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Benutzerhandbuch

1. Diktat Y Ik Abbrechen Hilfe p Sie hat folgende Felder und Optionen Standard Wenn Sie dieses Kontrollk stchen aktivieren kann SpeechFlow den entsprechenden Workflow Typ automatisch als Standard ausw hlen wann immer Sie eine neue Arbeitseinheit erstellen Workflow Typ Diese Auswahlliste enth lt die verf gbaren Workflow Typen Sie k nnen einen Workflow Typ als Standard ausw hlen und seine Eigenschaften werden angezeigt Sie k nnen nderungen in diesen Eigenschaften vornehmen Kapitel 7 Arbeitseinheiten 47 Hinzufugen Diese Schaltflache ermoglicht Ihnen weitere Standardeigenschaften zu diesem Workflow Typ hinzuzuf gen und die entsprechenden Felder auszuf llen siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten hinzuf gen Entfernen Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen Standardeigenschaften aus diesem Workflow Typ zu l schen Hinweis Wenn eine Eigenschaft vom Workflow Administrator als erforderlich definiert wurde kann sie nicht gel scht werden Erforderliche Eigenschaften haben das Symbol auf der linken Seite des Feldes in der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit Standardquelle der Arbeitseinheit Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen eine Quelle auszuw hlen Wenn Sie ein Autor sind k nnen Sie Diktat ausw hlen wenn Sie ein Transkriptionist sind k nnen Sie Transkription ausw hlen Wenn ein Autor eine Aufnahme mit einem SpeechMike Mikrofon beginnt wird die ausgew hlte Quelle stan
2. Gehen Sie wie folgt vor um mit SpeechFlow eine neue Arbeitseinheit zu erstellen und die Aufnahme zu starten 1 Klicken Sie das Symbol Neu auf der Arbeitseinheitenleiste die Schaltfl che Neu auf der Werkzeugleiste oder gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Neu Diktat aus Die Dialogbox Neue Arbeitseinheit wird angezeigt Fat Arbeitseinheit x Eigenschaften MLLLLLLICCLECCEEECELLIEIIICCCEICEEECEEELEEEEEECECHCEECEEELEEEEEEELIELLECCEELEEEEEEELIEELELLCHECLELEEHEEEEETEELEEECEICEEEEEEELIEEEEEEELIECEELEEEIEEEEEEELIEEEEEE I Arbeitstyp I Priorit t l F ll g amum 1 2972004 12 15 97 E3 Name der Arbeitzeinheit ab kommentar ab OF Abbrechen Hilfe Fr Die folgenden Eigenschaftsfelder der Arbeitseinheit m ssen definiert werden wenn eine neue Arbeitseinheit erstellt wird e Arbeitstyp e Priorit t e F llig am um Eine Erkl rung dieser und der anderen Eigenschaften der Arbeitseinheit finden Sie in Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte 2 Geben Sie die erforderlichen Daten ein 3 Klicken Sie OK SpeechMike Executive Diktieren wird automatisch ge ffnet und Sie k nnen Ihr Diktat aufnehmen Hinweis In der Dialogbox Neue Arbeitseinheit und der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit k nnen Sie mithilfe der Tastatur von einem Eigenschaftsfeld zum n chsten gehen Wenn Sie die Daten in einem Feld eingegeben haben dr cken Sie die Tabulatortaste und dann den abw rts zeigen
3. um zwischen Einf gemodus und berschreibmodus zu wechseln Im Einf gemodus blinkt das LED w hrend der Aufnahmepause gr n w hrend der Aufnahme leuchtet es durchgehend rot e Jog Rad Das Jog Rad kann verschiedene Funktionen steuern Das Auf und Abbewegen des Jog Rads w hrend der Wiedergabe ver ndert die Lautst rke der Wiedergabe f r die Kopfh rer und den eingebauten Lautsprecher Im Stop Modus k nnen folgende Schaltfl chen mit dem Jog Rad gesteuert werden 1 Sprung ruckwarts 5 Wiedergabe Stop 9 Markierungsende 2 Schneller Vorlauf 6 Stop 10 Fertig stellen 3 Schneller R cklauf 7 Aufnahme 11 Speichern 4 Sprung vorw rts 8 12 Abbrechen Markierungsbeginn Bewegen Sie das Jog Rad nach unten um den Fokus von einer Schaltflache zur nachsten in der oben angegebenen Reihenfolge zu verlagern Bewegen Sie es nach oben um die nderung im Fokus r ckg ngig zu machen Dr cken Sie das Jog Rad um eine Auswahl zu best tigen e DEL Taste L schen W hlen Sie einen Abschnitt der Audiodatei mit den Funktionen des Jog Rads aus und dr cken Sie DEL um den Abschnitt zu l schen e EOL Taste Dr cken Sie EOL einmal um das Diktat fertig zu stellen und schlie en Sie SpeechMike Executive LCD Anzeige Wenn es mit dem PC verbunden ist kann das DPM 9400 den Arbeitstyp der Arbeitseinheit und den Status von SpeechMike Executive Aufnahme Aufnahmepause Stop Wiedergabe Schneller Vorlauf Schneller R cklauf anzeigen
4. 4 In SpeechFlow gehen Sie zum Men Datei und w hlen Importieren aus oder klicken Sie die Schaltfl che Importieren auf der Werkzeugleiste Die Datei en f r den Import werden in der Dialogbox Import einer Arbeitseinheit angezeigt Aktivieren Sie das Kontrollk stchen in der Spalte Eigenschaften um Eigenschaften der Arbeitseinheit beim Importieren zu ndern Aktivieren Sie das Kontrollk stchen in der Spalte Eigenschaften um Eigenschaften der Arbeitseinheit beim Importieren zu ndern Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 29 7 Klicken Sie die Schaltfl che Importieren um die Diktate zu SpeechFlow hinzuzuf gen 8 Doppelklicken Sie die neue Arbeitseinheit in Ihrer Arbeitsliste um Eigenschaften zu ndern Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird automatisch angezeigt 9 ndern Sie die Eigenschaften wie gew nscht und klicken Sie OK SpeechFlow leitet die Arbeitseinheit f r die Transkription weiter Informationen zum automatischen Importieren von Diktaten die mit dem Digital Pocket Memo aufgenommen wurden finden Sie in Dateien vom DPM herunterladen 30 SpeechFlow Benutzerhandbuch Kapitel 5 SpeechFlow f r Transkriptionisten Transkriptionisten transkribieren Arbeitseinheiten die Autoren aufgenommen haben Grundlegende Informationen finden Sie in Kapitel 2 Grundlagen Informationen zur Benutzeroberfl che von SpeechFlow finden Sie in Kapitel 3 SpeechFlow berblick Weitere Informationen f
5. 63 E Eigenschaften Arbeitseinheiten 43 Benutzer 36 37 Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen 39 Felder und Werte 44 Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten 46 Symbol 14 Einchecken Arbeitseinheiten 25 26 Definition 63 Symbol 14 Einf hrung 5 Einstellungen Benachrichtigung 38 Benutzer 36 DPM 40 Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen 39 Farbe 39 Kennwort 37 Men 16 Name 37 Spalten 55 Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten 46 E Mail Adresse 37 Ergebnis Dateityp Definition 63 Erkl rungen 61 Erneut ffnen Arbeitseinheiten 22 34 Erstellen Arbeitseinheit aus einer importierten Datei 27 Arbeitseinheit in der Phase Transkription 35 Arbeitseinheiten 18 Arbeitseinheiten mit dem SpeechMike 20 Export Definition 63 Exportieren Arbeitseinheiten 49 Index F Farbe Register 39 Fertig stellen Transkription Microsoft Word 32 Transkription SpeechMike Executive 33 Filter Arbeitsliste 51 Bedingungen 51 Laden 54 Logischer Operator 51 Schaltfl che 14 Speichern 54 Funktionen 5 G Geschriebene Anweisung 21 Definition 63 Gesprochene Anweisung 21 Definition 64 Glossar 61 H Haupt Werkzeugleiste 14 Hilfe Men 16 Hinzuf gen Einf hrung 21 Standardeigenschaften 47 l Import 11 Definition 64 Importieren Arbeitseinheiten 27 Digital Pocket Memo 28 DPM Konfiguration 40 Schaltfl che 14 Informationen Eigenschaften der Arbeitseinheiten
6. Arbeitseinheit wird jedoch nicht an die n chste Phase weitergeleitet Wenn eine Arbeitseinheit von einem Transkriptionisten w hrend der Phase Transkription unterbrochen wird kann ein anderer Transkriptionist die unterbrochene Arbeitseinheit beenden falls das notwendig ist 34 SpeechFlow Benutzerhandbuch Arbeit an einer unterbrochenen Arbeitseinheit fortsetzen Wenn Sie eine Transkription nicht in einer Sitzung beendet haben k nnen Sie das sp ter jederzeit tun Gehen Sie wie folgt vor um die Transkription fortzusetzen 1 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 2 Wahlen Sie aus den Arbeitseinheiten die den Status Unterbrochen haben die Arbeitseinheit aus die Sie bearbeiten wollen 3 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol Transkribieren auf der Arbeitseinheitenleiste Sie k nnen auch eine Arbeitsliste Benutzerdefiniert erstellen indem Sie Filter verwenden 1 Definieren Sie einen Filter mit der Filterbedingung Status Unterbrochen 2 bernehmen Sie den Filter 3 W hlen Sie die gew nschte Arbeitseinheit aus der angezeigten Arbeitsliste Benutzerdefiniert aus 4 Klicken Sie das Symbol Transkribieren auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechMike Executive Transkribieren und Microsoft Word werden automatisch ge ffnet und Sie k nnen wie gewohnt fortsetzen Zur ck zu Transkription Wenn Sie die Verarbeitung der Phase Transkription beendet
7. DPM Der Appendix bietet zus tzliche Informationen zur Verwendung des DPM mit SpeechFlow Digital Pocket Memo Das Digital Pocket Memo DPM ist ein professionelles Eingabegerat fur das Erstellen von Diktaten Dateien die mit dem Digital Pocket Memo erstellt wurden konnen zu SpeechFlow ubertragen werden und die notwendigen Eigenschaften der Arbeitseinheit k nnen entsprechend aktualisiert werden Es gibt einige wichtige Punkte die Sie beachten m ssen wenn Sie das Digital Pocket Memo mit SpeechFlow verwenden Arbeitseinheit erstellen Nur manche der Daten die f r die Definition einer Arbeitseinheit ben tigt werden k nnen auf dem Ger t angegeben werden Der Autor und der Workflow Typ k nnen zum Beispiel auf Schl sselw rtern des Digital Pocket Memo basieren SpeechFlow weist der Arbeitseinheit beim Import Standardeigenschaften zu Sobald die Arbeitseinheit importiert ist kann der Autor alle notwendigen nderungen in den Eigenschaften vornehmen Dateien zu SpeechFlow herunterladen Sobald eine Datei vom Digital Pocket Memo heruntergeladen wurde erscheint in SpeechFlow ein Meldungsfenster mit der Nachricht dass Dateien f r den Import bereitstehen vorausgesetzt die entsprechende SpeechFlow Einstellung wurde vorgenommen Sie m ssen die Schaltfl che Importieren klicken um in SpeechFlow eine Arbeitseinheit zu erstellen Sobald eine Datei zu SpeechFlow heruntergeladen wurde wird sie automatisch vom Digital Pocket Memo ge
8. Dieser Men befehl schlie t das SpeechFlow Fenster und meldet Sie ab Menu Arbeitseinheit Neu Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine neue Arbeitseinheit zu erstellen Eigenschaften Dieser Men befehl erm glicht Ihnen die Eigenschaften einer Arbeitseinheit anzuzeigen oder zu ndern Verarbeiten Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit zu verarbeiten Sein Name ndert sich um der Phase zu entsprechen in der Sie arbeiten Aufnehmen Transkribieren oder berpr fen Auschecken Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit f r die Offline Arbeit auszuchecken Einchecken Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit f r die Online Arbeit einzuchecken Zur ck zu Dieser Men befehl wird nur angezeigt wenn der Workflow diese Funktion unterst tzt W hlen Sie diesen Men befehl aus um den Workflow zu unterbrechen d h um an einer Arbeitseinheit zu arbeiten die bereits an die n chste Phase weitergegeben wurde Diese Funktion kann nur angewendet werden wenn die weitergegebene Arbeitseinheit noch nicht vom n chsten Benutzer bearbeitet wurde L schen Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit zu l schen einschlie lich der Audiodatei und aller anderen Daten die zu dieser Arbeitseinheit geh ren Sie k nnen nur Arbeitseinheiten l schen die Sie erstellt haben Kopieren Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine neue Arbeitseinheit aus einer abgeschlossenen A
9. Kontrollk stchen damit SpeechFlow Diktate automatisch importieren kann die mit dem Digital Pocket Memo erstellt wurden DPM Dateien nach dem Importieren l schen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um DPM Dateien vom Ger t zu l schen nachdem sie nach SpeechFlow importiert wurden Diese Option ist nur verf gbar wenn Sie die Option direkt dar ber ausgew hlt haben 40 SpeechFlow Benutzerhandbuch Benutzervoreinstellungen DPM Das Register DPM der Dialogbox Benutzervoreinstellungen erm glicht Ihnen allgemeine Einstellungen f r die Arbeit mit SpeechFlow vorzunehmen DPM Version W hlen Sie das DPM aus das Sie mit SpeechFlow verwenden Profil Pfad W hlen Sie die DPM Einstellungen f r das Herunterladen von Audiodateien aus die auf dem DPM erstellt wurden DPM Konfiguration Das DPM Download Konfigurationsprogramm erm glicht Ihnen Daten zwischen DPM und PC zu bertragen und auszutauschen SpeechFlow erm glicht Ihnen ein DPM Profil zu erstellen und das DPM Download Konfigurationsprogramm direkt zu starten Gehen Sie zum Men Einstellungen und w hlen Sie DPM Konfiguration aus Die Dialogbox DPM Konfiguration wird angezeigt 89 SpeechFlow DPM Konfiguration x Downoad konfigurationseinstellungern Download Modus Nach dem Anschlie en Download D ateityp Alle Dateien U S Datums Zeitformat Hein D L S Taste deaktivieren Hein Dateien nach dem Download los Meir Geratesignal deaktivieren M
10. Ordner in dem der Filter gespeichert wurde 3 W hlen Sie die entsprechende Filterdatei aus sie hat eine FIL Erweiterung 4 Klicken Sie die Schaltfl che ffnen Kapitel 8 Arbeitsliste 55 Spalten der Arbeitsliste Sie k nnen w hlen welche Spalten in Ihrer Arbeitsliste angezeigt werden Um Ihre Arbeitsliste mittels Spalten anzupassen klicken Sie die Schaltfl che Spalten auf der Werkzeugleiste oder gehen Sie zum Men Ansicht und w hlen Sie Spalten aus Die Dialogbox Spalteneinstellungen wird angezeigt Sie listet alle Spalten berschriften der Arbeitsliste auf Fi Spalteneinstellungen xl Erstellt von Arbeitstup Auswahl aufheben Phase Status Hilfe Fallig amum Autor Transkriptionist Erstellungsdatum Priarit t Liefereinstellungen Optionale Phasen CI workflaw Top C Ausgecheckt von Schlie en et Alle auswahlen Klicken Sie diese Schaltflache um alle Spalten der Arbeitsliste anzuzeigen Auswahl aufheben Klicken Sie diese Schaltflache um alle Spalten zu entfernen Sie k nnen Spalten einzeln ausw hlen Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollk stchen um eine Spalte anzuzeigen Deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollk stchen um eine Spalte auszublenden Klicken Sie OK um die Einstellung zu bernehmen und die Dialogbox zu schlie en Klicken Sie Aktualisieren auf der Werkzeugleiste um Ihre Arbeitsliste zu aktualisieren 56 SpeechFlow Benutzerhandbuch Appendix
