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Handbuch PRO controlling

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1. ber den Baustein Rechnungen haben Sie einen direkten projekt bergreifenden Zugriff auf alle Rechnungen Hier k nnen Sie nach offenen Rechnungen suchen Zahlungs und Rechnungslisten drucken oder auch Zahlungen eintragen Rechnungen suchen selektieren Mit Hilfe der Suchfunktionen k nnen Sie sich die gew nschten Rechnungen anzeigen lassen Klicken Sie insbesondere auf Offene Rechnungen um alle Rechnungen anzuzeigen die einen offenen Betrag haben keine Zahlung oder Teilzahlung Um die Liste nochmals zu selektieren klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Bearbeiten Beachten Sie hierzu das Kapitel Bearbeiten Funktion Rechnung anlegen bearbeiten Klicken Sie auf die gew nschte Rechnung um diese anzuzeigen Um eine neue Rechnung anzulegen w hlen Sie die Option Neue Rechnung unter Funktionen im Kopfbereich Weitere Informationen zum Anlegen und zur Bearbeitung von Rechnungen finden Sie in den Kapiteln Rechnungsdaten und Zahlungen eingeben und anzeigen Rechnungsliste drucken Sie k nnen Rechnungen in Form von Rechnungslisten ausgegeben Suchen Sie die gew nschten Rechnungen Klicken Sie im Kopfbereich auf den Drucker und w hlen den gew nschten Druck aus Mahnliste 182 RECHNUNGEN Um die Mahnliste anzuzeigen klicken Sie im Kopfbereich auf die Layout Auswahl und w hlen Mahnliste Sie sehen auf einem Blick f r welche Rechnungen eine Mahnung ansteht sobald d
2. 191 EINSATZPLANUNG Um eine Leistungsphase Funktion bzw einen Leistungsphase Mitarbeiter zu l schen klicken Sie auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Sie die Option Funktion l schen Eingabe und Anzeige der geplanten Stunden Zur Eingabe der geplanten Stunden k nnen Sie die Stunden f r die gew nschte Leistungsphase Funktion bzw den gew nschten Leistungsphase Mitarbeiter direkt in die Zeile eingeben Mit der Tab Taste wechseln Sie zum n chsten Monat Alternativ klicken Sie in der gew nschten Zeile auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Sie die Option Funktion bearbeiten Im Fenster Einsatzplanung Funktion k nnen Sie die geplanten Stunden eintragen Zur Unterst tzung bei der Eingabe werden die verplanten und planbaren Projektstunden des Mitarbeiters angezeigt Unter verplant werden die Stunden summiert die projekt bergreifend in diesem Monat eingeplant wurden Mit Klick auf den gestrichelten Pfeil k nnen Sie einen Stundenwert f r alle Monate bernehmen Im Fu bereich k nnen Sie zu anderen Mitarbeitern vor oder zur ck wechseln Schlie en Sie das Fenster mit einem Klick auf OK Klicken Sie nach der Stundeneingabe auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neu berechnen um die komplette Einsatzplanung zu aktualisieren Der Farbcode bei den eingeplanten Stunden aktueller und zuk nftige Monate weist auf die Auslastung Verh ltnis zwischen eingeplanten und einplanbaren Proje
3. Auftragsstatistik Die Auftragsstatistik ist ein Auftrags Stundenbericht nach Gesch ftsbereich Folgende Drucke stehen Ihnen zur Verf gung m Einzelne Mitarbeiter Gesamtstunden der einzelnen Mitarbeiter f r die einzelnen Auftr ge und Titel m Zusammenstellung Gesamtstunden der einzelnen Auftr ge W hlen Sie im Dialog den gew nschten Zeitraum Jahres und Monatstabelle Die Jahres Monatstabelle ist ein Auftrags Stundenbericht in tabellarischer Ansicht mit den Jahressummen der letzten sieben Jahre bzw Monatssummen des gew hlten Jahres Folgende Aufgliederungs M glichkeiten stehen Ihnen zur Verf gung Nach Mitarbeitern und Auftr gen Nach Mitarbeitern und Teilleistungen Nach Auftr gen Nach Auftr gen und Teilleistungen Nach Auftr gen und Mitarbeitern Nach Auftr gen Teilleistungen und Mitarbeitern W hlen Sie im Dialog ggf Profitcenter Gesch ftsbereich und oder Projekt 180 AUSWERTUNGEN Klicken Sie auf Manuell wenn Sie die Projektnummer lieber manuell eingeben m chten Dies ist insbesondere sinnvoll wenn die Auswahlliste sehr viele Projekte enth lt Mitarbeiterstatistik Die Mitarbeiterstatistik ist ein Mitarbeiter Stundenbericht mit m Summe der Stunden die f r die einzelnen Auftr ge erfasst wurden Summe Projektstunden Summe Gemeinstunden Summe Krankheitsstunden Summe Urlaubsstunden Gesamtsumme Mitarbeiter W hlen Sie im Dialog den gew nschten Zeitraum 181 RECHNUNGEN
4. EINSATZPLANUNG ZEITRAUM F R DIE EINSATZPLANUNG DEFINIEREN AUFTRAGS EINSATZPLANUNG PROFITCENTER AUSLASTUNG WEBZEITERFASSUNG INHALT 163 164 164 165 165 166 167 168 168 169 170 172 174 175 176 179 182 184 185 186 186 188 190 191 191 195 197 controlling HILFE RUND UM PROJEKT PRO Bei technischen und inhaltlichen Fragen zu PROJEKT PRO stehen Ihnen detaillierte Handb cher zur Verf gung Selbstverst ndlich k nnen Sie sich auch an die PROJEKT PRO Hotline wenden Bevor Sie Kontakt mit uns aufnehmen empfehlen wir Ihnen zu pr fen ob Sie die aktuellste PROJEKT PRO Version verwenden siehe Kapitel Funktionen der Men leiste und ob das Betriebssystem f r die Verwendung mit PROJEKT PRO freigegeben ist DOKUMENTATION UND EXTRAS Handb cher Eine ausf hrliche Dokumentation ber den gesamten Funktionsumfang von PROJEKT PRO liefern die Handb cher im pdf Format Die Produkte PRO management PRO bauleitung PRO controlling und PRO ava haben eigene Handb cher Die allgemeinen Informationen z B zur Navigation sind dabei in jedem Handbuch zu finden Zus tzlich zu diesen Produkt Handb chern finden Systemadministratoren alle Administration Hilfe Themen im Administrator Handbuch Zu diesem Themen z hlen unter anderem m Installation m Update m Layout bernahme m Dateireparatur uvm Die pdf Handb cher k nnen Sie an mehreren Stellen aufrufen m ber den Bauste
5. Kostenstruktur und Gemeinkostenfaktor im Architektur und Ingenieurb ro 2012 mair pro GmbH Harald Mair Der Gemeinkostenfaktor GKP ist dabei das Verh ltnis zwischen Gesamtkosten und Einzelkosten Der Gemeinkostenzuschlag ist das Verh ltnis zwischen Gemeinkosten und Einzelkosten Unterschiedliche Mitarbeiter Stundens tze Um Auftr ge zu kalkulieren oder die Wirtschaftlichkeit auf Basis von festen Budgets pr fen zu k nnen muss der B roinhaber wissen wie viel jeder Mitarbeiter in einer Projektstunde erwirtschaften muss Zum Projekt und B ro Controlling sind daher folgende Mitarbeiter Stundens tze pro Projektstunde besonders relevant m Einzelkosten Stundensatz Stundensatz zum Abdecken der projektabh ngigen Kosten m Selbstkosten Stundensatz Stundensatz zum Abdecken der Einzel und Gemeinkosten m Kalkulatorischer Stundensatz Stundensatz unter Ber cksichtigung eines Gewinnzuschlags Zur Berechnung des Selbstkosten Stundensatzes sollen die gesamten j hrlichen Gemeinkosten auf alle Projektstunden verteilt werden In PROJEKT PRO erfolgt dies auf Grundlage des Gemeinkostenfaktors Selbstkosten Stundensatz Einzelkosten Stundensatz GKF STUNDENS TZE EINGEBEN KALKULIEREN Kalkulation bzw Eingabe von Stundens tzen Die Mitarbeiter Stundens tze k nnen in PROJEKT PRO einfach und dennoch genau kalkuliert werden Alternativ lassen sich die Stundens tze auch ohne Kalkulation jahresweise f r die einze
6. Benutzer mit Mitarbeiter Rechten k nnen nur die Teilleistungsliste ausdrucken m Zeitkosten Hier k nnen B roinhaber das gesamte B ro im Auge behalten bzw die einzelnen Profitcenter auswerten Auf Profitcenter Ebene kann auch mit Hilfe der PeP 7 Kennzahlen die Wirtschaftlichkeit des Profitcenters bzw Ihres B ros dargestellt und mit anderen B ros verglichen werden Beachten Sie dazu das Kapitel Profitcenter Kennzahlen Auswertungen aufrufen 1 ffnen Sie den Baustein Auswertungen 2 W hlen Sie den Bereich Arbeitszeit Auftr ge oder Zeitkosten und die gew nschte Auswertung Die Beschreibung der Auswertung wird angezeigt 3 Klicken Sie unten rechts auf Drucken bzw Export oder Versand 174 AUSWERTUNGEN Besonderheiten zu einzelnen Auswertungen werden im nachfolgenden beschrieben ARBEITSZEIT AUSWERTUNGEN Im Bereich Arbeitszeit des Bausteins Auswertungen k nnen Sie folgende Listen ausdrucken Zeitnachweis Der Zeitnachweis ist ein Monats Stundenbericht f r einen Mitarbeiter in tabellarischer Ansicht Er enth lt m eine tabellarische Ansichtsgraphik mit m erfassten Stunden nach Teilleistungen m farblicher Darstellung der Sonn und Feiertage arbeitsfreien Werktage Urlaubs und Krankheitstage m Tagessummen der Projekt Gemein und Gesamtstunden m die bersicht der SOLL IST Arbeitszeit mit sozialbedingten Ausfallzeiten und berstunden W hlen Sie den Monat und das Jahr und dann d
7. Der zuvor kopierte Datenstand wird nun gestartet Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten wie gewohnt an iPhone FileMaker Go ffnen Sie das App FileMaker Go Tippen Sie unten auf Ger t und dann auf die Datei ProjektPro Der zuvor kopierte Datenstand wird nun gestartet Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten wie gewohnt an 66 controlling 68 Um die Untergliederung der Projekte sowie die Arbeitsweise des Bereichs Controlling besser verstehen zu k nnen sollten vorab einige Begriffe und die Struktur von PROJEKT PRO kurz erl utert werden Projekt Die oberste Hierarchiebene in PROJEKT PRO ist das Projekt Das Projekt ist als berbegriff zu verstehen dem Verschiedenes untergeordnet sein kann z B m Angebote und Auftr ge m Ausschreibungen und Vertr ge m Briefe Faxe E Mails m Protokolle Beteiligte Eine Honorarermittlung Abrechnung etc wird nicht auf der Ebene eines Projekts sondern immer auf der Ebene eines Auftrags angelegt Ma gebend ist also der Auftrag der einem Projekt untergeordnet ist Angebot Auftrag Als Auftr ge im Sinne von PROJEKT PRO sind die Planungsauftr ge des B ros zu verstehen W hrend der Akquisitionsphase werden diese als Angebote angelegt Wird das Angebot beauftragt kann daraus ein Auftrag erzeugt werden Aus dem Auftrag heraus werden die Rechnungen gestellt entweder kumulativ oder als Einzelrechnungen Angebote und Auftr ge k nnen folgende Status haben
8. Stundens tze Die Kalkulation kann aber optional Proficenter bergreifend erfolgen in diesem Fall werden die Gemeinkosten von allen Profitcenter getragen In allen Mitarbeiter Kalkulationen wird der gleiche Gemeinkostenfaktor verwendet egal zu welchem Profitcenter der Mitarbeiter geh rt Voraussetzung f r die Profitcenter bergreifende Kalkulation der Stundens tze ist dass im betrachteten Jahr alle Profitcenter kalkulierte Stundens tze haben siehe Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen Um die Kalkulation der Stundens tze anzupassen 1 W hlen Sie den Baustein Einstellungen Controlling und klicken dann auf Kalkulation im Navigationsbereich 2 Alle Jahre die f r die Eingabe Berechnung von Stundens tzen angelegt wurden sind aufgelistet Setzen Sie den Haken bei den gew nschten Jahren Profitcenter f r welche die Stundens tze in dem Jahr manuell eingetragen wurden werden in Klammern angezeigt In diesem Fall kann kein Haken gesetzt werden 3 Best tigen Sie die Meldung mit OK EINSATZPLANUNG Zur sinnvollen Planung der Ressourcen siehe Baustein Einsatzplanung ist die Funktion der Mitarbeiter z B Projektleiter Bauzeichner usw entscheidend In dem Baustein Einstellungen Controlling m ssen Sie festlegen welche Funktionen Projektmitarbeiter haben k nnen Um eine Mitarbeiterfunktion anzulegen 1 W hlen Sie den Baustein Einstellungen und klicken Sie im Navigationsbereich au
9. ber alle aktuellen Aush nge die Sie verfasst haben oder bei denen Sie als Adressat eingetragen sind 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Aushang 3 Geben Sie Bezeichnung und Beschreibung ein und w hlen die Empf nger aus die in Ihren Daily Actions ber den Aushang informiert werden sollen Um alle Mitarbeiter in den Verteiler aufzunehmen klicken Sie auf Alle Sie k nnen Mitarbeiter anschlie end wieder aus der angezeigten Liste l schen Um einzelne Teilnehmer auszuw hlen klicken Sie in das wei e Feld und w hlen den Teilnehmer aus 4 Sollen Teilnehmer per Pop up ber den neuen Aushang informiert werden dann benutzen Sie die erste Markierung des Teilnehmers Die weiteren Markierungen zeigen an wenn der Teilnehmer den Aushang gelesen bzw erledigt hat Die Funktionen der Markierungen werden angezeigt wenn Sie l nger als eine Sekunde mit der Maus darauf zeigen Egal wo Sie sich in PROJEKT PRO befinden k nnen Sie einen neuen Noticeboard Eintrag auch ber PP Tools in der Men leiste oder per Tastaturk rzel CMD STRG 5 erstellen Aush nge k nnen auch im Baustein Daily Actions eingetragen werden Klicken Sie hierf r auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Aushang 58 NOTICEBOARD Aushang kommentieren Zu jedem Aushang k nnen von den Adressaten Kommentare verfasst werden Der eigentliche Text des Aushangs darf aber nur vom Ersteller ge nder
10. Ausdrucken zur n chsten und vorherigen Seite wechseln k nnen Um den Druck nun auszuf hren w hlen Sie im Men punkt PROJEKT PRO FileMaker Pro der Men leiste den Punkt FUNKTIONEN 27 FUNKTIONEN Drucken aus oder benutzen das Druckersymbol der Symbolleiste der Druckvorschau wenn Sie diese bereits konfiguriert haben siehe unten Der ausgel ste Druck wird an das Betriebssystem bergeben Das nun folgende Druckfenster bedienen Sie wie gewohnt Symbolleiste der Druckvorschau konfigurieren 1 Rufen Sie einen Druck auf 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die graue Leiste mit dem Titel Seitenansicht 3 W hlen Sie Symbolleiste anpassen In der Symbolleiste befindet sich Platz f r drei Icons Es empfiehlt sich von links nach rechts Drucken Als Excel speichern und Als PDF speichern per Drag and Drop in die Leiste einzuf gen e0 Seitenansicht PE 1 6212 m m i gt Qm PL Gesamt g m es Seiten Drucken Als Excel speichern Als PDF speichern layout Adressenliste z Anzeige E 1 Sexenanscrz verassen 5 Verlassen Sie mit Fertig die Konfiguration der Symbolleiste Druck als PDF speichern Jeder Druck kann als PDF gespeichert werden ohne dass ein Zusatzprogramm zur Erstellung des PDF notwendig ist Klicken Sie hierzu auf Als PDF speichern in der Druckvorschau VARIABLEN An mehreren Stellen der Einstellungen von PROJEKT PRO z B Protokoll Einstellungen Vor und N
11. Bei Bedarf k nnen Sie die von PROJEKT PRO berechneten SOLL Stunden oder die berstunden Toleranz manuell ndern Der korrigierte Wert wird zu Ihrer Information unterstrichen M chten Sie den berechneten Wert an Stelle des abge nderten unterstrichenen Werts anzeigen lassen l schen Sie den Wert aus dem Feld Der berechnete Wert wird angezeigt berstunden m Monatliche berstundentoleranz Die berstundentoleranz bezeichnet die Anzahl der monatlichen berstunden die bereits mit dem Gehalt abgegolten sind Sie kann unter Monatlich pauschal als Pauschalwert oder unter Monatlich prozentual als Prozentwert der SOLL Arbeitszeit eingegeben werden Mit einem Klick auf den Pfeil rechts vom Feld bernehmen Sie den Wert aus den Mitarbeiterdaten 1 berstunden bertrag aus Vorjahr 133 MITARBEITER Der berstunden bertrag wird beim Jahresabschluss des Vorjahres berechnet siehe Kapitel Mitarbeiter Liste Diesen Wert k nnen Sie manuell ndern Ausbezahlte und nicht anerkannte berstunden Geben Sie ausbezahlte berstunden oder nicht weiter in der berstundenberechnung zu ber cksichtigende Stunden in die Tabelle ein um die berstundenberechnung zu korrigieren Tragen Sie dabei in die Spalte Datum nicht das Datum der Auszahlung sondern der Erbringung der berstunden ein damit die berstunden im korrekten Monat verrechnet werden Die ausbezahlten und nicht anerkannten Stunden werden in der berstunden Jahressum
12. Erfasste Stunden aus Personalkosten m Rest Gewinn m Kalkulatorisch Rest Gewinn inkl Wagnis Gewinn Honorarvolumen Summe netto Kalkulatorische Gesamtkosten m Tats chlich Rest Gewinn ohne Wagnis Gewinn Honorarvolumen Summe netto Tats chliche Gesamtkosten Aufwandswerte Die Aufwandswerte f r den Auftrag k nnen erfasst werden CONTROLLING AUFTR GE 171 CONTROLLING AUFTR GE Diese Aufwandswerte werden dann im Aufwandswert des Profitcenters ber cksichtigt Beachten Sie dazu auch das Kapitel Profitcenter Kennzahlen Stundens tze m Mittlerer Auftrags Stundensatz Dieser Stundensatz stellt das erwirtschaftete Honorar pro Projektstunde dar Nettohonorar Stunden aus Personalkosten aktueller Leistungsstand Tats chlicher Auftrags Stundensatz Dieser Stundensatz ist der durchschnittliche Selbstkosten Stundensatz laut Zeiterfassung Personal Selbstkosten erbrachte Stunden Hier erfolgt keine Hochrechnung auf den Leistungsanteil Die nderung der Stundensatzkalkulation ber die Jahre ver ndert aber den tats chlichen Auftrags Stundensatz Der mittlere Auftrags Stundensatz soll m glichst h her als der tats chliche Auftrags Stundensatz sein Mittlerer Profitcenter Stundensatz Dieser Stundensatz ist der mittlere kalkulatorische Stundensatz der Profitcenter Mitarbeiter Bei kalkulierten Stundens tzen wird er wie folgt berechnet Umsatzziel Projektstunden Bei manuell eing
13. Ihren PRO server bzw PRO server Small Office und starten Sie die Datei ProjektPro GO _Installer Klicken Sie nun auf PROJEKT PRO installieren Der aktuelle Datenstand wird nun auf Ihrem iPhone installiert Stand auf das externe Ger t kopieren PRO arbeitsplatz Im Singleuser Betrieb bzw im Serverbetrieb wenn das o g Vorgehen scheitert gehen Sie folgenderma en vor 1 2 Schlie en Sie PROJEKT PRO Schlie en Sie Ihr mobiles Ger t an Ihrem Rechner an ffnen Sie iTunes Markieren Sie unter Ger te Ihr mobiles Ger t W hlen Sie den Men punkt Apps Scrollen Sie nach unten in den Bereich Dateifreigabe und markieren FileMaker Go Klicken Sie unter Dokumente f r FileMaker Go auf Hinzuf gen F gen Sie alle PROJEKT PRO Dateien des PROJEKT PRO Ordners hinzu Klicken Sie hierf r auf das Plus Symbol oder ziehen die Dateien per Drag and Drop Synchronisieren Sie Ihr mobiles Ger t mit iTunes STAND AUF MOBILEM GER T STARTEN m Laptop FileMaker Pro ffnen Sie das Programm FileMaker Pro und klicken Sie auf Datei gt ffnen Windows bzw Ablage gt ffnen Mac 65 MOBIL W hlen Sie nun im zuvor installierten Ordner die Datei ProjektPro Der zuvor kopierte Datenstand wird nun gestartet Melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten wie gewohnt an iPad FileMaker Go ffnen Sie das App FileMaker Go Tippen Sie links auf Ger t und dann auf die Datei ProjektPro
14. MD STRG n chster Datensatz MD STRG vorheriger Datensatz MD STRG f erster Datensatz MD STRG letzter Datensatz MD STRG W Fenster schlie en MD STRG R Fenster aktualisieren MD STRG Z R ckg ngig MD STRG Q PROJEKT PRO beenden MD STRG C Kopieren MD STRG V Einf gen MD STRG alt V Formatfrei Einf gen empfohlen MD STRG 1 Textbaustein MD STRG 2 Neue Aktion MD STRG 3 Neue Notiz MD STRG 4 Neue Idee MD STRG 5 Neuer Aushang ooasccoasoacncannnacancsnanohn SUCHFUNKTIONEN Eine Datenbank bietet den Vorteil alle gespeicherten Datens tze schnell auffinden zu k nnen PROJEKT PRO bietet Ihnen mehrere M glichkeiten Ihre Daten zielsicher und schnell zu finden Die gerade angezeigten Datens tze nennt man dabei Auswahl Alle Suchm glichkeiten finden Sie im Qr Kopfbereich unter dem Lupensymbol bzw im benachbartem Feld Schnellsuche 21 Im Kopfbereich finden Sie am rechten Rand ein Textfeld in dem Sie einen Suchbegriff eingeben k nnen Mit CMD STRG F gelangen Sie ebenfalls in das Suchfeld und k nnen den Suchbegriff eingeben Sobald Sie das Feld verlassen oder auf Enter dr cken sucht PROJEKT PRO nach dem eingegebenen Suchbegriff zeigt das Suchergebnis an und meldet ggf dass keine bereinstimmenden Daten gefunden wurden Standard Suchen Am linken Rand des Feldes befindet sich eine Lupe welches auf weitere Suchfunktionen hinweist Wenn Sie auf diese Lupe klicken k nnen Sie Standard Suchen
15. Umrechnungsfaktor aus den Einstellungen bernommen NUMMERNKREISE Sie k nnen pro Profitcenter eigene Nummernkreise f r Angebote Auftr ge und Rechnungen definieren Nummernkreise sind entweder m weich in diesem Fall sind Ausnahmen in der Nummerierung zugelassen Damit k nnen Sie Dokumente au erhalb des Nummernkreises erstellen und frei nummerieren oder m streng Ausnahmen sind nicht zugelassen 72 EINSTELLUNGEN CONTROLLING In beiden F llen sind Nummernkreisnummern immer fortlaufend es kann keine Nummer bersprungen werden Wenn Sie sich mehr Freiheit in der Nummerierung w nschen besteht die M glichkeit auf Nummernkreise ganz zu verzichten und freie Nummern einzugeben Beachten Sie jedoch bei der Auswahl einer Option dass die fortlaufende Nummerierung von Rechnungen steuerrechtlich vorgeschrieben ist Nummernkreise definieren Um Nummernkreise zu definieren 1 ffnen Sie mit Administrator Rechten den Baustein Einstellungen Controlling und w hlen Nummernkreise im Navigationsbereich Um einen neuen Nummernkreis anzulegen klicken Sie im Kopfbereich auf Funktionen und w hlen die Option Neuer Nummernkreis W hlen Sie im Dialogfenster den Bereich des Nummernkreises ffnen Sie mit einem Klick den Nummernkreis Die Nummern setzen sich aus dem Format und der Folgenummer der letzten Nummer zusammen Die Stellen definieren die L nge der Nummer und somit die F llnullen Beispiel Rec
16. die PROJEKT PRO f r einen reibungslosen Betrieb ben tigt E Mail Anlagen Versanddateien von Pl nen Mediadateien von Protokollen und angepasste Drucklayouts Als Multiuser k nnen Sie einen f r alle Benutzer 43 EINSTELLUNGEN freigegebenen Ordner meist am Server festlegen wo die PROJEKT PRO Library gespeichert wird Mehr Informationen zu der PROJEKT PRO Library finden Sie im Administrator Handbuch Go Installer Die Markierung Go Installer deaktivieren k nnen Sie setzen wenn Sie PRO mobil Synchronisation von Protokollen und Bautagebuch sowie to Go nicht nutzen Der Server wird in diesem Fall nicht mit zus tzlicher Arbeit belastet FileMaker Server Der Block FileMaker Server ist ein reiner Anzeige Block Hier bekommen Sie alle Informationen zu Ihrem FileMaker Server angezeigt Der Server pr ft alle 24 Stunden die Informationen Ihres FileMaker Server und aktualisiert die Anzeige Felder Wenn die Pr fung fr her erfolgen soll verwenden Sie die Funktion Server Pr fung einplanen unter Funktionen im Kopfbereich Schon beim n chsten automatischen Durchlauf des Wartungsscripts am PRO server i d R innerhalb von 15 Minuten erfolgt die n chste Pr fung Folgende Informationen werden Ihnen angezeigt m DMA Plugin Version m FileMaker Server Database Partition Ort der PROJEKT PRO Datenbanken auf dem Server m FileMaker Server Version Server Betriebssystem m Server Zeitpl ne Liste aller Server Zei
17. glichkeit innerhalb von sieben Tagen die Ereignisse wiederherzustellen Synchronisation einstellen Mit dieser Funktion treffen Sie die Einstellungen f r die Synchronisation von PROJEKT PRO mit mobilen Ger ten Beachten Sie hierzu das Kapitel Synchronisations Einstellungen ADMINISTRATOR AUFGABEN Bei den Aufgaben handelt es sich um eine Liste aller auszuf hrenden Arbeiten an Ihrem PROJEKT PRO Diese Aufgaben k nnen der t glichen w chentlichen oder monatlichen Wartung dienen Ebenso laufen die SoftwareAktualisierung und andere Jobs ber diese Aufgaben Die Aufgabenliste wird von oben nach unten und ab der n chsten Ausf hrung abgearbeitet Im Multiuser Betrieb erledigt dies der FileMaker Server mit den voreingestellten Zeitpl nen Zur Konfiguration dieser Zeitpl ne beachten Sie das Administrator Handbuch Im Singleuser Betrieb werden beim beenden von PROJEKT PRO die geplanten Aufgaben aufgelistet Sie k nnen entscheiden ob diese Aufgaben nun ausgef hrt werden sollen Durch den Klick auf Jetzt Ausf hren unter Funktionen im 42 EINSTELLUNGEN Kopfbereich wird bei allen Wartungsaufgaben die N chste Ausf hrung auf Jetzt gesetzt Sobald das n chste Wartungsscript l uft werden diese Aufgaben erledigt Sollte bei einer Aufgabe ein Fehler aufgetreten sein k nnen Sie diese ber das L schen Symbol entfernen SERVER Administratoren von PRO server Installationen inkl PRO server Small Offi
18. hlen Sie den Baustein Stundens tze 2 Klicken Sie ggf auf das gew nschte Profitcenter 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr im Filter aus bzw 156 STUNDENS TZE klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neues Jahr um ein neues Jahr anzulegen Beachten Sie hierzu die Hinweise im Kapitel Stundens tze eingeben 4 Um einen neuen Mitarbeiter Stundensatz zu kalkulieren klicken Sie zuerst auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Stundensatz Um die Mitarbeiter Kalkulation zu ffnen klicken Sie anschlie end auf das entsprechende Bearbeitungs Zahnrad und w hlen die Option Bearbeiten 4 Wenn der gew nschte Mitarbeiter in der Liste nicht vorhanden ist klicken Sie zuerst auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Stundensatz um einen neuen Stundensatz anzulegen Beachten Sie hierzu die Hinweise im Kapitel Stundens tze eingeben kalkulieren Klicken Sie anschlie end auf das entsprechende Bearbeitungs Zahnrad mit der Option Bearbeiten um die Kalkulation zu ffnen Stundensatzkalkulation ausf llen Zur Ermittlung der Stundens tze reicht die Eingabe des Jahresgehalts und des Sozialversicherungsbeitrags Die weiteren Rahmendaten potentielle Arbeitszeit sozialbedingter Ausfall Projektanteil k nnen auf Knopfdruck aus dem Arbeitszeitmodell bzw der Zeiterfassung errechnet werden Reduzierte Oberfl chen machen das Erfassen der Rahmendaten einfach Mit
19. nnen Sie f r die Leistungsphasen erfassen wenn Sie in der Teilleistungsliste die Option Bearbeiten unter dem Bearbeitungszahnrad w hlen und so in das Teilleistungs Datenblatt gelangen Besonderheit SIA 102 2003 103 2003 105 2007 108 2003 Grundleistungen nach SIA k nnen Sie in Unterpunkten aufgliedern Wenn Sie bei der bernahme der Grundleistungen die Option Aufgliederung und Langtexte bernehmen w hlen wird die Zusammensetzung der Prozentwerte gem SIA als Aufgliederung bernommen Aufgliederungen werden in Angeboten Auftr gen und Rechnungen gedruckt und als Quickinfos in Positionslisten angezeigt Unterpunkte der Aufgliederung k nnen nicht einzeln abgerechnet werden Um die Aufgliederung einer SIA Grundleistung anzuzeigen 1 ffnen Sie das Leistungsphase Datenblatt Klicken Sie hierf r in der Positionsliste auf die Option Bearbeiten unter dem Bearbeitungszahnrad der gew nschten Leistungsphase 2 Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Honorarsatz um die Aufgliederung der Leistungsphase aufrufen 122 3 HONORARBERECHNUNG Tragen Sie ggf einen neuen Unterpunkt in die leere Zeile unten Geben Sie dabei die Nummer die Bezeichnung und den prozentualen Honorarsatz an z B 3 1 Vorprojekt 12 3 2 Bauprojekt 3 2 1 Bauprojekt 10 3 2 2 Detailstudien 4 3 2 3 Kostenvoranschlag 4 PROJEKT PRO ermittelt den Honorarsatz der Leistungsphase bzw eines Unterpunkts anhand der Unterpu
20. nnen Sie mit Klick auf den Pfeil rechts alle Ausfalltage automatisch bernehmen Bei dem Urlaub und den Krankheitstagen w hlen Sie jeweils die gew nschte Option siehe oben Personal Gemeinkosten Tragen Sie hier den Anteil der Nicht Projektstunden bzw nach Aufklappen der Tabelle den Anteil der Projektstunden ein 159 STUNDENS TZE Diese Werte k nnen Sie mit Klick auf den Pfeil rechts von PROJEKT PRO auf Grundlage der Zeiterfassung berechnen lassen W hlen Sie dabei f r welchen Zeitraum der Projektstunden Anteil berechnet werden soll beliebiger Zeitraum aktuelles Jahr Vorjahr Der Anteil der Gemeinkosten eines Mitarbeiters k nnen Sie auch in der Gemeinkosten Auswertung pr fen Baustein Mitarbeiter Stundens tze Der Einzelkosten Stundensatz des Mitarbeiters wird Ihnen nun angezeigt Um die Gemeinkosten in der Berechnung der Selbstkosten zu ber cksichtigen pr fen Sie dass der Haken zzgl Gemeinkosten gesetzt ist PROJEKT PRO berechnet dann die Gemeinkosten Zuschl ge Diese werden wie folgt berechnet m Sozialkostenzuschlag Sozialkosten des Profitcenters Einzelkosten des Profitcenters Einzelkosten Stundensatz des Mitarbeiters m Personal Gemeinkosten Zuschlag Personal Gemeinkosten des Profitcenters Einzelkosten des Profitcenters Einzelkosten Stundensatz des Mitarbeiters m Sachkostenzuschlag Sachkosten des Profitcenters Einzelkosten des Profitcenters Einzelkosten Stundensatz des Mit
21. sein In der Rechnungsstellung werden die Zeiteintr gef r Leistungen nach Aufwand nach Gruppen sortiert ausgedruckt Der Zeiteintrag kann des Weiteren auch den offenen Aufgaben der Teilleistung zugeordnet werden Auch diese Einstellung treffen Sie im Teilleistungs Datenblatt siehe unten Zur einfacheren Zuordnung der Zeiteintr ge stehen auch Aktionen des einzutragenden Tages zur Verf gung Beschreiben Sie bei Bedarf die T tigkeit genauer Markieren Sie Zeithonorar falls die Arbeitszeit nach 127 ZEITERFASSUNG Zeithonorar abgerechnet werden soll Falls die Teilleistung nach Aufwand in der Honorarberechnung erstellt wurde ist Zeithonorar automatisch markiert und die Kategorie des Mitarbeiters wird angezeigt ndern Sie diese bei Bedarf m Die Markierung Reise k nnen Sie benutzen um die Arbeitszeit von der Reisezeit zu separieren F r Reisezeiten k nnen abweichende Arbeitszeiten vom Arbeitgeber anerkannt werden Diese werden in den Einstellungen festgelegt Um einen weiteren Zeiteintrag anzulegen klicken Sie erneut auf das graue Plus Symbol oder alternativ in den Funktionen im Kopfbereich mit der Option Neuer Eintrag Erweiterte Ansicht Mit der Layout Auswahl im Kopfbereich k nnen erweiterte Ansichten der Zeiterfassung angezeigt werden Mit der Funktion Fensterposition speichern der Men leiste k nnen Sie speichern welche Ansicht standardm ig aufgerufen werden soll m Kalender Der Kalender
22. tze dargestellt Um die Kosten bersicht aufzurufen klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Kosten bersicht im Navigationsbereich Volumen Das Volumen des Auftrags setzt sich aus dem Honorar und 170 den Nebenkosten abz glich des Nachlasses zusammen Das Honorar wiederum setzt sich aus den Preisen der verschiedenen Teilleistungen zusammen Kalkulatorische Kosten Die kalkulatorischen Kosten setzen sich aus den Personalkosten sowie aus den Neben und Fremdkosten zusammen siehe Kapitel Kosten Die Personalkosten werden dabei aus den Stundeneintr gen f r diesen Auftrag und den kalkulatorischen Stundens tzen der Mitarbeiter berechnet Unter Zeithonorar wird Ihnen die Summe der Zeithonorar Stunden und die Anzahl der noch abzurechnenden Stunden angezeigt Gewinn m Honorarrechnungen m Gestellt Summe der Betr ge die bisher in Rechnung gestellt wurden m Ausstehend Betrag der noch nicht in Rechnung gestellt wurde Ausstehender Betrag bei nicht abgeschlossenen Auftr gen Volumen Summe netto Honorarrechnungen Gestellt Bei abgeschlossenen Auftr gen ist der ausstehende Betrag immer 0 m Tats chliche Kosten m Personal Selbstkosten Selbstkosten der Zeiteintr ge ohne Ber cksichtigung von Wagnis Gewinn m Gesamtkosten Summe von Personal Selbstkosten Neben und Fremdkosten m Std Satz Durchschnittlicher Stundensatz der sich aus der Abrechnung ergibt Gestellte Honorarrechnungen Nebenkosten Fremdkosten
23. und Krankheitstage im Baustein Arbeitszeit Einstellungen m In den Arbeitszeit Einstellungen des Bausteins Einstellungen Controlling k nnen Sie entscheiden m ob f r alle Urlaubs und Krankheitseintr ge die in der Zukunft liegen automatisch Ereignisse im Baustein Kalender angelegt werden sollen m ob die Mitarbeiter ihre Urlaubs und Krankheitseintr ge selbst eintragen d rfen und in diesem Fall ob sie vom B roinhaber genehmigt werden sollen m In den Profitcenter Einstellungen k nnen Sie einen Mitarbeiter angeben der bei neuen Urlaubs und Krankheitseintr gen der Profitcenter Mitarbeiter informiert werden soll Urlaub und Krankheit eintragen 1 ffnen Sie den Baustein Urlaub und Krankheit 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Eintrag 3 W hlen Sie den Mitarbeiter und den Zeitraum aus Tragen Sie ggf eine Bezeichnung ein W hlen Sie den Typ Urlaub oder Krankheit aus Klicken Sie auf OK 4 Der Urlaubs bzw Krankheitszeitraum wird angelegt Bei der Berechnung der Dauer werden nur die Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell ber cksichtigt 148 URLAUB UND KRANKHEIT 5 Bei Bedarf k nnen Sie die Dauer einzelner Tage ndern wenn der Mitarbeiter keinen vollen Urlaubs oder Krankheitstag hat Klicken Sie hierf r auf die Eintragsdauer und ndern Sie diese Beachten Sie dass die Gesamtdauer von Feiertag Urlaub und Krankheit an einem Tag nicht 1 00 d bersch
24. 2 Tragen Sie im nachfolgenden Dialog den Zeitraum und ggf eine Bezeichnung ein W hlen Sie den Typ Urlaub oder Krankheit aus Klicken Sie auf OK 3 Der Urlaubs bzw Krankheitszeitraum wird angelegt Je nach Einstellung wird der Eintrag gleich als Genehmigt markiert oder muss manuell vom B roinhaber genehmigt werden 4 Bei Bedarf k nnen Sie die Dauer einzelner Tage ndern wenn Sie keinen vollen Urlaubs oder Krankheitstag brauchen Klicken Sie hierf r auf die Eintragsdauer und ndern Sie diese Die Dauer einzelner Tage kann nur mit B roinhaber Rechten im Baustein Urlaub und Krankheit oder Mitarbeiter ge ndert werden Beachten Sie dass die Gesamtdauer von Feiertag Urlaub und Krankheit an einem Tag nicht 1 00 d berschreiten soll Sollte es der Fall sein werden Sie ber einen Hinweis Icon neben L schen Symbol informiert L schen Sie in diesem Fall die berfl ssigen Tage bzw ndern Sie die Dauer der Tage so dass die Gesamtdauer 1 00 nicht berschreitet 143 ZEITEINTR GE W hlen Sie den Baustein Zeiteintr ge um die Zeiteintragsliste aufzurufen Hier k nnen Benutzer ab Projektleiter Rechten Zeiteintr ge anlegen bearbeiten und importieren Au erdem k nnen die gew nschten Zeiteintr ge gesucht und die entstandene Stundenliste exportiert oder gedruckt werden Zeiteintrag anlegen Um einen Zeiteintrag in der Zeiteintr ge Liste anzulegen 1 Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelz
25. Halten Sie ggf R cksprache mit Ihrem Administrator Plugins Anzeige der verwendeten und aktiven Plugins Hier werden Plugins angezeigt welche die Funktionalit ten des Datenbank Clients FileMaker Pro erweitern Die f r PROJEKT PRO erforderlichen Plugins werden beim ersten Start installiert Schriften Auch hier sollten Sie keine Ver nderungen f r das Arbeiten mit PROJEKT PRO vornehmen WERTELISTEN In PROJEKT PRO k nnen Sie sich verschiedene Wertelisten als Vorlage und Standard f r die Eingabe von Briefanreden Titel Adresskategorien usw zusammenstellen Jeder Benutzer kann dann auf die gleichen Einstellungen zugreifen Die Standard Wertelisten k nnen Sie erg nzen und bearbeiten Achten Sie darauf dass doppelte Eintr ge vermieden werden Zur berarbeitung der Wertelisten gehen Sie folgenderma en vor 1 Im Launchpad w hlen Sie den Baustein Einstellungen und anschlie end Wertelisten im Navigationsbereich 2 W hlen Sie die Werteliste aus die Sie bearbeiten m chten 3 Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelzeile um neue Werte in der ausgew hlten Kategorie hinzuzuf gen oder ndern Sie einen bestehenden Wert Beachten Sie dass nderungen der Wertelisten keine Auswirkungen auf die Eintr ge in den jeweiligen Bereichen selbst z B Adressen haben In den Suchlayouts werden daher in den Wertelisten nicht diese Einstellungen angezeigt sondern die tats chlichen Werte Die in spitzen Klammern g
26. PRO Support stellen Beachten Sie hierzu das Kapitel Support 30 FUNKTIONEN RECHTSCHREIBPR FUNG In PROJEKT PRO bzw FileMaker Pro kann jeder Benutzer an seinem Rechner die Rechtschreibpr fung aktivieren Hierbei kann zwischen verschiedenen W rterb chern gew hlt werden Grunds tzlich unterscheidet man das Hauptw rterbuch und das Anwenderw rterbuch Hauptw rterbuch Im Hauptw rterbuch k nnen Sie einstellen welche Sprache verwendet werden soll PROJEKT PRO greift aus einem fest definierten Pool an W rtern aus der jeweiligen Sprache zu Wenn PROJEKT PRO ein Wort nicht kennt ist es nicht in der Liste des Hauptw rterbuchs Anwenderw rterbuch Das Anwenderw rterbuch kann optional erstellt und verwendet werden Hierbei handelt es sich um ein W rterbuch welches vom Benutzer erweitert werden kann Wenn beispielsweise als Hauptw rterbuch Deutsch eingestellt wurde und Sie das Wort PROJEKT PRO in PROJEKT PRO schreiben wird Ihnen dieses Wort rot unterstrichen dargestellt Nun k nnen Sie PROJEKT PRO beibringen dass dieses Wort korrekt geschrieben ist Klicken Sie das Wort mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie Vorgeschlagene Schreibweisen gt Lernen Das Wort PROJEKT PRO ist damit in Ihrem Anwenderw rterbuch gespeichert Hinweis Anwenderw rterb cher k nnen nur f r einzelne lokale Benutzer definiert werden Es ist nicht m glich im Multiuser Betrieb ein Anwenderw rterbuch f r alle Benutzer z
27. Profitcenter Einstellungen 188 Programmeinstellungen 36 PROJEKT PRO Library PROJEKT PRO Library Ordner einstellen 41 PROJEKT PRO TEMP Verzeichnis 34 PROJEKT PRO Version 29 Projekte Begriffserkl rung 69 Controlling Daten des projekts 163 Controlling Projektdaten einrichten 88 Innenprojekte 79 Projekt Grunddaten Controlling 86 Projektliste Controlling 85 Standard Projekteinstellungen 41 Projektleiter Rechte 45 R Reaktive Aktionen und Notizen To do amp Info Block 25 Rechnungen Mahnliste 182 Nummernkreis Einstellungen 72 Rechnung im Auftrag erstellen bearbeiten drucken 103 Rechnung in der Rechnunggsliste erstellen 182 Rechnungen planen 167 Rechnungsadressen 107 Rechnungsdaten bearbeiten 107 Rechnungsdeckblatt 107 Rechnungsliste anzeigen drucken 182 Rechnungsliste des Auftrags 102 Rechnungsplanungsdruck 176 Standard Deckblatt definieren 83 Zahlung eingeben 109 S Sachkosten Profitcenter Kalkulation 161 Sachkosten eintragen 156 Schloss Symbol 17 Schnellsuche 21 Shortcuts 21 SIA Aufgliederung der Leistungsphasen 121 INDEX 208 INDEX SIA Honorarberechnung nach SIA 115 SIA Werte anzeigen importieren 75 SOLL IST Arbeitszeit SOLL IST Arbeitszeit anzeigen 132 142 SOLL IST Arbeitszeit f r alle Mitarbeiter drucken 175 SOLL IST Ansichten des Auftrags 169 Sortierung Listen sortieren 24 Sozialbedingter Ausfall Arbeitszeit Auswertungen 175 Urlaub und Krankheit eintragen 136 148 Urlaub und Krankheit geneh
28. Sie das Kapitel Honorarberechnung AUFTRAGSKOSTEN Um die Auftragskosten zu pr fen oder zu erfassen klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Kosten im Navigationsbereich Die Kosten setzen sich aus den Zeiteintr gen der Mitarbeiter Fremdkosten und Nebenkosten zusammen Stunden Um die Zeiteintr ge der Mitarbeiter zu einem Auftrag anzuzeigen klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Kosten im Navigationsbereich und anschlie end auf Stunden In den Spalten berschriften stehen Ihnen Filter und Sortierm glichkeiten zur Verf gung Die Markierungen am rechten Rand weisen Zeithonorarstunden aus und kennzeichnen bereits abgerechnete Zeithonorarstunden Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen wird Ihnen eine Quickinfo angezeigt Fremdkosten Fremdkosten sind externe Kosten die in der Rechnungsstellung nicht ber cksichtigt werden Um Fremdkosten zu erfassen 1 Klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Kosten im Navigationsbereich und anschlie end auf Fremdkosten Bereits erfasste Fremdkosten werden Ihnen in einer Liste angezeigt 2 Legen Sie einen neuen Eintrag durch das Plus Symbol in der Titelzeile an 3 F llen Sie das Datum aus ordnen die Fremdkosten ggf einer Teilleistung zu und erfassen eine Bezeichnung und den Netto Betrag in B row hrung Um die Fremdkosten Liste zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen bersicht Fremdkosten Nebenkosten Sie k nnen bei der Anlage der Neb
