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Office 1600/1600IP

1. 23 40 76 Telefonnummern erfassen 73 Textmeldungen 2222220 nenn 65 Textmeldungen als E Mail senden 67 Textmeldungen an Teilnehmer senden 66 Textmeldungen beantworten 68 Textmeldungen empfangen 68 Textmeldungen weiterleiten 68 U Unbeantwortete Anrufe 2 2 2 32 URL erfassen 2222222 een enn 73 W W hlen aus dem Journal 31 W hlen aus dem Telefonbuch 29 W hlen aus externen Telefonbuch 30 W hlen mit Rufnummer 27 W hlen nach Name 2 22 28 Weiterverbinden mit Voranmeldung 44 Weiterverbinden ohne Voranmeldung 44
2. naana aaa Seite 49 Teamtasten nutzen 2 on mon eneen nee eennenn Seite 52 Funktionstasten nutzen 2 2m onen a Seite 56 Funktionscodes anwenden 2 2 2 2 neneenennennen nennen Seite 61 Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Komfortable Funktionen nutzen Seite 41 Komfortable Funktionen nutzen R ckruf anfordern Sie versuchen einen Teilnehmer anzurufen Dieser ist jedoch besetzt R ckruf C Klicken Sie auf die Foxtaste R ckruf B cie Sobald der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch beendet hat ruft Der R ckruf ist aktiviert Ihr Office 1600 1600IP Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die o Gespr chstaste Teilnehmer wird gerufen i Hinweis Nimmt der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch nicht entgegen k n nen Sie einen R ckruf anfordern Der Teilnehmer erh lt dann eine dau ernde optische Meldung Ihrer R ckrufaufforderung R ckrufaufforderung beantworten Bitte R ckruf Ein Teilnehmer bittet Sie um R ckruf Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die o Gespr chstaste um den R ckruf zu beantworten Y Teilnehmer wird gerufen Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Komfortable Funktionen nutzen Seite 42 Anklopfen beantworten oder abweisen a u Abweisen e f Sie sind im Gespr ch Ein Teilnehmer will Sie dringend sprechen und klopft bei Ihnen an Ihr Office 1600 160
3. Ascotel Office Office 1600 1600IP Bedienungsanleitung Ascotel IntelliGate Telekommunikationssysteme Office 1600 1600IP Seite 2 Inhalt SICHELNEIISHINWEISE anne 3 Bevor Sie beginnen oa 5 Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen uu 2200202200000nn00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne 14 Allgemeine Einstellungen vornehmen uss4444s44snennnnne nenn nenne nnennennennennennen nennen 15 Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP u 222400000nnenennee nennen 17 Erweiterte Media Einstellungen vornehmen Tor CE OOIE Pee ea nee ee 19 Rufmuster und Melodien einstellen nur Office 16001P nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnneesnnnnen 20 Vooice Mailbox einrichten 2002240020000en0o nenn nenn nenn nenne nenn nenn nnnnnnnnnennnnennnnenennnn 21 Einfach Telefonieren en ea ee 23 Sie werden angerufen 2222200 22240000000nnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnnnennnnnnennnnnnnennnnnnenennnnnnnn 24 Sie m chten telefonieren u002220002220000000nnnnnennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnennnnnenn 27 W hrend dem Gespr ch 2uss22200022200000n0nennnnnnnnnnn nenne nnnnnnnnnnnnennnnnnnnnne nenne nennen 35 Journal kennenlernen 0022400224002000 00000 nnnnonnnnn nenn nnnnn nenne nnnnennnnennnn namen nnnennnennnne nennen 37 Telef nieren wie ein Pr fl a een 40 Komfortable Funktionen nutzen 222200222000020
4. Gehen Sie wie folgt vor um das Verhalten der Ansichten einzurichten 1 W hlen Sie die gew nschten Optionen durch Anklicken der Kontrollk stchen 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Benutzersprache anpassen Sie k nnen die Benutzersprache wechseln ohne das Office 1600 1600IP neu star ten zu m ssen 1 W hlen Sie unter Sprache die gew nschte Sprache aus 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Die Benutzersprache wird umgestellt Adresse von Internet Telefonbuch eintragen Sie k nnen in der Kontaktansicht ein Telefonverzeichnis im Internet ffnen Geben Sie die Adresse wie folgt ein 1 Tragen Sie im Feld Online Telefonbuch Adresse die Internet Adresse des gew nschten Verzeichnisses ein z B http www tel search com 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Eigene E Mail Adresse eintragen Sie k nnen Textmeldungen auch als E Mail versenden siehe Textmeldungen benutzen Seite 65 Hierzu m ssen Sie Ihre eigene E Mail Adresse eintragen 1 Tragen Sie im Feld E Mail Adresse Ihre eigene E Mail Adresse ein z B char lie chaplin provider ch 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellung zu speichern Wenn Sie das n chste Mal eine Textmeldung als E Mail versenden wird dieser Absender ein getragen Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP Media Einste
5. Privaten Kontakt l schen Sie haben die Kontaktansicht ge ffnet und m chten einen Eintrag aus Ihrem privaten Telefonbuch l schen Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste ye Markieren Sie den Eintrag den Sie l schen m chten und klicken Sie auf Eintrag l schen Externes Telefonbuch W hlen aus einem externen Telefonbuch Sie k nnen direkt aus Ihrem Office 1600 1600IP ein Telefonbuch im Intranet ff nen Die URL Adresse dieses Telefonbuches ist in den Einstellungen eingetragen siehe Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 15 Bitte Lesen Sie unter W hlen aus einem externen Telefonbuch Seite 30 um zu erfahren wie Sie aus dem externen Telefonbuch w hlen k nnen Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Seite 76 In der Gruppe telefonieren Wenn sich mehrere Personen telefonisch um die Anliegen von Kunden k mmern liegt es auf der Hand sich in Arbeitsgruppen zu organisieren Unabh ngig davon ob Sie in einem Reservierungszentrum einer Help Desk f r eine Infoline oder in einem Kundenservice Center arbeiten mit dem Office 1600 1600IP steht Ihnen ein komfortables Gruppenwerkzeug zur Verf gung Nebst g ngigen Gruppenfunktionen wie Pause Nachbearbeitungszeit und Grup pen bersicht Besetztanzeige stellt das Office 1600 1600IP den Arbeitsgruppen mitgliedern auch eine gemeinsame Plattf
6. 2 Der Schaltfl chentext ist nicht Journal fett und dahinter steht keine Nummer Unbeantwortete Anrufe und Mel dungen Es gibt 4 Eintr ge von ungelesenen und unbeantworteten Anrufen Mel dungen im Journal Es gibt 2 bereits gelesene Eintr ge von unbeantworteten Anrufen Mel dungen im Journal Es gibt keine Eintr ge von unbeant worteten Anrufen Meldungen im Journal Gehen Sie wie folgt vor um die unbeantworteten Anrufe zu beantworten Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal W hlen Sie den Eintrag eines unbeantworteten Anrufes Sie erken nen diesen am Symbol und an der fetten Schrift Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol e leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Beantwortet der Gespr chspartner Ihren Anruf wird nach Beenden des Gespr ches der Eintrag nicht mehr fett dargestellt und auf der Schaltfl che Journal in der Symbol leiste der Hauptansicht wird ein unbeantworteter Anruf weniger gez hlt Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren W hrend dem Gespr ch Seite 35 W hrend dem Gespr ch Gespr chslautst rke einstellen nur Office 1600IP Die Stimme Ihres Gespr chspartners ist zu laut oder zu leise Sie m chten die Laut st rke der Sprachwiedergabe tempor r f r dieses Gespr ch anpassen Sie sind im Gespr ch Klicken Sie mehrmals auf die entsprechende Lautst rket
7. 81 lt TN Nr gt 81 82 lt TN Nr gt 46 lt TN Nr gt lt PIN gt 74 lt Relais Nr gt 74 lt Relais Nr gt 37 38 lt TN Nr gt 38 lt TN Nr gt Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionscodes anwenden Seite 63 e sich sch tzen vor e auf sich erlauben e RWS aktivieren e RWS l schen e RWS auf zuletzt konfig TN aktivieren e RWS auf zuletzt konfig TN l schen e RWS auf vorkonfig TN aktivieren e RWS auf vorkonfig TN l schen e RWS auf Pager oder Zentralwecker aktivieren e RWS auf Pager oder Zentralwecker l schen Ruhe vor dem Telefon Anrufschutz e aktivieren e deaktivieren Sammelanschluss SAS e sich bei allen SAS anmelden e sich bei allen SAS abmelden e sich bei bestimmtem SAS anmelden e sich bei bestimmtem SAS abmelden Schaltgruppen 01 20 umschalten e Schaltgruppe xx in Position y schalten xx 01 20 y 1 3 Telefonieren an einem fremden Telefon e gesch ftliche Gespr che e private Gespr che Terminruf e Einzelauftrag aktivieren e Einzelauftrag l schen e Dauerauftrag aktivieren e Dauerauftrag l schen Textmeldung Standardtext mit ohne Parameter e an einen Teilnehmer senden e an eine Gruppe senden e an alle senden 02 02 61 lt TN Nr gt 61 61 61 62 62 68 68 26 26 4800 4800 48 lt SAS Nr gt 48 lt SAS Nr gt 85 lt xx gt lt y gt 36 lt TN Nr gt lt PIN gt 46 lt TN
8. Anruf umlei ten Anrufumleitung Seite 46 oder Sie k nnen weitere Ansichten des Office 1600 1600IP ffnen e Kontakte ffnet Ihre Telefonb cher siehe Kontakte pflegen Seite 70 e Gruppe ffnet Tastenfelder f r Nummer Team und Funktionstasten siehe Nummertasten nutzen Seite 49 Teamtasten nutzen Seite 52 und Funkti onstasten nutzen Seite 56 Wenn Sie Arbeitsgruppen angeh ren sehen Sie Office 1600 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 10 hier auch die andern Gruppenmitglieder und deren aktueller Status siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 Die am h ufigsten verwendeten Tasten k nnen aus dem Gruppenfeld auf den Desktop gezogen werden e Journal ffnet das Protokoll in welchem alle ankommenden und abgehenden Anrufe und Textmeldungen eingetragen werden siehe Journal kennenlernen Seite 37 Wenn Sie Arbeitsgruppen angeh ren k nnen Sie hier auch Arbeits tickets ffnen und bearbeiten siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 Media Ger t kennenlernen Office 1600 Ihr Softphone Office 1600 wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem drahtgebun denen oder mobilen Hardphone aus der Office Familie gekoppelt Dies bedeutet dass die akkustische Anrufsignalisierung an diesem Ger t erfolgt und dass Sie die ses Ger t als H r und Sprecheinrichtung benutzen Sie k nnen Ihre Anrufe entweder am PC mit der Maus oder der Tastatur einleiten und entgegennehmen oder Sie k nnen hierzu das Hardphone
9. chten diese Meldung an einen Kollegen weiterleiten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung weiterleiten Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Office 1600 1600IP Textmeldungen benutzen Textmeldungen empfangen Seite 69 Hinweis Textmeldungen k nnen auch als E Mail weitergeleitet werden Schrei ben Sie dazu anstelle der Rufnummer oder des Namens des gew nschten Teilnehmers die E Mail Adresse des Empf ngers in das leere Eingabefeld Voraussetzung Office 1600 1600IP kennt Ihre per s nliche E Mail Adresse siehe Eigene E Mail Adresse eintragen Seite 16 Ungelesene Textmeldungen lesen In der Symbolliste der Hauptansicht sehen Sie auf der Schaltfl che Journal wie viele Anrufe in Ihrer Abwesenheit unbeantwortet blieben oder und wieviele Text meldungen Sie noch nicht gelesen haben Sie m chten ungelesene Textmeldungen lesen Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand ER Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal b W hlen Sie den Eintrag einer ungelesenen Textmeldung Sie erken nen diesen am Symbol und an der fetten Schrift eb Klicken Sie doppelt auf den Eintrag um die Meldung anzuzeigen Nachdem sie die Meldung wieder geschlossen haben wird der Ein trag nicht mehr fett dargestellt das Symbol wechselt und auf der Schaltfl che Journal in der Symbolleiste der
