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1. Projektstatus Bezeichnung des Projektstatus Sperre Projekte bei welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Projekte f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Projekte bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv die anderen Projekte sind nicht aktiv Zu anderen Objekten k nnen standardm ssig nur aktive Projekte zugewiesen werden Diese Einschr nkung kann beim zuweisen allerdings von Fall zu Fall aufgehoben werden Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Projektstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 93 Einstellungen Projektarten Mit den Projektarten k nnen Projekte in verschiedene Gruppen unterteilt werden Listen Auswertungen und Abfragen werden standardm ssig nach Projektart und Status durchgef hrt Mit Projektarten k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Projekt intern oder extern ausgef hrt wird ob dieses der Forschung und Entwicklung dient oder ob das Projekt einem bestimmten Themenkreis zuzuordnen ist Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zur Projektart erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung einer Projektar
2. Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 127 Einstellungen Mahnstufen Das Mahnwesen von DabuSoft kann vollst ndig automatisiert abgewickelt werden Nur noch das Drucken muss manuell ausgel st werden Damit das Mahnwesen wie geplant funktioniert und trotzdem keine Kuinden ver rgert werden die vielleicht schon gezahlt haben m ssen zuerst die Mahnstufen korrekt eingestellt werden Die Mahntexte werden sp ter separat eingestellt So definieren Sie die Mahnstufen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Mahnungen gt Mahnstufen 2 Bearbeiten sie die bestehenden Einstellungen 3 Klicken Sie ggf auf die Plus Taste in der Liste um weitere Mahnstufen hinzuzuf gen Mahnstufe Bezeichnung der Mahnstufe Diese muss nicht mit dem ausgedruckten Betreff der entsprechenden Mahnstufe bereinstimmen Der Betreff wird sp ter ber die Textbausteine in Abh ngigkeit der Sprache definiert Frist Zeitdauer in Tagen nach welcher die gemahnte Rechnung nach dem ausstellen der Mahnung wieder auf der Mahnungsliste erscheint Betrag Mahngeb hr welche auf der entsprechenden Mahnstufe automatisch erhoben wird Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung der Mahnstufe ID Identifikationsnummer der Mahnstufe Die ID kann nicht ver ndert werden 128 Einstellungen Mahntexte F r jede Mahnstufe kann ein individ
3. Import aus Outlook oder Entourage importiert die Adressdaten des aktuellen Benutzers aus dem Adressbuch von Outlook oder Entourage Die Daten werden bei diesem Vorgang nicht synchronisiert Nach dem Import erfolgt die Kontrolle auf doppelte Datens tze von Hand Import aus externer Datenquelle importiert eindimensionale Daten aus einer von FileMaker unterst tzten Datenquelle und transformiert die Daten nach dem Import in das dreidimensionale Datenmodell von DabuSoft Import vCards importiert vCards Version 2 1 und lter ber dieser Importfunktion k nnen z B Daten aus dem Apple Adressbuch importiert werden wenn diese zuvor als vCard gespeichert wurden vCard speichern speichert den aktuell aufgerufenen Kontakt als vCard auf dem Desktop abgelegt Export ber FileMaker ffnet den Export Dialog von FileMaker Pro Die aufgerufenen Datens tze k nnen als Excel dBase HTML XML Text und in anderen Formaten exportiert werden Export Post Adressierung startet eine Export Assistenten um die aktuellen Adressdaten in verschiedenen Codierungen f r den Postversand zu exportieren Men Bearbeiten Im diesem Men finden Sie die Befehle zum Bearbeiten einzelner Felder und Daten R ckg ngig setzt die letzten Eingaben in einem Feld zur ck Ist das Feld erst einmal gespeichert kann die Eingabe nicht mehr zur ckgesetzt werden Ausschneiden schneidet den markierten Text aus und setzt ihn in die Zwischenablage Einf gen f gt den Text aus
4. berpr ft werden welche Eingaben in einem bestimmten Feld fr her erfolgt sind Aus zuletzt besuchtem Datensatz setzt den Feldinhalt aus dem zuletzt besuchten Datensatz in ein einzelnes Feld ein Mit diesem Befehl k nnen Sie Daten aus einem bestimmten Datensatz in einen anderen Datensatz bertragen Suchen Sie zuerst einen bestimmten Datensatz dessen Daten Sie bertragen wollen suchen Sie anschliessend den Datensatz in welchen Sie die die Daten einf gen wollen und f hren Sie dann in den entsprechenden Feldern diesen Befehl aus Men Format In diesem Men finden Sie die blichen Befehle zum Formatieren von Text Detaillierte Hinweise zum Formatieren von Text finden Sie im FileMaker Handbuch Men Datens tze Mit diesem Men werden Sie sehr oft arbeiten Es enth lt Befehle zum Bearbeiten Suchen und L schen von Datens tzen Weiterf hrende Informationen zu den einzelnen Befehlen finden Sie im Abschnitt Allgemeine Funktionen Neuer Datensatz erstellt einen neuen leeren Datensatz im aktuellen Modul Je nach Modul wird zus tzlich ein Assistent gestartet der Sie z B auffordert einen Kontakt zu verkn pfen Datensatz Duplizieren erstellt eine Kopie des aktuellen Datensatzes mit einer neuen Datensatznummer Je nach Modul wird zus tzlich ein Assistent gestartet der Sie z B auffordert einen neuen Kontakt mit dem Datensatz zu verkn pfen Datensatz l schen l scht den aktuellen Datensatz unwiederrufbar aus dem System Bei Kontak
5. hnliches Konzept wie bei DabuSoft mit den Standorten vorliegt 46 Standorte Allgemein In den allgemeinen Einstellungen der Standorte erfassen Sie den Namen des Standortes die MWST Nummer die Adresse sowie acht eigene Felder die frei definierbar sind So er ffnen Sie einen neuen Standort 1 Navigieren Sie zu Systemeinstellungen gt Standorte 2 Klicken Sie auf die Taste Neu 3 Geben Sie im Feld Standort den Namen des Standortes ein Der Name muss eindeutig sein Kontakt Sie k nnnen den Standort mit einem Datensatz aus der Adressverwaltung verkn pfen Dazu m ssen Sie zuerst einen Adressdatensatz erfasst haben So verkn pfen Sie einen Standort mit einem Adressdatensatz 1 Klicken Sie auf das blaue Verkn pfungssysmbol beim Adressfeld 2 Geben Sie einen Suchbegriff ein um die Adresse zu finden 3 W hlen Sie die Adresse aus der Liste mit einem Doppelklick aus So l schen Sie die Verkn pfung mit dem Adressoatensatz 1 Klicken Sie auf die Minus Taste beim Adressfeld MWST Nummer Geben Sie in diesem Feld die MWST Nummer des Standortes ein In der EU geben Sie hier die UST ID Nummer ein Eigene Felder Sie k nnen f r jeden Standort 8 weitere Felder verwenden die Sie selber benennen k nnen Hinweise zum Umbenennen von Felder finden Sie in diesem Kapitel unter Feldnamen ndern 47 Standorte Layout Sie k nnen f r jeden Standort eigene Layoutobjekte speichern welche dann in Abh ngigkeit der Sprache ge
6. Globale Einstellungen Diverses Standardsprache Geben Sie hier die Sprache ein welche als Voreinstellung f r Adressen und andere Sprachabh ngige Daten verwendet werden soll L ndercode Wird automatisch in neu erstellte Adressen eingesetzt Referenzw hrung Im Hintergrund werden alle Finanzbetr ge aus Auftr gen Leistungserfasung usw auf diese W hrung umgerechnet und als konsolidierter Betrag ausgewiesen Die Statistiken und die Buchhaltung gehen ebenfalls auf diese W hrung zur ck Die Referenzw hrung wird auch beim Erstellen von Adressen Auftr gen Artikeln und Preisen zuerst als Voreinstellung eingesetzt Zahlenformat in Textformeln F r die Darstellung von Zahlen werden normalerweise die Systemeinstellungen des Computers verwendet Wenn Zahlen in Textformeln integriert sind m ssen Sie hier das Format einstellen Klicken Sie wiederholt auf das Zahlenfeld bis das gew nschte Format angezeigt wird Rundung Geben Sie den Betrag ein auf welchen die Betr ge gerundet werden sollen Die Rundung kann f r jedes Auftragsdokument und jede Rechnung nachtr glich ver ndert werden Starttag der Woche Wird f r die Darstellung der Kalenderfunktionen ben tigt 1 Sonntag 2 Montag Datumsformat Klicken sie auf wiederholt auf das Datumsfeld um das Datumsformat zu ndern Das Datumsformat bestimmt die Darstellung von Datumswerten in Auftragsdokumenten in Abh ngigkeit von der Sprache des jeweiligen Dokuments Datum
7. Werte angepasst werden Mit dem Auftragsstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Auftrag noch in Arbeit ist ob dieser gestoppt wurde oder ob der Auftrag erledigt ist Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Auftr gen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Auftr gen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Auftragsstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Auftr ge gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Auftragsstatus Bezeichnung des Auftragsstatus Sperre Auftr ge welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Auftr ge f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Auftr ge bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die anderen Auftr ge sind nicht mehr aktiv bzw erledigt In den Auswahllisten der Joberfassung und
8. amp Leistungen einen neuen Leistungscode Markieren Sie unter gt Allgemein gt Einstellungen die Checkbox Berechnung als Arbeitszeit Wechseln Sie jetzt wieder zu DabuSoft Admin W hlen Sie aus dem Einblendmen Art Nr den Leistungscode aus Eigene Felder Sie k nnen f r jeden Benutzer 8 weitere Felder verwenden die Sie selber benennen k nnen Hinweise zum Umbenennen von Felder finden Sie in diesem Kapitel unter Feldnamen ndern 44 Benutzer Objekte ffnen Wenn Sie mit mehreren DabuSoft Programmen gleichzeitig arbeiten k nnen Sie f r jeden Benutzer bestimmen mit welchem Programm ein bestimmtes Objekt ge ffnet werden soll Diese Situation tritt dann auf wenn in der History eines Kunden Objekte angezeigt werden die ber verschiedenen Programoberfl chen erstellt wurden Wenn Sei in der History auf ein Objekt klicken um dieses anzuzeigen versucht DabuSoft das Objekt im aktuellen Programmfenster anzuzeigen Wurde das Objekt mit einem Modul aus einem anderen Programm erstellt welches nicht in der aktuellen Programmoberfl che verf gbar ist wird ein Fehler angezeigt Sie k nnen jetzt mit der Einstellung Objekte ffnen definieren mit welchem Programm ein Objekt ge ffnet werden soll wenn dies im aktuellen Programm nicht m glich ist Gehen Sie wie folgt vor um einen Programmverweis zu definieren 1 Klicken Sie auf die Plus Taste rechts oberhalb der Objektliste 2 W hlen Sie ein History Objekt und ein Programm mit
9. Benutzer zur Verf gung gestellt wird Jeder Eintrag muss durch einen Zeilenumbruch getrennt sein Die Bezeichnungen k nnen frei gew hlt werden Feld f r Gruppierung Feld oder Formel welches den Wert enth lt welcher als Mail Adresse verwendet werden soll Die Formeln werden im Kontext der Tabelle CONTACT interpretiert Das Feld muss auf der gleichen Zeile stehen wie die entsprechende Gruppierung im Feld Gruppierung nach HINWEIS Beim Definieren der Formeln ist darauf zu achten dass die Formel nicht durch Zeilenumbr che formatiert werden darf Pro Formel nur eine Zeile verwenden 83 Aufgaben amp Termine Einstellungen Kalender und Erinnerung Beim Erstellen von neuen Terminen im DabuSoft Kalender werden Standardwerte eingesetzt Diese Standardwerte k nnen in den Einstellungen von DabuSoft Admin ver ndert werden So ndern Sie die Standardwerte f r die Kalenderfunktion 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Termine gt Auto Eingabe 2 Geben Sie in die Felder die Werte ein welche bei neu erstellten Terminen automatisch eingesetzt werden sollen Wiederholen Einstellung f r die Wiederholung eines Termins Ende Einstellung f r das Ende der Wiederholungen Erinnerung Art der Erinnerung Standardm ssig wird keine Erinnerung vorgeschlagen bis diese aktiviert ist Alarm ausl sen Einstellungen wann die Erinnerung von Terminen mit Uhrzeit ausgel st werden soll Alarm ausl sen
10. Etikettentext Der Etikettentext wird f r das bedrucken von Artikel Etiketten verwendet In den Einstellungen von DabuSoft Admin kann eine Formel definiert werden welche den Etikettentext aus Feldwerten und anderen Texten erstellt Der Etikettentext kann f r jeden Artikel manuell nachbearbeitet werden wodurch dann allerdings die globale Etikettierformel ausser Kraft gesetzt wird So definieren Sie eine globale Formel f r den Etikettentext 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein gt Etikettentext 2 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle ITEM HINWEIS Etikettierformeln f r Chargen m ssen in den Einstellungen f r die Produktionsplanung definiert werden 73 Einstellungen Artikelgruppen DabuSoft arbeitet mit zwei verschiedenen Systemen f r die Einteilung von Artikeln in Artikelgruppen In DabuSoft Industry wird ein hierarchisches System verwendet welches nur von DabuSoft Industry verwaltet werden kann Alle anderen DabuSoft Programme arbeiten mit einer einfachen Artikelgruppenliste die in DabuSoft Admin definiert werden kann So definieren Sie neue Artikelgruppen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Artikelgruppen 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Artikelgruppen 3 Geben Sie im Feld Artikelgruppe den Namen der Artikelgruppe ein Sie k nnen die Artikelgrupp
11. Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Kontakte Gruppier und Sortiereinstellungen f r Adresslisten Etiketten Adresslisten in Serienbriefen und verschiedene Auswertungen welche nach Kontakten sortiert werden k nnen History Gruppier und Sortiereinstellungen f r die History von Kontakten Die Felder und Formeln werden im Kontext der Tabelle HISTORY interpretiert Rechnungslauf Gruppier und Sortiereinstellungen f r den Rechnungslauf bei der Abrechnung von Mitgliederbeitr gen und Abonnenten Die Felder und Formeln werden im Kontext der Tabelle MEMBER interpretiert Partner Einstellung f r die Verkn pfungsfunktionen von Adressparen Diese Einstellung darf nicht ver ndert werden 68 Einstellungen Gruppenstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Gruppenstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden So legen Sie einen neuen Gruppenstalus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Gruppenstatus 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Statusliste 3 Geben Sie dem Status einen eindeutigen Namen Gruppenstatus Bezeichnung des Gruppenstatus Aktiv Gruppen bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch aktiv andere Gruppen sind nicht mehr aktiv oder geschlossen Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Gruppenstatus ID Identifikationsnummer des
12. Formel zu interpretieren HINWEIS Um Textbausteine zu ndern ben tigen Sie die Berechtigung um Einstellungen zu bearbeiten 141 Feldnamen ndern ae ze a N Ser Sie k nnen die Bezeichnung von Feldnamen jederzeit ndern und diese so an Ihren gewohneten Sprachgebrauch anpassen DabuSoft empfiehlt die Feldnamen mit Ausnahme der eigenen Felder nicht anzupassen So passen Sie die Feldnamen von eigenen Feldern an Klicken Sie in das Feld W hlen Sie aus dem Men Hilfe gt Feldinformation Klicken Sie auf die Taste bearbeiten Geben Sie im folgenden Dialogfenster den neuen Feldnamen ein Klicken Sie auf die Taste speichern Sprachgewohnheiten Da DabusSoft in den untzerschiedlichsten Branchen und in verschiedenen Sprachregionen eingesetzt wird ist es unvermeidlich dass bestimmte Begriffe nicht exakt mit Ihren Vorstellungen bereinstimmen In anderen Regionen oder in anderen Branchen werden die gleichen Begriffe unter Umst nden ganz anders verstanden DabuSoft versucht bei der Terminologie einen m glichst grossen Konsens zu finden und analysiert die Begriffe auf Ihre Pr gnanz Eindeutigkeit und H ufigkeit In einigen Bereichen verwendet DabuSoft Begriffe die vom blichen Sprachgebrauch abweichen wenn sonst Missverst ndnisse oder Verwechslungen auftreten k nnten In anderen F llen mussten langen Begriffen gek rzt oder durch andere pr gnantere Begriffe ersetzt werden damit die Lesbarkeit am Bildschirm gew hrlei
13. Mit der Referenzenliste k nnen zu den Auftragsdokumenten beliebig viele Referenzobjekte zugewiesen werden Ein Referenzobjekt kann Text enthalten oder auf ein anderes Objekt verweisen DabuSoft unterscheidet folgende Bezugsarten f r Referenzobjekte Text speichert Textdaten zum Referenzobjekt die manuell bearbeitet werden k nnen Webseite speichert den Pfad zu einer Internetseite als Text Wenn die Referenz angeklickt wird ffnet DabuSoft die entsprechende Webseite automatisch in einem Internetbrowser Dateipfad speichert den Pfad zu einer Datei auf dem lokalen Computer oder im Netzwerk Wenn der Pfad angeklickt wird ffnet DabuSoft die entsprechende Datei automatisch mit dem Programm mit welchem die Datei erstellt wurde Verzeichnis speichert einen Pfad zu einem Order oder Verzeichnis auf dem lokalen Computer oder im Netzwerk Wenn der Pfad angeklickt wird ffnet DabuSoft das entsprechende Verzeichnis und zeigt den Inhalt an Kontakt stellt eine Beziehung zu einem Kontakt aus der BabuSoft Adressdatenbank her Wenn der Kontakt angeklickt wird ffnet dabuSoft automatisch den Kontaktdatenssatz in der Erfassungsmaske Datenlink stellt eine Beziehung zu einem beliebigen Datensatz aus der DabuSoft Datenbank her Unterst tz wird nur der Datenlink zu den Auftr gen So definieren Sie eine neue Referenzart 1 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Referenzen 2 W hlen Sie eine Bezugsart f r die Referenz aus 3 Geben Sie der
14. Nummer und Number_Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Abrechnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Abrechnungen gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Abrechnungsnummer die Formel f r die Numerierung der Abrechnungen Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff der Abrechnungen und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Abrechnungsnummer eigene Formeln hinterlegt werden damit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Abrechnung Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r die Abrechnung Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz bei der Abrechnung Einstellungen Abrechnungslayout Das Layout von Abrechnungen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie di
15. Referenz einen eindeutigen Namen Referenz drucken oder nur anzeigen Sie k nnen eine Referenzart so definieren dass diese zwar mit einem Dokument verkn pft werden kann auf dem Auftrag aber nicht gedruckt wird e Markieren Sie die Checkbox Drucken wenn die Referenz gedruckt werden soll e Heben Sie die Markierung Drucken auf wenn die Referenz nicht gedruckt werden soll Sprachabh ngige Bezeichnungen Die Beschriftung oder Bezeichnung der Referenzobjekte kann in Abh ngigkeit der Sprache erfolgen Damit lassen Sich die Referenzen auch in mehrsprachige Layouts einbetten Gehen Sie wie folgt vor um die Bezeichnungen der Referenzobjekte zu bersetzen 1 Klicken Sie unter Systemenstellungen gt Layout gt Referenzen auf die entspechende Sprache 2 berschreiben Sie in der Spalte Referenz die Bezeichnung 62 Lizenzen Im Modul werden alle Lizenzen aufgelistet die Sie je gekauft haben Sie sehen in der Liste die lizenzierten Programme und f r wieviele Benutzer diese freigegeben sind Sie k nnen auch mehrere Lizenzschl ssel f r das gleiche Programm erwerben und so die Anzahl der Benutzer erh hen Gehen Sie wie folgt vor um einen neuen Lizenzschl ssel einzutragen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Systemeinstellungen gt Lizenzen 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Lizenzschl sssel 3 Tragen Sie den Namen und den Lizenzschl ssel ein welchen Sie mit dem Erwerb der Software erhalten haben 4 Klick
16. Sie die Zuweisung von Artikelgruppen zu Kurskosten und Material Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Auto Eingabe 2 W hlen Sie eine Artikelgruppe f r die Kurskosten aus 3 W hlen Sie eine Artikelgruppe f r das Kursmaterial aus 88 Einstellungen Kurslayout u Das Layout muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Kurse Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Layout Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Platzieren Sie das Feld _print_ref bzw _print_ref2 auf das Layout Layoutformeln f r das Layout von Kursen SEMINAR _print_ref Kurs Ref SEMINAR _print_ref2 Kurs Ref 2 Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 89 Einstellungen Event und Anfragestatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Event und Anfragestatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Eventstatus k nnen Sie zum Beispie
17. Status Die ID kann nicht ver ndert werden Artikel amp Leistungen Einstellungen Artikel Allgemein Mit den allgemeinen Einstellungen f r Artikel werden die Darstellung automatische Eingabeoptionen und das Verhalten von Artikel bezogenen Funktionen bestimmt So definieren Sie die automatischen Eingabeoptionen f r die Artikelstammdaten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein 2 Geben Sie in die Felder die werte ein welche bei neu erstellten Artikeln automatisch eingesetzt werden sollen Diese Einstellungen werden nur beim Erstellen eines Artikel angewendet und haben keinen Einfluss auf bereits erstellte Artikel 69 Einstellungen Lager amp PPS DabuSoft unterst tzt mehrere Methoden um Artikel am Lager zu bewirtschaften Wenn diese Methoden gleichzeitig angewendet w rden k nnten Artikel am Lager doppelt gez hlt werden Sie m ssen also beim Erfassen von Artikeln festlegen wie ein Artikel am Lager gef hrt wird so dass die Berechnung der Lagerbest nde korrekt funktioniert Mit den Einstellungen in DabuSoft Admin kann festgelegt werden wie ein Artikel am Lager gef hrt wird Diese Einstellungen k nnen in den Artikelstammdaten f r jeden Artikel separat ge ndert werden Es ist auch m glich gleichzeitig verschiedene Artikel mit anderen Methoden am Lager zu bewirtschaften So stellen Sie die Lagerbewirtschaftung f r Artikel ein 7 Navigieren Sie in DabuSoft Ad
18. Verbindung zwischen DabuSoft und dem ESR Verfahren herstellt Es k nnen ausschliesslich Zahlen von 0 bis 9 verwendet werden und die L nge darf maximal 26 Zeichen umfassen Das 27 Zeichen ist eine Pr fziffer die nach einer genau definierten Formel berechnet wird So kann berpr ft werden ob beim Einlesen der Daten m glicherweise ein Fehler aufgetreten ist Die Referenz Nummer darf frei definiert werden und kann Nummern der Bank die Rechnungsnummer Daten aus der Serienbriefhistory f r Fundraising oder eine Kontaktnummer enthalten Die einzelnen Nummernbereiche d rfen sich nicht berschneiden damit diese von DabuSoft zerlegt werden k nnen Nur so ist es m glich dass aus den ESR Daten die Zahlungen in DabuSoft zugewiesen werden k nnen Wenn beim Definieren der Referenz Nummer ein logischer Konflikt auftritt wird dies mit einer Fehlermeldung quittiert M glicherweise m ssen Sie die Eingaben zuerst zwischenspeichern bevor Sie mit der Definition der Referenz Nummer fortfahren k nnen Wenn die Referenznummern fertig definiert wurde wird im untersten Feld eine farblich markierte Testnummer angezeigt Diese ist so formatiert wie nachher die Referenznummern auf den Einzahlungsscheinen Start Tragen Sie in der Start Spalte die Position innerhalb der Referenznummer ein an welcher die entsprechende Ziffer von links gesehen beginnt Fehlende Ziffern werden automatisch mit null ausgef llt L nge Tragen Sie in der L ngen Spalte di
19. beide Konten auf das gleiche Bankkonto ausstellen HINWEIS Bitte beachten Sie dass die ESR Daten anhand von Post Konto und Bank Konto eindeutig einem ESR Konto zugewiesen werden m ssen Wenn zum Beispiel 2 identische ESR Konten angelegt werden wobei das eine als ESR Konto mit Betrag das andere ohne Betrag definiert ist dann wird die Zahlung beim Einlesen der Daten dem ESR Konto zugewiesen das zuerst definiert wurde Eine eindeutige Zuwiesung ist in diesem Fall aufgrund von Einschr nkungen des ESR Systems nicht mehr m glich So legen Sie ein neues ESR Konto an Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt ESR gt ESR Konten Klicken Sie in der Liste unter ESR Konto auf die Plus Taste Geben Sie dem ESR Konto eine eindeutige Bezeichnung Erfassen Sie die Felder je nach Art des ESR Kontos mit den Angaben welche Sie von der Post oder von der Bank erhalten haben Felder und Einstellungen f r ein ESR Konto ESR Konto Bezeichnung f pr ein ESR Konto so wie es vom Benutzer in DabuSoft gesehen und ausgew hlt werden kann Die Bezeichnung muss eindeutig sein Einzahlung f r Name Adresse PLZ und Ort des Empf ngers der Zahlung Wenn ESR ber die Bank abgewickelt wirtd steht hier die Adresse der Bank Zugunsten von Name Adresse PLZ und Ort des Beg nstigten der Zahlung Wenn ESR ber die Bank abgewickelt wirtd steht hier Ihre Adresse bzw die Adresse Ihrer Firma die bei der Bank ber ESR angeme
20. dann sinnvoll wenn Sie im eigenen Land die Mehrwertsteuer einsetzen wollen f r Adressen im Ausland aber keine Mehrwertsteuer berechnet wird Sie k nnen aber auch f r Adressen in bersee standardm ssig einen Transportzuschlag verrechen usw HINWEIS Diese Einstellung wird beim Erstellen einer Adresse oder beim ndern der L nderzuweisung einer Adresse angewendet Wenn Sie die Einstellungen beim Land in diesem Modul ndern werden die Konditionen nicht r ckwirkend an bereits erfasste Adressen bertragen 55 MWST KST Modus Im Modul Systemeinstellungen gt MWST KST Modus werden verschiedene Einstellungen gespeichert welche zus tzlich zu den Konditionen die Berechnung von Auftr gen Abrechnungen und Kalkulationen beeinflussen Im Zusammenspiel mit den Konditionen den Voreinstellungen f r Artikel und den Berechnungseinstellungen der Artikel amp Leistungen k nnen Sie DabuSoft so konfigurieren dass die Berechnung von Preisen Konditionen und Auswertungen genau Ihren Vorstellungen entspricht Mit dem gleichen Rechnungsmodul k nnen so Artzrechnungen mit Taxpunkten Handelsrechnungen Exportrechnungen Job Abrechnungen usw berechnet werden HINWEIS Beachten Sie dass die Einstellungen in diesem Modul im Zusammenhang mit anderen Konfigurations und Anwendungsm glichkeiten stehen wodurch komplexe Wechselwirkungen entstehen Durch logisch falsch konzipierte Einstellungen k nnen unaufgel ste Endloschleifen
21. des Servers bereinstimmen auf welchem FileMaker Server installiert ist Sicherheitseinstellungen sind erlauben keinen Zugriff Mit FileMaker Server Admin k nnen verschiedene Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden berpr fen Sie die Einstellungen und konsultieren Sie ggf Das Administratorenhanbuch von FileMaker Server Datenbanken sind nicht f r das Sharing freigegeben Wenn Sie DabuSoft von einer Einzelplatzversion auf eine Mehrplatzversion aufr sten ist das Datenbaksharing m glicherweise nicht richtig eingestellt Gehen Sie wie folgt vor um die Datenbanken erneut freizugeben Schlie en sie die Datenbanken auf FileMaker Server ffnen Sie DabuSoft Admin mit FileMaker Pro W hlen im Men FileMaker Pro Mac bzw Bearbeiten Windows den Befehl DabuSoft Sharing W hlen Sie f r die Netzwerkfreigabe die Taste ein Beenden Sie FileMaker Pro ffen Sie die Datenbanken mit FileMaker Server 29 Startdatei installieren Wir empfehlen DabuSoft ausschlie lich ber die Startdatei DabuSoft Start fp7 zu starten obwohl der einwandfreie Betrieb von DabuSoft auch ohne diese Startdatei m glich ist Die Startdatei DabuSoft Start fp7 finden Sie im Ordner DabuSoft So installieren Sie die Einzelplatz Version 1 Kopieren Sie die Datei DabuSoft Start fp7 in den Ordner DabuSoft Bei der Standardinstallation ist DabuSoft Start bereits dort installiert Die Startdatei muss im selben Ordner wie die beiden Ordner DabuData u
22. die entsprechende Sprache und erfassen Sie die bersetzten Bezeichnungen der Zeichnungsarten auf der gleichen Zeile wie die Standardbezeichnung in der rechten Spalte Bezeichnung der Zeichnungsart ndern berschreiben Sie die bestehenden Bezeichnungen Bereits zugewiesene Zeichnungsarten werden automatisch angepasst Reihenfolge ndern Klicken Sie auf den Doppelpfeil und verschieben Sie die dann den Pfeil nach oben oder nach unten Zeichnungsart hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Zeichnungsart entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste 76 Einstellungen Rabattformeln a a N Mit den Rabattformeln werden Mengenrabatte und andere Produktrabatte auf Positionsebene berechnet Es k nnen verschiedene Rabattformeln angelegt und dann einem Artikel zugewiesen werden Der Rabatt einer Rabattformel wird beim Hinzuf gen von Artikelpositionen zu Auftr gen Rechnungen usw berechnet und im Rabattfeld automatisch eingesetzt Nachtr gliche nderungen an den Rabattformeln wirken sich nicht auf bereits erfasste Auftragsdaten aus Die nderungen werden nur dann wirksasm wenn ein Auftrag aktualisiert wird So definieren Sie eine neue Rabaltformel Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Rabattformeln Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Rabattformeln Geben Sie im Feld Rabattformel die Bezeichnung f r die Rabattformel ein Bearbeiten Sie im Feld Preis die Rabattformel f r d
