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LENSDATA für Service Line KL

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1. Anisometropie ab 2 Dpfr Verbandslinse eines anderen Linsentyps Erstanpassung Ersatzlieferung Heuanpassung Parameter nderung Y Differenzbeirag la L Auf demselben Register finden Sie au erdem eine Auswahlliste f r die Art der Anpassung Hier wird unterschieden 1 Erstanpassung jede neue Anpassung nach Ablauf der Ersatzbeschaffungstrist 2 Ersatzlieferung bei Nachlieferung innerhalb eines halben Jahrs 3 Neuanpassung bei Anpassung 4 Anpassung nach Parameter nderung Entscheidenden Einfluss hat derzeit nur die Frage ob eine Ersatzlieferung erfolgt oder nicht Wichtige Die Checkbox Differenzbetrae muss dann aktiviert werden wenn ein Differenzbetrag_ mit dem Patienten vereinbart ist oder werden soll Ansonsten ist die Rechnungsfunktion zur Erstellung der Rechnung f r den Differenzbetrag gesperrt 4 Schritt Eingabe der Linsenparameter Die einzelnen Datenfelder erkl ren sich eigentlich von selbst Die Kontaktlinsendaten k nnen entweder direkt in das Editierfeld eingegeben werden oder mit dem Rechner nach Anklicken des Rechner Icons Die Plausibilit t der Daten kann bei der Eingabe berpr ft werden jedoch nicht die bereinstimmung mit Rechte Kontaktlinse den m glichen vom Hersteller de angegebenen Parametern Diese k nnen durch Anklicken der Schaltfl che BSG Parameterpr fung berpr ft werden Die Kr Einstellung erfolgt ber Tausch I Radius _ SONSTIGES SYS
2. Hotline per Fax 071152037777 oder 07152 355231 BE oder Sie versenden eine Nachricht direkt ber die I Schaltfl che rechts per Fax direkt oder per E Mail Die Hotline von LensData k nnen Sie am besten ber Fax oder E Mai l erreichen Die Nummern sehen im unteren Teil des Fensters ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ein Fax oder eine E Mail auf den Weg bringen 9 bersicht ber die Abrechnung von Anpassungen mit LensData LensData nimmt Ihnen weitgehend die Arbeit der schwierigen Rechnungsstellung bei der Kontaktlinsenabrechnung ab Dazu m ssen jedoch s mtliche Vorbedingungen erf llt sind d h s mtliche Eingaben in die Hilfsdateien z B Festbetr ge Kontaktlinsen richtig und vollst ndig sind und die Angaben ber die Abwicklung vollst ndig fertiggestellt sein siehe Abwicklung und Abrechnung LensData verf gt ber verschiedene M glichkeiten zur Abrechnung mit Personen oder Kassen Um alle M glichkeiten aussch pfen zu k nnen geben wir hier nochmals einen berblick ber die derzeitige Situation der Abrechnung von Kontaktlinsenanpassungen Bisher war die Regel mit Kassen und Patienten ber formlose Papiervordrucke oder rechnungen abzurechnen Seit 1 1 2004 gilt jedoch nur noch das maschinenlesbare Abrechnungsverfahren zu dem sie der Gesetzgeber 1992 im SGB V verpflichtet hatte Da Sie die Abrechnungen mit den Kassen ber das Abrechnungszentrum Dr G ldener erstellen wollen brauchen Sie sich um diese D
3. f r Service Line KL T S Cette 8 F F Aa AR un d EEN LL Pr T der A fa Pie aya d at Aa Le vs i e ei A E Ei Fr a a A E j pa AnP a La A er A ei rk Een pg asi Tab 6 A fei ba a We er e NENT Datenbank f r Kontaktlinsenanpasser BENUTZERHANDBUCH 1 Vorbemerkungen LensData ist ein Datenverwaltungs Programm das von einem Ihrer Kollegen erarbeitet und programmiert wurde der selbst Kontaktlinsenanpasser ist LensData und sein Vorl ufer auf DOS Ebene werden schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Praxis verwendet Damit ist eine g nstige Voraussetzung f r ein praktikables Programm geschaffen bei dessen Gestaltung und weiterer Entwicklung Anwender und Programmierer congenial zusammenarbeiten k nnen Aus diesem Grund an Sie als Anwender die Bitte Teilen Sie uns Ihre Anregungen oder W nsche auch Ihre Kritik mit wir werden versuchen sie im Laufe der Weiterentwicklung des Programms zu ber cksichtigen Hinweis Sie finden im Programmmodul SONSTIGES REGISTRIERUNG ein Formular das Sie benutzen k nnen um Ihre Anregungen W nsche und Ihre Kritik an uns weiterzugeben 2 Inhaltsverzeichnis t Vorbemerkungen 4 2 2 3 E25 EREERERER ERBE IE RER EERE 1 2 EE ET alas 2 JE EINIEHUNG anerkennen T EAEI AET PAEO euere engere 4 4 Produktbeschreibung Installation 000 00s0sss000000000000000ssnuuu0000000000s0nnunnnnnnssssnnssnsnnnnnnnse 5 A ls Prod ktbeschreibung sosise anhand 5
4. 4 2 Installation De Inst llati ti siris A 5 e DEE 6 41 2 Erster Prosrammstatt ua u I E E 6 AI BENEZWEIK na 7 4 3 PraxissoH Ware inserieren 8 5 Allgemeine Bedienungshinweise ssssssssssssssssssssssssnunnnnssssssssssssnnnnnnssssnssssnunnnnnsssssssssssnnnnnnse 10 6 Hauptmen E 14 61 au sa es es as nes esse 15 EN EE FE 15 E ER te Mrt EE E 18 6 3 1 Neuanpassung Kasse Privat und Anpassungsdaten bearbeiten 19 6 3 2 Neuanpassung Berufsgenossenschaftlicher Fall n ennnnnssssssseseeeeeneessssssssssssssceereressssssssssssseeeeeeee 24 09 3 Binsenre mens es alles 25 09 4 SErsalzlieterune nee een ea 25 05353 Anpassunss Honofal ss arena 26 EE CEET 26 637 Bestellte ae de EEN 21 63 8 Abzuholende Kontaktlinsen een 21 UE ER NENT inkl 28 641 Technischer Ablauf der Abrechnune ars BE ER A E En 28 6 4 2 Rechnungsarchiv Restaurierung von Daten 30 6 4 3 bersicht ber erstellte Abrechnungen 31 6 5 Administration a a e E E a 32 EE BR e HE E E i ai E nenn au ena een eun been ande Hua erRunnee HR 32 6 3 1 1 EE EE 32 6 3 1 2 Rontaktlinsendaten se 32 0321 55 Ee e EE 34 Ae EE Hersteller aen ass ern II 35 09 13 Parameter anal 35 0 93 16 Beetungonsen EE 35 OL gt Indikation nenn 36 6 5 1 8 Begr ndungstexte Kostenvoranschl s un ei a a 36 LI El E 37 6 3 2 Buchung Bez hlte Rechnungen 39 69 2 1 eegener ege 39 DEE EE 40 E SVS E 41 6 2 31 AUSE ee rar EEE 41 Ooa E und I
5. LensData kann sowohl als Einzelplatz Version oder im Netzwerk installiert werden Dazu m ssen Sie bitte die folgenden Hinweise genau lesen und die entsprechenden Anweisungen strikt befolgen Vorbemerkung LensData als Einzelplatz oder Netzwerkversion unterscheidet sich allein durch die Lokalisation der Datendateien Im Fall einer Einzelplatz Installation werden die Datendateien nat rlich im selben Verzeichnis abgelegt wie die Programm und sonstigen Dateien Im Fall einer Netzwerk Installation wird LensData auf allen Rechnern wie eine Einzelplatzversion installiert Einer dieser Rechner wird dann zum Server indem die anderen Rechner mit ihm ber ein Netzlaufwerk verbunden werden so dass alle Rechner auf die Datendateien zugreifen die auf dem Server installiert sind Im Idealfall ist dieser Server identisch mit dem Netzwerkserver da dann die Datensicherungsma snahmen auch f r diesen durchgef hrt werden 4 1 1 Einzelplatz Stecken Sie die Installations CD in das Laufwerk die Installation m sste von selbst starten Bitte beachten Sie die Hinweise zur Installation genau um sp tere Probleme bei der Programmbedienung zu vermeiden Es empfiehlt sich das Benutzerhandbuch vor der Installation auszudrucken Dieser Vorgang ben tigt allerdings das Vorhandensein von Acrobat Reader auf Ihrem Computer Ist dies der Fall wird Acrobat Reader starten und Sie k nnen nach Bet tigen der Drucker Schaltfl che das Handbuch ausdrucken Nach d
6. gung Die Service Line KL und der Arbeitskreis Kontaktlinsen im BVA w nschen Ihnen viel Spa und Erfolg mit diesem Programm Ihre Dr med G Bischoff 4 Produktbeschreibung Installation 4 1 Produktbeschreibung LensData ist ein auf dem Betriebssystem Windows basierendes Datenbankprogramm f r die augen rztliche Kontaktlinsenpraxis Software Bezeichnung LensDataSLK Datenbank f r Kontaktlinsenanpasser Entwicklungsumgebung Delphi 6 Datenbank Advantage Database Server 5 01 Faxkomponenten Stephan Graf Email Komponenten Winshoes Installation InstallShield Express Version f r Delphi5 LensData ben tigt die Betriebssysteme Windows 95 98 NT 2000 XP Hardware Um alle Funktionen von LensData wahrnehmen zu k nnen ben tigen Sie e Pentium 90 aufw rts e Beliebiger windows f higer Drucker e ISDN Controller mit CAPI 2 0 als Basis sowie eine ISDN Karte wie z B Fritz Card e Internetanschluss z b T Online Ben tigter Festplattenspeicher mindestens 15 MB Optional Soundkarte Aktuelle Version 4 0 0 79 Hotline FAX 0711 52087777 oder 07152 355231 E Mail info lensdata de Bitte geben Sie Ihr Problem Ihre Adresse und Ihre Kontaktnummern f r Fax oder E Mail an Wir werden versuchen Sie so schnell wie m glich zu kontaktieren 4 2 Installation De Installation Vorwort Das Datenverwaltungsprogramm LensData arbeitet mit der Datenbank Advantage Database Systems die im Hintergrund die Daten verwaltet
7. 1994 dem _ zuruck weiter Hier geben Sie alle f r eine berufsgenossenschaftliche Abrechnung notwendigen Daten ein Die BG kann ber die Schaltfl che BG suchen definiert werden Alle weiteren Eingaben erkl ren sich selbst Die Eingaben zu Aktenzeichen und Unfalltag sind optional Nach Anklicken von der Schaltfl che weiter finden Sie sich bei Schritt 1 wieder und geben die Daten ein wie oben beschrieben Aus abwicklungstechnischen Gr nden muss eine Rechnung f r eine berufsgenossenschaftliche Linsenanpassung sofort erstellt werden Eine Abrechnung im Sammelverfahren wie bei kassenindizierten oder privat liquidierten Linsenanpassungen entf llt 6 3 3 Linsenreinigung Um die Abwicklung einer Linsenreinigung oder Oberfl chenbehandlung zu erleichtern finden Sie hier ein Programmmodul das die Erstellung eines Begleitschreibens und der entsprechenden Rechnung automatisiert Der Betrag f r die Linsenreinigung kann im Modul SYSTEM Einstellungen Reinigungskosten festgelegt werden wobei davon ausgegangen wird dass es sich dabei immer um den gleichen Betrag handelt Nach dem Start der Registerseite sehen Sie eine Darstellung des aktuellen Datensatzes In Bearbeitung befindliche Anpassung Hummer 13 rechte Linse FOCHK Tom 13 03 00 linke Linse FOCK Die Schaltfl chen dienen der Festlegung des Vorgangs wobei Sie entscheiden ob beide Kontaktlinsen oder nur jeweils eine der Reinigung oder Oberfl chenbehandlung un
8. Sie den f r die Daten bertragung zust ndigen DDE Server 4 Holen Sie LensData in den Vordergrund und gehen in den Programmpunkt Stammdaten 5 Klicken Sie die Schaltfl che Import an es erscheint ein Fenster mit den Daten des aktuellen Patienten 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che bernehmen und die Daten werden in die LensData Stammdatendatei bernommen F r die bernahme von Refraktionsdaten und Keratometerdaten benutzen Sie die entsprechenden Funktionen die Sie mit Strg R Lesen und Strg W Schreiben aufrufen k nnen Leider bergibt Medistar keine IK Nummern der Krankenkassen so dass die Kassendaten separat ber die Schaltfl che Kasse suchen gesucht werden m ssen da LensData intern die Krankenkassen ber die IK Nummern identifiziert Das Zur ckschreiben von Daten in die MD s von Medistar sowie die Benutzung der Zeilenkennung kann ber Administration System Einstellungen Medistar gesteuert werden Import von Fidus Stammdaten Fidus Anwender finden nach Anklicken der Schaltfl che Import ein Fenster vor in dem die Daten der Fidus Stammdaten Datei PatDat dbf dargestellt sind Sie k nnen diese Daten lediglich in LensData bernehmen und in keinem Fall bearbeiten oder ndern Zur Daten bernahme w hlen Sie den entsprechenden Datensatz mit einem Doppelklick auf das Datengitter aus Zum Abspeichern klicken Sie auf die Schaltfl che in der Funktionsleiste Nach Beenden des Importmoduls sehen Sie die b
9. Sie dies hier einstellen 6 5 3 3 Dateisystem Innerhalb dieses Programmteils werden die Pfade der Verzeichnisse bei Netzwerkinstallationen eingestellt Sie haben dazu verschiedene M glichkeiten gt Automatisches Suchen der Datenbank Datenbank manuell suchen Datenbank automatisch suchen Datenverzeichnis EAP ogrammetwLSerkADSidatent Archiv E AProgskammert WE Gert ADS kdatenx rchue Anwendung E 4ProgrammetwWl Sern LADSN Honorarrerzeichnis E4ProgrammeXwWE5erkAB54Honk Textverzeichnis CAbrogrammexwkt 5errkADSATexter Hilf ichni 7 i feverzeichnis CAb roogammevwWt Sern LABS4HIlkeN Datenbank wird gesucht Hilfe zur Metzmei k nstallation Nach Bet tigen durchsucht LensData Ihr System nach Verzeichnissen in denen LensData Datendateien abgelegt sind Dabei wird nicht nur der aktuelle Rechner sondern bei Netzwerken auch das Netzwerk durchsucht Das Ergebnis sehen Sie in einer Liste G efundene Yerzeichnisse UC Leerdaten 5 A C Dokumente und Einstellungen WORGY4Lokale E nst C 4Programme G emeinsame DateienYLDADS daten C 4ProgrammetWL5err LADS daten C 4Programmetw L5errLADS Lerdaten ADT LADS daten C 4 Programme 4LensData4daten FABSAdatentA rchr C4ProgrammetwWLSerrL4 Reservre C yPronrammet datent rdaker Diese wird nur in seltenen F lle so gro sein wie im Beispiel im Allgemeinen d rften Sie nur 2 3 Eintr ge haben Durch Anklicken des richtigen Eintrags wird der wichtige Verzeichnispfad zu I