11. Pocket Memo Schl sselwort 1 und Schl sselwort 2 des DPM k nnen so definiert werden dass sie mit dem SpeechFlow Autor bzw Arbeitstyp bereinstimmen Da die DPM Schl sselw rter einer L ngenbeschr nkung unterliegen verwendet das Profil die SpeechFlow Kurznamen Autor und Arbeitstyp k nnen als Teil Ihres Profils ausgew hlt werden Diese Einstellungen werden zu den Eigenschaften der Arbeitseinheit hinzugef gt wenn Sie die Dateien herunterladen und die Arbeitseinheit nach SpeechFlow importieren Im Abschnitt Autoren w hlen Sie Ihren Namen aus und klicken Sie Hl Der Kurzname der Ihnen zugewiesen ist wird im Profil eingegeben Im Abschnitt Arbeitstypen w hlen Sie einen Arbeitstyp f r Ihr Profil aus und klicken Sie El Der Kurzname der dem Arbeitstyp zugewiesen ist wird im Profil eingegeben Dateien herunterladen Klicken Sie die Schaltfl che DPM Konfiguration um das DPM Download Konfigurationsprogramm zu starten Das Programm verwendet beim Herunterladen von Dateien Ihr Profil Wenn Sie die Option Nach dem Anschlie en im Feld Download Modus des Fensterausschnitts Download Konfigurationseinstellungen ausgew hlt haben werden die Dateien automatisch heruntergeladen Wenn Sie die Option Nach Dr cken der DL S Taste ausgew hlt haben startet der Download nicht automatisch Sie m ssen die entsprechende Taste auf Ihrem Ger t dr cken Hinweis Wenn Sie nderungen in Ihrem Profil vornehmen w hrend das DPM Download Konfi
12. SpeechFlow die Arbeitseinheit automatisch an eine Arbeitsgruppe weiter Bei der automatischen Verteilung verwendet SpeechFlow die Arbeitsgruppe und den Priorit tsgrad um eine bestimmte Arbeitseinheit einem bestimmten Transkriptionisten zuzuweisen wobei die Auslastung jedes einzelnen Transkriptionisten ebenfalls ber cksichtigt wird Wenn die Verarbeitung einer Arbeitseinheit dringend ist und hohe Priorit t hat wird sie einem Transkriptionisten zugewiesen der sie rechtzeitig verarbeiten kann Kapitel 2 Grundlagen 11 Offline Betrieb und Import Wenn Sie mit SpeechFlow arbeiten werden Sie blicherweise Arbeitseinheiten erstellen und bearbeiten w hrend Sie mit dem System und dem Netzwerk verbunden sind Es gibt jedoch auch andere Formen der Arbeit mit SpeechFlow die Ihre Aufgabe erleichtern und Ihre Effizienz steigern k nnen Offline Betrieb Sie k nnen die Verbindung zum System trennen und offline arbeiten ohne Ihre Arbeitsweise stark ver ndern zu m ssen Sie k nnen bestehende Arbeitseinheiten auschecken um sie zu bearbeiten Sie k nnen im Offline Betrieb aber auch neue Arbeitseinheiten erstellen und verarbeiten Das bedeutet dass Sie mit einem Laptop Computer arbeiten k nnen zu Hause oder an jedem anderen Ort Der wichtigste Unterschied zwischen Online Betrieb und Offline Betrieb besteht darin dass Arbeitseinheiten nicht an die n chste Phase weitergegeben werden k nnen Damit SpeechFlow das kann m ssen Sie die Verbi
13. Stati Eine Phase ist ein Abschnitt des Workflow in dem ein Benutzer die Arbeitseinheit auf eine bestimmte Weise verarbeitet So sind zum Beispiel Aufnahme Transkription und berpr fung Workflow Phasen Innerhalb jeder Phase gibt es 4 vordefinierte Stati bereit in Arbeit unterbrochen beendet Das folgende Diagramm zeigt wie diese Stati aufeinanderfolgen und interagieren Transkription Wenn eine Arbeitseinheit fur den nachsten Verarbeitungsschritt bereit ist ist inr Status bereit Sobald dieser Verarbeitungsschritt gestartet wird andert sich der Status der Arbeitseinheit zu in Arbeit Wird die Verarbeitung unterbrochen andert sich der Status zu unterbrochen wird die Arbeit wieder aufgenommen ndert sich der Status wieder zu in Arbeit Wenn eine Arbeitseinheit den Status beendet erreicht wird sie an die n chste Phase weitergegeben Benutzer und Benutzerrollen Ein Benutzer ist eine Person die SpeechFlow verwendet Ein Benutzer kann eine Reihe von pers nlichen Eigenschaften haben z B einen Anmeldenamen und eine Adresse Alle Benutzer haben eine oder mehrere zugewiesene Benutzerrollen Die Benutzerrolle bestimmt mit welchen SpeechFlow Modulen ein Benutzer arbeitet SpeechFlow hat folgende Standard Benutzerrollen e Autor Autoren arbeiten mit dem SpeechFlow Endbenutzermodul Sie verarbeiten Arbeitseinheiten in den Phasen Aufnahme und berpr fung e Transkriptionist Transkriptionisten arbeiten
14. als gedrucktes Dokument oder Beilage eines E Mails e E Mail Adresse Das ist die E Mail Adresse des Empf ngers e Drucker Das ist der Drucker der das fertige Dokument druckt e Fax Nummer Das ist die Fax Nummer des Empf ngers Kapitel 7 Arbeitseinheiten 45 e Priorit t Der Standardbereich ist 0 15 wobei 0 niedrigste Priorit t und 15 h chste Priorit t bedeutet Wenn der Benutzer der die Arbeitseinheit erstellt keinen Priorit tsgrad festlegt erh lt die Arbeitseinheit durchschnittliche Priorit t e F llig am um Das sind Datum und Uhrzeit f r den Abschluss der Arbeitseinheit sie werden vom Autor gesetzt Wenn eine Arbeitseinheit berf llig ist erh ht sich die Priorit t e Durchlaufzeit Stunden Das ist die Zeitspanne zwischen Erstellung der Arbeitseinheit und Fertigstellung der Transkription Einheit f r dieses Feld Stunden e Optionale Phasen Hier w hlen Sie aus ob der Workflow die Phasen berpr fung der Autor berpr ft die Transkription und oder Finalisierung der Transkriptionist formatiert druckt oder stellt das Dokument fertig beinhalten soll e Transkriptionist Das ist die Person die den Text der Arbeitseinheit ausschreibt e Workflow Typ Der Workflow Typ definiert die Phasen des Workflow e Ausgecheckt von Das ist die Person die die Arbeitseinheit ausgecheckt hat e Erstellt von Das ist die Person die die Arbeitseinheit erstellt hat e Letzte nderung Das zeigt Datum und Uhrze
15. angeh ren Arbeitsgruppen Arbeitsgruppen dienen dazu Benutzer haupts chlich Transkriptionisten mit hnlichen F higkeiten und vergleichbaren Erfahrungen zusammenzufassen Arbeitsgruppen werden bestimmte Arbeitstypen zur Verarbeitung zugewiesen Gibt es zum Beispiel den Arbeitstyp Vertrag so gibt es unter Umst nden auch eine Arbeitsgruppe Vertrags Transkriptionisten Transkriptionisten mit Erfahrung im Eingeben von Vertr gen werden der Arbeitsgruppe Vertrags Transkriptionisten zugewiesen Jeder Transkriptionist ist einer oder mehreren Arbeitsgruppen zugewiesen Die prim re Arbeitsgruppe verarbeitet jene Arbeitseinheiten die ihren F higkeiten am besten entsprechen Transkriptionisten k nnen auch einer oder mehreren anderen Arbeitsgruppen zugewiesen sein Diese Zuweisung dient der Unterst tzung dieser anderen Arbeitsgruppen wenn diese mit Arbeit berlastet sind Arbeitseinheiten die verschiedenen Arbeitsgruppen zugewiesen sind erscheinen auf der Arbeitsliste eines Transkriptionisten in unterschiedlichen Farben Automatische Verteilung von Arbeitseinheiten Arbeitsgruppen sind einer der Faktoren die bestimmen an welchen Transkriptionisten eine Arbeitseinheit automatisch weitergeleitet wird Dieses Routing basiert auf der bereinstimmung von Arbeitstyp und Arbeitsgruppe Ein Autor kann einen Transkriptionisten angeben der seine Arbeitseinheit bearbeiten soll Wenn jedoch kein Transkriptionist angegeben wurde leitet
16. benutzen sind alle Informationen und Dateien durch Sicherheitsverschl sselung gesch tzt SpeechFlow Funktionen SpeechFlow hat folgende Funktionen e SpeechFlow verbessert den Prozess der Dokumenterstellung in Hinblick auf Effizienz Genauigkeit und Effektivit t e SpeechFlow ist in vielen verschiedenen Gesch ftsbereichen einsetzbar etwa im Rechts Gesundheits und Versicherungswesen e Der SpeechFlow Workflow ist in hohem Ma e anpassbar und kann auf die Bed rfnisse jeder Organisation zugeschnitten werden e SpeechFlow verf gt ber ein u erst vielf ltiges Benutzerrollen Konzept e Jeder Benutzer kann zwischen Online Arbeit mit dem System verbunden oder Offline Arbeit vom System getrennt w hlen e Die Integration in andere Anwendungen ist m glich e Fur die Verteilung von Arbeitseinheiten steht automatisches oder manuelles Routing zur Verf gung e Es gibt Funktionen f r das Archivieren die Sicherung und die Wiederherstellung e SpeechFlow verf gt ber ein u erst flexibles und attraktives Lizenzierungsschema e Sicherheit und Schutz sensibler Daten werden mittels einer hoch entwickelten Verschl sselungsmethode gew hrleistet e SpeechFlow wurde unter Einsatz der neuesten Technologie NET entwickelt die propriet re SpeechFlow Prozessdefinitionssprache SFPDL ist XML basiert e SpeechFlow bietet LAN WAN Unterstutzung und ist vollst ndig HT TP kompatibel 6 SpeechFlow Benutzerhandbuch SpeechF
17. den Eigenschaften der Arbeitseinheit aus konfiguriert werden Diese Schl sselw rter m ssen Eigenschaften von SpeechFlow entsprechen DPM 9220 Es sind keine Schl sselw rter verf gbar DPM 9400 verbunden mit SpeechFlow Das DPM 9400 kann als USB Mikrofon und Lautsprecher verwendet werden wenn es mit dem PC verbunden ist kann damit auch das Programm kontrolliert werden wie beim SpeechMike DPM 9400 00 Internationale Ausgabe Dr cken Sie die Aufnahme Taste um eine neue Arbeitseinheit zu erstellen die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt Dr cken Sie die Aufnahme Taste erneut SpeechMike Executive Diktieren wird gestartet und der Aufnahmemodus wechselt zu Aufnahmepause Das Aufnahme LED blinkt rot DPM 9400 52 Amerikanische Ausgabe Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter zu Aufnahme REC um eine neue Arbeitseinheit zu erstellen die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter zu Stop STOP und dann wieder zu Aufnahme SpeechMike Executive Diktieren wird im Aufnahmemodus gestartet Das Aufnahme LED leuchtet durchgehend rot 58 SpeechFlow Benutzerhandbuch SpeechMike Executive mit den Tasten des DPM 9400 steuern Das DPM 9400 muss mit dem PC verbunden werden um SpeechMike Executive wie folgt zu steuern e DL S Taste Dr cken Sie DL S und halten Sie es gedr ckt um eine spezielle Anweisung aufzunehmen INS OVWR Taste Dr cken Sie INS OVWR
18. haben gibt SpeechFlow die Arbeitseinheit an die n chste Phase weiter die berpr fung Wenn Sie jedoch der Ansicht sind dass diese Arbeitseinheit noch bearbeitet werden muss haben Sie die M glichkeit die Arbeitseinheit erneut zu ffnen Solange die berpr fung noch nicht begonnen wurde d h die Arbeitseinheit den Status bereit hat haben Sie das Recht die Arbeitseinheit erneut zu ffnen und nderungen vorzunehmen Dieser Schritt kann nur vorgenommen werden wenn er vom Workflow unterst tzt wird Um eine Arbeitseinheit erneut zu ffnen gehen Sie wie folgt vor 1 W hlen Sie die Option Nicht aktive Arbeitseinheiten aus der Auswahlliste f r die Arbeitsliste 2 W hlen Sie die entsprechende Arbeitseinheit aus 3 Klicken Sie das Symbol Zur ck zu auf der Arbeitseinheitenleiste oder gehen Sie zum Men Arbeitseinheit und w hlen Sie Zur ck zu aus Wenn es im Workflow mehr als eine m gliche Phase gibt wird eine Liste angezeigt aus der Sie die entsprechende Phase ausw hlen k nnen Die Arbeitseinheit erscheint erneut in Ihrer aktiven Arbeitsliste Sie k nnen die Arbeitseinheit nun wie gewohnt verarbeiten Hinweis Wenn eine bestimmte Phase oder ein Workflow Typ diese Funktion nicht unterst tzt ist der entsprechende Men befehl nicht verf gbar Kapitel 5 SpeechFlow f r Transkriptionisten 35 Arbeitseinheit in der Phase Transkription erstellen Sie k nnen eine Arbeitseinheit in der Phase Transkription ers
19. siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten werden diese Dateien als Arbeitseinheiten zu Ihrer Arbeitsliste Aktiv hinzugef gt Wenn Sie die Diktate mit der EOL Taste End of letter Ende des Briefes fertig stellen werden sie beim Import nach SpeechFlow automatisch an die Phase Transkription bertragen Wenn nicht alle erforderlichen Eigenschaften der Arbeitseinheiten gesetzt wurden wird eine erkl rende Meldung angezeigt W hlen Sie Ja aus um die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit anzuzeigen und geben Sie die notwendigen Informationen ein Wenn Sie Nein ausw hlen werden die Dateien nicht importiert Sie k nnen sie sp ter manuell importieren siehe Digital Pocket Memo mit SpeechFlow verwenden Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen Damit SpeechFlow DPM Dateien automatisch importieren kann gehen Sie zum Men Einstellungen und w hlen Sie Benutzervoreinstellungen aus In der Dialogbox Benutzervoreinstellungen ffnen Sie das Register Allgemein und w hlen Sie die Option DPM Dateien automatisch im Hintergrund importieren diese Option ist standardm ig ausgew hlt Es wird empfohlen auch die Option auszuw hlen mit der die DPM Dateien nach dem Importieren vom Ger t gel scht werden Andernfalls importiert SpeechFlow diese Dateien w hrend der n chsten Sitzung erneut Hinweis Sie k nnen auch DPM Dateien importieren automatisch und manuell w hrend Sie offline arbeiten Kapitel 7 Arbeitsei
20. speichern Die Phase der Arbeitseinheit ndert sich nicht Abbrechen i Klicken Sie diese Schaltfl che um alle Anderungen in der Audiodatei r ckg ngig zu machen Die Phase der Arbeitseinheit ndert sich nicht Hinweis Informationen zur Arbeit mit SpeechMike Executive Transkribieren finden Sie in der SpeechMike Executive Online Hilfe Bearbeiten mit SpeechMike Executive Mit SpeechMike Executive Diktieren k nnen Sie nderungen in den Audiodateien jener Arbeitseinheiten vornehmen die Sie mittels Import externer Dateien erstellt haben siehe Neue Arbeitseinheit erstellen Aufnahme abschlie en Wenn Sie die Aufnahme einer Arbeitseinheit beendet haben wird sie automatisch an die n chste Phase weitergeleitet Sie k nnen sofort mit einer neuen Aufnahme beginnen ohne darauf warten zu m ssen dass die vorhergehende Audiodatei auf den Server bertragen wird Hinweis Innerhalb des SpeechFlow Systems bleiben alle Audiodateien die zu einer Arbeitseinheit geh ren bei dieser Arbeitseinheit und werden mit ihr archiviert 20 SpeechFlow Benutzerhandbuch Erstellen und Aufnehmen mit SpeechMike Sie k nnen eine neue Arbeitseinheit erstellen indem Sie einfach eines der Mikrofone aus der SpeechMike Produktlinie verwenden Sobald Sie sich bei SpeechFlow angemeldet haben gehen Sie wie folgt vor um mit einem SpeechMike eine neue Arbeitseinheit zu erstellen und die Aufnahme zu starten Das ist eine schnelle und effiziente Arbeitswe