29. Sie die Meldung Der Jahresabschluss wird durchgef hrt Klicken Sie auf oK Bei den Mitarbeitern erscheinen in der SOLL IST Arbeitszeit des aktuellen Jahres die bertragenen Werte unter berstunden bertrag und Resturlaub Vorjahr SOLL IST ARBEITSZEIT Unter SOLL IST Arbeitszeit findet der B roinhaber einen Jahres berblick ber m SOLL und IST Stunden 132 MITARBEITER m berstunden m Urlaubs und Krankheitstage der einzelnen Mitarbeiter SOLL IST Arbeitszeit aufrufen Um in die SOLUIST Arbeitszeit eines Mitarbeiters zu gelangen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf SOLUIST Arbeitszeit im Navigationsbereich 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr aus Monatliche Arbeits und berstundenabrechnung In der monatlichen bersicht werden folgende Werte angezeigt m Potentielle Arbeitszeit auf Grundlage des Arbeitszeitmodells berechnete Arbeitszeit m SOLL Zeit potentielle SOLL Zeit nach Abzug der eingetragenen Feier Krankheits und Urlaubstage m IST Zeit Summe der erfassten Zeiten m Toleranz aufgrund der berstundentoleranz abgegoltene berstunden siehe unten m berstunden Differenz von SOLL und IST unter Ber cksichtigung einer evtl vorhandenen berstunden Toleranz Zu wenig geleistete Arbeitsstunden werden rot und mit einem Minuszeichen dargestellt Diese Werte au er IST Zeit werden bis zum aktuellen Tag berechnet
30. Sie k nnen im Kalender Picker auch ein anderes Datum f r den Zeiteintrag ausw hlen Wurden jedoch in den Mitarbeiterdaten Zeiterfassungssperren eingerichtet dann k nnen Sie nur innerhalb des erlaubten Zeitraums Zeiten erfassen Wenn die Eingabefelder ausgegraut sind erzeugen Sie mittels grauem Plus Symbol einen neuen Eintrag F llen Sie den Zeiteintrag aus Zeiteintrag ausf llen Mit einem roten Punkt sind die Felder markiert welche ausgef llt werden m ssen In das Feld Von wird die aktuelle Zeit eingetragen Die Erfassungsgenauigkeit in den Einstellungen definiert den eingetragenen Wert Klicken Sie in das Feld Bis dann wird die aktuelle Zeit eingetragen Diese k nnen Sie korrigieren Alternativ k nnen Sie die Arbeitszeit auch als Dauer erfassen Projekt Auftrag und Teilleistung k nnen Sie manuell ausw hlen Alternativ k nnen Sie mit Klick auf Letzte Eintr ge eine der 10 letzten Teilleistungen f r welche Zeiten erfasst wurden in den neuen Eintrag bernehmen Wurde der Auftraggeber in den Projektinformationen hinterlegt dann wird dieser angezeigt Wenn Sie die Projektnummern nicht aus der Projektliste ausw hlen sondern manuell erfassen wollen k nnen Sie dies in den Einstellungen festlegen Ordnen Sie wenn gew nscht den Zeiteintrag einer Gruppe zu Die Gruppe kann b rospezifisch siehe Arbeitszeit Voreinstellungen auftragsspezifisch siehe Auftragsdaten oder teilleistungs spezifisch siehe unten
31. angezeigten Auftr ge k nnen Sie ausdrucken Klicken Sie hierf r auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen Auftragsliste offene Aktionen AUFTRAG ANLEGEN BEARBEITEN Der Auftrag kann entweder direkt eingegeben werden oder aus einem vorangegangenen Angebot erzeugt werden Auftrag aus Angebot erzeugen 95 AUFTR GE Zur Erzeugung eines Auftrags aus einem Angebot 1 W hlen Sie den Baustein Angebote Finden Sie ggf das gew nschte Angebot mit den bekannten Suchfunktionen und klicken es an 2 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Auftrag erzeugen 3 ndern Sie ggf die Bezeichnung W hlen Sie ob die Deckblatt Texte Betreff und Vortext aus den Stammdaten oder aus dem Angebot bernommen werden sollen 4 Die Angebotsdaten werden in den Auftrag bernommen und das Angebot bekommt den Status Beauftragt Pr fen Sie und erg nzen Sie die Auftragsdaten Neuen Auftrag anlegen 1 W hlen Sie den Baustein Auftr ge Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Auftrag 2 W hlen Sie das gew nschte Projekt und best tigen Sie mit OK 2 Im folgenden Dialog werden die B row hrung und das Standard Profitcenter vorgeschlagen Best tigen Sie die Angaben oder ndern Sie diese die nderung der W hrung ist nur mit der Lizenz f r PRO international m glich 3 Geben Sie dann die Auftragsbezeichnung und ggf je nach Nummernkreis Voreinstellung die Auftragsn
32. aufrufen Alle und Nichts werden immer als Standard Suchen angeboten Weitere Suchen werden kontextabh ngig angeboten z B Meine Adressen in der Adressliste Detaillierte Suche ber die detaillierte Suche k nnen Sie nach selbst bestimmten Kriterien suchen Gehen Sie daf r folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld im Bearbeitungsbereich und w hlen Sie dort Detailliert In der detaillierten Suche nach Adressen stehen Ihnen die verschiedenen Suchkriterien z B des Adress Datenblattes zur Verf gung In allen Feldern in denen Wertelisten hinterlegt sind wie z B die Anrede wird Ihnen der Inhalt des Feldes zur Auswahl angezeigt Je mehr Suchkriterien Sie eintragen umso genauer wird das Suchergebnis Beachten Sie Wenn Sie nach Begriffen mit Sonderzeichen suchen z B nach einer E Mail Adresse die ein enth lt m ssen Sie den gesamten Suchbegriff hier die E Mail Adresse in Anf hrungszeichen setzen 2 Best tigen Sie Ihre Suche mit OK M chten Sie ein bereits erzeugtes Suchergebnis erweitern einschr nken oder die Auswahl ausschlie en dann w hlen Sie die entsprechende Taste Alle Datens tze die eine bereinstimmung mit den eingegebenen Suchkriterien vorweisen werden in einer Liste angezeigt Weitere Suchm glichkeiten in der detaillierten Suche m Index Die Suchkriterien k nnen entweder eingegeben werden oder Sie greifen mit Hilfe der Taste Index im Navigationsbereich auf de
33. bei Bedarf auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Optionen B row hrung ndern 3 W hlen Sie die neue B row hrung Klicken Sie anschlie end auf OK 5 Geben Sie einen neuen Umrechnungsfaktor zur B row hrung f r alle betreffenden Auftragsw hrungen ein Beachten Sie dass dabei keine Umrechnung von bereits eingegebenen Werten wie Stundens tze etc erfolgt Neue W hrung Klicken Sie auf Neue W hrung unter Funktionen im Kopfbereich bzw auf das Plus Symbol in der Titelzeile um eine neue Auftragsw hrung anzulegen Geben Sie Bezeichnung K rzel Zeichen und Umrechnungsfaktor der W hrung ein Mit der Option Rundung in 0 05 Schritten nur bei Lizenz PRO international werden die Netto MwSt und Bruttobetr ge von Angeboten Auftr gen und Rechnungen auf 0 05 gerundet Damit wird z B die schweizerische Rappenrundung unterst tzt Diese Einstellung wird in neue Angebote und Auftr ge bernommen und kann dort ge ndert werden Aktualisierung der Umrechnungsfaktoren Wenn Sie Auftr ge in Fremdw hrung haben sollten Sie f r ein genaues Projekt und B ro Controlling daf r sorgen dass die Umrechnungsfaktoren der verschiedenen Fremdw hrungen stets aktuell sind Damit k nnen Kursschwankungen zwischen Angebotserstellung Auftragserstellung Rechnungsstellung und Zahlung ber cksichtigt werden Beim Anlegen eines Angebots eines Auftrags einer Rechnung oder einer Zahlung wird immer der aktuelle
34. bezahlt wurde werden Sie darauf hingewiesen nur bei Abzug der Zahlungsbetr ge in der kumulativen Abrechnung Beachten Sie hierzu das Kapitel Auftrags Einstellungen Entscheiden Sie in diesem Fall ob Sie den Prozess abbrechen m chten um eine Zahlung einzugeben oder ob Sie die Rechnung manuell abschlie en m chten 6 W hlen Sie woher die Deckblatt Texte Betreff Vortext ggf Nachtext bernommen werden sollen m aus dem Auftrag m aus den Stammdaten m wenn vorhanden aus der Vorrechnung Anzahlungsrechnung Sie gelangen in das Volumen Datenblatt Tragen Sie im Bereich Pauschalbetrag den prozentualen Wert von der Auftragssumme oder direkt den Rechnungsbetrag ein den Sie in Rechnung stellen m chten Abschlags und Schlussrechnung 1 Sie gelangen in die Liste der Auftragspositionen Markieren Sie die Teilleistungen welche Sie abrechnen m chten bzw klicken auf die Option Alles abrechnen in den Funktionen im Kopfbereich um alle Teilleistungen auf einmal zu markieren Bei diesen Teilleistungen wird 103 AUFTR GE der beauftragte Umfang in Abzurechnen eingetragen ndern Sie bei prozentualen und pauschalen Leistungen ggf die abzurechnenden Prozente bzw die Menge ein Klicken Sie auf den Wert Beauftragt einer Teilleistung dann wird der gesamte Leistungsumfang eingetragen Klicken Sie auf Geleistet dann wird der Wert auf Grundlage des Leistungsstandes eingetragen nur bei einer Lizenz f r den Baustei
35. das Zahlungsziel und ggf Verzug Mahnstufe und n chste Mahnung angezeigt Im unteren Bereich werden die Zahlungen dargestellt Diese kann man sich durch Anklicken zeigen lassen Neue Zahlung eingeben Um eine neue Zahlung einzutragen 1 Klicken Sie in der Zahlungsliste der gew nschten Rechnung auf Funktionen und w hlen die Option Neue Zahlung 2 Falls der Rechnungsstatus noch Vorbereitet ist kommt die Meldung dass die Rechnung noch nicht gestellt ist Stellen Sie in diesem Fall den Rechnungsstatus auf Gestellt durch Klick auf OK 3 Das Zahlungsblatt ffnet sich und zeigt Ihnen das aktuelle Datum die Bezeichnung und den erwarteten Bruttobetrag an Sie k nnen m gliche Verzugszinsen Mahngeb hren und Skonto eingeben Die Skontoinformationen welche in den Zahlungsbedingungen der Rechnung hinterlegt sind werden zur Information angezeigt Der beglichene Betrag wird berechnet Bei einem Zahlungsbetrag von 97 00 Eur und 3 Skonto betr gt z B der beglichene Betrag 100 00 Eur Der Umrechnungsfaktor zur B row hrung wird aus den 109 AUFTR GE Controlling Einstellungen bernommen und kann ge ndert werden nur bei Fremdw hrung relevant 4 Nachdem die korrekten Werte eingegeben wurden klicken Sie auf OK Die Zahlung wird in der Liste angezeigt und der Status der Rechnung angepasst Je nach dem ob der Rechnungsbetrag komplett bezahlt nur zum Teil beglichen oder berbezahlt wurde erh lt die Rechnu
36. erfolgen soll Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 ffnen Sie den Baustein Einsatzplanung und w hlen anschlie end den Auftrag 2 Geben Sie unter Einsatzplanung den Startmonat das Startjahr und die Laufzeit in Jahren ein Datens tze werden dann f r diesen Zeitraum ber Server Script in der Regel in der Nacht angelegt Wenn in der Auftragsplanung Stunden f r Monate au erhalb des Planungszeitraums eingegeben werden wird der Zeitraum automatisch erweitert AUFTRAGS EINSATZPLANUNG Auftragsplanung ffnen 1 ffnen Sie den Baustein Einsatzplanung und w hlen anschlie end den gew nschten Auftrag 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Einsatzplanung Die Auftragsplanung wird in einem 24 Monate Sichtfenster dargestellt Leistungsphase Funktion anlegen und l schen Um eine neue Funktion in einer Leistungsphase kurz Leistungsphase Funktion einzuplanen 1 Klicken Sie in der gew nschten Leistungsphase auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Sie die Option Neue Funktion 2 W hlen Sie die gew nschte Funktion aus und klicken auf OK Es wird eine neue Zeile angelegt 3 Klicken Sie im Spaltentitel auf Name und w hlen den Mitarbeiter aus wenn dieser schon bekannt ist Mitarbeiter die in dieser Leistungsphase schon eingeplant sind sind grau markiert und k nnen nicht gew hlt werden Beachten Sie hierzu auch die Hinweise unter Mitarbeiterfunktion anzeigen ndern
37. i und eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt automatisch den prognostizierten Zeitaufwand Tp Honorarberechnung Geben Sie den angebotenen Stundensatz h und bei Bedarf den Faktor f r Sonderleistungen s sowie eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt automatisch das 100 Honorar Zu Abschl ge Tragen Sie Zu und Abschl ge Bezeichnung und Prozentsatz ein Honorar Runden korrigieren Sie das Honorar bei Bedarf manuell Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren SIA 103 2003 und SIA 108 2003 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Berechnungsgrundlagen m Jahr W hlen Sie das gew nschte Jahr aus PROJEKT PRO tr gt die zugeh rigen Z1 und Z2 Werte ein m Baukosten Geben Sie in das entsprechende Feld die aufwandbestimmenden Baukosten exkl MwSt ein und tragen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage ein nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostensch tzung vom 22 Januar 2012 Tragen Sie die faktorbestimmende Baukosten ein wenn diese von den aufwandbestimmenden 116 HONORARBERECHNUNG Baukosten abweichen Die aufwandbestimmenden Baukosten werden f r die Berechnung des Zeitaufwands Tm verwendet w hrend die faktorbestimmenden Baukosten f r die Berechnung des Grundfaktors p f r den Stundenaufwand verwendet werden m Schwierigkeitsgrad Geben Sie den Schwierigkeitsgrad n und ggf eine Begr nd
38. in der FileMaker Leiste und w hlen Sie die Option Drucken Alternativ k nnen Sie das P Mac oder STRG P Windows verwenden W hlen Sie die gew nschten Optionen und klicken auf OK 151 STUNDENS TZE Mit diesem Baustein k nnen Sie die Mitarbeiter Stundens tze manuell eingeben oder berechnen lassen Ein paar wenige Eckdaten Gehalt Sozialleistungen Projektanteil reichen dabei um die Stundens tze schnell und dennoch pr zise zu kalkulieren Die Stundens tze erm glichen die Ermittlung der Projekt Zeitkosten und bilden damit die Basis f r das Projekt Controlling GRUNDS TZLICHES ZU DEN STUNDENS TZEN Aufteilung der B rokosten Die B rokosten lassen sich in projektabh ngige Kosten Einzelkosten und nicht direkt verrechenbare Kosten Gemeinkosten aufteilen Bei den Gemeinkosten handelt es sich um m Personal Gemeinkosten Personalkosten die keinem Projekt zugeordnet werden k nnen z B Akquisition B roaufgaben Fortbildung m Sozialkosten Kosten f r gesetzliche Sozialleistungen und arbeitsfreie Tage m Sachkosten Kosten f r B robetrieb R ume Fahrzeuge usw 152 Gemeinkosten Faktor GKF Gesamtkosten Einzelkoster Gemeinkosten Zuschlag Gemeinkosten Einzelkosten Personalgemeinkosten Personalgemeinkosten Zuschlag Personalgemeinkosten Einzelkosten Sozlalkosten Sozialkosten Zuschlag Sozlalkosten Einzelkosten Sachkosten Zuschlag Sachkosten Einzelkosten
39. innerhalb von 15 Minuten wird der neue Datenstand erstellt Als PROJEKT PRO Administrator finden Sie diese Funktion auch unter Einstellungen Basis gt Administrator gt Aufgaben Stand auf das externe Ger t kopieren PRO server Zum Importieren des aktuellsten Datenstandes auf Ihr mobiles Ger t Laptop iPad iPhone usw ben tigen Sie eine WLAN oder LAN Verbindung Gehen Sie folgenderma en vor m Laptop FileMaker Pro ffnen Sie an Ihrem Laptop das Programm FileMaker Pro und klicken Sie auf Datei gt Remote ffnen Windows bzw Ablage gt Remote ffnen Mac In der linken Spalte k nnen Sie nun Ihren PRO server bzw PRO server Small Office ausw hlen ffnen Sie 64 MOBIL anschlie end in der rechten Spalte die Datei ProjektPro GO_Installer und klicken Sie auf PROJEKT PRO installieren Sie werden gefragt wohin der aktuelle Datenstand auf Ihrem Laptop installiert werden soll W hlen Sie das gew nschte Verzeichnis iPad FileMaker Go ffnen Sie das App FileMaker Go und klicken Sie rechts oben auf das Lupen Symbol W hlen Sie Ihren PRO server bzw PRO server Small Office und starten Sie die Datei ProjektPro GO _Installer Klicken Sie nun auf PROJEKT PRO installieren Der aktuelle Datenstand wird nun auf Ihrem iPad installiert iPhone FileMaker Go ffnen Sie das App FileMaker Go und klicken Sie auf Datei Browser ffnen W hlen Sie unter Lokale Netzwerk Hosts
40. mit der Option Alle Jahre wird der Stundensatz von der Leistungsphase wenn vorhanden genommen 120 HONORARBERECHNUNG Die Zeithonorareinstellungen werden im Angebot und in der Auftragsbest tigung mitgedruckt TEILLEISTUNGEN Nachdem Sie das Bezugshonorar und ggf die Zeithonorareinstellungen des Angebots bzw Auftrags festgelegt haben k nnen Sie nun die Titel und Teilleistungen erfassen Teilleistungen definieren den Umfang des Auftrags Es sind m Leistungsphasen m Grundleistungen m Weitere prozentuale Leistungen m Positionen m Pauschale Leistungen m Mengenbezogene Positionen m Leistungen nach Aufwand Titel und Teilleistungen k nnen neu angelegt oder aus dem Produktkatalog bernommen werden Teilleistungsliste ffnen 1 W hlen Sie im Baustein Auftr ge Angebote das gew nschte Angebot bzw den Auftrag aus und anschlie end im Navigationsbereich Volumen 2 Klicken Sie auf das Stift Symbol links vor der Teilleistungs Tabelle 3 Standardm ig wird die Teilleistungsliste in der 30er Ansicht ge ffnet Anzeige von 30 Titeln bzw Teilleistungen Mit einem Klick auf 5 Langtexte in der dunkelgrauen Leiste werden nur 5 Teilleistungen angezeigt In dieser Ansicht k nnen Sie die Langtexte der Teilleistungen direkt in der Liste bearbeiten Titel anlegen Es stehen zur Strukturierung der Teilleistungen Titel zur Verf gung Diese k nnen m ssen Sie jedoch nicht benutzen Klicken Sie hierf r auf Ne
41. nschte Rechnung Alternativ legen Sie eine neue Rechnung an 2 Anschlie end klicken Sie im Navigationsbereich auf Daten Hier finden Sie wichtige Angaben zu der Rechnung Die meisten Daten werden beim Anlegen der Rechnung vom Auftrag bernommen m Nummernkreisbezug und Auftragsnummer Der Haken Nummernkreisbezug ist standardm ig gesetzt wenn die Rechnung einem Profitcenter mit Nummernkreis zugeordnet ist Bei einem weichen Nummernkreis kann der Haken entfernt werden um die Rechnung aus dem Nummernkreis auszuschlie en solange der Status noch Vorbereitet ist Ist die Rechnung einem Profitcenter ohne Nummernkreis zugeordnet ist der Haken nicht gesetzt Wenn die Rechnung einen Nummernkreisbezug hat wird eine vorl ufige Rechnungsnummer verwendet solange der Status Vorbereitet ist Vorl ufige Nummern sind in Klammern und enthalten NNN anstelle der laufenden Nummer Wenn die Rechnung keinen Nummernkreisbezug hat k nnen Sie die Rechnungsnummer ndern Beachten Sie hierzu das Kapitel Nummernkreise m Status Neu angelegte Rechnungen haben den Status Vorbereitet Wenn die Rechnung fertig gestellt ist ndern Sie den Status auf Gestellt Beachten Sie hierzu das Kapitel Rechnung erstellen und bearbeiten Nach Eingabe von Zahlungen hat die Rechnung den Status Teilbezahlt Abgeschlossen oder berbezahlt Beachten Sie hierzu das Kapitel Zahlungen eingeben m W hrung Umrechnungsfaktor Die Rechnu
42. oder iPhone und installieren Sie das App FileMaker Go 13 f r iPad iPad bzw FileMaker Go 13 f r iPhone iPhone Benutzereinstellungen 63 MOBIL Die Mitarbeiter die PRO mobil to GO verwenden d rfen m ssen zun chst vom PROJEKT PRO Administrator daf r freigeschaltet werden 1 ffnen Sie den Baustein Einstellungen Basis und w hlen Benutzer im Navigationsbereich 2 Klicken Sie auf den gew nschten Benutzer und setzen den Haken Mobile Nutzung to GO Beachten Sie dass nach dieser nderung zun chst ein neuer mobiler Stand erzeugt werden muss bevor der Mitarbeiter mit einem mobilen Stand arbeiten kann MOBILEN STAND ERSTELLEN Mobilen Stand erzeugen PRO server Um PRO mobil zu benutzen m ssen Sie einen mobilen Stand erzeugen und auf das mobile Ger t kopieren m Automatische Erstellung Ihr PRO server bzw PRO server Small Office erstellt regelm ig eine aktuelle Version Ihres PROJEKT PRO Datenstandes Beginnend um 7 15 Uhr setzt der Server diese Aufgaben alle drei Stunden fort 10 15 Uhr 13 15 Uhr 16 15 Uhr usw m M chten Sie zwischen den Erstellungsintervallen selbst einen Datenstand erstellen weil z B bei einem speziellen Projekt k rzlich nderungen vorgenommen wurden kann dies jeder PROJEKT PRO Benutzer selbst erledigen Gehen Sie in den Baustein Einstellungen Basis und w hlen Sie unter Funktionen die Option Mobilen Stand erzeugen Zum n chstm glichen Zeitpunkt
43. projektzugeh rigen Daten wie Korrespondenzen Auftr ge Stunden und Ausschreibungen in allen Bausteinen l schen Zum L schen des Projekts suchen Sie in der Projektliste des Bausteins Projekte das gew nschte Projekt ber die Lupe und benutzen das L schen Symbol Projektliste drucken 1 Suchen Sie mit Hilfe der Suchfunktionen die gew nschten Projekte aus Verwenden Sie ggf die Bearbeiten Funktion um die Projekte zu selektieren die Sie anzeigen m chten 2 Klicken Sie auf den Drucker W hlen Sie f r die Sortierung der Liste zwischen den Optionen Projektliste Nummer Projektliste nach Projektleitern oder Projektliste nach Gesch ftsbereichen Projektauswahl Durch Anklicken eines Projekts gelangen Sie in das entsprechende Projektdatenblatt W hlen Sie den gew nschten Punkt im Navigationsbereich um m Auftr ge m Angebote m Rechnungen anzuzeigen oder anzulegen Beachten Sie hierzu die entsprechenden Handbuch Kapitel PROJEKT GRUNDDATEN Die Grunddaten zu den Projekten werden baustein bergreifend organisiert Sie erm glichen eine genauere Beschreibung Zuordnung des Projekts sowie eine detaillierte Untergliederung f r die zuk nftige Bearbeitung Beispielsweise werden projektbezogene Themen f r die Zuordnung der Korrespondenzen und Protokolle festgelegt Ebenso kann festgelegt werden wer Zugriff auf das Projekt haben soll Um die Projekt Grunddaten zu ndern 1 W hlen Sie den Baustein
44. ro einen PROJEKT PRO Benutzer anzulegen Einzige Bedingung Sie m ssen mindestens einen Benutzer mit Administrator Zugriffsrechten definieren Vergessen Sie nie das entsprechende Passwort oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf Um einen neuen Benutzer anzulegen 1 W hlen Sie im Kopfbereich unter Funktionen die Option Neuer Benutzer Legen Sie den Namen und das Benutzerk rzel fest 2 Erg nzen Sie die Benutzerdaten BENUTZERDATEN Um die Benutzerdaten anzuzeigen 1 Im Launchpad w hlen Sie den Baustein Einstellungen und anschlie end Benutzer im Navigationsbereich 2 Klicken Sie einen Benutzer an Grunddaten m Legen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort fest m Die Interface f r die PROJEKT PRO Oberfl che sowie die Drucksprache k nnen bei entsprechender Lizenz PRO international eingestellt werden Melden Sie sich erneut an damit die nderungen wirksam sind m ndern Sie ggf den Benutzer Standort Beachten Sie dazu das Kapitel Standorte m ndern Sie bei Bedarf den Zoom Faktor Starten Sie PROJEKT PRO am betroffenen Arbeitsplatz erneut damit 45 EINSTELLUNGEN die nderung wirksam ist Zugriffsrechte m W hlen Sie die gew nschten Zugriffsrechte aus Die Zugriffsrechte regeln zum einen bewusste Datenzugriffs und nderungsrechte PROJEKT PRO unterscheidet 5 verschiedene Zugriffsrechte welche durch folgende Merkmale gekennzeichnet sind m Mitarbeiter haben Zugriff auf die Ma
45. ssige Profitcenter k nnen Sie in der Profitcenter Liste mit Hilfe des L schen Symbols entfernen Ein Profitcenter kann nur gel scht werden wenn ihm keine Angebote Auftr ge und Mitarbeiter zugeordnet sind Profitcenter Liste drucken Eine Liste der Profitcenter k nnen Sie drucken wenn Sie auf den Zahnrad Taste ber der Profitcenter Liste klicken und Drucken ausw hlen Auslastung Mit dieser Anzeige pr fen Sie die Auslastung der Mitarbeiter der verschiedenen Profitcenter Beachten Sie hierzu den Baustein Einsatzplanung MITARBEITER Um die Mitarbeiter Liste des Profitcenters aufzurufen 1 ffnen Sie den Baustein Profitcenter und w hlen ggf das gew nschte Profitcenter 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Mitarbeiter Es stehen Ihnen die gleichen Funktionen und Drucke wie im Baustein Mitarbeiter zur Verf gung KENNZAHLEN Um die Controlling Kennzahlen f r einzelne Profitcenter anzuzeigen 1 ffnen Sie den Baustein Profitcenter und w hlen ggf das gew nschte Profitcenter Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kennzahlen 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr aus Kalulatorische PeP 7 Kennzahlen PeP die Praxisinitiative erfolgreiches Planungsb ro hat 7 Kennzahlen definiert die schnell Auskunft ber die wirtschaftliche Lage eines Planungsb ros geben Diese Kennzahlen werden unten beschrieben Wenn Sie auf PeP 7 im Navigationsbereich klicken werden Ihnen die Kennzahlen mit ihren
46. stehen Ihnen dabei Variablen Platzhalter zur Verf gung die der Anpassung Ihrer Standard Texte dienen Bei der Rechnung steht Ihnen zus tzlich zum Vortext noch ein Nachtext zur Verf gung Der Nachtext wird dann auch auf der Rechnungszusammenstellung angedruckt Standard Texte f r Zeithonorareinstellungen Sie k nnen den Standard E Mail Text f r den Versand von Zeithonorar Aufstellungen siehe Kapitel Auswertungen festlegen 1 ffnen Sie den Baustein Stammdaten 2 W hlen Sie im Navigationsbereich Stammtexte und dann Zeithonoraraufst 3 Geben Sie den gew nschten Text ein ZEITHONORAR Sie k nnen Standard Zeithonorarlisten anlegen in denen Sie Stundens tze f r Teilleistungen festlegen welche nach Aufwand abgerechnet werden Diese Stundens tze k nnen dann in die Angebote und Auftr ge bernommen werden siehe Kapitel Zeithonorareinstellungen des Angebots Auftrags Gehen Sie hierzu folgenderma en vor 1 W hlen Sie in den Baustein Stammdaten und dann Zeithonorar im Navigationsbereich 83 STAMMDATEN 2 Klicken Sie auf die gew nschte W hrung 3 W hlen Sie eine Liste aus oder legen Sie eine neue Liste an Klicken Sie dazu auf das Plus Symbol in der Spalte Liste und geben Sie eine Bezeichnung ein Als Listen kann man verschiedene Bauherren verstehen f r die man verschiedene Stundens tze vereinbart hat Sie k nnen zu jeder W hrung beliebig viele Listen anlegen 4 Um ein J
47. und keiner Aufgabe zugeordnet werden kann Im Gegensatz zur Idee werden ihr keine Schlagw rter zugeordnet Neue Idee anlegen 1 Im Baustein Ideen und Notizen oder Daily Actions klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf die Option Neue Idee Egal wo Sie sich in PROJEKT PRO befinden k nnen Sie auch in der Men leiste unter PP Tools oder per Tastaturk rzel STRG 4 eine Neue Idee anlegen 2 Verschlagworten Sie die Idee anhand der vier Felder oberhalb des Textfeldes damit Sie diese sp ter leicht wieder finden 3 Geben Sie Ihre Idee in das Textfeld ein 4 Wenn Sie einen anderen Verantwortlichen f r die Idee ausw hlen und Pop up anhaken wird dieser Mitarbeiter von der Idee per Pop up Nachricht informiert 5 Sie k nnen der Idee Dokumente hinzuf gen 6 Mit Hilfe der beiden Icons rechts unten k nnen Sie die Idee in eine Aktion oder eine Notiz umwandeln Bei der Umwandlung beachten Sie dass die Schlagw rter verloren gehen Ideen ber Index suchen 1 Rufen Sie im Baustein Ideen und Notizen die detaillierte Suche auf Klicken Sie hierf r auf die Lupe und w hlen die Option Detailliert 2 Klicken Sie in das Suchfeld z B Schlagwort f r das Sie 60 3 4 5 IDEEN amp NOTIZEN sich den Index anzeigen lassen wollen W hlen Sie nun im Kopfbereich Index Sie erhalten eine Liste aller Eintr ge des Feldes z B alle Schlagw rter die bestehenden Ideen zugeordnet wurden W
48. wird z B die schweizerische Rappenrundung unterst tzt Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Auftraggebers wird beim Anlegen des Angebots automatisch aus der Adresse bernommen und kann ge ndert werden Wenn diese ausgef llt ist kann Innergemeinschaftliche Lieferung markiert werden Es wird dann keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und der Hinweistext wird am Ende des Angebots gedruckt Bei einer Lizenz PRO international k nnen Sie die Sprache des Angebots ausw hlen Bei der bernahme von Produkten aus dem Katalog ins Volumen wird die Produktbezeichnung in der gew hlten Sprache bernommen m Bearbeitung 93 ANGEBOTE W hlen Sie ggf eine Vertriebsperson aus und tragen die Bearbeitungszeiten ein m Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen werden aus den Auftrags Einstellungen bernommen und k nnen abh ngig vom Status bearbeitet werden Adressen Um die Angebotsadressen Auftraggeber Adresse Rechnungsanschrift Lieferanschrift anzuzeigen klicken Sie auf Adressen im Navigationsbereich Wurde bereits dem Projekt der Auftraggeber zugeordnet dann sind die Felder bereits beim Anlegen des Angebots bef llt Solange der Status des Angebots Vorbereitet ist k nnen Sie die Adressen bearbeiten m Wenn Sie den Baustein Adressen Management einsetzen k nnen Sie mit Hilfe der Adressrecherche den Auftraggeber zuordnen ndern Sie ggf die Eintr ge ab m Wenn Sie den Baustein Adressen Ma
49. 1 Halbjahr 16 800 00 24 00 4 032 00 Jahresgehalt 2 Halbjahr 18 600 00 24 00 4 464 00 amp Pr mie 1 500 00 24 00 360 00 amp Beispiel f r einen freien Mitarbeiter Gesetzliche Sozialleistungen 0 00 Bezeichnung Jahresgehalt AG Anteil Summe Jahresgehalt 1 Halbjahr 15 000 00 0 00 amp Jahresgehalt 2 Halbjahr 16 200 00 0 001 Potentielle Arbeitszeit Zur Eingabe der potentiellen Arbeitszeit haben Sie 3 M glichkeiten m Klicken Sie auf den Pfeil rechts um die Arbeitszeit laut Arbeitszeitmodell automatisch zu bernehmen m Geben Sie einfach die potentielle Arbeitszeit ein wenn diese Ihnen bekannt ist m Klappen Sie mit Klick auf den Pfeil links die entsprechende Tabelle auf Mit dieser 3 Option kann die potenzielle Arbeitszeit insbesondere f r freie Mitarbeiter auch in mehreren Zeilen eingegeben werden wenn Sie hierf r auf die Definition des Arbeitszeitmodells verzichten wollen z B Potentielle Arbeitszeit 1 00 1 140 00 n Bezeichnung Menge Einheit Stunden SKF Summe 1 Halbjahr 6 Mo 100 00 h 1 00 600 00 h H4 2 Halbjahr 18 Wo 30 00 h 1 00 540 00 h Sie k nnen dabei ggf einen berstunden korrekturfaktor SKP eingeben wenn mit berstunden zu rechnen ist die mit dem Gehalt abgegolten sind Beispiel Im Arbeitsvertrag wird eine Wochenarbeitszeit v
50. 1E PROJEKT PRO controlling einfach arbeiten E HANDBUCH PROJEKT PRO Version 10 0 5 Handbuch PRO controlling 15 05 2014 1991 2014 PROJEKT PRO GmbH Alle Rechte vorbehalten PROJEKT PRO GmbH Kampenwandstra e 77 c D 83229 Aschau im Chiemgau www projektpro com PROJEKT PRO ist eine Marke der PROJEKT PRO GmbH eingetragen in Deutschland und anderen L ndern Das PROJEKT PRO Logo ist eine Marke der PROJEKT PRO GmbH Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer Die PROJEKT PRO Dokumentation ist urheberrechtlich gesch tzt Sie d rfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von PROJEKT PRO weder vervielf ltigen noch verteilen Diese Dokumentation darf ausschlie lich mit einer g ltigen lizenzierten Kopie der PROJEKT PRO Software verwendet werden Alle in den Beispielen erw hnten Projekte Personen Firmen E Mail Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche hnlichkeit mit bestehenden Projekten Personen Firmen E Mail Adressen und URLs ist rein zuf llig Die Erw hnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar Die PROJEKT PRO GmbH bernimmt keine Verantwortung f r die Leistung dieser Produkte Weitere Informationen finden Sie unter www projektpro com INHALT INHALT ALLGEMEIN HILFE RUND UM PROJEKT PRO DOKUMENTATION UND EXTRAS SUPPORT FEEDBACK INTERFACE LAUNCHPAD PROJEKT PRO FENSTER ICONS FUNKTIONEN TASTATURK RZEL SUCHFUNKTI
51. Berechnungswerten dargestellt Dort haben Sie auch die M glichkeit Durchschnittswerte als Vergleichswerte einzugeben Dadurch wird den Inhabern ein Vergleich mit den eigenen 186 PROFITCENTER Zahlen erm glicht Werte die Herr Prof Hommerich in seiner Analyse der Kosten und Ertragssituation in Architekturb ros vom Oktober 2006 ermittelt hat k nnen Sie beispielsweise als Vergleichswerte f r die in Ihrem B ro ermittelten Kennzahlen verwenden m Umsatzrendite Verh ltnis von Gewinn und Umsatz Daraus wird deutlich wie viel Gewinn sich aus dem Umsatz ergibt Beispiel Eine Umsatzrendite von 10 ergibt einen Gewinn von 10 Cent je Euro Umsatz m Umsatzziel je Mitarbeiter Kalkulierter Umsatz im Verh ltnis zur Anzahl der Mitarbeiter Dabei ermittelt sich der Umsatz aus den Gesamtkosten des Profitcenters und dem Gewinnziel m Arbeitskostenquote Anteil der Arbeitskosten an den Gesamtkosten Die Arbeitskosten setzen sich aus den Einzelkosten den Personal Gemeinkosten und den Sozialkosten zusammen m Projektstundenanteil Anteil der Projektstunden verrechenbare Stunden an den Gesamtstunden im B ro Je h her der Anteil der Projektstunden desto geringer die Gemeinkosten m Mittlerer B rostundensatz Bei kalkulierten Stundens tzen wird der mittlere B rostundensatz wie folgt errechnet Gesamtkosten des Profitcenters geteilt durch die Summe der Projektstunden Bei manuell eingegebenen Stundens tzen ist dieser Stundens
52. E Mailer E Mails aus Daily Actions abrufen 54 Ereignisse INDEX 203 Ereignisse Ereignisse wiederherstellen 41 F Feedback zu PROJEKT PRO 12 29 Feiertage Feiertags Set anlegen und importieren 51 Mitarbeiter Feiertage eintragen 136 Fenster Benutzerspezifische Fenstereinstellungen 34 Beschreibung des PROJEKT PRO Fensters 14 Fensterposition speichern 29 Fensterpositionen zur cksetzen 34 Men leiste 29 Filter Filter entfernen 24 Filter umkehren 24 Filter Symbol 14 Listen filtern 24 Fremdkosten Auftragsfremdkosten anzeigen erfassen 101 Fremdkosten im Budget ber cksichtigen 166 G Gemeinkosten Gemeinkostenfaktor des Profitcenters 161 186 Gemeinkosten Statistik des Mitarbeiters 138 Grunds tzliches zu den Gemeinkosten 152 Gesch ftsbereiche einstellen 40 Gewinn Kosten bersicht des Auftrags 170 Gruppen f r Zeiteintr ge B rospezifische Gruppen 78 Gruppen der Teilleistung definieren 126 Gruppen des Auftrags definieren 98 H Handb cher 10 29 Hilfe rund um ProjektPro 10 HOA Honorarberechnung nach HOA 118 HOAI HOAI Daten einlesen 41 INDEX 204 HOAI Honorarberechnung nach HOAI 112 Honorarberechnung Angebots Auftragsvolumen zusammenstellen 121 125 Bezugshonorar anlegen 111 Honorarberechnung mit freier Eingabe 115 Honorarberechnung nach Bausumme 119 Honorarberechnung nach HOA 118 Honorarberechnung nach HOAI 112 Honorarberechnung nach SIA 115 Luxemburger Honorarberechnung 118 Schritte f r die H
53. Gr e der PROJEKT PRO Fenster zu speichern so dass sich diese immer an der gleichen Stelle und mit der gleichen Gr e ffnen F r die Daily Actions und das Zeiterfassungsfenster kann au erdem die Art des Fensters kleines oder gro es Format gespeichert werden Beispielsweise k nnen Sie damit immer die Daily Actions im gro en Format rechts neben dem Hauptmen angezeigt bekommen Zur Speicherung der Fenstereinstellungen gehen Sie folgenderma en vor 1 Verschieben Sie das gew nschte Fenster an die Position an Ihrem Bildschirm wo Sie es fixieren m chten und w hlen Sie ggf die Anzeigeart z B Zeiterfassung gro 2 Klicken Sie dann in der Men leiste auf Fenster und w hlen dann Fensterposition speichern Ihre Fenstereinstellungen werden gespeichert bis Sie diese erneut speichern oder in den benutzerspezifischen Grundeinstellungen die Fensterpositionen zur cksetzen Hilfe und Support Im Men punkt Hilfe erfahren Sie mit welcher Version von PROJEKT PRO Sie arbeiten W hlen Sie dazu ber PROJEKT PRO Die Option Home bringt Sie direkt zu PROJEKT PRO Bausteinen Mit PROJEKT PRO Hilfe rufen Sie die PROJEKT PRO Handb cher auf Beachten Sie hierzu das Kapitel Dokumentation und Extras Mit Feedback k nnen Sie Anmerkungen und W nsche zu PROJEKT PRO melden Beachten Sie dazu die Informationen der folgenden Dialoge Mit Support Anfrage k nnen Sie eine technische Anfrage an den PROJEKT
54. Hilfe der Suchfunktionen die gew nschten Daten anzeigen Benutzen Sie dann Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Bearbeiten 26 eco Projekt F Funktionen su mer m Alle markieren iii saasaa 20902 Alle demarkieren KE zwoa My ual 20624 je Akwen offene Aufgabein hd Aktuell _ tz Akun pgegcEEcTETT I el 20704 or ar s tm Akten ha Aktuell g HM Akui 21002 10 Bl ttern Auswahl m Alle markieren markiert alle Datens tze mit einem blauen H kchen m Alle demarkieren demarkiert alle Datens tze m Markierung umkehren demarkiert die markierten Datens tze und markiert die demarkierten Datens tze Funktionen m Markierte anzeigen bernimmt nur die markierten Datens tze in die Ergebnisliste Damit kann man schnell aus der urspr nglichen Liste die gew nschten Datens tze ausw hlen m Markierte bearbeiten dahinter verbergen sich die m glichen Funktionen die f r die markierten Datens tze zur Verf gung stehen Je nachdem in welcher Liste Sie sich befinden stehen Ihnen sinnvolle und hilfreiche Funktionen zur Verf gung DRUCKEN Dokument drucken Die Druckm glichkeiten finden Sie in PROJEKT PRO unter dem Drucker Symbol Alle Ausdrucke in PROJEKT PRO werden vor dem Druck am Bildschirm dargestellt und k nnen dabei kontrolliert werden Im Navigationsbereich der Druckvorschau finden Sie ein Buch Symbol mit dessen Hilfe Sie bei mehrseitigen
55. Kopfbereich und w hlen die Option Neu berechnen Die Werte der einzelnen Teilleistungen werden jeweils im bergeordneten Titel bzw f r den ganzen Auftrag in der Fu zeile zusammengefasst Auff llige Werte Werte die 100 berschreiten sowie negative Gewinn Restwerte werden rot markiert SOLL IST Stunden In dieser Ansicht werden Auftrags Stundenbudget und bisherige Arbeitszeit auf Teilleistung Ebene verglichen m Budget Stundenbudget siehe Kapitel Internes Budget m Arbeitszeit Anzahl der bereits erfassten Stunden m AZ B Verh ltnis zwischen Arbeitszeit und Stundenbudget Stundenanteil Zeigt wie viel Prozent des Stundenbudgets verbraucht sind m Geleistet Manuell eingetragener Leistungsstand m AZ L Verh ltnis zwischen Stundenanteil und Leistungsstand Soll m glichst 100 unterschreiten m Hochgerechneter Rest Voraussichtlichen Reststunden f r 100 Leistungsstand bei gleich bleibendem Stundenanteil Leistungsstand Verh ltnis Die Reststunden werden wie folgt berechnet 100 AZ L Stundenbudget SOLL IST monet r In dieser Ansicht werden Budget und Kosten auf Teilleistung Ebene verglichen m Budget Internes Budget m Kosten Die Kosten setzen sich aus Stunden Fremd 169 CONTROLLING AUFTR GE und ggf Nebenkosten zusammen Beachten Sie dass Nebenkosten bei den Teilleistungen nicht ber cksichtigt werden weil sie teils pauschal teils leistungsspezifisch sind Nebenkosten werden nu
56. Markierung Innergemeinschaftliche Lieferung ausgedruckt wird m Angebotsg ltigkeit Geben Sie die Standard Angebotsg ltigkeit in Tagen f r neue Angebote an Einstellungen f r Zahlungsbedingungen Tragen Sie die Standard Werte f r den Umsatzsteuer Satz das Zahlungsziel den Skonto Satz und die Skonto Frist ein Bei der Angebots Auftrags und Rechnungsanlage werden die Standard Zahlungsbedingungen automatisch hinterlegt die Sie jedoch ab ndern k nnen Diese Werte k nnen im Angebot in der Auftragsbest tigung und in der Rechnung ausgedruckt werden Beachten Sie hierzu das Kapitel Stammtexte SIA Z WERTE Jedes Jahr werden neue Z1 und Z2 Werte f r die Berechnung des Grundfaktors p in der Honorarberechnung nach SIA ver ffentlicht Importieren Sie j hrlich die neuen Werte anhand der Importdatei die Ihnen von PROJEKT PRO GmbH zur Verf gung gestellt wird 1 W hlen Sie den Baustein Einstellungen Controlling und klicken dann auf SIA im Navigationsbereich Ihnen werden alle bereits vorhandenen Werte in einer Liste angezeigt 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Z Werte importieren 3 W hlen Sie die Importdatei aus KALKULATION Standardm ig werden die Stundens tze anhand der Mitarbeiterspezifischen Angaben Jahresgehalt potentielle Arbeitszeit usw und der Gemeinkosten des entsprechenden Profitcenters kalkuliert siehe Baustein 75 EINSTELLUNGEN CONTROLLING