10. aAllD Zb Ifa NG ANG 9 0 anna Bedeutung der einzelnen Schaltfl chen e bersicht bersicht ber die technischen Daten aller Vorg nge geordnet nach Patienten e Stammdaten Eingabe Daten bernahme und Bearbeitung der Stammdaten e Arzt Zuordnung der Bearbeitungsvorg nge zu einem Arzt e Hilfe Aufruf des Hilfeprogramms e Abwicklung Bearbeitung s mtlicher Abrechnungsvorg nge wie z B Linsenanpassung Ersatzlieferung Reinigung e Abrechnung Erstellen von Sammelabrechnungen und Herstellen von Abrechnungsdisketten e Administration Aufruf des Untermenues Administration Pflege s mtlicher Hilfsdateien Bearbeitung aller Programmeinstellungen Datensicherung Registrierung etc e Beenden Programm verlassen Das durch die Schaltfl che Administration aufgerufene Untermen hat folgende Menuepunkte ar Leistungs E Journal Buchung I Allene Posten bersicht Hilfsdateien LJ System m Kalender y zur ck Journal bersicht ber s mtliche bisherigen Vorg nge der entsprechenden Linsenanabrechnung e Buchung bersicht ber erstellte Rechnungen Abbuchen bersicht ber bezahlte Rechnungen e Offene Posten bersicht ber Mahnverfahren e Leistungs bersicht Erstellen von mandantenorientierten bersichten e Hilfsdateien Pflege aller ben tigten Datendateien z B Kontaktlinsenbibliothek Festbetragsregelung e System Programmteile zur Konfigurierung des Systems zur Registrierung Datensicherung
11. der Bearbeitung dieser Daten gr ndlich vertraut machen Prinzipiell k nnen Sie so viele Datens tze anlegen wie sie wollen Die h ufigsten Datens tze werden allerdings die Privat und Kassenanpassung einer bestimmten Linse regeln Aber es gibt in jeder Praxis gen gend Sonderf lle die eine spezielle Kostenregelung notwendig machen so dass schlie lich f r ein und dieselbe Linse mehrere Datens tze vorliegen k nnen z b Kassenanpassung Privatanpassung Freunde Familie Die vorliegenden Datens tze entsprechen dem Standard der Augenarztpraxis des Autors und erheben nicht den Anspruch auf Vollst ndigkeit denn es ist kaum m glich s mtliche der vielf ltigen M glichkeiten vorzugeben In der Leiste mit den Schaltfl chen finden Sie wie gewohnt den Datennavigator eine Schaltfl che zum Aufrufen der Daten bersicht und der Kontaktlinsenparameter die Hilfe und Ende Schaltfl che Das schrittweise Vorgehen bei der Anlage eines solchen Datensatzes soll hier erl utert werden Schritt 1 Auswahl des Herstellers aus der Klappliste FIRMA Damit wird gleichzeitig auch das K rzel des Herstellers in das entsprechende Feld geschrieben Beispiel Menicon Kontaktlinsen K rzel MEN Sollten Kontaktlinsen des Herstellers in der Parameterdatei zu finden sein werden diese Linsen im Feld Verf gbare Linsen angezeigt F r diese Linsen sind auch Daten f r die Parameter berpr fung eingegeben Schritt 2 Auswahl der Kontaktlinse entsprechend
12. der Festbetragsregelung aus der Klappliste FB BEZEICHNUNG Mit diesem Schritt wird automatisch die Festbetrags Gruppennummer FB Nummer in das entsprechende Feld geschrieben sowie die in der Festbetragsregelung festgeschriebenen Betr ge f r den Festbetrag die Erstanpassung und die Ersatzbeschaffung eingetragen Beispiel Fb bezeichnung Rotationssymmetrische asph rische formstabile Kontaktlinse FB Nummer 25 21 51 1 Festbetrag 86 92 Erstanpassung 86 92 Ersatz 52 15 Schritt 3 Manuelles Eintragen der Offiziellen Bezeichnung der Kontaktlinse und des Offiziellen K rzels der Kontaktlinse Beides erhalten Sie vom Hersteller der Linse Beispiel Focus Visitint K rzel FOV Schritt 4 Festlegen eines programminternen K rzels f r die Linse mit der LensData bei der weiteren Bearbeitung der Anpassungen diesen Datensatz identifizieren kann sowie einer internen Bezeichnung mit der Sie oder Ihre Mitarbeiter die Linse identifizieren k nnen Beispiel Programmk rzel FOCP Interne Bezeichnung Focuslinse privat WICHTIG Das K rzel f r die Kontaktlinse muss einmalig sein Schritt 5 Bestimmung des kalkulierten Kontaktlinsenpreises Kalkulation pro Kontaktlinse Damit wird gleichzeitig der Differenzbetrag zwischen Kalkulation und Festbetrag errechnet und in das entsprechende Feld eingetragen Dieser Kalkulationsbetrag wird auch als Linsenpreis f r Privatanpassungen und Kostenvoranschl ge f r Sonderlinsen verwendet Sol
13. der Kassen genehmigen lassen Dar ber hinaus gen gt es die relevanten Abrechnungsdaten mit dem vorgesehenen Vordruck an die Service Line bzw an die beauftragte Abrechnungsgesellschaft zu bermitteln Eine Schnittstelle f r den Direktversand ist geschaffen Die Service Line bzw die Abrechnungsgesellschaft bernimmt dann f r Sie das gesamte Rechnungs und Mahnungswesen einschlie lich der demn chst geforderten maschinenlesbaren bermittlung an die Kassen Die Service Line und damit der Arbeitskreis KL im BVA ist f r die Richtigkeit der Abrechnung und die fortlaufende Weiterentwicklung verantwortlich F r den Fall des politischen Verbots der KL Abgabe durch die Praxis steht der Service Line KL das gro e LensData Programm zur Verf gung das alle M glichkeiten zur Komplettverwaltung und Abrechnung der KL enth lt Die Service Line KL ist dann in der Lage den gesamten KL Vertrieb zu bernehmen einschlie lich der durch das Medizinproduktegesetz geforderten Dokumentation Wer sich das alles auch weiterhin zumuten m chte wenigstens solange uns die Politik die Abgabe von Hilfsmitteln in der Praxis noch erlaubt kann auch diese gro e Programmversion f r EUR 460 erwerben Die Abrechnung privater Kontaktlinsen erm glicht auch das kleine Programm Das dem Programm angeschlossene Handbuch erl utert Ihnen alle Funktionen des Programms und den Umgang mit ihnen F r R ckfragen steht Ihnen die Service Line und die Hotline von LensData zur Verf
14. erstellen wiederholen Sie den Vorgang des Diskette Einlegens mit einer zweiten leeren Diskette Information 1 Wenn Sie eine Kopie der Diskette erstellen wollen as dann legen Sie eine zweite leere formatierte Diskette in Laufwerk A ein e Nach dem Erstellen der Diskette wird automatisch ein Begleitschreiben an das Abrechnungszentrum Dr G ldener mit den Daten der Diskette Dateiname Datum Kundennummer erzeugt e Anschlie end k nnen Sie f r Ihre Unterlagen ein Abrechnungsprotokoll ausdrucken auf dem die Abrechnungsdaten mit der zugeh rigen Rechnungsnummer versehen abgelegt werden Best tigung Das Protokoll ist ein lesbares Abbild der Diskettendatei mit dem Sie nochmals Ihre Eingaben berpr fen k nnen und das Sie f r Archivierungszwecke verwenden k nnen E Protokoll Abrechnung Dateien Andern Suchen Options Abrechnung vom 03 05 2003 18 26 01 Datei 123 456 505 Rechnungsnummer 5473 Kasse 12 0392257402 1017896386 GER 30001 11111111 12 04 z Patient 12 Maier Hans 24 07 1987 Pos 1 12 1 2521511900 1 88 96 88 96 Rotationssymmet kontaktlinse 12 04 2003 Bos 2 12 2 2521511900 1 88 96 88 96 Rotationssymmet Fontaktlinse 12 04 2003 Bos 2 12 3 2521601900 1 23 01 23 01 Erstlieferung e Den Abschluss der Abrechnung bildet der Eintrag in die Historien Datei das bertragen der Daten ins Abrechnungsarchiv sowie das Leeren der aktuellen Abrechnungsdatei Best tig
15. etwas un bersichtlich Dies liegt jedoch nicht an LensData sondern an der von Natur aus vielf ltigen und teils verwirrenden Kontaktlinsenabrechnung Mit diesem Programmteil werden Sie e Alle ben tigten Daten etablieren e S mtliche Rechnungen erstellen e Kostenvoranschl ge erarbeiten e Vertr ge und Atteste ausstellen e die Voraussetzung f r die sp tere Abrechnung ber das Abrechnungszentrum schaffen Im Programmmodul Abwicklung f hrt Sie ein sog Assistent durch die Daten und Formulare einer Kontaktlinsenanpassung Sie haben im Grunde nichts anderes zu tun als den Hinweisen des Assistenten zu folgen um alle notwendigen Schritte durchzuf hren Der Anpassungsassistent ist als Register aufgebaut d h nach jeder Bet tigung der _ weiber gt weiter lt Schaltfl che werden Sie zum n chsten logischen Schritt gef hrt Sie k nnen aber nach einer gewissen Einarbeitungszeit auch durch Anklicken der Reiter oder Zungen die Schritte abk rzen Kurze Hilfestellungen zu den einzelnen Registerkarten finden Sie indem Sie jeweils die Schaltfl che HILFE anklicken gt Die ersten drei Schritte dienen dazu die weiteren Schritte zu definieren Neuanpassung alte Anpassung Reinigung Ersatzlieferung etc Alle weiteren Schritte dienen der spezifischen Dateneingabe bei den unterschiedlichen M glichkeiten z B Indikation Kontaktlinse etc Nach Aufrufen des Assistenten erscheint das folgende 1 Auswa
16. k nnen Wie gebe ich die Festbetr ge meines Bundeslandes ein Sie m ssen Die Festbetr ge Ihres Bundeslandes nicht neu eingeben dies macht LensData f r Sie Beim ersten Programmstart werden Sie nach Ihrem Bundesland gefragt LensData aktualisiert auf Ihre Eingabe hin die Festbetragsdatei Die Daten werden von der Service Line Kontaktlinsen gewartet Sollten sich nderungen in der Festbetragsregelung ergeben erhalten Sie mit dem n chsten Update eine aktualisierte Version Die Schaltfl chen sind nicht richtig dargestellt oder fehlen ganz Dies ist beim Betriebssystem WindowsXP ein Problem der richtigen Einstellung der Bildschirmdarstellung Gehen Sie in der Systemsteuerung von Windows auf Eigenschaften von Anzeige Stellen Sie von Windows klassisch auf Windows XP um die Schaltfl chen werden ordnungsgem angezeigt nm ist kein richtiger Floating Point Value Ich bekomme die Fehlermeldung Dies ist ein Problem das dann auftaucht wenn die L ndereinstellungen oder Regions und Sprachoptionen nicht richtig konfiguriert sind Klicken Sie dazu in der Systemsteuerung auf das entsprechende Icon und dann bei Regionale Einstellungen auf Anpassen Hier k nnen Sie s mtliche Anpassungen vornehmen die f r einen reibungslosen Ablauf Ihrer Windows Programme erforderlich sind 11 Register 10 Abrechnung 28 Abrechnungsarchiv 30 Abrechnungsgruppe 44 Abrechnungsprotokoll 29 Abrechnungszentrum 44 Abwicklungs Assistent 17 Administra
17. k nnen Sie durch Bet tigen des Druck Schalters den Stapeldruck der Mahnungen in Gang setzen Durch Ausdrucken der Mahnungen wird die Mahnstufe um einen Z hler heraufgesetzt Gleichzeitig erfolgt ein Eintrag in die Journaldatei Sollten Sie eine Mahnung zur cknehmen m ssen dann sollten Sie die Mahnstufe im Modul bersicht korrigieren und den entsprechenden Eintrag in die Journaldatei im Modul Journal l schen 7 Datensicherung Mit diesem Programmteil k nnen Sie Ihre Datendateien sichern wobei dies f r die LensData Datendateien gilt LensData benutzt dazu ein separates Programmmodul das die Daten in komprimierter Form sichert und beim Restaurieren entsprechend dekomprimiert LensData Datensicherung und archivierung Sicherung Wiederherstellung Hilfe Archir Titel CH Programme Inhalt Wl iere LADS daten 7 Wiederherstellungsmodus alle C nur vorhandene C nicht berschreiben nur nicht vorhandene C nie wiederherstellen Wiederherstellungspfad EE EE Archiwdateien e B ginalpfad Dateien berschreiben lensdata bck C Pfad wechseln M Voll Vorgehen Wie gesichert und restauriert wird entnehmen Sie bitte der speziellen Anleitung die Sie ber die Registerzunge Hilfe im Programmmodul Datensicherung einsehen k nnen 8 Registrierung Wil eng ikt ein gesch tztes Programm ung muss zur endguligem Benutzung regieket werden Interessenten erhalten eine zeitlich begrenzte Lizenz um zu te
18. verschiedene Optionen eingeben e Zeitliche Begrenzung durch die beiden Kalender von und bis e Auswahl der Klappliste Modus Alle Bar Scheck berweisung Tele Cash Abrechnungsstelle e Auswahl der Klappliste Rechnungsart Alle Material Zuzahlung Die M glichkeiten Honorar und Reinigungsmittel spielen in LensDataSLK keine Rolle Nach Anklicken der Schaltfl che Start wird eine den Optionen entsprechende Liste ausgegeben Diese Liste kann durch Anklicken der Checkboxen Info und Steuer in 2 verschiedenen Formen angezeigt werden e Info zeigt alle vorhandenen Daten e Steuer zeigt die f r steuerliche Belange notwendige Daten 6 5 3 System Nach Anklicken der Schaltfl che System erscheint folgendes Register system E nstellungen e w Auslage Buchungstexte Leseger t Kommunikation D ateimanagment Tips und Tricks Shortcuts Datensicherung Benutzer Handbuch Internet Dateisystem Hed star MD Drucker Abrechnungsgruppe Optionen Hitarbeiter Festbetr ge Beinigungskosten Abrechnungszentrum Bedienungs Optionen Innerhalb dieses Programmteils erfolgen s mtliche f r die Benutzung von LensDataSLK erforderlichen Einstellungen 6 5 3 1 Auslage Hier k nnen Sie die H he der Auslage pro Auge festlegen die ein Patient nach R ckgabe von Linsen aus eigenen Gr nden bezahlen muss 6 5 3 2 Tips und Tricks M chten Sie die Anzeige von Tips und Tricks beim Programmstart haben dann k nnen
