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Ascotel IntelliGate Telekommunikationssysteme Ascotel Office

1. Office 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 13 Allgemeine Einstellungen vornehmen Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen Allgemein PIN ver ndern Gehen Sie wie folgt vor um Ihre PIN anzupassen 1 Tragen Sie die aktuelle PIN unter Aktuelle PIN und die neue PIN unter Neue PIN und unter PIN best tigen ein Als PIN ist eine 2 bis 10 stellige Ziffernkombination erlaubt 2 Klicken Sie auf PIN speichern wenn Sie zuk nftig beim Starten die PIN nicht mehr eingeben m chten 3 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Beachten Sie dass eine gespeicherte PIN b swillig herausgelesen und so Ihr Telefon unrechtm ssig benutzt werden kann Verhalten der Ansichten bestimmen Sie k nnen bestimmen welche Ansichten beim Starten Ihres Office 1600IP ge ff net werden sollen e ffnen beim Starten Die gew hlten Ansichten werden beim Starten des Office 1600IP automatisch ge ffnet e Minimiert Nur in Kombination mit ffnen beim Starten Die gew hlte Ansichten erscheinen beim Starten des Office 1600IP nur mini miert als Schaltfl che in der Taskleiste e Pop Up Hauptansicht Hauptansicht wird beim Rufen des Telefons in den Vordergrund des Bildschir mes ger ckt e Pop Up Meldung Das Meldungsfenster wird beim Empfangen einer Meldung ge ffnet e Pop Up Gruppe In Arbeitsgruppen Offnet das Arbeitsgruppenfenster sobald e
2. Ascotel Office 1600IP Bedienungsanleitung Ascotel IntelliGate Telekommunikationssysteme Inhalt SiCherheits Hinweise sererai enea N aeei AEAEE ERANTO ERa 3 Bevor Sie beginnen 2sus02224000nnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 5 Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen u022240000220nn0ennennnnnnnnnnnnnnennne nennen 12 Allgemeine Einstellungen vornehmen s 44us044400nnnnneonnnnn nenne nennen 13 Media Einstellungen vornehmen 00022244000n20nnnnnnnnnnnennnnnnnennennnn en 15 Erweiterte Media Einstellungen vornehmen 22220000222000nnennnn nennen 17 Rufmuster und Melodien einstellen us0020400000200nneRRnnnnnn ne nnnnnneenn 19 Einfach Telefonieren 2u0024000240020000nnnnonnnne nenn EEEE AKEE 20 Sie werden angerufen uussnssesssessnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnenennenn 21 Sie m chten telefonieren anime ernten een nennen 24 W hrend dem Gespr ch uuss222222000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 32 Journal kennenlernen 2000022000020200nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnennnnennnnnnennnnnennnn 34 Telefonieren wie ein Profi u0024000204002000nnnnn nenne nenne nnnnennnnnnnnnne nase ernennen 37 Komfortable Funktionen nutzen 2220022220002nnneennnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnenennnennn 38 Funktionen im Gespr
3. 222220 59 Ruhe vor dem Telefon 60 S Sammelanschluss n nannan 59 Schaltgruppen neanannnnnnn nannan 58 Status berwachen 222220 81 T Teampartner anrufen Teamtaste l schen Teamtasten iu 424 0er Teamtastenstatus verstehen Teilnehmer erneut anrufen Telefoniefunktionen 20 37 72 Telefonnetz manuell wechseln Telefonnummern erfassen Terminruf z 44 1 2A RR Textmeldungen 22222222 n Textmeldungen als E Mail senden Textmeldungen an Teilnehmer senden Textmeldungen beantworten Textmeldungen empfangen Textmeldungen weiterleiten TUODEN z 242 242 444 42 212 42 U Unbeantwortete Anrufe Unterdr cken der Rufnummer Anzeige URL erfassen cn W W hlen aus dem Journal W hlen aus dem Telefonbuch W hlen aus externen Telefonbuch W hlen mit Rufnummer W hlen nach Name Weiterverbinden mit Voranmeldung Weiterverbinden ohne Voranmeldung Z Zentralwecker 2 2 2 222
4. Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Warten Sie den 1 Rufton ab und klicken Sie dann auf die Foxtaste Verbinden Wenn der andere Teilnehmer das Gespr ch nicht entgegennimmt kommt der Anruf wieder zu Ihrem Office 1600IP zur ck Gespr chspartner halten Sie sind im Gespr ch und m chten die Verbindung in Haltung stellen um schnell etwas abzukl ren Parken Klicken Sie auf die Foxtaste Parken zur ckholen Um den geparkten Gespr chspartner zur ckzuholen klicken Sie auf die Foxtaste Zur ckholen Konferenzgespr ch f hren Sie sind im Gespr ch und haben einen Gespr chspartner in Halte stellung Diesen m chten Sie nun zum laufenden Gespr ch zuschal ten Konferenz Klicken Sie auf die Foxtaste Konferenz Um die Konferenz zu verlassen klicken Sie auf eine der Gespr chstasten Abwesenheit organisieren Anruf umleiten Anrufumleitung Sie verlassen Ihren Arbeitsplatz Ihre Anrufe sollen zu einem anderen Teilnehmer umgeleitet werden Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten u Teilnehmers in das leere Eingabefeld Klicken Sie in der Symbolleiste auf Umleiten Oder Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Nach Unten Taste neben der Umleittaste In der sich ffnenden Auswahlliste werden die vorg n
5. Terminruf aktivieren deaktivieren e Dauerauftrag aktivieren e Dauerauftrag l schen e Einzelauftrag aktivieren e Einzelauftrag l schen T r ffnen Unterdr cken der Rufnummer Anzeige e CLIR pro Anruf Zentralwecker beantworten e Coderuf e Ringsignal 26 26 82 lt TN Nr gt 81 lt TN Nr gt 81 90 56 lt hh mm gt 56 55 lt hh mm gt 55 751 75 lt x gt x 1 2 31 82 83 Textmeldungen benutzen Das Office 1600IP stellt einen komfortablen Meldungseditor zur Verf gung mit dem Sie sowohl Textmeldungen an interne Teilnehmer als auch E Mails versen den k nnen Hier erfahren Sie wie Sie bequem Textmeldungen schicken empfangen weiterlei ten und bearbeiten k nnen Themen bersicht Textmeldungen verschicken 2 22 2 222 neoneeneeneenneene nn Seite 62 Textmeldungen empfangen 22 2222 eeeneeeneeen nennen Seite 64 Textmeldungen verschicken Textmeldungen an Teilnehmer senden Meldung Hinweis Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Der Meldungseditor wird ge ff net Sie haben verschiedene M glichkeiten den Empf nger einzutragen e Schreiben Sie die Rufnummer in das leere Eingabefeld siehe W h len mit Rufnummer Seite 24 e Schreiben Sie den Namen in das leere Eingabefeld siehe W hlen nach Name Seite 25 W hlen Sie den Empf nger aus dem Telefonbuch siehe W hlen aus dem Telef
6. Willkommen zum Office 1600IP und seinen erstaunlichen M glichkeiten in der neuen Welt der IP Telefonie in der Sprach und Datendienste zusammenfinden Das Office 1600IP erweitert mit seiner benutzerfreundlichen Oberfl che die Gren zen der Office Systemendger te bietet starke Gruppenfunktionen und integriert sich hervorragend in Standard PC Programme Obwohl in erster Linie f r kleine bis mittelgrosse Arbeitsgruppen konzipiert ist das Office 1600IP ein herausragender Begleiter f r Einzelbenutzer mit hohen Anforde rungen an Mobilit t Dank der zentralen Informationsverwaltung haben die Office 1600IP Benutzer von zu Hause von der Firma und von jedem Ort mit einer Verbindung in das IP Netz werk der Firma direkten Zugang zu Anruflisten Telefonb cher Meldungen etc Themen bersicht Office 1600IP flexibel einsetzen 2 2 Hmmm Seite 5 Office 1600IP bedienen 22 Hamann Seite 7 Office 1600IP flexibel einsetzen Unabh ngig davon ob Ihr Office 1600IP an einem Einzelarbeitsplatz als Gruppen werkzeug oder unterwegs zum Einsatz kommt werden Sie die vielseitigen F hig keiten dieses attraktiven Softphones zu sch tzen wissen Office 1600IP am Einzelarbeitsplatz einsetzen F r intensive PC Benutzer bietet der Einsatz eines Office 1600IP viele Vorteile gegen ber herk mmlichen Telefonen Schnelle und komfortable Namenwahl ein fachere Handhabung der Anruflisten ber das Journal unlimitierte Anzahl privater Kontakte d
7. deaktiviert M chten Sie diese bereits w hrend dem Gespr ch deak m tivieren klicken Sie erneut auf die Foxtaste DTMF Anruf w hrend der Rufphase weiterleiten D Ihr Office 1600IP ruft Weiterleiten m Klicken Sie auf die Foxtaste Weiterleiten Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das sich ffnende Eingabefeld und klicken Sie auf OK Anruf w hrend der Rufphase abweisen I Ihr Office 1600IP ruft Abweisen Wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen m chten klicken Sie auf Fr die Foxtaste Abweisen Nummertasten nutzen Sie m chten viel benutzte Nummern direkt per Mausklick w hlen Sie k nnen hierzu Nummertasten definieren und Sie einer Gruppe zuordnen Nummertasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird i ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r Nummertasten 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Wichtige Nummern und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister wird hinzuge f gt Hinweis Sie k nnen die neuen Nummertasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppenregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgruppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Nummertasten und Funktionstasten ablegen Sie haben das
8. Nachbearbeitungszeit manu D ell zu beenden Sie sind sofort wieder bereit ankommende Gespr che zu beantwor ten Pause aktivieren deaktivieren Sie k nnen sich tempor r vor Anrufen auf Ihre Arbeitsgruppe sch tzen Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie auf die Pausentaste um die Pause zu aktivieren Um die Pause zu deaktivieren klicken Sie wieder auf die Pausenta ste Ihr Office 1600IP ist wieder bereit ankommende Anrufe entge genzunehmen Hinweis Nur Sie k nnen die Pause an Ihrem Office 1600IP aktivieren und deak tivieren Office 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe seite 77 Aus einer Arbeitsgruppe w hlen Sie m chten im Namen der Arbeitsgruppe jemanden anrufen Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand m Kontrollieren Sie ob in der Anzeige der Name der gew nschten Arbeitsgruppe steht Ist dies nicht der Fall w hlen Sie den richtigen Namen indem Sie mit dem Pfeil links in der Anzeige die Auswahlliste ffnen und dort den richtigen Namen ausw hlen W hlen Sie die Rufnummer und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen y Wenn es sich um einen externen Teilnehmer handelt sieht der Ange rufene die Rufnummer oder der Name der Arbeitsgruppe Wenn es sich um einen internen Teilnehmer handelt sieht der Ange rufene Ihre pers nliche inte
