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E R S T E S C H R I T T E

1. enee 3 3 bersicht sizes teste 3 4 Datensicherung erstellen 3 5 Datensicherung zur ckladen 3 7 Applikationen Inhaltsverzeichnis Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung 4 12 Anlagenbuchhaltung 4 16 LOFNbuChMaltunG sss teeth nahen 4 20 Human Resources 0 0 2 eee eeeeeeee tenets 4 25 Electronic Banking 4 30 Adressmanagement n 4 34 Auftragsbearbeitung 0 4 37 Produktionsplanung und steuerung 4 49 Service und Vertragsmanagement 4 55 Leistungs und Projektabrechnung 4 59 E BUSINGSS u a 4 63 Informationsmanagement 4 69 Fibulight rn eas Lees 4 72 L hnliight essen aaa 4 75 Fakturier ng nennen 4 79 Applikations bergreifende Optionen 4 88 Anhang wiveisesssnccessesvscccecsssessscsteedeadcsseveseece 5 1 Inhaltsverzeichnis ene 5 3 ABACUS Business Software 5 4 Hardware Voraussetzungen n s 5 5 Version Internet 5 6 AbaWebTreuhand ABACUS Software as a Service 5 7 Installation Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Servi
2. 4 71 Verf gbare Optionen 4 71 FIBULAE eoni e 4 72 bersicht a2 mans 4 72 Vorarbeiten a ice vaestnetieespevdas tenets 4 72 Zentrale Stammdaten erfassen 4 73 Stammdaten erfassen ee 4 73 Verf gbare Optionen 4 74 LOhRlIghE AH reist bersicht a a NTE A Vorarbeiten Zentrale Stammdaten erfassen 4 76 Stammdaten erfassen e 4 76 Abrechnung 4 78 Verf gbare Optionen 4 78 Fakt rierung satire 4 79 bersicht nt ec ii 4 79 V rarbeltenatsieistientikbedkirsin 4 80 Zentrale Stammdaten erfassen 4 80 Stammdaten erfassen ou 4 80 Verf gbare Optionen 0 4 87 Applikations bergreifende Optionen 4 88 Unternehmen an Gesch ftsbereiche Fremdw hrungen Kostenstellen Kostenrechnung 4 88 Applikationen Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung C DR Vorarbcten Beim Konfigurieren der Applikation Finanz buchhaltung f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 6311 daten erfassen nen definieren MWST Pflichtigkeit 6312 setzen MWST Codes er ffnen 5311 Stammdaten Stammdaten definieren 51 erfassen Optionen aktivieren Kontenklassierung 25 aufbauen Kontenstamm er ffnen 21 Kostenstellenstamm 41 er ffnen Saldovortr ge eingeben 52 Umfa
3. Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Hilfs und Systemprogramme Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Debi Schnittstelle Bestimmt in welcher Form die Debitoren Schnittstelle aufbereitet und verarbeitet werden soll Kredi Schnittstelle Bestimmt in welcher Form die Kreditoren Schnittstelle aufbereitet und verarbeitet werden soll Projekt Schnittstelle Bestimmt in welcher Form die Projekt Schnittstelle aufbereitet und verarbeitet werden soll Fibu Schnittstelle Bestimmt einerseits in welcher Form die Fibu Schnittstelle aufbereitet und verarbeitet werden soll Andererseits wird hier die Buchungsmethode eingestellt e Aufwandverbuchung beim Einkauf Lagereingang e Aufwandverbuchung beim Verkauf Lagerausgang Aktivit ts Schnittstelle Die Aktivit ts Schnittstelle bietet die M glichkeit Kopffelder vom VK Auftrag EK Bestel lung oder PPS Auftrag der Adressaktivit t zuzuordnen Bei der Generierung einer Adress aktivit t aus der Ablaufsteuerung wird dieses Mapping ausgef hrt Gesch ftsbereich Erm glicht die Definition ob Bewegungs oder Stammdaten bei nicht zul ssigem Gesch ftsbereich berlesen d h auch in den Auswahllisten nicht angezeigt werden sollen 4 46 EJ Kundenstammdaten erfassen Programm 421 Falls die Option Verkauf oder Lager installiert ist m ssen die Kundenstammdaten erfasst werden Ist die Debitorenbuchhaltung installi
4. Programm 152 Erstellen Sie die Auszahlungsliste f r die ausge w hlte Periode Es stehen diverse Selektionen zur Verf gung zum Beispiel nach Personal nummer Abteilung oder Firmen Zahlstelle Programm 154 Nach dem Aufbereiten des Zahlungslaufes im Programm 151 kann der DTA erstellt werden Applikationen Lohnbuchhaltung EZ Definitive Lohnverarbeitung Programm 18 Ist der Lohnlauf fertig abgeschlossen wird er mit dem Programm 18 definitiv verarbeitet Ein Lohnlauf kann erst in die Finanzbuchhaltung ver bucht werden Programme 191 192 194 nachdem er definitiv verarbeitet wurde Hinweise Es wird empfohlen vorher im Programm 17 den Buchungsbeleg aufzubereiten damit eventuelle Fehler im Verbuchungslauf recht zeitig bemerkt werden 4 23 Applikationen Lohnbuchhaltung Verfiigbare Optionen Die Grundversion der Lohnbuchhaltung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Geschaftsbereiche e Fremdw hrung e Automatische Quellensteuerabz ge e Kostenstellen e Variable Fibu Verbuchungsmatrix e Schnittstellen Vorerfassung Stammdaten e Swissmem Statistik e R ckrechnung e Datenvorerfassung e Gesch ftsbereich bergreifendes Buchen e Schnittstelle Sozialversicherungen Zus tzliche ABACUS Tools e AbaNotify Melde und Informationssystem e AbaReport 4 24 Human Resources Beim Konfigurieren der Applikation Human Resources f hren Si
5. Hinweis Beim Deinstallationsvorgang werden folgen de Komponenten der bestehenden ABACUS Installation entfernt ABACUS Schriftarten ABACUS Starteintr ge ABACUS System und Datenbankdienste sowie Einstellungen und ABACUS Programme sowie Programmver zeichnisse Alle Mandantendaten bleiben dabei erhalten Um die ABACUS Installation komplett zu entfernen m ssen Sie lediglich noch das Verzeichnis abac manuell l schen 5 Das Fenster Lizenzbestimmungen wird an gezeigt Lesen Sie die Lizenzbestimmungen sorgf ltig durch und aktivieren Sie die Check box Ich akzeptiere den Lizenzvertrag wenn Sie mit den Lizenzbestimmungen ein verstanden sind Ohne die aktivierte Check box k nnen Sie die Installation nicht fortsetzen Klicken Sie danach auf Weiter 6 Das Fenster Lizenzdatei kopieren wird an gezeigt Geben Sie hier den Pfad zur Registra tionsdatei abareg xml an Diese wird automa tisch in das entsprechende Zielverzeichnis kopiert Zudem werden die lizenzierten Appli kationen aus dieser Datei ausgelesen und im nachfolgenden Fenster im Assistenten ange zeigt und ausgew hlt Klicken Sie nach der Pfadangabe auf Weiter 7 Das Fenster Applikationsauswahl wird an gezeigt Hier werden nun wie zuvor erw hnt die lizenzierten Applikationen angezeigt und ausgew hlt W hlen Sie hier mit einem Klick der rechten Maustaste im Kontextmen den Befehl Alle anzeigen um ggf weitere Appli kationen auszuw hlen Bedenken Sie jedoch
6. version internet ABACUS business software ABACUS Erste Schritte Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung Dieses Handbuch ABACUS Erste Schritte unterstUtzt Sie bei der Installation der ABACUS Business Software und bietet Ihnen wertvolle Informationen zur effizienten Bedienung des AbaMenu und der Applikationen Im Weiteren werden die wichtigsten Schritte bei der Er ff nung und den Stammdatendefinitionen f r einen neuen Mandanten erl utert So verwenden Sie dieses Handbuch Ob Sie bereits mit der ABACUS Business Software vertraut sind oder sich zum ersten Mal damit besch ftigen ABACUS Erste Schritte bie tet Ihnen hilfreiche Informationen Folgende Vorgehensweise empfehlen wir Ihnen Lesen Sie bei einer Neuinstallation zuerst die Kapitel Installation und AbaMenu und studieren Sie anschliessend die Kapitel jener Applikatio nen die installiert werden sollen Hinweis Wenn Sie umfangreichere oder applikations spezifische Informationen ben tigen entneh men Sie diese bitte den jeweiligen Online Handb chern zu den einzelnen Applikatio nen Diese Handb cher sind ber das AbaMe nu einfach zug
7. Lohnbuchhaltung O Lohnarten definieren Programm 411 Definieren Sie die individuellen Lohnarten Mit dem ABACUS Standardlohnartenstamm k nnen Sie fast alle m glichen Lohnabrechnungen durchf hren Hinweise Firmenindividuelle Anpassungen des Lohn artenstammes zum Beispiel im Bereich der Absenzenkontrollen Rapportierung automa tische Berechnung von berstunden Sozial leistungen Arbeitgeber m ssen von einer gut ausgebildeten Person vorgenommen werden Falls Sie eine Lohnbuchhaltung f r Baufirmen Schreinereien Hotels oder Restaurants ben tigen k nnen Sie spezielle Lohnartenstamme f r die Baubranche sowie das Gastgewerbe bei der ABACUS Research kostenlos beziehen EJ Personalstamm Programm 31 In diesem Programm erfassen Sie alle Angaben ber Ihre Mitarbeiter Beispiele f r Personalstammdaten e Adresse e AHV Nummer e SUVA Code e Geburtsdatum e Eintrittsdatum e Angaben zur Quellensteuer Der Personalstamm wird auf der Zeitachse ge f hrt Dies hat den Vorteil dass zuk nftige Mutationen zum Beispiel ein Wechsel in eine neue Abteilung bereits vorg ngig mit einem G ltig ab Datum erfasst werden k nnen Auswertungen ber die Daten des Personal 4 22 stammes k nnen so auch bezogen auf ein bestimmtes Datum erstellt werden EJ Lohndaten Programm 32 Erfassen Sie die Mitarbeiter spezifischen Lohn daten zum Beispiel e Monatslohn e Stundenansatz f r einen Stundenl hner e Fixspe
8. Maus in die Spalten oder Zeilen ziehen und dort platzieren 4 An den Kreuzungspunkten werden nun die entsprechenden Werte angezeigt 5 Mit Klick auf die Plussymbole k nnen Sie in weitere Detailstufen der Daten navigieren Applikationen Informationsmanagement Info Cockpit einrichten Info Cockpit ist ein weiterer Teil des Informa tionsmanagements der es erm glicht Daten aus der ABACUS Business Software in bersicht lichen Cockpitprogrammen bedarfsgerecht be reitzustellen EI Info Cockpit Beispiele Damit Sie sich schnell mit den M glichkeiten des Info Cockpits vertraut machen k nnen werden verschiedene Beispiele bereits mit dem Informa tionsmanagement ausgeliefert und vorinstalliert Sie finden diese Beispiele als Programmpunkte in den Ordnern 1 4 im AbaMenu Verf gbare Optionen Die Grundversion des Programms Informations management kann durch die folgende kosten pflichtige Option jederzeit erweitert werden e Mandanten 4 71 Applikationen FibuLight C DB Vorarbcten Beim Konfigurieren der Applikation FibuLight f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanten 6311 daten erfassen informationen definieren MWST Pflichtigkeit 6312 MWST Codes er ffnen 5311 Stammdaten Stammdaten definieren 51 erfassen Optionen aktivieren Kontenklassierung 25 aufbauen Kontenstamm er ffnen 21 Saldovor
9. Tipps e Ein neuer Mandant kann somit in einem ein zigen Arbeitsgang ber s mtliche ben tigten Applikationen er ffnet werden e Um einen Mandanten er ffnen zu k nnen m ssen Sie in der Benutzerklasse als Adminis trator Supervisor oder Mandant Supervisor zugeteilt sein So regeln Sie den Mandantenzugriff f r die Benutzer 1 2 Tp eenasevewatng ABACUS DEMO rm 7 Glee asic Wahlen Sie im Catalog den Eintrag Adminis tration und dort das Programm Benutzer verwaltung unter Benutzeradmini stration Wahlen Sie eine Benutzerkategorie aus 2 S8 518 sb Arch Apacus vi agar oder Na Im unteren Bereich werden die Einstellungen zu dieser Benutzerklasse angezeigt Klicken Sie auf den Tab Zugriff Sie k nnen dort f r die Benutzerkategorie genau bestim men in welchen Applikationen Sie auf wel che Mandanten Zugriff haben soll Aktivieren Sie bei den einzelnen Applikationen die Checkboxen der Mandanten auf die die Benutzerklasse Zugriff haben soll Speichern Sie danach Uber das Diskettensymbol in der Men zeile Tipps e Alle Benutzer in einer Benutzerkategorie haben Zugriff auf dieselben Mandanten AbaMenu Mandanten AbaMenu Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Benutzer Benutzerklassen und Benutzer kategorien Beim Verwalten der Benutzerrechte ist es wich tig dass Sie die Bedeutung dieser Begriffe ver stehen und sie richtig z
10. bersicht 2 ss ee Vorarbeiten Zentrale Stammdaten erfassen 4 13 Stammdaten erfassen 0 4 13 Verf gbare Optionen 4 15 Anlagenbuchhaltung 0 4 16 bersicht ar era 4 16 Vorarbeiten sr 4 16 Stammdaten erfassen 0 4 17 Zugang im aktuellen Jahr 4 18 Nachaktivierung ene 4 18 Verf gbare Optionen 4 19 Lohnbuchhaltung bersicht ne Vorarbeiten rite irra Stammdaten erfassen 0 0 4 21 Verf gbare Optionen ce 4 24 Zus tzliche ABACUS Tools 4 24 Human Resources 4 25 bersichten Sakari tae rae 4 25 Vorarbeiten nes 4 25 Stammdaten erfassen 0 4 26 Stellenplan definieren 4 26 Personalstammdaten erfassen 4 27 Knowledge Management 4 27 Beurteilung und Zielvereinbarung 4 28 Gegenst nde und Konten 4 28 Bewerberverwaltung Verf gbare Optionen Electronic Banking eeneenn bErSIChtr eee re Loe Teds V ratbeitenn ansieht Stammdaten erfassen 0 4 31 Verf gbare Optionen 4 33 Adressmanagement ee 4 34 bersicht een 4 34 Vorarbeiten cniinn agia 4 34 Verf gbare Optionen oe 4 36 4 3 Applikationen Inhaltsverzeic
11. erfolgreichem Test best tigen Sie mit der Schaltfl che Weiter verarbeiten etd 3 Merken Sie sich Ihr Passwort Daten l schen or 4 F llen Sie die Felder gem ss den geforderten Angaben aus und best tigen Sie mit der Schaltfl che Weiter Falls es sich um einen produktiven Zugang handelt muss der unterzeichnete AbaNet Kundenvertrag bei der ABACUS Research eingetroffen sein 4 66 5 Den Schritt Grundeinstellungen AbaShop k nnen Sie mit Bet tigen der Schaltfl che Weiter berspringen Aktivieren Sie nun die Checkbox Auftragsbearbeitung Enterprise oder Fakturierung anschliessend die Check boxen E Dokumente empfangen und ver arbeiten und E Dokumente erstellen und versenden Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfl che Weiter und schliesslich auch auf die Schaltfl che Fertigstellen Programm 621 In den Service Einstellungen Dokument transfer aktivieren und starten 1 Im Bereich Auftragsbearbeitung Verkauf Ablaufsteuerung Positionsdaten anw h len und f r alle zu verwendenden Abl ufe folgendes definieren F r alle Arbeitsschritte die ein Dokument erstellen den E Dokumenttyp w hlen und speichern Also zum Beispiel f r den Typ Lieferschein den E Dokumenttyp Liefer schein ausw hlen und speichern 2 Falls Sie auch aus dem Einkauf elektronische Dokumente versenden m chten m ssen Sie den E Dokumenttyp im Programm 621 f r den Einkauf ebenfalls ausw hlen Programm 512 1 U
12. ganz einfachen Struktur aus Es ist durchaus m glich und sogar empfehlens wert zu Beginn alle Benutzer unter einem einzi gen Ast zu er ffnen und erst sp ter bei Bedarf eine komplexere Struktur aufzubauen Das Programm unterst tzt bei entsprechender Berechtigung die M glichkeit einzelne Benutzer oder auch ganze ste zu verschieben und so den Baum mit den Benutzerrechten jederzeit umzu formen AbaMenu Benutzerverwaltung Zuweisung von Benutzern auf mehrere Benutzerkategorien Die baumm ssige Abbildung einer Organisation wird zusehends schwieriger sobald ein Mitarbei ter mehrere Funktionen resp Aufgaben aus f hrt wie dies zum Beispiel in Matrixorganisatio nen der Fall ist Um solche Strukturen trotzdem abbilden zu k n nen verlangen viele IT Systeme dass sich der Benutzer entsprechend seinen verschiedenen Funktionen unter mehreren Benutzernamen ins System einloggt Dies ist nicht nur umst ndlich sondern hat auch den Nachteil dass derselbe Benutzer in den verschiedenen Logs und Proto kollen unter mehreren verschiedenen Namen respektive Nummern erscheint Die Benutzerverwaltung der ABACUS Business Software bietet diesbez glich eine viel elegante re L sung rong ARS vorm 08a gt hoo U T Dein Leela anacos ii ETTE In diesem Beispiel ist zwar der Benutzer Ueli Zeidler im Bereich St Gallen Administration angestellt erledig
13. mit bestehenden Firmen Organisationen Produkten Personen oder Ereignissen ist rein zuf llig Microsoft Windows Windows XP Windows Vista Windows 2003 und Windows 7 sind ent weder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und oder an deren L ndern 1983 2013 Microsoft Corporation Adobe und Adobe Acrobat sind Marken der Ad obe Systems Incorporated 2013 Adobe Systems Incorporated Andere in diesen Unterlagen genannte reale Firmen und Produktenamen k nnen Marken der jeweiligen Eigent mer sein Inhaltsverzeichnis ABACUS Erste Schritte VOIWOH ke Hifi Impressum Rechtliche Hinweise IV Inhaltsverzeichnis ABACUS Erste Schritte V Installation uusensssnnnennnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 1 1 Inhaltsverzeichnis nene 1 3 bersicht raer ahnen 1 4 Einzelplatzinstallation 1 6 Serverinstallation ee 1 8 Ultra Light Client Betrieb 1 11 Netzwerk Client Deinstallationsvorgang 1 12 AbaMenu 2524 u000 2224000 destun tiodini nunana Inhaltsverzeichnis bersicht naas a a AA Applikationen und Programme 2 9 Spezialprogramme een 2 13 Mandanten ee 2 15 BenutzerverwaltUng een 2 18 Dossiers und Archive 2 29 Online Handb cher und Hilfe 2 33 Datensicherung z 222u44440nnnnnnn nenn 3 1 Inhaltsverzeichnis
14. nglich F r das Lesen der Online Handb cher ben ti gen Sie einen PDF Reader ABACUS Anwenderkurse Die Anwender wie auch die Aufbau und Mas terkurse vermitteln einen umfassenden ber blick ber die wichtigsten Programmfunktionen Die Kursunterlagen k nnen auch als Checkliste f r die korrekte Einf hrung der Programme dienen Das aktuelle Kursangebot finden Sie auf www abacus ch kurse Copyright 2013 ABACUS Research AG Hinweis Alle Rechte sind vorbehalten Diese Dokumen tation darf in keiner Form ohne Genehmigung der ABACUS Research kopiert werden Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit gr sster Sorgfalt erarbeitet und getestet Trotzdem sind Fehler nicht vollst ndig auszu schliessen ABACUS Research kann weder eine juristische Verantwortung noch irgendei ne Haftung f r Folgen die auf fehlerhafte Angaben zur ckgehen bernehmen F r Verbesserungsvorschl ge und Hinweise sind wir dankbar ABACUS Research Rechtliche Hinweise Lizenzvertrag f r ABACUS Software Der Endbenutzer Lizenzvertrag EULA f r ABACUS Business Software ist auf der ABACUS Homepage www abacus ch unter Service amp Sup port Downloads Lizenzbestimmungen einseh bar Allgemeines Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten k nnen jederzeit ge ndert werden Die in den Beispielen verwendeten Firmen sons tige Namen und Daten sind frei erfunden soweit nichts anderes angegeben ist Jede hnlichkeit
15. nnen Sie die eingegebenen Informa tionen kontrollieren zum Beispiel ob die TCP IP Adresse der Bank stimmt oder welcher Port verwendet wird Die Kommunikationseinstellun gen d h Kommunikationsserver oder Proxy sind ebenfalls ersichtlich Bestehen Zweifel an diesen Einstellungen k nnen sie ber das Men Extras Einstellungen gepr ft und angepasst werden E Kontoausz ge abholen Programm 211 Nachdem das Institut eingerichtet wurde sollten als Erstes die Daten von dem Institut abgeholt werden Das Programm kann anhand des Konto auszugs automatisch die Firmenzahlstellen er ff nen Sind die Firmenzahlstellen bereits vorhan den k nnen diese mit Hilfe des Konto Zuord nungs Assistenten kontrolliert und die Konto nummer allenfalls automatisch angepasst wer den Bitte beachten Sie dass die von der Bank gelieferte Kontonummer in der Regel immer kor rekt ist und bernommen werden sollte Manuell erfasste Kontonummern k nnen dazu f hren dass Zahlungen von einem Finanzinstitut abge wiesen werden H Firmenzahlstellen Programm 412 Dieses Programm bietet eine bersicht der gef hrten Firmenzahlstellen Konti bei einem Finanzinstitut oder Kasse Kontrollieren Sie die bestehenden Firmenzahl stellen auf ihre Richtigkeit und tragen Sie falls n tig noch die DTA ID Auftraggeber Identifikation ein 4 31 Applikationen Electronic Banking U Firmenstamm Programm 411 Dieses Programm erlaubt das Steuern ver
16. tionseinstellungen pr fen ob die angegebenen Konten im Kontenplan vorhanden sind El Applikationseinstellungen Programm 621 Die Applikationseinstellungen sind das zentrale Tool f r die Verwaltung von generellen Daten und Einstellungen e Tabellen e Texte e Einheiten e Vorschlagswerte e Steuerungsparameter f r die einzelnen Programme Die Applikationseinstellungen enthalten Definitionen und Einstellungen f r alle Applikationen Die nachfolgenden Beschrei bungen beziehen sich nur auf die Einstellun gen welche f r die Applikation PPS relevant sind Die restlichen Einstellungen sind in den ent sprechenden Kapiteln beschrieben Applikationen Produktionsplanung und steuerung Bereich Erklarung Bereich Erklarung Auftrags Bestimmt die in der Produkt Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung regelt bearbeitung stammverwaltung n tigen den Ablauf und Automatis Stammdaten Nummernkreise und Automa mus der auszuf hrenden Nummernkreise Produktvorgaben ismen Die Produktvorgaben beinhal en Vorschlagswerte die zum Beispiel beim Erfassen einer neuen St cklistenposition bernommen werden Hilfs und System programme FIBU Schnittstelle Damit die Aufw nde aus dem PPS in die FIBU KORE ber nommen werden muss die Schnittstelle Aufwand akti viert werden Weiter muss die Methode der Aufwandver buchung auf Beim Ver kauf gesetzt werden Unter Buchungen aus PPS m s sen die E
17. verfeinert werden Die Anzahl der ste und Ebenen ist unbeschr nkt und kann jederzeit erweitert werden IE Perioden erfassen Programm 139 Die Beurteilung und Zielvereinbarung der Mitarbeiter erfolgt immer f r eine bestimmte Periode In diesem Programm erfassen Sie diese Beurteilungsperioden 7 Mitarbeiter Beurteilungen Programm 131 Beurteilen Sie die Mitarbeiter aufgrund der vor gegebenen Kriterien zum Beispiel Arbeits qualit t Fachwissen Belastbarkeit Verhalten gegen ber Dritten IH Beurteilungen ausgeben Programm 135 Sie k nnen die Beurteilungen und Zielver einbarungen pro Mitarbeiter ausgeben 4 28 A Gegenst nde definieren Programm 441 Gegenst nde k nnen mit einer entsprechenden Bezeichnung einer Benutzungs und oder einer Depotgeb hr versehen werden sofern die F h rung von Geb hren im entsprechenden Sachver waltungsjournal vorgesehen ist IF Konten definieren Programm 442 Dieses Programm erlaubt die F hrung von Konten f r die unterschiedlichsten Verwaltun gen von Sachen Geldern und oder Mengen Anwendungen k nnen in der F hrung von Sparkonti Darlehenskonti BVG Beitr gen berzeit Ferienkontrollen usw liegen IE Gegenst nde verwalten Programm 311 Gegenst nde k nnen verwaltet werden indem jeder Gegenstand unter Eingabe eines Abgabe datums einem Mitarbeiter zugeordnet bzw unter Eingabe eines R ckgabedatums wieder entlastet wird KE Konten f hren Pr
18. Anlagenstammdaten 21 Zugang im 21 aktuellen Jahr Nachaktivierung 21 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Anlagenbuchhaltung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen 4 16 Bevor Sie mit dem Erfassen von Anlagen begin nen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Anlagenbuchhaltung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen zum Beispiel Buchungskreise Anlagenkate gorien Saldofelder Bewegungsarten Be rechnungsregeln Feldbezeichnungen Anlagenstammdaten Saldi und Bewegun gen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Stammdaten erfassen El Firmenstammdaten Programm 411 In diesem Programm legen Sie die Grundein stellungen f r die Eingabe in den Anlagen stammdaten und zur Ausgabe von Listen fest Hinweise Es ist wichtig dass zu Beginn bestim
19. Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 Stammdaten erfassen El Applikationseinstellungen definieren Programm 621 In diesem Programm definieren Sie grundlegen de Einstellungen f r die Leistungs und Projekt abrechnung wie e Definition von Grundeinstellungen wie Status Einheitsdefinitionen Sprachen etc e Schnittstellen zu vorgelagerten oder nach gelagerten Systemen e Zugriffsberechtigungen auf Projekte oder Leistungsarten Programm 626 e F r Leistungsarten Projekte und Buchungen k nnen benutzerspezifische Felder erfasst werden um zus tzliche Daten abzubilden Ein Teil der Applikationseinstellungen kann nachtr glich ver ndert und den Bed rfnissen an gepasst werden 4 60 El Hilfstabellen definieren Programm 621 Erfassen Sie frei definierbare Tabellen Projekt tarife Projektarten und Projektgruppen oder weitere frei definierbare Gruppierungen Diese Tabellen k nnen bei laufendem Betrieb beliebig angepasst und erg nzt werden Im Weiteren definieren Sie in diesem Programm die Basisdaten f r die Zeitkontrolle und die Mitarbeiterberechtigungen d h Sie legen fest welche ABACUS Benutzer f r welche Mitarbeiter Leistungen erfassen und sehen d rfen Programm 412 F r die Erfassung des Arbeitszeitkalenders der Firma oder auch von Abteilungen steht Ihnen der Firmenkalender zur Verf gung Diese Informati onen k nnen Sie nachtr glich erg nzen E Leistun
20. Auswahlliste dieser Daten s tze aufrufen e Adressen Seite 2 und 3 Die Seiten 2 und 3 umfassen Text Info Datums Zahl und Code Felder Die Bezeich nungen dieser Felder k nnen Sie beliebig ver ndern und so den firmen und benutzer spezifischen Anforderungen anpassen e Kontaktpersonen F r jede Adresse k nnen Sie eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen erfassen F r diese Kontaktpersonen k nnen Sie n tzliche Anga ben wie Funktion direkte Telefonnummer oder E Mail Adresse erfassen Kontaktperso nen verwenden entweder die Postanschrift der bergeordneten Firma oder verf gen ber eine eigene Anschrift H Benutzerdefinierte Felder Programm 626 In diesem Programm k nnen Sie bis zu 500 wei tere Felder verschiedener Typen Text Zahlen Ja Nein etc f r die individuelle Erweiterung des Adressenstamms definieren Diese zus tzlichen Felder verhalten sich gleich wie die bereits beim Er ffnen eines Mandanten standardm ssig vorhandenen Felder Zus tzliche Felder k nnen f r die Adress Zusatz datei die Adress Kontaktpersonen die Adress verbindungen und die Aktivit ten definiert werden 4 35 Applikationen Adressmanagement Verfiigbare Optionen i Die Grundversion des Adressmanagements kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Gruppierungen und Beziehungen Diese Option enth lt zwei Funktionen Die Gruppierungen dienen hnlich den Se
21. Benutzerkategorie festzulegen Hier k nnen Sie auch die Schutzstufe der Finanzbuchhaltung festlegen weitere Hin weise finden Sie in der dortigen Hilfe 3 Um die verschiedenen Zugriffsrechte f r die Programme und Spezialfunktionen die Man danten und weitere Rechte zu definieren kli cken Sie auf das jeweilige Tab und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor 4 Speichern Sie die Einstellungen danach mit dem Button mit der Diskette in der Men leiste Tipps Benutzen Sie die Leertaste um in den verschie denen Auswahllisten die Applikationen Pro gramme oder Mandanten zu aktivieren oder zu deaktivieren So verschieben Sie eine Benutzerkategorie 1 Wahlen Sie diejenige Benutzerkategorie aus die Sie verschieben m chten und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maus taste W hlen Sie Ausschneiden 2 W hlen Sie diejenige Benutzerkategorie aus unter der Sie die zu verschiebende Kategorie platzieren m chten und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste W hlen Sie Einf gen Die Benutzerkategorie wird am alten Ort gel scht und an den neuen Ort verschoben Tipps e Noch einfacher k nnen Sie eine Benutzer kategorie mit Hilfe der Drag amp Drop Funktion verschieben e Beim Verschieben einer Benutzerkategorie wird jeweils der ganze Ast mitverschoben 2 21 AbaMenu Benutzerverwaltung Dossier und Archivzugriff fiir eine Benutzerkategorie andern Der Zugriff auf die Dos
22. Codes er ffnen Programm 5311 Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 4 80 Stammdaten erfassen Hinweis Abhangig von den installierten Programm optionen Verkauf Set Produkte usw m s sen bestimmte Definitionen nicht vorgenommen werden El Konten definieren Programm 441 Falls Sie mit der Finanzbuchhaltung arbeiten sollten Sie den Kontenplan sowie den Kosten stellen tr gerplan bereits beim Konfigurieren der Finanzbuchhaltung definiert haben Verschiedene Definitionen die in der Fakturie rung vorgenommen werden zum Beispiel in den Applikationseinstellungen pr fen ob die ange gebenen Konten im Kontenplan vorhanden sind El Applikationseinstellungen Programm 621 Die Applikationseinstellungen sind das zentrale Tool f r die Verwaltung von generellen Daten und Einstellungen zum Beispiel e Texte e Einheiten e Vorschlagswerte e Steuerungsparameter f r die einzelnen Programme F r folgende Bereiche k nnen bzw m ssen Sie in den Applikationseinstellungen Informationen erfassen Bereich Informationseinheit Seite bereich Allgemein Mandaten Info 4 40 Generelle Einstellungen Sprachen Textdefinitionen Verkauf Auftragswerte 4 41 Nummernkreise Belege Diverse Belege Ablaufsteuerung Kontierungseinstellungen Statistikeinstellungen Seriengenerierung Stammdaten Nummernkreise 4 44 Produktvor
23. Demomandant wird angezeigt W hlen Sie hier aus ob ein Demo mandant installiert werden soll Klicken Sie danach auf Weiter Installation Serverinstallation 10 Das Fenster Benutzerkonto Dienste wird angezeigt Geben Sie hier die Kontoinforma tionen des Windows Benutzerkontos ein das der AbaPrintSpooler Dienst verwenden soll Wie bereits in der bersicht erw hnt er ffnet man f r solche Zusatzdienste ein neues Konto auf der Dom ne resp auf dem Server Tragen Sie den Benutzernamen in der Form Dom ne Benutzerkonto resp Servername Benutzerkonto ein Geben Sie auch das dazugeh rige Passwort ein und klicken Sie auf Weiter 11 Im Fenster Zusammenfassung wird noch mals eine bersicht ber alle getroffenen Einstellungen angezeigt Dies ist die letzte M glichkeit vor Beginn der Installation nochmals die definierten Installationspa rameter zu berpr fen und mittels der Zur ck Schaltfl che anzupassen Klicken Sie danach auf Weiter 12 Die ABACUS Business Software wird nun installiert Neben den ausgew hlten Applika tionen werden w hrend der Installation diverse ben tigte DLL Dateien in das System verzeichnis Ihres Systems kopiert 13 Der Zeitbedarf f r die Installation richtet sich nach der Auswahl der Applikationen und kann je nach Geschwindigkeit Ihrer Arbeits station und ihres DVD Laufwerks variieren Sie dauert blicherweise mehrere Minuten 14 Nach der Installation erscheint das Fenster Installat