19. Express 5 ISDN Leitung 43 Journal 47 Kalender 12 45 46 Kalkulation 33 Kalkulationsbetrag 33 51 Kartenleseger t 43 Kassenname 51 Klappliste 12 16 32 33 Klapplisten 10 Kontaktlinsendatei 50 Kontaktlinsendaten 21 32 33 Kontaktlinsenparameter 21 32 Kostenersatz 43 Kostenerstattung 24 Kostenvoranschlag 22 23 51 Krankenkasse 16 23 24 Krankenkassen 32 34 37 Krankenkassendaten 37 K rzel 32 33 34 Lagerlinsen 43 L ndereinstellungen 54 Leistungs bersicht 45 Linsenparameter 21 33 Linsenreinigung 25 44 Lizenzdatei 53 Mahnstufe 46 47 maschinenlesbare Abrechnungsverfahren 50 Material Vereinbarung 24 Maus 10 11 12 46 Medistar 52 medizinische Indikation 51 Medizinische Indikation 51 Mitarbeiter 32 Nachschlagetabellen 10 Navigator 10 35 Neuanpassung 19 20 26 35 Offene Posten 46 Online Zugang 43 Optionen 46 Papiervordrucke 50 Parameter 21 35 44 Plausibilit t 21 Praxissoftware 9 Rechner 12 Rechnung 21 Rechnungsarchiv 30 Rechnungsbetrag 51 Register 10 18 20 Registrierung 14 48 49 Registrierungsformular 49 Reinigungsdaten 44 Reinigungskosten 43 Restaurierung 30 Restaurierung 30 Rezepte 29 R ckmeldungsformular 49 Schalter 46 Schaltfl che 54 Schaltfl chen 10 11 21 32 45 SGB V 50 Shortcut s 44 Software 5 Softwarevertrag 49 Stammdaten 10 15 43 53 STAMMDATEN 15 Stammdatendatei 50 Suchen 13 15 Suchfunktion 13 16 Systemmen 10 Systemsteuerung 54 Tabulator 10 Tabulatorta
20. TEM OPTIONEN Sph r Wert n Sollten Sie die berpr fung der Durchmesser Kontaktlinsenparameter aktiviert haben ie sehen Sie zwei beschriftete Schaltfl chen iterte Werte Re m SD die im anderen Fall unsichtbar sind Durch B m ze eb Anklicken dieser Schaltfl chen werden die P Achse eingegebenen Parameter dann berpr ft u wenn die entsprechenden Linsen in der Datei vorliegen Im anderen Fall erfolgt eine KSE E Die von Ihnen verwendeten Kontaktlinsen m ssen im Modul Parameter eingegeben und bearbeitet werden Sie finden diesen Programmteil unter Administration Hilfsdateien Parameter Schlie lich m ssen Sie angeben ob eine Tauschm glichkeit beim Hersteller einger umt werden soll Wichtig Die Checkbox Tausch muss deaktiviert werden wenn Sie bei der Bestellung keinen Linsentausch vereinbaren m chten Im allgemeinen sind Linsen ohne Tauschm sglichkeit im Einkauf deutlich g nstiger 5 Schritt Bestellung der Kontaktlinsen Es wird die M glichkeit zur direkten Bestellung ber Fax oder Email geboten oder die Bestellung kann schriftlich erfolgen nach Ausdrucken eines Bestellbriefes an den vorher ausgesuchten Hersteller Diese Option wird bei Beginn der Arbeit mit LensData einmalig eingestellt kann sp ter nat rlich immer wieder ge ndert werden Sie k nnen die Einstellung unter Administration System Kommunikation vornehmen 6 Schritt Erstellen der erforderlichen Rechnungen Die entsprechenden Schaltfl ch
21. a April 2008 Pfeilfl chen kann jeweils ein Jahr bzw ein Monat vor oder zur ck SoHyDi Hi Da gefahren werden Selbstverst ndlich kann das Datum in dem E jeweiligen Daten Editierfeld auch manuell eingegeben werden Die kleinen Schaltfl chen haben folgende Bedeutung lt lt 1 Jahr zur ck lt 1 Monat zur ck gt 1 Monat vor gt gt 1 Jahr vor 3 4 E v Die Schaltfl che Hilfe ae Durch Anklicken dieser Schaltfl che rufen Sie die zugeh rige Hilfedatei auf j 17 7 Der Rechner Symbole gekennzeichnet Division Multiplikation Subtraktion Addition l Geome Die Schaltfl che Suchen ttgart a Durch Anklicken dieser Schaltfl che Lupe wird eine Suchfunktion in Gang gesetzt Die Schaltfl che Ende N H Mit Anklicken dieser Schaltfl che beenden Sie das Programm sowie die Programmteile ahnung Der Rechner wird in vielen F llen automatisch eingeblendet wenn Zahlen eingegeben werden m ssen Klicken Sie die Zahlen an und zum Beenden der Eingabe auf den gr nen Pfeil Falsche Eingaben k nnen durch Anklicken von C wieder gel scht werden Die blichen Rechenvorg nge werden durch folgende einzelnen 6 Hauptmen Nach dem Start von LensData sehen Sie das folgende Hauptmen von dem aus alle wichtigen Programmteile aufgerufen werden k nnen Q bersicht IPE Abwicklung KT Abrechnuna u Administration openen 1 nnAa 124 10 R7 GI 197734 r k Dr mod Joren Aimar C
22. abbuchen Rechnungs Nr eingeben A76 o DT Anpassungs Nr eingeben 2913 Tem irgendwer Rolf Be Datum 28 01 2002 151 05 EUR Journal Text 1 05 BR Zahlungsweise Betrag 1 Serena ee BEEN Buchungsdatum 18 5 2003 l Status Gesamtbetrag Die Schaltfl che Suchen f hrt zum Suchmodul f r Patienten Die Schaltfl che Abbrechen unterbricht den aktuellen Buchungsvorgang In den Eingabefeldern sehen Sie die Daten der aktuellen Rechnung Vor dem Abbuchen m ssen diese Daten best tigt werden Suchen Sie einen Text aus der Klappliste f r das Journal aus diese Texte k nnen Sie im Programmteil Administration System anpassen Geben Sie den Betrag nochmals ein sowie Zahlungsweise und Datum Anschlie end k nnen Sie Ihre Eingaben durch die durch die Eingaben freigegebene Schaltfl che best tigen Mit dieser Aktion wird der Datensatz aus der bersicht gel scht und in die Datei f r abgebuchte Rechnungen bertragen Bei Eingabe von Teilbetr gen bleibt der Eintrag erhalten und der Restbetrag wird im Datengitter angezeigt 6 5 2 2 Bezahlte Rechnungen Nach Starten dieses Programmteil sehen Sie alle abgebuchten Rechnungen im Datengitter Bezanne kecnnungen von 01 01 200 bis 11 01 2004 Modus Rechnungsart p ki Start W Info Steuer E y Rechnung Buchunc 1 1 RO Aa Danad l MAT on ne 1AE 12 07da b F r die Anfertigung von Listen k nnen Sie
23. aktlinsen Hersteller siehe Schritt 3 Seite Alle weiteren Schritte erfolgen wie bei einer Nenanpassung 6 3 5 Anpassungs Honorar Die Erstellung von Privatliquidationen ist in LensDataSLK nicht vorgesehen 6 3 6 Abgabe Es ist keine zwingende Erfordernis ein Abgabeprotokoll zu erstellen kann aber in manchen F llen ganz hilfreich sein Abgabeprotokoll Abgabedaten Rechte Kontaktlinse Linke Kontaktlinse Charge 0 A123 u Aio Verfalklatum Ae 11 01 2009 an e 11 01 2008 P Liefer schein Hummer 712345 E 7 142346 ra Reinigungs System Optifree Demo bung EE E Information mitgegeben Ch rgennummern ins Journal eintragen Abgabeprotokoll ausdrucken Nach Anklicken der entsprechenden Schaltfl che oder der Registerkarte sehen Sie obiges Bild Sie k nnen hier s mtliche f r eine ordnungsgem e Abgabe wichtigen Daten eingeben und das Protokoll durch Anklicken der Schaltfl che ausdrucken Au erdem haben Sie die M glichkeit ber diesen Programmteil die Chargennummern in Journal einzutragen 6 3 7 Bestellte Kontaktlinsen Dieser Programmteil erleichtert Ihnen die Benachrichtigung Ihrer Kunden zur Abholung der Kontaktlinsen bestellte Kontaktlinsen BER ICH ICH EI EI EI EZER EB EI TE Wenn Sie ber den Abwicklungs Assistent Kontaktlinsen bestellt haben erscheint der Anpassungsfall in der Liste Bestellte Linsen Diese Liste k nnen Sie ansehen wenn Sie auf die entsprechende Schaltfl che klicken Nachricht an 39313 Stock G
24. ation Sire H abgerufen werden Einige Schaltfl chen wiederholen sich immer wieder da ihnen in allen Formularen die gleichen Funktionen zugeordnet sind Der Datennavigator Die einzelnen Schaltfl chen des Datennavigators dienen dazu Ihnen die Bewegung innerhalb eines Datenbestandes zu erm glichen sowie verschiedene Funktionen zur Datenmanipulation wahrzunehmen Sie k nnen sich innerhalb des Datenbestandes fortbewegen den ersten oder letzten Datensatz anfahren oder Daten l schen ver ndern oder neu eingeben Eingaben verwerfen oder speichern Die Funktionen der einzelnen Schaltelemente werden durch die sogenannten Hints Hinweise erl utert die erscheinen wenn Sie die Maus ber die Schaltfl che bewegen Die Schaltfl chen oder Funktionsleisten SS dee N 2 093 e D inan mnn hanh Mir M m Faal A Irrk ll IC Jedes Icon repr sentiert eine Schaltfl che mit einer bestimmten Funktion die in dem jeweiligen Hint erl utert wird Meist l sst sich aus der Grafik der Schaltfl che die zust ndige Funktion ablesen Das Datengitter Im Datengitter werden die verschiedenen Datenmengen dargestellt wobei die einzelnen Datenfelder in der obersten Zeile benannt werden Innerhalb des Datengitters kann man sich 313 29 07 97 BEK MA LUN 11 LUTK 0 75 Di 354 03 11 97 BEK MELUN 11 LUTK 075 89 15 0 1133 30 0338 BEK MELUN 11 LUTK 0 75 89 15 0 1165 20 04 35 LUN 11 mit den Funktionsfeldern am rechten oder unteren Rand od
25. chen Wichtige Anmerkung Sollen Linsenanpassungen nach Falscheingaben vollst ndig gel scht werden ist dies nur ber dieses Programmmodul m glich Der Grund ist versehentliche L schungen bei der Dateneingabe zu vermeiden 6 2 Stammdaten Dieser Programmteil dient der Eingabe und Bearbeitung der Patientendaten La x r KI A ga Einlesen 4 _Eingeben _ Import Die Daten k nnen auf folgende Weise eingelesen werden e Datenleseger t e Manuell ber die Tastatur e Cherry Tastatur dies erfordert das Vorhandensein der Cherry Tastaturtreiber und eines Konfigurationsprogramms Einzelheiten sollten Sie bei Ihrem Praxissoftwareberater erfragen e Daten Import von anderen Softwareprogrammen siehe dazu Kapitel 4 3 Wichtiger Hinweis Die Auswahl des Eingabemediums erfolgt ber ADMINISTRATION SYSTEM EINSTELLUNGEN LESEGER T Sie muss einmalig am Anfang der Arbeit mit LensData festgelegt werden kann aber sp ter nat rlich wieder ge ndert werden gt Bei der Eingabe von Daten werden die Umlaute automatisch umgewandelt um ein problemloses Einsortieren der Datens tze zu gew hrleisten gt Die Nummer des Datensatzes wird automatisch vergeben Die Anrede muss aus der entsprechenden Klappliste ausgew hlt werden gt Bei Unklarheit k nnen die Daten der Krankenkasse ber die Suchschaltfl che gesucht werden Kasse Kassennr Privat 19999999 Vd kI Nach Anklicken erscheint der Dialog Suchfun
26. dass beim Bearbeitungsvorgang nat rlich die bisherigen Daten angezeigt werden w hrend Sie bei der Neuanpassung leere Eingabefelder vorfinden 1 Schritt Auswahl des Herstellers durch Anklicken der Auswahlliste Kontaktlinsen Hersteller Bitte suchen Sie den Kontaktliinsen Hersteller aus der Liste aus Bach Optie Gro handels GmbH Ciba Vision Conta Optik GmbH Farbzuschlag Lunelle Kontaktlinsen GmbH Menicon Kontaktlinsen Optikus KG Wesley Jessen W hlk Kontaktlinsen 2 Schritt Eingabe der Refraktions und Keratometer Daten Sollten Sie Refraktionsdaten oder Keratometerdaten von Ihrer Praxissoftware bernommen haben so werden diese in den Eingabefeldern angezeigt Die nderung der Daten in den Eingabefeldern ist jederzeit m glich Refraktion Keratometer Wenn Sie ein Attest oder einen Kostenvoranschlag f r die Krankenkasse ausstellen wollen solten Sie nun die Refraktionswerte f r die jeweiligen Augen eingeben Refraktion Keratometer Rechtes Auge Linkes Auge 3 Schritt Bestimmung der Indikation aus der Auswahlliste Suchen Sie aus der linken Auswahlliste die richtige Indikation aus Die Liste richtet sich nach den Hilfsmittelrichtlinien sie kann unter Hilfsdateien Indikation bearbeitet und beliebig erweitert werden Indikationen Bitte w hlen Sie die Indikationen der Anpassung aus der Liste aus Myopia magna ab 8 Dpir Hyperopie ab 8 Dpfr irrequl rer Astigmatismus E
27. der Formular aktiviert je nachdem welche f r den weiteren Fortgang der Abrechnung relevant ist e Durch Anklicken den Schaltfl che berechnen Sie die Gesamt und die Einzelsummen der Anpasser e Die danebenstehende Schaltfl che dient dem komfortablen Nachtragen von Rezeptdrucken e Die Schaltfl che mit der Liste stellt die Historie der Rechnungsstellungen dar e Die Schaltfl che mit den zwei waagrechten Pfeilen f hrt zur Datenrestaurierung 6 4 1 Technischer Ablauf der Abrechnung Wichtig In allen F llen m ssen Sie unbedingt die f r die Kassenabrechnung erforderlichen Rezepte oder Genehmigungen sowie bei der Formular Abrechung die erforderlichen Einzel und Sammelbelege bereit halten denn w hrend der Dateierstellung oder w hrend des Formulardrucks werden Sie in jedem Fall aufgefordert die Rezepte in den Drucker einzulegen damit die zur Abrechnung passende Beleg Nummer auf das Rezept aufgedruckt werden kann Nach ihrer Freischaltung kann durch die Schaltfl che Diskette E Mail der Vorgang des Erstellens einer Abrechnungsdiskette oder einer E Mail gestartet werden Ob Sie mit Ihrer Abrechnungsstelle ber Diskette oder ber E Mail kommunizieren h ngt von den von Ihnen getroffenen Vereinbarungen ab Sie m ssen den Weg der Abrechnung ber Aministration System Einstellungen Bedienungs Optionen aussuchen Voreinstellung und Vorzuziehen ist immer die Abrechnung ber Diskette da in diesem Fall Datenlieferung und Rezeptlieferu
28. echner auf dasselbe Datenverzeichnis eingestellt sind k nnen Sie beginnen mit LensData Abrechnungen zu erstellen 4 3 Praxissoftware LensData verf gt ber Schnittstellen zu den meisten Augenarztprogrammen auf dem Markt Allerdings ist durch die Verschiedenheit der Datenbanken auch eine Daten bernahme von Stammdaten nicht so leicht da bei verschiedenen Praxisprogrammen unterschiedliche Wege der Datentransformation gegangen werden m ssen So ist bei der Vielzahl der Praxisprogramme nicht zu erwaten dass der Komfort der Daten bertragung optimal ist eine weitergehende Einbindung von LensData in die verschiedenen Programme w rde wegen des Programmieraufwands alle Grenzen sprengen LensData beschr nkt sich somit auf die bernahme der angebotenen Stammdaten sowie eventueller Refraktionsdaten Hier ein berblick e Bei folgender Basissoftware werden die Stammdaten sowie vorhandene Refraktionsdaten beim Programmstart eingelesen ArcosCoKom Duria Easymed Ifa MSC Isynet Turbomed e Bei Medistar erfolgt die Daten bernahme ber den DDE Server wie bei Textverarbeitung mit WinWord Einzelheiten lesen Sie bitte im Medistar Anhang nach e Bei Fidus k nnen die Daten direkt aus der Stammdatendatei Patdat dbf ausgelesen werden 5 Allgemeine Bedienungshinweise Die auf dem Betriebssystem Windows basierenden Programme werden immer komplexer und damit einerseits potenter aber andererseits auch un bersichtlicher und in ihrer ganzen Funktiona
