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Transferarbeit Berger

1. ber nein ja ja ja verst ndlich durch Farblichkeit rechte Maustaste HADIS 1 1 eindeutig teilweise nein ja ja ja verst ndlich MIDOSA Online nicht immer vorhanden nein ja ja ja verst ndlich eindeutig MidosaXML eindeutig vorhanden nein ja ja ja verst ndlich scopeArchiv 4 0 eindeutig vorhanden nein ja ja ja verst ndlich V E R A eindeutig vorhanden nein ja ja auch bei ja verst ndlich anormalen Einstellungen v9 Tabelle 37 DIN EN ISO 9241 13 Eingabeaufforderungen R ckmeldungen Statusinformation und Fehlermanagement Norm Kurzbeschreibung der Norm DIN EN ISO 9241 13 Benutzerf hrung Untersuchungsgegenstand Eingabeaufforderungen R ckmeldungen Statusinformation Fehlermanagement Hilfe Eingrenzung des Informationen Positionierung der vorhanden Vermeidung Korrektur Untersuchungsgegenstands gen gend Cursors Seite der Norm 6 6 6 7 8 8 9 Erl uterungen siehe oben izn AIDA 2 0 ja in Eingabefeld teilweise aber w rde sehr statisch kaum genutzt ja auch Arbeitsfluss unterbrechen ARIADNE 1 0 ja in Eingabefeld wenig nur Positionsangabe kaum genutzt ja z B 2 von 160 AUGIAS Archiv 7 4 ja in Eingabefeld ja gibt Position und kaum genutzt ja Kurzbeschreibung AUGIAS Archiv 8 XL ja in Eingabefeld ja wird durch Tip Text kaum genutzt ja ersetzt BASYS S Oracle 3 1 ja in Eingabefeld wenig weist auf Hilfe Funktion kaum genutzt ja hin FAUST 5 ja in Eingabefeld wenig sehr statisch ber rechte Maustaste ja Bedingung
2. ig untereinander uneinheitlich teilweise k nnen Formulare angepasst werden gleichm iger Aufbau teilweise k nnen Formulare angepasst werden gleichm ig gleichm ig bei vorgegebenen Formularen gleichm ig etwas un bersichtlich gleichm ig gleichm ig gleichm ig meist linksb ndig an den Feldern ausgerichtet an den Feldern ausgerichtet an den Feldern ausgerichtet linksb ndig nicht an den Feldern ausgerichtet an den Feldern ausgerichtet an den Feldern ausgerichtet uneinheitlich an den Feldern ausgerichtet linksb ndig nicht an den Feldern ausgerichtet an den Feldern ausgerichtet EL Tabelle 46 DIN EN ISO 9241 17 Eingabe in Bildschirmformulare Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 17 Bildschirmformulare Eingabe in Bildschirmformulare Eingrenzung des voreingestellte Werte begrenzte Eingabem glichkeiten Bereichgr e Handhabbarkeit Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 7 8 8 8 Erl uterungen Hinweise darauf wichtig izn AIDA 2 0 teilweise nicht immer ein Hinweis im Voraus angepasste Gr en gut ARIADNE 1 0 keine kein sichtbarer Hinweis angepasste Gr en gut AUGIAS Archiv 7 4 teilweise kein sichtbarer Hinweis angepasste Gr en in den fest vorgegebenen gut Formularen AUGIAS Archiv 8 XL teilweise werden sichtbar gemacht angepasste Gr en in den fest vorgegebenen gut Formularen BASYS S Oracle 3 1 werden aufgrund der sch
3. Die Sortierung unterhalb der Klassifikations punkte ist jeweils nach verschiedenen Merkmalen automatisierbar aber auch durch direkte Manipulation h ndisch m glich Die Vergabe der Signatur kann durch den Nutzer oder auto matisch fortlaufend erfolgen Eine Kontrolle ber eine Bestandsstatistik nach Leernummern kann durchgef hrt werden und ist im Einzelfall hilfreich Tabelle 7 Archivfachliche Merkmale HADIS 1 1 S Anzahl Archive mehrere Archive k nnen verwaltet werden Gliederung m glich Tektonik gestaffelt in Baumstruktur Registraturbildner Provenienz pro Verzeichnungseinheit zuweisbar Bestand Beschreibung m glich Findbuch identisch mit Bestand Klassifikation Dezimalklassifikation Signaturvergabe automatische Vergabe m glich aber auch h ndisch Archivalienarten diverse auch unterschiedliche in einem Bestand Serien Bandfolgen Serien k nnen angelegt werden Ebenen der Verzeichnung Teilverzeichnungen sind m glich also zwei Ebenen Laufzeiten relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle Sperrfristenkontrolle feste Fristen die abge ndert werden k nnen Formalbeschreibung der in der Urkundenmaske vorhanden bei Akten fehlt sie Archivalien Sortierung nach Laufzeit innerhalb eines Klassifikationspunkt oder ber ein Sortierfeld Indexerstellung mehrstufige Begriffe und Verweise m glich Orte Personen Sachen Bearbeitung nur pro Verzeichnungseinheit m glich Verweism glichkeiten nur mitte
4. Dort k nnen neue Begriffe hinzugef gt oder aus einer Liste der schon vorhandenen ausgew hlt werden Hier ist eine Nachbearbeitung m glich Es gibt keine M glichkeit im Index Verweise oder Unterbegriffe einzubinden zudem werden im Ausdruck nur die 50 ersten Zeichen eines Indexbegriffs angezeigt Auch an dieser Stelle werden viele Konventionen getroffen die eine einheitliche Indexbildung erm glichen sollen Fazit Dieses f r die Nieders chsischen Staatsarchive entwickelte Programm ist eine Hilfe zur Erstellung von Findmitteln die im Detail Schw chen enth lt die teilweise mit Workarounds kaschiert werden In der vorliegenden Version versucht man diese durch die Setzung von Kon ventionen bei der Titelvergabe und dem Enth lt Vermerk wie bei Laufzeiteingabe und Indizie rung zu umgehen H lt sich der Archivar nicht an diese Vorgaben die nicht durch die Software berpr ft werden wird die Qualit t der Findmittel darunter leiden Das aktuelle Programm ist eine Weiterentwicklung die letztlich auf eine Gro rechnerversion zur ckgeht worin der Grund f r einige Defizite zu liegen scheint die f r eine Verwendung au erhalb Niedersachsens auf jeden Fall beseitigt werden sollten 11 Tabelle 1 Archivfachliche Merkmale izn AIDA 2 0 2 Anzahl Archive mehrere Archive k nnen verwaltet werden kaum beschreibende Informationen m glich Tektonik flache Gliederung nach Best nden Registraturbildner Provenienz Teilprovenienz Vorprove
5. Es ist dringend anzuraten dass die Komplexit t durch feste Regeln die von Archiv zu Archiv unterschiedlich ausfallen k nnen begrenzt wird An dieser Stelle ist als einziger Verbesserungsvorschlag die M glichkeit zu nennen das Fenster f r die Grunddaten gleichzeitig mit der Baumansicht zum Verschieben der einzelnen Verzeichnungs einheiten zu ffnen und zu nutzen 26 Tabelle 9 Archivfachliche Merkmale scopeArchiv 7 Anzahl Archive mehrere Archive k nnen verwaltet werden Tektonik gestaffelt in Baumstruktur Registraturbildner Provenienz in separaten Modulen beschreibbar durch bernahme Assistent importierbar Bestand variabel einstellbar mittels Vorgaben Findbuch variabel einstellbar mittels Vorgaben Klassifikation beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht Signaturvergabe automatisierbar frei einstellbar aber auch h ndische Vergabe m glich Archivalienarten variabel Serien Bandfolgen m glich nach variabel einstellbaren Vorgaben Ebenen der Verzeichnung Ebenen frei einstellbar mittels Vorgaben Laufzeiten beliebig von Voreinstellungen abh ngig Kontrollfunktion und Zusatzfelder vorhanden Sperrfristenkontrolle automatisiert Formalbeschreibung der m glich nach variabel einstellbaren Vorgaben Archivalien Sortierung Regeln definierbar aber auch variabel Indexerstellung ber Deskriptoren Unterbegriffe und Verweise m glich frei erstellbare Kategorien freie Sortierung m glich Verweism glichkeiten vorh
6. MIDOSA Online mittel mittel mittel gut gut gut gut MidosaXML gut gut gut gut gut gut gut scopeArchiv 4 0 gut gut gut sehr gut gut gut gut Darstellungsforme n werden f r viele Bereiche parallel genutzt V E R A gut gut gut sehr gut gut gut gut Darstellungsforme n werden f r viele Bereiche parallel genutzt 09 Tabelle 33 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 1 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 12 Informationsdarstellung Organisation der Information Eingrenzung des Platzierung Einsatz von Fenstern Ein und Gruppierung von Verwendung von Listen Untersuchungsgegenstands Ausgabebereich Informationen Seite der Norm 7 8 9 9 10 Erl uterungen izn AIDA 2 0 an WINDOWS Standard gut bersichtlich gut mittel mittel fehlen an manchen angelehnt Stellen ARIADNE 1 0 an WINDOWS Standard nur ein Fenster gut gut schlecht fehlen an vielen angelehnt Stellen AUGIAS Archiv 7 4 an WINDOWS Standard zu wenig w rde teilweise gut gut gut an allen erwarteten angelehnt bersicht schaffen Stellen AUGIAS Archiv 8 XL an WINDOWS Standard wenig gut gut gut an allen erwarteten angelehnt Stellen werden teilweise durch B ume ersetzt BASYS S Oracle 3 1 an WINDOWS Standard zu viel Navigation und Erkennen gut gut gut an allen erwarteten angelehnt der eigenen Position sehr schwer Stellen FAUST 5 nur teilweise an sehr gut es werden automatisch die gut sehr
7. keine Verlinkung Einbinden von externen bei Foto oder Kartenerschlie ung ist Einbinden von Bildern m glich Medien Besonderheiten stark an OVG ausgerichtet Eine Klassifikation muss separat angelegt werden Die einzelnen Klassifikationspunkte k nnen den Verzeichnungseinheiten ber eine Auswahlliste zugewiesen werden Eine Funktion um Serien oder Bandfolgen zu bilden besteht nicht ebenso k nnen keine Vorg nge zu einzelnen Verzeichnungseinheiten angelegt werden Negativ anzumerken ist au erdem dass keine automa tische Sperrfirstenkontrolle vorhanden ist Soll die Verzeichnungseinheit zur Nutzung und f r die Findmittel freigegeben werden so muss ein Kontrollk stchen aktiviert werden Die Sortie rung der Verzeichnungseinheiten ist nach Klassifikation und Datum m glich dazu abweichend noch nach einem Sortierfeld Die M glichkeit einer Indizierung fehlt ist aber wohl auch nicht intendiert da haupts chlich die Ver ffentlichung der Erschlie ungsergebnisse ber das Intra oder Internet angestrebt wird 3 Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 13 Fazit Diese L sung gen gt nur archivfachlichen Grundanforderungen und l sst im Detail W nsche offen Flexibilit t und Anpassungsf higkeit sind kaum vorhanden Vom Archivar wird ein hohes Ma an Disziplin gefordert die Verzeich
8. ndlich ber Men s oder Befehlsschaltfl chen ber Men s erst komfortabel wenn in das System eingearbeitet auch Short Cuts ber Men s oder Befehlsschaltfl chen Short Cuts ber Men s oder Befehlsschaltfl chen Short Cuts ber Men s oder Befehlsschaltfl chen Karteikartenreiter oder Navigation im Baum Karteikartenreiter Navigation im Baum Men s oder Befehlsschaltfl chen Karteikartenreiter Navigation im Baum Men s oder Befehlsschaltfl chen auch Short Cuts 9L Tabelle 49 DIN ISO IEC 12119 Produktbeschreibung und Dokumentation Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm Erl uterungen DIN ISO IEC 12119 Bildschirmformulare Produktbeschreibung und Dokumentation Produktbeschreibung 5 Dokumentation 5 aus dieser Norm nur zwei Teilbereiche betrachtet da Untersuchung der anderen Teile in DIN EN ISO 9241 detailreicher izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A vorhanden nicht als einheitliches Dokument vorhanden vorhanden nicht vorhanden vorhanden nicht vorhanden vorhanden vorhanden vorhanden vorhanden erste Schritte und Online Hilfe die zusammen ein Handbuch ersetzen ohne parallele Nutzung des Programms nicht ausreichend verst ndlich und bebildert noch in Arbeit bisher nur als Entwur
9. ssten in Excel Access die Bezeichnungen angepasst werden Aida eigenes Datenaustauschformat SijusStraf AccessDB Word RTF nur Text Excel CSV XML HTML PDF und diverse weitere Formate geplant EAD geplamt Ja AidaOnline Internet Recherche zurzeit in der Beta Phase zudem haben die HTML Export Dateien Navigationselemente sodass die Dateien ohne gro en Aufwand in eine bestehende Homepage integriert werden k nnen Findb cher Recherchen Listen Signaturschilder Benutzerbl tter k nnen alle aus izn AIDA heraus erstellt werden und auf allen Windows Druckern gedruckt werden MySQL auf Win NT oder LINUX Kernel XML XML ja PDF HTML Up Tabelle 13 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 2 AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL Programm AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL untersuchte Version aktuelle Version seit wann ist diese Version in Gebrauch wird eine neue entwickelt seit wann wird das Programm angeboten Vorl ufer Netzwerkversion Einzelplatzversion Betriebssysteme Netzwerk Prozessorleistung Minimum Festplattenspeicherplatz Server Einzelplatz Minimum RAM Minimum Grafik Display Minimum Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch 7 4 AUGIAS Express 3 2003 neue Version auf Basis von 8 XL 1990 Vorl ufer NIXAS Archiv ja j
10. ung von personenbezogenen Akten wird BASYS P eingesetzt Dass Urkunden im Bundes archiv nicht erschlossen werden scheint logisch aber auch eine Karten Bild oder Tontr gererschlie ung ist nicht m glich Von Teilen des Bundesarchivs werden die Programme MAVIS und MidosaXML f r die Erschlie ung verwendet Dies ist eine eindeutige Verbesserung zur Vorg ngerversion in der die Feldl nge des Enth lt Vermerks begrenzt war daf r mehrere Felder zu einer Verzeichnungseinheit erzeugt werden konnten Dies und die fehlende M glichkeit diese Felder umzusortieren wurden von Mitarbeitern bem ngelt und in der neuen Version behoben 18 ein Klassifikationsschema anzulegen oder eines aus schon vorhandenen Schemen auszuw hlen Dadurch wird eine gleichf rmige Gliederung der einzelnen Verzeichnungen erm glicht Nach der Verzeichnung der einzelnen Einheiten ist eine Klassifikation m glich Der Komfort wird bei gleichzeitiger Verzeichnung und Klassifizierung stark eingeschr nkt Dies entspricht nicht der Praxis des Bundesarchivs w rde aber bei einer Verzeichnung nach B rschem System sicherlich als Hindernis empfunden Die Indizierung erfolgt entweder h ndisch pro Verzeichnungseinheit oder ber eine einfache Autoindizierung Eine Besonderheit ist die automatische und sichtbare Kennzeichnung des Bewertungsjahres und der Paraphe des handelnden Archivars die Bewertungsentscheidungen leicht zur ck ver folgbar machen Tabelle 5 Archivfa
11. 25 DIN EN ISO 9241 10 Aufgabenangemessenheit 1 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands DIN EN ISO 9241 10 Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechnik Aufgabenangemessenheit Anzeige von Informationen die f r die Erledigung der Aufgaben ben tigt werden Hilfe Information angepasst Komplexit t der Aufgabe und Ber cksichtigung der F higkeiten des Nutzers Form der Ein und Ausgabe der Arbeitsaufgabe angepasst Seite der Norm 4 4 4 4 Erl uterungen izn AIDA 2 0 im Allgemeinen gegeben teilweise im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben ARIADNE 1 0 im Allgemeinen gegeben nein im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben AUGIAS Archiv 7 4 im Allgemeinen gegeben nein im Allgemeinen gegeben f r im Allgemeinen gegeben Drucken komplexe Men s AUGIAS Archiv 8 XL im Allgemeinen gegeben ja im Allgemeinen gegeben f r im Allgemeinen gegeben Drucken komplexe Men s BASYS S Oracle 3 1 im Allgemeinen gegeben ja im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben FAUST 5 im Allgemeinen gegeben ja f r Dateneingabe gegeben in im Allgemeinen gegeben anderen Teilen komplexe Men s HADIS 1 1 im Allgemeinen gegeben teilweise im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben MIDOSA Online im Allgemeinen gegeben nein im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben MidosaXML im Allgemeinen gegeben nein im Allgemeinen gegeben im Allgemeinen gegeben scopeArchi
12. Auff llig ist die gewollt starke Kontinuit t zu den schon lange gebr uchlichen Vorg n gerversionen Dies bezieht sich gleicherweise auf Optik und archivfachliche Merkmale Es wird an den Stellen vorsichtig ein Bruch vollzogen an denen neue Funktionalit ten eingef hrt 7 Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 17 werden Die im letzten Kapitel beschriebenen M ngel wurden zu gro en Teilen abgestellt ohne dass mit den f r AUGIAS Archiv typischen Merkmalen gebrochen wurde Dem Berufsanf nger der wenigstens theoretisch die archivfachlichen Vorstellungen und deren Umsetzung ber Software im Bereich Erschlie ung kennt mag dies nicht radikal genug sein da die M glich keiten dieser Software nicht voll ausgesch pft zu sein scheinen Dem im Umgang mit einer lte ren AUGIAS Archiv Version vertrauten Archivar wird dadurch der allm hliche Wechsel zu einer komfortableren und weitere M glichkeiten aussch pfenden Erschlie ung von Archivgut erm glicht 4 5 BASYS S Oracle 3 1 Das Programm BASYS S Oracle 3 1 ist sehr stark an die Anforderungen des Bundesarchivs angepasst und nur f r die Erschlie ung von Sachakten geeignet Die Erschlie ung von moder nen Sachakten nach den Richtlinien f r die Erschlie ung von Schriftgut vom 18 12 2003 nach denen im Bundesarchiv gearbeitet wird
13. EN ISO 9241 15 Verwendung von Kommandosprachen 34 baut und dadurch extrem bersichtlich und leicht zu nutzen Die Verwendung von Men balken die an eine Office Oberfl che erinnern wird nicht von ARIADNE AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL geboten wobei dies gerade bei AUGIAS Archiv 8 XL durch andere Arten der Men f hrung ausgeglichen wird Allgemein blich und auch durchg ngig bei den untersuchten Programmen ist die Verwendung von Men feldern die in bestimmten Dialogsituationen einge blendet werden um dem Nutzer eine gezielte Steuerung der Aktionen zu erm glichen Dies gilt auch f r Bildschirmschaltfl chen f r die Ausf hrung von Grundbefehlen die nur in HADIS nicht zur Verf gung stehen Nicht berall werden jedoch Pop Up und Pull Down Men s verwendet wie sie aus der WINDOWS Welt bekannt sind was nicht immer ein Nachteil ist aber zu l ngeren Eingew hnungsphasen f hren kann Die Bem hung die Men struktur m glichst bersichtlich zu gestalten f hrt in den einzelnen Programmen zu unterschiedlichen L sungen die je nach Geschmack des Nutzers verschieden beurteilt werden d rften Schlecht ist jedoch dass ARIADNE und AUGIAS Archiv 8 XL keine Optionsbezeichner anbieten die eine schnellere Navigation in den Men s mittels Tastatur oder die direkte Ansteuerung der Men punkte ber Short Cuts aufzeigen Die Men steuerung ist bei allen L sungen bis auf wenige Ausnahmen gelungen und nach einer kurzen Eingew
14. Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 2 Anforderungen an die Arbeitsaufgaben Leits tze ISO 9241 2 1992 Deutsche Fassung EN 29241 2 1993 DIN EN ISO 9241 1 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 1 Allgemeine Einf hrung ISO 9241 1 1997 enth lt nderung AMD 1 2001 Deutsche Fassung EN ISO 9241 1 EN ISO 9241 1 A1 2001 DIN EN ISO 9241 8 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 8 Anforder ungen an Farbdarstellungen ISO 9241 8 1997 Deutsche Fassung EN ISO 9241 8 1997 DIN EN ISO 9241 10 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 10 Grunds tze der Dialoggestaltung ISO 9241 10 1996 Deutsche Fassung EN ISO 9241 10 1996 DIN EN ISO 9241 11 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 11 Anforder ungen an die Gebrauchstauglichkeit Leits tze ISO 9241 11 1998 Deutsche Fassung EN ISO 9241 11 1998 DIN EN ISO 9241 12 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 12 Informati onsdarstellung ISO 9241 12 1998 Deutsche Fassung EN ISO 9241 12 1998 DIN EN ISO 9241 13 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 13 Benutzer f hrung ISO 9241 13 1998 Deutsche Fassung EN ISO 9241 13 1998 DIN EN ISO 9241 14 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten m
15. Erschlie ungsrichtlinien hingewiesen ohne dass hier auch nur ansatzweise darauf eingegangen werden kann Nicht einmal die Fachtermini sind deutschlandweit gleich so dass deren Verwendung nicht untersucht werden soll solange es sich um archivische Fachtermini handelt Letztlich immer noch ungekl rt und im Einzelfall extrem unterschiedlich beantwortet ist die Frage ob Erschlie ung mittels Software nur eine komfortablere Version der klassischen Erschlie ung auf Karteikarten sein soll oder ob die sich dar ber hinaus bietenden M glichkeiten der modernen EDV beim Erschlie en selbst und oder der Pr sentation der Ergebnisse genutzt werden soll Jede Softwarel sung setzt unterschied liche archivfachliche Anforderungen die von verschiedenen Seiten an sie gestellt werden um so dass weitergehende M glichkeiten nicht unbedingt von einer h heren Qualit t eines Produktes zeugen m ssen Vielmehr muss beschrieben werden was mit der jeweiligen Software in archi vischer Hinsicht m glich ist um herauszuheben f r welchen Nutzerkreis diese geeignet ist und welche W nsche eventuell beim Einsatz dieser L sung unerf llt bleiben m ssen Diese Sicht weise deckt sich mit DIN 66272 in der die Qualit t von Software als Gesamtheit von Merkmalen und Merkmalswerten einer Einheit bez glich ihrer Eignung festgelegte und vor ausgesagte Erfordernisse zu erf llen definiert wird Damit liegt der Norm eine relative nicht absolute Auffass
16. Es ist im Einzelnen zu untersuchen ob die vor allem in DIN EN ISO 9241 Teil 10 bis 17 festgelegten Anforderungen zur Softwareergonomie von den einzelnen Programmen erf llt werden wobei dies nur im Hinblick auf den engen Arbeitsbereich der Erschlie ung selbst geschehen kann Die Gebrauchstauglichkeit von Software h ngt immer vom jeweiligen Nutzungskontext also in diesem Fall der Vorgehensweise bei der Erschlie ung ab und kann deshalb auch nur in diesem Rahmen und nicht direkt vergleichend beurteilt werden Das Ergebnis muss auch hier die Antwort auf die Frage ob eine Softwarel sung die an sie speziell gestellten Anforderungen erf llt sein Eine Untersuchung auf Normkonformit t von Software ist zudem immer auch neben der als objektiv geltenden Beurteilung eines Experten von der subjektiven Bewertung des Nutzers abh ngig der allein den Nutzungskontext voll st ndig kennen kann Diese Dualit t kann in dieser Untersuchung umgangen werden da der Autor sowohl als Experte wie auch als Nutzer agieren kann der die unterschiedlichen Nutzungskontexe zu simulieren versucht Die Pr fung wird dadurch verfeinert dass die Software zuerst nur nach DIN EN ISO 9241 Teil 10 gepr ft wird und dann wenn sich dabei Hinweise auf Nonkonformit t ergeben genauer nach den entsprechenden Teilen der Norm untersucht werden muss Auch hier k nnen nicht alle Pr fschritte im Text dargestellt werden vielmehr sollen nur die nach Themen zusammeng
17. Gr e und Form angemessen Gr e und Form angemessen nicht immer eindeutig DZ nicht immer eindeutig C o o nicht immer eindeutig eindeutige R ckmeldung da neue Position sofort angezeigt wird eindeutige R ckmeldung da neue Position sofort angezeigt wird eindeutige R ckmeldung da neue Position sofort angezeigt wird 0L Tabelle 43 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung direkter Manipulation 2 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 16 direkte Manipulation Verwendung direkter Manipulation Eingrenzung des Widerherstellbarkeit des Zustands vor der Ziehen nderung der Fenstergr e Untersuchungsgegenstands Manipulation Seite der Norm 9 11 12 Erl uterungen besonders wichtig ist Visualisierung izn AIDA 2 0 m glich Visualisierung gegeben Fenster k nnen variiert werden ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 BIO 2 m AUGIAS Archiv 8 XL Fenster k nnen variiert werden automatische Anpassung der Feld und Schriftgr e BASYS S Oracle 3 1 m glich Visualisierung gegeben Fenster k nnen variiert FAUST 5 Fenster k nnen variiert werden HADIS 1 1 m glich Visualisierung gegeben Fenster k nnen variiert werden MIDOSA Online Fenster k nnen variiert werden MidosaXML m glich Visualisierung gegeben Einf geposition wird Fenster k nnen variiert werden auch Bereiche exakt angezeigt in Fenstern scopeArchiv 4 0 m glich Visualisierung gegeben Einf geposition wird Fenster
