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CATS 2.0 Benutzerhandbuch - Cerebra Informationssysteme Gmbh

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1. SettingsGroup SubGroup Name Beschreibung conference generalSettings conferenceLink Ein Link zu den Beschreibungs seiten einer Konferenz Wird beim Anklicken des Logos links oben ausgf hrt conference generalSettings conferenceLogo Konferenzlogo links oben im Header max 700px 100px conference systemMailer systemMailFromName Name des Absenders von System e Mails bei Anmeldung Passwort Zusendung etc conference systemMailer systemMailFromAddress Absenderadresse von System e Mails conference generalSettings conferenceTitle Der Titel der Konferenz Erscheint auf jeder Seite im Header etc conference generalSettings dailyStartTime T gliche Beginnzeit begrenzt die Darstellung im Kalender conference generalSettings dailyEndTime Ende des t glichen Konferenz programms conference registrationSettings organisationRequired Setzt das Feld Organisation in den pers nlichen Daten als Pflichtfeld conference registrationSettings departmentRequired Setzt das Feld Abteilung in den pers nlichen Daten als Pflichtfeld conference registrationSettings addressRequired Verlangt die vollst ndige Adresse in den pers nlichen Daten als Pflichtfeld er conference registrationSettings phoneRequired Setzt das Feld Telefonnummer in den pers nlichen Daten als Pflichtfeld conference registrationSettings personaldataDeadline Begrenzt den Zeitraum in dem Benutzer ihre pers nlichen Daten ver ndern d rfen conferenc
2. Contents Here the content of the paper is to be evaluated Presentation Please give some information about the papers edition quality Score Comments Please provide a detailed explanation for your evaluation Point out strengths and weaknesses of the submitted contribution as well as suggestions for improvement All comments to the scientific board are kept private among this group and are not released to the authors Comment jentific Board Cancel Save Review Save Review and Release To Editor Seite 66 gt m m CATS 2 0 Benutzerhandbuch 12 Anhang Diese beiden Standard Reviewing Formulare decken bereits sehr viele Anwendungsf lle ab k nnen aber problemlos weiter ver ndert werden W hrend im ersten Formular die Teilbereiche die auch mit entsprechend detaillierten beschreibenden Fragen versehen sind ber ein Punktesystem bewertet werden erlaubt das zweite Formular die Beantwortung der einzelnen Fragen in einem Ja Teilweise Nein Schema Selbstverst ndlich werden die Reviewer ber beide Formularen eingeladen eine Gesamtpunktezahl und Textkommentare f r Autoren und wissenschaftliche Verwaltung abzugeben 12 2 In CATS 2 0 unterst tzte L nderliste ID name code d Afghanistan AFG 2 Albania ALB 3 Algeria ALG 4 Andorra AND 5 Angola ANG 6 Ant
3. Eine wesentliche Vereinfachung des laufenden Prozesses bietet das Feld Read by Editor Auf diese Weise kann hnlich wie in g ngigen e Mail Programmen festgehalten werden welche der Einreichungen bereits von der wissenschaftlichen Verwaltung bearbeitet wurden Dieser Vermerk bezieht sich jeweils auf den gerade aktiven Benutzer Ich habe diese Einreichung bereits bearbeitet und wird automatisch wieder auf ungelesen zur ckgesetzt sobald eine nderung an der Einreichung durch den Autor oder ein anderes Mitglied der Verwaltung vorgenommen wird Besonders interessant wird das in Kombination mit der Aktion Show unread welche die Liste der Einreichungen auf eben alle neuen oder berarbeiteten Papers reduziert So kann im Laufe der Vorbereitungen regelm ig berpr ft werden ob und was sich an den Einreichungen ver ndert hat und entsprechend darauf reagiert werden Entsprechende Filter und Sortierkriterien helfen bei der Auswahl der zu pr fenden Einreichungen Ganz hnlich verh lt es sich mit dem Hinweis darauf ob eine Einreichung bereits auf korrekte Formatierung berpr ft worden ist dazu sp ter mehr Gegebenenfalls wird in der Spalte Checked eine gr ne Markierung angebracht w hrend noch nicht berpr fte Einreichungen rot markiert sind Diese Feststellung beruht auf den Ergebnissen eines sehr m chtigen Werkzeugs dessen Details in einer eigenen Spalte Quality of Paper festgehalten werden und das ber die
4. SystemAdmin SuperAdmin Der SystemAdmin hat prim r Zugriff auf das System Menu und damit auf die heiklen Werkzeuge in CATS 2 0 die ausschlie lich fortgeschrittenen und hinreichend geschulten Benutzern berlassen werden sollten PaperAdmin SuperAdmin Der PaperAdmin ist berechtigt den gesamten wissenschaftlichen Bereich zu berwachen also die Einreichungen zu verfolgen und zu bewerten und in die Ergebnisse des Reviewingprozesses Einsicht zu nehmen ConferenceAdmin SuperAdmin Der ConferenceAdmin ist verantwortlich f r die Verwaltung quasi im Hintergrund Er ist berechtigt das Konferenzprogramm zu erstellen und zu ver ndern Drucksorten zu erzeugen und generell die Benutzerverwaltung vorzunehmen CommercialAdmin SuperAdmin Der CommercialAdmin steuert berwacht und verwaltet s mtliche Zahlungsabl ufe Dazu geh rt nat rlich auch das Einrichten der Bezahlsysteme ReviewingAdmin SuperAdmin Prim re Aufgabe des ReviewingAdmin ist es Reviewing Prozesse abzubilden und selbige im weiteren Verlauf zu steuern ProgrammeAdmin ConferenceAdmin Der ProgrammeAdmin hat Zugriff auf das Konferenzprogramm darf dieses also sowohl erstellen als auch sp ter ver ndern falls n tig MailUser ConferenceAdmin Der MailUser darf vom Mailinterface vollst ndig Gebrauch machen GTAdmin Personen denen die Rolle eines GTAdmin zugewiesen Seite 45 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch
5. aber jeweils nur das erste Profil zur Anwendung Werden alle Best tigungen in einem Gang gedruckt per Print so wird f r jeden Teilnehmer mit erfolgreicher Registrierung eine Best tigung erstellt und s mtliche Dokumente in einer Datei zusammengefasst zum Download angeboten 10 8 Acceptance Stadium Manager Akzeptanzstadien klassifizieren einzelne Einreichungen Typische Akzeptanzsstadien k nnen f r Wissenschaftliche Veranstaltungen etwa Workshops Plenarvortrage Posterpr sentationen oder Gruppendiskussionen sein Die tats chliche Auswahl obliegt der Administration Zus tzlich dazu k nnen im Verlaufe eines Einreichprozesses einzelne Seite 53 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Einreichungen verschiedene Akzeptanzsstadien durchlaufen wenn beispielsweise die Formatierung nicht den Vorgaben folgt oder die Einreichung berhaupt abzulehnen ist letztlich ist auch die Ablehnung nur ein Akzeptanzsstadium Das Verwaltungstool hierf r listet alle Stadien auf die bereits angelegt sind Soll ein neues Stadium hinzugef gt werden ist New Acceptance Stadium zu w hlen Dort werden einige Parameter abgefragt die ein Akzeptanzstadium beschreiben Das Beschreibungsfeld legt fest wie das genannte Stadium im System pr sent sein soll Nachdem auch Benutzer damit in Kontakt kommen k nnen sind aussagekr ftige Beschreibungen nat rlich sinnvoll Die L nge in Minuten wiederum stellt einen Richtwert f
6. Ein H kchen bei Default bzw Standard bevorzugt eine Signatur gegen ber anderen und wird bei der Neu Erstellung einer Mailingliste gleich vorausgew hlt was oft recht komfortabel sein kann Seite 21 7 Scientific Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 Scientific Menu 7 1 Submission Management Die Liste aller Einreichungen stellt das Backend zum Einreichprozess f r die wissenschaftliche Verwaltung dar Hier werden nicht nur Informationen geb ndelt sondern auch eine ganze Reihe an Aktionen zum Vorantreiben des Einreichprozesses angeboten Manche dieser Aktionen k nnen auch gleich direkt in der Tabelle ausgef hrt werden doch dazu sp ter Eine n here Auswahl der Einreichungen die angezeigt werden sollen empfiehlt sich vor allem bei gro en Teilnehmerzahlen oder nat rlich dann wenn die Einreichungen nach bestimmten Gesichtspunkten sortiert bearbeitet werden sollen Dieses Werkzeug stellt daf r Filter nach gew nschtem und tats chlich zugewiesenem Akzeptanzstdium Kapitel 10 8 und erst und zweitpriorisiertem Special Track Kapitel 8 3 sofern gegeben zur Verf gung Auch Einreichungen mit Formatierungsproblemen k nnen hier vorab ausgew hlt werden Das betrifft zun chst jene Einreichungen die noch gar nicht auf ihre u ere Qualit t begutachtet worden sind Show unchecked aber auch jene bei denen die automatische Pr fung der PDF Kriterien unstimmigkeiten ergeben haben Zuletzt k nnen dann auch Einreichun
7. Aktion Edit Paper Quality zug nglich ist In dieser standardisierten bersicht kann in bestimmten Kategorien festgehalten werden ob eine Einreichung vom u eren Erscheinungsbild berhaupt den Vorgaben folgt beraus praktisch ist hier auch der Vergleich mit einem Referenzpapier das in den Systemeinstellungen angegeben werden kann siehe Kapitel 11 1 Es empfiehlt sich f r so eine Referenz beispielsweise eine leere Seite von entsprechendem Seitenformat das den bedruckbaren Bereich gekennzeichnet hat So kann auf einem Blick festgehalten werden ob die Seitenr nder etc von den Autoren korrekt eingehalten wurden Diese Vorgehensweise spart erfahrungsgem in der Bearbeitung sehr viel Zeit und sp ter in der Produktion ebensoviel an Problemen Die Feststellungen ber die Qualit t der Einreichungen ist zun chst f r den Benutzer verborgen Das hat den Hintergrund dass evtl vor einer Ver ffentlichung alle Beteiligten an dem Prozess Ihre Expertise abgeben m ssen Erst dann k nnen entweder einzeln fur jede Einreichung oder f r alle zugleich die Ergebnisse f r die Benutzer zug nglich gemacht werden Selbstverst ndlich steht auch eine Aktion zur Verf gung die um etwa einen neuen Prozess zu starten diese Ver ffentlichung wieder zur ck nimmt Im Allgemeinen will man nach der Ver ffentlichung der Qualit t der Einreichungen die Seite 23 7 Scientific Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Autoren anhalten ein einwa
8. das bei erfolgter Anforderung eines neuen Passworts versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference systemMailer passwordRetrievalMailBo Legt den Text eines e Mails fest das bei Seite 58 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 11 System Menu dy erfolgter Anforderung eines neuen Passworts versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference systemMailer reviewerCreationMailSub Legt den Betreff eines e Mails fest das bei ject erfolgter Erstellung eines anonymen Reviewers versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference systemMailer reviewerCreationMailBod Legt den Text eines e Mails fest das bei 4 erfolgter Erstellung eines anonymen Reviewers versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference systemMailer accountCreationMailSubj Legt den Betreff eines e Mails fest das bei SE erfolgter Erstellung eines Benutzerkontos versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference systemMailer accountCreationMailBody Legt den Text eines e Mails fest das bei erfolgter Erstellung eines Benu
9. die man einerseits bestimmte Personen suchen kann und andererseits die bersicht ber den Rechnungsstatus die gebuchten Dienstleistungen Mitgliedschaften Einreichungen und vieles mehr erh lt Dazu werden auch s mtliche notwendigen Aktionen angeboten die es nun eben erm glichen Zahlungen insbesondere per Kreditkarte live durchzuf hren Buchungen vorzunehmen oder Einreichungen zu erstellen oder zu ver ndern wo n tig Auch kann mittels Print Attendance Confirmation oder Print Badge eine Teilnahmebest tigung oder ein Namensschild f r eine bestimmte Person erstellt werden Dabei ist zu beachten dass einerseits mindestens ein Profil f r diese Aufgaben erstellt sein muss Kapitel 10 7 7 und 10 7 3 Existieren mehrere Profile so wird stets das erste in der Liste f r einzelne Ausdrucke herangezogen Darauf sollte evtl beim Erstellen mehrerer Profile geachtet werden Sofern alle Aktionen abgeschlossen sind und der Teilnehmer als anwesend gelten kann steht dem Registratur Team die M glichkeit offen die betreffende Person entsprechend in CATS zu markieren Dazu dient die vorletzte Tabellenspalte mit Attendance bezeichnet Diese Markierung hilft sp ter exakte Teilnehmerlisten zu generieren und eine genaue Dokumentation der Veranstaltung f r verschiedene Zwecke zu gew hrleisten 10 7 Print Center Das Print Center b ndelt den Zugang zu einer Menge an Werkzeugen die es erlauben druckf hige Dokumente aus dem Inhalt
10. die sie begutachten sollen direkt zugewiesen werden Das ist in jenen F llen praktisch wo wenige Reviewer jeweils viele Einreichungen bewerten sollen w hrend in F llen wo vielen Reviewern jeweils nur wenige Einreichungen vorgelegt werden sollen die Zuweisung leichter per Assign Papers to Reviewers siehe Kapitel 7 3 2 von der Hand geht Eine bereits getroffene Zuweisung Einreicher Reviewer kann nur dann wieder gel scht werden wenn nicht schon Reviewing Ergebnisse vorliegen Gegebenenfalls sind diese vorher ebenfalls ber das Werkzeug Assign Papers to Reviewers siehe Kapitel 7 3 2 zu l schen 7 3 2 Assign Papers to Reviewers Dieses Werkzeug ist die Kommandobr cke ber einen bestimmten Reviewingprozess Generell werden hier alle Einreichungen die zum Review stehen mit einigen Identifikationsmerkmalen aufgelistet darunter Beitrags ID Titel Autoren zugeordneter Fachgruppe sofern zutreffend und Session Auch werden dem Administrator hier die Beitr ge selbst zum download angeboten Die n chste Spalte enth lt die Zusammenfassung der bereits eingelangten Reviewing Ergebnisse mitsamt einer bersicht ber den Bearbeitungsstatus selbiger gefolgt von einer bersicht ber die bereits zugewiesenen Reviewer Als Aktionen f r jedes Paper kommt neben der Anzeige der Reviews auch die Zuweisung der Reviewer zum Beitrag in Frage letzteres aber nur wenn die Summe der gew nschten Bewertungen noch nicht erreicht ist
11. gung der automatisch gew hlt wird wenn jemand eine Rechnung ber eben einen Nullbetrag ausgefertigt haben m chte F r dieses Zahlungsmittel kann nun ein eigenes Formular erstellt werden gleich wie bei den anderen Zahlungsmitteln mit dem Unterschied dass ausschlie lich das Invoice Formular Verwendung findet Eine besondere Betrachtung verdient die Abbildung des Rechnungsblocks Sofern n mlich in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 vorgesehen wird vor der Summenbildung im Rechnungsblock noch die enthaltene Umsatzsteuer ausgewiesen Hier gilt festzuhalten dass s mtliche ausgewiesenen Preise stets inklusive USt zu verstehen sind die Berechnung der enthaltenen Steuer erfolgt dann nach dem ebenfalls in den Systemeinstellungen festzulegenden Prozentsatz Wesentlich ist hier auch die Festlegung der Zahlungsverarbeitung Standardwert ist offline was bedeutet dass die Kontrolle des Zahlungseinganges nicht automatisiert sondern von der Verwaltung selbst durchgef hrt und in der Zahlungsliste manuell vermerkt wird Sollen automatisierte Verfahren zur Anwendung kommen stehen momentan Schnittstellen zu den Payment Service Providern Viveum Multipay und Mpay24 zur Verf gung Gegebenenfalls m ssen hier zus tzliche Parameter gesetzt werden f r die ein eigenes Datenfeld bef llt werden muss Im Bedarfsfall empfiehlt es sich hier mit dem Cerebra Support R cksprache zu halten 9 4 Deductibles Das Rabattsystem in CATS 2 0 erm gl
12. tzlicher Informationen vom Benutzer ben tigt Die korrekte Syntax hierf r h ngt von der verwendeten Buchungsverarbeitung ab weshalb diese Felder f r Standardabl ufe einfach leer bleiben sollten Die anzuwendende Buchungsverarbeitung l uft in diesem Fall ebenso offline Im Fall der Notwendigkeit einer automatisierten Abwicklung empfiehlt es sich hier mit dem Cerebra Support R cksprache zu halten Sofern vom Dienstleister gew nscht kann mittels Require Recipient noch festgelegt werden ob die Person die ein Service bucht auch angeben muss wer der tats chliche Leistungsempf nger ist der ja vom Rechnungsempf nger abweichend sein kann Programme f r Begleitpersonen sind ein typischer Anwendungsfall hierf r Zu guter Letzt kann von der Verwaltung noch ein Link auf weiterf hrende Informationen gesetzt werden dem dann interessierte K ufer vor der tats chlichen Buchung folgen k nnen 9 3 Payment Setup Im Tool Payment Setup werden die zur Verf gung stehenden Zahlungsmittel festgelegt Da sich durch Inanspruchnahme unterschiedlicher Zahlungsmittel auch die Rechnungsformulare ver ndern k nnen es empfiehlt sich beispielsweise die Bankkoordinaten auf Formularen f r die Bank berweisung anzuf hren steht es der Verwaltung offen unterschiedliche Formularvorlagen f r unterschiedliche Zahlungsmittel anzulegen Gleiches gilt f r die Zahlungsbest tigungen und die Vorlagen f r Stornorechnungen die durchaus von der
13. Benutzergruppen erm glicht es e Mails an Benutzer zu senden die bestimmte Rollen gegen ber dem System innehaben siehe Kapitel 10 5 Filter auf Mitgliedschaften erzeugt eine Empf ngerliste mit allen Mitgliedern einer bestimmten Membership Group Ebenso kann auch eine Liste an Personen erstellt werden die keiner einzigen Membership Group angeh ren Der Filter mit der Bezeichnung Cart filled erm glicht es all jene Personen anzuschreiben die zwar Services gebucht aber noch keine Rechnung daf r erstellt haben also noch Artikel im Einkaufswagen liegen haben Filter auf alle registrierten Personen das sind alle Benutzer die erfolgreich die Teilnahme gebucht haben Analog gilt das f r nicht registrierte Personen Diese beiden Filter stehen f r Konferenzen die kostenlose Teilnahme erm glichen nicht zur Verf gung da bereits die Erstellung eines Accounts als Anmeldung gilt siehe Kapitel 9 2 Mit dem Filter Services werden alle Personen erreicht die eine bestimmte Dienstleistung gebucht haben Sehr wertvolle Dienste leistet der Filter ber den Rechnungsstatus So sind sowohl Mahnungen ber offene Rechnungen als auch beispielsweise Best tigungen ber eingegangene Zahlungen denkbar Die n chsten Filter erreichen alle Personen die als Corresponding Author einer Einreichung eingetragen sind Filter auf alle Corresponding Authors Filter auf Autoren von Einreichungen die einer Session zugewiesen sind Filter auf Au
14. Commercial Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 2 Manage Additional Services Dieses Werkzeug liefert ein Interface um alle Angebote im Rahmen einer Veranstaltung anlegen und verwalten zu k nnen Hier ist zu beachten dass auch die Teilnahme an der Veranstaltung als Service abgerechnet wird die Teilnehmer kaufen quasi ein Ticket das entsprechend gebucht werden kann Das Service das dieses Ticket repr sentiert kann daher auch nicht gel scht werden und steht in einer Rechnung stets an erster Stelle vor eventuell zus tzlich abzurechnenden Dienstleistungen Soll die Teilnahme an einer Konferenz berhaupt f r alle Interessenten kostenlos sein so kann in diesem Fall die Konferenzgebuhr auf 0 gesetzt werden In diesem Fall ist eine Anmeldung durch die Teilnehmer aber dennoch notwendig Andererseits kann es aber auch gew nscht sein dass durch die blo e Registrierung eines Benutzerkontos bereits die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt ist und eine weitere gesonderte Anmeldung nicht mehr notwendig ist In so einem Fall muss die Konferenzgeb hr einfach auf den Wert 1 gesetzt werden Das hat zur Folge dass sowohl der Men punkt Conference Registration siehe Kapitel 5 3 und die Filter auf registrierte nicht registrierte Personen in der Erzeugung von Mailinglisten siehe Kaptiel 6 1 deaktiviert werden Die bersicht legt zun chst dar welche Services bereits angelegt sind wie hoch deren Maximalpreis siehe Rabattsystem Kapitel
15. M glichkeit Autoren bzw Stichwortverzeichnis mit in den Konferenzband aufzunehmen und f r beide eine einheitliche Schriftgr e festzulegen 10 7 3 Print Name Badges Der Ausdruck von Namensschildern f r die Teilnehmer kann weitgehend durch die Konferenzverwaltung gesteuert werden sodass eine recht genaue Anpassung an die W nsche in Bezug auf Auswahl der Personen sowie Erscheinungsbild und Inhalt der Namensschilder m glich ist Entsprechend gro ist die Zahl der zur Verf gung stehenden Parameter Die Ausgabe erfolgt als DIN A4 Seiten die stets zeilenweise mit Inhalt bef llt werden Zur einfacheren Handhabung werden auch stets Schnittmarken zwischen einzelnen Zeilen und Spalten ausgegeben Zun chst muss festgelegt werden f r welchen Personenkreis berhaupt Namensschilder gedruckt werden sollen Folgende Auswahlm glichkeiten stehen zur Verf gung All Accounts Alle Datens tze die in der Datenbank zur Verf gung stehen Active Accounts Alle Personen die ihren Account mindestens einmal benutzt haben f r die also zumindest das Passwort gesetzt wurde Corresponding Authors Alle Autoren die angegeben haben Korrespondenz ber ihre Einreichungen empfangen zu wollen All Authors Alle Autoren aller Einreichungen Final Registration Initiated Alle Personen die bereits die Anmeldung zur Veranstaltung vorgenommen haben Final Registration Confirmed Alle Personen f r die s mtliche Zahlung