23. erscheinen nur Auftr ge mit einem aktiven Status Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Auftragsstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 106 Einstellungen Auftragsarten Mit den Auftragsarten k nnen Auftr ge in verschiedene Gruppen unterteilt werden Listen Auswertungen und Abfragen werden standardm ssig nach Auftragsart und Status durchgef hrt Mit Auftragsarten k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Auftrag intern oder extern ausgef hrt wird ob es sich um einen Expressauftrag handelt oder Sie k nnen den Auftrag einem bestimmten Zweck zuordnen Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zur Auftragsart erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung einer Auftragsart ndern wird automatisch bei allen Auftr gen die Auftragsart ebenfalls ge ndert So legen Sie eine neue Auftragsart an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Auftr ge gt Auftragsart 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste 3 Geben Sie der Auftragsart eine eindeutige Bezeichnung Auftragsart Bezeichnung der Auftragsart Aktiv Auftragsarten bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv Andere Auftragsarten sind inaktiv Was mit aktiv und inaktiv gemeint ist kann selbst bestimmt werden Die Checkbox aktiv auf der Auftragsart hat keine we
24. glichkeiten die dem Benutzer zur Verf gung stehen Jeder Eintrag muss durch einen Zeilenumbruch getrennt sein Die Bezeichnungen k nnen frei gew hlt werden Feld f r Gruppierung Feld welches den Wert enth lt nach welchem gruppiert werden soll Das Feld muss auf der gleichen Zeile stehen wie die entsprechende Gruppierung im Feld Gruppierung nach Anstelle von Feldern k nnen auch Formeln stehen Da die Feldwerte als Text sortiert werden auch wenn diese Datums oder Zahlenwerte enthalten m ssen die Formeln so definiert sein damit eine sinnvolle Gruppierungsreihenfolge resultiert Gleichzeitig wird dieser Feldwert auch als Gruppentitel angezeigt Sortieren Liste der Sortierm glichkeiten die dem Benutzer zur Verf gung stehen Jeder Eintrag muss durch einen Zeilenumbruch getrennt werden Die Bezeichnungen k nnen frei gew hlt werden Feld f r Sortierung Feld welches den Wert enth lt nach welchem sortiert werden soll Das Feld muss auf der gleichen Zeile stehen wie die entsprechende Sortierung im Feld Sortierung Anstelle von Feldern k nnen auch Formeln erfasst werden Da die Feldwerte als Text sortiert werden auch wenn diese Datums oder Zahlenwerte enthalten m ssen die Formeln so definiert sein damit eine sinnvolle Gruppierungsreihenfolge resultiert Gleichzeitig wird dieser Feldwert in den Standard Auswertungen auch als Gruppentitel angezeigt Layouts bearbeiten 148 Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von
25. im Feld Anrede Druck erfasst werden Sie k nnen die gleiche Anrede f r mehrere Sprachen verwenden Wenn Sie verschiedene Anredearten erfassen wollen m ssen diese hingegen eindeutig bezeichnet werden Anrede Druck Anrede f r die Darstellung im Adresskopf Briefanredeformel Formel in der Syntax von FileMaker Pro anhand welcher der Text f r die Briefanrede erstellt wird Sie k nnen Text und Felder in den Formeln verwenden oder sogar Textformatierungen definieren Die Briefanredeformel wird beim Erfassen von Adressen automatisch erstellt kann dann aber nachtr glich manuell berschrieben werden In der zweiten Zeile der Briefanredeformel wird die Briefanrede f r Paare definiert Diese Briefanrede ist nur dann sinnvoll wenn Sie Kontakte ber die Partner Beziehung verkn pft haben und selbst definierte Layouts mit der Briefanrede f r Partner anwenden Beispiele Sehr geehrter Herr amp PEOPLE Last_Name Lieber amp PEOPLE First_Name 64 Sehr geehrter Bruder amp PEOPLE First_Name Einstellungen Adresskopf Die Formel f r die Darstellung des Adresskopfs f r den Briefversand ist zentral abgelegt und kann nach eigenem Ermessen abge ndert werden F r die Standardadresse die Privatadresse und den Adresskopf f r Paare existieren separate Formeln Doppelte Leerzeilen und Leerzeichen werden automatisch ausgefiltert und m ssen deshalb nicht in den Formeln ber cksichtigt werden Wenn bei einem Land zus tz
26. im Feld Tarifformel die Bezeichnung f r die Tarifformel ein 4 Bearbeiten Sie im Feld darunter die Tarifformel HINWEIS Damit eine Tarifformel korrekt funktioniert muss diese einen g ltigen Tarif Modus berechnen und es muss mindestens ein Artikel definiert sein bei welchem f r jeden Tarif Modus ein Preis definiert ist Sie k nnen die Tarifformein wie folgt bearbeiten Bezeichnung der Tarifformel ndern 1 Klicken Sie in der Liste der Tarifformeln auf die gew nschte Tarifformel 2 berschreiben Sie die bestehende Bezeichnung im Feld Tarifformel Bereits zugewiesene Tarifformeln werden automatisch angepasst Tarifformel ndern 1 Klicken Sie in der Liste der Tarifformeln auf die gew nschte Tarifformel 2 Bearbeiten Sie die Tarifformel im darunterliegenden Feld Tarifformel hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Tarifformel entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste Support Es gibt keine allgemeinen Einstellungen oder Auto Eingaben f r das Modul Support 78 Einstellungen Supportstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Supportstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Supportstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Supportauftrag noch zu erledigen ist ob dieser berhaupt ausf hrbar ist oder ob die Ausf hrung auf die Warteliste gesetzt wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zu Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation er
27. nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Rechnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformeln f r das Layout von Rechnungen INVOICE _print_ref Referenzen INVOICE _print_ref2 Referenzen 2 INVOICE Text_Above_Print Text oberhalb INVOICE Text_Below_Print Text unterhalb INVOICE_ITEMS _print_col2 Spalten INVOICE_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 120 Einstellungen Rechnungssortierung Die Einstellungen zur Rechnungssortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Rechnungslisten und der Rechnungsstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Rechnungssortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder au
28. nnen Sie die Zugriffsberechtigungen detailliert f r jede einzelne Datenbank festlegen Neuen Benutzer anlegen So erstellen Sie ein neues Benutzerkonto 1 Navigieren Sie zu Systemeinstellungen gt Benutzer gt Allgemein 2 Klicken Sie auf die Taste Neu 3 Geben Sie beim Benutzernamen einen eindeutigen Benutzernamen ein und unter Zugriff die gew nschten Berechtigungen Die Einstellungen k nnen nachtr glich auch ge ndert werden 4 Klicken Sie auf die Taste speichern DabusSoft erstellt jetzt in jeder DabuSoft Datenbank ein neues FileMaker Benutzer Konto mit dem entsprechenden Berechtigungsset Sie k nnen jetzt die Berechtigungen f r jede Datenbank einzeln ndern oder zus tzliche Einstellungen an den Berechtigungen vornehmen HINWEIS Wenn Sie die Zugriffsberechtigungen von Benutzern ndern m ssen Sie sicherstellen dass der betreffende Benutzer nicht bei DabuSoft angemeldet ist 42 Benutzer Unterschriften 9 F r jeden Benutzer k nnen mehrere Unterschriftentexte definiert werden Diese funktionieren hnlich wie Signaturen in E Mail Programmen Die vordefinierten Unterschriftentexte werden abh ngig von der Sprache und der Unterzeichnungsart am Ende von Auftragsdokumenten oder Briefen angeh ngt Im Abschnitt Grussformeln k nnen Sie eine beliebige Anzahl von Unterschriftentexten erfassen Sie m ssen jedem Unterschriftentext eine Sprache und die Art der Unterzeichnung zuweisen Die Standard Unterzeichungsart ist n
29. r die Nummerierung von Auftr gen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Auftr ge gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Auftragsnummer die Formel f r die Numerierung der Offerten Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff der Auftr ge und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Auftragsnummer eigene Formeln hinterlegt werden damit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Auftrag Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r den Auftrag Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz beim Auftrag Berechnungsformel interner Ansatz Zuweisung einer Berechnungsformel f r den internen Verrechnungsansatz bei Auftr gen mit Joberfassung Die Berechnungsformeln k nnen frei definiert werden 104 Einstellungen Auftragslayout Das Layout von Auftr gen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Auftr ge 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu
30. sich zum Suchen nach einem bestimmten Datensatz wenn die Suche ber das globale Suchfeld nicht zum gew nschten Ergebnis gef hrt hat oder zum Selektieren der Datenbank nach bestimmten Kriterien f r Listen und Auswertungen Filtern der Daten ber das Statistiklayout Diese Methode ist am ehesten zu vergleichen mit den Filterfunktionen aus Excel und eignet sich zum Anzeigen h ufig verwendter Listen 20 Suchen mit dem globalen Suchfeld Pe g ee In der Detailansicht und in der Listenansicht finden Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters das globale Suchfeld In dieses Feld k nnen Sie Suchbegriffe eingeben und diese auch mit Suchoperatoren erweitern Die Suche wird in mehreren Feldern des aktuellen Moduls durchgef hrt wobei der Suchbegriff nur in einem der Felder auftreten muss damit der Datensatz gefunden wird Die Liste der Felder welche bei der Suche ber cksichtigt werden finden Sie im Referenzteil dieses Handbuchs So suchen Sie Datens tze mit dem globalen Suchfeld Navigieren Sie zum betreffenden Modul Dr cken Sie die Tabulator Taste oder klicken Sie in das Suchfeld Geben Sie einen Suchbegriff ein Dr cken Sie die Enter Taste oder klicken Sie auf die Such Taste rechts neben dem Feld Kein Datensatz gefunden Wenn ber die Suche mit dem globalen Suchfeld ein bestimmter Datensatz nicht gefunden wurde k nnen Sie diesen dennoch finden indem Sie eine Abfrage ausf hren Klicken Sie dazu auf die Symbol Taste Abf
31. welchem dieses ge ffnet werden soll 3 Speichern Sie die Einstellungen Benutzer MailSync Mit MailSync k nnen Sie ein Benutzerkonto so k nfigurieren dass die lokalen Mailboxen von Apple Mail mit DabuSoft synchronisiert werden HINWEIS Diese Funktion ist noch nicht fertig programmiert Bitte warten Sie bis zum n chsten Update Benutzer Sets Berechtigungssets Wenn Sie Systemeinstellungen gt Benutzer gt Sets aufrufen k nnen Sie die vorinstallierten Berechtigungssetzt umbenennen oder die Beschreibungen anpassen Jedes dieser Zugriffssets stimmt mit einem vordefinierte Berechtigungsset in den DabuSoft Datenbanken berein In rechteckigen Klammern Setname stehen die vordefinierten Sets Weitere 10 Sets k nnen nach Ihren Bed rfnissen eingerichtet werden Custom1 10 Ein Berechtigungsset regelt einerseits die Bearbeitungsm glichkeiten auf Daten Lesen Schreiben und oder L schen und andererseits die Zugriffsrechte von Benutzern auf einzelne Datens tze HINWEIS Dieses Programmfenster dient der Information ber die vorhandenen Sets Sie k nnen hier die Berechtigungssets nicht selber bearbeiten Wenn Sie zus tzliche oder angepasste Sets einrichten wollen wenden Sie sich bitte an Ihren DabuSoft Entwickler 45 Standorte Abteilungen Mandanten Mit der Standortverwaltung von DabuSoft k nnen die folgenden Bereiche der Software verwaltet werden e Datens tzen einen Standort aktiv zuweisen e Zugriff auf D
32. werden e nderungen sind schnell erledigt da nur ein Layout angepasst werden muss e Der Ausdruck sieht in allen Sprachen mit Garantie gleich aus e Es muss nicht daran gedacht werden ein Formular in der richtigen Sprache zu drucken Systemeinstellungen Layouttexte u N Bene Die Layouttexte sind als Wiederholfelder angelegt die bis zu 300 verschiedene Texte pro Sprache unterst tzen Sie k nnen pro Feld mehrere Tausend Zeichen erfassen und den Text nach Bedarf formatieren Wenn Sie den Layouttext auf einem Layout platzieren wollen setzen das Feld _TXT aus dem entsprechenden Dokument in das Layout ein und definieren Sie dieses Feld dann so dass nur die Wiederholung angezeigt wird welche der Nummer des Textes entspricht Sie k nnen den Layouttext auch als Textplatzhalter in ein Layout einf gen Beispiele lt lt OFFER _TXT 18 gt gt ergibt den Text Einheit f r einer Offerte lt lt INVOICE _TXT 22 gt gt ergibt den Text Datum f r eine Rechnung Sie k nne auch eigene Texte definieren oder die bestehenden Texte an Ihre Bed rfnisse anpassen So definieren Sie einen eigenen Text Geben Sie den Text in ein leeres Feld unter Layouttext ein und merken Sie sich die Nummer W hlen Sie oben rechts eine andere Sprache aus Geben Sie den Text in der anderen Sprache in das Feld mit der gleichen Nummer ein Platzieren Sie das Feld _TXT mit der gleichen Wiederholnummer auf ein Layout 61 Systemeinstellungen Referenzen
33. zwingend erforderlich 30 Automatisches Login Sie k nnen die Startdatei veranlassen DabuSoft mit einem vordefinierten Benutzerkonto zu starten ohne den Benutzernamen und das Passwort einzugeben Um das automatische Login einzurichten gehen Sie wie folgt vor 1 ffnen Sie DabuSoft Start mit dem Benutzerkonto Admin 2 W hlen Sie im Men Dabu oft Start gt Konfiguration 3 Klicken Sie im Bereich Benutzer auf die Taste hinzuf gen und geben Sie Benutzername und Passwort eines bereits bestehenden DabuSoft Benutzers ein 4 Klicken Sie dann bei Automatisches Login auf die Taste bearbeiten und geben Sie beim Konto den Benutzernamen und beim Passwort das Passwort des eben erstellten Benutzerkontos ein Falls ber DabuSoft Admin kein entsprechender Benutzer erstellt oder das Benutzerkonto deaktiviert wurde wird beim Starten von DabuSoft das Anmeldefenster gezeigt und der Benutzer muss sich mit einem g ltigen Benutzerkonto anmelden HINWEIS Um den Zugriff von Benutzern auf die Einstellungen der Startdatei zu verhindern m ssen Sie das Automatische Login einrichten Wenn Sie die Startdatei so einrichten wollen dass DabuSoft automatisch ge ffnet wird sich die Benutzer aber dennoch beim Anmelden authentifizieren m ssen definieren Sie das Automatische Login mit einem Benutzerkonto welches nur in der Startdatei aber nicht mit DabuSoft Admin erstellt wurde Wenn Sie als Administrator das Automatische Login f r einen be
34. Aktionen ausl sen Men FileMaker Pro Dieses Men wird unter Windows nicht angezeigt Die Befehle sind dort Im Men Bearbeiten und Hilfe untergebracht ber FileMaker Pro zeigt ein Fenster mit Programminformationen Ihrer FileMaker Version ber DabuSoft zeigt die Versionsnummer von DabuSoft an Anmeldefenster zeigt ein Anmeldefenster mit welchem Sie sich unter einem anderen Namen erneut bei DabuSoft einloggen k nnen Sharing enthalt Netzwerkeinstellungen f r FileMaker Pro Einstellungen DabuSoft ffnet DabuSoft Admin und zeigt dort den Einstellungsbereich f r das aktuell aufgerufene Modul Einstellungen ffnet die Grundeinstellungen von FileMaker Pro Nur in DabuSoft Admin verf gbare Befehle Lizenzcode registrieren ffnet ein Dialogfenster in welchem Sie den Lizenzcode von DabuSoft eingeben k nnen um DabuSoft Programme ordnungsgem ss zu registrieren Einstellungen zur cksetzen setzt alle Einstellungen von DabuSoft auf die Grundwerte zur ck Jetzt aktualisieren aktiviert die zuletzt get tigten Einstellungen ohne dass DabuSoft beendet werden muss Men Datei Ablage Das Men Datei Mac OS X Ablage enth lt die grundlegenden Befehle zum ffnen Speichern Drucken und Schlie en von Dateien und zum Datenaustausch mit anderen Programmen Die folgenden Standardbefehle von FileMaker Pro wurden erweitert oder angepasst Drucken zeigt eine Auswahl verschiedener Drucklayouts Listen und Statistiken die im aktue
35. Ansatz hinzu 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Auftr ge gt Interne Ans tze gt Berechnungen 2 Klicken Sie auf die Plus Taste rechts in der Liste 3 Geben Sie in der ersten Zeile eine eindeutige Bezeichnung f r die Formel ein die sp ter vom Benutzer ausgew hlt werden kann 4 Definieren Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro Typische Felder f r die Berechnung des internen Ansatzes sind Price Verkaufspreis der Leistung Price_Purchase Einkaufspreis der Leistung Internal_Amount Summe der internen Fixbetr ge umgerechnet in die W hrung des Verkaufspreises Internal_Factor Faktor aus allen internen Prozentwerten wenn diese seriell abgearbeitet werden Zus tzlich k nnen auch Feldwerte aus der Tabelle ORDER in die Formel eingebettet werden Bestellungen 109 Einstellungen Bestellnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Bestellungen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die zwei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number_Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Bestellungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Bestellungen gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Bestellnummer die Formel f r die Numerierung
36. Aufgaben Einstellungen wann die Erinnerung von Aufgaben mit Datum ausgel st werden soll HINWEIS Erinnerungen und Wiederholungen werden von DabuSoft nicht dargestellt und auch nicht ausgel st Diese Einstellungen sind jedoch kompatibel zu kalenderprogrammen wie Outlook und iCal Nach dem Export der Kalenderdaten an diese Programme werden die Wiederholungen korrekt angezeigt und die Erinnerungen mit den Alarmeinstellungen durch das Entsprechende Programm ausgef hrt 84 Einstellungen Layout f r Aufgaben Prozesse und Termine u Das Layout muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformel f r Prozesse und Termine Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Temine gt Layout Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Platzieren Sie das Feld _print_ref bzw Time_Print auf das Layout Layoutformel f r das Layout von Prozessen PROCESS _print_ref Prozess Layoutformel f r die Darstellung von Terminen CALENDAR Time_Print Termin Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abs
37. Auftragsdokumente gt Auftr ge gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformeln f r das Layout von Offerten ORDER _print_ref Referenzen ORDER _print_ref2 Referenzen 2 ORDER Text_Above_Print Text oberhalb ORDER Text_Below_Print Text unterhalb ORDER_ITEMS _print_col2 Spalten ORDER_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts Einstellungen Auftragssortierung Die Einstellungen zur Auftragssortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Auftragslisten und der Auftragsstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Auftragssortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Auftr ge gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle ORDER interpretiert 105 Einstellungen Auftragsstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Auftragsstatus und die zur Auswahl stehenden
38. Benutzerhandbuch 23 8 2007 Verwenden von DabuSoft DabuSoft Grundlagen Willkommen zu DabuSoft der skalierbaren Standardsoftware f r FileMaker Pro Dieses Kapitel zeigt Ihnen einen berblick ber die grundlegenden Funktionen des Programms und hilft Ihnen einen raschen Einstieg in die DabuSoft Welt zu finden Wenn Sie bereits Erfahrungen mit FileMaker Pro besitzen werden Ihnen viele Schritte vertraut vorkommen DabuSoft starten DabuSoft wird mit einer Startdatei ausgeliefert welche das Starten verschiedener Programme f r den Benutzer vereinheitlicht Diese Startdatei kann f r Einzelplatz als auch f r Client Server Systeme konfiguriert werden Informationen zur Konfiguration von DabuSoft Start finden Sie im Abschnitt Installation DabuSoft kann aber auch wie jede andere FileMaker Datenbankl sung gestartet werden DabuSoft Start ausf hren Mit einem Doppelklick auf die Start Datei DabuSoft Start wird ein Programm Auswahlfenster angezeigt in welchem alle verf gbaren DabuSoft Programme aufgelistet werden Klicken Sie in diesem Fenster auf eines der Programme um dieses zu starten HINWEIS Die Startdatei DabuSoft Start wird blicherweise auf dem Schreibtisch installiert Diese Datei kann aber auch an einem anderen Ort installiert sein oder durch den Systemadministrator umbenannt werden Falls Sie die Datei DabuSoft Start also nicht auf dem Schreibtisch finden wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator und frage
39. Datens tzen 1 W hlen Sie im Men Datens tze gt Suche nur aktive Datens tze 2 Suchen Sie ber die Individuelle Feldabfrage oder mit dem globalen Suchfeld Wenn die Suche nach aktiven Datens tzen bereits eingestellt ist Erscheint im Men statt dessen der Befehl Alle Datens tze suchen So suchen Sie wieder in allen Datens tzen 1 W hlen Sie im Men Datens tze gt Alle Datens tze suchen 2 Suchen Sie ber die Individuelle Feldabfrage oder mit dem globalen Suchfeld Suchoperatoren Mit Suchoperatoren k nnen Sie das Suchverhalten innerhalb eines einzelnen Feldes beeinflussen Wenn Sie keine Suchoperatoren anwenden wird in Textfeldern jeweils nach Worten gesucht die mit dem Suchbegriff anfangen wobei Gross und Kleinschreibung ignoriert wird In Zahlen oder Datumsfeldern wird exakt nach dem eingegebenen Wert gesucht Einige haufig verwendete Suchoperationen 100 200 findet in Zahlenfeldern alle Werte von 100 bis 200 2007 findet in Datumsfeldern findet alle Datumswerte des Jahres 2007 9 2007 findet in Datumsfeldern alle Datumswerte vom September 2007 der Stern findet alle Datensatze welche in diesem Textfeld bereits einen Eintrag haben das Gleichheitszeichen findet alle Datens tze welche in diesem Feld noch keinen Eintrag haben Hans findet in Textfeldern den Hans und den hans aber nicht den Hansj rg und auch nicht den Hans Ulrich Weitere Informationen zur Anwendung von Suchoperatoren finden Sie im FileMaker Handb
40. Fall soll zwar die Mehrwertsteuer berechnet werden der Totalbetrag bleibt aber unver ndert Betrag zum Akontosaldo dazurechnen Der Akontosaldo eines Kunden wird als Summe aller Konditionen berechnet bei welchen diese Checkbox markiert ist F llt ein Betrag positiv aus wird der Saldo erh ht f llt der Betrag negativ aus wird der Saldo verkleinert Markieren Sie alle Konditionen die den Akontosaldo beeinflussen mit dieser Checkbox Formel Berechnungsgrundlage Mit dieser Formel wird die Basis einer Kondition berechnet Diese wird ausschliesslich f r Statistikzwecke ben tigt hat aber keinen Einfluss auf die Berechnung des Konditionsbetrages HINWEIS Um Konditionen zu ndern ben tigen Sie die Berechtigung um Einstellungen zu bearbeiten und Sie m ssen die Programmiersprache von FileMaker Pro beherrschen 137 188 Formeln f r Konditionen erstellen Mit den Berechnungsformeln f r Konditionen k nnen tausende verschiedener Konditionsmodelle abgebildet werden Dank der hohen Flexibilit t der Formeln und der Integration in DabuSoft lassen sich auch komplexe Zusammenh nge so darstellen dass diese einfach angewendet werden k nnen Die Formeln werden in der Syntax von FileMaker Pro geschrieben Hinweise zur Syntax und den Verf gbaren Berechnungsfunktionen finden Sie in der FileMaker Hilfe Die Berechnungsformeln f r Konditionen beziehen sich in der Regel auf Felder aus der datenbank von DabuSoft Damit das Definieren der F
41. Informationen zur Bedienung und Konfiguration von DabuSoft hier nachlesen k nnen Erg nzende Themen zur Programmierung und zum Einsatz von FileMaker Pro sind in den elektronischen Handb chern von FileMaker Pro zufinden Hilfe ffnet dieses Dokument Kurzreferenz ffnet die Erl uterungen zur Benutzeroberfl che von DabuSoft Feld Information zeigt die Informationen zu einem bestimmten Eingabefeld an Klicken Sie zuerst mit dem Mauszeiger in das Feld und f hren Sie dann diesen Befehl aus www dabusoft ch ffnet die DabuSoft Internetseite FileMaker Pro Hilfe ffnet die Hilfedatei von FileMaker Pro in welcher Sie weitere Informationen ber Suchkriterien Programmierung Netzwerk usw finden Tastaturbefehle ffnet die bersicht der Tastenkombinationen mit welchen Sie Men befehle ber die Tastatur ausf hren k nnen 13 Beenden von DabuSoft Sie k nnen DabuSoft wie jedes andere Programm beenden So schlie en Sie ein Fenster unter Windows e Klicken Sie in das Schlie feld in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters e Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken oberen Ecke des Dokumentfensters e W hlen Sie aus dem Men Datei gt Schlie en So schlie en Sie ein Fenster unter Mac OS X e Klicken Sie auf die rote Schaltfl che zum Schlie en linke obere Ecke des Dokumentfensters e W hlen Sie aus dem Men Ablage gt Schlie en HINWEIS Selbst wenn Sie eine Datei schlie en kann diese als ve
42. Konfigurationsdaten und myDabuSoft mit der neuen Version individuell ausgef hrt werden DabuSoft Admin stellt dazu ein leistungsf higes Daten bernahmeprozedere bereit welches die individuellen Anforderungen an die Systemmigration ber cksichtigt So gehen Sie vor um ein Update zu installieren und die Daten aus der lteren Version zu bernehmen Beenden Sie FileMaker Pro und oder FileMaker Server Erstellen Sie ein Backup des Ordners Dabu oft in welchem die aktuellen Daten enthalten sind Installieren Sie das Update Wenn Sie Anpasssungen in myDabu oft bernehmen wollen ersetzen Sie die Datei Custom fp7 im neuen DabuSoft Ordner mit der alten Version Starten Sie DabuSoft Admin im neuen DabuSoft Ordner mit FileMaker Pro ohne vorher FileMaker Server gestartet zu haben Sie k nnen die Daten bernahme nicht im laufenden Serverbetrieb ausf hren W hlen Sie im Men Ablage oder Datei den Befehl Datenaustausch F hren Sie den Befehl Daten amp Konfiguration aus fr herer Version bernehmen aus und folgen Sie den Anweisungen Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten Passen Sie nach der Daten bernahme ggf die Konfiguration mit DabuSoft Admin an Beenden Sie DabuSoft und warten Sie bis FileMaker Pro vollst ndig geschlossen ist Nach der Daten bernahme kann dieser Vorgang l nger als gewohnt dauern Haben Sie einfach etwas Geduld 10 ffnen Sie den Ordner DabuData im DabuSoft Ordner und l schen Sie dort den Ordner Tem
43. Kurse 87 Einstellungen Events und Kurse Die Nummern von Events und die Kennzeichnung von Kursen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die beiden Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number _Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Events Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Auto Eingabe Bearbeiten Sie im Feld Formel Eventnummer die Formel f r die Numerierung der Events Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern So definieren Sie die Formel f r die Kursbezeichnungen Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Auto Eingabe Bearbeiten Sie im Feld Formel Kursbezeichnung die Formel f r die Bezeichnung der Kurse Einstellungen Kurskosten und Kursmaterial 1 Beim Abrechnen von Kursen kann zwischen Kursmaterial und direkten Kurskosten unterschieden werden Die Zuweisung geschieht ber die Zuweisung einer Artikelgruppe auf die verrechneten Positionen In DabuSoft Admin kann die Zuweisung der Kategorien so eingestellt werden dass die Zuweisung zu Kurskosten und Material statt wie blich ber ein Auswahlmen je ber eine Checkbox erfolgen kann So definieren
44. N gt Erforderliche Software auf dem Server e FileMaker Server 8 e DabuSoft Erforderliche Software auf den Clients e FileMaker Pro e Plugins werden automatisch installiert e Die Startdatei DabuSoft Start Beschaffen Sie sich zuerst die ben tigte Software und legen Sie die dazu gelieferten Lizenzschl ssel bereit Wenn Sie DabuSoft ber das Internet heruntergeladen haben m ssen Sie die Daten ggf zuerst entpacken Gehen Sie jetzt wie folgt vor um DabuSoft auf einem Server zu installieren Installieren Sie FileMaker Server und folgen Sie den Anleitungen des Installationsprogrammes Starten Sie den Server neu Kopieren Sie den Inhalt des Ordners DabuS oft in den folgenden Standardordner Mac OS X Library FileMaker Server Data Databases Windows C Programme FileMaker FileMaker Server Data Databases Kopieren Sie ggf weitere Programme in den Ordner DabuData innerhalb des Ordners Databases ffnen Sie FileMaker Server Admin und starten Sie alle Datenbanken in den beiden Ordnern DabuData und DabuLibrary Konfigurieren Sie ggf Zeitpl ne f r das Backup Gehen Sie wie folgt vor um DabuSoft auf einem Client Computer zu installieren Installieren Sie FileMaker Pro und folgen Sie den Anleitungen des Installationsprogrammes Kopieren Sie die Startdatei DabuSoft Start auf den Client Computer nachdem Sie diese konfiguriert haben Doppelklicken Sie auf die Startdatei DabuSoft Start W hlen Sie eines der installierten Pro