29. em Start des Installationsprogramms k nnen Sie die meisten Fragen mit WEITER best tigen Sie sollten sich allerdings den Software Vertrag durchlesen und sich das Verzeichnis Ziel Ihrer Programmversion berlegen LensData wird in das Verzeichnis kopiert das Sie ausw hlen Wenn Sie kein anderes Verzeichnis ausw hlen wird LensData in das vorgegebene Verzeichnis installiert C programme hsfo Zum Ende der Installation best tigen Sie mit BEENDEN Sie k nnen LensData jetzt zum ersten Mal starten 4 1 2 Erster Programmstart Beim ersten Programmstart von LensData werden Sie gefragt werden welche Basissoftware Sie benutzen und in welchem Bundesland Ihre Praxis liegt Diese Angaben sind f r die bernahme der Stammdaten aus Ihrer Praxissoftware und f r die Anpassung der Festbetragsregelung Ihres Bundeslandes unbedingt erforderlich kel Einstellungen E Dill I Bitte w hlen Sie aus u Praxissoftw re Medistar Bundesland Op Baden W rttemberg Sie finden die wichtigsten Programme zu denen eine Schnittstelle vorhanden ist in der oberen Klappliste die Bundesl nder in der unteren Klappliste Nach Eingabe werden Sie um Best tigung gebeten so dass Sie nochmals bei Falscheingaben reagieren k nnen Im Hintergrund wird LensData die Festbetragsregelung Ihres Bundeslandes einlesen und die Kontaktlinsendatei an diese Festbetragsregelung anpassen Somit werden Sie bei Beginn der Arbeit mit LensData auf die f r I
30. en Elementen kann man sich mit der Tabulatortaste bewegen Die Tabulator Reihenfolge ist vom Programm vorgegeben Am unteren Ende des Fensters befindet sich meist eine sog Statuszeile in der Informationen angezeigt werden K nnen wie z b Hinweise Datum Uhrzeit etc In dieser Statuszeile lesen Sie h ufig auch Hinweise ber die gebr uchliche Nutzung der Schaltfl che ber der sich die Maus gerade befindet Die Lokalisation der Maus sieht man am sogenannten Cursor der je nach Position ein unterschiedliches Aussehen haben kann mit dem die entsprechende Funktion des Mausbereiches erkl rt wird Bei LensData ndert sich der normale Cursor Linse z b in eine Hand mit ausgestrecktem Finger wenn er sich ber einer Schaltfl che befindet oder in eine Hand mit Stift wenn er sich ber einem Eingabefeld befindet Befindet sich der Cursor ber einem Bereich dem ein programmtechnischer Hinweis Hint zugeordnet ist erscheint dieser entweder in der sogenannten Statuszeile am unteren Ende des Fensters und oder als Sprechblase direkt neben oder ber dem Mausbereich Diese Hinweise geben kurze Anhaltspunkte ber Aufgaben oder Funktion des entsprechenden Bereiches HotKeys sind Tasten oder Tastenkombinationen deren Dr cken bestimmte vordefinierte Programmabl ufe in Gang setzt Diese HotKeys werden nicht angezeigt sie k nnen aber von jeder Stelle im Programm her aufgerufen werden Eine bersicht ber die HotKeys kann mit der Tastenkombin
31. en oder eigene neue Texte generieren e Neueingabe Beim ersten Start des Editors ist die Bearbeitungsfl che leer Sie k nnen nun Ihren Text eingeben und ihn unter einem von Ihnen selbst auszusuchenden Namen mit der Extension txt z B Keratokonus txt abspeichern Um den Text dem Programm verf gbar zu machen m ssen Sie anschlie end die entsprechende Eingabe in die bersichts Datei Begr ndungstexte machen Vorgehen gt Klicken Sie auf das Pluszeichen im Datennavigator gt Geben Sie einen Text zur Beschreibung ein gt Geben Sie den von Ihnen vergebenen Dateinamen ein z B Keratokonus txt s o gt Klicken Sie auf das Speichern Symbol e Bearbeiten Klicken Sie im Texteditor auf Dateien ffnen Sie sehen das Verzeichnis mit den vorhandenen Begr ndungstexten ffnen Sie einen Text durch einen Doppelklick auf seinen Namen und bearbeiten ihn anschlie end 6 5 1 9 Krankenkassendaten Mit diesem Programmteil werden die vom Programm verwendeten Daten der Krankenkassen verwaltet Diese Daten werden falls ein Supportvertrag abgeschlossen wurde regelm ig gewartet Meist werden von der KBV einmal im Quartal die Kassendaten aktualisiert Diese Daten werden den LensData Anwendern zur Verf gung gestellt In der Schaltfl cheleiste finden Sie wie gewohnt den Datennavigator eine Schaltfl che zum Aufrufen der Daten bersicht den Hilfe und Ende Schaltfl che Die einzelnen Eingabefelder erkl ren sich selbst Die Verwaltu
32. en werden zur Rechnungserstellung angeklickt Das Programm pr ft ob die gew nschte Rechnung m glich oder plausibel ist Ist dies der Fall wird die Rechnung automatisch aus den vorher eingegebenen Parametern erstellt Im anderen Fall erfolgt eine Fehlermeldung Optionen Material Rechnung sofort schreiben Differenzbetrag Rechnung sofort schreiben rn Arztabschlag ber Rechnung f r Differenzbetrag wieder ausgleichen Material Ap Datum ndern Rezept 15 10 2003 15 Kostenvoranschla Se 9 Rech Datum ndern R ckgabe 07 01 2004 15 W Eintrag ins Journal vornehmen w Daten zum zur ckschreiben speichern Differenzbetrag Einkauf 99 50 Rabatt geben H he o Zuzahlung Zur komfortablen Erstellung der Rechnungen bietet Ihnen LensData mehrere Optionen an die Sie auf der linken Seite schen Alten Rechnungseintrag l schen sollte normalerweise best tigt sein um eventuelle vorher schon im selben Fall eingegebene Rechnungen wieder zu l schen Materialrechnung sofort schreiben Diese Option ist nur relevant bei nicht kassenindizierten Anpassungen Ist die in diesem Fall best tigt kann sofort eine Rechnung ausgedruckt werden im anderen Fall werden die Daten in die Abrechnungsdatei geschrieben Differenzbetrag Rechnung sofort schreiben Ist diese Option best tigt wird das sofortige Schreiben der Differenzbetragsrechnung erm glicht andernfalls werden die Daten in die Abrechnungsdatei b
33. ene Posten Das Modul OFFENE POSTEN dient der Bearbeitung des Mahnwesens Hahnrorschl ge Offene Posten Anfangsdatum Enddatum Hahnstufe Sortierung Zur cksetzen 0 042003 27 04 2003 ei Datum C Name Das Formular teilt sich in 3 wesentliche Teile Der Formularkopf enth lt die blichen Schalter sowie eine Auswahl der Ausgabe Optionen und die berschrift Die Schalter mit dem Druckersymbol l sen den Druckvorgang f r die Mahnungen aus Die Bedeutung der Schalter erkennen Sie aus den angezeigten Hinweisen Der Auswahlbereich enth lt 2 Kalender die Auswahl der Mahnstufe sowie 2 Schalter zum Starten und Zur cksetzen der Mahnvorschl ge Mit dem linken Kalender bestimmen Sie den Beginn mit dem rechten das Ende des Mahnzeitraums Nach Einstellen der Mahnstufe k nnen Sie die nicht bezahlten Rechnungen im angegebenen Zeitraum mit dem Schalter Mahnvorschl ge aufrufen Sollte Ihnen die Auswahl nicht gefallen beginnen Sie von vorne mit der Zur cksetzen Taste Der Hauptbereich des Formulars wird durch 2 Datengitter eingenommen Aus dem oberen Datengitter k nnen Sie nun mit einem Maus Doppelklick die Mahnungen ausw hlen die Sie ausdrucken wollen d h das obere Datengitter zeigt die m glichen Mahnungen das untere die auszudruckenden Mahnungen an Ebenso k nne Sie aus dem unteren Datengitter Mahnvorschl ge durch einen Maus Doppelklick wieder entfernen Wenn die Mahnvorschl ge Ihren Vorstellungen entsprechen
34. ept statt Normalrezept Empfohlen wird das Brillenrezept da auf ihm mehr Informationen z B EUR Betr ge m glich sind e Kostenvoranschlag Im Falle von kassenindizierten Anpassungen mit Kontaktlinsen ohne definierten Festbetrag m ssen Sie vor Rechnungserstellung einen Kostenvoranschlag erstellen Ablauf gt Nach Anklicken der entsprechenden Schaltfl che erscheint ein Fenster das die Begr ndungstexte f r den Kostenvoranschlag darstellt gt Sie suchen aus dieser Textsammlung einen Text aus oder geben einen neuen Text ein den Sie dann abspeichern sollten gt Durch Anklicken der Schaltfl che bernehmen oder durch doppelten Klick auf das Datengitter wird der Text automatisch in das sp ter zu erstellende Formular eingef gt gt Nach Beenden der Textsuche werden Sie gefragt ob Sie das Formular ausdrucken wollen Im Falle der Best tigung wird ein Kostenvoranschlag zur Vorlage bei der Krankenkasse ausgedruckt der mit dem Text und den ausgew hlten Parametern der Anpassung versehen ist Einzelheiten zur Neueingabe oder Bearbeitung von Begr ndungstexten finden Sie unter Administration Hilfsdateien Kostenvoranschlag e R ckgabe siehe unten e Differenzbetrag Durch Anklicken dieser Schaltfl che wird je nach Einstellung der Optionen eine Rechnung f r den Differenzbetrag ausgedruckt oder die Daten werden in die Abrechnungsdatei geschrieben e Zuzahlung Im Fall einer kassenindizierten Anpassung und bei eine
35. er einen erweiterten Dateiindex durch Anklicken der jeweiligen Schaltfl che erzeugen 6 5 5 Leistungs bersicht Zur bersicht besteht die M glichkeit s mtliche Buchungsvorg nge in einer zu definierenden Zeiteinheit auf dem Bildschirm oder Drucker auszugeben Beim Start des Moduls sehen Sie folgende Funktionsleisten o EE e ala Datum Hat Nr Anp Nr Name Summe Einkauf Art Art Im oberen Panel finden Sie den Datennavigator sowie Schaltfl chen zum Ausdrucken Speichern der Daten Auswahl des Anpassers Hilfestellung und Beenden des Programmteils Im n chsten Panel sehen Sie 2 Kalender die der Definition des Zeitraums dienen Mit Anklicken der Schaltfl che Start wird die Liste angelegt indem aus der Datei der abgebuchten Rechnungen die definierten Datens tze extrahiert werden Die Daten werden dann im Datengitter angezeigt Sollten Sie mit der Liste nicht zufrieden sein k nnen Sie die Daten ber die Schaltfl che Zur ck wieder l schen und den ganzen Vorgang neu starten Die Ergebnisse des Vorgangs sehen Sie im unteren Panel auf dem die Betr ge f r Material Einkauf und Honorar sowie der Gesamtbetrag der Berechnung ausgegeben werden Der Betrag Faktor ergibt den Prozentsatz der Anpassungen bei denen kein Einkaufsbetrag angegeben ist Die Schaltfl che Erweitert hat noch keine weitere Wirkung Hier sollen noch statistische Ergebnisse z B zu einzelnen Herstellern oder Kontaktlinsen berechnet werden k nnen 6 5 6 Off
36. er mit dem meist angeschlossenen Datennavigator bewegen Die Eingabefelder Mit Hilfe der Editierfelder werden die SERGE SE DEE verschiedensten Daten eingegeben Die 25 21 51 0 150 00 DM da H o Editierfelder sind manchmal formatiert Kontaktlinsenbezeichnung d h dass lediglich die m glichen und auch Rotationssymmetrische sph rische formstabile kontaktlinse sinnvollen Eingaben erfolgen k nnen Fehlereingaben werden dadurch von vornherein ausgeschlossen Die Checkbox LG Tausch MD Die Checkbox dient der Eingabe von Ja Nein oder Auswahlbedingungen rmk Die Klappliste dient der Auswahl voreingestellter Werte Durch Anklicken der kleinen Schaltfl che auf der rechten Seite mit dem Zeichen V wird die Liste aufgeklappt fen Super EX Privat und der bestimmte Wert kann durch Anklicken ausgew hlt werden I mnl Die Auswahlliste dient ebenfalls der Auswahl von Werten aus einer vorgegebenen Liste Die chen DP den Kontaktlinzen Hersteller aus der L Auswahlliste zeigt jedoch nicht einen Wert sondern alle oder wenigstens eine gr ere Menge der Bach Optic Gro handels GmbH Auswahlwerte an Mit den Funktionsleisten kann man Bau Ci FON sich wie bei einem wie bei einem Fenster in der Ciba Vision A VI Conta Optik GmbH uswahlliste bewegen Carl Zeiss Contaktlinsen Der Kalender Der Auswahlkalender dient der Eingabe des entsprechenden Datums Tr das durch Anklicken mit der Maus ausgew hlt wird Mit den Ad
37. ernommenen Daten im Stammdaten Fenster wie sie in die LensData Patientendatei bernommen wurden Hier k nnen Sie die Daten erg nzen oder bearbeiten 10 H ufig gestellte Fragen Nach der Installation von LensData erhalte ich die Fehlermeldung Versuchsperiode beendet Ursache Es war eine alte Version von LensData als Demo oder Vollversion auf dem PC schon installiert Die zugeh rige Lizenzdatei ist abgelaufen Hilfe L schen Sie die alte Lizenzdatei SL1002 ini aus dem Windows Systemverzeichnis Windows 9x Windows Windows2000 XP WinNt und starten Sie LensData neu Es wird eine neue Lizenzdatei angelegt sofern Ihre Version noch nicht abgelaufen ist Registrieren Sie LensData unverz glich ber Administration System Registrieren Sollte das Problem immer noch bestehen bestellen Sie eine aktuelle LensData Version ber die Hotline Nach der Installation von LensData erhalte ich die Fehlermeldung LensData findet die Datendateien nicht Ursache In diesem Fall war LensData oder eine Demoversion auf dem Rechner schon installiert Hilfe f r Einzelplatzversionen Suchen Sie im LensData Verzeichnis meist C Programmel hsfo eine Datei die mit den Buchstaben plf beginnt und eine Extension ini hat z B plfslkads ini oder plfads ini L schen Sie diese Datei und starten Sie LensData neu Die Verzeichnispfade werden neu angelegt Hilfe f r Netzwerke Gehen Sie vor wie f r Einzelplatzversionen beschrieben Suchen Sie dann den Netzwerkpfad