16. Prozess konferenzweit also ber alle Special Tracks gemeinsam angelegt werden Sofern die Checkbox Use this for all Special Tracks gew hlt ist wird weiter keine Unterscheidung im Hinblick auf diese Bereiche getroffen Andererseits kann ein gew hltes Reviewing Prozess Layout f r bestimmte Special Tracks exklusiv vorgenommen werden F r jeden Special Track aus der Auswahl wird dann ein identischer aber eigenst ndiger Reviewing Prozess angelegt F r eine erfolgreiche Einrichtung eines Reviewing Prozesses m ssen nun noch die Zugriffsrechte f r die zust ndigen Administratoren vergeben werden Dazu dient die Aktion Show assigned Admins die neben der Auflistung der bereits zugewiesenen Administratoren auch die M glichkeit bietet aus der Benutzerliste einen neuen Administrator auszuw hlen der dann die weiteren Schritte wie etwa die Auswahl der Reviewer oder das Einsammeln und Bewerten der Resultate vornimmt Seite 25 7 Scientific Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 3 Einstufiger Reviewing Prozess Einfache Reviewing Prozesse bedienen sich oft nicht aller M glichkeiten zur Anonymisierung der Bewertungen Das hat durchaus seine Berechtigung wenn etwa die Kurzfassungen der Beitr ge innerhalb des Verwaltungsteams auf formale und inhaltliche Kriterien beurteilt werden sollen oder vollst ndige Anonymit t der Reviewer gar nicht erw nscht ist In einem einstufigen Reviewing Prozess ist die Identit t der Reviewer den Adminis
17. Rechnungsnummer zugewiesen Nach diesen Zust nden kann die Liste aller Zahlungen auch sortiert bzw gefiltert werden sodass etwa nur alle offenen Zahlungen angezeigt werden k nnen Wird ein online Bezahlsystem f r Kreditkarten angewendet so wird die erfolgreiche Abbuchung automatisch dem CATS 2 0 Server zur ckgemeldet Daher ist im Erfolgsfalle die Rechnung nicht nur angelegt sondern auch sofort best tigt balanced und es liegt entsprechend ebenfalls eine Zahlungsbest tigung vor Die Verwaltung braucht hier keinerlei Aktionen zu setzen weshalb es g nstig sein kann die potenziellen Teilnehmer zur Verwendung von Kreditkarten zum Abwickeln anstehender Zahlungen zu animieren Neben der Anzeige von Rechnung und Zahlungsbest tigung ist es f r jeden Vorgang auch m glich die gebuchten Services zu inspizieren und per edit eine Reihe an Zustandsver nderungen durchzuf hren Dazu geh ren der bereits angesprochene Zahlungsstatus sowie der gew hlte Zahlungsmodus Seite 34 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 Commercial Menu Ersteren zu ver ndern ist im Verlaufe einer Veranstaltung wohl des fteren notwendig So m ssen auf diese Weise Rechnungen best tigt werden deren Zahlungseingang offline kontrolliert und best tigt werden muss zum Beispiel per Kontoauszug bei Bank berweisung oder durch in Empfang nehmen von Bargeld Ebenso wird durch Umstellen des Status auf cancelled eine Rechnung storniert und wie besprochen wird in di
18. Sobald Ergebnisse vorhanden sind werden diese mit einigen Details zur leichteren Erkennung dargestellt jede Zeile zeigt dabei eine Person von denen laut oben genannten Kriterien mindestens 2 Eintr ge in der Datenbank vorhanden sind Diese mehrfachen Eintr ge lassen sich ber Show Duplicates dann auch in allen Details anzeigen Es folgt eine Tabelle die neben den Kontaktdetails der aufgefundenen Duplikate auch deren Ursprung anzeigen Daf r dient das Datenfeld System Es werden dort alle Fundstellen einer Person aufgelistet also ob es sich um einen User im System handelt ein Eintrag in einem Adressbuch vorhanden ist ob die Person als Mit Autor auf einer Einreichung angef hrt ist etcetera Anhand dieser Informationen und dem Umfang der angegebenen Kontaktdaten kann nun entschieden werden ob es sich berhaupt um ein Duplikat handelt oder nur zuf llig ein Treffer gelandet wurde und wie damit weiter verfahren werden soll Dazu dient die Aktion Merge rechts au en Zur eindeutigen Identifikation wird der Aktion auch die ID jenes Eintrags beigestellt mit dem eine Verschmelzung herbeigef hrt werden soll Besteht nun ein Duplikat einer Person mit den IDs xxxx und yyyy so k nnen alle Eigenschaften zum Beispiel die Autorenschaft an einer Einreichung von einem Datenbankeintrag auf den anderen bertragen werden Soll xxxx bestehen bleiben so f hrt man die Aktion Merge yyyy die dieser anbietet aus CATS 2 0 bert
19. dar Typischerweise sind sie au erdem die bergeordneten Elemente in einem hierarchischen Aufbau einer Konferenz Nun k nnen zu jedem Element in diesem hierarchischen Baum beliebig viele weitere Elemente also weitere untergeordnete Tracks angelegt und jedem dieser Tracks beliebige Administratoren zugeordnet werden Diese haben dann Zugriff auf den genannten Track sowie ebenso auf alle Tracks die diesem untergeordnet sind Die Funktionalit t f r die Special Track Administratoren wird in den Kapiteln 8 1und 8 2 n her ausgef hrt Seite 32 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 Commercial Menu 9 Commercial Menu Im Commercial Menu treffen die Hauptkomponenten zur Steuerung der Finanzabl ufe zusammen Saubere Einstellungen in diesem Bereich dienen ganz wesentlich einem runden Ablauf des Veranstaltungsmanagements Daher sind vielleicht vorab einige Betrachtungen ganz interessant In CATS 2 0 ist ein Webshop implementiert in dem die Benutzer verschiedene Angebote siehe Kapitel 9 2 Services wie Teilnehmertickets kaufen k nnen Durch den Kauf ebensolcher Tickets werden aus Benutzern Teilnehmer an der Veranstaltung Der Preis eines Angebots berechnet sich im Wesentlichen aus dem angegebenen Grundpreis abz glich etwaiger Rabatte die nach bestimmten Gesichtspunkten vergeben werden k nnen Details dazu in Kapitel 9 4 Ein Benutzer kann nun wie blich beliebig viele Services einkaufen indem ein solches in den Warenkorb abgel
20. der Datenbank zu erstellen Im Allgemeinen wird daf r PDF als Dokumentenformat ausgegeben da auf diese Weise sowohl Inhalt als auch Seite 46 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu Formatierung konsistent gehalten werden k nnen Au erdem erlaubt es dieses Format die Darstellung auf verschiedenen Rechnern weitgehend einheitlich halten zu k nnen Allen hier angebotenen Tools ist gemeinsam dass getroffene Einstellungen als Profil abgespeichert und bei Bedarf sp ter wieder verwendet werden k nnen Dazu wird zur leichteren Wiederauffindbarkeit neben den vorgenommenen Einstellungen auch das Erstellungsdatum in der Liste angezeigt wird w hrend f r jedes Profil die Aktion Print exisitiert die eben eine erneute Ausgabe des zu druckenden Dokuments erzeugt 10 7 1 Print Daily Programme Wie der Titel schon vermuten l sst wird mit diesem Werkzeug eine Druckversion des Konferenzprogramms erzeugt und zwar nach einzelnen Tagen sortiert Das Resultat eignet sich dann ganz hervorragend um es den Veranstaltungsteilnehmern auszuh ndigen oder um es entsprechend vergr ert im Rahmen der Veranstaltung auszuh ngen Voraussetzung f r einen erfolgreichen Ausdruck ist nat rlich dass zuvor bereits im Men punkt Manage Conference Programme siehe Kapitel 10 2 ein Kalender f r die Veranstaltung angelegt wurde Um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden kann zun chst ausgew hlt werden welche Events also Ereignisse im Ve
21. fr hesten und sp testen dargestellten Zeitpunkt und die Intervalle dazwischen werden in den Systemeinstellungen festgelegt siehe Kapitel 11 1 Im Rahmen dieses tools wird weitgehend mit Drag amp Drop Konzepten gearbeitet also dem Ziehen und gezielten Loslassen von Elementen Das beginnt bereits beim Anlegen eines neuen Programmpunktes typischerweise Session genannt Dazu wird einfach das Feld New Session links oben mit dem Mauszeiger in den Programmraster gezogen und beim gew nschten Startzeitpunkt losgelassen Die L nge einer Session kann im Anschluss und zu jedem gew nschten Zeitpunkt sp ter durch verschieben des unteren Endes des Session Feldes im Kalender ver ndert werden und zwar um jeweils die Zeitspanne die die Systemeinstellung smallTimelnterval festlegt Sollen an einem Tag parallele Sessions stattfinden so kann der entsprechende Tag durch Klick auf das Symbol um eine Spalte erweitert werden Diese Spalte wird immer rechts angef gt Ebenso kann mittels Klick auf eine leere rechte Spalte eines Tages wieder entfernt werden Ist die Spalte noch nicht leer erscheint ein entsprechender Hinweis Einzelne Sessions k nnen auch ber mehrere Spalten gef hrt werden sollte dies zum Beispiel zur Kennzeichnung von Plenarsitzungen Mittagspausen etc notwendig sein Gr en nderungen und Verschiebungen von Sessions bed rfen der Best tigung durch den Benutzer bevor sie abgespeichert werden Daher erscheint nach sol
22. kann als auch zuvor bereits erfolgte Buchungen einer Abrechnung zuf hren kann Der Ablauf ist dabei der gleiche wie f r den Benutzer selbst siehe Kapitel 5 5 nur dass der Einfachheit halber die Verwaltung selbst an Stelle des Benutzers im System alle n tigen Aktionen trifft Die entsprechende Funktionalit t ist ber die Aktion Show Shopping Cart zu erreichen In der hier besprochenen Tabelle aller Benutzer werden auch sofern in Kapitel 11 4 entsprechend definiert die bei der Kontoregistrierung mit eingesandten Uploads angezeigt Ein Filter hilft dabei jene Personen herauszufinden die einen solchen abgeschickt haben Hinter der Aktion Admin of special track verbirgt sich die Funktion einen Benutzer als Administrator f r einen bestimmten Bereich der Konferenz festzulegen Special Tracks siehe Kapitel 8 3 f r die Admin Funktionalit t siehe Kapitel 8 1 und 8 2 Zuletzt wird hier auch die Zugeh rigkeit zu bestimmten Benutzergruppen siehe Kapitel 10 5 festgelegt und so dem Benutzer entsprechende Rechte zur Benutzung von CATS 2 0 einger umt Die im online System angezeigte Liste kann nat rlich nur die wesentlichsten Daten zu einem User darstellen Wird die Liste per Dateiexport abgerufen so stehen vollst ndige Datens tze zur Weiterverarbeitung zur Verf gung Diese Datens tze eignen sich auch zu einem sp teren Zeitpunkt hervorragend zum erneuten Import in eine neue Veranstaltung Damit wird die zeitliche und organisato
23. korrigiert werden kann Die L schung eines Tabelleneintrages wird schlie lich durch delete ausgel st dargestellt durch X 1 2 Kontexthilfe Viele Seiten in CATS 2 0 bietet einen kurzen kontextbezogenen Hilfetext an der typischerweise rechts oben zu finden ist Zur besseren bersicht l sst sich dieser durch einfaches Klicken auf die entsprechenden Symbole aus und bei Bedarf wieder einblenden Steht keine Hilfe zur Verf gung wird auch kein Hilfefenster angezeigt 1 3 Tabellendaten sortieren und filtern Alle Tabellen bieten eine Sortierung nach s mtlichen datenf hrenden Spalten an Diese Sortierung kann durch einen Klick auf die Beschreibung der Tabellenspalte in der Kopfzeile ausgel st werden Zun chst wird ansteigend sortiert weitere Klicks schalten jeweils zwischen ansteigend und absteigend um Seite 4 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 1 Allgemeine Betrachtungen Sollen die angezeigten Daten nach bestimmten Kriterien gefiltert werden so ist das mit den Filtermechanismen m glich die ebenfalls noch oberhalb der Kopfzeile angeboten werden Steht ein Volltextfilter zur Verf gung so werden bei erfolgter Filterung alle Fundstellen optisch in der Tabelle hervorgehoben Die Filterung wird in diesem Fall automatisch ausgel st und das Ergebnis dynamisch eingeblendet Soll wieder die gesamte Tabelle zur Verf gung stehen so ist einfach der zu suchende Text aus dem Filter Textfeld zu l schen Dar ber hinaus bieten alle m
24. oder sie sich selbst behelfen indem vom System ein neues Passwort angefordert wird Aus Datenschutzgr nden sind die abgelegten Passw rter nicht im Klartext gespeichert daher kann ein verloren gegangenes Passwort auch nicht mehr rekonstruiert werden sondern muss vielmehr neu generiert werden Nach Eingabe des Benutzernamens wird eben dieses vom System vorgenommen indem ein zuf lliges Buchstaben Ziffern Muster erstellt in der Datenbank f r den entsprechenden Benutzer hinterlegt und an die angegebene e Mail Addresse versandt wird Seite 7 2 Login Seite CATS 2 0 Benutzerhandbuch Dadurch wird allen Anforderungen an eine sichere Systemanwendung Rechnung getragen auch wenn jemand in der Absicht nicht autorisierten Zugriff auf das Benutzerkonto eines Dritten zu erlangen ein Passwort neu setzen l sst erlangt ausschlie lich der entsprechende Benutzer Kenntnis davon Bei einem sp teren Besuch kann das automatisch gesetzte Passwort selbstverst ndlich wieder in ein beliebiges anderes ge ndert werden Sind sowohl Benutzername als auch Passwort verloren gegangen kann immer noch die Konferenzadministration abhelfen indem einerseits der korrekte Benutzername im System gesucht als auch ein beliebiges neues Passwort manuell gesetzt wird siehe Kapitel 10 3 2 3 Login Vorgang Der Login Vorgang steht Benutzern zur Verf gung die bereits ein Benutzerkonto angelegt haben somit in Besitz von Benutzername und Passwort sind und die Ber
25. so exportierte Liste nicht in der gewohnten Spaltendarstellung an sondern f llt nur die erste Spalte mit Inhalt Das kann an verschiedenen exotischen nicht standardkonformen Einstellungen in Excel liegen Diesem Problemfall kann man entgegen treten indem XSLX zum Download ausgew hlt wird Neuere Excel Versionen k nnen damit problemlos umgehen aber die Verwendung in anderen Programmen ist damit nat rlich nur eingeschr nkt m glich Seite 6 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 2 Login Seite 2 Login Seite Die Login Seite wird automatisch als Startseite von CATS 2 0 angezeigt Sie ist somit die Schnittstelle f r alle Benutzer neue wie bereits angemeldete Dementsprechend sind auch die Aktionen gehalten die hier zur Verf gung stehen Die Login Seite und s mtliche von hier ausgehenden ohne Login durchf hrbare Aktionen werden sofern CATS 2 0 mehrsprachig arbeitet in der vom Benutzer bevorzugten Sprache angeboten Dieser Vorzug kann unabh ngig von CATS 2 0 in den Browsereinstellungen gegeben werden Findet sich keine bereinstimmung zwischen den vom Benutzer bevorzugten und den angebotenen Sprachen so wird die Login Seite standardm ig auf Englisch dargestellt 2 1 Neuen Account anlegen Bevor ein Benutzer Zugang zum System erh lt muss ein neuer Account also ein Benutzerkonto angelegt werden Dazu wird der k nftige Benutzer zun chst um einen Benutzernamen gebeten der frei gew hlt werden kann Ist der gew hlte Be
26. weite Bereiche davon auf unterschiedliche Art und Weise sei es durch das Anbieten mehrere Prozesse f r eine bestimmte Veranstaltung durch unterschiedliche Grade der Anonymisierung und nat rlich auch durch den Detailgrad der Bewertungen die vorgenommen werden sollen Dieses Werkzeug erlaubt das Anlegen und Anpassen von Reviewing Prozessen an die Anforderungen einer Veranstaltung Zun chst wird eine bersicht ber bereits vorhandene Prozesse angebotenen Diese bersicht h lt eine Menge Informationen bereit die solche Prozesse charakterisieren wie Beschreibung Bearbeitungszeitraum zu verwendendes Formular Anzahl der Reviewer pro Einreichung und die gew hlte Anonymisierungsstufe siehe Kapitel 7 3 und 7 4 Beim Anlegen eines neuen Prozesses sind auch ebendiese Informationen bereit zu stellen wobei darauf zu achten ist dass das Reviewing Formular eine g ltige XML Datei ist die den Spezifikationen aus Anhang 12 1 folgt Die mitgelieferten Formulare entsprechen diesen Anforderungen Ist f r Konferenz gegebenenfalls eine Organisationsstruktur festgelegt die einem Special Track Schema folgt siehe auch Kapitel 8 3 kann sich diese f r das Peer Reviewing nat rlich fortsetzen So ist es nicht ungew hnlich dass alle Teilbereiche einer Konferenz ganz unterschiedlich ausgerichtete Reviewing Prozesse anwenden Dem wird ber die Entscheidung f r welche Special Tracks ein neuer Prozess gilt Rechnung getragen Einerseits kann ein solcher
27. zu geben Auch k nnen hier f r die Benutzer neue Einreichungen angelegt werden sofern sie dazu nicht selbst in der Lage sind und zum Beispiel die Einreichung per e Mail bevorzugten Ein wesentlicher Punkt in diesem Zusammenhang ist auch die Verwaltung der Teilnehmer auf einem kaufm nnischen Standpunkt Zun chst wird bereits in der bersichtstabelle ber alle Benutzer deren Status im Buchungsprozess angezeigt Dazu dienen die Felder Cart und Payment Status wo auf einen Blick informiert wird ob Buchungen evtl abzuschlie en sind Cart not empty oder s mtliche eingegangenen Rechnungen beglichen sind Die Filterm glichkeiten am oberen Ende der bersichtsliste helfen dabei entsprechende User zu finden So k nnen auch direkt Buchungslisten f r Teilnehmer an bestimmten Services erstellt werden ber den Punkt Show Invoice Status kann dann weiters in die Zahlungs bersicht einer Person Einsicht genommen werden und eventuell offene Rechnungen zum Zeitpunkt des Check Seite 43 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch In an der Veranstaltung nachgefordert oder Kreditkartenzahlungen wiederholt werden Auf der anderen Seite k nnen hier auch einzelne Personen f r die Teilnahme registriert werden oder f r diese der Warenkorb bearbeitet werden ber die Aktion Show Shopping Cart Das bedeutet dass die Verwaltung sowohl zun chst f r Teilnehmer Dienstleistungen oder ein Ticket f r die Teilnahme buchen
28. zugewiesen werden und das auch nur dann wenn dieser nicht als Autor des Beitrags vermerkt ist Diese berpr fung ist nat rlich bei anonymen Reviewerkonten nicht m glich und liegt daher ebenfalls in der Verantwortung des Dispatchers Seite 29 7 Scientific Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 4 4 Dispatcher Assign Papers Den nun schon bekannten zweiten Weg der Zuweisung Person Einreichung ermoglicht dieses Werkzeug das fur einzelne Beitrage die Auswahl von Reviewern bis zur Maximalanzahl der geforderten Bewertungen erlaubt Es gelten auch hier die Einschrankungen fur die Zuweisung wie in Kapitel 7 4 3 beschrieben und es stehen ahnliche Werkzeuge wie in Kapitel 7 3 2 zur Verfugung Au erdem erh lt ein Dispatcher hier die Information welche Einreichungen noch nicht zugewiesen wurden und daher eine solche Aktion noch durchzuf hren ist Seite 30 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 8 Track Admin Menu 8 Track Admin Menu Wie in Kapitel 8 3 n her ausgef hrt ist ein Conference Track oder Special Track ein hierarchischer Teil einer wissenschaftlichen Veranstaltung der auf Strukturen aufbaut die sich m glicherweise von den anderen Teilen derselben Konferenz ein wenig unterscheiden k nnen So werden bei entsprechend aufgebauten Konferenzen die Einreichungen oft schon bestimmten Tracks zugeordnet und auch die Programmpunkte k nnen in direktem Zusammenhang mit den Tracks stehen kurz Special Tracks charakterisieren thematisch
29. zusammenh ngende Bereiche und verwalten diese zum Teil losgelost von anderen Bereichen Dazu stehen den Administratoren nach der Einrichtung der Struktur durch die Konferenzverwaltung zwei Werkzeuge zur Verf gung 8 1 Paper Management Special Tracks Diese Liste ist von der Liste aller Einreichungen abgeleitet siehe Kapitel 7 1 und h lt auch eine hnliche Funktionalit t bereit mit dem Unterschied dass ein Administrator eines Special Tracks nat rlich nur Zugriff auf die diesem Track zugewiesenen Einreichungen hat Das gilt ebenso f r die hierarchisch untergeordneten Tracks Kein Zugriff ist auf Einreichungen m glich f r die der aktuelle Track nur als Alternative gew hlt wurde hier sind die Kollegen vom Special Track der ersten Wahl zust ndig Eine Zuweisung zu anderen Special Tracks ist aus Gr nden der Effizienz in der Verwaltung ebenfalls nicht m glich Eine unpassende Einreichung kann nur in den Sammel Track wie in Kapitel 8 3 verschoben werden also in den hierarchisch am weitesten oben stehenden 8 2 Conference Programme Special Tracks Ein Administrator eines Special Tracks darf zwar keine Sessions anlegen das ist die Aufgabe der Konferenzverwaltung im Rahmen der Einstellung des Veranstaltungslayouts Auch Track fremde Sessions sind von solchen Personen nicht ver nderbar Innerhalb der Sessions die einem Special Track zugewiesen wurden hat so ein Administrator aber weitgehend freie Hand Dabei k nnen dann so wesentl
30. 2 7 1 Submission Management esterggugueegEECEEVENEEEENEENE ENKEN ENEE deeg 22 7 2 Manage Reviewing Processes 2 22222400004m4m nn ssHHHHnHnnnnnnennnnnnnnnnnn nennen nenn 25 4 3 Einstufiger Reviewing Prf0288s8 2 5 2 ar ee 26 7 3 1 Manage Reviewers AccountS 22 44444400BRRnHnnnRnsnsendannnnenennannen nn 27 7 3 2 Assign Papers to ReEVIQWEPS 2222 ccccccesseesceeceeedeneesnneccceeeeeeeesenesnensceeceeeeneeens 27 7 4 Zweistufiger Reviewing ProZess 2 cecececssseeseeeenecceeneeeeeseseeeedeeneneneaeseeecteeceetene 28 7 4 1 Manage Dispatchers AccountS nennen 29 7 4 2 Assign Papers NEIE EEN 29 7 4 3 Dispatcher Manage Reviewer Accounts 29 1 4 4 Dispalcher ASSIGN e EE 30 8 Track Admin Mena ee ste 31 8 1 Paper Management Special Tracks 31 8 2 Conference Programme Special Tracks 31 6 3 Manage Special Tracks He ee eeh gece ee 31 Seite 2 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 Commercial OT ee 33 9 1 Manage PaymenB see ee 33 9 2 Manage Additional Services 2224 mmmmsr Hanna nnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnn nennen 36 EE DEE 37 94 Dellueibles essen ee 38 IV Conference TT E 41 10 1 Manage Conference Programme murss44s2424440HHHHRnnnnHnnnnnnnnnnneenennnnnn nn 41 192 Manage ROOMS ee ei 43 10 3 User Management ana ee 43 10 4 Manage Membership see ee de 44 10 5 Ee fo te E 45 10 6 On SNS OI GE 46 IF le 46 19 71 Print Daly Se e EE