21. wird die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit ge ffnet nachdem Sie die Datei importiert haben Andernfalls werden die Standardeigenschaften verwendet W hlen Sie die Datei en aus und klicken Sie die Schaltfl che Importieren Die neuen Arbeitseinheiten werden zu Ihrer Arbeitsliste hinzugef gt 6 W hlen Sie eine neue Arbeitseinheit aus Ihrer Arbeitsliste aus 7 Klicken Sie das Symbol Aufnehmen auf der Arbeitseinheitenleiste um die Audiodatei zu bearbeiten SpeechMike Executive Diktieren wird automatisch ge ffnet und kann dazu verwendet werden eine existierende Audiodatei zu bearbeiten Hinweis Wenn Sie das Kontrollk stchen Nach Import l schen in der Dialogbox Import einer Arbeitseinheit aktivieren werden die importierten Dateien automatisch aus dem System gel scht Digital Pocket Memo mit SpeechFlow verwenden Ein Autor mit einem mobilen Eingabeger t wie dem DPM kann berall Diktate aufnehmen ohne direkten Zugriff auf SpeechFlow zu haben Um DPM Dateien zu importieren gehen Sie wie folgt vor 1 Nehmen Sie ein oder mehrere Diktat e mit dem Digital Pocket Memo auf Wenn Sie die Diktate mit der EOL Taste End of letter Ende des Briefes fertig stellen werden sie beim Import nach SpeechFlow automatisch an die Phase Transkription bertragen 2 Verbinden Sie das Ger t mit Ihrem PC und laden Sie die Datei en herunter 3 SpeechFlow benachrichtigt Sie dass Dateien f r den Import bereitstehen
22. wurden Dieser geschriebene Text kann erg nzende Informationen f r die Transkription oder weitere Daten enthalten Benutzer die ber entsprechende Zugriffsrechte verf gen k nnen geschriebene Anweisungen im Kommentarfeld der Arbeitseinheit hinzuf gen 64 SpeechFlow Benutzerhandbuch Gesprochene Anweisung Zus tzliche Daten die w hrend des Diktats aufgenommen und mit einer Arbeitseinheit gespeichert wurden Die gesprochene Anweisung kann erg nzende Informationen f r die Transkription oder weitere Daten enthalten Import Erstellt eine Arbeitseinheit im SpeechFlow System mit Hilfe von Dateien aus einer externen Quelle so werden z B Audiodateien importiert die von einem Digital Pocket Memo heruntergeladen wurden Kurzname Eindeutiger Name den das SpeechFlow System einem Benutzer oder einem Arbeitstyp zuweist Dieser Name wird z B beim Herunterladen von Audiodateien benutzt die mit dem Digital Pocket Memo aufgenommen worden sind Lebenszeit Verstrichene Zeit zwischen Erstellen und Abschlie en einer Arbeitseinheit L schen Prozess der abgeschlossene Arbeitseinheiten systematisch und dauerhaft aus dem SpeechFlow System entfernt Es wird empfohlen abgeschlossene Arbeitseinheiten vor dem L schen zu archivieren Offline Arbeit Methode der Interaktion mit dem SpeechFlow System bei der der Benutzer auf einem Einzelplatz PC arbeitet der nicht mit dem zentralen System verbunden ist Der Benutzer hat exklusiven Zugr
23. 0022200204002000000000nnnonnnn ann nnnn anne nenne nenne nnnnannnnne 54 Spalten der Albeit lS Ue assis cece Fi enc ns eae ee oe dosent dere in 55 Append DRM 222 56 Digital Pocket MEMO pistsin a a a e eN 56 DPM SchI SSEIWONMET urassa aa a a a a aa 57 DPM 9400 verbunden mit SPEECNFIOW ccccccccceeeccceeeeeceeeeeeeeseeecesseeeseeeeesaeees 57 SpeechMike Executive mit den Tasten des DPM 9400 steuen 58 ADDeCNGIX Allgemein ea et eee 60 Protokolldatel Management u 60 VOSS Ai aaa ne ac ga es cone a rs re net 61 Kapitel 1 Willkommen bei SpeechFlow 5 Kapitel 1 Willkommen bei SpeechFlow SpeechFlow ist eine professionelle Workflow Anwendung f r das Diktieren und Transkribieren SpeechFlow automatisiert den Prozess der Dokumenterstellung von der Aufnahme bis zum gedruckten Dokument SpeechFlow ist in vielen verschiedenen Gesch ftsbereichen einsetzbar Es verf gt ber eine Reihe vorkonfigurierter Einstellungen Benutzerrollen Arbeitsgruppen Arbeitstypen kann jedoch Ihren individuellen Anforderungen angepasst werden Dieses Modul wird in erster Linie von Autoren und Transkriptionisten verwendet um Arbeitseinheiten zu erstellen und zu verarbeiten Alle Benutzer verf gen ber eigene Einstellungen die bestimmen wie sie mit dem SpeechFlow System interagieren SpeechFlow arbeitet gemeinsam mit SpeechMike Executive Microsoft Word und Digital Pocket Memo Wenn Sie SpeechFlow ber das Internet
24. 220022200022200000nn nenne nennen 20 Autnahme nterbrechen 2 232 222 2er 21 Anweis ngenr hinzulugens 2 iu 21 Zur ck ZU Aufnahme se ee E ee 22 Arbeitseinheit berpr fen 22200022200020000000n0nnnnnonnnnn nennen nenne nenne nnnnennnnnenenn 23 berpr fung unterbrechen uuuensssassesnnsnennsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn 24 Offline und online arbeiten 22200022400020000n0nnn nenne nnnnn nenne nnnnne nenne nnnnnenennnn 25 Einchecken Auschecken 2200222200220000nenn nenne nnnnnennnnne nennen nennennenn nenne nnnnne nennen 26 Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen 200220022002ns nn 27 Digital Pocket Memo mit SpeechFlow verwenden 24000424400Bnenne nennen een 28 Kapitel 5 SpeechFlow f r Transkriptionisten uu2 2220000200000020000 000000 Bnnn DB nnnnnnn 30 FTAHSKTIPU OR a ee ee ee ee he 30 Transkription in Microsoft Word schlie en 2 20022200022200000nnennnnnenenneennnen 32 Transkription in SpeechMike Executive schlie en 0202000202002enne nennen 33 Transkription Unterbrechen aussen Ban 33 ZUFUCK ZU VAIS IIE ON asien 34 Arbeitseinheit in der Phase Transkription erstellen ccccccceecceeeeeeeeeeeeeeeeeeeaes 35 Kapitel 6 BENURZEr naar en 36 Benutzervoreinstellungen 02200000000000000000nnnonnnennnnnnnnnnn
25. 44 K Kennwort 12 ndern 37 Kopieren Arbeitseinheiten 48 Symbol 14 Kurzname 37 Definition 64 Digital Pocket Memo 56 L Laden Filter 54 Lebenszeit Definition 64 Liste Arbeitseinheiten 50 Logischer Operator Filter 51 L schen Definition 64 Symbol 14 71 M Meldung Neue Arbeitseinheit 38 Menus 16 Module 6 N Nachname 37 Name Benutzer 37 Neu Arbeitseinheiten 18 35 Symbol 14 Nicht aktive Arbeitseinheiten 13 50 O Offline Arbeit 25 Offline Arbeit Definition 64 Offline Betrieb 11 Definition 64 Online Arbeit 25 Online Arbeit Definition 64 Online Betrieb 11 Definition 64 Online Hilfe 5 Organisationseinheiten 37 Definition 65 P Phasen 8 Aufnahme 19 Definition 65 Transkription 30 Typischer Workflow 7 berpr fung 23 Prim re Arbeitsgruppe 10 Priorit t Definition 65 Programm Starten 12 Protokoll Datei 60 Protokolldatei Management 60 Prozess Symbol 14 Prozessdefinition Definition 65 Prozessdefinitionssprache Definition 66 Prozessdefinitions Tool 6 Pr fung durch Autor Definition 65 Q Quelle Arbeitseinheiten 43 Quellen der Arbeitseinheit 46 Definition 65 12 R Rechtepakete Definition 65 Rechtsklick Men Definition 65 Register Allgemein 39 Benachrichtigung 38 Benutzereigenschaften 37 DPM 40 Farbe 39 Rollen 8 Routing 7 10 Definition 65 S Schlie en Transkription Microsoft Word 32 Transkri
26. 8 Definition 68 Workflow Managementsystem Definition 68 Workflow Teilnehmer Definition 68 Workflow Typen 46 Definition 68 Z Zugriffsrechte Definition 68 Zuruck Zu Aufnahme 22 Symbol 14 Transkription 34 Zweiter Vorname 37
27. BE ANWEISUNG wird auf der Statusleiste angezeigt SpeechMike Executive spielt die Anweisungen ab die f r dieses Diktat aufgenommen wurden 2 Um die Wiedergabe zu beenden gehen Sie erneut zum Men Anweisung und w hlen Sie den Men befehl Wiedergabe Stop aus oder klicken Sie das Symbol Wiedergabe Stop Anweisung auf der Werkzeugleiste Der Zugriff auf geschriebene Anweisungen erfolgt von SpeechFlow aus Geschriebene Anweisungen befinden sich im Feld Kommentar der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit Transkription abschlie en Wenn die Phase Transkription abgeschlossen ist klicken Sie das Symbol x in der rechten oberen Ecke von Microsoft Word und w hlen Sie die Option Fertig stellen und an n chste Phase weitergeben aus siehe Transkription in Microsoft Word schlie en Sie k nnen aber auch die Schaltfl che Fertig stellen in SpeechMike Executive Transkribieren klicken siehe Transkription in SpeechMike Executive schlie en Die Arbeitseinheit wird gespeichert und automatisch an die n chste Phase des Workflow weitergeleitet Wenn es der Workflow Typ erforderlich macht wird sie zur berpr fung weitergeleitet Bevor Sie die Phase Transkription als beendet anzeigen k nnen Sie Hinweise im Feld Kommentar in der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit hinzuf gen die der Autor w hrend der berpr fung ber cksichtigen kann Hinweis Wenn die Arbeitseinheit die Sie verarbeiten keine Audiodatei hat wird nur Microsof
28. DPM 9400 00 Internationale Ausgabe In SpeechMike Executive wechselt der 4 Funktionsschalter des DPM 9400 00 zwischen dem Status Aufnahmepause und dem Status Stop Um die Aufnahme zu starten bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Wiedergabe Position und beginnen Sie zu diktieren Das Aufnahme LED leuchtet durchgehend rot Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Stop Position um zur Aufnahmepause von SpeechMike Executive zur ckzukehren Das Aufnahme LED blinkt rot Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Schneller Vorlauf oder Schneller R cklauf Position wenn Sie mit dem Aufnehmen fertig sind SpeechMike Executive hat den Status Schneller Vorlauf oder Schneller R cklauf Appendix DPM 59 DPM 9400 52 Amerikanische Ausgabe In SpeechMike Executive wechselt der 4 Funktionsschalter des DPM 9400 52 zwischen dem Status Aufnahme und dem Status Stop Um die Aufnahme zu starten bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Aufnahme Position und beginnen Sie zu diktieren Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Wiedergabe Position SpeechMike Executive hat den Status Wiedergabe Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Schneller Vorlauf oder Schneller R cklauf Position SpeechMike Executive hat den Status Schneller Vorlauf oder Schneller R cklauf 60 SpeechFlow Benutzerhandbuch Appendix Allgemein Dieser Appendix enth lt zus tzliche Informationen zur Arbeit mit SpeechFlow Protokolldatei Management F r
29. Spaltennamen zum Beispiel Arbeitstyp Operator Der Operator vergleicht den Spaltennamen und den Wert Es gibt folgende Operatoren gleich Zeigt nur Filterresultate an die dem angegebenen Wert vollst ndig entsprechen lt kleiner als Zeigt nur Filterresultate an die kleiner als der angegebene Wert sind gt gr er als Zeigt nur Filterresultate an die gr er als der angegebene Wert sind lt kleiner oder gleich Zeigt nur Filterresultate an die kleiner oder gleich dem angegebenen Wert sind gt gr er oder gleich Zeigt nur Filterresultate an die gr er oder gleich dem angegebenen Wert sind lt gt ungleich Zeigt nur Filterresultate an die dem angegebenen Wert nicht entsprechen LIKE Zeigt Filterresultate an die den angegebenen Wert enthalten Wenn Sie zum Beispiel tra eingeben werden alle Zeichenfolgen angezeigt die mit tra beginnen NOT LIKE Zeigt Filterresultate an die den angegebenen Wert nicht enthalten Wenn Sie zum Beispiel tra eingeben werden alle Zeichenfolgen ignoriert die mit tra beginnen Hinweis Wenn Sie die Operatoren LIKE und NOT LIKE verwenden m ssen Sie einen Stern als Platzhalter in Kombination mit dem Filterwert verwenden CONTAINS Zeigt Filterresultate an die den angegebenen Wert enthalten Wenn Sie zum Beispiel tra eingeben werden alle Zeichenfolgen angezeigt die diese Buchstabenfolge enthalten STARTS WITH Zeigt alle Filterresultate an die mit dem angegebenen
30. SpeechFlow 2 0 Benutzerhandbuch PHILIPS Lott make things better 2 SpeechFlow Benutzerhandbuch Version SpeechFlow 2 0 Benutzerhandbuch Deutsch 02 2004 COPYRIGHT 2003 2004 Philips Speech Processing Alle Rechte vorbehalten Das Werk einschlie lich aller Teile ist urheberrechtlich gesch tzt kein Teil dieses Handbuches darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung reproduziert werden nderungen vorbehalten WARENZEICHEN SpeechFlow und SpeechMike sind eingetragene Warenzeichen von Philips Warenzeichen anderer Unternehmen Windows 98 SE Microsoft Corporation Windows Me Windows 2000 Windows NT 4 0 Windows XP Pentium Intel Corporation Alle anderen Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen anderer Unternehmen GEGENERKL RUNG UND HINWEISE Philips Speech Processing hat ausf hrliche Tests mit den gebr uchlichsten Konfigurationen durchgef hrt PC Peripherie und Ger tetreiber ndern sich aber u erst rasch so dass ein konfliktfreies Funktionieren nicht garantiert werden kann Die Konformit t mit den f r das Ger t relevanten EU oxy Richtlinien wird durch das CE Zeichen best tigt Dieses O Handbuch wurde auf chlorfrei gebleichtem Recyclingpapier gedruckt und entspricht den hochsten Standards der Umweltvertraglichkeit Die Kartonverpackungen konnen wiederverwertet werden Das elektronische Gerat enthalt wiederverwertbare Materialien Technische n
31. Wert beginnen Wenn Sie zum Beispiel tra eingeben werden alle Zeichenfolgen angezeigt die mit dieser Buchstabenfolge beginnen Wert Hier definieren Sie die bestimmten Informationen des Filters zum Beispiel ein Datum oder den Namen eines Autors oder den Namen einer Workflow Phase Kapitel 8 Arbeitsliste 53 Logische Operatoren Wenn Sie Filterbedingungen kombinieren wollen k nnen Sie folgende logische Operatoren ausw hlen AND Das bedeutet dass die angezeigten Filterresultate alle angegebenen Filterbedingungen erf llen OR Das bedeutet dass die angezeigten Filterresultate zumindest eine der angegebenen Filterbedingungen erf llen Zus tzliche Filteroptionen Gro Kleinschreibung beachten Aktivieren Sie diese Option um zwischen Gro und Kleinbuchstaben zu unterscheiden Nur Filterresultate bei denen die Gro Kleinschreibung genau dem von Ihnen eingegebenen Text entspricht werden in der Arbeitsliste angezeigt Benutzerdefinierten Filter definieren und bernehmen Um einen benutzerdefinierten Filter zu definieren gehen Sie wie folgt vor 1 Klicken Sie die Schaltfl che Neu um eine Zeile zum Definieren einer Filterbedingung zu erstellen 2 In der Spalte Spaltenname definieren Sie die Spalte die Sie sich ansehen wollen W hlen Sie zum Beispiel als Filterbedingung aus der angezeigten Liste aus Arbeitstyp 3 In der Spalte Operator w hlen Sie den Vergleichsalgorithmus aus W hlen Sie zum Beispiel den Ope
