Mode d`emploi Point École 4
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1. 21 rue Saint Guillaume 75340 Paris Cedex 7 http www cnil fr ou 3615 CNIL pour un enregistrement en ligne ou une demande de formulaire Au travail chers coll gues Bon courage pour la saisie Henri ROGELET cole Les Deux Ch nes 69630 CHAPONOST h rogelet free fr Derni re version t l chargeable sur www pointecole fr Rejoignez la liste des utilisateurs satisfaits voir sur le site la page Ecoles2. t syst matiquement ajout Vous pouvez d sormais imprimer les fiches de renseignements de tous les l ves en un seul clic Je me sers de cette fonction chaque d but d ann e en distribuant la fiche aux familles afin de faire remonter tout ventuel changement Sauf bug malencontreux les r sultats que les documents affichent notamment l enqu te n 19 sont valables sous r serve que les rubriques n cessaires ont t renseign es correctement dans les diff rents modules Lorsque le document demand s affiche une zone gauche de l cran vous permet de faire d filer les diff rentes pages le cas ch ant Lorsque vous cliquez sur le bouton Continuer une fen tre de dialogue vous permet de choisir le nombre d exemplaires imprimer ou encore d annuler pour revenir au menu Documents Les documents imprim s peuvent pr senter des diff rences selon les imprimantes utilis es C est pour cette raison que j ai choisi la police Arial qui est similaire sur Mac et sur PC mais des carts persistent Des probl mes d affichage l cran peuvent exister sur PC en raison de la diff rence dans la d finition d affichage des polices sur ces deux plateformes Si vous souhaitez imprimer diff rentes sortes d tiquettes pour une m me classe cliquez sur un nouveau mod le d tiquettes sans repasser par le menu Document vos l ves sont m moris s Obligations N oubliez pas de faire une d claration de votre fichier la CNIL
3. E_20092010 pr t pour vos archives Celui qui porte l ann e scolaire vous sert finir l ann e pour avoir tous les documents jour notamment les certificats de radiation tandis que l autre vous permet de commencer les inscriptions puis de faire les passages Importation des donn es 3 6 pour les utilisateurs de la pr c dente version Enseignants Nouveau prof Tous les enseignants doivent si possible tre enregistr s avant de proc der toute inscription d enfants Nom Pr nom Titulaire N de classe sont obligatoires Entre deux titulaires officiels qui se partagent la m me classe choisissez pour le logiciel un titulaire et un non titulaire De pr f rence commencez par les non titulaires de classe d charge mi temps en n oubliant pas de cocher non pour Titulaire de la classe Aucun num ro de classe ne leur est attribu Si un titulaire devient non titulaire l ann e suivante effacez les rubriques N de classe Code de classe et Niveau avant de cocher Titulaire non Faites ensuite l inscription des titulaires en indiquant par qui ils sont compl t s le cas ch ant les non titulaires sont alors d j list s dans le menu d roulant Si vous ne connaissez pas encore les non titulaires au moment de la saisie faites la mise jour des compl ments le moment venu sur la fiche des titulaires Le num ro de classe est obligatoire pour le bon fonctionnement du fichier de 1 du p
4. POINT COLE 4 0 MODE D EMPLOI Prise en main Pour d marrer ouvrez la base par le module Solution_Accueil Nom de compte dir Mot de passe dir dir comme directeur tous les deux en minuscules Votre cran doit permettre un affichage 1024 x 768 au minimum pour un fonctionnement id al du logiciel Ce mode d emploi est disponible tout moment dans le logiciel partir de l accueil bouton propos Mise jour de 3 6 en 4 0 Si vous utilisez d j la version 3 6 faites la mise jour l ouverture en cliquant sur Importer la version 3 6 apr s avoir proc d aux exports d crits ci dessous Exports des donn es 3 6 ouvrez votre application 3 6 et placez vous sur le module Accueil Menu fichier faites Exporter des fiches Enregistrer sous nommez le fichier accueil xml S lectionnez le type d export XML Enregistrez le fichier accueil xml dans le dossier ExportPE36 pr vu cet effet dans le dossier Point cole a ES Proc dez de la m me mani re pour les autres modules Les 7 fichiers exporter sont nommer imp rativement accueil xmi enfants xmi parents xml enseignants xml Aenfants xml Aparents xml Aenseignants xml Point cole 4 0 est programm pour trouver et importer les donn es de ces fichiers Attention e Les dossiers Sauvegarde ExportPE36 et ExportPE40 doivent toujours tre pr sents au m me niveau que les 11 fichie