9. Office 1600IP auf einem tragbaren PC installiert haben steht Ihnen das Telefon berall dort zur Verf gung wo Sie sich mit dem PC an das Firmennetz mit dem Office 1600IP Server anmelden k nnen Sobald Sie das Office 1600IP starten werden die Anrufe automatisch bei Ihnen angeboten unabh ngig wo Sie gerade sind Wenn Sie eine Verbindung w hlen sieht die angerufene Person auf der Anzeige Ihre Gesch ftsnummer Office 1600IP zusammen mit einem Mobiltelefon benutzen Sie k nnen Ihr Office 1600IP auch im Twin Modus mit einem drahtlosen Syste mendger t einsetzen Solange das Mobiltelefon in der Ladeschale liegt werden die Anrufe so auf das Office 1600IP gelenkt Sobald Sie das Mobiltelefon aus der Lade schale nehmen werden die Anrufe auf dieses gelenkt Im Twincomfort Modus bernimmt Ihr Mobiltelefon auch die Eintr ge der Anruflisten der Wahlwiederho lung und des privaten Telefonbuches max 100 Eintr ge Twin und Twincomfort stehen auch zur Verf gung wenn Sie Ihr Office 1600IP als Gruppenwerkzeug benutzen Alternativziel wenn Ihr Office 1600IP nicht gestartet ist Wenn Ihr Office 1600IP nicht gestartet ist werden die Anrufe automatisch auf ein vorkonfiguriertes Ziel umgleitet Nat rlich k nnen Sie die Anrufe vor dem Beenden des Programms auch selber auf das gew nschte Alternativziel umleiten Office 1600IP bedienen Office 1600IP starten Standardm ssig wird Ihr Office 1600IP so installiert dass es beim Starten des
10. ch aufbauen e vorbestimmt e variabel Meldung senden e an einen Teilnehmer e an eine Gruppe e an alle R ckruf anfordern Message e Message aktivieren e Message von fremdem Telefon aus l schen Relais steuern e aktivieren e deaktivieren R ckruf l schen Rufweiterschalten RWS e sich sch tzen vor e auf sich erlauben e RWS aktivieren e RWS l schen e RWS auf zuletzt konfig TN aktivieren e RWS auf zuletzt konfig TN l schen e RWS auf vorkonfig TN aktivieren e RWS auf vorkonfig TN l schen e RWS auf Personensuchanlage aktivieren e RWS auf Personensuchanlage l schen e RWS auf Zentralwecker aktivieren e RWS auf Zentralwecker l schen 4800 4800 48 lt SAS Nr gt 48 lt SAS Nr gt 7998 lt TN Nr gt 79 lt GR Nr gt 89 23 lt TN Nr gt 23 06 lt TN Nr gt lt Fkt gt 76 76 70 lt Konf Nr gt 71 lt TN Nr 1 gt bis lt TN Nr 5 gt 3598 lt TN Nr gt lt Meld Nr gt 35 lt GR Nr gt lt Meld Nr gt 3599 lt Meld Nr gt 38 lt TN Nr gt 38 lt TN Nr gt 74 lt Relais Nr gt 74 lt Relais Nr gt 37 02 02 61 lt TN Nr gt Ruhe vor dem Telefon Anrufschutz e aktivieren e deaktivieren Sucher beantworten Teilnehmer ber Personensuchanlage suchen e suchen in Vorwahl e suchen in Nachwahl Telefonnetz manuell wechseln LCR Fallback nach Fallback wird die zuletzt gew hlte externe Rufnummer automatisch gew hlt
11. ch nutzen uus222224002nnnennnennnnnnnnennnnnnnnnnennnnnennnnnnnnnn 40 Abwesenheit organisieren 2 24s022208000008000nnnnn neuen nennen neuen nennen nennen nennen 43 Spezielle Situationen meistern u00ss220020000snnnnnnnnnnennnennnnnennnnnnnnnnnn anne 45 Nummertasten nutzen 2u022400020nennnnnnnnnnonnnnennnnennnnennnnnnnnnnnnnnnenennenennenennnn 46 Teamtasten NuUlZen snene nennen nee 49 Funktionstasten nutzen ne eng 53 Funktionscodes anwenden 224uuusn2ennnnennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 58 Textmeldungen benutzen 2 2200022220022000002nnnnonnnnnn nennen nnnnnnenennnn nennen nennen 61 Textmeldungen verschicken 2 22000442040000n0nnnneonnnnnn nennen nnnennnnnnnennnne nennen 62 Textmeldungen empfangen uu2222ssssnnennneennennnnenennnnennnnnnnnnnnennnnnnnennnne nennen 64 Kontakte plegen nenne einer 66 Neuen Kontakt erstellen u002220000000000nnnnennnnne nennen nennen nenne nnennennennn 67 Kontakt bearbeiten series nie NEEE Ea aeia ES 70 Externes Telefonbuch scrisoarea aA p NER ar eE EEEN 71 In der Gruppe telefonieren 4 u2042244000000nnn en nnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnennnn nennen 72 Mitglied in einer Arbeitsgruppe uus 2240000000nnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnn en 73 Telefongespr che erfassen u022242022000000008000nnnnnnnnnnn nennen nennen nennen nennen 78 Arbeitsgruppe verw
12. nen Hinweis Sie k nnen die Teamtasten auch mit der Maus aus dem Gruppenregi ster auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Teamtaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet E Klicken Sie auf die Teamtaste die Sie l schen m chten P W hlen Sie im Men Taste L schen Die Teamtaste wird gel scht Teamtastenstatus verstehen Die Teamtaste zeigt Ihnen mit Symbolen den momentanen Status Ihres Teampart ners an Symbol Zustand Der Teampariner ist frei Beim Teampartner l utet das Telefon amp Der Teampartner ist am telefonieren Ist Schrift und Rahmen einer Teamtaste hellgrau ist die Taste inaktiv z B weil der Teampartner eine Anrufumleitung aktiviert hat Teampartner anrufen Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet Sie sehen dass der gew nschte Teampartner frei ist WH Klicken Sie doppelt auf die Teamtaste des gew nschten Teampart ners Der Teampartner wird gerufen Anruf f r einen Teampartner bernehmen C Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet Sie sehen dass bei einem Teampartner das Telefon l utet und m ch ten diesen Anruf bernehmen Klicken Sie doppelt auf die Teamtaste dieses Teampariners Die Verbindung wird zu Ihnen aufgebaut Fu
13. neue Gruppenregister ge ffnet Erstellen Sie die Nummertasten 1 W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet 2 W hlen Sie Nummertaste und tragen Sie unter Rufnummer die gew nschte Rufnummer ein Wenn die Rufnummer bereits in den Kontakten abgelegt ist k nnen Sie sie aus der Auswahlliste ent nehmen 3 Tragen Sie im Feld Beschriftung den Namen ein unter dem die Nummertaste dargestellt werden soll optional Wenn Sie das Feld leer lassen und die Rufnummer nicht in den Kontakten abgelegt ist wird die Rufnummer zur Beschriftung ver wendet Wenn Sie das Feld leerlassen und die Rufnummer ist in den Kon takten abgelegt wird der Name aus dem Kontakt zur Beschriftung verwendet A Klicken Sie auf OK Die Nummertaste wird erstellt 5 Wiederholen Sie diese Schritte bis Sie alle Nummertasten erstellt haben 6 Ordnen Sie die Nummertasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord nen Hinweis Sie k nnen die Nummertasten auch mit der Maus aus dem Gruppen register auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Nummertaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister mit den Nummertasten ge ffnet Klicken Sie auf die Nummertaste die Sie l schen m chten x W hlen Sie im Men Taste L schen Die Nummertaste wird gel scht Teamtasten nutzen Sie und Ihre Teampartner m chten als Team st ndig erreichbar
14. systemweit nur ein Anruf gleichzeitig zentral geparkt werden Eines von drei systeminternen Relais ansteuern Die Relais k nnen eingesetzt werden um beispielsweise Son nenstoren Heizungen oder andere elektrisch steuerbare Einrichtungen zu bedienen Fragen Sie Ihren Systembe treuer um zu erfahren wie bei Ihnen diese Relais einge setzt werden Leitet all Ihre Anrufe auf ein in der Systemkonfiguration vordefiniertes Ziel Aus bestimmtem oder allen Sammelanschl ssen abmel den und wieder anmelden Sie m ssen in der Systemkon figuration als Mitglied dieser Sammelanschl sse eingetra gen sein Funktion Schaltgruppe Umleitung Weiterleiten Eigenschaft Mit Schaltgruppen k nnen Sie z B Anrufe ber das Wochenende auf andere Ziele lenken als w hrend den Arbeitstagen Jede Schaltgruppe hat drei Schaltm glich keiten Sie brauchen eine Berechtigung um Schaltgrup pen bedienen zu k nnen Fragen Sie Ihren Systembe treuer wie bei Ihnen die Schaltgruppen eingesetzt werden und ob Sie berechtigt sind diese zu bedienen Aktivieren und deaktivieren einer Umleitung auf ein ande res Anrufziel W hlen Sie unter Variante die Art des Zieles oder der Umleitung aus und tragen Sie unter Rufnummer die Rufnummer des Zielteilnehmers ein Leitet einen anstehenden Anruf w hrend der Rufphase weiter auf das Ziel das Sie unter Rufnummer definiert haben Die gleichlautende Funktion auf der Foxtaste unter scheidet sich dadurch d
15. Eingabefeld bernommen Bei Bedarf k nnen Sie diese nun noch editieren Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die D Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Hinweis In der Wahlwiederholungsliste werden die Teilnehmer aufgelistet wel che im Journal eingetragen sind Wird ein Journaleintrag gel scht ist der zugeh rige Teilnehmer auch in der Wahlwiederholungsliste nicht mehr verf gbar Unbeantwortete Anrufe beantworten Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und m chten die Anrufe w hrend Ihrer Abwe senheit beantworten Unbeantwortete Anrufe werden im Journal protokolliert Sie erkennen leicht an der Darstellung der Schaltfl che Journal in der Hauptansicht ob es Eintr ge unbeantworteter Anrufe gibt Schaltfl che Journal Der Schaltfl chentext ist fett Journal 4 und dahinter steht eine Zahl z B 4 Der Schaltfl chentext ist nicht Journal2 fett und dahinter steht eine Zahl z B 2 Der Schaltfl chentext ist nicht Journal fett und dahinter steht keine Nummer Unbeantwortete Anrufe und Mel dungen Es gibt 4 Eintr ge von ungelesenen und unbeantworteten Anrufen Mel dungen im Journal Es gibt 2 bereits gelesene Eintr ge von unbeantworteten Anrufen Mel dungen im Journal Es gibt keine Eintr ge von unbeant worteten Anrufen Meldungen im Journal Gehen Sie wie folgt vor um die unbeantworteten Anrufe zu beantworten Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klick
16. MS Exchange Kontaktverzeichnis ber die Ansicht Kontakte direkt zug nglich ist Dies erlaubt Ihnen einerseits Ihr privates Kontaktverzeichnis ber das private Tele fonbuch Ihres Office 1600IP zu pflegen anderseits haben Sie ber das ffentliche Telefonbuch direkt Zugriff auf die in MS Exchange abgelegten Firmenkontakte Im Folgenden erfahren Sie wie Sie in Ihren Telefonb chern Kontakte erstellen und pflegen Themen bersicht Neuen Kontakt erstellen 22222 en een eeenneeneneeeee nn Seite 67 Kontakt bearbeiten 2 222mm ranru deia a A E E nenn Seite 70 Externes Telefonbuch 2222222 aa Seite 71 Neuen Kontakt erstellen Sie k nnen im privaten Telefonbuch beliebig viele Kontakte er ffnen und pflegen Privaten Kontakt erstellen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet und m chten einen Teilnehmer in Ihr privates Telefonbuch aufnehmen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet Offnen Sie das Telefonbuch Privat Klicken Sie anschliessend auf Neu Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes wird ge ffnet Pers nliche Angaben erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Erfassen Sie den Namen 1 Klicken Sie auf Namen 2 Tragen Sie Vor und Nachname in die Eingabefelder des Namen dialoges ein 3 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und den Namen zu bernehmen 7 Bearbeiten Sie die Felder Posi