32. as Server Programm kann nicht vom System getrennt werden es unterstutzt jedoch den Offline Betrieb SpeechFlow System Alle Hardware und Software Komponenten die zur Ausfuhrung des Workflow Programms notwendig sind SpeechFlow Server SpeechFlow Client SpeechFlow Datenbank etc SpeechFlow Systemadministration SpeechFlow Modul das vom Systemadministrator verwendet wird um z B das System zu installieren und zu konfigurieren oder Sicherungseinstellungen sowie Archivierungseinstellungen vorzunehmen SpeechFlow Workflow Administration SpeechFlow Modul das vom Workflow Administrator benutzt wird um das Workflow System wie Workflow Typen Benutzer und Zugriffsrechte zu installieren zu berpr fen und zu aktualisieren Glossar 67 SpeechMike Executive Professionelle Diktier und Transkribieranwendung die von Philips Speech Processing entwickelt wurde Das Diktiermodul erm glicht den Benutzern Diktate zu erstellen zu bearbeiten und als Audiodateien f r die sp tere Verarbeitung zu speichern Das Transkribiermodul erm glicht Benutzern die Wiedergabe von vorher erstellten Diktaten und die manuelle Transkription das Ausschreiben in Text SpeechMike Executive ist in SpeechFlow integriert Status Aktueller Status einer Arbeitseinheit w hrend einer speziellen Workflow Phase z B in Arbeit In SpeechFlow gibt es 4 definierte Stati bereit in Arbeit unterbrochen beendet Wenn eine Arbeitseinheit den Status beende
33. chauswahlliste Sie k nnen eine oder mehrere Optionen ausw hlen Beispiel Lieferung aktivieren Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen E Mail Druck Fax Dateimen Sie k nnen Ansicht oder Durchsuchen ausw hlen Beispiel W hlen Sie den Men befehl Ansicht aus um die Textdatei der ausgew hlten Arbeitseinheit anzuzeigen oder die entsprechende Audiodatei abzuspielen Hinweis Das Datums Zeitformat das angezeigt wird und das Sie eingeben k nnen h ngt von den L ndereinstellungen Ihres Windows Betriebssystems ab Men Start Einstellungen Systemsteuerung Landereinstellungen Siehe unten Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte Manche Eigenschaften der Arbeitseinheit werden auch in der Arbeitsliste angezeigt Die Spalten der Arbeitsliste entsprechen den Feldnamen der Eigenschaften der Arbeitseinheit siehe Spalten der Arbeitsliste Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit kann folgende Eigenschaften anzeigen e Name der Arbeitseinheit Die Person die die Arbeitseinheit erstellt muss ihr einen Titel geben e Kommentar Dieses Feld ist f r geschriebene Anweisungen die der Autor f r den Transkriptionisten verfasst e Arbeitstyp Das bezieht sich auf den Typ des fertigen Dokuments zum Beispiel Bericht Vertrag oder Brief e Lieferung Hier k nnen Sie ausw hlen wie das fertige Dokument geliefert werden soll zum Beispiel
34. dardm ig f r die Arbeitseinheit bernommen Hinweis Wenn Sie eine Standardquelle der Arbeitseinheit ausw hlen setzen die Standardeigenschaften dieser Quelle der Arbeitseinheit alle von Ihnen angegebenen Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten au er Kraft Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten hinzuf gen In der Dialogbox Standardeigenschaften hinzuf gen k nnen Sie Eigenschaften der Arbeitseinheit zu den Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten hinzuf gen siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten as Standardeigenschaften hinzuf gen xl Verugbare Standardeigenschaften Anweisungsdatei Arbeitstyp C Audiodatei Autor C DIA Datei C Dokumentdatei C Drucker Durchlaufzeit Stunden E Mail Adresse Fasnummer Kommentar tt Der Fensterausschnitt Verfugbare Standardeigenschaften listet alle Eigenschaften der Arbeitseinheit in SpeechFlow auf siehe Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte Sie k nnen jede Eigenschaft zu Ihrem Standard Workflow Typ hinzuf gen 48 SpeechFlow Benutzerhandbuch Um eine Eigenschaft der Arbeitseinheit hinzuzuf gen aktivieren Sie das Kontrollk stchen neben der Eigenschaft Um eine Eigenschaft der Arbeitseinheit zu entfernen deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollk stchen Klicken Sie OK um die nderungen anzunehmen und die Dialogbox zu schlie en Die ausgew hlten Standardeigenschaften werden in der Dialogbox Standardeigenscha
35. den Pfeil um zum n chsten Feld zu gehen Um zum vorigen Feld zur ckzugehen benutzen Sie den aufw rts zeigenden Pfeil Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 19 Aufnahme Benutzer mit der Benutzerrolle des Autors nehmen Diktate auf Die folgenden Schritte finden in der Phase Aufnahme statt die Wahl einer Arbeitseinheit die Aufnahme eines Diktats mit SpeechMike Executive das Bearbeiten mit SpeechMike Executive und das Abschlie en der Aufnahme Wahlen einer Arbeitseinheit Sie k nnen jede Arbeitseinheit in Ihrer aktiven Arbeitsliste ausw hlen um sie zu bearbeiten Doppelklicken Sie eine Arbeitseinheit um die Verarbeitung zu starten oder klicken Sie das Symbol Aufnahme auf der Arbeitseinheitenleiste Informationen zu neuen Arbeitseinheiten finden Sie in Neue Arbeitseinheit erstellen Aufnahme eines Diktats mit SpeechMike Executive Wenn Sie die Verarbeitung einer Arbeitseinheit starten wird SpeechMike Executive automatisch ge ffnet und Sie k nnen wie gewohnt ein Diktat aufnehmen SpeechMike Executive steuert den Workflow w hrend der Phase Aufnahme Verwenden Sie folgende Schaltfl chen von SpeechMike Executive Klicken Sie diese Schaltfl che um mit der Aufnahme zu beginnen Fertig stellen i Klicken Sie diese Schaltfl che um Anderungen in der Audiodatei zu speichern Die Arbeitseinheit wird an die n chste Phase des Workflow weitergeleitet Speichern Klicken Sie diese Schaltfl che um Anderungen in der Audiodatei zu
36. dentifiziert Der Name wird verwendet um sich beim System anzumelden Arbeitseinheit Ein Element der Arbeit das in den Schritten verarbeitet wird die vom Workflow im SpeechFlow System definiert wurden Die Arbeitseinheit hat verschiedene Eigenschaften eine oder mehrere zugeordnete Dateien z B eine Audiodatei und ein Dokument einen bestimmten Status innerhalb einer bestimmten Phase z B in Arbeit einen Arbeitstyp z B Brief Bericht oder Vertrag einen Benutzer dem sie zugewiesen ist etc Arbeitsgruppe Gruppe von Benutzern vor allem Transkriptionisten die bestimmte Qualifikationen gemeinsam haben Arbeitsgruppen werden vom System benutzt um Transkriptionisten bestimmte Arbeitstypen zuzuweisen Arbeitsliste Liste der Arbeitseinheiten die einem bestimmten Benutzer oder in manchen F llen einer Arbeitsgruppe zugeordnet sind z B die Arbeitsliste der Diktate die zu transkribieren sind Arbeitslisten Manager Vordefinierte Benutzerrolle mit Zugriffsrechten die z B die Status nderung von Arbeitseinheiten die Zuweisung einer Arbeitseinheit an andere Personen oder die Anderung der Priorit t erm glichen Arbeitstyp Eigenschaft einer Arbeitseinheit Sie beschreibt die Art des Dokuments das das erwartete Ergebnis eines Workflow Prozesses ist z B Memo Brief Vertrag Bericht Der Arbeitstyp wird vom System als Kriterium verwendet um eine passende Arbeitsgruppe zu finden Jeder Arbeitstyp ist einer Vorlage z
37. der Transkriptionisten die diese Memos transkribieren beginnen mit tra und die Arbeitseinheiten wurden nach dem 1 Januar 2003 erstellt e Wenn Sie den Operator OR angeben und die Schaltfl che bernehmen klicken zeigt die Liste alle Arbeitseinheiten an die entweder den Arbeitstyp Memo haben oder einen Transkriptionisten dessen Name mit tra beginnt oder die nach dem 1 Januar 2003 erstellt wurden Hinweis Das Datums Zeitformat das angezeigt wird und das Sie eingeben k nnen h ngt von den L ndereinstellungen Ihres Windows Betriebssystems ab Men Start Einstellungen Systemsteuerung Landereinstellungen Filter speichern und laden Die Dialogbox Filter erm glicht Ihnen bestimmte Filter f r die Wiederverwendung zu speichern und gespeicherte Filter zu einem sp teren Zeitpunkt zu laden siehe Filter Filter speichern Sobald Sie die Filterbedingungen ausgef llt haben gehen Sie wie folgt vor 1 Klicken Sie die Schaltfl che Speichern in der Dialogbox Filter Die Dialogbox Filter speichern wird angezeigt 2 Definieren Sie den Pfad unter dem Sie Ihren Filter speichern wollen 3 Geben Sie einen Namen f r den Filter ein die Datei erh lt eine FIL Erweiterung 4 Klicken Sie die Schaltfl che Speichern Filter laden Um einen Filter zu laden den Sie zuvor gespeichert haben gehen Sie wie folgt vor 1 Klicken Sie die Schaltfl che Laden in der Dialogbox Filter Die Dialogbox Filter laden wird angezeigt 2 Suchen Sie den
38. derungen und Irrt mer vorbehalten Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis a nn a a ei 3 Kapitel 1 Willkommen bei SpeechFlow 222222220020022000000000000000000n00nBnnnn a nnnnnnn 5 SpeechFlow F nktionen a 2 en au un en a a 5 SPEECHFIOW MOULIE ea ae a 6 Kapitel 2 Grundlage siriene nr EA eE a 7 Eintypischer WorklloWenesesr de seines 7 Pnasen tnad tall ante a ee ee ee elle 8 Benutzer und Benuftzerrollen a eek ei 8 Zugriffsrechte fur SOeECHFIOW BENUIZET ccceeecceceeeeeeeceeeeeesaeeeeeeseeseeesaeeeeessaeees 9 Arbeitstypen und Arbeitsgruppen cccccccsseceseeceseeceeecceeecececaueesaueeaueesseeeseeesees 10 Oftline Betrieb und Import een Messe EA A a 11 Kapitel 3 SpeechFlow berblick uunuuuuseeennennnanennnnunnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 12 Anmelden bei SpeechFlow u02220002240020000000000nnnnn nennen nnnne anne nnnnnennnnnenenn 12 Hauptens to stein eh 13 VNETKZEUGlEISTE a ee Mietern 14 SpeechFlow Arbeitseinheitenleiste 0022200022400000000000nnonnnnn nennen 14 MENUS see tee nee 16 Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren zuu 22u0002000220000000000000000annnon nun nnnnnn nn nnnn nenn 18 Neue Arbeitseinheit erstellen 2 0024202020020000000000nnnnnn nun n nenne name nenne nnnnnnn 18 POUT Vea FA Eee ee ee een 19 Erstellen und Aufnehmen mit SpeechMike
39. die Aufnahme unterbrochen wenn ein Autor w hrend der Phase Aufnahme einer Arbeitseinheit unterbrochen wird Die Phase kann zu einem anderen Zeitpunkt fortgesetzt werden 68 SpeechFlow Benutzerhandbuch Verteilung Automatisches Routing einer Arbeitseinheit z B von der Phase Aufnahme zur Phase Transkription abh ngig vom Arbeitstyp und den verf gbaren Arbeitsgruppen Wenn ein Autor einen Transkriptionisten manuell ausw hlt wird damit das automatische Routing au er Kraft gesetzt WAV Datei Audiodateiformat mit einer WAV Erweiterung Das ist ein Standard Audiodateiformat das von den meisten Rekorder Computeranwendungen erstellt werden kann Wiederherstellung Prozess der alle Daten Arbeitseinheiten die dazugeh rigen Dateien und alle Informationen ber das SpeechFlow System durch die letzte Sicherung ersetzt Alle Informationen die nach dieser Sicherung hinzugef gt wurden gehen verloren Workflow Automatisierung eines Gesch ftsprozesses bei dem Dokumente Informationen oder Aufgaben von einem Workflow Teilnehmer an einen anderen weitergegeben werden um Aktionen gem einer Reihe von prozessualen Regeln auszuf hren Workflow Administrator Benutzer mit Administrator Zugriffsrechten der das Workflow System Prozessdefinitionen Administratoren Benutzer und Zugriffsrechte etc installiert das System berpr ft und bei Bedarf aktualisiert Workflow Managementsystem System das die Ausf hrung eines Wor
40. e Executive Diktieren und Microsoft Word werden automatisch ge ffnet Sie k nnen nicht nur das Word Dokument lesen sondern sich auch die Audiodatei anh ren nderungen k nnen direkt im Word Dokument eingegeben werden Sie k nnen die nderungen jedoch auch in der Audiodatei vornehmen und die Arbeitseinheit an den Transkriptionisten zur ckleiten Wenn Sie die berpr fung der Arbeitseinheit beendet haben klicken Sie die Schaltfl che Fertig stellen in SpeechMike Executive Die Dialogbox berpr fung wird angezeigt Wenn Sie die Arbeitseinheit bei der berpr fung akzeptieren wird signalisiert dass die Arbeitseinheit abgeschlossen ist Wenn Sie die Arbeitseinheit bei der berpr fung zur ckweisen wird die Arbeitseinheit an den Transkriptionisten zur ckgeleitet damit er letzte nderungen vornimmt In der Phase berpr fung k nnen Sie eine Kopie der finalisierten Arbeitseinheit unter einem anderen Pfad als dem des Archivordners speichern siehe Transkription in Microsoft Word schlie en Die Arbeitseinheit ist noch verf gbar um von SpeechFlow wie gewohnt archiviert zu werden 24 SpeechFlow Benutzerhandbuch berpr fung unterbrechen Die berpr fung einer Arbeitseinheit muss nicht in einer Sitzung beendet werden Sie k nnen Ihre berpr fung unterbrechen und sp ter fortsetzen ohne dass die Arbeitseinheit an die n chste Phase weitergeleitet wird Um eine Arbeitseinheit in SpeechMike Executive zu unterbrechen klic
41. earbeitet wurden e Prim re Arbeitsgruppe Das ist die Farbe f r Arbeitseinheiten die der prim ren Arbeitsgruppe eines Benutzers zugewiesen sind e Andere Arbeitsgruppe n Das ist die Farbe f r Arbeitseinheiten die einer anderen Arbeitsgruppe nicht der prim ren Arbeitsgruppe zugewiesen sind e Arbeitseinheiten in Arbeit Das ist die Farbe f r Arbeitseinheiten die gerade bearbeitet werden e Ausgecheckte Arbeitseinheiten Das ist die Farbe f r ausgecheckte Arbeitseinheiten Um einer Kategorie von Arbeitseinheiten eine Farbe zuzuweisen gehen Sie wie folgt vor 1 W hlen Sie eine Gruppe von Arbeitseinheiten aus und klicken Sie die Schaltfl che Bearbeiten Die Palette der Farben wird ge ffnet 2 Wahlen Sie eine Farbe aus und klicken Sie OK Wiederholen Sie diesen Vorgang f r jede Kategorie von Arbeitseinheiten die Sie ndern wollen Klicken Sie die Schaltfl che Zur cksetzen um die Standardfarben wiederherzustellen Benutzervoreinstellungen Allgemein Das Register Allgemein der Dialogbox Benutzervoreinstellungen ermoglicht Ihnen allgemeine Einstellungen fur die Arbeit mit SpeechFlow vorzunehmen Beim Verarbeiten der Arbeitseinheit die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit anzuzeigen w hrend Sie eine Arbeitseinheit bearbeiten DPM Dateien automatisch im Hintergrund importieren Aktivieren Sie dieses