45. Nummer der Versionen einer Offerte Die urspr ngliche Offerte hat keine Nummer Die erste Version die Nummer 1 usw Nur f r Rechnungsnummerm verf gbar Number _Office Fortlaufende Nummer innerhalb eines Standortes 148 myDabusSoft Individelle Erweiterungen Test 149 Referenz Globale Suchfelder Bei der Suche mit dem globalen Suchfeld werden nur bestimmte Felder durchsucht Je nach Modul werden die folgenden Felder in den Abfragen ber cksichtigt Stammdaten Adressen e Name e Vorname e Name und Vorname durch Leerzeichen getrennt e Firma e Abteilung e Angezeigter Name e Kontakt Nr e Betriebs Nr Artikel amp Leistungen e Artikel Nummer e Barcode e Bezeichnung Alle Sprachen e Beschreibung Alle Sprachen e Zeichnungs Nummer Gruppen e Gruppenname B ro Admin Serienbriefe e Serienbrief Nummer e Betreff Briefe e Brief Nummer e Betreff e Firma e Name und Vorname Protokolle e Betreff e Firma e Abteilung e Name und Vorname Mail e Empf nger e Sender e Betreff 150
46. Plugins werden im Ordner Extensions innerhalb vom FileMaker Ordner installiert Wenn Fehler bei der Installation auftreten oder die Plugins neu installiert wurden wird ein Fenster angezeigt in welchem die fehlenden oder neu installierten Plugins aufgelistet werden In diesem Fall m ssen Sie FileMaker Pro neu starten damit die nderungen wirksam werden M gliche Fehler bei der Installation der Plugins Sie besitzen keine Schreibrechte auf den FileMaker Ordner L sung Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto an welches im FileMaker Ordner lesen und schreiben darf Plugins sind nicht aktiviert L sung Windows Aktivieren Sie die Plugins ber das Men Bearbeiten gt Einstellungen gt Plugins L sung Mac Aktivieren Sie die Plugins ber das Men FileMaker Pro gt Einstellungen gt Plugins Falsche Plugin Version installiert L sung Beenden Sie FileMaker Pro l schen Sie die entsprechenden Plugins aus dem Ordner Extensions im FileMaker Ordner und versuchen Sie dann DabuSoft erneut zu starten HINWEIS Damit DabuSoft die Plugins installieren kann ben tigen Sie Schreib und Leserechte f r den FileMaker Ordner Wenn Sie keine Rechte zum Schreiben besitzen wird eine Fehlermeldung angezeigt Melden Sie sich in diesem Fall von Ihrem Computersytem ab und starten Sie den Computer mit einem Benutzerkonto welches ber die entsprechenden Schreib und Leserechte verf gt 83 AutoUpdate ber FileMaker Server DabuSoft wurde s
47. Sie im Feld Interne Fixbetr ge einen oder mehrere Betr ge und deren Bedeutung ein Interne Prozents tze Sie k nnen einen oder mehrere Prozentwerte bestimmen die vom Verkaufspreis aus berechnet werden woraus sich dann der interne Ansatz ableitet Geben Sie im linken Feld die Bedeutung des Wertes ein z B Administration Marketing oder Risiko Im rechten Feld geben Sie dann den Prozentwert ein In der Standardformel werden die Prozentwerte seriell von oben nach unten abgearbeitet Sie k nnen jedoch auch Formeln definieren bei denen die Werte additiv auf der gleichen Basis berechnet werden Interne Fixbetr ge Sie k nnen einen oder mehrere Betr ge bestimmen die zum Ansatz dazugez hlt werden Geben Sie im linken Feld die Bedeutung des Wertes ein z B Bearbeitungsgeb hr oder Abgaben Im rechten Feld geben Sie dann den Betrag ein In der Standardformel werden die Betr ge zum Subtotal nach Abzug der Prozentwerte dazugez hlt Sie k nnen die Formel jedoch auch so ndern dass die Fixbetr ge abgezogen werden oder Sie geben negative Betr ge ein 108 Einstellungen Berechnungsformeln f r interne Ans tze Sie k nnen mehrere Berechnungsformeln f r den internen Ansatz definieren und diese dann einfach einem Auftrag zuweisen Die Berechnungsformeln m ssen in der Syntax von Filemaker Pro definiert werden Ausgef hrt wird die Formel im Kontext der Tabelle ORDER_CONTACT So f gen Sie eine neue Berechnungsformel f r den internen
48. Sie in der FileMaker Hilfe unter Festlegen von Speichervoreinstellungen In einigen Situationen erwarten Sie vielleicht dass Ihre Eingaben sofort nderungen an anderen Daten hervorrufen wenn diese im Zusammenhang mit den bearbeiteten Daten stehen Auch wenn dies nicht der Fall ist wurden die nderungen dennoch gespeichert Die Anzeige vernetzter Daten wird nicht immer sofort aktualisiert Wechseln Sie in diesem Fall zu einem anderen Fenster oder zu einem anderen Datensatz und dann wieder zur ck um die Anzeige zu aktualisieren Ausf hren von Men befehlen DabuSoft bietet zahlreiche M glichkeiten f r den Zugriff auf Men befehle Sie k nnen folgenderma en auf Men befehle zugreifen e aus der Men leiste w hlen e einen Tastaturbefehl dr cken e auf eine Taste in der Eingabemaske anklicken e auf ein Symbol in einer Werkzeugleiste klicken e Befehle aus Kontextmen s w hlen HINWEIS Einige Men befehle k nnen grau dargestellt sein wenn Ihre Zugriffsrechte f r die Datei beschr nkt sind Andere Men befehle sind m glicherweise nicht verf gbar wenn Sie nicht die entsprechenden Berechtigungen besitzen F r FileMaker Benutzer Die Men befehle von DabuSoft sind weitgehend kongruent wie die Standardmen s von FileMaker Pro aufgebaut Einige Befehle wurden jedoch weggelassen und durch passendere Befehle aus DabuSoft ersetzt Die Befehle L schen Neu Suchen und Drucken werden ber Scripts ausgef hrt die kontextabh ngige
49. Soft als Auftrag abgewickelt 111 Einstellungen Bestellstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Bestellstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Bestellstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Bestellung noch offen ist oder ob diese bereits geliefert wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Bestellungen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Bestellungen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Bestellstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Bestellungen gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Bestellstatus Bezeichnung des Bestellstatus Sperre Bestellungen welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Bestellungen f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Bestellungen be
50. Tabelle TIMESHEET interpretiert Leistungen Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r die Leistungserfassung werden im Kontext der Tabelle JOBS interpretiert 117 Einstellungen Abrechnungsstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Abrechnungsstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Abrechnungsstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Abrechnung bereits ausbezahlt ist oder diese ung ltig ist Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Abrechnungen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Abrechnungen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Abrechnungsstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Abrechnungen gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Abrechnungsstatus Bezeichnung des Abrechnungsstatus Sperre Abrechnungen welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Abrechnungen f r nderungen ge
51. Tagen 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Globale Einstellungen gt Arbeitskalender 2 Klicken Sie im Datumsblock unten links auf die Links und Rechtspfeile neben der Monatsanzeige bis der gew nschte Monat angezeigt wird 3 berschreiben Sie im Feld Arbeitszeit die voreingestellten Werte Wenn Sie die Arbeitszeit gegen ber der Voreinstellung ndern wird diese in roter Farbe am Bilschirm angezeigt So k nnen Sie schneller erkennen welche Arbeitszeiten modifiziert wurden HINWEIS Wenn die Grundeinstellungen der Wochenarbeitszeit ge ndert werden werden auch die Arbeitszeiten im Arbeitskalender angepasst Nicht angepasst werden hingegen vorg ngig ge nderte Arbeitszeiten Ge nderte Arbeitszeiten sind dadurch erkennbar dass diese in roter Schriftfarbe dargestellt werden 53 L nder amp Orte In diesem Modul werden L nder spezifische Einstellungen gespeichert So k nnen zum Beispiel f r jedes Land andere Formeln f r die Adressdarstellung gespeichert werden oder Sie k nnen die Bezeichnung eines Landes ndern Land Name des Landes wie es in Adressen und Auswahllisten dargestellt wird Sprache Sprache mit welcher die Korrespondenz in diesem Land gef hrt wird Diese Zuweisung hat sonst keine Bedeutung Aktiv Damit ein Land in den Auswahllisten erscheint muss dieses zuerst aktiviert werden Markieren Sie dazu die Checkbox Aktiv L ndercode 2 stelliger L ndercode nach ISO Norm Nicht zu verwechseln m
52. Text in Layouts Layoutformeln wurden von DabuSoft ausschliesslich f r die bedingte Darstellung und Formatierung von Text auf Drucklayouts eingef hrt Wenn Text und Feldwerte ohne bedingte Formatierung gedruckt werden sollen m ssen keine Layoutformeln definiert werden So platzieren Sie eine Layoutformel auf ein Layout 1 Ziehen Sie das Feld _print_ref auf das Layout oder verwenden Sie den Platzhalter lt lt _print_ref gt gt 2 Einige Datenobjekte k nnen noch weitere Layoutformeln aufweisen Typische Anwendungen von Layoutformeln e Beschriftung von Feldern nur dann drucken wenn ein Feldwert vorhanden ist e Lieferadresse nur dann anzeigen wenn diese von der Rechnungsadresse abweicht e Lieferbedingungen in Abh ngigkeit des Landes drucken e Im Dezember automatisch Weihnachtsgr sse drucken Mit den Layoutformeln kann nur Text dargestellt werden der dann mit verschiedenen Textformaten und Schriften formatiert werden kann In den Formeln d rfen Daten aus verschiedenen Feldern und Tabellen enthalten sein welche in Beziehung zum aktuellen Datenobjekt stehen In der Layoutformel f r Rechnungen d rfen also nur Felder verwendet werden welche in Bezug zur Tabelle INVOICE stehen in Briefen nur Felder welche eine Beziehung zur Tabelle CORRESPONDENCE aufweisen Sprachabh ngiger Layouttext F r jedes Datenobjekt welches Layoutformeln unterst tzt und eine Sprachauswahl besitzt kann Text in Abh ngigkeit der ausgew hlten Sprache ein
53. Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Lieferscheinen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Lieferscheinen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Lieferstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Lieferungen gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Lieferstatus Bezeichnung des Lieferstatus Sperre Lieferscheine welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Lieferscheine f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Lieferungen bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die anderen Lieferungen sind nicht mehr aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Lieferstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Abrechnungen 115 Einstellungen Abrechnungsnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Abrechnungen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die zwei Nummernkreise Number fortlaufende
54. anend einhalten Wenn Sie einen Mindestbestand definiert haben k nnen Sie festlegen ob dieser bei der Planung der Produktionsmengen vorauschauend eingehalten werden soll Jedesmal wenn eine Lagerbewegung stattfindet wird dann gepr ft ob der Mindestbestand anhand der Auftr ge und Produktionsmengen eingehalten werden kann d h ob dieser auch in Zukunft nicht unterschritten wird 70 Ist diese Checkbox nicht markiert wird erst dann eine Bestandeswarnung ausgegeben wenn der aktuelle Lagerbestand unterschritten wird Diese Einstellung ist nur wirksam wenn auch die Lagerbewirtschaftung ber PPS aktiviert ist Lagerentnahme nur bei positivem Lagerbestand erlauben Wenn am Lagerbestand nach der Entnahme rechnerisch unterschritten wird kann die Lagerbewegung nicht eingegeben werden Wenn diese Checkbox nicht markiert ist k nnen auch Daten eingegeben werden die zu einem rechnerischen Minusbestand f hren Diese Einstellung ist nur wirksam wenn auch die Lagerbewirtschaftung ber PPS aktiviert ist Bestand anzeigen Zeigt den aktuellen Lagerbestand bei jeder Lagerbewegung in der Produktionsplanung an Diese Einstellung kann vom Benutzer w hrend der Arbeit ver ndert werden ohne dass dadurch die Grundeinstellung ver ndert wird Falls grosse Datenmengen verarbeitet werden kann die Berechnung der Bestandesreihen dazu f hren dass die Anzeige des Lagerbestandes im PPS zu Verz gerungen f hren kann Deaktivieren Sie in diesem Fall dies
55. ardm ssig protokolliert Erkundigen Sie sich bei Ihrem DabuSoft Partner wenn Sie dieses Ereignis protokolliert haben m chten Bl ttern Protokolliert die Klicks auf die Datensatznavigation 132 Dieses Ereignis wird nicht standardm ssig protokolliert Erkundigen Sie sich bei Ihrem DabuSoft Partner wenn Sie dieses Ereignis protokolliert haben m chten Dialog Protokolliert detailliert jedes Dialogfenster mit den Eingaben und der vom Benutzer gedr ckten Taste Dieses Ereignis wird nicht standardm ssig protokolliert Erkundigen Sie sich bei Ihrem DabuSoft Partner wenn Sie dieses Ereignis protokolliert haben m chten Zugriff H lt alle nderungen an den Zugriffsberechtigungen fest Bearbeiten Protokolliert wichtige Bearbeitungsschritte wier z B die nderung einer Kategorie Fehler H lt Fehler oder unerwartete Ereignusse beim Ausf hren von Scripts und anderen Aktionen fest Import Zeichnet jeden Importversuch auf Export Zeichnet das Exportieren von Datens tzen auf Fehler PPS Protokolliert potentielle Konflikte beim automatischen Planungslauf im PPS Script ausf hren Protokolliert die ausgef hrten Scripts welche nicht ber Aktionen ausgel st wurden PDF erstellen H lt fest welche PDF s mit der integrierten PDF Funktion erstellt und wo diese gespeichert wurden Update Protokolliert den gesamten Updatevorgang 133 Tabellen exportieren u or DabuSoft verf gt ber eine leistungssta
56. aten nach Standort einschr nken e Zuweisung von Benutzern zu Standorten e Statistiken nach Standort getrennt ausf hren e Kopfzeile Fusszeile und Grafiken auf Layouts pro Standort drucken e Einem Standort einen Kontakt aus der Adressbdatenbank zuweisen e Die MWST Nummer und zus tzliche Felder Pro Standort erfassen Synonyme zu Standorten M glicherwiese haben Sie schon Erfahrungen mit anderen Softwareprodukten gemacht die hnliche Funktionen wie die Standortverwaltung von DabuSoft unterst tzt haben jedoch einen anderen Begriff daf r verwendet haben In der nachfolgenden Liste sehen Sie eine bersicht h ufig verwendeter Begriffe die hnliche Funktionen wie die Standorte aus DabuSoft aufweisen Mandanten Wird auch h ufig verwendet um v llig getrennte Datensets zu bearbeiten Dieses Konzept k nnen Sie duch getrenntes Anlegen mehrer DabuSoft Ordner installieren Wenn Sie Daten jedoch gemeinsam verwenden wollen sollten Sie Standorte konfigurieren Abteilungen Wird oft nur f r Vergabe von Zugriffsberechtigungen verwendet ohne Layout und Statistikfunktionen Benutzergruppen Wird ausschlisslich im Bereich der Berechtigungen verwendet Lesen Sie dazu auch die Hinweise zu den Zugriffsberechtigungen im Thema Benutzer Organisations Einheiten Dieser Begriff wird oft dann verwendet wenn eine hnliches Konzept wie bei DabuSoft mit den Standorten vorliegt Tochtergesellschaften Dieser Begriff wird oft dann verwendet wenn eine
57. avigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt Status gt Einstellungen 2 W hlen Sie unter Rechnungsstatus wenn bezahlt einen Rechnungsstatus aus Einstellungen ESR Die Einstellungen f r das Zahlungsverfahren mit Einzahlungsscheinen mit Referenznummer ESR k nnen gleichzeitig auch f r die Zuweisung von Bank oder Postkonten zu den Rechnungen verwendet werden Es k nnen also auch Kontoinformationen definiert werden ohne mit ESR zu operieren Die Einstellungen f r ESR umfassen folgende Bereiche 1 Definition Bank oder Postkonto 2 Art des ESR Verfahrens 3 Aufbau der Referenznummer HINWEIS Die Einf hrung von ESR erm glicht die elektronische Zahlungskontrolle von Rechnungen in der Schweiz Dieses Verfahren kann in verschiedenen Varianten implementiert werden Da verschiedene technische und organisatorische Komponenten zusammenspielen m ssen sollten Sie sich vor der Einf hrung von ESR genau informieren Detaillierte und aktuelle Informationen ber das ESR Verfahren erhalten Sie bei Ihrer Poststelle 123 Einstellungen ESR Konten s a Als ESR Konto wird in DabuSoft eine einzelne Definition f r ein Bank oder Postkonto bezeichnet welches mit zus tzlichen Einstellungen f r die Referenznummer und das ESR Verfahren gespeichert wird Es k nnen mehrere ESR Konten mit dem gleichen Bank bzw Postkonto angelegt werden Sie k nnen so ein ESR Konto mit und ein ESR Konto ohne Betrag anlegen aber
58. ayoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts Einstellungen Offertsortierung Die Einstellungen zur Offertsortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Offertlisten und der Offertstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Offertsortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Offerten gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle OFFER interpretiert 102 Einstellungen Offertstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Offertstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Offertstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Offerte noch h ngig ist ob diese angenommen wurde oder ob die Offerte abgesagt wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Offerten mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status eben
59. bearbeitet werden Dazu m ssen Sie zuerst zum Modul Adressen navigieren So erfassen Sie einen neuen Datensatz Navigieren Sie zum betreffenden Modul Klicken Sie auf die Symbol Taste Neu 2a Befolgen Sie ggf die Anweisungen Erfassen Sie die Daten So bearbeiten Sie bereits gespeicherte Datens tze Navigieren Sie zum betreffenden Modul Suchen Sie den zu bearbeitenden Datensatz Zeigen Sie den Datensatz in der Detailansicht an ndern Sie die Daten durch berschreiben oder erg nzen Sie den Datensatz mit zus tzlichen Informationen Ausf hren spezieller Aktionen g DabuSoft wird mit hunderten verschiedener Aktionen f r die Weiterverarbeitung von Daten ausgeliefert Jede Aktion ist einem Modul zugeordnet und kann auch nur aus diesem heraus ausgef hrt werden Wenn Sie z B eine Rechnung aus einer Adresse erstellen wollen m ssen Sie zuerst zum Adressmodul navigieren oder zum Erstellen einer Auftragsbest tigung aus einer Offerte navigieren Sie zum Offertmodul usw Die Auswahl der verf gbaren Aktionen kann an die unterschiedlichsten Anforderungen angepasst werden deshalb stimmen die in diesem Handbuch erw hnten Aktionen m glicherweise nicht mit der bei Ihnen installierten Konfiguration berein Sollten dazu Fragen auftreten wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator So f hren Sie eine bestimmte Aktion aus Navigieren Sie zum betreffenden Modul Suchen Sie ggf den gew nschten Datensatz Klicken Sie auf di
60. bt Das Feld anzeigen als wir n mlich immer als einzeiliges Feld am Bildschirm dargestellt Adressanzeige Tel Mail Fax Mit der Formel f r die Kommunikationsdaten wird ein Textblock erstellt der die Telefon und Faxnummern sowie Mailadressen und Internet nach bestimmten Regeln darstellt Dieser Textblock ist am Bildschirm nicht sichtbar kann aber beim Gestalten von Listen und Formularen eingesetzt werden Das Formelfeld mit dem Textblock ist in der Tabelle CONTACT angelegt und heisst _print_com So ver ndern sie die Formel f r die Kommunikationsdaten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Anzeige 2 w hlen Sie das Feld Tel Mail Fax 3 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Kommunikationsformel einzusetzen und oder 4 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro So verwenden Sie die Kommunikationsdaten in einer Adressliste 1 Ziehen Sie im Layoutmodus des betreffenden Layouts ein Feld auf die Layoutfl che 2 W hlen Sie aus der Tabelle CONTACT das Feld _Print_com Hinweise zum Bearbeiten von Layoutobjekten finden Sie in der FileMaker Hilfe 66 Adressanzeige Gruppenstruktur Mit der Formel f r die Gruppenstruktur wird der Text f r jede Gruppenebene formatiert Diese Formel bestimmt nur das Aussehen der Gruppenstruktur beim Druck nicht aber das Aussehen am Bildschirm So ver ndern sie die Formel f r die Formatierung der Grup
61. chnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts Einstellungen Aufgabensortierung Die Einstellungen zur Aufgabensortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Aufgaben bzw ToDo Listen Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Aufgabensortierung Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Termine gt Sortierung Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle TASK interpretiert 85 Einstellungen Aufgabenstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Aufgabenstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Aufgabenstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Aufgabe noch offen ist ob diese in Arbeit ist oder ob die Aufgabe bereits erledigt wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Aufgaben mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des S
62. das Layout von Bestellungen DELIVERY _print_ref Referenzen DELIVERY _print_ref2 Referenzen 2 DELIVERY Text_Above_Print Text oberhalb DELIVERY Text_Below_Print Text unterhalb DELIVERY_ITEMS _print_col2 Spalten DELIVERY_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts HINWEIS Bestellungen in DabuSoft sind gleichbedeutend mit Lieferantenbestellungen Einkauf Die Kundenbestellungen Verkauf werden in DabuSoft als Auftrag abgewickelt Einstellungen Bestellsortierung Die Einstellungen zur Bestellsortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Bestelllisten und der Bestellstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Bestellsortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Bestellungen gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle DELIVERY interpretiert HINWEIS Bestellungen in DabuSoft sind gleichbedeutend mit Lieferantenbestellungen Einkauf Die Kundenbestellungen Verkauf werden in Dabu
63. den zum Suchen oder Filtern der Daten zur Verf gung Je nach Zielsetzung werden Sie wohl die eine oder andere Methoden anwenden Abfragen werden immer aus dem Blickwinkel des aktuellen Moduls ausgef hrt Das heisst dass eine Abfrage im Rechnungsmodul unweigerlich zu einer Liste von Rechnungen f hrt Wenn Sie zum Beispiel im Rechnungsmodul nach der Postleitzahl der Rechnungsadresse suchen findet DabuSoft m glicherweise mehr oder auch weniger Datens tze als wenn Sie im Adressmodul nach der gleichen Postleitzahl suchen Im Rechnungsmodul wird dann eine Liste aller Rechnungen angezeigt die in der Rechnungsadresse die entsprechende PLZ aufweisen Dabei k nnen auch mehrer Rechnungen gefunden werden die an dieselbe Adresse ausgestellt wurden berlegen Sie sich also immer zuerst was Sie genau finden wollen und navigieren Sie dann zum betreffenden Modul bevor Sie eine Abfrage oder Suche durchf hren Suchen mit dem globalen Suchfeld Mit dieser Methode finden Sie am schnellsten einen bestimmten Datensatz Geben Sie dazu im Suchfeld oben rechts einen Suchbegriff ein und best tigen Sie die Eingabe mit der Enter Taste Die Suche wird gleichzeitig in mehreren Feldern durchgef hrt Individuelle Feldabfrage Klicken Sie auf die Symbol Taste Abfrage um die individuelle Feldabfrage zu starten Hier k nnen Sie in allen Feldern Suchbegriffe mit oder ohne Suchoperatoren eingeben und so detaillierte Abfrage Ergebnisse erzielen Diese Methode eignet
64. der Bestellungen Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff der Bestellung und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Bestellnummer eigene Formeln hinterlegt werden damit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Bestellung Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r die Bestellung Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz bei der Bestellung HINWEIS Bestellungen in DabuSoft sind gleichbedeutend mit Lieferantenbestellungen Einkauf Die Kundenbestellungen Verkauf werden in DabuSoft als Auftrag abgewickelt 110 Einstellungen Bestelllayout Das Layout von Bestellungen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Bestellungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Bestellungen gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformeln f r
65. der Zwischenablage unformatiert in das aktuelle Feld ein Einf gen mit Textformat f gt den Text aus der Zwischenablage mit allen Textformatierungen in das aktuelle Feld ein L schen l scht den markierten Text Alles ausw hlen w hlt den gesamten Inhalt des aktuellen Feldes aus Suchen Ersetzen hilft Ihnen l ngere Texte zu durchsuchen oder anzupassen ACHTUNG Mit diesem Befehl k nnen gleichzeitig mehrere Felder in der gesamte Datenbank bearbeitet werden Rechtschreibung berpr ft Ihre Daten auf Rechtschreibfehler Feldinhalte exportieren speichert den Inhalt des aktuellen Feldes auf die Festplatte Text wird als Textdatei gespeichert Bilder und Mediendaten werden im Originalformat als Datei gespeichert Men Ansicht Im Men Ansicht finden Sie die Befehle zum ndern der Darstellung von Datens tzen und zum Navigieren zwischen Fenstern und Modulen Gehe zu Fenster liefert Ihnen eine Auswahl der zuletzt besuchten Eingabemasken Vorheriges Fenster anzeigen f hrt Sie zum zuletzt angezeigten Fenster N chstes Fenster anzeigen f hrt Sie wieder zum n chsten Fenster wenn Sie zuvor den Befehl Vorheriges Fenster anzeigen ausgef hrt haben Detailansicht zeigt Datensatz f r Datensatz an in einem Bearbeitungsfenster an Zum Beispiel Adressen Rechnungen etc Listenansicht zeigt die zuletzt gefundenen aufgerufenen Datens tze im Listenformat an Ein Klick auf das kleine Rechteck am Anfang jeder Zeile f hrt Sie zur Detailans
66. der mit alten Konfigurationsdaten im Konflikt stehen k nnen DabuSoft empfiehlt nur bedingt diese Daten ins Update zu bernehmen GUI Mit dieser Option k nnen die Daten des GUI graphical user interface aus der alten Version mit der neuen Version abgeglichen werden Da in diesem Bereich Verweise auf myDabuSoft enthalten sein k nnen ist es nur dann sinnvoll diese Option zu w hlen wenn myDabuSoft aus der alten Version beibehalten wird Weitere Informationen zur Migration der Benutzeroberfl che beim Update finden Sie weiter unten DabuSoft empfiehlt nur bedingt diese Daten ins Update zu bernehmen Bibliotheken bernimmt Postleitzahlen L nder die Dokumentation und andere Verzeichnisse aus der alten Version DabuSoft r t davon ab diese Daten in die neue Version zu bernehmen System bernimmt Konfigurationsdaten f r DabuSoft Systemkomponenten die zwingend f r den Betrieb von DabuSoft erforderlich sind und nicht durch DabuSoft Admin ver ndert werden k nnen Wenn diese Daten in die neue Version bernommen werden verh lt sich DabuSoft auf Systemebene gleich wie in 36 der alten Version Andrerseits f hrt das Zur cksetzen der Systemdaten auf eine ltere Version dazu dass neue Funktionen im Update nur teilweise oder gar nicht funktionieren DabuSoft r t davon ab diese Daten in die neue Version zu bernehmen So bernehmen Sie Teilbereiche der Daten und Konfiguration bei der Daten bernahme aus einer lt
67. die Auftragsnummern den Globalen Nummernkreis nicht ben tigen sollte diese Option deaktiviert werden J hrlicher Nummernkreis immer neu berechnen Dito Globaler Nummernkreis die Nummerierung beginnt jedoch jedes Jahr bei 1 Automatisch nur aktive Datens tze suchen Bei der Suche ber das Suchfeld oder das Abfragefenster werden nur aktive Datens tze angezeigt Dies is nur in den Adressen und Arikeln wirksam Doppelte Adressen pr fen Bei der Eingabe einer Adresse wird nach bereits vorhandenen Adressen die bei Namen Vornamen und oder Firma bereinstimmen vor m glichen Dubletten gewarnt Globale Einstellungen W hrungen Unter W hrungen werden die Kurse f r die W hrungsumrechnung erfasst Sie k nnen diese manuell eingeben ber Jetzt aktualisieren online von der EZB abrufen oder bei jedem Start automatisch aktualisieren lassen Die W hrungsberechnungen basieren auf der aktuellsten Umrechnungstabelle Basisw hrung ist die im Abschnitt Allgemein angegebene Referenzw hrung HINWEIS Aus Kompatibilit tsgr nden muss der Umrechnungskurs faktorisiert werden Beispiel 1 Euro kostet 1 5 Schweizer Franken e Faktorisierung bei Referenzw hrung CHF 0 666667 e Faktorisierung bei Referenzw hrung EUR 1 5 51 Globale Einstellungen Druckformate ADOT DE MD Jedem Formular von DabuSoft ist ein bestimmtes Druckformat zugewiesen In diesen Einstellungen k nnen diese Formate bearbeitet und erweitert werden Zus tzlich
68. die Taste bearbeiten im Kategorie Auswahlfenster Bearbeiten Sie die Kategorien nach Ihren Vorstellungen Klicken Sie auf die Taste sichern um die nderungen zu speichern Gehen Sie wie folgt vor um die Statusauswahl zu ndern Navigieren Sie zum Modul Stammdaten gt Adressen Klicken Sie auf das Feld Status einer Kategorie Klicken Sie auf die Taste bearbeiten im Status Auswahlfenster Bearbeiten Sie die Statusliste nach Ihren Vorstellungen Klicken Sie auf die Taste sichern um die nderungen zu speichern Sie k nnen die beiden Listen wie folgt bearbeiten Text ndern berschreiben Sie die bestehenden Texte Bereits zugewiesene Kategorien erhalten dann automatisch den neuen Text Reihenfolge ndern Klicken Sie auf den Doppelpfeil und verschieben Sie die dann den Pfeil nach oben oder nach unten Symbol hinzuf gen oder ndern Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Icon und w hlen Sie dann Bild einf gen Achten Sie darauf dass Sie nur kleine Bilder verwenden die wenig Speicherplatz ben tigen Kategorie hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Kategorie entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste HINWEIS Um Kategorien oder den Status zu ndern ben tigen Sie die Berechtigung um Einstellungen zu bearbeiten 135 Konditionen anpassen AO DB O ID Sie k nnen die verf gbaren Konditionen aktivieren bzw deaktivieren den Text und das Verhalten der Konditionen ndern oder auch selbst def
