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XPhone UM Notes

1. Hier hinterlegen Sie wo Sie bevorzugt Adressen nachschlagen Wenn Sie nichts angeben wird als Standard Lotus Notes angenommen Diese Einstellung k nnen Sie auch im Fax und SMS Formular ver ndern b Anruferidentifizierung Wenn Sie hier deaktiviert ausw hlen werden die Absender Rufnummern in empfangenen Faxen und Voicemails nicht in Namen aufgel st c Lotus Notes Adressierung Mit dieser Einstellung entscheiden Sie wie die Rufnummern Fax und SMS f r Ihre Lotus Notes Kontakte nachgeschlagen werden Wie E Mail bedeutet dass die Einstellung verwendet wird die Sie in ihrer Arbeitsumgebung f r die Mail Adressierung hinterlegt haben Diese Einstellung k nnen Sie berschreiben indem Sie nur lokale Adressb cher durchsuchen lassen bzw lokale und Server Adressb cher f r das Nachschlagen verwenden Diese Einstellung hat bei umfangreichen Server Adressb chern z B in Gro unternehmen u U erhebliche Auswirkungen auf die Antwortzeiten XPHONE UM FAX 9 3 2 Faxfunktionen in Lotus Notes 3 2 1 Neues Fax erstellen Klicken Sie auf die Schaltfl che Unified Messaging gt Neues Fax Das Faxformular ffnet sich der Tab Fax ist aktiviert Senden und ablegen Als Entwurf speichem Vollbild Karl Losem ardio X Gesendet von Peter Wurscht Fax an 11 06 2007 15 22 Adressbuchsuche in C Lotus Notes XPhone Betreff Einstellungen Deckblatt kein Faxdeckblat Best tigung bei Erfolg bei Fehler mit
2. EN 21 06 2007 13 09 Kopie I Blindkopie OO Thema U Weiterer Text f r Fax als E Mail D 285212672 ATT C17E137C C463 49BB 3830 10382BA2415C TIF 3 2 5 Empfangene Faxe Wenn Sie Faxe empfangen finden Sie diese in Ihrer Lotus Notes Maildatenbank Im Eingang erkennen 3 2 6 XPHONE UM FAX 15 Sie die Faxe am Symbol Je nach Einstellung siehe Kapitel Unified Messaging Profil in Lotus Notes wird eine Anruferidentifizierung durchgef hrt In diesem Fall wird im Thema nicht nur die Rufnummer des Absenders angezeigt sondern auch soweit verf gbar dessen Name und Firma In empfangenen Faxen haben Sie zus tzliche Schaltfl chen valid Weteneten 7 oraner UMServer c4b de A 22 06 2007 13 31 Peterwalker domino o4b de Thema Fax von Smith Emer 49 89 840798 13198 Fax Fax amp a n hap k R S amp 49 89 840798 13198 22 06 07 13 31 1 Page D 1 1 Lompany Waler Avenue London Peter Walker 250 Victoria Crescent Greenpark BN4 4RT Brighton Vollbild zeigt die Faxvorschau auf Ihrem gesamten Bildschirm an Au erdem k nnen Sie ein empfangenes Fax Weiterleiten als Fax Ihnen stehen damit alle Funktionen zur Verf gung die in den vorangegangenen Kapiteln beschrieben wurden Im erzeugten Faxdokument sind alle wesentlichen Felder schon vorbelegt das TIF Dokument wird automatisch in der Vorschau im Register Fax angezeigt Alternativ k nnen Sie das Dokument Weiterleiten als Memo Hie
3. Andere in dieser Dokumentation erw hnte Hard und Softwarenamen sind Handelsnamen und oder Marken der jeweiligen Hersteller Inhalt 1 1 1 3 3 1 3 2 1 3 2 2 3 2 3 3 2 4 3 2 6 3 3 3 3 1 3 3 2 3 4 3 4 1 3 5 3 5 1 3 5 2 Einleitung Hinweise zum Handbuch Was ist XPhone Unified Messaging Systemvoraussetzungen f r XPhone Unified Messaging Installation und Inbetriebnahme XPhone UM Fax Unified Messaging Profil in Lotus Notes Faxfunktionen in Lotus Notes Neues Fax erstellen Fax Optionen Aktualisieren F9 Fax versenden Empfangene Faxe Empfangsbest tigung Faxfunktionen in Microsoft Word Mit XPhone UM faxen XPhone Serienfax Faxfunktionen in anderen Windowsanwendungen Fax Optionen in anderen Windowsanwendungen Faxintegration in Drittanwendungen Faxversand mit Hilfe von Steuerzeichen Beispiel f r Fax mit Steuerzeichen XPhone UM SMS Neue SMS erstellen Empf nger ausw hlen Text eingeben SMS Optionen Aktualisieren F9 SMS versenden Empfangsbest tigung XPhone UC Voicemail Abh ren von Nachrichten in Lotus Notes Fernzugriff aufbauen Fernzugriff Funktionen Voicemail Men XPhone UC TTS Deutsch XPhone UC Settings Rufumleitung Voicemail Ansagen Voicemail Einstellungen Fax SMS Postfach Kennwort ndern Sprache Abmelden vr F oa 4 EINLEITUNG 1 Einleitung 1 1 Hinweise zum Handbuch Aufbau Dieses Handbuch f hrt Sie durch die Funktionalit ten von XP
4. Ihrem Fax eine oder mehrere weitere Datei en hinzuf gen Diese Dateien werden jedoch nicht in der Faxvorschau angezeigt Sie werden erst auf dem Server gerendert und dann dem Fax hinzugef gt Hinweis Es ist auch m glich ein Fax anstatt mit dem Fax Formular ber das normale Email Formular von Notes zu verschicken Dazu klicken Sie auf die Notes Schaltfl che Neu sodass sich das Email Formular ffnet H ngen Sie die Datei die Sie als Fax verschicken m chten an In die Adresszeile m ssen Sie nun die korrekte Faxadresse des Empf ngers eintragen Diese hat nach dem Symbol ein bestimmtes Format z B faxno fax company com das sie bei Ihrem Administrator erfragen m ssen Tipp Wenn Sie h ufiger dasselbe Dokument als Fax verschicken lohnt es sich die erzeugte tif Datei dieses Dokuments zu speichern Dann k nnen Sie zuk nftig die tif Datei anh ngen und ersparen sich jedes Mal den Konvertiervorgang Siehe hierzu die Option Speichern in der Vorschau 12 _XPHONE UM FAX 3 2 2 Fax Optionen Klicken Sie im Faxformular auf die Schaltf che Fax Optionen um erweiterte Einstellungen vorzunehmen Fax Optionen Sendezeitpunkt Best tigungs E Mail an Absender M bei Erfolg Abbrechen Billigtarif M bei Fehler C Datum Uhrzeit M mit Kopie des Faxdokuments Deckblatt f r dieses Fax Empf ngerinformationen kein Faxdeckblatt v Name Firma Faxformat erzeugen Abteilung aufdem Client C auf dem Ser
5. Platzhalter gibt es lt lt name gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Nachname lt lt firstname gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Vorname lt lt company gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Firma lt lt custom1 gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Benutzerdefi lt lt custom2 gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Benutzerdef2 lt lt custom3 gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Benutzerdef3 lt lt custom4 gt gt wird ersetzt durch den Wert im Feld Benutzerdeft Sie k nnen Text und Variablen kombiniert verwenden z B Fax von lt lt name gt gt SMS Benachrichtigung Aktivieren Sie die Option SMS bei neuem Fax wenn Sie bei einem eingehenden Fax per SMS informiert werden m chten Beachten Sie dass bei Aktivierung dieser Option u U Kosten f r Ihr Unternehmen anfallen XPHONE UC SETTINGS 35 E Mail Weiterleitung Legen Sie hier fest ob eingehende Faxnachrichten an eine E Mail Adresse weitergeleitet werden sollen Sie k nnen zwischen folgenden Einstellungen w hlen B Nicht versenden B Meine E Mail B Andere E Mail E Mail Best tigung Legen Sie hier fest ob Sie sich eine Best tigungs E Mail zusenden lassen wollen indem Sie eine oder mehrere der Optionen unter E Mail Best tigung aktivieren Sie k nnen die hier festgelegten Einstellungen bei der Erstellung eines Faxes individuell ndern E Best tigung bei erfolgreichem Versand E Best tigung bei f
6. schen 2 Alle Nachrichten vorlesen Abbrechen 1 SMS Benachrichtigung 2 Nummer f r SMS Benachrichtigung 43 PIN ndern 4 Telefon f r direkten Zugang zulassen 3 Einstellungen Abbrechen XPHONE UC TTS DEUTSCH 31 6 XPhone UC TTS Deutsch Falls vom Administrator das Text to Speech Modul installiert bzw frei geschaltet wurde erm glicht es Ihnen m das Abh ren von E Mails und m das Abh ren von Informationen zu Faxnachrichten Siehe hierzu das Kapitel Fernzugriff Funktionen Funktionen im Hauptmen 32 XPHONE UC SETTINGS 7 XPhone UC Settings ber die Weboberfl che XPhone UC Settings k nnen Sie ber verschiedene Einstellungen das grunds tzliche Verhalten der verschiedenen Unified Messaging Dienste festlegen Einige dieser Einstellungen k nnen sp ter wieder individuell f r jedes einzelne Fax bzw jede einzelne SMS bei deren Erstellung berschrieben werden Sie rufen die UC Settings in Ihrem E Mail Client ber die Schaltfl che Einstellungen f r XPhone UC bzw im XPhone UC Commander ber Datei gt UM Einstellungen auf An verschiedenen Stellen werden Sie aufgefordert Rufnummern in Eingabefelder einzugeben Folgende Rufnummernformate werden unterst tzt 089123456 089 123456 089 123456 089 123456 089 123456 089 123456 0891123456 089 123456 004989123456 0049 89 123456 4989123456 49 89 123456 49 89 123456 49 89 123456 170 bei inte