42. ebene Anweisungen hinzuf gen Geschriebene Anweisungen werden mithilfe von SpeechFlow hinzugef gt Klicken Sie das Symbol Eigenschaften auf der Arbeitseinheitenleiste um die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit Ihrer aktuellen Arbeitseinheit anzuzeigen Geben Sie Ihre Anweisungen im Feld Kommentar ein Zur ck zu Aufnahme Es ist m glich eine Arbeitseinheit zu bearbeiten die bereits an die Transkription weitergegeben wurde Solange mit der Transkription noch nicht begonnen wurde d h die Arbeitseinheit den Status Bereit hat haben Sie das Recht die Arbeitseinheit erneut zu ffnen und zu bearbeiten Um eine Arbeitseinheit erneut zu ffnen gehen Sie wie folgt vor 1 W hlen Sie die Option Nicht aktive Arbeitseinheiten aus der Auswahlliste f r die Arbeitsliste 2 W hlen Sie die Arbeitseinheit aus die Sie erneut ffnen wollen 3 Klicken Sie das Symbol Zur ck zu auf der Arbeitseinheitenleiste oder gehen Sie zum Men Arbeitseinheit und w hlen Sie Zur ck zu aus Wenn es im Workflow mehr als eine m gliche Phase gibt wird eine Liste angezeigt aus der Sie die entsprechende Phase ausw hlen k nnen Die Arbeitseinheit erscheint erneut in Ihrer aktiven Arbeitsliste Sie k nnen die Arbeitseinheit nun wie gew nscht verarbeiten Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 23 Arbeitseinheit berpr fen Die Phase berpr fung ist optional abh ngig vom Workflow Sie bietet eine Gelegenheit Fehler in der Transkription
43. echFlow Benutzerhandbuch Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten Bevor Sie Arbeitseinheiten erstellen sollten Sie die Eigenschaften der Arbeitseinheit anpassen Sobald dies geschehen ist k nnen neue Arbeitseinheiten schneller erstellt werden Indem Sie Standardwerte setzen stellen Sie sicher dass beim Erstellen einer neuen Arbeitseinheit viele der Eigenschaftsfelder automatisch von SpeechFlow ausgef llt werden Es ist dann immer noch m glich diese Felder f r einzelne Arbeitseinheiten zu ndern Der Workflow Administrator kann Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten zuweisen Das bedeutet dass vordefinierte Eigenschaften verf gbar sind wenn Sie eine neue Arbeitseinheit erstellen Um die Standardeigenschaften f r Ihre Arbeitseinheiten anzuzeigen und zu ndern gehen Sie zum Men Einstellungen und w hlen Sie Eigenschaften der Arbeitseinheit aus Jede Eigenschaft die vom Workflow Administrator zugewiesen wurde hat ein aktiviertes Kontrollk stchen Wenn Sie nicht wollen dass eine bestimmte Eigenschaft beim Erstellen einer neuen Arbeitseinheit verf gbar ist deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollk stchen Die Dialogbox Standardeigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt 9 Standardeigenschaften der Arbeitseinheit Work flowy Typ Ps P Work flow Typ M Standard Hinzufugen Name der Arbeitzeinheit Kommentar Entfernen Arbeitstyp Priorit t Fall g amum Standardquelle der Arbeitzeinheit
44. ecken einer Arbeitseinheit Wenn Sie ein Symbol auf der Arbeitseinheitenleiste klicken ndert sich der Inhalt des rechten Fensterausschnitts entsprechend Welche Symbole verf gbar sind ist von Ihrer Benutzerrolle und der ausgew hlten Arbeitsliste abh ngig Aktive Arbeitseinheiten Nicht aktive Arbeitseinheiten Abgeschlossene Arbeitseinheiten Benutzerdefiniert siehe Hauptfenster Wenn Sie eine Arbeitseinheit verarbeiten werden alle Symbole angezeigt die Sie daf r ben tigen oy Neu Dieses Symbol ermoglicht Ihnen eine Arbeitseinheit zu erstellen siehe Neue Arbeitseinheit erstellen Kapitel 3 SpeechFlow berblick 15 Eigenschaften Dieses Symbol erm glicht Ihnen die Eigenschaften einer Arbeitseinheit anzuzeigen oder zu ndern siehe Eigenschaften der Arbeitseinheit Verarbeiten Dieses Symbol erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit zu verarbeiten Sein Name ndert sich um der Phase zu entsprechen in der Sie arbeiten Aufnehmen Dieses Symbol wird angezeigt wenn Sie in der Phase Aufnahme arbeiten siehe Aufnahme Transkribieren Dieses Symbol wird angezeigt wenn Sie in der Phase Transkription arbeiten siehe Transkription berpr fen Dieses Symbol wird angezeigt wenn Sie in der Phase berpr fung arbeiten siehe Arbeitseinheit berpr fen Finalisieren Dieses Symbol wird angezeigt wenn Sie in der Phase Finalisierung arbeiten Auschecken Dieses Symbol erm glicht Ihnen an eine
45. ein Download Fortschritt auf dem F Ja m mM Mm M M M M Programm nach dem Anschlele Ja Audiodateien konvertieren Mone Schmidt Chris A Chris klemo Mero Bauer Michi L Michi Brief Briet gt E Datel DFM Kanf guration Schle en Hilfe et In Download Konfigurationseinstellungen k nnen Sie ein Profil festlegen das das Gerat und den Download Prozess konfiguriert genaue Informationen finden Sie in der Produktdokumentation die mit dem Gerat mitgeliefert wird und der Online Hilfe fur DPM Download Konfiguration Kapitel 6 Benutzer 41 Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben klicken Sie die Schaltfl che Datei Ein Men mit folgenden Befehlen wird angezeigt e Neu erstellt ein neues Profil e ffnen ladet ein zuvor gespeichertes Profil e Speichern Ihr Profil wird unter dem Namen DEFAULT INI gespeichert Das Feld Profilpfad zeigt den Pfad der gespeicherten Datei an Der Pfad gespeicherter INI Dateien ist gesetzt und kann nicht ge ndert werden e Speichern unter Verwenden Sie diese Schaltfl che um das Profil unter einem anderen Dateinamen zu speichern Dateierweiterung INI Geben Sie Ihrem Profil in der Dialogbox Speichern unter einen Namen und klicken Sie OK Wenn Sie die Dialogbox DPM Konfiguration erneut ffnen werden die Standardeinstellungen aufgelistet Sie m ssen die Schaltfl che Offnen klicken und das gew nschte Profil laden Schl sselw rter von Digital
46. einheit anzeigen 39 Einchecken 26 Erneut ffnen 22 34 Erstellen 18 Erstellen aus einer importierten Datei 27 Erstellen mit SpeechMike 20 Exportieren 49 Farbe 39 Felder und Werte 44 Importieren 27 In der Phase Transkription erstellen 35 Kopieren 48 Men 16 Neu 18 35 Nicht aktiv 13 Offline 25 Online 25 Quelle 43 Standardeigenschaften 46 Standardeigenschaften hinzuf gen 47 Transkription 30 69 Transkription fertig stellen Microsoft Word 32 Transkription fertig stellen SpeechMike Executive 33 Transkription schlie en Microsoft Word 32 Transkription schlie en SpeechMike Executive 33 berpr fung 23 Unterbrechen 21 24 33 Verteilung 10 Arbeitsgruppen 10 Benutzereigenschaften 37 Definition 61 Arbeitsliste Abgeschlossene Arbeitseinheiten 50 Anpassen 51 55 Arbeitseinheiten 50 Benutzerdefiniert 50 Definition 61 Farbe 39 Filter 51 Hauptfenster 13 Spalten 55 berschriften 55 Arbeitsliste Benutzerdefiniert 50 Arbeitslisten Manager 8 Definition 61 Arbeitstypen Definition 61 Verteilung 10 Archivieren Definition 61 Audiodatei Aufnahme 19 Bearbeitung 19 Definition 62 Download Konfiguration 40 Transkription 30 Aufgerufene Anwendung Definition 62 Aufnahme Abschlie en 19 Arbeitseinheiten 19 Bearbeitung 19 Definition 62 Erstellen 18 Unterbrechen 21 Zur ck zu 22 Aufnehmen Autor 19 Symbol 14 Auschecken Arbeitseinheiten 25 26 Definiti
47. elle Kombination von Zugriffsrechten Die Zugriffsrechte eines Benutzers bestimmen den Umfang in dem er mit SpeechFlow arbeiten kann und auch seine Flexibilit t bei der Verarbeitung einer Arbeitseinheit Zugriffsrechte werden vom Workflow Administrator zugewiesen Autor Als Autor verf gen Sie ber Zugriffsrechte die Ihnen Folgendes erm glichen e Arbeitseinheiten erstellen und aufnehmen e Audiodateien bearbeiten e Transkriptionisten Arbeitseinheiten zuweisen e Transkriptionen berpr fen e Ihre pers nlichen Eigenschaften ndern Transkriptionist Als Transkriptionist verf gen Sie ber Zugriffsrechte die Ihnen Folgendes erm glichen e Arbeitseinheiten transkribieren e In der Phase Transkription Arbeitseinheiten erstellen e Fehler in den Eigenschaften der Arbeitseinheit korrigieren e lhre pers nlichen Eigenschaften ndern 10 SpeechFlow Benutzerhandbuch Arbeitstypen und Arbeitsgruppen Der Arbeitstyp einer Arbeitseinheit und die Arbeitsgruppen werden von SpeechFlow als Kriterien f r das automatische Routing einer Arbeitseinheit f r die Transkription verwendet Arbeitstypen Der Arbeitstyp einer Arbeitseinheit bezeichnet die Art des Dokuments das als Ergebnis eines Workflow Prozesses erwartet wird z B Memo Brief Vertrag Befund Ein Arbeitstyp kann auch Dokumente definieren die hnlichen Inhalt haben z B medizinische Dokumente wie Radiologie Befunde oder Pathologie Befunde die einem Themenfeld
48. em Workflow Teilnehmer an einen anderen weitergegeben werden um Aktionen gem einer Reihe von Prozessregeln auszuf hren Die Automatisierung des Prozesses gew hrleistet dass Dokumente nicht verloren gehen wenn sie im Workflow Prozess weitergegeben werden Autoren und Transkriptionisten arbeiten zusammen um Arbeitseinheiten zu verarbeiten Ein typischer SpeechFlow Workflow besteht aus folgenden manuellen und automatischen Schritten 1 Der Autor erstellt die Arbeitseinheit und nimmt das Diktat auf dann weist er die Arbeitseinheit einem Transkriptionisten zu SpeechFlow leitet die Arbeitseinheit an den Transkriptionisten weiter 2 Der Transkriptionist schreibt das Diktat als Dokument aus SpeechFlow leitet die Arbeitseinheit zur Uberprufung an den Autor zuruck 3 Der Autor berpr ft das Dokument 4 Wenn der Autor die Arbeitseinheit bei der berpr fung ablehnt gibt SpeechFlow die Arbeitseinheit an den Transkriptionisten zuruck damit er letzte Anderungen vornehmen kann 5 Die Arbeitseinheit wird geliefert z B als gedrucktes Dokument oder als Anlage eines E Mails 6 Die Arbeitseinheit ist abgeschlossen und wird archiviert Das Routing findet zwischen den Workflow Phasen statt W hrend dieser Phase gibt SpeechFlow die Arbeitseinheit automatisch an einen anderen Benutzer oder Prozess weiter so dass die n chste Aktivit t ausgef hrt werden kann 8 SpeechFlow Benutzerhandbuch Phasen und
49. en Wenn Sie einTranskriptionist sind enth lt diese Arbeitsliste Arbeitseinheiten die Sie transkribiert haben und die sich derzeit in der Phase berpr fung befinden e Abgeschlossene Arbeitseinheiten Diese Liste enth lt Arbeitseinheiten die den Workflow abgeschlossen haben und noch nicht aus dem System gel scht worden sind Wenn Sie ein Autor sind enth lt diese Arbeitsliste Arbeitseinheiten die Sie aufgenommen und berpr ft haben Wenn Sie ein Transkriptionist sind enth lt diese Arbeitsliste Arbeitseinheiten die Sie transkribiert haben e Benutzerdefiniert Die Arbeitsliste kann angepasst werden um jene Informationen anzuzeigen die f r Sie relevant oder n tzlich sind Dies erfolgt am besten durch den Einsatz von Filtern siehe Filter Wenn kein Filter bernommen wird zeigt die benutzerdefinierte Arbeitsliste alle Arbeitseinheiten der oben erw hnten Arbeitslisten an Sie k nnen eine Arbeitseinheit in Ihrer Arbeitsliste mit der rechten Maustaste klicken um ein Men der verf gbaren Funktionen anzuzeigen Hinweis Das Sortieren nach Spalten berschriften ist in Ihrer Arbeitsliste Aktive Arbeitseinheiten nicht m glich Kapitel 8 Arbeitsliste 51 Filter Sie k nnen Ihre Arbeitsliste durch Filter anpassen so dass sie bestimmte Informationen anzeigt Sie k nnen auch einen Filter speichern und sp ter laden Um Ihre Arbeitsliste anzupassen gehen Sie zum Men Ansicht und w hlen Sie Filter aus oder klick
50. en Wenn Sie den Zugriff auf diese Arbeitseinheit behalten wollen gehen Sie wie folgt vor 1 In der angezeigten Meldung klicken Sie Abbrechen 2 Auf der Werkzeugleiste klicken Sie Trennen Sie befinden sich jetzt im Offline Betrieb 3 Gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Exportieren aus Die Dialogbox Arbeitseinheit exportieren wird angezeigt 4 W hlen Sie einen Pfad aus geben Sie Ihrer Datei einen Namen XML Erweiterung und klicken Sie Speichern 5 Auf der Werkzeugleiste klicken Sie Verbinden 6 Gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Importieren aus Die Dialogbox Import einer Arbeitseinheit wird angezeigt Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 27 7 Suchen Sie nach der gespeicherten Datei und klicken Sie Importieren Die Datei befindet sich nun als neue Arbeitseinheit im SpeechFlow System Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen Der Import von Dateien kann ein effizienter Weg sein um neue Arbeitseinheiten zu erstellen und zu verarbeiten es ist nicht notwendig eine neue Aufnahme zu beginnen Wenn eine Datei importiert ist f gt SpeechFlow die neue Arbeitseinheit automatisch zum System hinzu und Sie k nnen die Arbeitseinheit in Ihrer Arbeitsliste sehen Die folgenden Dateitypen k nnen importiert werden e Audiodateien Das sind Diktate die mit einem mobilen Eingabeger t erstellt wurden z B dem Digital Pocket Memo oder anderen Aufnahmeger ten und Anwendungen SpeechFlow unterst tzt die Aud