24. Methode hinterlegen E MWST Codes er ffnen Programm 5311 In diesem Programm definieren Sie die Steuer codes f r MWST S tze mit Angabe von e Steuertyp e Satz e G ltigkeit e Steuerkonto Steuerpflichtige die mit mehreren Pauschal s tzen abrechnen oder zeitverschobene fakturierte Leistungen erfassen m ssen den Pauschalsatz auf dem MWST Code definieren Die MWST Code Tabelle kann frei definiert werden Sie ist pro Mandant f r alle Applikatio nen g ltig Die Definition des MWST Satzes er folgt auf einer Zeitachse So k nnen Sie bei einer MWST Satz nderung den neuen Satz mit G ltig ab Datum auf dem Code bestimmen El Stammdaten definieren Optionen aktivieren Programm 51 In diesem Programm nehmen Sie Definitionen vor zu e aktiven Optionen zum Beispiel Fremd w hrungen und Kostenstellen e Buchungsperiode Weitere Informationen dazu finden Sie im Online Handbuch der FibuLight FJ Kontenklassierung aufbauen Programm 25 Der Begriff Kontenklassierung bezeichnet die Art wie die Konten in den Kontenplan einge gliedert werden Die Konten k nnen in verschiedenen mehr stufigen Klassierungen dargestellt werden Die Klassierungen sind maximal 9 stufig und k nnen in unterschiedlichsten Darstellungen aufgebaut werden Beispiele f r Klassierungen die von der ABACUS Research mitgeliefert werden e nach KMU e nach K fer e Deckungsbeitragsrechnung Wurde der Kontenplan beim Er ffnen d
25. Sie sehen jeweils hinter jeder Applikation wie viele Benutzer bereits Zugriff auf diese Applikation haben Tipps e Jeder Benutzer kann anschliessend nur diejenigen Applikationen benutzen f r die ein Zugriff f r ihn definiert wurde e Wenn f r eine Applikation bereits alle Zugriffsrechte aufgebraucht wurden so wird sie in der Liste des Applikations zugriffs grau dargestellt Weitere n tzliche Informationen So sperren Sie alle Benutzer 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Alle Benutzer sperren ent sperren aus der Kategorie Benutzeradmi nistration Best tigen Sie die Sperrung im darauf folgen den Dialog Um die Sperrung wieder aufzuheben f hren Sie das Programm erneut aus 2 28 Tipps e Mit dieser Funktion k nnen Sie den Zugriff f r alle anderen Benutzer tempor r sper ren Damit kann verhindert werden dass sich Benutzer im System anmelden w h rend zum Beispiel ein Update ein Transfer oder eine Rekonstruktion l uft e Bereits angemeldete Benutzer werden durch diese Funktion nicht abgemeldet Verwenden Sie dazu das Programm Benutzer abmelden aus der gleichen Kategorie e Das Programm Alle Benutzer sperren kann nur von einem Administrator ausge f hrt werden So drucken Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung
26. Sie die Benutzerkategorie aus unter der Sie den neuen Benutzer er ffnen m ch ten und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste Wahlen Sie Neuer Benutzer In der Benutzerverwaltung wird der neue Benutzer unterhalb der ausgew hlten Benutzerkategorie angelegt und das Fenster Benutzer wird angezeigt 3 Erfassen Sie die Informationen des neuen Benutzers e Kurzname Dies ist der Login Name des Benutzers mit dem er sich in die ABACUS Business Soft ware einloggt In einer Netzwerkum gebung sollte der Kurzname mit dem Netzwerk Login identisch sein Sie k nnen dann durch die Aktivierung der Option Autologin und durch Verwendung des gleichen Passwortes wie im Netzwerk erreichen dass im AbaMenu die Passwor tabfrage beim Starten entf llt e ID Die automatisch vorgeschlagene Benutzer ID kann von Ihnen falls notwendig gean dert werden e Vollst ndiger Name Diese Eingabe ist optional e Grundsprache Hier kann die Grundsprache ausgew hlt werden Es stehen Ihnen die Sprachen Deutsch Franz sisch und Englisch zur Verf gung e Erweiterte Sprache Neben den Grundsprachen k nnen eigene Sprachen erstellt werden Diese erweiter ten Sprachen ersetzen die Bezeichnungen in den Grundsprachen dort wo sie erfasst sind Ist die Sprachdatei f r die erweiterte Sprache an einer Stelle leer wird dort die Grundsprache verwendet E Mail Diese Eingabe ist optional e Formatierungen Hier kann f r jeden Benutzer
27. Sie im Online Handbuch der Finanzbuchhaltung E Kostenstellen er ffnen Programm 41 In diesem Programm definieren Sie e Kostenstellen e Kostentr ger Die Kostenstellen Kostentr gernummer ist maximal 11 stellig und nummerisch Applikationen Finanzbuchhaltung Das Programm 41 ist identisch mit dem Programm 21 betrifft jedoch den Kosten stellen und Kostentr gerstamm Eine Kostenstelle wird j hrlich saldiert was bei einem Kostentr ger nicht geschieht Bei einem Kostentr ger werden die Werte mit dem Jahresabschluss auf das folgende Jahr vorgetragen H Saldovortr ge eingeben Programm 52 In diesem Programm geben Sie die Saldovor tr ge ein und berpr fen sie Sie k nnen Saldovortr ge nur im ersten Buchhal tungsjahr eingeben solange das Jahr nicht abge schlossen ist Verf gbare Optionen Die Grundversion der Finanzbuchhaltung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Gesch ftsbereiche e Gestaltbare Bilanzen e Fremdw hrungen e Budgetierung e Erweiterte Budgetierung e Mittelflussrechnung e Kostenstellen e Kostenrechnung e Schnittstelle AbaConnect e Zinsberechnung e Kennzahlen e Konsolidierung e Professionelle Bilanzsteuerung e Ausziffern e Gesch ftsbereich bergreifendes Buchen Applikationen Debitorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Beim Konfigurieren der Applikation Debitoren buchhaltung f hren Sie die folg
28. Unterschied zwischen Dossiers und Archiven Die Dossierverwaltung wird bei jeder ABACUS Installation kostenlos mitinstalliert Bestimmte Funktionen sind jedoch an die Archivierung gekn pft und sind nur dann verf gbar wenn die Archivierung erworben und lizenziert wird Ein bereits erw hnter Unterschied zur Archivie rung besteht darin dass die Dossierverwaltung das L schen von Dokumenten in den Dossiers er laubt Auch werden die Archive im Gegensatz zu den Dossiers immer pro Jahr gef hrt die Dossi ers hingegen fortlaufend Dossiers werden normalerweise f r verschiedene Stammdaten gef hrt Archive und zentrale Dossiers jedoch global pro Mandant Hinweis e Die Dossierverwaltung wird als Bestandteil des ABACUS Tool Kit automatisch instal liert und ist kostenlos e Die Archivierung muss lizenziert werden und ist kostenpflichtig e Ein Automatismus f r das Abspeichern von Auswertungen etc in ein Archiv oder in ein Dossier zum Zeitpunkt des Druckvorgangs wird nur dann unterst tzt wenn die Archivierung installiert und lizenziert ist e Die Volltextsuche die das Durchsuchen der Dossiers und Archive nach einem Begriff im Dokument erlaubt steht ebenfalls nur zur Verf gung wenn die Archivierung instal liert und lizenziert ist AbaMenu Dossiers und Archive Arbeiten mit Dossiers und Archiven Die Arbeiten mit Dossiers und Archiven erledigen Sie haupts chlich in den folgenden Ansichten e Inden einzelnen
29. auf Ausf hren um die Sicherung zu starten Dies wird einige Minuten dauern Datensicherung zur ckladen Datensicherung Datensicherung zur ckladen Bevor Sie mit dem Zur ckladen der Datensiche rung beginnen sollten Sie sich mit den oben beschriebenen Grunds tzen der Datensicherung vertraut machen Beachten Sie auch folgendes Warnung W hrend des Zur ckladens der Daten darf im entsprechenden Mandanten nicht gearbeitet werden Hinweis Ein Mandant muss immer in die gleiche Num mer zur ckgeladen werden aus der er gesi chert wurde Wenn Sie den Mandanten 7777 gesichert haben m ssen Sie beim Zur ckla den der Sicherung auch wieder die Mandan tennummer 7777 verwenden Als Administrator haben Sie die M glichkeit ber das Programm Alle Benutzer sperren entsperren aus der Kategorie Benutzer administration des Eintrags Administration im Catalog des AbaMenu alle Benutzer tempor r zu sperren So k nnen Sie verhindern dass sich ein Benutzer w hrend des Zur ckladens anmel det und mit dem betreffenden Mandanten arbeitet So laden Sie gesicherte Daten zur ck 1 Klicken Sie im Catalog des AbaMenu auf den Eintrag Spezialprogramme ffnen Sie danach das Programm Mandant zur ck laden der Kategorie Mandantenprogram me 2 Geben Sie den Dateinamen der Sicherungs datei in das Feld Sicherungsdatei ein 3 Wenn die Sicherungsdatei passwortgesch tzt ist geben Sie das Passwort ins Feld Passwort ein 4
30. aus der Kategorie Benutzeradministration 2 Wahlen Sie den Benutzer aus dessen Zugriffsrechte Sie ausdrucken m chten 3 Klicken Sie auf den Button Zugriffs bersicht am rechten Rand des unteren Bereichs in dem die Einstellungen des Benutzers ange zeigt werden 4 Es werden die Zugriffsrechte angezeigt Klicken Sie auf den Button Benutzerzugriffe drucken AbaMenu Dossiers und Archive Dossiers und Archive Dossiers und Archive Die Dossierverwaltung und die Archivierung bieten elektronische Ablagem glichkeiten von Dokumenten und Auswertungen in den ABACUS Programmen Sowohl die Dossierver waltung als auch die Archivierung erm glichen ein integriertes strukturiertes Ablegen und sind vollumf nglich in alle ABACUS Applikationen integriert e ee easy 1 nk tree a oe Beispiele In einem Treuhandunternehmen kann s mtliche Korrespondenz die mit den verschiedenen Mandanten gef hrt wird automatisch beim entsprechenden Klienten abgelegt werden In der Auftragsbearbeitung k nnen Artikelpl ne oder ganze Animationen einem Artikel zugeordnet werden In den Personalapplikationen lassen sich Bewerbungs unterlagen Qualifikationen etc chronologisch den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen Bilanzen Kontoausz ge und Journale k nnen auf Jahresebene durch einfaches Aktivieren einer Option sofort archiviert werden Hinweis Um die Dokumente richtig ablegen zu k n nen ist es wichtig dass Si
31. aus der Debitoren Applikation die LSV Dateien an das Finanzinstitut bermittelt werden El ESR Daten R ckmeldungen Zahlungseing nge Programm 221 In diesem Programm stellen Sie die ESR Daten f r das Debitorenprogramm bereit Sofern das Institut korrekt eingerichtet worden ist k nnen Sie mit einem Mausklick die ESR Daten mit dem Electronic Banking von Ihrem Finanzinstitut abholen und direkt dem Debitorenprogramm 215 zur Verf gung stellen Die Daten k nnen f r Drittapplikationen nach wie vor auch exportiert werden LE Teilnehmer zuweisen Programm 222 Legen Sie fest wo und wie die ESR Daten aufbe reitet werden sollen Die Daten k nnen mandan ten bergreifend der Debitorenapplikation direkt zur Verf gung gestellt werden Applikationen Electronic Banking Verfiigbare Optionen Die Grundversion des Electronic Banking kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Deutscher Zahlungsverkehr e Cash Management e Kontobewegungen verbuchen 4 33 Applikationen Adressmanagement Adressmanagement Beim Konfigurieren der Applikation Adress management f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Stammdaten Applikationseinstellungen 621 erfassen Adressen erfassen 11 Benutzerdefinierte Felder 626 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im O
32. definieren 44 Abrechnungsdefinition 451 er ffnen Projektklassierung 351 er ffnen Projekte er ffnen 311 Mitarbeiter er ffnen 33 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Leistungs und Projektabrechnung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor der Benutzer mit dem Erfassen von Leis tungen beginnen kann m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Leistungs und Projektab rechnung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen 4 59 Applikationen Leistungs und Projektabrechnung Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 El MWST Codes er ffnen Siehe dazu die Erl uterungen in
33. definiert werden wie f r ihn Zahlen und Daten dar gestellt werden Dazu muss die Checkbox Formatierungen bearbeiten aktiviert werden Nehmen Sie den Benutzer auch in die ge w nschten Benutzerklassen auf Benutzerklasse ndern auf Seite 2 24 Klicken Sie auf Weiter Auf der n chsten Seite k nnen Sie Loginoptionen f r den Benutzer definieren Passwort und Loginoptionen ndern auf Seite 2 25 Klicken Sie auf Weiter Selektieren Sie die gew nschten Rollen f r den Benutzer Klicken Sie auf Weiter Nehmen Sie den Benutzer in die gew nschten mandanten spezifischen Benutzerklassen auf AbaMenu Benutzerverwaltung 8 Klicken Sie auf Weiter Die Seite Diverses wird angezeigt Klicken Sie nochmals auf Weiter 9 Aktivieren Sie f r den Benutzer den Zugriff auf die einzelnen Applikationen Applikationszugriff f r Benutzer ndern auf Seite 2 27 10 Klicken Sie auf Fertigstellen um den Benutzer zu er ffnen So kopieren oder verschieben Sie einen Benutzer 1 Wahlen Sie in der Benutzerverwaltung denjenigen Benutzer aus den Sie kopieren oder verschieben m chten und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste Wahlen Sie Benutzer kopieren wenn Sie den Benutzer kopieren m chten und Benut zer ausschneiden wenn Sie den Benutzer verschieben m chten Wahlen Sie die Ziel Benutzerkategorie aus und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste W hlen Sie Ben
34. ein neues Passwort eingeben SuisselD ber diese Felder k nnen die entsprechen den Zertifikate zugewiesen werden Diese Zertifikate werden f r den Betrieb ber das Web ben tigt Die hier einzugebenden Informationen entnehmen Sie bitte dem Zertifikat selbst So andern Sie die Ablaufzeit und Lange der Passworter 1 Klicken Sie im Hauptbereich des AbaMenu mit der rechten Maustaste und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Optionen Klicken Sie in der Men leiste auf den Button Benutzer amp Es werden die allgemeinen Benutzerkonto Einstellun gen angezeigt Alternativ k nnen Sie den Button Einstellungen in der Benutzer verwaltung verwenden 2 Sie k nnen auf dieser Seite die globalen Passwortoptionen definieren e Ablaufzeit der Passw rter Dies gibt die Anzahl Tage an die ein Passwort g ltig ist Danach muss es auto matisch vom Benutzer ge ndert werden ausser die Option Passwort l uft nie ab ist f r diesen Benutzer gesetzt e Maximale Anzahl erfolgloser Anmeldeversuche Hier kann eingegeben werden wie oft in Folge ein Benutzer sein Passwort falsch eingeben darf bevor die ABACUS Business Software automatisch das Benutzerkonto deaktiviert e Minimale Passwortl nge Hier kann definiert werden wie lange die Passw rter mindestens sein m ssen AbaMenu Benutzerverwaltung Applikationszugriff f r Benutzer ndern Das ABACUS Multi User System arbeitet wie die Systeme von Microsoft nach
35. enthalten sind werden grau hinterlegt Passwort und Loginoptionen ndern So ndern Sie die Loginoptionen und das Passwort eines Benutzers 1 Wahlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung aus der Kategorie Benutzeradministration 2 Wahlen Sie den Benutzer aus dessen Lo ginoptionen Sie ndern m chten Im unteren Bereich des Fensters werden dann die Einstel lungen dieses Benutzers angezeigt 3 Klicken Sie auf das Tab Login Es werden die Loginoptionen des Benutzers angezeigt 2 25 AbaMenu Benutzerverwaltung 4 Sie k nnen hier das Passwort und andere Loginoptionen ndern 2 26 Automatischer Login Wenn der Name des ABACUS Benutzers mit dem Loginnamen des Systems ber einstimmt und wenn auch die beiden Passw rter identisch sind kann durch Aktivieren dieser Checkbox beim Start der ABACUS Business Software der betreffen de Benutzer automatisch angemeldet wer den ohne dass er sein Passwort eingeben muss Um die automatische Anmeldung zu unterdr cken halten Sie w hrend des Starts der ABACUS Business Software die Control Taste gedr ckt Passwort mit der n chsten Anmeldung ndern Ist diese Checkbox aktiviert erscheint bei der n chsten Anmeldung des betreffen den Benutzers ein Feld in dem er ein neu es Passwort eingeben muss Dies ist eine n tzliche Funktion wenn ein Benutzer mit einem Standardpasswort neu erfasst wur de oder
36. erfassen Seite 4 6 4 38 Stammdaten erfassen Hinweis Abhangig von den installierten Programm optionen Lager Einkauf Verkauf Kasse usw m ssen bestimmte Definitionen nicht vorgenommen werden El Konten definieren Programm 441 Falls Sie mit der Finanzbuchhaltung arbeiten sollten Sie den Kontenplan sowie den Kosten stellen tr gerplan bereits beim Konfigurieren der Finanzbuchhaltung definiert haben Verschiedene Definitionen die in der Auftrags bearbeitung vorgenommen werden zum Beispiel in den Applikationseinstellungen pr fen ob die angegebenen Konten im Konten plan vorhanden sind El Applikationseinstellungen Programm 621 Die Applikationseinstellungen sind das zentrale Tool f r die Verwaltung von generellen Daten und Einstellungen zum Beispiel e Texte e Einheiten e Vorschlagswerte e Steuerungsparameter f r die einzelnen Programme F r folgende Bereiche k nnen bzw m ssen Sie in den Applikationseinstellungen Informationen erfassen Applikationen Auftragsbearbeitung Bereich Informationseinheit Seite Bereich Informationseinheit Seite bereich bereich Allgemein e Mandaten Info 4 40 Stammdaten Kundenvorgaben 4 45 e Generelle Einstellungen Kunden e Kontenvorschl ge definieren e Sprachen e Kontenvorschl ge ausgeben e Textdefinitionen e Standard und Hilfskonten Verkauf e Validierungsreihenfolge 4 41 Gruppierungen Auftragswerte e VESR Einst
37. glichkeiten vertraut um die f r Sie geeignetste herauszu finden e Sie k nnen die Programme ber den Men baum der Applikationen starten wenn Sie die entsprechende Applikation im AbaMenu an gezeigt haben e Sie k nnen falls Sie die Programmnummer kennen den Applikationsbuchstaben und die Programmnummer direkt in das Suchfeld des AbaMenu eingeben um so auf einfache Weise ein Programm zu ffnen Zum Beispiel F11 f r Programm 11 der Finanzbuchhal tung e Sie k nnen mit Hilfe des Men konfigurators ein benutzer oder rollenspezifisches Men Ihrer h ufig benutzten Programme so zusam menstellen dass in erster Linie diese Program me verf gbar sind e Sie k nnen ihre h ufig benutzten Programme den Favoriten hinzuf gen um so immer rasch Zugriff auf sie zu haben 2 10 So ffnen Sie eine Applikation 1 Klicken Sie in den Bereich der Applikations Rollenauswahl des AbaMenu und w hlen Sie im erscheinenden Dialog die Applikation die Sie ffnen m chten Alternativ k nnen Sie im Navigationsbereich auf den Eintrag mit dem Mandantennamen klicken oder im Catalog den Eintrag Applikationen ausw hlen Sobald Sie eine Applikation ausgew hlt haben wird der Men baum dieser Applikation im Hauptbereich des AbaMenu angezeigt Sie k nnen dort auf die einzelnen Programme der Applikationen zugreifen Tipps Klicken Sie im Catalog auf Applikationen wenn die Applikations Rollenauswahl nicht ange zeigt wir
38. in der Auftragsbearbeitung Debitoren und Kreditorenbuchhaltung definiert wurden Generelle Einstellungen Mit der Einstellung MWST Wahlweise Vorschlag I E von Kopfdaten wird f r Auftragspositionen mit einem MWST Code mit Einstellung Inklusiv Exklusiv wahlweise der Inklusiv Exklusiv Vorschlag aus dem Auftragskopf bernommen Feld MWST OIE Cd Die Checkbox R ckstellen nach Testphase erm glicht das L schen s mtlicher Bewe gungsdaten der Auftragsbearbeitung Die Stammdaten Applikationseinstellungen Vor schlagswerte usw bleiben bestehen Nach erfolgter R ckstellung wird dieser Schalter automatisch deaktiviert Die R ckstellung selber wird im Programm 591 R ckstellung nach Testphase gestartet Sprachen In der Sprachtabelle k nnen Sie alle in der Auftragsbearbeitung ben tigten Sprachen definieren Diese Sprache wird in der Auftragsbearbeitung als Standardsprache verwendet Textdefinitionen In den Textdefinitionen werden die Bezeichnungen der einzelnen Texte pro Sprache hinterlegt Pro Produkt pro Auftrags und Bestellposition k nnen maximal 9 verschiedene Texte pa rallel gef hrt werden Die erfassten Texte stehen nach einem Neustart der Programme Produktstamm oder Verkaufsauftrag sofort zur Verf gung 4 40 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Verkauf Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Auftra
39. k nnen ebenfalls parametrisiert werden E Kundenstamm Programm 31 In diesem Programm erfassen Sie die Angaben eines neuen Kunden oder ndern die Daten bestehender Debitoren Erfassen Sie die Adressen vollst ndig Besteht eine Adresse bereits zum Beispiel als Kreditor oder als Mitarbeiter kann diese im zen tralen Adressstamm gesucht und bernommen werden E Mahnwesen und Mahntexte definieren Programm 451 453 455 458 In diesen Programmen bestimmen Sie die Art der Mahnung die Mahntexte das Mahnverfahren und die Mahnstufen Applikationen Debitorenbuchhaltung Sie k nnen Textbl cke die in das Mahnformular eingef gt werden pro Sprache und Stufe defi nieren Von der ABACUS Business Software werden bereits einige Standardformulare mitinstalliert Es k nnen auch eigene Formulare definiert werden Pro Mahnverfahren k nnen Sie die Anzahl Stufen angeben mit der M glichkeit die letzte Stufe endlos zu wiederholen Verf gbare Optionen Die Grundversion der Debitorenbuchhaltung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Gesch ftsbereiche e Fremdw hrungen e Erweitertes Beleg und Zahlungswesen e Lastschriftverfahren e Auszahlung e ASR Check e Erweitertes Mahnwesen e Verzugszinsen e Provisionierung e Schnittstellen AbaConnect XML und ASCII e ODBC Treiber e AbaReport Applikationen Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltun
40. mit der Ablaufsteuerung ben tigten Nummern kreise Dokumente Programme und Aktionsbezeichnungen verwaltet Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung regelt den Ablauf und Automatismus der auszuf hrenden Arbeits schritte und bestimmt die zu erstellenden Dokumente Es lassen sich verschiedene Varianten von Ablaufsteuerungen definieren Pro Pr fplan kann in den Stammdaten eine Ablaufsteuerung als Vorschlag definiert werden Der Vorschlag wird in den Pr fauftragskopf bernommen und kann dort individuell angepasst werden Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Lager Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Lagerwerte Mit den Lagerwerten wird das Arbeiten mit den Lagerprogrammen gesteuert insbeson dere wird die Berechnung des durchschnittlichen Einstandspreises definiert Die Lagerwerte gliedern sich in die Laschen e Berechnungen e Erfassungsvorschl ge e Steuerung Nummernkreise Belege Hier werden alle f r die Lageroption ben tigten Nummernkreise und Dokumente verwaltet 4 43 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Stammdaten Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Nummernkreise Bestimmt die in der Produktstammverwaltung n tigen Nummernkreise und Automatismen f r e Produkte Nummer e EAN Nummer e Chargen Serienummer e SSCC Nummer e Dokumente Kalkulation Produktvorgaben Die Prod
41. mit einem frei erfass baren Text beschrieben werden 4 26 Stellenplan definieren E Stellen erfassen Programm 491 Definieren Sie in diesem Programm die Stellen Bei der Definition einer Stelle k nnen verschiede ne Angaben erfasst werden zum Beispiel e Besetzung e Funktionen e Beschreibung e Kostenstellen Damit nicht besetzte Stellen trotzdem budgetiert werden k nnen lassen sich auf den Stellen Lohnwerte hinterlegen El Organisationsstruktur definieren Programm 493 Sie k nnen Organisationsstrukturen Organi gramme aufbauen Ein Organigramm kann nach Stellen oder Mitarbeitern aufgebaut werden Sie k nnen mehrere Organigramme innerhalb einer Firma definieren Applikationen Human Resources Personalstammdaten erfassen Knowledge Management El Personalstamm Programm 111 Erfassen Sie alle Angaben ber Ihre Mitarbeiter zum Beispiel e Adresse e AHV Nummer e SUVA Code e Geburtsdatum e Eintrittsdatum e Angaben zur Quellensteuer Der Personalstamm wird auf der Zeitachse gef hrt Dies hat den Vorteil dass zuk nftige Mutationen wie zum Beispiel ein Wechsel in eine neue Abteilung auf ein bestimmtes Datum er fasst werden k nnen Auch lassen sich Auswer tungen bezogen auf einen bestimmten Zeitpunkt ausdrucken U Lohndaten Programm 112 In diesem Programm werden die Mitarbeiter spezifischen Lohndaten erfasst zum Beispiel e Monatslohn e Stundenansatz f r einen Stundenl hner e Fixspe
42. wenn das Passwort vom Adminis trator ge ndert werden musste Passwort nicht ver nderbar Diese Checkbox bewirkt dass der Benutzer sein Passwort nicht ver ndern kann Das ist beispielsweise n tzlich bei Benutzerkon ten die von vielen Personen gleichzeitig benutzt werden m ssen So wird verhin dert dass eine einzelne Person die anderen aussperrt Passwort l uft nicht ab Die ABACUS Business Software verlangt standardm ssig eine periodische nde rung des Passworts um die Sicherheit der Logindaten zu gew hrleisten Mit dieser Checkbox kann diese nderung unter dr ckt werden Benutzerkonto inaktiv Wenn diese Checkbox gesetzt ist kann sich der Benutzer nicht mehr anmelden Die ABACUS Business Software setzt diese Option automatisch wenn ein Benutzer sein Passwort zu oft falsch eingegeben hat In diesem Fall muss ein Administrator diese Checkbox deaktivieren damit sich der Benutzer wieder einloggen kann Die Option kann jedoch auch vom Administra tor gesetzt werden um einen Benutzer vo r bergehend zu deaktivieren zum Beispiel wegen l ngerer Abwesenheit Nur mit Token einloggen Diese Checkbox bestimmt ob der Benut zer sich nur anmelden kann wenn er das unter SuisselD Zertifikat angegebene USB Token in Besitz hat Passwort Hier wird das Passwort durch Sternchen repr sentiert angezeigt Wenn es vom Administrator ge ndert werden muss kann er den Button Passwort ndern dahinter bet tigen und
43. wie gewohnt benutzen Installation Netzwerk Client Deinstallationsvorgang Netzwerk Client Deinstallationsvorgang Um in einer bestehenden Classic Umgebung die FAT Clients zu deinstallieren verwenden Sie bit te die Datei clientuninstall exe aus dem Verzeich nis abac setup client Dieser Netzwerk Client Deinstallationsvorgang entfernt an den Client Systemen alle Classic Komponenten weil diese in einer ULC Umgebung nicht mehr ben tigt werden Diese Datei darf niemals an einem Server ausgef hrt werden weil die Installation ansonsten unbrauchbar wird AbaMenu Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung AbaMenu Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis eeeeeeeeeenn 2 3 Dossiers und Archive bersicht 2 2 4 Einf hrung een ra Arbeiten mit Dossiers und Archiven 2 31 Applikationen und Programme 2 9 Einf hrung ea um ste codiye te gue 2 9 Online Handbicher und Hilfe 2 33 Applikationen und Programme Einf hrung PEE TEA EENE TOA hai arena Mala 2 33 starten wechseln und schliessen 2 10 Benutzen der Online Handb cher 2 33 Benutzer
44. 421 als Firmenvorschlag hinterlegt werden Der Firmenvorschlag wird immer dann verwendet wenn bei den einzelnen Kunden kein eigener Vorschlag erfasst wurde H Standard und Hilfskonten eingeben Programm 422 F r verschiedene Zahlungsarten m ssen Sie Hilfskonten auch Scharnierkonten genannt ein setzen zum Beispiel f r Sammelzahlungen oder Gutschriftverrechnungen Diese Konten m ssen in der Mandanten W hrung er ffnet sein Sie m ssen f r jede W hrung hinterlegt werden M chten Sie f r alle W hrungen die gleichen Konten verwenden k nnen Sie einen Vorschlag bequem mit lt F6 gt kopieren Sie sollten auch einen Kontovorschlag der im Programm 421 erfasst wurde als Firmenkonto vorschlag speichern Dieser Kontovorschlag muss vollst ndig ausgef llt sein 4 14 O Belegarten definieren Programm 431 In der Kreditorenbuchhaltung wird mit Beleg arten gearbeitet Folgende Belegarten stehen immer zur Verf gung K rzel Erkl rung F Faktura G Gutschrift A Anzahlung S Schlussabrechnung V Vortr ge AR Abschlagsrechnung Damit die Erfassung der Belege m glichst ein fach und rationell erfolgen kann k nnen Sie f r jede Belegart unterschiedliche Vorschlagswerte definieren Beispiele f r Definitionsm glichkeiten e Beleggruppennummer e Kondition Kontovorschlag e Verantwortlicher Mit der Option Erweiterte Belegarten k nnen Sie eigene firmenspezifische Belegarten erfass
45. 61 Falls die Option Lager installiert ist m ssen die Lageranfangsbest nde erfasst bewertet und verbucht werden Diese bilden sp ter zum Beispiel in der Auftragserfassung die Grundlage f r die Verf gbarkeitspr fung EJ Konditionen erfassen Verkauf Einkauf Programm 451 In diesem Programm definieren Sie Preis und Rabattkonditionen die im Verkauf und oder Einkauf zur Anwendung kommen sollen Mittels Tabellen die eine Verbindung zwischen Kunde und Produkt oder Lieferant und Produkt herstel len lassen sich auf verschiedenen Stufen beliebig viele Konditionen definieren 4 47 Applikationen Auftragsbearbeitung I Preis und Rabattschema erfassen Programm 452 In diesem Programm definieren Sie Regeln fiir die Preisfindung Mit dem Rabattschema wird definiert welche Rabatte f r den gefundenen Preistyp gew hrt werden fk Zahlungskonditionen erfassen Programm 464 Das Programm Zahlungskonditionen ist ein von den Applikationen Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Auftragsbearbeitung gemeinsam genutztes Programm und steuert die automatische berwachung der Netto und Skontozahlungsfristen 4 48 Verfiigbare Optionen Die Grundversion der Auftragsbearbeitung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Fremdw hrungen e Verkauf Auftragswesen e Einkauf Bestellwesen e Lager e Produkte Set e Abo Verwaltung e Produktvarianten e Serie