69. druckt werden Vor dem Drucken k nnen diese Objekte ein oder ausgeblendet werden so dass das gleiche Layout sowohl als PDF mit Logo oder auf vorgedrucktes Briefpapier ausgegeben werden kann Logo Das Logo wird in der Regel im Kopfbereich des Layouts gedruckt e Klicken Sie auf die Plus Taste um eine Grafik als Logo einzuf gen e Feldname f r Layouts _print_office_logo Adresse Die Adresse ist aufgeteilt in eine Grafik und ein Textfeld Mit der Adresse k nnen Sie den Absender des Standortes ausdrucken Die Grafik wird dabei oft als Absender im Fenster von Briefumschl gen platziert e Feldname Grafik f r Layouts _print_office_address_ico e Feldname Text f r Layouts _print_office_address Fusszeile Die Fusszeile ist aufgeteilt in eine Grafik und ein Textfeld Mit der Fusszeile k nnen Sie Bankverbindungen den Absender usw im Fussbereich des Layouts ausdrucken Die Grafik sind dabei oft bereinander platziert so dass Text und Grafik gleichzeitig gedruckt werden e Feldname Grafik f r Layouts _print_office_footer_ico e Feldname Text f r Layouts _print_office_footer HINWEIS Die vorgegebenen Gr ssen zeigen die Gr sse der Objekte in den Standardlayouts von DabuSoft Die Gr sse kann selber angepasst werden womit diese Gr ssenangaben dann obsolet w ren Standorte Benutzerliste Die Benutzerliste zeigt alle dem Standort zugeordneten Benutzer an Sie k nnen auf einen Benutzer klicken um diesen im Modul Benutz
70. e Layoutformeln f r Abrechnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Abrechnungen gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformein f r das Layout von Abrechnungen TIMESHEET _print_ref Referenzen TIMESHEET _print_ref2 Referenzen 2 TIMESHEET Text_Above_Print Text oberhalb TIMESHEET Text_Below_Print Text unterhalb TIMESHEET_ITEMS _print_col2 Spalten TIMESHEET_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 116 Einstellungen Abrechnungssortierung Die Einstellungen zur Abrechnungssortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Abrechnungslisten und der Abrechnungsstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Abrechnungssortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Abrechnungen gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Abrechnungen Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r Abrechnungen werden im Kontext der
71. e Option Bestand Auswahl verschiedener Lagerbest nde welche vom Benutzer im PPS angezeigt werden kann Bitte nicht ndern Diese Einstellungen werden vom System ben tigt Feld Feld oder Formel welche de Bestand auf der Lagerposition berechnet Bitte nicht ndern Diese Einstellungen werden vom System ben tigt Einstellungen Artikelsortierung Die Einstellungen zur Artikelsortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Artikel und Preislisten Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Artikelsortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle ITEM interpretiert Einstellungen Artikeltext Die Beschreibung von Artikeln kann als Text eingegeben werden oder auch als globale Formel f r alle Artikel hinterlegt werden Diese Formel kann Text und zus tzlichen Felder enthalten und so einen automatischen Text erstellen Diese Einstellung ist dann sinnvoll wenn der Artikeltext aus verschiedenen Feldern zusammengestellt wird und diese mit Bedingunge
72. e Symbol Taste Aktion W hlen Sie eine Aktion aus der Liste aus Klicken Sie auf ausf hren oder dr cken Sie die Enter Taste Folgen Sie ggf den weiteren Ausf hrungs Bestimmungen in den darauf folgenden Dialogen 18 Drucken von Formularen Listen und Etiketten DabuSoft wird mit hunderten von vorgefertigten Formularen Listen Statistiken und Etikettenlayouts nachfolgend Formular ausgeliefert Jedes Formular ist einem Modul zugeordnet und kann auch nur aus diesem heraus gedruckt werden Wenn Sie z B eine Rechnungsstatistik drucken wollen m ssen Sie zuerst zum Rechnungsmodul navigieren oder f r Adressetiketten navigieren Sie zum Adressmodul usw Die Auswahl der verf gbaren Formulare kann an die unterschiedlichsten Anforderungen angepasst werden deshalb stimmen die in diesem Handbuch erw hnten Formulare m glicherweise nicht mit der bei Ihnen installierten Konfiguration berein Sollten dazu Fragen auftreten wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator So drucken Sie ein bestimmtes Formular auf einem Drucker aus 1 Navigieren Sie zum betreffenden Modul Suchen Sie ggf den gew nschten Datensatz 2 Klicken Sie auf die Symbol Taste Drucken 3 W hlen Sie ein Formular aus der Liste aus 4 Klicken Sie auf drucken oder dr cken Sie die Enter Taste Bestimmen Sie ggf weitere Druckoptionen in den darauf folgenden Dialogen 5 W hlen Sie nun im Drucker Dialog den Drucker Papierschacht usw wie Sie es von anderen Program
73. e maximale L nge einer Ziffer ein welche beginnend bei Start in der Referenznummer erscheinen soll Wenn die entsprechenden Ziffern weniger Zeichen aufweisen werden diese von rechts nach links automatisch mit Nullen aufgef llt 125 Einstellungen ESR Status Mit dem ESR Status wird nach dem Einlesen der Daten jede Zahlung entsprechend der eingelesenen Daten eine Zustandsinformation zugewiesen Diese zeigt ob eine Zahlung korrekt erfolgte oder ob ein Fehler aufgetreten ist Jeder Status ist einem bestimmten Ereignis zugeordnet welches direkt mit der ID verkn pft ist HINWEIS Bei den Einstellungen des ESR Status sollte nichts ge ndert werden Sie k nnen die bestehenden Bezeichnungen umbenennen oder farblich markieren Optional kann einem ESR Status auch ein Symbol zugeordnet werden welches auf Listen ausgedruckt werden kann So ndem Sie den ESR Stalus 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt ESR gt Status 2 nden Sie die Bezeichnung oder die Formatierung des ESR Status ESR Status Bezeichnung des ESR_STatus Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des ESR_Status ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Mahnungen Einstellungen Mahnnummer Die Nummern von Mahnungen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die zwei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer oder Number_ Year fortlaufende Nummer inne
74. edruckt werden In den Formeln k nnen Felder aus den Bezugstabellen MPS und ITEM MPS verwendet werden Hinweise zum Bearbeiten von Formeln finden Sie in der FileMaker Hilfe 95 Einstellungen Anzeige von Chargen am Bildschirm Produktionschargen werden im Master Produktionsplan MPS gespeichert Als Chargen Nummer kann sowohl eine Fremdcharge erfasst werden als auch eine eigene Produktionscharge Die eigenen Chargen werden im MPS fortlaufend numeriert F r die Darstellung der Chargen am Bildschirm und oder f r den Ausdruck auf Listen kann eine Formel definiert werden die aus den Informationen des Master Produktionsplans die Charge darstellt Die Formel kann Fremdcharge Produktionsnummer Bestellnummer oder andere im MPS gespeicherte Daten und Text enthalten So definieren Sie eine Formel f r die Darstellung von Chargen am Bildschirm 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Anzeigeoptionen gt Charge 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Anzeigeformel einzusetzen und oder 3 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle MPS HINWEIS Wenn Sie die Formel ndern sollten Sie darauf achten dass die Formel einen einzeiligen Text als Resultat ausgibt Das Feld MPS wird immer einzeilig am Bildschirm dargestellt Einstellungen Pr getext f r Chargen im PPS Der Pr getext wird f r das Pr gen von Maschinenteil
75. el amp Leistungen gt Zolltarife Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Zolltarife Geben Sie im Feld Zolltarif Nr die Zolltarifnummer ein Geben Sie im Feld Zolltarif die Bezeichnung des Zolltarifs ein Sie k nnen die Zolltarife wie folgt weiter bearbeiten Zolltarife in anderen Sprachen erfassen Klicken Sie unten auf die entsprechende Sprache und erfassen Sie die bersetzten Zolltarife Bezeichnung des Zolltarifs ndern berschreiben Sie die bestehenden Bezeichnungen Bereits zugewiesene Zolltarife werden automatisch angepasst Zolltarif hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Zolltarif entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste 75 Einstellungen Zeichnungsarten In den Artikelstammdaten kann zu jedem Artikel ein Zeichnugsprotokoll hinterlegt werden Um die Zeichnungen zu klassifizieren kann jeder Zeichnung eine Zeichnungsart zugewiesen werden Typische Zeichnungsarten sind Zeichnung Kundenzeichnung Katalog Datenblatt Die Anzahl und Bezeichnung der Zeichnungsarten kann frei definiert werden So definieren Sie neue Zeichnungsarten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Zeichnungsarten 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Zeichnungsarten 3 Geben Sie im Feld Zeichnungsart die Bezeichnung der Zeichnungsart ein Sie k nnen die Zeichnungsarten wie folgt weiter bearbeiten Zeichnungsarten in anderen Sprachen erfassen Klicken Sie unten auf
76. elder aus der Tabelle STOCK verwenden Sie k nnen auch die Variable Qty verwenden welche die Menge in Abh ngigkeit der St cklistenebene berechnet Beispiele Qty 5 Qty Custom1 1000 59 Modus Materialkosten a a Der Modus Material berechnet die Kosten in St cklisten Die Berechnung der Kosten pro St cklistenposition erfolgt standardm ssig nach der folgenden Formel Menge x Einkaufspreis wobei in St cklistenpositionen der zweiten Ebene St ckliste innerhalb einer St ckliste die Menge der bergeordneten Ebene dazu multipliziert wird Gleichzeitig werden die Kosten von Positionen mit untergeordneten Artikeln nicht in der Kostensumme ber cksichtigt damit die Kosten in diesem Fall nicht doppelt berechnet werden So definieren Sie eine neue Formel f r die Material Kostenberechnung Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Formeln Geben Sie in der Spalte Modus Material eine eindeutige Bezeichnung f r den Modus ein Definieren Sie eine Formel f r die Kostenberechnung in den Produktionspl nen Definieren Sie eine Formel f r die Kostenberechnung in den effektiven Lagerbewegungen Sie k nnen in der Formel alle Felder aus der Tabelle BOM bzw STOCK verwenden Sie k nnen auch die Variable Qty verwenden welche die Menge in Abh ngigkeit der St cklistenebene berechnet Beispiele A_Price_Purchase Sum STOCK LEVEL1 A_Price_Purchase STOCK L1 Qty Qty A_Price_Purchase Systemeinstellungen La
77. en Suchfunktionen k nnen Ereignisse abgefragt oder gefunden werden um so bei Problemen herausfinden zu k nnen was oder wer die Ursache von Dateninkonsistenzen oder Fehlern war So rufen Sie das Anwenderprotokoll auf 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Systemunterhalt gt Anwenderprotokoll Folgende Aktionen werden im Anwenderprotokoil festgehalten Login Vorgang welcher ausgef hrt wenn sich ein Benutzer erfolgreich bei DabuSoft anmeldet Logout Vorgang welcher ausgef hrt wird wenn ein Benutzer DabuSoft beendet L schen Wenn ein Datensatz gel scht wirtd wird das im Annwenderprotokoll registriert Zus tzliche Informationen ber den gel schten Datensatz finden Sie im Kommentarfeld Neu Zeigt an wann ein neuer Datensatz erstellt wurde Aktion H lt fest welche Aktionen ausgef hrt wurden Drucken Protokolliert die Ausf hrung von Druckjobs Wenn die Vorschau gew hlt wird wird nichts protokolliert Wird der Druckjob abgebrochen wird der Vorgang dennoch protokolliert allerdings ist dann nicht ersichtlich ob der Druckjob erfolgreich ausgef hrt wurde Abfrage Zeichnet Abfragen und die Suche im globalen Suchfeld auf Einstellungen H lt fest wann die Einstellungen ge ffnet wurden Hilfe Protokolliert welche Feldinformationen und Hilfeinformationen vom Benutzer abgefragt wurden Navigation H lt fest welche Module und Registerkarten ein Benutzer aufgerufen hat Dieses Ereignis wird nicht stand
78. en Sie auf registrieren DabuSoft Admin Allgemein Adressen 63 Einstellungen Anreden Mit den Einstellungen f r Anreden wird die Anrede von Personen f r die Darstellung im Adresskopf und die Briefanrede in Abh ngigkeit der Sprache und des Geschlechts definiert Sie k nnen die bestehenden Anredeformeln ver ndern oder durch eigene Formeln erg nzen Bei Bedarf kann auch eine Formel f r die Briefanrede von Paaren Partner hinterlegt werden Diese Formel nimmt Bezug auf die bereits definierte Anredeformel und die beiden Bezugsdatens tze der beiden Partner So erstellen Sie eine neue Anredeformel 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Anreden 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Anreden 3 F llen Sie die Felder Geschlecht Sprache Anrede und Briefanredeformel aus Geschlecht Definiert ob die Anrede f r M nner oder Frauen ist M Mann F Frau leer allgemein Das Geschlecht wird beim Erfassen einer Adresse automatisch anhand einer Vornamen Datenbank eingesetzt Sprache Die Anrede ist f r diese Sprache g ltig Beim Erfassen einer neuen Adresse wird beim Kontakt die Sprache aus den Voreinstellungen eingesetzt Ist auch schon das Geschlecht bekannt wird aus der Kombination von Geschlecht und Sprache automatisch die passende Anrede eingesetzt Anrede Anrede wie Sie im Auswahlmen bei der Adresseingabe angezeigt wird Die Anrede f r den Adresskopf und andere Darstellungen muss
79. en Verkauf Bearbeiten Sie im Feld Einkaufspreis die Rabattformel f r den Einkauf Sie k nnen die Rabattformein wie folgt bearbeiten Bezeichnung der Rabattformel ndern Klicken Sie in der Liste der Rabattformel auf die gew nschte Rabattformel berschreiben Sie die bestehende Bezeichnung im Feld Rabattformel Bereits zugewiesene Rabattformeln werden automatisch angepasst Rabattformeln ndern Klicken Sie in der Liste der Rabattformel auf die gew nschte Rabattformel Bearbeiten Sie die Rabattformeln in den Felden Preis und Einkaufspreis Rabattformel hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Rabattformel entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste Einstellungen Tarifformeln Die Tarifformeln k nnen zur systematischen Berechnung komplexer Preis und Tarifsysteme in der Abo und Mitgliederverwaltung verwendet werden Tarifformeln berechnen die Beitragsstufen Tarif Modus in der Abo und Mitgliederverwaltung automatisch so dass diese nicht manuell erfasst werden m ssen Werden die Beitragsstufen bei der Mitgliederbeitr ge manuell erfasst so werden diese den Trarifformeln vorgezogen Tarifformeln werden wie die Rabattformeln bei einem Artikel erfasst und k nnen beim Mitglied selbst nicht angepasst werden So definieren Sie eine neue Tarifformel 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Tarifformeln 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Tarifformeln 3 Geben Sie
80. en verwendet In den Einstellungen von DabuSoft Admin kann eine Formel definiert werden welche den Pr getext aus Feldwerten und anderen Texten erstellt Der Pr getext kann f r jede Charge manuell nachbearbeitet werden wodurch dann allerdings die globale Pr geformel ausser Kraft gesetzt wird So definieren Sie eine globale Formel f r den Pr getext von Chargen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Anzeigeoptionen gt Pr geformel 2 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle MPS HINWEIS Pr geformeln f r Artikel ohne Chargen m ssen in den Einstellungen f r die Artikel definiert werden 96 Einstellungen Etikettentext f r Chargen im PPS Der Etikettentext wird f r das bedrucken von Etiketten f r Chargen in der Produktion verwendet In den Einstellungen von DabuSoft Admin kann eine Formel definiert werden welche den Etikettentext aus Feldwerten und anderen Texten erstellt Der Etikettentext kann f r jede Charge manuell nachbearbeitet werden wodurch dann allerdings die globale Etikettierformel ausser Kraft gesetzt wird So definieren Sie eine globale Formel f r den Eiikettentext 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Anzeigeoptionen gt Etikettentext 2 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle MPS HINWEIS Etikettierformeln f r Artikel ohne Chargen m
81. en wie folgt weiter bearbeiten Artikelgruppen in anderen Sprachen erfassen Klicken Sie unten auf die entsprechende Sprache und erfassen Sie die bersetzten Bezeichnungen der Artikelgruppe auf der gleichen Zeile wie die Standardbezeichnung in der rechten Spalte Bezeichnung der Artikelgruppe ndern berschreiben Sie die bestehenden Bezeichnungen Bereits zugewiesene Artikelgruppen werden automatisch angepasst Reihenfolge ndern Klicken Sie auf den Doppelpfeil und verschieben Sie die dann den Pfeil nach oben oder nach unten Symbol hinzuf gen oder ndern Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Icon und w hlen Sie dann Bild einf gen Achten Sie darauf dass Sie nur kleine Bilder verwenden die wenig Speicherplatz ben tigen Artikelgruppe hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste Artikelgruppe entfernen Klicken Sie auf die Minus Taste HINWEIS Die Artikelgruppen f r DabuSoft Indstry k nnen nicht mit DabuSoft Admin bearbeitet werden ffnen Sie dazu zuerst DabuSoft Industry und navigieren Sie zu Stammdaten gt Artikelgruppen 74 Einstellungen Zolltarife a ee Die Zolltarife werden f r die Auswertung von Proformarechnungen nach Zolltarifnummern ben tigt Sie k nnen beliebig viele Zolltarifnummern anlegen und diese den Artikeln zuweisen Zolltarife k nnen auch in mehrere Sprachen bersetzt werden So definieren Sie neue Zolltarinummern Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artik
82. er ndert werden Anfragestatus Zum Bearbeiten des Anfragestatus gehen Sie bitte wie beim eventstatus vor navigieren Sie dann aber zuerst zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Status gt Anfragen Projekte 90 Einstellungen Projekte Die Nummern von Projekten k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die beiden Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number _Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nurmerierung von Projekten Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Auto Eingabe Bearbeiten Sie im Feld Formel Projektnummer die Formel f r die Numerierung der Projekte Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern Einstellungen Gesamtbewertung von Projekten F r die Bewertung von Projekten k nnen Daten in mehreren Feldern eingegeben werden Aus diesen Daten kann eine Gesamtbewertung abgeleitet werden welche ber eine standardisierte Formel berechnet wird Wie diese berechnet wird bestimmt die Formel f r die Gesamtbewertung So definieren Sie die Formel f r die Gesamtbewertung Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Auto Eingabe Bearbeiten Sie im Feld Formel Gesamtbewertung die Formel f r die G
83. er Kostenrechnung oder im Lager berechnet wird wobei jede Position nach einem anderen Schema berechnet werden kann Beim Bearbeiten der Position durch den Benutzer muss dann lediglich noch der Modus angepasst werden um die zum Teil komplexen Berechnungen auszuf hren Der Modus wird ber verschiedene Vererbungsfunktionen in die Positionen eingesetzt so dass dieser meistens nicht manuell zugewiesen werden muss Wenn Sie die Formeln beim Modus ndern wirkt sich das NICHT auf die bereits erstellten Datens tze aus sondern nur auf die zuk nftig erfassten Positionen 57 Modus Pos Total e e a Die Berechnung des Positionstotals erfolgt standardm ssig nach folgender Formel Menge x Preis Rabatt wobei f r das Einkaufstotal der Einkaufspreis und der Einkaufsrabatt verwendet wird Sie k nnen das Positionstotal aber auch anders berechnen indem Sie der Position einen Modus zuweisen Wie das Positionstotal berechnet wird wird durch die beim Modus hinterlegte Formel bestimmt Sie k nnen separate Formeln f r die Berechnung des Positionstotals und des Einkaufstotals hinterlegen Wenn Sie keine Formel hinterlegen wird die Standardformel wie oben dargestellt angewendet So definieren Sie eine neue Formel f r das Positionstotal Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Formeln Geben Sie in der Spalte Modus eine eindeutige Bezeichnung f r den Modus ein Definieren Sie eine Formel f r das Verkaufs Total Definieren Sie ei
84. er Name Johannes Chrysostomus Wolfgangus Theophilus Mozart K rzel Kurzzeichen des Benutzers Es wird empfohlen in jedem Fall ein Kurzzeichen f r Benutzer zu vergeben In vielen Listen wird anstelle des Benutzernamens aus Platzgr nden nur das K rzel angezeigt Standort Sie k nnen jedem Benutzer einen Standort zuordnen Dieser Standort wird beim Erstellen und Erfassen von Daten zusammen mit dem Benutzernamen an den Datensatz vererbt basierend auf dieser Information k nnen Sie standortabh ngige Berechtigungen definieren Das heisst Benutzer die einem bestimmten Standord zugewiesen sind k nnen auch nur Datens tze bearbeiten die diesem Standort zugewiesen sind Fenstergr sse Passt die Fenstergr sse f r den entsprechenden Benutzer beim starten automatisch an Statusbereich einblenden Damit erm glichen Sie es den Standard FileMaker Statusbereich einzublenden Dieser bietet eine andere Art der Datensatznavigation aber keine zus tzlichen Funktionen Einstellungen bearbeiten Damit erlauben Sie dem Benutzer die Einstellungen von DabuSoft zu bearbeiten Der Benutzer ben tigt dazu auch entsprechende Berechtigungen auf DabuSoft Admin und die Bibliotheken 41 Benutzer darf alle Daten exportieren Erm glicht die Verwendung der Funktion Datenaustausch zum exportieren und importieren von Daten Zugriff auf vertrauliche Daten Reserviert f r zuk nftige Funktionen Zugriffsberechtigungen auf Datenbanken In diesem Bereich k
85. er zu bearbeiten Globale Einstellungen Globale Einstellungen Allgemein 48 Globale Einstellungen Vererben Definieren Sie hier welche Informationen bei der Weiterverarbeitung von Auftr gen weitergegeben werden sollen Mit dieser Einstellung k nne Sie festlegen welche Checkboxen im Vererbungsdialog vormarkiert sind Bei Vererben in der Auftragsverbeitung k nnen diese Einstellungen immer noch f r jedes Dokument angepasst werden Betreff vererben bertr gt den Betreff Nicht rtsam wenn zus tzlich automatische Betreff Formeln konfiguriert wurden Text oberhalb und unterhalb vererben bertr gt die Texte die oberhalb und unterhalb der Auftragspositionen gedruckt werden Wenn diese Option nicht markiert ist werden die voreingestellten Textbaustine eingesetzt Konditionen vererben bertr gt die Konditionen vn der Offerte an den Auftrag und vom Auftrag an die Rechnung Wenn diese Option nicht markiert ist werden die voreingestellten Konditionen des Kunden eingesetzt Adresse vererben bertr gt die Adresse an das neue Dokument Wenn diese Option nicht markiert ist erscheint der Suchdialog f r Adressen Der Benutzer miss dann beim Vererben einen neuen Kontakt zuweisen myDabuS oft vererben L st in myDabuSoft das Script Inherit mit mehreren Scriptparametern aus Dieses Script f hrt standardm ssig keine Aktionen durch Dieses Script wird von der Firma DabuSoft an kundenspezifische Anforderungen angepasst 49
86. ereit zum Druck ist ob dieser bereits gedruckt wurde oder der Versand bereits abgeschlossen ist Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zum Status hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Dokumenten mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Serienbrief nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Serienbrief Status an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Briefe amp Serienbriefe gt Serienbrief Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Serienbrief Status Bezeichnung des Serienbrief Status Aktiv Serienbriefe bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch aktiv andere Serienbriefe sind nicht mehr aktiv oder abgeschlossen Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Serienbrief Status ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Einstellungen Serien Mail In den Einstellungen f r die Erstellung von Serien Mails werden die Auswahlm glichkeiten f r die Priorit t der verschiedenen Mail Adressen angezeigt Gruppierung nach Auswahl f r die Priorit ten die dem
87. eren Version F hren Sie die Daten bernahme aus einer lteren Version aus Klicken Sie im Dialogfenster auf die Teilbereiche die aus der lteren Version bernommen werden sollen Klicken Sie im Dialogfenster auf ausf hren um die Daten bernahme zu starten HINWEIS Lesen Sie diese Instruktion bitte sorgf ltig durch bevor Sie mit der Daten bernahme aus einer lteren Version beginnen Mit der bernahme von falschen Konfigurations GUI und Systemdaten kann DabuSoft so ver ndert werden dass dadurch die Funktionalit t beeintr chtigt werden k nnte 37 Update Konfiguration der Benutzeroberfl che GUI abgleichen Wenn beim Import von Daten aus einer fr heren Version die Option GUI gew hlt wird zeigt DabuSoft ein zus tzliches Dialogfenster in welchem festgelegt werden kann welche Bereiche der GUl Konfiguration in welcher Form abgeglichen werden sollen Folgende Bereiche k nnen abgeglichen werden Dialoge Das sind die Dialogfenster welche bei Formularen und Aktionen angezeigt werden k nnen Wenn beim Drucken eines Formulars oder beim Ausf hren einer Aktion zus tzliche Dialogfenster angezeigt werden dann m ssen die Definitionen der Dialogfenster abgeglichen werden Formulare Das sind die Definitionen die f r das Drucken eines Formulars oder einer Auswertung hinterlegt sind Das Layout des Formulars kann entweder in der Strandardsoftware eingebettet sein oder in myDabuSoft Aktionen Das sind die Definiti
88. esamtbewertung der Projekte F r die Formel k nnen alle Felder der Tabelle PROJECT verwendet werden Optional sind auch Bezugswerte aus anderen Tabellen m glich Einstellungen Projektlayout u ND m Das Layout muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Projekte Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Layout Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Platzieren Sie das Feld _print_ref bzw _print_ref2 auf das Layout Layoutformeln f r das Layout von Projekten PROJECT _print_ref Referenzen PROJECT _print_ref2 Referenzen 2 Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 91 Einstellungen Projektsortierung Die Einstellungen zur Projektsortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Projektlisten Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um d
89. eschaffungsstalus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Status gt Beschaffung 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Beschaffungsstatus Bezeichnung des Beschaffungsstatus Sperre Beschaffungsauftr ge bei welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Beschaffungsauftr ge f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Beschaffungsauftr ge bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv die anderen Beschaffungsauftr ge sind nicht aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Beschaffungsstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 99 Einstellungen Produktionsplanung und Schwellenwerte Die Planungsfunktionen des PPS von DabuSoft k nnen ber verschiedene Einstellungen beeinflusst werden Diese Einstellungen betreffen prim r die Verarbeitung von Beschaffungsauftr gen zu Produktions Chargen Da sich diese Einstellungen in der Regel auch auf andere Einstellungen beziehen sollten Sie sich zuerst einen berblick ber DabuSoft und das Produktionsplanungssystem verschaffen bevor sie sich mit der Anpassung der Planungsparameter befassen So passen Sie die Planungseinstell
90. etaillierte Fortschrittsanzeige beim Erstellen von Serienbriefen 81 Einstellungen Brieflayout u O Das Layout von Briefen und Serienbriefen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Briefe und Serienbriefe Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Briefe amp Serienbriefe gt Layout Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Platzieren Sie das Feld _print_ref auf das Layout von Briefen oder Serienbriefen Layoutformeln f r das Layout von Briefen CORRESPONDENCE _print_ref Brief Ref CORRESPONDENCE _print_ref2 Brief Ref 2 Layoutformel f r das Layout von Serienbriefen MERGE_LETTER _print_ref Serienbrief Ref Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 82 Einstellungen Serienbrief Status Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Serienbrief Status und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Serienbrief Status k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Serienbrief b