51. en Sie die Schaltfl che Filter auf der Werkzeugleiste Die Dialogbox Filter erm glicht Ihnen Kriterien zu definieren um in einer Liste nur bestimmte Informationen anzuzeigen Diese Kriterien werden auch als Filterbedingungen bezeichnet Filterbedingungen bernehmen Hilfe Heu Entfernen Alle entfernen Logischer Operator AND l Gro Kleinschreibung beachten Laden Speichern Schaltfl chen Die Dialogbox Filter hat folgende Schaltfl chen Neu Diese Schaltfl che erstellt eine neue Zeile zum Definieren einer Filterbedingung Entfernen Diese Schaltfl che l scht die ausgew hlte Filterbedingung Alle entfernen Diese Schaltfl che l scht alle Filterbedingungen Laden Diese Schaltfl che ladet eine gespeicherte Filterdatei Dateierweiterung FIL Speichern Diese Schaltfl che speichert die aktuellen Filterbedingungen in einer Filterdatei bernehmen Diese Schaltfl che bernimmt die aktuellen Filterbedingungen f r jene Liste die derzeit im entsprechenden Fensterausschnitt angezeigt wird Schlie en Diese Schaltfl che schlie t die Dialogbox Filter Hilfe Diese Schaltfl che ffnet die Online Hilfe zur SpeechFlow Workflow Administration mit n tzlichen Informationen 52 SpeechFlow Benutzerhandbuch Filterbedingungen Eine Filterbedingung besteht aus drei Teilen einem Spaltennamen einem Operator und einem Wert Spaltenname Das ist eine Liste aller verf gbarer
52. en in Ihrer Arbeitsliste anpassen siehe Benutzervoreinstellungen Farbe Kapitel 6 Benutzer 37 e DPM Sie k nnen Einstellungen f r das DPM vornehmen das Sie verwenden siehe unten Benutzervoreinstellungen DPM e Allgemein Sie k nnen entscheiden ob Sie die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen wollen w hrend Sie die Arbeitseinheit bearbeiten siehe Benutzervoreinstellungen Allgemein Benutzervoreinstellungen Benutzereigenschaften Das Register Benutzereigenschaften der Dialogbox Benutzervoreinstellungen ermoglicht Ihnen personliche Einstellungen vorzunehmen Die Dialogbox zeigt folgende Eigenschaften an die Sie nicht andern konnen e Anmeldename e Vorname e Zweiter Vorname e Nachname e Kurzname e Aktiviert e Organisationseinheit e Benutzerrollen e Arbeitsgruppen Die folgenden Eigenschaften k nnen Sie anzeigen und ndern e E Mail Adresse Der Workflow Administrator kann andere pers nliche Eigenschaften hinzuf gen wenn er Benutzer installiert zum Beispiel die Telefonnummer Dieses Register hat auch eine Schaltfl che mit der Sie Ihr Kennwort ndern k nnen siehe Kennwort ndern Kennwort ndern Sie k nnen Ihr eigenes Kennwort ndern Gehen Sie wie folgt vor um Ihr 1 Gehen Sie zum Men Einstellungen und w hlen Sie Benutzervoreinstellungen aus Die Dialogbox Benutzervoreinstellungen wird angezeigt 2 W hlen Sie das Register Benutzereigenschaften aus 3 Kl
53. es unter einem externen Pfad exportiert werden Eine Arbeitseinheit wird als XML Datei exportiert zusammen mit allen Dateien die dieser Arbeitseinheit zugeordnet sind Wenn Sie zum Beispiel eine Arbeitseinheit exportieren die genau eine Audiodatei und eine Dokumentdatei angef gt hat wird ein Ordner angelegt und nach dem Arbeitseinheit ID benannt Er enth lt 3 Dateien Eine XML Datei die alle Informationen zur Arbeitseinheit eine Audiodatei und eine Dokumentdatei enth lt Um eine Arbeitseinheit zu exportieren gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Exportieren aus Die Dialogbox Arbeitseinheit exportieren wird angezeigt W hlen Sie einen Pfad geben Sie Ihrer Datei einen Namen XML Erweiterung und klicken Sie Speichern Hinweis Beachten Sie bitte dass alle nderungen die au erhalb von SpeechFlow in dieser Datei vorgenommen werden die Daten innerhalb von SpeechFlow nicht betreffen Die exportierte Datei kann zur ck nach SpeechFlow importiert werden Dadurch wird eine neue Arbeitseinheit erstellt die in keiner Beziehung zur urspr nglichen exportierten Arbeitseinheit steht 50 SpeechFlow Benutzerhandbuch Kapitel 8 Arbeitsliste Alle Autoren und Transkriptionisten haben eine Arbeitsliste Eine Arbeitsliste enth lt Arbeitseinheiten Arbeitseinheiten sind durch verschiedene Farben ausgewiesen und Arbeitseinheiten mit hoher Priorit t erscheinen fett formatiert Mit Ausnahme der Arbeitsliste Aktive Arbeitseinheiten k n
54. et Aufnahme Transkription und berpr fung sind Workflow Phasen Priorit t Eigenschaft einer Arbeitseinheit die je nach deren Dringlichkeit zugewiesen wird Der Priorit tsbereich ist anpassbar Prozessdefinition Prozess und Ergebnis der Definition eines Workflow Die Prozessdefinition beinhaltet alle Phasen Phasen berg nge Workflow Teilnehmer und andere benutzte Anwendungen Pr fung durch Autor Phase im Workflow in der der Autor pr ft ob der transkribierte Text korrekt ist w hrend dieser Phase kann der Status der Arbeitseinheit einer der folgenden sein bereit in Arbeit unterbrochen beendet Quelle der Arbeitseinheit Die Quelle aus der Arbeitseinheiten erstellt werden z B Import Diktat Transkription Welche Quellen einem Benutzer f r die Erstellung einer Arbeitseinheit zur Verf gung stehen h ngt von seiner Benutzerrolle und seinen Zugriffsrechten ab z B kann ein Transkriptionist das Diktat nicht als Quelle einer Arbeitseinheit verwenden Rechtepaket Bestimmte Gruppe von Zugriffsrechten Es gibt vordefinierte Rechtepakete die sich auf Benutzerrollen im SpeechFlow System beziehen weitere Zugriffsrechte Pakete k nnen vom Workflow Administrator definiert werden Rechtsklick Men Men das beim Klicken der rechten Maustaste angezeigt wird wird in Windows Programmen auch als Kontext Men oder Shortcut Men bezeichnet Dieses Men enth lt normalerweise kontextabh ngige Menubefehle d h Funk
55. etrieb Sie k nnen w hlen ob Sie mit einem Netzwerk verbunden oder auf einem Einzelplatz PC arbeiten wollen hid Neu Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen Arbeitseinheiten zu erstellen siehe Neue Arbeitseinheit erstellen Importieren Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen eine Datei aus einer externen Quelle zu importieren Diese Aktion erstellt eine neue Arbeitseinheit aus der importierten Datei notwendige nderungen in den Eigenschaften der Arbeitseinheit k nnen dann vorgenommen werden siehe Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen Filter v Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen die Arbeitsliste anzupassen siehe Filter Spalten Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen Spalten in Ihrer Arbeitsliste anzuzeigen oder auszublenden siehe Spalten der Arbeitsliste Aktualisieren Diese Schaltfl che erm glicht Ihnen Ihre Arbeitsliste zu aktualisieren Die Arbeitsliste zeigt dann alle neuen Einheiten an die Ihnen seit ffnen der Liste zugewiesen wurden SpeechFlow Arbeitseinheitenleiste Der Hauptbereich fur die Benutzerinteraktion mit SpeechFlow ist die Arbeitseinheitenleiste Diese Leiste befindet sich im linken Fensterausschnitt die Arbeitsliste ist im rechten Fensterausschnitt Die Symbole auf der Arbeitseinheitenleiste bieten direkten Zugriff auf die verschiedenen SpeechFlow Funktionen etwa zum Erstellen einer neuen Arbeitseinheit zum L schen einer Arbeitseinheit sowie zum Auschecken oder Einch
56. fortsetzen Wenn Sie eine Aufnahme nicht innerhalb einer Sitzung abschlie en k nnen Sie sie auch sp ter jederzeit beenden Gehen Sie wie folgt vor um die Aufnahme fortzusetzen 1 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 2 Wahlen Sie aus den Arbeitseinheiten die in der Phase Aufnahme sind und den Status Unterbrochen haben die Arbeitseinheit aus die Sie bearbeiten wollen 3 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol Aufnahme auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechMike Executive Diktieren wird automatisch ge ffnet und Sie k nnen die Aufnahme fortsetzen Sie k nnen auch eine Arbeitsliste Benutzerdefiniert erstellen indem Sie Filter verwenden 1 Definieren Sie einen Filter mit den Filterbedingungen Phase Aufnahme AND Status Unterbrochen 2 bernehmen Sie den Filter 3 W hlen Sie die gew nschte Arbeitseinheit aus der angezeigten Arbeitsliste Benutzerdefiniert aus 4 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol Aufnahme auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechMike Executive Diktieren wird automatisch ge ffnet und Sie k nnen die Aufnahme fortsetzen Anweisungen hinzuf gen Eine Gesprochene Anweisung und oder Geschriebene Anweisung k nnen w hrend den Phasen Aufnahme und berpr fung hinzugef gt werden Sie bieten eine Gelegenheit den Schriftsatz anzugeben oder andere Informationen die nicht transkribiert werden sollen Wich
57. ften von Arbeitseinheiten angezeigt Arbeitseinheit kopieren Sie k nnen eine Kopie einer existierenden Arbeitseinheit erstellen und diese ndern Dieser Vorgang ist nur bei abgeschlossenen Arbeitseinheiten m glich W hlen Sie eine Arbeitseinheit aus der Arbeitsliste Abgeschlossene Arbeitseinheiten aus und klicken Sie das Symbol Kopieren auf der Arbeitseinheitenleiste oder gehen Sie zum Men Arbeitseinheit und w hlen Sie Kopieren aus Die Dialogbox Arbeitseinheit kopieren wird angezeigt Sie hat folgende Felder und Optionen Phase W hlen Sie die Phase aus in der sich die neue Arbeitseinheit befinden soll wenn sie zu Ihrer Arbeitsliste hinzugef gt wird Name der Arbeitseinheit Geben Sie einen Namen f r die kopierte Arbeitseinheit an Wenn Sie OK klicken wird die neue Arbeitseinheit zu Ihrer Arbeitsliste hinzugef gt Klicken Sie das Symbol Eigenschaften auf der Arbeitseinheitenleiste um die Eigenschaften der Arbeitseinheit zu ndern Sie k nnen alle erforderlichen nderungen in der Audiodatei oder Transkription vornehmen Hinweis Wenn die neue Arbeitseinheit zu Ihrer Liste Aktive Arbeitseinheiten hinzugef gt wird ndert sich das Symbol Verarbeiten gem der entsprechenden Phase Aufnehmen Transkribieren berpr fen sobald eine Arbeitseinheit f r die Verarbeitung ausgew hlt wird Kapitel 7 Arbeitseinheiten 49 Arbeitseinheit exportieren Eine Arbeitseinheit kann zu jedem Zeitpunkt des Workflow Prozess
58. gurationsprogramm l uft m ssen Sie diese Einstellungen speichern und das DPM Download Konfigurationsprogramm erneut starten damit Ihre Einstellungen wirksam werden 42 SpeechFlow Benutzerhandbuch Dateien vom DPM herunterladen Wenn Sie Ihr DPM mit Ihrem PC verbinden zeigt die Dialogbox DPM Download Konfiguration die Einstellungen Ihres gespeicherten Profils in der INI Datei von SpeechFlow an In dieser Dialogbox k nnen Sie auch den Dateien Download vom Digital Pocket Memo auf Ihren PC starten Wenn Sie Dateien auf Ihren PC heruntergeladen haben erhalten Sie eine Benachrichtigung von SpeechFlow siehe Benutzervoreinstellungen Benachrichtigung dass Dateien f r den Import bereitstehen siehe Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen Manche Eigenschaften der Arbeitseinheit k nnen auf den Schl sselw rtern basieren die Sie auf dem DPM angegeben haben zus tzliche Eigenschaften der Arbeitseinheit m ssen m glicherweise angegeben werden nachdem Sie die Dateien vom DPM heruntergeladen und die Arbeitseinheiten nach SpeechFlow importiert haben siehe Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte Automatischer Import von DPM Dateien Diktate die mit dem Digital Pocket Memo erstellt wurden k nnen automatisch nach SpeechFlow importiert werden In diesem Fall erhalten Sie keine Benachrichtigung dass Dateien f r den Import bereitstehen Wenn alle erforderlichen Eigenschaften der Arbeitseinheit gesetzt wurden
59. ht signalisiert dass die Arbeitseinheit beendet und f r das Routing bereit ist Sie bleibt in der Phase Transkription nderungen verwerfen W hlen Sie diese Option aus um die Arbeitseinheit zu schlie en ohne sie zu speichern Ihre Anderungen gehen verloren N chste Arbeitseinheit ffnen W hlen Sie diese Option aus wenn Sie die Verarbeitung der Arbeitseinheit beendet haben Alle nderungen werden gespeichert die Arbeitseinheit wird an die n chste Phase weitergeleitet und die n chste Arbeitseinheit auf der Liste wird f r die Bearbeitung ge ffnet Klicken Sie die Schaltfl che Abbrechen um die Arbeit an dem Microsoft Word Dokument wiederaufzunehmen Kapitel 5 SpeechFlow f r Transkriptionisten 33 Fehler bei der Verarbeitung einer Arbeitseinheit Wenn bei der Verarbeitung einer Arbeitseinheit ein Fehler auftritt wird ebenfalls die Dialogbox Microsoft Word beenden angezeigt Sie bietet die oben beschriebenen Optionen mit Ausnahme der Option Dokument auf lokales Laufwerk kopieren M gliche Gr nde f r einen Fehler dieser Art e Eine Datei die zu der Arbeitseinheit geh rt fehlt auf der lokalen Festplatte und die Arbeitseinheit muss erneut ausgecheckt werden e SpeechMike Executive Diktieren und oder Transkribieren ist nicht installiert oder funktioniert nicht richtig e Microsoft Word ist nicht installiert oder funktioniert nicht richtig e Es gibt nicht gen gend Speicherplatz f r die Verarbeitung der Arbe
60. icken Sie die Schaltfl che Kennwort Die Dialogbox Kennwort ndern ffnet sich und zeigt Ihren Anmeldenamen an 4 Geben Sie im Feld Altes Kennwort Ihr altes Kennwort ein 5 Geben Sie im Feld Neues Kennwort Ihr neues Kennwort ein 38 SpeechFlow Benutzerhandbuch 6 Best tigen Sie Ihr neues Kennwort indem Sie es erneut eingeben 7 Klicken Sie OK Kennw rter beachten die Grof Kleinschreibung Wenn die neuen Kennworter die Sie eingegeben haben unterschiedlich sind wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie m ssen den Vorgang wiederholen Ihr anf ngliches Kennwort wird vom Systemadministrator zugewiesen Sie k nnen es jederzeit ndern nachdem Sie sich bei SpeechFlow angemeldet haben Benutzervoreinstellungen Benachrichtigung Das Register Benachrichtigung der Dialogbox Benutzervoreinstellungen erm glicht Ihnen festzulegen wie SpeechFlow sie in den folgenden F llen benachrichtigen soll e Eine neue Arbeitseinheit wird an Sie weitergeleitet Bei Autoren ist dies der Fall wenn eine Arbeitseinheit f r die berpr fung bereit ist Bei Transkriptionisten ist dies der Fall wenn eine Arbeitseinheit f r die Transkription weitergeleitet wird e Eine Arbeitseinheit die mit einem externen Ger t erstellt wurde zum Beispiel dem Digital Pocket Memo muss importiert werden Sie k nnen Dateien vom Digital Pocket Memo herunterladen ohne Sie sofort nach SpeechFlow zu importieren Diese Benachrichtigung erinnert Sie daran da