57. ND BEARBEITEN RECHNUNGSDATEN ZAHLUNGEN EINGEBEN HONORARBERECHNUNG ERMITTLUNG DER 100 BEZUGSHONORARE BEZUGSHONORAR ANLEGEN BERECHNUNG NACH HOAI FREIE EINGABE BERECHNUNG NACH SIA 102 103 105 108 BERECHNUNG NACH HOA 2002 LUXEMBURGISCHE HONORARBERECHNUNG BAUSUMME ZEITHONORAREINSTELLUNGEN DES ANGEBOTS AUFTRAGS TEILLEISTUNGEN ZUSAMMENSTELLUNG DER ANGEBOTS AUFTRAGSDATEN ZEITERFASSUNG NEBENKOSTEN MITARBEITER CONTROLLING MITARBEITER ANLEGEN MITARBEITER LISTE SOLL IST ARBEITSZEIT ARBEITSZEITMODELL SOZIALBEDINGTER AUSFALL STUNDENS TZE GEMEINKOSTEN MITARBEITERDATEN ARBEITSZEIT ZEITEINTR GE URLAUB UND KRANKHEIT URLAUBSKALENDER STUNDENS TZE GRUNDS TZLICHES ZU DEN STUNDENS TZEN STUNDENS TZE EINGEBEN KALKULIEREN SACHKOSTEN STUNDENSATZKALKULATION PROFITCENTER KALKULATION INHALT 95 98 101 102 103 107 109 111 111 111 vo m un 121 125 126 130 131 131 132 132 135 136 138 138 139 142 144 148 149 152 152 153 156 156 161 CONTROLLING PROJEKTE CONTROLLING AUFTR GE CONTROLLING AUFTRAGSLISTE CONTROLLING ANSICHT DES AUFTRAGS CONTROLLING AUFTRAGSDATEN INTERNES BUDGET RECHNUNGSPLANUNG AUFTRAGSKOSTEN LEISTUNGSSTAND SOLL IST ANSICHTEN KOSTEN BERSICHT AUFTRAGS RECHNUNGEN AUSWERTUNGEN ARBEITSZEIT AUSWERTUNGEN AUFTR GE AUSWERTUNGEN ZEITKOSTEN AUSWERTUNGEN RECHNUNGEN ZAHLUNGEN PROFITCENTER MITARBEITER KENNZAHLEN PROFITCENTER EINSTELLUNGEN
58. OJEKT PRO Benutzern zur Verf gung W hlen Sie hierf r im Launchpad den Baustein Einstellungen und anschlie end dann Arbeitsumfeld im Navigationsbereich Klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf die Option Neues Umfeld Nicht mehr genutzte Umfelder egal ob benutzerspezifische oder Standard Umfelder k nnen Sie an der gleichen Stelle entfernen Benutzen Sie dazu das entsprechende L schen Symbol in der Umfeld Zeile GESCH FTSBEREICHE PROJEKT PRO k nnen Sie individuell Ihrer B rostruktur anpassen Dabei k nnen Sie verschiedene Gesch ftsbereiche innerhalb eines B ros definieren Gesch ftsbereiche gliedern Projekte nach beliebigen Kriterien und erlauben sp ter Auswertungen nach diesen Gesch ftsbereichen Beispielsweise k nnten Sie als Gesch ftsbereiche Krankenhausbau Schulbau Verwaltungsbau definieren ebenso wie Hochbau Tiefbau Freiraumplanung Um die Gesch ftsbereiche einzustellen 1 Im Launchpad w hlen Sie den Baustein Einstellungen 2 Klicken Sie auf Gesch ftsbereiche im Navigationsbereich F r jeden Gesch ftsbereich wird die Anzahl der Projekte angezeigt die ihm zugeordnet sind 3 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Neuer Gesch ftsbereich um einen neuen Gesch ftsbereich anzulegen Zum Entfernen nicht benutzter Gesch ftsbereiche nutzen Sie das L schen Symbol der entsprechenden Gesch ftsbereichszeilen Durch Klick auf den Drucker im Kopfbereich k nnen Sie
59. ONEN SORTIEREN UND FILTERN TO DO amp INFO BLOCK BEARBEITEN FUNKTION DRUCKEN VARIABLEN FUNKTIONEN DER MEN LEISTE RECHTSCHREIBPR FUNG BASIS EINSTELLUNGEN EIGENE BENUTZEREINSTELLUNGEN PROGRAMMEINSTELLUNGEN WERTELISTEN TEXTBAUSTEINE ARBEITSUMFELD GESCH FTSBEREICHE ADMINISTRATOR FUNKTIONEN ADMINISTRATOR AUFGABEN SERVER BENUTZER BENUTZERLISTE BENUTZERDATEN DRUCKEINSTELLUNGEN STANDORTE FEIERTAGE LIZENZ SYSTEMINFOS DAILY ACTIONS 10 11 a m NAUW 21 21 21 24 25 26 27 28 29 31 34 34 36 37 39 40 40 41 42 43 44 44 45 48 49 51 52 53 54 INHALT DAILY ACTIONS LISTE 54 ICONS IN DEN DAILY ACTIONS 55 AKTIONEN MIT ICAL UND OUTLOOK ABGLEICHEN 56 NOTICEBOARD 58 IDEEN amp NOTIZEN 60 NEWS 62 MOBIL 63 TO GO 63 VORAUSSETZUNGEN EINSTELLUNGEN 63 MOBILEN STAND ERSTELLEN 64 STAND AUF MOBILEM GER T STARTEN 65 CONTROLLING BEGRIFFSERKL RUNG 69 EINSTELLUNGEN CONTROLLING 7 W HRUNGEN 71 NUMMERNKREISE 72 AUFTRAG 74 SIA Z WERTE 75 KALKULATION 75 EINSATZPLANUNG 76 ARBEITSZEIT 77 ZEITERFASSUNG 78 STAMMDATEN 79 INNENPROJEKTE 79 PRODUKTKATALOG 81 STAMMTEXTE 83 ZEITHONORAR 83 PROJEKTE 85 PROJEKTLISTE 85 PROJEKT GRUNDDATEN 86 CONTROLLING PROJEKTDATEN EINRICHTEN 88 ANGEBOTE 90 ANGEBOTSLISTE 90 ANGEBOT ANLEGEN BEARBEITEN 90 ANGEBOTSDATEN 92 AUFTR GE 95 AUFTRAGSLISTE 95 AUFTRAG ANLEGEN BEARBEITEN AUFTRAGSDATEN AUFTRAGSKOSTEN ABRECHNUNG RECHNUNG ERSTELLEN U
60. Projekte und suchen Sie nach dem gew nschten Projekt 2 W hlen Sie das gew nschte Projekt aus der Liste aus und Sie gelangen in die Grunddaten des Projekts 86 PROJEKTE Projektort Geben Sie bei Bedarf die Adresse des Projekts mit der dazugeh rigen Gemarkung und Flur Nummer an Projektdaten Geben Sie ggf ein Projektk rzel als zus tzliche Information oder Suchkriterium ein Unter Bezeichnung k nnen Sie die Projektbezeichnung ndern Ordnen Sie dem Projekt falls erforderlich einen Gesch ftsbereich zu und tragen Sie ggf eine genauere Beschreibung des Projekts ein Auftraggeber Sie k nnen dem Projekt den entsprechenden Auftraggeber zuordnen Klicken Sie dazu auf das schwarze Symbol Adressrecherche Symbol W hlen Sie den Auftraggeber aus der Liste oder klicken auf die Taste Suchen um ihn ber die Adressrecherche zu suchen M chten Sie den Auftraggeber ndern dann klicken Sie erneut auf das Adressrecherche Symbol und ordnen eine andere Adresse zu Zum Entfernen des Auftraggebers nutzen Sie das Entfernen Symbol daneben Nach Zuordnung des Auftraggebers erscheint das Projekt im Baustein Adressen bei der Adresse im Navigationsbereich Projekte AG Mitarbeiter W hlen Sie den internen Projektleiter aus Geben Sie die K rzel der Mitarbeiter einschlie lich des Projektleiters zeilengetrennt ein mittels Return Taste die das Projekt sehen sollen F r diese Mitarbeiter erscheint das Projekt in den Au
61. Sie dann im Kopfbereich auf Funktionen und w hlen die Option Duplizieren Entscheiden Sie ob der Auftragnehmer mit ins Duplikat bernommen werden soll und ob das Duplikat einem anderen Projekt zugeordnet werden soll Alle Angebotsdaten und die Honorarberechnung werden ins Duplikat bernommen Angebot drucken Um ein Angebot zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich im Angebotsblatt bzw Volumen Entscheiden Sie im Dialog ob das Deckblatt als Anschreiben mit erstellt werden soll Wenn in den Auftrags Einstellungen festgelegt wurde dass Rechnungen ohne Deckblatt gedruckt werden sollen kommt keine R ckfrage Wenn das Angebot noch den Status Vorbereitet hat w hlen Sie ob Sie das Angebot Nur drucken oder auch anbieten m chten siehe unten Angebot anbieten Wenn das Angebot fertig ist ndern Sie den Angebotsstatus auf Angeboten Das Angebot kann dann nicht mehr ge ndert werden und wenn das Profitcenter einen Nummernkreis f r Angebote hat wird die endg ltige Angebotsnummer gesetzt Ab diesem Zeitpunkt kann die Markierung Nummernkreisbezug nicht mehr manuell gesetzt oder entfernt werden Freie Nummern Arbeit ohne Nummernkreis k nnen aber noch ggf durch Zur cksetzen des Status auf Vorbereitet ge ndert werden Den Status k nnen Sie ndern m beim Drucken des Angebots wenn Sie die entsprechende Option w hlen 9 ANGEBOTE m manuell Klicken Sie hierf r im Angebotsblatt auf Funk
62. Stunden am Tag Die Abrechnung erfolgt im 15 min Takt m 40 zzgl MwSt f r jede angefangene Viertelstunde zwischen 6 00 und 22 00 Uhr m 60 zzgl MwSt f r jede angefangene Viertelstunde zwischen 22 00 und 6 00 Uhr sowie an Sonn und Feiertagen FEEDBACK F r allgemeine W nsche Hinweise oder Anregungen steht Ihnen das Feedback Formular zur Verf gung W hlen Sie hierf r Feedback unter dem Men Hilfe der Men leiste 12 LAUNCHPAD IE PROJEKT PRO einfach arbeiten Zahlungen Stundens tze Al 2 i Auswertungen Einsatzplanung _Profitcenter Nach dem Start von PROJEKT PRO ffnet sich das Launchpad Im Launchpad werden die Bausteine z B Projekte Daily Actions dargestellt Diese gliedern sich in Basis blau Management orange und Controlling gr n Welche Bausteine Ihnen zur Verf gung stehen ist abh ngig von Ihren Zugriffsrechten und Ihrer Lizenz Mit einem Klick auf den Baustein wird dieser in einem separaten Fenster ge ffnet Launchpad individuell bearbeiten Sie k nnen die Bausteine bestimmen die direkt vom Launchpad gestartet werden k nnen Nach Klicken auf das Einstellungs Zahnrad EJ w hlen Sie die Option Launchpad bearbeiten Jetzt k nnen Sie die Bausteine aus und abw hlen oder umsortieren W hlen Sie per Drag and Drop die Bausteine die Sie bernehmen m chten Wenn Sie mit der Maus ber einen Baustein gehen erscheint die Be
63. UNDENS TZE 2 Klicken Sie ggf auf das gew nschte Profitcenter 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr im Datumsfilter aus und klicken Sie im Navigationsbereich auf Kalkulation an Dieser ist nur vorhanden wenn die Stundens tze f r das angezeigte Jahr kalkuliert sind siehe Kapitel Stundens tze eingeben kalkulieren 4 Wenn Mitarbeiter Stundensatzkalkulationen schon durchgef hrt wurden siehe Kapitel Stundensatzkalkulation werden die Werte der einzelnen Mitarbeiter angezeigt und im unteren Bereich summiert Wenn die Sachkosten schon gepflegt wurden erscheint die Summe unter Sachkosten Quickinfos auf den Info Symbolen neben den einzelnen Werten geben Erl uterungen zu der Bedeutung dieser Werte Mehr Informationen zur Berechnung der Stundens tze finden Sie im Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen Profitcenter bergreifende Kalkulation Die Kalkulation kann optional Proficenter bergreifend erfolgen in diesem Fall werden die Gemeinkosten von allen Profitcenter getragen In allen Mitarbeiter Kalkulationen wird der gleiche Gemeinkostenfaktor verwendet egal zu welchem Profitcenter der Mitarbeiter geh rt Beachten Sie hierzu das Kapitel Kalkulation in den Einstellungen Diagramm Um eine bersicht ber die Kostenverteilung des jeweiligen Profitcenters zu erhalten stehen Ihnen zus tzlich mehrere graphische Auswertungen zur Verf gung Klicken Sie hierf r in der Stundens tze Liste auf Funktionen im K
64. Umbau Zuschlag eingeben Serienbauten k nnen gem HOAI 2009 811 eingeben werden Tragen Sie im Textfeld eine beliebige Bezeichnung ein Daneben stehen 3 Felder zur Verf gung um die Anzahl der Wiederholungen und den dazugeh rigen Prozentsatz einzutragen Zum Honorar f r das erste Bauwerk werden die Wiederholungen prozentual zugeschlagen F r die 1 4 Wiederholung ein Zuschlag von jeweils 50 f r die 5 7 Wiederholung jeweils 40 Zuschlag und ab der 8 Wiederholung werden jeweils 10 Zuschlag verrechnet Die vorgeschlagenen Werte k nnen manuell ge ndert werden Alternativ k nnen Sie einen freien Zu oder Abschlag sowie eine Bezeichnung angeben m Bonus Malus F r ber bzw Unterschreitung der anrechenbaren Kosten k nnen Sie ein Bonus oder Malushonorar definieren Durch das Aktivieren der Bonus Malus Regelung wird automatisch ein Vorschlagstext in das Feld Regelung eingetragen sowie die anrechenbaren Kosten in das Feld Bezugswert bernommen W hlen Sie unter Berechnung die Option Bonus 113 HONORARBERECHNUNG oder Malus aus und tragen Sie den gew nschten Prozentsatz ein dann wird das 100 Honorar um Bonus bzw Malus erh ht oder gemindert Falls gew nscht k nnen Sie das ermittelte 100 Honorar manuell korrigieren bzw runden Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren Honorarberechnung nach HOAI 2002 Legen Sie das Bezugshonorar mit der Honorarberechnu
65. achtexte f r Angebote Auftr ge und Rechnungen stehen Ihnen Variablen zur Verf gung die der Anpassung Ihrer Standard Texte dienen Mit den Variablen definieren Sie Platzhalter die bei der Erzeugung eines neuen Dokuments durch den hinterlegten Wert ersetzt werden Damit kann z B die Angebotsbezeichnung automatisch in das Angebot Deckblatt bernommen werden Beachten Sie die genaue Syntax der Variablen damit sie von PROJEKT PRO erkannt werden Um eine Variable einzuf gen klicken Sie zuerst in das Textfeld in welches die Variable eingef gt werden soll und dann auf den Schriftzug Variablen Es werden Ihnen alle Variablen angezeigt welche bernommen werden k nnen Klicken Sie auf die gew nschte Variable 28 FUNKTIONEN FUNKTIONEN DER MEN LEISTE Am obersten Bildschirmrand befindet sich die Men leiste in der einige wichtige Funktionalit ten von PROJEKT PRO untergebracht sind Papierformat Im Men punkt PROJEKT PRO bzw FileMaker Pro befindet sich das Papierformat Page Setup Wenn Sie einen Ausdruck aus PROJEKT PRO erzeugen m chten und in der Voransicht feststellen dass das eingestellte Papierformat nicht stimmt dann k nnen Sie dies hier ndern z B wenn Sie auf einem anderen Papier DIN A3 quer drucken m chten Rechtschreibpr fung Beachten Sie hierzu das Kapitel Rechtsschreibpr fung R ckg ngig Mit Hilfe der Funktion R ckg ngig im Men punkt Bearbeiten oder mit dem Tastaturk
66. ahr anzulegen klicken Sie auf das Plus Symbol in der Spalte Jahr Wenn Sie jahresspezifische Stundens tze definieren m chten geben Sie im Dialog ein Jahr ein und klicken auf OK Zu jeder Liste k nnen beliebig viele Jahre angelegt werden Wenn Sie keine jahresspezifischen Stundens tze brauchen klicken Sie im Dialog auf die Taste alle Jahre 5 Klicken Sie auf das Plus Symbol in der rechten Spalte um die gew nschten Kategorien mit den dazugeh rigen Stundens tzen festzulegen Beispiel Kat Beschreibung Stundensatz A Auftragnehmer 82 00 EUR B Techn Mitarbeiter 75 00 EUR Beachten Sie dass innerhalb eines Jahres die Kategorie eindeutig sein muss Bei der Abrechnung wird nur die Kategorie nicht die Beschreibung zur Ermittlung der Stundens tze einbezogen Die Beschreibung wird in Angeboten Auftragsbest tigungen und Rechnungen verwendet Um eine neue Zeithonorarliste oder ein neues Jahr schnell anzulegen k nnen Sie eine vorhandeen Liste bzw Jahr duplizieren und die gew nschten Werte z B Stundens tze ndern W hlen Sie hierf r die Option Duplizieren unter dem Bearbeitungs Zahnrad Zum L schen von Kategorien Jahren und Listen benutzen Sie die Option L schen unter dem Bearbeitungs Zahnrad bzw das L schen Symbol 84 Die oberste Hierarchiebene in PROJEKT PRO ist das Projekt Im Baustein Projekte k nnen Sie Projekte sowie die dazugeh rigen Angebote und Auftr ge anlegen Aus dem Auftrag he
67. al automatisch statt Die Synchronisation mit Outlook muss per Tastenklick in der DAILY ACTIONS 56 DAILY ACTIONS erweiterten Ansicht der Daily Actions ausgef hrt werden Informationen die auf den Workflow Aktionen existieren die es aber in Ereignissen von iCal Outlook nicht gibt werden in eckige Klammern in das Notiz Feld geschrieben Diese Informationen k nnen zwar in iCal Outlook ge ndert werden sind aber von der Synchronisation ausgeschlossen Im Einzelnen werden folgende Aktions Informationen weitergegeben iCal Outlook Ereignis PROJEKT PRO Aktion Bezeichnung Bezeichnung Ort Umfeld von am bis bis Erinnerung Erinnerung Notiz Notiz Bezug Sobald in PROJEKT PRO eine Aktion als Erledigt gekennzeichnet wird wird diese in iCal Outlook gel scht Wenn umgekehrt eine Aktion in iCal Outlook gel scht wird wird diese in PROJEKT PRO als Erledigt gekennzeichnet 57 NOTICEBOARD Das Noticeboard dient der Ver ffentlichung von Informationen wie ein Schwarzes Brett Diese Mitteilungen sind nicht terminiert Sie erm glichen die Information einer oder mehrerer Personen Sie k nnen z B damit auf einen Wettbewerb hinweisen Die Aush nge werden in den Daily Actions der Empf nger angezeigt und k nnen bei Bedarf von diesen kommentiert werden Neuen Noticeboard Aushang erstellen Um einen neuen Noticeboard Aushang zu erstellen 1 W hlen Sie den Baustein Noticeboard Es ffnet sich die bersicht
68. alten enthalten m Mitarbeiter K rzel wie in PROJEKT PRO angelegt m Datum TT MMJJJJ m Projekt Projektnummer wie in PROJEKT PRO angelegt m Auftrag Auftragsnummer wie in PROJEKT PRO angelegt m LPhase Leistungsphasennummer wie in PROJEKT PRO angelegt 145 ZEITEINTR GE Beschreibung Text ZH 1 f r Zeithonorarstunden ZH Kategorie Zeithonorarkategorie des Mitarbeiters Von HH MM Bis HH MM Dauer als Dezimalzahl 3 50h 3h30 Am Besten exportieren Sie vorhandene Zeiteintr ge um eine Vorlage zu haben Ordnen Sie nun die Zielfelder den Quellfeldern zu Nur wenn die Zuordnung korrekt ist k nnen die Zeiteintr ge richtig importiert werden Im Fu bereich k nnen Sie in den Datens tzen die importiert werden sollen bl ttern und ggf einzelne l schen Klicken Sie OK dann erhalten Sie einen Dialog der Ihnen die Anzahl der zu importierenden Zeiteintr ge anzeigt Besteht die erste Zeile in Ihrer Zeiterfassungstabelle aus den Spaltenbezeichnungen k nnen Sie hier den Ersten Datensatz ignorieren und nicht importieren W hlen Sie dann OK berpr fen Sie nun die importierten Zeiteintr ge und ndern Sie diese gegebenenfalls ab Verwenden Sie ggf die Bearbeiten Funktion um alle importierten Zeiteintr ge wieder zu l schen siehe oben Zeiteintr ge exportieren 1 Suchen Sie sich die gew nschten Zeiteintr ge mit Hilfe der detaillierten Suche Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich un
69. ann ge ndert werden m ndern Sie bei Bedarf den Zoom Faktor Starten Sie PROJEKT PRO erneut damit die nderung wirksam ist Zugriffsrechte m Im Bereich Zugriffsrechte werden Ihre vom Administrator festgelegten Rechte in PROJEKT PRO angezeigt Sie k nnen diese nicht ndern Bedienung m Fensterverschiebung abschalten Ein neues Fenster ffnet sich standardm ig nach rechts und nach unten versetzt Diesen Versatz kann man hier ausschalten 34 EINSTELLUNGEN Diese Funktion empfiehlt sich vor allem Anwendern mit kleinen Monitoren Bei der Suche nach den aktuellen Projekten werden standardm ig die Innenprojekte mit angezeigt Entscheiden Sie ob die Innenprojekte bei den aktuellen Projekten mit angezeigt werden sollen Management und Controlling Hier werden Ihnen zu Ihrer Information einige Lizenz und Benutzer Einstellungen angezeigt die vom Administrator bzw B roinhaber in den Benutzerdaten getroffen wurden Folgende Einstellungen k nnen Sie in den Grundeinstellungen ndern Telefonie und Korrespondenz Einstellungen Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzer Einstellungen Baustein Einstellungen Management Projekt in der Zeiterfassung direkt eingeben Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzer Einstellungen Baustein Einstellungen Controlling Aktionen Einstellungen Die Markierung Pop up aktiviert bedeutet dass Sie damit einverstanden sind Pop ups zu bekommen Wenn ein Kollege e
70. arbeiter einer Funktion zuzuordnen m ssen Sie darauf achten dass der Mitarbeiter f r den ganzen Zeitraum in dem Zeiten eingeplant sind diese Funktion haben muss Beispiel F r eine Leistungsphase wurden 20h Zeichner Arbeit von November 2013 bis Februar 2014 monatlich eingeplant Wenn ein Mitarbeiter die Funktion Zeichner 2013 hat aber 2014 eine andere Funktion hat kann er nicht ausgew hlt werden Wenn Sie diesen Mitarbeiter ausw hlen m chten m ssen Sie 2 Leistungsphase Funktionen eine f r 2013 und eine f r 2014 anlegen Um die Funktionen der Mitarbeiter zu pr fen klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf Mitarbeiterfunktion Die Liste der jahresbezogenen Mitarbeiter Funktionen wird angezeigt Um eine Funktion zu ndern klicken Sie auf das gew nschte K rzel und w hlen eine andere Funktion aus Schlie en Sie das Fenster mit OK Die jahresspezifische Funktion der Mitarbeiter k nnen Sie auch in den Mitarbeiter Stundens tzen festlegen In den Mitarbeiterdaten stellen Sie au erdem ein welche Funktion der Mitarbeiter in neu angelegten Jahren haben soll Leistungsphase Funktion duplizieren und aufteilen 193 EINSATZPLANUNG Leistungsphase Funktionen die noch keinem Mitarbeiter zugeordnet sind k nnen dupliziert werden Klicken Sie hierf r auf das Zahnrad Symbol in der gew nschten Zeile und w hlen Sie die Option Funktion duplizieren aus Leistungsphase Funktionen k nnen auch aufgeteilt wer
71. arbeiter mit mindestens Projektleiter Rechten k nnen die Kosten im entsprechenden Auftrag eingeben 130 MITARBEITER Mit diesem Baustein definieren Sie die Arbeitszeitmodelle und einstellungen der Controlling Mitarbeiter Im SOLL IST Arbeitszeit haben Sie au erdem den Vergleich zwischen SOLL und IST Stunden sowie den Urlaubs Krankheits und berstundenstand aller Mitarbeiter immer im Blick CONTROLLING MITARBEITER ANLEGEN Mitarbeiter welche im Controlling beispielsweise ihre Zeiterfassung machen sollen m ssen als Mitarbeiter im Controlling angelegt werden 1 ffnen Sie den Baustein Einstellungen Basis und klicken auf Benutzer im Navigationsbereich Beachten Sie dass Sie als Administrator in PROJEKT PRO angemeldet sein m ssen 2 W hlen Sie den gew nschten Benutzer und setzen Sie den Haken Mitarbeiter im Controlling Der Haken Controlling Lizenz wird automatisch gesetzt jeder aktuelle Mitarbeiter im Controlling verwendet ja eine Named User Lizenz f r das Controlling 3 Best tigen Sie den n chsten Dialog mit OK und w hlen Sie das Profitcenter aus dem der Mitarbeiter zugeordnet sein soll Der Benutzer wird als Controlling Mitarbeiter angelegt 4 Wechseln Sie zum Baustein Mitarbeiter Tragen Sie die Mitarbeiterdaten und das Arbeitszeitmodell ein 5 ffnen Sie ggf den Baustein Stundens tze und geben Sie die Stundens tze ein bzw berechnen diese Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet
72. arbeiters Der Selbstkosten Stundensatz pro Projektstunde ist die Summe aus Einzelkosten Stundensatz und Gemeinkosten Zuschl gen Es ist der Betrag den der Mitarbeiter pro Projektstunde erwirtschaften muss um kostendeckend zu arbeiten Dabei bernimmt jeder Mitarbeiter einen Anteil der Gemeinkosten des Profitcenters Legen Sie einen Prozentsatz f r Wagnis und Gewinn fest den Sie kalkulatorisch ber cksichtigen wollen Der kalkulatorische Stundensatz ist die Summe aus Selbstkosten Stundensatz und kalkulatorischem Gewinn F r weitere Informationen zu den Stundens tzen beachten Sie das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen Stundensatzkalkulation duplizieren Um Stundensatzkalkulationen zu duplizieren und das Duplikat einem anderen Jahr bzw ggf Mitarbeiter zuzuordnen 1 Legen Sie zuerst ggf das neue Jahr an und pr fen dass f r das neue Jahr die Stundens tze kalkuliert werden 160 STUNDENS TZE siehe Kapitel Stundens tze eingeben kalkulieren 2 Wechseln Sie zu dem Jahr der zu duplizierenden Stundensatzkalkulation 3 Um alle Kalkulationen auf einmal zu duplizieren klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Stundens tze duplizieren aus W hlen Sie das Jahr aus und klicken auf OK Um eine einzelne Kalkulation zu duplizieren w hlen Sie bei der gew nschten Kalkulation die Option Duplizieren unter dem Bearbeitungs Zahnrad Geben Sie das Jahr an Wenn die Option Fei
73. as Datum Am orange heute oder rot Vergangenheit ist ist eine Mahnung f llig Es stehen Ihnen hnliche Such Bearbeitungs und Druckm glichkeiten wie in der Rechnungsliste zur Verf gung 183 ZAHLUNGEN ber den Baustein Zahlungen haben Sie einen direkten projekt bergreifenden Zugriff auf alle Zahlungen Hier k nnen Sie einen neue Zahlung eintragen oder Zahlungslisten ausdrucken Zahlungsliste Mit Hilfe der Suchfunktionen k nnen Sie sich die gew nschten Zahlungen anzeigen lassen Um die Zahlungsliste zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen den gew nschten Druck aus In der Detailansicht werden f r alle Zahlungen Projekt Auftrag und Auftraggeber mit angegeben Durch Anklicken der Zahlung gelangen Sie in die detaillierten Informationen der Zahlung Neue Zahlung anlegen 1 Klicken Sie auf die Option Neue Zahlung in den Funktionen im Kopfbereich Das Zahlungsdatenblatt ffnet sich 2 Ordnen Sie die Zahlung der entsprechenden Rechnung zu 3 Geben Sie alle relevanten Daten wie Bezeichnung und Bruttobetrag ein Beachten Sie dazu das Kapitel Zahlungen eingeben des Bausteins Auftr ge 184 PROFITCENTER PROJEKT PRO k nnen Sie individuell Ihrer B rostruktur anpassen Als Profitcenter sind dabei getrennt zu kalkulierende Bereiche des B ros z B Abteilungen oder Zweigb ros zu verstehen Mitarbeiter und Auftr ge werden immer einem Profitcenter zugeordnet Sel
74. atz das anhand der Projektstunden gewichtete Mittel der Selbstkosten Stundens tze der Profitcenter Mitarbeiter Der mittlere B rostundensatz ist der Stundensatz der im Durchschnitt erzielt werden muss um kostendeckend zu arbeiten m Gemeinkostenfaktor Verh ltnis der Gesamtkosten einschlie lich nicht projektspezifischer Kosten zu den verrechenbaren projektabh ngigen Kosten Einzelkosten Beachten hierzu das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen 187 PROFITCENTER Kalkulatorische Summen In diesem Bereich werden die verschiedenen Kostenteile zusammengef hrt Dabei werden die projektabh ngigen Kosten Einzelkosten und die projektunabh ngigen Kosten Gemeinkosten summiert Daraus ergeben sich der Gemeinkostenzuschlag und der Gemeinkostenfaktor Der Gemeinkostenzuschlag ist das Verh ltnis von den Gemeinkosten zu den Einzelkosten w hrend der Gemeinkostenfaktor das Verh ltnis von den Gesamtkosten zu den Einzelkosten ist Gemeinkostenfaktor Gemeinkostenzuschlag 1 Beachten Sie hierzu das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen Aufwandswerte Der Aufwandswert stellt den Aufwand im Verh ltnis zu einer beliebigen Einheit dar Beispielsweise ergeben 900 m Bruttogeschossfl che mit einem Zeitaufwand von 400 Stunden einen Aufwandswert von 0 44 h m PROFITCENTER EINSTELLUNGEN Profitcenter Einstellungen aufrufen Um die Controlling Kennzahlen f r einzelne Profitcenter anzuzeigen 1 ffnen S
75. bstverst ndlich ist die Untergliederung in mehrere Profitcenter optional jedoch muss mindestens ein Profitcenter z B 1 Hauptb ro vorhanden sein Im Baustein Profitcenter haben Sie einen zentralen berblick ber die personellen Grundlagen Ihres B ros und wichtige B ro bezogene Kennzahlen Neues Profitcenter anlegen 1 ffnen Sie den Baustein Profitcenter Wenn schon mehrere Profitcenter angelegt wurden werden diese aufgelistet Das Standard Profitcenter siehe Kapitel Profitcenter Einstellungen ist dabei markiert Wenn nur ein Profitcenter vorhanden ist wird dieses gleich angezeigt 2 Klicken Sie auf Neues Profitcenter unter Funktionen im Kopfbereich 3 Geben Sie die Nummer sowie die Bezeichnung des Profitcenters an und klicken Sie auf OK W hlen Sie im n chsten Dialog die Nummernkreise f r Angebote Auftr ge und Rechnungen Beachten Sie zu den Nummernkreisen das Kapitel Nummernkreise 4 Das Profitcenter wird angelegt Ordnen Sie dem Profitcenter Mitarbeiter zu Legen Sie hierf r neue Controlling Mitarbeiter an siehe Kapitel Controlling Mitarbeiter anlegen oder ordnen Sie bestehende Mitarbeiter dem Profitcenter zu siehe Kapitel Mitarbeiterdaten 5 W hlen Sie im Baustein Profitcenter Einstellungen im Navigationsbereich und treffen die weiteren 185 PROFITCENTER Profitcenter Einstellungen Beachten Sie hierzu das Kapitel Profitcenter Einstellungen Profitcenter l schen berfl
76. ce stehen mehrere M glichkeiten zur Einstellung und Kontrolle des Server Betriebs zur Verf gung Um sie aufzurufen 1 ffnen Sie den Baustein Einstellungen 2 Klicken Sie auf Administrator und dann Server im Navigationsbereich F r mehr Informationen zu diesen Angaben beachten Sie das Administrator Handbuch Software Update Unter E Mail Benachrichtigung Auto Update k nnen Sie die E Mail Kontodaten des Administrators eintragen der nach Durchf hrung des Updates informiert werden soll W hlen Sie au erdem ob aktive PROJEKT PRO Clients im Update getrennt werden sollen wenn diese das Update blockieren w rden PRO server In den Feldern FM Server Benutzer und FM Server Passwort m ssen die Zugangsdaten der FileMaker Admin Console eingegeben werden Diese werden von PROJEKT PRO f r verschiedenste Aktivit ten wie z B die automatische Software Aktualisierung und die Synchronisierung ben tigt Der Server pr ft alle 24 Stunden ob Benutzername und Kennwort f r die FileMaker Server Admin Console korrekt eingegeben wurden und gibt sein Ergebnis im Feld Pr fung aus Wenn die Pr fung fr her erfolgen soll verwenden Sie die Funktion Server Pr fung einplanen unter Funktionen im Kopfbereich Schon beim n chsten automatischen Durchlauf des Wartungsscripts am PRO server i d R innerhalb von 15 Minuten erfolgt die n chste Pr fung PROJEKT PRO Library In der PROJEKT PRO Library sind Dateien abgelegt
77. chnungsstellung gehen Sie gleicherma en vor wie bei der kumulativen Rechnungsstellung Des Weiteren gibt es die M glichkeit in den Rechnungspositionen weitere Titel Pauschalleistungen und mengenbezogene Positionen neu anzulegen bzw aus dem Produktkatalog zu bernehmen Klicken Sie hierf r auf die entsprechende Tasten in der Bearbeitungsleiste Es k nnen auch Teilrechnungen mit einem Pauschalbetrag angelegt werden auch wenn der Auftrag keine Positionen hat Sicherheit Auch die in der Schlussrechnung abgezogene Sicherheit kann ber Neue Rechnung in Rechnung gestellt werden Automatischer Auftragsabschluss Kumulativ abgerechnete Auftr ge werden automatisch abgeschlossen sobald die Schlussrechnung bzw Sicherheit wenn vorhanden gestellt wird F r nicht kumulativ abgerechnete Auftr ge kommt bei 105 AUFTR GE Rechnungsstellung die R ckfrage ob der Auftrag abgeschlossen werden soll sobald der ausstehende Betrag gleich O bzw negativ ist Rechnung drucken Um eine Rechnung zu drucken w hlen Sie den Drucker im Kopfbereich im Rechnungsblatt bzw Volumen Entscheiden Sie im Dialog ob das Deckblatt als Anschreiben mit erstellt werden soll Wenn in den Auftrags Einstellungen festgelegt wurde dass Rechnungen ohne Deckblatt gedruckt werden sollen kommt keine R ckfrage Wenn die Rechnung noch den Status Vorbereitet hat w hlen Sie ob Sie nur die Rechnung drucken oder auch die Rechnung stellen m chten si
78. chten Auftrag um die Controlling Daten des gew nschten Auftrags aufzurufen Beachten Sie hierzu das Kapitel Controlling Auftr ge m Klicken Sie im Navigationsbereich auf Rechnungen um die Rechnungen des Projekts anzuzeigen Zum ffnen des jeweiligen Rechnungsnachweises klicken Sie auf das Drucker Symbol in der rechten Spalte Rechnungen k nnen im Baustein Auftr ge bzw Projekte angelegt und berarbeitet werden m Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kosten um die Projektkosten anzuzeigen Die Kosten setzen sich aus den Zeiteintr gen der Mitarbeiter Fremdkosten und Nebenkosten zusammen Mehr Informationen zu den Projektkosten finden Sie in den einzelnen Auftr gen des Projekts siehe Kapitel Auftragskosten 163 CONTROLLING AUFTR GE Im Baustein Controlling Auftr ge finden Sie alle Controlling relevante Daten zu den Auftr gen m Internes Budget Rechnungsplanung Auftragskosten Leistungsstand SOLUIST Ansichten um erfasste Kosten und Budget zu vergleichen Kosten bersicht mit alle monet ren Informationen zum Auftrag CONTROLLING AUFTRAGSLISTE Bedeutung der Balkengrafiken Nach dem ffnen des Bausteins Controlling Auftr ge werden die Auftr ge mit Balkengrafiken angezeigt Diese stellen folgende Werte dar m Rechnungsanteil Verh ltnis zwischen gestellten Rechnungsbetr gen und Honorar m Kostenanteil Verh ltnis zwischen angefallenen Kosten Stunden Fremd und Nebenkosten und Bu
79. d eine realistische Kostensch tzung zu erm glichen werden alle Stunden dabei einer Funktion z B Projektleiter Bauzeichner usw zugeordnet Ihre Planung k nnen Sie jederzeit anpassen und verfeinern Im Lauf des Projekts ordnen Sie Mitarbeiter daf r den Funktionen zu ffnen Sie parallel zur Auftragsplanung das Fenster Mitarbeiter Kapazit ten um die Auslastung der Mitarbeiter im Blick zu behalten Damit k nnen Sie schnell einsch tzen welche Mitarbeiter noch freie Kapazit ten haben In den Mitarbeiter Ansichten sehen Sie Auftrags bergreifend in welchen Auftr gen die Profitcenter Mitarbeiter eingeplant sind Aus dem Vergleich zwischen Profitcenter Kapazit ten und Bedarf k nnen Sie au erdem jederzeit pr fen wie stark das Profitcenter ausgelastet ist und ob Ihnen genug Ressourcen zur Verf gung stehen PROJEKT PRO Grundlagen Voraussetzung f r die Benutzung der Einsatzplanung ist die Pflege folgender Daten in PROJEKT PRO m Anlegen der Profitcenter und Mitarbeiter m Anlegen der Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter f r den Einsatzplanungszeitraum m Eingabe oder Kalkulation der Mitarbeiter Stundens tze 190 EINSATZPLANUNG f r den Einsatzplanungszeitraum m Anlegen der Projekte Auftr ge und Leistungsphasen m Mitarbeiter Zeiterfassung ZEITRAUM F R DIE EINSATZPLANUNG DEFINIEREN Zur Vorbereitung der Einsatzplanung sollten Sie im Auftrag angeben f r welchen Zeitraum die Planung voraussichtlich
80. d w hlen die Option Zeiteintr ge exportieren W hlen das gew nschte Dateiformat in der Regel xIsx vergeben den Dateinamen und legen fest wo die Datei gespeichert werden soll Zeiteintr ge drucken 1 Suchen Sie sich die gew nschten Zeiteintr ge mit Hilfe der detaillierten Suche Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Stundenliste W hlen Sie die gew nschte Sortierung und klicken auf oK Nach ung ltigen Zeiteintr gen suchen Um in PROJEKT PRO alle Zeiteintr ge korrekt auf die Auftr ge verrechnen zu k nnen sollten Sie regelm ig eine berpr fung der erfassten Stundeneintr ge vornehmen ber die Suche nach ung ltigen Zeiteintr gen werden alle Zeiteintr ge die nicht richtig zugeordnet oder unvollst ndig sind angezeigt 146 ZEITEINTR GE Klicken Sie auf das Lupen Symbol im Suchfeld und w hlen die Option Ung ltige Zeiteintr ge Ein Dialog zeigt die letzte Berechnung der ung ltigen Zeiteintr ge an W hlen Sie ob Sie die Zeiteintr ge anzeigen oder die ung ltigen Zeiteintr ge suchen m chten Sie k nnen nun diese Zeiteintr ge bearbeiten oder mit dem Bearbeitungs Zahnrad l schen 147 URLAUB UND KRANKHEIT In diesem Baustein k nnen Sie m die Urlaubs und Krankheitseintr ge aller Mitarbeiter anzeigen und je nach Einstellung genehmigen m den Urlaubskalender drucken Wenn sie daf r berechtigt sind tragen Mitarbeiter ihre eigenen Urlaubs
81. den Es wird dabei eine neue Leistungsphase Funktion angelegt und die eingeplanten Stunden werden zwischen den beiden alten und neuen Leistungsphase Funktionen aufgeteilt 1 Klicken Sie auf das Bearbeitungs Zahnrad in der gew nschten Zeile und w hlen Sie die Option Funktion aufteilen aus 2 Geben Sie im Dialog an wie die eingeplanten Stunden zwischen der alten Leistungsphase Funktion Quelle und der neuen Leistungsphase Funktion Ziel aufgeteilt werden sollen Mit den default Werten 100 Quelle 100 Ziel bewirken Sie z B dass die Leistungsphase Funktion dupliziert wird Ber cksichtigung der IST Stunden vergangene Monate Bei allen abgeschlossenen Monaten werden die tats chlichen IST Stunden der Leistungsphase Mitarbeiter angezeigt Um die Abweichung zur Planung festzustellen klicken Sie auf den IST Wert Es erscheint dann der eingeplante Stundenwert f r den Monat den Sie bei Bedarf ndern k nnen Die Differenz zwischen IST und verplanten Stunden f r den Leistungsphase Mitarbeiter wird in der Quickinfo angezeigt Der Farbcode bei den IST Stunden weist auch auf diese Stunden Differenz im Verh ltnis zu den eingeplanten Stunden hin m lt 80 blau m 80 120 grau m gt 120 violett In den Quickinfos der Stundenwerte f r vergangene Monate werden folgende Werte angezeigt m einplanbare verplanten und geleisteten Stunden des Mitarbeiters im Monat m Differenz Stunden der Leistungsphase Differenz z
82. deutet die angezeigte Gesamtliste auf eine bestimmte Teilmenge zu beschr nken Klicken Sie in die Spaltenbezeichnung Ein Men ffnet sich und zeigt Ihnen im oberen Bereich die Sortierm glichkeiten und darunter die Filter W hlen Sie das Kriterium aus nach welchem Sie filtern m chten In der Spaltenbezeichnung wird das ausgew hlte Filterkriterium kursiv dargestellt M chten Sie zus tzlich ein weiteres Filtermerkmal ausw hlen dann klicken Sie erneut in die Spalten berschrift Bereits ausgew hlte Merkmale sind mit einem H kchen markiert Markieren das zus tzliche Merkmal Zum Abw hlen der Auswahl gehen Sie genauso vor Bei Mehrfachfilterung wird die urspr ngliche Spalten berschrift dargestellt jedoch kursiv Filter umkehren In einzelnen Listen k nnen Sie mit der Filterfunktion Filterauswahl umkehren im Filtermen den vorhandenen Filter umkehren Beispiel Sie m chten Ereignisse aus den Daily Actions ausschlie en W hlen Sie in den Daily Actions den Filtereintrag Ereignis in der Spalte Typ Klicken Sie dann im gleichen Men auf Filtterauswahl umkehren Ereignisse werden ausgeschlossen Notizen und Aktionen aller weiteren Typen werden wieder angezeigt Filter entfernen m Die Filteroption Alle innerhalb der jeweiligen Spalte l scht Ihre bisherigen Filtermerkmale und zeigt alle 24 FUNKTIONEN Datens tze an m Alle gesetzten Suchfilter k nnen schnell ber das Filter Symbol im Kopfbereich entfern
83. dget Die Kostenanteil Werte der einzelnen Teilleistungen Titel und des Auftrags finden Sie in der SOLL IST monet r Ansicht m Leistungsanteil auf allen Teilleistungen gemittelter Leistungsstand Diese Balken informieren auf einen Blick ber den Auftragsstatus m Solange der Kostenanteil kleiner als der Leistungsanteil ist ist ein Gewinn zu erwarten Wenn der Kostenanteil den Leistungsanteil bersteigt ist ein Verlust zu erwarten 164 CONTROLLING AUFTR GE m Wenn der Leistungsanteil den Rechnungsanteil bersteigt k nnen Sie ggf Leistungen in Rechnung stellen Aktualisierung der Balkengrafiken m Nach einer nderung der Kosten oder Rechnungsanteile empfiehlt es sich die Balkengrafiken Neu berechnen zu lassen Klicken Sie hierf r auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Balkengrafik berechnen m Tragen Sie den aktuellen Leistungsstand der einzelnen Teilleistungen manuell unter Leistungsstand ein CONTROLLING ANSICHT DES AUFTRAGS Um die Auftrags spezifischen Controlling Daten aufzurufen ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge und klicken auf den gew nschten Auftrag Die Teilleistungen werden graphisch mit Kosten und Leistungsstand dargestellt Damit k nnen Sie pr fen ob der Projektfortschritt im Verh ltnis zu den bisher entstandenen Kosten steht siehe Kapitel Controlling Auftragsliste Teilleistungs Datenblatt Klicken Sie auf eine Teilleistung um das dazugeh rig
84. die entsprechende Aktionsliste Notizliste oder Dokumentenliste Sind keine weiteren Informationen hinterlegt dann sind die vier Striche ausgegraut Wichtiger Hinweis Wenn Sie ein angeh ngtes Dokument berarbeiten m chten m ssen Sie dieses lokal speichern bearbeiten und 25 FUNKTIONEN im To do amp Info Block wieder einf gen damit die nderungen in PROJEKT PRO gespeichert werden To do amp Info X 09 08 2013 Elec Bautagebucheintrag le G ff Notiz Bautagebucheintrag TEE Q Arbeitsworkflow y In der Aktionsliste steht Ihnen die Funktion Aktionsworkflow zur Verf gung Verwenden Sie diese Funktion wenn Sie die Aktion um einen Arbeitsablauf delegieren pr fen freigeben erweitern m chten Diese Aktionen k nnen Sie wieder Mitarbeitern zuordnen die sie erledigen sollen Aktionen suchen In allen detaillierten Suchen in PROJEKT PRO k nnen Sie nach offenen Aktionen in dem Bereich suchen Beispiel In der detaillierten Adress Suche kann nach offenen Aktionen gesucht werden welche in To do amp Info Bl cken in Adressen angelegt wurden Aktionen bearbeiten Beim ffnen des Bausteins Daily Actions im Launchpad werden dem Benutzer die unerledigten Aktionen angezeigt die er bearbeiten muss BEARBEITEN FUNKTION Die Bearbeiten Funktion finden Sie in vielen Listen von PROJEKT PRO Sie erm glicht eine groBe Menge von Informationen auf einmal zu bearbeiten Lassen Sie sich mit
85. e Teilleistungs Datenblatt aufzurufen In der Finanz bersicht im oberen Bereich finden Sie die Controlling Informationen zu der Teilleistung Volumen abgerechneter Betrag Kosten Leistungsstand Im Bereich Kalkulation w hlen Sie die Mitarbeiter aus welche die Teilleistung bearbeiten sollen Auf Grundlage ihrer kalkulatorischen Stundens tze werden die SOLL Stunden berechnet Daneben werden die bereits erbrachten Stunden der Mitarbeiter angezeigt Hiermit k nnen Sie im LAuf des Projekts die SOLL und IST Stunden der Projekt Mitarbeiter vergleichen CONTROLLING AUFTRAGSDATEN Controlling Auftragsdaten anzeigen 1 ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge Klicken Sie auf den gew nschten Auftrag und w hlen Daten im Navigationsbereich 2 Sie befinden sich nun im Auftragsblatt Die Bedeutung der einzelnen Felder ist im Baustein Auftr ge 165 CONTROLLING AUFTR GE beschrieben To Do Wiedervorlage Im Auftragsblatt k nnen verschiedene Kriterien festgelegt werden bei deren berschreitung der Projektleiter in seinen Daily Actions darauf hingewiesen wird Diese Kriterien sind u a die H he des Kostenanteils oder die Anzahl der Honorarstunden des Auftrags Um die To Dos zu verwenden geben Sie im Bereich To Do Wiedervorlage Folgendes ein m das Kriterium dessen berschreitung gemeldet werden soll Datum Kostenanteil oder nicht abgerechnete Zeithonorarstunden m wer informiert werden soll m ei
