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1. Rhino Foundation API i JBoss Apache JavaScript Web Client a JBPM Lucene Engine JCR N Extraction amp AVMRemote le raction Quartz Rules amp i Auditi FTP Scheduler Actions Transforma SARRE JavaScript API tion Freemarker API SMIE Web SMTP Nep Ban jistener Script Customization Web Services Framework Facebook REST Web Application Adobe Flex Servlet Container Open Image Content Lucene Physical Office Magick Binaries Index Machine Relational DB LDAP WCM Virtualization Add ons Server Records Facebook Blog Wiki Quark Imaging Web Application Met Integration Integration Integration Integration Integration i Tomcat Abbildung 3 2 Alfresco Architektur Pot08 Capture Alfresco bietet selbst keine Komponenten f r die Einbindung von Scannern oder OCR Funktionen um NCI Dokumente zu digitalisieren Eine lose Integration von Scannern kann ber die integrierte CIFS Schnittstelle realisiert werden indem die vom Scan ner erzeugten Bilddateien hier ber im Alfresco Repository abgelegt werden Ebenso fehlen Komponenten zur Inhaltserkennung von NCI Dokumenten Um diese L cke zu schlie en existieren mehrere Integrationen von Drittanbietern wie Kofax Kof09 eCopy oder Captiva EMC09 die Alfresco um einen Scan Client und Funktione
2. Instanz 1 d NULL Integer I a Start gt oH He Instanz 2 d 10 Integer Instanz 3 d 20 Integer Le S Start gt A c H B End Abbildung 6 1 Prozessvorlage mit drei Instanzen 6 1 Kontrollfluss 147 Die Verbindung von Knoten untereinander erfolgt ber Kontrollkanten Die wichtigsten Blockkonstrukte sind in Abbildung 6 2 dargestellt Parallele Verzweigung Bedingte Verzweigung C D Sequenz Abbildung 6 2 Schematische Darstellung der Kontrollflusskonstrukte nach Rei00 Diese umfassen Sequenzen bei denen die Knoten zur Laufzeit nacheinander ausge f hrt werden Die Ausf hrung eines Knotens ist dabei von der Beendigung des Vor g ngerknotens abh ngig Die parallele Verzweigung erm glicht nach Beendigung des Verzweigungsknotens meh rere Knoten parallel auszuf hren Erst wenn alle parallel ausgef hrten Knoten beendet wurden kann der Vereinigungsknoten ausgef hrt werden Bei der bedingten Verzweigung wird zur Laufzeit genau ein Nachfolger des Verzwei gungsknoten ausgef hrt Der Knoten wird anhand der Verzweigungsbedingung des Verzweigungsknotens bestimmt Dazu wird jeder ausgehenden Kontrollkante des
3. Architektur EASY SOFTWARE STICS CENTER EASY DOCUMENTS l ELC gt Admin Client EASY DOCUMENTS HTTP Port xxyy WEB Client EASY XML ELC SERVER Server incl EASY DOCUMENTS EASY ENTERPRISE E Archiv 4 wahlweise auch abh ngig von der eingesetzten Plattform plattformunabhangig auf Windowssystemen i Abbildung 3 17 ELC Architektur EAS07 E Mail Client wird der Bereich der Koordination unterst tzt Weitergehende Funktio nen wie gemeinsame Arbeitsbereiche oder Instant Messaging sind jedoch nicht vorhan den Damit bietet die lediglich Basisfunktionen in diesem Bereich Workflow Der Bereich WF wird in EEX durch die Adhoc Workflow Komponente in EEX und die Workflow Funktionen aus dem ELC abgedeckt Die in Abbildung dargestellten Adhoc Workflows stehen ausschlie lich ber den EASY Experience Client zur Verf gung Sie bieten die M glichkeit Workflows zu erstellen um Dokumente zur Freigabe oder Kenntnisnahme zu versenden Bei der Erstellung des Workflow werden alle Dokumente ausgew hlt die versendet werden sollen Dabei stehen die Optionen parallel sequentiell erster gewinnt bei par alleler Versendung Archivieren von Dokumenten oder Versenden einer E Mail zur Verf gung Stellvertreterregelungen steuern die Weiterleitungen an andere Benutzer zur Bearbeitung bei Abwesenheit Bei Workflows die zur Bearbeitung von Dokumen ten verwendet werden wird immer das ursp
4. Eigene C oder Visual Basic Programme k nnen eingebunden werden Store Die Store Komponenten stellen den Zugriff auf die in MOSS gespeicherten Inhalte ber den Web Client und die WebDAVISchnittstelle zur Verf gung Au erdem realisieren sie die Dokumentenverwaltungsfunktionen wie Check In Check Out die Versionsver waltung und die Protokollierung von nderungen f r die Audit Trails auf technischer Ebene S mtliche in MOSS gespeicherten Informationen werden inkl der Indexdaten in einer SQL Datenbank gespeichert Daraus entstehen sehr gro e Datenbanken die schnell auf viele TB anwachsen Es werden keine Speicherbereiche au erhalb der Da tenbank wie etwa dem Dateisystem optischen Laufwerken oder Bandlaufwerken un terst tzt Dadurch ist MOSS nur eingeschr nkt tauglich f r die Verwaltung gro er Da tenmengen die im Rahmen von s Kapitel anfallen Au erdem existieren einige Grenzwerte die nicht berschritten werden sollten um massive Performance einbu en zu vermeiden MHSO8 Dies sind z B 2000 Websites pro Website sammlung 2000 Listen pro Website 2000 Elemente pro Ordner 2000 Elemente pro An 72 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen sicht Diese Grenzwerte k nnen in gr eren Unternehmen schnell erreicht werden Sie m ssen bei der Planung ber cksichtigt werden Weiterhin kann durch Produkte von Drittanbietern eine Auslagerung der Inhalte aus der Datenbank vorgenommen werde
5. Microsoft Visual C C VB etc Run Time Development Time Shared Memory TCP Binary or HTTP SOAP Visual Studio Java to NET NET Platform Java Virtual Machine ogogo A an communications via Generates Shared Memory TCP Binary or HTTP SOAP Run Time Development Time Eclipse Abbildung 7 3 JNBridge Architektur Um die Proxies zu erstellen die die Zugriffe von NET Klassen aus Java heraus erm g lichen wird ein Eclipse Plugin bereitgestellt mit dem die ben tigten NET Klassen ausgew hlt werden die integriert werden sollen Verschachtelte Klassen und Abh n gigkeiten werden dabei von JNBridge ber cksichtigt und mit eingebunden Aus die sen ausgew hlten Klassen erstellt JNBridge die entsprechenden NET assembly DLL Dateien bzw Java Klassen Nachdem die Proxies erstellt und eingebunden wurden kann der Entwickler direkt die darin enthaltenen Klassen aufrufen Dabei wird aus dem dahinter liegenden NET Code beim Aufruf ein Konstruktor aufgerufen der ein entsprechendes Java Objekt erzeugt Beim Aufruf einer Methode wird durch die Proxy Klasse die entsprechende NET Methode aufgerufen Vererbung und Interfaces k nnen ebenso verwendet wer den indem beispielsweise die Interfaces der Proxy Klasse implementiert werden 7 3 Clientintegration 173 Bei Methodenaufrufen werden die Datentypen durch die Proxy Klasse in die jeweils entsprechenden Datentypen konvertiert z
6. amp ENTERPRISE xxML Serer 5 ee Microsoft SQL IntraFind EMC Centera ENTERPRISE x JAVA API 2 Oracle Lucene IBM DR550 z z 2 MySQL CD DVD ENTERPRISE x Beans PostgreSQL HDD ENTERPRISExKemel a ENTERPRISE x Systemschichten b ENTERPRISE x APIs Abbildung 3 14 EASY ENTERPRISE x Architektur EASO6b Alle abgebildeten Systemkomponenten k nnen sowohl komplett auf einem Server zu sammengefasst oder auf mehrere Server Cluster verteilt werden Neben einer inte 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 87 grierten Benutzerverwaltung k nnen verschiedene LDAP Verzeichnisdienste f r die Authentifizierung und Benutzerverwaltung integriert werden Im Bereich der Clients stehen zwei NET basierte Clients EASYiDOX SMART und EASYiDOX JUMP zur Verf gung Ersterer integriert sich ber Plugins direkt in die MS Office Produkte Word Excel und Outlook und bietet Recherchefunktionen in EEX Archiven Der zweite integriert sich au erdem in die NET Komponenten von Win dows um sich z B in die Desktopsuche von Windows XP oder Vista zu integrieren Daneben existieren zwei Eclipse basierte Clients EASYiDOX und EASY Expe rience die alle DM Funktionen inkl Scannen abdecken Letzterer besitzt zus tzlich eine Unterst tzung f r Adhoc Workflows Zuletzt existiert noch der EASYiDOX Web Client der den Webzugriff auf die Daten erm glicht Capture EEX unterst tzt die Erfassung von NCI und CI Dokumenten F r die Erfassung
7. Forschungsbericht BERNDT Oliver LEGER Lothar Dokumenten Management Systeme Nutzen Organisation Technik Luchterhand 1994 Bo ko Bob Content Management Bible Wiley Publishing 2004 CHAPPELL David Exploring Kerberos the Protocol for Distributed Security in Windows 2000 In Micrisoft Systems Journal 1999 August CHAPPEL David MICROSOFT CORPORATION Hrsg Understanding Workflow in Windows SharePoint Services and the 2007 Microsoft Office System Micro soft Corporation September 2006 CorMEN Thomas H LEISERson Charles E Rrvest Ronald L Introduction to Algorithms MIT Press 2001 Davao Peter Acker Hilmar G ser Kevin Jur scH Marin KREHER Ulrich Lauer Markus R NDERLE Stefanie REICHERT Manfred ADEPT2 Ein adaptives Prozess Management System der nachsten Generation In Tagungsband Stuttgarter Softwaretechnik Forum 2006 2006 S 10 Dumas Marlon Aatst Wil can d Horsteve Arthus H M Process Aware Information Systems Bridging People and Software Through Process Technolo gy Wiley Interscience 2005 DMware AIIM Hrsg ODMA Open Document Management API Inter operability Exchange 1100 Wayne Avenue Suite 1100 Silver Spring MD Literaturverzeichnis 193 D0c05 DoD07 DP98 EASO6a EASO6b EASO7 Ecl09 eCo09 EIM08 ELOa ELOb EMC08 EMC09 20910 USA DMware AIIM April 2008 Abgefragt 10 11 2009 Docu
8. DMS Portlet Portal Portlet pus BMS 7 Server Container 4 PMS Portlet Portletfenster Abbildung 5 11 Ein Web Portal mit integriertem DMS und PMS Client Au erdem besteht die M glichkeit den Web Client in einen eingebetteten Browser ei nes Rich Clients zu integrieren sofern dies der Rich Client unterst tzt Im Fall von Alfresco oder MOSS aus Kapitel 3 ware dies auch die einzige M glichkeit da diese Systeme keinen Rich Client bereitstellen 5 4 Zusammenfassung In diesem Kapitel wurde die Konzeption der Integration eines mit einem als vorgestellt Fur die Integration auf Datenebene wurde beschrieben wie das gemeinsames Repository der beiden Systeme dient Dazu wurden die daf r notwen 5 4 Zusammenfassung 143 kann und um Dokumente im bereitzustellen die w hrend der Ausf hrung von Prozessen erzeugt werden Mit diesen Erweiterungen ist es m glich Inhalte aus dem DMS Repository in Prozesse einzubinden und dabei die bereitgestellten Metadaten im PMS zu nutzen Dar ber hinaus wurden die zuvor formulierten Anforderungen des Records Management umgesetzt so dass die im DMS Repository abgelegten Informa tionen nach diesen Richtlinien verwaltet und am Ende des Aufbewahrungszeit kon trolliert vernichtet werden k nnen digen Erweiterungen f r das erl utert damit dieses auf die Inhalte zugreifen Durch die Integration der Benutzerverwaltungen ber einen zentralen Verzeichnis dienst k nnen d
9. IV Mappe Ok J In Eingangskorb belassen I Den anderen Eingangsboxen entziehen I Kopie in den Gesendetordner ablegen IV Direkt weiterleiten Abbildung 3 19 ELC Prozessmodellierung mit Visio Entscheidungsknoten verwendet werden Aktionsknoten k nnen verschiedene Bearbei tungsschritte wie Aufgaben Eskalationen oder Skripte f r das Portal beinhalten Bei der Ausf hrung k nnen Daten in einem XML Format an einem Speicherort in abgelegt werden oder Funktionen mit Javascript aufgerufen werden Store Der Bereich Store wird in EEX iiber Storageprovider verwaltet Die Storageprovider stel len eine Schnittstelle zwischen EEX Kernel und dem jeweiligen Speichersystem dar Unterschieden wird zwischen relationalen Datenbanken Volltextdatenbanken und Da tenspeichern Dateisystemspeicher optischen Speicherger ten Bandlaufwerken oder CAS Systemen Die Storageprovider k nnen jeweils auch mehrere Speichersysteme der gleichen Art verwalten Sie stellen damit physische Speicherbereiche zur Verf gung die ber die Administrationskonsole verwaltet werden 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 95 Die Speicherung von Inhalten erfolgt ber Pools die als logischer Speicherort die nen Um bestimmte Dokumente in einem Pool ablegen zu k nnen werden hierzu die Dokumenten und Recordschemata mit den Pools verkn pft Dadurch wird sicherge stellt dass nur Dokumente mit einem freigegebenen Schema in einem Pool gespeichert werden d rfen
10. Repositories Die zum Einsatz kommenden Datenspeichersysteme die i d R kombiniert eingesetzt werden sind das vom Betriebssystem bereitgestellte Dateisystem spezielle Content Speichersysteme mit propriet ren Speichertechniken Datenbanken sowie Data Ware houses Dateisysteme werden prim r zur Zwischenspeicherung von tempor ren Daten oder Caches verwendet So werden etwa beim Massenimport von Datens tzen die Daten zu n chst im Dateisystem zwischengespeichert bevor die Daten in die eigentlichen Spei chersysteme importiert werden ECM verfolgt das Ziel das Dateisystem als Speicher ort von Informationen etwa Freigaben in denen Dateien abgelegt werden abzul sen oder zumindest zu entlasten Au erdem werden im Dateisystem typischerweise die Dokumente ohne Metadaten als Dateien oder in speziellen Containerformaten gespei chert die sp ter ggf leichter an Langzeitarchivsysteme ausgelagert werden k nnen Beispielsweise k nnen dies Containerdateiformate in einer bestimmten Dateigr e zur gezielten Auslagerung auf andere Speichermedien wie CD oder DVD sein Au erdem k nnen sie zur einfacheren Organisation oder zur Einhaltung von Richtlinien genutzt werden etwa alle E Mails des Unternehmens eines Jahres So lassen sich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die zu l schenden Daten einfach ermitteln und entsorgen 31 Audit Trail ist ein Verfahren von Software Systemen bei dem Benutzer und ihre Aktivit ten ber einen definie
11. WCM Bereich nicht zur Verf gung Die Inhalte werden auch nicht in Spaces organisiert Webinhalte werden mit Web Forms erstellt und in XML Dateien gespeichert und k n nen ber Transformationsfunktionen in andere Formate wie PDF Ref oder transformiert werden Pot08 Jeder WCM Benutzer erh lt eine Testumgebung in Form einer Sandbox um zu verhindern dass unerw nschte nderungen sich direkt auf die aktuell ver ffentlichte Webseite auswirken Hierzu wird eine virtuelle Kopie der kom pletten Webseite f r jeden WCMl Benutzer erstellt Die Sandbox enth lt damit immer die komplette Webseite zzgl der Anderungen des jeweiligen Benutzers Um Anderun gen oder neue Inhalte berpr fen zu k nnen werden Vorschaufunktionen angeboten die auch als Beurteilungsgrundlage f r Freigabeprozesse zur Einbringung von nde rungen oder neuen Inhalten in die ver ffentlichte Webseite dienen Vor jeder nde rung an der echten Webseite werden alle WCM Daten durch einen Snapshot gesichert auf den jederzeit mittels Rollback zur ck gesprungen werden kann Alle Webprojekte Sandboxes und WCM Workflows besitzen jeweils ihren eigenen Speicherbereich Pot08 Alfresco l sst sich in Webportale integrieren oder kann selbst ein Portal bereitstel len Hierbei werden die J2EH basierten Portale JBoss Portal oder Liferay Por tal unterst tzt Abbildung 3 4 zeigt schematisch wie Alfresco durch die Ver wendung von Portlets entweder ber dessen SOAP oder REST
12. Anschlie end sendet der KDC eine an den Client des Benutzers zur ck das den Benutzernamen und die erw hnten Informatio nen eines Tickets enth lt s Abbildung 5 8 TGT anfragen Client TGT senden KDC TGT Ki Kex Kc Abbildung 5 8 Erhalt eines Ticket Granting Ticket nach Cha99 Authentifizierung an einem entfernten Serverdienst Nachdem der Benutzer er folgreich vom KDC authentifiziert wurde und ein erhalten hat kann er nun die Kommunikation mit einer Serveranwendung initiieren Dazu startet der Benutzer die Client Anwendung z B den PMS Client Um eine Verbindung zum entfernten Server dienst herstellen zu konnen sendet der Client des Benutzers im Hintergrund eine An frage an den KDC um ein Service Ticket f r die Kommunikation zwischen Client und Server zu erhalten In dieser Anfrage sind das TGT des Benutzers der Name der an geforderten Serveranwendung und ein Authenticator enthalten der als Nachweis dient dass das TGT zu dem Benutzer geh rt Der Authenticator enth lt dazu die aktuelle Zeit den Benutzernamen und ist mit dem Session Key Kc x verschl sselt der zwischen Client und KDC verwendet wird Nach Erhalt der Anfrage entschl sselt der KDC das gesendete und extrahiert daraus den Session Key Kc x Mit diesem Session Key wird der Authenticator entschl sselt Hier ber kann der KDC sicherstellen dass das 16 Ticket Granting Ticket 5 2 Organisationsintegration 139 Tick
13. Bereiche und Funktionen mit adressiert werden Da der Ansatz von ECM noch relativ jung ist werden noch nicht alle Funktionen gleich gut von am Markt befind lichen Systemen unterst tzt Insbesondere ist die Prozessverwaltung h ufig unausge reift Um zu untersuchen inwiefern dieser umfassende Ansatz von existierenden Sys temen heutzutage realisiert wird werden dazu einige verbreitete Dokumenten und Content Management Systeme DMS bzw CMS evaluiert Auf Basis der Evaluation werden anschlie end Anforderungen an eine Integration von Systemen aus den Bereichen Dokumenten Content und Prozessmanagement erarbei tet um das umfassende ECM Konzept durch Kombination dieser Systeme umzusetzen Die ermittelten Anforderungen bilden im weiteren Verlauf der Arbeit die Grundlage f r eine allgemeine konzeptionelle Integration der Systeme Die Konzeption beschreibt wie das Repository eines DMS als zentraler Speicherort f r Dokumente und weitere Informationen die meist in Form unstrukturierter Daten vorliegen genutzt werden kann Diese Informationen k nnen dadurch zentral verwaltet aufbewahrt und ande ren Systemen bereitgestellt werden Insbesondere geht die Konzeption auf die Aspek te der Einbindung dieser Informationen in Prozesse ein Weiter wird eine Integration der Organisationsstrukturen und die Pr sentation von Funktionen aus beiden Syste men ber die Client Komponenten vorgestellt Der letzte Teil der Arbeit bertr gt die allgemeine
14. Dabei k nnen Benutzer und Gruppen aus diesem Verzeichnis in ELOprofessional importiert werden Die Authentifizierung erfolgt durch den Verzeichnisdienst 74 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Capture ELOprofessional unterst tzt sowohl die Erfassung von NCI als auch die Erfassung von CIDokumenten F r die Erfassung von Papierdokumenten steht ein integrierter Client f r die Anbindung von Scannern zur Verf gung mit dem einzelne Seiten oder mehrseitige Dokumente eingescannt werden k nnen Die so erfassten Dokumente k n nen innerhalb des ELO Clients nachtr glich bearbeitet werden um etwa Korrekturen wie leere Seiten Entfernen Drehen von Seiten Sortieren und Heften von Seiten zu zu sammenh ngenden mehrseitigen Dokumenten vorzunehmen Die Dokumente werden dabei im TIFF Dateiformat abgespeichert Mit der integrierten OCR Texterkennung k nnen die Inhalte der gescannten Doku mente in einen Volltextindex extrahiert werden der in der SQL Datenbank abgelegt wird Metadaten von Dokumenten k nnen mit den Werten aus dem Volltextindex ver sorgt werden Eine automatische Zuordnung der Indexdaten aus dem Volltextindex zu den Attributwerten ist jedoch nicht m glich Die Daten k nnen lediglich beim Bearbei ten der Indexdaten aus einer Liste von erfassten Werten ausgew hlt werden Um auf Dokumenten angebrachte Barcodes zu erfassen mit denen Papierdokumente zugeordnet werden k nnen steht eine Komponente z
15. Die ser Ablauf ist in Abbildung dargestellt __TGT und Session Ticket senden Service Ticket fur Server T anfragen i TGT K Kex Kes TGT Ky Auth Ke x Client KDC a Service Ticket und Session Key senden Server S TH Kf Ks r Kex Service Ticket an Server T senden THK AUTH Ks 7 Server T Abbildung 5 10 Kerberos Delegation nach Cha99 Authentifizierung eines Benutzers am ber das Da der Zugriff auf DMS Inhalte aus dem PMSlheraus erfolgt kann der Benutzer vom PMS wie bei der Au thentifizierung an einem entfernten Serverdienst vom PMS authentifiziert werden Die Zugriffe auf DMSHnhalte erfolgen wie in Kapitel 4 beschrieben ber das PMS Da bei der Authentifizierung ber SSO keine weiteren Anmeldeinformationen vom Benutzer abgefragt werden muss hierzu das PMS in der Lage sein die Anmeldeinformationen an das DMS weiterzuleiten Dies kann wie beschrieben mit Hilfe der Delegation uber Kerberos realisiert werden Hierbei bernimmt das PMS die Position von Server S und kann uber entsprechende Konfiguration des Verzeichnisdienstes bzw entsprechende Kerberos Tickets die Authentifizerung am DMS vgl Server T sicherstellen Der Ansatz kann jedoch nur verfolgt werden wenn sowohl das als auch das in der Form angepasst werden konnen dass beide Systeme den Server zur Authentifizierung akzeptieren 5 3 Clientintegration Dieser Abschnitt geht auf die Aspekte der Integration auf Cli
16. LogToHistorytistctivity o L LookupActivity LH Onworkfiowactivated j H OnWorbflowntemChanged as OnWorkflownemDeleted SetState I Send mad 4 onTaskCha UpdeteAlTasks Me I OnTaskCreated L OnTaskDeleted Y b Properties vax a OnTaskChanged HelloWorldSequential System Workflow Activibe L CresteTask L CreateTaskwithContentType 4 complete Bar EEG mn Ly UpdateTask ki J Name HelloWorldSequential Base Class System Workflow Activit 4 DeleteTask N Completed gt I CompleteTask 3 Deserption H RolbeckTask sy DynamicUpdateCondtio None LL EnableWorkflowModfication Enabled True tL OnWorkflowtodified a Dated 2 Ly SethieldActivty g logT oHistor yListActivit SetModerationStatusActivity Ae Setvariabledctivity wy F TodoftemTask E Updatetemactivty H serma n T WatForactiay x ei a Error List Rx Bares L owenne Doreen m Description Fie Line Cokam n Project D Error List Task Ust S Find Resuts 1 IR Name Ready Abbildung 3 8 Workflow Designer f r Visual Studio 2005 Cha06 Neben der Erstellung eigener Workflows k nnen auch bereits vordefinierte Workflows verwendet werden Diese umfassen eine Dispositionsgenehmigung um bei automati siertem L schen von Inhalten vorher eine Nachricht zu versenden ob die Inhalte wirk lich gel scht werden sollen Der sog Drei Status Workflow mit Anfangs Zwischen und Endzustand dient dazu abh ngig von drei Zust nden Nachrichten zu ver
17. SHERMAN Chris The High Cost of Not Finding Informa tion IDC 2004 Forschungsbericht FLEURy Marc STARK Scott RICHARD Norman JBOSS 4 0 Das offizielle Handbuch Addison Wesley 2006 GARMAN Jason Kerberos The Definitive Guide O Reilly 2003 272 Gaus Wilhelm Dokumentations und Ordnungslehre Springer Verlag 2003 Gorpon Robert Essential JNI Java Native Interface Prentice Hall 1998 Gantz John F Re nser David CHUTE Christopher SCHLICHTING Wolf gang MCARTHUR John Minton Stephen XHENETI Irida TONCHEVA Anna Manrrepiz Alex A Forecast of Wordwide Information Growth Through 2010 IDC 2007 Forschungsbericht Microsoft SharePoint Server and EDRMS Government of South Australia Juli 2008 G TZER Klaus SCHNEIDERATH Udo MAIER Berthold Komke Torsten Dokumenten Management dpunt verlag 2004 Literaturverzeichnis 195 GSSZ02 Hil00 HSG03 IBM09a IBMO9b ISO02 Jas09 JBo09 JBS97 Jen05 INBOS INBO9 Jur06 GULBINS J rgen SEYFRIED Markus STRACK ZIMMERMANN Hans Dokumenten Management Springer Verlag 2002 H Paul B Kerberos interoperability issues In LISA NT 00 Proceedings of the 3rd conference on Large Installation System Administration of Windows NT Berkeley CA USA USENIX Association 2000 Howes Timothy SMITH Mark Goop Gordon Understanding and Deploy ing LDAP Directory Services 2nd Edit
18. Schnittstelle in ein Liferay Portal eingebunden werden kann Dort wird au erdem die Integration mit dem SSO Dienst Yale CAS dargestellt Jas09 Die Authentifizierung erfolgt hierbei ber einen LDAP Verzeichnisdienst ber den die Benutzereingaben validiert werden Die Authentifizierung erfolgt dabei transparent ber Kerberos Tickets im Hintergrund und erm glicht somit eine SSO Anmeldung Collaboration Die Collaboration Funktionen sind unter der Bezeichnung Alfresco Share zusammen gefasst und werden ber einen Apache Tomcat Server bereitgestellt Sha06 Really Simple Syndication oder auch Rich Site Summary 12Java Platform Enterprise Edition 3Representational State Transfer 3 2 Alfresco Labs 3 0 61 L Portal Users HTTP S Liferay Portal JSR 168 JSR 168 JSR 168 Portlet Portlet Portlet Yale CAS SSO SOAP Web Services Web Scripts LDAP Web Client Business Processes Content Shared Drive Alfresco Content Managers Administrators Relational DB Abbildung 3 4 Portalintegration von Alfresco und Liferay Pot08 Die Kernelemente fur diesen Bereich bilden bei Alfresco spezielle Sites die gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche zur Unterst tzung der Gruppenarbeit oder f r Projektgrup pen bieten Den Mitgliedern dieser Sites stehen neben dem Zugriff auf DM Funktionen gemeinsame Kalender Blo
19. So k nnen beispielsweise Termine die in gemeinsam ge nutzten Terminkalendern zur Planung festgelegt werden direkt in die in Groupware systemen vorhandenen pers nlichen Kalender der Benutzer bertragen werden Dar ber hinaus sollen h ufig auch externe Mitarbeiter oder Partner in die Projektarbeit eingebunden werden Dadurch ergeben sich weitere Anforderungen an m glichst ge ringe nderungen auf Clientseite da es nicht praktikabel ist Software auf Rechnern zu installieren die nicht zum eigenen Unternehmen geh ren Aus diesen beiden An forderungen bietet sich hierf r der Einsatz von Portalen an in die die oben genannten Collabl Funktionen eingebracht werden statt eigene Programme f r diesen Bereich zu entwickeln 36 2 Enterprise Content Management 2 3 2 5 Workflow Business Process Management Der Bereich IBPMP verfolgt das Ziel Gesch ftsprozesse und Abl ufe systemseitig zu unterst tzen indem Gesch ftsprozesse komplett oder teilweise automatisiert wer den und dabei Dokumente Informationen oder Aufgaben von einem Bearbeiter zum n chsten weitergereicht werden i Process and structure organization Process design e Vizualisation of Process Routing Monitoring Parallel and sequential processing Reminders deadlines e Checking Logging WCM Workflow Business Process Management WF BPM RM Collab DM Abbildung 2 11 Worklow BPM KSP07 Workflows k nnen in zwei Kategori
20. angebotenen kostenlosen Variante In MOSS 2007 sind gegen ber den Windows Sha repoint Services zus tzliche Komponenten mit erweitertem Funktionsumfang in den Bereichen Portal Suche Workflow CM und Collaboration vorhanden Die Zugriffe auf die Dienste und Inhalte werden vollst ndig ber einen Web Client realisiert SharePoint Products and Technologies Microsoft Office SharePoint Server 2007 es BER an Zeleopeien Coates Business Process and Forms Business Intelligence Microsoft SharePoint Designer Windows SharePoint Services 3 0 2007 Microsoft Studio Windows ASP NET 2 0 Workflow SOL Foundation Server Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2008 Abbildung 3 6 MOSS 2007 Architektur 2007 besitzt keine eigenstandige Benutzerdatenbank in der Benutzer gespei chert werden Die Benutzerverwaltung wird daher ber Verzeichnisdienste integriert Im Gegensatz zu fr heren Sharepoint Versionen kann MOSS 2007 neben der Integrati on in MS Active Directory in weitere LDAP Verzeichnisdienste integriert werden Au erdem existieren weitere Anbindungsm glichkeiten an andere Benutzerverzeichnis se wie die Windows Benutzerdatenbank des Betriebssystems 66 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Capture Der Capture Bereich gestaltet sich ahnlich wie bei Alfresco und besitzt ebenfalls keine eigenen Funktionen zur Erfassung von Papierdokumenten oder COLD Daten Drittan
21. dass Aktivit ten lange blockiert werden etwa wenn ein versehentlich ausgechecktes Dokument vorliegt das vom Benutzer nicht wieder einge checkt wurde Um diesem Problem zu begegnen sollten blockierte Aktivit ten ber die Monitoring Funktionen des PMSlan einen administrativen Benutzer gemeldet werden Dieser kann den Bearbeitungsgrund ermitteln und ggf daf r sorgen dass das Doku ment wieder freigegeben wird Erstellen von Dokumenten Wie am Beispiel der Reklamation in Abbildung 5 3 dargestellt k nnen im Verlauf von Prozessen neue Dokumente erstellt werden die im DMS Repository abgelegt werden Dazu ist die Aktivit t die die Erstellung des Dokuments repr sentiert mit dem Sche ma des Dokuments verkn pft Durch die definierten Datenfelder mit ihren Datentypen kann das PMS bei Ausfuhrung der Aktivitat sicherstellen dass alle im Dokumenten schema angegebenen Metadaten versorgt werden Ansonsten darf die Aktivitat nicht erfolgreich beendet werden und schlagt fehl Wie bei den Schemata beschrieben muss zus tzlich f r die Erstellung des Dokuments ein Speicherort aus der vorgegebenen Liste des Schemas ausgew hlt werden Diese Auswahl kann durch den Prozessmodellierer beim Erstellen des Prozesses erfolgen durch den Benutzer zur Laufzeit oder implizit wenn nur ein Speicherort angegeben ist erfolgen Beim Beenden der Aktivit t wird das Dokument dann vom PMS im Repository am ausgewahlten Speicherort abgelegt und die entsprechenden
22. der Integration von Inhalten und der Bereitstellung dieser Inhalte in einem zentralen Repository die Einbindung der jeweiligen Organisations und Benutzerverwaltungen und stellt exemplarisch dar wie die Systeme dem Benutzer gegen ber ber integrierte Client Funktionen bereitgestellt werden k nnen In Kapitel 6 wird ein kurzer ber blick ber das PMS ADEPT2 gegeben bevor in Kapitel 7 die allgemeine Konzeption der Integration eines DMS mit einem auf ADEPT2 angewendet wird Abschlie fend werden in Kapitel 8 die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und in einem Ausblick weitere Aspekte und Entwicklungen betrachtet die zukunftig weiterverfolgt werden konnen 13 2 Enterprise Content Management Dieses Kapitel erl utert was unter dem Begriff ECM verstanden werden kann wel chen Funktionsumfang ECM besitzt und welche Technologien darin eingeschlossen sind Dazu werden zuerst einige Grundbegriffe aus dem Umfeld von ECMleingefihrt Anschlie end wird der ECM Begriff allgemein erl utert Darauf aufbauend werden an hand eines funktionalen Modells die verschiedenen Bereiche detailliert betrachtet die ECM umfasst 2 1 Begriffsbestimmungen Zu Beginn werden die grundlegenden Begriffe Content Dokument Record und Doku mentenlebenszyklus genauer beschrieben Diese Begriffe werden im Zusammenhang mit ECM benotigt und werden in der Literatur sehr vielf ltig definiert und verwendet Sie werden fur diese Arbeit genutzt um
23. enth lt Bei Ausgabeparametern muss die Aktivit t einen Wert NULL in das Datenelement schreiben In Abbildung 6 1 sind in den dargestellten Prozessinstanzen jeweils ein schreibender und zwei lesende Datenzugriffe enthalten Eine graphische Unterscheidung zwischen optionalen und obligaten Zugriffen existiert nicht Die Datenelemente in ADEPT2 erlauben zun chst nur atomare Datentypen abzubil den Mit den in eingef hrten strukturierten und komplexen Datentypen wurde eine Erweiterung eingef hrt mit der nun zusammengesetzte Datentypen erstellt wer den k nnen Hierzu werden mehrere atomare Datentypen definiert die als ein zusam mengesetzter Datentyp repr sentiert werden Die Datenfelder innerhalb eines struk turierten Datentyps sind jeweils eindeutig ber einen Namen identifiziert Dar ber hinaus lassen sich Einschr nkungen auf einfache Datentypen definieren mit denen 6 2 Datenfluss 149 Wertebereiche durch die Angabe von Regeln beschrankt werden konnen Sie konnen als eigenst ndiger Datentyp und als Datentyp f r ein Feld eines zusammengesetzten Datentyps verwendet werden Ein Beispiel f r einen strukturierten Datentyp ist in Ab bildung 6 3 dargestellt Name string Strasse string Hausnummer int 1 9999 PLZ string 0 9 5 Ort string Land string Abbildung 6 3 Beispiel eines strukturierten Datentyps Adresse nach Weitergehend konnen strukturierte Datentypen wieder Felder enthalten deren Da
24. gt DMS Repository Reklamation Eingangsrechnung Bestellung Auftragsbest tigung Lieferschein Rechnungs Nr int Betrag float Kreditor string Rechnungsdatum string Lieferschein Nr int Rechnungsbeleg Blob Empf nger string Bestell Nr int Betrag float Lieferant string Bestelldatum string Kunden Nr int Bestellungsbeleg Blob Auftrags Nr int Betrag float Kunde string Auftragsdatum string Kunden Nr int Bestell Nr int Auftragsbeleg Blob Lieferschein Nr int Kunde string Lieferdatum string Kunden Nr int Auftrags Nr int Lieferbeleg Blob Reklamationsgrund string Lieferant string Rechnung Dokumenten ID Lieferschein Dokumenten ID Auftrag Dokumenten ID Bestellung Dokumenten ID Reklamationsdokument Blob Abbildung 5 3 Beispielprozess fur eine Rechnungsprufung Zugriff auf Dokumente Auf die im DMS gespeicherten Dokumente kann sowohl ber das als auch das PMS zugegriffen werden Um die Redundanzfreiheit zu erhalten speichert das PMS immer nur die Referenzen auf das Dokument Beim Zugriff w hrend der Prozessaus f hrung wird das Dokument dann direkt aus dem DMS ge6ffnet Durch die Anforderungen des Records Management als gemeinsame Basis ergibt sich dass alle nderungen und Zugriffe
25. gung deren Inhalte anhand des Aktenplans und der Dokumentenklasse f r Dokumentenattribute verwendet werden Auch die Audit Trail Funktionen sind bei sehr umfangreich und bieten die M g lichkeit alle Aktionen inkl lesendem Zugriff an Dokumenten mit Benutzer und Zeit 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 91 stempel zu protokollieren Dabei k nnen die Protokolle auf verschiedene Protokollda teien aufgeteilt werden Jede Record Klasse kann mit individuellen Aufbewahrungsrichtlinien verknupft wer den Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann festgelegt werden ob die Records dann noch durch Benutzer zugreifbar sein sollen oder fur den Zugriff gesperrt werden Aus zusondernde Records werden ber Retention Cleanup Jobs identifiziert Sie k nnen da mit direkt automatisch gel scht werden oder alternativ nur als gel scht markiert wer den Damit sind die Records dann nur noch f r Benutzer mit den entsprechenden Be rechtigungen sichtbar Die Records m ssen dann manuell gel scht werden Web Content Management Der Bereich wird ber das ELCP abgedeckt stellt ein Webportal bereit das die Funktionen WCM DM und einen integrierten Webshop beinhaltet Fremdan wendungen lassen sich ber eine Java API in das Portal integrieren Fur die Erstellung von Webinhalten ist ein Redaktionssystem mit integrierten Editoren f r HTML Lay out und einfache Bearbeitungsfunktionen f r Bilder vorhanden Webinhalte lassen sich so ohne Programmierkenntniss
26. http msdn microsoft com en us library ms442249 aspx Abgefragt 11 12 2009 MICROSOFT CORPORATION Hrsg Introduction to SharePoint Products and Technologies for the Professional NET Developer One Microsoft Way Red mond WA 98052 7329 USA Microsoft Corporation 2009 http msdn microsoft com en us library cc537498 aspx Abgerufen August 2009 M LLER Joachim Workflow based Integration Grundlagen Technologien Management Springer Verlag 2005 Munkvo tp Bjorn E PArvArinta Tero Hopne Anne K STANGELAND Elin Contemporary Issues of Enterprise Content Management The Case of Statoil In Scandinavian J Inf Systems 18 2006 Nr 2 McDonneL E D SOMMERVILLE G E Corporate Reengineering that Fol lows the Design of Document Imaging In Information Strategy The Execu tive s Journal 3 1991 S 5 ff Markt Harry Voce R diger DMS Deutschland Sektor Report CON CORD Equity Research 2002 Forschungsbericht 198 Literaturverzeichnis Nak02 NOS 09 NT94 Nue06 Nue09 OHE99 OMG09a OMG09b Ora09 Pfa95 PGK88 PM05 Pot08 Nakano Russell Web Content Managemern A Collaborative Approach Addison Wesley 2002 NEUROTH Heike OsswALD Achim SCHEFFEL Regine STRATHMANN Ste fan Jenn Mathias nestor Handbuch Eine kleine Enzyklop die der digitalen Langzeitarchivierung Verlag Werner H lsbusch 2009 Neuman B C T
27. jaas JAASRefGuide html Abgefragt 14 12 2009 THIERAUF Robert J Hocror James J Optimal Knowledge Management Wisdom Management Systems Concepts And Applications IGI Publishing 2006 TIEMEYER Ernst Projekte erfolgreich managen Beltz 2002 VMware CorporatIon Hrsg Springsource VMware Corporation August 2009 http www springsource com Abgefragt 03 08 2009 WEINTRAUB A LOGAN D KANDERS G CALVERT M Implmenting an Integrated Document Management Strategy GartnerGroup 2001 For schungsbericht Wor z Jonas Erweiterte Kontroll und Datenflusskonzepte in ADEPT Univer sit t Ulm Diplomarbeit 2008 ZOLLER Bernhard GuBins J rgen BAUMEISTER Hans D INFORMATIONS SYSTEME E V VOI Verband O Hrsg Dokumenten Management Vom Ar chiv zum Enterprise Content Management Verband Organisations und In formationssysteme 2005 Literaturverzeichnis 201 Danksagung An dieser Stelle m chte ich mich bei allen Personen bedanken die mich w hrend der Erstellung dieser Arbeit gef rdert und unterst tzt haben Allen voran m chte ich mich bei meinen Eltern f r ihre Unterst tzungen in jeglicher Hinsicht w hrend meines Studiums bedanken Ohne sie w re dies alles nicht m glich gewesen Prof Dr Manfred Reichert danke ich f r seine Anregungen sowie PD Dr Stefanie Rinderle Ma f r die Bereitschaft diese Diplomarbeit zu begutachten Besonders m chte ich mich bei meinem Be
28. nden im Hintergrund auf die entsprechenden Archivsysteme Der Access manager von ELOprofessional kann die so ausgelagerten Daten beim Zugriff wieder di rekt vom Archivsystem lesen und bereitstellen Allerdings lassen sich lediglich 4 Spei 3 5 DocuWare 5 1 ENTERPRISE 79 cherorte f r Archive in ELOprofessional verwalten Zus tzlich kann ein Pfad f r eine Kopie angegeben werden Eine direkte Zuordnung von Archiven oder Ordnern zu be stimmten Speicherpfaden ist nicht m glich Somit l sst sich keine physische Trennung der gespeicherten Daten vornehmen Ebenso ist es nicht m glich die Informationen nach Wichtigkeit Aufbewahrungsschutz oder anderen Kriterien auf unterschiedliche Medien gezielt zu verteilen Dadurch ergibt sich f r den Bereich der Aussonderung eine aufwendige Migration wenn gefordert wird dass bestimmte Daten auch physikalisch vernichtet werden m ssen da die Daten z B gemischt auf WORM Medien vorliegen Deliver Im Bereich Deliver besteht die M glichkeit gespeicherte Dateien in PDF oder TIFF zu konvertieren Eine Kompression der Daten wie einem ZIP Dateiformat wird nicht un terst tzt Die Sicherheitstechnologien umfassen den Einsatz von digitalen Signaturen zur Sicherung der Authentizit t von Dokumenten 3 5 DocuWare 5 1 ENTERPRISE DocuWare ist seit 1988 Anbieter von DMS Software und befindet sich wie eingangs des Kapitels dargestellt auf Platz 2 bei den eingesetzten DMS in Deutschland Die Soft ware setz
29. tentyp selbst strukturiert ist Au erdem ist es neben dieser hierarchischen Beziehung der Datentypen m glich auf diese eine Vererbung anzuwenden Hierzu ist in Abbil dung 6 4Jein Beispiel dargestellt bei dem ein Datentyp Firmenkontakt zu den eigenen Datenfeldern auch die des Datentyps Adresse besitzt Name string Strasse string Hausnummer int 1 9999 PLZ string 0 9 5 Ort string Firmenkontakt E Mail e mail E Mail e mail Abbildung 6 4 Beispiel eines strukturierten Datentyps Firmenkontakt einschlie lich Vererbung nach 150 6 ADEPT2 Metamodell 6 3 Korrektheit Mit den bisher vorgestellten Modellierungskonstrukten lassen sich zwar Prozesse mo dellieren jedoch stellen diese alleine nicht sicher dass die damit modellierten Prozesse auch korrekt vom System ausgef hrt werden k nnen So k nnen z B Datenelemente obligat gelesen werden bei denen nicht zuvor durch einen obligaten Schreibzugriff si chergestellt wurde dass das Datenelement auch wirklich Daten enth lt Daher muss jeder ADEPT2 Prozess acht Korrektheitskriterien KF 1 KF 8 bzgl des Kontrollflusses erf llen Rei00 Au erdem sind f r die Korrektheit des Datenflusses in drei Regeln beschrieben die sicherstellen dass obligate Eingabeparameter versorgt werden parallele Schreibzugriffe nicht aus parallel ausgef hrten Zweigen er folgen d rfen und dass zwischen zwei Schreibzugriffen mindestens ein lesend
30. tssteigerung meistens dazu f hrt dass dadurch die Anzahl der Medien reduziert werden kann Content Archive Systems Mit dem Preisverfall von Festplatten und der stark gestiege nen Kapazit ten sind seit wenigen Jahren auch festplattenbasierte Archivsysteme ver f gbar die z B von IBM NetApp oder EMC angeboten werden s Abbildung 2 14 Die Ausfallsicherheit wird dabei durch geeignete RAID Systeme und Datenreplikati on realisiert F r Nachweise zur Unverver nderlichkeit der archivierten Daten werden Pr fmechanismen wie Hashverfahren eingesetzt die die Integrit t der Daten gew hr leisten oder zumindest nderungen erkennbar machen Der physische Spei cherort wird bei diesen Systemen h ufig transparent f r das System gehalten indem z B bei CASP Systemen der Zugriff auf die gespeicherten Informationen nicht ber die Speicheradresse auf dem System sondern ber den Inhalt der Informationen er folgt Wenn ein neues Dokument gespeichert wird berechnet die Speichereinheit des CAS Systems einen Hash Wert der Datei und gibt diesen als Inhaltsadresse an das an gebundene System zur ck Der gebildete Hash Wert dient zur berpr fung dass ein identischer Inhalt nicht ein zweites Mal gespeichert wird CAS Systeme arbeiten beson ders effizient mit Daten die nur selten ge ndert werden Sie k nnen au erdem den Zu griff auf Dokumente beschleunigen und stellen sicher dass das gefundene Dokument mit dem Original bereinstimmt
31. 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 2 2 2 2 Hmm nn 3 4 ELOprofessional 6 3 5 DocuWare 5 1 EN 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 2 2 was an en Ran 3 7 Funktionaler Vergleich 24 4 0456 h 6 69 Rue bee eae 4 3 8 Zusammenfassung 11 11 13 13 13 14 15 16 17 19 20 25 26 29 32 34 36 39 42 46 48 49 51 52 56 64 72 79 85 96 99 Inhaltsverzeichnis 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS 4 1 Prozess Management Systemel sue 2 u u 0 4 0 02 ee 4 2 Dokumente in Gesch ftsprozessen 2 222222 4 3 Unterschiedliche Sichtweisen von DMS und PMS 4 4 Abgrenzung der Funktionsbereiche l 2 22222 4 5 Schnittstellen 4 6 Records Management als gemeinsame Basis f r DMS und PMS 4 7 Anforderungen 4 7 1 MoReq2 4 7 1 1 Klassifikationsschem al 2 222220 ee ee TEES 4 7 1 3 Aufbewahrung und Vernichtung 4 7 1 4 Dokumentenmanagement 4 7 2 Integration von Dokumenten in Prozesse 4 7 3 Archivierung von Prozessdaten 22 222202 4 8 Zusammenfassung 4 7 4 Organisationsintegration 4 7 5 Clientintegration 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS 5 1 Datenintegration 5 1 1 Gemeinsames 5 1 2 Schemata 5 1 4 Prozessintegration sus 28 Se a0 Een a 5 2 Organisationsintegration u u 22 a era nee 5 2 1 Verzeieh
32. Archivierungszwecke erf llt Durch relativ kurze Zugriffszeiten durch einen wahlfreien Zugriff und den Einsatz von Jukeboxen k nnen die Zugriffszeiten f r die Daten relativ gering gehalten werden und damit f r selten genutzte Daten durchaus eingesetzt werden Durch den starken Preisverfall und die erreichbaren Kapazit ten von Festplatten in den letzten Jahren werden Magnetb nder oder optische Speichermedien heutzutage kaum noch f r die Speicherung von lebenden Dokumenten und Informationen einge setzt 2 3 4 Preserve Der Bereich der Archivierung dient der sicheren und langfristigen statischen und un ver nderbaren Aufbewahrung und Sicherung der Informationen Die Richtlinien zu Aufbewahrungszeiten und Zugriffen auf diese Daten werden im Bereich des RM fest gelegt Archive e Paper e Microfilm NAS SAN e CAS WORM e WORM Tape Deletion Abbildung 2 13 ECM Preserve KSP07 Die Archivierungskomponenten regeln die technischen Aspekte um die Ger te und die entsprechenden Medien f r die Archivierung transparent f r die anderen Kom ponenten zur Verf gung zu stellen Hierzu geh ren Medien die zum einen eine hohe Lebenserwartung und sichere Datenspeicherung ber Jahre hinweg und zum ande ren die Unver nderlichkeit der gespeicherten Informationen auf Speichermedienebene gew hrleisten 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 43 Optische Medien werden haupts chlich in diesen Berei
33. Bei ELO gestaltet sich die Archivierung derart dass neben den verwalteten Dokumenten noch eine Reihe von ERP Systemen angebunden werden k nnen Eine detaillierte Unterscheidung nach Inhalten verschiedenen Speichermedien oder ASM Funktionen sind hier nicht oder nur sehr rudiment r vorhanden DocuWare und EASY gehen hier einen Schritt weiter und erlauben detaillierte Zuordnungen zu verschie denen Archivmedien Au erdem wird eine physische Trennung der Inhalte bei der Archivierung erm glicht Bei EASY sind die Funktionen in diesem Bereich am um fangreichsten da die Archivierung ber mehrere Abstraktionsebenen in logische und verschiedene physische Speichermedien erfolgen kann Weitergehend werden automa tisierte Migrationen auf andere Speichermedien und Archivger te im Hintergrund un terst tzt 3 8 Zusammenfassung 99 Der Bereich Deliver ist bei keinem der Systeme explizit durch eigene Komponenten realisiert Die Funktionen werden je nach System und Architektur hierbei von unter schiedlichen Komponenten bereitgestellt Bei den CMS sind die Funktionen zur Trans formation und der Bereitstellung von Inhalten vor allem auf die webbasierte Nutzung ausgerichtet Die DMS bieten hierbei zus tzlich umfangreichere Export und Aufberei tungsfunktionen um Daten an andere Systeme zur Verarbeitung weiterzureichen Die Ergebnisse der Evaluation sind in Tabelle 3 2 aufgef hrt Dabei sind die Bereich wie in den eingangs beschrieben Evaluierung
34. Daten f r Ver teilung Druck und der Ubergabe an ein Archiv bereit Typische Beispiele hierfiir sind individualisierte Kundenanschreiben oder der gesammelte Druck mehrerer Briefe die an einen Kunden gesendet werden soll um zu vermeiden dass der Empfanger an ei nem Tag mehrere Briefe erhalt Personalisierung dient dazu die einzelnen Komponenten und Anwendungen auf die Bed rfnisse des Benutzers anzupassen Dies steigert die Produktivit t und Benutzer freundlichkeit der Anwendungen Besonders stark wird dies im Bereich der Portale deutlich in denen ganze Anwendungen individuell unter einer Oberfl che und An meldung f r den Benutzer zusammengestellt werden k nnen Kompression wird verwendet um den Speicherplatzbedarf von Daten zu reduzie ren G ngige Verfahren hierf r sind die Verwendung von ZIP Formaten als verlustfreie Kompression f r alle Arten an Informationen oder JPEG verlustbehaftet f r gro e Bilddateien Sal06 f Syndication beschreibt die Bereitstellung von Inhalten in unterschiedlichen Formaten Umfang und Aufbereitungen Durch Syndication kann der gleiche Inhalt an mehreren Stellen f r verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden Dadurch wird eine feh lertr chtige redundante Datenspeicherung vermieden Konverter und Viewer dienen der Transformationen von Informationen um einheit liche Formate zu erzeugen und verwenden zu k nnen Viewer Komponenten dienen dazu Inhalte in verschiedenen Formaten bereitzustellen
35. Der Bereich Store dient somit der Speicherung von aktuellen Inhalten in den Bereichen WCM und Collaboration F r die Langzeitarchivierung werden diese Inhalte ins Repository bertragen Durch die bereits vorhandenen Integrationen von CMS und lassen sich die Inhalte nahtlos in das DMSF Repository integrieren Das PMSl bernimmt schlie lich die Bereiche Production Workflow und BPM In diesen Bereichen werden Prozesse abgebildet optimiert und ausgef hrt Die f r die Durch f hrung von Prozessen ben tigten Anwendungen werden ber das integriert Durch die Anbindung an das DMS Repository werden zum einen die Inhalte aus den Bereichen DM RM und WCM f r Prozesse im PMS zug nglich gemacht zum anderen k nnen hier ber Daten aus dem im DMS Repository abgelegt werden Dadurch werden sie den anderen Komponenten der genannten Bereiche zuganglich gemacht Archivierungsfunktionen stehen somit auch f r Inhalte aus Prozessen zur Verf gung Da w hrend der Ausf hrung von Prozessen Daten durch direkte Eingabe eines Benut zers oder Daten aus integrierten Anwendungen im Datenfluss weitergeleitet werden m ssen kommen dem PMSJauch Teile aus dem Bereich Store zu Dies bezieht sich auf die tempor re Speicherung von Daten solange sich diese im Prozess in der Bearbeitung befinden bis zur Archivierung im DMS 4 5 Schnittstellen Um die Systeme zu integrieren ist es erforderlich gemeinsame Schnittstellen f r die Kommunikation der beteiligten Sy
36. Einfaches Beispiel fur ein Dokumentenschema Schemata werden entweder im DMSloder ber das PMSlerstellt Die Komponente des PMS muss sich daher an den spezifischen Schemata des DMSlorientieren Um sicherzu stellen dass nur g ltige Schemata erstellt werden k nnen muss dieser Bereich ebenso wie die DMS spezifische API individuell angepasst werden F r den Fall dass Sche mata zuerst im DMSlerstellt werden m ssen diese durch die Schemakomponenten des PMS importiert werden k nnen Hierzu liest das PMS die Schemabeschreibung ber die Schnittstelle zum DMSJaus und erstellt dazu ein entsprechendes Schema im PMS das auf die entsprechenden Datenstrukturen des PMS abgebildet wird Um Schemata aus dem PMSlheraus zu erstellen etwa um ein Schema f r die Archivierung von Da ten aus einem Prozess zu erzeugen muss hierzu ber die Schemakomponente des PMS Binary Large Object Unified Modeling Language 5 1 Datenintegration 123 das Schema erstellt werden k nnen und anschlie end an das DMSliibermittelt werden Um Fehler bei der bertragung zu vermeiden sollten die Schemata hierzu automa tisch ber die Schemakomponente Bun im DMSlangelegt werden k nnen Hierzu wird ebenfalls die Schnittstelle zum DMS verwendet um das erstellte Schema im DMS anzulegen Da beide Systeme dadurch ber die gleichen Schemata verf gen kann si chergestellt werden dass das PMS Informationen ber den Aufbau von Dokumenten aus dem DMSlbesitz
37. Konzept beschriebenen Bereiche vollstandig abdecken Durch eine Integration von Systemen aus den ermittelten Kategorien der CMS und DMS las sen sich jedoch L cken in den jeweiligen Systemen gegenseitig schlie en Beispiels weise k nnen fehlende Funktionen in durch eine Integration mit ELOprofes sional DocuWare oder EEX ausgeglichen werden Im Gegenzug erhalten die drei DM Systeme eine Aufwertung in den mit MOSS Porat f r Collaboration durch die MOSS Erweiterung Da eine Integration mit MOSSlbereits f r alle untersuchten DMSlexistiert wird auf eine Betrachtung der Aspekte der Integration dieser Systeme verzichtet Im Bereich Workflow besitzen allerdings alle untersuchten Systeme Schw chen So bie ten sie Funktionen um einfache vom Benutzer initiierte Adhoc Workflows durchzu f hren mit denen das Versenden von Dokumenten an weitere Benutzer zur berarbei tung oder Durchsicht realisiert werden kann Production Workflows mit vordefinierten Prozessen lassen sich ebenfalls noch mit den Systemen umsetzen sofern die Prozesse nur Inhalte einbeziehen die in den Systemen selbst gespeichert sind Die Integration von Anwendungen in die Prozessausf hrung ist nur sehr eingeschr nkt m glich Auch die Erstellung komplexer Workflows gestaltet sich mit den vorgestellten Systemen teil weise sehr un bersichtlich sodass der Gesamt berblick ber einen Prozess und da mit die Pr fung auf eine korrekte Umsetzung kaum noch gew hrleistet werden ka
38. Organisationeinheiten OUs zusammenzufassen ber diese OUs sind eine oder mehrere Positionen im Verzeichnisdienst zu ermitteln in denen die ben tigten Benutzerobjekte zu finden sind Der Pfad zu einer OU in der nach Be nutzerobjekten gesucht werden soll kann ber den der OU angegeben werden z B ou benutzer dc example dc com Die darin enthaltenen Benutzerobjekte werden durch ihren DN eindeutig identifiziert Er setzt sich aus dem Pfad zur OU und dem eigentlichen Benutzerobjekt zusammen Die aus dem Verzeichnisdienst ermittelten Benutzerobjekte werden von DMS und PMS importiert und k nnen ber die Benutzerverwaltungskomponenten der beiden Sys teme organisiert werden Hierbei sind die eindeutige Benutzerkennung und der Be nutzeranmeldename immer zu importieren Weitere Attribute wie E Mailadresse Vor name oder Nachname k nnen optional vom DMS und vom PMS importiert werden Durch die Integration der Benutzerobjekte ber den Verzeichnisdient erhalten beide Systeme die gleichen Benutzerobjekte und es wird ein eindeutige Zuordnung erm g licht Da Benutzerobjekte sich im Laufe der Zeit ndern k nnen etwa durch eine Namens n derung des Benutzers oder das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen m ssen nderungs und L schoperationen die im Verzeichnisdienst an den Benut zerobjekten vorgenommen werden auch in die beiden Systeme bernommen werden Hierzu k nnen die Systeme in regelm igen Abst nden die Ein