18. Grafik Display Minimum Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch 1999 BASYS S Informix 1992 Thomson System ja ja mit Zugriff auf Datenbank Win 95 Win 98 Win NT 4 0 Win XP TCP IP Pentium 1 166 MHz Einzelplatz ca 25 MB Server ca 3 5 MB 32 MB 800x600 optimal 1024x768 Informix 7 3 sp ter ORACLE 9i MS WORD 97 Findbuchausgabe MS IE 4 oder h her Hilfefunktion Datenbank CSV CSV Word97 XML Richtlinien f r die Erschlie ung von Schriftgut v 18 12 2003 EAD via BASYS Fox BASYS Fox beliebiger Browser Word 97 6 voraussichtlich noch 2005 1990 FAUST 1 0 DOS ja ja Win 95 Win 98 Win Me Win NT 4 Win 2000 Win XP Win NT Server Win 2000 Server Win XP Server Novell Server Linux Samba Server Netzwerk Fileserver nach Win Netzwerk Standard z B Win NT Server Win 2000 Server Novell Server o a Pentium AMD 140 MB 64 MB 256 MB empfohlen HighColor TrueColor empfohlen eigenst ndiges System Direct X6 MS IE 5 oder h her Acrobat Reader eigenst ndiges System Feldstruktur dbase UU IV delimited CSV MAB MAB PC MAB 2 FAUST interne Austauschformate Feldstruktur delimited CSV MAB 2 WinWORD Serienbrief FAUST interne Austauschformate per FAUST IntranetServer mit jeder Netzwerkversion von FAUST enthalten oder FAUST iServer ohn
19. Liste m glich Signaturvergabe automatisierbar Schl sselfelder k nnen auf Dubletten untersucht werden Archivalienarten Masken frei aus einer Felderliste zusammenstellbar beliebig viele in einem Bestand Serien Bandfolgen nur ber Felder zu markieren Ebenen der Verzeichnung eine Ebene Laufzeiten flexible Gestaltung m glich Sperrfristenkontrolle vorhanden Formalbeschreibung der m glich Archivalien Sortierung frei festlegbar Indexerstellung ber Registerfelder entweder dort Eingabe oder Zuweisung aus anderen Feldern Verweism glichkeiten auf andere Objekte k nnen eingebunden werden Einbinden von externen komfortabel Medien Besonderheiten in der untersuchten Version nicht haupts chlich f r Archive gedacht 4 7 HADIS 1 1 HADIS wird innerhalb Hessens f r die Hessischen Staatsarchive entwickelt so dass zu vermuten ist dass es sich um ein extrem spezialisiertes den hessischen Verh ltnissen ange passtes Werkzeug handelt Das Programm l sst jedoch viel Raum f r die Anwendung individu eller Gewohnheiten So kann entweder zuerst verzeichnet dann klassifiziert erst klassifiziert und dann verzeichnet oder beim Erschlie en klassifiziert werden Die Auswahl an unterschied lichen Verzeichnungsmasken ist relativ gro sie ist jedoch auf hessische Verh ltnisse angepasst und wird zentral verwaltet Innerhalb der einzelnen Verzeichnungseinheiten kann ber eine Baumstruktur ausgew hlt werden welche Felder neben den obligat
20. M glichkeiten der EDV gerecht wird Gerade seit den 1970er Jahren bis Anfang der 1990er Jahre fand eine verbreitete Diskussion ber Software die in Archiven zur Verwendung kommt auf internationaler Ebene und vereinzelt auch in Deutschland statt Dabei standen die M glich keiten die Leistungsf higkeit der Aufbau und die Handhabbarkeit der Software im Vorder DIN EN 29241 2 3 Obwohl hier vom Autor etwas berspitzt dargestellt werden diese oder hnliche Argumente nicht nur in Gespr chen sondern auch in schriftlicher Form immer wieder nicht nur von erfahrenen sondern auch von jungen Kollegen vorgebracht Die Anzahl der einschl gigen Publikationen ist zu lang als dass sie hier aufgef hrt werden k nnte Als gutes Beispiel kann der Aufsatz RASCH in DEGREIF Vom Findbuch zum Internet 95 98 dienen 2 grund In den letzten Jahren wurde Software dagegen meist unter dem Aspekt der Einf hrung von internationalen Standards der Schaffung von langfristig brauchbaren Schnittstellen und der M glichkeit von Web Pr sentationen betrachtet Es gibt gen gend Texte in denen eine Soft warel sung oft von Seiten der Entwickler vorgestellt wird aber nur wenig vergleichende Studien in denen zudem kaum brauchbare Merkmale f r objektive Vergleiche herausgearbeitet werden Meist werden die Anwendungsbereiche als Vergleichskriterien benannt Es ist in diesem Rahmen nicht sinnvoll die Anwendungsbereiche als Kriterien zu w h
21. Zuweisen ist ebenfalls m glich Eine automatische Klassifikation kann nach bestimmten Merkmalen denkbar w re die Aktenplannummer erstellt werden Entweder wird die Klassifikation alphanumerisch sortiert oder eine manuelle Sortierung kann zugewiesen werden Die Nummerierung der Verzeichnungseinheiten erfolgt mit vorl ufigen Nummern hier wird dem Archivar die Wahl gelassen ob er eine endg ltige Signatur nach B rschem Prinzip h n disch oder automatisch nach Sortierreihenfolge bilden m chte Diese setzt sich aus dem Feld laufende Nummer und dem Bestandsk rzel zusammen Den einzelnen Verzeichnungseinheiten k nnen Deskriptoren zugeordnet werden wodurch verschiedene Indizes die auch Unterbegriffe und Verweise enthalten d rfen erstellt und bearbei tet werden k nnen Bilder oder Texte die in einem Viewer zu ffnen sind k nnen einzelnen 3l Das Programm bietet eine Funktion mit der zwei Best nde vereinigt werden k nnen die aber auch nur zufrieden stellend funktioniert wenn es sich um Best nde handelt in denen die gleichen Formulare verwendet werden 14 Verzeichnungseinheiten in beliebiger Menge zugewiesen werden Eine Bildung von Bandfol gen oder Serien ist nur durch eine entsprechende Titelvergabe m glich Den einzelnen Verzeich nungseinheiten k nnen keine Vorg nge oder Teilverzeichnugen zugewiesen werden Tabelle 3 Archivfachliche Merkmale AUGIAS Archiv 7 4 Si Anzahl Archive ein Archiv Tektoni
22. deaktiviert werden Die Breite und Tiefe an M glichkeiten muss hier noch in gr erem Ma als bei scopeArchiv durch den Nachteil einer nicht selbsterkl renden Handhabung erkauft werden F r die effektive und effiziente Nutzung dieses wie auch des zuvor beschriebenen Programms sind Schulungen und klare Erschlie ungsrichtlinien unbedingt n tig 5 Arbeitsergonomische Bewertung der einzelnen L sungen Die einzelnen Programme weisen genau wie sie verschiedene archivische Merkmale haben unterschiedliche Arten auf mit dem Nutzer in Dialog zu treten Allen ist gemein dass sie als Mittel Men s und Bildschirmformulare einsetzen Die moderneren Programme lassen auch ein unterschiedliches Ma an direkter Manipulation durch Zeigeger te zu Dies ist nat rlich im gewissen Rahmen konzeptionell bedingt und kann durch andere Formen der Kommunikation ersetzt werden Dennoch wird dadurch die Klassifikation gerade bei MidosaXML scope Archiv und V E R A erleichtert Kommandosprachen spielen nur eine untergeordnete Rolle Im Folgenden werden die Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechnik betrachtet bevor die einzelnen angesprochenen Dialogarten einzeln bewertet werden sollen 5 1 Grunds tze der Dialoggestaltung Eines der wichtigsten Kriterien ist die Aufgabenangemessenheit der Dialogf hrung durch das Programm Mit Einschr nkungen ist diese bei allen Programmen gegeben scopeArchiv und V E R A als sehr ko
23. der Verzeichnung m glich M glichkeit der automatischen Klassifikation z B nach Aktenplannummer alphanumerische oder h ndische Sortierung Signaturvergabe automatisch vorl ufig endg ltige Signatur kann nach B rschem Prinzip oder nach Sortierreihenfolge vergeben werden Signaturfeld aus Nummer und Bestandsk rzel auch Registratursignatur Archivalienarten pro Ebene eine in Voreinstellung Serien Bandfolgen Serienassistent Ebenen der Verzeichnung f nf mit jeweils eigenen Formulartypen m glich Laufzeiten drei Formate w hlbar TT MM JJJY MM JJJJ JJJJ automatisch wird Druck ansicht erzeugt in der Zus tze angegeben werden k nnen Datumskontrolle Sperrfristenkontrolle keine Feld f r Ende der Sperrfrist Formalbeschreibung der Schadensformular zu jeder Verzeichnungseinheit Archivalien Sortierung nach verschiedenen Merkmalen m glich Indexerstellung Indizes Arten k nnen definiert werden pro Bestand aber auch bestands ber greifend Begriffe ber Anklicken eines Wortes im Dialog automatisch oder h ndisch pro Verzeichnungseinheit oder Bestand hinzuf gbar Verweise m g lich Namensumkehr Thesaurus kann gebildet werden Positivliste Stoppwortliste Verweism glichkeiten nur Textfelder Einbinden von externen m glich Ansicht in Verzeichnung oder externem Viewer Medien Besonderheiten Personendatei kann erzeugt werden und einzelnen Verzeichnungseinheiten Personen zugeordnet werden an Kalliope orientiert Fazit
24. eine starke Anpassung an die Erschlie ungsrichtlinien des Bundesarchivs vor Hier ist BASYS S Oracle relativ komfortabel einsetzbar wobei die Frage erlaubt sein muss ob nicht auch die Richtlinien wenigstens teilweise an die Software angepasst wurden um dies zu erm glichen In einem anderen Archivkontext w rde das Programm schnell an seine Grenzen sto en Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 19 4 6 FAUSTS Vorweg muss f r das Programm FAUST 5 erw hnt werden das es nicht nur f r die archivische Erfassung sondern besonders auch f r den Einsatz in Museen und Sammlungen kon zipiert ist Auf der einen Seite bietet es eine auch f r den Archivar n tzliche Struktur in der mit Thesauri und Deskriptoren gearbeitet werden kann Auf der anderen Seite erschweren diese vielf ltigen M glichkeiten die traditionelle Erfassung von Archivalien Die Masken f r die unterschiedlichen Objektarten k nnen frei aus einer Felderliste zusam mengestellt werden In einer Datenbank also in einem Bestand k nnen beliebig viele unter schiedliche Objektarten nebeneinander erzeugt werden Das Programm bietet jedoch nicht die M glichkeit auf einfache Weise Serien oder Bandfolgen zu bilden Daf r werden Felder ange boten in denen die jeweiligen Informationen eingetragen werden k nnen R
25. grafischen Untersuchungsgegenstands Elementen Seite der Norm 11 11 12 12 Erl uterungen izn AIDA 2 0 Tabellenansicht bersichtlich an WINDOWS Standard gut gut in Baum und Tabellenansicht angelehnt auch leicht erkennbare Icons ARIADNE 1 0 nur an wenigen Stellen aber gut gut wenig nur Icons f r w rde zur bersichtlichkeit Befehlsschaltfl chen beitragen AUGIAS Archiv 7 4 Tabellenansichten zur Navigation gut gut wenig nur Icons f r Befehlsschaltfl chen AUGIAS Archiv 8 XL Tabellenansichten zur Navigation gut gut gut Icons f r Befehlsschaltfl chen verbessert zur Vorg ngerversion Objekte in der Baumansicht BASYS S Oracle 3 1 Tabellenansicht bersichtlich gut gut gut Icons f r Befehlsschaltfl chen Objekte in der Baumansicht FAUST 5 so gut wie nicht vorhanden gut sehr gut weinig nur wenig mehr als f r Icons HADIS 1 1 Tabellenansicht hat keine an WINDOWS Standard sehr gut nur sichtbar in Dialogen gut in Baumansichten und Icons in MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Zeilenbegrenzungen Tabellenansicht bersichtlich Tabellen fehlen Redaktionsansicht ist sehr n tzlich sehr gut drei Ansichten darunter Tabellenansicht w hlbar sehr gut drei Ansichten darunter Tabellenansicht w hlbar angelehnt gut gut Tip Texte sehr gut gut Tool Tips k nnen selbst definiert werden gut Tip Texte sehr gut mittel teilweise un bersichtlich gut gut gut einigen Di
26. gut sehr gut teilweise in WINDOWS Standard ben tigten Fenster eingeblendet automatisch eingeblendeten angelehnt dennoch der unge bte Nutzer kann leicht zu Fenstern bersichtlich viele Fenster einblenden HADIS 1 1 an WINDOWS Standard gut jeweils ein geteiltes Fenster sehr gut sehr gut gerade in mittel fehlen an manchen angelehnt aber nur kleine Verzeichnungsansicht Stellen Kopfzeile mit Befehlen MIDOSA Online an WINDOWS Standard gut bersichtlich gut gut teilweise gut an allen erwarteten angelehnt Karteikarten Stellen MidosaXML an WINDOWS Standard sehr gut immer gleiche gut sehr gut hierarchische fehlen an vielen Stellen angelehnt Anordnung die Informationen gut Gruppierung wird werden teilweise durch strukturiert durchgehalten B ume ersetzt scopeArchiv 4 0 an WINDOWS Standard sehr gut einheitlich und gut sehr gut ber gut werden teilweise durch angelehnt erinnert in bersichtlich Karteikarten B ume ersetzt Teilen an MS OUTLOOK V E R A an WINDOWS Standard sehr gut nach kurzer Einarbeitung gut sehr gut ber gut an allen erwarteten angelehnt leichte Navigation Karteikarten Stellen 19 Tabelle 34 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 2 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 12 Informationsdarstellung Organisation der Information Eingrenzung des Verwendung von Tabellen Beschriftungen Verwendung von Feldern Verwendung von
27. hnung effizient anwendbar Einzig die Steuerung von AUGIAS Archiv bis Version 7 4 ist in Teilen zu umst ndlich Die Steuerung von ARIADNE mittels Men s kann nur als minderwertig bezeichnet werden 5 3 2 Direkte Manipulation Die direkte Manipulation kann als die technisch aufwendigste Form der Dialoggestaltung aber auch als die am intuitivsten zu nutzende angesehen werden Direkte Manipulation zur nderung der Fenstergr e Position oder Aufteilung ist in fast allen Programmen m glich Ausnahmen bilden die alten AUGIAS Archiv Versionen und ARIADNE AUGIAS Archiv 8 XL MidosaXML und V E R A erlauben sogar eine Anpassung unterschiedlicher Teilbereiche in den Fenstern mittels direkter Manipulation w hrend der Eingabe Angemessen ist der Einsatz dieser Dialogtechnik beim Verschieben von Verzeichnungs einheiten oder Gruppen dieser innerhalb der Klassifikation des Bestandes izn AIDA BASYS S 7 In der genutzten Testversion war die Steuerung mittels Tastatur jedoch noch fehlerhaft T Tabelle 38 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 1 78 Tabelle 40 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 3 Spalten Pop Up Men s und Pull Down Men s Tabelle 39 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 2 Im letzten Fall liegt die Vermutung nahe dass der Entwicklungsstand der Testversion noch nicht der endg ltigen Version entspricht und deshalb die Options bezeichner fehlen die in den Vorg ngerversionen vorhan
28. hrung mittels Men s Eingrenzung des Men struktur Mehrfachauswahl in Men s Navigation in Men s Optionsbezeichner Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 5 5 5 5 Erl uterungen explizit oder implizit izn AIDA 2 0 bersichtlich an den relevanten Stellen m glich einfach Unterstreichungen ARIADNE 1 0 etwas un bersichtlich teilweise einfach keine AUGIAS Archiv 7 4 nach Einarbeitung bersichtlich an den relevanten Stellen m glich einfach aber teilweise ber zu Unterstreichungen viele Stationen AUGIAS Archiv 8 XL durch Baum sehr bersichtlich an den relevanten Stellen m glich einfach keine BASYS S Oracle 3 1 etwas un bersichtlich an den relevanten Stellen m glich duch viele Fenster erschwert Unterstreichungen FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A bersichtlich bersichtlich bersichtlich bersichtlich wenn hierarchische Struktur beachtet wird bersichtlich durch hnlichkeit zu MS OUTLOOK bersichtlich an den relevanten Stellen m glich an den relevanten Stellen m glich an den relevanten Stellen m glich an den relevanten Stellen m glich an den relevanten Stellen m glich an den relevanten Stellen m glich einfach nach Einarbeitung einfach einfach einfach wenn hierarchische Struktur beachtet wird einfach nach Einarbeitung einfach Unterstreichungen und Aufzeigen der Short Cuts Short Cuts nicht in allen Men s Unterstr
29. ist angestrebt Jedes andere Vorgehen w rde Probleme bereiten Die Arbeitsschritte sind stark systematisiert und den Bed rfnissen angepasst So muss ein Bestand einer Provenienz zugewiesen werden Ein Zugang wird mit einem bestimmten Bestand verkn pft Eine Besonderheit die sich daraus erkl rt dass das Bundesarchiv auch als Zwischenarchiv fungiert ist die M glichkeit in der Verzeichnungsmaske eine Bewertung der Verzeichnungseinheit vorzunehmen Das bedeutet dass nichtarchivw rdige Verzeichnungsein heiten wenigstens bis zu diesem Zeitpunkt im System vorhanden sind Die Verwaltung von Archiv und Zwischenarchivgut wird hier zusammengefasst Somit ist schon eine Signatur vorhanden Eine Neuvergabe findet nicht statt Die Orientierung an den internen Erschlie ungs richtlinien erkl rt dass ein Titel nur mit einer L nge von maximal 250 Zeichen vergeben werden kann F r die Angabe von Laufzeiten sind nur Jahreszahlen vorgesehen die aber in einem separaten Feld spezifiziert werden k nnen Ein Enth lt Vermerk ist in beliebiger Gr e vorge sehen und kann frei gestaltet werden Bandfolgen und Serien k nnen nach Belieben erzeugt werden wobei eine Serie unterhalb einer Bandfolge angelegt werden kann nicht jedoch umge kehrt und auch nicht jeweils untereinander Dieses folgt wiederum der Logik der Erschlie ungs richtlinien Die M glichkeit der Klassifizierung ist so gestaltet dass es am sinnvollsten ist zuerst 38 F r die Erschlie
30. izn AIDA selbst Zurzeit sind diese Produkte mit der Ausnahme von V E R A dessen Einsatz auch au erhalb des Landesarchivs NRW geplant ist und das auf der diesj hrigen CeBIT vorgestellt wurde nicht zu erwerben Nach jetzigem Kenntnisstand ist dies auch nicht vorge sehen Eine Sonderrolle nimmt ARIADNE ein da es sich bei dem hier betrachteten Er schlie ungswerkzeug um ein Programm handelt das den Teilnehmern an einem Archivverbund kostenlos zur Verf gung gestellt wird Im Rahmen eines DFG Projekts wurde ein Konzept ent 13 Als Beispiel f r ein veraltetes Programm das noch im Einsatz ist kann LARS gelten Die Software DACHS wird in Deutschland anscheinend nur noch im Stadtarchiv Hannover genutzt Auch die Anwendung GOLIATH muss nicht einbezogen werden da sie nur noch selten genutzt wird und keine Fortentwicklung mehr stattfindet INOVAR ist ein Programm dessen Hersteller Mitte 2004 sein Gewerbe abgemeldet hat DRDOC das im Landes hauptarchiv Koblenz verwendet wird ist von der Konzeption her ein Dokumentenmanagement System MAVIS mit dem im Filmarchiv im Bundesarchiv Filme erfasst werden kann als Beispiel f r Programme gelten die nur zur Erschlie ung einer Archivaliengruppe zu nutzen sind 14 Dies ist der Fall bei MIDOSA Online und MidosaXML AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL F r eine bersicht ber die Programme siehe Tabelle 11 Untersuchte Programme 7 Der Untersuchung ist FAUST 5 zugrunde gelegt worden Seit kurzer Zeit ist das P
31. k nnen variiert werden exakt angezeigt V E R A m glich Visualisierung gegeben Einf geposition wird Fenster k nnen variiert werden auch Bereiche exakt angezeigt in Fenstern IL Tabelle 44 DIN EN ISO 9241 17 Darstellung von Bildschirmformularen 1 Norm DIN EN ISO 9241 17 Kurzbeschreibung der Norm Bildschirmformulare Untersuchungsgegenstand Darstellung Eingrenzung des berschriften Darstellungsdichte der Informationen Gruppierung Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 6 6 6 Erl uterungen nach Funktion und Wichtigkeit izn AIDA 2 0 einheitlich bersichtlich und angemessen nur teilweise gruppiert ARIADNE 1 0 einheitlich bersichtlich und angemessen durch farbliche Abhebungen zu bunt AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A nicht immer einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich einheitlich bersichtlich folgt aber nicht immer gleichem Muster bersichtlich und angemessen bersichtlich und angemessen bersichtlich und angemessen bersichtlich 2 Typen von Formularen und angemessen nicht immer bersichtlich und angemessen sehr bersichtlich und angemessen bersichtlich und angemessen bersichtlich und angemessen durch Anordnung durch Anordnung durch Anordnung und Trennstriche durch Rahmen und leichte farbliche
32. r Grundbefehle Einf gen von Objekten und Formatierungen verwendet f r Grundbefehle und Navigation verwendet f r eine Vielzahl von Befehlen die aber auch alternativ angesteuert werden k nnen 89 Tabelle 41 DIN EN ISO 9241 15 Verwendung von Kommandosprachen Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm DIN EN ISO 9241 15 Dialogf hrung mittels Kommandosprachen Verwendung von Kommandosprachen Erl uterungen izn AIDA 2 0 Boolsche Operatoren ARIADNE 1 0 nicht verwendet AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren FAUST BASIC f r Makros Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren Boolsche Operatoren SQL f r Suche als Alternative 69 Tabelle 42 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung direkter Manipulation 1 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm Erl uterungen DIN EN ISO 9241 16 direkte Manipulation Verwendung direkter Manipulation angemessener Einsatz 5 Verwendung von Metaphern 6 Darstellung von Objekten 7 R ckmeldung bei Manipulation 7 izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST5
33. zu erstellen Die automatische Zuordnung von Verzeichnungseinheiten mit bestimmten Merkmalen zu einem Klassifikationspunkt besteht auch weiterhin 16 Positiv zu vermerken ist dass die Indizierung komfortabler geworden ist Jetzt ist neben der einfachen Zuweisung der in den diversen Feldern enthaltenen oder neu gebildeten Begriffe zu einzelnen Indizes auch eine teilweise automatisierte Indizierung m glich Neu ist zudem dass die Bildung einer separaten Personendatenbank m glich ist die an das Kalliope Projekt ange lehnt ist und auf l ngere Sicht die M glichkeit bestehen soll einen Austausch und Abgleich der Personendaten zu realisieren Die einzelnen Personendaten k nnen Verzeichnungseinheiten zugeordnet werden Die Konzeption des Programms erlaubt einen Druck der Findb cher ebenso wie eine Pr sentation im Intra oder Internet Tabelle 4 Archivfachliche Merkmale AUGIAS Archiv 8 XL a Anzahl Archive ein Archiv Tektonik gestaffelt in Baumstruktur Beschreibung der Tektonikgruppe m glich Registraturbildner Provenienz f r Bestand Bestand in Tektonik eingeordnet ausf hrlich beschreibbar Findbuch identisch mit Bestand Klassifikation zwei unabh ngige gegliederte Systematiken pro Bestand m ssen vor der Zuwei sung angelegt werden kann aber auch nach der Verzeichnung geschehen Erstel len neuer Systematikgruppen allerdings aus der Verzeichnungsmaske heraus m glich Verschieben der einzelnen Eintr ge im Baum nicht w hrend
34. 1 Zur Ausstattung bei Auftragsvergabe BISCHOFF et al Fachkonzept 10 11 2 Ob die Beharrungsfreudigkeit der Archive an alten Computersystemen in der mangelnden Mittelausstattung durch die Archivtr ger oder im mangelnden Interesse beziehungsweise Wissen der Archivare begr ndet ist soll hier nicht diskutiert werden Es sei nur bemerkt dass in vielen F llen nicht die Software sondern die Hardware das Arbeitslimit bestimmt Der Autor musste die Software auf einem alten Notebook P I 133Mhz 32MB RAM installieren da verschiedene Versuche der Installation auf einem modernen System unter WINDOWS XP fehlschlugen Das Programm lief stabil und mit annehmbarer Geschwindigkeit wobei nur wenige Datens tze eingegeben waren 7 In den letzten sechs Zeilen von Tabelle 2 bis Tabelle 7 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz werden die unterst tzten Formate und Standards f r die einzelnen Programme ausgewiesen zunehmend mit EDV erfasste Daten betrachtet die ins Archiv gelangen oder potentiell dorthin gelangen k nnen Es wird neben der physischen Lesbarkeit auch darauf geachtet dass ber Standardformate Migrations oder Emulationsstrategien die M glichkeit einer langfristigen Les barkeit gew hrleistet bleibt Treibt der Archivar den gleichen Aufwand bei den von ihm erzeugten Daten die zu einem wichtigen Teil aus Erschlie ungsdaten bestehen Die Antwort f llt nicht so eindeutig aus wie es zu erwarten w re Die Mehrzahl der Program