86. e Abrechnung kann auf nicht kumulativ umgestellt werden solange keine kumulativ angelegte Rechnung vorhanden ist 98 AUFTR GE m Abzug der bisherigen Abschlagsrechnungsbetr ge in der kumulativen Abrechnung Beachten Sie hierzu die Auftrags Einstellungen Um die Konsistenz der Abrechnungsdaten zu gew hrleisten kann diese Option nur gesetzt oder entfernt werden wenn maximal eine Rechnung gestellt wurde m W hrung Umrechnungsfaktor Rundung in 0 05 Schritten Die Auftragsw hrung wird angezeigt Der Umrechnungsfaktor zur B row hrung sowie die Einstellung Rundung in 0 05 Schritten nur bei Lizenz PRO international werden beim Anlegen des Auftrags aus dem Angebot bzw den W hrungs Einstellungen Baustein Einstellungen Controlling bernommen Mit der Option Rundung in 0 05 Schritten werden die Netto MwSt und Bruttobetr ge des Auftrags und der zugeordneten Rechnungen auf 0 05 gerundet Damit wird z B die schweizerische Rappenrundung unterst tzt m Innergemeinschaftliche Lieferung Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Auftraggebers wird beim Anlegen des Auftrags automatisch aus dem Angebot bzw bei Neuanlage aus der Adresse bernommen und kann ge ndert werden Wenn diese ausgef llt ist kann Innergemeinschaftliche Lieferung markiert werden Es wird dann keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und der Hinweistext wird am Ende des Auftrags gedruckt m Sprache Bei einer Lizenz PRO internati
87. e oder Starface Client ausgew hlt wurde 18 INTERFACE Offene Aktion w Notiz Dokument Y Entfernen Symbol stellt eine Offene Aktion dar Dieses Symbol wird in der Kommunikationsliste Projektliste usw angezeigt um auf unerledigte Aktionen hinzuweisen Symbol weist auf eine Notiz hin welche beispielsweise zu einer Adresse Kommunikation oder Ausschreibung zugeordnet wurde Symbol weist auf ein Dokument hin welches beispielsweise zu einer Adresse Kommunikation oder Ausschreibung zugeordnet wurde Entfernt Zuordnungen Beispielsweise kann damit die Zuordnung einer Adresse zu einem Projekt entfernt werden also der Auftraggeber entfernt werden Aufklappbare Ordner gt Ordner einer Liste die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind beinhalten ggf untergeordnete Hierarchieebenen Diese untergeordneten Inhalte kann man durch Klicken auf den Pfeil sichtbar machen Somit entsteht eine Anzeige mit Baumstruktur hnlich wie Sie es von einem Browser kennen Aufgeklappter Ordner mit Anzeige aller Inhalte der untergeordneten Hierarchieebene innerhalb der gerade angezeigten Layout Liste Markierungen g v Markierter Datensatz nderbar nicht nderbar Die Funktion der Markierung ist fensterabh ngig Nicht markierter Datensatz 19 Aktualisieren INTERFACE Aktualisiert die Ansicht Adressrecherche PL Ruft die Adressrecherche auf um z B eine oder mehrere Adressen bzw A
88. echnungsplanung Druck Im Baustein Auswertungen steht Ihnen ein Ausdruck zur Verf gung der die geplanten Rechnungen pro Monat darstellt AUFTRAGSKOSTEN Um die Auftragskosten zu pr fen oder zu erfassen ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge und klicken im gew nschten Auftrag auf Kosten im Navigationsbereich Die Kosten setzen sich aus den Zeiteintr gen der Mitarbeiter Fremdkosten und Nebenkosten zusammen Beachten Sie hierzu das Kapitel Auftragskosten im Baustein Auftr ge LEISTUNGSSTAND Der Leistungsstand soll regelm ig vom Projektleiter auf Teilleistung Ebene gesch tzt werden Um den leistungsstand zu erfassen 1 ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge Klicken Sie auf den gew nschten Auftrag und w hlen Leistungsstand im Navigationsbereich 2 Tragen Sie den Leistungsstand der Teilleistungen prozentual ein 168 CONTROLLING AUFTR GE SOLL IST ANSICHTEN SOLL IST Ansichten ffnen 1 ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge und klicken auf den gew nschten Auftrag 2 W hlen Sie im Navigationsbereich SOLL IST und dann die gew nschte Ansicht SOLUIST Stunden SOLL IST monet r SOLL IST Workflow Vor der Arbeit mit den SOLU IST Ansichten empfiehlt es sich die Werte zuerst zu aktualisieren m Tragen Sie den aktuellen Leistungsstand der einzelnen Teilleistungen unter Leistungsstand ein m Klicken Sie in der gew nschten SOLL IST Ansicht auf Funktionen im
89. ederung nach Projekten und Auftr gen Rechnungsplanung Dieser Druck bietet eine Honorarvorschau mit Auflistung der erwarteten Rechnungen pro Jahr und Monat Die Rechnungsplanung erfolgt in der Budgetplanung des Auftrags im Baustein Controlling Auftr ge Sie dient zur Feststellung in welchen Zeitr umen Ihnen noch Auftr ge und damit Einnahmen fehlen um den B robetrieb st rungsfrei zu gew hrleisten Kosten bersicht Diese Auswertung ist eine Projektweise Kosten bersicht mit m Controlling Balkengraphik des Projekts mit Rechnungs Kosten und Leistungsanteil Zur Bedeutung dieser Grafiken beachten Sie das Kapitel Controlling Auftragsliste m Liste der Auftr ge mit Volumen Kosten Vergleich m Volumen Personalkosten Nebenkosten Fremdkosten kalkulatorische Kosten Summe der Personal Neben und Fremdkosten m kalkulatorischer Gewinn Volumen abz glich kalkulatorischer Kosten m tats chlicher Gewinn Volumen abz glich tats chlicher Kosten Anmerkung m Die kalkulatorischen Kosten basieren auf die kalkulatorischen Stundens tze und beinhalten einen Wagnis und Gewinn Zuschlag m Die tats chlichen Kosten basieren auf die Selbstkosten Stundens tze und beinhalten keinen Wagnis und Gewinn Zuschlag Beachten Sie zu diesen Werten das Kapitel Kosten bersicht des Bausteins Controlling Auftr ge Teilleistungsliste Als Hilfe zur Zeiterfassung oder Kontrolle der Eingabem glichkeiten k nnen Sie eine Tei
90. edienung Zu diesen Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Benutzereinstellungen Werte f r alle Benutzer bernehmen Die getroffene Einstellung des Benutzers wird auf alle Benutzer bertragen 46 EINSTELLUNGEN Management Wenn Sie eine Lizenz f r die Management Bausteine erworben haben verf gen Sie ber eine definierte Anzahl an Named User Lizenzen f r das Management Setzen Sie den Haken Management Lizenz bei allen Mitarbeitern die mit den Management Bausteinen arbeiten sollen Mit jedem Haken wird jeweils eine Named User Lizenz verwendet Treffen Sie dann die weiteren Management Einstellungen m iCal synchronisieren Outlook synchronisieren PROJEKT PRO bietet die M glichkeit Ereignisse und Aktionen mit Apple iCal und Microsoft Outlook zu synchronisieren Durch das Setzen der Markierung wird ein entsprechender Account zur Synchronisation angelegt Beachten Sie dazu das Administrator Handbuch m Zu den Telefonie und Korrespondenz Einstellungen beachten Sie das Kapitel Benutzer Einstellungen Baustein Einstellungen Management Die Entfernung des Hakens Management Lizenz f hrt zur Inaktivierung der eventuellen Importkonten des Kalenderabgleichs und des Adressenabgleichs Um zu vermeiden dass offene Aktionen und Aufgaben f r die der Benutzer als Bearbeiter steht verloren gehen k nnen Sie diese einem Mitarbeiter Ihrer Wahl zuordnen Controlling Wenn Sie eine Lizenz f r die Cont
91. egebenen Stundens tzen ist dieser Stundensatz das anhand der Projektstunden gewichtete Mittel der kalkulatorischen Stundens tze der Profitcenter Mitarbeiter Der mittlere Profitcenter Stundensatz wird f r die Berechnung des Stundenbudgets der Teilleistungen verwendet Klicken Sie auf den Pfeil um den mittleren Profitcenter Stundensatz im Jahr des Auftragsdatums zu bernehmen Beachten Sie dass Stundenbudgets sich dadurch ver ndern k nnen Zu der Bedeutung der Stundens tze beachten Sie auch das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen AUFTRAGS RECHNUNGEN Klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Rechnungen im Navigationsbereich Zum ffnen des jeweiligen Rechnungsnachweises klicken 172 CONTROLLING AUFTR GE Sie auf das Drucker Symbol in der rechten Spalte Rechnungen k nnen im Baustein Auftr ge bzw Projekte angelegt und berarbeitet werden 173 AUSWERTUNGEN Im Baustein Auswertungen stehen Ihnen verschiedene Auswertungsbereiche zur Verf gung m Arbeitszeit Hier finden B roinhaber die Auswertung der erfassten Stunden berstunden Urlaub und Krankheiten der einzelnen Mitarbeiter Benutzer mit niedrigeren Rechten k nnen nur den eigenen Zeitnachweis bzw Monatsbericht aufrufen m Auftr ge Mit diesen Auswertungen haben Projektleiter die M glichkeit die Wirtschaftlichkeit ihrer Auftr ge zu kontrollieren Sie k nnen Kostenfallen fr hzeitig erkennen und Gegenma nahmen ergreifen
92. ehe unten Rechnung stellen Wenn die Rechnung fertig vorbereitet ist ndern Sie den Rechnungsstatus auf Gestellt Die Rechnung kann dann nicht mehr ge ndert werden und wenn das Profitcenter einen Nummernkreis f r Rechnungen hat wird die endg ltige Rechnungsnummer gesetzt Ab diesem Zeitpunkt kann die Markierung Nummernkreisbezug nicht mehr manuell gesetzt oder entfernt werden Freie Nummern Arbeit ohne Nummernkreis k nnen aber noch durch Zur cksetzen des Status auf Vorbereitet ge ndert werden Den Status k nnen Sie ndern m beim Drucken der Rechnung wenn Sie die entsprechende Option w hlen m manuell Klicken Sie hierf r im Rechnungsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Status ndern Rechnung l schen Eine Rechnung mit dem Status Vorbereitet kann gel scht werden m solange keine endg ltige Rechnungsnummer gesetzt wurde m oder wenn sie keinen Nummernkreisbezug hat m oder wenn die Rechnungnummer die letzte des Nummernkreises ist In diesem Fall wird die laufende Nummer um 1 zur ck gesetzt Ggf greifen weitere Bedingungen Um die Rechnung zu l schen klicken Sie im Rechnungsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und und w hlen die Option L schen 106 AUFTR GE RECHNUNGSDATEN Daten Um die Rechnungsdaten aufzurufen 1 W hlen Sie im Baustein Auftr ge den gew nschten Auftrag aus Klicken Sie im Navigationsbereich auf Rechnungen und auf die gew
93. eile Es wird ein neuer Stundeneintrag mit Ihrem Mitarbeiterk rzel und dem Datum des heutigen Tages angelegt 2 Das Datum kann beliebig ver ndert werden indem ein anderes Datum eingeben wird oder mit Hilfe des Drop down Kalenders das Datum ausgew hlt wird Auch das Mitarbeiterk rzel ist nderbar sodass f r andere Mitarbeiter Stunden erfasst werden k nnen 3 Ordnen Sie den Zeiteintrag einer Teilleistung zu W hlen Sie daf r das Projekt den Auftrag und anschlie end die Teilleistung aus Wenn die gew hlte Teilleistung eine Leistung nach Aufwand ist wird ein Info Symbol angezeigt Unter ZH k nnen Sie die Zeithonorar Kategorie ndern oder eintragen Wenn der Zeiteintrag keiner Leistung nach Aufwand zugeordnet ist aber nach Aufwand abgerechnet werden soll klicken Sie auf das Bearbeitungs Zahnrad des Zeiteintrags und w hlen die Option Bearbeiten um in die Zeiterfassung zu gelangen Dort markieren Sie Zeithonorar und w hlen die Zeithonorar Kategorie aus 4 Geben Sie ggf eine detaillierte Beschreibung der T tigkeit bzw eine Notiz ein und tragen die Zeiten oder eine Dauer ein Mehr Informationen zu der Zeiterfassung finden Sie im Baustein Zeiterfassung 144 ZEITEINTR GE Zeiteintrag duplizieren Falls Sie einen hnlichen Stundeneintrag wie einen bereits eingegebenen erstellen m chten bietet es sich an einen bestehenden Stundeneintrag zu duplizieren und nur die sich ndernden Werte zu korrigieren K
94. eine Liste der Gesch ftsbereiche ausgeben 40 EINSTELLUNGEN ADMINISTRATOR FUNKTIONEN Die Administrator Funktionen enthalten globale PROJEKT PRO Einstellungen und Funktionen die ausschlie lich vom Administrator ausgef hrt werden d rfen Um die Administrator Funktionen aufzurufen 1 ffnen Sie den Baustein Einstellungen 2 Klicken Sie auf Administrator im Navigationsbereich Software Update Das Software Update berpr ft auf dem PROJEKT PRO Server ob eine neue Programm Version zur Verf gung steht W hlen Sie aus wie h ufig die Pr fung erfolgen soll PROJEKT PRO Library In der PROJEKT PRO Library sind Dateien abgelegt die PROJEKT PRO f r einen reibungslosen Betrieb ben tigt E Mail Anlagen Versanddateien von Pl nen Mediadateien von Protokollen und angepasste Drucklayouts Die PROJEKT PRO Library befindet sich in der Singleuser Version im PROJEKT PRO Ordner Als Multiuser k nnen Sie im Server Dashboard einen f r alle Benutzer freigegebenen Ordner meist am Server festlegen wo die PROJEKT PRO Library gespeichert wird Mehr Informationen zu der PROJEKT PRO Library finden Sie im Administrator Handbuch Mehrwertsteuer Tragen Sie den aktuell geltenden Mehrwertsteuersatz ein Dieser wird bei der Neuanlage von Ausschreibungen Angeboten Auftr gen Rechnungen etc voreingestellt Projekte m Projektleiter automatisch eintragen bei Anlage neuer Projekte Der Benutzer der das Projekt anlegt wird
95. eistung Summe der gestellten Rechnungen fakturierbarer ausstehender Betrag offene Rechnungsbetr ge SOLL IST Analyse Liste Einzelseiten Die SOLL IST Analyse ist die wohl beste M glichkeit zur Beurteilung der laufenden Auftr ge Durch Eingabe des Leistungsstandes ist es PROJEKT PRO m glich den Leistungsanteil mit dem Kostenanteil zu vergleichen und daraus einen hochgerechneten Gewinn zu ermitteln siehe auch SOLL IST monet r Ansicht F r jede Teilleistung werden Volumen Kostenanteil Leistungsanteil Verh ltnis Kosten Leistung hochgerechneter Netto Gewinn ausgewertet Im Druck Liste werden die Auftr ge nach Profitcenter und Gesch ftsbereichen aufgelistet Mit dem Druck Einzelseiten wird jeder Auftrag auf einer Einzelseite angezeigt SOLL IST Analyse Balken Liste Einzelseiten In diesem Druck werden die Controlling Balkengrafiken ausgew hlter Auftr ge mit Aufgliederung nach Auftrag Titel Teilleistung angezeigt In den Balkengrafiken werden Rechnungsanteil Kostenanteil und Leistungsanteil dargestellt Zur Bedeutung dieser Grafiken beachten Sie das Kapitel Controlling Auftragsliste Im Druck Liste werden die Auftr ge nach Profitcenter und Gesch ftsbereichen aufgelistet Mit dem Druck Einzelseiten wird jeder Auftrag auf einer AUSWERTUNGEN Einzelseite angezeigt Rechnungs bersicht Die Rechnungs bersicht erzeugt eine Liste der gestellten Rechnungen der gew hlten Auftr ge mit Aufgli
96. en Unter dem Drucker Symbol stehen Ihnen alle Drucke zur Verf gung Mit dem Layout Auswahl Symbol k nnen Sie die Ansicht wechseln Mit dem Filter Symbol k nnen Sie in einer Liste alle Filter entfernen Unter dem Lupensymbol finden Sie alle Qr Suchfunktionen Beachten Sie hierzu das Kapitel Suchfunktionen rog E Fu bereich In Listen Layouts werden oft die Anzahl der gefundenen angezeigten Datens tze und die Gesamtanzahl der entsprechenden Datens tze im Fu bereich dargestellt In anderen Layouts ist meistens das Informationssymbol zu finden 16 INTERFACE Gehen Sie mit der Maus ber das u Informations Symbol um in einer Quickinfo zu sehen von wem und wann der aktuelle Datensatz erstellt bzw ge ndert wurde Fenster schlie en Zum Schlie en eines Programmfensters klicken Sie die gewohnten Fenster schlie en Taste in den Fensterecken bzw benutzen den Tastaturbefehl CMD W Mac oder STRG W Windows ICONS Folgende Icons werden in vielen PROJEKT PRO Fenstern verwendet Weitere spezifische Icons werden in den jeweiligen Bausteinen z B Mail oder Daily Actions beschrieben Neuer Datensatz Ein neuer Datensatz wird angelegt Dies kann eine neue Leistungsphase im Baustein Controlling oder auch eine neue LV Position im Baustein AVA sein Duplizieren Datensatz wird dupliziert Mit Hilfe dieses Symbols kann schnell eine Kopie des gew nschten Datensatzes erstellt werden Zum Beispiel ei
97. en Durch Klicken auf das Stift Symbol gelangen Sie in die Einstellungen des Druckes Legen Sie den Titel des Ausdrucks als Standard fest oder lassen Sie den Ausdruck Titel vor dem Druck eingeben Au erdem kann die Zeit und das Datum welches angedruckt wird bei der Druckerzeugung eingegeben werden Die Fu zeile des Ausdruckes kann aus der Standort Fu zeile der Druckzeit dem Druckdatum und der Seitenangabe bestehen W hlen Sie aus welche Informationen auf Ihrem Ausdruck angedruckt werden sollen M chten Sie die Einstellung f r alle Ausdrucke festlegen dann benutzen Sie den bernahme Pfeil Drucklayouts anpassen PROJEKT PRO bietet die M glichkeit alle Drucke nach Ihren W nschen anzupassen Jeder Druck befindet sich in einer separaten Druckdatei Sollten Sie beim Anpassen eines Druckes nicht erfolgreich gewesen sein dann k nnen Sie die entsprechende Druckdatei von einer PROJEKT PRO Library Sicherung oder vom PROJEKT PRO dmg wiederherstellen Beachten Sie dass Sie f r die Anpassung von Drucklayouts als Administrator angemeldet sein und Grundkenntnisse in Sachen FileMaker Layouts haben m ssen 1 Klicken Sie im Launchpad auf den Baustein Einstellungen Basis und w hlen Sie dann Druckeinstellungen im Navigationsbereich 2 Setzen Sie in den Druckeinstellungen die Markierung Drucklayouts bearbeiten Die Originaldateien in der PROJEKT PRO Library werden ver ndert PROJEKT PRO wird nun beim Drucken anstatt der l
98. en Mitarbeiter f r den Sie einen Zeitnachweis ausdrucken wollen Beim Login mit Mitarbeiter Zugriffsrechten k nnen Sie nur den eigenen Zeitnachweis drucken Monatsbericht Der Monatsbericht ist ein Monats Stundenliste f r einen Mitarbeiter mit tageweiser Aufgliederung und Tagessummen W hlen Sie den Mitarbeiter f r den Sie einen Zeitnachweis ausdrucken wollen sowie den Monat und das Jahr Beim Login mit Mitarbeiter Zugriffsrechten k nnen Sie nur den eigenen Monatsbericht drucken Liste berstunden Urlaub und Krankheit Die Liste berstunden Urlaub und Krankheit ist eine Jahresliste aller Mitarbeiter mit m berstunden m geplantem Urlaub m Resturlaub m Krankheitstagen W hlen Sie in den Dialogen das Profitcenter und das gew nschte Jahr Wenn das aktuelle Jahr gew hlt wurde wird der heutige Tag als Stichtag f r die Berechnung verwendet 175 AUSWERTUNGEN SOLL IST Arbeitszeit Der Druck SOLU IST Arbeitszeit entspricht der Ansicht SOLL IST Arbeitszeit im Baustein Mitarbeiter Er enth lt Jahres bersichtsbl tter f r jeden einzelnen aktuellen Mitarbeiter mit m Arbeits und berstundenabrechnung mit monatlichem SOLL IST Vergleich Urlaubstagen Krankheitstagen berstunden Unterschriftenfeldern W hlen Sie in den Dialogen das Profitcenter und das gew nschte Jahr AUFTR GE AUSWERTUNGEN Im Bereich Auftr ge des Bausteins Auswertungen k nnen Sie mehrere Auftrags bezogene Au
99. en klicken Sie auf das L schen Symbol in der Titelzeile Arbeitszeitmodellbeispiele Arbeitszeitregeln k nnen sich zeitlich berlappen Wenn z B vertraglich geregelt ist dass ein Mitarbeiter von Montag bis Donnerstag 8 Stunden am Tag und Freitags nur 4 135 MITARBEITER Stunden arbeitet legen Sie f r den gew nschten Zeitraum 2 Regeln an z B m Regel 1 01 07 2013 unbefristet t gl Arbeitszeit von 8 Stunden MO DI MI DO angekreuzt m Regel 2 01 07 2013 unbefristet t gl Arbeitszeit von 4 Stunden FR angekreuzt Wenn sich die vertragliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters zum 01 07 2013 ndert beenden Sie die bisherige Regel zum 30 06 2013 und legen Sie eine ab 01 07 2013 g ltige Regel an Z B m Regel 1 01 01 2013 30 06 2013 t gl Arbeitszeit von 8 Stunden MO DI MI DO FR angekreuzt m Regel 2 01 07 2013 unbefristet t gl Arbeitszeit von 6 Stunden MO DI MI DO FR angekreuzt Regeln neu berechnen Sie k nnen jederzeit das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters neu berechnen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf Arbeitszeitmodell im Navigationsbereich 3 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Regeln neu berechnen Damit werden insbesondere die SOLL Stunden des Mitarbeiters aktualisiert SOZIALBEDINGTER AUSFALL Feiertage bernehmen Zur Berechnung der monatlichen Arbeitstage
100. enblatt Dort k nnen Sie weitere Daten wie die Produktbeschreibung eintragen Beachten Sie dabei Folgendes m Mit Klick auf das Ersetzen Symbol rechts von der Gruppe bernehmen Sie die angezeigte Gruppe f r alle Produkte aus der Liste Sie k nnen die Standard Titel festlegen die bei der Neuanlage von Angeboten und Auftr gen automatisch angelegt werden sollen Setzen Sie daf r im Produkt Datenblatt der gew nschten Titel die Markierung Standard Die Standard Titel k nnen im Angebot Auftrag ver ndert und entfernt werden Bei Leistungen nach Aufwand k nnen Sie die Zeithonorarsch tzung eingeben Klicken Sie auf das Plus Symbol um eine neue Stundenkalkulation anzulegen Geben Sie die Stundenanzahl die Zeithonorarkategorie die Beschreibung und den Stundensatz der Zeithonorarstunden ein 82 STAMMDATEN STAMMTEXTE Vor und Nachtexte f r Angebote Auftr ge Rechnungen Im Controlling k nnen Angebote Auftragsbest tigungen und Rechnungen erzeugt werden Diese k nnen Sie mit einem Deckblatt drucken F r jeden Dokumenttyp k nnen Sie Standard Texte Betreff Vortext ggf Nachtext definieren die auf dem Deckblatt angedruckt werden so dass Sie dieses als Anschreiben nutzen k nnen Gehen Sie zur Einstellung der Stammtexte folgenderma en vor 1 ffnen Sie den Baustein Stammdaten 2 W hlen Sie im Navigationsbereich Stammtexte und dann Angebot Auftrag oder Rechnung 3 Geben Sie die Texte ein Es
101. enkosten entscheiden ob 101 AUFTR GE diese f r die Rechnungsstellung ber cksichtigt werden sollen Um Nebenkosten zu erfassen 1 Klicken Sie im gew nschten Auftrag auf Kosten im Navigationsbereich und anschlie end auf Nebenkosten Bereits erfasste Nebenkosten werden Ihnen in einer Liste angezeigt 2 Legen Sie einen neuen Eintrag durch das Plus Symbol in der Titelzeile an 3 F llen Sie das Datum aus ordnen die Nebenkosten einer Teilleistung zu tragen Sie Menge und Einheit ein und erfassen Sie die Bezeichnung und den Netto Betrag in Auftragsw hrung 4 Setzen Sie den Haken Abrechnen wenn die Nebenkosten in Rechnung gestellt werden sollen Zur Erfassung der Nebenkosten steht Ihnen auch der Baustein Nebenkosten zur Verf gung bei entsprechender Lizenz ABRECHNUNG In PROJEKT PRO k nnen Sie alle Rechnungen auf Grundlage der angelegten Honorarermittlung unter Ber cksichtigung der bisher abgerechneten Teilleistungen und erbrachter Zeithonorar Stunden erstellen Die Rechnungsstellung kann kumulativ oder in Teilrechnungen erfolgen Treffen Sie die Auswahl in den Auftragsdaten In der kumulativen Abrechnung entscheiden Sie au erdem ob die Rechnungs oder Zahlungsbetr ge abgezogen werden m Wenn Sie den Haken Abzug der bisherigen Abschlagsrechnungsbetr ge setzen werden in Folge Abschlagsrechnungen die Rechnungsbetr ge der bisherigen Rechnungen abgezogen Nicht bezahlte Rechnung bleiben offen
102. ens tze f r Jahre ab dem Angebots bzw Auftragsjahr bernommen berarbeiten Sie die Kategorien oder Stundens tze bei Bedarf 5 Um neue Stundens tze anzulegen klicken Sie auf das Plus Symbol rechts Geben Sie an f r welches Jahr Sie den Stundensatz anlegen m chten Wenn sich Ihre Preise f r Leistungen nach Aufwand ver ndern sollen Sie jahresspezifische Stundens tze definieren Geben Sie im Dialog ein Jahr ein und klicken auf OK Wenn das gew nschte Jahr noch nicht vorhanden ist klicken Sie auf Neues Jahr auf OK und legen Sie das Jahr an Es k nnen Stundens tze f r beliebig viele Jahre angelegt werden Wenn Sie keine jahresspezifischen Stundens tze brauchen klicken Sie im Dialog auf die Taste alle Jahre 6 Tragen Sie die Zeithonorar Kategorie die Beschreibung und den Stundensatz ein Beispiel Kat Beschreibung Stundensatz A Auftragnehmer 82 00 EUR B Techn Mitarbeiter 75 00 EUR Beachten Sie dass innerhalb eines Jahres die Kategorie eindeutig sein muss Bei der Abrechnung wird nur die Kategorie nicht die Beschreibung zur Ermittlung der Stundens tze einbezogen Den Mitarbeitern werden die Zeithonorar Kategorien zugeordnet siehe Kapitel Mitarbeiterdaten so dass die Verrechnung der Zeiteintr ge mit den korrekten Stundens tzen gew hrleistet werden kann Bei jahresspezifischen Zeithonorareinstellungen wird dabei der Stundensatz aus den Auftragseinstellungen genommen Bei Zeithonorareinstellungen
103. erspezifische Daily Actions Einstellungen 34 Daily Actions allgemein 54 Icons in den Daily Actions 55 Dateicheck 53 Deckbl tter Angebotsdeckblatt 92 Auftragsdeckblatt 98 Rechnungsdeckblatt 107 Standard Deckblatt definieren 83 INDEX 202 Detaillierte Suche 21 Dokument Dokumente im To do amp Info Block speichern 25 Drucken E Dokumente drucken 27 Drucke als pdf speichern 27 Drucker Symbol 14 Drucklayouts anpassen 48 Drucklayouts neu laden 34 Drucktitel und Fu zeile anpassen 48 Papierformat 29 Symbolleiste der Druckvorschau konfigurieren 27 Einsatzplanung Einsatzplanung anlegen 191 Funktion eines Mitarbeiters festlegen 138 139 Mitarbeiter Eins tze anzeigen 195 Mitarbeiter Kapazit ten anzeigen 191 Profitcenter Auslastung anzeigen 195 Standard Mitarbeiterfunktionen definieren 76 berblick 190 Zeitraum f r die Einsatzplanung definieren 191 Einstellungen Administrator Einstellungen 41 Angebots und Auftragseinstellungen 74 Arbeitsumfeld von Aktionen 40 Arbeitszeit Einstellungen 77 Benutzer Einstellung f r die Zeiterfassung 71 Benutzereinstellungen 45 Benutzer Einstellungen eigene 34 Druckeinstellungen 48 Einstellungen aus Launchpad aufrufen 13 Feiertags Sets 51 Gesch ftsbereiche einstellen 40 Nummernkreis Einstellungen 72 Programmeinstellungen 36 Standort Einstellungen 49 Textbausteine 39 W hrungs Einstellungen 71 Wertelisten 37 Zeiterfassung und Reisezeiten Einstellungen 78
104. ertage von diesem Jahr bernehmen gesetzt ist wird der Ausfall durch Feiertage f r das neue Jahr auf Grundlage der Feiertags Eintr ge des Mitarbeiters Sozialbedingter Ausfall berechnet W hlen Sie ob die Kalkulation einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden soll Best tigen Sie mit OK Stundensatzkalkulation drucken Um die Stundensatzkalkulation auszudrucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen Stundensatzkalkulation aus Stundens tze berechnen Wenn Sie die Stundensatzkalkulation eines Mitarbeiters ndern ndern Sie dadurch den Gemeinkostenfaktor des Profitcenters und indirekt die Selbstkosten und kalkulatorischen Stundens tze aller Profitcenter Mitarbeiter f r das betroffene Jahr In der Liste der Stundens tze sind noch nicht berechnete Stundens tze am Info Symbol rechts zu erkennen Nach Durchf hrung aller Stundensatzkalkulations nderungen f r das Jahr sollten Sie also die Stundens tze neu berechnen lassen Klicken Sie hierf r in der Liste der Stundens tze auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Jetzt berechnen Best tigen Sie die Meldung Auch wenn Sie die Stundens tze nicht berechnen werden diese sp testens beim erneuten Start von PROJEKT PRO bzw der Durchf hrung der n chtlichen Wartungsscripts berechnet PROFITCENTER KALKULATION Kalkulation anzeigen Um in die Profitcenter Kalkulation zu gelangen 1 W hlen Sie den Baustein Stundens tze 161 ST
105. erten Bezugswert ein z B Anrechenbare Kosten Fl che Verrechnungseinheit und erw hnen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostenberechnung vom 22 November 2012 Die anrechenbaren Kosten k nnen auch nach DIN 276 berechnet werden siehe unten m Honorarzone W hlen Sie die gew nschte 112 HONORARBERECHNUNG Honorarzone m Honorarsatz W hlen Sie den gew nschten Honorarsatz Von Satz Viertel Satz Mittel Satz Dreiviertel Satz Bis Satz aus der Liste oder w hlen Sie zur freien Eingabe freie Eingabe und geben in dem Feld frei den gew nschten Prozentsatz ein der Von Satz entspricht 0 der Bis Satz 100 m Weitere Berechnungsgrundlagen In dieses Feld k nnen Sie noch weitere Berechnungsgrundlagen als freien Text eingeben die im Nachweis zur Honorarermittlung gedruckt werden sollen 3 Berechnung PROJEKT PRO ermittelt nun mit den von Ihnen eingegebenen Daten das 100 Honorar aus den Festlegungen der HOAI 4 Zu oder Abschlag m W hlen Sie bei Bedarf den gew nschten Zu bzw Abschlag aus Umbau Serienbau sowie eine freie Eingabe stehen Ihnen zur Verf gung Haben Sie bei der Honorarberechnung 2009 Umbau ausgew hlt dann wird der Maximalwert It HOAI 2009 80 Zuschlag automatisch eingetragen Sie k nnen diesen Wert manuell entsprechend Ihren getroffenen Vereinbarungen ndern Zus tzlich k nnen Sie eine Bezeichnung f r den
106. eschriebenen Variablen werden dabei jeweils durch die tats chlichen Werte ersetzt 101 Anrede z B Amt B ro Firma Frau Gemeinde Herr usw 102 Titel 37 EINSTELLUNGEN z B Architekt Dipl Ing Dr Prof usw 103 Personenanrede z B Frau Herrn usw 104 Berufsbezeichnung z B Architekt Architektin Rechtsanwalt Rechtsanw ltin usw 111 Briefanrede z B Liebe lt Vorname gt Lieber lt Vorname gt Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrter Herr lt Nachname gt Sehr geehrte Frau lt Nachname gt usw 112 Versandart z B Einschreiben P ckchen Paket per Kurier usw 121 Adresskategorie 1 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden z B Auftraggeber Lieferant Planungspartner Beh rde Gemeinde usw 122 Adresskategorie 2 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden z B Maler Zimmerer Vermessung Telekom Landratsamt EDV Firma usw 38 EINSTELLUNGEN 123 Adresskategorie 3 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden z B Freiraumplanung Innenarchitektur Landschaftsplanung Statiker Abt Hochbau usw 124 Adresskategorie 4 Bezeichnung der Kategorie kann selbst festgelegt werden z B Europa Deutschland S ddeutschland Bayern usw 131 Bearbeitungshinweis z B zK RR beantworten bearbeiten usw 201 Planungsgenehmigungsstatus z B abgelehnt genehmigt versendet usw 300 Aktionsbezeichnung z B bearbeiten lese
107. eser Anfragen wird ein Support Ticket erstellt Kunden mit einem SC Maintenance Pflegevertrag erhalten diesen Service kostenlos Kunden ohne Pflegevertrag bekommen eine automatisierte E Mail zugesandt in der alle weiteren Schritte erkl rt werden Alternativ k nnen Sie die Supportanfrage auch ber unsere Webseite www projektpro com stellen Telefon Hotline Unsere Hotline erreichen Sie von Montag bis Freitag von 9 00 bis 17 00 Uhr Kunden ohne SC Maintenance Pflegevertrag k nnen professionelle Hilfe ber die Rufnummer 09001 674357 erhalten Die transparenten Kosten nur 1 99 EUR Min inkl MwSt i DTAG Festnetz Mobilpreise abweichend werden automatisch ber die monatliche Telefonrechnung beglichen HILFE RUND UM PROJEKT PRO 11 HILFE RUND UM PROJEKT PRO Kunden mit SC Maintenance erhalten beim Abschluss des Pflegevertrags die kostenlose Hotline Nummer Um schwierigere Anliegen schneller zu bearbeiten k nnen Sie unseren Support Mitarbeitern innerhalb weniger Sekunden einen Blick auf Ihren Rechner erm glichen Durch einfache Auswahl von Remote Support unter dem Men Hilfe w hrend des Telefonats mit der Hotline ffnet sich direkt ein Fenster mit einer Verbindungskennung die Sie nur noch der Hotline mitteilen m ssen 24 7 Hotline Alle Kunden mit Servicevertr gen bekommen bei Vertragsabschluss auch eine Notfall Nummer mitgeteilt Diese k nnen Sie auch au erhalb der Supportzeiten nutzen 7 Tage die Woche 24
108. etzungen Einstellungen 63 U berstunden Eigene berstundenabrechnung anzeigen 142 Jahresabschluss 132 berstundenabrechnung der Mitarbeiter 132 berstundentoleranz definieren 139 Umfeld Arbeitsumfeld einer Aktion einstellen 40 Umrechnungsfaktor definieren 71 Umsatzrendite 186 Umsatzziel 186 Update Software Update Pr fung 41 Urlaub Arbeitszeit Auswertungen 175 Eigenen Urlaubsstand anzeigen 142 Einstellungen f r die Erfassung von Urlaub und Krankheit 77 Jahresabschluss 132 Urlaub eintragen B roinhaber 136 148 INDEX 210 Urlaub Urlaub eintragen Mitarbeiter 142 Urlaub genehmigen 148 Urlaubsanspruch definieren 139 Urlaubskalender aufrufen drucken 149 Urlaubsstand eines Mitarbeiters anzeigen 132 V Variablen 28 Version PROJEKT PRO Version abfragen 29 Volumen Angebots Auftragsvolumen zusammenstellen 121 125 Bezugshonorar anlegen 111 Schritte f r die Honorarberechnung 111 Zeithonorareinstellungen des Angebots Auftrags 119 WwW W hrung Umrechnungsfaktor definieren 71 W hrungen anlegen 71 Wartungsaufgaben Liste der Wartungsaufgaben 42 Wertelisten 37 Workflow Kalender Workflow Kalender mit iCal Outlook synchronisieren 56 Workflow Mitarbeiter anlegen 45 Z Zahlungen Zahlung im Auftrag eingeben 109 Zahlung in der Zahlungsliste eingeben 184 Zahlungsliste anzeigen drucken 184 Zahlungsbedingungen Standard Einstellungen 74 Zeiterfassung Auftragsstundenliste 101 Benutzer Einstellung f
109. f Einsatzplanung Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelzeile 3 Tragen Sie das K rzel und die Funktion ein zum Beispiel P und Projektleiter und klicken Sie auf OK Beachten Sie dass das K rzel als Schl ssel verwendet wird und eindeutig sein muss Das K rzel kann im Gegensatz zu der Funktion sp ter nicht mehr ge ndert werden 4 Geben Sie eine Nummer zur Sortierung der Funktion und erg nzen Sie ggf die Beschreibung Diese Sortierung wird an allen relevanten Stellen insbesondere in der Tabelle f r die Auftragsplanung verwendet 76 EINSTELLUNGEN CONTROLLING Zum L schen einer Mitarbeiterfunktion klicken Sie rechts auf das L schen Symbol Es k nnen nur Mitarbeiterfunktionen gel scht werden die noch nicht verwendet werden Die Funktion der einzelnen Mitarbeiter legen Sie in den Mitarbeiterdaten Standard Funktion des Mitarbeiters bzw in den Mitarbeiter Stundens tzen jahresspezifische Funktion fest ARBEITSZEIT Um die Arbeitszeit Einstellungen zu ffnen w hlen Sie den Baustein Einstellungen Controlling und klicken dann auf Arbeitszeit im Navigationsbereich Urlaub Krankheit In dieser Rubrik treffen Sie die Einstellungen f r die Erfassung und Genehmigung von Urlaubs und Krankheitseintr ge Beachten Sie hierzu auch den Baustein Urlaub und Krankheit m Wenn Sie den Haken Ereignisse f r Urlaubs und Krankheitstage automatisch anlegen setzen werden f r alle Urlaubs und Kra
110. g mit dem Baustein Aufgaben relevant Im To do amp Info Block k nnen Aktionen zum Projekt angelegt werden Notizen hinterlegt und Dokumente gespeichert werden Siehe hierzu auch das Kapitel To do amp Info Block CONTROLLING PROJEKTDATEN EINRICHTEN Falls Sie PROJEKT PRO nicht seit den Anf ngen Ihres B ros einsetzen sollten Sie folgenderma en vorgehen 1 Legen Sie einen Stichtag f r den Beginn mit PROJEKT PRO fest Sinnvollerweise ist das der Erste des Jahres der Erste eines Quartals oder der Erste eines Monats Beachten Sie falls Sie nicht den ersten Januar als Stichtag w hlen dass f r das laufende Jahr m glicherweise die Werte f r die auf das Jahr bezogenen Funktionen wie berstundenberechnung Urlaubsabrechnung Auftragsliste etc korrigiert werden m ssen Dies betrifft jedoch nicht die f r das aktuelle Controlling erforderlichen Daten 2 Erstellen Sie eine Liste der Projekte Ihres B ros Es reicht dabei die laufenden oder sich in der Akquisition befindenden Projekte zu erfassen 3 Nummerieren Sie diese Projekte Da die Projekte alphanumerisch sortiert werden sollten Sie eine immer gleich lange Nummer w hlen und die Projektnummern mit f hrenden Nullen eingeben Bei einer dreistelligen Nummer falls Sie tausend Projekte f r eine nie erreichbare Zahl halten beginnen Sie also mit 001 002 003 88 PROJEKTE Praktikabel haben sich auch Projektnummern mit einer vorangestellten Jahreszah
111. ge ffnet Hier k nnen Sie dem Event weitere Zeitr ume hinzuf gen Damit k nnen Sie z B in ein Event alle Schulferien eintragen Schlie en Sie das Fenster Im unteren Bereich werden alle in dem gew hlten Jahr aktuellen Mitarbeiter angezeigt Die Mitarbeiter sind nach Mitarbeiter Funktion siehe Kapitel Mitarbeiterdaten sortiert Markieren Sie die Mitarbeiter die im Urlaubskalender angezeigt werden sollen Best tigen Sie mit OK Der Urlaubskalender wird angezeigt Die arbeitsfreien Werktage in der Regel Samstage so wie Feier Urlaubs und Krankheitstage sind farblich markiert Dabei wird zwischen genehmigten und nicht genehmigten Urlaubseintr gen unterschieden Die Farblegende ist im unteren Bereich zu finden F r jeden Mitarbeiter werden au erdem der Resturlaub vom Vorjahr der Urlaubsanspruch der geplante Urlaub und der Resturlaub angezeigt Beim geplanten Urlaub handelt es sich um die Anzahl der eingetragenen Urlaubstage f r das 150 URLAUB UND KRANKHEIT gew hlte Jahr Im Kapitel SOLL IST Arbeitszeit finden Sie weitere Informationen zu diesen Werten Urlaubskalender drucken Um den Urlaubskalender zu drucken 1 W hlen Sie ein geeignetes Papierformat Klicken Sie hierf r auf Filemaker Pro bzw PROJEKT PRO in der FileMaker Leiste und dann auf die Option Papierformat W hlen Sie das gew nschte Format aus und klicken auf OK 2 Klicken Sie auf PROJEKT PRO bzw FileMaker Pro
112. gs Set 51 4 Im neuen Fenster k nnen ber die Taste Neuer Feiertag neue Feiertage f r dieses Set angelegt werden ber die L schen Taste k nnen einzelne Feiertage wieder gel scht werden Die L schen Taste in der Kopfzeile l scht alle eingetragenen Feiertage Feiertags Set importieren 1 Klicken Sie im Launchpad auf den Baustein Einstellungen Klicken Sie im Navigationsbereich auf Feiertage 3 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Feiertags Set importieren 4 Zum Feiertagsimport stehen Ihnen die gesetzlichen Feiertage der deutschen Bundesl nder sterreichs und der Schweiz auf unserer Internetseite www projektpro com oder in der PROJEKT PRO Download Datei zip oder dmg zur Verf gung W hlen Sie in dem Dialog die Import Datei LIZENZ Um Ihre Lizenzdaten anzuzeigen klicken Sie im Launchpad auf den Baustein Einstellungen Basis und w hlen in der Navigation Lizenz Die Liste der eingetragenen Lizenzen wird angezeigt Die aktive Lizenz ist dabei mit einem Stern markiert Klicken Sie auf eine Lizenz um die Lizenzdaten anzuzeigen PROJEKT PRO lizenzieren Beachten Sie dass zur Lizenzierung von PROJEKT PRO eine Verbindung mit dem Internet notwendig ist Um eine neue Lizenz einzugeben 1 W hlen Sie in der Lizenzliste unter Funktionen im Kopfbereich die Option Lizenzierung 2 Tragen Sie den Lizenznamen und den Lizenzschl ssel in die entsprechenden Felder ein und klic
113. h Wurde bereits dem Auftrag der Auftraggeber zugeordnet dann sind die Felder bereits beim Anlegen der Rechnung bef llt Wenn Sie den Baustein Adressen Management einsetzen k nnen Sie mit Hilfe der Adressrecherche den Auftraggeber zuordnen ndern Sie ggf die Eintr ge ab Wenn Sie den Baustein Adressen Management nicht haben k nnen Sie die Felder manuell ausf llen Deckblatt Um das Rechnungsdeckblatt zu berarbeiten klicken Sie auf Deckblatt im Navigationsbereich Je nach gew hlten Option in der Rechnungsstellung werden die Texte m aus dem Auftrag 108 AUFTR GE m aus den Stammdaten m wenn vorhanden aus der Vorrechnung bernommen Diese Texte k nnen Sie nun bearbeiten Zur Benutzung der Variablen beachten Sie das Kapitel Variablen Die Texte werden auf dem Deckblatt der Rechnung angedruckt und dienen so als Anschreiben Volumen Um das Rechnungsvolumen zu ffnen klicken Sie auf Volumen im Navigationsbereich Beachten Sie hierzu das Kapitel Honorarberechnung ZAHLUNGEN EINGEBEN Zahlungsliste der Rechnung Um die Zahlungen zu einer Rechnung anzuzeigen 1 W hlen Sie im Baustein Auftr ge den gew nschten Auftrag und dann die gew nschte Rechnung aus 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Zahlungen Im oberen Bereich wird die Zahlungsverfolgung angezeigt Sie enth lt den Bruttobetrag den bereits beglichenen Betrag und den daraus resultierenden offenen Betrag Au erdem werden