39. S 109 116 PAIVARINTA Tero MuNKVOLD Bjorn E Enterprise Content Management An Integrated Perspective on Information Management In HICSS 2005 Ports Jeff Alfresco Developer Guide Packt Publishing 2008 Literaturverzeichnis 199 Rau95 Red09 Rei00 Rin04 Sal06 SBC 08 SC05 SDF 03 Sei00 Sei06 Sha06 SJW05 SMS08 RAUFER Heinz Ein Werkzeug zur Analyse und Modellierung von Ge sch ftsprozessen als Voraussetzung f r effizientes Workflow Management In Wirtschaftsinformatik 5 1995 S 467 ff Rep Har Hrsg Hibernate Framework Red Hat August 2009 Abgefragt 06 08 2009 REICHERT Manfred Dynamische Ablauf nderungen in Workflow Management Systemen Universit t Ulm Diss 2000 RINDERLE Stefanie Schema Evolution in Process Management Systems Uni versit t Ulm Diss 2004 SALOMON David Data compression the complete reference Springer Verlag 2006 SHEGDA Karen M Bett Toby Cun Kenneth GILBERT Mark R Mac CoMASGAIGH Mick Magic Quadrant for Enterprise Content Management Gartner Inc 2008 Forschungsbericht SHEGDA Karen M Cuin Kenneth Document Management Choices Im prove for SMB Audience Gartner Inc 2005 Forschungsbericht SHAVOR Sherry D ANnjou Jim FAIRBROTHER Scott Kenn Dan KELLER MAN John McCartny Pat The Java Developer s Guide to Eclipse Addison Wesley 2003 SEIDLMEIER Heinrich Proze
40. State 50 review E End wf reviewTask T reject eis Fork approve Sh Join x lt Task Node gt gt O rejected B Decision i review S O approved Node end Y Task Node resubmit OS Process State S Super State reject cee Transition A lt lt Task Node gt gt x lt lt Task Node gt gt rejected approved lt lt End State gt gt bad end Diagram Swimlanes Deployment Design Source Abbildung 3 5 JBPM Workflow Editor Sha06 Store Die Store Komponenten in Alfresco bilden die technische Basis fiir die Speicherung Die Inhalte werden bei Alfresco in einer relationalen Datenbank und dem Dateisys tem abgelegt Die Metadaten werden in der relationalen Datenbank die Binardatei en im Dateisystem abgelegt Fur die Volltextindizierung kommt eine Apache Lucene Datenbank zum Einsatz Das Content Repository stellt die Dienste fur den Zugriff uber die in Abbildung 3 2 beschriebenen Schnittstellen zur Verf gung F r den Zugriff auf das Content Repository mit anderen Programmen stehen Web Services und eine CRE Schnittstelle zur Verf gung Au erdem bietet Alfresco eine Implementierung der rela tiv neuen CMIS Schnittstelle Alfresco unterst tzt f r die Ablage der Daten lediglich Onlinespeicher die vom Betriebssystem bereitgestellt werden Optische Medien oder Bandlaufwerke werden nicht unterst tzt 15Content Repository API for Java 64 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Preserv
41. Ziel ist daher den Informationsfluss in Unterneh men durch ein ganzheitliches Informationsmanagement zu optimieren mit dem Infor mationen schneller umfassender und effizienter verarbeitet und bereitgestellt werden konnen Hierzu zahlen kurzfristige Zugriffe auf vorhandene Informationen die Ver knupfung zu Vorgangen die Erfassung von Informationen die Speicherung Suche und die Verteilung an die richtigen Personen ZGB05 Zus tzlich kommen speziell in den letzten Jahren viele regulatorische Anforderungen hinzu die festlegen wie mit diesen Informationen umzugehen ist wie lange und in welchem Format sie aufzubewahren sind NOS 09 Mit den Veranderungen des Marktes haben sich auch die Begrifflichkeiten geandert Ar chivierung Schriftgutverwaltung Dokumenten Management und als neueste Wort sch pfungen Information Lifecycle Management ILMP Enterprise Content Management und die jeweils entsprechenden Abk rzungen sind Beispiele f r eine Vielzahl an Begriffen die manchmal zur Kl rung h ufig aber auch eher zur Verwirrung beitra gen ZGBO5 ECM stellt dabei den bislang umfassendsten Ansatz zum Umgang mit vor allem un strukturiert gespeicherten Informationen dar die in Dokumenten E Mails Webin halten usw vorhanden sind ECM ber cksichtigt den kompletten Lebenszyklus Die ser beginnt mit der Erfassung elektronischer sowie analog vorliegender und erstellter Informationen und reicht bis zur Ablage und richtliniengesteuer
42. allem in Bereichen mit hohem Erfassungsvolumen einen hohen Grad der Automatisierung erm glicht Hierbei stel len die manuelle Erfassung und die Erfassung ber Vorlagen grundlegende relevante Funktionen f r die Verarbeitung erfasster Informationen dar w hrend Funktionen zur automatischen Klassifikation nicht zwingend f r jeden Einsatzzweck erforderlich sind Dokumenten Management Im Bereich DM werden die grundlegenden DM Funktionen Check In Check Out Ver sionierung Renditionverwaltung Suche und eine strukturierte Ablage von Dokumen ten gepr ft die zwingend im Bereich der Dokumentenverwaltung vorhanden sein m s sen Hierzu sind Funktionen zur flexiblen Nutzung und Organisation von Dokumen ten sowie Aggregationsm glichkeiten wie die Erstellung von virtuellen Mappen wich tige Punkte Neben der Dokumentenverwaltung sind die Such bzw Recherchefunk tionen eine wichtige Anwendung von DM Hierzu werden die Funktionen auf die Er stellung individueller Suchanfragen hin untersucht Dies umfasst die Erstellung indi vidueller Suchmasken um das Auffinden von Informationen gezielt zu unterstutzen sowie die Funktionen der ubergreifenden Volltextsuche fur Anfragen bei denen der Ablageort nicht bekannt ist Den Suchfunktionen kommt dabei ebenfalls eine hohe Bedeutung zu da sie einen wesentlichen Beitrag zur Nutzung der gespeicherten Infor mationen beitragen Weiterhin wird untersucht wie Funktionen aus den angrenzenden Bereichen Capture S
43. auf Web Technologien aufsetzt und mit Hilfe von Portalen Funktionen zur Zusammenarbeit gemeinsame Arbeitsbereiche oder Terminkalender usw bereitgestellt werden setzt sich die Unterst tzung f r diesen Bereich wie bei den WCM Komponenten fort Bisher sind bei den klassischen Anbietern kaum Ans tze erkennbar um diesen Bereich besser zu unterst tzen Die Umsetzung bei kann hier als umfangreich betrachtet werden Es werden be reits viele Funktionen direkt abgedeckt und mitgeliefert Dar ber hinaus existieren eine Vielzahl von Anwendungen die sich direkt in das MOSS Portal integrieren lassen 98 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Der Bereich Workflow BPM ist bei allen Systemen auf einfache und kurze dokument orientierte Workflows innerhalb der Systeme beschrankt Die zugrunde liegenden Kon zepte und Funktionen unterscheiden sich hierbei sehr stark Die Funktionen sind teil weise deutlich erkennbar nicht ausgereift um sie unternehmensweit einsetzen zu k n nen Als Beispiel ist hier DocuWare zu nennen bei dem Zusammenh nge einzelner Prozessschritte durch den Ansatz Workflows ber Stempel zu realisieren nicht ersicht lich werden Bei EEX ist die inkonsistente Bereitstellung von Workflow Funktionen zu nennen So k nnen Adhoc Workflows nur ber einen der angebotenen Clients ge nutzt werden Production Workflows stehen nur ber den Browser und das ELC zur Verf gung Au erdem kommen hierf r verschie
44. aufgebaut Pot08 Abbildung 3 2 zeigt eine bersicht der Architektur Alfresco selbst lauft in einem Servlet Container in dem Web Applikationen die Funk tionen des Systems bereitstellen Auf der linken Seite sind die verf gbaren Schnitt stellen CIFSP WebDAVF FTHP und SMTPP zu sehen ber die Zugriffe der Client Komponenten realisiert werden Die umfangreichen Schnittstellen und JAPIf die in eigene Anwendungen integriert werden k nnen sind auf der rechten Seite zu sehen Auch besitzt Alfresco als erster Anbieter hier eine teilweise implementierte Schnittstelle CMIS soll dazu dienen eine standardisierte API bereitzustellen die un abh ngig vom konkreten Aufbau des Repositories ist Alfresco besitzt keinen eigenen Client sondern realisiert die Zugriffe vollst ndig ber einen Web Client Die Benutzerverwaltung erfolgt ber die integrierten Funktionen oder ber eine An bindung an LDA Pf Verzeichnisse uber die auch SSO realisiert werden kann Digital Rights Management 3Common Internet File System 4Web based Distributed Authoring and Versioning gt File Transfer Protocol Simple Mail Transfer Protocol 7 Application Programming Interface 8Content Management Interoperability Services Lightweight Directory Access Protocol 10Single Sign On 3 2 Alfresco Labs 3 0 57
45. aus denen sie ggf entstanden sind ist durch die datenorientier te Sichtweise eines DMS jedoch nur schwer m glich Durch diese Sichtweise wird auch nicht ersichtlich welche Prozesse berhaupt vorhanden sind oder welche Aufgaben als n chstes anstehen Dar ber hinaus besitzen Dokumente h ufig einen gewissen Prozess charakter indem sie sowohl als Informationstr ger in Prozessen dienen als das Ausl sen von Prozessen verursachen k nnen Dieser Prozesscharakter wird jedoch durch die datenorientierte Sichtweise von DMSlalleine nur unzureichend unterst tzt Sei00 dienen hingegen dazu den Benutzern und Anwendungen alle f r die Ausf h rung eines Prozessschritts relevanten Informationen und Daten zum Zeitpunkt der Bearbeitung zur Verf gung zu stellen Diese Sichtweise von PMS geht damit vom Ge sch ftsprozess aus und zerlegt alle auszuf hrenden Aufgaben in kleine Teile zur Be arbeitung Den Benutzern werden zur Bearbeitung einzelner Aufgaben nur die daf r notwendigen Informationen und Daten bereitgestellt Dadurch wird jedoch eine um fassende Sicht auf vorhandene Informationen verwehrt Da Anwendungsprogramme nur f r bestimmte Einzelaufgaben an den entsprechenden Stellen im Prozess aufgerufen werden wird damit auch nicht mehr der volle Funkti onsumfang den eine Anwendung bereitstellt dem Benutzer pr sentiert sondern nur noch die Teile die f r die Bearbeitung der konkreten Aufgabe relevant sind Die dabei erzeugten und berei
46. bei gr eren Unternehmen eine deutlich gestie gene Bedeutung erfahren Dies ist darauf zur ckzuf hren dass im Zuge der Globa lisierung heutzutage viel h ufiger weltweit verteilte Teams gemeinsam an Projekten 28Customer Relationship Management 2 Collaboration 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 35 Collaboration Collab DM Collaborative authoring Knowlege bases Whiteboards wem Video conterencing Consolidation of information WF BPM RM Abbildung 2 10 Collaboration KSP07 arbeiten und die Zeit und Kostenaufwendungen f r Gesch ftsreisen reduziert werden sollen Dazu gehoren die Bereitstellung von gemeinsamen Arbeitsbereichen zum gleichzei tigen und kontrollierten Bearbeiten und Erstellen von Informationen Informations sammlungen wie Knowledgebases Skill Datenbanken Informationsressourcen und Hintergrundinformationen Weiterhin umfasst der Bereich Verwaltungskomponenten wie Whiteboards zur Ideensammlung und Diskussionsforen zum Ideenaustausch von Projektmitgliedern oder Anwendungen wie Instant Messaging oder Videokonferenzen zur direkten Kommunikation von Mitarbeiten untereinander sowie Koordinations komponenten zur Termin und Projektplanung mit integrierten Projektmanagement funktionen Diese Funktionen erfordern einen direkten Zugriff auf Dokumente aus dem DMS und Koordinationsfunktionen die meist in Groupwareanwendungen zu finden sind und integriert werden k nnen
47. beide dasselbe Schema und den denselben Speicherort referenzie ren und sich aus Aktivit t 1 ein lesender und aus Aktivit t 2 ein schreibender Zugriff ergibt so ist Benutzer A in die Gruppe f r den schreibenden Zugriff einzuordnen Mit diesen Informationen k nnen anschlie end die Berechtigungen im DMSleingerich tet werden Dazu wird der Prozess einmal durchlaufen und dabei die Informationen der Speicherorte im sowie der Benutzerobjekte mit lesendem oder schreiben den Zugriff ermittelt Auf Basis der ermittelten Informationen k nnen die Berechti gungen von ADEPT aus ber die Schnittstelle zum DMSJeingerichtet werden indem die Gruppen f r lesenden und schreibenden Zugriff im DMS angelegt die ermittel ten Benutzerobjekte den Gruppen zugewiesen und abschlie end die Berechtigungen an den Speicherorten im DMS entsprechend gesetzt werden In der Bezeichnung der Gruppe ist dabei ein Name zu verwenden der die Prozessvorlage eindeutig identifi ziert um im die Gruppen und die damit verbundenen Zugriffsberechtigungen Prozessen zuordnen zu k nnen Da die Bearbeiterzuordnungen bei der Ausf hrung von Prozessen erst zur Laufzeit auf gel st werden kann es vorkommen dass zwischen dem Anlegen der Gruppen im DMS und der Ausf hrung einer Aktivit t ein nicht ber cksichtiger Benutzer die Aktivit t mit einem Zugriff auf ein Schema ausf hrt Diese Vorgehensweise ist in ADEPT2 be absichtigt um nderungen im Organisationsmodell zu ber c
48. dahingehend erweitert dass ein den gesamten Lebenszyklus von physischen und elektroni schen Dokumenten von der Entstehung ber die Ver ffentlichung hin zur Archivie rung und Vernichtung abdecken soll Au erdem sollen zus tzlich auch eine Reihe re gulatorischer Anforderungen ber cksichtigt werden ZGB05 Zum Beispiel sind dies gesetzliche Rahmenbedingungen oder firmeninterne Richtlinien zum Umgang und der Aufbewahrung von Informationen Neben den DMSlhaben sich in den 90er Jahren CMSlentwickelt die darauf abzielen In halte effizient zu erstellen zu publizieren und zu verwalten Sie werden h ufig zur Ge staltung von Webinhalten im Intra oder Internet verwendet und werden daher oft syn onym als WCMf bezeichnet Boi04 Nak02 Zun chst ging es bei diesen Systemen dar um umfangreiche Webseiten einheitlich zu erstellen die mit einfachen Web Editoren kaum noch zu verwalten und kontrollieren sind Weiterhin wachsen die Anforderun gen dynamisch generierte Seiten mit aktuellen und personalisierten Inhalten aus Da 4Web Content Management 18 2 Enterprise Content Management tenbanken und anderen Informationssystemen zu erzeugen und dabei differenzierte Sichten und Zugriffsrechte sowie Zugriffsstatistiken uber die Nutzung bereitzustel len Inzwischen sollen WCM Jauch dazu genutzt werden um ganze Portale anzubieten in die verschiedene Inhalte und Systeme integriert werden k nnen um dem Benutzer eine einfache Sicht auf versc
49. den strukturellen Aufbau von Dokumenten beschreiben wer den logische Speicherorte innerhalb des DMS Repository ben tigt um ein Dokument abzuspeichern bzw auf ein Dokument zuzugreifen Um die strukturierte Ablage im DMS sicherzustellen werden daher auch die Schemata mit einem oder mehreren logi schen Speicherorten verkn pft F r die Integration ben tigt das PMS daher zus tzlich die Information ber die logischen Speicherorte Diese werden typischerweise ber ei ne hierarchische Anordnung von logischen Verzeichnissen realisiert Das ver kn pft hierzu die Schemata mit den Referenzen auf die logischen Speicherorte 124 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Wenn mehrere Verzeichnisse zur Speicherung der Prozessdaten oder dem Zugriff der Dokumente zur Verf gung stehen k nnen diese zur Laufzeit durch den Benutzer oder die Prozesslogik bestimmt werden Die Referenzen auf die Verzeichnisse k nnen hier bei ber eine Liste im PMS mit dem Schema zusammen gespeichert werden Mehrere logische Speicherorte werden ben tigt um einen Dokumententyp an mehreren Stel len im DMS Repository abzulegen So k nnten beispielsweise von einem Unternehmen erstellte Rechnungen mit einem Dokumentenschema erstellt werden Durch die Zu ordnungen zu mehreren Verzeichnissen lassen sich dann diese Rechnungen den unter schiedlichen Kunden zuordnen Durch die Verkn pfung von Dokumentenschema und Verzeichnis wird damit sichergestellt dass Dokumente
50. der Formulare dem Erfas sungssystem bekannt sind COLDI sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von Ausgabedatenstr men Der COLD Begriff entstand in den 80er Jahren mit den Anfangen der elektronischen Archivierung Hier hatte man begonnen die erzeugten Dokumente nicht mehr in Pa pierform oder auf Microfiche sondern digital auf optischen Medien abzulegen Damit war es damals moglich auf Archivdaten uber den Computer zuzugreifen um die Zei ten fur Suche und Transport drastisch zu reduzieren Die Archivierung erfolgt hierbei i d R ber einen Druckertreiber der die Informationen aus den Anwendungen ent gegennimmt und statt auf einem Drucker auszugeben von einem COLD Archivserver entgegengenommen wird Daten k nnen dabei in ein archivgeeignetes Langzeitformat wie PDF A oder TIFF gewandelt werden W hrend des Imports der Daten k nnen au erdem Indexdaten aus den Dokumenten extrahiert werden die die Basis f r die sp tere Suche nach den Dokumenten bilden ERM ist eher im englischsprachigen Raum gelaufig und dient ebenfalls der Aufbe reitung der Daten mit bestimmten Strukturinformationen so dass sie unabhangig vom verwendeten Quellsystem an die Store oder Preserve Komponenten weitergereicht werden konnen Erfassung von CiHDokumenten Wenn CI Dokumente direkt in einer Anwendung erstellt werden liegt es nahe die se direkt ber die Capture Komponenten abzuspeichern und die der Anwendung be kannten Attribute
51. der Hersteller wie CR und schlie t auch Unterneh men wie Microsoft ein die sich nicht an Java Standards orientieren Da die Spezifika tion erst Ende 2009 in Version 1 0 fertiggestellt wurde sind bislang lediglich prototy pische Umsetzungen vorhanden 4 6 Records Management als gemeinsame Basis fur DMS und PMS 109 Interoperable Content Application on any platform Service oriented interface I i 4 4 M u a CMIS Implementation CMIS Implementation CMIS Implementation CMIS Implementation CMIS Implementation IBM Content FileNet Content SharePoint JCR Compliant WEITET LEUE Repository CONTENT amp CONTENT amp CONTENT amp CONTENT amp CONTENT amp METADATA IN METADATA IN METADATA IN METADATA IN METADATA IN PROPRIETARY PROPRIETARY PROPRIETARY PROPRIETARY PROPRIETARY FORM FORM FORM FORM FORM Abbildung 4 2 CMIS Architektur Zum momentanen Zeitpunkt kann durch die in diesem Abschnitt beschriebenen Spe zifikationen und deren Umsetzungen in konkreten Systemen keine f r die Integra tion von und standardisierte Schnittstelle f r den Zugriff auf das Repository vorausgesetzt werden Hier muss auf die jeweiligen herstellerspezifischen API zur ckgegriffen werden 4 6 Records Management als gemeinsame Basis f r DMS und PMS F r die Integration von und wird eine gemeinsame Basis zur Definition und Verwendung der Informationsobjekte ben tigt die in Gesch ftsprozesse integriert wer den m ssen bz
52. der Integration von DMS und PMS verwenden Hier ber werden auch die zur Archivierung vorgesehenen Daten aus Pro zessen im abgelegt und in Form von Records aufbewahrt Erstellen von Schemata Die Erstellung der Schemata erfolgt durch die Zusammensetzung von elementaren Da tentypen Typischerweise werden hier die aus Programmiersprachen bekannten Daten typen wie Integer Float String Boolean oder Bin rdaten BLOHFh unterst tzt Zus tz lich k nnen weitere Attribute angegeben werden die festlegen ob das Datenfeld ob ligat oder optional mit einem Inhalt zu versehen ist oder ob Wertebereiche z B ber regul re Ausdr cke eingeschr nkt werden Weitere Eigenschaften aus dem Records Management Bereich sind Aufbewahrungs und Vernichtungsfristen die mit einem Schema verkn pft sind oder im Schema hinterlegt werden Abbildung 5 2 zeigt ein einfaches Dokumentenschema in UMI F Notation OMGO9b in dem eini ge Metadatenfelder definiert wurden Hierbei k nnen die beiden Felder Notizen und Beschreibung optional angegeben werden F r die Sprache wird ber einen regul ren Ausdruck festgelegt dass hier nur das zweibuchstabige K rzel der Sprache angegeben werden darf in der das Dokument verfasst wurde Dokumentenschema Titel string Autor string Notizen optional string Beschreibung optional string Sprache string a z 2 Version int Datei Blob Aufbewahrungsfrist Datum Abbildung 5 2
53. dienen ohne dass Kontext wechsel der Programme notig sind zum anderen konnen hieruber einzelne Funktionen des einen Clients in den anderen bernommen werden Fur die Realisierung der Client Integration existieren mehrere Techniken die zum einen von der Implementierung der konkret zu integrierenden Clients abh ngt zum anderen von den zu integrierenden Funktionen Ebenso m ssen auch die Architekturen der Clients kompatibel sein um auf technischer Ebene eine kompatible Schnittstelle verwenden zu k nnen Weiterhin haben sich auch kommerzielle Anbieter wie z B JNBridge etabliert um spezi 3Rich Client Platform Rich Ajax Platform 170 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS ell die Interoperabilitat von NET und Java Programmen zu ermoglichen Da ADEPT2 einen Rich Client auf Eclipse Basis verwendet wird im Folgenden von diesem als Basis ausgegangen RCP RCP Der einfachste Fall einer Clientintegration liegt vor wenn der DMS Client ebenfalls auf Eclipse basiert wie z B der Easy Experience Client aus Kapitel 3 Eigene Anwendun gen oder Module werden in den Eclipse RCP Client uber Plugins realisiert Da beide Clients in diesem Fall auf der RCP aufsetzen k nnen hier die jeweiligen Plugins zu sammen in einen Eclipse Client geladen und angeordnet werden Die Kommunikation zwischen den Komponenten kann dabei ber die herstellerspezifische APIerfolgen RCP Browser Manche wie MOSS oder Alfresco verzichten komplett a
54. dokumentiert wird wer f r die Erstellung Genehmigung und Ver ffentlichung der Inhalte verantwortlich war WCM muss auch besonders die sichere Trennung zwischen ffentlichen und nicht ffentlichen Inhalten gew hrleisten Portale Web Portale sind heutzutage zu einem weit verbreiteten Werkzeug f r Integrations aufgaben geworden Sie dienen dem Ziel Informationen aus verschiedenen Quellen 7 Hypertext Markup Language 34 2 Enterprise Content Management zusammenfassend dem Benutzer zu pr sentieren Dies k nnen au er in Dokumenten gespeicherte unstrukturierten Informationen aus dem Bereich selbst auch weite re Daten aus anderen Systemen z B CRMF Se a sein Weiterhin bieten Portale den Benutzern die Moglichkeit mit einer Anmeldung mit den benutzerspezi fischen Rechten auf verschiedene Systeme und Daten zuzugreifen sodass mehrfache Anmeldungen an diversen Systemen mit ggf unterschiedlichen Authentifizierungen entfallen Durch Anwendungsintegrationen oder eingebettete Komponenten aus Groupwarean wendungen wie E Mail Kalender Chats oder gemeinsamen Arbeitsbereichen k nnen Portale au erdem die Bereitstellung der Arbeitsumgebung f r die Benutzer auf Admi nistrationsseite vereinfachen da Anwendungen nicht bis an den Computer des Benut zers ausgerollt werden m ssen Damit k nnen Funktionen aus dem Bereich Collabora tion bernommen werden s Abschnitt 2 3 2 4 Durch die Verwendung von Internet technologien
55. entschieden werden welche nderung eingebracht werden soll Virtuelle Aktenbildung Eine virtuelle Akte stellt eine Sicht auf zusammengeh rige Dokumente bereit Das dahinterliegende Konzept basiert darauf dass Dokumente aus verschiedenen Speicherorten oder aus einem integrierten Drittsystem visuell als zu sammengeh rig dem Benutzer pr sentiert werden Dadurch k nnen unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenstellung der Informationen aus DM Sicht realisiert werden Suche Die Recherchem glichkeiten nach Dokumenten werden im wesentlichen von den Attributen die bei der Erfassung angegeben wurden dem Dokumentenformat und der Dokumentenindexierung vorgegeben F r jeden Dokumenttyp steht i d R eine eigene Suchmaske mit den passenden Attributfeldern zur Verf gung blicher weise lassen sich die gesuchten Begriffe auch mit logischen Operationen miteinander verkn pfen Wenn die DM Komponenten das Dateiformat des Dokuments unterst t zen k nnen f r die Dokumente dar ber hinaus Volltextindizes erstellt werden um die M glichkeiten einer Volltextsuche zur Verf gung zu stellen Insbesondere die Volltext suche f hrt bei einem gro en Datenbestand dazu dass die Relevanzrate der gefunden Dokumente relativ niedrig ausf llt Daher kommt einer genauen Attributierung und pr zisen Indexierung eine gro e Bedeutung in Bezug auf die Qualit t der Ergebnisse einer Suche zu Je genauer die Indexierung mit der Recherche bereinstimmt desto e
56. ffentlichungssite k nnen Dokumente mit Hilfe der MS Office Programme erstellt werden und durch Konvertierungsfunktionen in umgewandelt oder integrierte HTML Editoren verwendet werden Doku mente aus dem DM Bereich k nnen direkt in die Webseiten integriert werden Hierzu werden auch Transformationsfunktionen bereitgestellt die z B Inhalte eines Word Dokuments in HTML zur direkten Anzeige ber einen Browser transformieren Die Bereitstellung von Portalen geh rt zum Kernbereich von Die Funktionen des Portals werden ber die eingangs erw hnten Zusammenarbeitsportale bereitge stellt Ein Portal ist zun chst eine normale Webseite die einen Web Editor enth lt Wei terhin geh ren Bibliotheken zum Speichern von Seiten Vorlagen und wiederverwend baren Elementen zu den Funktionen Durch Vorlagen k nnen automatisch generierte Hierarchien von Webseiten erstellt werden die verschiedene Inhalte wie Nachrichten Dokumenten oder Suchbereiche beinhalten F r die Gestaltung von Portalinhalten lassen sich Benutzerprofile definieren mit denen individuelle Seiten Benutzern bzw Gruppen zugeteilt werden k nnen Weitere Anpassungen wie pers nliche Informatio nen und Dokumente k nnen dar ber ebenfalls genutzt werden Die Vorlagen werden zentral ber die Administrationsseite des MOSS verwaltet und zugewiesen In das Por tal k nnen die Funktionen Kalender Aufgaben und E Mail aus der Groupware MS Exchange direkt durch die Einbindung von Webparts
57. gemeinsam nutzbarer Terminkalen der zur Ressourcenplanung und Kommunikationsm glichkeiten wichtig Ebenso sind die Integrationen von Anwendungen zur Bearbeitung relevant Workflow BPM Im Bereich werden die drei verschiedenen Workflow Arten Adhoc Workflow Production Workflow und untersucht Dabei wird auf die Modellierungs und Ausf hrungsaspekte der Workflow Komponenten eingegangen Adhoc Workflows dienen der Erstellung kleinerer Abl ufe die direkt durch den Be nutzer erstellt werden Im Bereich Production Workflow werden Aspekte der Model lierung und Ausf hrung von Workflows evaluiert mit denen sich vorgegebene Ge sch ftsprozesse abbilden lassen Hierzu werden graphische Modellierungswerkzeuge und die Funktionen zur Ausf hrung der Workflows untersucht Bei beiden genann ten Workflow Arten ist au erdem von Bedeutung dass Inhalte aus den Bereichen DM und RMlintegriert werden k nnen Im Bereich BPM werden dar ber hinaus Integrationsm glichkeiten von Drittanwen dungen in die Prozesse untersucht Hierzu ist es notwendig dass neben den Inhal ten der erw hnten Komponenten auch Daten aus anderen Quellen ber die Workflow Engine integriert werden k nnen bzw Daten an andere Systeme bergeben werden die in die Prozessausf hrung involviert sind Weiterhin sind in diesem Bereich Monitoring Funktionen zur Analyse von Prozessen erforderlich 3 1 Evaluierungskriterien 55 Store Im Bereich Store werden die technisc
58. gezeigt wie sich Dokumente die in einem gespeichert sind in Prozesse 8 2 Ausblick 179 integrieren und die darin enthaltenen Informationen f r die Durchf hrung von Pro zessen nutzen lassen Weiter wurde gezeigt wie sich die Organisationskomponenten von ADEPT2 in Verzeichnisdienste integrieren lassen um dar ber eine gemeinsame Benutzerverwaltung mit anderen Systemen zu realisieren Dazu wurden verschiedene Authentifizierungsvarianten vorgestellt die von der getrennten Authentifizierung ber Single Credential bis hin zu SSOJreichen bei dem sich ein Benutzer nur einmalig am System anmelden muss Abschlie end wurden Ans tze zur Integration der Clientkom ponenten f r den ADEPT2 Rich Client und den Web Client in Portale aufgezeigt 8 2 Ausblick Das ECM Konzept zielt darauf ab strukturierte schwach strukturierte und unstruktu rierte Informationen zusammenzuf hren Aus aktueller Sicht hinken existierende Sys teme die versuchen dieses Konzept vollst ndig umzusetzen dem angestrebten Um fang hinterher Weiterhin bleibt es fraglich ob in absehbarer Zukunft Systeme entwi ckelt werden k nnen die in der Lage sind alle diese Bereiche zufriedenstellend ab zudecken Besser w re es wenn sich Systeme die sich auf einen oder wenige Bereiche spezialisieren leicht integrieren lassen k nnten Hierzu besteht vor allem der Bedarf nach verl sslichen Standards die zuerst das zen trale Repository betreffen in dem die Informatione
59. hier bei geteilt da Adhoc Workflows zum Versenden einzelner Dokumente ber die Komponenten abgewickelt werden k nnen Adhoc Workflows sollen keine wiederkeh renden Prozesse oder Gesch ftsprozesse abbilden Sie dienen lediglich der Benachrich tigung oder der spontanen Verteilung von Dokumenten Au erdem k nnen sie zum Einholen von Feedback zu Dokumenten an bestimmte Benutzer oder Gruppen gesen det werden Da diese Workflows von jedem Benutzer erstellt und verwendet werden sollen w re hierf r eine Modellierung und Ausf hrung ber das PMS zu aufwendig da jeder Benutzer hierzu Zugriff und Kenntnisse ber die Modellierungswerkzeuge des 4 5 Schnittstellen 107 PMS ben tigen w rde Da der Bereich Deliver vielf ltige Querschnittsfunktionen be reitstellt werden von den DMSltypischerweise nicht alle ben tigten Funktionen ange boten wie z B Funktionen zur Personalisierung von Portalansichten oder die Konver tierung in weboptimierte Anzeigeformate Die Bereiche WCM und Collaboration bieten sich vor allem f r ein CMS an Funktionen werden dabei in die Collaboration und WCM Funktionen integriert um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder in die Webinhalte zu integrieren Hier hat sich in Kapitel gezeigt dass CMS wie MOSS oder Alfresco in diesen Bereichen St rken gg DMSJaufweisen Die Store Komponenten dienen bei der Integration lediglich der tempor ren Speicherung von Inhalten oder stellen Inhalte als Kopie bereit
60. im DMSl Repository abgelegt werden kann Um zu verhindern dass Dokumente die sich noch in der Erstellungsphase eines Prozesses befinden bereits im DMSF Repository sichtbar werden wird das Dokument erst beim Abschlie en der Aktivit t erstellt die die letzte Schreibkante zum Schema besitzt Da es sich um ein neu erstelltes Dokument handelt das nicht im DMS vorhan den ist werden hierbei keine Sperren ber Check In Check Out Mechanismen ben tigt Durch diese Vorgehensweise wird ein Dokument immer in der neuesten Version im Prozess erzeugt Die ggf auftretenden tempor ren Zwischenversionen w hrend der Prozessausf hrung werden nicht ins DMS Repository bernommen Bearbeiten Beim Bearbeiten von Dokumenten w hrend der Ausf hrung eines Prozesses sind kon kurrierende Zugriffe auf das Dokument zu ber cksichtigen Hierbei muss das Doku ment zun chst wie bei einem lesenden Zugriff ausgew hlt und die Inhalte in den struk turierten Datentyp des Schemas bernommen werden Dabei muss jedoch anders als beim rein lesenden Zugriff beim Starten der Aktivit t die mit der ersten Lesekante auf das Schema verkn pft ist das Dokument ber die Check Out Funktion des f r eine Bearbeitung durch das DMSlgesperrt werden Falls ein Dokument ausgew hlt wird das bereits durch eine Check Out Sperre gesch tzt ist schl gt die Aktivit t fehl und informiert den Benutzer mit einer entsprechenden Fehlermeldung dass das Do kument nicht ausgecheckt w
61. im Netzwerk vorhanden sind Die Authentifizierungsserver werden bei 5 2 Organisationsintegration 137 Kerberos KDC gt genannt Der ist dafur verantwortlich einen Benutzer zu au thentifizieren indem der Benutzer sich mit seinen Anmeldeinformationen am authentisiert und daraufhin ein Ticket erhalt mit dem er von weiteren Systemen oder Diensten authentifiziert werden kann In Abbildung 5 7 ist ein Kerberos Ticket verein facht dargestellt Der obere Teil enth lt die unverschl sselten Informationen die bei Kerberos aus einem Realm und einem Principal Name besteht Der Realm gibt den G l tigkeitsbereich eines KDCJan d h alle zu einem Realm geh renden Benutzer und Sys teme werden von ihm verwaltet und vertrauen ihm Ein Realm kann beispielsweise ein DNS Dom nen Name sein Der Prinicpal Name identifiziert den Besitzer des Tickets Im verschl sselten Teil liegen e einige Ticket Flags auf die sp ter eingegangen wird e der Schl ssel mit dem Informationen zwischen dem Benutzer und dem Zielsys tem verschl sselt ausgetauscht werden verschl sselte Kopien des Prinicipal Name und des Realm e die Start und Endzeiten die die G ltigkeit des Tickets angeben e eine oder mehrere IP Adressen die den Rechner des Benutzers identifizieren e die Autorisierungsdaten des Benutzers Realm Prinicpal Name Ticket Flags Schl ssel Realm Prinicpal Name Startzeit Endzeit Host Adressen Autorisierungsdaten Vers
62. m ssen um das Dokument zuordnen zu k nnen Dadurch muss nicht das gesamte Dokument interpretiert werden sondern nur die relevanten Berei che die ben tigt werden Zus tzlich k nnen f r diese Teile des Dokuments Wertebe reiche eingeschr nkt werden was zu einer Verbesserung der Erkennungsqualit t f hrt Beispielsweise kann im Feld Postleitzahl eine 0 leicht als o gedeutet werden Durch ei ne Einschr nkung des Wertebereichs f r dieses Feld kann die Software sicherstellen dass das erkannte Zeichen eine 0 sein muss Bei stark textorientierten Dokumenten kann die Texterkennung auf den gesamten Text angewendet und so sp ter direkt mit einer Textverarbeitungssoftware bearbeitet wer den Zus tzlich kann mit dem erkannten Text ein Volltextindex erstellt werden der die Grundlage f r eine sp tere Volltextsuche darstellt um das Dokument anhand einer inhaltlichen bereinstimmung mit den gesuchten Begriffen wiederzufinden Abbildung 2 5 zeigt schematisch den Vorgang des Scannens Attributierens und der Speicherung im System 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 25 a Papierdokumente Pr fen Separieren gt Ablage Archiv Abbildung 2 5 Scannen und Indexieren Die Komponenten f r die inhaltliche Erschlie ung k nnen in drei Bereiche unterteilt werden e manuelle Indexierung Der einfachste Fall stellt die manuelle Vergabe von Indexattributen dar Die In dexattribute sollen ein Dokument m
63. nnen dass auf diese Daten ber dieDM Komponenten zugegriffen werden kann Anschlie end wird die Integration auf Organisationsebene vorgestellt Dazu wird ge zeigt wie die Systeme ber eine zentrale Benutzerverwaltung ber Verzeichnisdienste realisiert werden k nnen und wie sich hier ber Aspekte der Authentifizierung abbil den lassen Abschlie end werden Aspekte f r eine Integration auf Clientebene vorgestellt damit die Systeme auch bei der Interaktion mit dem Benutzer integriert pr sentiert werden k nnen 5 1 Datenintegration Dieser Abschnitt stellt die Konzepte zur Integration auf Datenebene eines DMS und eines PMS vor Dazu wird zun chst beschrieben welche Erweiterungen PMSlseitig vor genommen werden m ssen um Inhalte aus dem DMSF Repository zug nglich zu ma chen Au erdem wird vorgestellt wie sich dadurch sowohl Dokumente leicht in Pro zesse integrieren als auch Daten oder Dokumente die bei Durchf hrung eines Pro zesses erstellt werden dort ablegen lassen Anschlie end wird beschrieben wie sich die Integration von Dokumenten mit ihren Metadaten in Prozessen darstellt Weiter hin wird aufgezeigt wie in Prozessen erzeugte Dokumente im DMS abgelegt werden 120 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS konnen Dabei werden die Records Management Richtlinien zur Aufbewahrung und Langzeitarchivierung ber cksichtigt 5 1 1 Gemeinsames Repository F r die Integration wird das DMS Repository al
64. nur an ihren vorgesehen Spei cherorten abgelegt werden k nnen Beispielsweise wird damit verhindert dass sensible Informationen die in Rechnungen enthalten sind nicht versehentlich in anderen Ver zeichnissen abgelegt werden Dies kann dazu f hren dass Rechnungsdokumente nicht wiedergefunden werden oder dass Benutzer diese einsehen k nnen obwohl sie daf r keine Berechtigung besitzen Wie im Abschnitt ber die Schemata beschrieben m ssen die mit einem Schema ver kn pften logischen Speicherorte bei der bernahme von Schemata aus dem DMS vom PMS ebenfalls bernommen werden Bei der Erstellung von Schemata mae sind hierzu die logischen Speicherorte anzugeben an denen die Dokumente abgelegt bzw gelesen werden sollen Beim automatischen Anlegen eines Schemas ber die Sche makomponente muss diese auch die logischen Speicherorte im DMS mit den Schemata verknupfen 5 1 4 Prozessintegration Um die definierten Schemata in Prozesse integrieren zu konnen muss die Schemakom ponente die Schemata auf die im PMS vorhandenen Datenelemente abbilden Damit wird ein Schema im Datenfluss eines Prozesses durch ein oder mehrere Datenelemente repr sentiert die damit verkn pft sind Die Eigenschaften der einzelnen Datenfelder aus dem Schema m ssen dazu mit den Definitionen im Schema bereinstimmen um sicherzustellen dass die Informationen ber obligate bzw optionale Felder sowie die Datentypen erhalten bleiben In Abbildung 5 3 ist
65. ohne dass eine spezielle An wendung ben tigt wird die das Dateiformat kennt Sicherheitstechnologien Sicherheitstechnologien werden typischerweise als Querschnittsfunktionen f r alle ECM Komponenten bereitgestellt Elektronische Signaturen werden etwa bei der Er fassung nderungen an Inhalten und beim Versand eingesetzt Dazu geh ren als Basis f r den Einsatz digitaler Signaturen die die Schl ssel und Zertifikatsverwal tung sowie die Pr fung der Authentizit t von Signaturen bernehmen Um die Inte 39 Public Key Infrastructure 48 2 Enterprise Content Management gritat der bermittelten Nachricht und die Authentizit t des Absender sicherzustellen werden in Europa drei Arten der elektronischen Signatur einfache fortgeschrittene und qualifizierte eingesetzt In Deutschland kann lediglich die qualifizierte elektroni sche Signatur nach Sigd lund BGH die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform erset zen Distribution Die vorgestellten Technologien dienen dazu die unterschiedlichen Inhalte mit ECM kontrolliert und nutzungsorientiert dem entsprechenden Empf nger und Bearbeiter bereitzustellen Die Bereitstellung kann dabei aktiv z B durch E Mail Rundschreiben oder passiv durch Publikation auf einer Webseite geschehen Hierzu k nnen verschie dene Kommunikationskan le wie Portale E Mail und Fax mobile Ger te oder Papier zum Einsatz kommen Die Aufgaben der Deliver Komponenten bestehen darin die In form
66. optimiert anzubieten Im Bereich der Sicherheitstechnologien l sst sich die komplette Kommunikation zwi schen den Server und Client Komponenten in eine PKl integrieren Au erdem k nnen Dokumente mit digitalen Signaturen versehen werden Weitere interne Verschl sselun gen f r die Daten sind ebenfalls m glich Je nach Sicherheitsstufe geht dies allerdings zu Lasten der Suchfunktionen da keine verschl sselten Daten in die Suchindexberei che bernommen werden 3 7 Funktionaler Vergleich Nach den Darstellungen der CMS und DMS werden die Systeme nun abschlie end an hand der aus Kapitel 2 identifizierten Funktionen und der Evaluierungskriterien am Anfang dieses Kapitels funktional verglichen Dabei zeigen die Ergebnisse aus Tabel le 3 2 dass kein System den vollen Umfang von ECM Jabdecken kann Weiterhin wird deutlich dass sich die Systeme grob in die zwei Kategorien CMS und DMSlunterteilen lassen Alfresco Mund erf llen vor allem Anforderungen an die Bereiche Collaboration und und lassen sich daher in die Kategorie CMS einordnen ELO professional DocuWare ENTERPRISE und EEX decken die Bereiche DM Preserve und Capture ab und lassen sich daher in die Kategorie DMSJeinordnen Der Bereich Capture wird von DMS Anbietern wie ELO DocuWare oder EASY gut ab gedeckt Bei diesen Systemen sind sowohl Funktionen f r die Erfassung und Verarbei tung von NCI als auch CI Dokumenten vorhanden Au erdem besitzen sie umfang reiche Funk
67. und einem Portlet Container in dem die Portlets verwaltet werden Er steuert den Lebenszyklus und leitet die Requests an das Portlet weiter Der Lebenszyklus besteht dabei aus der Erzeugung und Initialisierung der Verarbeitung von eingehenden Requests und der abschlie enden Beendigung und Entfernung Dieser Lebenszyklus wird dabei von der Schnittstelle Portlet abgebildet dieim Paket javax portlet enthalten ist F r das La den des Portlets verwendet der Portlet Container einen Classloader und ruft nachdem es geladen wurde die Methode init zur Initialisierung auf Zur Initialisierung wer den ber Parameter weitere sprachspezifische Informationen aus der Portlet Definition im Deployment Deskriptor des Portlets einbezogenen Nachdem das Portlet initialisiert wurde kann es Requests empfangen und verarbeiten Wird das Portlet nicht mehr be n tigt wird es vom Portlet Container ber den Aufruf von destroy beendet p F r die Verarbeitung von Requests werden zwei Arten in der Portlet API unterschie den Mit Action Requests werden Anforderungen zu Zustands nderungen an das Port let geschickt mit Render Requests wird das Portlet hingegen angewiesen die Darstel lung zu erneuern Der Ablauf der beiden Requests die ber die Methoden render und processAction realisiert werden sind in Abbildung 7 4 dargestellt 174 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS Portal Portlet Portlets Container A B C Nicht im Umfan
68. von Papierdokumenten stehen in den Rich Clients Scanfunktionen zum Erfassen ein oder mehrseitiger Dokumente zur Verf gung F r die nachtr gliche Bearbeitung bieten die Rich Clients Funktionen zum Zusammenfassen bzw Trennen von Dokumenten L schen von Leerseiten und Drehen von Dokumenten Die Speicherung der gescannten Dokumente erfolgt im TIFF PNG oder JPEG Format Die integrierte OCR Erkennung erm glicht die vollst ndige Indizierung von Dokumenten oder markierten Teilberei chen wie in Abbildung 3 15 dargestellt Neben den integrierten Funktionen zur Erfassung von Papierdokumenten erm glicht das in Abbildung 3 15 dargestellte Modul EASY Capture die Stapelerfassung von gr eren Mengen an Papierdokumenten Dazu wird ein eigener Scan Client verwendet der die Aufgaben des Scannens und der Indexierung sowie Sortieren Zusammenfas sen bzw Trennen und Bildkorrekturen vornehmen kann In diesen Client sind diverse Erkennungsmodule von Drittanbietern f r die Bereiche OCR Barcode ICR oder HACR integriert Um eine h here Erkennungsrate zu erreichen werden die Dokumente beim Scannen von mehreren Erkennungs Engines analysiert Durch ein Voting Verfahren wird das wahrscheinlichste Muster anschlie end ausgew hlt EAS06a Erkannte Bar codes k nnen mit dem Datenbestand aus anderen Quellen abgeglichen werden um z B Dokumente einem Auftrag aus dem ERP System zuordnen zu k nnen Zus tzlich k nnen Vorlagen f r Dokumententypen ers
69. 98 von der Firma ELO Digital Office GmbH ein gef hrt Die Schwerpunkte der Software liegen auf dem Dokumenten Management Workflow Management und der elektronischen Archivierung Neben ELOprofessional werden noch ELOoffice f r kleine Installationen und ELOenterprise angeboten Seit Version 6 0 besitzen ELOenterprise und ELOprofessional die gleiche Architektur 3 4 ELOprofessional 6 73 Aufbau und Architektur ELOprofessional verwendet eine Java und SOA basierte Client Server Architektur Abbildung 3 9 zeigt einen berblick ber die Komponenten Den Kern der Software bildet der ELO Index Server der den DM Server und den Workflow Server beinhaltet Der Application Server besteht aus einem Apache Tomcat der die Funktionen uber eine SOAP Schnittstelle bereitstellt ber die die anderen ELO Module Clients oder Drittanwendungen mit dem Server kommunizieren konnen Die Inhaltsspeicherung und Zugriffe werden uber die Serverbase Komponenten koordiniert die die jeweili gen Datenspeicher verwalten Layer Components 5 GUI i 4 Function i 3 Business Logic i 2 Serverbase NetApp EMC Centera WORM Jukebox Tape IBM DR550 Fileserver SAN NAS 1 Storage Abbildung 3 9 Architektur von ELOprofessional ELOb Die Benutzerverwaltung erfolgt bei ELOprofessional entweder ber die integrierte Be nutzerverwaltung oder durch eine Anbindung an MS Active Directory
70. Ablauf und die Reihenfolge der Bearbeitungs schritte sicher Dabei lassen sich verschiedene Abl ufe wie z B die parallele Bearbei tung von Aufgaben oder Entscheidungen in Prozessen darstellen Au erdem verteilt das PMS die zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben an die an den Prozessschritten hinterlegten Benutzer Die Aufgaben werden den Benutzern dabei ber eine Arbeits liste vom PMS bereitgestellt Um die Auswahl der Bearbeiter nach unterschiedlichen Kriterien vorzunehmen k nnen typischerweise zus tzliche Angaben mit den model lierten Prozessschritten verkn pft werden Dadurch kann die Bearbeitung einer Auf gabe durch einen Benutzer der die entsprechenden F higkeiten oder Berechtigungen besitzt sichergestellt werden Zur Laufzeit kann das PMS weitere Aspekte einbeziehen wie z B die Anzahl der in der Arbeitsliste vorhandenen Eintr ge um die Aufgaben gleichm ig auf alle Bearbeiter zu verteilen 4 2 Dokumente in Gesch ftsprozessen Bis zu 90 aller gespeicherten Informationen liegen in Unternehmen in Form von Dokumenten oder Content vor Jen05 Wichtige Unterlagen wie Vertr ge Rechnun 104 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS gen Urkunden technische Beschreibungen E Mails Korrespondenz und damit ein betrachtlicher Teil des Wissens eines Unternehmens sind in Form verschiedener Do kumente vorhanden die von Mitarbeitern erstellt bearbeitet oder eingesehen werden Neben der reinen Informations
71. Archivord nern zusammen mit Dokumentenschemata entspricht dem Aufbau von Records und wird daher im Abschnitt Records Management behandelt 90 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Zur Suche k nnen ber die Administrationskonsole oder den Client selbst individuelle Suchanfragen generiert und zur Wiederverwendung gespeichert werden Die Suchfor mulare k nnen beliebige Archive und Felder aus den gespeicherten Dokumenten ent halten F r die mobile Nutzung k nnen die privaten Ordner offline verwendet werden Ein Zugriff auf Archive ist offline nicht m glich Hierzu m ssen die gew nschten Do kumente zuvor aus den Archiven in den privaten Bereich ausgecheckt werden oder aus dem Archiv exportiert werden um Konflikte bei nderungen zu vermeiden Records Management F r den Bereich stehen umfassende Funktionen zur Verf gung In EEX besteht ein Record aus mehreren Komponenten die immer aus einem oder mehreren Nutzda tenelementen den eigentlichen Dokumenten bestehen Jeder Record geh rt zu einem Schema in dem Aufbau und Struktur der Records definiert werden Records werden in einem Pool abgelegt f r den definiert wird welche Schemata er zur Speicherung zu l sst nderungen an Schemata sind nur zul ssig wenn sie die Konsistenz von bereits mit einem Schema gespeicherten Record nicht verletzen Die Attribute von Records werden in der SQL Datenbank abgelegt Dateien und wei tere Metadatenfelder k nnen
72. B werden native Java Arrays automatisch in native NET Arrays konvertiert Es konnen auch Projekte erstellt werden die sowohl Aufrufe von NET zu Java als auch Java zu NET besitzen Fur Oberflachen konnen dabei Java User Interface Elemente in NET Windows Forms verwendet werden und Windows Forms in der Java Oberflache 7 3 2 Web Client Fur die Integration der Web Clients bietet sich der Einsatz von Portalen an Dabei kann der ADEPT2 Web Client in ein vom DMSlbereitgestelltes Portal integriert werden Al ternativ konnen die Web Clients in einem anderen Portal zusammengefasst werden falls das DMS kein Portal bereitstellt Uber die gemeinsame Darstellung in einem Por tal kann der Benutzer dadurch beide Clients innerhalb eines Browsers bedienen und erhalt somit eine ganzheitliche Ansicht der beiden Clients Idealerweise ist das Por tal dabei mit dem DMS und ADEPT2 ber einen SSO Dienst verbunden so dass der Benutzer nur einmal authentifiziert werden muss Zur Integration in Portale existiert durch die Java Portlet Specification seit dem Jahr 2003 ein Standard fur Portlets auf der Grundlage von Java Technologien Im Un terschied zu Servlets dienen Portlets dazu Teile einer Seite und keine komplette Web Seite darzustellen weshalb auch keine Tags verwendet werden d rfen die sich auf ei ne ganze Seite beziehen base body frame frameset head html title Die Spezifikation definiert dazu die Interoperabilitat zwischen einem Portlet
73. CAS Systeme sind vor allem f r die Speicherung von sehr groben Dokumentenmengen bis in den Petabytebereich mit hohen Zugriffsraten und der Forderung nach kurzen Antwortzeiten geeignet EMCO8 37Content Addressed Storage 44 2 Enterprise Content Management Abbildung 2 14 IBM DR 550 Archiv System IBM09b und Systeme lassen sich ebenfalls ahnlich wie die Systeme mit geeig neter Software um die geforderten jWORM Eigenschaften erweitern Der Einsatz dieser Systeme zur Archivierung begr ndet sich meist darauf dass solche Systeme bereits f r die Speicherung von ver nderbaren Daten und anderen Systemen im Einsatz sind und somit das vorhandene Wissen bei der Administration der Systeme genutzt werden kann Mikrofilm und Papier k nnen nach wie vor auch zur Archivierung von Informationen genutzt werden F r elektronische Informationen werden sie heute jedoch eher weni ger in Betracht gezogen da die auf diesen Medien gespeicherten Informationen nicht maschinell auswertbar und die Zugriffsm glichkeiten ebenfalls beschr nkt sind Au erdem sehen inzwischen einige Gesetze vor dass origin r digitale Unterlagen auch im Originalformat elektronisch aufbewahrt werden m ssen z B im Bereich der E Mailarchivierung nach IGDPdU Migration Ein wichtiger Bereich der bei der elektronischen Archivierung zu beachten ist ist die Migration auf andere neuere Speichertechnologien Die Aufbewahrungszeiten in Ar chiven variieren sehr
74. Datenfelder werden dabei dem Dokument als Metadaten hinzugef gt 5 2 Organisationsintegration Neben der Datenintegration miissen auch die Organisationsstrukturen des DMS und des PMS integriert werden um Zugriffe auf die im DMS gespeicherten Daten f r die Benutzer zu erm glichen Au erdem wird durch die Integration erm glicht dass eund das DM5 die gleichen Benutzerinformationen verwenden um die Zugriffe in den Audit Trails des DMS protokollieren zu k nnen 128 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Hierzu wird zun chst eine Einf hrung in die Funktionsweise von Verzeichnisdiensten gegeben Anschlie end wird das Konzept vorgestellt wie sich die Integration der Be nutzerverwaltungen ber einen Verzeichnisdienst realisieren l sst und wie damit die Authentifizierung beim Zugriff auf das DMS Repository umgesetzt werden kann 5 2 1 Verzeichnisdienste Verzeichnisdienste werden typischerweise dazu verwendet um Organisationsstruktu ren abzubilden und Benutzerdaten zentral zu verwalten und Anwendungen zur Ver f gung zu stellen Die Einsatzgebiete sind weitreichend etwa von der Ermittlung von E Mailadressen eines Benutzers bis hin zur unternehmensweiten Verwaltung von Be nutzerdaten mit der Abbildung von Organisationsstrukturen des Unternehmens ein schliesslich Rechteverwaltung und Authentifizierung LDAP LDAP ist ein nachrichtenorientiertes Kommunikationsprotokoll das f r die Kommu nikation zwischen Client
75. Definition von Schemata verwendet die den Aufbau be schreiben Zum Umfang geh rt der logische Aufbau des Ordnungssystems in dem die Informationen abgelegt werden der strukturelle Aufbau von Klassifikationsschemata die Dokumente und Records mit den zugeh rigen Metadaten Aufbewahrungsfristen sowie die Festlegung der Zugriffs und Bearbeitungsberechtigungen 4 Anforderungen Mit den aus den Kapiteln und Jermittelten Grundlagen und Systemen sowie den in diesem Kapitel vorgestellten Ans tzen werden nun die Anforderungen an die Konzep 4 7 Anforderungen 111 tion der Integration eines DMS mit einem PMS formuliert Die Anforderungen lassen sich grob in die drei Bereiche der Integration auf Daten Organisations und Clientebe ne einordnen Die Datenintegration bezieht sich auf Aspekte wie das PMS Daten aus dem Repository des DMS nutzen kann und wie sich die Prozessdaten zur Archivierung und f r den Zugriff ber das DMSlintegrieren lassen Da Konzepte als gemeinsame Moea Basis f r die Integration dienen wird dazu die MoReq2 Spezifikation n her betrach dabei als neutrale Spezifikation da sich die RM Funktionen in den Implementierungen sehr stark unterscheiden und daher kaum allgemeing lti ge Aussagen getroffen werden k nnen Dabei werden Anforderungen aus dem Bereich Records und Dokumentenmanagement ermittelt die bei der sp teren Konzeption zu beachten sind Die Organisationsintegration dient der einheitlichen