91. f der rechten Seite hinzu Rechnungen Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r Rechnungen werden im Kontext der Tabelle INVOICE interpretiert Positionen Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r die Rechnungspositionen werden im Kontext der Tabelle INVOICE_ITEMS interpretiert Provision Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r Provisionen werden im Kontext der Tabelle INVOICE_COMMISSION interpretiert Konditionen Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r Rechnungskonditionen werden im Kontext der Tabelle INVOICE_CONDITION interpretiert Spenden Die Sortier und Gruppiereinstellungen f r die Spendenbescheinigung werden im Kontext der Tabelle PAYMENT interpretiert 121 Einstellungen Rechnungsstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Rechnungsstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Rechnungsstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Rechnung bezahlt ist ob diese noch offen ist oder ob die Rechnung als Debitorenverlust verbucht werden muss Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Rechnungen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellun
92. falls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Offerten nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Offertstalus an 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Auftragsdokumente gt Offerten gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Offertstatus Bezeichnung des Offertstatus Sperre Offerten welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Offerten f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Offerten bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die anderen Offerten sind nicht mehr aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Offertstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Auftr ge 103 Einstellungen Auftragsnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Auftr gen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die zwei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number _Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f
93. fassen Sie die Daten des neuen Objektes m glichst detailliert in den daf r vorgesehenen Feldern Objekt Name oder Bezeichnung des Objektes Z B MacBook Pro Claudia Hersteller Lieferant Hersteller oder Lieferant der Hardware Software oder des Dienstes Z B Apple oder Swisscom Kategorie Kategorie des erfassten Objektes Sie k nnen die Werteliste selber an Ihre Bed rfnisse anpassen Z B Hardware IP Adresse Die IP Adresse des Ger tes Wichtig vor allem f r Netzwerk Komponenten und Server Z B 192 168 1 10 Port Port Nummer des Ger tes oder des Dienstes wenn dieser f r die Konfiguration wichtig ist Z B 8080 Benutzername Benutzername des Hauptbenutzers des Ger tes oder des Dienstes Z B Administrator Passwort Kennwort Passwort f r den Zugriff auf das entsprechende Ger t oder den Dienst Z B geheim66 Key Code Lizenzschl ssel Serienummer oder Installationscode des Ger tes oder der Software Z B 123 456 789 ABC Notizen Weitere Informationen ber das erfasste Objekt welche f r die Konfiguration und den Unterhalt von Bedeutung sind Z B Registrierung ber das Internet am 28 Oktober 2008 131 Anwenderprotokoll Im Anwenderprotokoll werden wichtige Ereignisse wie z B das L schen von Datens tzen protokolliert So kann nachtr glich nachvollzogen werden wann Sich etwa ein Benutzer eingeloggt hat oder welche Tasten ein Benutzer beim Ausf hren einer Aktion gedr ckt hatte Mit den blich
94. fordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Supportauftr gen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Supportauftr gen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Supporfstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Support gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Supportstatus Bezeichnung des Supportstatus Sperre Supportauftr ge welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Supportauftr ge f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar erledigt Supportauftr ge bei welchen die Checkbox markiert ist sind erledigt die anderen Supportauftr ge sind nicht erledigt In der Pendenzenliste des Kunden werden nur Supportauftr ge angezeigt bei welchen der Status erledigt nicht markiert ist Aktiv Supportauftr ge bei welchen die Checkbox markiert ist sind zur erledigung freigegeben die anderen Supportauftr ge sind nicht aktiv In der allgemeinen Pendenzenliste werden nur Supportauftr ge an
95. gebettet werden Wenn Sie in DabuSoft Admin unter Systemeinstellungen zu Allgemein gt Layout navigieren k nnen Sie dort bis zu 300 Texte in verschienen Sprachen abspeichern Betten Sie das Feld _TXT 156 mit Angabe der Textnummer in den eckigen Klammern in die Layoutformel ein um den gew nschten Text in der ausgew hlten Sprache zu drucken Das Feld kann ohne Angabe der Bezugstabelle verwendet werden da dieses immer im Kontext des aktuellen Datenobjekts angelegt ist Wenn spezielle Datumswerte in einer bestimmten Sprache gedruckt werden sollen kann die Funktion DateML angewendet werden Hinweise zur Anwendung dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Eigene Funktionen Beispiele f r Layoutformeln If not IsEmpty Our_Reference _TXT 46 amp amp Our_Reference _TXT 37 amp amp DateML Date_Payable Language Language DEFAULT Date_Format If Total gt 100000 Sie sind unser bester Kunde Holen Sie sich noch heute ein wertvolles Geschenk bei uns ab HINWEIS Definieren Sie die Layoutformeln immer in der englischen Syntax von FileMaker Pro Nur diese Syntax Sprache wird auch in allen anderen Sprachversionen von FileMaker richtig interpretiert 144 Layoutformeln f r Text oberhalb und unterhalb In den Auftragsdokumenten wird jeweils oberhalb und unterhalb der Positionen ein Text gedruckt der vom Benutzer manuell erfasst und formatiert werden kann Mit den Layoutformeln f r diese beiden Textfe
96. gen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Rechnungen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Rechnungsstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Rechnungsstatus Bezeichnung des Rechnungsstatus Sperre Rechnungen welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Rechnungen f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Rechnungen bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die andere Rechnungen sind nicht mehr aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Rechnungsstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden HINWEIS Der Status mit der ID 1 ist reserviert f r die Liste der offenen Posten Rechnungen mit einer anderen Status ID werden nicht in der Liste der offenen Posten angezeigt 122 Einstellungen Rechnungsstatus wenn bezahlt Wenn eine Rechnung vollst ndig bezahlt ist kann der Status der Bestellung automatisch ge ndert werden Ist kein Status f r diesen Vorgang definiert wird der Status nicht ver ndert So legen Sie den Pechnungsstatus bei vollst ndiger Bezahlung fest 1 N
97. gezeigt bei welchen der Status Aktiv markiert ist Sie k nnen einen Supportstatus auch so konfigurieren dass der Supportauftrag zwar in der Pendenzenliste des Kunden angezeigt wird in der allgemeinen Pendenzenliste aber nicht erscheint Das ist bei Supportauftr gen der Fall bei welchen der Kunde die Ausf hrung noch nicht definitiv best tigt hat oder wenn ein Auftrag zur ckgestellt wurde Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Supportstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 79 Einstellungen Supportstatus offen erledigt In der Pendenzen Liste k nnen Supportauftr ge mit einer Checkbox auf offen oder auf erledigt gesetzt werden Welcher Supportstatus als offen bzw erledigt gilt wird in den Eintellungen f r den Supportstatus definiert So definieren Sie welcher Supportstatus offen bzw erledigt bedeutet 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Support gt Status gt Einstellungen 2 W hlen Sie im Feld Status offen den Supportstatus f r offene Supportauftr ge 2 W hlen Sie im Feld Status erledigt den Supportstatus f r erledigte Supportauftr ge HINWEIS Diese Einstellungen gelten nur f r die Bearbeitung des Supportstatus ber die Checkbox in der Pendenzen Liste Sie m ssen den Supportstatus f r offene Supportauftr ge so definieren dass dieser aktiv ist Der Supportstatus f r erledigte Supportauftr ge muss so definiert sein dass die
98. gkeiten zwischen St cklisten und zusammengefassten Produktionsauftr gen aufzul sen Die Anzahl der Iterationen sollte in etwa der Anzahl der Abh ngigkeiten zwischen St ckliste zu St ckliste entsprechen Lagerentnahmen bei Wareneingang und Produktionsende automatisch Markieren Sie diese Checkbox wenn beim Produktionsende oder beim Wareneingang ber Bestellungen die Lagerentnahmen automatisch erfolgen sollen Diese Checkbox sollte nur dann markiert werden wenn keine Zuweisung auf Chargen erforderlich ist DabuSoft Admin Auftragsdokumente Offerten 100 Einstellungen Offertnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Offerten k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die drei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer Number_Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres und Version Versionsnummer welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Offerten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Offerten gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Offertnumer die Formel f r die Numerierung der Offerten Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff der Offerte und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Offertnummer eigene Formeln hinterlegt werden da
99. gramme aus der Programm Auswahlliste Geben Sie die Registrierungsinformationen ein welche Sie von DabuSoft erhalten haben Nach einigen Sekunden werden zus tzliche Plugins installiert und Sie werden aufgefordert DabuSoft erneut zu starten Um die Installation zu testen m ssen Sie DabuSoft von einem Client Computer aus starten Legen Sie zu Testzwecken einen neuen Datensatz an und geben Sie ein paar Daten ein Wenn Die Daten nicht gespeichert werden k nnen liegt m glicherweise ein Problem mit den Zugriffsberechtigungen vor Beenden Sie in diesem Fall alle Datenbanken und berpr fen Sie die Berechtigungen auf den Datenbanken Weiterf hrende Informationen zur Konfiguration und zum Betrieb von FileMaker Server finden Sie in der Dokumentation von FileMaker Server Hinweise zur Server Installation unter Mac OS X Bei der Installation von FileMaker Server werden zwei Ordner angelegt e Library FileMaker Server Programme FileMaker Server 8 9 Im Ordner Library werden die Datenbanken und die Server Engine installiert Im Ordner Programme wird das Verwaltungsprogramm f r FileMaker Server FileMaker Server Admin und die Dokumenation zu FileMaker Server installiert Ebenfalls in diesem Ordner wird ein Alias Data angelegt welches auf den Ordner Library der lokalen Festplatte verweist Wenn Sie DabuSoft ber ein Netzwerk installieren verweist Sie dieser Link also nicht auf die Library des Servers sondern auf Ihre lokale Library Installieren S
100. gsart Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Beziehungen 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Beziehungen 3 Geben Sie im Feld Beziehungsart die Bezeichnung der Beziehung ein 65 Einstellungen Adressanzeige Mit den Anzeigeformeln f r Adressen wird bestimmt wie Kontakte am Bildschirm angezeigt werden oder wie sich die Weblinks auf der Adresseingabemaske verhalten Einige dieser Formeln k nnen auch pro Land eingestellt werden In den Formeln k nnen Felder aus folgenden Bezugstabellen verwenden CONTACT CUSTOMER PEOPLE SALUTATION Hinweise zum Bearbeiten von Formeln finden Sie in der FileMaker Hilfe Adressanzeige anzeigen als Die Anzeigeformel f r Adressen bestimmt wie ein bestimmter Kontakt am Bildschirm in den Listenansichten angezeigt wird Der angezeigte Name kann allerdings durch den Benutzer ver ndert werden In diesem Fall wird der Name berall so angezeigt wie er durch den Benutzer definiert wurde So ver ndem sie die Formel f r das Feld anzeigen als 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Anzeige 2 w hlen Sie das Feld anzeigen als 3 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Anzeigeformel einzusetzen und oder 4 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro HINWEIS Wenn Sie die Formel ndern sollten Sie darauf achten dass die Formel einen einzeiligen Text als Resultat ausgi
101. he welche auch in der neuen Version durch die Daten aus der alten Version ersetzt werden sollen Lesen Sie die Hinweise zu den einzelnen Bereichen bitte genau durch bevor Sie sich entscheiden diese zu ersetzen Daten bernimmt alle Anwenderdaten ohne die Konfiguration zu ver ndern Hier handelt es sich um Adressdaten Artikelstamm Auftr ge Rechnungen Kategorien Lager Produktionspl ne usw DabuSoft empfiehlt diese Daten ins Update zu bernehmen Medien bernimmt Mails und Dokumente aus der Tabelle DOC Der Import dieser Daten kann unter Umst nden sehr viel Zeit in Anspruch nehmen wenn sehr viele und grosse Dokumente gespeichert wurden DabuSoft empfiehlt diese Daten ins Update zu bernehmen Benutzerdaten bernimmt die Daten der Benutzer und Standorte sowie deren Zugriffsberechtigungen und Konfiguration Ebenfalls bernommen werden die Lizenzschl ssel aus der alten Version DabuSoft empfiehlt diese Daten ins Update zu bernehmen Konfiguration bernimmt die Konfiguration und zahlreiche Einstellungen aus der alten Version Hierbei handelt es sich um alle Einstellungen welche ber DabuSoft Admin ver ndert werden k nnen In neuen Versionen werden oft auch neue Konfigurationen bzw Konfigurationserweiterungen geliefert Wenn Sie die Konfiguration aus der alten Version bernehmen k nnen m glicherweise gewisse neue Funktionen nicht ausgef hrt werden weil diese auf gewisse Konfigurationsdaten angewiesen sind und o
102. i welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die anderen Bestellungen sind nicht mehr aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Bestellstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Bestellstatus wenn geliefert Wen alle Positionen einer Bestellung vollst ndig geliefert sind kann der Status der Bestellung automatisch ge ndert werden Ist kein Status f r diesen Vorgang definiert wird der Status nicht ver ndert So legen Sie den Bestellstatus bei vollst ndiger Lieferung fest 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Bestellungen gt Status gt Einstellungen 2 W hlen Sie unter Bestellstatus wenn geliefert einen Bestellstatus aus Lieferungen 112 Einstellungen Lieferscheinnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Lieferscheinen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die zwei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number _Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Lieferscheinen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Lieferungen gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Lieferscheinnummer die Formel f r die Numerierung der Lieferscheine Hinweise zum Bearbeiten vo
103. icht des betreffenden Datensatzes Ein Klick auf die drei Linien mit dem Rechtspfeil entfernt nur den entsprechenden Datensatz aus der Liste Der Datensatz wird dabei nicht gel scht sondern nur aus dieser Liste entfernt Statistiklayout zeigt die Daten wie in der Listenansicht an zus tzlich k nnen dort die Daten aber gefiltert werden und es werden statistische Werte berechnet myDabusSoft ffnet den aktuellen Datensatz in einem neuen Fenster in myDabuSoft 10 Men Einf gen In diesem Men finden Sie die Befehle zum Einf gen von Daten in ein Feld Klicken Sie zuerst in das betreffende Feld und w hlen sie dann einen der Befehle aus Bild f gt ein Bild in ein Medienfeld ein Dieser Befehl ist nur verf gbar wenn sich die Einf gemarke in einem Medienfeld befindet QuickTime f gt einen abspielbaren QuickTime Film in ein Medienfeld ein Dieser Befehl ist nur verf gbar wenn sich die Einf gemarke in einem Medienfeld befindet Ton nimmt eine Sprach oder Tonnachricht auf und speichert diese in einem Medienfeld Dieser Befehl ist nur verf gbar wenn sich die Einf gemarke in einem Medienfeld befindet Datum f gt das aktuelle Datum in ein Datums oder Textfeld ein Zeit f gt die aktuelle Zeit in ein Zeit oder Textfeld ein Aus Index zeigt eine Liste aller bereits gespeicherten Eingaben des aktiven Feldes an und erm glicht so das Einsetzen von bereits erfasstem Text in das aktive Feld Mit dieser Funktion kann auch
104. ie Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Projektsortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle PROJECT interpretiert 92 Einstellungen Projektstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Projektstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Projektstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Projekt noch in der Planungsphase steht ob dieses durchgef hrt wird oder ob das Projekt bereits abgeschlossen wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zum Status hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Projekten mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Projekten nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Projektstatus an 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung
105. ie deshalb die DabuSoft Datenbanken immer direkt im Ordner Databases im Ordner Library Damit FileMaker Server auf die installierten Datenbanken zugreifen kann m ssen die Zugriffsrechte der Datenbanken f r die Gruppe fmsadmin angepasst werden W hlen Sie dazu den Ordner Databases und ffnen Sie das Informationsfenster Tragen Sie im Abschnitt Eigent mer amp Zugriffsrechte unter Gruppe fmsadmin ein und geben Sie der Gruppe die Rechte Lesen amp Schreiben bertragen Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Dateien mit der Taste Auf alle Unterobjekte anwenden 28 Fehlerursachen bei der Netzwerkinstallation D OT Sal 3 Ze Wenn Sie nach beendeter installation immer noch keine Verbindung zum Server aufbauen k nnen oder keine Daten erfassen k nnen liegt m glicherweise eine der folgenden Fehlerursachen vor Die Berechtigungen unter Mac OS X sind falsch gesetzt Ordner und Datenbanken m ssen der Grppe fmsadmin zugewiesen sein und die Attribute Lesen und Schreiben aufweisen Der Server Dienst ist nicht gestartet ffnen Sie die lokale Server Administration und starten Sie FileMaker Server Der Server l uft aber die Datenbanken sind nicht ge ffnet ffnen Sie FileMaker Server Admin und starten Sie die Datenbanken Wenn der Status aller Datenbanken auf normal steht sind die Datenbanken f r den Netzwerkzugriff freigegeben Die IP Adresse des Servers wurde ge ndert Die IP Adresse in der Startdatei muss mit der IP Adresse
106. ieren Das Feld f r die Unterschrift heisst Signature und wird ber die Beziehung zum entsprechenden Benutzer platziert Die Beziehung zum Benutzer beginnt immer mit USER Beispiele USER INVOICE Signature USER MERGE_LETTER Signature USER REMINDER Signature 43 Benutzer Extras ae a er Unter Extras werden zus tzliche weitere Informationen zum Benutzer gespeichert die keinen Einfluss auf die Zugriffsberechtigungen haben Kontakt Sie k nnnen den Benutzer mit einem Datensatz aus der Adressverwaltung verkn pfen Dazu m ssen Sie zuerst einen Adressdatensatz erfasst haben So verkn pfen Sie einen Benutzer mit einem Adcressdatensatz Klicken Sie auf das blaue Verkn pfungssysmbol beim Adressfeld Geben Sie einen Suchbegriff ein um die Adresse zu finden W hlen Sie die Adresse aus der Liste mit einem Doppelklick aus So l schen Sie die Verkn pfung mit dem Adressoatensatz Klicken Sie auf die Minus Taste beim Adressfeld Voreingestellter Leistungscode Diese Einstellung ist nur wirksam in der Leistungserfassung von DabuSoft Service Sie k nnen f r jeden Benutzer einen Leistungscode hinterlegen der beim Erfassen von Arbeitsleistungen automatisch eingesetzt wird Der Leistungscode muss zuerst in der Artikelverwaltung erfasst werden damit dieser hier voreingestellt werden kann Gehen Sie wie folgt vor um einen Leistungscode f r den Benutzer einzustellen Wechseln Sie zu DabuSoft Service Erfassen Sie im Modul Artikel
107. inierte Konditionen hinzuf gen Die Konditonen von DabuSoft k nnen sehr flexibel an besondere Anfordrungen angepasst werden da die Formeln das gesamte Leistungspektrum der Programmierung mit FileMaker Pro umfassen Die Formeln f r Konditionen werden f r Offerten Auftr ge und Rechnungen separat verwaltet Wenn Sie also nderungen an den Konditionen der Offerten vornehmen sind diese in den Rechnungen verf gbar und umgekehrt Wenn Sie Konditionen von Offerten an Auftr ge und Rechnungen vererben wollen muss der Name der Konditionsvorlage genau bereinstimmen Gehen Sie wie folgt vor um Konditionen zu nderm Navigieren Sie zum entsprechenden Modul Auftrag gt Offerten Auftrag usw Navigieren Sie zur Registerkarte Allgemein gt Konditionen Klicken Sie auf die Plus Taste in der Konditionenliste Klicken Sie auf die Taste bearbeiten im Konditions Auswahlfenster Klicken Sie links auf eine Konditionsvorlage um diese zu bearbeiten Bearbeiten Sie die Konditionen nach Ihren Vorstellungen Klicken Sie auf die Taste sichern um die nderungen zu speichern Sie k nnen die Konditionen wie folgt bearbeiten Aktivieren Deaktivieren Sie k nnen einzelne Konditionen deaktivieren statt diese zu l schen Damit stehen diese nicht mehr in der Konditions Auswahl zur Verf gung wodurch das Ausw hlen f r den Benutzer bersichtlicher wird Ausserdem k nnen so Fehler vermieden werden da nur g ltige Konditionen verarbeit werden k nne
108. int_col2 Spalten SHIPPING_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 113 Einstellungen Lieferscheinsortierung Die Einstellungen zur Lieferscheinsortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Lieferscheinlisten und der Lieferstatistik Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Lieferscheinsortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Lieferungen gt Sortierung 2 Erweitern Sie die Felder Gruppieren nach und Sortieren mit eigenen Kriterien 3 F gen Sie die passenden Felder auf der rechten Seite hinzu Die Sortier und Gruppiereinstellungen werden im Kontext der Tabelle SHIPPING interpretiert 114 Einstellungen Lieferstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Lieferstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Lieferstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Lieferung bereits ausgef hrt wurde diese beim Empf nger angekommen ist oder ob die Lieferung noch immer im Hause liegt Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Statusliste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die
109. it dem Autokennzeichen L ndercode 3 stellig 3 stelliger L ndercode nach ISO Norm L ndercode Nr Numerischer L ndercode nach ISO Norm Landeswappen Nationalflagge des Landes HINWEIS DabuSoft verwendet f r die Zuweisung der L nder den 2 stelligen L ndercode Wenn Sie diesen L ndercode nachtr glich ndern gehen damit auch alle Zuweisungen des entsprechenden Landes verloren 54 L nder Formeln F r jedes Land k nnen verschiedene Formeln hinterlegt werden die das Verhalten von Suchabfragen im Internet oder die Darstellung der Adresse beeinflussen Ist keine Formel hinterlegt wird die Standardformel angewendet welche im Modul Allgemein gt Adressen definiert wurde So bearbeiten sie eine Formel 1 Klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der Formel 2 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro Adresse Formel f r die Darstellung der Adresse im betreffenden Land Adresse privat Formel f r die Darstellung der Privatadresse im betreffenden Land Internetsuche Verschiedene Formeln f r die Suche von Webinhalten Die Formel muss einen g ltigen Internetlink generieren welcher auf eine Webseite mit entsprechenden Inhalten verweist L nder Konditionen Sie k nnen f r jedes Land andere Konditionen definieren welche automatisch an Adressen im entprechenden Land vererbt werden Die Konditionen k nnen nachtr glich f r jede Adresse ge ndert werden Diese Einstellung ist vor allem
110. itere Auswirkung auf die Verarbeitung der Auftr ge Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung der Auftragsart ID Identifikationsnummer der Auftragsart Die ID kann nicht ver ndert werden Einstellungen Interne Ans tze Verrechnungsans tze f r die Abrechnung von Leistungen innerhalb verschiedener Abteilungen einer Firma oder zwischen einzelnen Tochtergesellschaften werden einerseits aus einer Reihe von Werten und andernseits Mithilfe einer Formel berechnet Die Formel kann Einkaufs und Verkaufspreise enthalten und die Werte f r die interne Verrechnung ber cksichtigen Beim Erstellen werden die Voreinstellungen f r die interne Verrechnung an den Auftrag vererbt Beim Erfassen der Stundenans tze der Mitarbeiter im Auftrag wird dann der interne Ansatz anhand der hinterlegeten Formel berechnet Wird die Formel sp ter ver ndert werden die Verrechnungsans tze nicht automatisch r ckwirkend ge ndert Dies geschieht erst dann wenn die Stundenans tze der Mitarbeiter neu definiert werden 107 Voreinstellung Interner Verrechnungsansatz Die Voreinstellung zur Berechnung der internen Verrechnungsans tze kann sp ter im Auftrag ge ndert werden So ndem Sie die Voreinstellungen f r den internen Ansatz 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Auftr ge gt Interne Ans tze gt Voreinstellung 2 Geben Sie im Feld Interne Prozents tze einen oder mehrere Prozentwerte und deren Bedeutung ein 3 Geben
111. k nnen Sie zus tzlich die Position an welcher der Textbaustein eingesetzt wird bestimmen Der Textbaustein steht dann nur im Text oberhalb oder im Text unterhalb zur Verf gung e Markieren Sie die Checkbox oben wenn der Textbaustein im Feld Text oberhalb eingesetzt werden soll e Markieren Sie die Checkbox unten wenn der Textbaustein im Feld Text unterhalb eingesetzt werden soll Textbaustein automatisch einsetzen 140 Sie k nnen DabusSoft veranlassen dass ein bestimmter Textbaustein beim Erstellen eines Dokuments automatisch eingesetzt wird Der Benutzer kann den Text nachtr glich ndern oder einen anderen Textbaustein einsetzen Markieren Sie die Checkbox links in der Textbaustein Liste um DabuSoft zu veranlassen den Textbaustein automatisch einzusetzen Sie k nnen pro Sprache und Position je einen Textbaustein markieren der automatisch eingesetzt wird Textbaustein als Formel interpretieren Sie k nnen Textbausteine auch so definieren dass diese als Formel in FileMaker Syntax interpretiert werden In diesem Fall wird der Textbaustein beim Drucken in formatierten Text umgewandelt der anhand der Formel im Textbausteinfeld berechnet wird Mit Formeln k nnen Sie anspruchsvolle Formatierungen vornehmen sowie Felder und Text einbetten Hinweise zum Erstellen von Textformeln finden Sie in der FileMaker Hilfe unter Textformatfunktionen und Textfunktionen Markieren Sie die Checkbox Als Formel um Textbausteine beim Drucken als
112. k nnen zu den Druckformaten auch Drucker Papierschacht und andere Druckeinstellungen vordefiniert werden Damit zus tzliche Druckformate angewendet werden k nnen m ssen diese im globalen Druckscript hinzugef gt werden So f gen Sie ein neues Druckformat hinzu Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Globale Einstellungen gt Druckformate Klicken Sie auf die Plus Taste Geben Sie unter Format einen eindeutigen Namen ein ffnen Sie jetzt myDabusSoft W hlen Sie im Men Scripts gt ScriptMaker ffen Sie das Script Print output um dieses zu bearbeiten Erweitern Sie unterhalb des Kommentars Format einstellen Mac OS X mit FileMaker die Druckformate anlog den bereits vorhandenen Druckformaten Speichern Sie die Einstellungen Weiterf hrende Informationen zum Bearbeiten von Scripts und zum Speichern von Duckformaten in Scripts finden Sie im FileMaker Handbuch Wenn Sie die Druckformate in anderen Programmen als myDabuSoft anwenden wollen m ssen Sie das globale Druckscript Print output jeweils in jeder Programoberfl che anpassen Drucker Auswahl Sie k nnen einem Druckformat auch einen bestimmten Drucker zuweisen Diese Auswahl ist nur unter Windows wirksam Unter Mac OS X k nnen Drucker ber die Formulardefinitionen voreingestellt werden So w hlen Sie einen Drucker aus Klicken Sie unter Drucker Auswahl auf die Zeile des betreffenden Formats W hlen Sie einen Drucker aus und klicken Sie auf ausw hlen Druckerein
113. konfiguriert werden was zum Systemstillstand f hren kann Systemeinstellungen MWST Mehrwertsteuer Sie k nnen beliebig viele Mehrwersteuers tze definieren oder diese ver ndern Wenn Sie einen Mehrwertsteuersatz ndern wirkt sich das NICHT auf die bereits erstellten Auftr ge und Rechnungen aus sondern nur auf die zuk nftig erfasten Dokumente Code Der Code mit welchem der Mehrwertsteuersatz gekennzeichnet wird Ansatz Steuersatz in Prozent deutsch englisch francais und andere Sprachen Bezeichnung des Steuersatzes in mehreren Sprachen Diese Bezeichnung wird auf den Rechnungen usw in Abh ngigkeit der Sprache gedruckt Systemeinstellungen Kostenstellen Sie k nnen beliebig viele Kostenstellen erfassen und diese in mehreren Sprachen speichern Eine Kostenstelle kann einem Artikel und oder einer Auftragsposition zugewiesen werden Basierend auf diesen Zuweisungen kann DabuSoft Auswertungen oder Konditionen berechnen So kann die Statistik auf den Auftragspositionen u a auch nach Kostenstellen gruppiert werden Beispiel Definieren Sie eine Kostenstelle Handelswaren und weisen Sie diese einigen Artikeln zu Sie k nnen jetzt eine Kondition definieren welche auf der Kostenstelle Handelswaren einen Rabatt berechnet Auf den anderen Artikeln wird dann kein Rabatt berechnet 56 Systemeinstellungen Modus Mit dem Modus kann anhand von selbst definierten Formeln bestimmt werden wie eine Position im Auftrag d
