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MRS Communications

1. Abbrechen bernehmen Hilfe Folgende Einstellungen sind ber diese Registerkarte zug nglich Dialogfunktion Beschreibung Mein Telefon In dieser Zeile wird Ihre Telefonnummer angezeigt falls Sie an Ihrem Arbeitsplatz ber ein Telefon verf gen und die Telefoniefunktionen eingerichtet sind Lokales Telefon Wenn Sie sich vor bergehend an einem anderen Arbeitsplatz aufhal ten und dort ber Communications am Kommunikationsserver ange meldet sind k nnen Sie Ihre eingehenden Sprach Nachrichten an das dortige Telefon umleiten Geben Sie dazu hier die entsprechen de Rufnummer dieses Telefon Anschlusses ein Tabelle 5 44 Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 273 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Sprachnachricht wie dergeben ber ber dieses Kombinationsfeld k nnen Sie festlegen wie Sprach nachrichten Voicemails wiedergegeben werden sollen e Computer Lautsprecher Die Sprachnachricht wird bei dieser Einstellung ber die Sound karte des Computers wiedergegeben Mein Telefon In diesem Fall erfolgt die Ausgabe der Sprachnachricht ber Ihr Telefon Sprachnachrichten Format Dieses Kombinationsfeld dient zur Anpassung der Kodierung f r ISDN Sprachnachrichten F r den europ ischen Raum wird A Law f r die USA haupts chlich u Law verwendet berwache meinen Mit Hilfe dieses Kontrollk st
2. Druckt den Inhalt des markierten Dokuments aus ffnet das Dokument in einem separaten Nachrichtendialog Die jetzt m glichen Bearbeitungsfunktionen sind identisch mit de nen die auch f r ge ffnete Dokumente aus dem Posteingang beziehungsweise Postausgang zur Verf gung stehen L scht das selektierte Dokument indem es in das Verzeichnis Gel schte Post verschoben wird Speichern unter ffnet einen Dateiauswahldialog Speichern unter ber den das Dokument an einem beliebigen Ort lokal gespeichert werden kann Je nach Nachrichtentyp sind dabei verschiedene Dateifor mate m glich Alle Anlagen ffnet einen Dateiauswahldialog Ordner suchen in dem Sie speichern das Verzeichnis definieren in das Sie die Anlagen speichern m chten Tabelle 5 29 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r den Posteingang e Vorschau eines Dokuments aus dem Postausgangs und Schriftverkehrsfenster A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 229 Funktionsreferenz Das Ansicht Men F r die Journaleintr ge aus dem Postausgang und dem Schriftverkehrsfenster stehen Ih nen bis auf die Funktion Alle Anlagen speichern alle zuvor beschriebenen Bearbeitungs m glichkeiten zur Verf gung Vorschau eines Benutzeintrages oder Kontaktes aus dem Fenster Adressliste oder Explorerliste Beim Markieren eines Benutzeintrages oder eines Kontaktes wird im Vorschaufenster die Datenmaske mit den Definitionsfel
3. e Neue Rich Text Nachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht auf Seite 5 163 e Neue Sprachnachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 4 Neue Sprachnach richt auf Seite 5 171 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 145 Funktionsreferenz Das Datei Men e Neue SMS Nachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 6 Neue SMS Nachricht auf Seite 5 175 e Neuer Kontakt genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 7 Neuer Kontakt auf Seite 5 176 e Neuer pers nlicher Kontakt genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 8 Neuer pers nli cher Kontakt auf Seite 5 179 e Neuer Benutzer genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 9 Neuer Benutzer auf Seite 5 180 e Neuer Agent genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 10 Neuer Agent auf Seite 5 180 5 1 1 1 Neue Textnachricht Diese Versendeoption ist zu w hlen wenn Sie eine einfache Textnachricht also eine ohne spe zielle Formatierungsanweisungen zum Beispiel E Mail Fax oder SMS Nachricht versenden m chten Nach dieser Auswahl wird der Dialog Neue Nachricht ge ffnet LE Neue Nachricht Iofs Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe JE LER Adresse Senden Suchen Betreff a Neben der Eingabe der Adresse des Betreffs und der eigentlichen Nachricht sind die im Fol genden beschriebenen Aktionen ber die Men leiste beziehungsweise die Sym
4. Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht 5 158 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men ber dieses Men k nnen Sie gezielt nach einer Empf ngeradresse die bereits in der Datenbank gespeichert ist suchen Nach dem Ausl sen dieser Funktion wird der Dialog Kontakt suchen ge ffnet Sie ge Suchen langen alternativ in dieses Fenster wenn Sie die Schaltfl che Suchen Suche Adresse die sich links neben dem Adresseingabefeld befindet anklicken Kontakt suchen Ea kontakt Doe o Suchen nach Voller Name Ri Jetzt suchen Enthaltener Text Te Testkontakt MAILBOX Heuer Kontakt Kontakteigenschaften L schen OK Abbrechen Im Kombinationsfeld Suchen nach wird das Benutzerdatenbankfeld angegeben das zur Suche herangezogen werden soll Anmerkung 1 Alle auf dem MRS Server definierten Benutzerdaten bankfelder k nnen hier aus dem Pull Down Men heraus zur Auswahl referenziert werden Das obige Bild zeigt zum Beispiel die Suche nach einem Namensein trag Voller Name In das Texteingabefeld Enthaltener Text wird die Buchstabenkombination eingegeben nach der gesucht werden soll Das kann ein kompletter Name oder auch Teile davon sein Anmerkung 2 Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche abgeschlossen sein Bei der Suche in anderen Datenbankfeldern die eine
5. Das Ausl sen dieser Funktion leitet einen sofortigen telefonischen R ckruf an den Absender dieser Nachricht aus Diese Aktion kann nur initiiert werden wenn die Telefoniefunktionen vom System unterst tzt werden und wenn die Telefonnummer dieses Teilnehmers in der Daten bank abgelegt ist Der Aufruf von Anrufen an ffnet eine Liste ber die Sie ausw hlen BE k nnen welchen Anschluss des Teilnehmers Sie anrufen m chten Um Ba en diese Funktion nutzen zu k nnen muss die Telefoniefunktion eingerich Anrufen an tet sein Zudem m ssen die entsprechenden Datenbankeintr ge f r die sen Benutzer existieren Tabelle 5 17 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang A007038 20 September 2005 5 200 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Absender Diese Funktion ffnet die Datenbankmaske mit den bekannten Absen beschreiben derangaben zu der markierten Nachricht Wenn Sie ber die entspre chenden Berechtigungen verf gen k nnen Sie hier Daten ndern bezie hungsweise erg nzen Durch diese Funktion l sst sich ein kompletter Journalausdruck also eine Liste mit allen eingegangenen Nachrichten erstellen Journal drucken Symbolleiste Blendet die Werkzeugleiste im Fenster Posteingang ausjein Tabelle 5 17 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang Eingegangene Nachrichten bearbeiten Der Inhalt einer eingegangener Nachrichten wird bei eingerichtetem Vorsc
6. Durch Markieren eines Zeitprofileintrages aus der Liste k nnen mit Hilfe die ser Schaltfl che die Arbeitsstatus neu definiert werden Wie dies im einzel nen vor sich geht wird im Folgenden erl utert Die Funktionen dieses Men s sind auch ber das Kontextmen zu erreichen Rechtsklick auf die grafische Tagesprofildarstellung Tabelle 5 51 Bearbeitungsfunktionen f r die Tagesprofile Gehen Sie folgenderma en vor um ein Zeitprofil zu erstellen 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Zeitprofile hinzuf gen Ein neuer Eintrag wird in die Liste der Zeitprofile erzeugt 2 Benennen Sie dieses Zeitprofil mit einem Namen zum Beispiel Standard Arbeitstag Be reitschaft etc 3 Markieren Sie den im unteren Fensterbereich dargestellten Zeitbereich Dadurch wird zur Kenntlichmachung des zu bearbeitenden Bereichs eine punktierte Linie um diesen Be reich eingeblendet ber die Schaltfl che Aktionen beziehungsweise das Kontextmen k nnen Sie ber die Funktion Standard vorgeben welchen Arbeitsstatus Sie f r den 24 Stundenbereich vorgeben m chten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 291 Funktionsreferenz Die Presence Funktion 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che Aktionen um den Zeitbereich zu bearbeiten ber dieses Men k nnen neue Zeitbereiche eingef gt oder die Zust nde ge ndert wer den Folgende Funktionen werden Ihnen im Aktionen Men angeboten reichs beliebi
7. MRS Communications Benutzerhandbuch CYCOS Inhalt Inhalt TaDellen 2 722 22 24 222022 ei ee 0 7 1 EIDIEHUNG zu ee een 1 11 1 1 Allgemelines 423 sa422 28 tin inte 1 11 1 2 FUNKLIONSUBERSIENL 2 rie 2 8222 8 Be ie a nEri 1 12 1 3 Uber dieses Handbuch sa zu 2 ae sen ae 1 14 1 4 Hardware und Systemvoraussetzungen 2 222222 ee nennen nern 1 15 A ANA aa ee ae a ee Eee 1 15 142 Belriebssysieme 202s 22 28 342 BE al ri 1 15 1 4 3 System Voraussetzungen 2 2222 eeneeneeneeenn en een nen 1 16 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch 2 2 2 uoeeeeenennen nennen 1 16 1 6 Aufbau des Hanab ches u 422 54ess2u22 2234 Je 2 Fee 1 la 1 16 1 7 Weitere Dokumentationen zum MRS Server 22 222 enseneeneeneen nn 1 17 1 7 1 Hinweise f r Service Techniker und Support anaana naaa aaa 1 18 1 8 Datenschutz und Datensicherheit 2 222 non een 1 18 2 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg z2u uunnennnnnn nn nun 2 21 2 1 5Allgemelnesz ze aaae ariran reicher 2 21 2 2 Starten beenden des Programms 222 aaaea 2 22 2 3 Einf hrung in die Bedienoberfl che 2 22 2uuneneenene ernennen 2 24 2 3 1 Der Menubereich u 2u2u 24 24000 are i a a 2 24 2 3 2 Der Ansichtsbereich 3 24uu n28 0 20 tar aan 2 28 2 3 3 DIE Stallszele u a 2er ee a ee ee ee EN Berne nee 2 28 2 4 Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS nananana anaana 2 2
8. Ohne Vergr erung also im Grundzustand umfasst der dargestellte Bereich 24 Stunden Die Bereichsabstufung betr gt hier 30 Minuten Inder ersten Vergr erungsstufe wird der dargestellte Bereich auf 12 Stunden gedehnt Bereichsabstufung 15 Minuten Im n chsten Schritt auf sechs Stunden Bereichsabstufung f nf Minuten dann auf drei Stunden mit einer Einstellgenauigkeit von einer Minute und im letzten auf eine Stunde Bereichsabstufung ebenfalls eine Minu te Mit Hilfe des Scrollbalkens sind dann die Bereiche zug nglich die momentan nicht im Fenster dargestellt werden Verkleinern Diese Funktion macht eine zuvor vorgenommene Vergr erung Bild nach unten schrittweise wieder R ckg ngig Taste Tabelle 5 52 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen 5 F gen Sie ber Neu mit der Wahl des gew nschten Zustands zum Beispiel Im B ro Pause etc einen neuen Zeitbereich in den markierten Bereich ein Der neue Zeitbereich berlappt den zuvor markierten 6 Fahren Sie mit Hilfe des Scrollbalkens an das Ende des neuen Zeitbereichs Verschieben Sie jetzt die u erste rechte Markierungsbegrenzung dieses Bereichs mit der Maus so weit bis der Bereich die gew nschte Zeitspanne umfasst Vergr ern Sie zur Feineinstellung gegebenfalls den Darstellungsma stab 7 Verschieben Sie den Zeitbereich auf die gew nschte Anfangszeit 8 Wiederholen Sie zur Einrichtung weiterer Zeitbereiche die Vorg ng
9. Spaltenbreite anpassen auf Seite 5 187 Tabelle 5 33 _ Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen A007038 20 September 2005 5 242 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Dialogfunktion Beschreibung ber dieses Kombinationsfeld kann aus dem Schriftenfundus des Rechners auf dem Communications installiert ist eine beliebige Schriftart f r die Journaleintr ge gew hlt werden Dieses Kombinationsfeld erlaubt es die Schriftgr e f r die Darstellung im Journal zwischen 7 pt und 14 pt einzustellen Vorschau ungele lst diese Option gesetzt werden zus tzlich die ersten drei Zeilen des sener Nachrichten Nachrichtentextes von den ungelesenen Nachrichten eingeblendet Vorschau gelese lst diese Option gesetzt werden zus tzlich die ersten drei Zeilen des ner Nachrichten Nachrichtentextes von den gelesenen Nachrichten eingeblendet Betreff Informa Ist diese Option gesetzt wird zus tzlich der Betreff der Nachrichten als tionen in zweiter zweite Zeile eingeblendet Zeile anzeigen Tabelle 5 33 _ Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen Das Bet tigen der Schaltfl che OK schlie t das Einstellungs Fenster mit bernahme der neu en Werte f r das gerade aktive Journalfenster Das hei t die Einstellungen werden sofort wirk sam Abbrechen schlie t dieses Fenster ohne eine eventuell vorgenommene nderung zu ber cksichtigen ber di
10. dialog angezeigte Fax Dokument sich erst in einem Ansichtmodus Viewer befindet In diesem Modus l sst sich das Fax zum Betrachten drehen vergr ern und bei einem mehrseitigen Dokument auch durchbl ttern Erst mit dem Bet tigen von Antworten oder Weiterleiten wird in beiden F llen der Bearbeitungsmodus aktiviert Fax Funktionen im Ansichtsmodus L Testfax Of x Datei Bearbeiten Ansicht WER Aktionen Hilfe 2 v Gitterlinien Antworten Weiterleiten Optimale Breite Ganze Seite anpassen Nicht anpassen fl ANIER RESES s 3 ll 2 Objekt zeichnen BL 2 aA B Gop di Dbiekteigenschaften KT 1I g 4 Abs DYCOS AG Seite 1 1 bjektposition A Erste Farseite vorherige Farseite l chste F rseite eizte Fanseite Vergr ern Verkleinerm Nach Rechts drehen Umdrehen Nach Links drehen Neue Faxseite einf gen Aktuelle Faxseite entfernen BEE Tr 7 erg y e 5 ps an Das Men Fax bietet im Ansichtsmodus folgende Funktionen an von denen die wichtigs ten auch ber die Werkzeugleiste abgerufen werden k nnen Die Einrichtung der Werk zeugleiste im Nachrichtendialog erfolgt ber den Men punkt Ansicht gt Symbolleiste ffnet das Fax Dokument in einem Bearbeitungsfenster in Antworten dem ein Editieren der Fax Nachricht m glich ist Dabei ist un ter Adresse schon der Absender eingetragen wenn seine Antworten Rufnumme
11. keiten Im Einzelnen sind gegebenenfalls folgende Befehle ausf hrbar R ckg ngig Nimmt die unmittelbar davor gemachte Eingabe zur ck Das hei t die Strg Z R cknahmetiefe betr gt einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der Zur cknahme mit R ckg ngig wieder her Strg Y Ausschneiden Schneidet zuvor markierte Passagen aus und kopiert sie in die Zwischen Strg X ablage Kopieren Kopiert zuvor markierte Passagen in die Zwischenablage Strg C Einf gen F gt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition in Strg V das Dokument ein L schen L scht zuvor markierte Elemente beispielsweise Journaleintr ge oder Entf Textpassagen Alles markieren Markiert alle Elemente des gerade aktiven Fensters zum Beispiel um da Strg A nach alle Journaleintr ge auf einmal zu l schen oder den kompletten Text einer Nachricht zu kopieren Suchen Suchen nach einem bestimmten Begriff der im Text vorkommt Strg F Erneut suchen Setzt die Suche mit dem aktuellen Suchbegriff fort F3 Ersetzen Suchen und Ersetzen eines Begriffs Strg H Tabelle 5 13 Die Funktionen des Men s Bearbeiten im Nachrichtendialog 5 3 Das Ansicht Men ber das Men Ansicht werden die Schritte ausgef hrt die zur Gestaltung und Verwaltung eines Communications Layouts notwendig sind A007038 20 September 2005 5 182 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch
12. 5 180 Maximale Anzahl Kampagnen 4 105 Maximale Anzahl Nachrichten 4 105 Pause zwischen Anrufen 4 104 Position f r Anrufe 4 105 Position f r Kampagnen 4 105 Position f r Nachrichten 4 105 Telefonapparat 4 104 Agentenkennung 4 104 Allgemeine Einstellungen 5 273 Allgemeine Einstellungen vornehmen 3 75 Alternative Adressierungsarten 5 162 Anlage anf gen 5 155 Anmelden 5 245 Anrufer ID Routing 4 137 Anrufverzeichnis im Funktionen Men 5 244 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter Ansage Begr ung 5 277 Neue Nachricht 5 277 Telefonanruf 5 277 Ansichtsbereich 2 28 Arbeitsplatz im Explorerverzeichnis 5 233 Autoerg nzungs Funktion 5 161 Autoerg nzungsfunktion 5 267 B Bearbeiten 5 155 Bearbeitungsmodus Faxeditor 5 205 Beenden und Abmelden 5 181 Benachrichtigungs Ansage 2 37 Benachrichtigungsart einstellen 3 78 Benachrichtigungsfenster kein Betreff 5 278 neue Nachricht 5 277 Telefonanruf 5 278 Benutzeintrag 5 230 Benutzer 4 88 5 180 Benutzer im Funktionen Men 5 244 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeich nissen ablegen A 295 Benutzergruppe 4 97 Benutzergruppen Definition 4 106 Privilegienzuweisung 4 107 Benutzerkennung Allgemein 4 89 Benutzername 4 89 Benutzerprofil Anzeige in der Titelleiste 2 25 Kontoverwaltung 5 269 Benutzer Schnittstelle X 300 Benutzerzuordnung zu anderen Gruppen 4 102 Betreff 5 163 Brief Symbol 2 37 Z 311 Stichw rter
13. Attachment an die Nachricht an Mit Anlagen sind hier D Dateien gemeint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatier te Inhalte enthalten Wird dieser Men punkt gew hlt ffnet sich ein Datei Anlage anf auswahlmen ber das die entsprechende Datei selektiert wird Diese gen Datei wird dann als Symbol in dem kleineren Fensterbereich unter dem Texteingabefeld angezeigt Textformat Hier ber k nnen Sie einfach in ein anderes Textformat wechseln Zur Aus wahl stehen Einfaches Textformat das Rich Text Format und das HTML Format das durch die Auswahl des Men punktes Neue HTML Nachricht schon automatisch gew hlt wurde Tabelle 5 9 Die Bearbeitungsfunktionen f r HTML Nachrichten im Men Text Fax Nachricht versenden Um eine Fax Nachricht zu senden k nnen Sie eine der Versandarten Neue Textnachricht Neue Rich Text Nachricht oder Neue HTML Nachricht w hlen Geben Sie dort wie blich Ih ren Nachrichten Text ein und formatieren Sie ihn gegebenenfalls nur m glich falls Sie Neue Rich Text Nachricht oder Neue HTML Nachricht gew hlt haben Optional k nnen Sie ber die Versendeoptionen ein Fax Briefpapier ausw hlen und einen Fax Zusatz Text eingeben wenn Ihr Administrator das im System eingerichtet hat Der Versand als Fax Nachricht wird ausschlie lich ber die Adressierung bestimmt Beispiele Hans Muster FAXG3 oder 1234567 FAXG3 A007038 20 September 2005 5 170 MRS v6 0 Communications
14. Automatisch Manuell Einstellung des Aktualisierungsmodus Automatisch oder Manuell Bei der Auswahl Manuell kann man die Aktualisierung der Quellda tei ausl sen indem man die Schaltfl che Jetzt aktualisieren bet tigt Ist die Einstellung auf Automatisch gesetzt wird jede nde rung sofort nach dem Beenden des Bearbeitungsvorgangs in der Quelldatei gespeichert Quelle ffnen ffnet die Quelldatei zur Bearbeitung mit dem Origi nalprogramm Quelle ndern ffnet das Quellverzeichnis zur Auswahl einer an deren Quelldatei Entfernen Trennt die Verkn pfung vom Objekt zur Quelldatei Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 5 152 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Objekteigen ffnet das Eigenschaften Fenster ber dieses Fenster das in Kartei schaften kastenform gestaltet ist k nnen Sie sich zum einen allgemeine Informa Alt Enter tionen zum OLE Objekt anzeigen lassen zum anderen ist es von hier aus m glich ber die Auswahl der entsprechenden Karteikarte die An sicht und Verkn pfungsoptionen neu festzulegen Yerknupfte Bitmap Eigenschaften Typ Bitmap Konvertieren Gr e 1 50 KB 1 536 Bytes Standort CTEMP transter Testbilderppneu BMP Abbrechen bernehmen Dieser Men punkt dient dazu das OLE Objekt zu bearbeiten Das kann auf zwei verschiedene Arten gesch
15. Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men 5 1 1 4 Neue Sprachnachricht Auch dieser Men punkt entspricht bis auf die besonderen Aufnahme und Wiedergabefunkti onen dem zuvor beschriebenen Neue Textnachricht beziehungsweise dem Neue Rich Text Nachricht Dialog dass Ihr Rechner ber eine Soundkarte mit angeschlossenen Lautsprechern und Mikrofon verf gt oder das bei Ihnen die Telefonie Funktionen freigeschaltet sind um eine Wiedergabe ber Ihr Telefon zu erm glichen Um dieses Nachrichtenformat uneingeschr nkt nutzen zu k nnen ist es erforderlich Nach dem Aufruf Datei gt Neu gt Sprachnachricht ffnet sich ebenfalls der Nachrichtendialog das im Nachrichtenfeld die Bedienungselemente zur Verf gung stellt die Sie zur Aufnahme und Wiedergabe der Sprachnachricht ben tigen Sie gelangen auch in den Dialog Neue Sprachnachricht wenn Sie den Pfeil neben dem Dokument Symbol anklicken und dort den entsprechenden Men punkt ausw h len Bei einer Sprachnachricht entfallen naturgem die Textbearbeitungsm glichkeiten Sie ste hen lediglich nach Bet tigen von Antworten beziehungsweise Weiterleiten bei einer Sprach nachricht zur Verf gung um einen Textkommentar an die Voicemail anzuf gen Andere Funk tionen erlauben es die Sprach Aufzeichnung zu starten beziehungsweise ein Sprachnachricht wiederzugeben Alle anderen Funktionen sind in der gleichen Weise zu bedienen wie es aus den Dialogen Neue Textnachricht
16. Blind Carbon Copy Wie CC nur dass die hier ber adressier ten Kopieempf nger im Gegensatz zur Adressierung ber CC nicht bekannt gemacht werden Sendezeit ber diese neue Eingabezeile k nnen Sie durch Ein stellen des Datums und der Uhrzeit bestimmen wann die Nachricht gesendet werden soll 1 Markieren Sie dazu den Zahlenwert den Sie anpassen m ch ten Geben Sie dann den gew nschten Wert entweder ber die Tas tatur oder mit der Maus indem Sie die kleinen Schaltfl chen be t tigen ein Ein Einzelklick erh ht oder vermindert den Wert in Einzelschritten durch l ngeres Gedr ckthalten der Schaltfl che l sst sich der Wert schnell hoch beziehungseise herrunterz h len Sendepriorit t Dieses Kombinationsfeld erlaubt es der Nachricht eine bestimmte Priorit t f r den Versendezeitpunkt zuzuordnen Anmerkung Wie die Auswertung dieser Priorit ten dann vom Sys tem abgewickelt wird h ngt von den vom Administrator vorgegebe nen Systemeinstellungen ab Fax Briefpapier Diese Einstellung erzeugt das Kombinationsfeld Fax Briefpapier Hier ber lassen sich fertige Faxvorlagen die der Administrator zuvor f r Sie erstellt hat f r eigene Faxe abrufen Fax Zusatz Text Dieser Men punkt f gt ein zus tzliches Texteinga befeld ein Der in dieses Eingabefeld eingegebene Text wird an einer vom Administrator festgelegten Stelle auf der Faxseite eingef gt Ist das entsprechende Platzhalterfeld auf den Faxse
17. C Caller Address Routing 4 137 Client Hauptmen Ansicht Adressliste 5 225 Aktualisieren 5 241 Allgemein 5 182 Ansichtsoptinen 5 241 Explorerliste 5 234 Explorerverzeichnisse 5 231 Gel schte Post 5 218 Internet Favoriten 5 218 Mein Telefon 5 223 Post Entw rfe 5 196 5 218 Post gel schte Objekte 5 195 Post Gesendete Objekte 5 217 Post gesendete Objekte 5 196 Post Markierte Nachrichten 5 218 Post markierte Nachrichten 5 195 Post Periodische Objekte 5 218 Post periodische Objekte 5 196 Post Postausgang 5 195 5 216 Post Posteingang 5 195 Post Ungelesene Nachrichten 5 218 Post ungelesene Nachrichten 5 195 Post zus tzliche Posteingangsver zeichnisse 5 194 Post zus tzliche Verzeichnisse 5 218 Schriftverkehr 5 222 Vorschau 5 228 Wahl Assistent 5 220 Bearbeiten 5 182 Das dynamische Men 5 243 Datei 5 145 Beenden 5 182 Neu 5 145 ffnen 5 180 Extras 5 245 Abmelden 5 247 Anmelden 5 245 Einstellungen 5 269 Allgemein 5 273 Faxausdruck 5 272 Layout drucken 5 270 Z 312 Schnittstelle 5 276 Signatur 5 275 Verfolgung von E Mails 5 279 Fax Abruf 5 280 Fax Briefpapier 5 252 Kalenderprofile 5 269 Kennwort ndern 5 267 Kontoverwaltung 5 269 Meine Datenbankeinstellungen 5 269 N chstes Fenster 5 281 Posteingangs Assistent 5 265 Suche Adresse 5 247 Suche Nachricht 5 248 Vertretung einstellen 5 268 Hilfe 5 281 Vorschau 5 245 D Dateiaktionen 5 155 Dateien ffnen aus dem Posteingang gespeichert
18. Das Datei Men des Faxseiten Editors naana aa 5 257 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors 22222220 5 257 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors 2 222222 5 260 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 22222222 5 262 Liste der Variablen f r die m glichen Dokument Informationen 5 270 Einstellungsoptionen im Dialog Faxausdruck 2222222 5 272 Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein 222222 5 273 Akustische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 277 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 277 Einstellungsoptionen im Dialog Mail Tracking 2 222 5 280 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Tabelle 5 48 Tabelle 5 49 Tabelle 5 50 Tabelle 5 51 Tabelle 5 52 Tabelle 5 53 Tabellen Presence Funktion Symbole f r den Systemstatus des Benutzers 5 283 Presence Funktion Symbole f r den Telefonstatus des Benutzers 5 284 Presence Funktion Symbole f r den Arbeitsstatus des Benutzers 5 285 Bearbeitungsfunktionen f r die Tagesprofile 22222200 5 291 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen 5 292 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln 5 294 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 0 9 Tabellen A007038 20 September 2005 0 10 MRS v
19. I Direkte Posteingangs Benachrichtigung V Zeitzone in der mein 05 l uft benutzen Abbrechen bernehmen Hilfe Dialogelement Beschreibung Mein Telefon In diesem Fenster wird Ihre Telefonnummer angezeigt falls Sie an Ih rem Arbeitsplatz ber ein Telefon verf gen und die Telefoniefunktio nen eingerichtet sind Tabelle 3 5 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 75 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Lokales Telefon Wenn Sie vor bergehend an einem anderen Rechner mit Communi cations eingeloggt sind k nnen Sie ber den Eintrag der Telefon nummer des dortigen Telefon Anschlusses Ihre eingehenden Sprach Nachrichten dorthin umleiten und anh ren Sprachnachricht wie ber dieses Kombinationsfeld k nnen Sie festlegen ber welchen dergeben ber Telefon Anschluss Ihre Sprachnachrichten Voicemails wiedergege ben werden sollen e Mein Telefon In diesem Fall erfolgt die Ausgabe der Sprachnachricht ber das Te lefon an Ihrem Stammarbeitsplatz e Lokales Telefon Wenn Sie diese Option w hlen werden die eingehenden Sprach nachrichten an die im Eingabefeld Lokales Telefon eingetragene Te lefonnummer weitergeleitet und k nnen dort abgeh rt werden Sprachnachrichten ber das Kombinationsfeld des Sprach Formats k nnen Sie die Ko Format dierung f
20. Standard Adressierungstyp des Kommunikationsservers Object Linking and Embedding Objekte verkn pfen und einbet ten Pers nliche Identifikations Nummer Point Ma einheit f r die Schriftgr e Rich Text Format Standard Datei Austauschformat Standard Generalized Markup Language ist ein Auszeich nungsverfahren f r elektronische Texte mit Hilfe einfacher Kom mandos die anschlie end vom einem Programm in die konkre ten Befehle von HTML LaTeX o umgesetzt werden Standard Generalized Markup Language ist ein Auszeich nungsverfahren f r elektronische Texte mit Hilfe einfacher Kom mandos die anschlie end vom einem Programm in die konkre ten Befehle von HTML LaTeX o umgesetzt werden Short Message Service Textversand ber das Handy A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter A Abmelden 5 247 ACD F higkeitsgrad 4 113 ACD Gruppenregel Einrichtung 4 139 Administration 1 12 Administrative Funktionen 4 83 Adressbuch globales 5 176 Adressbuch Export 5 249 Adressbuch Import 5 251 Adresse suchen 5 247 Adressierung 5 161 ber Benutzerkennung 5 162 ber Gruppennamen 5 163 ber interne E Mail Adresse 2 29 ber MRS Adressierung 5 162 ber Namenseingaben 5 162 ber Nummerneingabe 5 163 ber SMTP Adresse 5 163 ber Verteilerlisten 5 163 Agent im Funktionen Men 5 245 Agent Definitionen Allgemein 4 103 Anzeige 4 104 automatische Rufannahme 4 105 Datei Men
21. Users Test 22 07 2002 11 5 28 06 2002 13 24 Dateiformate f r die Dokumentation 24 06 2002 17 12 Protokoll Die Bearbeitungsm glichkeiten die dieses Fenster bietet sind dieselben die Sie schon beim Posteingangsfenster kennengelernt haben Die einzelnen Aktionen lassen sich entweder ber die Werkzeugleiste das Kontextmen oder ber das Communications Men Schriftverkehr abrufen Zus tzlich gibt es im Men Schriftverkehr und in der Werkzeugleiste eine zus tzliche Funkti on ber den sich einstellen l sst ob die Schriftverkehrsliste automatisch bei einem Anruf an gezeigt werden soll oder nicht Das eingedr ckt dargestellte Symbol zeigt an dass die Nachrichten zum betreffenden Telefonkontakt automatisch bei einem Anruf ange zeigt werden sollen Ein erneutes Aufrufen dieser Funktion beziehungs Mailliste beim weise Bet tigen der Schaltfl che schaltet die automatische Darstellung Gespr ch anzei wieder aus gen Tabelle 5 25 Zus tzliche Funktion im Fenster Schriftverkehr 5 3 8 Die Fenster zur berwachung des Telefonverkehrs ber den Men punkt Mein Telefon lassen sich wenn die Telefoniefunktionen zu Verf gung stehen verschiedene Journalfenster in die Communications Oberfl che aufnehmen mit de nen Sie Ihre Telefonaktivit ten zur Anzeige bringen k nnen Je nach Fensterauswahl werden hier tabellarisch Informationen zu den entsprechenden Verbindungen angezeigt Dies ist sepa rat m glich
22. der Installation als System Vorgaben zur Verf gung gestellt 2 W hlen Sie den gew nschten Stempel aus Der Stempel wird links oben auf der aktuell angezeigten Fax Seite eingeblendet Positionieren Sie den Stempeltext an die gew nschten Stelle im Dokument Bearbeiten Sie gegebenenfalls den Stempeltext ber den Eigenschaften Dialog des Kontextmen s Dabei stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verf gung die auch f r die Textfunk tion angewendet werden k nnen Schriftart Schriftgrad Schriftschnitt Ausrichtung und Farbe Neuen Stempel definieren 1 Bet tigen Sie die Stempel Schaltfl che Der Dialog Stempel wird ge ffnet Stempel Genehmigt Eingegangen Abgelehnt Entwurf L schen Beispielstempel Eingegangen 08 11 2004 15 56 Bitmap Dateil Dokumente und Einstellungen Benu Logo gif Hinzuf gen Abbrechen 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Neu Der Definitionsdialog f r den Stempeltext wird ge ffnet A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 211 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Mame des Stempels Ablage Text des Stempels Zur Ablage DATE TIME Wellen Datum einf gen Zeit einf gen Eitmap Datei Durchsuchen DK Abbrechen 3 Geben Sie den Stempeltext in das Bearbeitungsfenster ein und gestalten Sie ihn ber die Schaltfl che Schriftart Zus tzlich k nnen Sie je einen Platzhalter f r das Datum und die Zeit
23. der von einer vertikalen Linie ge schnitten wird Wenn Sie jetzt einen Linksklick mit gedr ckthalten der Maustaste ausf hren l sst sich diese Begrenzungslinie nach rechts beziehungsweise links verschieben Auf diese Art k nnen auch l ngere Eintr ge die bei zu schmaler Spaltenbreite nicht ganz angezeigt wer den vollst ndig sichtbar gemacht werden Ein Doppelklick mit der linken Maustaste direkt auf die Begrenzungslinie passt die Breite der entsprechenden Spalte automatisch an den l ngsten Eintrag an Sortierreihenfolge der Journaleintr ge ndern Ein Einzelklick in irgendein Kopfzeilenfeld legt fest dass die Sortierreihenfolge im Journal auf den Eintr gen in dieser Spalte basieren soll Zur Kennzeichnung dass nun das gesamte Jour nal nach den Eintr gen dieser Spalte sortiert ist wird ein kleines reliefartig gestaltetes Dreieck in dieses Feld eingeblendet Ein weiterer Klick in dieses Feld kehrt die Sortierrichtung und das Dreieck um Sortiert wird abh ngig vom Thema der Spalte nach den Kriterien Zahlen auf steigend oder abfallend Text alphabetisch aufsteigend oder abfallend und der zeitlichen Ab folge j ngstes oder ltestes Ereignis Handelt es sich zum Beispiel um reine Texteintr ge werden die Spalteneintr ge in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge der erste Buchstabe des Alphabetes oben gezeigt wenn die Spitze des Dreiecks nach oben zeigt Weist das Drei eck nach unten ist der oberste Eintrag der alph
24. e Bearbeiten von eingegangenen Sprachnachrichten Speichern einer Sprachnachricht F r ge ffnete Sprachnachrichten gilt dass sie beim lokalen speichern ber Datei gt Spei chern unter daf r das Format WAV und PMF angeboten bekommen Das WAV For mat ist nicht in der Lage die Sprachnachricht mit seinen Adressinformationen abzulegen M chten Sie also die Sprachnachricht eventuell sp ter einmal weiterversenden dann ist das PMF Format die bessere Wahl Das WAV Format speichert das Dokument lediglich als Tondatei die dann mit einem Recorder oder einem hnlichen Anwendungsprogramm ge ffnet und wiedergegeben werden kann Ist in Ihrem Posteingang eine Sprachnachricht eingegangen k nnen Sie diese ber das Vorschaufenster oder ber den Nachrichtendialog abh ren In beiden F llen werden Ihnen die dazu n tigen Funktionen zur Verf gung gestellt E Test S5Sprachnachricht Nachricht E iol x Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe von A Y Testuser Uwe An Testuser Hans Antworten weiterleiten Datum 01 08 2005 12 17 Betreff Test Sprachnachricht a m 28 Anrufen Y 7 Position Lautst rke P d Sry OD Position 00 00 L nge 00 06 Telefon 139 Sestoppt Sprachnachricht Wiedergabe Wiedergabe ber die Vorschau e Markieren Sie per Mausklick eine Voicemail im Journal Posteingang Die Wiedergabefunktionen f r die Voicemail sind sofort ber Vorschaufenster zug nglich A007038 20 September 2
25. eingetragenen Daten entsprechend angepasst Der Dialog Neuer Kontakt in dem nun die entsprechenden Daten eingegeben werden wird ge ffnet Die beiden Registerkarten Adressierung und Pers nlich sind identisch mit denen f r pers nliche Kontakte A007038 20 September 2005 5 176 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Eingabezeilen im Kopfbereich des Dialogs Benutzerkennung ber diese Angabe erfolgt die eindeutige Zuordnung des Kontaktes im System In dieses Feld sollten Sie ein aussagekr ftiges K rzel des realen Kontaktnamen eintragen maximal 26 Zeichen Es wird dringent empfohlen hier einen entsprechenden Eintrag vor zunehmen da ansonsten Communications beim Speichern der Kon taktdaten diesen Eintrag ber den eingegebenen Namen erzeugt Dies k nnte zu relativ kryptischen Benutzerkennungen f hren Name Eintrag f r den realen Namen des Kontaktes Diese Angabe erm g Pflichtfeld licht es ber die Suchfunktion eine Recherche nach einem real exis tierenden Namen zu starten Registerkarte Adressierung Gesch ftsfax G3 Rufnummer dieses Kontakten f r den gesch ftlichen Faxanschluss f r Fax G3 Gesch ftsfax G4 Rufnummer dieses Kontaktes f r den gesch ftlichen Faxanschluss f r Fax G4 Rufnummer dieses Kontaktes f r den privaten Faxanschluss Telefon Nummer des Gesch ftsanschlusses dieses Kontaktes SMS Nummer Handy Nummer dieses Kontaktes O E Mail E Mail Adr
26. ereignisse feste Feiertage usw ein Zeitprofil zuweisen Dazu wird neben diesem Eintrag der Tag und der Monat in dem das Ereignis stattfindet festgelegt Soll gezielt f r ein ganz besonders einmaliges Ereignis eine Ausnah meregel erforderlich sein kann diese Datumsfunktion herangezogen werden zum Beispiel f r bewegliche Feiertage Hier wird das Zeit profil ber eine detaillierte Datumseingabe zugewiesen An jedem anderen Alle Tage f r die kein gesondertes Tagesprofil angegeben wurde be Tag kommen dieses Profil zugewiesen Diese Datumsfunktion bietet sich somit als Standard f r das am meisten verwendete Zeitsprofil an Im Allgemeinen wird dies der Standard Werktag sein Tabelle 5 53 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln Das f r die Kalenderregel vorgesehene Zeitprofil wird im untersten Kombinationsfeld festge legt Hier ber sind alle bereits vordefinierten Tagesprofile ausw hlbar A007038 20 September 2005 5 294 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Anhang Troubleshooting A Anhang A 1 Troubleshooting A 1 1 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeichnissen ablegen Bei einer Installation von Communications auf Terminalserver ist es unter Umst nden erforder lich dass die gro en Datenmengen der Nachrichtendateien nicht in den Profil Verzeichnissen der Benutzer abgelegt werden sondern in einem beliebigen selbstdefinierten Verzeichnis Erzeugen Sie sich dazu den Registry Wert UserPa
27. falls gew nscht eines der vorhandenen Symbole f r diesen Status aus Damit ist der neue Status eingerichtet und steht zur Auswahl zur Verf gung Zugriffsrechte Standardm ig d rfen alle Benutzer Ihren Status sehen Sie k nnen aber die Berechtigung zur Anzeige Ihres Status auf bestimmte Benutzer einschr nken Die Berechtigung wird ber Grup penberechtigungen realisiert Dabei werden zuerst neue Gruppen erzeugt ihnen die Berech tigungen zugewiesen und dann die entsprechenden Benutzer dieser Gruppe hinzugef gt Ge hen Sie folgenderma en vor um bestimmten Benutzern die Berechtigung zuzuweisen A007038 20 September 2005 5 288 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion 1 Wechseln Sie auf die Registerkarte Zugriffsrechte FPresence Einstellungen El Zugriffsrechte Geben Sie die Rechte f r die Benutzer an die Ihren Status sehen d rfen Wenn ein Benutzer in mehr als einem Ordner existiert werden die Zugriffsrechte addiert Aktueller Status Meine Status Zugriffsrechte Zeitprofite Gruppen Status zZugriffsrechte o Standardprivilegier Besetzt 0 Werkauf Kommentar Standort Anmeldestatus L Telefon L Frivater Kommentar U Status C N chster Kalenderst Gruppe hinzuf gen Dubletten suchen Gruppenwverknupfung hinzuf gen Benutzer hinzuf gen Eintrag loschen Abbrechen Hilfe Pr 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Gruppe hinzuf gen Der Dial
28. gabe Danach l sst sich da die Einf gmarke wieder im Eingabefeld er scheint sofort der Wert f r den n chsten Tab Stopp festgelegen Wiederholen Sie den Ablauf ab Schritt 1 wenn weitere Tab Stopps ben tigen Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che OK Damit werden die Einstellung f r den aktuellen Textabschnitt in dem die Einf gemarke steht oder den markierten Textteil bernom men ber die Schaltfl che L schen kann ein zuviel positionierter Tab nach dem Markieren dieses Wertes in der Liste mit der Maus entfernt wer den Alles l schen setzt die Tabs wieder in die voreingestellten Positionen Tabelle 5 4 Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 5 156 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Datum und Zeit ffnet den Dialog Datum und Zeit Damit k nnen Sie an der Position einf gen des Cursors Einf gemarke das aktuelle Datum beziehungsweise die Zeit einf gen Datum und Zeit Yorhandene Formate 31 07 2002 EERSEL Im Dialogfenster werden eine Reihe verschiedener Datums und Zeitfor mate vorgegeben W hlen Sie aus der angezeigten Liste das ge w nschte Format aus Durch Bet tigen der Schaltfl che OK werden die aktuellen Daten f r das Datum oder die Uhrzeit in Ihr Dokument ber tragen F gt eine Anlage Attachment an die Nachricht an Mit Anlagen sind M hier Dateien gemeint die bespielswe
29. glich ist Der Vorteil von Call Centern liegt in dem unmittelbaren Kontakt des Kunden zu der Firma Zeitaufwendiges telefonisches Weiterverbinden entf llt ebenso wie die Nachfrage nach dem richtigen Ansprechpartner oder die Bitte um R ckruf weil Call Center mit entsprechenden Funktionen wie ACD Au tomatic Call Distribution EAS Expert Agent Selection und IVR Interactive Voice Re sponse ausgestattet sind Call Center machen sich zunutze dass der gr te Teil an Unternehmenskontakten ber die Telefonzentrale abgewickelt wird dass in Handelsunternehmen die meisten Bestellvor g nge telefonisch abgewickelt werden dass in der Regel nur ein geringer Teil der Anrufer den gew nschten Gespr chspartner erreicht und dass Anrufer ab einer bestimmten War tezeit auflegen Call Center beheben diese Nachteile weil sie unmittelbar m glichst alle Kundenw nsche erf llen und damit die Kundenzufriedenheit steigern sollen Diese Ziele werden durch effizient eingesetzte Technik bei der durch die Integration von Telefonne benstellenanlage PC und Datenbanksystemen ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten ob Kundendaten oder technische Daten gew hrleistet ist Von der Aufgabenstel lung her unterscheidet man zwischen Call Centern die nur ankommende Telefonate bear beiten sog Inbound Call Center und solche die nur ausgehende Telefonate abwickeln beispielsweise zum Direkt Marketing oder zur Neukunden Gewinnung Solche Call Center werden Out
30. hlen werden sie durch Anklicken markiert vorher die Markie rungs Funktion w hlen Das ein Objekt markiert ist erkennen Sie an den Ankerpunkten die dann um das Objekt herum angeordnet sind Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber das Objekt A007038 20 September 2005 5 256 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras oder einen dieser Markierungspunkte fahren zeigt ein sich ver ndernder ver ndert Mauszei ger an dass sich das Objekt verschieben l sst oder dessen Form angepasst werden kann Zum Beispiel kann durch Ziehen mit der Maus an einem Eckpunkt die Objektgr e ver ndert werden Wenn Sie mehrere Objekt markieren m chten zum Beispiel um sie gemeinsam zu verschieben halten Sie die Umschalt Taste Shift Taste gedr ckt und klicken nacheinander alle zu markierenden Objekte mit der Maus an Alternativ zu dieser Auswahlm glichkeit k n nen Sie mit der Maus auf einen freien Bereich innerhalb des Arbeitsbereichs zeigen und dann mit gedr ckter linken Maustaste ein Markierungsrechteck ber die zu selektierenden Objekte aufziehen Wenn Sie die Maustaste loslassen werden alle Objekte die von diesem Rechteck berdeckt werden gemeinsam ausgew hlt Folgende Funktionen sind ber das Men des Faxseiten Editors m glich Das Datei Men Das Men Datei stellt die Standard Dateifunktionen zur Verf gung Das w ren im einzelnen Speichern Speichert die vorgenommen nderungen unter dem Dateinamen der
31. kann die Tabellenkopfzeile Ihren Erfordernissen angepasst werden Welche Informationen Sie auflisten k nnen und wie Sie dazu vorgehen m ssen ist im Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 186 be schrieben Posteingangsfenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Post gt Posteingang Das Fenster Posteingang wird ge ffnet 2 Ziehen Sie per Drag amp Drop das Fenster an der Titelleiste in den Arbeitsbereich Beim Verschieben kann man an den R ndern des Fensters erkennen in welche Richtung das Fenster bewegt wird Sobald man in einer beliebigen Position ber dem Arbeitsfeld von Communications angekommen ist rastet das Posteingangsfenster dort sichtlich ein und berdeckt den ganzen Arbeitsbereich 3 1 4 2 Einrichten des Postausgangsfensters Dieses Fenster zeigt die Nachrichten an die der Benutzer selbst erstellt bzw versendet hat Postausgangstfenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Post gt Postausgang Das Fenster Postausgang wird ge ffnet 2 Ziehen Sie per Drag amp Drop das Fenster an der Titelleiste in den Arbeitsbereich Beim probeweise Positionieren Maustaste dabei festhalten werden Sie festellen dass dieses Fenster je nachdem wohin Sie es f hren zentral oben unten rechts oder links einrasten kann Immer dann wenn sich beim Verschieben des neuen Fensters die Spitze des Mauszeig
32. ltigkeit dieser Adresse wird durch eine un terstrichene Darstellung angezeigt bei ung ltigen Namenseintr gen das hei t bei Adres sen ohne Datenbankeintrag wird die eingegebene Adresse in roten Buchstaben darge stellt Die interne Dienstbezeichnung die der MRS Server hier f r die Zustellung gew hlt hat steht in eckigen Klammern hinter dem Namenseintrag zum Beispiel Mailbox Die Mailbox ist ein Postfach das f r jeden MRS Benuitzer eingerichtet ist und in das Nachrich ten aller Dienste Fax E Mail Voicemail usw abgelegt werden F r externe Empf nger Bei externen Empf ngern die nicht in der Datenbank eingetragen sind muss dem System zus tzlich mitgeteilt werden ber welchen Dienst FaxG3 FaxG4 SMS SMTP Internet Mail usw die Nachricht versendet werden soll Dies geschieht durch die explizite Angabe der Versendeart in eckigen Klammern nach der Adresse 3 Platzieren Sie die Einf gemarke in die n chste Zeile der Eingabemaske um die Nachricht mit einem Betreff zu Kennzeichnen ber den Betreff ist ein sp teres Wiederfinden einzelner Nachrichten leichter m glich da gezielt nach Worten beziehungsweise Buchstabenkombinationen im Betreff gesucht werden kann Mehr dazu finden Sie im Abschnitt 2 11 Nach richten suchen auf Seite 2 51 4 Setzen Sie die Einf gemarke in das Nachrichtenfeld und geben Sie hier Ihren Nachrich tentext ein die Sie auch aus anderen Textverarbeitungsprogrammen kennen zu
33. mer wird getrennt Tabelle 2 12 Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten A007038 20 September 2005 2 52 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten bergibt das Gespr ch an den Teilnehmer mit dem R ckfrage gehal A ten wird bergeben Baut eine Konferenzschaltung zu den jeweils angerufenen Teilneh mern auf Gehen Sie folgenderma en vor um eine Konferenzschaltung einzu Konferenz leiten 1 Geben Sie w hrend des Gespr chs die Rufnummer des zweiten Teilnehmers ein der der Konferenz zugeschaltet werden soll Klicken Sie auf das Konferenz Symbol Die Verbindung wird auf gebaut Wiederholen Sie den 1 uns 2 Schritt wenn weitere Teilnehmer in die Konferenz einbezogen werden sollen Um die Konferenz zu beenden klicken Sie auf das Auflegen Symbol s u Die Verbindungen zu allen Teilnehmer wird ge trennt Werden Sie w hrend einer bestehenden Verbindung von einem wei teren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwischen den beiden Anrufern hin und her schalten makeln Das Bet tigen dieser Schaltfl che beendet den gesamten Verbin dungsaufbau diese Funktion ist im Prinzip identisch mit H rer aufle gen beim Telefon Tabelle 2 12 Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten 2 12 2 Telefonieren ber Adressbuch Funktionen Sie k nnen aus dem Wahlassistenten heraus d
34. mit der Sie die vollst n dige Kontrolle ber die Darstellung der Informationen in den Journalfenstern haben Hiermit k nnen Sie selbst festlegen welche Informationen in welcher Reihenfolge und wie sortiert im Journal angezeigt werden Die jeweils darstellbaren Informationen sind abh ngig davon ob sie f r das entsprechende Journal sinnvoll sind oder nicht Deshalb k nnen je nach gerade akti viertem Journal nur eine Auswahl der unten erl uterten oder sogar ganz andere Informations spalten eingeblendet werden A007038 20 September 2005 5 186 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Verschieben der Spalten Das ndern der Spaltenreihenfolge ist einfach per Drag amp Drop m glich Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Spaltentitel den Sie verschieben m chten und halten Sie die Maustaste gedr ckt Bewegen Sie jetzt mit gedr ckter Maustaste den Kopfeintrag nach rechts oder links innerhalb der Spaltenkopfzeile an die Position an der die Spalte erscheinen soll Als Positionierhilfe sehen Sie immer dann wenn Sie eine erlaubte Einbaustelle erreicht haben zwei rote Pfeile oben und unten am Tabellenkopf die Ihnen anzeigen sollen wo der Spalten titel eingebaut w rde wenn Sie nun die Maustaste loslassen Spaltenbreite anpassen Wenn Sie den Mauszeiger auf eine der Begrenzungslinien in der Journaltitelzeile f hren n dert sich der Mauszeiger in einen horizontalen Doppelpfeil
35. nnen Sie diese Funktion auch ber die Funktionstaste F12 aktivieren Abmelden Nach dem Abmeldevorgang bleibt das Programm zwar gestartet aber in den einzelnen Fens tern werden keine Eintr ge oder sonstige Angaben angezeigt Eine Neuanmeldung auch unter einem anderen Benutzerprofil kann ber das Men Extras und die Funktion Anmelden erfol gen 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Abmelden Alternativ k nnen Sie diese Funktion ber die Tastenkombination Shift F12 aktivieren Das Programm beenden Das Beenden von Communications ist aus dem Datei Men in zwei Varianten m glich e Beenden und abmelden Hierdurch wird die Anwendung Communications vollst ndig geschlossen Dabei werden eventuell vorgenommene Einstellungen zum Beispiel am Communications Layout oder im Einstellungsdialog gespeichert m ssen Sie immer diese Funktion zum Beenden einer Sitzung oder bei einer Konfigurations nderung die einen Neustart von Communications erfordert auf rufen Damit ein ordnungsgem es Beenden von Communications gew hrleistet ist A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 23 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che e Beenden Diese Funktion schlie t das Fenster von Communications die Anwendung bleibt aber im Hintergrund aktiv Dadurch werden die Presence Informationen weiterhin an das System bermittelt Durch Bet tigen der Schaltfl che x er
36. pfte Gruppe und rufen Sie diese Funktion auf ber Ansicht l sst sich die Struktur des Verzeichnisbaumes im Fenster Explorerverzeichnisse anpassen Tabelle 5 32 Dateifunktionen im Fenster Explorerverzeichnisse 5 3 12 Das Fenster Explorerliste Wie schon im vorigen Kapitel angesprochen bilden die beiden Fenster Explorerverzeichnis se und Explorerliste eine funktionale Einheit Eines dieser Fenster alleine einzurichten w rde wenig Sinn machen Insgesamt stellen sie zusammengenommen fast einen kompletten Win dows Explorer dar der um die Postfachansichten die Anzeige der Benutzer und Kontaktinfor mationen die Telefonfunktionen sowie einige Funktionen zur Administration erweitert wurde A007038 20 September 2005 5 234 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men administrativen Rechten am System angemeldet sind Einige der Ansichten k nnen Sie nur dann einrichten und bearbeiten wenn Sie mit Durch markieren eines Verzeichnisses im Fenster Explorerverzeichnisse ist es m glich im Fenster Explorerliste die Dateien oder sonstigen Eintr ge die sich in diesen Ordnern befin den darzustellen und gegebenenfalls zu bearbeiten Abh ngig von dem jeweils markierten Element im Fenster Explorerverzeichnisse l sst sich die Tabellenkopfzeile individuell einrich ten Das Fenster Explorerliste ist sofort an seiner gr er gestalteten Titelzeile zu erkennen Die Anzeige der Titelzeile b
37. wenn die aufgenommene Sprachnachricht zur Kontrolle abge h rt werden soll Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Hierzu muss al Ta lerdings die CTl Funktionalit t eingerichtet sein Abspielen per Telefon Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben der Laufbalken Position zeigt die aktuelle Stelle im Tondokument an an der man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeich nungsdauer Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Zudem ist unter Telefonnummer das Telefon angegeben auf dem die Telefonwieder gabe stattfinden w rde Position 00 00 L nge 00 00 Telefon Gestoppt Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Vo U raussetzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran angeschlossenen Lautsprechern Abspielen Durch Versetzen des Schiebers Position l sst sich durch Absch t io zung eine gesuchte Position in der Sprachnachricht ansteuern Mit Hilfe der Statusangaben Position und L nge kann man so relativ genau eine bestimmte Stelle in der Nachricht aufsuchen Stoppt die Wiedergabe mit einem R cksprung an den Nachrichten anfang Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Abspielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der bei den Wiedergabeschaltfl chen bet tigt wird Durch Bet tigen
38. 27 060 Spaltenauswahl WTH ASCHEN DE MARTIN KOS 05 07 2001 14 02 EJ y 26 06 WTH ASCHEN DE MARTIN KOS 09 07 2001 10 42 Please review BugBase EJ y 25 06 Empf nger WTH AACHEN DE Markus Goss 13 07 2001 07 34 zur winde gedruckt ie 18 06 Mpiana WTH AACHEN DE 63 JOHN ZEGER 19 07 2001 12 04 Please review Bugbase 13 06 Nachrichten ID RaWIT SIEMENS DE Markus Goss Donnerstag 18 52 zur Korrektur noch nich 13 065 Gelsscht Kennzeichnung ReaWWIT SIEMENS DE Markus Goss Donnerstag 21 18 12 06 Th pi ocumentenstatus z CGM EIER ni a Er iFr 10 IE CTIE nene Art m Fl 11 ME m F 4 k N G D K D D Pr I o en Or a UrcEHn CHlag Ef Post Anliegende Durchschl En Wurde gedruckt nl egende Durchschlage mea and Murde gedruckt BE Gel schte Post a gi Postausgang E Telefon K ostenstelle H E Benutzer Empf nger Geb hren Einheiten SKET Internet Favoniten 4 Arbeitsplatz H N Kommunikatiansserwer Dr cker Sie F1 f r die Hilfefunktion G aA g Dazu ein Beispiel Sie wollen zus tzlich dar ber informiert werden ob Sie eine Nachricht be reits ausgedruckt haben oder nicht Diese Information m chten Sie sich in einer neuen Spalte anzeigen lassen die rechts neben der Spalte Sendezeit erscheinen soll Fassen Sie dazu die Tafel Wurde gedruckt aus dem Spaltenauswahlfenster mit dem Mauszeiger an anklicken und dann Maustaste gedr ckt halten und verschieben Sie
39. Arbeitsbereich von Communications optimal zu positionieren ist bereits ausf hrlich ab Abschnitt 3 1 Layout der Bedienoberfl che auf Seite 3 65 beschrieben worden Beachten Sie bitte bei der Einrichtung der Communications Oberfl che dass Sie nur Funktionen in das Layout aufnehmen die f r Sie sinnvoll sind und die Sie tats chlich nutzen k nnen Es w rde zum Beispiel keinen Sinn machen ein Internetfenster einzurichten wenn Ihnen kein Internetanschluss zur Verf gung steht Zudem sollten Sie den Arbeitsbereich von Communications nicht mit Fenstern f llen die Sie vielleicht nur u erst selten ben tigen Die bersichtlichkeit der GUI w rde abnehmen und das Arbeiten mit Communications unn tig erschwert Im Bedarfsfall ist ein fehlendes Fenster auch ohne es fest in Communications zu verankern schnell zus tzlich ge ffnet und kann nach sei ner Verwendung sofort wieder geschlossen werden Jedes Funktions Fenster das Sie in Communications einrichten ist im Allgemeinen mit einer Titelzeile versehen Im Allgemeinen deshalb weil die M glichkeit besteht ein fertiges Layout mit der Op tion zu sperren dass die Titelleiste ausgeblendet wird Bei der erstmaligen Einrich tung wird die Titelzeile immer dargestellt Sobald man dieses Fenster aktiviert irgendwo in das Fenster hineinklicken wird die Titelzeile farblich Farbwechsel von grau nach blau hervorgehoben Unter der Titelzeile befindet sich die Symbolleiste ber
40. Beendet die Telefonverbindung L scht den markierten Teilnehmereintrag Eintrag L schen Tabelle 2 14 Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 55 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Anrufer beschreiben Zeigt zu einem markierten Eintrag die Datenbankmaske mit den Kon taktinformationen Gibt es zu diesem Eintrag noch keine Daten in der MRS Datenbank wird die Dateneingabemaske zur Definition eines neuen Kontaktes ge ffnet Hier ber kann dem Anrufer direkt eine neue Textnachricht gesendet E werden Uber die Auswahlliste kann f r die Nachricht das gew nschte Format vorgegeben werden Neue Nachricht versenden Druckt die Journalliste mit allen Eintr gen aus Tabelle 2 14 Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon 2 12 4 Das Schriftverkehr Fenster ber das Fenster Schriftverkehr lassen sich zwei sehr n tzliche Ansichten erzeugen e Anzeige des gesamten ausgetauschten Schriftverkehrs mit dem Teilnehmer den Sie gera de anrufen oder von dem Sie gerade angerufen werden Voraussetzung daf r ist dass ber entsprechende Datenbankeintr ge eine Verkn pfung zwischen den Nachrichten und dem Gespr chspartner hergestellt werden kann e Anzeige des gesamten Schriftverkehrs den Sie mit einem beliebigen Teilnehmer ausge tauscht haben Jedesmal wenn Sie einen Teilnehmer an
41. Beispiel eingehende Telefonate sein die durch eine Rufumleitung auf eine Mail box geleitet werden Anrufbeantworter Funktion Als Aufnahme beziehungsweise Wie dergabe Medium dient hierbei entweder das Telefon oder die in den PC eingebaute Soundkarte A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch X 307 Glossar A007038 20 September 2005 X 308 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Abk rzungen Abk rzungen Diese Liste enth lt die in diesem Handbuch verwendeten Abk rzungen B BCC BDSG C CC CIT dpi E Mail Fax GSM GUI HTML IVR A007038 20 September 2005 Blind Carbon Copy Blindkopie Bundesdatenschutzgesetz Carbon Copy Durchschlag Computer Integrated Telephony Computerunterst tztes Telefo nieren Dots per Inch Punkte pro Zoll Electronic Mail elektronische Post Telefax oder Faksimile bertagung von Bildvorlagen Global System Mobile Graphical User Interface grafische Benutzerschnittstelle Hypertext Markup Language Interactive Voice Response Interaktives Sprachmen MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Y 309 Abk rzungen MID MRS MWI NCO NVS OLE PIN pt RTF SGML SGML SMS Y 310 Message Identifier Nachrichten Kennziffer Message Routing System Nachrichtenvermittlungs System Message Waiting Indicator Nachrichtenwartesignal am Telefon Number Conversion Objects Rufnummernnormalisierung und lokalisierung
42. Cycos AG Mitarbeiter der Cycos AG sind durch die Arbeitsordnung zur Wahrung von Gesch fts und Da tengeheimnissen verpflichtet Um die gesetzlichen Bestimmungen beim Service ob beim Service vor Ort oder beim Teleservice konsequent einzuhalten sollten Sie folgende Re geln unbedingt befolgen Sie wahren damit nicht nur die Interessen Ihrer unserer Kunden son dern vermeiden dadurch auch pers nliche Konsequenzen Richtlinien zum Umgang mit Daten Tragen Sie durch problembewusstes Handeln mit zur Gew hrleistung des Datenschut zes und der Datensicherheit bei e Achten Sie darauf dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Kundendaten haben e Nutzen Sie alle M glichkeiten der Passwortvergabe konsequent aus geben Sie keinem Unberechtigten Kenntnis der Passw rter zum Beispiel per Notizzettel A007038 20 September 2005 1 18 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Datenschutz und Datensicherheit e Achten Sie mit darauf dass kein Unberechtigter in irgendeiner Weise Kundendaten verar beiten speichern ver ndern bermitteln sperren l schen oder nutzen kann e Verhindern Sie dass Unbefugte Zugriff auf Datentr ger haben zum Beispiel auf Siche rungsdisketten oder Protokolldrucke Das gilt sowohl f r den Serviceeinsatz als auch f r Lagerung und Transport e Sorgen Sie daf r dass nicht mehr ben tigte Datentr ger vollst ndig vernichtet werden Vergewissern Sie sich dass keine Papiere al