38. ertragen Arztabschlag ausgleichen Ist diese Option best tigt wird der Arztabschlag bei der Erstellung der Differenzbetragsrechnung wieder ausgeglichen Eintrag ins Journal vornehmen Sollte best tigt sein Daten speichern Mit dieser Option werden die Daten in eine Textdatei geschrieben die der Basissoftware die Daten bernahme erm glicht Rabatt Wenn Sie bei privat zu liquidierenden Anpassungen einen Rabatt geben wollen so klicken Sie die Checkbox an und geben anschlie end den Prozentbetrag in das Eingabefeld ein LensData ber cksichtigt dies dann bei der Rechnungserstellung Die einzelnen Schaltfl chen erm glichen alle Vorg nge die zur Erstellung der Rechnung n tig sind Material Rechnung gt Im Falle einer nicht kassenindizierten Anpassung und aktivierter Option k nnen Sie jetzt eine Liquidation ausdrucken Optional ist die Ausgabe einer Textzeile Diese k nnen Sie ber die Bedienungs Optionen im Modul Administration System Einstellungen gt Im Fall einer nicht kassenindizierten Anpassung und deaktivierter Option sowie bei kassenindizierten Anpassungen werden die Daten in die Abrechnungsdatei geschrieben Kassenrezept_ Im Falle einer kassenindizierten Abrechnung k nnen Sie hier ein Rezept zur Abwicklung mit der Kasse ausdrucken Sie k nnen sich entscheiden zwischen einem normalen Rezept oder einem Brillenrezept Diese Option muss im Modul System Einstellungen Optionen eingestellt werden Brillenrez
39. etc e Kalender Spezialkalender mit Wochennummern Feiertagen Einstellen von Datum in verschiedenen Anst nden 6 1 bersicht Nach Starten des Programmteils sehen Sie 3 Datengitter e Oberstes Datengitter Stammdaten Anpassungen bersicht LU 4 H fe CG w ORT D 1 Adam Fritz 31 12 70 AUF Stutt 71522 Backnang E 2 Adelmann Hugo 09 01 50 AUF Essin 70376 Stultgart 3 Allg uer Friederike 12 05 67 AUF Stutt 70372 Stuttgart e Mittleres Datensgitter Linsenbezogene Anpassungsdaten TE EEE EEE EEE DE A Te Ba Jee J is mann Dr med Wolfgang Wem 603564571 01 02 01 HEC 5 ASI mann Dr med Wolflgang Wem 505354571 06 02 01 HEC 5 KAK E Fe mann 2151 N 000 DRM 125 00 DM e Unteres Datengitter Rechnungsbezogene Anpassungsdaten Die Stammdaten k nnen entweder ber die Schaltfl che Suchen oder durch Bewegen der Funktionsleisten im oberen Datengitter gesucht werden Die entsprechenden Anpassungsdaten die zum Datumsdatensatz geh ren werden dann automatisch in den beiden unteren Datengittern dargestellt Eine nderung der Stammdaten ist nur ber den Programmteil STAMMDATEN m glich eine Bearbeitung der Anpassungsdaten ist in den unteren Datengittern m glich ber die Schaltfl che Anpassungen ausdrucken werden alle Anpassungsdaten ausgedruckt Innerhalb dieses Programmteils k nnen Falscheingaben oder nderungen an den Daten vorgenommen werden Sie sollten von dieser Funktion aber sowenig Gebrauch wie m glich ma
40. euanpassung erforderlich Begr ndungen sind in einer separaten Datei abgespeichert die ber dieses Programmmodul verwaltet wird MA e A o d Nr Bezeichnung E Verlust Bezeichnung Erstanpassung Ersatzlieferung Heuanpassung Farameter Anderung Unwertr glichkeit der bisherigen Linsen Matenalverschlei Defekt CO d Ou OI P GO A ch 6 5 1 7 Indikationen Unter diesem Men punkt werden die Indikationen zur Linsenanpassung verwaltet Jeder Indikation ist dazu eine Nummer zugeordnet mit der das Programm arbeitet Die Verwaltung der Er s Indikations Datei erfolet ber den bekannten Hi E Kl p e a 7 Ji s 8 d dy wi Navigator ber die Schaltfl che mit dem Drucker Symbol kann die Liste ausgedruckt werden Hr Bezeichnung u Bezeichnung nicht medizinisch u Muopa magna ab 8 D ptr u Huperope ab D O ptr p imegul rer Ast gmatismus u keratokonus al I _ 1 N Ss GO bi 4 6 5 1 8 Begr ndungstexte Kostenvoranschlag Wenn Sie das Modul Kostenvoranschlag ffnen erscheint folgendes Fenster fe P P I TY ea K Ezz TF Beschreibung Dateiname Alter phakie Silikonlinse Deser Dateiname P Allgemein allg twt D Gller pbake Glkordmze apha tet P Austasuchlnsen bei Pollenallergie poll bal E Austauschlingen bei progressiver Muot prm tat P Diortzsche Linse bito twt AFHA Aufgrund der Aphak e und des alters des Patienten musste eine spezielle Silikonlinge a
41. hlmen Wollen Sie Anpasstdaten f r den obigen Patienten eh peu eingeben dann klicken Sie auf gt neu lt Wenn Sie schon eingegebene Daten bearbeiten eh weiter wollen dann klicken Sie auf weiter Wollen Sie die Daten eines anderen Patienten suchen dann klicken Sie auf gt Suchen Suchen Zur Heueingabe von Stammdaten klicken Sie hier gt Heueingabe Sich m ssen sich entscheiden f r Fall 1 Neueingabe von Anpassungsdaten Fall 2 Bearbeitung von schon eingegebenen Anpassungen Fall 3 Stammdatensuche Fall 4 Aufruf des Stammdatenmoduls zur Datenneueingabe Nur im Fall 2 erscheint ein Datengitter mit den bisherigen Eingaben aus dem Sie die zu bearbeitenden Datens tze aussuchen k nnen evti bisherige Anpassungen Bitte w hlen Sie aus den vorgenommenen Anpassungen diejenige aus die Sie bearbeiten wollen Datum Linse L ET 12 LUNK In jedem Fall gelangen Sie zu dem 2 Auswahlmen VORGANG Hier entscheiden Sie ber das weitere Vorgehen Bitte w hlen Sie den entsprechenden Vorgang aus Heuanpassung Kasse Privat Anpas zungs Honorar Heuanpasszung BG Fall Abgabe Anpaszungsdaten bearbeiten Besteltie Kontaktlinsen Ersatzlieferung Abzuholende Kontaktlinsen Linsenreinigung 6 3 1 Neuanpassung Kasse Privat und Anpassungsdaten bearbeiten Im Fall Neuanpassung und Anpassdaten bearbeiten werden die n chsten Schritte dieselben sein Das weitere Vorgehen unterscheidet sich lediglich dadurch
42. hre Praxis relevanten Daten zur ckgreifen k nnen Unverz glich sollten Sie LensData dann freischalten denn LensData ist mit einem zeitlichen Limit versehen um illegale Kopierversuche zu unterbinden Sie finden die Registrierprozedur unter ADMINISTRATION SYSTEM REGISTRIEREN Geben Sie f r die Registrierung Ihre Benutzer Initialen sowie Ihren Registrier Schl ssel ein Diese erhalten Sie ber die Hotline Bearbeiten Sie anschlie end bitte Ihre pers nlichen Praxisdaten Sie finden das Programm Modul unter ADMINISTRATION SYSTEM ARZT DATEN 4 1 3 Netzwerk LensData kann wie oben beschrieben in jedem Netzwerk problemlos installiert werden da keine Eingriffe in das Betriebssystem erfolgen Aus diesem Grund ist auch keine Anmeldung mit Administratoren Rechten erforderlich F r die Netzwerkinstallation sollten Sie sich eine Strategie berlegen Es kann jede beliebige Arbeitsstation oder ein Netzwerk Server als eigentlicher Server f r die Datenbank fungieren Und nun zum eigentlichen Vorgehen Schritt 1 Installieren Sie LensData auf allen Arbeitsstationen wie bei der Einzelplatz Installation Schritt 2 Benutzen Sie eine Arbeitsstation oder einen Netzwerk Server als Server und verkn pfen die einzelnen Arbeitsstationen ber Netzlaufwerke oder ber das Netzwerk direkt mit diesem Server Dazu gehen Sie wie folgt vor Schritt 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Start Explorer Netzwerkumgebung oder starten Sie die Netzwe
43. hren Daten eingetragen und LensData findet die Daten im System gt Manuelles Suchen der Datenbank Nach Anklicken der Schaltfl che sehen Sie folgende Grafik Information Im ersten Schritt bestimmen Sie das Verzeichnis f r die Datendateien won LensbData Bitte bewegen Sie sich durch den Yerzeichrisbrowser bis Sie das Verzeichnis gefunden haben Nach Anklicken von Ja sehen Sie einen typischen Verzeichnis Browser ber den Sie das Datenverzeichnis meist C programme hsfo daten suchen und durch Anklicken best tigen Ordner suchen H Kassen Leerdaten Lensbata 5 Archiv O Backup ID BildArchiw ID distr 5 15 hilfe ID Hon ID Kartei ID Kost w LA m Denselben Vorgang f hren Sie f r das Textverzeichnis durch in dem Ihre Begr ndungstexte abgelegt werden Das Verzeichnis lautet hier meist C programme hsfo texte Sind alle Verzeichnispfade eingestellt m ssen Sie LensDataSLK verlassen und neu starten um die Verbindung zur Datenbank herzustellen In der angezeigten Liste k nnen Sie die Verzeichnispfade berpr fen Dabei m ssen die Pfade f r Anwendung und Hilfedateien auf den aktuellen Rechner die Pfade Daten Archiv und Texte immer auf den Netzwerkserver zeigen 6 5 3 4 Optionen eg RER HRRARROI SR ERLEBTEN W Brillenrezept statt Normalrezept 3 w wollen Sie die Textzeile auf Rechnungen drucken Arztstempel auf das Rezept drucken w wollen Sie die Mehrwertsteuer ausdruc
44. ich selbst Sie m ssen allerdings jeder BG ein einmaliges K rzel zuweisen mit dem das Programm reibungslos arbeiten kann blicherweise m ssen Sie sich um die Daten der Berufsgenossenschaften nicht bem hen Diese werden in regelm igen Abst nden gewartet 6 5 1 4 Herstellerdaten Mit diesem Programmteil werden die N ame Johnson amp Johnsen 7 Yistakor Kurzel II vom Programm verwendeten Daten der Ems Herstellerfirmen verwaltet Oststra e 1 In der Schaltfl cheleiste finden Sie wie PLZ Dit 122844 Norderstedt gewohnt den Datennavigator eine Schaltfl che zum Aufrufen der Telefon 00800 1002590 Daten bersicht den Hilfe und Ende Fax 001802000311 203000311 Schaltfl che Email Die einzelnen Eingabefelder erkl ren sich selbst Sie m ssen allerdings jeder KG Johnson amp J hnzon Yi stakon Firma ein einmaliges K rzel zuweisen mit dem das Programm Kd Nr 830081 Kommunikation F s reibungslos arbeiten kann Im Feld Kommunikation k nnen Sie die Art der Daten bergabe zur Herstellerfirma festlegen Suchen Sie aus der Klappliste aus Fax Email Brief Bitte beachten Die Eingaben f r die Faxnummer m ssen ohne Leerzeichen erfolgen da das Programm sonst bei der Faxbestellung nicht richtig w hlen kann 6 5 1 5 Parameter Zur Information ber diesen Programmteil finden Sie ein eigenes Handbuch unter dem Dateinamen Parameter doc 6 5 1 6 Begr ndungen In manchen F llen ist eine Begr ndung der N
45. ie Rechnung sofort ausgedruckt wird oder 2 die Rechnung sp ter erstellt wird Zu 1 Ein sofortiger Rechnungsdruck empfiehlt sich f r Rechnungen an Privatpatienten und f r Differenzbetr ge Zu 2 Alle Rechnungen sowohl kassenindizierte als auch private k nnen in der Abrechnungsdatei abgespeichert werden Damit haben Sie die M glichkeit einmal im Monat oder im Vierteljahr Ihre Gesamtabrechnung vornehmen zu k nnen Nat rlich k nnen Sie die Modalit ten auch gemischt handhaben z B indem Sie die Kassenrechnung abspeichern und eine Differenzbetragsrechnung sofort ausdrucken LensData bietet Ihnen dazu alle M glichkeiten nach freier Entscheidung Haben Sie alle Rechnungen abgespeichert k nne n Sie diese im Stapelverfahren bearbeiten Men punkt Abrechnung Nach einer Pr fung der Daten auf Vollst ndigkeit k nnen Sie sich jetzt zwischen der oben beschriebenen M glichkeiten der Abrechnung entscheiden indem Sie die entsprechenden Schaltfl chen anklicken Befolgen Sie die Anweisungen des Programms und Ihre komplette Abrechnung ist innerhalb kurzer Zeit fertiggestellt Anhang Daten bernahme Medistar Fidus Import von Medistar Stammdaten ber diesen Programmpunkt k nnen Sie die Stammdaten Ihrer Patienten aus Medistar importieren Vorgehen 1 Starten Sie einen beliebigen Medistar Task 2 Starten Sie LensData 3 Holen Sie den Medistar Task in den Vordergrund und geben in die Kommandozeile ein TV Damit starten
46. ie festlegen an welchen Daten Ihre Linsen gereinigt werden sollen Dies macht nur dann einen Sinn wenn Sie die Option Benachrichtigung zur Linsenreinigung eingestellt haben die Sie beim Programmstart auf eine notwendige Linsenreinigung aufmerksam macht 6 5 3 12 Shortcut s Das Programm richtet bei der Eirstinstallation Shortcut s ein die ein Starten des Programms aus verschiedenen Ebenen des Betriebssystem erleichtern sollen Sie k nnen Shortcut s f r die Zusatzprogramme Statistik Textverarbeitung Parameter und Organisation selbst errichten 6 5 3 13 Abrechnungsgruppe Sind Sie Mitglied einer Abrechnungs Gemeinschaft Gruppierungen f r den gemeinsamen Einkauf von Kontaktlinsen so geben Sie den Namen hier ein Dieser erscheint dann auf den Bestellungen von Kontaktlinsen 6 5 3 14 Festbetr ge Hier k nnen Sie nachtr glich Ihre Festbetragsdaten anpassen da nicht alle Bundesl nder die gleichen Konditionen haben ber die Schaltfl che einlesen werden die aktuellen Daten des ausgesuchten Bundeslandes eingelesen ber die Schaltfl che Update wird die Kontaktlinsendatei der Festbetragsregelung angeglichen In jedem Fall muss nach dieser Anpassung auch der Betrag f r die Reduktion bei Ersatzabgabe berpr ft werden da manche Bundesl nder hier Betr ge andere Prozents tze ben tigen 6 5 3 15 Dateimanagement Um erweiterte Sortierm glichkeiten f r die Linsendatei und die Buchungsdatei zu erm glichen k nnen Sie hi