35. 17 Dialogf hrung mittels Men s 1 Dialogf hrung mittels Men s 7 Dialogf hrung mittels Men s 3 Verwendung von Kommandosprachen sesseessesssessseseseeseersressressressesererens Verwendung direkter Manipulation 1 Verwendung direkter Manipulation 2 Darstellung von Bildschirmformularen 1 Darstellung von Bildschirmformularen 7 Eingabe in Bildschirmformulare seeseeeeeeseeeeseeeseessresstessressreerereeseersersse Auswahllisten und Steuerung der Bildschirmformulare Navigation in Bldechrmtormularen DIN ISO IEC 12119 Produktbeschreibung und Dokumentation s sseseseeeseseeeseerseresrsereresrrerrsreersee ISO IEC 18035 und ISO IEC 18036 Verwendung von Icons Symbolen und Funktionen 1 Einleitung Die Einf hrung eines bildschirmgest tzten Informationsverarbeitungssystems kann Auswirkungen auf die Struktur Funktion und physische Umwelt einer Organisation haben Formen der Zusammen arbeit k nnen sich ndern individuelle organisatorische oder technische Zusammenh nge k nnen sich ndern ebenso die Arbeitsinhalte Diese Ver nderungen sollten die Arbeitsausf hrung die Gesundheit und das Wohlbefinden der davon betroffenen Menschen in positiver Weise beein flussen Dieser in der Einleitung zu einer Norm von 1993 beschriebene Prozess mit allen seinen Auswir kungen ist in den letzten Jahrzehnten auch im Archivwesen abgelaufen Eine Reflexion
36. 3 tier Architektur PI Server 20 MB Datenbank Einzelplatz 50 MB Datenspeicher Server 256 MB Einzelplatz 128 MB 800x600 16 Bit Einzelplatz Access Datenbankformat Server MSSQL Oracle Findbuchausdruck Word Online Findbuch IE ab 5 5 MSXML Parser XML MDB Access bzw MSSQL oder Oracle XML CSV dBASE EAD XML CSV dBASE EAD EAD ja RTF MS WORD scopeArchiv 4 0 4 1 4 1 ab 28 2 2005 Version 5 nicht terminiert voraussichtlich 2006 ca 1999 ja ja Win 2000 bis XP UNIX normaler Betrieb im LAN Pentium 2 oder h her abh ngig vom Datenvolumen 128 MB keine speziellen Oracle keine die meisten Kunden setzen die Microsoft Standard Programme zus tzlich ein werden auch f r den Datenimport oft ben tigt s mtliche MS Programme k nnen angewendet werden Oracle Access XLS XML HTML Word Tab delimited CSV XML CSV HTML Excel Word Tab delimited Access ber ODBC Schnittstellen RTF ISAD G ISAAR CPF EAD in der Entwicklung ja Ausdruck ber Standard Report Ausdruck ber eigene Reports Crystal Report Designer oder Export der Daten ber Excel Export Plug in und Erstellung eines Reports aus Excel Ausgabe auch ber Word Vorlagen Plug in Ft Tabelle 17 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 6 V E R A Programm untersuchte Version aktuelle Version seit wann ist diese Version in Gebrauch wird eine neue entwickelt seit wann wird das Programm angeboten Vo
37. 45 DIN EN ISO 9241 17 Darstellung von Bildschirmformularen 2 35 Tabelle 46 DIN EN ISO 9241 17 Eingabe in Bildschirmformulare 7 Tabelle 47 DIN EN ISO 9241 17 Auswahllisten und Steuerung der Bildschirmformulare darin die Rubrik Steuerung der Bildschirmformulare 37 Tabelle 48 DIN EN ISO 9241 17 Navigation in Bildschirmformularen 37 2 Der berblick ber die archivfachlichen Merkmale der einzelnen Programme hat gezeigt dass jedes der untersuchten Programme wenigstens archivfachlichen Grundanforderungen gen gt und Erschlie ungsarbeiten durchaus mit allen Programmen m glich sind Die Unter schiede k nnen hier nicht noch einmal im Detail aufgezeigt werden Deutlich hervorgetreten ist jedoch dass mit einigen Programmen nicht nur archivische Grundanforderungen umgesetzt werden k nnen sondern sie stellen exakte Werkzeuge zur Erschlie ung der unterschiedlichen Archivalienarten dar Diese Eigenschaften korrelieren nat rlich mit der Komplexit t der ein zelnen L sungen Bevor ein Archiv sich f r eine neue Software entscheidet sollte es genau die erhofften archivischen Anforderungen und das gew nschte Ma an Komplexit t festlegen um das richtige ggf die richtigen Programme in die engere Wahl zu nehmen 3 Die Ergebnisse der softwareergonomischen Untersuchung k nnen nur auf den ersten Blick zufrieden stellen Eine Entwicklung hin zum Besseren ist aber zu erkennen Die Dialogf hrung ist in den einzelnen Programmen sehr un
38. 9241 12 Organisation der Information 1 Grundlage f r diesen Abschnitt sind Tabelle 33 bis 35 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 1 bis 3 33 Die Benutzerf hrung ist bei einigen Programmen f r den neuen Nutzer gew hnungsbe d rftig Als einzige Programme trennen ARIADNE und MIDOSA Online die Benutzerf hrung nicht eindeutig genug von der Ein und Ausgabe der Daten Die Meldungen sind durchweg eindeutig und in den meisten Situationen f r den Archivar verst ndlich Gleiches gilt f r die Eingabeaufforderungen Erstaunlich ist dass nur FAUST MidosaXML scopeArchiv und V E R A ein aktives Fehlermanagement betreiben so dass Fehleingaben schon im Vorfeld erkannt werden k nnen Die anderen Programme reagieren nur passiv auf Fehler und zeigen diese erst nach der Eingabe oder gar erst bei Ausf hrung eines Befehls an Anders als noch bei der allgemeinen Pr fung nach DIN EN ISO 9241 Teil 10 fallen hier gro e Unterschiede zwischen den einzelnen Softwarel sungen auf Jedoch ist nur ARIADNE nicht ausreichend konform zu Teil 12 und 13 der Norm Bei den anderen Programmen gibt es gewisse Schw chen die in der Konzeption begr ndet liegen Am gef lligsten ist die Informa tionsgestaltung und Benutzerf hrung wenn auch teilweise unterschiedlich aufgebaut bei FAUST MidosaXML scopeArchiv und V E R A gel st 5 3 Einzelne Techniken der Dialogf hrung Welche Techniken der Dialogf hrung jeweils genutzt werden ist je nach P
39. Absetzung Position und Einr ckung durch 3D Effekte Karteikarten durch Trennlinien durch Karteikarten durch berschriften und Fettdruck durch Trennlinien durch Karteikarten TL Tabelle 45 DIN EN ISO 9241 17 Darstellung von Bildschirmformularen 2 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm Erl uterungen DIN EN ISO 9241 17 Bildschirmformulare Darstellung Pflichtfelder optionale Felder gesch tzte Felder 6 7 Ausrichtung der Felder 6 Anordnung der Beschriftungen 6 izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A nicht immer markiert hervorgehoben Pflichtfelder nicht hervorgehoben gesch tzte Felder ausgegraut Pflichtfelder nicht hervorgehoben gesch tzte Felder ausgegraut Pflichtfelder nicht hervorgehoben nicht wichtig da Felder wie Signatur immer vor der Erschlie ung ausgef llt sind Pflichtfelder nicht hervorgehoben in einigen Ansichten werden manche Felder nicht angezeigt gut Pflichtfelder markiert Pflichtfelder hervorgehoben gesch tzte ausgegraut Pflichtfelder auf dunklerem Hintergrund angeordnet Pflichtfelder in der Schablonenansicht hervorgehoben gesch tzte Felder ausgegraut Pflichtfelder nicht hervorgehoben gesch tzte Felder ausgegraut gleichm ig und bersichtlich gleichm
40. Archiv Nachrichten Nie dersachsen 11 1998 76 79 HELFER Bernward Das Hessische Erschlie ungssystem HADIS 2000 S 153 171 in Angelika MENNE HARITZ Hg Online Findb cher Suchmaschinen und Portale Beitr ge des 6 Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg Ver ffentlichungen der Archivschule Marburg 35 Marburg Archivschule Mar burg 2002 H NG Hubert ADV gest tztes Informations und Dokumentationssystem f r Archive AIDA ein vorl ufiger Bericht aus dem Bereich der Nieders chsischen Archivverwaltung Der Archivar XXXVI 1983 149 158 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAAR CPF international standard archival authority record for corporate bodies persons and families adopted by the Committee on Descriptive Standards Canberra Australia 27 30 October 2003 Paris ICA 20042 http www ica org biblio ISAAR2EN pdf 10 02 2005 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAD G general international standard archival description adopted by the Committee on Descriptive Standards Stockholm Sweden 19 22 September 1999 Ottawa ICA 20002 http www ica org biblio isad_g_2e pdf 10 02 2005 LAKE David Russel F LOISELLE und Debera STEIDEL WALL Market survey of commercially available off the shelf archival management software ICA Study 12 Paris ICA 2003 LUPPRIAN Karl Ernst Der Archivverbund Ariadne ein Instrument der Informationsvermittlung Atlanti XIV 2004 7 10 M
41. Archivalienarten Serien Bandfolgen und Ebenen der Verzeichnung Signaturvergabe Archivalienarten Serien Bandfolgen Ebenen der Verzeichung izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Vergabe h ndisch Dublettenkontrolle nach der Buchstabenfolge Nr werden automatisch Leerzeichen eingef gt um Sortierung zu erm glichen auch Altsignatur Registratursignatur h ndisch ohne Kontrollfunktion auch Altsignaturen automatisch vorl ufig endg ltige Signatur kann nach B rschem Prinzip oder nach Sortierreihenfolge vergeben werden Signaturfeld aus Nummer und Bestandsk rzel auch Registratursignatur automatisch vorl ufig endg ltige Signatur kann nach B rschem Prinzip oder nach Sortierreihenfolge vergeben werden Signaturfeld aus Nummer und Bestandsk rzel auch Registratursignatur schon vorhanden da Akten aus dem Zwischenarchiv bernommen werden und Signaturen nicht neu vergeben werden automatisierbar Schl sselfelder k nnen auf Dubletten untersucht werden automatische Vergabe m glich aber auch h ndisch einfache Automatisierung m glich freie Vergabe automatisierbar frei einstellbar aber auch h ndische Vergabe m glich automatisiert nderung m glich Signaturenkontrolle ausschaltbar diverse aber es kann nur eine Art pro Bestand angelegt werden f r den Arch
42. Auch wenn dadurch die klare Struktur etwas verw ssert w rde sollten in einer Folgeversion unterschiedliche Verzeichnungseinheiten Akte Urkunde Karte Plan Amtsbuch etc nebeneinander verf gbar gemacht werden damit dieses Werkzeug universeller einsetzbar ist Das Programm wurde f r die Entwicklungspartnerschaft PARSIFAL aus Bundesarchiv Archivschule und Lan desarchivdirektion Baden W rttemberg erstellt und haupts chlich verwendet um Aktenverzeichnungen auf einfache Weise online zug nglich zu machen 24 Tabelle 8 Archivfachliche Merkmale MidosaXML Si Anzahl Archive ein Archiv Tektonik nicht abbildbar Registraturbildner Provenienz zuweisbar auf unterschiedlichen Ebenen Bestand Beschreibung m glich Findbuch kann ber mehrere Best nde angelegt werden Klassifikation beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht parallel zur Erschlie ung Signaturvergabe freie Vergabe Archivalienarten nur Sachakten theoretisch andere m glich Serien Bandfolgen geschachtelte Serien m glich Ebenen der Verzeichnung beliebig Laufzeiten relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle Sperrfristenkontrolle nur h ndische Eingabe Formalbeschreibung der pro Verzeichnungseinheit beschreibbar Archivalien Sortierung beliebig einstellbar auch durch direkte Manipulation Indexerstellung an EAD angelehnte Kategorien nicht automatisiert keine Unterbegriffe und Verweise Verweism glichkeiten vo
43. Eine vergleichende Untersuchung von Erschlie ungssoftware unter arch vfachlichen und softwareergonomischen Gesichtspunkten Transferarbeit im Rahmen des Referendariats f r den h heren Archivdienst Andreas Berger 38 Wissenschaftlicher Kurs April 2005 Landesarchiv NRW Staatsarchiv M nster Der Sirius Kybernetik Bord Computer der jedes kleinste Teilchen des Raum schiffes unter seiner Kontrolle hatte schaltete auf Kommandobereitschaft Hallo Freunde sagte er fr hlich und spuckte gleichzeitig einen kleinen Lochstreifen aus nur so zur Erinnerung Auf dem Lochstreifen stand Hallo Freunde Oh Gott sagte Zaphod Er hatte noch nicht viel mit diesem Computer gearbeitet hasste ihn aber bereits von ganzem Herzen Der Computer redete und tickerte weiter dreist und munter als verkaufe er Waschpulver Nehmen Sie bitte zur Kenntnis dass ich dazu da bin Ihnen bei der L sung Ihrer Probleme zu helfen egal worum s dabei geht Jaja sagte Zaphod Wei t du ich glaube ich nehme doch lieber ein St ck Papier Aber klar sagte der Computer und spuckte seine Mitteilung gleichzeitig in den Papierkorb Douglas ADAMS Per Anhalter durch die Galaxis Frankfurt Berlin Ullstein 1995 93 94 Inhalt II TO 1811 E 1 Untersuchungskriterien ssrsssossonsossnsnnensssnssnnsonsnnsnnsnnsnnssnssnnsnnsnnsnnsnnsnnssnssnnsonsnnssnsnnssnssnssnnsonsnnssnsnnssnssnnee 1 2 1 Anforderungen an eine ErschlieBungssoft
44. G deutsch BR NING HEGEWALDT BR BACH ISAD G ICA ISAAR CPF XML http www w3 org XML 10 02 2005 Web Pr sentation BLACK VELDTRUP in DEGREIF Archive im zusammenwachsenden Europa F r den englischsprachigen Raum LAKE LOISELLE STEIDEL WALL Market survey f r Italien VITALI in Archivi amp Computer XIN F r Deutschland vgl die Zusammenstellung bei REIMANN in Der Archivar XLVI 6 LAKE LOISELLE STEIDEL W ALL Market survey 8 geben in einer Tabelle folgende Merkmale an nach denen das jeweilige Programm klassifiziert wird appraisal accessioning authority control custodial management workflow management research room management internet access search tools deaccessioning disposition order fulfilment reproductions reporting capabilities supports MARC supports EAD supports ISAD G supports ISAAR CPF supports other standards Dieser Aufz hlung der Anwendungsbereiche folgen Beschreibungen weiterer Bereiche Anpassungsf higkeit Zusatzmodule Sicherheitsfeatures unterst tzte Sprachen Import Export Schnittstellen Hilfe und Dokumentation Anwender Support hnlich auch bei REIMANN in Der Archivar XLVI bes 439 442 7 Die Flut von Normen ist dabei kaum zu bersehen Vgl die sarkastische Zusammenfassung f r internationale Normen bei TRAVIS Bluffers guide 3 Im Vordergrund soll die Betrachtung von Teilen der DIN EN ISO 9241 stehen die sich mit Anforderungen an die Software im Gebrauch besch ftigen F r eine Liste
45. HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten nicht vorhanden nicht vorhanden in Rudimenten zur Navigation Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten Klassifikationen etc Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten Anwendung zur Gr enr nderung bei Fenstern und Verschieben von Verzeichnungseinheiten Klassifikationen etc sehr weit ausgedehnt angemessen B cher Ordner Bl tter e einfache gut unterscheidbare Symbole einfache an der Farbe gut zu unterscheidende Symbole leider nicht in der Tabellenansicht angemessene Symbole Farbunterscheidung gut Be angemessene Symbole Farbunterscheidung gut angenehm ist 3D Darstellung sehr viele Metaphern die logisch verwendet werden angemessene Symbole Farbunterscheidung gut angenehm ist 3D Darstellung Gr e und Form angemessen Be Gr e und Form angemessen Gr e und Form angemessen Be Gr e und Form angemessen Le Gr e und Form angemessen
46. Index m glich oS Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 6 Verweism glichkeiten Einbinden von externen Medien und Besonderheiten Verweism glichkeiten Einbinden von externen Medien Besonderheiten izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A keine separaten Felder bei Fotos und Karten Feld vorhanden keine Verlinkung nur Textfelder nur Textfelder keine auf andere Objekte k nnen eingebunden werden nur mittels Textfeldern nur in Textfeldern vorhanden vorhanden vorhanden nicht vorgesehen bei Foto oder Kartenerschlie ung ist Einbinden von Bildern m glich m glich Ansicht in Verzeichnung oder externem Viewer m glich Ansicht in Verzeichnung oder externem Viewer nicht vorgesehen komfortabel Hyperlinks nicht vorgesehen Hyperlinks Hyperlinks Hyperlinks AIDA Titel ist Feld f r Titel und Vermerke Vermerke d rfen erst in der dritten Zeile beginnen da sonst evtl Sortierung von Bandfolgen nicht m glich stark an OVG ausgerichtet Personendatei kann erzeugt werden und einzelnen Verzeichnungseinheiten Personen zugeordnet werden an Kalliope orientiert starke Anpassung an das Bundesarchiv in der untersuchten Version nicht haupts chlich f r Archive gedacht Export Bearbeitung und Reimport zu Open Office Wysiwyg Funktion sehr flexibel auf die
47. Kurzbeschreibung der Norm DIN EN ISO 9241 10 Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechnik Untersuchungsgegenstand Individualisierbarkeit Lernf rderlichkeit Eingrenzung des Anpassung des Vokabulars Anpassung der Dialogform variabeler Umfang der Wahl zwischen Beurteilung Untersuchungsgegenstands und der Fachsprache Erl uterungen Dialogtechniken Seite der Norm 8 8 8 8 9 Erl uterungen hier auch Formularanpassung izn AIDA 2 0 nein nein nein eingeschr nkt m glich keine ARIADNE 1 0 nein nein nein nein keine AUGIAS Archiv 7 4 ja per Definition vor Beginn nein eingeschr nkt m glich eingeschr nkt AUGIAS Archiv 8 XL ja per Definition vor Beginn nein m glich eingeschr nkt BASYS S Oracle 3 1 nein nein nein eingeschr nkt m glich keine FAUST 5 teilweise per Definition vor Beginn bedingt m glich ja HADIS 1 1 nein eingeschr nkt nein eingeschr nkt m glich eingeschr nkt MIDOSA Online nein nein nein nein keine MidosaXML nein eingeschr nkt nein m glich eingeschr nkt scopeArchiv 4 0 ja per Definition vor Beginn bedingt m glich eingeschr nkt V E R A nein eingeschr nkt nein m glich eingeschr nkt 8S Tabelle 31 DIN EN ISO 9241 11 Gebrauchstauglichkeit Norm Kurzbeschreibung der Norm DIN EN ISO 9241 11 Gebrauchstauglichkeit in einem bestimmten Nutzungskontext Untersuchungsgegenstand Effektivit t Effizienz Zufriedenheit Eingrenzung des Untersuchungsgegensta
48. LLER Peter Vollregest Findbuch oder Informationssystem Anmerkungen zur Geschichte und Perspektiven der archivischen Erschlie ung Der Archivar LVI 2005 6 15 RASCH Manfred Learning by doing oder the user s manual zur Funktion eines klassischen Findbuchs im Zeit alter elektronischer Findmittel S 95 98 in Diether DEGREIF Vom Findbuch zum Internet Erschlie ung von Archivgut vor neuen Herausforderungen Referate des 68 Deutschen Archivtags 23 26 September 1997 in Ulm veranstaltet vom Verein Deutscher Archivare Der Archivar Beiband 3 Siegburg Schmitt 1998 REIMANN Norbert Empfehlungen f r den EDV Einsatz in Kommunalarchiven Der Archivar XLVI 1993 431 442 SCH LER Wilfried M glichkeiten und Probleme bei der Herstellung archivischer Findmittel unter Einsatz von EDV Anlagen Referat Kurzfassung des 50 Deutschen Archivtags Der Archivar XXIX 1976 45 56 TRAVIS David Bluffers guide to ISO 9241 London Userfocus 2003 VITALI Stefano Un indagine sui programmi di inventariazione archivistica introduzione Archivi amp Computer xm 2003 7 11 82 WEBER Hartmut Windm hlen oder Mauern die Archive und der neue Wind in der Informationstechnik S 79 94 in Andreas METZING Hg Digitale Archive ein neues Paradigma Beitr ge des 4 Archivwissen schaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg Ver ffentlichungen der Archivschule Marburg Institut f r Archivw
49. Verh ltnisse anpassbar Is Tabelle 24 DIN EN ISO 9241 1 Auswahl der Dialogtechniken Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm Erl uterungen DIN EN ISO 9241 1 Allgemeines Auswahl der Dialogtechniken Men s Kommandosprachen direkte Manipulation Bildschirmformulare 21 izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Men s Bildschirmformulare wenig direkte Manipulation einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare Men s Bildschirmformulare einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation nur in Rudimenten einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation nur in Rudimenten einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation nur in Rudimenten Kommandosprache Men s Bildschirmformulare wenig direkte Manipulation einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation einfache Elemente von Kommandosprachen Men s Bildschirmformulare direkte Manipulation einfache Elemente von Kommandosprachen TS Tabelle
50. a Win 98 Win 2000 Win XP Win NT 4 0 ab SP 6a 586er 233 MHz 50MB 64 MB Oracle 8 05 8 i 9 2 10g MSSQL 7 0 2000 MS Word 97 oder h her MDB Access oder SQL Oracle Microsoft MDB Access dBase CSV XLS auch Fremdformate RTF CSV MDB Access ja ber Internet Assistent ja mit Layout Assistent 1 0 Rel 51 1 0 Rel 51 2005 2005 Vorl ufer AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Museum 3 0 ja durch Programmkonzeption nicht sinnvoll Server Win 2000 Win XP Win 2003 Win 2000 Terminalserver Client Win 98 SE Win 2000 Win XP 10 MBit s Client 686er 600 MHz Server 200 MB Client 128 MB 1024x768 16k Oracle 9 21 10g MS SQL Server 2000 MySQL geplant MS Word 97 oder h her SQL Oracle Microsoft MDB Access dBase CSV XLS auch Fremdformate MDB Access RTF XLM ISAD G ja ber Internet Assistent ja mit Layout Assistent Ir Tabelle 14 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 3 BASYS S Oracle und FAUST Programm BASYS S Oracle FAUST untersuchte Version 3 1 Oracle 5 aktuelle Version 3 1 Oracle 5 Professional und Standard seit wann ist diese Version in Gebrauch Entwicklung Sommer 2004 Inbetriebnahme Herbst 2005 2002 wird eine neue entwickelt seit wann wird das Programm angeboten Vorl ufer Netzwerkversion Einzelplatzversion Betriebssysteme Netzwerk Prozessorleistung Minimum Festplattenspeicherplatz Server Einzelplatz Minimum RAM Minimum
51. alogen keine gut Icons f r Befehlsschaltfl chen Objekte in der Baumansicht sehr gut Icons zeigen auch Position an in der Baumansicht Identifizierung der Objekte gut Icons f r Befehlsschaltfl chen Objekte in der Baumansicht CH Tabelle 35 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 3 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 12 Informationsdarstellung Organisation der Information Eingrenzung des Positionsmarker und Zeiger Kodierung Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 13 13 Erl uterungen izn AIDA 2 0 an WINDOWS Standard angelehnt teilweise graphische Kodierung und Hinterlegung ARIADNE 1 0 nicht immer bersichtlich teilweise farbliche Hinterlegung st rend AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A an WINDOWS Standard angelehnt an WINDOWS Standard angelehnt an WINDOWS Standard angelehnt in Baumansicht nicht gut an WINDOWS Standard angelehnt in Men s durch Farbwechsel gut an WINDOWS Standard angelehnt in Baumansicht und w hrend Dialogen gut da jeweils hinterlegt an WINDOWS Standard angelehnt an WINDOWS Standard angelehnt in Baumansicht und w hrend Dialogen gut da jeweils hinterlegt an WINDOWS Standard angelehnt in Baumansicht und w hrend Dialogen gut da jeweils hinterlegt an WINDOWS Standard angelehnt in Baumansicht und w hrend Dialogen gut
52. anden Einbinden von externen Hyperlinks Medien Besonderheiten sehr flexibel auf die Verh ltnisse anpassbar 4 10 V E R A Das f r das Landesarchiv Nordrhein Westfalen entwickelte Programm V E R A ist noch nicht in allen Teilen fertig gestellt dennoch konnte die Erschlie ung mittels dieser L sung betrachtet werden Das Erschlie ungsmodul geh rt zu den Teilen die bereits im Echtbetrieb ver wendet werden Wie bei den beiden zuvor beschriebenen L sungen wird auch hier die hierarchi sche Struktur der Tektonik und wie bei MidosaXML der einzelnen Findmittel gut sichtbar Wichtig f r die Konzeption ist dass zwischen Bestand und Findbuch unterschieden wird Der Bestand wird in die Tektonik des Archivs eingeordnet und diesem werden einer oder mehrere Registraturbildner zugewiesen Alle diese Elemente k nnen jeweils n her beschrieben werden Zuordnungen und Beschreibungen k nnen auf allen Ebenen jederzeit ge ndert werden wenn es sich um eine Zuordnung in einer Baumstruktur handelt auch mittels direkter Manipulation Die Erschlie ung der Archivalien findet auf der Ebene des Findbuchs statt Ein Findbuch muss mindestens einem Bestand zugeordnet sein kann aber auch mehrere Best nde umfassen es 7 Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 7 Einem Registraturbildner k nnen Aufgaben zugeordne