46. 7777 W522 Palo Cube Viewer Y Organizer Messaging Korrespondenz E Mail Kalender Y Dossiers Archive Archivsuche Dossiersuche Archiv Dossiermanager Y Datenbank Datenbanksuche Y System Gestartete Programme Verlauf V Handb cher Abacus Handb cher 2 Aktivieren Sie ein ge ffnetes Programm via Klick Das Programm wird in den Vorder grund geholt Tipps Dr cken Sie lt Alt Tab gt um alle auf Ihrem Com puter ge ffneten Programme anzuzeigen Durch mehrmaliges Dr cken des Tabulators bei ge dr ckt gehaltener Alt Taste k nnen Sie ein Programm ausw hlen Lassen Sie die Alt Taste los um das ausgew hlte Programm in den Vordergrund zu holen AbaMenu Applikationen und Programme So schliessen Sie alle offenen Programme 1 Klicken Sie in diesem Dialog der laufenden Programme mit der rechten Maustaste und w hlen Sie den Befehl Alle laufenden Programme schliessen um alle laufenden Programme zu schliessen Auch wenn Sie das AbaMenu schliessen k nnen Sie ausw hlen ob alle laufenden ABACUS Programme eben falls beendet werden sollen 2 Um ein einzelnes Programm zu schliessen k nnen Sie entweder das Programmfenster schliessen oder in diesem Dialog der laufen den Programme auf das betreffende Pro gramm rechtsklicken und den Befehl Programm schliessen ausf hren Benutzerrechte f r Applikationen und Programme Die Rechte f r die Verwendung der Applikatio nen und Programme k nnen jederzeit ein
47. Applikationen haben Sie die Archivansicht wo Sie Dokumente in die Archive eines einzelnen Datensatzes legen und auch wieder anschauen k nnen In dieser Ansicht werden auch neue applikations spezifische Dossiers er ffnet Hier ist die Archivansicht einer Adresse abgebildet El De St Galle 23 Februar 2007 Suppor x i 00 007m A 2H eS Munchen Rontsapecone 0 Jeo ET e Im Archiv Dossiermanager verwalten Sie bestehende Dossiers und Archive und legen neue zentrale Dossiers und Archive an e Bei installierter Archivverwaltung haben Sie die M glichkeit beim Ausdrucken von ABACUS Auswertungen gleichzeitig das Dokument in ein Dossier oder Archiv abzulegen 2 31 AbaMenu Dossiers und Archive So zeigen Sie ein Dokument in einem Dossier oder Archiv an Sie haben verschiedene M glichkeiten dies zu tun e Um Dokumente eines applikationsspezifi schen Dossiers anzuzeigen ffnen Sie das jeweilige Erfassungsprogramm und w hlen den Eintrag Dossiers aus Sie k nnen nun die zugeh rigen Dossiers und die darin enthalte nen Dokumente anzeigen e ffnen Sie im Catalog des AbaMenu den Archiv Dossiermanager Sie k nnen dort alle Dossiers und Archive sowie die enthalte nen Dokumente anzeigen e ffnen Sie im Catalog des AbaMenu den Ein trag Dossiersuche oder Archivsuche Sie k nnen danach im Suchfeld des AbaMenu einen Suchbegriff eingeben Es werden alle Dokumente in den selektier
48. BACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie mit der Arbeit im Informations management beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 Wahlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Informationsmanage ment 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen El AbaSearch aktivieren Die integrierte Volltextsuche in den Info Cock pits funktioniert nur bei aktivierter AbaSearch Volltextsuche Stellen Sie sicher dass der Dienst AbaSearch auf dem ABACUS Server l uft und die Suchsets Allgemein Debitoren und Produkte indiziert sind 4 69 Applikationen Informationsmanagement EJ Beispiele aktivieren Damit Sie sich schnell einen berblick ber die M glichkeiten des Informationsmanagements machen k nnen werden verschiedene Beispiel programme mitgeliefert Sie k nnen diese ein fach aktivieren 1 Starten Sie das Programm 56 Menugene rator und klicken Sie dort auf die Schaltfl che Tabelle speichern 2 N
49. Dokumente richtig zugewiesen wurden Im Job Manager kann jedoch auch definiert werden dass die Jobs nicht zuerst das AbaScan Control Programm durchlaufen m ssen sondern direkt abge legt werden sollen AbaScan Inbox Manager Im sogenannten Inbox Manager k nnen die eingelesenen Dokumente angesehen werden die f r die weitere Verarbeitung in den verschiedenen Buchungsprogram men vorgesehen sind Eine Rechnung die der Benutzer beispielsweise per E Mail erh lt zieht er direkt in den AbaScan Inbox Manager um sie anschliessend in der Kreditorenbuchhaltung oder im Electronic Banking zu verbuchen AbaAudit AbaAudit ist ein Werkzeug mit dem sich s mtliche Datenbank nderungen in der ABACUS Business Software protokollieren lassen Mandant er ffnen Mit diesem Dienstprogramm k nnen neue Mandanten er ffnet werden Dabei kann bestimmt werden welche Applikationen der neue Mandant enthalten soll Mandant l schen Dies l scht einen er ffneten Mandanten Auslagerungsassistent Mit diesen Assistenten werden das Auslagern und das Abgleichen von Dokumen Abgleichungsassistent ten aus den Dossiers den Archiven und dem entsprechenden User Export Ver zeichnis erm glicht Eine Auslagerung ist auf alle Arten von CD oder DVD Datentr gern m glich Versionen Erstellt eine Liste wichtiger Versionsangaben aller installierten ABACUS Program me und Patches AbaSysinfo Erstellt eine Liste mit allen wichtigen Inform
50. Falls die Archive und Dossiers mitgesichert wurden k nnen Sie ber die Checkbox Archive und Dossiers zur ckladen bestim men ob sie ebenfalls wieder zur ckgeladen werden sollen 5 Wenn der Mandant den Sie zur ckladen noch nicht er ffnet ist m ssen Sie die Check box Mandant er ffnen aktivieren und die Nummer des Mandanten eingeben den Sie zur ckladen 6 Klicken Sie auf Ausf hren um das Zur ck laden zu starten 3 7 Datensicherung Datensicherung zur ckladen Applikationen Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung Applikationen Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis neeeeenneenn 4 3 Finanzbuchhaltung bersicht Vorarbeiten Zentrale Stammdaten erfassen 4 6 Stammdaten erfassen 4 6 Verf gbare Optionen n s 4 7 Debitorenbuchhaltung 4 8 bersicht tan tete 4 8 Vorarbeiten ken 4 9 Zentrale Stammdaten erfassen 4 9 Stammdaten erfassen 4 9 Verf gbare Optionen ou cee 4 11 Kreditorenbuchhaltung 4 12
51. Installation alle anderen speicherresidenten Anwendungen insbe sondere Virenschilder CrashGuards oder sonstige System berwachungstools Diese Programme k nnen nach der Installation wieder aktiviert werden Allerdings ist zu beachten dass Virenschilder oder andere berwachungstools die ein permanentes Filescanning aktiviert haben die Performance der ABACUS Business Software erheblich be eintr chtigen k nnen e Schliessen Sie alle offenen Applikationen und deaktivieren Sie gegebenenfalls die Windows Firewall Diese kann jedoch auch im laufenden Netzwerk Server Betrieb noch Pro bleme verursachen wenn sie Ports blockiert welche die ABACUS Business Software zur Netzwerkkommunikation ben tigt Hinweis Die ABACUS Business Software verwendet die Ports 1583 und 3351 fur die Pervasive Dienste und Ports von 40000 bis 40018 Weitere Hinweise entnehmen Sie gegebenenfalls bitte den Informationen zu den einzelnen Diensten im Servicemanager Fur die Installation der ABACUS Business Soft ware ben tigen Sie lokale Administratoren rechte auf dem jeweiligen Einzelplatzrechner oder auf dem Server Falls Sie f r die Installa tion der ABACUS Business Software tempor re Administratorenrechte erhalten vergewis sern Sie sich dass diese nach der Installation und Inbetriebnahme zur ckgestellt werden Die Firma ABACUS Research lehnt jede Haf tung f r allf llige Missbr uche ab Deaktivieren Sie unter Windows Vista Win dows 7
52. Light f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanten 63 daten erfassen informationen definieren Stammdaten Firmenstammfelder 41 erfassen Firmazahlstellen 43 Personalstamm 31 Abrechnung Lohnblatt bearbeiten 11 Lohnzahlungen 151 152 ausf hren Lohnabrechnungen 154 ausgeben Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des LohnLight Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie mit der Erstellung von Lohnabrechnun gen beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vor arbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 Wahlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel LohnLight 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Applikationen LohnLight Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Programm 63 In diesem Programm erfassen Sie die Mandan tenadresse und Firmeninformatio
53. Mandantenw h rung er ffnet sein Sie m ssen sie f r jede W hrung definieren M chten Sie f r alle W hrungen die gleichen Konten verwenden k nnen Sie einen Vorschlag bequem mit lt F6 gt kopieren In diesem Programm m ssen Sie auch einen Kontovorschlag der im Programm 421 erfasst wurde als Firmenkontovorschlag speichern Dieser Kontovorschlag muss vollst ndig ausge f llt sein O Belegarten definieren Programm 431 In der Debitorenbuchhaltung wird mit Beleg arten gearbeitet Folgende Belegarten stehen immer zur Verf gung K rzel Erkl rung R Rechnung G Gutschrift Anz Anzahlung Sald Saldierung Vor Vortrag RBar Barfaktura AB Abschlagsrechnung ABA Abschlagsanzahlung Damit die Erfassung der Belege m glichst einfach und rationell erledigt werden kann k nnen Sie f r jede Belegart unterschiedliche Vorschlags werte definieren Beispiele f r Definitionsm glichkeiten e Mahnverfahren e Kontovorschlag e Gesch ftsbereich e Zahlungskonditionen e VESR IPI Verfahren Mit der Option Erweitertes Beleg und Zahlungswesen k nnen Sie eigene firmen spezifische Belegarten erfassen und parametri sieren So k nnen Sie zum Beispiel pro Abteilung eine eigene Rechnungs Gutschrifts Anzah lungs Saldierungs und Vortrags Belegart erstellen EA Zahlungsarten definieren Programm 441 Sie arbeiten mit Zahlungsarten auf die gleiche Art wie mit Belegarten Diese
54. Produktstamm Feldern zu Felder Sets Mehrere Felder Sets k nnen parallel verwaltet werden Ein Feldset kann im Produktstamm einem Produkt zugeordnet werden Alternativ kann ein Feldset bergeordnet einer Klassie rungsstufe zugewiesen werden und ist dann f r alle untergeordneten Produkte g ltig Im Produktstamm steht f r Feldsets ein eigener Katalogeintrag Feldset zur Verf gung Variantendefinitionen In den Variantendefinitionen werden Einstellungen vorgegeben die bei der Erfassung von Produktvarianten im Produktstamm massgebend sind 4 44 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Stammdaten Kunden Informationseinheit Tipps und Erklarungen Kundenvorgaben Das Programm Kundenvorgaben entspricht dem Debi Programm 411 Firmenstamm Kontenvorschlage definieren Das Programm Kontenvorschl ge definieren entspricht dem Debi Programm 421 Kontenvorschl ge definieren Kontenvorschl ge ausgeben Das Programm Kontenvorschl ge ausgeben entspricht dem Debi Programm 424 Kontenvorschl ge ausgeben Standard und Hilfskonten Das Programm Standard und Hilfskonten entspricht dem Debi Programm 422 Standard und Hilfskonten Gruppierungen Das Programm Gruppierungen entspricht dem Debi Programm 4171 Gruppierungen VESR Einstellungen Das Programm VESR Einstellungen entspricht dem Debi Programm 4181 VESR Teil nehmernummern defi
55. ach dem Schliessen des Programms finden Sie die Beispiele im AbaMenu in den Ordnern 1 bis 4 OLAP einrichten OLAP ist ein Teil des Informationsmanagements der die systematische Datenanalyse erm glicht Um OLAP einzurichten f hren Sie folgende Schritte aus EI Palo installieren Palo ist die OLAP Software die optimal auf die ABACUS Business Software abgestimmt ist Sie muss separat installiert werden 1 Palo kann entweder zentral auf dem ABACUS Server oder separat auf einer Arbeitsstation installiert werden 2 Die Installationsdateien der Palo Suite und eine Installationsanleitung k nnen direkt von der Website www jedox com herunter geladen werden 3 F hren Sie die Installationsdatei entweder Server oder Clientinstallation durch Doppel klick aus und folgen Sie den Anweisungen Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der erw hnten Installationsanleitung 4 70 El Palo Beispiele installieren Damit Sie sich schnell mit den M glichkeiten von Palo und OLAP vertraut machen k nnen werden verschiedene Beispiele zur Anwendung von Palo bereitgestellt 1 Im Programm 521 Palo Cube Generator befinden sich unter Vorgaben Laden diverse vordefinierte Cube Beispiele Um einen Cube zu erstellen kann die Vorgabe ausgew hlt werden und danach mittels Schaltfl che W rfel erstellen der Cube erstellt werden Die hier vordefinierten Cubes werden vor allem in Verbindung mit den Beispiel Cock pits ver
56. achten dass je nach zu sichernder Datenmenge dies zu einem l n geren Datensicherungsvorgang und zu einer gr sseren Sicherungsdatei f hren kann 3 5 Datensicherung Datensicherung erstellen Warnung Standardmassig ist diese Option aktiviert und es wird unbedingt empfohlen diese Einstel lung so zu belassen wenn Sie beabsichtigen den Mandanten wieder zur ckzuladen Werden Archive und Dossiers nicht mitgesi chert so darf die Datensicherung nicht mehr zur ckgelesen werden ansonsten gehen die bestehenden Dokumente in den Archiven und Dossiers verloren e ABACUS Benutzerkonten Login Daten mitsichern Dies speichert die Login Informationen aller eingerichteten Benutzer ebenfalls in die Sicherungsdatei Dies wird empfohlen wenn die Sicherung als internes Backup verwendet wird aber nicht wenn die Datei versandt werden soll e ABACUS Lizenz mitsichern Dies speichert auch die Lizenzdatei in die Sicherungsdatei 4 Sie k nnen ein Passwort f r die Sicherung eingeben Aktivieren Sie dazu die entspre chende Checkbox und geben Sie das Pass wort ein Wenn Sie die Sicherung zur ck laden m chten m ssen Sie dieses Passwort wieder eingeben Wenn Sie das Passwort nicht mehr wissen gibt es keine M glich keit mehr die Sicherungsdatei zur ckzu laden 5 Sie k nnen einen Kommentar eingeben Die ser wird beim Zur ckladen wieder angezeigt und kann weitere Informationen ber die Sicherung beinhalten 6 Klicken Sie
57. ale 6 A 18 Verzugszins 6 A 19 Provisionierung 2 Zahlungen Mahnungen A 3 Kunden 4 Definitionen 5 Hilfsprogramme 6 System In diesem Bild sind zum Beispiel 3 Kunden oder 6 System Hauptbereiche 16 Journale oder 13 Belegkonditionen sind Untermen s 15 F lligkeitsliste oder 141 Offene Posten Saldoliste sind Programme Debitorenbuchhaltung Sie k nnen gleichzeitig mehrere Programme aus unterschiedlichen Applikationen und von unter schiedlichen Mandanten ge ffnet haben und mit diesen arbeiten Es kann jedoch im AbaMenu immer nur eine Applikation angezeigt werden um aus dieser die Programme auszuw hlen Die Catalog Eintr ge Gestartete Programme und Verlauf helfen Ihnen die Programme zu ffnen zwischen den ge ffneten Programmen zu wechseln und sie zu schliessen Hinweis Sie arbeiten in der ABACUS Business Software immer mit den Daten des zum Startzeitpunkt des betreffenden Programms aktiven Man danten Die Mandantennummer wird im Titel jedes Programmfensters angegeben Verge wissern Sie sich beim Starten jedes Pro gramms dass der richtige Mandant aktiv ist sofern Sie mit mehreren Mandanten arbeiten Um einen Mandanten auszuw hlen dr cken Sie lt Strg M gt AbaMenu Applikationen und Programme Applikationen und Programme starten wechseln und schliessen Im AbaMenu k nnen Sie auf verschiedene Arten Applikationen und Programme ffnen Machen Sie sich mit den verschiedenen M
58. ationen bez glich vorhandener Hard ware Betriebssystem und den Angaben der ABACUS Installation und Versionen Angemeldete Benutzer In diesem Dialog sind alle in der ABACUS Business Software angemeldeten Benutzer ersichtlich AbaMonitor Bei AbaMonitor handelt es sich um ein berwachungs und Analysetool Dieses Tool kann nur gestartet werden wenn der Benutzer ber die entsprechenden Rechte f r den AbaMonitor verf gt Mit AbaMonitor kann beispielsweise pro ABACUS Dienst die Auslastung auf dem Server dargestellt und berpr ft werden Dies dient der Auswertung der Perfor mance des Servers Daten wie User Sessions Ultra Light Client Sessions und auch ge ffnete Tabellen lassen sich anzeigen AbaMenu Mandanten Sie arbeiten in allen Applikationen jeweils in einem ausgewahlten Mandanten Mit der Man dantenoption k nnen Sie beliebig viele Mandan ten er ffnen und verwalten Ein Mandant bildet jeweils einen in sich geschlossenen Datensatz der alle dem Mandanten zugewiesenen Applika tionsdaten und Konfigurationen enth lt Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeiten mit Mandanten erkl rt Wechsel des Mandanten und drucken der Mandantenliste In allen Applikationen kann auf einfache Weise zwischen den Mandanten gewechselt werden Bei einem Neustart des AbaMenu wird immer der zuletzt bearbeitete Mandant gestartet So wechseln Sie den Mandanten 1 Klicken Sie im Navigationsbereich des Aba Menu auf das Ic
59. aufgerufen werden das es unter anderem erlaubt alle ste des Baumes auf respektive zuzuklappen einen Men eintrag in die Favoriten einzuf gen und die Einstellungen f r das AbaMenu zu bearbeiten F Auswahlliste Wenn auf den Namen der Applikation ber dem Hauptbereich rechts oder linkgeklickt wird ffnet sich diese Liste mit allen installierten Applikationen Sie kann verwendet werden um die aktuell angezeigte Applikation zu wechseln AbaMenu Ubersicht G Suchfeld Im Suchfeld k nnen Programme aller Applikationen gesucht und gestartet werden Es wird eine Liste aller Programme angezeigt die mit dem Suchbegriff bereinstimmen Wenn nur ein einziges Programm gefunden wurde kann es mit der Eingabetaste direkt gestartet werden Die Programme k nnen dabei sowohl nach ihrem Namen als auch nach ihrer Nummer gesucht werden Beispiele e Suchbegriff 11 Listet alle Men positionen aller Applikationen auf die eine Nummer 11 beinhalten zum Beispiel F11 Buchen A11 Adressen bearbeiten e Suchbegriff F11 Listet alle Men positionen der Finanzbuchhaltung auf die mit der Nummer 11 beginnen in diesem Fall also nur F11 Buchen Mit der Enter Taste wird dieses Programm direkt gestartet e Suchbegriff Konten Listet alle Men positionen aller Applikationen auf die das Begriffsfragment Konten beinhaltet zum Beispiel V21 Kontenstamm K422 Standard und Hilfskonten H Catalog Messaging ein ausblenden Mit dem
60. b zu greifen Dies erm glicht den Betrieb im Software as a Service Modell Visumsbenutzer Die Benutzer dieser Klasse k nnen das Programm 121 Inbox der Kreditoren buchhaltung ffnen und Belege visieren Dazu braucht er keine weiteren Rechte in der Kreditoren Software Visumsbenutzer 2 Dieser Benutzer kann die Belege nicht nur visieren sondern auch bearbeiten Ansons ten ist er mit dem Visumsbenutzer iden tisch AbaMonitor Benutzer Wenn ein Benutzer dieser Benutzerklasse zugeordnet ist darf er das berwachungs und Analysetool AbaMonitor starten und bedienen ViewOnly Benutzer Dieser Benutzer hat die Einschr nkung dass er innerhalb der Applikation nur Daten einsehen jedoch weder exportie ren speichern noch drucken kann AbaMenu Benutzerverwaltung e DBX Benutzer Dieser Benutzer darf das Tool DBX benut zen mit dem der Inhalt der Tabellen der ABACUS Datenbank direkt bearbeitet werden kann Tipps e Wenn ein Benutzer mehreren Benutzer klassen zugeordnet ist werden die Rechte all seiner Benutzerklassen kombiniert e Die Benutzerverwaltung hinterlegt bereits ausgew hlte Benutzerklassen automatisch grau Auch Benutzerklassen die aufgrund einer bereits ausgew hlten Benutzerklasse nicht mehr ausgew hlt werden k nnen weil sie sich entweder gegenseitig aus schliessen oder weil die Rechte der nicht mehr w hlbaren Klasse bereits vollum f nglich in den Rechten der ausgew hlten Benutzerklasse
61. bau ist im Demomandanten am Auftragsbearbeitung best tigen Sie mit Beispiel einer Papeterie gut ersichtlich der Schaltfl che Weiter 6 Best tigen Sie die folgenden zwei Schritte jeweils mit der Schaltfl che Weiter und bet tigen Sie danach die Schaltfl che Fertig stellen Die Abfrage ob Sie den AbaShop Client akti vieren wollen best tigen Sie mit Ja Damit wird die Konfiguration auf dem Server nachgef hrt und die Verbindung der ABACUS Business Software zu Ihrem Shop abgespeichert Programm 621 In den Service Einstellungen AbaShop Publika tion und Dokumenttransfer aktivieren und starten 4 64 El An pers nliche W nsche anpassen 1 Starten Sie das Programm 11 und rufen Sie im Men unter Extras den Punkt E Business Online Administration ffnen auf Sie gelangen zur Shop Administration 2 Wahlen Sie die entsprechenden Links aus um den Shop anzupassen Unter dem Link Design k nnen Sie Ihr bevorzug tes Standard Layout ausw hlen das Sie jederzeit wieder wechseln k nnen E Artikel publizieren Programm 17 Als n chstes m ssen Sie den Artikelstamm in den Shop bertragen So publizieren Sie Artikel 1 Starten Sie das Programm 17 und bet tigen Sie die Schaltfl che Publikation forcieren in der oberen Symbolleiste So gelangen Sie zu Ihrem Shop 1 Um via Internet Ihren Shop aufzurufen k n nen Sie die Adresse www abacuscity ch gefolgt von Ihrer virtuellen URL eingeben Nun k nnen Sie od
62. besitzen die h chs te Priorit tsstufe und haben Zugriff auf alle Applikationen und Programme Supervisor Wie ein Administrator besitzt auch ein Supervisor Zugriffsrechte auf alle Funktio nen allerdings nur in den Applikationen die ihm vom Administrator freigegeben werden Benutzer Dies ist die bliche Benutzerklasse ohne besondere Privilegien aber auch ohne besondere Einschr nkungen Mandant Supervisor Darf Mandanten er ffnen Mandanten l schen und Mandanten sichern zur ck laden Report Supervisor Diese Benutzerklasse darf AbaReport Auswertungen erstellen Archiv Supervisor Diese Benutzerklasse darf Archive und Dossiers anlegen und verwalten Vorgaben Supervisor Darf Vorgaben erstellen und bearbeiten Ein Benutzer der nicht in dieser Benutzer klasse ist darf bestehende Vorgaben ver wenden jedoch keine neuen Vorgaben erfassen Workflow Supervisor Diese Benutzer d rfen Workflows erstellen und editieren Internet Benutzer Die Benutzer dieser Klasse d rfen ber das Internet auf ABACUS Programme zugrei fen Anonymer Benutzer Diese Benutzer werden im Programm Angemeldete Benutzer nicht angezeigt Workflowportal Benutzer Darf das Workflowportal benutzen Cash Manager Der Cash Manager Benutzer ist dazu berechtigt das Cash Management zu starten und zu benutzen SaaS Benutzer Dieser Benutzer darf auf die ABACUS Business Software von einer Ultra Light Client Arbeitsstation ber AbaWe
63. ce und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung Installation Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis een 1 3 bers RE SS a a 1 4 Einzelplatzinstallation 1 6 Serverinstallation eee 1 8 Ultra Light Client Betrieb 1 11 Netzwerk Client Deinstallationsvorgang 1 12 1 3 Installation Ubersicht Die ABACUS Business Software Version 2013 ist in der Version Internet verf gbar Diese kann sowohl als Einzelplatzinstallation als auch im Netzwerk Server Betrieb eingesetzt werden Die Version Internet besteht vollumf nglich aus Java Programmen und umfasst die f r den Ultra Light Client Betrieb n tigen Dienste Dies bedeutet dass Sie die M glichkeit erhalten alle Programme ber einen Browser via Internet standort und plattformunabh ngig zu starten Der Arbeitsplatzrechner ben tigt lediglich eine Java Installation jedoch keine Installation der ABACUS Business Software selbst So bleiben auf dem Arbeitsplatzrechner mehr Ressourcen frei was die Performance erh hen kann Besteht bereits eine ABACUS Installation der Version Classic auf Ihrem System bis zur ABACUS Version 2012 so m ssen Sie zun chst diese Version mit der DVD der ABACUS Version 2013 deinstallieren Anschliessend k nnen Sie die neue Version Int
64. ceabl ufe und Anforderungen Grundkenntnisse der Applikation Auftrags bearbeitung Mandant in Applikation Auftrags bearbeitung er ffnet und eingerichtet Bevor Sie mit der Arbeit im Service und Vertragsmanagement beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 Wahlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Service und Vertrags management N Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus Stellen Sie sicher dass Sie den Mandanten auch f r die Applikation Auftragsbearbei tung er ffnet haben Geben Sie die Mandantenadresse ein Definieren Sie die Applikations Einstellungen w vv A Applikationen Service und Vertragsmanagement Zentrale Stammdaten erfassen El Grundeinstellungen Auftragsbearbeitung Programm 621 F r das Service und Vertragsmanagement m ssen Einheiten f r die Berechnung der Zeit und f r die Definition des Kalenderjahres erfasst werden Dazu erfassen Sie unter Allgemein Einheiten je eine Einheit f r Jahr und eine Einheit f r Stunde Eventuell besteht schon eine Einheit f r Stunden FA Grundeinstellungen Service und Vertragsmanagement Programm 6221 Maskendesign F r die in diesem Kapitel beschriebenen Progra
65. che Informationen finden Sie im Online Hand buch der Auftragsbearbeitung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Hinweis Dieser Leitfaden geht nicht auf die individuel len Bed rfnisse eines Betriebes ein sondern zeigt lediglich die n tigen Installations und Definitionsschritte auf Applikationen Auftragsbearbeitung Bevor Sie mit der Auftragsbearbeitung arbeiten k nnen m ssen Sie die folgenden Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Auftragsbearbeitung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformation definieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 PA MWST Codes er ffnen Programm 5311 Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten
66. d Es w re m glich dass Sie sich zur Zeit in einem Bereich befinden wo die Applikations Rollenauswahl nicht angezeigt wird beispiels weise der Archiv Dossier Bereich oder die Daten banksuche So ffnen Sie ein Programm Klicken Sie auf eine Hauptmen position um die Men struktur der Applikation zu ffnen Die Untermen s des angew hlten Haupt men s werden aufgeklappt und angezeigt 2 Klicken Sie auf ein Programm um es zu ffnen Das Programm wird in einem neuen Fenster angezeigt Tipps Sie k nnen falls Sie die Programmnummer kennen den Applikationsbuchstaben und die Programmnummer direkt in das Suchfeld des AbaMenu eingeben um so auf einfache Weise ein Programm zu ffnen zum Beispiel wird durch die Suchfeld Eingabe A11 direkt die Erfas sungsmaske der Adressverwaltung ge ffnet So wechseln Sie zwischen ge ffneten Programmen 1 Klicken Sie auf den Catalog Eintrag laufende Programme um die Auswahl aller gestarte ten Programme zu erhalten n ABACUS Men ABACUS DEMO 7777 Administrator ABACUS Research AG 17 lt n y gt ABACUS DEMO 7777 gt MM Gestartete Programme Y Favoriten A Gestartete Programme Y Programme Applikati en Adressmanagement 7777 A11 Adressen bearbeiten 7777 A34 Adressetiketten drucken Administration Spezialprogramme AbaTools 7777 A421 Anreden bearbeiten 2 gt Informationsmanagement 5 7777 W521 Palo Cube Generator
67. dass Sie nur die lizenzierten Programme star ten k nnen und unter Umst nden unn tig Speicherplatz auf der Festplatte beanspru chen Wenn Sie alle gew nschten Applikationen gew hlt haben klicken Sie auf Weiter 8 Das Fenster Datenbankauswahl wird ange zeigt Hier k nnen Sie ausw hlen welche Datenbank die ABACUS Business Software verwenden soll Standardm ssig wird die Pervasive PSQL Datenbank empfohlen F r andere Datenbanken MS SQL DB2 nehmen Sie bitte vorg ngig mit dem technischen Sup port der ABACUS Research oder Ihres ABACUS Vertriebspartners Kontakt auf Beim Update einer bestehenden Einzelplatz Instal lation Version Internet mit Pervasive SQL als Datenbank steht Ihnen hier nur Pervasive zur Auswahl Klicken Sie nach Ihrer Wahl auf Weiter 9 Das Fenster Selektion Demomandant wird angezeigt W hlen Sie hier aus ob ein Demo mandant installiert werden soll Klicken Sie danach auf Weiter 10 Im Fenster Zusammenfassung wird noch mals eine bersicht ber alle getroffenen Ein stellungen angezeigt Dies ist die letzte M glichkeit vor Beginn der Installation noch mals die definierten Installationsparameter zu berpr fen und mittels der Zur ck Schalt fl che anzupassen Klicken Sie danach auf Weiter 11 Die ABACUS Business Software wird nun installiert Neben den ausgew hlten Applika tionen werden w hrend der Installation diverse ben tigte DLL Dateien in das System verzeichnis Ihres Systems kop
68. de Selektionsm glichkeiten zur Verf gung e Terminselektion e Zahlungslaufselektion e Firmazahlstellenselektion Programm 154 In diesem Programm wird der DTA f r den gew hlten Zahlungslauf erstellt FA Lohnabrechnungen ausgeben Programm 14 Geben Sie in diesem Programm die Lohnabrech nungen der Mitarbeiter aus Es stehen verschie dene Selektions und Gestaltungsm glichkeiten zur Verf gung um die Lohnabrechnungen zum Beispiel nur f r einzelne Mitarbeiter auszugeben oder nur wenn sie unterschiedlich zum Vor monat ist 4 78 Verf gbare Optionen Die Grundversion des LohnLight kann durch die folgende kostenpflichtige Option jederzeit erweitert werden e Mandanten Fakturierung Beim Konfigurieren der Applikation Fakturie rung f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 631 daten erfassen nen definieren MWST Codes er ffnen 531 Stammdaten Konten definieren 44 erfassen Mit Hilfe der Applika 62 tionseinstellungen generelle Einstellungen definieren f r folgende Bereiche e Allgemein e Verkauf e Stammdaten e Stammdaten Kunden e Hilfs und Systemprogramme Applikationen Fakturierung Aufgabe Arbeitsschritt Programm Stammdaten Kundenstamm Daten 421 erfassen erfassen Fortsetzung Produktklassierung 481 erfassen Produktstammdaten 411 erfassen Konditionen erfas