47. ikation Abgabepreis R ckgabekosten Ersatzabgabe und Linsentyp e Die Differenzbetrag Vereinbarung sollte immer mit Patienten abgeschlossen werden mit denen ein Differenzbetrag f r h herwertiges Material vereinbart wurde Das Formular enth lt den vom BVA empfohlenen Text sowie Angaben zu Indikation Betrag Linsentyp etc Diese Angaben k nnen Sie anpassen ber die Bedienungs Optionen im Modul Administration System Einstellungen e Die Honorar Vereinbarung entf llt in der Version LensData SLK e Das Attest dient der Kostenerstattung durch die Krankenkasse alle relevanten Daten werden vom Programm in die Formulare eingesetzt so dass der Anwender sie lediglich ausdrucken muss e Informationsblatt entf llt in der Version LensData SLK e ber die Schaltfl che CallBack k nnen Sie die aktuelle Anpassung in die CallBack Liste eintragen Details dazu im entsprechenden Kapitel e Die Schaltfl che R ckgabeschreiben generiert einen Brief in dem dem Patient die R ckgabe seiner Linsen best tigt wird Dies ist f r die F lle vorgesehen in den der Patient aus eigenen Gr nden die Linsen zur ckgibt und einen Ausgleichsbetrag zu bezahlen hat 6 3 2 Neuanpassung Berufsgenossenschaftlicher Fall Nach Anklicken der Schaltfl che erscheint ein neues Registerblatt Berufsgenossenschaft Berufsgenossenschaft Druck und Papi g BG suchen Arbeitgeber Fa Bautr ger Strasse Baustrasse 1 PLZ Ort Aktenzeichen Unfalltag 10 01
48. inge nicht k mmern LensData nimmt Ihnen alles ab denn LensData bietet Ihnen folgende M glichkeiten der Abrechnung 1 Abrechnung per Diskette oder E Mail ber die Verrechnungsstelle Dr G ldener Stuttgart f r kassenindizierte Anpassungen und private Anpassungen 2 Abrechnung ber eigene Formulare mit Privatpatienten wie bisher F r die Abrechnungen nach 1 gilt dass sie turnusm ig erstellt werden m ssen Die Kassen erwarten eine monatliche oder viertelj hrliche Abrechnung F r eine vollst ndige Abrechnung in allen genannten Variationen sind folgende Daten erforderlich Kontaktlinsendatei Angaben zu Kalkulationsbetrag Festbetrag und Differenzbetrag Stammdatendatei Angaben zu Krankenkassenname und IKNr Festbetragsdatei Angaben zu Festbetrag Anpassungsdatei Angaben zu Indikation und Linsentyp Bei der Abrechnung m ssen 3 Hauptmodalit ten unterschieden werden Anpassung medizinisch indiziert oder nicht Bei medizinisch indizierter Anpassung Differenzbetrag oder nicht Bei medizinisch indizierter Anpassung Festbetrag definiert oder nicht d h Kostenvoranschlag erstellen oder nicht In der Folge wird die Abrechnung verschiedener Anpassungen dargestellt I Abrechnung einer medizinisch nicht indizierten Anpassung gt Keine medizinische Indikation ListenNr 1 oder und Kassenname PRIVAT oder und IKNr 9999999 gt Rechnungsbetrag Kalkulationsbetrag der Kontaktlinsendatei II Abrechnung einer mediz
49. inisch indizierten Anpassung UA Abrechnung von Linsen mit definiertem Festbetrag gt Festbetrag definiert gt Medizinische Indikation Listennr gt 1 und oder Kassenname nicht gleich PRIVAT und oder IKNr ungleich 9999999 ILA 1 kein Differenzbetrag gt Rechnungsbetrag Festbetrag der Kontaktlinsendatei II A 2 mit Differenzbetrag gt K stchen Differenzbetrag muss bei der Dateneingabe aktiviert sein gt Rechnungsbetrag Festbetrag der Kontaktlinsendatei gt Differenzbetrag Differenzbetrag der Kontaktlinsendatei II B Abrechnung einer medizinisch indizierten Anpassung mit nicht definiertem Festbetrag gt Festbetrag nicht definiert d h Festbetrag 0 gt Medizinische Indikation Listennr gt 1 und oder Kassenname nicht gleich PRIVAT und oder IKNr ungleich 9999999 gt Vor Rechnungsstellung muss der Kostenvoranschlag zur Genehmigung durch die Krankenkasse ausgedruckt werden Die Rechnungsstellung erfolgt erst wenn der genehmigte Kostenvoranschlag vorliegt II B 1 Kostenvoranschlag voll genehmigt Rechnungsbetrag Betrag des Kostenvoranschlags II B 2 Kostenvoranschlag teilweise oder nicht genehmigt Rechnungsbetrag von der Kasse genehmigter Betrag Differenzbetrag Kostenvoranschlag abz glich genehmigtem Betrag In der Praxis ist es so dass Sie die bei der Anpassung ermittelten Daten ber den Abwicklungsassistent eingeben Men punkt Abwicklung Am Ende der Dateneingabe entscheiden Sie ob 1 d
50. ken Automatische berpr fung der Linsenparameter 3 w wollen Sie die Ausdrucke zuerst ansehen Sicherung ber LensData durchf hren Wollen Sie das Logo Auge auf die Rechnung drucken vw Soforthinweise Hints anzeigen 3 Arztabschlag bei Differenzbetrag Rechnungen zur ckholen Automatische Arztkennung abfragen 3 Wollen Sie Details auf die Vereinbarungen drucken es F Wollen S e den Anpasser statt Institut als Vertragspartner auf den Yereinbarungen angeben w Wollen Sie per E Mail statt per Diskette abrechnen Hier nehmen Sie Einstellungen vor die f r das Programm dauerhaft wirksam sein sollen e Brillenrezept statt Normalrezept Sie k nne zwischen beiden M glichkeiten w hlen e Arztstempel auf das Rezept drucken IN manchen Praxen werden vorgedruckte Rezepte verwendet Hier muss die Option deaktiviert werden e Automatische berpr fung Die Kontaktlinsenparameter werden bei der Linseneingabe berpr ft sofern die Daten der Linsen im Moduls Parameter entsprechend eingegeben sind e Sicherung ber LensData durchf hren Wenn die Option aktiviert ist informiert Sie das Programm ber die Datensicherung entsprechend Ihren Vorgaben siehe Karteireiter Datensicherung Im anderen Fall wird keine Datensicherung angenommen z B wenn die Sicherung von der Praxissoftware auf Netzwerkservern vorgenommen wird e Hints anzeigen hier k nnen Sie die Anzeige der Soforthinweise innerhalb des Programms ausschalten e Arz
51. kleines Icon von Ikone oder ein Symbol ber das das sogenannte Systemmen von Windows aufgerufen werden kann Dieses Systemmen hat meist den gleichen Aufbau an Men punkten z b Verschieben Vollbild Schlie en Rechts finden sich zwei Symbole zur Vergr erung und Verkleinerung des Fensters sowie ein weiteres Symbol zum Schlie en des Fensters Ist der Inhalt des Fensters gr er als die Ausdehnung so finden sich automatisch eingeblendete Funktionsleisten zur Verschiebung des Fensterinhalts an der rechten oder und unterer Fensterbegrenzung Diese Funktionsleisten haben immer auf jeder Seite eine kleine MW mn Schaltfl che mit den Zeichen und P Dazwischen findet Patr Anpi Daum sich ein Balken durch dessen Anklicken man gr ere Bereiche 4 14 13 03 00 des Fensters berbr cken kann e 14 20 03 00 IA 25 03 00 Die meisten Fenster kann man bez glich Gr e und Lokalisation auf dem Bildschirm ndern Dazu wird der Mauszeiger auf einen Fensterrand gef hrt bis er seine Form in einen Doppelpfeil ndert Durch Dr cken der Maustaste und Verschieben erfolgt die Gr enver nderung Zur Verschiebung des gesamten Fensters wird die Titelzeile angeklickt und das Fenster durch Festhalten der Maustaste verschoben Innerhalb des Fensters finden Sie verschiedene Schaltfl chen Schalter Anzeigefl chen i Dateneingabefelder Datengitter Datennavigatoren Register oder Klapplisten und Nachschlagetabellen Zwischen dies
52. ktion wobei die Krankenkasse die entweder ber die IKNr oder ber den Namen gesucht werden kann IKHr eingeben y Hamen eingeben WICHTIG Die Schaltfl che Import ist nur in den F llen freigegeben in denen als Praxissoftware Medistar oder Fidus vorhanden ist in allen anderen F llen ist die Schaltfl che inaktiv da die Stammdaten schon beim Programmstart eingelesen werden gt Praxissoftware bedingte Besonderheiten e Refraktionsdaten werden nur dann bergeben wenn die Schnittstelle mit der Praxissoftware daf r eingerichtet ist z B bei Fidus und Medistar e In manchen F llen fehlt nach der Daten bernahme die Statusangaben sie m ssen dann manuell nachgetragen werden Hauptversicherter Wenn Versicherter und Rechnungsadressat unterschiedlich sind rufen Sie ber diese Schaltfl che einen Programmteil auf in dem Sie die Daten des Hauptversicherten oder Rechnungsadressaten eingeben k nnen Vorhandene Daten erkennen Sie daran dass die Schrift auf der Schaltfl che rot dargestellt ist Wichtig In jedem Fall muss eine IKNr der Krankenkasse vorhanden sein da das Programm die Daten der Kassen ber die IKNr findet Bei Privat Patienten muss als IKNr 9999999 eingegeben sein Auch bei Anpassungen die nicht auf Kosten einer Krankenkasse abgerechnet werden muss diese eingegeben werden 6 3 Abwicklungs Assistent Dieser Programmteil ist sehr ausf hrlich und komplex und m glicherweise auf den ersten Blick
53. ldener per Diskette oder E Mail oder ber Papier bei Selbstzahlern abgewickelt Sie haben ja die Daten aller Rechnungen die nicht sofort erstellt werden in eine Datei geschrieben deren Inhalt Sie jetzt im Datengitter vor sich sehen und die die Basis f r die Abrechnung ist In der Funktionsleiste sehen Sie altbekannte Symbole wie die zum gt Aufrufen der Hilfe und zum gt Beenden des Programmteils oder den gt Datennavigator gt Durch Anklicken der Schaltfl che mit dem Drucker Symbol setzen Sie den Ausdruck der Liste der dargestellten Abrechnungen in Gang e Die Schaltfl chen Diskette bzw E Mail dienen der Erstellung der Abrechnung Sie werden erst freigeschaltet nachdem eine Plausibilit tspr fung erfolgt ist siehe n chster Punkt Die Schaltfl che Formular ist in der Version LensData SLK nicht verf gbar Um die Option Diskette oder E Mail festzulegen gehen Sie auf Administration System Einstellungen Sie finden die M glichkeit unter Bedienungs Optionen e Durch Anklicken der Schaltfl che mit dem gezeigten Symbol setzen Sie eine berpr fung der vorhandenen Rechnungsdaten in Gang W hrend der berpr fung wird ein Protokoll erstellt das Sie anschlie end einsehen k nnen Die vorhandenen Fehler m ssen Sie solange rt IT korrigieren bis ein fehlerloser Durchlauf stattgefunden hat Ist kein Fehler aufgetreten erhalten Sie eine entsprechende Meldung In diesem Fall wird die erzichh Schaltfl che Diskette Email o
54. leichzeitig werden die M glichkeiten der Benachrichtigung des Patienten Schreiben e Fax 0711 3333333 angezeigt Diese werden den Telefonat 071171234567 E Mail Stock t online d Stammdaten entnommen weswegen es sich empfichlt bei der Stammdateneingabe m glichst alle Einkaufsbetrag nachtragen 0 00 Kommunikationsm glichkeiten einzugeben und abzuspeichern Nach Anklicken einer der Auswahlm glichkeiten k nnen Sie die entsprechende Nachricht versenden Es versteht sich von selbst dass Telefonat nicht automatisch erfolgen kann Sie k nnen aber die entsprechende Nummer ablesen Bei Schreiben wird ein Brief ausgedruckt Fax und E Mail erfolgen in blicher Weise Zur Versendung muss die Schaltfl che Nachricht bet tigt werden 6 3 8 Abzuholende Kontaktlinsen Ist eine Benachrichtigung vorgenommen worden wird die Anpassung aus der Liste Bestellte Kontaktlinsen gel scht und in die Liste Abholung geschrieben Diese Liste k nnen Sie durch Anklicken von Abzuholende Kontaktlinsen ansehen Auf diese Art und Weise k nnen Sie sicherstellen dass bestellte Kontaktlinsen noch nach Monaten auf ihre Abholung warten Sie k nnen innerhalb dieses Programmteils nochmals Benachrichtigungen vornehmen oder den Anpassungsfall als abgewickelt markieren indem Sie den Eintrag aus der Liste l schen 6 4 Abrechnung Mit diesem Programmteil werden alle Rechnungsvorg nge die f r eine Sammelabrechnung ber das Abrechnungszentrum Dr G
55. liste den entsprechenden Eintrag anfahren Reinigungskosten und Kostenersatz m ssen von Ihnen kalkuliert und dann eingegeben werden 6 5 3 7 Buchungstexte Hier k nnen Sie die Texte eingeben die LensData dann bei Buchungen verwendet Die vorhandenen Vorschl ge k nnen Sie bernehmen oder ab ndern 6 5 3 8 Leseger t Sie k nnen mit LensData die Stammdaten der Patienten auf 2 verschiedene Weise eingeben manuell ber die Tastatur oder ber ein Kartenleseger t Das Kartenleseger t muss ber eine serielle Schnittstelle COM1 angeschlossen sein es muss au erdem den Anforderungen der KVB entsprechen 6 5 3 9 Kommunikation Die Bestellungen der Kontaktlinsen k nnen ber eine ISDN Leitung oder per Email gesendet werden Sie k nnen ausw hlen welchen Modus Ihr System bietet F r die ISDN Leitung sind keine weiteren Ma nahmen notwendig sofern ein entsprechender Zugang z b ber eine Fritz Karte konfiguriert ist Die Versendung mit Email erfordert einen Zugang zu einem Provider meist T Online Dieser muss eingerichtet und entsprechend Ihrem Provider Zugang konfiguriert sein Sollten Sie keinen Online Zugang haben m ssen Sie diesen bei einem Provider beantragen Pin Nummern und Anschlusskennungen werden Ihnen dann zugeteilt 6 5 3 10 Abrechnungszentrum Hier sind die Daten des Abrechnungszentrums abgelegt Ge ndert werden kann vom Anwender lediglich die Kundennummer 6 5 3 11 Reinigungsdaten Auf dieser Seite k nnen S