7. Einstellungen bei der Erstellung einer SMS individuell ndern E Best tigung bei erfolgreichem Versand m Best tigung bei fehlgeschlagenem Vesand Dies best tigt dass der SMS Provider die SMS entgegen genommen hat Es best tigt nicht dass der Provider sie auch an den Empf nger weiter geleitet hat Eine solche Best tigungs E Mail kann also nicht als Empfangsnachweis dienen 36 XPHONE UC SETTINGS Hinweis Je nach Konfiguration Ihres Systems stehen Ihnen m glicherweise nicht alle aufgef hrten Optionen zur Verf gung 7 6 Postfach Hier teilen Sie den Unified Messaging Diensten Ihr Kennwort f r Ihr E Mail Postfach mit Microsoft Exchange IMAP Notes Domino etc Dies ist das Kennwort das von Ihrem E Mail Client z B Microsoft Outlook benutzt wird um Ihre E Mails abzurufen d R ist es das gleiche wie Ihr Windows Kennwort Damit die Unified Messaging Dienste auf Ihr Postfach zugreifen k nnen z B zwecks Abrufen von Voicemails etc muss Ihr aktuelles Postfach Kennwort hier gepflegt werden Jedes Mal wenn sich Ihr Postfach Kennwort ndert z B weil Sie von Ihrem Unternehmen regelm ig dazu aufgefordert werden m ssen Sie diese nderung auch an dieser Stelle nachziehen Geben Sie dazu das neue Kennwort zwei Mal ein und klicken Sie auf Speichern 7 7 Kennwort ndern Hier k nnen Sie das Kennwort zur Anmeldung an den XPhone UC Server ndern Geben Sie zun chst das alte Kennwort ein dann zwei Mal das neue Kennwor
8. Kopie Nachricht Fax Faxdokument einf gen RQAIDAD eso xk Sa 3 2 1 1 Empf nger ausw hlen Ein Fax kann an einen oder mehrere Empf nger gesendet werden Sie haben vier M glichkeiten Empf nger auszuw hlen a Geben Sie den Namen des Empf ngers in die Empf ngerzeile ein Sobald Lotus Notes den Namen mit gespeicherten Kontakten abgleichen kann ffnet es eine Auswahlliste Statt einzelner Empf ngernamen k nnen Sie auch Gruppen aus Ihrem Adressbuch eintragen b Geben Sie die Faxnummer direkt ein Siehe hierzu den Hinweis am Ende dieses Kapitels c Klicken Sie auf die Schaltfl che Fax an Je nachdem ob Sie Adressbuchsuche in Lotus Notes oder XPhone aktiviert haben siehe Kapitel Unified Messaging Profil in Lotus Notes erscheint das Kontaktauswahlformular von Lotus Notes oder von XPhone UC Commander d W hlen Sie den Empf nger ber Ihr pers nliches Adressbuch in Lotus Notes aus Markieren Sie einen oder mehrere gew nschte n Kontakt e oder Gruppe n in der Ansicht Kontakte oder Gruppen Klicken Sie danach auf die Schaltfl che Unified Messaging gt Neues Fax Neu Unified Messaging vl Kontakt bearbeiten f Kontakt l schen Neue SMS gf ardio de Y Hulda Meier m test de Y Karl Losem Karl Losem lt kl ardio de gt Das Fax Formular ffnet sich der Tab Fax ist aktiviert die Namen der Empf nger sind bereits so eingetragen wie sie in den Kontakten hinterlegt wurden 10 3 2
9. SMS Text in das e Mail Feld In die Adresszeile m ssen Sie nun die korrekte SMS Adresse des Empf ngers eintragen Diese hat nach dem Symbol ein bestimmtes Format z B user sms company com das sie bei Ihrem Administrator erfragen m ssen Beachten Sie dass obwohl Sie hierbei beim Schreiben der Nachricht nicht auf 160 Zeichen begrenzt sind trotzdem nur die ersten 160 Zeichen gesenden werden 4 2 SMS Optionen Klicken Sie im SMS Formular auf die Schaltfl che SMS Optionen um erweiterte Einstellungen vorzunehmen SMS Optionen Abbrechen Absenderinformation Diese Nummer wird auf dem Mobiltelefon des Absenders angezeigt Pa Sendezeitpunkt sobald wie m glich Datum Uhrzeit Best tigungs E Mail an Absender M beiErfolg M beiFehler nur Mobilnummern bei Adressbuchsuche verwenden Geben Sie unter Absenderinformationen die Rufnummer ein die beim Empf nger als Absender der SMS angezeigt werden soll Wenn Sie hier nichts eintragen wird die in Ihren Benutzerdaten erfasste Handynummer bermittelt Soll eine andere Nummer bermittelt werden m ssen Sie diese hier eintragen Prinzipiell ist hier jede Rufnummer nicht nur Handynummmern m glich Wenn Sie allerdings erwarten dass der Empf nger Ihnen per SMS antwortet sollten Sie hier Ihre Handynummer eintragen Die M glichkeit einen beliebigen Sendezeitpunkt der SMS bestimmen zu k nnen ist ein sehr komfortables Feature So k nnen Sie beispielsweise mehrere SM
10. Sie auf das Icon lt lt Wiedergabe ber Audioger t gt gt um die Nachricht innerhalb der E Mail abspielen zu lassen Klicken Sie auf die Icons lt lt Wiedergabe gt gt lt lt Pause gt gt und lt lt Stop gt gt um die Wiedergabe zu starten zu unterbrechen oder zu beenden Am Fortschrittsbalken erkennen Sie wieviel der Nachricht bereits abgespielt wurde Sie k nnen auch durch Verschieben des Fortschrittbalkens mit der Maus an eine beliebige Stelle in der Nachricht springen O Wiedergabe der Nachricht ber ein Telefon Klicken Sie auf das Icon lt lt Wiedergabe ber Telefon gt gt um die Nachricht auf einem Telefon abspielen zu lassen Geben Sie in das Feld Rufnummer die Rufnummer des Telefons ein auf dem die Nachricht abgespielt werden soll Klicken Sie auf das Icon lt lt Wiedergabe gt gt Die angebene Rufnummer wird gew hlt und das Telefon l utet Sobald Sie den H rer abnehmen wird die Nachricht wiedergegeben Klicken Sie auf die Icons lt lt Pause gt gt und lt lt Stop gt gt um die Wiedergabe zu unterbrechen oder zu beenden Am Fortschrittsbalken erkennen Sie wieviel der Nachricht bereits abgespielt wurde Sie k nnen auch durch Verschieben des Fortschrittbalkens mit der Maus an eine beliebige Stelle in der Nachricht springen Solange die Telefonverbindung besteht k nnen Sie die Nachricht wiederholt abspielen lassen oder ggf weitere Sprachnachrichten ffnen und durch Klicken auf lt lt Wiedergabe gt gt abh r
11. den Seriendruck durch Klicken auf die Schaltfl che XPhone Serienfax starten Der Dialog Fax Seriendruck erscheint Klicken Sie die Schaltfl che Optionen um die weitere Einstellungen vorzunehmen Sie haben dann folgende Einstellm glichkeiten Felder f r Seriendruck Geben Sie im Bereich Felder f r Seriendruck unter Faxnummern sind in das Feld Ihrer Kontaktdatenbank an in dem die Faxnummern hinterlegt sind Geben Sie optional einen Betreff ein Unter Wann sollen die Faxe gesendet werden k nnen Sie einen Sendezeitpunkt wie im Kapitel Sendeoptionen beschrieben bestimmen Zus tzlich haben Sie die M glichkeit Im Entwursordner behalten sp ter individuell senden auszuw hlen Dann werden die verschiedenen Fax Formulare im Ausgang von XPhone UC Commander abgelegt von wo aus Sie sie zu einem beliebigen Zeitpunkt manuell versenden k nnen Um die gespeicherten Faxe anzuzeigen klicken Sie im XPhone UC Commander den Tab Fax Voicemail SMS und w hlen Sie in der Drop down Liste den Eintrag Ausgang Anlagen Falls gew nscht k nnen Sie im Bereich Anlagen weitere Dokumente Ihrem Word Dokument hinzuf gen und wieder entfernen Diese werden dann zusammen mit dem Hauptdokument gefaxt Personalisiertes Deckblatt Im Bereich Personalisiertes Deckblatt k nnen Sie falls gew nscht ein Deckblatt ausw hlen In der Drop down Liste stehen die Deckbl tter zur Verf gung die auf dem XPhone UC Server hinterlegt wurden Um das ausgew hlte Deckblat
12. die sich sowohl auf CTI als auch Unified Messaging auswirkt Ist sie aktiviert ist es nicht erforderlich dass der User bei der Erstanmeldung am Client bereits im XPhone UC Server angelegt ist Der User wird dann bei der Erstanmeldung automatisch angelegt Dies ist bei Verwendung nur von CTI sehr praktisch kann bei Verwendung von CTI im Kombination mit Unified Messaging aber zu Problemen f hren da zur Nutzung der UM Dienste eine komplette Konfiguration des Users Postfach Voicemail Fax SMS im XPhone UC Server Voraussetzung ist und diese Daten nicht automatisch angelegt werden k nnen Daher empfehlen wir bei Nutzung von CTI und UM diese Option zu deaktivieren Sie sollten m glichst bald nach der Installation in den XPhone UC Settings das Kennwort f r Ihr Postfach eingeben s Kapitel Postfach Nach der Installation finden Sie E zus tzliche Schaltfl chen und Aktionen in Ihrer Lotus Notes Maildatenbank Neues Memo Unified Messaging Antwort z Allen antworten v Weiterleiten L schen a ce Uhrzeit Gr e v Thema Neue SMS Einstellungen XPhone UM 10 291 Sprachnachricht 11 41 28 187 Sprachnachricht Neues Fax siehe Kapitel Neues Fax erstellen Neue SMS siehe Kapitel Neue SMS schreiben Einstellungen XPhone UM siehe Kapitel XPhone UC Settings Datei Bearbeiten Ansicht Erstellen Hilfe 6 Sr Wi GS Adressbuch synchronisieren Archiv gt Empf nger hinzuf gen gt 3 Arbeitsb
13. diese Option ausw hlen obwohl auf dem Server kein Billigtarifzeitraum hinterlegt ist wird das Fax Sobald wie m glich verschickt m Datum Uhrzeit Die Versendung des Faxes erfolgt zum angegebenen Zeitpunkt automatisch ohne dass Sie an diesem Zeitpunkt t tig werden m ssen Falls gew nscht k nnen Sie sich eine Best tigungs E Mail zusenden lassen indem Sie eine oder mehrere der Optionen unter Best tigungs E Mail an Absender aktivieren Dies best tigt die technische bermittlung an das Empfangsger t E bei Erfolg m bei Fehler B mit Kopie des Faxdokuments Die Einstellungen f r die Best tigungs E Mail werden ebenfalls im Faxformular angezeigt siehe oben Aktualisieren F9 Durch den Men befehl Ansicht gt Aktualisieren oder die Taste F9 wird das Faxdokument aktualisiert Gleichzeitig werden Empf ngergruppen in einzelne Empf nger aufgel st Dann werden die Faxrufnummern f r die aus Lotus Notes gew hlten Faxempf nger nachgeschlagen siehe auch Unified Messaging Profil in Lotus Notes Einstellung Lotus Notes Adressierung Wenn f r den Kontakt nur eine einzige Faxnummer gefunden wird wird diese automatisch in die Liste der Adressaten aufgenommen Gibt es mehrere Rufnummern so werden Sie aufgefordert die gew nschte Rufnummer auszuw hlen Fax versenden ber die Schaltfl che Senden kann das Fax von jedem Register aus versendet werden Die Aufl sung von Empf ngergruppen und das Nachschlagen der Faxrufnum