53. angemessenheit 1 53 DIN EN ISO 9241 10 Aufgabenangemessenheit 2 54 DIN EN ISO 9241 10 Selbstbeschreibungsf higkeit u rsensusssesnnesnnesnnesnnennennnennnennennnnnn 55 DIN EN IS09241 J0 Stenerbarket zt arrr rears raeas ra ae EE eraa P a Rei es S SRDE PERSE eSEE EES enpssrsnn 56 DIN EN ISO 9241 10 Erwartungskonformit t und Pechlertoleranz 240020 57 DIN EN ISO 9241 10 Individualisierbarkeit und Lernf rderlichkeit 22u22400 20er 58 DIN EN ISO 9241 11 Gebrauchstauglichkeit s sseseseeessseeeseseserssrsresesreerssterrsserrensesrenresrerresreersst 59 DIN EN ISO 9241 12 Charakteristische Eigenschaften der dargestellten Informationen 60 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 1 61 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 7 62 DIN EN ISO 9241 12 Organisation der Information 3 63 DIN EN ISO 9241 13 Meldungen 3 5 2 gt 2 3 2 22 38 48 64 Tabelle 37 Tabelle 38 Tabelle 39 Tabelle 40 Tabelle 41 Tabelle 42 Tabelle 43 Tabelle 44 Tabelle 45 Tabelle 46 Tabelle 47 Tabelle 48 Tabelle 49 Tabelle 50 DIN EN ISO 9241 13 IV Eingabeaufforderungen R ckmeldungen Statusinformation und Pehlermanagement DIN EN ISO 9241 14 DIN EN ISO 9241 14 DIN EN ISO 9241 14 DIN EN ISO 9241 15 DIN EN ISO 9241 16 DIN EN ISO 9241 16 DIN EN ISO 9241 17 DIN EN ISO 9241 17 DIN EN ISO 9241 17 DIN EN ISO 9241 17 DIN EN ISO 9241
54. archiv Sachsen Anhalt in dem die Software eingesetzt wird lie sich f r das Erschlie ungsmodul ohne Probleme durchf hren Dennoch scheint Vorsicht und gr ndliche Pla nung geboten da eine zu weite Ausdifferenzierung beispielsweise zu Problemen bei der Findbuchausgabe oder bei Recherchen f hren kann 25 Sind die Regeln f r die Formulare und die Struktur einmal festgelegt kann nur innerhalb dieser gearbeitet werden Auch die Zuordnungen sind nur noch innerhalb dieser Regeln m glich Folgendes Beispiel verdeutlicht dies Wenn festgelegt wurde dass einer Verzeichnungseinheit Urkunde Siegelverzeichnungen und R ckvermerke zugeordnet werden k nnen so ist dies m glich Das bedeutet nicht dass einem Siegel eine Urkunde zugeordnet werden kann Es ist nach festlegbaren Regeln eine Vergabe von Signaturen und deren Zusammensetzung erstellbar und automatisiert anwendbar Eine nachtr gliche nderung ist h ndisch und automatisiert m g lich Die einzelnen Verzeichnungseinheiten K nnen im so genannten Register in der unteren Bildschirmh lfte in einer Baumansicht dargestellt werden zur Navigation und Orientierung unter dem Grunddatenbereich sind alle Objekte sichtbar die sich oberhalb der aktuellen Position befinden F r untergeordnete Verzeichnungseinheiten steht an gleicher Stelle eine Liste bereit Neben dieser Ansicht parallel zum Grunddatenbereich l sst sich die Tektonik vom Archiv als oberste Stufe bis herunter zur letzten Verzeichnungsstu
55. assifikation in separater Tabelle angelegt Bezeichnung kann eingegeben werden zwei unabh ngige flache Systematiken pro Bestand m ssen vor der Zuweisung angelegt werden kann aber auch nach der Verzeichnung geschehen Erstellen neuer Systematikgruppen allerdings aus der Verzeichnungsmaske heraus m glich M glichkeit der automatischen Klassifikation z B nach Aktenplannummer alphanumerische oder h ndische Sortierung zwei unabh ngige gegliederte Systematiken pro Bestand m ssen vor der Zuweisung angelegt werden kann aber auch nach der Verzeichnung geschehen Erstellen neuer Systematikgruppen allerdings aus der Verzeichnungsmaske heraus m glich Verschieben der einzelnen Eintr ge im Baum nicht w hrend der Verzeichnung m glich M glichkeit der automatischen Klassifikation z B nach Aktenplannummer alphanumerische oder h ndische Sortierung beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht Verzeichnungseinheiten k nnen aus Listenfenster in die entsprechenden Klassifikationen verschoben werden ber die Erstellung einer systematischen Liste als gestaffelte Liste m glich mehrere Zuweisungen pro Verzeichnungseinheit zu einer Liste m glich Dezimalklassifikation flache Dezimalklassifikation beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht parallel zur Erschlie ung beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht parallel zur Erschlie ung LY Tabelle 20 Archivfachliche Merkmale 3 Signaturen
56. be 1 58 1 1 Freigabe 1 63 MIDOSA Online 2 0 MidosaXML MidosaXML 1 0 4 9 1 0 4 9 scopeArchiv 4 0 4 1 V E R A Rel 2 Rel 2 6 Tabelle 12 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 1 izn AIDA und ARIADNE Programm izn AIDA ARIADNE untersuchte Version 2 0 1 0 aktuelle Version 2 0 1 0 seit wann ist diese Version in Gebrauch fortlaufende Entwicklung aktuelle stabil laufende Version Juni 2004 wird eine neue entwickelt kommt zum Einsatz seit wann wird das Programm angeboten etwa 2002 Juni 2004 Vorl ufer Vorg nger AIDA Gro rechner AIDA DOS AIDA 1 1 f r Win 3 11 oder h her Netzwerkversion ja ja Einzelplatzversion ja ja Betriebssysteme Win 98 Win NT 4 0 SP 4 oder h her Win 2000 pro 2031 oder Win 98 Win 2000 Linux Kernel Version des Linux Clients h her WinXP Netzwerk jedes 100 MBit TCP IP Prozessorleistung mind Pentium oder quivalenter 500 MHz Festplattenspeicherplatz Server 100 MB 300 MB mit Tools Daten Einzelplatz Minimum RAM Minimum 32 MB 64 MB Grafik Display Minimum Super VGA 800x600 besser 1024x768 Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch MSSQL 7 0 SP3 oder h her MSDE 1 0 Oracle 81 8 1 7 MS IE 5 0 oder h her Oracle SQL Einzelplatz MSSQL Excel Access mit vorgegebenen Strukturen Feldbezeichnungen d h vor dem Import m
57. bel sind die Suchm glichkeiten und die Definition diverser Suchumgebungen Die Formatierung der Feldein tr ge ist beschr nkt m glich so dass Hervorhebungen gemacht werden k nnen Fazit FAUST ist in dieser Untersuchung das einzige Programm das nicht allein f r den Ein satz im Archiv entwickelt wurde Dementsprechend wurde hier nur ein kleiner Ausschnitt der Funktionalit t betrachtet Der museale oder dokumentarische Bereich und die daf r be Mit FAUST Entry Archiv liegt eine Version vor die dem Einsatz im Archiv besser angepasst ist Die f r FAUST 5 vorgebrachten Kritikpunkte treten hier nicht auf 7 Zur Bildbearbeitung wurden ausreichende M glichkeiten in FAUST integriert 20 reitgestellten Merkmale konnten nur angerissen werden Eine klassische Erschlie ung von Akten oder Urkunden ist mit dieser L sung da sie darauf problemlos angepasst werden kann realisierbar jedoch scheint das Programm besser eingesetzt und seine M glichkeiten besser genutzt wenn die dokumentarische Bearbeitung von Objekten aller Art angestrebt wird Tabelle 6 Archivfachliche Merkmale FAUST 5 Anzahl Archive ein Archiv Tektonik Angaben ber Felder m glich Registraturbildner Provenienz Angaben ber Felder m glich Bestand Datenbank gleich Bestand Findbuch identisch mit Bestand Klassifikation ber die Erstellung einer systematischen Liste als gestaffelte Liste m glich mehrere Zuweisungen pro Verzeichnungseinheit zu einer
58. ber diese Entwicklung findet unter Archivaren auf unterschiedliche Weise statt bleibt aber zu oft im Allgemeinen Dabei treten zu selten die bildschirmgest tzten Informationsverarbeitungs systeme ihre Funktionalit ten und die Softwareergonomie in den Fokus Auch wenn f r einige Archivare die zurzeit aktuellen L sungen nur Nachteile gegen ber der klassischen papier gest tzten Arbeitsweise zu haben scheinen oder allenfalls einen wenig beachtenswerten ber gang zu einer neuen Generation von Informationssystemen la Star Trek darstellen so sollte doch eine nicht von diesen Vorurteilen gelenkte Auseinandersetzung mit der derzeitig im Einsatz befindlichen Erschlie ungssoftware erfolgen In dieser Transferarbeit sollen die archivfachlichen M glichkeiten und Grenzen der unter schiedlichen Softwarel sungen aufgezeigt werden Daneben soll durch die berpr fung der Softwareergonomie festgestellt werden ob durch die Anwendung dieser Programme die Arbeits ausf hrung und das Wohlbefinden des Archivars positiv oder gar negativ beeinflusst wird Es ist nicht Ziel dieser Untersuchung eine bestimmte Softwarel sung zu favorisieren und andere nur in ihren Schw chen darzustellen 2 Untersuchungskriterien 2 1 Anforderungen an eine Erschlie ungssoftware Anforderungen an archivische Software sind bisher schon an diversen Stellen aufgestellt worden jedoch ist bisher kein wirklich brauchbarer Katalog entwickelt worden der den moder nen
59. bildet werden Positivliste Stoppwortliste Verweism glichkeiten nur Textfelder Einbinden von externen Medien m glich Ansicht in Verzeichnung oder externem Viewer Besonderheiten Fazit AUGIAS Archiv 7 4 ist ein brauchbares Werkzeug das aus archivfachlicher Sicht haupts chlich drei Nachteile hat Es gibt nur die M glichkeit einer flachen Gliederung Die Zuweisung von Vorg ngen oder Teilverzeichnungen zu einer Verzeichnungseinheit sind nicht m glich Die Bildung von Bandfolgen oder Serien ist nur ber eine Kennzeichnung im Titel m glich Diese M ngel sind bei der nachfolgenden L sung die in einer auf die Erschlie ung reduzierten Fassung diese Version abl sen soll nicht mehr vorhanden 4 4 AUGIAS Archiv 8 XL Die Verwandtschaft von AUGIAS Archiv 8 XL zu AUGIAS Archiv 7 4 ist auf den ersten Blick zu erkennen obwohl schnell die Unterschiede deutlich werden In das Programm wurden 7 Eine Ansicht als Galerie ist ebenfalls m glich Die Einbindung erfolgt ber eine Verlinkung und wird durch ein Men gesteuert 7 Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 15 eine Magazin und Benutzerverwaltung integriert die zuvor in einfacheren Versionen separat existierten Auch die Bestandsverwaltung erhielt neue Funktionalit ten und wurde an vielen Stellen ausgebaut Die Optik wie auch die Ko
60. bnisse der Untersuchung susssssossossonsnssnnsnnennssnssnnsonsnnsnnsnnsnnssnssnnsnnsnnssnsnnsnnssnssnnsonsnnssnsnnssnnnnn 36 ELE 39 21 Tabellen EE 39 72 Verwendete Normen siehe REESEN EE egen 79 7 3 Handb cher und Dokumentaponen 79 FA Zitierte E E 80 Tabellen Tabelle 1 Tabelle 2 Tabelle 3 Tabelle 4 Tabelle 5 Tabelle 6 Tabelle 7 Tabelle 8 Tabelle 9 Tabelle 10 Tabelle 11 Tabelle 12 Tabelle 13 Tabelle 14 Tabelle 15 Tabelle 16 Tabelle 17 Tabelle 18 Tabelle 19 Tabelle 20 Tabelle 21 Tabelle 22 Tabelle 23 Tabelle 24 Tabelle 25 Tabelle 26 Tabelle 27 Tabelle 28 Tabelle 29 Tabelle 30 Tabelle 31 Tabelle 32 Tabelle 33 Tabelle 34 Tabelle 35 Tabelle 36 II Archivfachliche Merkmale izn AIDA 20 11 Archivfachliche Merkmale ARIADNE AAA 12 Archivfachliche Merkmale AUGIAS Archiv 7 4 eneesssnessnensnensennsnnnnnrnnesnnesnnennnesnnnsnonsonsnensnnnsnnnn 14 Archivfachliche Merkmale AUGIAS Archiv 8 XL uesssesssseesserssresrsrreresreerssrerrsserrenesrreresrerrrsreersee 16 Archivfachliche Merkmale BASYS S Oracle 3 18 Archivfachliche Merkmale FAUST 5 osesesseesssseesssreerssesrreesreerssrerrsserrensestrereseertnsestrsestenresreeresenets 20 Archivfachliche Merkmale HADIS TI 21 Archivfachliche Merkmale MidosaX Mi en 24 Archivfachliche Merkmale scope Arche 26 Archivfachliche Merkmale V E R A cnesnessnssnnesnnssnonsnonsennnnnnnnnnnnnnnsnnnsnnennnesnn
61. chliche Merkmale BASYS S Oracle 3 1 Anzahl Archive ein Archiv Tektonik einfache Zuweisung des Bestands zu einer Tektonikgruppe ausf hrliche Beschreibung auch Vorprovenienzen m glich Zuweisung zu Registraturbildner Provenienz Bestand Bestand Beschreibung m glich nur eine Provenienz Findbuch identisch mit Bestand beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht Verzeichnungseinheiten k nnen aus Klassifikation Listenfenster in die entsprechenden Klassifikationen verschoben werden schon vorhanden da Akten aus dem Zwischenarchiv bernommen werden und Signaturvergabe Signaturen nicht neu vergeben werden Archivalienarten Sachakten BASYS P Oracle f r personenbezogenes Schriftgut Bandfolgen und Serien m glich Serie Kann auch unter einer Bandfolge angelegt Serien Bandfolgen werden Ebenen der Verzeichnung eine Ebene von der M glichkeit der Bandfolgen und Serienbildung abgesehen Laufzeiten nur Jahreszahlen dazu differenzierender Text in Zusatzfeld Sperrfristenkontrolle 30 Jahresfrist wird automatisch errechnet kann h ndisch ge ndert werden Formalbeschreibung der Archivalien detailliert m glich Sortierung h ndisch durch Verschieben oder nach diversen Feldern h ndisch zu jeder Verzeichnungseinheit oder automatisch jedes gro geschrie Indexerstellung bene Wort Bearbeitung ist m glich Verweism glichkeiten keine Einbinden von externen Medien nicht vorgesehen Besonderheiten starke Anpassung an das Bundesarchiv Fazit Es liegt
62. da jeweils hinterlegt kaum verwendet f r Objekttypen in der Baumansicht f r Objekttypen in der Baumansicht und g ngige Abk rzungen kaum verwendet f r Objekttypen in der Baumansicht nur eine zu grelle Feldhinterlegung f r Objekttypen in der Baumansicht bei hierarchischer Struktur besonders wichtig hier gut gel st sehr gut in Baumansicht Objektarten und Zust nde kodiert f r den etwas ge bten Nutzer vorteilhaft anfangs verwirrend f r Objekttypen in der Baumansicht bei hierarchischer Struktur besonders wichtig hier gut gel st GO Tabelle 36 DIN EN ISO 9241 13 Meldungen Norm Kurzbeschreibung der Norm DIN EN ISO 9241 13 Benutzerf hrung Untersuchungsgegenstand Meldungen Eingrenzung des Trennung der spezifische Unterbrechung des eindeutige Warnung vor einheitliche Terminologie Untersuchungsgegenstands Benutzerf hrung Informationen zum Dialogflusses Verwendung kritischen Formulierung von der Ein und Aufgabenkontext Aktionen Ausgabe Seite der Norm 5 5 5 5 3 5 5 Erl uterungen izn AIDA 2 0 eindeutig vorhanden nein ja ja ja verst ndlich ARIADNE 1 0 nicht immer nein nein ja ja ja verst ndlich eindeutig AUGIAS Archiv 7 4 eindeutig vorhanden teilweise durch ja ja ja verst ndlich R ckmeldungen AUGIAS Archiv 8 XL eindeutig vorhanden teilweise durch ja ja ja verst ndlich R ckmeldungen BASYS S Oracle 3 1 eindeutig wenig nein ja ja ja verst ndlich FAUST 5 eindeutig auch vorbildlich
63. den waren 8 Tabelle 42 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung direkter Manipulation 1 Spalte angemessener Einsatz und Tabelle 43 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung direkter Manipulation 2 Spalten Ziehen und nderung der Fenster gr e 35 Oracle HADIS MidosaXML scopeArchiv und V E R A erm glichen diese Technik Unter diesen Programmen lassen sich zwei Gruppen erkennen Die erste Gruppe mit izn AIDA BASYS S Oracle und HADIS stellt die Tektonik und die Gliederung des Bestands grafisch dar Aus einer Tabelle k nnen die einzelnen Verzeichnungseinheiten in diese Baumansicht verscho ben werden Dabei ist die Position die den zu verschiebenden Objekten jeweils zugeordnet wird nicht immer eindeutig zu erkennen Die Visualisierung dieses Ziehens ist ausreichend gegeben und verst rkt den Eindruck dass ein wirkliches Objekt mittels Zeigeinstrument bewegt wird Die zweite Gruppe der Programme wird von MidosaXML scopeArchiv und V E R A gebildet die jeweils alle Objekte auch die einzelnen Verzeichnungseinheiten in einem Baum anzeigen Dadurch ist es m glich alternativ zum Verschieben aus einer Tabelle heraus auch innerhalb der Baumstruktur die einzelnen Verzeichnungseinheiten mittels direkter Manipulation zu bewegen Dadurch ergibt sich der Vorteil dass es auch m glich ist diese direkte Manipulation mittels Zeigeger t durch eine Manipulation ber die Tastatur zu substituieren die in einzelnen F llen genauer und schneller durchzuf hre
64. der Archivar sto en wenn er Urkunden ausnahmsweise nicht nach OVG verzeichnen will Neben aufgel stem Datum und Ort stehen Felder f r ein Kurzregest mit dem Namen Inhalt Zeugen Druck Regest Datum Aktum f r das obligatorische Zitat und weitere Kennzeichnungsfelder zur Verf gung Bei der Erschlie ung von Karten und Fotos sind die Einbindung eines Bildes und der Verweis auf Akten m glich Tabelle 2 Archivfachliche Merkmale ARIADNE 39 Anzahl Archive ein Archiv Tektonik kann als flache Liste gebildet werden Best nde k nnen zugewiesen werden Registraturbildner Provenienz k nnen in einem Textfeld angegeben werden auch Vorg nger oder Nachfolger keine funktionalen Felder Bestand Beschreibung m glich Findbuch identisch mit Bestand Klassifikation flache Dezimalklassifikation in separater Tabelle angelegt Bezeichnung kann eingegeben werden Signaturvergabe h ndisch ohne Kontrollfunktion auch Altsignaturen Archivalienarten diverse keine Ver nderungen m glich an OVG angelehnt Serien Bandfolgen keine Funktion Ebenen der Verzeichnung eine Ebene Laufzeiten nur vierstellige Jahreszahlen vorgesehen aber abweichende Eintr ge m glich Sperrfristenkontrolle nicht vorhanden Formalbeschreibung der Felder je nach Archivalienart Archivalien Sortierung nach Klassifikation und Datum oder h ndisch ber Sortierungsfeld Indexerstellung nicht m glich Verweism glichkeiten bei Fotos und Karten Feld vorhanden
65. der dieser Arbeit zu grunde liegenden Normen siehe Kapitel 7 2 Verwendete Normen Normen im Anhang Zur Interpretation der Normentexte wurde ma geblich herangezogen BEU G RNER KOLLER Bildschirmarbeitsplatz Nur am Rande ber cksichtig werden sollen hier die Normen die f r die Entwicklung von Software einschl gig sind Zusammenfassung in DIN Taschenbuch 166 Auf die Qualit tssicherung nach DIN EN ISO 9000ff wird nicht eingegangen Dazu zusammenfassend DREEHSEN Qualit tssicherung bei EDV Systemen 8 Ausf hrlich BISCHOFF et al Fachkonzept 3 Grundlage welcher Datenbank wird das Programm betrieben und ben tigt es Zusatzprogramme In diesem Zusammenhang m ssen auch die Verwendung von archivischen Standards und die m glichen Import Export und Speicherformate untersucht werden Zu den Exportformaten z hlen im weiteren Sinn auch die M glichkeiten der Erstellung eines klassischen Papier findbuchs oder die Pr sentation ber eine Weboberfl che Diese technischen Fragen stellen kein Kriterium zur Beurteilung der Software dar sie geben vielmehr Aufschluss ber den technischen Stand der zurzeit verwendeten L sungen und lassen R ckschl sse auf die Ausstattung und die Arbeitsweisen der Archive zu Der Versuch die archivfachlichen Anforderungen an Erschlie ungssoftware an dieser Stelle allgemeing ltig festzulegen k me einer Quadratur des Kreises gleich Es sei nur auf die wichtige Diskussion innerhalb des Fachs zu Erschlie ung und
66. e Zusatzprogramm m glich ist eine Ausgabe ber selbsterstellte individuelle Druckformate oder ber integrierte Standard Druckformate auf Drucker in RTF TXT Word PDF Datei in Bildschirmfenster Email Zwischenablage ch Tabelle 15 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 4 HADIS und MIDOSA Online Programm HADIS MIDOSA Online untersuchte Version aktuelle Version seit wann ist diese Version in Gebrauch wird eine neue entwickelt seit wann wird das Programm angeboten Vorl ufer Netzwerkversion Einzelplatzversion Betriebssysteme Netzwerk Prozessorleistung Minimum Festplattenspeicherplatz Server Einzelplatz Minimum RAM Minimum Grafik Display Minimum Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch 1 1 Freigabe 1 58 Der hier betrachtete Navigator ist nur ein Modul von HADIS Es gibt auch ein generisches Importprogramm f r die bernahme von CSV Daten ein vorlagengesteuertes Ausgabeprogramm zur Erstellung von Findmitteln ein Webmodul f r die Recherche mittels Browser und viele kleine Hilfsprogramme 1 1 Freigabe 1 63 Juni 2002 HADIS ist eine Client Server Anwendung ja wenn Client Server auf einem PC Win 95 oder h her TCP IP Stack Keine besonderen Anforderungen Keine besonderen Anforderungen Client belegt etwa 10 MB Keine besonderen A
67. eArchiv deren Dialoge sich vor dem Einsatz und teilweise auch w hrend dessen in gewissen Grenzen vom Nutzer anpassen lassen wie es die Situation im jeweiligen Archiv erfordert MidosaXML und V E R A lassen sich keiner dieser Kategorien zuordnen Hier wird dem Nutzer in vorgegebenen Formularen die M glichkeit gelassen die Menge der einzugebenden Information zu variieren Die Individualisierbarkeit der Dialogf hrung ist von der alternativen Nutzung verschiedener Dialogformen beispielsweise Men oder Short Cut abgesehen bei allen Programmen wenig aus gepr gt Nicht zuletzt von gro em konomischem Interesse ist auf welchem Weg sich ein Programm erlernen l sst Learning by doing oder teure Schulung Ersteres ist f r den versierten Computer nutzer mit Unterst tzung der Handb cher und Hilfe Funktionen durchaus m glich Dazu bedarf es jedoch unterschiedlichen Aufwands Als einziges Programm bietet FAUST das dem Autor von der Programmkonzeption anfangs am exotischsten vorkam aktive Unterst tzung Es scheint jedoch dass auf diesen Aspekt gerade bei den f r die Bed rfnisse eines Archivs ent wickelten Programmen wenig Augenmerk gerichtet wurde Insgesamt zeigte die Pr fung der in DIN EN ISO 9241 Teil 10 festgelegten Grunds tze dass sich alle Programme wenn auch in unterschiedlichem Ma an diese halten Kein Programm konnte alle Anforderungen in vollem Umfang erf llen was auch durch die Norm nicht intendiert ist S
68. efassten Ergebnisse und Besonderheiten hervorgehoben werden 2 2 Die untersuchten Programme Mit der hier untersuchten Auswahl kann nicht das gesamte Spektrum der in Deutschland eingesetzten Programme abgedeckt werden was auch nicht intendiert ist Folgende Auswahl kriterien kommen zum Tragen Es handelt sich um Software die speziell oder wenigstens zu einem gro en Teil zur Erschlie ung von Archivalien konzipiert ist Programme die f r den Ein satz in Bibliotheken oder Museen konzipiert sind werden nicht ber cksichtigt Dabei wird Soft ware mit der nur eine bestimmte Gattung von Archivalien wie beispielsweise Filme oder Fotos erschlossen werden nicht ber cksichtigt Eine weitere Bedingung ist dass sie in Deutschland im II Die Untersuchung folgt in gro en Teilen den Vorschl gen von DZIDA et al Gebrauchstauglichkeit von Software bes 19 88 Zur Unterscheidung der Untersuchung von Experte und Nutzer auf gleicher Beurteilungs grundlage ebd 20 29 Zur Anwendung der DIN EN ISO 9241 und ihrer Teile vgl DIN EN ISO 9241 1 8 10 2 Dieses Verfahren schl gt auch DZIDA et al Gebrauchstauglichkeit von Software 36 zur vereinfachten Durchf hrung einer Untersuchung von Software auf Gebrauchstauglichkeit vor Zum logischen Aufbau der Teilnormen der diese Vorgehen unterst tzt siehe DIN EN ISO 9241 1 11 12 Eine Betrachtung in Bezug auf behinderte Menschen wird nicht vorgenommen es sei dazu auf die Technical Specification ISO TS 16071
69. eferenzen auf andere Objekte also Verzeichnungseinheiten k nnen eingebunden werden Es ist jedoch nicht m glich auf einfache Weise einer Urkundenverzeichnung eine oder mehrere Siegelbeschrei bungen zuzuweisen um ein g ngiges Beispiel zu nennen Dies wird dadurch teilweise kompen siert dass eine Duplizierung der einzelnen Felder erfolgen kann und so um beim Beispiel zu bleiben zwei Siegelbeschreibungen pro Verzeichnungseinheit angefertigt werden K nnen Die Indizierung erfolgt ber Registerfelder die in der Erfassungsmaske sichtbar sind und denen mittels farblicher Markierung Begriffe aus anderen Feldern zugewiesen werden k nnen Eine Bearbeitung oder textunabh ngige Eingabe ist wie auch die Korrektur durchf hrbar Eine gestaffelte Klassifizierung die ber die Erstellung einer systematischen Liste erfolgt ist darstellbar Eine Ansicht der einzelnen Verzeichnungseinheiten zu einem Klassifikationspunkt ist jedoch nur als flache Liste darstellbar und ein Navigieren nach Klassifikation nicht separat vorgesehen Auch das Klassifikationsfeld kann dupliziert werden so dass aus der gleichen Systematik mehrere Klassifikationspunkte zugewiesen werden k nnen Zus tzlich ist die Ver kn pfung mit Aktenpl nen und deren Nutzung als Klassifikation m glich Daneben sind eine Sperrfirstenkontrolle und die flexible Gestaltung von Datumsformaten vorgesehen Die Einbindung von digitalen Objekten funktioniert problemlos Sehr komforta