69. dem Prinzip der Named Users Lizenziert wird nicht die Anzahl gleichzeitiger Benutzer pro Applikation Con current Users sondern die Anzahl Benutzer die eine Zugriffsberechtigung auf die Applikati on eingetragen haben Named Users In der Ansicht Applikationszugriff kann vom Administrator oder Supervisor definiert werden welche Benutzer auf welche Applikationen Zugriff erhalten Diese Definitionen k nnen selbstverst ndlich jederzeit ge ndert werden so dass jede Applikation jederzeit einem anderen Benutzer zugeordnet werden kann Die Grenze dabei ist die maximale Anzahl der f r diese Applikation lizenzierten Benutzer Named Users Beispiel Sie verf gen in der Finanzbuchhaltung ber eine Lizenz f r vier Benutzer In der Benut zerverwaltung k nnen Sie nun beliebig viele Benutzer erfassen aber Sie k nnen nur f r vier Benutzer den Zugriff auf die Finanzbuchhaltung aktivieren 2 27 AbaMenu Benutzerverwaltung So andern Sie den Applikationszugriff fiir einen Benutzer 1 Wahlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung aus der Kategorie Benutzeradministration W hlen Sie den Benutzer aus dessen Appli kationszugriff Sie ndern m chten Im unteren Bereich werden nun die Einstellun gen dieses Benutzers angezeigt Klicken Sie auf den Tab Applikationszugriff Aktivieren oder deaktivieren Sie f r den Benutzer die einzelnen Applikationen
70. dies in der Datenorganisation der Firmen stammdaten festgelegt ist 4 Kontrollieren Sie die Definitionen aller Anlagen betreffend Kostenstellenzuordnung Konten Kostenarten und Abschreibung Wenn diese pro Buchungskreis separat definiert sind m ssen alle Buchungskreise kontrolliert und bearbeitet werden Je nach Definition m ssen diese Eintr ge auf der Anlagenkategorie oder der Anlage selbst berpr ft werden 5 Kontrollieren Sie die Zeitachse aller Eintr ge F r die Periode die abgeschrieben werden soll m ssen g ltige Eintr ge vorhanden sein 6 Aktivieren Sie die Anlagen Anlagen werden erst abgeschrieben wenn der Status Definitiv gesetzt ist Die Aktivie rung der Anlage erfolgt durch eine Buchung mit der Bewegungsart 10 Zugang im aktuellen Gesch ftsjahr im Programm 21 oder durch eine Nachaktivierung Beide Schritte werden ber die Funktion F6 Bewe gungen im Anlagenstamm gebucht 4 18 Zugang im aktuellen Jahr Ein Zugang einer Anlage kann mit F6 Bewegun gen direkt im Programm 21 Anlagenstamm mit der Bewegungsart 70 Zugang im aktuellen Gesch ftsjahr erfasst werden Die Anlage erh lt den Status Definitiv und kann somit abgeschrieben werden Nachaktivierung Wenn das Anschaffungsdatum vor dem Stichtag der Einf hrung der Anlagenbuchhaltung liegt muss mit F6 Bewegungen eine Nachaktivierung erfasst werden Falsch erfasste Saldovortr ge k nnen im Programm 53 Saldovortr ge nachtr glich korrigier
71. diesem Programm wird der Report f r die Erstellung von Etiketten vorgegeben 4 84 Applikationen Fakturierung Fakturierung Applikationseinstellungen Bereich Stammdaten Kunden Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Kundenvorgaben Das Programm Kundenvorgaben entspricht dem Debi Programm 411 Firmenstamm Kontenvorschl ge definieren Das Programm Kontenvorschl ge definieren entspricht dem Debi Programm 421 Kontenvorschl ge definieren Kontenvorschl ge ausgeben Das Programm Kontenvorschl ge ausgeben entspricht dem Debi Programm 424 Kontenvorschl ge ausgeben Standard und Hilfskonten Das Programm Standard und Hilfskonten entspricht dem Debi Programm 422 Standard und Hilfskonten Gruppierungen Das Programm Gruppierungen entspricht dem Debi Programm 4171 Gruppierungen VESR Einstellungen Das Programm VESR Einstellungen entspricht dem Debi Programm 4181 VESR Teil nehmernummern definieren Falls die Fakturierung mit ESR Einzahlungsschein erfolgt muss mindestens ein ESR Verfahren definiert sein Das ESR Verfahren bestimmt nebst der Teilnehmernummer den Aufbau der 16 oder 17 stelligen Referenzzeile In der Auftrags bearbeitung k nnen mehrere ESR Verfahren parallel verwendet werden In den Applika tionseinstellungen Verkauf Auftragswerte Standardabl ufe kann ein generelles ESR Verfahren hinterlegt werden In den Kundenstammdaten Lasche W hrung kann j
72. e Funktionen stehen zur Verf gung e Zuweisung einer Materialposition an einen Arbeitsschritt e Materialpositionsvariante e Arbeitspositionsvariante e Vorgangerdefinition berlappung von Arbeitsschritten e Beistellressourcen Verfiigbare Optionen e Mandanten e Ressourcenmanagement e Schnittstelle Produktionsauftrag Applikationen Service und Vertragsmanagement Service und Vertragsmanagement Beim Konfigurieren der Applikation Service und Vertragsmanagement f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Voraussetzungen Voraussetzungen pr fen Vorarbeiten Mandant er ffnen Zentrale Stamm Grundeinstellungen Auftrags daten erfassen Auftragsbearbeitung bearbeitung 621 Grundeinstellungen 621 Service und Vertrags management Stammdaten Artikel und Leistungen 41 erfassen Betreiber Standorte Objektpl tze 311 Serviceobjekte 321 Servicespezifikationen 44 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des Programms Service und Vertrags management Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Die erfolgreiche Einf hrung des Service und Vertragsmanagements in einem Betrieb setzt unter anderem Folgendes voraus e Kenntnisse der betrieblichen Servi
73. e die Funktionswei se von Archiven und Dossiers kennen und die beiden Ablagetypen auseinander halten k nnen Was ist ein Dossier Dossiers sind Arbeitsmappen die verschiedene Dokumente jeglicher Herkunft enthalten k nnen Ein Dossier eines Debitors kann zum Beispiel folgende Dokumente enthalten e Vertrag ber Zahlungsvereinbarungen e Rezepturen betreffend der Produkte des Debitors e Betreibungsauszug ber den Debitor e Debitorenabh ngige Preislisten oder Prospekte e Kennzeichnungsvorschriften der Lieferungen e Kontoauszug des Debitors e Mahnungen In der ABACUS Dossierverwaltung k nnen in den Dossiers Dokumente von unterschiedli chen Formattypen abgelegt werden so zum Beispiel Dokumente aus Excel Word Power Point Grafiken Bitmap Dateien oder auch Reporte und Ausdrucke aus der ABACUS Business Software 2 29 AbaMenu Dossiers und Archive Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zentra len globalen und applikationsspezifischen Dossiers e Applikationsspezifische Dossiers beziehen sich auf die Stammdaten einer bestimmten Applikation Solche Stammdaten sind beispielsweise eine Adresse ein Kreditor ein Debitor oder ein bestimmter Mitarbei ter Dokumente die sich direkt auf solche Stammdaten beziehen werden mit Vorteil in die jeweiligen applikationsspezifischen Dossiers abgelegt Beispiele f r solche Daten sind e Die oben genannten Daten eines Debitors e Eine Google Maps Karte zu eine
74. e die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Stammdaten HR Konfiguration 51 erfassen Funktionen definieren 481 Stellenplan Stellen definieren 491 definieren Organisationsstruktur 493 definieren Personalstamm Personalstamm 111 daten erfassen Stellenplan Stellen definieren 491 definieren Organisationsstruktur 493 definieren Knowledge Ablauf f r Definition und 421 423 Management Erfassung 141 145 Beurteilung und Ablauf f r Definition und 411 413 Zielvereinbarung Erfassung 139 131 135 Gegenst nde Ablauf f r Definition und 441 442 und Konten Erfassung 31 32 Bewerber erfassen 281 Applikationen Human Resources Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des Programms Human Resources Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Hinweis In der Folge kann das Programm Human Resources mit HR abgek rzt werden Auf der Version 2013 stehen m glicherweise nicht alle erw hnten Programmpunkte zur Auswahl Bevor Sie mit der Erfassung der Daten im Human Resources beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 Wahlen Si
75. e im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Human Resources 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus Applikationen Human Resources 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten Ubernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Stammdaten erfassen El HR Konfiguration Programm 51 Sie m ssen bevor Sie mit der Datenerfassung im Human Resources beginnen verschiedene Defi nitionen vornehmen Definieren Sie insbesondere ob in einzelnen Bereichen die Definitionen anstatt einer alpha numerischen ID Buchstaben und Zahlen links b ndig eine reine Nummer nur Zahlen rechts b ndig gew nscht wird Hinweis Es k nnen nachtr glich keine nderungen mehr vorgenommen werden In der Men zeile unter Optionen k nnen noch verschiedene Standardeinstellungen definiert werden Falls die ABACUS Lohnbuchhaltung installiert ist bestehen die Mitarbeiterdaten allenfalls schon in der Lohnbuchhaltung und sind damit auch im Human Resources verf gbar El Funktionen definieren Programm 481 In diesem Programm erfassen Sie Funktionen Funktionen sind die T tigkeiten die von den Arbeitnehmern in einer Firma verrichtet werden ber den Link Funktionsbeschreibung bear beiten kann jede Funktion
76. e k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Wurde der Mandant in einer anderen Appli kation bereits er ffnet wird die jeweilige Mandantennummer gew hlt Ist der Mandant bereits in der Finanzbuch haltung er ffnet wird das Buchungsjahr auto matisch bernommen Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 El Mehrwertsteuerpflicht aktivieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 Applikationen Debitorenbuchhaltung E MWST Codes er ffnen Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 Stammdaten erfassen El Stammdaten definieren Optionen aktivieren Programm 411 In diesem Programm definieren Sie mit welchen Optionen zum Beispiel Fremdw hrungen Provi sionierung Gesch ftsbereiche in diesem Man dant gearbeitet werden kann Sie k nnen auch Vorschl ge f r die Kunden erfassung zum Beispiel Mahnverfahren Grup pierung und f r die Belegerfassung zum Beispiel Belegart hinterlegen Hinweis Sie m ssen die Stammdaten eingerichtet und gespeichert haben bevor Sie weiterarbeiten k nnen FJ Firmenzahlstellen definieren Programm 412 Erfasse
77. e usw bleiben bestehen Nach erfolgter R ckstellung wird dieser Schalter automatisch deaktiviert Die R ckstellung selber wird im Programm 591 R ckstellung nach Testphase gestartet Sprachen In der Sprachtabelle k nnen Sie alle in der Fakturierung ben tigten Sprachen definieren Diese Sprache wird in der Fakturierung als Standardsprache verwendet Textdefinitionen In den Textdefinitionen werden die Bezeichnungen der einzelnen Texte pro Sprache hinterlegt Pro Produkt pro Auftragsposition k nnen maximal 9 verschiedene Texte parallel gef hrt werden Die erfassten Texte stehen nach einem Neustart der Programme Produktstamm oder Verkaufsauftrag sofort zur Verf gung 4 82 Applikationen Fakturierung Fakturierung Applikationseinstellungen Bereich Verkauf Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Auftragswerte Mit den Verkaufsauftragswerten wird das Verhalten des Programmteils Verkauf gesteuert Die Auftragswerte gliedern sich in die Bereiche e Generelle Einstellungen e Berechnungen e Erfassungsvorgaben e Standardbelegarten e Standardablaufe e Steuerung e Preise e Rabatte Nummernkreise Belege Hier werden alle im Zusammenhang mit der Ablaufsteuerung ben tigten Nummernkreise Dokumente Programme Aktionsbezeichnungen und Faktura Vorgaben verwaltet Diverse Belege In Diversen Belege werden zwei spezielle Dokumente bzw Druckprogramme verwaltet e Abbestell
78. edem Kunden ein individuelles ESR Verfahren zugeordnet werden IPI Definition Das Programm IPI Definition entspricht dem Debi Programm 4183 IPI IBAN Definitionen IPI International Payment Instruction und ist ein international anerkanntes Zahlungsverfahren Fakturierung Applikationseinstellungen Bereich Hilfs und Systemprogramme Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Debi Schnittstelle Bestimmt in welcher Form die Debitoren Schnittstelle aufbereitet und verarbeitet werden soll Aktivit ts Schnittstelle Die Aktivit ts Schnittstelle bietet die M glichkeit Kopffelder vom VK Auftrag der Adress aktivit t zuzuordnen Bei der Generierung einer Adressaktivit t aus der Ablaufsteuerung wird dieses Mapping ausgef hrt 4 85 Applikationen Fakturierung E Kundenstammdaten erfassen Programm 421 Ist die Debitorenbuchhaltung installiert k nnen die Kundenstammdaten alternativ auch im Debitorenprogramm 31 erfasst und ver waltet werden E Produktklassierung erfassen Programm 481 Mit der Produktklassierung gliedern Sie Produkte hierarchisch Die Klassierungen k nnen f r die Produktsuche und f r die Gliederung der Statis tiken verwendet werden Die Standardklassierung gliedert die Produkte in e Klassen e Hauptgruppen e Gruppen Sie k nnen beliebig viele bis 9 stufige Alternativ klassierungen definieren E Produktstammdaten erfassen Programm 411 Im Produktstamm k nnen
79. ei einstellen Dublettenkontrolle Die optionale Dublettenkontolle erlaubt das nachtr gliche Suchen und Bereinigen von Ad ressdubletten im Adressstamm aufgrund von benutzerdefinierten Kriterien Vorsortierung PTT Massenversand Schnittstellen AbaConnect WebService Schnittstellen AbaConnect Il WebService XML ASCII verteilte Adressstamme Beim Konfigurieren der Applikation Auftrags bearbeitung f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 631 daten erfassen nen definieren MWST Codes er ffnen 531 Stammdaten Konten definieren 44 erfassen Mit Hilfe der Applikati 62 onseinstellungen definie ren Sie folgende Bereiche e Allgemein e Verkauf e Einkauf e Qualit tssicherung e Lager e Stammdaten e Stammdaten Kunden e Stammdaten Lieferanten e Hilfs und Systemprogramme Kundenstammdaten erfassen Lieferantenstamm erfassen Lagerverwaltung Lagerorte Pl tze bearbeiten 421 422 37 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Aufgabe Arbeitsschritt Programm Stammdaten Produktklassierung 481 erfassen erfassen Fortsetzung Produktstammdaten 411 erfassen Inventur erfassen 361 Konditionen erfassen 451 Verkauf Einkauf Preis und Rabattschema 452 erfassen Zahlungskonditionen 464 erfassen Umfangreichere oder applikationsspezifis
80. eichnis eenn 3 3 bersicht au ee en 3 4 Datensicherung erstellen 3 5 Datensicherung zur ckladen 3 7 3 3 Datensicherung Ubersicht Die ABACUS Business Software stellt Ihnen ein Sicherungsprogramm zur Verf gung mit dem Sie die M glichkeit haben einen Mandanten auf ein externes Speichermedium zu sichern Mandantendaten Es kann immer nur der aktuelle Mandant gesi chert werden Dabei werden bei einer Sicherung jeweils alle Daten aller er ffneten Applikationen gesichert Wenn Sie alle Mandanten sichern wol len m ssen Sie f r jeden Mandanten eine eige ne Datensicherung durchf hren Datenkomprimierung Bei der Sicherung komprimiert die ABACUS Business Software die Mandantendaten wo durch das Datenvolumen reduziert werden kann Dieser Komprimierungsmechanismus ist unabh ngig von einem bestimmten Betriebs system und die Datensicherung kann auf allen ABACUS Installationen wieder zur ckgeladen werden Generationensicherung Wenn Sie f r jede Sicherung den gleichen Datentr ger verwenden kann sich ein nicht bemerkter Fehler oder der Verlust des Daten tr gers negativ auswirken Sie verlieren Ihre gesamten Sicherungsdaten Wir empfehlen Ihnen deshalb mehrere Datentr ger im Turnus zu verwenden damit Sie beim Verlust eines Datentr gers auf eine Sicherung auf einem anderen Datentr ger eine andere Generation ausweichen k nnen Daten
81. ellungen Diese Vorgaben beeinflussen die Erfassung der Kontierung im Auftragskopf Zus tzlich kann bestimmt werden ob die Kontierung aus den Kundenstammdaten vorgeschlagen werden soll Auftragsbezogene Kontierung bedeutet dass die Kontierung im Auftragskopf erfasst werden soll oder sogar erfasst werden muss Die Kontierung wird als Vorschlag in die einzelnen Auftragspositionen bernommen Statistikeinstellungen Einstellungen ber Zeitpunkt und Inhalt der Verkaufsstatistiken Seriengenerierung Verarbeitungseinstellungen f r die Seriengenerierung von Verkaufsauftr gen 4 41 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Einkauf Informationseinheit Tipps und Erklarungen Bestellwerte Mit den Bestellwerten wird das Verhalten des Programmteils Einkauf gesteuert Die Bestellwerte gliedern sich in die Bereiche e Generelle Einstellungen e Berechnungen e Erfassungsvorgaben e Standardbelegarten e Standardablaufe e Steuerung 1 e Steuerung 2 e Variantenverhalten e Preise e Rabatte e Disposition Nummernkreise Belege Hier werden alle im Zusammenhang mit der Ablaufsteuerung ben tigten Nummern kreise Dokumente Programme und Aktionsbezeichnungen verwaltet Diverse Belege In Diversen Belegen l sst sich der Report f r den Ausdruck der Abbestellungen und der R ckstandsaufl sung vorgeben Ablaufsteuerung Die Ablaufs
82. ellungen e Nummernkreise Belege e _IPDefinition e Diverse Belege Stammdaten Lieferantenvorgaben 4 45 e Ablaufsteuerung Lieferanten Kontenvorschl ge definieren e Kasse e Kontenvorschlage ausgeben e Kontierungseinstellungen e Standard und Hilfskonten i Stetit elise ange Hilfs und e Debi Schnittstelle 4 46 SEHEngeneer ng System e Kredi Schnittstelle Einkauf e Bestellwerte 4 42 ee ae Projekt Schnittstelle e Nummernkreise Belege e Fibu Schnittstelle e Diverse Belege e Aktivit ts Schnittstelle e Ablaufsteuerung e Gesch ftsbereich e Kontierungseinstellungen e Statistikeinstellungen Qualitats e Steuerung 4 43 AU sicherung e Nummernkreise Belege In den folgenden Tabellen finden Sie Tipps e Ablaufsteuerung und Hinweise zu einzelnen ausgew hlten Ein stellungen und Definitionen die Sie in den Lager e Lagerwerte 4 43 Applikationseinstellungen ausf hren e Nummernkreise Belege Stammdaten e Nummernkreise 4 44 e Produktvorgaben e Produkterfassungsmodus e Benutzerschl ssel e Multischl ssel e Einheitenvorgaben e Diverse Belege e Feldsets e Variantendefinitionen 4 39 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Allgemein Informationseinheit Tipps und Erklarungen Mandanteninformation Die Mandanteninformation zeigt Informationen zum gewahlten Mandanten e Adressinformationen e Mandantenwahrung e aktuelles Kalenderjahr e Sperrdaten die
83. en der AbaWebTreuhand nutzen will sofort freischalten und ihm Zugriff auf seine Programme gew hren Dabei sind f r den Kunden wie auch f r die Mitarbeiter des Treu h nders unterschiedliche Erfassungsmasken m glich Ein Browser gen gt Welchen Arbeitsplatzrechner und welches Betriebssystem der Kunde einsetzt ob Apple PC etc ist unerheblich Zus tzlich zur Daten erfassung kann der Kunde zeit und ortsun abh ngig via Internet Auswertungen lokal ausdrucken Keine Citrix oder Windows Terminal Server Installationen Kostspielige Zusatzsoftware ist bei der AbaWeb Treuhand L sung nicht notwendig Hinweis Weiterf hrende Informationen zu AbaWeb Treuhand finden Sie auf www abacus ch un ter der Rubrik Produkte Branchenl sungen AbaWebTreuhand Dort kann auf einem Demo Account die Software auch getestet werden 5 7 Anhang AbaWebTreuhand ABACUS Software as a Service 5 8 ABACUS business software ABACUS Research AG Betriebswirtschaftliche Software CH 9300 Wittenbach St Gallen www abacus ch info abacus ch ABACUS Research SA Business Software CH 2501 Bienne Biel www abacus ch info abacus ch ABACUS Business Solutions GmbH D 80336 Munchen www abacus solutions de info abacus solutions de
84. en und parametrisieren So k nnen Sie zum Beispiel pro Abteilung eine eigene Faktura Gutschrifts Anzahlungs Schlussrechnungs und Vortrags Belegart erstellen Fl Lieferantenstamm Programm 31 In diesem Programm erfassen Sie die Angaben eines neuen Lieferanten oder ndern die Daten bestehender Kreditoren Besteht eine Adresse bereits zum Beispiel als Debitor oder als Mitarbeiter kann diese im zen tralen Adressstamm gesucht und bernommen werden Sie k nnen jedem Lieferanten bis zu 98 verschie dene Zahlungsverbindungen zuordnen Mit der Option Fremdw hrungen k nnen mehrere W hrungen pro Lieferant gef hrt werden Applikationen Kreditorenbuchhaltung Verf gbare Optionen Die Grundversion der Kreditorenbuchhaltung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Gesch ftsbereiche e Fremdw hrungen e Korrespondenz Check e Visumskontrolle e Erweiterte Belegarten e Schnittstellen AbaConnect XML und ASCII e Electronic Banking e ODBC Treiber e AbaReport e Lieferanten Kundenverrechnung 4 15 Applikationen Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung One rose Beim Konfigurieren der Applikation Anlagen buchhaltung f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Stammdaten Firmenstammdaten 411 erfassen Buchungskreise 4121 Gruppierungen 4141 Anlagenkategorien 4131
85. en die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Wurde der Mandant in einer anderen Appli kation bereits er ffnet wird die jeweilige Mandantennummer gew hlt Ist der Mandant bereits in der Finanzbuch haltung er ffnet wird das Buchungsjahr auto matisch bernommen Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 El Mehrwertsteuerpflicht aktivieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 E MWST Codes er ffnen Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 Stammdaten erfassen El Stammdaten definieren Optionen aktivieren Programm 411 Definieren Sie mit welchen Optionen zum Beispiel Fremdw hrungen Gesch ftsbereiche Visumskontrolle in diesem Mandant gearbeitet werden kann Sie k nnen auch Vorschl ge f r die Lieferanten erfassung zum Beispiel Kondition Gruppierung und f r die Belegerfassung zum Beispiel Beleg art Belegstatus hinterlegen Applikationen Kreditorenbuchhaltung Hinweise Achten Sie besonders auf die Einstellungen f r die Finanzbuchhaltung Wird mit einer ABACUS Finanzbuchhaltung im gleichen Mandanten gearbeitet sollte die Verbuchungsar
86. en und verwalten e Programmabh ngige Spezialfunktionen zum Beispiel Sal rzahlungen ausblenden f r die Applikation Electronic Banking Der Zugriff auf die einzelnen Applikationen wird nicht ber die Benutzerkategorie definiert sondern f r jeden Benutzer individuell ber die Funktion Applikationszugriff So er ffnen Sie eine neue Benutzerkategorie 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung aus der Kategorie Benutzeradministration 2 W hlen Sie das Root Verzeichnis oder eine bereits er ffnete Benutzerkategorie aus und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste W hlen Sie neue Kategorie In der Benutzerverwaltung wird die neue Kategorie unterhalb der ausgew hlten Benut zerkategorie angelegt Die neue Kategorie bernimmt alle Rechte der h heren Katego rie 3 Geben Sie im Assistenten den Namen der neuen Kategorie ohne Sonderzeichen ein Tipps e Die Benutzerkategorie Root ist standard m ssig als oberste Benutzerkategorie fest gelegt In dieser Kategorie sind alle M glich keiten und Berechtigungen aktiviert So definieren Sie die Zugriffsrechte einer Benutzerkategorie 1 W hlen Sie diejenige Benutzerkategorie aus f r welche Sie die Einstellungen ndern m chten Im unteren Bereich des Fensters erscheinen nun ihre Eigenschaften AbaMenu Benutzerverwaltung 2 Klicken Sie auf das Tab Allgemein um den Namen der
87. end die Auftragsbearbeitung und das ABACUS Tool Kit installiert sein Hinweis In der folgenden Anleitung wird die Er ffnung eines ABACUS E Business Zugangs aus dem Programm Auftragsbearbeitung beschrie ben 4 63 Applikationen E Business Zugang El Auftragsbearbeitung Produktestamm Programm 411 EI ABACUS E Business Zugang f r einen neuen Shop er ffnen In diesem Programm definieren Sie s mtliche Produktstammdaten f r den AbaShop Programm gt 11 So er ffnen Sie einen ABACUS E Business Zugang f r einen neuen Shop Bereich Diverses Klassierung 1 W hlen Sie die Option E Business Zugang er ffnen konfigurieren aus und best ti gen Sie mit der Schaltfl che Weiter PA Zuordnen der einzelnen Artikel Ordnen Sie im Programm Produktestamm jeden Artikel der im Shop angezeigt werden soll einer Klassierung zu 2 Nun wird die Internet Verbindung zur Aba cuscity Hosting Plattform getestet Nach er folgreichem Test best tigen Sie mit der Achten Sie darauf dass die Checkbox Shop Schaltfl che Weiter Inaktiv deaktiviert ist Bereich Diverses Diverses 3 Merken Sie sich Ihr Passwort und die Eingabe unter Virtuelle URL EJ Klassierungen definieren 4 F llen Sie die Felder gem ss den geforderten Programm 481 Angaben aus Best tigen Sie mit der Schalt Definieren Sie im Programm Klassierung fl che Weiter Produkte die Grundstruktur des Shops 5 Aktivieren Sie die Checkbox AbaShop mit Der Auf
88. enden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 6311 daten erfassen nen definieren MWST Pflichtigkeit 6312 setzen MWST Codes er ffnen 5311 Stammdaten Stammdaten definieren 411 erfassen Optionen aktivieren Firmenzahlstellen 412 definieren Zahlungskonditionen 415 erfassen Kontenvorschl ge 421 eingeben Standard und Hilfs 422 konten eingeben Belegarten definieren 431 Zahlungsarten definieren 441 Kundenstamm 31 Mahnwesen und 451 453 Mahntexte definieren 455 458 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Debitorenbuchhaltung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Vorarbeiten Bevor Sie mit dem Erfassen von Belegen begin nen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Applikationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Debitorenbuchhaltung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Si
89. eninformationen e Gesch ftsbereiche El Mehrwertsteuerpflicht aktivieren Programm 6312 Aktivieren Sie die MWST Pflichtigkeit und hinter legen Sie MWST Nummer Abrechnungsrythmus und Methode E MWST Codes er ffnen Programm 5311 Definieren Sie die Steuercodes f r MWST S tze mit Angabe von e Steuertyp e Satz e G ltigkeit e Steuerkonto Steuerpflichtige die mit mehreren Pauschal s tzen abrechnen oder zeitverschobene faktu rierte Leistungen erfassen m ssen den Pauschal satz auf dem MWST Code definieren Die MWST Code Tabelle kann frei definiert wer den Sie ist pro Mandant f r alle Applikationen g ltig Die Definition des MWST Satzes erfolgt auf einer Zeitachse So k nnen Sie bei einer MWST Satz nderung den neuen Satz mit dem G ltig ab Datum auf dem Code bestimmen El Stammdaten definieren Optionen aktivieren Programm 51 Definieren Sie Angaben zu e aktiven Optionen zum Beispiel Fremd w hrungen Kostenrechnung e Belegnummer aktivieren Art der Beleg nummer Weitere Informationen dazu finden Sie im Online Handbuch der Finanzbuchhaltung El Kontenklassierung aufbauen Programm 25 Der Begriff Kontenklassierung bezeichnet die Art wie die Konten in den Kontenplan einge gliedert werden Die Konten k nnen in verschiedenen mehrstufi gen Klassierungen dargestellt werden Die Klas sierungen sind maximal 9 stufig und k nnen in unterschiedlichsten Darstellungen aufgebaut
90. er nen und externen Ressourcen Als externe Ressource bezeichnen wir alle betriebsfremden Stellen verl ngerte Werkbank im Gegensatz dazu bezeichnen wir alle betriebseigenen Stellen als interne Ressourcen El Zeitmodelle erfassen Programm 33 Zeitmodelle werden als Vorlage f r die Ressour cenkalender ben tigt In einem Zeitmodell werden die entsprechenden Zeiten definiert zu welchen auf einer Ressource gearbeitet wird Pro Zeitmodell k nnen maximal 10 Zeitfenster eingegeben werden Die Anzahl der Zeitmodelle ist beliebig Solche Zeitmodelle werden dann einer Ressource zugewiesen und beim Generieren der entspre chenden Ressourcenkalender werden diese Zeit fenster auf die Arbeitstage bertragen Dies ergibt dann f r die Planung die Soll Kapazit t pro Ressource und Tag Applikationen Produktionsplanung und steuerung El Firmenkalender erfassen Programm 33 Der Firmenkalender ist der Ursprungskalender der als Basis f r das Generieren der Ressourcen kalender dient Im Firmenkalender wird lediglich definiert wel cher Tag ein Arbeitstag sein soll f r das ganze Unternehmen g ltig Diese Arbeitstage werden beim Generieren der Ressourcenkalender bernommen Sollten verschiedene Firmenkalender verwendet werden k nnen z B regionsabh ngige Kalen der l sst sich dies ber die Gebietserfassung l sen Pro Gebiet kann ein Firmen oder ein Gebietskalender definiert werden Auf den Ressourcenstammdaten kan
91. er Drittpersonen ein Konto er ffnen und eine Bestellung ausf hren E Bestellungen abholen Programm 18 Sobald eine Bestellung auf Ihrem Shop erfolgt ist k nnen Sie diese vom Server abholen und in die Auftragsbearbeitung bertragen zur Weiterverarbeitung So holen Sie eine Bestellung ab 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Dokumenten download forcieren in der oberen Symboll eiste Applikationen E Business El Bestellungen sichten und verarbeiten Programm 12 Bereich E Business Inbox Shop Bestellungen Nachdem die Bestellungen abgeholt worden sind k nnen sie eingesehen werden 1 W hlen Sie die Schaltfl che Bearbeiten um die Adresse zu bearbeiten 2 W hlen Sie die Schaltfl che Verarbeiten um aus der Bestellung einen Auftrag in der Auftragsbearbeitung zu erstellen 3 Um den neu erstellten Auftrag zu bearbeiten wechseln Sie in das Programm 111 Auftr ge bearbeiten O ABACUS E Business Daten l schen Programm 511 1 W hlen Sie die Option E Business Zugang l schen aus und bet tigen Sie die Schalt fl che Weiter 2 Aktivieren Sie die Checkbox M chten Sie Ihren E Business Zugang wirklich l schen und bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che E Business Zugang online l schen 4 Geben Sie Ihr Administrationspasswort ein und bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter Hinweis Bitte l schen Sie die E Business Zug nge die Sie nicht mehr ben tigen damit I