43. Die Vergr e rung des Faxdokumentes erfolgt in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Vergr ern Tastatur Ziffernblock Dreht die Darstellung um 90 nach links af Nach links drehen 90 Tastatur oder Ziffernblock Tabelle 2 7 Die Bearbeitungsfunktionen f r Fax Nachrichten im Vorschaufenster A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 41 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Dreht die Darstellung des Faxdokumentes um 180 Eg Um 180 drehen Dreht die Darstellung um 90 nach rechts Emm Nach rechts drehen 90 Tastatur oder x Ziffernblock In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken Bi dieses Symbols von jeder Seite aus auf die erste Seite ge wechselt werden Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite zur ck e zur vorigen Faxseite Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv Erste Faxseite Vorherige Faxseite Bild nach oben Taste Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite vor zur Ri n chsten Faxseite Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen N chste Faxseite Fax Nachrichten aktiv Bild nach unten Taste In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken h dieses Symbols von jeder Seite aus auf die letzte Seite ge wechselt werden Diese Funktion ist n
44. Dokument auf meh rere Druckseiten verteilt wird A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch A 297 Anhang Troubleshooting A007038 20 September 2005 A 298 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Glossar Glossar A ACD Agent Als ACD Agent oder auch Call Center Agent werden alle Personen in einem Call Center bezeichnet die mit der Bearbeitung von Anrufen oder Nachrichten besch ftigt sind ACD Gruppe Als ACD Gruppe wird eine Gruppe verschiedener ACD Agent bezeichnet Meistens be steht eine ACD Gruppe aus einer Anzahl von Agenten die ber gleiche oder hnliche F higkeiten verf gen Agentengruppe Siehe ACD Gruppe Anhang Siehe Attachment Automatic Call Distribution ACD Das Automatic Call Distribution ACD System leitet die eingehenden Telefongespr che lastabh ngig weiter Entsprechend den hinterlegten Regeln gelangen die Anrufe zu den einzelnen Bildschirmarbeitspl tzen Das ACD System gibt den Anruf an den n chsten frei en Platz weiter wobei i d R der am l ngsten inaktive Mitarbeiter die neue telefonische Anfrage erh lt Um zu gew hrleisten dass ein Kunde nicht zu lange in der Warteschlange verbleibt weil kein CC Operator in der zuvor festgelegten Zeit frei wurde schaltet sich au tomatisch eine Voicemail ein Auf dem Tonband kann der Kunde sein Anliegen z B seine Bestellung hinterlassen Siehe dazu auch Call Center Attachment Attachments sind Dateien die
45. Fax Nachrichten im Ansichtmodus 5 203 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht 22 22 5 206 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails 5 214 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 5 216 Zus tzliche Funktionen zum Fenster Postausgang 5 217 Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten 5 219 Bedienungsfunktionen im Fenster Wahlassistent 5 221 Zus tzliche Funktion im Fenster Schriftverkehr 5 223 Parameter f r die Titelkopfzeile in den Telefon berwachungsfenstern 5 224 Bearbeitungsfunktionen f r die Telefon berwachungsfenster 5 225 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste 5 226 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r den Posteingang 5 229 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r Kontakte und Benutzer 5 230 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse 5 232 Dateifunktionen im Fenster Explorerverzeichnisse 5 234 Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen 5 242 M gliche Benennungen f r das dynamische Communications Men 5 244 Import Optionen f r Adressb cher und Benutzerdaten 5 251 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Briefpapieren 5 254 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Seiten 5 255
46. Nach Auswahl dieses Men punktes Schriftart Schnitt Grad ffnet sich der Dialog Schriftart in i andar i 3 Times NewRoman v E gez ee dem alle Einstellungen zur typografi die o schen Textformatierung vorgenom Aven nde a ie men werden Alternativ k nnen die AvantGarde MdBT l 3 Festlegungen f r Schriftart Schrift Effekte Muster grad Schriftschnitt und Farbe g nn auch ber die Werkzeugleiste vorge schwarz Bil nommen werden Es ist m glich nachtr glich einzelnen W rtern oder Textabschnitten andere Schriftforma tierungen zuzuweisen indem Sie die entsprechende Textstelle markieren und dann die Einstellungen f r diesen Textteil vornehmen Folgende Ein stellungen k nnen Sie in diesem Dialog vornehmen Tabelle 5 9 Die Bearbeitungsfunktionen f r HTML Nachrichten im Men Text A007038 20 September 2005 5 168 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Schriftart Schriftfont ber das Scroll Down Fenster haben Sie die M glichkeit alle im System installierten Schriftarten f r Ihren Text zu nutzen Schnitt Hier k nnen Sie den Schriftstil festlegen Es stehen die Schriftschnitte Normal Regular Fett Bold Kursiv Italic und Fett kursiv Bold Italic zur Verf gung Grad Schriftgr e Der Einstellungsbereich reicht von 8 pt pt Punkt Ma einheit f r die Schriftgr e bis 72 pt Farbe Mit Hilfe des Kombinationsfeldes Farbe das Ihnen f r die Ge stalt
47. Neue Rich Text Nachricht und Neue HTML Nachricht bereits bekannt ist Im Folgenden sind deshalb nur die speziellen Funktionen beschrieben die Nachrichten Dialog f r Sprachnachrichten Verwendung finden Sollten Sie nochmals Informa tionen zu den bereits erkl rten Funktionen ben tigen lesen Sie bitte im Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 146 nach Neu Nachricht IA x Datei Bearbeiten Ansicht Audios Aktionen Hilfe LEN Adresse AATEST MAILBOX a Senden Suchen Betreff Test neue Sprachnachricht ul m pri nukem Y ww Position Lautst rke 0a oi Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 139 Sestoppt A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 171 Funktionsreferenz Das Datei Men Im ge ffneten Nachrichtendialog befinden sich Bedienungselemente wie sie f r ein Tonband ger t blich sind Am unteren Rand sind zudem Statusinformationen eingeblendet die Aus kunft ber den aktuellen Funktionszustand der Aufnahme Wiedergabe geben Die Zeitangabe im Feld Position gibt die Stelle an an der man sich gerade in der Tonaufzeichnung befindet Unter L nge ist die Gesamtdauer der Aufnahme angegeben Daneben ist die Telefonnummer eingeblendet ber die die Aufnahme durchgef hrt werden kann normalerweise die eigene Im Rechten Feld ist der Funktions Status als Text Information dargestellt Die Hauptfunktionen f r die Aufnahme Wiedergabe stehen zus tzlich ber das Me
48. Neues Verzeichnis wird daraufhin ge ffnet A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 59 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Heues Verzeichnis x Hame des neuen Werzeichnisses Fu balmannschaft Aktuelles Verzeichnis E a Post ben Posteingar g rn Gel schte Post E Benutzer Empf nger A Alle Teilnehmer pe Alle privaten Kontakte H Benutzergruppen g Gruppen g Meine privaten Gruppen m g Yerteilerlisten Gruppenprwlegien far das neue Werzeichnie Abbrechen 3 Geben Sie diesem neuen Verzeichnis der neuen Gruppe einen Namen 4 Bet tigen Sie zum Abschluss die Schaltfl che OK Damit w re die Definition der neuen Gruppe abgeschlosssen Nun m ssen Sie noch die ent sprechenden Benutzer Kontakte per Drag amp Drop zum Beispiel aus der Benutzergruppe in die neue pers nliche Gruppe zu kopieren zuweisen Es ist dabei m glich gleichzeitig mehrere Benutzer Kontakte der neuen Gruppe zu Alternative Adressierungsm glichkeit f r pers nliche Gruppen Au er ber den Gruppennamen kann f r die pers nlichen Gruppen eine alternative Adressie rung vorgegeben werden Dadurch ist es m glich diese Gruppe entweder per Voicemail Skript oder ber SMTP zu adressieren F r die Adressierung per Voicemail Skript kann der Gruppe ein numerischer Wert zugewiesen werden Die Einstellungen dazu k nnen von
49. Router oder HTTP Server die das Hypertext Transfer Protocol be reitstellen auf dem das World Wide Web basiert Integrated Services Digital Network ISDN ISDN ist ein fl chendeckendes Dienste integrierendes Digitalnetz das aus dem analogen Fernsprechnetz hervorgegangen ist ISDN integriert verschiedene Dienste in einem ber tragungsnetz So werden im ISDN Netz Telefon Telefax Teletex Datex J Bildtelefonie und Daten bermittlung integriert Dem Nutzer stehen damit am Anschluss verschiedenste Dienste in digitaler Form zu Verf gung Sprache Texte Grafiken und andere Daten Die ses Dienstangebot kann vom Anwender konsequenterweise auch im Endger tebereich genutzt werden Interactive Voice Response IVR IVR kann man sich als einen Sprach Computer vorstellen Statt ber die Tastatur be kommt dieser seine Eingaben ber die Tonwahl Tasten eines Telefones F r die Ausgaben werden statt grafischer Elemente die auf einem Monitor sichtbar gemacht werden vorbe reitete Sprachaufzeichnungen oder synthetisierte Ansagen mittels Text to Speech abge spielt Beispiele f r IVR Applikationen w ren Voicemail Systeme oder ein Automated At tendant K Kampagnen Eine Kampagne l sst Agenten in einem Call Center selber aktiv werden in dem Sinne dass sie externe Anrufe nach au en t tigen Eine Kampagne k nnten z B dann notwen dig werden wenn Kunden zu ihren Erfahrungen mit einem neuen Produkt pers nlich be fragt werden soll
50. Routing System MRS erweitert den Windows NT Server um vielf ltige Kom munikationsf higkeiten Nachrichtenvermittlung f r E Mail Fax und Voicemail im Store and Forward Betrieb Realtime Vermittlungsanlage f r Dialogdienste z B Sprache zentraler Information Provider mit Zugang per Windows Client Internet Telefon oder Fa xendger t Windows NT Applikationsserver Inden MRS Server k nnen Erweiterungen von Dritther stellern integriert werden Virus Checker OCR Optical character recognition Office Pa kete f r Konversionen Spracherkennung Sprachsynthese Text to Speech u v m CTI Applikationen MRS kann dabei in zwei verschiedenen Modi betrieben werden MRS als Stand alone L sung MRS integriert in einen anderen Kommunikationsserver Integration ist m glich mit Mic rosoft Exchange Lotus Notes und SAP R 3 Beide Betriebsarten haben ihre spezifischen Vorteile im ersten Fall wird keine Fremdsoftware und keine existierende Kommunikations infrastruktur vorausgesetzt MRS bildet hier eine komplette L sung f r fortgeschrittene elektronische Kommunikation Im zweiten Fall integriert sich MRS in eine vorhandene In frastruktur Aus Sicht des integrierenden Kommunikationsservers Microsoft Exchange Lotus Notes SAP R 3 agiert MRS als reines Gateway und wird als solches nach der In stallation durch das integrierende System administriert Durch die symmetrische Architektur des Servers ist die Kommunikation in alle
51. Rufnummer ent halten zum Beispiel unter Gesch ftsfax G3 wird als Suchkriterium die Rufnummer oder auch Abschnitte davon zur Identifikation herangezo gen Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 159 Funktionsreferenz Das Datei Men Die Schaltfl che Jetzt suchen startet den Suchvorgang Alle Datenbankeintr ge in denen der eingegebene Text beziehungs weise die Zahlenkombination vorkommt werden dann im linken Fens ter angezeigt Die Schaltfl che Stopp unterbricht den Suchvorgang Er kann sp ter durch erneutes Bet tigen von Jetzt suchen fortgesetzt werden Zur Vorbereitung der bernahme wird die gefundene Adresse durch Anklicken mit der Maus markiert und durch Bet tigen der Schaltfl che Zur Liste hinzuf gen in das rechte Fenster bernommen M chte man mehrere Teilnehmer gleichzeitig adressieren kann der zu vor beschriebene Vorgang so oft wiederholt werden bis alle ge w nschten Kontakte in das rechte Fenster aufgenommen worden sind Auf diese Art l sst sich zum Beispiel auf die Schnelle eine tempor re Rundsendeliste erstellen Um Teilnehmer aus der Liste zu entfernen werden diese mir der Maus markiert und dann ber die Schaltfl che L schen aus der Liste gestri chen Mit OK werden nun die ausgew hlten Adressen in das Adressfeld der neuen Nachricht bernommen Adresse aktualisie ffnet da
52. Senden Suchen CE Betreff k S sA onun 7 y E ah eh E P 8 Zeichen Hier l sst die Adresseingabe nur Zahlen zu f r die Handynummer und f r die Versandart ist der Dienst SMS fest vorgegeben ber dem Texteingabefeld ist die Anzahl der Zeichen ein geblendet die aktuell f r die Nachricht eingegeben wurden Dadurch ist eine laufende Kontrolle des zu versendenden Textes m glich damit die maximale Zeichenanzahl 160 nicht ber schritten wird ber das Text Men kann bei einer SMS Nachricht ausschlie lich das Datum und die Zeit eingef gt werden 5 1 1 7 Neuer Kontakt Diese Funktion dient zur Einrichtung eines neuen globalen Kontaktes Sie kann nur dann von Ihnen aufgerufen werden wenn Sie ber die entsprechenden Rechte im System verf gen Um einen neuer Kontakteintrag zu erstellen w hlen Sie aus dem Datei Men Datei gt Neu gt Kontakt Wenn bereits ein Kontakteintrag mit hnlichen Eintr gen existiert kann dieser als Muster f r den neu zu erstellenden genutzt werden Hierdurch kann je nach Umfang des Eintrages viel Eingabearbeit eingespart werden Dazu den Kontakteintrag ff nen der als Muster dienen soll Dann aus dem Datei Men des Dialoges Kontakt lt Kontaktname gt die Funktion Schablone erstellen aufrufen Es wird nun eine Ko pie des ge ffneten Kontaktes erstellt In diese Maske wird zun chst der Name und die Benutzerkennung des neuen Kontaktes eingetagen Dann werden die bereits
53. Suchkriterium ein und w hlen Sie die in welchem Nachrichtenjournal ge sucht werden soll Als Suchkriterium kann eine beliebige Zeichenfolge eingetragen werden 3 Klicken Sie auf Suche starten Das Suchergebnis erscheint im Anzeigebereich Die zum Sucheintrag passenden Nach richten werden daraufhin im Anzeigebereich aufgelistet Durch einen Doppelklick auf einen der gefundenen Journaleintr ge k nnen Sie diese Nachricht sofort ffnen 2 12 Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Das Wahlassistent Fenster stellt Ihnen komfortable Telefoniefunktionen zur Verf gung falls diese in Ihrer Systemkonfiguration nutzbar sind Zum einen sind hier verschiedene Verbin dungsm glichkeiten schaltbar zum anderen werden die Verbindungskonstellationen die Sie eingeleitet haben grafisch dargestellt 2 12 1 Wahlassistent aufrufen e Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Wahlassistent Das Fenster des Wahlassistenten wird ge ffnet Sie k nnen es freischwebend nutzen oder die entsprechender Berechtigung vorausgesetzt in das Bildschirm Layout integrie ren A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 51 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Die Eingabezeile dient zur Angabe der gew nschten Teilnehmeradresse Hier k nnen Sie ent weder direkt die Rufnummer oder den Namen des Teilnehmers eingeben zu dem Sie eine Te lefonverbindung aufbauen wollen Die direkte Namen
54. Telefonnummer oder eine Mailadresse sein Autoerg nzungs Funktion Bei einer Namenseingabe wird im Verlauf des Schreibens die aktuelle Buchstabenkombi nation mit den Eintr gen in der Datenbank verglichen Befindet sich dort ein entsprechen der Eintrag mit eindeutiger Zuordnung wird der komplette Name mit der zugewiesenen Versendeart in das Feld eingef gt Autoerg nzung und die Eingabe kann durch Bet tigen der Ende oder der Tab Taste sofort abgeschlossen werden Sind mehrere Eintr ge mit ei ner identischen Buchstabenkombination des Namesanfangs vorhanden werden diese alle A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 161 Funktionsreferenz Das Datei Men in einem separaten Fenster unter der Adresseingabezeile alphabetisch aufgelistet Aus dieser Liste l sst sich direkt durch Anklicken mit der Maus oder ber die Pfeiltasten und Bet tigen der Eingabetaste die gew nschte Adresse ausw hlen Kann der Server die Adresse aufl sen das hei t findet der Server unter der angegebenen Adresse einen Datenbankeintrag wird die Adresse unterstrichen dargestellt Eine rote Darstellung weist darauf hin dass ber diese Eingabe keine Adressierung m glich ist Die interne Dienstbezeichnung die der MRS Server f r die Zustellung w hlt steht in einer eckigen Klammern hinter dem Namenseintrag zum Beispiel Anton Aachen Mailbox Dieser voreingestellte Dienst ist immer derjenige der beim Einrichten eines Be
55. Texteingabefeld Enthaltener Text wird die Buchstabenkombination ein gegeben nach der gesucht werden soll Das kann ein kompletter Name sein oder auch Teile davon Bei der Suche in Datenbankfeldern die eine Rufnummer enthalten zum Beispiel unter Ge sch ftsfax G3 wird als Suchkriterium die Rufnummer oder auch Abschnitte davon zur Iden tifikation herangezogen Die Schaltfl che Jetzt suchen startet die Suche A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 247 Funktionsreferenz Extras Kontakt suchen E Kontakt ooe Enthaltener Text Ba E Age gl L d 234 J670J Jar baga q 244K TE2NE Agent 2 491234567810 491234567820 amp Agent 3 4912345678102 4912345678202 Agent 4 4912345678103 4912345678203 Heuer Kontakt Kontakteigenschaften Abbrechen Gesch ftsanschluss Frvatanschluss Textnachricht senden Mobiltelefon Yocebosnummer Sprachnachncht senden Alle Datenbankeintr ge in denen der eingegebene Text beziehungsweise die Zahlenkombina tion vorkommt werden dann im Fenster aufgelistet Die Schaltfl che Stopp unterbricht den Suchvorgang Er kann durch erneutes Bet tigen von Jetzt suchen fortgesetzt werden Wenn Sie einen der aufgelisteten Eintr ge im Anzeigefenster markieren werden unterhalb die ses Fensters Schaltfl chen aktiviert damit direkt Kontakt zu diesem Teilnehmer aufgenommen werden kann Welche Schaltfl chen das im Einzelnen sind ist abh ngig von den ex
56. auf Seite 2 32 Abschnitt 2 6 Versenden einer Voicemail auf Seite 2 33 Abschnitt 2 7 Versenden von SMS Nachrichten auf Seite 2 35 Abschnitt 2 8 Empfangene Nachrichten bearbeiten auf Seite 2 36 Abschnitt 2 9 Kontakteintr ge erzeugen auf Seite 2 45 Abschnitt 2 10 Adressen su chen auf Seite 2 49 Abschnitt 2 12 Mit den Telefo niefunktionen arbeiten auf Seite 2 51 Tabelle 2 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Schnelleinstieg A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 21 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Starten beenden des Programms Thema Beschreibung Presence Funktion nutzen Abschnitt 2 13 Presence Funktion nutzen auf Seite 2 57 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Abschnitt 2 14 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen auf Seite 2 59 Dateien ffnen Abschnitt 2 15 ffnen einer Datei auf Seite 2 61 Kennwort ndern Abschnitt 2 16 Kennwort n dern auf Seite 2 62 Vertretung einrichten Abschnitt 2 17 Vertretung ein richten auf Seite 2 62 Eigene Datenbankeinstellungen ndern Abschnitt 2 18 Eigene Daten bankeinstellungen ndern auf Seite 2 63 Tabelle 2 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Schnelleinstieg Unter Umst nden ist es m glich eine Funktion auf unterschiedliche Weise auszul sen In die sem Kapitel wird nur die eing ngi
57. ausgehende Nachricht keinen Betreff hat Sprache der Benutzeroberfl che Deutsch Masimale L nge eingehender Nachrichten Keine Abbrechen bernehmen Hilfe Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung Dialogelement Beschreibung f r Begr ung Wenn dieses Kontrollk stchen gesetzt wird werden Sie jedes mal wenn Sie Communications neu starten durch eine freund liche Stimme begr t Ansage ber die Soundkarte des PCs bei neuer Nachricht Es erfolgt eine Ansage ber die Soundkarte des PCs die Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben bei Telefonanruf Sie werden ber einen Telefonanruf akustisch per Ansage ber den Nachrichteneingang informiert Nur m glich wenn die Te lefoniefunktionen bei Ihnen implementiert sind Sprache f r Ansagetexte Hier haben Sie die M glichkeit auszuw hlen in welcher Spra che die Systemansagen eingespielt werden sollen Folgenden Sprachen stehen zur Verf gung Englisch U S Deutsch Eng lisch Niederl ndisch Spanisch Franz sisch Italienisch Por tugiesisch oder Brasilianisch Tabelle 3 6 Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzernandbuch 3 79 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung Eine optische Benachrichtigung durch Einblenden eines Pop Up Fen
58. das globale Adressbuch im Verzeichnis Alle Teilnehmer abgelegt Dieses Verzeichnis ist ber das Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger zug nglich Wenn Sie das Verzeichnis Alle Teilnehmer ff nen werden neben den Benutzern alle globalen Kontakte nach Anfangsbuchstaben grup piert im Fenster Explorerliste angezeigt Informationen im Umgang mit den Fenstern Ex plorerliste und Explorerverzeichnisse erhalten Sie in Abschnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 231 und Abschnitt 5 3 12 Das Fenster Explorerliste auf Seite 5 234 e Pers nliche Kontakte sind Eintr ge in das pers nliche Adressbuch die nur Ihnen zur Be nutzung zug nglich sind Andere Teilnehmer k nnen diese Eintr ge nicht zur Adressie rung nutzen oder einsehen Gespeichert werden die hier gemachten Eintr ge im Verzeich nis Alle pers nlichen Kontakte Dieses Verzeichnis ist ber das Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger zug nglich Wenn Sie das Verzeich nis Alle pers nlichen Teilnehmer ffnen werden alle pers nlichen Kontakte im Fenster Explorerliste angezeigt Diese k nnen dort aufgerufen und editiert werden Informationen im Umgang mit den Fenstern Explorerliste und Explorerverzeichnisse erhalten Sie in Ab schnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 231 und Abschnitt 5 3 12 Das Fenster Explorerliste auf Seite 5 234 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications
59. den Spaltentitel an die Stelle der Spal tenkopfzeile an der sie eingef gt werden soll Die beiden eingeblendeten roten Pfeilmarkierun gen helfen Ihnen dabei beim Positionieren Mit dem loslassen der Maustaste rastet diese Tafel dann in der Spaltenkopfzeile ein A007038 20 September 2005 5 188 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Umgekehrt verfahren Sie wenn eine Spalte nicht mehr angezeigt werden soll zuerst mit der rechten Maustaste das Spaltenauswahlfenster ffnen und dann den entsprechenden Titel ein wenig aus der Spaltenkopfzeile herausziehen Sobald Sie nun die Maustaste loslassen wird dieser Titel wieder in das Spaltenauswahlfenster aufgenommen Anzeige in den Nachrichten Journalen Nachfolgend sind alle die Informationsspalten beschrieben die in den Nachrichten Journalen f r den Posteingang Ein den Postausgang Aus das Fenster f r die gel schte Post Del und das Schriftverkehrsfenster SV m glich sind Die Auswahl f r die Journalfenster die im Fenster Explorerliste erscheinen k nnen entnehmen Sie bitte dem n chsten Kapitel Journalspalte Beschreibung Ein Aus Dei SV Empf nger Das K rzel des Empf ngers oder die Num 2 r n mer des Empfangsger tes Empfangszeit Die Empfangszeit der Nachricht Der Versendezeitpunkt der Nachricht ENEAENA Nachrichten ID Eindeutige Kennung der Nachricht Dies ist eine Kennziffer MID die der Nachricht vom System zu
60. den urspr nglichen Absender rg oC ofr ole om oO oO oO A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 73 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Erfolg beziehungsweise Misserfolg der Zustellung units Anzahl der Geb hreneinheiten nur verf gbar wenn die entsprechenden Daten von der Telefonnebenstellenanlage bermittelt werden Tabelle 3 3 Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten 3 3 2 Fax Ausgabeger t ausw hlen ber die Registerkarte Faxausdruck wird der Drucker ausgew hlt auf dem Ihre Fax Doku mente ausgegeben werden sollen Folgende Einstellm glichkeiten stehen Ihnen getrennt nach Faxformat G3 Analogfax oder G4 Digitalfax zur Verf gung Einstellungen E x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails Ausdruck auf G3 Ger t mit Rufnummer Ausdruck auf Serverdrucker DEFAULT Ausdruck auf windows Standarddrucker Ausdruck auf G4 Ger t mit Rufnummer Ausdruck auf Serverdrucker DEFAULT Abbrechen bernehmen Hilfe Dialogelement Beschreibung Ausdruck auf Win F r die Fax Ausgabe wird der Drucker gew hlt den Sie an Ihrem Ar dows Standarddru beitsplatz als Standarddrucker eingestellt haben cker Tabelle 3 4 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Faxausdruck A007038 20 September 2005 3 74 MRS v6 0 Communications Benutzerhan
61. der Kollegen anzeigen Die Informationen zum Arbeitsstatus Ihrer Kollegen einschlie lich Ihres eigenen k nnen Sie in das Fenster Adressliste einblenden 1 Aktivieren Sie das Fenster Adressliste in Communications Ist dieses Fenster nicht in das Communications Layout integriert ffnen Sie es ber Ansicht gt Adressliste 2 W hlen Sie die Gruppe aus in denen sich die Benutzer befinden deren Staus Sie anzei gen m chten 3 ffnen Sie das Kontextmen dieses Fensters rechter Mausklick 4 W hlen Sie dort die Funktion Zeige Status aus Sofort werden alle Zust nde in Form von drei Symbolspalten links neben den Namensein tr gen dargestellt Zus tzlich erhalten Sie entsprechende Statusanzeigen als Text wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz auf einem Namenseintrag verweilen e Erste Symbolspalte Systemstatus des Benutzers e Zweite Symbolspalte Telefonstatus des Benutzers A007038 20 September 2005 2 58 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen e Dritte Symbolspalte Vom Benutzer eingestellter Arbeitsstatus st nde finden Sie im Abschnitt 5 8 Die Presence Funktion auf Seite 5 281 Eine detaillierte Aufstellung der m glichen System Telefon und Arbeitszu Zudem wird der aktuelle Arbeitsstatus eines Benutzers in jeder intern versendeten Nachricht angezeigt 2 14 Gruppen unter Meine pers nlichen Gru
62. des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 147 Funktionsreferenz Das Datei Men Speichern unter Anlagen spei Information Strg Enter Speichert die Nachricht unter einem beliebigen Namen in einem Ver zeichnis Ihrer Wahl Hier ber ist es m glich Ihre Nachrichten nochmals lokal zu sichern oder bestimmte Dokumente als Muster Dateien lokal auf Ihrer Festplatte abzulegen um sie bei Bedarf aufrufen modifizieren und erneut versenden zu k nnen Dazu wird ein Auswahldialog ge ffnet in dem Sie aufgefordert werden einen Dateinamen und das Zielverzeichnis anzugeben Hierzu stehen abh ngig von der Nachrichtenart neben dem oben beschriebenen PMF Format die entsprechenden Dateiforma te zur Verf gung Anmerkung 1 Das Speichern im Communications Format PMF er laubt es angef gte Anlagen und Adressinformationen mit abzulegen so dass nach dem Funktionsaufruf Datei ffnen die komplette Nachricht wieder zur Verf gung steht Anmerkung 2 Sie k nnen die gespeicherte Datei auch ber einen Dop pelklick aus dem Windows Explorer in einem Communications Nach richtendialog ffnen Die Verkn pfung von PMF Datei und Communica tions Programm wird automatisch bei der Installation eingerichtet Anmerkung 3 Unabh ngig vom verwendeten Dateiformat k nnen Sie die gespeicherte Datei ber das Communications Hauptmen Datei gt ffnen in einem Comm
63. diese Nachricht anh ngen Bearbeiten Sie den Text Hierbei stehen Ihnen zum Editieren des Textes die M glichkei ten zur Verf gung die Sie aus anderen Textverarbeitungspro grammen kennen L sen Sie die Weiterleitung durch Bet tigen der Schaltfl che Senden aus L scht die aktuell ge ffnete Nachricht Pi Druckt die aktuell ge ffnete Nachricht Tabelle 2 6 Bearbeitungsfunktionen f r empfangene E Mails Die Beschreibung aller Funktionen zur Bearbeitung eingehenden Text Nachrichten finden Sie Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 146 2 8 2 Empfangene Fax Nachricht bearbeiten F r eingegangene Fax Nachrichten steht neben den Ansichtsfunktionen umfangreiche Bear beitungsfunktionen zur Verf gung Grunds tzlich k nnen Sie nur ber die Ansicht der Fax Nachricht sp ter in den Bearbeitungsmodus wechseln Ansicht ber die Vorschau In diesem Modus ist keine direkte Fax Bearbeitung m glich 1 Markieren Sie per Mausklick eine Faxnachricht im Fenster Posteingang Die Fax Nachricht wird sofort im Vorschaufenster dargestellt A007038 20 September 2005 2 40 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten ber die Funktionen die Ihnen im Vorschaufenster zur Verf gung stehen sind Sie in der Lage sich eingegangene Fax Nachrichten anzusehen und sie gegebenfalls weiterzuver senden Es lassen sich zum einen Funktionen aufzurufen die
64. ein um die EE Anmeldung durchzuf hren Frofil Kennwort Ir M Kennwort f r dieses Profil behalten Abbrechen Um die h chstm gliche Datensicherheit zu erreichen sollten Sie dieses Kontrollk stchen un gesetzt lassen Die Anmeldung kann dann immer nur durch die Eingabe Ihres Kennwortes er folgen Gehen Sie zur Anmeldung folgenderma en vor 1 Starten Sie Communications Der Anmeldungs Dialog wird daraufhin ge ffnet Ist Communications bereits gestartet und Sie m chten Sich nur neu am Kom munikationsserver anmelden dann w hlen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Anmelden 2 W hlen Sie aus dem Kombinationsfeld Profil das Benutzerprofil aus unter dem Sie sich anmelden m chten Dies ist nur erforderlich falls f r Sie mehrere Profile definiert sind ein Standardprofil festlegen mit dem Communications automatisch startet Haben Sie mehrere Profile definiert k nnen Sie alternativ im Service Provider Dann wird bei der Anmeldung ber den obigen Dialog nur das Kennwort abge fragt 3 Tragen Sie Ihr Kennwort in die betreffende Eingabezeile ein und klicken dann auf Anmel den Nach einem Datenbankabgleich zwischen Kommunikationsserver und lokaler Anwendung k nnen Sie nun Communications nutzen A007038 20 September 2005 5 246 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 2 Abmelden ber diese Funktion oder ber die Tastenkombinati
65. ein Administra tor ein von ihm lokal erstelltes Layout f r alle Benutzer freigeben Die ses Layout wird durch diese Funktion zentral auf dem Server abgelegt Layout nderungen w hrend der laufenden Sitzung k nnen hier ber wie der r ckg ngig gemacht werden Anmerkung Eine Wiederherstellung nach einem Neustart von Communi cations ist hier ber nicht mehr m glich da beim Beenden des Programms alle nderungen gespeichert werden ffnet eine Liste mit allen Ihnen zur Wahl stehenden Communications Lay outs Diese Liste enth lt sowohl die von Ihnen erstellten lokalen Layouts maximal vier als auch die die Ihnen und den anderen Benutzern global im System zur Verf gung gestellt werden zus tzlich maximal vier Durch Anklicken des Layoutnamens wird das gew nschte Layout aktiviert ber den Tastaturbefehle Shift entsprechender Funktionstaste F1 F2 kann au erdem schnell zu einem anderen Communications Lay out gewechselt werden Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communications ber die nun folgenden Men punkte lassen sich die Fenster einrichten die Sie f r die Abwick lung Ihrer Kommunikation und zur Administration des Kommunikationsservers verwenden k n nen Wie Sie grunds tzlich vorgehen m ssen um die Ansichtsfenster im
66. eine von vier vordefinierten Signaturen f r die aktuelle Nachricht ausw hlen Signatur 1 bis Signatur 4 Erzeugt werden die Signaturen ber das Communications Men Extras unter Einstellungen auf der Karteikarte Signatur siehe dazu auch Ab schnitt 3 3 4 Signatur erstellen auf Seite 3 77 Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht Das Hilfe Men ber das Men Hilfe k nnen Sie die Online Hilfe zu Communications ffnen oder sich Infor mationen zur Programmversion beschaffen Hilfethemen Ruft die Online Hilfe auf ber Communica Anzeige der installierten Client Version tions Zum Beispiel Mail Client 5 00 Release build xxx Diese Angabe wird dann ben tigt wenn es einmal zu Problemen kommen sollte Tabelle 5 6 Die Funktionen des Hilfe Men s im Dialog Neue Nachricht Die Eingabezeilen im Fenster Neue Nachricht Unter der Men zeile befinden sich immer die beiden Eingabefelder Adresse und Betreff der Nachricht Je nach Konfiguration k nnten dort noch weitere Eingabezeilen eingeblendet sein die ber die Option Ansicht gt Sendeoptionen eingerichtet wurden Siehe dazu auch Ab schnitt 5 1 1 1 Das Ansicht Men auf Seite 5 153 e Die Eingabe der Adresse Die Adresse kann eine Namensangabe wenn der Empf nger bereits im Adress verzeichnis des MRS Systems existiert und f r den dort eine eindeutige Zuordnung be steht die Rufnummer eines Dienstes Fax
67. erung Verkleinerung der Arbeitsfenster Darstellung erlauben det Es handelt sich hierbei um die selben Funktio SAT nen wie sie ber Faxseite gt Zeichenelemente PH Lh G w hlen beziehungsweise Faxseite gt Objektposi tion ausgel st werden k nnen Textfelder einf gen Hier ber wird einmal der Bereich bestimmt in dem der ei gentliche Fax Text erscheint also ein Platzhalter f r den Nachrichtentext Men Faxseite gt Feld f r Nachrichten text einf gen Desweiteren lassen sich noch Platzhalter f r Nachrich ten Informationen aller Art positionieren Men Faxseite gt Feld einf E m 7 Faxseiten Bearbeitung Hier ber werden die Schaltfl chen die dem Erstel J O O len und Editieren einer Faxseite dienen eingeblen gen Unterteilen Sym Unterteilt die Symbolleiste in zwei Zeilen Dies ist dann n tzlich wenn bolleiste der Arbeitsbereich so schmal gew hlt wurde das nicht alle eingerichte ten Symbole zug nglich sind Tabelle 5 40 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors Das Men Faxseite Dieses Men bietet Ihnen die eigentlichen Funktionen zum Erstellen einer Faxseite an Hier fin den Sie Werkzeuge zum Zeichnen der Objekte sowie zum Einbinden der Platzhalterfelder f r die dokumentrelevanten Informationen Folgende Funktionen bietet das Men an A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 261 Funktionsreferenz Extras T Feld einf gen hehehe Die Auswa
68. in Rich Text ist speziell f r Outlook Nutzer gedacht Diese Formatierungsart erlaubt es Textnachrichten mit einigen Textgestaltungsmerkmalen unter schiedliche Schriftarten und gr en usw zu versenden Microsoft hat dieses universelle Da teiaustauschformat entwickelt damit andere Anwendungsprogramme diese Textdateien schon mit bestimmten Formatierungen importieren k nnen Dateien in diesem Format haben die En dung RTF Die Bearbeitung einer Neue Rich Text Nachricht entspricht bis auf die besonde ren Textformatierungsfunktionen denen die wir bei der zuvor beschriebenen Neue Textnach richt kennengelernt haben Nach dem Aufruf Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht ffnet sich der schon bekannte Nachrichtendialog A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 163 Funktionsreferenz Das Datei Men Sie gelangen auch in den Dialog Neue Nachricht f r Rich Text wenn Sie den Pfeil neben dem Dokument Symbol anklicken das sich unter dem Men eintrag Datei be findet und dort den entsprechenden Men punkt ausw hlen Sofort augenf llig werden die erweiterten Formatierungsoptionen wenn Sie ber Ansicht gt Symbolleiste gt die Schaltersymbole f r Text bearbeiten einrichten Man sieht an den zur Ver f gung stehenden M glichkeiten dass nun dem Text unter anderem spezielle Schriftarten un terschiedliche Schriftgr en und Schriftschnitte zugewiesen werden k nnen Da bei einer Rich Text Nac
69. man vor einem R ckruf sieht ob der Absender erreichbar ist Zus tzlich wird diese Information auch im Vorschaufenster eingeblendet A007038 20 September 2005 5 282 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion 5 8 2 Arbeitsstatus der Kollegen anzeigen Die Informationen zum Arbeitsstatus Ihrer Kollegen einschlie lich Ihres eigenen k nnen Sie in das Fenster Adressliste einblenden 1 Aktivieren Sie das Fenster Adressliste in Communications ber Ansicht gt Adressliste Ist dieses Fenster nicht in das Communications Layout integriert ffnen Sie es 2 W hlen Sie die Gruppe aus in denen sich die Benutzer befinden deren Status Sie anzei gen m chten ffnen Sie das Kontextmen dieses Fensters rechter Mausklick 4 W hlen Sie dort die Funktion Zeige Status aus Sofort werden alle Zust nde in Form von drei Symbolspalten links neben den Namensein tr gen dargestellt e Erste Symbolspalte Systemstatus des Benutzers e Zweite Symbolspalte Telefonstatus des Benutzers e Dritte Symbolspalte Vom Benutzer eingestellter Arbeitsstatus Au erdem erhalten Sie entsprechende Statusanzeigen wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz auf einem Namenseintrag verweilen Tool tip Symbole f r den Systemstatus des Benutzers Beschreibung Dieses Symbol zeigt an dass der entsprechende Benutzer am System an gemeldet ist Benutzer am System angemeldet Seit mindestens f nf Minuten hat da
70. n nen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekunden fest Vorw rts legen spulen Mit Hilfe dieser beiden Schaltfl chen k nnen Sie einen Ausschnitt aus der AH Sprachnachnachricht wiedergeben Gehen Sie zur Definition eines Aus Anfang schnitts folgenderma en vor Ausschnitt wiedergabe Setzen Sie den Positionsschieber ungef hr an die Stelle an der Ihr Ausschnitt beginnen soll HE Bet tigen Sie die Schaltfl che Anfang Ausschnittwiedergabe Ende Aus schnittwie dergabe Setzen Sie den Positionsschieber ungef hr an die Stelle an der Ihr Ausschnitt enden soll Bet tigen Sie die Schaltfl che Ende Ausschnittwiedergabe Bet tigen Sie eine der beiden Wiedergabe Schaltfl chen Der von Ihnen festgelegt Ausschnitt wird abgespielt Das Bet tigen dieser Schaltfl che hat in diesem Zusammenhang keine Auswirkung Die Parameter Einstellungen f r die Wiedergabefunktionen befinden sich auf der Registerkarte Allgemein erreichbar ber Extras gt Einstellungen Tabelle 5 20 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails Vor dem Weiterleiten einen Sprach und oder Text Kommentar anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten ein schriftlicher und oder ein gesprochener Kommentar an diese angef gt werden 1 W hlen Sie im Vorschaufenster oder im Nachrichtendialog Weiterleiten Das sich nun ffnende Nachrichtendialog ist um den Bereich zur Texteingabe erw
71. neue Nachrichten e an Antworten oder e bei Weiterleiten angef gt wird Unter Standardsignatur haben Sie weiterhin die M glichkeit zu definieren ob e daf r immer Signatur 1 verwendet wird oder e Signatur 1 f r interne und Signatur 2 f r externe Nachrichten Sie k nnten zum Beispiel die Signatur 1 f r externe Nachrichten etwas f rmlicher gestalten e eine Signatur an SMS Nachrichten angef gt wird Einer SMS Nachricht ist die Signatur 3 fest zugeordnet Signatur definieren 1 W hlen Sie aus dem Auswahlfeld Signatur zur Bearbeitung w hlen die entsprechende Kennzahl aus 1 4 2 Geben Sie im Bearbeitungsfenster den Signaturtext ein oder ndern Sie bereits bestehen den Text 3 Klicken Sie auf OK Die definierte Signatur steht unter der entsprechenden Kennzahl sofort zur Verf gung 3 3 5 Benachrichtigungsart einstellen ber das Register Schnittstelle k nnen Sie die akustischen und optischen Benachrichtigun gen einstellen A007038 20 September 2005 3 78 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yertolgung yon E Mails Akustische Benachrichtigung Y beineuer Nachricht MV bei Telefonanruf Sprache f r Ansagetexte Deutsch 5 Optische Benachrichtigung M beineuer Nachricht MV bei Telefonanruf Y Ich m chte informiert werden wenn eine
72. oder durch Kopieren per Drag amp Drop Nachrichten sammeln k nnen Ungelesene Nachrichten Erzeugt ein Fenster in dem nur die ungelesen Nachrichten aus allen Verzeichnissen unter Posteingang angezeigt werden Markierte Nachrichten Erzeugt ein Fenster in dem nur die markierten Nachrichten aus allen Verzeichnissen unter Posteingang angezeigt werden Gel schte Objekte Erzeugt ein Fenster in dem nur die bereits gel schten Nachrichten angezeigt werden lang auf dem MRS Server vorgehalten Nach einer vom Administrator vorgege ben Zeit werden diese allerdings vom System entfernt Erkundigen Sie sich da her beim Administrator wie lange Sie noch Zugriff auf gel schte Nachrichten ha ben Nachrichten die vom Benutzer gel scht worden sind werden noch eine Zeit Postausgang Erzeugt ein Fenster in dem alle Nachrichten angezeigt werden deren Versand gerade ab gewickelt wird A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 195 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e amp Gesendete Objekte Erzeugt ein Fenster in dem alle Nachrichten angezeigt werden deren Versand abge schlossen ist e Entw rfe Die Funktion dieses Verzeichnisses wird von MRS nicht unterst tzt e Periodische Objekte Die Funktion dieses Verzeichnisses wird von MRS nicht unterst tzt 5 3 4 1 Die Fenster f r den Posteingang gt Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Wo
73. sol len Dokument Info darf In Bei gesetzter Option werden die Dokumentinformationen auch halt berlappen ber bereits vorhandenen Texte gedruckt Zum Beispiel kann es bei Fax Dokumenten gelegentlich vorkommen dass diese Bereiche schon f r das auszudruckende Dokument ausgenutzt werden Fax einpassen Bei Auswahl der Option Faxseite der Druckseite anpassen wird ein eingehendes Fax auf einer Druckseite ausgegeben bedenken Sie dass bei berlangen Faxseiten die Darstellung eventuell sehr klein ausfallen kann Optimal anpassen passt eine Faxseite de ren Format leicht von DIN A4 abweicht optimal auf eine Druckseite ein Tabelle 3 2 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Layout drucken A007038 20 September 2005 3 72 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Linker Rand Des Weiteren haben Sie die M glichkeit f r die Ausdrucke einen Randbereich zu definieren damit beim sp teren Abheften des ge druckten Dokuments kein Text durch die Lochung verlorengent In das Eingabefeld Linker Rand k nnen Sie dazu einen Einzug von O bis 150 mm vorgeben Tabelle 3 2 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Layout drucken Zus tzliche Information einf gen Die Auswahl der gew nschten Informationen die Sie zum betreffenden Dokument mit ausdru cken wollen bestimmen Sie indem Sie die entsprechenden Pa
74. und Support Neben der Benutzerdokumentation und dem Administratorhandbuch ist noch das auf der Soft ware CD befindliche Release Info zum MRS Server zu beachten in dem aktuelle Hinweise zum Produkt zu finden sind die eventuell keinen Eingang mehr in die Dokumentation gefunden haben Die Datei findet man auf der Installations CD unter lt cdrom gt releaseNotes rtf Weitere aktuelle Informationen finden Sie auch in den Read me Dateien die auf den Pro gramm CDs in den Verzeichnissen zu finden sind die die entsprechende Programm Kompo nente enthalten 1 8 Datenschutz und Datensicherheit Umgang mit personenbezogenen Daten Beim vorliegenden System werden unter anderem personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt zum Beispiel bei der Geb hrenerfassung den Displayanzeigen der Kundendatener fassung In Deutschland gelten f r die Verarbeitung und Nutzung solcher personenbezogenen Daten unter anderem die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG F r andere L n der beachten Sie bitte die jeweiligen entsprechenden Landesgesetze Datenschutz hat die Aufgabe den einzelnen davor zu sch tzen dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Pers nlichkeitsrecht beeintr chtigt wird Fer ner hat Datenschutz die Aufgabe durch den Schutz der Daten vor Missbrauch in ihren Verar beitungsphasen der Beeintr chtigung fremder und eigener schutzw rdiger Belange zu begeg nen Richtlinien f r Mitarbeiter der
75. zu ex portieren Dies kann zum Beispiel dazu genutzt werden die pers nlichen Adressdaten auf das Benutzerkonto eines anderen Benutzer zu bertragen Mit administrativen Rechten k nnen zu s tzlich die globalen Adressbuchdaten sowie die Benutzerdaten ex und importiert werden 5 6 5 1 Adressbuch Export Die Export Funktion erzeugt eine Text Datei die an einem beliebigen Ort gespeichert werden kann Die Reihenfolge der Spalten entspricht den verschiedenen Datenbankfeldern im MRS Server Jeder Adressbucheintrag belegt eine komplette Zeile die abh ngig von den vorhande nen Maskeneintr gen mehr oder weniger ausgef llt sein kann Gehen Sie folgenderma en vor um einen Adressbuchexport durchzuf hren A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 249 Funktionsreferenz Extras 1 Rufen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Adressbuch gt Exportie ren auf Der folgende Dialog wird ge ffnet Export Adressbuch E3 l Globale Kontakte T Fers nliche Kontakte Andere Einstellungen T Esport der DNO Felder von einem Benutzer Abbrechen 2 W hlen Sie durch Setzen der Kontrollk stchen die Adressb cher aus die Sie exportieren m chten F r Standard Benutzer ist bereits das Kontrollk stchen Pers nliche Kontakte gesetzt Die beiden brigen Optionen stehen ihm nicht zu Verf gung 3 Legen Sie unter Andere Einstellungen fest ob auch die Datenbankfelder exportier
76. 005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 213 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Wiedergabe ber den Nachrichtendialog e Doppelklicken Sie die Voicemail im Journal oder markieren Sie die Nachricht und w h len Sie die Funktion Offnen ber die Werkzeugleiste des Posteingangsfensters Neben den Standardfunktionen Antworten und Weiterleiten sehen Ihnen in diesen Dia logen die Bedienungsfunktionen f r die Wiedergabe der Voicemail zur Verf gung Sie k n nen dazu die Schaltfl chen nutzen oder die entsprechenden Befehle aus dem Men Audio aufrufen Die Wiedergabe kann entweder ber das an Ihrem Arbeitsplatz befindliche Telefon oder ber PC Lautsprecher Soundkarte erfolgen Die nachfolgende Tabelle beschreibt die Be dienelemente zur Wiedergabe einer Voicemail Funktion Beschreibung Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben zeigt pa der Laufbalken Position die aktuelle Stelle im Tondokument an an der man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeichnungsdauer Wiedergabe ber das Telefon Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Voraussetzung hierzu T ist die im Server eingerichtete CTI Funktionalit t Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Be dienungsbereich angezeigt Abspielen am Telefon Position 00 00 L nge 00 00 Telefon gestoppt Wiedergabe ber PC Lautsprec
77. 0eenenenee een 3 69 3 2 1 Verzeichnisregel erstellen 222 ouonoe nennen een er en nn nn 3 70 3 2 2 Markierungsregel erstellen 2 2o2ueonenenenennn nennen 3 71 3 3 Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen 2 2222 neeeeennenenn 3 71 3 31 LAVOUL r CKEN 20 0 arten eisernen 3 72 3 3 2 Fax Ausgabeger t ausw hlen 22222 oese ans nnen ern nn 3 74 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen 2222 20 e nennen nenn 3 75 3 3 4 8lgNnal reistellens zz 428 reisen serien 3 77 3 3 5 Benachrichtigungsart einstellen 2 22 22 20 onen een en ennnnnn 3 78 4 Administrator Funktionen z2uuunnnn nun nn nn nn nn nn nn nn 4 83 4 1 Globale Konlaktes2 4402242484244 rise ieh aE nd 4 84 4 1 1 Globale Kontakte einrichten 2 22 nennen nn ernennen 4 84 4 1 2 Globale Kontakte ber eine Schablone einrichten 222 22 csnee 4 86 41 3 MIP ROUlRG su nina ie 4 86 2 2 BONU sa 24 3 0 0 nern aan erteilen e E E 4 88 42 1 BENUIZEFEINTICHIENzes ra rer teten dann er E A 4 88 4 2 1 1 Allgemeines zu den Benutzerdaten 222m eneenene nennen 4 88 4 2 1 2 Die Datenbankmasken aana an 4 90 4 2 2 Benutzereintrag ndern 2 222 2nosoenn seen nn 4 101 4 2 3 Benutzer einer anderen Gruppe zuordnen 2 22 22 sense 4 102 A007038 20 September 2005 0 2 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Inhalt 43 AJMO 234 24 23 22 eier rider 4 102 4 3 1 AGenlen elh
78. 22 co none eeeenenenneneeen een een 2 51 2 12 2 Telefonieren ber Adressbuch Funktionen 2 2222 eneneneeee en 2 53 2 12 3 Telefonverkehr berwachen 222222 snenennnnneeen nennen 2 54 2 12 4 Das Schriftverkehr Fenster 2 2222 aaae 2 56 2 13 Presence Funktion nutzen 22222 us nenaeeneneneee een 2 57 2 13 1 Eigenen Arbeitsstatus einstellen 2 cm onen enenenenen een 2 57 2 13 2 Anzeige des Arbeitsstatus der Kollegen anzeigen anaana anaana 2 58 2 14 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen 22222 202 2 59 2 15 ffnen einer Datei manner 2 61 2 19 KENDWOTL andEtHe rare rien rn Een 2 62 2 17 Vertret ng einrichten us s s222 2 er IR aaa a 2 62 2 18 Eigene Datenbankeinstellungen ndern sssaaa saaa aaea 2 63 3 Communications anpassen ssssssssnsssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnrrnnnn 3 65 3 1 Layout der Bedienoberfl che anana na aaea 3 65 3 1 1 Neues Layout definieren n nanana aaa aneenen ernennen 3 66 3 1 2 Layout wechseln ana naaa aaa us u a an an a 3 67 3 13 Layout Pearbellen eseria a ea eier 3 67 3 1 4 Journalfenster einrichten 2 2 2uonenan een 3 68 3 1 4 1 Einrichten des Posteingangsfensters 2222 2n2nee nee 3 68 3 1 4 2 Einrichten des Postausgangsfensters anaana naana 3 68 3 1 4 3 Einrichten des Vorschaufensters 2 2222 aaaea ea 3 69 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten 222m s
79. 3 77 Skill Group 4 112 Skill Level 4 113 SMS 1 12 Sprachnachricht Position in der Nachricht 5 173 Wiedergabe ber das Telefon 5 213 Sprachnachricht Formular Wiedergabeparameter 5 174 Statuszeile 2 28 Stempelfunktion f r Fax Nachrichten 5 211 Suchen im Betreff 5 248 Symbolleiste im Explorerverzeichnis 5 233 T Tab Taste 5 163 Telephone User Interface TUI X 307 Tempor re Rundsendeliste 5 247 Terminalserver A 295 Text suchen 5 155 Titelzeile 2 25 Z 316 Tool Tip 5 256 TUI Telephone User Interface X 307 U ber Communications 5 281 berwachung des Telefon Status 5 274 berwachung des Telefonverkehrs Auflegen 5 225 Eintrag l schen 5 225 Fensterdarstellung 5 223 Unique 4 103 Update Communications 5 281 V Verfolgung von E Mails 5 279 Verpflichtende Gruppenf higkeit 4 112 Verzeichnisregel erstellen 5 266 Verzeichnisse im Funktionen Men 5 245 Viewer Fax Ansichtsmodus 5 203 VIP Routing 4 86 VoiceMail 1 13 Vorschau Benutzeintrag aus Adressliste 5 230 Benutzeintrag aus Explorerliste 5 230 Kontakt 5 230 Postausgang 5 229 Posteingang 5 228 Vorschau im Journalfenster Einschr nkung 5 243 Vorschau Posteingang Antworten 5 229 Drucken 5 229 L schen 5 229 ffnen 5 229 Speichern unter 5 229 Vorschau Men 5 230 5 245 Anrufen an 5 230 Speichern 5 231 Typ ndern 5 231 W Wahlassistent 1 12 Wahlassistent im Funktionen Men 5 244 Wahlassistent Fenster 5 220 A007038 20 September 2005 M
80. 5 7 Hilfe Dieser Hauptmen punkt von Communications h lt folgende Funktionen bereit e Hilfethemen Hier ber wird die Hilfefunktion aufgerufen Wie unter Windows blich kann die gesamte Dokumentation eingesehen oder eine Recherche zu einem bestimmten Stichwort gestar tet werden e Update Communications ber dieses Untermen k nnen Sie wenn auf dem Server neue Updates f r Communica tions vorliegen diese abrufen und installieren e ber Communications Hier bekommen Sie angezeigt welche Communications Version bei Ihnen installiert ist Zum Beispiel Cycos Mail Client 5 00 Release build xxxx Diese Angabe wird dann ben tigt wenn es einmal zu Problemen kommen sollte 5 8 Die Presence Funktion Durch die Presence Funktion erhalten Sie direkt Informationen zum System Telefon und Ar beitsstatus Ihrer Kollegen und k nnen selbst Ihren Arbeitsstatus f r die Kollegen angeben So ist sofort ersichtlich ob Sie oder Ihre Kollegen am System angemeldet sind der Telefonan schluss frei ist sie gerade Pause machen in Urlaub oder auf Gesch ftsreisen sind um nur ei nige der Zust nde zu nennen also keine direkte Funktionalit t wie zum Beispiel das Telefon auf die Mailbox umlei ten oder das Telefon auf Besetzt schalten Die eingestellten Zust nde werden lediglich bei den Kollegen angezeigt Sie haben A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 281 Funktionsreferenz Die Presence Funkti
81. 54 Faxausdruck 5 272 Fax Briefpapier ausw hlen 2 32 Fax Briefpapier Papiergr e 5 274 Feld Spalte im Tabellenkopf 5 192 Fenster Adressliste 5 225 Fenster Entw rfe 5 218 Fenster Gel schte Objekte 5 218 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter Fenster Gesendete Objekte 5 217 Fenster Internet Favoriten 5 218 Fenster Markierte Nachrichten 5 218 Fenster Mein Telefon 5 223 Fenster Periodische Objekte 5 218 Fenster Postausgang 5 216 Fenster Schriftverkehr 5 222 Fenster Ungelesene Nachrichten 5 218 Fenster Vorschaufenster 5 228 Fenster Wahl Assistent 5 220 Fenster Adressliste Anrufen an 5 226 Aus Liste l schen 5 227 Neue Nachricht versenden 5 226 Neuer privater Kontakt 5 227 Zeige Telefonstatus 5 227 Fenster Explorerliste 5 234 Fenster Explorerverzeichnisse 5 231 Fenster f r Posteingang 5 196 Fenster Postausgang 5 216 Fenster Wahlassistent Anrufen 5 221 Makeln 5 221 Teilnehmer suchen 5 221 bergeben 5 221 Funktions Einschr nkungen f r Win 95 98 ME 5 243 G Gel schte Post Fenster 5 218 Globale Kontakte einrichten 4 84 Globale Vemittlungsregel Einrichtung 4 138 Globales Communications Layout Definieren 4 115 Gruppen 4 110 Gruppenprivilegien 1 12 Gruppenverzeichnisse einrichten unter Gruppen 4 111 unter Meine pers nlichen Gruppen 4 114 G ltige Dateiformate 5 181 H Headset 4 105 Hilfethemen 5 281 HTML Sch
82. 6 0 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines 1 Einleitung 1 1 Allgemeines Communications ist das zentrale Kommunikations und Administrations Programm des MRS Servers Das Programm beziehungsweise der Arbeitsplatzrechner auf dem es l uft ist an den MRS Server angekoppelt Alle Kommunikationsvorg nge die der Benutzer einleiten m chte werden ber Communications abgewickelt und berwacht Zudem dient es dem Administrator als Werkzeug zur Konfiguration sowohl des MRS Servers als auch von Communications selbst Dieses Client Programm erm glicht es dem Benutzer von seinem Schreibtisch aus Informati onen mit verschiedenen Diensten zu versenden und zu empfangen gleich ob es sich um SMS Fax E Mail oder Voicemails Sprachnachrichten handelt Sofern konfiguriert kann er zus tzlich Telefoniefunktionen zur Bedienung und berwachung des Telefon bereitstellen zum Beispiel mit dem Wahlassistent Dem Administrator des MRS Servers stellt es die Funktionen zur Verf gung die er f r die Be nutzerverwaltung und das Konfigurieren des MRS Servers ben tigt Der Zugang zu Communications erfolgt ber die Vergabe eines Benutzerprofils mit Kennwort schutz Die Auswahl der dem Programm zugeordneten Funktionen ist abh ngig von den zuge wiesenen Benutzerprivilegien D Communications Testbenutzeri DOC Datei Bearbeiten Ansicht Personen WYorschau Extras Hilfe B E a eo arz eich niss x EAGER Eo oo 2 Sn
83. 9 2 4 1 Versenden im Standard Textformat 2222 aaa nn 2 29 2 4 2 Versenden im RTF Format 2 222222 ons en ernennen nennen 2 31 2 4 3 Versenden im HTML Format 2 2 2222 n sense een 2 31 2 5 Versenden von Fax Nachrichten 2 222 nsneneneneneen een 2 32 2 5 1 Fax Briefpapier ausw hlen 2 2 aaaea 2 32 2 6 Versenden einer Voicemail 2 2 2222 en euere nennen en 2 33 2 7 Versenden von SMS Nachrichten a an naaa aaaea nenn 2 35 2 8 Empfangene Nachrichten bearbeiten nana aaaea 2 36 2 8 1 Empfangene E Mail bearbeiten 2222 nene seen eener ern nnn 2 38 2 8 2 Empfangene Fax Nachricht bearbeiten 22222 sueeeeneeeen nn 2 40 2 8 3 Empfangene Voicemail bearbeiten 2 aana eeneene nennen 2 43 2 9 Kontakteintr ge erzeugen 2222 n een ernennen nennen 2 45 2 9 1 Neuen pers nlichen Kontakt erzeugen 22 2 nee een 2 46 2 9 2 Editieren eines bestehenden pers nlichen Kontakt Eintrages 2 48 2 10 Adressen s Ucheni ssues 2er eisen 2 49 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen 2222 neneeeeneene nn 2 49 2 10 2 Allgemeine Adressensuche 2 2222 neeeene ernennen 2 50 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 0 1 Inhalt 2 71 INachrichten SsuUchen 34 222 422 234 222042 Beilagen 2 51 2 12 Mit den Telefoniefunktionen arbeiten aa aaaea a 2 51 2 12 1 Wahlassistent aufrufen
84. 9 Tabelle 5 20 Tabelle 5 21 Tabelle 5 22 Tabelle 5 23 Tabelle 5 24 Tabelle 5 25 Tabelle 5 26 Tabelle 5 27 Tabelle 5 28 Tabelle 5 29 Tabelle 5 30 Tabelle 5 31 Tabelle 5 32 Tabelle 5 33 Tabelle 5 34 Tabelle 5 35 Tabelle 5 36 Tabelle 5 37 Tabelle 5 38 Tabelle 5 39 Tabelle 5 40 Tabelle 5 41 Tabelle 5 42 Tabelle 5 43 Tabelle 5 44 Tabelle 5 45 Tabelle 5 46 Tabelle 5 47 Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachricht 5 156 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht 5 158 Die Funktionen des Hilfe Men s im Dialog Neue Nachricht 5 161 Adressierungsarten f r den Nachrichtenversand 5 162 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text 5 164 Die Bearbeitungsfunktionen f r HTML Nachrichten im Men Text 5 168 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail 5 172 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes 5 177 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 5 179 Die Funktionen des Men s Bearbeiten im Nachrichtendialog 5 182 Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht 5 183 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster 5 189 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste 5 192 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang 2 22 5 197 Die Funktionen f r