31. 9 4 ist und in welchem Zeitraum Buchungen m glich sind Neben dem abrechnenden Dienstleister siehe unten wird auch noch angegeben wie viele Pl tze bzw Tickets berhaupt noch verf gbar sind F r jede angebotene Dienstleistung ist es auch noch m glich alle bereits get tigten Buchungen anzeigen zu lassen Diese Liste gibt neben detaillierten Informationen zu den genannten Buchungen auch den ber diese generierten Umsatz aus Ein neues Serviceangebot legt man per Create a new Offer an die angezeigte Eingabemaske ist gleich mit der die man durch edit eines bestehenden Services erreicht Hier wird zun chst um die Beschreibung der Dienstleistung gebeten Diese Beschreibung wird dann sowohl im Benutzerinterface als auch auf der Rechnung ausgegeben Der maximal zu verrechnende Betrag stellt nat rlich einen wesentlichen Parameter dar Im Falle von kostenlos angebotenen Services ist hier einfach 0 einzutragen Als n chstes ist der Zeitraum anzugeben in dem Buchungen berhaupt m glich sein sollen Vor Erreichen bzw nach Ablauf dieser Periode findet der Benutzer zwar die Servicebeschreibung im Webshop hat aber keine M glichkeit tats chlich eine Buchung vorzunehmen Eine zentrale Frage gilt es beim Parameter Invoiced by zu beantworten es geht n mlich darum welche Stelle tats chlich die Rechnung ber eine erfolgte Buchung ausstellt Das kann einerseits die Konferenzverwaltung sein wodurch gebuchte Services eben sp ter auf
32. Detailgrad die Autoren zu jeder Pr sentation angegeben werden sollen legt der Parameter Only Presenting Authors fest bei dessen Aktivierung wird ausschlie lich der Pr sentator angef hrt Die beiden Auswahlfelder Print Presentations und Print length of Presentations legen zu guter Letzt noch den Detailgrad fest den der Ausdruck letztlich aufweisen soll Ist ersterer ausgew hlt werden nicht nur Informationen zu den Programmpunkten selbst also Titel Beginn und Endzeitpunkt sowie Rauminformation ausgegeben sondern zus tzlich noch die Titel der Pr sentationen und einige Informationen dazu Bei zweiterer Auswahl wird zus tzlich noch angegeben wann eine bestimmte Pr sentation stattfinden wird Der Seite 47 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Zeitpunkt errechnet sich dann aus der Reihenfolge der Pr sentationen innerhalb einer Session und der zugeordneten L nge selbiger Letzteres gilt aber genau dann wenn die Sessions als sequentiell deklariert wurden siehe Kapitel 10 1 Diese Einstellung kann auch sofern gew nscht Einfluss auf die Auswahl der aufzulistenden Pr sentationen haben n mlich ber die Einstellung Session Type Hier l sst sich n mlich festlegen ob nur sequentiell etwa Plenarvortr ge oder parallel etwa Poster laufende Pr sentationen gedruckt werden sollen Ob die Pr sentations IDs in einer Zeile mit dem Titel der Einreichungen gedruckt werden sollen wird nun noch durc
33. E 47 19 72 Print Proceedings ee ee 48 H e Ep Name Badges ste ee 50 10 7 4 Print Address Sticken nn 51 10 7 5 Print Presentation ldentifiers 52 10 7 6 Print Proceedings CD or Online Content 52 10 7 7 Print Attendance Confirmation r4 nennen anne 53 10 8 Acceptance Stadium Manager une 53 Il System EE 55 11 1 System dl CC essen 55 11 2 System Backup Management as eege Ee 60 11 3 Manage Personal Data ass ea 60 TSA Import RE 61 11 3 2 Check e Tee 62 11 3 3 Check for misspelled Names ses EAedENE EN 63 11 4 User Upload Management ana ackccennch dees seecdencaeecncdaedteedeeoceebudeends 63 12 Anhang ee ee 65 12 1 Standardm ig mitgelieferte Heviewimng Fomulare 65 12 1 1 reviewng detaled scores vm 65 12 1 2 reviewng Cerebra standard vm 66 12 2 In CATS 2 0 unterst tzte L nderliste rn ee 67 Kontakt amp Impressum Cerebra Informationssysteme GmbH Flurgasse 1 A 8200 Gleisdorf 43 650 ce re bra 23 73 272 support cerebra at http www cerebra at Cerebra MJ 2005 2010 Seite 3 1 Allgemeine Betrachtungen CATS 2 0 Benutzerhandbuch 1 Allgemeine Betrachtungen CATS 2 0 folgt einem weitgehend modularen Aufbau Das hei t weite Teile der Funktionalit t arbeiten nach einem hnlichen Prinzip und unterscheiden sich im Wesentlichen durch die dargestellten Informationen Daher bietet es sich an zun chst die h
34. F r die Zuweisung stehen alle jene Reviewer zur Verf gung die dem aktuell bearbeiteten Prozess zugewiesen aber nicht Autoren der gegenst ndlichen Einreichung sind Die Aktion Show Reviews listet nun alle angelegten und gegebenenfalls bereits bearbeiteten Reviews auf Die Spalte Status informiert Uber den Bearbeitungszustand wobei new bedeutet dass der gelistete Reviewer noch keine Bewertungen eingetragen hat In Process hei t dass der Reviewer daran arbeitet aber seine Ergebnisse noch nicht zur Verwendung freigegeben hat Durch einfachen Klick kann sofern vorhanden nun eben in die Ergebnisse Einsicht genommen werden So kann bei eventuellen Widerspr chen in der Bewertung durch verschiedene Reviewer eingegriffen und selbige k nnen entsprechend abgekl rt werden Sofern der Reviewer seine Bearbeitung bereits abgeschlossen hat kann daf r das Formular f r den Reviewer wieder ge ffnet und mit den neuen Erkenntnissen aktualisiert werden Seite 27 7 Scientific Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 4 Zweistufiger Reviewing Prozess Zweistufige Reviewing Prozesse sind durchaus als fortgeschrittene Materie zu betrachten Sie weisen im Unterschied zu einstufigen eine zus tzliche Hierarchie Stufe auf die komplexe Prozesse eventuell besser abzubilden hilft Diese Ebene tr gt den Namen Dispatcher und Personen die diese Rolle tragen fungieren als Bindeglied zwischen der wissenschaftlichen Verwaltung und den Reviewern Typis
35. HI 138 Poland POL 139 Portugal POR 140 Qatar QAT 141 Romania ROM 142 Russia RUS 143 Rwanda RWA 144 Saint Kitts and Nevis SK 145 Saint Lucia LCA 146 Saint Vincent and the Grenadines VI 147 Samoa SA 148 San Marino SMR 149 Sao Tome and Principe STP 150 SaudiArabia KSA tou Senegal SE 152 Serbia SRB 153 Seychelles SEY 154 Sierra Leone SLE 155 Singapore SIN 156 Slovakia SVK 157 Slovenia SLO 158 Solomon Islands SOL 159 Somalia SOM 160 South Africa RSA 161 Spain ESP 162 Sri Lanka SRI 163 Sudan SUD 164 Suriname SUR 165 Swaziland SWZ 166 Sweden SWE 167 Switzerland SWZ 168 Syria SYR Seite 70 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 12 Anhang 169 Tajikistan TJK 170 Tanzania TAN 171 Thailand THA 172 Republic of Macedonia MKD 173 Timor Leste TLS 174 Togo TOG 175 Tonga TGA 176 Trinidad and Tobago TRI 177 Tunisia TUN 178 Turkey TUR 179 Turkmenistan TKM 180 Tuvalu TUV 181 Uganda UGA 182 Ukraine UKR 183 United Arab Emirates UAE 184 United Kingdom GBR 185 United States USA 186 Uruguay URU 187 Uzbekistan UZB 188 Vanuatu VA 189 Vatican City VAT 190 Venezuela VE 191 Vietnam VIE 192 Yemen YE 193 Zambia ZA 194 Zimbabwe ZI Seite 71
36. In den Ansichten f r die Administration macht es zun chst keinen Unterschied ob ein identifizierter Benutzer Dienstleistungen erworben hat oder jemand diesen Prozess durchlaufen hat Das stellt eine durchg ngige Verwaltung sicher Zur Information sind aber jene Personen die sich per One Stop Registration zur Veranstaltung angemeldet haben in der User Liste speziell gekennzeichnet Die OSR ist einmal aktiviert Uber einen speziellen Link den Ihnen das Cerebra Supportteam f r Ihre Veranstaltung gerne nennen wird erreichbar Seite 9 4 User Guidance CATS 2 0 Benutzerhandbuch 4 User Guidance Die User Guidance ist das Kernst ck in der Benutzerf hrung Sie stellt in Form einer Checkliste dar was f r einen gegebenen Benutzer gerade jetzt zu tun sei Das betrifft s mtliche Bereiche die ein Veranstaltungsteilnehmer m glicherweise durchlaufen wird von der Bereitstellung der pers nlichen Kontaktdaten dem Einreichprozess der Registratur zur Teilnahme dem Buchen von Dienstleistungen oder Hotelzimmern bis hin zum Zahlungsverkehr Je nach bereits gesetzten oder unterlassenen Aktionen seitens des Benutzers werden diese in Relation zum aus verschiedenen Einstellungen abgelesenen Zeitpl nen gesetzt und so der Benutzer auch vor ablaufenden Fristen gewarnt wenn noch eine Interaktion aussteht Jedenfalls wird dem Benutzer die Suche nach Informationen abgenommen und so stehen ihm auf einen Blick alle notwendigen Informationen
37. LATSEZ 2 0 Smooth congress administration CATS 2 0 Benutzerhandbuch Alle Rechte vorbehalten Cerebra Informationssysteme GmbH DI M Jaindl 2005 2010 v2 0 6 CATS 2 0 Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Betrachtungen z 4 224244444444 24040 sRnn Hannes dann engen nennen nnd 4 1 1 View Edit Delete tere sel 4 1 2 K ntexthille era ee 4 1 3 Tabellendaten sortieren und filtern ee na 4 1 4 Editieren direkt in der Tabelle 222 u042044444444424 40H Henn nennen enenann san 5 1 5 Seitenumbruch f r lange Tabellen 2222242244440 5 1 5 EDOM LO KEE 6 KA ele EE 7 2 1 Neuen Account anlegen EEEEEESEERREEEEREEEEERENEERREEEEEEEEEEEEREEEEEREEEREEEEEREEEEEREEESSEE nn 7 2 2 PASSWOM NEU SOIZOMN BEE 7 2 3 Login Vorga e DEE 8 3 One Slop Ge E EE 9 A LSER Guidance era E ee Eege 10 SUSE MEN ki gcse et E E EE A E 11 oy Update Personal Dalaran ae 11 5 2 Manage Ssubmissionsaa nu 2 KEE Serben beet 11 5 3 Conference Regisiralion az nen 13 5 4 Conference Shop and BookingS 222 cccccccceseseccecececeeeeeeneeeeeecceemeeeeeeseeeececneeeeceenes 13 5 5 View Cart and Finalize Payment eu ala 14 5 6 View Payment Status iss moeren en 15 5 7 H lel Reservalionan unse a ee Eege 15 5 8 Review Assigned Papears 2 u 2 aan 15 6 Mailing dn 22 22H 17 BEI New Mails Mailing Lists iresi e I 17 EUR ee a er ref 20 6 3 Manage my Ee WEE 21 T Scientific MEET 2
38. S 2 0 Benutzerhandbuch 5 User Menu 5 User Menu 5 1 Update Personal Data Dieses Werkzeug ist ein zentraler Punkt in der Datenpflege Daher sollen die Benutzer durchaus auch aufgefordert werden ihre einmal angegebenen Daten auch aktuell zu halten Das l sst sich hier einfach durchf hren Neben den Kontaktdaten des Benutzers Pflichtfelder sind entsprechend markiert wird auch nach der Zugeh rigkeit zu bestimmten Gruppen gefragt Diese Mitgliedschaft kann bestimmte Eigenschaften nach sich ziehen wie zum Beispiel verringerte Teilnahmegeb hren oder hnliches Details dazu finden sich im Kapitel 10 4 In einer eigenen Aktion kann das gew hlte Passwort ver ndert werden was m glicherweise nach dem automatischen Setzen eines Passworts nach dem Vergessen des alten interessant sein kann Aus Sicherheitsgr nden muss es mindestens 6 Zeichen lang sein und wenigstens einen Gro buchstaben oder eine Ziffer enthalten Andernfalls wird ein Hinweis auf die geringe Qualit t des gew hlten Passworts ausgegeben 5 2 Manage Submissions Bei diesem Werkzeug handelt es sich um die wohl machtigste Schnittstelle zwischen Benutzer und den Veranstaltern einer wissenschaftlichen Konferenz Einerseits ist der Konferenzbeitrag und dessen Ver ffentlichung vielfach ein sehr wesentlicher Punkt rund um eine Teilnahme andererseits sind Rahmenbedingungen f r Einreichung ein eventuell vorgesehenes Reviewing und f r die Ver ffentlichung von Veranstaltung
39. TS 2 0 Benutzerhandbuch 7 Scientific Menu 7 4 1 Manage Dispatchers Accounts Zunachst mussen naturlich von der wissenschaftlichen Verwaltung die fur die Abwicklung notwendigen Dispatcher festgelegt werden Per Add new Dispatcher kann bestimmt werden wem aus dem Benuizerkreis eine solche Rolle zuteil werden soll In weiterer Folge k nnen jedem Dispatcher ber die Aktion assign Paper in beliebiger Multiplizit t bis zum f r den gegenst ndlichen Prozess festgelegten Maximum siehe Kapitel 7 2 zugewiesen werden Nat rlich darf ein Dispatcher nicht Autor einer zugewiesenen Einreichung sein CATS 2 0 unterbindet derlei Umst nde automatisch Ein Klick auf Show assigned Contributions leitet zur Detailansicht aller bereits vorgenommenen Zuweisungen zu einem Dispatcher weiter Wie im einstufigen Prozess empfiehlt es sich bei nur geringer Anzahl der Dispatcher zun chst einen Dispatcher auszuw hlen und dann in einem Arbeitsgang die Zuweisung der Einreichungen durchzuf hren und im gegenteiligen Fall zun chst wie in Kapitel 7 4 2 die Einreichung auszuw hlen und dann die zugeh rigen Dispatchers hinzuzuf gen 7 4 2 Assign Papers to Dispatcher Dieses Werkzeug besitzt auf weite Strecken f r die Verwaltung die gleiche Funktionalit t wie das Zuweisen von Einreichungen zu Reviewern in einstufigen Prozessen siehe Kapitel 7 3 2 mit dem Unterschied dass eben nicht die tats chlichen Reviewer sondern die zugewiesenen Dispatcher
40. achen und f hrt auch an wo genau die Probleme liegen Gegenebenfalls wird die entsprechende Datei im Original zum Download angeboten und kann dann von der Verwaltung in einer g ltigen Formatierung abgespeichert und neu ins System eingespielt werden Alternativ steht nat rlich auch die M glichkeit die Autoren ber die Inkompatibilit ten zu benachrichtigen offen Die Mitglieder der wissenschaftlichen Verwaltung sind nat rlich zu jedem Zeitpunkt berechtigt selbst nderungen an den Einreichungen oder an der Autorenliste vorzunehmen Die Funktionalit t daf r wird in Kapitel 5 2 n her ausgef hrt Zus tzlich wird die M glichkeit angeboten die Autoren einer Einreichung per e Mail direkt zu kontaktieren Die Empf ngerliste ist automatisch auf die als Corresponding Authors siehe ebenfalls Kapitel 5 2 markierten Personen beschr nkt wobei diese Beschr nkung bei Bedarf ber einfaches Ankreuzen aufgehoben werden kann Die brigen Felder verhalten sich wie in Kapitel 6 1 beschrieben wobei die Betreff Zeile schon mit Informationen wie Konferenztitel und Titel der Einreichung bef llt ist Die Aktion Change Acceptance Status erlaubt die Zuweisung eines bestimmten Akzeptanzstadiums f r eine Einreichung So k nnen einerseits interne Unterscheidungen zwischen den Einreichungen getroffen werden aber auch ber Annahme oder Ablehnung entschieden werden siehe Kapitel 10 8 f r weitere Informationen zu Akzeptanzstadien Die Entscheidung b
41. ausgew hlt und angezeigt werden k nnen Selbstverst ndlich hat auch hier die Verwaltung Zugriff auf die ausgef llten Bewertungsformulare sofern vorhanden 7 4 3 Dispatcher Manage Reviewer Accounts Dieses Werkzeug steht den Dispatchern zur Durchf hrung ihrer Aufgaben zur Verf gung Nun k nnen sofern im Ablauf vorgesehen anonyme oder identifizierte Reviewer bestimmt werden Die Ansicht bezieht sich dabei immer auf einen bestimmten Dispatcher das hei t dass ein identifizierter Reviewer durchaus f r mehrere Dispatcher arbeiten kann ohne dass diese von dieser mehrfachen Auswahl Kenntnis haben m ssen Die Auswahl erfolgt simpel aus der gesamten vorhandenen Benutzerliste Anonyme Reviewer hingegen werden ausschlie lich f r einen gegebenen Reviewer angelegt da nur dieser Einsicht in die Zugangsdaten erh lt M chte ein Dispatcher nun einen anonymen Reviewer anlegen so wird automatisch ein Benutzername samt Passwort generiert und beides dem Dispatcher angezeigt sowie per e Mail zur Archivierung zugesandt Es liegt nun in der Verantwortung des Dispatchers diese Daten einer realen Person mitzuteilen und daf r Sorge zu tragen dass diese Zuordnung geheim bleibt Einmal angelegt k nnen sowohl anonymen als auch identifizierten Reviewern nach bekannter Manier Einreichungen zugewiesen werden Nun beschr nkt sich die Auswahl aber klarerweise auf die schon dem Dispatcher zugeteilten Beitr ge jeder Beitrag kann einem Reviewer genau einmal
42. ber die Empf ngerliste gesichert wird Das erlaubt eine dynamische Wiederverwendung zu einem sp teren Zeitpunkt Sehr wohl wird die Empf ngerliste einer aktuell erfolgten Aussendung gespeichert mehr dazu in Kapitel 6 2 So eine Aussendung wird eben per Send in der bersichtsliste aller Aussendungen gestartet Zur berpr fung ob alle Eingaben richtig erfolgt sind und eine korrekte Aussendung stattfinden wird empfiehlt es sich wieder zun chst Send preview zu bet tigen Dabei wird nur eine Nachricht versandt und zwar an den aktuell angemeldeten Benutzer der die Aktion ausl st Nach einer letzten Kontrolle kann dann zur gesamten Aussendung geschritten werden Alle hier besprochenen Schritte die zu einer Aussendung f hren bed rfen noch einer letzten Freigabe durch den Benutzer Zur Kontrolle wird auch noch angef hrt an wie viele Empf nger die Nachricht versandt werden wird was eine letzte Plausibilit tspr fung erm glicht und versehentlich ausgel ste Massenmailings verhindern kann Sofern das Mailingsystem global arbeitet siehe Beginn dieses Kapitels wird auch angegeben wer genau welche Mailingliste angelegt bzw ver ndert hat um eine durchg ngige Nachvollziehbarkeit der gesetzten Aktionen zu gew hrleisten 6 2 Mail History Dieses Verzeichnis aller get tigten Aussendungen erreicht man neben dem direkten Zugriff aus dem System auch automatisch nach dem Absenden einer bereits angelegten Mailingliste Hie
43. ch heraus dass der Benutzer einen Rabatt genie t der sich nicht mit dem gew hlten Zahlungsmittel vereinbaren l sst wird die aktuelle Anzeige mit einem Hinweis auf die Inkompatibilitat und den neuen Preis noch einmal angezeigt Der Benutzer kann somit falls gew nscht noch einmal das Zahlungsmittel ndern um dennoch in den Genuss des anderweitig verg nstigten Preises zu kommen Zu guter Letzt kann noch die auf der Rechnung auszuweisende Rechnungsadresse ausgew hlt und bei Bedarf eine neue solche angelegt werden Standardm ig wird immer die zuletzt angelegte Adresse ausgew hlt Sobald alle Angaben best tigt sind wird der Benutzer noch einmal auf die Endg ltigkeit seiner Handlung hingewiesen und eine Zusammenfassung der soeben eingegebenen Daten zur Kontrolle angeboten Das ist der letzte Zeitpunkt an dem eine Rechnungserstellung abgebrochen werden kann Gibt der Benutzer nun diesen Vorgang frei so zeigt die folgende Ansicht den Status des soeben angelegten Rechnungsfalles Wird der Zahlungsvorgang online abgewickelt folgt als n chster Schritt die Eingabe und berpr fung der Zahlungsdaten zum Beispiel bei Kreditkartenzahlung Sofern in den Systemeinstellungen siehe Kapitel 11 1 entsprechend festgelegt wird nun auch automatisch an den Benutzer eine e Mail Nachricht mit der neu generierten Rechnung als PDF File oder einem Link zum Herunterladen der selben versandt Seite 14 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 5 User Men
44. chen nderungen auch ein Feld Save das zur Vollendung der Durchf hrung angeklickt werden muss Das braucht durchaus nicht nach jeder einzelnen nderung geschehen daf r kann problemlos eine Serie an nderungen abgewartet werden Die Detailinformationen einer Session legt man nun durch den Klick auf das bliche Edit Icon fest wobei hier Datum und Beginn wie Ende des gegenst ndlichen Programmpunktes nur informativen Charakter besitzen da diese ja ohnehin im Kalender festgelegt werden Titel und Beschreibung dienen einerseits der eindeutigen Benennung andererseits findet sich ersterer in den Ausdrucken von Proceedings und Konferenzprogramm wieder Die Anzahl der geplanten Pr sentationen hingegen wirkt sich auf die sp ter folgende Zuweisung von Einreichungen zu Sessions wieder siehe Kapitel 7 1 W hrend Pausen oder soziale Programmpunkte eventuell keine Pr sentationen zulassen und daher auch nicht in der Auswahl f r die Zuweisung aufscheinen sollen ist die Kapazit t anderer Sessions begrenzt Die aktuelle Auslastung der Sessions wird bei der Zuweisung stets mitgschrieben sodass keine berbuchungen passieren k nnen Ebenso berbucht kann eine Session bei der Zuweisung von Papers werden wenn das Zeitkontingent aufgebraucht ist also die Summe der zugestandenen Redezeiten die Dauer einer Session berschreitet Da Redezeiten bei bestimmten Pr sentationsformen wie etwa Posterpr sentationen keine Rolle spielen kann
45. cherweise haben sie Zugriff auf potenzielle Reviewer aus einem n heren geografischen fachlichen oder organisatorischen Umfeld Ein Dispatcher hat eine Einreichung genau so oft weiter zu verteilen wie sie ihm von der Verwaltung zugewiesen wurde S mtliche Kommunikation ber gegebene Reviewing Ergebnisse l uft ebenfalls ber die Dispatcher die Verwaltung hat keinen direkten Zugriff Dadurch wird auch eine vollst ndige Anonymisierung m glich ein Dispatcher legt beliebig viele anonyme Zug nge zum System an siehe Kapitel 7 4 3 und f hrt offline eine Zuordnung zu tats chlich existierenden Personen Dadurch ist im System nirgendwo vermerkt welche reale Person tats chlich eine Einreichung bewertete und somit hat niemand auch nicht die Verwaltung Zugriff auf diese Informationen Die folgende Abbildung zeigt die Informationsfl sse auf Der Dispatcher ist hier mit den Begriffen PC Co Chair bzw Co Editor gleichzusetzen PC Co Chair Co Editor Create Reviewers Accounts Assign papers to Co Assign papers to Download Paper Fill in review Editors Co Chairs reviewers i form Release to Collect review Collect review Editor results results Ben Re open review Decide acceptance amp rejection Notify Authors Not to be Ready for Sort into conference published Publication programme Programme Paper Create indices definite presented collect media lt gt ee GE L kd gt Seite 28 CA
46. d Somit lassen sich in der Rechnungsnummer Informationen verpacken um sowohl die Rechnungen selbst als auch zuzuordnende Zahlungsfl sse identifizieren zu k nnen In Summe kann so eine Nummer dann etwa so aussehen ABC2009 00001 wobei eben der Teil ABC2009 als Pr fix festgelegt wurde Es ist damit klar dass auch die Gestaltung von Rechnungsnummern noch vor den ersten Buchungen festgelegt werden soll 9 1 Manage Payments Dieses Werkzeug erlaubt es sich einen berblick ber zu erwartende oder bereits abgewickelte Zahlungsvorg nge zu verschaffen und auch diese Zahlungsvorg nge zu Seite 33 9 Commercial Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch verwalten Dazu wird zun chst eine Tabelle angeboten die eben alle jene Vorg nge auflistet und eine Menge Informationen dazu anbietet Dazu geh ren Rechnungsdatum und nummer Rechnungsempf nger Betrag und gew hltes Zahlungsmittel Auch der aktuelle Status eines Zahlungsvorganges wird hier angezeigt Zur Verf gung stehen hier e pending Die Ausstellung einer Rechnung wurde verz gert um die Best tigung der Verwaltung abzuwarten Dieser Zustand kann nur eintreten wenn die Verz gerung in den Systemeinstellungen gefordert bzw festgelegt wurde Andernfalls werden die Rechnungen direkt ausgestellt und der Start Zustand eines Zahlungsvorganges ist open Es ist im Allgemeinen mit einem gewissen Mehraufwand f r die Verwaltung zu rechnen wenn diese Option aktiviert ist au erdem ist es f