114. hilfe von Aufklapp Pfeilen k nnen Sie aber weitere Daten anzeigen Dort ist es m glich sehr differenzierte Eingaben zu machen z B wenn f r das Jahresgehalt unterschiedliche Monatss tze eingegeben werden sollen Jahresgehalt Geben Sie das Brutto Jahresgehalt des Arbeitnehmers ein Alternativ klappen Sie mit Klick auf den Pfeil links die entsprechende Tabelle auf Dort k nnen Sie unterschiedliche Monatss tze eingeben oder Pr mien bzw ausbezahlte berstunden ber cksichtigen Beispiel f r einen Angestellten Jahresgehalt _ 36 900 00 Bezeichnung Menge Einheit Betrag Summe Jahresgehalt 1 Halbjahr 6m 2 800 00 16 800 00 amp TE Jahresgehalt 2 Halbjahr 6m 3 100 00 18 600 00 Pr mie 1 Pschl 1 500 00 1 500 00 amp Beispiel f r einen freien Mitarbeiter 157 Jahresgehalt 31 200 00 Bezeichnung Menge Einheit Betrag Summe Jahresgehalt 1 Halbjahr 600 h 25 00 15 000 00 amp Jahresgehalt 2 Halbjahr 540 h 30 00 16 200 00 amp Gesetzliche Sozialleistungen Geben Sie die gesetzlichen Sozialleistungen Arbeitgeberanteil der Sozialkosten ein Alternativ klappen Sie mit Klick auf den Pfeil links die entsprechende Tabelle auf und tragen Sie den Arbeitgeber Anteil ein Beispiel f r einen Angestellten Gesetzliche Sozialleistungen 8 856 00 Bezeichnung Jahresgehalt AG Anteil Summe Jahresgehalt
115. hlen Sie den Baustein Angebote bzw Auftr ge Klicken Sie auf das Angebot bzw den Auftrag und dann im Navigationsbereich auf Volumen Tragen Sie die Nebenkosten ein Klicken Sie hierf r auf das Stift Symbol neben den Nebenkosten Zur Verf gung stehen m Leistungsphasen spezifischen Nebenkosten Tragen Sie die prozentualen bzw pauschalen Nebenkosten sowie ggf eine Bezeichnung bei den gew nschten Teilleistungen Wenn Sie auf das Stift Symbol klicken gelangen Sie in das Teilleistung Datenblatt m Prozentuale Nebenkosten vom Nettohonorar m Pauschale Nebenkosten m Nebenkosten nach tats chlichem Aufwand In der Zusammenstellung k nnen Sie einen pauschalen oder prozentualen Nachlass eingeben Den Mehrwertsteuersatz k nnen Sie wenn n tig korrigieren Nach Eingabe aller Werte k nnen Sie mit Hilfe des Druckers im Kopfbereich bei einem Angebot das Honorarangebot bzw bei einem Auftrag die Auftragsbest tigung drucken 125 ZEITERFASSUNG Die Personalkosten bilden in einem B ro in der Regel den gr ten Kostenposten Dementsprechend ist die aufgewandte Arbeitszeit der entscheidende Kostenfaktor der bei der Abwicklung eines Auftrags anf llt Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden hat also eine entscheidende Bedeutung zur Berechnung der Auftragskosten und des gesamten Controllings Dabei ist immer ein Mittelweg zwischen einer hochpr zisen minuti sen Eingabe und einem m glichst geringen Pflegeauf
116. hlen Sie den gew nschten Eintrag und klicken Sie anschlie end auf Einf gen Klicken Sie auf OK Neue Notiz anlegen Notizen k nne Sie an mehreren Stellen anlegen Egal wo Sie sich in PROJEKT PRO befinden k nnen Sie in der Men leiste unter PP Tools oder per Tastaturk rzel STRG 3 eine neue freie Notiz anlegen Im Baustein Ideen und Notizen oder Daily Actions klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf die Option Neue Notiz Im To do amp Info Block eines Objekts z B Kommunikation k nnen Sie hnlich wie bei reaktiven Aktionen eine reaktive Notiz auf dieses Objekt anlegen Eine Notiz kann in eine freie Aktion oder eine Idee umgewandelt werden Vorhandene Notizen k nnen Sie ber den Baustein Ideen und Notizen sowie die Daily Actions aufrufen Beachten Sie dass Notizen unterminiert sind und in den Daily Actions die Datum Filterung deswegen deaktiviert sein muss damit die Notizen angezeigt werden Option Nicht eingeplant bzw Alle Umwandlungs Icons 3 In Aktion umwandeln RN In Notiz umwandeln In Idee umwandeln 61 NEWS In dem Baustein News werden alle eigenen unerledigten Aktionen angezeigt Die Anzahl Ihrer unerledigten Aktionen wird im Launchpad auf dem Baustein Mail angezeigt Klicken Sie auf den Baustein News Mit dem Bleistift Symbol k nnen Sie die Aktion anschauen oder bearbeiten Diese erscheint dann nicht mehr in der Liste der offenen News S
117. hnliste 182 Mehrwertsteuer Standard Mehrwertsteuer einstellen 41 Men leiste 29 Mitarbeiter Controlling Mitarbeiter anlegen 45 131 Grunddaten Controlling Mitarbeiter 139 Mitarbeiterliste anzeigen 132 Workflow Mitarbeiter anlegen 45 Mitarbeiter Rechte 45 N Named User Lizenzen f r Management Controlling 45 INDEX 206 INDEX Navigation in PROJEKT PRO 14 Nebenkosten Auftragsnebenkosten anzeigen erfassen 101 130 Nebenkosten im Angebots Auftragsvolumen anlegen 125 News 62 Noticeboard Aushang erstellen kommentieren abschlie en 58 Noticeboard Aushang ber PP Tools anlegen 29 Notizen Notiz im To do amp Info Block anlegen 25 Notiz ber PP Tools anlegen 29 Notizen anlegen 60 Reaktive Notizen 25 Nummernkreise Angebots Nummernkreis 92 Auftrags Nummernkreis 98 Nummernkreis Einstellungen 72 Rechnungs Nummernkreis 107 P PeP 7 Kennzahlen 186 Pl ne Plangenehmigungsstatus Werte einstellen 37 Plugins Anzeige der aktiven Plugins 36 Pop up Benutzerspezifische Pop up Einstellungen 34 Positionen Controlling Positionen anlegen 121 PP Tools 29 PRO mobil Mobilen Stand erstellen 64 PRO mobil allgemein 63 Stand auf mobilem Ger t kopieren 65 Voraussetzungen Einstellungen to Go 63 Produktkatalog Produkte anlegen 81 Produkte exportieren importieren 81 Produkte bernehmen 121 Standard Produkt Typ 71 Profitcenter Begriffserkl rung 69 PeP 7 Kennzahlen 186 Profitcenter anlegen 185 207 Profitcenter
118. hnungsnummernkreis letzte Nr 72 Stellen 5 Format 13 N chste Rechnungsnummer ist 13 00073 Zur Definition des Nummernkreis Formats stehen Ihnen folgende Variablen zur Verf gung m Laufende Nummer Pflicht m Projektnummer m Monat m Jahr 2 stellig m Jahr 4 stellig F r eine bessere bersichtlichkeit und Anzeige in PROJEKT PRO empfehlen wir kurze Nummern W hlen Sie die Option Ausnahmen zulassen wenn Dokumente au erhalb des Nummernkreises erstellt werden d rfen weicher Nummernkreis Kreuzen Sie dann im unteren Bereich die Profitcenter an welche den Nummernkreis verwenden sollen Ohne Nummernkreise arbeiten Um f r einen Bereich Angebot Auftrag oder Rechnung ohne Nummernkreise zu arbeiten 1 L schen Sie alle betroffenen Profitcenter Nummernkreis 73 EINSTELLUNGEN CONTROLLING Zuordnungen durch Klick auf die entsprechenden Nummernkreise und Entfernen der H kchen 2 L schen Sie in der Nummernkreis bersicht alle nicht verwendeten Nummernkreise mit Klick auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen der Option L schen AUFTRAG Um die Angebots Auftrags und Rechnungs Einstellungen zu treffen ffnen Sie den Baustein Einstellungen Controlling und w hlen Auftrag im Navigationsbereich Einstellungen f r Angebote Auftr ge Rechnungen Auftragsbearbeitung auch bei Status Beauftragt m glich Mit dieser Option k nnen Auftr ge nicht nur mit dem Status Vorbereitet so
119. hwierigkeitsgrad unter Frei manuell eingeben 117 HONORARBERECHNUNG Korrekturfaktor Geben Sie bei Bedarf den Korrekturfaktor und eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt nun automatisch das entsprechende Honorar Tragen Sie ggf Zu und Abschl ge ein Runden korrigieren Sie das Honorar manuell Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren BERECHNUNG NACH HOA 2002 Legen Sie das Bezugshonorar mit der Honorarberechnungsart HOA 2002 an und f llen Sie die Honorarberechnung aus 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an W hlen Sie den Teilbereich HOA Bauliche Planungsleistung aus Geben Sie die Herstellungskosten sowie je nach Bedarf die Klasse Schwierigkeitsgrad an Geben Sie an ob die aktuelle Berechnung f r eine Planungsleistung erfolgen oder als Grundlage f r die Bauaufsicht dienen soll Berechnung PROJEKT PRO ermittelt nun aus den von Ihnen eingegebenen Daten das 100 Honorar Geben Sie an ob Sie den Honorarsatz der sich aus den Tabellenwerten ergibt oder den Honorarsatz aus der Formelberechnung verwenden wollen Geben Sie bei Bedarf einen Umbauzuschlag bzw einen Serienbauabschlag ein Falls gew nscht k nnen Sie das ermittelte 100 Honorar manuell korrigieren bzw runden Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren LUXEMBURGISCHE HONORARBERECHNUNG Legen Sie das Bezugshonorar mit der Hono
120. ie Berechnung nach SIA ist der j hrliche Import der Z1 und Z2 Werte Beachten Sie hierzu der Kapitel SIA 7 Werte Die SIA Tabellen werden Ihnen nur dann angeboten wenn Sie bei der Anlage des Angebots Auftrags die W hrung Schweizer Franken ausgew hlt hatten Legen Sie das Bezugshonorar mit der gew nschten Honorarberechnungsart an und f llen Sie die Honorarberechnung aus SIA 102 2003 und SIA 105 2007 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an 2 Berechnungsgrundlagen m Jahr W hlen Sie das gew nschte Jahr aus PROJEKT PRO tr gt die zugeh rigen Z1 und Z2 Werte ein 115 HONORARBERECHNUNG m Baukosten Geben Sie in das entsprechende Feld die Baukosten exkl MwSt ein und tragen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage ein nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostensch tzung vom 22 Januar 2012 PROJEKT PRO ermittelt automatisch den Grundfaktor p f r den Stundenaufwand m Baukategorie Schwierigkeitsgrad W hlen Sie die gew nschte Bau bzw Freiraumkategorie PROJEKT PRO ermittelt automatisch den Schwierigkeitsgrad n Alternativ k nnen Sie unter der Kategorie freier Wert w hlen und den Schwierigkeitsgrad unter Frei manuell eingeben m Anpassungsfaktor Geben Sie bei Bedarf den Anpassungsfaktor r und eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt nun automatisch den durchschnittlichen Zeitaufwand Tm Zeitaufwandberechnung Geben Sie bei Bedarf den Teamfaktor
121. ie den Baustein Profitcenter und w hlen ggf das gew nschte Profitcenter 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kennzahlen Allgemein ndern Sie bei Bedarf die Nummer und die Bezeichnung des Profitcenters Mit der Option Standard Profitcenter l sst sich au erdem ein Standard Profitcenter f r neue Angebote und Auftr ge festlegen Jedes neue Angebot bzw jeder neue Auftrag wird automatisch diesem Standard Profitcenter zugeordnet Druck Hier k nnen Sie Profitcenter spezifische Betreffzeilen festlegen Zeiterfassung Optional kann die Zeiterfassung der Mitarbeiter eines Profitcenters auf die Auftr ge dieses Profitcenters eingeschr nkt werden Auch bei dieser Option bleibt die 188 PROFITCENTER Erfassung von Zeiten f r Auftr ge von Innenprojekten unabh ngig vom Profitcenter m glich Die Zeiterfassung Einstellungen k nnen Sie in den einzelnen Auftr gen ab ndern siehe Kapitel Auftragsdaten Genehmigung Urlaub und Krankheit Tragen Sie bei Bedarf den Mitarbeiter ein der bei neuen Urlaubs und Krankheitseintr gen der Profitcenter Mitarbeiter informiert werden soll 189 EINSATZPLANUNG berblick Die PROJEKT PRO Einsatzplanung erm glicht eine schnelle Planung der Personalressourcen in den Auftr gen Kern der Einsatzplanung ist die Auftragsplanung Hier geben Sie einfach ein wie viele Arbeitsstunden pro Leistungsphase erwartet werden Um die Einplanung der Mitarbeiter vorzubereiten un
122. ie k nnen alle Aktionen auf einmal als Gelesen markieren Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Alle Aktionen als gelesen markieren Die Aktionen erscheinen nicht mehr in der Liste 62 MOBIL Mit PRO mobil k nnen Sie Ihren PROJEKT PRO Stand auf ein mobiles Ger t Laptop iPad iPhone usw kopieren und mitnehmen Von unterwegs k nnen Sie stets in Ihren PROJEKT PRO Daten nachschlagen und die Daten einsehen ohne eine Verbindung zu Ihrem B ro Stand Server zu ben tigen TO GO Mit PRO mobil to GO sind zwar nderungen auf dem lokalen Ger t m glich k nnen jedoch nicht in Ihren PROJEKT PRO B ro Stand bernommen werden VORAUSSETZUNGEN EINSTELLUNGEN Technische Voraussetzungen to GO Um to GO nutzen zu k nnen ben tigen Sie eine entsprechende Lizenz Um die PROJEKT PRO Daten auf Ihr mobiles Ger t laden zu k nnen ben tigen Sie eine LAN bzw WLAN Verbindung zum PROJEKT PRO Rechner Multiuser bzw eine Kabelverbindung Singleuser FileMaker Installation FileMaker muss auf jedem Ger t installiert werden auf welchem die Daten eingesehen werden sollen m Mac OS X Beachten Sie die Installationsanleitung im Administrator Handbuchkapitel PRO arbeitsplatz Installation Mac OS X m Windows Beachten Sie die Installationsanleitung im Administrator Handbuchkapitel PRO arbeitsplatz Installation Windows m iOS Ger te ffnen Sie die Anwendung App Store auf Ihrem iPad
123. ielle SOLL Zeit nach Abzug von Feier Krankheits und Urlaubstagen m IST Zeit Summe der erfassten Zeiten m Toleranz aufgrund der berstundentoleranz abgegoltene berstunden m berstunden Differenz von SOLL und IST unter Ber cksichtigung einer evtl vorhandenen berstunden Toleranz Zu wenig geleistete Arbeitsstunden werden rot und mit einem Minuszeichen dargestellt Diese Werte au er IST Zeit werden bis zum aktuellen Tag berechnet Der Gesamtwert berstunden ist die Summe der Monats berstunden und des bertrags aus dem Vorjahr nach Abzug der ausbezahlten und nicht anerkannten berstunden 142 ARBEITSZEIT Urlaub und Krankheit Summen Der Resturlaub ist der noch zustehende Urlaub des Jahres Dieser Wert errechnet sich aus dem Resturlaub Vorjahr und dem Urlaubsanspruch mit Abzug der genommenen und geplanten Urlaubstage Bisherige und geplante Krankheitstage werden angezeigt Zeitnachweis und Monatsbericht Um den Zeitnachweis oder den Monatsbericht zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen den gew nschten Druck Die Beschreibung dieser Druck finden Sie im Baustein Auswertungen Urlaub und Krankheit Liste Klicken Sie auf Urlaub und Krankheit in der Navigation um die Liste Ihrer eigenen Feiertage Urlaubs und Krankheitseintr ge anzuzeigen Um einen neuen Eintrag anzulegen 1 Klicken Sie in den Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Eintrag
124. iertage Urlaubs und Krankheitstage k nnen nach Datum und Typ gefiltert werden Um einen Eintrag zu l schen klicken Sie auf das L schen Symbol Um mehrere Tage auf einmal zu l schen filtern Sie dementsprechend und klicken auf das L schen Symbol in der Titelzeile der Liste STUNDENS TZE Mitarbeiter Stundens tze anzeigen Um die Stundens tze eines Mitarbeiters anzuzeigen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus Klicken Sie auf Stundens tze im Navigationsbereich 3 Die jahresspezifischen Mitarbeiter Stundens tze werden angezeigt Die Stundens tze k nnen Sie im Baustein Stundens tze anlegen und berarbeiten Mitarbeiter Funktion eintragen In der Mitarbeiter Stundens tze Ansicht k nnen Sie die Funktion des Mitarbeiters eintragen Die Mitarbeiter Funktion ist vor allem f r das Einplanung des Mitarbeiters in der Auftrags Einsatzplanung relevant nur bei entsprechender Lizenz Die Mitarbeiterfunktion ist jahresspezifisch Welche Funktion bei neu angelegten Jahren automatisch eingetragen wird k nnen Sie in den Mitarbeiterdaten einstellen Welche Werte f r die Funktion zur Auswahl stehen entscheiden Sie in den Controlling Einstellungen f r die Einsatzplanung GEMEINKOSTEN Mit der Gemeinkosten Statistik k nnen Sie die Gemeinkosten eines Mitarbeiters in einem Zeitraum auswerten Um die Statistik anzuzeigen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mita
125. ieser Ansicht werden insbesondere der Bezug und die Projektzuordnung der Aktionen angezeigt Mehr Informationen zu den einzelnen Informationen finden Sie im Kapitel Aktionsfenster Durch Ausw hlen von Reduziert gelangen Sie wieder in die kompakte Darstellung Um die erweiterte Darstellung standardm ig zu ffnen k nnen Sie die Fenstergr e und position speichern Bewegen Sie hierf r Ihr Daily Actions Fenster auf die gew nschte Position und klicken Sie in der Men leiste auf Fenster und Fensterposition speichern Mit dieser Funktion wird ebenfalls die Darstellung reduziert oder erweitert gespeichert Daily Actions sortieren und filtern Beim ffnen der Daily Actions werden alle heutigen Aktionen mit dem Status Aktuell angezeigt Um Aktionen anderer Status anzuzeigen benutzen Sie den 54 DAILY ACTIONS Status Filter in der letzten Spalten berschrift Offene Aktionen sind alle Aktionen welche noch nicht abgeschlossen sind Der Datumsfilter h lt umfangreiche Funktionalit ten bereit Neben der auf oder absteigenden Sortierm glichkeit bietet er die Auswahl von definierten Tagen und Zeitr umen Es kann auch ein gew nschter Zeitraum eingegeben werden Au erdem k nnen alle Aktionen mit einem Datumsbezug oder alle Aktionen ohne Datumsbezug selektiert werden Weitere Informationen zu Sortier und Filterm glichkeiten finden Sie im Kapitel Sortieren und Filtern Aktionsliste drucken Um die Aktionslis
126. il verschickt werden 1 W hlen Sie die Auswertung Zeithonorar Aufstellung im Baustein Auswertungen Klicken Sie auf Versand 2 W hlen Sie im Dialog den Zeitraum f r den Sie die Zeithonorarstunden auswerten m chten 3 Es werden alle Auftr ge aufgelistet f r welche Zeithonorar Stunden im gew hlten Zeitraum erfasst wurden Alle Auftr ge sind markiert Entfernen Sie bei Bedarf das H kchen links bei den Auftr gen f r die keine Zeithonoraraufstellung erstellt werden soll Zur Bearbeitung der Markierungen k nnen Sie die Funktionen im Kopfbereich benutzen 179 AUSWERTUNGEN 4 Klicken Sie die Taste Versand Die E Mails an die Auftraggeber werden generiert und versandt Der E Mail Text wird dabei aus den Stammtexten bernommen Die Aufstellung wird als Anlage hinzugef gt Auftragsstunden Dieser Druck ist ein Auftrags Stundenbericht mit Aufgliederung nach Auftrag und Jahr Folgende Drucke stehen Ihnen zur Verf gung m Zusammenstellung Gesamtstunden der einzelnen Mitarbeiter f r die einzelnen Teilleistungen m Einzelstunden Auflistung der einzelnen Stundeneintr ge m Kosten Kalkulatorische Kosten der einzelnen Mitarbeiter f r die einzelnen Teilleistungen W hlen Sie im Dialog das Projekt oder den Auftrag Klicken Sie auf Manuell wenn Sie die Projekt bzw Auftragsnummer lieber manuell eingeben m chten Dies ist insbesondere sinnvoll wenn die Auswahlliste sehr viele Projekte bzw Auftr ge enth lt
127. in Hilfe entweder direkt auf dem Launchpad oder unter dem Launchpad Symbol im Bereich Basis m Auf dem Launchpad unter dem Einstellungs Zahnrad m ber die Men leiste unter Hilfe gt PROJEKT PRO Hilfe Die Liste der Handb cher wird angezeigt Klicken Sie auf das gew nschte Handbuch um es zu ffnen bzw auf das 10 Laden Symbol rechts um es lokal zu speichern Alle Handb cher sind au erdem auf unserer Internetseite www projektpro com zu finden Knowledge Base Im Service Bereich unserer Internetseite www projektpro com steht Ihnen die PROJEKT PRO Knowledge Base zur Verf gung Hier finden Sie zus tzliche Informationen zu bestimmten Produkt und Administrator Themen wie z B Jahresabschluss oder Auto Update Webinare Die PROJEKT PRO Webinare sind 15 bis 45 min tige Vorf hrungen zu einem Themengebiet wie z B Stundensatzkalkulation oder Anpassung von Druck Layouts Aufzeichnungen dieser Webinare finden Sie im Service Bereich unserer Internetseite www projektpro com Extras Alle f r die Installation und Konfiguration ben tigten Zusatzdateien finden Sie auch im Service Bereich unserer Internetseite www projektpro com Falls eine solche Datei ben tigt wird werden Sie im Handbuch aufgefordert die Datei herunterzuladen SUPPORT Supportanfrage via PROJEKT PRO Webseite Durch Auswahl von Support Anfrage unter dem Men Hilfe der Men leiste k nnen Sie Hilfe zu Ihrem Anliegen anfordern Zu jeder di
128. in den Projektdaten automatisch als Projektleiter festgelegt m Neue Projekte automatisch in Vorbereitung Bei der Neuanlage von Projekten wird automatisch der Status Projekt in Vorbereitung gesetzt m Bei Abschluss von Projekten und Auftr gen automatisch die Eingabe von Zeiterfassung verhindern Beim Abschluss von Projekten und Auftr gen wird die M glichkeit der Aufgabenerstellung Zeit und Kostenerfassung m glich automatisch entfernt Beispieldaten l schen Mit der Option Beispieldaten l schen unter Funktionen im 41 EINSTELLUNGEN Kopfbereich werden alle Beispieldaten gel scht au er m die Wertelisten m die Gesch ftsbereiche m die Textbausteine und m das E Mail Konto ndern Sie die verbliebenen Daten auf Ihre B roanforderungen ab oder l schen Sie diese bei Bedarf HOAI Daten einlesen nur bei Baustein Aufgaben relevant Die Aufgaben welche die HOAI 2009 und 2013 zur Erf llung der Leistungsphasen vorgibt k nnen ber die Option HOAI Daten einlesen unter Funktionen im Kopfbereich eingelesen werden Diese finden Sie im heruntergeladenen PROJEKT PRO dmg im Unterordner Extras oder auf unserer Internetseite www projektpro com Ereignisse wiederherstellen Falls durch die Synchronisierung mit iCal oder Outlook versehentlich Ereignisse gel scht wurden z B durch L schen eines Outlook Kalenders haben Sie ber die Option Ereignisse wiederherstellen im Kopfbereich unter Funktionen die M
129. ionsnummer Feld nach allen Positionen mit den Nummern 0 bis 4 gesucht a Suche f r einen Bereich also von bis einschlie lich der Grenzwerte Platzhalter Symbole und Platzhaltersymbole k nnen in der Suchabfrage von W rtern verwendet werden um beispielsweise unterschiedliche Schreibweisen zu suchen Sie suchen z B nach einer Adresse wissen aber nur dass der Name mit Bau beginnt Geben Sie Bau ein und es werden Namen wie Baumann Baumert oder Bauer gefunden Textsymbole Mit der Eingabe eines vor dem Suchbegriff wird in einem Textfeld z B das Projektk rzel nur exakt der eingegebene Suchbegriff gesucht l Tragen Sie das Symbol in das gew nschte Feld ein um doppelt vorkommende Werte zu finden z B doppelte Adressen 23 FUNKTIONEN SORTIEREN UND FILTERN In allen Listen stehen intelligente Filter und Sortierm glichkeiten zur Verf gung damit Ihnen nur die Informationen anzeigt werden die Sie momentan ben tigen Damit k nnen Sie die Listen nach Ihren Bed rfnissen selektieren Sortieren Sortiert wird der Spalteninhalt numerisch oder alphanumerisch auf oder absteigend Durch Klick in die Spalten berschrift ffnet sich ein Men um auszuw hlen ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll In der Spalten berschrift wird die Sortierung durch ein Pfeil Symbol angezeigt Die Spalten berschrift nach der die Liste sortiert wurde wird hervorgehoben Filtern Filtern be
130. ken dann OK Ihre Lizenzinformationen erhalten Sie von PROJEKT PRO per E Mail Um Eingabefehler zu vermeiden empfiehlt es sich die Lizenzinformationen per Copy amp Paste hinein zu kopieren 3 Sie werden ggf gebeten die Benutzer anzugeben die eine Named User Lizenz f r das Management und oder das Controlling haben sollen Mitarbeiter die nicht aufgelistet werden haben schon eine Named User Lizenz Falls Sie eine Lizenz eingeben die weniger Benutzer Lizenzen als die aktive Lizenz enth lt werden Sie gebeten die Mitarbeiter abzuw hlen f r welche die Named User Lizenz entfernt werden soll EINSTELLUNGEN EINSTELLUNGEN Um eine neue PROJEKT PRO Lizenz zu bestellen f llen Sie das Kontaktformular auf unserer Internetseite WWW projektpro com aus Lizenz aktivieren Wenn mehrere g ltige Lizenzen eingetragen sind wird standardm ig die j ngere Lizenz aktiviert Um eine andere Lizenz zu aktivieren und somit die aktuelle Lizenz zu deaktivieren klicken Sie in der Lizenzliste bei der gew nschten Lizenz auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Sie Aktivieren Lizenz l schen Um eine Lizenz zu l schen und somit die aktuelle Lizenz zu deaktivieren klicken Sie in der Lizenzliste bei der gew nschten Lizenz auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Sie L schen Die aktive Lizenz kann nicht gel scht werden SYSTEMINFOS Wenn Sie genaue Systeminformationen bzgl des lokalen Rechners und der verwendeten Datenba
131. ktion ber PP Tools anlegen 29 Aktionen mit iCal Outlook synchronisieren 56 Aktionsbezeichnungen einstellen 37 Arbeitsumfeld einer Aktion einstellen 40 Benutzerspezifische Aktions Einstellungen 34 Daily Actions 54 Icons in den Daily Actions 55 Angebote Angebot anlegen bearbeiten drucken 90 Angebotsadressen 92 Angebotsdaten 92 Angebotsdeckblatt 92 Angebotsliste anzeigen drucken 90 Angebotsvolumen zusammenstellen 121 125 Begriffserkl rung 69 Bezugshonorar anlegen 111 Einstellungen f r Angebote 74 Nummernkreis Einstellungen 72 Standard Deckblatt definieren 83 Zeithonorareinstellungen des Angebots 119 Arbeitsumfelder Arbeitsumfeld einer Aktion einstellen 40 Arbeitszeit Arbeitszeit Auswertungen 175 Arbeitszeit Einstellungen 77 Arbeitszeitmodell anlegen 135 Eigene SOLL IST Arbeitszeit aufrufen 142 SOLL IST Arbeitszeit eines Mitarbeiters aufrufen 132 Aufgaben Wartungsaufgaben INDEX 200 Aufgaben Wartungsaufgaben Liste der Wartungsaufgaben 42 Auftr ge Auftrag anlegen bearbeiten drucken 95 Auftr ge Auswertungen 176 Auftragsadressen 98 Auftragsdaten 98 Auftragsdeckblatt 98 Auftragskosten 101 Auftragsliste anzeigen drucken 95 Auftragsvolumen zusammenstellen 121 125 Begriffserkl rung 69 Bezugshonorar anlegen 111 Controlling Ansicht des Auftrags 165 Controlling Auftragsliste 164 Einstellungen f r Auftr ge 74 Innenauftr ge 79 Internes Budget 166 Kosten bersicht 170 Leistungsstand eintragen 168 Nummernkreis Eins
132. ktstunden der Mitarbeiter hin m 0 80 gr n m 80 100 schwarz m 100 120 orange m ber 120 rot Wenn Sie mit der Maus ber die Stundenwerte gehen erscheinen die verplanten und einplanbaren Projektstunden des Mitarbeiters in einer Quickinfo In dieser Quickinfo werden auch die entsprechenden kalkulatorischen Kosten angezeigt Bei Leistungsphase Funktionen ohne Mitarbeiterzuordnung wird zur Berechnung der Kosten der Mittelwert der kalkulatorischen Stundens tze aller Mitarbeiter genommen 192 EINSATZPLANUNG welche diese Funktion haben und dem Profitcenter des Auftrags zugeordnet sind Wenn sich die Mitarbeiter Stundens tze nach der Eingabe der Stunden in der Einsatzplanung ge ndert haben sollten Sie die Stundens tze r ckwirkend aktualisieren Beachten Sie hierzu das Kapitel Stundens tze eingeben kalkulieren Freie Ressourcen Mitarbeiter Kapazit ten Um besser einzusch tzen welche Mitarbeiter weniger ausgelastet sind und in einem Auftrag eingesetzt werden k nnen rufen Sie auf Funktionen im Kopfbereich die Option Mitarbeiter Kapazit t auf Klicken Sie dazu in der Auftrags Einsatzplanung auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Kapazit ten Die monatliche Auslastung der Mitarbeiter im betroffenen Jahr wird angezeigt sortiert nach Profitcenter und Funktion Der Farbcode ist der gleiche wie in der Auftrags Einsatzplanung Mitarbeiterfunktion anzeigen ndern Um einen Mit
133. l SOLL IST Arbeitszeit muss f r jeden Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell angelegt werden Im Arbeitszeitmodell wird anhand von Regeln festgelegt wie viele Stunden und an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeiten soll Um das Arbeitszeitmodell zu ffnen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf Arbeitszeitmodell im Navigationsbereich Der Besch ftigungszeitraum wird oben angezeigt soweit er in den Mitarbeiterdaten gepflegt wurde Um eine Arbeitszeitregel anzulegen 1 Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelzeile 2 Geben Sie an ab und bis wann die Regel gilt Die Regel kann unbefristet sein In diesem Fall werden die SOLL Stunden bis zum Besch ftigungsende bzw dem in den Arbeitszeit Einstellungen festgelegten Enddatum berechnet 3 Geben Sie die Bezeichnung die t gliche Arbeitszeit sowie die Arbeitstage ein 4 Entscheiden Sie ob das Arbeitszeitmodell jetzt oder sp ter berechnet werden soll Setzen Sie dabei ggf den Haken Nicht mehr fragen damit der Dialog bis zum Beenden von PROJEKT PRO nicht mehr erscheint Anstatt eine neue Arbeitszeitregel anzulegen k nnen Sie die Arbeitszeitregel eines anderen Mitarbeiters bernehmen 1 Klicken Sie hierf r auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Regeln bernehmen 2 W hlen Sie den gew nschten Mitarbeiter und die Regel aus 3 ndern Sie die Regel bei Bedarf Um eine Regel zu l sch
134. l erwiesen 2012001 2012002 2012003 Erstellen Sie eine Liste der Angebote und Auftr ge mit den entsprechenden Volumina nach der jeweiligen Honorarordnung oder legen Sie sich Ihre Honorarakte zurecht Legen Sie sich alle f r diese Auftr ge gestellten Rechnungen zurecht Sch tzen Sie den bisherigen Kosteneinsatz f r das Projekt berwiegend werden das die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sein Falls Sie bisher keine exakten Stundenlisten gef hrt haben denken Sie daran auch wenn PROJEKT PRO auf den Cent genau rechnet eine gesch tzte Zahl ist besser als keine Geben Sie die Daten ein m Zum Anlegen der Projekte beachten Sie das Kapitel Projektliste m Erstellen Sie dann Angebote und Auftr ge wie in den Bausteinen Angebote und Auftr ge beschrieben m Tragen Sie die bereits gestellten Rechnungen ein m Geben Sie die Stunden zu den jeweiligen Mitarbeitern als Summe nach Teilleistungen sortiert ein und w hlen als Datum den Tag vor dem Stichtag z B den 31 12 des vergangenen Jahres Beachten Sie hierzu das Kapitel Zeiterfassung oder Zeiteintr ge bei entsprechender Lizenz 89 ANGEBOTE Der erste Schritt zum Planungsauftrag ist die Erstellung eines Angebots Mit dem Baustein Angebote legen Sie Angebote an und berechnen dabei Ihr Honorar siehe Kapitel Honorarberechnung ANGEBOTSLISTE Um die Angebotsliste anzuzeigen bzw zu drucken 1 W hlen Sie den Baustein Angebote 2 Suchen Sie
135. lant werden sollen um die Leistungsphase vollst ndig zu erbringen Der zus tzlicher Bedarf wird wie folgt berechnet Zus tzlicher Bedarf Effizienz 100 Geleistet Budget Eingeplante Kosten Mittlerer B ro Stundensatz PROFITCENTER AUSLASTUNG Profitcenter Auslastung In dieser Ansicht wird die Gesamtauslastung pro Profitcenter Funktion und Monat angezeigt Um die Auswertung f r alle Profitcenter aufzurufen 1 ffnen Sie den Baustein Profitcenter 2 Klicken Sie auf Profitcenter Auslastung unter Funktionen im Kopfbereich 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr aus und klicken auf OK Um die Auswertung f r ein bestimmtes Profitcenter aufzurufen 1 ffnen Sie den Baustein Profitcenter 195 EINSATZPLANUNG W hlen Sie ggf das gew nschte Profitcenter Klicken Sie auf Profitcenter Auslastung unter Funktionen im Kopfbereich W hlen Sie das gew nschte Jahr aus und klicken auf OK Die Auslastung errechnet sich aus der Profitcenter Kapazit t abz glich dem Profitcenter Bedarf Sie wird konkret aus folgenden Werten ermittelt m Profitcenter Kapazit t m Mitarbeiterkapazit t einplanbare Projektstunden m Abzug der vermieteten Mitarbeiter Stunden von Profitcenter Mitarbeitern die in Auftr gen anderer Profitcenter eingeplant sind m Profitcenter Bedarf m in Auftr gen eingeplante Stunden Stunden von Profitcenter Mitarbeitern die in Auftr gen des eigenen Profitcenter einge
136. lau f r Basis Orange f r Management und Gr n f r Controlling Klicken Sie auf das Symbol um einen weiteren Baustein des Bereichs zu ffnen Mit dem Zur ck Pfeil k nnen Sie eine Navigations Ebene zur ck gehen Im Baustein Adressen kommen Sie z B aus dem Ansprechpartner in die Adresse aus der Adresse in die Adressliste g Anhand der Farbe des Bereichs Symbols Im mittleren Teil des Navigationsbereich erkennen Sie wo Sie sich in der Baustein Navigation befinden Die Navigation ist f r Basis Management und Controlling mit einer anderen Farbe hinterlegt Somit wissen Sie immer in welchem Bereich Sie sich befinden Sobald Sie auf einen Listeneintrag klicken machen Sie das 15 INTERFACE Fenster f r diesen Datensatz auf In diesem Fenster k nnen Sie anhand der Pfeile im unteren Teil des Navigationsbereichs zwischen den Datens tzen wechseln m Pfeil links mit Begrenzung erster Datensatz CMD STRG 1 m Pfeil links vorheriger Datensatz CMD STRG m Zahl zeigt die Datensatznummer des aufgerufenen Datensatzes an m Pfeil rechts n chster Datensatz CMD STRG gt m Pfeil rechts mit Begrenzung letzter Datensatz CMD STRG Kopfbereich Im Kopfbereich finden Sie alle Bearbeiten und Suchfunktionen Unter dem Funktionen Symbol stehen Ihnen alle Funktionen zur Verf gung Mit der Funktion Fenster aktualisieren kann insbesondere der Inhalt des aktuellen Fensters neu aufgebaut werd
137. le und w hlen die Option Neues Innenprojekt 3 Geben Sie im Dialog einen Buchstaben oder ein Buchstabenk rzel als Projektnummer ein In das Feld Projektbezeichnung geben Sie den ausgeschriebenen Projektnamen z B Allgemeine B rot tigkeiten ein Best tigen Sie mit OK 4 Erg nzen Sie ggf die Projektdaten Beachten Sie hierzu das Kapitel Projekt Grunddaten des Bausteins Projekte 5 Legen Sie einen Auftrag zu dem Innenprojekt an Klicken Sie anschlie end auf Auftr ge im Navigationsbereich und dann auf Funktionen im Kopfbereich W hlen die Option Neuer Auftrag Legen Sie eine Auftragsnummer und Auftragsbezeichnung fest Pr fen Sie nach Anlegen des Innenauftrags die Profitcenter Zuordnung Tragen Sie bei Bedarf Gruppen f r die Zeiterfassung return getrennt ein Die Gruppen f r Zeiteintr ge k nnen Sie benutzen wenn Sie die Zeiteintr ge welche zu dem Auftrag erfasst werden weiter strukturieren m chten In der Zeiterfassung k nnen dann die einzelnen Zeiteintr ge den Gruppen zugeordnet werden 6 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Leistungsphasen und geben Sie zumindest eine Leistungsphase mit Leistungsphasen Nummer und Bezeichnung ein um auch Stunden f r dieses Innenprojekt erfassen zu k nnen 7 W hlen Sie ggf Bearbeiten unter dem Bearbeitungs 80 STAMMDATEN Zahnrad um das Leistungsphase Datenblatt zu ffnen und die Zeiterfassung Einstellungen zu treffen Die Beschreib
138. licken Sie dazu auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen die Option Duplizieren Korrigieren Sie ggf die Eintr ge Zeiteintrag l schen Zum L schen eines Stundeneintrags klicken Sie auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen die Option L schen Mehrere Zeiteintr ge bearbeiten ber die Bearbeiten Funktion k nnen Sie mehrere Zeiteintr ge auf einmal l schen als abgerechnet markieren oder auf eine andere Teilleistung umbuchen 1 W hlen Sie mit den Suchfunktionen die gew nschten Zeiteintr ge aus bzw grenzen Sie diese ein 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Bearbeiten 3 Markieren Sie die gew nschten Zeiteintr ge Mit Funktionen im Kopfbereich haben Sie die Option Alle markieren Alle demarkieren und Markierung umkehren Klicken Sie auf Markierte bearbeiten im Fu bereich 5 W hlen Sie die ben tigte Funktion aus und folgen Sie den weiteren Anweisungen Bei der Umbuchung von Zeiteintr gen w hlen Sie einfach das gew nschte Projekt den Auftrag und die Teilleistung aus der Drop down Liste aus Dabei werden Ihnen nur die f r Ihr Benutzerk rzel und f r die Zeiterfassung freigegebenen Teilleistungen angezeigt Zeiteintr ge importieren Um Zeiteintr ge zu importierten 1 Klicken Sie auf die Option Zeiteingr ge importieren in den Funktionen im Kopfbereich 2 W hlen Sie die Text oder Excel xIsx Datei aus die eingelesen werden soll Die Datei kann folgende Sp
139. lleistungsliste der aktuellen Auftr ge nach Gesch ftsbereich ausdrucken 178 AUSWERTUNGEN ZEITKOSTEN AUSWERTUNGEN Nach der Erfassung der Auftragsstunden durch die Mitarbeiter stehen Ihnen entsprechende Auswertungs und Ausdrucksm glichkeiten nach Mitarbeitern oder Auftr gen f r bestimmte Zeitr ume zur Verf gung Im Bereich Zeitkosten des Bausteins Auswertungen k nnen Sie folgende Listen ausdrucken Zeithonorar Alle Stundeneintr ge die in der Zeiterfassung als Zeithonorar gekennzeichnet wurden k nnen Sie sich hier anzeigen lassen 1 W hlen Sie die Auswertung Zeithonorar im Baustein Auswertungen Klicken Sie auf Drucken 2 W hlen Sie den gew nschten Druck m Zeithonorar m Zeithonorar mit LPhasen 3 Geben Sie bei Bedarf Projekt und oder Auftragsnummer Falls Sie nur die Projektnummer eingeben werden alle Auftr ge des Projekts gedruckt Mit dem Kreuz Symbol entfernen Sie den aktuellen Eintrag 4 Zeitlicher Bereich Falls Sie die Stundenaufstellung nur f r einen bestimmten Zeitraum ben tigen Woche Monat Quartal Jahr w hlen Sie den entsprechenden Zeitraum aus den Men s 5 Auswahl Sie k nnen alle Zeithonorarstunden oder nur die noch nicht abgerechneten Stunden drucken 6 Sollen die Uhrzeiten mit angedruckt werden dann setzen Sie den Haken Zeithonorar Aufstellung Zeithonorar Aufstellungen k nnen f r ausgew hlte Auftr ge erstellt und an die Auftraggeber automatisch per E Ma
140. lnen Mitarbeiter eingeben z B wenn Sie die Werte von Ihrem Steuerberater STUNDENS TZE 153 oder Unternehmensberater erhalten Ob die Stundens tze eingegeben oder kalkuliert werden wird Profitcenter und jahresspezifisch eingestellt Gehen Sie daf r folgenderma en vor 1 W hlen Sie den Baustein Stundens tze 2 Klicken Sie ggf auf das gew nschte Profitcenter 3 W hlen Sie das gew nschte Jahr im Filter aus bzw klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neues Jahr um ein neues Jahr anzulegen 4 Oben rechts wird angezeigt ob die Stundens tze manuell eingegeben werden k nnen oder berechnet sind Wenn Sie die Option ndern m chten klicken Sie auf ndern Best tigen Sie den darauf folgenden Dialog mit OK Stundens tze manuell eingeben Um einen Stundensatz f r einen Mitarbeiter einzugeben 1 W hlen Sie f r das gew nschte Jahr die entsprechende Option siehe oben 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neuer Stundensatz W hlen Sie den Mitarbeiter aus 3 Tragen Sie die Werte Einzelkosten Selbstkosten und Kalkulatorisch ein Zur Bedeutung dieser Stundens tze beachten Sie das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen 4 Tragen Sie die gesch tzte Anzahl der Projektstunden des Mitarbeiters ein Dieser Wert wird in der Berechnung des mittleren Profitcenter Stundensatzes und hiermit des Auftrags Stundenbudgets im Baustein C
141. lten oder neu nummeriert werden sollen Titelnummer werden nicht bernommen um zu vermeiden dass 2 Titel die gleiche Nummer haben 7 Klicken Sie auf Bearbeiten unter dem Bearbeitungszahnrad um die bernommenen Teilleistungen im Angebot Auftrag zu bearbeiten und ggf prozentuale und pauschale Nebenkosten zu erfassen Teilleistungen ndern bearbeiten Teilleistungen k nnen wenn der Status des Angebots Auftrags Vorbereitet bzw Beauftragt wenn die entsprechende Einstellung getroffen wurde ist in ihrem Volumen ebenso wie in ihrem Typ ge ndert werden D h Sie k nnen Grundleistungen in pauschale Leistungen oder Leistungen nach Aufwand umwandeln und umgekehrt 1 W hlen Sie in der Teilleistungsliste die Option Bearbeiten unter dem Bearbeitungszahnrad der 124 HONORARBERECHNUNG gew nschten Teilleistung um in das Teilleistungs Datenblatt zu gelangen Dort k nnen Sie Ihre nderungen durch Eingabe oder durch die Option Typ ndern in den Funktionen im Kopfbereich vornehmen Best tigen Sie Ihre nderungen mit OK Die Beschreibung der Rubrik Gruppen f r Zeiteintr ge bei Teilleistungen von Auftr gen finden Sie im Baustein Zeiterfassung ZUSAMMENSTELLUNG DER ANGEBOTS AUFTRAGSDATEN Nachdem Sie das Bezugshonorar und ggf die Zeithonorareinstellungen des Angebots bzw Auftrags festgelegt sowie die Teilleistungen erfasst haben k nnen Sie die Honorarberechnung abschlie en 1 2 W