85. A007038 20 September 2005 2 54 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Journalfenster einf gen 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Mein Telefon 2 W hlen Sie eines der angezeigten Journalfenster aus Folgenden Fenster k nnen Sie einrichten Fensterfunktion Beschreibung Alle Gespr che In diesem Fenster werden alle Telefonverbindungen ob es sich um eingehende oder ausgehende sowie zustan degekommene oder nicht entgegengenommene Verbin dungen handelt Sie wurden erreicht Hier werden Ihnen nur die Gespr che angezeigt die Sie entgegengenommen haben Sie wurden nicht erreicht In diesem Fenster werden nur die Anrufversuche ange zeigt bei denen Sie nicht erreicht wurden Teilnehmer wurde erreicht Zeigt Ihnen welche Teilnehmer Sie ausgehend erreicht haben Teilnehmer wurde nicht erreicht In diesem Fenster werden nur die Gespr che aufgelistet bei denen keine ausgehende Verbindung zustande kam Tabelle 2 13 _Journalfenster f r die berwachung des eigenen Telefons Die folgenden Funktionen lassen sich in jedem der eingerichteten Fenster ber das Communi cations Men unter Anrufverzeichnis ber das Kontextmen oder gegebenenfalls ber die Werkzeug Symbole ausl sen Stellt direkt eine Gespr chsverbindung zu dem markierten Eintrag her ber die Auswahlliste kann einer der m glichen Anschl sse vor gegeben werden
86. Benutzerhandbuch 2 45 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kontakteintr ge erzeugen 2 9 1 Neuen pers nlichen Kontakt erzeugen 1 ffnen Sie im Communications Men ber Datei gt Neu gt Pers nlicher Kontakt den Dialog Neuer pers nlicher Kontakt Das Kontrollfeld In pers nliche Datenbank ist aktiviert so dass der hier definierte neue Kontakt in das pers nliche Adressbuch aufgenommen wird Mit administrativen Rechten ist es m glich das Kontrollfeld zu deaktivieren und so einen Kontakt in das globale Adress buch aufzunehmen Verf gen Sie ber keine administrativen Rechte ist das Kontrollfeld grau gekennzeichnet Obligatorisch sind hier Eintr ge in die Felder Benutzerkennung Name Bevorzugte Adresse Beide Eintr ge Benutzerkennung und Name m ssen eindeutig sein Das hei t sie d rfen nur einmal vergeben werden Bei mehren Benutzern oder Kontakten mit gleichem Namen muss man sich darum mit Namenszus tzen behelfen Bei spielsweise Uwe Meier Einkauf und Uwe Meier Buchhaltung F llen Sie nun die Datenbankfelder auf den Registerkarten Adressierung und Pers nlich aus e Registerkarte Adressierung Geben Sie hier die Ihnen bekannten Adressdaten zum neuen pers nlichen Kontakt ein wie Sie diese eingeben Mit dem Speichern der Kontaktdaten werden die einge ben Rufnummern durch das NCO Number Coversion Object bearbeitet Da durch kann in den Rufnummernfeldern abh ngig von den vom Administrator v
87. F r die Eintr ge in den Gruppenverzeichnissen Wenn Sie bei der Darstellung von Benutzern Empf ngern die Journalan sicht nach bestimmten Datenbankkriterien sortiert haben zum Beispiel nach FaxG3 dann wird in der Tabellenkopfspalte Feld der in diese Da tenbankfelder eingetragene Wert angezeigt F r unserem Beispielfall w re das die Fax Nummer Tabelle 5 16 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste A007038 20 September 2005 5 192 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Name Konikt oder Benutzername O O OoOO Dienst Darstellung des eingestelten bermittungs Dienstes Komplette Anzeige der Adresse in Kommunikationsserver Darstellung Adresse Beispiel NVS lt Dienst gt lt Adresse gt F r die Eintr ge in den Verteilerlisten Darstellung des eingestellten Ubermittlungs Dienstes Adresse Anzeige der Adresse in Standard Darstellung Komplette Anzeige der Adresse in Kommunikationsserver Darstellung Adresse Beispiel NVS lt Dienst gt lt Adresse gt Bei den Internetfavoriten Anzeige der gespeicherten URLs Bei den Verzeichnissen unter Arbeitsplatz Dateiname zum Beispiel wenn der Inhalt eines Ordners im Verzeichnis Arbeitsplatz angezeigt werden soll Zeigt die Dateigr e zum Dateinamen an Ge ndert Zeigt f r die Dateiansicht das Datum und die Zeit an an der das Dokument zuletzt ge ndert wurde F r die Eintr ge im Verzeic
88. Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen Folgende Funktionen stehen Ihnen zum Erstellen Bearbeiten und Ausw hlen eines Commu nications Layouts zur Verf gung Achten Sie darauf dass vor dem Bearbeiten eines Layouts dieses entsprerrt sein Muss Layout gt Erzeugt ein neues lokales Communications Layout Lokale Layouts ste Neues hen ausschlie lich dem Benutzer zur Verf gung der sie erzeugt hat Sie k nnen sich maximal vier lokale Layouts einrichten Nach dem Ausl sen dieser Funktion wird das folgende Fenster ge ffnet In die Eingabezeile dieses Fensters wird ein Name f r das neu zu erstellende Com munications Layout eingegeben Unter die EEIEN ser Bezeichnung und mit dem automatisch erg nzten Zusatz Lokal wird dieses Layout bei Ihnen im Layoutverzeichnis an rm gezeigt und kann sp ter von dort ausge w hlt werden siehe Ansicht gt Zum Lay out wechseln Nach dem Bet tigen der Schaltfl che OK wird automatisch das gerade er zeugt Communications Layout mit noch freiem Arbeitsbereich ge ffnet Allerdings muss dieses jetzt noch entsprechend konfiguriert werden siehe dazu Abschnitt 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communi cations auf Seite 5 185 Hinweis Vom Administrator lokal erstellte Layouts lassen sich ber die Funktion Allen Benutzern zug nglich machen ver ffentlichen Diese werden also hier ber in globale La
89. Jetzt aktualisieren Quelle offnen Quelle ndern Entfernen uele C ATEMP transters T estbilderppal0s200a75 B6 MF Typ Bitmap Aktualisieren Automatisch Manuell Einstellung des Aktualisierungs Modus Automatisch oder Manu ell Bei der Auswahl Manuell kann man die Aktualisierung der Quelldatei ausl sen indem man die Schaltfl che Jetzt aktualisie ren bet tigt Tabelle 5 39 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 259 Funktionsreferenz Extras Ist die Einstellung auf Automatisch gesetzt wird jede nderung so fortnach dem Beenden des Bearbeitungsvorgangs in die Quelldatei bernommen e Quelle ffnen ffnet die Quelldatei zur Bearbeitung mit dem Originalprogramm Quelle ndern ffnet das Quellverzeichnis zur nderung der Quelldatei Entfernen Trennt die Verkn pfung vom Objekt zur Quelldatei Objekteigen ffnet das Eigenschaften Fenster f r das verkn pfte Objekt ber die schaften ses Fenster das in Karteikastenform gestaltet ist k nnen Sie sich zum Alt Enter einen allgemeine Informationen zum OLE Objekt anzeigen lassen zum anderen ist es von hier aus m glich ber die Auswahl der entsprechen den Karteikarte die Ansicht und Verkn pfungsoptionen neu festzule gen Dieser Men punkt dient dazu das OLE Objekt zu bearbeiten Das kann auf zwei verschiedene Arten geschehen e Uber Bearbeiten
90. LBOX Senden Suchen Betreff Test neue Sprachnachricht Fi mj Ftd nruten Y w Position Lautst rke 00 oi Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 139 Sestoppt 2 Geben Sie im Feld Adresse eine entsprechende Empf ngeradresse sowie gegebenen falls einen Betreff ein 3 Zur Aufnahme des Textes w hlen Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfl che eine Aufnahmemethode Telefon oder Mikrofon Eine Beschreibung der einzelnen Schaltfl chen finden Sie in der nachfolgenden Tabelle A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 33 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden einer Voicemail Schaltfl che zur Aufnahme einer Sprachnachricht ber das Telefon Nach dem Bet tigen werden Sie ber Ihr Telefon angerufen und k nnen nach dem Abheben des H rers direkt die Nachricht aufnehmen Bei eingebauter Soundkarte und daran angeschlossenem Mikrofon kann durch Bet tigen dieser Schaltfl che oder durch Aufrufen der Funktion Auf nahme aus dem Men Audio eine Sprachnachricht aufgenommen wer den Als weitere Funktionen stehen Ihnen wie bei einem Tonbandger t folgende Bedienungs elementezur Verf gung Stoppt die Aufnahme mit einem R cksprung an den Anfang der Sprach oO nachricht Unterbricht die Aufnahme der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Auf nahmevorgang indem je nach Aufnahmemedium eine der beiden Auf nahmeschaltfl chen erneut bet tigt wird Durch Bet tigen
91. Messaging TUM auf systemfremde Mailboxen Exchange Lotus Notes zuzugreifen 1 3 ber dieses Handbuch Dieses Handbuch soll sowohl dem Anwender als auch dem Systemadministrator ein Leitfaden zur Bedienung des Programms sein Grunds tzlich sollte jeder Anwender in der Lage sein an hand dieser Beschreibung das Programm zu bedienen und alle gegebenen Funktionen anzu wenden Der Anwender sollte ber grundlegende Kenntnisse der Windows Benutzeroberfl che verf gen Die von Communications zur Verf gung gestellten Administrations Funktionen sind nur ber entsprechende Benutzerrechte verf gbar Konventionen Zur besseren Unterscheidung verschiedener Informationsarten werden in diesem Handbuch folgende Konventionen verwendet 1 Die einzelnen Bedienschritte von Handlungsanweisungen sind nummeriert e Aufz hlungen sind mit Punkten gekennzeichnet So ist ein Hinweis gekennzeichnet der Sie auf eine Besonderheit aufmerksam macht oder Ihnen die Arbeit mit Communications erleichtert A007038 20 September 2005 1 14 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Hardware und Systemvoraussetzungen So sind Hinweise gekennzeichnet die Ihnen Informationen mit hoher Priorit t signa lisieren Sie m ssen diese Hinweise unbedingt befolgen um Sch den am System oder eventuell Datenverluste auszuschlie en Sonderschriftarten im Text haben folgende Bedeutung e Die Bezeichnungen von Konfigurations Parametern Fens
92. Mitglieder der einzelnen ACD Gruppen angezeigt SD Communications T est Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Werzeichnisse Extras Hilfe B 2nmm 2 TZAL S h gal Y Oula aare sale Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor Explorerverzeichnisse E i 3 a SA E Fi ns kein Element markiert Posteingang _ o gE Postausgang Testuseri E amp Internet Faworiten Paostm aster EB E Benutzer Empf rger f miega H Arbeitsplatz F Administrator kommunikationsserver t i Objekte En Uebel Zugriffsberechtigungen Das Verzeichnis Telefon Zugriffsberechtigungen 100 enth lt 3 Elemente A007038 20 September 2005 5 240 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 13 Aktualisieren Der Aufruf dieser Funktion entweder aus dem Men Ansicht oder durch Bet tigen der Funk tionstaste F5 l st einen sofortigen Datenbankabgleich zwischen dem Server und Ihrer lokalen Communications Anwendung aus _ Eine Aktualisierung ist auch ber die Aktualisierungs Schaltfl che in der Symbolleiste m glich 5 3 14 Ansichtsoptionen ber die Funktion Ansichtsoptionen k nnen Sie das Erscheinungsbild der Journalfenster ver ndern Hierdurch lassen sich um die bersichtlichkeit Lesbarkeit zu erh hen die Eintr ge in diesen Fenstern durch waagerechte und oder senkrechte Linien abgrenzen un
93. Nachrichtendialog ffnen Die Verkn pfung von PMF Datei und Anwendungs Programm die gegebenenfalls dann Communications star tet wird automatisch mit der Installation hergestellt 5 1 3 Communications beenden Das Beenden von Communications ist aus dem Datei Men in zwei Varianten m glich e Beenden und abmelden e Beenden 5 1 3 1 Beenden und Abmelden Hierdurch wird die Anwendung Communications vollst ndig geschlossen und Ihre Sitzung am MRS Server beendet Dabei werden eventuell vorgenommene Einstellungen zum Beispiel am Communications Layout oder im Einstellungsdialog gespeichert sen Sie immer diese Funktion zum Beenden einer Sitzung oder bei einer Konfigura tions nderung die einen Neustart von Communications erfordert aufrufen Damit ein ordnungsgem es Beenden von Communications gew hrleistet ist m s A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 181 Funktionsreferenz Das Bearbeiten Men 5 1 3 2 Beenden Diese Funktion schlie t das Fenster von Communications die Anwendung bleibt aber im Hin tergrund aktiv Dadurch werden die Presence Informationen weiterhin an das System bermit telt Durch Bet tigen der Schaltfl che x erreichen Sie ebenfalls diesen Programmstatus 5 2 Das Bearbeiten Men Die Funktionen die ber dieses Communications Men ausgel st werden k nnen sind ab h ngig vom aktuell aktivierten Fenster sowie den dort gerade sinnvollen Bearbeitungsm glich
94. RS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter Werkzeugleiste 2 25 Winx Datenschutz 5 274 Win amp x Sicherheitskontext 5 274 Z Zus tzliche Posteingangsverzeichnisse 5 194 Zustellung 2 36 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Z 317 Stichw rter A007038 20 September 2005 Z 318 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch www cycos de Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale welche im konkreten Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nschten Leistungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsschluss ausdr cklich vereinbart werden Die verwendeten Marken sind Eigentum der Cycos AG bzw der jeweiligen Inhaber Cycos AG 2005 Joseph von Fraunhofer Stra e 7 e D 52477 Alsdorf Bestell Nr A007038 Lieferm glichkeiten und technische nderungen vorbehalten
95. S v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 69 Communications anpassen Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten e ber Verzeichnisregeln definieren Sie welche Nachrichten automatisch in ein von Ihnen erstelltes Verzeichnis zugestellt werden sollen e Mit Hilfe von Markierungsregeln legen Sie fest dass Nachrichten von besonderen Absen dern gleich mit einem wichtig F hnchen versehen im Posteingang angezeigt werden Posteingangs Assistent aufrufen W hlen Sie im Communications Men Extras die Funktion Posteingangs Assistent Das entsprechende Dialogfenster erscheint Neues Verzeichnis erstellen 1 Bet tigen Sie im Posteingangs Assistent auf die Schaltfl che Neues Verzeichnis Der Dialog Neues Verzeichnis wird ge ffnet 2 Geben Sie den Namen des neuen Verzeichnisses ein zum Beispiel Post von xyz 3 Spezifizieren Sie durch Markieren eines Verzeichnisses im Bereich Aktuelles Verzeich nis in welchem Ordner das neue Verzeichnis erstellt werden soll 4 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Das neu erstellte Verzeichnis wird dadurch eingerichtet und der Dialog Neues Verzeichnis geschlossen Nun kann das neu erstellte Verzeichnis sofort in eine Verzeichnisregel ber nommen werden Eine alternative Methode neue Verzeichnisse zu definieren finden Sie in Ab schnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 231 3 2 1 Verzeichnisregel erstellen 1 Bet tigen Sie im Posteingangs Assistent die Sch
96. Strg S zuvor Zur Definition dieser Faxseite eingegeben worden ist Drucken Hier ber kann der Inhalt des Arbeitsbereiches zur Kontrolle ausgedruckt Strg P werden Beenden Beendet den Faxseiten Editor Sollte die aktuell bearbeitete Faxseite noch nicht abgespeichert sein erscheint ein Pop Up Fenster in dem Sie die Sicherung nachholen k nnen Tabelle 5 38 Das Datei Men des Faxseiten Editors Das Bearbeiten Men Das Men Bearbeiten stellt die Funktionen bereit die zum Editieren der Elemente einer Fax seite ben tigt werden R ckg ngig Nimmt die zuvor ausgel ste Aktion zur ck Die R cknahmetiefe betr gt Strg Z dabei einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der R cknahme wieder her Strg Y Ausschneiden Schneidet das markierte Objekt aus und speichert es in der Zwischena Strg X blage zum erneuten Einf gen Tabelle 5 39 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 257 Funktionsreferenz Extras Kopieren Kopiert das markierte Objekt in die Zwischenablage Strg C Einf gen F gt den Inhalt der Zwischenablage in das aktuell ge ffnete Dokument Strg V ein L schen L scht das markierte Objekt Entf Alles markieren Markiert alle im Arbeitsfenster dargestellten Objekte Strg A Objekt einf gen F gt an die aktuelle Cursorposition ein Arbeitsfenster des gew hlten Objekttyps
97. Untermen das Ihnen folgende M glichkeiten anbietet e Neuer Benutzer Legt einen neuen Benutzer in der aktuell ausge w hlten Benutzergruppe an Diese Funktion ist nur mit administra tiven Rechten m glich Sind diese nicht vorhanden ist das entspre chende Symbol sowie der Men befehl nicht aktiv Neuer Agent Erzeugt einen neuen Agent in der aktuell ausge w hlten Benutzergruppe Diese Funktion ist nur mit administrativen Rechten und bei einem eingerichteten Call Center m glich Fehlt eine der beiden Voraussetzungen ist das Symbol sowie der Men befehl nicht aktiv Neuer Kontakt Hier ber wird ein neuer globaler Kontakt einge richtet Der Kontakteintrag erfolgt sowohl im aktuell gew hlten Gruppen Verzeichnis als auch im Verzeichnis Alle Teilnehmer Zur Einrichtung globaler Kontakte ist ebenfalls eine besondere Be rechtigung erforderlich Neuer privater Kontakt Erzeugt einen neuen Eintrag sowohl im aktuell gew hlten Verzeichnis unter Meine pers nlichen Kontak te als auch im Verzeichnis Alle privaten Kontakte Hierzu ben tigt der Standard Benutzer keine besondere Berechtigung ffnet die Datenbankmaske des markierten Eintrages in einem separa ten Dialog Ein Doppelklick auf den entsprechenden Benutzereintrag hat den gleichen Effekt L scht den markierten Eintrag aus dem gew hlten Verzeichnis Um Be nutzer Agenten und globale Kontakte l schen zu k nnen sind adminis trative Rechte n tig Blendet in das Adre
98. W Mit Hilfe dieser Funktion ist es m glich die Textzeilen linksb ndig rechtsb ndig oder Zentriert mittig auszurichten Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 165 Funktionsreferenz Das Datei Men Tabulatoren Wenn Sie die voreingestellten Abstandswerte 13 mm zwischen jedem Tab f r die Tabulatoren modifizieren m chten wird diese Option verwen det Nach dem Aufruf erscheint das Fenster Tabulatoren mit dessen Hilfe die Tab Stopps an neue Positionen gesetzt werden Tabulatoren Fix Tabulator Fosition eo UK G Jem Abbrechen J crn Alles loschen Vorgehensweise 1 Geben Sie in die Eingabezeile den erste Tab Stopp vor Hinweis Die Abstandseingabe erfolgt in Zentimeter bernehmen Sie durch Bet tigen der Schaltfl che Setzen Ihre Einga be Danach l sst sich da die Einf gmarke wieder im Eingabefeld er scheint sofort der Wert f r den n chsten Tab Stopp festgelegen Wiederholen Sie den Ablauf ab Schritt 1 wenn weitere Tab Stopps ben tigen 4 Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che OK Damit werden die Einstellung f r den aktuellen Textabschnitt in dem die Einf gemarke steht oder den markierten Textteil bernommen ber die Schaltfl che L schen kann ein zuviel positionierter Tab nach dem Markieren dieses Wertes in der Liste mit der Maus entfernt werden Alles l schen setz
99. a aaaea 5 286 AANNIN O araon n a teaser E a E A 295 Asl TFOUDICSHOOUIN O 822 ea rise ie a A 295 A 1 1 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeichnissen ablegen A 295 A 1 2 Anpassung der Refresh Zeiten f r Posteingangs und Postausgangsjournal A 296 A 1 3 Probleme beim Ausdrucken von Fax Dokumenten 22222cne0n A 296 GIOSSar 2 Sue 2 seen sine X 299 ADKULZUNGEN zuekassrnsereraeeeel E E E see Y 309 StICHWOrler u 2 rer area Z 311 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 0 5 Inhalt 0 6 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Tabellen Tabellen Tabelle 2 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Schnelleinstieg 2 21 Tabelle 2 2 Die Funktionen der Werkzeugleiste 2 2 2uoneneeneen nn 2 25 Tabelle 2 3 Die Funktionen zur Steuerung einer Voicemail Aufnahme 2 34 Tabelle 2 4 Die Funktionen zur Kontrolle einer Voicemail Aufnahme 2 35 Tabelle 2 5 Die verschiedenen Symbole zur Kennzeichnung der Nachrichtenart 2 37 Tabelle 2 6 Bearbeitungsfunktionen f r empfangene E Mails 2 39 Tabelle 2 7 Die Bearbeitungsfunktionen f r Fax Nachrichten im Vorschaufenster 2 41 Tabelle 2 8 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails 2 43 Tabelle 2 9 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 2 44 Tabelle 2 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen neuer pers nlicher K
100. aannaaien aaa 4 130 4 8 2 Zugriffsberechtigungen s aaaea aaea 4 131 4 8 2 1 Benutzer Mitglieder von Benutzergruppen hinzuf gen 4 134 4 8 2 2 Gruppen oder Mitglieder von Gruppen hinzuf gen 4 135 4 9 Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID 22 22 ncene 4 137 4 9 1 Einrichtung einer globalen Vermittlungsregel 222 onen enenenenn 4 138 4 9 2 Einrichtung von ACD Gruppenregeln 222 2n nn essen nn 4 139 4 10 Das Kommunikationsserver Verzeichnis 2 222200 nenerereree een 4 139 4 10 1 Zugriffberechtigung asus sense ns aaa 4 140 4 10 1 1 Software updates 222 2nennanennen nennen nen 4 141 4 10 1 2 MRS Server logfiles 22222 onoeenannaenennnne nenne nenn 4 142 4 10 1 3 USER SPECHEe dalarini Heeres 4 142 4 11 Communications Daten Cache aaaea nennen nnen nennen 4 144 5 FUNKIIONSTEIEIeNZ 2 rear 5 145 5 1 Das Dale MeNnU ss rerea ORE ee ee nahen 5 145 5312 Nele ersehen derer be ROEE A 5 145 Skik Neue TEXiNachticht sieri 2 2 2a ent E 5 146 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht 2 2222 uee essen 5 163 5 1 1 3 Neue HTML Nachricht anaa aaa anaana een 5 167 5 1 1 4 Neue Sprachnachricht aannaaien aaea nennen 5 171 5 1 1 5 Kommentar an eine Sprachnachricht anf gen a n anaana aaan 5 174 5 1 1 6 Neue SMS Nachricht 2 2222 2nenueneneenen nennen 5 175 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communicatio
101. abetisch letzte aus der Liste Bei Zeitangaben Sendezeit usw wird das j ngste Ereignis oben in der Spalte angezeigt wenn das Dreieck nach unten gerichtet ist ndern der Spaltenkopfzeile in den Journalfenstern Wenn Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle in die Spaltenkopfzeile klicken wird ein Fenster ge ffnet das Ihnen die weiteren m glichen Informationen auflistet die zus tz lich im Journal angezeigt werden k nnen Diese Elemente finden Sie brigens auch wieder wenn Sie die Dokumentinformati on aufrufen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 187 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Spaltenauswa hl Spaltenauswa hl EB E Sender A Empfangszeit Hachrichten ID Dienst Durchschlag Priorit t Anlegende Durchschl ge Das Hinzuf gen oder Entfernen von Spalten ist einfach per Drag amp Drop m glich Zum Einbauen zus tzlicher Spalten entnehmen Sie aus dem oben gezeigten Spaltenauswahlfenster die Ta fel mit dem Titel den Sie zus tzlich im Journal angezeigt bekommen m chten und verschie ben ihn an die gew nschte Stelle der Spaltenkopfzeile D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Ma chrichten Extras Hilfe X y X T Eee A B lg E SS EE E an tam eot ERE Te EnEcIk T AAE AAE H Ha Sender Sendezeit Wurde SE 5 a Sendezeit Empf nger a FRAME INFO 01 07 2001 207 bJ si
102. ail 3 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu verlassen Damit haben Sie Ihr Standard Fax Briefpapier eingestellt Beim Versenden von Fax Nachrich ten aus dem Nachrichten Dialog wird nun automatisch dieses voreingestellte Fax Briefpapier verwendet Weitere Informationen zu Fax Briefpapier finden Sie in der Funktionsreferenz im Abschnitt 5 6 6 Fax Briefpapier auf Seite 5 252 2 6 Versenden einer Voicemail Voicemails Sprachnachrichten stellen eine interessante und zukunftsweisende Bereicherung der allgemeinen Kommunikations Funktionen dar Hier ber k nnen Sie einfach die bequeme Form der Nachrichten bermittlung per Sprachaufnahme nutzen ein Diktat f r eine sp tere Ab schrift aufzuzeichnen und an eine Schreibkraft versenden oder Nachrichten an einen Voice mail Server senden Die erzeugten Sprachdateien werden als WAV Datei auf dem System ge speichert und stehen so zum Versand als Mail Anhang zur Verf gung Zur Sprachaufnahme k nnen Sie entweder Ihr lokales Telefon sofern die entsprechenden CTI Funktionen eingerich tet sind oder alternativ ein an die Soundkarte Ihres Rechners angeschlossenes Mikrofon be nutzen Gehen Sie folgenderma en vor um eine Voicemail zu versenden 1 W hlen Sie aus dem Men Datei gt Neu gt Sprachnachricht Der Nachrichtendialog f r den Viocemail Versand wird ge ffnet Neu gt Nachricht i lOlx Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe LE Adresse QATEST MAI
103. alls ber die beiden Registerkarten Adressierung und Per s nlich die Daten f r einen pers nlichen Kontakt eingeben Die Beschreibung der Datenfelder finden Sie in Abschnitt 5 1 1 7 Neuer Kontakt auf Seite 5 176 5 1 1 9 Neuer Benutzer Diese Funktion ben tigen Sie wenn Sie neue Benutzer im System anlegen m chten Sie kann nur dann von Ihnen aufgerufen werden wenn Sie ber administrative Rechte im System ver f gen Die Beschreibung zu diesem Men punkt entnehmen Sie bitte den Ausf hrungen in Ab schnitt 4 2 Benutzer auf Seite 4 88 5 1 1 10 Neuer Agent Diese Funktion dient zur Einrichtung eines neuen Agenten Sie kann nur dann von Ihnen auf gerufen werden wenn Sie ber administrative Rechte im System verf gen Die Beschreibung zu diesem Men punkt entnehmen Sie bitte den Ausf hrungen in Abschnitt 4 3 Agenten auf Seite 4 102 5 1 2 ffnen ber diesen Men punkt gelangen Sie zu einem Dateiauswahlfenster Hier k nnen durch Aus wahl einer Datei auf der Festplatte abgelegte Text oder Nachrichtendateien so ge ffnet wer den dass ihr Inhalt direkt im Texteingabebereich eines Nachrichtendialogs dargestellt wird Alternativ k nnen Sie das Dateiauswahlfenster auch ber die Schaltfl che der Symbolleiste oder per Tastaturbefehl Strg O zu erreichen Sie k nnen also zum Beispiel alle ein und ausgehenden Nachrichten die Sie lokal gesichert haben oder verschiedene Nachrichten die Sie als M
104. altfl che Verzeichnisregel erstellen Im oberen Teil des Fensters wird daraufhin die Regel allerdings vorerst noch mit den ent sprechenden Platzhaltern f r den Absender und das Empfangsverzeichnis angezeigt Im Fenster darunter m ssen nun diese Parameter definiert werden ber die erste Zeile Verschiebe eine Nachricht von ist festzulegen ob Sie Nachrichten einer ganzen Gruppe oder eines Einzelteilnehmers in das Zielverzeichnis umleiten wollen 2 Klicken Sie in der zweiten Zeile das blaue Fragezeichen an und geben Sie in die sich ff nende Eingabezeile den Namen des Teilnehmers oder der Gruppe ein A007038 20 September 2005 3 70 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Hier wird spezifiziert von welcher Gruppe beziehungsweise welchem Teilnehmer die Nachrichten automatisch in ein spezielles Verzeichnis zugestellt werden soll Es wird eine Eingabezeile ge ffnet in das Sie den entsprechenden Namen eingeben k nnen Bei der Eingabe werden Sie von der Autoerg nzungsfunktion unterst tzt die Ihnen abh ngig von der bereits eingegebenen Buchstabenkombination einen Adressvorschlag anzeigt der di rekt mit der Eingabetaste bernommen werden kann 3 Klicken Sie in der letzten Zeile auf den Platzhalter f r das Zielverzeichnis In dem sich ffnenden Kombinationsfeld werden Ihnen die alternativ im Posteingangs Ver zeichnis vorhandenen Ordner angezeigt in die
105. ammeinstellungen wie die Art der Benachrichtigungssignalisierung die Definition von Signaturen usw vornehmen Dialog Einstellungen aufrufen e Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Einstellungen Das Dialogfenster Einstellungen wird angezeigt A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzernandbuch 3 71 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen 3 3 1 Layout drucken Hier ber lassen sich verschiedene Optionen einstellen welche die Darstellungsweise des Druckbildes bei der Ausgabe von Dokumenten aus den Journalfenstern also den Fenstern Posteingang Postausgang Schriftverkehr und Gel schte Post betreffen Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails E okumentinformation Dokument Info Oben Dokumentinformation darf Inhalt berlappen sem Nr mid von org an rec Seite amp p von F Datum do Status stat Betreft Z3ub Faxnachricht einpassen Fasseite an Druckseite anpassen i Optimal anpassen Linker Rand 5 mm Abbrechen bernehmen Hilfe Dialogelement Beschreibung Dokument Info Legt fest ob Sie zus tzliche Informationen die dieses Dokument betreffen auf dem Ausdruck haben m chten dies kann durch Aus wahl von Keine unterdr ckt werden und ob diese Informationen oben beziehungsweise unten auf der Seite gedruckt werden
106. an PC Netze in einer zweistufigen Systemhierarchie bestehend aus Dienstanbietern Servern und Dienstbenutzern Clients Die Server realisieren funktiona le und infrastrukturelle Netzdienste das hei t sie bieten nicht nur den Clients Funktionen an sondern erm glichen auch die Netzadministration Server sind blicherweise die st rksten und am besten ausgebauten Rechner im Netz Sie besitzen gro e Festplatten kapazit ten eine schnelle CPU und wenn m glich dar ber hinaus noch unterschiedliche Coprozessoren Server sind in ausbauf higen Geh usen eingebaut die auch eine sp tere Nachr stung mit z B neuen Speichermedien erm glichen Neben den blichen Extern speichern auf Diskettenbasis k nnen Server auch Bandlaufwerke Bernoulli Boxen Wech selplatten oder CDE Laufwerke besitzen um einer ihrer wichtigsten Funktionen dem au tomatischen Backup erf llen zu k nnen Manche Teile der Server k nnen ausfallsicher ausgelegt sein So unterst tzen Server Betriebssysteme gespiegelte Festplatten oder die doppelte Ausf hrung der Plattensubsysteme sowie unterbrechungsfreie Stromversorgun gen USV Siehe auch Client Service Provider MSP Der MSP dient als globaler Unterbau f r alle Client Applikationen die Dienste des MRS Server nutzen wollen W hrend mehrere Client Applikationen gleichzeitig auf einem Rech ner laufen k nnen ist immer nur eine Instanz des Service Providers vorhanden Der MSP stellt die folgende Dienste zur V
107. an eine E Mail angehangen werden Es kann sich dabei um Bin rdateien z B Bilder Dokumente Videos usw oder ASCII Dateien Text handeln B Benachrichtigung akustische Ansage die in Communications zu verschiedenen Ereignissen eingespielt wird Sie ist nur dann h rbar wenn eine Soundkarte in Ihren Arbeitsplatzrechner integriert ist Ansagen sind einstellbar f r eine erfolgreiche Anmeldung am Kommunikationsserver ein Nachrich teneingang in Ihrer Mailbox und ein eingehender Telefonanruf A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch X 299 Glossar Benutzer Schnittstelle User Interface UI Mit Benutzer Schnittstelle User Interface wird das Eingabe und Ausgabemedium be zeichnet dass den Zugriff auf beliebige Systemressourcen erlaubt Das kann ein Client Programm z B Microsoft Outlook oder Communications beziehungsweise ein Adminis trations Programm z B MRS Monitor sein oder auch das Telefon mit seinem Display und seiner Tastatur bei einem Voicemail System wie zum Beispiel ERGO oder Phonemail C Call Center Call Center sind Dienstleistungseinrichtungen f r Telekommunikationsaufgaben speziell f r die telefonische Unterst tzung von Kundenbelangen Call Center werden in Unterneh men im Banken und im Versicherungswesen in Versandh usern beim Direkt Banking im Support und in vielen weiteren Bereichen eingesetzt bei denen eine telefonische Un terst tzung eine Beratung oder ein Verkauf m
108. angene Nachrichten bearbeiten sich dies ber eine Einstellung im Men Extras gt Einstellungen gt Schnittstelle festlegen Siehe dazu Abschnitt 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen auf Seite 3 75 M chten Sie sofort ber den Nachrichten Eingang informiert werden dann l sst Zus tzlich k nnen Sie sich akustisch per Ansage ber einen Nachrichteneingang informieren lassen wenn Ihr Rechner ber eine Soundkarte mit angeschlossenem Lautsprecher verf gt Das gerade empfangene Dokument wird im Posteingangsfenster gekennzeichnet durch das Symbol eines geschlossenen Briefumschlags als ungelesenes Dokument angezeigt Nach dem Sie dieses Dokument ge ffnet haben ndert sich dieses Symbol in einen ge ffneten Briefumschlag Ein weiteres Symbol zeigt die Nachrichtenart ber welchen Dienst die Nach richt eingegangen ist an Folgende Symbole werden hierzu verwendet Symbol Nachrichtenart Dienst Interne E Mail Fax Nachricht Voicemail Fa Externe E Mail zum Beispiel ber das Internet eingegangen Bo Nachricht mit Datei Anhang Tabelle 2 5 Die verschiedenen Symbole zur Kennzeichnung der Nachrichtenart Weiterhin sind Angaben ber Sendezeit Absender und den Betreff der Nachricht angegeben A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 37 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten D Communications Testbenutzeri DOC Datei Bearbeiten An
109. ann entweder ber das an Ihrem Arbeitsplatz befindliche Telefon oder ber PC Lautsprecher Soundkarte erfolgen Die nachfolgende Tabelle beschreibt die Be dienelemente zur Wiedergabe einer Voicemail Funktion Beschreibung Wiedergabe ber das Telefon Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Voraussetzung hierzu T ist die im Server eingerichtete CTl Funktionalit t Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Abspielen am Telefon Position 00 00 L nge 00 00 Telefon gestoppt Wiedergabe ber PC Lautsprecher u7 Abspielen Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange schlossenen Lautsprechern W hrend des Abspielvorgangs stehen Ihnen unabh ngig vom Wiedergabemedium fol gende Bedienungsfunktionen zur Verf gung Durch Versetzen des Schiebers Position l sst sich durch Absch tzung penen eine bestimmte Position in der Sprachnachricht aufsuchen Mit Hilfe der 1 Statusangaben Position und L nge kann man so relativ genau eine ge suchte Stelle in der Nachricht ansteuern Stoppt die Nachrichtenwiedergabe mit einem R cksprung an den Nach oO richtenanfang Stopp Tabelle 2 8 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Co
110. arbeitung einzelner Faxseiten auch Fax Mus terseiten oder Fax Logos genannt Diese k nnen sp ter zu Fax Briefpapier zusammengestellt werden Im wesentlichen verf gt der Faxseiten Editor ber Funktionen die Sie schon vom Be arbeiten von Faxnachrichten her kennen Zus tzlich zu den Zeichen und Textfunktionen ist es m glich Platzhalterfelder f r Absender Empf nger und Dokumentinformationen usw auf ei ner Musterseite zu integrieren die dann beim Versand dynamisch ausgef llt werden Der Editor gliedert sich in drei Bereiche einer Men zeile einer Werkzeugleiste und einem Ar beitsbereich e Inder Men zeile des Faxseiten Editors finden Sie s mtlich zur Bearbeitung einer Faxseite notwendigen Befehle e Die gebr uchlichsten Befehle aus der Men zeile des Faxseiten Editors lassen sich zus tz lich ber die Werkzeugleiste aufrufen Um einen Hinweis zu Funktions einer Schaltfl che zu bekommen kann man den Mauszeiger auf dem Symbol positionieren Nach kurzer Ver weildauer wird dann in einem kleinen Hilfefenster ein erkl render Text Tool Tip zur Funk tion dieser Schaltfl che angezeigt e Der Arbeitsbereich verh lt sich wie der eines Zeichenprogramms Hier k nnen Sie Objekte hineinzeichnen verschieben oder bearbeiten Manche Funktionen aus der Symbolleiste beziehungsweise der Men zeile haben direkten Ein fluss auf die Form der ausgew hlten Objekte andere wiederum dienen dazu neue Objekte zu zeichnen Um Objekte auszuw
111. arun ter m ssen nun diese Parameter festgelegt werden Gehen Sie folgenderma en vor um eine Verzeichnisregel zu definieren A007038 20 September 2005 5 266 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 1 ffnen Sie den Posteingangs Assistent ber das Communications Men Extras gt Posteingangs Assistent 2 Erstellen Sie falls noch nicht geschehen gegebenfalls durch Bet tigen der Schaltfl che Neues Verzeichnis ein neues Verzeichnis 3 Bet tigen Sie danach Verzeichnisregel erstellen 4 Klicken Sie im unteren Fensterbereich in der ersten Zeile Verschiebe eine Nachricht von auf den unterstrichenen Textteil W hlen Sie dem Pull Down Fenster aus ob Sie Nachrichten einer ganzen Gruppe oder eines Einzelteilnehmers in das Zielverzeichnis um leiten m chten 5 Klicken Sie anschlie end in der zweiten Zeile auf das blaue Fragezeichen lt gt Es ffnet sich eine Eingabezeile in der Sie den Namen der Gruppe oder des Teilnehmers eingeben k nnen von denen die Nachrichten in den speziellen Ordner zugestellt werden sollen Hierbei werden Sie von der Autoerg nzungsfunktion unterst tzt Sie zeigt abh ngig von der Buchstabenkombination die bereits eingegeben wurde einen Vorschlag an der wenn es der gew nschte ist nur noch per Eingabetaste bernommen werden muss 6 Klicken Sie abschlie end in der dritten Zeile das blaue Fragezeichen lt gt an Ein Pull Down Men wird ge ffnet aus
112. au Diese Funktion ist im Prinzip identisch mit H rer auflegen beim Telefon Tabelle 5 24 Bedienungsfunktionen im Fenster Wahlassistent A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 221 Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 7 Das Schriftverkehr Fenster ber das Fenster Schriftverkehr lassen sich zwei sehr n tzliche Ansichten erzeugen e Anzeige des gesamten ausgetauschten Schriftverkehrs mit dem Teilnehmer den Sie gera de anrufen oder von dem Sie gerade angerufen werden Verkn pfung zwischen den Nachrichten und dem Gespr chspartner herge stellt werden kann Voraussetzung daf r ist dass ber entsprechende Datenbankeintr ge eine e Anzeige des gesamten Schriftverkehrs den Sie mit einem beliebigen Teilnehmer ausge tauscht haben 5 3 7 1 Schriftverkehr Darstellung bei Telefonaten Jedesmal wenn Sie einen Teilnehmer anw hlen oder wenn Sie angerufen werden wird in die sem Fenster automatisch der gesamte Schriftverkehr aufgelistet den Sie mit diesem Teilneh mer abgewickelt haben Zur Kennzeichnung der Journaleintr ge nach eingegangenen und ausgegangenen Nachrichten sind diese mit unterschiedlichen Symbolen versehen e x kennzeichnet eingegangene Nachrichten g4 kennzeichnet ausgegangene Nachrichten Die Anzeige des Schriftverkehrs ist unabh ngig davon wie Sie den Teilnehmer anrufen also ob Sie den Anruf durch einen Doppelklick im Telefonjournal oder sonstwie ausl
113. au hinterlegt Funktion aufrufen 1 Klicken Sie im Client Men Extras auf die Funktion Meine Datenbankeinstellungen Die Benutzerdatenmaske mit Ihren Angaben wird ge ffnet 2 Korrigieren oder erg nzen Sie die Daten auf den Registerkarten Adressierung Pers n lich Serverzugriff und Erweitert die f r eine Anderung freigegeben sind 3 Speichern Sie Ihre nderungen Die nderungen werden bernommen und der Dialog geschlossen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 63 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Eigene Datenbankeinstellungen ndern A007038 20 September 2005 2 64 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che 3 Communications anpassen Communications kann in hohem Ma e an die individuellen Bed rfnisse des Benutzers ange passt werden e Die Bedienoberfl che kann so gestaltet werden dass ein ergonomisches Arbeiten in einer Unified Messaging Umgebung gew hrleistet ist e Zur Verwaltung der Nachrichten unterst tzt Sie ein Posteingangs Assistent mit dessen Hilfe Sie Verteilungsregeln erstellen k nnen die eine konomische Verwaltung Ihrer Nach richten erm glichen e Die Grundeinstellungen zum Drucken f r die Benachrichtigungen usw sind f r jeden lo kalen Arbeitsplatz individuell m glich Thema Beschreibung in diesem Kapitel Layouts der Bedienoberfl che verwalten Abschnitt 3 1 Layout der Bedienoberfl ch
114. aus geben lassen wenn eine eingegangene Nachricht eine bestimmte Gr e berschreitet Ausgehend von keine Warnung ausgeben kann bei berschreiten von 100 KB 250 KB 500 KB und 1 Megabyte diese Warnung generiert werden Tabelle 3 7 Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 81 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen A007038 20 September 2005 3 82 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men 5 Funktionsreferenz In der Funktionsreferenz sind noch einmal alle Befehle und Funktionen des Hauptmen s mit seinen Unterpunkten systematisch zusammengefasst Geordnet ist diese Beschreibung nach dem topologischen Erscheinen des Befehls oder der Funktion Das hei t dass unabh ngig vom Anwender Benutzer oder Administrator die Men s von links nach rechts in der Reihen folge ihres Auftretens erl utert werden also angefangen vom Datei bis hin zum Hilfe Men In den einzelnen Pull Down Men s werden dann die einzelnen Men punkte von oben nach un ten eventuell mit Verzweigungen in weitere Untermen s abgehandelt Sollten zu den Funkti onen Symbolschalter vorhanden sein so sind die Symbole immer mit dargestellt Abh ngig davon ob Sie Communications als Benutzer oder Administrator bedienen bezie hungsweise ob eine Funktion eingerichtet oder gerade sinnvoll eingesetzt werde
115. belle 5 46 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 277 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Telefonanruf Stehen die Telefoniefunktionen zur Verf gung kann hier ber ein weite res Benachrichtigungsfenster aktiviert werden Es weist auf den einge gangenen Telefonanruf hin und erm glicht weitere Bedienungsschritte Anruf Communications 2 n won 492404901111 Sachen Anton Trennen Annehmen Schlie en Sie k nnen durch Anklicken der entsprechenden Schaltfl che den An ruf auf Ihre Voicebox umleiten die Verbindung direkt abbrechen oder den Anruf entgegennehmen Im letzten Fall wird Ihr Telefon automa tisch in den Modus Freisprechen geschaltet Das hei t Sie k nnen ohne abheben des H rers mit dem Anrufer sprechen Ich m chte Infor Diese Funktion erm glicht es sich aktiv darauf hinweisen zu lassen miert werden wenn dass noch keinen Betreff in einer neuen Nachricht eingegeben wurde eine ausgehende Das hei t wenn Sie eine Nachricht abschicken m chten in der das Be Nachricht keinen treff Feld ohne Eintrag ist wird ein Pop Up Fenster mit einer entspre Betreff hat chenden Meldung ge ffnet Communications E Diese Nachricht hat keinen Betreff Mochten Sie sie dennoch versenden Ja leitet trotzdem den Versendevorgang ein Nein f hrt zum Nachrich tenfenster zur ck damit Sie
116. bgeschlossen Sendeaufrag stornieren Versendet ein bereits bermitteltes Dokument nochmals an dieselbe E Adresse Erneut senden Tabelle 5 22 Zus tzliche Funktionen zum Fenster Postausgang A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 217 Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 4 4 Das Fenster f r gel schte Objekte Ebenfalls aus dem Untermen Post wird das Fenster f r die gel schten Nachrichten erzeugt Die hier angezeigten Dokumente sind die die Sie zuvor aus den Journalen Posteingang und Gesendete Objekte gel scht haben Geloschte Post N Autosreport alert MTA Sender lt AUTOREF RTE IN Sendezeit Montag 14 28 Montag 14 28 Montag 14 31 Gestern 03 07 Gestern 03 03 Gestern 03 03 Gestern 03 10 Gestern 09 11 Gestern 03 12 Gestern 03 52 03 25 Anton Aachen Anton Aachen Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator sAUITOREF RTE Anton Sachen Test Routing Rules Test Routing Rules Test Test Testa Test4 Test Test Report Server HUGO Loschtest SODEDERDDDDEN _ Report Server HUGO z Worsch Da die gel schten Nachrichten noch eine Zeitlang auf dem Server vorgehalten werden kann das Fenster Gel schte Objekte dazu dienen Ihnen einen berblick auf bereits gel schte Nachrichten zu verschaffen und sich gegebenfalls diese Dokumente noch einmal vom Server
117. bol Schaltfl chen deren Sinnbilder zu den entsprechenden Men punkten mit angegeben sind ausf hrbar Wie die Symbol Schaltfl chen eingerichtet werden ist bei der Beschreibung des Men s An sicht unter Optionen Symbolleiste nachzulesen fl che Senden noch nicht aktiv da im Dialog noch keine Angaben enthalten sind die ein Versenden zulassen Einige Funktionen stehen jetzt noch nicht zur Verf gung Zum Beispiel ist die Schalt A007038 20 September 2005 5 146 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Die Men zeile des Dialogs Neue Nachricht Auf folgende Men s stehen Ihnen im Nachrichtendialog zur Verf gung Men Funktions Beschreibung Abschnitt 5 1 1 1 Das Datei Men auf Seite 5 147 Abschnitt 5 1 1 1 Das Bearbeiten Men auf Seite 5 149 Abschnitt 5 1 1 1 Das Ansicht Men auf Seite 5 153 Abschnitt 5 1 1 1 Das Text Men auf Seite 5 155 Abschnitt 5 1 1 1 Das Aktionen Men auf Seite 5 157 Hilfe Abschnitt 5 1 1 1 Das Hilfe Men auf Seite 5 161 Das Datei Men ber das Men Datei im Dialog Neue Nachricht werden die allgemeinen Funktionen aufgeru fen die Sie f r die Verwaltung Ihrer Nachrichten brauchen Die Optionen des Datei Men s sind Startet die bermittlung einer Nachricht Speichert eine zuvor lokal abgelegte und erneut ge ffnete Nachricht Speichern Strg S Tabelle 5 1 Die Funktionen
118. bound Center genannt Die Mitarbeiter von Call Centern werden Agenten ge nannt Client PC Netze sind in den meisten F llen dadurch gekennzeichnet dass sie zwei Arten von Endger ten beinhalten Clients und Server Die Clients sind die Arbeitsplatzrechner und nutzen die von den Servern angebotenen Dienstleistungen Dazu besitzen sie eine Re quester Komponente die mit dem Netzwerkbetriebssystem auf den Servern kooperiert Siehe auch Server A007038 20 September 2005 X 300 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Glossar Computer Telephony Integration CTI Computer Telephony Integration ist die allgemeine technische Bezeichnung f r die Verbin dung von Telefonanlagen und Computern Bei CTI handelt es sich prinzipiell um die Unter st tzung des Telefondienstes durch die Computertechnik Im Normalfall hei t dies dass die Bedienung und Anzeige von Telefoniefunktionen an den unterschiedlichsten Telefon anlagen ber einen beliebigen Client am Rechner erfolgen kann Damit dies m glich ist muss der MRS Server in der Lage sein die verschiedensten Betriebszust nde des jewei ligen Telefonendger tes abzubilden und diese an den jeweiligen Client weiterzugeben Es k nnen dabei einfachste Anwendungen wie die computerunterst tzte Rufnummern wahl bis hin zu kompletten Call Centern als Dienstleistungen angeboten werden Dazu ge h ren neben der Unterst tzung von Dienstleistungsmerkmalen wie W hlen R ckfrage Makeln Konferenz etc auch
119. bschnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 50 ber das Anklicken dieses Symbols kann ein neues Communications Layout erstellt werden Diese Funktion kann nur genutzt werden wenn der ausf hrende Benutzer das entsprechende Privileg dazu hat Siehe dazu Abschnitt 3 1 1 Neues Layout definieren auf Seite 3 66 Tabelle 2 2 Die Funktionen der Werkzeugleiste A007038 20 September 2005 2 26 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Symbolschalter Funktion WWW Das Dreiecksymbol daneben dient der Aktivierung eines anderen Lay outs Dies istnur m glich wenn weitere zur Verf gung stehen Siehe dazu Abschnitt 3 1 2 Layout wechseln auf Seite 3 67 Die folgenden Schaltfl chen f r die Bedienung des Telefons CTI Funktionen sind nur dann aktiv wenn bei Ihnen die CTI Funktionen eingerichtet sind und die damit ausl sbare Funktion sinnvoll ist Tabelle 2 2 Wird in das Kombinationsfeld ss rechts neben dem Telefonsym bol eine Telefonnummer eingegeben dann kann durch Bet tigen dieser Schaltfl che ein Anruf zu diesem Teilnehmer eingeleitet werden ber das Auswahlmen das durch Anklicken des kleinen Dreiecks aufgeklappt wird stehen die Rufnummern der letzten 16 Telefonate zur erneuten Aus wahl bereit Das Anklicken des kleinen Dreiecks neben dem Telefonh rersymbol ff net das Telefonverzeichnis H
120. chens kann man die berwachung des Telefonstatus eigenen Telefonstatus ein beziehungsweise ausschalten Pro Teilnehmer nur Dieses Kontrollk stchen kann gesetzt werden um die Darstellung in den letzten ein und den Journalen bersichtlicher zu gestalten Ist das Kontrollk stchen ausgehenden Ruf zei gesetzt wird im Journal nur der aktuellste Anruf angezeigt wenn von gen einem Teilnehmer mehrere Telefonate eingegangen sind Papiergr e Fax Diese Einstellung ist l nderspezifisch vorzunehmen F r den euro Briefpapier p ischen Raum ist A4 einzustellen In den USA wird das Letter For mat verwendet Lokalen Nachrichten Diese Funktion ist besonders im Sicherheitskontext von Win9x von Cache nach dem Ab Bedeutung da hier die Sicherungsmechanismen die Windows NT melden l schen Windows 2000 oder Windows XP bieten nicht zur Verf gung stehen Durch das Setzen dieses Kontrollk stchens werden Ihre Nachrich ten Daten automatisch vom lokalen Rechner gel scht wenn Sie Ihre Sitzung beenden Dadurch kann sichergestellt werden dass kein Unbefugter Ihre Nachrichten ffnen und lesen kann Mit der n chs ten Anmelden werden diese Daten neu vom Server auf den lokalen Rechner bertragen Tabelle 5 44 Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein A007038 20 September 2005 5 274 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Direkte Postein Durch Setzen dieses Kontroll
121. chrichtenfenster Fax Briefpapier 5 154 Name Benutzerdefinition 4 89 Neue HTML Nachricht 5 167 Neue Rich Text Nachricht 5 163 Text Men Allgemein 5 164 5 168 Datum und Zeit einf gen 5 157 Tabulatoren 5 156 Textformat 5 167 5 170 Neue Sprachnachricht 5 171 Audio Men Allgemein 5 172 Neue Textnachricht Aktionen Men Absender anrufen 5 158 Allgemein 5 157 Erneut versenden 5 158 Signaturen 5 161 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Suche Adresse 5 159 Vorherige Darstellung 5 160 Allgemein 5 146 Ansicht Men Allgemein 5 153 Sendeoptionen 5 154 Statusleiste 5 154 Symbolleiste 5 155 Bearbeiten Men Allgemein 5 149 Einf gen 5 149 Ersetzen 5 151 Inhalte einf gen 5 150 Kopieren 5 149 L schen 5 150 Objekt 5 153 5 260 Objekt einf gen 5 151 5 258 Objekteigenschaften 5 153 5 260 R ckg ngig 5 149 Verkn pfungen 5 152 5 259 Datei Men Allgemein 5 147 Anlagen speichern 5 148 Speichern unter 5 148 Hilfe Men Allgemein 5 161 Hilfethemen 5 161 ber Communications 5 161 Text Men Allgemein 5 155 Textformat 5 157 Neuer Benutzer Bevorzugte Adresse 4 92 Erweiterte Einstellungen 4 100 Pers nliche Daten 4 92 Serverzugriff 4 94 Vertreter 4 92 O Objekteigenschaften 5 153 Objektzugang im Explorerverzeichnis 5 233 Outbound 4 144 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter P Personen im Funktionen Men 5 245 PIN 4 96 Poll
122. chseln Zur Aus wahl stehen Einfaches Textformat das Rich Text Format das durch die Auswahl des Men punktes Neue Rich Text Nachricht schon automatisch gew hlt wurde und das HTML Format Tabelle 5 8 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text 5 1 1 3 Neue HTML Nachricht Das Versenden im HTML Format gestattet es Nachrichten in einem universellen Nachrichten format zu versenden Dabei stehen Ihnen hnlich komplexe Textformate wie bei der RTF Nach richt zu Verf gung HTML ist das Standard Format in dem die Text und Hypertext Informatio nen im Internet gespeichert und bertragen werden HTML ist eine inhaltsbezogene Markierungssprache die mit SGML definiert ist HTML unter st tzt ein logisches Markieren bei dem die logische Bedeutung der Textteile so festgelegt wird dass sie vom jeweiligen Web Browser in der f r den Benutzer Client optimalen Form darge stellt werden k nnen HTML Files k nnen mit einfachen Text Editoren oder mit speziellen Hilfsprogrammen erstellt oder aus bestehenden Dokumenten oder Datenbanken umgewandelt werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 167 Funktionsreferenz Das Datei Men W hlen Sie Datei gt Neu gt HTML Nachricht um eine Textnachricht im HTML Format zu er stellen Die Texteingabe erfolgt analog zur Standard Textnachricht Allerdings haben Sie bei der Wahl dieses Nachrichtentyps mehr M glichkeiten den Text de
123. chten bearbeiten Neue Nachricht ioj x Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse 123455 EMS Senden nE Betreff k S a Anrufen hu 9 Zeichen Test 5MN5 2 Geben Sie die Handy Nummer des Empfangsger tes ein Hier l sst die Adresseingabe nur Zahlen zu f r die Handynummer F r die Versandart ist der Dienst SMS fest vorgegeben 3 Geben Sie den Nachrichtentext in das Texteingabefeld ein ber dem Texteingabefeld ist die Anzahl der Zeichen eingeblendet die aktuell f r die Nachricht eingegeben wurden Dadurch ist eine laufende Kontrolle des zu versendenden Textes m glich damit die maximale Zeichenanzahl 160 nicht berschritten wird 2 8 Empfangene Nachrichten bearbeiten Bei einer eingegangenen Nachricht werden Sie standardm ig durch ein sich ffnendes Pop Up Fenster ber die Zustellung unterrichtet Eingehende Nachricht Communications x A Sie erhielten eine neue Nachricht von Testbenutzer Je nach Einstellung erfolgt die Benachrichtigung sofort oder mit einem geringen Zeitverzug In der Standard Einstellung wird in festgelegten Abst nden nachgesehen ob neue Nachrichten f r Sie eingegangen sind Dadurch kann es zu einer kurzen Verz gerung zwischen Nachrich teneingang auf dem Server und Zustellung in Ihr Postfach kommen A007038 20 September 2005 2 36 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empf
124. ck auf den Journaleintrag ffnen Entfernt die im Journal markierte Nachricht und verschiebt sie in den Ordner Gel schte Post Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um eine gelesene oder ungelesene Nachricht handelt Druckt die markierte Nachricht auf dem als Standard Drucker definier ten Drucker aus ber diese Funktion l sst sich das Dokument abh ngig von der Nach richtenart unter einem beliebigen Namen in ein Verzeichnis Ihrer Wahl speichern Beim Aufruf wird ein Dialog ge ffnet in dem die entsprechen den Eingaben f r Dateiname und Dateityp sowie das Zielverzeichnis vorgenommen werden Tabelle 5 17 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 197 Funktionsreferenz Das Ansicht Men ffnet das Fenster Dokumentinformation Auf der Registerkarte Allgemein sind tabellarisch alle System Informa tionen aufgelistet die zu dieser Nachricht geh ren Die hier dargestell Information ten Angaben lassen sich brigens selektiv in die Tabellenkopfzeile des Strg Enter Fensters Posteingang bernehmen wenn Sie die betreffende Informa tion dauernd angezeigt bekommen m chten Dazu mehr bei der Be schreibung Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journal fenstern auf Seite 5 186 a Dokumentinformation xi Allgemein Antwor
125. d zus tzlich farblich voneinander abheben Weiterhin ist es m glich die Schriftgr e und die Schriftart der Eintr ge in den Journalfenstern an die individuellen Bed rfnisse anzupassen Die Funktion bezieht sich jeweils auf das gerade aktivierte Journalfenster so dass f r jedes Journalfenster eine eigene Ansicht eingestellt werden kann F r alle anderen Communicati ons Fenster ist der Men punkt grau dargestellt kann also nicht gew hlt werden Wird die Funktion aufgerufen ffnet sich der Dialog Ansichtsoptionen in dem die entspre chenden Einstellungen vorzunehmen sind Beim ersten Aufruf ist in diesem Fenster nur die Op tion Spalten automatisch anpassen gesetzt Dies entspricht der Grundreingestellung f r die Darstellungsweise der Journalfenster nach der Installation In der Abbildung ist zur Verdeutlichung einmal eine Beispiel Einstellung f r das Posteingangs journal vorgenommen worden mit gleichzeitiger Darstellung der daraus resultierenden Ansicht f r das Journalfenster des Posteingangs A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 241 Funktionsreferenz Das Ansicht Men SA Administrator DOCIMRS Communications A N ioj x Datei Bearbeiten Ansicht Post vorschau Extras Hilfe E amp 2m2 2 rsBzo CRANE rzeich xj E x Pu i else r ras eB2 3 BE E Sa Fost a t EA Sendezeit 5 naan Betreff a Entw rfe Fosteingang 2a Fostausgang G Periodische Ob
126. da ten 4 Speichern Sie Ihre nderungen 2 10 Adressen suchen 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen Beim Erzeugen neuer Nachrichten k nnen Sie in jedem Nachrichtendialog gezielt nach der Empf ngeradresse suchen Dabei werden sowohl die Treffer in der globalen als auch in der pers nlichen Adressliste angezeigt Ob Sie dabei f ndig werden h ngt ausschlie lich davon ab ob die gew nschte Adresse bereits in der MRS Datenbank gespeichert ist Suchfunktion aufrufen 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Suchen oder klicken Sie im Men Aktionen auf die Funk tion Suche Adresse Der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet 2 W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Datenbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden ber Postleizahl w re mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Umgebung zu finden 3 Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 49 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Adressen suchen Klicken Sie auf Jetzt suchen um den Vorgang zu initiieren Alle Tr