47. der Zahl der Pr sentationen im ersten Teil erh ht Weiters kann festgehalten werden ob f r die Teilnahme an einem Programmpunkt eine Reservierung notwendig ist Das kann f r Workshops Exkursionen oder hnlichem durchaus gerechtfertigt sein Voraussetzung daf r ist dass ein entsprechendes Service bereits angelegt wurde und nebst der Festlegung dass eine Buchung berhaupt notwendig ist auch korrekt ausgew hlt wird Ergebnis ist ein Hinweis im Konferenzkalender dass eben f r besagten Programmpunkt eine Reservierung erfolgen muss und ber welchen Service diese zu erfolgen hat Sollen nun mehrere hnliche Sessions erstellt werden k nnen in der Kalender bersicht einzelne Sessions kopiert werden Die so neu generierten Programmpunkte werden zur leichteren bersicht und Wiederauffindbarkeit gleich unterhalb der urspr nglichen Session angeordnet und werden als vollst ndiges Duplikat angelegt Weitere gegebenenfalls zu bearbeitende Informationen zu Session sind die zugewiesenen Einreichungen sowie die f r die ordnungsgem e Abwicklung verantwortlichen Vorsitzenden Beide sind nach einem Doppelklick auf eine Session in der kalendarischen bersicht zu bearbeiten Show Papers Assignment zeigt dann alle bereits zugewiesenen Einreichungen an jeweils mit einigen Identifikationsmerkmalen und in diesem Bereich nicht unwesentlich der gew hlten L nge und der Reihenfolge sowie der daraus berechneten Beginn und Endzeitpunkte ein
48. der personalisiert gehalten werden Die entsprechende Einstellung ist in den System Settings Kapitel 11 1 vorzunehmen Global bedeutet dass sowohl Mailinglisten als auch das Archiv aller versendeten e Mails und die Signaturen f r jeden Benutzer mit den entsprechenden Rechten zur Verf gung stehen Im gegenteiligen Fall kann jeder Benutzer ausschlie lich ber seine eigenen Datens tze verf gen 6 1 New Mails Mailing Lists Das Mailing Tool in CATS 2 0 erlaubt es e Mails individualisiert an gro e Empf ngerkreise zu senden Grundlage daf r ist das Erstellen von Mailing Lists Diese sind definiert durch eine Menge an Kriterien und wenn ein Personeneintrag in der Datenbank auf diese Kriterien zutrifft so wird eben auch eine e Mail Nachricht an die zugeordnete Addresse versandt Damit wird die gesamte Menge an verf gbaren Daten immer weiter gefiltert bis nur noch der gew nschte Empf ngerkreis bleibt Es werden also nur die anzuwendenden Filter in der Datenbank abgelegt und nicht die tats chlichen Empf nger Diese Tatsache ist vor allem dann n tzlich wenn bestimmte Empf ngerkreise fters kontaktiert werden sollen z B alle Benutzer die ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben alle Autoren deren Einreichungen akzeptiert wurden Personen mit Zugeh rigkeit zu einer bestimmten Membership Group etc Im Laufe der Vorbereitungen zu einer Veranstaltung k nnen sich die Mitglieder dieser Empf ngerkreise eben ver ndern und diesem Ums
49. die Input Daten m ssen im UTF 8 Zeichensatz vorliegen Bei Schwierigkeiten mit dieser Vorgabe wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support Je mehr Daten bereits zur Verf gung stehen desto sinnvoller gestaltet sich ein Import Die Erfahrung zeigt dass das ausschlie liche Importieren von e Mail Adressen wenig sinnvoll ist da dadurch weder personalisierte e Mail Aussendungen m glich werden noch ein sauberer Datenabgleich oder ein Auffinden von Duplikaten erleichtert wird Die Datenpflege wird im Gegenteil noch erschwert weil wenn sich sp ter so kontaktierte Personen am System anmelden Duplikate von sinnvollen Datens tzen gegen ber weitgehend leeren Datens tzen mit eben einer gleichen e Mail Adresse entstehen die dann von der Verwaltung manuell abgeglichen werden m ssen um dem Ziel einer doublettenfreien Datenbank n her zu kommen Dessen ungeachtet wird nach erfolgtem Import eine informative Liste mit den entstandenen Datensatz Duplikaten automatisch angelegt 11 3 2 Check for duplicates Mit diesem Werkzeug hat die Konferenzverwaltung eine machtige Moglichkeit zur Hand die personlichen Daten der Autoren und Teilnehmer einer Konferenz zu kontrollieren und konsistent zu halten Entsprechende Vorsicht ist daher auch walten zu lassen unbedachtes Handeln kann nat rlich auch zu Datenverlust f hren Dennoch kann es wertvoll sein konsistente Personendaten zur Verf gung zu haben unter anderem f r ein sauberes Autorenv
50. diese Kalkulation f r Seite 41 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch entsprechende Sessions deaktiviert werden wenn eben parallele Pr sentationen gegeben werden Es empfiehlt sich der bersicht halber thematisch zusammenh ngende Programmpunkte einem hnlichen Farbschema zu unterwerfen Daf r dient das kleine Werkzeug das neben Farbton oder s ttigung auch das Ergebnis der Auswahl selbiger per Drag amp Drop anzeigt Ist das gew nschte Farbschema etwa als Teil einer Corporate Identity schon bekannt kann es auch als HTML Farbton direkt eingegeben werden In CATS 2 0 wird jeder festgelegten Pr sentation eine eindeutige Kennnummer zugewiesen Diese findet sich in Programm und Proceedingsausdrucken auf Presentation Identifiers und schlie lich im online Konferenzprogramm wieder Sie setzt sich aus einem Pr fix und einem Suffix zusammen wobei ersterer frei gew hlt werden und zum Beispiel die Abk rzung der aktuellen Session darstellen kann Zweiterer stellt die Reihenfolge innerhalb einer Session dar und kann falls notwendig um den Wert Presentation ID Offset erh ht werden Das ist besonders dann interessant wenn eine thematisch zusammengeh rende Session beispielsweise durch eine Kaffeepause unterbrochen wird die Nummerierung aber dennoch nahtlos weitergef hrt werden soll So wird f r beide Programmpunkte einfach der gleiche Pr fix gew hlt aber die Pr sentations IDs des zweiten Teils werden entsprechend
51. e registrationSettings membershipSelection Gibt an ob die Benutzer exakt eine single oder mehrere Mitgliedschaften w hlen d rfen multi conference paymentSettings currencyDescriptor W hrungscode in ISO Standard z B EUR USD etc conference paymentSettings regNumPrefix Pr fix f r die Rechnungsnummer conference paymentSettings delayInvoiceCreation Wird dieser Wert auf true gesetzt m ssen alle Anmeldungen von der Administration best tigt werden bevor eine Rechnung erstellt werden darf conference paymentSettings EditInvoiceAddress Legt fest ob die Verwaltung die Seite 55 11 System Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Rechnungsadresse einer bereits generierten Rechnung ver ndern d rfen conference submissionSettings abstractLifeLine Fristbeginn f r den Abstract Upload conference submissionSettings abstractDeadLine Fristende f r den Abstract Upload conference submissionSettings paperLifeLine Fristbeginn f r den Full Paper Upload conference submissionSettings paperDeadLine Fristende f r den Full Paper Upload conference submissionSettings SubmissionAgreement Legt fest ob die Teilnehmer im Zuge der Registrierung der Ver ffentlichung ihrer Einreichungen explizit zustimmen m ssen conference submissionSettings SpecialTracksRename Legt einen Namen f r evtl Special Tracks fest also etwa Session Fachbereich etc SEINGE si
52. e Einreichung eines Abstracts befindet siehe Systemeinstellungen Kapitel 11 1 Hier werden prim r die ersten Metadaten einer Einreichung festgelegt also Seite 11 5 User Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch der Titel und eventuell identifizierende Schlagw rter Des weiteren sind sofern angeboten eine Auswahl nach gew nschtem Akzeptanzstadium siehe Kapitel 10 8 und Fachbereich sprich Special Track siehe Kapitel 8 3 zu treffen Hier werden nat rlich nur jene Akzeptanzstadien angeboten die auch f r den Benutzer sichtbar sein sollen Klassischer Fall sind etwa m ndliche oder Poster Pr sentation Die Abfragen nach der gew nschten Zuordnung zu Special Tracks werden auch nur dann angeboten wenn dies in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 so festgelegt wurde Neben der Pflichtauswahl eines bevorzugten Special Tracks gibt es auch die M glichkeit eine Alternative dazu auszuw hlen sollte der bevorzugte Track schon ausgebucht oder evtl von der Verwaltung f r unpassend erkl rt werden Ebenso kann bereits zu diesem Zeitpunkt die Abstract Datei hochgeladen werden und alle anderen Medien sofern berhaupt zugelassen oder im Moment zeitlich m glich Diese Einstellungen bez glich Fristen und Forderung nach zus tzlichen Medien werden ebenfalls in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 getroffen Der Benutzer wird direkt nach dem Anlegen seines Beitrags aufgefordert s mtliche Mit Autoren anzugeben Die Liste mit den zugewiese
53. echt praktischer Werkzeuge zur Verf gung wie der Verwaltung ebendieser personenbezogenen Kontaktdaten Zu erw hnen ist hier besonders die Tatsache dass im Unterschied zur Ansicht f r die Benutzer selbst siehe Kapitel 5 1 das Veranstaltungsmanagement sehr wohl berechtigt ist Mitgliedschaften in nicht offentlichen Mitgliedschaftsgruppen siehe Kapitel 10 4 zu vergeben So k nnen etwa geladene G ste oder Mitarbeiter entsprechend zugeordnet werden Die Benutzerliste l sst sich im Anschluss nach Mitgliedschaften entsprechend auch filtern Solche Teilnehmer sofern diese sich nicht selber registrieren sollen k nnen auch von der Verwaltung angelegt werden Register a new Participant ist daf r das Werkzeug der Wahl Die als neuer Benutzer angelegte Person wird selbstverst ndlich nicht durch e Mails bel stigt der ganze Vorgang l uft quasi im Hintergrund ab Ist so eine Benachrichtigung erw nscht empfiehlt es sich den Standard Vorgang zur Account Registration siehe Kapitel 2 1 zu durchlaufen Weiters kann f r einen bestimmten Benutzer durch die Verwaltung ein neues Passwort gesetzt werden Dies ist insbesondere in F llen praktisch wo die Benutzer ihr selbst gesetztes Passwort vergessen haben und beim Selbstbedienungs Tool auf der Startseite auf Schwierigkeiten sto en Der Zugriff auf die Einreichungen eines Benutzers erlaubt es n mliche Einreichungen aus der Sicht der Verwaltung zu bearbeiten oder Auskunft dar ber
54. echtigung zum Verwenden des Systems haben Neben den bereits genannten Identifikationsmerkmalen wird hier sofern mehrere Sprachen angeboten werden eine M glichkeit gegeben eine Sprache auszuw hlen mit der die Benutzerschnittstelle nach dem Login arbeitet Somit kann die automatische Auswahl der Sprache wie oben beschrieben noch vom Benutzer aufgehoben bzw ver ndert werden Als Voreinstellung wird jene Sprache in der auch die Login Maske angezeigt wird verwendet Seite 8 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 3 One Stop Registration 3 One Stop Registration Die One Stop Registration OSR ist ein sehr machtiges Werkzeug wenn es darum geht gr ere Mengen an Teilnehmern ausschlie lich zur Teilnahme zu registrieren ohne dass diese ein Einreichverfahren durchlaufen wollen Im Prinzip l uft das hnlich wie andere Konzepte des Online Ticketings das potenzielle Publikum gibt grunds tzliche Kontaktdaten an legt die zu buchenden Dienstleistungen fest und schreitet zur Bezahlung Der ganze Prozess ist dabei mit h chstem Augenmerk auf einfache Bedienbarkeit entwickelt worden s mtliche Dokumentation f r den Teilnehmer l uft dabei ber e Mail Sollte ein Teilnehmer also etwa vergessen haben die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt online auszudrucken so ist das kein Problem da sie ohnehin automatisch zugesandt wurde Der Ablauf gliedert sich in 4 bzw 5 Schritte die normalerweise nacheinander durchlaufen werden Eine R ckkehr
55. ed to a Session oder Accepted for ausgew hlt wurden SESSTONNAMES Name einer zugewiesenen Session Sind nur verf gbar wenn Bezug zu einer Einreichung hergestellt werden kann Has paper assigned to a Session also aktiv Beginnzeit derselben ist und diese Einreichung tats chlich bereits einer Session zugewiesen wurde SESSIONSTARTDATE Beginndatum derselben oe EK SESSIONSTARTTIME SESSIONENDTIMES Ende derselben Diese Platzhalter k nnen im Textfluss eingebaut werden So wird zum Beispiel Dear TITLE FIRSTNAME LASTNAME im abgeschickten e Mail zu Dear Professor John Doe Ein wenig Vorsicht ist geboten will man die Platzhalter f r Papers und Sessions verwenden Diese stehen n mlich nicht immer zur Verf gung es muss zun chst eine Verbindung zwischen Personen und Einreichungen hergestellt werden und das passiert im Allgemeinen ber die Verbindung Person ist Autor der Einreichung und der Wunsch diese Verbindung herzustellen muss dem System wie oben angef hrt mitgeteilt werden Das Feld Usage also Verwendungszweck hilft in der Tabellen bersicht wie bereits besprochen eine bereits erstellte Mailingliste wieder zu identifizieren Dieser Eintrag wird nicht an die Empf nger versandt sondern dient nur zum internen Gebrauch Sollen an die ausgehenden e Mails Signaturen also kurze Texte mit z B Kontaktdaten oder hnlichem angeh ngt werden kann ei
56. egt wird Im Anschluss daran wird quasi zur Kasse gegangen indem eine Rechnung ber diesen Warenkorb angefordert wird Dazu muss neben einer eventuellen Rechnungsadresse auch der zu beschreitende Weg des Zahlungsverkehrs angegeben werden Als typisch sind hier Bank berweisung Zahlung per Kreditkarte und Barzahlung anzuf hren Diese M glichkeiten m ssen aber entsprechend detailliert angelegt werden wie in Kapitel 9 3 beschrieben Das Trio Angebote Rabattsystem Zahlungsmittel stellt also die Vorausbedingungen f r einen erfolgreichen Einkauf von Services dar und sollten festgelegt werden bevor der Webshop f r die potenziellen Teilnehmer online geht Ebenso gilt die Tatsache dass einmal erstellte Rechnungen nicht ohne weiteres gel scht oder gar ver ndert werden k nnen da dies in einer vollst ndigen Buchhaltung zu Problemen f hren kann CATS 2 0 unterst tzt daher die Stornierung von Rechnungen nebst dem Ausstellen von Stornorechnungen die den entsprechend stornierten Betrag als Gutschrift enthalten Im Sinne einer l ckenlosen Dokumentation wird solchen Stornorechnungen dann auch die n chsth here nicht belegte Rechnungsnummer zugewiesen Diese Feststellung f hrt direkt zur Vergabe bzw dem Design solcher Rechnungsnummern In den Systemeinstellungen siehe Kapitel 11 1 kann ein Pr fix f r die Rechnungsnummern festgelegt werden dem eine f r jede einzelne Rechnung eindeutige stets um 1 ansteigende Zahl nachgestellt wir
57. ehen no also keines abstract oder fullpaper hotel hotelSettings hotelDescriptions Weitere Informationen zu den buchbaren Hotels conference submissionSettings cameraReadyUpload Legt fest ob zus tzliches Material Camera Ready Material Quelldateien etc f r eine Einreichung gefordert werden conference submissionSettings cameraReadyLifeLine Fristbeginn f r den Upload von zus tzlichem Material conference submissionSettings cameraReadyDeadLine Fristende f r den Upload von zus tzlichem Material conference submissionSettings specialTracksOption Aktiviert die M glichkeit f r Autoren ihre Einreichungen bestimmten Teilbereichen einer Konferenz zuzuordnen conference submissionSettings presentationUploadLifeL ine Fristbeginn fur den Upload von Prasentationen conference submissionSettings presentationUploadDeadl ine Fristende f r den Upload von Pr sentationen conference submissionSettings presentationUpload Legt fest ob Prasentationsdateien gefordert werden sollen conference systemMailer abstractUploadMailSubje ct Legt den Betreff eines e Mails fest das bei erfolgreichem Abstract Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer abstractUploadMailBody Legt den Text eines e Mails
58. eigentlichen Rechnung abweichende Texte beinhalten k nnen und sei es nur die berschrift Als Vorlagen werden von CATS 2 0 PDF Dateien erwartet die s mtlichen statischen Text der zur korrekten Rechnungslegung notwendig ist enthalten sollten Dynamische Inhalte wie Rechnungsempf nger nummer datum und der eigentliche Rechnungsblock werden zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung dann vom System automatisch eingetragen Das Layout f r diese dynamischen Inhalte kann nachdem ein entsprechender Zahlungsweg angelegt wurde f r jedes Formular also fur die Rechnung die Zahlungsbest tigung und die Vorlage f r die Stornorechnung einzeln vorgenommen werden Es stehen f r jedes dieser Formulare eben die oben genannten dynamischen Elemente zur Verf gung die beliebig oft verwendet werden k nnen was zum Beispiel f r die Rechnungsnummer interessant sein kann Die Koordinaten werden von der linken oberen Ecke in Millimetern gerechnet was das Vermessen der Vorlagen erleichtert Zuletzt k nnen noch Schriftart und Schriftgr e f r das gegenw rtige Datenfeld gew hlt Seite 37 9 Commercial Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch werden Nur das Feld Invoice Block erlaubt die Auswahl der Schriftart nicht da hier nur eine spezielle vordefinierte Schriftart zur Anwendung kommen darf um ein korrektes Layout zu garantieren F r s mtliche Felder kann eine maximale Breite in Buchstaben bzw Zeichen angegeben werden Das kann helfen w
59. ein Upload durchf hrbar ist Auch eine Festlegung auf ein bestimmtes Dateiformat ist m glich wenn nicht gew nscht ist dieses Feld einfach leer zu belassen Seite 63 11 System Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Die beiden Felder visible und mandatory sprechen letztlich f r sich der Benutzer bekommt nur sichtbare Uploads pr sentiert und muss f r pflichtige Uploads auch tats chlich eine Datei einsenden Seite 64 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 12 Anhang 12 Anhang 12 1 Standardm ig mitgelieferte Reviewing Formulare 12 1 1 reviewing_detailed_scores xml Welcome DI Michael Jaind logout User Menu Scientific Menu Guide E Context Help Not available for this section m Originality TELE dE 15 the paper of good scientific quality and free from obvious errors or misconceptions Are the conclusions supported by careful experimental evidence computed results mathematical proofs or prior publications Do the authors place the paper in proper context by citing relevant papers Have the authors to your knowledge already published a very similar paper 10 A reference work v Ee EEN Does the paper represent an original contribution to the field Is the paper likely to be of interest or used by other researchers in the field 10 Outstanding isthe paper clear concise and well organized Is the paper written in correct English Is the manuscript free of spelling e
60. ein interner Diskurs m glich Der Reviewer kann nun entweder seine nderungen verwerfen oder vorerst speichern Seite 15 5 User Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Damit bleibt die M glichkeit offen weitere Bearbeitungsschritte vorzunehmen Ist die Bewertung hingegen abgeschlossen so kann der Inhalt des Reviewingformulars zugleich gespeichert als auch im selben Schritt gleich f r die wissenschaftliche Verwaltung frei gegeben werden Selbiges ist auch ab dem Zeitpunkt wo Ergebnisse vorliegen aus der bersicht m glich Dazu wird dann auch eine entsprechende Aktion angeboten Ab dem Abschluss der Bearbeitung und dem Freigeben an die Verwaltung kann der Reviewer den Bericht nicht mehr ver ndern die Arbeit ist damit abgeschlossen Selbstverst ndlich k nnen Mitglieder der wissenschaftlichen Verwaltung den Zugang wieder ffnen sollte eine weitere Bearbeitung n tig sein Seite 16 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 6 Mailing Menu 6 Mailing Menu Dieses Men stellt s mtliche Tools bereit die zum Versenden von gro volumigen e Mail Sendungen notwendig sind Vor der Aussendung von e Mails in gro er Zahl empfiehlt es sich zun chst eine Testsendung an eine berpr fbare Adresse zu veranlassen So k nnen eventuell Probleme in der bertragungskette gefunden und die Zusammenstellung der Nachrichten kontrolliert werden Das gesamte Kommunikationssystem kann entsprechend den Vorlieben der Konferenzverwaltung global o
61. eite 44 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu Benutzern zur Selbstauswahl berlassen sondern die in Frage kommenden Personen selbst manuell zuweisen In so einem Fall empfiehlt sich eine Mitgliedschaft vor der ffentlichkeit zu verbergen Um Mitglieder von Fachverb nden oder Studenten etc zu identifizieren kann es auf der anderen Seite vorteilhaft sein die entsprechende Mitgliedschaft sehr wohl ffentlich zur Auswahl zu stellen Freilich sollte die Auswahl durch die Benutzer auf geeignete Art kontrolliert werden z B durch Vorlage des Studentenausweis bei der Registratur zu einer Konferenz etc besonders wenn dadurch finanzielle Vorteile genossen werden 10 5 Manage Groups Dem Umstand dass verschiedene Benutzer verschiedene Rollen einnehmen und ihnen daher unterschiedliche Werkzeuge in CATS 2 0 zur Verf gung stehen sollen wird ber die Abbildung in Benutzergruppen Rechnung getragen Jeder Benutzergruppe wird daher ein Bereich zugeordnet in dem Zugriff auf die entsprechenden Tools und Abfragen gestattet wird Die Benutzergruppen sind dabei hierarchisch gegliedert alle Mitglieder einer bergeordneten Gruppe haben dadurch auch Zugriff auf die Werkzeuge von untergeordneten Gruppen Folgende Benutzergruppen stehen zur Verf gung Bezeichnung bergeordnete Gruppe SuperAdmin Diese Benutzergruppe h lt s mtliche Rechte die in CATS 2 0 vergeben werden k nnen mit Ausnahme der Hotelbuchungs Administration