114. l festlegen ob ein Event geplant ist ob dieses durchgef hrt wird oder ob das Event abgesagt wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zum Status hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Events bzw Anfragen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Events und Anfragen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Eventstatus an 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Events amp Kurse gt Status gt Event 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Eventstatus Bezeichnung des Eventstatus Sperre Events bei welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Events f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Events bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv die andere Events sind nicht aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Eventstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht v
115. lder kann der Text zus tzlich per Formel ver ndert werden Typische Anwendungsgebiete f r diese Layoutformeln sind e Eingegebenen Text als Formel berechnen statt als Text drucken e Platzhalter durch Feldwerte ersetzen e Automatisch Texte einf gen z B Konditionen Zahlungsziel usw e Formatierungen entfernen e Automatisches Ersetzen kritischer W rter Die Voreinstellung bei den Layoutformeln f r Text berechnet den Text als Formel wenn der Benutzer die Checkbox Als Formel beim entsprechenden Datensatz markiert hat sonst wird der Text wie eingegeben gedruckt So platzieren Sie die Layoutformeln f r Text auf ein Layout 1 Ziehen Sie das Feld Text_Above_Print auf das Layout f r den Text oberhalb 2 Ziehen Sie das Feld Text_Below_Print auf das Layout f r den Text unterhalb Weitere Hinweise zum Bearbeiten von Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 145 Layoutformeln f r Positionen bzw Spalten Die Positionen von Auftragsdokumenten sind aus mehreren Felder zusammengesetzt deren Werte vom Benutzer manuell erfasst und ggf auch formatiert werden k nnen Im Normalfall werden diese Felder zum Drucken direkt im Layout platziert Reichen die Layoutfunktionen von FileMaker nicht aus um die Positionen wie gew nscht darzustellen k nnen Layoutformeln f r Positionstext definiert werden welche dann anstelle der Felder auf dem Layout platziert werden Typische Anwe
116. ldet ist Postkonto Teilnehmer Nr Hier steht die Postkontonummer der Bank wenn ESR ber die Bank abgewickelt wird oder es steht Ihre Postkonto Nummer In einigen F llen erhalten Sie von der Post eine neue sogenannte Teilnehmer Nummer wenn Sie sich bei der Post f r das ESR Verfahren registrieren lassen Tragen Sie dann hier Ihre Teilnehmer Nummer ein Bank Konto Nr Wenn ESR ber die Bank abgewickelt wird steht hier sie Bank Konto Nummer auf welche die Zahlung schlussendlich berwiesen wird In den anderen F lllen leer lassen Bank Nummer optional Hier den Referenznummerteil der Bank eintragen welcher f r jeden Einzahlungsschein gleich ist blicherweise sind dies die ersten Ziffern der Referenznummer von links bevor diese mit Nullen 124 vervollst ndigt wird Jede Bank verfolgt hier ein eigenes System Informieren Sie sich also zuerst bei der Bank wie die Referenznummern aufgebaut sind bevor Sie die Konfiguration vornehmen ESR ber Bank Konto Markieren Sie diese Option wenn ESR ber die Bank abgewickelt wird Einige Einstellungen m ssen nur dann vorgenommen werden wenn diese Option markiert ist Einzahlungsschein mit Betrag Markieren Sie diese Option wenn die Einzahlungsscheine mit Betrag gedruckt werden sollen Die Codierzeile muss anders formatiert werden wenn der Betrag auf dem Einzahlungsschein vorgedruckt ist Referenz Nummer Die Referenz Nummer ist der Teil des Einzahlungsscheins welcher die
117. lenformat an In dieser Ansicht k nnen die Daten sortiert ausgew hlt und selektioniert werden Die Listenansicht wird brigens dann angezeigt wenn nach einer Abfrage mehr als ein Datensatz gefunden wird Das rechteckige Symbol vor jeder Zeile zeigt den betreffenden Datensatz in der Detailansicht an Ein Klick auf das zweite Symbol von links drei Linien mit Rechtspfeil entfernt diesen Datensatz aus der Liste ohne diesen jedoch zu l schen Zum sortieren Sortieren der Daten klicken Sie jeweils auf die Spalten berschriften Weitere Sortierm glichkeit finden Sie im Men Datens tze gt Datens tze sortieren Statistiklayout Das Statistiklayout ist gleich aufgebaut wie die Listenansicht es werden aber zus tzliche Auswertungsfelder angezeigt Diese Auswertungsfelder berechnen jeweils die Summe Anzahl und andere Werte aus den aktuell aufgerufenen Datens tzen Die Daten k nnen im Statistiklayout nach vordefinierten Kriterien gefiltert werden die in den blauen Feldern oberhalb der Liste angezeigt werden So filtern Sie die Daten im Statistiklayout 1 W hlen Sie in den blauen Feldern die gew nschten Filter Kriterien aus 2 Klicken Sie auf die Taste filtern Die Taste zur cksetzen hebt s mtliche Filter auf und aktiviert alle Datens tze 16 Navigation in Datens tzen Sie k nnen von einem Datensatz zu einem anderen wechseln indem Sie auf die Pfeiltasten am unteren Bildschirmrand klicken Sie k nnen auch das Men Daten
118. lich eine Formel f r den Adresskopf definiert ist wird bei allen Kontakten dieses Landes die beim Land hinterlegte Formel angewendet Bei allen anderen L ndern wird die Standardformel angewendet So bearbeiten sie die Adressformein Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Adresskopf W hlen Sie einen der folgenden Formeln Standard Privat Partner Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Adressformel einzusetzen und oder Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro In den Formeln k nnen Felder aus folgenden Bezugstabellen verwenden CONTACT CUSTOMER PEOPLE SALUTATION Beispiel CUSTOMER Company amp 1 amp CONTACT Division amp 1 amp PEOPLE Full_Name amp 1 amp CUSTOMER Street_Address amp amp CUSTOMER Street_No amp Q amp CUSTOMER PoBox amp 1 amp CUSTOMER Country_Code amp amp CUSTOMER Zip amp amp CUSTOMER City amp 1 amp CUSTOMER Country Einstellungen Beziehungen 1 ber Beziehungen k nnen Kontakte untereinander in Beziehung gesetzt werden Welcher Art die Beziehung ist wird ber die Beziehungsart definiert Die Beziehungsarten Rechnungsadresse und Adresse Jobabrechnung sind f r spezielle Zwecke reserviert und d rfen nicht ge ndert werden Die anderen Beziehungsarten k nnen umbenannt oder durch neue Beziehungsarten erg nzt werden So definieren sie eine neue Beziehun
119. llen Modul gedruckt werden k nnen Druckprotokoll zeigt eine Liste der ausgef hrten Druckauftr ge an Das Protokoll enth lt Datum und Uhrzeit des Druckauftrags den Benutzernamen und den Titel des gedruckten Formulars Es l sst sich auch ausdrucken oder speichern Bildschirm Drucken druckt ein Bildschirmfoto des aktuellen Fensters In Listenansichetn werden alle aufgerufenen Datens tze gedruckt Sie k nnen das Bild ausdrucken und weiter verwenden z B f r Supportfragen an Sitzungen oder als Reiseinformation Datenaustausch zeigt eine Liste verschiedener DabuSoft eigener Funktionen zum austauschen von Daten mit anderen Programmen an Mail senden sendet ein Mail an alle aufgerufenen Datens tze Ein einzelnes Mail an die aktuell aufgerufene Kontaktadresse k nnen Sie mit einem Klick auf die Feldbeschriftung vor der E Mailadresse erstellen Datenaustausch mit anderen Programmen Zus tzlich zu den Export und Import Funktionen von FileMaker Pro werden ber den Befehl Datenaustausch folgende Formate unterst tzt Apple Adressbuch synchronisieren exportiert die aktuell aufgerufenen Adressen im vCard Format und startet automatisch die Synchronisationsfunktion vom Apple Adressbuch Outlook oder Entourage synchronisieren startet die Synchronisationsroutine mit Outlook oder Entourage Dabei sind die Adressen von DabuSoft die Hauptdatenquelle und Outlook wird synchronisiert Die Daten von DabuSoft werden mit diesem Befehl nicht ver ndert
120. men her gewohnt sind und dann drucken oder dr cken Sie die Enter Taste So zeigen Sie ein bestimmtes Formular in der Druckvorschau an 1 Navigieren Sie zum betreffenden Modul Suchen Sie ggf den gew nschten Datensatz 2 Klicken Sie auf die Symbol Taste Drucken 3 W hlen Sie ein Formular aus der Liste aus 4 Klicken Sie auf Vorschau Bestimmen Sie ggf weitere Druckoptionen in den darauf folgenden Dialogen 5 Schliessen Sie die Vorschau in dem Sie die Enter Taste dr cken Logo und Fusszeile f r PDF oder Blankopapier Bei vielen Formularen k nnen Sie vor dem Drucken bestimmen ob das Firmenlogo und die Fuss und Kopfzeilen gedruckt werden sollen Heben sie Markierung Logo und Fusszeile auf wenn sie das Formular auf vorgedrucktes Papier drucken wollen Markieren Sie Logo und Fusszeile wenn Sie ein PDF erstellen wollen oder wenn Sie das Formular auf Blanko Papier drucken wollen HINWEIS Logo Fuss und Kopfzeile werden in Anh ngigkeit der Dokumentsprache und des Standortes gedruckt Das bedingt dass diese Daten bei den Standorten hinterlegt werden Sind keine Daten bei den Standorten hinterlegt oder ist einem Datensatz kein Standort zugewiesen ist die Druckoption Logo und Fusszeile nicht wirksam 119 Suchen und Filtern von Datens tzen Um in einer grossen Menge von Daten einen bestimmten Datensatz zu finden oder f r einen Serienbrief eine bestimmte Adress Selektion zu treffen stehen in DabuSoft unterschiedliche Metho
121. min zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein gt Lager amp PPS 2 Markieren Sie die Optionen f r Lagerbewirtschaftung welche am ehesten auf Ihren Betrieb zugeschnitten sind Diese Einstellungen werden nur beim Erstellen eines Artikel angewendet und haben keinen Einfluss auf bereits gespeicherte Artikel Lagerbewirtsachaftung ber PPS Der Bestand des Artikels wird ber Lagerbewegungen im Produktiosplanungssystem berechnet Lieferungen und Bestellungen in der Auftragsbearbeitung ver ndern den Bestand nicht Wenn diese Checkbox nicht markiert ist wird der Bestand des Artikels aus der Summe der Lieferscheine abzuglich der Bestellungen berechnet PPS ber Beschaffungsauftrag ausl sen Bewirkt dass das Produktionsplanungssystem ber Beschaffungsauftr ge abgewickelt wird Ist diese Checkbox nicht aktiviert werden die Lagerentnahmen direkt aus der Auftragsbearbeitung ausgel st Diese Einstellung ist nur wirksam wenn auch die Lagerbewirtschaftung ber PPS aktiviert ist Beschaffungsauftr ge zusammenfassen Bewirkt dass bei einem Planungslauf gleiche Artikel aus mehreren Auftr gen zusammengefasst werden und gemeinsam produziert werden So kann die Produktion rationalisiert werden Ist diese Checkbox nicht markiert wird aus jedem Beschaffungsauftrag bei Bedarf eine neue Produktion ausgel st Diese Einstellung ist nur wirksam wenn auch die Lagerbewirtschaftung ber PPS aktiviert ist Mindestbestand vorauspl
122. mit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Offerte Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r die Offerte Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz bei der Offerte Anzahl Tage g ltig G ltigkeit der Offerte in Tagen ab Offertdatum Anhand dieser Einstellung wird das Datum G ltig bis berechnet 101 Einstellungen Offertlayout Das Layout von Offerten muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Offerten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Offerten gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformeln f r das Layout von Offerten OFFER _print_ref Referenzen OFFER _print_ref2 Referenzen 2 OFFER Text_Above_Print Text oberhalb OFFER Text_Below_Print Text unterhalb OFFER_ITEMS _print_col2 Spalten OFFER_ITEMS _print_col3 5 Spalten Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt L
123. mmer gel scht wird diese Nummer automatisch wieder freigegeben Beim Erstellen eines neuen Datensatzes wird jeweils die n chst h here Nummer in das Feld Number eingesetzt Fortlaufender Nummernkreis innerhalb eines Jahres Erstellt einen fortlaufenden Nummernkreis der jedes Jahr bei 1 beginnt Das Jahr wird durch das Dokumentdatum bestimmt Wenn ber den Jahreswechsel Dokumente umdatiert werden m ssen diese m glicherweise neu numeriert werden da der Nummernkreis nur beim Erstellen des Datensatzes automatisch berechnet wird Wird der Datensatz mit der h chsten Nummer innerhalb eines Jahres gel scht wird diese Nummer automatisch wieder freigegeben Beim Erstellen eines neuen Datensatzes wird jeweils die n chst h here Nummer innerhalb des Jahres in das Feld Number _Year eingesetzt Beispiele Left Year 2 amp amp Number_Year 07 123 RE amp Number RE 1234 147 Typische Felder f r Nummern Formeln F r den Aufbau von Nummernformeln k nnen folgende Felder verwendet werden Number Fortlaufende Nummer ber alle Datens tze Number_Year Fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres Jedes Jahr beginnt mit 1 Year 4 stellige Jahreszahl Diese berechnet sich aus dem Dokument Datum User_Short K rzel des Benutzers der einem Datensatz zugeordnet ist Date Dokument Datum Dieses kann nach dem erstellen eines Datensatzes ge ndert werden Nur f r Offertnummerm verf gbar Version Fortlaufende
124. n e Wenn nur die Individuelle Feldabfrage ausgef hrt werden kann wird das Abfragefenster direkt ohne vorangehende Auswahl weiterer Abfragen ge ffnet e Dr cken Sie im Abfragefenster die Enter Taste wenn Sie die Abfrage sofort in der ganzen Datenbank ausf hren wollen e Wenn mehr als ein datensatz gefunden wird werden diese automatisch in der Listenansicht angezeigt 22 Erweiterte Funktionen im Abfragefenster Wenn Sie Datensatze ber die Individuelle Feldabfrage suchen wird zuerst ein Abfragefenster mit vielen Feldern ge ffnet in welches Sie die Suchkriterien eingeben k nnen Sie k nnen den Suchbegriff mit Suchoperatoren f r Datenbereiche Platzhalter usw erweitern und so die Abfrage beliebig modifizieren Nachdem Sie die Abfrage definiert haben k nnen Sie festlegen wie bzw in welchem Datenbereich die Abfrage ausgef hrt werden soll Klicken Sie dazu auf eine der Abfrage Tasten auf der linken Seite des Fensters In den allermeisten F llen werden Sie die Abfrage in allen Datens tzen der Datenbank ausf hren wollen dr cken Sie dazu die Enter Taste oder klicken Sie auf die Abfrage Taste Abfrage ausf hren Wenn Sie jedoch komplexe Abfragen ausf hren k nnte es sein dass Sie die Abfrage aufbauend auf den mit der letzten Abfrage gefundenen Datens tzen weiterf hren wollen Im Abfragefenster von DabuSoft finden Sie vier Abfrage Funktionen die sich auf die letzte Ergebnismenge beziehen Dabei symbolisiert der linke Krei
125. n Bei Bedarf k nnen die Konditionsvorlagen wieder aktiviert werden Markieren sie die Checkbox links in der Liste der Konditionsvorlagen um diese zu aktivieren Heben Sie die Markierung auf wenn die Konditionsvorlage nicht zur Verf gung stehen soll Eigene Konditionen hinzuf gen Klicken Sie auf die Plus Taste und vergessen Sie nicht der neuen Konditionsvorlage einen eindeutigen Namen zu geben Konditionsvorlagen l schen Klicken Sie auf die Minus Taste Mehrsprachiger Text f r Konditionsvorlagen Sie k nnen den Namen einer Konditionsvorlage in mehreren Sprachen hinterlegen und so den Konditionstext von Auftragsdokumenten automatisch in anderen Sprachen darstellen Der Name der Konditionsvorlage im gelben Feld ist gleichzeitig auch die Bezeichnung in Deutsch Erfassen Sie gleich darunter die Bezeichnung in anderen Sprachen Damit der Konditionstext automatisch in anderen Sprachen ausgegeben wird m ssen Sie noch die Formel f r den Konditionstext anpassen Geben sie in das Feld Formel f r Konditionstext folgende Formel ein 136 GetRepetition Calculation Language Language Sie k nnen diese Formel beliebig anpassen und so den Konditionstext Ihren Vorstellungen anpassen Mit den Textformatfunktionen von FileMaker Pro k nnten Sie so den Konditionstext abh ngig von Bedingungen formatiieren Kostenstelle Verwenden Sie diese Einstellung nur wenn sich der Betrag einer Kondition auf einen bestimmten Bereich von Po
126. n Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff des Lieferscheins und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Lieferscheinnummer eigene Formeln hinterlegt werden damit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Lieferschein Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r den Lieferschein Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz beim Lieferschein Einstellungen Lieferscheinlayout Das Layout von Lieferscheinen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Lieferscheine 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Lieferungen gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformeln einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformein f r das Layout von Lieferscheinen SHIPPING _print_ref Referenzen SHIPPING _print_ref2 Referenzen 2 SHIPPING Text_Above_Print Text oberhalb SHIPPING Text_Below_Print Text unterhalb SHIPPING_ITEMS _pr
127. n Sie nach der Startdatei Benutzerkonto Login Falls Sie DabuSoft zum ersten mal nach der Installation anwenden und noch nicht konfiguriert haben ben tigen Sie folgendes Login Passwort wird keines ben tigt Benutzername Admin Passwort keines Falls DabuSoft bereits konfiguriert worden ist erhalten Sie die Zugangsdaten zu DabuSoft von Ihrem Systemadministrator M glicherweise ist Ihre Startdatei aber auch so konfiguriert dass Sie keine Login Daten eingeben m ssen Automatischer Start Die Startdatei kann so konfiguriert werden dass DabuSoft ohne weiteres Zutun ge ffnet wird In diesem Fall m ssen Sie nur auf die Startdatei klicken und es wird automatisch das gew nschte Programm mit Ihren Login Daten ge ffnet Schl sselbund verwenden Mac OS X Unter Mac OS X k nnen Sie Ihre Login Daten im pers nlichen Schl sselbund speichern Markieren Sie dazu im Login Fenster die Option Dieses Passwort in meinem Schl sselbund speichern Beim n chsten Start wird DabuSoft automatisch mit Ihren Login Daten ge ffnet Speichern von Daten FileMaker Pro speichert automatisch alle nderungen die Sie an Ihren Daten durchf hren daher fehlt der Befehl Speichern Die nderungen werden kontinuierlich im Arbeitsspeicher oder Cache Ihres gespeichert Sie k nnen festlegen in welchem Intervall FileMaker Pro Ihre Arbeit auf den Datentr ger speichert und damit den Akkuverbrauch an tragbaren Computern senken Weitere Informationen finden
128. n in der Syntax von FileMaker Pro erfasst werden und k nnen Text und sowie Feldwerte enthalten So bearbeiten Sie eine Formel f r die Objektnummern 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu den Einstellungen des entsprechenden Objektes 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro Automatische Nummernkreise Beim Erstellen neuer Datens tze generiert DabuSoft automatisch mehrere Nummernkreise Mit einem Klick auf die Objektnummer k nnen die Werte der Nummernkreise auf dem aktuellen Datensatz ver ndert werden Sobald dann der n chste Datensatz erstellt wird setzt DabuSoft den jeweils n chst h heren Wert in den neuen Datensatz ein Wird der Datensatz mit der h chsten Nummer innerhalb eines Nummernkreises gel scht wird diese automatisch wieder freigegeben Das ist dann sinnvoll wenn Datens tze gel scht werden und die verloren gegangenen Nummern wieder aufgef llt werden sollen Die folgenden Nummernkreise sind f r alle Objektarten verf gbar Datensatz ID Die interne Identifikationsnummer kennzeichnet jeden Datensatz mit einer eindeutigen Nummer Diese kann Nummer nicht ver ndert werden Wird ein Datensatz gel scht ist diese Nummer nicht mehr verf gbar Fortlaufender Nummernkreis ber alle Datens tze Erstellt einen fortlaufenden Nummernkreis wodurch jeder Datensatz eindeutig gekennzeichnet ist Wird der Datensatz mit der h chsten Nu
129. n verkn pft sind Die Einstellung f r die Verwendung des globalen Artikeltextes kann f r jeden Artikel separat ein und ausgeschaltet werden So definieren Sie eine globale Formel f r den Artikeltext 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein gt Textformel 2 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle ITEM 3 Aktivieren Sie die Checkbox Globale Einstellung f r Text verwenden HINWEIS Wenn zus tzlich die Option Als Formel markiert ist muss die globale Textformel wiederum eine Formel generieren Hinweise zum Bearbeiten von Formeln finden Sie in der FileMaker Hilfe Einstellungen Pr getext Der Pr getext wird f r das Pr gen von Maschinenteilen verwendet In den Einstellungen von DabuSoft Admin kann eine Formel definiert werden welche den Pr getext aus Feldwerten und anderen Texten erstellt Der Pr getext kann f r jeden Artikel manuell nachbearbeitet werden wodurch dann allerdings die globale Pr geformel ausser Kraft gesetzt wird So definieren Sie eine globale Formel f r den Pr getext 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Artikel amp Leistungen gt Allgemein gt Pr geformel 2 Definieren Sie eine Formel in der Syntax von FileMaker Pro im Kontext der der Tabelle ITEM HINWEIS Pr geformeln f r Chargen m ssen in den Einstellungen f r die Produktionsplanung definiert werden 72 Einstellungen
130. nau ermittelt In der Gesamtstatistik der Konditionen werden die konsolidierten Betr ge summiert was jedoch beim Auftreten mehrerer W hrungen zu geringf gigen Rundungsdifferenzen in der Statistik f hren kann Ausgangbetrag f r die Konditionen sind die Summen aus den Positionen Diese werden wenn m glich pro Position in der Dokumentw hrung berechnet und dann summiert Werden in den Positionen allerdings unterschiedliche W hrungen angewendet k nnen geringf gige Rundungsdifferenzen auftreten In allen Berechnungsformeln m ssen demnach keine Rundungen oder W hrungsberechnungen ber cksichtigt werden Diese Berechnungen werden automatisch durch DabuSoft ausgef hrt 139 Textbausteine bearbeiten AN OR BD Testbausteine k nnen in verschiedenen Sprachen abgelegt werden die automatisch mit der Sprache das aktuellen Dokuments bereinstimmen Zus tzliche Einstellung erlauben die automatische Verarbeitung und Vererbung von Text in verschiedenen Situationen Textbausteine in DabuSoft sind f r das automatisierte einsetzen von Text konzipiert Pro Feld kann jeweils nur ein Baustein eingesetzt werden Wenn Sie nach einer L sung suchen welche einzelne Textschnippsel in ein Feld einf gt dann k nnen Sie entsprechende Hilfsprogramme installieren welche oft in Shareware oder Freeware Archiven gratis oder f r wenig Geld erh ltlich sind Gehen Sie wie folgt vor um Textbausteine zu bearbeiten Navigieren Sie zum entsprechenden Modul A
131. nd DabuLibrary installiert werden 2 Erstellen Sie ggf eine Verkn pfung Alias auf dem Schreibtisch oder im Dock So installieren Sie die Netzwerk Version 1 Kopierren Sie die Startdatei auf den Client Computer Sie k nnen die Datei an einem beliebigen Ort speichern und die Datei auch umbenennen 2 Konfigurieren Sie die Startdatei ber das Men DabuSoft Start gt Konfiguration Weitere Informationen zur Konfiguration der Startdatei finden Sie im n chsten Kapitel Startdatei konfigurieren Die Startdatei erm glicht einen kontrollierten und schnellen Start von DabuSoft Als Administrator k nnen Sie die Startdatei konfigurieren und so den Startvorgang nach Ihren Vorstellungen beeeinflussen Bei der Auslieferung ist in der Startdatei ein Benutzerkonto vordefiniert Benutzername Admin ohne Passwort Nur mit diesem Konto ist es m glich die Einstellungen zu ndern Mit dem Befehl Dabu Soft Start gt Anmeldefenster k nnen Sie sich mit einem anderen Konto anmelden Die Konfiguration der Startdatei erfolgt ber das Men Dabusoft Start gt Konfiguration und DabuSoft Start gt Start Einstellungen Dieses Men ist nur dann verf gbar wenn Sie sich als Administrator angemeldet haben Wenn Sie die Startdatei zum ffnen von Datenbanken ber ein Netzwerk verwenden wollen m ssen Sie die Dateiverweise zum Server unter Dabusoft Start gt Konfiguration definieren HINWEIS F r die Verwendung von DabusSoft ist diese Datei nicht
132. nd Modulen Jede Programmoberfl che besteht aus einem in sich abgerundetem Set von Modulen Die Anzahl und Art der Module ist unterschiedlich Bestimmte Module wie zum Beispiel Rechnungen oder Adressen k nnen in verschiedenen Programmen vorkommen Alle Module und Programme speichern und beziehen dabei die Daten aus der gleichen zentral verwalteten Datenbank Beispiel Wenn in Dabu oft CRM eine Adresse im Module Adressen erfasst wird kann diese sofort auch in DabuSoft Invoice gelesen und weiterverarbeitet werden Gleichzeitig kann diese Adresse aber auch im Modul Rechnungen von DabuSoft Retail als Rechnungsadresse eingesetzt werden Andere DabuSoft Programme starten Je nachdem welche Programme Sie gekauft haben wollen Sie diese vielleicht auch parallel anwenden Um zu einer anderen Programmoberfl che zu wechseln w hlen Sie im Men Fenster gt DabuS oft Start Klicken Sie dann auf das gew nschte Programm im Programm Auswahlfenster HINWEIS Dieser Men befehl ist nur dann verf gbar wenn DabuSoft Start korrekt konfiguriert wurde und DabuSoft ber die Startdatei ge ffnet wurde was auch blicherweise der Fall ist Navigation zwischen Modulen Die Liste der verf gbaren Module eines Programms wird am linken Rand des Fensters angezeigt Das zur Zeit aktive Modul ist blau markiert So navigieren Sie zu einem bestimmten Modul Klicken Sie auf den Namen des Moduls am linken Bilschirmrand Tipp Um rasch zwischen den bereits bes
133. nd Start DabuSoft CRM HINWEIS Die Startdatei kann nicht f r Server mit dynamischer IP Adresse DHCP konfiguriert werden Installierte Programme 1 2 Die Liste der installierten Programme wird von DabuSoft Start nicht automatisch angepasst wenn Sie neue Programme installieren Sie k nnen aber die Startdatei manuell so konfigurieren dass nur die tats chlich installierten Programme im Programm Auswahlfenster angezeigt werden So definieren Sie die installierten Programme in der Startdatei W hlen Sie im Men DabuSoft Start gt Konfiguration Markieren sie die tats chlich installierten Programme 32 Programme automatisch starten Sie k nnen DabuSoft Start so konfigurieren dass beim ffnen der Startdatei automatisch ein Programm gestartet wird und oder nach dem Starten das Programm Auswahlfenster geschlossen wird So konfigurieren Sie den automatischen Programmstart 1 2 3 W hlen Sie im Men DabuSoft Start gt Start Einstellungen Markieren sie das Programm welches beim ffnen der Startdatei automatisch gestartet werden soll Markieren Sie ggf die Option Dieses Fenster nach dem Start schlie en Falls kein Programm markiert ist wird nach dem ffnen von DabuSoft Start das Programm Auswahlfenster gezeigt Plugins installieren F r den Betrieb von DabuSoft ist die Installation einiger FileMaker Plugins zwingend erforderlich Diese Plugins werden beim ersten Start von DabuSoft automatisch installiert Die
134. ndungen f r Layoutformeln in Positionen sind e Zus tzliche Felder im Positionstext einbetten e Platzhalter durch Feldwerte ersetzen e Sprachabh ngie Beschriftung von Werten nur wenn Werte eingegeben wurden e Einfacherer Layoutaufbau So definieren Sie die Layoutformeln f r Spalten 1 W hlen Sie bei einer der 4 Spalten eine bestehende Layoutformel aus 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel f r Spalten berschrift die Formel f r den Spaltentitel 3 Bearbeiten Sie im Feld Formel f r Wert die Formel zum Drucken des Positionstextes oder der entsprechenden Werte 4 Aktualisieren sie die Einstellungen 5 Ziehen Sie das Feld _ITEMS _print_col2 auf das Layout f r den Positionstext 6 Ziehen Sie das Feld _print_col2_label auf das Layout f r die Spalten berschrift Bitte ersetzen Sie den Platzhalter durch den jeweiligen Kontext Zum Beispiel INVOICE f r Rechnungen oder OFFER f r Offerten F r die 4 Formeln ersetzen Sie jeweils die 2 durch 3 4 oder 5 Weitere Hinweise zum Bearbeiten von Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts 146 Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r viele Objekte in DabuSoft wird beim Erfassen eine Nummer erstellt Der Aufbau dieser Nummer und die Nummernkreise k nnen frei gew hlt werden F r jede Objektart ist in DabuSoft Admin eine Formel hinterlegt welche bestimmt wie die Nummern auszusehen haben Diese Formeln m sse