76. Die Hierarchie in einem Verzeich nisbaum wird als DIT bezeichnet und definiert gleichzeitig den Namensraum des Ver zeichnisses In Abbildung 5 5 ist ein einfacher DIT dargestellt o example dn o example objectclass top objectclass organization o example Za ae c com c de dn c com o example dn c de o example objectclass top objectclass top objectclass country objectclass country c com c de a BT en N Pa ee ou sales ou vertrieb ou gruppen dn ou sales c de o example objectclass top dn ou vertrieb c de o example dn ou gruppen c de o example objectclass organizationalUnit objectclass top objectclass top ou sales objectclass organizationalUnit objectclass organizationalUnit ou vertrieb ou gruppen fi uid hmeiser uid jdoe dn uid hmeiser ou vertrieb c de o example dn uid jdoe ou vertrieb c de o example objectclass top objectclass top objectclass person objectclass person objectclass organizationalPerson objectclass organizationalPerson objectclass InetorgPerson objectclass InetorgPerson cn Hans Meiser cn Joe Doe givenname Hans givenname Joe sn Meiser sn Doe telephonenumber 49 123 45678 telephonenumber 01 9876 54321 mail hmeiser example de mail jdoe example com userpasswor
77. Disposition APPLIES INTAI APPLIES comm To Schedule m To Schedule 0 0 1 0 P 0 1 m 1 File File i pig MAY BE MAY BE DIVIDED DIVIDED INTO INTC 0 v v APPLIES APPLIES Sub file FR on ir ID af MAY BE DIVIDED INTC 0 lo Documert ack Document Type Volume J Type 1 1 1 T THS T ISSTOREDIN TS ISSTOREDIN 0 0 tt 1 1 1 1 1 1 zs 1 Record 1 1 4 1 Record Document Record Document Record FOREN TE RS ISFORMED q HS 1 ei 1 3 Type 1 OF 1 gt Type VISMADE VIS MADE VIS MADE WIS MADE UPOF UPOF UPOF UPOF 1 1 1 2 Component 1 2 Component Key Key 1 Exactiyonejo 1 Zero or onej0 Zero or mor 1 Ghe or more Exclusive OR 1 Exactly onejo 1 Zero or onej0 Zero or mor 1 Ge or more Exclusive OR a MoReq2 ER Modell Eur08b b vereinfachtes MoReq2 ER Modell Abbildung 4 4 MoReq2 ER Modell 4 7 1 2 Kontrolle und Sicherheit Der Bereich Kontrolle und Sicherheit definiert Anforderungen an Zugriffsbeschran kungen Kontrollmechanismen und den Schutz der in Records gespeicherten Inhalte In diesem Bereich bezieht sich MoReq2 vor allem auf die Vorgaben zur Authentizit t und Integrit t aus dem ISO 15489 Standard ISO02 Berechtigungen werden nicht direkt Benutzern zugeordnet sondern sie werden Rol len oder Gruppen zugewiesen Sie k nnen hierbei Teilen des Klassifikationsschemas der Verzeichnisse Records und einzelnen Komponenten der Records zugewiesen we
78. MOSS fiir Collaboration genutzt werden Workflow DocuWare 5 steuert sowohl systeminterne Vorgange wie die Konvertierung von Datei formaten Imports aus Fremdsystemen Loschen von Daten als auch einfache Freiga beprozesse uber Workflows Beide Arten von Prozessen werden ber den Workflow Server gesteuert Die Ausf h rung von Gesch ftsprozesse wird in DocuWare 5 ber Stempel realisiert Dazu wird f r jede Aktivit t ein Stempel definiert der benutzerbezogen im DocuWare Viewer zur Verf gung gestellt wird Ein Stempel enth lt die Benutzerzuordnung einen frei defi nierbaren Text und optional eine digitale Signatur Bei Einrichtung des Stempels wird die zugeh rige Aktivit t definiert Das Anbringen eines Stempels auf einem Dokument wird durch einen Eintrag in der DocuWare Datenbank vermerkt Diese Eintr ge werden vom Workflow Server auf n derungen zyklisch berpr ft Das Dokument wird dann anhand des angebrachten Stempels in den damit verkn pften Dokumentenpool verschoben Die Stempel die nen neben dem Dokumentenrouting auch der Nachverfolgung eines Prozessverlaufs indem alle angebrachten Stempel auf dem Dokument angezeigt werden Informatio nen und Daten aus Drittanwendungen k nnen nicht in Workflows eingebunden wer den Mit den bereitgestellten Funktionen ber die DocuWare Stempel lassen sich damit nur sehr einfache und kurze Workflows realisieren Eine bersichtliche Anzeige ber den genauen Prozessverlauf existiert nic
79. Pools werden durch einen Storageprovider mit den physischen Speicher orten verkn pft Dabei k nnen f r die einzelnen Attribute der Dokumentenschemata verschiedene Storageprovider verwendet werden Somit ist es m glich eine physikali sche Trennung bei der Speicherung der Dokumente zu realisieren Anforderungen an Speicherpreise Zugriffszeiten o lassen sich dadurch besser erf llen Storageprovider k nnen f r Blob Daten neue Versionen Notizen und Anmerkungen Volltextindizie rung und die Dokumenten Attribute getrennt angegeben werden Zus tzlich existiert ein spezieller SingleInstanceStorageprovider der sicherstellt dass Dokumente nur ein mal physikalisch gespeichert werden F r den Zugriff auf die Daten stellen die Store Komponenten eine eigene Anfragespra che EQLP bereit EQL basiert im Wesentlichen auf einer eingeschrankten SQL Syntax mit Erweiterungen f r den Zugriff auf die Volltextdatenbanken Damit lassen sich vor definierte Anfragen f r die Recherche oder spezielle Suchanfragen auf die Inhalte for mulieren Preserve Der Bereich Archivierung wird ber dieselben Komponenten wie im Bereich Store rea lisiert Hier kommt ein weiterer Storageprovider hinzu der ArchiveStorageprovider Die ser unterscheidet sich von den eben beschriebenen dadurch dass dieser alle Daten eines Dokuments zusammen abspeichert um ein Dokument mit all seinen Daten zu archivieren Ausgenommen sind hier lediglich die Indexdaten die nur von
80. Sie beschreiben wie die Funktionsbereiche von den Systemen umgesetzt werden Zus tzlich werden Aufbau und Architektur der Systeme zu Beginn kurz pr sentiert Es wird darauf eingegangen welche Technologien f r die Implementierung der Systeme verwendet werden Au erdem wird dabei be schrieben welche Schnittstellen die Systeme bereitstellen Am Ende des Kapitels wer den die Systeme in einer Gegen berstellung in ihrem Funktionsumfang verglichen und es wird aufgezeigt wo sie sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden und wel che Bereiche jeweils abgedeckt werden 3 1 Evaluierungskriterien Dieser Abschnitt erl utert die Evaluierungskriterien nach denen die ausgew hlten Sys teme untersucht werden Die Systeme m ssen den Benutzer bei der Erstellung bzw Erfassung nderung Pr fung und Verteilung von Dokumenten und Content unter st tzen Hierzu werden die dazu bereitgestellten Funktionen auf die verschiedenen Funktionsbereichen hin untersucht Capture Im Bereich Capture werden Funktionen zur Erfassung und Verarbeitung von Content und Dokumenten untersucht Dazu werden die M glichkeiten der Erfassung von Pa pierdokumenten betrachtet und wie die Erkennung und Extraktion von Inhalten mit Hilfe von Texterkennungsfunktionen wie OCR oder die Zuordnung von Dokumen ten ber Barcodes realisiert wird Diese Funktionen stellen einen wesentlichen Punkt bei der Erfassung dar da in Papierform vorliegende Informationen nach wie vor einen g
81. Sobald klar ist welcher Benutzer die n chste nderung am Dokument vornimmt kann der Check Out Vorgang abgebro chen werden und mit den Anmeldeinformationen des eigentlichen Benutzers wieder ausgecheckt werden Dieser Vorgang ist ebenso ber eine Transaktion im DMS zu kap seln Neben lebenden Dokumenten werden ber die Ablagestruktur des DMS auch als Re cords klassifizierte Dokumente verf gbar gemacht die nicht ver ndert werden k nnen Diese werden vom DMS ber ein Attribut realisiert das dem Dokument zugeordnet ist Da solche Dokument nicht bearbeitet werden k nnen ist es sinnvoll diese bei der Auswahl der vorhandenen Dokumente dem Benutzer nicht anzuzeigen da eine Bear beitung eines solchen Dokuments zwangsl ufig zu einem Laufzeitfehler f hren w rde Dazu berpr ft die Aktivit t des ersten Lesezugriffs jedes Dokument innerhalb des gew hlten Speicherortes auf ein gesetztes Record Attribut Durch diese Vorgehensweise kann die Anforderung nach exklusivem Zugriff innerhalb eines Prozesses sichergestellt werden um die Korrektheit weiterhin zu gew hrleisten Ein vorhandenes Dokument bleibt weiterhin im DMSlsichtbar und steht f r lesende Zugriffe zur Verf gung Das Dokument wird bei langlaufenden Prozessen nur solan ge vor dem Zugriff durch andere Komponenten gesperrt wie es die Bearbeitung im Prozess erfordert 7 1 6 Erstellen der Schemata F r die Erstellung eines Schemas in ADEPT2 wird ein strukturierter Dat
82. Ver zweigungsknotens ein Wert bzw Wertebereich zugeordnet der mit der Auswertung einer Verzweigungsentscheidung bereinstimmen muss um zur Ausf hrung zu kom men ADEPT2 stellt sicher dass nur ein Zweig ausgew hlt wird indem die Werteberei che disjunkt gewahlt werden mussen Die nicht gewahlten und damit nicht mehr zur Ausf hrung kommenden Zweige werden bersprungen und um sicherzustellen dass sie nicht mehr zur Ausf hrung kommen durch das dead path elimination Verfahren als nicht mehr ausf hrbar gekennzeichnet Sobald der ausgew hlte Zweig beendet wurde kann der Vereinigungsknoten zur Ausf hrung kommen F r mehrfach auszuf hrende Aufgaben innerhalb eines Prozesses k nnen Bereiche ei nes Prozesses in Schleifen eingebettet werden Schleifen besitzen wie Verzweigungen ebenfalls eindeutige Start und Endknoten Die Anzahl der Ausf hrungen einer Schlei 148 6 ADEPT2 Metamodell fe werden durch Abbruchbedingungen definiert die am Ende des Durchlaufs ber pruft werden Eine Schleife wird daher immer mindestens einmal durchlaufen Weiterhin existieren noch einige Kontrollflusskonzepte die sich beispielsweise auf die Reihenfolge parallel ablaufender Prozessschritte ODER Verzweigungen oder Subprozes se beziehen Diese konnen in Rei00 und nachgelesen werden 6 2 Datenfluss Der Datenfluss wird in ADEPT2 ber Datenelemente realisiert die prozessweit sichtbar sind Zur eindeutigen Identifikation der Datenelemente bes
83. Ware AG Hrsg Docuware Systemarchitektur Version 1 1 Therese Giehse Platz 2 82110 Germering DocuWare AG Dezember 2005 DoD 5015 2 STD ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SOFTWARE APPLICATIONS DESIGN CRITERIA STANDARD U S Department of De fense April 2007 Davenport Thomas H Prusak Laurence Working Knowledge How Orga nizations Manage What They Know Harvard Business School Press 1998 EASY SOFTWARE AG Hrsg EASY Capture Am Hauptbahnhof 4 D 45468 M lheim an der Ruhr EASY SOFTWARE AG Januar 2006 EASY SOFTWARE AG Hrsg EASY ENTERPRISE x Der neue Dokumenten server der EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D 45468 M lheim an der Ruhr EASY SOFTWARE AG Januar 2006 EASY SOFTWARE AG Hrsg EASY LOGISTICS CENTER die Drehscheibe f r Information Dokumente und Vorg nge Am Hauptbahnhof 4 D 45468 M lheim an der Ruhr EASY SOFTWARE AG 2007 EcL pse FOUNDATION Hrsg eclipse Eclipse Foundation Dezember 2009 http www eclipse org Abgefragt 22 12 2009 ECopy Inc Hrsg eCopy ShareScan eCopy Inc September 2009 www ecopy de products ecopy sharescan asp Abgefragt 18 09 2009 EMC IBM Microsort Content Management Interoperability Services CMIS 0 5 August 2008 ELO Dierrat Orrice GMBH Hrsg ELO DocXtractor INVOICE Heilbron ner Stra e 150 D 70191 Stuttgart ELO Digital Office GmbH ELO Dicerrat Orrice GMBH Hrsg ELOprofessional amp ELOenterprise Release 6 0 Heilbronner Stra
84. Zeitpunkt fur Perso nen und organisatorische Stellen und sie dienen der Kommunikation zwischen in und externen organisatorischen Einheiten im Rahmen von Geschaftsprozessen Kr 95 4 3 Unterschiedliche Sichtweisen von DMS und PMS Die prim re Aufgabe von DM Systemen besteht darin alle Aspekte des Dokumenten lebenszyklus abzudecken Zus tzlich werden Anwendungen integriert um Dokumen te im DMS zu speichern oder auf Dokumente zugreifen zu k nnen Hierzu bietet ein DMS mit seiner daten bzw dokumentenorientierten Sichtweise die M glichkeit Da ten und Dokumente dem Benutzer anhand der in Dokumenten gespeicherten inhaltli chen Kriterien zu pr sentieren Durch die Archivierungsfunktionen und die Integrati on mit weiteren Systemen die ihre Daten im DMSJarchivieren wird ein Gro teil der Daten eines Unternehmens im DMS Repository abgespeichert Durch die bereitgestell ten Funktionen zur Verwaltung und Recherche erm glicht ein DMS eine umfassende bersicht ber im Unternehmen gespeicherte Informationen auch ber mehrere An wendungen hinweg Historien der nderungen von Daten und Dokumenten lassen sich ber die Versionierungsfunktionen nachvollziehen Diese sind durch die integrierten Archivierungsfunktionen vollst ndig ber den gesamten Lebenszyklus der Dokumen te darstellbar 4 4 Abgrenzung der Funktionsbereiche 105 Die Zusammenhange von gespeicherten Informationen und ihrer Entstehung oder Zu ordnung zu Prozessen
85. acht Dabei wird i d R eine neue Version des Dokuments erstellt 28 2 Enterprise Content Management Rendition Verwaltung Als Rendition wird die Erzeugung einer Kopie eines Doku ments in einem anderen Format bezeichnet Die Nutzung dieser Funktion kann etwa zur Erstellung von schreibgesch tzten Kopien verwendet werden die an externe Emp f nger versendet werden k nnen oder zur Transformation in ein anderes Dateiformat um auf die Informationen ohne die Quellanwendung zugreifen zu k nnen Die Bezie hung zum Originaldokument wird vom DMSlsichergestellt Mobile Nutzung Durch die wachsende Mobilit t von Mitarbeitern in Unternehmen sollen die Daten aus dem DM Bereich auch unterwegs auf Reisen und unabh ngig von einer Netzwerkverbindung zur Verf gung stehen Daf r werden Funktionen bereit gestellt die es erm glichen Teile des Datenbestands offline auf die Festplatte eines Notebooks oder auf optische Datentr ger wie CD oder DVD auszulagern Der Benut zer kann damit auch unterwegs auf alle offline verf gbar gemachten Daten zugreifen Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten kann ebenfalls unterst tzt werden Nach der R ckkehr an den Arbeitsplatz werden die neu erstellten Dokumente dann in den Datenbestand eingebracht Bei nderungen an bereits bestehenden Dokumenten muss ggf organisatorisch eingegriffen werden falls in dieser Zeit nderungen eines anderen Benutzers an den gleichen Dokumenten vorgenommen wurden Hierzu muss
86. alte dann eingebracht werden k nnen Um den Inhalt von Dokumenten auf der Webseite zu ver ffentlichen oder die Dokumente in einem ge eigneten Format bereitzustellen werden daf r Transformationstechniken ben tigt die die Informationen aus Dokumenten extrahieren und in XML oder HTMIP bzw vom Quelldateiformat in das gew nschte Zielformat transformieren Dies kann etwa bei Bildformaten notwendig sein da heutige Digitalkameras durch ihre hohe Aufl sung schnell in Bereiche von einigen MB pro Bild vordringen Dies f hrt bei direkter Ver wendung etwa in einer Bildergalerie jedoch dazu dass sehr gro e Datenmengen bei jedem Aufruf der Seite bertragen werden m ssen und dadurch der Seitenaufbau f r den Benutzer sehr langsam wird Daher sollten diese Bilder automatisch komprimiert werden k nnen und somit am besten eine zweite Rendition des Bildes anfertigen die beim Aufruf der Seite angezeigt werden kann Das hochaufgel ste Bild kann dann auf Anforderung dem Benutzer trotzdem angeboten werden Da Webinhalte ffentlich zug nglich sind und dadurch auch rechtsverbindliche Aussa gen an Dritte gegeben werden ist es erforderlich dass Kontrollfunktionen zur Ver f fentlichung bereitgestellt werden Hierf r werden WF Funktionen ben tigt auf die in Abschnitt 2 3 2 5 eingegangen wird Mit ihnen lassen sich Abl ufe definieren mit de nen Inhalte genehmigt und ver ffentlich werden k nnen Dar ber hinaus erm glichen diese Abl ufe dass
87. ame und Passwort eines Benutzers im Ver zeichnisdienst der darin eine Suche absetzen darf UUID Attribute LDAP Attribut das die UUID des Benutzers zur ein deutigen Identifikation enth lt z B objectGUID bei Active Directory entryGUID bei openLDAP Suchbasis Basispfad ab dem im Verzeichnisdienst nach Benut zern gesucht werden soll Hierf r sind ggf mehrere Pfade einzutragen z B DC DOM DC DE objectClassUser Name einer LDAP Objektklasse die LDAP Benutzer beschreibt z B objectClass Person objectClass user UUID Attribute Type Datentyp der LDAP Attributs das die UUID enth lt z B Byte bei Active Directory String bei openLDAP userField LDAP Attribut in dem der Anmeldename enthal ten ist z B sAMAccountName bei Active Directory Dieser ist gleichzeitig der Benutzername des Benut zers 7 2 3 Authentifizierung mit Single Credential und Single Sign On Um einem Benutzer zu erm glichen sich an beiden Systemen mit den gleichen An meldeinformationen zu authentisieren k nnen sowohl das DMS als auch ADEPT2 die Authentifizierung an den Verzeichnisdienst delegieren Um die Authentifizierung an den Verzeichnisdienst zu delegieren muss der Authentifizierungsdienst von ADEPT2 in der Form erweitert werden dass hierzu das Passwort nicht direkt im Organisati onsmodell hinterlegt wird sondern bei jeder Anmeldung ber den Verzeichnisdienst abgefragt wird Um sowohl LDAP Benutzerobjekte als au
88. anagement KSPO7 222222 32 2 10 Collaboration KSPO7 iy ss 23 Go ee Er a 35 2 11 Worklow BPM KSPO7 oo oana 36 e a a a a Bee OI a a ee 39 2 13 ECM Preserve KSPO7 4 2a a a a ra 42 2 14 IBM DR 550 Archiv System IBMO9b 222222000 44 er 45 2 16 ECM Deliver IRSPOT 2 2 000 46 3 1 VOI Studie zur Untersuchung des Marktpotentials 2007 BHWO7 51 3 2 Alfresco Architektur Pot08 000000 57 3 3 Architektur der Erfassungskomponenten Sha06 58 si ee ete aie 61 3 5 JBPM Workflow Editor Sha06 2 2 2222 2222 63 BEE U a EWS 65 BE 69 KERN 70 sr 73 3 10 ELO DocXtractor ELOa 2 22 2 CC mon 74 3 11 Workflow Editor 0 00 u PERE RR SOE EE ee SE HE BS 78 ee ee E ee ee 80 iis tial te hh a E He Oe A 81 aero erences 86 3 15 EASY Formularassistent 066 664 be Gs 224 0208 ee EES 88 3 16 Barcode Erkennung mit EASY Capture EASO6a 89 PEE Mone ee oe eran Baek ak Baar 92 Mua oP De Beds oe Ae gash de aie ae 93 3 19 ELC Prozessmodellierung mit Visio 2 2 0 2 2 00004 94 188 Abbildungsverzeichnis ages 103 4 2 CMIS Architektur EIMOB 22 22 Como onen 109 ee 112 AA MoReq2 ER Modell u SEARS REDE REPT ee 113 Tabellenverzeichnis 189 Tabellenverzeichnis 3 1 Unterschiede Sharepoint Designer und Visual Studio Designer 71 3 2 Funktionaler Vergleich der evalu
89. ann hier ber sichergestellt werden dass auch immer der gleiche Benutzer ber mehrere Systeme hinweg authentifiziert wird und die ihm zugeteilten Berechtigungen erh lt Verzeichnisdienste k nnen bislang zumindest die grundlegenden Funktionen zur Verf gung stellen auch wenn sie insbesondere in der Abbildung von Organisationsstrukturen nicht immer optimal geeignet sind Der letzte Baustein zu einem einheitlichen Gesamtsystem stellt die Kommunikation mit dem Benutzer dar Hier haben sich zum einen durch das Client Server Modell auf dem Rechner des Benutzers installierte Clients zum anderen webbasierte Clients ber einen Browser etabliert Beide Modelle besitzen ihre spezifischen Vor und Nachtei le und werden daher in Zukunft vermutlich parallel eingesetzt Auf der webbasierten Seite haben seit geraumer Zeit Portale Einzug gehalten um dem Benutzer verschie dene Web Clients und Komponenten integriert anzubieten Typischerweise kann sich der Benutzer hierbei auch individuelle Ansichten zusammenstellen und einzelne Kom ponenten kombinieren Auf Seite der Rich Clients stehen diese M glichkeiten bislang kaum zur Verf gung da jede Anwendung innerhalb eines eigenen Fensters ausgef hrt wird Die Erstellung individueller Anzeigen obliegt dabei den Funktionen des Rich Clients und beschr nkt sich auf die Komponenten des jeweiligen Clients Um hier hn lich flexibel wie in Web Portalen zu agieren sind zuk nfitg Client Frameworks wie z B Eclipse d
90. ar beitet oder erstellt werden Die hieraus resultierenden Dokumentenfl sse m ssen bei der Modellierung von Prozessen ber cksichtigt werden Au erdem m ssen die in Pro zessen verwendeten bearbeiteten oder erstellten Dokumente denselben strukturellen Aufbau besitzen wie Dokumente die im DMS abgelegt sind Dies dient weiterhin da zu dass Dokumente nicht als Daten Blackbox durch die Prozesse geschleust werden sondern die in den Metadaten enthaltenen Informationen von Dokumenten genutzt werden k nnen Die zur Verf gung stehenden Metadaten m ssen dazu bei der Model lierung eines Prozesses im PMS bekannt sein um die dadurch bereitgestellten Zusatz informationen f r Entscheidungen im Prozess nutzen zu k nnen Dadurch kann die obligate oder optionale Versorgung von Metadatenfeldern sowohl im DMS als auch im PMS gew hrleistet werden Wenn die Metadaten bekannt sind kann das PMS darauf aufbauende Formulare generieren um Benutzer bei der Eingabe von Daten zu unter st tzen 4 7 3 Archivierung von Prozessdaten Die in Prozessen erzeugten Daten die der Durchf hrung von Gesch ftsprozessen die nen m ssen zur langfristigen Aufbewahrung archiviert werden Die Archivierung er folgt ber die RM Komponenten des Durch die Integrationen von Anwendun gen bei der Ausf hrung von Aktivit ten durch das PMS werden hierbei Daten aus den Anwendungen in das PMS bernommen Dokumente erstellt und im Datenfluss des Prozesses trans
91. ationen f r den Empf nger optimiert aufbereitet zur Verf gung zu stellen und die Nutzung m glichst zu kontrollieren 2 4 Enterprise Content Management als integratives Konzept Mit ECM ist ein Konzept entstanden das die ganzheitliche Verwaltung von Informatio nen im Unternehmen zum Ziel hat Dazu sollen Inhalte die in unstrukturierter Form als Dokumente oder Contentobjekte vorliegen gespeichert verwaltet und anderen An wendungen zur Verf gung gestellt werden Diese sind f r bis zu 90 aller Daten ei nes Unternehmens verantwortlich Jen05 Dar ber hinaus dient es auch der Archi vierung von Informationen aus anderen Systemen wie z B ERP oder CRM Systemen und f hrt damit auch die bislang von den Anwendungen selbst verwalteten Daten mit dem Content und den Dokumenten zusammen und macht sie dar ber hinaus ber greifend nutzbar Dadurch sollen mit ECM die Einschr nkungen der heutzutage vor herrschenden Inselanwendungen berwunden werden die ihre Daten jeweils sepa rat speichern Dies umfasst auch die Herausforderungen unternehmenskritische In halte zu identifizieren und zu verwalten etwa gesch ftsrelevante E Mails in pers nli chen Postf chern und die Integration von mit weiteren unternehmensweit einge setzten Anwendungen wie ERP PDM Systeme sowie die Bereitstellung von Suchwerkzeugen AII06 Daf r k nnen die Funktionen als Dienste bereitge stellt werden die von den Anwendungen genutzt werden k nnen oh
92. auf Dokumente und Records im DMS protokolliert werden m ssen Hierzu wird die Versionierung im DMS fiir Dokumente und Records zwingend aktiviert Dies bedeutet dass Anderungen nur uber den Check In Check Out Mechanismus des DMS erfolgen k nnen Beim Check In eines Dokuments wird dabei automatisch vom DMSleine neue Version des Dokuments erzeugt 126 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Fur das sind die Zugriffe genau wie ber die DM Komponente zu realisieren Hierbei k nnen lesende Zugriffe und Zugriffe mit nderungen unterschieden werden Wenn ein Dokument oder Teile eines Dokuments im Prozess nur lesend verwendet wer den werden keine Zugriffssperren ber einen Check Out ben tigt Ob ein Zugriff nur lesend stattfindest kann vom PMSJermittelt werden indem im Prozess keine Schreib zugriffe auf das Dokument im modellierten Prozess vorhanden sind Falls ein Dokument gelesen wird das w hrend der Ausf hrung einer Aktivit t ge n dert wird bzw potentiell ge ndert werden kann muss das PMS beim Starten der Akti vit t das Dokument aus dem DMSJauschecken um eine gleichzeitige Bearbeitung ber das DMS zu verhindern Um alle Anderungen in die Audit Trails des DMS einflie en zu lassen ist nach Beendigung jeder Aktivitat die einen Schreibvorgang vorgenom men hat ein Check In mit den nderungen durchzuf hren Hierbei werden die Ande rungen ins DMS eingebracht und eine neue Version erzeugt Um zu verhindern dass e
93. aufende Gesch ftsprozesse f hren dazu dass immense Datenmengen an fallen In gleichem Ma e nimmt jedoch die gezielte Verf gbarkeit dieser Daten und Informationen ab GSSZ02 Gleichzeitig wird das in einem Unternehmen vorhandene Know how zu einem wesent lichen Wettbewerbsfaktor der in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat Weiterhin haben sich die Arbeitsweisen in den Unternehmen in den letzten Jahr zehnten stark gewandelt So herrschen in heutigen Unternehmen neben der Einzelar beit Gruppenarbeit auch zunehmend projektorientierte und prozessorientierte Arbei ten vor Tie02 All diese unterschiedlichen T tigkeiten erfordern es dass die beteilig ten Personen stets mit den aktuell ben tigten Informationen versorgt werden Au er den Informationen selbst sollen diese auch optimiert f r die jeweiligen T tigkeiten zur Verf gung gestellt werden So ist es bei Gruppenarbeit beispielsweise erforderlich dass alle daran beteiligten Personen Zugriff auf alle gemeinsam genutzten Informa tionen haben w hrend bei der Durchf hrung von einzelnen Prozessschritten nur die Informationen bereitgestellt werden die f r die Durchf hrung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind Elektronische Datenverarbeitung 10 1 Einleitung Der gr te Teil dieser Informationen liegt dabei in Form von elektronischen Doku menten E Mails Web Portalen oder sogar in Papierdokumenten vor die in Akten schranken aufbewahrt werden Das
94. bieter wie Kofax oder Captaris bieten jedoch auch hier Erweiterungen f r diese Erfassungsbereiche an Die Erfassung von CIFDokumenten wird durch die in MS Office bereits vorhandene Integration mit MOSS realisiert Der Zugriff erfolgt ber die WebDAV Schnittstelle Office Dokumente k nnen damit direkt aus einer Dokumentenbibliothek ge ffnet und dort gespeichert werden Attribute und Metadaten werden bei der Speicherung im Re pository angegeben Die Komponenten f r die inhaltliche Erschlie ung beschr nken sich auf Funktionen zur manuellen Indexierung Die zu einem Dokumententyp definierten Attribute und Metadaten m ssen beim Einstellen von Dokumenten manuell ausgef llt werden Hier bei werden automatisch Formulare generiert die auf den Attributen und Metadaten einer Dokumentenbibliothek basieren ber die ENTERPRISE Suche k nnen neben den in gespeicherten Inhalten wei tere Datenquellen eingebunden werden Dazu werden sog Crawler eingesetzt die ex terne Datenquellen durchsuchen und indizieren Standardm ig sind dies Webseiten MS Exchange Datenbanken Netzwerkfreigaben oder SQL 7 Datenbanken Dabei wer den auch verschiedene Sprachen der Inhalte erkannt die in den Suchergebnissen be r cksichtigt werden So k nnen je nach Sprache des angemeldeten Benutzers Inhalte bevorzugt werden die in der gleichen Sprache verfasst sind Dokumenten Management MOSS verwendet zur Speicherung von Dokumenten sog Dokumentenbibliotheke
95. bzw Open Of fice vorgestellt Als konkretes Beispiel im Zusammenhang des und PMS Client 142 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS sei hier die Aufgabenliste des PMS Clients genannt die direkt in die Oberfl che des DMS Clients integriert werden kann damit der Benutzer die Aufgabenliste immer im Blickfeld behalten kann auch wenn die Anwendung nicht im Vordergrund erscheint oder gar gestartet ist Voraussetzung f r die Integration der Clients ist dass diese ihre Funktionen ber eine API bereitstellen k nnen und dar ber auch Aufrufe entgegennehmen Ebenso m ssen auch die Architekturen der Clients kompatibel sein um auf technischer Ebene eine kompatible Schnittstelle verwenden zu k nnen 5 3 3 Integration der Web Clients Neben den beschriebenen Rich Clients bieten die meisten Systeme heutzutage auch Web Clients mit teilweise reduziertem Funktionsumfang an Hier bieten sich Portale an um die Clients dem Benutzer zu pr sentieren Die hierzu typischerweise verwen deten Technologien zur Einbindung stellen Webparts und Portlets dar Von den in Ka pitel 3 untersuchten Systemen k nnen Alfresco MOSS und EEXJeigene Portale bereit stellen bzw besitzen bereits vorgefertigte Konfigurationen zur Einbindung in Portale Die in Abbildung 5 11 dargestellte Integration der Clients ber Portlets orientiert sich dabei an der Portlet Spezifikation AH03 Browser Portalseite
96. cene oder Intrafind Datenbank gewahlt werden Die Ablage der Nutzdaten erfolgt im Dateisystem bzw tiber die Anbindung anderer Speichersysteme Die Anbindung der Speichersysteme erfolgt ber den EEX Kernel der die Komponenten zur Speicherung und Archivierung der Dokumente und Daten bereitstellt Die EEX Beans verbinden den Kernel ber Java RMI mit dem Web Server und stellen die Java basierten Schnittstellen f r den Zugriff der EEX Rich Clients sowie weiterer Module oder eigener Anwendungen mit Java Schnittstelle bereit Die EEX Beans setzen einen J2EE Applikationsserver voraus der aus einem JBoss IBM Websphere oder BEA Weblogic Server bestehen kann Ora09 Der EEX Web Server Apache Tomcat stellt die Schnittstelle f r die Web Clients und Portale gegen ber dem Benut zer dar Der XML Server stellt eine Schnittstelle f r ltere Module und Anwendungen von Drittherstellern bereit ENTERPRISE x 3rd Party EASY for mySAP Web Server EASY NOTES X und weitere Schnittstellen EASY XML Server IBM Lotus Notes Domino aar MS Exchange MS Exchange 5 2 amp a zZ eel JBL E S ENTERPRISE x Beans z 2 fe wW z z wiaj amp ia ENTERPRISE x Kernel 8 amp o lt 2 ae aA a a E slalla ial Ss gt gt gt gt Storage Provider x z a 5 2 lt 2 2 2 8 B E 5 D w ui ui ii bla 5 v E Ii hn 3 a
97. ch ber die Webseite zur Verf gung gestellt wer den H ufig sind in gr eren Unternehmen dar ber hinaus auch mehrere DM CM oder wH Systeme zu finden die lediglich die Bed rfnisse einzelner Abteilungen ab decken Fra08 Unternehmen sehen sich heutzutage mit den Problemen der wachsende Flut an elek tronischen Daten konfrontiert und werden damit vor gro e Herausforderungen ge stellt MPHS06 Folgende Aussagen von Analysten verdeutlichen dass der Bedarf an umfassenden DMS und CMS in Unternehmen sehr hoch ist und die heute am Markt befindlichen Systeme diese Anforderungen nur unzureichend erf llen e 80 der Geschaftsdokumente liegen in unstrukturierter Form h ufig in Papier form vor IDC GRC 07 e Dokumenten Missmanagement kostet 40 60 der Arbeitszeit 20 45 der Ge haltskosten und 12 15 des Unternehmensumsatzes Gartner SC05 e 3 aller Akten gehen komplett verloren Im Durchschnitt kostet es 100 eine verlorene Akte wieder herzustellen OHE99 5Content Management 6 Workflow 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 19 e ca 15 35 der Arbeitszeit in B ros und Verwaltungen wird mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht und ca 25 der Dokumente werden nicht gefunden IDC FS04 Ein Dokument wird durchschnittlich 9 11 mal kopiert Gartner WLKCOI An dieser Stelle setzt ECM mit einem umfassenden Ansatz an um unstrukturierte Informationen einheitlich zu
98. ch ADEPT2 Benutzer gleichzeitig zu unter st tzen kann der Ablauf des Anmeldevorgangs folgenderma en vorgenommen wer den Bei der Anmeldung pr ft ADEPT2 ob der Benutzername in der Benutzerverwal tung bekannt ist Wenn ja wird das eingegebene Passwort in der ADEPT2 Benutzer datenbank berpr ft und der Benutzer wird angemeldet Wenn nein pr ft das System ob die Authentifizierung f r den Benutzer an einen Verzeichnisdienst delegiert wurde Ist dies der Fall werden Benutzername und Passwort an den Authentifizierungsdienst 166 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS des Verzeichnisdienstes gesendet und bei erfolgreicher Antwort wird der Benutzer an gemeldet Wenn sowohl das als auch ADEPT2 jedoch die Authentifizierung an den Ver zeichnisdienst delegieren steht die Funktionalit t des Single Credential zur Verf gung Da Verzeichnisdienste i d R mehrere Authentifizierungsmethoden unterst tzen s Kapitel 5 m ssen die beiden Systeme nicht die gleiche Authentifizierungsmethode verwenden JAAS Da ADEPT2 auf Java basiert bietet es sich hierzu an den in Java integrierten Authen tifizierungs und Autorisierungsdient JA A zu verwenden SUNO1b JAAS implemen tiert dazu eine Java Version des PAMf Frameworks um eine standardisierte Schnitt stelle zur Authentifizierung und Autorisierung von Benutzern bereitzustellen Da die Autorisierung aufgrund der unterschiedlichen Organisationsmodelle den jeweiligen Systemen be
99. chen in Form von CD R oder DVD R eingesetzt die aufgrund ihrer technischen Beschaffenheit lediglich einmal be schreibbar sind F r den Nearlinezugriff lassen sich hierf r Jukeboxen einsetzen die das Wechseln von Medien durch einen Roboter gesteuert regeln Die Lebensdauer von optischen Medien wird von den Herstellern mit etwa 30 100 Jahren angegeben AII09 Magnetb nder sind seit einigen Jahren auch in speziellen Versionen verf gbar die die WORM Eigenschaften sicherstellen Dies wird bei LTO ber die Firmware des Bandl aufwerks in Kombination mit dem in jedem LTO Band vorhanden Cartridge Memory Chip realisiert der seit LTO 3 einen WORM Marker erhalten hat Der Einsatz von Ma gnetbandern resultiert daraus dass Bandlaufwerke und entsprechende Roboter fiir das automatische Wechseln der Medien in den meisten mittleren und gr eren Unterneh men bereits vorhanden sind und f r Datensicherungszwecke genutzt werden Damit k nnen die Ger te f r Backup und Archivierungszwecke genutzt werden Au erdem erreichen Magnetb nder deutlich h here Kapazit ten bis zu 1 6 TB als optische Me dien bis zu 30 GB und eignen sich daher bei gro en Archiven besser Magnetb nder besitzen jedoch eine k rzere Lebenserwartung in Bezug auf die Lesbarkeit der gespei cherten Informationen Daher wird ein h ufigeres Umkopieren der Datenbest nde er forderlich was jedoch durch die fortschreitende technische Entwicklung und die da mit verbundene Kapazit
100. chl sselter Teil Abbildung 5 7 Kerberos Ticket nach Cha99 Zur Erl uterung der in den folgenden Abbildungen verwendeten Begriffe und zur Be schreibung der Abl ufe der Keberos Authentifizierungen wird kurz die Notation der einzelnen Vorg nge beschrieben e Kx Geheimer Schl ssel von X wobei X der Benutzer B der Server S oder der K sein k nnen e Nachricht Ky Eine Nachricht die mit dem geheimen Schl ssel von X verschl s selt wurde 15Key Distribution Center 138 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS e T Ks Ein Ticket das mit dem Schl ssel von S verschl sselt wurde e Kyy Ein Session Key der zwischen X und Y verwendet wird e Nachricht Ky y Nachricht die mit dem Session Key von X und Y verschl sselt wurde Erste Anmeldung am Wenn ein Benutzer sich das erste Mal an einem System anmeldet z B durch Eingabe von Benutzername und Passwort bei der Betriebssys temanmeldung wird vom Client eine Nachricht an den KDC gesendet die einen Zeit stempel das verschl sselte Passwort des Benutzers und eine Anfrage zum Erhalt eines MeT enth lt Ein TGT ist dabei ein gew hnliches Ticket wie in Abbildung Die Bezeichnung dient lediglich der besseren Unterscheidbarkeit zu anderen Tickets und es dient nur der Anforderung weiterer Tickets Wenn die Anfrage am KDC eintrifft berpr ft dieser die vom Client gesendeten Informationen und authentifiziert den Be nutzer bei erfolgreicher berpr fung
101. d secret userpassword secret Abbildung 5 5 Beispiel eines Directory Information Tree nach HSG03 Funktionales Modell Das funktionale Modell von LDAP beschreibt die ber das LDAP Protokoll ausf hr baren Operationen Es umfasst neun Basisoperationen die sich in drei Kategorien ein teilen lassen Die erste enth lt die Abfrageoperationen search und compare mit denen Anfragen an das Verzeichnis gestellt werden k nnen Die nderungsoperationen um fassen add delete modify und modify DN Umbenennen Die Authentifizierungs und Distinguished Name Relative Distinguished Name 7Directory Information Tree 5 2 Organisationsintegration 131 Kontrolloperationen umfassen bind unbind und abandon mit denen eine Verbindung mit dem Verzeichnis auf bzw abgebaut werden kann Abandon teilt dem Verzeichnis mit dass die Antwort auf die Anfrage verworfen werden kann Zusatzlich stehen einige zus tzliche Optionen zur Verf gung die z B Einschr nkungen des Suchbereichs ber Suchfilter im DIT oder Einschrankungen auf bestimmte Attributtypen zulassen Jedes Objekt im Verzeichnis besitzt eine weltweit eindeutige OIDP OID werden durch eine Folge von Nummern eindeutig gekennzeichnet die jeweils durch einen Punkt getrennt werden und sich in den hierarchischen Namensraum eingliedern Sicherheitsmodell Das LDAP Sicherheitsmodell beschreibt ein Framework mit dem die im Verzeichnis gespeicherten Informationen vo
102. d Prozessdaten welche Da ten werden vom DMS verwaltet und wie spiegelt sich dies in Prozessmodellen wider Abschlie end soll das allgemeine Konzept auf das ADEPT2 bertragen werden Hierzu ist im Rahmen der Arbeit eine konzeptionelle Kopplung von ADEPT2 mit ei nem DMSIzu erarbeiten 1 3 Aufbau der Arbeit In Kapitel 2 wird zun chst eine Einf hrung in grundlegende Begriffe im Zusammen hang mit der vorliegenden Arbeit gegeben Es wird erl utert was unter dem Begriff ECM zu verstehen ist und wie er als ein umfassendes Konzept der Informationsverwal tung interpretiert werden kann Dazu werden die von ECMleingeschlossenen Teilberei che n her beschrieben In Kapitel 3 werden existierende Dokumenten und Content Management Systeme untersucht Die Evaluation dient einer Betrachtung des Stands gt Prozess Management System 6Dokumenten Management System 7 Content Management System 12 1 Einleitung der Technik und des Fortschritts aktueller Systeme bei ihrer Umsetzung des Konzepts Basierend auf diesen Ergebnissen werden in Kapitel 4 Anforderungen an ei ne Integration von CMS DMS und PMS zur Erfullung des a definiert Dazu wird eine Einf hrung in die Funktionsweise von gegeben und erl utert wie sich diese Systeme von den Dokumenten und Content Management Systemen unterscheiden Kapitel 5 besch ftigt sich mit einer allgemeinen Konzepti on zur Integration eines DMS mit einem PMS Die Konzeption betrachtet die Aspekte
103. d information wherever that information exists ECM schlie t herk mmliche Technologien der Bereiche Dokumenten Management Datenerfassung Workflow oder Archivierung mit ein ECM f hrt damit die verschie denen Bereiche zusammen die sich mit der Erstellung oder Bearbeitung von unstruk turiert gespeicherten Informationen besch ftigen 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management Anhand der Definition der AllMll sst sich aus den genannten Begriffen ein funk tionales Modell entwickeln dass die daf r notwendigen Technologien und Komponen ten beschreibt Dieses Modell orientiert sich an den f nf Leitbegriffen der Definition 7 Enterprise Resource Planning 8 Association for Information and Image Management 20 2 Enterprise Content Management der AIIM Diese Komponenten m ssen dabei nicht in einem einzelnen System abge bildet werden sondern k nnen auch auf mehrere Systeme verteilt werden Sie werden h ufig nur als Dienste in Anlehnung an eine SOAP beschrieben Kam03b Zur Veran schaulichung werden sie in verschiedene Kategorien eingeordnet die sich am Doku mentenlebenszyklus orientieren MANAGE Collab CAPTURE STORE wcM DELIVER WF BPM RM PRESERVE il Abbildung 2 3 ECM Modell KSP07 Die Einordnung erfolgt in die Bereiche Capture Erfassung Store Speicherung Pre serve Archivierung Deliver Ausgabe und Manage Verwaltung Im Bereich Manage werden die steue
104. dabei automatisch mit dem Dokument abzuspeichern Weitere At tribute k nnen ber entsprechende Eingabemasken durch den Benutzer erg nzt wer den Hierzu ist es erforderlich dass die Anwendungen die Schnittstellen kennen die f r die Ablage notwendig sind F r eine durchg ngige Integration m ssen dazu al le dokumentenerzeugenden und dokumentennutzenden Anwendungen an die Komponenten angebunden werden Bei Altanwendungen die keine Ankopplung an die ECM Komponenten erlauben k nnen transparente Schnittstellen wie etwa eine Netzwerkfreigabe verwendet werden ber die Dokumente direkt ge ffnet und abge legt werden Die Angabe von Attributen der Dokumente ist dabei i d R nicht m glich Bislang sind in diesem Bereich kaum standardisierte Schnittstellen vorhanden ber die Anwendungen Dokumente abspeichern k nnen 16Computer Output on Laserdisc 17 Enterprise Reports Management 24 2 Enterprise Content Management Indexieren erfasster Informationen Bei der Indexierung werden Attribute und Metadaten der erfassten Dokumente defi niert Dabei ist zu ber cksichtigen welche Dokumenttypen bei der Erfassung auftreten k nnen und welche Attribute diese Dokumente kennzeichnen Ein weiterer wesentli cher Faktor ist welche Metadaten notwendig oder interessant sind um ein Dokument m glichst eindeutig und vollst ndig zu beschreiben Bei der Vergabe der Indexdaten kann zwischen freiem und gebundenem Indexieren unterschieden werden Be
105. de Strukturen in Form von Records fur die Daten definiert werden die angeben welche Informationen zu einem Gesch ftsvorgang aufzubewahren sind Um diese Daten in die Prozesse des PMS zu integrieren muss der strukturelle Auf bau bereits bei der Modellierung der Prozesse festgelegt werden Die Kenntnis uber den strukturellen Aufbau wird ben tigt damit das PMS m glichst viele Informationen ber die Inhalte des DMSlJerh lt Diese k nnen dann im Prozess als Entscheidungspa rameter oder zur Auswahl eines zum Dokument passenden Prozesses genutzt werden Beispielsweise k nnen die zu einer gescannten Rechnung erhobenen Metadaten dazu verwendet werden um festzustellen welche Benutzer f r die Pr fung zust ndig sind und diesen die Aufgabe in die Arbeitsliste zu stellen Umgekehrt sollen die w hrend der Ausf hrung von Prozessen erhobenen bzw erstell ten Prozessdaten im DMSlarchiviert werden Das PMS wird damit um Archivierungs funktionen erweitert Hierf r muss die Struktur der zu speichernden Daten bekannt sein um mit Hilfe von Records Management Funktionen die Struktur von Records und damit die aufzubewahrenden Informationen festzulegen Hier ber wird sichergestellt dass genau die Informationen aufbewahrt werden die aufbewahrt werden m ssen sei es durch gesetzliche Vorschriften oder auch unternehmensinterne Vorgaben SMS08 Um diese gemeinsamen Strukturen zu nutzen werden im Folgenden die RM Konzepte als gemeinsame Basis zur
106. dem DMS Repository nicht wie Datenelemente nur innerhalb eines Prozesses verf gbar sind kann der exklusive Zugriff nicht wie bei anderen Datenelementen von ADEPT2 garantiert werden Um einen exklusiven Zu griff auf DMS Inhalte zu erhalten sind hierzu entsprechende Zugriffssperren ber den Check Out Check In Mechanismus des DMS von ADEPT2 zu setzen Hierzu k nnen die drei m glichen Zugriffe Lesen Schreiben und Bearbeiten von DMS Inhalten unter schieden werden Rein lesende Zugriffe konnen daran erkannt werden dass keine Schreibkante zu einem Schema im Prozess vorhanden ist Rein schreibende Zugriffe liegen vor wenn ein neu es Dokument aus dem Prozess heraus im DMSJabgelegt werden soll Hierbei existiert keine Lesekante auf das Schema Zugriffe zum Bearbeiten eines Dokuments sind er kennbar wenn sowohl Lese als auch Schreibkanten zu einem Schema im Prozess vor handen sind Diese drei Zugriffsarten haben Auswirkungen auf die Check In Check Out Sperren die von den Aktivit ten beim Zugriff auf das Dokument anzuwenden sind und im Folgenden beschrieben werden Lesender Zugriff F r den lesenden Zugriff auf ein Dokument aus dem DMS Repository gen gt es das Dokument und die im Schema zugeh rigen Datenfelder ber die DMS Schnittstelle beim Starten einer Aktivitit t die eine Lesekante auf das Schema besitzt zu lesen Hier zu w hlt der Benutzer zun chst einen Speicherort aus der im Schema definierten Liste aus Nach dieser Au
107. den Funktionsumfang der Systeme und den Stand der Technik in diesem Bereich zu ge ben Mit Alfresco und dem Microsoft Office Sharepoint Server 2007 wurden zun chst zwei in diesem Bereich neuere Produkte ausgew hlt Sie haben nicht den herkommli chen Archivsystemhintergrund der den meisten DMS Anbietern zugrunde liegt Fur die weiteren Systeme fiel die Auswahl anhand einer Studie des VO zu eingesetzten DMSlin Deutschland Abbildung 3 1 auf EASY ENTERPRISE x mit der weitesten Ver breitung in Deutschland DocuWare 5 ENTERPRISE und ELOprofessional 6 BHW07 Sonstige DMSi e S SER Solutions GmbH DOXiS Saperion AG SAPERON iXOS Softw are AG e CON Solution Suite FileNET P8 Content Mng mage Mng ELO Dgital Office GmbH ELO professional EASY AG Easy Enterprise x Easy Enterprise i DocuWare AG DocuWare Documentum d velop AG d 3 System 15 0 20 0 25 0 30 0 Abbildung 3 1 VOI Studie zur Untersuchung des Marktpotentials 2007 BHW07 Um den Funktionsumfang bewerten und vergleichen zu k nnen werden zun chst die Evaluierungskriterien vorgestellt nach denen die Systeme untersucht werden Die Grundlage dazu bildet das vorhergehende Kapitel 2 mit dem beschriebenen Funkti onsumfang zu ECM Die Betrachtung der Funktionsbereiche der jeweiligen Systemen Verband Organisations und Informationssysteme e V 52 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen orientiert sich am Aufbau von Kapitel 2
108. den Schnittstellen f r diverse ERP Systeme angeboten ber die Daten direkt archiviert werden k nnen Der ELO Client umfasst au erdem einen virtuellen Archivdrucker mit dem Daten aus beliebigen Anwendungen auf die sem Drucker in ELOprofessional abgelegt werden k nnen F r die Erfassung aus Anwendungen besitzt ELOprofessional Plugins f r MS Office Damit lassen sich in Office erstellte Dokumente direkt in ELOprofessional abspeichern und mit den zugeh rigen Metadaten versehen Au erdem lassen sich Dokumente di rekt aus den Office Programmen suchen und ffnen Dokumenten Management ELOprofessional bietet f r den Zugriff auf die DM Funktionen drei Clients an einen Windows Client Java Client und einen Web Client Der Windows Client bietet den vollen Funktionsumfang Der Java Client besitzt eine gg dem Windows Client ge nderte Oberfl che Dadurch wird eine Navigation f r die Benutzer erschwert da die Funktionen an anderer Stelle pr sentiert werden Beim Funktionsumfang fehlen dem Java Client Funktionen zur Benutzerverwaltung Indizierung Offlinearchivnutzung Erzeugung und Anzeige von Berichten und Reports Der Web Client umfasst lediglich die wichtigsten Funktionen zum Dokumentenzugriff und zur Bearbeitung Neben den speziellen Clients kann eine Erweiterung f r den Zugriff ber den Windows Explorer bereitgestellt werden In dieser Erweiterung wird der Zugriff auf das ELOprofessional Archiv ber ein virtuelles Netzlaufwerk
109. den Such komponenten verwendet werden Deliver Im Bereich Deliver steht f r die Transformation von Archivdaten EASY Report und Au tomation zur Verf gung EASY Report ist ein Reportgenerator mit dem Layouts f r die Archivdaten definiert werden und f r den Druck oder den PDF Export aufbereitet werden k nnen Damit kann auch COLD f r das Output Management bereitgestellt werden Mit EASY Automation k nnen die Serverprozesse gesteuert und automatisiert werden um z B Daten zu im oder exportieren oder in andere Formate zu transformie ren und die Daten mit Hilfe von regul ren Ausdr cken auf Korrektheit zu berpr fen 1EASY Query Language 96 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Au erdem lassen sich mit EQL Anfragen formulieren die mit Suchmasken verkn pft werden konnen um z B die Zahl angezeigter Dokumente zu reduzieren Automati sche Kompressionen bzw Datenreduktion kann uber den SingleInstanceStorageprovi der realisiert werden Dokumente k nnen in einem ZIP Archiv gespeichert oder im portiert werden Das Packen und Entpacken erfolgt transparent auf dem Server Die Syndication Funktionen werden ber die die Funktionen im Store Bereich sowie der beschriebenen Transformationen abgedeckt So ist es im Store Bereich auch m glich Daten physikalisch mit mehrfachen Kopien vorzuhalten Transformationen lassen sich beispielsweise auf die Kopien der Daten anwenden um sie f r andere Anwendungen
110. dene Workflow Engines zum Einsatz ELO stellt hierzu einen ausgereiften graphischen Prozessmodellierungseditor bereit mit dem auch etwas gr ere und komplexere Workflows realisiert werden k nnen Bei Alfresco und sind Workflows au erhalb der wenigen mitgelieferten Vorlagen i d R mit Programmieraufwand verbunden was meist zu aufwendigen und fehler tr chtigen Prozessen f hrt die nur schwer handhab und wartbar sind Den Bereich BPM hingegen kann keines der untersuchten Systeme zufriedenstellend umsetzen da bei keinem der Systeme umfangreiche Prozesse ohne weiteres realisiert werden k nnen Die Integration von Anwendungen zur Ausf hrung von Aktivit ten ist nicht vorgesehen Der Bereich Store ist bei den sehr eng in die DM und Archivierungskomponen CMS ten eingebunden Bei den CMS sind sie eher als Dienste vorhanden die die Manage Komponenten fiir DM und WCM nutzen Bei den DMSllassen sich dar ber hinaus wei tere Speichersysteme wie Bandlaufwerke integrieren Bei Alfresco steht hierbei nur die relationale Datenbank und das Dateisystem zur Speicherung zur Verf gung MOSS be schr nkt sich komplett auf die Speicherung in einer relationalen Datenbank f r alle Inhalte Der Bereich Preserve wird wie weiter oben erw hnt von Alfresco und MOSS bisher kaum oder berhaupt nicht adressiert Beide Anbieter setzen in diesem Bereich auf Drittanbieter die sich in deren Repositories einklinken und die Daten in Archive ex trahieren
111. der Bearbeitung zu melden und somit ein Eskalationsmangement zu erm glichen Weiterhin stehen in diesem Bereich auch Funktionen zur Auswertung von abgeschlossenen und noch laufenden Prozessen zur Verf gung um Statistiken und Daten zur Prozessoptimierung zu erhalten BPM BPM geht ber die Anspr che von WF hinaus und zielt darauf ab die Aufgaben komplett aus einer prozessorientierten Sicht durchzuf hren Dabei wird eine vollst n dige Integration aller daf r notwendigen Daten und Anwendungen angestrebt Die Daten und Anwendungen obliegen der Kontrolle des BPM Systems das die Prozesse steuert Zu geh ren Prozess und Datenkontrolle durch den BPMIServer voll st ndige Integration der zur Ausf hrung der Prozesse notwendigen Anwendungen in nerhalb der Prozesse Zur Ausf hrung werden bestimmte Anwendungsprogramme in die Prozessausf hrung integriert Diese Anwendungen m ssen dann automatisch vom System gestartet und beendet werden Weiterhin m ssen auch Daten mit den Program men ber Schnittstellen ausgetauscht werden damit die Informationen im Prozess an die weiteren Prozessschritte bergeben werden k nnen Neben dem Ablauf der Prozes se muss in dieser Phase auch definiert werden welche Benutzer die jeweiligen Schritte ausf hren und bearbeiten k nnen und d rfen 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 39 Im Unterschied zu WF umfasst damit den kompletten Lebenszyklus von Pro zessen zu unterst tzen und erm gl
112. die DMS Rechteverwaltung reduziert wer den 134 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Prozess A Prozess A_Lesen Prozess A_Schreiben PSS oe gt ae 4 7 i 7 2 I He gee I N r Sr x Se ge 7 A E lt i i 7 l p a a i ee coe va I A ae oY i a 4 a Benutzer 1 a Benutzer 2 A Benutzer 3 4 Abbildung 5 6 Beispiel zur Ermittlung von Berechtigungen auf Dokumente im DMS In Abbildung 5 6 ist ein Beispiel eines einfachen Prozesses dargestellt in dem zwei Dokumente und drei Benutzer in einen Prozess eingebunden sind Durch die lesenden und schreibenden Zugriffe auf die Dokumente wird die Zugriffsart bestimmt Die mit diesen Aktivit ten verkn pften Benutzer werden hierzu vom PMS ermittelt und eine der beiden Gruppen Prozess A_Lesen bzw Prozess B_Schreiben zugeordnet Die Bezeich nung ist so zu gestalten dass damit eine Prozessvorlage im PMS eindeutig identifi ziert werden kann ber die Schnittstelle zum DMS werden dann die beiden Gruppen im DMS angelegt mit den in den Schemata hinterlegten Speicherorten im ver knupft und die Berechtigungen zum Lesen bzw Schreiben den Gruppen zugewiesen Durch die gemeinsame Benutzerbasis ber den Verzeichnisdienst kann das PMS die Benutzer im DMS den beiden Gruppen zuweisen Damit wird einerseits erreicht dass die Berechtigungen auf die DMS Inhalte eindeutig ein