10. ngig davon ob Sie in einem Reservierungszentrum in einer Help Desk f r eine Infoline oder in einem Kundenservice Center arbeiten mit dem Office 1600 1600IP steht Ihnen ein komfortables Gruppenwerkzeug zur Verf gung Mehr hierzu siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 Hinweis Die Gruppenfunktionen sind in der Standard Lizenz des Office 1600 1600IP nicht enthalten Office 1600 1600IP an mehreren Arbeitspl tzen benutzen Sie k nnen Ihr pers nliches Office 1600 1600IP auf mehreren PCs einrichten Die Anrufe werden dann automatisch an dem aktuell von Ihnen benutzten PC angebo ten Arbeiten Sie teilweise zu Hause und haben eine Verbindung zum IP Netzwerk Ihrer Firma Sobald Sie das Office 1600IP starten werden die Anrufe automatisch dort angeboten Wenn Sie eine Verbindung w hlen sieht die angerufene Person auf der Anzeige Ihre Gesch ftsnummer Hinweis Ihr Office 1600 1600IP kann gleichzeitig nur an einem PC ge ffnet sein Wenn Sie das Softphone an einem zweiten PC starten werden Sie gefragt ob die Applikation am andern PC automatisch geschlossen werden soll Office 1600IP auf einem tragbaren PC benutzen Wenn Sie Ihr Office 1600IP auf einem tragbaren PC installiert haben steht Ihnen das Telefon berall dort zur Verf gung wo Sie sich mit dem PC an das Firmennetz mit dem Office 1600IP Server anmelden k nnen Sobald Sie das Softphone star ten werden die Anrufe automatisch bei Ihnen angeboten unabh ngig wo Sie gerad
11. Nr gt lt PIN gt 55 lt hh mm gt 55 56 lt hh mm gt 56 3598 lt TN Nr gt lt Text Nr gt Param 35 lt GR Nr gt lt Text Nr gt Param 3599 lt Text Nr gt Param T r ffnen 74 lt Nr der T rfreisprechstelle gt Unterdr cken der Rufnummer Anzeige e CLIR pro Anruf 31 lt Ziel Nr gt Voice Mail System e aufnehmen Begr ssung x 1 2 3 913 x e kontrollh ren Begr ssung x 1 2 3 7 8 913 x e l schen Begr ssung x 1 2 3 913 x e aktivieren Begr ssung x 1 2 3 933 x e deaktivieren Begr ssung x 1 2 3 933 x x 1 2 3 pers nliche Begr ssung 1 2 3 x 7 globale Begr ssung x 8 globale Uberlauf Begr ssung Zentralwecker e suchen mit Coderuf in Vorwahl 81 lt TN Nr gt e suchen mit Coderuf in Nachwahl 81 e Coderuf beantworten 82 e Ringsignal beantworten 83 Textmeldungen benutzen Das Office 1600 1600IP stellt einen komfortablen Meldungseditor zur Verf gung mit dem Sie sowohl Textmeldungen an interne Teilnehmer als auch E Mails ver senden k nnen Hier erfahren Sie wie Sie bequem Textmeldungen schicken empfangen weiterlei ten und bearbeiten k nnen Hinweis Office 1600 Die Bearbeitung der Textmeldungen erfolgt unabh ngig von den Textmeldungen am gekoppelten Office Endger t Themen bersicht Textmeldungen verschicken 22222 see nennen nenn Seite 66 Textmeldungen empfangen 2 222222 aeaee Seite 68 Off
12. Teamtasten 1 W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet 2 W hlen Sie Teamtaste und tragen Sie unter Rufnummer die Ruf nummer oder den Namen Ihres Teampartners ein Der Teampart ner muss ein Teilnehmer am gleichen System sein Klicken Sie auf OK Die Teamtaste wird erstellt 3 Wiederholen Sie diese Schritte bis Sie alle Teamtasten erstellt haben 4 Ordnen Sie die Teamtasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord nen Hinweis Sie k nnen die Teamtasten auch mit der Maus aus dem Gruppenregis ter auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Teamtaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet Klicken Sie auf die Teamtaste die Sie l schen m chten W hlen Sie im Men Taste L schen Die Teamtaste wird gel scht Teamtastenstatus verstehen Die Teamtaste zeigt Ihnen mit Symbolen den momentanen Status Ihres Teampart ners an Symbol Zustand Der Teampartner ist frei Beim Teampartner l utet das Telefon amp Der Teampartner ist am telefonieren Ist Schrift und Rahmen einer Teamtaste hellgrau ist die Taste inaktiv z B weil der Teampartner eine Anrufumleitung aktiviert hat Teampartner anrufen Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Sie haben die Gruppen ansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet Sie sehen dass der gew nschte Teampartner frei ist Klic
13. benutzen Die vorliegende Anleitung beschreibt die Bedienung der Anrufe am PC gilt sinnge m ss aber auch f r das gekoppelte Hardphone Wenn Sie Fragen zur Bedienung des Hardphones haben lesen Sie bitte die zugeh rige Bedienungsanleitung Sie k nnen diese vom Ascom Docfinder im Internet herunterladen Media Ger t kennenlernen Office 1600IP Ihr PC mit dem Office 1600IP wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Media Ger t ausger stet Dies kann ein Telefonh rer ein Headset oder ein Bluetooth Ger t sein Je nach Ger t kann die Bedienung Ihres Office 1600IP leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen Lassen Sie sich den Umgang damit von Ihrem Systembe treuer erkl ren Bedientasten Foxtasten kennenlernen ber die Bedientasten bedienen Sie die Grundfunktionen Die Foxtasten bieten kontextabh ngig die n tzlichsten Telefoniefunktionen an Office 1600 1600IP Bevor Sie beginnen ee 0 00O D 62 Seite 11 Die Gespr chstaste klicken Sie um ein Gespr ch einzuleiten oder abzubrechen Mit der Wahlwiederholungstaste haben Sie Zugriff auf die 10 zuletzt gew hlten Rufnummern Mit der Lauth rtaste k nnen Sie Ihren Gespr chspartner ber die Lautsprecher Ihres PCs h ren Steht zur Zeit nicht zur Verf gung Die Stummtaste k nnen Sie klicken wenn Sie nicht m chten dass Ihr Gespr chspartner h rt was Sie zu einer Drittperson im Raum sagen Je nachdem wann Sie auf die Lautst rketasten klicke
14. den anderen T tigkeiten an Ihrem PC ver bindet Einige Einstellungen dienen dazu Ihr Office 1600 1600IP an die verwendeten Hardware Komponenten anzupassen Im Folgenden erfahren Sie wie Sie die Einstellungen vornehmen k nnen und was diese bewirken Die meisten Einstellungen finden Sie auf 3 Register verteilt im Men Einstellun gen Hinweis Bitte lassen Sie die Einstellungen im Register Erweitert unver ndert Sie dienen der Feinjustierung und sind dem Systembetreuer vorbehal ten Die Einstellungen zu den Arbeitsgruppen sind nur f r den Gruppenadministrator zug nglich und befinden sich im Men Arbeitsgruppe Arbeitsgruppen verwal ten siehe Arbeitsgruppe verwalten Seite 85 Themen bersicht Allgemeine Einstellungen vornehmen 2 2 2 2u2neneeee en Seite 15 Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP Seite 17 Erweiterte Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP Seite 19 Rufmuster und Melodien einstellen nur Office 1600IP Seite 20 Voice Mailbox einrichten naana nennen Seite 21 Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 15 Allgemeine Einstellungen vornehmen Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen Allgemein PIN ver ndern Gehen Sie wie folgt vor um Ihre PIN anzupassen 1 Tragen Sie die aktuelle PIN unter Aktuelle PIN und die neue PIN unter Neue PIN und unter PIN be
15. des gew nschten Teilnehmers Klicken Sie auf In Kontakte speichern und bearbeiten Sie die Einga befelder Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen Klicken Sie auf Speichern und Schliessen Sie m chten telefonieren W hlen mit Rufnummer o Hinweis Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste oder dr cken Sie die Enter Taste auf Ihrer PC Tas tatur Der Teilnehmer wird gerufen Sie k nnen die Rufnummern nach dem internationalen Format 4112345678 oder nach dem nationalen Format eingeben 0012345678 Die f hrende Ziffer f r den Amtszugang brauchen Sie nur beim nationalen Format einzugeben im Beispiel ist das die f hrende 0 Um die Rufnummer lesbar zu gliedern k nnen Sie Leerschl ge und Bindestriche benutzen 0 01 234 5678 Alle andern Zeichen werden vom Office 1600 1600IP nicht verstanden Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie m chten telefonieren Seite 28 W hlen nach Name a y Hinweis Hinweis Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens in das Eingabefeld e Wenn der gesuchte Namen im Telefonbuch unter dem Nachnamen eingeordnet ist geben Sie die Anfangsbuchstaben des Nachna mens ein e Wenn der gesuchte Namen im Telefonbuch unter dem Vorn
16. t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Mit Doppelklick auf den Journaleintrag wird der gew nschte Teilneh mer direkt gerufen Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie m chten telefonieren Seite 32 Einen Teilnehmer erneut anrufen Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie auf die Wahlwiederholungstaste und w hlen Sie aus E3 der sich ffnenden Auswahlliste den gew nschten Teilnehmer Die Rufnummer wird in das Eingabefeld bernommen Bei Bedarf k nnen Sie diese nun noch editieren Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Y Der Teilnehmer wird gerufen Hinweis In der Wahlwiederholungsliste werden die Teilnehmer aufgelistet wel che im Journal eingetragen sind Wird ein Journaleintrag gel scht ist der zugeh rige Teilnehmer auch in der Wahlwiederholungsliste nicht mehr verf gbar Unbeantwortete Anrufe beantworten Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und m chten die Anrufe w hrend Ihrer Abwe senheit beantworten Unbeantwortete Anrufe werden im Journal protokolliert Sie erkennen leicht an der Darstellung der Schaltfl che Journal in der Hauptansicht ob es Eintr ge unbeantworteter Anrufe gibt Schaltfl che Journal Der Schaltfl chentext ist fett Journal 4 und dahinter steht eine Zahl z B 4 Der Schaltfl chentext ist nicht Journal2 fett und dahinter steht eine Zahl z B
17. w hrend dem Gespr ch deak EEE tivieren klicken Sie erneut auf die Foxtaste DTMF Anruf w hrend der Rufphase weiterleiten Ihr Office 1600 1600IP ruft Weiterleiten Klicken Sie auf die Foxtaste Weiterleiten Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten I Teilnehmers in das sich ffnende Eingabefeld und klicken Sie auf OK Anruf w hrend der Rufphase abweisen Ihr Office 1600 1600IP ruft Abweisen Wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen m chten klicken Sie auf die Foxtaste Abweisen Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Nummertasten nutzen Seite 49 Nummertasten nutzen Sie m chten viel benutzte Nummern direkt per Mausklick w hlen Sie k nnen hierzu Nummertasten definieren und Sie einer Gruppe zuordnen Hinweis Office 1600 Die Nummertasten sind unabh ngig von den konfigurier baren Tasten am gekoppelten Office Endger t Nummertasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r Nummertasten 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Wichtige Nummern und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister wird hinzuge f gt Hinweis Sie k nnen die neuen Nummertasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppenregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgru
18. 000 nenn ennnnnennnnnennnnnennnnnennnnn nennen 41 Funktionen im Gespr ch nutzen 22222002220000nnneenennnenennnennnnnennnnnennnnennnnnn nennen 43 Abwesenheit organisieren 22202000000000n0nnnnonnnennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnennnnnennnnennenn 46 Spezielle Situationen meistern 222200222200s2snnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnn nenne nnnnnnnnnnnennnnnenn 48 Nummertasten nutzen 02240024000208000nn0 nenn nenn nenn nenn nenn nnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnensnne nenne nennen 49 Teamtasten nutzen u2 4u022s002ennonennnnnonnnnennnnennnennnnennnnennnne nenne nsnnnnnnnnnnnennnnennnnennnne 52 Funktionstasten nutzen 220022200200002000 nenn nenn nenn nenn nenn nnnnnnnnnnnnnnnnnennnnenenne nenne nennen 56 Funktionscodes anwenden 022200220002nnennnnennnnennnnennnnennnn nennen nennnnennnnenensnne nenn nennen 61 Textmeldungen DenURZen une a a 65 Textmeldungen verschicken 20002202000000000000000nnn0 nenn nn nenn nn nnnnnn nenn nnnnnnnnnnnnnennnnnenn 66 Textmeldungen empfangen ss44444000Bennnnnnnnnnnnnennnnn nennen nnnnnnnn nennen nennen nennen 68 Kontakte pflegen een nee 70 Neuen Kontakt erstellen 2 22022220024000200 00000 nenn nenn nnnnnnnnnnnn anne nnnnn nenne nenne nennen 71 Kontakt bearbeiten 2u022240200000000000n0nnnnn nenn nnnnn nenn nenne nnnen namen nnne nano nenne nenne nennen 74 Externes Tel