17. PCs automatisch ge ffnet wird Mit dem Programmsymbol auf Ihrem Desktop k nnen Sie das Office 1600IP auch manuell starten Jedesmal beim Start von Office 1600IP pr ft das System ob die neueste Software Version des Programms vorhanden ist Wenn nicht wird das Programm automa tisch aktualisiert Beim ersten Start werden Sie nach Benutzername und PIN gefragt Geben Sie unter Benutzername die interne Rufnummer Ihres Office 1600IP ein ndern Sie darauf die voreingestellte PIN 0000 mit einer PIN Ihrer Wahl Klicken Sie auf PIN speichern wenn die Abfrage beim n chsten Starten nicht mehr erscheinen soll Hinweis Beachten Sie dass eine gespeicherte PIN b swillig herausgelesen und so Ihr Telefon unrechtm ssig benutzt werden kann Klicken Sie auf OK Ihr Office 1600IP wird gestartet Office 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 8 Bedienoberfl che kennenlernen Die Hauptansicht ist die zentrale Benutzerkonsole des Office 1600IP Von hier aus t tigen Sie Ihre Anrufe oder ffnen weitere Ansichten f r den Zugriff auf den Mel dungseditor die Kontakte die Gruppen oder das Journal office 16001P E AEE Symbobeste umeten GA komste Green C urna 5 Die Zustandsanzeige zeigt den aktuellen Zustand des Telefons Mit den Bedientasten bedienen Sie das Telefon und die Arbeitsgruppen Die Foxtasten bieten kontextabh ngig weitere Funktionen an ber die Symbolleiste k nnen Sie eine Umleitung aktivieren siehe Anru
18. Sie erneut auf die Taste um Lauth ren wieder auszuschal ten so Journal kennenlernen Im Journal werden sowohl alle ankommenden und abgehenden Anrufe als auch Textmeldungen als Ereignisse eingetragen Sie k nnen aus einem Eintrag nebst anderen n tzliche Informationen herauslesen welcher Art das Ereignis war wann es erfolgte wer daran beteiligt war und wie lange es gedauert hat Mit einem Dop pelklick auf einen Eintrag k nnen Sie kontextabh ngig eine Aktion ausl sen Journaleintr ge verstehen Anhand des Symbols in der ersten Spalte eines Eintrages k nnen Sie erkennen um welchen Eintragstyp es sich handelt u Bedeutung Doppelklick auf Eintrag Ei Anruf erhalten und beantwortet Gespr chspartner wird angerufen Anruf erhalten aber nicht beant ci Gespr chspartner wird angerufen wortet Abgehender Anruf wurde beant l Gja Gespr chspartner wird angerufen wortet da Abgehender Anruf wurde nicht beantwortet oder Zielteilnehmer Gespr chspartner wird angerufen war besetzt N Anruf erhalten und an Mailbox l Mailbox wird angerufen weitergeleitet a E Textmeldung versandt Textmeldung wird angezeigt gt E nn empEngen ung Textmeldung wird angezeigt NE Textmeldung empfangen und noch nicht gelesen Textmeldung wird angezeigt Unbeantwortete Anrufe sind fett geschrieben In der Spalte Namen steht der Name des Gespr chspartners sofern dieser bekannt ist Office 1600IP Einfach Telefonieren Journal
19. alten uuu02224200200000080nnonnnnnn neuen nnnnnnn nennen nennen nennen nnnnnnnn 80 NER ne a ee ee ee ee 83 Office 1600IP Sicherheitshinweise Seite 3 Sicherheitshinweise Hinweise zu dieser Anleitung Lesen Sie bitte diese Bedienungsanleitung bevor Sie Ihr Office 1600IP im Alltag benutzen Ihr PC mit dem Office 1600IP wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Media Ger t ausger stet Dies kann ein Telefonh rer ein Headset oder ein Bluetooth Ger t sein Je nach Ger t kann die Bedienung Ihres Office 1600IP leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen Diese Anleitung steht im Office 1600IP unter Hilfe auch im onlinefreundlichen HTML Format zur Verf gung Vergleichen Sie die Version dieses Dokumentes mit der Version des Online Doku mentes Stimmt die Version nicht berein laden Sie das PDF Dokument neu her unter indem Sie im Online Dokument auf die entsprechende Verkn pfung klicken Dokumentnummer eud 0001_de 1 5 Hinweise zum Produkt Verwendungszweck Dieses PC Telefon ist ein Systemendger t und kann nur mit dem Betrieb des pas senden PBX Systems verwendet werden Die Software l sst sich nur starten wenn ein entsprechend konfiguriertes PBX System erkannt wird Das PC Telefon ist geeignet f r den Einsatz als Komforttelefon an einem festen oder mobilen Arbeits platz oder als Telefon f r Agenten von Arbeitsgruppen Zusammen mit einem Mobiltelefon kann es im Twin Modus betrieben werden Funktionsumf
20. ang Nebst den vielf ltigen Zusatzfunktionen in der Eigenheit als PC und Teamtelefon entspricht der Funktionsumfangs im wesentlichen einem Office 35 Systemendge r tes Es kann jedoch nicht als Reihenapparat eingesetzt werden Verf gbarkeit Die Verf gbarkeit des Telefons ist abh ngig von der Funktionst chtigkeit und der Stromversorgung des PCs sowie der Verf gbarkeit des Daten Netzwerkes der PBX und des OIPs Ist das Telefon nicht verf gbar werden Anrufe an ein Ersatzziel gelenkt sofern konfiguriert Zusatzeinrichtungen Verwenden Sie nur vom Hersteller ausdr cklich empfohlene Media Ger te wie Telefonh rer Headset und Bluetooth Ger te Haftungsausschluss Dieses Produkt wurde gem ss ISO 9001 Qualit tskriterien hergestellt Die mitge lieferten Benutzerinformationen sind mit gr sster Sorgfalt erstellt worden Die Funk tionen des Produkts sind ber umfangreiche Zulassungstests gepr ft und freigege ben worden Dennoch k nnen Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden Der Hersteller haftet nicht f r allf llige direkte oder indirekte Sch den die durch fal sche Handhabung unsachgem ssen Gebrauch oder sonstiges fehlerhaftes Ver halten mit einem Produkt entstehen sollten Auf m gliche Gef hrdungen wird an entsprechender Stelle der Bedienungsanleitung hingewiesen Die Haftung f r ent gangenen Gewinn ist in jedem Fall ausgeschlossen Office 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 5 Bevor Sie beginnen
21. ass die Rufnummer des Zielteil nehmers nicht vordefiniert ist Definieren Sie daher eine Funktionstaste dann wenn Sie h ufig auf denselben Ziel teilnehmer weiterschalten Funktionstaste bedienen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister mit der Funktionstaste die Sie bedienen m chten ge ffnet u Klicken Sie doppelt auf die Funktionstaste der Funktion die Sie aus l sen m chten Funktionstaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister mit der Funktionstaste die Sie l schen m chten ge ffnet Klicken Sie auf die Funktionstaste die Sie l schen m chten x W hlen Sie im Men Taste L schen Die Funktionstaste wird gel scht Funktionscodes anwenden Funktionen die nicht ber das Men angeboten werden k nnen Sie mit Funktions codes aktivieren Einen Funktionscode k nnen Sie direkt eingeben oder auf einer Taste speichern Der DTMF Modus muss ausgeschaltet sein um eine Funktion ber einen Funktionscode zu aktivieren Alle aktiven Funktionen deaktivieren ausser Sammelanschluss Amtszugang mit Geb hrenr ckruf aktivieren Anklopfen e aktivieren e sich sch tzen vor e auf sich erlauben Anruf bernehmen Anrufe umleiten AUL e sich sch tzen vor e auf sich erlauben e unbedingte AUL aktivieren e unbedingte AUL l schen e unbedingte AUL auf zuletzt konfig TN aktivieren e unbedingte AUL auf zuletzt konfig TN l schen e AUL auf vorkonfig TN akti
22. assen Sie die Eintr ge an Detaillierte Angaben zu den Eingabefel dern finden Sie unter Neuen Kontakt erstellen Seite 67 Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen klicken Sie auf Speichern und Schliessen Privaten Kontakt l schen Sie haben die Kontaktansicht ge ffnet und m chten einen Eintrag aus Ihrem privaten Telefonbuch l schen Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste Markieren Sie den Eintrag den Sie l schen m chten und klicken Sie auf Eintrag l schen Externes Telefonbuch W hlen aus einem externen Telefonbuch Sie k nnen direkt aus Ihrem Office 1600IP ein Telefonbuch im Intranet ffnen Die URL Adresse dieses Telefonbuches ist in den Einstellungen eingetragen siehe Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 13 Bitte Lesen Sie unter W hlen aus einem externen Telefonbuch Seite 27 um zu erfahren wie Sie aus dem externen Telefonbuch w hlen k nnen In der Gruppe telefonieren Wenn sich mehrere Personen telefonisch um die Anliegen von Kunden k mmern liegt es auf der Hand sich in Arbeitsgruppen zu organisieren Unabh ngig davon ob Sie in einem Reservierungszentrum einer Help Desk f r eine Infoline oder in einem Kundenservice Center arbeiten mit dem Office 1600IP steht Ihnen ein kom fortables Gruppenwerkzeug zur Verf gung Nebst g ngigen Gruppenfunktionen
23. bmel den Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Arbeitsgruppen verwalten und dann auf die Registerkarte der zu verwaltenden Arbeitsgruppe Die Mitglieder sind im linken Rahmen aufgelistet Steht bei einem Mitglieder unter Angemeldet ein H klein ist er bereits angemeldet Sie k nnen den Mitglieder an dieser Stelle selber ab oder anmelden Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern ohne die Ansicht zu verlassen oder auf OK um die Einstellungen zu speichern und den Dialog zu schliessen Arbeitsticket l schen Sie k nnen jedes Arbeitsticket l schen unabh ngig davon ob Sie pers nlich Gespr chsnotizen hinzugef gt haben oder nicht Arbeitsgruppenmitglieder ohne Gruppenadministratorrechte k nnen keine Arbeitstickets l schen Sie m chten ein Arbeitsticket l schen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Tabelle Ihrer Arbeitsgruppe aus x W hlen Sie den zu l schenden Arbeitsticketeintrag und klicken Sie auf Eintrag l schen Index A Adresse erfassen 2222n2eeenen 68 Adresse von Internet Telefonbuch 14 Amtszugang mit Geb hrenr ckruf 58 An abmelden in aus Arbeitsgruppe 73 Anklopfen abweisen 2 39 Anklopfen beantworten 39 Anklopfen bei einem Teilnehmer 39 Anruf entgegennehmen 22 Anruf f r Teampartner bernehmen 52 Anruf w hrend der Rufphase weiterleiten 45 Anruf w hren
24. d Rufphase abweisen 45 Anruf w hrend Rufphase weiterleiten 45 Anrufe entgegennehmen 74 AURISCHUZ ns Base een 60 Anrufumleitung aufheben 43 Ansagedienst 220neeereenen 58 Arbeitsgruppe einrichten 80 Arbeitsticket l schen 22 2 82 Aufschalten 2 22m 2eeeneeeenen 58 Aus einer Arbeitsgruppe abmelden 77 Ausl ser einer AUL informieren 43 B Bedienoberfl che kennenlernen 8 Bedientasten Foxtasten kennenlernen 9g D Diskretfuf 2 22220 neeeneeene nen 21 DTMF Tonwahl 2222eee2 45 E Eigene E Mail Adresse eintragen 14 E Mail erfassen nannaaanaanannnan 69 F Fernbedienung 22222 59 Folow me zuusuanahennaenee 59 Funktion ber fremdes Telefon aktivieren 59 Funktionen deaktivieren 58 1 Funktionen verstehen 2 54 Funktionscodes 222222ee een 58 Funktionstaste bedienen 56 Funktionstaste l schen 57 Funktionstasten 222202 anaana 53 G Ger te zur Rufausgabe ausw hlen 15 Gesp chslautst rke einstellen 32 Gespr ch beenden 2 222202 22 Gespr chsnotiz hinzuf gen 79 Gespr chspartner parken 42 J Journaleintrag als Kontakt speichern 35 Journaleintr ge sortieren 35 Journaleintr ge verstehen 34 K Konferenzgespr ch f hren 42 Kontakt ers