5. enfant On passe de la fiche Parent la fiche Enfant en cliquant sur le nom de l enfant souhait dans la liste accessible videmment seulement lorsque les enfants sont inscrits Si vous cliquez sur le titre de cette liste 3 enfants l cole vous activez dans le fichier Enfants les fiches de tous les enfants de la famille On revient la fiche des parents par le bouton Famille sur la fiche de l enfant Enfants Le nom de l enfant est renseign automatiquement celui du p re mais il peut tre chang si n cessaire Remplissez les rubriques voir point d interrogation sur la fiche pour le code couleur Passez tous les onglets en revue Identit Scolarit Sant Assurance Garderie Cantine tude Ateliers Coop Fiche de renseignements Finissez par la Fiche de renseignements pour la compl ter deuxi me moiti de la page et l imprimer Les rubriques encadr es en rouge sont renseign es automatiquement par les fiches pr c dentes que vous venez de remplir et certaines par la fiche Parents Cela permet d un coup d il de v rifier celles qui ont t oubli es Le num ro de registre est renseign automatiquement partir de 1 Vous pouvez d marrer partir de n importe quel num ro si vous le souhaitez en changeant celui ci d s la cr ation de la premi re fiche L incr mentation s effectue pour les fiches suivantes partir de ce nouveau num ro Il est possible galement de le modifier si v
6. ion Important l enregistrement des donn es est automatique on ne valide pas une inscription Ne cliquez pas non plus sur Archiver la fiche en esp rant enregistrer votre travail au contraire cela effacerait la fiche pour l enregistrer dans le fichier Archives correspondant Enfants Parents Enseignants On commence par inscrire les parents C est leur num ro qui servira de lien entre eux et chacun de leurs enfants Deux boutons Nouvelle famille pour une premi re inscription Recherche d une famille si vous devez inscrire un enfant don t l ain est d j inscrit Parents Les adresses ont 3 lignes Lieudit optionnel N et Rue Code et Ville obligatoires Les listes sont d finir l Accueil sur la page Listes voir plus haut Par d faut l en t te pr voit P re ou M re cliquez dessus pour choisir une autre formulation dans la liste qui apparait Cochez la case rouge droite du num ro de t l phone du domicile si celui ci est sur liste rouge N oubliez pas de cocher le responsable par d faut les deux parents sont d finis comme responsables cochez un autre choix si n cessaire Ceci est indispensable pour d finir l adresse du parent responsable dans le document Liste lectorale et l enqu te 5 Cette adresse correspond l adresse de l enfant Tapez les 10 chiffres des num ros de t l phones et fax sans espace ni tiret Lorsque cela est fait on inscrit les enfants bouton Nouvel
7. lus petit au plus grand niveau ou inversement Le code de classe est optionnel pour diff rencier CE1 A de CE1 B par exemple Le cas ch ant le code est report sur certains documents pas le num ro Le s niveau x CM1 ou CE1 CE2 par exemple refl te la classe et ne correspond pas la liste pr r gl e des niveaux TPS PS MS GS CP CE1 CE2 CM1 CM2 CLIS CLIN CLAD dans laquelle vous choisissez lors de la cr ation d une fiche d l ve Photo format jpeg taille 90 x 115 pixels Vous scannez la photo Ensuite avec un logiciel de traitement d image vous recadrez la photo dans un rectangle de 90 sur 115 pixels Vous enregistrez votre image au format Jpeg au format GIF ce sera encore moins lourd Nommez les photos conseil num ro de registre de l l ve et stockez les dans le dossier Photos enseignants Pour placer la photo dans la fiche cliquez une fois dans la rubrique photo pour la s lectionner et dans le menu Insertion choisissez Ins rer image D signez la photo coller en cochant Stocker uniquement la r f rence au fichier votre fichier sera moins lourd Attention de ne pas d placer votre dossier photos par la suite M thode pr c dente pour plus de s curit liens bris s ou d placement de fichier copier et coller la photo dans la fiche Proc dure identique pour les photos des l ves videmment Inscriptions Votre fichier est pr t Voici la proc dure d inscript