19. 0IP ruft Klicken Sie neben der Anzeige des anklopfenden Teilnehmers auf die Gespr chstaste Das 1 Gespr ch wird in Haltung gestellt und Sie sind mit dem anklop fenden Teilnehmer verbunden oder Wenn Sie den Anruf des anklopfenden Teilnehmers nicht entgegen nehmen m chten klicken Sie auf die Foxtaste Abweisen oder Klicken Sie auf die Gespr chstaste um das aktive Gespr ch zu beenden Klicken Sie neben der Anzeige des anklopfenden Teilnehmers auf die Gespr chstaste um das Gespr ch entgegenzunehmen Anklopfen bei einem Teilnehmer Anklopfen Sie rufen einen Teilnehmer an dieser ist jedoch besetzt W hrenddem Sie den Besetztton h ren klicken Sie auf die Foxtaste Anklopfen Sie h ren den W hlton und dem Teilnehmer wird signa lisiert dass Sie mit ihm sprechen m chten Wenn der gew nschte Teilnehmer Ihren Anruf abweist oder Anklop fen nicht m glich ist wird die Verbindung getrennt Besetztton Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionen im Gespr ch nutzen Seite 43 Funktionen im Gespr ch nutzen R ckfrage im Gespr ch Sie sind im Gespr ch und m chten einen anderen Teilnehmer anru fen ohne das laufende Gespr ch zu beenden Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten R ckfragepartners in das leere Eingabefeld Klicken Sie auf die Gespr chstaste Das 1 Gespr ch wird in Haltung gestellt Klicken Sie neben der Anzeige des R ckfragepartners nach
20. Hauptansicht wird eine ungelesene Textmeldung weniger gez hlt Office 1600 1600IP Kontakte pflegen Seite 70 Kontakte pflegen Mit dem Office 1600 1600IP stehen Ihnen 3 Telefonb cher zur Verf gung Jedes Telefonbuch ist unter Kontakte ber ein eigenes Register zug nglich Das Telefon buch Alle im ersten Register enth lt alle Kontakte der anderen 2 Telefonb cher Das Telefonbuch ffentlich im zweiten Register enth lt alle internen Teilnehmer Diese beiden Telefonb cher werden Ihnen vom System zur Verf gung gestellt und k nnen durch Sie nicht editiert werden Das Telefonbuch Privat im dritten Register enth lt nach der Neuinstallation des Office 1600 1600IP keine Kontakte und steht Ihnen zur Erfassung Ihrer pers nlichen Kontakte zur Verf gung Wenn Sie in Ihrer Firma f r die Verwaltung von Kontakten einen MS Exchange Ser ver einsetzen kann Ihr Systembetreuer Ihr Office 1600 1600IP so einrichten dass das MS Exchange Kontaktverzeichnis ber die Ansicht Kontakte direkt zug nglich ist Dies erlaubt Ihnen einerseits Ihr privates Kontaktverzeichnis ber das private Telefonbuch Ihres Office 1600 1600IP zu pflegen anderseits haben Sie ber das ffentliche Telefonbuch direkt Zugriff auf die in MS Exchange abgelegten Firmen kontakte Im Folgenden erfahren Sie wie Sie in Ihren Telefonb chern Kontakte erstellen und pflegen Hinweis Office 1600 Die Privatkontakte sind unabh ngig vom privaten Telefon buch des gekoppelten O
21. P Version Office 1600IP ist ausserdem ein vielfach bew hrter Begleiter f r Einzelbenutzer mit hohen Anforderungen an Mobilit t Dank der zentralen Informa tionsverwaltung haben die Office 1600IP Benutzer von zu Hause von der Firma und von jedem Ort mit einer Verbindung in das IP Netzwerk der Firma direkten Zugang zu Anruflisten Telefonb cher Meldungen etc Themen bersicht Office 1600 1600IP flexibel einsetzen 22 HH Hmmm Seite 5 Office 1600 1600IP bedienen Hamm Seite 7 Office 1600 1600IP flexibel einsetzen Die zwei m glichen Betriebsarten Office 1600 Office 1600IP zusammen mit den vielf ltigen Leistungsmerkmalen erm glichen einen breiten und flexibeln Einsatz des Softphones Office 1600 1600IP am Einzelarbeitsplatz einsetzen F r intensive PC Benutzer bietet der Einsatz eines Office 1600 1600IP viele Vor teile gegen ber herk mmlichen Telefonen Schnelle und komfortable Namenwahl einfachere Handhabung der Anruflisten ber das Journal unlimitierte Anzahl priva ter Kontakte direkter Zugriff auf Kontaktdatenbanken und Vieles mehr Gleichzeitig Office 1600 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 6 stehen Ihnen auch alle Komfortfunktionen der Office Systemendger te in der gewohnt hohen Qualit t zur Verf gung Office 1600 1600IP als Gruppenwerkzeug einsetzen Wenn sich mehrere Personen telefonisch um die Anliegen von Kunden k mmern liegt es auf der Hand sich in Arbeitsgruppen zu organisieren Unabh
22. W hrend ein Anruf signali lt Escape gt siert wird lt Escape gt W hrend jemand anklopft lt Ins gt Im Gespr ch lt Leerschlag gt gefolgt von Buchstabenein Fokus im Eingabefeld gabe lt Pause gt Anruf ist in Haltung lt Pause gt W hrend dem Gespr ch lt Pfeil Nach Oben gt Fokus im Eingebefeld Aktion Anruf beantworten Anruf wird aufgebaut Rufkontrollton ert nt Jetzt eingegebene Nummern wer den sofort bermittelt Over lap Wahl Liste wird verlassen und Aus wahl wird verworfen Anruf wird beendet Anruf wird abgewiesen Anruf wird abgewiesen DTMF Modus ein und aus schalten Auswahlliste wird ge ffnet und Eintr ge mit bereinstim mendem Anfang im zweiten Namen werden gesucht Anruf wird zur ckgenommen Anruf wird in Haltung gelegt Wahlwiederholungsliste wird ge ffnet Tastenkombination lt Pfeil Nach Unten gt lt Zur ck gt Buchstabeneingabe Situation Fokus im Eingabefeld Fokus im Eingabefeld Fokus im Eingabefeld Aktion Auswahlliste Wahlwiederho lung wird ge ffnet Eintrag wird Zeichen f r Zei chen gel scht Auswahlliste wird ge ffnet und Eintr ge mit bereinstim mendem Anfang werden gesucht W hlen mit Namen Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Seite 14 Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Sie k nnen das Verhalten Ihres Office 1600 1600IP Ihren Bed rfnissen anpassen damit das Telefonieren sich optimal mit
23. amen eingeordnet ist geben Sie die Anfangsbuchstaben des Vornamens ein e Um nach einer Kombination von Vor und Nachnamen zu suchen tippen Sie die Anfangsbuchstaben des 1 Namensteil gefolgt von einem Leerzeichen und dem Anfangsbuchstaben des 2 Namensteil ein z B Pi Ro f r Pilar Rodriguez Die Auswahlliste pr sentiert Ihnen nun alle Namen die mit Ihrer Ein gabe bereinstimmen Klicken Sie auf den gesuchten Namen Der Name wird in das Einga befeld bernommen und die Auswahlliste wird geschlossen Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Sie k nnen auch nach dem 2 Teil eines Namens suchen Geben Sie hierzu in das leere Eingabefeld ein Leerzeichen gefolgt vom Anfangs buchstaben des 2 Namenteiles ein Im Telefonbuch k nnen einem Namen mehrere Telefonnummern hin terlegt sein Office 1600 1600IP w hlt diejenige Nummer welche im Kontakteintrag angew hlt wurde siehe Telefonnummern E Mail und URL erfassen Seite 73 Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie m chten telefonieren Seite 29 W hlen aus dem Telefonbuch Kontakte Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet W hlen Sie das gew nschte Telefonbuch Das Telefonbuch ffent lich im zweiten Register enth lt alle internen Teilnehmer und Kurz wahlen Ihrer Firma Das Telefonbuch Privat im
24. ammelanschl sse eingetra gen sein Office 1600 1600IP Funktion Schaltgruppe Umleitung Weiterleiten Telefonieren wie ein Profi Funktionstasten nutzen Seite 59 Eigenschaft Mit Schaltgruppen k nnen Sie z B Anrufe ber das Wochenende auf andere Ziele lenken als w hrend den Arbeitstagen Jede Schaltgruppe hat drei Schaltm glich keiten Sie brauchen eine Berechtigung um Schaltgrup pen bedienen zu k nnen Fragen Sie Ihren Systembe treuer wie bei Ihnen die Schaltgruppen eingesetzt werden und ob Sie berechtigt sind diese zu bedienen Aktivieren und deaktivieren einer Umleitung auf ein ande res Anrufziel W hlen Sie unter Variante die Art des Zieles oder der Umleitung aus und tragen Sie unter Rufnummer die Rufnummer des Zielteilnehmers ein Leitet einen anstehenden Anruf w hrend der Rufphase weiter auf das Ziel das Sie unter Rufnummer definiert haben Die gleichlautende Funktion auf der Foxtaste unter scheidet sich dadurch dass die Rufnummer des Zielteil nehmers nicht vordefiniert ist Definieren Sie daher eine Funktionstaste dann wenn Sie h ufig auf denselben Ziel teilnehmer weiterschalten Funktionstaste bedienen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister mit der Funktionstaste die Sie bedienen m chten ge ffnet m Klicken Sie doppelt auf die Funktionstaste der Funktion die Sie aus l sen m chten Funktionstaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister
25. aste bis die Lautst rke Ihrem Bed rfnis entspricht Mikrofon ein ausschalten nur Office 1600IP Sie m chten dass Ihr Gespr chsteilnehmer f r einen Moment nicht h rt was Sie mit jemand anderem besprechen Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Stummtaste um das Mikrofon auszuschalten Ihr Gespr chspartner kann Sie nicht mehr h ren Um das Mikrofon wieder einzuschalten klicken Sie nochmals auf die Stummtaste so Lauth ren nur Office 1600IP Sie m chten Ihren Gespr chspartner ber den Lautsprecher Ihres PCs h ren C 9 Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Lauth rtaste um Lauth ren einzuschalten Klicken Sie erneut auf die Taste um Lauth ren wieder auszuschal ten Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Journal kennenlernen Seite 37 Journal kennenlernen Im Journal werden sowohl alle ankommenden und abgehenden Anrufe als auch Textmeldungen als Ereignisse eingetragen Sie k nnen aus einem Eintrag nebst anderen n tzliche Informationen herauslesen welcher Art das Ereignis war wann es erfolgte wer daran beteiligt war und wie lange es gedauert hat Mit einem Dop pelklick auf einen Eintrag k nnen Sie kontextabh ngig eine Aktion ausl sen Hinweis Office 1600 Die Journaleintr ge sind unabh ngig von den Anruflisten des gekoppelten Office Endger tes Journaleintr ge verstehen Anhand des Symbols in der ersten Spalte eines Eintrages k nnen Sie erkennen um we
26. beitsticket Dialog wird ge ffnet Er besteht aus drei bereinan der angeordneten Rahmen Tragen Sie im obersten Rahmen den Namen der Kontaktperson und das Thema des Arbeitstickets ein unter Betreff Tragen Sie im mittleren Rahmen Ihre Gespr chsnotizen ein Im unte ren Rahmen werden sp ter die erfassten Gespr chsnotizen ange zeigt Speichern Sie die eben erfasste Gespr chsnotiz Sie k nnen die Gespr chsnotiz auch nach dem Gespr ch erstellen Die gespeicherte Gespr chsnotiz ist f r alle Mitglieder der Arbeits gruppe zug nglich und kann durch alle editiert werden solange bei einem weiteren Anruf keine neue Gespr chsnotiz in diesem Arbeitsti cket er ffnet wird Ihr Gruppenadministrator kann einstellen dass immer eine Gespr chs notiz abgespeichert werden muss Wenn Sie in diesem Modus w h rend des Gespr chs nicht selber eine Gespr chsnotiz erstellen wird nach dem Beenden des Gespr chs automatisch eine angelegt und gesichert unabh ngig davon ob Sie diese editieren oder nicht Auch bei unbeantworteten Anrufen wird in diesem Modus automatisch eine leere Gespr chsnotiz erstellt Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Telefongespr che erfassen Seite 84 Gespr chsnotiz zu einem bestehenden Arbeitsticket hinzuf gen Sie k nnen bei jedem Anruf entscheiden ob Sie ein neues Arbeitsticket er ffnen m chten oder ob Sie die neue Gespr chsnotiz einem bestehenden Arbeitsticket hinzuf gen m c
27. cker l schen Aufschalten e aktivieren in Nachwahl 00 32 lt TN Nr gt 43 04 04 88 lt TN Nr gt 86 lt TN Nr gt 02 02 21 lt TN Nr gt 21 21 21 22 22 67 lt TN Nr gt 67 67 67 24 lt Text Nr gt 24 28 28 44 Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionscodes anwenden Seite 62 e sich sch tzen vor e auf sich erlauben Durchsage e an einen Teilnehmer e an eine Gruppe e an Gruppe bernehmen Follow me e aktivieren e l schen Funktion ber fremdes Telefon aktivieren deaktivieren Fernbedienung Konferenzgespr ch aufbauen e vorbestimmt e variabel Netzbetreiber manuell wechseln LCR Fallback nach Fallback wird die zuletzt gew hlte externe Rufnummer automatisch gew hlt Parken e Teilnehmer parken in Nachwahl e sich mit geparktem Teilnehmer verbinden Personensuchanlage e Teilnehmer suchen in Vorwahl e Teilnehmer suchen in Nachwahl e Sucher beantworten Privatanruf mit pers nlichem Code PIN Relais steuern e aktivieren e deaktivieren R ckruf e l schen vom ausf hrenden Telefon aus R ckruf Message Message LED e aktivieren e l schen vom empfangenden Telefon aus Rufweiterschaltung RWS 04 04 7998 lt TN Nr gt 79 lt GR Nr gt 89 23 lt TN Nr gt 23 06 lt TN Nr gt lt Fkt gt 70 lt Konf Nr gt 71 lt TN Nr 1 gt bis lt TN Nr 5 gt 90 76 76