56. lit t gar nicht erkannt Aus diesem Grund ist h ufig eine intensive und lange Einarbeitungszeit oder Schulung erforderlich um ein Programm wirklich zu beherrschen LensData kann fast ausschlie lich mit der Maus bedient werden Einzelne Texteingaben m ssen allerdings ber die Tastatur erfolgen insbesondere bei der Pflege der Stammdaten und der Hilfsdateien Bevor wir ins Detail gehen wollen wir einige allgemeine Dinge ber Programme unter Windows erl utern Windows Programme arbeiten wie der Name sagt mit einzelnen Fenstern auch Formulare genannt Im Falle von LensData sind alle Fenster modal d h sie werden durch eine Aktion meist eine Maus Klick Mh Bj vucnuny EI EINSEITIGE LA ge ffnet und durch eine Ip Rechnungen ausdrucken m weitere Aktion meist wieder ein Mausklick geschlossen Das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Formularen ist nicht m glich Dies mag f r fortgeschrittene Anwender ein Nachteil sein f rdert aber f r weniger Ge bte die bersichtlichkeit Znn eahrashandaea Dachrnaarn Im Programmablauf werden so die einzelnen Programmteile jeweils in einem eigenen Fenster ausgehend vom Hauptmen aufgerufen und abgearbeitet Wird der Programmteil beendet wird das Fenster geschlossen und das Programm kehrt zum aufrufenden Programmteil zur ck Die einzelnen Fenster haben immer den gleichen Aufbau zuoberst findet man die Titelzeile mit einem kennzeichnenden Text Diese Titelzeile zeigt links ein
57. lten Sie hier unterschiedliche Betr ge verwenden wollen m ssen Sie mehrere Datens tze f r dieselbe Linse anlegen Schritt 6 Eingabe der mit dem Hersteller vereinbarten Betr ge f r den Einkauf mit oder ohne Tauschm glichkeit Die Schritte 3 und 6 entfallen dann wenn in der Datei f r die Linsenparameter die entsprechenden Daten eingetragen sind In diesem Fall ist die Klappliste VERF GBARE LINSEN nach Eingabe des Herstellers aktiviert und es kann die gew nschte Linse ausgesucht werden Mit diesem Schritt werden dann automatisch die Offizielle Bezeichnung und das K rzel des Herstellers sowie die vereinbarten Einkaufspreise eingetragen Die bersicht zeigt innerhalb des Datengitters alle Daten der Kontaktlinsen an Sie k nnen diese Daten innerhalb des Datengitters bearbeiten Dazu finden Sie einen Datennavigator an blicher Stelle Au erdem k nnen Sie ber den entsprechenden Schaltfl che die Kontaktlinsendaten ausdrucken Die vom Programm eingelesenen Festbetr ge beziehen sich immer auf eine Kontaktlinse WICHTIGER HINWEIS Der Arztabschlag wird vom Programm ausgerechnet und darf hier nicht abgezogen werden Mit Hilfe eines Assistenten zur Linseneingabe erleichtern Sie sich die Dateneingabe erheblich In der Folge werden einige Beispiele f r Kontaktlinsendaten gezeigt Firma LUN Lunelte Kontaktlinsen GmbH D FB Bereichnung Torsche weiche Kontaktlinse Di Rt mr FE Hummer 25 21 53 3 Offz Bezeichnung Lunelte toric s
58. m Alter jenseits des 18 Lebensjahrs muss eine Zuzahlung erfolgen Nach Anklicken errechnet LensData die Zuzahlung und generiert ein entsprechendes Rechnungsformular Voraussetzung f r die richtige Berechnung ist dass vorher eine Material Rechnung erstellt und in das Abrechnungsmodul bertragen wurde Der Betrag der Zuzahlung ist im Programmteil bersicht im untersten Datengitter unter dem Feld Zuzahlung erkennbar Sollte LensData ein Alter des Patienten ber 18 Jahren errechnen erfolgt eine Sicherheitsabfrage die Sie gegebenenfalls best tigen Nach Erstellung der Zuzahlung werden Sie gefragt ob die Rechnung sofort bezahlt wird Im blichen Fall der sofortigen Zahlung wird der Vorgang auch sofort in die Liste bezahlter Rechnungen geschrieben Im anderen Fall finden Sie einen Eintrag im Modul Buchung HINWEIS Details zur Abwicklung und Abrechnung von Anpassungen mit LensData finden Sie im Kapitel 9 7 Schritt Erstellen von Attesten Vertr gen und Kostenvoranschlag Auf dieser Registerkarte finden Sie alle m glichen Vertr ge oder Atteste die f r die Abwicklung einer Linsenanpassung erforderlich sind Material Vereinbarung Honorar Vereinbarung Attest Differenzbetrag Vereinbarung CallBack Informationsblatt F 0 Ruckgabe Schreiben e Die Material Vereinbarung sollten Sie bei jeder nicht kassenindizierten Anpassung mit dem Patient abschlie en Die Vereinbarung enth lt den vom BVA empfohlenen Text sowie Angaben zu Ind
59. ng der Krankenkassen innerhalb von LensData erfolgt ber die jeweilige IKNr Name BKK Post Ost VKNr 99402 IEN Strasse Burgenlandstr 44a z 33212396 PLZ rt 70469 Stuttgart PLZ Ort 6 5 2 Buchung Bezahlte Rechnungen Dieser Programmteil dient der Abbuchung bezahlter Rechnungen sowie der bersicht ber noch nicht oder schon bezahlte Rechnungen Nach ffnen des Fensters sehen Sie folgende bersicht KECcNINUNGEN UDEISIETT H a kk F e a C E wi Sortierung O Datum C Name Rechnungsnummer Buchen El Bezahlte Rechnungen Die Schaltfl che Buchung f hrt zum Programmteil Abbuchen die Schaltfl che Bezahlte Rechnungen zu einem Programmteil der der bersicht ber bezahlte Rechnungen dient Im zugeh rigen Datengitter sehen Sie die bisher nicht bezahlten Rechnungen Durch Doppelklick auf einen Datensatz im Datengitter k nnen Sie das Abbuchungsmodul f r diesen Datensatz aufrufen Wichtig Um das Auffinden von Datens tzen zu erleichtern k nnen die Daten nach Datum der Rechung nach Name des Patienten und nach Rechnungsnummer sortiert werden Bevor Sie diese M glichkeiten wahrnehmen k nnen m ssen Sie unter Administration System Einstellungen Dateimanagement durch Anklicken der Schaltfl che Indexerweiterung Buchungsdatei einen erweiterten Index erzeugen Erst dann k nnen die verschiedenen Sortiervorg nge erfolgen 6 5 2 1 Abbuchen Nach Aufruf des Abbuchungsmodul erscheint folgendes Fenster Kechnungen
60. ng zusammen erfolgen k nnen w hrend die Datenlieferung ber E Mail attraktiv aber unpraktisch ist da die Rezepte separat versandt werden m ssen In jedem Fall wird eine Datei erzeugt die s mtliche Daten die von der Abrechnungsstelle weiter ben tigt werden enth lt Diese Datei wird berdies in einem Archivverzeichnis abgelegt so dass sie jederzeit wieder einsehbar ist auch wenn die Diskette oder E Mail schon erstellt ist Voraussetzungen f r eine ordnungsgem e Erstellung sind a Diskette Legen Sie eine m glichst leere oder formatierte Diskette bereit und stecken Sie diese in das Diskettenlaufwerk wenn Sie dazu aufgefordert werden b E Mail Ein korrekt eingerichteter DF Zugang zu einem Provider ist die Voraussetzung f r eine ordnungsgem e Versendung der E Mail Im Zweifelsfall kontaktieren Sie Ihren Support Partner Nach Start der Abrechnung werden Sie aufgefordert die Belege bereit zu legen Anschlie end erwartet das Programm von Ihnen die Bereithaltung der Rezepte oder genehmigten Kostenvoranschl ge entsprechend der Sortierung der Datei nach IK Nummern der Kassen und Versicherten Status Legen Sie die Rezepte in den Drucker ein die laufende Nummer zur Kennzeichnung des Rezeptes wird aufgedruckt e Am Ende des Abrechnungsvorganges k nnen Sie sich von der Ordnungsm igkeit des Dateiinhalts berzeugen Dieser wird nach der Aufforderung eine Diskette einzulegen auf die Diskette geschrieben Wollen Sie eine Kopie
61. ngepa iii d Bisher verwendeter Text aktuellen Text ube nehmen Sie finden wie gewohnt den Datennavigator eine Schaltfl che zur Bearbeitung der Texte Texteditor sowie den Button f r die Hilfe als auch f r das Beenden des Programmteils Allgemein Die Texte sind ber eine bersichts Datei aufrufbar die eine Kurzbeschreibung und den Dateinamen des Textes anzeigt Im Datengitter sehen Sie eine bersicht ber die vorhandenen Texte sowie im darunter liegenden Textfenster den aktuellen Text Unter Bisher verwendeter Text sehen Sie den letzten Begr ndungstext den Sie bei der aktuellen Anpassung verwendet haben Sie k nnen diesen f r einen neuen Kostenvoranschlag jederzeit ndern indem Sie im Datengitter einen neuen Text durch zweimaliges Anklicken aussuchen und anschlie end auf die Schaltfl che Aktuellen Text bernehmen klicken Der Text wird dann in das Formular Kostenvoranschlag bernommen das Sie nach Beenden dieses Programmteils ausdrucken k nnen Die Begr ndungstexte k nnen 8 X 80 Zeichen lang sein d h Sie k nnen 8Zeilen mit jeweils 80 Zeichen beschreiben Die sollte auch f r ausf hrliche Begr ndungen ausreichend sein Sollten Sie noch weitergehende Begr ndungen vornehmen m ssen sollten Sie diese auf einem separaten Blatt mit einem Texteditor vornehmen Neueingabe Bearbeiten von Begr ndungstexten Durch Aufruf des Texteditors mit der entsprechenden Schaltfl che k nnen Sie die Texte bearbeit
62. r viele verschiedene Daten zusammengeholt und verarbeitet werden m ssen ist unter diesem Men punkt die Verarbeitung s mtlicher Hilfsdateien zusammengefasst 6 5 1 1 Festbetragsregelung Im Programmteil werden die Daten der Festbetragsregelung wie sie in den Heil und Hilfsmittelrichtlinien angegeben sind verwaltet Das Fenster enth lt die Eingabefelder f r die Festbetrags Gruppennummer den dazugeh renden DM Betrag und die entsprechende Bezeichnung f r die Kontaktlinse Au erdem finden Sie ein Feld f r den Dk Wert da die Krankenkassen einen Dk Wert von 60 als Grenzwert f r kasseng ngige Kontaktlinsen ansehen Mit dem blichen Datennavigator bewegen Sie sich durch die Datens tze Ein Button ruft ein Datengitter mit der bersicht ber alle eingegebenen Daten auf Schlie lich finden Sie den blichen Button f r Hilfe und Beenden des Programmteils Die bersicht zeigt innerhalb des Datengitters alle Daten der Festbetragsregelung an Sie k nnen diese Daten innerhalb des Datengitters bearbeiten Dazu finden Sie einen Datennavigator an blicher Stelle Au erdem k nnen Sie ber den entsprechenden Button die Festbetragsdaten ausdrucken 6 5 1 2 Kontaktlinsendaten Der Programmteil f r die Eingabe und Bearbeitung der Kontaktlinsendaten nimmt einen wichtigen Platz im Programm ein denn hier gestalten Sie wichtige Grundlagen f r die Eingabe und Bearbeitung der Anpassungsdaten und der Rechnungen und Formulare Sie sollten sich mit
63. rie freigegeben Sie k nnen ber den Kalender einen Tag aussuchen oder nach Anklicken der Historien Schaltfl che im Datengitter auf den gew nschten Tag klicken Es erscheinen dann lediglich die Abrechnungsdaten des jeweiligen Tages e Die Restaurierung der Daten erfolgt ber einen Doppelklick auf den gew nschten Datensatz im Datengitter Hierdurch werden die Daten in die Abrechnungsdatei zur ckgeschrieben und k nnen in der n chsten Abrechnung wieder ber cksichtigt werden 6 4 3 bersicht ber erstellte Abrechnungen Nach Aufruf des Moduls sehen Sie folgendes Men bal aj ejj t a C DL E Jm Datum Main Datei Gessmtbetrsa Ausaleich _ Erhalten JE 27 04 2003 Disk 31082436 504 1 574236 EUR Neben dem bekannten Datennavigator sehen Sie Schaltfl chen zum Ausdrucken der Liste zur Hilfestellung und zum Beenden des Programmteils Im zugeh rigen Datengitter sehen Sie das Datum der Rechnungserstellung das bertragungsmedium den Dateinamen sowie den Gesamtbetrag der Rechnungen Zur Vervollst ndigung des Ablaufs der Rechnungserstellungen sind Datenfelder f r die erstattete Summe und das zugeh rige Datum vorgesehen 6 5 Administration ber den Hauptmen punkt Administration gelangen Sie auf die zweite Men ebene wie schon oben dargestellt Die einzelnen Menuepunkte sind Journal Buchung Offene Posten Leistungs bersicht Hilfsdateien System und Hilfe 6 5 1 Hilfsdateien Da zu einer Kontaktlinsenanpassung seh
64. rina ee ea 41 09 Eeleren 41 ODE Re E 43 eko ES E EN 44 6 5 3 7 Arztabschlag Reinigungskosten und Kkostenersatz 44 63 3 7 B ch nsstetie arena be 44 BIS ES een a 44 6 3 3 9 e ee TEE 44 Dee 44 GIS IR ss een ee es ee ee 44 A EN Eeer 44 633 1 gt Abrechnungseruppe esse a Ee 45 OTA FeS Dea IE e r 45 EE 45 6 53 35 BEE TE ET E 46 6 3 6 Ollene Foste SE 47 7z Datensicher EE 48 EES KEE 49 9 bersicht ber die Abrechnung von Anpassungen mit LensData sunesessesesnssssesnennnennene 51 Anhang Daten bernahme Medistar Fidus 00000000000ssssuuuunnssssssssnnunnnnssssnssnnnunnnnsssssssssnnnnnnnse 52 10 Haufe gestellte D E 54 E A E A a E EE A E EEE E E PA A E E A E AA SS E E E A E 55 3 Einleitung Liebe Kolleginnen und Kollegen Mit LensData bekommen Sie ein modernes Verwaltungsprogramm einsetzbar ab Windows 95 in die Hand das der Stuttgarter Augenarzt Dr J Roger entwickelt hat Es ist im wesentlichen auf die Verwaltung Ihrer Kontaktlinsenpatienten und auf die Kommunikation mit der Service Line KL oder der von ihr beauftragten Abrechnungsgesellschaft zugeschnitten Es wird Ihnen deshalb auch zu einem Sonderpreis berlassen F r die Stammdatenverwaltung sind Schnittstellen zu Medistar und Fidus vorhanden Die einzelne Praxis muss nur noch die vom Programm erstellten Kostenvoranschl ge bei medizinisch indizierten Kontaktlinsen die nicht durch einen Festbetrag abgedeckt sind durch die Gesch ftsstellen