25. die Funktionstasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord nen Hinweis Sie k nnen die Funktionstasten auch mit der Maus aus dem Gruppen register auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Funktionen verstehen Die zur Verf gung stehenden Funktionen haben folgende Eigenschaften Funktion Eigenschaft W hlt die eingetragene Rufnummer und unterdr ckt die CLIR pro Anruf Anzeige Ihrer Rufnummer beim Angerufenen Dieser Dienst muss von Ihrem Netzbetreiber unterst tzt werden Schaltet die Courtesy Gruppe 1 oder 2 ein und aus Cour Courtesy tesy ist der Ansagetext der eingespielt werden kann wenn jemand anruft Fernwartung einmalig zulassen oder sperren oder Fern Fernwartun g wartung immer zulassen oder sperren Funktion Mailbox MCID Park Relais Ruhe vor dem Tele fon Sammelanschluss Eigenschaft Mailbox abfragen Ruft die Mailbox an und gibt automa tisch die Mailbox PIN ein Wenn Ihre Mailbox die gleiche PIN hat wie Ihr Office 1600IP aktivieren Sie das Optionsfeld Office 1600IP PIN benutzen Wenn sich die PIN unterscheidet tragen Sie unter Mailbox PIN die PIN Ihrer Mailbox ein Bel stigungsanrufe zur ckverfolgen lassen Malicious Call Identification Dieser Dienst muss beim Netzbetreiber angefordert werden Einen Anruf zentral in Haltung stellen damit er von einem andern internen Teilnehmer bernommen werden kann Es kann
26. e Mitglieder aus der Arbeits gruppe ausschliessen ber die Nach Oben und Nach Unten Taste k nnen Sie die Rei henfolge der Mitglieder anpassen Passen Sie die weiter unten beschriebene Einstellungen den Anfor derungen an Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern ohne die Ansicht zu verlassen oder auf OK um die Einstellungen zu speichern und den Dialog zu schliessen Office 1600IP In der Gruppe telefonieren Arbeitsgruppe verwalten Seite 81 Einstellungen der Arbeitsgruppe Einstellung Name Rufverteilung Erl uterung Hier k nnen Sie den Namen der Arbeitsgruppe ndern Ein Anruf wird generell gem ss der Reihenfolge in der Mitgliederliste signalisiert Mit linear wird immer zuerst das erste Mitglied der Liste gerufen Mit zyklisch wird immer zuerst der Reihe nach das n chste Mitglied gerufen Ein Anruf wird bei einem Mitglied w hrend der hier Rufdauer eingetragenen Zeit signalisiert bevor er an das n chste Mitglied weitergegeben wird Nachbearbeitungszeit Dauer der Nachbearbeitungszeit Aktivieren Sie Gespr chsnotizen erzwingen wenn f r jeden Anruf automatisch eine Gespr chsnotizen erzwingen Gespr chsnotiz ge ffnet und gespeichert werden soll siehe auch Neues Arbeitsticket erstellen Seite 78 Status berwachen und Mitglieder an abmelden Sie m chten nachschauen wer bereits in der Arbeitsgruppe ange meldet ist und bei Bedarf selber weitere Mitglieder an oder a
27. ein unter Betreff Tragen Sie im mittleren Rahmen Ihre Gespr chsnotizen ein Im unte ren Rahmen werden sp ter die erfassten Gespr chsnotizen ange zeigt Speichern Sie die eben erfasste Gespr chsnotiz Sie k nnen die Gespr chsnotiz auch nach dem Gespr ch erstellen Die gespeicherte Gespr chsnotiz ist f r alle Mitglieder der Arbeits gruppe zug nglich und Kann durch alle editiert werden solange bei einem weiteren Anruf keine neue Gespr chsnotiz in diesem Arbeitstik ket er ffnet wird Ihr Gruppenadministrator kann einstellen dass immer eine Gespr chs notiz abgespeichert werden muss Wenn Sie in diesem Modus w h rend des Gespr chs nicht selber eine Gespr chsnotiz erstellen wird nach dem Beenden des Gespr chs automatisch eine angelegt und gesichert unabh ngig davon ob Sie diese editieren oder nicht Auch bei unbeantworteten Anrufen wird in diesem Modus automatisch eine leere Gespr chsnotiz erstellt Gespr chsnotiz zu einem bestehenden Arbeitsticket hinzuf gen Sie k nnen bei jedem Anruf entscheiden ob Sie ein neues Arbeitsticket er ffnen m chten oder ob Sie die neue Gespr chsnotiz einem bestehenden Arbeitsticket hinzuf gen m chten EN Sie sind im Gespr ch Unter der Anrufernummer gibt es bereits Arbeitstickets mit Gespr chsnotizen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Regi sterkarte Ihrer Arbeitsgruppe aus Alle Arbeitstickets in der Liste die eine oder mehre
28. eiten Sie die Einga befelder Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen ei klicken Sie auf Speichern und Schliessen Sie m chten telefonieren W hlen mit Rufnummer o Hinweis Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste oder dr cken Sie die Enter Taste auf Ihrer PC Tastatur Der Teilnehmer wird gerufen Sie k nnen die Rufnummern nach dem internationalen Format 4112345678 oder nach dem nationalen Format eingeben 0012345678 Die f hrende Ziffer f r den Amtszugang brauchen Sie nur beim nationalen Format einzugeben im Beispiel ist das die f hrende 0 Um die Rufnummer lesbar zu gliedern k nnen Sie Leerschl ge und Bindestriche benutzen 0 01 234 5678 Alle andern Zeichen werden vom Office 1600IP nicht verstanden W hlen nach Name Hinweis Hinweis Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens in das Eingabefeld e Wenn der gesuchte Namen im Telefonbuch unter dem Nachnamen eingeordnet ist geben Sie die Anfangsbuchstaben des Nachna mens ein e Wenn der gesuchte Namen im Telefonbuch unter dem Vornamen eingeordnet ist geben Sie die Anfangsbuchstaben des Vornamens ein e Um nach einer Kombination von Vor und Nachnamen zu suchen tippen Sie die Anfangsbuchstaben des 1 Name
29. en Sie in der Symbolleiste auf Journal W hlen Sie den Eintrag eines unbeantworteten Anrufes Sie erken nen diesen am Symbol und an der fetten Schrift Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Beantwortet der Gespr chspartner Ihren Anruf wird nach Beenden des Gespr ches der Eintrag nicht mehr fett dargestellt und auf der Schaltfl che Journal in der Symbol leiste der Hauptansicht wird ein unbeantworteter Anruf weniger gez hlt W hrend dem Gespr ch Gespr chslautst rke einstellen Die Stimme Ihres Gespr chspartners ist zu laut oder zu leise Sie m chten die Laut st rke der Sprachwiedergabe tempor r f r dieses Gespr ch anpassen Sie sind im Gespr ch Klicken Sie mehrmals auf die entsprechende Lautst rketaste bis die Lautst rke Ihrem Bed rfnis entspricht Mikrofon ein ausschalten Sie m chten dass Ihr Gespr chsteilnehmer f r einen Moment nicht h rt was Sie mit jemand anderem besprechen Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Stummtaste um das Mikrofon auszuschalten Ihr Gespr chspartner kann Sie nicht mehr h ren Um das Mikrofon wieder einzuschalten klicken Sie nochmals auf die Stummtaste 00 Lauth ren Sie m chten Ihren Gespr chspartner ber den Lautsprecher Ihres PCs h ren Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Lauth rtaste um Lauth ren einzuschalten Klicken
30. er oder den Namen des gew nschten R ckfragepartners in das leere Eingabefeld Klicken Sie auf die Gespr chstaste Das 1 Gespr ch wird in Haltung gestellt mer Klicken Sie neben der Anzeige des R ckfragepartners nach erfolgter R ckfrage auf die Gespr chstaste Sie sind wieder mit dem Gespr chspartner verbunden Makeln zwischen R ckfragepartner und Gespr chspartner Sie haben eine R ckfrage eingeleitet und m chten zum 1 Gespr chspartner wechseln ohne den R ckfrageparitner zu verlie ren _ Makein Klicken Sie w hrend dem Gespr ch auf die Foxtaste Makeln Der R ckfragepartner wird in Haltung gestellt Makein Um wieder zur ck zum R ckfragepartner zu gelangen dr cken Sie nochmals die gleiche Foxtaste Gespr chspartner mit Voranmeldung weiterverbinden _ Verbinden Sie sind im Gespr ch und m chten Ihren Gespr chspartner weiter verbinden Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen und das laufende Gespr ch wird in Haltung gestellt Warten Sie bis der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch entgegen nimmt und k ndigen Sie ihm den Anruf an Klicken Sie dann auf die Foxtaste Verbinden Gespr chspartner ohne Voranmeldung weiterverbinden I Verbinden Hinweis Sie sind im Gespr ch und m chten Ihren Gespr chspartner weiter verbinden
31. espr chsverbindung aufbauen Im Folgenden erfahren Sie alles N tige um sofort mit Ihrem Office 1600IP arbeiten zu k nnen und um die grundlegende Bedienerf hrung zu verstehen Hinweis Beschreibung und Bedienung k nnen abh ngig vom eingesetzten Media Ger t leicht voneinander abweichen Einige Handapparate unterst tzen z B das Einleiten und Abschliessen eines Gespr chs durch das Herausnehmen des Handapparates aus der Halterung Die folgende Beschreibung geht davon aus dass diese Funktion nicht zur Verf gung steht Themen bersicht Sie werden angerufen 2 22222 nnueeeeneeneneeneenene nenn Seite 21 Sie m chten telefonieren 22 222 nennen eenr een Seite 24 Journal kennenlernen mm een Seite 34 Sie werden angerufen Lautst rke der Anrufsignalisation einstellen Sie m chten die Lautst rke der Rufsignalisation ver ndern I Ihr Office 1600IP ruft Wenn die Lautst rke der Rufsignalisation zu laut oder zu leise ist klik ee ken Sie mehrmals auf die entsprechende Lautst rketaste bis die Lautst rke Ihrem Bed rfnis entspricht Wenn Sie die Lautst rke gene rell f r alle Anrufe anpassen m chten ndern Sie die Media Einstel lungen siehe Lautst rken einstellen Seite 16 Rufsignalisation unterdr cken Diskretruf Sie m chten die Rufsignalisation unterdr cken ohne den Anruf sofort zu beantwor ten I Ihr Office 1600IP ruft nn Klicken Sie auf die Foxtaste Diskret Die Rufsig
32. eziell markieren Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie einen Eintrag der nicht gel scht werden soll Klicken Sie in der Spalte Archiv auf das Auswahlfeld Der Eintrag Er bleibt bei den automatischen L schvorg ngen erhalten Journaleintr ge manuell l schen Die Journaleintr ge werden regelm ssig automatisch gel scht Sie k nnen ausge w hlte Eintr ge aber bereits vorher manuell l schen Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie den Eintrag den Sie l schen m chten Sie k nnen mit der Maus auch mehrere Eintr ge ausw hlen indem Sie w hrend der Auswahl die Shift oder Otrl Taste dr cken er Klicken Sie in der Symbolleiste auf L schen Die ausgew hlten Ein tr ge werden gel scht Telefonieren wie ein Profi Als Telefon aus der Office Familie bietet Ihr Office 1600IP bis auf wenige Ausnah men die ganze Palette der vielf ltigen Komfortfunktionen Dank dem dass mit dem Office 1600IP die beschr nkten Anzeigem glichkeiten eines herk mmlichen End ger tes gesprengt werden lassen sich zudem Merkmale wie Team oder Funkti onstasten bersichtlicher gestalten und besser bedienen Im Folgenden erfahren Sie wie Sie die Komfortfunktionen mit dem Office 1600IP optimal einsetzen Hinweis Beschreibung und Bedienung k nnen abh ngig vom eingesetzten Media Ger t leicht voneinander abweichen Einige Handapparate unterst tzen z B das Einleiten und Abschliessen eines Gespr chs durch das Heraus