28. der Maus auch mehrere Eintr ge ausw hlen indem Sie w hrend der Auswahl die Shift oder Ctrl Taste dr cken y Klicken Sie in der Symbolleiste auf L schen Die ausgew hlten Ein tr ge werden gel scht Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Seite 40 Telefonieren wie ein Profi Als Telefon aus der Office Familie bietet Ihr Office 1600 1600IP bis auf wenige Aus nahmen die ganze Palette der vielf ltigen Komfortfunktionen Dank dem dass mit dem Office 1600 1600IP die beschr nkten Anzeigem glichkeiten eines herk mm lichen Endger tes gesprengt werden lassen sich zudem Merkmale wie Team oder Funktionstasten bersichtlicher gestalten und besser bedienen Im Folgenden erfahren Sie wie Sie die Komfortfunktionen mit dem Office 1600 1600IP optimal einsetzen Hinweis Office 1600IP Beschreibung und Bedienung k nnen abh ngig vom eingesetzten Media Ger t leicht voneinander abweichen Einige Hand apparate unterst tzen z B das Einleiten und Abschliessen eines Gespr chs durch das Herausnehmen des Handapparates aus der Hal terung Die folgende Beschreibung geht davon aus dass diese Funk tion nicht zur Verf gung steht Themen bersicht Komfortable Funktionen nutzen 2 2 2 none eneneeenn nn Seite 41 Funktionen im Gespr ch nutzen 2 22 o ones Seite 43 Abwesenheit organisieren 2 2 2222 ae Seite 46 Spezielle Situationen meistern 22 nn oneneeereree een Seite 48 Nummertasten nutzen
29. dia Einstellungen vornehmen 17 DTMF Tonwahl 222 48 Media Ger t 2 222 nun 10 Mikrofon ein aussch alten 35 E Mitglieder an abmelden 86 Eigene E Mail Adresse eintragen 16 E Mail erfassen 222222222eeunn 73 N Nachbearbeitungszeit manuell beenden 80 F Namen und Rufnummer speichern 26 27 Neues Arbeitsticket erstellen 82 Funktionen verstehen 2 222222 57 Kuinmehlasielsschen een 51 Beare aa E aN Se A Nummertasten definieren und anordnen 49 Funktionstaste l schen 60 Funktionstasten 2 22222 neren 56 O Office 1600IP als Gruppenwerkzeug 6 Office 1600IP am Einzelarbeitsplatz 5 Office 1600IP an mehreren Arbeitspl tzen 6 Office 1600IP auftragbarem PC _ 6 Office 1600IP im Twin Modus 7 Office 1600IP starten 7 P Pause aktivieren deaktivieren 80 Pers nliche Angaben erfassen 71 R R ckfrage im Gespr ch 43 R ckruf anfordern 2222222 41 R ckrufaufforderung beantworten 41 Rufmuster und Melodien einstellen 19 Rufsignalisation unterdr cken 24 S Status berwachen 22222020 86 T Teampartner anrufen 2222 2 54 Teamtaste l schen 53 Teamtasten 2222eeeeeneenn 52 Teamtastenstatus verstehen 53 Teilnehmer erneut anrufen 32 Telefoniefunktionen
30. dritten Register ent h lt Ihre privaten Kontakte Das Telefonbuch Alle im ersten Register enth lt die Kontakte der zwei andern Telefonb cher Wenn Ihr Office 1600 1600IP mit einem MS Exchange Server gekop pelt ist stehen Ihnen auch die dort erfassten Kontakte zur Verf gung siehe Kontakte pflegen Seite 70 Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des Er gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste Klicken Sie auf den gew nschten Kontakt oder ziehen Sie den Kon takt mit der Maus in das Eingabefeld der Hauptansicht Doppelklick ffnet die Details zum Kontakt Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Hinweis Ein privater Kontakt kann nach dem Vor oder Nachnamen eingeordnet sein Dies kann beim Erfassen des Kontaktes festgelegt werden Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie m chten telefonieren Seite 30 W hlen aus einem externen Telefonbuch Sie k nnen direkt aus Ihrem Office 1600 1600IP ein Telefonbuch im Internet ff nen Die URL Adresse dieses Telefonbuches ist in den Einstellungen eingetragen siehe Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 15 w Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen Web Das Interne
31. e in der Spalte Rufausgabe die Rufmuster Melodien ein welche am externen Lautsprecher und am Handapparat Headset abgespielt werden sol len Vergewissern Sie sich dabei ob im Register Media Ger te unter Rufausgabe die gew nschten Ger te angew hlt sind siehe Ger te zur Rufausgabe aus w hlen Seite 17 Stellen Sie in der Spalte PC Lautsprecher die Rufmuster Melodien ein wel che am internen PC Lautsprecher abgespielt werden sollen Vergewissern Sie sich dabei ob im Register Media Ger te unter Rufausgabe der interne PC Lautsprecher angew hlt ist siehe Ger te zur Rufausgabe aus w hlen Seite 17 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Wenn Sie die Auswahl der Rufmuster und Melodien wieder auf die Werkseinstel lung zur cksetzen m chten klicken Sie auf Zur cksetzen Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Voice Mailbox einrichten Seite 21 Voice Mailbox einrichten Im Register Voice Mailbox k nnen Sie die Begr ssungen Ihrer Mailbox verwalten Sie haben drei pers nliche Begr ssungen zur Verf gung die Sie hier aktivieren aufsprechen und anh ren k nnen Hinweis Die Voice Mailbox muss vorg ngig durch Ihren Systemadministrator eingerichtet werden Begr ssung aktivieren deaktivieren Sie k nnen drei pers nliche Begr ssungen aufsprechen Zum Beispiel einer f r kurze einer f r ganzt gliche und einer f r lange Abwesenheiten 1 Sie aktivieren die
32. e sind Wenn Sie eine Verbindung w hlen sieht die angerufene Person auf der Anzeige Ihre Gesch ftsnummer Office 1600 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 7 Office 1600 1600IP zusammen mit einem mobilen Systemendger t benutzen Wenn Sie als Media Ger t zu Ihrem Office 1600 nicht schon bereits ein mobiles Systemendger t drahtloser DECT Handapparat benutzen k nnen Sie Ihr Office 1600 1600IP auch im Twin Modus mit dem Handapparat einsetzen Solange der Handapparat in der Lademulde liegt werden die Anrufe auf das Office 1600 1600IP gelenkt Sobald Sie den Handapparat aus der Lademulde nehmen werden die Anrufe auf dieses gelenkt Im Twincomfort Modus bernimmt Ihr Handapparat auch die Eintr ge der Anruflis ten der Wahlwiederholung und des privaten Telefonbuches max 100 Eintr ge Twin und Twincomfort stehen auch zur Verf gung wenn Sie Ihr Office 1600 1600IP als Gruppenwerkzeug benutzen Alternativziel wenn Ihr Office 1600 1600IP nicht gestartet ist Wenn Ihr Office 1600 1600IP nicht gestartet ist werden die Anrufe automatisch auf ein vorkonfiguriertes Ziel umgleitet Nat rlich k nnen Sie die Anrufe vor dem Been den des Programms auch selber auf das gew nschte Alternativziel umleiten Office 1600 1600IP bedienen Office 1600 1600IP starten Standardm ssig wird Ihr Office 1600 1600IP so installiert dass es beim Starten des PCs automatisch ge ffnet wird Mit dem Programmsymbol auf Ihrem Desktop k nnen Sie das Off
33. efonbuch 2 20002220002020000nnnn nennen nnnnnennnnnennnnnennnnnennnnnennnnne nennen 75 In der Gruppe telefonieren 2 uu22 2000n nn00nannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn 76 Mitglied in einer Arbeitsgruppe uusunssssenenennenneenennennennnenennnennnnne nenne nnnnnennnnenennnnnennen 77 Telefongespr che erfassen 00022240000200000000nnnnnn nennen nnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnnn 82 Arbeitsgruppe verwalten 0020200200002000000nonnnn nenn nenn nun nano nenne nenn nnnne nenne nenne nennen 85 Lu Le gt gt E IA ATAN OIE E A E P N EAE OTE E AAEN 88 Office 1600 1600IP Sicherheitshinweise Seite 3 Sicherheitshinweise Hinweise zu dieser Anleitung Lesen Sie bitte diese Bedienungsanleitung bevor Sie Ihr Office 1600 1600IP im All tag benutzen Ihr PC mit dem Office 1600 1600IP wurde von Ihrem Systembetreuer mit einem Media Ger t ausger stet Dies kann ein Telefonh rer ein Headset oder ein Blue tooth Ger t sein Je nach Ger t kann die Bedienung Ihres Office 1600 1600IP leicht von der vorliegenden Anleitung abweichen Diese Anleitung steht im Office 1600 1600IP unter Hilfe auch im onlinefreundli chen HTML Format zur Verf gung Vergleichen Sie die Version dieses Dokumentes mit der Version des Online Doku mentes Stimmt die Version nicht berein laden Sie das PDF Dokument neu her unter indem Sie im Online Dokument auf die
34. en Kontakten gespei chert ist e Schreiben Sie den Namen in das leere Eingabefeld siehe W hlen nach Name Seite 28 e W hlen Sie den Empf nger aus dem Telefonbuch siehe W hlen aus dem Telefonbuch Kontakte Seite 29 Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Il a Hinweis Diese Funktion steht nur zur Verf gung wenn Ihr Office 1600 1600IP Ihre pers nliche E Mail Adresse kennt siehe Eigene E Mail Adresse eintragen Seite 16 Office 1600 1600IP Textmeldungen benutzen Textmeldungen empfangen Seite 68 Textmeldungen empfangen Textmeldungen empfangen E je Ein interner Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Je nach Grundeinstellung wird Ihr Meldungsfenster ge ffnet und evtl der Eingang einer Meldung auch akustisch signalisiert siehe Verhal ten der Ansichten bestimmen Seite 15 ffnen Sie das Journal Klicken Sie auf den fett geschriebenen Eintrag der eingegangenen Meldung Die Meldung wird ge ffnet Textmeldungen beantworten rl Ein Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Sie m chten diese Meldung beantworten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung beantworten Der Emp fanger wird automatisch in das Eingabefeld geschrieben Erfassen Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf Meldung senden Textmeldungen weiterleiten HN Ein Teilnehmer hat Ihnen eine Textmeldung gesendet Sie m
35. en Sie die E Mail und die Internetadresse ein z B http www contact org Privaten Kontakt speichern Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Sie haben alle Angaben zum Kontakt erfasst Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen klicken Sie auf Speichern und Schliessen Ihr neuer Kontakt erscheint nun in den Telefonb chern Alle und Pri vat Wenn Ihr Office 1600 1600IP mit einem MS Exchange Server ver bunden ist wird der Kontakt automatisch auch dort abgelegt zeitlich verz gert Office 1600 1600IP Kontakte pflegen Kontakt bearbeiten Seite 74 Kontakt bearbeiten Privaten Kontakt bearbeiten Sie haben die Hauptansicht ge ffnet und m chten einen Eintrag in Ihrem privaten Telefonbuch bearbeiten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet ffnen Sie das Telefonbuch Privat Klicken Sie auf die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gew nschten Namens oder schreiben Sie denn Namen in das Einga befeld der Symbolleiste gt Klicken Sie doppelt auf den gew nschten Kontakt oder w hlen Sie Eintrag editieren Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontak tes wird ge ffnet C Passen Sie die Eintr ge an Detaillierte Angaben zu den Eingabefel dern finden Sie unter Neuen Kontakt erstellen Seite 71 Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen P klicken Sie auf Speichern und Schliessen
36. entsprechende Verkn pfung klicken Version Dokument eud 0001 Version 2 0 Hinweise zum Produkt Verwendungszweck Dieses Softphone ist ein Systemendger t und kann nur mit dem Betrieb des pas senden PBX Systems verwendet werden Die Software l sst sich nur starten wenn ein entsprechend konfiguriertes PBX System erkannt wird Das PC Telefon ist geeignet f r den Einsatz als Komforttelefon an einem festen oder mobilen Arbeits platz oder als Telefon f r Agenten von Arbeitsgruppen Zusammen mit einem Mobiltelefon kann es im Twin Modus betrieben werden Funktionsumfang Nebst den vielf ltigen Zusatzfunktionen in der Eigenheit als PC und Teamtelefon entspricht der Funktionsumfangs im wesentlichen einem Office 35 Systemendge r tes Es kann jedoch nicht als Reihenapparat eingesetzt werden Office 1600 1600IP Sicherheitshinweise Seite 4 Verf gbarkeit Die Verf gbarkeit des Softphones ist abh ngig von der Funktionst chtigkeit und der Stromversorgung des PCs sowie der Verf gbarkeit des Daten Netzwerkes und des Telekommunikationssystems inklusive OIP Server Ist das Softphone nicht verf gbar werden Anrufe an ein Ersatzziel gelenkt das durch Ihren Systemadmi nistrator eingestellt wurde Zusatzeinrichtungen Das Office Office 1600IP wurde mit einer Reihe drahtgebundener und drahtloser Media Ger te ausgetestet inklusive Bluetooth Ger te Verwenden Sie nur vom Hersteller ausdr cklich empfohlene Media Ger te Haftu