127. danach verschieben oder weiter bearbei ten Zudem ist es m glich denselben Text auch mehrfach einzuf gen Tabelle 5 19 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht A007038 20 September 2005 5 208 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Objekt Eigenschaften Hier ber k nnen die Gestaltungsmerkmale f r Objekte defi Nur ber das Men Fax im niert werden Der entsprechende Eigenschaften Dialog wird Fax Bearbeitungsfenster abh ngig davon ob Text oder ein grafisches Objekt markiert m glich ist ge ffnet Der Dialog f r die Texteigenschaften wurde oben bereits erl utert F r grafische Objekte k nnen folgen de Gestaltungsmerkmale angepasst werden Objekteigenschaften Ausf llen O Transparent Im Bereich Ausf llen kann ber das Kombinationsteld Far be die F llfarbe f r das Objekt bestimmt werden Das Setzen des Schalters Transparent macht das Objekt durchsichtig Im Bereich Linie wird die Kontur des Objekts definiert Unter Farbe wird hierf r eine Farbe vorgegeben und ber das Ein gabefeld die Linienst rke festgelegt Diese Schaltfl che stellt Ihnen eine Stempelfunktion zur Ver f gung Einerseits k nnen Sie ber die Auswahlschaltfl che bereits vordefinierte Stempel in das Fax Dokument einf gen andererseits ist es m glich eigene Stempel zu definie ren oder bestehende zu ndern beziehungsweise zu l schen N heres zu dieser Funktion find
128. das Betrachten erleichtern zum Beispiel das Vergr ern der Ansicht oder das Bl ttern in einem mehrseitigen Fax Zum anderen stehen Ihnen die M glichkeiten zur Verf gung die Fax Nachricht zu beant worten und weiterzuleiten Nach dem Bet tigen einer dieser beiden Schaltfl chen kann das Fax Dokument vor der Zustellung noch bearbeitet werden Welche M glichkeiten Ih nen dazu zur Verf gung stehen finden Sie in Abschnitt 5 3 4 1 Fax Funktionen im Bear beitungsmodus auf Seite 5 205 Die nachfolgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung einer Fax Nachricht ffnet das Fax Dokument in einem Bearbeitungsfenster Hier fi Antworten ist ein Editieren der Fax Nachricht m glich Das Feld f r die m Adressierung ist dabei bereits mit der Absenderadresse aus Antworten gef llt wenn die Rufnummer bermittelt wurde Hinweis Ist Allen antworten keine Faxadresse eingetragen erhalten Sie beim Versuch die Nachricht abzusenden eine Fehlermeldung ffnet das Fax Dokument ebenfalls in dem Bearbeitungs Weiterleiten fenster mit leerem Adressierungsfeld Hier muss vor dem Weiterversand explizit eine Empf ngeradresse eingetragen Weiterleiten werden moo Entfernt die Faxnachricht aus dem Empfangsjournal Pi Druckt das Faxdokument aus Hinweis Im Bearbeitungs fenster kann die Druckfunktion auch ber das Datei Men gestartet werden Vergr ert die Fax Darstellung schrittweise
129. dbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Ausdruck auf G3 Ge Leitet den Faxausdruck auf ein G3 G4 Faxger t Die Auswahl er r t mit Nummer folgt hier durch die Angabe der entsprechenden Telefonnummer un ter der dieses Ger t angesprochen wird Ausdruck auf Server Bei dieser Auswahl erfolgt die Faxausgabe auf einem Drucker der Drucker ber den Server adressiert wird Das wird im allgemeinen ein vorein gestellter default sein kann aber auch jeder andere am Server be triebene Drucker sein Um zu erfahren welche M glichkeiten hier bestehen und unter welcher Adresse diese Drucker angesprochen werden k nnen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministra tor Tabelle 3 4 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Faxausdruck 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen Auf der Registerkarte Allgemein werden die allgemeinen Grundeinstellungen vorgenommen Folgende Einstellungen sind hier zug nglich Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung vorn E Mails Telefon Mein Teleton Lokales Telefon Sprachnachncht wiedergeben ber Mein Telefon Format f r Sprachnachrichten a Law Er M bensache meinen Telefonstatus lv Fro Teilnehmer nur den letzten ein und ausgehenden Ruf zeigen Fax Fapiergro e Fasbriefpapier Ad x l Lokalen Nachrichten Cache nach dem Abmelden laschen
130. den einzelnen Benutzern alternativ ber das Cli ent Programm Web Assistant erfolgen Gehen Sie folgerma en vor um einer pers nlichen Gruppe in Communications eine alternative Adresse zuzuweisen A007038 20 September 2005 2 60 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg ffnen einer Datei Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse der Reihe nach Benutzer Empf n ger und Meine pers nlichen Gruppen Markieren Sie die entsprechende Gruppe 2 W hlen Sie aus dem Men Verzeichnisse die Funktion Verzeichniseigenschaften 3 Geben Sie im Dialog Gruppeneigenschaften unter Adressierung eine Adresse nach fol genden Muster ein Numerische Gruppenadresse f r ein Voicemail Skript NVS Voice lt Landesvorwahl Ortkennziffer Rufnummer Mailboxnummer Verteilerliste gt Beispiel 49 2404 901 211 001 wenn der privaten Gruppe die numerische Adresse 001 zugewiesen wurde und die Mailboxnummer 211 ist Anmerkung 1 Achten Sie darauf dass bei der Eingabe dieser Adresse ber Communi cations die f hrenden Nullen bei den Vorwahlnummern entfallen Anmerkung 2 Bei der Adresseingabe ber den Web Assistant ist nur die numerische Adresse einzugeben im obigen Beispiel also 001 Anmerkung 3 Bei der Auswahl einer numerischen Adresse ber das Telefon Men muss die eigene Mailbox Nummer vorgew hlt werden Dies ist deshalb notwendig da verschie dene Benutzer m glicherweise die gleiche nummerische Adres
131. dern zu diesem Eintrag angezeigt nderungen an die sen Daten sind nur m glich wenn Sie einen pers nlichen Kontakt selektiert haben oder Sie ber die entsprechenden Berechtigungen im System verf gen Die Felder die eine n derung zulassen sind wei dargestellt Diejenigen die Sie sich nur anschauen d rfen sind dagegen grau hinterlegt Benutzergruppe User Group 2 B 2 2 EB ER Name Berta Berlin Name Bodo von B delfeld Adressierung Pers nlich Server Access Erweitert Rudi Ratlos z Yermittlungsaccount f r nicht z E Gesch ftsfax G3 Gesch ftsfax G4 KOKSRSKSNE Privatfax ED Gesch ftsanschluss Mobile Yoice Mailbox Privatanschluss S E Mail anton aachen qustav tech cpcos cor E 2 a4 Explorerverzeic A Schriftverkehr Privatgruppe 4 Lo T VE ber den Communications Men Vorschau beziehungsweise die Werkzeugleiste und das Kontextmen des Vorschaufenster sind folgende Aktionen m glich Sende neue Nach ber diese Funktion kann sofort eine neue Nachricht an den mar richt an kierten Teilnehmer initiiert werden Dabei ffnet sich ein Untermen aus dem Sie ausw hlen k nnen in welchem Format Sie die neue Nachricht versenden m chten Textnachricht Rich Text Nach richt Sprachnachricht oder SMS Nachricht Leitet einen Anruf zum markierten Teilnehmer ein Diese Funktion ffnet eine Auswahlliste die alle m gl
132. dessen Eintr gen Sie das Zielverzeichnis ausw h len k nnen 7 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Damit ist die Definition der Verzeichnisregel abgeschlossen Sie wird hierdurch gespei chert und aktiviert Im oberen Fenster l sst sich nun an der komplett angezeigten Weiterleitungsvorschrift ber pr fen ob die Regel korrekt ist Sollten Sie mehrere Regeln f r eine Weiterleitung festgelegt haben erfolgt die Weiterleitung einer eingehenden Nachricht indem die Regelliste von oben nach unten abgearbeitet wird Eine markierte Regel l sst sich mit Hilfe der beiden Schaltfl chen Regel nach unten beziehungsweise Regel nach oben beliebig in der Liste platzieren Die Schaltfl che Regel l schen entfernt eine markierte Regel aus der Liste 5 6 7 2 Markierungsregel erstellen Analog verl uft die Definition einer Markierungsregel Hierbei k nnen Nachrichten die von be stimmten Absendern stammen mit einem wichtig F hnchen oder mit dem gelesen Symbol im Posteingang gekennzeichnet werden 5 6 8 Kennwort ndern Diese Funktion unter Extras erlaubt es Ihnen das Zugriffs Kennwort f r Ihr Postfach zu ndern A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 267 Funktionsreferenz Extras Kennwort ndern E Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort ein m Geben Sie Ihr neues Kennwort ein Geben Sie Ihr neues Kennwort zur Kontrolle erneut ein Abbrechen Geben Sie dazu in der oberen Ein
133. die Betreffzeile nachtr glich noch ausge f llen k nnen Tabelle 5 46 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle A007038 20 September 2005 5 278 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Sprache der Benut zerschnittstelle ber dieses Kombinationsfeld l sst sich die Men sprache Communica tions umschalten Zur Verf gung stehen derzeit Niederl ndisch Eng lisch Deutsch Spanisch und Franz sisch Die nderung der Sprach einstellung ist unabh ngig von der gew hlten Sprache des Betriebssystems m glich Sie wird erst nach einem Neustart von Com munications wirksam Hinweis 1 Diese Funktion steht f r Win 9x nicht zur Verf gung Hinweis 2 Wird Communications auf einem englischen Betriebssys tem eingesetzt kann es gelegentlich vorkommen dass die Sprachum schaltung nach Deutsch erst dann m glich ist wenn Sie ber die Sys temsteuerung die Regions und Sprachoptionen auf Deutsch Luxemburg einstellen Maximale L nge Hier ber kann sich der Benutzer eine Warnmeldung ausgeben lassen der eingehenden wenn eine eingegangene Nachricht eine bestimmte Dateigr e ber Nachricht schreitet Ausgehend von keine Warnung ausgeben kann diese Meldung bei Nachrichten von 100 kB 250 kB 500 kB und 1 Megabyte generiert wer den Tabelle 5 46 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 6 13 6 Verfolgung vo
134. die Erfassung von Daten zur Erstellung von Statistiken D Datenbank Database DB Eine Datenbank ist ein Speicher in dem nach besonders spezifizierten Regeln Daten ab gelegt werden E F Fax On Demand FOD Fax on Demand ist eine M glichkeit spezifische Informationen rund um die Uhr anzubie ten Sie geben auf Ihrem Faxger t die Fax On Demand Nummer des Informationsanbie ters und die Durchwahl Nummer der Seite die die gew nschte Information enth lt ein und dr cken an Ihrem Faxger t auf Senden Nach Erhalt dieser Anforderung sendet der MRS Server die gew nschte Information an Ihr Faxger t zur ck Der besondere Vorteil liegt im hohen Automatisierungsgrad und dem daraus resultierenden 24 Stunden Service G H Headset Ein Headset ist ein Werkzeug f r professionelle Telefonierer Es besteht aus einem Kopf h rer und einem Mikrofon Heimagent Bezeichnet Call Center Mitarbeiter die ihrer Arbeit von zu Hause aus nachgehen Sie sind dennoch in das ACD System eingebunden sind also vom Routing und statistischen Aus wertungen betroffen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch X 301 Glossar Hostsysteme W rtlich hei t Host Gastgeber Hosts sind Gro rechner und Server an denen Arbeits stationen Clients oder Terminals angeschlossen sind f r die innerhalb eines Netzwerks besondere Dienste bereitgestellt werden einige Hosts sind z B News FTP oder Name Server andere sind
135. die schnell und bequem die wichtigsten Aktionen ausgel st werden k nnen Darunter beginnt der Arbeitsbereich in dem die entsprechenden Elemente Dokumente Teil nehmereintr ge Verzeichnisse usw angezeigt sind und f r die weitere Bearbeitung markiert werden k nnen Die Fenster ber die Sie Ihre Dokumente verwalten Journalfenster haben eine Spaltenkopfzeile die in vielf ltiger Weise editiert werden kann A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 185 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Communications T est Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten WYorschau Extras Hilfe EM AMAA Postausgang AREE TEESI AEAEE S kaale Ang Idg BE Sendezeit Sender Betreff Sendezeit Empf nger Status BA 09 25 Anton Aachen Voice Test G vw Freitag 10 24 Anton Aachen OK 09 25 Anton Aachen HTML Test A a 09 2 Anton Aachen A Y 0924 Anton Aachen E Mail Test Vorschau Gel schte Post E plorerverzeichnisse a POSCEREIN sera De Yon Anton Aachen Posteingang Betreff RTF Test Gel schte Elemente Sendezeit Sender Betreff a ES von nton A 09 52 lt AUTOREPORTE Report Server HUGO B Allen antworten 49 Antworten Weiterleiten 42 W Postausgang bA 09 12 Administrator Test2 Telefon A 09 11 Administrator Test RTF Test E Benutzer Empf n
136. dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnach richt um eine bestimmte Zeitspanne zur ckspulen Die gr e dieser R ckw rts Zeitspanne k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekunden festlegen spulen Tabelle 5 10 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 173 Funktionsreferenz Das Datei Men Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnach richt um eine bestimmte Zeitspanne vorspulen Die gr e dieser Zeitspanne k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 Vorw rts spulen i und 8 Sekunden festlegen Mit Hilfe dieser beiden Schaltfl chen k nnen Sie einen Ausschnitt AH aus der Sprachnachnachricht wiedergeben Gehen Sie zur Definition Anfang Ausschnitt eines Ausschnitts folgenderma en vor WIERERSARE 1 Setzen Sie den Positionsschieber ungef hr an die Stelle an der Ihr Ausschnitt beginnen soll cD 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Anfang Ausschnittwiedergabe g g g Ende Ausschnittwie u g dergabe setzen Sie den Positionsschieber ungef hr an die Stelle an der Ihr Ausschnitt enden soll Bet tigen Sie die Schaltfl che Ende Ausschnittwiedergabe Bet tigen Sie eine der beiden Wiedergabe Schaltfl chen Der von Ihnen festgelegt Ausschnitt wird abgespielt Hier ber k nnen Sie bei Verwendung eines Mikrofons die Aufnah me Lautst rke an Ihre S
137. dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht um eine bestimmte Zeitspanne zur ckspulen Die gr e dieser Zeitspan R ckw rts e k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekun spulen den festlegen Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht H um eine bestimmte Zeitspanne vorspulen Die gr e dieser Zeitspanne Vorw rts k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekunden spulen festlegen Hier ber k nnen Sie bei Verwendung eines Mikrofons die Aufnahme Laut st rke an Ihre Sprechgewohnheiten anpassen Lautst rke T Hinweis Bei Aufnahmen ber das Telefon ist eine Laust rkeneinstellung nicht m glich Lautst rke Tabelle 2 3 Die Funktionen zur Steuerung einer Voicemail Aufnahme 4 Zur Kontrolle der Aufnahme k nnen Sie sich den aufgesprochenen Text nochmals anh ren Dabei k nnen ebenfalls die oben beschriebenen Bedienungselemente genutzt wer den A007038 20 September 2005 2 34 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von SMS Nachrichten Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben zeigt der Laufbalken Position die aktuelle Stelle im Tondokument an an der zig man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeichnungsdauer Die peen Gesamtdauer der Aufnahme die zeitliche Position in der Aufnahme sowie d
138. e A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 235 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e Internet Favoriten Wird das Verzeichnis Internet Favoriten ge ffnet sind im Fenster Explorerliste alle Links zug nglich die dort oder in weiteren Unterverzeichnissen abgelegt worden sind Die Aus wahl eines Links Internet Adresse im Explorerlisten Fenster hat zur Folge dass die zu geh rige Internet Seite direkt im Vorschaufenster angezeigt wird Das hei t sie kann da durch auch ohne die Einrichtung des speziell dazu vorhandenen Fensters Internet Favoriten sofort dargestellt werden D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Faworiken Extras Hilfe zZ Em H 4 gt U El AAEE EEA E MIE sele Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor E gt RSS Hf Internet Favoriten IRES e gt Haag 5 nero ei Bates oe http www msn de Default asp Kl true B E Posteingang 2 Radio Station Guide u 5 Gel schte Post o oba H Fostausgang a ra Internet Favoriten Allgem_Infos Doku Inhouse Links Markt Das verzeichnis Internet Favoriten enth lt 2 Elemente e Benutzer Empf nger ffnet man ein Verzeichnis unter Benutzer Empf nger Alle Teilnehmer Alle privaten Kontakte beziehungsweise eines der Verzeichnisse die in den verschiedenen Gruppen eingerichtet sind werden im Fenster Explorerliste die Benutzer b
139. e auf Seite 3 65 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Abschnitt 3 2 Mit dem Posteingangs As sistenten arbeiten auf Seite 3 69 Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Abschnitt 3 3 Benutzerspezifische Ein stellungen vornehmen auf Seite 3 71 Tabelle 3 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Communications anpassen Weiterf hrende Informationen Sollten Sie in den folgenden Erl uterungen Informationen ber ein spezielles Fenster vermis sen sehen Sie bitte im Kapitel Funktionsreferenz nach Dort sind alle verf gbaren Fenster und deren Einrichtung Funktion und Bedienung detailliert erl utert 3 1 Layout der Bedienoberfl che Ausgehend von einem leeren Arbeitsbereich zeigen die nachfolgenden Abschnitte Schritt f r Schritt die Erstellung eines benutzerspezifischen Layouts Beachten Sie bitte bei der Einrich tung der Communications Oberfl che dass Sie nur Funktionsfenster in das Layout aufneh men die Sie tats chlich nutzen k nnen Es w rde zum Beispiel keinen Sinn machen ein Fens ter f r die Telefoniefunktionen einzurichten wenn diese Ihnen nicht zur Verf gung stehen Wenn Sie sich zum ersten Mal nach der Installation des Programms am MRS Server einlog gen wird im Allgemeinen eines der Bedienungsfenster zu sehen sein die vom Systemadmi nistrator als globale Layouts vordefiniert worden sind und von denen er eins f r Sie ausgew hlt hat Diese globalen Layouts k nnen von Ih
140. e ffnete Layout ist jetzt aktiv und Sie k nnen nun damit beginnen die f r Sie wichtigen Funktionen im Fenster einzurichten Jedes Fenster welches von nun an ge ffnet wird kann dauerhaft in dieses Layout bernommen und gespeichert werden Zur berpr fung ob dieses Layout jetzt besteht gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht gt Zum Layout wechseln Im jetzt angezeigten Untermen m sste nun das neue Layout mit seinem Namenseintrag in der Liste aufgef hrt sein A007038 20 September 2005 3 66 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che 3 1 2 Layout wechseln Alle bereits erzeugten Layouts k nnen Sie sich ber die Funktion Zum Layout wechseln an zeigen lassen und anschlie end das entsprechende ausw hlen Der Hinweis Lokal hinter dem Namen deutet darauf hin dass es sich um ein Layout handelt das nur auf Ihrem Arbeitsplatz rechner besteht Layout ffnen 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Zum Layout wechseln 2 W hlen Sie das entsprechende Layout Wurden bereits mehrere Layouts eingerichtet wird Ihnen eine Liste aller zur Verf gung stehenden Layouts angezeigt Diese Liste enth lt sowohl die von Ihnen erstellten lokalen Layouts maximal 4 als auch die die Ihnen und den anderen Benutzern vom System zur Verf gung gestellt werden zus tzlich maximal 4 handenen Layouts hin und her wechseln Mit der Taste
141. e 5 181 aus dem Windows Explorer 5 181 beliebige Dateien 5 181 PMF Format 5 181 Datenschutz und Datensicherheit 1 18 Druck Layout einrichten 5 270 E Editieren von Text 2 30 Editierm glichkeiten in Journalfenstern Adresse 5 193 Allgemein 5 186 Angerufener 5 192 5 224 Anrufer 5 192 5 224 Betreff 5 189 Datei 5 193 Dateigr e 5 193 Datum Zeit 5 192 5 224 Dauer 5 192 5 224 Dienst 5 190 5 193 Dokument Status 5 190 Durchschlag 5 190 Empf nger 5 189 Empfangszeit 5 189 Erweitert 5 190 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch F higkeitsgrad 5 193 Feld 5 192 Ge ndert 5 193 Gelesen Status 5 189 Gel scht Kennz 5 189 Gel scht Kennzeichnung 5 192 5 225 Komplette Adresse 5 193 Kurzer Status 5 190 Nachrichten ID 5 189 Name 5 193 Rufstatus 5 192 5 224 Sender 5 189 Sendezeit 5 189 Standardspalten lang 5 191 Status 5 190 Telefonnummer 5 192 5 224 Eigene Datenbankeinstellungen 5 269 Einschr nkung der GUlI Spracheinstellung bei Win 93 98 und ME 5 279 Einschr nkung der GUI Spracheinstellung bei Win 95 98 und ME 3 81 Einstellungen 5 269 Explorerliste Fenster 5 234 Explorerverzeichnis Allgemein 5 231 Ansicht 5 234 Benutzer Empf nger 5 233 Verzeichnis umbenennen 5 234 Verzeichnisse l schen 5 234 F F higkeitsgrad 4 114 F higkeitsgruppen definieren 4 112 Favorit im Funktionen Men 5 244 Favoriten im Explorerverzeichnis 5 233 Fax G3 1 12 Fax Zusatz Text 5 1
142. e Nachrichten als Kopie an Sie weitergeleitet wurden Markiert bereits ausgedruckte Dokumente Ss durch ein Druckersymbol Wurde gedruckt Erzeugt die Spalte in der die Markersymbole rote F hnchen erscheinen wenn es sich um markierte Dokumente handelt Gekennzeichnet Anzeige der durch die bermittlung verur sachten Kosten Kostenstelle Anzeige der f r die Abrechnung Zugeordne ten Kostenstelle Geb hreneinhei Anzeige der aufgelaufenen Geb hreneinhei ten ten Tabelle 5 15 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster A007038 20 September 2005 5 190 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Journalspalte Beschreibung Ein Aus Del SV Widerholungen Angabe der zur Zustellung ben tigten Wie P P e derholungen Maximale Anzahl So oft versucht der Server maximal das Do F e P Wiederholungen kument zuzustellen v vw Update ID Anzeige der Update ID P r Anmerkung Jeder Nachricht wird vom Sys tem eine eindeutige Nachrichten ID zugeord net Diese MID bleibt immer mit der Urnach richt verkn pft Sollte irgendeine nderung an der Nachricht vorgenommen worden sein beispielsweise eine nderung des Nachrich ten Status bekommt sie eine neue eine Up date ID Erzeugt eine Spalte in der unterschiedliche e P y al Symbole anzeigen ob es sich um eine emp Posteingang ha lt amp oder gesendete Nachricht Postausgang Anmerkung Diese An
143. e Passagen aus und kopiert sie in die p Zwischenablage Ausschneiden Strg X Kopiert zuvor markierte Passagen in die Zwischenablage Kopieren Strg C F gt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition in das Dokument ein Einf gen Strg V Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 149 Funktionsreferenz Das Datei Men Inhalte einf gen Spezieller Einf gemodus f r OLE Object Linking and Embedding Ob jekte verkn pfen und einbetten Ein aus der Zwischenablage eingef g tes Objekt l sst sich durch einen Doppelklick darauf in seiner Original Anwendung ffnen und bearbeiten wenn diese bei Ihnen installiert ist Nach dem Aktivieren des Objektes ndert sich die Men leiste und stellt Ihnen die jeweiligen Funktionen des Originalprogramms zu Verf gung Nach der Auswahl der Funktion Inhalte einf gen wird ein neues Fenster ge ffnet ber das Sie verschieden Einf gungsoptionen f r den Zwi schenspeicherinhalt erhalten Inhalte einf gen Quelle Bitmap Als Abbrechen Einf gen l i Ficture Metafile Device Independent Bitmap 2 Verknipien P Als Symbol PT Fugt den Inhalt der Zwischenablage 2o in Ihr P Dokument ein dass Sie ihn mit Paint aktivieren m konnen Einf gen F gt das Objekt zum Beispiel ein Bitmap Bild in seiner Originaldarstellu
144. e Schaltfl che Standard Einstellung l sst sich die System Voreinstel lung wiederherstellen 5 3 15 Vorschau eingehende Nachrichten Mit Hilfe dieser Funktion l sst sich schon in den Journalfenstern eine Vorschau auf den Inhalt der eingegangenen Text Nachrichten einblenden Die Vorschau erfolgt direkt unter dem Nach richten Eintrag Bei der Auswahl der Funktion Vorschau eingehende Nachrichten kann dabei vorgegeben werden ob Sie die Vorschau zu ungelesen Nachrichten Funktion Ungelesene Nachrichten aufrufen zu bereits gelesenen Gelesene Nachrichten ausw hlen oder zu bei den haben m chten beide Funktionen nacheinander aufrufen Uber erneute Aufrufe dieses Men punktes kann man die Vorschau f r die einzelnen Nachrichtenarten getrennt wieder aus schalten Windows 9x Betriebssystemen zu Verf gung Da f r dieses Merkmal ein spezieller Ordner auf der lokalen Festplatte erzeugt werden muss auf den im Sicherheitskon text von Win 95 Win 98 und Win ME jeder lokale Benutzer zugreifen k nnte ist die Diese Funktion steht aus Sicherheitsgr nden nicht auf Arbeitsplatzrechnern mit se Funktion hier deaktiviert Nur unter den Sicherungsmechanismen die Win NT Win2000 und WinXP bieten kann eine in dieser Hinsicht sichere Vorschau gew hr leistet werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 243 Funktionsreferenz Das dynamische Men 5 4 Das dynamische Men Das vierte Communications Men i
145. e ab Punkt 5 bis das Tagesprofil Ihren Erfordernissen entspricht Tag hinzuf gen Zum Abschluss m ssen Sie festlegen welche Zeitprofile Sie den Wochentagen beziehungs weise speziellen Datumsangaben zuweisen m chten Bet tigen Sie dazu die Schaltfl che Tag hinzuf gen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 293 Funktionsreferenz Die Presence Funktion Der Dialog Kalenderregel wird ge ffnet ber diesen Dialog werden bestimmte Zeitprofile mit Wochentagen beziehungsweise speziellen Datumsangaben verkn pft K alenderregel W chentichem Freitag u Monatlich am 2 x Tag J hrlich am 2 x August i Am An jedem anderen Tag wird dieses Tagesprofil verwendet Freitags Frofil g Abbrechen Um eine m glichst flexible Vorgehensweise zu erreichen stehen f nf Datumsfunktionen zur Verf gung Datumsfunktion Beschreibung W chentlich am In diesem Kombinationsfeld lassen sich die einzelnen Wochentage zur Zuweisung eines Zeitprofils ausw hlen Diese Funktion w hlen Sie wenn f r einzelne Wochentage unterschiedliche Zeitprofile n tig sind zum Beispiel f r Werktage Samstage und Sonntage Monatlich am Hier ber l sst sich f r bestimmte immer wiederkehrende Monatstage ein Zeitprofil zuweisen Im Kombinationsfeld ist dazu der entspre chende Monatstag auszuw hlen 1 bis 31 J hrlich am Hier ber l sst sich f r bestimmte immer wiederkehrende Jahres
146. e entsprechende Textstelle markieren und dann die Einstellungen f r diesen Textteil vornehmen Folgende Einstellun gen k nnen Sie in diesem Dialog vornehmen Tabelle 5 8 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text A007038 20 September 2005 5 164 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Ausrichtung Tabelle 5 8 Schriftart Schriftfont ber das Scroll Down Fenster haben Sie die M glichkeit alle im System installierten Schriftarten f r Ihren Text zu nutzen Schriftschnitt Hier k nnen Sie den Schriftstil festlegen Es stehen die Schriftschnitte Normal Regular Fett Bold Kursiv Italic und Fett kursiv Bold Italic zur Verf gung Schriftgrad Schriftgr e Der Einstellungsbereich reicht von 8 pt pt Punkt Ma einheit f r die Schriftgr e bis 72 pt Farbe Mit Hilfe des Kombinationsfeldes Farbe das Ihnen f r die Ge staltung der Schrift eine Palette vom 40 Farben zu Auswahl stellt k n nen Sie ein Wort oder ganze Textpassagen farblich hervorheben ber die Schaltfl che Mehr Farben lassen sich weitere Farben de finieren Effekte Durch Markieren der Kontrollk stchen Durchgestrichen oder Unterstrichen l sst sich der Text duchgestrichen und oder un terstrichen darstellen Einen ersten Eindruck vom Schriftbild erhalten Sie im Dialogbereich Vor schau F gt einen Aufz hlungspunkt am Absatzanfang ein Beispiel e Punkt 1 e Punkt2 US
147. e erreichen F r den Fax Ausdruck aus einer OCX Komponen te Faxviewer sind diese Werte im Registry Schl ssel HKCU Software Cycos AG COM FaxVlewer abgelegt A007038 20 September 2005 A 296 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Anhang Troubleshooting F r einen Fax Ausdruck aus Communications befinden sich die beiden Registry Keys im Schl ssel HKCU Software Cycos AG Communications GUl m ssen die Registry Keys nicht editiert zu werden Die entsprechenden Einstellun gen k nnen in Communications ber das Men Extras gt Einstellungen auf der Registerkarte Layout drucken im Bereich Fax einpassen vorgenommen werden Um die Seiten Darstellung eines Fax Ausdrucks aus Communications anzupassen LeftFaxMargin lt Wert gt REG_DWORD Default M gliche Werte Hier ber kann der linke Rand eines Faxausdruckes der Heftrand bestimmt werden Der ein gegebene Wert ist der Abstand im Millimetern der f r eine Lochung des Dokumentes vorge sehen wird FaxPrintMode lt O oder 1 gt REG_DWORD Bemerkung Die entsprechenden Einstellungen k nnen in Communications ber das Men Extras gt Einstellungen auf der Registerkarte Layout drucken im Bereich Fax einpassen vorgenommen werden 0 gt Faxseite an Druckseite anpassen 1 gt Optimal anpassen Mit Hilfe dieses Keys kann festgelegt werden ob ein Fax Dokument immer auf einer einzigen Seite ausgegeben wird oder ob je nach l nge des Dokuments das Fax
148. e markiert ist A007038 20 September 2005 5 254 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Fax Briefpapier E Fas Briefpapier Definitionen Seiten Definitionen f Deckblatt Sue Folgeseiten 6 CyCOS Entfemen Abbrechen Hie Dialogfunktion Beschreibung ber Neu wird eine weitere Faxseite definiert und der Liste zur Auswahl hinzugef gt Heue Faxseite erzeugen E Geben Sie den Namen der neuen Fasseite ein Name der neuer Faxzeite Musterssite1 Abbrechen Nach der Eingabe eines Namens und der Best tigung mit OK wird sofort der Faxseiten Editor gestartet In dessen Titelzeile wird der zuvor ange gebene Name f r die nun zu erstellende neue Faxseite angezeigt Wie Sie mit dem Faxseiten Editor arbeiten ist in Abschnitt 5 6 6 1 Der Fax seiten Editor auf Seite 5 256 beschrieben Bearbeiten ffnet eine in der Liste markierte Faxseite direkt im Faxseiten Editor Danach sind alle M glichkeiten zum Bearbeiten dieser Faxseite gege ben Entfernen L scht die markierte Faxseite aus der Liste Tabelle 5 37 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Seiten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 255 Funktionsreferenz Extras 5 6 6 1 Der Faxseiten Editor Datei Bearbeiten Ansicht Fasseite Hilfe Su eega kiN Oooo AT ARAA y eA X E E E Mustertext u E Der Faxseiten Editor dient der Erstellung und Be
149. e nach Aktion die Telefonnummer des anrufenden Teilnehmers oder die desjenigen der von Ihnen angerufen wird Tabelle 5 26 Parameter f r die Titelkopfzeile in den Telefon berwachungsfenstern A007038 20 September 2005 5 224 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Telefontyp Anzeige des Datenbanknamens mit dessen Eintrag der Anruf initiiert wurde Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon oder Voice box Tabelle 5 26 Parameter f r die Titelkopfzeile in den Telefon berwachunggsfenstern Die folgenden Funktionen lassen sich in jedem der eingerichteten Fenster ausl sen Dabei ha ben Sie die Wahl ob Sie dazu das Communications Men Anrufverzeichnis das Kontextme n oder die Werkzeugleiste verwenden Stellt direkt eine Gespr chsverbindung zu dem im Journal markierten Eintrag her Auflegen Beendet die Telefonverbindung L scht den markierten Gespr chseintrag aus dem Journal Eintrag l schen Hier ber kann sofort eine neue Nachricht an den in der Anrufliste mar g kierten Teilnehmer initiiert werden Zur Auswahl stehen die Standard Formate aus Communications Textnachricht Rich Text Nachricht Neue Nachricht Sprachnachricht oder SMS Nachricht versenden Tabelle 5 27 _ _ Bearbeitungsfunktionen f r die Telefon berwachunggsfenster 5 3 9 Das Fenster Adressliste Mit Hilfe dieses Fensters k nnen Sie sich die Inhalte der Verzeichnisse Benutzerg
150. effer Ihrer Suche werden nach kurzer Zeit im linken Fenster aufgelistet Stopp unterbricht den Suchvorgang Markieren sie den gew nschten Adressaten Bet tigen Sie die Schaltfl che Zur Liste hinzuf gen richt an mehrere Empf nger gleichzeitig versenden Wenn Sie die zuvor beschriebenen Aktionen wiederholen k nnen Sie die Nach Bet tigen Sie zum Abschluss der Adresssuche die Schaltfl che OK Jetzt kehren Sie automatisch in den Nachrichtendialog zur ck in dem nun die ausgew hl te n Adresse n in der Eingabezeile eingetragen sind 2 10 2 Allgemeine Adressensuche Alternativ l sst sich eine Adressensuche auch ber das Suchen Symbol der Communications Symbolleiste oder ber das Communications Men Extras gt Suche Adresse starten Diese Funktion sollten Sie w hlen wenn Sie sich ber m gliche Adressen eines Kontaktes informie ren oder eine Telefonverbindung zu einem Teilnehmer herstellen m chten 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Suchen in der Communications Symbolleiste oder rufen Sie im Men Extras auf die Funktion Suche Adresse auf Der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Datenbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden ber Postleizahl w re
151. ehen e Uber Bearbeiten l sst sich das OLE Objekt im Dialog Neue Nach richt zum Bearbeiten aktivieren Mit ffnen wird das OLE Objekt mit dem Anwendungsprogramm ge ffnet mit dem es erstellt wurde falls dieses bei Ihnen installiert ist Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht Das Ansicht Men Das Ansicht Men bietet einige M glichkeiten an mit denen Sie den Nachrichtendialog an Ihre Bedienbed rfnisse anpassen k nnen So k nnen Sie zus tzliche Eingabefelder in das Fenster aufnehmen unter Sendeoptionen und eine Symbolleiste mit oft benutzten Funktio nen einrichten Die hier gemachten Einstellungen beziehen sich auf die Gestaltung des Nach richtendialogs im Allgemeinen Das hei t auch wenn Sie diesen Dialog ber einen anderen Funktionsaufruf ffnen bleiben diese Einstellungen erhalten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 153 Funktionsreferenz Das Datei Men Statusleiste Blendet die Statusleiste am unteren Dialogrand ein oder aus Sendeoptionen F gt unter die Eingabezeilen f r Adresse und Betreff weitere Eingabefel der ein e CC Carbon Copy Allen Teilnehmern deren Adresse in diese Ein gabezeile eingetragen sind wird eine Kopie der aktuellen Nachricht bermittelt Mit der Zustellung dieser Nachricht wird angezeigt wer eine Kopie bekommen hat wodurch sich in vielen F llen ein Weiter leiten der Information er brigt BCC
152. ei nige der Zust nde zu nennen haben also keine direkte Funktionalit t wie zum Beispiel das Telefon auf die Mailbox umleiten oder das Telefon auf Besetzt schalten Die eingestellten Zust nde werden ausschlie lich bei den Kollegen angezeigt Sie 2 13 1 Eigenen Arbeitsstatus einstellen Ihren Arbeitsstatus k nnen Sie folgenderma en einstellen 1 Bet tigen Sie in der Werkzeugleiste das kleine Dreieck neben dem Symbol 4 r ber dieser Schaltfl che verweilen Die aktuelle Einstellung wird Ihnen angezeigt wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz 2 Es ffnet sich ein Men in dem Sie Ihren Status ausw hlen k nnen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 57 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Presence Funktion nutzen rBre A B2 gt 4 Termin ME Auf Gesch ftsreise G Bitte nicht st ren Ar Urlaub 4 Zu Hause gt Fause 4 ImB ro Wechsel zu meinem aktuellen Hintergrundzeitprofil 3 W hlen Sie aus den angebotenen M glichkeiten die aus die Ihrem aktuellen Arbeitsstatus entspricht berpr fen K nnen Sie Ihre Statuseinstellungen wenn Sie kurz mit dem Mauszeiger auf der Schaltfl che f r die Presence Einstellungen verweilen Mit Hilfe des Konfigurationsassistenten k nnen Sie die Presence Funktion de tailliert anpassen und weitere Zust nde definieren Siehe dazu Abschnitt 5 8 Die Presence Funktion auf Seite 5 281 2 13 2 Anzeige des Arbeitsstatus
153. ei tert Hier kann der Textkommentar eingegeben werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 215 Funktionsreferenz Das Ansicht Men jol x Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LE Adresse AATEST MAILBOX BE Senden Suchen Betreff Fwr Test Sprachnachricht eu ij al won Testuser 1 Datum 01 05 2005 11 51 An Testuser 2 Betreff FW Test Sprachnachricht Ei Position Lautst rke 098 gt To Position 00 00 L nge 00 06 Telefon 139 Sestoppt 2 Geben Sie Ihren Kommentartext ein und oder benutzen Sie die Schaltfl chen um ei nen Sprachkommentar aufzunehmen Folgende Funktionen Stehen Ihnen dazu zur Verf gung Funktion Beschreibung Ersetzt die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar F gt den Sprachkommentar an die urspr ngliche Nacht an fon Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn die CTI Funk tionen implementiert sind Aufnahme des Sprachkommentars ber ein Mikrofon das an die Soundkarte des PCs angeschlossen ist Schaltfl che zur Aufnahme eines Sprachkommentars ber das Tele Tabelle 5 21Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 3 Geben Sie die gew nschte Adresse ein 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che Senden um die Nachricht zu bermitteln 5 3 4 2 Das Postausgangsfenster In diesem Fenster werden alle Nachrichten angezeigt werden deren Versand gerade abgewi ckelt wird A007038 20 Sept
154. ein Dazu wird ein neues Fenster f r die dazu n tigen Ein stellungen ge ffnet e Neu erstellen F gt ein neues leeres Objektfenster abh ngig vom gew hlten Objekttyp in Ihr Dokument ein Ist das Kontrollk stchen Als Symbol markiert wird das Objekt als Datei Symbol in das Do kument eingef gt Objekt einf gen Objekttyp i Heu erstellen C Aus Datei erstellen Dee I Als Symbol ip Microsoft CipAart Gallen Ergebnis Fugt ein neues Bilddokument Objekt in Ihr Dokument ein Tabelle 5 39 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 5 258 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Aus Datei erstellen F gt ber ein Dateiauswahlmen eine Datei als Objekt in Ihr Dokument ein Zus tzlich haben Sie die M glich keit das Objekt mit der Quelldatei verkn pft einzuf gen und k nnen f r die Darstellungsart Als Symbol w hlen Objekt einf gen HEA Meu erstellen Datei Abbrechen Aus Datei erstellen E Programme Communications T Yerkn pfen I Als Symbol Fugt den Inhalt der Datei als Objekt so in Ihr F 1 Dokument ein dass Sie es mit dem Programm aktivieren konnen mit dem es erstellt wurde Verkn pfungen Zeigt bei einem mit dem Quellobjekt verkn pften OLE Objekt den Pfad zur Quelle in einem neuen Fenster an Zus tzlich sind ber diesen Dia log weitere Einstellungen m glich Yerknupfungen H E nn Aktualisiert Abbrechen
155. eine Umleitung Ihrer Post m glich ist Im oberen Fenster l sst sich nun an der komplett angezeigten Weiterleitungsregel ber pr fen ob die Regel korrekt ist 4 Best tigen Sie die Regeldfinition mit OK Damit ist eine Verzeichnisregel zur Sortierung eingehender Nachrichten erstellt und aktiviert Sollten Sie mehrere Regeln f r eine Weiterleitung festgelegt haben erfolgt die Abarbeitung die ser Regeln bei einem Nachrichteneingang in der Reihenfolge wie sie von oben nach unten in der Regelliste eingetragen sind Mit Hilfe der beiden Schaltfl chen Regel nach unten bezie hungsweise Regel nach oben l sst sich eine markierte Regel beliebig in der Liste platzieren Die Schaltfl che Regel l schen entfernt eine markierte Regel aus der Liste 3 2 2 Markierungsregel erstellen Analog verl uft die Definition einer Markierungsregel Hierbei k nnen Sie festlegen dass Nachrichten von ausgew hlten Absendern gleich mit einem wichtig F hnchen oder als ge lesen im Posteingang angezeigt werden Das Erstellen von Markierungsregeln erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie das Erstellen von Verzeichnisregeln 1 Klicken Sie im Posteingangs Assistent auf die Schaltfl che Markierungsregel erstellen 2 Klicken Sie in die blau gekennzeichneten Platzhalter und geben Sie die entsprechenden Parameter ein 3 Best tigen Sie mit OK 3 3 Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen ber das Men Einstellungen k nnen Sie allgemeine Progr
156. einf gen an denen sp ter bei der Anwendung des Stempels die aktuellen Datums und Zeitinfor mationen eingeblendet werden 4 W hlen Sie falls gew nscht ein Bild Firmenlogo Unterschrift etc aus das mit dem Stempel eingef gt werden soll 5 Beenden Sie Ihre Einstellungen durch Bet tigen von OK Stempel bearbeiten oder l schen 1 Bet tigen Sie die Stempel Schaltfl che amp Der Dialog Stempel wird ge ffnet Stempel Genehmigt Eingegangen Abgelehnt Entwurf L schen Beispielstempel Eingegangen 08 11 2004 15 56 Bitmap Dateil Dokumente und Einstellungen Benu Logo gif Hinzuf gen Abbrechen 2 W hlen Sie den Namen des Stempels aus dessen Definition Sie bearbeiten bezie hungsweise den Sie l schen m chten 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Bearbeiten oder L schen A007038 20 September 2005 5 212 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men a Nach dem Bet tigen von Bearbeiten wird der Definitionsdialog f r den Stempel ge ffnet Sie k nnen hier alle Einstellungen Schriftart Parameterwahl f r Datum beziehungsweise Zeit zum gew hlten Stempel ndern b Bet tigen Sie L schen wird die gew hlte Stempeldefinition aus der Liste ent fernt Hinweis Die vom System zur Verf gung gestellten Stempel Genehmigt Einge gangen Abgelehntund Entwurfwerden beim L schen nur tempor r aus der Liste entfernt Sie k nnen nicht gel scht werden
157. eitaus mehr M glichkeiten den Text der Nachricht zu gestalten Die detaillierte Beschreibung zu diesen Funktionen entnehmen Sie bitte der Funktionsreferenz ab Abschnitt 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht auf Seite 5 163 Es k nnen zum Beispiel unterschiedliche Schriftarten mehrere Schriftgr en und schnitte Einr ckungen und vieles mehr f r den Text gew hlt werden Ein Dokument im RTF Format versendet kann wieder als RTF Dokument ge ffnet werden wenn der Mail Client auf der Emp f ngerseite dieses Format unterst tzt Das hei t alle Formatierungen bleiben nach der ber tragung erhalten Ansonsten erfolgt beim Empf nger eine Umsetzung des RTF Formats in ASCII Zeichen wobei als kleiner Sch nheitsfehler leider auch die Steuerzeichen f r die Text formatierung dargestellt werden Bei der Versendung als Fax bleibt die RTF Formatierung vollst ndig erhalten weil vor dem Ver sand automatisch eine Konvertierung in ein spezielles Bildformat erfolgt Wenn als Versendeart SMS gew hlt wird erfolgt eine Konvertierung des formatierten Textes vom RTF ins ASCIlI Format da auf einem Handy Display nur reine Textzeichen dargestellt werden k nnen 2 4 3 Versenden im HTML Format Das Versenden einer Nachricht im HTML Format HTML ist das Standard Format in dem die Text und Hypertext Informationen im Internet gespeichert und bertragen werden HTML ist eine inhaltsbezogene Markierungssprache die mit SGML definiert ist HTML u
158. eiten Absender anrufen Absender anrufen an Das Ausl sen dieser Funktion startet den Versand der Nachricht Der gleiche Vorgang l sst sich auch durch Bet tigen der Senden Schaltfl che links neben dem Adresseingabefeld ausl sen Nach dem ffnen einer bereits versendeten Nachricht durch einen Doppelklick auf diese Nachricht im Postausgangs Journal kann der Sendevorgang erneut gestartet werden Hierdurch kann aus einer ge ffneten eingegangenen Nachricht direkt das in den Nachrichtendialog f r die Antwort verzweigt werden Hier ist dann bereits die Absenderadresse der eingegangenen Nachricht als Empf ngeradresse eingetragen Ist die ge ffnete eingegangene Nachricht als CC Carbon Copy Durch schlag an Sie adressiert gewesen wird die Antwort an alle Teilnehmer gesendet die eine Kopie der Nachricht bekommen haben einschlie lich des Erzeugers dieser Nachricht Leitet die ge ffnete eingegangene Nachricht an einen anderen Teilneh mer weiter L st einen Telefonanruf an den Absender der eingegangenen Nach richt aus Dabei wird der erste Datenbankeintrag in der Reihenfolge Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voice box der eine Telefonnummer enth lt referenziert Im Allgemeinen ist dies der Gesch ftsanschluss ber diesen Men punkt k nnen Sie f r den Anruf frei aus den in der Datenbank vorhandenen Eintr gen f r Gesch ftsanschluss Privat anschluss Mobiltelefon und Voicebox w hlen
159. eiten Editor 2222 2n ones een een nn 5 256 5 6 7 P sieingangs Assisienl zu s432 2 22 niea a ua ia 5 265 5 6 7 1 Verzeichnisregel erstellen 222 omoneeeeen ernennen 5 266 5 6 7 2 Markierungsregel erstellen 2222 2u ones enen ernennen 5 267 5 06 88 IKEHNWORL aa Gies 2 4 ne ea nee ern ae 5 267 5 6 9 Vertretung einstellen 22 uuenenenan nennen en nn 5 268 5 6 10 KOntoVerWallung scria 2 000 004 400 00 na nah ahnen 5 269 5 6 11 Kalenderprolll s 2u r asu40uu2 Hr BR riss irn aueh 5 269 5 6 12 Meine Datenbankeinstellungen 2 222m eneeen ernennen 5 269 5 06 18 EINSIELUNGEN Ss ss Haaren essen 5 269 9 65 19 LAayOULDIUCKEN 2 28325852 2 bares aer a oa 5 270 5 6 13 2 EAXausaruck ass nee ran 5 272 5 0 13 9 AllgeMelhss 2s 2 22 era le snheb ine 5 273 5 6 13 4 9I9NAlUF s rerasan aimee e en sea a ea a d 5 275 5 6 19 5 Schhittstelle rrea 2 an a a ee en 5 276 5 6 13 6 Verfolgung von E Mails 2 2222 onen sakana Taai eo ENRE 5 279 50 14 Fax ADU eiar A Eee a E E N EE RR E 5 280 5 6 15 N chstes Fenster urur 2 222 ae 5 281 9 4 Mlles aren ee er u a o a 5 281 5 8 Die Presence Funktion nanaana anaana anaa 5 281 5 8 1 Eigenen Arbeitsstatus einstellen ansaa ana anaa 5 282 5 8 1 1 Presence Informationen in Nachrichten n aa ansaan aaaea aaa 5 282 5 8 2 Arbeitsstatus der Kollegen anzeigen ana naana aaa 5 283 5 8 3 Die Konfiguration der Presence Funktion naa
160. el ne Verbindung errechnet und entsprechend geschaltet Im LCR spiegeln sich die verschie denen Tarife der einzelnen TK Anbieter wider Die Tageszeit die Entfernung und bertragungskapazit t Ein LCR System muss also ber aktuelle Preisinformationen ver f gen um daraus kosteng nstigste Verbindung ausw hlen zu k nnen Ein solches System basiert auf einer Datenbank die st ndig ber die aktuellen Preisinformationen verf gt und daraus seine Verbindungsoptimierung ableitet Local Area Network LAN Lokale Netze sind Systeme f r den Hochleistungs Informationstransfer die es einer An zahl gleichberechtigter Benutzer erm glichen auf einem r umlich begrenzten Gebiet un ter Anwendung eines schnellen bertragungsmediums partnerschaftlich orientierten Nachrichtenaustausch hoher G te durchzuf hren M Mailbox Als Mailbox wird das Datenverzeichnis bezeichnet in dem alle eingehenden Nachrichten sei es eine E Mail eine Fax oder eine Sprachnachricht zur sp teren Bearbeitung gespei chert werden Makeln Mittels Makeln kann man zwischen zwei externen Gespr chspartnern hin und herschal ten ohne dass der wartende Teilnehmer mith ren kann A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch X 303 Glossar Messagestore Generischer Begriff f r den Teil eines Mail Systems welches die Mailboxen der Benutzer enth lt Beim MRS Server ist dies die Infostore APL Message Routing System MRS Das Message
161. ellbar hnlich wie beim Verzeichnis Arbeitsplatz verh lt es sich wenn man sich die Verzeichnis se unter Kommunikationsserver ansieht Auch hier werden die Dateien die sich in den einzelnen Verzeichnissen befinden angezeigt Abh ngig von den zugewiesenen Berech tigungen k nnen die hier zug nglichen Dateien vom Administrator bearbeitet werden Fol gende Bearbeitungen sind m glich e L schen der Dateien A007038 20 September 2005 5 238 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men e Verschieben per Drag amp Drop in ein Verzeichnis unter Arbeitsplatz um sie zu bearbei ten e Editieren der Verzeichnis Eigenschaften Eine Vorschau auf den Datei Inhalt ist hier nicht m glich D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Faworit Extras Hilfe BEA EB s sa Posteingang x E h a a aO al S ad 3 El Sendezeit Sender Betreff b 4 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor A III gt gt gt m Explorerverzeichnisse a CT E EE fodF Fi vorschau eines Dokuments auf dem Kommunikatiaonsserrer nicht m glicl Ti er Datei H Kommunikationsserwer j B L Userdata EHA Bilboard infor E Communication CE mrsC0001 Fax SE eft 8 23 F s coverpage 8 23 Fax logo layou H E fod 3 03 Standard Yoice j i ra Oa nlanina SS Das verzeichnis enth lt 2 Elemente I a e Mein Telefon Nach der Auswahl eines Verzeichnisses u
162. ember 2005 5 216 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 4 3 Das Fenster f r die gesendeten Objekte In diesem Fenster werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die Sie selbst erzeugt und ber mittelt haben Jof x PEEKE HRRRRERRE DAL Sendezeit Empf nger Status a y Freitag 10 24 Anton Aachen OK Ita Anton A anban Zur Bearbeitung der Nachrichten die Ihnen hier angezeigt werden stehen Ihnen zun chstein mal bis auf wenige Ausnahmen die selben Funktionen zur Verf gung die Sie schon bei der Be schreibung des Posteingangsfensters kennengelernt haben siehe dazu Abschnitt 5 3 4 1 Die Fenster f r den Posteingang auf Seite 5 196 Die Funktionen Markierungsf hnchen setzen gelesen Merker setzen zur cksetzen sind nicht vorhanden da diese hier keinen Sinn machen Hinzu kommen einige zus tzliche Funktionen die nur auf versendete Nachrichten anwendbar sind Aufrufen k nnen Sie diese Funktionen sowohl ber das ffnen des Kontext Men s Rechtsklick auf die Nachricht oder ber das Men Nachrichten aus dem Communications Men Einige wichtige Funktionen lassen sich zus tzlich durch Markieren des Journaleintrages und Bet tigen einer der Schaltfl chen aus der Werkzeugleiste ausl sen Die zus tzlich zur Verf gung stehenden Funktionen sind Storniert die Nachricht bermittlung vorausgesetzt die bertragung wur E de vom Kommunikationsserver noch nicht a
163. en Benutzereintr gen im Fenster Explorerliste Zum Beispiel wenn im Fenster Explorerverzeichnisse ein Ordner unter Benutzergruppen ge ffnet ist e Bei markierten Benutzereintr gen im Fenster Adressliste Tabelle 5 34 M gliche Benennungen f r das dynamische Communications Men A007038 20 September 2005 5 244 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Vorschau Men bezeichnung Eingeblendet bei aktiviertem Fenster Bei markierten Kontakteintr gen im Fenster Explorerliste Zum Beispiel wenn im Fenster Explorerverzeichnisse ein Ordner unter Gruppen Meine pers nlichen Gruppen oder Verteilerlisten ge ffnet ist Bei markierten Kontakteintr gen im Fenster Adressliste Aget Bei ge ffnetem Agenten Dialog Personen Bei markiertem Eintr gen im Fenster Explorerliste wenn im Fenster Explorerverzeichnisse das Verzeichnis Alle Teilneh mer oder Alle pers nlichen Kontakte markiert ist Verzeichnisse Ist aktiv wenn ein beliebiger Ordner im Fenster Explorerver zeichnisse markiert ist Tabelle 5 34 M gliche Benennungen f r das dynamische Communications Men 5 5 Vorschau Dieses Men beinhaltet die Funktionen die das Vorschaufenster betreffen Es wird nur einge blendet wenn das Vorschaufenster in das Fensterlayout eingebaut und ein Element markiert ist das im Vorschaufenster dargestellt werden kann Die hier angebotenen Aktionen sind eben falls abh ngig von dem was gerade im Vorschaufenster a
164. en Client zu integrieren erhalten Sie im dazugeh rigen Untermen eine Liste Ihrer Internetfavoriten angezeigt aus der Sie die gew nschte Internet Seite selektieren k nnen Die Bedienungsm glichkeiten die in diesem Fenster gegeben sind entsprechen denen die Sie von Ihrem Internetbrowser her kennen Sie sind entweder ber die Symbolleiste des Internetfensters und oder Favoriten des Communi cations Men s erreichbar Favoritenliste er ffnet den Dialog zum Hinzuf gen der aktuell aufgesuchten Internetseite weitern zu Ihrem Favoritenverzeichnis Dabei ist es m glich f r diese Internetsei te gleich ein neues Verzeichnis zu erstellen Dient zur Einstellung der gew nschten Schriftgr e im Internetbrowser Diese kann in f nf Abstufungen von Gr ter bis Kleinster gew hlt wer den Zur ckbl ttern zur zuvor aufgesuchten Internetseite Nach dem Zur ckbl ttern wieder nach vorne bl ttern in der History Liste Bricht das Laden einer Internetseite ab Ruft die gerade angezeigte Internetseite neu auf um den Seiteninhalt zu aktualisieren Tabelle 5 23 _ Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 219 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Ruft die Seite auf die Sie in Ihren Internet Browser als Startseite definiert haben Startseite Ruft die Internet Adresse auf die Sie standardm ig in Ihren Browser als al Suchseite defin
165. en Detaillierte Informationen zu den Datenfeldern finden Sie in Ab schnitt 5 1 1 8 Neuer pers nlicher Kontakt auf Seite 5 179 Tabelle 2 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen neuer pers nlicher Kontakte A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 47 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kontakteintr ge erzeugen Beschreibung der Bedienungs und Men funktionen Funktion Beschreibung Hier ber l sst sich ein neuer pers nlicher Kontakt einrichten Diese Funktion ist speziell f r den Fall vorgesehen dass man auch sofort bei der Durchsicht der Kontakteintr ge einen neuen Eintrag vorneh men kann Speichert die in den Eingabefeldern eingegebenen Daten Entfernt den angezeigten bzw markierten Teilnehmer wieder aus Bi dem Adressbuch L schen Schlie en Schlie t das Eingabefenster f r den neuen Kontakt Alt F4 Achtung alle bereits eingegebenen Daten gehen verloren wenn vorher nicht gespeichert wurde Men Benutzer Sende neue Nachricht Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen an Kontakt Men punkt direkt eine neue Nachricht an diesen Teilnehmer gesen det werden ber die Auswahl des Nachrichtenformats gelangt man sofort in das entsprechende Nachrichtenfenster Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen Men punkt direkt eine Telefonverbindung zu diesem Teilnehmer aufgebaut werden Die Auswahl der Telefonnummer erfolgt be
166. en Sie unterhalb dieser Tabelle unter Abschnitt 5 3 4 1 Stempelfunktion f r Fax Nachrichten auf Seite 5 211 Objektposition Damit lassen sich berlappende Objekte in dergew nschten Aufeinanderfolge schichten Hierzu stehen vier Befehle zur Verf gung die auch ber das Men ausgel st werden k n nen In den Vordergrund r cken Lh Setzt das markierte Objekt ganz in den Vordergrund In den Hintergrund r cken Th Setzt das markierte Objekt ganz in den Hintergrund Tabelle 5 19 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 209 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Neue Faxseite einf gen Nur ber das Men Fax im Fax Bearbeitungsfenster m glich Aktuelle Faxseite entfer nen Nur ber das Men Fax im Fax Bearbeitungsfenster m glich Fax aufteilen Nur ber das Men Fax im Fax Bearbeitungsfenster m glich Eine Ebene nach vorn Lii Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach vorn Bei mehreren bereinanderliegenden Objekten kann dieser Vorgang solange wiederholt werden bis das markier te Objekt ganz in den Vordergrund ger ckt wurde Eine Ebene nach hinten LE Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach hin ten Bei mehreren bereinanderliegenden Objekten kann dieser Vorgang solange wiederholt werden bis das markierte Objekt ganz in den Hintergrund ger ckt wurde F gt eine zus tzliche leere Sei
167. en Verzeichnisse anwenden bei denen Ihnen ein Zugriff erlaubt ist Das sind im Allgemeinen die Verzeichnisse die Sie selbst eingerichtet haben und die die unter Arbeitsplatz auf Ihrer Festplatte existieren In einigen Ordnern lassen sich hier ber Unterverzeichnisse einrichten i Dabei gilt allerdings die Einschr nkung dass von Ihnen nur in den Ver zeichnissen neue Ordner erzeugt werden k nnen bei denen das auch Neues Verzeich sinnvoll und erlaubt ist nIS Verzeichnis um Mit dieser Funktion l sst sich ein bereits vorhandenes Unterverzeichnis benennen das Sie eingerichtet haben umbenennen Den gleichen Effekt hat das langsame zweimalige Anklicken des Verzeichnisnamens Verzeichniseigen Nur als Administrator im Zusammenhang mit den Verzeichnissen unter schaften Kommunikationsserver nutzbar siehe dazu auch die Hinweise in Ab schnitt 4 10 1 1 Software updates auf Seite 4 141 Zugangberechti Um die Verzeichnisse die unter Kommunikationsserver zug nglich sind gung ndern bearbeiten zu k nnen sind spezielle Berechtigungen n tig ber diese Funktion lassen sich die Zugriffrechte entsprechenden zuweisen Verkn pfung l Haben Sie in eine Gruppe eine andere Gruppe hineinkopiert dann wird sen die kopierte Gruppe ber eine Verkn pfung referenziert Diese Funktion dient dazu diese Verkn pfung zu l sen also diese Gruppe aus der ber geordneten Gruppe zu l schen Markieren Sie die verkn
168. en bzw ein neues Produkt angeboten werden soll Kampagneneintr ge Ein Kampagneneintrag ist ein Element einer Kampagne Hinter einem Kampagneneintrag steht eine Rufnummer die der bearbeitende Agent zu w hlen hat Dies k nnte z B die Rufnummer eines Kunden sein der zu einem bestimmten Thema einen R ckrufwunsch ge u ert hat A007038 20 September 2005 X 302 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Glossar Kommunikationsserver Ein Kommunikationsserver ist entweder ein eigenst ndiger Rechner oder eine Sammlung von Hard und Softwaremodulen innerhalb eines allgemeinen Systems Er leistet f r die angeschlossenen Clients Kommunikationsaufgaben im weitesten Sinne von der Herstel lung einfacher Verbindungen bis hin zur Verwaltung eines elektronischen Postamtes Kom munikationsserver sind Funktionseinheiten die die Kommunikation zwischen LAN Statio nen und Teilnehmern au erhalb des LANs erm glichen Sie kommen auch in Verbindung mit der PC Host Kopplung vor Hier realisieren sie den bergang von LAN spezifischen Protokollen zu den Protokollen der Host Welt L Least Cost Routing LCR Least Cost Routing ist ein Mehrwertdienst im Tk Bereich der in direktem Zusammenhang mit der Liberalisierung der Telekommunikationsleistungen steht Das Least Cost Routing bietet dem Betreiber die M glichkeit die preiswerteste Verbindung ber Kommunikations netze verschiedenster Betreiber zu schalten Das Least Cost Routing wird f r jede einz