62. en zum Zweck der besseren bersicht und der Geschwindigkeitssteigerung auf mehrere Seiten verteilt angezeigt Navigationshilfen oberhalb und unterhalb der Ansicht helfen verschiedene Seiten anzusteuern Die aktuell angezeigte Seitennummer ist farblich markiert Zus tzlich stehen auch Hilfen zur Anwahl der ersten vorhergehenden n chsten und letzten Seite zur Verf gung Eventuell angewendete Filter wirken selbstverst ndlich nicht nur auf die aktuelle Ansicht sondern auf die gesamte Tabelle unabh ngig davon ob sie auf mehrere Seiten aufgeteilt angezeigt wird oder nicht Ist die Zahl der darzustellenden Tabellenzeilen gering genug um mit einer Seite das Auslangen zu finden wird automatisch keine Navigation angeboten Seite 5 1 Allgemeine Betrachtungen CATS 2 0 Benutzerhandbuch 1 6 Export to file Diese Aktion bezieht sich auf die jeweilige Tabellenauswahl und stellt eine Tabellen kalkulationsdatei der aktuellen Ansicht zum Download zur Verfugung Das ist in zweierlei Formaten moglich die global fur das gesamte System in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 festgelegt werden k nnen CSV und XSLX CSV ist eine Abk rzung f r Comma Separated Value und ist ein standardisiertes Datenformat das Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder Open Office Calc problemlos ffnen k nnen Damit steht dem Benutzer eine Schnittstelle zur weiteren Datenauswertung zur Verf gung Microsoft Excel zeigt unter Umst nden eine
63. enn damit zu rechnen ist dass beispielsweise sehr breite Empf ngeradressen andere Bereiche auf dem Rechnungsformular berschreiben w rden 0 bedeutet dabei dass keinerlei Beschr nkung auf eine maximale Breite vorgenommen wird und daher alles in der erforderlichen Breite gedruckt wird Nun kann auch eine Vorschau auf das soeben generierte Layout gegeben werden die nat rlicherweise mit ung ltigen aber doch realen Daten bef llt ist So k nnen Irrt mer noch vor der tats chlichen Rechnungslegung behoben werden Der einfacheren Handhabung wegen ist es m glich einmal erstellte Layouts zwischen den unterschiedlichen Formularen eines Zahlungsmittels zu kopieren Das hilft besonders wenn sich die einzelnen Formulare nicht oder nur wenig unterscheiden Ebenso k nnen gesamte Zahlungsmittel dupliziert werden um dann diverse Einzelheiten zu ver ndern und auf diesem Weg Zeit amp Aufwand zu sparen CATS 2 0 erlaubt es Rechnungen mit dem Betrag 0 sogenannte Nullrechnungen nicht als Standardrechnungen auszuf hren Das kann Vorteile in der weiteren Verwaltung haben Solche Rechnsgjgen werden sofern in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 so vorgesehen als blo e Buchungsbest tigungen ausgefertigt Diese k nnen einen eigenen Pr fix in der Rechnungsnummer f hren au erdem erfolgt auch eine von den Standardrechnungen getrennte Nummerierung Nun steht nach der Aktivierung des Nullrechnungssystems ein neuer Zahlungsweg zur Verf
64. er Auswahl der Schriftgr e stehen einem daf r folgende Parameter die einfach nacheinander in das entsprechende Text Feld eingebracht werden m ssen zur Verf gung e gt schafft einen Spaltenwechsel Es gibt drei Spalten linksb ndig zentriert und rechtsb ndig Linke und rechte Spalte wechseln mit linken und rechten Seiten sodass bei einem doppelseitigen Ausdruck der Eindruck von innen und au enliegenden Feldern entsteht e n erzwingt einen Zeilenwechsel e PAGENUMBER3 Seitenzahl e SEQUENCENUMBERS Sequenznummer die jeder abgedruckten Einreichung fortlaufend zugewiesen wird Dadurch werden Konstrukte wie DO1 12345 678 xy e 23CONFERENCETITLE Der Titel der Veranstaltung e PRESENTATIONIDS Prasentations ID wie sie im Programm erscheint e SCONTENTTITLESS Titel der Einreichung Sortiert werden die ausgew hlten Einreichungen entweder nach dem Konferenzprogramm oder dem zugewiesenen Presentation Identifier den jede ins Programm einsortierte Pr sentation zugewiesen erh lt Das kann etwa helfen Oral Presentations vor Posterpr sentationen anzuf hren Im Inhaltsverzeichnis werden auch entsprechende Hinweise auf die beinhaltenden Programmpunkte gegeben Ebenso werden die Autoren im Inhaltsverzeichnis nach der im System angegebenen Sortierung aufgelistet wobei die Namen von pr sentierenden Personen entsprechend hervorgehoben werden k nnen Zur Verf gung
65. er die Akzeptanz kann global f r alle Autoren ver ffentlicht werden indem die Aktion Accepted Status visible for user ausgef hrt wird Auf der anderen Seite kann uber Accepted Status invisible for user die Ver ffentlichung wieder global f r alle Einreichungen zur ckgenommen werden Angenommene Beitr ge gilt es nun einer Session zuzuweisen die Aktion Assign to a Session erledigt genau dies Zur Auswahl stehen alle jene Sessions in denen noch gen gend Platz ist um eine Pr sentation durchzuf hren Die Auflistung erfolgt dabei chronologisch Daneben wird auch um die geplante L nge in Minuten der Pr sentation Seite 24 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 Scientific Menu gefragt wobei dieses Feld entsprechend der Voreinstellungen der Akzeptanzstadien vorausgef llt wird und zwar mit genau jenem Wert der f r das dem aktuellen Beitrag gew hlte Akzeptanzstadium siehe Kapitel 10 8 g ltig ist Dieser Wert kann selbstverst ndlich bei Bedarf berschrieben werden um abweichend von der Voreinstellung k rzere oder l ngere Pr sentationen zu erlauben Eine weitere Reihung der Pr sentationen innerhalb der Sessions kann zu einem sp teren Zeitpunkt ber den Konferenzkalender siehe Kapitel 10 1 vorgenommen werden 7 2 Manage Reviewing Processes Reviewing oder Refereeing Prozesse k nnen weit gestreute Ziele verfolgen und ebenso vielf ltig sind die Wege die zu deren Erreichung beschritten werden m ssen CATS 2 0 unterst tzt
66. erte Rechnungsadresse angeben zu m ssen Die Standardvorgehensweise daf r w re die betreffende Rechnung zu stornieren und eine neue mit gleichen Buchungen aber ver nderter Rechnungsadresse auszustellen Das ist aber f r einfachere Buchhaltungssysteme oft unn tig kompliziert Daher steht hier eine Funktion zur Verf gung die genau diesen Schritt erm glicht man gibt eine neue Rechnungsadresse ein und das alte Dokument wird aktualisiert Daf r dient die Aktion Edit Invoice Address die jeder offenen Rechnung zur Verf gung steht Direkt in der bersichtsliste haben die Administratoren ebenfalls einige sehr dienliche Werkzeuge zur Hand So k nnen einerseits die tats chlich eingelangten Betr ge den Zahlungsvorg ngen zugeordnet werden Auf diese Weise bleibt einem stets der berblick ob die Au enst nde vollst ndig beglichen wurden oder ob Nachforderungen n tig sind Dazu kommt noch ein Kommentarfeld das zu einem Vorgang alle n tigen Informationen speichern kann Am unteren Ende der Zahlungsliste finden sich noch die Summen aller zu erwartenden Geldfl sse sowie der bereits eingelangten bzw best tigten Zahlungseing nge Dadurch wird eine Budgetierung vereinfacht bzw Budget berwachung erm glicht Weitere Kalkulationen k nnen jederzeit durch ein externes Tabellenkalkulationsprogramm vorgenommen werden Die daf r notwendigen Daten werden ber die Exportfunktion Export to file zug nglich gemacht Seite 35 9
67. erzeichnis oder wenn die w hrend einer Veranstaltung gesammelten Daten sp ter zu welchem Zweck auch immer weiter verwendet werden sollen Zun chst zur Definition von Datenduplikaten CATS 2 0 erkennt doppelte Datenbankeintr ge in der Tabelle aller personenbezogenen Kontaktdaten genau dann wenn 1 Eintrag A und B gleiche Werte beim Vor und beim Nachnamen aufweisen 2 UND a f rA und B die gleiche e Mail Adresse vermerkt wurde b ODER A und B gleiche Werte f r Organisation bzw Abteilung Department aufweisen Das hei t dass jedenfalls Kriterium 1 erf llt sein muss und zumindest eines der beiden Kriterien unter 2 ebenso zutreffen muss Gleichheit bedeuted dabei dass die zu vergleichenden Kriterien zumindest zu 80 hnlichkeit aufweisen eine 100 ige bereinstimmung ist nicht n tig So k nnen auch Tippfehler abgefangen werden Die Abarbeitung des Algorithmus ber umfangreiche Tabellen ist nat rlich sehr aufwendig und wird daher nur auf expliziten Wunsch des bearbeitenden Administrators ausgef hrt Die Ergebnisse bleiben dann gespeichert und werden auf Wunsch aktualisiert Die Aktion Search for Duplicates oberhalb der Ergebnisliste startet genau diesen Vorgang und sollte nat rlich stets vor einer neuen Bearbeitungsrunde ausgef hrt werden Seite 62 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 11 System Menu Dementsprechend ist die Ergebnisliste auch leer wenn die Suche nach Duplikaten noch nie durchgef hrt wurde
68. esem Fall auch gleich eine Stornorechnung ber den stornierten Betrag erstellt Nachtr glich den Zahlungsmodus zu ver ndern kann notwendig sein wenn beispielsweise ein Teilnehmer Schwierigkeiten hat den gew hlten Zahlungsmodus auch tats chlich durchzuf hren und sich f r einen anderen entscheidet und etwa pers nlich beim Veranstaltungsb ro in Bar bezahlt Um einem Teilnehmer auf m glichst unkompliziertem Wege eine erstellte Rechnung zukommen zu lassen kann diese per e Mail versandt werden Dazu dient eine eigene Aktion und je nach Wahl der Parameter in den Systemeinstellungen wird entweder ein Link zum Herunterladen der Rechnung oder die PDF Datei selbst als Anhang verschickt Als Merkhilfe dass bestimmten Teilnehmern ihre Rechnung bereits zugesandt wurde dient die letzte Spalte die eine Aussage genau ber diese Fragestellung liefert Besonders hilfreich bei verz gerter Rechnungserstellung Stichwort pending ist die Funktion gleich direkt aus der Liste aller Zahlungsvorg nge den zugeh rigen Benutzer bearbeiten zu k nnen So kann noch vor der Rechnungserstellung die Zugeh rigkeit zu bestimmten Mitgliedschaften hergestellt und so der korrekte Rechnungsbetrag berechnet werden Benutzer die bereits ber die Werkzeuge der Benutzerverwaltung deaktiviert wurden siehe Kapitel 10 3 k nnen auf diese Weise nat rlich nicht mehr bearbeitet werden Oft ergibt sich die Situation f r eine bereits ausgestellte Rechnung eine ver nd
69. et werden die eine exakte Definition der Seitenr nder erfordern Die Eingabe erfolgt hier ebenfalls in Pixel siehe unten In weiterer Folge ist es m glich sowohl die Vorderseite als auch die R ckseite der Namensschilder zu gestalten CATS 2 0 akzeptiert hier PNG Dateien und mittels unterschiedlicher Auswahl der zu druckenden Personenkreise k nnen hier wie oben besprochen auch verschiedene Gestaltungsvarianten zum Einsatz kommen Diese Varianten k nnen selbstverst ndlich als eigene Profile abgespeichert werden Es empfiehlt sich f r hochqualitative Ausdrucke diese beiden Dateien mit den gleichen Abmessungen wie die entstehenden Namensschilder zu versehen Diese Abmessungen sind dann in den n chsten beiden Parametern festzulegen wobei hier der Einfachheit halber Pixel px gefordert werden nachdem PNG Dateien zumeist ebenfalls in Pixel bemessen werden Dar ber hinaus gilt 1mm 2 83px Dieser Zusammenhang kann eventuell auch f r die folgenden Layoutinformationen von Belang sein Es gilt n mlich festzulegen wo auf dem Namensschild und in welcher Fasson einzelne Teile der Daten der zu druckenden Personen dargestellt werden sollen Dabei stellt der linke untere Eckpunkt eines jeden Namensschild den Nullpunkt dar x Positionen beschreiben den horizontalen y Positionen den vertikalen Abstand davon Ankerpunkt der darzustellenden Datenfelder ist gegen ber dem vertikalen Abstand stets die Fu zeile des Datensatzes Gegen ber dem hor
70. fest das bei Seite 57 11 System Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch erfolgreichem Abstract Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer fullPaperUploadMailSubj ect Legt den Betreff eines e Mails fest das bei erfolgreichem Fullpaper Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer fullPaperUploadMailBody Legt den Text eines e Mails fest das bei erfolgreichem Fullpaper Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer presentationUploadMailS ubject Legt den Betreff eines e Mails fest das bei erfolgreichem Pr sentations Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer presentationUploadMailB ody Legt den Text eines e Mails fest das bei erfolgreichem Pr sentations Upload versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME conference systemMailer passwordRetrievalMailSu bject Legt den Betreff eines e Mails fest
71. gen mit vom Administrationsteam festgestellten Formatfehlern ausgew hlt werden Prinzipiell werden neben den blichen Metadaten einer Einreichung ID Titel Autoren pr sentierende Autoren werden hervorgehoben Zeitpunkt der letzten nderung gew hlte Special Tracks auch die Presentation ID der zugewiesene Zeitpunkt der Pr sentation und die Bezeichnung der Session angezeigt sobald die Einreichung in eine solche eingeordnet wurde Nicht ganz unwesentlich in diesem Zusammenhang ist auch die Beantwortung der Frage ob wenigstens einer der Autoren als Corresponding Author vermerkt ist dh Korrespondenz zu einer Einreichung entgegen nimmt und f r deren Bearbeitung verantwortlich ist Eine entsprechende Markierung dazu findet sich in einer eigenen Spalte und ihr sollte auch hinreichend Beachtung geschenkt werden da sonst verwaiste Einreichungen ohne verantwortlichen Autor entstehen k nnen Des weiteren werden die vorhandenen Medien zum Download angeboten aber stets nur dann wenn ein Upload daf r auch von den Benutzern ber die entsprechenden Systemeinstellungen gefordert wird siehe Kapitel 11 1 Der Download steht sowohl in der Originalfassung wie sie vom Teilnehmer eingereicht wurde als auch standardm ig mit Formatierungshilfen zur Verf gung Das hei t dass auf die eingereichte Datei vom System beispielhafte Kopf oder FuRzeilen aufgebracht sowie der bedruckbare Bereich angezeigt wird sofern diese Information vor
72. h den Parameter Print ID in line festgelegt 10 7 2 Print Proceedings Dieses Werkzeug stellt einen ganz zentralen Punkt in der Verarbeitung der Einreichungen einer Veranstaltung dar Es erm glicht die Zusammenfassung von durch die Autoren hinaufgeladenen PDF Dateien f r Kurz oder Langfassung der Einreichungen nach verschiedenen Gesichtspunkten und setzt ein automatisch verlinktes Inhaltsverzeichnis davor bzw ein Autorenverzeichnis danach Die einzelnen Einreichungen werden weiters mit einer Kopfzeile versehen die neben dem Konferenztitel und der Bezeichnung der gedruckten Inhalte Abstracts oder Proceedings auch noch durchlaufende Seitenzahlen anf hren kann Ergo kann es sinnvoll sein die Autoren darauf hinzuweisen ihren Einreichungen keine Seitenzahlen hinzuzuf gen bzw die Formatvorlagen gleich entsprechend zu gestalten Um ein konsistentes Produkt zu erhalten muss zun chst festgehalten werden welcher Teil der Einreichungen berhaupt verarbeitet werden soll also Kurz oder Langfassung Wenn gew nscht kann die Auswahl der Einreichungen auch auf bestimmte Akzeptanzstadien siehe Kapitel 10 8 beschr nkt werden Das Seitenformat der druckbaren Ausgabedatei wird gleich ganz zu Beginn festgelegt Dazu stehen mehrere g ngige Formate zur Verf gung DIN A4 und DIN A5 Letter und 21x21 cm also quadratisch bei einer Breite einer Stadard DIN A4 Seite Die in der Folge zu w hlende Schriftfamilie bezieht sich auf die aut
73. handen ist Diese Musterdatei wird im weiteren Verlauf dieses Kapitels im Zusammenhang mit der Formatkontrolle besprochen Die Administratoren erhalten auch Information ber den Zeitpunkt des letzten Uploads von Abstracts bzw Full Papers durch die Teilnehmer Zur einfacheren Verarbeitung steht mit Export all Abstracts auch eine Aktion zur Verf gung die es erlaubt alle Abstract Dateien der aktuellen Liste also unter Einhaltung der momentan gew hlten Filter als ein gro es Dokument zu exportieren Dadurch wird Seite 22 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 Scientific Menu der Ausdruck s mtlicher Einreichungen zur Kontrolle oder bersicht noch bevor eine Einordnung ins Konferenzprogramm erfolgt ist wesentlich erleichtert Ebenso k nnen auch nach Ablauf der Bearbeitungsfrist den Autoren weitere nderungen an der Einreichung erlaubt werden indem das entsprechende Feld angekreuzt wird Diese Einstellung kann in individuellen F llen n tig werden und erspart der Verwaltung selbst t tig zu werden sollte z B eine neue Version einer Datei oder eine berarbeitung der Autorenliste n tig sein Auch diese Einstellung wird sofort gespeichert Viele der Daten einzelner Einreichungen k nnen direkt in der Tabelle ver ndert werden sollte das n tig sein Besonders f r die Keywords kann das interessant sein wenn Wert auf ein eindeutiges durchg ngiges Schl sselwortverzeichnis im Konferenzband gelegt wird Kapitel 10 7 2
74. iche Faktoren wie die Gesamtanzahl der Vortr ge ebenso wie die Zuweisung von Einreichungen zu den Sessions bestimmt werden 8 3 Manage Special Tracks Der Begriff Special Tracks kann einen weiten Bereich an Fachbegriffen in der Konferenzverwaltung abdecken Im Wesentlichen sind Special Tracks einer wissenschaftlichen Veranstaltung fachliche organisatorische oder geografische Teilbereiche die de facto als Konferenz in der Konferenz gef hrt werden k nnen Entsprechend betroffen sind davon die Bereiche der Einreichungen und der Programmerstellung So k nnen zun chst Einreichungen sowohl von den Autoren als auch von der Verwaltung bestimmten Tracks zugeordnet werden sofern dies in den Systemeinstellungen siehe Seite 31 8 Track Admin Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Kapitel 11 1 ber die Einstellung specialTracksOption festgelegt wurde Special Tracks tragen zun chst einen Namen und eine interne Bezeichnung wobei letztere der einfacheren Beschreibung des Nutzungszweckes dient und dem Publikum nicht ver ffentlicht wird Dieses Werkzeug verwaltet eben das Vorhandensein von Special Tracks f r eine Veranstaltung und listet bereits angelegte auf oder bietet das Anlegen neuer Tracks an Von besonderer Bedeutung ist die Eigenschaft default die bestimmten Special Tracks zugewiesen werden kann Funktional sind solche Tracks sehr wichtig denn sie stellen sozusagen einen Pool f r nicht leicht einzuordnende Einreichungen
75. icht es auch komplizierte Preisstrukturen treffsicher abzubilden So k nnen zum Beispiel Fr hbucherboni oder Verg nstigungen f r Studenten Seite 38 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 Commercial Menu oder Mitglieder von bestimmten Fachverb nden vergeben werden Aus diesem Grund werden alle Angebote mit ihren h chsten eventuell g ltigen Preisen angegeben von denen sofern zutreffend Rabatte abgezogen werden Dieses Werkzeug schafft die M glichkeit solche Abz ge und deren Parameter festzulegen Dazu stehen drei Rabatttypen zur Verf gung e discount by a fixed value zieht einen Fixbetrag vom aktuell zutreffenden Preis ab Diese Rabatte k nnen kombiniert werden sodass fr h buchende Studenten durchaus in den Genuss beider Rabatte kommen k nnen Ein kleines Berechnungsbeispiel Teilnahmegeb hr EUR 500 00 Fr hbucherbonus EUR 20 00 Studentenrabatt EUR 50 00 Ein fr h buchender Student hat in dem Fall EUR 430 00 zu bezahlen e percentage discount In diesem Fall wird vom aktuell zutreffenden Preis ein Betrag abgezogen der dem angegebenen Prozentsatz entspricht Auch dieser Typ kann nach kaufm nnischer Methode kombiniert werden Als Beispiel zur Berechnung kann gelten Teilnahmegeb hr EUR 500 00 Fr hbucherbonus 10 von EUR 500 00 EUR 450 00 Studentenrabatt 50 von nun EUR 450 00 EUR 225 00 Die Reihenfolge der Anwendung hat auf den Endpreis keinen Einfluss e fixed to a value Gibt einen Preis an b
76. ie damit dann weiter verfahren wird findet sich im Kapitel 5 5 Hat der Benutzer bereits ein Ticket zur Teilnehmerregistrierung im Warenkorb abgelegt so findet sich hier ein entsprechender Hinweis und es kann auch gleich direkt zum Warenkorb gewechselt werden um eventuell die Buchung per Rechnungserstellung abzuschlie en Sobald dies erledigt ist wird der Status der Teilnehmerregistrierung angezeigt also ob die entsprechende Rechnung noch ausst ndig oder bereits best tigt wurde Achtung Dieser Men punkt steht f r Konferenzen die kostenlose Teilnahme erm glichen nicht zur Verf gung da bereits die Erstellung eines Accounts als Anmeldung gilt siehe Kapitel 9 2 5 4 Conference Shop and Bookings Neben Tickets zur Konferenz k nnen auch beliebige andere Dienstleistungen von der Konferenzadministration zur Buchung bzw zum Kauf angeboten werden Diese finden sich alle in diesem als Webshop konzipierten Men punkt wieder Neben Beschreibung dem aktuell bzw auf den Benutzer zutreffenden Preis abh ngig von etwaigen Rabatten siehe Kapitel 9 4 stehen auch noch Informationen zum Buchungszeitraum und eventuell einem Link zu weiterf hrenden Informationen zur Verf gung So k nnen Interessenten evtl zu entsprechenden Informationen auf der Webseite der Veranstaltung oder des Serviceanbieters direkt verwiesen werden Seite 13 5 User Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Die Aktion Add to Cart legt nun eine ausgew hlte Dienstlei