14. z B in Word l schen das Faxdokument aus dem Faxformular und h ngen das Originaldokument erneut an ber die Schaltfl che Vollbild k nnen Sie die Vorschau auch auf Ihrem gesamten Bildschirm anzeigen Mit Vollbild schlie en kehren Sie zum Faxdokument zur ck mit Faxdokument einf gen nehmen Sie weitere Dateien in das Fax auf Faxdokument einf gen Faxformat auf dem Server erzeugen Wenn Sie in den Fax Optionen die Einstellung auf dem Server vorgenommen haben steht Ihnen das Register Fax nicht mehr zur Verf gung Die gew nschte Datei wird dann als Anhang der Nachricht hinzugef gt Die Vorschau wird nicht angezeigt Die so erzeugten Anh nge werden erst auf dem Server gerendert und dann dem Fax hinzugef gt Beachten Sie hierzu die Hinweise in Kapitel Systemvoraussetzungen f r XPhone Unified Messaging Hinweis Um sich das endg ltige Fax anzuschauen w hlen Sie in den Fax Optionen Best tigungs E Mail an Absender mit Kopie des Faxdokuments Register Nachricht Der Text den Sie im Register Nachricht des Fax Formulars eingeben wird im Faxdeckblatt erscheinen nicht in der eigentlichen Faxnachricht Ein Deckblatt wird aber nur erzeugt wenn Sie unter Deckblatt f r dieses Fax eine Vorlage ausgew hlt haben Wenn Sie Kein Deckblatt ausgew hlt haben wird der hier eingegebene Text ignoriert siehe Kapitel Fax Optionen Sie k nnen auch in der Nachricht ber den Men befehl Datei gt Anh ngen oder dem entsprechenden Icon
15. 1 2 3 2 1 3 XPHONE UM FAX Betreff eingeben Der Text den Sie im Betreff des Fax Formulars eingeben wird im Faxdeckblatt erscheinen nicht in der eigentlichen Faxnachricht Ein Deckblatt wird aber nur erzeugt wenn Sie unter Deckblatt f r dieses Fax eine Vorlage ausgew hlt haben Wenn Sie Kein Deckblatt ausgew hlt haben wird der hier eingegebene Text ignoriert siehe Kapitel Fax Optionen Faxdokument einf gen Faxformat auf dem Client erzeugen Diese Funktion ist abh ngig von der Einstellung Faxformat erzeugen in den Fax Optionen Wenn Sie hier keinen Eintrag vorgenommen haben oder das Faxformat auf dem Client erzeugen lassen f gen Sie die Datei ins Fax Formular ein die Sie als Fax verschicken m chten Dies kann jedes beliebige Dateiformat sein beachten Sie aber hierzu die Hinweise in Kapitel Systemvoraussetzungen f r XPhone Unfied Messaging Die Ausgangsdatei wird sofort gerendert und ins tif Format berf hrt sodass Sie vor dem Absenden das Aussehen des Faxes kontrollieren k nnen Je nach Gr e der Ausgangsdatei kann dies eine Weile dauern Sie k nnen durch mehrfache Bet tigung von Faxdokument einf gen mehrere Dokumente in Ihr Fax aufnehmen Wenn Sie hier ein oder mehrere Faxdokumente eingef gt haben k nnen Sie in den Fax Optionen die Auswahl Faxformat erzeugen nicht mehr ndern es wird automatisch angenommen dass Sie das Faxformat auf dem Client erzeugen m chten F r die Kontrolle steht Ihnen eine komf
16. A FOR BUSINESS m3 XPhone AN Copyright Copyright C4B COM FOR BUSINESS AG Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielf ltigung dieses Handbuchs oder von Teilen daraus sind zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung durch die C4B Com For Business AG nicht gestattet In dieser Dokumentation enthaltene Informationen k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert und erg nzt werden Keine Gew hrleistung Dieses Handbuch wird Ihnen wie vorgelegt zur Verf gung gestellt Die C4B Com For Business AG bernimmt keine Gew hrleistung bez glich der Genauigkeit oder Nutzung dieses Handbuchs Jeglicher Gebrauch des Handbuchs oder der darin enthaltenden Informationen erfolgt auf Risiko des Benutzers Das Handbuch kann Ungenauigkeiten technischer oder anderer Art sowie typografische Fehler enthalten Das Handbuch basiert auf der Version XPhone Unified Messaging Stand Juli 2007 Microsoft Windows Word Excel Access und Outlook sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Notes ist ein eingetragenes Warenzeichen der Lotus Development Corporation HICOM HiPath Optiset und OptiPoint sind eingetragene Warenzeichen der Siemens AG Das Telefonbuch Deutschland Copyright TVG Telefon und Verzeichnisverlag GmbH amp Co KG TwixTel Telefonbuch Schweiz ist ein Produkt der Twix AG XPhone ist ein eingetragenes Warenzeichen der C4B Com For Business AG
17. Adressbuchsuche in Lotus Notes C XPhone Einstellungen Best tigung bei Erfolg bei Fehler Anzahl Zeichen noch erlaubt 119 Hier steht der Beispieltext f r eine sms XPHONE UM SMS 25 Wenn Sie SMS Empf nger ausgew hlt haben f r die keine Rufnummer hinterlegt ist erhalten Sie folgende Meldung SMS versenden Sie haben zus tzliche Mailadressen angegeben 2 we M chten Sie die SMS als e Mail an diese Adressen versenden ven Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten wird eine neue e Mail erstellt in der die entsprechenden Empf nger und der eingegebene Text bereits enthalten sind 4 5 Empfangsbest tigung Wie in den SMS Optionen beschrieben k nnen Sie Empfangsbest tigungen f r eine versendete SMS sowohl bei Erfolg als auch bei Fehler anfordern Diese Best tigung wird nach Erhalt in Ihrem Lotus Notes Posteingang angezeigt Weiterleiten v UMSerer c4b de A Peterwalker domino o4b de 25 08 207 1121 n PeterWalker domino odb de Thema SMS an 353863102351 geliefert Ihre SMS Nachricht wurde vom SMS Service Center entgegengenommen Empfaenger 353863102351 Geliefert um 25 06 2007 11 41 16 Zusaetzliche Info Es besteht keine Garantie dass die SMS Nachricht ihr Ziel erreicht hat Original Meldung 26 5 5 1 XPHONE UC VOICEMAIL XPhone UC Voicemail XPhone UC Voice ist ein sehr umfangreicher Dienst W hrend Ihrer Abwesenheit gestattet er es E Ihnen Ihren Anrufern eine Nachri
18. Nachrichten nicht empfangen werden Voicemail und Voicemail Player ber den Voicemaildienst werden Sprachnachrichten aufgezeichnet und dem User per E Mail zur Verf gung gestellt Sie k nnen direkt aus der E Mail heraus ber den Voicemail Player oder ber das Telefon abgeh rt werden Zur Fernabfrage der Voicemailbox stehen mehrere komfortable M glichkeiten zur Verf gung Mischen von Nachrichtenformaten Die verschiedenen Nachrichtenformate E Mail Fax und SMS k nnen auch kombiniert eingesetzt werden EINLEITUNG 5 1 3 _Systemvoraussetzungen f r XPhone Unified Messaging Hardware Betriebssystem Hinweise zu den Systemvoraussetzungen f r Unified Messaging sind dem XPhone UC Server Administratorhandbuch zu entnehmen Voraussetzungen f r die Fax Versendung Um Dokumente als Fax verschicken zu k nnen muss der Druckertreiber des jeweiligen Ausgangsdokumententyps entweder auf dem Client oder dem Rechner auf dem der XPhone Server installiert ist installiert sein M chten Sie beispielsweise eine pdf Datei als Fax verschicken wird auf den zugh rigen pdf Druckertreiber zugegriffen Haben Sie in den Fax Optionen siehe Kapitel Fax Optionen Fax Format erzeugen auf dem Client ausgew hlt m ssen Sie auf Ihrem PC Adobe Acrobat inklusive pdf Druckertreiber intalliert haben Haben Sie Fax Format auf dem Server ausgew hlt muss Adobe Acrobat inklusive pdf Druckertreiber auf dem Server installiert sein Ansonsten kann die angeh ng
19. S vorbereiten und erst zu einem sp teren Zeitpunkt verschicken lassen W hlen Sie zwischen den folgenden Optionen O Sobald wie m glich Die SMS wird je nach Serverauslastung i d R sofort versandt O Datum Uhrzeit Die Versendung der SMS erfolgt zum angegebenen Zeitpunkt automatisch ohne dass Sie an diesem Zeitpunkt t tig werden m ssen Falls gew nscht k nnen Sie sich eine Best tigungsemail zusenden lassen indem Sie eine oder mehrere der Optionen unter Best tigungs E Mail an Absender aktivieren 24 XPHONE UM SMS O bei Erfolg O bei Fehler Dies best tigt dass der SMS Provider die SMS entgegen genommen hat Es best tigt nicht dass der Provider sie auch an den Empf nger weiter geleitet hat Eine solche Best tigungsemail kann also nicht als Empfangsbest tigung dienen Diese Einstellung wird im SMS Formular angezeigt Senden Senden und ablegen Als Entwurf speichern Speichern und ablegen Speichern und schlie en SMS Optionen Peter Walkeric4b 25 06 2007 08 57 SMS an Emer Smith Adressbuchsuche in Lotus Notes XPhone Einstellungen Best tigung bei Erfolg bei Fehler Anzahl Zeichen noch erlaubt 160 Das Ankreuzen der Option nur Mobilnummern bei Adressbuchsuche verwenden bewirkt dass die bei den Empf ngern hinterlegten Festnetznummern nicht beim Nachschlagen der Rufnummern verwendet werden 4 3 Aktualisieren F9 Durch den Men befehl Ansicht gt Aktualisi