135. ne Formel f r das Einkaufs Total Testen Sie die Formel in der Auftragsbearbeitung indem Sie eine Position mit dem neuen Modus berechnen Sie k nnen in der Formel alle Felder aus der Positionstabelle ohne Tabellenvorkommen verwenden Wenn Sie Bezugsdaten aus Auftragsdokumenten einbetten m ssen Sie die entsprechende Bezugstabelle angeben Beispiele Qty Price Qty Price CUSTOMER Commission Platzhalter f r Bezugstabellen Da die Bezugstabellen unterschiedliche Bezeichnungen aufweisen je nachdem ob es sich um Positionen einer Offerte Rechnung oder eines Auftrags usw handelt muss die Bezeichnung f r die Dokumentart durch den Platzhalter ersetzt werden Dieser Platzhalter wird in Offertpositionen durch OFFER und in Rechnungspositionen durch INVOICE usw ersetzt 58 Modus Produktion a e a Der Modus Produktion berechnet die Kosten eines Arbeitsschrittes in der Produktionsplanung Die Berechnung der Kosten eines Arbeitsschrittes erfolgt standardm ssig nach der folgenden Formel Produktionszeit x Minutenansatz wobei f r den Minutenansatz bei zugewiesener Anlage der Ansatz der Anlage berechnet wird ansonsten wird der Pauschalansatz verwendet Sie k nnen die Kosten aber auch anders berechnen indem Sie dem Arbeitsschritt einen Modus zuweisen Wie die Kosten berechnet werden wird durch die beim Modus hinterlegte Formel bestimmt Wenn Sie keine Formel hinterlegen wird die Standardformel wie oben dargestell
136. nktionsweise von FileMaker Server vorausgesetzt Installation der Einzelplatz Version MacOS X und Windows DLO a EN ne Erforderliche Software e FileMaker Pro 8 5 e Plugins werden automatisch installiert e DabuSoft Beschaffen Sie sich zuerst die ben tigte Software und legen Sie die dazu gelieferten Lizenzschl ssel bereit Wenn Sie DabuSoft ber das Internet heruntergeladen haben m ssen Sie die Daten ggf zuerst entpacken Windows Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Archiv Datei um diese zu entpacken MacOS Doppelklicken Sie auf die Image Datei um diese zu mounten Von hier an ist die Installation unter Mac OS X und Windows identisch Gehen Sie wie folgt vor um DabuSoft zu installieren Installieren Sie FileMaker Pro und folgen Sie den Anleitungen des Installationsprogrammes Kopieren Sie den Ordner Dabu oft an einen beliebigen Ort auf der Festplatte Ihres Computers Kopieren Sie ggf weitere Programme in den Ordner DabuData innerhalb des Ordners DabuSoft Doppelklicken Sie auf die Startdatei DabuSoft Start W hlen Sie eines der installierten Programme aus der Programm Auswahlliste Geben Sie die Registrierungsinformationen ein welche Sie von DabuSoft erhalten haben Nach einigen Sekunden werden zus tzliche Plugins installiert und Sie werden aufgefordert DabuSoft erneut zu starten DabusSoft ist jetzt fertig installiert und Sie k nnen mit dem Arbeiten beginnen 26 Installation der Mehrplatz Version
137. nn den Dokumenten zugewiesen denen ebenfalls diese Sprache zugewiesen ist Wenn Sie den gleichen Mahntext in verschiedenen Sprachen ablegen wollen m ssen Sie zuerst einen Mahntext mit der gleichen Mahnstufe erstellen Die Sprache des Mahntextes wird automatisch anhand der Sprache der Rechnung bestimmt Mahntext als Formel interpretieren Sie k nnen Mahntexte auch so definieren dass diese als Formel in FileMaker Syntax interpretiert werden In diesem Fall wird der Mahntext beim Drucken in formatierten Text umgewandelt der anhand der Formel im Mahntextfeld berechnet wird Mit Formeln k nnen Sie anspruchsvolle Formatierungen vornehmen sowie Felder und Text einbetten Hinweise zum Erstellen von Textformeln finden Sie in der FileMaker Hilfe unter Textformatfunktionen und Textfunktionen Markieren Sie die Checkbox Als Formel um Mahntexte beim Drucken als Formel zu interpretieren HINWEIS Um Mahntexte zu ndern ben tigen Sie die Berechtigung um Einstellungen zu bearbeiten 129 DabuSoft Admin Systemunterhalt 130 EDV Konfiguration In der EDV Konfiguration k nnen Informationen ber das EDV Netzwerk Benutzernamen Passworte und Lizenzinformationen zentral gespeichert werden Sie ben tigen Administratorenrechte um die Konfiguration zu bearbeiten So erfassen Sie ein neues Objekt in der EDV Konfiguration 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Systemunterhalt gt EDV Konfiguration 2 Klicken Sie auf die Taste Neu 3 Er
138. o programmiert dass die ben tigten Plugins auch ber die AutoUpdate Funktion von FileMaker Server installiert werden k nnen So installieren Sie die AutoUjppoate Funktion auf FileMaker Server 1 Installieren Sie FileMaker Server 2 Kopieren Sie den Ordner AutoUpdate vom Ordner DabuSoft in den Ordner Databases im FileMaker Server Ordner 3 Setzen Sie die erforderlichen Zugriffsberechtigungen unter MacOS X Detaillierte Hinweise zur Installation der AutoUpdate Funktion finden Sie in der Dokumentation von FileMaker Server DabuSoft Lizenzschl ssel registrieren Sie k nnen jederzeit zus tzliche Lizenzen f r mehr Benutzer und oder zus tzliche Programme registrieren Die Registrierung kann im laufenden Betrieb erfolgen und ist danach sofort wirksam Gehen Sie wie folgt vor um einen Lizenzschl sse zu registrieren 1 ffnen Sie DabuSoft Admin 2 Mac W hlen Sie das Men FileMaker Pro gt Lizenzschl ssel registrieren Windows W hlen Sie das Men Hilfe gt Lizenzschl ssel registrieren 3 Geben Sie den Namen und den Lizenzschl ssel ein und klicken Sie auf die Taste registrieren 34 Update installieren EO N Die Installation von Updates muss sorgf ltig geplant werden denn die Daten die Konfiguration und myDabuSoft k nnen in verschiedener Art und Weise in die neue Version bernommen werden Je nachdem welche Anpassungen an der lteren Version von DabuSoft vorgenommen wurden muss auch die Zusammenf hrung von
139. onen die f r das Ausf hren von Aktionen hinterlegt sind Das Script welches durch die Aktion ausgef hrt wird kann entweder in der Strandardsoftware eingebettet sein oder in myDabuSoft Abfragen Das sind die Definitionen die f r das Ausf hren von Abfragen hinterlegt sind Das Abfragescript kann in der Strandardsoftware eingebettet sein oder in myDabuSoft F r das Abgleichen der einzelnen Bereiche stehen die folgenden M glichkeiten zur Verf gung Kein Abgleich Es findet kein Abgleich statt Die neue Version wird dadurch unver ndert beibehalten Konfigurationsdaten aus der alten Version werden nicht ber cksichtigt Empfohlen wenn myDabuSoft nicht beibehalten wird sondern die neue myDabuSoft Version installiert wird Nur myDabuSoft ersetzen Die Konfigurationsdaten welche auf myDabuSoft verweisen werden aus der neuen Version gel scht und durch die Konfigurationsdaten aus der alten Version ersetzt Empfohlen wenn die alte Version von myDabuSoft beibehalten wird Alles ersetzen Die gesamte Konfiguration der Benutzeroberfl che wird durch die alte Version ersetzt In diesem Fall sind genau die gleichen Druckbefehle und Aktionen wie in der alten Version verf gbar Neue Funktionen und Druckbefehle der aktuelleren Version k nnen so m glicherweise nicht ausgef hrt werden Dieser Abgleichmodus ist nicht verf gbar f r Dialoge DabuSoft empfiehlt diesen Abgleichmodus nicht auszuf hren HINWEIS Durch das Abgleichen von K
140. onfigurationsdaten der Benutzeroberfl che wird die Funktionalit t von DabuSoft ver ndert Aufgrund der wechselseitigen Abh ngigkeiten zwischen den einzelnen 38 Softwarekomponenten kann der Abgleich zu unerwarteten Funktionsst rungen der Software f hren In einem solchen Fall sollte der Support von DabuSoft zu Rate gezogen werden um das Problem zu beheben 39 Administration und Einstellungen Konfigurieren mit DabuSoft Admin Das eigenst ndige Plandrogramm DabuSoft Admin enth lt Funktionen zum Bearbeiten von Zugriffsrechten und zum Verwalten der Parameter mit welchen DabuSoft gesteuert wird Sie k nnen diese Einstellungen selber ver ndern oder erg nzen und so die Funktionsweise von DabuSoft in vielen Bereichen beeinflussen Wenn Sie mit DabuSoft Admin arbeiten m ssen Sie sich bewusst sein dass nderungen an den Einstellungen oft weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen HINWEIS Der unsachgem e Umgang mit DabuSoft Admin kann zu unerwarteten Resultaten f hren DabuSoft bernimmt keine Garantieleistungen f r Fehler welche durch Ver nderungen an DabuSoft Admin entstanden sind DabuSoft Admin Systemeinstellungen Benutzer Mit der Benutzerverwaltung von DabuSoft werden die systemweiten Zugriffsberechtigungen f r jeden Benutzer festgelegt zus tzliche Informationen verwaltet und Einstellungen zum Arbeiten mit mehreren Programmen vorgenommen HINWEIS Jeder Benutzer entspricht einem Zugriffskonto in den Da
141. ormal Sie sollten deshalb den Standard Unterschriftentext bei der Unterzeichnungsart normal erfassen So erfassen Sie einen neuen Unterschriftentext Navigieren Sie zu Systemeinstellungen gt Benutzer gt Unterschriften Geben Sie im untersten leeren Feld einen neuen Unterschriftentext ein Weisen Sie dem Unterschriftentext eine Sprache und eine Unterzeichnungsart zu Unterzeichung Zus tzlich zu den Sprachen k nnen Sie Unterschriftentexte auch zu einer Unterzeichnungsart zuweisen Das hat den Vorteil dass Sie pro Benutzer verschiedene vordefinierte Texte hinterlegen k nnen die mit Ihrer betriebsinternen Unterschriftenregelung bereinstimmen Beim Bearbeiten von Dokumenten k nnen Sie dann diese Unterschriftentexte ausw hlen So ndern Sie die Unterzeichnungsarten Klicken Sia auf das Einblendmen Unterzeichung W hlen Sie Bearbeiten am unteren Ende der Liste Passen Sie die Liste der Unterzeichnungsarten Ihren W nschen an Jede Unterzeichnungsart muss mit einer Zeilenschaltung abgeschlossen werden ndern Sie nie die Unterzeichnungsart normal Diese wird vom System ben tigt Unterschrift als Grafik Pro Benutzer k nnen Sie zus tzlich eine eingescannte Unterschrift als Grafik ablegen die auf beim Drucken auf den Layouts platziert werden kann Auf den Standardlayouts von DabuSoft sind diese Grafiken allerdings nicht platziert Um die eingescannten Unterschriften zu drucken m ssen Sie diese zuerst auf dem Layout platz
142. ormeln m glichst einfach bleibt stellt DabuSoft f r jeden Konditionsdatensatz die folgenden Berechnungsfelder zur Verf gung die ohne Angabe des Tabellenbezuges in den Formeln angewendet werden k nnen Amount ist der Betrag welcher von der Konditionsformel berechnet wird Value ist der Wert welcher bei einer Kondition in der Eingabemaske angegeben werden kann Der Wert ist blicherweise der Prozentsatz Total_ltems ist die Summe der Positionen oder der Bruttobetrag Total ist das Zwischentotal aus der vorangehenden Kondition Total_less_Tax ist das Zwischentotal aus der vorangehenden Kondition wobei nur Konditionen ber cksichtigt wurden welche sich nicht auf Steuern beziehen Subtotal ist das Zwischentotal der Kondition welches mit der Formel Amount Total berechnet wird Total_Tax ist die Summe aus den Positionen welche einem bestimmten Steuersatz zugeordnet sind Total_Costcenter ist die Summe aus den Positionen welche einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet sind Hinweis zu W hrungsberechnungen und Rundungen Die Berechnung der Konditionen wird in der W hrung des Dokumentes ausgef hrt gerundet auf den Rundungsbetrag der im Dokument definiert wurde Das hat den Vorteil dass kaum Konflikte durch Rundungsdifferenzen in den ausgedruckten Dokumenten auftauchen Parallel dazu wird in den oben genanten Berechnungsfeldern mit Suffix _consolidated der auf die Stammw hrung zur ckgerechnte Betrag bis auf 2 Dezimalstellen ge
143. p Dieser Ordner wird w hrend des Updatevorgangs automatisch erstellt und enth lt eine Kopie der lteren Version 11 Sie k nnen jetzt DabuSoft wie gewohnt starten und mit den neuen Daten weiter arbeiten Update myDabuSoft und Layouts bernehmen Mit myDabuSoft besteht die M glichkeit bei einem Software Update von DabuSoft eigene Software Komponenten wie Felder Tabellen Scripts und Layouts in einer neueren Version von DabuSoft weiter zu verwenden Alle diese Software Komponenten sind in der Datenbank Custom fp7 gespeichert Wenn Sie sich dazu entschliessen die nderungen welche Sie in myDabuSoft vorgenommen haben in einer neueren Version weiter zu verwenden dann k nnen Sie allf llige Neuerungen von myDabusSoft in der neuen Version nicht anwenden Wenn Sie die neue Version von myDabusSoft installieren dann k nnen Sie die Layouts Scripts und Tabellen aus der lteren Version nicht mehr anwenden Wenn Sie Anpassungen in myDabu Soft bernehmen wollen ersetzen Sie die Datei Custom fp7 im neuen DabuS Soft Ordner mit der alten Version Weitere Hinweise zu den Erweiterungen und M glichkeiten myDabuSoft einzusetzen finden Sie im Kapitel myDabu oft individuelle Erweiterungen 35 Update Daten bernahme Wenn nach der Installation eines Updates die Daten aus einer fr heren Version bernommen werden k nnen verschiedene Teilbereiche der Daten und Konfiguration aus der alten Version bernommen werden Markieren Sie die Bereic
144. penstruktur 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Anzeige 2 w hlen Sie das Feld Gruppenstruktur 3 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Formatierungsformel einzusetzen und oder 4 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro Einstellungen Internetsuche Mit den Formeln f r die Internetsuche wird ein Weblink erstellt der vom Benutzer per Mausklick aufgerufen werden kann Weblinks k nnen f r die Suche der Kontaktadresse auf einer Karte der Suche nach Namen und Telefonummern definiert werden So ver ndem sie die Formeln f r die Internetsuche 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Anzeige 2 w hlen Sie das Feld Internetsuche 3 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung oberhalb der Formel um die voreingestellte Formel f r den Internetlink einzusetzen und oder 4 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro 67 Einstellungen Adressortierung Die Einstellungen zur Adressortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Adresslisten Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern oder klicken Sie auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um die Einstellungen zur ckzusetzen So erweitern Sie die Adressortierung 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Adressen gt Sortierung 2 Erweitern Sie die
145. r Beschaffungsauftr ge Bearbeiten Sie im Feld Formel Produktionsnummer die Formel f r die Numerierung der Produktions Chargen Bearbeiten Sie im Feld Formel Produktionsplan die Formel f r die Bezeichnung der Produktionspl ne Hinweise zum Bearbeiten von Formeln finden Sie im FileMaker Handbuch Einstellungen Produktionslayout a N Das Layout der Produktionspl ne muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformeln f r Produktionspl ne Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Layout Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen Bearbeiten Sie die Formeln in der Syntax von FileMaker Pro Platzieren Sie das Feld _print_ref bzw _print_ref2 auf das Layout Layoutformeln f r das Layout von Procuktionspl nen MPS _print_ref Referenzen MPS _print_ref2 Referenzen 2 Hinweise zum Bearbeiten der Layoutformeln finden Sie im Abschnitt Layoutformeln f r die bedingte Darstellung von Text in Layouts Einstellungen Anzeigeoptionen Produktion PPS Mit diesen Formeln wird bestimmt wie Chargen Pr gungen und Etiketten in der Produktion angezeigt und g
146. r Befehl ersetzt den Inhalt im aktiven Feld in allen aufgerufenen Datens tzen mit dem Inhalt aus dem aktuellen Datensatz oder mit dem Wert aus einer Formel Referenz wiederholen ist nur f r Administratoren verf gbar und ersetzt alle Felder mit den 12 Referenzwerten die sich auf das aktivierte Feld beziehen Men Scripts In diesem Men finden Sie die Taste Aktion als Men befehl aufgef hrt F r Administratoren steht zus tzlich der Men befehl ScriptMaker zur Verf gung mit welchem die Scripts f r das Drucken Abfragen und Aktionen angepasst werden k nnen Zum Bearbeiten der Scripts werden gute Programmierkenntnisse vorausgesetzt Hilfe zum Bearbeiten von Scripts finden Sie im Benutzerhandbuch von FileMaker Pro Men Fenster In diesem Men finden Sie Befehle zum anordnen und anpassen von Fenstern DabuSoft Start ffnet das Programm Auswahlfenster von DabuSoft Neues Fenster ffnet ein neues Bearbeitungsfenster in welchem unabh ngig von den anderen Fenstern in Datens tzen gebl ttert oder nach ihnen gesucht werden kann So ist es m glich mehrere Datens tze gleichzeitig am Bildschirm anzuzeigen und gegeneinander zu vergleichen Die anderen Fensterbefehle sind in der Hilfe von FileMaker Pro beschrieben f r die Anwendung von DabuSoft aber nicht von Belang Men Hilfe In diesem Men finden Sie die Dokumentation zu DabuSoft und FileMaker Pro Die Hilfe die Sie hier gerade lesen ist so konzipiert dass Sie alle wichtigen
147. rage und w hlen Sie Individuelle Feldabfrage Individuelle Feldabfrage und vordefinierte Abfragen EEE DabuSoft ist mit verschiedenen Abfragfenstern und vordefinierten Abfragen ausgestattet Jede Abfrage ist einem Modul zugeordnet und kann auch nur aus diesem heraus ausgef hrt werden Pro Modul steht mindestens die Individuelle Feldabfrage zur Verf gung welche ein Abfragefenster mit zahlreichen Abfragefunktionen und Suchoperatoren ffnet Je nach Modul k nnen auch gespeicherte Abfragen ausgef hrt werden oder es wird ein Abfrageassistent gestartet Die Auswahl der verf gbaren Abfragefenster und vordefinierten Abfragen kann an die unterschiedlichsten Anforderungen angepasst werden deshalb stimmen die in diesem Handbuch erw hnten Abfragen m glicherweise nicht mit der bei Ihnen installierten Konfiguration berein Sollten dazu Fragen auftreten wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator So f hren Sie eine bestimmte Abfrage aus Navigieren Sie zum betreffenden Modul Klicken Sie auf die Symbol Taste Abfrage W hlen Sie eine Abfrage aus der Liste aus Klicken Sie auf ausf hren oder dr cken Sie die Enter Taste Geben Sie die Abfragekriterien ein und klicken Sie auf eine der Abfrage Tasten auf der linken Seite oder dr cken Sie die Enter Taste Merken Sie sich folgende Eigenheiten beim Ausf hren von Abfragen e W hlen Sie die Individuelle Feldabfrage wenn Sie das Abfragefenster zum Suchen in allen Feldern ffnen wolle
148. rdeckte Datei ge ffnet bleiben wenn das Fenster einer anderen Datei Daten aus dieser Datei anzeigt Ein anderes Fenster kann z B Bezugsdaten aus der Datei anzeigen die Sie schlie en wollten FileMaker Pro schlie t die Datei wenn Sie alle abh ngigen Fenster schlie en Beim Schlie en des letzten DabuSoft Programmfensters werden auch alle DabuSoft Datenbanken geschlossen die im Hintergrund laufen Das Programm FileMaker Pro bleibt dabei ge ffnet ebenso alle anderen Datenbanken die nicht zu DabuSoft geh ren Beenden von FileMaker Pro Wenn Sie FileMaker Pro beenden werden nderungen an ge ffneten Dateien automatisch gespeichert So beenden Sie FileMaker Pro unter Windows 1 W hlen Sie Datei gt Beenden So beenden Sie FileMaker Pro unter Mac OS X 1 W hlen Sie FileMaker Pro gt FileMaker Pro beenden HINWEIS Stellen Sie sicher dass Sie Ihren Computer korrekt ausschalten wie f r Ihren Computer und das verwendete Betriebssystem vorgeschrieben Details siehe in der Dokumentation zu Ihrem Computer und Betriebssystem Wenn Sie den Computer nicht korrekt ausschalten z B den Stecker ziehen w hrend FileMaker Pro l uft und eine Datei ge ffnet ist k nnen Sie die Datei besch digen Allgemeine Funktionen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Funktionen von DabuSoft beschrieben Viele dieser Funktionen sind in allen oder doch zumindest in mehreren Modulen verf gbar 14 Navigation zwischen Programmen u
149. rden 30 Briefe amp Serienbriefe Einstellungen Briefe und Serienbriefe numerieren Die Nummern von Briefen und Serienbriefen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die beiden Nummernkreise Number fortlaufende Nummer und Number_Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formeln f r die Numerierung von Briefen und Serienbriefen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Briefe amp Serienbriefe gt Allgemein 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Serienbriefnummer die Formel f r die Numerierung der Serienbriefe 3 Bearbeiten Sie im Feld Formel Briefnummer die Formel f r die Numerierung der Briefe Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern Detaillierte Fortschrittsanzeige beim Erstellen von Serienbriefen Beim Importieren der Adresslisten von Serienbriefen kann eine detaillierte Fortschrittsanzeige eingeblendet werden Wenn diese Checkbox nicht markiert ist wird beim Importieren der Adressen nichts angezeigt daf r ist der Import etwas schneller So aktivieren Sie die detaillierte Fortschrittsanzeige beim import von Adressen in Serienbriefe 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Briefe amp Serienbriefe gt Allgemein 2 Markieren Sie die Checkbox D
150. rhalb eines Jahres welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Mahnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Mahnungen gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Mahnnummer die Formel f r die Numerierung der Mahnungen Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern 126 Einstellungen Mahnungslayout Das Layout von Mahnungen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k nnen Zu diesem Zweck k nnen Layoutformeln erstellt werden deren Ergebnis dann auf einem Layout als Feld platziert werden kann So bearbeiten Sie die Layoutformel f r Mahnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Mahnungen gt Layout 2 Klicken Sie ggf auf Voreinstellung um die Standardformel einzusetzen 3 Bearbeiten Sie die Formel in der Syntax von FileMaker Pro Layoutformel f r das Layout von Mahnungen REMINDER _print_ref Referenzen Da sich Mahnungen immer auf Rechungen beziehen k nnen die Rechnungsinformationen direkt in das Layout von Mahnungen eingebettet werden Verwenden Sie dazu die Felder aus der tabelle INVOICE
151. rke Exportfunktion mit welcher s mtliche Daten und die Konfiguration einer Installation in verschiedenen Formaten gespeichert werden k nnen Die Daten werden nach Tabellen getrennt exportiert wobei die einzelnen Dateien jeweils mit dem Tabellennamen benannt werden Gehen Sie wie folgt vor um einzelne Tabellen zu exportieren Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Systemunterhalt gt Tabellen exportieren Markieren Sie die Tabellen welche Sie exportieren wollen F hren Sie die Aktion Markierte Tabellen exportieren aus W hlen Sie im im folgenden Dialogfenster ein Export Format aus und klicken Sie auf die Taste exportieren W hlen Sie nun den Speicherort f r die zu exportierenden Daten Kategorien Konditionen und Textbausteine anpassen Kategorien Konditionen und Textbausteine k nnen direkt aus der Programmoberfl che heraus angepasst werden Sie ben tigen dazu die Berechtigung um Einstellungen zu bearbeiten Weitere Hinweise zum Konfigurieren von Zugriffsberechtigungen finden Sie im Kapitel Benutzer gt Allgemein 134 Adresskategorien und Status ndern Or ae El Ze Oi 19 Die Auswahlliste der Kategorien auf Adressen kann beliebig angepasst und erweitert werden Sie k nnen auch eigene Symbole hinterlegen oder bestehende Kategorien l schen Gehen Sie wie folgt vor um Kategorien zu ndern Navigieren Sie zum Modul Stammdaten gt Adressen Klicken Sie auf die Plus Taste in der Kategorieliste Klicken Sie auf
152. s tze verwenden um zwischen Datens tzen zu wechseln Um zum n chsten Datensatz in einem Modul zu wechseln klicken Sie auf den einfachen Rechtspfeil oder w hlen Sie Datens tze gt Gehe zu Datensatz gt N chstefr s Um zum vorherigen Datensatz in einer Datei zu wechseln klicken Sie auf den einfachen Linkspfeil oder w hlen Sie Datens tze gt Gehe zu Datensatz gt Vorherigefr s Um zu einem bestimmten Datensatz zu wechseln klicken Sie auf die aktuelle Datensatznummer zwischen den Pfeiltasten oder Sie w hlen Datens tze gt Gehe zu Datensatz gt Angeben geben Sie dann die Datensatznummer des gew nschten Datensatzes in das Dialogfeld Nummer angeben ein und klicken Sie auf OK Um durch die Datens tze zu bl ttern klicken Sie in der Detailansicht am unteren Bildschirmrand auf die Pfeile nach links oder rechts oder benutzen Sie die Tastenkombination cetrl Pfeil nach unten bzw ctrl Pfeil nach oben Durch Datens tze in einer Liste oder Tabelle bl ttern Sie mit der Tastenkombination etrl Pfeil nach unten bzw ctri Pfeil nach oben Verwenden Sie auch die Bildlaufleiste bzw den Rollbalken am rechten Fensterrand Erfassen und Bearbeiten von Daten a nz Neue Datens tze und bereits gespeicherte Daten werden immer in der Detailansicht des betreffenden Moduls erfasst und bearbeitet So k nnen Sie Adressen nur im Modul Adressen bearbeiten und Rechnungen nur im Modul Rechnungen Im Modul Rechnungen k nnen hingegen keine Adressen
153. s die letzte Ergebnismenge und der rechte Kreis die Ergebnismenge welche mit der neuen Abfrage in allen Datens tzen erzielt w rde Die rot ausgef llte Fl che schliesslich symbolisiert die neue Ergebnismenge Sie k nnen Abfragen beliebig oft hintereinander ausf hren Abfragekriterien mit logischem UND verkn pfen Wenn Sie Abfragekriterien in mehrere Feldern eingeben wird die Abfrage mit dem logischen UND ausgef hrt Das heisst alle Kriterien m ssen bereinstimmen Abrragekriterien mit logischem ODER verkn pfen Geben Sie das erste Abragekriterium ein und klicken Sie dann auf die Plus Taste bei Abfrage hinzuf gen und geben Sie dann weitere Abfragekriterien ein Wiederholen Sie dieses Vorgehen so oft sie wollen Die Nummer zwischen den Pfeiltasten zeigt an wie viele mit ODER verkn pfte Abfragekriterien Sie bereits definiert haben Mit den Pfeiltasten k nnen Sie durch die Abfragekriterien bl ttern Klicken Sie auf die Minus Taste um berfl ssige Abfragekriterien zu l schen Anstelle dieser ODER Abfrage k nnen Sie auch mehrere Abfragen hintereinander ausf hren und dabei jeweils auf die Abfrage Taste mit den beiden ausgef llten Kreisen klicken 23 Nur aktive Datens tze suchen Sie k nnen DabuSoft so einstellen dass in den Adressen und Artikeln nur aktive Datens tze gesucht werden In beiden Modulen k nnen Sie jeden einzelnen Datensatz mit der Checkbox Aktiv aktivieren oder deaktivieren So suchen Sie nur nach aktiven
154. s offen bzw erledigt gilt wird in den Eintellungen f r den Aufgabenstatus definiert So definieren Sie welcher Aufgaben Status offen bzw erledigt bedeutet 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Termine gt Status gt Einstellungen 2 W hlen Sie im Feld Status offen den Aufgabenstatus f r offene Aufgaben 2 W hlen Sie im Feld Status erledigt den Aufgabenstatus f r erledigte Aufgaben HINWEIS Diese Einstellungen gelten nur f r die Bearbeitung des Aufgabenstatus mit der Checkbox in der ToDo Liste Sie m ssen den Aufgabenstatus f r offene Aufgaben so definieren dass dieser aktiv ist Der Aufgabenstatus f r erledigte Aufgaben muss so definiert sein dass dieser nicht aktiv ist Einstellungen Priorit t Jeder Aufgabe kann eine Priorit t zugewiesen werden Diese Auswahl kann mit DabuSoft Admin angepasst werden HINWEIS Die Zuweisung zur Priorit t erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung der Priorit t ndern wird diese bei den Aufgaben ebenfalls ge ndert So legen Sie eine neue Priorit t an 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Termine gt Priorit t 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Priorit tenliste 3 Geben Sie der Priorit t eine eindeutige Bezeichnung Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung der Priorit t ID Identifikationsnummer dr Priorit t Die ID kann nicht ver ndert werden Events amp
155. ser nicht aktiv ist Siehe auch die Einstellungen f r den Supportstatus Einstellungen Supportarten Mit den Supportarten k nnen Supportauftr ge in verschiedene Gruppen unterteilt werden Listen Auswertungen und Abfragen werden standardm ssig nach Supportart und Status durchgef hrt Mit Supportarten k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Supportauftrag im Rahmen eines Pauschalauftrages ausgef hrt wird dieser sehr eilig ist oder ob es sich um eine Garantieleistung handelt Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zur Liste hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zur Supportart erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung einer Supportart ndern wird automatisch bei allen Supportauftr gen die Supportart ebenfalls ge ndert So legen Sie eine neue Supportart an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Support gt Supportart 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste 3 Geben Sie der Supportart eine eindeutige Bezeichnung Supportart Bezeichnung der Supportart Interne Kosten Supportarten bei welchen die Checkbox markiert ist verursachen interne Kosten und werden nicht dem Kunden verrechnet Die so markierten Supportarten sind z B Garantieleistungen oder interne Auftr ge Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung der Supportart ID Identifikationsnummer der Supportart Die ID kann nicht ver ndert we