169. en einstellen die die Darstellungsweise des Druckbildes bei der Ausgabe von Doku menten aus den Journalfenstern also den Fenstern Posteingang Postausgang Schriftver kehr und Gel schten Post betreffen Das Kombinationsfeld Dokument Info im oberen Bereich des Dialogs unter Dokumentinformation bestimmt wo die zus tzlichen Informationen die das auszudruckende Dokument betreffen auf dem Ausdruck erscheinen sollen oben beziehungs weise unten auf der Seite Die Darstellung der Dokumentinformationen kann durch die Aus wahl keine auch unterdr ckt werden Au erdem l sst sich durch Setzen des Kontrollk st chens Dokument Info darf Inhalt berlappen festlegen dass der Info Text auch berlappend ber Dokumentpassagen gedruckt wird die sich dort bereits befinden k nnten Bei Fax Doku menten kann es gelegentlicht vorkommen dass diese Bereiche schon f r das Dokument aus genutzt werden Die Art der gew nschten Informationen die Sie zum betreffenden Nachrichten Dokument mit ausdrucken m chten bestimmen Sie indem Sie die entsprechenden Parameter und dazu eventuell erl uternden Text in eine der drei Eingabezeilen eingeben Dabei steht jede Einga bezeile f r eine Zeile auf dem Ausdruck Eine leere Eingabezeile egal welche w rde den In fotext auf zwei Druckzeilen reduzieren Entsprechend gilt dies f r weitere nicht ausgef llte Ein gabezeilen Die Variablen werden beim Drucken dynamisch durch die auf dem Server zur Verf gung s
170. ent ein Ist das Kontrollk stchen Als Symbol markiert wird das Objekt als Datei Symbol in das Do kument eingef gt Objekt einf gen Objekttyp i Heu erstellen Bitma Aus Datei erstellen Corel FHOTO FAINT 3 0 Image enclip I Als Symbol Microsoft Clip rt G allery Ergebnis Fugt ein neuez Bilddokument bjekt in Ihr Dokument ein Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 151 Funktionsreferenz Das Datei Men Aus Datei erstellen F gt ber ein Dateiauswahlmen eine Datei als Objekt in Ihr Dokument ein Zus tzlich haben Sie die M glich keit das Objekt mit der Quelldatei verkn pft einzuf gen und k nnen f r die Darstellungsart Als Symbol w hlen Objekt einf gen HEA i Neu erstellen Datei Abbrechen Aus Datei erstellen BEER l Yerkn pfen I Als Symbol Fugt den Inhalt der Datei als Objekt zo in Ihr Dokument ein dass Sie es mit dem Programm aktivieren k nnen mit dem es erstellt wurde Verkn pfungen Zeigt bei einem mit dem Quellobjekt verkn pften OLE Objekt den Pfad zur Quelle in einem neuen Fenster an Zus tzlich sind ber dieses Fens ter weitere Einstellungen m glich Yerknupfungen FAx En Aktualisiert Abbrechen Jetzt aktualisieren Quelle offnen Quelle ndern Entfernen uele C ATEMP transters T estbilderppal s200a75 B MF Typ Bitmap Aktualisieren
171. er e Eingehende Nachrichten von bestimmten Absendern k nnen automatisch mit einem Mar kierungsf hnchen oder mit dem Symbol gelesen versehen werden Dies geschieht dadurch dass Sie ber Verteilungs beziehungsweise Markierungsregeln vor geben wie Nachrichten eines bestimmten Absenders behandelt werden sollen Dazu muss im Ordner Posteingang mindestens ein weiteres Verzeichnis zum Beispiel mit dem Namen Post von xyz existieren in das die eingehende Post von dem entsprechenden Teilnehmer umgeleitet wird Wie dort ein neues Verzeichnis erstellt wird lesen Sie bitte in Ab schnitt 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten auf Seite 3 69 nach Wenn Sie den Posteingang Assistent aufrufen ffnet sich das gleichnamige Fenster Fosteingangs Assistent x Folgende Regeln werden in der angegebenen Reihenfolge angewendet Regel loschen Hegel nach unten Hegel nach oben Regelassistent Klicken Sie einen unterstrichenen Text zur Bearbeitung an vYerschiebe eine Nachricht von dem Kontakt mit Namen lt 7 gt Markierungsregel erstellen ins Verzeichnis lt gt OR Abbrechen 5 6 7 1 Verzeichnisregel erstellen Um eine neue Verteilungsregel zu definieren klicken Sie die Schaltfl che Verzeichnisregel erstellen an Im oberen Teil des Fensters wird daraufhin die Regelstruktur angezeigt Sie ent h lt vorerst die Platzhalter f r den Absender und das Empfangsverzeichnis Im Fenster d
172. er Explo rerliste in das Communications Layout aufzunehmen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 231 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Explorerwerzeichnisse D 3 F Sa Post 5 ra Posteingang Oop bu l Post von XWX Pan G cal Gel schte Post oia E Fostausgang E Benutzer Empf nger wer C Alle Teilnehmer 2 Alle privaten Kontakte Benutzergruppen s8 Gruppen EP Meine privaten Gruppen E Rundsendelisten G Internet Faworiten A a Arbeitsplatz EEREN BBC a9 Be 5 tz Telefon B E Alle Gespr che LE Sie wurden erreicht ber LE Sie wurden nicht erreicht ber LE Teilnehmer wurde erreicht 2 JE Teilnehmer wurde nicht erreicht S kommunikationsserver Welche Verzeichnis Elemente Sie im Fenster Explorerver zeichnis angezeigt haben m chten k nnen Sie selbst definie ren Das entsprechende Auswahlmen dazu wird ge ffnet wenn Sie in einen freien Bereichs des Fensters rechtsklicken Alternativ k nnen Sie die Auswahlliste auch ber das Commu nications Men Verzeichnisse gt Ansicht aufrufen Dazu muss das Fenster Explorerverzeichnisse aktiviert sein Zu s tzlich l sst sich dieses Auswahlmen ber das kleine Drei eck neben dem Globussymbol der Werkzeugleiste aufrufen Ist die Werkzeugleiste nicht eingeblendet l sst sich dies ber die Funktion Verzeichnisse gt Ansich
173. er aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Position 00 00 L nge 00 00 Telefon gestoppt Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange schlossenen Lautsprechern Tabelle 2 4 Die Funktionen zur Kontrolle einer Voicemail Aufnahme 5 Zum Versenden der aufgenommenen Sprachnachricht klicken Sie auf die Schaltfl che Senden Nachdem der Versendeauftrag abgewickelt wurde wird die Nachricht mit weiteren wichtigen Informationen zum Beispiel dem Betreff dem Empf nger und dem Status der Nachricht in Ih rem Postausgangsfenster angezeigt 2 7 Versenden von SMS Nachrichten Das Versenden einer SMS k nnte ebenfalls ber die Funktion Neue Textnachricht eingeleitet werden Der im Textfeld eingegebene Text wird bei der Adressierung einer SMS f higen End einrichtung zum Beispiel 123456 SMS automatisch entsprechend versendet Allerdings ha ben Sie hier keine direkte Kontrolle dar ber ob Sie die maximale Zeichenanzahl von 160 ber schritten haben Bequemer kann eine SMS Nachricht ber die spezielle SMS Funktion erzeugt werden 1 W hlen Sie dazu Datei gt Neu gt SMS Nachricht Der Nachrichtendialog f r den SMS Versand wird ge ffnet A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 35 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachri
174. erf gung Store amp Forward Schnittstelle Client Applikationen k nnen Dokumente an einen MRS Server senden bzw von diesem empfangen Dieser Dienst wird verwendet f r die klassische Kommunikation per E Mail Fax Voicemail usw Transaktionen Schnittstelle Dies erm glicht insbesondere die CTI Funktionalit t f r Client Applikationen Simple Mail Transfer Protocol SMTP Das SMTP Protokoll ist der Internet Standard zur Verteilung von elektronischer Post Das Protokoll ist textorientiert und setzt auf dem TCP Protokoll auf Eine Nachricht besteht aus Header und Nutzdaten Der Header enth lt u a Datum Bezug Empf nger Absender Ko pienempf nger der Benutzer wird f r jeden dieser Eintr ge durch einen prompt ange sprochen Der Nutzdatenteil besteht typischerweise aus freiem ASCII Text Nachrichten mit mehreren Empf ngern auf einem Ziel Host werden nur einmal zum Ziel bertragen und dort verteilt SMTP definiert nicht wie eine Nachricht von einem oder zu einem Benutzer von SMTP vermittelt wird Des weiteren ist nicht festgelegt wie empfangene Nachrichten vom Benutzer pr sentiert oder zwischengespeichert werden Diese Aufgaben werden f r das SMTP Protokoll von anderen Applikationsprogrammen durchgef hrt Skill Group F higkeits Gruppe Bezeichnet die Gesamtheit aller Call Center Agenten die ber eine bestimmte F higkeit verf gen A007038 20 September 2005 X 306 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch G
175. ers dem begrenzenden Rand des Hauptfensters n hert wird eine m gliche Einrastposition erreicht L sst man an dieser Stelle die Maustaste los wird das Fenster dort eingebaut A007038 20 September 2005 3 68 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Eine Besonderheit stellt die Positionierung eines Fensters auf die Mitte eines anderen Fensters dar In diesem Fall werden die beiden Fenster bereinander abgelegt Communications nimmt in diesem Fall die Form eines Registers an in dem durch Anwahl der entsprechenden Regis terlasche ins dazugeh rige Fenster gewechselt wird Das Register des jeweils aktivierten Fensters ist wei hervorgehoben Zur Neupositionierung eines dieser Fenster das Fenster das Sie an eine neue Position bringen wollen muss dazu aktiv sein k nnen Sie es mit der Maus an der wei en Tab Lasche anfassen und aus dem Layout herausziehen Beim Bewegen durch Anfassen an der Titelleiste was ebenfalls m glich ist werden alle bereinanderliegenden Fenster zur Neupositionierung aus dem Layout heraus gezogen 3 1 4 3 Einrichten des Vorschaufensters Im Vorschaufenster wird sofort angezeigt welchen Inhalt eine im Posteingangs bzw Postaus gangsfenster markierte Nachricht hat Die im Vorschaufenster zur Verf gung gestellten Funk tionen sind abh ngig von dem markierten Nachrichtentyp Wurde beispielsweise eine Sprachnachricht markiert so we
176. erstellen Signaturen sind ein bequemes Hilfsmittel immer wiederkehrende Begr ungsfloskeln oder andere standardisierte Textpassagen automatisiert in eine Textnachricht aufnehmen zu k n nen Sie werden unterhalb des eigentlichen Textes in das Dokument eingef gt Maximal vier verschiedene Standardsignaturen lassen sich vorbereiten Davon k nnen dann je nach Ein stellung die ersten drei Signaturen automatisch oder eine beliebige der vier per Tastaturbefehl an das Textdokument anf gt werden Alt 1 4 Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails Signatur automatisch hinzuf gen fr Signatur an neue Nachricht fr Signatur an Antwort M Signatur bei Weiterleiten Signatur Signatur zur Bearbeitung w hlen fi Mit freundlichen Gruben Standardsignatur Signatur 1 2 f r interne Nachrichten 1 f r externe W afir SMS H achrichten Peter Testuser Test AGI Aus dem Nachnchtenfenster heraus konnen Sie durch Drucken von ALT 1 4 eine Signatur an die Nachricht anfugen Abbrechen bernehmen Hilfe A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 77 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Welche M glichkeiten bestehen Wenn automatisch immer eine Signatur eingef gt werden soll k nnen Sie ber Signatur au tomatisch hinzuf gen festlegen ob eine Signatur e an
177. esse dieses Kontaktes Vertreter Weiterleitungsnummer f r diesen Kontakteintrag Tabelle 5 11 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 177 Funktionsreferenz Das Datei Men Bevorzugte Adresse Hier ber l sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbindung zu diesem Teilnehmer standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Bei spiel einen Kontakt einrichten f r den ausschlie lich ein Faxger t der Klasse G3 adressiert wird dann sollte f r dieses Feld der Eintrag FAXG3 ausgew hlt sein Dies beschleunigt die Zustellung von Nachrichten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegangen werden muss um Ihnen dann eine m gliche Zustel lungsart anzubieten Achten Sie darauf dass das Datenbankfeld welches ber das Feld Bevorzugte Adresse referenziert wird ausgef llt ist Ein Beispiel Sie w hlen als bevorzugte Adresse Gesch ftsfax G3 dann muss in das Feld Gesch ftsfax G3 eine Fax Nummer einge tragen sein Registerkarte Pers nlich Alle Felder f r postali Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Angaben zu sche Adressierungsda einem Kontakt eintragen ten Die folgenden drei Datenfelder dienen dazu bei einem installierten Call Center Einstellungen f r die Anrufvermittlung dieses Kontaktes vornehmen zu k nnen ACD F higkeit F r einen eingehenden Anruf dieses Kontaktes
178. etzungen e Communications kann ausschlie lich an einem installierten und konfigurierten MRS Ser ver genutzt werden Hier dient es als Client f r die Abwicklung alle Kommunikationsvorg n ge eines Benutzers und als administrativer Client um Benutzer einzurichten und Konfigu rationseinstellungen am MRS Server vorzunehmen e Zur Nutzung der Telefoniefunktionen muss eine durch die Cycos AG zertifizierte Telefon anlage mit entsprechendem CTI Transaktions Provider CTI APL an den MRS Server vorhanden sein e Der Service Provider MSP muss auf der lokalen Arbeitsstation installiert sein Dies ge schieht automatisch mit der Installation von Communications 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch Dieses Handbuch wendet sich sowohl an den Standard Benutzer von Communications als auch an den Administrator eines MRS Servers e Der Benutzer kann hier nachlesen wie er Communications zur Abwicklung seiner Kommu nikationsvorg nge zu bedienen hat e F r den System Administrator sind die Funktionen beschrieben die er zur Administration von Communications und des MRS Servers ben tigt 1 6 Aufbau des Handbuches Das Handbuch gliedert sich in f nf Kapitel e Der Einleitung mit allgemeinen Informationen zu Communications e Dem Schnelleinstieg in die Benutzer Funktionen Dadurch ist ein Benutzer in k rzester Zeit in der Lage Seine Kommunikationsvorg nge zuerledigen Das w ren die Bereiche e Wie ein Benutzer vorgehen muss um Nachric
179. eziehungsweise Kon takteintr ge angezeigt Markiert man hier einen Eintrag dann wird die zugeh rige Daten maske im Vorschaufenster angezeigt und kann dort bearbeitet werden Das ndern von Benutzerdaten und von globalen Kontaktinformationen setzt besondere Berechtigungen voraus Zudem bietet Ihnen dieses Fenster die M glichkeit gezielt nach Benutzern oder Kontakten zu suchen Dieses Funktionsmerkmal steht Ihnen f r Verteilerlisten nicht zur Verf gung A007038 20 September 2005 5 236 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men ber das Kombinationsfeld unter der Werkzeugleiste wird dazu der Datenbankeintrag vorgew hlt den man zur Filterung der Datens tze benutzen m chte In die Eingabezeile daneben wird der Suchbegriff eingegeben Je nach gew hltem Datenbankfeld kann dies eine Buchstaben oder Zahlenkombination sein Anhand der Suche nach Kontakten aus einem bestimmten Postleitzahlbereich soll kurz er l utert werden wie eine Suche abl uft 1 W hlen Sie zuerst als Suchkriterium Postleitzahl im Kombinationsfeld 2 Geben Sie danach in die Eingabezeile daneben als Suchbegriff den Postleitzahlbe reich ein Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto eingegrenzter werden die Treffer ausfallen Nun werden im Fenster Explorerliste alle Benutzer und Kontakte auf die dieses Kriterium zutrifft aufgelistet D Communications Test Jan DOC Datei Bearbei
180. f r e Alle Gespr che e Gespr che die Sie entgegegengenommen haben Sie wurden erreicht e Gespr che die in Ihrer Abwesenheit eingegangen sind Sie wurden nicht erreicht e Verbindungen die Sie erfolgreich aufgebaut haben Teilnehmer wurde erreicht A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 223 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e Gespr che die Sie initiiert haben wobei die Verbindung jedoch nicht zustande kam Teil nehmer wurde nicht erreicht Die Eintr ge f r die Titelkopfzeile dieser Journale weichen von denen ab die von den Nach richtenjournalen her bereits bekannt sind Hier k nnen spezielle Informationen zu den Telefo nieaktivit ten eingeblendet werden Spaltenauswa hl x Teitongp chenden Datenbankeintr ge vorhanden sind beziehungsweise der Anrufer eine Ruf nummern bermittelung eingerichtet hat Verschiedene Parameter k nnen nur dann angezeigt werden wenn die entspre Im einzelnen k nnen folgende Informationen in die Titelkopfzeile der Journale aufgenommen werden Symbol Anzeige des Status nach Beendigung des Anrufes Folgende Symbole werden dabei eingeblendet Eingehender Anruf den Sie entgegengenommen haben Eingehender Anruf der Sie nicht erreicht hat t Ausgehender Anruf der erfolgreich war Ausgehender Anruf bei dem Sie den Teilnehmer nicht erreicht ha ben Anruter NamedesAmutenden OOS Dauer Dauerdes Gespr chs OOOO Telefonnummer J
181. g umgeschaltet werden Zur Verf gung stehen Auf Gesch ftsreise Pause Termin Zu Hause Urlaub Bitte nicht st ren Im B ro Der aktuell einstellte Zustand ist durch ein H kchen und Fettschrift gekennzeichnet Zusammenf hren F hrt zwei oder mehr benachbarte Zeitbereiche mit gleichem Status F5 zusammen Diese Funktion wird nur angeboten wenn tats chlich mindestens zwei benachbarte Bereiche den gleichen Status haben und einer dieser Bereiche markiert ist Entfernt den im Profil ausgew hlten Bereich Entf F gt einen neuen Zeitbereich in das Profil ein Dabei kann direkt der gew nschte Zustand vorgegeben werden Auf Gesch ftsreise Pause Termin Zu Hause Urlaub Bitte nicht st ren Im B ro Standard Hier ber kann der Grundzustand f r den kompletten Bereich vorein gestellt werden Die erleichtert die Definition eines Zeitprofils da man zum Beispiel ausgehend vom Grundzustand Zu Hause nur noch die Bereiche einf gen muss bei denen ein davon abweichen der Zustand erforderlich ist Tabelle 5 52 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen A007038 20 September 2005 5 292 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion Vergr ern Um die Bereiche minutengenau bestimmen zu k nnen kann der Bild nach oben Darstellungsma stab ver ndert werden Der Ma stab ist an der Zeit Taste skala die unter dem Zeitprofilfenster eingeblendet ist zu erkennen
182. gabezeile Ihr aktuelles Kennwort ein Danach in der folgen den Zeile das neue und darunter zur Kontrolle noch einmal das neue Kennwort Durch Bet ti gen der Schaltfl che OK wird das neue Kennwort dann g ltig Es wird daraufhin ein Fenster eingeblendet das Ihnen mitteilt Das Kennwort wurde erfolgreich aktualisiert Dieses Fens ter verlassen Sie indem Sie diese Meldung ebenfalls mit OK best tigen Kleinschreibung bei der Kennwort Definition der nicht ber cksichtigt Bei der berpr fung des Kennworts im System wird eine eventuelle Gro und 5 6 9 Vertretung einstellen Die Funktion Vertretung einstellen dient dazu eine an Sie adressierte Nachricht automa tisch an einen anderen Benutzer weiterzuleiten Diese Option kann zum Beispiel dazu genutzt werden wenn bei Ihrer Abwesenheit Urlaub Gesch ftsreise oder Krankheit etc die an Sie adressierten Nachrichten direkt an einen Vertreter gesendet werden sollen damit sie nicht un bearbeitet bleiben Yertreter ndern E Vertreter Vermittlung Abbrechen Um eine Umleitung einzurichten setzen Sie das Kontrollk stchen Vertreter aktivieren und ge ben dannach in die Eingabezeile Vertreter den Benutzernamen ein an den die Nachrichten weitergeleitet werden sollen Beachten Sie hierbei dass der Benutzername dem Namen ent spricht der im Datenbankfeld Name referenziert ist A007038 20 September 2005 5 268 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extra
183. geben m chten Geben Sie dann in die jeweilige Eingabezeile Ihre Informationen ein oder w hlen Sie aus den vorgegeben aus e Kommentar Hier kann ein beliebiger Kommentar eingegeben werden Dieser Kommentar ist f r jeden der Ihre Presence Informationen lesen darf sichtbar e Privater Kommentar Hier k nnen Sie ebenfalls einen beliebigen Kommentar eingegeben Dieser wird allerdings nur Ihnen angezeigt wenn Sie sich Ihre Presence Informationen ansehen e Besetzt W hlen Sie ber dieses Kontrollfeld aus ob Sie f r den ausgew hlten Status erreichbar sind oder nicht Die Einstellung dient nur zur Anzeige dass Sie nicht gest rt werden m ch ten Sie hat keinen Einfluss auf die Telefonfunktion e Standort Hier k nnen Sie eine Information bez glich Ihres Standortes f r den betreffenden Status eingeben oder den vorgegeben ausw hlen e Telefon ber dieses Feld k nnen Sie entweder eine der Telefonnummern ausw hlen die f r Sie in der MRS Datenbank abgelegt sind oder eine beliebige Rufnummer eingeben unter der Sie f r den gew hlten Status zu erreichen sind Durch Bet tigen der Schaltfl che Status hinzuf gen k nnen Sie beliebige Status zu der vor gegeben Liste hinzuf gen Um einen zus tzlichen Status zu erzeugen sind folgende Schritte n tig 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Status hinzuf gen Der Definitionsdialog f r die Statuserzeugung wird ge ffnet 2 Geben Sie dem neuen Status einen Namen 3 W hlen Sie
184. gebung zu finden 3 Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein abgeschlossen sein und desto bersichtlicher wird die Trefferanzeige Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche 4 Klicken Sie auf Jetzt suchen Das Suchergebnis erscheint im Anzeigebereich des Dialogfensters 5 Markieren Sie den gew nschten Eintrag in der angezeigten Liste 6 Bet tigen Sie die Schaltfl che f r den gew nschten Anschluss um den Anruf einzuleiten 2 12 3 Telefonverkehr berwachen Wenn die Telefoniefunktionen zur Verf gung stehen k nnen Sie verschiedene Journalfenster in die Communications Oberfl che aufnehmen mit denen Sie sich Ihre Telefonaktivit ten an zeigen lassen k nnen Je nach Fensterauswahl werden hier tabellarisch Informationen zu den entsprechenden Verbindungen angezeigt Die Eintr ge in der Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar siehe Abschnitt Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 186 indem Sie eines der Verzeichnisse unter Mein Telefon im Fenster Explorerver zeichnisse ffnen Siehe dazu Abschnitt 5 3 12 Mein Telefon auf Seite 5 239 Sie k nnen sich die gleichen Journalansichten im Fenster Explorerliste erzeugen
185. gen einer Linie ein Rechteck in das Dokument ein Durch Verschieben Bachiaek der Bearbeitungspunkte mit der Maus der Mauszeiger ver ndert dabei je nach m glicher Aktion sein Aussehen l sst sich die Form des Rechtecks beziehungsweise seine Lage im Dokument beliebig anpassen Tabelle 5 19 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht A007038 20 September 2005 5 206 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men F gt ein abgerundetes Rechteck ein Neben den Formge bungsm glichkeiten Strecken Stauchen usw durch Ver schieben der Markierungspunkte k nnen Sie auch den Ra dius der Kanten ver ndern Fassen Sie dazu den inneren der beiden Anfasser an der rechten unteren Ecke des abge rundeten Rechtecks und bewegen ihn solange im Inneren des Rechteckfeldes bis Sie die gew nschte Form erreicht haben Hier ber l sst sich eine Ellipse oder ein Kreis in das Faxdo kument einzeichnen Die Bearbeitungsm glichkeiten sind dabei die gleichen die schon beim Rechteck angesprochen wurden Die Funktion zum Zeichnen eines Pfeiles ist identisch mit der a Linienfunktion nur dass sich hier an einem Ende der Linie eine Pfeilspitze befindet Pfeil Hier ber l sst sich ein beliebiges Vieleck erzeugen Ir Polygon Mit Hilfe der Textfunktion lassen sich nachtr glich auch Tex T tobjekte hinzuf gen Nach dem Ausw hlen dieser Funktion Text ffnet sich das Fenster Text und Eigenschaf
186. ger z 09 10 Administrator Test4 49 Arbeitsplatz bA 09 09 Administrator Test3 Internet Favoriten amp 09 09 Administrator Test Kommunikationsserver A 09 07 Administrator Test A Gestern 14 31 Anton Aachen Test Routing Rules A Gestern 14 28 Anton Aachen Test Routing Rules A Gestern 14 28 lt AUTOREPORTE Autoreport alert MTA amp Gestern 09 59 lt AUTOREPORTE Autoreport alert Infos A Freitag 15 49 lt AUTOREPORTE Autoreport alert InfoS A Freitaa 14 14 lt AUTOREPORTE Autoreoort alert MTA Ba Im Folgenden werden in der Reihenfolge ihres Erscheinens im Men Ansicht die Funktionen aller m glichen Ansichtsfenster von Communications beschrieben 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern Vor der Beschreibung der Elemente und der Bedienung des ersten Fensters muss noch auf ein eingangs erw hntes besonderes Feature eingegangen werden Die Bearbeitung der Spalten kopfleiste in den Journalen ber die die Darstellungsweise und die Art der Information in den Journalfenstern an den jeweiligen Anwendungszweck angepasst werden kann Jedes Journalfenster zum Beispiel das Postausgangsfenster sowie das Fenster in dem die ge l schten Elemente angezeigt werden usw verf gt ber eine Tabellenkopfzeile die beschreibt welche Elemente in der betreffenden Spalte angezeigt werden Hinter dieser Tabellenkopfzeile verbirgt sich eine relativ komplexe aber u erst komfortable Funktion
187. gewiesen wird Betreff Der Betreff Text des Dokumentes BAM EAN EAN EZ Gel scht Kenn In dieser Spalte wird im Klartext Empf n zeichnung ger oder Sender angegeben ob und vom wem die Nachricht bereits gel scht wurde Diese Journalspalte ist nur f r das Fenster Gel schte Post sinnvoll Blendet ein Status Symbol f r gelesene FA beziehungsweise ungelesene A Nachrichten Gelesen Status en Tabelle 5 15 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 189 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Joumaispaite Beschreibung em aus pei sv In dieser Spalte wird der Status eines gesen P x J Ed deten Dokumentes Postausgang grafisch durch Symbole angezeigt Dokument Status as bermittlung OK 3g bermittlung gest rt bermittlung l uft Ausf hrlicher Texteintrag zum Nachrichten P 7 y status Kurzer Status Kurzer Texteintrag zum Nachrichtenstatus seed Durch Einblenden einer Spalte wird der P Dienst angezeigt mit dem die Nachricht bermittelt wurde Bienet interne E Mail externe E Mail Sprachnachricht Bg Nachricht mit Dateianhang Zeigt als Symbol an bereinanderliegende Briefe dass die Nachricht als Kopie Carbon Copy CC empfangen wurde Weitergeleiteter Nimmt eine Spalte ins Journal auf in der als Durchschlag Symbol bereinanderliegende Briefe ange zeigt wird ob di
188. gnaturtest E a 10 09 2004 Testuser Frank Testmail E g 30 09 2004 Testuser Peter Testmail 5 A S 13 10 2004 Testuser Frank Testfax r q F Schlie en Z In das Eingabefeld Suchtext wird die Zeichen oder Ziffernfolge eingetragen nach der gesucht werden soll Legen Sie dann fest ob im Betreff im Nachrichtentext oder in beiden gesucht wer den soll Die Suche l sst sich ber Suchergebnis Posteingang anzeigen beziehungsweise Suchergebnis Postausgang anzeigen gegebenenfalls auf eines der beiden Journale f r den Postein oder Postausgang beschr nken Die Schaltfl che Suche starten l st den Suchvor gang aus Die zum Suchstring passenden Nachrichten werden daraufhin im Anzeigebereich aufgelistet Durch einen Doppelklick auf einen der gefundenen Journalleintr ge k nnen Sie hier sofort diese Nachricht ffnen brigens ist auch in dieser Nachrichtenliste wie in allen Journalfenstern die Tabellenkopfzeile editierbar so dass Sie sich alle Informationen zu der ge fundenen Nachricht anzeigen lassen k nnen Weitere Informationen zum Thema Editieren der Tabellenkopfzeile finden Sie im Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 186 ber Schlie en verlassen Sie den Dialog Nachricht suchen 5 6 5 Adressbuch Die Funktion Adressbuch dient dem Ex und Import von Benutzer und oder Kontaktdaten Dabei ist es dem Standard Benutzer nur erlaubt seine pers nlichen Adressbuchdaten
189. haufenster sofort dort angezeigt wenn diese Nachricht markiert wird Wenn die hier angebotenen Funktionen Antworten Weiterleiten Anrufen L schen und Drucken nicht zur Bearbeitung ausrei chen m ssen Sie die Nachricht in einem separaten Nachrichtendialog ffnen Hier stehen Ih nen alle Funktionen zur Bearbeitung der Nachricht zur Verf gung Um eine Nachricht aus dem Posteingang zu ffnen haben Sie mehrere M glichkeiten e F hren Sie einen Doppelklick auf den Journaleintrag aus e Markieren Sie den Journaleintrag und w hlen Sie die Funktion ffnen aus der Werk zeugleiste im Fenster Posteingang e Bet tigen Sie im Vorschaufenster die Funktion Antworten oder Weiterleiten Beim ffnen einer Nachricht wird automatisch der Nachrichtentyp ber cksichtigt Das hei t die Nachricht E Mail Fax oder eine Sprachnachricht wird direkt in dem Nachrichtendialog an gezeigt der bereits die speziellen Werkzeuge zur Bearbeitung enth lt Mit Hilfe des entspre chenden Men s Text Fax Audio werden alle notwendigen Funktionen f r das Lesen Bear beiten beziehungsweise Abh ren dieser Nachrichten zur Verf gung gestellt Die allgemeinen Bearbeitungsm glichkeiten f r eine ge ffnete Nachricht sind in Abschnitt 5 1 1 Nev auf Seite 5 145 beschrieben Alle davon abweichenden Funktionsm glichkeiten werden im folgenden erl utert e F reingegangene Textnachrichten Speichern von eingegangenen Textnachrichten Wenn Sie eine ge ffne
190. her Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus UJ setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange i schlossenen Lautsprechern Abspielen W hrend des Abspielvorgangs stehen Ihnen unabh ngig vom Wiedergabemedium fol gende Bedienungsfunktionen zur Verf gung Durch Versetzen des Schiebers Position mit der Maus l sst sich durch Bin Absch tzung eine bestimmte Position in der Sprachnachricht aufsuchen Mit Hilfe der Statusangaben Position und L nge kann man so relativ ge nau eine gesuchte Stelle in der Nachricht ansteuern Stoppt die Nachrichtenwiedergabe mit einem R cksprung an den Nach richtenanfang Tabelle 5 20 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails A007038 20 September 2005 5 214 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Ab spielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiederga beschaltfl chen bet tigt wird Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht um 4 eine bestimmte Zeitspanne zur ckspulen Die gr e dieser Zeitspanne R ckw rts K nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekunden spulen festlegen Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht um H eine bestimmte Zeitspanne vorspulen Die gr e dieser Zeitspanne k
191. herunterzuladen um sie sich erneut anzusehen 13 55 sSAUITOREF RTE or Inwieweit ein erneuter Zugriff auf diese Nachrichten m glich ist ist abh ngig von der Konfigu ration des Servers Ansonsten stehen Ihnen in diesem Fenster bis auf das L schen von Do kumenten und das Setzen eines Merkers alle Funktionen zur Verf gung die Sie schon bei der Beschreibung des Posteingangsfensters kennengelernt haben 5 3 4 5 Weitere Verzeichnisse unter Post F r die weiteren zur Verf gung stehenden Verzeichnisse 53 Ungelesene Nachrichten und ka Markierte Nachrichten und den zus tzlich von Ihnen angelegten k nnen Sie nach dem gleichen Muster Ansichtsfenster in das Layout aufnehmen Die Bedienungsfunktionen f r diese Fenster sind die gleichen wie f r den Standard Posteingang Die beiden Verzeichnisse a Entw rfe und 3 Periodische Objekte werden ausschlie lich f r das Voicemailsystem eines Fremdanbieters ben tigt Sie werden von MRS nicht unterst tzt 5 3 5 Das Fenster f r die Internet Favoriten ber die Men funktion Internet Favoriten lassen sich Internet Fenster f r Ihre Favoritenliste direkt in die Communications Oberfl che integrieren A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 218 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e gt 0l aaa http www cycos com de n DB Investor Relations Press Contact cyCADEMY Wenn Sie diese Funktion aufrufen um ein solches Fenster in d
192. hl dieser Funktion ffnet ein weiteres Untermen in dem die zur Verf gung stehenden Felder aufgelistet sind die zun chst als Platzhalter auf die Faxseite eingef gt werden k nnen Die hier aufge f hrten Informationsfelder sind identisch mit den in Ihrem System defi nierten Datenbankfeldern So lassen sich zum Beispiel Daten die sich auf den Sender beziehungsweise Empf nger einer Fax Nachricht be ziehen beispielsweise Adressangaben usw oder allgemeine Informa tionen die das Dokument betreffen wie das Datum usw ausw hlen Bei Verwendung eines Fax Briefpapiers das Faxseiten mit derartigen Feldern enth lt werden diese Informationen beim Versenden dyna misch an den entsprechenden Stellen eingef gt Folgende allgemeine Dokument Parameter k nnen ber Feld einf gen auf der Faxseite platziert werden Dokumentl nge in Bytes Laufende Nummer MID Absender Nummer Absender Dienst Absender NVS Adresse Priorit t Empf nger Nummer Empf nger NVS Adresse Empf nger Dienste Betreff Datum Datum lang Sendezeit Sendezeit lang Anzahl der Seiten Aktuelle Seite Zusatz Fax Text Tabelle 5 41 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 5 262 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Folgende senderspezifischen Parameter k nnen ber das Untermen Senderinformationen auf der Faxseite platziert werden Absender Adresse Zeile 1 Absender Ad
193. hnis Objekte Name o Namen der Berechtigten Tabelle 5 16 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste 5 3 3 ACD Agent ber diesen Men punkt kann die Bedienungsoberfl che des ACD Agenten in das Communi cations Layout einf gt werden Dieser Men punkt wird nur angeboten wenn die Call Center Funktionen zur Verf gung stehen und der angemeldete Benutzer ein ACD Agent ist nications Men Agent Die An und Abmeldung des Agenten am Call Center erfolgt hier ber das Commu A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 193 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Allgemein E Aktuelle verbindung 2 Kampagnen Gespr che Hachrichten ee Crone Er 30 amp 0 a0 06 Copyright ch 1992 2004 Welche Bedienungsm glichkeiten f r den ACD Agenten zur Verf gung stehen entnehmen Sie bitte dem Handbuch ACD Agen ber das entsprechend eingeblendete Communications Men Agent kann sich der Agent am Call Center An bzw Abmelden Zudem k nnen ber die Men funktion Konfiguration die Einstellungen f r den Agenten ge ndert werden N heres zur Agenten Konfiguration entneh men Sie bitte ebenfalls dem Handbuch ACD Agen 5 3 4 Post Mit Hilfe des Men s Ansicht lassen sich ber die Men funktion Post folgende Fenster in den Arbeitsbereich von Communications einf gen die Sie gegebenenfalls ber Verteilungsregeln oder durch Kopieren per Drag amp D
194. hricht nur die Textformatierungsm glichkeiten vom zuvor beschriebenen Men Neue Textnachricht abweichen beschr nken wir uns im Folgenden auf die neu hinzugekommen Funktionen Sollten Sie nochmals Informationen zu den bereits erkl rten Funktionen ben ti gen ziehen Sie bitte den Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 146 zu Rate Grunds tzlich gibt es f r die Formatierung von Text zwei Vorgehensweisen Sie k nnen zum einen im Vorhinein definieren wie die Formatierung des Textes f r jedes Dokument aussehen soll zum anderen l sst sich der Text nachtr glich formatieren indem Sie die entsprechenden Textstellen markieren und dann die Formatierungszuweisung vornehmen ber den Men punkt Text lassen sich noch zus tzliche Formatierungsoptionen einstellen und auf den Text anwenden elNach Auswahl dieses Men Times New Roman Schriftart Schriftschnitt Schriftgrad un ktes ffn et ich er D ial O CEE p S d g imes Hew Roma fio i EAE Feadar Schrift in dem alle Einstellun TE To gen zur typografischen Textfor Typa Upright BT E E 8 matierung vorgenommen wer Fare M den Alternativ k nnen die Eeke en Festlegungen f r Schriftart Boa Schriftgrad Schriftschnitt Worschatl 2222222222222 und Farbe auch ber die Werkzeugleiste vorgenommen werden Es ist m glich nach tr glich einzelnen W rtern En oder Textabschnitten andere Schriftformatierungen zuzu weisen indem Sie di
195. hten zu erstellen und ber die zur Ver f gung stehenden Kommunikations Dienste zu versenden e wie eingegangene Dokumente bearbeitet werden gelesen gel scht oder weitergelei tet usw e Den Konfigurations Einstellungen die ein Benutzer lokal an Communications vornehmen kann e Den Administrator Funktionen In diesem Abschnitt werden die Vorg nge erl utert wie ein mit administrativen Rechten ausgestatteter Benutzer Administrator e die globalen Einstellungen in Communications vornimmt zum Beispiel Fax Deckbl t ter gestaltet und globale Client Layouts erstellt usw und A007038 20 September 2005 1 16 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Weitere Dokumentationen zum MRS Server e _Konfigurations Einstellungen am MRS Server vornimmt zum Beispiel neue Benutzer anlegen oder Rundsendelisten erstellen e Im Referenzteil werden noch einmal alle Funktionen in topologischer Abfolge detailliert beschrieben 1 7 Weitere Dokumentationen zum MRS Server Dieser Abschnitt informiert Sie ber weitere verf gbare technische Dokumentation zum MRS Server Grunds tzlich gilt dass eine gedruckte Version der Bedienhandb cher nur auf besonderen Wunsch hin bestellt werden kann alle brigen Dokumente liegen auf der beiliegenden CD als Volltext suchf hige PDF Version vor Zudem steht zu den meisten Komponenten eine Online Hilfe Win Help oder HTML Help zur Verf gung die direkt aus den entsprechenden Programm gestar
196. ialog in dem Sie den Kalenderstatus f r eine beliebige Zeitspanne tempor r anpassen k nnen N chster Kalenderstatus x M chster Status Yan 17 11 2004 08 00 Bis 17 11 2004 17 00 Abbrechen Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 W hlen Sie zun chst den Status f r die gew nschte Zeitspanne 2 Geben Sie die Startzeit ein ab wann dieser Status g ltig sein soll 3 Legen Sie die Endzeit f r diesen Status fest 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Jetzt wird ab der eingestellen Startzeit automatisch auf den von Ihnen gew nschten Status umgeschaltet Dieser Status bleibt bis zur Endzeit g ltig Mein Status Auf dieser Registerkarte geben Sie zu jedem Status die Informationen vor die standardm ig angezeigt werden sollen FPresence Einstellungen x Meine Status ndern Sie Ihre vordefinierten Status oder f gen Sie einen neuen hinzu Aktueller Status Meine Status Zugriffsrechte Zeitprofile Fresence Status Kommentar JE Aul Gesch ftsreise Bitte nicht st ren Frivater Kommentar a Urlaub Zu H fd z ur Bezetzt ause z F r alle besetzt W Im B ro Standort F Telefon Status hinzufugen Ausgewahlten Status entfemen Abbrechen Hilfe Pr A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 287 Funktionsreferenz Die Presence Funktion W hlen Sie durch Anklicken den Status aus zu dem Sie die Informationen ein
197. iben Dazu muss die zu importie rende Datei als reine TXT Datei vorliegen und das gleiche Eintragsschema wie die Exportdatei besitzen Beim Import wird gepr ft ob diese Bedingungen erf llt sind Ansonsten wird der Da ten Import mit einer Fehlermeldung verweigert Gehen Sie folgenderma en vor um einen Adressbuchimport durchzuf hren 1 Rufen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Adressbuch gt Importie ren auf Der Dateiauswahl Dialog wird ge ffnet 2 Markieren Sie hier eventuell nach aufsuchen des entsprechenden Unterverzeichnisses die Datei die importiert werden soll 3 Bet tigen Sie danach die Schaltfl che ffnen Der folgende Dialog wird ge ffnet Import Adressbuch E Yerschl sselung I verschl sselte Felder sind in der Importdatei unverschl sselt verhalten leerer Felder E Felder die in der Importdatei leer sind sollten aus der Datenbank entfernt werden Leere USER Felder werden automatisch aus dem WAME Feld erzeugt Abbrechen 4 W hlen Sie durch Setzen der Kontrollk stchen die Import Optionen aus Option Beschreibung Verschl sselung Wird diese Option gesetzt erfolgt beim Import des Datensat zes eine automatische Verschl sselung f r das Kennwort und die PIN wenn sie im Klartext in dieser Datei enthalten sind Verhalten leerer Felder Wird diese Option gesetzt wird festgelegt dass leere Felder in der Importdatei bereits bestehende Eintr ge in der MRS Da
198. ications Benutzerhandbuch 5 263 Funktionsreferenz Extras Ganze Seite ein Ver ndert die Seitengr e so dass die gesamte Faxseite in die aktuelle passen Ansicht passt Zeichenelement Durch Aufruf dieser Funktion wird ein Untermen ge ffnet dass folgen w hlen den Aktionen zum Erstellen und Editieren von Objekten enth lt IS Markieren Wechsel zum Markierungs Cursor Wenn Sie zum Beispiel vor her etwas gezeichnet haben k nnen Sie hiermit wieder in den Markie rungsmodus wechseln Linie 5 Hierdurch k nnen Sie eine beliebige Linie in das Faxdokument einzeichnen Dazu die Einf gemarke an den gew nschten Anfangs punk der Linie setzen und mit gedr ckter linken Maustaste die Linie zeichnen Solange Sie die Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie die Richtung um den Ursprung und die L nge der Geraden bestimmen Rechteck F gt ein Rechteck in das Dokument ein Durch Verschieben der Ankerpunkte mit der Maus der Mauszeiger ver ndert dabei je nach m glicher Aktion seine Aussehen l sst sich die Form des Rechteckes beliebig anpassen oder die Position im Dokument ver ndern Abgerundetes Rechteck F gt ein abgerundet Rechteck ein Neben den Formgebungs m glichkeiten durch Verschieben der Ankerpunkte Strecken Stau chen usw k nnen Sie auch den Kantenradius ver ndern Fassen Sie dazu den inneren und andersfarbigen der beiden Anfasser an der rechten unteren Ecke des abgerundeten Rechtecks und bewegen ihn sowei
199. ichen Telefonnummern dieses Teilnehmers Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltele fon Voicebox zur Auswahl anzeigt Tabelle 5 30 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r Kontakte und Benutzer A007038 20 September 2005 5 230 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Typ ndern Hier ber kann eine Benutzerdefinition in eine Agent beziehungs weise Kontaktdefinition berf hrt werden Diese Funktion kann nur von Administratoren aufgerufen werden L scht einen markierten privaten Kontakt Das L schen von Benut zer oder Agenteneintr gen sowie globalen Kontakten ist nur admi nistrativen Rechten m glich ber diesem Befehl k nnen Sie einen neuen privaten Kontakt in der Datenbank speichern Bei entsprechender Berechtigung l sst sich mit dieser Aktion auch ein neuer Kontakt in die Datenbank schrei ben Tabelle 5 30 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r Kontakte und Benutzer 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse Mit Hilfe der Funktion Explorerverzeichnisse aus dem Communications Men Ansicht k n nen Sie sich ein Fenster erzeugen dass Ihnen erm glicht durch die Struktur des Kommunika tionsservers zu navigieren Das Fenster ist hnlich wie der linke Bereich des Windows Explo rers aufgebaut F r die Dateiansicht also den Bereich der im Windows Explorer rechts neben dem Verzeichnisbaum dargestellt wird ist es erforderlich zus tzlich das Fenst
200. icht F r den Versand von Nachrichten E Mail Fax usw im Standard ASCIl Format Siehe dazu Abschnitt 2 4 1 Ver senden im Standard Textformat auf Seite 2 29 Neue Rich Text Nachricht F r den Versand von Nachrichten E Mail Fax usw im RTF Format Siehe dazu Abschnitt 2 4 2 Versen den im RTF Format auf Seite 2 31 Neue HTML Nachricht f r Nachrichten im HTML Format Dieses Leistungsmerkmal steht aktuell noch nicht zur Verf gung Neue Sprachnachricht Zur Erzeugung von Sprachnachrichten WAV Format Siehe dazu Abschnitt 2 6 Versenden einer Voice mail auf Seite 2 33 Neue SMS Nachricht Zum einfachen Versand von Textmitteilungen im Standard ASCIlI Format auf ein Handy Siehe dazu Abschnitt 2 7 Versenden von SMS Nachrichten auf Seite 2 35 Tabelle 2 2 Die Funktionen der Werkzeugleiste A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 25 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Symbolschalter Funktion WWW Desweiteren lassen sich hier ber Adressbuch Benutzer und Agenten Eintr ge vornehmen Neuer Kontakt Erzeugt einen neuen Kontakteintrag im globalen Adressbuch Diese Funktion kann nur genutzt werden wenn der aus f hrende Benutzer das entsprechende Privileg dazu hat Siehe dazu Abschnitt 4 1 Globale Kontakte auf Seite 4 84 Neuer pers nlicher Kontakt F gt Ihrem pers nlichen Adressbuch einen neuen privaten Kontakt
201. ie t das Eingabefenster f r den neuen Kontakt Alt F4 Achtung alle bereits eingegebenen Daten gehen verloren wenn vorher nicht gespeichert wurde Men Benutzer Sende neue Nachricht Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen an Kontakt Men punkt direkt eine neue Nachricht an diesen Teilnehmer gesen det werden ber die Auswahl des Nachrichtenformats gelangt man sofort in das entsprechende Nachrichtenfenster Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen Men punkt direkt eine Telefonverbindung zu diesem Teilnehmer aufgebaut werden Die Auswahl der Telefonnummer erfolgt ber die entsprechenden Eintr ge der Datenbankfelder f r Gesch ftsan schluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voicebox Typ ndern Dieser Men punkt ist nur f r den Systemadministrator sinnvoll Da rum ist er bei der Definition privater Kontakte ohne Funktion Tabelle 5 12 _ Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 5 1 1 8 Neuer pers nlicher Kontakt ber diese Funktion k nnen Sie sich ein eigenes pers nliches Adressverzeichnis anlegen auf dessen Daten nur Sie Zugriff haben Die Vorgehensweise zur Einrichtung pers nlicher Kontak te ist weitestgehend identisch mit der Definition von globalen Kontakten Nach dem Aufruf die A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 179 Funktionsreferenz Das Datei Men ser Funktion k nnen Sie hier ebenf
202. ie Funktion Suche Kontakt um anzurufen auf rufen um anschlie end eine Telefonverbindung zum gefundenen Adressaten herzustellen So fern in den Feldern der Adressdatenbank enthalten werden in den entsprechenden Spalten alle Telefonnummern des Kontaktes angezeigt ber die Schaltfl chen im unteren Bereich des Dialogfensters k nnen Sie per Mausklick eine Verbindung zu der jeweiligen Nummer aufbauen Grau hinterlegte Schaltfl chen sind gesperrt das hei t dass der entsprechende Dienst oder die Nummer f r diesen Kontakt nicht existiert A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 53 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Dar ber hinaus besteht die M glichkeit einen neuen Kontakt anzulegen Schaltfl che Neuer Kontakt beziehungsweise sich die Daten eines bestehenden Kontaktes anzusehen Schalt fl che Kontakteigenschaften Suche starten 1 Klicken Sie im Wahlassistenten auf das Adressbuch Symbol Das Dialogfenster Suche Kontakt um anzurufen wird angezeigt 2 W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Datenbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden Uber Postleizahl w re mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Um
203. ier kann ber die Auswahl einer Gruppe und anschlie end eines Gruppen Eintrages eine Telefonverbindung zu einem Teilnehmer hergestellt werden ber die Schaltfl che R ckfrage kann bei einem bestehenden Gespr ch ein weiterer Teilnehmer angerufen werden Alle brigen gerade gef hrten Telefonate werden in eine Warteschlange gestellt Beendet wird die R ck frage indem entweder der angerufene Teilnehmer auflegt oder der Anru fende die Schaltfl che Auflegen bet tigt Hier ber wird das Gespr ch an den Teilnehmer bergeben mit dem ge rade R ckfrage gehalten wird Baut eine Konferenzschaltung eine Verbindung zu mehreren Teilneh mern auf Werden Sie w hrend einer bestehenden Telefonverbindung von einem weiteren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwischen den beiden Anrufern hin und her schalten Makeln ber dieses Symbol wird eine bestehende Telefonverbindung beendet Die Funktionen der Werkzeudgleiste A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 27 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che 2 3 2 Der Ansichtsbereich Der Ansichtsbereich zwischen Men bereich und der Statusleiste ist das eigentliche Arbeits feld In ihm wird das aktuelle Communications Layout mit seinen Ansichtenfenstern angezeigt Auf in diesen Fenstern markierten Objekte werden die Funktionen die ber das Men bezie hungsweise die Werkzeuge der Symbo
204. iert haben Im Web suchen Druckt den Inhalt der angezeigten Internetseite aus Tabelle 5 23 Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten 5 3 6 Das Fenster f r den Wahlassistenten ber das Fenster Wahlassistent werden Ihnen komfortable Telefoniefunktionen zur Verf gung gestellt falls diese in Ihrer System Umgebung implementiert sind Zum einen sind hier ver schiedene Verbindunsm glichkeiten schaltbar zum anderen werden die Verbindungskonstel lationen ber Symbole grafisch dargestellt PE EAE 11 2 Anrufen 4 5 6 T 9 Warten Kanferieren Das Listenfeld oben dient zur Eingabe der gew nschten Rufnummer Alternativ k nnen Sie di rekt den Namen des Teilnehmers eingeben wenn ber die Datenbank eine Verkn pfung des Namens mit der entsprechenden Anschlussnummer hergestellt ist ber das Listenfeld Aus wahlsymbol k nnen Sie zus tzlich eine erneute Verbindung zu einem der 16 Teilnehmer her gestellt werden mit denen Sie zuletzt telefoniert haben Dazu einfach den Teilnehmer aus der Liste ausw hlen und die Schaltfl che mit dem H rer Symbol bet tigen Eingaben k nnen ber A007038 20 September 2005 5 220 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men den W hlblock im Fenster des Wahlassistenten vorgenommen werden Alternativ lassen sich die Telefonnummer ber die Tastatur des PCs eingeben wenn Sie zuvor die Einf gemarke in das Adressfeld geset
205. ignaturen usw ber ein Dialogfenster in Registerform vorgenommen Der Dialog der sich ffnet wenn dieser Men punkt aufgerufen wird ist in Registerform gestal tet Man gelangt zu den einzelnen Einstellungen indem die entsprechende Registerlasche an geklickt wird Centers ist nur bei installiertem Call Center eingeblendet Sie ist ausschlie lich f r Die Registerkarte Caller Address Routing f r die Vermittlungsregeln eines Call den Administrator bestimmt Darum wird sie auch nur angezeigt wenn sich ein Be nutzer mit administrativen Rechten am Kommunikationsserver anmeldet N heres zu den Einstellungen auf diesen Registerkarten finden Sie in Abschnitt 4 9 An rufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID auf Seite 4 137 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 269 Funktionsreferenz Extras 5 6 13 1 Layout Drucken Einstellungen l X Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails E okumentinformation Dokument Info Oben MT Dokumentinformation darf Inhalt berlappen amp sem Nr mid von org an rec Seite amp p von F Datum do Status stat Betreft sub Faxnachricht einpassen i Fanseite an Druckseite anpassen i Optimal anpassen Linker Rand 5 mm Abbrechen bernehmen Hilfe Diese Registerkarte dient zur Einstellung des Druck Layouts Hier ber lassen sich verschiede ne Option
206. ing Mode A 296 Post im Funktionen Men 5 244 Posteingang im Explorerverzeichnis 5 232 Posteingangs Assistent 5 265 Markierungsregel erstellen 5 267 Verzeichnisregel erstellen 5 266 Posteingangsfenster Absender beschreiben 5 201 Adresse aktualisieren 5 201 Antworten 5 200 Faxdokumente Allgemein 5 203 Ansichtsmodus 5 203 Bearbeitungsmodus 5 205 Faxdokumente bearbeiten 5 202 Faxnachrichten bearbeiten 5 202 Journal drucken 5 201 Merker setzen nicht setzen 5 199 Speichern unter 5 197 Sprachnachrichten bearbeiten 5 213 Textnachrichten bearbeiten 5 201 Power Dialing 4 105 Preferred Datenbankfeld 5 162 Private Kontakte 4 84 Privilegien ACD Supervisor Group 4 98 Administrator Group 4 98 Advanced User Group 4 98 Gastgruppe 4 98 Service Group 4 98 User Group 4 98 Profil Verzeichnis A 295 R Refresh Zeiten Anpassung A 296 Registry Keys HKCU Software Cycos AG COM Fax Viewer A 297 HKCU Software Cycos AG Communicati ons GUI Z 315 Stichw rter A 296 A 297 HKLM Software Cycos AG Communicati ons internal UserPath A 295 RTF Schrifteinstellungen Durchgestrichen 5 165 Effekte 5 165 Farbe 5 165 Schriftart 5 165 Schriftgrad 5 165 Schriftschnitt 5 165 Unterstrichen 5 165 Rundsendelisten 4 111 S Schnittstelle 5 276 Schriftverkehr im Funktionen Men 5 244 Selbstdefinierte Benutzerverzeichnisse A 295 Sendepriorit t 5 154 Sendezeit 5 154 Service Provider MSP 5 269 Signatur 5 275 Signatur erstellen
207. ird durch Bet tigen der Schaltfl che OK bernommen und gespeichert Abbrechen schlie t dieses Fenster ohne eventuell vorgenom mene Anderung zu ber cksichtigen e Definition von Fax Briefpapier Die Zusammenstellung von Fax Briefpapieren und das Erstellen der dazu n tigen einzelnen Seiten ist dem Systemadiministrator vorbehalten Er kann auf der Registerkarte Fax Briefpa pier Definitionen neue Fax Briefpapiere zusammenstellen und auf Seiten Definitionen neue Musterseiten entwerfen Die jeweils vorhandenen Schaltfl chen Neu Bearbeiten und Ent fernen sind nur aktiv wenn ein Administrator auf diese Funktion zugreift Folgende Funktionen k nnen auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen ausgef hrt werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 253 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Das Bet tigen dieser Schaltfl che ffnet den Dialog Fax Briefpapier De finition bearbeiten ber diesen Dialog wird ein neues Fax Briefpapier zusammengestellt Fax Briefpapier Defnition bearbeiten A BriefpapierName Fr Definition Erste See Keine spezielesste5t gt N Folgende Seten Fogesstn 2 nn Seiten ohne Fas Briefpapier gt Folgeseiter Hier muss unter Briefpapier Name eine Bezeichnung f r das neue Fax Briefpapier angeben werden Unter diesem Namen wird es dann in der Auswahlliste gef hrt Der Name sollte einen Bezug zum Inhalt haben da mit es sp te
208. ise Bilder oder sonstige speziell formatierte Inhalte enthalten Wird dieser Men punkt gew hlt ffnet Anlage anf gen sich ein Dateiauswahlmen ber das die entsprechende Datei selek tiert wird Diese Datei wird dann als Symbol in dem kleineren Fenster bereich unter dem Texteingabefeld angezeigt Textformat Hier ber k nnen Sie einfach in ein anderes Textformat wechseln Zur Auswahl stehen Einfaches Textformat das durch die Auswahl des Men punktes Neue Textnachricht bereits automatisch gew hlt wurde und das Rich Text Format Demn chst wird es auch m glich sein hier ber in das HTML Format zu wechseln Tabelle 5 4 Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachricht Das Aktionen Men Das Men Aktionen ist zum einen daf r zust ndig wie mit der Nachricht verfahren werden soll zum anderen bietet es zus tzliche Optionen an Die aktuell zur Verf gung stehenden Op tionen sind abh ngig davon ber welchen Weg und mit welchen Optionen Sie in dieses Men gelangt sind Die aktiven Optionen sind durch schwarz hervorgehobene Schrift gekennzeich net Im Gegensatz dazu sind die inaktiven grau konturiert dargestellt Es k nnen folgende Ak tionen gestartet werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 157 Funktionsreferenz Das Datei Men Erneut versenden Antworten Antworten D Allen Antworten Allen antworten weiterleiten Weiterl
209. istieren Da tenbankeintr gen Zus tzlich l sst sich vom Benutzer durch Bet tigen der Schaltfl che Neuer Kontakt ein neuer privater Kontakt in die Datenbank einf gen Ein mit administrativen Rechten ausgestatteter Benutzer kann hier sowohl globale Kontakte als auch Benutzer ber Typ ndern einrichten N heres dazu finden Sie in Abschnitt 2 9 Kon takteintr ge erzeugen auf Seite 2 45 und im Abschnitt 4 1 Globale Kontakte auf Seite 4 84 ber Kontakteigenschaften kann f r den markierten Listeneintrag die Kontaktdaten Maske zu Ansicht ge ffnet werden Administrator darf hier die Daten aller globalen Kontakte und Benutzer bearbeiten Die Daten f r pers nliche Kontakte k nnen vom Benutzer hier editiert werden Ein ber Abbrechen verlassen Sie den Dialog Kontakt suchen 5 6 4 Suche Nachricht Hier ber ist das Auffinden einer speziellen Nachricht besonders leicht m glich wenn Sie sich noch an Begriffe erinnern k nnen die im Betreff oder in der Nachricht vorkommen A007038 20 September 2005 5 248 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Nachricht suchen xl Suchkriterien Stopp Suchtext test Suchen im Nachrichtentext suche starten Suchen im Betreff W Suchergebnis f r Posteingang anzeigen Suchergebnis f r Postausgang anzeigen St Sendezeit Empf nger Betreff DE NEE u nu _ T SE A g 26 08 2004 Testuser Peter Si
210. iten nicht vorhan den dann bleibt eine Texteingabe in dieses Feld ohne Auswirkung Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 5 154 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Symbolleiste Hier ber k nnen Sie sich zum bequemeren Arbeiten eine Symbolleiste mit oft benutzten Men Funktionen erzeugen Die Funktionen der einzel nen Symbolschalter sind identisch mit den entsprechenden Men Funk tionen Es sind folgende Funktionengruppen als Schaltfl chen einricht bar e Dateiaktionen Blendet den Abschnitt der Symbolleiste ein ber die per Symbolschalter grundlegende Dateifunktionen wie L schen Drucken und Speichern ausgel st werden k nnen Multi Format Auswahl Erzeugt in der Symbolleiste zwei Buttons mit denen zwischen der MRS Darstellung einer Nachricht und dem Originalformat hin und her geschaltet werden kann Anlage anf gen F gt ein Symbol B roklammer in die Buttonleis te ein ber das Anlagen Attachments an die Nachricht angeh ngt werden k nnen Der kleinere Fensterbereich unter dem Texteinga befeld dient der Anzeige das Dateisymbol des Anhangs erscheint hier einer angeh ngten Anlage Mit Anlagen sind hier Dateien ge meint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatierte In halte enthalten Bearbeiten F gt die wichtigsten Textbearbeitungswerkzeuge in die Buttonleiste ein mit der markie