33. f umlei ten Anrufumleitung Seite 43 oder Sie k nnen weitere Ansichten des Office 1600IP ffnen e Kontakte ffnet Ihre Telefonb cher siehe Kontakte pflegen Seite 66 e Gruppe ffnet Tastenfelder f r Nummer Team und Funktionstasten siehe Nummertasten nutzen Seite 46 Teamtasten nutzen Seite 49 und Funkti onstasten nutzen Seite 53 Wenn Sie Arbeitsgruppen angeh ren sehen Sie Office 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 9 hier auch die andern Gruppenmitglieder und deren aktueller Status siehe In der Gruppe telefonieren Seite 72 Die am h ufigsten verwendeten Tasten k nnen aus dem Gruppenfeld auf den Desktop gezogen werden e Journal ffnet das Protokoll in welchem alle ankommenden und abgehenden Anrufe und Textmeldungen eingetragen werden siehe Journal kennenlernen Seite 34 Wenn Sie Arbeitsgruppen angeh ren k nnen Sie hier auch Arbeits tickets ffnen und bearbeiten siehe In der Gruppe telefonieren Seite 72 Media Ger t kennenlernen Ihr PC mit dem Office 1600IP wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Media Ger t ausger stet Dies kann ein Telefonh rer ein Headset oder ein Bluetooth Ger t sein Je nach Ger t kann die Bedienung Ihres Office 1600IP leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen Lassen Sie sich den Umgang damit von Ihrem Systembetreuer erkl ren Bedientasten Foxtasten kennenlernen ber die Bedientasten bedienen Sie die Grundfunktionen Die Foxtasten bieten kon
34. gang einer Meldung auch akustisch signalisiert siehe Verhal ten der Ansichten bestimmen Seite 13 ffnen Sie das Journal Klicken Sie auf den fett geschriebenen Eintrag der eingegangenen Meldung Die Meldung wird ge ffnet Textmeldungen beantworten tih Ein Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Sie m chten diese Meldung beantworten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung beantworten Der Emp f nger wird automatisch in das Eingabefeld geschrieben Erfassen Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf Meldung senden Textmeldungen weiterleiten ii 3 Ein Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Sie m chten diese Meldung an einen Kollegen weiterleiten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung weiterleiten Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Hinweis Textmeldungen k nnen auch als E Mail weitergeleitet werden Schrei ben Sie dazu anstelle der Rufnummer oder des Namens des gew nschten Teilnehmers die E Mail Adresse des Empf ngers in das leere Eingabefeld Voraussetzung Office 1600IP kennt Ihre pers nli che E Mail Adresse siehe Eigene E Mail Adresse eintragen Seite 14 Ungelesene Textmeldungen lesen In der Symbolliste der Hauptansicht sehen Sie auf der Schaltfl che Journal wie viele Anrufe in Ihrer Abwesenhe
35. gig benutzten Umleitungsziele angeboten Klicken Sie auf das gew nschte Unleitungsziel Anrufumleitung aufheben Sie sind zur ck an Ihrem Arbeitsplatz und m chten die Anrufumleitung zur ckneh men Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand 9 Klicken Sie auf die Gespr chstaste neben dem Umleitungsziel Ausl ser einer Anrufumleitung informieren Sie erhalten einen Anruf f r jemanden der sein Telefon auf Sie umgeleitet hat und m chten dieser Person eine Notiz hinterlassen Sie k nnen hierzu dieser Person eine Meldung mit den Gespr chsnotizen schicken Meldung Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Der Meldungseditor wird ge ff net Als Senderadresse ist der Teilnehmer eingetragen der die Anru fumleitung auf Sie aktiviert hat Erfassen Sie die Gespr chsnotiz und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Office 1600IP Telefonieren wie ein Profi Spezielle Situationen meistern Seite 45 Spezielle Situationen meistern W hlart DTMF Tonwahl aktivieren deaktivieren Um von Ihrem Telefon aus andere Ger te zu steuern oder Dienstleistungen abzu rufen wie z B die Fernabfrage eines Anrufbeantworters ben tigen Sie die W hlart DTMF Sie sind im Gespr ch und werden aufgefordert ber die Tastatur Zei chen einzugeben Klicken Sie auf die Foxtaste DTMF um die W hlart DTMF zu aktivie ren DTMF Beim Beenden des Gespr chs wird die DTMF W hlart automatisch
36. hr PC mit einer Sound Karte ausger stet ist Lautst rken einstellen Mit den drei Schiebereglern k nnen Sie die Lautst rken festlegen die beim Starten Ihres Office 1600IP eingestellt werden 1 Passen Sie unter Mikrophon die Lautst rke des Mikrophons Ihres Handappa rates oder Headsets an wenn Ihre Gespr chspartner Ihre Stimme als zu laut oder zu leise empfinden 2 Passen Sie unter H reinrichtung die Lautst rke des Lautsprechers Ihres Handapparates oder Headsets an wenn Sie die Stimme Ihrer Gespr chspart ner als zu laut oder zu leise empfinden 3 Passen Sie unter Lautsprecher die Lautst rke des internen Lautsprechers an wenn die Rufausgabe zu laut oder zu leise ist 4 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Sie k nnen die Lautst rken tempor r auch auf der Hauptansicht anpassen siehe Bedientasten Foxtasten kennenlernen Seite 9 Office 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Erweiterte Media Einstellungen vornehmen Seite 17 Erweiterte Media Einstellungen vornehmen Im Register Media Ger te hinter der Schaltfl che Erweitert finden Sie Einstel lungen zum Media Stack und dem AIN Bandbreitenbereich Hinweis ndern Sie diese Einstellungen nur nach R cksprache mit Ihrem Systembetreuer Media Stack ausw hlen Ihr Office 1600IP arbeitet am besten mit dem mitinstallierten Media Stack EyePMe dia Voreinstellung Media Stack einstellen Im Normalfall be
37. ichen Zeichen wie Schr gstriche Sterne Klammern etc Bindestriche und Leerschl ge sind erlaubt Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen W hlen mit einer Nummertaste Wenn Sie Ihre wichtigsten Rufnummern auf Nummertasten abgelegt haben siehe Nummertasten nutzen Seite 46 k nnen Sie diese mit einem einfachen Mausklick w hlen Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppen Die Gruppenansicht a wird ge ffnet Klicken Sie auf das Gruppenregister das die gew nschte Nummerta ste enth lt Doppelklicken Sie auf die gew nschte Nummertaste Teilneh i fen Y Der Teilnehmer wird gerufen W hlen aus dem Journal Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand rn Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal Die Journalansicht wird EEE ge ffnet W hlen Sie den Eintrag mit dem gew nschten Gespr chspartner Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol amp leiste auf die Gespr chstaste Teilneh i fen Der Teilnehmer wird gerufen Hinweis Mit Doppelklick auf den Journaleintrag wird der gew nschte Teilneh mer direkt gerufen Einen Teilnehmer erneut anrufen Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand amp Klicken Sie auf die Wahlwiederholungstaste und w hlen Sie aus der sich ffnenden Auswahlliste den gew nschten Teilnehmer Die Rufnummer wird in das
38. in Anruf bei einem andern Mitglied angeboten wird wenn die Taste eines Arbeitsgruppenmitglieds auf den Desktop gezogen wird steht die Funktion nicht zur Verf gung Office 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 14 e On Top Tasten auf dem Desktop bleiben immer im Vordergrund des Bildschirmes Gehen Sie wie folgt vor um das Verhalten der Ansichten einzurichten 1 W hlen Sie die gew nschten Optionen durch Anklicken der Kontrollk stchen 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Benutzersprache anpassen Sie k nnen die Benutzersprache wechseln ohne das Office 1600IP neu starten zu m ssen 1 W hlen Sie unter Sprache die gew nschte Sprache aus 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Die Benutzersprache wird umgestellt Adresse von Internet Telefonbuch eintragen Sie k nnen in der Kontaktansicht ein Telefonverzeichnis im Internet ffnen Geben Sie die Adresse wie folgt ein 1 Tragen Sie im Feld Online Telefonbuch Adresse die Internet Adresse des gew nschten Verzeichnisses ein z B http www tel search com 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Eigene E Mail Adresse eintragen Sie k nnen Textmeldungen auch als E Mail versenden siehe Textmeldungen benutzen Seite 61 Hierzu m ssen Sie Ihre eigene E Mail Adresse eintragen 1 Tragen Sie im Feld E Mail Adresse Ihre eigene E Mail Adres
39. irekter Zugriff auf Kontaktdatenbanken und Vieles mehr Gleichzeitig stehen Ihnen auch alle Komfortfunktionen der Office Systemendger te in der gewohnt hohen Qualit t zur Verf gung Office 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 6 Office 1600IP als Gruppenwerkzeug einsetzen Wenn sich mehrere Personen telefonisch um die Anliegen von Kunden k mmern liegt es auf der Hand sich in Arbeitsgruppen zu organisieren Unabh ngig davon ob Sie in einem Reservierungszentrum in einer Help Desk f r eine Infoline oder in einem Kundenservice Center arbeiten mit dem Office 1600IP steht Ihnen ein kom fortables Gruppenwerkzeug zur Verf gung Mehr hierzu siehe In der Gruppe tele fonieren Seite 72 Office 1600IP an mehreren Arbeitspl tzen benutzen Sie k nnen Ihr pers nliches Office 1600IP auf mehreren PCs einrichten Die Anrufe werden dann automatisch an dem aktuell von Ihnen benutzten PC angeboten Arbeiten Sie teilweise zu Hause und haben eine Verbindung zum IP Netzwerk Ihrer Firma Sobald Sie das Office 1600IP starten werden die Anrufe automatisch dort angeboten Wenn Sie eine Verbindung w hlen sieht die angerufene Person auf der Anzeige Ihre Gesch ftsnummer Hinweis Ihr Office 1600IP kann gleichzeitig nur an einem PC ge ffnet sein Wenn Sie das Office 1600IP an einem zweiten PC starten werden Sie gefragt ob die Applikation am andern PC automatisch geschlossen werden soll Office 1600IP auf einem tragbaren PC benutzen Wenn Sie Ihr
40. it unbeantwortet blieben oder und wieviele Text meldungen Sie noch nicht gelesen haben Sie m chten ungelesene Textmeldungen lesen Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand ER Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal b W hlen Sie den Eintrag einer ungelesenen Textmeldung Sie erken nen diesen am Symbol und an der fetten Schrift NE Klicken Sie doppelt auf den Eintrag um die Meldung anzuzeigen Nachdem sie die Meldung wieder geschlossen haben wird der Ein trag nicht mehr fett dargestellt das Symbol wechselt und auf der Schaltfl che Journal in der Symbolleiste der Hauptansicht wird eine ungelesene Textmeldung weniger gez hlt Kontakte pflegen Mit dem Office 1600IP stehen Ihnen 3 Telefonb cher zur Verf gung Jedes Tele fonbuch ist unter Kontakte ber ein eigenes Register zug nglich Das Telefonbuch Alle im ersten Register enth lt alle Kontakte der anderen 2 Telefonb cher Das Telefonbuch ffentlich im zweiten Register enth lt alle internen Teilnehmer Diese beiden Telefonb cher werden Ihnen vom System zur Verf gung gestellt und k n nen durch Sie nicht editiert werden Das Telefonbuch Privat im dritten Register ent h lt nach der Neuinstallation des Office 1600IP keine Kontakte und steht Ihnen zur Erfassung Ihrer pers nlichen Kontakte zur Verf gung Wenn Sie in Ihrer Firma f r die Verwaltung von Kontakten einen MS Exchange Ser ver einsetzen kann Ihr Systembetreuer Ihr Office 1600IP so einrichten dass das