8. n s ils quittent l cole faire les changements sur leur fiche ou les archiver manuellement pour ce dernier point la fiche de ses parents s il n y a plus d enfant de la famille inscrit l cole sera archiv e galement 2 Sauvegardes Sauvegardez votre travail en cours de travail Sur la page Accueil le bouton Sauvegarde est pr vu cet effet Il ne s agit pas des fichiers que vous avez ouverts et sur lesquels vous tes en train de travailler mais d une copie int grale dans le dossier Sauvegarde comme d crit ci dessous Sauvegardez votre travail la fermeture seulement en cas de modification Pour cela rappel quittez Point Ecole en cliquant sur le bouton Quitter au bas de la colonne des boutons de navigation N utilisez pas la case de fermeture sur Mac ou la croix sur PC la fermeture de Point cole il vous est demand si vous souhaitez faire une sauvegarde Si oui Une copie int grale du fichier 10 modules en tout est effectu e dans le dossier Sauvegarde En cas de probl me sur votre fichier principal il vous suffira de le remplacer par cette version enregistr e en substituant l extension fp7 par USR Archivez cette copie sur un autre support voir S curit mais laissez toujours un dossier Sauvegarde vide au m me endroit pour une prochaine copie Si vous ne videz pas le dossier la copie suivante prend la place de la pr c dente Si non Le logiciel se ferme sans faire de sa
9. ntr e vous de moduler pour que le r sultat entre dans le tampon Logos Collez vos logos si vous en avez Un pour l en t te de tous vos documents l autre une image de votre choix pour d corer les modules de Point cole Dans le cas contraire un tampon reprenant les renseignements cole sera plac en t te des documents Ponctuellement vous pouvez choisir l un ou l autre pour l impression d un document Listes Cr ez vos propres listes de rues villes ateliers suivis ext rieurs et coles pr c dentes une rue ou une ville par ligne touche entr e apr s chaque item Pour les villes notez les IMP RATIVEMENT de la fa on suivante le code un espace et la ville ensemble sur la m me ligne 69005 LYON 69630 CHAPONOST N attendez pas votre premi re inscription cr ez la liste des rues de votre secteur l avance vous gagnerez du temps s il y a la queue devant votre bureau Contacts Mini r pertoire que vous pouvez imprimer Mairie IEN Acad mie Vous avez la possibilit de cr er des tiquettes pour votre correspondance Mises jour Mise jour annuelle pour le passage et la constitution des classes en fin d ann e Je vous conseille en toute fin d ann e de dupliquer votre dossier Point cole afin de pouvoir travailler de deux fa ons Nommez en un habituellement selon la date de la derni re modif par exemple PE_14062010 et l autre selon l ann e scolaire P
10. nts Navigation N h sitez pas cliquer sur les boutons pour d couvrir les fonctionnalit s du fichier Des messages s affichent pour vous demander de confirmer et vous pourrez toujours revenir en arri re en toute s curit ou annuler en fonction du message Pour les adeptes des raccourcis clavier Pomme 1 pour les MAC et Alt c puis 1 pour Windows renvoie toujours l Accueil Voir le menu Script dans les diff rents modules pour les autres raccourcis Pour remplir une fiche passez d une rubrique l autre l aide de la touche tabulation Vous pouvez galement cliquer dans la rubrique que vous d sirez renseigner Ne faites pas Entr e ou alors celle du pav num rique car cela agrandit la rubrique en ajoutant une ligne Recherche Lorsque vous passez en mode recherche tapez votre requ te ou choisissez un l ment dans une liste puis enfoncez la touche Entr e pav num rique pour lancer la recherche Vous pouvez chercher selon plusieurs crit res gar on n en etc Recherche par date par exemple les enfants entr s l cole en 2005 tapez gt 01 01 2005 dans la rubrique On ne peut pas chercher seulement par l ann e en tapant seulement 2005 mais comme ceci 2005 Export Toutes les donn es du fichier sont exportables Il faut au pr alable faire la recherche des l ments que vous souhaitez dans le fichier correspondant Par exemple dans le fichier Enfants vous recherchez tous les CE1 pui
11. ous avez cr des fiches enfants par erreur et que vous les avez supprim es il vous faut alors renum roter manuellement les fiches suivantes le cas ch ant si vous ne voulez pas de trou dans la suite num rique de votre registre Photo format jpeg taille 90 x 115 pixels Comment proc der voir plus haut chapitre Enseignants La premi re ann e inscrivez les l ves dans leur niveau Les ann es suivantes inscrivez les dans le niveau pr c dent 1an pour les futurs TPS si vous faites l inscription avant la mise jour ils passeront au niveau sup rieur automatiquement lors de cette mise jour Cette m thode permet d avoir avant la mise jour un document pr visionnel sur les effectifs En revanche si vous avez d j fait la mise jour inscrivez les dans leur vrai niveau Proc dez ensuite une autre inscription si n cessaire Inscription nouvel enfant pour un enfant de la m me famille Inscriptions pour une nouvelle famille Mises jour Sauvegardes Importation 1 Mise jour annuelle Suivez les indications de la page Les enfants sont bascul s dans le niveau sup rieur sauf les redoublants que vous avez coch s Les enfants partant en CP ou en 6e selon le r glage du type d cole sont archives Les parents dont les enfants ont quitt l cole sont bascul s en archives automatiquement CLIN CLAD et CLIS les enfants restent dans la m me classe Dans le cas contraire ou bie