142. lung k nnen Auftr ge auch mit dem Status Beauftragt ge ndert werden Um Bezugshonorare anzuzeigen oder anzulegen 1 Klicken Sie auf den Baustein Auftr ge Angebote und w hlen das gew nschten Angebot Auftrag Anschlie end w hlen Sie Volumen im Navigationsbereich 2 Unter Bezug sehen Sie ob Bezugshonorare schon definiert wurden oder nicht Klicken Sie auf das entsprechende Stift Symbol um die Liste der Bezugshonorare zu ffnen 3 Um ein Bezugshonorar anzulegen klicken Sie auf das graue Plus Symbol in der berschriftszeile Honorarberechnungen f r 100 Bezugshonorar F llen Sie die Honorarberechnung nach der gew nschten Honorarberechnungsart aus siehe entsprechendes Kapitel Klicken Sie auf OK 4 Bereits angelegte Bezugshonorare k nnen auch bearbeitet dupliziert und gel scht werden Benutzen Sie hierf r die Optionen unter dem Bearbeitungs Zahnrad 5 Schlie en Sie die Bezugshonorarliste mit einem Klick auf oK BERECHNUNG NACH HOAI Honorarberechnung nach HOAI 2013 2009 Legen Sie das Bezugshonorar mit der Honorarberechnungsart HOAI 2013 bzw HOAI 2009 an und f llen Sie die Honorarberechnung aus 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an 2 Berechnungsgrundlagen m HOAI Tabelle W hlen Sie aus der Liste den gew nschten Paragraphen der HOAI aus nach dessen Tabelle Sie das Honorar ermitteln wollen m Bezugswert Geben Sie in das entsprechende Feld den geford
143. m Projekt zugeordnet wird Telefon Einstellungen Unter CTI k nnen Sie PROJEKT PRO f r die Einbindung in eine Telefonanlage einstellen m Bei Art der Telefonie w hlen Sie die zur Verf gung stehende Schnittstelle m W hlen Sie Ihre Landesvorwahl und ersetzen Sie dabei 00 durch ein Die 0 in Telefonnummern wird hierbei durch L ndercode ersetzt m Definieren Sie im Feld Telefonie Ersetzen die klassische L ndervorwahl mit 00 L ndercode f r die Telefonie Beim W hlen wird dann die lokale Landesvorwahl z B 0049 durch eine andere Vorwahl z B 0 ersetzt m Geben Sie Ihre Stadtvorwahl an damit bei der Eingabe von lokalen Telefonnummern die Vorwahl automatisch durch PROJEKT PRO eingef gt wird Formatierungsbeispiele Wenn 49 und 089 als Landes bzw Stadtvorwahl eingetragen werden und in den Administrator Einstellungen Management die Option Gruppierung der Telefonnummer in 2er Gruppen aktiv ist werden folgende Telefonnummer wie folgt formatiert 12345 Lokale Nummer gt 49 89 12 345 08031 12345 Nummer mit Stadtvorwahl gt 49 8031 12 345 0043 662 12345 Auslandsnummer gt 43 662 12 345 In den Administrator Einstellungen kann die automatische 50 EINSTELLUNGEN Formatierung bei Bedarf deaktiviert werden E Mail ndern Sie bei Bedarf die Zeitzone und w hlen ob eine Sommerzeit automatisch ber cksichtigt werden soll Diese Angaben sind f r die korrekte Auswer
144. m Vorbereitet Angeboten nur Angebot Beauftragt Abgeschlossen Innenauftrag nur Auftr ge siehe Kapitel Innenprojekte Nur solange Angebote den Status Vorbereitet haben k nnen diese ver ndert werden Ob Auftr ge mit dem Status Beauftragt ge ndert werden d rfen legen Sie in den Auftrags Einstellungen fest Teilleistungen Teilleistungen definieren den Umfang des Auftrags Teilleistungen sind m Leistungsphasen m Grundleistungen m Weitere prozentuale Leistungen m Positionen m Pauschale Leistung m Mengenbezogene Position BEGRIFFSERKL RUNG 69 BEGRIFFSERKL RUNG m Leistung nach Aufwand m Stamm im Produktkatalog hinterlegte m Stammprodukt Pauschalleistung m Prozentuale Leistung m Leistung nach Aufwand m Titel Jeder Auftrag ben tigt mindestens eine Teilleistung Profitcenter Das Profitcenter ist die wirtschaftliche Organisationseinheit des Controllings Mit Profitcentern kann man verschiedene Standorte oder Abteilungen eines Planungsb ros darstellen Profitcenter kann man getrennt voneinander auswerten Mitarbeiter Mitarbeiter sind alle PROJEKT PRO Benutzer die als Mitarbeiter im Controlling in den Benutzer Einstellungen angegeben wurden Auch ausgeschiedene Mitarbeiter im Controlling die keine aktuelle Named User Lizenz f r das Controlling haben und die Controlling Bausteine somit nicht sehen werden weiterhin im Controlling z B in der Stundensatzkalkulation ber cksichtigt Mitarbeite
145. me ber cksichtigt Urlaub und Krankheit Der Resturlaub Vorjahr wird beim Jahresabschluss des Vorjahres berechnet siehe Kapitel Mitarbeiter Liste Diesen Wert k nnen Sie manuell ndern Den Urlaubsanspruch k nnen Sie manuell eintragen oder durch Klick auf den Pfeil aus den Mitarbeiterdaten bernehmen In den Feldern Genommener Urlaub und Geplanter Urlaub finden Sie die Anzahl der bisher genommenen bzw geplanten Urlaubstage des ausgew hlten Jahres Diese Werte werden auf Grundlage der eingetragenen Urlaubstage ermittelt siehe Baustein Urlaub und Krankheit Der Resturlaub ist der dem Mitarbeiter noch zustehende Urlaub des Jahres Dieser Wert errechnet sich aus dem Resturlaub Vorjahr und dem Urlaubsanspruch mit Abzug der genommenen und geplanten Urlaubstage Unter Krankheitstage und Geplante Krankheitstage werden die eingetragenen Krankheitstage summiert siehe Baustein Urlaub und Krankheit SOLL IST Arbeitszeit drucken Um die SOLL IST Arbeitszeit zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen SOLL IST Arbeitszeit Im Baustein Auswertungen k nnen Sie die bersicht SOLL IST Arbeitszeit bzw die Liste des berstunden Urlaubs und Krankheitsstands aller Profitcenter Mitarbeiter drucken 134 MITARBEITER ARBEITSZEITMODELL Mitarbeiter Arbeitszeitmodell anlegen Zur Berechnung der monatlichen Arbeitstage der SOLL Arbeitszeit und angefallener berstunden siehe Kapite
146. men bzw Nicht bernehmen ob die berechnete Summe in die Anrechenbaren Kosten der 100 Bezugshonorar Berechnung bernommen werden soll 114 HONORARBERECHNUNG FREIE EINGABE Falls Ihre Berechnungsgrundlagen au erhalb der Tabellenwerte der HOAI liegen m ssen Sie das Honorar frei vereinbaren Legen Sie hierf r das Bezugshonorar mit der Honorarberechnungsart Freie Eingabe und f llen Sie die Honorarberechnung aus 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung ein 2 Tragen Sie die anrechenbaren Kosten ein W hlen Sie den Honorarsatz aus bzw tragen Sie diesen manuell ein 3 Erfassen Sie die Tabellenwerte einer zu benutzenden Tabelle z B RifT F llen Sie dazu die Felder Anrechenbare Kosten Von Satz und Bis Satz aus damit PROJEKT PRO den gew nschten Wert ermitteln kann Beschreiben Sie ggf die Berechnung 5 Tragen Zu und Abschl ge ein Dazu steht ein Bezeichnungsfeld und die Festlegung des prozentualen Zuschlages zur Verf gung Alternativ zur freien Eingabe mit Hilfe von Tabellenwerten kann das 100 Bezugshonorar im Feld freie Honorareingabe direkt festgelegt werden 1 Tragen Sie dazu das Honorar in das Feld freie Honorareingabe ein 2 Zu und Abschl ge k nnen auch bei der freien Honorareingabe eingetragen werden Dazu steht ein Bezeichnungsfeld und die Festlegung des prozentualen Zuschlages zur Verf gung BERECHNUNG NACH SIA 102 103 105 108 Voraussetzung f r d
147. migen 148 Sprache einstellen 34 Stammtexte f r Angebote Auftr ge Rechnungen 83 Standorte Standort anlegen 49 Standort Einstellungen treffen 49 Stundenbudget SOLL IST Ansichten 169 Stundenbudget des Auftrags anzeigen 166 Stundens tze 153 Auftrags Stundens tze 170 Grunds tzliches zu den Stundens tzen 152 Mitarbeiter Stundens tze anzeigen 153 Mitarbeiter Stundensatzkalkulation anlegen duplizieren 156 Mittlerer B rostundensatz des B ros 153 186 Profitcenter Kalkulation 161 Profitcenter bergreifende Stundensatzkalkulation 75 Stundens tze manuell eingeben 153 Verwendung der Stundens tze in Zeiteintr gen 153 Suche Detaillierte Suche 21 Schnellsuche 21 Standard Suchen 21 Support PROJEKT PRO Suppeort 11 Support Anfrage ber PROJEKT PRO stellen 29 Symbole PROJEKT PRO Standard Symbole 17 Symbole in den Daily Actions 55 Synchronisation mit mobilem Ger t Mobilen Stand erstellen 64 Stand auf mobilem Ger t kopieren 65 209 Systembetreuer Rechte 45 Systeminfos anzeigen und drucken 53 T Tastaturk rzel 21 Teilleistungen Begriffserkl rung 69 Teilleistungen anlegen 121 Teilleistungsdatenblatt 165 Teilleistungsliste drucken 176 Telefonie Telefonie Einstellungen des Standorts 49 Telekom Automatische Fomatierung von Telefonnummern einstellen 49 Textbausteine 29 39 Textformat Textlineal 29 Titel anlegen 121 To do amp Info Block 25 to GO Mobilen Stand erstellen 64 Stand auf mobilem Ger t kopieren 65 Vorauss
148. mit Hilfe der Suchfunktionen die gew nschten Angebote heraus Lassen Sie sich dazu beispielsweise alle offenen Angebote Angebote mit Status Vorbereitet oder Angeboten anzeigen oder benutzen Sie die detaillierte Suche um das gew nschte Suchergebnis zu erzielen Verwenden Sie ggf die Bearbeiten Funktion um die Angebote zu markieren die Sie anzeigen m chten 3 Klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen Angebotsliste ANGEBOT ANLEGEN BEARBEITEN Neues Angebot anlegen 1 W hlen Sie den Baustein Angebote Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neues Angebot 2 W hlen Sie das gew nschte Projekt und best tigen Sie mit OK 3 Im folgenden Dialog werden die B row hrung und das Standard Profitcenter vorgeschlagen Best tigen Sie die Angaben oder ndern Sie diese die nderung der 90 ANGEBOTE W hrung ist nur mit der Lizenz f r PRO international m glich 4 Geben Sie dann die Angebotsbezeichnung und ggf je nach Nummernkreis Voreinstellung die Angebotsnummer ein 5 Legen Sie im folgenden Dialog die gew nschte Honorarberechnungsart fest 6 Das Angebot wird angelegt Es hat den Status Vorbereitet Im Angebotsblatt finden Sie die Eckdaten des Angebots und den To do amp Info Block Erg nzen Sie die Angebotsdaten und f hren Sie die Honorarberechnung im Volumen durch Angebot duplizieren Zum Duplizieren rufen Sie das gew nschte Angebot auf Klicken
149. mme der berstunden f r den aktuellen Monat m berstunden Jahr Summe der berstunden f r das aktuelle Jahr m Resturlaub zum heutigen Tag Zur Bedeutung der berstundentoleranz beachten Sie das Kapitel Mitarbeiterdaten Urlaubs und Krankheitserfassung Um die Urlaubs und Krankheitserfassung aufzurufen klicken Sie auf den entsprechenden Schriftzug unten Dieser ist nur vorhanden wenn in den Arbeitszeit Einstellungen festgelegt wurde dass Urlaub und Krankheit durch die Mitarbeiter erfasst werden Um einen neuen Eintrag anzulegen 1 Klicken Sie auf das Plus Symbol rechts 2 Tragen Sie den Zeitraum Datum von Datum bis und ggf eine Bezeichnung ein W hlen Sie den Typ Urlaub oder Krankheit aus 3 Klicken Sie auf OK Der Eintrag wird angelegt Je nach Arbeitszeit Einstellungen wird er gleich als Genehmigt markiert oder nicht Die Dauer des Zeiteintrags ist erst mal leer Sie wird sp ter in PROJEKT PRO in der Regel ber die n chtlichen Wartungsscripts berechnet Klicken Sie auf den Schriftzug Zeiterfassung um die Zeiterfassung wieder aufzurufen 199 INDEX A Abmelden 13 Administrator Administrator Aufgaben 42 Administrator Funktionen 41 Administrator Handbuch 10 Adminstrator Rechte 45 Adressen Adress Selektion Standard Werte einstellen 37 Standard Werte f r Anrede Titel Beruf einstellen 37 Aktionen Aktion im To do amp Info Block anlegen 25 Aktion pr fen delegieren freigeben 25 A
150. n Projekt Auftrag und Teilleistung k nnen Sie ausw hlen Wurde der Auftraggeber in den Projektinformationen hinterlegt dann wird dieser angezeigt Ordnen Sie wenn gew nscht den Zeiteintrag einer Gruppe zu Beachten Sie hierzu die Hinweise des Kapitels Zeiterfassung Beschreiben Sie bei Bedarf die T tigkeit genauer Markieren Sie Zeithonorar falls die Arbeitszeit nach Zeithonorar abgerechnet werden soll Falls die Teilleistung nach Aufwand in der Honorarberechnung erstellt wurde ist Zeithonorar automatisch markiert und die Kategorie des Mitarbeiters wird angezeigt ndern Sie diese bei Bedarf Die Markierung Reise k nnen Sie benutzen um die Arbeitszeit von der Reisezeit zu separieren F r Reisezeiten k nnen abweichende Arbeitszeiten vom Arbeitgeber anerkannt werden Diese werden in den Zeiterfassungs Einstellungen festgelegt Auswertungen Unterhalb der Projektzeiterfassung werden Ihnen mehrere Auswertungen angezeigt Klicken Sie zuerst auf Aktualisieren um die Werte neu berechnen zu lassen Tagesauswertung m Arbeitszeit Arbeitszeit laut Eintrag in der PROJEKT PRO Zeiterfassung m Projektzeit Summe der Dauer der einzelnen Zeiteintr ge des Tages m Differenz Differenz zwischen Projektzeit und Arbeitszeit m Tagessoll SOLL Arbeitszeit laut Arbeitszeitmodell 198 WEBZEITERFASSUNG m berstunden Differenz zwischen Projektzeit und Tagessoll m Mitarbeiterauswertung m berstunden Monat Su
151. n Controlling Auftr ge Klicken Sie auf Rest dann wird der restliche Teil der Leistung eingetragen In der kumulativen Abrechnung bewirkt dies den Eintrag des beauftragten Werts Klicken Sie auf OK Die zum Auftrag erfassten abzurechnenden Nebenkosten werden ggf angezeigt Auch bereits abgerechnete Nebenkosten sind aufgef hrt Bei noch nicht abgerechneten Nebenkosten k nnen Sie entscheiden ob diese in dieser Rechnung abgerechnet werden sollen Klicken Sie OK um die Rechnungspositionen anzulegen Dies kann einen Augenblick in Anspruch nehmen In den Rechnungspositionen k nnen Sie dann die bereits eingegebenen Prozente bzw Betr ge ndern ber das Bearbeitungs Zahnrad k nnen Sie auch die gew nschte Position weiter bearbeiten oder l schen Die Teilleistungen nach Aufwand k nnen ebenso abgerechnet werden Es werden Ihnen die einzelnen Zeiteintr ge mit der Stundenanzahl und dem Stundensatz angezeigt Der Stundensatz wird aus der Zeithonorarsch tzung des Auftrags bzw f r jahresspezifische Stundens tze aus den Auftragseinstellungen bernommen Neue noch nicht abgerechnete Zeiteintr ge werden mit einem blauen Punkt gekennzeichnet Wenn Sie alle neuen Zeithonorarstunden nicht jetzt sondern in einer sp teren Rechnung abrechnen m chten k nnen Sie Alle auf einmal l schen Klicken Sie hierf r unter Funktionen auf Alle neuen ZH Stunden l schen Um die Beschreibung der Zeithonorarstunden zu bera
152. n z K usw TEXTBAUSTEINE Textbausteine sind h ufig ben tigte Texte die man Baustein bergreifend in PROJEKT PRO per Drag and Drop verwenden kann Um einen neuen Textbaustein anzulegen 1 Im Launchpad w hlen Sie den Baustein Einstellungen und anschlie end Textbausteine im Navigationsbereich 2 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Neue Vorlage und vergeben Sie eine Nummer sowie eine Kurz Bezeichnung f r den Textbaustein Ordnen Sie diesen einer Kategorie zu oder legen Sie eine neue Kategorie an 3 Erfassen Sie nun Ihren Text Die Liste der Textbausteine kann nach der Kategorie gefiltert werden Um einen Textbaustein zu verwenden 1 Rufen Sie ber PP Tools in der Men leiste die Textbausteine Es ffnet sich das Fenster Textbausteine Zur besseren bersicht k nnen Sie die Textbausteine nach Kategorien filtern Um den gesamten Inhalt des Textbausteines anzuzeigen zeigen Sie mit dem Mauszeiger l nger als eine Sekunde auf den betreffenden Textbaustein 2 Nutzen Sie Drag and Drop um den gew nschten Textbaustein an eine beliebige Stelle Ihres Dokuments zu ziehen 39 EINSTELLUNGEN ARBEITSUMFELD Die Arbeitsumfelder sind Begriffe die der Sortierung und Strukturierung der zu erledigenden Aktionen dienen Jeder Benutzer kann bei der Anlage oder Zuordnung einer Aktion eigene Umfelder anlegen Die Arbeitsumfelder welche in den Grundeinstellungen angelegt werden stehen allen PR
153. n Index alle eingegebenen W rter in alphabetischer Reihenfolge des entsprechenden Feldes zu Durch Entfernen der Marke Eintr ge trennen werden nicht die einzelnen W rter sondern die gesamten Eintr ge angezeigt nicht berall FUNKTIONEN 22 FUNKTIONEN verf gbar UND Suche Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen deren Projektnummer gr er als 100 ist UND die bereits Abgeschlossen sind klicken Sie in das Feld Projektnummer w hlen aus dem Men Symbole das gt Zeichen und geben 100 ein und klicken auf Projekt abgeschlossen Nachdem Sie mit OK den Suchvorgang gestartet haben werden Ihnen die entsprechenden Projekte angezeigt ODER Suche Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen deren Projektnummern gr er als 100 sind ODER die abgeschlossen sind klicken Sie in das Feld Projektnummer w hlen aus dem Men Symbole das gt Zeichen und geben 100 ein Klicken Sie auf OK Rufen Sie die detaillierte Suche erneut auf w hlen dort Projekt abgeschlossen und klicken Sie auf Erweitern Ohne Mit dem Ankreuzen von Ohne werden die Datens tze z B Positionen der entsprechenden Suchabfrage ausgeschlossen Weitere Suchsymbole Die Suchsymbole finden Sie unter Symbole in der jeweiligen Suchabfrage lt lt gt gt Suche nach kleineren kleineren und gleichen gr eren oder gr eren und gleichen Werten Beispielsweise wird bei Eingabe von lt 4 in das Posit
154. nagement nicht haben k nnen Sie die Felder manuell ausf llen Deckblatt Um das Angebotsdeckblatt zu berarbeiten klicken Sie auf Deckblatt im Navigationsbereich Beim Anlegen des Angebots werden Betreff und Vortext aus den Stammdaten bernommen Diese Texte k nnen Sie nun bearbeiten Zur Benutzung der Variablen beachten Sie das Kapitel Variablen Die Texte werden auf dem Deckblatt des Angebots angedruckt und dienen so als Anschreiben Volumen Um das Angebotsvolumen zu ffnen klicken Sie auf Volumen im Navigationsbereich Zur Durchf hrung der Honorarberechnung beachten Sie das Kapitel Honorarberechnung 94 AUFTR GE Als Auftr ge sind die Planungsauftr ge des B ros zu verstehen Im Baustein Auftr ge k nnen Sie m Auftr ge neu anlegen oder aus vorhandenen Angeboten erzeugen m die Auftragskosten pr fen und eintragen m die Abrechnung abwickeln AUFTRAGSLISTE Auftragsliste anzeigen drucken 1 W hlen Sie den Baustein Auftr ge 2 Suchen Sie mit Hilfe der Suchfunktionen die gew nschten Auftr ge aus Verwenden Sie ggf die Bearbeiten Funktion um die Auftr ge zu markieren die Sie anzeigen m chten 3 Um die Auftragsliste zu drucken klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen Auftragsliste Offene Aktionen der Auftr ge In der Auftragsliste erkennen Sie Auftr ge mit offenen Aktionen am entsprechenden Symbol in der rechten Spalte Die Liste aller offenen Aktionen der
155. nagement und AVA Bausteine Im Bereich Controlling k nnen Sie nur Ihre Arbeitsstunden erfassen und pr fen m Projektleiter k nnen zus tzlich zu den Mitarbeiter Funktionen Projekte anlegen und f r die Projekte die Honorarberechnung durchf hren das Projekt berwachen und abrechnen m B roinhaber k nnen zus tzlich zu den Projektleiter Funktionen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen und die Stundens tze kalkulieren m Administratoren sollen die Datenbank pflegen oder weitergehende Einstellungen durchf hren Administratoren sollten mit PROJEKT PRO sehr vertraut sein und ggf auf Datensicherungen zur ckgreifen k nnen Sie haben Zugang zu allen Funktionen in PROJEKT PRO m Systembetreuer k nnen auf Funktionen zur Systempflege und Einrichtung zugreifen Im Gegensatz zu Administrator Rechten haben sie dabei keinen Einblick in Mitarbeiter B ro und Projektdaten z B Stundensatzkalkulation m Aktivieren oder deaktivieren Sie den PROJEKT PRO Account Nur wenn der Account aktiv ist kann sich der Benutzer bei PROJEKT PRO anmelden m Standardbenutzer wird automatisch angemeldet Dieser Benutzer wird beim Start von PROJEKT PRO ohne Abfrage angemeldet Diese Einstellung kann nur f r einen Benutzer getroffen werden m Mobile Nutzung to GO und Sync Der Benutzer darf die Server Daten auf sein mobiles Ger t kopieren sowie Protokoll und Bautagebuchdaten zur ck synchronisieren siehe Kapitel Synchronisation B
156. ndern auch Beauftragt bearbeitet werden Deckblatt nicht drucken Wenn diese Option aktiv ist werden Angebote Auftragsbest tigungen und Rechnungen ohne Deckblatt gedruckt Abrechnung kumulativ Markieren Sie ob die Rechnungsstellung standardm ig kumulativ oder als Einzelrechnungen erfolgen soll Diese Einstellung k nnen Sie bei Bedarf f r die einzelnen Auftr ge ndern In der kumulativen Abrechnung entscheiden Sie au erdem ob die Rechnungs oder Zahlungsbetr ge abgezogen werden Diese Einstellung k nnen Sie bei Bedarf auch f r die einzelnen Auftr ge ndern m Wenn Sie den Haken Abzug der bisherigen Abschlagsrechnungsbetr ge setzen werden in Folge Abschlagsrechnungen die Betr ge der bisherigen Rechnungen vom Brutto Betrag abgezogen Nicht vollst ndig bezahlte Rechnungen bleiben offen Status Gestellt oder Teilbezahlt Zahlungen werden bei den jeweiligen offenen Rechnungen eingetragen m Wenn Sie den Haken nicht setzen werden in Folge Abschlagsrechnungen die Zahlungsbetr ge der 74 EINSTELLUNGEN CONTROLLING bisherigen Rechnungen vom Brutto Betrag abgezogen In diesem Fall werden bisherige Abschlagsrechnungen abgeschlossen auch wenn sie nicht vollst ndig bezahlt wurden Neue Zahlungen k nnen nur bei der aktuellen Abschlags oder Schlussrechnung eingegeben werden m Innergemeinschaftliche Lieferung Tragen Sie den Standard Text ein der in Angeboten und Auftragsbest tigungen mit der
157. ne Notiz die angezeigt werden soll Feld weshalb Ob die Kriterien erf llt sind wird beim Start von PROJEKT PRO am n chsten Tag Singleuser bzw per n chtliches Serverscript Multiuser abgepr ft INTERNES BUDGET Im internen Budget kann abweichend von der Honorarermittlung das zur Verf gung stehende Volumen f r die interne Kostenverfolgung umverteilt werden Beispielsweise k nnte es sein dass Sie die Leistungsphasen 3 und 4 mit einem niedrigeren Wert ansetzen wollen um sozusagen Honorar aufzusparen f r die oft arbeits und kostenintensiveren Leistungsphasen 5 8 Diese nderungen haben keinen Einfluss auf die Honorarberechnungen und Rechnungsstellung sondern nur auf das interne Controlling Um das interne Budget zu bearbeiten 1 ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge Klicken Sie auf den gew nschten Auftrag und w hlen Internes Budget im Navigationsbereich 2 Es werden Ihnen in den Spalten V H bzw Pauschal die Werte aus der Honorarberechnung angezeigt Sie k nnen in beide Spalten Ihre nderungen eingeben Ge nderte Werte werden unterstrichen angezeigt 3 Falls ein Nachlass gew hrt wurde sollten Sie diesen auch verteilen Der Betrag der ber cksichtigt werden soll wird oben links angezeigt Bei der Berechnung dieses Wertes wird der Nachlassanteil abgezogen der sich auf die Nebenkosten bezieht Solange der Betrag rot angezeigt wird bedeutet es dass der Nachlass nicht vollst ndig verteil
158. ng den Status Abgeschlossen Teilbezahlt oder berbezahlt Alternativ k nnen neue Zahlungen im Baustein Rechnungen oder Zahlungen eingetragen werden 110 HONORARBERECHNUNG Die Honorarberechnung ist f r Angebote und Auftr ge gleich und findet im ausgew hlten Angebot Auftrag unter Volumen statt Das berechnete Honorar stellt bei Auftr gen die Grundlage f r das weitere Controlling dar Es k nnen Honorarberechnungen nach m HOAI 2013 2009 und 2002 m HOA 2002 m SIA 102 2003 SIA 103 2003 SIA 105 2007 SIA 108 2003 SIA 102 2001 m Luxemburgischer Honorarordnung m Bausumme m freier Eingabe erstellt werden Die Honorarberechnung gliedert sich in 4 Schritte 1 Ermittlung der 100 Bezugshonorare 2 Definition der Zeithonorar Einstellungen 3 Festlegen der Teilleistungen und optional Titel 4 Zusammenstellung der Angebots Auftragsdaten ERMITTLUNG DER 100 BEZUGSHONORARE BEZUGSHONORAR ANLEGEN In PROJEKT PRO k nnen je Angebot Auftrag mehrere 100 Bezugshonorare angelegt werden Damit kann beispielsweise nach der HOAI 2013 den Leistungsphasen 1 bis 4 eine auf der Kostenberechnung basierende den Leistungsphasen 5 bis 9 eine auf der Kostenfeststellung basierende Honorarberechnung zu Grunde gelegt werden 111 HONORARBERECHNUNG Zum Anlegen oder Bearbeiten von Bezugshonoraren beachten Sie dass der Angebots bzw Auftragsstatus Vorbereitet sein muss bei entsprechender Einstel
159. ngen zu definieren und diese dann ohne Aufwand in Angebot und Auftrag bernehmen zu k nnen Zur Verf gung stehen die Produkttypen m Stammprodukt Pauschalleistung m prozentuale Leistungen m Leistung nach Aufwand m Titel 81 STAMMDATEN Produkt anlegen 1 AYN W hlen Sie in den Baustein Stammdaten und dann Produktkatalog im Navigationsbereich Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelzeile W hlen Sie den Produkttyp Tragen Sie die Bezeichnung des Produkts bzw der Leistung ein Bei einer Lizenz PRO international k nnen Sie Bezeichnung in mehreren Sprachen pflegen W hlen Sie hierf r die Sprache in der Auswahlliste oben rechts aus Ordnen Sie wenn gew nscht das Produkt bzw die Leistung einer Gruppe zu Beim Zuordnen der Stammprodukte zu Angeboten Auftr gen kann zur Selektion die Gruppe ausgew hlt werden Die Titel und Positionsnummern sortieren die Produkte Leistungen ndern Sie ggf die erzeugte Nummer Bei Stammprodukten Pauschalleistungen tragen Sie die Menge die Einheit und den Preis ein Bei prozentualen Leistungen geben Sie den prozentualen Honorarsatz unter Menge ein Bei Leistungen nach Aufwand klicken Sie auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen Bearbeiten um die Zeithonorarsch tzung auszuf llen Siehe hierzu das Kapitel Teilleistungen Honorarberechnung Produkt Datenblatt Mit Klick auf die Option Bearbeiten unter dem Bearbeitungs Zahnrad ffnen Sie das Produkt Dat
160. ngsart HOAI 2002 an und f llen Sie die Honorarberechnung aus Orientieren Sie sich dabei an der Beschreibung f r die HOAI 2009 Der Berechnungsweg ist nahezu identisch Ermittlung der anrechenbaren Kosten PROJEKT PRO bietet Ihnen die M glichkeit die anrechenbaren Kosten zu ermitteln Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der 100 Bezugshonorarberechnung auf das Stift Symbol hinter dem Eingabefeld f r die anrechenbaren Kosten Um die Kostengruppen zu bernehmen klicken Sie unter Funktionen auf Kostengruppen bernehmen Markieren Sie die gew nschten Kostengruppen Klappen Sie dabei ggf die Kostengruppen mit einem Klick auf die Pfeile auf Best tigen Sie mit OK Die Kostengruppen werden mit der Anrechenbarkeit nach HOAI bernommen Die Ermittlung der anrechenbaren Kosten k nnen Sie auch ohne Kostengruppen zusammenstellen Sie k nnen eigene Berechnungsans tze mit Klick auf das Plus Symbol bzw ber die Funktion Neue Kosten anlegen und deren Anrechenbarkeit und Faktor festlegen Tragen Sie nun die Kosten f r die einzelnen Kostengruppen ein Die eingetragenen Kosten werden aufgrund der Anrechenbarkeit ermittelt Die Anrechenbarkeit kann auch manuell ver ndert werden In der Summierung werden die m anrechenbaren Kosten voll m anrechenbaren Kosten Technik voll m anrechenbaren Kosten Technik halb angezeigt und daraus die Berechnete Summe ermittelt Entscheiden Sie mit Klick auf berneh
161. ngsw hrung wird angezeigt Beim Anlegen der Rechnung wird der Umrechnungsfaktor zur B row hrung aus den Controlling Einstellungen bernommen Den Wert k nnen Sie bei Bedarf ndern m Innergemeinschaftliche Lieferung 107 AUFTR GE Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Auftraggebers wird beim Anlegen der Rechnung automatisch aus dem Auftrag bernommen und kann ge ndert werden Wenn diese ausgef llt ist kann Innergemeinschaftliche Lieferung markiert werden Es wird dann keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und der Hinweistext wird am Ende des Rechnung gedruckt m Bearbeitung Tragen Sie den Bearbeiter der Rechnung bzw die Vertriebsperson im entsprechenden Feld ein Der Leistungszeitraum Beginn und Ende kann erfasst werden Diese Angaben k nnen mittels Variablen in das Rechnungsdeckblatt bernommen werden m Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Auftrag bernommen und k nnen bearbeitet werden m Zahlungsweise Werden Rechnungsbetr ge per Lastschrift eingezogen k nnen die Kontoinformationen im Bereich Zahlungsweise hinterlegt werden m Mahnfristen und Verzugszinsen Hier k nnen Sie die Mahnfristen und Verzugszinsen eingeben Rechnungen f r die eine Mahnung ansteht werden in der Mahnliste des Bausteins Rechnungen angezeigt Adressen Um die Rechnungsadressen Auftraggeber Adresse Rechnungsanschrift Lieferanschrift anzuzeigen klicken Sie auf Adressen im Navigationsbereic
162. nk PROJEKT PRO ben tigen k nnen Sie diese wie folgt anzeigen bzw drucken 1 W hlen Sie im Launchpad den Baustein Einstellungen und anschlie end Systeminfos im Navigationsbereich 2 Klicken im Kopfbereich unter Funktionen auf die Option Systeminfos drucken 3 W hlen Sie ob die Standard oder erweiterten Systeminfos ausgedruckt werden sollen Die erweiterten Systeminfos enthalten umfangreichere Informationen zu den einzelnen Dateien 4 Klicken Sie auf Fortsetzen oben rechts um die Systeminfos zu drucken oder zu schlie en Halten Sie diese Informationen insbesondere bei der Kommunikation mit dem Support von PROJEKT PRO bereit 53 DAILY ACTIONS Die Daily Actions zeigen alle zu erledigenden Aktionen des angemeldeten Benutzers an DAILY ACTIONS LISTE Die Daily Actions werden ber den Baustein Daily Actions Basis aufgerufen Sie zeigen alle zu erledigenden Aktionen des angemeldeten Benutzers an Die Einstellungen k nnen Sie bers Launchpad im Baustein Einstellungen ausw hlen Alle neuen ungelesenen Aktionen werden fett angezeigt wenn dies in den Benutzereinstellungen ausgew hlt wurde Kompakte Erweiterte Darstellung Die Daily Actions k nnen als kleines Fenster dargestellt werden welches Ihnen Priorit t Datum Typ Bezeichnung und Umfeld anzeigt Ben tigen Sie weitere Informationen zu den Aktionen dann klicken Sie auf die Layout Auswahl im Kopfbereich und w hlen Erweitert In d
163. nkheitseintr ge die in der Zukunft liegen automatisch Ereignisse im Baustein Kalender angelegt F r die Erfassung von Urlaub und Krankheit stehen Ihnen die folgenden 3 M glichkeiten zur Verf gung m Erfassung von Urlaub und Krankheit durch den B roinhaber oder m Erfassung von Urlaub und Krankheit durch die Mitarbeiter mit Genehmigung des B roinhabers oder m Erfassung von Urlaub und Krankheit durch die Mitarbeiter ohne Genehmigung des B roinhabers Mehr Informationen zur Genehmigung von Urlaubs und Krankheitseintr gen finden Sie im Baustein Urlaub und Krankheit Arbeitszeitmodell Geben Sie unter Enddatum f r unbefristete Regeln an bis zu welchem Datum die Mitarbeiter SOLL Zeiten bei unbefristeten Arbeitszeitmodell Regeln berechnet werden sollen Beachten Sie hierzu das Kapitel Arbeitszeitmodell EINSTELLUNGEN CONTROLLING ZEITERFASSUNG Um die allgemeinen Zeiterfassung Einstellungen zu ffnen w hlen Sie den Baustein Einstellungen Controlling und klicken dann auf Zeiterfassung im Navigationsbereich Die Projektspezifischen Zeiterfassung Einstellungen treffen Sie in den einzelne Auftr gen siehe Kapitel Auftragsdaten im Baustein Auftr ge Erfassungsgenauigkeit In der Erfassungsgenauigkeit legen Sie fest wie genau die erfassten von und bis Zeiten festgehalten werden sollen W hlen Sie die Anzahl der Minuten aus Wurde in der Erfassungsgenauigkeit kein Wert ausgew hlt wird die Zeit mi
164. nkte die ihr ihm zugeordnet sind Prozentuale Leistungen anlegen 1 Klicken Sie auf die Option Neue Leistungsphase in den Funktionen im Kopfbereich Geben Sie ggf den Titel an und w hlen Sie den Typ Weitere prozentuale Leistung ndern Sie ggf im Leistungsphase Datenblatt die vorgeschlagene Teilleistungs Nummer Tragen Sie eine Bezeichnung und ggf eine Beschreibung ein Im Bereich Honorar w hlen Sie die Honorarberechnung und tragen den Prozentsatz ein Auch ein Rabatt kann an dieser Stelle eingetragen werden Das Volumen der Leistungsphase wird berechnet Erfassen Sie die prozentualen und pauschalen Nebenkosten f r die Teilleistung Positionen anlegen Um Positionen pauschale Leistungen mengenbezogene Leistungen Leistungen nach Aufwand anzulegen 1 Klicken Sie auf die Option Neue Position in den Funktionen im Kopfbereich W hlen Sie den gew nschten Positionstyp aus Es ffnet sich das Teilleistungs Datenblatt Die n chste Teilleistungs Nummer wird vorgeschlagen ndern Sie diese ggf ab Tragen Sie eine Bezeichnung und ggf eine Beschreibung ein m Bei Pauschalen Leistungen erfassen Sie den Preis und ggf einen Rabatt m Bei Mengenbezogenen Leistungen f llen Sie die Menge Einheit Einzelpreis und ggf Rabatt aus m Bei Leistungen nach Aufwand f llen Sie die Zeithonorarsch tzung und ggf den Rabatt aus Klicken Sie dabei auf das graue Plus Symbol um eine neue Stundenkalkulati
165. nsprechpartner zu finden und einer Kommunikation zuzuordnen ffentlicher Vertraulicher Datensatz d Kalender In PROJEKT PRO k nnen verschiedene Datens tze wie Adressen und Korrespondenzen durch einen Klick auf das Schloss Symbol am rechten Bildrand gesperrt werden um eine Anzeige f r andere Mitarbeiter zu verhindern Diese Datens tze verschwinden aus den jeweiligen Adress und Korrespondenzlisten der anderen Benutzer und tauchen nur noch in den Listen des Benutzers auf der Sie gesperrt hat oder in den Listen der Benutzer mit bergeordneten Zugriffsberechtigungen B roinhaber oder Administrator Das Entsperren kann auch nur durch jenen Mitarbeiter vorgenommen werden der die Adresse oder Korrespondenz gesperrt hat oder durch den B roinhaber oder Administrator Damit k nnen interne Adressen und Korrespondenzen vor dem Zugriff Unberechtigter gesperrt werden Klicken Sie auf das Kalender Symbol am rechten Rand von Datumsfeldern Es ffnet sich ein Pop up Kalender um bequem ein Datum einzugeben Klicken Sie auf Heute um das aktuelle Datum einzutragen Mit den Pfeilen k nnen Sie andere Monate oder Jahre ausw hlen Klicken Sie dann auf den gew nschten Tag in der Monatsansicht und das Datum wird bernommen 20 FUNKTIONEN TASTATURK RZEL In PROJEKT PRO k nnen verschiedene Befehle durch Tastaturk rzel aufgerufen werden MD STRG Y zeigt alle Funktionen an MD STRG F Suchen MD STRG P Drucken
166. nung nach HOAI 3 Geben Sie ggf weitere Berechnungsgrundlagen ein die im Nachweis zur Honorarermittlung angedruckt werden sollen 4 Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren ZEITHONORAREINSTELLUNGEN DES ANGEBOTS AUFTRAGS F r jedes Angebot bzw jeden Auftrag m ssen Zeithonorareinstellungen definiert werden wenn Leistungen nach Aufwand angeboten bzw beauftragt werden In den Zeithonorareinstellungen werden die Stundens tze f r Zeithonorarleistungen festgelegt Die Stundens tze sind abh ngig von der Zeithonorar Kategorie und ggf vom Jahr Sie k nnen aus den Stammdaten bernommen oder neu angelegt werden Um die Zeithonorareinstellungen zu definieren 1 W hlen Sie den Baustein Auftr ge Angebote 2 Klicken Sie auf den Auftrag Angebot und dann im 119 HONORARBERECHNUNG Navigationsbereich auf Volumen 3 Klicken Sie auf das Stift Symbol vor keine Zeithonorareinstellungen definiert bzw wenn Stundens tze schon vorhanden sind Zeithonorareinstellungen 4 Wurden in den Controlling Voreinstellungen Standard Zeithonorar Listen angelegt siehe Kapitel Zeithonorar im Baustein Stammdaten k nnen Sie die entsprechenden Stundens tze in das Angebot Auftrag bernehmen Klicken Sie hierf r auf die Option bernahme unter Funktionen w hlen Sie die gew nschte n Liste n und klicken Sie auf OK Bei jahresspezifischen Stundens tzen werden nur die Stund
167. nutengenau erfasst Gruppen f r Zeiteintr ge Die Gruppen f r Zeiteintr ge k nnen Sie benutzen wenn Sie die Zeiteintr ge welche zu dem Auftrag erfasst werden weiter strukturieren m chten Tragen Sie dazu die b rospezifischen Gruppen return getrennt ein In der Zeiterfassung k nnen dann die einzelnen Zeiteintr ge den Gruppen zugeordnet werden Reisezeiten Voreinstellungen Die Voreinstellung der Reisezeiten im Controlling dient zur Festlegung der anerkannten Ist Stunden der Mitarbeiter welche Reisezeiten eintragen Beispielsweise werden vom Arbeitgeber f r 10 Stunden Reisezeit nur 9 Stunden Arbeitszeit anerkannt Dann tragen Sie Von 9 00 Bis 10 00 9 00 Stunden ein Somit werden alle Reisezeiten zwischen 9 und 10 Stunden mit 9 Stunden Arbeitszeit verrechnet 78 Im Baustein Stammdaten k nnen Sie folgende Controlling Stammdaten pflegen m Innenprojekte m Produktkatalog m Stammtexte m Stundens tze f r Zeithonorar Leistungenr INNENPROJEKTE Bedeutung von Innenprojekten Kalkulatorisch ist in jedem B ro zwischen Projektstunden die das Betriebsergebnis sichern und Gemeinstunden die f r den betrieblichen Ablauf notwendig sind jedoch nicht abgerechnet werden k nnen zu unterscheiden Unter diesen Gemeinstunden fallen insbesondere Stunden des Sekretariats der Archivierung Materialbeschaffung Betreuung der EDV Anlage verschiedene Akauisitionst tigkeiten und hnliches Da alle von den Mita
168. nzelne Zeiteintr ge in der Zeiterfassung bernehmen rechts 1 bernehmen rechts zwischen zwei Feldern bernehmen links i bernehmen links zwischen zwei Feldern Filtern Mitden Filter Tasten k nnen Sie z B in den Daily Actions Ihre Aktionen nach 17 Bearbeiten s Pd INTERFACE Abgeschlossen Aktuell Kommend Geplant Offene oder Alle filtern Mit dem Bearbeiten Symbol k nnen Sie den jeweils ausgew hlten Datensatz bearbeiten z B zu einem Projekt geh rende Informationen eingeben Bearbeitungs Zahnrad ke L schen Speichern Unter dem Bearbeitungs Zahnrad finden Sie mehrere M glichkeiten den jeweils ausgew hlten Datensatz zu bearbeiten Mit dem L schen Symbol k nnen Sie den jeweils ausgew hlten Datensatz l schen sofern dieser Datensatz nicht durch angeh ngte Informationen gesch tzt ist E Mail Anlage speichern z B auf den Schreibtisch Prim re Informationen Es gibt mehrere gleichartige Informationen Diese Markierung kennzeichnet die Hauptinformation Beispiel eine Adresse hat mehrere Telefonnummern die wichtigste und am h ufigsten verwendete Telefonnummer ist mit dieser Markierung versehen Sekund re Informationen Information welche nicht die Hauptinformation darstellt Rufnummer w hlen t Mit diesem Icon k nnen Sie eine Rufnummer w hlen wenn in den Administratoren Einstellungen entweder Windows W hlhilfe TAPI Schnittstell
169. okalen Druckdateien die Vorlagen in der PROJEKT PRO Library verwenden 3 Rufen Sie im entsprechenden Baustein den Druck auf 48 EINSTELLUNGEN den Sie anpassen wollen Sie werden durch eine Meldung darauf hingewiesen dass nderungen am Layout erst nach dem Schlie en der Seitenansicht wirksam werden 4 Sie bekommen den Ausdruck wie gewohnt angezeigt Stellen Sie in der Fu zeile der Druckansicht den Modus von Seitenansicht auf Layout Nun stehen Ihnen alle Funktionen offen um das Layout nach Ihren W nschen anzupassen Es empfiehlt sich das vorhandene Drucklayout vor dem Bearbeiten zu Duplizieren und die nderungen im Duplikat einzupflegen Sind Sie nach Abschluss der Anpassung mit Ihrem Layout zufrieden l schen Sie das Original 5 Wenn Sie das Layout fertiggestellt haben schlie en Sie die Seitenansicht Entfernen Sie in den Druckeinstellungen die Markierung Drucklayouts bearbeiten Angepasste Drucklayouts neu laden Im Multiuser Betrieb stehen die angepassten Drucklayouts weiteren Benutzern erst zur Verf gung nachdem sie PROJEKT PRO neu gestartet haben Um die Layouts die von einem anderen Benutzer berarbeitet wurden zu laden ohne PROJEKT PRO neu zu starten 1 Klicken Sie im Launchpad auf den Baustein Einstellungen Basis 2 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Neuladen Drucklayouts STANDORTE In PROJEKT PRO k nnen Sie f r B rostandort spezifische Einstellungen zur F