41. kennenlernen Seite 35 In der Spalte Nummer steht die Rufnummer oder die E Mail Adresse wenn es sich um eine als E Mail gesandte Textmeldung handelt In der Spalte Datum Zeit steht das Datum und die Zeit wann das Ereignis stattge funden hat In der Spalte Dauer steht wie lange ein Anruf gedauert hat Bei Eintr gen zu unbe antworteten Anrufen und zu Textmeldungen ist dieses Feld leer In der Spalte Umgeleitet von steht ob ein ankommender Anruf ber eine Umlei tung zu Ihnen gelangt ist und von welchem Teilnehmer der Anruf umgeleitet wurde Journaleintr ge sortieren Sie k nnen die Journaleintr ge nach einer Spalte Ihrer Wahl sortieren ER Die Journalansicht ist ge ffnet Klicken Sie auf einen Spaltenkopf um die Eintr ge nach dieser Spalte zu sortieren Klicken Sie ein weiteres Mal auf den Spaltenkopf um die Richtung der Sortierung zu ndern Journaleintrag als privater Kontakt speichern Sie k nnen eine Rufnummer in einem Journaleintrag als privater Kontakt spei chern ER Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie den Eintrag den Sie speichern m chten Klicken Sie auf In Kontakte speichern und bearbeiten Sie die Einga befelder Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen klicken Sie auf Speichern und Schliessen Journaleintr ge erhalten Die Journaleintr ge werden regelm ssig vom System gel scht M chten Sie dass ein Eintrag nicht gel scht wird m ssen Sie diesen sp
42. kruf zu beantworten Teilnehmer wird gerufen Office 1600IP Telefonieren wie ein Profi Komfortable Funktionen nutzen Seite 39 Anklopfen beantworten oder abweisen K u Abweisen Sie sind im Gespr ch Ein Teilnehmer will Sie dringend sprechen und klopft bei Ihnen an Ihr Office 1600IP ruft Klicken Sie neben der Anzeige des anklopfenden Teilnehmers auf die Gespr chstaste Das 1 Gespr ch wird in Haltung gestellt und Sie sind mit dem anklop fenden Teilnehmer verbunden oder Wenn Sie den Anruf des anklopfenden Teilnehmers nicht entgegen nehmen m chten klicken Sie auf die Foxtaste Abweisen Oder Klicken Sie auf die Gespr chstaste um das aktive Gespr ch zu beenden Klicken Sie neben der Anzeige des anklopfenden Teilnehmers auf die Gespr chstaste um das Gespr ch entgegenzunehmen Anklopfen bei einem Teilnehmer Anklopfen Sie rufen einen Teilnehmer an dieser ist jedoch besetzt W hrenddem Sie den Besetztton h ren klicken Sie auf die Foxtaste Anklopfen Sie h ren den W hlton und dem Teilnehmer wird signa lisiert dass Sie mit ihm sprechen m chten Wenn der gew nschte Teilnehmer Ihren Anruf abweist oder Anklop fen nicht m glich ist wird die Verbindung getrennt Besetztton Funktionen im Gespr ch nutzen R ckfrage im Gespr ch Sie sind im Gespr ch und m chten einen anderen Teilnehmer anru fen ohne das laufende Gespr ch zu beenden Schreiben Sie die Rufnumm
43. mer lesbar zu gliedern k nnen Sie Leerschl ge und Bindestriche benutzen 0 01 234 5678 Alle andern Zeichen werden vom Office 1600IP nicht verstanden W hlen Sie welche der Telefonnummern beim Eintragen des Namens gew hlt werden soll indem Sie das Optionsfeld hinter der gew nschten Telefonnummer anklicken Tragen Sie die E Mail und die Internetadresse ein z B http www contact org Privaten Kontakt speichern Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Sie haben alle Angaben zum Kontakt erfasst Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen klicken Sie auf Speichern und Schliessen Ihr neuer Kontakt erscheint nun in den Telefonb chern Alle und Pri vat Wenn Ihr Office 1600IP mit einem MS Exchange Server verbunden ist wird der Kontakt automatisch auch dort abgelegt zeitlich verz gert Kontakt bearbeiten Privaten Kontakt bearbeiten Sie haben die Hauptansicht ge ffnet und m chten einen Eintrag in Ihrem privaten Telefonbuch bearbeiten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet Offnen Sie das Telefonbuch Privat Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste Klicken Sie doppelt auf den gew nschten Kontakt oder w hlen Sie Eintrag editieren Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontak tes wird ge ffnet P
44. nalisierung wird f r den aktuellen Anruf unterdr ckt Anruf entgegennehmen I Ihr Office 1600IP ruft Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die 6 Gespr chstaste oder dr cken Sie die Enter Taste auf Ihrer PC Tasta tur Die Verbindung ist aufgebaut Hinweis F r die Bedienung mit der Tastatur Je nach Betriebssystem Windows 2000 Windows XP wird der Fokus nicht automatisch auf das Office 1600IP gesetzt wenn dieses ruft Setzen Sie den Fokus in die sem Fall mit Hilfe der Tastenkombination lt Alt gt lt Tab gt auf das Pikto gramm Office 1600IP und nehmen Sie erst dann den Anruf mit lt Enter gt entgegen Lautst rke der Sprachwiedergabe anpassen Siehe Gespr chslautst rke einstellen Seite 32 wenn Sie die Lautst rke nur f r das aktuelle Gespr ch anpassen m chten Siehe Lautst rken einstellen Seite 16 wenn Sie die Lautst rke generell f r alle Gespr che anpassen m chten Gespr ch beenden Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Gespr chstaste oder dr cken Sie die Escape 9 Taste auf Ihrer PC Tastatur Das Gespr ch ist beendet Namen und Rufnummer speichern Sie haben ein Gespr ch beendet und m chten nun den Namen und die Rufnummer speichern Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und markieren Sie den E Anrufeintrag des gew nschten Teilnehmers Klicken Sie auf In Kontakte speichern und bearb
45. nehmen des Handapparates aus der Halterung Die folgende Beschreibung geht davon aus dass diese Funktion nicht zur Verf gung steht Themen bersicht Komfortable Funktionen nutzen aoaua nanana ea en Seite 38 Funktionen im Gespr ch nutzen 2222 neee seen Seite 40 Abwesenheit organisieren 22 222 n nenne ennen ernennen Seite 43 Spezielle Situationen meistern 2 222220 o nenne ernennen Seite 45 Nummertasten nutzen anuanua aa aaea Seite 46 Teamtasten nutzen 2 2 aaaea Seite 49 Funktionstasten nutzen 22mm nme a Seite 53 Funktionscodes anwenden 2222222 eneeeeneeneeee nenn Seite 58 Komfortable Funktionen nutzen R ckruf anfordern R ckruf eur amp gt Hinweis Sie versuchen einen Teilnehmer anzurufen Dieser ist jedoch besetzt Klicken Sie auf die Foxtaste R ckruf Der R ckruf ist aktiviert Sobald der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch beendet hat ruft Ihr Office 1600IP Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Teilnehmer wird gerufen Nimmt der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch nicht entgegen k n nen Sie einen R ckruf anfordern Der Teilnehmer erh lt dann eine dau ernde optische Meldung Ihrer R ckrufaufforderung R ckrufaufforderung beantworten Bitte R ckruf Ein Teilnehmer bittet Sie um R ckruf Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste um den R c
46. nktionstasten nutzen Sie m chten eine h ufig gebrauchte Funktion per Mausklick aufrufen und nicht von Hand eingeben m ssen Sie k nnen hierzu Funktionstasten erstellen und mit einer Funktion Ihrer Wahl ver sehen Funktionstasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird i ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r Funktionstasten 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Funktionen und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister mit dem Namen Funktio nen wird hinzugef gt Hinweis Sie k nnen die neuen Funktionstasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppenregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgruppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Teamtasten und Funktionstasten ablegen er Sie haben das neue Gruppenregister ge ffnet w Erstellen Sie die Funktionstasten 1 W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet 2 W hlen Sie Funktionstaste Eine Auswahlliste mit Funktionen wird ge ffnet 3 W hlen Sie eine Funktion aus der Liste und bestimmen Sie auf der rechten Dialogseite die Parameter der Funktion Klicken Sie auf OK Die Funktionstaste wird erstellt 4 Wiederholen Sie diesen Schritt bis Sie alle Funktionstasten erstellt haben 5 Ordnen Sie
47. nsteil gefolgt von einem Leerzeichen und dem Anfangsbuchstaben des 2 Namensteil ein z B Pi Ro f r Pilar Rodriguez Die Auswahlliste pr sentiert Ihnen nun alle Namen die mit Ihrer Ein gabe bereinstimmen Klicken Sie auf den gesuchten Namen Der Name wird in das Einga befeld bernommen und die Auswahlliste wird geschlossen Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Sie k nnen auch nach dem 2 Teil eines Namens suchen Geben Sie hierzu in das leere Eingabefeld ein Leerzeichen gefolgt vom Anfangs buchstaben des 2 Namenteiles ein Im Telefonbuch k nnen einem Namen mehrere Telefonnummern hin terlegt sein Office 1600IP w hlt diejenige Nummer welche im Kon takteintrag angew hlt wurde siehe Telefonnummern E Mail und URL erfassen Seite 69 W hlen aus dem Telefonbuch Kontakte y Hinweis Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet W hlen Sie das gew nschte Telefonbuch Das Telefonbuch ffent lich im zweiten Register enth lt alle internen Teilnehmer und Kurz wahlen Ihrer Firma Das Telefonbuch Privat im dritten Register ent h lt Ihre privaten Kontakte Das Telefonbuch Alle im ersten Register enth lt die Kontakte der zwei andern Telefonb cher Wenn Ihr Office 1600IP mit einem MS Exchange Server gekoppelt ist stehen Ihnen auch die dort erfas
48. nutzt der Media Stack automatisch die optimalen Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen manuell ver ndern m chten gehen Sie wie folgt vor 1 Deaktivieren Sie Automatische Konfiguration 2 W hlen Sie AGC Automatic Gain Control wenn Sie m chten dass Ihre Stimme am Mikrophon automatisch st rker verst rkt wird wenn Sie leiser spre chen oder wenn sich das Mikrophon weiter weg befindet 3 W hlen Sie AEC Automatic Echo Cancellation wenn Ihre Gespr chspartner das Echo ihrer eigenen Stimme h ren 4 W hlen Sie VAD Voice Activity Dedection wenn Sie m chten dass beim Sprechen in das Mikrophon Umgebungsger usche herausgefiltert werden 5 W hlen Sie als Codec G 711 solange Ihr PC direkt am IP Netzwerk der Firma angeschlossen ist Mit diesem Codec werden die Sprachdaten unkomprimiert und in der h chst m glichen Qualit t bertragen W hlen Sie G 729 wenn Ihr PC ber eine WAN Strecke oder das Internet mit dem IP Netzwerk Ihrer Firma verbunden ist z B wenn Sie zu Hause oder unterwegs arbeiten 6 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Lassen Sie die Einstellungen Frame L nge und dynamischer Jitter Puffer unver ndert Bandbreitenbereich ausw hlen Bandbreitenbereich im IP Netzwerk indem sich Ihr Office 1600IP befindet Wenn Sie Ihr Office 1600IP immer am gleichen Ort benutzen lasssen Sie die Einstellung unver ndert Wenn Sie Ihr Office 1600IP auch ausserhalb des Fi