113. die Zuordnung zu Benutzern zu erbringen Die Authentizit t der Records wird ber die Anbringung von Stempeln oder handschriftlichen Signaturen auf den Dokumenten sichergestellt Dar ber hinaus werden digitale Signaturen unterst tzt Web Content Management Der Bereich Web Content Management beschr nkt sich im Wesentlichen auf Funktio nen des Web Clients aus dem DMl Bereich Um verschiedene Bereiche f r den Web zugriff bereitstellen zu k nnen m ssen die Webseiten manuell durch nderungen an den CSS und HTMLJDateien vorgenommen werden F r eine Portalintegration steht eine Integration in MOSS von Microsoft zur Verf gung Hier ber k nnen dann ech te WCMI Funktionen umgesetzt werden Dabei k nnen zugleich die Einschr nkungen des MOSS im Hinblick auf Archivierung abgedeckt werden da die Integration ebenso wie bei ELOprofessional einen transparenten Zugriff auf die in gespeicherten Informationen erm glicht Die Archivierung kann im Gegensatz zu ELOprofessional in bestimmte Archive gesteuert werden Somit lassen sich auch unterschiedliche Auf bewahrungsregeln anhand der in MOSS gespeicherten Informationen abbilden 84 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Collaboration Der Bereich Collaboration wird von DocuWare nicht abgedeckt Es existieren keine gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereiche oder Koordinationsfunktionen wie Terminpla nungen Durch die Integrationsmoglichkeiten in konnen die Funktionen von
114. die eingangs beschriebenen unterschiedlichen Sichtweisen besitzen bernehmen sie unterschiedliche Aufgabenbereiche Da sich die Verwaltung von Be nutzerkonten Gruppen Rollen usw nicht in allen Systemen gleich darstellt sollten beide Systeme diesen Aspekt der Verwaltung und Zuweisung von Benutzern zu Grup pen oder Rollen auch bei der Integration selbst verwalten Daher beschr nken sich die Anforderungen an die Integration auf Benutzerobjekte Um mehrfaches und fehlertr chtiges Anlegen von Benutzern zu verhindern sollten bei de Systeme die Benutzer ber eine gemeinsame Benutzerdatenbank integrieren Hier haben sich LDAP Verzeichnisdienste zur Verwaltung von Benutzern etabliert und sind auch bereits in nahezu allen Unternehmen vorhanden 118 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS 4 7 5 Clientintegration Bei der Integration der Clients von DMS und PMS lassen sich keine allgemeingultigen Anforderungen definieren da hier die spezifischen Anforderungen im Wesentlichen von den durchzuf hrenden Aufgaben abh ngen Weiterhin richten sich die ben tig ten Funktionen auch an den konkreten Prozessen aus Dar ber hinaus unterscheiden sich die Implementierungen und Anpassungsm glichkeiten der Anbieter hinsichtlich der Clients sehr stark Rich Clients werden in Form einer auf dem Arbeitsplatzcom puter des Benutzers installierten Anwendung realisiert w hrend webbasierte Clients im Browser laufen Wie die Evaluierung in Kap
115. die in einem Prozess verwendet werden ndert sich dieses Verhalten Hierbei werden die Inhalte der ein zelnen Datenfelder nicht ber Aktivit ten im Prozess geschrieben sondern werden durch die Festlegung der Referenz auf den Speicherort und die Dokumenten ID aus dem DMS Repository in den strukturierten Datentyp geschrieben Dies bedeutet dass die Inhalte des in Abbildung dargestellten strukturierten Datentyps Rechnung geschrieben werden sobald im Schema der Speicherort und das Dokument bestimmt sind Damit muss nicht wie bisher jedes einzelne Feld berpr ft werden ob es zuvor durch eine Aktivit t mit Daten versorgt wurde sondern lediglich ob zuvor im Prozess das Referenz und das Dokumenten ID Feld eines Schema geschrieben wurden Durch die im Schema hinterlegten Informationen bzgl obligater bzw optionaler Datenfelder k nnen die vorhandenen Konzepte zur Sicherstellung der Datenversorgung beibehal ten werden 7 1 Datenintegration 157 7 1 5 Realisierung der Zugriffe auf DMS Inhalte Wie in der Konzeption in Kapitel 5 beschrieben sollen Dokumente m glichst direkt und nahtlos in den Datenfluss von Prozessen integriert werden k nnen Da die In halte eines Dokuments im DMSF Repository gespeichert sind muss das Auslesen der Informationen des Dokuments und die bertragung in den strukturierten Datentyp im Hintergrund und transparent f r die Aktivit ten erfolgen um die externe Speiche rung zu verdecken Da Dokumente aus
116. diesem Bereich werden die Protokollierungen von nderungen und Zugriffen definiert Der Grad der Protokollie rung h ngt hier vor allem von den Inhalten der Records und gesetzlichen Vorgaben ab Sie dienen vor allem der Nachweisbarkeit bestimmter Sachverhalte Sie dienen bei spielsweise dem Nachweis dass Auflagen bzgl des Datenschutzes beim Zugriff und der Verwendung von gespeicherten Informationen eingehalten werden Rechtliche Aspekte Inzwischen greifen zahlreiche gesetzliche Vorschriften direkt in wesentliche Bereiche der Aufbewahrung und Unternehmensprozesse ein So finden sich aufbewahrungsre levante Vorschriften im BGR GoBf GoBSP und den GDPdUP Au erdem existieren weitere internationale Gesetze und Regelungen wie SOX4 die direkt wirk sam sein k nnen Diese Regelungen gelten medienunabh ngig und setzen teilweise voraus dass die Daten im Originalformat aufzubewahren sind E Mails elektronische Rechnungen Dadurch m ssen sich die im RM Bereich definierten Richtlinien auch ubergreifend auf alle Komponenten umsetzen lassen Normen und Spezifikationen Im Bereich des RM existieren einige Normen und Spezifikationen die mit Hilfe der RM Komponenten umgesetzt werden k nnen Die wichtigsten Spezifikationen hier zu sind die ISO 15489 Information und Dokumentation Schriftgutverwaltung ISO02 1 Handelsgesetzbuch 20 Abgabenordnung 2 Grunds tze ordnungsgem er Buchf hrung Grunds tze ordnungsgem er DV g
117. e Alfresco bietet selbst keine direkte Unterst tzung f r den Bereich der Archivierung ber die RM Funktionen k nnen jedoch Regeln zur Auslagerung der Informationen an spezielle Archivsysteme wie z B IBM DR 550 oder EMC Centera definiert werden Eine Integration der E Mail Archivierung aus g ngigen Groupwaresystemen ist ebenfalls nur ber Drittanbieter m glich Deliver Im Bereich Deliver stellt Alfresco Funktionen zu Transformationen bereit die ber Business Rules verwaltet werden Die Transformationskomponenten unterst tzen eine Reihe g ngiger Dateiformate wie PPT HTML PDF JPEG PNG TXT Flash ODF usw sowohl fiir die Anzeige uber den integrierten Viewer als auch zur Transformation in andere Dateiformate Zusatzlich bietet Alfresco auch die Moglichkeit Bilddateien au tomatisch anzupassen etwa durch automatische Reduktion der Bildgr e um sie f r die Verwendung auf der Webseite optimiert bereitzustellen F r die Personalisierung bietet Alfresco von kleineren nderungen wie die Anpassung von Symbolen in den Bedienungselementen eine individuelle Anpassung f r jeden Benutzer im Bereich des Web Clients bis hin zur komplett eigenen Entwicklung von individuellen Oberfl chen Jeder Benutzer kann den Aufbau des eigenen Web Clients anhand von Vorlagen selbst gestalten indem die einzelnen Komponenten innerhalb einer Vorlage ein oder ausgeblendet bzw an unterschiedliche Positionen verschoben werden k nnen Im Bereich d
118. e Erstellungsdatum usw automatisch aus den Dateien bernommen Weiteren Anwendungen kann der Zugriff auf Inhalte aus dem Alfresco Repository ber eine transparente CIFS Schnittstelle erm glicht werden Die Komponenten f r die inhaltliche Erschlie ung beschr nken sich auf manuelle In dexierung sowie der Erstellung eigener Erkennungsprofile um bei der Erfassung die definierten Attribute mit Inhalten zu versorgen Eigene Formulare k nnen durch Ja vascript erg nzt werden um Attribute hinzuzuf gen oder abh ngig vom Speicherort durch Regeln und Skripte automatisiert Attributwerte zu f llen Pot08 Dokumenten Management Die Funktionen von Alfresco werden ber den Web Client WebDAV CIFS Netzwerkfreigaben oder ber Plugins in MS Office und Open Office bereitgestellt Die Dokumentenablage erfolgt ber Verzeichnisstrukturen in Alfresco Spaces genannt die hierarchisch angeordnet werden k nnen und die Speicherung von Dokumenten At 3 2 Alfresco Labs 3 0 59 tribute Versionierung und Zugriffsberechtigungen verwalten Eigenschaften der Ver zeichnisse k nnen an Unterverzeichnisse vererbt werden Neben der hierarchischen Anordnung k nnen Verzeichnisinhalte ber Views aggregiert werden Damit lassen sich z B alle einem Projekt zugeordneten Dokumente zusammenfassen Als Beson derheit erweitert Alfresco die ber die CIFS Schnittstelle bereitgestellten Spaces um Verknupfungen mit denen Check In Check Out Funktionen d
119. e 150 D 70191 Stuttgart ELO Digital Office GmbH EMC DeutscHLanp GMBH Hrsg EMC Centera Content Addressed Storage System Am Kronberger Hang 2 a D 65824 Schwalbach Taunus EMC Deutschland GmbH 2008 EMC DeutscHLanp GMBH Hrsg EMC Captiva Family EMC Deutschland GmbH September 2009 http germany emc com products family Abgefragt 12 09 2009 194 Literaturverzeichnis Eng07 Eur08a Eur08b fi109 Fis07 For09 Fra08 FS04 FSR06 Gar03 Gau03 Gor98 GRC 07 GSA08 GSMK04 EnGtisH Bill Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Press 2007 EUROPEAN Commission Hrsg Appendix 9 to the MoReq2 Specification Model requirements for the management of Electronic Records Metadata Model European Commission 2008 EUROPEAN Commission Hrsg Model Requirements for the Management of Electronic Records MoReq2 Specification European Commission 2008 FILEMARK Corporation Hrsg SMARTi COLD for Alfresco file MARK Corporation 2009 http filemark com SMARTi 20COLD 20for 20Alfresco pdf Abgefragt 22 08 2009 Fisher Layna Hrsg 2007 BPM amp Workflow Handbook Future Strategies Inc 2007 FORSCHNER Alexander Fortschrittliche Datenflusskonzepte fiir flexible Pro zessmodelle Universitat Ulm Diplomarbeit 2009 Frappao_o Carl Building an ECM Strategy Alternatives and Decision Points AIIM 2008 Forschungsbericht FELDMAN Susan
120. e erstellen Durch die Integration von Dokumenten aus EEX kann dadurch ein weiterer Zugang f r den Bereich DMlund die Bereitstellung von Inhalten ber das Webportal genutzt werden Neue Inhalte k nnen durch einfaches Drag n Drop in den Webbrowser eingestellt werden Die Authentifizierung erfolgt ber die vorhandene EEX Benutzerverwaltung Abbildung 3 17 zeigt die ELC Architektur F r die Integration in andere Portale stehen Schnittstellen zu MOSS und zum SAP ENTERPRISE Portal zur Verf gung Im Fall von werden hier ber wie bei ELO professional und DocuWare5 die Funktionen os um die Archivierungsfunk tionen durch EEX erweitert Der Zugriff auf die in MOSS gespeicherten Daten erfolgt transparent durch den Austausch der Daten gegen Verweise in Archive Zus tz lich wird die Suchfunktion von erweitert damit a EEX Acchives re cherchiert und zugegriffen werden k nnen die nicht ber MOSS gespeichert wurden Collaboration stellt auch die Collaboration Funktionen bereit mit denen eine personalisierte Anpassung der Portalansichten durch vordefinierte Layouts erm glicht wird ELC stellt ber das Webportal Collaboration Funktionen wie Diskussionsforen Terminkalender und einen E Mail Client bereit Die Funktionen decken damit allerdings nur einen kleinen Teil f r Collaboration ab Durch die Integration von Terminkalendern und dem 20EASY Logistics Center 92 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen
121. e zu konvertieren Au erdem besitzen diese Funktionen eine hohe Relevanz f r die Aufbereitung von Da ten um diese in bestimmten Formaten an andere Systeme weiterzureichen Diese Funk tionen sind auch bedeutend f r die Weitergabe an weitere Systeme im Rahmen des Output Management Hierzu sollten Schnittstellen angeboten werden ber die weite re Systeme auf Inhalte zugreifen k nnen und Exportfunktionen f r Daten in bestimmte Formate z B COLDlunterst tzt werden Im Bereich Sicherheitsfunktionen wird untersucht inwiefern sich Zugriffe auf Inhal te z B durch Verschl sselungstechniken absichern lassen Au erdem sind Funktionen zur digitalen Signatur von Inhalten wichtig mit denen die Authentizit t sichergestellt werden kann die u a durch rechtliche Anforderungen vorausgesetzt werden Weiter 56 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen gehende Funktionen k nnen hierbei die Unterst tzung von digitalen Mediennutzungs rechten wielDRMFIsein 3 2 Alfresco Labs 3 0 Alfresco wurde im Jahr 2005 als Open Source Projekt gestartet Im Gegensatz zu den meisten Open Source CMS legt es den Fokus nicht auf Web Content Management sondern auf Dokumenten Management Es wird allgemein als f hrendes im Open Source Bereich betrachtet Aufbau und Architektur Die Alfresco Infrastruktur Komponenten sind konsequent auf Basis weiterer Open Source Software etwa Apache Lucene Apa09 Hibernate Red09 oder Spring
122. e zuzugreifen und die zugeh rigen Metainformationen in Prozessen nutzen zu k nnen werden f r die Integration wie in Kapitel 4 beschrieben gemeinsame Schemata f r den Zugriff und die Speiche rung von Dokumenten und Records ben tigt Die Schemata gew hrleisten dabei das Zusammenspiel der Dokumenten Records und Prozessmanagementkomponenten Durch sie werden der strukturelle Aufbau von Dokumenten Records und Daten aus Prozessen definiert und bergreifend f r alle Komponenten bereitgestellt Als Basis dazu dienen die vom DMSlbereitgestellten Schemata zur Definition von Do kumenten und Recordstrukturen da sie von allen beteiligten Komponenten des DM5 bereits bergreifend verwendet werden Um die Schemata in den Prozessen nutzen zu k nnen muss das PMS um diese Funktionen mit einer entsprechenden Schema komponente erweitert werden Diese erm glicht zum einen vorhandene Schemata aus 5 1 Datenintegration 121 Dokumenten Records Management Management ar If L i y DMS Repository aza A A tT I ALT Store Archiv Abbildung 5 1 Architektur der Integration von DMS und PMS dem DMS zu bernehmen und zum anderen neue Schemata zu erstellen die im in die Prozessmodellierung eingebunden werden Auf Basis der Schemata lassen sich damit auch direkt Datenstrukturen im Datenfluss der Prozesse ableiten Beispielswei se ergeb
123. ebender oder neu erfasster Dokumente die nen Die Briefk rbe werden f r jeden Benutzer getrennt bereitgestellt und werden di rekt im Dateisystem des Clients oder einer Netzwerkfreigabe au erhalb des DocuWa re Content Servers gespeichert Ein Zugriff durch andere Benutzer ist dadurch nicht m glich Zur Anzeige der gespeicherten Dokumente steht ein integrierter Viewer zur Verf gung der alle g ngigen Dateiformate anzeigen kann Au erdem lassen sich ber den Viewer zus tzliche Informationen zu den Dokumenten wie Notizen Stempel oder Markierungen speichern Die Archive werden ber die DocuWare Administrationsoberfl che angelegt und auf dem Server zentral gespeichert Der Zugriff auf Dokumente erfolgt ber eine Suchan frage im jeweiligen Archiv Grundlegende Voraussetzung f r die Einrichtung eines Ar chivs sind die Auswahl eines Content Servers die Auswahl eines Speicherortes sowie die Auswahl einer Datenbankverbindung F r die gespeicherten Dokumente kann de finiert werden ob eine Versionierung aktiviert werden soll die bei jedem Check In eine neue Version erstellt Eine direkte Konvertierung von Dokumenten in TIFF oder PDF steht zur Verf gung Allen Dokumenten kann eine Sprachaufzeichnung f r wei tere Informationen hinzugef gt werden F r die mobile Nutzung k nnen Inhalte aus dem DocuWare Archiv auf einen Client PC synchronisiert werden Die vorgenommen nderungen werden bei der n chsten Verbindung wieder mit dem DocuWare Serv
124. ebendes Dokument betrachtet In den meisten Fallen wird das Dokument in dieser freigegebenen Version nun archiviert und je nach Bestimmung fur einen gewissen Zeitraum aufbewahrt Wahrend dieses Zeitraums wird nur noch lesend auf das Dokument zugegriffen Nach Ablauf dieses Zeitraums kann bzw muss das Do kument vernichtet werden ZGB05 GSMKO04 2 2 Merkmale des Enterprise Content Management Mit ECMlentstand in den letzten Jahren ein neuer und in der Praxis vielfach verwende ter Begriff Die hinter dem Begriff steckende Idee ist die beiden Str mungen der und zusammenzuf hren Daher wird zun chst eine kurze Einf hrung in die Ent stehung von und gegeben Dokumenten Management Systeme werden seit etwa 20 Jahren entwickelt und haben ihren Ursprung im Information Retrieval das damals prim r im Bibliothekswesen ein gesetzt wurde ZGBO5 Im Laufe der Zeit kamen weitere funktionale Anforderungen an die Systeme hinzu um die Probleme der wachsenden Papierflut in den Unterneh men beherrschbarer zu machen Dazu wurden sie um Funktionen zur elektronischen Archivierung und der Erfassung der Eingangspost erweitert Neben der Flut an Papier dokumenten kommen inzwischen eine zunehmende Zahl an digital erzeugten Doku menten hinzu Durch die Komplexit t der Dokumentenstrukturen sowie der ver n derten Erstellungs und Bearbeitungsprozesse die m glichst ohne Medienbr che er folgen sollen haben sich die Anforderungen erweitert Sie haben sich
125. ebenfalls aus dem DMS iibernommen Die bereits mit dem Schema verkn pften Speicherorte lassen sich dabei entweder ber das Dokumentenschema oder ber die Verzeichnisstruktur des Repositories er mitteln Lassen sich im DMS ber Schemata Datenstrukturen erstellen die sich nicht mit den strukturierten Datentypen von ADEPT2 direkt abbilden lassen k nnen diese zun chst nicht von ADEPT2 verwendet werden Um die Schemata nutzen zu k nnen besteht die M glichkeit daf r spezielle Konverter zu implementieren welche die Transforma 7 1 Datenintegration 161 tion der Daten vornehmen Diese k nnen dann z B als Vorschaltdienst einer Aktivi tat Rei00 mit Zugriff auf das betroffene Schema verwendet werden 7 1 7 Verwalten von Schemata Da Schemata in ADEPT2 mit Hilfe von strukturierten Datentypen repr sentiert wer den k nnen diese ebenso ber die Datentypverwaltung von ADEPT realisiert wer den For09 Die Verwaltungskomponente stellt hierzu eine bersicht ber alle vorhan denen Schemata und deren Verwendung in Prozessen dar Diese Informationen werden f r das L schen und nderungen von Schemata ben tigt Schemata d rfen nur ge l scht werden wenn sie in keinem Prozess verwendet werden Falls bereits Instanzen von Prozessen mit einem Schema gestartet wurden darf dieses nur aus der Anzeige entfernt werden da ansonsten abgeschlossene Prozessinstanzen ung ltig w rden Das zugeh rige Dokumentenschema im DMSlbleibt da
126. ebildet wer den Daher sind neben der Integration auf Datenebene auch die jeweiligen Organisati onsmodelle zu integrieren um einen einheitlichen Zugriff auf die gespeicherten Infor mationen aus DMS und PMS zu erm glichen Da ber das PMS bei der Ausf hrung von Prozessen auf Inhalte aus dem Repository zugegriffen wird m ssen sich die Be nutzer des PMS daf r zuerst us gegen ber authentisieren Weitergehende An forderungen an die Compliance erfordern au erdem dass auch der Bezug zur Person bei lesenden Zugriffen auf Informationen und bei nderungen am Datenbestand pro tokolliert wird Dies erfordert dass die Benutzer in beiden Systemen eindeutig identi fiziert werden Au er der eindeutigen Identifikation und Zuordnung der Benutzerkonten muss dar ber hinaus auch sichergestellt werden dass die zur Ausf hrung von Aktivit ten zu st ndigen Benutzer auch ber ausreichende Berechtigungen beim Zugriff auf Inhalte verf gen Daf r ist es erforderlich dass bereits zur Entwurfszeit von Prozessen diese Berechtigungen gepr ft werden um den Prozessmodellierer ber fehlende Be rechtigungen zu informieren In gr eren Organisationen k nnen sehr viele Benutzer in Prozesse involviert sein Durch die Verwaltung von Benutzern in Gruppen oder Rol lenkonzepten ist nicht immer direkt ersichtlich welche konkreten Benutzer die Aufga ben ausf hren Daher ist es erforderlich dass diese berpr fung automatisiert erfolgt Da PMS und DMSl
127. egangen mit denen unterschiedliche Zielgruppen ber verschiedene Distributionskan le Informationen erhalten k nnen Die Untersuchung verschiedener DM und CM Systeme hat gezeigt dass der volle Um fang des ECM Konzepts mit einem einzelnen System bislang nicht abgebildet werden kann So umfassen die aus Archivsystemen hervorgegangen DMS haupts chlich die Bereiche der Erfassung die Verwaltung die einfache Verteilung Speicherung und die Langzeitarchivierung von Dokumenten und Content Die in den letzten Jahren zuneh mende Verbreitung von Web Technologien und die Verwaltung von Web Content wird hingegen von diesen Systemen bislang nicht oder nur unzureichend ber cksichtigt Eine Unterst tzung zur gemeinsamen Erstellung oder Bearbeitung von Dokumenten bzw Content werden bislang ebenfalls nicht von den Systemen ber cksichtigt Systeme die ihren Hintergrund eher im Bereich des WCM haben adressieren hier eher die Erstellung und Bearbeitung von Content und Dokumenten Durch ihren weborien tierten Aufbau bieten sie auch mehr Funktionen zur Zusammenarbeit und einfachere Zugriffsm glichkeiten f r verteilte Arbeitsgruppen und mobile Benutzer Jedoch wer den bei diesen Systemen die Bereiche der Erfassung durch fehlende Integrationsm g lichkeiten f r Papierdokumente und die Langzeitarchivierung sowie Funktionen zur strukturierten Ablage vernachl ssigt und sind nicht oder nur sehr rudiment r vorhan den F r die systemseitige Unterst tzung zu
128. ein 5 Komponenten Modell vorgestellt das die einzelnen Funktionsbereiche beschreibt die zur umfassenden Verwaltung von unstruk turierten Daten und Informationen dient Im Bereich Capture wurden Funktionen und Technologien vorgestellt mit denen Infor mationen die auf sehr unterschiedlichen Medien vorliegen digitalisiert werden k n nen Bei bereits digital erzeugten oder vorliegenden Informationen wurde gezeigt wie diese um zus tzliche Metadaten erweitert werden k nnen um den Inhalt von Doku menten f r Anwendungen und die Benutzer zug nglich zu machen In den Bereichen Store und Preserve wurden die verschiedenen Speichertechnologien die zur Speiche rung lebender Informationen und zur Langzeitarchivierung eingesetzt werden k nnen Ebenso wurden die Abstraktionsschichten vorgestellt mit denen die physikalischen Speichermedien f r Anwendungen und den Benutzer transparent dargestellt werden Darauf aufbauend wurden die unterschiedlichen Verwaltungsaspekte von ECM erl u tert Der Umgang mit Dokumenten die Erstellung und Verwaltung von Webinhalten die sichere und zu rechtlichen Vorschriften konforme Aufbewahrung von Inhalten die Integration von Koordinations und Zusammenarbeitsfunktionen und zuletzt die sys temgest tzte Durchf hrung von Prozessen umfassen Abschlie end wurde auf die im Rahmen von ECM genannten Funktionen zur Ausgabe und der damit verbundenen 178 8 Zusammenfassung und Ausblick Aufbereitung von Inhalten eing
129. ein Aufbewahrungsplan einem Record zugeordnet wird Auf Record Types angewendete Pl ne dienen der Definition von Ausnahmeregelungen f r bestimmte Recordtypen Dar ber hinaus m ssen die RM Komponenten eine Vernichtungssperre bereitstellen um einzelne Records vor der planmafigen Vernichtung zu schutzen Ein typisches Bei spiel ist eine gerichtliche Auseinandersetzung die erfordert dass die Daten mindestens bis zum Abschluss des Verfahrens weiter aufbewahrt werden Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu dem Zeitpunkt ab dem die im gespeicherten Inhalte als Record klassifiziert werden und damit nur noch der Aufbewahrung und lesendem Zugriff dienen 4 7 1 4 Dokumentenmanagement MoReq2 definiert in einem optionalen Modul Anforderungen an integrierte Systeme die sowohl DM als auch RM Funktionen beinhalten In letztere Kategorie fallen die drei ELOprofessional DocuWare ENTERPRISE und EASY ENTERPRISE x aus Kapitel Systeme die sowohl DM als auch RM Funktionen beinhalten sollten in der Lage sein sowohl Dokumente als auch Records mit den gleichen Klassifikationsschemata und Zugriffsberechtigungen zu verwalten Es muss jedoch direkt erkennbar sein welche Inhalte als Record und welche als Dokument deklariert sind Durch die gemeinsame Verwaltung in den gleichen Klassifikationsschemata muss das System es erm glichen dass alle so gespeicherten Dokumente als Records deklariert werden k nnen Weiter hin muss das System ber die Erfassung
130. ein Beispielprozess dargestellt der den bereits erw hnten Pro zess zur Pr fung einer eingehenden Rechnung darstellt Die hierf r ben tigten Do kumente sind im DMS Repository gespeichert und werden w hrend der Ausf hrung des Prozesses direkt aus dem ge ffnet ber die angegebenen Metainformatio nen der Dokumentenschemata kann das PMS bei der Ausf hrung auch direkt die wei terhin ben tigten Dokumente automatisch bestimmen da in dem gezeigten Beispiel der vorhergehende Beleg in der Kette jeweils durch eine eindeutige ID auf dem Do kument Rechnung Lieferschein Auftragsbest tigung und Bestellung hinterlegt ist Zus tzlich k nnen die im Prozess ermittelten Informationen ber die Rechnung oder 5 1 Datenintegration 125 den Lieferschein direkt als Parameter an die Anwendung bergeben werden mit der das Reklamationsdokument erstellt wird Dabei kann das erstellte Dokument durch die Metainformationen der zugeh rigen Dokumente verkn pft werden um den Bezug zwischen den Dokumenten herzustellen Durch diese Informationen die sich aus dem Schema ergeben kann ein Dokument damit vollst ndig mit allen vorhanden Metada ten in einen Prozess integriert werden Rechnungspr fungs Prozess Reklamation erstellen Abweichungen dokumentieren Dokumente abgleichen Dokumente zusammenstellen Rechnung eingetroffen x gt Keine Abweichung Zahlung freigeben
131. ein einheitliches Verstandnis der Begriffe zu schaf fen 2 1 1 Content Der Begriff Content engl Inhalt beinhaltet alles was an inhaltlichen Informationen oder Nutzdaten in EDV Systemen vorgehalten wird und ist daher nur schwer zu fas sen Content kann als logische Informationseinheit auf atomarer Ebene verstanden werden der in DV Systemen gespeichert verwaltet und immer wieder in anderen Zu sammenh ngen und mit anderen Medien genutzt werden kann GSMK04 H ufig wird der Content Begriff auch mit den Begriffen Daten Information und Wissen definiert Unter Daten wird eine Kette von elementaren Symbolen verstanden die einer verein barten Syntax folgen Wenn durch diese Daten eine Zustands nderung beim Empf n ger Mensch DV System usw hervorgerufen wird kann man von Information spre chen TH06 Dabei ist der Kontextbezug wichtig Information kann f r ver schiedene Menschen unterschiedliche Bedeutung haben Der Begriff Wissen kann als Ansammlung von in einem System Mensch Bibliothek EDV System usw gespei cherten Informationen die als Bestandteil des individuellen Bewusstseins durch Ver kn pfungen von interpretierten und subjektiv bewerteten Informationen verstanden werden DP98 14 2 Enterprise Content Management Ausgehend von diesem Konzept lasst sich Content somit als austauschbares Informa tionspaket beschreiben das zwischen den Begriffen Information und Wissen einzuord nen ist Uber den Nutzw
132. einer logischen Kopie der Vorlage ausgef hrt werden kann Der modellier te Gesch ftsprozess wird damit zu einer Prozessinstanz der Prozessvorlage ADEPT2 erlaubt als Besonderheit zu den meisten anderen dass nderungen an einem Prozessgraphen zur Laufzeit vorgenommen werden k nnen ohne andere Instanzen des Prozesses zu beeinflussen Rin04 Bei nderungen an einem Prozessgraph bleibt die Korrektheit erhalten Abbildungj6 1 zeigt drei Prozessinstanzen einer Prozessvorlage Die angebrachten Mar kierungen an den Knoten des Graphen repr sentieren den Zustand der in Ausf hrung befindlichen Prozesse In Instanz 3 ist zus tzlich durch Einf gen von Knoten G eine instanzspezifische nderung enthalten Durch die Ausf hrungshistorie des Prozesses ist zu jeder Zeit ersichtlich welche Knoten bereits ausgef hrt wurden ausf hrbar sind oder noch auszuf hren sind 6 1 Kontrollfluss Prozesse werden in ADEPT2 durch symmetrische Blockstrukturen repr sentiert Die Bl cke sind immer durch eindeutige Start und Endknoten eingeschlossen Bl cke k n nen ineinander verschachtelt oder sequenziell angeordnet werden Eine berlappung von Bl cken ist jedoch nicht m glich Als Blockkonstrukte werden Sequenzen Schleifen sowie bedingte und parallele Verzwei gungen angeboten Ein Prozess stellt dabei selbst ebenfalls durch die eindeutigen Start und Endbl cke einen Block dar 146 6 ADEPT2 Metamodell Prozessvorlage d Integer
133. ekte aus der MoReq2 Spezifikation be trachtet die Anforderungen an den Umgang mit Informationen beschreiben Es wurde beschrieben welche Anforderungen an die Integration von Dokumenten in Prozesse und die Archivierung von Daten zu beachten sind die aus Prozessen heraus erstellt werden Au erdem wurden weitere Anforderungen an die Integration der Organisati onsverwaltungen formuliert um die Benutzerverwaltungen der Systeme zu integrieren und den Zugriff auf die gespeicherten Informationen zu kontrollieren Abschlie end wurde auf die Aspekte auf Ebene der Clients eingegangen um dem Benutzer einen integrierten Zugriff auf die Funktionen der verschiedenen Systeme zu erm glichen 119 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Nachdem in Kapitel 4 Anforderungen f r die Integration von Dokumenten und Pro zessmanagement formuliert wurden wird in diesem Kapitel eine allgemeine Konzep tion fur die Integration eines und eines PMS vorgestellt Zunachst wird die Integration konzeptionell auf Datenebene vorgestellt Hierzu wird dargestellt wie sich das DMSlJals gemeinsam genutztes Repository f r Dokumente und die Archivierung darstellt Dazu werden Erweiterungen f r das PMSlerl utert um Do kumente mit ihren Metadaten in Prozesse zu integrieren Weiter wird vorgestellt wie diese Metadaten in Prozessen genutzt werden k nnen und wie Daten die w hrend der Prozessausf hrung erstellt werden so im DMS Repository abgelegt werden k
134. em Prozess und den ausf hren den Benutzern zugeordnet werden kann andererseits kann hier ber auch sichergestellt werden dass die Gruppenbezeichnungen nicht bereits existieren und somit einen Kon flikt im DMS verursachen w rden Dazu muss nat rlich ausgeschlossen werden dass im DMS manuell Gruppen angelegt werden die der Syntax der Prozessidentifizierung entsprechen Weiterhin muss ausgeschlossen werden dass nderungen an den vom PMSlerstellten Gruppen und Benutzerzuordnungen ber die DMS Verwaltung durch gef hrt werden nderungen oder das Entfernen von Benutzerobjekten m ssen vom PMS nicht beriicksichtigt werden da diese Anderungen an den Attributen eee bernommen werden und auch beim L schen die Benutzer automatisch aus allen Gruppen und Rollen entfernt werden 5 2 Organisationsintegration 135 5 2 4 Authentifizierung Um den Benutzern Zugriff auf das DMS Repository zu ermoglichen mussen sich diese wie aus den Anforderungen in Kapitel 4 beschrieben beim Zugriff auf DMSHnhalte w hrend der Ausf hrung von Prozessen mit ihren pers nlichen Zugangsdaten dem DMS gegen ber authentisieren um die Zugriffsberechtigungen auf DMSHInhalte und die Zuordnungen von Zugriffen und Benutzern in die Audit Trails des DMS sicherzu stellen Dazu wird zun chst die Umsetzung ohne einen gemeinsamen Authentifizierungsdienst vorgestellt Bei dieser Variante werden die Benutzer vom DMS bzw PMS getrennt au thentifiziert Um me
135. en bereichen durchgef hrt werden Die Funktionen aus den einzelne Bereichen beziehen sich dabei auf die untersuchten Systeme aus Kapitel 3 Tabelle 4 1 fasst die Abgrenzung und Aufteilung der Funktionsbereiche auf die drei zu integrierenden Systeme zusammen Tabelle 4 1 Abgrenzung von DMS CMS und PMS Capture Dokumenten Management Records Management Web Content Management Collaboration Adhoc Workflows Production Workflows und Store Preserve Deliver e l im Rahmen von und Collaboration Bereitstellung von Diensten je nach Anwendungsbereich tempor re Speicherung Aufgrund der vorhandenen Funktionen eines DMS k nnen die Bereiche Capture Adhoc Workflows Store Preserve und teilweise Deliver abgedeckt werden Da die Bereiche Capture und DM zu den Kerngebieten eines DMS geh ren und daher auch die Funktionen entsprechend umfangreich ausfallen werden sie durch das DMS abge deckt Durch den Archivierungshintergrund der den meisten DM Systemen zugrun de liegt sind die Funktionen aus den Bereichen RM und Preserve hier ebenfalls am umfangreichsten ausgepr gt F r den Bereich Store in dem lebende und noch zu be arbeitende Informationen abgespeichert werden bietet sich daher ebenfalls das DM5 fur die Speicherung des Grofteils der Inhalte an da die erwahnten Funktionen direk ten Zugriff auf das DMS Repository besitzen Der Bereich Workflow BPM wird
136. en dann die Berechtigungen im DMSj berpr ft werden und ggf die notwendigen Berechtigungen erstellt werden 7 2 Organisationsintegration In diesem Abschnitt werden die drei in der Konzeption vorgestellten Integrationsvari anten der Organisationsaspekte f r ADEPT2 behandelt Zuerst wird die Variante der getrennten Benutzerverwaltungen vorgestellt Anschlie end wird auf die Integration ber Verzeichnisdienste eingegangen Hierzu wird zun chst beschrieben wie Benutze robjekte aus einem LDAP Verzeichnisdienst ermittelt werden k nnen um dar ber ein deutige Benutzerzuordnungen zwischen den LDAP Benutzerobjekten und den Benut zerobjekten im ADEPT2 Organisationsmodell herzustellen Darauf aufbauend werden die Authentifizierungsvarianten mittels Single Credential und SSOlbetrachtet 7 2 1 Getrennte Benutzerverwaltungen F r den Fall dass sich zwischen DMS und ADEPT2 keine gemeinsame Basis f r die Benutzer etablieren lasst muss die Integration uber getrennte Benutzerverwaltungen realisiert werden Hierbei konnen keine Beziehungen zwischen den Benutzerobjekten der beiden Systeme hergestellt werden Bei der Ausf hrung einer Aktivit t die auf ein Schema zugreift m ssen zuvor Be nutzername und Passwort vom Benutzer erfragt werden Diese Informationen werden dann beim Zugriff auf das zur Authentifizierung von ADEPT2 im Hintergrund 164 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS an das DMS gesendet Schl gt die Authentifizieru
137. en eingeteilt werden die sich in der Art der Struk turierung und H ufigkeit ihrer Ausf hrung unterscheiden Kam03b Adhoc Workflow Adhoc Workflows besitzen keine fest definierten Abl ufe Der An wender definiert zur Laufzeit den Prozess den Ablauf und die erforderlichen Daten blicherweise k nnen die Abl ufe im Verlauf des Prozesses auch durch die weiteren beteiligten Benutzer abge ndert werden Production Workflow Auf Basis vordefinierter Abl ufe werden Prozesse definiert und anhand der Vorlage ausgef hrt und gesteuert Ausnahmen bei diesen Workflows sind ausschlie lich ber vordefinierte Abweichungen m glich Die Abl ufe der Prozesse werden zun chst im System modelliert Die Ausf hrung kann ber eine Workflow Enginge oder eine Workflow Anwendung mit eigenst ndi gem Client realisiert werden Die Workflow Engine sorgt f r die Ausf hrung der ein zelnen Prozessschritte Au erdem stellt sie sicher dass die Daten die zur Ausf hrung 30 Business Process Management 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 37 der Prozessschritte ben tigt werden den Benutzern bei der Ausf hrung der einzel nen Schritte zur Verf gung gestellt werden Gartner definiert den Funktionsumfang der WF Komponenten im Rahmen von ECM wie folgt SBC 08 minimale Anforde rungen sind einfache Dokumentenpr fungs und Freigabeprozesse und weitergehend noch graphische Editoren f r die Modellierung sowie serielles und paral
138. en k nnen Definition und Verwaltung von Aufbewahrungs und Vernichtungsfristen Aufbewahrungs und Vernichtungsfristen dienen der Einhaltung gesetzlicher oder un ternehmensinterner Vorgaben bzgl der Aufbewahrung von Records Sie bilden die Ba sis f r die Aussonderung von Records die nicht mehr aufbewahrt werden sollen oder evtl auch nicht mehr aufbewahrt werden d rfen Letzteres tritt vor allem durch An forderungen aus dem Datenschutzbereich auf Die Aussonderung von Records muss ber die RM Komponenten genau protokolliert werden Sie stellen Funktionen bereit um die jeweiligen Bereiche im Ablagesystem autorisierten Personen zuzuordnen die 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 31 fur Aufbewahrung und Vernichtung verantwortlich sind Die zur Aussonderung anste henden Records werden uber die Store und Preserve Komponenten physisch entfernt Schutz von Informationen gem ihrer Eigenschaften Dieser Bereich deckt die De finition von Zugriffsberechtigungen und nderungen an Records ab Dabei gen gt es nicht dass Berechtigungen nur auf Verzeichnisse oder ganze Records im Ablagesystem vergeben werden sondern die Berechtigungssysteme m ssen Zugriffsberechtigungen detaillierter bis auf einzelne Inhaltskomponenten anhand inhaltlicher Kriterien un terst tzen etwa dass ein Sachbearbeiter nur Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 10 000 einsehen darf Protokollierung s mtlicher nderungen und Zugriffe In
139. en sich aus den Metainformationen einer eingescannten Papierrechnung im DM5 zus tzliche Informationen wie Rechnungsnummer Rechnungsdatum Informa tionen uber den Kreditor Rechnungsbetrag oder Lieferscheinnummer Diese Metada ten k nnen direkt im Datenfluss des Prozesses repr sentiert werden Dabei k nnen In formationen aus den Metadaten wie der Rechnungsbetrag herangezogen werden um einen Benutzer auszuw hlen der berechtigt ist entsprechende Rechnungen zu pr fen Die Kreditoreninformationen aus dem Dokument k nnen im Verlauf des Prozesses bei Zahlungsfreigabe f r weitergehende Prozessschritte bei der Zahlung vom PMS genutzt werden Um die Schemata bergreifend verf gbar zu machen werden diese im DM5 gespei chert Die einzelnen Komponenten des DM RM und das PMS m ssen dazu dieselben Schemata verwenden und Zugriff auf diese besitzen Nur durch eine Verkn pfung mit den Schemata ist es dem PMS m glich die Speicherung von Dokumenten im Repository durchzuf hren Au erdem werden sie im DMS f r die Dokumenten und Records Management Komponenten verf gbar gemacht Im DMS werden die Schema ta als Grundlage f r die Speicherung der Dokumente genutzt Auf ihnen basieren die Dokumentenbeschreibung Suchmasken und die Struktur der Metadaten Sie k nnen dabei auch von den Records Management Komponenten verwendet werden da die se die Schemata wie in Kapitel 4 beschrieben auch f r die Verwaltung von Records 122 5 Konzeption
140. enkbar Dar ber kann ein einzelner standardisierter Client auf alle Rech ner der Benutzer ausgerollt werden Die Anwendungskomponenten k nnten dabei als Plugins innerhalb dieses Basis Clients ausgef hrt werden Weiterhin k nnen hier ber aufwendige Rollouts und Remoteinstallationen auf die Clients reduziert werden in dem z B die Plugins ber einen Server bereitgestellt werden und beim Start ggf eine neue Version automatisch vom Server geladen und gestartet wird Weiterhin k nnten die Authentifizierungsaspekte vereinfacht werden indem der Basis Client die Authen tifizierung des Benutzers bernimmt Die Plugins k nnten dabei automatisch im Kon text des ausf hrenden Benutzers ausgef hrt werden 183 A Abk rzungsverzeichnis AIIM Association for Information and Image Management AO Abgabenordnung API Application Programming Interface BLOB Binary Large Object BGB Burgerliches Gesetzbuch BPM Business Process Management CAS Content Addressed Storage Cl Coded Information CIFS Common Internet File System CLR Common Language Runtime CM Content Management CMS Content Management System CMIS Content Management Interoperability Services COLD Computer Output on Laserdisc Collab Collaboration CRM Customer Relationship Management DAS Direct Attached Storage DIB Directory Information Base DIT Directory Information Tree DM Dokumenten Management DMA Document Management Alliance DMS Dokumenten Management System DN Dis
141. ent Management nung wurde dabei jedoch in die Kategorie eines Dokuments fallen wahrend ein Bu chungssatz der Kategorie Content zuzuordnen ware Eine Bedienungsanleitung fur ein Ger t ist zwar ein Dokument aber kein Record da die Bedienung eines Ger ts nicht einer gesch ftlichen Handlung oder dem Nachweis bestimmter Sachverhalte dient 2 1 4 Dokumentenlebenszyklus Der Dokumentenlebenszyzyklus beschreibt die Stationen die ein Dokument von der Entstehung bis zur Vernichtung durchl uft Eine schematische Darstellung des Doku mentenlebenszyklus ist in Abbildung 2 2 zu finden gt Dokumente erzeugen bernehmen Ablegen zuordnen indizieren Lesen auswerten ndern Suchen Retrieval L schen vernichten gt Abbildung 2 2 Dokumentenlebenszyklus GSMK04 Der Zyklus beginnt mit der Erstellung bzw Erfassung des Dokuments durch Erfas sungskomponenten eines Dokumentenverwaltungssystems etwa durch Kopieren einer Datei oder Einscannen Nachdem das Dokument im Dokumentenverwaltungssystem gespeichert wurde kann es ggf noch bearbeitet oder erg nzt werden Dabei entste 2 2 Merkmale des Enterprise Content Management 17 hen neuere Versionen des Dokuments oder es wird an weitere Benutzer zur Bearbei tung weitergeleitet Wenn es in seiner endgultigen Fassung vorliegt kann es durch einen Freigabeprozess ver ffentlicht werden Ab diesem Zeitpunkt wird das Doku ment nicht mehr als l
142. ent Platform integrieren lassen Weiter wurde darauf eingegangen wie Client Kom ponenten integriert werden k nnen die nicht in Java vorliegen Anhand von JNBridge wurde aufgezeigt wie Funktionen aus Java und NET gemeinsam durch die Einbindung ber die JNBridge Proxy Klassen realisiert werden kann Abschlie end wurde auf die Integration der Web Clients in Portale mit Hilfe von Portlets eingegangen und wie der ADEPT2 RAP Client in ein Portlet integriert werden kann bis dies offiziell unterst tzt wird 177 8 Zusammenfassung und Ausblick Jedes Unternehmen muss sich in der heutigen Zeit mit den Problemen der wachsenden Informationsflut auseinandersetzen Um die riesigen Informationsmengen zu bewal tigen ist der systematische Umgang mit Dokumenten und Content unerl sslich In den letzten Jahren sind in diesem Umfeld eine Vielzahl neuer Begriffe und Akronyme entstanden die suggerieren dass sich damit die Probleme im Umgang mit den un ternehmensweit gespeicherten Informationen l sen lassen Die meisten dieser Begriffe werden jedoch in erster Linie dazu verwendet um bekannte Technologien mit einem neuen Schlagwort zu versehen um die dahinter steckenden Produkte besser am Markt platzieren zu k nnen Nichtsdestoweniger ist die Notwendigkeit f r die L sung dieser Probleme nach wie vor gegeben 8 1 Zusammenfassung In der vorliegenden Arbeit wurde der Umfang des ECM Konzepts identifiziert Dazu wurde anhand der Definition der AIIMl
143. entebene ein Durch die sehr unterschiedliche Gestaltung im Bereich von Clients werden hier nur Vorschlage er rtert wie Clients eines und eines integriert werden k nnen 5 3 Clientintegration 141 5 3 1 Benutzerpr sentation Um dem Benutzer einen einheitlichen Zugriff zur Ausf hrung von Prozessen und den typischen Recherche bzw Erfassungsfunktionen des DMS zu ermoglichen konnen die Clients der beiden Systeme integriert werden Dadurch k nnen dem Benutzer alle be n tigten Funktionen in einer einzigen Anwendung pr sentiert werden Die konkrete Pr sentation der Funktionen dem Benutzer gegen ber ist vom geplanten Einsatzzweck abh ngig etwa ob der Benutzer eher prozessorientierte Aufgaben bernimmt oder eher T tigkeiten aus bt die die Funktionen des DMSlerfordern Je nachdem sollte der ent sprechende Client bei der Integration in den Vordergrund ger ckt werden Bei der Cli entintegration steht vor allem der Abgleich von sehr aktuellen Daten oder die Bearbei tung von Prozessen bzw der Aufruf von Funktionen aus dem jeweils anderen Client im Vordergrund 5 3 2 Integration der Rich Clients Sowohl das als auch das DMS bieten meist Rich Clients an die auf dem Com puter des Benutzers installiert und dort ausgef hrt werden Bei der Client Integration werden daher die beiden Clients oder Teile davon auf dem Computer des Benutzers ge koppelt So ist z B die Integration der Viewer Funktionen des DMS Clients die meis tens e
144. entyp und die drei beschriebenen Datenfelder f r die Referenz das Dokument und die Aufbewah rungsfrist ben tigt Jedes Schema ben tigt mindestens einen Speicherort im DMS Die Speicherorte k n nen dabei ber einen Verzeichnisbaum aus dem DMS ausgelesen und ausgew hlt wer den Die Speicherorte k nnen dann ber eine Liste mit den Referenzen repr sentiert werden bei der jeder Eintrag ein Verzeichnis im DMS Repository darstellt Au erdem ben tigt ein Schema zus tzlich ein Feld zur eindeutigen Identifikation des konkreten Dokuments Dieses Feld wird bei lesendem Zugriff mit der eindeutigen Dokumenten bezeichnung im DMS zur Laufzeit versehen Wird das Schema f r die Erstellung eines 160 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS neuen Dokuments verwendet das im abgelegt werden soll so wird hierzu zur Laufzeit eine Bezeichnung festgelegt Damit besteht jedes Schema aus einem strukturierten Datentyp einer Liste mit Refe renzen auf die Speicherorte einem Feld f r die Aufbewahrungsfrist und einem Feld das die konkrete Identifikation des Dokuments innerhalb des Speicherortes enthalt Alle genannten Datenfelder sind immer obligat Der Aufbau des strukturierten Datentyps richtet sich dabei sowohl nach den M g lichkeiten von ADEPT2 als auch nach den unterst tzen Strukturen des ber Konfigurationsoptionen muss hierzu die M chtigkeit der strukturierten Datentypen die in einem Schema eingebettet sind so eingeschr nkt werden k
145. er repliziert Dokumente k nnen im Client ber die Suchfunktion gefunden werden Da 3 5 DocuWare 5 1 ENTERPRISE 83 bei kann bei der Suche eine vordefinierte Suchmaske aus dem Administrationsbereich ausgew hlt werden Eine Suche kann auch ber mehrere Archive hinweg erfolgen Records Management DocuWare 5 deckt den BereichRMldurch Funktionen aus den Bereichen DMlund durch die Archivierungsfunktionen ab So konnen Aktenplane fur die strukturierte hierar chische Ablage von Records angelegt werden Records k nnen im Aktenplan mit Auf bewahrungsrichtlinien versehen werden Diese werden vom System berwacht Durch Berichte werden die zur L schung anstehenden Records ermittelt die anschlie end aus den Archiven entfernt werden k nnen Durch die individuelle Zuordnung von Ar chiven zu Speicher oder Archivspeicherorten werden die Daten auch gezielt auf den f r die Records definierten Aufbewahrungsmedien gespeichert Dadurch wird auch er m glicht dass Datentr ger nur bestimmte Records enthalten die dann gezielt beim Erreichen von L schfristen entnommen und vernichtet werden Papierakten und La gerorte k nnen durch passende Konfiguration der Indexdaten durch die DocuWare Datenbank mitverwaltet werden Durch die Rechteverwaltung kann der Zugriff auf die Records ber Benutzer Gruppen und Rollen definiert werden Protokollierungen ber die nderungen an den Records werden aktiviert um Nachweise ber die Art der n derung und
146. er Sicherheitstechnologien k nnen die Zugriffe auf Alfresco durch den Einsatz von Standardwebservern ber Zertifikate und SSL Verbindungen abgesichert werden um einen verschl sselten Zugriff auf die Informationen zu erhalten Digitale Signaturen und DRM werden von Alfresco direkt nicht unterst tzt Hierf r sind eigene Erweiterungen oder Module von Drittanbietern notwendig 3 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 IMOSS 2007 stellt die dritte Version des Sharepoint Servers von Microsoft dar Die Urspr nge liegen in mehreren Microsoft Produkten und Zuk ufen anderer Software Hersteller die im Laufe der Zeit nach und nach als einzelne Produktlinien aufgegeben und in MOSSlintegriert wurden 16Microsoft Office Sharepoint Server 3 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 65 Aufbau und Architektur Die dienstorientierte MOSS 2007 Architektur folgt dem Konzept Eng07 Abbil dung zeigt einen berblick ber die MOSS 2007 zugrunde liegende Architektur 2007 setzt als Grundlage ausschlie lich auf das Portfolio von Microsoft wie das ASP NET 2 0 Framework NET Framework und die Windows Workflow Founda tion Die unterst tzten Betriebssysteme beschr nken sich auf Windows Server 2003 und 2008 mit dem integrierten IIS Webserver und den MS SQL Server Dar ber sind grundlegende ECM Komponenten abgebildet die MOSS 2007 bereitstellt Diese Funk tionen entsprechen dem Umfang der von Microsoft als Windows Sharepoint Services
147. er Zugriff stattfinden muss 6 4 Organisationsmodell Das in beschriebene ADEPT2 Organisationsmodell dient der Abbildung von Organisationsstrukturen Neben der Abbildung der organisatorischen Struktur und der Beziehungen untereinander dient es auch als Basis f r die Definition der Bear beiterzuordnungen die f r die Ausf hrung einer Aktivit t in Frage kommen z B alle Personen die der Rolle Sachbearbeiter zugewiesen sind Dazu wird jedem Knoten im Prozess ber eine Bearbeiterformel eine Menge an m glichen Bearbeitern zugeordnet Die Bearbeiterformel wird zur Laufzeit ausgewertet um die Aufgaben den entspre chenden Bearbeitern ber eine Arbeitsliste zur Erledigung zuzuweisen Zur Abbildung von Organisationsstrukturen werden durch das ausdrucksm chtige Or ganisationsmodell von ADEPT vielf ltige Modellierungsoptionen angeboten mit de nen sich Strukturen abbilden lassen So lassen sich neben den g ngigen Modellen die Benutzer Gruppen und Rollen ber cksichtigen weitere Aspekte wie spezielle Projekt gruppen Stellen und F higkeiten modellieren Anhand dieser Modellierungsoptionen lassen sich die Organisationsstrukturen sehr feingranular abbilden und gleichzeitig f r die Bestimmung von Benutzern zur Ausf hrung von Aktivit ten nutzen Das Organi sationsmodell aus ist in Abbildung 6 5 dargestellt Um die Komplexit t der Organisationsstruktur einfacher gestalten zu k nnen sind bis auf die Basisentit ten OrgUnit OrgPo
148. erden kann Bei Beendigung jeder Aktivit t die eine nderung am Inhalt eines Schemas durchge f hrt hat muss im DM5 eine neue Version des Dokuments ber einen Check In und die bermittlung der aktuellen Version erfolgen Anschlie end wird das Dokument sofort wieder ausgecheckt um keine externen nderungen am Dokument zwischen zwei Aktivit ten zuzulassen Da zwischen dem Check In und dem Check Out Vorgang potentiell ein Check Out ber das DMS erfolgen kann m ssen die beiden Vorg nge dabei ber eine vom DMS bereitgestellte Transaktion gekapselt werden damit beide Vorg nge auch sicher durchgef hrt werden k nnen Wenn die Aktivit t mit der letzten Schreibkante auf das Schema beendet wird wird das Dokument ber einen Check In ohne den Check Out Vorgang wieder im DMS verfiigbar gemacht 7 1 Datenintegration 159 Wie in den Anforderungen in Kapitel 4 beschrieben erfolgt die Bearbeitung mit den Be rechtigungen des Benutzers um die Zugriffe und nderungen in die Audit Trails des DMS auch direkt mit dem Benutzer zu verknupfen Um die Konsistenz von Dokumen ten zu erhalten darf ein Dokument nur von dem Benutzer eingecheckt werden der es ausgecheckt hat Da jedoch zwei Aktivitaten nicht zwingend vom gleichen Benutzer ausgef hrt werden muss die Check Out Sperre die dem Schutz externer Anderun gen zwischen zwei Aktivitaten dient von einem speziellen Benutzeraccount gehalten werden der explizit hierf r zu verwenden ist
149. erm glicht Die DM Funktionen erfassen alle wichtigen Funktionen wie Check In Check Out Ver sionierung Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Indexdatenverwaltung und eine strukturierte Ablage der Dokumente Die Ablage wird durch hierarchisch angeord nete Verzeichnisse realisiert Alle Dokumente lassen sich grunds tzlich in allen Ver zeichnissen abspeichern oder verschieben sofern die Berechtigungen des Benutzers ausreichend sind Zus tzlich k nnen Dokumente und Verzeichnisse als Verkn pfun gen an beliebigen Stellen in der Ablagestruktur eingeblendet werden Zur Anzeige der gespeicherten Dokumente steht ein integrierter Viewer zur Verf gung der alle g n gigen Dateiformate anzeigen kann F r die gespeicherten Dokumente kann definiert werden ob eine Versionierung aktiviert werden soll oder nicht Wenn die Versionie rung aktiviert ist wird bei jedem Check In eine neue Version automatisch erzeugt Die 76 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Versionsnummer kann individuell vergeben werden und es steht ein Kommentarfeld zur Verf gung Au erdem k nnen die Dokumente als unver nderbar markiert wer den Eine Konvertierung in TIFF oder PDF steht f r alle von ELOprofessional anzeig baren Dateiformate zur Verf gung F r die mobile Nutzung k nnen Inhalte aus dem ELOprofessinal Server in eine auf dem Client installierte SQL Datenbank repliziert werden um Dokumente Offline im Zugriff zu haben Dokumente k