156. sformat in Listen Klicken sie auf wiederholt auf das Datumsfeld um das Datumsformat zu ndern Das Datumsformat bestimmt die Darstellung von Datumswerten in Listendarstellungen von Auftragsdokumenten in Abh ngigkeit von der Sprache des jeweiligen Dokuments Arbeitszeit Geben Sie hier die Soll Arbeitszeit je Wochentag in Minuten ein Abweichungen der Arbeitszeit an Feiertagen k nnen im Arbeitskalender definiert werden Ansatz pro Minute Geben Sie hier die Berechnunsansatz pro Minute in der Referenzw hrung ein Dieser Ansatz wird f r Kostenberechnungen verwendet wenn keine anderen Werte definiert sind Arbeitsschicht Geben Sie hier eine Formel ein welche die Arbeitsschicht berechnet Die Arbeitsschicht wird in der Tabelle JOBS berechnet sobald die Startzeit Time_from aus der Zeiterfassung eingegeben wird 50 Marge vom Verkaufspreis aus rechnen Markieren sie diese Checkbox wenn die Marge jeweils auf Basis des Verkaufspreises berechnet werden soll D h der Verkaufspreis entspricht 100 Auswahl von Dokumenten ber Popupmen Diese Einstellung hat nur auf ganz wenige Bereiche in DabuSoft Einfluss Statt einer Liste mit Sortierfunktion wird ein Dialogfenster angezeigt Globaler Nummernkreis immer neu berechnen F r neue Dokumente wird die jeweils n chst h here freie Nummer ber alle Dokumente evaluiert Bei sehr grossen Datenmengen kann diese Berechnung zu Verz gerungen beim Erstellen neuer Dokumente f hren Wenn
157. sitionen beziehen soll z B Rabatt auf Artikel mit der Kostenstelle Eigenproduktion Der Totalbetrag der Positionen welche sich auf eine Kostenstelle beziehen wird im Berechnungsfeld Total_Costcenter ausgewiesen MWST Verwenden Sie diese Einstellung nur wenn sich der Betrag einer Kondition auf einen bestimmten Bereich von Positionen beziehen soll z B Mehrwertsteuer auf Artikel mit dem Ansatz 7 6 Der Totalbetrag der Positionen welche sich auf einen MWST Satz beziehen wird im Berechnungsfeld Total_Tax ausgewiesen Wert Tragen Sie hier nur dann einen Wert ein wenn dieser automatisch immer gleich ist Der Wert ist blicherweise ein Prozentsatz kann aber auch ein Faktor sein der in der Berechnungsformel ber cksichtigt wird Der Wert entspricht dem Eingabefeld Value Berechnungsformel Die Berechnungsformal rechnet den Konditionsbetrag aus und speichert diesen im Feld Betrag Amount Weitere informationen zur Berechnungsformel finden Sie weiter unten im Abschnitt Formeln f r Konditionen erstellen Als Kondition anrechnen Markieren sie diese Checkbox wenn der Betrag aus dieser Kondition im Total ber cksichtigt werden soll Das ist bei den meisten Konditionen der Fall Heben Sie die Markierung auf wenn Sie nicht wollen dass der Betrag der Kondition ins Total mit eingerechnet wird Das ist zum Beispiel dann der Fall wenn Sie die Mehrwertsteuer ausweisen m ssen und die Preise die Mehrwertsteuer bereits enthalten In diesem
158. sperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Abrechnungen bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die anderen Abrechnungen sind nicht mehr aktiv Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Abrechnungsstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden Rechnungen amp ESR 118 Einstellungen Rechnungsnummer und Auto Eingabe Die Nummern von Rechnungen k nnen individuell aufgebaut werden Als Basis f r die Nummern dienen die drei Nummernkreise Number fortlaufende Nummer Number _Year fortlaufende Nummer innerhalb eines Jahres und Number_Office fortlaufende Nummer innerhalb eines Standortes welche zus tzlich mit Text und anderen Feldinhalten zu einer beliebigen alphanumerischen Zeichenfolge zusammengesetzt werden k nnen So definieren Sie die Formel f r die Nummerierung von Rechnungen 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Rechnungen gt Auto Eingabe 2 Bearbeiten Sie im Feld Formel Rechnungsnummer die Formel f r die Numerierung der Rechnungen Hinweise zum Bearbeiten von Nummernformeln finden Sie im Abschnitt Nummernkreise und Formeln f r Nummern F r den Betreff der Rechnung und das Feld Ihre Referenz k nnen analog der Rechnungsnummer eigene Formeln hinterlegt werden damit diese Felder automatisch ausgef llt werden Formel Betreff Rechn
159. ssen in den Einstellungen f r die Artikel definiert werden Einstellungen Status Produktion PPS Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten f r Statuswerte in der Produktion und der Beschaffung definiert werden sowie verschiedene Voreinstellungen f r Statuszuweisungen bei bestimmten Verarbeitungsschritten So bestimmen Sie den Status welcher bei bestimmten Verarbeitungsschritten zugewiesen wird 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Status gt Einstellungen 2 W hlen Sie den Status der bei den verschiedenen Verarbeitungsschritten zugewiesen werden soll Auftragsstatus wenn erledigt Wenn alle Positionen eines Auftrags fertig produziert wurden wird dem Auftrag dieser Status zugewiesen Dieser Status wird nur dann zugewiesen wenn der letzte Beschaffungsauftrag auf erledigt gesetzt wird Beschaffungsstatus wenn erledigt Wenn die Produktion welche durch einen Beschaffungsauftrag ausgel st wurde fertig gestellt wurde wird dem Beschaffungsauftrag dieser Status zugewiesen Beschaffungsstatus bei Fehlbestand Wenn beim Erstellen eines neuen Beschaffungsauftr gen ein Fehlbestand festgestellt wird wird dieser Status auf dem Beschaffungsauftrag gesetzt Produktionsstatus wenn erledigt Wenn der letzte Produktionsschritt einer Produktion erledigt wurde dann wird dieser Status gesetzt Bestellstatus aus Produktionsschritt Wenn aus den Arbeitsschritten der Produktion eine Bestellung ausgel s
160. stellungen speichern Bei einigen Druckermodellen unter Windows kann FileMaker Pro die Druckformate nicht korrekt speichern Sollte dieses Problem auftreten k nnen Sie die Druckformate ber DabuSoft ansteuern Gehen Sie wie folgt vor um Druckformate f r Windows Drucker zu speicher W hlen Sie unter Drucker Auswahl den Drucker aus dessen Formateinstellung gespeichert werden soll Klicken Sie auf das Drucker Symbol Definieren Sie im Fenster des Druckertreibers die gew nschten Einstellungen Schliessen das Fenster des Druckertreibers Klicken Sie auf Test um zu pr fen ob die Einstellungen richtig gespeichert wurden HINWEIS Beim Drucken m ssen mehrere Systemkomponenten genau aufeinander abgestimmt sein um ein bestimmtes Resultat zu erzielen Da nicht alle dieser Komponenten im Einflussbereich von DabuSoft stehen kann nicht ausgeschlossen werden dass beim Drucken gewisser Formulare Probleme 52 auftreten k nnen Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator Globale Einstellungen Arbeitskalender Im Arbeitskalender k nnen die Soll Arbeitszeiten und verschiedene Bemerkungen f r jeden Tag einzeln festgelegt werden Wenn keine Arbeitszeit erfasst ist werden die Grundeinstellungen f r die Wochenarbeitszeit verwendet An Feiertagen wie Karfreitag Weihnachten usw oder anderen bezahlten Freitagen wird die voreingestellte Soll Arbeitszeit mit Null berschrieben So ndern Sie die Arbeitszeit an einzelnen
161. stet ist So bedeutet eine Bestellung im blichen Sprachgebrauch sowohl den Vorgang wenn ein Kunde etwas bestellt als auch die Bestellung die beim Lieferanten platziert wird Aus Sicht der Software sind das zwei vollkommen verschiedene Prozesse Im einen Fall wird Ware eingekauft und das Lager erh ht im anderen Fall wird Ware verkauft DabuSoft verwendet in diesem Fall f r die Kundenbestellung Verkauf den Begriff Auftrag und f r die Lieferntenbestellung Einkauf den Begriff Bestellung HINWEIS Wenn Sie Feldnamen ndern m ssen Sie sich diese merken und wissen was die neu benannten Felder bedeuten Da weder die Hilfe noch andere Dokumentationen von DabuSoft auf die selbst benannten Felder verweisen oder die Felder so umbenannt werden k nnen dass Verwechslungen auftreten empfiehlt DabuSoft Feldnamen nicht zu ndern 142 Gruppieren und Sortieren von Listen Die Einstellungen zur Sortierung beeinflussen die Auswahlkriterien f r die Gruppierung und Sortierung von Listen wenn diese mit den Standardformularen von DabuSoft gedruckt werden Sie k nnen diese Einstellungen anpassen oder durch eigene Sortierfelder erweitern Wenn Sie beim ndern der Einstellungen einen Fehler machen funktionieren die Gruppierungs und Sortierfunktionen m glicherweise nicht mehr korrekt Klicken Sie in diesem Fall auf Voreinstellung oberhalb der entsprechenden Felder um so die Einstellungen zur ckzusetzen Gruppierung nach Liste der Gruppierungsm
162. stimmten Benutzer nicht mehr erlauben wollen k nnen Sie entweder die entsprechende Startdatei auf dem Client bearbeiten oder das Benutzerkonto mit DabuSoft Admin deaktivieren oder l schen 31 Dateiverweise zum Server D o eO No DabuSoft kann nur ber die Startdatei gestartet werden wenn dort die Dateiverweise entweder auf eine lokale Installation der Datenbanken verweisen oder auf den Server auf welchem die Datenbanken gehostet werden In der Startdatei ist f r den Server die IP Adresse 172 16 1 10 vordefiniert Wenn Ihr FileMaker Server mit einer anderen IP Adresse konfiguriert ist m ssen Sie die Dateiverweise in der Startdatei ndern So nderm Sie die Dateiverweise zum Server ffnen Sie DabuSoft Start mit dem Benutzerkonto Admin W hlen Sie im Men DabuSoft Start gt Konfiguration Klicken Sie im Bereich Dateiverweise auf die Taste bearbeiten ffnen Sie die Dateiverweise f r jede Programmoberfl che welche Sie installiert haben ndern Sie die IP Adresse in der Zeile welche mit fmnet beginnt Klicken Sie auf ok um die nderungen zu speichern Bei der Installation einer gr eren Zahl von Clients empfiehlt es sich zuerst eine Startdatei mit allen Dateiverweisen zu konfigurieren und diese dann auf die Clients zu verteilen Tipp Wenn Sie mehrere DabuSoft Programme installiert haben k nnen Sie f r jedes Programm eine eigene Startdatei konfigurieren und diese auch umbenennen z B Start DabuSoft Retail u
163. t ndern wird automatisch bei allen Projekten die Projektart ebenfalls ge ndert So legen Sie eine neue Projektart an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Projekte gt Projektart 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste 3 Geben Sie der Projektart eine eindeutige Bezeichnung Projektart Bezeichnung der Projektart Aktiv Projektarten bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv Andere Projektarten sind inaktiv Was mit aktiv und inaktiv gemeint ist kann selbst bestimmt werden Die Checkbox aktiv auf der Projektart hat keine weitere Auswirkung auf die Verarbeitung der Projekte Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung der Projektart ID Identifikationsnummer der Projektart Die ID kann nicht ver ndert werden Produktion PPS 94 Einstellungen Produktion PPS Die Bezeichnung von Produktionspl nen und die Nummern von Beschaffungsauftr gen und Produktions Chargen werden automatisch erstellt Mit Berechnungsformeln kann bestimmt werden wie die Nummern aufgebaut werden Die bestehenden Formeln d rfen beliebig angepasst werden Es sollte jedoch darauf geachtet werden dass die Nummern nie doppelt vorkommen k nnen So definieren Sie die Formeln f r die Numerierung von Beschaffungsauftr gen oder Produktions Chargen Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Auto Eingabe Bearbeiten Sie im Feld Formel Beschaffungsnummer die Formel f r die Numerierung de
164. t angewendet So definieren Sie eine neue Formel f r die Kostenberechnung Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Formeln Geben Sie in der Spalte Kst Modus eine eindeutige Bezeichnung f r den Modus ein Definieren Sie eine Formel f r die Produktion Definieren Sie eine Formel f r die Produktionsanleitung Testen Sie die Formel in der Produktionsplaung indem Sie einen Arbeitsschritt mit dem neuen Modus berechnen Sie k nnen in der Formel alle Felder aus der Tabelle PPC verwenden Wenn Sie Bezugsdaten aus der Produktionsplanung einbetten m ssen Sie die entsprechende Bezugstabelle angeben Beispiele A_Time_Total 2 DEFAULT Cost_Minute A_Time_Total 60 Modus Lagerbestand Bad Der Modus Lager berechnet die effektive Bestandesver nderung am Lager So k nnen Sie z B den Wert 1 f r eine Karton a 6 Flaschen eingeben und dennoch den Flaschenbestand am Lager berechnen Standardm ssig Bestandesver nderungen 1 1 am Lager gebucht Mit dem Modus k nnen Sie aber davon abweichende Bestandesver nderungen berechnen So definieren Sie eine neue Formel f r die Lagerbewirtschaftung Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Formeln Geben Sie in der Spalte Lager Modus eine eindeutige Bezeichnung f r den Modus ein Definieren Sie eine Formel f r die Bestandesver nderung im Produktionsplan Definieren Sie eine Formel f r die Bestandesver nderung des effektiven Lagerbestandes Sie k nnen in der Formel alle F
165. t werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Chargen bei welchen die Checkbox markiert ist sind aktiv die anderen Chargen sind nicht aktiv Erst wenn einer Charge ein aktiver Status zugewiesen wird ist diese f r die Lagerentnahme bzw Weiterverarbeitung freigegeben So kann z B auch ein Status f r die Quarant ne oder andere Wartefristen definiert werden Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Produktionsstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 98 Einstellungen Beschaffungsstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Beschaffungsstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Beschaffungsstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob ein Beschaffungsauftrag bereits bearbeitet wurde ob dieser ausgef hrt wird oder ob der Auftrag bereits erledigt wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zum Status hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Beschaffungsauftr gen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Beschaffungsauftr gen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen B
166. t wird wird die Bestellung vorerst auf diesen Status eingestellt 97 Einstellungen Produktionsstatus Mit diesen Einstellungen kann das Verhalten vom Produktionsstatus und die zur Auswahl stehenden Werte angepasst werden Mit dem Produktionsstatus k nnen Sie zum Beispiel festlegen ob eine Produktion geplant ist ob diese grade aktuell l uft oder ob die Charge bereits feertig produziert wurde Sie k nnen die bereits bestehenden Werte ndern oder auch neue Werte zum Status hinzuf gen wenn dies Ihre Organisation erfordert HINWEIS Die Zuweisung zum Status erfolgt ber die ID Wenn Sie also nachtr glich die Bezeichnung eines Status ndern wird automatisch bei allen Chargen mit der gleichen Status ID die Bezeichnung des Status ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Chargen nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Produktionsstalus an 1 Navigieren Sie in Dabu oft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Status gt Produktion 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Produktionsstatus Bezeichnung des Produktionsstatus Sperre Chargen bei welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Chargen f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeite
167. tatus ebenfalls ge ndert Bereits erfasste Statuswerte k nnen in den Einstellungen nicht gel scht werden damit die Zuweisung auf den Aufgaben nicht verloren gehen kann So legen Sie einen neuen Aufgabenstatus an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Aufgaben amp Termine gt Status 2 Klicken Sie auf die Plus Taste in der Statusliste 3 Geben Sie dem Status eine eindeutige Bezeichnung Aufgabenstatus Bezeichnung des Aufgabenstatus Sperre Aufgaben welchen ein Status mit Sperre zugewiesen wird k nnen nicht mehr ge ndert werden Wenn das Schloss Symbol geschlossen ist werden Aufgaben f r nderungen gesperrt ist das Symbol offen k nnen die Datens tze bearbeitet werden Diese Funktion ist ab DabuSoft Version 2 0 verf gbar Aktiv Aufgaben bei welchen die Checkbox markiert ist sind noch offen die andere Aufgaben sind nicht aktiv In der ToDo Liste werden nur Aufgaben angezeigt bei welchen der Status Aktiv markiert ist Sie k nnen einen Aufgabestatus auch so konfigurieren dass dier die Aufgaben in der ToDo Liste nicht mehr anzeigt wird auch wenn diese noch nicht erledigt ist Icon Symbol oder Grafik zur visuellen Kennzeichnung des Aufgabenstatus ID Identifikationsnummer des Status Die ID kann nicht ver ndert werden 86 Einstellungen Aufgabenstatus offen erledigt In der ToDo Liste k nnen Aufgaben mit einer Checkbox auf offen oder auf erledigt gesetzt werden Welcher Aufgabenstatus al
168. ten und Rechnungen werden ggf zus tzliche L schoptionen abgefragt Vor dem L schen wird zur Sicherheit noch einmal nachgefragt ob der Datensatz wirklich gel scht werden soll Das L schen von Datens tzen wird protokolliert Alle Datens tze l schen ist nur f r Administratoren verf gbar und erm glicht das L schen von mehreren Datens tzen gleichzeitig Gehe zu Datensatz navigiert zu einem bestimmten Datensatz Alle Datens tze anzeigen ruft alle Datens tze auf Ausschlu anzeigen zeigt die Datens tze an die jetzt gerade nicht angezeigt werden Datensatz ausschlie en entfernt den aktuellen Datensatz aus der Liste der aktiven Datens tze ohne diesen zu l schen Mehrere ausschlie en entfernt mehrere Datens tze ausgehend vom aktuellen Datensatz aus der Liste der aktiven Datens tze ohne diese zu l schen Abfrage ffnet das Abfragefenster f r komplexe Suchoperationen und oder zeigt zuerst eine Liste vordefinierter Abfragen an Letzte Abfrage ndern ffnet das Abfragefenster mit den letzten Suchkritierien so dass diese ver ndert werden k nnen Suche nur aktive Datens tze ndert den Suchmodus so dass Abfragen nur in aktiven Datens tzen durchgef hrt werden nur bei Artikel und Adressen anwendbar Suche alle Datens tze ndert den Suchmodus so dass Abfragen in allen Datens tzen durchgef hrt werden nur bei Artikel und Adressen anwendbar Feldinhalt ersetzten ist nur f r Administratoren verf gbar De
169. tenbanken Wird ein Benutzer hinzugef gt wird gleichzeitig auch ein Zugriffskonto in allen DabuSoft Datenbanken erstellt Wird ein Benutzer gel scht wird dieses Konto in allen Datenbanken gel scht Sie k nnen ausserdem Benutzer anlegen die keinen Zugriff auf die Datenbanken haben oder deren Konto deaktiviert ist 40 Benutzer Allgemein Unter Systemeinstellungen gt Benutzer gt Allgemein werden alle wichtigen Informationen f r den Zugriff eines Benutzers auf die Daten von DabuSoft angezeigt und k nnen dort auch bearbeitet werden Benutzer Im gelb hevorgehobenen Feld steht der Benutzername welcher gleichzeitig auch als Kontoname f r den Zugriff auf die Datenbanken angelegt wird Neben dem Namen wird eine eindeutige Systemnummer angezeigt unter welcher berall in der Datenbank benutzerabh ngige Informationen gespeichert werden Das Markierfeld Aktiv zeigt ob das Konto noch aktiv ist Nur Benutzer mit aktiven Konten k nnen auch auf die Datenbanken zugreifen Kennwort Ein Passwort mit welchem sich der Benutzer authentifizieren muss Benutzerkonten k nnen auch ohne Passwort angelegt werden Allerdings ist der Schutz auf die Datenbanken ohne Passwort nur sehr gering Vollst ndiger Name Der vollst ndige Name ist in der Regel identisch mit dem Benutzernamen In einigen F llen ist es jedoch sinnvoll zus tzlich zum Benutzernamen einen vollst ndigen Namen zu definieren Beispiel Benutzer Amadeus Mozart Vollst ndig
170. uch 24 Einstellungen bearbeiten DabuSoft enth lt leistungsf hige Werkzeuge um verschiedene Einstellungen an betriebsspezifische Gegebenheiten anzupassen Diese Einstellungen k nnen sich auf ein einzelnes Modul auswirken oder auf das gesamte Programm Hinweise zum Bearbeiten der Einstellungen finden Sie Im Kapitel Administration und Einstellungen So ffnen Sie die Einstellungen eines bestimmten Moduls 1 Navigieren Sie zum betreffenden Modul 2 Klicken Sie auf die Symbol Taste Einstellungen So starten Sie die allgemeinen Einstellungen 1 Starten Sie DabuSoft Admin HINWEIS Um Einstellungen zu bearbeiten m ssen Sie ber entsprechende Zugriffsberechtigungen verf gen Wenn Sie die Einstellungen nicht bearbeiten k nnen sind Sie m glicherweise nicht dazu berechtigt 25 Installation DabuSoft kann sowohl auf Computern mit Windows als auch auf Apple Computern installiert werden Das gilt sowohl f r die Installation von Einzelplatzt Systemen als auch f r die Verwendung im Netzwerk In diesem Kapitel werden verschiedene Aspekte der Installation sowie die optimierte Einstellungen f r den Programmstart besprochen Voraussetzung f r die Verwendung von DabuSoft ist die Installation der Datenbank FileMaker Die Installation der Dabu Soft Einzelplatz Version ist sehr einfach und kann in wenigen Minuten durchgef hrt werden F r die Installation der Mehrplatz Version werden gute Kenntnisse des Betriebssystems und der Fu
171. uchten Modulen hin und her zu schalten k nnen Sie die Navigationspfeile oberhalb der Modulliste verwenden Registerkarten erster und zweiter Ordnung Ein Modul kann in Haupt und Unterregister unterteilt sein Das Hauptregister befindent sich dabei im oberen Bereich der Eingabemaske symbolisiert durch einen grauen Balken Register zweiter Ordnung d h Unterregister sind im unteren Bereich der Eingabemaske angeordnet Sie sind mit einer kleineren Schrift beschriftet und nicht berall verf gbar So aktivieren Sie eine Registerkarte Klicken Sie auf den Text der betreffenden Registerkarte Die aktivierte Registerkarte ist jeweils weiss beschriftet 15 Navigation und Anzeige von Datens tzen Daten k nnen grunds tzlich in drei verschiedenen Formen dargestellt werden Diese Ansichten werden mit den drei Steuertasten siehe Bild oberhalb der Modulliste aktiviert Detailansicht Die Detailansicht zeigt jeweils einen einzelnen Datensatz an In dieser Ansicht werden Daten eingegeben oder ver ndert Die Detailansicht ist die Standardansicht wenn Sie ein Modul ffnen Je nach Modul sind mehrere Registerkarten verf gbar in welchen weitere Felder bersichten oder Kontrollwerkzeuge untergebracht sind Mit den Pfeiltasten am unteren Bildschirmrand wechseln sie zum n chsten Datensatz Die Anzahl der zur Zeit aufgerufenen Datens tze sehen Sie am unteren Bildschirmrand Listenansicht Die Listenansicht zeigt die Datens tze im Tabel
172. ueller Mahntext in mehreren Sprachen erfasst werden Im Lieferumfang von DabuSoft sind bereits Mahntexte f r deutsch englisch und franz sisch f r drei Mahnstufen enthalten Gehen Sie wie folgt vor um Mahntexte zu bearbeiten 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Auftragsdokumente gt Mahnungen gt Mahntexte 2 Klicken Sie links auf einen Mahntext um diesen zu bearbeiten 3 Bearbeiten Sie den Mahntext nach Ihren Vorstellungen Sie k nnen die Mahntexte wie folgt bearbeiten Text ndern berschreiben Sie die bestehenden Texte Wenn Sie mehrere Mahntexte f r die gleiche Mahnstufe speichern wollen m ssen Sie zuerst einen Mahntext mit einem anderen Namen im Feld Textbaustein erstellen Weisen Sie dem Mahntext dann die gleiche Sprache und die gleiche Mahnstufe zu Beim Automatischen Erstellen der Mahnungen wird derjenige Mahntext eingesetzt welcher als Voreinstellung markiert wurde Markieren Sie die Checkbox links in der Liste der Mahntexte um DabuSoft zu veranlassen den Mahntexte automatisch einzusetzen Sie k nnen pro Sprache und Mahnstufe je einen Mahntext markieren Betreff der Mahnung ndern Bei Mahnungen k nnen Sie zus tzlich zum Text den Betreff der Mahnung hinterlegen Tragen Sie dazu im Feld oberhalb des Mahntextes den Betreff der Mahnung ein Mahnstufe ndern W hlen Sie eine Mahnstufe f r den Mahntext aus Sprache zuweisen ndern W hlen Sie im Feld Sprache oben rechts eine Sprache aus Der Mahntext wird da
173. uftrag gt Offerten Auftrag usw Navigieren Sie ggf zu Allgemein gt Text oberhalb unterhalb Klicken Sie auf die Textbaustein Taste Klicken Sie auf die Taste bearbeiten im Textbaustein Auswahlfenster Klicken Sie links auf einen Textbaustein um diesen zu bearbeiten Bearbeiten Sie den Textbaustein nach Ihren Vorstellungen Klicken Sie auf die Taste sichern um die nderungen zu speichern Sie k nnen die Textbausteine wie folgt bearbeiten Text ndern berschreiben Sie die bestehenden Texte Brieftitel einsetzen Bei Briefen Serienbriefen und Mahnungen k nnen Sie zus tzlich zum Text einen Brieftitel hinterlegen Tragen Sie dazu im Feld oberhalb des Textfeldes den Brieftitel ein In diesem Fall wird bei der Anwendung des Textbausteins sowohl der Text als auch der Brieftitel eingesetzt Sprache zuweisen ndern W hlen Sie im Feld Sprache oben rechts eine Sprache aus Der Textbaustein wird dann den Dokumenten zugewiesen denen ebenfalls diese Sprache zugewiesen ist Wenn Sie den gleichen Textbaustein in verschiedenen Sprachen ablegen wollen m ssen Sie zuerst einen Textbaustein mit dem gleichen Namen im Feld Textbaustein erstellen und diesem dann eine andere Sprache zuweisen In der Textbaustein Auswahl erscheint dieser Textbaustein f r den Benutzer dann nur einmal Die Sprache des Textbausteins wird automatisch anhand der Sprache des Dokuments bestimmt Position zuweisen In Auftragsdokumenten Offerte Auftrag usw
174. ufzeiten a a Mit der Laufzeit wird in der Mitglieder und Aboverwaltung von DabuSoft Nonprofit das n chste F lligkeitsdatum und der zu entrichtende Betrag bestimmt Sie k nnen beliebig viele verschiedene Laufzeiten definieren und so verschiedene Abonnemente Servicevertr ge oder Mitgliedschaften verwalten So erstellen Sie eine neue Laufzeit Klicken Sie auf die Plus Taste in der Liste der Laufzeiten Geben Sie in der Spalte Laufzeit eine eindeutige Bezeichnung ein Definieren Sie eine Formel f r das n chste F lligkeitsdatum Definieren Sie eine Formel f r die Beitragsberechnung Sie k nnen in der Formel alle Felder aus der Mitgliedertabelle MEMBERS ohne Tabellenvorkommen verwenden Wenn Sie Bezugsdaten einbetten m ssen Sie die entsprechende Bezugstabelle angeben Beispiele Date_Last_Due 7 Duration Price_ 12 PEOPLE MEMBER Age 60 Layout Wenn Sie Texte direkt in ein Layout schreiben werden diese nicht in Abh ngigkeit der Sprache gedruckt und Sie m ssen f r jede Sprachversion ein neues Layout aufbauen Mit den Layouteinstellungen k nnen Sie Texte konfiguriert werden die auf den Drucklayouts in Abh ngigkeit der Sprache gedruckt werden Sie werden somit in die Lage versetzt ein einzelnes Layout so zu konfigurieren dass mit diesem mehreren Sprachversionen gedruckt werden k nnen Vorteile von Layouts die in mehreren Sprachen gedruckt werden k nnen e Es muss nur ein Layout f r alle Sprachen definiert
175. ung Formel f r die automatisch Eingabe eines Betreffs f r die Rechnung Wenn keine Formel definiert ist kann der Betreff manuell eingegeben werden Ihre Referenz Formel f r die automatisch Eingabe in das Feld Ihre Referenz bei der Rechnung Zahlunggstfrist Vorgabe f r die Zahlungsfrist bei allen Kunden Die Zahlungsfrist wird zuerst an den Kunden vererbt und dann an die Rechnungen ESR Konto Voreingestelltes Konto f r Rechnungen Das Konto kann in der Rechnung nach dem Erstellen individuell ge ndert werden Kondition f r Akontorechnung Beim Erstellen von Akontorechnungen aus Auftr gen wird in der Rechnung eine Kondition f r die Akontorechnung eingesetzt Damit diese Aktion korrekt funktioniert muss eine passende Kondition mit Bezug auf den Auftrag definiert sein Wird die Aktion Akontorechnung erstellen ausgef hrt wird diese Kondition eingesetzt und berechnet Saldo Akontozahlungen auf Rechnungsadresse berechnen Standardm ssig wird der Saldo der Akontozahlungen auf der Kundenadresse berechnet Der Saldo kann aber auch ber die Rechnungsadresse berechnet werden Das ist dann sinnvoll wenn die Rechnungsadresse von der Kundenadresse abweicht 119 Einstellungen Rechnungslayout Das Layout von Rechnungen muss selbstverst ndlich im Layoutmodus bearbeitet werden Manchmal kann es aber n tzlich sein wenn bestimmte Feldwerte in Abh ngigkeit von anderen Daten formatiert erg nzt bersetzt oder weggelassen werden k
176. ungen f r das PPS von DabuSoft an 1 Navigieren Sie in DabuSoft Admin zu Allgemein gt Produktion PPS gt Planung 2 Bearbeiten Sie die Einstellungen wie folgt Produktionsmenge Formel im Kontext der Tabelle SUPPLY welche anhand von Bestand Minimalbestand Losgr sse usw die zu produzierende Menge eines Artikels berechnet Beim Planungslauf wird nur dann eine Produktions Charge erstellt wenn die Produktionsmenge gr sser null ist Produktionsdatum Formel im Kontext der Tabelle SUPPLY welche den gew nschten Produktionstermin berechnet Wenn zum Beispiel f r mehrere Auftr ge der gleiche Artikel f r mehrere Liefertermine produziert werden soll kann die Produktion zusammengefasst werden und auf den fr hesten Liefertermin festgelegt werden Interative Durchg nge beim Planungslauf Beim Planungslauf durch die Beschafungsauftr ge werden fehlende Artikel neu als Produktions Charge erstellt und deren St cklisten wiederum auf den Lagerbestand gepr ft Reicht der Bestand am gew nschten Produktionstermin gem ss Plan nicht aus werden neue Beschaffungsauftr ge erstellt um die fehlenden Teile der St ckliste zu bestellen oder neu zu produzieren Hier beginnt der Planungskreislauf wieder von vorne und pr ft die neu erstellten Beschaffunfsauftr ge auf Fehlbestand er ffnet neue Produktions Chargen deren St cklisten usw Sie k nnen nun festlegen wie oft dieser Planungslauf hintereinander durchgef hrt werden soll um die Abh ngi

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