37. erfolgter R ckfrage auf die Gespr chstaste Sie sind wieder mit dem Gespr chspartner verbunden mo Makeln zwischen R ckfragepartner und Gespr chspartner Sie haben eine R ckfrage eingeleitet und m chten zum 1 Gespr chspartner wechseln ohne den R ckfragepartner zu verlie ren Makeln Klicken Sie w hrend dem Gespr ch auf die Foxtaste Makeln Der R ckfragepartner wird in Haltung gestellt Makein Um wieder zur ck zum R ckfragepartner zu gelangen dr cken Sie nochmals die gleiche Foxtaste Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionen im Gespr ch nutzen Seite 44 Gespr chspartner mit Voranmeldung weiterverbinden ie Verbinden Sie sind im Gespr ch und m chten Ihren Gespr chspartner weiter verbinden Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen und das laufende Gespr ch wird in Haltung gestellt Warten Sie bis der gew nschte Teilnehmer das Gespr ch entgegen nimmt und k ndigen Sie ihm den Anruf an Klicken Sie dann auf die Foxtaste Verbinden Gespr chspartner ohne Voranmeldung weiterverbinden ie Verbinden Hinweis Sie sind im Gespr ch und m chten Ihren Gespr chspartner weiter verbinden Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten Teilnehmers in das leere Eingabefeld und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Te
38. es wieder beim ersten Mitglied zu rufen Ihr Gruppenadministrator kann einstellen ob der n chste Anruf zuerst wieder beim gleichen Mitglied signalisiert wird oder ob dieser zuerst beim n chsten Mitglied in der Reihe signalisiert wird um so eine gleichm ssigere Rufverteilung zu erreichen Anrufe entgegennehmen In einer Ihrer Arbeitsgruppe liegt ein Anruf an Der Anruf wurde eventuell bereits bei einigen Ihren Gruppenkollegen angeboten doch die waren besetzt Nun wird der Anruf bei Ihnen angeboten Ihr Office 1600 1600IP ruft Sie sehen auf der Hauptansicht anstelle des eigenen Namens den Namen der Arbeitsgruppe Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste Die Verbindung ist aufgebaut Der Anrufer sieht auf seiner Anzeige die Rufnummer oder den Namen der Arbeitsgruppe Sie k nnen jetzt oder nach dem Auflegen eine Gespr chsnotiz zu die sem Anruf erfassen siehe Telefongespr che erfassen Seite 82 Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe Seite 80 Nachbearbeitungszeit manuell beenden Nach jedem Anruf wird Ihnen eine Nachbearbeitungszeit einger umt in welcher die Anrufe an die Arbeitsgruppe bei Ihnen nicht signalisiert werden Die Nachbearbei tungszeit beginnt nach einem beendeten Telefongespr ch automatisch abzulau fen und dient dazu das beendete Telefongespr ch zu bearbeiten bevor Sie den n chsten Anruf entgegennehmen 3 9 S
39. f r jeden Anruf automatisch eine Gespr chsnotizen erzwingen Gespr chsnotiz ge ffnet und gespeichert werden soll siehe auch Neues Arbeitsticket erstellen Seite 82 Status berwachen und Mitglieder an abmelden Sie m chten nachschauen wer bereits in der Arbeitsgruppe ange meldet ist und bei Bedarf selber weitere Mitglieder an oder abmel den Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Arbeitsgruppen verwalten und dann auf die Registerkarte der zu verwaltenden Arbeitsgruppe Die Mitglieder sind im linken Rahmen aufgelistet Steht bei einem Mitglieder unter Angemeldet ein H klein ist er bereits angemeldet Sie k nnen den Mitglieder an dieser Stelle selber ab oder anmelden Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern ohne die Ansicht zu verlassen oder auf OK um die Einstellungen zu speichern und den Dialog zu schliessen Arbeitsticket l schen Sie k nnen jedes Arbeitsticket l schen unabh ngig davon ob Sie pers nlich Gespr chsnotizen hinzugef gt haben oder nicht Arbeitsgruppenmitglieder ohne Gruppenadministratorrechte k nnen keine Arbeitstickets l schen Sie m chten ein Arbeitsticket l schen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Tabelle Ihrer Arbeitsgruppe aus ye W hlen Sie den zu l schenden Arbeitsticketeintrag und klicken Sie auf Eintrag l schen Office 1600 1600IP Index Seite 88 Index A G Adresse erfassen 22 222222 12 Ger te z
40. f unterdr ckt Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie werden angerufen Seite 25 Anruf entgegennehmen EC Ihr Office 1600 1600IP ruft Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie auf die Gespr chstaste oder dr cken Sie die Enter Taste auf Ihrer PC Tasta tur Die Verbindung ist aufgebaut Hinweis F r die Bedienung mit der Tastatur Je nach Betriebssystem Windows 2000 Windows XP wird der Fokus nicht automatisch auf das Office 1600 1600IP gesetzt wenn dieses ruft Setzen Sie den Fokus in diesem Fall mit Hilfe der Tastenkombination lt Alt gt lt Tab gt auf das Pik togramm Office 1600 1600IP und nehmen Sie erst dann den Anruf mit lt Enter gt entgegen Lautst rke der Sprachwiedergabe anpassen nur Office 1600IP Siehe Gespr chslautst rke einstellen nur Office 1600IP Seite 35 wenn Sie die Lautst rke nur f r das aktuelle Gespr ch anpassen m chten Siehe Lautst rken einstellen Seite 18 wenn Sie die Lautst rke generell f r alle Gespr che anpassen m chten Gespr ch beenden Sie sind im Gespr ch Klicken Sie auf die Gespr chstaste oder dr cken Sie die Escape 9 Taste auf Ihrer PC Tastatur Das Gespr ch ist beendet Namen und Rufnummer speichern Sie haben ein Gespr ch beendet und m chten nun den Namen und die Rufnummer speichern Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und markieren Sie den Anrufeintrag
41. ffice Endger tes Themen bersicht Neuen Kontakt erstellen anaana een Seite 71 Kontakt bearbeiten 2 2 aaa nennen Seite 74 Externes Telefonbuch 2 2 22 oenenenenneneeeen een Seite 75 Office 1600 1600IP Kontakte pflegen Neuen Kontakt erstellen Seite 71 Neuen Kontakt erstellen Sie k nnen im privaten Telefonbuch beliebig viele Kontakte er ffnen und pflegen Privaten Kontakt erstellen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet und m chten einen Teilnehmer in Ihr privates Telefonbuch aufnehmen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kontakte Die Kontaktansicht wird ge ffnet ffnen Sie das Telefonbuch Privat S Klicken Sie anschliessend auf Neu Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes wird ge ffnet Pers nliche Angaben erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Erfassen Sie den Namen 1 Klicken Sie auf Namen 2 Tragen Sie Vor und Nachname in die Eingabefelder des Namen dialoges ein 3 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und den Namen zu bernehmen 7 Bearbeiten Sie die Felder Position und Firma O7 W hlen Sie unter Anzeigen nach ob der Name nach dem Vor oder Nachname eingeordnet werden soll Hinweis Namen und Vornamen d rfen nicht mit einem Umlaut beginnen Adresse erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet g Tragen Sie die Gesch ftsadresse ein 1 W hlen Sie Gesc
42. h ft im Auswahlfeld unterhalb der Schaltfl che Adresse 2 Klicken Sie auf Adresse 3 Tragen Sie die Gesch ftsadresse in die Eingabefelder des Adress dialoges ein 4 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und die Adresse zu bernehmen C Tragen Sie die Privatadresse ein 1 W hlen Sie Privat im Auswahlfeld unterhalb der Schaltfl che Adresse 2 Klicken Sie auf Adresse 3 Tragen Sie die Privatadresse in die Eingabefelder des Adressdia loges ein 4 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu schliessen und die Adresse zu bernehmen Office 1600 1600IP Kontakte pflegen Neuen Kontakt erstellen Seite 73 Telefonnummern E Mail und URL erfassen Der Dialog zur Erfassung und Pflege des Kontaktes ist ge ffnet Tragen Sie die Telefonnummern in die 4 Eingabefelder Gesch ft Privat Fax und Mobiltelefon ein Sie k nnen die Rufnummern nach dem internationalen Format 4112345678 oder nach dem nationalen Format erfassen 0012345678 Die f hrende Ziffer f r den Amtszugang brauchen Sie nur beim nationalen Format einzugeben im Beispiel ist das die f hrende 0 Um die Rufnummer lesbar zu gliedern k nnen Sie Leerschl ge und Bindestriche benutzen 0 01 234 5678 Alle andern Zeichen werden vom Office 1600 1600IP nicht verstanden W hlen Sie die Telefonnummer die beim Eintragen des Namens gew hlt werden soll indem Sie das Optionsfeld hinter der gew nsch ten Telefonnummer anklicken Trag
43. hten E Sie sind im Gespr ch Unter der Anrufernummer gibt es bereits Arbeitstickets mit Gespr chsnotizen Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Registerkarte Ihrer Arbeitsgruppe aus Alle Arbeitstickets in der Liste die eine oder mehrere Gespr chsnoti zen mit der gleichen Anrufernummer enthalten sind jetzt gelb mar kiert Sie haben nun die M glichkeit entweder eines der markierten Arbeitstickets ein anderes der aufgelisteten Arbeitstickets oder ein neues Arbeitsticket zu ffnen Im Folgenden ffnen Sie eines der mar kierten Arbeitstickets W hlen Sie ein gelb markiertes Arbeitsticket in der Liste und klicken Sie auf Arbeitsticket ffnen Der Arbeitsticket Dialog und eine neue Gespr chsnotiz im mittleren Rahmen werden ge ffnet Im untersten Rahmen sehen Sie die bereits erfassten Gespr chsnotizen Tragen Sie jetzt im mittleren Rahmen Ihre Gespr chsnotizen ein Speichern Sie die eben erfasste Gespr chsnotiz Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Arbeitsgruppe verwalten Seite 85 Arbeitsgruppe verwalten In der Arbeitsgruppenverwaltung k nnen Sie mit der n tigen Berechtigung Mitglie der hinzuf gen oder ausschliessen Rufverteilung und Rufdauer bestimmen die Nachbearbeitungszeit festlegen sowie weitere Einstellungen vornehmen Arbeitsgruppe einrichten PP we Sie sind Gruppenadministrator von einer oder mehreren Arbeits gruppen Klicken Sie im Men Arbe
44. ice 1600 1600IP Textmeldungen benutzen Textmeldungen verschicken Seite 66 Textmeldungen verschicken Textmeldungen an Teilnehmer senden Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Meldung Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Der Meldungseditor wird ge ff Sie haben verschiedene M glichkeiten den Empf nger einzutragen e Schreiben Sie die Rufnummer in das leere Eingabefeld siehe V h len mit Rufnummer Seite 27 e Schreiben Sie den Namen in das leere Eingabefeld siehe W hlen nach Name Seite 28 e W hlen Sie den Empf nger aus dem Telefonbuch siehe W hlen aus dem Telefonbuch Kontakte Seite 29 W hlen Sie den Empf nger ber eine Nummerntaste siehe W h len mit einer Nummertaste Seite 31 e W hlen Sie den Empf nger aus dem Journal siehe W hlen aus dem Journal Seite 31 Erfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Pr Hinweis Die L nge einer Textmeldung an einen Teilnehmer mit einem Office Systemendger t mit Anzeige ist beschr nkt auf maximal 160 Zeichen Office 1600 1600IP Textmeldungen benutzen Textmeldungen verschicken Seite 67 Textmeldungen als E Mail senden Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Meldung n Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Sie haben verschiedene M glichkeiten den Empf nger einzutragen Schreiben Sie die E Mail Adresse direkt in das leere Eingabefeld oder wenn die Angaben zum Empf nger in d