150. ert der Information macht der Contentbegriff keine Aussage da der Wert durch die subjektiven Merkmale des Nutzers gepr gt wird KJOF01 Content l sst sich weiterhin in verschiedene Klassen einordnen Kam03b e Strukturierter Content sind Daten die in einem standardisierten Layout aus da tenbankgest tzten Systemen oder standardisierten Dateiformaten bereitgestellt werden z B formatierte Datens tze aus einer Datenbank oder XML Dateien e Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente die zum Teil Layout und Meta Daten mit sich tragen jedoch nicht standardisiert sind z B Textverarbeitungsdateien in einem propriet ren Format e Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten deren In halt nicht direkt erschlossen werden kann und keine Trennung von Inhalt und Layout vorhanden ist z B Bilder Video Sprache 2 1 2 Dokument In der Literatur finden sich vielf ltige Definitionsans tze zu dem Begriff Dokument So wird ein Dokument als Oberbegriff f r alle in Papierform vorliegenden Informa tionen in bezeichnet w hrend in alles darunter verstanden wird was sich irgendwie digital auf Computern speichern l sst bzw irgendwann in Zukunft spei chern lassen wird Kampffmeyer geht auf die unterschiedliche Bedeutung im deut schen und englischen Sprachgebrauch ein und ber cksichtigt sowohl physische als auch elektronisch gespeicherte Dokumente Kam03a In und wer den Doku
151. est tzter Buchf hrung Grunds tze zum Datenzugriff und zur Pr fbarkeit digitaler Unterlagen 4Sarbanes Oxley Act 32 2 Enterprise Content Management DoD5015 2F DoD07 und die 6 Eur08a Diese Spezifikationen und Stan dards bieten eine gute Orientierung bei der Verwaltung von Records und es empfiehlt sich die eigenen Records anhand dieser Vorgaben zu verwalten falls dies gesetzliche Vorgaben nicht bereits erfordern Ada07 2 3 2 3 Web Content Management In den letzten Jahren hat sich das Internet zu einem Medium entwickelt ber das im mer mehr Informationen ausgetauscht werden Firmenwebseiten bestehen heutzutage nicht mehr nur aus einer Selbstdarstellung des Unternehmens und Beschreibungen der angebotenen Produkte sondern es werden weitergehende Informationen und Funktio nen dar ber bereitgestellt wie Abfragen von Lieferterminen der Produktionsstatus einer bestellten Ware oder die Reklamationsabwicklung Collab DM Web Content Management WCM WF Content creation BPM Publication process RM Conversion Security Web site visualization Abbildung 2 9 Web Content Management KSP07 Fur viele dieser Funktionen werden daf r Daten und Dokumente wie Produktdaten blatter Bedienungsanleitungen Kundendaten oder Belege aus ERP Systemen benotigt um die entsprechenden Webinhalte bereitstellen zu konnen Die meisten dieser Infor mationen liegen bereits in elektronischen Archiven oder
152. estellt wer den kann Ziel von ECMiist es diese beiden Komponenten einmal bergreifend f r alle Bereiche bereitzustellen Collaboration Document Management Collab Web Content Management WCM WF BPM Workflow Business RM Process Records Management Management Abbildung 2 6 ECM Manage Kam03b 2 3 2 1 Dokumenten Management Der Bereich DM dient der Verwaltung Kontrolle und Organisation von Dokumenten Dabei soll der gesamten Lebenszyklus der Dokumente von der Erzeugung bis zur Lang zeitarchivierung abgedeckt werden Die Hauptfunktionen des DM sind strukturierte Dokumentenablagen bereitzustellen in welchen die Dokumente abgelegt werden und ber die eine Navigation im Doku mentenbestand und die Suche nach Dokumenten realisiert wird Weiterhin werden in diesem Bereich auch Zugriffsberechtigungen auf Dokumente festgelegt F r die Ab sicherung der Lesbarkeit von Dokumenten ber lange Zeit werden hierf r Viewer Komponenten bereitgestellt mit denen Dokumente angezeigt werden k nnen ohne die Quellanwendung daf r auf dem Computer des Benutzers vorzuhalten ZGBO5 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 27 Collab Document Management e Check in Check out Version Management e Search and Navigation WF e Visualization BPM WCM RM Abbildung 2 7 Dokumenten Management KSP07 Dokumentenverwaltung Nachdem die Dokumente durch die Erfassungskomponenten abgelegt sind k nnen sie i
153. et auch wirklich dem Benutzer geh rt da nur der Benutzer den korrekten Session Key Kc x besitzt und zus tzlich der Zeitstempel darin eingeschlossen ist Anschlie end sendet der KDC das angefragte Service Ticket zur Kommunikation zwi schen Client und Serveranwendung an den Client Dazu werden die Informationen bzgl Benutzername Realm und Autorisierungsdaten vom TGT in das Service Ticket ko piert die Ticket Flags gesetzt und ein neuer Session Key Kc s generiert Dieses Ticket wird mit dem geheimen Schl ssel des Servers S verschl sselt und an den Client mit dem Session Key Kc gesendet Der Session Key Kc s wird dabei mit dem Session Key Kc x verschl sselt Nach Erhalt des Service Tickets kann der Client nun dieses Ticket an Server S senden Server S kann das Service Ticket mit seinem geheimen Schl ssel entschl sseln und er h lt dar ber den Session Key Kc s Dieser Ablauf ist in Abbildung 5 9 veranschaulicht Service Ticket f r Server S anfragen TGT K Auth Kck KDC Client Service Ticket und Session Key senden 4 T Ks Kcs Kcx Service Ticket an Server S senden T Ks Auth Kes Server S Abbildung 5 9 Erhalt und Verwendung eines Service Tickets nach Cha99 Delegation der Authentifizierung Um einem Server die Moglichkeit zu geben einen Benutzer an weiteren Anwendungen ber Kerberos anzumelden besteht in Kerberos die M glichkeit der Delegation Eine Anwendung auf dem Client des Benutzers
154. etrennt Um den Benutzern die notwendigen Berechtigungen im DMSlzu erteilen und um Laufzeitfehler zu vermeiden muss sichergestellt werden dass Benutzer auf DMS Inhalte lesend bzw schreibend zugreifen k nnen Berechtigungen ermitteln Bei der Modellierung des Datenflusses werden die zu verwendenden Schemata festge legt Durch diese Festlegung werden die im DMS gespeicherten Dokumente identifi ziert die ber das PMSlerstellt wurden Die Prozessmodellierung definiert auch wel che Zugriffe lesend oder schreibend erfolgen Die Aktivit ten ber die auf die Sche mata zugegriffen wird werden bei der Modellierung zus tzlich mit dem Organisati onsmodell des PMS verkn pft Daraus ergeben sich alle Benutzer die diese Aktivit ten potentiell ausf hren k nnen Die ermittelten Benutzer werden in zwei Gruppen f r le senden und schreibenden Zugriff eingeteilt Schreibender Zugriff beinhaltet Lesen und Andern Da das DM5 keinerlei Informationen ber die Prozesse im PMS besitzt muss die Zu weisung der Benutzerrechte auf die DMS Inhalte ber das PMS erfolgen Die Zuwei sung der Berechtigungen erfolgt individuell f r jede Prozessvorlage um keine Beein tr chtigung oder Konflikte zwischen verschiedenen Prozessvorlagen zu erzeugen Au erdem wird dadurch in der Rechteverwaltung des DMS erkennbar welche Eintr ge durch das PMS vorgenommen wurden Damit k nnen versehentliche nderungen oder gar das Entfernen von Berechtigungen ber
155. ezeigten Archive Der Web Client kann zus tzlich manuell im Layout angepasst werden Daten k nnen in DocuWare sowohl im Originalformat abgespeichert werden als auch in komprimierter Form durch ZIP Dateien Die Daten werden vom Server automatisch bei der Speicherung komprimiert und beim Zugriff entsprechend entpackt Bei den Sicherheitstechnologien k nnen digitale Signaturen zur Sicherstellung der Authentizit t verwendet werden Bei der Verteilung der Doku mente stehen die Funktionen aus dem Bereich Workflow zur Verf gung um Inhalte an andere Benutzer oder Systeme weiterzureichen 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 Die EASY Software AG ist seit 1990 Anbieter von DMS Software und Marktf hrer im Bereich in Deutschland Schwerpunkte der EEX Software stellen wie bei ELO professional und DocuWare 5 die elektronische Archivierung und das Dokumenten Management dar 18Network File System 19EASY ENTERPRISE x 86 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Aufbau und Architektur EEX basiert auf einer mehrschichtigen Softwarearchitektur wie in Abbildung 3 14 dar gestellt Die drei Schichten ENTERPRISE x Kernel ENTERPRISE x Beans und EN TERPRISE x Web Server beinhalten die wesentlichen Komponenten der Software Die Speicherung der Daten erfolgt fiir die Indexdaten in einer relationalen Datenbank MySQL MS SQL Server Oracle PostgreSQL oder IBM DB2 Fur die Volltextindex informationen kann zwischen einer Apache Lu
156. f r den Bereich In Version 7 soll dieser Bereich abgedeckt werden F r die Portalintegration besitzt ELOprofessional eine Integration in Bei der In tegration in MOSS 2007 kann das komplette MOSS Repository zur Inhaltsspeicherung ersetzt werden Somit werden alle Inhalte statt in der SQL Datenbank von MOSS im ELO Archiv gespeichert Damit wird auch eine Erweiterung der IMOSS Funktionen im Bereich Archivierung erreicht in dem die Archivierungsfunktionen von ELOprofessio nal genutzt werden 3 4 ELOprofessional 6 77 Collaboration Collaboration Funktionen finden sich in ELOprofessional kaum So gibt es keine Funk tionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder zur Terminplanung Die einzige Funktion um Kontakt zu einem anderen Benutzer aufzunehmen ist eine einfa che Nachrichten bermittlungsfunktion mit der eine Textmitteilung an einen anderen Benutzer verschickt werden kann Workflow Der Bereich Workflow wird von ELOprofessional durch die integrierten Adhoc und die Standard Workflows abgedeckt Mit Hilfe von Adhoc Workflows kann ein Benutzer sequenzielle oder parallele Abl ufe definieren um Dokumente an einen oder mehre re andere Benutzer zu verteilen Dabei kann ein Freigabe oder ein zur Kenntnisnahme Workflow mit sequenzieller oder paralleler Zustellung des Dokuments gew hlt werden Nach Abschluss des Workflows kann optional ein Skript ausgef hrt werden Die Standard Workflows dienen der Definition und Ausf hrun
157. form von Microsoft eingesetzt wer den Die weiter benotigten Infrastruktur Komponenten Datenbank und Datei system k nnen jedoch auch ber Nicht Windows Plattformen bereitgestellt werden DocuWare 5 Client DocuWare Administration Scan Basket Store Retrieve System Administration ACTIVE IMPORT CONTENT FOLDER Databases File System User Directories RECOGNITION LINK Organization Administration p Users File Cabinets Stamps Templates Workflows New Generation Communication Layer JET NET TCP IP DocuWare Server Authentication Workflow Content Server A Windows Active Directory MS SQL Server EMC NT Domain Oracle Linux LDAP MySOL Sun Abbildung 3 12 DocuWare Architektur Capture DocuWare 5 unterst tzt die Erfassung von NCI und CIfDokumenten F r die Erfas sung von Papierdokumenten besitzt der DocuWare Rich Client integrierte Scan und OCR Funktionen Es k nnen ein oder mehrseitige Dokumente gescannt werden F r die nachtr gliche Bearbeitung der Dokumente stehen Funktionen zum Zusammenfas sen bzw Trennen von Dokumenten L schen von Leerseiten und Drehen von Doku menten zur Verf gung Die Speicherung der gescannten Dokumente erfolgt im TIFF oder JPEG Format Die OCR Erkennung unterst tzt die vollst ndige Indizierung von Dokumenten und die Erkennung von einzelnen markierten Bereichen um Indexdaten aus bestimmten Teilen des Dokuments zu extrahieren Weiterhin ist e
158. freigegeben werden kann Die Bearbeitung von Antr gen oder Vertr gen erfordern ebenfalls Prozesse um die Bearbeitung durchzuf hren Bei jedem Bearbeitungsschritt m ssen dem Bearbeiter alle notwendigen Dokumente und Informationen f r die Bearbeitung zur Verf gung gestellt werden Dabei muss auch der Ablauf nachvollziehbar bleiben um den Verlauf von Prozessen analysieren und ggf optimieren zu k nnen Viele Gesch ftsprozesse sind jedoch nicht dokumentenorientiert wie etwa ein Bestell prozess In diesen Prozessen dienen Dokumente lediglich als begleitende Informati onstr ger oder sie l sen den Beginn bestimmter Prozesse aus So dient bei Eingang eines Bestellformulars das Dokument nur als Prozessausl ser und stellt die Daten zu den bestellten Produkten und die Kundendaten zur Verf gung Die haupts chlichen Aktivit ten finden jedoch in anderen Systemen z B ERP Systemen statt die den Be stellprozess oder die Produktion bzw Bestellung der Artikel verwalten Zum Bereich der Production Workflows geh ren folgende Funktionen 38 2 Enterprise Content Management Definition und Ausf hrung von Prozessen Die Prozessabl ufe werden zun chst im System mit Hilfe eines Editors festgelegt Dazu geh rt die Festlegung von sequenzi ell oder parallel auszuf hrenden Prozessschritten An Entscheidungspunkten die den weiteren Ablauf von Prozessen beeinflussen m ssen Verzweigungen und die zugeh ri gen Entscheidungsregeln definiert we
159. g der Portlet Spezifikation Im Umfang der Portlet Spezifikation Abbildung 7 4 Darstellung eines Action Requests mit processAction und render nach In dem gezeigten Beispiel sind drei Portlets auf einer Seite angeordnet Der Client sen det einen Action Request an Portlet B Zur Verarbeitung des Action Requests ruft der Portlet Container dazu die Methode processAction von Portlet B auf Nach Beendi gung von processAction werden alle render Methoden der Portlets aufgerufen um die Seite neu darzustellen Die Reihenfolge dieser Aufrufe spielen dabei keine Rol le Sie k nnen auch parallel bearbeitet werden Die Darstellung durch den Aufruf von render erfolgt entweder durch die Ausgabe auf ein PrintWriter Objekt durch die Delegation an ein Servlet oder eine Java Server Page Da der Web Client von ADEPT2 auf RAP basiert werden Portlets bislang nicht voll st ndig unterst tzt Die Unterst tzung von RAP fir Portlets war f r Version 1 2 ange k ndigt wurde jedoch auf unbestimmte Zeit verschoben Lan08 RAP Clients k nnen jedoch trotzdem in Portale integriert werden indem der RAP Client ber einen iFrame als Portlet eingebunden wird 7 4 Zusammenfassung Im vorliegenden Kapitel wurde gezeigt wie die beschriebene allgemeine Konzeption aus Kapitel 5 zur Integration von ADEPT2 mit einem umgesetzt werden kann 7 4 Zusammenfassung 175 Dazu wurde zuerst auf die Aspekte der Datenintegration eingegangen Mit den Sche
160. g von wiederkehrenden Prozessen Daf r wird ein graphischer Editor bereitgestellt mit dem die Workflows ohne Programmierkenntnisse graphisch modelliert werden k nnen Zus tzlich zu den sequenziellen und parallelen Ablaufstrukturen k nnen auch Entscheidungsverzwei gungen verwendet werden Entscheidungen k nnen automatisiert anhand von Index daten des Dokuments getroffen werden In Abbildung 3 1 list der ELO Workflow Editor mit einem Rechnungsfreigabeprozess abgebildet Weiterhin k nnen Aufrufe von Funktionen in angebundenen Anwendungen w hrend des Workflows ausgef hrt werden z B Ausf hrung einer SAP Transaktion Diese Auf rufe werden durch Skripte gesteuert die an den Prozessschritten als Aktivit ten hinter legt werden Bei der Ausf hrung eines Prozessschritts kann der Verlauf des Workflows durch die Protokollierung nachvollzogen werden indem angezeigt wird welche Benut zer im bisherigen Verlauf beteiligt waren bzw welche Aktivit ten ausgef hrt wurden Bei L schung eines Benutzers der f r die Ausf hrung von Prozessschritten definiert wurde muss ein Nachfolger eingetragen werden auf den die Workflows bertragen werden Eine Vertreterregelung bei Abwesenheit eines Benutzers bietet die M glich keit einen oder mehrere Stellvertreter anzugeben an die die auszuf hrenden Prozess schritte zur Bearbeitung weitergeleitet werden Damit erm glichen die Workflow Komponenten von ELOprofessional dokumentenori entierte Workflows
161. getrennt auf unterschiedliche Speicherorte und Daten banken verteilt gespeichert werden Dokumente k nnen entweder in einem Schema eingebettet sein oder durch Links verkn pft sein Eingebettete Dokumente werden fest mit dem Mutterdokument verbunden und zusammen gespeichert Durch Links ver kn pfte Dokumente sind eigenst ndig und k nnen auch bei bestehenden Verweisen gel scht werden Zus tzlich ist einem Schema eine Verhaltensklasse zugeordnet die das Verhalten der Systemattribute steuert z B ob sie bei einer Suchanfrage nur dem Besitzer des Dokuments angezeigt werden oder allen Benutzern mit Leseberechtigun gen Dies schafft eine sehr feingranulare Definition von Zugriffsberechtigung und die Voraussetzungen f r die Erf llung von Compliance Kriterien Berechtigungen k nnen bis auf einzelne Datenelemente innerhalb von Records und Dokumenten getrennt und auf Funktionen wie Drucken oder E Mail Versand vergeben werden Aktenpl ne k nnen ber hierarchische Beziehungen zwischen den Archiven realisiert werden Weitere inhaltliche Berechtigungen die unabh ngig vom Speicherort verge ben werden stehen ebenfalls zur Verf gung Beispielsweise darf Benutzer A Rechnun gen sehen Benutzer B darf keine Rechnungen sehen Ein Record kann mit den RM Richtlinien verwaltet werden indem der Dokumentenklasse des zugrunde liegenden Schemas ein Aktenplan zugeordnet wird Fur die Einhaltung und Definition eines The saurus stehen Auswahllisten zur Verf
162. gs Wikis und Diskussionsforen zur Verf gung Allerdings k nnen die Inhalte dieser Sites nicht archiviert oder als abgeschlossen und damit unver nderbar markiert werden was z B den Abschluss eines Projekts kennzeichnen k nn te Dadurch k nnen die Sites durch Einstellung vieler Inhalte un bersichtlich werden und die Dokumentation von abgeschlossenen Arbeiten ist nur eingeschr nkt m glich F r die Kommunikation der Sites Mitglieder stehen keine Instant Messaging oder E Mail Funktionen zur Verf gung so dass die direkte Kommunikation nicht unterst tzt wird und ein R ckgriff auf andere Systeme erforderlich wird Weitere Einschr nkun gen existieren auch bei den gemeinsamen Kalendern da es beispielsweise nicht m g lich ist bestimmte Personen zur Terminabstimmung auszuw hlen sondern immer alle Mitglieder einer Site eine Anfrage f r eine Terminabstimmung erhalten Zur Koordination stehen einfache Workflow Funktionen wie ein automatisches Do kumentenrouting innerhalb der Site Mitglieder zur Verf gung Diese k nnen um ei gene Workflows erweitert werden Planung und Belegung von Ressourcen wie Be sprechungsr ume oder Pr fungen auf Anwesenheit bestimmter Personen sowie die 62 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen gemeinsame Nutzung von Anwendungen Desktop oder Application Sharing oder Whiteboards sind nicht vorhanden Workflow Alfresco unterscheidet im WF Bereich verschiedene Workflows d
163. gten Fensterinhalt 82 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen auslesen Diese gelesenen Informationen k nnen f r Suchanfragen oder zum Ausf l len von Indexwerten bei der Erfassung verwendet werden Je nach Programm k nnen die Daten direkt A e Eskennums ausgelesen werden oder ber einen Screenshot mit anschlie ender Erkennung extrahiert werden Dar ber hinaus steht ein Plu gin f r die MS Office Suite zur Verf gung mit dem Dokumente direkt in DocuWare gespeichert bzw ge ffnet werden k nnen Attribute und Metadaten k nnen damit bei der Speicherung direkt an DocuWare bergeben werden Dokumenten Management Der Bereich ist einer der Hauptfunktionsbereiche von DocuWare 5 Der Rich Client bietet den vollen Funktionsumfang Der Web Client umfasst lediglich Basis Funktionen zum Dokumentenzugriff und zur Bearbeitung Der Zugriff auf die Doku mente ber eine Dateisystemintegration ist nicht vorhanden Es existieren allerdings Erweiterungen von Drittanbietern die diesen Bereich vergleichbar zu ELOprofessio nal MOSSloder Alfresco abdecken Die DM Funktionen erfassen alle wichtigen Funktionen wie Check In Check Out Ver sionierung Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Indexdatenverwaltung und eine strukturierte Ablage der Dokumente Die Ablage ist getrennt in den Archivbereich in dem Versionierung und die Langzeitarchivierung unterst tzt werden und in Brief k rbe die f r die tempor re Bearbeitung l
164. hen Komponenten zur Speicherung von Inhal ten mit Hilfe von Datenbanken Dateisystemen und speziellen Speichersystemen un tersucht Hierbei sind die Integrationsm glichkeiten von unterschiedlichen Speicher systemen relevant um Funktionen wie HSM zu erm glichen um hier ber die Daten gem Anforderungen an Speicherkosten oder Zugriffszeiten optimiert speichern zu k nnen Besonders wichtig ist hierbei die transparente Bereitstellung von Inhalten f r die Manage Komponenten unabh ngig vom physischen Speicherort oder Speicherme dium Preserve Der Bereich Preserve geht auf die technischen Aspekte der Archivierung ein Hier steht vor allem die Unterst tzung geeigneter Langzeitarchivmedien und Ger te im Vor dergrund Au erdem wird eine Integration in die Funktionen der Store Komponenten ben tigt um auch elektronisch archivierte Daten transparent ber die Manage Kom ponenten zur Verf gung zu stellen Au erdem sind die M glichkeiten der technischen Umsetzung von RM Richtlinien relevant um hier ber die flexible Speicherung unter schiedliche Aufbewahrungs und Zugriffsanforderungen durchg ngig zu erm glichen Deliver Im Bereich Deliver werden Funktionen zur Transformation und Schnittstellen zur Wei tergabe von Daten an andere Systeme und die Bereitstellung von Sicherheitsfunktionen untersucht Die Transformationsfunktionen m ssen hierbei Dienste f r die Manage Komponenten bereitstellen um z B Dokumente in andere Format
165. hiedene Inhalte zu erm glichen GSSZ02 Die berschneidungen zwischen DMS und CMs sind sehr gro Beide Systeme besch f tigen sich mit der Erstellung und Verwaltung von Inhalten DMS mit dem Schwerpunkt ganze Dokumente zu verwalten zu archivieren und damit auch die Papierberge zu re duzieren die sich in den Unternehmen finden CMS hingegen sind eher darauf aus gerichtet die Inhalte in kleineren Content Einheiten an mehreren Stellen in anderen Kontexten zu pr sentieren oder eine gemeinsame Bearbeitung von Inhalten zu erm g lichen Da das Internet auch immer mehr an Bedeutung f r Unternehmen als Kommu nikationsplattform mit Kunden und Partnern oder zur Informationsversorgung von Mitarbeitern auf Gesch ftsreisen wird w chst das Bed rfnis die in DMS und gespeicherten Informationen auch in beiden Systemen gleicherma en nutzen zu k n nen Beispielsweise fallen durch die Integration von E Commerce Anwendungen wie Webshops auch Dokumente im CMSJan die zusammen mit den Dokumenten im DMS verwaltet und archiviert werden sollen Sowohl die Bestellungen die ber einen On lineshop get tigt werden als auch Bestellungen die ber andere Kan le z B telefo nisch oder ber Fax eingegangen sind m ssen an einer Stelle zusammenlaufen Die daraus resultierenden Dokumente wie Auftragsbest tigungen Lieferscheine und Rech nungen m ssen dabei zentral im Archiv des DM5 abgelegt werden und dem Kunden ggf ber einen pers nlichen Berei
166. hrfache Anmeldungen die Verwaltung getrennter Authentifizie rungsdienste und die Handhabung der Anmeldedaten weiter zu integrieren wird an schlie end die Authentifizierung mittels Single Credential und SSOJerl utert 5 2 4 1 Getrennte Authentifizierung Erfolgt die Authentifizierung ber das DMS bzw das muss das PMS beim Start jeder Aktivit t das Passwort des Benutzers abfragen um dem Benutzer zu erm gli chen sich gegen ber dem DMS mit seinen Identifizierungsdaten zu authentisieren Da zu muss das PMS dahingehend erweitert werden dass beim Starten einer Aktivit t die einen Zugriff auf das DMS Repository erfordert die Anmeldeinformationen vom Benutzer abgefragt werden Der Benutzer muss dann seine DMS Zugangsdaten einge ben damit die Authentifizierung durch das DMS vorgenommen werden kann Diese Variante hat den Nachteil dass in beiden Systemen unterschiedliche Passw rter und ggf unterschiedliche Benutzernamen vorliegen Weiterhin m ssen Passwortrichtlinien in den Systemen getrennt verwaltet werden 5 2 4 2 Single Credential Unter Single Credential wird die Anmeldung an mehreren Systemen mit den gleichen Identifizierungsdaten Credentials z B Benutzernamen und Passwort verstanden Der Benutzer muss sich jedoch an jedem System separat anmelden Dazu delegieren das DMS und das PMS die Authentifizierung an einen gemeinsamen Authentifizierungsdienst Hierf r kann der gemeinsam verwendete Verzeichnisdienst genut
167. hrieben muss die Authentifizierung des Benutzers bei Verwen dung von SSO mit Kerberos durch eine Delegation realisiert werden Um dies zu rea lisieren sieht JAASJeine Credentials Delegation vor mit der der ADEPT2 Server in die Lage versetzt wird Tickets vom KDC fiir einen Client zu erhalten um dar ber die An meldung am DMS vorzunehmen Die Verwendung der dazu erforderlichen Tickets mit einem gesetzten Forwardable Flag konnen uber die Klasse javax security auth kerberos DelegationPermission verwendet werden 7 3 Clientintegration Um dem Benutzer einen einheitlichen Client f r integriertes Dokumenten und Pro zessmanagement zu bieten k nnen die Clients von ADEPT2 und des DMS Clients teilweise oder vollstandig in einen Client integriert werden Aufgrund der sehr hetero genen Anforderungen und der sehr unterschiedlichen Implementierungen sowie der Vielzahl an m glichen Clients die im Bereich DMS vorzufinden sind werden an dieser Stelle lediglich allgemeine Integrationsm glichkeiten aufgezeigt Diese werden anhand der von ADEPT2 genutzten Client Techniken erl utert ADEPT2 besitzt sowohl einen Rich Client der auf der Eclipse aufsetzt als auch einen Web Client der auf der Eclipse RAPf basiert Ben08 7 3 1 Rich Client Bei der Rich Client Integration werden Teile des und des ADEPT2 Clients di rekt auf dem Rechner des Benutzers gekoppelt Sie konnen zum einen der Prasentation beider Programme in einer Anwendung fur den Benutzer
168. hst gering ausfallen Au erdem sollen die Sche mata nicht nur f r die Integration eines bestimmten DMS ausgelegt sein sondern so allgemein gehalten werden dass sie f r die Integration unterschiedlicher DMS geeig net sind Die technische Implementierung der Schnittstellen muss dabei aufgrund der nicht vorhandenen standardisierten Schnittstellen jedoch f r jedes DMS individuell erfolgen Auf diese Aspekte wird daher nicht n her eingegangen Die Hauptaufgabe der Schemata stellt die Repr sentation von Datenstrukturen von DMS Inhalten dar Sie werden sowohl f r die Integration von vorhandenen Inhalten aus dem als auch zur Ablage von Daten verwendet die w hrend der Ausf h rung von Prozessen im DMSlabgelegt werden sollen Hierzu m ssen die spezifischen Dokumenten Schemata je nach verwendetem DMSlerstellt und in den ADEPT2 Daten fluss eingebunden werden Au erdem m ssen auch im DMS vorhandene Schemata bernommen werden k nnen um bereits vorhandene Dokumente in Prozesse einbin den zu k nnen und die Schemata dabei konsistent zu bernehmen 7 1 2 Aufbau von Schemata Um die Datenstrukturen von DMSHInhalten wie Dokumente in ADEPT2 abzubilden und dabei die zugeh rigen Metadaten mit einzubeziehen wird eine Datenstruktur be n tigt die diese exakt als Einheit abbildet um alle Metadatenfelder mit den jeweils entsprechenden Datentypen sowie den enthaltenen Dokumentendateien Der Aufbau eines Schemas in ADEPT2 umfasst daher
169. ht Der Benutzer kann lediglich anhand der an beliebigen Stellen auf dem Dokument angebrachten Stempel den Prozessverlauf nach vollziehen Store Der Bereich Store wird vom Content Server abgedeckt Die Indexdaten werden in der relationalen Datenbank abgelegt die auch die Ergebnisse von Suchanfragen beantwor tet Optional kann ein externer Volltextindex angelegt werden Die Nutzdaten werden ber den Content Server gespeichert und wieder abgerufen bzw werden im Fall der Postk rbe au erhalb des DocuWare Servers im Dateisystem gespeichert Die Speiche rung kann direkt im Dateisystem des Servers erfolgen oder auf angebundenen 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 85 oder Systemen oder NF9 Freigaben Au erdem werden Archiv Server von EMC und IBM zur Ablage unterstutzt Preserve Die Archivierungskomponenten werden vom DocuWare Content Server verwaltet Er stellt die Schnittstellen und Zugriffe auf Archivsysteme wie Jukeboxen mit optischen Medien Bandlaufwerken oder CAS Systemen bereit Die Speicherorte lassen sich hier durch die Konfiguration der Archive definieren Die Informationen zu Aufbewahrungs und L schfristen werden dabei aus dem Bereich RM verwendet Deliver Der Bereich der Transformationstechnologien wird von DocuWare neben den inte grierten Konvertierungsfunktionen des Rich Clients ber das Einrichten von Konver tierungsworkflows unterst tzt Die Personalisierung beschr nkt sich beim Rich Client auf das Ausw hlen der ang
170. icht eine nahtlose Dokumentationskette aller pro zessrelevanter Daten WF stellt einzelne Funktionen zur Unterst tzung von Abl ufen bereit Diese sind h ufig in andere Produkte wie DMS oder ERP Systeme in die Ober fl chen integriert und erlauben meist nur relativ starre und kurze Abl ufe die nicht immer in einen umfangreicheren Gesch ftsprozess integriert sind 2 3 3 Store Die Store Komponenten stellen Funktionen zur Speicherung von lebenden Dokumen ten Daten und Informationen zur Verf gung die nicht oder noch nicht archivierungs w rdig sind Die Entscheidung ob und welche Informationen archiviert werden wer den ber die Manage Komponenten gesteuert Die von der AIIM genannten Speiche rungskomponenten lassen sich in die drei Bereiche Library Services als Informations verwaltungsdienste Repositories als Speicherorte und Technologies als unterschiedli che Speichertechnologien unterteilen Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search Retrieval Version Control Check In Check Out Audit Trail Technologies SAN Tape NAS Magnetic Storage Magneto Optical RAID DVD Optical Disc CD ROM Abbildung 2 12 ECM Store KSP07 Library Services Die Library Services stellen die systemnahen Komponenten mit denen der Zugriff und die Speicherung der Informationen f r die in den Abschnitten und
171. iduell aufbe 7 1 Datenintegration 155 wahrt werden sollen Diese Option ist abhangig vom konkret vorliegenden DMS und dessen Konfiguration und ob dies f r ein bestimmtes Dokumentenschema zul ssig ist Weiterhin kann diese Information dazu dienen in Prozessen zu erkennen ob auf ein Dokument aufgrund einer abgelaufenen Aufbewahrungsfrist im DMS nicht mehr zu gegriffen werden kann 7 1 3 Abbildung von DMS Inhalten auf strukturierte Datentypen Neben den drei Datenfeldern die jedes Schema besitzt sollen die Struktur und die konkreten Inhalte eines Dokuments auf einen strukturierten Datentyp in ADEPT2 ab gebildet werden Ein strukturierter Datentyp ist innerhalb von ADEPT2 eindeutig und besteht aus mindestens einem Feld Jedes Feld besitzt einen im Kontext des strukturier ten Datentyps eindeutigen Namen und einen Datentyp Der Datentyp kann ein belie biger in ADEPT2 bekannter Datentyp sein Jedes Feld kann neben einem elementaren Datentyp auch wieder strukturiert sein Zus tzlich k nnen Wertebereiche der jeweils verwendeten Datentypen eingeschr nkt werden For09 Somit kann ein Schema als eine spezielle Form eines strukturierten Datentyps abgebil det werden der immer die drei Datenfelder f r die Referenz mit einem listenwertigen Datentyp die Aufbewahrungsfrist und die Dokumenten ID umfasst Die Datentypen der Referenzliste und der beiden Felder sind dabei vom konkreten DMSJabh ngig und individuell f r jedes DMS bei der Imp
172. ie Zuordnungen der Benutzer aus dem bei Zugriffen auf Inhalte aus Prozessen heraus in die Audit Trails des ber die Nutzung der Authentifizierungsfunktionen die Verzeichnisdienste den Systemen zur Verf gung stellen k nnen dar ber hinaus mehrfache Anmeldungen vermieden werden Die vorgestellten Aspekte der Clientintegration schlie lich runden die Integration von Dokumenten und Prozessmanagement ab indem M glichkeiten aufgezeigt wurden wie die Rich Clients und die Web Clients die die Systeme besitzen dem Benutzer ge gen ber einheitlich pr sentiert werden k nnen Au erdem wurde anhand von Beispie len erl utert welche Funktionen in den jeweils anderen Client bertragen werden k n nen 145 6 ADEPT2 Metamodell Da in Kapitel 7 die Integration des Prozess Management Systems ADEPT2 mit einem pr sentiert wird werden in diesem Kapitel die Grundlagen des ADEPT2 Meta modells behandelt und in kompakter Form vorgestellt ADEPT2 bietet zur Modellierung von Prozessen eine graphische Beschreibungsspra che die auf symmetrischen Blockstrukturen basiert F r die Modellierung eines Pro zesses mit ADEPT2 wird ein Kontrollflussgraph erzeugt der die Basis f r einen aus f hrbaren Prozess bildet Hierbei wird bei ADEPT2 zwischen Prozessvorlagen und Pro zessinstanzen unterschieden Die Prozessvorlage stellt die vom Prozessmodellierer er stellte Beschreibung eines Gesch ftsprozesses dar die zur Laufzeit von ADEPT2 durch Erstellen
173. ie individuell f r jedes der Systeme entwickelt werden muss Da speziell ERP Systeme sehr viele Daten und Dokumente erzeugen die Beziehungen zu verschiedenen ECM Bereichen der Erfassung der Archivierung der Einbindung in Ge sch ftsprozesse und den Bereich Deliver besitzen z hlen diese Systeme zu den wich tigsten Anwendungen die integriert werden m ssen Obwohl diese Systeme und die weitreichenden Verkn pfungen zu anderen Informationen in Unternehmen bereits seit langem bekannt sind existieren bis heute nur sehr wenige Standardschnittstellen Hier bietet beispielsweise der Marktf hrer SAP mit der Archive Link Schnittstelle eine Aus nahme die eine f r SAP Systeme standardisierte Schnittstelle f r die Archivierung mit DMSlzur Verf gung stellt Kor03 Dadurch wird zum einen die Integration der Archi vierung erleichtert zum anderen wird aber auch aus Sicht des Quellsystems bereits be r cksichtigt dass die erzeugten Informationen an andere Systeme weitergegeben und ggf von diesen auch verwaltet werden Insbesondere ist zu ber cksichtigen dass Daten nach einem gewissen Zeitraum der Aufbewahrung gel scht werden sollen oder auch m ssen Die Anforderungen der L schung von Daten wird dabei zum einen durch die enorm ansteigende Menge an Informationen erforderlich zum anderen durch weiter zu erwartende regulatorische Anforderungen die beispielsweise den Datenschutz betref fen Die Einbeziehung der mit der Auslagerung von Daten verbundene
174. ie sich in Simple und Advanced Workflows unterteilen Mit Simple Workflows lassen sich einfache dokumen tenorientierte Workflows fur Dokumentenrouting und Freigabeprozesse umsetzen Fur die Erstellung eines Simple Workflow werden die Benutzer f r die Ausf hrung der einzelnen Aktivit ten mit Hilfe eines Assistenten ausgew hlt und die Aktivit ten wer den mit Content Items und Alfresco Spaces verkn pft Dies dient dazu bei der Ausf h rung einzelner Aktivit ten die Content Items von einem Alfresco Space an einen ande ren zu verschieben und damit anderen Benutzern zur weiteren Bearbeitung zug nglich zu machen Die Berechtigungen zur Ausf hrung werden ber die Zugriffsrechte auf die Verzeichnisse bestimmt Advanced Workflows dienen der Bereitstellung aufgabenbezogener und komplexerer Workflows die bei Alfresco ber eine Integration der JBPM Workflow Engine rea lisiert werden Mit Advanced Workflows k nnen neben den sequenziellen Prozessen der Simple Workflows auch parallele Bearbeitungen und Verzweigungen definiert werden Au erdem wird der Datenfluss nicht ber die Spaces realisiert an die die Contentob jekte verschoben werden sondern ber die Workflow Engine gesteuert und es k nnen automatisierte Aktionen hinterlegt werden Zus tzlich k nnen Benachrichtigungen per E Mail eingerichtet werden die den Benutzer ber zur Ausf hrung vorliegende Pro zessschritte informieren Mit Adhoc Workflows k nnen ein oder mehrere Doku
175. iert werden kann Dies erfordert jedoch einen hohen Trainingsaufwand der Software Barcodes dienen dazu Papierdokumente eindeutig zu identifizieren um diese Doku mente im System Vorg ngen oder Akten zuzuordnen Barcodes eignen sich auch gut f r selbst erstellte Dokumente die von anderen Personen weiter bearbeitet werden z B ein Antrag der zu einem Kunden geschickt und dort ausgef llt wird Nach der R cksendung l sst sich das Formular durch Scannen des Barcodes eindeutig diesem Vorgang direkt zuordnen Formularerfassung wird in die beiden Bereiche Vordruckverarbeitung und elektro nische Formulare unterteilt Bei den Vordrucken werden die Formulare zun chst auf Papier gedruckt und nach dem Ausf llen dann mit Hilfe von Scannern digitalisiert Da das Formularlayout bekannt ist k nnen durch entsprechende Vorlagen die Inhalte des Formulars gezielt verarbeitet werden H ufig werden f r die vorgedruckten Lini en und Texte bestimmte Farben verwendet die von der Scannersoftware ausgeblendet 11 Optical Character Recognition 2Handprint Character Recognition 13 Intelligent Character Recognition 14Optical Mark Recognition 5 Intelligent Document Recognition 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 23 werden konnen Hierbei kommen die bereits vorgestellten Erkennungstechniken zur Inhaltserschlie ung zum Einsatz Bei elektronischen Formularen kann der Inhalt di rekt verarbeitet werden sofern die Struktur und das Layout
176. ierten Systeme 100 4 1 Abgrenzung von DMS CMS und PMS 2 2 2222 106 4 2 MoReg2 Enlit ten s sci 884 084 Ee Re ea ea 114 5 1 LDAP At iIbULY peal za bord eo pen nn EPR EGS es 129 7 1 Verzeichnisdienstinformationen 000 005s eae 165 191 Literaturverzeichnis Ada07 AH03 AH04 AILO6 A1109 Apa09 Ass02 Ass08 BAN89 ApaM Azad Implementing Electronic Document and Record Management Sys tems Auerbach Publications 2007 ABDELMuS Alejandro HEPPER Stefan JSR 168 Java Portlet Specification 1 0 Okotber 2003 Aust Wil van d Hre Kees van Workflow Management Models Methods and Systems Mit Press 2004 ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT AIIM RECOM MENDED PRACTICE Analysis Selection and Implementation Guideli nes Associated with Electronic Document Management Systems EDMS 2006 Forschungsbericht ALLIANCE STORAGE TECHNOLOGIES Inc Hrsg UDO Media Alliance Storage Technologies Inc 2009 http www plasmon com archive_solutions Abgefragt 01 09 2009 APACHE SOFTWARE FOUNDATION Hrsg Apache Lucene Apache Softwa re Foundation August 2009 nttp lucene apache org Abgefragt 07 08 2009 ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT AIIM Hrsg DMA The Document Management Alliance 1100 Wayne Avenue Suite 1100 Silver Spring MD 20910 USA Association for Information and Image Manageme
177. igerten Struktu rierungsgrad Weiterhin kann bei XML auch eine besser Trennung zwischen Struktur und Layout vorgenommen werden als dies bei anderen Speicherformate wie z B dem DOC Format von MS Word m glich ist Eine Abgrenzung zwischen Content und Do kument ist graphisch in Abbildung 2 1 veranschaulicht Repository Abbildung 2 1 Abgrenzung von Content und Dokument MV02 Fur verschiedene Auspragungen eines Dokuments wird der Begriff Rendition verwen det um klarzustellen dass der Inhalt bei allen Auspragungen gleich ist lediglich die Darstellung oder der Informationstrager abgewandelt sind 2 1 3 Record Records sind nach Definition der ISO 15489 Information und Dokumentation Schrift gutverwaltung ISO02 Informationen die erzeugt empfangen und bewahrt werden um als Nachweis zu dienen und Informationen die einer Organisation oder Person dem Nachkommen rechtlicher Verpflichtungen oder bei der Durchf hrung von Ge sch ftsprozessen dienen Damit kann ein Record ein beliebiger Inhaltstyp sein der sich auf die Gesch ftst tig keit eines Unternehmens bezieht Art des Mediums oder weitere Eigenschaften sind daf r nicht relevant Damit k nnen Records aus einer oder mehreren Informationsein heiten bestehen die selbst Content oder ein Dokument sind Beispielsweise w rden sowohl eine Rechnung als auch ein Buchungssatz einen Record darstellen Eine Rech 16 2 Enterprise Cont
178. im frei en Indexieren werden die Bezeichnungen vom Bearbeiter selbst gew hlt und dem Do kument zugeordnet Beim gebundenen Indexieren hingegen wird vorher ein Index mit Schlagw rtern Thesaurus erstellt Dies kann z B Bestellung Lieferschein oder Rech nung sein um den Dokumenttyp zu beschreiben Der Thesaurus muss m glichst voll st ndig sein um alle auftretenden Beschreibungen abzudecken Bei der Indexierungs genauigkeit muss zwischen dem Aufwand der bei der Indexierung anf llt und den Suchm glichkeiten nach dem Dokument abgewogen werden Hierbei sind auch Ge sch ftsprozesse und allgemeine Vorgehensweisen der Mitarbeiter zu betrachten da die Indexierung die Grundlage f r die Auswahlm glichkeiten bei Suchanfragen sowie die Einordnung in ein Ordnungssystem festlegt Gau03 Die erfassten Attribute der Dokumente werden typischerweise in einer eigenen Da tenbank zusammen mit einem Verweis auf das eigentliche Dokument gespeichert Da bei kann auch eine automatische Erkennung von Dokumentenattributen angewendet werde um die Erfassungsvorg nge zu beschleunigen und damit auch Kosten zu redu zieren Um die Attribute erkennen zu k nnen muss die Struktur des Dokuments im Voraus bekannt sein wie dies bei Rechnungen eines Lieferanten oder Formularen der Fall ist Dabei wird der Software ber eine Vorlage mitgeteilt in welchen Bereichen bestimmte Merkmale wie z B eine Rechnungsnummer oder Anschrift des Lieferan ten vorhanden sein
179. immer drei DMS spezifische Da tenfelder sowie einen strukturierten Datentyp der die Struktur von DMS Inhalten abbildet Die drei Datenfelder bestehen dabei aus einem Datumsfeld f r die Aufbe wahrungsfrist einer Liste mit den Referenzen die auf die Speicherorte innerhalb des DMS Repository verweisen und einem ID Feld das die eindeutige Identifikation eines Dokuments innerhalb des Speicherortes repr sentiert Wie in der Konzeption beschrieben bleiben die DMS Inhalte die in Prozesse einge bunden werden im DMSF Repository gespeichert und werden ber Referenzen in den ADEPT2 Datenfluss eingebunden Typischerweise besitzen DMSleine hierarchisch auf gebaute Ablagestruktur Diese Struktur kann ber die ee von ADEPT2 ausgelesen werden Die mit einem Schema verkn pften Speicherorte k nnen damit ber eine Liste von Verzeichnispfaden repr sentiert werden die als Referenzen die nen Die Dokumenten ID dient der eindeutigen Identifizierung des Dokuments inner halb des Verzeichnisses Bei den meisten DMSlist diese ID auch innerhalb des gesamten DMS Repositories eindeutig Die Datumsangabe dient vor allem dazu beim Erstellen von Schemata im DMSleine Aufbewahrungsfrist aufgrund der RM Anforderungen an zugeben Zus tzlich kann dar ber festgelegt werden dass z B einzelne Dokumente eine andere als die mit dem Schema verkn pfte Aufbewahrungsfrist erhalten Ein Bei spiel hierf r k nnten Vertr ge sein die abh ngig von ihrer Laufzeit indiv
180. in Dokumenten Repositories vor Daher ist es naheliegend im Rahmen von das als zentrales Repository fur diese Informationen agiert die Funktionen seg NCAT einzubeziehen um die bereits vorhanden Informationen direkt in die Webinhalte ohne Br che in den Anwendun gen integrieren zu k nnen Eine Aktualisierung eines Dokuments k nnte so auch di 5Department of Defense 5015 2 STD 26Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records 2 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 33 rekt uber die Webinhalte abgebildet werden ohne dass eine manuelle Aktualisierung erforderlich wird F r die Bereitstellung von Inhalten in Web Portalen Intranet und im Internet m s sen die Informationen allerdings in geeignete Formate transformiert werden um sie ber den Browser und ggf g ngige Zusatzprogramme wie einen PDF Reader anzei gen zu k nnen So ist den meisten Empf ngern wenig geholfen wenn sie eine techni sche Zeichnung eines Ger ts im Dateiformat der CAD Anwendung erhalten welches sie nicht ffnen k nnen Au erdem ist es aus Sicht des Unternehmens nicht erw nscht dass diese Daten ver nderbar im Internet bereitgestellt werden Um Webinhalte erstellen und verwalten zu k nnen stellt die WCM Komponente ein Redaktionssystem f r die Gestaltung und Struktur von Webinhalten bereit Im Re daktionssystem wird zun chst ein einheitliches Layout f r die verschiedenen Websei ten definiert in die die Inh
181. ine Barcodeerkennung zur Zuordnung von Dokumenten vorhanden Zur Formularverarbeitung k nnen Vorlagen mit Musterdokumenten erstellt werden mit denen diese in Bereiche unterteilt werden um die Indexdaten automatisch aus den Dokumenten extrahieren zu k nnen In Abbildung 3 13 ist die Konfiguration f r die Erstellung der Erkennungsbereiche zu sehen Zus tzlich kann die Erkennungsrate er 3 5 DocuWare 5 1 ENTERPRISE 81 hoht werden indem Wertebereiche in den jeweiligen Feldern eingeschrankt werden Die erkannten Daten k nnen gegen Informationen aus externen Datenquellen gepr ft und abgeglichen werden Somit lassen sich kleinere Erkennungsfehler korrigieren et wa bei der Anschrift eines Kunden Damit stehen f r die Erfassung von Papierbelegen die Funktionen der manuellen Erfassung und die Erfassung ber Vorlagen zur Verf gung Eine automatische Erkennung mit Klassifizierung ist nicht vorhanden 4 DocuWare RECOGNITION Editor Test BE imi xil Datei Bearbeiten Optionen Ansicht Bl tter E zx DEBlERAIHH erg Bestimmen Sie f r welches Feld oder f r welche Felder der Archiv Datenbank die erkannten Zeichenketten oder Teile daraus bestimmt sind m Nummer dieses Rechtecks gt 2 Gesamte Zeichenkette in Feld ha I Yorhandenes berschreiben nach Zeichen und vor den Zeichen in Eeld v C ab Stelle 0 C diefolgenden genau 0 Stellen J Vothandenes berschreiben Peters Engineering Therese Giehve Platz 2 821
182. ine sehr gro e Zahl an anzeigbaren Dateiformaten unterst tzen im PMS Client denkbar Weitere Integrationsansatze konnen der Zugriff auf die Recherchefunktionen des DMS Clients sein oder die M glichkeit bei der Erfassung von Dokumenten ber den DMS Client direkt einen bestimmten Prozess zu initiieren so dass die soeben er fassten Dokumente direkt in die eigene Arbeitsliste des PMS Clients zur Bearbeitung bernommen werden Als Beispiel sei hier das Szenario der sp ten Erfassung von Papierdokumenten am Ar beitsplatz eines Sachbearbeiters genannt der eingehende Papierdokumente an seinem Arbeitsplatz scannt die erforderlichen Metadaten und die Dokumentenklassifizierung ber den DMS Client vornimmt und im Anschluss auch selbst ber den PMS Client bearbeiten m chte ohne dass die Aufgaben anderen Sachbearbeitern automatisch in die Arbeitsliste gestellt werden Bei diesem Szenario k nnte beispielweise die ID des ausgew hlten Dokuments mit dem zugeh rigen Prozess an den PMS Client ubergeben werden der dann automatisch einen neuen Prozess startet und den ersten Bearbei tungsschritt sofort dem Benutzer zuweist Weiterhin ist eine Integration auf Clientebene in der Form denkbar dass Teile des einen Clients in die Oberflache des anderen integriert werden Hierzu konnen einzelne Funk tionen als Plugin eingebunden werden Beispiele f r die Integration ber Plugins sind in Kapitel 3 bzgl der Integrationen von DM Funktionen in MS Office
183. infacher und schneller lassen sich auch die gew nschten Dokumente wiederfinden Moderne Suchkomponenten erlauben auch die automatische Suche nach Synonymen oder Begriffen in anderen Sprachen Beispielsweise w rden KFZ car und Fahr zeug gefunden werden wenn nach dem Begriff Auto gesucht wird 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 29 Uberschneidungen mit anderen Bereichen Die Funktionen des DM tiberschneiden sich teilweise deutlich mit denen der anderen Manage Komponenten Besonders die RM Komponenten besitzen viele Uberschnei dungen mit indem sie ebenfalls Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten w hrend des Lebenszyklus abdecken oder die Beziehungen von Dokumenten und Ak ten abbilden Aber auch die enge Integration mit anderen Anwendungen wie Office Programmen oder Groupware Systemen lassen schnell die Grenzen zwischen DM und Collaboration verwischen 2 3 2 2 Records Management Der Bereich RM umfasst Funktionen und Komponenten zur Verwaltung von Records wichtigen aufbewahrungspflichtigen bzw aufbewahrungsw rdigen Informationen Collab DM Filing systematics and principles e thesaurus WCM e Retention periods Metadata Archive management WF BPM Records RM Management Abbildung 2 8 Records Management Die Funktionen gehen ber die Versionsverwaltung des Bereichs DM hinaus indem sichergestellt wird dass Anderungen an Dokumenten und Records mit den Benutze rinfo
184. inmal gelesene und ver nderte Daten in einem Dokument w hrend der Ausf hrung eines Prozesses extern ge ndert werden und somit Inkonsistenzen der Daten zwischen zwei Aktivit ten auftreten k nnen muss das Dokument direkt nach dem Einchecken sofort wieder vom PMS ausgecheckt werden um die Zugriffssperre f r die gesamte Bearbeitungszeit w hrend eines Prozesses zu erhalten Da jedoch zum Zeitpunkt des Check Out nicht klar ist welcher Benutzer den n chsten Schritt im Prozess mit Zu griff auf das Dokument ausf hrt muss hierf r die Zugriffssperre von einen gesonder ten Benutzeraccount gehalten werden da wie in Kapitel 4 beschrieben ein Check In nur von dem Benutzer durchgef hrt werden darf der das Dokument auch ausgecheckt hat Zwischen dem Einchecken und dem Auschecken eines Dokuments kann jedoch in diesem Moment potentiell ein Check Out Vorgang durch das DMSlerfolgen Damit w re der exklusive Zugriff durch das verloren und es k nnen sich externe n derungen im Dokument zwischen zwei Aktivit ten ergeben Um dies zu verhindern m ssen der Check In und anschlie ende Check Out Vorgang ber eine Transaktion im gekapselt werden Transaktionen stellen sicher dass entweder alle in der Trans aktion angegebenen Vorg nge vollst ndig oder gar nicht durchgef hrt werden Somit werden durch die Kapselung in einer Transaktion beide Vorg nge nacheinander aus gef hrt ohne dass eine Sperre durch das DMS erfolgen kann Die in Kapitel B un
185. integriert werden Webparts die nen in MOSS der individuellen Anpassung und Erweiterung eigener Module f r die Integration in ein Portal MHS08 Sie bilden das Pendant zu Portlets im Java Bereich Collaboration Die Collaboration Funktionen in MOSS sind umfangreich Durch den Einsatz der be schriebenen Portalfunktionen k nnen in MOSS vielf ltige Anforderungen an die Zu sammenarbeit von Gruppen umgesetzt werden Listen Dokumentenbibliotheken Ka lender Aufgabenlisten Kontaktadressen Wikis usw konnen sowohl fur die eigene Nutzung als auch f r andere Mitglieder einer Gruppe freigegeben oder durch spezielle Teamwebsites ganzen Gruppen zur Verf gung gestellt werden Durch die webbasierte 3 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 69 Nutzung von MOSS konnen diese auch relativ einfach ber das Internet bereitgestellt werden um z B externen Partnern oder mobilen Nutzern Zugriffe zu erm glichen Durch die Integration mit MS Exchange k nnen s mtliche E Mail Kontakt und Ka lenderfunktionen der Groupware direkt in MOSS genutzt werden Durch die enge MS Office Integration k nnen auch Instant Messaging Funktionen z B ber den Groove Client aus der Office Suite genutzt werden Mic07 Zus tzlich zu Instant Messaging kann Groove auch gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche bereitstellen Gemeinsam be arbeitete Dokumente k nnen per Drag n Drop in einen Arbeitsbereich gezogen wer den bei dem das Dokument dabei allen Teil
186. ion Addison Wesley 2003 936 S IBM Corporation Hrsg IBM WebSphere Software IBM Corporation 2009 http www 01 ibm com software de websphere Abgefragt 09 10 2009 IBM DeutscHLAND GMBH Hrsg IBM System Storage DR550 Pascalstra e 100 D 70548 Stuttgart IBM Deutschland GmbH 2009 Information and documentation Records management International Orga nization for Standardization Dezember 2002 Jasic CORPRORATION Hrsg Central Authentication Service Jasig Cor proration September 2009 http www jasig org cas Abgefragt 19 09 2009 JBoss Community Hrsg JBoss Portal The open source and open standards Java Portal JBoss Community September 2009 http www jboss org Abgefragt 18 09 2009 JABLONKSI S B HM m SCHULZE W Workflow Management Entwicklung von Anwendungen und Systemen Dpunkt Verlag 1997 Jenkins Tom Enterprise Content Management Open Text Corporation 2005 JNBripge LLC Hrsg Bridging Java and NET A Technical Overview of JNBridgePro JNBridge LLC September 2008 JNBr oge LLC Hrsg JNBridge JNBridge LLC November 2009 Abgefragt 15 11 2009 Jur scH Martin Konzeption eines Rahmenwerkes zur Erstellung und Mofi kation von Prozessvorlagen und instanzen Universtit t Ulm Diplomarbeit 2006 196 Literaturverzeichnis Kam03a KAMPFFMEYER Ulrich Dokumenten Technologien Wohin geht die Reise Pro ject Consult Unternehmensberatung Dr U