61. iff auf eine Arbeitseinheit die f r die Offline Arbeit ausgecheckt wurde Der Benutzer muss von Zeit zu Zeit eine Verbindung zum System herstellen damit die Daten zwischen dem zentralen System und dem PC synchronisiert werden k nnen Offline Betrieb Betriebsart bei der das SpeechFlow System Informationen und Daten auf einem Einzelplatz PC verarbeitet Im Offline Betrieb hat der Benutzer exklusiven Zugriff auf jede Arbeitseinheit die f r die Offline Arbeit ausgecheckt ist Der PC muss mittels Einchecken mit dem SpeechFlow System verbunden werden damit die Daten zwischen dem zentralen System und dem PC synchronisiert werden k nnen Online Arbeit Methode der Interaktion mit dem SpeechFlow System bei dem der Benutzer ber ein lokales Netzwerk LAN oder das Internet WAN mit dem System verbunden ist Online Betrieb Betriebsart bei der das SpeechFlow System Informationen und Daten verarbeitet w hrend es ber das lokale Netzwerk LAN oder das Internet WAN mit dem SpeechFlow Server verbunden ist Glossar 65 Organisationseinheit Einheit innerhalb einer Organisation die eine bestimmte Gruppe von Benutzern umfasst Organisationseinheiten sind oft hierarchisch strukturiert Ein Benutzer kann nur einer Organisationseinheit angeh ren Phase Ein bestimmter von einem Benutzer ausgef hrter Teil des Workflow in dessen Verlauf sich eine Arbeitseinheit in verschiedenen Stati befinden kann in Arbeit bereit unterbrochen beend
62. inden Sie auch in Arbeitseinheit aus einer importierten Datei erstellen in Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren Digital Pocket Memo mit SpeechFlow verwenden in Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren Transkription Benutzer mit der Benutzerrolle des Transkriptionisten geben Diktate ein Die folgenden Schritte finden in der Phase Transkription statt W hlen einer Arbeitseinheit Festlegen der Eigenschaften der Arbeitseinheit Transkribieren Abschlie en der Transkription W hlen einer Arbeitseinheit Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt Ihre aktive Arbeitsliste enth lt Arbeitseinheiten die sich in der Phase Transkription befinden unabh ngig davon ob die Transkription bereits begonnen wurde oder nicht Im Allgemeinen werden Sie die Arbeitseinheit bearbeiten die sich ganz oben in Ihrer aktiven Arbeitsliste befindet weil Sie die h chste Priorit t hat oder bald f llig ist Sie k nnen jedoch jede Arbeitseinheit in Ihrer Arbeitsliste ausw hlen Um mit der Arbeit an einer Arbeitseinheit zu beginnen w hlen Sie eine Arbeitseinheit mit dem Status Bereit aus und klicken Sie das Symbol Transkribieren auf der Arbeitseinheitenleiste oder doppelklicken Sie die Arbeitseinheit SpeechMike Executive Transkribieren und Microsoft Word werden automatisch ge ffnet Klicken Sie die Schaltfl che Wiedergabe in SpeechMike Executive Transkribieren um die Audiodatei abzuspielen Geben Sie Ihre Tran
63. iodateiformate WAV und DSS e Textdateien Dokumente und Textdateien z B Microsoft Word Dokumente die au erhalb von SpeechFlow erstellt wurden e Archivierte Arbeitseinheiten Dazu geh ren die XML und WAV Dateien sowie alle anderen Dateien die einer Arbeitseinheit zugeordnet sind Sie k nnen einen Transkriptionisten anweisen Audiodateien zu importieren die von Ihrem mobilen Eingabeger t heruntergeladen wurden Gehen Sie wie folgt vor um eine Arbeitseinheit aus einer importierten Datei zu erstellen 1 Gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Importieren aus oder klicken Sie die Schaltfl che Importieren auf der Werkzeugleiste Die Dialogbox Import einer Arbeitseinheit wird angezeigt 9 Import einer Arbeitseinheit i x Dateien Eigenschaften Dateiname Beschreibung CL C Dokumente und Einstellungen administrator e gene Datei tet file 1 kB Bl Nach Import l schen Durchsuchen Entfernen Importieren Abbrechen Hilfe ae 28 SpeechFlow Benutzerhandbuch Klicken Sie die Schaltfl che Durchsuchen um die Datei en zu finden die Sie importieren wollen W hlen Sie die Datei en aus und klicken Sie die Schaltfl che ffnen Die ausgew hlten Dateien werden in der Dialogbox Import einer Arbeitseinheit angef hrt Aktivieren Sie das Kontrollk stchen in der Spalte Eigenschaften falls Sie in SpeechFlow nderungen an den Eigenschaften dieser Arbeitseinheit vornehmen wollen Dadurch
64. ise allerdings entsprechen alle Eigenschaften den Standardeigenschaften au er Sie nehmen manuelle nderungen in der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit vor Hinweis Ausf hrliche Informationen zur Arbeit mit einem bestimmten SpeechMike Mikrofon finden Sie in der Produktdokumentation die mit dem Ger t mitgeliefert wird Genaue Informationen zur Verwendung eines SpeechMike Mikrofons mit SpeechMike Executive Diktieren finden Sie im Anhang der SpeechMike Executive Online Hilfe SpeechMike Pro 1 Dr cken Sie die Aufnahme Taste des SpeechMike Pro Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt 2 F llen Sie die erforderlichen Felder aus au er Sie haben Standardeigenschaften f r Arbeitseinheiten definiert siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten 3 Dr cken Sie erneut die Aufnahme Taste SpeechMike Executive Diktieren wird gestartet und der Aufnahmemodus geht in den Modus AUFNAHMEPAUSE ber 4 Um die Aufnahme zu starten dr cken Sie die Wiedergabe Taste SpeechMike Classic internationale Ausgabe 1 Dr cken Sie die Aufnahme Taste des SpeechMike Classic internationale Ausgabe Sie k nnen auch die Taste auf der R ckseite dr cken Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt 2 F llen Sie die erforderlichen Felder aus au er Sie haben Standardeigenschaften f r Arbeitseinheiten definiert siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten 3 Dr cken Sie erneut die A
65. it der letzten nderung der Arbeitseinheit an e Phase Das zeigt die Phase an in der sich die Arbeitseinheit befindet e Status Das zeigt den Status der Arbeitseinheit an e Benutzt von PC Das zeigt den Namen des PCs an der derzeit Zugriff auf die Arbeitseinheit hat unabh ngig davon ob sie ausgecheckt ist oder nicht e bertragung Das zeigt Ihnen den Status der Arbeitseinheiten die derzeit heruntergeladen werden e Archiviert Das zeigt Ihnen ob eine Arbeitseinheit archiviert ist e Erstellungsdatum Dieses Feld wird von SpeechFlow automatisch ausgef llt es kann dazu verwendet werden die Zeit zu berechnen die f r das Abschlie en einer Arbeitseinheit ben tigt wird e Dokumentdatei Das ist die Vorlage des Arbeitstyps e Audiodatei Das ist der Pfad der Audiodatei e Anweisungsdatei Das ist die Datei die die gesprochene Anweisungen enth lt die in SpeechMike Executive aufgenommen wurden e DIR Datei Das ist eine tempor re Datei von SpeechMike Executive e SFD Datei Das ist eine Datei in der andere Informationen von SpeechMike Executive gespeichert sind e L nge der Audiodatei Das zeigt an wie lange das Diktat ist e Autor Das ist die Person die die Audiodatei der Arbeitseinheit diktiert hat Hinweis Wenn Sie eine Arbeitseinheit f r die Offline Arbeit auschecken wird eine Statusanzeige in der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit angezeigt Diese zeigt den Fortschritt des Download an 46 Spe
66. itseinheit Transkription in SpeechMike Executive schlie en Wenn Sie das Transkribieren beenden wollen k nnen Sie Ihre Transkription mit SpeechMikeExecutive Transkribieren schlie en Fertig stellen Klicken Sie diese Schaltfl che wenn Sie die Verarbeitung der Arbeitseinheit beendet haben Alle nderungen werden gespeichert und die Arbeitseinheit wird an die n chste Phase weitergeleitet zum Beispiel an berpr fung Speichern Klicken Sie diese Schaltfl che wenn Sie die Verarbeitung einer Arbeitseinheit unterbrechen wollen Alle nderungen werden gespeichert es wird jedoch nicht signalisiert dass die Arbeitseinheit beendet und f r das Routing bereit ist Sie bleibt in der Phase Transkription der Status ndert sich zu unterbrochen Abbrechen Klicken Sie diese Schaltfl che um die Transkription zu schlie en ohne sie zu speichern Ihre Anderungen gehen verloren Transkription unterbrechen Die Transkription einer Arbeitseinheit muss nicht innerhalb einer Sitzung beendet werden Sie k nnen eine Transkription unterbrechen und sie sp ter fortsetzen ohne dass die Arbeitseinheit an die n chste Phase weitergeleitet wird Um eine Arbeitseinheit zu unterbrechen klicken Sie das Symbol x in der rechten oberen Ecke von Microsoft Word In der Dialogbox Microsoft Word beenden w hlen Sie die Option Arbeitseinheit unterbrechen aus Sie k nnen aber auch Speichern in SpeechMike Executive klicken Ihre Arbeit wird gespeichert die
67. jede SpeechFlow Sitzung erstellt das System eine Protokolldatei die Informationen zu dieser Sitzung enth lt Diese Datei ist n tzlich f r den Systemadministrator Wenn Sie w hrend einer bestimmten Sitzung Probleme mit SpeechFlow haben k nnen Sie die Protokolldatei an den Server senden wo der Systemadministrator darauf zugreifen kann Gehen Sie zum Men Hilfe und w hlen Sie Protokolldatei Management aus Die Dialogbox Protokolldatei Management wird angezeigt sie enth lt eine Liste Ihrer Protokolldateien Jede Datei ist nach der Uhrzeit und dem Datum Ihrer Anmeldung bei SpeechFlow benannt W hlen Sie eine Datei aus und klicken Sie die Schaltfl che Senden um die Protokolldatei auf den Server zu kopieren Klicken Sie die Schaltfl che Entfernen um die Protokolldatei aus der Liste zu l schen Hinweis Protokolldateien werden nicht automatisch aus dem System gel scht Alle Benutzer sollten Dateien regelm ig manuell l schen Glossar 61 Glossar Das ist eine Liste von Begriffen die in SpeechFlow und der Online Hilfe verwendet werden Aktivit t T tigkeit die einen logischen Schritt innerhalb eines Prozesses bildet Eine Aktivit t kann manuell oder automatisiert sein Wenn z B ein Autor die Aufnahme eines Diktats abgeschlossen hat gibt das SpeechFlow System die Arbeitseinheit an die entsprechende n chste Phase weiter die Transkription Anmeldename Eindeutiger Name mit dessen Hilfe SpeechFlow einen Benutzer i
68. ken Sie die Schaltfl che Speichern In Microsoft Word k nnen Sie auch das Symbol x in der rechten oberen Ecke klicken und die Option Arbeitseinheit unterbrechen in der Dialogbox Microsoft Word beenden ausw hlen Ihre Arbeit wird gespeichert die Arbeitseinheit wird jedoch nicht an die n chste Phase weitergeleitet berpr fung einer unterbrochenen Arbeitseinheit fortsetzen Wenn Sie eine berpr fung nicht in einer Sitzung beendet haben k nnen Sie sie auch sp ter jederzeit beenden Gehen Sie wie folgt vor um die berpr fung fortzusetzen 1 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 2 Wahlen Sie aus den Arbeitseinheiten die in der Phase berpr fung sind und den Status Unterbrochen haben die Arbeitseinheit aus die Sie bearbeiten wollen 3 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol berpr fen auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechMike Executive Diktieren und Microsoft Word werden automatisch ge ffnet und Sie k nnen die berpr fung fortsetzen Sie k nnen auch eine Arbeitsliste Benutzerdefiniert erstellen indem Sie Filter verwenden 1 Definieren Sie einen Filter mit den Filterbedingungen Phase berpr fung AND Status Unterbrochen 2 bernehmen Sie den Filter 3 W hlen Sie die gew nschte Arbeitseinheit aus der angezeigten Arbeitsliste Benutzerdefiniert aus 4 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol berpr fen auf der Arbeit
69. kflow mit der Hilfe von Software definiert und verwaltet Dieses System kann die Prozessdefinition interpretieren mit den Workflow Teilnehmern interagieren und wenn n tig Anwendungen aufrufen Workflow Teilnehmer Ressource die jene Arbeit verrichtet die von einer Workflow Aktivit t bergeben wurde Diese Arbeit besteht normalerweise aus einer oder mehreren Arbeitseinheiten die dem Workflow Teilnehmer ber die Arbeitsliste zugewiesen werden Workflow Typ Eigenschaft einer Arbeitseinheit die die Phasen dieser Arbeitseinheit definiert bis sie abgeschlossen ist Der Workflow Typ basiert auf der Prozessdefinition Zugriffsrecht Recht das es einem Benutzer erm glicht bestimmte Aufgaben oder Aktivit ten hinsichtlich der Daten im SpeechFlow System durchzuf hren Zum Beispiel das Erstellen von neuen Benutzern Index Index 4 4 Funktionsschalter 58 A Aktive Arbeitseinheiten 13 50 Aktiviert 37 Aktivit t Definition 61 Aktualisieren Schaltfl che 14 Allgemein Register 39 Andere Arbeitsgruppe 10 ndern Eigenschaften der Arbeitseinheit 44 Kennwort 37 Anmelden 12 Anmeldename 12 Definition 61 Anpassen Arbeitsliste 51 55 Ansicht Men 16 Anweisung Hinzuf gen 21 Arbeit Offline 25 Arbeitseinheiten 14 43 Aktiv 13 Arbeitsliste 50 Aufnahme 19 Auschecken 26 Ausw hlen 19 30 Definition 61 Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit 43 Eigenschaften 43 44 Eigenschaften der Arbeits
70. l scht vorausgesetzt die entsprechende Download Konfigurationseinstellung wurde vorgenommen Benutzereigenschaften Autoren ben tigen in SpeechFlow einen Kurznamen damit das Schl sselwort das dem Namen des Autors auf dem Digital Pocket Memo entspricht dem Namen des Autors in SpeechFlow zugeordnet werden kann Der Grund daf r ist die begrenzte Zeichenzahl auf dem Digital Pocket Memo SpeechFlow erstellt automatisch einen Kurznamen sobald der Workflow Administrator einen neuen Benutzer zum System hinzuf gt Der Administrator kann den Kurznamen ndern wenn er den neuen Benutzer zum System hinzuf gt danach kann der Kurzname jedoch nicht mehr ge ndert werden Wenn die Arbeitseinheit nach SpeechFlow importiert wird identifiziert dieser Kurzname die Arbeitseinheit und SpeechFlow verarbeitet die Arbeitseinheit entsprechend Sie wird immer zu der Arbeitsliste des richtigen Autors hinzugef gt Appendix DPM 57 Priorit t Das Digital Pocket Memo hat nur zwei Einstellungen f r die Priorit t Priorit t oder keine Priorit t Wenn einer Arbeitseinheit auf dem Digital Pocket Memo Priorit t zugewiesen wurde erh lt sie in SpeechFlow einen durchschnittlichen Grad der Priorit t DPM Schl sselw rter Im Allgemeinen unterst tzen die DPM Ger te nur 2 Schl sselw rter Ausnahmen siehe unten In SpeechFlow entspricht Schl sselwort 1 dem Autor und Schl sselwort 2 dem Arbeitstyp DPM 9400 Schl sselw rter 3 bis 5 k nnen von