170. oleranz Sie bezeichnet die Anzahl der monatlichen berstunden die bereits mit dem Gehalt abgegolten sind Sie kann als Pauschalwert oder als Prozentwert der SOLL Arbeitszeit eingegeben werden Beispiel Betr gt die SOLL Arbeitszeit des Mitarbeiters in einem Monat 100 Stunden und es ist eine Toleranz von 10 Stunden oder 10 festgelegt dann werden erst ab Stunde 111 berstunden gez hlt Wenn das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters angelegt oder erweitert wird wird der berstundentoleranz Wert aus den Mitarbeiter Daten in die Auswertung SOLL IST Arbeitszeit der neu dazu gekommenen Jahre bernommen siehe Kapitel SOLL IST Arbeitszeit nderungen der Toleranz in den Mitarbeiterdaten wirken nicht r ckwirkend auf die SOLU IST Arbeitszeit schon angelegter Jahre Bei Bedarf muss die berstundentoleranz f r diese Jahre manuell ge ndert werden Urlaubsanspruch Wie bei der berstundentoleranz wird dieser Wert in die Auswertung SOLU IST Arbeitszeit von neu dazu gekommenen Jahren bernommen nderungen die r ckwirkend wirken sollen m ssen manuell durchgef hrt werden Zeiterfassungssperre Sie dient dazu die Mitarbeiter anzuhalten ihre Zeiterfassung m glichst zeitnah einzugeben Es l sst 140 MITARBEITER sich die Anzahl der Tage in die Vergangenheit und in die Zukunft eingeben in denen der Mitarbeiter seine Zeiteintr ge machen darf Au erdem kann ein Datum eingegeben werden an dem die Sperre f r einen fe
171. on 40 Std festgelegt Werden im Mittel 2 berstunden pro STUNDENS TZE 158 STUNDENS TZE Woche kostenneutral erbracht kann man mit einem berstundenkorrekturfaktor von 42 40 1 05 dies in der Kalkulation ber cksichtigen Sozialbedingter Ausfall Auch hier klappen Sie die Tabelle mit Klick auf den Pfeil links auf Sie k nnen dann Folgendes erfassen bzw automatisch berechnen lassen m Urlaub Mit Klick auf den Pfeil rechts k nnen Sie den Urlaub automatisch bernehmen Sie k nnen dabei m den Urlaubsanspruch des betroffenen Jahres siehe Kapitel SOLL IST Arbeitszeit m die Werte der Stundensatzkalkulation vom Vorjahr oder m die Urlaubseintr ge f r das betreffende Jahr siehe Kapitel Sozialbededingter Ausfall bernehmen m Feiertage Mit Klick auf den Pfeil rechts k nnen Sie die Feiertage f r das betreffende Jahr siehe Kapitel Sozialbededingter Ausfall automatisch bernehmen m Krankheitstage Mit Klick auf den Pfeil rechts k nnen Sie die Krankheitstage automatisch bernehmen Sie k nnen dabei m die Werte von der Stundensatzkalkulation des Vorjahrs m die Krankheitseintr ge f r das Vorjahr oder m die Krankheitseintr ge f r das betreffende Jahr siehe Kapitel Sozialbededingter Ausfall bernehmen Die 3 Option ist sinnvoll wenn Sie Ende des Jahres die Kalkulation r ckwirkend f r das vergangene Jahr aktualisieren Wenn der Bereich Sozialbedingter Ausfall zugeklappt ist k
172. on anzulegen Geben Sie dann die Anzahl der Stunden und die Zeithonorar Kategorie ein Es werden Ihnen die 123 HONORARBERECHNUNG Kategorien aus den Zeithonorareinstellungen des Angebots bzw Auftrags zur Auswahl angeboten Der entsprechende Stundensatz wird angezeigt und kann ge ndert werden Bei jahresspezifischen Stundens tzen wird der Stundensatz von den Einstellungen auf alle Jahre gemittelt Die Abrechnung erfolgt jedoch nach den jahresspezifischen Stundens tzen 5 Erfassen Sie die prozentualen und pauschalen Nebenkosten f r die Teilleistung Stammpositionen aus dem Produktkatalog bernehmen Stammpositionen und Stammleistungen werden im Produktkatalog definiert Diese k nnen in das Angebot bzw den Auftrag bernommen werden 1 Klicken Sie auf die Option Aus Stamm in den Funktionen im Kopfbereich 2 Suchen Sie nach den gew nschten Produkten W hlen Sie ggf den gew nschten Typ aus Schr nken Sie ggf mit der Eingabe einer Gruppe bzw eines Textes die Suchmenge ein 3 Klicken Sie auf Suchen bzw auf Erweitern um eine vorhandene Suche zu erweitern 4 Die gefundenen Produkte werden angezeigt Markieren Sie die gew nschten Positionen bzw Titel Benutzen Sie ggf die Optionen Alle markieren Alle demarkieren Markierung umkehren in den Funktionen im Kopfbereich 5 Klicken Sie auf OK 6 W hlen Sie im n chsten Dialog ob bei der bernahme die Positionen ihre Nummerierung beibeha
173. onal k nnen Sie die Sprache des Auftrags ausw hlen Bei der bernahme von Produkten aus dem Katalog ins Volumen wird die Produktbezeichnung in der gew hlten Sprache bernommen m Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Angebot bzw bei Neuanlage den Auftrags Einstellungen bernommen und k nnen abh ngig vom Auftragsstatus bearbeitet werden Bearbeitung Klicken Sie im Navigationsbereich auf Bearbeitung m Bearbeitung W hlen Sie ggf eine Vertriebsperson aus und tragen die Bearbeitungszeiten ein 99 AUFTR GE Den Haken Aufgabenerstellung Zeit und Kostenerfassung m glich k nnen Sie entfernen um zu vermeiden dass auf bereits abgeschlossene Auftr ge noch gebucht wird m Zeiterfassung m Die Profitcenter Einstellung Zeiterfassung nur f r Auftr ge des Profitcenters zulassen des Auftrags Profitcenters wird zur Information angezeigt kann aber nur in den Profitcenter Einstellungen ge ndert werden bei entsprechender Lizenz m Um die Zeiterfassung f r den Auftrag auf weitere Mitarbeiter zu erweitern tragen Sie die Benutzerk rzel return getrennt unter Erweiterung Mitarbeiter ein m Um die Zeiterfassung f r den Auftrag bei bestimmten Mitarbeitern zu verhindern tragen Sie die Benutzerk rzel return getrennt unter Einschr nkung Mitarbeiter ein m Die Liste der resultierenden Mitarbeiter zeigt an welche Mitarbeiter aufgrund der Profitcenter und Auftragseinstellungen Zei
174. onorarberechnung 111 SIA Werte anzeigen importieren 75 Zeithonorareinstellungen des Angebots Auftrags 119 Hotline 11 Icons Icons in den Daily Actions 55 PROJEKT PRO Standard Icons 17 Ideen Idee anlegen und suchen 60 Idee ber PP Tools anlegen 29 Index detaillierte Suche 21 Informationssymbol 14 Innenauftr ge Innenprojekte 79 J Jahresabschluss 132 K Kalendersynchronisation Ereignisse wiederherstellen 41 Synchronisation Account anlegen 45 Kommunikation Automatischen Betreff einstellen 49 Kosten Auftragskosten Auftragskosten anzeigen erfassen 101 130 Auswertung der Auftragskosten 176 Innenauftragskosten anzeigen 79 Kosten bersicht des Auftrags 170 SOLL IST monet r Ansicht 169 Kosten B rokosten INDEX 205 Kosten B rokosten Grunds tzliches zur Aufteilung der B rokosten 152 Profitcenter Kosten im Diagramm anzeigen 161 Krankheit Arbeitszeit Auswertungen 175 Einstellungen f r die Erfassung von Urlaub und Krankheit 77 Krankheit eintragen 136 148 Krankheit genehmigen 148 L Launchpad Launchpad allgemein 13 Launchpad bearbeiten 13 Launchpad Symbol 14 Layout Auswahl Symbol 14 Leinstungsphasen Teilleistungsliste drucken 176 Leistungsphasen Begriffserkl rung 69 Leistungsphasen anlegen 121 Teilleistungsdatenblatt 165 Library PROJEKT PRO Library Ordner einstellen 41 Lizenz Lizenz eingeben aktivieren 52 Named User Lizenzen f r Management Controlling vergeben 45 M Ma
175. ontrolling Auftr ge ber cksichtigt Der mittlere Profitcenter Stundensatz wird in der Fu zeile angezeigt Um einen Stundensatz zu l schen klicken Sie auf L schen unter dem Zahnrad Symbol des jeweiligen Mitarbeiters Manuell eingegebene Stundens tze duplizieren Um Stundens tze f r weitere Jahre einzutragen k nnen Sie vorhandene Stundens tze duplizieren 1 Legen Sie zuerst ggf das neue Jahr an und pr fen dass f r das neue Jahr die Stundens tze manuell eingegeben werden siehe oben 2 Wechseln Sie zu dem Jahr der zu duplizierenden Stundens tze 3 Um alle Stundens tze auf einmal zu duplizieren klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Stundens tze duplizieren aus W hlen Sie das Jahr aus und klicken auf OK STUNDENS TZE STUNDENS TZE Um einen Stundensatz zu duplizieren w hlen Sie beim gew nschten Stundensatz die Option Duplizieren unter dem Bearbeitungs Zahnrad Geben Sie das Jahr an und w hlen ob das Duplikat einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden sollen Best tigen Sie mit OK Stundens tze kalkulieren Zur Kalkulation der Stundens tze beachten Sie das Kapitel Stundensatzkalkulation Mitarbeiter Stundens tze anzeigen Um die zeitliche Entwicklung der Stundens tze eines Mitarbeiters zu beobachten 1 Klicken Sie auf den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf Stundens tze im Navigationsbereich Die Stunden
176. opfbereich und w hlen die Option Diagramm W hlen Sie die gew nschte Auswertung m Einzelkosten und Gemeinkosten m Detailliert Einzelkosten Sachkosten Sozialkosten Personal Gemeinkosten m Detailliert mit Gewinn wie Auswertung detailliert jedoch zus tzlich mit Gewinn Ziel Stundens tze berechnen In der Profitcenter Kalkulation sind noch nicht berechnete Stundens tze am Info Symbol rechts zu erkennen Klicken Sie in der Liste der Stundens tze auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Jetzt berechnen um die Stundens tze neu berechnen zu lassen Beachten Sie hierzu auch das Kapitel Stundensatzkalkulation 162 CONTROLLING PROJEKTE Im Baustein Controlling Projekte finden Sie alle Controlling relevante Daten zu den Projekten Balkengrafiken Nach dem ffnen des Bausteins werden die Projekte mit den graphischen Darstellungen von Rechnungsanteil Kostenanteil und Leistungsanteil angezeigt Diese Balken informieren auf einen Blick ber den Projektstatus Mehr Informationen zur Bedeutung und Aktualisierung der Balkengrafiken finden Sie im Kapitel Controlling Auftragsliste Controlling Daten des Projekts Klicken Sie auf das gew nschte Projekt um die Projekt spezifischen Controlling Daten aufzurufen m Klicken Sie im Navigationsbereich auf Auftr ge um die Liste der Projekt Auftr ge mit den Controlling Balken der einzelnen Auftr ge anzuzeigen Klicken Sie auf den gew ns
177. plant sind m Abzug der gemieteten Mitarbeiter Stunden der Profitcenter Auftr ge f r welche Mitarbeiter aus anderen Profitcenter eingeplant sind Mitarbeiter Eins tze Es steht Ihnen eine Auflistung der Auftr ge in denen der Einsatz der verschiedenen Profitcenter Mitarbeiter vorgesehen ist zur Verf gung Um die Auflistung anzuzeigen 1 12 3 ffnen Sie den Baustein Profitcenter W hlen Sie ggf das gew nschte Profitcenter Klicken Sie auf Mitarbeiter Eins tze unter Funktionen im Kopfbereich W hlen Sie das gew nschte Jahr aus Klicken Sie je nach gew nschter Sortierung auf Mitarbeiter oder Jahr Die eingeplanten Stunden werden im Lesemodus angezeigt 196 WEBZEITERFASSUNG Die Web Zeiterfassung erm glicht die Erfassung von Zeit Urlaubs und Krankheitseintr gen ber einen Web Browser Wenn Ihr Router entsprechend konfiguriert ist kann jeder Controlling Mitarbeiter auch ber das Internet Zeiten erfassen Zur Einrichtung und zum Aufruf der Web Zeiterfassung beachten Sie das Administrator Handbuch Web Zeiterfassung ffnen beenden 1 Geben Sie die Adresse f r die Web Zeiterfassung in Ihrem Internet Browser ein 2 Tragen Sie Ihre PROJEKT PRO Zugangsdaten ein Die Web Zeiterfassung ffnet sich Um die Web Zeiterfassung zu beenden klicken Sie oben rechts auf Ausloggen Zeiteintrag anlegen 1 Das K rzel des Mitarbeiters mit dem Sie in PROJEKT PRO angemeldet sind
178. r kann ja in einem Jahr Mitarbeiter sein und im n chsten Jahr Teamleiter werden Die Voreinstellung wird beim Anlegen einer Mitarbeiter Stundensatzkalkulation f r ein neues Jahr bernommen Funktionen die in bisher angelegten Kalkulationsjahren eingetragen wurden bleiben von nderungen der Voreinstellungen unber hrt und m ssen bei Bedarf manuell ge ndert werden siehe Kapitel Mitarbeiter Stundens tze Welche Werte f r die Funktion zur Auswahl stehen entscheiden Sie in den Controlling Einstellungen m Besch ftigungsbeginn ende 139 MITARBEITER Geben Sie bei Bedarf Besch ftigungsbeginn und ende ein Ggf werden Sie gefragt ob das Arbeitszeitmodell jetzt oder sp ter berechnet werden soll Setzen Sie ggf den Haken Nicht mehr fragen damit der Dialog bis zum Beenden von PROJEKT PRO nicht mehr erscheint Mitarbeiter ohne Besch ftigungsende sowie mit einem Besch ftigungsende im aktuellen oder in einem kommenden Jahr gelten als aktuelle Controlling Mitarbeiter Mitarbeiter die im aktuellen Jahr ausscheiden sind insofern aktuell weil sie z B f r die Kalkulation der Stundens tze ber cksichtigt werden m ssen Sie ben tigen allerdings eine Named User Lizenz f r das Controlling nur bis zu ihrem Besch ftigungsende siehe Kapitel Benutzer Einstellungen Bei Mitarbeitern ohne Named User Lizenz f r das Controlling kann das Besch ftigungsende nicht gel scht oder ge ndert werden berstunden T
179. r die Zeiterfassung 71 Ung ltige Zeiteintr ge suchen 144 Zeiteintr ge importieren exportieren 144 Zeiteintr ge Liste 144 Zeiten erfassen 126 Zeiterfassung und Reisezeiten Einstellungen 78 INDEX 211 Zeiterfassung Zeiterfassungs Einstellungen des Auftrags 98 Zeiterfassungssperre eintragen 139 Zeitkosten Auswertungen 179 Zeitnachweis und Monatsbericht drucken 175 Zeithonorar Standard Texte f r Zeithonoraraufstellungen 83 Standard Zeithonorarlisten 83 Zeithonoraraufstellung verschicken 179 Zeithonorareinstellungen des Angebots Auftrags 119 Zeithonorar Kategorie des Mitarbeiters 139 Zoom Faktor einstellen 34 Zugriffsrechte einstellen 45 Zur ck Navigation 14 INDEX 212
180. r in den Summen Fu zeile ber cksichtigt m Kosten B Verh ltnis zwischen Kosten und Budget Kostenanteil Zeigt wie viel Prozent des Budgets verbraucht sind m Geleistet Manuell eingetragener Leistungsstand m Kosten L Verh ltnis zwischen Kostenanteil und Leistungsstand Soll m glichst 100 unterschreiten m Hochgerechnete Gewinn Gewinn f r 100 Leistungsstand bei gleich bleibendem Kostenanteil Leistungsstand Verh ltnis Er wird wie folgt berechnet 100 Kosten l Budget SOLL IST Workflow In dieser Ansicht werden Stundenprognose aus dem Workflow und Stundenbudget auf Teilleistung Ebene verglichen m Budget Stundenbudget siehe Kapitel Internes Budget m SOLL Kalkulierte Stunden aus der Aufgabenplanung Wenn zu jeder Teilleistung Aufgaben angelegt und diese mit Aktionen hinterlegt wurden dann wird die Gesamtdauer der Aktionen als SOLL angezeigt m Rest Summe der Dauer bzw Restdauer wenn vorhanden der offenen Aktionen m IST Anzahl der bereits erfassten Stunden Prognose Summe der Werte Rest und IST m Abweichung Abweichung der Prognose gegen ber dem Budget der Teilleistung Soll m glichst negativ sein Sie wird wie folgt berechnet 100 Prognose Stundenbudget 1 KOSTEN BERSICHT In der Kosten bersicht werden alle wirtschaftlich relevanten Daten des Auftrags wie Volumen kalkulatorische Kosten und Gewinn angezeigt Des Weiteren werden die Auftragswerte und die Stundens
181. r sind immer einem Profitcenter zugeordnet 70 Im Baustein Einstellungen Controlling werden alle allgemeinen Controlling Einstellungen getroffen Direkt nach dem ffnen des Bausteins Einstellungen Controlling werden die eigenen Benutzer Einstellungen angezeigt Alle weiteren Einstellungen sind B roinhabern und Administratoren vorenthalten Benutzer Einstellungen m Standard Produkt Typ Legen Sie hier Ihren meist benutzten Produkttyp fest Im Angebots bzw Auftragsvolumen wird dieser beim Anlegen einer Position aus dem Stamm vorausgew hlt m Direkte Projekt Eingabe in der Zeiterfassung Aktivieren Sie diese Option wenn Sie in der Zeiterfassung das Projekt nicht in der Projektliste ausw hlen m chten sondern lieber die Projektnummer manuell eingeben wollen W HRUNGEN In den W hrungseinstellungen k nnen Sie die B row hrung festlegen und Fremdw hrungen definieren Beachten Sie dass die Benutzung von Fremdw hrungen die Lizenz PRO international voraussetzt Voreinstellung B row hrung F r die Berechnung der kalkulatorischen Kosten in Ihrem B ro m ssen Sie eine B row hrung festlegen Diese k nnen Sie aus einer Liste von voreingestellten W hrungen ausw hlen 1 Klicken Sie mit Administrator Rechten im Baustein Einstellungen Controlling auf W hrungen 2 Kontrollieren Sie die voreingestellte B row hrung und EINSTELLUNGEN CONTROLLING 71 EINSTELLUNGEN CONTROLLING klicken Sie
182. rarberechnungsart Luxemburg an und f llen Sie die Honorarberechnung aus 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Berechnungsgrundlagen W hlen Sie die gew nschte Tabelle aus und tragen die Herstellungskosten des Bauvorhabens ein Legen Sie die Kategorie des Bauvorhabens fest Berechnung Es wird anhand der eingegebenen Daten das Honorar ermittelt 4 Zu oder Abschlag 118 HONORARBERECHNUNG Tragen Sie bei Bedarf einen Zu oder Abschlag ein Dieser k nnte z B ein Umbauzuschlag bzw ein Serienbauabschlag sein 5 Falls gew nscht k nnen Sie das ermittelte 100 Honorar manuell korrigieren bzw runden 6 Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren BAUSUMME Die Honorarberechnungsart Bausumme ist f r die Anlage von Leistungsphasen deren Honorar prozentual von der Bausumme ermittelt wird z B rtliche Bauleitung vorgesehen Legen Sie das Bezugshonorar mit der Honorarberechnungsart Bausumme an und f llen Sie die Honorarberechnung aus 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an 2 Tragen Sie die Honorargrundlage in das entsprechende Feld ein Im nebenstehenden Feld kann ein Nachweis zur Ermittlung der Bausumme eingetragen werden Soll die Bausumme nach DIN 276 berechnet werden klicken Sie auf das Stift Symbol neben dem Eingabefeld Beachten Sie dazu den Punkt Ermittlung der anrechenbaren Kosten im Kapitel Berech
183. raus werden die Rechnungen gestellt Baustein Projekte Auftr ge oder Rechnungen PROJEKTLISTE Nach ffnen des Bausteins werden Ihnen alle aktuellen Projekte gem der Mitarbeiter Einstellungen angezeigt Hier k nnen Sie nach verschiedenen Projekten suchen siehe hierzu das Kapitel Suchfunktionen ein vorhandenes Projekt aufrufen oder ein neues Projekt anlegen Neues Projekt anlegen Um ein neues Projekt anzulegen 1 Klicken Sie in der Projektliste des Bausteins Projekte auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neues Projekt 2 Korrigieren Sie falls notwendig die automatisch erzeugte Projektnummer Da die Projekte aufgrund der Unterst tzung von Buchstaben alphanummerisch sortiert werden sollten Sie eine immer gleich lange Nummer w hlen 3 Geben Sie eine eindeutige Projektbezeichnung ein 4 Jetzt stehen Sie auf dem Projekt Datenblatt des neu angelegten Projekts Geben Sie die Grunddaten ein wie im KapitelProjekt Grunddaten beschrieben Projektnummer ndern 1 Klicken Sie in der Projektliste auf das gew nschte Projekt 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Projektnummer ndern 3 Wenn Sie eine Lizenz f r PRO mobil sync haben kommt PROJEKTE 85 PROJEKTE ein Warnhinweis Lesen Sie diesen und best tigen mit oK 4 Geben Sie die neue Projektnummer ein Projekt l schen Um ein Projekt aus der Datenbank zu entfernen m ssen Sie zuerst alle
184. rbeiten wechseln Sie zur 5er Ansicht Anzeige von 5 Titeln Teilleistungen bzw Stunden Klicken Sie hierf r auf 5 Langtexte in der dunkelgrauen Leiste Mit Klick auf 30 wechseln Sie wieder zur 30er Ansicht Wenn alle abzurechnenden Teilleistungen korrekt erfasst sind klicken Sie auf OK 104 AUFTR GE 4 Sie gelangen in die Zusammenstellung welche die Rechnungspositionen Nebenkosten und die Summierung enth lt Um die Rechnungspositionen zu berarbeiten klicken Sie auf das Stift Symbol neben der bersicht bzw auf Positionen bearbeiten unter Funktionen im Kopfbereich Klicken Sie auf den Stift vor der Nebenkostensumme um die einzelnen Nebenkosten einzusehen und zu bearbeiten Geben Sie bei Bedarf einen Pauschalbetrag ein Im Textfeld k nnen Sie den Begriff Pauschalbetrag berschreiben Der neue Begriff wird dann im Rechnungsdruck verwendet Tragen Sie bei Bedarf Nachlass und Sicherheit ein Sie k nnen prozentuale oder pauschale Werte angeben Klicken Sie auf den Stift vor der Teilzahlungen Summe um die Liste der bisherigen Abschlagsrechnungen bzw zahlungen anzuzeigen 5 Pr fen Sie ggf unter den jeweiligen Men punkten die Rechnungsdaten Teilrechnungen Teilrechnungen k nnen erstellt werden wenn in den Auftragsdaten der Haken Abrechnung kumulativ nicht gesetzt wurde Der Unterschied zur kumulativen Berechnung ist dass alle Rechnungen separat sind und nicht aufeinander aufbauen Zur Re
185. rbeiter aus Klicken Sie auf Gemeinkosten im Navigationsbereich 3 Geben Sie den gew nschten Zeitraum ein Klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf Neu berechnen 4 Folgende Werte werden angezeigt m Gesamtstunden Anzahl der Stunden die f r den 138 MITARBEITER Zeitraum erfasst wurden m Gemeinkosten Stunden Anzahl der Stunden die auf Innenauftr ge gebucht wurden Anteil der Gemeinkosten Stunden zu den Gesamtstunden Diesen zweiten Wert k nnen Sie zur Berechnung der Personal Gemeinkosten in der Mitarbeiter Stundensatzkalkulation verwenden m Urlaub Krankheit Anzahl der Urlaubs und Krankheitstage siehe Baustein Urlaub und Krankheit Im unteren Bereich werden die Gemeinstunden Summen aufgeschl sselt nach Projekt dargestellt MITARBEITERDATEN Controlling Mitarbeiterdaten anzeigen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus Um weitere nicht aktuelle Mitarbeiter anzuzeigen entfernen Sie die Markierung in der Titelzeile Klicken Sie auf einen Mitarbeiter und w hlen Sie Daten um die Grunddaten des Mitarbeiters einzugeben bzw zu bearbeiten Mitarbeiterdaten m Profitcenter ndern Sie bei Bedarf die Profitcenter Zuordnung des Mitarbeiters Mitarbeiterfunktion f r die Einsatzplanung nur im Zusammenhang mit dem Baustein Einsatzplanung relevant Diese Funktion ist nur eine Voreinstellung da die Mitarbeiterfunktion jahresspezifisch ist ein Mitarbeite
186. rbeitern erbrachten Stunden f r das B ro in PROJEKT PRO einzupflegen sind m ssen so genannte Innenprojekte angelegt werden Diese Innenprojekte k nnen von B ro zu B ro unterschiedlich sein und k nnen daher individuell angelegt werden Auch f r Innenprojekte steht Ihnen die bliche Struktur Projekt Auftr ge Leistungsphasen zur Verf gung um diese entsprechend Ihrer B roorganisation anzulegen Ein Innenprojekt muss immer einen Auftrag und eine Leistungsphase haben Wenn auch die Begriffe Auftrag und Leistungsphase in diesem Zusammenhang auf den ersten Blick etwas verwirrend erscheinen so entsprechen sie doch der sonstigen Logik Verstehen Sie Auftrag und Leistungsphase in diesem Zusammenhang einfach als m gliche STAMMDATEN 79 STAMMDATEN Aufgliederung des Innenprojekts Beispiele f r sinnvolle Innenprojekte A Akquisition B Allgemeine B rot tigkeiten F Fortbildung F r Urlaub und Krankheit sind keine Projekte notwendig da Urlaubs und Krankheitszeiten entweder vom Mitarbeiter selbst im Baustein Arbeitszeit oder vom B roinhaber im Baustein Urlaub und Krankheit einzutragen sind Innenprojekt anlegen 1 W hlen Sie den Baustein Stammdaten und klicken dann auf Innenprojekte im Navigationsbereich Ihnen werden alle bereits angelegten Innenprojekte in einer Liste angezeigt 2 Zum Anlegen eines neuen Innenprojekts klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich bzw auf das Plus Symbol in der Titelzei
187. reiten soll Sollte es der Fall sein werden Sie ber einen Hinweis Icon neben L schen Symbol informiert L schen Sie in diesem Fall die berfl ssigen Tage bzw ndern Sie die Dauer der Tage so dass die Gesamtdauer 1 00 nicht berschreitet Feiertage werden im Baustein Mitarbeiter eingetragen bzw aus den Einstellungen bernommen Urlaub und Krankheit genehmigen Wenn die Option Erfassung von Urlaub und Krankheit durch die Mitarbeiter mit Genehmigung vom B roinhaber in den Arbeitszeit Einstellungen des Bausteins Einstellungen Controlling gew hlt wurde soll der B roinhaber die Mitarbeiter Eintr ge regelm ig pr fen und als Genehmigt markieren 1 ffnen Sie den Baustein Urlaub und Krankheit 2 Standardm ig werden alle nicht genehmigten Urlaubs und Kalendereintr ge angezeigt Ob sie genehmigt sind ist am K stchen zu erkennen Falls andere oder nicht alle Eintr ge angezeigt werden verwenden Sie die Filter Funktion der Spalte Genehmigt oder die Standard Suche Nicht genehmigt unter der Lupe 3 Pr fen Sie die Eintr ge W hlen Sie Alle genehmigen unter Funktionen im Kopfbereich um alle angezeigten Eintr ge auf einmal als Genehmigt zu markieren oder setzen Sie den Haken manuell Wenn Sie einen Eintrag nicht genehmigen m chten l schen Sie diesen mit dem L schen Symbol Wenn ein Ereignis f r diesen Eintrag angelegt wurde Option Ereignisse f r Urlaubs und Krankheitseintr ge a
188. rolling Bausteine erworben haben verf gen Sie ber eine definierte Anzahl an Named User Lizenzen f r das Controlling Setzen Sie den Haken Controlling Lizenz bei allen Mitarbeitern die mit den Controlling Bausteinen arbeiten sollen Mit jedem Haken wird jeweils eine Named User Lizenz verwendet Treffen Sie dann die weiteren Controlling Einstellungen m Mitarbeiter im Controlling Mitarbeiter mit Controlling Lizenz werden automatisch als Mitarbeiter im Controlling markiert Wenn sie ausscheiden kann ein Besch ftigungsende eintragen und der Haken Controlling Lizenz entfernt werden Sie bleiben jedoch als Mitarbeiter im Controlling weil ihre Controlling Daten weiterhin ber cksichtigt werden sollen z B in der Stundensatzkalkulation m Zu den Zeiterfassung und Standard Produkttyp Einstellungen beachten Sie das Kapitel Benutzer Einstellungen Baustein Einstellungen Controlling Aktionen Legen Sie fest ob der Benutzer Mitarbeiter im Workflow ist 47 EINSTELLUNGEN Dann kann dieser Benutzer Aufgaben und Aktionen erzeugen und diese k nnen ihm zugeordnet werden Zu den Pop up und Aktions Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Benutzereinstellungen DRUCKEINSTELLUNGEN In den Druckeinstellungen werden alle Drucke von PROJEKT PRO angezeigt Zur besseren bersicht k nnen Sie die Drucke nach dem PROJEKT PRO Bereich und der PROJEKT PRO Komponente filtern Drucktitel und fu zeile einstell
189. rzel CMD STRG Z k nnen mehrere Eingaben r ckg ngig gemacht werden Voraussetzung hierf r ist jedoch dass Sie das Feld in dem Sie die Eingabe vorgenommen haben noch nicht verlassen haben Textlineal In Men punkt Ansicht befindet sich das Textlineal welches zur Eingabe von formatierten Texten sehr hilfreich ist Damit k nnen Sie z B h ngende Einz ge festlegen oder Tabulatoren setzen Textbausteine Im Men punkt PP Tools sind u a die Textbausteine untergebracht Es ffnet sich das Fenster Textbausteine Zur besseren bersicht k nnen Sie die Textbausteine nach Kategorien filtern Nutzen Sie Drag and Drop um den gew nschten Textbaustein an eine beliebige Stelle Ihres Dokuments zu ziehen Um den gesamten Inhalt des Textbausteines anzuzeigen zeigen Sie mit dem Mauszeiger l nger als eine Sekunde auf den betreffenden Textbaustein Zur Einstellung der Textbausteine beachten Sie das Kapitel Textbausteine Neue Aktion Neue Notiz Neue Idee Neuer Aushang Im Men punkt PP Tools k nnen Sie eine Neue Aktion Neue Notiz Neue Idee und einen Neuen Aushang 29 FUNKTIONEN anlegen Beachten Sie hierzu die entsprechenden Handbuch Kapitel Offene Fenster Unter dem Punkt Fenster in der Men leiste werden im unteren Bereich alle ge ffneten Fenster angezeigt Sie k nnen ber diese Auswahl zwischen den Fenstern wechseln Fensterposition speichern Sie haben die M glichkeit die Position und die
190. s tze des Mitarbeiters werden angezeigt Verwendung der Stundens tze in den Zeiteintr gen und in der Einsatzplanung Bei der Zeiterfassung werden die Einzelkosten Selbstkosten und kalkulatorischen Stundens tze des Mitarbeiters f r das betroffene Jahr im Zeiteintrag gespeichert Diese Stundens tze dienen der Ermittlung der Auftragskosten Wenn sich die Stundens tze nach der Zeiterfassung ge ndert haben sollten Sie die Stundens tze der Zeiteintr ge und damit die Auftragskosten r ckwirkend aktualisieren Auch die in der Auftrags Einsatzplanung verwendeten Stundens tze werden dadurch aktualisiert Gehen Sie zur Aktualisierung der Zeiteintr ge folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf den Baustein Stundens tze und w hlen ggf das Profitcenter aus 2 W hlen Sie das gew nschte Jahr im Filter aus 3 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Zeiteintr ge aktualisieren Best tigen Sie den anschlie enden Dialog mit Klick auf OK F r kalkulierte Stundens tze finden Sie diese Funktion auch unter Stundens tze Kalkulation bzw f r den einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiter Stundensatzkalkulation 155 STUNDENS TZE SACHKOSTEN Die Sachkosten werden Jahres und Profitcenter spezifisch eingetragen Sie flie en in die Berechnung des Gemeinkostenfaktors und damit des Selbstkosten Stundensatzes ein siehe hierzu das Kapitel Grunds tzliches zu den Stundens tzen Es handelt
191. s des Angebots Vorbereitet ist m Nummernkreisbezug und Angebotsnummer Der Haken Nummernkreisbezug ist standardm ig gesetzt 92 ANGEBOTE wenn das Angebot einem Profitcenter mit Nummernkreis zugeordnet ist Bei einem weichen Nummernkreis k nnen Sie den Haken entfernen um das Angebot aus dem Nummernkreis auszuschlie en Ist das Angebot einem Profitcenter ohne Nummernkreis zugeordnet bleibt das K stchen leer Wenn das Angebot einen Nummernkreisbezug hat wird eine vorl ufige Angebotsnummer verwendet solange der Status Vorbereitet ist Vorl ufige Nummern sind in Klammern und enthalten NNN anstelle der laufenden Nummer Wenn das Angebot keinen Nummernkreisbezug hat k nnen Sie die Angebotsnummer ndern Beachten Sie zu den Nummernkreis Einstellungen das Kapitel Nummernkreise m Angebotsg ltigkeit Die Angebotsg ltigkeit wird auf Grundlage der Standard Angebotsg ltigkeit aus den Auftrags Einstellungen berechnet m Status Beachten Sie hierzu das Kapitel Angebot bearbeiten m Angebotseinstellungen Die Angebotsw hrung wird angezeigt Der Umrechnungsfaktor zur B row hrung sowie die Einstellung Rundung in 0 05 Schritten werden beim Anlegen des Angebots aus den W hrungs Einstellungen Baustein Einstellungen Controlling bernommen Mit der Option Rundung in 0 05 Schritten nur bei Lizenz PRO international werden die Netto MwSt und Bruttobetr ge des Angebots auf 0 05 gerundet Damit
192. s f r notwendig erachtet Sie auf eine Information durch ein Pop up aufmerksam zu machen dann erhalten Sie nur ein Pop up wenn diese Markierung gesetzt ist Nach Klick auf das Bleistift Symbol k nnen Sie festlegen bei welchen Aktionstypen er per Pop up aufmerksam gemacht werden m chte Sie k nnen au erdem definieren ob bei der Erscheinung von Pop ups ein Tonsignal wiedergegeben werden soll Ungelesene Aktionen und Termine fett anzeigen bezieht sich auf die Daily Actions und die Aktionen Somit erkennen Sie auf einen Blick welche Aktionen und Termine neu hinzugekommen sind Bei Offene Aktion der Vergangenheit auf Montag verschieben werden die vergangenen unerledigten Aktionen am folgenden Montag als zu erledigend angezeigt Angepasste Drucklayouts neu laden W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Neuladen Drucklayouts um die Layouts die von einem anderen Benutzer berarbeitet wurden zu laden ohne PROJEKT PRO neu zu starten 35 EINSTELLUNGEN Mobilen Stand erstellen Um einen mobilen Stand f r PRO mobil to GO bzw Sync zu erstellen w hlen Sie unter Funktionen die Option Mobilen Stand erzeugen Zum n chstm glichen Zeitpunkt innerhalb von 15 Minuten wird der neue Stand erstellt Beachten Sie hierzu das Kapitel Mobilen Stand erstellen Fensterpositionen zur cksetzen Sie haben die M glichkeit die Position und die Gr e der PROJEKT PRO Fenster zu speichern so dass sich die
193. schreibung des Bausteins als Quickinfo INTERFACE 13 INTERFACE Entfernen Sie ggf Bausteine indem Sie auf das Kreuz in der Ecke oben rechts des Bausteins klicken Mit der Option Standard Set unter dem Einstellungs Zahnrad k nnen Sie das Bausteine Set zur cksetzen Welche Bausteine im Standard Set angezeigt werden h ngt von Ihrer Lizenz und Ihren Zugriffsrechten ab Klicken Sie auf das Kreuz oben rechts um die Launchpad Bearbeitung zu beenden Navigation Einstellungen Nicht im Launchpad abgelegte Bausteine k nnen ber das Launchpad Symbol angesteuert werden Unter dem Einstellungs Zahnrad oben rechts k nnen Sie die Einstellungen f r Basis Management und Controlling aufrufen Abmelden PROJEKT PRO beenden Direkt unter dem Einstellungs Zahnrad wird der angemeldete Benutzer angezeigt Unter dem Zahnrad k nnen Sie sich abmelden oder PROJEKT PRO beenden PROJEKT PRO FENSTER In PROJEKT PRO sind Navigation und Bearbeitung voneinander getrennt Die Navigation befindet sich auf der linken Seite und die Bearbeitungsleiste horizontal ber dem Arbeitsbereich Kopfbereich Der Bausteinname wird in der Fenster berschrift angezeigt 14 INTERFACE Navigationsbereich ber die 3 Navigationssymbole oben k nnen Sie einen anderen Baustein aufrufen bzw zur ck navigieren Unter dem Launchpad Symbol k nnen Sie einzelne Bausteine direkt anw hlen erkennen Sie in welchem Bereich Sie sich befinden B
194. se immer an der gleichen Stelle und mit der gleichen Gr e ffnen beachten Sie hierzu das Kapitel Funktionen der Men leiste Um diese Einstellungen zur ckzusetzen w hlen Sie unter Funktionen die Option Fensterpositionen zur cksetzen PROGRAMMEINSTELLUNGEN Im Datenbank Client FileMaker Pro k nnen Sie bestimmte Voreinstellungen f r das Arbeiten mit PROJEKT PRO festlegen Diese Voreinstellungen beziehen sich v a auf das Arbeiten mit Texten Um die Programmeinstellungen zu bearbeiten gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der Men leiste auf FileMakerPro und w hlen Sie Voreinstelllungen Alternativ ffnen Sie den Baustein Einstellungen Basis und w hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich die Option Programmeinstellungen 2 ndern Sie die Einstellungen Schlie en Sie das Fenster mit der Taste OK Inhalte der Programmeinstellungen Allgemein m Textauswahl mit Drag and Drop setzen Sie den Haken um Texte aus anderen Feldern oder Fenstern zu bernehmen m Benutzername Hier k nnen Sie den Benutzernamen festlegen der Ihnen jedes Mal beim ffnen von PROJEKT PRO automatisch eingetragen wird und das Login erleichtert Layout F r das Arbeiten mit PROJEKT PRO m ssen hier keine Eingaben ver ndert werden Speicher Um die Performance von PROJEKT PRO zu steigern k nnen 36 EINSTELLUNGEN Sie den Cache auf bis zu 256 MB vergr ern Standardm ig ist der Cache auf 64 MB gestellt
195. sich um alle Sachkosten die nicht direkt auf Projekte verrechnet werden k nnen Dazu z hlen u a B romiete und nebenkosten B roausstattung Fahrzeugkosten usw Um die Sachkosten einzutragen 1 Klicken Sie auf den Baustein Stundens tze und w hlen ggf ein Profitcenter aus 2 W hlen Sie im Navigationsbereich Sachkosten Dieser Punkt ist nur vorhanden wenn die Stundens tze f r das angezeigte Jahr kalkuliert sind siehe Kapitel Stundens tze eingeben kalkulieren 3 Die Sachkosten werden angezeigt W hlen Sie ggf Alle Jahre im Datumfilter um die Sachkosten aller kalkulierten Jahre anzuzeigen 4 Um einen neuen Datensatz anzulegen klicken Sie auf das Plus Symbol in der Titelzeile ndern Sie ggf das Jahr Tragen Sie die Bezeichnung und den Netto Betrag der einzelnen Sachkosten ein Mit der Eingabe von Nummern in der Spalte Nr k nnen Sie die Sachkosten sortieren Alternativ k nnen Sie Sachkosten Eintr ge vom Vorjahr duplizieren Klicken Sie hierf r beim gew nschten Eintrag auf das Bearbeitungs Zahnrad und w hlen die Option Duplizieren ndern Sie das Jahr und ggf den Betrag Der Betrag vom Vorjahr erscheint automatisch in der Spalte Vorjahr 5 Berechnen Sie nach nderung der Sachkosten die Stundens tze neu siehe Profitcenter Kalkulation STUNDENSATZKALKULATION Stundensatzkalkulation anlegen oder ffnen Um die Stundensatzkalkulation eines Mitarbeiters anzulegen oder zu ffnen 1 W
196. stgelegten Zeitraum aufgehoben wird Die Zeiterfassungssperre greift nicht f r Krankheits und Urlaubseintr ge Zeithonorar Kategorie Geben Sie die Kategorie an nach welcher die Zeiteintr ge des Mitarbeiters bei Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden sollen Die Kategorie kann bei Bedarf in den einzelnen Zeiteintr gen ge ndert werden Besch ftigungsfaktor Dieser Wert ist nur f r die Berechnung der PeP7 Kennzahl Umsatzziel durchschnittlicher kalkulatorischer Umsatz pro Mitarbeiter relevant siehe Kapitel Profitcenter Kennzahlen Der Besch ftigungsfaktor betr gt standardm ig 1 Mit einem kleineren Wert k nnen Sie z B ber cksichtigen dass ein Mitarbeiter der Teilzeit arbeitet einen geringen Umsatz hat 141 ARBEITSZEIT Unter Arbeitszeit finden alle Controlling Mitarbeiter einen berblick ber die eigenen m SOLL und IST Stunden m berstunden m Urlaubs und Krankheitstage Sie k nnen au erdem unter Urlaub und Krankheit Ihre eigenen Feiertage Urlaubs und Krankheitseintr ge anschauen und ggf wenn Sie daf r berechtigt sind bearbeiten Um in die Arbeitszeit zu gelangen 1 Klicken Sie auf den Baustein Arbeitszeit 2 W hlen Sie das gew nschte Jahr aus Monatliche Arbeits und berstundenabrechnung In der monatlichen bersicht werden folgende Werte angezeigt m Potentielle Arbeitszeit auf Grundlage des Arbeitszeitmodells berechnete Arbeitszeit m SOLL Zeit potent
197. swahllisten der Zeit und Kostenerfassung steht f r die Korrespondenzzuordnung zur Auswahl und wird als aktuelles Projekt in der Projektliste angezeigt Wenn Sie in diesem Feld kein Mitarbeiterk rzel eingeben erscheint dieses Projekt allen Mitarbeitern in den entsprechenden Auswahllisten Themen Sie k nnen Themen definieren die das Projekt weiter untergliedern und denen Sie sp ter Ihre Korrespondenz sowie Ihre Protokolle zuordnen k nnen So ist es m glich z B in der Korrespondenz nach Briefen zu suchen die zu einem Projekt geh ren und nur einem bestimmten Thema zugeordnet sind Solche Themen k nnten z B sein Grundlagenermittlung Vorentwurf Entwurf Genehmigung Ausf hrung Dokumentation 87 PROJEKTE Die Themenliste kann auch w hrend der Korrespondenzzuordnung oder Protokollerfassung st ndig erweitert werden Markierungen m Legen Sie fest ob es sich um ein abrechenbares Projekt oder ein Innenprojekt handelt m W hlen Sie ggf den aktuellen Projektstatus aus Projekt in Vorbereitung Projekt ruht oder Projekt abgeschlossen Ist keiner der Status ausgew hlt dann ist der Projektstatus Aktuell m Entscheiden Sie ob eine Aufgabenerstellung Zeit und Kostenerfassung f r dieses Projekt m glich ist nur im Zusammenhang mit den Bausteinen Aufgaben Zeiterfassung und Nebenkosten relevant m Mit der Markierung bernahme von Workflow Daten zulassen oder verbieten diese nur im Zusammenhan
198. swertungen ausdrucken Nach Aufruf der gew nschten Auswertung Ausnahme Teilleistungsliste wird Ihnen im Bereich Auftr ge die Auftragssuche angezeigt Finden Sie anhand der gewohnten Suchfunktionen die Auftr ge die Sie auswerten m chten Mit der Standard Suche Auftr ge des laufenden Jahres werden alle Auftr ge zu denen Rechnungen im laufenden Jahr gestellt wurden angezeigt Markieren Sie die gew nschten Auftr ge manuell oder mithilfe der Funktionen im Kopfbereich Beachten Sie dass Innenauftr ge f r diese Auswertungen nicht relevant sind und deswegen im Druck nicht angezeigt werden Export Budgets Mit dieser Funktion k nnen Sie die Budgets ausgew hlter Auftr ge in tabellarischem Format zur externen Weiterbearbeitung exportieren W hlen Sie nach Auswahl der gew nschten Auftr ge das Dateiformat in der Regel xlsx und vergeben einen Dateinamen Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort Laufendes Jahr netto brutto Mit dieser Auswertung wird die Liste der Volumen ausgew hlter Auftr ge nach Profitcenter und Gesch ftsbereichen ausgegeben mit 176 AUSWERTUNGEN m Auftragsdatum m Auftragsvolumen laufendes Jahr netto nach Abzug von Vorjahre Rechnungen m Ausstehender Betrag netto Finanzdaten netto brutto Die Auftr ge werden nach Profitcenter und Gesch ftsbereich sortiert mit ihren wichtigsten Finanzdaten ausgegeben Auftragsvolumen Auftragskosten Personal Neben und Fremdkosten L