92. er Terminalserver Anwendungen kann verzichtet werden 5 6 Die ABACUS vi ERP Software ist zu den vorheri gen ABACUS Programmversionen kompatibel Alle bisherigen Investitionen der ABACUS Kunden sind somit gesch tzt Der Einstieg in moderne Funktionalit t und Technologie ist damit gesichert Mehr Informationen zu ABACUS vi finden Sie auf www abacus ch produkte abacus vi Anhang AbaWebTreuhand ABACUS Software as a Service ABA treuhand business software AbaWebTreuhand ABACUS Software as a Service Die ABACUS Business Software bietet Treuhand unternehmen die M glichkeit ihren Kunden bestimmte genau definierte Funktionen online zur Verf gung zu stellen Der Kunde startet via Internet die ABACUS Business Software seines Treuh nders und er fasst seine Buchungen und Belege im ABACUS Mandanten direkt auf dessen Server Die Soft ware Nutzung via Internet steht dem Kunden f r verschiedene ABACUS Module zur Verf gung Wesentliche Erleichterung der Zusammenar beit Der Treuh nder bestimmt f r jeden seiner Kun den mit welchem ABACUS Profil und davon mit welchen Programmteilen und Funktionen er arbeiten kann Der Kunde ben tigt keine lokal installierte ABACUS Business Software mehr er arbeitet problemlos via Internet auf dem AbaWebTreuhand Server seines Treuh nders Darum werden auch keine regelm ssigen Updates der Software ben tigt und der Daten austausch entf llt Der Treuh nder kann einen Kund
93. er k nnen Sie die aus dem Verkauf oder Einkauf generierten elektronischen Dokumente vor dem Versenden noch kontrollieren E ABACUS E Business Daten l schen Programm 511 1 W hlen Sie die Option E Business Zugang l schen aus und bet tigen Sie die Schalt fl che Weiter 2 Aktivieren Sie die Checkbox M chten Sie Ihren E Business Zugang wirklich l schen und bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che E Business Zugang online l schen 4 Geben Sie Ihr Administrationspasswort ein und bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter Hinweis Bitte l schen Sie die E Business Zug nge die Sie nicht mehr ben tigen damit Ihnen nicht versehentlich eine Rechnung f r das Hosting des Shops zugestellt wird 4 68 Applikationen Informationsmanagement Informationsmanagement One DR Vorarbten Beim Konfigurieren der Applikation Informationsmanagement f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorarbeiten Mandant er ffnen Beispiele aktivieren 56 OLAP einrichten Palo installieren Palo Beispiele installieren Tabellen Exporte 511 512 Palo W rfel erstellen 521 Funktionstest 522 Info Cockpit Info Cockpit Beispiele 1 4 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des Programms Informationsmanage ment Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der A
94. ernet installieren Ein direktes Update einer bestehenden Version Classic auf die Version Internet kann nicht vorgenommen werden Konsultieren Sie vor diesem Schritt Ihren Ver triebspartner damit allfallig notwendige Vorbe reitungsarbeiten vorg ngig durchgef hrt werden k nnen Bei der Einzelplatzversion wird eine Client Engi ne von der Datenbank installiert die nur gestar tet wird wenn die ABACUS Business Software l uft Wenn Sie keine Serverinfrastruktur besit zen oder wenn die ABACUS Business Software nur auf einem Einzelplatzrechner verwendet werden soll dann w hlen Sie diese Variante Mit der Serverinstallation werden ABACUS Dienste mitinstalliert die zus tzliche Systemres sourcen des Servers in Anspruch nehmen Diese Dienste erlauben es unter anderem Java Appli kationen direkt auf dem Server zu betreiben und somit dessen Ressourcen in Anspruch zu neh men anstatt diejenigen des Clients So muss zwar der Server ber entsprechende Ressourcen verf gen daf r haben aber alle Clients mehr von den eigenen Ressourcen f r andere Applikatio nen zur Verf gung Zudem wird durch diese Architektur weniger Netzwerkverkehr generiert was die Geschwindigkeit erh ht und die Netz werkperformance verbessert Bitte beachten Sie folgende Hinweise bevor Sie eine Installation starten e Lesen Sie bitte die Hardware Voraussetzungs liste auf unserer Homepage www abacus ch sorgf ltig durch e Schliessen Sie vor der
95. ert k nnen die Kundenstammdaten alternativ auch im Debitorenprogramm 31 erfasst und ver waltet werden E Lieferantenstamm erfassen Programm 422 Wenn die Option Einkauf oder Lager installiert ist m ssen Sie die Lieferantenstammdaten erfassen Diese werden zum Beispiel im Produktstamm f r die Definition der Einkaufsdaten ben tigt Ist die Kreditorenbuchhaltung installiert k nnen Sie die Lieferantenstammdaten alterna tiv auch im Kreditorenprogramm 31 erfassen und verwalten H Lagerverwaltung Lagerorte Pl tze erfassen Programm 37 Falls die Option Lager installiert ist m ssen Sie die Lagerorte und falls vorhanden die unterge ordneten Lagerpl tze er ffnen Diese werden sp ter im Produktstamm f r die Lagerzuweisung ben tigt A Produktklassierung erfassen Programm 481 Mit der Produktklassierung gliedern Sie Produkte hierarchisch Die Klassierungen k nnen f r die Produktsuche und f r die Gliederung der Statis tiken verwendet werden Applikationen Auftragsbearbeitung Die Standardklassierung gliedert die Produkte in e Klassen e Hauptgruppen e Gruppen Sie k nnen beliebig viele bis 9 stufige Alternativ klassierungen definieren Fl Produktstammdaten erfassen Programm 411 Im Produktstamm k nnen verschiedene Produkttypen verwaltet werden e Artikel e Leistungen e Zuschlage e Diverse Artikel Die zu erfassenden Daten sind abh ngig vom Produkttyp E Inventur erfassen Programm 3
96. es Mandanten nicht von einem bereits bestehen den Mandanten bernommen wird in einem neuen Mandanten eine Standardklassierung nach KMU vorgeschlagen die Sie beliebig ndern k nnen 4 73 Applikationen FibuLight E Kontenstamm er ffnen Programm 21 In diesem Programm er ffnen und definieren Sie Konten Die Kontonummer ist maximal 11 stellig und nummerisch Jedes Konto bzw jede Kostenart muss mindes tens einer Klassierungsebene zugeordnet sein Diese Zuordnung kann jederzeit ge ndert werden Das System gibt Ihnen aufgrund der gew hlten Nummer einen Vorschlag der Kontenklassie rung Sie k nnen den Kontenplan mit dem Programm 41 KtoPlan importieren exportieren einlesen E Saldovortr ge eingeben Programm 52 In diesem Programm k nnen Sie die Saldovor tr ge eingeben und auf Ausgeglichenheit ber pr fen Die Erfassung der Saldovortr ge ist nur im ersten Buchhaltungsjahr m glich solange das Jahr nicht abgeschlossen ist In den Folgejahren ber nimmt das System den Saldovortrag automatisch beim Jahresabschluss Sie k nnen auch das Budget pro Konto und Jahr erfassen damit es in den Auswertungen f r Vergleiche mit den Ist Zahlen verwendet werden kann 4 74 Verfiigbare Optionen Die Grundversion der FibuLight kann durch die folgende kostenpflichtige Option jederzeit er weitert werden e Mandanten Applikationen LohnLight CO DM Vorarbcten Beim Konfigurieren der Applikation Lohn
97. g bern rose Beim Konfigurieren der Applikation Kreditoren buchhaltung f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 6311 daten erfassen nen definieren MWST Pflichtigkeit 6312 setzen MWST Codes er ffnen 5311 Stammdaten Stammdaten definieren 411 erfassen Optionen aktivieren Firmenzahlstellen 412 definieren Zahlungskonditionen 414 erfassen Kontenvorschlage 421 eingeben Standard und 422 Hilfskonten eingeben Belegarten definieren 431 Lieferantenstamm 31 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Kreditorenbuchhaltung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen 4 12 Bevor Sie mit dem Erfassen von Belegen begin nen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Kreditorenbuchhaltung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nn
98. gaben Produkterfassungsmodus Benutzerschl ssel Multischl ssel Einheitenvorgaben Diverse Belege Feldsets Stammdaten Kunden Kundenvorgaben 4 45 Kontenvorschl ge definieren Kontenvorschl ge ausgeben Standard und Hilfskonten Gruppierungen VESR Einstellungen IPI Definition Hilfs und System programme Debi Schnittstelle 4 46 Aktivitats Schnittstelle Applikationen Fakturierung Hinweis In den folgenden Tabellen finden Sie Tipps und Hinweise zu einzelnen ausgew hlten Ein stellungen und Definitionen die Sie in den Applikationseinstellungen ausf hren 4 81 Applikationen Fakturierung Fakturierung Applikationseinstellungen Bereich Allgemein Informationseinheit Tipps und Erklarungen Mandanteninformation Die Mandanteninformation zeigt Informationen zum gewahlten Mandanten e Adressinformationen e Mandantenwahrung e aktuelles Kalenderjahr e Sperrdaten die in der Fakturierung und Debitorenbuchhaltung definiert wurden Generelle Einstellungen Mit der Einstellung MWST Wahlweise Vorschlag I E von Kopfdaten wird f r Auftragspositionen mit einem MWST Code mit Einstellung Inklusiv Exklusiv wahlweise der Inklusiv Exklusiv Vorschlag aus dem Auftragskopf bernommen Feld MWST OIE Cd Die Checkbox R ckstellen nach Testphase erm glicht das L schen s mtlicher Bewe gungsdaten der Fakturierung Die Stammdaten Applikationseinstellungen Vorschlags wert
99. ge schr nkt oder erweitert werden e Die Benutzerrechte f r die Applikationen werden ber die Funktion Applikationszugriff f r jeden einzelnen Benutzer definiert So ndern Sie den Applikationszugriff f r einen Benutzer auf Seite 2 28 e Die Benutzerrechte f r die Programme wer den ber die Benutzerkategorien definiert So definieren Sie die Zugriffsrechte einer Benutzerkategorie auf Seite 2 21 AbaMenu Applikationen und Programme Funkti tast Funktionen Fur ein effizientes Arbeiten mit den en ABACUS Programmen lohnt es sich die Funktion Viele Funktionstasten haben in den Applikatio dieser Tasten genau kennenzulernen nen und Programmen gleiche oder hnliche Erkl rung Hilfe Ausf hren oder Speichern Suchen L schen Neu oder Ausw hlen N Gestaltung Sa P D u oO Selektionen 5 Sprung in die Men zeile mA L schen des aktuellen Datensatzes mE Fenster schliessen era fF Suchen Esc Zur cksetzen des aktiven Feldes p Sprung von Feld zu Feld pe Sprung r ckw rts von Feld zu Feld enter Sprung in das n chste Feld mit Best tigung der Eingabe E Sprung in das n chste Feld ohne Best tigung der Eingabe E Sprung in das vorherige Feld ohne Best tigung der Eingabe PCY Blattern vorwarts PET Bl ttern r ckw rts Einfachklick Feld aktivieren Element verwende
100. gesteuert oder abh ngig von bestimmten Bedingungen automatisch durch und informiert nach der Parametrisierung selbst ndig zum Beispiel ber Ereignisse sowie wichtige Zahlen Barcodedrucker Der Barcodedrucker ist ein Assistent zum Erstellen von B gen mit selbstklebenden Barcodes Diese k nnen auf zu scannenden Belegen angebracht werden damit die ABACUS Business Software sie automatisch einer Buchung zuordnen kann AbaScan Upload AbaScan Upload ist ein Teil von AbaScan AbaScan erlaubt es s mtliche anfallen den Dokumente zum Beispiel Lieferantenrechnungen zu digitalisieren und automatisch in die Dossiers der zugeh rigen Buchung abzulegen AbaScan Up load dient dazu Dokumente zur Weiterverarbeitung auf den zentralen Servern zu speichern Dies ist vor allem im Treuhandumfeld und in gr sseren Firmen wo de zentral gescannt wird n tzlich AbaMenu Spezialprogramme Tools Spezialprogramme Funktion AbaScan Job Manager Der AbaScan Job Manager kontrolliert alle Einstellungen zur weiteren Verarbei tung der Scans Hier wird definiert welche W rterb cher zur Texterkennung zur Anwendung kommen sollen ob Barcodes auf den Rechnungen sind wie die Weiterverarbeitung ablaufen wird etc AbaScan Control Im AbaScan Control k nnen die einzelnen Dokumente die durch die Scan Jobs erzeugt wurden eingesehen und kontrolliert werden So kann sichergestellt wer den dass die Texterkennung fehlerfrei war und die
101. gramme f r ihn angezeigt werden Installation Serverinstallation Serverinstallation So installieren Sie die ABACUS Business Software auf einem Server Hinweis Sie finden die Systemanforderungen auf unserer Homepage www abacus ch down loads page systemempfehlungen Die Installation auf einem Server muss immer direkt am jeweiligen Server erfolgen da ver schiedene Dienste in die Server Systemum gebung installiert werden m ssen 1 2 Legen Sie die ABACUS DVD in Ihr Laufwerk ein Das Fenster Willkommen beim ABACUS Setup wird angezeigt ndern Sie ggf die nstallationssprache Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Pfadangaben zur Installation wird angezeigt Geben Sie hier den ge w nschten Pfad zur ABACUS Installation ein indem Sie das Symbol rechts des Feldes w h en Serverinstallationen werden in der Regel in ein Unterverzeichnis in einer Partition vor genommen z B d abacus Aus Sicherheits gr nden sollten Sie keine Installation in das Laufwerk c des Servers vornehmen Falls sich eine bestehende ABACUS Installation auf dem System befindet z B ein bereits verbun denes Laufwerk so verwenden Sie diesen Pfad Wenn Sie das entsprechende Laufwerk w hlen wird das Verzeichnis abac auto matisch angef gt x abac Achten Sie dabei darauf dass der Pfad keine Leer oder Son derzeichen aufweist Das Verzeichnis abac darf nur einmal vorkommen und muss am Ende des Pfades stehen Klicken Sie danac
102. gsartenstamm Kategorien und Leistungsarten aufbauen Programm 42 Der Leistungsartenstamm widerspiegelt die T tigkeiten einer Unternehmung Er setzt sich zusammen aus e Leistungstyp e Leistungskategorie e Leistungsart So er ffnen Sie eine Leistungsart 1 Bilden Sie den Leistungsartenstamm auf Papier ab 2 Skizzieren Sie die Anforderung an die Abrechnung Applikationen Leistungs und Projektabrechnung 3 Definieren Sie die Abrechnungscode Struktur Diese h ngt von den Anforderungen an die Abrechnung ab 4 Definieren Sie die Anforderungen an die Weiterverarbeitung zum Beispiel e f r die Verbuchung Kontierung der Leistungsarten in die Kostenrechnung e f r die Zuweisung der Lohnarten zur Wei terverarbeitung in der Lohnbuchhaltung 5 Legen Sie fest f r welche T tigkeiten welche Ans tze verwendet werden sollen 6 Die Leistungsartenstruktur spielt in den Aus wertungen eine wesentliche Rolle da die Ebenen Leistungstyp Leistungskategorie und Leistungsart als Verdichtungsstufen dienen k nnen Tipp Ber cksichtigen Sie beim Aufbau des Leistungs artenstamms m gliche Erweiterungen die Sie allenfalls bereits geplant haben oder die allen falls auch in 2 oder 3 Jahren anstehen k nnten El Abrechnungscodes er ffnen Programm 44 Definieren Sie Abrechnungscodes f r die Ver rechnung der Leistungen gegen ber Dritten Der Abrechnungscode hat eine Doppelfunktion e Er bestimmt den De
103. gswerte Mit den Verkaufsauftragswerten wird das Verhalten des Programmteils Verkauf gesteuert Die Auftragswerte gliedern sich in die Bereiche e Generelle Einstellungen e Berechnungen e Erfassungsvorgaben e Standardbelegarten e Standardablaufe e Steuerung e Variantenverhalten e Preise e Rabatte Nummernkreise Belege Hier werden alle im Zusammenhang mit der Ablaufsteuerung ben tigten Nummernkreise Dokumente Programme Aktionsbezeichnungen und Faktura Vorgaben verwaltet Diverse Belege In Diversen Belege werden zwei spezielle Dokumente bzw Druckprogramme verwaltet e Abbestellung Verkauf e Abostammdaten Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung regelt den Ablauf und Automatismus der auszuf hrenden Arbeits schritte und bestimmt die zu erstellenden Dokumente Es lassen sich verschiedene Varianten von Ablaufsteuerungen definieren Pro Kunde kann in den Kundenstammdaten eine Ablaufsteuerung als Vorschlag definiert werden Ist f r den Kunden kein Vorschlag vorhanden ber cksichtigt das System die in den Applikationseinstellungen Verkauf Auftragswerte Standardablaufe als Standard bestimmten Ablaufe Der Vorschlag wird in den Auftragskopf tibernommen und kann dort individuell angepasst werden Kasse Im Bereich Kasse werden alle f r das F hren einer Kasse n tigen Einstellungen wie zum Beispiel Zahlungsarten Steuerung f r Schublade Display und Kassabon Drucker definiert Kontierungseinst
104. h auf Weiter 4 Das Fenster Art der Installation wird ange zeigt Bei einer Neuinstallation w hlen Sie hier die Server Version Internet aus Wenn Sie ein Update einer bestehenden Server installation Version Classic ausf hren m chten m ssen Sie zun chst den Deinstal lationsvorgang w hlen und nach der Deins tallation den Installationsvorgang neu starten Lesen Sie dazu den nachfolgenden Hinweis Wenn Sie ein Update einer bestehenden Serverinstallation Version Internet ausf h ren m chten steht Ihnen die Einzelplatz installation Version Internet nicht zur Verf gung Treffen Sie die entsprechende Auswahl und klicken danach auf Weiter Hinweis Beim Deinstallationsvorgang werden folgen de Komponenten der bestehenden ABACUS Installation entfernt ABACUS Schriftarten ABACUS Starteintr ge ABACUS System und Datenbankdienste sowie Einstellungen und ABACUS Programme sowie Programmver zeichnisse Alle Mandantendaten bleiben dabei erhalten Um die ABACUS Installation komplett zu entfernen m ssen Sie lediglich noch das Verzeichnis abac manuell l schen 5 Das Fenster Lizenzbestimmungen wird an gezeigt Lesen Sie die Lizenzbestimmungen sorgf ltig durch und aktivieren Sie die Check box Ich akzeptiere den Lizenzvertrag wenn Sie mit den Lizenzbestimmungen ein verstanden sind Ohne die aktivierte Check box k nnen Sie die Installation nicht fortsetzen Klicken Sie danach auf Weiter 6 Das Fenster Lizen
105. henden Button baldm glichst ndern AbaMenu Ubersicht Nach erfolgreichem Login Vorgang ffnet sich das AbaMenu Es ist zugleich Ausgangspunkt und Kontrollzentrum der Arbeit mit der ABACUS Business Software ABACUS Men ABACUS DEMO 7777 Administrator ABACUS Research AG 17 gt A A y gt ABACUS DEMO 7777 gt Finanzbuchhaltung gt 1 Buchen Journale gt ABACUS VI ach oo V Favorit D B T Finanzbuchhaltung Y Programme Finanzbuchhaltung Alter c Applikationen SIEHE Debitorenbuchhaltung Alt 2 Administration 11 Buchen Spezialprogramme 15 Journalauswertungen Kreditorenbuchhaltung Alt 3 AbaTools 16 Beleg Abrechnung GB bergreifend Lohnbuchhaltung Alt 4 Sr 2 Konten Kost arten ee 21 Kontenstamm Adressmanagement Alt 5 c Messaging 22 Kontoausz ge k Thee 23 Kontenplan abfragen Auftragsbearbeitung Alt 6 24K l I E Mail ee Human Resources Alt 7 ene ontenklassierung D S 26 Zinsberechnung FibuLight Alt 8 Y Dossiers Archive 2 Auszittern en 3 Bilanzen Saldoauswertungen Anlagenbuchhaltung Alt 9 5 a 31 Bilanz Erfolgsrechnung Saldi paces 33 Gestaltbare Auswertungen AbaWork E Archiv Dossiermanaaer d 6J 34 XBRL F Dene c 37 Mitteflussrechnung Projertverwering S 38 Kennzahlen Electronic Bankin Datenbanksuche 381 Kennzahlen definieren gt F Y System 382 Kennzahlen Excel Word Update E Business nn Po 6 39 Bilanzsteuerung Lohnl
106. herge henden Bild bedeutet dies dass wenn der Benut zer Zeidler in der Organisationseinheit St Gallen Administration Finanzbuchhaltung den Zugriff auf ein bestimmtes Programm oder einen bestimmten Mandanten erh lt automatisch alle Mitarbeiter die hierarchisch bergeordneten Strukturen zugeordnet sind zum Beispiel Detlef Z rcher und Benno Markli in St Gallen Admi nistration oder Angelina diNiente in St Gallen diese Rechte ebenfalls automatisch besitzen Somit kann eine hierarchisch bergeordnete Stelle nie weniger Rechte besitzen als eine unter geordnete Stelle In diesem Beispiel besitzt die Benutzerkategorie Schweiz nie weniger Rechte als Bern Genf und St Gallen sondern sie vereint alle Rechte welche die unter geordneten Kategorien aufweisen Diese inverse Vererbung der Rechte an h here Instanzen erm glicht eine vereinfachte Verwal tung der Benutzerrechte Werden einem be stimmten Ast des Baumes bestimmte Rechte entzogen so verlieren automatisch auch alle untergeordneten ste diese Rechte Wird im Beispiel dem Ast St Gallen das Zugriffsrecht auf den Mandanten 1500 entzogen verliert auch die untergeordnete Abteilung Administ ration dieses Zugriffsrecht unabh ngig davon ob sie es vorher hatte oder nicht Es besitzen allerdings l ngst nicht alle Anwender der ABACUS Business Software solch komplexe Benutzerstrukturen Die ABACUS Business Soft ware kommt selbstverst ndlich auch mit einer
107. heruntergeladen werden Somit verf gt der Anwender immer ber die aktuellste Version der Handb cher 2 Es wird eine bersicht ber die installierten Handb cher angezeigt ber das Kontext men der einzelnen Handb cher k nnen Sie diese mit dem in Ihrem System installierten PDF Reader ffnen und durchsuchen In den einzelnen Programmen k nnen Sie die F1 Taste bet tigen Es wird dann die Online Hilfe gestartet die ebenfalls das Handbuch in einem HTML hnlichen Format beinhaltet Auch die Hilfe k nnen Sie durchsuchen indem Sie das Tab Search verwenden e Die Papierflut wird eingeschr nkt die Umwelt wird geschont e Es kann rasch mittels Stichw rtern gesucht werden e Der Text kann auf einfache Weise auch in an dere Programme wie zum Beispiel Word bernommen werden Hinweis Ein Direktzugriff auf die ABACUS Online Handb cher ist nur m glich wenn Sie einen PDF Reader auf Ihrem System installiert ha ben 2 33 AbaMenu Online Handb cher und Hilfe 2 34 Datensicherung Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung Datensicherung Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverz
108. hnen nicht versehentlich eine Rechnung f r das Hosting des Shops zugestellt wird 4 65 Applikationen E Business Verfiigbare Optionen Die Grundversion des AbaShop kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden Bevor Sie einen ABACUS E Business Zugang fur AbaNet er ffnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren DESIONESERDEIE Installation der entsprechenden Programme e Preis Rabattfindung e Versandkostenberechnung rines In der folgenden Anleitung wird die Er ffnung eine ABACUS E Business Zugangs aus dem Programm Auftragsbearbeitung beschrieben e Kreditkarten e Zus tzliche Fremdsprachen e Zus tzlicher Speicherplatz e DNS Eintragungen Domain Mapping bersicht E Business mit AbaNet Beim Konfigurieren der Applikation E Business f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Er ffnung ABACUS E Business Zugang El ABACUS E Business Zugang AbaNet er ffnen Aufgabe Arbeitsschritt Programm Programm 511 Vorbereitung Installation der entspre chenden Programme So er ffnen Sie einen ABACUS E Business Zugang f r AbaNet ABACUS E Business 1 W hlen Sie die Option E Business Zugang Zugang f r AbaNet er ffnen Dokumente uploaden downloaden Dokumente sichten und er ffnen konfigurieren aus und best ti gen Sie mit der Schaltfl che Weiter Nun wird die Internet Verbindung zur Abacus City Hosting Plattform getestet Nach
109. hnis Auftragsbearbeitung ooo eects 4 37 MDS PSIG NE E 4 37 Vorarbeiten ne 4 38 Zentrale Stammdaten erfassen 4 38 Stammdaten erfassen n 4 38 Verf gbare Optionen e 4 48 Produktionsplanung und steuerung 4 49 bersicht sn sl a er 4 49 Vorarbeiten artikel 4 50 Generelle Stammdaten erfassen 4 50 Ressourcenstammdaten erfassen 4 52 Stammdaten erfassen s ni 4 54 Verf gbare Optionen 4 54 Service und Vertragsmanagement bersicht een et Voraussetzungen essenneenenn Vorarbeiten iana a Zentrale Stammdaten erfassen Stammdaten erfassen n Verf gbare Optionen cece Leistungs und Projektabrechnung 4 59 M e cgi EE EA 4 59 Vorarbeiten ass rat 4 59 Zentrale Stammdaten erfassen 4 60 Stammdaten erfassen en 4 60 Verf gbare Optionen e 4 62 E BUSINESS ns ir oka Barnes 4 63 bersicht AbaShop 4 63 Vorarbelten an he 4 63 Stammdaten erfassen n 4 64 Er ffnung ABACUS E Business Zugang 4 64 Verf gbare Optionen 4 66 bersicht E Business mit AbaNet 4 66 Vorarbeiten uch a datas 4 66 Er ffnung ABACUS E Business Zugang 4 66 Informationsmanagement 4 69 Uber heun a 4 69 Vorarbeiten aan 4 69 OLAP einrichten 4 70 Info Cockpit einrichten
110. ic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement FibuLight LohnLight Fakturierung Anhang Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis eeeeneneenn 5 3 ABACUS Business Software 5 4 ABACUS Enterprise 5 4 ABACUS Light Programme 5 4 TOOS arten tel aed ie Bie 5 4 Hardware Voraussetzungen s es 5 5 Version Internet naaaeaeeeeneneeeennn 5 6 AbaWebTreuhand ABACUS Software as a Service u 5 7 5 3 Anhang ABACUS Business Software ABACUS Business Software Die folgenden ABACUS Applikationen sind ab der Version 2013 verf gbar ABACUS Enterprise ABACUS Light Programme Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Adressmanagement Auftragsbearbeitung Fakturierung Produktionsplanung und steuerung Service und Vertragsmanagement Leistungs und Projektabrechnung E Business Informationsmanagement Archivierung AbaScan FibuLight LohnLight Tools AbaReport AbaVision AbaNotify Smart Job AbaAudit AbaSearch AbaConnect Anhang Hardware Voraussetzungen Hardware Voraussetzungen Die aktuellen Systemanforderungen sind auf www abacus ch downloads page systememp fehlungen im Dokument Hardware Empfehlun ge
111. ich k nnen die L hne der einzelnen Mitarbeiter ber verschiedene Firmenbanken ausbezahlt werden Die Firmenzahlstellen werden auch in der Kreditoren und Debitorenbuchhaltung sowie im Electronic Banking benutzt Applikationen Lohnbuchhaltung E Nationale Daten Programm 43 In diesem Programm definieren Sie alle gesetz lichen Angaben zum Beispiel e Rentenalter e Rentnerfreibetrag e AHV ALV Satz Arbeitnehmer und Arbeit geber in Diese Vorschl ge sind im Programm standard m ssig enthalten Muss das Rentenalter oder ein Prozentsatz an gepasst werden k nnen diese nderungen im Programm 43 vorgenommen werden Gesetzliche nderungen wie zum Beispiel Erh hung des AHV Abzugs werden durch die Ausgleichskassen bekannt gegeben und m ssen im Programm 43 manuell erfasst werden E Firmenstamm Felder Programm 441 In diesem Programm definieren Sie Abz ge und Zuschl ge die f r alle Mitarbeiter g ltig sind wie zum Beispiel Kilometeransatz pro Kilometer Krankenkassenabzug in H Abteilungsstamm Felder Programm 441 Falls die Mitarbeiter in verschiedene Abteilungen gruppiert werden k nnen pro Abteilung abteilungsspezifische Abz ge und Zuschl ge definiert werden Sobald einem Mitarbeiter im Programm 31 Stammdaten eine Abteilung zugeordnet wird sollte allen Mitarbeitern eine Abteilung zuge wiesen werden Alle Listen k nnen selektiert nach Abteilungen ausgewertet werden 4 21 Applikationen
112. ie Kommunikation und die Planung von Aufgaben und Terminen innerhalb und ausserhalb der ABACUS Business Software Unter Dossiers Archive k nnen die Dossiers und die Archive durchsucht und verwaltet werden Unter Datenbank k nnen die Datenbanken der ABACUS Business Software durchsucht werden sofern sie indexiert sind Unter System k nnen alle aktuell gestarteten Programme sowie eine Liste mit dem Verlauf zuvor gestarteter Programme angezeigt werden Unter Handb cher k nnen die Handb cher sofern sie installiert wurden durchsucht und direkt in der ABACUS Business Software gelesen werden D Hauptbereich m Hauptbereich wird der Inhalt der im Catalog ausgew hlten Elemente angezeigt Wird beispiels weise eine Applikation oder Rolle ausgew hlt so wird der Men baum mit allen ihren Programmen angezeigt Wird die Datenbanksuche ausgew hlt so werden die Suchresultate angezeigt Wird der Archiv Dossiermanager ausgew hlt so wird dessen Benutzeroberfl che im Hauptbereich angezeigt E Men baum f r Programme Es d rfte der Normalfall sein dass eine Applikation oder Rolle im Catalog ausgew hlt ist In diesem Fall wird der Men baum im Hauptbereich angezeigt Er wird deshalb hier kurz beschrieben Er listet alle in der Applikation oder Rolle enthaltenen Men eintr ge hierarchisch auf Durch einen Klick auf die und Knoten k nnen die ste des Baumes auf und zugeklappt werden Mit einem Rechtsklick kann ein Kontextmen
113. ie Programme werden immer in allen Grundsprachen Deutsch Englisch Franz sisch installiert Es wird f r jeden Benutzer separat festgelegt in welcher Sprache die Programme f r ihn angezeigt werden Hinweis Pro Server kann nur eine einzige ABACUS Version installiert werden d h die parallele Installation z B einer Version 2013 und 2012 ist nicht m glich Installation Ultra Light Client Betrieb Ultra Light Client Betrieb Sie k nnen Uber einen Internet Browser von jeder Java f higen Maschine ber das Internet auf Ihre ABACUS Business Software zugreifen Es ist dabei keinerlei zus tzliche Installation auf dem Arbeitsplatzrechner n tig 1 Greifen Sie im Browser auf die Seite http servername 40000 zu wobei servername der Name des Servers ist auf dem die ABA CUS Business Software installiert wurde Hinweis Um mit dem Ultra Light Client Rechner die ABACUS Business Software ber das Internet zu nutzen greifen Sie via Browser ber die URL des Servers auf diesen zu Hat er keine Verbindung zum WAN und keine URL so k nnen Sie nur im LAN auf den Server zu greifen 2 Klicken Sie auf den Link AbaMenu starten 3 Ihr Browser l dt die Datei abacus jnip herunter Best tigen Sie gegebenenfalls den Download 4 Nach abgeschlossenem Download ffnet sich die Datei abacus jnIp im Java Web Start Launcher F hren Sie sie gegebenenfalls manuell aus Nach dem Login k nnen Sie die ABACUS Business Software