187. ionen f r die Kom ponenten aus den Bereichen Manage Store und Preserve Weiterhin dienen sie der bergabe von Daten an weitere Systeme etwa der Informations bergabe mit Daten tr geraustausch oder der Erzeugung von formatierten Ausgabedateien f r den Druck Ebenso geh ren Funktionen zur Konvertierung oder Kompression in diesen Bereich Der Bereich Deliver ist daher h ufig auch unter dem Begriff Output Management zu finden Security as ECM Infrastructure Transformation Security Distribution Technologies Layout Design COLD ERM PKI Internet Intranet Extranet Personalization E Business Portal XML Digital Rights Email and fax Management PDF Watermark Datatransfer via EDI XML and other formats Compression Bf syndication CD DVD Publishing Konverter Digital Signature Digital TV Viewer Paper Output Abbildung 2 16 ECM Deliver KSP07 Die Deliver Komponenten umfassen die drei Bereiche Transformationstechnologien Sicherheitstechnologien und Distribution 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 47 Transformationstechnologien Die Transformationstechnologien stellen die technischen Komponenten fur Transfor mationen im Hintergrund bereit Sie werden i d R als Dienste f r die anderen ECM Komponenten bereitgestellt und sollten immer verlustfrei kontrolliert und nachvoll ziehbar ablaufen stellt im Zusammenhang mit Deliver die Aufbereitung von
188. it wenigen Attributen m glichst eindeutig beschreiben Die Anzahl der verwendeten Attribute richtet sich an der Art des Dokuments und dem geplanten Zugriff auf das Dokument aus e Vorlagen und Profile Um die Attributierung der Dokumente zu vereinheitlichen werden Vorlagen oder Profile f r bestimmte Dokumenttypen erstellt Somit wird sichergestellt dass al le definierten Attribute eines Dokumenttyps mit Informationen versorgt werden Hierf r werden i d R Eingabemasken definiert und den Bearbeitern bei der At tributierung bereitgestellt e automatische Klassifikation Auf Basis der vorhanden Informationen in den Dokumenten selbst kann auch Software eingesetzt werden um die Informationen aufgrund ihres Inhalts au tomatisiert zu klassifizieren und die notwendigen Indexdaten zu erstellen Die Systeme arbeiten meist anhand vordefinierter Kriterien oder werten die Informa tionen selbstlernend aus Dabei ist es notwendig dass die Ergebnisse kontrolliert werden um falsche Zuordnungen zu vermeiden 2 3 2 Manage Die Manage Komponenten dienen der Verwaltung Bearbeitung und Nutzung der In formationen Die Verwaltung der Informationen erfolgt i d R durch Nutzung von 26 2 Enterprise Content Management Datenbanken die die Beziehungen zwischen den Informationen und den Metadaten verwalten Zus tzlich werden Berechtigungssysteme ben tigt ber die der Zugriff auf die Informationen kontrolliert und der Schutz der Informationen sicherg
189. itel 3 gezeigt hat trifft dies jedoch be reits bei den f nf untersuchten Systemen nicht auf alle zu So verf gen Alfresco und MOSS ber keinerlei Rich Clients Die drei DMS Systeme besitzen mindestens einen Rich Client mit vollem Funktionsumfang und einen Web Client der jedoch bei allen Systemen nur einen eingeschr nkten Funktionsumfang bietet Daher sollen in der Konzeption der Integration lediglich m gliche Ans tze zur Integra tion auf Clientebene aufgezeigt werden Beispiele hierf r sind das Starten eines Prozes ses aus dem DMS Client die Integration der Recherchefunktionen des Clients in den PMS Client oder die Integration der Viewer Komponenten des Die sen PRS Client um Dokumente direkt im PMS Client anzeigen zu konnen 4 8 Zusammenfassung In diesem Kapitel wurden zun chst Aspekte zur Integration von und betrachtet um alle Bereiche des Konzepts durch Integrationen der verschiede nen Systeme abdecken zu k nnen Dazu wurden die unterschiedlichen Sichtweisen betrachtet die einem DMS und einem PMS zugrunde liegen und welche Funktionen Dokumente innerhalb von Gesch ftsprozessen besitzen Darauf aufbauend wurden die Funktionsbereiche des ECM Konzepts in einer Abgrenzung auf die verschiedenen Sys teme verteilt um herauszustellen welches System die entsprechenden Funktionsberei che bernimmt Weiter wurden Anforderungen formuliert die bei der Integration eines mit ei nem PMS zu erf llen sind Hierzu wurden Asp
190. itifier OMR Optical Mark Recognition PAM Pluggable Authentication Module PMS Prozess Management System PDM Produktdatenmanagement PKI Public Key Infrastructure RAID Redundant Array of Inexpensive Disks RAP Rich Ajax Platform RCP Rich Client Platform RDN Relative Distinguished Name REST Representational State Transfer RSS Really Simple Syndication oder auch Rich Site Summary RM Records Management SAN Storage Area Network SASL Simple Authentication and Security Layer SigG Signaturgesetz SMTP Simple Mail Transfer Protocol SOA Service orientierte Architektur 185 SOX Sarbanes Oxley Act SSL Secure Sockets Layer SSO Single Sign On SQL Structured Query Language TGT Ticket Granting Ticket TLS Transport Layer Security UML Unified Modeling Language URL Uniform Resource Locator WCM Web Content Management WebDAV Web based Distributed Authoring and Versioning WF Workflow WORM Write Once Read Many XML Extensible Markup Language Abbildungsverzeichnis 187 Abbildungsverzeichnis les aes 15 2 2 Dokumentenlebenszyklus JGSMKUA 2 ek ee 16 2 3 ECM Modell KSPO7 a 644 4 24 4 2 A ren 20 2 4 ECM Captore ESP ON o o ee OAS ee RAR RA OO 21 2 5 Scannen und Indexieren GSSZ02 u 4 8 3 0 04 Senn nah 25 26 ECM Manage Kam03b oonu 26 2 7 Dokumenten Management KSPO7 2 222200 27 Eee OW ban yo aS 29 2 9 Web Content M
191. itzen diese jeweils einen eindeutigen Namen innerhalb des Prozesses Die Verbindung von Datenelementen und Prozessschritten erfolgt ber sog Aktivit ten Aktivit ten repr sentieren die zu einem Prozessschritt geh renden Informationen mit denen der Datenaustausch zwischen Prozess und auszuf hrendem Anwendungsprogramm geregelt wird Zur Modellierung der Zugriffe werden Datenelemente mit Lese bzw Schreibkanten mit den Parametern der Aktivit ten verbunden Um zu gew hrleisten dass der zur Modellierzeit festgelegte Datenaustausch zwischen Datenelementen und den Aktivit tenparametern zur Laufzeit sichergestellt werden kann besitzen sowohl die Aktivit tenparameter als auch die Datenelemente einen Da tentyp Dieser Datentyp muss auf beiden Seiten identisch sein um eine Verbindung zwischen Aktivit t und Datenelement herstellen zu k nnen Weiterhin muss f r Ak tivit tenparameter definiert werden ob sie optional oder obligat sind Bei optionalen Aktivit tenparametern wird damit bestimmt ob zur Laufzeit eine Aktivit t korrekt ausgef hrt werden kann wenn der Eingabeparameter NULL als Parameter bergeben wird NULL bedeutet dass das Datenelement einen undefinierten Wert besitzt da noch kein Wert geschrieben wurde Bei Ausgabeparametern wird damit entsprechend fest gelegt dass das Schreiben eines Datenelements nicht erfolgen muss Bei obligaten Ein gabeparametern wird damit definiert dass das zu lesende Datenelement einen Wert NULL
192. ive Interface 7 3 Clientintegration 171 einer dynamisch ladbaren Bibliothek gebunden werden Um die Funktionen dabei von Java aus aufrufen zu k nnen m ssen dazu die native Methoden implementiert wer den F r diese native Methoden m ssen entsprechende Header Dateien erstellt wer den Die Header Dateien k nnen ber den Aufruf javah jni lt Klasse gt erzeugt wer den Die erzeugte Header Datei muss anschlie end in den Quellcode der zu integrie renden Bibliothek eingebunden werden Daraus kann dann die Bibliothek bersetzt werden um sie in das Java Programm zu integrieren Da jedoch nur selten der Quell code des DMS Clients zur Verf gung steht kann diese Variante der Integration in den seltensten F llen zum Einsatz kommen Unter Windows kann f r die Integration die zur Verf gung gestellte COM Schnitt stelle zur Kommunikation mit dem DMS Client verwendet werden Eclipse bietet die M glichkeit ber das Package org eclipse swt ole win32 einen Wrapper bereitzu stellen mit dem Anwendungen ber COM und OLE integriert werden k nnen die in Views oder Editoren in Eclipse angezeigt werden Dabei wird die Anwendung ber einen COM Container integriert ber den die Interaktion mit der Anwendung gesteu ert wird SDF 03 RCP NET Eine enge Integration der Clients sind mit den oben vorgestellten Ansatzen nur bedingt m glich da hierbei typischerweise nur ganze Module oder der komplette Client in die Oberfl che integrier
193. jectClass identifiziert Hierzu kann z B die objectClass Person angegeben werden um nur Objekte zu erhalten die diese Eigen schaft besitzen ber die UUID der Benutzerobjekte aus dem Verzeichnisdienst k n nen die beiden Systeme den entsprechenden Benutzer jeweils eindeutig identifizieren ber das userField wird der Anmeldename des Benutzers ermittelt Die letzten beiden Informationen sind dabei abh ngig vom verwendeten Verzeichnisdienst Die genaue Bezeichnung l sst sich aus der Dokumentation des Verzeichnisdienstes entnehmen Durch den Import der Benutzerobjekte aus dem Verzeichnisdienst k nnen die Benut zer im und in ADEPT2 im jeweiligen Organisationsmodell verwaltet werden Die spezifischen Modellierungen der Organisation wie Gruppen Rollen oder Stellen werden dabei innerhalb der Systeme selbst verwaltet um die systemspezifischen Ei genschaften in vollem Umfang nutzen zu k nnen Ebenso erfolgt die Zuweisung der Berechtigungen in den Systemen getrennt Eine Ausnahme stellt die zuvor beschriebe ne Zuweisung der Berechtigungen f r den lesenden bzw schreibenden Zugriff auf die DMS Inhalte dar die bei der Prozessmodellierung ermittelt werden und von ADEPT2 im eingetragen werden 7 2 Organisationsintegration 165 Tabelle 7 1 Verzeichnisdienstinformationen Eigenschaft Beschreibung LDAP Server Protokoll IP Adresse und Port des Verzeichnisdienst Servers z B Idap 192 168 0 1 389 Benutzername und Passwort Benutzern
194. kann hierzu das TGT des Benutzers und den zugeordneten Session Key an einen Server S senden damit dieser weitere Anfragen im Auftrag des Benutzers erstellen kann Das TGT alleine gen gt hierf r nicht da der Session Key ebenfalls f r die Anfrage weite rer Tickets ben tigt wird Dazu wird der Session Key Kcx mit dem Session Key Kc s verschl sselt bertragen Damit Server S mit dem TGT des Benutzers weitere Tickets beim KDClanfragen kann muss dafur das Forwardable Flag im TGTlgesetzt sein Durch das gesetzte Forwardable Flag erkennt der KDC dass er Service Tickets ausstellen kann obwohl die im enthaltene IP Adresse nicht mit der von Server S bereinstimmt Alternativ kann auch Server S beim KDC mit einer Vertrauensstellung zur Delegation ausgestattet werden um ihm zu erm glichen weitere Tickets anzufragen 140 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Wenn der Client sein TGT mit gesetztem Forwardable Flag an Server S gesendet hat und Server S auf Server T mit den Anmeldeinformationen des Clients zugreifen m ch te kann Server S das TGT mit einem g ltigen Authenticator an den KDC senden um von diesem ein g ltiges Service Ticket f r den Client zu erhalten Dieses neue Ticket enthalt dabei die Informationen des Benutzers wie im originalen Ticket es wird jedoch mit dem geheimen Schlussel von Server T verschlusselt Somit kann Server S dieses Ticket an Server T senden als ob dieses direkt vom Client gesendet worden ware
195. kationsschema MoReq2 sieht grunds tzlich eine hierarchische Struktur f r die Ablage von Records vor Dies wird damit begr ndet dass sich dadurch eine stabile und klare Organisa tion von Records ergibt und hierarchisch aufgebaute Ablagestrukturen am weitesten verbreitet sind F r den Aufbau der Ablagestruktur ist zun chst ein Klassifikations schema zu definieren mit dem neben dem Aufbau der Hierarchie auch gleichzeitig Shttp www dimforum eu 112 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS festgelegt wird wo die Records abzulegen sind Ein Klassifikationsschema wie in Ab bildung 4 3 dargestellt besteht beilMoReq2Jaus Classes Files Sub Files und Volumes in denen Records gespeichert werden k nnen Classification Scheme Key Records Abbildung 4 3 MoReq2 Klassifikationsschema Eur08b Fur den genaueren Aufbau der Datenstrukturen bietet die Spezifikation das in Abbil dung 4 4 gezeigte Entity Relationship Modell In diesem Modell sind Sub files und Vo lumes zur Organisation enthalten die jedoch lediglich der Verwaltung und Ablage von papierbasierten Records dienen und entsprechen dort den klassischen Papierordnern und Einlagen in den Ordnern Fur die Integration elektronischer Records sind sie nicht relevant Deshalb wurde das ER Modell f r die Anforderungen in dieser Arbeit abge wandelt und auf Sub Files und Volumes verzich
196. ksichtigen Um dem Pro blem zu begegnen m sste in solch einem Fall die Zuordnung des ADEPT2 Benutzers zu den erw hnten DMS Gruppen zur Laufzeit erfolgen Wenn es sich bei dem Benutzer beispielsweise um einen neu hinzugekommenen Benutzer handelt kann es weiterhin 7 2 Organisationsintegration 163 vorkommen dass der Benutzer im DMS noch nicht bekannt ist Dies resultiert dar aus dass die Benutzer wie in Kapitel B lediglich in bestimmten Abst nden aus dem Verzeichnisdienst ins DMS iibernommen werden Damit wurde jedoch auch eine auto matisierte sp te Zuordnung von ADEPT2 zur Laufzeit scheitern M gliche L sungen dieses Problems w ren eine manuelle Zuweisung des Benutzers zu den Gruppen im DMSloder die erneute Ausf hrung der automatischen Zuweisung aus ADEPT2 bei der die aktuellen Benutzer und Bearbeiterzuordnungen erneut ausgewertet werden Da die konkret unterst tzten Funktionen zur Zuweisung von Berechtigungen und der Aufbau des DMS Repository bei jedem DMS unterschiedlich sind m ssen diese Infor mationen bei der Implementierung der Schnittstelle zum DMSlindividuell implemen tiert werden Falls die beiden Benutzerverwaltungen der Systeme nicht integriert wurden m ssen die Berechtigungen im DMS manuell auf Basis der ermittelten Benutzer eingerichtet werden Dazu sollte die Komponente zur Ermittlung der Benutzer diese in einer Liste mit den erforderlichen Berechtigungen von ADEPT2 ausgeben Anhand dieser Liste k nn
197. l g Bildgr e 1648 x 2339 Pixel Erkennungsdienst FineReader 7 1 OCR Maskenname Maskenfeldname Ao OK Hilfe X Abbrechen 177 mm x 5mm 1648 x 2339 Pixel 1 Seiten 1 Zone Lieferscheine Abbildung 3 15 EASY Formularassistent entgegennimmt und im TIFF oder PDF Format in ablegen kann F r diverse ERP Systeme stehen Schnittstellen zur Archivierung a Integration von Suchfunktionen aus dem ERP Client und zus tzliche Funktionen z B automatische Buchungsvorg nge anhand erfasster Papierbelege zur Verf gung Die Erfassung aus MS Office Anwendungen werden ber Plugins realisiert mit denen Office Dokumente direkt in EEX abgespeichert und ge ffnet werden k nnen Weiterhin k nnen Dateien eines Dateiservers transparent in EEX abgelegt werden Dabei werden die Daten vom Dateiserver in EEX gespeichert und durch Verweise ersetzt die durch einen Treiber auf dem Client wieder aufgel st werden und den Datenzugriff erm gli chen 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 89 CAPTURE DEMO Barcode Demo Datei Bearbeiten Ansicht Extras Hilfe ERIECKBEBE LCD un oe ow Hilfe Beenden Info Schlie en Maske Heften Export Hinzuf g Scannen Scanmit Erstes Voriges GeheZu N chstes Letztes Beebe BOHEME Gr er Kleiner Breite H he ea F llen Original Horizont Rechts Links Invert Grauskal Finden B TeA270 Tea 070 b amp Kundenname 9420084 Firma Sportal
198. lassen sich die Portale auch relativ einfach durch Firewalls au erhalb des Unternehmensnetzwerkes zuganglich machen so dass Benutzer auch von unterwegs mit ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und mit Livedaten versorgt werden konnen Fur den Benutzer k nnen auch unterschiedliche Portale je nach Arbeitssituation an geboten werden wie z B Wissens oder Weiterbildungsportale Da die Inhalte bei gr eren Portalen von vielen Personen bearbeitet und erstellt wer den bedarf es Funktionen zur kontrollierten Erstellung Bearbeitung und Ver ffentli chung Die daf r notwendigen Funktionen sind eine einfache und intuitive Oberfl che zur Erstellung von Inhalten und Layoutvorgaben f r Webinhalte Funktionen zur Strukturierung und Auszeichnung der XML bzw HTML Inhalte Integration inDMS Funktionen wie Check In Check Out Versionierung Berechtigungen und die Integra tion und Verlinkung auf vorhandene Informationen wie z B Dokumente aus dem DM Bereich Weiterhin wird die Integration in WF Funktionen f r die Erfassung Geneh migung Freigabe Archivierung oder den R ckruf von Informationen auf der Webseite ben tigt GSSZ02 2 3 2 4 Collaboration Der Collabf Bereich soll vor allem die Arbeit in Gruppen unterst tzen und verbes sern Speziell in den letzten Jahren haben Collaboration Funktionen durch die rasante Ver breitung von schnellen Internetverbindungen und der direkten Anbindung von mobi len Benutzern und Niederlassungen
199. lben Ablagestruktur verwalten zu k nnen 162 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS 7 1 8 Zugriffsberechtigungen ermitteln und zuweisen Wenn die Prozessmodellierung und alle Bearbeiterzuweisungen erfolgt sind m ssen fur die korrekte Ausf hrung von Prozessen die Zugriffsberechtigungen auf die Spei cherorte im DMS Repository angegeben werden Dazu ist f r ADEPT2 eine Erweite rung zu entwickeln die am Ende der Prozessmodellierung alle Benutzer ermittelt und die daf r notwendigen Berechtigungen im DMS fiir die Benutzer setzt Dazu sind alle in Frage kommenden Benutzer zu ermitteln die eine Aktivit t potentiell ausf hren k nnen die ber eine Datenkante mit einem Schema verbunden ist Aus der im Schema gespeicherten Liste der Referenzen zur Ablage im DMSF Repository erge ben sich Speicherorte aus dem verkn pften Schema Aus der Richtung der Datenkante folgt ob der Zugriff lesend oder schreibend stattfindet Um die konkreten Benutzerobjekte zu ermitteln die den Aktivit ten zugeordnet sind werden die in beschriebenen Formeln der Bearbeiterzuordnung aufgel st um alle Benutzer zu ermitteln die die Aktivit t ausf hren k nnen Die so ermittelten Be nutzer werden dann wie in der Konzeption dargestellt in zwei Gruppen f r lesenden und schreibenden Zugriff eingeteilt Ein schreibender Zugriff beinhaltet dabei auch le senden Zugriff Wenn beispielweise Benutzer A potentielle Aktivit t 1 und Aktivit t 2 ausf hren kann die
200. lee 4 PLZ 22335 Ort Hamburg Ansprechpartner Pauler GOS Gesellschaft f r Orga m sagten EASy Fimma P 2 i nisation und Systenberatung LS DATUM 21 01 94 Sportallee 4 D 22335 Hamburg ITE 3 Versandadr GOS Gesellschaft f r Orga Sportallee 4 D 22335 Hamburg Abbildung 3 16 Barcode Erkennung mit EASY Capture EAS06a Dokumenten Management F r den Bereich stehen die in Abschnitt beschriebenen Clients zur Verf gung Es werden alle wichtigen Funktionen wie Check In Check Out Versionierung Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Indexdatenverwaltung und eine strukturierte Ablage abgedeckt F r die Verwaltung der Dokumente stehen im Client private Ordner gemeinsam ge nutzte Ordner und der Zugriff auf die EEX Archive zur Verf gung In den privaten Ordnern k nnen beliebige Dokumente erstellt und bearbeitet werden Zur Anzeige der Dokumente steht ein integrierter Viewer zur Verf gung der alle g ngigen Dateifor mate unterst tzt Die Anzeigefunktion kann entweder vom Client bernommen wer den der die Berechnung der Anzeige vornimmt oder ber den Server erfolgen der die Aufbereitung bernimmt und die generierten Bilder an den Client zur Anzeige ber tr gt Im Viewer stehen Funktionen wie Stempel und das Anbringen von Notizen oder Textmarker Funktionen zur Verf gung Die Archive werden zentral am EEX Server in der Administrationskonsole verwaltet Der Aufbau und die Verwaltung von
201. leles Routing von Dokumenten Im Zusammenhang mit stellt Funktionen bereit um dokumentenbezogene Prozesse zu unterst tzen Eine wichtige Aufgabe in dokumentenorientierten Prozessen kommt der automatisierten Verteilung von Dokumenten an die entsprechenden Emp f nger zu Dies beginnt bei der Bereitstellung der Dokumente nach der Erfassung in elektronische Posteingangsk rbe der Benutzer Je nach Art des Dokuments schlie en sich bestimmte Genehmigungs und Freigabeprozesse an So m ssen etwa beim Erfas sen von Eingangsrechnungen die einzelnen Positionen auf der Rechnung von verschie denen Mitarbeitern auf Korrektheit berpr ft werden ob alle Postionen geliefert und in einwandfreiem Zustand angekommen sind Au erdem ist zu pr fen ob alle Positio nen mit dem korrekten Preis berechnet wurden und ggf Sonderkonditionen oder die Zahlungsbedingungen korrekt sind Erst wenn alle Punkte von den jeweils zust ndigen Mitarbeitern best tigt wurden kann die Rechnung zur Zahlung an die Buchhaltungs abteilung weitergegeben werden die mit der Zahlung und Buchung der Rechnung den Prozess abschlie t Bei der Erstellung von Dokumenten schlie t sich h ufig ein Freigabeprozess an bei dem das Dokument an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet werden muss um eine Freigabe f r einen bestimmten Versionsstand zu erhalten Gegebenenfalls sind R ckmeldungen an den Ersteller zu senden um nderungen an dem Dokument vorzu nehmen damit das Dokument
202. lementierung zu ermitteln Da ein strukturierter Datentyp Felder enthalten kann die selbst wieder strukturiert sind kann damit der strukturelle Aufbau und die Definition der Datentypen f r die Inhaltsfelder eines Dokuments ber einen integrierten strukturierten Datentyp reali siert werden In Abbildung 7 1 ist dies anhand eines Beispiels f r ein Schema einer Rechnung verdeutlicht Dabei werden die drei festgelegten Werte f r jedes Schema mit einem strukturierten Datentyp der den strukturellen Aufbau einer Rechnung repr sentiert zu einem Rechnungsschema zusammengesetzt Durch die Verwendung von strukturierten Datentypen zur Abbildung von Dokumen tenschemata des DMS k nnen die Konzepte und die Implementierung der ADEPT2 Datenflusskonzepte weiterhin genutzt werden ohne die vorhandenen Datenstrukturen von ADEPT2 ndern oder eine neue Datenstruktur einf hren zu m ssen Durch die Verwendung eines strukturierten Datentyps kann ein Dokument aus dem DMSJauch in ADEPT2 als eine Einheit abgebildet werden in der alle Attribute und Metadaten eines Dokuments zusammengefasst sind einschlie lich der Datentypen und der Parameter zur obligaten bzw optionalen Datenversorgung Dadurch k nnen berpr fungen bzgl der Vollst ndigkeit aller zu einem Schema geh rdenden Datenfelder entfallen Diese w ren beispielsweise bei der Verwendung atomarer Datentypen notwendig bei denen ein Datentyp nur ein einzelnes Datenfeld innerhalb des Schemas repr se
203. llen Dies konnen z B einfache Freigabeprozesse f r Dokumente sein die innerhalb von MOSS ablaufen Der Visual Studio Designer hingegen zielt auf Entwickler ab die mit einem graphi schen Editor Abbildung 3 8 zun chst Prozesse modellieren Zus tzlich kann an den Aktivit ten eigener Programmcode hinterlegt werden der beim Aufruf der Aktivit ten ausgef hrt werden ber den Visual Studio Designer sind somit auch umfangreichere Workflows realisierbar Die Erstellung solcher Workflows erfordert jedoch ein tiefes technisches Verst ndnis und Programmierkenntnisse wodurch diese Prozesse aufwen dig in der Erstellung und fehlertr chtig sind Au erdem sind nderungen an Prozessen nur schwer einzubringen gt HelloWorldSequential Microsoft Visual Studio Je Ele Edt yew Project Buld Debug Data Tools Test Window Communty Help Hi Eger haem E AE ETY j b Debug z Any CPU z 28 Reviewroutngsangle Er er Em i Ss Toolbox 9X _ Workflowi cs Design X Solution Explorer HelloWorldSequential ax L ClearHtashtableActivity 2 Al ES 3 1 OnltemCreated P a Soksuon Heo Wor tial 1 project OnltemChanged Sequential Workfiow g a ei Ajeto aa OnttemDeleted Ba Properties 4 Onltemcheckedin B aba eae OnitemCheckedout 2 feature xmi 4 Onitemincheckedout 4 ae A inaformcs H Onitemattachmentadded El nzalder Onltem ttachmentDeleted l i a ag I OnltemFieMoved OnltemFieConverted 1 J
204. lrich Kampffmeyer GmbH 2003 Kam03b Kamprrmeyer Ulrich Enterprise Content Management die unterneh mensweite Informationsplattform der Zukunft Project Consult Unterneh mensberatung Dr Ulrich Kampffmeyer GmbH 2003 Forschungsbericht Kin00 Kina Robert R Goray Suzanne Hrsg Mastering Active Directory Sybex 2000 KJOFO1 Koop Hans J JAcket K K OrreErn Anja L FEDTkE Stephen Erfolgsfak tor Content Management Vom Web Content bis zum Knowledge Management Vieweg Verlag 2001 KN93 Konu J Neuman C RFC 1510 The Kerberos Network Authentication Ser vice V5 http www ietf org rfc rfc1510 txt Version September 1993 Kof09 Korax PLC Hrsg Kofax Capture Kofax PLC September 2009 Abgefragt 12 09 2009 Kor03 _KorscHEn Markus SAP R 3 Data Archiving Vieweg Teubner 2003 Kra95 Kr NZLE Hans Peter Dokumentenmanagement Technik und Konzepte In Praxis der Wirtschaftsinformatik Heft 181 1995 S 27 KSP07 KAMPFFMEYER Ulrich Stominsky Merten PFEIFER Stefan ECM Enter prise Content Management Project Consult Unternehmensberatung Dr Ulrich Kampffmeyer GmbH IBM Deutschland GmbH 2007 Forschungs bericht KT03 KNECHT THURMANN Stephanie Active Directory Addison Wesley 2003 Kus05 Kussmau Timo Die Java Portlet Spezifikation In Java Spektrum 2005 M rz LA94 LEYMANN Frank ALTENHUBER Wolfgang Managing business processes as an information resource In IBM Sys
205. m weiteren Verlauf ihres Lebenszyklus bearbeitet und ver ndert werden nde rungen k nnen grunds tzlich am Dokument selbst an seiner Struktur oder an seinen Metadaten vorgenommen werden Im Folgenden werden typische Funktionen aus dem DM Bereich zur Bearbeitung von Dokumenten vorgestellt Versionsverwaltung Bei der Erstellung oder Bearbeitung von Dokumenten entstehen verschiedene Versionen Die DM Komponenten halten die verschiedenen Versionen des Dokuments bereit und erlauben die Nachvollziehbarkeit von nderungen Bei der Versionierung existieren mehrere Konzepte wie lineare oder verzweigte Versionierung blicherweise wird eine verzweigte Versionierung verwendet die eine Erstellung von Haupt und Nebenversionen erlaubt Dadurch lassen sich unterschiedliche nderun gen besser dokumentieren indem z B wichtige nderungen oder Erweiterungen von Dokumenten mit einer Hauptversion und kleinere nderungen durch eine Nebenver sion gekennzeichnet werden Check In und Check Out stellen ein zentrales Konzept zur Kontrolle von gleichzeiti gen Zugriffen auf Dokumente dar Durch den Check Out eines Dokuments wird sicher gestellt dass nur ein Bearbeiter nderungen an einem Dokument vornehmen kann indem es exklusiv f r diesen zur Bearbeitung bereitgestellt wird Weitere Bearbeiter k nnen w hrend dieser Zeit lediglich lesend auf das Dokument zugreifen Durch einen Check In werden die vorgenommenen nderungen an dem Dokument wieder einge br
206. mata wurden auf Basis der strukturierten Datentypen eine Repr sentation von DMS Inhalten aufgezeigt die sich in den Datenfluss von ADEPT2 eingliedert Somit konnen die in Dokumenten enthaltenen Informationen in Prozessen genutzt werden Weiter hin dienen die Schemata auch der Speicherung von Dokumenten im Um die DMS Inhalte transparent in den Datenfluss zu integrieren wurde auf die Realisierung von Lese und Schreibzugriffen auf das DMS Repository eingegangen und aufgezeigt wie Bearbeitungen von vorhandenen Inhalten in Prozessen umgesetzt werden k nnen Dabei wurden konkurrierende Zugriffe ber cksichtigt Au erdem wurde gezeigt wie DMSHInhalte exklusiv f r die Dauer der Ausf hrung eines Prozesses in ADEPT2 bereit gestellt werden k nnen Abschlie end wurde auf die Erstellung und die Verwaltung von Schemata in ADEPT2 eingegangen Bei der Integration der Organisationsaspekte wurde aufgezeigt wie sich die Benut zerverwaltungen der beiden Systeme ber einen Verzeichnisdienst integrieren lassen Darauf aufbauend wurde anhand von JAASlerl utert wie ADEPT2 um Funktionen zur Authentifizierung ber einen Verzeichnisdienst erweitert werden kann Eine M glich keit zur Implementierung von SSO Funktionen in ADEPT2 wurde anhand der Kerbe rosunterst tzung in JAAS dargestellt Zuletzt wurden Integrationsaspekte des ADEPT2 Rich und Web Clients aufgezeigt Hierzu wurde vorgestellt wie sich die Client Komponenten auf Basis der Eclipse Rich Cli
207. me und Passwort aufgefordert Wenn sichergestellt ist dass das Kerberos Ticket immer verfugbar ist kann der CallbackHandler NULL sein da dieser nur der Interaktion mit dem Benutzer dient SUNO1a Der Ablauf einer SSO Authentifizierung mittels Kerberos und JAAS ist in Abbildung graphisch darge stellt ADEPT2 Configuration I I LoginContext l gt LoginContext I j 1 l T l create I I Subject I j I getConfigurationEntry I gt l i gt Krb5LoginModule l j initialize I T T T gt I j l I T T 1 l login l I 9 gt kdi I i login 1 t t commit setPrinicipals i ae err 1 setPrivateCredentials l ES eee L 7 I j 1 getSubject T I 1 1 T I I I l Abbildung 7 2 Ablauf einer Authentifizierung mit Kerberos nach SS02 7 3 Clientintegration 169 Um beide Systeme weiter zu integrieren und mehrfache Authentifizierungsvorgange zu vermeiden k nnen beide Systeme die Benutzer ber einen SSO Dienst authentifi zieren Der zu verwendende SSO Dienst muss dabei von beiden Systemen unterstutzt werden und kann z B von einigen Verzeichnisdienstimplementierungen wie Active Directory bereitgestellt werden Wie in Kapitel 5 besc
208. mente an einen oder mehrere Be nutzer zur Bearbeitung gesendet werden Die Adhoc Workflows werden bei den Benut zern in die Aufgabenliste gestellt in der auch die anderen auszuf hrenden Prozess schritte angezeigt werden Zur Bearbeitung der Adhoc Tasks k nnen die Dokumente bearbeitet werden falls der Empf nger Berechtigungen besitzt um das Dokument zu ndern Zum Beenden des Adhoc Workflows kann der Empf nger den Status auf Com pleted setzen um die Dokumente wieder an den Absender zur ck zu leiten Eine Wei terleitung von zugewiesenen Adhoc Workflows an einen weiteren Benutzer ist au erdem m glich In Alfresco stehen zun chst lediglich die Einrichtung von Adhoc Workflows und Frei gabeprozessen ber Assistenten zur Verf gung die auf die JBPM Workflow Engine zu greifen Hiermit lassen sich Freigabeprozesse definieren indem die einzelnen Prozess schritte nacheinander angegeben werden Den Benutzern wird eine Arbeitsliste bereit gestellt in der alle zur Ausf hrung anstehenden Prozessschritte aufgelistet werden 4 Boss Business Process Management 3 2 Alfresco Labs 3 0 63 Weitergehende Prozesse k nnen ber eine Prozessdefinition in Form einer jPDL XML Datei manuell oder mit Hilfe des graphischen Editors erstellt werden der in Abbil dung 3 5 dargestellt ist review x 3 B Outline 53 I Select Pts E Marquee 9 o lt lt Start State gt gt 11 Q start start E O start De
209. mente anhand ihrer Eigenschaften charakterisiert elektronische bzw digita lisierte physische Dokumente werden in die beiden Klassen der NCIf und Cif Dokumente unterteilt Die Unterscheidung erfolgt dadurch dass ein System bei NCI Dokumenten keine M glichkeit besitzt auf die Inhalte des Dokuments zu zugreifen Im Gegensatz dazu stehen CIHDokumente deren Inhalte in kodierter Form vorliegen und von einem EDV System gelesen und verarbeitet werden k nnen Anders betrachtet kann ein Dokument als Ansammlung von Content Einheiten ange sehen werden wobei ein Dokument aus ein oder mehreren Content Einheiten zusam mengesetzt ist und den Informationstr ger beinhaltet Der Informationstr ger kann dabei ein physisches Medium wie Papier oder Mikrofilm sein oder aber eine Datei die in einem EDV System gespeichert ist Bei physischen Informationstragern sind Layou Extensible Markup Language 2Non Coded Information 3Coded Information 2 1 Begriffsbestimmungen 15 tinformationen damit ebenfalls direkt festgelegt wohingegen bei Dateien nicht immer die Layoutinformationen mit enthalten sind z B XML Dateien Dadurch lasst sich ein Dokument in die Bereiche des unstrukturierten oder schwach strukturierten Con tent einordnen Jedoch hangt diese Einordnung bei elektronischen Dokumenten auch stark vom verwendeten Dateiformat ab Insbesondere durch die Verwendung von XML als Speicherformat f r Dokumente erhalten diese einen deutlich geste
210. n Preserve Da s mtliche gespeicherten Inhalte nur in der SQL Datenbank von MOSS gespeichert werden existiert auch keine Unterst tzung f r eine Langzeitarchivierung F r diesen Bereich gibt es allerdings eine Vielzahl klassischer Archivsystemanbieter die durch eigene Erweiterungen des MOSS versuchen diese L cke zu schlie en Typischerweise werden hierdurch die Dokumente aus der Sharepoint Datenbank in das Archivsystem extrahiert und die eigentlichen Daten durch Verweise in das Archivsystem ersetzt Deliver Die Transformationstechnologien in erf llen nur teilweise die Anforderungen die die AIIM an die Komponenten nenn diesem Bereich stellt So ist keine Trans formation von COLD Daten vorhanden Kompressionsverfahren zur Datenreduktion fehlen Au erdem beschr nkt sich die Bereitstellung von Inhalten in unterschiedlichen Formate auf MS Office Formate Im Bereich der Sicherheitstechnologien greift auf die Standardfunktionen des Windows Server Betriebssystems zur ck und unter st tzt damit die Einbindung in eine DRMI Funktionen sind in MOSS enthalten und k nnen auf alle Inhalte in Listen und Bibliotheken angewendet werden Der Ein satz sollte jedoch gut geplant sein da ansonsten sehr schnell Einschr nkungen beim gemeinsamen Zugriff auf Inhalte auftreten k nnen Auch lassen sich Inhalte automa tisch mit digitalen Signaturen zur Absicherung der Authentizit t versehen 3 4 ELOprofessional 6 ELOprofessional wurde im Jahr 19
211. n mit denen sich Verzeichnisstrukturen abbilden lassen die ber den webbasierten Por talzugriff von MOSS oder ber die WebDAVISchnittstelle des Windows Explorers zu greifbar sind Dokumentenbibliotheken bieten verschiedene Ansichten f r die gespei cherten Inhalte wie Listen oder eine vom Windows Explorer her bekannte Exploreran sicht mit Verzeichnissen und Dateien Mit Dokumentenvorlagen werden Dokumenten typen mit den zugeh rigen Metadaten definiert die Dokumentenbibliotheken zuge ordnet werden k nnen Ver nderungen an Dokumenten k nnen ber eine integrierte Versionierung protokolliert werden Die Versionierung kann individuell f r jede Do kumentenbibliothek aktiviert oder deaktiviert werden Benutzer k nnen sich ber sog Abonnements ber nderungen an Dokumenten Verzeichnissen oder gespeicherten 17 Structured Query Language 3 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 67 Suchanfragen informieren lassen Die Informationen k nnen auch per E Mail versen det werden In Verbindung mit MS Word 2007 k nnen Dokumente als endg ltig gekennzeichnet werden Diese Funktion dient dazu alle Bearbeitungsfunktionen f r das Dokument zu entfernen um eine weitere Bearbeitung zu verhindern MOSS unterst tzt die au tomatische Konvertierung von Dokumenten in andere Dateiformate so k nnen z B Word Dokumente in HTML Dokumente umgewandelt werden um die Inhalte direkt auf einer Sharepoint Webseite zu ver ffentlichen Reco
212. n Anforderungen und die Konzeption auf das Prozess Management System ADEPT2 DAG 06 Dazu werden die Erweiterungen f r eine Integration von Inhalten eines DMS in den Datenfluss von ADEPT2 vorgestellt Au erdem wird erl utert wie die Organisationsstrukturen von ADEPT2 und einem DM5 integriert werden k nnen um dar ber Zugriffe und Berechtigungen von Benutzern steuern zu k nnen Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 1 1 Motivation 1 2 Aufgabenstellung 1 3 Aufbau der Arbeit 2 Enterprise Content Management 2 1 Begriffsbestimmungen 4 4 44 46 oP ER ed Roe ee eR ee RS 2 1 1 Content 2 1 2 Dokument 2 1 3 Record 2 1 4 Dokumentenlebenszyklus 2566s ess bane ue eee 00 0 2 2 Merkmale des Enterprise Content Management 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 2 3 1 Capture 2 3 2 Manage 2 3 2 1 Dokumenten Management zur gid ee 2 3 2 2 Records Management 4 6 4s she ene eee es 2 3 2 3 Web Content Management 2 424 dak 44 44s ie aoa Bass We ee ee 2 3 2 5 Workflow Business Process Management 2 3 3 Store 2 3 4 Preserve 2 3 5 Deliver 2 4 Enterprise Content Management als integratives Konzept 2 5 Zusammenfassung 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen 3 1 Evalulerungskriterien 5 lt 6446 80 2 EG YESH HERES SG 84 3 2 Alfresco Labs 3 0 3
213. n Konsequen zen sollten daher bereits in den Konzepten der Anwendungen zuk nftig ber cksichtigt und implementiert werden um eine Integration zu vereinfachen bzw zu erm glichen Eine weitere zuk nftige Herausforderung stellt neben der Integration von Daten und Informationen auch die Abbildung der Organisationsstrukturen und damit verbun denen Zugriffsberechtigungen sowie auf technischer Seite die Authentifizierung zwi schen Systemen dar Aufgrund der Vielzahl existierender und verwendeter Technolo gien lassen sich diese Aspekte aktuell nur sehr schwer umsetzen und verwalten Da 8 2 Ausblick 181 die Autorisierung f r den Zugriff und die Ver nderung von Daten meist an konkreten Anforderungen und Funktionen innerhalb einer Anwendung ausgerichtet sein mus sen kann hierfur kaum ein allgemeingultiges Modell fur alle Anwendungen und Sys teme entworfen werden Dar ber hinaus stellen die unterschiedlichen Systeme auch verschiedene Anforderungen nach welchen Kriterien entschieden wird ob ein Zu griff zul ssig ist oder nicht Die Aspekte der zentralen und unternehmensweiten Be nutzerverwaltung und der Authentifizierung von Benutzern k nnen jedoch umge setzt werden So werden hierf r zentral verwaltete Benutzerdatenbanken und Authen tifizierungsdienste ben tigt die von Anwendungen integriert werden Dar ber lassen sich die Zugriffe Authentifizierungsvorg nge und Anmeldeinformationen f r Benut zer vereinheitlichen Au erdem k
214. n erfolgt uber Audit Trails mit denen alle durchge fuhrten Vorgange durch Benutzer administrative Rollen oder automatisierte Vorgange des Systems aufgezeichnet werden Das System muss dabei sicherstellen dass es al le Aktionen die einen lesenden oder schreibenden Zugriff auf Klassifikationsschema ta Records und darin enthaltene Dokumente oder Komponenten durchfihren auto matisch protokolliert In einem Protokolleintrag sind Benutzer und Zeitpunkt sowie Art des Zugriffs festzuhalten Kein Benutzer oder Administrator darf Audit Trails ver ndern k nnen Wird eine Historie der Dokumentenentwicklung ben tigt muss eine Versionierung aktiviert werden Dadurch soll sichergestellt werden dass Richtlinien zum Zugriff berpr ft und unautorisierte Vorg nge identifiziert und verfolgt werden k nnen 4 7 1 3 Aufbewahrung und Vernichtung Im vereinfachten ER Modell k nnen bei Classes Files und Record Types mit Aufbewahrungspl nen versehen werden Jeder Record muss zwingend einen zugeord neten Aufbewahrungsplan besitzen Wie aus dem ER Modell ersichtlich wird k nnen durch die Hierarchie der Classes und Files mehrere Pl ne einem Record zugeordnet sein die ggf widerspr chliche Anweisungen enthalten Hierzu sieht die Spezifikati 4 7 Anforderungen 115 on vor dass immer nur ein Plan zur Anwendung kommen darf Dies wird erreicht indem die Definitionen zur Aufbewahrung in der Hierarchie absteigend berschrie ben werden sodass nur
215. n erweitern Abbildung B 3 zeigt eine bersicht der Erfassungsarchitektur Der Bereich COLD ERM wird ebenso nicht direkt von Alfresco bereitgestellt son dern muss ber Drittanbieter realisiert werden Als Beispiel kann hier die SMARTi COLDYERMIErweiterung genannt werden Sie nimmt Ausgabedaten durch den Dru ckertreiber entgegen und legt die Daten gem den Formatierungsanweisungen im Alfresco Repository mit den zugeh rigen Metadaten aus den Datenstr men in der In dexdatenbank ab A109 58 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen End System amp Network Users Administrators Remote Office Connected gt through u 33 BB Fax Scanner Email up c Web Server Alfresco Web Client Application ee Alfresco Content Repository Business Rules Membership Security Workflow Transformations Search Reports is Scanned Images with Metadata Backup amp Restore Tape Storage Clustered Storage Membership Abbildung 3 3 Architektur der Erfassungskomponenten Sha06 Die Erfassung von CI Dokumenten wird durch Integrationen in MS Office und Open Office in Form von Plugins realisiert Die Plugins erweitern die beiden Anwendun gen um Funktionen zum direkten Speichern und ffnen von Dokumenten ber die WebDAVISchnittstelle Attribute und Metadaten k nnen den Dokumenten beim Spei chervorgang zugeordnet werden Dabei werden die Standardmetadaten von Office Dokumenten Autor Dateigr
216. n zusammengef hrt werden Bis lang existieren hierzu aktuell mit JCR und CMIS zwei Ans tze um plattformunab h ngige Schnittstellen f r den Zugriff auf die Informationen zu entwerfen Hier bleibt abzuwarten ob sich diese Schnittstellen auf Seiten der Hersteller durchsetzen und die se Schnittstellen Einzug in die Systeme halten Da JCR jedoch ein Java Standard ist ist nicht davon auszugehen dass er sich ber die bereits Java basierten DMS und CMS hinaus verbreiten wird Um ein zentrales Repository wie im ECM Konzept beschrieben zuk nftig etablieren zu k nnen ben tigt dieses neben den standardisierten Schnittstellen auch gewisse Basisfunktionen wie die Unterst tzung von Transaktionen um den zu integrierenden Systemen entsprechende Funktionen zum Zugriff auf gemeinsam genutzte Ressour cen zu erm glichen Transaktionen stellen eine grundlegende Funktion dar die ein modernes Repository bereitstellen muss um vor allem die immer st rker eingesetz ten Workflow und BPM Funktionen oder gemeinsame Arbeitsbereiche unterst tzen zu k nnen F r beide Bereiche ist es wichtig dass alle Inhalte die f r eine bestimm te Bearbeitung ben tigt werden vollst ndig bereitgestellt werden k nnen ohne dass externe nderungen Einfluss auf die Konsistenz der Informationen nehmen k nnen Bislang werden Transaktionen in der CMIS Spezifikation jedoch nicht erw hnt Somit ist zumindest in naher Zukunft nicht davon auszugehen dass diese F
217. nModule auf Versucht ein LoginModule sich beim Subject zu authentifizieren ruft es die Handle Methode des verkn pften CallbackHandler auf Bei erfolgreicher Durchf hrung verkn p fen die LoginModule die ben tigten Principals und Credentials mit dem Subject 5 Der LoginContext liefert den Authentifizierungsstatus zur ck Schl gt die Au thentifizierung fehl wird eine LoginException ausgel st 6 Bei einer erfolgreichen Authentifizierung kann auf das authentifizierte Subject durch LoginContext getSubject zugegriffen werden 168 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS 7 Durch Aufruf von LoginContext logout werden die Verkn pfungen zwischen Subject Principals und Credentials entfernt Durch die Klasse LoginContext werden die Methoden f r die Authentifizierung der Subjects bereitgestellt Um nun eine Anmeldung ohne Eingabe der Anmeldeinforma tionen des Benutzer am Beispiel von Kerberos zu erm glichen muss daf r als LoginModule die Klasse Krb5LoginModule verwendet werden In der zugeh rigen Kon figurationsdatei zu diesem Modul muss dazu die Option useTicketCache true ange geben werden Durch diese Option ermittelt das Krb5LoginModule das Kerberos Ticket Granting Ticket aus dem Standardspeicherort des verwendeten Betriebssystems Op tional kann der Speicherort des Tickets ber die Option ticketCache in der Konfi guration angegeben werden Falls kein Ticket ermittelt werden kann wird der Benut zer zur Eingabe von Benutzerna
218. nach Zeichen und vor den Zeichen in Feld af Flyi ng Tom Deutschland Ki ab Stelle 0 die folgenden genau D Stellen I Vothandenes berschreiben Herr Thomas Rain nach Zeichen und vor den Zeichen in Feld M Pri nzregentenstra e 15 C ab Stelle 0 C die folgenden genau 0 Stellen I Vothandenes berschreiben Das nachste neu gezogene Rechteck soll als Ersatzrechteck dienen falls das momentan aktive Rechteck nicht ausgelesen a werden kann D 81575 M nchen Abbrechen Hite Peter Sanders Sales Manager PHONE 49 89 89 44 33 0 10 September 2005 Projekt Nr DE2005011 5 RECOGNITION Editor mm 4 Abbildung 3 13 Zuweisung von Indexfeldern Die Erfassung von COLD Daten wird ber ein entsprechendes Modul bereitgestellt mit dem die erfassten Daten entweder im TIFF Format oder in einem propriet ren DocuWare Format CL5 verarbeitet werden das Layoutinformationen und Inhalte ge trennt voneinander abspeichert Die Zuordnung von Layout und Daten wird durch DocuWare verwaltet Dar ber hinaus werden spezielle Schnittstellen zur Archivierung von Daten aus ERP Systemen angeboten Der DocuWare Rich Client umfasst zusatz lich einen virtuellen Archivdrucker mit dem Druckausgaben aus beliebigen Anwen dungen im TIFF Format in DocuWare abgespeichert werden k nnen F r die Erfassung aus Anwendungen lassen sich mit dem Modul Link Informationen aus jeder Applikation die auf dem Client l uft ber den angezei
219. ne die Funktio nen mehrfach und redundant implementieren und warten zu m ssen Damit wird mit 40Sienaturgesetz 41 B rgerliches Gesetzbuch 2Produktdatenmanagement 2 5 Zusammenfassung 49 ECM auch wirklich ein unternehmensweites Repository entstehen das strukturierte schwachstrukturierte und unstrukturierte Information zusammenf hrt Dadurch ent f llt au erdem die redundante Speicherung der Informationen die durch die Verwal tung durch mehrere Anwendungen zwangsl ufig entsteht Um dies umzusetzen wer den jedoch einheitliche Integrationsdienste und standardisierte Schnittstellen ben tigt Damit kann Anwendungen der Zugriff auf die Informationen erm glicht werden oh ne dass individuelle und meist aufw ndige sowie fehleranf llige Integrationen und Anpassungen ben tigt werden Aktuelle Fragen wie wo l sst man die Abertausenden von E Mails wie geht man mit elektronisch signierten Handelsbriefen um wie werden Informationen aus dem unorganisierten Dateisystem berf hrt wie kann kontrolliert werden dass keine Informationen verloren gehen oder nicht bearbeitet werden k n nen mit der Umsetzung des ECM Konzepts als zentralen Bestandteil der Infrastruktur beantwortet werden Kam 3a 2 5 Zusammenfassung In diesem Kapitel wurden zun chst die Grundbegriffe Content Dokument Record und Dokumentenlebenszyklus vorgestellt die in der anschlie enden Vorstellung des ECM Konzepts von Bedeutung sind Das ECM Konzept wu
220. nehmern der Gruppe zur Verf gung ge stellt wird nderungen k nnen direkt mit Dokumentenbibliotheken synchronisiert werden Groove bietet au erdem die M glichkeiten eines Desktop oder Application Sharing Damit lassen sich auf einem Computer eines Gruppenmitglieds ausgef hrte Programme anderen Benutzern zug nglich machen um gemeinsam daran zu arbeiten Weitere Anwendungen k nnen ber die Webparts in MOSS ebenfalls auf Teamwebsites eingebunden werden um weitere Daten aus anderen Quellsystemen einbinden und gemeinsam bearbeiten zu k nnen Workflow setzt mit seinen Workflow Funktionen auf die Windows Workflow Foundation Services die ein Framework und Werkzeuge f r die Entwicklung innerhalb des NET Frameworks bereitstellen Dazu werden die Workflows Foundation Services durch spe zifische MOSS Funktionen erweitert Abbildung 3 7 zeigt die zugrunde liegende Ar chitektur der Integration der MOSS Funktionen mit der Workflow Engine des NET Frameworks SQL Server 1 Windows Server 2003 Wo E Internet Information Service Microsoft Office Web Browser Applications Abbildung 3 7 Workflow Foundation und MOSS Cha06 70 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen F r die Erstellung von Workflows in MOSS werden zum einen der Sharepoint Designer und zum anderen Visual Studio 2005 Designer zur Verfugung gestellt Der Sharepoint Designer gibt Benutzern die Moglichkeit eigene Workflows zu erste
221. ng fehl schl gt auch die Ausf h rung der Aktivitat fehl Nachteilig wirken sich jedoch bei dieser Variante die haufigen Authentifizierungsvorgange auf die Produktivit t des Benutzers aus Au erdem sind die mehrfachen Eingaben von Benutzername und Passwort auch sehr fehleranf llig Zudem kann nicht sichergestellt werden dass der in ADEPT2 angemeldete Benutzer auch wirklich dem Benutzer im DMSlentspricht falls der Benutzer bei der Ausf hrung andere Anmeldeinformationen f r das DMSJangibt 7 2 2 Synchronisation ber Verzeichnisdienst Um eine Zuordnung der Benutzer zwischen DMS und ADEPT2 herstellen zu k nnen werden wie in Kapitel 5 beschrieben die Benutzerobjekte mit einem Verzeichnisdienst synchronisiert Sowohl ADEPT2 als auch s mtliche in Kapitel 3 untersuchten Systeme unterst tzen die Anbindung an mindestens einen LDAPlbasierten Verzeichnisdienst F r den Import der Benutzerobjekte aus einem Verzeichnisdienst werden dabei die in Tabelle 7 1 angegeben Informationen ben tigt um den Verzeichnisdienst ansprechen zu k nnen und die Benutzerobjekte zu importieren Die Informationen zu Server Benutzername und Passwort dienen dabei dem Verbin dungsaufbau zu einen LDAP Verzeichnisdienst ber die Suchbasis werden ein oder mehrere Eintr ge im hierarchisch aufgebauten DIT bestimmt ab denen absteigend nach Benutzerobjekten die importiert werden gesucht werden soll Die in LDAP ge speicherten Objekte werden anhand ihrer ob
222. ng von Dateinamen Records Kategorien und Metadaten durch den Einsatz von Javascript F r die Erstel lung von Aufbewahrungs und L schfristen werden sog Business Rules genutzt mit denen sich Regeln zur Klassifikation Versionierung Benachrichtigungen oder Trans formationen von Dokumentenformaten realisieren lassen Weitere Funktionen k nnen durch Javascript erg nzt werden Bei Ablauf von Aufbewahrungsfristen k nnen die In halte automatisch aus Ansichten gel scht werden Records sind dadurch f r Benutzer nicht mehr zug nglich ber spezielle Rollen ist die Vernichtung der Records zu pr fen und durchzuf hren Wenn in einem File Plan organisierte Dokumente als Record klassifiziert werden m s sen alle im Record Schema definierten Record Eigenschaften angegeben werden Dies wird ber automatisch generierte Formulare realisiert die auf der jeweiligen Records Definition basieren ber Audit Trails k nnen Inhaltszugriffe und nderungen um 60 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen fassend protokolliert werden Hierbei k nnen alle relevanten Informationen zur Auf zeichnung konfiguriert werden und in Protokolldateien gesichert werden Web Content Management Der WCM Bereich von Alfresco kam 2007 als Erweiterung des Kernprodukts hinzu und dient explizit der Erstellung von Webseiten Die Funktionen Business Rules Audit Trails dateibasierte Berechtigungen Volltextindizierung und WebDAV stehen f r den
223. nisdienste me eg oh SHR ar ee EAS 5 2 2 Integration der Benutzerverwaltung 5 2 3 Zugriffsberechtisungen 4 4 649s Ee 80 2 rad ea 5 2 4 1 5 2 4 Authentifizierung Getrennte Authentifizierung 5 2 4 2 Single Credential 444i um 805 5 2 4 3 Single Sign OR 35 ur a wae ae eee ban ha 5 3 Clientintegration 5 3 1 Benutzerpr sentation u 22 4 s kan eee ee Re 5 3 2 Integration der Rich Tlients 5 a 5 3 3 Integration der Web Chen 25 epee oe 8 oe Ss 5 4 Zusammenfassung 6 ADEPT2 Metamodell 6 1 Kontrollfluss 6 2 Datenfluss 6 3 Korrektheit 6 4 Organisationsmodell 101 102 103 104 105 107 109 110 111 111 113 114 115 116 116 117 118 118 119 119 120 120 123 124 127 128 132 133 135 135 135 136 140 141 141 142 142 Inhaltsverzeichnis 7 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS 153 7 1 Datenintegration s 6 2 ee ee 153 Be Be awl iy Sam Ae RE eh ee A eed aE 153 TTT Er A EEE ee 154 E Mh blue Oe wok ew Bae se EE 156 ae ea 157 Er Aad ae Sas amp keihin 159 7 1 7 Verwalten von Schemat l 4 65 e sarah RS 161 7 1 8 Zugriffsberechtigungen ermitteln und zuweisen 162 7 2 Organisationsintegration ee 163 7 2 1 Getrennte Benutzerverwaltungen 44 22 3W RS YRS 88a 163 7 2 2 Synchronisation ber Verzeichnisdie
224. nn BPM Funktionen werden von keinem der untersuchten Systeme zufriedenstellend be reitgestellt Aus diesen Gr nden werden in diesem Kapitel Anforderungen an eine Integration ei nes DMS mit einem PMS vorgestellt Es wird zun chst eine Einf hrung in gege ben mit der die Funktionsweise dieser Systeme naher vorgestellt wird Darauf aufbau end wird diskutiert welchen Stellenwert Dokumente in Geschaftsprozessen besitzen und wie sich die Synergieeffekte der unterschiedlichen Sichtweisen von PMS und DMS nutzen lassen um Geschaftsprozesse im PMS abzubilden und auszuf hren Um alle Bereiche des ECM Konzepts einzubeziehen werden die Funktionsbereiche anhand des Modells abgegrenzt Damit wird definiert welche Funktionen bzw bereitstellen 102 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS Daran schlie t sich eine Diskussion an auf welcher Basis die Systeme integriert werden k nnen Hierzu werden Ausz ge aus der Records Management Spezifikation MoReq2 vorgestellt um zu erf llende Anforderungen im Umgang und in der Aufbewahrung von gesch ftsrelevanten Informationen einzubeziehen Die Anforderungen werden da raufhin um spezifische Anforderungen bzgl der Integration der Systeme erg nzt 4 1 Prozess Management Systeme Prozess Management Systeme unterst tzen die Abwicklung von Gesch ftsprozessen gem definierter Arbeitsabl ufe Sie erm glichen Gesch ftsprozesse abzubilden aus zuf hren und den Prozes