199. t ndern Sie den Auftragsstatus auf Beauftragt Der Auftrag kann dann ggf nicht mehr ge ndert werden je nach Auftrags Einstellungen und wenn das Profitcenter einen Nummernkreis f r Auftr ge hat wird die endg ltige Auftragsnummer gesetzt Ab diesem Zeitpunkt kann die Markierung Nummernkreisbezug nicht mehr manuell gesetzt oder entfernt werden Freie Nummern Arbeit ohne Nummernkreis k nnen aber noch ggf durch Zur cksetzen des Status auf Vorbereitet ge ndert werden Den Status k nnen Sie ndern m beim Drucken des Auftrags wenn Sie die entsprechende Option w hlen m manuell Klicken Sie hierf r im Auftragsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Status ndern Auftrag l schen Ein Auftrag kann gel scht werden m solange keine endg ltige Auftragsnummer gesetzt wurde m oder wenn er keinen Nummernkreisbezug hat siehe Kapitel Nummernkreise m oder wenn die Auftragsnummer die letzte vom Nummernkreis ist In diesem Fall wird die laufende Nummer um 1 zur ckgesetzt Ggf greifen weitere Bedingungen keine Zeiteintr ge keine Rechnungen zu dem Auftrag usw Um den Auftrag zu l schen klicken Sie im Auftragsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und und w hlen die Option L schen 97 AUFTR GE AUFTRAGSDATEN Daten Um die Auftragsdaten zu ffnen 1 W hlen Sie den Baustein Auftr ge und klicken auf den gew nschten Auftrag 2 Klicken Sie dann auf Daten im Na
200. t werden TO DO amp INFO BLOCK Der To do amp Info Block steht Ihnen in vielen Bausteinen zur Verf gung In einer Ausschreibung k nnen Sie mit diesem Block eine oder mehrere Aktionen zu dieser Ausschreibung anlegen Notizen zu dieser Ausschreibung hinterlegen und Dokumente zu der Ausschreibung speichern I To do amp Info anom JR Ka Er Informationen zuordnen M chten Sie eine Aktion eintragen dann w hlen Sie das Datum der Aktion aus ordnen den Bearbeiter der Aktion zu und tragen die Bezeichnung der Aktion ein Die Bezeichnung kann auch aus der aufpoppenden Werteliste verwendet werden Diese Werteliste kann in den Einstellungen gepflegt werden M chten Sie die Aktion als erledigt markieren setzen Sie den entsprechenden Haken Mehr Informationen zur Anlage neuer Aktionen finden Sie im Kapitel Aktion anlegen des Bausteins Daily Actions Zum Anlegen einer Notiz oder zur Zuordnung eines Dokumentes klicken Sie auf das entsprechende graue Plus Symbol Informationen aufrufen Sind Informationen im To do amp Info Block hinterlegt weist Sie das farbige Icon vor der Aktion oder Notiz und die B roklammer vor den Dokumenten darauf hin Die Informationen k nnen Sie durch Klick auf das Icon aufrufen Ist mehr als eine Information vorhanden zeigt das Icon am rechten Rand dies an Dann werden die vier horizontalen Striche schwarz dargestellt Klicken Sie auf dieses Icon dann gelangen Sie in
201. t werden Um einen neuen Kommentar zu verfassen 1 Klicken Sie im gew nschten auf das Plus Symbol rechts 2 Bestimmen Sie im Feld An den Adressaten Ihres Kommentars 3 Geben sie Ihren Text ein Markieren Sie ob der Adressat per Pop up informiert werden soll Der Kommentar erscheint in den Daily Actions des Adressats Aushang abschlie en Wenn ein Aushang nicht mehr aktuell ist k nnen Sie ihn abschlie en Setzen Sie hierf r den Haken Abgeschlossen Damit erscheint er nicht mehr in den Daily Actions der Adressaten auch wenn er noch nicht von diesen als Erledigt markiert wurde Nach Aush ngen suchen Neben den gewohnten Suchfunktionen stehen Ihnen im Baustein Noticeboard noch folgende Standard Suchen unter dem Lupen Symbol zur Verf gung m Meine offenen Aush nge die Sie selbst erstellt haben m Alle offenen Alle nicht abgeschlossene Aush nge m Offene f r mich Offene Aush nge bei denen Sie als Teilnehmer zugeordnet wurden 59 IDEEN amp NOTIZEN Oft kommen Ihnen w hrend des Arbeitens neue Ideen die aber nicht sofort in einer Aufgabe oder Aktion m nden Im Baustein Ideen und Notizen k nnen Sie diese Ideen und Notizen aufnehmen und so vor dem Vergessen bewahren m Ideen k nnen verschlagwortet werden und werden somit leichter und gezielter im Ideenspeicher wieder gefunden m Eine Notiz unterscheidet sich von der freien Aktion dadurch dass sie weniger detailliert und nicht terminiert ist
202. t wurde 166 CONTROLLING AUFTR GE Den Nachlass k nnen Sie manuell verteilen Alternativ k nnen Sie ihn in den Funktionen im Kopfbereich mit der Option Nachlass verteilen prozentual auf die verschiedenen Leistungsphasen verteilen 4 Des Weiteren k nnen Sie pro Teilleistung anfallende Fremdkosten f r Ihre Budgetplanung ber cksichtigen Die zu erwartenden Fremdkosten tragen Sie als Betrag ein 5 PROJEKT PRO ermittelt aus Ihren Eingaben die Stunden welche Ihnen zur wirtschaftlichen Erbringung der Leistung zur Verf gung stehen mit Hilfe des mittleren Profitcenter Stundensatzes siehe hierzu das Kapitel Kosten bersicht Sie haben das f r die interne Kalkulation bzw interne Controlling ma gebende Budget angepasst Falls Sie bereits Stunden eingegeben haben werden die bereits verbrauchten Kosten im Balkendiagramm dargestellt Bei Positionen nach Aufwand wird das interne Budget automatisch angepasst sobald mehr abgerechnet wurde als in der Zeithonorarsch tzung des Auftrags geplant war RECHNUNGSPLANUNG In der Rechnungsplanung k nnen Sie die Rechnungsstellung f r den Auftrag zeitlich planen Wird dies f r all Ihre Auftr ge gemacht dann k nnen Sie daraus ableiten in welchen Zeitr umen Ihnen noch Auftr ge und damit Einnahmen fehlen um den B robetrieb st rungsfrei zu gew hrleisten Um in die Rechnungsplanung zu gelangen 1 ffnen Sie den Baustein Controlling Auftr ge 2 Klicken Sie auf den ge
203. tags Set Sie k nnen also bei Bedarf die Bezeichnung oder die Dauer einzelner Tage bei dem Mitarbeiter ndern das Set wird dabei nicht ge ndert Um einzelne Feiertage manuell anzulegen klicken Sie unter Funktionen auf Neuer Feiertag und geben im folgenden Dialog Datum und Bezeichnung des Feiertags ein Urlaub und Krankheit eintragen 1 ffnen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf Sozialbed Ausfall im Navigationsbereich 3 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Neue Urlaub Krankheit 4 Tragen Sie im nachfolgenden Dialog den Zeitraum und ggf eine Bezeichnung ein W hlen Sie den Typ Urlaub oder Krankheit aus Klicken Sie auf OK 5 Der Urlaubs bzw Krankheitszeitraum wird angelegt 6 Bei Bedarf k nnen Sie die Dauer einzelner Tage ndern wenn der Mitarbeiter keinen vollen Urlaubs oder Krankheitstag hat Klicken Sie hierf r auf die Eintragsdauer und ndern Sie diese Beachten Sie dass die Gesamtdauer von Feiertag Urlaub und Krankheit an einem Tag nicht 1 00 d berschreiten soll Sollte es der Fall sein werden Sie ber einen Hinweis Icon neben L schen Symbol informiert L schen Sie in diesem Fall die berfl ssigen Tage bzw ndern Sie die Dauer der Tage so dass die Gesamtdauer 1 00 nicht berschreitet Beachten Sie hierzu auch das Kapitel Urlaub und Krankheit 137 MITARBEITER Eintr ge filtern und l schen Fe
204. te zu drucken klicken Sie auf den Drucker und w hlen Aktionsliste E Mails abrufen Sie haben die M glichkeit Ihre E Mails in den Daily Actions abzurufen Klicken Sie hierzu auf Funktionen im Kopfbereich der Daily Actions und w hlen die Option E Mails abrufen Es werden dabei die E Mails der Konten abgerufen f r die Sie als Bearbeiter eingetragen sind ICONS IN DEN DAILY ACTIONS Ungelesen Ungelesene Aktion Priorit t siehe Kapitel Aktionsfenster Nicht terminiert Priorit t A Priorit t B Priorit t C keine Priorit t definiert Termin liegt in der Zukunft Priorit t A Priorit t B Priorit t C keine Priorit t definiert Termin heute Priorit t A 55 Priorit t B Priorit t C keine Priorit t definiert Termin in der Vergangenheit Priorit t A Priorit t B Priorit t C keine Priorit t definiert Aktionstypen JAH e o g ER Freie oder reaktive Aktion Kalendereintrag Aushang Noticeboard Notiz Idee Aufgabenaktion Aufgabenaktion Abschluss Aufgabenaktion Freigabe Status Filter AKTIONEN MIT ICAL UND OUTLOOK Filter vorhanden Filter nicht vorhanden ABGLEICHEN Sie k nnen die pers nlichen Aktionen der Daily Actions mit dem Kalender von Microsoft Outlook oder mit Apple iCal synchronisieren Zur Einrichtung der Kalender Synchronisation beachten Sie das Administrator Handbuch Nach der notwendigen Installation findet die Synchronisation mit Apple iC
205. tellungen 72 SOLL IST Ansichten 169 Standard Deckblatt definieren 83 Standard Zeithonorarlisten 83 To do Wiedervorlage Controlling Auftr ge 165 Zeithonorareinstellungen des Auftrags 119 Zeitkosten Auswertungen 179 Aufwandswerte Erfassung der Aufwandswerte 170 PeP 7 Kennzahlen 186 Aush nge Aushang erstellen kommentieren abschlie en 58 Aushang ber PP Tools anlegen 29 Auswertungen Arbeitszeit Auswertungen 175 Auftr ge Auswertungen 176 Balkengrafiken 164 Grundlagen 174 PeP 7 Kennzahlen 186 Zeitkosten Auswertungen 179 Balkengrafiken Controlling Bedeutung der Balkengrafiken 164 Bearbeiten Funktion INDEX 201 Bearbeiten Funktion Allgemein 26 Bearbeitungs Zahnrad 17 Beenden PROJEKT PRO beenden 13 Beispieldaten l schen 41 Benutzer Benutzer anlegen 44 Benutzerdaten anlegen 45 Controlling Mitarbeiter anlegen 45 131 PROJEKT PRO Zugriffsrechte 45 Standard Benutzer festlegen 36 44 Workflow Mitarbeiter anlegen 45 Besch ftigungsbeginn ende 139 Besch ftigungsfaktor 139 Bezugshonorar Bezugshonorar anlegen 111 Budget Auftragsbudgets exportieren 176 Internes Auftragsbudget 166 SOLL IST Ansichten 169 B roinhaber Rechte 45 C Cache einstellen 36 Controlling Begriffserkl rung 69 Controlling Projektdaten einrichten 88 Controlling Mitarbeiter Begriffserkl rung 69 Controlling Mitarbeiter anlegen 131 Grunddaten Controlling Mitarbeiter 139 Mitarbeiterliste anzeigen 132 D Daily Actions Benutz
206. ten f r den Auftrag erfassen d rfen m Die Gruppen f r Zeiteintr ge k nnen Sie benutzen wenn Sie die Zeiteintr ge welche zu dem Auftrag erfasst werden weiter strukturieren m chten Tragen Sie dazu die Gruppen return getrennt ein In der Zeiterfassung k nnen dann die einzelnen Zeiteintr ge den Gruppen zugeordnet werden Adressen Um die Auftragsadressen Auftraggeber Adresse Rechnungsanschrift Lieferanschrift anzuzeigen klicken Sie auf Adressen im Navigationsbereich Wurde bereits dem Angebot bzw dem Projekt der Auftraggeber zugeordnet dann sind die Felder bereits beim Anlegen des Auftrags bef llt Wenn Sie den Baustein Adressen Management einsetzen k nnen Sie mit Hilfe der Adressrecherche den Auftraggeber zuordnen ndern Sie ggf die Eintr ge ab Wenn Sie den Baustein Adressen Management nicht haben k nnen Sie die Felder manuell ausf llen Deckblatt Um das Auftragsdeckblatt zu berarbeiten klicken Sie auf Deckblatt im Navigationsbereich Beim Anlegen des Auftrags werden Betreff und Vortext aus den Stammdaten oder aus dem Angebot bernommen Diese Texte k nnen Sie nun bearbeiten Zur Benutzung der Variablen beachten Sie das Kapitel Variablen 100 AUFTR GE Die Texte werden auf dem Deckblatt des Auftrags angedruckt und dienen so als Anschreiben Volumen Um das Auftragsvolumen zu ffnen klicken Sie auf Volumen im Navigationsbereich Zur Durchf hrung der Honorarberechnung beachten
207. ter dem Bearbeitungszahnrad der gew nschten Teilleistung um in das Teilleistungs Datenblatt zu gelangen Oben rechts finden Sie die Rubrik Gruppen f r Zeiteintr ge Im Textfeld k nnen Sie Teilleistungs spezifische Gruppen f r Zeiteintr ge definieren Geben Sie an ob die B rospezifische und die Auftragsspezifische Listen f r diese Teilleistung verwendet werden sollen Geben Sie an ob die offenen Aufgaben der Teilleistung als Gruppen f r diese Teilleistung verwendet werden sollen 129 NEBENKOSTEN In diesem Baustein k nnen alle Controlling Mitarbeiter Ihre Projekt Nebenkosten erfassen Diese Kosten werden dann in den Projekt und Auftragskosten Baustein Controlling Projekte Auftr ge bzw Controlling Auftr ge angezeigt Nebenkosten erfassen 1 ffnen Sie den Baustein Nebenkosten 2 Klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf Neuer Eintrag 3 W hlen Sie das gew nschte Projekt aus und best tigen mit OK W hlen Sie den Auftrag aus und best tigen erneut mit OK Alternativ k nnen Sie auch einen neuen Datensatz anlegen indem Sie auf das graue Plus Symbol beim gew nschten Auftrag klicken Die Nebenkosten werden dann automatisch diesen Auftrag zugeordnet 4 Ordnen Sie den Kostenpunkt optional einer Leistungsphase zu Geben Sie die Menge die Einheit die Bezeichnung und den Netto Betrag in Auftragsw hrung ein Pr fen Sie ob die Nebenkosten abzurechnen sind Controlling Mit
208. tionen im Kopfbereich und w hlen die Option Status ndern Auftrag erzeugen Aus einem Angebot k nnen Sie einen Auftrag erzeugen Dabei werden die Angebotsdaten in den Auftrag bernommen und das Angebot bekommt den Status Beauftragt Beachten Sie hierzu das Kapitel Auftrag anlegen bearbeiten Angebot abschlie en Wenn Sie den Zuschlag nicht bekommen sollten Sie den Angebots Status auf Abgeschlossen setzen Klicken Sie hierf r im Angebotsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen Status ndern W hlen Sie den Status Abgeschlossen und klicken auf OK Angebot l schen Ein Angebot kann gel scht werden m solange keine endg ltige Angebotsnummer gesetzt wurde m oder wenn es keinen Nummernkreisbezug hat siehe Kapitel Nummernkreise m oder wenn die Angebotsnummer die letzte vom Nummernkreis ist In diesem Fall wird die laufende Nummer um 1 zur ckgesetzt Ggf greifen weitere Bedingungen Um das Angebot zu l schen klicken Sie im Angebotsblatt auf Funktionen im Kopfbereich und und w hlen die Option L schen ANGEBOTSDATEN Daten Um die Angebotsdaten zu ffnen 1 W hlen Sie den Baustein Angebote und klicken auf das gew nschte Angebot 2 Klicken Sie dann auf Daten im Navigationsbereich Hier finden Sie die Angebotsdaten welche bei der Anlage des Angebots hinterlegt oder aus den Voreinstellungen bernommen wurden Diese Angebotsdaten k nnen Sie bearbeiten solange der Statu
209. tpl ne f r Sicherung und Wartung BENUTZER Die Anlage und Bearbeitung der Benutzereinstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten Alle PROJEKT PRO Benutzer k nnen jedoch einige ihrer eigenen Einstellungen direkt unter Grundeinstellungen ndern BENUTZERLISTE Benutzerliste anzeigen Um die Benutzerliste anzuzeigen w hlen Sie den Baustein Einstellungen und anschlie end Benutzer im Navigationsbereich Mit den K stchen M C und Sync sehen Sie auf einem Blick ob die einzelnen Mitarbeiter eine Lizenz f r die Management Bausteine Controlling Bausteine bzw f r die 44 EINSTELLUNGEN Synchronisation haben Das K stchen ganz rechts zeigt Ihnen die Mitarbeiter mit einem aktivierten Login Standardm ig werden nur diese Mitarbeiter angezeigt Um die Anzeige auf weitere Mitarbeiter zu erweitern entfernen Sie den Haken in der Titelzeile Alle Benutzer werden dann angezeigt Klicken Sie auf einen Benutzer um seine Daten anzuzeigen Standard Benutzer Mit der Installation von PROJEKT PRO wird ein Standardbenutzer angelegt Dieser stellt die PROJEKT PRO Anmeldung sicher m Benutzername admin m Passwort admin m Zugriffsrechte Administrator Der Standardbenutzer kann nach der Anlage der tats chlichen Benutzer entfernt werden Wenn der Standardbenutzer nicht gel scht wird sollte zumindest sein Passwort ge ndert werden Neuen Benutzer anlegen Es empfiehlt sich f r jeden Mitarbeiter im B
210. tragen Sie sein Besch ftigungsende im Baustein Mitarbeiter oder in den Benutzer Einstellungen ein 131 MITARBEITER MITARBEITER LISTE Mitarbeiterliste Um die Mitarbeiterliste anzuzeigen ffnen Sie den Baustein Mitarbeiter Die berstunden und der Resturlaub der Mitarbeiter siehe SOLUIST Arbeitszeit sowie Besch ftigungsbeginn ende siehe Mitarbeiterdaten werden angezeigt Das K stchen ganz rechts zeigt Ihnen die aktuellen Controlling Mitarbeiter Standardm ig werden nur diese Mitarbeiter angezeigt Um die Anzeige auf ausgeschiedene Mitarbeiter zu erweitern entfernen Sie den Haken in der Titelzeile Alle Benutzer werden dann angezeigt Benutzen Sie ggf die Suchfunktionen um bestimmte Mitarbeiter zu finden Klicken Sie auf einen Mitarbeiter um seine Daten anzuzeigen Jahresabschluss Wenn f r einen oder mehrere Mitarbeiter alle Stunden und Ausf lle Urlaub und Krankheit des Jahres eingetragen sind k nnen Sie das Controlling Jahr f r diese Mitarbeiter abschlie en Beim Jahresabschluss werden der Resturlaub und die berstunden in das n chste Jahr bertragen Gehen Sie f r den Jahresabschluss folgenderma en vor 1 ffnen Sie den Baustein Mitarbeiter Die Mitarbeiterliste wird angezeigt 2 Klicken Sie im Kopfbereich unter Funktionen auf Jahresabschluss 3 Markieren Sie die Mitarbeiter f r die Sie den Jahresabschluss durchf hren m chten und klicken Sie auf OK Best tigen
211. tung der Uhrzeit von E Mails notwendig Landeseinstellung Nummernformat Standardm ig werden Zahlen in PROJEKT PRO nach der deutschen sterreichischen Schreibweise z B 1 234 567 89 angezeigt und eingegeben Unter folgenden Voraussetzungen m Lizenz PRO international m Installation von FileMaker Pro 13 am Arbeitsplatz ist es m glich das Zahlenformat des Arbeitsplatz Betriebssystems in PROJEKT PRO zu verwenden Beachten Sie dass alle Benutzer des Standorts das gleiche Zahlenformat verwenden sollen Wenn Sie abweichende Zahlenformate w nschen legen Sie mehrere Standorte an und ordnen Sie die Benutzern diesen Standorten zu Gehen Sie zur Einstellung des Nummernformats folgenderma en vor 1 ffnen Sie den gew nschten Standort 2 Tragen Sie als Dezimal und Tausender Trennzeichen die Trennzeichen die von Ihrem Betriebssystem verwendet werden Z B f r die Schweiz 1 234 567 89 m Tausender Trennzeichen m Dezimal Trennzeichen FEIERTAGE Die in PROJEKT PRO ben tigten Feiertage k nnen in diesen Pool eingetragen oder importiert werden Diese Feiertagsets k nnen dann an verschiedenen Stellen in PROJEKT PRO verwendet werden Um ein eigenes Feiertags Set anzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Launchpad auf den Baustein Einstellungen 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Feiertage 3 W hlen Sie unter Funktionen im Kopfbereich in der Kopfzeile die Option Neues Feierta
212. u zeile in Drucken und zur Telefonie vornehmen Gehen Sie f r die Einstellungen folgenderma en vor 1 W hlen Sie den Baustein Einstellungen und anschlie end Standorte im Navigationsbereich Es wird eine bersicht aller Standorte angezeigt 2 Klicken Sie auf den Standort den Sie bearbeiten m chten 3 Nehmen Sie die Einstellungen in dem sich ffnenden Fenster vor Beachten Sie dass nderungen erst bei der n chsten Anmeldung der Benutzer ber cksichtigt werden Standort Tragen Sie die interne Nummer die Bezeichnung das Land und den Ort des Standorts ein 49 EINSTELLUNGEN Benutzer Im rechten Bereich werden alle Benutzer angezeigt die dem Standort zugeordnet sind Die Zuordnung erfolgt in den Benutzereinstellungen Standardm ig werden die Benutzer dem Standard Standort zugeordnet Dieser ist in der Standort Liste mit einem Stern gekennzeichnet Um den Standard Standort zu wechseln w hlen Sie die Option Als Standard festlegen im Bearbeitungs Zahnrad des gew nschten Standorts Fu zeile und automatischer Betreff m Fu zeile Definieren Sie mit freien Texteingaben Trennzeichen und Variablen welcher Text in der Fu zeile der Drucke angezeigt werden soll m Auto Betreff Definieren Sie mit freien Texteingaben Trennzeichen und Variablen den Betreff der Kommunikationen die von den Standort Mitarbeitern erstellt werden Die projektbezogenen Variablen werden nur verwendet wenn die Kommunikation eine
213. u definieren Einstellung des W rterbuchs m Klicken Sie in der Men leiste auf Bearbeiten Rechtschreibung und dann W rterbuch w hlen m W hlen Sie die gew nschte Sprache m W hlen Sie ob das Anwenderw rterbuch verwendet werden soll Legen Sie in diesem Fall den Speicherort f r das Anwenderw rterbuch fest 31 controlling 33 EINSTELLUNGEN Die meisten Einstellungen im Bereich Grundeinstellungen sind vom B roinhaber oder vom Administrator festzulegen EIGENE BENUTZEREINSTELLUNGEN Jeder Benutzer kann seine eigenen allgemeinen Einstellungen mit dem Baustein Einstellungen Basis im Launchpad aufrufen Viele davon kann er selbst bearbeiten Einige z B Zugriffsrechte sind allerdings dem Administrator vorbehalten siehe Kapitel Benutzerdaten Allgemeine Einstellungen m Das Benutzerk rzel und der Benutzername werden angezeigt Hier k nnen Sie ein neues Passwort f r Ihren PROJEKT PRO Account festlegen m Die Interface f r die PROJEKT PRO Oberfl che sowie die Drucksprache k nnen Sie bei entsprechender Lizenz PRO international einstellen m Das PROJEKT PRO TEMP Verzeichnis wird standardm ig im F r alle Benutzer Ordner Mac OS X oder in den lokalen Einstellungen des Benutzers Win angelegt Beispielsweise bei Netuser Installationen ist es notwendig das PROJEKT PRO TEMP Verzeichnis manuell festzulegen da dieses am lokalen Rechner vorhanden sein muss m Der Benutzer Standort k
214. uer Titel in den Funktionen im Kopfbereich und tragen Sie Titelnummer und Bezeichnung ein In den Produktkatalog Baustein Stammdaten k nnen Sie Standard Titel festlegen die bei der Neuanlage von Angeboten und Auftr gen automatisch angelegt werden sollen Grundleistungen anlegen 1 Klicken Sie auf Neue Leistungsphase in den Funktionen im Kopfbereich Geben Sie ggf den Titel an 121 HONORARBERECHNUNG und w hlen Sie den Typ Grundleistungen 2 ndern Sie bei Bedarf die Honorarberechnungsart W hlen Sie das Leistungsbild ggf die Titelzuordnung und das Bezugshonorar aus den entsprechenden Drop down Listen aus Markieren Sie ob die Aufgliederung SIA und die Langtexte der Leistungsphasen mit bernommen werden sollen Diese werden dann im Angebot bzw Auftrag angedruckt 3 Markieren Sie die Leistungsphasen die bernommen werden sollen oder benutzen Sie die Option in den Funktionen Alle aus abw hlen um alle Leistungsphasen zu markieren demarkieren 4 Klicken Sie auf OK Die markierten Leistungsphasen werden mit den Standard Prozents tzen der Honorarordnung bernommen In der Positionsliste kann der Prozentsatz ge ndert werden Wenn Sie auf das 100 Honorar in der Spalte EP Bezug klicken k nnen Sie das 100 Bezugshonorar aufrufen und ggf ndern Beachten Sie dass nderungen im Bezugshonorar nderungen bei weiteren Teilleistungen bewirken k nnen 5 Prozentuale und pauschale Nebenkosten k
215. ummer ein 4 Legen Sie im folgenden Dialog die gew nschte Honorarberechnungsart fest 5 Entscheiden Sie ob Sie direkt die Honorarberechnung vornehmen m chten eine Leistungsphase 0 anlegen m chten um Stunden f r Vertragsverhandlungen Akquisition buchen zu k nnen oder die Honorarberechnung sp ter vornehmen m chten 6 Der Auftrag wird angelegt Er hat den Status Vorbereitet Erg nzen Sie die Auftragsdaten und f hren Sie die Honorarberechnung im Volumen durch Auftrag duplizieren Zum Duplizieren rufen Sie den gew nschten Auftrag auf Klicken Sie dann auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Duplizieren Entscheiden Sie ob der Auftragnehmer mit ins Duplikat bernommen werden soll und ob das Duplikat einem anderen Projekt zugeordnet werden soll Alle Auftragsdaten und die Honorarberechnung werden ins Duplikat bernommen 96 AUFTR GE Auftrag drucken Um eine Auftragsbest tigung zu drucken w hlen Sie den Drucker im Kopfbereich im Auftragsblatt bzw Volumen Entscheiden Sie im Dialog ob das Deckblatt als Anschreiben mit erstellt werden soll Wenn in den Auftrags Einstellungen festgelegt wurde dass Rechnungen ohne Deckblatt gedruckt werden sollen kommt keine R ckfrage Wenn der Auftrag noch den Status Vorbereitet hat w hlen Sie ob Sie nur die Auftragsbest tigung drucken oder auch den Auftrag beauftragen m chten siehe unten Auftrag beauftragen Wenn der Auftrag fertig vorbereitet is
216. und Zahlungen werden bei den jeweiligen offenen Rechnungen eingetragen m Wenn Sie den Haken nicht setzen werden in Folge Abschlagsrechnungen die Zahlungsbetr ge der bisherigen Rechnungen abgezogen Auch bisher nicht bezahlte Rechnungen werden abgeschlossen und Zahlungen werden immer bei der aktuellen Abschlagsrechnung eingetragen Um die Auftragsrechnungen anzuzeigen 1 W hlen Sie den Baustein Auftr ge und klicken auf den gew nschten Auftrag 2 Klicken Sie dann auf Rechnungen im 102 AUFTR GE Navigationsbereich Im Summenblock werden alle Einzelrechnungen summiiert Die Summe laufendes Jahr ber cksichtigt nur die Rechnungen des laufenden Jahres wichtig f r berj hrige Auftr ge Unter Ausstehend wird der Betrag der noch in Rechnung gestellt werden soll ermittelt Im Feld Offen wird die Summe nicht beglichener Rechnungsbetr ge angezeigt RECHNUNG ERSTELLEN UND BEARBEITEN Um eine Rechnung zu erstellen 1 W hlen Sie im Baustein Auftr ge den gew nschten Auftrag aus 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Rechnungen Sie gelangen in die Rechnungs bersicht 3 Klicken Sie auf die Option Neue Rechnung in Funktionen im Kopfbereich 4 Falls der Auftragsstatus noch Vorbereitet ist kommt die Meldung dass der Auftrag noch nicht best tigt ist Stellen Sie in diesem Fall den Auftragsstatus auf Beauftragt durch Klick auf OK 5 Falls eine Abschlagsrechnung vorliegt die noch nicht
217. und der Arbeitszeitdifferenz Rechner werden eingeblendet Der Kalender stellt den heutigen Tag orange Samstage keine Besch ftigung hellgrau Sonntage Feiertage dunkelgrau Urlaub gr n und Krankheit dunkelblau dar Sie k nnen durch Klick auf den gew nschten Tag Heute oder die Pfeile schnell zu den Eintr gen dieses Tages wechseln Unter Arbeitszeit kann die Arbeitszeit des Tages eingegeben werden und diese wird dann mit den eingegebenen Projektstunden verglichen Die Differenz nach Erfassung aller Zeiteintr ge des Tages sollte immer 0 sein m Tages bersicht Es wird die Liste der Zeiteintr ge des ausgew hlten Tages angezeigt Wenn Sie die Eintr ge anklicken wird Ihnen in der urspr nglichen Ansicht der Zeiteintrag dargestellt und Sie k nnen diesen ndern Mit dem Bearbeitungs Zahnrad kann der Zeiteintrag fortgesetzt dupliziert oder gel scht werden Mit Fortsetzen wird der neue Eintrag zeitlich direkt hinter dem neuesten Zeiteintrag angelegt Damit k nnen T tigkeiten auch von Vortagen am aktuellen Tag fortgesetzt werden 128 ZEITERFASSUNG Teilleistungs spezifische Einstellungen Sie k nnen Teilleistungs spezifische Gruppen f r die Zeiterfassung treffen 1 W hlen Sie im Baustein Auftr ge den gew nschten Auftrag aus und anschlie end im Navigationsbereich Volumen Klicken Sie auf das Stift Symbol links vor der Teilleistungs Tabelle W hlen Sie in der Teilleistungsliste die Option Bearbeiten un
218. und der SOLL Arbeitszeit m ssen die f r den Mitarbeiter g ltigen Feiertage eingegeben werden Am einfachsten ist es wenn das Feiertags Set in den Einstellungen gepflegt wird siehe Kapitel Feiertage und dann bei den einzelnen betroffenen Mitarbeitern bernommen wird Bei mehreren B ros in verschiedenen L ndern oder Bundesl ndern k nnen nat rlich mehrere Feiertags Sets gepflegt und bernommen werden Um Feiertage bei einem Mitarbeiter zu bernehmen 1 W hlen Sie den Baustein Mitarbeiter und w hlen einen Mitarbeiter aus 2 Klicken Sie auf Sozialbed Ausfall im Navigationsbereich 3 Klicken Sie unter Funktionen im Kopfbereich auf 136 MITARBEITER Feiertage bernehmen und w hlen das gew nschte Feiertags Set aus 4 Wenn Feiertage schon vorhanden sind und sich mit dem zu bernehmenden Set berschneiden entscheiden Sie im folgenden Dialog welche Feiertage bernommen werden sollen Standardm ig werden nur die Feiertage bernommen die sp ter als alle bisherigen Feiertage des Mitarbeiters liegen Option Beibehalten Alternativ k nnen die Mitarbeiter Feiertage durch die vom Set ersetzt werden bernehmen oder Sie k nnen einen Stichtag festlegen ab dem die Feiertage ersetzt werden sollen Festlegen 5 Die Feiertage die im Besch ftigungszeitraum des Mitarbeiters liegen werden bernommen 6 Nach der bernahme besteht keine Verkn pfung mehr zwischen Mitarbeiter Feiertagen und Feier
219. ung ein m Anpassungsfaktor Geben Sie bei Bedarf den Anpassungsfaktor r und eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt nun automatisch den durchschnittlichen Zeitaufwand Tm Zeitaufwandberechnung Geben Sie bei Bedarf den Teamfaktor i und eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt automatisch den prognostizierten Zeitaufwand Tp Honorarberechnung Geben Sie den angebotenen Stundensatz h und bei Bedarf den Faktor f r Sonderleistungen s sowie eine Begr ndung ein PROJEKT PRO ermittelt automatisch das 100 Honorar Zu Abschl ge Tragen Sie Zu und Abschl ge Bezeichnung und Prozentsatz ein Honorar Runden korrigieren Sie das Honorar bei Bedarf manuell Klicken Sie auf OK um mit der Honorarberechnung des Angebots Auftrags fortzufahren SIA 102 2001 1 Geben Sie eine Bezeichnung f r die Honorarberechnung an Jahr W hlen Sie das gew nschte Jahr aus PROJEKT PRO tr gt die zugeh rigen K1 und K2 Werte ein Bausumme Geben Sie in das entsprechende Feld die Bausumme ein und tragen Sie im danebenliegenden Feld bei Bedarf die Grundlage ein nach der der Bezugswert ermittelt worden ist z B Kostensch tzung vom 22 Januar 2012 PROJEKT PRO ermittelt automatisch den Honorar Grundprozentsatz p Baukategorie Schwierigkeitsgrad W hlen Sie die gew nschte Baukategorie PROJEKT PRO ermittelt automatisch den Schwierigkeitsgrad n Alternativ k nnen Sie unter der Kategorie freier Wert w hlen und den Sc
220. ung dieser Einstellungen finden Sie im Baustein Zeiterfassung Projektnummer ndern 1 Klicken Sie in der Innenprojektliste auf das gew nschte Innenprojekt 2 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Projektnummer ndern 3 Wenn Sie eine Lizenz f r PRO mobil sync haben kommt ein Warnhinweis Lesen Sie diesen und best tigen mit OK 4 Geben Sie die neue Projektnummer ein Innenauftragskosten Um die Kosten eines Innenauftrags auszuwerten 1 ffnen Sie den gew nschten Innenauftrag 2 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kosten 3 W hlen Sie ggf den gew nschten Zeitraum Startdatum Enddatum 4 Die nachrichtlichen Kosten f r den Innenauftrag in dem Zeitraum werden angezeigt Die Kosten f r die Stunden werden dabei auf Grundlage der Einzelkosten Stundens tze berechnet Beachten Sie dass Sie alle Neben und Fremdkosten von Innenauftr gen in die Profitcenter Sachkosten eintragen m ssen um sie in der Profitcenter Kalkulation zu ber cksichtigen Beachten Sie dazu das Kapitel Sachkosten 5 Im Navigationsbereich unter Stunden Fremdkosten und Nebenkosten gelangen Sie in die detaillierte Liste der Stunden bzw Kosten Auch bei den einzelnen Leistungsphasen k nnen Sie die Stunden anzeigen lassen die auf der Leistungsphase gebucht wurden so wie deren nachrichtliche Kosten PRODUKTKATALOG Der Produktkatalog dient dazu h ufig ben tigte Titel Teilleistu
221. utomatisch anlegen wird er automatisch gel scht Feiertage werden vom B roinhaber selbst angelegt und m ssen daher nicht genehmigt werden URLAUBSKALENDER Im Urlaubskalender werden die Arbeits Urlaubs Krankheitstage ausgew hlter Mitarbeiter in einer Jahres bersicht angezeigt 149 URLAUB UND KRANKHEIT Urlaubskalender aufrufen 1 2 ffnen Sie den Baustein Urlaub und Krankheit Klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich und w hlen Urlaubskalender W hlen Sie das gew nschte Jahr und ggf das Quartal aus Quartal Ansichten k nnen im DIN A3 Format gedruckt werden Entscheiden Sie ob Folgendes gedruckt werden soll m Zusammenfassung Urlaub Damit sind die ersten Spalten des Urlaubskalenders Werte Vorjahr Anspruch Geplant Rest gemeint m Krankheitseintr ge m Events Events sind allgemeine Eintr ge die f r die Mitarbeiter Urlaubsplanung relevant sind und zur Information angezeigt werden sollen Tragen Sie als Events z B die Schulferien oder eine Messe ein die bestimmte Mitarbeiter besuchen sollen Best tigen Sie mit OK Im n chsten Dialog tragen Sie bei Bedarf die Events ein Klicken Sie hierf r auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen Neues Event aus W hlen Sie die Bezeichnung den Zeitraum und die Farbe des Events aus Best tigen Sie mit OK Um vorhandene Events zu bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten unter dem Bearbeitungszahnrad Das Event Fenster wird
222. vigationsbereich Hier finden Sie die Auftragsdaten welche aus dem Projekt dem Angebot oder aus den Voreinstellungen bernommen wurden Diese Daten k nnen Sie bearbeiten solange der Status des Auftrags Vorbereitet ist In den Auftrags Einstellungen k nnen Sie entscheiden dass auch Auftr ge mit dem Status Beauftragt bearbeitet werden k nnen m Nummernkreisbezug und Auftragsnummer Der Haken Nummernkreisbezug ist standardm ig gesetzt wenn der Auftrag einem Profitcenter mit Nummernkreis zugeordnet ist Bei einem weichen Nummernkreis kann der Haken entfernt werden um den Auftrag aus dem Nummernkreis auszuschlie en Ist der Auftrag einem Profitcenter ohne Nummernkreis zugeordnet bleibt das K stchen leer Wenn der Auftrag einen Nummernkreisbezug hat wird eine vorl ufige Auftragsnummer verwendet solange der Status Vorbereitet ist Vorl ufige Nummern sind in Klammern und enthalten NNN anstelle der laufenden Nummer Wenn der Auftrag keinen Nummernkreisbezug hat k nnen Sie die Auftragsnummer ndern Beachten Sie zu den Nummernkreis Einstellungen das Kapitel Nummernkreise m Status Beachten Sie hierzu das Kapitel Auftrag bearbeiten m Innenauftrag Auftrag der nicht abgerechnet werden kann Gemeinstunden Beachten Sie hierzu das Kapitel Innenprojekte m Abrechnung kumulativ Pr fen Sie ob die Rechnungsstellung wie im Bauwesen blich kumulativ und nicht als Einzelrechnungen erfolgen soll Di
223. w nschten Auftrag und w hlen Rechnungsplanung im Navigationsbereich Das Netto und Bruttobudget wird Ihnen in der Kopfzeile dargestellt Manuelle Rechnungsplanung Um Rechnungen manuell zu planen 1 Legen Sie mit Hilfe des Plus Symbols eine neue Rechnung an 2 Tragen Sie das geplante Rechnungsdatum und eine Rechnungsbezeichnung ein 3 Legen Sie den prozentualen Anteil vom Budget fest welcher in Rechnung gestellt werden soll Um schnell weitere Rechnungen anzulegen k nnen Sie unter dem Bearbeitungs Zahnrad die Eintr ge Duplizieren 167 CONTROLLING AUFTR GE oder L schen Erzeugen Sie weitere Datens tze bis Sie das Gesamtvolumen des Auftrags auf die geplanten Rechnungen verteilt haben Rechnungen automatisch planen Um Rechnungen automatisch anzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und w hlen die Option Budget verteilen 2 Geben Sie an an welchem Tag des Monats und ab wann Startmonat Startjahr erwartete Rechnungen angelegt werden sollen W hlen Sie die Periode in Monaten und die Anzahl der Rechnungen aus Klicken Sie auf OK 3 Die erwarteten Rechnungen werden angelegt ndern Sie bei Bedarf das Datum die Bezeichnung und den Budgetanteil der Rechnungen ab Wenn die automatische Verteilung nicht zum gew nschten Ergebnis gef hrt hat k nnen Sie mit einem Klick auf das L schen Symbol in der Titelzeile alle Rechnungen auf einmal l schen R
224. wand zu finden Halten Sie sich dabei stets vor Augen dass jede Kalkulation immer nur eine wenn auch sehr genaue Sch tzung sein wird und es f r die Pr fung der Wirtschaftlichkeit eines Auftrags nicht auf eine einzelne Stunde ankommen wird Wie fein aufgegliedert und genau Sie Ihre Stunden in PROJEKT PRO eingeben h ngt vor allem von Ihnen ab PROJEKT PRO ist grunds tzlich darauf eingerichtet die geleistete Arbeitszeit minutengenau nach Teilleistungen f r jeden Tag einzugeben Selbstverst ndlich k nnen Sie jedoch auch eine gesamte Woche oder einen gesamten Monat zusammenfassen und eingeben Die Stunden sind jedoch immer nach Teilleistungen getrennt einzugeben In der Praxis hat sich eine Genauigkeit auf halbe oder maximal viertel Stunden als v llig ausreichend erwiesen Die Erfassungsgenauigkeit der Zeiterfassung kann in den Einstellungen festgelegt werden Zeiteintrag anlegen 1 ffnen Sie den Baustein Zeiterfassung 2 Es ffnet sich ein kleines Fenster welches daf r vorgesehen ist an eine Stelle Ihres Bildschirm verschoben zu werden wo es nicht st rt und die ganze Zeit ber ge ffnet zu sein So k nnen Sie bequem Ihre Zeiteintr ge erfassen ohne sich am Ende des Tages oder 126 ZEITERFASSUNG am Ende der Woche den Kopf zerbrechen zu m ssen wann Sie was gemacht haben Ihr Mitarbeitername mit dem Sie in PROJEKT PRO angemeldet sind wird im Feld Mitarbeiter angezeigt Das aktuelle Datum wird angezeigt
225. wird im Feld oben links angezeigt Wenn Sie entsprechende Rechte haben k nnen Sie einen anderen Mitarbeiter ausw hlen 2 Neben dem Mitarbeiterk rzel wird standardm ig das aktuelle Datum angezeigt Klicken Sie in das Datum Feld um den Kalender zu ffnen und ggf den Tag zu wechseln Der Kalender stellt den heutigen Tag orange Samstage keine Besch ftigung hellgrau Sonntage Feiertage dunkelgrau Urlaub gr n und Krankheit dunkelblau dar Sie k nnen durch Klick auf den gew nschten Tag Heute oder die Pfeile schnell zu diesem Tag wechseln Wenn eine Zeiterfassungssperre in den Mitarbeiterdaten eingetragen wurde k nnen nur die Tage ausgew hlt werden f r welche die Zeiterfassung erlaubt ist 3 Klicken Sie auf das Plus Symbol in der Rubrik 197 4 WEBZEITERFASSUNG Projektzeit F llen Sie den Zeiteintrag aus siehe unten Alternativ duplizieren Sie einen bestehenden Eintrag mit dem Doppelplus Symbol und ndern diesen mit dem Stift Symbol Klicken Sie auf OK um den Zeiteintrag zu best tigen Zeiteintrag ausf llen Mit einem roten Punkt sind die Felder markiert welche ausgef llt werden m ssen In das Feld Von wird die aktuelle Zeit eingetragen Die Erfassungsgenauigkeit in den Zeiterfassungs Einstellungen definiert den eingetragenen Wert Klicken Sie in das Feld Bis dann wird die aktuelle Zeit eingetragen Diese k nnen Sie ndern Alternativ k nnen Sie die Arbeitszeit auch als Dauer erfasse
226. wischen verplanten und geleisteten Stunden m Leistungsphasen Kosten tats chliche kalkulatorische Kosten f r die geleisteten Stunden In der Spalte Differenz neben dem Mitarbeiternamen werden au erdem die Gesamt Differenzen Stunden des Mitarbeiters f r die Leistungsphase angezeigt Stunden die von einem in der Leistungsphase nicht 194 EINSATZPLANUNG eingeplanten Mitarbeiter erfasst wurden erscheinen unter Sonstige Wenn Sie mit der Maus ber die Stundenwerte gehen sehen Sie in einer Quickinfo welche Mitarbeiter die Stunden erfasst haben Gesamtsummen Am rechten Ende der Einsatzplanungstabelle finden Sie folgende Gesamtwerte m Stunden Gesamt Summe der Stunden inner und au erhalb des Betrachtungszeitraums F r vergangene Monate werden dabei die IST Stunden ber cksichtigt m Kosten Gesamt Summe der kalkulatorischen Personalkosten inner und au erhalb des Betrachtungszeitraums F r vergangene Monate werden dabei die tats chlichen Kosten ber cksichtigt m Budget Leistungsphase siehe Kapitel Internes Budget m Hochgerechnetes Ergebnis Abweichung zwischen Budget und Kosten Gesamt m Leistungsstand Leistungsstand der Leistungsphase m Effizienz Verh ltnis zwischen tats chlichem Kostenanteil und Leistungsstand beachten Sie hierzu die Beschreibung des Werts Kosten L in der SOLL IST monet r Ansicht m Hochgerechneter zus tzlicher Bedarf Stunden die bei gleichbleibender Effizienz noch eingep

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