49. onbuch Kontakte Seite 26 e W hlen Sie den Empf nger ber eine Nummerntaste siehe W h len mit einer Nummertaste Seite 28 W hlen Sie den Empf nger aus dem Journal siehe W hlen aus dem Journal Seite 28 Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Die L nge einer Textmeldung an einen Teilnehmer mit einem Office Systemendger t mit Anzeige ist beschr nkt auf maximal 160 Zeichen Textmeldungen als E Mail senden Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Meldung m Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Sie haben verschiedene M glichkeiten den Empf nger einzutragen Schreiben Sie die E Mail Adresse direkt in das leere Eingabefeld oder wenn die Angaben zum Empf nger in den Kontakten gespei chert ist e Schreiben Sie den Namen in das leere Eingabefeld siehe W hlen nach Name Seite 25 e W hlen Sie den Empf nger aus dem Telefonbuch siehe W hlen aus dem Telefonbuch Kontakte Seite 26 Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Hinweis Diese Funktion steht nur zur Verf gung wenn Ihr Office 1600IP Ihre pers nliche E Mail Adresse kennt siehe Eigene E Mail Adresse ein tragen Seite 14 Textmeldungen empfangen Textmeldungen empfangen E E Ein interner Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Je nach Grundeinstellung wird Ihr Meldungsfenster ge ffnet und evtl der Ein
50. r Gruppenadministrator kann einstellen ob der n chste Anruf zuerst wieder beim gleichen Mitglied signalisiert wird oder ob dieser zuerst beim n chsten Mitglied in der Reihe signalisiert wird um so eine gleichm ssigere Rufverteilung zu erreichen Anrufe entgegennehmen In einer Ihrer Arbeitsgruppe liegt ein Anruf an Der Anruf wurde eventuell bereits bei einigen Ihren Gruppenkollegen angeboten doch die waren besetzt Nun wird der Anruf bei Ihnen angeboten EC Ihr Office 1600IP ruft Sie sehen auf der Hauptansicht anstelle des eigenen Namens den Namen der Arbeitsgruppe Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Die Verbindung ist aufgebaut Der Anrufer sieht auf seiner Anzeige die Rufnummer oder den Namen der Arbeitsgruppe Sie k nnen jetzt oder nach dem Auflegen eine Gespr chsnotiz zu die sem Anruf erfassen siehe Telefongespr che erfassen Seite 78 Nachbearbeitungszeit manuell beenden Nach jedem Anruf wird Ihnen eine Nachbearbeitungszeit einger umt in welcher die Anrufe an die Arbeitsgruppe bei Ihnen nicht signalisiert werden Die Nachbearbei tungszeit beginnt nach einem beendeten Telefongespr ch automatisch abzulau fen und dient dazu das beendete Telefongespr ch zu bearbeiten bevor Sie den n chsten Anruf entgegennehmen Sie haben ein Telefongespr ch beendet Die Nachbearbeitungszeit amp beginnt automatisch zu laufen Klicken Sie auf die Weitertaste um die
51. re Gespr chsnoti zen mit der gleichen Anrufernummer enthalten sind jetzt gelb mar Kiert Sie haben nun die M glichkeit entweder eines der markierten Arbeitstickets ein anderes der aufgelisteten Arbeitstickets oder ein neues Arbeitsticket zu ffnen Im Folgenden ffnen Sie eines der mar Kierten Arbeitstickets W hlen Sie ein gelb markiertes Arbeitsticket in der Liste und klicken Sie auf Arbeitsticket ffnen Der Arbeitsticket Dialog und eine neue Gespr chsnotiz im mittleren Rahmen werden ge ffnet Im untersten Rahmen sehen Sie die bereits erfassten Gespr chsnotizen Tragen Sie jetzt im mittleren Rahmen Ihre Gespr chsnotizen ein Speichern Sie die eben erfasste Gespr chsnotiz Arbeitsgruppe verwalten In der Arbeitsgruppenverwaltung k nnen Sie mit der n tigen Berechtigung Mitglie der hinzuf gen oder ausschliessen Rufverteilung und Rufdauer bestimmen die Nachbearbeitungszeit festlegen sowie weitere Einstellungen vornehmen Arbeitsgruppe einrichten lt gt Pw Sie sind Gruppenadministrator von einer oder mehreren Arbeits gruppen Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Arbeitsgruppen verwal ten Der Dialog zur Verwaltung der Arbeitsgruppen wird ge ffnet Klicken Sie auf die Registerkarte der zu verwaltenden Arbeits gruppe Markieren Sie in der Benutzerliste rechts die gew nschten Arbeits gruppen Mitglieder und klicken Sie auf die Nach Links Taste ber die Nach Rechts Taste k nnen Si
52. rmen LAN ver wenden w hlen Sie jeweils nach dem Aufstarten des Office 1600IP den zutreffen den Bandbreitenbereich Rufmuster und Melodien einstellen Im Register Signalisation k nnen Sie Rufmuster und Melodien w hlen die Ihr Office 1600IP zur Rufsignalisierung oder zur Signalisierung eines Meldungsein ganges abspielen soll Sie k nnen die Rufmuster und Melodien unter H rtest anh ren 1 3 Stellen Sie in der Spalte Rufausgabe die Rufmuster Melodien ein welche am externen Lautsprecher und am Handapparat Headset abgespielt werden sol len Vergewissern Sie sich dabei ob im Register Media Ger te unter Rufausgabe die gew nschten Ger te angew hlt sind siehe Ger te zur Rufausgabe aus w hlen Seite 15 Stellen Sie in der Spalte PC Lautsprecher die Rufmuster Melodien ein wel che am internen PC Lautsprecher abgespielt werden sollen Vergewissern Sie sich dabei ob im Register Media Ger te unter Rufausgabe der interne PC Lautsprecher angew hlt ist siehe Ger te zur Rufausgabe aus w hlen Seite 15 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Wenn Sie die Auswahl der Rufmuster und Melodien wieder auf die Werkseinstel lung zur cksetzen m chten klicken Sie auf Zur cksetzen Einfach Telefonieren Die Handhabung des Office 1600IP ist einfach und bedienerfreundlich Mit ein paar wenigen Mausklicks oder Tastaturbefehlen k nnen Sie einen Anruf beantworten oder eine G
53. rne Rufnummer oder Ihren Namen Aus einer Arbeitsgruppe abmelden Sie sind in einer oder mehreren Arbeitsgruppen angemeldet und m chten sich abmelden Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Abmelden Sie werden in allen Arbeitsgruppen abgemeldet in denen Sie als Mit glied eingetragen sind Anrufe auf eine der Arbeitsgruppen werden nicht mehr auf Ihrem Office 1600IP signalisiert Hinweis Auch der Gruppenadministrator kann Sie von seinem Office 1600IP aus abmelden Office 1600IP In der Gruppe telefonieren Telefongespr che erfassen Seite 78 Telefongespr che erfassen Sie k nnen zu einem Gespr ch eine Gespr chsnotiz zu erfassen Die Gespr chs notizen werden in Arbeitstickets gruppiert So k nnen Sie ein Arbeitsticket zu einem bestimmten Thema er ffnen und die entsprechenden Gespr chsnotizen dort hin zuf gen Die Arbeitstickets werden im Arbeitsgruppenjournal aufgelistet Neues Arbeitsticket erstellen E Hinweis Hinweis Hinweis Sie sind im Gespr ch und m chten die wichtigsten Mitteilungen in Stichworten schriftlich festhalten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Regi sterkarte Ihrer Arbeitsgruppe aus Klicken Sie auf Neues Arbeitsticket Der Arbeitsticket Dialog wird ge ffnet Er besteht aus drei bereinan der angeordneten Rahmen Tragen Sie im obersten Rahmen den Namen der Kontaktperson und das Thema des Arbeitstickets
54. se ein z B char lie chaplin provider ch 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Wenn Sie das n chste Mal eine Textmeldung als E Mail versenden wird dieser Absender ein getragen Media Einstellungen vornehmen Im Register Media Ger te finden Sie Einstellungen zu den angeschlossenen Media Ger ten wie Handapparate Headset und Lautsprecher Im Normalfall hat Ihr Systembetreuer diese Einstellungen bereits mit den angeschlossenen Ger ten abgestimmt Sprachwiedergabe ausw hlen Mit diesen Einstellungen legen Sie fest welches Media Ger t verwendet werden soll 1 W hlen Sie unter Handapparat Headset eines der zur Verf gung stehenden Ger te aus 2 W hlen Sie unter Verbunden mit das passende Audioger t z B ein USB Audioger t oder eine Soundkarte aus Ger te zur Rufausgabe ausw hlen Die Rufausgabe kann ber den internen PC Lautsprecher den Lautsprecher des Media Ger ts oder ber zus tzlich angeschlossene Lautsprecher externe Laut sprecher erfolgen 1 W hlen Sie im Rahmen Rufausgabe an welchen Ger ten die Rufausgabe erfolgen soll 2 Wenn Sie externe Lautsprecher angew hlt haben bestimmen Sie im Auf klappmen ber welches Audioger t dies kann z B eine Sound Karte sein die externen Lautsprecher angesteuert werdsen sollen 3 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Fragen Sie Ihren Systembetreuer wenn Sie nicht sicher sind ob I
55. sein Sie m chten sich mit einem einfachen Tastendruck gegenseitig anrufen k nnen Sie k nnen hierzu f r jeden Teampartner eine Teamtaste definieren und Sie einer Gruppe zuordnen Teamtasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird i ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r das Team A 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Team A und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister mit dem Namen Team A wird hinzugef gt Hinweis Sie k nnen die neuen Teamtasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppenregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgruppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Teamtasten und Funktionstasten ablegen Sie haben das neue Gruppenregister ge ffnet Erstellen Sie die Teamtasten 1 W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet 2 W hlen Sie Teamtaste und tragen Sie unter Rufnummer die Ruf nummer oder den Namen Ihres Teampartners ein Der Teampart ner muss ein Teilnehmer am gleichen System sein Klicken Sie auf OK Die Teamtaste wird erstellt 3 Wiederholen Sie diese Schritte bis Sie alle Teamtasten erstellt haben A Ordnen Sie die Teamtasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord
56. sten Kontakte zur Verf gung siehe Kontakte pflegen Seite 66 Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste Klicken Sie auf den gew nschten Kontakt oder ziehen Sie den Kon takt mit der Maus in das Eingabefeld der Hauptansicht Doppelklick ffnet die Details zum Kontakt Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Ein privater Kontaktkann nach dem Vor oder Nachnamen eingeordnet sein Dies kann beim Erfassen des Kontaktes festgelegt werden W hlen aus einem externen Telefonbuch Sie k nnen direkt aus Ihrem Office 1600IP ein Telefonbuch im Internet ffnen Die URL Adresse dieses Telefonbuches ist in den Einstellungen eingetragen siehe Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 13 gt Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen Web Das Internet Tele fonbuch wird in einer Browser Applikation ge ffnet Kopieren Sie die gefundene Rufnummer und setzen Sie diese im Ein gabefeld Ihres Office 1600IP ein Editieren Sie bei Bedarf die Rufnummer so dass sie entweder dem internationalen Format entspricht 4112345678 oder dass sie mit dem Amtszugangspr fix beginnt 0012345678 Entfernen Sie alle zus tzl