20. Siehe hierzu Kapitel Fax Optionen in anderen Windowsanwendungen I d R m ssen Sie hier nichts ndern Klicken Sie auf Drucken Es ffnet sich das Lotus Notes Faxformular der Tab Vorschau ist aktiv Verfahren Sie nun wie in Kapitel Mit XPhone faxen beschrieben Die Datei direkt faxen Anstatt eine Datei aus ihrer zugeh rigen Anwendung zu faxen k nnen Sie sie auch direkt aus dem Windows Explorer faxen Navigieren Sie im Windows Explorer zu der Datei die sie als Fax verschicken m chten Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei Im Kontextmen w hlen Sie Senden an gt XPhone Fax Es ffnet sich das Notes Faxformular der Tab Vorschau ist aktiv Verfahren Sie nun wie in Kapitel XPhone UM Fax beschrieben Fax Optionen in anderen Windowsanwendungen In der Windows Systemsteuerung legen Sie die Faxoptionen f r alle Windowsanwendungen fest Diese Einstellungen k nnen von den Einstellungen in der jeweiligen Windowsanwendung berschrieben werden Die Einstellungsm glichkeiten ber die Windows Systemsteuerung und in der jeweiligen Windowsanwendung sind identisch Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf XPhone Fax im Ordner Drucker und Faxger te in der Windows Systemsteuerung um das Kontextmen zu ffnen w hlen Sie Druckeinstellungen aus dem Kontextmen Falls gew nscht k nnen Sie vor dem Absenden eines Faxes siehe Schritt c in Kapitel Faxfunktionen in anderen Windowsanwendungen die Faxeinstellungen
21. b de 4 25 06 2007 12 59 n PeterWalker domino cdb de Thema Sprachnachricht von Smith Emer Rosewood Museum Tel 4989840798198 Voice al Number gt m ne Sie haben eine Sprachnachricht erhalten Name Emer Smith Firma Rosewood Museum Abteilung Rufnummer 4939840798047 E Mail emer smith museum city com Empfangszeit 25 06 2007 11 59 47 Dauer 00 06 S 20070625_125951_0000 wav Die Sprachnachricht liegt der E Mail als Anhang im Wave Format wav bei Aus Lotus Notes haben Sie zwei M glichkeiten die Sprachnachricht abzuh ren ffnen Sie dazu zun chst die empfangene E Mail XPHONE UC VOICEMAIL 27 a Doppelklicken Sie auf den Anhang um die Sprachnachricht in Ihrem Standard Wave Player abzuspielen Hierzu muss unter Windows ein Player als Standardanwendung f r Wave Dateien definiert sein z B Windows Media Player Anhang oe ma 7 l Beschreibung des Anhangs Datei 20070625 125951 0000 wav L nge 98KB 54 6 Ge ndert 25 06 2007 13 00 26 Kodierung Keine Aktionen Ansicht ffnen Bearbeiten Speicher L schen Klicken Sie dann auf ffnen um die Wiedergabe zu starten b Spielen Sie die Voicemail innerhalb des Voicemailplayers in der E Mail ab Im Voicemailplayer Formular erhalten Sie Informationen ber die Rufnummer des Anrufers sowie den Zeitpunkt des Anrufs Sie haben die folgenden M glichkeiten O Wiedergabe der Nachricht innerhalb der E Mail Klicken
22. bearbeiten und f r das zu faxende Dokument individuell festlegen Klicken Sie dazu im Druckdialog der jeweiligen Anwendung auf Einstellungen Im Dialog Druckeinstellungen haben Sie folgende Einstellungsm glichkeiten Tab Layout Aufl sung Format Papier W hlen Sie aus den zur Verf gung stehenden Papierformaten I d R ist Faxpapier die korrekte Wahl Orientierung W hlen Sie zwischen Hoch und Querformat Faxaufl sung W hlen Sie zwischen Normal und Fein Grafische Aufl sung Diese Einstellung bestimmt die Qualit t und Gr e der erzeugten tif Datei W hlen Sie f r grafische Details eine m glichst hohe Aufl sung Beachten Sie aber dass das Daokument nicht in den hier sondern in den unter Faxaufl sung eingestellten Werten normal oder fein gefaxt wird also u U wieder herunter gerechnet wird Drucker DPI Manche Applikationen z B Microsoft Excel oder Word speichern die Druckeraufl sung im Dokument selbst Wenn das der Fall ist verwendet der Druckertreiber diese Einstellungen Ist Option Drucker DPI aktiviert wird nicht die im Dokument gepeicherte Einstellung verwendet sondern immer die im Druckertreiber angegebene Standard Hiermit setzen Sie alle Einstellungen auf die Standardeinstellungen zr ck Tab Erweiterte Einstellungen Farbanpassungen Schalten Sie f r Schwarzwei Modus die Farbanpassung aus Der Schieberegler stellt den Schwellwert ein ab wann ein Farbwert wei oder schwarz wird Schalten Sie f r Graustu
23. chsuche in Lotus Notes oder XPhone aktiviert haben siehe Kapitel Unified Messaging Profil in Lotus Notes erscheint das Kontaktauswahlformular von Lotus Notes oder von XPhone UC Commander d W hlen Sie den Empf nger ber Ihr pers nliches Adressbuch in Lotus Notes aus Markieren Sie einen oder mehrere gew nschte n Kontakt e oder Gruppe n in der Ansicht Kontakte oder Gruppen Klicken Sie danach auf die Schaltfl che Unified Messaging gt Neue SMS EN ANDRA Messana Kontakt bearbeiten f Kontakt l schen f Verzeichnisse Neues Fax Telefon B ro 082 Fax B ro 082521 Handy 01 72183207 Telefon priv 082E Fax privat 08252 Telefon B ro 12 Fax B ro 123 23 Handy 0172 3214 gf ardio de Hulda Meier m test de Das SMS Formular ffnet sich die Namen der Empf nger sind bereits so eingetragen wie sie in Notes hinterlegt wurden 4 1 2 Text eingeben Geben Sie in das Textfeld den Text ein den Sie als SMS verschicken m chten Es stehen Ihnen 160 Zeichen inkl Leerzeichen zur Verf gung Die Anzahl der noch zur Verf gung stehenden Zeichen wird angezeigt und w hrend des Schreibens heruntergez hlt Hinweis Es ist auch m glich eine SMS anstatt mit dem SMS Formular ber das normale XPHONE UM SMS 23 e Mail Formular von Lotus Notes zu verschicken Dazu klicken Sie auf die Lotus Notes Schaltfl che Neues Memo sodass sich das Email Formular ffnet Schreiben Sie Ihren
24. cht vorzuspielen E Ihren Anrufern Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen E Ihren Anrufern mit Ihrem Vertreter verbunden zu werden E Ihnen Ihre Voicemailbox von jedem beliebigen Telefonanschluss aus abzuh ren zu steuern und zu konfigurieren m Ihnen von jedem beliebigen Telefonanschluss aus einen berblick ber Ihre eingegangenen E Mails zu bekommen indem Sie O per Text to Speech sich E Mails vorlesen lassen und darauf reagieren O oder sich eine E Mail bersicht zufaxen lassen Sollten Sie ausser Haus sein stellen Sie Ihr Telefon so ein dass alle eingehenden Anrufe auf die Voicemail Einwahlnummer umgeleitet werden Diese Nummer teilt Ihnen Ihr Administrator mit Durch Einrichten dieser Umleitung werden die Voicemailfunktionen aktiviert Bei eingehenden Anrufen klingelt Ihr Telefon nun nicht mehr stattdessen antwort die Voicemailbox Je nachdem wie Sie Ihre Voicemailbox eingerichtet haben s Kapitel XPhone UM Settings h rt Ihr Anrufer einen Systemtext eine pers nliche Nachricht kann eine Nachricht hinterlassen sich mit einem Vertreter verbinden lassen etc Per Fernzugriff k nnen Sie dann Ihre Voicemailbox und Ihren E Mail Posteingang abfragen Abh ren von Nachrichten in Lotus Notes XPhone UC Voicemail erzeugt aus jeder f r Sie eingegangenen Sprachnachricht eine neue E Mail Sobald eine Sprachnachricht f r Sie hinterlassen wurde finden Sie eine E Mail in Ihrem Lotus Notes Posteingang vor Weiterleiten v Oraner x UMServer c4
25. ehlgeschlagenem Versand m Kopie des Faxdokuments anh ngen Dies best tigt die technische bermittlung an das Empfangsger t Deckblatt Hier k nnen Sie ein Standarddeckblatt festlegen das allen Faxdokumenten vorangestellt werden soll Sie k nnen das hier festgelegte Deckblatt bei der Erstellung eines Faxes individuell ndern Hinweis Je nach Konfiguration Ihres Systems stehen Ihnen m glicherweise nicht alle aufgef hrten Optionen zur Verf gung SMS 1 5 Legen Sie hier die Grundeinstellungen f r die Handhabung von SMS fest Einige dieser Einstellungen k nnen individuell f r jede einzelne SMS bei deren Erstellung berschrieben werden Rufnummern E Unter Absenderrufnummer bei SMS Versand legen Sie die Nummer fest die dem Empf nger Ihrer SMS als Absender angezeigt werden soll Wenn Sie Stammdaten Mobilfunknummer ausw hlen wird die in Ihren Kontaktdaten eingetragene Mobilfunknummer bertragen Sollte diese Nummer in Ihren Kontaktdaten sich ndern wird automatisch immer die aktuelle Nummer bertragen Alternativ k nnen Sie auch eine beliebige andere Absenderrufnummer eintragen B Unter Rufnummer f r SMS Benachrichtigung legen Sie die Nummer fest auf der Sie die SMS Best tigungen empfangen m chten E Mail Best tigung Legen Sie hier fest ob Sie sich eine Best tigungs E Mail zusenden lassen wollen indem Sie eine oder mehrere der Optionen unter E Mail Best tigung aktivieren Sie k nnen die hier festgelegten
26. em Anruf in Abwesenheit eine SMS bekommen m chten auch wenn keine Nachricht aufgesprochen wurde Ist diese Option deaktiviert bekommen Sie nur bei hinterlassenen Voicemails eine SMS Unter Umst nden kann Ihr Administrator diese Konfiguration eingeschr nkt haben E Mail Benachrichtigung Aktivieren Sie die Option E Mail bei neuer Voicemail ohne Voicemail Anhang wenn Sie eine Benachrichtigung per E Mail bekommen m chten sobald eine neue Sprachnachricht f r Sie hinterlassen wurde Aktivieren Sie zus tzlich die Option Auch wenn keine Voicemail hinterlassen wurde wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten wollen auch wenn der Anrufer keine Nachricht hinterlassen hat Unter Umst nden kann Ihr Administrator diese Konfiguration eingeschr nkt haben Fernzugriff Aktivieren Sie die Option Fernzugriff zulassen wenn Sie Ihre Voicemailbox telefonisch abfragen und konfigurieren m chten Die meisten der in den XPhone UC Settings konfigurierbaren Optionen sind auch per Fernzugriff ver nderbar Ist diese Option deaktiviert k nnen Sie Ihre Voicemailbox nicht mehr per Telefon abh ren und konfigurieren Legen Sie fest welche Rufnummer Ihre Direktzugangsnummer sein soll Wenn Sie von dieser Rufnummer aus die Voicemail Einwahlnummer w hlen gelangen Sie direkt ohne Abfrage Ihrer PIN in Ihre Voicemailbox Standardm ig ist diese Nummer die in Ihren Kontaktdaten hinterlegte 34 1 4 XPHONE UC SETTINGS Mobilfunknummer Sie k nnen abe