211. itigen Fax Dokument kann durch Anklicken dieses Symbols von jeder Seite aus auf die erste Seite ge wechselt werden Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite zur ck zur vorigen Faxseite nur aktiv bei mehrseitigen Fax Nach richten Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite vor zur n chsten Faxseite nur aktiv bei mehrseitigen Fax Nachrich ten In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken dieses Symbols von jeder Seite aus auf die letzte Seite ge wechselt werden Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus Im Bearbeitungsmodus lassen sich ber das Men Fax zus tzlich grafische Objekte oder Text beziehungsweise weitere Faxseiten in das Dokument einf gen Au erdem k nnen die die wichtigsten Funktionen ber die Werkzeugleiste aufgerufen werden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzernandbuch 5 205 Funktionsreferenz Das Ansicht Men f r den Fax Versand ben tigte Bildformat konvertiert worden sind Dies ge schieht automatisch mit dem Befehl Senden oder durch Bl ttern in einem mehrseitigen Fax Dokument Die Editierbarkeit der eingef gten Objekte bleibt solange erhalten bis sie in das e Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen w hlen Sie im Vorschaufenster oder im separat ge ffneten Ansichtsdialog Antworten beziehungsweise Weiterleiten Da durch wechseln Sie von der Fax Ansicht in den Bearbeitungsdialog Hier stehen Ihnen Editierm glichkei
212. itprofilen Mit der Definition von Zeitprofilen werden die Arbeitszust nde vorgegeben die im Tagesverlauf auftreten A007038 20 September 2005 5 290 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion Im oberen Fenster werden die bereits vorhandenen Tagesprofile angezeigt Verwenden Sie die Schaltfl chen neben dem oberen Fenster zur Erstellung neuer beziehungs weise Bearbeitung bereits definierter Kalenderprofile ber die Schaltfl chen k nnen die folgenden Funktionen ausgel st werden Schaltfl che Beschreibung Zeitprofile hin Legt ein neues Zeitprofil an Dieses wird direkt im Fensterbereich links neben zuf gen dieser Schaltfl che angezeigt Der Eintrag ist so angelegt dass der Name direkt bearbeitet werden kann Bei einer Neudefinition wird ein 24 Stunden Zeitbereich mit einem Standard Zustand erzeugt Diesen Standard Zustand k nnen Sie ber Aktionen gt Standard ndern Tag hinzuf Hier ber stellen Sie ein an welchen Wochentagen oder welchem Datum das gen Zeitprofil aktiv sein soll L schen ber diese Schaltfl che werden nicht mehr ben tigte Zeitprofile aus der Lis te entfernt Der L schvorgang bezieht sich auf das aktuell markierte Zeitpro fil mbenennen Hier ber l sst sich jederzeit der Name eines Zeitprofils ndern Dazu einfach das entsprechende Tagesprofil markieren und diese Schaltfl che bet tigen Der Profilname wird sofort zum Editieren freigegeben
213. jekte N Gesendete Objekte 2 Gel schte Objekte a Ungelesene Machrichi a Markierte Nachrichter ES Benutzer Empf nger W Internetfavoriten r wi M E eA EEr ee Standardeinstellung Farben Y wechselnde Farbe als Hintergrund _ Bl Mame 0 Administrator spalten A2 2 Administrator00041 M Automatisch anpassen Schriftart Schriftgrad Tahoma i7 fe M Yorschau ungelesener Nachrichten M Yorschau gelesener Nachrichten 4 Y Betreff Information in zweiter Zeile anzeigen Br cken Sie F1 f r die Hilfefunkkion Folgende Einstellungen der Kontrollk stchen k nnen vorgenommen werden Dialogfunktion Beschreibung Horizontale Gitterlinien einblenden Ist dieses Kontrollk stchen aktiviert werden zwischen den Journal Ein tr gen waagerechte Trennlinien eingef gt Vertikale Gitterlinien einblenden F gt senkrechte Linien zur Abgrenzung der Journalspalten ein Wechselnde Farbe als Hintergrund Dieses Kontrollk stchen bewirkt das die einzelnen Journal Eintr ge abwechselnd wei und farbig in der Journalliste dargestellt werden Die entsprechende Farbe kann dazu aus der Palette die beim Anklicken des Kombinationsfeldes aufgeklappt wird gew hlt werden Automatisch anpassen Das Setzen dieses Kontrollk stchens bewirkt dass die Breite der Jour nalspalten automatisch eingestellt wird Ein manuelles Ver ndern der Spaltenbreite ist aber weiterhin m glich Siehe dazu in Abschnitt 5 3 2 1
214. k stchens k nnen Sie eine sofortige Si gangs Benachrichti gnalisierung bei einer neuen Nachricht einrichten Im Normalfall ver gung streicht eine gewisse Zeit bevor eine neu eingehende Nachricht in Communications angezeigt wird Dies isttechnisch bedingt und kann im ung nstigsten Fall bis zu zwei Minuten dauern Standardm ig ist ein Eingangs Polling mit einem Zeittakt von 2 Minuten wirksam Im Allgemeinen spielt diese Verz gerung keine Rolle Soll die Benach richtigung sofort mit dem Nachrichteingang erfolgen dann kann das hier durch Setzten des H kchens eingerichtet werden Zeitzone in der mein Standardm ig werden f r die Kennzeichnung von Nachrichten mit OS l uft benutzen Datum und Zeit immer die Zeitzoneneinstellungen verwendet die Sie in Ihrem Betriebssystem eingestellt haben Ist auf dem MRS Server die Option Zeitzonen Unterst tzung eingerichtet k nnen Sie alter nativ die Zeitzone nutzen die der Administrator zus tzlich f r Sie in den Benutzereinstellungen eingestellt hat Tabelle 5 44 _ Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein 5 6 13 4 Signatur Signaturen sind ein Hilfsmittel um immer wiederkehrende Gru floskeln oder auch andere standardisierte Textpassagen automatisiert in eine Textnachricht aufnehmen zu k nnen Sie werden unterhalb des eigentlichen Textes in das Dokument eingef gt Maximal vier verschiedene Standardsignaturen lassen sich vorbereiten Davon k nnen dann je nach Eins
215. kann hier ber ein automatisches Weiterleiten an eine bestimmte ACD Gruppe einge leitet werden Zum Beispiel wenn dieser Kontakt bevorzugt einem bestimmten Agenten zugewiesen werden soll ACD Priorit t Durch diese Priorisierung kann erreicht werden das Anrufe dieses Kontaktes bevorzugt an einen Agenten weitergeleitet werden ACD Weiterleiten Geht ein Anruf dieses Kontaktes ein wird er sofort an die angegebe ne Telefonnummer weitergeleitet Der Eintrag einer Telefonnummer in dieses Feld setzt die beiden zuvor beschriebenen Parameter zur Anrufvermittlung au er kraft Dieses Feld ist aufgrund eines Kundenwunsches aufgenommen worden Hier kann bei Bedarf ein Schl sselwort f r diesen Kontak teintrag eingetragen werden nach dem gesucht werden kann An sonsten hat das Feld keine Bedeutung Tabelle 5 11 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes A007038 20 September 2005 5 178 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Beschreibung der Bedienungs und Men funktionen Funktion Beschreibung Hier ber l sst sich ein neuer pers nlicher Kontakt einrichten Diese Funktion ist speziell f r den Fall vorgesehen dass man auch sofort bei der Durchsicht der Kontakteintr ge einen neuen Eintrag vorneh men kann Speichert die in den Eingabefeldern eingegebenen Daten Entfernt den angezeigten bzw markierten Teilnehmer wieder aus Bi dem Adressbuch L schen Schlie en Schl
216. l sst sich das OLE Objekt direkt im Dialog Fax Editor aktivieren und bearbeiten Mit ffnen wird das OLE Objekt mit dem Anwendungsprogramm ge ffnet mit dem es erstellt wurde vorausgesetzt dieses Programm ist bei Ihnen installiert Tabelle 5 39 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors Das Ansicht Men ber das Men Ansicht lassen sich grunds tzliche Einstellungen vornehmen die das Ausse hen und die Darstellungsweise des Editorfenster beeinflussen Statusleiste Blendet die Statuszeile am unteren Fensterrand ein oder aus Optionen Symbol Hier ber lassen sich die verschiedenen Schaltfl chen einrichten die zur leiste Bearbeitung der Faxseite eingesetzt werden k nnen Folgende Bl cke von Symbolschaltern sind m glich In der weiter oben dargestellten Ab bildung des Faxseiten Editors sind alle m glichen Symbolschalter einge blendet Tabelle 5 40 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 5 260 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dateiaktionen Stellt die Standard Dateifunktionen Speichern Drucken w und L schen als Schaltfl che im Fenster dar Bearbeiten F gt die Funktionen Ausschneiden Kopieren Ein f gen und L schen als Block in die Werkzeugleiste ein Sie dienen zur Objektbearbeitung Damit diese Werkzeuge genutzt werden k nnen muss zuvor ein Objekt markiert Vergr ern Verkleinern arany Blendet Symbole ein die eine Vergr
217. leibt auch dann erhalten wenn im Ansichtsmen die Option Sperren ohne Titelanzeige f r das zur Zeit aktive Communications Layout gew hlt wurde Im Folgenden finden Sie einige Beispiele wie die im Fenster Explorerliste dargestellten Ele mente in Bezug zum markierten Objekt im Fenster Explorerverzeichnisse aussehen Sollten sich dabei Abweichungen bei der Bedienung ergeben so wird bei der Beschreibung darauf ein gegangen e Post Ist eines der selbstdefinierten Elemente unter Posteingang gt das Verzeichnis Postein gang Ungelesene Nachrichten Markierte Nachrichten Gel schte Post oder Post ausgang im Explorerverzeichnis ausgew hlt erscheint im Fenster Explorerliste das glei che Journal als ob die Ansicht in den Originalfenstern zu diesen Elementen stattfindet D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Machrichten Worschau Extras Hilfe am EB 4 9422 Posteingang x skseiram 82 B ar Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 Peter Muster AW AW Monitor ao Explorerverzeichnisse EI Posteingang x Yon Peter Muster lern Betreff AWW A 5 a Post kan I Posteingang Monitor MID 2877140 22 5 Gel schte Post en Postausgang a Internet Fawaritern 2 Allgem_Infos a Allen antworten Pan Antworten Weiterleiten Es Sehr geehrter Herr Meier kbezugnehmend auf unser Angebot vom Das verzeichnis Posteingang Posteingang enth lt 1 Element
218. lement mar Kiert ist dass eine Vorschau zul sst Einige wichtige Funktionen lassen sich sofort ber die Werkzeugleiste im Vorschaufenster ausl sen Im Folgenden sind alle M glichkeiten abh ngig vom aktiven Fenster und dem dort markierten Eintrag beschrieben e Vorschau eines Dokuments aus dem Posteingangsfenster Anton Aachen Yorschautest Posteingang 4 Alen antworten 42 Antworten 25 Weiterleiten a Anrufen hl S Testnachricht In der Vorschau zum Posteingangsjournal sind folgende Funktionen m glich A007038 20 September 2005 5 228 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Erzeugt eine Antwort an den Absender der aktuell dargestellten aD Antworten Nachricht Dazu wird das Nachrichtenfenster ge ffnet in dem schon die Adresse der Betreff mit vorangestelltem Re f r Re Antworten ply Antwort und der Text des markierten Dokuments gekenn Allen antworten zeichnet durch spitze Klammern gt bernommen wurde Sie brauchen nur noch Ihren Antworttext einzugeben und die Nach richt abzusenden Leitet das Dokument gegebenenfalls mit einem Kommentar an Weiterleiten einen beliebigen Teilnehmer weiter Sie m ssen die Nachricht z mit der gew nschten Adresse versehen Weiterleiten Stellt direkt eine Telefonverbindung zum Absender des markier ten Dokumentes her Diese Funktion ist nur m glich wenn die Telefoniefunktionen eingerichtet sind
219. lgemein zug nglich zur ckbleiben Arbeiten Sie mit Ihren Ansprechpartnern beim Kunden zusammen Das schafft Vertrau en und entlastet Sie selbst A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 1 19 Einleitung Datenschutz und Datensicherheit A007038 20 September 2005 1 20 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Allgemeines 2 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg 2 1 Allgemeines In diesem Kapitel werden in kurzer Form die Arbeitsabl ufe beschrieben die ein Benutzer zur Abwicklung seiner Kommunikationsvorg nge ausf hren muss Eine ausf hrliche Beschrei bung der Symbol Men und Tastenfunktionen finden Sie im Kapitel Funktionsreferenz Im einzelnen behandelt dieses Kapitel folgende Themen Thema Starten beenden des Programms Einf hrung in die Bedienoberfl che Versenden von E Mails Versenden von Fax Nachrichten Versenden von Sprachnachrichten Versenden von SMS Nachrichten Empfangene Nachrichten bearbeiten Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeu gen Nachrichten suchen Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Beschreibung Abschnitt 2 2 Starten been den des Programms auf Seite 2 22 Abschnitt 2 3 Einf hrung in die Bedienoberfl che auf Seite 2 24 Abschnitt 2 4 Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS auf Seite 2 29 Abschnitt 2 5 Versenden von Fax Nachrichten
220. lich erm glich einen Sprachkommentar hinzuzuf gen Verwenden Sie hierzu die oben beschriebenen Aufnahme funktionen Mit Hilfe der Schaltfl che beziehungsweise unter dem Positionsschieber kann dabei entweder die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar ersetzt J oder der Sprachkommentar an die original Sprachnachricht angeh ngt werden 5 1 1 6 Neue SMS Nachricht ber die Funktion Neue SMS Nachricht k nnen Sie sehr bequem SMS Nachrichten an ein Mobiltelefon versenden Wenn Sie die eingegangene Voicemail beantworten l sst sich nur ein Text Kom mentar anf gen richt m glich allerdings mit eingeschr nkten Komfort Wenn Sie diese Funktion Das Versenden einer SMS ist prinzipiell auch ber die Funktion Neue Textnach aufrufen wird der im Textfeld eingegebene Text bei entsprechender Adressierung zum Beispiel 123456 SMS an eine SMS f hige Endeinrichtung versendet Ach tung bei einer SMS k nnen nur maximal 160 Zeichen auf einmal bermittelt wer den und dies wird hier nicht gepr ft Sinnvoller ist es eine SMS Nachricht ber den Men punkt Neue SMS Nachricht zu erstellen Der Aufruf erfolgt ber Datei gt Neu oder die Schaltfl che Neue Nachricht aus der Werk zeugleiste A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 175 Funktionsreferenz Das Datei Men E Heue Nachricht Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse 12345678 55
221. lleiste ausgel st werden k nnen angewendet Ekar yam B2Pm4 E AMAA E ME ar Sendezeit Betreff a iziki Sendezeit Empf nger Kurzer Status Kurzer Status 14 50 Report Server DOKU 23 05 2001 PJ i 14 31 Administrator OK Dokument in M 14 31 Test Ea o 06 04 2001 11 24 Administrator OK Gestern 14 45 Report Server DOKU 22 05 2001 14 2 Ea y 06 04 2001 11 17 Administrator OK Montag 14 46 Report Server DOKU 21 05 2001 14 5 Ea y 06 04 2001 10 49 Administrator OK Freitag 14 40 Report Server DOKU 15 05 2001 14 2 Ea y 06 04 2001 10 48 Administrator OK 06 04 2001 11 24 Was suchst Du Ze Ea y 05 04 2001 13 42 Administrator OK Dr am Administrator Betreff Test 4 Alen antworten 49 Antworten 5 Weiterleiten a Anrufen hl S Test Nachricht 2 3 3 Die Statuszeile Dr cken Sie Fi f r die Hilfefunkkior H a 4 Die Statuszeile befindet sich an unteren Fensterrand von Communications Links finden Sie ei nen Hinweis wie Sie die Online Hilfe erreichen k nnen rechts werden einige wichtige Zust n de von Communications angezeigt e Durch das Auff llen des Containers der Containerinhalt ver ndert dabei seine Farbe von grau nach wei wird angezeigt dass Daten vom MRS Server an Communications ber tragen werden Ein vollst ndig wei ausgef llter Container bedeutet dass alle aktuellen Daten vom Server bermittelt wurden e Das Steckersymbol gibt Auskunft ber den derzeitigen Ve
222. lossar SMS Short Message Service Text bermittlungsdienst per Handy Hier ber kann eine Textnachrichtvon maximal 160 Zei chen zu einem Mobil Telefon gesendet werden Store and Forward Dienste Speichervermittlung wie z B das verz gerte Routing von E Mails Nachrichten werden angenommen gespeichert und erst dann weitervermittelt Store and Forward steht im Ge gensatz zur Telefonanlage die Verbindungen in Echtzeit schaltet T Telefon Benutzerschnittstelle Telephone User Interface TUI Damit wird das Telefon als Schnittstelle f r die Eingabe von Sprach und anderen Daten bezeichnet Das Telefon dient dabei nicht alleine der bermittlung von Sprachnachrichten sondern kann als Eingabeger t ber die 12 Tasten der W hleinrichtung und je nach dem ob diese Funktion aktuell unterst tzt wird auch als Anzeige Medium Display ge nutzt werden Transmission Control Protocol Internet Protocol TCP IP Zusammensetzung aus TCP und IP Transmission Control Protocol Internet Protocol Urspr nglich f r das ARPA Net entwickelt findet heute berwiegend Anwendung als Kom munikationsprotokoll in Lokalen Netzwerken LAN und im Internet Telefon User Interface TUI Die Men struktur und Interaktionsm glichkeit welche der Anrufer vom Kommunikations server per z B synthetisierter Sprachansage pr sentiert bekommt U V Voicemail bertragen von Sprachaufzeichnungen in eine Mailbox Sprachaufzeichnungen k nnen dabei zum
223. m Beispiel Zum Editieren des Textes stehen Ihnen die selben M glichkeiten zur Verf gung WordPad Sie k nnen zum Beispiel Text aus der Zwischenablage einf gen den gesamten Text oder Textpassagen markieren markierte Passagen l schen oder ausschneiden beziehungsweise kopieren um ihn an anderer Stelle wieder einzuf gen oder ber Suchen und Ersetzen den Text korrigieren 5 Bet tigen Sie zum Absenden der Nachricht die Schaltfl che Senden A007038 20 September 2005 2 30 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS Damit sind die grundlegenden Arbeitschritte zum Erstellen und Versenden einer Nachricht be schrieben Nachdem der Versendeauftrag abgewickelt wurde wird die Nachricht mit weiteren Informationen in Ihrem Postausgangsfenster angezeigt Sie kann danach indem man sie durch einen Doppelklick ffnet weiter bearbeitet werden Zum Beispiel ist es m glich sie zu modifizieren und dann an einen anderen Teilnehmer weiterzuver senden Wenn Sie diesen Eintrag im Postausgangsfenster durch Anklicken markieren wird im Vorschaufenster der Inhalt der Nachricht dargestellt 2 4 2 Versenden im RTF Format Das Versenden einer Rich Text Nachricht RTF Standard Datei Austauschformat ber Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht erfolgt analog zur Standard Textnachricht Allerdings haben Sie bei der Wahl dieses Nachrichtentyps w
224. mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Umgebung zu finden Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein abgeschlossen sein und desto bersichtlicher wird die Trefferanzeige Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche Klicken Sie auf Jetzt suchen um den Vorgang zu initiieren A007038 20 September 2005 2 50 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Nachrichten suchen Alle Treffer Ihrer Suche werden im Fenster aufgelistet Zus tzlich sind dort alle verf gbaren Adressen dieser Kontakte angezeigt Stopp unterbricht den Suchvorgang 5 Markieren sie den gew nschten Kontakt Je nach vorhandenem Adresseintrag k nnen Sie nun ber die Schaltfl chen im unteren Dialogbereich diesen Teilnehmer unter einer bestimmten Rufnummer anrufen oder ihm eine Textnachricht beziehungsweise Voicemail senden 2 11 Nachrichten suchen Sie k nnen im Posteingang im Postausgang oder auch kombiniert in beiden nach einer be stimmten Nachricht suchen Als Suchkriterium wird eine Buchstabenkombination die im Be treff der entsprechenden Nachricht vorkommt eingegeben 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Suche Nachricht Der Dialog Nachricht suchen wird angezeigt 2 Geben Sie ein
225. mmunications Benutzerhandbuch 2 43 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Funktion Beschreibung Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Ab spielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiederga beschaltfl chen bet tigt wird Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht um eine bestimmte Zeitspanne zur ckspulen Die gr e dieser Zeitspan ne k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekun R ckw rts den festlegen spulen Durch Bet tigen dieser Schaltfl che k nnen Sie in der Sprachnachricht H um eine bestimmte Zeitspanne vorspulen Die gr e dieser Zeitspanne k nnen Sie im Einstellungsdialog in Schritten von 1 2 4 und 8 Sekunden Vorw rts festlegen spulen Tabelle 2 8 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails Vor dem Weiterleiten einen Sprach und oder Text Kommentar anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten ein schriftlicher und oder ein gesprochener Kommentar an diese angef gt werden 1 W hlen Sie im Vorschaufenster mit der Voicemail oder im Nachrichtendialog Weiterleiten Der jetzt ge ffnete Dialog ist um den Bereich zur Texteingabe erweitert Hier kann der Text kommentar eingegeben werden Geben Sie Ihren Kommentartext ein und oder benutzen Sie die Schaltfl chen um einen Sprachkommentar aufzunehmen Folgende Funktionen Stehen Ihne
226. n e Textdateien TXT e Audiodateien WAV Audiodateien lassen aus dem Vorschaufenster abspielen und editieren e Communications Dateien PMF e Bild und Faxdateien JPF GIF FAX FG3 und die FAX TIF Formate TIF TIFF e Internetseiten HTM D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Explore Worschau Extras Hilfe rare sr set rsmB2PH2 BE el Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 Peter Muster AW AW Monitor A x Explorerverzeichnisse CA B f vorschau ES JE Datei Clsettings ini S an Datei Gr e Ge ndert sZ Anrufen Y I 8 Postausgang a windows 108KB 05 01 2000 04 21 SET Internet Favoriten H E Benutzer Empf nger Arbeitsplatz ag An EI Proxy _1 bmmp En Adabeweb log IKB 08 01 2002 16 02 P BE H l Kammunikationsserwer a Das verzeichnis enth lt 5 Elemente Dateien vom Typ TXT WAV PMF und die Fax Formate FAX FG3 sowie die FAX TIF Formate TIF TIFF k nnen zudem in einem Nachrichtenfenster editiert werden Dazu einfach die entsprechende Datei im Fenster Explorerliste Doppelklicken Sie lokal ein passendes Anwendungsprogramm installiert haben und Dateiver kn pfungen zu diesen Anwendungsprogrammen existieren Q F r HTM und Bild Dateien BMP JPG und GIF ist dies nur m glich wenn e Kommunikationsserver nur mit administrativen Rechten darst
227. n Audio zur Verf gung Neu Nachricht 1 i Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe Abspielen J Adresse Abspielen am Telefon A Senden Suchen Betreff ail pri Anuken Position Stopp Pause e Aufnahme Aufnahme am Telefon T u SET DFA D 2 Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 139 Sestoppt Sprachnachricht aufnehmen Durch Bet tigen dieser Schaltfl che wird die Aufzeichnung der 3 Sprachnachricht ber das Mikrofan das an die Soundkarte des PCs angeschlossen ist gestartet Alternativ erreichen Sie diese Funktion Aufnahme ber das Men Aufnahme gt Audio Schaltfl che zum Starten der Aufnahme einer Sprachnachricht ber 3 das Telefon Nach Bet tigen dieser Schaltfl che werden Sie an Ih rem Telefon angerufen Nach dem Abheben des H rers k nnen Sie die Nachricht aufsprechen Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn die CTI Funktionen implementiert sind Aufnahme am Telefon Stoppt die Aufnahme mit einem R cksprung an den Nachrichtenan fang Tabelle 5 10 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail A007038 20 September 2005 5 172 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Unterbricht die Aufnahme der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Abspielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiedergabeschaltfl chen bet tigt wird Sprachnachricht wiedergeben
228. n E Mails Der Benutzer kann das System so einrichten dass f r alle gesendeten Nachrichten bestimmte Nachrichtenzust nde ber eine an ihn adressierte E Mail Mail Notifikation zur ckgemeldet werden Durch das Setzen von Kontrollk stchen unter Bei allen Nachrichten die ich versen de folgende Best tigung anfordern kann definiert werden f r welche Nachrichtenzust nde eine R ckmeldung erfolgen soll Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Verfolgung von E Mails Bei allen von mir versendeten Nachrichten folgende Best tigunglen anfordern l nicht gelesen T zugestellt nicht zugestellt Wie zoll ich auf eine Anforderung nach Gelesen Best tigung reagieren W beantworten Abbrechen bernehmen Hilfe A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 279 Funktionsreferenz Extras F r folgende Zust nde kann eine R ckmeldung eingerichtet werden Dialogfunktion Beschreibung gelesen Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht vom Empf nger gelesen wurde nicht gelesen Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht vom Empf nger ungelesen gel scht wurde Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht an den Empf n ger zugestellt wurde also in dessen Mailbox eingegangen ist nicht zugestellt Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht aus irgendwel chen Gr nden zum Beispiel bei einer Systemst r
229. n F llen auch zwischen heterogenen Netzen m glich MRS fungiert so als Switch zwischen ver schiedenen Netzwerktypen und Kommunikationsarchitekturen Alle notwendigen Konver sionen von Dokumentenformaten und Adressen f hrt der Server automatisch durch Die ben tigten Vermittlungszeiten liegen im Sekundenbruchteilbereich So kann zum Beispiel ein einkommendes Fax direkt in ein Microsoft Exchange E Mail Netz vermittelt werden oder eine Internet Mail wird zum Abruf per Fax bereitgestellt Benutzer k nnen Informatio nen wahlweise ber den MRS Client Communications das Internet ber Telefon und Fax oder ber ein fremdes Mailsystem abrufen MRS wurde unter Windows NT implementiert Windows NT erh ht mit seiner guten Ska lierbarkeit und der riesigen Applikationssoftware Basis weiter die Anwendungsm glichkei ten f r den MRS Server Der MRS Server ist hochgradig skalierbar Mehrere NT Server k nnen zu einem Gesamtsystem verbunden werden Dieses System tritt nach au en als ein einziger MRS Server auf Auf der n chsten Stufe der Skalierung k nnen dann mehrere MRS Server ber Remote System Links zu einem logischen Ganzen verbunden werden Derart gekoppelte Server k nnen sich gegenseitig Kommunikationsressourcen zur Verf gung stellen A007038 20 September 2005 X 304 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Glossar Multimedia Call Center MMCC Nicht nur Anrufe werden ber z B f higkeitsbasiertes Routing Skill based R
230. n SMS Nachrichten anzuf gen Dazu das H kchen in das entsprechende Kon trollk stchen setzen und eine dritte Signatur definieren Definiert wird eine Signatur indem Sie ber das Kombinationsfeld Signatur zum Bearbeiten w hlen die entsprechende Kennzahl 1 4 der betreffenden Signatur ausw hlen Im Bearbei tungsfenster l sst sich dann wie in einem Texteditor entweder eine bereits existierende Sig natur ndern oder falls noch keine definiert wurde eine neue Signatur eingeben 5 6 13 5 Schnittstelle Die Registerkarte Schnittstelle dient zur Einstellung der diversen Benachrichtigungsm glich keiten Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Verfolgung yon E Mails Akustische Benachrichtigung Y beineuer Nachricht MV bei Telefonanruf Sprache f r Ansagetexte Deutsch Optische Benachrichtigung MV beineuer Nachricht V bei Telefonanruf 7 Ich m chte informiert werden wenn eine ausgehende Nachricht keinen Betreff hat Sprache der Benutzeroberfl che Deutsch Masimale L nge eingehender Nachrichten Keine Abbrechen bernehmen Hilfe ber die Einstellungen in diesem Dialog k nnen Sie die Benachrichtigungsfunktionen indivi duell an Ihre Bed rfnisse anpassen Die Benachrichtigungen werden unabh ngig davon mit welchen Programm Sie gerade arbeiten eingeblendet F r die Wiedergabe von Ansagetexten ist es erforderlich dass Ihr lokaler Rech
231. n dazu zur Verf gung Funktion Beschreibung o Ersetzt die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar o F gt den Sprachkommentar an die urspr ngliche Nacht an Schaltfl che zur Aufnahme eines Sprachkommentars ber das Telefon Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn die CTl Funktionen implementiert sind Tabelle 2 9 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars A007038 20 September 2005 2 44 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kontakteintr ge erzeugen Funktion Beschreibung Aufnahme des Sprachkommentars ber ein Mikrofon das an die Sound karte des PCs angeschlossen ist Tabelle 2 9 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 3 Geben Sie die gew nschte Adresse ein 4 Bet tigen Sie Senden um die Voicemail mit dem Kommentar zu bermitteln 2 9 Kontakteintr ge erzeugen Im MRS System wird zwischen einem globalen und einem pers nlichen Adressbuch unter schieden Beide werden auf dem MRS Server gehalten und erm glichen es so unabh ngig von dem Rechner auf dem man gerade eingeloggt ist zur Adressierung auf diese Daten zuzu greifen e Kontakte sind globale Adressbucheintr ge die allen Teilnehmern zur Adressierung zur Verf gung stehen Bearbeitungszugriff auf das globale Adressbuch haben Sie nur dann wenn Sie mit administrativen Rechten am MRS System angemeldet sind Mit dem Spei chern werden die eingegebenen Daten f r
232. n kann ist es m glich das Untermen s gerade nicht aktiv sind Sie erkennen dies daran dass der gezeigte Name der Funktion nicht schwarz sondern in einer grauen Konturschrift erscheint 5 1 Das Datei Men Das Datei Men dient der grundlegenden Verwaltung der Versendeoptionen und dem Editieren von Benutzereintr gen und Kontakten Neu dem Offnen von abgelegten Dateien Offnen sowie dem Schlie en von Communications Beenden 5 1 1 Neu Die Funktion Neu ffnet ein Untermen das mit unterschiedlichen Formatierungsoptionen den Dialog Neue Nachricht ffnet und weiterhin M glichkeiten f r die Benutzer und Agentenein richtung sowie f r die Adressverwaltung Kontakte zur Verf gung stellt Um die Funktionen zur Benutzereinrichtung beziehungsweise die zur Einrichtung neuer globaler Kontakte ausf hren zu k nnen m ssen Sie ber die entsprechenden administrativen Rechte im System verf gen Sie gelangen auch in den Neue Nachricht Dialog wenn Sie den Pfeil neben dem Do kument Symbol anklicken das sich unter dem Men eintrag Datei befindet und dort den entsprechenden Men punkt anklicken Das direkte Anklicken des Dokumentsym bols ffnet den Dialog Neue Nachrichten in dem Format wie Sie es bei der letzten versende ten Nachricht benutzt haben Im Einzelnen gibt es dort die folgenden Auswahlm glichkeiten e Neue Textnachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 146
233. nce Funktion nutzen Das Schriftverkehr Fenster ffnen Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Schriftverkehr Das Fenster Schriftverkehr wird ge ffnet Gleichzeitig wird im Communications Men der Men punkt Schriftverkehr angezeigt Die Bearbeitungsm glichkeiten entsprechen denen des Posteingang bzw Postausgang Fensters Details zu den Funktionen im Schriftverkehrsfenster finden Sie im Abschnitt 5 3 7 Das Schriftverkehr Fenster auf Seite 5 222 In der Symbolleiste gibt es zus tzlich einen Symbolschalter ber den sich einstellen l sst ob die Schriftverkehrsliste automatisch bei einem Anruf angezeigt werden soll oder nicht Der zu geh rige Befehl aus dem Men Schriftverkehr hei t Mailliste beim Gespr ch anzeigen Das eingedr ckt dargestellte Symbol zeigt an dass die Mails zum be treffenden Telefonkontakt automatisch angezeigt werden sollen Ein erneutes Aufrufen dieser Funktion schaltet die automatische Anzeige Mailliste beim Ge wieder aus spr ch anzeigen Tabelle 2 15 Die Funktion Mailliste beim Gespr ch 2 13 Presence Funktion nutzen Durch die Presence Funktion erhalten Sie direkt Informationen zum System Telefon und Ar beitsstatus Ihrer Kollegen und k nnen selbst Ihren Arbeitsstatus f r die Kollegen angeben So ist sofort ersichtlich ob Sie oder Ihre Kollegen am System angemeldet sind der Telefonan schluss frei ist sie gerade Pause machen in Urlaub oder auf Gesch ftsreisen sind um nur
234. nd damit Vererbung von Rechten an einzelne Benutzer Agenten e Einrichten von Verteilerlisten e Adressierung von Fax G3 und G4 Voice E Mail und SMS Diensten e Administration des globalen Adressbuchs e _Layoutvorgaben f r die Benutzeroberfl che von Communi cations erstellen e Fax Briefpapier e gestalten und f r alle Benutzer bereit stellen e Telefon Zugriffsberechtigungen ndern e Falls eingerichtet die Call Center Parameter konfigurieren E Mail Electronic Mail ist der Austausch von pers nlichen Nachrichten ber Datennetze Die Nachrichten werden in Mail boxen oder im empfangenden Rechner gespeichert und bei Be darf abgerufen E Mail Nachrichten k nnen nach dem Erhalt gegebenenfalls weiterverarbeitet werden Telefonie Bedienoberfl che mit Leistungsmerkmalen wie Anruf R ckfrage Makeln Halten und Konferenz Damit kann an jeden Besitzer eines Mobiltelefons in den GSM 900 und 1600 Mobilfunknetzen z B D1 E Plus eine Text nachricht mit maximal 160 Buchstaben gesendet werden Die se erscheinen auf dem Telefon Display bertragen wird die Nachricht auch w hrend eines Gespr chs Wenn das Mobilte lefon ausgeschaltet ist wird die Nachricht beim Netzbetreiber zwischengespeichert wobei die Speicherdauer von Betreiber zu Betreiber variieren kann F r den Empf nger fallen norma lerweise keine zus tzlichen Kosten an Der MRS Server kann au erdem den Empf nger mittels SMS dar ber informieren dass er im Pos
235. ne nen 5 220 5 3 7 Das Schriftverkehr Fenster esseri nandana aaa E OREN EDT 5 222 5 3 7 1 Schriftverkehr Darstellung bei Telefonaten anaana anaana 5 222 5 3 7 2 Schriftverkehr Darstellung von beliebigen Teilnehmern 5 222 5 3 8 Die Fenster zur berwachung des Telefonverkehrs 2 2 222222222 5 223 5 3 9 Das Fenster Adressliste 2 cm nan onen nennen 5 225 53910 Das Vorschauliensier 2 54 34 2 erreiche 5 228 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse nanana aaa 5 231 5 3 12 Das Fenster Explorerliste 2 2222 2non nennen nennen 5 234 5 313 AKt alSIGrEN 22 022 23a en here ee 5 241 5 3 14 ANSICHISOPUONEN sis ee 2 4 as Et ie rain aan dee 5 241 5 3 15 Vorschau eingehende Nachrichten 222220 eeeennne nen 5 243 5 4 Das dynamische Menu re 5 244 SE VONOM U sgian ea a aaa a a O E a Ea EO 5 245 50 Ela S nase en ne DI BI S AE a 5 245 5 6 1 ANMO osred eiere r n a a ara a e Eaa 5 245 5 60 2 ADMEIdEN ia t ea a a a a an ehe 5 247 06 3 SUCHE Ades SE reena a a a a E E EAE DR 5 247 DOA Suhe Nachrieht a 358538 a2 2 42 aa sn ein Die 5 248 5 6 9 AULESSDUCH erei Bd a a en Be ee rs ara re er a Se ren 5 249 5 6 5 1 Adressbuch Export 2 2 4 4424 2 sie dr a 5 249 5 6 5 2 Adr amp sSDLUCH IMBOrl z 2xw2 2 824er Rear he 5 251 5 6 6 FAa lt BlleElDaDlef zr 0222s 22H ee rise 5 252 A007038 20 September 2005 0 4 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Inhalt 5 6 6 1 Der Faxs
236. nen nicht ge ndert werden Sie haben jedoch die M glichkeit eigene lokale Layouts zu erstellen und dauerhaft zu speichern A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 65 Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che Experimentieren Sie ruhig ein wenig mit den verschiedenen Layouts herum denn es kann nichts zerst rt oder besch digt werden 3 1 1 Neues Layout definieren Das Einrichten neuer Communications Layouts kann je nach Vorgaben des Admi nistrators bei den Systemeinstellungen in mehreren Abstufungen bis hin zum Ver bot eingeschr nkt sein Eine detaillierte Beschreibung zur Definition eines Communications Layouts finden Sie im Re ferenzteil dieses Handbuches ab Abschnitt 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw h len auf Seite 5 183 Der erste Schritt zur Definition eines neuen Communications Layouts ist die Funktion Neues Layout aufzurufen und dem zu erstellenden Layout einen Namen zuzuweisen damit man sp ter darauf zugreifen kann Sie k nnen maximal vier lokale Layouts einrichten vorausgesetzt es sind vom Administrator keine Einschr nkungen definiert Layout definieren 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Layout gt Neues Der Eingabedialog f r den Layout Namen wird ge ffnet 2 Geben Sie einen Namen f r das Layout ein und best tigen Sie mit OK Sofort wird Communications mit einem leeren grauen Arbeitsbereich dargestellt Dieses g
237. ner ber eine Soundkarte mit angeschlossen Lautspre chern verf gt A007038 20 September 2005 5 276 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Standardm ig haben Sie die M glichkeit dass die Systemansagen auf Deutsch Englisch Niederl ndisch Spanisch oder Franz sisch eingespielt werden Ausw hlen k nnen Sie die Sprache ber das Kombinationsfeld Sprache f r Ansagetexte Durch Setzen der Kontrollk stchen legen Sie fest bei welchem Ereignis eine akustische Ansa ge erfolgt Dialogfunktion Beschreibung Begr ung Ist dieses Kontrollk stchen gesetzt werden Sie wenn Sie sich ber Communications am Server anmelden durch eine freundliche Stimme begr t Neue Nachricht Es erfolgt eine Ansage die Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht eingegangen ist Telefonanruf Sie werden per Ansage ber einen Telefonanruf informiert nur m glich wenn die Telefoniefunktionen bei Ihnen implementiert sind Tabelle 5 45 Akustische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle Durch Einblenden eines Fensters in Ihre laufende Applikation k nnen Sie sich zus tzlich eine optische Benachrichtigung einrichten Dialogfunktion Beschreibung Neue Nachricht Es wird ein Benachrichtigungsfenster ge ffnet das Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben Eingehende Nachricht Communications Ta Sie erhielten eine neue Nachricht vor Administrator Ta
238. net den Dialog Objekteigenschaften zum markierten Element Die Objekteigenschaften erreichen Sie ebenfalls ber das Kontextmen Klicken Sie dazu das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie den Men punkt Eigenschaften Enth lt ein Untermen zur Positionierung eines ausgew hlten Objekts Folgende Umgruppierungsm glichkeiten stehen zur Verf gung In den Hintergrund Setzt das markierte Objekt ganz in den Hintergrund In den Vordergrund Setzt das markierte Objekt ganz in den Vordergrund Eine Ebene nach vorn Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach vorn Eine Ebene nach hinten Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach hinten Vergr ert die Darstellung des Faxes in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Verkleinert die Darstellung des Faxes in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Tabelle 5 41 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 5 6 7 Posteingangs Assistent Mit Hilfe dieser Funktion k nnen Sie folgende Voreinstellungen f r eingehende Nachrichten einrichten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 265 Funktionsreferenz Extras e Eingehende Nachrichten von bestimmten Absendern k nnen automatisch in bestimmte Posteingangs Ordner vorsortiert verschoben werden verschoben werden erfolgt keine MWI Benachrichtigung Q F r eingehende Nachrichten die per Verteilungsregel in einen anderen Ordn
239. ng in das Dokument ein Verkn pfung F gt das Objekt verkn pft mit der Quelldatei ein wenn die Quelle bekannt ist Das hei t eine Bearbeitung dieses eingef gten Objektes mit nachfolgender Speicherung ver ndert die Quelldatei Als Symbol F gt das Objekt als Datei Symbol je nach zuvor ge w hlter Option einfach oder verkn pft in das Dokument ein Ein Doppelklick auf das Symbol ffnet dann das Objekt in seiner Origi nal Anwendung L scht zuvor markierten Text x L schen Entf oder Del Alles markieren Markiert den Text des gesamten Dokuments Zum Beispiel um den Strg A kompletten Text ber Kopieren per Zwischenablage in eine andere An wendung beispielsweise nach Word usw zu bertragen Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 5 150 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Suchen nach einem bestimmten im Text vorkommenden Begriff oder nach einer bestimmten Zeichenfolge Erneut suchen Setzt die Suche mit dem aktuellen Suchbegriff fort F3 Ersetzen Suchen und Ersetzen eines Begriffs Strg H Objekt einf gen F gt an die aktuelle Cursorposition ein Arbeitsfenster des gew hlten Objekttyps ein Dazu wird ein neues Fenster f r die dazu n tigen Einstel lungen ge ffnet Neu erstellen F gt ein neues leeres Objektfenster abh ngig vom gew hlten Objekttyp in Ihr Dokum
240. ngen zur Zeit aktiv ist ber die hier zur Verf gung stehenden Ein stell und Eingabem glichkeiten k nnen Sie die von Ihnen vordefinierten Status tempor r n dern Im oberen Bereich des Dialogs unter Sie sind im Status wird Ihnen der aktuelle Arbeitsstatus mit seiner G ltigkeitsdauer angezeigt Das angezeigte Datum und die Endzeit werden vom ak tiven Zeitprofil bernommen ber das Kontrollk stchen Immer k nnen Sie festlegen dass der aktive Status abweichend vom Zeitprofil permanent g ltig sein soll FPresence Einstellungen x Aktueller Status w hlen Sie Ihren aktuellen Status aus Bitte beachten Sie dass sich die urspr nglichen Statuseigenschaften nicht ndern wenn Sie die Einstellungen unten ndern Aktueller Status Heine Status Zugriffsrechte Zeitprofile Bis 15 11 2004 fissi Einstellungen f r den gew hlten Status Kommentar Privater I Besetzt Nichtbesstt 0060600 Standort I Telefon Gesch ttsanschuss 100 l Hachster Kalenderstatuz Abbrechen Hilfe E Im Dialog Bereich Einstellungen f r den gew hlten Status k nnen Sie die Informationsan zeigen tempor r ndern Diese Einstellungen beziehen sich dann auf den Status den Sie im Kontrollfeld Sie sind im Status ausgew hlt haben A007038 20 September 2005 5 286 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion Die Schaltfl che N chster Kalenderstatus ffnet einen D
241. ngezeigt wird zum Beispiel eine Do kumentvorschau oder ein Teilnehmereintrag N here Informationen zu den Funktionen dieses Men s finden Sie bei der Beschreibung des Vorschaufensters Abschnitt 5 3 10 Das Vor schaufenster auf Seite 5 228 5 6 Extras Dieses Men macht Ihnen allgemeine Einstellm glichkeiten zu Communications zug nglich 5 6 1 Anmelden Wenn Sie Communications starten oder wenn Sie sich ber diese Funktion alternativ auch ber die Funktionstaste F10 neu mit Communications am MRS Server anmelden wird je nach Konfiguration entweder der unten gezeigte Dialog ge ffnet oder Communications direkt gestar tet Dies ist abh ngig davon ob Sie bei der Profildefinition die Option Kennwort speichern be ziehungsweise beim letzten Start das Kontrollk stchen Kennwort f r dieses Profil behalten gesetzt haben oder nicht Einerseits verl uft die Anmeldung bequemer und schneller wenn Sie eine dieser Optionen aktiviert haben andererseits k nnten dadurch eventuell auch unberech tigte Personen Communications an Ihrem Arbeitsplatz benutzen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 245 Funktionsreferenz Extras Die Wahl der Option Kennwort speichern oder Kennwort f r dieses Profil behal ten kann zu Sicherheitsproblemen f hren Beim Starten von Communications k nn ten Personen Zugriff auf vertrauliche oder sicherheitsrelevante Daten erhalten x T Bitte geben Sie Ihr MAS Kennwort
242. nications beim Speichern der Kon taktdaten diesen Eintrag ber den eingegebenen Namen erzeugt Dies k nnte zu relativ kryptischen Benutzerkennungen f hren Name Eintrag f r den realen Namen des Kontaktes Diese Angabe erm g Pflichtfeld licht es ber die Suchfunktion eine Recherche nach einem real exis tierenden Namen zu starten Registerkarte Adressierung Adressierungsfelder Geben Sie hier die Ihnen bekannten Adressierungs Daten zu den neuen pers nlichen Kontakten ein Bevorzugte Adresse Hier ber l sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbindung zu diesem Teilnehmer standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Bei spiel einen Kontakt einrichten f r den ausschlie lich ein Faxger t der Klasse G3 adressiert wird dann sollte f r dieses Feld der Eintrag FAXG3 ausgew hlt sein Dies beschleunigt die Zustellung von Nachrichten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegangen werden muss um Ihnen dann eine m gliche Zustel lungsart anzubieten Achten Sie darauf dass das Datenbankfeld welches ber das Feld Bevorzugte Adresse referenziert wird ausgef llt ist Ein Beispiel Sie w hlen als bevorzugte Adresse Gesch ftsfax G3 dann muss in das Feld Gesch ftsfax G3 eine Fax Nummer einge tragen sein Registerkarte Pers nlich Alle Felder f r postali Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Angaben zu sche Adressierungsda einem Kontakt eintragen t
243. nkombination Shift F1 F2 k nnen Sie zwischen den vor 3 1 3 Layout bearbeiten Sie k nnen ein selbst erstelltes Layout l schen bearbeiten oder gegen Ver nderungen sper ren Ein Layout zu sperren ist besonders dann sinnvoll wenn ein versehentliches Ver ndern des Layouts ausgeschlossen werden soll 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Layout gt Bearbeiten 2 W hlen Sie die gew nschte Funktion aus Weitere Informationen zu den Layout Bearbeitungsm glichkeiten finden Sie in der Funktions referenz in Abschnitt 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen auf Seite 5 183 Nach einer Layout nderung k nnen Sie mit der Funktion Layout gt Erneut laden das urspr ngliche Layout wiederherstellen Erst mit dem Beenden von Communica tions werden automatisch die Anderungen dauerhaft gespeichert A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 3 67 Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che 3 1 4 Journalfenster einrichten 3 1 4 1 Einrichten des Posteingangsfensters Alle eingehenden Nachrichten der Dienste E Mail Fax und Voicemail werden im Posteingangs fenster aufgelistet und von dort aus weiterbearbeitet Sp ter k nnen Sie durch das Einrichten neuer Posteingangsordner und entsprechender Verzeichnisregeln andere Verteilungswege f r die eingehenden Nachrichten definieren In diesem und allen weiteren Journalfenstern die Sie zus tzlich einrichten
244. nlich 4 93 Tabelle 4 6 Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff 4 95 Tabelle 4 7 Bedeutung der Datenfelder auf der Registerkarte Agent 4 104 Tabelle 4 8 Parameter zur Anpassung der Voicemail Einstellungen f r Gruppen 4 109 Tabelle 4 9 Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderprofile 2 222 4 123 Tabelle 4 10 Bearbeitungsfunktionen f r die Tagesprofile 2 2 2 4 124 Tabelle 4 11 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen 4 125 Tabelle 4 12 Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderregeln 22222 4 128 Tabelle 4 13 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln 4 128 Tabelle 4 14 Berechtigungen f r die Kommunikationsserver Verzeichnisse 4 140 Tabelle 4 15 _Unterverzeichnisse im Ordner User specific data 4 143 Tabelle 5 1 Die Funktionen des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht 5 147 Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht 5 149 Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht 5 154 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 0 7 Tabellen Tabelle 5 4 Tabelle 5 5 Tabelle 5 6 Tabelle 5 7 Tabelle 5 8 Tabelle 5 9 Tabelle 5 10 Tabelle 5 11 Tabelle 5 12 Tabelle 5 13 Tabelle 5 14 Tabelle 5 15 Tabelle 5 16 Tabelle 5 17 Tabelle 5 18 Tabelle 5 1
245. ns Benutzerhandbuch 0 3 Inhalt 521 217 Neuer KONAK 2242 2 erstarrt 5 176 5 1 1 3 Neuer pers nlicher Kontakt 2222222 neneneenen nennen 5 179 5 1 1 9 Neuer Benutzer 2 2 uoueenenannn een een 5 180 5 131 10 INSUBF AGENT sea 2er nischen 5 180 2 ONNEN re ne ek nd EEE ee 5 180 5 1 3 Communications beenden 2 2222 nneneneeneneennn een nenne 5 181 5 1 3 1 Beenden und Abmelden 2 222222 een nennen 5 181 5 1 3 2 BENGON 22255 Serena a a aE a aS 5 182 52 Das Bearbellen Mend s asus nenea a E E 5 182 5 3 DaS ANSICNCMENU n miera era ers 5 182 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen nannaa anana anaa 5 183 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communications aasan aa 5 185 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern 5 186 5 92 ALD AGENT rarse reae a a a a a a E aED 5 193 DE PROST ee eu a EE NA ee Be ana 5 194 5 3 4 1 Die Fenster f r den Posteingang n aanas asaan aaaea 5 196 5 3 4 2 Das Postausgangsfenster 222 2neneeeenenee nennen 5 216 5 3 4 3 Das Fenster f r die gesendeten Objekte 2 222 seneeenn nn 5 217 5 3 4 4 Das Fenster f r gel schte Objekte 2 22 nnnneeneeneenn en 5 218 5 3 4 5 Weitere Verzeichnisse unter PoSt 2 2 2220 s een 5 218 5 3 5 Das Fenster f r die Internet Favoriten 2 2 2 2 onen eneeeeeeenenn 5 218 5 3 6 Das Fenster f r den Wahlassistenten 2222 oneneneeere
246. nter st tzt ein logisches Markieren bei dem die logische Bedeutung der Textteile so festgelegt wird dass sie vom jeweiligen Web Browser in der f r den Benutzer Client optimalen Form darge stellt werden k nnen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 31 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Fax Nachrichten HTML Files k nnen mit einfachen Text Editoren oder mit speziellen Hilfsprogrammen erstellt oder aus bestehenden Dokumenten oder Datenbanken umgewandelt werden W hlen Sie Datei gt Neu gt HTML Nachricht um eine Textnachricht im HTML Format zu er stellen Die Texteingabe erfolgt analog zur Standard Textnachricht Allerdings haben Sie bei der Wahl dieses Nachrichtentyps mehr M glichkeiten den Text der Nachricht zu gestalten Die detaillierte Beschreibung zu diesen Funktionen entnehmen Sie bitte der Funktionsreferenz ab Abschnitt 5 1 1 3 Neue HTML Nachricht auf Seite 5 167 2 5 Versenden von Fax Nachrichten Das Erzeugen einer Fax Nachricht geht genau so vonstatten wie das Schreiben einer E Mail Sie k nnen also dazu die Funktion e Datei gt Neu gt Textnachricht oder e Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht e Datei gt Neu gt HTML Nachricht verwenden ber die Adressierung bestimmen Sie ob der eingegebene Text als Fax Nachricht versendet wird So k nnen Sie zum Beispiel ber die Eingabe einer Nummer die im System als Fax Nummer referenziert ist oder die e
247. nter Mein Telefon werden im Fenster Explorer liste die Telefonate entsprechend der Verzeichniswahl aufgelistet Hier stehen die Ver zeichnisse Alle Gespr che Sie wurden erreicht Sie wurden nicht erreicht Teilneh mer wurde erreicht und Teilnehmer wurde nicht erreicht zur Verf gung A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 239 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Faworit Extras Hilfe 2 2nmm 2 TZEE a Sendezeit Sender Bewe o 4 AW AW Monitor 09 04 2002 14 59 E Peter Muster Er fn Explorerverzeichnisse Gespr che E3 fvorscha K t Yorschau eines Dokuments auf dem Kommunikationsserwer nicht m glicl SW 2MB i H a Internet Favoriten Ba EB aE Benutzer Empf nger aP voii EN Arbeitsplatz J Testuserl 22 Adminstrator ne m kommunikatiansserwer ER Administrator Testuseri J Telefon 2 Administrator Testuser1 a Ale Gespr che 29 Testuserl Administrator Sie wurden erreichl 2 Administrator Testuseri rA Sie wurden nicht er vr Teilnehmer wurde bu Teilnehmer wurde PEO ul E gt Das Verzeichnis Alle Gespr che enth lt 5 Elemente e Objektzugang nur mit administrativen Rechten darstellbar Beim Objektzugang werden bei einer unter Telefon Zugriffberechtigung markierten Tele fonnummer die Teilnehmer angezeigt die diesen Anschluss monitoren d rfen Analog werden unter ACD Gruppen die
248. nummer und der ffnenden eckigen Klammer maximal ein Leerzei chen eingef gt werden ber Gruppennamen F r Standard Gruppen Gruppenadressierung als lt Gruppenname gt GRP Rundsendeliste F r private Gruppen lt Gruppenname gt PGRP ber Verteilerlisten lt Name der Verteilerliste gt LST Tabelle 5 7 Adressierungsarten f r den Nachrichtenversand e Die Eingabe des Betreffs ber das Setzen des Cursors in die darunterliegende Zeile der Eingabemaske oder das Bet tigen der Tab Taste wechselt man vom Adressfeld in die Eingabezeile f r den Betreff Der Betreff dient dazu dem Empf nger sofort anzuzeigen worauf sich die Nachricht be zieht Zudem wird durch die bermittlung dieser Information ein sp teres Wiederfinden auch ber Suche Nachricht aus dem Men Extras der Nachricht erleichtert Der Betreff kann ein Stichwort oder auch ein erkl render Satz sein mit dem kurz den Inhalt der Nach richt charakterisiert wird Maximal 80 Zeichen k nnen in dieses Feld eingegeben werden e Weitere Eingabezeilen Falls Sie sich zus tzliche Versendeoptionen eingerichtet haben k nnen abh ngig davon weitere Eingabezeilen vorhanden sein zum Beispiel f r CC BCC Sendezeit Priorit t Fax Briefpapier und Fax Zusatz Text usw Die Funktion und Bedienung dieser Versen deoptionen sind in Abschnitt 5 1 1 1 Das Ansicht Men auf Seite 5 153 beschrieben 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht Das Formatieren einer Nachricht
249. nutzers im MRS Benutzerdatenbankfeld Preferred eingetragen worden ist Die Mailbox ist ein Postfach das f r jeden MRS Benutzer eingerichtet ist und in das Nachrichten aller Art Fax E Mail Voicemail usw abgelegt werden Bei der Eingabe einer Rufnummer oder auch einer Internetadresse zur Adressierung ei nes externen Empf ngers der nicht in der MRS Datenbank eingetragen ist muss dem System zus tzlich mitgeteilt werden ber welchen Dienst die Nachricht versendet werden soll Dies geschieht durch die explizite Angabe der Versendeart in eckigen Klammern nach der Rufnummer Zum Beispiel 12345678 FAXG3 f r eine Nachricht an ein analoges Faxger t 87654321 SMS f r eine Handy Mitteilung per Short Message Service oder peter muster offline de SMTP f r eine Internet E Mail usw Es sind zudem alternative Adressierungsarten m glich die aus der folgenden Tabelle ent nommen werden k nnen ber Namenseingaben Anton Aachen preferred oder Anton Aachen ber Benutzerkennungen ANTON Kurzrufname Logink rzel ber MRS Adressierungen NVS SMTP p muster offline de oder NVS SMS 017011111111 oder NVS voice 1234 Tabelle 5 7 Adressierungsarten f r den Nachrichtenversand A007038 20 September 2005 5 162 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men ber SMTP Adresse p muster offline de ber Nummerneingaben 123456789 Dienst Anmerkung Hier darf zwischen der Ruf
250. og Neue Gruppe wird ge ffnet W hlen Sie eine bestehende Gruppe aus dem Verzeichnis Gruppen oder Meine pers nlichen Gruppen Geben Sie dazu den Gruppen namen in die Eingabezeile 3 Best tigen Sie Ihre Eingabe mit OK ter Meine pers nlichen Gruppen angelegt Sollte unter dem eingegebenen Namen keine Gruppe existieren wird diese un 4 Markieren Sie anschlie end diese Gruppe in der Liste 5 Bestimmen Sie die Informationen die angezeigt werden sollen Setzen Sie dazu im rech ten Fenster die entsprechenden Kontrollk stchen 6 Bet tigen Sie Benutzer hinzuf gen Der Benutzerauswahldialog ffnet sich W hlen Sie aus der Liste der angezeigten Benut zer diejenigen aus die Ihre Informationen sehen d rfen Sie die Schaltfl che Gruppenverkn pfung hinzuf gen Im Dialog der sich da raufhin ffnet werden alle Gruppen zur Auswahl aufgelistet die bereits auf dem MRS Server eingerichtet sind Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Gruppe hinzugef gt werden bet tigen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 289 Funktionsreferenz Die Presence Funktion Die Schaltfl che Eintrag l schen entfernt bereits definierte Berechtigungsgruppen Dabei werden nur die Gruppeneintr ge aus der Liste entfernt Die Gruppe wird nicht aus den Grup penverzeichnissen gel scht ber die Schaltfl che Dubletten Suchen k nnen Sie nach Benutzern suchen die ber eine mehrfache Zugriffsberechtigung ve
251. omatisch die korrekte Empf ngeradresse aus der zuvor ge ffneten Nachricht bernommen und vor den Betreff ein Re Reply eingef gt Im Texteingabefeld wird zudem die ur D spr ngliche Nachricht angezeigt deren Zeilen durch eine spitze Klam mern gt gekennzeichnet sind Ist die Nachricht bei Ihnen als CC eingegangen dann kann ber die Funktion Allen antworten allen Teilnehmern die mitadressiert wurden einschlie lich dem Initiator die Antwort bermittelt werden Hinweis Es k nnen mehrere Nachrichten gleichzeitig beantwortet wer den Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explo rer im Journal markieren und dann die Antworten Funktion ausl sen Antworten Allen antworten Wenn Sie eine empfangene Nachricht an einen anderen Teilnehmer Ta weiterleiten m chten dann w hlen Sie die Funktion Weiterleiten Dar aufhin wird der Nachrichtendialog mit dem Titel Weiterleiten ge ffnet Weiterleiten Auch in diesem Fenster finden Sie den Text der eingegangenen Nach richt wieder allerdings ohne die spitzen Klammern Hier muss nur noch die Adresse des Teilnehmers eingegeben werden an den die Nachricht weitergeleitet werden soll Zudem k nnen Sie die Nachricht mit einem Kommentar versehen Hinweis Es k nnen mehrere Nachrichten gleichzeitig weitergeleitet werden Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explorer im Journal markieren und dann die Weiterleiten Funktion aus l sen
252. ommunications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Die Titelzeile In der Titelleiste ist zur Information neben dem Programmnamen in eckigen Klammern das zur Zeit aktive Benutzerprofil angegeben Ein Benutzerprofil besteht aus einem Benutzer und einem MRS Servernamen Am rechten Rand finden Sie die in Windows blichen Schaltfl chen zur Fensterdarstellung beziehungsweise zum Beenden des Programms Die Men zeile Zwischen Titelzeile und Werkzeugleiste befindet sich das Communications Men Mit seiner Hilfe sind die Funktionen von Communications zug nglich die f r die Nachrichtenbearbeitung und die Einstellungen ben tigt werden Die komplette und detaillierte Beschreibung der einzel nen Men punkte finden Sie im Referenzteil dieses Handbuches Die Werkzeugleiste Die Werkzeugleiste erlaubt das Ausf hren der wichtigsten Funktionen alternativ ber das An klicken von Schaltersymbolen Welche Symbolschalter vorhanden sind und welche Funktion sie erf llen l sst sich der nachfolgenden Aufstellung entnehmen Symbolschalter Funktion ber das Anklicken des Dokumentsymbols ffnen Sie den Dialog Neue Nachricht in dem Format das Sie f r Ihre zuletzt versendete Nachricht verwendet haben Der Pfeilneben dem Dokumentsymbol ffnet ein Auswahlmen ber das Sie das Format f r Ihre Neue Nachricht ausw hlen k nnen Die angebotenen Formate sind e Neue Textnachr