12. rs de POINT ECOLE e Sous Windows les nombreux fichiers dil ne doivent pas tre supprim s ou d plac s Pr alable Premi re utilisation Ne vous d couragez pas devant la t che accomplir surtout si vous souhaitez refaire votre fichier d cole et changer de logiciel Point cole ne n cessite qu un minimum de renseignements pour fonctionner Le nom du p re ou de la m re pour inscrire la famille suffit par exemple Selon les documents que vous souhaitez obtenir il faudra renseigner d autres rubriques bien s r mais cela peut se faire petit petit Attention toujours quitter Point cole en cliquant sur le bouton Quitter au bas de la colonne des boutons de navigation Les paragraphes suivants d crivent dans l ordre les tapes de votre d couverte de Point Ecole et des saisies que vous avez y faire Vous allez commencer par les renseignements concernant votre cole en cliquant sur le bouton R glages R glages Ecole Pour une premi re utilisation commencez par renseigner les rubriques Pour l ann e scolaire cliquez sur les fl ches ou tapez par exemple 2009 seulement le calcul affichera 2009 2010 Les rubriques N UAI N siret Courriel Horaires r cr s Organisation de la semaine Nombre d ATSEM et Jour de d charge ne sont pas utiles au logiciel mais sont pr sentes pour m moire Le type d cole conditionne de nombreux documents L adresse de l cole peut s crire sur plusieurs lignes touche e
13. s dans le menu Fichier vous Exporter les enregistrements Dans la boite de dialogue vous nommez votre export et choisissez le format SYLK pour Excel par exemple puis choisissez les rubriques que vous souhaitez parmi toutes celles disponibles Nom Pr nom Date de naissance par exemple S curit quipez vous d un onduleur une coupure d lectricit un plantage machine peuvent endommager votre fichier de mani re irr m diable L enregistrement des donn es est automatique vous ne faites jamais de validation et un incident peut vous emp cher de rouvrir votre travail d finitivement Pensez faire une copie de votre fichier apr s chaque modification la fermeture ou en cours de saisie Et faites surtout une copie sur un support externe Le logiciel peut planter mais votre ordinateur aussi Si votre sauvegarde est sur le disque dur devenu inaccessible cela n aura servi rien de sauvegarder Utiliser un support amovible si vous tes en r seau faites une copie sur une autre machine voire plusieurs Pour cela dupliquez le dossier et donnez lui un nom et une date Vous aurez peut tre une version l g rement diff rente en cas de souci mais vous n aurez pas tout perdu N oubliez pas les heures pass es faire la saisie Documents Je vous laisse d couvrir tout ce qui est disponible Beaucoup ont t ajout s La possibilit d imprimer pour une classe toute l cole ou au choix lorsque c tait possible a
14. uvegarde Choisissez cette option si vous n avez rien modifi si vous n avez que consult les fiches imprim un document Si Annuler La fermeture est annul e et vous reprenez la main sur Point Ecole tout moment sur la page d accueil il est possible de faire une sauvegarde en cours d utilisation sans avoir fermer Point cole Toujours par s curit faites une copie dat e r guli rement Rappel en cas de plantage coupure d lectricit vos fichiers ouverts sont endommag s Voir S curit 3 Importer Permet d importer les fiches de la version pr c dente La proc dure est expliqu e d s la deuxi me page de ce mode d emploi Lors d une mise jour depuis une version ant rieure l importation des rubriques personnalis es Documents gt grilles est impossible techniquement Archives Lors de la mise jour annuelle les enfants quittant l cole et leurs parents s ils n ont plus d enfants l cole sont archiv s En cours d ann e apr s avoir imprim le certificat de radiation vous pouvez archiver un enfant depuis sa fiche Si la fiche de ses Parents n a plus d enfant celle ci est galement archiv e automatiquement Rappel lors de l inscription ne cliquez pas sur Archiver la fiche Tout ce que viendriez de taper serait refaire puisque la fiche dans ce cas est supprim e du fichier Enfants pour tre copi e dans le fichier Archives enfants Idem pour Parents et Enseigna
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