27. email Einwahlnummer von Ihrem B rotelefon d h Ihrer Durchwahl aus werden Sie identifziert und gelangen direkt ins Voicemail Men ohne Abfrage Ihrer PIN Haben Sie im Men Voicemail der XPhone UC Settings s Kapitel Voicemail Siehe Voicemail Ansagen die Option PIN Eingabe immer erforderlich aktiviert werden Sie auch beim Anruf von Ihrer Durchwahl aus nach Ihrer PIN gefragt Diese Option dient der Sicherheit und kann auf Wunsch aktiviert werden Anruf Ihrer Durchwahlnummer Statt der Voicemail Einwahlnummer k nnen Sie auch Ihre Durchwahl direkt anrufen Voraussetzung hierf r ist dass die Umleitung Ihrer Durchwahl zur Voicemail Einwahlnummer aktiv ist und nicht etwa Umleitungen auf andere Kollegen bestehen m W hlen Sie von einem beliebigen Telefonanschluss direkt Ihre Durchwahlnummer m Warten Sie bis Sie Ihren Ansagetext h ren m W hrend der Ansage dr cken Sie die Sterntaste lt lt gt gt um die Ansage zu unterbrechen m Sobald Sie aufgefordert werden Ihre PIN einzugeben geben Sie diese ber die Telefontastatur ein und beenden die Eingabe mit der Rautetaste lt lt gt gt m XPhone UC Voicemail informiert Sie nun ob neue Sprachnachrichten eingegangen sind und gibt diese ggf wieder Anruf von einer Direktdurchwahlnummer Im Men Voicemail der XPhone UC Settings s Kapitel Voicemail Siehe Voicemail Ansagen k nnen Sie eine Direktdurchwahlnummer angeben Wenn Sie von dieser Rufnummer aus z B Ihre Handynummer
28. en Zum Beenden klicken Sie entweder auf das Icon lt lt Stop gt gt oder legen den H rer auf 5 2 Fernzugriff aufbauen Der Fernzugriff gestattet Ihnen die Steuerung einer Vielzahl von Funktionen Der Fernzugriff ist von jedem beliebigen Telefonanschluss aus m glich Sie ben tigen aber ein Telefon dass das mehrfrequenz bzw tonwahlf hig ist um z B Ihre PIN einzugeben oder durch das Men zu navigieren Sie haben verschiedene M glichkeiten den Fernzugriff aufzubauen Anruf der Voicemail Einwahlnummer Die Voicemail Einwahlnummer wird Ihnen von Ihrem Administrator mitgeteilt Es ist die gleiche Nummer auf der Sie auch Ihr Telefon w hren Ihrer Abwesenheit umleiten um Ihre Voicemailbox zu 28 XPHONE UC VOICEMAIL aktivieren m W hlen Sie von einem beliebigen Telefonanschluss die Voicemail Einwahlnummer m Sobald Sie aufgefordert werden Ihre Durchwahl einzugeben geben Sie diese ber die Telefontastatur ein und beenden die Eingabe mit der Rautetaste lt lt gt gt m Sobald Sie aufgefordert werden Ihre PIN einzugeben geben Sie diese ber die Telefontastatur ein und beenden die Eingabe mit der Rautetaste lt lt gt gt Dies ist die PIN die Sie im Men Voicemail PIN ndern der XPhone UC Settings festgelegt haben s Kapitel Voicemail PIN ndern Siehe Voicemail Einstellungen m XPhone UC Voicemail informiert Sie nun ob neue Sprachnachrichten eingegangen sind und gibt diese ggf wieder W hlen Sie die Voic
29. en Ihr Design ist an das Lotus Notes E Mail Formular angelehnt und daher intuitiv zu bedienen Siehe Kapitel Neues Fax erstellen Neue SMS erstellen und Abh ren von Nachrichten in Lotus Notes m neue Icons in Ihrer Lotus Notes Maildatenbank f r ein und ausgehende SMS Voicemails und Faxe dd E einen zus tzlichen Druckertreiber im Ordner Drucker und Faxger te in der Windows Systemsteuerung Dieser Druckertreiber ist aus allen Windowsanwendungen verwendbar siehe Kapitel Faxfunktionen in anderen Windowsandwendungen Hinweis Sollten Sie nach der Installation in Microsoft Word die zus tzlichen Schaltfl chen nicht finden k nnte dies an Ihren Sicherheitseinstellungen f r Makros liegen Gehen Sie in Word zu Extras gt Makro gt Sicherheit gt Vertrauensw rdige Herausgeber und aktivieren die Checkbox bei Allen installierten Add Ins und Vorlagen vertrauen 8 XPHONE UM FAX 3 XPhone UM Fax 3 1 Unified Messaging Profil in Lotus Notes Klicken Sie auf den Men befehl Aktionen gt Unified Messaging Profil Das Profilformular wird im Register Allgemein ge ffnet Allgemein Fax SMS YoiceMail Benutzer Deckbl tter Adressbuchsuche in Lotus Notes C XPhone Anruferidentifizierung aktiviert deaktiviert Lotus Notes Adressierung wie E Mail Fax ISMS Empf nger nur lokale Adressb cher nachschlagen C lokale und Server Adressb cher Folgende Einstellungen k nnen Sie anpassen a Adressbuchsuche in
30. ereich d Karl Lose Memo an Datenbankmanager senden Ordnergestakung SE ohrreren a Br Unified Messaging Profil siehe Kapitel Unified Messaging Profil in Lotus Notes Adresse INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME 7 m zus tzliche Schaltfl chen in Ihrem pers nlichen Lotus Notes Adressbuch Neu Unified Messaging Kontakt bearbeiten Kontakt l schen Neues Fax Neue SMS gf ardio de Telefon B ro 08252 91 598 045 Fax B ro 08252 91598 95 Handy 01 72 8320731 Telefon priv 08252 91 5983 85 Fax privat 08252 91 5938 95 Telefon B ro 123 234 23 Fax B ro 123 234 45 Handy 0172 3214321 Hulda Meier m test de Neues Fax siehe Kapitel Neues Fax erstellen Neue SMS siehe Kapitel Neue SMS schreiben m zwei zus tzliche Schaltfl chen in Microsoft Word Ei Microsoft Word E sarbeite per Einf gen Format Extras Tabele Fenster Z A a EE EAU v fel Lil ca 35 5 hd sfeld einf ge Mit XPhone UM faxen siehe Kapitel Mit XPhone UM faxen XPhone Serienfax siehe Kapitel XPhone Serienfax Diese neuen Schaltfl chen k nnen ber Ansicht gt Symbolleisten gt XPhone Fax wahlweise aktiviert oder deaktiviert werden Nat rlich k nnen sie wie andere Schaltfl chen auch an eine beliebige Stelle gezogen werden m neue Formulare in Ihrer Lotus Notes Maildatenbank f r Fax SMS und Voicemail Sie erscheinen wenn Sie auf die neuen Schaltfl chen klick
31. eren oder die Taste F9 wird das SMS Dokument aktualisiert Gleichzeitig werden Empf ngergruppen in einzelne Empf nger aufgel st Dann werden die Rufnummern f r die aus Lotus Notes gew hlten SMS Empf nger nachgeschlagen siehe auchUnified Messaging Profil in Lotus Notes Einfluss auf das Nachschlagen hat auch die SMS Option nur Mobilnummern bei Adressbuchsuche verwenden Wenn f r den Kontakt nur eine einzige Rufnummer gefunden wird wird diese automatisch in die Liste der Adressaten aufgenommen Gibt es mehrere Rufnummern so werden Sie aufgefordert die gew nschte Rufnummer auszuw hlen 4 4 SMS versenden ber die Schaltfl che Senden kann die SMS versendet werden Die Aufl sung von Empf ngergruppen und das Nachschlagen der Rufnummern siehe Kapitel Notes SMS Aktualisieren F9 Siehe Aktualisieren F9 wird dabei automatisch durchgef hrt Das Fax wird ber Ihren Domino Server an den XPhone UC Server und von dort an den oder die Empf nger gesendet In der Ansicht Gesendet finden Sie das versendete SMS Dokument Je nachdem welche Optionen Sie f r Best tigungs E Mail an Absender eingestellt haben siehe Kapitel Text eingeben bekommen Sie nach der Zustellung eine Best tigungs E Mail in Ihren Lotus Notes Posteingang Senden Senden und ablegen Als Entwurf speichern Speichern und ablegen Speichern und schlie en SMS Optionen u Peter Walkerfc4b 25 06 2007 10 24 SMS an Emer Smith
32. fenmodus die Farbanpassung ein Der Schieberegler regelt dann die Helligkeit der Graustufen F r ein dunkleres Ergebnis schieben Sie den Regler hoch Optionen Falls Sie Steuerzeichen in Ihrem Faxdokument bergeben oder unterdr cken m chten aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Optionen je nach Art der Steuerzeichen Standard Hiermit setzen Sie alle Einstellungen auf die Standardeinstellungen zr ck XPHONE UM FAX 19 Hinweis Der Name des XPhone Faxdruckers wird in der Registry unter HKEY LOCAL MACHINE SOFTWARE C4B Printers festgelegt Wenn Sie den Namen in der Windows Systemsteuerung ndern k nnen die Windowsanwendungen nicht mehr auf ihn zugreifen 3 5 Faxintegration in Drittanwendungen XPhone UC Fax kann ber eine Applikationsschnittstelle auch direkt aus einer Drittanwendung ber die Druckfunktion angesteuert werden Dies ist beispielsweise dann sinnvoll wenn direkt aus einem Warenwirtschaftssystem Auftragsbest tigungen oder Lieferscheine versendet werden sollen F r den Benutzer bleibt XPhone UC Fax in diesem Fall zun chst im Hintergrund Damit das Dokument versendet werden kann muss der XPhone UC Fax Drucker eingestellt sein 3 5 1 Faxversand mit Hilfe von Steuerzeichen Der Versand der aus der Anwendung generierten Dokumente erfolgt mittels bergabe von Steuerzeichen welche beispielsweise die Faxnummer des gew nschten Empf ngers enthalten Diese Steuerzeichen sind vergleichbar mit Seriendruckfelde