77. iguaand Barbuda ANT 7 Argentina ARG 8 Armenia ARM 9 Australia AUS 10 Austria AUT 11 Azerbaijan AZE 12 Bahamas BAH 13 Bahrain BRN 14 Bangladesh BAN 15 Barbados BAR 16 Belarus BLR 17 Belgium BEL 18 Belize BIZ 19 Benin BE 20 Bhutan BHU 21 Bolivia BOL 22 Bosnia and Herzegovina BIH 23 Botswana BOT 24 Brazil BRA 25 Brunei BRU 26 Bulgaria BUL 27 Burkina Faso BUR 28 Burundi BDI 29 Cambodia CAM 30 Cameroon CMR 31 Canada CAN 32 Cape Verde CPV ES Central African Republic CAF Seite 67 12 Anhang CATS 2 0 Benutzerhandbuch 34 Chad CHA 35 Chile CHI 36 People s Republic of China CHN 37 Colombia COL 38 Comoros COM 39 Democratic Republic of the Congo COD 40 Republic of the Congo CGO 41 Costa Rica CRC 42 Cote d Ivoire CIV 43 Croatia CRO 44 Cuba CUB 45 Cyprus CYP 46 Czech Republic CZE 47 Denmark DEN 48 Djibouti DJI 49 Dominica DMA 50 Dominican Republic DOM 51 Ecuador ECU 52 Egypt EGY 53 El Salvador ESA 54 Equatorial Guinea GEQ 55 Eritrea ERI 56 Estonia EST 57 Ethiopia ETH 58 Fiji FIJ 59 Finland FIN 60 France FRA 61 Gabon GAB 62 Gambia GAM 63 Georgia GEO 64 Germany GER 65 Ghana GHA 66 Greece GRE 67 Grenada GRN 68 Guatemala GUA 69 Guinea GUI 70 Guinea Bissau GBS El Guyana GUY 72 Haiti HAI 73 Honduras HO 74 Hungary HU 75 Iceland ISL 76 India IND 77 Indonesia INA 78 I
78. ingungen f r zus tzliche Services hotel hotelSettings descriptionCreditCard Informationen zur Verwertung von Kreditkartendaten hotel hotelSettings bookingLifeLine Fristbeginn f r die Hotelbuchung durch die Benutzer Seite 56 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 11 System Menu hotel hotelSettings bookingDeathLine Fristende f r die Hotelbuchung durch die Benutzer conference general Settings conferenceStartDate Beginndatum der Konferenz Wird z B fur den Konferenzkalender ben tigt conference general Settings conferenceEndDate Enddatum der Konferenz s o conference general Settings bigTimeInterval Zeitschritt fur die Anzeige im Konferenzkalender conference general Settings smallTimeInterval Zeitschritt fur das Verschieben von Eintragen im Konferenzkalender conference general Settings conferenceTitleShown Spezifiziert ob der Konferenztitel im Header angezeigt werden soll conference general Settings conferenceProgrammeShow n Gibt an wem das Konferenzprogramm Kalender bersicht zur Verf gung steht everyone ffentlich user angemeldete User participant User mit best tigter Rechnung administrator f r User nicht sichtbar conference generalSettings conferenceProgrammeShow nMedium Legt fest welche Medien im ffentlichen Konferenzprogramm sichtbar sein soll Zur Verf gung st
79. inreichungen werden zwar auch mit Kopfzeile und daher mit durchlaufenden Seitennummern versehen doch wird jede Einreichung einzeln gespeichert w hrend aus den beiden Verzeichnissen dann eben auf die einzelnen Dateien verlinkt wird Das erm glicht den Zugriff ber online Medien ohne gro e Zeitverluste Da zus tzlicher Inhalt problemlos sp ter noch hinzugef gt werden kann es empfiehlt sich die Erstellung einer Navigationshilfe ebenfalls in HTML bietet dieses Werkzeug keine M glichkeit an selbigen noch zum Druckzeitpunkt hinaufzuladen Gleich wie beim Seite 52 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu Druck ganzer Proceedingsb nde ist aber auch die Auswahl der Medientypen also Kurz oder Langfassung und des Akzeptanzsstadiums m glich Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Das Ergebnis ist in diesem Fall eine ZIP komprimierte Datei die s mtliche einzelne Dateien beinhaltet 10 7 7 Print Attendance Confirmation Viele Teilnehmer ben tigen f r die korrekte Abrechnung ihrer Reisetatigkeiten eine offizielle Teilnahmebest tigung CATS bietet daf r verschiedene Herangehensweisen an die nun besprochen werden sollen Zun chst besteht die M glichkeit bereits vorab f r alle Teilnehmer Best tigungen auszudrucken und diese eve
80. is zu welchem eine Rabattierung erfolgen soll Zu beachten ist hier dass der jeweils g nstigste zu erreichende Betrag zur Anwendung gelangt Der so erzielte Abzug wird dann auch in der Rechnung dargestellt Diese Rabattart empfiehlt sich beispielsweise f r eingeladene G ste oder f r Preisstrukturen die sich nicht durch die anderen beiden Rabattarten berechnen lassen Das hat aber im Allgemeinen dann eine komplexere Rabattstruktur zur Folge bzw m ssen einfach mehrere Rabatte angelegt werden Beim Anlegen oder Bearbeiten von Rabatten sind zus tzlich zur Rabattart nat rlich deren Name und ein kurzer Beschreibungstext anzugeben wobei ersterer in die Rechnung bernommen wird und die Beschreibung n her definieren kann worum es sich genau handelt Eine wesentliche Frage befasst sich dann damit auf welche Angebotsarten ein gegebener Rabatt angewendet werden soll Hier stehen die Registrierung und alle zus tzlichen im Webshop angebotenen Services zur Auswahl F r letztere gilt aber ausschlie lich ein prozentueller Abzug Damit kann zum Beispiel abgebildet werden dass Mitarbeiter f r eine Dienstleistung in den Genuss g nstigerer Preise kommen oder dass geladene G ste berhaupt nicht belastet werden die Verwaltung aber dennoch den Vorteil sauberer Reservierungslisten genie en kann Im Feld Value wird nun der Betrag oder die Perzentile festgelegt um den oder die ein Abzug erfolgen soll oder gegebenenfalls der Betrag bis z
81. izontalen Abstand muss zwischen den drei Arten der Ausrichtung unterschieden werden wobei f r linksb ndige Ausrichtung eben der links untere Ankerpunkt f r zentrierte Ausrichtung der mittig untere Ankerpunkt und f r eine rechtsb ndige Ausrichtung der rechts untere Ankerpunkt angenommen wird Sollen Datenfelder zusammengef gt dargestellt werden wie es z B f r Titel Vorname oder Nachname sinnvoll sein kann so ist einfach der gleiche y Wert einzutragen sowie die x Koordinaten um jeweils 1 erh ht anzugeben Schriftgr e und Ausrichtung muss gleich sein Sollen beispielsweise die oben genannten Daten hintereinander wie in Dr Max Muster am Punkt 10 100 gedruckt werden so hie e das Titel 10 100 Vorname 11 100 Nachname 12 100 Neben den Angaben f r Position und Ausrichtung ist es auch noch m glich die Schriftgr e f r bestimmte Daten anzugeben Sollen einzelne Datenfelder nicht ausgegeben werden so sind die Positions und Schriftgr enangaben einfach leer zu lassen 10 7 4 Print Address Stickers Die automatisierte Herstellung von Adressaufklebern kann die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern wesentlich vereinfachen So kann es beispielsweise n tig sein Einladungen Teilnahmebest tigungen oder elektronische Medien wie CDs auf dem Postweg zu versenden Die Handhabung dieses Werkzeug ist der Herstellung von Namensschildern siehe Kapitel 10 7 3 sehr hnlich Auch hier kann auf verschiedene Art ausge
82. kten gef hrt werden soll Zus tzlich besteht die M glichkeit Personen als Presenting Authors zu markieren Diese sind w hrend der Veranstaltung f r die tats chliche Pr sentation der Einreichung verantwortlich und werden so von der Verwaltung gew nscht in allen Auflistungen der Autoren online und in den Drucksorten optisch hervorgehoben F lschlicherweise zugeordnete Autoren k nnen nat rlich auch wieder aus der Liste gel scht werden Das gilt aber nicht f r den eigenen Eintrag der Autor der eine Einreichung anlegt kann sich nicht selbst l schen Sind nun mindestens zwei Autoren f r eine Einreichung angelegt kann der Benutzer die Reihenfolge dieser Autoren sortieren sodass sie den Angaben am Paper oder zumindest den Vorlieben der Autorenschaft entspricht Diese Reihung wird per Drag amp Drop vorgenommen es m ssen lediglich die entsprechenden Zeilen verschoben werden CATS 2 0 speichert die nderungen automatisch Die Reihung der Autoren ist in manchen Seite 12 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 5 User Menu Kreisen ein sehr wesentlicher Bestandteil der Identifikation mit einer Einreichung und daher wird sie auch in allen Bereichen in CATS 2 0 die auf die Liste der Autoren einer Einreichung zur ckgreifen wie z B das Konferenzprogramm die Erstellung der Proceedings etc ber cksichtigt In der bersicht der Einreichungen findet sich nun ein Eintrag und der listet die wesentlichen Merkmale eines Beitrags a
83. lbarkeit zu garantieren und Systemausfallzeiten kurz zu halten 11 3 Manage Personal Data In diesem Bereich werden mehrere Werkzeuge zur Verwaltung von Personendaten gebundelt Dabei ist zu beachten dass es sich hier nur um Kontaktdaten jeder Art handelt nicht notwendigerweise auch um Benutzerkonten Welchen Status ein Eintrag hat ist in der vorletzten Spalte ersichtlich So k nnen sowohl neue Daten hinzugef gt werden etwa f r gro volumige e Mail Aussendungen als auch bestehendes Datenmaterial auf seine Seite 60 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 11 System Menu Konsistenz gepr ft und selbige entsprechend hergestellt werden 11 3 1 Das Einbinden von bereits bestehenden Kontaktdaten in eine CATS 2 0 Installation kann wesentliche Erleichterungen in der Datenpflege erm glichen und stellt Datenmaterial f r Aussendungen zur Verf gung noch bevor sich potenzielle Teilnehmer berhaupt am System anmelden Import Data Dieses Werkzeug zeigt zun chst wieder den Verlauf bereits get tigter Importvorg nge an Neben Datum der Ausf hrung werden sowohl die importierte Datei als auch der ausl sende Benutzer angezeigt Per Import From CSV file kann ein neuer Importvorgang gestartet werden Dazu muss entsprechend eine CSV Datei zur Verf gung stehen die folgenden Gesichtspunkten entspricht e Die einzelnen Tabellenfelder m ssen per Semikolon getrennt sein In den g ngigen Tabellenverwaltungsprogramme wie Microsoft E
84. mitsamt Hinweisen auf eventuell n tige Aktionen zur Verf gung ss LOCALHOST lt 3 Willkommen Cerebra Admin abmelden beenden Teilnehmer Men e Mail Verwaltung Il Wissenschaftlicher Bereich Fachbereich wirtschaftlicher Bereich Konferenzverwaltung Systemadministration Herzlich Wilkommen in CATS dem Congress Administration ToolSet Einf hrung Diese Zusammenfassung f hrt Sie durch alle notwendigen Schritte f r die Anmeldung zu dieser Veranstaltung Sie zeigt im Detail ob ein Teilbereich noch Ihrer Interaktion bedarf Selbstverstandlich k nnen Sie Ihre Aufgaben aber auch alle ber das Men oben erledigen Mein Jetzt Ablauf Was muss noch gemacht werden f Status g durchf hrbar 1 Pers nliche Daten Meine Kontaktdaten aktualisieren Mitgliedschaften ausw hlen Passwort ndern gt boi F r meine Einreichung 18396 About CATS An Introductory Guide muss noch die Langfassung Full gt gt AE Paper eingesandt werden 3 Service Angebote und Anmeldung zur Sie sind noch nicht als Teilnehmer registriert Die Teilnehmerregistrierung ist zur Zeit ge ffnet Tickets gt gt Konferenzteilnahme k nnen Sie hier kaufen Der Konferenz Shop hat zur Zeit ge ffnet Zus tzliche Services k nnen Sie hier buchen gt gt A In Ihrem Einkaufswagen befinden sich Artikel die noch nicht bezahlt wurden Bitte gehen Sie zur Kasse gt gt und erstellen Sie eine Rechnung ei Cerebra Seite 10 CAT
85. ndfrei formatiertes Werk erneut hochzuladen auch wenn evil die Deadline f r Einreichungen bereits verstrichen ist Das kann global durch die Aktion Allow Changes for improperly formatted Papers erledigt werden Nach Ablauf einer hinreichenden Frist kann dies per Disallow any further changes wieder zur ckgenommen werden Weiters kann hier f r jede Einreichung ein Kommentar abgelegt werden Dieser dient zur internen Kommunikation innerhalb der wissenschaftlichen Verwaltung In diesem Feld k nnen Notizen die eine Einreichung n her charakterisieren abgelegt werden wie etwa Formatierungsfehler oder Akzeptanzvorschl ge Diese Kommentare oder Notizen sind den Autoren nat rlich nicht zug nglich In CATS 2 0 werden alle Einreichungen beim Upload auf Kompatibilit t der einzelnen Einreichungen mit dem PDF Standard berpr ft Der Punkt Check the PDF Format erm glicht es dennoch diese automatisiere berpr fung f r die gesamte Liste der Einreichungen zu wiederholen Das hat folgenden Hintergrund Einerseits erlauben manche PDF Versionen die automatische Weiterverarbeitung durch CATS 2 0 nicht andererseits kann diese Sperre durch die Autoren bei der Herstellung der PDF Dateien explizit herbeigef hrt werden H ufig werden auch Schriftarten verwendet die aber in der Datei nicht eingebettet sind was zu Darstellungsproblemen f hrt Der Format Check markiert nun alle Dateien die eben unter diesen Gesichtspunkten Schwierigkeiten m
86. ne entsprechende Auswahl im Punkt Signature getroffen werden Voraussetzung daf r ist dass mindestens eine Signatur wie in Kapitel 6 3 besprochen angelegt wurde CATS erlaubt den Umgang mit verschiedenen Inhalten in einer e Mail Aussendung Dabei sollte aber beachtet werden dass dem SPAM Problem am ehesten mit reinen Text Aussendungen begegnet werden kann Diese Form der Aussendung ist daher auch als Standard gesetzt Sollte aus wohl berlegten Gr nden etwa HTML Mails verschickt werden so kann dies ber das Feld Content Type festgehalten werden Der korrekte Syntax daf r w re text html Es sei darauf hingewiesen dass dies aber eine exakte Eingabe von HTML konformem Code im e Mail Textfeld dar ber bedarf also lt Head gt und lt Body gt Tags ebenso wie Formatanweisungen korrekt angegeben werden m ssen Dabei handelt es sich um entsprechend komplexe Anweisungen weshalb bei Bedarf nach HTML Aussendungen der Cerebra Support gerne behilflich ist Der letzte Punkt bearbeitet Attachments also Dateien die als Beilage mit den versendenden e Mails mitgeschickt werden sollen CATS 2 0 erlaubt dabei prinzipiell zwei Vorgehensweisen die in den Systemeinstellungen festgelegt werden siehe Kapitel 11 1 Einerseits kann ein Attachment direkt an die ausgehenden e Mails angeh ngt werden Seite 19 6 Mailing Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Diese Funktionalit t ist von Standard Mail Programmen hinl nglich bekannt f h
87. nen Autoren zeigt vorerst nur den aktuellen Benutzer an Sind mehrere Autoren an der Ver ffentlichung beteiligt so sind diese vom Benutzer einzutragen und entsprechend der gew nschten Reihenfolge zu sortieren Eine vollst ndige korrekt gereihte Autorenliste ist wichtig f r eine saubere Darstellung im Konferenzkalender und im Inhalts wie Autorenverzeichnis des Proceedingsbandes Daher empfiehlt es sich die Benutzer auf die Wichtigkeit korrekter Angaben in diesem Bereich hinzuweisen Wie immer kann der Benutzer zun chst die bereits zugeordneten Autoren berpr fen Zur Kontrolle und besseren Identifikation wird jeweils der Titel der aktuell bearbeiteten Einreichung gezeigt gefolgt von Vor und Nachnamen der Autoren und dem Hinweis auf die Markierung als sogenannter Corresponding Author Das sind jene Personen die im Bezug auf eine Einreichung Korrespondenz erhalten sollen also ber Formatfehler Akzeptanz oder Ablehnung die Aufnahme ins Konferenzprogramm etc informiert werden sollen Der einreichende Autor ist nun aufgefordert die Liste entsprechend der realen Verh ltnisse zu erg nzen und zwar ber die Aktion Add new Author Die Angabe von Vor und Nachname der entsprechenden Personen empfiehlt sich jedenfalls und die e Mail Adresse ist als Pflichtfeld ausgef hrt da sonst eine Kommunikation nicht erfolgen kann Ebenso kann ausgew hlt werden ob der aktuell anzulegende Autor als Corresponding Author nach oben genannten Gesichtspun
88. ntuell mit Stempel und Unterschrift versehen den Teilnehmerunterlagen beizulegen Andererseits ist das vielleicht auch nur f r einzelne Teilnehmer n tig oder beispielsweise f r jene die sich erst bei der Konferenz vor Ort anmelden In einem solchen Fall kann dann w hrend der Registrierung vom Konferenzpersonal eine einzelne Best tigung ausgedruckt werden Kapitel F r diesen Fall wird immer das erste Druckprofil angewendet eine Tatsache die beim Erstellen der Profile evtl ber cksichtigt werden sollte Die Erstellung eines neuen Profils bzw die Bearbeitung eines bestehenden orientiert sich in seiner Funktionalit t weitgehend an jener die vom Druck der Namensschilder bzw Name Badges bekannt ist Kapitel 10 7 3 Das betrifft sowohl die Auswahl der Schriftart und der zu druckenden Daten aber auch das Layout und die Aneinanderreihung von Datens tzen Ein wesentlicher Unterschied besteht wohl im zu verwendenden Hintergrund im Unterschied zu Namensschildern besteht eine Teilnahmebest tigung immer aus einem PDF Dokument im Format DIN A4 in dem bereits s mtlicher Inhalt vorhanden sein soll also Kopf Inhalt evtl eine gescannte Unterschrift Nur die ver nderlichen Daten des Teilnehmers werden sp ter eingedruckt Selbstverst ndlich sind mehrere Profile parallel m glich was etwa durch eine Notwendigkeit von unterschiedlichen Inhalten begr ndet sein kann Wie oben beschrieben kommt beim Einzeldruck im Tool On Site Support
89. nutzername bereits vergeben so wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben Ebenso muss ein Passwort gew hlt werden das aus Sicherheitsgr nden mindestens 6 Zeichen lang ist und wenigstens einen Gro buchstaben oder eine Ziffer enth lt Andernfalls wird ebenfalls ein Hinweis auf die geringe Qualit t des gew hlten Passworts ausgegeben Neben den Kontaktdaten des k nftigen Benutzers Pflichtfelder sind entsprechend markiert wird auch nach der Zugeh rigkeit zu bestimmten Gruppen gefragt Diese Mitgliedschaft kann bestimmte Eigenschaften nach sich ziehen wie zum Beispiel verringerte Teilnahmegebuhren oder hnliches Details dazu finden sich im Kapitel 10 4 Bei Bedarf etwa nach einem falschen Klick auf den Link zur Neuregistrierung kann die Aktion selbstverst ndlich abgebrochen und so zum Login Screen zur ckgekehrt werden Ein Schalter in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 setzt fest ob ein Benutzer direkt nach den Anlegen eines neuen Kontos am System automatisch angemeldet werden soll und quasi direkt zu arbeiten beginnen kann ob ein eigener Login Schritt durchgef hrt werden soll oder ob berhaupt noch eine Best tigung der Anmeldung durch die Administration erfolgen muss In diesen F llen erh lt der Benutzer nach der Konto Registrierung jedenfalls eine Erfolgsmeldung mit einem Hinweis auf die n chsten Schritte 2 2 Passwort neu setzen Hat ein bereits registrierter Benutzer sein Passwort vergessen kann er
90. odernen Internet Browser komfortable Suchfunktionen an die es erlauben auch in nicht gefilterten Listen oder nach schwer herauszufilternden Kriterien zu suchen Diese Funktion wird im Allgemeinen ber die Tastenkombination lt Strg gt f aufgerufen Filter k nnen in CATS 2 0 beliebig oft hintereinander angewendet werden Um wieder eine vollst ndige ungefilterte Tabellenansicht zu erhalten empfiehlt es sich die vorgenommenen Filter Einstellungen wieder auf den neutralen Status zur ckzusetzen Please Choose 1 4 Editieren direkt in der Tabelle Viele Datenfelder die in Tabellen dargestellt werden mussen oft verandert werden Daher gibt es fur diese eine Moglichkeit gleich in der tabellarischen Ansicht angepasst zu werden Dabei k nnen entweder Textkommentare abgegeben zwischen verschiedenen Optionen gew hlt oder einfach Ja Nein Entscheidungen festgelegt werden Sofern diese Art der Bearbeitung angeboten wird z B beim Kommentar in der Liste aller Einreichungen ndert sich beim Ber hren des Datenfeldes mit dem Mauszeiger selbiger in eine Hand und durch einfaches Anklicken wird ein Bearbeitungsfeld ge ffnet das dann die Ver nderung des Wertes erm glicht Bereits die Auswahl eines vorgegebenen Wertes l st die Speicherung der Eingabe am Server aus nur bei Textfeldern muss gegebenenfalls auf Save gedr ckt werden 1 5 Seitenumbruch f r lange Tabellen Lange Tabellen also solche mit mehr als 25 Eintr gen werd
91. omatisch zu erstellenden Inhalte und wird der Einheitlichkeit halber durch das ganze Dokument gleich gehalten Zur Verf gung stehen eine Serifenschrift Times als auch eine serifenlose Arial Der n chste Parameter Page Adjustment legt fest ob die abzudruckenden Einreichungen seitenzentriert oder jeweils so aus dem Mittel verschoben abgebildet werden sollen dass ein Bundsteg entsteht was bei gro volumigen Druckprodukten abh gig vom Bindeverfahren durchaus optisch interessant sein kann Soll bei mehrb ndigen Druckwerken eine durchg ngie Numerierung entstehen so kann bei Bedarf die Seitenz hlung erst ab einem festzulegenden Wert starten hnliches gilt f r die Sequenznummer Deren Anwendung wird weiter unten beschrieben ihr Sinn besteht im Allgemeinen im Aufbringen von DOI oder Archivnummern auf die einzelnen Einreichungen die mit diesem Parameter im Konferenzband durchnumeriert werden Die n chsten Parameter legen fest ob Vorwort Inhaltsverzeichnis Einreichungen Seite 48 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu Autoren und Schl sselwortverzeichnisse jeweils auf einer linken oder rechten Seite beginnen sollen CATS f gt bei Bedarf jeweils eine Leerseite ein die einen zweiseitigen Druckvorgang m glich macht Im n chsten Block kann das Layout und der Inhalt von Kopf und Fu zeilen beeinflusst werden Bleiben die jeweiligen Text Felder leer so wird die entsprechende Zeile nicht angebracht Neben d