70. ehl die zuletzt ausgef hrten Handlungen r ckg ngig machen Gerade bei komplexeren Anwendungen muss ein besonderes Augenmerk auf die F higkeit der Selbstbeschreibung in den Dialogen gerichtet werden so dass der Nutzer durch diese gef hrt wird Hierbei zeigen die untersuchten Programme die gr ten Schw chen was an der sehr spezialisierten Anwendung liegen mag Es werden nur rudiment re Informationen ber den Zustand des Dialogsystems und den Ablauf des Dialogs gegeben Nur etwa die H lfte der Pro gramme gibt in einem gro en Teil der Situationen eine Information ber die Art der erwarteten Eingabe Ausgeglichen wird dies zum gro en Teil dadurch dass der Archivar sich auf einem terminologisch und in seinen Abl ufen sicheren Gebiet bewegt Die Erwartungskonformit t ist deshalb bei allen Anwendungen auff llig hoch Einzig FAUST verlangt eine Anpassung an eine etwas ungewohnte Terminologie Wenn trotz Erwartungskonformit t und Selbstbeschrei bung Fehler im Dialog auftauchen gehen die Programme damit sehr unterschiedlich um izn AIDA ARIADNE AUGIAS Archiv 7 4 und MIDOSA Online haben ein nicht zufrieden stellen des Fehlermanagement Die Fehlervermeidung und Erkennung ist sehr schwach ausgepr gt dazu kommt dass die Fehler vom Programm meist erst bei der Verarbeitung der Daten bemerkt werden Die anderen Programme unterst tzen den Benutzer in dieser Hinsicht besser Neben der Lenkung auf den richtigen Weg durch einen Dialog bl
71. eibt die Frage ob der Nutzer diesen auch selbst steuern kann Auch hier sind die M glichkeiten durch die vorgege benen archivischen Merkmale bestimmt Es lassen sich jedoch drei Typen von Programmen unterscheiden Der erste Typ besteht aus Programmen die f r ein Archiv oder eine kleine Gruppe von Archiven entwickelt wurden und den dortigen Verh ltnissen angepasst sind izn 6l Neben den Hilfe Funktionen sind hier auch die Produktbeschreibungen und die Dokumentationen von Bedeu tung Dazu siehe Tabelle 49 DIN ISO IEC 12119 Produktbeschreibung und Dokumentation 7 Dazu Tabelle 27 DIN EN ISO 9241 10 Selbstbeschreibungsf higkeit Als kuriose Randbemerkung bleibt dass MidosaXML durchaus vorbildliche R ckmeldungen ber ausgef hrte Befehle in der Statuszeile gibt die der Autor aber wegen ihrer kurzen Darstellungsdauer nur in wenigen F llen mehr erahnen als lesen konnte Wichtig ist hier auch die Verwendung von vertrauten Symbolen Icons und Funktionen Dazu Tabelle 50 ISO IEC 18035 und ISO IEC 18036 Verwendung von Icons Symbolen und Funktionen amp Tabelle 29 DIN EN ISO 9241 10 Erwartungskonformit t und Fehlertoleranz 6 Dazu wieder Tabelle 29 DIN EN ISO 9241 10 Erwartungskonformit t und Fehlertoleranz 31 AIDA BASYS S Oracle HADIS Bei diesen lassen sich die Dialoge vom Nutzer nur in engen Grenzen steuern Die zweite Gruppe besteht aus den auf dem Markt angebotenen Programmen AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL FAUST und scop
72. eichungen Short Cuts Unterstreichungen und Aufzeigen der Short Cuts Unterstreichungen und Aufzeigen der Short Cuts L9 Tabelle 40 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 3 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands DIN EN ISO 9241 14 Men s Dialogf hrung mittels Men s Pop Up Men s Pull Down Men s Bildschirm Schaltfl che Seite der Norm 6 6 6 Erl uterungen izn AIDA 2 0 verwendet f r Grundbefehle verwendet verwendet f r Grundbefehle ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A verwendet f r Grundbefehle ja ber rechte Maustaste verwendet f r Grundbefehle verwendet auch f r Auswahl verwendet besonders gut sind die Men s zur schnellen Befehlsauswahl die sich je nach Situation anpassen ja ber rechte Maustaste verwendet f r die meisten Eingaben ja ber rechte Maustaste verwendet verwendet nicht verwendet nicht verwendet nicht verwendet verwendet verwendet teilweise als Alternative verwendet verwendet verwendet verwendet verwendet teilweise als Alternative verwendet f r Grundbefehle verwendet f r Grundbefehle verwendet f r Grundbefehle verwendet f r Grundbefehle verwendet f r Grundbefehle nicht verwendet nur f r einfache Auswahl und Datensatznavigation verwendet verwendet f
73. eism glichkeiten vorhanden Einbinden von externen Hyperlinks Medien Besonderheiten Die Indizierung kann h ndisch ber die Zuweisung markierter W rter zu bestimmten Indizes oder ber eine automatische Bildung aus bestimmten Feldern heraus erfolgen Stoppwort und Positv Listen k nnen aufgebaut werden Eine Nachbearbeitung die Staffelung der Eintr ge und der Aufbau von Synonymringen in den einzelnen Indizes sind m glich Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 29 Ein Merkmal dass in dieser Art sonst nicht zu finden ist ist der Massenverzeichnungsmodus der mehreren Bearbeitern die parallele Verzeichnung eines Bestands in einem Findbuch mit eingeschr nkten Rechten erlaubt Fazit Mit dem V E R A Modul Verzeichnung ist ein auf die Verh ltnisse des Landesarchivs NRW angepasstes Werkzeug geschaffen worden das durch Modifikationen in den Masken auch von anderen Archiven verwendet werden kann Die Strukturen des Archivs und der Registra turbildner werden bis ins Detail abgebildet und k nnen leicht ver ndert werden Die in NRW maximal vorausgesetzten archivfachlichen Merkmale der Erschlie ung wurden umgesetzt Die Erschlie ung selbst kann sehr tief zum Beispiel bis hin zur druckbaren Edition erfolgen kann aber auch sehr flach gehalten werden indem Felder nicht benutzt oder
74. elnen Gliederungen k nnen Texte zugewiesen werden die diese n her spezifizieren und als berschrift ins Findbuch eingehen Die Signaturen k nnen auf Dubletten kontrolliert werden und es wird eine automatische Einr ckung hinter der Zeichenfolge Nr angeboten die dem System eine Sortierung erlaubt Die M glichkeiten der Angabe von Laufzeiten sind auf die Gewohnheiten in Niedersachsen angepasst Neben Anfang und Ende der eigentlichen Laufzeit kann eine Nebenlaufzeit ange geben werden Zus tze k nnen nicht hinzugef gt werden Die Sperrfrist wird nach dem vorge gebenen Standard berechnet kann aber auch h ndisch ge ndert werden Eine besondere L sung ist beim Umgang mit Titeln und Enth lt Vermerken gefunden worden Der so genannte AIDA Titel beinhaltet als nicht in der L nge begrenztes Flie textfeld beides Die ersten 120 Zeichen dieses Feldes werden zu einem Abgleich benutzt der gleichartige Titel in einem Klassifikationspunkt bei Findbuchdruck untereinander anordnet Die Bandbe zeichnung wird in einem gesonderten Feld angegeben Dies bedeutet dass ein k rzerer Titel dem ein Vermerkt folgt nicht mit dieser Funktion erfasst wird Es werden Konventionen n tig um dieses zu verhindern Als L sung wird festgelegt dass bei einem Titel der k rzer ist als zwei Zeilen der Vermerk erst in Zeile drei des Feldes nach manuellem Umbruch beginnen darf Die Indizierung erfolgt in einer gesonderten Karteikarte pro Verzeichnungseinheit
75. en abfragbar HADIS 1 1 ja in Eingabefeld wenig teilweise genutzt dann kaum genutzt ja aber ausreichend MIDOSA Online ja in Eingabefeld wenig gut genutzt kaum genutzt ja MidosaXML ja in Eingabefeld ja in Statuszeile aber zu R ckmeldungen ja ja schnell scopeArchiv 4 0 ja in Eingabefeld teilweise aber w rde relativ statisch ja ja auch Arbeitsfluss unterbrechen V E R A ja in Eingabefeld teilweise aber w rde Statuszeile zeigt ja ja auch Arbeitsfluss Informationen ber den unterbrechen Modus Siehe dazu Tabelle 25 DIN EN ISO 9241 10 Aufgabenangemessenheit 1 S9 Tabelle 38 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 1 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 14 Men s Dialogf hrung mittels Men s Eingrenzung des Zugriff auf Men s Men balken Men bersicht Men option Men feld Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 5 5 5 5 5 Erl uterungen grafische bersicht z B Ja Nein Men das zu einer bestimmten Situation pr sentiert wird izn AIDA 2 0 ber Maussteuerung Tastennavi verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet gation und teilweise ber Short m glich Cuts ARIADNE 1 0 ber Maussteuerung und mittels nicht verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet Tastennavigation m glich AUGIAS Archiv 7 4 ber Maussteuerung und mittels nicht verwendet verwendet an den relevanten Stellen verwendet Tastenna
76. en wobei dann oft die Variationen im Layout begrenzt sind zum anderen kann die Ausgabe ber den Export in ein Textverarbeitungsprogramm erfolgen Die hier angebotenen L sungen weisen ein breites Spek trum auf das teilweise strikt den Standards der Anwenderarchive angepasst ist izn AIDA HADIS oder ein breites Bet tigungsfeld f r individuelles Layout l sst indem ein ber Format vorlagen und Textmarken strukturierter Text an ein Textverarbeitungsprogramm ausgegeben wird Gerade bei ARIADNE steht die Erstellung von Findhilfen die ber das Intra oder Internet nutzbar sind im Vordergrund so dass nur eine vorgefertigte Ausgabe in eine PDF Datei oder ein 3 Nicht jedes Programm erm glicht die Abbildung der gleichen Erschlie ungstiefe und die Zuordnung unter schiedlicher Vorg nge o A zu einer Verzeichnungseinheit so dass dadurch Probleme entstehen Durchgehende Nutzung von nichtpropriet ren Formaten ist hier noch nicht zu beobachten 9 Export in eine XML Datei m glich ist Der Export in eine ber Internet Browser nutzbare Umgebung ist durchweg direkt oder ber Zusatzprogramme m glich 3 3 Struktur der Erschlie ungsdaten Zun chst scheint diese Struktur von den Gewohnheiten des Archivars abzuh ngen Dass sich hier kein homogenes Bild ergibt und ber die unterschiedlichen Richtlinien kontrovers disku tiert wird muss hier noch einmal bemerkt aber nicht ausgef hrt werden Selbstverst ndlich ist auch dass sich
77. en zur Begriffsbildung n tig geographischen Begriffe Institutionen Personen Sachbegriffe Sammelkorrekturen m glich nicht m glich Indizes Arten k nnen definiert werden pro Bestand aber auch bestands bergreifend Begriffe ber Textmarkierung Dialog oder h ndisch pro Verzeichnungseinheit oder Bestand hinzuf gbar Verweise m glich Namensumkehr Thesaurus kann gebildet werden Positivliste Stoppwortliste Indizes Arten k nnen definiert werden pro Bestand aber auch bestands bergreifend Begriffe ber Anklicken eines Wortes im Dialog automatisch oder h ndisch pro Verzeichnungseinheit oder Bestand hinzuf gbar Verweise m glich Namensumkehr Thesaurus kann gebildet werden Positivliste Stoppwortliste h ndisch zu jeder Verzeichnungseinheit oder automatisch jedes gro geschriebene Wort Bearbeitung ist m glich ber Registerfelder entweder dort Eingabe oder Zuweisung aus anderen Feldern mehrstufige Begriffe und Verweise m glich Orte Personen Sachen Bearbeitung nur pro Verzeichnungseinheit m glich f r Orte Personen Sachen pro Verzeichnungseinheit insges 10 Indexfelder Untergliederung m glich an EAD angelehnte Kategorien nicht automatisiert keine Unterbegriffe und Verweise ber Deskriptoren Unterbegriffe und Verweise m glich frei erstellbare Kategorien freie Sortierung m glich automatische und h ndische Indizierung m glich Unterbegriffe und Verweise k nnen gebildet werden Bearbeitung des gesamten
78. er Software zu sein 4 8 MidosaXML Das Konzept von MidosaXML unterscheidet sich von den meisten anderen Programmen die ber die Erschlie ung von Archivalien noch andere Funktionalit ten wie Bestands oder Magazinverwaltung beinhalten MidosaXML enth lt diese nicht ist in seiner Konzeption viel mehr rein auf die Erstellung von gedruckten und elektronischen Findmitteln ausgerichtet Die Findmittelbearbeitung ist weitestgehend in das Programm integriert so dass Nacharbeiten am Druckfindbuch und besonders am Online Findbuch kaum n tig sind So sind einfache Forma tierungen direkt bei der Verzeichnung m glich und k nnen in die Findmittel bernommen werden Klar sichtbar ist dass den Daten eine hierarchische Struktur auf Basis von XML zugrunde liegt In der Konzeption sind Findbuch und Bestand nicht deckungsgleich so dass ein Findbuch ber mehrere Best nde angelegt werden kann Als eine m gliche Ebene unter dem Findbuch fungieren neben Vorwort Titelblatt Einleitung und Angaben zum Findbuch die Angaben zum Bestand unter denen dann die einzelnen Gliederungsstufen angelegt werden k nnen Die Gliederung Klassifikation ist frei gestaltbar einzelne Eintr ge k nnen ver ndert gel scht erzeugt oder verschoben werden direkte Manipulation ohne dass die Erschlie ung unterbro chen werden muss Der Klassifikationsbaum der alle erzeugten Elemente anzeigt dient gleich Die Vorg ngerversion MIDOSA Online wurde unters
79. erweism glichkeiten keine separaten Felder Einbinden von externen nicht vorgesehen Medien Besonderheiten AIDA Titel ist Feld f r Titel und Vermerke Vermerke d rfen erst in der dritten Zeile beginnen da sonst evtl Sortierung von Bandfolgen nicht m glich 42 ARIADNE 1 0 Das archivfachliche Konzept f r ARIADNE 1 0 ist stark an die OVG angelehnt F r die Erschlie ung existieren Masken f r Sachakten Personalakten Urkunden Karten Risse Pl ne und Fotos Eine M glichkeit der Ver nderung einer Maske oder gar eine Neuanlage ist nicht vorgesehen Dabei sind die obligatorischen Felder Zwangsfelder so dass beispielsweise nicht die Signatur oder der Titel vergessen werden kann Eine Datierung ist nur mit vierstelliger Jahres zahl vorgesehen es k nnen aber auch abweichende Eintr ge vorgenommen werden so dass es von der Disziplin des Archivars abh ngt ob die Eintr ge einheitlich sind Ebenso diszipliniert muss der Archivar bei der Signaturenvergabe vorgehen da hier keine Automation oder Kontrolle hinterlegt ist Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale Die Ordnungs und Verzeichnungsrichtlinien sind zuerst 1965 in den Archivmitteilungen erschienen und wur den in den folgenden Jahren erg nzt und kommentiert 12 Auf gr ere Probleme als bei der Bearbeitung von Akten kann
80. esarchiv NRW Staatsarchiv M nster und Dr Frank M Bischoff Archivschule Marburg bin ich folgenden Personen zu Dank verpflichtet ohne deren Bereitschaft zur Zusammenarbeit diese Arbeit nicht entstehen h tte k nnen Dr Dirk Alvermann Universit tsarchiv Greifswald Paul Banzer startext Irina Dassler Land Software Entwicklung Dr Beate Dorfey Landeshauptarchiv Koblenz Werner Engel Archiv schule Marburg Jens Habermann Nieders chsisches Landesarchiv Dr Detlef Heiden Lan deshauptarchiv Sachsen Anhalt Karl Theo Heil AUGIAS DATA Bernward Helfer Hes sisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden Jens Hellwing Landeshauptarchiv Sachsen Anhalt Dr Karljosef Kreter Stadtarchiv Hannover Doris Land Land Software Entwicklung Dr Bettina Martin Weber Bundesarchiv Herr Richter Hessisches Zentrum f r Datenverarbeitung Dr Oliver Sander Bundesarchiv und Markus Solenthaler scope solutions ag F r die anregende Diskussionen und unerm dliche Korrekturen danke ich Sylvia Berger Dr Ulrich Fischer und Dr Peter Worm 7 Anhang 7 1 Tabellen Tabelle 11 Untersuchte Programme Programmname untersuchte Version aktuelle Version izn AIDA 2 0 2 0 ARIADNE 1 0 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 nicht mehr angeboten modifiziert als AUGIAS Express3 AUGIAS Archiv 8 XL 1 0 Rel 5 1 1 0 Rel 5 1 zuvor AUGIAS Archiv XL BASYS S Oracle 3 1 ORACLE 3 1 ORACLE FAUST 5 6 noch 2005 FAUST Entry Archiv 5 HADIS 1 1 Freiga
81. f verst ndlich und bebildert verst ndlich und bebildert verst ndlich und bebildert bisher nur als Entwurf verst ndlich aber noch nicht bebildert verst ndlich und bebildert verst ndlich und bebildert verst ndlich und bebildert verst ndlich und bebildert LL Tabelle 50 ISO IEC 18035 und ISO IEC 18036 Verwendung von Icons Symbolen und Funktionen Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands Seite der Norm ISO IEC 18035 und ISO IEC 18036 Icons Symbole und Funktionen zur Kontrolle von Multimediasoftware lcons Symbole und Funktionen f r WWW Browser Toolbars Verwendung Erl uterungen izn AIDA 2 0 teilweise Anlehnung ARIADNE 1 0 rudiment r in der Navigation genutzt sonst eigene Symbole AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A rudiment r in der Navigation genutzt sonst eigene Symbole rudiment r in der Navigation genutzt sonst eigene Symbole rudiment r in der Navigation genutzt sonst eigene Symbole eigene Symbole die allerdings an die vorgegebenen erinnern kaum Verwendung teilweise Anlehnung teilweise Anlehnung teilweise Anlehnung teilweise Anlehnung 8L 79 7 2 Verwendete Normen DIN 66272 Informationstechnik Bewerten von Softwareprodukten Qualit tsmerkmale und Leitfaden zu ihrer Verwendung identisch mit ISO IEC 9126 1991 DIN EN 29241 2
82. fe in einem Baum darstellen ohne dass die Grunddatenmaske der Verzeichnung sichtbar ist Dort kann eine nachtr gliche Klassifikation stattfinden soweit die Verzeichnungseinheiten nicht schon an ihrem endg ltigen Platz der Tektonik erzeugt wurden Mittels direkter Manipulation k nnen die einzelnen Elemente verscho ben werden Dies betrifft nicht nur die Zuordnung unter die Klassifikationspunkte sondern auch die Zuordnung unter einzelne Verzeichnungseinheiten Nat rlich werden abh ngige Elemente jeweils mit dem Element von dem sie abh ngen verschoben Die Indizierung kann aus der Verzeichnung heraus durch Markieren und Hinzuf gen zu Deskriptoren geschehen In einem Register k nnen diese dann pro Verzeichnungseinheit bearbeitet werden Schon vorhandene Deskriptoren k nnen mit der Verzeichnungseinheit verkn pft werden es k nnen ein Verweissystem und Untergruppen aufgebaut werden Dabei kann ein Eintrag jeweils einem Thesaurus z B als Ort oder Sache zugewiesen werden Dadurch ist es m glich bestands bergreifend ein wirkungsvolles Index und Verweissystem aufzubauen das jedoch in Anlage und Pflege sehr arbeitsintensiv ist Fazit scopeArchiv bietet mit dieser L sung ein hochflexibles Werkzeug zur Erschlie ung von Archivgut Darin liegt der Vorteil aber auch ein m glicher Nachteil begr ndet Ohne detail lierte Planung k nnen Fehlfunktionen auftreten die nicht auf die Software sondern auf falsche Einstellungen zur ckzuf hren sind
83. fentlichungen der Archivschule Marburg 35 Marburg Archivschule Marburg 2002 BLACK VELDTRUP Mechthild Das online Findbuch neue Perspektiven f r die Erschlie ung und Benutzung S 227 244 in Diether DEGREIF Archive im zusammenwachsenden Europa Referate des 69 Deutschen Archivtags und seiner Begleitveranstaltungen 1998 in M nster veranstaltet vom Verein deutscher Archivare Der Archivar Beiband 4 Siegburg Schmitt 2000 BLACK VELDTRUP Mechthild Erschlie ung im Umbruch Der Archivar LI 1998 607 618 BLACK VELDTRUP Mechthild Findb cher im Internet M glichkeiten ihrer Pr sentation S 123 138 in Angelika MENNE HARITZ Hg Archivische Erschlie ung Methodische Aspekte einer Fachkompetenz Beitr ge des 3 Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg Ver ffentlichungen der Archivschule Mar burg Institut f r Archivwissenschaften 30 Marburg Archivschule Marburg 1999 BR NING Rainer Werner HEGEWALDT und Niels BR BACH ISAD G Internationale Grunds tze f r die archivi sche Verzeichnung Ver ffentlichungen der Archivschule Marburg 23 Marburg Archivschule Marburg 2002 81 BUCHMANN Wolf Soll und Haben der Elektronischen Datenverarbeitung in Archiven Versuch einer kritischen Wertung Referat Kurzfassung des 50 Deutschen Archivtages Der Archivar XXIX 1976 43 46 B TTNER Edgar Das Archivverwaltungssystem BASYS als Voraussetzung f r die Internet
84. hinge wiesen 5 Einsatz sein oder f r den Einsatz in Deutschland konzipiert sein muss Programme die als Eigenprogrammierung nur in einem oder sehr wenigen Archiven eingesetzt werden k nnen nicht ber cksichtigt werden Die vom Bundesarchiv eingesetzte Software BASYS S Oracle bildet hier eine Ausnahme Es wird nur lebende Software in die Untersuchung einbezogen Programme die nicht mehr weiterentwickelt werden und sich so auf einem weit zur ckliegenden Stand der Technik befinden oder gar nicht mehr von Seiten des Entwicklers betreut werden m ssen unber cksichtigt bleiben Existieren von einem Programm zwei konzeptionell v llig voneinander abweichende Produkt Varianten sind diese nebeneinander in verschiedenen Archi ven im Einsatz und bleiben dies voraussichtlich auch so werden beide in die Betrachtungen aufgenommen S Grunds tzlich m ssen bei der Betrachtung mehrere Gruppen von Programmen unterschieden werden Produkte wie AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL FAUST scopeArchiv MIDOSA Online und MidosaXML werden am Markt angeboten sind also gegebenenfalls von jedem Interessenten zu erwerben Andere Produkte wurden entweder in Eigenentwicklung oder als Auftrag f r ein Archiv entwickelt und sind nicht f r den Markt bestimmt So wird BASYS S Oracle von der ProDV Software AG f r das Bundesarchiv entwickelt V E R A f r Nordrhein Westfalen von der Firma startext Die L nder Hessen und Niedersachsen entwickeln ihre L sungen HADIS und
85. hirmformulare ber die ein Gro teil der Eingaben gemacht werden sind voll kommen unproblematisch wobei die Navigation bei machen Programmen besser gel st ist was gro e Auswirkungen auf die Arbeitsgeschwindigkeit haben kann 6 Die Ergebnisse der Untersuchung Als Ergebnis der Untersuchung k nnen sicherlich keine Top Ten der Erschlie ungssoftware aufgestellt noch eine Empfehlung f r ein Programm gegeben werden Die Ergebnisse liegen vielmehr in folgenden drei Bereichen Der Stand der Erschlie ungssoftware in technischer und archivischer Hinsicht konnte angerissen werden Weiter konnte ein berblick ber die unter schiedlichen archivfachlichen Konzepte und die Leistungsf higkeit der einzelnen L sungen gegeben werden Dabei ist die Wertung jedem Nutzer selbst berlassen Auf dem Gebiet der Softwareergonomie k nnen dagegen ber eine Konformit tspr fung der einschl gigen Normen wertende Aussagen ber einzelne L sungen getroffen werden 1 Die im ersten Teil der Untersuchung vorgenommene Beschreibung der vorausgesetzten Technik hat erste Unterschiede der einzelnen L sungen aufgezeigt Neben einfachen Program men die wie ARIADNE auch auf sehr alten Rechnern lauff hig sind sind es gerade die kom plexen Programme die mehr Anforderungen an die Hardware und die Systemumgebung stellen Jedoch bewegen sich die Anforderungen im blichen Rahmen dessen was heute als Standard gelten sollte 4 F r einzelne Ergebnisse siehe Tabelle
86. in den nur f r ein bestimmtes Archiv entwickelten L sungen dessen Traditionen widerspiegeln Als Beispiel mag hier BASYS S Oracle dienen das explizit die Richtlinien f r die Erschlie ung von Schriftgut des Bundesarchivs als internen Standard unterst tzt und die verwendeten Felder und Arbeitsabl ufe daran ausgerichtet sind Wirkliche Standards wie EAD oder ISAD G werden von fast allen Programmen unterst tzt Es ist aber festzustellen dass die Anwendungen nicht intern mit diesen Standards arbeiten sondern einen Export in diese anbieten bei dem Feldnamen entsprechend definiert und die n tigen Inhalte zugeordnet werden Die M glichkeit besteht theoretisch bei allen L sungen da die vorgehaltenen Daten in der Regel ber die Forderungen der Standards hinausgehen oder sich in deren Struktur bringen lassen Eine automatisierte Erstellung von Daten in Standardformaten ist jedoch noch nicht f r alle Pro gramme realisiert technische Probleme sind hierbei nicht zu erwarten und h ngt wohl von der Nachfrage nach dieser ap 4 Archivfachliche Merkmale der einzelnen Programme 4 1 izn AIDA 2 0 Die in den Staatsarchiven des Landes Niedersachsen verwendete L sung bietet eine archiv bezogene Verwaltung der Best nde gleichzusetzen mit Findb chern Vorworten zu diesen Gliederungen und einzelnen Verzeichnungseinheiten Diese Informationen exklusiv der Ver zeichnungseinheiten werden in einer Baumstruktur dargestellt und bei Auswah
87. issenschaften 31 Marburg Archivschule Marburg 2000