253. on 5 8 1 Eigenen Arbeitsstatus einstellen Ihren Arbeitsstatus k nnen Sie folgenderma en einstellen 1 Bet tigen Sie in der Werkzeugleiste das kleine Dreieck neben der Schaltfl che r Die aktuelle Einstellung wird Ihnen angezeigt wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz ber dieser Schaltfl che verweilen 2 Es ffnet sich ein Men in dem Sie Ihren Status schnell ausw hlen k nnen 2 4a Termin a Auf Gesch ftsreise Bitte nicht st ren A Urlaub 4 Zu Hause 5 Pause 4 Im B ro wechsel zu meinem aktuellen Hintergrundzeitprofil 3 W hlen Sie aus den angebotenen M glichkeiten die aus die Ihrem aktuellen Arbeitsstatus entspricht berpr fen k nnen Sie Ihre Statuseinstellungen wenn Sie kurz mit dem Mauszeiger auf der Schaltfl che f r die Presence Einstellungen verweilen Es ffnet sich ein kleines Fens ter in dem alle von Ihnen vorgegeben Einstellungen angezeigt werden Die Auswahl Wechsel zu meinem aktuellen Hintergrundzeitprofil ffnet die Zeitprofileinstel lung im Konfigurationsassistenten der Presence Funktion Mit Hilfe der Konfigurationseinstellungen k nnen Sie die Presence Funktion detail liert anpassen und weitere Zust nde definieren Siehe dazu Abschnitt 5 8 3 Die Konfiguration der Presence Funktion auf Seite 5 286 5 8 1 1 Presence Informationen in Nachrichten Bei allen ge ffneten Nachrichten wird gegebenenfalls der Presence Status des Absenders an gezeigt so dass
254. on Shift F10 melden Sie sich mit Communications am Kommunikationsserver ab Nach dem Abmeldevorgang bleibt Communi cations zwar gestartet aber in den einzelnen Fenstern werden keine Eintr ge oder sonstige Angaben angezeigt In den Journalfenstern steht der Kommentar Es gibt keine Elemente die in dieser Ansicht dargestellt werden k nnen Andere Fenster werden g nzlich leer dargestellt Eine Neuanmeldung kann ber Extras gt Anmelden beziehungsweise die Funktionstaste F10 erfolgen 5 6 3 Suche Adresse ber diese Funktion k nnen Sie gezielt nach einem Adresseintrag in der Datenbank suchen Wie im Abschnitt 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen auf Seite 2 49 bereits be schrieben wird der Dialog Kontakt suchen ge ffnet Die Suchmaske ist f r diese spezielle Suchfunktion allerdings ein wenig modifiziert worden So fehlt in dem hier aktuell ge ffneten Fenster Kontakt suchen die Funktion die das schnelle zusammenstellen einer Adressie rungsliste tempor re Rundsendeliste erm glicht Von der Bedienung her unterscheiden sich beide Funktionen jedoch nur minimal Im Kombinationsfeld Suchen nach wird zun chst das Datenbankfeld angegeben in dem ge sucht werden soll Alle in der MRS Datenbank definierten Felder f r die Benutzerdaten werden hier beim ffnen des Pull Down Men s zur Auswahl angeboten Das folgende Bild zeigt zum Beispiel die Suche nach einem Namenseintrag Datenbankfeld Voller Name In das
255. ontakte 2 47 Tabelle 2 11 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 2 48 Tabelle 2 12 Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten 2 52 Tabelle 2 13 _Journalfenster f r die berwachung des eigenen Telefons 2 55 Tabelle 2 14 Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon 2 55 Tabelle 2 15 Die Funktion Mailliste beim Gespr ch 22222 n 2neneun 2 57 Tabelle 3 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Communications anpassen 3 65 Tabelle 3 2 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Layout drucken 3 72 Tabelle 3 3 Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten 3 73 Tabelle 3 4 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Faxausdruck 3 74 Tabelle 3 5 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein 3 75 Tabelle 3 6 Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung 3 79 Tabelle 3 7 Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung 3 80 Tabelle 4 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Administrator Funktionen 4 83 Tabelle 4 2 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes 4 85 Tabelle 4 3 Eingabezeilen im Kopfbereich zur Neudefinition von Benutzern 4 89 Tabelle 4 4 Benutzerdaten auf der Registerkarte Adressierung 4 91 Tabelle 4 5 Benutzerdaten auf der Registerkarte Pers
256. orgegeben NCO Einstellungen eine andere Darstellungsweise entstehen Eingegebene Rufnummern werden in dem Format in der Datenbank abgelegt e Registerkarte Pers nlich Hier k nnen Daten eingetragen werden die das System nicht zur Adressierung aus wertet sondern die Ihnen wie in einem Notizbuch zum Beispiel f r postalische An gaben dienen k nnen Je nach Konfiguration des MRS Servers k nnen hier weitere Datenbankfelder eingeblendet sein 3 Speichern Sie nachdem Sie alle Daten eingeben haben die Daten ber Datei gt Spei chern ber das Men oder das Diskettensymbol in der Werzeugleiste Damit haben Sie einen neuen pers nlichen Kontakt erzeugt den Sie jetzt zur Adressierung nutzen k nnen A007038 20 September 2005 2 46 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kontakteintr ge erzeugen Die nachfolgenden Tabellen enthalten Informationen zu den Datenbankfeldern und den einzel nen Bedienelementen sowie Men funktionen Wo im Dialog welche Daten einzutragen sind entnehmen Sie bitte der Beschreibung vor der jeweiligen Eingabezeile Eingabezeilen im Kopfbereich des Dialogs Benutzerkennung ber diese Angabe erfolgt die eindeutige Zuordnung des Kontaktes im System In dieses Feld sollten Sie ein aussagekr ftiges K rzel des realen Kontaktnamen eintragen maximal 26 Zeichen Es wird dringent empfohlen hier einen entsprechenden Eintrag vor zunehmen da ansonsten Commu
257. outing an den richtigen Call Center Agenten weitergeleitet sondern auch andere multimediale Nachrichten Faxe Voicemails SMS Dies alles geschieht auf einem einzigen Server eine L sung f r alle Kommunikationsbed rfnisse N Nachbearbeitungszeit Die Zeit die einem Call Center Agenten nach der Beendigung eines Gespr ches zum Ausf llen von Formularen F hren weiterer Telefonate usw zur Verf gung steht W hrend der Nachbearbeitung ist es nicht m glich weitere Gespr che entgegenzunehmen O Online Event Ein Online Event bezeichnet Ereignisse welche direkt interaktiv durch Call Center Agen ten abgehandelt werden Dies sind typischerweise Anrufe P Q R Routing Engl Vermitteln Bezeichnet die F higkeit eines Kommnikations Systems eingehende An rufe E Mails oder Fax Nachrichten aufgrund bestimmer Informationen direkt an die ent sprechenden Ansprechpartner zu vermitteln Das Routing kann aufgrund des Eintreffens bestimmer Umst nde z B berlastung Abwesenheit dynamisch angepasst werden R ckfrage Wenn ein Teilnehmer A mit einem Teilnehmer B telefoniert kann er eine R ckfrage durch f hren Er legt das erste Gespr ch in einen Wartezustand Halten und ruft einen dritten Teilnehmer C an Wenn Teilnehmer A seine R ckfrage beendet ist er automatisch wieder mit Teilnehmer B verbunden A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch X 305 Glossar S Server Meist organisiert m
258. ppen erstellen Unter Benutzer Gruppen im Fenster Explorerverzeichnisse befindet sich ein Ordner mit der Bezeichnung Meine pers nlichen Gruppen in dem Sie neue Unterverzeichnisse erzeugen k nnen Diese Gruppen sind direkt ber den Gruppennamen adtressierbar Es ist so leicht m g lich pers nliche Rundsendlisten zu erstellen um identische Nachrichten an mehrere Teilneh mer gleichzeitig senden zu k nnen In die Gruppen lassen sich beliebige Teilnehmer per Drag amp Drop aus den Benutzer beziehungsweise Kontaktverzeichnissen aufnehmen Auf die gleiche Art k nnen auch weitere Gruppen aus dem Verzeichnis Meine pers nlichen Grup pen eingef gt werden Diese werden dann als Verkn pfung in der Gruppe angezeigt Die Verkn pfungen inhalb von Gruppenverzeichnissen sind auf 100 beschr nkt Verzeichnisse unter Meine pers nlichen Gruppen k nnen von jedem Benutzer angelegt und bearbeitet werden hinzuf gen und l schen von Kontakten Sie stehen nur diesem Benutzer zur Adressierung zur Verf gung Die Syntax zur Adressierung einer pers nlichen Gruppe lau tet lt Gruppenname gt PGRP Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind erforderlich wenn Sie dem Verzeichnis Meine pers n lichen Gruppen weitere Gruppen hinzuf gen m chten 1 Markieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger den Ord ner Meine pers nlichen Gruppen 2 W hlen Sie aus dem Men Verzeichnisse die Funktion Neues Verzeichnis Der Dialog
259. prechgewohnheiten anpassen 1 Hinweis Bei Aufnahmen ber das telefon ist eine Laust rkenein stellung nicht m glich Lautst rke Lautst rke Das Bet tigen dieser Schaltfl che hat keine Funktion Um die Pra meter zur Wiedergabe von Sprachnachrichten anzupassen w hlen Sie bitte die Registerkarte Allgemein aus dem Men Extras gt Ein stellungen Tabelle 5 10 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail 5 1 1 5 Kommentar an eine Sprachnachricht anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten wahlweise ein schriftlicher oder auch ein gesprochener Kommentar angef gt werden Dazu wird automatisch der ent sprechende Nachrichtendialog ge ffnet wenn die Funktion Weiterleiten angeklickt oder aus dem Men ausgew hlt wurde A007038 20 September 2005 5 174 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men lalx Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe L J Adresse aATEST MAILED Senden Suchen Betreff Fwr Test Sprachnachricht PIE aT u E Yon Testuser 1 Datum 01 05 2005 11 51 An Testuser 2 Betreff FW Test Sprachnachricht El Position Lautst rke Pd 09893 Position 00 00 L nge 00 06 Telefon 139 Sestoppt Der jetzt ge ffnete Dialog ist um einen Bereich zur Texteingabe erweitert worden Hier kann nun der Kommentartext eingegeben werden ber die jetzt ebenfalls aktivierten Aufnahme Funktionen ist es zus tz
260. privater Adresseintrag hinzu Siehe dazu Abschnitt 2 9 Kontakteintr ge erzeugen auf Seite 2 45 Neuer Benutzer Definiert einen neuen MRS Benutzer Diese Funk tion kann nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten ge nutzt werden Siehe dazu Abschnitt 4 2 Benutzer auf Seite 4 88 Neuer Agent Definiert einen neuen Call Center Agenten Diese Funktion kann nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten genutzt werden Siehe dazu Abschnitt 4 3 Agenten auf Seite 4 102 Das Symbol der aufgeklappten Aktenmappe f hrt zu einem Dateiaus wahlfenster ber das Sie eine Datei zum Beispiel eine eingegangene Nachricht die Sie vorher lokal gespeichert haben direkt in einem Nach richtenfenster ffnen und bearbeiten k nnen Die Dateiformate die hierzu zur Verf gung stehen sind Textdokumente TXT usw Rich Text Dokumente RTF HTML Textdokumente HTM Audio Dateien Wav usw Fax Dokumente TIF FG3 FG4 usw e Communications Nachrichten PMF Hinweis Bei allen inkompatiblen Dateiformaten wird die ausgew hlte Da tei als Dateianhang im ge ffneten Dialog Neue Nachricht dargestellt Das Anklicken dieses Symbols aktualisiert die lokale Communications Datenbank Das hei t die Datenbank des Clients wird neu mit der des Servers abgeglichen Durch Anklicken des Buchsymbols kann die Suche nach einem Kontakt gestartet werden der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet Siehe dazu A
261. r bermittelt wurde Ansonsten erfolgt eine Feh Allen antworten lermeldung die Sie darauf hinweist dass vor dem Bet tigen von Senden in das Adressfeld eine Teilnehmernummer ein getragen werden muss Tabelle 5 18 Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 203 Funktionsreferenz Das Ansicht Men ffnet das Fax Dokument ebenfalls in dem Bearbeitungs Weiterleiten fenster Hier muss explizit eine Empf ngeradresse eingetra gen werden Weiterleiten ber das Bet tigen der Schaltfl che wird an den Fernsprech anschluss des Fax Absenders ein Anruf eingeleitet Voraus BES setzung hierf r ist dass die Fax Rufnummer des Absenders Absender anrufen bermittelt wurde und diese per Datenbankeintrag mit der Te Absender anrufen an jefonrufnummer des Absenders verkn pft werden kann Ein Klick auf das kleine Dreiecks Symbol ffnet eine Auswahllis te ber die unterschiedliche Telefonanschl sse dieses Teil nehmers ausgew hlt werden k nnen Entfernt die Faxnachricht aus dem Empfangsjournal Druckt das Faxdokument aus Im Bearbeitungsfenster kann die Druckfunktion auch ber das Datei Men gestartet wer den Vergr ert die Fax Darstellung schrittweise Die Vergr e rung des Faxdokumentes erfolgt in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Vergr ern Tastatur Ziffernblock Ve
262. r ISDN Sprachnachrichten f r Ihr Land angeben F r den europ ischen Raum wird A Law f r die USA u Law verwendet berwache meinen Mit diesem Kontrollk stchen kann man das berwachen des eigenen Telefonstatus Telefons im Journal ein beziehungsweise ausschalten Diese Funk tion ist nur bei aktivierter CTI Funktionalit t verf gbar Pro Teilnehmer nur Dieses Kontrollk stchen kann gesetzt werden um die Darstellung in den letzten ein und den Journalen bersichtlicher zu gestalten Ist das Kontrollk stchen ausgehenden Ruf gesetzt wird dann wenn von einem Teilnehmer mehrere Telefonate zeigen eingegangen sind im Journal nur der aktuellste gelistet Diese Funk tion ist nur bei aktivierter CTI Funktionalit t verf gbar Papiergr e Fax Auch diese Einstellung ist l nderspezifisch vorzunehmen Sie haben Briefpapier die Wahl zwischen dem europ ischen A4 und dem in den USA bli chen Letter Format Lokalen Nachrichten Damit kann sichergestellt werden dass kein Unbefugter Ihre Nach Cache nach dem Ab richten ffnen und lesen kann ber das Setzen des Kontrollk st melden l schen chens werden nach dem Beenden der Sitzung Ihre Daten vom loka len Rechner gel scht Mit dem erneuten Einloggen werden diese Daten dann neu vom Server auf den lokalen Rechner bertragen Diese Funktion ist besonders im Sicherheitskontext von Windows 9x von Bedeutung da hier die Sicherungsmechanismen die Windows NT 2000 oder XP bieten nicht z
263. r Nachricht zu gestalten Sie gelangen auch in den Dialog Neue HTML Nachricht wenn Sie den Pfeil neben dem Dokument Symbol anklicken das sich unter dem Men eintrag Datei befindet und dort den entsprechenden Men punkt ausw hlen Die erweiterten Formatierungsoptionen werden eingeblendet wenn Sie ber Ansicht gt Sym bolleiste die Schaltersymbole f r Text bearbeiten einrichten Man sieht an den zur Verf gung stehenden M glichkeiten dass nun dem Text unter anderem spezielle Schriftarten unter schiedliche Schriftgr en und Schriftschnitte zugewiesen werden k nnen Da bei einer HTML Nachricht nur die Textformatierungsm glichkeiten geringf gig vom zuvor beschriebenen Men Neue Rich Text Nachricht abweichen beschr nken wir uns im Folgenden auf die neu hinzu gekommen Funktionen Sollten Sie nochmals Informationen zu den bereits erkl rten Funktio nen ben tigen ziehen Sie bitte den Abschnitt 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht auf Seite 5 163 zu Rate Grunds tzlich gibt es f r die Formatierung von Text zwei Vorgehensweisen Sie k nnen zum einen im Vorhinein definieren wie die Formatierung des Textes f r jedes Dokument aussehen soll zum anderen l sst sich der Text nachtr glich formatieren indem Sie die entsprechenden Textstellen markieren und dann die Formatierungszuweisung vornehmen ber den Men punkt Text lassen sich noch zus tzliche Formatierungsoptionen einstellen und auf den Text anwenden Schrift zixi
264. r Standard Erste Seite Folgende Seiten Standard Y a T a o Ea 4 CYCOS ER lt Kein Fas Briefpapier Bf Standard Abbrechen Hie e Festlegung des Standard Fax Briefpapiers Auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen kann ein Standard Benutzer festlegen welches Fax Briefpapier ihm per Voreinstellung im Nachrichtenfester f r eine Fax Nachricht angeboten wird Auf dieser Registerkarte ist oben unter Aktueller Standard angezeigt welche Briefpapierdefinition aktuell als Standard gesetzt worden ist A007038 20 September 2005 5 252 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras fensters wieder Der Benutzer kann zus tzlich unabh ngig von dieser Einstellung frei aus den vordefinierten Fax Briefpapieren auszuw hlen Sie finden diese Einstellung im Kombinationsfeld Fax Briefpapier des Nachrichten Im Fenster darunter sind alle bereits zusammengestellten Fax Briefpapiere aufgelistet Die Vorschauseiten rechts in diesem Dialog geben einen Eindruck vom Aussehen des Briefpapiers Zur Ansicht wird das entsprechende Fax Briefpapier im linken Feld markiert ber die Regis terlaschen Erste Seite beziehungsweise Folgende Seiten kann dabei zwischen Deckblatt und Folgeseite hin und her geschaltet werden Die Auswahl des Standard Fax Briefpapiers erfolgt durch Markieren des entsprechenden Ein trags und Bet tigen der Schaltfl che Als Standard setzen Die nderung der Einstellungen in diesem Dialog w
265. r die entsprechenden Eintr ge der Datenbankfelder f r Gesch ftsan schluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voicebox Typ ndern Dieser Men punkt ist nur f r den Systemadministrator sinnvoll Da mee rum ist er bei der Definition privater Kontakte ohne Funktion Tabelle 2 11 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 2 9 2 Editieren eines bestehenden pers nlichen Kontakt Eintrages Zum Bearbeiten bestehender Kontakt Eintr ge sind die pers nlichen Kontakte im Verzeichnis Alle pers nlichen Kontakte zusammengefasst und zug nglich Sie werden nach dem ffnen dieses Ordners im Fenster Explorerliste dargestellt Wenn der entsprechende Kontakteintrag A007038 20 September 2005 2 48 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Adressen suchen markiert ist werden die Kontaktinformationen direkt im Vorschaufenster angezeigt und k nnen dort auch bearbeitet werden Alternativ kann der Kontakteintrag zur Bearbeitung auch in einem separaten Fenster ge ffnet werden Doppelklick auf den Eintrag im Fenster Explorerliste Gehen Sie folgenderma en vor um den Datensatz eines bestehenden pers nlichen Kontaktes zu ndern 1 Erweitern Sie im Ansichts Fenster Explorerverzeichnisse das Verzeichnis Benutzer Empf nger 2 Markieren Sie dort das Unterverzeichnis Alle pers nlichen Kontakte 3 Aktualisieren Sie in den im Vorschaufenster dargestellten Eingabemasken die Kontakt
266. r leicht m glich ist das gew nschte Fax Briefpapier zu identi fizieren Mit Hilfe der beiden Kombinationsfelder im Bereich Definition wird durch Auswahl der entsprechenden Seitennamen aus den vorhandenen Fax Musterseiten das Fax Briefpapier zusammengestellt Die Auswahl erfolgt einmal f r die erste Faxseite und einmal f r die Folgeseiten Hinweis Ist kein Deckblatt erw nscht dann kann durch die Auswahl des Eintrages lt keine spezielle erste Seite gt die Einbindung eines Deckblat tes unterbunden werden Soll das Fax Briefpapier hingegen nur aus der ersten Seite bestehen ist f r Folgende Seiten der Eintrag lt Folgende Seiten ohne Fax Briefpapier gt einzustellen Es w re hier auch m glich f r die beiden Seiten einer Fax Briefpapier Definition die gleiche Faxsei te zu verwenden OK beendet die Definition mit dem Speichern des neu en Briefpapiers Abbrechen schlie t diesen Dialog ohne Erstellung ei nes neuen Fax Briefpapiers Bearbeiten ffnet f r das markierte Fax Briefpapier das Fenster Fax Briefpapier Definition Alle Definitionsparameter k nnen jetzt angepasst werden L scht die markierte Fax Briefpapier Definition aus der Liste Tabelle 5 36 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Briefpapieren Auf der Registerkarte Seiten Definitionen werden die bereits vordefinierten Faxseiten aufge listet Weiterhin vermittelt das Vorschaufenster einen Eindruck vom Aussehen der Faxseite de ren Eintrag in der List
267. rameter und dazu eventuell er l uternden Text in eine der drei Eingabezeilen eingeben Dabei steht jede Eingabezeile f r eine Zeile auf dem Ausdruck Eine leere Eingabezeile egal welche w rde den Infotext auf zwei Druckzeilen reduzieren Entsprechend gilt dies f r weitere nicht ausgef llte Eingabezei len Die Variablen werden beim Drucken automatisch durch die auf dem Server zur Verf gung ste henden Daten ersetzt Vor zwischen oder hinter den Variablen k nnen Sie au erdem erl u ternden Text einf gen der ebenfalls im Ausdruck erscheint Folgende Variablen k nnen Sie in den Eingabezeilen verwenden Erzeugt einen Info Eintrag f r 5 Die angefallenen Kosten Diese Information ist nur verf gbar wenn die ent sprechenden Daten von der angeschlossenen Telefonnebenstellenanlage bermittelt werden do Datum und Zeit Eingangs beziehungsweise Absendezeit wie sie vom Ser ver gespeichert wurde Die Kostenstelle frm Das Format der Nachricht zum Beispiel Telex ASCII Fax G3 usw Gr e des Dokuments in Bytes y Die Nachrichten ID Eine Identifikations Nummer die der Server jeder Nachricht fortlaufend zuteilt orec Bei einer weitergeleiteten Nachricht den urspr nglichen Empf nger Den Absender der Nachricht Tabelle 3 3 Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten ost n id id Die Kennung des Absenders zum Beispiel bei Fax O0O0rg Bei einer weitergeleiteten Nachricht
268. rbindungszustand zum Server Je nachdem ob das Symbol den eingesteckt oder herausgezogen Zustand darstellt wird damit angezeigt dass der Client am Server angemeldet ist oder nicht An der u ersten rechten Ecke befindet sich ein stilisierter Pfeil mit dem das gesamte Com munications Fenster wie bei Windows blich auf die gew nschte Gr e aufgezogen werden kann A007038 20 September 2005 2 28 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS 2 4 Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS 2 4 1 Versenden im Standard Textformat F r den Versand von E Mails ber das Internet und f r SMS Nachrichten sollte standardm ig der ASCII Zeichensatz verwendet werden Der ASCII Zeichensatz enth lt genormte Schriftzei chen deren Darstellung und Gr e nicht ver ndert formatiert werden kann Dieser Zeichen satz kann nat rlich auch f r die anderen Textnachrichten zum Beispiel Fax benutzt werden Um eine Nachricht in diesem Format zu erstellen gehen Sie folgenderma en vor 1 Rufen Sie aus dem Men Datei gt Neu gt Textnachricht auf Der Nachrichtendialog wird ge ffnet neue Nachricht ioj x Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse Testbenutzer MALE Senden Suchen Betreff Test E Mail HFE Gd a2 Anrufen il Test Neachricht 2 Geben Sie in die Eingabezeile Adresse eine g ltige Ad
269. rden die in die Jour nale dieser Fenster als Informationsspalten eingef gt werden k nnen Journalspalte Beschreibung F r die Journale zur Telefon berwachung Anzeige ber ein Symbol ob es sich um ein beziehungseise ausgehende Gespr che handelt Pfeilspitze zeigt auf den Benutzer oder von ihm weg und ob die Gespr che erfolgreich waren also eine Verbindung zustande gekommen ist oder nicht gr ner beziehungsweise roter Pfeil Name des Anrufers falls ber die bermittelte Rufnummer ein Datenbank feld referenziert werden kann in dem der Name eingetragen ist Angerufener Name des Angerufenen falls er in der Datenbank eingetragen ist Datum Zeit Datum und Zeit wann das Telefonat stattgefunden hat Dauer des Gespr chs Telefonnummer Je nach Aktion die Telefonnummer des anrufenden Teilnehmers oder des jenigen der von Ihnen angerufen wird Telefontyp Anzeige des Datenbankfeldes ber das der Anruf eingeleitet wurde Ge sch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon oder Voicebox F r die Eintr ge in den Benutzergruppen Name o Namen der Teilnehmer die sich in den jeweiligen Verzeichnissen befinden Wenn Sie bei der Darstellung von Benutzern Empf ngern die Journalan sicht nach bestimmten Datenbankkriterien sortiert haben zum Beispiel nach FaxG3 dann wird in der Tabellenkopfspalte Feld der in diese Da tenbankfelder eingetragene Wert angezeigt F r unserem Beispielfall w re das die Fax Nummer
270. rden die entsprechenden Funktio nen zum Abspielen der Nachricht angeboten Bei einer markierten Textnachricht hingegen stellt das Vorschaufenster nur die Basisfunktionen zur Verf gung die f r das schnelle Bearbei ten der Textnachrichten sinnvoll sind Ausf hrliche Informationen zu Bedienelementen und Men funktionen erhalten Sie in Abschnitt 5 3 10 Das Vorschaufenster auf Seite 5 228 Vorschaufenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Vorschau 2 Positionieren Sie das Vorschaufenster nach Bedarf auf dem Programmarbeitsbereich so wie in Abschnitt 3 1 4 1 Einrichten des Posteingangsfensters auf Seite 3 68 und Ab schnitt 3 1 4 2 Einrichten des Postausgangsfensters auf Seite 3 68 beschrieben Nachdem Sie das Vorschaufenster positioniert haben erscheint in der Hauptmen leiste zu s tzlich das Men Vorschau ber welches Sie alternativ die entsprechenden Bearbeitungs funktionen aufrufen k nnen 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Mit der Funktion Posteingangs Assistent k nnen zum einen eingehende Nachrichten auto matisch in bestimmte Verzeichnisse vorsortiert verschoben werden zum anderen l sst sich definieren dass Nachrichten von einem bestimmten Teilnehmer automatisch im Posteingangs journal mit einem Markierungsf hnchen versehen werden Sie k nnen beliebig viele Regeln er stellen bestehende Regeln ndern oder l schen A007038 20 September 2005 MR
271. reichen Sie ebenfalls diesen Pro grammstatus 2 3 Einf hrung in die Bedienoberfl che Das Programmfenster von Communications gliedert sich in drei Bereiche 1 Den Men bereich mit Titelzeile und Werkzeugleiste 2 den Ansichtsbereich und 3 die Statuszeile Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Worschau Extras Hilfe a BE 2 Y3Bzo Boe E3 f Postausgang EL Sr yam edt BE AnE F mEn E EE aE ar Sendezeit Betreff a al FE endean wi Empf nger 14 50 Report Server DOKU 23 05 2001 Administrator 14 31 Test 06 04 ont 11 24 Administrator Gestern 14 45 Report Server DOKU 22 05 2001 14 5 06 04 2001 11 17 Administrator Montag 14 46 Report Server DOKU 21 05 2001 14 2 06 04 2001 10 49 Administrator 05 04 2001 13 42 Administrator Freitag 14 40 Report Server DOKU 15 05 2001 14 06 04 2001 10 45 Administrator 4 06 04 2001 11 24 Was suchst Du se an eo c 2 am Administrator Betreff Test 4 allen antworten 42 Antworten 25 Weiterleiten amp Anrufen hl S Test Nachricht 3 Dr cken Sie F1 f r die Hilfefunktion 2 3 1 Der Men bereich 1 SD Communications T est Jan DOC 2 Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Worschau Extras Hilfe 3 Beeren dY Azs Der Men bereich der die Bedienung der allgemeinen Communications Funktionen erm g licht gliedert sich wiederum in die drei Felder 1 Titelzeile 2 Men zeile 3 Werkzeugleiste A007038 20 September 2005 2 24 MRS v6 0 C
272. resse Zeile 2 Absender Ort Absender Firma Absender Land Absender Abteilung Absender Faxnummer Absender Schl sselwort Voller Absendername Absender Mailadresse SMTP Absender Telefonnummer Absender Postleitzahl Folgende empf ngerspezifischen Parameter k nnen ber das Unter men Empf ngerinformationen auf der Faxseite platziert werden Empf nger Adresse Zeile 1 Empf nger Adresse Zeile 2 Empf nger Ort Empf nger Firma Empf nger Land Empf nger Abteilung Empf nger Schl sselwort Voller Empf ngername Empf nger Postleitzahl Hier ber wird das eigentliche Textfeld f r die Faxnachricht eingef gt E Sie k nnen es in Gr e und Position variieren wie ein beliebiges an Feld f r Nachrich deres Objekt In dieses Feld flie t der Text ein den Sie im Arbeitsbe tentext einf gen reich des Nachrichtenfensters eingeben Beim Versenden von Fa xnachrichten aus anderen Windows Anwendungen bleibt es unbeachtet Blendet in den Arbeitsbereich Gitterpunkte ein die das Positionieren und Ausrichten von Elementen vereinfacht Ist neben diesem Men punkt ein H kchen angezeigt dann sind die Gitterpunkte aktiviert Ein erneutes Aufrufen dieser Funktion entfernt die Gitterpunkte aus dem Arbeitsbereich Optimale Breite Passt die aktuelle Ansicht des Arbeitsbereiches optimal an die sichtba re Fensterbreite an Tabelle 5 41 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Commun
273. resse mit der gew nschtem Ver sendeart Dienst ein Alternativ k nnen Sie ber die Schaltfl che Suchen Adressen in diesen Dialog bernehmen die bereits der Datenbank des Systems abgelegt sind Die Angabe der Adresse muss immer nach folgendem Muster vorgenommen werden Adresse Versendeart Anmerkung Die Versendeart bezeichnet den Dienst mit dem die Nachricht versendet wird Beispiele F r eine interne E Mail Testbenutzer1 Mailbox F r eine Internet E Mail peter muster offline de SMTP F r eine Nachricht an ein analoges Faxger t 7654321 FAXG3 F r eine Handy Mitteilung per SMS Short Message Service 12345678 SMS A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 29 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS dieses Handbuches unter Alternative Adressierungsarten in Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 146 Welche weiteren Adressierungsarten m glich sind finden Sie im Referenzteil F r interne Empf nger Benutzer des MRS Servers Durch die Autoerg nzungs Funktion wird bei der Adresseingabe eine in der MRS Daten bank vorhandene Adresse automatisch vervollst ndigt Gleich lautende Eintr ge werden in einer Liste angezeigt ber die Sie dann die Auswahl vornehmen k nnen Hat der Emp f nger eine bevorzugte Versendeart eingestellt wird dieses automatisch durch eckige Klammern und gr n gekennzeichnet Die G
274. rf gen da sie mehreren Gruppen zugeh rig sind Dies ist wichtig wenn Sie sp ter einem Benutzer das Zugriffsrecht wieder entziehen m chten Hier ber kann sichergestellt werden das Sie keinen Eintrag dieses Benutzers bersehen Zeitprofile ber die Registerkarte Zeitprofile k nnen Sie die Darstellung von Arbeitszust nden automa tisieren wenn diese regelm ig an bestimmten Wochentagen wiederkehren oder immer zu be sonderen Kalendertagen g ltig sind Es k nnen beliebig viele Zeitprofile erstellt werden FPresence Einstellungen x Zeitprofile Geben Sie den Zeitbereich f r Ihre Arbeitstage Feiertage oder andere spezielle Tage an Aktueller Status Meine Status Zugriffsrechte Zeitprofile E Frei Zeitprofile hinzuf gen l Bereitschaft z jeden Samstag Tag hinzuf gen u Arbeistag L schen Umbenennen Aktionen zu Hause i zu Hause a00 24 00 E aa E E Deal as E S A E E ES A ST 2 4 E 2 10 ee 4 E SB 20 22 24 E E E Abbrechen Hite 2 Folgende Arbeitsschritte sind n tig um ein neues Zeitprofil zu erstellen 1 Definition eines Zeitprofils Zeitprofil hinzuf gen Dabei werden die gew nschten Arbeitszust nde ber einen Zeitraum von 24 Stunden als Aktionen an unterschiedliche Zeitbereiche gekn pft 2 Festlegung wann das Zeitprofil aktiv sein soll Tag hinzuf gen Hierbei wird das Zeitprofil an bestimmte Wochentage oder Kalenderdaten gebunden Definition von Ze
275. richten 222er 4 103 4 4 Benutzergruppen 222 anana ana naana 4 106 4 4 1 Neue Benutzergruppen definieren 222220 n een enennee nenn 4 106 4 4 1 1 Verzeichniseigenschaften von Gruppen saaa aoaaa aa aaea 4 107 44 2 GIUBPEN searre er Er Durham est 4 110 4 4 2 1 Gruppenverzeichnisse unter Gruppen einrichten 2 2 2 4 111 4 4 2 2 Teilnehmer manuell zu Gruppen hinzuf gen 222222220 4 112 4 4 3 F higkeitsgruppen Skill Groups 2 222222 aaa 4 112 4 4 3 1 Agentenf higkeiten definieren 22m 22neeeeene ernennen 4 113 4 4 4 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen 4 114 4 5 Communications GUI Layouts aaea ea oaa gt 4 115 4 5 1 Globales Communications Layout definieren nananana aaae 4 115 4 5 2 Benutzerrechte zur Layout Definition einschr nken n a naana anana 4 116 4 5 2 1 Die MRS Datenbank erweitern 2 222 aaan aaae 4 116 4 5 2 2 Administration der Layout Benutzerrechte anaana naaa nanana 4 119 4 6 Fax Briefpapier entwerfen und zusammenstellen nnana nananana 4 120 4 7 Kalenderpiollle 2 24 242422 38 40220 aa e a a oaa e a a 4 121 4 7 1 Neues Kalenderprofil erstellen nananana aaa nnenen nn 4 121 4 8 Objektverwaltung n on nananana 4 129 4 8 1 ACD OUDON r rere Eier 42 Ja Je EAA EE A 4 130 4 8 1 1 Neue ACD Gruppe erzeugen annn anana nana 4 130 4 8 1 2 Bestehende ACD Gruppe bearbeiten a
276. rifteinstellungen Z 313 Stichw rter Effekte 5 169 Farbe 5 169 Schriftart 5 169 Schriftgrad 5 169 Schriftschnitt 5 169 Unterstrichen 5 169 Inbound 4 144 Interactive Voice Response IVR X 302 Internet Favoriten Fenster 5 218 Internet Fenster Favoritenliste erweitern 5 219 Vorw rtsbl ttern 5 219 Zeichensatz einstellen 5 219 IVR Interactive Voice Response X 302 IVR Interaktives Sprach Men 4 96 J Journalausdruck 5 201 Journalfenster Vorschau im 5 243 Journalgestaltung Horizontale Gitterlinien einblenden 5 242 Schriftart 5 243 Schriftgrad 5 243 Spaltenbreite automatisch anpassen 5 242 Vertikale Gitterlinien einblenden 5 242 Wechselnde Farbe als Hintergrund 5 242 K Kalenderprofil erstellen 4 121 Kalenderprofile 4 121 Kennwort 4 95 Kommentar an Sprachnachricht 5 174 Kommunikations Dienste 1 16 Kommunikationsserver im Explorerverzeichnis 5 233 Kontakt globaler 5 176 Kontakt privater 5 179 Kontakte im Funktionen Men 5 245 Kurzrufname siehe Benutzerkennung 4 89 Z 314 L Lokaler Daten Cache 4 144 Lokales Telefon 5 273 M Mailbox 5 162 Makeln 2 27 5 221 Mandatory 4 112 Markierungsregel 5 267 Max L nge eingehender Nachrichten 5 279 Mein Telefon im Explorerverzeichnis 5 233 Meine privaten Gruppen 4 111 Men zeile 2 25 Merker 5 199 Mobiltelefon 1 12 Multi Format Auswahl 5 155 N Nachrichten Bearbeiten 2 36 E Mail 1 12 Empfangen 2 36 Fax 1 13 SMS 1 12 Sprachnachricht 1 13 Na
277. rkleinert die Fax Darstellung schrittweise Die Verkleine E rung geschieht ebenfalls in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Verkleinern Tastatur Ziffernblock Optimale Breite Damit wird das Faxdokument auf die optimale Breite zur nur ber Vorschau bzw gr tm glichen Darstellung im Vorschau oder Nachrichten Fax Men fenster gebracht Ganze Seite einpassen Erzeugt eine Faxansicht bei der eine einzelne Faxseite voll nur ber Vorschau bzw st ndig im Nachrichtenfenster dargestellt wird Fax Men Nicht einpassen Beh lt die einmal gew hlte Darstellungsgr e bei auch nur ber Vorschau bzw wenn das Nachrichtenfenster nachtr glich in seiner Gr e Fax Men ver ndert wird Tabelle 5 18 Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus A007038 20 September 2005 5 204 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men af Nach links drehen 90 Tastatur oder Ziffernblock ES Um 180 drehen Eim Nach rechts drehen 90 Tastatur oder x Ziffernblock Bj Erste Faxseite Eid Vorherige Faxseite Bild nach oben Taste Eis N chste Faxseite Bild nach unten Taste Bij Letzte Faxseite Tabelle 5 18 Fax Funktionen im Bearbeitungsmodus Dreht die Darstellung um 90 nach links Dreht die Darstellung des Faxdokumentes um 180 Dreht die Darstellung um 90 nach rechts In einem mehrse
278. rksumgebung Ihres lokalen Rechners Auch die Ansichtsm glichkeiten die Sie hier haben entsprechen denen die Sie vom Windows Explorer her kennen Internet Favoriten F gt die in Ihrem Internet Explorer abgelegten Internetadressen Favo riten in den Verzeichnisbaum ein Benutzer Empf n Richtet das Verzeichnis ein in dem sich alle Teilnehmer und Gruppen ger befinden Mein Telefon F gt den Baumzweig Telefon ein ber den Sie zum Beispiel im Fenster Explorerliste Ihre Telefonaktivit ten angezeigt bekommen Dies ist nur dann sinnvoll wenn bei Ihnen die Telefoniefunktionen eingerichtet sind Nimmt den Ordner Kommunikationsserver in den Verzeichnisbaum auf der den Zugriff auf die Serverdaten erm glicht Diese Option steht nur Einstellungen die ber dieses Verzeichnis m glich sind sollten nur von einem Benutzer vorgenommen werden der ber die n tigen Kennt nisse verf gt Ansonsten sollten Sie Bearbeitungen die hier m glich sind zum Beispiel das Einspielen von Updates dem System Administrator berlassen Siehe dazu auch Abschnitt 4 10 Das Kommunikationsser Kommunikations server ver Verzeichnis auf Seite 4 139 Objekte ber dieses Verzeichnis sind nderungen an den Systemeinstellungen m glich Hier ber k nnen die Objekt Zugriffsberechtigungen festgelegt werden siehe dazu Abschnitt 4 8 2 Zugriffsberechtigungen auf Seite 4 131 Zum anderen werden hier die Call Center Einstellungen ACD Einstell
279. ro berfl che Maximale L nge einge hender Nachrichten Dieses Kontrollk stchen erm glicht es Ihnen sich aktiv darauf hinweisen zu lassen dass Sie noch keinen Betreff in eine neue Nachricht eingegeben haben Das hei t wenn Sie eine Nachricht abschicken in der das Betreff Feld ohne Eintrag ist wird ein Pop Up Fenster mit einer entsprechenden Meldung ge ffnet Communications Diese Nachricht hat keinen Betreff Mochten Sie sie dennoch versenden Ja leitet trotzdem den Versendevorgang ein Nein f hrt zum Nachrichtenfenster zur ck damit die Betreffzeile noch ausgef llt werden kann ber dieses Kombinationsfeld l sst sich die Schriftspra che in den Men s und Dialogen umschalten Die nde rung dieser Einstellung ist unabh ngig von der Sprache des Betriebssystems m glich Folgende Spracheinstel lungen stehen zur Verf gung Niederl ndisch Englisch Deutsch Spanisch Franz sisch Portugiesisch Brasilia nisch oder Italienisch Hinweis 1 Eine Sprach nderung wird erst nach einem Neustart des Programms wirksam Hinweis 2 Diese Funktion steht f r Win 9x nicht zur Ver f gung Hinweis 3 Wird Communications auf einem englischen Betriebssystem eingesetzt kann es gelegentlich vorkom men dass die Sprachumschaltung nach Deutsch erst dann m glich ist wenn Sie ber die Systemsteuerung die Regions und Sprachoptionen auf Deutsch Luxemburg einstellen Hier ber kann sich der Benutzer eine Warnmeldung
280. rop Bei Bedarf k nnen Sie unter Post weitere Verzeichnisse Postf cher einrichten in Nachrichten sammeln k nnen Die Fenster f r diese Postf cher werden ebenfalls nach dem unten beschriebenen Schema eingerichtet e Posteingang gt Hier ber werden Fenster f r die Postf cher eingerichtet die Sie als Verzeichnisse zu s tzlich unter Posteingang eingerichtet haben Die angezeigten Nachrichten sind die die Sie per Drag amp Drop dorthin verschoben oder ber den Posteingangs Assistent dorthin um geleitet haben A007038 20 September 2005 5 194 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch B le elal 2 YAE Z IT D E antam eot E ag Post TE EE Sendezeit Sender a Posteingang D Es gibt keine Elemente die in dieser Ansicht angezeigt werden Funktionsreferenz Das Ansicht Men a Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Verzeichnisse worschau Hilfe Post von Mustermann us er Ungelesene Nachrichte be Markierte Nachrichten ww Gel schte Post Et Fostausgang E Telefon H E Benutzer Empf nger H a Arbeitsplatz E G Internet Favoriten m ikati al Kommunikationsserwer F l Br cken Sie F1 f r die Hilfefunktion PH Posteingang Erzeugt ein Fenster in dem standardm ig alle Nachrichten angezeigt werden die in Ihr Postfach eingehen Bei Bedarf k nnen Sie unter Posteingang weitere Postf cher einrichten in die Sie gegebenenfalls ber Verteilungsregeln
281. rschau Extras Hilfe a 2 2 BlalE Posteingang vara a2 B ASS Sendezeit Sender Betreff DIL E4 09 25 Anton Aachen Yo ce Test A y 09 25 Anton Aachen HTHL Test N N G 0 24 Anton Aachen E Mail Test E plorerverzeichnisse Im Fenster Posteingang werden alle Nachrichten angezeigt die in Ihre Mailbox eingegangen sind es sei denn Sie haben dort zus tzliche Verzeichnisse mit entsprechenden Verteilungsre geln eingerichtet Vor dem jedem Bearbeitungsschritt muss zuerst die Nachricht im Journal markiert werden Da durch werden die zur Verf gung stehenden Funktionen aktiv Die Bearbeitung einer eingegan genen Nachricht kann auf verschiedenen Wegen erfolgen e Uber das Communications Men Nachrichten e Durch ein identisch wie das Men Nachrichten aufgebautes Kontextmen Dieses Men ffnet sich wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitende Dokument kli cken e Mit Hilfe der Werkzeugleiste im Fenster Posteingang e Durch Tastatur Befehle nur f r oft genutzte Funktionen Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verf gung A007038 20 September 2005 5 196 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men L schen Drucken Speichern unter ffnet das im Posteingangsfenster markierte Dokument in einem Nach richtendialog Alternativ k nnen Sie das Dokument durch Markieren und Bet tigen das nebenstehenden Buttons oder durch einen Doppelkli
282. rt Alternativ l sst sich ein Datei Anhang auch durch einen Rechtsklick auf das Anhangsymbol bearbeiten ffnen oder speichern LE Testmail BAGE Bearbeiten Ansicht Test Aktionen Hilfe Senden Anton Administrator 23 08 00 11 52 Testmaill Speichen Sirg s Speichern unter Anlagen speichern Drucken Strg F Information Strg Enter jit Attachment Loschen Beenden ALT F4 e Bearbeiten von eingegangenen Faxdokumenten Speichern von eingegangenen Faxnachrichten Wenn Sie eine ge ffnete Fax Nachricht lokal speichern m chten ber Datei gt Speichern unter wird Ihnen daf r das Fax Format TIF TIFF und PMF angeboten Das Fax Tiff Format ist nicht in der Lage das Fax Dokument mit seinen Adressinformationen abzu legen M chten Sie also die Fax Nachricht eventuell sp ter einmal weiterversenden dann ist das PMF Format die bessere Wahl Das Fax Tiff Format speichert das Dokument ledig lich als Bilddatei die dann mit einem Bildbetrachter oder einem hnlichen Anwendungs programm ge ffnet werden kann A007038 20 September 2005 5 202 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Die Bearbeitungsfunktionen lassen sich ber das Men Fax aus dem Men des Nachrich tendialoges aufrufen zum Beispiel Vergr ern Verleinern Drehen oder zus tzliche Objek te einzeichnen Dabei ist zu beachten dass das im Vorschaufenster oder im Nachrichten
283. rte Textpassagen ausgeschnitten kopiert gel scht beziehungsweise Elemente aus der Zwischenabla ge eingef gt werden k nnen Text suchen Das Symbol f r Suchen im Text ein Fernglas wird in die Symbolleiste aufgenommen Symbolleiste un ber diesen Men punkt k nnen die eingef gten Symbolgruppen auf terteilen zwei Symbolreihen aufgeteilt werden falls der Platz f r eine Darstellung nebeneinander nicht ausreichen sollte und dadurch also einige Symbole verdeckt sind Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht Das Text Men Mit Hilfe des Men s Text lassen sich einige n tzliche Formatierungsfunktionen f r die Gestal tung der Nachricht aufrufen oder eine beliebige Datei an die aktuelle Nachricht anh ngen A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 155 Funktionsreferenz Das Datei Men Tabulatoren Wenn Sie die voreingestellten Abstandswerte 1 3 cm zwischen jedem Tab Stopp f r die Tabulatoren modifizieren m chten wird diese Option verwendet Nach dem Aufruf erscheint der Dialog Tabulatoren mit des sen Hilfe die Tab Stopps neu gesetzt werden k nnen Tabulatoren Fix Tabulator Positi Tabulator Fosition OK E ppm Abbrechen J cm Alles loschen Vorgehensweise 1 Geben Sie in die Eingabezeile den erste Tab Stopp vor Hinweis Die Abstandseingabe erfolgt in Zentimeter bernehmen Sie durch Bet tigen der Schaltfl che Setzen Ihre Ein
284. ruppen Gruppen und Meine privaten Gruppen als Adresslisten anzeigen lassen Wenn Sie hier einen Benutzer oder Kontakt markieren werden alle Adressinformationen zu diesem Teilnehmer im Vorschaufenster angezeigt Als Standard Benutzer k nnen Sie im Vorschaufenster die Daten Ihrer pers nlichen Kontakte bearbeiten Verf gen Sie ber administrative Rechte sind hier ber die glo balen Kontakt und Benutzerdaten editierbar Die Auswahl der Gruppe erfolgt ber die kleine Schaltfl che neben dem Gruppensymbol amp im Adresslisten Fenster A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 225 Funktionsreferenz Das Ansicht Men 2 B 2 0 2 BR Name E Anton Aachen E7 Berta Berlin Bodo von B delfeld E AudiRatlos E7 Yermittlungssccount har nicht zustellbare Nachrichten ndert werden Der Tabellenkopfeintrag in diesem Journalfenster kann in diesem Fenster nicht ver F r markierte Eintr ge k nnen Sie direkt die im folgenden erl uterten Aktionen ausf hren Die einzelnen Funktionen lassen sich ber das Communications Men Kontakte beziehungswei se Benutzer aufrufen Dies ist abh ngig davon welche Gruppe Sie f r die Ansicht ausgew hlt haben Das entsprechende Men wird automatisch eingeblendet wenn das Fenster Adress liste aktiviert ist Zudem sind die Funktionen ber die Werzeugleiste und das Kontextmen er reichbar ber das Gruppensymbol wird die Gruppe ausge
285. s 5 6 10 Kontoverwaltung Durch den Aufruf dieser Funktion wird der Service Provider MSP aufgerufen um das Benut zerprofil zu wechseln oder ein neues Benutzprofil zu definieren Der Service Provider dient als globaler Unterbau f r alle Client Applikationen die Dienste des MRS Servers nutzen wollen Dies sind neben Communications zum Beispiel auch Lotus Notes LSX Outlook CTI Extensions und der ACD Supervisor W hrend mehrere Client Applikationen gleichzeitig auf einem Rech ner laufen k nnen ist immer nur eine Instanz des Service Providers vorhanden N here Informationen zum Service Provider und zur Definition eines Profils finden Sie im Handbuch Server Administration 5 6 11 Kalenderprofile Kalenderprofile sind globale Ressourcen des MRS Servers die von unterschiedlichen Anwen dungen genutzt werden k nnen beispielsweise von einem Call Center Die Funktion ist nur dann aktiv wenn man mit administrativen Rechten eingeloggt ist N heres zu den Einstellm g lichkeiten finden Sie im Abschnitt 4 7 Kalenderprofile auf Seite 4 121 5 6 12 Meine Datenbankeinstellungen Beim Aufruf dieser Funktion werden die Benutzerdaten des eingeloggten Teilnehmers ange zeigt Einige der Daten k nnen dann direkt abh ngig von den Berechtigungen editiert werden 5 6 13 Einstellungen ber dieses Men werden die allgemeinen Einstellungen von Communications wie die Art der Benachrichtigungs Signalisierung die Definition von S
286. s Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Die Presence Funktion Symbol Beschreibung Telefonanschluss dieses Benutzers besetzt Fi Der Telefonstatus kann nicht angezeigt werden x Tabelle 5 49 Presence Funktion Symbole f r den Telefonstatus des Benutzers Symbole f r den Arbeitsstatus des Benutzers Ein benutzerseitig hinzugef gter Arbeitsstatus wird nur mit dem beschreiben den Text in der Liste angezeigt Ein Symbol kann dazu nicht definiert werden Symbol Beschreibung Termin Auf Gesch ftsreise e Bitte nicht st ren Urlaub ta a E5 F Im B ro a Tabelle 5 50 Presence Funktion Symbole f r den Arbeitsstatus des Benutzers A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 285 Funktionsreferenz Die Presence Funktion 5 8 3 Die Konfiguration der Presence Funktion Der Konfigurationsdialog f r die Presence Funktion bietet Ihnen die M glichkeit Ihre Arbeits status detailliert vorzudefinieren So k nnen Sie eigene Statuszust nde hinzuf gen und weite re Informationen wie zum Beispiel Kommentare Telefonnummern usw zum jeweiligen Status angeben Auch eine Voreinstellung bestimmter immer wiederkehrender Statuszust nde ber ein Zeitprofil ist m glich Der Presence Konfigurationsdialog wird durch Bet tigen der Schalt fl che 4 ge ffnet Aktueller Status Auf dieser Registerkarte wird Ihnen angezeigt welcher der von Ihnen vordefinierten Arbeits status mit welchen Einstellu
287. s ah System keine Benutzeraktivit t erkannt Benutzer am System angemeldet Seit mindestens f nf Minuten hat das System keine Benutzeraktivit t erkannt Einstellung des Arbeitstatus nicht St ren Tabelle 5 48 Presence Funktion Symbole f r den Systemstatus des Benutzers A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 283 Funktionsreferenz Die Presence Funktion Symbol Beschreibung Benutzer am System angemeldet Seit mindestens f nfzehn Minuten hat ah das System keine Benutzeraktivit t erkannt nicht St ren Benutzer am System angemeldet Einstellung des Arbeitsstatus nicht ah St ren a Benutzer vom System abgemeldet F Benutzer am System angemeldet Seit mindestens f nfzehn Minuten hat a das System keine Benutzeraktivit t erkannt Einstellung des Arbeitstatus Benutzer vom System abgemeldet Einstellung des Arbeitsstatus nicht St ren F r diesen Benutzer liegen keine Systeminformationen vor Benutzer vom System abgemeldet Einstellung des Arbeitsstatus nicht St ren Keine Berechtigung zur Anzeige der Statusinformationen Tabelle 5 48 Presence Funktion Symbole f r den Systemstatus des Benutzers Symbole f r den Telefonstatus des Benutzers Symbol Beschreibung Telefonanschluss dieses Benutzers ist frei Tabelle 5 49 _Presence Funktion Symbole f r den Telefonstatus des Benutzers A007038 20 September 2005 5 284 MRS v6 0 Communication
288. s Dialogfenster mit den Kontakteintr gen zur gerade ge ffne ren ten Nachricht Hier k nnen jetzt zus tzliche Adressinformationen ein getragen oder bestehende ge ndert werden Vorherige Darstel Entspricht der Funktion Multi Format Auswahl aus der Werkzeugleis lung te Hiermit schaltet man je nach gerade aktueller Darstellung zur vori gen Darstellungsart zur ck wenn das eingegangene Dokument in un terschiedlichen Formaten dargestellt werden kann N chste Darstel Entspricht der Funktion Multi Format Auswahl aus der Werkzeugleis lung te Hiermit schaltet man je nach gerade aktueller Darstellung zur n chs ten Darstellungsart um wenn das eingegangene Dokument in unter schiedlichen Formaten dargestellt werden kann Merker setzen zu Erzeugt beziehungsweise l scht das rote Markierungsf hnchen im r cksetzen Journaleintrag der betreffenden eingegangenen Nachricht Gelesen Merker Kennzeichnet die eingegangene Nachricht entweder als gelesen oder setzen zur ckset als ungelesen auch wenn dies nicht dem tats chlichen Status der zen Nachricht entsprechen sollte Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht A007038 20 September 2005 5 160 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Signaturen Signaturen sind h ufig benutzte Gru formeln oder beliebige Textpas sagen die an den Nachrichtentext angef gt werden ber diesen Men punkt k nnen Sie
289. se verwenden NVS Adressierung NVS lt Dienst gt lt Adresse gt Beispiel NVS SMTP xyz offline com 2 15 ffnen einer Datei ber diesen Men punkt der zu einem Dateiauswahlfenster f hrt k nnen auf der Festplatte ab gelegte Text oder Nachrichtendateien so ge ffnet werden dass ihr Inhalt direkt im Texteinga bebereich dargestellt wird Sie k nnen zum Beispiel verschiedene Mustertexte in einem be stimmten Ordner ablegen und diese bei Bedarf aufrufen modifizieren und erneut versenden Die Dateiformate mit denen dies m glich ist sind Textdokumente TXT usw Rich Textdokumente RTF HTML Textdokumente HTM Audio Dateien WAV usw Fax Dokumente TIF FG3 FG4 usw A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 61 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kennwort ndern e Communications Nachrichten PMF Bei allen anderen Dateiformaten wird die ausgew hlte Datei als Anlage im ge ffneten Nach richtenfenster dargestellt 2 16 Kennwort ndern Sie k nnen nachtr glich Ihr pers nliches Kennwort f r die Anmeldung am MRS Server ndern 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Kennwort ndern Der Dialog Kennwort ndern wird ge ffnet 2 Geben Sie nacheinander das aktuelle das neue und zur Best tigung nochmals das neue Kennwort ein 3 Best tigen Sie das nachfolgende Fenster mit OK 2 17 Vertretung einrichten Die Funktion Vertretung dient da
290. seingabe ist nur dann m glich wenn ber die Datenbank eine Verkn pfung des Namens mit der entsprechenden Anschlussnummer m glich ist Die Eingabe kann dabei ber die PC Tastatur oder bei Ziffernfolgen mit Hilfe der Maus ber den W hlblock vorgenommen werden Werkzeug Symbole des Wahlassistenten Im Einzelnen kann man folgende Funktionen entweder aus dem Communications Men Wahlassistent oder ber die Symbole aufrufen ffnet den Dialog Suche Kontakt um anzurufen Hier ber k nnen Sie eine Recherche nach einer Teilnehmernummer starten Damit die gesuchte Teilnehmeradresse gefunden werden kann muss sie in der Systemdatenbank vorhanden sein Die Vorgehensweise ist in Ab schnitt Abschnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 50 beschrieben Leitet den Anruf an die eingegebene oder aus dem Adressbuch aus gew hlte Telefonnummer ein W hrend eines bestehenden Gespr chs kann ein zus tzliches Ge spr ch zu internen oder externen Zielen so weit konfiguriert auf gebaut werden Der gehaltene Teilnehmer kann nicht mith ren Gehen Sie folgenderma en vor um eine R ckfrage einzuleiten Geben Sie w hrend des Gespr chs die Rufnummer des Teilneh mers ein zudem Sie eine R ckfrage aufbauen m chten Klicken Sie auf das R ckfrage Symbol Die Verbindung wird auf gebaut Um die R ckfrage zu beenden klicken Sie auf das Auflegen Symbol s u Die Verbindung zum zuletzt angew hlten Teilneh
291. selben M glichkei ten zur Verf gung die Sie aus anderen Textverarbeitungspro grammen kennen So k nnen Sie Text aus der Zwischenablage einf gen den Gesamttext oder Textpassagen markieren und l schen oder ausschneiden beziehungsweise kopieren um ihn an anderer Stelle wieder einzubauen oder ber Suchen und Er setzen den Text korrigieren F gen Sie bei Bedarf einen beliebigen Dateianhang hinzu Bet tigen Sie zum Absenden die Schaltfl che Senden Tabelle 2 6 Bearbeitungsfunktionen f r empfangene E Mails A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 2 39 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Bearbeitungsfunktion Beschreibung Wenn Sie die empfangene Nachricht an einen anderen Teilneh mer weiterleiten wollen zum Beispiel um diesen auch vom In _ halt der Nachricht in Kenntnis zu setzen oder weil Sie nicht der Weiterleiten richtige Ansprechpartner f r dieses Dokument sind bet tigen Sie Weiterleiten Daraufhin wird ein Fenster mit dem Titel Weiterleiten ge ffnet Auch in diesem Fenster finden Sie den Text der eingegangenen Nachricht allerdings ohne die spitzen Klammern wieder In die leere Eingabezeile geben Sie die Adresse ein zu der die Nach richt nun weitergeleitet werden soll Zus tzlich k nnen Sie diese Nachricht mit einem Kommentar versehen der den Empf nger ber den Grund der Weiterleitung unterrichtet und zus tzlich eine Datei an
292. selraml AST aa T 5 Gel schte Post Ya as portat Sender Betreff o o E Postausgang Administrator Nachricht Benutzer Empf nger a 3 16 17 Administrator Testmail j y Alle Teilnehmer J Alle pers nlichen Kontakte re Benutzergruppen J Administratorgruppe 7 Benutzergruppe 7 Suesst Group HOMS Benutzergruppe o j Privilegierte Benutzergruppe Postausgang ya l xl bag Servicegruppe Pi Be E E S 2 T FE JE El GFUPFIEN Jar Sendezeit C Kurzer Status E Teilnehmer Er 38 16 16 Administrator B 4 B 5 a e 6 voller Mame 7 Name a Testbenutzeri Yon Administrator Betreff Testmail Antworten a Weiterleiten a Anrufen a amp Das Verzeichnis Alle Teilnehmer enth lt Elemente n a 4 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 1 11 Einleitung Funktions bersicht 1 2 Funktions bersicht Die nachfolgende Tabelle gibt einen berblick ber die vom Programm zur Verf gung gestell ten Haupt Funktionen Funktion Administration E Mail Nachrichten Wahlassistent Short Message Service SMS Beschreibung Communications bietet zahlreiche Funktionen zur Administrati on des Gesamtsystems Uber Administratorzugriff und unter Verwendung eines geeigneten Layouts k nnen folgende Ein stellungen vorgenommen werden e _Benutzer Agenten hinzuf gen e Einrichten von Benutzergruppen e _Zuweisen von Gruppenprivilegien u
293. sen Das oben beschriebene Verhalten kann ber den Men befehl Mailliste beim Gespr ch an zeigen aus dem Men Schriftverkehr ein oder ausgeschaltet werden Die Eintr ge in die Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar Siehe dazu Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzei gen in den Journalfenstern auf Seite 5 186 5 3 7 2 Schriftverkehr Darstellung von beliebigen Teilnehmern Ein weiteres Merkmal dieses Fensters ist die selektive Anzeige des kompletten Schriftverkehrs eingehend und ausgehend den Sie mit einem Teilnehmer ausgetauscht haben Diese Dar stellungsm glichkeit ist besonders komfortabel da es manchmal schwierig ist bei der Vielzahl der Teilnehmer und der Unmenge von Nachrichten den berblick zu behalten Um sich den gesamten Schriftwechsel mit einem einzelnen Teilnehmer anzeigen zu lassen ziehen Sie ein fach per Drag amp Drop irgendein Dokument dieses Teilnehmers aus dem Posteingangs oder Postausgangsfenster in das Schriftverkehrsfenster Sofort werden dort alle Dokumente die diesen Teilnehmer betreffen aufgelistet Alternativ k nnen Sie auch einen Benutzereintrag aus irgend einem Gruppenverzeichnis in dieses Fenster verschieben um den Nachrichtenverkehr mit dieser Person angezeigt zu bekommen A007038 20 September 2005 5 222 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Schriftverkehr mit