92. r gt dann die Eigenschaften und l scht in der Folge den Eintrag yyyy Aus diesem Grund ist in diesem Schritt die oben genannte Aufmerksamkeit angebracht Au erdem empfiehlt es sich als Benutzer U 1 markierte Eintr ge NICHT zu l schen 11 3 3 Check for misspelled Names Dieses Werkzeug erlaubt es falsch formatierte Namenseingaben durch die Benutzer automatisch zu korrigieren Dabei werden jeweils die ersten Buchstaben aller Vor und Nachnamen gro gesetzt der Rest auf Kleinbuchstaben umgestellt So kann etwa dem weit verbreiteten Trend Nachnamen komplett gro zu schreiben in einem einzigen Arbeitsschritt entgegen gewirkt werden 11 4 User Upload Management Oft reicht es nicht nur die Kontaktdaten potenzieller Teilnehmer bei der Kontoregistrierung abzufragen es sind auch zus tzliche Dokumente etwa Lebenslauf Motivationsschreiben Unterst tzungserkl rungen etc n tig Diese Dateien sind mit Einreichungen nicht leicht abzudecken da sie oft erst f r die Zulassung zur Einreichung herangezogen werden Daher m ssen sie schon zur Verf gung stehen bevor ein neues Benutzerkonto gleichsam freigeschaltet wird Um diese Uploads zu erm glichen dient dieses Werkzeug Es erlaubt die Definition von bis zu 5 Uploads die dem User w hrend der Anmeldung eines neuen Kontos zur Verf gung stehen Dabei k nnen wie schon bekannt nat rlich Name und Beschreibung einzeln festgelegt werden aber ebenso ein G ltigkeitsfenster in dem
93. r die Zuordnung von Pr sentationen zu Sessions dar Das ist nat rlich in erster Linie f r Sessions interessant in denen verschiedene Pr sentationen seriell abgehalten werden Typische Poster Sessions werden ohnehin parallel durchgef hrt und einzelnen Pr sentationen wird keine gesonderte L nge zugeordnet Soll eine Pr sentationsdatei f r eine Einreichung hinaufgeladen werden so ist das Feld Presentation Upload Necessary entsprechend zu setzen Zu guter Letzt stellt sich noch die Frage ob Autoren einen Wunsch nach Zuordnung ihrer Einreichung zu einem bestimmten Akzeptanzsstadium z B Oral Presentation oder Poster u ern d rfen Dann soll n mliches Stadium nat rlich ffentlich geschaltet werden Sollen bestimmte Stadien nur der internen Verwendung dienen abgelehnt etc ist eine Ver ffentlichung entsprechend kontraproduktiv Seite 54 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 11 System Menu 11 System Menu 11 1 System Settings Dieses Werkzeug bietet fortgeschrittenen Benutzern die M glichkeit CATS 2 0 weitgehend auf die Bed rfnisse einer bestimmten Veranstaltung anzupassen Daneben befinden sich hier auch Einstellungen die eine korrekte Funktionsweise des Systems garantieren Daher k nnen unbedacht vorgenommene nderungen zum Teil fatale Folgen bis zum Datenverlust nach sich ziehen Weitgehend problemlose Einstellungen sind in der folgenden Tabelle beschrieben
94. r die potenziellen Teilnehmer durchaus st rend auf eine Best tigung warten zu m ssen Vorteile aus so einer Vorgehensweise ergeben sich in erster Linie bei einer berhand nehmenden Anzahl an Anmeldungen ausgehend von denen eine tats chliche Teilnahme aus verschiedenen Gr nden nicht zu erwarten ist oder bei geschlossenen Veranstaltungen mit vordefiniertem Teilnehmerkreis e open Eine Rechnung wurde bereits ausgestellt aber es ist noch keine Zahlung in ausreichender H he eingetroffen Das ist der Standardfall bei Bank berweisungen und Barzahlung aber auch abgewiesene Kreditkartenzahlungen finden sich in diesem Zustand wieder Sobald der Betrag eintrifft kann bzw soll der Status von der Verwaltung manuell auf balanced gesetzt werden Dadurch wird automatisch eine Zahlungsbest tigung ausgestellt und dem Benutzer zum Download angeboten e balanced Der Zahlungsvorgang ist abgeschlossen e cancelled Der Zahlungsvorgang wurde storniert Zugleich wird die Rechnungsnummer der automatisch generierten Stornorechnung die eine Gutschrift ber den offenen Betrag enth lt angezeigt e creditNote bei der gegenst ndlichen Rechnung handelt es sich um eine Stornorechnung bzw Gutschrift zu einer bereits ausgestellten Rechnung deren Rechnungsnummer zur leichteren Identifikation ebenfalls angezeigt wird e denied ein Zahlungsvorgang der zun chst den Status pending hatte wurde abgewiesen Es wurden weder eine Rechnung generiert noch eine
95. r sind zu s mtlichen Aussendungen n here Informationen festgehalten neben Details zur Identifikation eben auch die tats chliche Empf ngerliste per Show Recipients und ebendort sofern automatisiert feststellbar auch eventuelle Fehlerquellen beim Versenden Seite 20 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 6 Mailing Menu Sofern das Mailingsystem global arbeitet siehe Beginn dieses Kapitels wird auch angegeben wer genau wann welche Aussendung get tigt hat um eine durchg ngige Nachvollziehbarkeit der gesetzten Aktionen zu gew hrleisten 6 3 Manage my Signatures Signaturen sind kurze Texte die an e Mail Nachrichten unten angeh ngt werden k nnen und per definitionem mit der Zeichenfolge vom eigentlichen Nachrichtentext abgetrennt werden CATS 2 0 f gt sowohl diese Trennung als auch eine bestimmte Signatur sofern ausgew hlt automatisch den ausgehenden Nachrichten an Dazu muss zun chst aber mindestens eine Signatur erstellt werden und das funktioniert vermittels dieses Werkzeugs Wiederum erh lt man zun chst beim Zugriff auf das Tool eine bersicht ber die bereits abgelegten Daten diese Liste kann nat rlich auch leer sein Create a new Signature erlaubt dann eben das Anlegen einer neuen Signatur die durch ihren Namen als Identifikationsmerkmal und den eigentlichen Text der an die e Mails angeh ngt werden soll definiert ist Selbstverst ndlich k nnen bereits angelegte Signaturen sp ter noch ver ndert werden
96. ran IR Seite 68 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 12 Anhang 79 Iraq IRQ 80 Ireland IRL 8l Israel ISR 82 Italy ITA 83 Jamaica JAM 84 Japan JPN 85 Jordan JOR 86 Kazakhstan KAZ 8 7 Kenya KEN 88 Kiribati KIR 89 Democratic People s Republic of Korea PRK 90 Republic of Korea KOR 91 Republic of Kosovo KOS 92 Kuwait KUW 93 Kyrgyzstan KGZ 94 Laos LAO 95 Latvia LAT 96 Lebanon LIB 97 Lesotho LES 98 Liberia LBR 99 Libya LBA 100 Liechtenstein LIE 101 Lithuania LTU 102 Luxembourg LUX 103 adagascar AD 104 alawi AW 105 alaysia AS 106 aldives DV 107 ali LI 108 alta LT 109 arshall Islands HL 110 auritania TN TEL auritius RI 112 exico EX 113 Federated States of Micronesia FSM 114 oldova DA 175 onaco ON 116 ongolia GL 117 ontenegro NE 118 orocco AR 119 ozambique OZ 120 yanmar YA 121 amibia AM 122 auru RU 123 epal EP Seite 69 12 Anhang CATS 2 0 Benutzerhandbuch 124 etherlands ED 125 ew Zealand ZL 126 icaragua CA 127 iger IG 128 igeria GR 129 orway OR 130 Oman OMA 131 Pakistan PAK 132 Palau PLW 133 Panama PAN 134 Papua New Guinea PNG 135 Paraguay PAR 136 Peru PER 137 Philippines P
97. ranstaltungskalender berhaupt angezeigt werden sollen Das k nnen nat rlich alle Events sein um einen vollst ndigen berblick ber das Veranstaltungsprogramm geben zu k nnen Die Auswahl With Papers Assigned wiederum druckt ausschlie lich Informationen ber Sessions denen bereits Einreichungen zugewiesen wurden So kann beispielsweise ein wissenschaftliches Konferenzprogramm ausgegeben werden das Ereignisse wie Kaffeepausen Begleitprogramm etc ausblendet Ebenso werden derlei Programmpunkte ausgeblendet wenn eine Beschr nkung auf jene Sessions angegeben wird f r die Chairpersons ausgew hlt wurden Die Entscheidung f r die jeweilige Vorgehensweise h ngt entsprechend von den Rahmenbedingungen einer Veranstaltung ab Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Der Titel einer Einreichung kann ebenso wie die Namen von pr sentierenden Personen sowie von brigen Autoren entsprechend hervorgehoben werden Zur Verf gung stehen Fett und Kursivdruck sowie Unterstreichung Keine Formatierung vorzunehmen ist ebenso m glich Sehr wohl sollte aber die Schriftgr e ausgew hlt werden sie beeinflusst die optische Erscheinung n mlich ganz wesentlich Dieser Parameter wird sowohl auf die Titel der Einreichungen als auch auf deren Autoren angewandt In welchem
98. reeing Prozesse einzurichten bietet Kapitel 7 Zun chst also wird dem Benutzer wieder eine bersicht aller zu bearbeitenden Einreichungen angeboten Diese enth lt neben Identifikationsmerkmalen wie Titel und ID einer Einreichung auch beraus wichtige Informationen wie das Fristende zu dem die Bearbeitung abgeschlossen sein soll oder den Vorgang f r den eine Einreichung zu bewerten ist Daneben k nnen auch noch Kurz oder Langfassung des Beitrags heruntergeladen werden Als Aktion steht zun chst nur das Durchf hren der Bewertung zur Verf gung Wird diese Aktion ausgef hrt erh lt der Benutzer Zugriff auf das Bewertungsformular wie es von der Verwaltung festgelegt wurde Inhalt und Layout von Reviewing Formularen sind beliebig ver nderbar Mit CATS 2 0 werden zwei verschiedene Formulare geliefert die sich in wesentlichen Punkten unterscheiden Details dazu finden Sie in Anhang 12 1 Dem Reviewer steht es nun frei so lange an der Bewertung zu feilen wie es ihm oder ihr beliebt nat rlich im Rahmen der von der Verwaltung festgelegten Fristen In den Standardformularen stehen typischerweise neben verschiedenen Fragenkategorien auch Textfelder zur Verf gung die es erlauben weitere Kommentare zu einem Beitrag abzugeben Dabei ist festzuhalten dass es daf r zwei Kategorien gibt n mlich Kommentare die an die Autoren weiter gegeben werden und solche die nur der wissenschaftlichen Verwaltung zug nglich gemacht werden Damit wird
99. rische L cke zwischen zwei aufeinander folgende Konferenzen bzw Veranstaltungen elegant gel st der gesamte Datenstand steht auch sp ter noch f r Aussendungen etc zur Verf gung 10 4 Manage Memberships Mitgliedschaften sind in CATS 2 0 in weiten Bereichen dienlich Zunachst ist festzuhalten dass Uber diese Mitgliedschaftsgruppen die Benutzer bzw Teilnehmer an einer Veranstaltung beliebig klassifiziert werden k nnen ihnen also bestimmte Eigenschaften zugeordnet werden auf die zu einem sp teren Zeitpunkt dann abgefragt und bestimmte Aktionen gesetzt werden k nnen Diese Aktionen k nnen beispielsweise das Infragekommen f r bestimmte Rabatte das Erstellen einer Auswahlliste f r e Mail Aussendungen oder der Druck von Namensschildern und hnlichem sein Eine Mitgliedschaftsgruppe definiert sich ber drei Parameter wobei sich Name und Beschreibung weitgehend selbst erkl ren Wesentlicher ist der Punkt Selectable by User der es n mlich erm glicht f r den internen Gebrauch wesentlich komplexere Strukturen und damit mehr Mitgliedschaften abzubilden als es den Benutzern angezeigt wird Ein klassischer Gebrauchsfall dazu sind eingeladene Vortragende die im Gegensatz zu Standard Teilnehmern keine Teilnahmegebuhren zu zahlen brauchen Legt man nun einen entsprechenden Rabatt bis auf 0 Euro an siehe auch Kapitel 9 4 l sst sich dieser einer zuvor geschaffenen Mitgliedschaft zuordnen Nun will man diese aber nicht allen S
100. rrors isthe English free of awkward constructions and grammatical errors 10 Excellent r EIER e Does the abstract include the important points of the paper Are symbols and new terms defined when first used Are the references correctly cited isthe title appropriate and likely to attract readers 10 Impeccable bd Are tables figures and their captions clear de Incase there are photos do they display well Are legends and labels on the pictures and graphs clear and readable 10 Very good A Language and clarity Summary Give a general score to the paper TEIMER 10 Very high quality The kind of paper like to read v Comments Please provide a detailed explanation for your evaluation Point out strengths and weaknesses of the submitted contribution as well as suggestions for improvement All comments to the scientific board are kept private among this group and are not released to the authors to the Authors Comments to the m Cancel Save Review Save Review and Release To Editor et SN Gi Cerebra S Seite 65 12 Anhang CATS 2 0 Benutzerhandbuch 12 1 2 reviewing_cerebra_standard xml Welcome DI Michael Jaind logout E Context Help ZE Not available for this This is to determine whether the paper under scrutiny provides new results to the community section Yes v Partially v materi
101. rt aber zu einigen nachteiligen Sachverhalten wie dem gro en Volumen an ausgehenden Daten oder der erh hten Anf lligkeit als SPAM klassifiziert zu werden Zum anderen k nnen Attachment Dateien auch am Server hinterlegt werden In den ausgehenden e Mails wird dann automatisch ein Link eingef gt der den Download startet F r die Empf nger macht das wenig Unterschied in der Handhabung die meisten e Mail Programme behandeln beide F lle gleich Der Vorteil der geringeren Serverbelastung des geringeren versendeten Datenvolumens und der geringeren Wahrscheinlichkeit in irgendwelchen SPAM Filtern h ngen zu bleiben sollte aber durchaus Beachtung finden Die Aktionen am Fu ende der Eingabemaske sind schlussendlich auch noch zu betrachten Neben dem Abbruch der Aktion per cancel kann auch noch die Empf ngerliste zu Kontrollzwecken gefiltert werden Um die richtige Anwendung der Platzhalter und der Darstellung im Mailclient beim Empf nger zu testen empfiehlt es sich zun chst eine Vorschau Nachricht an sich selbst zu senden Das erleichtert der Button Send Preview er l st eine e Mail ausschlie lich an den Absender selbst aus Per Save as Draft k nnen nun die getroffenen Einstellungen gesichert werden und stehen auch zur sp teren Verwendung noch zur Verf gung Erneut soll hier darauf hingewiesen werden dass ausschlie lich die getroffenen Filtereinstellungen nebst Nachrichtentext titel und Attachment Datei nicht a
102. seing nge best tigt und somit deren Anmeldung fixiert wurde Zus tzlich dazu kann eine Sortierung der Ausgabe vorgenommen werden und zwar nach dem Namen der zu druckenden Personen oder nach dem Herkunftsland das jeweils der Person zugeordnet wurde Die n chsten beiden Parameter arbeiten ber die in Kapitel 10 4 besprochenen Mitgliedschaftsgruppen So k nnen einerseits Namensschilder f r bestimmte Memberships gedruckt werden oder andererseits n mliche Memberships vom aktuellen Druckvorgang ausgeschlossen werden Eine entsprechende Auswahl erm glicht es folglich beispielsweise Mitarbeitern oder geladenen Pr sentatoren anders gestaltete Namensschilder als den Standard Teilnehmern auszuh ndigen F r die Generierung des Erscheinungsbildes der Namensschilder muss nun zun chst die zu verwendende Schriftart festgelegt werden Mit Arial bzw Times Roman stehen daf r sowohl eine serifenlose als auch eine serifenbehaftete Schrift zur Verf gung Der Punkt Page Orientation hilft je nach Format der gew nschten Namensschilder DIN A4 Seiten m glichst effizient zu bedrucken Daf r stehen Hochformat Portrait und Querformat Landscape zur Verf gung Die beiden Felder Top Margin und Lett Margin helfen den zu bedruckenden Bereich auf einem A4 Blatt korrekt festzulegen Das d rfte vor allem dann notwendig sein wenn Seite 50 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu vorperforierte Bl tter verwend
103. stehen Fett und Kursivdruck sowie Unterstreichung Eine solche Formatierung steht auch f r Pr sentationstitel und den Rest der Autorenliste zur Verf gung keine Formatierung vorzunehmen ist nat rlich ebenso m glich Eine Schriftgr e f r das Inhaltsverzeichnis sollte aber sehr wohl gew hlt werden sie ist f r das Erscheinungsbild von gro er Wichtigkeit F r gro volumige Ver ffentlichungen kann es interessant sein mehrere Seiten auf einem druckfertigen Blatt abzubilden Derzeit unterst tzt CATS sowohl den Standardfall 1 Seite pro Blatt als auch 4 Seiten pro Blatt in einer Anordnung von 2x2 Seiten S mtliche Referenzen wie im Inhalts oder Autorenverzeichnis nehmen selbstverst ndlich auf das ver nderte Layout R cksicht Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Ebenso verarbeitet dieses Werkzeug falls gew nscht ein sogenanntes Preface Dokument Das kann statischen Inhalt wie Begr ungsseite Sponsorenliste oder hnliches beinhalten und wird ebenso wie der eigentliche Inhalt mit einer Kopfzeile versehen nur dass in diesem Fall die Seitennumerierung in R mischen Ziffern erfolgt Das Seite 49 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis wird in diese Numerierung mit aufgenommen Zu guter Letzt besteht noch die
104. stung im Einkaufswagen ab und fragt sofern von der Verwaltung so festgelegt noch nach genaueren Angaben zum Leistungsempf nger In weiter Folge wird der Einkaufswagen mitsamt dessen Inhalt angezeigt und es stehen zwei Wege offen weiter einkaufen womit oben genannter Weg noch einmal beschritten wird und den Einkauf abschlie en zur Kassa gehen und eine Rechnung ber die eingekauften Dienstleistungen ausstellen lassen Es k nnen so durchaus mehrere Rechnungen pro Benutzer ausgestellt werden sofern dies von den Benutzern gew nscht wird Neben der Buchung von Dienstleistungen kann der Benutzer hier auch per Hotel Reservation direkt auf die Hotelreservierung siehe Kapitel 5 7 zugreifen oder ber Show my Cart den aktuellen Inhalt des Einkaufswagens siehe Kapitel 5 5 berpr fen 5 5 View Cart and Finalize Payment Wie bereits besprochen h lt der Einkaufswagen alle Services und Buchungen die ein Benutzer vornimmt bevor eine Rechnung dar ber ausgestellt wurde Der Einkaufswagen kann beliebig oft aufgerufen werden und es gibt auch kein Zeitlimit nach Ablauf dessen der Einkaufswagen wieder geleert wird Abgeschlossen wird ein Einkauf und damit auch die vorgenommenen Buchungen erst durch das Erstellen einer Rechnung was durch Aufrufen der entsprechenden Aktion eingeleitet wird Die darauf folgende Anzeige enth lt neben Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag die Auswahl des bevorzugten Zahlungsmittels Stellt si
105. tand wird dadurch technisch Rechnung getragen Um dennoch verfolgen zu k nnen wird im Bereich Sent Mail siehe dort freilich sehr wohl vermerkt wer zu welchem Zeitpunkt mit welcher Nachricht kontaktiert wurde Zun chst aber zum Erstellen von Mailinglisten Die Tabelle die beim Aufruf dieses Werkzeugs angezeigt wird zeigt im berblick die bereits angelegten Listen Nachrichtentitel und text Verwendungszweck Usage und die verwendete Signatur dienen dazu bereits angelegte Mailinglisten sp ter wieder zu identifizieren Neben den Standardaktionen steht hier auch die M glichkeit offen vermittels send eine bereits angelegte Aussendung erneut durchzuf hren Der Button Create a new Mailing List erlaubt es entsprechend eine neue Mailinliste anzulegen Der nun angezeigte Bildschirm ist in drei Bereiche geteilt Oben befindet sich die Liste der Empf nger die mit den aktuellen Filtereinstellungen erreicht werden Beim Anlegen einer neuen Liste sind das wie beschrieben prinzipiell alle in der Datenbank befindlichen Personen Der bersicht halber werden lange Listen nicht mehr dargestellt sondern nur die Summe der Empf nger angezeigt Diese Summe kann nun im zweiten Bereich eingeschr nkt werden Seite 17 6 Mailing Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Filter auf Name e Mail Addresse Organisation Abteilung findet bestimmte Personen Filter auf Personen die tats chlich als Benutzer aktiv sind CATS user Filter auf
106. teSettings Ee Webadresse ber die das gegest ndliche CATS 2 0 System erreicht werden kann Ba m ilsertings an Methode mit der e Mails versendet werden Zul ssige Werte sind mail sendmail oder smtp mail bedeutet dass die PHP mail Funktion verwendet wird Standard mailer mailSettings inlineAttachments Wird diese Einstellung auf true gesetzt werden Attachments direkt mit jedem einzelnen e Mail versendet false bedeutet dass ein Link zum File Download mitgeschickt wird mailer mailSettings yalidrime Bestimmt in Tagen wie lange ein Attachment Download g ltig ist a Ve at Bestimmt den SMTP Host nur g ltig bei mailer smtp Mater E EES SES Bestimmt ob eine Autorisierung gegen ber einem SMTP Host durchgef hrt werden soll mailer mailSettings username Bestimmt den SMTP username SES ee password Bestimmt das SMTP Passwort hotel hotelSettings bookingOptions Der Benutzer kann ein Hotel nach Namen gt 1 oder nach Kategorie bzw Alternative buchen gt 2 hotel hotelSettings timeForCreditCard Spezifiziert jenen Zeitpunkt am Tage der Ankunft nach dem Kreditkartendaten hinterlegt werden m ssen um die Reservierung best tigen zu k nnen hotel hotelSettings contactEmail Kontaktadresse der f r Hotelbuchungen zustandigen Person hotel hotelSettings reservationTerms Reservierungsbedingungen Text hotel hotelSettings cancellationTerms Stornobedingungen Text hotel hotelSettings termsOfService Bed
107. toren von Einreichungen mit bestimmten Akzeptanzstadien Filter auf Einreichungen die von einem Mitglied der wissenschaftlichen Verwaltung bearbeitet wurde Read by Editor Filter auf Einreichungen deren Formatierung Inkorrektheiten aufweist Filter auf Einreichungen die nicht an einem Reviewingprozess teilnehmen Im dritten Abschnitt wird der Inhalt der zu versendenden Nachricht angegeben Der Nachrichtentitel in vielen e Mail Programmen als Subject bekannt und der Nachrichtentext werden als Normaltext versandt HMTL Tags werden nicht angenommen Zusammen mit der Tatsache dass fur jeden Empf nger ein einzelnes e Mail versandt wird hilft dieser Umstand SPAM Filter zu umgehen Einzeln adressierte nur Text Nachrichten werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit als SPAM klassifiziert und dadurch aus dem Verkehr gezogen Durch die einzelne Adressierung er ffnet sich auch die M glichkeit die abgehenden Nachrichten zu personalisieren Das geschieht vermittels Platzhaltervariablen Seite 18 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 6 Mailing Menu SSALUTATIONS Anrede Mr Mrs STITLES Akademischer Titel 7 Stehen immer zur Verf gung SFIRSTNAMES Vorname SLASTNAME Nachname PAPERTITLES Titel einer Einreichung Sind nur verf gbar wenn Bezug zu einer Einreichung hergestellt werden kann also B S See Corr nding Author Has a Paper SPAPERIDS 5 stellige ID einer Einreichung Poles ponding p assign