88. istenkontrolle Formalbeschreibung der Archivalien izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Hauptlaufzeit Nebenlaufzeit Format TT MM JJJJ Spezifikationen nur im Titelfeld m glich nur vierstellige Jahreszahlen vorgesehen aber abweichende Eintr ge m glich drei Formate w hlbar TT MM JJJY MM JJJJ JJJJ automatisch wird Druckansicht erzeugt in der Zus tze angegeben werden k nnen Datumskontrolle drei Formate w hlbar TT MM JJJY MM JJJJ JJJJ automatisch wird Druckansicht erzeugt in der Zus tze angegeben werden k nnen Datumskontrolle nur Jahreszahlen dazu differenzierender Text in Zusatzfeld flexible Gestaltung m glich relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle Jahreszahlen und ein Zusatzfeld relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle beliebig von Voreinstellungen abh ngig Kontrollfunktion und Zusatzfelder vorhanden relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle zeigt Sperrfrist an wenn Enddatum 30 in der Zukunft liegt nicht vorhanden keine Feld f r Ende der Sperrfrist keine Feld f r Ende der Sperrfrist 30 Jahresfrist wird automatisch errechnet kann h ndisch ge ndert werden vorhanden feste Fristen die abge ndert werden k nnen h ndische Eingabe dann Plausibilit
89. it Bildschirmger ten Teil 14 Dialog f hrung mittels Men s ISO 9241 14 1997 Deutsche Fassung EN ISO 9241 14 1999 DIN EN ISO 9241 15 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 15 Dialog f hrung mittels Kommandosprachen ISO 9241 15 1997 Deutsche Fassung EN ISO 9241 15 1997 DIN EN ISO 9241 16 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 16 Dialog f hrung mittels direkter Manipulation ISO 9241 16 1999 Deutsche Fassung EN ISO 9241 16 1999 DIN EN ISO 9241 17 Ergonomische Anforderungen f r B rot tigkeiten mit Bildschirmger ten Teil 17 Dialog f hrung mittels Bildschirmformularen ISO 9241 17 1998 Deutsche Fassung EN ISO 9241 17 1998 DIN ISO IEC 12119 Informationstechnik Software Erzeugnisse Qualit tsanforderungen und Pr fbestimmungen identisch mit ISO IEC 12199 1994 ISO TS 16071 2003 Ergonomics of human system interaction Guidance an accessibility for human computer interfaces ISO IEC 18035 2003 Information technology Icon symbols and functions for controlling multimedia software applications ISO IEC 18036 2003 Information technology Icon symbols and functions for World Wide Web browser toolbars 7 3 Handb cher und Dokumentationen izn AIDA Version 2 0 Erste Schritte Stand 16 01 2003 izn AIDA Version 2 0 Hinweise zur Installation Stand 14 10 2003 izn AIDA Version 2 0 Die Datenbank Stand 28 08 2003 iz
90. ivar keine Ver nderung m glich diverse keine Ver nderungen m glich an OVG angelehnt eine pro Bestand Masken anpassbar pro Ebene eine in Voreinstellung Sachakten BASYS P Oracle f r personenbezogenes Schriftgut Masken frei aus einer Felderliste zusammenstellbar beliebig viele in einem Bestand diverse auch unterschiedliche in einem Bestand diverse nicht ver nderbar nur Sachakten theoretisch andere m glich variabel f r LAV NRW diverse festgelegt beliebige Auswahl im Bestand Bandangabe in Feld Sortierung innerhalb einer Klassifikationsgruppe untereinander wenn die ersten 120 Zeichen des AIDA Titels gleich sind keine Funktion nicht unterst tzt Serienassistent Bandfolgen und Serien m glich Serie kann auch unter einer Bandfolge angelegt werden nur ber Felder zu markieren Serien k nnen angelegt werden zuweisbar geschachtelte Serien m glich m glich nach variabel einstellbaren Vorgaben Serien bis zu 10 Ebenen tief eine Ebene eine Ebene eine Ebene f nf mit jeweils eigenen Formulartypen m glich eine Ebene von der M glichkeit der Bandfolgen und Serienbildung abgesehen eine Ebene Teilverzeichnungen sind m glich also zwei Ebenen mehrere beliebig Ebenen frei einstellbar mittels Vorgaben 10 Serienebenen dazu noch eine Vorgangsebene 8 Tabelle 21 Archivfachliche Merkmale 4 Laufzeiten Sperrfristen und Formalbeschreibungen Laufzeiten Sperrfr
91. ivschule Marburg 1998 ENGEL Werner MIDOSA f r Windows Handbuch Stand 11 2000 MENNE HARITZ Angelika MidosaXML der Findbuchgenerator XML basiertes Werkzeug zur Erfassung und redaktionellen Bearbeitung von Findb chern Handbuch Version 1 03 Stand 19 10 2004 scopeArchiv Das Modul Verzeichnungseinheiten Stand 07 2004 scopeArchiv bernahme Assistent Stand 07 2004 V E R A Handbuch Verzeichnung Stand 05 2004 7 4 Zitierte Literatur BECKER Thomas Archivische Anforderungen an elektronische Verzeichnungsprogramme Brandenburgische Archive x1 1998 13 15 BEU Andreas Claus G RNER und Franz KOLLER Der Bildschirmarbeitsplatz Softwareentwicklung mit DIN EN ISO 9241 Berlin Beuth 1999 BISCHOFF Frank M et al Verwaltungs Erschlie ungs und Recherchesystem f r Archive V E R A Fachkonzept archivische Aufgaben und Arbeitsabl ufe IT Funktionen und Datenstrukturen mit einer ber sicht ber die in den NRW Staatsarchiven im Einsatz befindlichen Systeme D sseldorf MSWKS 2001 http www archive nrw de dok vera fachkonzept pdf 10 02 2005 BISCHOFF Frank M Das Projekt V E R A in Nordrhein Westfalen Nutzung der Internettechnologie f r die Erschlie ung und archiv bergreifende Verwaltung der Best nde S 135 151 in Angelika MENNE HARITZ Hg Online Findb cher Suchmaschinen und Portale Beitr ge des 6 Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg Ver f
92. k Erwartungskonformit t Fehlertoleranz Eingrenzung des Einheitlichkeit des Verwendung von als Unterst tzung bei Erl uterung der Fehler Aufschieben von Fehlerpr fung vor Untersuchungsgegenstands Dialogsystems bekannt Fehlererkennung und zu Korrekturzwecken Fehlerbehandlung Datenverarbeitung vorausgesetzten Vermeidung Fachtermini Seite der Norm 6 7 7 7 8 8 Erl uterungen izn AIDA 2 0 ja im Allgemeinen nicht immer teilweise nein nein gegeben vorhanden ARIADNE 1 0 ja im Allgemeinen nicht immer nein nein nein gegeben vorhanden AUGIAS Archiv 7 4 ja im Allgemeinen im Allgemeinen ja nein teilweise gegeben gegeben aber Ausf hrungen manchmal zu allgemein AUGIAS Archiv 8 XL ja im Allgemeinen im Allgemeinen ja eingeschr nkt teilweise gegeben gegeben BASYS S Oracle 3 1 ja im Allgemeinen im Allgemeinen ja nein teilweise gegeben gegeben FAUST5 ja variabel durch Ausrichtung auf im Allgemeinen ja nein ja Dokumentation gegeben eingeschr nkt HADIS 1 1 ja im Allgemeinen im Allgemeinen ja nein teilweise gegeben gegeben MIDOSA Online ja im Allgemeinen nicht immer teilweise nein nein gegeben vorhanden MidosaXML ja gr tenteils im Allgemeinen ja eingeschr nkt ja gegeben scopeArchiv 4 0 ja gr tenteils im Allgemeinen ja eingeschr nkt teilweise gegeben V E R A ja gr tenteils im Allgemeinen ja eingeschr nkt ja gegeben LS Tabelle 30 DIN EN ISO 9241 10 Individualisierbarkeit und Lernf rderlichkeit Norm
93. k flache Gliederung nach Best nden Registraturbildner Provenienz pro Verzeichnungseinheit zuweisbar Bestand Beschreibung m glich Findbuch identisch mit Bestand zwei unabh ngige flache Systematiken pro Bestand m ssen vor der Zuweisung angelegt werden kann aber auch nach der Verzeichnung geschehen Erstellen neuer Systematikgruppen allerdings aus der Verzeichnungsmaske heraus m g lich M glichkeit der automatischen Klassifikation z B nach Aktenplannummer Klassifikation alphanumerische oder h ndische Sortierung automatisch vorl ufig endg ltige Signatur kann nach B rschem Prinzip oder nach Sortierreihenfolge vergeben werden Signaturfeld aus Nummer und Signaturvergabe Bestandsk rzel auch Registratursignatur Archivalienarten eine pro Bestand Masken anpassbar Serien Bandfolgen nicht unterst tzt Ebenen der Verzeichnung eine Ebene drei Formate w hlbar TT MM JJJY MM JJJJ JJJJ automatisch wird Druck Laufzeiten ansicht erzeugt in der Zus tze angegeben werden k nnen Datumskontrolle Sperrfristenkontrolle keine Feld f r Ende der Sperrfrist Formalbeschreibung der Archivalien m glich je nach individueller Einstellung Sortierung nach verschiedenen Merkmalen m glich Indizes Arten k nnen definiert werden pro Bestand aber auch bestands ber greifend Begriffe ber Textmarkierung Dialog oder h ndisch pro Verzeich nungseinheit oder Bestand hinzuf gbar Verweise m glich Namensumkehr Indexerstellung Thesaurus kann ge
94. l dieser erscheint eine Tabelle mit den darin enthaltenen Elementen Das Konzept erm glicht nur eine Art der Verzeichnungseinheiten Aktenart sic je Bestand zu w hlen Auch k nnen zu diesen Verzeichnungseinheiten keine Teilverzeichnungen oder andere spezifizierende Objekte angelegt werden Hier existiert nur eine flache Struktur Auch die Anlage von Klassifikationsstufen ist auf In der Zeile unterst tzte Standards von Tabelle 12 bis Tabelle 17 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz sind die Standards f r jedes Programm aufgelistet F r V E R A kann dies auch eindeutig gezeigt werden Siehe die genauen Ausf hrungen in BISCHOFF et al Fachkonzept 14 20 Auch f r izn AIDA und HADIS kann dies nachvollzogen werden Hier muss der Archivar den Ansto geben In einem Gespr ch best tigte Herr Richter HZD dies und wies auf die Erfahrungen mit geringen Zugriffszahlen auf Daten in solchen Formaten hin Hintergrund ist die Entwicklung des Programms f r die Erschlie ung moderner Massenakten aus lebenden Registraturen in den 1970er Jahren Dazu H ING in Der Archivar XXXVI 149 10 eine Dezimalklassifikation beschr nkt die in Tabellenform dargestellt wird Eine Klassifikation kann maximal sechs Ebenen umfassen Die Klassifizierung erfolgt bei Erschlie ung der ein zelnen Verzeichnungseinheiten ber Eingabe von ber Punkte gegliederten zweistelligen Zahlen oder ber die Auswahl aus einer Liste Den einz
95. le Vorg nge angelegt werden denen eine der im System angelegten Archivalienarten zugewiesen werden kann Ein Vorgang hat keine eigene Signatur und kann nicht zu einer anderen Verzeichnungseinheit verschoben werden Tabelle 10 Archivfachliche Merkmale V E R A 38 Anzahl Archive mehrere Archive k nnen verwaltet werden Tektonik gestaffelt in Baumstruktur Registraturbildner Provenienz pro Bestand mehrere zuweisbar pro Verzeichnungseinheit eindeutige Zuweisung genaue Verwaltung auch der einzelnen Aufgaben der Registraturbildner Bestand Beschreibung m glich Findbuch kann ber mehrere Best nde angelegt werden sachthematisches Inventar m glich Klassifikation beliebig tiefe Klassifikation in Baumansicht parallel zur Erschlie ung Signaturvergabe automatisiert nderung m glich Signaturenkontrolle ausschaltbar Archivalienarten f r LAV NRW diverse festgelegt beliebige Auswahl im Bestand Serien Bandfolgen Serien bis zu 10 Ebenen tief Ebenen der Verzeichnung 10 Serienebenen dazu noch eine Vorgangsebene Laufzeiten relativ freie Eingabe Intervall wird intern erzeugt Laufzeitkontrolle Sperrfristenkontrolle sehr differenziert einstellbar Formalbeschreibung der pro Verzeichnungseinheit beschreibbar Archivalien Sortierung nach diversen Vorgaben aber auch h ndisch Indexerstellung automatische und h ndische Indizierung m glich Unterbegriffe und Verweise k nnen gebildet werden Bearbeitung des gesamten Index m glich Verw
96. len da die zu be trachtende archivische Erschlie ung nur einen Anwendungsbereich darstellt Es soll im Folgenden ein Kriterienkatalog vorgestellt werden in dem das Rad nicht neu erfunden wird sondern der auf Vorhandenes teilweise Grundlegendes zur ckgreift und es neu ordnet Gerade Anforderungen wie einfache Funktionalit t und gute Handhabbarkeit die uns heute bei Software selbstverst ndlich scheinen sind es leider nicht immer und m ssen so in den Kriterienkatalog aufgenommen werden Als Grundlage k nnen hier die einschl gigen Normen f r Software genutzt werden Umfangreich werden die konkreten Anforderungen in Ausschrei bungen und Fachkonzepten die von einzelnen Archiven zur Anschaffung oder Entwicklung von Software aufgestellt wurden beschrieben Diese gilt es zu verallgemeinern und als Ma stab anzulegen Vorweg m ssen kurz technische Fragen behandelt werden deren Auswertung aber weitest gehend nicht im Text dargestellt werden soll Handelt es sich um ein Programm das einen Server ben tigt Gibt es Einzelplatzversionen und welche Anforderungen werden an die Hard ware Prozessor RAM Festplattenspeicher Grafikkarte Bildschirm Netzwerk gestellt Auf Als fr hes Beispiel COOK Archives and the computer F r Deutschland ist der 50 Archivtag 1975 in Mainz wichtig Hier besonders SCH LER in Der Archivar XXIX und BUCHMANN in Der Archivar XXIX Standards http www loc gov ead 10 02 2005 ICA ISAD
97. ls Textfeldern Einbinden von externen Hyperlinks Medien Besonderheiten Vermerke bei Sachakten werden in vier m gliche Kategorien unterteilt Enth lt Enth lt auch Darin auch und Deskriptoren Eine Angabe der Provenienz ist m glich aber nicht zwingend Die Indizierung ist f r alle Textfelder durchf hrbar Dabei k nnen ein Gesamt Orts Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 22 Personen und Sachindex unabh ngig voneinander erstellt werden Die Ver nderung der Ein tr ge Stufung und Verweise sind darstellbar Die nachtr gliche Bearbeitung des Indizes ist nur f r den einzelnen Eintrag m glich so dass sich keine Liste der im Bestand schon existenten Indexeintr ge anzeigen l sst Fazit Mit HADIS existiert im Land Hessen ein Erschlie ungswerkzeug das an die Ver h ltnisse der dortigen Staatsarchive angepasst wurde und sowohl eine flache wie auch eine sehr tiefe Erschlie ung gestattet Dabei erleichtert die Anordnung und leichte Ausw hlbarkeit der benutzten Felder im jeweiligen Formular die Arbeit Durch die angewendete Baumstruktur und das m gliche Verschieben der Verzeichungseinheiten durch direkte Manipulation ist ein ein faches Klassifizieren m glich Das nicht zwischen Serien und Bandfolgen unterschieden wird scheint gewollt und kein Fehler d
98. me nutzen als Datenbank entweder MSSQL MySQL oder eine ORACLE Version so dass eine sichere Speicherung der Daten in erprobten Umgebungen gew hrleistet ist MidosaXML und V E R A legen die Daten in einer XML Struktur ab und nutzen somit einen Standard der im Moment als zukunftssicher eingesch tzt wird Eine Aus nahme bildet FAUST mit der Nutzung eines eigenen Systems Wichtiger als das Speicherformat ist die M glichkeit Daten zu importieren und gegebenenfalls wieder zu exportieren Dabei kommt es beim Import darauf an dass Daten aus zuvor verwendeten Systemen in das aktuelle System migriert werden k nnen Dies ist f r jede der untersuchten Anwendungen gegeben da mindestens ber CSV oder XML Formate importiert werden kann Allgemein gilt jedoch dass der Archivar den Datenimport dem Fachmann dem geschulten Systemadministrator oder dem Hersteller der Software berlassen sollte gerade wenn es sich um propriet re Importformate handelt Der Export zur Migration in ein anderes System ist bei allen Anwendungen gew hrleistet da hier Standardformate wie CSV und XML durchg ngig und im Einzelfall weitere Formate angeboten werden Probleme k nnen dabei nur durch unterschiedliche Feldtypen und Gr en wie auch unterschiedliche Anzahl und Zuordnung von Feldern entstehen Der Export zur Erstellung eines gedruckten Findbuches kann prinzipiell auf zwei Wegen erfolgen Zum einen kann aus einem Programm heraus selbst ein Findbuch generiert werd
99. mmten Dialogtechnik Selbstbeschreibungsf higkeit Eingrenzung des R ckmeldungen Terminologie der Situationsbezogenheit der Information ber Zustand Information ber Art der Untersuchungsgegenstands R ckmeldungen und R ckmeldungen und des Dialogsystems und erwarteten Eingabe Erl uterungen Erl uterungen ber geleistete oder noch erwartete Schritte Seite der Norm 5 5 5 5 5 Erl uterungen izn AIDA 2 0 teilweise angemessen gegeben sehr eingeschr nkt eingeschr nkt ARIADNE 1 0 sehr eingeschr nkt angemessen gegeben sehr eingeschr nkt eingeschr nkt AUGIAS Archiv 7 4 ja aber auch an unn tigen angemessen gegeben sehr eingeschr nkt ja Stellen AUGIAS Archiv 8 XL ja aber auch an unn tigen angemessen gegeben sehr eingeschr nkt ja Stellen BASYS S Oracle 3 1 teilweise angemessen gegeben sehr eingeschr nkt eingeschr nkt FAUST 5 teilweise nicht immer an Arbeitswelt gegeben sehr eingeschr nkt ja des Archivars angepasst HADIS 1 1 sehr eingeschr nkt angemessen gegeben sehr eingeschr nkt ja MIDOSA Online sehr eingeschr nkt angemessen gegeben sehr eingeschr nkt eingeschr nkt MidosaXML sehr eingeschr nkt viel zu angemessen gegeben sehr eingeschr nkt eingeschr nkt schnell scopeArchiv 4 0 teilweise angemessen gegeben teilweise vorhanden ja V E R A teilweise angemessen gegeben teilweise vorhanden ja ss Tabelle 28 DIN EN ISO 9241 10 Steuerbarkeit Norm Kurzbeschreibung der Norm DIN EN ISO 9241 10 G
100. mplexe Programme k nnen jedoch leicht die F higkeiten des durch schnittlich EDV erprobten Archivars gerade w hrend der Einarbeitung in die Programme gt Dazu im Detail Tabelle 24 DIN EN ISO 9241 1 Auswahl der Dialogtechniken 6 Untersucht wurden unterschiedliche Kategorien Anzeige von Informationen die f r die Erledigung der Aufgaben ben tigt werden Anpassung der Hilfe Funktion Komplexit t der Aufgabe und Ber cksichtigung der F higkeiten des Nutzers Anpassung der Form von Ein und Ausgabe an die Arbeitsaufgabe Unterst tzung bei wiederkehrenden Aufgaben Anbieten von Standartwerten als Vorlage R ckg ngigmachen der Eingaben unn tige Arbeitsschritte Siehe dazu Tabelle 25 und Tabelle 26 DIN EN ISO 9241 10 Aufgabenangemessenheit 1 und 2 30 berfordern Indessen bieten sie zusammen mit AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle und FAUST gut angepasste Hilfe Informationen Die Unterst tzung bei oft wiederkehrenden Aufgaben geh rt ebenso wie die Vorgabe von Standardwerten zur Aufgabenangemessenheit Hier zeigen sich bei vielen L sungen Schw chen die aber nur bei ARIADNE die Arbeit behin dern Die M glichkeit Eingaben oder ausgef hrte Befehle r ckg ngig zu machen sollte bei Software ausnahmslos gegeben sein Dies ist leider bei den meisten Programmen ohne gr eren Aufwand wie Neueingabe oder h ndische nderung nicht immer m glich Nur in MidosaXML scopeArchiv und V E R A kann der Nutzer ber einen Bef
101. n Eine beliebig tiefe Gliederung die wie die Tektonik in einer Baumstruktur angezeigt wird ist jetzt m glich Das Prinzip der separaten Darstellung von Verzeichnung und Klassifikation wird beibehalten Hinter den Systematikfeldern ist jetzt keine Liste der Klassifikationspunkte wie in AUGIAS 7 4 mehr vorhanden sondern ein Fenster mit Baumstruktur hinterlegt aus dem die zugewiesene Klassifikation ausgew hlt werden kann Die Erstellung nderung und Zuwei sung der Klassifikationen erfolgt nach den gleichen Prinzipien wie bei den Vorg ngerversionen nur eingeschr nkt aus der Verzeichnung heraus Umfassende nderungen k nnen nur ber die Verwaltung der Stammdaten vorgenommen werden Eine gestaffelte bersicht mit Anzeige der zugeordneten Verzeichnungseinheiten fehlt noch TI Auch die technischen Unterschiede wie die Abkehr von MS ACCESS sind auff llig und steigern die Leistungsf higkeit des Programms Dies kann aber nicht weiter ausgef hrt werden 35 Die n chste Version soll auch hier eine Darstellung in einem Baum enthalten um die bersichtlichkeit zu steigern und die Navigation zu erleichtern 7 Nach Aussagen von Karl Theo Heil wurde aus Gr nden der Performance in dieser Version noch auf eine solche verzichtet sie ist aber f r eine der n chsten Versionen geplant Es besteht die M glichkeit nach dem Einlesen alter flacher Systematiken die alphanumerische Gliederungsmerkmale enthalten automatisch eine gestaffelte Gliederung
102. n AIDA Version 2 0 Reports Stand 03 08 2004 izn AIDA Version 2 0 Internet MDB Stand 16 11 2003 izn AIDA Version 2 0 Import MDB Stand 16 11 2003 Hilfe zu AIDA 2 0 Stand 02 2002 Hilfe zu AIDA 2 0 Administration 11 2002 izn AIDA Version 2 1 6 ReadMe wri Stand 08 2004 darin nderungen zu Vorg ngerversionen 7 Die in dieser Rubrik aufgef hrten Handb cher und Dokumentationen werden im Text nicht zitiert da sie als integraler Bestandteil der untersuchten Software gesehen werden Vgl Stichwort Produktbeschreibung in DIN ISO IEC 12119 4 80 ARIADNE Dokumentation zum _Verzeichnungswerkzeug http ariadne uni greifswald de images Ariadne documentation Stand 18 11 2004 AUGIAS ARCHIV 7 4 Handbuch Stand 01 2005 AUGIAS BBV Benutzer und Best ndeverwaltung Stand Herbst 2004 AUGIAS Zwischenarchiv 7 0 Stand 03 2000 BASYS S Oracle beta Benutzerhandbuch Stand 02 2005 FAUST 5 Kurze Einf hrung Stand 06 2003 FAUST 5 Manual Online Hilfe 11 2002 FAUST Basic Handbuch f r FAUST 5 Stand 10 2003 FAUST ENTRY ARCHIV Datenblatt Stand 18 11 2004 FAUST ENTRY ARCHIV Manual 22 12 2004 HELFER Bernward HADIS Anleitung zur Administration Stand 01 2005 Entwurf HELFER Bernward HADIS Anleitung zur Benutzung Stand 01 2005 Entwurf HEIDEN Detlef MIDOSA online Handbuch zur Generierung und Nutzung von HTML Findb chern Ver ffent lichungen der Archivschule Marburg 31 Marburg Arch
103. n ist Bei diesen drei Programmen ist gleichzeitig die Kodierung der Objekte die Visualisierung und die Einf gegenauigkeit am weitesten entwickelt so dass sich daraus eine bessere Handhabbarkeit der Dialoge ergibt Die direkte Manipulation die in den 1990er Jahren zum Standard in vielen Bereichen der Kommunikation zwischen Mensch und Computer geworden ist setzt sich in den Anwendungen zur Erschlie ung von Archivgut nur langsam durch Mehrere Generationen von Programmen existieren nebeneinander und w hrend des Tests entstand der Eindruck dass gerade die L sun gen die mit dem Einsatz der direkten Manipulation als Dialogform am weitesten fortgeschritten sind die ausgereiftesten L sungen darstellen 5 3 3 Bildschirmformulare Die Eingabe der Erschlie ungsdaten erfolgt ber Bildschirmformulare Die Darstellung der Bildschirmformulare l sst sich nicht unter allen Aspekten vergleichend beschreiben da diese in AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL FAUST und scopeArchiv vom Nutzer selbst erstellt und ver n dert werden k nnen So wie die Formulare in den Testversionen vorliegen sind sie fast immer bersichtlich gestaltet und die Informationen sind sinnvoll gruppiert Die Ausrichtung der Felder und die Anordnung der Beschriftungen sind nicht immer ideal k nnen aber bei vielen Anwendungen ver ndert werden Die Markierung von Pflichtfeldern oder gesch tzten Feldern ist Einzelheiten in Tabelle 42 und 43 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung di
104. n kann mit deren Hilfe die Navigation einfacher wird Auch die Gruppierung der Informa tionen die Beschriftungen und die Gestaltung der Eingabebereiche sind bei aller Unterschied lichkeit der L sungen gut Unterschiedlich wird der Einsatz von Listen feldern gehandhabt der eigentlich nur bei ARIADNE zu bem ngeln ist Sehr stark unterscheiden sich die Programme beim Einsatz von Tabellen zur Informationsdarstellung Fehlen in MidosaXML FAUST und ARIADNE Tabellen ganz oder sind nur selten vorhanden so werden sie zur bersicht oder Navigation in den anderen Programmen genutzt Hervorzuheben ist die Konzeption von V E R A wobei hier zur Formularansicht des Eingabebereichs alternativ eine Tabellenansicht und eine Redaktionsansicht strukturierte Liste die beide bearbeitet werden k nnen angeboten werden Die Verwendung von grafischen Elementen und die Kodierung der Informationen durch diese nehmen mit der Komplexit t der Programme zu Werden von MIDOSA Online und ARIADNE kaum grafische Elemente genutzt so setzt scopeArchiv so viele Kodierungen ein dass sich erst dem ge bten Nutzer alle Informationen erschlie en Dazu Tabelle 32 DIN EN ISO 9241 12 Charakteristische Eigenschaften der dargestellten Informationen be sonders die Spalte Lesbarkeit TT Tabelle 32 DIN EN ISO 9241 12 Charakteristische Eigenschaften der dargestellten Informationen Spalten Klarheit Erkennbarkeit Lesbarkeit und Konsistenz 7 Dazu Tabelle 33 DIN EN ISO