33. hone Unified Messaging Die Beschreibungen zu den einzelnen Arbeitsg ngen sind schrittweise aufgebaut so dass Sie jede Aktion gleich nachvollziehen k nnen Gesondert gekennzeichnete Tipps und Hinweise geben Ihnen Anregungen wie Sie eine bestimmte Funktionalit t optimal einsetzen k nnen Dieses Handbuch setzt Grundkenntnisse zu den Microsoft Office Produkten insbesondere Outlook und Word Lotus Notes und den anderen Windows Programmen die im Zusammenhang mit XPhone Unified Messaging benutzt werden sollen und dessen Arbeitsweise voraus und beschreibt nur die durch XPhone Unified Messaging hinzugekommenen Funktionen Formatierungen Bezeichnungen von Funktionen Schaltfl chen Dialogen und Men s sind in Farbe gedruckt damit sie jederzeit als solche erkennbar sind Die Symbole aus der Bedienoberfl che sind im Text mit lt lt gt gt gekennzeichnet 1 2 Was ist XPhone Unified Messaging XPhone Unified Messaging vereint mehrere Kommunikationsdienste und integriert sie in eine Oberfl che XPhone Unified Messaging umfasst im einzelnen folgende Dienste Fax ber den Faxdienst k nnen Faxe versendet und empfangen werden Zur Betrachtung der Faxdokumente werden diese in TIFF Bilddateien umgewandelt Sie k nnen auch direkt auf einem Drucker ausgegeben werden Au erdem k nnen Dokumente f r einen Faxabruf bereit gestellt werden SMS ber den SMS Dienst k nnen SMS Nachrichten versendet werden In der aktuellen Version k nnen SMS
34. imten Uhrzeig am aktuellen Tag hhmmss subject Test Steuerzeichen xpsel_fax 12345 xpdb_name Walker xpdb_vorname Werner xpsnd_lastname Huber xpsnd_firstname 0tto mode interactive 22 XPHONE UM SMS 4 XPhone UM SMS 4 1 Neue SMS erstellen Klicken Sie auf die Schaltfl che Unified Messaging gt Neue SMS Das SMS Formular ffnet sich sein Design ist an das Lotus Notes Email Formular angelehnt und daher intuitiv zu bedienen Senden Senden und ablegen Als Entwurf speichern Speichern und ablegen Speichern und schlie en SMS Optionen Peter Walkeric4b 22 06 2007 16 00 SMS an Adressbuchsuche in Lotus Notes XPhone Einstellungen Best tigung bei Erfolg bei Fehler Anzahl Zeichen noch erlaubt 160 4 1 1 Empf nger ausw hlen Eine SMS kann an einen oder mehrere Empf nger gesendet werden Sie haben vier M glichkeiten Empf nger auszuw hlen a Geben Sie den Namen des Empf ngers in die Empf ngerzeile ein Sobald Lotus Notes den Namen mit gespeicherten Kontakten abgleichen kann ffnet es eine Auswahlliste Statt einzelner Empf ngernamen k nnen Sie auch Gruppen aus Ihrem Adressbuch eintragen b Geben Sie die Rufnummer Rufnummer i d R die Mobilfunknummer aber auch Festnetznummern sind m glich direkt ein Siehe hierzu den Hinweis am Ende dieses Kapitels c Klicken Sie auf die Schaltfl che SMS an Je nachdem ob Sie Adressbu
35. lle sich im Posteingang befindlichen E Mails vorlesen lassen m chten Ggf haben Sie weitere Optionen wie E Mail l schen oder Weiterleiten per Fax etc Sie k nnen auch auf E Mails antworten indem Sie Ihre Nachricht der Voicemailbox diktieren Ihre Antwort wird als Wave Datei wav aufgenommen und dem Absender der Nachricht auf die Sie antworten als E Mail mit Anhang zugeschickt 30 XPHONE UC VOICEMAIL Hinweis Es werden nur E Mails im Microsoft Outlook Posteingang ber cksichtigt Sollten Sie ber eine Regel eingehende E Mails in verschiedene Ordner verteilen k nnen diese E Mails nicht abgeh rt werden 1 Aktive Ansage anh ren 2 Zentrale Ansage aktivieren 1 Neu aufnehmen 2 Ansage anh ren 3 Speichern und Aktivieren N4 Nur Speichern Abbrechen Zur ck zu Ansagen Sjpers nkena Anzanan i Pers nliche Ansage ausw hlen _ g lt Nr der Ansage eingeben gt 1 Sonderansagen verwenden 2 Sonderansagen nicht verwenden Ense 4 Sonderansagen 1 Namen neu aufnehmen 5 Namen aufzeichnen Abbrechen 5 Absendernummer ansagen 6 Absender direkt zur ckrufen 1 erneut wiedergeben Voicemail Men 1 Neue Nachrichten vorlesen Je 2 Sprachnachrichten k 3 n chste Voicemail 5 Absendernummer ansagen 6 Absender direkt zur ckrufen 9 Nachricht l
36. lt wird teilweise gedruckt In diesem Fall ist die Syntax folgenderma en aufzubauen 20 3 5 2 XPHONE UM FAX m Pr fix HH E Feldinhalt XPSEL_Fax lt Faxnummer gt E Suffix Beispiel XPSEL_Fax 08912345678 E Ergebnis Pr fix und Suffix wurden entfernt im Faxdokument zu sehen ist lediglich 08912345678 Bitte verwenden Sie diese Methode nur wenn Sie sicherstellen k nnen dass die Syntax der Steuerzeichen keine Format nderunge Zeilenumbr che o enth lt Alternative 2 Feldinhalt wird nicht gedruckt In diesem Fall ist die Syntax folgenderma en aufzubauen m Pr fix H E Feldinhalt XPSEL_Fax lt Faxnummer gt E Suffix Beispiel XPSEL_Fax 08912345678 Ergebnis Pr fix Suffix und Feldinhalt wurden vollst ndig entfernt die Informationen sind nicht im Dokument zu sehen Bitte verwenden Sie diese Methode nur wenn Sie sicherstellen k nnen dass die Syntax der Steuerzeichen keine Format nderunge Zeilenumbr che o enth lt Weitere Feldnamen einf gen Neben der obligatorischen Faxnummer des Empf ngers k nnen weitere Felder mittels Steuerzeichen an XPhone UC Fax bergeben werden Dazu geh ren Name Firma und Abteilung des Empf ngers Diese Informationen erscheinen auf dem Deckblatt Eine Liste der verf gbaren Feldnamen finden Sie im Anhang Faxversand aus Drittanwendungen mit Betreff Um einen Betreff in das Dokument einzuf gen muss ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhal
37. mern wird dabei automatisch durchgef hrt Das Fax wird ber Ihren Domino Server an den XPhone UC Server und von dort an den oder die Empf nger gesendet In der Ansicht Gesendet finden Sie das versendete Faxdokument Je nachdem welche Optionen Sie f r Best tigungs E Mail an Absender eingestellt haben bekommen Sie nach der Zustellung eine Best tigungs E Mail in Ihren Lotus Notes Posteingang ggf mit angeh ngtem Faxdokument 14 XPHONE UM FAX Senden Senden und ablegen Als Entwurf speichern Vollbild Fa Optionen Peter Walkeric4b Ee 21 06 2007 15 01 Faxan Simon O Nia Adressbuchsuche in Lotus Notes C XPhone Betreff Einstellungen Deckblatt kein Faxdeckblat Best tigung bei Erfolg bei Fehler mit Kopie Nachricht Fax Eaxdokument einf gen aanmaak 8 TESTCOMPANY LONGWATER AVENUE LONDON gie FAX MEMO Wenn Sie Faxempf nger ausgew hlt haben f r die keine Faxrufnummer hinterlegt ist erhalten Sie folgende Meldung Fax versenden 2 Sie haben zus tzliche Mailadressen angegeben M chten Sie das Fax als e Mail an diese Adressen versenden Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten wird eine neue E Mail erstellt in der die entsprechenden Empf nger das Thema eventuelle Anh nge und die bereits erzeugte TIF Datei bereits enthalten sind Hohe Dringlichkeit IT Empfangsbest tigung M Signieren F Verschl sseln Peter Walkeric4b An Frank Fallon
38. oder Ihre aktuelle Nummer im Hotel die Voicemail Einwahlnummer s o w hlen gelangen Sie direkt ohne Abfrage Ihrer PIN in Ihre Voicemailbox Dies setzt voraus dass der Anschluss von dem Sie telefonieren die Rufnummer bertr gt Sollte an dem Anschluss die Rufnummern bermittlung deaktiviert sein k nnen Sie nicht identifiziert werden und werden nach Ihrer Durchwahl und PIN gefragt Haben Sie im Men Voicemail der XPhone UC Settings s Kapitel Voicemail Siehe Voicemail Ansagen die Option PIN Eingabe immer erforderlich aktiviert werden Sie auch beim Anruf von Ihrer Direktdurchwahlnummer aus nach Ihrer PIN gefragt Diese Option dient der Sicherheit und kann auf Wunsch aktiviert werden 5 3 Fernzugriff Funktionen Haben Sie den Fernzugriff zu Ihrer Voicemailbox aufgebaut haben Sie nicht nur die M glichkeit eingegangene Sprachnachrichten abzuh ren Je nachdem welche Rechte Ihr Administrator frei geschaltet hat sind eine Vielzahl von Funktionen m glich Bei jedem Men punkt Ihrer Voicemailbox 5 3 1 XPHONE UC VOICEMAIL 29 werden Sie ber die m glichen Funktionen und Aktionen und die hierzu zu benutzenden Telefontasten informiert Mit der lt lt 0 gt gt bekommen Sie jederzeit Hilfe und alle m glichen Optionen angesagt Voicemail Men Nach der Einwahl in Ihre Voicemailbox befinden Sie sich zun chst im Hauptmen Hier haben Sie folgende Optionen Verwaltung Ihrer Ansagen Men punkt Ansagen berpr fen Sie
39. ortable Faxvorschau zur Verf gung Nachricht Fax Eaxdokument einf gen AAIDD Hr 2 KR SR LOGO Muster AG Gewerbepark 12 D 81359 M nchen banir AG Ganutegab 12 D 11359 M nchen Tal 45 85 122455 103 Fax 48 86 1245 120 ta a 5 Tale Fima AG Mor Muzstommnn info murnster de Mustorsarmfe B vara metsbor do 82178 Nusterhausen Pr Araprachpartee Tabekon Fan Kontakte Duere 49 89 123456 123 mustermanndpmuster de 13 05 2006 In der linken Leiste k nnen Sie ggf die verschiedenen Seiten Ihres Faxdokumentes direkt ansteuern ber die Lupenschaltfl chen zoomen Sie in das Faxdokument hinein oder heraus ber die Seitenschaltfl chen passen Sie den Zoomfaktor des Faxdokumentes an die Gr e Ihres Vorschaufensters an Mit den Pfeilschaltfl chen k nnen Sie das Faxdokument drehen ber die Seitenschaltfl chen k nnen Sie die aktuelle Seite oder alle Seiten des Faxdokumentes l schen ber die Druckerschaltfl che drucken Sie das Faxdokument aus Mit Speichern speichern Sie das Faxdokument als tif Datei Dies ist sehr n tzlich wenn Sie dasselbe Dokument fter als Fax verschicken m chten Sie k nnen dann zuk nftig einfach die bereits erzeugte tif Datei anh ngen und ersparen sich den Konvertiervorgang 3 2 1 4 3 2 1 5 XPHONE UM FAX 11 Hinweis Sie k nnen das bereits gerenderte Faxdokument nicht mehr editieren Wenn Sie z B nderungen am Text vornehmen m ssen editieren Sie das Originaldokument