225. nnen dass nur f r beide Systeme g ltige Datenstrukturen erstellbar sind Um sicherzustellen dass die in ADEPT2 definierten Schemata auch vom DMS genauso abgebildet werden k nnen m ssen die Schemata DMSlspezifisch angepasst werden Bei der Implementierung der Schemata ist zu ermitteln welche Datentypen Datenstrukturen und Einschr nkungen von Wertebereichen z B ber regul re Ausdr cke f r einzelne Felder vom DMSJab gebildet werden k nnen Hierzu m ssen die ADEPT2 Schemata durch Konfigurations optionen anpassbar sein so dass nur DMS konforme Schemata erstellt werden konnen Dies k nnen z B die Entfernung bestimmter nicht unterst tzter Datentypen oder die Beschr nkung von Wertebereichen f r einzelne Felder sein bernahme eines Schemas aus dem DMS Die zweite M glichkeit um ein Schema in ADEPT2 zu erstellen ist die bernahme eines vorhandenen Schemas aus dem DMS Hierzu werden die im DMS vorhandenen Schemata aus dem gelesen und es wird anhand der Struktur ein strukturierter Datentyp erzeugt der die Metadatenfelder und den Aufbau der Dokumente repr sen tiert Die Informationen ber Datentypen Einschr nkungen von Wertebereichen op tionale bzw obligate Felder sind vollst ndig in einem Dokumentenschema enthalten und m ssen bei der Erzeugung des strukturierten Datentyps aus dem DMSJ bernom men werden Da die Aufbewahrungsfristen normalerweise mit dem Dokumentensche ma verkn pft sind wird diese Information
226. nnen im Client uber die Suchfunktion gefunden werden Dazu kann eine auf den Indexattributen der Dokumente basierende Suchmaske oder Volltextsuche verwendet werden Records Management ELOprofessional deckt den Bereich RM im Wesentlichen ber die Funktionen aus dem Bereich DM ab Zusatzlich konnen Aktenplane zur kontrollierten hierarchischen Ab lage von Records zentral erstellt und vorgegeben werden Die Protokollierung von An derungen an Dokumenten die als Records klassifiziert werden muss manuell aktiviert werden Durch das Berechtigungsmodell ist es m glich die Zugriffe auf einzelne Do kumente und Verzeichnisse zu definieren Mit Hilfe von Stichwortlisten lasst sich eine thesaurusgest tzte Verwendung von Metadaten realisieren Aufbewahrungsrichtlinien von Records k nnen ber eine zugeh rige Ablagemaske definiert oder individuell f r einzelne Dokumente festgelegt werden Einschr nkungen bestehen jedoch bei der Speicherung der Records die nicht explizit in spezielle Archive oder auf spezielle physische Datentr ger gesteuert werden kann Somit lassen sich Anforderungen wie die sichere Vernichtung von bestimmten Doku menten nur schwer oder gar nicht umsetzen wenn diese Daten auf einem Medium mit anderen Daten zusammen gespeichert sind Anforderungen an getrennte Datenhaltungen von Records lassen sich dadurch ebenfalls nicht realisieren Web Content Management ELOprofessional besitzt in der evaluierten Version 6 keine Funktionen
227. nst 164 7 2 3 Authentifizierung mit Single Credential und Single Sign On 165 7 3 Clientintegration sa ee 4 Foe 4G ee eS SERS ew eS 169 731 Rien Chen y ae he Ses a a Di a BR EON HR es 169 732 WEb CHEN 4 a re ir Daher 173 74 Z samme fass ng scs moede ay ERED a REO a E 174 8 Zusammenfassung und Ausblick 177 8 1 Zusammenfassung oaao ees eh EN AGE nen 177 8 2 Ausblick 4 fan oak ee Pa KES SES RED AER AE eo ees 179 A Abk rzungsverzeichnis 183 Abbildungsverzeichnis 187 Tabellenverzeichnis 189 191 Ehrenw rtliche Erkl rung 201 1 Einleitung Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu l sen die Schwerkraft und der Papierkrieg Mit der Schwerkraft waren wir fertig geworden Wernher von Braun 1912 1977 1 1 Motivation Wirtschaft und Verwaltung werden zunehmend komplexer Durch den immer starker werdenden Konkurrenzkampf auf nationalen und internationalen Markten mussen un ter anderem immer gr ere Informationsmengen verarbeitet werden Um schnelle und fundierte Entscheidungen treffen begr nden und dokumentieren zu k nnen ist ein schneller Zugriff auf Informationen zu jeder Zeit und an fast jedem Ort erforderlich Die rasche Entwicklung und der Preisverfall von EDV Systemen und das Vordringen von Informationstechnologien in nahezu alle Bereiche hat dazu gefuhrt dass in im mer kurzeren Zeitabstanden mehr Daten und Informationen generiert werden Immer schneller abl
228. nt AIIM Januar 2002 Abgefragt 10 11 2009 ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT AI IM Hrsg What is ECM 1100 Wayne Avenue Suite 1100 Silver Spring MD 20910 USA Association for Information and Image Management AIIM 2008 http www aiim org Abgefragt 15 07 2009 Burrows Michael Asap Martin NEEDHAM Roger A logic of Authenti cation Digital Systems Research Center 1989 39 Forschungsbericht 192 Literaturverzeichnis Bau96 BDS 93 Ben08 Ber05 BHWO7 BL94 Boi04 Cha99 Cha06 CLRO1 DAG 06 DAH05 DMw08 BAUMGARTEN Bernd Petri Netze Grundlagen und Anwendungen 2 Auflage Spektrum Akademischer Verlag 1996 BREITBART Y DEACON A SCHEK H J SHETH A WEIKUM G Merging application centric and data centric approaches to support transaction oriented multi system workflows In SIGMOD Rec 22 1993 Nr 3 S 23 30 BENTELE Reinhold Konzepte Technologien und Realisierungsvarianten ei nes webbasierten intelligenten Workflow Klienten Universit t Ulm Diplom arbeit 2008 BERROTH Marco Konzeption und Entwurf einer Komponente f r Organisati onsmodelle Universit t Ulm Diplomarbeit 2005 BERNDT Oliver HALSTENBACH Volker Weiss Dr D Dokumentenmana gement in Deutschland 2007 Untersuchung des Marktpotentials Ergeb nisbericht VOI Verband Organisations und Informationssysteme e V 2007
229. nterlagen und die Dokumentati on von Prozessen abgedeckt werden So sind Aktenpl ne f r ffentliche Verwaltungen h ufig vordefiniert und m ssen im System gem den Vorgaben abgebildet werden F r Unternehmen existieren i d R keine konkreten Vorgaben Hier k nnen bereits vorhandene Ablagesysteme analysiert werden um m gliche Ordnungssysteme zu ent wickeln Gau03 Daneben existieren auch einige meist l nderspezifische Standards oder Spezifikationen anhand derer Ordnungs und Ablagesysteme aufgebaut werden k nnen Definition von Recordschemata In diesem Bereich wird der Aufbau der konkreten Records mit den zugeh rigen Attributen Metadaten und Dokumenten definiert die in der Ablage als Records abgelegt werden Dabei kann systemseitig festgelegt werden welche Records eines bestimmten Schemas an welchen Stellen im Aktenplan gespei chert werden um fehlerhaftes Einsortierten von Records zu vermeiden Thesaurus gest tzte Indexierung von Informationen Durch einen Thesaurus wer den Begriffe definiert um die zu speichernden Informationen eindeutig zu indizieren Damit soll erreicht werden dass die Bezeichnungen innerhalb des Ablagesystems oder Recordeigenschaften einer einheitlichen Terminologie im ganzen Unternehmen folgen Der Thesaurus muss in regelm igen Abst nden auf Vollst ndigkeit hin berpr ft wer den H ufig finden sich internationale oder branchenspezifische Standards f r Bezeich nungen die hier integriert werd
230. ntiert Die In formationen welche Datentypen zu einem Schema im DMSlgeh ren kann damit nicht 156 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS Schema Speicherorte Liste Aufbewahrungsfrist Datum Dokument Dokumenten ID Rechnungsschema Rechnungs Nr int Betrag float Kreditor string Rechnungsdatum string Lieferschein Nr int Rechnungsbeleg Blob Rechnung Empf nger string Speicherorte Liste Aufbewahrungsfrist Datum Dokument Dokumenten ID Rechnungs Nr int Betrag float Kreditor string Rechnungsdatum string Lieferschein Nr int Rechnungsbeleg Blob Empf nger string Abbildung 7 1 Beispiel f r die Erstellung eines Rechnungschemas als strukturierten Datentyp abgebildet werden wodurch zus tzliche Pr fungen erforderlich w ren um sicherzu stellen dass immer ein vollst ndiges Dokument im abgelegt wird 7 1 4 Erweiterungen f r Schemata In ADEPT2 muss jedes Datenelement auf das lesend zugegriffen wird zuvor im Pro zess durch eine Aktivit t schreibend mit Daten versorgt worden sein da beim Starten einer Prozessinstanz alle Datenelemente zun chst mit NULL Werten belegt sind Dies gilt auch f r alle in einem strukturierten Datentyp enthaltenen Datenfelder Hierbei m ssen in jedes Datenfeld zuerst Daten geschrieben werden bevor diese gelesen wer den k nnen Bei der Integration von vorhandenen Dokumenten
231. on Base 5 2 Organisationsintegration 129 welche Attribute darin vorhanden sein mussen bzw konnen und welcher Syntax die Attribute folgen Abbildung 5 4 zeigt die Objektklassen Person und organizational Per son und ihre Vererbungshierarchie Person CommonName MUST surname MUST description MAY telephoneNumber MAY userPassword MAY seeAlso MAY organizationalPerson LocaleAttrbuteSet MAY PostalAttributeSet MUST TelecommunicationAttributeSet MAY organizationalName MAY title MAY Abbildung 5 4 Objektklasse Person mit Vererbung Fur den Datenaustausch werden die Daten textbasiert tiber i ausgetauscht Jeder LDAP Eintrag im LDIF Format besitzt die Form Name Wert f r Objekte oder Attribut name Wert f r Attribute von Objekten Tabelle 5 1 zeigt eine Ubersicht der wichtigsten Attributtypen Tabelle 5 1 LDAP Attributtypen Zeichenkette Attributtyp cn Common Name Objektname dn der komplette Pfad eines Eintrags ou Organization Unit Name der Organisationseinheit uid Benutzerkennung uidnumber numerische Benutzerkennung 4LDAP Interchange Format 130 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS Namensmodell Jeder Verzeichniseintrag kann eindeutig ber seinen genauen Pfad in der Verzeichnis hierarchie als DNP identifiziert werden Er wird durch Zusammensetzung von RDN gebildet hnlich wie Pfadangaben im Dateisystem
232. p Systemen kommen heutzutage typischerweise in Form von direkt an den Server angeschlossenen Festplatten als DA9P direkt in Netzwerken zug nglich gemachten Speichersystemen als oder SANP Systeme zum Einsatz die als Speicherinfrastruktur bereitge stellt werden Der Einsatz der jeweiligen Technologie h ngt hier sehr stark von der be reits vorhanden Infrastruktur und den Anforderungen an Speicherbedarf Zugriffszeit Datenreplikation und Verf gbarkeit der Daten ab Magnetb nder bieten insbesondere in Kombination mit Bandrobotern hohe Speicher kapazit ten zu niedrigen Kosten Da auf Magnetb nder nur sequentiell zugegriffen werden kann bieten sie sich vor allem f r die Speicherung von gro en Datenmen gen an auf die selten zugegriffen wird Magnetb nder existieren sowohl als wiederbe schreibbare Medien oder als WORMP Medien Dadurch k nnen mit einer Technologie sowohl die Anforderungen an Unver nderbarkeit der Daten f r die Archivierung auf dem Medium als auch an wiederbeschreibbare Medien z B f r Backupzwecke erf llt werden 32Redundant Array of Inexpensive Disks 33Direct Attached Storage 34Network Attached Storage 35Storage Area Network 36Write Once Read Many 42 2 Enterprise Content Management Optische Speicher dienen in erster Linie zur Speicherung von Archivdaten Durch die Verwendung von WORM Medien wie CD R oder DVD R werden die Anforderungen an Unver nderbarkeit der Daten auf dem Medium f r
233. portiert Sofern diese in Prozessen genutzten Daten f r die sp te re Nutzung ber Recherchefunktionen oder durch gesetzliche Vorschriften langfristig aufzubewahren sind m ssen diese Daten im Verlauf des Prozesses sp testens jedoch bei Beendigung des Prozesses im DMS als Records abgelegt werden Da Records eine definierte Struktur durch ein Recordschema f r die Aufbewahrung besitzen muss si chergestellt sein dass die Daten auch der Struktur des Records entsprechen Ansonsten wird eine Speicherung im DMS zuriickgewiesen Deshalb m ssen die Daten im Daten fluss des PMS mit den Recordschemata abgeglichen werden Um eine prozessorientierte Ablage und den Bezug zum Prozess bei der Archivierung zu erhalten muss in den Records die Prozessinstanz enthalten sein Die so abgeleg ten Daten sind ab dem Zeitpunkt der Speicherung im ber die Clients f r 4 7 Anforderungen 117 berechtigte Benutzer verf gbar Sie k nnen so in die Recherche oder der weiteren Ver arbeitung z B im Rahmen des Output Management genutzt werden Ein weiterer Aspekt ist dass die Datenbanken des klein und performant bleiben da nur die Daten der aktiv laufenden Prozessinstanzen vorgehalten werden m ssen und nicht ber Jahre oder Jahrzehnte hinweg in der Datenbank verbleiben 4 7 4 Organisationsintegration Sowohl das DMSJals auch das PMS erfordern dass die Benutzer und Organisationss trukturen des Unternehmens f r die Nutzung der Software geeignet abg
234. r den Eine Vererbdung auf darunter liegende Verzeichnisse ist durch den hierarchischen Aufbau m glich Durch die Zusammenfassung von Benutzern zu Gruppen bzw Rollen erhalten diese Berechtigungen f r die Zugriffe auf Records nderungen an den Be rechtigungen d rfen nur durch bestimmte administrative Rollen erfolgen S mtliche 114 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS Tabelle 4 2 MoReq2 Entitaten Entity Beschreibung Classification Scheme beschreibt eine Ablagestruktur f r die Organisation Class Klassen dienen der Klassifikation von Records Retention and Disposition Aufbewahrungs und Vernichtungsfristen Schedule File Files dienen der Aggregation von Records vgl Ak te Record Records bestehen aus Dokumenten und Com ponents und k nnen nicht mehr ver ndert werden Record Type Ein Record der aus einem Dokument mit dem zu geh rigen Dokumententyp erstellt wurde Document gespeicherte Informationseinheit aber keine Klassi fizierung und kein Schutz gegen Ver nderung Document Type Beschreibt gemeinsame Eigenschaften Layout In halt Metadaten z B Formular Vertrag Rechnung Component Ein oder mehrere Dateien die eine Einheit bilden z B eine HTML Datei mit einer JPEG Bilddatei Zugriffe durfen dabei nur nach einer erfolgreichen Authentifizierung des Benutzers stattfinden z B uber Benutzername und Passwort Die Protokollierung von Zugriffe
235. r ngliche Dokument genutzt Dadurch 3 6 EASY ENTERPRISE x 3 0 93 A Ad hoc Workflow definieren ol Versendeschritt Einstellungen des Schrittes wv Sequentiell versenden Filter 2 _ Parallel versenden C Erster gewinnt Benutzer und Gruppen C Archivierung von Dokumenter D 5 C Ordnerablage oO C Versendung einer Mail Aufgabe Art der Aktion Lesen und Best tigen Zeitraum ___ Reaktionszeitpunkt Eskalation Zeitpunkt X Hinzuf gen Speichern Entfernen Neu Am Ende zur ck zum Initiator Ad hoc Workflow starter Abbrechen Abbildung 3 18 EEX Adhoc Workflow definieren muss die Anzahl der Bearbeitungen auf eine pro Prozess beschr nkt werden da an sonsten Inkonsistenzen bei der Bearbeitung entstehen Bei berschreiten von Bearbei tungsfristen k nnen ber eine Eskalationsfunktion alternative Prozessschritte definiert werden Der Verlauf eines Prozesses kann ber die Monitoring Funktionen von allen beteiligten Teilnehmern nachvollzogen werden Zus tzlich stehen bei der Ausf hrung eines Prozessschrittes die Funktionen Wiedervorlage f r den Benutzer R ckfrage letz te Aufgabe wiederholen und Workflow abbrechen zur Verf gung Die Standard Workflows werden ber das ELC abgewickelt Hierbei kommt auch eine andere Workflow Engine als bei den Adhoc Workflows zum Einsatz Dadurch k nnen die Standard Workflows auch nur ber den Web Client und nicht mit den normalen Rich Clien
236. r Durchf hrung von Gesch ftsprozessen hat sich gezeigt dass alle Systeme Schw chen bei der Umsetzung aufweisen So gestal tet sich die Abbildung von komplexen Gesch ftsprozessen mit den meisten Systemen sehr schwierig und aufwendig Integrationen von Anwendungen die den Benutzer bei der Bew ltigung von Prozessschritten unterst tzen sind mit den Systemen ebenfalls nicht m glich Darauf aufbauend wurden Anforderungen an die Integration eines eines und eines PMS beschrieben mit denen sich das ECM Konzept in allen Bereichen um setzen l sst Hierbei wurde vor allem auf die Aspekte der Integration des mit ei nem PMSleingegangen da zum einen bereits Integrationen Den ee existieren zum anderen weil die Synergieeffekte zwischen und deutlicher ausfallen Durch die sich anschlie ende Konzeption zur Integration von DMS und PMS wurde allgemein vorgestellt wie sich die im gespeicherten Informationen in Prozes se integrieren lassen Au erdem wurde gezeigt wie Informationen aus Prozessen im DMS bereitgestellt werden k nnen um sie f r die l ngerfristige Aufbewahrung und zur Dokumentation von Prozessen zu nutzen Weiterhin wurde das PMS dahingehend erweitert dass Anforderungen durch rechtliche Vorschriften oder unternehmensinter ne Vorgaben gem dieser Bestimmungen aufbewahrt und am Ende der Nutzung kon trolliert vernichtet werden k nnen Abschlie end wurde die allgemeine Konzeption auf das PMS ADEPT2 bertragen Da zu wurde
237. r unautorisierten Zugriffen gesch tzt werden k nnen Die einfachste Variante der Authentifizierung besteht darin dass der Client seinen DN und sein Passwort im Klartext an den Server bermittelt Ansonsten wird eine anony me Sitzung etabliert Seit Version 3 bietet die M glichkeit der Authentifizie rung mittels SASIP das ein Framework f r verschiedene Authentifizierungsfunktio nen Ki stellt alle Verbindungsprotokolle als ein Profil dar Beim Ver bindungsaufbau handeln die beiden Kommunikationspartner dann eine Authentifizie rungsmethode und ggf eine Verschl sselungsmethode z B SSL oder TL9 f r die bertragung aus Uber SASL kann eine Anwendung auf dem Client den SASL Protokolltreiber auf dem Server ber eine APlJaufrufen Als weiteren Parameter wird der DN ben tigt der den Verzeichniseintrag identifiziert z B Benutzerkennung F r den letzten ben tigten Parameter sind die Identifizierungsdaten Credentials anzuge ben ber die derDN identifiziert werden kann Das Format h ngt von der verwendeten Authentifizierungsmethode ab Die mit SASL unterst tzten Protokolle unterscheiden sich hierbei vom verwendeten Verzeichnisdienst Active Directory 2 bietet beispielsweise die drei grunds tzlichen Authentifizierungsmethoden anonymous simple und SASL Fiir SASL sind diverse Au thentifizierungsverfahren definiert etwa Anonymous CRAM MD5 Digest MD5 Ker beros V4 Kerberos V5 X 509 Weitere LDAP Verzeichnisse exi
238. rdauer von vergleichsweise teuren Festplat tenin oder NAS Systemen auf kosteng nstigere Medien wie Band oder optische Medien migriert Da die Zugriffsh ufigkeit mit zunehmendem Alter der Daten auch abnimmt k nnen l ngere Zugriffszeiten hier leichter toleriert werden RAM 1 32 GB S 2 Festplatten 2 bis zu 1 TB pro Platte 8 optische Speichermedien 6 30 40GB optische Medien in Jukebox re 300 GB mehrere TB pro Jukebox S oO Q n oO amp oO zZ ET OF Abbildung 2 15 Hierarchisches Speicher Management nach GSSZ02 38Hierarchisches Speicher Management 46 2 Enterprise Content Management Eine Ubersicht tiber die Speichermedien die in einem HSM System vorhanden sind sind in Abbildung 2 15 veranschaulicht und in drei Bereiche unterteilt Onlinespeicher werden f r sehr schnelle Zugriffe auf den Hauptspeicher und schnelle Magnetplatten verwendet Nearlinespeicher kommen f r Speichersysteme zum Einsatz auf die nicht direkt zugegriffen werden kann die jedoch mit Hilfe einer vorherigen Ansteuerung ei nes Roboters online gesetzt werden k nnen Offlinespeicher stellen das untere Ende der Hierarchie dar und bestehen aus extern gelagerten B ndern oder optischen Spei cherplatten Die Kosten nehmen dabei beim Abstieg in der Hierarchie ab w hrend Zugriffszeiten Zuverl ssigkeit und die Speicherkapazit ten zunehmen 2 3 5 Deliver Die Deliver Komponenten dienen der Bereitstellung der Informat
239. rde anhand der Definition der AIIM als ein 5 Komponenten Modell vorgestellt das die einzelnen Funktionsbe reiche umfasst Dabei wurde der Bereich der Erfassung und Erschlie ung von Infor mationen aus verschiedenen Datenquellen betrachtet Die Verwaltungskomponenten Dokumenten Management Records Management Web Content Management Colla boration und Workflow BPM bernehmen zusammen die Verwaltung und Steuerung von Content und Dokumenten w hrend der Erstellung Bearbeitung und Verteilung im Lebenszyklus der Informationen Weiter wurden Komponenten zur Speicherung und Organisation der Informationen und damit in Zusammenhang stehende Speichertech nologien vorgestellt Anschlie end wurde auf die Aspekte der elektronischen Lang zeitarchivierung und der kontrollierten Vernichtung von Informationen am Ende des Lebenszyklus eingegangen bevor im Bereich Deliver Komponenten zur Transforma tion und Distribution von Informationen ber verschiedene Kan le erl utert wurde Abschlie end wurde die Positionierung und die Bedeutung von ECM als integratives Konzept in der Infrastruktur moderner IT Landschaften betrachtet 51 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen In diesem Kapitel wird ein berblick ber am Markt befindliche DMSlund CMS gege ben Da der Markt f r diese Systeme sehr gro ist und hier hunderte von Anbietern ih re Produkte bewerben gestaltet es sich schwierig einen ganzheitlichen berblick ber
240. rden bei welchen Ereignissen oder Bedingungen welcher Zweig ausgew hlt wird Wiederkehrende Prozessschritte werden ber Schlei fen realisiert Au erdem muss definiert werden welche Informationen zur Ausf hrung von Aktivi t ten ben tigt werden und wie diese Informationen vom System bereitgestellt werden k nnen Bei den einzelnen Prozessschritten muss hinterlegt werden unter welchen Be dingungen ein Prozessschritt als abgeschlossen betrachtet werden kann Ebenso muss sichergestellt werden dass ein Prozesschritt erst ausgef hrt werden kann wenn alle Informationen die zur Ausf hrung ben tigt werden auch vorhanden sind und vom System bereitgestellt werden k nnen ZGBO5 Verwaltungsfunktionen Um Prozesse durchzuf hren m ssen die klassischen Ver waltungsfunktionen wie Wiedervorlage Fristen Delegation Kontrolle von Bearbei tungszust nden sowie die Ergebnisse der Bearbeitung vom System unterst tzt und dem Benutzer die entsprechenden Informationen bereitgestellt werden berwachungs und Auswertungsfunktionen Sie erm glichen die berwachung von laufenden Prozessen Der Verlauf von Prozessen wird visualisiert womit jederzeit der Zustand analysiert werden kann in dem sich Prozesse befinden ber diese Funktio nen kann das System auch Probleme und Fehler melden die im Verlauf von Prozes sen aufgetreten sind und die ggf ein Eingreifen erfordern Zum Umfang geh ren auch Funktionen um bestimmte Zeit berschreitungen bei
241. rds Management Die RM Funktionen erm glichen Metadaten Workflows und Policies f r Dokumenten typen zu definieren F r die Abbildung von Aktenpl nen werden ebenfalls Dokumen tenbibliotheken verwendet die in eine hierarchische Beziehung gesetzt werden k n nen Die Definition von Records erfolgt ber Inhaltstypen die Dokumente E Mails Mediendaten und weitere Metadatenfelder umfassen Die Regeln zum Umgang mit Records werden ber Informationsverwaltungsrichtlini en definiert die mit Inhaltstypen verkn pft werden Dazu erlaubt MOSS die Festle gung von Regeln im Ablagesystem die Regeln f r einzelne Dokumentenbibliotheken oder ber ganze Websitesammlungen erlauben Hier ber werden auch die Aufbewah rungsfristen der Records definiert Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen k nnen die Records dann in spezielle Archivwebseiten verschoben werden MHS08 Audit Trails werden durch die automatischen Protokollierungen aller nderungen umgesetzt Zur Aufbereitung k nnen die Protokolle dazu in MS Excel Berichte konvertiert werden Durch ein Addon kann eine Erweiterung der RM Funktionen eingef hrt werden mit denen eine zertifizierte DoD5015 2 Handhabung von Records erm glicht wird Das RM Konzept von MOSS 2007 deckt jedoch nur sehr grundlegende Funktionen f r diesen Bereich ab So existiert z B keine Unterscheidung zwischen lebenden und archi vierten Records Die Transformationen von Dokumenten sind auf MS Office Formate beschr nk
242. rlassen wird wird im Folgenden lediglich auf die Authentifzierungsa spekte eingegangen AAS stellt verschiedene Module f r die Authentifizierung bereit um Authentifizie rungsdienste z B von Unix Windows LDAP oder Kerberos zu verwenden Dadurch bleiben die Anwendungen unabh ngig von den zugrunde liegenden Technologien zur Authentifizierung Bei nderungen an der zu verwendenden Authentifizierungsme thode muss somit lediglich die Konfiguration angepasst werden Die Implementierung der Benutzeranmeldung kann unver ndert bleiben Die Kernklassen von JAASllassen sich in drei Kategorien aufteilen allgemein Authen tifizierung und Autorisierung FSR06 Da die Autorisierung in dieser Arbeit nicht re levant ist wird auf diese Klassen im Folgenden nicht weiter eingegangen Die allgemeinen Klassen umfassen e Subject javax security auth subject e Principal java security Principal Die Authentifizierungsklassen umfassen e Callback javax security auth callback Callback e CallbackHandler javax security auth callback CallbackHandler lJavaTM Authentication and Authorization Service Pluggable Authentication Module 7 2 Organisationsintegration 167 e Configuration javax security auth login configuration e LoginContext javax security auth login LoginContext e LoginModule javax security auth login loginModule Das Subject steht in JAAS fiir die Information einer einzigen Entitat z B ein Benutzer oder ein Diens
243. rmationen und den vorgenommenen nderungen zuverl ssig protokolliert wer den Dadurch werden durch RM Nachweise zur Einhaltung von gesetzlichen Vorga ben die etwa von Beh rden oder durch Gesetze auferlegt werden erm glicht Da die RM Komponente diese Richtlinien bergreifend f r alle Inhalte definiert k nnen auch Nachweise ber den Stand von Webinhalten zu bestimmten Zeitpunkten erbracht wer den 18Records Management 30 2 Enterprise Content Management Das RM hat seinen Ursprung in der Verwaltung von Papierakten und Archiven Dabei wurden die Papierunterlagen kategorisiert indexiert und mit dem genauen Standort der Papierakte in einer Datenbank gespeichert Aufbewahrungsfristen werden anhand der Dokumentenart bestimmt und der Archivverwalter wird benachrichtigt wenn ei ne Papierakte zur Aussonderung und Vernichtung ansteht Die gleichen Konzepte die ser Verwaltung lassen sich auch auf elektronisch gespeicherte Informationen bertra gen Sie werden von diesem Funktionsbereich f r umfassende Funktionen zur Steue rung und Protokollierung der Zugriffe und Verwendung der Dokumente genutzt Zum Funktionsumfang der RM Komponenten geh ren Geordnete Ablage von Informationen in strukturierten Verzeichnissen und Akten pl nen Dies umfasst die Umsetzung von Ordnungssystemen in denen die Records aufbewahrt und verwaltet werden Je nach Unternehmen oder Branche m ssen hier durch rechtliche Anforderungen an die Ablage von U
244. rnden Komponenten zusammengefasst die der Bearbeitung und Ver teilung im Dokumentenlebenszyklus entsprechen Der dynamische Teil des Lebenszy klus wird durch Dokumenten Management DM Web Content Management WCM Collaboration Collab und Workflow WF mit Business Process Management BPM abgebildet w hrend Records Management RM dazu dient die Informationen nach ihrer Erstellung und Bearbeitung sicher zu archivieren und kontrolliert am Ende der Aufbewahrungsfrist zu vernichten 2 3 1 Capture Zu Beginn des Dokumentenlebenszyklus steht die Erfassung von analog oder elektro nisch vorliegenden Informationen Der Bereich Capture umfasst daf r Funktionen und Komponenten zur Erfassung Aufbereitung und Verarbeitung Durch die sehr unter schiedlichen Medien und Datenquellen in denen die Informationen vorliegen ergeben sich unterschiedliche Erfassungs Attributierungs und Pr fschritte 9 Service orientierte Architektur 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 21 Human created Recogniton Office Documents OCR Indexing Form HCR Rich Media ICR Microfilm OMR Due Designs Barcode Application created Forms Processing Categorization oa E Forms Web Forms XML Financial Applications Aggregation E Billing COLD ERM Input Abbildung 2 4 ECM Capture KSP07 Bei der Erfassung lasst sich grundsatzlich zwischen manuell und maschinell erzeug ten bzw erfassten Informa
245. ro en Teil der Kommunikation und des Informationsaustauschs ausmachen Au er dem werden Funktionen zur Erfassung von COLD Daten untersucht Hierzu sollten Schnittstellen vorhanden sein um vor allem altere Anwendungen und den Massenim port dieser Daten zu erm glichen Im Bereich der Erfassung von CIHDokumenten werden Integrationsm glichkeiten mit Anwendungen betrachtet Dies umfasst vor allem Integrationen in typische Office Anwendungen wie MS Office mit denen ein Gro teil der Dokumente in Unternehmen erstellt und bearbeitet wird Weiterhin werden Erfassungsm glichkeiten ber virtuelle Drucker oder durch eine Bereitstellung ber eine Netzwerkfreigabe behandelt Diese Funktionen sind ebenfalls relevant f r die Erfassung da hier ber wichtige Schnittstel len f r dokumentenerzeugende Anwendungen bereitgestellt werden m ssen um ne ben den Papierdokumenten auch die digital erzeugten Dokumente ohne Medienbr che im System verwalten und nutzen zu k nnen 3 1 Evaluierungskriterien 53 Darauf aufbauend sind die Informationen bei der Erfassung mit Metadaten und Attri buten zu versehen Hierf r werden die Indexierungskomponenten f r und Dokumente betrachtet Die einfachste Variante stellt die manuelle Indexierung dar Weitergehende Funktionen sind die Erfassung ber Vorlagen mit denen Funktionen zur Formularverarbeitung umgesetzt werden Als umfangreich kann eine automatisier te Klassifikation von Inhalten angesehen werden die vor
246. rten Zeitraum berwacht und protokolliert werden 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 41 Datenbanken werden vorrangig dazu verwendet die Zusatzinformationen zu den ei gentlichen Daten zu speichern auf die h ufig und vor allem sehr schnell zugegriffen werden soll Dies k nnen Metadaten Suchindizes oder Zugriffsberechtigungen auf die Daten sein Zumeist werden hierf r Kombinationen aus relationalen Datenbanken z B f r Zugriffsinformationen Versionsst nde festgelegte Attribute von Dokumen ten und Volltextdatenbanken f r die Speicherung von Volltextindizes verwendet Sie k nnen auch zur Speicherung der eigentlichen Daten verwendet werden Gro e Da tenmengen in Form von Bin rdaten werden meistens nicht direkt in Datenbanken sondern im Dateisystem oder speziellen Containerformaten abgelegt um die relatio nale Datenbank klein und performant zu halten Data Warehouses sind komplexe datenbankbasierte Informationsverwaltungssysteme die zur Aggregation von Daten aus unterschiedlichen Systemen und Datenquellen die nen H ufig werden sie f r Analysezwecke im betriebswirtschaftlichen Bereich zur Ent scheidungshilfe genutzt Speichertechnologien Der Bereich Speichertechnologien beschreibt die zur Speicherung der Informationen eingesetzten Speichermedien Hier kommen je nach Anwendungszweck und Syste mumgebung sehr unterschiedliche Technologien zum Einsatz Magnetische Onlinespeicher mit festplattenbasierten RAID
247. s o T Kerberos an authentication service for computer networks In Communications Magazine IEEE 32 1994 Sep Nr 9 S 33 38 NUESCHELER David JSR 170 Content Repository for JavaTM technology API http www jcp org en jsr detail id 170 Version 2006 NUESCHELER David JSR 283 Content Repository for JavaTM Technology API Version 2 0 http jcp org en jsr detail id 283 Version 2009 Orrau Robert Harkey Dan Epwarps Jen The Essential Client Server Survival Guide JohnWiley amp Sons 1999 OMG OMG Unified Modeling LanguageTM OMG UML Infrastruc ture Version 2 2 http www omg org spec UML 2 2 Infrastructure Version Februar 2009 OMG OMG Unified Modeling LanguageTM OMG UML Superstruc ture Version 2 2 http www omg org spec UML 2 2 Superstructure Version Februar 2009 ORACLE CORPORATION Hrsg Oracle WebLogic Server 11g Standard Edi tion Oracle Corporation 2009 http www oracle com appserver weblogic standard edition html origref http www oracle com us products middleware application server index htm Abgefragt 09 10 2009 Prarr Thomas Dokumentenmanagement Das papierlose B ro Konzepte Technologien Tips VDE Veralg 1995 PATTERSoN David A Gipson Garth Katz Randy H A case for redundant arrays of inexpensive disks RAID In SIGMOD 88 Proceedings of the 1988 ACM SIGMOD international conference on Management of data New York NY USA ACM 1988
248. s gemeinsam genutzter Speicher f r Dokumente Records und zur Archivierung von Daten aus Prozessen verwendet die bei der Durchf hrung entstehen Durch den Zugriff auf das gemeinsam verwendete DMS Repository erh lt das PMS Zugriff auf alle dort gespeicherten Inhalte Weiterhin wird dar ber erm glicht dass Daten aus Prozessen im DMS Repository bereitgestellt werden k nnen Die im DMS Repository gespeicherten Informationen werden mit den Management Komponenten nach den jeweiligen Aspekten verwaltet Um dies zu erreichen muss das PMS um eine Anbindung an das DMSlerweitert werden damit der grunds tzliche Zugriff auf das DMS Repository hergestellt werden kann Wie in Kapitel 4 erw hnt existieren hierzu bislang keine verbreiteten und standardi sierten Schnittstellen so dass die Integration technisch mit den herstellerspezifischen API des erfolgen muss In Abbildung 5 1 ist die Integration auf Architekturebene dargestellt Hierbei werden die physischen Speichersysteme wie Datenbanken Speichersysteme f r lebende Da ten und Archivsysteme transparent durch die Store und Preserve Komponenten des DMS bereitgestellt Auf die Inhalte des DMS Repository kann dadurch von den RM und DM Komponenten sowie vom PMS zugegriffen werden Somit k nnen auch die Richtlinien aus den RM Komponenten auf die gespeicherten Dokumente und Records im Repository angewendet werden 5 1 2 Schemata Um auf die im DMS Repository gespeicherten Inhalt
249. sablauf zu dokumentieren DAHO05 AH04 Gesch ftsprozesse sind st ndigen nderungen unterworfen etwa durch Reaktionen auf Marktver nderungen oder durch die Erf llung neuer rechtlicher Vorschriften Die Umsetzung dieser nderungen setzt voraus dass die Erfassung und Analyse von Pro zessen von den Systemen unterst tzt wird Au erdem sollen Gesch ftsprozesse die zur Erstellung von Leistungen entlang der Wertsch pfungskette dienen kontinuierlich optimiert werden SJWO5 PMS versuchen daher die Abl ufe von Gesch ftsprozessen ganzheitlich zu unterst t zen Das PMS bernimmt dazu die Durchf hrung der Abl ufe und koordiniert diese Zur Bearbeitung einzelner Aufgaben w hrend der Durchf hrung von Prozessen inte grieren sie dazu Anwendungskomponenten in die Prozessausf hrung Dadurch sollen auch die Benutzer prozessorientiert unterst tzt und der Ablauf von Prozessen ber wacht werden JBS97 PMS versuchen dies zu erreichen indem sie eine Trennung von Anwendungs und Pro zesslogik vornehmen s Abbildung 4 1 Abl ufe werden dazu anhand der konkreten Anforderungen aus den Gesch ftsprozessen heraus mit Hilfe der graphischen Mo dellierungswerkzeuge des PMS abgebildet Prozesse m ssen daher nicht mehr an den Funktionen in verschiedenen Anwendungen zur Bearbeitung einzelner Prozessschrit te ausgerichtet werden Dazu werden mit dem PMS die verschiedenen Aspekte eines Gesch ftsprozesses wie Kontroll und Datenfl s
250. schi cken Weiter existieren Feedback Signatur und Genehmigungsworkflows mit denen 3 3 Microsoft Office SharePoint Server 2007 71 Dokumente an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern gesendet werden kann um Feedback eine digitale Signatur oder eine Genehmigung des Dokuments anzufor dern Durch die enge Integration mit MS Office lassen sich Workflows auch direkt in die Office Programme integrieren indem die Formulare mit denen Benutzer Aktivit ten ausf hren direkt in den Programmen statt im Browser angezeigt werden Tabelle 3 1 zeigt einige Unterschiede die sich bei der Erstellung von Workflows in MOSS mit dem Sharepoint Designer bzw dem Visual Studio Designer ergeben Tabelle 3 1 Unterschiede Sharepoint Designer und Visual Studio Designer Sharepoint Designer 2007 Visual Studio 2005 Designer Nur sequenzielle Workflows sequenzielle und Statusworkflows Aktivit ten auf IMOSS Funktionen be schr nkt Erstellung eigener Aktivit ten m glich Keine Abweichungen in Workflows m g lich Abweichungen k nnen in Workflow pro grammiert werden Nur automatische Generierung von For mularen anpassbar Erstellung eigener Formulare Workflows werden auf Basis einer Liste erstellt und sind zur Entwurfszeit an die Daten gebunden Workflow wird als Vorlage erstellt die an mehreren Stellen verwendet werden kann Keine Erweiterungen durch eigene Pro grammierung m glich
251. se oder Bearbeiterzuordnungen unter st tzt Weiterhin integriert ein PMSldie zur Bearbeitung erforderlichen Anwendungen als Programmbausteine und erm glicht die Verkn pfung dieser Bausteine mit den Ak tivit ten innerhalb des Prozesses Sie werden bei ihrer Ausf hrung mit Parametern aufgerufen um einzelne Aufgaben zu bearbeiten Nach Beendigung der Bearbeitung liefert die Anwendung Daten an die an den Aktivit ten hinterlegten Parameter zur ck an das PMS Die zur Durchf hrung ben tigten Informationen in Form von Daten Dokumenten Formularen usw werden durch die Prozess Engine in einem modellierten Datenfluss 4 2 Dokumente in Geschaftsprozessen 103 Process Execution Process Monitoring Process Management System Process Execution Data Management Data Management N Activities call examine make read patient patient report report ee ee A make appointment E X 2 S l x Hm Abbildung 4 1 Trennung von Prozesslogik und Anwendungscode transportiert und den Benutzern bzw Anwendungen bei der Ausf hrung bereitgestellt wodurch die Benutzer aktiv bei der Bew ltigung ihrer Aufgaben unterst tzt werden k nnen BDS 93 Mul05 Damit bleiben die Zusammenh nge zwischen Teilaufgaben und der Gesamtaufgabe durch den Prozess erhalten Die Ausf hrung der Prozesse wird durch eine Prozess Engine gesteuert Sie stellt den korrekten
252. sition und Agent nicht ben tigte Entit ten aus blendbar wenn nicht alle Optionen ben tigt werden Au erdem bestehen Anbindun gen an LDAP Verzeichnisdienste um hier ber bereits vorhandene Strukturen zu ber nehmen 6 4 Organisationsmodell 151 Ist untergeordne 0 n 0 1 0 n 0 1 0 n 0 n leitet esteht aus st 1 0 n 0 n i 0 n 0 n 0 n lt em gt 4 1 Ser 0 n 0 n 0 n gt 1 1 0 1 0 1 lt gt 0 n 1 0 n ia 0 1 untergeordne Abbildung 6 5 ADEPT2 Organisationsmodell 0 n 0 n lt besetzt gt 0 n na gt leitet 0 n 153 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS In diesem Kapitel wird die Umsetzung der Konzeption aus Kapitel 5 zur Integration eines DMS mit ADEPT2 beschrieben Dazu wird zuerst auf die Aspekte der Integration auf Datenebene eingegangen Darin werden die in der Konzeption beschriebenen Er weiterungen f r ADEPT2 anhand der Schemata zur Verwendung einer gemeinsamen Beschreibung der DMSHnhalte dargestellt Anschlie end wird gezeigt wie sich diese in ADEPT2 Prozesse eingliedern lassen und wie die notwendigen Zugriffsberechtigungen f r die DMS Inhalte ermittelt werden Fur die Integration auf Organisationsebene wer den die aus der Konzeption dargestellten Varianten zur Authentifizierung erlautert Diese umfassen die getrennte Benutzerverwaltung im DMS
253. sitzen alle neben der Dokumenten verwaltung Funktionen zur Erfassung von Papierdokumenten COLD Daten und zur elektronischen Langzeitarchivierung Es sind Ans tze zur Erweiterungen um Web Technologien und Collaboration Funktionen vorhanden Diese sind jedoch bis lang wenig ausgereift oder noch nicht implementiert Gro e Unterschiede zeigten sich bei der Umsetzung des Workflow Bereichs Hier werden sehr unterschiedliche Ans t ze gew hlt die von einer sehr einfachen Umsetzung von Dokumentenweiterleitungen mit dem Anbringen von elektronischen Stempeln auf Dokumenten DocuWare ber graphische Editoren zur Prozessmodellierung ELO EASY und Alfresco bis hin zu selbst zu erstellendem Programmcode mit dem Prozesse erstellt werden MOSS und Alfresco reichen Ebenso wurde deutlich dass die Systeme keine klare Trennung der Funktionsbereiche aufweisen und h ufig einzelne Funktionsbereiche durch verschie dene Komponenten in Kombination abgedeckt werden 100 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Dokumenten Management re eq E D S e g 9 X Workflow und Deliver Preserve Store Tabelle 3 2 Funktionaler Vergleich der evaluierten Systeme Funktion Alfresco Labs 3 0 MOSS 2007 ELOprofessional 6 DocuWare 5 Easy Enterprise x 3 0 PNcreriassung SCS OT OT OT OL OT terassung SC C lt 7 lt S 7 7CSSt SC lt lt i TP Formularerfas
254. skomponenten Funktionen bereitstellen mit denen Daten direkt als Record oder als Dokument erfasst werden Beispielsweise k nn te eine Eingangsrechnung direkt als Record erfasst werden um sicherzustellen dass die Rechnung nicht mehr ver ndert werden kann und die Aufbewahrungsfristen so fort angewendet werden k nnen Bei der Bearbeitung von Dokumenten muss sichergestellt werden dass der Bearbeiter das Dokument durch einen Check Out Mechanismus vor gleichzeitigen Bearbeitun gen durch andere Benutzer sch tzen kann Weiterhin m ssen administrative Rollen einzurichten sein die den Check Out Vorgang abbrechen k nnen um die Sperre zu entfernen Dadurch darf es dem Benutzer der das Dokument ausgecheckt hat nicht erm glicht werden das Dokument direkt einzuchecken Beim Check In muss das DMS automatisch eine neue Version des Dokuments erzeugen 116 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS 4 7 2 Integration von Dokumenten in Prozesse Dokumente k nnen Ausl ser von Prozessen sein etwa der Eingang einer Rechnung mit anschlie endem Pr fungs und Freigabeprozess als Informationstr ger in Prozes sen auftreten oder als Ergebnis der Ausf hrung von Aktivit ten entstehen In allen F llen muss die M glichkeit bestehen Dokumente in den Datenfluss des Prozesses zu integrieren um sie den Bearbeitern an der entsprechenden Stelle im Prozess zur Verf gung zu stellen Au erdem k nnen Dokumente im Verlauf eines Prozesses be
255. skriterien in die verschiedenen Funktionsbe reiche gegliedert Die Erf llung bzw Nichterf llung der jeweiligen Funktionen werden in der Tabelle durch die folgenden Symbole dargestellt Mit einem vollen Punkt wird eine gute Umsetzung der Funktion eine nicht zufriedenstellende oder unvollstandige Umsetzung wird mit dargestellt Nicht vorhandene oder nur durch Drittanbieter ab gedeckte Funktionen bzw unzureichend abgedeckte Funktionen sind mit einem Kreis O gekennzeichnet 3 8 Zusammenfassung In diesem Kapitel wurde eine Auswahl an CM und DM Systemen aus einer gro en Anzahl am Markt befindlicher Systeme getroffen Die Systeme wurden vorgestellt und hinsichtlich ihres Funktionsumfangs auf die Erf llung der im ECM Konzept gestellten Anforderungen untersucht Bei der Evaluierung wurde deutlich dass kein System den vollen Umfang von ECM abdecken kann Weiterhin hat sich gezeigt dass die Syste me erwartungsgem in den Funktionsbereichen St rken aufweisen aus denen sie ur spr nglich entstanden sind So setzen die CMS Vertreter auf die Verwaltung von elek tronischen Inhalten und versuchen ber Web Technologien neben der Erstellung von Webinhalten Portalfunktionen DM Funktionen und Collaboration Funktionen bereit zustellen Sie verzichten dabei sowohl auf die Integration von Papierdokumenten als auch auf die elektronische Archivierung Diese Bereiche berlassen sie den Integra tionen von Drittanbietern Die DMS hingegen be
256. speicherung und versorgung besitzen Dokumente aber auch gleichzeitig Steuerungsfunktionen bei der Durchf hrung von Prozessen Die in Dokumenten enthaltenen Informationen bestimmen h ufig direkt den Kontrollfluss an die entsprechenden Bearbeiter Sei06 Oft ist der Eingang eines Dokuments auch direkt mit der Initiierung eines Prozesses verbunden Aktivit ten k nnen jedoch nur ausgef hrt werden wenn die in Dokumenten gespeicherten Informationen dem Bear beiter vorliegen Zum Beispiel wird bei einer Eingangsrechnung durch den Inhalt des Rechnungsdokuments festgelegt welcher Abteilung oder Kostenstelle die Rechnung zuzuordnen ist und welche Mitarbeiter f r die inhaltliche Kontrolle der aufgef hrten Positionen zust ndig sind Dar ber hinaus legen die Positionen und die H he der Be tr ge zus tzlich fest welche Mitarbeiter die erforderlichen Befugnisse zur Genehmi gung von Zahlungen besitzen Anhand von Studien wird ebenfalls deutlich dass Dokumente vielfach zentrale Be standteile in Prozessen darstellen So wurde in einer XEROX Studie ermittelt dass 92 aller Kanten eines 263 Aktivit ten umfassenden Kerngesch ftsprozesses durch Doku mente determiniert wurden Rau95 MS91 Auch aus der in Kapitel 2 erwahnten Stu die zur Verbreitung elektronischer Rechnungen geht hervor dass nach wie vor viele dieser Dokumente auch noch in Papierform vorliegen May09 Damit fixieren Doku mente einen bestimmten Informationsstand zu einem bestimmten
257. ssmodellierung zur Gestaltung von Doku mentenmangementsystemen Hochschule fur angewandte Wissenschaften Fachhochschule Rosenheim 2000 Forschungsbericht SEIDLMEIER Heinrich Prozessmodellierung mit ARIS 2 akt Auflage Vieweg Verlag 2006 SHARIFF Munwar WALTER Mike W Hrsg Alfresco Enterprise Content Management Implementation Packt Publishing 2006 SCHEER August Wilhelm Hrsg Jost Wolfram Hrsg WAGNER Karl Hrsg Von Prozessmodellen zu lauffahigen Anwendungen ARIS in der Pra xis Springer Verlag 2005 STEINBRECHER Wolf M LL SCHNURR Martina Prozessorientierte Ablage Dokumentenmanagement Projekte zum Erfolg f hren praktischer Leitfaden f r die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur Gabler 2008 200 Literaturverzeichnis SS02 SUNO1a SUNO1b TH06 Tie02 VMw09 WLKCO1 Wol08 ZGB05 SPALL Andreas Sonn Dirk JAAS Tutorial Single Sign On mit Kerberos 2002 SUN Microsystems Inc Hrsg JavaTM Authentication and Authorization Service JAAS LoginModule Developer s Guide SUN Microsystems Inc Au gust 2001 http java sun com j2se 1 4 2 docs guide security jaas JAASLMDevGuide html Abgefragt 22 12 2009 SUN Microsystems Inc Hrsg JavaTM Authentication and Authorization Service JAAS Reference Guide for the J2SE Development Kit 5 0 SUN Mi crosystems Inc August 2001 http java sun com j2se 1 5 0 docs guide security
258. stark abh ngig von individuellen Aufbewahrungszeiten und ge 2 3 Komponenten von Enterprise Content Management 45 setzlichen Anforderungen Beispielsweise sind bei Daten aus dem medizinischen Be reich oft Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren einzuhalten oder in speziellen Bereichen wie etwa Grundbuch mtern ohne zeitliche Begrenzung Insbesondere das letztgenannte Beispiel macht deutlich dass eine Migration der Daten auf andere Da tentr ger und Speichertechnologien beachtet werden muss Dabei m ssen die Archivie rungskomponenten in der Lage sein die Daten f r die anderen Komponenten transpa rent und sicher auf andere Medien zu bertragen Durch die technische Entwicklung ist es hierbei auch notwendig die Unterst tzung an neue Speichertechnologien und Ger te anzupassen Der Migrationsprozess ist kontinuierlich in regelm igen Abst n den durchzuf hren Hierarchisches Speicher Management HSMP beschreibt eine Speicherstrategie um die Informationen kosteneffizient entlang ihres Lebenszyklus auf den jeweils g nstigsten Medien zu speichern Dadurch k nnen Anforderungen an Aufbewahrungsfristen erforderlichen Zugriffsgeschwindigkeiten gesetzlichen Anforderungen oder vertraglich zugesicherte Zugriffszeiten durch die ge eignete Speicherung auf den entsprechenden Medien erf llt werden So werden neue Informationen bei der Speicherung zun chst auf dem schnellsten Medium gespeichert und bei Erreichen einer gewissen Speiche
259. steme zu verwenden Daf r folgt eine kurze Betrach tung einiger Standards f r CM bzw DM Systeme Im Bereich der und konn te sich bislang jedoch noch keine einheitliche Schnittstelle durchsetzen die von allen oder zumindest einem Gro teil der Systeme unterst tzt wird Erste Standardisierungsversuche wurden pea und Plunternommen Die Spezifikation sah vor die Zugriffe auf DMSlauf Serverseite mit systemubergrei Document Management Alliance Open Document Management API 108 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS fenden Interoperabilitatsschnittstellen auszustatten um eine Nutzung ohne hersteller spezifische API zu erm glichen Mit ODMAlwurde versucht eine einheitliche Schnitt stelle f r Anwendungen bereitzustellen um Funktionen wie Recherche Archivierung oder einen direkten Dokumentenzugriff DMS unabhangig zu gestalten Beide Ansatze konnen jedoch als gescheitert betrachtet werden da es kaum praktische Umsetzun gen dieser Standards in konkreten Produkten durch DMS Hersteller gibt und die bei den Standards nicht mehr weiter voran getrieben werden IZGBO5 JCR Mit JCR wird seit dem Jahr 2002 eine Spezifikation f r eine Java PlattformAPI f r Content Repositories entwickelt mit der ein einheitlicher Zugriff auf Contentobjekte beschrieben wird Die verfolgten Ziele sind vergleichbar mit dem DMA Ansatz ein heitliche Schnittstellen f r den Zugriff auf Content Repositories bereitzus
260. stieren von Novell mit eDirectory gt oder OpenLDAB 4 8 Object Idenitifier Simple Authentication and Security Layer 10Secure Sockets Layer Transport Layer Security 2http www microsoft com windowsserver2008 en us active directory aspx Shttp www novell com de de products edirectory 14h ttp www openldap org 132 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS 5 2 2 Integration der Benutzerverwaltung Dieser Abschnitt beschreibt wie das und das die Benutzer tiber den zentra len Verzeichnisdienst importieren und in ihre Benutzerverwaltungen integrieren k n nen F r die Integration auf Organisationsebene sind wie in Kapitel 4 bereits erw hnt pri mar die Benutzerobjekte aus dem LDAP Verzeichnis relevant Das Zusammenfassen der Benutzerobjekte in Gruppen und die Zuweisung von Rollen zur Ausf hrung von Prozessen bzw zum Zugriff auf Dokumente und Records verbleiben in den jeweiligen Systemen da die Organisation in LDAP Verzeichnissen h ufig nach anderen Aspek ten erfolgt beispielsweise der Rechtevergabe auf Netzlaufwerke oder dem Zugriff auf bestimmte Computer und Server Da auch Unterschiede in den Organisationskonzep ten der verschiedenen Systeme existieren gen gt es daher Benutzerobjekte aus dem Verzeichnisdienst zu importieren und diese in den jeweiligen Systemen in Gruppen und oder Rollen zu verwalten Der hierarchische Aufbau eines Verzeichnisdiensts wird typischerweise dazu verwen det Benutzerobjekte in
261. sung OT OP OT OL oem oo fefefe FErkennungstechnologen OT OP TO EO OO Dokumentenvervalung e e e Check iniCheck Out Versioning CT Wescen SSCSC CSSSCCCOCCTC d TP OL Of Desktop Cient SCSCSCSCSCSSSSSCP OT OP le Suche Recherche OOOO eje YP OL Ol Offinenutzung SCS OT TOL Ol Ol Ce re Berechtigungssystem Thesaurus Richtlinien Bereichs bergreifend nutzbar Erf llung rechtlicher Anforderungen Webinhalte erstellen Webinhalte verwalten und ver ffentlichen Bereitstellung eines Portals integration in Portale te Nutzung von Inhalten aus DMB Je Zusammenabt informationssammiungen Knowledgebase Ski Daienbanken Foren 0 Groupware Funktionen Integration in Groupware Anwendungen 0 0 Kommunikationsfunktionen Instant Messaging Videokonferenzen o Adhoc Workflows Production Workflows BM ooo o cr ee os Integration in WCM und DM Graphische Modellierung von Workflows O Library Services Repositories Speichertechnologien Archivierung HSM o EIEBEZEIEN Migration Umsetzung von RM Richtlinien Transformationstechnologien Sicherheitstechnologien Distribution Output Management 101 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS Wie aus der Evaluation in Kapitel 3 hervorgegangen ist kann keines der untersuchten Systeme alle im ECM