57. tellen 222c22neen 67 Kontakt l schen 2222 r00 70 Kontakt speichern 22 220 69 Kontaktfunktionen 22222202 66 L Lauth ren ssrsrrcsoisrees asine kaka 33 Lautst rke der Anrufsignalisation 21 Lautst rke der Sprachwiedergabe 22 E een nen 60 M Makeln 222c2n nennen 40 Media Einstellungen vornehmen 15 Media Ger t 22220 anaana 9 Media Stack ausw hlen 17 Media Stack einstellen 17 Mikrofon ein 7ausschalten 32 Mitglieder an abmelden 81 N Nachbearbeitungszeit manuell beenden 76 Namen und Rufnummer speichern 23 24 Neues Arbeitsticket erstellen 78 Nummertaste l schen 2 48 Nummertasten definieren und anordnen 46 O Office 1600IP als Gruppenwerkzeug 6 Office 1600IP am Einzelarbeitsplatz 5 Office 1600IP an mehreren Arbeitspl tzen 6 Office 1600IP auf tragbarem PC _ 6 Office 1600IP im Twin Modus 6 Office 1600IP starten 222 7 P Pause aktivieren deaktivieren 76 Personensuchanlage 2 2 60 Pers nliche Angaben erfassen 67 R Relais steuern 220ueeeeenen 59 R ckfrage im Gespr ch 40 R ckruf anfordern 222222 38 R ckrufaufforderung beantworten 38 Rufmuster und Melodien einstellen 17 Rufsignalisation unterdr cken 21 Rufweiterschaltung
58. ten bieten kontextabh ngige Telefoniefunktionen an Tastenkombinationen kennenlernen Tastenkombinationen helfen Ihnen immer wiederkehrende Bedienschritte effizien ter durchzuf hren Ihr Office 1600IP stellt Ihnen zum Telefonieren folgenden Tas tenkombinationen zur Verf gung Tastenkombination Situation Aktion lt Enter gt Anruf liegt an Anruf beantworten lt Enter gt In ED BE ISIOSTSNLEING Anruf wird aufgebaut lt Enter gt Rufnummer Rufkontrollton ert nt Jetzt Im Eingabefeld stehtkeine eingegebene Nummern wer Rufnummer den sofort bermittelt Over lap Wahl Tastenkombination lt Escape gt lt Escape gt lt Escape gt lt Escape gt lt Ins gt lt Leerschlag gt gefolgt von Buchstabenein gabe lt Pause gt lt Pause gt lt Pfeil Nach Oben gt lt Pfeil Nach Unten gt lt Zur ck gt Buchstabeneingabe Situation Offene Auswahlliste W hrend dem Gespr ch W hrend ein Anruf signali siert wird W hrend jemand anklopft Im Gespr ch Fokus im Eingabefeld Anruf ist in Haltung W hrend dem Gespr ch Fokus im Eingebefeld Fokus im Eingabefeld Fokus im Eingabefeld Fokus im Eingabefeld Aktion Liste wird verlassen und Aus wahl wird verworfen Anruf wird beendet Anruf wird abgewiesen Anruf wird abgewiesen DTMF Modus ein und aus schalten Auswahlliste wird ge ffnet und Eintr ge mit bereinstim mendem Anfang im zweiten Namen werden gesucht Anr
59. textabh ngig die n tzlichsten Telefoniefunktionen an Die Gespr chstaste klicken Sie um ein Gespr ch einzuleiten oder amp D amp abzubrechen Mit der Wahlwiederholungstaste haben Sie Zugriff auf die 6 10 zuletzt gew hlten Rufnummern Mit der Lauth rtaste k nnen Sie Ihren Gespr chspartner ber die Lautsprecher Ihres PCs h ren Steht zur Zeit nicht zur Verf gung Die Stummtaste k nnen Sie klicken wenn Sie nicht m chten dass amp Ihr Gespr chspartner h rt was Sie zu einer Drittperson im Raum sagen Je nachdem wann Sie auf die Lautst rketasten klicken ver ndern ee Sie die Lautst rke des Ruftones oder die Lautst rke des Sprach empfanges Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in die Arbeitsgrup pen angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 72 Klicken Sie auf die Pausetaste werden ankommende Anrufe auf die Arbeitsgruppe nicht mehr an Ihrem Office 1600IP angeboten bis Sie die Taste erneut dr cken Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in der Arbeits gruppe angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 72 Mit der Weitertaste haben Sie die M glichkeit die Nachbearbei tungszeit vorzeitig zu beenden Diese Taste ist nur sichtbar w h rend Sie in einer Arbeitsgruppe angemeldet sind Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in der Arbeits gruppe angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 72 REBEL Die Foxtas
60. tion und Firma W hlen Sie unter Anzeigen nach ob der Name nach dem Vor oder Nachname eingeordnet werden soll Namen und Vornamen d rfen nicht mit einem Umlaut beginnen Adresse erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet DI Tragen Sie die Gesch ftsadresse ein 1 W hlen Sie Gesch ft im Auswahlfeld unterhalb der Schaltfl che Adresse 2 Klicken Sie auf Adresse 3 Tragen Sie die Gesch ftsadresse in die Eingabefelder des Adress dialoges ein 4 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und die Adresse zu bernehmen OD Tragen Sie die Privatadresse ein 1 W hlen Sie Privat im Auswahlfeld unterhalb der Schaltfl che Adresse 2 Klicken Sie auf Adresse 3 Tragen Sie die Privatadresse in die Eingabefelder des Adressdia loges ein 4 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und die Adresse zu bernehmen Office 1600IP Kontakte pflegen Neuen Kontakt erstellen Seite 69 Telefonnummern E Mail und URL erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Tragen Sie die Telefonnummern in die 4 Eingabefelder Gesch ft Privat Fax und Mobiltelefon ein Sie k nnen die Rufnummern nach dem internationalen Format 4112345678 oder nach dem nationalen Format erfassen 0012345678 Die f hrende Ziffer f r den Amtszugang brauchen Sie nur beim nationalen Format einzugeben im Beispiel ist das die f hrende 0 Um die Rufnum
61. uf wird zur ckgenommen Anruf wird in Haltung gelegt Wahlwiederholungsliste wird ge ffnet Auswahlliste Wahlwiederho lung wird ge ffnet Eintrag wird Zeichen f r Zei chen gel scht Auswahlliste wird ge ffnet und Eintr ge mit bereinstim mendem Anfang werden gesucht W hlen mit Namen Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Sie k nnen das Verhalten Ihres Office 1600IP nach Ihren Bed rfnissen anpassen damit das Telefonieren sich optimal mit den anderen T tigkeiten an Ihrem PC ver bindet Einige Einstellungen dienen dazu Ihr Office 1600IP an die verwendeten Hardware Komponenten anzupassen Im Folgenden erfahren Sie wie Sie die Einstellungen vornehmen k nnen und was diese bewirken Die meisten Einstellungen finden Sie auf 3 Register verteilt im Men Einstellun gen Hinweis Bitte lassen Sie die Einstellungen im Register Erweitert unver ndert Sie dienen der Feinjustierung und sind dem Systembetreuer vorbehal ten Die Einstellungen zu den Arbeitsgruppen sind nur f r den Gruppenadministrator zug nglich und befinden sich im Men Arbeitsgruppe Arbeitsgruppen verwal ten siehe Arbeitsgruppe verwalten Seite 80 Themen bersicht Allgemeine Einstellungen vornehmen 2222 2neeeeen een Seite 13 Media Einstellungen vornehmen anaana aana Seite 15 Erweiterte Media Einstellungen vornehmen 222222202 Seite 17 Rufmuster und Melodien einstellen naana Seite 19
62. vieren e AUL auf vorkonfig TN l schen e AUL wenn besetzt aktivieren e AUL wenn besetzt l schen e AUL wenn besetzt auf zuletzt konfig TN aktivieren e AUL wenn besetzt auf zuletzt konfig TN l schen e AUL auf Standardmeldung aktivieren e AUL auf Standardmeldung l schen e AUL auf Pager oder Zentralwecker aktivieren e AUL auf Pager oder Zentralwecker l schen Anrufe Funktionen ber Schaltgruppen lenken e Schaltgruppe x Schaltposition 1 e Schaltgruppe x Schaltposition 2 e Schaltgruppe x Schaltposition 3 Ansagedienst e aktivieren Gruppe 1 oder 2 e deaktivieren Gruppe 1 oder 2 Aufschalten e sich sch tzen vor e auf sich erlauben 00 32 lt TN Nr gt 43 04 04 86 lt TN Nr gt 02 02 21 lt TN Nr gt 21 21 21 22 22 67 lt TN Nr gt 67 67 67 24 lt Text Nr gt 24 28 28 851 85 lt x gt 1 852 85 lt x gt 2 853 85 lt x gt 3 x 2 9 93 1 oder 2 93 1 oder 2 04 04 Bei Sammelanschluss SAS an oder abmelden e sich bei allen SAS anmelden e sich bei allen SAS abmelden e sich bei bestimmtem SAS anmelden e sich bei bestimmtem SAS abmelden Durchsage e an einen Teilnehmer e an eine Gruppe e an Gruppe bernehmen Follow me e aktivieren e l schen Funktion ber fremdes Telefon aktivieren deaktivieren Fernbedienung Gespr chspartner parken e Parken e sich mit geparktem Gespr chspartner verbinden Konferenzgespr
63. wie Pause Nachbearbeitungszeit und Grup pen bersicht Besetztanzeige stellt das Office 1600IP den Arbeitsgruppenmitglie dern auch eine gemeinsame Plattform f r Gespr chsnotizen zur Verf gung Mit den Rechten des Gruppenadministrators k nnen Sie die Mitglieder von Arbeits gruppen bestimmen und andere gruppenspezifische nderungen vornehmen Hinweis F r den Systemadministrator Die Gruppenfunktionen decken zusammen mit der entsprechenden Systemkonfiguration auch die Funktionalit t eines Reihenapparates weitgehend ab Themen bersicht Mitglied in einer Arbeitsgruppe 22 222 nee een Seite 73 Telefongespr che erfassen 22 22 ones eneeneeeenenn Seite 78 Arbeitsgruppe verwalten 2 22 222m eeee nennen nennen Seite 80 Mitglied in einer Arbeitsgruppe Ihr Gruppenadministrator konfiguriert welche Teilnehmer zu einer Arbeitsgruppe geh ren Ein Teilnehmer kann Mitglied von mehreren Arbeitsgruppen sein In einer Arbeitsgruppe anmelden Sie sind Mitglied einer oder mehrerer Arbeitsgruppen und m chten sich anmelden nur angemeldete Mitglieder erhalten die Anrufe der jeweiligen Arbeitsgruppe Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Anmelden Sie werden in allen Arbeitsgruppen angemeldet in denen Sie als Mit glied eingetragen sind Sie k nnen in der Hauptansicht auf der Anzeige des eigenen Namens sehen in welchen Arbeitsgruppen Sie angemeldet sind Klicken Sie hier
64. zu auf die Pfeiltaste links in der Anzeige Hinweis Auch der Gruppenadministrator kann Sie von seinem Office 1600IP aus anmelden Office 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe Seite 74 Gruppen bersicht Besetztanzeige ffnen In der Gruppen bersicht sind alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe aufgef hrt Sie sehen auch ob ein Mitglied aktiv oder im Gespr ch ist oder ob bei ihm ein Anruf signalisiert wird Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppen ii Die Gruppenansicht wird ge ffnet mit je einem zus tzlichen Register pro Arbeitsgruppe Arbeitsgruppenregister ffnen Sie ein Arbeitsgruppenregister Im Arbeitsgruppenregister sind alle Mitglieder einer Gruppe mit einer Mitgliedertaste abgebildet Wenn ein Mitglied nicht angemeldet ist oder gerade Pause macht ist seine Anzeige hellgrau und nicht aktiv Sie sehen am Symbol einer aktiven Mitgliedertaste auch ob ein Mit glied frei oder am telefonieren ist wer der Gespr chspartner ist oder ob bei ihm gerade ein Anruf signalisiert wird Rufverteilung verstehen Ein Anruf wird bei einem Mitglied der Arbeitsgruppe angeboten Nimmt es diesen nicht innerhalb einer definierten Zeitspanne entgegen wird der Anruf beim n chs ten Mitglied signalisiert Wird der Anruf auch vom letzten Mitglied nicht entgegen genommen beginnt es wieder beim ersten Mitglied zu rufen Ih

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