40. r auch eine beliebige andere Nummer festlegen z B Ihre aktuelle Nummer im Hotel Dies setzt voraus dass der Anschluss von dem Sie telefonieren die Rufnummer bertr gt Sollte an dem Anschluss die Rufnummern bermittlung deaktiviert sein werden Sie wie bei der Abfrage von jedem anderen Anschluss auch nach Ihrer PIN gefragt Aktivieren Sie die Option PIN Eingabe immer erforderlich wenn Sie aus Sicherheitsgr nden bei der Abfrage der Voicemailbox immer auch bei Abfrage von einer Direktzugangsnummer aus nach der PIN gefragt werden m chten Voicemail PIN ndern ber die Schaltfl che PIN ndern k nnen Sie die PIN ndern die Sie zur Fernabfrage Ihrer Voicemailbox benutzen Geben Sie zun chst die alte PIN ein dann wiederholt die neue PIN Fax Legen Sie hier die Grundeinstellungen f r die Handhabung von Faxen fest Einige dieser Einstellungen k nnen individuell f r jedes einzelne Fax bei dessen Erstellung berschrieben werden Fax Unter Faxkopfzeile k nnen Sie eine Standardkopfzeile festlegen die auf allen Faxen erscheinen soll Die Faxkopfzeile erscheint in der Kopfzeile des Fax links neben der Absenderkennung 498984079813185 18 84 2906 14 54 apa MUSTERAG FAXMITTEILUNG an yon mis tar Sie k nnen in die Faxkopfzeile Text oder Variablen eingeben Wenn Sie in der Kopfzeile Variablen verwenden werden diese beim Faxen durch die im XPhone UC Server in den Benutzerdaten hinterlegten Werten ersetzt Folgende
41. r werden die Texte und das TIF Dokument in den Textbereich des Memos bernommen Empfangsbest tigung Wie in den Fax Optionen beschrieben k nnen Sie Empfangsbest tigungen f r ein versendetes Fax sowohl bei Erfolg als auch bei Fehler mit oder ohne Kopie der Faxdatei anfordern 3 3 XPHONE UM FAX Diese Best tigung wird nach Erhalt in Ihrem Lotus Notes Maileingang angezeigt Sie wird nicht im Register Fax sondern im Register Nachricht ge ffnet Vollbild Weiterleiten v Oraner UMSerrer c4b de 22 06 2007 14 08 An PeterWalker domino odb de Thema Fax an 498984079813183 erfolgreich versendet Nachricht Vorschau Ihre Faxnachricht wurde erfolgreich bermittelt Empf nger 498954079813183 Titel Anzahl Seiten 1 Zeit 22 06 2007 14 08 35 Status OK BITTE ANTWORTEN SIE NICHT AUF DIESE EMAIL B Fax_ 498984079313133_2007 06 22 1 408 tif Im Register Vorschau wird die TIF Datei angezeigt Die bereits im Kapitel Empfangene Faxe auf Seite 14 erw hnten Zusatzfunktionen wie Vollbild Weiterleiten als Fax und Weiterleiten als Memo stehen Ihnen auch hier zur Verf gung Faxfunktionen in Microsoft Word 3 3 1 3 3 2 Mit XPhone UM faxen Wenn Sie in Microsoft Word ein Dokument ge ffnet haben das Sie als Fax an einen einzelnen Absender verschicken m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Mit XPhone faxen Es ffnet sich das Lotus Notes Faxformular der Tab Fax ist aktiv Die Au
42. rbeitung Ihres Dokumentes s Kapitel Vorschau Je nach Gr e des Dokumentes kann die Konvertierung aber einige Minuten dauern m W hlen Sie Auf dem Server wird das Fax sofort an den XPhone Server geschickt und dort konvertiert Sie m ssen dann die Konvertierung nicht auf Ihrem PC abwarten Allerdings haben Sie dann keine Vorschaufunktion und das Register Fax steht Ihnen dann nicht mehr zur Verf gung Beachten Sie unbedingt auch die Voraussetzungen f r die Fax Versendung im Kapitel Systemvoraussetzungen f r XPhone Unified Messaging da der entsprechende Druckertreiber entweder auf Ihrem PC oder auf dem XPhone Server installiert sein muss Die M glichkeit einen beliebigen Sendezeitpunkt des Faxes bestimmen zu k nnen ist ein sehr 3 2 3 3 2 4 XPHONE UM FAX 13 komfortables Feature So k nnen Sie beispielsweise mehrere Faxe vorbereiten und erst zu einem sp teren Zeitpunkt verschicken lassen W hlen Sie zwischen den folgenden Optionen m Sobald wie m glich Das Fax wird je nach Serverauslastung i d R sofort versandt E Billistarif Sollte Ihr Unternehmen einen Billigtarif nutzen kann vom Administrator im Server hinterlegt werden zu welchen Zeiten die Versendung von Faxen besonders kosteng nstig ist z B nachts Durch Aktivierung dieser Option wird das Fax automatisch w hrend dieses angegebenen Zeitraumes verschickt Sie brauchen sich selbst nicht darum zu k mmern wann der kosteng nstigste Zeitpunkt ist Sollten Sie
43. rn und werden in das Dokument an beliebiger Stelle eingebettet vorzugsweise am Ende des Dokuments damit keine Formatierungen beeinflu t werden k nnen Hinweis Damit die Steuerzeichen verarbeitet werden m ssen in den Druckereinstellungen des Faxdruckers unter Erweiterte Einstellungen die passenden H kchen bei Optionen gesetzt werden Steuerzeichen haben eine bestimmte Syntax die aus folgenden Elementen besteht m Pr fix E Suffix E Feldinhalt Empfohlene Vorgehensweise In den Feldinhalt wird blicherweise eine Variable aus der steuernden Drittanwendung eingesetzt Die Syntax ist folgenderma en aufzubauen E Pr fix m Feldinhalt XPSEL_Fax lt Faxnummer gt m Suffix Beispiel XPSEL_Fax 08912345678 Hinweis Wir empfehlen diese Methode da so ein zuverl ssiger Versand aus Drittanwendungen gew hrleistet ist Damit auf dem versendeten Dokument die Steuerzeichen f r den Empf nger unsichtbar sind k nnen Sie die Steuerzeichen als wei e Schrift anlegen oder die Information auf einer separaten Seite des Dokuments hinterlegen die ans Ende angef gt wird Sollte dies nicht m glich sein w hlen Sie bitte eine der im Folgenden beschriebenen Alternativen Bitte beachten Sie dabei dass die unten beschriebenen Methoden unter Umst nden nicht zuverl ssig funktionieren wenn Steuerzeichen und Feldinhalt nicht in einem String z B bei Leerzeichen Format nderungen etc bergeben werden Alternative 1 Feldinha
44. rner Rufnummernl nge 3 etc Es muss immer die vollst ndige Ortsvorwahl mit vorangestellter Null z B 089 f r M nchen angegeben werden Falls eine L nderkennung angegeben wird muss diese mit oder 00 beginnen z B 49 oder 0049 f r Deutschland Zwischen L nderkennung Ortsvorwahl und Rufnummer d rfen beliebige Zeichen und Leerzeichen stehen Firmeninterne Durchwahlen werden als solche erkannt wenn sie der im XPhone UC Server unter Einstellungen gt CTI gt Wahlparameter gt Eigenschaften festgelegten L nge der internen Rufnummer entsprechen z B 170 bei interner Rufnummernl nge 3 7 1_Rufumleitung Dieses Men ist nur vorhanden wenn Sie Unified Messaging zusammen mit CTI einsetzen und Ihnen eine aktive Telefonleitung zugewiesen ist Dann k nnen Sie hier wie Sie es bereits vom CTI Client her kennen eingehende Anrufe ggf nach internen und externen Anrufen differenziert auf andere Rufnummern oder auf Ihre Voicemailbox umleiten Um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern klicken Sie Rufumleitung setzen 7 2 Voicemail Ansagen Ansagetext w hlen Sie hier die Ansage aus die Ihre Anrufer in Ihrer Abwesenheit h ren sollen Sie haben die Auswahl zwischen einer oder mehreren zentralen Ansage n und je nach Konfiguration durch Ihren Administrator mehreren von Ihnen selbst gestalteten pers nlichen Ansagen ber die Schaltfl che Abspielen k nnen Sie sich die jeweilige Ansage anh ren ber die Schal
45. sgangsdatei wird sofort gerendert und ins tif Format berf hrt sodass Sie vor dem Absenden das Aussehen des Faxes kontrollieren und ggf einzelne Seite entfernen k nnen siehe Kapitel Vorschau Je nach Gr e der Ausgangsdatei kann dies eine Weile dauern Bearbeiten Sie ggf die Fax Optionen wie in Kapitel Fax Optionen beschrieben Geben Sie den oder die Empf nger und ggf einen Text f r das Deckblatt im Betreff oder im Register Nachricht ein wie in Kapitel Neues Fax schreiben beschrieben Nun kann das Fax wie in Kapitel Fax versenden beschrieben versendet werden XPhone Serienfax Um Seriendruck aus Microsoft Word zu verwenden m ssen Sie E das Hauptdokument ge ffnet haben E eine Datenquelle bereit haben die die Liste der Namen und Adressen enth lt die f r den Seriendruck verwendet werden sollen XPHONE UM FAX 17 m Seriendruckfelder im Word Dokument eingef gen die als Platzhalter f r die Daten aus der Datenquelle dienen m das Seriendruckdokument durch Einf gen von Daten aus der Datenquelle in die Seriendruckfelder im Hauptdokument erstellen Wenn Sie den Seriendruck starten ohne dass die o g Schritte erfolgreich durchgef hrt wurden bekommen Sie die Fehlermeldung Das aktive Dokument ist keine Seriendruckquelle Der Microsoft Word Seriendruck Manager f hrt Sie dann durch den Prozess Konsultieren Sie ggf die Hilfe von Microsoft Word bei diesen Schritten Sobald das Seriendruckdokument erstellt ist k nnen Sie