262. swahl werden alle Dokumente dem Benutzer angezeigt die mit dem angegeben Schema an diesem Speicherort abgelegt sind Sobald das konkrete Do kument ausgew hlt wird k nnen die Inhalte des Dokuments in die Felder des struktu rierten Datentyps bernommen werden Da bei lesenden Zugriffen keine Schreibkante zum Schema im Prozess vorhanden ist ist auch kein Check Out des Dokuments erfor derlich Au erdem k nnen auch ausgecheckte Dokumente mit ihrem aktuellen Inhalt gelesen werden Die einmal gelesenen Informationen bleiben w hrend des Prozesses in dem strukturierten Datentyp vorhanden Somit k nnen keine Seiteneffekte auftre ten wenn das Dokument im zwischen zwei Lesevorg ngen ge ndert wird Die bernahme der Inhalte aus Din sind lediglich beim ersten Lesezugriff n tig da weitere Lesezugriffe auf dem strukturierten Datentyp in ADEPT2 erfolgen 158 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS Schreibender Zugriff Ein rein schreibender Zugriff auf das DMS Repository liegt vor wenn w hrend der Ausf hrung von Prozessen ein Dokument erstellt wird das im Verlauf eines Prozesses im DMS Repository abgelegt werden soll Durch den im Schema definierten struktu rierten Datentyp wird dabei sichergestellt dass alle obligaten Datenfelder versorgt wer den die zur Speicherung eines Dokuments mit einem Dokumentenschema des notwendig sind Au erdem sind im Schema auch alle mit dem Schema verkn pften Speicherorte vorhanden an denen das Dokument
263. t nderungen an Schemata Durch nderungen an Dokumentstrukturen oder ge nderte Gesch ftsprozesse kann es erforderlich werden dass Schemata abgewandelt werden m ssen Die daran vorzu nehmenden nderungen die im verwendet werden sind hierbei ebenfalls ber die Schemakomponente des PMS durchzuf hren Da die Schemata jedoch im DMS mit Dokumenten und Records verkn pft sind unterliegen die erlaubten nderungsopera tionen Einschr nkungen um zu verhindern dass bereits gespeicherte Dokumente ihre G ltigkeit bzgl ihres Schemas nicht verlieren Au erdem muss das PMSlsicherstellen dass laufende Prozessinstanzen die mit einem bestimmten Schema gestartet wurden auch korrekt terminieren k nnen Die Einschr nkungen der nderungsoperationen legen daher fest dass keine Attri bute oder Metadaten entfernt werden d rfen optionale Felder d rfen nicht obligat werden und es d rfen keine neuen obligaten Datenfelder hinzugef gt werden Falls nderungen vorgenommen werden m ssen die sich nicht im Rahmen der genannten Einschr nkungen durchf hren lassen muss ein neues Schema erstellt werden Durch diese Einschr nkungen wird sichergestellt dass mit einem Schema verkn pfte Doku mente im ihre G ltigkeit behalten F r laufende Prozessinstanzen die mit einem bestimmten Schema gestartet wurden kann damit sichergestellt werden dass diese bei Terminierung die Daten im DMS ablegen konnen 5 1 3 Referenzen Neben den Schemata die
264. t Das Subject umfasst dabei die Principals die die ffentlichen und pri vaten Anmeldeinformationen eines Subjects darstellen Die JAAS API verwendet da zu das existierende Java Interface java security Principal W hrend des Authen tifizierungsprozesses werden in einem Subject die zugeh rigen Principals gespeichert Ein Subject kann mehrere Principals besitzen die dazu dienen ein Subject zu iden tifizieren z B den Namen des Benutzers Weiterhin kann ein Subject auch sicher heitsrelevante Attribute besitzen die als Credentials im Subject abgelegt werden Diese sind in ffentliche Credentials z B ffentliche Schl ssel von Zertifikaten oder Ker beros Server Tickets und private Credentials z B private Schl ssel des Benutzers unterteilt Um diese Informationen aus einem Subject abzurufen stehen die Methoden getPrincipals getPrivateCredentials und getPublicCredentials zur Ver f gung SUNO1b Authentifizierung eines Subjects Die Authentifizierung eines Subjects erforderte eine JAAS Anmeldung die aus den fol genden Schritten besteht 1 Instanziierung des LoginContext und bergabe des Namens der Anmeldekonfi guration sowie einen CallbackHandler um die in der Konfiguration des LoginModule erforderlichen Callback Objekte zu f llen 2 Der LoginContext l dt alle in der Configuration angegebenen LoginModule 3 Die Methode LoginContext login muss aufgerufen werden 4 Die Anmeldemethode ruft alle geladenen Logi
265. t J 33 1994 Nr 2 S 326 348 Lan08 Lange Fabian Eclipse Rich Ajax Platform Bringing Rich Client Into the Web Apress 2008 Lif09 Lireray Inc Hrsg Liferay Portal Liferay Inc September 2009 www liferay com web guest products portal Abgefragt 18 09 2009 Literaturverzeichnis 197 Lin96 May09 MHS08 Mia99 Mic07 Mic09a Mic09b Mic09c Miil05 MPHS06 MS91 MV02 Linn J RFC 1964 The Kerberos Version 5 GSS API Mechanism www ietf org rfc rfc1964 txt Version Juni 1996 Mayer Thomas E Invocing crown or catalyst of an efficient billing pro cess Deutsche Bank Research 2009 Forschungsbericht Mo tien Torsten Hauser Thomas SCHARNAGL Dieter Microsoft Sha rePoint Server 2007 im Einsatz die Plattform fiir Business Intelligence und Zusammenarbeit im Unternehmen Addison Wesley 2008 Miano John Compressed Image File Formats JPEG PNG GIF XBM BMP Addison Wesley 1999 MICROSOFT CORPORATION Hrsg Microsoft Office Groove Collaborative So lutions through SharePoint Integration One Microsoft Way Redmond WA 98052 7329 USA Microsoft Corporation M rz 2007 MicCHELER Florian Konzeption Implementierung und Integration einer Kom ponente f r die Erstellung intelligenter Formulare Universit t Ulm Diplom arbeit 2009 MICROSOFT CORPORATION Hrsg How Windows SharePoint Services Pro cesses Workflow Activities Microsoft Corporation 2009
266. t die Reportfunktionen mit MS Excel sind i d R nicht ausreichend gesi chert um weitergehende Anforderungen an eine sichere Protokollierung und entspre chende Nachweisfunktionen zu erm glichen au erdem fehlen Langzeitarchivierungs funktionen GSA08 Web Content Management Mit der Ver ffentlichung von MOSS 2007 hat Microsoft das bis dahin eigenst ndige Produkt CMS 2002 eingestellt und die Funktionen in MOSS 2007 integriert und erweitert 68 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Die wCM Funktionen werden werden ber Websitesammlungen zur Verf gung gestellt Hierzu werden verschiedene Websites erstellt die hierarchisch in Beziehung gesetzt werden Innerhalb einer Websitesammlung k nnen verschiedene Vorlagen genutzt wer den Diese umfassen Startwebsitehierarchien Zusammenarbeitsportale und Ver ffentli chungsportale Letztere dienen der Ver ffentlichung von Inhalten im Internet ber Ver ffentlichungssites Diese ben tigen eine Mastersite die das Layout und die Bedien funktionen f r die Seite einheitlich vorgeben Master und Layoutseiten k nnen ber den Sharepoint Designer oder Visual Studio erstellt oder ver ndert werden ber Site Variations k nnen verschiedene Versionen von Webseiten verwaltet werden die z B mehrere Sprachen oder unterschiedliche Aufbereitungen f r mobile Ger te erm gli chen und damit die Konsistenz sicherstellen Zur Erstellung von Inhalten auf einer Ver
267. t dabei ebenso eine durchg ngige Umsetzung der RM Funktionen bis auf die physische Speicherebene besitzt jedoch in der Umsetzung Einschr nkungen Beispiels weise fehlt eine getrennte Speicherung von Dokumenten und Records nach einzelnen Inhaltskomponenten Bei ELOprofessional sind die Funktionen in diesem Bereich we niger konsequent integriert So lassen sich z B Anforderungen an die Speicherung von Records auf unterschiedliche Speichersysteme und medien nur sehr begrenzt realisie ren Die beiden untersuchten CMS k nnen in diesem Bereich zwar grundlegende Funk tionen erf llen Durch die begrenzten bzw fehlenden Archivierungskomponenten ge staltet sich eine durchg ngige Umsetzung von RM Konzepten jedoch schwierig und inkonsistent Da die Archivierungskomponenten von externen Systemen bereitgestellt werden mussen ergeben sich dadurch aufwendigere Umsetzungen da Einstellungen in verschiedenen Systemen getrennt umgesetzt und konsistent gehalten werden m ssen Beim WCM stellt sich die Situation umgekehrt dar Hier k nnen die von Alfres co und Microsoft ausgereifte Funktionen vorweisen w hrend die ee ELO und DocuWare hier bislang nur sehr rudiment re Funktionen bzw keine Funktionen bereitstellen Bei EEX sind hier zwar umfangreichere Funktionen vorhanden jedoch ist dieser Bereich wenig in die anderen Komponenten integriert Au erdem kommen stark ver nderte Bedienkonzepte zum Einsatz Da der Collaboration Bereich typischerweise
268. t einem umfassenden DMSP um damit die im Konzept beschriebenen Funktionen zu einer Gesamtl sung zusammenzuf hren Dazu ist zun chst das hinter dem Begriff ECM steckende Konzept zu erl utern und dem Leser einen Einblick in den heterogenen Funktionsumfang zu bieten Dabei ist ei ne detaillierte Untersuchung der unterschiedlichen Funktionsbereiche sowie eine Ab grenzung der einzelnen funktionalen Komponenten notwendig Fur die technische Beschreibung und die Untersuchung des Funktionsumfangs existie render Systeme sollen dazu aktuelle CM f und DMSfevaluiert werden Mit der Eva luation soll ermittelt werden wie gut die jeweiligen Funktionsbereiche von diesen Sys temen bereits unterstutzt werden Insbesondere die Unterschiedlichkeit der existieren den Systeme ist dabei zu ber cksichtigen Aufgrund des Umfanges von ECMlist es nicht verwunderlich dass nicht alle Funktionen gleich gut unterst tzt werden Insbesondere die Prozessverwaltung ist h ufig nur rudiment r vorhanden Aufbauend auf den Ergebnissen der Evaluation sollen Anforderungen an eine Integra tion der verschiedenen Systeme CMS DMS und PMS formuliert werden Dazu sind die verschiedenen funktionalen Komponenten abzugrenzen die in den Systemen teil weise redundant vorhanden sind Basierend auf den Anforderungen ist ein Konzept zur Integration der Systeme zu erarbeiten Dabei ist das Prozessmodell in geeigneter Weise mit einem DMS zu verbinden etwa welche Daten sin
269. t ihre Schwerpunkte auf die Bereiche DM und elektronische Archivierung Die aktuelle Version 5 1 wird seit dem Jahr 2006 angeboten und setzt sich selbst zum Ziel integriertes DM anzubieten und zuk nftig den gesamten ECM Bereich abzude cken Doc05 Aufbau und Architektur Die Architektur von DocuWare 5 folgt einem mehrschichtigen Systemansatz s Ab bildung B 12 Die DocuWare Server Komponenten basieren auf dem Microsoft NET Framework und stellen die Dienste f r die Funktionen auf einem oder mehreren Ser vern verteilt bereit wodurch erh hte Ausfallsicherheit und eine Lastverteilung auf mehrere Server vorgenommen werden kann F r jeden Bereich wird ein eigener Ser verdienst Content Server Authentication Server Workflow Server und Web Server ein gesetzt Doc05 DocuWare setzt bei der Speicherung der Informationen auf eine da teibasierte Speicherung der Bin rdaten und auf eine relationale Datenbank MS SQL Server MySQL oder Oracle f r die Speicherung der Meta und Indexdaten Dabei stehen f r den Zugriff neben einer eigenen Benutzerverwaltung Anbindungen an LD APl Systeme zur Verf gung Die Clients umfassen einen Web Client mit reduziertem Funktionsumfang und einen NET basierten Rich Client der alle Funktionen beinhal 80 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen tet Durch die Realisierung der DocuWare Server auf Basis der NET Architektur von Microsoft k nnen diese nur auf der Windows Platt
270. t werden k nnen Die Integration ber JNI und die Einbindung externer Bibliotheken gestaltet sich dar ber hinaus auch sehr aufwendig F r die Inte gration von NET und Java sowie die M glichkeit flexibel einzelne Funktionen in den jeweils anderen Client zu integrieren existieren kommerzielle Anbieter wie JNBridge Mit JNBridge k nnen Java Klassen direkt NET Klassen aufrufen die in C C oder Visual Basic implementiert sind Die andere Richtung von NET zu Java ist ebenso m g lich NBO08 Die Architektur von JNBridge ist in Abbildung 7 3 dargestellt JNBridge realisiert die Zugriffe ber Proxy Klassen Die NET bzw Java Objekte ver bleiben dabei im gleichen Betriebssystemprozess auf dem Rechner und kommunizie ren innerhalb des Prozesses ber eine shared memory Kommunikation Dadurch k n nen die NET CLRP und die VM innerhalb eines Prozesses ausgef hrt werden Hier zu werden beim Start der Anwendung beide Laufzeitumgebungen gestartet Wenn die Anwendung z B eine Java Anwendung darstellt wird die NET CLR automatisch in nerhalb des Java Prozesses gestartet Weitere Kommunikationsm glichkeiten werden ber direkte TCP IP Kommunikation oder SOAP Nachrichten unterst tzt die jedoch f r die direkte Kommunikation der Clients auf einem Computer nicht relevant sind Common Language Runtime 172 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS NET to Java Java Virtual Machine Java Classes OOO NET Platform
271. tellen um die Integration mit anderen Anwendungen unabh ngig vom konkret genutzten DMS zu gestalten Dar ber hinaus geht die Spezifikation auf interne Aspekte wie den Auf bau von Repositories ein Ein CRlbasiertes Repository stellt eine objektorientierte Datenbank bereit die sowohl die von relationalen Datenbanken bekannten Datenstrukturen Suchfunktionen Trans aktionen oder referentielle Integrit t als auch ein Dateisystem mit hierarchischen Be ziehungen Zugriffskontrolle und Check In Check Out Funktionen umfasst Dar ber hinaus sind DMSltypische Funktionen zum Speichern von Dokumenten Volltextindi zes oder Versionierung vorhanden Nue09 Im Gegensatz zu DMAlbesteht bei JCR von Herstellerseite bislang eine breitere Unterst tzung Konkrete Implementie rungen in Produkten befinden sich bislang jedoch noch in der Entwicklungsphase CMIS Neben der JCR Spezifikation existiert mit eine plattformneutrale Web Service Schnittstellenspezifikation Die Architektur s Abbildung setzt dazu auf einen SOA orientierten Ansatz um plattformneutrale Schnittstellen zu definieren CMISlver zichtet auf Vorgaben zum internen Aufbau des Repositories und beschreibt lediglich die Schnittstellen Die Systemen sollen damit frei in ihren internen Implementierungen bleiben und lediglich eine gemeinsam nutzbare Schnittstelle implementieren ber die Anwendungen auf Inhalte in und zugreifen k nnen erf hrt bislang eine hnlich breite Unterst tzung
272. tellt werden in denen die Bereiche f r die Extraktion der Indexdaten definiert werden k nnen s Abbildung B 16 Nicht auto matisch zugeordnete Dokumente k nnen dabei zur manuellen Pr fung zur ckgestellt werden COLD Daten k nnen ber ein COLD Modul erfasst werden Es separiert die enthal tenen Dokumente und extrahiert die Indexfelder und den Volltext Zus tzlich exis tiert auch ein virtueller Drucker der aus beliebigen Anwendungen die Druckdaten 88 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Fj Formularassistent Ol x In diesem Dialog k nnen Sie Zonen auf einer Vorlage ziehen und diesen Zonen bestimmte Erkennungsdienste sowie Maskenfelder zuweisen Die damit erstellte Formulardefinition kann anschlie end f r beliebig viele Dokumente genutzt werden Vorlage Anzeige Zone Dienste Ergebnisse ImagePRO bei Zone l schen i Alle Zonen l schen e In Ei Barcodezone ermitteln und anzeigen er 92956 Kafteage ir 923567 Ba ise X Dienstezuweisungen entfernen Sahe geehrte Dasan und Herren israit Bestellen wiz wis folgs pos Menge WE Act tr Beneichmeng ___ Binmel Pr Gesamt Im R Zonenspezifische Attribute ndern s 050310 b 10 80 meek i iartesehreibbare ildplatte 00 Thee Artikel nr OBS310 r Zonendetails Mit freundlichen Geiser ER Zone 1 7 ware non Dei Zonenposition X 91 Y 251 W 945 H 785 id Coelho Zonengr e 854 x 534 Pixe
273. ten Aufbewahrung W hrend der Nutzung und Bearbeitung dieser Informationen im Verlauf des Lebens zyklus integriert ECM verschiedene Aspekte die die unterschiedlichen Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen in Unternehmen unterst tzen So werden die Aspekte der Bearbeitung durch einzelne Benutzer ber Dokumenten Management Funktionen ber cksichtigt sowie die Bereitstellung und Bearbeitung durch Kollaborationsfunktio nen zur gemeinsamen Bearbeitung und Koordination Weiter werden auch die Aspekte der Integration und Durchf hrung von rechnergest tzten Gesch ftsprozessen sowie die Verteilung und entsprechende Aufbereitung von Inhalten ber cksichtigt seien es Webinhalte die ber Webserver im Internet bereitgestellt werden interne Webporta le mit denen Benutzer individuell zugeschnittene Ansichten und Funktionen erhalten oder die Verteilung ber verschiedene Distributionskan le im Rahmen des Output Management Wege und M glichkeiten eines effizienten Umgangs mit s mtlichen in einem Unterneh men vorhandenen Infomationen sind daher in der heutigen Informationsgesellschaft ein entscheidender Faktor Durch den ganzheitlichen Ansatz von ECM sollen dabei die strategischen und technologischen Komponenten identifiziert werden Dokumenten Management 3Information Lifecycle Management 4Enterprise Content Management 1 2 Aufgabenstellung 11 1 2 Aufgabenstellung Ziel dieser Arbeit ist die Integration eines vollwertigen PM mi
274. tersuchten Systeme stellen bis auf MOSS die daf r ben tigten Funktionen ber ihre zur Verf gung MOSSJunterst tzt bislang keine Transaktionen Um Transaktionen mit Sharepoint zu realisieren muss dies entweder auf Datenbankebene implementiert werden oder ber die Definition eines MOSS Workflows Workflows erm glichen das Setzen von commit points ber die ein transaktionales Verhalten nachgebildet werden kann Mic09b Somit k nnen durch die Verwendung von Transaktionen Inkonsistenzen der Daten zwischen zwei Aktivit ten vermieden werden Durch diese Vorgehensweise wird au er dem auch verhindert dass zwei Prozessinstanzen auf das gleiche Dokument zugreifen k nnen Der letzte Check In Vorgang und damit die Freigabe eines Dokuments erfolgt nach Beendigung der letzten Aktivit t die einen Schreibzugriff auf das Dokument im 5 2 Organisationsintegration 127 Prozess besitzt Das kann dies erkennen indem beim Beenden berpr ft wird ob noch weitere Schreibzugriffe im Prozess modelliert wurden Durch dieses Verhal ten wird erreicht dass Dokumente bei langlaufenden Prozessen zum fr hestm glichen Zeitpunkt wieder im verf gbar gemacht werden F r den Fall dass ein Dokument bei Ausf hrung einer Aktivit t bereits ausgecheckt ist kann die Aktivit t nicht gestartet werden Hierbei informiert das PMS den Benut zer ber eine entsprechende Fehlermeldung und verhindert das Starten der Aktivit t Dies kann jedoch dazu f hren
275. tet Die Vereinfachung des ER Modells ist nach wie vor konform zur MoReq2 Spezifikation da eine Deaktivierung der Unter teilung in Sub files und Volumes zul ssig ist Die Entit ten des vereinfachten ER Modells sind in Tabelle aufgef hrt Mit ih nen wird der Aufbau des Klassifikationsschemas definiert Darin enthalten sind die verschiedenen Klassen der Records und die Verzeichnisstruktur die mit Records ver bunden sind Records werden in Verzeichnissen gespeichert Die Definition von Auf bewahrungs und Vernichtungsfristen erfolgt ber entsprechende Schedules die Klas sen Verzeichnissen Record Types oder Records zugewiesen werden Die Entity Class besitzt in der MoReq2 Spezfifikation eine Beziehung zu sich selbst Diese Relation ist so zu verstehen dass eine Class aus einer oder mehreren anderen Classes zusammenge setzt sein kann 4 7 Anforderungen 113 Classification Scheme Classification Scheme 1 1 CONTAINS CONTAINS J a 1 Class 0 class 1 0 1 1 jjaja ISMADE UP OF ISMADE UP OF E Retention amp 1 2 Retention amp yMAY ss gs Disposition Y May lt
276. tinguished Name DoD5015 2 Department of Defense 5015 2 STD DRM Digital Rights Management ECM Enterprise Content Management EDI Electronic Data Interchange EDV Elektronische Datenverarbeitung EEX EASY ENTERPRISE x ELC EASY Logistics Center EQL EASY Query Language ERM Enterprise Reports Management ERP Enterprise Resource Planning FTP File Transfer Protocol GDPdU Grunds tze zum Datenzugriff und zur Pr fbarkeit digitaler Unterlagen 184 A Abkurzungsverzeichnis GoB Grunds tze ordnungsgem er Buchf hrung GoBS Grunds tze ordnungsgem er DV gest tzter Buchf hrung HCR Handprint Character Recognition HGB Handelsgesetzbuch HSM Hierarchisches Speicher Management HTML Hypertext Markup Language ICR Intelligent Character Recognition IDR Intelligent Document Recognition ILM Information Lifecycle Management J2EE Java Platform Enterprise Edition JAAS JavaTM Authentication and Authorization Service JBPM JBoss Business Process Management JCR Content Repository API for Java JNI Java Native Interface JVM Java Virtual Machine KDC Key Distribution Center LDAP Lightweight Directory Access Protocol LDIF LDAP Interchange Format MoReq2 Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Re cords 2 MOSS Microsoft Office Sharepoint Server NAS Network Attached Storage NCI Non Coded Information NFS Network File System OCR Optical Character Recognition ODMA Open Document Management API OID Object Iden
277. tionen f r die Formularverarbeitung und die Erfassung von COLD Daten Bei den CMS hingegen werden in diesem Bereich bis auf die Integration von Office Anwendungen keine Funktionen angeboten Teilweise lassen sie sich von Produkten von Drittanbietern nachr sten Der Bereich Dokumenten Management wird hingegen von allen Anbietern f r den Be reich lebende Dokumente im Wesentlichen abgedeckt Hierbei ist festzustellen dass die DMS die M glichkeiten der Nutzung ber mehrere Clients anbieten in die auch die Funktionen der anderen Manage Komponenten integriert sind Die CM Systeme 3 7 Funktionaler Vergleich 97 bieten hierbei durch ihren webbasierten Ansatz s mtliche Funktionen ber den Brow ser an Der Bereich Records Management hat vor allem in den letzten Jahren durch eine Viel zahl neuer gesetzlicher Anforderungen an Bedeutung gewonnen Dieser Bereich wird bei den DMS vor allem durch die Kombination von Funktionen aus den Bereichen DM und Preserve realisiert Die umfassendsten Funktionen bietet hierbei Hier sind die Funktionen aus dem RM Bereich direkt mit der Archivierung verkn pft und er lauben somit eine konsistente bis auf die Ebene der physischen Speicherung durch g ngige Umsetzung Ebenso sind umfassende Einstellungen bzgl der Speicherung Be rechtigungen auf Inhalte und der expliziten Trennung von logischen und physischen Speicherorten bis auf einzelne Elemente von Records und Dokumenten m glich Docu Ware biete
278. tionen unterscheiden Bei manuell erzeugten bzw erfassten Informationen k nnen diese in allen Formen vorliegen z B Papierdokumente mit Anwendungsprogrammen erstellte Dokumente E Mails digitale und analoge Bilder Tonaufzeichnungen bis hin zum Mikrofilm Bei der maschinellen bzw automatisierten Erfassung liegen die Daten bereits elektronisch in einem anderen System z B einem ERP System oder in Form von ED oder Dokumenten vor und k nnen damit durch geeignete Schnittstellen und anhand der vorliegenden Datenstrukturen automa tisiert erfasst werden Erfassung von Dokumenten Nach wie vor liegen immer noch eine sehr gro e Zahl von Dokumenten in Papierform vor So zeigt eine 2009 von Deutsche Bank Research durchgef hrte Studie dass trotz steigender Tendenz zur elektronischen Rechnung immer noch 95 aller Rechnungen in Europa in Papierform verschickt werden Um diese auf Papier gespei cherten Informationen elektronisch nutzen zu k nnen m ssen sie zun chst digitali siert werden Die g ngigste Variante hierbei ist der Einsatz von Scannern um die Pa pierdokumente in ein digitales Bild zu transformieren Scanner stehen f r unterschied liche Qualit tsanforderungen Dokumentenformate und Erfassungsvolumen zur Ver f gung Details zu Erfassungsger ten finden sich in ZGB05 GSSZ02 und GSMK04 10EJectronic Data Interchange 22 2 Enterprise Content Management Verarbeitung erfasster Informationen Zur Verarbeitung
279. tore und die weiteren Manage Bereiche integriert sind Records Management Die RM Komponenten werden bzgl ihrer Funktionen zur Erstellung von Aktenpla nen der Einrichtung von Schemata fur Records und Dokumente das Anlegen von Aufbewahrungs und Vernichtungsfristen und die Protokollierung s mtlicher Ande rungen an Records analysiert Zus tzlich werden weitergehende M glichkeiten zu in haltsbezogenen Berechtigungskonzepten und der Erstellung eines Thesaurus zur ein heitlichen Verwendung von Begriffen vorgestellt 54 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Web Content Management Im Bereich WCM werden die Moglichkeiten der Erstellung und Verwaltung von We binhalten betrachtet Hierzu sind vor allem die Funktionen von Redaktionssystemen relevant mit denen die Ver ffentlichungen der Webinhalte umgesetzt werden Dabei werden Integrationen von Inhalten aus den anderen untersuchten Bereichen wie die direkte Integration von Dokumenten und Records bewertet Au erdem werden M g lichkeiten der Portalbereitstellung bzw integration untersucht um hier ber Integra tionen mit anderen Systemen webbasiert zu erm glichen Hierbei gilt die Integration in andere Portale als besonders relevant Collaboration Im Bereich Collaboration werden Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von In halten und zur Koordination behandelt Hierzu sind Funktionen zur Bereitstellung von gemeinsamen Arbeitsbereichen Knowledge Bases
280. tr ge mit dem Verzeich nisdienst abgleichen und dabei neu hinzugekommene Benutzerobjekte importieren Ge nderte Benutzerobjekte k nnen erkannt werden indem die ID des Benutzers gleich bleibt die importierten Attribute jedoch ge ndert wurden Die ge nderten Werte k n nen dann einfach aktualisiert werden Beim L schen von Benutzerobjekten m ssen die 5 2 Organisationsintegration 133 Systeme berpr fen ob das Benutzerobjekt gel scht werden kann ohne dass die Funk tionalit t bestimmter Bereiche beeintr chtigt wird Hierbei muss vor allem das PMS daf r sorgen dass keine Prozessschritte existieren die ohne das zu l schende Benutzer objekt nicht mehr ausgef hrt werden k nnen Um dieses Problem zu l sen kann das PMS z B einen Administrator benachrichtigen der die Aufgaben des Benutzers auf einen anderen Benutzer bertr gt Der zu l schende Benutzer kann danach entfernt werden Diese notwendigen Pr fungen sind in den Systemen normalerweise auch be reits vorhanden da dieses Problem auch bei Benutzerobjekten auftritt die durch das System selbst verwaltet werden 5 2 3 Zugriffsberechtigungen F r die Ausf hrung von Prozessen m ssen neben den Benutzerobjekten au erdem die Zugriffsberechtigungen auf die im DMSlgespeicherten Inhalte und die Ausf hrung von Prozessen im erteilt werden Diese Zuweisungen erfolgen mit den Verwaltungs Komponenten ges DM f r die DMSHInhalte und im PMS f r die Prozessausf hrung g
281. treuer Ulrich Kreher f r seine engagier te Unterst tzung w hrend der gesamten Zeit bedanken Dank seiner konstruktiven Kritik an den Zwischenergebnissen und seiner Diskussionsbereitschaft konnte die Ar beit st ndig weiterentwickelt werden Ich w nsche ihm und auch den Mitarbeitern der AristaFlow GmbH alles Gute und eine erfolgreiche Zukunft F r die Korrekturen und Diskussionen bedanke ich mich bei Martina Locher Thomas Dominik Hannes Rometsch Alexander Forschner Oliver Gableske und Johannes Kast Matrikelnummer 494899 Erklarung Ich erklare dass ich die vorliegende Arbeit selbstandig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel verwendet habe Ulm den12 Januar 2010 j avsacdvasduaadeudduad ili A EE A a Marian Lindenlaub
282. ts erfolgen Die Workflows in ELC basieren im Wesentlichen auf dem Prinzip der elektronischen Umlaufmappe Die Definition eines Workflows wird mit MS Visio realisiert das durch Erweiterungen um spezielle Workflow Shapes f r die Modellierung erg nzt wird Diese werden dann in ELC f r die Ausf hrung importiert Ein mit den spezielle Visio Shapes erstellter Beispielprozess ist in Abbildung 19 dargestellt Beginn und Ende dieser Workflows werden durch spezielle Start bzw Endknoten fest gelegt Dazwischen k nnen sequenzielle oder parallel verschaltete Aktionsknoten und 94 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen 3 Rechnungseingang vsd Microsoft Yisio m Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Shape Fenster Ta Bu3s3R IA aaxXY 9 0 z F u SEE A L D Keine a Start Verwaltun o Weiterleiten Vertelung I Sachlich nicht OK LE x Freigabe Sachlich OK Keine Freigabe py Ende FreigabeBetrag lt Betrag Freigabe Bezeichnung Name Freigabe Freigabegrenze Allgemein zuantt Feldbelegung Beschreibung pr fen 7 W chter I Script v Bedingung iy Gnordnen N Archivierung x Feblermeldung j a er L Archivieren Anzeige Interaktionselement Funktionsknopf zZ Navigation Mappe beibehalten z Kommentar Feitreigabe durch userFullname
283. tzustellenden Daten werden durch das PMS gesteuert und nicht mehr von den beteiligten Anwendungen selbst weitergereicht Die Speicherung und der Zugriff auf die Prozessdaten erfolgt zumeist ebenfalls prozessbezogen Dies be schr nkt jedoch die M glichkeiten f r Rechercheaufgaben ein wenn nach bestimmten Daten oder Dokumenten gesucht werden soll die in einem Prozess verwendet wurden Beispielsweise kann dies eine Anfrage nach allen Rechnungen die in einem bestimm ten Zeitraum an einen Kunden versandt wurden sein Zusammenfassend kann festgehalten werden dass sich ein PMS auf die Darstellung und Durchf hrung von Prozessen fokussiert die Sicht auf gespeicherte Daten und die darin enthaltenen Informationen jedoch nur eingeschr nkt oder nicht erm glicht Durch die Integration eines DMS mit einem PMS k nnen die Anforderungen an Pro zessunterst tzung die Verwaltung von unstrukturierten Inhalten und die korrekte Aufbewahrung erf llt werden 4 4 Abgrenzung der Funktionsbereiche Um durch eine Integration der Systeme DMS IPMS den gesamten Umfang von ECMlabzudecken werden zun chst die Funktionsbereiche der Systeme abgegrenzt die teilweise redundant in mehreren Systemen gleicherma en vorhanden sind Anhand des Dokumentenlebenszyklus k nnen die einzelnen Stufen die ein Dokument von der 106 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS Erstellung bis zur Vernichtung durchlauft sowie eine Zuordnung zu den Aufgab
284. uf einen Rich Client Die Bedienung erfolgt ausschlie lich ber den Browser Hierbei besteht in Eclipse die M g lichkeit einen integrierten Browser innerhalb des Eclipse Clients zu ffnen und dar ber die Inhalte und Funktionen dem Benutzer zu pr sentieren Um nur bestimmte Komponenten zu integrieren kann an den Browser die URL bergeben werden die die Komponente auf dem Webserver identifiziert Eine weitere M glichkeit zur Integra tion von einzelnen Funktionen besteht darin eine RSS View in den ADEPT2 Client zu integrieren uber die der Benutzer uber aktuelle Meldungen informiert werden kann Sowohl MOSS als auch Alfresco bieten die M glichkeiten Inhalte ber RSS Feeds be reitzustellen Diese Integrationsvariante kann genauso f r die Web Clients der anderen angewendet werden RCP native Clients Fur die Integration von anderen Rich Clients die nicht auf Java basieren wie z B bei ELOprofessional oder DocuWare k nnen die Clients durch die Verwendung von Wrappern integriert werden Ein Wrapper kapselt dabei den einzubindenden Client und f hrt ihn innerhalb der JVMfPlaus So kann ber die InIflap von Java beispiels weise ein in C oder C erstelltes Programm eingebunden werden Gor98 Weiterge hend erm glicht JNIjauch die Einbindung einzelner Bibliotheken des DMS Clients Um Funktionen aus einer anderen Programmiersprache zu verwenden muss der Code zu 5Uniform Resource Locator Java Virtual Machine 7Java Nat
285. ulm university universit t uulm Fakult t f r Ingenieurwissenschaften und Informatik Institut f r Datenbanken und Informationssysteme Vom fortschrittlichen Prozess Management System zum intelligenten Enterprise Content Management System Diplomarbeit von Marian Lindenlaub Januar 2010 1 Gutachter Prof Dr Manfred Reichert 2 Gutachter PD Dr Stefanie Rinderle Ma Betreuer Dipl Inf U Ulrich Kreher Kurzfassung Das enorme Informationsaufkommen und die steigende Relevanz von Informationen sowie das damit verbundene Wissen als Produktionsfaktor in heutigen Unternehmen verlangen nach einer effizienten Verwaltung von Inhalten In den letzten Jahren ist mit Enterprise Content Management ECM ein neuer Begriff entstanden hinter dem sich ein Konzept verbirgt mit dem alle unstrukturiert vorhandenen Informationen wie Texte Bilder Grafiken oder Dokumente unternehmensweit verwaltet werden Dabei wird der gesamte Lebenszyklus von der Erfassung Bearbeitung und Nutzung ber die Speicherung und Archivierung hin zur kontrollierten Vernichtung ber cksichtigt Die unterschiedlichen Aspekte reichen dabei von der Nutzung der Informationen durch einzelne Benutzer ber die gemeinsame Bearbeitung bis zur Einbindung in unterneh mensweite Gesch ftsprozesse um alle Informationen zur richtigen Zeit den entspre chenden Bearbeitern zur Verf gung zu stellen In dieser Arbeit wird das Konzept detailliert vorgestellt um zu kl ren welche
286. und ADEPT2 sowie die Integration ber einen Verzeichnisdienst einschliesslich Single Credential und Authentifizierung Abschlie end werden Integrationsm glichkeiten auf Client Ebene des ADEPT2 Rich Clients und des Web Clients mit den Clients eines DMSlaufgezeigt 7 1 Datenintegration Dieser Abschnitt stellt die Umsetzung der in Kapitel 5 beschriebenen Konzepte der Integration auf Datenebene mit dem PMS ADEPT2 vor Zuerst werden Schemata fur ADEPT eingef hrt mit denen DMSHnhalte im Datenfluss von ADEPT2 repr sentiert werden Sie dienen der Synchronisation des strukturellen Aufbaus von Dokumenten schemata aus dem DMS und dem Datenfluss in ADEPT2 Au erdem erfolgt durch sie der Datenaustausch mit DMSl Inhalten Dazu wird zun chst der Aufbau von Schema ta erl utert und wie diese mit den strukturierten Datentypen von ADEPT2 realisiert werden Anschlie end wird erl utert wie die Zugriffe auf DMS Inhalte implementiert werden m ssen um die extern gespeicherten Daten in ein Schema in ADEPT2 einzu bringen und wie mit konkurrierenden Zugriffen auf Dokumente im DMS Repository umzugehen ist 7 1 1 Schemata Die Schemata bilden die Basis f r die Datenstrukturen der Inhalte In ADEPT2 sollen die Schemata daher so gestaltet werden dass sie sich in die vorhandenen Da tenflusskonzepte von ADEPT eingliedern lassen so dass nderungen an Aktivit ten 154 7 Integration von ADEPT2 mit einem DMS und den Datenflusskonzepten m glic
287. und Server dient Urspr nglich entstand es als Zugriffsproto koll f r X 500 Verzeichnisdienste LDAP basierte Verzeichnisdienste gelten in der In dustrie inzwischen als de facto Standard f r die Benutzerverwaltung KT03 Kapitel 3 hat au erdem gezeigt dass alle dort untersuchten CMS und die Integration in LDAP Verzeichnisdienste unterst tzen Ein PMS bietet normalerweise ebenfalls eine Integration in LDAP Verzeichnisdienste an so dass davon ausgegangen werden kann dass beide Systeme eine LDAP Schnittstelle bieten Im Folgenden werden die vier LD AP Basismodelle vorgestellt die die Funktionsweise und die darin zu speichernden Daten beschreiben HSG03 KT03 Informationsmodell Die gesamten in einem LDAP Verzeichnis gespeicherten Informationsobjekte werden als DIBP bezeichnet Die besteht aus einzelnen Eintragen die in einer hierarchi schen Beziehung zueinander angeordnet sind Die Eintrage im Verzeichnis Entries setzen sich aus einer bestimmten Menge an Attributen zusammen die einen Attribut typ mit einem oder mehreren Werten besitzen Attribute konnen obligat MUST oder optional MAY sein und werden durch Objektklassen definiert Ein Eintrag in einem LDAP Verzeichnis beschreibt damit ein Objekt bzw eine Instanz einer Objektklasse Die Objektklassen die in einem Verzeichnisdienst zur Verfugung stehen werden in einem LDAP Schema abgelegt Es beschreibt welche Objektklassen vorhanden sind 3Directory Informati
288. und konsistenten Verwaltung der Benutzer und der Rechtevergabe auf die Inhalte so dass sichergestellt wird dass die Daten bei der Durchf hrung von Prozessen durch den Benutzer zugegrif fen werden k nnen Die Clientintegration betrachtet wie sich die Clientkomponenten f r die Benutzer die die Systeme bedienen vereinen lassen Dem Benutzer soll da durch eine ganzheitliche Sicht auf beide Systeme zur Verf gung gestellt werden um die Vorteile der prozess und datenorientierten Sicht zu realisieren 4 7 1 MoReq2 MoReq2 wurde auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM Forumg im Jahre 2006 von der Europ ischen Kommission als Projekt zur Erarbeitung einer Records Management Spezifikation ausgeschrieben MoReq2lliefert eine detaillierte funktiona le Anforderungsliste an elektronisches Records Management und ist die einzige bran chenunabh ngige Spezifikation f r den Aufbau und den Betrieb von und Systemen in Europa MoReq2 bezieht au erdem weitere Standards in die Spezifi kation mit ein wie z B den ISO 15489 Standard ISO02 MoReq2list eher ein allgemei ner Anforderungskatalog an dem sich konkrete individuelle Anforderungen orientie ren k nnen Hierauf geht die Spezifikation bereits selbst ein und erlaubt bzw ermutigt eigene Anforderungen mit aufzunehmen oder darin beschriebene Anforderungen zu streichen falls diese nicht erforderlich sind Die vollst ndige Spezifikation findet sich in und Eur08b 4 7 1 1 Klassifi
289. unktion genutzt werden kann 180 8 Zusammenfassung und Ausblick Damit die im ECM Konzept beschriebenen Verwaltungskomponenten als einzelne spe zialisierte Systeme integriert werden k nnen sind weiterhin auch standardisierte Be schreibungen f r Dokumenten und Content notwendig Mit Hilfe dieser Beschreibun gen k nnen die in Dokumenten vorhandenen Informationen die unstrukturiert ge speichert sind ber ihre Metadaten beschrieben werden die dann wiederum von den einzelnen Verwaltungskomponenten genutzt werden k nnen Da der damit beschrie bene strukturelle Aufbau mit den zu speichernden Inhalten direkt verkn pft wird sollten diese ebenfalls im Repository verankert werden k nnen Somit k nnen auch wirklich unternehmensweit und ber Anwendungsgrenzen hinaus die Informationen einheitlich gennutzt bereitgestellt und verwaltet werden F r die Beschreibung der Metadaten und des strukturellen Aufbaus bietet sich eine XML basierte Beschreibung an ist ein bereits weit verbreitetes Format und besitzt die M glichkeiten ber Schema beispielsweise den strukturellen Aufbau zu beschreiben und festzulegen Da die im Repository gespeicherten Informationen typischerweise mit verschiedenen Anwendungsprogrammen erzeugt werden stellen diese ebenfalls einen wichtigen Punkt zur gesamtheitlichen Informationsverwaltung dar Die Integration von Anwen dungen wie z B oder CRM Systeme basiert aktuell typischerweise auf proprie t ren Anbindungen d
290. ur Erkennung von Barcodes zur Verf gung ELOprofessional unterst tzt eine manuelle Indexierung und eine Indexie rung ber Vorlagen die in ELO angelegt werden und die Indexattribute der Dokumen tenklasse definieren F r die automatische Klassifikation und Erkennung von Doku menten existiert das in Abblidung 3 10 dargestellte Zusatzmodul ELO DocXtractor f r Eingangsdokumente und Formularerkennung Synchronisation mit Bestands und Bestelldaten Nachbearbeitung ma ERP Export Datenbank gt Import ELO DocXtractor automatische Konfiguration Administration Workflow Archiv t Abbildung 3 10 ELO DocXtractor ELOa Dies wird mit Hilfe von Musterdokumenten realisiert die bei der Erfassung von der DocXtractor Komponente analysiert werden Eingehende Dokumente werden einem 3 4 ELOprofessional 6 75 Dokumententyp zugeordnet um die entsprechenden Indexdaten zu extrahieren Da bei k nnen die erkannten Informationen aus Dokumenten mit externen Datenquellen von angebundenen Systemen abgeglichen werden um diese zu verkn pfen etwa die Zuordnung einer eingehenden Rechnung zu einer Bestellung aus dem ERP System F r die Erfassung von COLD Daten stellt ELOprofessional eine Schnittstelle zur Ver fugung die eine Ubernahme der Druckspooldateien die Zerlegung in einzelne Do kumente Abfrage von Indexinformationen und die Ablage der Indizes in der Index datenbank umfasst Weiter wer
291. urch Drag n Drop der Dokumente auf die Verkn pfungen angeboten werden Zu jedem in Alfresco gespeicherten Informationsobjekt k nnen Metadaten definiert werden die in der Datenbank abgelegt werden Es wird dabei zwischen systeminter nen Metadaten wie Berechtigungen oder interne ID und frei definierbaren Metadaten unterschieden die die Inhalte beschreiben und f r Suchanfragen verwendet werden F r g ngige Dateiformate wie PDF oder DOC k nnen Standardmetadaten wie Autor oder Erstellungsdatum automatisch aus den Dateien extrahiert werden Die Inhalte in Alfresco k nnen neben der Strukturierung durch Verzeichnisse und Views in Kategorien beliebiger Schachtelungstiefe eingeteilt werden Kategorien k n nen nur von Administratoren angelegt werden und werden den Benutzern dadurch als Ablagestruktur vorgegeben Durch diese Zuordnung von Inhalten zu Kategorien ergibt sich eine weitere M glichkeit um Suchanfragen ber Kategorien durchzuf hren Records Management Seit August 2009 besitzt das Alfresco RM Addon eine DoD5015 2 Zertifizierung Da die DoD5015 2 Anforderungen jedoch relativ oberfl chlich gehalten sind lassen sich mit den integrierten Funktionen nur grundlegende Anforderungen erf llen F r die Erstellung einer strukturierten Ablage k nnen Aktenpl ne mit Hilfe von File Plans angelegt und verwaltet werden Sie erm glichen die Klassifikation durch Ablage der Informationen in hierarchischen Verzeichnissen die Bezeichnu
292. verwalten und bereitzustellen Durch die Bezeichnung Content Management wird versucht die Einschr nkungen des dokumentenorientier ten Begriffs von auszur umen daman dynamisch generierte Webseiten oder Aus lagerungen aus ER anwendungen nur schwerlich unter dem Begriff Dokument ein ordnen w rde Dennoch m ssen auch diese Informationen sicher abgespeichert und archiviert werden Mit dem Begriff Enterprise soll deutlich gemacht werden dass mit ECM ein unternehmensweites Repository bereitgestellt wird in dem alle in schwach oder unstrukturierter Form vorliegenden Informationen eines Unternehmens gespei chert und verwaltet werden Dadurch wird es zur zentralen Informationsquelle fur Be nutzer Au erdem dient ECM auch als Content Dienst f r unterschiedliche Quell und Zielsysteme dienen ZGBO05 Dar ber hinaus wird die Integration der Informationen in Geschaftsprozesse angestrebt Zudem sollen sich die gespeicherten Informationen in unterschiedliche Medien integrieren lassen und ber unterschiedliche Kommunika tionskan le verteilt werden k nnen Um den Funktionsumfang von konkreter zu bestimmen liefert der Branchenver band AIIMPleine allgemein anerkannte Definition Enterprise Content Management ECM is the strategies methods and tools used to capture manage store preserve and deliver content and documents related to orga nizational processes ECM tools and strategies allow the management of an organiza tion s unstructure
293. von erfassten Informationen werden verschiedene Technologien zur Erkennung eingesetzt um etwa die Inhalte aus den erstellten Bilddateien beim Scannen zu extrahieren oder Dokumente zu Vorg ngen zuzuordnen Im Folgenden werden die wichtigsten Technologien hierf r vorgestellt OCR ist eine Technik zur Texterkennung gedruckter Schriftzeichen durch ein System OCR wird vor allem dazu verwendet um NCI Dokumente in CI Dokumente umzuwandeln sodass die gespeicherten Informationen direkt von einem Computer interpretiert und verarbeitet werden k nnen Eingescannte Papierdokumente oder von einer Faxsoftware empfangene Faxe liegen i d R zun chst als Bilddatei vor Grund s tzlich werden mit OCR bearbeitete Dokumente als NCI Dokumente betrachtet Mit Hilfe von OCR k nnen die erkannten Zeichenketten direkt im System verarbeitet und genutzt werden Au erdem existieren weitere Erkennungstechniken bzw Erweiterungen zur Erh hung der Erkennungsqualit t wie HCR zur Handschrifterkennung Mit ICRP werden zu s tzliche Daten und logische Zusammenh nge in den Erkennungsprozess einbezogen z B Referenzlisten oder die Einbeziehung vorhandener Datenquellen Die Erkennung von Markierungen wie sie beim Ankreuzen eines Fragenkatalogs z B in der Markt forschung genutzt werden erfolgt mittels OMR 4 MDR schiieslich dient der automa tischen Erkennung von Dokumenten mit der eine automatische Klassifizierung von Dokumenten in bestimmte Kategorien realis
294. von unber hrt da mit einem Doku mentenschema gespeicherte Dokumente weiterhin im DMSlgespeichert bleiben Durch ge nderte Anforderungen an die Datenstruktur k nnen sich nderungen am Schema der strukturierten Datentypen ergeben Dazu sind die in Kapitel 5 beschriebe nen Einschr nkungen zu ber cksichtigen um sicherzustellen dass keine Konflikte mit vorhanden Dokumenten oder Records erzeugt werden die mit dem Schema im DM5 abgelegt sind Diese Einschr nkungen sind e Dokumentenattribute d rfen nicht entfernt werden e neue Felder d rfen nur optional hinzugef gt werden e obligate Felder d rfen nicht entfernt werden Zul ssige nderungen an Schemata die von ADEPT2 genutzt werden m ssen auch ber ADEPT2 erfolgen um sicherzustellen dass die nderung in beiden Systemen umgesetzt wird Ansonsten w ren Laufzeitfehler beim Zugriff auf Dokumente oder Records w hrend der Prozessausf hrung die Folge Schemata die nicht in ADEPT2 verwendet werden k nnen dabei weiterhin ber die Komponenten verwaltet werden da sie keinen direkten Einfluss auf die Prozesse haben Falls nderungen erforderlich sind die nicht innerhalb der genannten Einschr nkun gen durchf hrbar sind muss ein neues Schema erstellt werden das die nderungen enth lt Dieses neue Schema kann dabei durchaus wieder mit denselben Speicheror ten wie das alte Schema verkn pft werden um Dokumente sowohl nach dem alten als auch nach dem neuen Schema in derse
295. vorge 40 2 Enterprise Content Management stellten Capture und Manage Komponenten realisiert werden Sie verwalten sowohl die Speicherorte der dynamischen Ablage Store als auch derer im Langzeitarchiv Preserve Der genutzte Speicherort wird anhand der Eigenschaften und Klassifizie rung der Informationen bestimmt Durch die Integration der Manage Komponenten werden durch die Library Services die notwendigen Such und Recherchefunktionen bereitgestellt Da die Manage Datenbanken keine Kenntnis ber die physischen Speicherorte besit zen werden diese Verweise durch die Library Services verwaltet Dadurch wird eine transparente Verlagerung der Daten an einen anderen physischen Speicherort reali sierbar Typischerweise werden die Speicherorte in Onlinespeicher Informationen im direkten Zugriff Nearlinespeicher Informationen die sich in indirektem Zugriff be finden wie DVDs die von einem Roboter zun chst in ein Leselaufwerk eingelegt wer den m ssen und Offlinespeicher Informationen die nicht im direkten Zugriff durch das System stehen z B au er Haus gelagerte B nder eingeteilt Weitere Aufgaben der Library Services sind das Erstellen und Speichern von Protokolldaten des Zugriffs und nderungen an den gespeicherten Informationen in Form von Audit Trailg und die Bereitstellung des Versionsmanagement zur Kontrolle der unterschiedlichen St n de und der Check In Check Out Funktionen zur Kontrolle gleichzeitiger Zugriffe
296. w die als Resultat aus der Durchf hrung von Gesch ftsprozessen ent stehen Wie in den Kapiteln 2 und 3 bereits angesprochen ist der Ubergang zwischen den Store und Preserve Bereichen bei DMS flieBend hnlich verh lt es sich auch bei den Bereichen Dokumenten und Records Management Auch hier sind die berg nge zwi schen Dokumenten und der Klassifikation als Records in den Systemen flie end Der physische Speicherort bleibt den Verwaltungskomponenten durch die transparente In tegration der Speichersysteme verborgen Die Unterscheidung zwischen nicht mehr ver nderbaren Records und Dokumenten die noch bearbeitet werden d rfen wird 110 4 Anforderungen an die Integration von DMS CMS und PMS lediglich durch den Status geregelt Mit dem Ubergang zur Archivierung wird ein Do kument zu einem Record Bei der Integration soll das DMS Repository Dokumente und Content speichern da dieses uber Komponenten zur Erfassung Verwaltung und Archivierung verf gt Au erdem sollen zu archivierende Daten aus dem PMS ebenfalls dort abgelegt werden um zum einen den Zugriff auf die Inhalte f r die anderen DMS Komponenten zu er m glichen und zum anderen die Archivierungs und RM Funktionen zur Aufbewah rung zu nutzen Die Definition entsprechender Aufbewahrungsrichtlinien erfolgt uber die RM Komponenten mit denen festgelegt wird welche Informationen wie lange auf zubewahren sind Um dies sicherzustellen m ssen dazu entsprechen
297. zeichnisdienst mit dem Kerberos Protokoll bereitgestellt wird Kerberos ist ein verteilter Authentifi zierungsdienst mit dem SSO umgesetzt werden kann und der plattform sowie syste munabh ngig ist BAN89 KN93 Lin96 NT94 Der SSOl Ansatz mit Kerberos bietet f r die Integration Vorteile da keine Unterbre chung des Arbeitsflusses durch mehrfache Anmeldungen stattfindet und erm glicht eine Vereinfachung der Administration Au erdem werden keine Passw rter in mehre ren Systemen gespeichert Passw rter m ssen nicht mehrfach ber das Netzwerk ber tragen werden und fehlgeschlagene Anmeldungen durch den Benutzer entfallen Der Nachteil daran ist dass bei einer Kompromittierung ein Angreifer vollen Zugriff auf alle Systeme und Daten erh lt Au erdem existieren unterschiedliche Kerberos Implementierungen in verschiedenen Versionen f r Unix und Windows die teilweise nicht kompatibel zueinander sind Hil00 Um die Funktionsweise von SSO ber Kerberos zu erl utern wird im Folgenden all gemein auf die Authentifizierung mit Kerberos eingegangen Dazu wird gezeigt wie der Ablauf einer Authentifizierung eines Benutzers an einem Authentifizierungsserver mit Kerberos abl uft Darauf aufbauend wird erl utert wie die Authentifizierung mit weiteren Anwendungen erfolgen kann ohne dass der Benutzer sich mehrfach authen tisieren muss Das Prinzip von ber Kerberos besteht darin dass ein oder mehrere Authentifi zierungsserver
298. zt werden ber den auch schon die Benutzer importiert werden Die Systeme senden hierzu w hrend des Authentifizierungsvorgangs die vom Benutzer erhaltenen Zugangsdaten an den Verzeichnisdienst Dieser pr ft ob Benutzername und Passwort mit den im Verzeichnisdienst gespeicherten Daten bereinstimmt Falls diese berein stimmen meldet er an das anfragende System die erfolgreiche Authentifizierung und 136 5 Konzeption der Integration von DMS und PMS der Benutzer kann angemeldet werden Durch die zentrale Verwaltung ber den Ver zeichnisdienst ergibt sich dass das Passwort nicht von den Systemen getrennt gespei chert wird und der Benutzer somit an beiden Systemen das gleiche Passwort verwenden kann Um die geforderte Authentifizierung des DMSJaus Prozessen heraus umzusetzen muss der Benutzer bei jedem Zugriff authentifiziert werden Da das keine Kenntnis ber das Passwort des Benutzers hat muss dem Benutzer beim Zugriff auf das Repository eine Authentisierungsm glichkeit beim Start einer Aktivit t angeboten wer den 5 2 4 3 Single Sign On Die von den meisten Benutzern als l stig empfundene mehrfache Eingabe ihres Be nutzernamen und Passworts entf llt bei Die Voraussetzung f r SSO bildet ein gemeinsam genutzter Authentifizierungsdienst Dies kann in diesem Fall durch den Verzeichnisdienst oder aber auch durch spezielle SSO Systeme realisiert werden Im Folgenden wird von einem SSO Dienst ausgegangen der durch einen Ver
299. zur Verteilung und Freigabe von Dokumenten Durch die Einbin dung von Skripten k nnen au erdem noch zus tzliche Aktionen in anderen Anwen dungen initiiert werden 78 3 Evaluierung von Dokumenten und Content Management Systemen Pe Workflowschema k 9 E VA Ok x Abbrechen test 5 Rechnungsfreigabe m Hilfe test ws Verteiler 17 Neues Schema amp Schema l schen El Schema speichern Schema laden T POF Ausgabe Rechnungspr fung 8 Rechnungspr fung user elo3 us Sammelknoten A Berechtigungen m Entscheidung Betrag gt 10 000 Zoom 100 C 25 user Administrator 2 Zahlung Freigabe Abteiungseite C 50 Abbildung 3 11 Workflow Editor Store Bei ELOprofessional sind die Bereiche Store und Preserve nicht explizit getrennt Die Indexdaten werden bei ELOprofessional inkl der Volltextindizes in einer relationalen Datenbank abgelegt Hierzu k nnen Datenbank Server von Microsoft Oracle oder IBM zum Einsatz kommen Die Daten k nnen im Dateisystem auf dem eigenen Server oder auf oder SAN Systemen gespeichert werden Optische Datentr ger und Band laufwerke werden zur Speicherung insbesondere von Archivdaten ebenso unterst tzt wie CAS Archivserver von IBM oder EMC Preserve Bei der Archivierung kopiert der ELOprofessional Backup Server die Daten in regelm igen Abst

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