique circulation et leurs quipements Colonne L Date d ouverture au public jj mm aa saisir la date d ouverture au public de l v nement ATTENTION RESPECTER LE FORMAT DES CELLULES JJ MM AA Colonne M Date Fermeture au public jj mm aa saisir la date de fermeture au public de la manifestation jj mm aa Colonne N Nb jours de montage saisir le nombre de jour
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