294. sicht Nachrichten Yorschau Extras Hilfe BE Am EB 2 YANS Fosteingang sfr am E E E Fostausgang e e eae aE tal Sendezeit Sender Betreff a Sendezeit Empf nger be EI 16 55 Administrator Testnachricht pA 26 16 56 Administrator E 12 12 2003 16 22 Administrator Machricht 6 8 12 12 2003 16 16 Administrator EI 12 12 2003 16 17 Administrator Testmail Administrator an Testbenutzeri Betreff Nachricht 2 Antworten Weiterleiten a Anrufen EFE Meue Testnachricht Dr cken Sie F1 f r die Hilfefunktion Empfangene Nachricht ffnen e Markieren Sie im Fenster Posteingang die eingegangene Nachricht Die Nachricht wird unabh ngig vom Nachrichtentyp E Mail Fax oder VoiceMail im Vorschaufenster ange zeigt Gleichzeitig werden die Schaltfl chen der Symbolleiste des Posteingangsfensters aktiviert Uber diese Symbolleiste lassen sich nun verschiedene Funktionen ausl sen Alternativ e Doppelklicken Sie im Fenster Posteingang auf den Journaleintrag einer eingegangen Nachricht Dabei ffnet sich der Nachrichtendialog das mit dem Betreff dieser Nachricht betitelt ist und in dem die Nachricht angezeigt wird Von hier aus k nnen die nachfolgend beschriebenen Bearbeitungsfunktionen angewendet werden 2 8 1 Empfangene E Mail bearbeiten Neu eingegangene E Mails werden im Posteingangsjournal durch das Symbol eines geschlos senen Briefumschlags gekennzeichnet Die grundlegenden Bearbei
295. sreferenz Extras Wird diese Option gesetzt kann die Darstellung unter Umst nden sehr klein ausfal len bei berlangen Faxseiten Die Option Optimal anpassen passt eine Faxseite deren Format leicht von DIN A4 abweicht optimal auf eine Druckseite ein Damit beim sp teren Abheften des gedruckten Dokuments kein Text durch die Lochung verlo rengeht haben Sie die M glichkeit einen Randbereich f r den Faxausdruck zu definieren Im Eingabefeld Linker Rand k nnen Sie dazu einen entsprechenden Einzug vorgeben 5 6 13 2 Faxausdruck ber diese Registerkarte wird der Drucker ausgew hlt an dem Ihre Faxe ausgegeben werden sollen Einstellungen E x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails Ausdruck auf G3 Ger t mit Rufnummer Ausdruck auf Serverdrucker DEFAULT Ausdruck auf windows Standarddrucker Ausdruck auf G4 Ger t mit Rufnummer Ausdruck auf Serverdrucker DEFAULT Abbrechen bernehmen Hilfe Die Einstellungen werden abh ngig vom Faxformat FaxG3 Analogfax oder FaxG4 Digitalfax vorgenommen sind aber ansonsten identisch Folgende Einstellm glichkeiten stehen Ihnen zur Verf gung Dialogfunktion Beschreibung Ausdruck auf Windows F r die Faxausgabe wird der Drucker gew hlt den Sie an Ihrem Standarddrucker Arbeitsplatz als Standarddrucker eingestellt haben Ausdruck auf G3 Ger t Leitet den Faxausdruck auf ein FaxG3 beziehung
296. sslistenfenster zus tzlich die Presence Symbole ein Welche Bedeutung diese im Einzelnen haben finden Sie unter Ab schnitt 5 8 Die Presence Funktion auf Seite 5 281 ber diese Funktion l sst sich die Liste der Gruppenmitglieder in zwei spaltig darstellen Tabelle 5 28 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 227 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Durch Bet tigen der Druckersymbol Schaltfl che kann die aktuell im Fenster Adressliste dargestellte Teilnehmerliste ausgedruckt werden Tabelle 5 28 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste 5 3 10 Das Vorschaufenster Im Vorschaufenster werden abh ngig vom gerade aktivierten Fenster und dem dort markier ten Eintrag unterschiedliche Informationen angezeigt So wird zum Beispiel der Inhalt eines in den Journalfenstern markierten Dokumentes mit symbolisierter Darstellung von Datei Anh n gen oder die Datenbankeintr ge zu einem markierten Kontakt beziehungsweise Benutzer aus dem Adtresslistenfenster oder der Explorerliste angezeigt Die Bearbeitungsm glichkeiten die Ihnen im Communications Hauptmen unter Vorschau zur Verf gung stehen richten sich nach den Funktionen die in den entsprechenden Fenstern sinnvoll und erlaubt sind Der Men punkt wird automatisch in das Communications Hauptme n eingeblendet wenn das Vorschaufenster in die GUI aufgenommen und ein E
297. st an die Aktionen angepasst die in dem jeweils aktiven Fenster dessen Titelzeile ist blau hervorgehoben gerade sinnvoll sind Darum ndert sich so wohl der Men name als auch die Men Funktionen in Abh ngigkeit vom aktivierten Fenster Zum Beispiel hei t dieses Men Nachrichten wenn Sie in einem der Journalfenster Postein gang Postausgang oder Gel schte Post usw eine Bearbeitung vornehmen m chten Die einzelnen Funktionen die ber dieses Men ausgel st werden k nnen sind identisch mit dem jeweils zum Fenster zugeh rigen Kontextmen Die Beschreibung zu diesen Men s fin den Sie bei der Erl uterung der entsprechenden Communications Fenster Lesen Sie gegebe nenfalls dort nach wenn Sie zu den einzelnen Funktionen weitere Informationen ben tigen Hier noch einmal eine tabellarische Zusammenfassung der m glichen Men Benennungen und zu welchem Fenster das Men geh rt Men bezeichnung Eingeblendet bei aktiviertem Fenster die selbstdefinierten Posteingangsverzeichnisse Entw rfe Posteingang Postausgang Periodische Objekte Gesendete Objekte Gel schte Objekte Ungelesene Nachrichten e Markierte Nachrichten Favorit 000 Favorit Bei aktivem Internet Favoriten Wahl Assistent Wenn Aktionen aus dem Fenster Wahl Assistent vorgenom men werden Schriftverkehr Bei einem markierten Eintrag im Fenster Schriftverkehr F r die Fenster die unter Mein Telefon eingerichtet werden k n nen Benutzer e Bei markiert
298. ste beschrieben M chten Sie mehr ber alternativen Bedie nungsm glichkeiten erfahren schlagen Sie bitte im Referenzteil dieses Handbuches nach 2 2 Starten beenden des Programms Um das Programm zu starten e doppelklicken Sie auf das Desktop Symbol ED oder e w hlen Sie im Windows Startmen den Eintrag Communications Anmelden Abh ngig von der jeweiligen Konfiguration m ssen Sie sich am System mit Ihrem Benutzerpro fil und Passwort anmelden Falls auf dem lokalen Client Rechner nur ein Benutzerprofil einge richtet ist dann wird dieses standardm ig ausgew hlt Der Anmeldevorgang l sst sich auto matisieren indem die Option Kennwort f r dieses Profil behalten gesetzt und ein Kennwort eingegeben wird Dieses wird bei der Eingabe nicht angezeigt Bedenken Sie dass bei der automatischen Anmeldung auch unberechtigte Perso nen das Programm ffnen k nnen und so Zugriff auf vielleicht vertrauliche Daten er halten A007038 20 September 2005 2 22 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Starten beenden des Programms 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Anmelden x ne Frofil Kennwort Ir TETTETETT M Kennwort f r dieses Profil behalten Abbrechen 2 W hlen Sie unter Profil Ihr Benutzerprofil aus und geben Sie Ihr Kennwort ein 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Anmelden Damit sind Sie unter Ihrem Profil am System angemeldet Alternativ k
299. sters in Ihre laufende Ap plikation k nnen Sie durch die folgenden Kontrollk stchen erzeugen Dialogelement Beschreibung bei neuer Nachricht Es wird ein Benachrichtigungsfenster ge ffnet das Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben Eingehende Nachricht Communications Sie erhielten eine neue Nachricht von Administrator bei Telefonanruf Bei aktivierten Telefoniefunktionen wird ein Benachrichti gungsfenster ge ffnet das Sie zum einen darauf hinweist dass Sie gerade einen Telefonanruf erhalten zum ande ren werden weitere M glichkeiten bereitgestellt wie mit dem Anruf weiter zu verfahren ist So k nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltfl che den Anruf auf Ihre Mailbox Anrufbeantworter umleiten die Verbindung direkt abbrechen oder den Anruf entgegennehmen In diesem Fall wird Ihr Telefon automatisch in den Modus Freisprechen geschaltet Das hei t Sie k nnen ohne Abheben des H rers mit dem Anrufer sprechen Anruf Communications 2 n won 492404901111 Sachen Anton Trennen Annehrnen Schlie en Tabelle 3 7 Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung A007038 20 September 2005 3 80 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Ich m chte informiert werden wenn eineaus gehende Nachricht kei nen Betreff hat Sprache der Benutze
300. sweise FaxG4 mit Nummer Faxger t Die Auswahl erfolgt durch die Angabe der entsprechen den Telefonnummer unter der dieses Ger t angesprochen wird Tabelle 5 43 _ Einstellungsoptionen im Dialog Faxausdruck A007038 20 September 2005 5 272 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Ausdruck auf Server Bei dieser Auswahl erfolgt die Faxausgabe auf einem Drucker der Drucker ber den Server adressiert wird Das wird im allgemeinen ein vor eingestellter default sein Um zu erfahren welche M glichkeiten hier bestehen und unter welcher Adresse diese Drucker ange sprochen werden kann wenden Sie sich bitte an Ihren Systemad ministrator Tabelle 5 43 _ Einstellungsoptionen im Dialog Faxausdruck 5 6 13 3 Allgemein Auf dieser Registerkarte werden die allgemeinen Grundstellungen von Communications vor genommen Einstellungen i X Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung von E Mails Telefon Mein Telefon Lokales Telefon Sprachnachncht wiedergeben ber Mein Telefon Format f r Sprachnachrichten Law MW bensache meinen Telefonstatus lv Fro Teilnehmer nur den letzten ein und ausgehenden Ruf zeigen Fax Fapiergro e Fasbriefpapier Ad x l Lokalen Nachrichten Cache nach dem Abmelden l schen l Direkte Posteingangs Benachrichtigung V Zeitzone in der mein 05 l uft benutzen
301. t gt Symbolleiste nachho len Die Verzeichnisse werden in der Reihenfolge im Verzeich nisbaum angeordnet wie sie in der zeitlicher Abfolge eingebaut werden Sie k nnen so den Baum gezielt nach Ihren Vorstel lungen und W nschen zusammenstellen Welchen Inhalt die EC Userdata einzelnen Ordner haben k nnen Sie sich im Fenster Explorer ao liste ansehen Siehe dazu Abschnitt 5 3 11 Das Fenster Ex a2 mn plorerverzeichnisse auf Seite 5 231 Im Einzelnen lassen sich aus der Auswahlliste folgende Ordner in das Explorerverzeich nis aufnehmen und wieder ausblenden in der Reihenfolge ih res Erscheinens im Kontextmen Beschreibung Dieses Verzeichnis enth lt grunds tzlich die Verzeichnisse Entw rfe Posteingang Postausgang Periodische Objekte Gesendete Objekte Gel schte Objekte Ungelesene Nachrichten Markierte Nachrichten Hinweis Eventuell sind noch weitere Verzeichnisse als Unterverzeich nisse unter Posteingang vorhanden Zum Beispiel wenn Sie diese f r eine automatische Posteingangsverteilung dort eingerichtet haben Tabelle 5 31 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse A007038 20 September 2005 5 232 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Arbeitsplatz Hier ber wird ein Ordner in Form eines Rechner Symbols in den Ver zeichnisbaum aufgenommen Hinter diesem Symbol verbirgt sich nichts anderes als die Laufwe
302. t die Tabs wieder in die voreingestellten Positionen Einzug vergr Vergr ert den Einzug des Absatzes in dem sich die Einf gemarke befin Bern det Einzug verklei Verkleinert den Einzug des Absatzes in dem sich die Einf gemarke befin nern det Tabelle 5 8 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text A007038 20 September 2005 5 166 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Datum und Zeit F gt an die Position des Cursors Einf gemarke das aktuelle Datum und einf gen die Zeit mit der von Ihnen in diesem Fenster gew hlten Darstellungswei Yorkandene Formate are 31 07 2002 Alr ACUL Dazu wird ein Fenster ge ffnet das Ihnen verschiedene Datumsformate vorgibt Aus der angezeigten Liste w hlen Sie das gew nschte Format durch Anklicken mit der Maus aus Durch bet tigen der Schaltfl che OK wird der Datums beziehungsweise Zeiteintrag in Ihr Dokument bertra gen F gt eine Anlage Attachment an die Nachricht an Mit Anlagen sind hier M Dateien gemeint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatier te Inhalte enthalten Wird dieser Men punkt gew hlt ffnet sich ein Datei Anlage anf auswahlmen ber das die entsprechende Datei selektiert wird Diese gen Datei wird dann als Symbol in dem kleineren Fensterbereich unter dem Texteingabefeld angezeigt Textformat Hier ber k nnen Sie einfach in ein anderes Textformat we
303. t ins Innere des Rechteckfeldes bis Sie den gew nschte Kanten radius erreicht haben Ellipse Hier ber l sst sich eine Ellipse oder ein Kreis in das Faxdoku ment einzeichnen Die Bearbeitungsm glichkeiten sind dabei die glei chen die schon beim Rechteck beschrieben worden sind Pfeil k Die Funktion zum Zeichnen eines Pfeils ist identisch mit der Lini enfunktion Am Ende der gezeichneten Linie ist hier eine Spitze ange f gt Tabelle 5 41 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors A007038 20 September 2005 5 264 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Objekteigenschaf ten Objektposition Vergr ern Pe Verkleinern X Polygon Zeichnet ein beliebiges Vieleck in das Fax Angefangen vom An fangspunkt wird die Figur mit jedem Mausklick um einen Eck punkt erweitert Ein Doppelklick beendet den Zeichenvorgang Die wei teren Bearbeitungsm glichkeiten sind dabei die gleichen die Sie schon vom Rechteck her kennen Text T Die Auswahl dieser Funktion ffnet den Dialog Text und Eigen schaften Nach den Formatierungseinstellungen und der Eingabe des Textes k nnen Sie diesen innerhalb der Faxseite platzieren Ziehen Sie dazu mit dem Mauszeiger an der von Ihnen gew nschten Stelle ein Fenster auf Dadurch wird der Text auf der Faxseite platziert Sie k n nen den Text danach verschieben oder weiter bearbeiten Anmerkung Der Text l sst sich auch mehrfach einf gen ff
304. t wer den sollen in denen die vorhandenen Rufnummern in normalisierter Form abgelegt sind Wird das Kontrollk stchen Export der DNO Felder von einem Benutzer nicht gesetzt werden die Daten so wie sie in der Datenmaske eingetragen sind ex portiert Dies ist f r eine Ubertragung der Adressbuchdaten auf ein anderes Be nutzerkonto ausreichend da die Eintr ge in die Felder f r die normalisierte Form automatisch vom Server generiert werden 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Daraufhin ffnet sich der Dateiauswahl Dialog in dem Sie angeben k nnen wie die Export Datei hei en und in welchem Verzeichnis sie abgelegt werden soll Als Dateiformat steht Ihnen dabei ausschlie lich das Textformat TXT zur Ver f gung Damit w re der Exportvorgang abgeschlossen Die Text Datei kann anschie end mit jedem Texteditor ge ffnet und bearbeitet werden Da die exportierte Text Datei wegen der vielen Datenspalten sehr un bersichtlich ist empfiehlt es sich diese Datei in eine Excel Datei zu konvertieren und eine even tuelle Bearbeitung dort durchzuf hren A007038 20 September 2005 5 250 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 5 2 Adressbuch Import Um die exportierten Adressb cher wieder auf den MRS Server bertragen zu k nnen wird die Importfunktion ben tigt Sie kann aber auch dazu genutzt werden einen zus tzlichen Daten satz in der Benutzerdatenbank des MRS Servers einzuschre
305. tartzeit des Pollvorgangs bei Benutzer Bnoch angezeigt werden folgen Eine Umschaltung auf aktive Zustellung ist aus technischen gr nden nicht m glich Der Zugriff von mehreren Benutzern auf eine Mailbox kann nur im Polling Mode er Damit dieses Verhalten nicht zu St rungen im Arbeitsablauf f hrt kann das Pollintervall ber einen Registry Key eingestellt werden Diese nderung muss bei jedem Benutzer vorgenom men werden der Zugriff auf die Sammel Mailbox hat Um das Intervall die Refresh Zeit an zupassen ist der Registry Wert ServerPollRate im Schl ssel HKEY_CURRENT_USER Software Cycos AG Communications GUl anzupassen ServerPollRate lt 0 1 2 3 4 gt REG_DWORD Default M gliche Werte 0 gt 40 Sekunden Refresh Zeit f r den Posteingang und den Postausgang 1 gt 60 Sekunden f r den Posteingang und f r den Postausgang 2 gt 90 Sek f r den Posteingang 120 Sekunden f r den Postausgang 3 gt 2 Minuten f r den Posteingang und 10 Minuten f r den Postausgang 4 gt 4 Minuten f r den Posteingang und 10 Minuten f r den Postausgang Bemer E Einstellung des Pollintervalls f r den Refresh der Posteingangs und Postausgangsjournale A 1 3 Probleme beim Ausdrucken von Fax Dokumenten Wird bei einem Fax Ausdruck die Schrift zu klein wiedergegeben und somit das Fax schwer lesbar l sst sich dies beim Benutzer ber eine Anpassung der Registry Keys LeftFaxMargin beziehungsweise FaxPrintMod
306. tbaum Vermittlungsbaum Sender Adresse NVS HUGO RUDI RATLOS Transportadresse NVS HUGO RUDI RATLOS Empf nger Adresse NVS HUGO ADMINISTRATOR Transportadresse NVS MAILBOX ADMINISTRATOR Typ Service E Mail Priorit t Normal L nge 4 Format Text 7bit Kennung Serverkennung 175 Aktualisierungsnummer 1625 Tabelle 5 17 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang A007038 20 September 2005 5 198 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Be Merker setzen zur cksetzen Gelesen Merker setzen Durch Anklicken der beiden anderen Registerkarten Antwortbaum be ziehungsweise Vermittlungsbaum lassen sich die Antwortzusammen h nge oder die Vermittlungszusammenh nge der selektierten Journal eintr ge nachverfolgen Links vor dem Eintrag finden Sie in jeder Zeile ein Symbol das Sie ber den Versendestatus des Dokuments informiert Li Dokumentinformation Allgemein vermittlungsbaum Antwortbaum ad S6 405 E Mail von Testbenutzer1 zu Administrator an 13 01 2004 16 56 Gelesen Testnachricht Dabei bedeutet ae Das Dokument wurde erfolgreich versandt Das Dokument befindet sich noch in Bearbeitung Erfolg oder Misserfolg der Zustellung sind noch nicht bekannt e Das Dokument konnte definitiv nicht versandt werden weil zum Beispiel die Adresse falsch war oder die Anzahl der erlaubten Wahlwiederholungen berschritten wurde Danach folgt ein Stat
307. te Text Nachricht lokal speichern m chten ber Datei gt Speichern unter werden Ihnen die Formate e TXT f r reine Text Nachrichten A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 201 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e RTF f r Rich Text Nachrichten und alternativ dazu e PMF das Communications Format angeboten Welches Format Sie hier w hlen sollten Sie davon abh ngig machen wie die gespeicher te Nachricht sp ter weiter verwendet werden soll Dient das Speichern der Nachricht der Archivierung und wird diese sp ter nur in Communications wieder ge ffnet dann ist es rat sam das PMF Format zu verwenden Hierdurch werden auch die Adressinformation und die Dateianh nge mit gespeichert F r eine nachfolgende Bearbeitung in anderen Anwen dungen ist sicher das TXT beziehungsweise RTF Format vorzuziehen Bei Text Nachrich ten mit Datei Anhang steht ausschlie lich das PMF Format zur Verf gung da nur so der gesamten Nachrichteninhalt also auch die Formatierungen f r Rich Text und die Dateian h nge erhalten bleiben Nach dem ffnen einer im PMF Format gespeicherten Nachricht befindet man sich also prinzipiell in dem Zustand wie vor einer Beantwortung beziehungs weise Weiterleitung dieser Nachricht e Speichern von Datei Anh ngen Beim ffnen einer Textnachricht die einen Dateianhang Attachment enth lt wird der Men punkt Anlagen speichern im Men Datei automatisch aktivie
308. te an beliebiger Stelle in das Fax Dokument ein auf die dann weitere Informationen auf genommen werden k nnen Die Einf geposition die dazu eingegeben werden muss bezieht sich auf die Stelle im Fax Dokument an der die neue Seite eingebaut werden soll bei einer Eingabe von 1 wird zum Beispiel die neue Seite als Seite 1 eingef gt also vor die derzeitige Seite 1 usw Neue Faxseite einf gen Bitte w hlen Sie eine Seite im Bereich won 1 bis 2 i Abbrechen Der m gliche Wertebereich ist in diesem Fenster explizit an gegeben im Beispiel Bereich 1 bis 2 Da es sich beim zu grundeliegenden Dokument nur um eine einzige Faxseite handelt kann die zus tzliche Seite hier nur als 1 oder letzte Seite eingef gt werden L scht bei einem mehrseitigen Fax Dokument die Seite die gerade aktuell im Fenster dargestellt wird Teilt ein mehrseitiges Fax ab der Seite die aktuell angezeigt wird in zwei Dokumente auf die dann beide in separaten Fenstern erscheinen Tabelle 5 19 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht 5 210 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Stempelfunktion f r Fax Nachrichten Gehen Sie folgenderma en vor um eine Faxnachricht zu stempeln 1 Bet tigen Sie die Auswahlschaltfl che Es wird eine Liste mit den bereits definierten Stempeln ge ffnet Hinweis Die Stempel Genehmigt Eingegangen Abgelehnt und Entwurf werden mit
309. tehenden Daten gesetzt Vor zwischen oder hinter den Variablen k nnen Sie au Berdem beliebig erl uternden Text einf gen der dann ebenfalls in den Ausdruck aufgenom men wird Folgende Variablen k nnen Sie in den Eingabezeilen verwenden Erzeugt einen Info Eintrag f r Die angefallenen Kosten Tabelle 5 42 Liste der Variablen f r die m glichen Dokument Informationen A007038 20 September 2005 5 270 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Zi len Die Gr e des Dokuments in Bytes mid Die Nachrichten ID eine Identifikationsnummer die der Server jeder Nach richt fortlaufend zuteilt Kleines p Die aktuelle Seitennummer u Gro es P rec Tabelle 5 42 Liste der Variablen f r die m glichen Dokument Informationen z i rid Die Kennung des Empf ngers zum Beispiel bei einem Fax J Die im Bild eingegebenen Parameter w rden zum Beispiel folgenden Text oben auf dem aus gedruckten Nachrichten Dokumenten erzeugen E Mail Nr 111 von Administrator an Testbenutzer1 Seite1 von 1 Datum 12 02 2004 16 17 Status OK Betreff Testmail Der Bereich Fax einpassen stellt Ihnen Optionen zur Verf gung mit der der Ausdruck von Fax seiten beeinflusst werden kann Mit der Auswahl der Option Faxseite an Druckseite anpassen wird das Fax auf einer Druck seite ausgegeben A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 271 Funktion
310. tellung die ersten drei Signaturen automatisch oder eine der vier manuell per Tas taturbefehl Alt 1 4 an das Textdokument anf gt werden Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signaturen Schnittstelle Yerfolgung vorn E Mails Signatur automatisch hinzutugen fr Signatur an neue Nachricht fr Signatur an Antwort W Signatur bei Weiterleiten Signatur Signatur zur Bearbeitung w hlen fi Mit freundlichen Gruben Standardsignatur Signatur 1 2 f r interne Nachrichten 1 f r externe W afir SMS H achrichten Feter Testuser Test AGI Aus dem Nachnchtenfenster heraus konnen Sie durch Drucken von ALT 1 eine Signatur an die Nachricht anfugen Abbrechen bernehmen Hilfe A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 275 Funktionsreferenz Extras M chten Sie dass eine Signatur automatisch eingef gt wird dann haben Sie folgende Einstell m glichkeiten e Signatur an neue Nachrichten e Signatur an Antworten e Signatur bei Weiterleiten Weiterhin l sst sich festlegen ob dabei jedesmal automatisch Signatur 1 oder unterschieden nach externen und internen Nachrichten jeweils automatisch Signatur 1 f r externe und Signatur 2 f r interne Nachrichten verwendet wird Sie k nnten zum Beispiel Signatur 1 f r ex terne Nachrichten etwas f rmlicher gestalten Eine weitere M glichkeit ist automatisch die drit te Signatur a
311. ten Hier wird in das Editierfeld der gew nschte Text eingeben Die Formatie rung des Textes erfolgt dann ber die Auswahlfelder die sich oberhalb des Texteingabefeldes befinden Im einzelnen sind folgende Einstellungen m glich Schriftart Schriftgrad Schnftschnit Ausrichtung Farbe Text Test Abbrechen Tabelle 5 19 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht ei Abgerundetes Rechteck A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 207 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Die Schriftart Auswahl eines Fonts aus den in Win dows installierten Schriften Der Schriftgrad Gr e der Schrift von 8 bis 72 pt Den Schriftschnitt Normal Mittel Halbfett und Fett Die Ausrichtung Linksb ndig Zentriert Rechtsb ndig und Blocksatz Die Farbe Beim Aufruf der Farbauswahl wird eine Palet te ge ffnet aus der Sie eine gew nschte Farbe f r Ihr Objekt ausw hlen k nnen Beachten Sie dass es mo mentan nur selten m glich ist farbige Objekte per Fax zuzustellen Deshalb findet vor dem Senden eine Um setzung der Farbfl chen in ein Schwarz Wei Raster statt Je nach Farbwahl ist dann Ihr Objekt im Fax Doku ment nur noch schwer erkennbar Klicken Sie nach Eingabe des Textes und dessen Formatie rung auf OK Anschlie end k nnen Sie den Text innerhalb der Faxseite platzieren Ziehen Sie dazu mit dem Mauszei ger an der von Ihnen gew nschten Stelle ein Fenster auf Sie k nnen den Text
312. ten Ansicht Personen Worschau Extras Hilfe sam E 2 sm 2o ee smB2Hum42 BE Ki Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor EEIE DD DD DD DD p plorerverzeichnisse RESTE nehmer gt B 2 B melma kW ga Posteingang ADMINISTRATOR o L Postausgang voller Name hi Benutzerkennung L SAES amp Internet Favoriten Feld Name Hame Administrator Benutzer Empf nger Te alle ULMER Mn nn Se SR i Adressierung Pers nlich Serverzugriff Erweitert 3 Ei stratar EL Alle privaten konta Te een FERIEN 3 r F H H a Benutzergruppen E Advanced User Group E Ea E Gruppen Gesch ftsfax G4 H 1 Meine privaten Gru E Rundsendelisten Privatfax ca M A rhaikenlata ar ERBEN AA N ERINNERN E E N eE a a A D A A A ae A A E N N dl See a HEBEN o E Das Verzeichnis Alle Teilnehmer enth lt 4 Elemente FH Aa 4 e Arbeitsplatz Wird bei ge ffnetem Arbeitsplatzverzeichnis ein Laufwerkbuchstabe gew hlt beziehungs weise ein Ordner auf einem beliebigen Laufwerk dann werden im Fenster Explorerliste alle Dateien die dort abgelegt sind angezeigt Zudem l sst sich der Inhalt einer Datei unter Umst nden im Vorschaufenster darstellen indem man im Fenster Explorerliste eine Datei markiert F r folgende Dateitypen ist eine Darstellung des Inhalts m glich A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 237 Funktionsreferenz Das Ansicht Me
313. ten zur Verf gung mit denen Sie die Faxnachricht mit zus tzlichem Text versehen oder grafische Objekte einf gen k nnen Sie k nnen nach der Bearbeitung das Fax weiterversenden oder die editierte Fax Nachricht auf Ihrem Rechner speichern Gitterlinien Hinterlegt die Darstellungsseite mit einem Punktraster Die Nur ber das Men Fax im ses k nnen Sie als Positionierhilfe f r einzuf gende Objekte Fax Bearbeitungsfenster nutzen Einmal eingerichtet bleibt diese Funktion aktiv bis m glich sie wieder ausgeschaltet wird Dient zur Markierung bereits eingebrachter Objekte Der zu i n chst pfeilf rmige Mauszeiger wird durch einen gekreuzten Doppelpfeil erg nzt wenn Sie ihn ber ein Element f hren das markiert werden kann Ein Klick mit der linken Maustaste w hlt dann dieses Objekt aus Alternativ lassen sich Objekte zur Bearbeitung markieren wenn Sie mit gedr ckter linken Maustaste einen Rahmen um die gew nschten Elemente ziehen Markieren Hinweis Diese Funktion und die Funktionen zum Einf gen von Objekten so wie Text finden Sie im Fax Men unter Objekt zeich nen Erzeugt eine beliebige Gerade im Fax Dokument Dazu die Einf gemarke an den gew nschten Anfangspunkt der Linie setzen und mit gedr ckter linker Maustaste die Linie zeich nen Solange Sie die Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie die Richtung um den Ursprung und die L nge der Geraden bestimmen F gt nach dem gleichen Schema wie beim Einf
314. tenbank berschreiben also l schen Tabelle 5 35 _ Import Optionen f r Adressb cher und Benutzerdaten 5 Bet tigen Sie nach der Festlegung der Import Optionen die Schaltfl che OK A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 251 Funktionsreferenz Extras Haben Sie eine g ltige Import Datei ausgew hlt werden deren Daten in die Datenbank des MRS Server bernommen und der Optionen Dialog geschlossen Anschlie end k nnen Sie unter Benutzer Empf nger berpr fen ob der Import erfolgreich war 5 6 6 Fax Briefpapier Fax Briefpapiere k nnen als Vordrucke f r den Versand von Fax Nachrichten verwendet wer den Sie bestehen im Allgemeinen aus einem Deckblatt dem Cover und den sich daran an schlie enden Folgeseiten In Communications ist es m glich beliebig viele Fax Musterseiten Faxlogos zu erstellen Diese k nnen dann wiederum zu verschiedenen Fax Briefpapieren zu sammengestellt werden Alle vom Administrator definierten Fax Briefpapiere k nnen von jedem Benutzer wahlweise verwendet werden Abh ngig mit welchen Berechtigungen der Dialog Fax Briefpapier aufge rufen wird sind folgende Einstellungen m glich e Festlegung des Standard Fax Briefpapiers f r den aufrufenden Benutzer e Zusammenstellung des Fax Briefpapiers durch den Administrator e Fax Musterseitenerstellung durch den Administrator Fax Briefpapier Fas Briefpapier Definitionen Seiten Definitionen Aktuelle
315. tertiteln Dialogtexten und Bediene lementen Schaltfl chen Kontrollk stchen Registerkarten Laschen sind fett hervorgehoben zum Beispiel Login Optionen e Datei und Verzeichnisnamen sowie Programmcodezeilen Listings erscheinen in der Schriftart Courier e Variablen sind durch den Schriftschnitt Kursiv hervorgehoben 1 4 Hardware und Systemvoraussetzungen F r den Einsatz von Communications gelten folgende Voraussetzungen 1 4 1 Hardware F r Communications gilt dass die Hardwarevoraussetzungen erf llt sein m ssen die f r das auf dem Arbeitsplatzrechner eingesetzte Betriebssystem ben tigt werden 1 4 2 Betriebssysteme Die f r die Installation von Communications freigegebenen Windows Betriebssysteme entneh men Sie bitte der Compatibility List die Sie in den Release Notes finden MRS Installations CD Je nach Programmversion kann es bei der Installation auf dem Betriebssystem Win dows 98 SE ME und NT 4 zu Problemen kommen Es erscheint die Fehlermeldung COM Fehler Klasse nicht registriert aufgetreten In diesem Fall muss zuerst das Programm SystemComponentsUpdate ausgef hrt und dann die Installation wie derholt werden Sie finden dieses Programm jeweils auf den CDs Installation und Add On im Pfad Client SystemComponentsUpdate A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 1 15 Einleitung An wen richtet sich dieses Handbuch 1 4 3 System Vorauss
316. tet werden kann In diesen Dokumenten sind alle f r die Installation Konfiguration und Inbetriebnahme wichti gen Eingabefenster dargestellt diese k nnen abh ngig vom Betriebssystem Windows XP 2000 oder Windows NT von der Bildschirmaufl sung und der Konfiguration des PC geringf gig anders aussehen Folgende Dokumente zum MRS Server sind verf gbar Server Installation Installationsanleitung zum MRS Servers Server Administration Aufbau Struktur und Konfiguration des MRS Servers Server Installation Das Installations Handbuch beschreibt sowohl die lineare Installation des MRS Systems als auch die nachtr gliche Installation zus tzlicher Leistungsmerkmale und Programm Kompo nenten Dar ber hinaus erhalten Sie ausf hrliche Informationen zur Installation und Konfigu ration der verwendeten Kommunikations Hardware Bei einer m glichen Hardware Umr stung unterst tzt Sie ein entsprechender Leitfaden Server Administration Dieses Handbuch wendet sich an den Administrator des MRS Servers und beschreibt das Pro dukt in seiner maximalen Ausbaustufe Es informiert Sie ber Aufbau und Struktur des Gesamt systems und enth lt eine Beschreibung der Funktionen des MRS Kernels sowie der zur Verf gung stehenden APLs Hier wird detailliert die System Konfiguration erl utert A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 1 17 Einleitung Datenschutz und Datensicherheit 1 7 1 Hinweise f r Service Techniker
317. tfach eine Nachricht erhal ten hat CIT A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Funktions bersicht Fax Nachrichten Der Fax Dienst dient der bertragung von Schwarz Wei Kopien Man unterscheidet hierbei grunds tzlich zwei verschie dene Methoden Fax G3 und Fax G4 e Fax G3 Nachrichten werden ber das analoge oder digitale Telefonnetz bertragen und haben mit einem Faxger t eine maximale Daten bertragungsrate von 14 400 bit s Jeder der einen Telefonanschluss und ein Faxger t besitzt kann Fax G3 Nachrichten versenden Die maximale Aufl sung eines Fax G3 betr gt sowohl horizontal als auch vertikal 200 dpi e Fax G4 Nachrichten werden ber das ISDN Netz bertra gen Die maximale Daten bertragungsrate betr gt 64 kbit s eine Nachricht wird also wesentlich schneller bertragen als mit dem analogen Fax G3 Die maximale Aufl sung ei nes Fax G4 betr gt sowohl horizontal als auch vertikal 400 dpi die Qualit t des Bildes ist also wesentlich h her Au erdem ist die Kompressionsrate h her als bei Fax G3 so dass bei gleicher Aufl sung weniger Daten bertragen werden Fax G4 hat jedoch nicht die allgemeine Verbrei tung von Fax G3 erlangt dar ber hinaus m ssen beide Sender und Empf nger dieses Protokoll beherrschen wenn es genutzt werden soll Voicemail Die Voicemail funktioniert hnlich wie ein Anrufbeantworter Sprachnachrichten nur sehr viel intelligenter
318. th im Schl ssel HKEY_LOCAL_MACHINE Software Cycos AG Communications Internal UserPath lt Pfad gt REG_SZ M gliche Werte Pfadangabe oder Umgebungsvariablen Bemerkung Die Pfadangabe darf wie in den Beispielen nicht mit einem enden Existiert der Wert nicht wird hierf r weiterhin der Pfad X Dokumente und Einstellungen lt Benutzer gt Communicati ons verwendet der mit der Installation von Communications eingerichtet wird Weiter Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 4 11 Communications Daten Cache auf Seite 4 144 Der Inhalt des Wertes lt Pfad gt muss das gew nschte Verzeichnis sein unter dem Communi cations die Benutzerdaten speichern soll Dabei k nnen Sie einen festen Pfad auf ein benut zerabh ngig gemapptes Laufwerk einstellen Beispiel h Data Communications Alternativ k nnen auch benutzerabh ngige Umgebungsvariablen verwendet werden Beispiel HOMEDRIVE S SHOMEPATH Communications A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch A 295 Anhang Troubleshooting A 1 2 Anpassung der Refresh Zeiten f r Posteingangs und Postaus gangsjournal Greifen mehrere Benutzer bespielsweise zur Nachrichtenverteilung auf dieselbe Mailbox zu kann es zu Problemen bei der Darstellung der Elemente im Posteingangs und Postausgangs journal kommen So k nnten zum Beispiel von Benutzer A bereits Nachrichten gel scht wor den sein die allerdings bei einer ung nstigen S
319. tungsfunktionen f r E Mails bestehen aus dem Beantworten oder Weiterleiten der erhaltenen Nachricht Selbstver st ndlich k nnen mit diesen Aktionen auch Dateien an die Nachricht angeh ngt werden werden Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explorer im Journal markieren und dann den Antworten oder Weiterleiten Befehl ausl sen Es k nnen auch mehrere Nachrichten gleichzeitig beantwortet oder weitergeleitet Folgende Standard Funktionen stehen zur Nachrichtenbearbeitung zur Verf gung A007038 20 September 2005 2 38 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Bearbeitungsfunktion Beschreibung Bet tigen Sie zur Beantwortung der Nachricht die Schaltfl che a Antworten Antworten Daraufhin ffnet sich der Nachrichtendialog der in der Titelzeile Allen antworten mit Re gefolgt vom Betreffeintrag benannt ist Diese Funktion beinhaltet dass automatisch die korrekte Empf ngeradresse aus der ge ffneten Nachricht bernommen und vor den Betreff ein Re Reply eingef gt wird Sie brauchen sich also nur noch um den Text zu k mmern den Sie als Antwort zustellen wollen Im Textfeld wird die urspr ngliche Nachricht angezeigt deren Zeilen durch eine spitze Klammer gt gekennzeichnet sind Geben Sie hier an beliebiger Stelle Ihren Antworttext ein Bearbeiten Sie den Text Zum Editieren des Textes stehen Ihnen die
320. und mit vielf ltigen Funktionen wie Weiterleiten Beantworten oder Verbinden mit dem Nachrichtenersteller Die Ausgabe kann auf dem Telefon oder ber eine Audiokarte im Rechner mit angeschlossenem Laut sprecher erfolgen Fax Abruf Anfordern von Fax Nachrichten die ber spezielle Rufnum mern bereitgestellt sind Browser Integration Ein Browser kann in einem eigenen Fenster innerhalb des Arbeitsbereichs integriert werden In Kombination mit der Favoriten Verwaltung im Explorerverzeichnis ist ein schneller Zugriff auf Internetseiten m glich A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 1 13 Einleitung ber dieses Handbuch Zus tzliche Funktionen und Dem Benutzer stehen eine Vielzahl von zus tzlichen Funktio Einstellungen f r den lokalen nen zur Verf gung Unter anderem Benutzer e Eine Suchfunktionen f r Adressen und Nachrichten e Der Posteingangs Assistent Er dient zur Vorsortierung oder Kennzeichnung von Nachrichten die von bestimmten Absendern eingehen e Einrichtung eines Vertreters Ihm werden Ihre Nachrichten bei Abwesenheit zugestellt e Allgemeine Einstellungen wie Signatur Definitionen Ein stellung der Druckoptionen Signalisierungseinstellungen f r neue Nachrichten und Benachrichtigungen zum Status einer versendeten Nachricht e Presence Funktion zur Anzeige der System Telefon und Arbeitszust nde von Benutzern Es ist nicht m glich direkt aus Communications ber True Unified
321. ung nicht zum Emp f nger gelangen konnte Tabelle 5 47 _ Einstellungsoptionen im Dialog Mail Tracking Weiterhin kann jeder Benutzer festlegen ob er selbst das Senden der Gelesen Best tigung zu l sst oder unterdr ckt Wie soll ich auf eine Anforderung nach gelesen reagieren Das Setzen des Kontrollk stchen beantworten schaltet die Best tigungsmeldung f r jeden ande ren Benutzer frei 5 6 14 Fax Abruf ber diese Funktion k nnen Sie von einem beliebigen Fax Abruf Service dort bereitgestellt Faxseiten abrufen Fax on Demand Nach dem Aufruf dieses Men punktes ffnet sich ein Di alogfenster in dessen Eingabezeile Sie die entsprechende Rufnummer dieses Services eintra gen Fax Abruf Bitte geben Sie hier die Faxnummer des Anschlusses an von dem Sie ein Fax erhalten mochten Fasnunmmer i 2345678 Abbrechen Mit dem Bet tigen der Schaltfl che OK wird der Abrufvorgang eingeleitet Abbrechen beendet die Aktion und schlie t dieses Fensters A007038 20 September 2005 5 280 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Hilfe 5 6 15 N chstes Fenster ber das Aufrufen dieser Funktion k nnen Sie nacheinander in die verschiedenen Clientfens ter wechseln Dies ist gleichbedeutend mit dem Aktivieren eines anderen Bearbeitungsfensters und den dort zur Verf gung stehenden Bedienungsm glichkeiten Alternativ kann die Windows Tastenkombination Strg TAB verwendet werden
322. ung der Schrift eine Palette vom 40 Farben zu Auswahl stellt k n nen Sie ein Wort oder ganze Textpassagen farblich hervorheben ber die Schaltfl che Mehr Farben lassen sich weitere Farben de finieren e Effekte Durch Markieren des Kontrollk stchens Unterstrichen l sst sich der Text unterstrichen darstellen Einen ersten Eindruck vom Schriftbild erhalten Sie im Dialogbereich Mus ter F gt einen Aufz hlungspunkt am Absatzanfang ein Beispiel e Punkt e Punkt2 USW F gt einen nummerierten Absatz ein Beispiel 1 Erstens 2 Zweitens USW Mit Hilfe dieser Funktion ist es m glich die Textzeilen linksb ndig rechtsb ndig oder Zentriert mittig auszurichten Ausrichtung Tabelle 5 9 Die Bearbeitungsfunktionen f r HTML Nachrichten im Men Text A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 169 Funktionsreferenz Das Datei Men Datum und Zeit F gt an die Position des Cursors Einf gemarke das aktuelle Datum und einf gen die Zeit mit der von Ihnen in diesem Fenster gew hlten Darstellungswei Yorkandene Formate 31 07 2002 ERSEL Abbrechen Dazu wird ein Fenster ge ffnet das Ihnen verschiedene Datumsformate vorgibt Aus der angezeigten Liste w hlen Sie das gew nschte Format durch Anklicken mit der Maus aus Durch bet tigen der Schaltfl che OK wird der Datums beziehungsweise Zeiteintrag in Ihr Dokument bertra gen F gt eine Anlage
323. ungen vorgenommen Siehe dazu auch Abschnitt 4 8 1 ACD Gruppen auf Seite 4 130 Dieses Verzeichnis kann nur eingeblendet werden wenn man mit administrativen Rechten am System angemeldet ist Symbolleiste Blendet die Werkzeugleiste mit dem Globus Symbol und dem Symbol zur Einrichtung neuer Verzeichnisse ein oder aus Tabelle 5 31 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse Wird ein Verzeichnis wird durch Anklicken markiert wird gleichzeitig sein Inhalt im Fenster Ex plorerliste angezeigt Zu den Unterverzeichnissen gelangen Sie entsprechend per Dop pelklick oder durch Anklicken des Verzweigungssymbols Ein Rechtsklick auf eines der eingerichteten Verzeichnisse oder Unterverzeichnisse ffnet ein Kontextmen das Ihnen gegebenenfalls weitere Bearbeitungsm glichkeiten zu diesem Ver zeichnis zur Verf gung stellt Diese sind im einzelnen davon abh ngig ob die jeweilige Opera A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 233 Funktionsreferenz Das Ansicht Men tion f r diesem Ordner sinnvoll ist beziehungsweise ob Sie berechtigt sind diese Funktion auf zurufen Alternativ k nnen Sie die Funktionen des Kontextmen s auch ber das Communications Men Verzeichnisse aufrufen Folgende Funktionen k nnen ber dieses Men aufgerufen werden Men funktion Beschreibung Verzeichnis l L scht ein ausgew hltes Verzeichnis Dieser Befehl l sst sich nur auf die sch
324. unications Nachrichtendialog ffnen ffnet einen Dateiauswahl Dialog zum lokalen Speichern eines Datei Anhangs in einem Verzeichnis Ihrer Wahl Dieser Dialog erlaubt es zu s tzlich neue Verzeichnisse zu definieren Druckt die Nachricht aus Zeigt alle Information die bez glich der Nachricht verf gbar sind und die jeweiligen Vermittlungswege an Eine genauere Beschreibung dazu fin den Sie in Abschnitt 5 3 4 1 Information auf Seite 5 198 L scht die Nachricht und schlie t den Dialog Neue Nachricht ber das Symbol x in der Titelleiste des Nachrichtendialogs k nnen Sie das fenster ebenfalls schlie en Schlie t den Dialog Neue Nachricht Vorher erfolgt die Abfrage ob die Nachricht gespeichert werden soll f r den Fall dass inzwischen get tig te Eingaben gespeichert werden sollen Tabelle 5 1 Die Funktionen des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht 5 148 A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Das Bearbeiten Men Das Men Bearbeiten erlaubt es den Text der Nachricht hnlich wie mit einem Textverarbei tungsprogramm zu editieren Die Optionen des Bearbeiten Men s sind R ckg ngig Nimmt die unmittelbar davor gemachte Eingabe zur ck Das hei t die Strg Z R cknahmetiefe betr gt einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der Zur cknahme mit R ckg ngig wieder her Strg Y Schneidet zuvor markiert
325. ur Verf gung stehen Tabelle 3 5 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein A007038 20 September 2005 3 76 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Direkte Postein Weiterhin l sst sich durch Aktivierung dieser Option eine sofortige gangs Benachrichti Signalisierung bei einer neuen Nachricht einrichten Im Normalfall gung verstreicht eine gewisse Zeit bevor eine neu eingehende Nachricht in Communications angezeigt wird Dies ist technisch bedingt und kann im ung nstigsten Fall bis zu zwei Minuten dauern wegen des Eingangs Polling mit einem Zeittakt von zwei Minuten Im Allgemei nen spielt diese Verz gerung keine Rolle Ist es allerdings ge w nscht dass die Benachrichtigung sofort mit dem Nachrichtein gang erfolgen soll dann kann das hier durch Setzten des H kchens festgelegt werden Zeitzone in der mein Standardm ig werden f r die Kennzeichnung von Nachrichten mit OS l uft benutzen Datum und Zeit immer die Zeitzoneneinstellungen verwendet die Sie in Ihrem Betriebssystem eingestellt haben Ist auf dem MRS Server die Option Zeitzonen Unterst tzung eingerichtet k nnen Sie alter nativ die Zeitzone nutzen die der Administrator zus tzlich f r Sie in den Benutzereinstellungen eingestellt hat Tabelle 3 5 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein 3 3 4 Signatur
326. ur bei mehrseitigen Letzte Faxseite Fax Nachrichten aktiv Tabelle 2 7 Die Bearbeitungsfunktionen f r Fax Nachrichten im Vorschaufenster Die Beschreibung aller Funktionen die im Zusammenhang mit einer eingegan genen Fax Nachricht m glich sind finden Sie in Abschnitt 5 3 4 1 Fax Funkti onen im Ansichtsmodus auf Seite 5 203 2 Wenn Sie Weiterleiten gew hlt haben geben Sie die Adresse ein an die Sie das Fax sen den m chten Bei Antworten ist dies im Allgemeinen nicht n tig da hier automatisch die korrekte Adresse eingetragen wird 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Senden um das Fax abzuschicken A007038 20 September 2005 2 42 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten 2 8 3 Empfangene Voicemail bearbeiten Ist in Ihrem Posteingang eine Sprachnachricht eingegangen so k nnen Sie diese einmal ber das Vorschaufenster anh ren das Ihnen dazu spezielle Funktionen zur Verf gung stellt die Nachricht dazu im Journal markieren oder indem Sie die Sprachnachricht durch Doppelklicken im Nachrichtendialog ffnen Auch in diesem Nachrichtenfenster sind die Funktionen einge blendet die das Anh ren der Sprachnachricht erlauben Wiedergabe ber die Vorschau 1 Markieren Sie per Mausklick die Voicemail im Fenster Posteingang Die Wiedergabefunktionen f r die Voicemail sind sofort ber Vorschaufenster zug nglich Die Wiedergabe k
327. us Symbol gelesen ungelesen die laufende Nachrichten Nummer MID die der Server dem Dokument zugeordnet hat und die wesentlichen Daten des Dokumentes Dazu geh ren der zur bertragung benutzte Dienst der Absender und die Empf ngeradresse sowie die Absendezeit der Status des Dokuments und in eckigen Klam mern der eventuelle Betreff der Nachricht Wenn Sie eine besonders wichtige Nachricht nicht aus den Augen ver lieren m chten k nnen Sie diese mit einem roten F hnchen einem Merker versehen Dazu die entsprechende Nachricht im Journal mar kieren und diese Schaltfl che bet tigen Ein erneuter Aufruf dieser Funktion l scht den Merker wieder Ver ndert den Status einer ungelesenen Nachricht in gelesen Aus ei ner im Journal als ungelesen gekennzeichneten Nachricht geschlosse ner Briefumschlag wird durch Ausl sen dieser Funktion eine gelesene offener Briefumschlag Tabelle 5 17 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 199 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Ver ndert den Status einer gelesenen Nachricht in ungelesen Aus ei ner im Journal als gelesen gekennzeichneten Nachricht geschlossener Briefumschlag wird durch Ausl sen dieser Funktion eine ungelesene Ungelesen Mer offener Briefumschlag ker setzen Diese Funktion ffnet den Nachrichtendialog zur Eingabe einer Antwort re In diesem ist nun schon aut
328. ustertexte in einem bestimmten Ordner abgelegt haben bei Bedarf aufrufen modifizieren und erneut versenden ffnen 71x Ze 314 Diskette tA Ea Lokaler Datentr ger Daten Di CO E Dateiname Hetzwerkumg Dateityp Testdokument r Abbrechen 2 A007038 20 September 2005 5 180 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Die Dateiformate die sofort im Nachrichten Dialog ge ffnet werden k nnen sind Textdokumente TXT usw Rich Textdokumente RTF HTML Textdokumente HTM Audio Dateien WAV usw Fax Dokumente TIF FG3 FG4 USW Communications Nachrichten PMF Wenn Sie ber ffnen eine Datei ausw hlen die von den oben genannten Dateiformaten ab weicht wird diese Datei als Dateianhang im ge ffneten Nachrichtendialog dargestellt Anmerkung 1 Werden Dateien ge ffnet die aus dem Posteingang lokal im PMF Format ge speichert wurden dann bleiben weiterhin alle Dokumentinformationen Absender Adresse Anh nge Betreff usw erhalten Die ge ffnete Nachricht befindet sich also prinzipiell in dem Zustand wie vor einer Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung Dadurch steht nach dem Funktionsaufruf Datei ffnen einer solchen Datei wieder die komplette Nachricht zur Ver f gung Anmerkung 2 Sie k nnen die gespeicherte Datei auch ber einen Doppelklick aus dem Win dows Explorer direkt in einem Communications
329. w hlen oder wenn Sie angerufen werden wird in die sem Fenster automatisch der gesamte Schriftverkehr eingehend und ausgehend den Sie mit diesem Teilnehmer abgewickelt haben aufgelistet Dazu muss lediglich die Funktion Mailliste beim Gespr ch anzeigen eingeschaltet sein Die Anzeige des Schriftverkehrs ist unabh ngig davon wie Sie den Teilnehmer anrufen also ob Sie den Anruf durch einen Doppelklick im Te lefonjournal oder sonstwie ausl sen Ein weiteres Merkmal dieses Fensters ist die Anzeige des kompletten Schriftverkehrs eingehend und ausgehend den Sie mit irgendeinem Teilnehmer ausgetauscht haben Diese Darstellungsm glichkeit ist besonders komfortabel da es manch mal schwierig ist bei der Vielzahl der Teilnehmer und Unmenge von Nachrichten den berblick zu behalten Um sich den gesamten Schriftwechsel mit einem Teilnehmer anzeigen zu lassen ziehen Sie einfach per Drag amp Drop irgendein Dokument dieses Teilnehmers aus dem Postein gangs oder Postausgangsfenster in das Schriftverkehrsfenster Sofort werden dort alle Doku mente die diesen Teilnehmer betreffen aufgelistet Die Eintr ge in der Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar siehe Ab schnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 186 A007038 20 September 2005 2 56 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Prese
330. w hlt Benutzergrup g pen Gruppen und Meine privaten Gruppen deren Teilnehmer in der Adressenliste angezeigt werden sollen Mit Hilfe dieser Funktion kann sofort eine neue Nachricht an den in der 2 Adressliste markierten Teilnehmer gesendet werden Wenn Sie auf das kleine Dreieck klicken ffnet sich ein Men aus dem Sie ausw hlen Neue Nachricht k nnen in welchem Format Sie die neue Nachricht anlegen m chten versenden Textnachricht Rich Text Nachricht Sprachnachricht oder SMS Nachricht Leitet einen sofortigen Anruf zum markierten Teilnehmer ein Dabei 2 wird automatisch auf die Rufnummer zur ckgegriffen die als erste in der Liste der Kontaktdefinitionen steht Ein Klick auf das Dreieck dane Anrufen an ben ffnet eine erweiterte Auswahlliste die zus tzlich m gliche Tele fonnummern dieses Teilnehmers Gesch ftsanschluss Privatan schluss Mobiltelefon oder Voicebox anzeigt Die Rufnummern dazu m ssen dazu allerdings in der Datenbank existieren Tabelle 5 28 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste A007038 20 September 2005 5 226 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Aus Liste l schen Zeige Status Symbolansicht Abh ngig von den Berechtigungen die Sie besitzen k nnen hier ber neue Benutzer Agenten globale Kontakte beziehungsweise neue per s nliche Kontakte eingerichtet werden Nach dem Funktionsaufruf ff net sich ein
331. xpliziter Angabe der Versendeart FAXG3 eine Fax nachricht erzeugen 2 5 1 Fax Briefpapier ausw hlen Fax Briefpapiere sind Fax Formulare die Sie f r Ihre Faxzustellung nutzen k nnen Sie beste hen im Allgemeinen aus einem Deckblatt der ersten Seite und den Folgeseiten Dabei werden in der Regel mehrere Vorlagen vom Systemadministrator vorbereitet aus denen Sie dann eine ausw hlen k nnen Das Erstellen neuer Fax Vorlagen ist nur mit administrativen Rechten m g lich Dialog Fax Briefpapier aufrufen 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Fax Briefpapier Der Dialog zur Auswahl des Fax Briefpapiers wird ge ffnet Auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen ist oben unter dem Titel Aktueller Standard der Name des Fax Briefpapiers angegeben das momentan standardm ig beim Versenden von Fax Nachrichten verwendet wird ber das Vorschaufenster rechts in diesem Dialog k nnen Sie sich ansehen wie dieses Fax Briefpapier gestaltet worden ist Die Registerkarte Erste Seite zeigt das Deckblatt also die erste zu bermittelnde Seite des Faxdokumentes an die Registerkarte Folgende Seiten wie alle daran anschlie enden Seiten aussehen 2 W hlen Sie eines der verf gbaren Fax Briefpapiere aus und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Als Standard setzen A007038 20 September 2005 2 32 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden einer Voicem
332. youts umgewandelt Siehe dazu auch Abschnitt 4 5 1 Globales Communications Layout definieren auf Seite 4 115 Tabelle 5 14 Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht Bitte geben Sie einen neuen Lapout Namen an A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 183 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Layout gt Bearbeiten Layout gt Erneut laden Zum Layout wechseln Tabelle 5 14 5 184 Unter diesem Men punkt sind folgende Aktionen ausf hrbar e Aktuelles Layout l schen L scht das gerade aktive Communicati ons Layout Das ist nur m glich wenn es sich um ein lokales Layout handelt das hei t ein an Ihrem Rechner erstelltes Hinweis Globale Layouts ihnen fehlt der Zusatz Lokal die vom Administrator erzeugt wurden und allen Teilnehmern im System zur Verf gung stehen k n nen nicht gel scht werden Sperren Verriegelt das aktuell benutzte Layout so dass es nicht mehr ver ndert werden kann Zum Beispiel durch eine unbeabsichtigte Mausaktion Sperren ohne Titelanzeige Verriegelt ein erstelltes Layout siehe auch Sperren und blendet gleichzeitig in allen Fenstern mit Ausnah me des Fensters Explorerliste die Titelzeile aus um den nutzbaren Fensterbereich zu vergr ern Entsperren Hebt die Sperrung eines Layouts wieder auf so dass man wieder nderungen am Layout vornehmen kann Allen Benutzern zug nglich machen Hier ber kann
333. zeige ist da sinnvoll wo beide Nachrichtenarten in einem Journal angezeigt werden zum Beispiel im Fenster Schriftverkehr Anzeige des Dateiformats des betreffenden g P P Dokumentes Symbol Darstellung der Dringlichkeit einer P P P P empfangenen beziehungsweise gesendeten Priorit t Nachricht wenn sie mit einem Priorit ts Attri but versehen worden ist Ein rotes Ausrufe zeichen ist der Priorit t Dringend und Hoch zugeordnet Niedrige Priorit t und Versandt ber Nacht erh lt als Kennzei chen einen blauen nach unten weisenden Pfeil Ist kein Symbol zugeordnet hat die Priorit t den Wert Normal Tabelle 5 15 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster A007038 20 September 2005 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch 5 191 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Anzeige in den Journalen die ber das Fenster Explorerliste dargestellt werden Da im Fenster Explorerliste die Darstellung immer abh ngig vom jeweils markierten Element im Fenster Explorerverzeichnisse ist entsteht eine Vielzahl von unterschiedlichen M glich keiten zur Anzeige von Parametern in den Tabellenspalten Die Anzeige in diesem Fenster ist darauf Abgestimmt was jeweils f r das gew hlte Objekt im Fenster Explorerverzeichnisse sinnvoll ist Im Folgenden sind alle zur Verf gung stehenden Parameter beschrieben ausge nommen die die bereits oben f r die Nachrichten Journale erl utert wu
334. zt haben Im Einzelnen kann man folgende Funktionen entweder aus dem Communications Men Wah lassistent und oder die Symbolschalter aufrufen ffnet den Dialog Suche Kontakt um anzurufen Hier ber k nnen Sie eine Recherche nach einer Teilnehmernummer starten Damit die gesuchte Teilnehmeradresse gefunden werden kann muss sie in der Teilnehmer su Systemdatenbank vorhanden sein Wie Sie im Einzelnen die Such chen funktion nutzen k nnen finden Sie bei der Beschreibung zum Men punkt Adresse suchen im Communications Men Extras gt Suche Adresse N here Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Ab schnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 50 Leitet einen Anruf an die eingegebene oder ausgew hlte Teilnehmer adresse ein ber die Schaltfl che R ckfrage kann ein weiterer Teilnehmer ange rufen werden Alle brigen gerade gef hrten Telefonate werden in eine Warteschlange gestellt Beendet wird die R ckfrage indem ent weder der angerufene Teilnehmer auflegt oder der Anrufende die Auf legen Schaltfl che bet tigt bergibt das Gespr ch an den Teilnehmer mit dem R ckfrage gehal ten wurde Baut eine Konferenzschaltung zu den angerufenen Teilnehmern auf Werden Sie w hrend einer bestehenden Verbindung von einem weite ren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwi schen den beiden Anrufern hin und her schalten Makeln Beendet den gesamten Verbindungsaufb
335. zu eine an Sie adressierte Nachricht automatisch an einen anderen Benutzer umleiten zu lassen Diese Option ist zum Beispiel dann sinnvoll wenn bei Ihrer Abwesenheit Urlaub Gesch ftsreise oder Krankheit etc die an Sie adressierten Nach richten direkt an einen Vertreter gesendet werden sollen damit sie nicht unbearbeitet liegen bleiben Nachrichten die an einen Vertreter weitergeleitet wurden werden nicht zus tzlich als Kopie im Posteingang vorgehalten Der Absender einer Nachricht wird nicht dar ber informiert dass seine Nachricht an einen Vertreter weitergeleitet wurde Vertretung einrichten 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Vertretung einstellen Der Dialog Vertreter einstellen erscheint 2 Aktivieren Sie die Option Vertreter aktivieren 3 Geben Sie in die Eingabezeile den Benutzer ein an den Nachrichten weitergeleitet werden sollen 4 Best tigen Sie Ihre Einstellungen mit OK Die Vertretung ist damit aktiviert A007038 20 September 2005 2 62 MRS v6 0 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Eigene Datenbankeinstellungen ndern 2 18 Eigene Datenbankeinstellungen ndern ber diese Funktion k nnen Sie Ihre auf dem MRS Server abgelegten pers nlichen Daten ein sehen und gegebenfalls ndern Je nach Systemeinstellung und nach zugewiesener Berech tigung k nnen einige Datenfelder nicht bearbeitet werden Diese sind dann nach dem Offnen der Benutzerdaten gr

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