108. tratoren immer bekannt den Autoren wird diese aber nat rlich nicht weiter gegeben Editor PC Chair Assign papers to Reviewers Collect review results Download Paper Fill in review form Release to Editor Re open review no Decide acceptance amp rejection Notify Authors Not to be Ready for Sort into conference published Publication programme no Create indices yes collect media Bei einem einstufigen Reviewing Prozess wird zun chst eine Person oder eine Gruppe an Personen als Administratoren bestimmt und wie in Kapitel 7 2 beschrieben dem Prozess zugeordnet Nun folgt ein Ablauf wie in der folgenden Abbildung Zun chst m ssen Programme definite Paper presented no yes Seite 26 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 7 Scientific Menu berhaupt Reviewer gefunden werden und diese als solche im System markiert werden Kapitel 7 3 1 erl utert wie das genau funktioniert Eine Erl uterung der Prozesssteuerung also das Zuweisen von Einreichungen zu Reviewern sowie das Sammeln und Bewerten der Resultate findet sich in Kapitel 7 3 2 7 3 1 Manage Reviewers Accounts In einem einstufigen Review Prozess sind ausschlie lich identifizierte Reviewer zugelassen entsprechend einfach gestaltet sich deren Auswahl der Administrator muss einfach aus der Liste aller Benutzer im System die gew nschten Reviewer aussuchen In weiterer Folge k nnen diesen Benutzern dann s mtliche Papers
109. tzerkontos versandt werden soll Erlaubte Variablen CONFERENCETITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME conference submissionSettings abstractUpload Legt fest ob Dateien f r die Kurzfassung gefordert werden sollen conference submissionSettings fullPaperUpload Legt fest ob Dateien f r die Langfassung gefordert werden sollen conference submissionSettings keywordOption Legt fest ob die Autoren berhaupt nach Keywords f r ihre Einreichungen gefragt werden sollen Seite 59 11 System Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch conference submissionSettings KeywordsHelpText Kann bei Bedarf einen kurzen Text zur n heren Beschreibung der Keywords enthalten zb min max Anzahl Trennung durch Komma oder Semikolon etc conference submissionSettings referencePaper Erlaubt den Upload eines Referenz PDFs das zum Formatcheck der Einreichungen dient Mailer mailsSettings en Legt fest ob Mailinglisten und Mailarchiv global true oder benutzerspezifisch false zur Verf gung stehen sollen conference PaymentSettings bookingConfirmation Legt fest ob Rechnungen mit der Summe 0 automatisch best tigt werden sollen Pen ee Pence EINE EE Aktiviert oder Deaktiviert die automatische Berechnung der USt Auf der Rechnung conference PaymentSettings vatRate Legt den USt Satz fest conference PaymentSettings taxIdentificationCode Legt fest ob der User fiir eine Rechn
110. u 5 6 View Payment Status Dieser Punkt bildet den Abschluss im Bereich zwischen Buchungen und Zahlungsverkehr Letzterer kann n mlich hier berwacht werden hier lassen sich Rechnungen oder Zahlungsbest tigungen ausdrucken Best tigungszeitpunkte kontrollieren oder im Falle fehlerhafter Kreditkartenzahlungen selbige noch einmal ber die Aktion Do Payment starten 5 7 Hotel Reservation Dieses Formular stellt eine Schnittstelle zu professionellen Buchungsverarbeitern konkret in der vorliegenden Version zur Graz Tourismus GmbH dar und kann sich je nach Anforderungen von Konferenz zu Konferenz unterscheiden In jedem Fall gilt dass sich durch die Integration so einer Buchungsschnittstelle erhebliche Vorteile sowohl f r die Benutzer als auch f r die Verwaltung ergeben Einerseits wird der Aufwand f r eine tats chliche Buchung minimiert da bereits viele Benutzerdaten vorhanden sind andererseits kann der Benutzer die Buchung bereits in gewohnter konsistenter Umgebung vornehmen Dar ber hinaus hat die Konferenzadministration stets Einblick in die Buchungslage und kann aus dieser f r die Planung wichtige Schl sse ziehen Bei Bedarf nach dieser Schnittstelle wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support 5 8 Review Assigned Papers Dieses Werkzeug steht jenen Benutzern zur Verf gung die als Reviewer f r ein oder mehrere Einreichungen eingeteilt wurden Weiterf hrende Betrachtungen zu den M glichkeiten Reviewing oder Refe
111. u welchem dieser Abzug reichen soll M glicherweise bietet es sich an Rabatte nur f r Mitglieder bestimmter Membership Seite 39 9 Commercial Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Groups anzubieten Der bereits erw hnte Studentenrabatt fiele in diese Kategorie oder Rabatte f r Mitarbeiter und geladene G ste Die entsprechenden Membership Groups m ssen nat rlich auch zur Verf gung stehen wie in Kapitel 10 4 beschrieben In weiterer Folge steht der Zeitraum zur Auswahl in welchem ein bestimmter Rabatt angewendet werden soll Damit kann Fr hbuchern ein g nstigeres Ticket angeboten werden Der Hintergrund f r solche Fr hbucherboni liegt in bestimmten Vorteilen f r die Verwaltung Einerseits k nnen so Geldfl sse zu einem fr hen Zeitpunkt generiert werden andererseits nimmt die Liste und damit die Zahl der gebuchten Teilnehmer ebenfalls schon fr her Gestalt an Um diesen Vorteilen nicht zu entgehen kann man den Fr hbucherbonus f r bestimmte Zahlungsarten ausnehmen was sich erfahrungsgem f r die Barzahlung vor Ort anbietet Seite 40 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu 10 Conference Menu 10 1 Manage Conference Programme Dieses Werkzeug erlaubt es den Veranstaltern in k rzester Zeit auch komplexe Programmstrukturen abzubilden Dazu dient zun chst ein Raster der tabellarisch die Tage einer Veranstaltung in den Spalten abbildet Die Parameter f r den ersten und letzten dargestellten Tag sowie den
112. uf also die automatisch vergebene eindeutige PaperlD stets f nfstellig den Titel die zugewiesenen Autoren eine weitere Bearbeitung erlaubt die Aktion Manage Authors den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung gew hlte Special Tracks sofern verf gbar siehe oben und die hinaufgeladenen Dateien In dieser Ansicht k nnen die Dateien wieder angezeigt werden das Einsenden einer neuen Version ist beliebig oft bis zum Erreichen der entsprechenden Deadline bzw auch dar ber hinaus sofern von der Verwaltung verlangt siehe Kapitel 7 1 ber die Aktion Edit m glich Dadurch tr gt der Einsender die alleinige Verantwortung ber die Versionskontrolle Ver nderungen sind eigenverantwortlich durchzuf hren und ausschlie lich die zum Ende der Bearbeitungsfrist vorliegende Version wird einer weiteren Verarbeitung zugef hrt F r den Autor ist die Interaktion damit zun chst beendet Werden im weiteren Verlauf der Konferenzorganisation weitere Daten oder Medien ben tigt so sind die vom Benutzer ebenfalls hier zu verwalten stets im Rahmen der festgelegten Fristen 5 3 Conference Registration Die Registrierung zur Teilname an einer Konferenz ist letztlich nichts anderes als das Buchen eines speziellen Services siehe Kapitel 9 2 namlich mit der zusatzlichen Qualitat durch den Kauf tatsachlich zum Teilnehmer zu werden Daher bedeutet der Kauf der Registrierung auch nichts anderes als diese Buchung zunachst im Warenkorb abzulegen W
113. ufig anzutreffenden Funktionen zu besprechen Zun chst gilt die Tatsache dass CATS 2 0 weitgehend in Tabellen bzw Tabelleneintr gen organisiert ist Dementsprechend k nnen bestimmte Aktionen auf s mtliche in einer Tabelle angezeigten Eintr ge angewendet werden Solche Aktionen finden sich typischerweise am Beginn einer Seite noch vor der Kopfzeile und den einzelnen Eintr gen Gleiches gilt f r einzelne Eintr ge in der Detailansicht Sollen bestimmte Aktionen f r einzelne Eintr ge in der Tabelle ausgef hrt werden finden sich diese in der Spalte ganz rechts Welche Aktionen dies jeweils sein k nnen h ngt nat rlich vom aktuellen Status im System ab und werden im weiteren Verlauf gesondert betrachtet 1 1 View Edit Delete Diese Aktionen werden in CATS 2 0 f r jeden Listeneintrag als Icons also kleine grafische Symbole dargestellt Das dient sowohl der einfacheren Wiedererkennbarkeit als auch der Raumersparnis Oft werden in einer Tabelle zur besseren bersichtlichkeit zu jedem Eintrag nur die wesentlichsten Informationen angezeigt Um den vollst ndigen Eintrag zu betrachten existiert die Funktion view dargestellt als X Dies ist auch die Standardaktion die durch einfaches Klicken auf eine Tabellenzeile ausgel st wird Soll ein Eintrag bearbeitet werden bietet sich edit an dargestellt durch 7 Es ffnet sich sodann eine Eingabemaske die bereits mit den vorhandenen Daten gef llt ist und bei Bedarf erg nzt oder
114. ung seine USt ID angeben k nnen soll Server SiteSettings exportFormat Gibt an ob exportierte Listen als CSV oder XLS X Datei zur Verf gung stehen sollen 11 2 System Backup Management Eine saubere Backup Strategie ist bei dynamischen Informationssystemen wie CATS 2 0 von zentraler Bedeutung Nun k nnen regelm ige Sicherungen einerseits zentral am Server durchgef hrt werden was dem Bedienungskomfort f r die Administration sicherlich hebt Andererseits kann bei automatischer Ausf hrung der serverseitigen Sicherung nicht die vollst ndige Funktionsf higkeit selbiger garantiert werden ebenso wie die Wiederherstellung des Systems im Ernstfall kompliziert werden kann Weil weiters zus tzliche Sicherungen nach dem Redundanzprinzip ebenso zur Systemsicherung beitragen ist es empfehlenswert sowohl automatische Sicherungen als auch manuelle Voll Backups durchzuf hren Dieses Tool macht letzteres m glich Zun chst wird tabellarisch aufgelistet wann und von welchem Benutzer bereits Backups des gesamten Systems gezogen wurden Create anew Backup generiert eben dann einen neuen Sicherungsvorgang Als Ergebnis wird ein ZIP File zum Download angeboten das neben dem vollst ndigen System auch s mtliche von den Benutzern wie von der Verwaltung hinaufgeladenen Dateien sowie die gesamte Datenbank beinhaltet Es empfiehlt sich diese Datei an einem sicheren Ort zu verwahren um im Schadensfall eine schnelle Wiederherstel
115. vom System generierten Rechnungen aufscheinen und andererseits der Externe Dienstleister Somit wird in CATS 2 0 nur eine Reservierungsliste gef hrt die im Bedarfsfall an die Dienstleister weitergeleitet werden m sste Rechnungen werden in dem Fall keine ausgestellt Sofern notwendig kann hier auch eine f r die Abwicklung der Buchungen zust ndige Kontaktperson angegeben werden Die Serviceperiode als n chster Parameter hat vorderhand informativen Charakter und setzt das interessierte Publikum dar ber in Kenntnis in welchem Zeitraum eine gegebene Seite 36 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 9 Commercial Menu Dienstleistung berhaupt zur Verf gung steht Manchen Dienstleistungen liegt ein begrenztes Platzangebot zugrunde Daher kann hier die Maximalanzahl an Reservierungen angegeben werden Sollte sich das Platzangebot im Verlauf der Veranstaltungsvorbereitung ver ndern kann dieser Wert nachtr glich nat rlich noch in beide Richtungen beliebig ver ndert werden Wenn keine Beschr nkung vorgenommen werden soll es also egal ist wie viele Teilnehmer sich f r eine Dienstleistung anmelden so ist als Parameter hier 1 zu w hlen Dann werden entsprechend sinnigerweise auch an keiner Stelle im System mehr die noch zur Verf gung stehenden Pl tze angezeigt es sind ja zu jedem Zeitpunkt noch unendlich viele Die beiden Felder Comment und Additional Parameter werden in erster Linie f r komplexe Buchungsabl ufe oder das Sammeln zus
116. w hlt werden f r wen berhaupt ein Ausdruck stattfinden soll Genauer gesagt kann der Personenkreis ber den Status im System bez glich Autorenschaft oder Final Registration oder andererseits ber die Mitgliedschaft oder Nicht Mitgliedschaft in einer Gruppe eingeschr nkt werden Seite 51 10 Conference Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch Typischerweise werden f r den Ausdruck von Adressetiketten vorgestanzte Klebeetiketten verwendet Um die Ausgabe richtig zu positionieren m ssen ein paar Parameter richtig gesetzt werden darunter die oberen und linken Seitenr nder die H he und Breite der einzelnen Etiketten und die Seitenausrichtung in Hoch und Querformat Die hier ebenfalls einzustellende Schriftgr e wird im Falle sehr langer Textzeilen automatisch f r die betreffenden Texte reduziert bis die Zeile vollst ndig dargestellt wird Ist dies nicht in sinnvollem Rahmen m glich wird eine Fehlermeldung ausgegeben Ein letzter Parameter betrifft noch die Abstand den der Text von den R ndern der Etiketten halten soll Nun gilt es die einzelnen Datenfelder zu positionieren Auch hier gilt die Anwendung wie f r Namensschilder Kapitel 10 7 3 wo mit gleichen y Koordinaten und um 1 erh hten x Koordinaten eine Aneinanderreihung erreicht werden kann Sollen Datenfelder nicht ausgegeben werden so bleiben die Positionsangaben einfach leer 10 7 5 Print Presentation Identifiers Der Begriff Presentation Identifier be
117. wurde stehen ein wenig au erhalb dieser Hierarchien Da das integrierte Hotelbuchungsinterface f r Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von GrazTourismus zugeschnitten ist soll hier auch keine weitere Betrachtung erfolgen Nun kann wohl von der Verwaltung eine neue Gruppe angelegt und in den Hierarchiebaum integriert werden doch dient das vornehmlich einer internen Klassifizierung von Benutzern die durch das System der Mitgliedschaften nicht abgedeckt werden kann Das zuweisen von Rechten ist im Moment durch die Verwaltung nicht m glich Im Bedarfsfall wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support Per Show assigned User kann nun eine bersicht aller Benutzer abgefragt werden die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind Weiters wird hier angeboten einen weiteren Benutzer dieser Gruppe zuzuweisen 10 6 On Site Support Ein wesentliches Werkzeug zur Abwicklung der Anmeldung der Teilnehmer on site also im Verlauf oder knapp vor der Konferenz findet sich ebenfalls im Conference Menu Hier findet sich Unterst tzung f r alle Abl ufe die f r die Registratur vor Ort typisch sind Dazu geh rt etwa die komplette Neuanmeldung eines Teilnehmers die links oben per Register a new Participant vorgenommen werden kann Dies ist etwa dann sinnvoll wenn ein Teilnehmer noch nie Kontakt mit dem Verwaltungsteam aufgenommen oder selbst mit CATS gearbeitet hat Die Liste selbst zeigt alle vorhandenen Benutzer nebst deren wesentlichen Daten an ber
118. xcel oder Access bzw die OpenOffice Pendants dazu kann eine entsprechende Einstellung problemlos f r den Export als CSV getroffen werden e Inder ersten Tabellenzeile m ssen die Spaltenbezeichnungen der zu erwartenden Daten zu finden sein um eine korrekte Zuordnung in der Datenbank zu gew hrleisten Die Bezeichnungen m ssen folgender Nomenklatur gehorchen davon abweichende oder zus tzliche Felder werden nicht bernommen PersonalData firstName Vorname PersonalData lastName Nachname PersonalData title Akademischer Titel PersonalData salutation Anrede PersonalData organisation Organisation PersonalData department Abteilung PersonalData address Anschrift PersonalData city Ort PersonalData state Bundesland Staat etc PersonalData zip Postleitzahl PersonalData countryID Land entweder die ID oder die englische Bezeichnung siehe Anhang 12 2 PersonalData email E mail Adresse PersonalData telephone Telefonnummer PersonalData fax Telefaxnummer e Tabellendaten k nnen unter Anf hrungszeichen gesetzt werden manche exportierende Programme machen das automatisch Dies ist besonders dann interessant wenn Sonderzeichen in den Tabellendaten zu erwarten sind Eine leere Musterdatei steht per Download empty input file zur Verf gung und kann nach Seite 61 11 System Menu CATS 2 0 Benutzerhandbuch belieben mit entsprechendem Material bef llt werden CAVE
119. zeichnet eine praktische Hilfe besonders f r Poster Pr sentationen im Rahmen derer oft viele gro fl chige Poster r umlich begrenzt pr sentiert werden sollen Nachdem die Veranstaltungsadministration kaum Einfluss auf die tats chliche Gestaltung solcher Poster hat kann es von Interesse sein dem Publikum zus tzliche Hilfestellungen zum Auffinden bestimmter Posterpr sentationen zu geben Dieses Werkzeug liefert nun druckfertige Bl tter die auf den Pr sentationsfl chen befestigt werden k nnen und neben der Pr sentations ID die Namen der Autoren beinhalten So kann noch vor dem Start der Session festgelegt werden wo welche Pr sentation stattfinden soll Daf r steht in erster Linie die Auswahl des zu ber cksichtigenden Akzeptanzstadiums zur Verf gung siehe auch Kapitel 10 8 Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen 10 7 6 Print Proceedings CD or Online Content Dieses Werkzeug liefert hnlichen Inhalt wie der Punkt Print Proceedings Kapitel 10 7 2 unterscheidet sich aber doch in wesentlichen Punkten Zun chst werden Inhalts und Autorenverzeichnis nicht als PDF sondern als HTML Dateien ausgegeben Damit sind der weiteren Gestaltung keine Grenzen gesetzt und dennoch ist eine konsistente Darstellung ber verschiedene Medien gegeben Die E
120. zelner Pr sentationen Die Reihenfolge l sst sich nun komfortabel per Drag amp Drop ver ndern es m ssen nur die einzelnen Zeilen verschoben werden Das Ergebnis wird automatisch gespeichert Unpassende oder versehentlich eingeordnete Pr sentationen lassen sich einfach l schen Soll eine Pr sentation jedoch in eine andere Session verschoben werden muss sie zun chst ebenfalls aus der aktuellen Session gel scht werden um in weiterer Folge ber den Men punkt Manage Submissions siehe Kapitel 7 1 eine erneute Zuweisung vorzunehmen Seite 42 CATS 2 0 Benutzerhandbuch 10 Conference Menu 10 2 Manage Rooms Dieses Werkzeug bietet in erster Linie informative Funktionalit t Zun chst wird wie gewohnt eine bersicht ber alle zur Verf gung stehenden R umlichkeiten f r eine Veranstaltung angeboten Dabei kann neben der Beschreibung auch die Raumtypologie also etwa Seminarraum H rsaal Plenarsaal Festsaal etc die Kapazit t und die Raumausstattung angegeben werden In Summe erleichtert dies zun chst die Planung des Konferenzprogramms und nicht zuletzt wird die Raumbelegung auch im Konferenzkalender oder im druckf higen Konferenzprogramm angef hrt 10 3 User Management In CATS 2 0 wird zwischen personenbezogenen Kontaktdaten und Benutzern unterschieden Ein Benutzer ist eine Person die bereits einen Zugang zum System erstellt hat Im User Management k nnen ebendiese Personen verwaltet werden Dazu stehen eine Zahl r
121. zu Veranstaltung oft sehr divers CATS 2 0 tr gt diesen Punkten vollst ndig Rechnung Einen wissenschaftlichen Aufsatz zu einer Konferenz einzureichen stellt einen Prozess dar der weit vor der eigentlichen physischen Veranstaltung mit der Eingabe einer Kurzfassung Abstract genannt beginnt in der Pr sentation dessen w hrend der Veranstaltung seinen H hepunkt nimmt und oft erst wesentlich sp ter mit der Ver ffentlichung einer Langfassung hier als Full Paper bezeichnet endet Selbstverst ndlich kann die zeitliche Abfolge variieren aber dennoch bleiben die unterschiedlichen Medien verbunden durch die gemeinsam charakterisierenden Metadaten wie Titel Autoren Keywords und vieles mehr In CATS 2 0 wird daher der gesamte Prozess als eine Einreichung als ein Paper betrachtet auch wenn es durchaus zu mehreren Interaktionen der Benutzer daf r kommen kann und mehrere Dateien dazu anfallen Beginnen wir beim Benutzer der sich entschlossen hat seine Ergebnisse im Rahmen einer wissenschaftlichen Konferenz zu ver ffentlichen Das Generieren eines Zugangskontos hat geklappt nun soll eine neue Einreichung angelegt werden Die bersicht f r den Benutzer ber alle Einreichungen ist noch leer weshalb sie sp ter besprochen werden soll ber den Button Create a new Submission wird so eine Eingabemaske erreicht die eben dies erm glicht Die Aktion ist nur ausf hrbar wenn sich der aktuelle Zeitpunkt innerhalb der Fristen f r di
122. zu fr heren Schritten etwa zur Korrektur fehlerhaft eingetragener Daten ist aber jederzeit m glich e Anmeldung Hier wird der k nftige Konferenzteilnehmer zun chst um die Kontaktdaten befragt Das Formular entspricht im Wesentlichen der Registratur eines neuen Benutzerkontos jedoch ist kein Passwort erforderlich Da ein erneutes Anmelden am System ja nicht n tig ist wird dieses im Hintergrund automatisch erstellt e Einkaufswagen Nun hat der Teilnehmer die M glichkeit zu seinem Konferenzticket noch beliebige Services hinzuzuf gen und ber die Summer der Dienstleistungen in seinem Einkaufswagen die Rechnung zu erstellen e Best tigungen und Rechnungen Hier schreitet der Teilnehmer gleichsam zur Kasse gibt bekannt ber welche Rechnungsadresse und wie er die entstehende Rechnung zu begleichen gedenkt und wird sofern m glich amp gew nscht um die Kreditkartendaten zwecks online Abwicklung befragt Im Anschluss besteht die M glichkeit die erstellte Rechnung als PDF Datei gleich zu speichern oder auszudrucken e Hotelbuchung Sofern aktiviert besteht der n chste optionale Schritt darin ein Hotelzimmer aus einem verf gbaren Kontingent zu buchen e Beenden Dem Teilnehmer wird f r seinen Einkauf und seine Buchungen gedankt und der Prozess ist beendet S mtliche Aktivit ten und get tigten Gesch fte werden per e Mail an den Teilnehmer bermittelt sodass auch f r diesen eine l ckenlose Dokumentation vorliegt

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