105. nds Seite der Norm Erl uterungen in Bezug auf die Testnutzung izn AIDA 2 0 mittel mittel niedrig ARIADNE 1 0 niedrig mittel sehr niedrig AUGIAS Archiv 7 4 mittel niedrig mittel AUGIAS Archiv 8 XL hoch hoch hoch BASYS S Oracle 3 1 mittel mittel niedrig FAUST 5 hoch hoch mittel HADIS 1 1 hoch hoch hoch MIDOSA Online mittel hoch niedrig MidosaXML mittel bis hoch hoch hoch scopeArchiv 4 0 sehr hoch hoch hoch V E R A sehr hoch hoch hoch 6S Tabelle 32 DIN EN ISO 9241 12 Charakteristische Eigenschaften der dargestellten Informationen DIN EN ISO 9241 12 Informationsdarstellung Charakteristische Eigenschaften der dargestellten Informationen Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Klarheit Unterscheidbarkeit Kompaktheit Konsistenz Erkennbarkeit Lesbarkeit Verst ndlichkeit Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 7 7 7 7 7 7 7 Erl uterungen jeweils nur analytische keine empirische Bewertung m glich izn AIDA 2 0 gut gut gut gut mittel gut gut ARIADNE 1 0 mittel mittel gut gut mittel schlecht mittel Farbgestaltung AUGIAS Archiv 7 4 mittel gut gut gut mittel gut gut AUGIAS Archiv 8 XL gut gut gut gut mittel gut gut BASYS S Oracle 3 1 gut gut gut gut mittel mittel gut FAUST 5 sehr gut gut gut gut gut gut gut Men steuerung extrem bersichtlich HADIS 1 1 gut gut gut gut sehr gut sehr gut gut Verwendung Verwendung eines text hnlichen eines text hnlichen Eingabefensters Eingabefensters
106. nforderungen MSSQL 7 oder h her XML SQL XML CSV ber Zusatzprogramm XML ISAD G wird unterst tzt EAD kann ber Konverter als Ausgabe unterst tzt werden Ja Findmittel im XML Format k nnen f r die Betrachtung im Browser ber ein XSLT Skript in HTML umgewandelt werden Das Zusatzprogramm zur vorlagengesteuerten Ausgabe von Findmitteln erm glicht die Erstellung von PDF Findmitteln mittels LaTeX 2 0 2 0 Nov 2002 wird nicht weiterentwickelt 1999 nein ja Win 95 Win 98 Win NT Win 2000 Win XP Pentium oder quivalent 50 MB plus Daten 64 MB 800x600 xBASE MS WORD xBASE CSV MDB Access XML CSV EAD ja direkt oder mit WORD ev Tabelle 16 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 5 MidosaXML und scopeArchiv Programm untersuchte Version aktuelle Version seit wann ist diese Version in Gebrauch wird eine neue entwickelt seit wann wird das Programm angeboten Vorl ufer Netzwerkversion Einzelplatzversion Betriebssysteme Netzwerk Prozessorleistung Minimum Festplattenspeicherplatz Server Einzelplatz Minimum RAM Minimum Grafik Display Minimum Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch MidosaXML 1 0 4 9 1 0 4 9 Dez 2004 Sep 2003 Vorl ufer MIDOSA Online ja ja Win NT 4 0 SP 6 Win XP Win 2000
107. nienz in Textfeld Bestand in einem Textfeld k nnen Informationen eingegeben werden Vorwort Findbuch identisch mit Bestand Klassifikation flache Dezimalklassifikation in Tabellenform mit sechs Ebenen Text kann zuge ordnet werden keine M glichkeit der Beschreibung Zuweisung in Verzeich nungsmaske ber Listenfeld Signaturvergabe Vergabe h ndisch Dublettenkontrolle nach der Buchstabenfolge Nr werden automatisch Leerzeichen eingef gt um Sortierung zu erm glichen auch Alt signatur Registratursignatur Archivalienarten diverse aber es kann nur eine Art pro Bestand angelegt werden f r den Archivar keine Ver nderung m glich Serien Bandfolgen Bandangabe in Feld Sortierung innerhalb einer Klassifikationsgruppe unter einander wenn die ersten 120 Zeichen des AIDA Titels gleich sind Ebenen der Verzeichnung eine Ebene Laufzeiten Hauptlaufzeit Nebenlaufzeit Format TT MM JJJJ Spezifikationen nur im Titelfeld m glich Sperrfristenkontrolle zeigt Sperrfrist an wenn Enddatum 30 in der Zukunft liegt Formalbeschreibung der Restaurierungsbed rftigkeit kann vermerkt werden Archivalien Sortierung Spaltenweise im Findbuch Indexerstellung ber Eintr ge auf gesonderter Maske zu jeder Akte unterst tzt durch Listen felder keine Verweise oder Unterbegriffe es werden nur 50 Zeichen gedruckt Konventionen zur Begriffsbildung n tig geographischen Begriffe Institutionen Personen Sachbegriffe Sammelkorrekturen m glich V
108. nsnonsonsnensennnnnn 28 Untersuchte Programme 2 2 0 S Hu ner een 39 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 1 izn AIDA und ARIADNE 40 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 2 AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL 41 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 3 BASYS S Oracle und FAUST 42 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 4 HADIS und MIDOSA Online 43 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 5 MidosaXML und scope Archiv 44 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 6 V E R A eesssessesesserresrsrrererrsrreresreeresreerese 45 Archivfachliche Merkmale 1 Archiv Tektonik und Registraprblduer 46 Archivfachliche Merkmale 2 Bestand Findbuch und Klassibkaton 47 Archivfachliche Merkmale 3 Signaturen Archivalienarten Serien Bandfolgen und Ebenen der Verzeichuung 48 Archivfachliche Merkmale 4 Laufzeiten Sperrfristen und Formalbeschreibungen 49 Archivfachliche Merkmale 5 Sortierung und Indexerstellung 200er nnenseennnnn 50 Archivfachliche Merkmale 6 Verweism glichkeiten Einbinden von externen Medien und Besonderheiten s sseessessesesesseesrsreeesterrsserrretstenresrertesterrsserrenesrenreseereesreerset 51 DIN EN ISO 9241 1 Auswahl der Dialogtechniken ss esseseessessesessreresreeseseerrsserrrsresreeresrererseeersse 52 DIN EN ISO 9241 10 Aufgaben
109. nungen gleichm ig zu erstellen da jegliche Kontrolle oder Strukturierung seitens des Programms fehlen Die Beurteilung muss jedoch vor dem Hintergrund dass es sich um Freeware handelt die durchaus auf niedrigem Niveau gebrauchstauglich ist etwas milder ausfallen 4 3 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv bis zur Version 7 kann als eines der meistverbreiteten Erschlie ungs programme gelten das bis zur hier untersuchten Version st ndig weiterentwickelt wurde Dabei haben die Entwickler nach eigenen Aussagen die Kritik der Kunden an vielen Stellen einbe zogen Die Feldauswahl und Benennung ist flexibel anpassbar Es werden dennoch Grenzen gesetzt Diese entstehen weniger durch die zur Verf gung stehenden Felder sondern vielmehr durch die grunds tzliche Konzeption Ein Bestand hat hier nur gleichartige Verzeichnungsein heiten so dass eine Auswahl auch nur f r jeden Bestand als ganzes zu treffen ist Ist das nicht der Fall werden Workarounds wie eine Teilung in mehrere Best nde n tig Ein Bestand wird durch Systematiken hier f r Klassifikation gruppiert von denen je Bestand zwei angelegt werden k nnen Dabei handelt es sich um flache Systematiken deren Staffelung nicht m glich ist Systematiken m ssen vor oder nach dem Verzeichnen erstellt werden Nachdem sie erstellt sind kann die einzelne Verzeichnungseinheit ihnen zugewiesen werden oder die Systematiken k nnen um neue Eintr ge erweitert werden Ein sp teres Bearbei ten und
110. nzeption der Bestandsverwaltung und der Ver zeichnung ist bewusst in weiten Teilen beibehalten In der Bestandsverwaltung wurde auch das Konzept einer gestaffelten Tektonik umgesetzt die als Baumstruktur optisch dargestellt wird und so den Aufbau des Archivs deutlich macht F r die Grundfunktionalit t der Erschlie ung hat sich von einer besseren Navigation abgesehen auf den ersten Blick wenig zu AUGIAS 7 4 ver ndert Gleiches gilt auch f r die Anpassung und den Aufbau der Formulare Teilverzeichnungen zu einer Verzeichnungseinheit sind jetzt m glich Es k nnen insgesamt f nf Ebenen mit jeweils beliebig vielen Elementen gebildet werden f r die eine Formularauswahl voreingestellt werden kann Ein Wechsel des Formulartyps beispiels weise f r einen Mischbestand Akten Urkunden oder in einer tieferen Ebene R ckvermerk Sie gelbeschreibung bei einer Urkunde ist m glich Die Ebenen k nnen in einer Tabelle gestaffelt angezeigt werden ber diese Tabelle findet die Navigation statt Die Bildung von Serien wird jetzt unterst tzt und ist auf allen Ebenen m glich Dazu steht ein Assistent zur Verf gung in dem die Serienmerkmale festgelegt werden Eine Erweiterung der Serie kann jederzeit geschehen Ein Nachteil besteht darin dass Serien und einzelne Verzeichnungseinheiten nicht ohne weiteres in eine andere Ebene verschoben werden k nnen Genau wie die Tektonik muss die Klassifikation immer noch Systematik nicht mehr flach sei
111. o sind aus der Pr fung der einzelnen eingesetzten Dialogtechniken weitere Aufschl sse ber St rken und Schw chen der Programme zu erwarten Eine Einsch tzung der Gebrauchs tauglichkeit nach DIN EN ISO 9241 Teil 11 konnte nur subjektiv vorgenommen werden da die Programme nicht von echten Nutzern im Echtbetrieb bewertet wurden Die Ergebnisse sind nur auf den in diesem Rahmen durchgef hrten Test zu beziehen Alle Programme sind in ihrem speziellen Kontext in unterschiedlichen Graden gebrauchstauglich Die Zufriedenheit des Nutzers beim Gebrauch ist nur bei ARIADNE als sehr gering anzusetzen DI 5 2 Informationsdarstellung und Benutzerf hrung Die Darstellung der Information ist bei den meisten Programmen durchweg gut nur f r ARIADNE m ssen bei dieser Aussage Abstriche gemacht werden Die Lesbarkeit der Informa 65 Dies gilt in Teilen auch f r HADIS wobei sich bei dieser L sung die Darstellungsform nicht variieren l sst Genauer in Tabelle 28 DIN EN ISO 9241 10 Steuerbarkeit amp Tabelle 30 DIN EN ISO 9241 10 Individualisierbarkeit und Lernf rderlichkeit Dazu die letzte Spalte von Tabelle 30 DIN EN ISO 9241 10 Individualisierbarkeit und Lernf rderlichkeit Auch die vorhandenen Dokumentationen eignen sich nicht immer f r das Selbststudium Dazu Tabelle 49 DIN ISO IEC 12119 Produktbeschreibung und Dokumentation 6 Diese Einsch tzungen sind mit den Kategorien Effektivit t Effizienz und Zufriedenheit zusammengefass
112. on teilweise sichtbar angepasste Gr en gut eingegebenen Werte oft verwendet FAUST 5 teilweise kein sichtbarer Hinweis angepasste Gr en gut HADIS 1 1 teilweise kein sichtbarer Hinweis teilweise automatische Anpassung gut MIDOSA Online teilweise kein sichtbarer Hinweis angepasste Gr en gut MidosaXML keine kein sichtbarer Hinweis teilweise automatische Anpassung kann aber in gut vielen F llen durch den Benutzer seinen Bed rfnissen angepasst werden scopeArchiv 4 0 teilweise kein sichtbarer Hinweis angepasste Gr en kann in der Regel ge ndert gut werden V E R A teilweise kein sichtbarer Hinweis teilweise automatische Anpassung kann aber in gut vielen F llen durch den Benutzer angepasst werden YL Tabelle 47 DIN EN ISO 9241 17 Auswahllisten und Steuerung der Bildschirmformulare Norm DIN EN ISO 9241 17 Kurzbeschreibung der Norm Bildschirmformulare Untersuchungsgegenstand Auswahllisten Steuerung der Bildschirmformulare Eingrenzung des Einsatz Korrekturm glichkeiten Fehleranzeige leichtes Ausl sen der Verarbeitung Untersuchungsgegenstands Seite der Norm 8 9 9 9 Erl uterungen izn AIDA 2 0 an den sinnvollen Stellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe ja ARIADNE 1 0 an einigen Stellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe ja AUGIAS Archiv 7 4 an einigen Stellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe nein da keine Short Cuts f r die Befehlsschaltfl chen vorhanden AUGIAS Archiv 8 XL an einigen S
113. orischen Pflichtfeldern bei Sachakten Titel und Laufzeit genutzt werden Diese Felder erscheinen nach der Auswahl im f r die Verzeichnung vorgesehenen Fenster dort k nnen sie stark an ein Textdokument erinnernd ausgef llt werden Diese Anpassung ist mit FAUST ENTRY ARCHIV realisiert worden Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale 21 Das Anlegen von beliebig langen Serien ist genau wie das Verschieben von einzelnen Verzeichnungseinheiten in diese und aus diesen heraus m glich Die Titelbildung der einzelnen B nde ist an die Serie gekoppelt kann also nicht frei gew hlt werden Die Anwendung erlaubt das Anlegen beliebig vieler Teilverzeichnungen f r eine Verzeichnungseinheit die dann unter schiedlichen Gliederungspunkten zugeordnet werden k nnen Die Klassifizierung erfolgt vor oder nach der Erschlie ung einer Verzeichnungseinheit Klassifikationspunkte k nnen beliebig angelegt ver ndert gestaffelt und mittels direkter Manipulation verschoben werden Die Verzeichnungseinheiten werden unter ihnen angelegt oder in sie hinein verschoben Dies ist dann m glich wenn eine Verzeichnungseinheit angelegt wurde und sie in der entsprechenden Liste sichtbar ist Die Bearbeitung der Verzeichnung und das Verschieben in einen anderen Teil der Klassifikation sind nicht gleichzeitig m glich
114. pr senz des Bundes archivs S 93 113 in Angelika MENNE HARITZ Hg Online Findb cher Suchmaschinen und Portale Bei tr ge des 6 Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg Ver ffentlichungen der Archivschule Marburg 35 Marburg Archivschule Marburg 2002 COOK Michael Archives and the computer London u a Butterworth 1980 19862 DEUTSCHES INSTITUT F R NORMUNG E V Hg Bildschirmarbeitspl tze 1 Arbeitsplatz und Lichttechnik Normen Sicherheitsregeln DIN Taschenbuch 194 Beuth Berlin 1998 DEUTSCHES INSTITUT F R NORMUNG E V Hg Software Entwicklung Programmierung Dokumentation DIN Taschenbuch 166 Berlin Beuth 19893 DEUTSCHES INSTITUT F R NORMUNG E V Hg Software Ergonomie Empfehlungen f r die Programmierung und Auswahl von Software DIN Taschenbuch 354 Beuth Berlin 2004 DREEHSEN Birgit Qualit tssicherung bei EDV Systemen Auswahl Einsatz und Betrieb von Hard und Software gem DIN ISO 9000ff D sseldorf VDI Verlag 1996 Dzida Wolfgang et al Gebrauchstauglichkeit von Software ErgoNorm ein Verfahren zur Konformit tspr fung von Software auf der Grundlage von DIN EN ISO 9241 Teile 10 und 11 Schriftenreihe der Bundesanstalt f r Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Forschung Fb 921 Berlin Dortmund Bundesanstalt f r Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin 2001 FIEDLER Gudrun Die Fachdatenbank der nieders chsischen Staatsarchive izn AIDA
115. rekter Manipulation 1 und 2 82 Tabelle 42 DIN EN ISO 9241 16 Verwendung direkter Manipulation 1 Spalten Verwendung von Metaphern und Darstellung von Objekten 7 Auch f r VERA ist die Erstellung benutzerdefinierter Formulare vorgesehen m glich ist sie theoretisch bei allen Programmen Siehe Tabelle 44 DIN EN ISO 9241 17 Darstellung von Bildschirmformularen 1 36 nicht durchg ngig aber gerade bei den Programmen vorhanden f r die keine nderung der For mulare durch den Nutzer vorgesehen Let Die Eingabe ist unproblematisch Die bersichtlichkeit kann durch eine nderung der Aufteilung innerhalb der Formulare w hrend der Eingabe bei MidosaXML und V E R A gestei gert werden AUGIAS Archiv 8 XL bietet eine automatische Schriftgr enanpassung bei nder ung der Fenstergr e Die Steuerung der Bildschirmformulare ist gut Einzig die Fehleranzeige leistet nur bei MidosaXML scopeArchiv und V E R A schon w hrend der Eingabe Hilfe Als Manko ist bei beiden AUGIAS Archiv Versionen anzusehen dass die Ausl sung der Verar beitung nur ber das Anklicken einer Schaltfl che m glich ist Die Navigation innerhalb der Formulare ist ber Maus und Tastatur leicht m glich Die Bewegung zwischen den Formularen ist ebenso unproblematisch jedoch durch Beibehaltung der Cursorposition beim Wechsel in das nachfolgende Formular und die M glichkeit Karteikarten ber Short Cuts anzusteuern bei V E R A am komfortabelsten Die Bildsc
116. rhanden Einbinden von externen Hyperlinks Medien Besonderheiten Export Bearbeitung und Reimport zu Open Office Wysiwyg Funktion 4 9 scopeArchiv Die Schweizer L sung scopeArchiv stellt ebenfalls den hierarchischen Aufbau der Tektonik in den Vordergrund und ordnet die Best nde und schlie lich die Verzeichnungseinheiten darin ein Dies geschieht aber nicht unter Verwendung von XML als Grundformat Zum Konzept des Programms geh rt es vielmehr dass die Struktur und die verwendeten Elemente auch als Formulare fast v llig variabel bestimmbar sind Die einzelnen Elemente k nnen definiert und Regeln f r ihre Einf geposition und die verwendeten Felder in den Formularen festgelegt werden Dadurch ist jegliche archivfachlich gew nschte Anordnung und Ausformung m glich dies bezieht sich auf Tektonik Serien und Bandfolgen wie auch auf die Bildung von Formularen f r die unterschiedlichsten Archivaliengattungen Selbst eine Einzel blattverzeichnung oder eine szenenweise Erfassung von Ton oder Bilddokumenten wird so m glich Diese Flexibilit t erfordert bei den Archiven eine genaue Festlegung welche M glichkeiten gewollt werden und wie weit die Formulare dem Einzelfall angepasst werden d rfen TT Eine nach Merkmalen gegliederte Zusammenfassung die den Vergleich zwischen den Programmen erleichtert findet sich im Anhang mit Tabelle 18 bis Tabelle 23 Archivfachliche Merkmale gt Die Anpassung auf die Gegebenheiten im Landes
117. riebssysteme ben tigen AUGIAS Archiv 8 XL MidosaXML scopeArchiv und V E R A das hier die h chsten Anforderungen stellt Dies ist aus dem Aufbau und den komplexeren Funktionalit ten der Programme zu erkl ren Aber auch f r den Betrieb von FAUST 5 empfiehlt sich eine solche Ausstattung die jedoch auch f r normale Office und Bildbearbeitungssoftware zu empfehlen ist wenn nicht die Maschine das bremsende Element im Zusammenspiel mit dem Mensch sein soll Eine Ausnahme bildet ARIADNE Durch das Konzept einer kostenlos zug nglichen Software zur Schaffung eines Verbunds wurde eine L sung entwickelt die geringe Anforder ungen stellt die sogar noch unter den in der Installationsanleitung angegebenen liegen Abschlie end bleibt zu bemerken dass fast alle Programme f r einen Betrieb auf Clients die mit Windows Betriebssystemen ausgestattet sind konzipiert wurden Insgesamt werden keine kostspieligen Zusatzprogramme ben tigt die in den meisten Archi ven nicht sowieso vorhanden sind H ufig werden MS WORD zur Ausgabe eines Findbuches und die kostenlosen Programme MS INTERNET EXPLORER oder ADOBE ACROBAT READER f r die Hilfsfunktionen oder die Betrachtung der HTML Ausgabe ben tigt 3 2 Import Speicher Exportformate und die Nutzung von Standards Gerade von den Archivaren wird auf die Konservierung der ihnen anvertrauten Archivalien gro er Wert gelegt um sie f r die Nachwelt zu erhalten Unter diesem Aspekt werden auch
118. rl ufer Netzwerkversion Einzelplatzversion Betriebssysteme Netzwerk Prozessorleistung Minimum Festplattenspeicherplatz Server Einzelplatz Minimum RAM Minimum Grafik Display Minimum Datenbank Zusatzprogramme n tig optional Speicherformat Importformate Exportformate unterst tzte Standards Ausgabe ber Browser Ausgabe als Papierfindbuch V E R A Rel 2 Rel 2 Z Z kont Weiterentwicklung und Versionsupdate Rel 3 in Konzeption Echtbetrieb 2003 ja ja wird zur Zeit ausschlie lich als Demoversion verwendet produktive Nutzung ist m glich Server Win NT Win 2000 Win XP Client Win NT Win 2000 Win XP 3 Schicht Architektur 10 MBit Server mit 100 MBit Server Pentium min 800 MHz Client Pentium min 800 MHz Datenbankserver Binaries f r Oracle bzw SQL Server zwischen 200 und 500 MB Faktor 3 der Datenvolumina der Findmittel Server Binaries 60 MB Indizes Faktor 1 5 auf Datenvol der Findmittel Logdateien 10 MB Client Binaries 60 MB lokale Indizes Faktor 1 5 auf Datenvolumen der Findmittel Logdateien 10 MB Server min 1024 MB Client min 256 MB min 1024x768 besser 1280x1024 ORACLE ab 9 2 SE MS SQL Server 2000 MS MSDE bis zu 5 Arbeitspl tze MS WORD f r Findbucherstellung XML CSV SGML XML RTF HTML XML EAD und ISAD G ja ja Weiterverarbeitung mit MS WORD Sy Tabelle 18 Archivfachliche Merkmale 1 Archiv Tektonik und Registrat
119. rogramm FAUST Entry Archiv auf dem Markt Es umfasst alle Leitungen und Funktionen der Vollversion die im Archiv ben tigt werden hat jedoch dar ber hinaus nicht den gleichen Umfang wie FAUST 5 Es ist schon bei Auslieferung besser an die Bed rfnisse der Archive angepasst und erleichtert dem Archivar deshalb die Nutzung 16 Zu BASYS B TTNER in MENNE HARITZ Online Findb cher bes 100 102 Zu HADIS HELFER in MENNE HARITZ Online Findb cher bes 153 157 Zu AIDA FIEDLER in Archiv Nachrichten Niedersachsen 1 bes 76 78 H ING in Der Archivar XXVI 149 158 Zu VERA BISCHOFF in MENNE HARITZ Online Findb cher bes 135 139 6 wickelt und umgesetzt mit dem es m glich ist einen Archivverbund zu betreiben und im Internet zu pr sentieren ohne dass Kosten f r Software anfallen Es kann nicht die Aufgabe dieser Untersuchung sein Programme auf die Anwendbarkeit in einem x beliebigen Archiv zu testen Es muss prim r das Ziel sein einen berblick ber die sich in Verwendung befindlichen L sungen zu erstellen der immer die Voraussetzungen ber cksich tigt f r die die Software entwickelt wurde Ebenso ist die Biographie des einzelnen Pro gramms zu ber cksichtigen So muss eine Beurteilung unterschiedlich ausfallen je nachdem ob eine L sung schon in der Computersteinzeit als Gro rechnervariante existierte und kontinuier lich weiterentwickelt wurde oder ob ein Programm vor wenigen Jahren geplant und frisch entwickelt
120. rogramm und nach Dialogsituation innerhalb des einzelnen Programms unterschiedlich Allgemein l sst sich feststellen dass gerade zur Dateneingabe Bildschirmformulare zur Navigation Men s und bei einigen Programmen zur Klassifikation oder zum Ordnen direkte Manipulation benutzt werden Diese Nutzung der unterschiedlichen Dialogarten stellt nach Auffassung des Autors die jeweils beste M glichkeit des Dialogs dar Nach DIN EN ISO 9241 Teil 14 bis 17 kann nicht bewertet werden ob dies der richtige Einsatz der unterschiedlichen Techniken ist nur die Dialogf hrung mittels der angewandten Technik kann bewertet werden Die Anwendung von Kommando sprachen bleibt fast ausschlie lich auf Suchen durch logische Verkn pfungen beschr nkt und muss deshalb nicht betrachtet werden 5 3 1 Men s Der Zugriff auf die einzelnen Men s und die Navigation innerhalb der Men s kann ber Zeigeger te Tastatur und Short Cuts stattfinden Die M glichkeit der Nutzung von Short Cuts die gerade f r den ge bten Nutzer gro e Vorteile hat fehlt bei ARIADNE AUGIAS Archiv 7 4 und MIDOSA Online Das Hauptmen von AUGIAS Archiv 8 XL ist als Baumstruktur aufge T Vergleiche Tabelle 36 DIN EN ISO 9241 13 Meldungen und Tabelle 37 DIN EN ISO 9241 13 Eingabeauf forderungen R ckmeldungen Statusinformation und Fehlermanagement 74 Zur Verwendung in den einzelnen Programmen siehe Tabelle 24 DIN EN ISO 9241 1 Auswahl der Dialog techniken T Tabelle 41 DIN
121. runds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechnik Untersuchungsgegenstand Steuerbarkeit Eingrenzung des benutzerabh ngige Kontrolle ber den Wiederaufnahme eines Unterschiedliche variable Art der benutzergesteuerte Untersuchungsgegenstands Geschwindigkeit Fortgang des Dialogs unterbrochenen Dialoge je nach Grad Datendarstellung Menge der Dialogs an beliebiger der Ge btheit des einzugebenden Daten Stelle Nutzers Seite der Norm 6 6 6 6 6 6 Erl uterungen izn AIDA 2 0 ja teilweise langsame ja ja nein eingeschr nkt nein Ausf hrung ARIADNE 1 0 ja ja ja nein nein nein AUGIAS Archiv 7 4 ja teilweise langsame ja ja nein eingeschr nkt per Definition vor Ausf hrung Beginn AUGIAS Archiv 8 XL ja ja ja ja eingeschr nkt per Definition vor Beginn BASYS S Oracle 3 1 ja teilweise langsame ja ja nein eingeschr nkt nein Ausf hrung FAUST 5 ja ja ja ja eingeschr nkt per Definition vor Beginn HADIS 1 1 ja ja ja nein eingeschr nkt ja MIDOSA Online ja ja ja nein nein nein MidosaXML ja ja ja ja ja ja scopeArchiv 4 0 ja teilweise langsame ja ja ja ja per Definition vor Ausf hrung Beginn V E R A ja teilweise langsame ja ja ja ja ja teilweise Ausf hrung H Tabelle 29 DIN EN ISO 9241 10 Erwartungskonformit t und Fehlertoleranz Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 10 Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechni
122. sung der Programme und der technischen M glichkeiten die sicherlich immer in einer Wechselwirkung stehen ist in Nordrhein Westfalen auf einem etwas anderen Niveau zu beobachten So wurde die Ausstattung auf der die Software betriebsf hig sein sollte Anfang dieses Jahrzehnts angegeben jedoch ist seit einiger Zeit eine 17 ber den Charakter des Verbundes und die Software LUPPRIAN in Atlanti XIV bes 8 10 Weitere Informati onen http ariadne uni greifswald de Ausf hrliche Ergebnisse in Tabelle 12 bis Tabelle 17 Technische Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 7 Aufr stung der Hardware zu beobachten die der Performance der Software zugute kommt Insgesamt sind hier die Anforderungen aber von Beginn an etwas h her angesetzt AUGIAS Archiv 7 4 FAUST 5 und MIDOSA Online stellen die geringsten Voraus setzungen an die Hardware und die Betriebssysteme Das hat seine Ursache letztlich darin dass diese Programme zu einer Zeit konzipiert wurden in der die potentiellen Nutzer kaum ber moderne Soft und Hardwareausstattungen verf gten Auch bei der Weiterentwicklung die bei MIDOSA Online zugunsten eines Nachfolgeprogramms gestoppt ist musste immer auf die erfahrungsgem oft DV technisch hinterherhinkenden Archive R cksicht genommen werden so dass hier die M glichkeit eines Betriebs auf alten Rechnern besteht aber nat rlich keine Grenzen durch neue Systeme gesetzt werden Etwas modernere Hardware und Bet
123. t Jede Verzeichnungseinheit kann an einer bestimmten Stelle der Klassifikation erzeugt werden und wird als solche im Baum dargestellt Eine gt F r NRW wurden Masken f r die spezifisch vorkommenden Archivalienarten festgelegt die hier nicht alle betrachtet werden k nnen 5 Beispiel September 1990 2002 wird zu 01 09 1990 31 12 2002 Angaben wie vor ca und 1 H lfte 12 Jahrhundert werden anhand eingestellter Vorgaben systemintern in feste Zeitr ume verwandelt 7 Die Anmerkungsapparate haben gegen ber einem Textverarbeitungsprogramm wie WORD eine etwas einge schr nkte Funktionalit t da sie chronologisch nach Zeitpunkt des Einf gens und nicht nach der Position im Text nummeriert werden 28 nachtr glich andere Zuordnung findet ber Verschieben im Baum oder durch Ausschneiden Ko pieren und Einf gen statt Der Klassifikationspunkt wird in der Maske jeweils angezeigt V E R A l sst eine Serienbildung in zehn Ebenen zu In einer Serie k nnen beliebig viele B nde erzeugt hinein geschoben oder heraus gezogen werden Serien als Ganzes k nnen genau wie Klassifikationsgruppen verschoben werden Die Laufzeitberechnung f r die ganze Serie findet automatisch statt Neben den Serien gibt es die M glichkeiten Klammern um Verzeich nungseinheiten zu bilden die zusammengeh rige Einheiten st rker als bei Serien zusammenhalten Diese k nnen nicht verschachtelt werden Unter der Ebene Verzeichnungs einheit k nnen beliebig vie
124. t die allerdings ausgeschaltet werden kann Signaturzus tze k nnen separat eingegeben werden Aus diesen Zus tzen und der evtl vorhandenen Bandangabe wird die Bestellsignatur gebildet Die Maske f r die Sachaktenerschlie ung enth lt je ein Feld f r Titel Enth lt Vermerke j ngstes in der Verzeichnugnseinheit vorhandenes Geburts und Todesdatum Die beiden ersten Felder sind Freitext die beiden letzten Datumsfelder die zur Berechnung der Sperrfristen herangezogen werden k nnen Sperrungen k nnen auf jeder Ebene sehr differenziert festgelegt werden wobei der Archivar durch Voreinstellungen unterst tzt wird Als weiteres Beispiel soll die Urkundenmaske genannt werden bei der neben einem Textfeld f r ein Regest eines f r die Edition vorhanden ist Die Textfelder sind wie auch in anderen Masken formatierbar wobei in ihnen zwei voneinander unabh ngige Anmerkungsapparate erzeugt werden k nnen Eine weitere Besonderheit stellt dar dass die beteiligten Personen mit detaillierten Daten beschrieben werden k nnen um einen Index aufzubauen Gleiches gilt f r Ausstellungsort Siegel beschreibungen Vermerke und weitere Standardangaben Die Klassifikation zu einem Findbuch kann beliebig angelegt und in einer Baumstruktur verschoben werden W hrend den einzelnen Punkten Beschreibungen zugewiesen werden erfolgt die Nummerierung automatisch und wird beim Verschieben das auch mittels direkter Manipulation stattfinden kann aktualisier
125. t in Tabelle 31 DIN EN ISO 9241 11 Gebrauchstauglichkeit 32 tionen ist durch die aufdringliche Farbwahl der Hintergr nde eingeschr nkt was sich nicht zuletzt auch auf die bersichtlichkeit auswirkt Positiv fallen die sehr klare Men steuerung von FAUST und die Dateneingabemaske von HADIS die einem gut gegliederten Text nach empfunden ist auf Ebenso positiv machen sich die f r viele unterschiedliche Bereiche hnlichen Informationsdarstellungen gerade bei scopeArchiv und V E R A aber eingeschr nkt auch bei MidosaXML bemerkbar Auch die Platzierung der einzelnen Informationen ist erstaunlich gut da der Aufbau der Dialogfenster an das den meisten Nutzer gewohnte WINDOWS angepasst ist Nur FAUST organisiert die Informationsdarstellung auf andere Weise aber dadurch nicht weni ger bersichtlich Beim Einsatz von Fenstern zur Gliederung der Informationen lassen sich gro e Unterschiede feststellen Setzt ARIADNE jeweils nur ein Fenster ein AUGIAS Archiv 7 4 und 8 XL nur wenige gleichzeitig so nutzen MidosaXML und izn AIDA eine Anzahl von statischen Fenstern in denen die Informationen sinnvoll verteilt sind Die Konzepte der anderen Programme auch wenn sie sich teilweise stark unterscheiden sind lobenswert Eine Ausnahme bildet BASYS S Oracle da durch die Verwendung zu vieler Fenster der berblick erschwert wird V E R A l st dieses Problem dadurch dass man sich eine bersicht ber die ge ffneten Fenster anzeigen lasse
126. t werden so dass gerade f r Ministerien die Aufgaben wechsel gezeigt werden k nnen Ein oder mehrere Vorl ufer k nnen einem Registraturbildner zugewiesen werden ber die angegebenen Daten kann die Geschichte einer Aufgabe aber auch eines Bestandes nachvollzogen werden Bestand Sammelbestand Teilbestand und Best ndegruppe werden unterschieden Auch hier erfolgt die Darstellung in einer Baumansicht gt Voraussetzung ist nat rlich immer dass der Bearbeiter ber die entsprechenden Rechte verf gt 27 lassen sich so sachthematische Inventare erzeugen Die einzelne Verzeichnungseinheit muss je doch genau einem Registraturbildner zugeordnet werden aus dem die zugewiesenen Best nde erwachsen sind Die Wahl der Art der Verzeichnungseinheit ist nicht reglementiert so dass unterschiedliche Arten pro Findbuch angelegt werden k nnen Die Erschlie ungsmaske gliedert sich in vier weitestgehend immer gleiche Bereiche und ein oder zwei spezielle Masken drei Masken f r Basisdaten Signatur Laufzeit Sch den Verweise Medienrecords Lagerort Entnahmen Film Fiche usw eine Maske f r Sperrungen und ein oder zwei Masken f r die spezielle Archivalienart Die Laufzeit kann fast beliebig eingegeben werden Das Programm wandelt diese f r Suchzwecke intern in eine recherchierbare Laufzeit um Die Signaturvergabe erfolgt automatisch kann aber h ndisch ver ndert werden Doppelungen werden durch eine Signaturenkontrolle verhinder
127. tellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe nein da keine Short Cuts f r die Befehlsschaltfl chen vorhanden BASYS S Oracle 3 1 oft verwendet gegeben erst nach Eingabe ja FAUST 5 sehr gut da in separatem Fenster auch als gegeben erst nach Eingabe ja systematische Liste HADIS 1 1 an einigen Stellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe ja MIDOSA Online an den sinnvollen Stellen eingesetzt gegeben erst nach Eingabe ja MidosaXML an wenigen Stellen gegeben teilweise Tip Text ja scopeArchiv 4 0 oft verwendet gegeben teilweise Tip Text ja V E R A an den sinnvollen Stellen eingesetzt gegeben teilweise Tip Text ja SL Tabelle 48 DIN EN ISO 9241 17 Navigation in Bildschirmformularen Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des Untersuchungsgegenstands DIN EN ISO 9241 17 Bildschirmformulare Navigation in Bildschirmformularen Bewegung im Formular Bewegung zwischen Formularen Seite der Norm 11 11 Erl uterungen izn AIDA 2 0 Tastatur und Maus findet wenig Anwendung ARIADNE 1 0 Tastatur und Maus umst ndlich AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA Online MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Tastatur und Maus Tastatur und Maus Tastatur und Maus Tastatur und Maus Tastatur und Maus Tastatur und Maus Tastatur eingeschr nkt und Maus Tastatur und Maus Tastatur und Maus ber Men s oder Befehlsschaltfl chen teilweise umst
128. ten Modulen beschreibbar durch bernahme Assistent importierbar pro Bestand mehrere zuweisbar pro Verzeichnungseinheit eindeutige Zuweisung genaue Verwaltung auch der einzelnen Aufgaben der Registraturbildner 9y Tabelle 19 Archivfachliche Merkmale 2 Bestand Findbuch und Klassifikation Bestand Findbuch Klassifikation izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A in einem Textfeld k nnen Informationen eingegeben werden Vorwort Beschreibung m glich Beschreibung m glich in Tektonik eingeordnet ausf hrlich beschreibbar Beschreibung m glich nur eine Provenienz Datenbank gleich Bestand Beschreibung m glich Datenbank gleich Bestand Beschreibung m glich variabel einstellbar mittels Vorgaben Beschreibung m glich identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand identisch mit Bestand kann ber mehrere Best nde angelegt werden variabel einstellbar mittels Vorgaben kann ber mehrere Best nde angelegt werden sachthematisches Inventar m glich flache Dezimalklassifikation in Tabellenform mit sechs Ebenen Text kann zugeordnet werden keine M glichkeit der Beschreibung Zuweisung in Verzeichnungsmaske ber Listenfeld flache Dezimalkl
129. terschiedlich gel st so dass sie schwer vergleichbar ist und die Beurteilung zu einem guten Teil von Vorlieben des Nutzers abh ngt Allerdings haben sich im Detail bei allen Programmen Probleme gezeigt die in einzelnen F llen schwerer wiegen als in anderen Als ergonomisch unzureichend ist nur ARIADNE zu bezeichnen F r die Pro gramme gilt allgemein dass die Handhabbarkeit mit der Komplexit t der Programme besser wird Es ist zu hoffen dass diese Untersuchung drei Dinge bewirkt Zum einen dass sie dem Archivar einen Einblick in die zurzeit in Deutschland gebr uchlichen Softwarel sungen zur Erschlie ung von Archivalien gibt und dabei hilft ein Sample von Anforderungen aufzustellen die bei der Entscheidung f r eine Software neben den pers nlichen Vorlieben gepr ft werden Zum anderen dass sie den Softwareentwicklern eine Hilfe dabei ist ihre Software an den Stellen zu verbessern die in dieser Untersuchung bem ngelt wurden 38 Auch wenn diese Untersuchung innerhalb relativ kurzer Zeit nach Fertigstellung Mitte April 2005 ver ffentlicht wurde so ist sie dennoch nicht auf dem neuesten Stand der Entwicklung den einige der untersuchten Programme inzwischen erreicht haben Der Versuch die Untersuchung aktuell zu halten w re eine Sisyphusarbeit Aussagen und Urteile die schon ver nderte oder verbesserte Merkmale betreffen bitte ich zu entschuldigen Neben den Betreuern dieser Transferarbeit Dr Mechthild Black Veldtrup Land
130. tskontrolle nur h ndische Eingabe automatisiert sehr differenziert einstellbar Restaurierungsbed rftigkeit kann vermerkt werden Felder je nach Archivalienart m glich je nach individueller Einstellung Schadensformular zu jeder Verzeichnungseinheit detailliert m glich m glich in der Urkundenmaske vorhanden bei Akten fehlt SS Verzeichnungseinheit beschreibbar pro Verzeichnungseinheit beschreibbar m glich nach variabel einstellbaren Vorgaben pro Verzeichnungseinheit beschreibbar 67 Tabelle 22 Archivfachliche Merkmale 5 Sortierung und Indexerstellung Sortierung Indexerstellung izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS Archiv 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A Spaltenweise im Findbuch nach Klassifikation und Datum oder h ndisch ber Sortierungsfeld nach verschiedenen Merkmalen m glich nach verschiedenen Merkmalen m glich h ndisch durch Verschieben oder nach diversen Feldern frei festlegbar nach Laufzeit innerhalb eines Klassifikationspunkt oder ber ein Sortierfeld ber Sortierfelder beliebig einstellbar auch durch direkte Manipulation Regeln definierbar aber auch variabel nach diversen Vorgaben aber auch h ndisch ber Eintr ge auf gesonderter Maske zu jeder Akte unterst tzt durch Listenfelder keine Verweise oder Unterbegriffe es werden nur 50 Zeichen gedruckt Konvention
131. ucht und die Ergebnisse sind in den entsprechenden Tabellen im Anhang aufgef hrt jedoch scheint es nicht sinnvoll auf diese n her im Text einzugehen 41 MidosaXML basiert vollst ndig auf XML Die Daten werden mittels der hierarchischen Datenbank HIDA auch im XML Format gespeichert 48 Der strikt hierarchische Aufbau des Programms ist auff llig und gewollt durch den R ckgriff auf die XML Strukturen entstanden Neue Abschnitte k nnen jeweils f r die gleiche oder eine untergeordnete Ebene eingef gt werden So kann zum Beispiel auf gleicher Ebene mit einer Gliederungsstufe eine Verzeichnungseinheit oder eine weitere Gliederungsstufe erzeugt werden Eine Ebene darunter kann wieder eine Gliederungsstufe oder eine Ver zeichnungseinheit oder eine Zusatzinformation erstellt werden 23 zeitig zur Navigation in den Verzeichnungen Es besteht also v llige Freiheit ber den Zeitpunkt der Anlage einer Klassifikation Die Bestellnummern K nnen frei vergeben werden und dienen nicht zur Identifikation der Verzeichnungseinheiten Eine Serienbildung ist m glich Die Serien k nnen sogar geschachtelt werden Aus diesen k nnen Verzeichnungseinheiten mittels direkter Manipulation hinaus und hinein geschoben werden auch die ganze Serie kann in der Baumstruktur verschoben werden Eine Besonderheit die dem Einsatz als Findbucheditor f r Online Findb cher geschuldet ist ist die M glichkeit an jeder Stelle Zusatzinformationen in einem gesonderten Objekt an
132. ung von Qualit t zugrunde Als besonders zu betrachtende Merkmale die archivfachliche Fragen ber hren stellten sich w hrend der Untersuchung die unterschiedlichen M glichkeiten der Signaturvergabe die Flexibilit t bei der Anlage von Verzeichnungseinheiten auf unterschiedlichen Ebenen und mit unterschiedlichen Formularen die Bildung von Band Um nur ein triviales Beispiel zu nennen Soll ein Programm in der Lage sein die Ordnung und Klassifikation eines nach B rschem Prinzip erschlossenen Bestandes zu erm glichen oder ist dies nicht n tig da man einer anderen Erschlie ungstradition folgt die eine Vorordnung der Archivalien vor der Verzeichnung verlangt 10 So beispielsweise euphorisch bei WEBER in METZING 88 der einen Mehrwert gegen ber konventionellen Findmitteln sieht Archivische Findmittel und Internettechnologie sind geradezu f reinander geschaffen Gute Darstellung bei BLACK VELDTRUP in MENNE HARITZ Archivische Erschlie ung und DIES in Der Archivar LI J ngst als guter berblick ber Geschichte und Perspektiven der Erschlie ung M LLER in Der Archivar LVD 4 folgen oder Serien die Mechanismen der Klassifikation die Indizierung und die flexible Ver schiebbarkeit der einzelnen Elemente heraus Diese Merkmale sollen neben einigen anderen bei der Betrachtung im Vordergrund stehen Die dritte Ebene der Analyse bewegt sich wieder auf festerem Boden indem auf Regeln der Normung zur ckgegriffen werden kann
133. urbildner Archive Tektonik Registraturbildner Provenienz izn AIDA 2 0 ARIADNE 1 0 AUGIAS 7 4 AUGIAS Archiv 8 XL BASYS S Oracle 3 1 FAUST 5 HADIS 1 1 MIDOSA ONLINE MidosaXML scopeArchiv 4 0 V E R A mehrere Archive k nnen verwaltet werden kaum beschreibende Informationen m glich ein Archiv ein Archiv ein Archiv ein Archiv ein Archiv mehrere Archive k nnen verwaltet werden Gliederung m glich kann f r jeden Bestand eingegeben werden ein Archiv mehrere Archive k nnen verwaltet werden mehrere Archive k nnen verwaltet werden flache Gliederung nach Best nden kann als flache Liste gebildet werden Best nde k nnen zugewiesen werden flache Gliederung nach Best nden gestaffelt in Baumstruktur Beschreibung der Tektonikgruppe m glich einfache Zuweisung des Bestands zu einer Tektonikgruppe Angaben ber Felder m glich gestaffelt in Baumstruktur nicht vorgesehen nicht abbildbar gestaffelt in Baumstruktur gestaffelt in Baumstruktur Teilprovenienz Vorprovenienz in Textfeld k nnen in einem Textfeld angegeben werden auch Vorg nger oder Nachfolger keine funktionalen Felder pro Verzeichnungseinheit zuweisbar f r Bestand ausf hrliche Beschreibung auch Vorprovenienzen m glich Zuweisung zu Bestand Angaben ber Felder m glich pro Verzeichnungseinheit zuweisbar pro Verzeichnungseinheit zuweisbar zuweisbar auf unterschiedlichen Ebenen in separa
134. v 4 0 im Allgemeinen gegeben teilweise ja teilweise komplex im Allgemeinen gegeben viele Informationen zur gleichen Zeit V E R A im Allgemeinen gegeben teilweise ja teilweise komplex im Allgemeinen gegeben viele Informationen zur gleichen Zeit ES Tabelle 26 DIN EN ISO 9241 10 Aufgabenangemessenheit 2 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand Eingrenzung des DIN EN ISO 9241 10 Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer bestimmten Dialogtechnik Aufgabenangemessenheit Unterst tzung bei Standardwerte werden als Vorlage Eingaben k nnen r ckg ngig unn tige Arbeitsschritte Untersuchungsgegenstands wiederkehrenden Aufgaben angeboten gemacht werden Seite der Norm 4 4 4 4 Erl uterungen izn AIDA 2 0 ja teilweise eingeschr nkt nein ARIADNE 1 0 nein teilweise nein nein AUGIAS Archiv 7 4 eingeschr nkt ja eingeschr nkt in der Navigation AUGIAS Archiv 8XL ja ja eingeschr nkt nein BASYS S Oracle 3 1 eingeschr nkt ja eingeschr nkt nein FAUST 5 ja ja eingeschr nkt nein HADIS 1 1 ja teilweise eingeschr nkt nein MIDOSA Online eingeschr nkt teilweise eingeschr nkt nein MidosaXML ja teilweise ja nein scopeArchiv 4 0 ja ja ja nein V E R A ja ja ja nein G i Tabelle 27 DIN EN ISO 9241 10 Selbstbeschreibungsf higkeit Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 10 Grunds tze der Dialoggestaltung unabh ngig von einer besti
135. vigation m glich AUGIAS Archiv 8 XL ber Maussteuerung nicht verwendet als Baum aufgebaut dabei an den relevanten Stellen verwendet Tastennavigation hat im sehr bersichtlich m glich Hauptmen Fehlfunktionen BASYS S Oracle 3 1 ber Maussteuerung Tasten verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet navigation und teilweise ber Short m glich Cuts FAUST 5 ber Maussteuerung Tasten verwendet verwendet als grafischer an den relevanten Stellen verwendet navigation und ber Short Cuts Block m glich HADIS 1 1 ber Maussteuerung Tasten verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet navigation und ber Short Cuts m glich MIDOSA Online ber Maussteuerung und mittels verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet Tastennavigation m glich MidosaXML ber Maussteuerung Tasten verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet navigation und ber Short Cuts m glich scopeArchiv 4 0 ber Maussteuerung verwendet verwendet an MS an den relevanten Stellen verwendet Tastennavigation und ber Short OUTLOOK angelehnt m glich Cuts V E R A ber Maussteuerung Tasten verwendet nicht verwendet an den relevanten Stellen verwendet navigation und ber Short Cuts m glich 99 Tabelle 39 DIN EN ISO 9241 14 Dialogf hrung mittels Men s 2 Norm Kurzbeschreibung der Norm Untersuchungsgegenstand DIN EN ISO 9241 14 Men s Dialogf
136. ware nseesseessesssesesssseesseessrtsstesseesseeetsreerseesseessresseesseeeet 1 2 2 Die untersuchten Programme 4 Voraussetzungen f r den Softwareeins tz c cssssnsssnsessssssssonssonsnonsnnnsnnssnnsennssnnnsnnennnssnnssnssonssonssonsnnnsnnsenne 6 3 1 Hardware Betriebssysteme und n tige Zusatzprogramme uursuessessenssnennnsnnesnnesnnennnennnennonsnonsnennnnnn 6 3 2 _Import Speicher Exportformate und die Nutzung von Standarde 7 3 3 Struktur der Erschltebungsdaten e eressiiseiisersei teoissa riinoer sikarinsa eri e kiak cererii esiis 9 Archivfachliche Merkmale der einzelnen Programme cuscssssnsesnsessssssssssssonssonssonsonnsnnssnnsennssnnnsnnennnene 9 Ke Ne IR E EE H 42 ARIADNE ER E ET 11 4 3 AUGIAS Archw 7 4 2 2 2 2 a ehr keller EIER Ina IR in 13 44 S AUGIAS Archiv E 14 4 5 BASYS S Oradle 31 22 sereseninateeehneeesenen me metnnelisitnbiiten 17 SE BH E EE 19 4 7 HADIS 1 1 2 04 224200 ac nl 20 4 8 Midosa XML siai seine ii bes iu IR RS Rn Re 22 RE E AKT IR neben ID Reise EEE E 24 410 BRRBEm Eat RE ERS 26 Arbeitsergonomische Bewertung der einzelnen L sungen cu coussossennssnsesnsensnsnssssnssonssonsnnnsnnnsnnsennnenne 29 5 1 Grunds tze der Dialoggestalrung nn 29 5 2 Informationsdarstellung und Benutzert brung nn 31 5 3 Einzelne Techniken der Dalogtpbrung nn 33 sd M n egene EE EE dE ef Ouere 33 3 3 2 Direkte Manipulation zu ner Eege ee e 34 E GE 35 Die Erge
137. wurde Beide Varianten bergen Vor und Nachteile in sich So ist ein neu entwickeltes Programm frei von allem Ballast der oft bei einem alten von Version zu Version mitgeschleppt wird Es hat aber auf der anderen Seite nicht die gewachsenen Strukturen und erfordert bei der Fehlervermeidung viel mehr Aufmerksamkeit 3 Voraussetzungen f r den Softwareeinsatz 3 1 Hardware Betriebssysteme und n tige Zusatzprogramme An den Hard und Softwarevoraussetzungen wie Betriebssystemen die n tig sind um die jeweiligen Programme zu betreiben lassen sich unterschiedliche Gruppen festmachen Als erste Gruppe k nnen die Programme gelten die seit vielen Jahren innerhalb der staatlichen Archive eines Landes entwickelt wurden Besonders gut sichtbar ist dies an izn AIDA und HADIS Diese Programme sind mit den technischen M glichkeiten und der Ausstattung der Archive gewach sen Sie ben tigen keine sehr modernen Betriebssysteme k nnen aber auch unter diesen arbei ten was durch die kontinuierliche Weiterentwicklung und das sukzessive Modernisieren der Hardware zu erkl ren ist Da sowohl Hessen als auch Niedersachsen augenscheinlich mit Windows Systemen arbeiten setzen die Programme wenigstens auf den Clients nur auf diesen auf Sie stellen auch keine besonderen Anforderungen an Prozessorleistung Netzwerk und Speicherkapazit t Gleiches ist auch f r BASYS S Oracle zu beobachten das auch zu dieser Gruppe gez hlt werden muss Die langsame Anpas
138. zubringen die dann Online an den entsprechenden Stellen abrufbar sind Eine Indizierung ist f r den Titel und den Enth lt Vermerk m glich Der Eintrag kann bearbeitet werden um dann einer der Kategorien die an EAD angelehnt sind zugewiesen zu werden Die Indexbegriffe lassen sich ebenfalls als Baumstruktur anzeigen und folgen wieder einer hierarchischen Ordnung Indextyp Indexbegriff Verzeichnungseinheit ber diesen Baum kann navigiert werden und die Begriffe k nnen in der Redaktions wie Erfassungsansicht bearbeitet werden Wenn auch kein separates Modul zur Indexbearbeitung zu Verf gung steht ist dies relativ Komfortabel Die Bildung von Unterbegriffen und der Aufbau von Verweisen im Index sind nicht automatisiert MidosaXML unterst tzt nur ein Erschlie ungsformular das zur Aktenverzeichnung entwickelt wurde Es ist jedoch m glich dies beliebig zu ndern indem die zugrunde liegende DTD und das Ausgabeskript angepasst werden Fazit Wenn der Archivar sich einmal auf den das Programm bestimmenden hierarchischen Aufbau eingelassen hat ist es beinahe selbsterkl rend Der gro e Vorteil liegt in der Struktur begr ndet die es erm glicht ein Findmittel extrem bersichtlich zu strukturieren und die strukturierten Daten zu bearbeiten An seine Grenzen st t diese L sung in der vorliegenden Version wenn unterschiedliche Archivalientypen in einem Bestand verzeichnet werden sollen da die DTD nur auf Aktenverzeichnung ausgelegt ist

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