45. ice 1600 1600IP auch manuell starten Jedesmal beim Start von Office 1600 1600IP pr ft das System ob die neueste Software Version des Programms vorhanden ist Wenn nicht wird das Programm automatisch aktualisiert Beim ersten Start werden Sie nach Benutzername und PIN gefragt Geben Sie unter Benutzername die interne Rufnummer Ihres Office 1600 1600IP ein ndern Sie darauf die voreingestellte PIN 0000 mit einer PIN Ihrer Wahl Klicken Sie auf PIN speichern wenn die Abfrage beim n chsten Starten nicht mehr erscheinen soll Hinweis Beachten Sie dass eine gespeicherte PIN b swillig herausgelesen und so Ihr Telefon unrechtm ssig benutzt werden kann Klicken Sie auf OK Ihr Office 1600 1600IP wird gestartet Bedienoberfl che kennenlernen Die Hauptansicht ist die zentrale Benutzerkonsole des Office 1600 1600IP Von hier aus t tigen Sie Ihre Anrufe oder ffnen weitere Ansichten f r den Zugriff auf den Meldungseditor die Kontakte die Gruppen oder das Journal Office 16001P Mel x Men leiste Datei Einstellungen Arbeitsgruppe Workgroup 3 Ziel wird gerufen Hess Iis 3994 intern Foxtasten Bedientasten Telefon Bedientasten Arbeitsgruppe Die Zustandsanzeige zeigt den aktuellen Zustand des Telefons Mit den Bedientasten bedienen Sie das Telefon und die Arbeitsgruppen Die Foxtasten bieten kontextabh ngig weitere Funktionen an ber die Symbolleiste k nnen Sie eine Umleitung aktivieren siehe
46. ie haben ein Telefongespr ch beendet Die Nachbearbeitungszeit beginnt automatisch zu laufen Klicken Sie auf die Weitertaste um die Nachbearbeitungszeit manu ell zu beenden Sie sind sofort wieder bereit ankommende Gespr che zu beantwor ten Pause aktivieren deaktivieren Sie k nnen sich tempor r vor Anrufen auf Ihre Arbeitsgruppe sch tzen Hinweis Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie auf die Pausentaste um die Pause zu aktivieren Um die Pause zu deaktivieren klicken Sie wieder auf die Pausen taste Ihr Office 1600 1600IP ist wieder bereit ankommende Anrufe entgegenzunehmen Nur Sie k nnen die Pause an Ihrem Office 1600 1600IP aktivieren und deaktivieren Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe Seite 81 Aus einer Arbeitsgruppe w hlen Sie m chten im Namen der Arbeitsgruppe jemanden anrufen Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Kontrollieren Sie ob in der Anzeige der Name der gew nschten Arbeitsgruppe steht Ist dies nicht der Fall w hlen Sie den richtigen Namen indem Sie mit dem Pfeil links in der Anzeige die Auswahlliste ffnen und dort den richtigen Namen ausw hlen W hlen Sie die Rufnummer und klicken Sie auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Wenn es sich um einen externen Teilnehmer handelt sieh
47. ilnehmer wird gerufen Warten Sie den 1 Rufton ab und klicken Sie dann auf die Foxtaste Verbinden Wenn der andere Teilnehmer das Gespr ch nicht entgegennimmt kommt der Anruf wieder zu Ihrem Office 1600 1600IP zur ck Gespr chspartner halten _ Parken Sie sind im Gespr ch und m chten die Verbindung in Haltung stellen um schnell etwas abzukl ren Klicken Sie auf die Foxtaste Parken PUEN Um den geparkten Gespr chspartner zur ckzuholen klicken Sie auf die Foxtaste Zur ckholen Konferenzgespr ch f hren Sie sind im Gespr ch und haben einen Gespr chspartner in Halte stellung Diesen m chten Sie nun zum laufenden Gespr ch zuschal ten Konferenz Klicken Sie auf die Foxtaste Konferenz Um die Konferenz zu verlassen klicken Sie auf eine der Gespr chs tasten Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Abwesenheit organisieren Seite 46 Abwesenheit organisieren Anruf umleiten Anrufumleitung Sie verlassen Ihren Arbeitsplatz Ihre Anrufe sollen zu einem anderen Teilnehmer umgeleitet werden Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Schreiben Sie die Rufnummer oder den Namen des gew nschten I Teilnehmers in das leere Eingabefeld Klicken Sie in der Symbolleiste auf Umleiten oder Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Nach Unten Taste neben der Umleittaste In der sich ffnenden Auswahlliste werden die vorg ngig benutzten Unmleitungsziele angeboten Klic
48. itsgruppe auf Arbeitsgruppen verwal ten Der Dialog zur Verwaltung der Arbeitsgruppen wird ge ffnet Klicken Sie auf die Registerkarte der zu verwaltenden Arbeits gruppe Markieren Sie in der Benutzerliste rechts die gew nschten Arbeits gruppen Mitglieder und klicken Sie auf die Nach Links Taste ber die Nach Rechts Taste k nnen Sie Mitglieder aus der Arbeits gruppe ausschliessen ber die Nach Oben und Nach Unten Taste k nnen Sie die Rei henfolge der Mitglieder anpassen Passen Sie die weiter unten beschriebene Einstellungen den Anfor derungen an Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern ohne die Ansicht zu verlassen oder auf OK um die Einstellungen zu speichern und den Dialog zu schliessen Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Arbeitsgruppe verwalten Seite 86 Einstellungen der Arbeitsgruppe Einstellung Name Rufverteilung Erl uterung Hier k nnen Sie den Namen der Arbeitsgruppe ndern Ein Anruf wird generell gem ss der Reihenfolge in der Mitgliederliste signalisiert Mit linear wird immer zuerst das erste Mitglied der Liste gerufen Mit zyklisch wird immer zuerst der Reihe nach das n chste Mitglied gerufen Ein Anruf wird bei einem Mitglied w hrend der hier Rufdauer eingetragenen Zeit signalisiert bevor er an das n chste Mitglied weitergegeben wird Nachbearbeitungszeit Dauer der Nachbearbeitungszeit Aktivieren Sie Gespr chsnotizen erzwingen wenn
49. ken Sie auf das gew nschte Unnleitungsziel Anrufumleitung aufheben Sie sind zur ck an Ihrem Arbeitsplatz und m chten die Anrufumleitung zur ckneh men Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand 9 Klicken Sie auf die Gespr chstaste neben dem Umleitungsziel Ausl ser einer Anrufumleitung informieren Sie erhalten einen Anruf f r jemanden der sein Telefon auf Sie umgeleitet hat und m chten dieser Person eine Notiz hinterlassen Sie k nnen hierzu dieser Person eine Meldung mit den Gespr chsnotizen schicken Sie sind im Gespr ch Meldung Klicken Sie auf die Foxtaste Meldung Der Meldungseditor wird ge ff C net Als Senderadresse ist der Teilnehmer eingetragen der die Anru fumleitung auf Sie aktiviert hat Erfassen Sie die Gespr chsnotiz und klicken Sie in der Symbolleiste auf Meldung senden Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Spezielle Situationen meistern Seite 48 Spezielle Situationen meistern W hlart DTMF Tonwahl aktivieren deaktivieren Um von Ihrem Telefon aus andere Ger te zu steuern oder Dienstleistungen abzu rufen wie z B die Fernabfrage eines Anrufbeantworters ben tigen Sie die W hlart DTMF Sie sind im Gespr ch und werden aufgefordert ber die Tastatur Zei chen einzugeben DTMF Klicken Sie auf die Foxtaste DTMF um die W hlart DTMF zu aktivie DTMF Beim Beenden des Gespr chs wird die DTMF W hlart automatisch deaktiviert M chten Sie diese bereits
50. ken Sie doppelt auf die Teamtaste des gew nschten Teampart ners Der Teampartner wird gerufen Anruf f r einen Teampartner bernehmen C Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Sie haben die Gruppen ansicht und das Gruppenregister eines Teams ge ffnet Sie sehen dass bei einem Teampartner das Telefon l utet und m ch ten diesen Anruf bernehmen Klicken Sie doppelt auf die Teamtaste dieses Teampartners Die Verbindung wird zu Ihnen aufgebaut Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionstasten nutzen Seite 56 Funktionstasten nutzen Sie m chten eine h ufig gebrauchte Funktion per Mausklick aufrufen und nicht von Hand eingeben m ssen Sie k nnen hierzu Funktionstasten erstellen und mit einer Funktion Ihrer Wahl ver sehen Hinweis Office 1600 Die Funktionstasten sind unabh ngig von den konfigurier baren Tasten am gekoppelten Office Endger t Funktionstasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r Funktionstasten 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Funktionen und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister mit dem Namen Funktio nen wird hinzugef gt Hinweis Sie k nnen die neuen Funktionstasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppe
51. lchen Eintragstyp es sich handelt A Bedeutung Doppelklick auf Eintrag m Anruf erhalten und beantwortet Gespr chspartner wird angerufen Anruf erhalten aber nicht beant mi Gespr chspartner wird angerufen wortet Gja ANENE ET Anoan Gespr chspartner wird angerufen wortet im Abgehender Anruf wurde nicht beantwortet oder Zielteilnehmer Gespr chspartner wird angerufen war besetzt N Anruf erhalten und an Mailbox J i l Mailbox wird angerufen weitergeleitet A Textmeldung versandt Textmeldung wird angezeigt NE Textmeldung empfangen und gelesen Textmeldung wird angezeigt NE Textmeldung empfangen und noch nicht gelesen Textmeldung wird angezeigt Unbeantwortete Anrufe sind fett geschrieben Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Journal kennenlernen Seite 38 In der Spalte Namen steht der Name des Gespr chspartners sofern dieser bekannt ist In der Spalte Nummer steht die Rufnummer oder die E Mail Adresse wenn es sich um eine als E Mail gesandte Textmeldung handelt In der Spalte Datum Zeit steht das Datum und die Zeit wann das Ereignis stattge funden hat In der Spalte Dauer steht wie lange ein Anruf gedauert hat Bei Eintr gen zu unbe antworteten Anrufen und zu Textmeldungen ist dieses Feld leer In der Spalte Umgeleitet von steht ob ein ankommender Anruf ber eine Umlei tung zu Ihnen gelangt ist und von welchem Teilnehmer der Anruf umgeleitet wurde Journaleintr ge sortieren Sie k nnen die J
52. llungen vornehmen nur Office 1600IP Im Register Media Ger te finden Sie Einstellungen zu den angeschlossenen Media Ger ten wie Handapparate Headset und Lautsprecher Im Normalfall hat Ihr Systembetreuer diese Einstellungen bereits mit den angeschlossenen Ger ten abgestimmt Sprachwiedergabe ausw hlen Mit diesen Einstellungen legen Sie fest welches Media Ger t verwendet werden soll 1 W hlen Sie unter Handapparat Headset eines der zur Verf gung stehenden Ger te aus 2 W hlen Sie unter Verbunden mit das passende Audioger t z B ein USB Audioger t oder eine Soundkarte aus Ger te zur Rufausgabe ausw hlen Die Rufausgabe kann ber den internen PC Lautsprecher den Lautsprecher des Media Ger ts oder ber zus tzlich angeschlossene Lautsprecher externe Laut sprecher erfolgen 1 W hlen Sie im Rahmen Rufausgabe an welchen Ger ten die Rufausgabe erfolgen soll 2 Wenn Sie externe Lautsprecher angew hlt haben bestimmen Sie im Auf klappmen ber welches Audioger t dies kann z B eine Sound Karte sein die externen Lautsprecher angesteuert werden sollen 3 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Fragen Sie Ihren Systembetreuer wenn Sie nicht sicher sind ob Ihr PC mit einer Sound Karte ausger stet ist Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP Lautst rken einstellen Mit den drei Schieberegle
53. meldet sind Klicken Sie hierzu auf die Pfeiltaste links in der Anzeige Hinweis Auch der Gruppenadministrator kann Sie von seinem Office 1600 1600IP aus anmelden Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe Seite 78 Gruppen bersicht Besetztanzeige ffnen In der Gruppen bersicht sind alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe aufgef hrt Sie sehen auch ob ein Mitglied aktiv oder im Gespr ch ist oder ob bei ihm ein Anruf signalisiert wird Sie sind in Ihren Arbeitsgruppen angemeldet Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppen Die Gruppenansicht wird ge ffnet mit je einem zus tzlichen Register pro Arbeitsgruppe Arbeitsgruppenregister ffnen Sie ein Arbeitsgruppenregister Im Arbeitsgruppenregister sind alle Mitglieder einer Gruppe mit einer Mitgliedertaste abgebildet Wenn ein Mitglied nicht angemeldet ist oder gerade Pause macht ist seine Anzeige hellgrau und nicht aktiv Sie sehen am Symbol einer aktiven Mitgliedertaste auch ob ein Mit glied frei oder am telefonieren ist wer der Gespr chspartner ist oder ob bei ihm gerade ein Anruf signalisiert wird Rufverteilung verstehen Ein Anruf wird bei einem Mitglied der Arbeitsgruppe angeboten Nimmt es diesen nicht innerhalb einer definierten Zeitspanne entgegen wird der Anruf beim n chs ten Mitglied signalisiert Wird der Anruf auch vom letzten Mitglied nicht entgegen genommen beginnt