114. ie in den entsprechenden Feldern den Beginn des Gesch ftsjahrs Monat Jahr ein 5 Aktivieren Sie alle Applikationen in denen der Mandant er ffnet werden soll 6 Klicken Sie auf Weiter Die Seite Mandan tenadresse wird angezeigt 7 F llen Sie das Formular aus Mindestens Na me Land PLZ und Ort m ssen eingegeben werden 8 Klicken Sie auf Weiter Die Seite Daten ber nahme wird angezeigt 9 W hlen Sie hier ob eine Daten bernahme eines schon existierenden Mandanten statt finden soll und bestimmen Sie welche Art von Daten aus welchen Applikationen ber nommen werden soll 10 Klicken Sie auf Weiter Die Seite Mehrwert steuer wird angezeigt 11 Definieren Sie die Mehrwertsteuer modalit ten f r den neuen Mandanten auf dieser Seite 12 Klicken Sie danach auf Weiter Die Seite Applikations Einstellungen wird angezeigt 13 Hier k nnen sie abh ngig von den zuvor ausgew hlten Einstellungen f r jede zu installierende Applikation eigene Einstel lungen treffen 14 Wenn Sie alle notwendigen Felder ausgef llt haben dr cken Sie Weiter um den Mandan ten Er ffnungsvorgang zu starten 15 Wenn mehrere Applikationen er ffnet oder betr chtliche Datenmengen von einem beste henden Mandanten bernommen werden so wird dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen Die erfolgreiche Er ffnung des Mandanten wird mit einer Meldung Der Mandant wurde er ffnet am Schluss des Er ffnungsprotokolls best tigt
115. ie sp ter eine neue Benutzerkategorie anlegen berpr fen Sie deren Zugriffsrechte auf die Dossiers und Archive AbaMenu Online Handb cher und Hilfe Online Handb cher und Hilfe Zu den einzelnen Applikationen sind Online Handb cher im PDF Format verf gbar Diese Handb cher k nnen bei der Installation mitins talliert werden Sie lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bei der Installation kann entschieden werden welche Handb cher installiert werden Benutzen der Online Handb cher Im AbaMenu k nnen Sie sofern Sie die Hand b cher installiert haben direkt die verschiede nen Applikationsdokumentationen aufrufen Diese Manuals sind im PDF Format abgelegt und setzen einen installierten PDF Reader voraus In der Anzeige der Handb cher k nnen Sie nach Texten oder Textfragmenten suchen und so rasch Informationen zu einem gew nschten Thema erhalten Die Vorteile der Online Handb cher sind e Schneller und direkter Zugriff auf das Hand buch aus der jeweiligen Applikation So rufen Sie die Online Handb cher auf e Das Handbuch kann w hrend dem Arbeiten i 1 Klick ie AbaMenu auf den mit der ABACUS Business Software im Hinter Sen lage en grund immer ge ffnet bleiben und nach Bedarf konsultiert werden Eintrag Abacus Handb cher Es ffnet sich im Hauptbereich eine Auswahl der Sprachen Wahlen Sie Ihre Sprache aus e Die aktuellen Handb cher k nnen vom Inter net
116. iert 12 Der Zeitbedarf f r die Installation richtet sich nach der Auswahl der Applikationen und kann je nach Geschwindigkeit Ihrer Arbeits station und ihres DVD Laufwerks variieren Sie dauert blicherweise mehrere Minuten 13 Nach der Installation erscheint das Fenster Installation erfolgreich Klicken Sie auf Schliessen Installation Einzelplatzinstallation 14 Wir empfehlen Ihnen vor dem ersten Einsatz der ABACUS Business Software Ihr System neu zu starten um die vorg ngig beendeten Dienste und Anwendungen wieder zu starten Tipps e Falls Ihr DVD Laufwerk den Autostart nicht unterst tzt klicken Sie auf das Symbol des Laufwerks und starten die Datei AbaSe tup exe auf der DVD manuell e Die Online Handb cher werden automatisch installiert Diese befinden sich im Verzeichnis abac books und sind nach der Installation ber das Men Handb cher im AbaMenu jederzeit zug nglich F r das Lesen der On line Handb cher ben tigen Sie einen PDF Reader e Die Vorlagetabellen zur Er ffnung eines neuen Mandanten werden in der gleichen Sprache installiert wie der Demomandant Es ist nicht m glich ihn in mehreren Sprachen zu installieren Bei einer weiteren Installation in einer anderen Sprache wird der vorherige Demomandant berschrieben e Die Programme werden immer in allen Grundsprachen Deutsch Englisch Franz sisch installiert Es wird f r jeden Benutzer separat festgelegt in welcher Sprache die Pro
117. igen schaft unter Stammdaten SVM Service Vertragsmanagement Leistungen Bei Vertragsleistungen hinterlegen Sie eine passende Verkaufs und Verkaufspreiseinheit Diese Einheit wird f r die Berechnung des Jahresbetrags f r den Vertrag verwendet Normalerweise ist dies die Jahreseinheit oder eine damit verkn pfte Einheit Preisfindung Bei Artikel und Leistungen m ssen Sie festle gen ob die Preisfindung der Auftragsbearbei tung oder des Service und Vertragsmanage ments verwendet werden soll Sie finden diese Einstellung unter Stammdaten SVM Service Vertragsmanagement El Betreiber Standorte und Objektpl tze Programm 311 Alle wichtigen Angaben zu den Betreibern Ser vicekunden verwalten Sie im Betreiberstamm Applikationen Service und Vertragsmanagement Das Programm umfasst drei Bereiche Betreiber Damit Sie f r einen Kunden Objekte und Ver tr ge verwalten k nnen m ssen Sie einen Betreiberstammdatensatz anlegen Sie k n nen dazu auf bereits erfasste Adressen refe renzieren oder direkt neue Adressen erfassen Verwenden Sie dazu die Tastenkombination F4 F5 Standorte Um die Ubersicht Uber einen Betreiber und dessen Serviceobjekte zu behalten k nnen Sie den Betreiber in mehrere Standorte pos talische Adressen unterteilen So haben Sie jederzeit die Kontrolle ber die Objekte an den verschiedenen Standorten Standorte erfassen Sie wie Betreiber Objektpl tze Definieren Sie
118. ight Verlauf 4 Kostenrechnung ne Q 5 Hilfsprogramme sone Men Q 6 System Produktions Planungs System Service und Vertragsmanagement Informationsmanagement AbaBau Installation nicht aktiviert Hier klicken um Aktivierungsassistent zu starten Es besteht aus mehreren Teilen A Navigationsbereich Hier wird der aktuelle Mandant die aktuelle Applikation und der Pfad zum aktuellen Programm angezeigt Durch einen Klick auf den Pfeil nach einem Eintrag im Pfad wird ein Men mit allen m glichen Folgeeintr gen angezeigt Klicken Sie beispielsweise auf den Pfeil nach dem Mandan ten so werden alle installierten Applikationen angezeigt Klicken Sie auf den ersten Pfeil so werden alle er ffneten Mandanten angezeigt B Applikations Rollenauswahl Diese Zeile zeigt an was im Hauptbereich D angezeigt wird Im Regelfall ist dies der Name der Applikation oder der Rolle deren Programme gerade im Hauptbereich aufgef hrt sind Durch einen Klick auf diesen Eintrag wird die Auswahlliste F angezeigt AbaMenu Ubersicht C Catalog Bereich Der Catalog Bereich kontrolliert die Anzeige des Hauptbereiches Unter Favoriten k nnen h ufig benutzte Programme eingef gt und direkt gestartet werden Unter Programme k nnen die Programme der Applikationen sowie weitere Hilfsprogramme der ABACUS Business Software ausgew hlt werden Unter Organizer sind Messaging Programme und der Kalender zu finden Sie erlauben d
119. instellungen e Material buchen e Arbeit buchen aktiviert werden Produktions Planungs System Produktion Produktionswerte Nummernkreise Der Bereich Produktionswerte beinhaltet Vorschlagswerte die zum Beispiel beim Erfas sen eines neuen Produktions auftrages bernommen werden Hier werden alle im Zusam menhang mit der Ablaufsteu erung ben tigten Nummernkreise Dokumente Programme und Aktions bezeichnungen verwaltet Kontierungs einstellungen Arbeitsschritte und bestimmt die zu erstellenden Dokumen te Es lassen sich verschiedene Varianten von Ablaufsteue rungen definieren Pro Stammarbeitsplan kann eine Ablaufsteuerung als Vor schlag definiert werden Ist f r einen Stammarbeitsplan jedoch kein Vorschlag vorhan den ber cksichtigt das System den unter Customi zer Produktion Produktionswerte Steuerung als Standard bestimmten Ablauf Der Vorschlag wird f r den Produktionsauftrag bernom men und kann dort situativ angepasst werden Hier werden die Konten und Kostenstellen f r allf llige Abweichungsbuchungen f r Material und Arbeit in die Kostenrechnung erfasst Hilfs und System programme BDE Schnittstelle Werden die Produktions auftragszeiten von einem Drittsystem via Schnittstelle eingelesen m ssen hier die BDE Codes f r die verschiede nen Aktionen definiert wer den Eine detaillierte BDE Schnitt stellenbeschreibung ist beim ABACUS PPS Suppo
120. ion erfolgreich Klicken Sie auf Schliessen 15 Wir empfehlen Ihnen vor dem ersten Einsatz der ABACUS Business Software Ihr System neu zu starten um die vorg ngig beendeten Dienste und Anwendungen wieder zu starten Installation Serverinstallation Tipps e Falls Ihr DVD Laufwerk den Autostart nicht unterst tzt klicken Sie auf das Symbol des Laufwerks und starten die Datei AbaSe tup exe auf der DVD manuell e Bei der Abfrage des Laufwerks wird entweder das entsprechende gemappte Netzlaufwerk Update einer bestehenden ABACUS Installa tion Version Classic oder der physische Pfad Neuinstallation oder Update einer be stehenden ABACUS Installation Version In ternet angegeben auf dem die ABACUS Installation erfolgen soll Die Installation der ben tigten DLL und Systemdateien die ins Windows Systemverzeichnis kopiert werden m ssen erfolgt automatisch e Die Online Handb cher werden automatisch installiert Diese befinden sich im Verzeichnis abac books und sind nach der Installation ber das Men Handb cher im AbaMenu jederzeit zug nglich F r das Lesen der Online Handb cher ben tigen Sie einen PDF Reader e Die Vorlagetabellen zur Er ffnung eines neuen Mandanten werden in der gleichen Sprache installiert wie der Demomandant Es ist nicht m glich ihn in mehreren Sprachen zu installieren Bei einer weiteren Installation in einer anderen Sprache wird der vorherige Demomandant berschrieben e D
121. kalender ber das Men Kalender Neues Jahr vom System generiert werden Anpassungen pro Ressourcenkalender k nnen manuell pro Tag oder via Globalmutation ber eine Zeitperiode vorgenommen werden 4 53 Applikationen Produktionsplanung und steuerung Stammdaten erfassen Der Stammarbeitsplan dient als Basis Vorlage f r Produktionsauftrage und Vorkalkulationen In einem Stammarbeitsplan werden die Material st ckliste und der Arbeitsplan erfasst Beim Erstellen eines Produktionsauftrages werden alle Daten aus dem entsprechenden Stammarbeitsplan kopiert El Leistungen erfassen Programm 411 Damit auch ein Stammarbeitsplan mit externen Arbeitsschritten komplett erfasst werden kann m ssen entsprechende Fremdleistungen welche eingekauft werden m chten im Leistungs stamm erfasst werden Im Produktstamm Programm 411 muss dazu der Produkt Typ auf Leistung gestellt werden Nun k nnen Fremdleistungen erfasst werden FJ Stammarbeitspl ne erfassen Programm 411 Stammarbeitspl ne k nnen nur f r Baugruppen erfasst werden Dazu muss f r einen Artikel das Flag Baugruppe im Bereich Setdefinitionen gesetzt werden Unter Stammarbeitsplan Kopfdaten muss als Erstes ein neuer Stammarbeitsplankopf erfasst werden Es ist m glich pro Baugruppe mehrere Stammarbeitspl ne auf der Zeitachse zu erfassen Anschliessend wird die Materialst ckliste und der Arbeitsplan unter Positionen erfasst 4 54 Folgende weiter
122. l ten sondern an der Funktion welche die Personen in der Unternehmung erf llen Eine Ausnahme von diesem Prinzip ist der Zugriff auf die Applikationen welcher in der ABACUS Business Software auf der Stufe der Benutzer vergeben wird M glichkeiten der Benutzerverwaltung Die ABACUS Benutzerverwaltung erm glicht die Sicherheitsbed rfnisse einer einfachen aber auch einer gr sseren komplexeren Organisation zu erf llen Hierarchische Benutzerkategorien Das System erm glicht mehrstufige Unterneh mensorganisationen in der ABACUS Business Software abzubilden Hierarchische Benutzer kategorien k nnen zum Beispiel nach geografi schen Lugano St Gallen Z rich und oder funktionalen Adressverwaltung Lohnbuch haltung Kriterien gegliedert sein Vererbung von Benutzerrechten In einer hierarchischen Organisation ist es die Regel dass jede Stelle immer alle Rechte der ihr untergeordneten Ebenen vereint Auf die ABACUS Benutzerverwaltung bertragen be deutet dies dass eine untergeordnete Benutzer kategorie h chstens die Rechte der bergeord neten Kategorie besitzt Die untergeordnete Kategorie kann ber die gleichen oder einge schr nkte Rechte verf gen sie hat aber nie mehr Rechte als die ihr bergeordnete Kategorie P Benutzenenakung ABACUS DEMO omm je ar 05332 Gain noacus vi AbaMenu Benutzerverwaltung Beispiel Bezogen auf das Beispiel im vor
123. lektio nen der Bildung von Teilmengen von Adres s sen Mit den Gruppierungen lassen sich aufgrund der speziellen Selektionstechnik auch aus sehr grossen Adressst mmen Adres sen in sehr kurzer Zeit selektieren Mit der Option Beziehungen lassen sich Ad ressen und Kontaktpersonen einem internen Mitarbeiter zuweisen Damit k nnen Sie Kun e denbeziehungen optimal abbilden und diese Informationen f r Auswertungen und Kun denaktionen verwenden e Aktivit ten Wer Was Wann Mit wem Wie wichtig Bis wann Zu welchem Preis Solche Fragen werden durch das Aktivit ten journal beantwortet Diese Option kann in verschiedenen Bereichen etwa als Verkaufs unterst tzung Abonnentenverwaltung Fristenkontrolle oder als Adresshistorie ver wendet werden In Verbindung mit der ABACUS Auftrags bearbeitung k nnen Sie aus Verkaufsoffer ten oder Verkaufsauftr gen direkt Aktivit ten zur weiteren Betreuung des Kunden bei spielsweise Nachfassen generieren In Verbindung mit der ABACUS Fakturierung lassen sich auch Rechnungen aufgrund von Aktivit ten automatisch gene rieren 4 36 Exchange Integration Mit der Exchange Integration k nnen Sie Ad ressen und Kontakte sowie Aktivit ten und Termine aus dem Adressmanagement auch via Microsoft Exchange Server in Ihrem Out look als Kontakte Aufgaben und Kalender eintrage bearbeiten Welche Adressen welchen Benutzergruppen zur Verf gung gestellt werden l sst sich fr
124. len spezifische Men s erstellt und den entspre chenden Benutzern zur Verf gung gestellt werden So kann sichergestellt werden dass jeder Benutzer nur Zugriff auf die ihn betref fenden Applikationen hat aber trotzdem alle an einer zentralen Stelle gegliedert vorfindet Die Favoriten im AbaMenu werden pro Benutzer gef hrt Programmteile oder Men s die vermehrt oder durch mehrere Benutzer verwendet werden wurden standardm ssig so platziert dass sie schnell und einfach zu erreichen sind Unwichtigere Module oder solche die nur selten benutzt werden m ssen befinden sich im Hintergrund Die Programme des ABACUS Tool Kits wurden in drei Gruppen gegliedert Dabei wurden Programme mit hnlichen Zwecken zusammengefasst Applikationen und Programme AbaMenu Applikationen und Programme Applikationen bestehen aus verschiedenen Programmen Die Programme einer Applikation sind jeweils in sechs Bereiche gruppiert Diese Bereiche nennt man Hauptmen s und sie sind im Men baum durch einfache Ordnersymbole ohne oder Symbole repr sentiert Die Programme eines Hauptmen s sind wiederum logisch in bis zu vier Stufen Untermen s ange ordnet Abh ngig von ihrer Position in dieser Hi erarchie haben alle Programme eine eindeutige Nummer wa 1Belege OP 11 Belege buchen 13 ESR Einzahlungsscheine drucken B 14 Offene Posten Listen i 143 Offene Posten Detailliste 15 F lligkeitsliste 16 Journ
125. linken dieser Buttons kann der Catalog Bereich E ein und ausgeblendet werden mit dem rechten Button kann der Messaging Bereich ein und ausgeblendet werden I Aktivierungsbereich Mit diesem Link kann eine ABACUS Installation aktiviert werden Sobald darauf geklickt wird ffnet sich der Aktivierungsassistent der Sie durch die Aktivierung der ABACUS Business Software f hrt J Messaging Anzeige In diesem Bereich wird angezeigt ob neue Aufgaben rechts oder Nachrichten links des ABACUS Messagings vorliegen Sobald neue Aufgaben oder Nachrichten vorliegen erscheint eine Nummer ber dem entsprechenden Icon welche die Anzahl der neuen Aufgaben respektive Nachrichten angibt 2 7 AbaMenu Ubersicht Grunds tzliches Das AbaMenu wurde bewusst einfach gehal ten Aus diesem Grund werden auch immer nur jene Elemente oder Men s angezeigt auf die der aktuell eingeloggte Benutzer auch wirklich Zugriff hat zum Beispiel Applikatio nen und Men positionen Das gew hlte Men system erlaubt auch eine gute bersicht ber die Programme einer Applikation und einen schnellen Wechsel zwischen den Appli kationen Nach der Installation sind pro Mandant nur jene Applikationen und Men s sichtbar die auch lizenziert und installiert wurden Ein Benutzer sieht im Men nur noch jene Applikationen Funktionen und Men positio nen auf die er aufgrund seiner Benutzer berechtigung Zugriff hat Bei Bedarf k nnen user ablauf oder rol
126. ln und unter Verbu chung die Konten und Kostenarten hinterlegt werden Kontrollieren Sie die Definitionen aller Anlagen kategorien betreffend Kostenstellenzuordnung Konten Kostenarten und Abschreibung Wenn diese pro Buchungskreis separat definiert sind m ssen alle Buchungskreise kontrolliert und be arbeitet werden Je nach Definition m ssen diese Eintr ge auf der Anlagenkategorie oder der Anlage selbst berpr ft werden Kontrollieren Sie die Zeitachse aller Eintr ge F r die Periode die abgeschrieben werden soll m ssen g ltige Eintr ge vorhanden sein Unter Einstellungen im Programm 411 kann ein bestimmter Buchungskreis f r die Kontrolle der Verbuchung fixiert werden Applikationen Anlagenbuchhaltung H Anlagenstammdaten Programm 21 In diesem Programm werden die Anlagenstamm daten erfasst Gehen Sie dabei wie folgt vor 1 Bestimmen Sie im Programm 626 Daten bankfelddefinitionen Struktur und Be zeichnung der zus tzlichen Felder im Anla genstamm Anlagenfelder verbundene Adressen freie Bezeichnungs Datums und Betragsfelder usw 2 Definieren Sie den Inhalt der F4 Auswahl listen f r die standardisierte Eingabe gewisser Felder im Anlagenstamm 3 Erfassen Sie f r alle Anlagen die notwendigen Stammdaten F r spezielle Anlagen k nnen unter Abschreibung Verbuchung und Kostenstellen die Abschreibung die KST Zuordnung sowie die Verbuchung in die Fibu Kostenrechnung erfasst werden sofern
127. mme k nnen Sie hier die Erfassungs maske nach Ihren Bed rfnissen frei gestalten Die Standardmaske 1 kann nicht ver ndert werden Sie k nnen diese jedoch kopieren und die Kopie bearbeiten Programm 626 Benutzerfelder F r den Serviceobjektstamm Servicevertrag und Serviceauftrag k nnen Sie bei Bedarf weitere Felder verschiedener Typen Text Zahl Ja Nein etc definieren Die Objektbe nutzerfelder k nnen wahlweise auf der Zeit achse liegen Programm 621 Vertrag Einstellungen Einheiten Weisen Sie unter Vertrag Einstellungen die Einheiten f r Jahr Stunde und Zeit zu Ein Teil der Applikationseinstellungen kann nach tr glich ver ndert und den Bed rfnissen an gepasst werden Ablaufsteuerung f r Serviceauftrag und Servicevertrag Damit ein Serviceauftrag oder ein Service vertrag erfasst werden kann muss in den Applikationseinstellungen ein Ablauf defi niert sein 4 56 Stammdaten erfassen El Artikel und Leistungen Programm 41 Das Service und Vertragsmanagement ben tigt f r das Typisieren von Serviceobjekten zwingend Artikel Leistungen werden f r die Vertr ge und Serviceauftr ge ben tigt Beide Elemente Arti kel und Leistungen k nnen Sie in diesem Pro gramm erfassen Beachten Sie dabei folgende Punkte Artikel Aktivieren Sie die Eigenschaft Serviceobjekt erstellen wenn Sie beim Verkauf dieses Arti kels direkt ein Serviceobjekt f r den Kunden generieren m chten Sie finden diese E
128. mt wird auf welcher Ebene Kategorie Anlagen stamm die Konten Kostenarten die Abschrei bungsparameter und die Kostenstelle hinterlegt werden Die Funktion Separat pro Buchungskreis sollte nicht aktiviert werden wenn bereits Vor schl ge auf den Anlagenkategorien oder Anla gen erfasst sind Wenn Sie diese Funktion trotzdem aktivieren m ssen die bereits erfass ten Eintr ge unter der Verbuchung in den An lagenkategorien und Anlagen noch einmal erfasst werden F Buchungskreise Programm 4121 Er ffnen Sie die Buchungskreise zum Beispiel f r die Bereiche Fibu Kostenrechnung Steuern Unter Hilfskonti Kst m ssen die Hilfskonten und Hilfskostenstellen pro Buchungskreis festge legt werden Applikationen Anlagenbuchhaltung E Gruppierungen Programm 4141 berpr fen Sie die Eintr ge der Gruppierung Anlagentyp Wenn Sie mit der freien Gruppierung ein zus tz liches Gruppierungsmerkmal f r die Anlagen be stimmen wollen zum Beispiel f r die Definition der Standorte von Verantwortlichen k nnen Sie in diesem Programm die notwendigen Eintr ge er ffnen Mehrstufige Gruppierungsmerkmale k nnen im Programm 25 Anlagen klassieren er ffnet werden E Anlagenkategorien Programm 4131 Kategorien dienen als Vorgabewerte f r die Er ffnung von Anlagen sowie f r die Verbuchung von Abschreibungen und die Kalkulation der Zinsen Unter Abschreibung m ssen die Vorgabewerte f r die Abschreibungsrege
129. n Doppelklick Feld markieren Listen Kontextmen aufrufen AbaMenu Spezialprogramme Spezialprogramme Neben dem AbaMenu und den Applikationen In diesem Abschnitt werden die Funktionen der mit ihren Programmen gibt es in der ABACUS wichtigsten Tools und Spezialprogrammen er Business Software Tools und Spezialprogramme l utert Tools oder Spezialprogramme die nur im die f r verschiedene Aufgaben verwendet Hintergrund arbeiten oder im t glichen Umgang werden mit der ABACUS Business Software nicht ver wendet werden sind hier nicht aufgef hrt Tools Spezialprogramme Funktion AbaReport Der AbaReport lizenzpflichtige Option ersetzt den AbaView Report Writer Er erm glicht das Erstellen von frei gestaltbaren Auswertungen von Daten aus verschiedenen Tabellen der ABACUS Datenbank und aus anderen Quellen AbaSearch it AbaSearch k nnen alle Datenbankenfelder einer Applikation durchsucht wer den die f r diese Art der Suchabfrage freigegeben sind Die Suchresultate werden in Tabellenform dargestellt AbaSearch wird als kostenloser Bestandteil der ABACUS Business Software mitgeliefert Sollen zus tzlich auch Dossiers und Archive mit AbaSearch durchsucht werden k nnen wird die kostenpflichtige Lizenz AbaSearch ben tigt AbaNotify AbaNotify ist ein Melde und Informationssystem das hilft Geschaftsprozesse zu automatisieren Es f hrt verschiedene Vorg nge der einzelnen Applikationen zeit
130. n beschrieben Die ABACUS Research behalt sich vor die Systemanforderungen und Datengr ssen in neuen Programmversionen zu andern 5 5 Anhang Version Internet Version Internet ABACUS vi ist vollstandig neu in Internet Archi tektur entwickelt Die Software der Version Internet zeichnet sich besonders aus durch ihre Skalierbarkeit das rollenbasierte Benutzerkon zept die Mehrsprachigkeit und die Unterst t zung von Software as a Service SaaS bei der Nutzung der Software aus der Cloud Apps f r mobile Ger te wie das iPad er ffnen dem Anwender praktisch die grenzenlose Mobi lit t bei gleichzeitigem Zugang zu den f r ihn wichtigen Informationen aus der ABACUS Business Software Mit ABACUS vi wird die Tradition der erfolgrei chen ABACUS ERP Software die sich seit ber 28 Jahren in Tausenden von Unternehmen be w hrt hat mit einer neuen Generation Websoft ware fortgesetzt Zukunftsweisende Technologien Unternehmen welche die neue ABACUS vi ERP Software einsetzen wollen entscheiden sich f r eine leistungsf hige auf ihre Unternehmens bed rfnisse flexibel anpassbare Business Soft ware Sie garantiert die effiziente Abwicklung aller Gesch ftsprozesse Modernste Technologien und die ortsunabh n gige Nutzung der Software ber das Internet bieten insbesondere Unternehmen mit verteilten Strukturen und hoher Mobilit t der Mitarbeiter einen markanten kommerziellen Nutzen Auf kostenintensive Citrix od
131. n Sie die Zahlstellen Bank Post usw der eigenen Firma Aufgrund der vergebenen Nummern k nnen im Programm 211 die Zahlungen auf die entspre chenden Zahlstellen get tigt werden Die Firmenzahlstellen werden auch in der Kreditoren der Lohnbuchhaltung und im Electronic Banking benutzt 4 9 Applikationen Debitorenbuchhaltung EJ Zahlungskonditionen erfassen Programm 415 Definieren und bearbeiten Sie die Zahlungs konditionen Ihrer Firma El Kontenvorschl ge eingeben Programm 421 In einem Kontovorschlag hinterlegen Sie pro W hrung verschiedene Konten zum Beispiel e Debitoren Sammelkonto e Ertragskonto e Auszahlungskonto Diese Konten werden bei der Beleg und Zahlungserfassung vorgeschlagen Sie k nnen beliebig viele Vorschl ge definieren Jeder Kontovorschlag muss alle Konten f r s mt liche W hrungen enthalten Kontovorschl ge k nnen kopiert werden Sie k nnen falls das erw nscht ist jedem Kunden einen eigenen Kontovorschlag zuwei sen Hinweis Ein Kontovorschlag muss im Programm 422 als Firmenvorschlag hinterlegt werden Der Firmenvorschlag wird immer dann verwendet wenn bei den einzelnen Kunden kein eigener Vorschlag erfasst wurde H Standard und Hilfskonten eingeben Programm 422 F r verschiedene Zahlungsarten werden Hilfs konten auch Scharnierkonten genannt einge setzt zum Beispiel f r Sammelzahlungen und Gutschriftsverrechnungen 4 10 Diese Konten m ssen in der
132. n das entsprechen de Gebiet zugewiesen werden EJ Ressourcen erfassen Programm 31 Hier werden alle internen und externen Ressour censtammdaten erfasst Neben der Ressourcen Nr ID Bezeichnung und dem Typ m ssen folgende Daten erfasst werden Verkn pfungen e Verbuchung Die Verbuchung wird nur bei internen Ressourcen aktiviert Das heisst Stundenr ckmeldungen werden via Schnitt stelle in die FIBU bertragen Aufw nde von externen Ressourcen werden direkt ber den Einkauf Kreditoren verbucht e Lieferanten Nr Die Lieferanten Nr wird haupts chlich bei externen Ressourcen erfasst Dieser Lieferant wird dann beim Erfas sen einer Fremdleistungsposition vorgeschla gen Zeitfaktoren e Arbeitspl tze Hier wird die Anzahl Arbeits pl tze pro Ressource definiert e Zeitmodell Hier wird das entsprechende Zeitmodell einer Ressource zugewiesen Beim Generieren des Ressourcenkalenders wird das Zeitmodell auf die Arbeitstage bernommen Zeiten e Werden in einem Stammarbeitsplan oder einem Produktionsauftrag neue Arbeits positionen erfasst k nnen hier entsprechen de Vorgaben definiert werden Kostens tze e Pro Ressource k nnen datumsbezogen die Kostens tze und Fertigungsgemeinkosten s tze erfasst werden Diese dienen der Vor und Nachkalkulation El Ressourcenkalender generieren Programm 33 Nachdem alle oben beschriebenen Ressourcen stammdaten erfasst wurden k nnen die Ressourcen
133. n der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie mit der Erstellung von Lohnabrechnun gen beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vor arbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Lohnbuchhaltung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Stammdaten erfassen El Firmenkonfiguration Programm 443 Definieren Sie verschiedene globale Einstellun gen und Optionen zum Beispiel Kostenstellen Fremdw hrungen und Gesch ftsbereiche Sie k nnen auch Funktionen zur Programm handhabung einstellen Hinweis Es ist wichtig dass in einem neu er ffneten Mandanten die Einstellungen im Programm 443 zuerst vorgenommen werden El Firmenzahlstellen definieren Programm 4441 In diesem Programm erfassen Sie die Zahlstellen Bank Post usw der eigenen Firma Aufgrund der vergebenen Nummern k nnen im Programm 151 die Lohnzahlungen ber die entsprechenden Firmenzahlstellen ausgef hrt werden Zus tzl
134. ne Hand buch des Programms Produktionsplanung und steuerung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Hinweis In den folgenden Ausf hrungen wird das Programm Produktionsplanung und steuerung mit PPS abgek rzt 4 49 Applikationen Produktionsplanung und steuerung Bevor Sie mit dem PPS beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Applika tionen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Produktionsplanung und steuerung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen 4 50 Generelle Stammdaten erfassen El Konten definieren Finanzbuchhaltungsprogramm 21 Falls Sie mit der Finanzbuchhaltung arbeiten sollten Sie den Kontenplan sowie den Kosten stellen tr gerplan bereits beim Konfigurieren der Finanzbuchhaltung definiert haben Verschiedene Definitionen die im PPS vorge nommen werden zum Beispiel in den Applika
135. nen Stammdaten erfassen El Firmenkonfiguration Programm 41 Erfassen Sie die Betriebsangaben zur AHV Abrechnung und zum Lohnausweis e AHV Abrechnungsnummer Kontaktperson Telefonnummer E Mail Adresse fakultativ Hinweis Es ist wichtig dass in einem neu er ffneten Mandanten zuerst die Betriebsangaben in den Programmen 41 und 63 hinterlegt werden FJ Firmenstammfelder Programm 41 Definieren Sie die Nationalen Daten die BVG Angaben sowie die Einstellungen f r die Fibu Verbuchung Die Firmenstammfelder sind in allen f nf Berech nungsmodulen Standard Gastro B cker Bau Holzbau hnlich Vereinzelt sind je nach Bran che zus tzliche Felder vorhanden In diesem Programm k nnen Sie auch ein neues Abrechnungsjahr er ffnen zum Jahresab schluss wobei die Werte der Firmenstamm felder automatisch ins neue Jahr bernommen 4 76 werden Ein neues Jahr kann auf folgende Arten er ffnet werden e Gehen Sie auf Firmenstammfelder e Mausklick auf Button Neu e F5 Taste dr cken e Neben dem Kalenderjahr aufs Pfeilsymbol kli cken und neues Jahr ffnen w hlen Nationale Daten In den Nationalen Daten sind die gesetzlichen Sozialversicherungsangaben pro Jahr definiert zum Beispiel e AHV Rentnerfreibetrag e Beitragss tze AHV ALV e Rentenalter M ssen aufgrund einer Gesetzes nderung Wer te angepasst werden k nnen die nderungen in diesem Programm vorgenommen werden BVG S
136. ngreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Finanzbuchhaltung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie mit dem Buchen beginnen k nnen m ssen Sie die folgenden Vorarbeiten ausf h ren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Applikationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Finanzbuchhaltung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Wird ein Mandant er ffnet ohne bernahme eines bestehenden Mandanten wird die Struk tur des KMU Kontenplans ohne Konten er ff net Wird der Mandant mit bernahme der Konten von einem bestehenden Mandanten er ffnet wird die Gliederung des Kontenplans mit den Kontendetails bernommen 4 5 Applikationen Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Programm 6311 In diesem Programm erfassen Sie e Mandantenadressen e Firm
137. nieren Falls die Fakturierung mit ESR Einzahlungsschein erfolgt muss mindestens ein ESR Verfahren definiert sein Das ESR Verfahren bestimmt nebst der Teilnehmernummer den Aufbau der 16 oder 17 stelligen Referenzzeile In der Auftrags bearbeitung k nnen mehrere ESR Verfahren parallel verwendet werden In den Applika tionseinstellungen Verkauf Auftragswerte Standardabl ufe kann ein generelles ESR Verfahren hinterlegt werden In den Kundenstammdaten Lasche W hrung kann jedem Kunden ein individuelles ESR Verfahren zugeordnet werden IPI Definition Das Programm IPI Definition entspricht dem Debi Programm 4183 IPI IBAN Definitionen IPI International Payment Instruction und ist ein international anerkanntes Zahlungsverfahren Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Stammdaten Lieferanten Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Lieferantenvorgaben Das Programm Lieferantenvorgaben entspricht dem KRED Programm 411 Firmenstamm Kontenvorschl ge definieren Das Programm Kontenvorschl ge definieren entspricht dem KRED Programm 421 Kontenvorschl ge definieren Kontenvorschl ge ausgeben Das Programm Kontenvorschl ge ausgeben entspricht dem KRED Programm 424 Kontenvorschl ge ausgeben Standard und Hilfskonten Das Programm Standard und Hilfskonten entspricht dem KRED Programm 422 Standard und Hilfskonten 4 45 Applikationen Auftragsbearbeitung
138. nline Hand buch des Programms Adressmanagement Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen 4 34 Bevor Sie mit der Arbeit im Adressmanagement beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vor arbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Adressmanagement 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen El Applikationseinstellungen Adressmanagement Programm 621 In diesem Programm legen Sie die System konfiguration des Adressmanagements fest Diese Einstellungen haben eine direkte Auswir kung auf die Neuerfassung von Adressen Unter anderem k nnen die Funktionen f r die Ein stellung der Telefonbuch CD die Telefonbuch Integration die Vergabe von Adressnummer und typ oder die Zusammensetzung des Kurzna mens definiert werden E Stammdaten erfassen Programm 421 In diesem Programm k nnen Anreden individuell erstellt ode
139. nter Einstellungen Konfiguration E Busi ness Netzwerke bet tigen Sie die Schaltfl che Herunterladen in der Symbolleiste 2 Unter Einstellungen Konfiguration E Busi ness Eigene Teilnahmen bet tigen Sie die Schaltfl che Herunterladen in der Symbol leiste Applikationen E Business Programm 411 W hlen Sie den E Business Teilnehmer an hand der Adressnummer oder des Kurz namens aus 2 Bet tigen Sie im Bereich E Business Teil nahmen die Schaltfl che Teilnehmer hin zuf gen 3 W hlen Sie hier das Netzwerk und die Rich tung der Verbindung Ankommend Abgehend aus 4 Tragen Sie die Teilnehmernummer des E Busi ness Teilnehmers ein und bet tigen Sie die Schaltfl che Fertigstellen 5 Mit der Schaltfl che Verkn pfung hinzuf gen k nnen Sie die ben tigten Dokumenten zuordnungen hinzuf gen El Dokumente up downloaden Programm 18 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Dokumenten download forcieren um die Daten zu ber tragen E Dokumente sichten und verarbeiten Programm 11 Bereich E Business Inbox 1 Nachdem zum Beispiel die Bestellungen abgeholt worden sind k nnen sie einge sehen werden 2 W hlen Sie die Schaltfl che Verarbeiten um aus der Bestellung einen Auftrag in der Auftragsbearbeitung zu erstellen 3 Um den neu erstellten Auftrag zu bearbeiten wechseln Sie in das Programm 111 Auftr ge bearbeiten 4 67 Applikationen E Business Bereich E Business Outbox Hi
140. nummern Chargenverwaltung e Qualit tssicherung e Kasse e Gesch ftsbereiche e Schnittstellen AbaConnect Stammdaten e Schnittstellen AbaConnect Verkauf e Schnittstellen AbaConnect Einkauf e Schnittstellen AbaConnect Lager Applikationen Produktionsplanung und steuerung Produktionsplanung und steuerung Beim Konfigurieren der Applikation Produk tionsplanung und steuerung f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorarbeiten Mandant er ffnen Generelle Konten definieren Finanzbuch Stammdaten haltung 21 erfassen Mit Hilfe der Applikations 621 einstellungen generelle Einstellungen f r folgende Bereiche definieren Bereich Auftragsbearbeitung e Stammdaten e Hilfs und System programme Bereich Produktions Planungs System e Produktionswerte e Nummernkreise e Ablaufsteuerung e Kontierungseinstellungen e Hilfs und System programme Lieferantenstamm erfassen Auftrags bearbeitung 422 Aufgabe Arbeitsschritt Programm Ressourcen Zeitmodelle definieren und 33 Stammdaten erfassen erfassen l Firmenkalender erfassen 33 Interne und externe 31 Ressourcen erfassen Kostens tze f r interne 31 Ressourcen bestimmen Ressourcenkalender 33 generieren Stammdaten Leistungsstamm erfassen 411 erfassen Soha D Stammarbeitspl ne f r 411 Baugruppen erfassen Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Onli
141. objekt Artikel und eine Leistungsvariante definieren M gliche Definitionen f r die Preisberechnung sind Fixer Betrag Prozentsatz des statischen Objektwerts Prozentsatz des aktuellen Ver kaufspreises Formel oder Zeitaufwand Beachten Sie dass sich die Angabe fixer Betr ge immer auf die auf der Leistung hinterlegte Preiseinheit h ufig Jahr bezieht 4 57 Applikationen Service und Vertragsmanagement Verf gbare Optionen Die Grundversion des Service und Vertrags managements kann durch die folgenden kosten pflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Fremdw hrungen e Schnittstellen Stammdaten und Bewegungen e Guthaben e Verkaufsintegration e Lizenzverwaltung e Servicedisposition e Mobile Datenerfassung e Objektindividualisierung e Erweiterte Dokumente 4 58 Applikationen Leistungs und Projektabrechnung Leistungs und Projektabrechnung Beim Konfigurieren der Applikation Leistungs und Projektabrechnung f hren Sie die folgen den Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanten 6311 daten erfassen informationen definieren MWST Codes er ffnen 5311 Stammdaten Applikationseinstellun 621 erfassen gen definieren Hilfstabellen definieren 621 Gruppierungen Freie Tabellen Leistungsartenstamm 42 Kategorien und Leistungsarten aufbauen Abrechnungscodes 44 er ffnen Ans tze
142. oder Windows Server 2008 Systemen f r die Dauer der Installation die Benutzer kontensteuerung User Account Control Die Installation auf einem Windows Server muss immer direkt am jeweiligen Server erfol gen da diverse Dienste in die Server Syste mumgebung installiert werden m ssen Bei einer Serverinstallation wird mit der ABACUS Business Software zus tzlich auch noch ein Java Print Spooler AbaPrintSpooler mitinstalliert Um diesen Dienst zu starten ben tigt man ein dediziertes Windows Benutzerkonto Erstellen Sie auf dem Server oder Active Directory einen neuen Benutzer f r den Dienst AbaPrintSpooler F gen Sie diesen Benutzer in der Gruppe der Administ ratoren hinzu Theoretisch k nnte dazu auch das Administratorenkonto verwendet wer den Davon raten wir Ihnen aber ab Er ffnen Sie vorteilhafter auf ihrem Server oder in Ihrer Dom ne ein neues Benutzerkonto Notieren Sie sich diese Benutzerinformationen f r die Eingabe w hrend der Netzwerkinstallation Installation bersicht Lesen Sie bitte auch die Installationstipps am Ende der Installationsanleitungen Diese ge ben Ihnen weitere Hinweise ber die einzel nen Optionen die Sie w hrend der Installa tion ausw hlen k nnen Kopieren Sie die Registrationsdatei aba reg xml welche Sie separat erhalten haben auf den Desktop Sie m ssen diese Datei w hrend der Installation im Assistenten angeben Installation Einzelplatzinstallation Einzelplat
143. ogramm 321 Kontof hrung mit Buchungen Verzinsung und Kontoabschluss Applikationen Human Resources Bewerberverwaltung Verfiigbare Optionen El Bewerber erfassen Programm 281 Ein umfassendes Bewerbermanagement erlaubt die praxisgerechte Verwaltung aller Personen die sich f r eine Stelle interessieren Beispiels weise lassen sich folgende Angaben ber Ihre Bewerber erfassen e Adresse e Geburtstag e Bewerbungseingang e Bewerbung auf Stelle e Lebenslauf Qualifikation e Status der Bewerbung Die Korrespondenz mit den Bewerbern kann mit vordefinierten Serienbriefen erfolgen F r die Auswertung des R cklaufs auf ein Inserat k n nen Bewerber mit Inseraten verkn pft werden Die einzelnen Schritte innerhalb des Rekrutie rungsverfahrens wie die Best tigung des Bewer bungseingangs die Bitte um Geduld oder die Einladung zum Vorstellungsgespr ch k nnen chronologisch dokumentiert werden Die Grundversion des Programmes Human Resources kann durch die folgenden kosten pflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Bewerber e Budget e Konten und Gegenst nde e Schnittstellen Stammdaten e Kostenstellen Nur kostenpflichtig falls diese Option nicht schon f r die ABACUS Lohnbuchhaltung erworben wurde 4 29 Applikationen Electronic Banking Electronic Banking Beim Konfigurieren der Applikation Electronic Banking f hren Sie die folgenden Arbeits schritte aus A
144. on mit dem blauen Buch Il Die Mandantenauswahl wird angezeigt aon er Her tet om a ga 2 W hlen Sie via Doppelklick oder ber die En ter Taste den Mandanten aus in den Sie wechseln m chten Tipps e Alternativ k nnen Sie lt Strg M gt dr cken um zur Mandantenauswahl zu gelangen e Je nach Benutzerkategorie der Sie angeh ren haben Sie unter Umst nden nicht Zugriff auf alle er ffneten Mandanten e Durch Klicken in die Spaltentitel der Mandan tenliste k nnen Sie die Liste anders sortieren lassen Er ffnen eines Mandanten und Definition des Mandantenzugriffs f r die Benutzer In der Grundversion der Software ohne Mandan tenoption k nnen maximal 2 Mandanten ge f hrt werden Falls Sie die Mandantenoption installiert haben k nnen Sie zus tzliche Man danten f hren Der Zugriff auf die Mandanten kann ber die einzelnen Benutzerkategorien gesteuert wer den So definieren Sie die Zugriffsrechte einer Be nutzerkategorie auf Seite 2 21 AbaMenu Mandanten So er ffnen Sie einen neuen Mandanten 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Spezialprogramme Starten Sie dort das Programm Mandant er ffnen das Sie unter Mandantenprogramme finden Das Fenster Mandant er ffnen wird angezeigt 2 Definieren Sie eine Mandantennummer und einen Mandantennamen 3 Bestimmen Sie die Leitw hrung in der der Mandant gef hrt werden soll 4 Geben S
145. onalien der einzelnen Mitarbeiter erfasst z B e Adresse e Geburtsdatum e AHV Nummer e Nationalit t e Zivilstand e BVG Abzugsart e Eintrittsdatum Applikationen LohnLight Hinweis Die Personalien der Mitarbeiter sind zwingend erforderlich fur die Erstellung der Lohnabrech nung Stammfelder In den Mitarbeiterstammfeldern werden die mitarbeiterspezifischen Lohndaten festgehalten zum Beispiel e vereinbarter Monatslohn e vereinbarter Stundenlohn e BVG Fixabzug Diese Daten bilden die Grundlage f r die Lohn verarbeitung im Programm 11 Die Mitarbeiterstammfelder sind in allen Berech nungsmodulen Standard Gastro B cker Bau Holzbau im Wesentlichen identisch Je nach Branche sind zum Teil auch andere Felder vor handen 4 77 Applikationen LohnLight Abrechnung H Lohnblatt bearbeiten Programm 11 In diesem Programm werden die Abrechnungen f r die einzelnen Mitarbeiter erstellt Zus tzlich zu den aufgrund den hinterlegten Werten im Personalstamm automatisch berechneten Lohn daten k nnen via Doppelklick in einer Spalte zus tzliche spezielle Lohnbestandteile erfasst werden zum Beispiel e Gewinnbeteiligung e Mutterschaftsentschadigung O Lohnzahlungen ausf hren Programm 151 In diesem Programm erstellen Sie aufgrund des definierten Zahlungslaufdatums den Zahlungslauf f r den entsprechenden Abrechnungsmonat Programm 152 Erstellen Sie eine Auszahlungsliste Es stehen fol gen
146. pro Standort Objektpl tze um genauer zu spezifizieren wo sich bestimmte Serviceobjekte eines Betreibers innerhalb ei nes Standorts befinden Beispiele f r Objekt pl tze sind Etagen Geb udeteile oder R ume E Serviceobjekte Programm 321 Der Serviceobjektstamm repr sentiert die instal lierte Basis Inventar des Kunden Bevor Sie ob jektorientierte Serviceleistungen f r einen Kunden erbringen k nnen m ssen Sie die beim Kunden installierten Objekte erfassen Das Programm umfasst folgende Hauptbereiche Installationsstruktur Baum Mit der Installationsstruktur k nnen Sie die Objekte eines Betreibers in logische Gruppen unterteilen Damit verbessern Sie die ber sicht und zeigen Zusammengeh rigkeiten zwischen Objekten an Dabei stehen Ihnen verschieden Objekttypen zur Erstellung der Installationsstruktur zur Verf gung Objektdaten Die kleinste Einheit in der Installationsstruktur bildet das Serviceobjekt Dieses muss zwin gend ber einen Artikel typisiert werden Die wichtigsten Angaben f r ein Serviceobjekt sind Standort Menge Artikel Eindeutige Nummer Bezeichnung und Seriennummer Der Grossteil der Daten wird datumsbezogen verwaltet So bleiben nderungen an den Stammdaten jederzeit historisch nachvollzieh bar El Servicespezifikationen Programm 44 Mit den Servicespezifikationen definieren Sie den Preis und den Umfang einer Serviceleistung Sie k nnen diese Spezifikation f r das Service
147. r Ad resse e Spezielle Informationen zu einer Kontaktperson e Die gescannten Belege und Rechnun gen eines Kreditors oder Debitors e Die Lohnabrechnungen eines Mitarbei ters Applikationsspezifische Dossiers werden immer direkt in der Applikation selbst zum Beispiel in der Kreditorenbuchhaltung f r bestimmte Stammdaten zum Beispiel Lieferantenadresse er ffnet e Allgemein g ltige Dokumente werden in den zentralen Dossiers abgelegt Beispiele f r solche Daten sind e Bilanzen des Unternehmens e Hausordnungen und Reglemente e Eigene Pressemitteilungen 2 30 Was ist ein Archiv Die Archive sind den Dossiers sehr hnlich Auch im Archiv k nnen beliebige Dateien oder Doku mente archiviert angezeigt oder ausgedruckt werden Im Gegensatz zu den Dossiers ist die Archivierung jedoch auf Jahresebene definiert Ein Archiv der ABACUS Business Software ist also unterteilt in verschiedene Jahre In ein bestimmtes Archiv werden immer die gleichen Daten abgelegt und diese werden immer den Jahren zugeordnet in denen sie entstanden sind Beispielsweise k nnen Sie ein Archiv f r die Auswertungen der Finanzbuchhaltung haben in das Sie die entsprechenden Reporte nach Jahren sortiert abspeichern Sie k nnen nat rlich auch nur ein Archiv er ffnen und alle Dokumente in dieses speichern In den Dossiers k nnen Dokumente und Ausdru cke ge ndert oder gar gel scht werden In einem Archiv ist dies nicht m glich Der
148. r angepasst werden Bei der Mandan tener ffnung werden die gebr uchlichsten An reden standardm ssig erstellt Programm 431 Das Programm verwaltet die Branchen zur Spezi fikation von Adressen sodass diese bei einer Auswertung einem Versand gezielt selektiert werden k nnen Programm 471 F r das richtige Verwalten von Adressen und deren Anschriften sind Postleitzahlen unerl ss lich Die Postleitzahlen k nnen in diesem Pro gramm manuell erfasst mutiert oder aufgrund einer Textdatei importiert werden E Adressen erfassen Programm 11 Die Maske f r die Adresserfassung kann nach individuellen Kundenbed rfnissen gestaltet und den entsprechenden Benutzern zugewiesen werden Die Adresserfassung ist ein zentrales Programm auf das auch die Applikationen Debitorenbuch haltung Kreditorenbuchhaltung Lohn buchhaltung Leistungs und Projekt abrechnung Service und Vertrags management und Auftragsbearbeitung zugreifen Eine Adresse kann in allen erw hnten Applikationen verwendet werden Die Adresserfassung umfasst folgende Haupt bereiche e Adressen Seite 1 Erfassen Sie auf der ersten Seite die wichtigs ten Angaben zu einer Adresse wie Name und Vorname Strasse Land Postleitzahl und Ort Applikationen Adressmanagement sowie Telefonnummern und E Mail Adressen Mit den Tasten Page Up und Page Down k nnen Sie auf den meisten Feldern in den Datens tzen bl ttern oder mit der Funkti onstaste F4 eine
149. rechte f r Applikationen Hilfe ee are 2 33 und Programme sasise 2 11 Funktionstasten u 2 12 Spezialprogramme eene 2 13 Einf hrung as 2 13 Mandanten m rear ee 2 15 Wechsel des Mandanten und drucken der Mandantenliste 2 15 Er ffnen eines Mandanten und Definition des Mandantenzugriffs f r die Benutzer isses 2 15 Benutzerverwaltung een 2 18 EiNT hrUNgG Eee Rast 2 18 Benutzerkategorie einrichten und verwalten osisssa 2 21 Dossier und Archivzugriff f r eine Benutzerkategorie ndern 2 22 Benutzer er ffnen i is 2 22 Benutzerklasse ndern 2 24 Passwort und Loginoptionen ndern 2 25 Applikationszugriff f r Benutzer ANGI engeren rer 2 27 Weitere n tzliche Informationen 2 28 2 3 AbaMenu Ubersicht Das Starten des AbaMenu ist Uber den Eintrag ABACUS Explorer im Windows Startmen m glich Alternativ kann auch das Programm abac df AbaMenu exe auf dem Installationslaufwerk gestar tet werden Wird in einer Netzwerkumgebung mit der ABACUS Version vi und Ultra Light Client gearbeitet kann ABACUS auch ber den Browser siehe weiter vorne verwendet werden version internet Benutzer administrator Passwort eee Der Zugriff f r den Administrator ist standardm ssig e Benutzer Administrator e Passwort eli Sie sollten das Administratorenpasswort ber den entsprec
150. rialaufwandverrechnung e Projektindividualisierung e Kostenstellen tr ger Aufteilung e Import Schnittstellen Business Object e Projektplanung e iPad Rapportierung zur Synchronisation rap portierter Leistungen e Heimverwaltung e Werkhof e Erweiterte Dokumente e Honorarberechnung e Gesch ftsbereich bergreifendes Buchen Applikationen E Business Beim Konfigurieren der Applikation E Business f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Installation der entspre chenden Programme Stammdaten Auftragsbearbeitung 411 erfassen Produktestamm Shop Er ffnung ABACUS E Business Zu 511 gang f r einen neuen Shop er ffnen Den Shop an pers nliche 11 W nsche anpassen Artikel publizieren 17 Bestellungen abholen 18 Bestellungen sichten und 12 verarbeiten Daten l schen 511 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des Programms E Business Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie einen ABACUS E Business Zugang f r einen AbaShop er ffnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren Installation der entsprechenden Programme Um einen ABACUS E Business Zugang f r einen integrierten AbaShop er ffnen zu k nnen muss zwing
151. rt erh ltlich 4 51 Applikationen Produktionsplanung und steuerung E Lieferantendaten erfassen Auftragsbearbeitungsprogramm 422 F r die Erfassung von externen Ressourcen Fremdleistungsressourcen werden die entspre chenden Lieferantendaten ben tigt Eine Beschreibung dazu gibt es im Kapitel Auftragsbearbeitung auf Seite 4 37 in die sem Dokument E Applikationskonfiguration Programm 6221 Maskendesign In diesem Programm lassen sich die Maskensets f r die Bereiche Produktstamm und Produk tion definieren und gestalten Programm 6222 Maskenzuordnung In diesem Programm lassen sich je Benutzer gruppe entsprechende Maskensets zuordnen Programm 623 Auswahllisten Alle im PPS zur Verf gung stehenden Auswahl listen lassen sich in diesem Programm bez glich Spalten und deren Reihenfolge anpassen Programm 626 Datenbankfelddefinitionen Die Datenbankfelddefinition erlaubt die indivi duelle Erg nzung der Stammarbeitsplan und Produktionsauftragsdatenbanken Kopf und Positionsdaten mit zus tzlichen Datenbank feldern Die hier definierten Eingabefelder stehen im Maskendesign zur freien Verf gung 4 52 Ressourcenstammdaten erfassen Unter einer Ressource verstehen wir eine Produktionskapazit tsstelle welche als Arbeits schritt in einem Arbeitsplan erfasst werden kann Jeder Ressource k nnen 3 Kostens tze und ein Kalender zugewiesen werden Grunds tzlich unterscheiden wir zwischen int
152. schie dener Funktionen und Einstellungen im Electro nic Banking EJ Unterschriften Regelung Programm 421 Sie k nnen den Zugriff auf verschiedene Konten einschr nken Die Konten k nnen gezielt f r verschiedene Benutzer gesperrt werden zudem k nnen Sie Tageslimiten und Unterschriftsrechte bestim men Die Kategorien und Benutzer entsprechen den jenigen die in der ABACUS Benutzerverwaltung festgelegt worden sind E Zahlungen erfassen Programm 111 In diesem Programm k nnen Sie Einzahlungen die nicht in der Kreditoren und Lohnbuchhal tung erfasst werden erstellen Zus tzlich k n nen Konto bertr ge durchgef hrt werden Wahlweise kann der Empf nger in die Stamm daten aufgenommen werden E Auftr ge freigeben Programm 122 Aus den verschiedenen Programmen Lohn Kreditorenbuchhaltung werden die Zahlungen an das Electronic Banking bergeben und dort zur Zahlung an Ihr Finanzinstitut freigegeben 4 32 IT Auftr ge senden Programm 123 Seit das Programm Electronic Banking in die ABACUS Applikationen integriert worden ist werden s mtliche Zahlungen durch das Electro nic Banking abgewickelt unabh ngig davon ob die Zahlungen exportiert oder online bermittelt werden Anwender der Lohnapplikation findet diese Funktion im Programm 154 in der Lohnbuch haltung Anwender der Kreditorenapplikation im Programm 248 fk LSV senden Programm 127 Analog zum Programm 123 k nnen hier die Daten
153. sen Die Angaben in diesem Programm dienen als Grundlage ftir die Berechnung des Mitarbeiter lohnes El Kriterien erfassen Programm 421 In diesem Programm erfassen Sie Kriterien wie zum Beispiel Ausbildungen Weiterbildungen Kurse und Kenntnisse die Ihre Mitarbeiter absol viert bzw sich angeeignet haben EJ Klassierung erfassen Programm 423 F r die Strukturierung der erfassten Kriterien k nnen beliebig viele Klassierungen definiert werden Die Struktur innerhalb einer Klassierung kann durch das Erfassen von sten und Ebenen verfeinert werden Die Anzahl der ste und Ebe nen ist unbeschr nkt und kann jederzeit erwei tert werden E Mitarbeiter Bildungsstand Programm 141 Pro Mitarbeiter k nnen alle geplanten bewillig ten und absolvierten Ausbildungen Weiterbil dungen Kurse und Kenntnisse erfasst werden ET Bildungsstand ausgeben Programm 145 In diesem Programm kann der Wissensstand pro Mitarbeiter ausgewertet werden 4 27 Applikationen Human Resources Beurteilung und Zielvereinbarung Gegenstande und Konten IK Kriterien erfassen Programm 411 Erfassen Sie Kriterien wie zum Beispiel Arbeits qualit t Fachwissen Belastbarkeit Verhalten gegen ber Dritten IE Klassierung erfassen Programm 413 F r die Strukturierung der erfassten Kriterien k nnen beliebig viele Klassierungen definiert werden Die Struktur innerhalb einer Klassierung kann durch das Erfassen von sten und Ebenen
154. sen Die Angaben in diesem Programm dienen als Grundlage zur Berechnung des Mitarbeiter lohnes E Zahlstellen Programm 33 Definieren Sie die Mitarbeiter Zahlstellen Ein Mitarbeiterlohn kann auf neun verschiedene Zahlungswege aufgeteilt werden Ein Mitarbei ter kann zum Beispiel Fr 1000 00 auf sein Post checkkonto und den Rest auf sein Bankkonto berweisen lassen Lohnauszahlungen k nnen auch in verschiede nen W hrungen ausgef hrt werden So kann zum Beispiel ein Teil in Euro oder Dollar und der Rest in Franken ausbezahlt werden ET Automatischer Abrechnungslauf Programm 12 Sie k nnen Lohnl ufe er ffnen und abrechnen Dabei gibt es verschiedene Selektionsm glich keiten um beispielsweise nur Stundenl hner oder Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung abzurechnen El Lohnabrechnung bearbeiten Programm 13 Sie k nnen die Abrechnungen der einzelnen Mitarbeiter einsehen und noch allf llige Mutationen vornehmen IFA Lohnabrechnungen ausgeben Programm 14 Mit diesem Programm erstellen Sie die Lohn abrechnungen f r die Mitarbeiter Es stehen wiederum diverse Selektionsm glichkeiten zur Verf gung um die Lohnabrechnungen bei spielsweise nur f r einzelne Mitarbeiter aus zugeben KE Zahlungen erstellen Programm 151 In diesem Programm wird der Zahlungslauf f r die ausgew hlte Periode erstellt Dabei k nnen das Valutadatum das variable Firmenkonto sowie Zahlungsformat und medium bestimmt werden
155. sen 451 Verkauf Preis und Rabattschema 452 erfassen Zahlungskonditionen 464 erfassen Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Fakturierung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Hinweis Dieser Leitfaden geht nicht auf die individuel len Bed rfnisse eines Betriebes ein sondern zeigt lediglich die n tigen Installations und Definitionsschritte auf 4 79 Applikationen Fakturierung Bevor Sie mit der Fakturierung arbeiten k nnen m ssen Sie die folgenden Vorarbeiten ausf h ren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Fakturierung 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Mandant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts Jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Zentrale Stammdaten erfassen El Mandanteninformation definieren Siehe dazu die Erl uterungen in Applikation Finanzbuchhaltung Zentrale Stammdaten erfassen Seite 4 6 PA MWST
156. sicherung erstellen Datensicherung Datensicherung erstellen Bevor Sie mit der Datensicherung beginnen sollten Sie sich mit den soeben beschriebenen Grunds tzen vertraut machen Beachten Sie auch folgendes Warnung W hrend der Datensicherung darf im entspre chenden Mandanten nicht gearbeitet werden Hinweis Vom System wird ein Dateiname f r die Siche rung vorgeschlagen zum Beispiel abac_7777_2011_00 asr 7777 Mandanten nummer Dieser Name kann frei gew hlt werden Mit Vorteil sollte er aber die Mandan tennummer enthalten da sonst m glicher weise nicht mehr erkannt werden kann um was f r eine Sicherung es sich handelt So erstellen Sie eine Datensicherung der aktiven Mandantendaten 1 Klicken Sie im Catalog des AbaMenu auf den Eintrag Spezialprogramme ffnen Sie danach das Programm Mandant sichern der Kategorie Mandantenprogramme 2 Geben Sie einen Dateinamen f r die Siche rung in das Feld Sicherungsdatei ein Hinweis berpr fen Sie dass Sie auf der Seite Erstellen sind und nicht auf der Seite Zur ckladen Ansonsten wird bei der Best tigung des Vorgangs der bestehende Mandant mit der Sicherung berschrieben und Sie verlieren alle zwischenzeitlich erfass ten Buchungen 3 Definieren Sie die Sicherungsoptionen e Archive und Dossiers mitsichern Wird diese Option aktiviert werden bei der Datensicherung s mtliche mandanten spezifischen Dossiers und Archive mitge sichert Es ist zu be
157. siers und Archive kann fiir jedes Dossier und Archiv individuell f r jede Be nutzerkategorie festgelegt werden berpr fen Sie den Zugriff auf alle Dossiers und Archive je des Mal nachdem Sie eine neue Benutzerkate gorie angelegt haben So ndern Sie den Archiv oder Dossierzugriff f r eine Benutzerkategorie 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Archiv Dossiermanager Die Archiv und Dossierverwaltung wird angezeigt 2 W hlen Sie ein Archiv oder Dossier aus und ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste Wahlen Sie Eigen schaften Das Fenster Einstellungen wird angezeigt 3 Klicken Sie auf das Tab Zugriff und legen Sie f r jede Benutzerkategorie fest welchen Zugriff sie auf das Dossier oder Archiv haben soll Sie k nnen bei Bedarf auch den Zugriff auf jedes einzelne Archivjahr separat festlegen Verwenden Sie dazu das Kontextmen des einzelnen Archivjahres 2 22 Benutzer er ffnen Hinweis Wird ein Benutzer er ffnet wird er automa tisch derjenigen Kategorie zugeordnet in der er er ffnet wurde Dies ist seine Hauptkatego rie Von dieser Hauptkategorie werden vom System jeweils beim Anmelden die Grundein stellungen und Pr ferenz des jeweiligen Be nutzers geladen So er ffnen Sie einen neuen Benutzer 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung aus der Kategorie Benutzeradministration 2 Wahlen
158. t Online gespeichert werden Zudem k nnen Sie die Verdichtungsart f r Belege und Zahlungen festlegen Die Einstellungen f r die Finanzbuchhaltung werden bei der Erfassung auf jedem Beleg gespeichert Nachtr gliches Ver ndern hat keinen Einfluss auf bereits erfasste Belege Sie m ssen die Stammdaten eingerichtet und gespeichert haben bevor Sie weiterarbeiten k nnen FJ Firmenzahlstellen definieren Programm 412 Erfassen Sie die Zahlstellen Bank oder Post check ber welche die Belege der Kreditoren buchhaltung bezahlt werden Die Firmenzahlstelle kann den einzelnen Lieferanten im Programm 31 Lieferanten eingeben ndern zugeteilt werden Die Firmenzahlstellen werden auch in der Debitoren Lohnbuchhaltung sowie im Electronic Banking benutzt E Zahlungskonditionen erfassen Programm 414 In diesem Programm definieren und bearbeiten Sie die Zahlungskonditionen Ihrer Firma 4 13 Applikationen Kreditorenbuchhaltung E Kontenvorschl ge eingeben Programm 421 In einem Kontovorschlag hinterlegen Sie pro W hrung verschiedene Konten zum Beispiel e Kreditoren Sammelkonto e Aufwandkonto e Auszahlungskonto Kontovorschl ge k nnen kopiert werden Sie k nnen beliebig viele Kontovorschl ge erfas sen Diese Konten werden bei der Beleg und Zahlungserfassung vorgeschlagen Der Standard Kontovorschlag muss alle Konten f r alle W hrungen enthalten Hinweis Ein Kontovorschlag muss im Programm