46. t 7 8 Sprache ndern Sie hier die Sprache der XPhone UC Settings Oberfl che W hlen Sie eine Sprache aus der Liste und klicken Sie Speichern Die nderung wird sofort sichtbar 7 9 Abmelden Klicken Sie die Schaltfl che Abmelden um sich von der XPhone UC Settings Oberfl che abzumelden Aus Sicherheitsgr nden empfehlen wir das Browserfenster zu schlie en so dass kein anderer User Ihre Daten einsehen kann Sie k nnen das Browserfenster ge ffnet lassen wenn Sie weitere Seiten aufrufen m chten
47. t im Dokument enthalten sein subject lt Betreff gt Beispiel ee subject Rechnung Nr 1234 Hinweis Der Betreff wird auch im Journal erfasst und angezeigt Fax Dialog unterdr cken anzeigen Um den Faxversand ohne weitere Benutzerinteraktion sofort zu starten muss neben der obligatorischen Faxnummer ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhalt im Dokuemtn enthalten sein mode silent Beispiel mode silent Soll vor dem Versand das Fax angezeigt werden muss ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhalt im Dokument enthalten sein Das ist die Standardeinstellung wenn kein mode angegeben wurde mode interactive Beispiel mode interactive Beispiel f r Fax mit Steuerzeichen Tipp Am besten setzt man die Steuerzeichen am Ende des Dokuments XPHONE UM FAX 21 In diesem Beispiel werden folgende Steuerzeichen verwendet Faxnummer des Empf ngers Nachname des Empf ngers xpsnd_lastname Nachname des Absenders xpsnd_firstname Vorname des Absenders Weitere m gliche Steuerzeichen Faxsteuerung f r den automatischen Versand Wert silent interactive SendDateTime Immediate Sofortiger Versand default SendDateTime Retain Fax wird im Ausgang zur ckgehalten bis man es manuell abschickt SendDateTime LowCost Versand zum Lowcost Tarif der auf dem Server eingestellt ist SendDateTime 20100808153000 Versand zu einem bestimmten Datum Uhrzeit YYYYMMDDhhmmss SendDateTime 172000 Versand zu einer best
48. t mit den korrekten Empf ngerdaten zu f llen w hlen Sie die Felder aus Ihrer Kontaktdatenbank aus in denen die Daten f r Vornamen Nachnamen Firmennamen und Abteilung hinterlegt sind Starten Sie den Seriendruck durch Klicken auf Senden oder brechen Sie den Seriendruck durch Klicken auf Abbrechen ab Auch w hrend des Versendens haben Sie die M glichkeit den Versand der noch ausstehenden Dokumente abzubrechen 3 4 Faxfunktionen in anderen Windowsanwendungen Aus der Anwendung faxen Die Installation von XPhone Unified Messaging f gt einen zus tzlichen Druckertreiber im Ordner Drucker und Faxger te in der Windows Systemsteuerung hinzu Dieser Druckertreiber ist aus allen Windowsanwendungen verwendbar auch wenn sie nicht die zus tzlichen Schaltfl chen wie Lotus Notes und Word haben Alle Windowsanwendung die einen Ausdruck ihrer Dokumente unterst tzen greifen auf diesen Ordner zu 18 3 4 1 b b XPHONE UM FAX ffnen Sie eine Datei in einer beliebigen Windowsanwendung z B eine Tabelle in Microsoft Excel oder eine Internetseite im Microsoft Internet Explorer Gehen Sie zu Datei gt Drucken Der sich ffnende Druckdialog mag in den verschiedenen Anwendungen leicht unterschiedlich aussehen stellt aber prinzipiell immer die gleichen Funktionen bereit W hlen Sie aus der Liste der zur Verf gung stehenden Drucker XPhone Fax aus Nehmen Sie ggf weitere Einstellungen vor wie z B Papierformat Aufl sung etc
49. te pdf Datei nicht ins tif Format berf hrt und somit nicht gefaxt werden Sie bekommen dann eine Fehlermeldung vom Server zur ck INSTALLATION UND INBETRIEBNAHME Installation und Inbetriebnahme Legen Sie die Installations CD ein I d R startet die Installation automatisch Sollten Sie Autostart f r CDs deaktiviert haben navigieren Sie mit dem Windows Explorer zum CD Laufwerk und starten die Datei setup exe W hlen Sie im Installationsdialog die Features aus die Sie installieren m chten F r weiteref hrende Information konsultieren Sie bitte das Admin Handbuch Je nachdem wie der XPhone Server konfiguriert wurde sind beim ersten Programmstart u U einige Eingaben erforderlich m Servername oder IP Adresse und Server Port des Rechners auf dem der XPhone UC Server installiert ist Diese Informationen bekommen Sie von Ihrem Administrator m XPhone UC Loginname und Kennwort Falls am XPhone UC Server beim User Windowsanmeldung zulassen siehe Admin Handbuch aktiviert wurde werden Sie nicht nach Ihrem Login gefragt Ihr Windowslogin wird automatisch als XPhone Login bernommen Falls am XPhone Server XPhone Server Anmeldung zulassen siehe Admin Handbuch aktiviert wurde m ssen Sie Ihr XPhone Login eingeben Dieses teilt Ihnen Ihr Administrator mit Hinweis Falls Unified Messaging in Kombination mit CTI benutzt wird gibt es im XPhone UC Server unter CTI gt Allgemein die Option Benuter bei Erstanmeldung automatisch erzeugen
50. tfl che Bearbeiten k nnen Sie die Ansage bearbeiten In der darunterstehenden Sprechblase erscheint der Text der Ansage wenn er entsprechend eingegeben wurde Wird Ihr Name in einer Ansage verwendet so k nnen Sie ber die Schaltfl che Bearbeiten Ihren Namen neu aufzeichnen XPHONE UC SETTINGS 33 Sonderansagen Sonderansagen k nnen vom Administrator bereitgestellt werden um beispielsweise f r besondere Anl sse wie Feiertage Betriebsurlaub eine besondere firmenweite Ansage zu haben Sind diese aktiviert so ersetzen Sie vor bergehend die von Ihnen aktivierte Ansage Um Sonderansagen zu aktivieren bzw zu deaktiveren setzen oder entfernen Sie hierzu das H kchen bei Sonderansagen k nnen vor bergehend Ihre eigene Ansage ersetzen Diese Konfigurationsm glichkeit kann der Administrator jedoch auch einschr nken Um die nderungen zu bernehmen klicken Sie Speichern 7 3 Voicemail Einstellungen E Mail Weiterleitung Wenn Sie Kopien Ihrer Sprachnachrichten an eine E Mail Adressen senden m chten w hlen Sie aus ob diese an Ihre E Mail Adresse oder eine andere Adresse versendet werden sollen Unter Umst nden kann Ihr Administrator diese Konfiguration eingeschr nkt haben SMS Benachrichtigung Aktivieren Sie die Option SMS bei neuer Voicemail wenn Sie per SMS ber eingehende Voicemails benachrichtigt werden m chten Aktivieren Sie zus tzlich die Option Auch wenn keine Voicemail hinterlassen wurde wenn Sie bei jed
51. ver Im Dropdown Men Deckblatt f r dieses Fax k nnen Sie zwischen Kein Deckblatt und verschiedenen auf dem Server hinterlegten Deckblatt Vorlagen ausw hlen Falls Sie kein Deckblatt ausw hlen werden etwaige Nachrichten im Tab Nachricht ignoriert Das ausgew hlte Deckblatt wird mit den Einstellungen f r die Best tigungs E Mail siehe unten im Fax angezeigt Senden Senden und ablegen Als Entwurf speichern vollbild Fax Optionen Karl Losemjardio Gesendet von Peter Wurscht Fax an Entwicklung 11 06 2007 17 59 Adressbuchsuche in C Lotus Notes XPhone Betreff Einstellungen Deckblatt System Faxdeckblatt Best tigung bei Erfolg bei Fehler mit Kopie Falls Sie das Fax an jemanden versenden f r den keine Kontaktinformationen in Ihren Datenbanken gespeichert sind k nnen Sie unter Empf ngerinformationen die entsprechenden Daten eintragen da sonst die Empf ngerinformationen im Faxdeckblatt leer bleiben Wenn Sie einen Empf nger aus Ihren Kontaktdatenbanken ausgew hlt haben f r den die Kontaktinformationen ausreichend gepflegt sind werden diese Daten aus dem Kontaktdatensatz in den Faxkopf eingetragen und Sie k nnen die Felder hier leer lassen Unter Faxformat erzeugen k nnen Sie bestimmen ob die Konvertierung Ihres Dokumentes in das Faxformat auf dem Client also Ihrem PC oder auf dem Server erfolgen soll m Auf dem Client erm glicht Ihnen eine komfortable Vorschau und weitere Bea
52. welche Ihrer Ansagen gerade aktiv ist und ndern Sie falls gew nscht die Ansage Sie k nnen hierzu einer Ihrer im Men Voicemail der XPhone UC Settings s Kapitel Voicemail Siehe Voicemail Ansagen konfigurierten Ansagen ausw hlen oder eine neue Ansage erstellen Au erdem k nnen Sie Ihren Namen aufsprechen und ggf Sonderansagen aktivieren oder deaktivieren abh ngig von den Einstellungen die Ihr Administrator vorgenommen hat Abh ren von Voicemails Men punkt Sprachnachrichten Sie k nnen Ihre neu eingegangenen und archivierten Sprachnachrichten abh ren Ggf haben Sie weitere Optionen wie Absendernummer vorlesen 5 Absender direkt zur ckrufen 6 oder Nachricht l schen 9 Einstellungen Falls im Men Voicemail der XPhone UC Settings noch nicht eingerichtet k nnen Sie hier die SMS Benachrichtigung bei eingehenden Voicemails aktivieren oder deaktivieren 1 und die Nummer f r die SMS Benachrichtigung ndern 2 Auch k nnen Sie die im Men Voicemail der XPhone UC Settings festgelegte PIN f r den Fernzugriff zur Voicemailbox ndern 3 oder Ihr Telefon f r den direkten Zugang zulassen falls Sie diese Einstellung nicht bereits ber die XPhone UC Settings vorgenommen haben 4 Abh ren von E Mails Men punkt Emails nicht immer vorhanden erfordert Text to Speech Sie k nnen sich die E Mails in Ihrem Microsoft Outlook Posteingang vorlesen lassen Dabei haben Sie die Wahl ob sie nur neu eingegangene E Mails oder a

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