65. rkumgebung vom Desktop Suchen Sie den als Server gedachten Computer und verbinden diesen ber EXTRAS NETZLAUFWERK VERBINDEN mit der Arbeitsstation Dazu suchen Sie ein Laufwerk aus der Liste aus und bestimmen den entsprechenden Netzlaufwerk Ordner ber DURCHSUCHEN Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen wird mit einem Haken verschen Ist dies gelungen sehen Sie im Windows Explorer unter Arbeitsplatz neben dem Netzwerksymbol einen Eintrag der z b lauten k nnte C auf Server P Dies bedeutet dass Sie ber einen Netzlaufwerknamen P Ihren Computer mit dem Laufwerk C auf dem Server verbunden haben mit anderen Worten Sie k nnen das Laufwerk C auf dem Server von Ihrer Arbeitsstation ber P ansprechen als ob das Laufwerk auf Ihrem Computer liegen w rde Hiermit haben Sie die Voraussetzungen f r ein Netzwerk geschaffen Nun geht es darum die einzelnen Rechner ber das Netzwerk mit dem Server zu verbinden Gehen Sie dazu im Men auf den Punkt ADMINISTRATION SYSTEM SYSTEM DATEISYSTEM Sie sehen zwei Schaltfl chen und Angaben zu den Verzeichnispfaden B aten VWerzeichnis ausw hlen Anwendung E Friogramme4H5FO Datenverzeichnis E 4Programme4HSFON daten Honor arrerzeichnis E Friogramme HSFO4Hon Textrerzeichnis E ProgrammeiH5SFO Texter Hilfeverzeichnis EFrogramme 4HSFO4Hilker Hilfe zur Netzwerkinst all tion Nach Bet tigen der Schaltfl che Datenverzeichnis ausw hlen ffnet sich ein Verzeichnis Brow
66. ser wie Sie ihn vom Explorer her kennen ga rn eue yie k c auf zuhause Zuhause zi H g Systemsteuerung G Gemeinsame Dokumente ID Dateien von J rg a Netzwerkumgebupng Papierkorb Sie finden hier wieder das vorher verbundene Netzlaufwerk in unserem Fall C auf zuhause ZUHAUSE GA Klicken Sie auf den Netzlaufwerkeintrag es ffnet sich der Verzeichnisbaum auf dem von Ihnen als Server definierten Computer Suchen Sie nun bitte das Verzeichnis innerhalb des LensData Verzeichnisses mit der Bezeichnung DATEN Nach Anklicken der Schaltfl che OK schlie t das Fenster und Sie finden Eintr ge die z b so lauten k nnten Anwendung C programme WLSERVLADS Daten Z programme HSFO Sollten die Eintr ge nicht dieser Struktur entsprechen k nnen Sie das Vorgehen wiederholen Datenbank automatisch suchen Datenvrerzeichns Zhbrooammeh HEI Archiv ZAProgrammeiHSFDNA cchirt Anwendung EXFrogsammerwWlSerr ox Honorarrerzeichnis E AP ogrammerwWL5erLADS4Honk Textrerzeichnis ZXFPriogrammeiHSFO4 Texter Hilfeverzeichnis CAirogorammekwWt Serl APSA HIEes Nach richtigem Einstellen der Verzeichnispfade muss das Programm neu gestartet werden um die ge nderten Einstellungen zu aktivieren Wiederholen Sie dieses Vorgehen auf allen Rechnern Ihres Netzwerkes Wenn nicht alle Pfade f r das Netzwerkdatenverzeichnis identisch eingestellt sind werden Sie Datenverluste hinnehmen m ssen Erst wenn wirklich alle R
67. ste 10 Tastatur 10 16 43 Texteingaben 10 Textverarbeitung 44 Titelzeile 10 bersicht 11 14 32 33 45 47 50 Umlaute 16 Versuchsperiode 53 Vorbemerkungen 1 Windows XP 54 Windows 5 10
68. sten ob wWirkene ben Bed rfnissen entgegen kommt Die Benutzung won Em Bestellformular f r de Registnenang konnen He sich ausdrucken lassen hader Sie auf die Schaltl che Foot klicken Sehlekem Sie das Formular umgehend ar inlen GE eig Fran Earth Auguet l mmlerieg Tene THA l ennhera Benutzer Initialen Registrier 5 chlussel Formular 3 Registrieren I b__ weiter Hotline per Fax 0711 52087777 oder 07152 355231 oder Sie versenden eine Nachricht direkt ber die Schaltfl che rechts per Fax direkt oder per E Mail In diesem Programmteil finden Sie e Den Softwarevertrag e Das Registrierungsformular e Ein R ckmeldungsformular e Eingabefelder f r den Registrierungsvorgang e Angaben zur Hotline Den Softwarevertrag sollten Sie gr ndlich durchlesen da Sie mit der Registrierung diesen Vertrag anerkennen Das Registrierungsformular sollten Sie vollst ndig ausf llen da Ihre Angaben von uns in die aus Sicherheitsgr nden gesperrte Datei mit Ihren Praxisdaten eingetragen werden Wichtig sind f r die Registrierung Ihre Initialen die aus nicht mehr als 8 Zeichen bestehen sollten F r die Registrierung m ssen Sie diese Zahlen in das obere Eingabefeld und einen von uns mitgeteilten Schl ssel in das untere Feld eingeben Das Formular Bericht dient zur Meldung von M ngeln oder Verbesserungsvorschl gen von Ihnen an uns mm JS Iji Gs f l l d gg IK de A pmp para p pe ara a n RR
69. tandard Uff kurze Toric Sta Frogramm Kurzel Lroo Interne Bezeichnung Lunelte tor Standard Diff Betrag Dk Kalkulation 250 00 DM Festbetrag 180 00 DM Differenzbetrag 70 00 DM Erstanpassung 180 00 DM Einkauf et 110 00 DM Ersatz 72 00DM Einkauf mT 000DM Firma Lun Lunete Kontaktlinsen GmbH D FB Bezeichnung Rotationsspmmetrische sph rische weiche Kontaktlinse FE Nummer E gt 1 530 Dfhz Bezeichnung Lunelte Standard Dfhz_Kurzel Standard F ogramm Kurzel Lunoo Interne Bezeichnung Onkel Otto Dk Kalkulation 32 00 DM Festbetrag 115 00 DM Differenzbetrag 23 00 DM E ztanpassung 115 00 DM Einkauf of 49 00 DM Ersatz 46 00DM Einkauf m T 2 000M Firma LUN funele Kontaktlinsen GmbH Ge FB Bezeichnung Torsche weiche Kontaktlinse Einzelanfertigung FE Nummer 25 21 534 Dfhz Bezeichnung Lunelle toric i Dfhz_Kurzel Toric vi F ogramm Kurzel SRX Interne Bezeichnung It Sonderanfertigung DK Kalkulation 262 50 DM Festbetrag 000m Differenzbetrag 262 50 DM Erstanpassung 000m Einkauf ot 180 00 DM Ersatz om DM Einkauf m T 000DM 6 5 1 3 Berufsgenossenschaften Mit diesem Programmteil werden die vom Programm verwendeten Daten der Berufsgenossenschaften verwaltet In der Schaltfl cheleiste finden Sie wie gewohnt den Datennavigator eine Schaltfl che zum Aufrufen der Daten bersicht den Hilfe und Ende Schaltfl che Die einzelnen Eingabefelder erkl ren s
70. terzogen werden sollen Welche Linsen wollen Sie reinigen lassen 7 Beglentschreiben Rechnung Nach Anklicken der Schalfl chen Begleitschreiben und Rechnung werden automatisch die entsprechenden Formulare versehen mit den aktuellen Daten ausgedruckt 6 3 4 Ersatzlieferung Bei Ersatzlieferung innerhalb der gesetzten Frist unterst tzt Sie LensData ebenfalls bei der raschen Verarbeitung der Daten Nach Anklicken der Schaltfl che erscheint ein Register mit der Darstellung der Daten des aktuellen Datensatzes prim re Anpassung Hummer 13 rechts FOCHK vom 15 03 00 links FOCR M iellen Ge die binzennarameter helazezen dann klirken G r hier Sie haben nun 2 M glichkeiten gt Die vorhandenen Kontaktlinsenparameter sind zu bernehmen Dies geschieht indem Sie die kleine Checkbox anklicken und anschlie end ausw hlen ob die Ersatzlieferung nur eine oder beide Kontaktlinsen umfassen soll Die Bet tigung der Schaltfl che Weiter f hrt Sie sodann zu der Registerkarte Kontaktlinsendaten Wollen Sie die Linsenparameiter belassen dann klicken Sie hier gt i Schritt 6 siehe Seite In der weiteren Abfolge Ersatzlieferung machen Sie alle Schritte wie bei einer Wollen Sie neue Parameter eingeben dann klicken Sie auf weiter lt Nenanpassung gt Es sollen neue Kontaktlinsenparameter eingegeben werden In diesem Fall klicken Sie sofort auf die Schaltfl che Werter Das Programm f hrt Sie dann zur Registerkarte Kont
71. tion 31 Advantage Database Server 5 Anpassung 20 23 Anpassungsdatei 51 Anrede 16 Anzeigefl chen 10 Arzt 14 Arztabschlag 43 Attest 24 Auswahlliste 12 19 20 43 Begleitschreiben 29 Berufsgenossenschaften 34 Bestellte Linsen 27 Bestellung 21 Betriebssystem 5 10 44 Bildschirmdarstellung 54 Buchungstexte 43 CallBack 24 Checkbox 12 Cursor 10 11 Datenbank 5 Dateneingabefeld 10 Datengitter 10 11 14 15 32 45 46 Daten Import 16 Datenleseger t 16 Datennavigator 11 32 33 34 37 45 Datensatz 11 32 Datensicherung 14 47 Daten bernahme 52 Deinstallation 5 Delphi 6 5 Differenzbetrag 33 51 Differenzbetrag Vereinbarung 24 Diskette 29 Editierfeld 12 21 Eingabefelder 11 32 34 37 49 Email 21 43 Emai Komponenten 5 Entwicklungsumgebung 5 Ersatzabgabe 44 Ersatzlieferung 20 21 Fax 21 Faxkomponenten 5 Faxnummer 35 Fehlermeldung 21 Fenster 10 23 32 Festbetrag 51 53 Festbetr ge 44 Festbetragsdatei 50 Festbetragsdaten 32 Festbetrags Gruppennummer 32 Festbetragsregelung 31 32 44 Fidus 52 Formular 1 23 46 49 Funktionsleisten 10 11 15 45 Hardware 5 Hauptmen 10 13 Hauptmenue 13 Hersteller 21 32 33 Herstellerdaten 34 Hilfe 12 32 34 37 Hilfsdateien 10 31 Hint 11 Hints 11 Hinweise 10 11 History Datei 31 History Datei 30 HotKeys 11 Icon 10 11 Icon Schaltfl chen 11 IKNr 51 53 Indikation 20 35 Indikationen 35 Initialen 49 Installation 5 53 InstallShield
72. tkennung abfragen Bei einer Neueingabe von Anpassungsdaten werden Sie nach dem Anpasser gefragt e Daten zur ckschreiben ist derzeit nicht m glich da die Voraussetzungen bei den Anbietern von Praxissoftware fehlten e Abrechnung per Diskette oder e mail Stellen Sie die Art Ihrer Abrechnung mit dem Abrechnungszentrum ein Voreinstellung Diskette e Textzeile auf Rechnungen Sie k nnen die vorgeschlagene Textzeile Linsenanpassung am belassen einen neuen Text eingeben oder ganz auf Text verzichten e Mehrwertsteuer kann auf den Rechnungen und Formularen ausgedruckt werden e Zuerst ansehen Sie k nnen eine sog Preview Einstellung aktivieren so dass Sie Ihre Rechnungen oder Formulare vor dem Ausdrucken ansehen k nnen e Sie k nne n den Ausdruck des Auges auf den Formularen ausschalten e Arztabschlag Sie k nnen den Ausgleich des Arztabschlags auf den Differenzbetrags Rechnungen aktivieren e Sie k nnen Detailangaben auf den Rechnungen und Formularen ausdrucken e Anpasser Die Unterschrift unter die Formulare kann zwischen Anpasser und Institut umgeschaltet werden 6 5 3 5 Mitarbeiter Hier k nnen Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter eingeben Dies ist erforderlich f r die Dokumentation aller Vorg nge bei Anpassungen Lagerlinsen und Anpass Linsen 6 5 3 7 Arztabschlag Reinigungskosten und Kostenersatz Bei der Festlegung des Arztabschlages greifen Sie auf die Datei der Festbetr ge zu Sie m ssen ber die Auswahl
73. ung Zum Abschluss der Abrechnung erfolgt Eintrag in die Historien Datei bertragen der Daten in das Archiv Leeren der aktuellen Abrechnungsdatei Rechnung abschliessen WICHTIG Setzen Sie die Archivierung erst in Gang wenn Sie die ordnungsgem e Erstellung aller Daten und aller Formulare bzw Disketten oder E Mails berpr ft haben bzw wenn Sie von Ihrem Abrechnunoszentrum die Richtigkeit der Datenlieferung best tigt bekommen haben 6 4 2 Rechnungsarchiv Restaurierung von Daten Nach Anklicken der Schaltfl che f r den Programmteil Datenrestaurieren erscheint folgendes Men Rechnungsarchi D atum IENA Kas Status LN FatHr Anpk YerordDatum WersichHr Hkuerzel LKEuerzel BN D Nach Aufruf des Programmteiles sehen Sie im Datengitter die archivierten Daten Ihrer letzten Abrechnungen sortiert nach dem Datum der Rechnungserstellung Die brigen Daten entsprechen der Datenstruktur der Abrechnungsdatei Neben dem bekannten Datennavigator und den Schaltfl chen f r Hilfe und Beenden des Programmteils sehen Sie mehrere Schaltfl chen die hier erkl rt werden sollen e Alle Tage durch Anklicken der Schaltfl chen k nnen Sie von der Gesamtansicht der Daten auf einzelne Abrechnungstage umschalten Um Ihnen das Auffinden der Rechnungen zu erleichtern kann das Abrechnungsdatum im Feld Erstellungstag eingegeben werden e Nach Aktivierung des Tagesprofils werden der Kalender Erstellungstag und die Schaltfl che Histo
74. zur Datenbank wie es in der Installations Information im Installationsmenue beschrieben ist LensData CD Wo finde ich Anweisungen zur Installation von LensData Stecken Sie Ihre LensData CD ins CD Rom Laufwerk Nach einiger Zeit erscheint das Installationsmenue Klicken Sie auf die Schaltfl che Information Sie erhalten wenn Sie einen Internet Browser installiert haben die aktuellen Anweisungen zur Installation von LensData Sollten Sie nicht ber einen Browser verf gen k nnen Sie mit WinWord die Datei WLINst doc auf der CD auslesen Sollten diese beiden Wege nicht verf gbar sein wenden Sie sich bitte an die Hotline Medistar Wie starte ich die Stammdaten bernahme Die bernahme der Stammdaten erfolgt ber den DDE Server von Medistar ber den auch die Datenverarbeitung mit WinWord erfolgt Geben Sie ein TV in die Kommandozeile Starten Sie LensData oder holen es in den Vordergrund Gehen Sie in das Stammdaten Modul Klicken Sie auf die Schaltfl che Import es erscheint ein Fenster mit den Stammdaten des im Medistar Task aktuellen Patienten Medistar Die IKNr der Kasse fehlt ber den DDE Server von Medistar erhalten Sie die Stammdaten allerdings ohne die IKNr der Krankenkasse LensData arbeitet jedoch in den meisten Abschnitten mit dieser Gr e Sie sollten unbedingt nach der Daten bernahme ber die Suchfunktion die richtige IKNr der Kasse finden und eintragen da sonst bei sp teren Handhabungen Fehler auftreten

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