54. mit der Funktionstaste die Sie l schen m chten ge ffnet Klicken Sie auf die Funktionstaste die Sie l schen m chten y W hlen Sie im Men Taste L schen Die Funktionstaste wird gel scht Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Funktionscodes anwenden Seite 61 Funktionscodes anwenden Funktionen die nicht ber das Men angeboten werden k nnen Sie mit Funktions codes aktivieren Einen Funktionscode k nnen Sie direkt eingeben oder auf einer Taste speichern Der DTMF Modus muss ausgeschaltet sein um eine Funktion ber einen Funktionscode zu aktivieren Alle aktiven Funktionen deaktivieren ausser Sammelanschluss Amtszugang mit Geb hrenr ckruf aktivieren Anklopfen e aktivieren in Nachwahl e sich sch tzen vor e auf sich erlauben Anruf oder Gespr ch bernehmen Fast Take Anruf bernehmen Anrufe umleiten AUL e sich sch tzen vor e auf sich erlauben e unbedingte AUL aktivieren e unbedingte AUL l schen e unbedingte AUL auf zuletzt konfig TN aktivieren e unbedingte AUL auf zuletzt konfig TN l schen e AUL auf vorkonfig TN aktivieren e AUL auf vorkonfig TN l schen e AUL wenn besetzt aktivieren e AUL wenn besetzt l schen e AUL wenn besetzt auf zuletzt konfig TN aktivieren e AUL wenn besetzt auf zuletzt konfig TN l schen e AUL auf Standardmeldung aktivieren e AUL auf Standardmeldung l schen e AUL auf Pager oder Zentralwecker aktivieren e AUL auf Pager oder Zentralwe
55. n ver ndern Sie die Lautst rke des Ruftones oder die Lautst rke des Sprach empfanges Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in die Arbeitsgrup pen angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 Klicken Sie auf die Pausetaste werden ankommende Anrufe auf die Arbeitsgruppe nicht mehr an Ihrem Office 1600 1600IP angebo ten bis Sie die Taste erneut dr cken Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in der Arbeits gruppe angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 Mit der Weitertaste haben Sie die M glichkeit die Nachbearbei tungszeit vorzeitig zu beenden Diese Taste ist nur sichtbar w h rend Sie in einer Arbeitsgruppe angemeldet sind Diese Taste wird nur eingeblendet wenn Sie sich in der Arbeits gruppe angemeldet haben siehe In der Gruppe telefonieren Seite 76 C Die Foxtasten bieten kontextabh ngige Telefoniefunktionen an Office 1600 1600IP Tastenkombinationen kennenlernen Bevor Sie beginnen Seite 12 Tastenkombinationen helfen Ihnen immer wiederkehrende Bedienschritte effizien ter durchzuf hren Ihr Office 1600 1600IP stellt Ihnen zum Telefonieren folgende Tastenkombinationen zur Verf gung Tastenkombination Situation lt Enter gt Anruf liegt an Im Eingabefeld steht eine lt Enter gt Rufnummer Im Eingabefeld steht keine lt Enter gt Rufnummer lt Escape gt Offene Auswahlliste lt Escape gt W hrend dem Gespr ch
56. n Sie das Softphone auch ausserhalb des Firmen LAN verwenden w hlen Sie jeweils nach dem Aufstarten des Office 1600 1600IP den zutreffenden Bandbreitenbereich Ihr Systembetreuer weiss welche Bandbreitenbereiche Sie wo einstellen m ssen Media Stack einstellen Im Normalfall benutzt der Media Stack automatisch die optimalen Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen manuell ver ndern m chten gehen Sie wie folgt vor 1 Deaktivieren Sie Automatische Konfiguration 2 W hlen Sie AGC Automatic Gain Control wenn Sie m chten dass Ihre Stimme am Mikrophon automatisch st rker verst rkt wird wenn Sie leiser spre chen oder wenn sich das Mikrophon weiter weg befindet 3 W hlen Sie AEC Automatic Echo Cancellation wenn Ihre Gespr chspartner das Echo ihrer eigenen Stimme h ren 4 W hlen Sie VAD Voice Activity Dedection wenn Sie m chten dass beim Sprechen in das Mikrophon Umgebungsger usche herausgefiltert werden 5 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Rufmuster und Melodien einstellen nur Office 1600IP Rufmuster und Melodien einstellen nur Office 1600IP Im Register Signalisation k nnen Sie Rufmuster und Melodien w hlen die Ihr Office 1600 1600IP zur Rufsignalisierung oder zur Signalisierung eines Meldungs einganges abspielen soll Sie k nnen die Rufmuster und Melodien unter H rtest anh ren 1 3 Stellen Si
57. ngsausschluss Dieses Produkt wurde gem ss ISO 9001 Qualit tskriterien hergestellt Die mitge lieferten Benutzerinformationen sind mit gr sster Sorgfalt erstellt worden Die Funk tionen des Produkts sind ber umfangreiche Zulassungstests gepr ft und freigege ben worden Dennoch k nnen Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden Der Hersteller haftet nicht f r allf llige direkte oder indirekte Sch den die durch fal sche Handhabung unsachgem ssen Gebrauch oder sonstiges fehlerhaftes Ver halten mit einem Produkt entstehen sollten Auf m gliche Gef hrdungen wird an entsprechender Stelle der Bedienungsanleitung hingewiesen Die Haftung f r ent gangenen Gewinn ist in jedem Fall ausgeschlossen Office 1600 1600IP Bevor Sie beginnen Seite 5 Bevor Sie beginnen Willkommen zum Office 1600 1600IP Das intuitiv bedienbare Softphone erweitert mit seiner benutzerfreundlichen Oberfl che die Grenzen der Office Systemendge r te und integriert sich hervorragend in Ihre PC Arbeitsumgebung Als Teamphone f r kleine bis mittelgrosse Arbeitsgruppen konzipiert bietet es starke Gruppenfunktionen und ist das ideale Mittel um z B die Benutzer Ihrer Hot line professionell zu bedienen Ob Sie das Softphone als Office 1600 zusammen mit einem Office Systemendger t einsetzen oder ob Sie es ber das IP Netzwerk als Office 1600IP mit einem PC Media Ger t verwenden Sie werden die vielseitigen F higkeiten zu sch tzen wis sen Die I
58. nregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgruppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Teamtasten und Funktionstasten ablegen Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi 1 2 Hinweis Sie Funktionstasten nutzen Seite 57 Sie haben das neue Gruppenregister ge ffnet Erstellen Sie die Funktionstasten W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet W hlen Sie Funktionstaste Eine Auswahlliste mit Funktionen wird ge ffnet W hlen Sie eine Funktion aus der Liste und bestimmen Sie auf der rechten Dialogseite die Parameter der Funktion Klicken Sie auf OK Die Funktionstaste wird erstellt Wiederholen Sie diesen Schritt bis Sie alle Funktionstasten erstellt haben Ordnen Sie die Funktionstasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord nen k nnen die Funktionstasten auch mit der Maus aus dem Gruppen register auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Funktionen verstehen Die zur Verf gung stehenden Funktionen haben folgende Eigenschaften Funktion CLIR pro Anruf Courtesy Fernwartung Eigenschaft W hlt die eingetragene Rufnummer und unterdr ckt die Anzeige Ihrer Rufnummer beim Angerufenen Dieser Dienst muss von Ihrem Netzbetreiber unterst tzt werden Schaltet die Courtesy Gruppe 1 oder 2 ein und aus Cour tesy ist der Ansagetex
59. orm f r Gespr chsnotizen zur Verf gung Mit den Rechten des Gruppenadministrators k nnen Sie die Mitglieder von Arbeits gruppen bestimmen und andere gruppenspezifische nderungen vornehmen Hinweis F r den Systemadministrator Die Gruppenfunktionen decken zusammen mit der entsprechenden Systemkonfiguration auch die Funktionalit t eines Reihenapparates weitgehend ab Hinweis Die Gruppenfunktionen sind in der Standard Lizenz des Office 1600 1600IP nicht enthalten Themen bersicht Mitglied in einer Arbeitsgruppe nanana une enee ernennen Seite 77 Telefongespr che erfassen 2 2 2 nennen nenn Seite 82 Arbeitsgruppe verwalten naaa aaaea nn Seite 85 Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Mitglied in einer Arbeitsgruppe Seite 77 Mitglied in einer Arbeitsgruppe Ihr Gruppenadministrator konfiguriert welche Teilnehmer zu einer Arbeitsgruppe geh ren Ein Teilnehmer kann Mitglied von mehreren Arbeitsgruppen sein In einer Arbeitsgruppe anmelden Sie sind Mitglied einer oder mehrerer Arbeitsgruppen und m chten sich anmelden nur angemeldete Mitglieder erhalten die Anrufe der jeweiligen Arbeitsgruppe Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Anmelden Sie werden in allen Arbeitsgruppen angemeldet in denen Sie als Mit glied eingetragen sind I Sie k nnen in der Hauptansicht auf der Anzeige des eigenen Namens sehen in welchen Arbeitsgruppen Sie ange
60. ournaleintr ge nach einer Spalte Ihrer Wahl sortieren ER Die Journalansicht ist ge ffnet Klicken Sie auf einen Spaltenkopf um die Eintr ge nach dieser Spalte zu sortieren Klicken Sie ein weiteres Mal auf den Spaltenkopf um die Richtung der Sortierung zu ndern Journaleintrag als privater Kontakt speichern Sie k nnen eine Rufnummer in einem Journaleintrag als privater Kontakt spei chern ER Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie den Eintrag den Sie speichern m chten Klicken Sie auf In Kontakte speichern und bearbeiten Sie die Einga befelder Um die Daten zu speichern und zur Hauptansicht zur ckzugelangen klicken Sie auf Speichern und Schliessen Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Journal kennenlernen Seite 39 Journaleintr ge erhalten Die Journaleintr ge werden regelm ssig vom System gel scht M chten Sie dass ein Eintrag nicht gel scht wird m ssen Sie diesen speziell markieren ER Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie einen Eintrag der nicht gel scht werden soll Klicken Sie in der Spalte Archiv auf das Auswahlfeld Der Eintrag p bleibt bei den automatischen L schvorg ngen erhalten Journaleintr ge manuell l schen Die Journaleintr ge werden regelm ssig automatisch gel scht Sie k nnen ausge w hlte Eintr ge aber bereits vorher manuell l schen ER Die Journalansicht ist ge ffnet W hlen Sie den Eintrag den Sie l schen m chten Sie k nnen mit
61. passende Begr ssung indem Sie diesen im Rahmen aktive Begr ssung ausw hlen W hlen Sie Standard Begr ssung wenn anstelle einer pers nlichen Begr s sung die firmenweite Standard Begr ssung abgespielt werden soll 2 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Pers nliche Begr ssung abh ren Sie k nnen bereits aufgesprochene Begr ssungen wie folgt abh ren 1 W hlen Sie den gew nschte Begr ssung aus dem Dropdownmen im Rahmen Begr ssung bearbeiten 2 Klicken Sie auf abh ren Die Begr ssung wird abgespielt Pers nliche Begr ssung aufsprechen Gehen Sie wie folgt vor um eine pers nliche Begr ssung aufzusprechen 1 W hlen Sie die gew nschte Begr ssung aus dem Dropdownmen im Rahmen Begr ssung bearbeiten 2 Klicken Sie auf Aufsprechen Sie h ren einen Signalisationston 3 Beginnen Sie mit dem Aufsprechen der Begr ssung nach dem Verstummen des Signalisationstones Wenn Sie die maximale Aufnahmedauer erreicht haben ert nt ein Signalisati onston hnlich dem Besetzton 4 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Seite 23 Einfach Telefonieren Die Handhabung des Office 1600 1600IP ist einfach und bedienerfreundlich Mit ein paar wenigen Mausklicks oder Tastaturbefehlen k nnen Sie einen Anruf beant worten oder eine Gespr chsverbindung aufbauen Im Folgenden erfahren Sie alles N tige um sofort mit Ih
62. ppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Nummertasten und Funktionstasten ablegen Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Nummertasten nutzen Seite 50 Sie haben das neue Gruppenregister ge ffnet Erstellen Sie die Nummertasten 1 W hlen Sie im Men Taste Neu Der Tastendialog wird ge ffnet 2 W hlen Sie Nummertaste und tragen Sie unter Rufnummer die gew nschte Rufnummer ein Wenn die Rufnummer bereits in den Kontakten abgelegt ist k nnen Sie sie aus der Auswahlliste ent nehmen 3 Tragen Sie im Feld Beschriftung den Namen ein unter dem die Nummertaste dargestellt werden soll optional Wenn Sie das Feld leer lassen und die Rufnummer nicht in den Kontakten abgelegt ist wird die Rufnummer zur Beschriftung ver wendet Wenn Sie das Feld leerlassen und die Rufnummer ist in den Kon takten abgelegt wird der Name aus dem Kontakt zur Beschriftung verwendet A Klicken Sie auf OK Die Nummertaste wird erstellt 5 Wiederholen Sie diese Schritte bis Sie alle Nummertasten erstellt haben 6 Ordnen Sie die Nummertasten manuell durch Verschieben mit der Maus oder automatisch ber das Men Gruppen Tasten anord nen Hinweis Sie k nnen die Nummertasten auch mit der Maus aus dem Gruppen register auf den Desktop ziehen und von dort aus bedienen Nummertaste l schen Sie haben die Gruppenansicht und das Gruppenregister mit den Numme
63. rem Office 1600 1600IP arbeiten zu k nnen und um die grundlegende Bedienerf hrung zu verstehen Hinweis Beschreibung und Bedienung k nnen abh ngig vom eingesetzten Media Ger t leicht voneinander abweichen Einige Handapparate unterst tzen z B das Einleiten und Abschliessen eines Gespr chs durch das Herausnehmen des Handapparates aus der Halterung Die folgende Beschreibung geht davon aus dass diese Funktion nicht zur Verf gung steht Themen bersicht Sie werden angerufen 22222220 een enanenee een Seite 24 Sie m chten telefonieren aannaaien a aa a a Seite 27 Journal kennenlernen 2 m m mn Seite 37 Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie werden angerufen Seite 24 Sie werden angerufen Sie m chten die Lautst rke der Rufsignalisation ver ndern Ihr Office 1600 1600IP ruft Wenn die Lautst rke der Rufsignalisation zu laut oder zu leise ist kli ee cken Sie mehrmals auf die entsprechende Lautst rketaste bis die Lautst rke Ihrem Bed rfnis entspricht Wenn Sie die Lautst rke gene rell f r alle Anrufe anpassen m chten ndern Sie die Media Einstel lungen siehe Lautst rken einstellen Seite 18 Rufsignalisation unterdr cken Diskretruf nur Office 1600IP Sie m chten die Rufsignalisation unterdr cken ohne den Anruf sofort zu beantwor ten Ihr Office 1600 1600IP ruft ti Klicken Sie auf die Foxtaste Diskret Die Rufsignalisierung wird f r den ni aktuellen Anru
64. rn k nnen Sie die Lautst rken festlegen die beim Starten Ihres Office 1600 1600IP eingestellt werden 1 Passen Sie unter Mikrophon die Lautst rke des Mikrophons Ihres Handappa rates oder Headsets an wenn Ihre Gespr chspartner Ihre Stimme als zu laut oder zu leise empfinden 2 Passen Sie unter H reinrichtung die Lautst rke des Lautsprechers Ihres Handapparates oder Headsets an wenn Sie die Stimme Ihrer Gespr chspart ner als zu laut oder zu leise empfinden 3 Passen Sie unter Lautsprecher die Lautst rke des internen Lautsprechers an wenn die Rufausgabe zu laut oder zu leise ist 4 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Sie k nnen die Lautst rken tempor r auch auf der Hauptansicht anpassen siehe Bedientasten Foxtasten kennenlernen Seite 10 Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Erweiterte Media Einstellungen vor nehmen nur Office 1600IP Erweiterte Media Einstellungen vornehmen nur Office 1600IP Im Register Media Ger te hinter der Schaltfl che Erweitert finden Sie Einstel lungen zum Media Stack und dem AIN Bandbreitenbereich Hinweis ndern Sie diese Einstellungen nur nach R cksprache mit Ihrem Sys tembetreuer Bandbreitenbereich ausw hlen Hier w hlen Sie den Bandbreitenbereich im IP Netzwerk indem sich Ihr Office 1600 1600IP befindet Wenn Sie das Softphone immer am gleichen Ort benutzen lassen Sie die Einstellung unver ndert Wen
65. rtasten ge ffnet Klicken Sie auf die Nummertaste die Sie l schen m chten y W hlen Sie im Men Taste L schen Die Nummertaste wird gel scht Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Teamtasten nutzen Seite 52 Teamtasten nutzen Sie und Ihre Teampartner m chten als Team st ndig erreichbar sein Sie m chten sich mit einem einfachen Tastendruck gegenseitig anrufen k nnen Sie k nnen hierzu f r jeden Teampartner eine Teamtaste definieren und Sie einer Gruppe zuordnen Hinweis Office 1600 Die Teamtasten sind unabh ngig von den Teamtasten am gekoppelten Office Endger t Teamtasten definieren und anordnen Sie haben die Hauptansicht ge ffnet Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppe Die Gruppenansicht wird ge ffnet Er ffnen Sie eine Gruppe f r das Team A 1 W hlen Sie im Men Gruppen Neue Gruppe Der Namensdialog wird ge ffnet 2 Tragen Sie den Namen ein zum Beispiel Team A und klicken Sie auf OK Ein neues Gruppenregister mit dem Namen Team A wird hinzugef gt Hinweis Sie k nnen die neuen Teamtasten auch in ein bereits vorhandenes Gruppenregister legen ausgenommen in ein Arbeitsgruppenregister Hinweis Sie k nnen im gleichen Gruppenregister auch verschiedene Tastenty pen wie z B Teamtasten und Funktionstasten ablegen Office 1600 1600IP Telefonieren wie ein Profi Teamtasten nutzen Seite 53 Sie haben das neue Gruppenregister ge ffnet m Erstellen Sie die
66. st tigen ein Als PIN ist eine 2 bis 10 stellige Ziffernkombination erlaubt 2 Klicken Sie auf PIN speichern wenn Sie zuk nftig beim Starten die PIN nicht mehr eingeben m chten 3 Klicken Sie auf bernehmen um die Einstellungen zu speichern Hinweis Beachten Sie dass eine gespeicherte PIN b swillig herausgelesen und so Ihr Telefon unrechtm ssig benutzt werden kann Verhalten der Ansichten bestimmen Sie k nnen bestimmen welche Ansichten beim Starten Ihres Office 1600 1600IP ge ffnet werden sollen ffnen beim Starten Die gew hlten Ansichten werden beim Starten des Office 1600 1600IP automa tisch ge ffnet e Minimiert Nur in Kombination mit ffnen beim Starten Die gew hlte Ansichten erscheinen beim Starten des Office 1600 1600IP nur minimiert als Schaltfl che in der Taskleiste e Pop Up Hauptansicht Hauptansicht wird beim Rufen des Telefons in den Vordergrund des Bildschir mes ger ckt e Pop Up Meldung Das Meldungsfenster wird beim Empfangen einer Meldung ge ffnet e Pop Up Gruppe In Arbeitsgruppen ffnet das Arbeitsgruppenfenster sobald ein Anruf bei einem andern Mitglied angeboten wird wenn die Taste eines Arbeitsgruppenmitglieds auf den Desktop gezogen wird steht die Funktion nicht zur Verf gung Office 1600 1600IP Telefon an Ihre Bed rfnisse anpassen Allgemeine Einstellungen vornehmen Seite 16 e On Top Tasten auf dem Desktop bleiben immer im Vordergrund des Bildschirmes
67. t der eingespielt werden kann wenn jemand anruft Fernwartung einmalig zulassen oder sperren oder Fern wartung immer zulassen oder sperren Office 1600 1600IP Funktion Mailbox MCID Park Relais Ruhe vor dem Tele fon Sammelanschluss Telefonieren wie ein Profi Funktionstasten nutzen Seite 58 Eigenschaft Mailbox abfragen Ruft die Mailbox an und gibt automa tisch die Mailbox PIN ein Wenn Ihre Mailbox die gleiche PIN hat wie Ihr Office 1600 1600IP aktivieren Sie das Optionsfeld Office 1600IP PIN benutzen Wenn sich die PIN unterscheidet tragen Sie unter Mailbox PIN die PIN Ihrer Mailbox ein Bel stigungsanrufe zur ckverfolgen lassen Malicious Call Identification Dieser Dienst muss beim Netzbetreiber angefordert werden Einen Anruf zentral in Haltung stellen damit er von einem andern internen Teilnehmer bernommen werden kann Es kann systemweit nur ein Anruf gleichzeitig zentral geparkt werden Eines von drei systeminternen Relais ansteuern Die Relais k nnen eingesetzt werden um beispielsweise Son nenstoren Heizungen oder andere elektrisch steuerbare Einrichtungen zu bedienen Fragen Sie Ihren Systembe treuer um zu erfahren wie bei Ihnen diese Relais einge setzt werden Leitet all Ihre Anrufe auf ein in der Systemkonfiguration vordefiniertes Ziel Aus bestimmtem oder allen Sammelanschl ssen abmel den und wieder anmelden Sie m ssen in der Systemkon figuration als Mitglied dieser S
68. t Tele fonbuch wird in einer Browser Applikation ge ffnet Kopieren Sie die gefundene Rufnummer und setzen Sie diese im Ein gabefeld Ihres Office 1600 1600IP ein Editieren Sie bei Bedarf die Rufnummer so dass sie entweder dem internationalen Format entspricht 4112345678 oder dass sie mit dem Amtszugangspr fix beginnt 0012345678 Entfernen Sie alle zus tzlichen Zeichen wie Schr gstriche Sterne Klammern etc Bindestriche und Leerschl ge sind erlaubt Halten Sie das Media Ger t an Ihr Ohr und klicken Sie in der Symbol leiste auf die Gespr chstaste Der Teilnehmer wird gerufen Office 1600 1600IP Einfach Telefonieren Sie m chten telefonieren Seite 31 W hlen mit einer Nummertaste Wenn Sie Ihre wichtigsten Rufnummern auf Nummertasten abgelegt haben siehe Nummertasten nutzen Seite 49 k nnen Sie diese mit einem einfachen Mausklick w hlen M Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Gruppen Die Gruppenansicht wird ge ffnet Klicken Sie auf das Gruppenregister das die gew nschte Nummer taste enth lt Doppelklicken Sie auf die gew nschte Nummertaste Der Teilnehmer wird gerufen W hlen aus dem Journal EA gt Hinweis Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal Die Journalansicht wird ge ffnet W hlen Sie den Eintrag mit dem gew nschten Gespr chspartner Halten Sie das Media Ger
69. t der Ange rufene die Rufnummer oder der Name der Arbeitsgruppe Wenn es sich um einen internen Teilnehmer handelt sieht der Ange rufene Ihre pers nliche interne Rufnummer oder Ihren Namen Aus einer Arbeitsgruppe abmelden Sie sind in einer oder mehreren Arbeitsgruppen angemeldet und m chten sich abmelden Ihr Office 1600 1600IP ist im Ruhezustand Klicken Sie im Men Arbeitsgruppe auf Abmelden Sie werden in allen Arbeitsgruppen abgemeldet in denen Sie als Mit glied eingetragen sind Anrufe auf eine der Arbeitsgruppen werden nicht mehr auf Ihrem Office 1600 1600IP signalisiert Hinweis Auch der Gruppenadministrator kann Sie von seinem Office 1600 1600IP aus abmelden Office 1600 1600IP In der Gruppe telefonieren Telefongespr che erfassen Seite 82 Telefongespr che erfassen Sie k nnen zu einem Gespr ch eine Gespr chsnotiz zu erfassen Die Gespr chs notizen werden in Arbeitstickets gruppiert So k nnen Sie ein Arbeitsticket zu einem bestimmten Thema er ffnen und die entsprechenden Gespr chsnotizen dort hin zuf gen Die Arbeitstickets werden im Arbeitsgruppenjournal aufgelistet Neues Arbeitsticket erstellen EA E Hinweis Hinweis Hinweis Sie sind im Gespr ch und m chten die wichtigsten Mitteilungen in Stichworten schriftlich festhalten Klicken Sie in der Symbolleiste auf Journal und w hlen Sie die Registerkarte Ihrer Arbeitsgruppe aus Klicken Sie auf Neues Arbeitsticket Der Ar
70. ur Rufausgabe ausw hlen 17 Adresse von Internet Telefonbuch 16 Gesp chslautst rke einstellen 35 Amtszugang mit Geb hrenr ckruf aktivieren Gespr ch beenden 22 2220 25 61 Gespr chsnotiz hinzuf gen 84 An abmelden in aus Arbeitsgruppe 77 Gespr chspartner parken 45 Anklopfen abweisen 2222 42 Anklopfen beantworten 42 J Anklopien bei einem Teilnehmer ka Journaleintrag als Kontakt speichern 38 Au entgegennehmen en 25 Journaleintr ge sortieren 38 Anut auf Teampariner Hpemennmien a 99 Journaleintr ge verstehen 37 Anruf w hrend der Rufphase weiterleiten 48 Anruf w hrend Rufphase abweisen 48 Anruf w hrend Rufphase weiterleiten 48 K Anrufe entgegennehmen 2 2 78 Konferenzgespr ch f hren 45 Anrufumleitung aufheben 46 Kontakt erstellen 22222 222 71 Arbeitsgruppe einrichten 85 Kontakt l schen 222222220 74 Arbeitsticket l schen 2222 87 Kontakt speichern 2renreen 73 Aus einer Arbeitsgruppe abmelden 81 Kontaktfunktionen 22 222200 70 Ausl ser einer AUL informieren 46 L B Lauth ren u 2a 36 Bedienoberfl che kennenlernen 9 Lautst rke der Sprachwiedergabe 25 Bedientasten Foxtasten kennenlernen 10 M D Makeln un a nn ee a a a an 43 DIEKIEHU popireesrutiretptnkiFaRri 24 Me

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