159. t aber gleichzeitig f r den Bereich Bern Lohn die Lohnbuchhaltung Die Benutzerrechte die Zeidler in den Bereichen St Gallen Administration und Bern Lohn braucht werden ihm beim Anmelden im System automatisch zur Verf gung gestellt da sich in Bern Lohn ein Verweis auf seinen Benutzer findet 2 20 Dies bedeutet dass alle Rechte die ein Mitarbei ter in verschiedenen Benutzerkategorien besitzt automatisch addiert und dem Mitarbeiter zur Verf gung gestellt werden Somit kann ein Benutzer durch Zuweisung zu verschiedenen Benutzerkategorien immer nur Rechte hinzuge winnen jedoch keine Rechte einb ssen Im ABACUS System gibt es keine Beschr nkung in wie vielen Benutzerkategorien ein Mitarbeiter gleichzeitig t tig und somit auch zugeordnet sein kann Wird ein Mitarbeiter er ffnet wird er automa tisch derjenigen Kategorie zugeordnet in der er er ffnet wurde sie ist seine Hauptkategorie Von dieser Hauptkategorie werden vom System jeweils beim Anmelden die Grundeinstellungen und Pr ferenz des jeweiligen Benutzers geladen Um den Benutzer weiteren Kategorien zuzutei len wird das Kontextmen verwendet Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benut zer und w hlen Sie Benutzer kopieren Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Benutzerkategorie zu der der Benutzer ebenfalls geh ren soll und w hlen Sie aus dem Kontext men den Befehl Benutzer einf gen Benutzerkategorie einricht
160. t werden Die Anlage erh lt den Status Definitiv und kann abgeschrieben werden Hinweis Bei einer Anlage mit Status Definitiv kann das Anschaffungsdatum nicht mehr ver ndert werden Verfiigbare Optionen Die Grundversion der Anlagenbuchhaltung kann durch die folgenden kostenpflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden Mandanten Kostenstellen Budgetierung Schnittstelle Stammdaten Schnittstelle Bewegungen Gesch ftsbereiche Buchungskreise Planung Gesch ftsbereich bergreifendes Buchen Applikationen Anlagenbuchhaltung 4 19 Applikationen Lohnbuchhaltung Lohnbuchhaltung Beim Konfigurieren der Applikation Lohnbuchhal tung f hren Sie die folgenden Arbeitsschritte aus Aufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Mandant er ffnen Zentrale Stamm Mandanteninformatio 6311 daten erfassen nen definieren Stammdaten Firmenkonfiguration 443 erfassen Firmenzahlstellen 4441 definieren Nationale Daten 43 Firmenstamm Felder 441 Abteilungsstamm Felder 441 Lohnarten definieren 411 Personalstamm 31 Lohndaten 32 Zahlstellen 33 Automatischer 12 Abrechnungslauf Lohnabrechnungen 13 bearbeiten Lohnabrechnungen 14 ausgeben Zahlungen erstellen 151 152 154 Definitive 18 Lohnverarbeitung 4 20 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der Lohnbuchhaltung Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installatio
161. t werden Ein Un ternehmen umfasst mindestens einen oder auch mehrere Gesch ftsbereiche Gesch ftsbereiche Die Option Gesch ftsbereiche erm glicht es mehrere selbstst ndig bilanzierende Einheiten in einem einzelnen Mandanten zu f hren Die Gesch ftsbereiche wie auch die Unterneh men werden im Programm 6321 Gesch fts bereiche erfassen erfasst und anschliessend im Programm 6311 Mandanten Information aktiviert Je nach Applikation sind noch weitere applika tionsspezifische Einstellungen notwendig Fremdw hrungen Die Kurstabelle der Fremdw hrungen wird standardm ssig lokal pro Mandant gef hrt Bei Installationen mit mehreren Mandanten der gleichen Leitw hrung kann auch mit einer zent ralen Kurstabelle gearbeitet werden In diesem Fall gibt es dann f r mehrere Mandanten nur einen einzigen g ltigen Kurs pro Fremdw h rung Die zentrale Kurstabelle wird im Programm 6311 Mandanten Information unter Einstel lungen f r jeden Mandanten definiert 4 88 Kostenstellen Kostenrechnung Bei einer Kostenstellen Kostentr gerrechnung wird der Hauptteil der Erfolgsrechnungskonten als Kostenarten definiert Dies hat automatisch zur Folge dass in den Nebenb chern und der Finanzbuchhaltung zus tzlich zur Kostenart auch eine Kostenstelle Kostentr ger mitge geben werden muss Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electron
162. taillierungsgrad der Fakturierung e Er bestimmt den Ansatz Berechnungsformel f r die Verrechnung der Leistungen Sie k nnen beliebig viele Abrechnungscodes er ffnen Diese k nnen ber mehrere Stufen frei gruppiert werden F r jeden Abrechnungscode k nnen mehrere Ans tze definiert werden zum Beispiel in Abh ngigkeit der Zeitachse Fremdw hrungen Leistungsarten H Ans tze definieren Programm 44 Definieren Sie die allgemein g ltigen Ans tze wie Stundenansatz Pauschalen etc F r die Preisfindung die interne Nachkalkulation und die Rechnungsstellung m ssen die Ans tze definiert werden Als Bezugsgr ssen k nnen die Abrechnungscodes Mitarbeiter Mitarbeiter gruppierungen Kunden etc dienen Aufgrund der Definition der Leistungsart wird entschieden welche Bezugsgr sse f r die Preis findung intern als auch extern Verrechnungs preis verwendet werden muss Hinweis Ans tze die nicht allgemein g ltig sondern vom Projekt abh ngig sind werden im Pro jektstamm erfasst F r die Erfassung von Leistungen in fremder W hrung m ssen die W hrung der Kurs und die Rundungsregel definiert werden GE Abrechnungsdefinition erfassen Programm 451 Damit die erfassten Leistungen abgerechnet werden k nnen muss in diesem Programm die Abrechnungsdefinition erfasst werden Die Abrechnungsdefinition bestimmt den Ver dichtungsgrad der Rechnung 4 61 Applikationen Leistungs und Projektabrechn
163. tammfelder Die Definition einer variablen Abzugstabelle BVG erm glicht die Berechnung des BVG Abzugs Die Tabelle enth lt im Wesentlichen eine Alters abstufung mit den entsprechenden BVG Abz gen Je nach Branche enth lt sie noch zus tzli che Optionen Der BVG Abzug kann auch fix pro Arbeitnehmer hinterlegt werden Programm 31 falls kein Abzug des BVG pflichtigen Lohnes notwen dig ist oder dies von der Pensionskasse so vorge geben wird Finanzbuchhaltung In den Fibu Stammdaten nehmen Sie grund legende Einstellungen f r die Fibu Verbuchung vor wie zum Beispiel die Art der Verdichtung oder ob Kostenstellen gef hrt werden Falls in einen Fremdmandant verbucht werden soll kann dieser hier ebenfalls bestimmt werden EJ Firmenzahlstellen definieren Programm 43 Erfassen Sie die Zahlstellen Bank Post usw der eigenen Firma Aufgrund der vergebenen Nummern k nnen im Programm 151 die Lohnzahlungen ber die entsprechenden Firmenzahlstellen ausgef hrt werden Die Firmenzahlstellen werden auch in der Kreditoren und Debitorenbuchhaltung sowie im Electronic Banking benutzt Hinweis Firmenzahlstellen m ssen nur definiert wer den wenn Sie die Mitarbeiter via Firmen zahlstelle ausbezahlen m chten F r eigent liche Barauszahlungen oder wenn Sie nicht in die Fibu FibuLight verbuchen brauchen Sie keine Firmenzahlstellen E Personalstamm Programm 31 Personal Im Bereich Personal werden die Pers
164. ten Dossiers resp Archiven angezeigt die zu dem Suchbegriff passen F r die Nutzung dieser Option muss die Archivierung lizenziert sein 2 32 So legen Sie ein neues zentrales Dossier oder Archiv an 1 ffnen Sie im Catalog des AbaMenu den Archiv Dossiermanager Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zentrale Dossier resp Archive W hlen Sie aus dem Kontextmen den Eintrag Neues Dossier resp Neues Archiv aus Es ffnet sich ein Dialog Geben Sie dort den gew nschten Namen f r das Dossier oder Archiv ein Bei den Archiven m ssen Sie zu s tzlich ein Jahr definieren Wenn Sie den Dialog best tigt haben wird das Dossier resp Archiv erstellt W hlen Sie es aus und ffnen es mit der rechten Maus taste das Kontextmen W hlen Sie den Eintrag Eigenschaften Sie k nnen hier weitere Einstellungen f r das Dossier resp Archiv vornehmen Tipps e Wenn sie unter dem gew nschten Dossier objekt das sind die Stammdaten der applika tionsspezifischen Dossiers bereits ein Dossier er ffnet haben k nnen Sie ber diese Methode auch applikationsspezifische Dossi ers er ffnen Haben Sie also bereits ein Dossier das sich auf die Adressen bezieht so k nnen Sie weitere Dossiers f r Adressen er ffnen indem Sie im Archiv Dossiermana ger das Kontextmen des Eintrags Adressen verwenden Nur ein Administrator Supervisor oder Archiv Supervisor kann neue Dossiers oder Archive er ffnen Wenn S
165. teuerung regelt den Ablauf und Automatismus der auszuf hrenden Arbeits schritte und bestimmt die zu erstellenden Dokumente Es lassen sich verschiedene Varianten von Ablaufsteuerungen definieren Pro Lieferant kann in den Lieferantenstammdaten eine Ablaufsteuerung als Vorschlag definiert werden Ist f r den Lieferanten jedoch kein Vorschlag vorhanden ber cksichtigt das System den unter Applikationseinstellungen Einkauf Bestellwerte Standard ablaufe als Standard bestimmten Ablauf Der Vorschlag wird f r die Einkaufsbestellung in den Bestellkopf bernommen und kann dort individuell angepasst werden Kontierungseinstellungen Diese Vorgaben beeinflussen die Erfassung der Kontierung im Bestellkopf Sie k nnen auch festlegen dass die Kontierung aus den Lieferantenstammdaten vorgeschlagen werden soll Bestellbezogene Kontierung bedeutet dass die Kontierung Aufwand im Bestellkopf erfasst werden soll Die Kontierung wird als Vorschlag in die einzelnen Bestellpositionen bernommen Statistikeinstellungen Einstellungen ber Zeitpunkt und Inhalt der Einkaufsstatistiken 4 42 Applikationen Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung Applikationseinstellungen Bereich Qualitatssicherung Informationseinheit Tipps und Erklarungen Steuerung Mit der QS Steuerung wird das Verhalten des Programmteils Qualitatssicherung gesteuert Nummernkreise Belege Hier werden alle im Zusammenhang
166. tr ge eingeben 52 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch der FibuLight Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen 4 72 Bevor Sie mit buchen beginnen k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten ausf hren El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 W hlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel FibuLight 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Wird der Mandant mit bernahme der Konten von einem bestehenden Mandanten er ffnet wird die Gliederung des Kontenplans mit den Kontendetails bernommen Applikationen FibuLight Zentrale Stammdaten erfassen Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Programm 6311 In diesem Programm erfassen Sie die Mandan tenadresse und Firmeninformationen El Mehrwertsteuerpflicht aktivieren Programm 6312 MWST Pflichtigkeit aktivieren MWST Nummer Abrechnungsrythmus und
167. tstammverwaltung n tigen Nummernkreise und Automatismen f r e Produkte Nummer e EAN Nummer Produktvorgaben Die Produktvorgaben beinhalten Vorschlagswerte die zum Beispiel beim Er ffnen eines neuen Produktes bernommen werden S mtliche Vorgaben k nnen im Produktstamm pro Produkt individuell angepasst werden Produkterfassungsmodus Der Produkterfassungsmodus soll die Neuerfassung von Produktstammdaten vereinfachen Benutzerschl ssel Mit den Benutzerschl sseln k nnen die Suchkriterien f r Produktstammdaten beliebig erweitert werden Innerhalb der Benutzerschl ssel werden drei Typen unterschieden e zus tzliche allgemeine Suchschl ssel e Suchschl ssel f r einen bestimmten Kunden e Suchschl ssel f r eine Gruppe von Kunden Ein Benutzerschl ssel kann in die Erfassung der Auftragsposition integriert werden Existiert f r den gew hlten Kunden ein Kundenschl ssel oder geh rt der Kunde einer Kundenschl sselgruppe an wird der gefundene Suchschl ssel automatisch angezeigt Wird auf Kundenebene kein Schl ssel gefunden schl gt das System automatisch den ersten Benutzerschl ssel vor Multischl ssel Mit dem Multischl ssel k nnen Produkte ber mehrere Tabellen nach einer definierbaren Reihenfolge gesucht werden Einheitenvorgaben Die hier definierten Einheitenvorgaben werden bei der Neuerfassung eines Produkts als Vorschlag in die Stammdaten bernommen Diverse Belege In
168. u verwenden wissen e Eine Benutzerkategorie definiert die Zugriffs rechte auf die einzelnen Programme Spezial funktionen und Mandanten aller installierten Applikationen Im Weiteren werden die Rech te f r die Spezialprogramme AbaReport und AbaVision festgelegt Eine Benutzerkategorie fasst eine gewisse Anzahl von Benutzern mit einheitlichen Benutzerrechten zusammen und umfasst m glicherweise weitere Unterkategorien Die Rechte einer Benutzerkategorie werden durch einfache Vererbungsregeln weiterge geben e Die verschiedenen Benutzer sind in soge nannte Benutzerklassen eingeteilt Diese fix von ABACUS vorgegebenen Benutzerklassen egen spezielle Rechte in den ABACUS Appli kationen fest So darf zum Beispiel ein Benut zer nur dann Mandanten er ffnen wenn er in der Benutzerklasse Mandant Supervisor eingeteilt ist Tp Benuzovemalung ABACUS DEMO TTT em abacus vi Jeder Benutzer kann in eine oder mehrere Benutzerklassen eingeteilt werden Die normale Benutzerklasse ohne erweiterte Rechte heisst Benutzer Hinweis Grunds tzlich muss betont werden dass die ABACUS Zugriffsrechte immer auf der Stufe der Benutzerkategorie vergeben werden soll ten und nicht auf den einzelnen Benutzern selbst Der Grund daf r ist die Stellvertreter funktion bei der mehrere Benutzer dieselben Rechte besitzen m ssen und die Rechte meist nicht an der einzelnen Person h ngen sol
169. uf www abacus ch in der Rubrik Downloads Dokumentation Weitere Applikationsdokumente Electronic Banking El Mandant er ffnen Das Er ffnen eines Mandanten ist in allen Appli kationen identisch 1 Wahlen Sie im AbaMenu eine Applikation aus zum Beispiel Electronic Banking 2 Bet tigen Sie die rechte Maustaste Man dant er ffnen 3 Geben Sie Nr Name Beginn Gesch fts jahr sowie W hrung ein und w hlen Sie die von Ihnen gew nschten Applikationen aus 4 Geben Sie die Mandantenadresse ein 5 Sie k nnen die Stamm und Bewegungsdaten von einem anderen Mandanten bernehmen 6 Bestimmen Sie die Applikations Einstellun gen Stammdaten erfassen El Mandanteninformationen definieren Programm 6311 In diesem Programm erfassen Sie die Mandan tenadresse und Firmeninformationen FJ Institute einrichten Programm 511 Sie k nnen bequem die vom Finanzinstitut erhal tenen Zugangsinformationen erfassen oder ein lesen Stellen Sie sicher dass Sie den Vertrag die CD Streichliste oder Smartcard bereithalten und allenfalls auch den PIN oder das Passwort Hinweis Auf der ABACUS Homepage finden Sie unter der Rubrik Service amp Support Downloads Weitere Applikationsdokumente Electronic Banking eine Anleitung welche die Installa tion detailliert beschreibt Applikationen Electronic Banking E Eingaben kontrollieren Programm 511 Mit einem Doppelklick auf das eben eingerichte te Insitut k
170. ufgabe Arbeitsschritt Programm Vorbereitung Vertrag f r Electronic Banking abschliessen Mandant er ffnen Stammdaten Mandanten 6311 erfassen informationen definieren Institute einrichten 511 Konto bersicht ansehen 211 Firmenzahlstellen 412 Firmenstamm 411 Unterschriftenregelung 421 Zahlungen erfassen 111 Auftr ge freigeben 122 Auftr ge senden 123 LSV Daten senden 127 R ckmeldungen 221 Zahlungseing nge Teilnehmer verwalten 222 4 30 Umfangreichere oder applikationsspezifische Informationen finden Sie im Online Hand buch des Programms Electronic Banking Online Handb cher f r die einzelnen Appli kationen k nnen bei der Installation der ABACUS Business Software mitinstalliert werden und lassen sich nach der Installation direkt im AbaMenu ffnen Bevor Sie mit dem Electronic Banking arbeiten k nnen m ssen Sie folgende Vorarbeiten aus f hren El Vertrag f r Electronic Banking abschliessen Damit Sie online mit Ihrer Bank kommunizieren d h Zahlungen einliefern und Kontoinformatio nen beziehen k nnen m ssen Sie einen Vertrag f r Electronic Banking abschliessen Sobald die ser rechtsg ltig unterschrieben ist erhalten Sie je nach Institut eine CD mit den Schl sseldateien eine Streichliste oder eine Smartcard Diese auto risiert Sie f r den direkten Zugriff auf die ent sprechenden Konten Eine Liste der Finanzinstitute die mit dem Electronic Banking direkt ansprechbar sind finden Sie a
171. uktvorgaben beinhalten Vorschlagswerte die zum Beispiel beim Er ffnen eines neuen Produktes bernommen werden S mtliche Vorgaben k nnen im Produktstamm pro Produkt individuell angepasst werden Produkterfassungsmodus Der Produkterfassungsmodus soll die Neuerfassung von Produktstammdaten vereinfachen Benutzerschl ssel Mit den Benutzerschl sseln k nnen die Suchkriterien f r Produktstammdaten beliebig erweitert werden Innerhalb der Benutzerschl ssel werden drei Typen unterschieden e zus tzliche allgemeine Suchschl ssel e Suchschl ssel f r einen bestimmten Kunden e Suchschl ssel f r eine Gruppe von Kunden Ein Benutzerschl ssel kann in die Erfassung der Auftragsposition integriert werden Existiert f r den gew hlten Kunden ein Kundenschl ssel oder geh rt der Kunde einer Kundenschl sselgruppe an wird der gefundene Suchschl ssel automatisch angezeigt Wird auf Kundenebene kein Schl ssel gefunden schl gt das System automatisch den ersten Benutzerschl ssel vor Multischl ssel Mit dem Multischl ssel k nnen Produkte ber mehrerer Tabellen nach einer definier baren Reihenfolge gesucht werden Einheitenvorgaben Die hier definierten Einheitenvorgaben werden bei der Neuerfassung eines Produkts als Vorschlag in die Stammdaten bernommen Diverse Belege In diesem Programm wird der Report f r die Erstellung von Etiketten vorgegeben Feldsets Erlaubt das beliebige Gruppieren von
172. ung Fj Projektklassierung er ffnen Programm 351 F r die Gruppierung der Projekte stehen mehre re frei definierbare Klassierungen zur Verf gung Eine Klassierung kann in bis zu neun Ebenen unterteilt werden Neben der Standardklassierung k nnen beliebig viele alternative Klassierungen erfasst werden So k nnen Sie zum Beispiel eine Klassierung nach Regionen oder Sparten abbilden Projektauswertungen k nnen nach beliebigen Klassierungen erfolgen und dienen in Auswer tungen als Verdichtungsstufen E Projekte er ffnen Programm 311 Projekte auf die rapportiert werden soll m ssen vorg ngig im Projektstamm er ffnet werden Der Projektstamm enth lt eine Vielzahl von Informationen die zur Erf llung der verschiede nen Aufgaben beitragen Weisen Sie jedem Projekt die Art der Abrech nung die Abrechnungsdefinition und den Abrechnungsrhythmus zu Im Weiteren haben Sie die M glichkeit diverse Stammdaten wie Status eigene Notizen und Kostenstellen zu hinterlegen sowie Saldolisten und frei definierbare Projektwerte anzuzeigen E Mitarbeiter er ffnen Programm 33 In diesem Programm er ffnen Sie Mitarbeiter die eigene Leistungen erfassen 4 62 Verf gbare Optionen Die Grundversion der Leistungs und Projektab rechnung kann durch die folgenden kosten pflichtigen Optionen jederzeit erweitert werden e Mandanten e Gesch ftsbereiche e Fremdw hrungen e Fristen und Aktivit tenkontrolle e Mate
173. ung Verkauf e Abostammdaten Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung regelt den Ablauf und Automatismus der auszuf hrenden Arbeits schritte und bestimmt die zu erstellenden Dokumente Es lassen sich verschiedene Varianten von Ablaufsteuerungen definieren Pro Kunde kann in den Kundenstammdaten eine Ablaufsteuerung als Vorschlag definiert werden Ist f r den Kunden kein Vorschlag vorhanden ber cksichtigt das System die in den Applikationseinstellungen Verkauf Auftragswerte Standardabl ufe als Standard bestimmten Abl ufe Der Vorschlag wird in den Auftragskopf bernommen und kann dort individuell angepasst werden Kontierungseinstellungen Diese Vorgaben beeinflussen die Erfassung der Kontierung im Auftragskopf Zus tzlich kann bestimmt werden ob die Kontierung aus den Kundenstammdaten vorgeschlagen werden soll Auftragsbezogene Kontierung bedeutet dass die Kontierung im Auftragskopf erfasst werden soll oder sogar erfasst werden muss Die Kontierung wird als Vorschlag in die einzelnen Auftragspositionen bernommen Statistikeinstellungen Einstellungen ber Zeitpunkt und Inhalt der Verkaufsstatistiken Seriengenerierung Verarbeitungseinstellungen f r die Seriengenerierung von Verkaufsauftr gen 4 83 Applikationen Fakturierung Fakturierung Applikationseinstellungen Bereich Stammdaten Informationseinheit Tipps und Erkl rungen Nummernkreise Bestimmt die in der Produk
174. utzer einf gen Tipps e Noch einfacher k nnen Sie einen Benutzer mittels Drag amp Drop verschieben Wenn Sie dazu die Control Taste gedr ckt halten wird der Benutzer nicht verschoben sondern kopiert e Kopierte Benutzer sind durch ein graues Icon gekennzeichnet 2 23 AbaMenu Benutzerverwaltung Benutzerklasse andern Die verschiedenen Benutzer sind in sogenannte Benutzerklassen eingeteilt Benutzerklassen sind von der ABACUS Business Software fix vorgege ben und legen die Rechte in den ABACUS Appli kationen fest So darf zum Beispiel ein Benutzer nur dann Mandanten er ffnen wenn er in der Benutzerklasse Mandant Supervisor eingeteilt ist Auch andere T tigkeiten sind bestimmten Benutzerklassen vorbehalten nos a So ndern Sie die Benutzerklasse eines Benutzers 1 W hlen Sie im Catalog des AbaMenu den Eintrag Administration Starten Sie danach das Programm Benutzerverwaltung aus der Kategorie Benutzeradministration 2 W hlen Sie den Benutzer aus dessen Benut zerklasse Sie ndern m chten Im unteren Bereich erscheinen die Einstellungen des Benutzers Lassen Sie das Tab Allgemein aktiviert 2 24 Aktivieren oder deaktivieren Sie die ge w nschte Benutzerklasse Hauptadministrator Diese Benutzerklasse ist f r den Administ rator Benutzer reserviert In jedem ABACUS System kann es nur einen Haupt benutzer geben Administrator Benutzer dieser Klasse
175. verschiedene Produkttypen verwaltet werden e Artikel e Leistungen e Zuschlage e Diverse Artikel Die zu erfassenden Daten sind abhangig vom Produkttyp 4 86 J Konditionen erfassen Programm 451 In diesem Programm definieren Sie Preis und Rabattkonditionen die im Verkauf zur Anwen dung kommen sollen Mittels Tabellen die eine Verbindung zwischen Kunde und Produkt her stellen lassen sich auf verschiedenen Stufen beliebig viele Konditionen definieren El Preis und Rabattschema erfassen Programm 452 In diesem Programm definieren Sie Regeln f r die Preisfindung Mit dem Rabattschema wird definiert welche Rabatte f r den gefundenen Preistyp gew hrt werden E Zahlungskonditionen erfassen Programm 464 Das Programm Zahlungskonditionen ist ein von den Applikationen Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Auftragsbearbeitung gemeinsam genutztes Programm und steuert die automatische berwachung der Netto und Skontozahlungsfristen Applikationen Fakturierung Verfiigbare Optionen Die Fakturierung kann durch die folgende kos tenpflichtige Option jederzeit erweitert werden e Mandanten 4 87 Applikationen Applikations bergreifende Optionen Applikations bergreifende Optionen Innerhalb eines Mandanten lassen sich f r recht lich selbst ndige Einheiten so genannte Unter nehmen f hren F r diese Unternehmen k nnen bei Bedarf eigene Stammdaten wie Kon to oder Kostenstellen definier
176. wendet Weitere Beispiele k nnen bei der ABACUS Research angefordert werden Im Programm 522 Palo Cube Viewer liefert Palo bereits zwei Standardbeispiele mit EJ Tabellen Exporte Damit bestimmte Daten aus der ABACUS Business Software vor allem Daten aus der Finanzbuchhaltung im OLAP weiterverarbeitet werden k nnen m ssen diese zuerst aufbereitet werden 1 w Starten Sie das Programm 511 WFB Export Fibu Schnittstelle Selektieren Sie mindestens einen Mandanten und ein Gesch ftsjahr und klicken Sie auf die Schaltfl che Start ACHTUNG Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch neh men Starten Sie das Programm 512 WHB Export Klassierungsschnittstelle Selektieren Sie denselben Mandanten und kli cken Sie auf die Schaltfl che Start E Palo W rfel erstellen 1 Starten Sie das Programm 521 Palo Cube Generator 2 Laden Sie die gew nschte Vorgabe oder im portieren Sie das File das Sie von der ABACUS Research erhalten haben 3 Klicken Sie auf W rfel erstellen Nun wird der W rfel erstellt Je nach Umfang der Daten kann dieser Vorgang entsprechend Zeit in Anspruch nehmen H Palo testen Sie k nnen die auf Ihren Mandantendaten basie rend erstellten W rfel nun analysieren 1 Starten Sie das Programm 522 Cube Viewer 2 Wahlen Sie im Navigationsbereich einen Ihrer W rfel aus 3 Nun k nnen Sie die Dimensionen die hori zontal als Bausteine angeordnet sind mit der
177. werden Beispiele f r Klassierungen die von der ABACUS Research mitgeliefert werden e nach KMU e nach K fer e Deckungsbeitragsrechnung e nach Gemeindekontoplan Laufende Rechnung Investitionsrechnungen HRM2 USW Wurde der Kontenplan beim Er ffnen des Man danten nicht von einem bereits bestehenden Mandanten bernommen wird in einem neuen Mandanten eine Standardklassierung nach KMU vorgeschlagen die Sie beliebig ndern k nnen E Kontenstamm er ffnen Programm 21 In diesem Programm er ffnen und definieren Sie die Konten Die Kontonummer ist maximal 11 stellig und nummerisch Jedes Konto bzw jede Kostenart muss mindes tens einer Klassierungsebene zugeordnet sein Diese Zuordnung kann jederzeit ge ndert wer den Das System gibt Ihnen aufgrund der ge w hlten Nummer einen Vorschlag der Konten klassierung Bei einer Finanzbuchhaltung kann nur der Typ Konto er ffnet werden Mit installierter Option Kostenstellen Kosten rechnung k nnen zwei weitere Typen verwen det werden e KART Kostenart wird f r Buchungen ver wendet die sowohl f r die Kostenrechnung wie gleichzeitig auch f r die Finanzbuchhal tung relevant sind Eine Kostenart hat zwin gend eine Verbindung zu einem Fibu Konto e IV Interne Verrechnung wird nur in der Kostenrechnung verwendet Die Typen KART und IV ben tigen zus tzlich eine Definition im Programm 41 Kosten stellenstamm Weitere Informationen dazu finden
178. zdatei kopieren wird an gezeigt Geben Sie hier den Pfad zur Registra tionsdatei abareg xml an Diese wird automa tisch in das entsprechende Zielverzeichnis kopiert Zudem werden die lizenzierten Appli kationen aus dieser Datei ausgelesen und im nachfolgenden Fenster im Assistenten ange zeigt und ausgew hlt Klicken Sie nach der Pfadangabe auf Weiter 7 Das Fenster Applikationsauswahl wird an gezeigt Hier werden nun wie zuvor erw hnt die lizenzierten Applikationen angezeigt und ausgew hlt W hlen Sie hier mit einem Klick der rechten Maustaste im Kontextmen den Befehl Alle anzeigen um ggf weitere Appli kationen auszuw hlen Bedenken Sie jedoch dass Sie nur die lizenzierten Programme star ten k nnen und unter Umst nden unn tig Speicherplatz auf der Festplatte beanspru chen Wenn Sie alle gew nschten Applikationen gew hlt haben klicken Sie auf Weiter 8 Das Fenster Datenbankauswahl wird ange zeigt Hier k nnen Sie ausw hlen welche Datenbank die ABACUS Business Software verwenden soll Standardm ssig wird die Per vasive SQL Datenbank empfohlen F r andere Datenbanken MS SQL DB2 nehmen Sie bitte vorg ngig mit dem technischen Support der ABACUS Research oder Ihres Vertriebs partners Kontakt auf Beim Update einer bestehenden Server Installation Version Internet mit Pervasive SQL als Datenbank steht Ihnen hier nur Pervasive zur Auswahl Klicken Sie nach Ihrer Wahl auf Weiter 9 Das Fenster Selektion
179. zinstallation So installieren Sie die ABACUS Business Software auf einer einzelnen Arbeitsstation Hinweis Sie finden die Systemanforderungen auf unserer Homepage www abacus ch down loads page systemempfehlungen Legen Sie die ABACUS DVD in Ihr Laufwerk ein Das Fenster Willkommen beim ABACUS Se tup wird angezeigt ndern Sie ggf die nstallationssprache Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Pfadangaben zur Installation wird angezeigt Tragen Sie hier den ge w nschten Pfad zur ABACUS Installation ein indem Sie das Symbol rechts des Feldes w h en Einzelplatzinstallationen werden in der Regel direkt in eine Partition vorgenommen z B c oder d Wenn Sie das entsprechen de Laufwerk w hlen wird das Verzeichnis abac automatisch angef gt c abac Achten Sie dabei darauf dass der Pfad keine Leer oder Sonderzeichen aufweist Das Ver zeichnis abac darf nur einmal vorkommen und muss am Ende des Pfades stehen Klicken Sie danach auf Weiter Das Fenster Art der Installation wird ange zeigt Bei einer Neuinstallation w hlen Sie hier Einzelplatz Version Internet aus Wenn Sie ein Update einer bestehenden Einzelplatzinstallation Version Classic aus f hren m chten m ssen Sie zun chst den Deinstallationsvorgang w hlen und nach der Deinstallation den Installationsvorgang neu starten Lesen Sie dazu den nachfolgenden Hinweis Treffen Sie die entsprechende Aus wahl und klicken danach auf Weiter 1 6

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