71. low Module SpeechFlow hat folgende Module fi SpeechFlow Endbenutzermodul Dieses Modul erm glicht Autoren und Transkriptionisten Arbeitseinheiten zu verarbeiten von der Aufnahme bis zum fertigen Dokument SpeechFlow Systemadministration Dieses Modul erm glicht dem Systemadministrator das System zu aktualisieren Hier kann der Systemadministrator die Systemressourcen auswerten Es ist erforderlich dieses Modul vor den anderen zu installieren Jr SpeechFlow Workflow Administration Dieses Modul erlaubt dem Workflow Administrator festzulegen wie SpeechFlow von den Endbenutzern Autoren und Transkriptionisten verwendet wird Der Workflow Administrator installiert Benutzer und definiert Workflow Typen Arbeitstypen sowie viele andere Aspekte des Workflow Zus tzliche Software SpeechFlow bietet auch ein Tool zum Definieren und ndern der Prozessdefinitionen von Workflow Typen Das SpeechFlow Prozessdefinitions Tool ist in der SpeechFlow Standardkonfiguration nicht enthalten Das Tool ist auf einer eigenen CD verf gbar Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem H ndler Kapitel 2 Grundlagen T Kapitel 2 Grundlagen Dieses Kapitel stellt einige Konzepte vor die f r SpeechFlow wesentlich sind Definitionen grundlegender Begriffe finden Sie auch im Glossar in diesem Dokument Ein typischer Workflow Ein Workflow ist die Automatisierung eines Gesch ftsprozesses bei dem Dokumente Informationen oder Aufgaben von ein
72. men Wenn der Systemadministrator das System zur Wartung stoppt w hrend Sie offline arbeiten sind Sie davon nicht betroffen Wenn Sie allerdings versuchen die Verbindung zum System wiederherzustellen erhalten Sie die Meldung dass das System gestoppt wurde Sie m ssen warten bis das System l uft um Arbeitseinheiten einzuchecken Wenn der Systemadministrator das System zur Wartung stoppt w hrend Sie online arbeiten wird Ihr PC die Arbeit wie im Offline Betrieb fortsetzen Online arbeiten Wenn Sie die Offline Arbeit beendet haben m ssen Sie die Verbindung zum System wiederherstellen und die Arbeitseinheit einchecken damit SpeechFlow das System aktualisieren kann Die Arbeitseinheit kann dann an die n chste Phase weitergegeben werden falls Sie das w nschen oder in der momentanen Phase verbleiben bis Sie sie ge ndert bearbeitet und signalisiert haben dass die Arbeitseinheit beendet und f r das Routing bereit ist Wenn Sie online arbeiten kann das SpeechFlow System Ihnen Meldungen senden Das System stellt sicher dass die Benutzer alle wichtigen Meldungen erhalten 26 SpeechFlow Benutzerhandbuch Einchecken Auschecken Wenn Sie eine oder mehrere Arbeitseinheiten auschecken wollen gehen Sie wie folgt vor 1 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 2 W hlen Sie aus der Liste jene Arbeitseinheit aus an der Sie offline arbeiten wollen Um mehrere Arbeitseinhei
73. mit dem SpeechFlow Endbenutzermodul Sie verarbeiten Arbeitseinheiten in der Phase Transkription e Arbeitslisten Manager Der Arbeitslisten Manager arbeitet mit dem Workflow Administrations Modul Er berwacht die Arbeitslisten aller Autoren und Transkriptionisten Wenn eine Arbeitseinheit berf llig ist kann er ihren Priorit tsgrad erh hen um sicherzustellen dass sie schnell abgeschlossen wird e Workflow Administrator Der Workflow Administrator arbeitet mit dem Workflow Administrations Modul Er installiert Benutzer definiert Workflow Typen Arbeitstypen und viele andere Aspekte des Workflow Kapitel 2 Grundlagen 9 e Systemadministrator Der Systemadministrator arbeitet mit dem Systemadministrations Modul Er installiert und wartet das System und k mmert sich um die Sicherung sowie die Archivierung Nach erfolgreicher Anmeldung erkennt SpeechFlow die Ihnen zugewiesene Benutzerrolle Das Hauptfenster zeigt Ihre Arbeitsliste an zum Beispiel die Ihnen zugewiesenen Arbeitseinheiten und stellt jene Funktionen zur Verf gung die f r Ihre Benutzerrolle relevant sind Sie k nnen alle Informationen abrufen die in Zusammenhang mit Ihrer Benutzerrolle stehen SpeechFlow wei ob Sie mehr als eine Benutzerrolle haben Sie k nnen innerhalb einer Sitzung zwischen Benutzerrollen wechseln es ist nicht notwendig sich ab und wieder anzumelden Zugriffsrechte f r SpeechFlow Benutzer Jeder Benutzer verf gt ber eine individu
74. n fordern den Benutzer z B auf Daten einzugeben Einstellungen vorzunehmen sowie Dateien zu ffnen oder zu speichern Digital Pocket Memo Mobiles Eingabeger t das von Philips f r die Aufnahme von Diktaten entwickelt wurde Diese Diktate werden digital gespeichert und k nnen f r die weitere Verarbeitung auf einen PC heruntergeladen werden Es gibt ein paar Beschr nkungen f r die Erstellung von SpeechFlow Arbeitseinheiten mit dem Digital Pocket Memo z B in Hinblick auf den Workflow Typ SpeechFlow bietet Konfigurationsoptionen f r das Digital Pocket Memo Durchlaufzeit Verstrichene Zeit zwischen dem Beginn der Aufnahme einer Arbeitseinheit und dem Abschluss der Transkription dieser Arbeitseinheit Einchecken Ruckgabe einer Arbeitseinheit an das SpeechFlow System nachdem offline daran gearbeitet wurde d h dass es zuvor ausgecheckt wurde Ergebnis Dateityp Dateityp der das Ergebnis eines bestimmten Schritts im Workflow ist Eine Audiodatei WAV ist z B der Ergebnis Dateityp der Aufnahme und ein Dokument DOC ist der Ergebnis Dateityp der Transkription Export Macht eine Arbeitseinheit au erhalb des SpeechFlow Systems verf gbar Exportieren erzeugt eine XML Datei die eine Arbeitseinheit alle ihre Eigenschaften und Verweise auf andere Dateien z B eine Audiodatei beschreibt Geschriebene Anweisung Zus tzliche Daten die ber die SpeechFlow Benutzeroberfl che eingegeben und mit der Arbeitseinheit gespeichert
75. n kann Welche Felder ge ndert werden k nnen h ngt von der aktuellen Phase und dem aktuellen Status der Arbeitseinheit sowie den Zugriffsrechten des Benutzers ab Um die Eigenschaften der Arbeitseinheit anzuzeigen einzelklicken Sie eine Arbeitseinheit in Ihrer Arbeitsliste und w hlen Sie das Symbol Eigenschaften auf der Arbeitseinheitenleiste die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt Erforderliche Felder l Ein Ausrufezeichen links von der Eigenschaft bedeutet dass sie erforderlich ist und ein Wert eingegeben werden muss Feldtypen Die Eigenschaften die bearbeitet werden k nnen werden durch ein Symbol angezeigt Klicken Sie das Symbol um die Eigenschaft wie folgt zu bearbeiten Texteingabefeld Sie k nnen Text eingeben Beispiel Kommentar geben Sie Ihren Text ein Zweiter Befund ee een mern Wertebereichfeld Sie k nnen einen Wert innerhalb eines gegebenen Bereichs angeben Beispiel Priorit t geben Sie Ihren Wert an 15 h chste Priorit t Numerisches Feld Sie k nnen einen Dezimalwert angeben Beispiel Durchlaufzeit geben Sie Ihren Wert an 1 5 der Bericht ist in eineinhalb Stunden f llig 3 Datum Uhrzeitfeld Sie k nnen Datum und Uhrzeit ndern Beispiel F llig am um ndern Sie Datum und Zeit 01 18 2003 12 00 Einzelauswahlliste Sie k nnen eine von mehreren Optionen ausw hlen Beispiel Arbeitstyp w hlen Sie einen Arbeitstyp Memo E Mehrfa
76. ndung zum System wiederherstellen und die Arbeitseinheit einchecken Import Arbeiten die Sie au erhalb von SpeechFlow erstellt haben k nnen in das System importiert werden es ist daher nicht notwendig Ihre Arbeit zu duplizieren Das kann ein effizienter Weg sein um neue Arbeitseinheiten zu erstellen und zu verarbeiten Dateien mit Ger ten wie dem Digital Pocket Memo zu erstellen macht Ihre Arbeitsweise noch flexibler 12 SpeechFlow Benutzerhandbuch Kapitel 3 SpeechFlow berblick Dieses Kapitel stellt die SpeechFlow Benutzeroberfl che vor Anmeldung Hauptfenster Werkzeugleiste Arbeitseinheitenleiste und Men s Anmelden bei SpeechFlow Um sich anzumelden und Zugriff auf das System zu erhalten ben tigen alle Benutzer e Einen Anmeldenamen Das ist ein eindeutiger Name der vom Workflow Administrator definiert wurde er erm glicht SpeechFlow Sie zu erkennen e Ein Kennwort Ihr anf ngliches Kennwort wird vom Workflow Administrator definiert Sie k nnen es jederzeit ndern siehe Kennwort ndern Folgen Sie diesen Schritten um sich bei SpeechFlow anzumelden 1 Starten Sie Ihren PC 2 Gehen Sie zum Men Start Programme SpeechFlow und w hlen Sie SpeechFlow aus Die Anmeldungs Dialogbox wird angezeigt 3 Geben Sie Ihren Anmeldenamen ein 4 Geben Sie Ihr Kennwort ein 5 Klicken Sie die Schaltfl che OK Nur Offline Arbeit W hlen Sie diese Option aus wenn Sie getrennt vom SpeechFlow System arbei
77. nen Sie jede Arbeitsliste nach der Spalten berschrift sortieren zum Beispiel nach Phase Status oder Erstellungszeit Doppelklicken Sie eine beliebige Spalten berschrift ein Pfeil wird angezeigt und Sie k nnen zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge w hlen Mit der Auswahlliste f r die Arbeitsliste unterhalb der Werkzeugleiste k nnen Sie eine der folgenden Ansichten f r Ihre Arbeitsliste ausw hlen e Aktive Arbeitseinheiten Wenn Sie ein Autor sind enth lt diese Arbeitsliste Ihre Arbeitseinheiten die sich in der Phase Aufnahme oder berpr fung befinden Die Farbe im Hintergrund definiert die Kategorie der Arbeitseinheit Wenn Sie ein Transkriptionist sind enth lt diese Arbeitsliste die Arbeitseinheiten die Ihnen f r die Transkription zugewiesen sind Arbeitseinheiten sind nach ihrer Priorit t gereiht Die Arbeitseinheit mit der h chsten Priorit t befindet sich ganz oben in der Liste und sollte zuerst bearbeitet werden die Arbeitseinheit die an zweite Stelle gereiht ist hat zweith chste Priorit t usw Die Farbe im Hintergrund hilft Ihnen zu erkennen welche Arbeitseinheiten Ihnen pers nlich zugewiesen sind welche Arbeitseinheiten Ihrer Arbeitsgruppe zugewiesen sind und welche andere Arbeitseinheiten sind e Nicht aktive Arbeitseinheiten Wenn Sie ein Autor sind enth lt diese Arbeitsliste Arbeitseinheiten die Sie aufgenommen haben und die sich derzeit in der Phase Transkription befind
78. nheiten 43 Kapitel 7 Arbeitseinheiten Autoren und Transkriptionisten verarbeiten Arbeitseinheiten auf unterschiedliche Weise und in verschiedenen Phasen des Workflow Im Allgemeinen beginnt eine Arbeitseinheit mit der Aufnahme und liefert ein gedrucktes Dokument das einem E Mail oder Fax angef gt ist Arbeitseinheiten werden in Ihrer Arbeitsliste angezeigt Sowohl Autoren als auch Transkriptionisten k nnen Arbeitseinheiten erstellen Autoren k nnen Arbeitseinheiten mit einer Audiodatei erstellen Transkriptionisten k nnen Arbeitseinheiten mit einer Transkription erstellen Quellen der Arbeitseinheit Eine Arbeitseinheit kann aus folgenden Quellen erstellt werden e Einer Audiodatei aus SpeechMike Executive e Einer Audiodatei die vom Digital Pocket Memo oder einem anderen Ger t importiert wurde e Einer Arbeitseinheit die importiert und archiviert wurde mit Audiodatei undTextdokument e Einer geschriebenen Datei die importiert wurde e Einer Kopie einer abgeschlossenen Arbeitseinheit im SpeechFlow System Eigenschaften der Arbeitseinheit Alle Informationen die f r SpeechFlow Arbeitseinheiten relevant sind werden in einer gro en Anzahl von Eigenschaften gespeichert jede Eigenschaft hat einen Feldnamen und einen oder mehrere Werte Diese Felder k nnen schreibgesch tzte Informationen enthalten Eigenschaften die grau abgeblendet sind und Eigenschaften die der Benutzer f r die entsprechende Arbeitseinheit nder
79. nnnnnnnnnnenennnn nennen 36 Benutzervoreinstellungen Benutzereigenschaften s00044400Bnennn nenn 37 KEenHWOTL angemessenen 37 Benutzervoreinstellungen Benachrichtigung e4s004ensnnenn nenne nennen 38 Benutzervoreinstellungen Farbe ccccsccsssececeseecseseeceseecseseeseueeseueeensueeenenes 39 4 SpeechFlow Benutzerhandbuch Benutzervoreinstellungen AIIQ Mein cccccceceeceeeeeseeeeeseeeeeeeeeesaueeeseueeeseeessaaes 39 Benutzervoreinstellungen DPM ccccssececesececeseeceeseeceeseeseseeeseeeseueeeseuersneness 40 DRNERONN QU AMO een arena 40 Dateien vom DPM herunterladen 002240022400200002n0 nenn nnnn nenn nenne nen nennenenennen 42 Kapitel 72 ArDEHSEINNEINEn u ee 43 Eigenschaften der Arbeitseinheit 02 2200220000000000000nnnnnnonnnnnnennnnne nennen 43 Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte cccceeceeseeeeeeeeeeeneeeees 44 Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten u 004s000nennnn nennen nnennnen 46 Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten hinzuf gen 24s0sne nen 47 Arbeiltlseinnell Ko pleren zes area 48 Arbeitseinheit exporlieren u02020020000000000nnonnnnnnnnn nenne nenn nenne nenne nase nennen 49 Kapel 8 ArDellsliste nun einer 50 Fllen ansehe 51 Filter speichern und laden 222
80. oder der Aufnahme zu korrigieren Der Vorgang der berpr fung und Korrektur kann in mehreren Sitzungen stattfinden Ein Autor kann manuelle nderungen am Textdokument oder nderungen an der Audiodatei einer Arbeitseinheit vornehmen damit sie erneut vom Transkriptionisten bearbeitet wird Die Arbeitseinheit wird dann an den Transkriptionisten Zuruckgeleitet der die erforderlichen nderungen vornimmt Die Arbeitseinheit kann dann an den Autor zur ckgeleitet werden damit er sie abschlie t Ein Transkriptionist kann Hinweise hinzuf gen die vom Autor w hrend der berpr fung ber cksichtigt werden k nnen Dies geschieht im Feld Kommentar der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit Gehen Sie wie folgt vor um eine Arbeitseinheit zu berpr fen 1 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 2 W hlen Sie aus den Arbeitseinheiten mit der Phase berpr fung jene aus die Sie bearbeiten wollen 3 Um die Arbeit fortzusetzen klicken Sie das Symbol berpr fen auf der Arbeitseinheitenleiste Sie k nnen auch eine Arbeitsliste Benutzerdefiniert erstellen indem Sie Filter verwenden 1 Definieren Sie einen Filter mit der Filterbedingung Phase berpr fung 2 bernehmen Sie den Filter 3 W hlen Sie die gew nschte Arbeitseinheit aus der angezeigten Arbeitsliste Benutzerdefiniert aus 4 Klicken Sie das Symbol berpr fen auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechMik
81. on 62 Symbol 14 Auslastung Definition 62 Ausw hlen 70 Arbeitseinheiten 19 30 Automatische Verteilung 10 Automatischer Download DPM Dateien 42 Autor 8 Arbeitseinheit erneut ffnen 22 Arbeitsliste 13 50 Aufnehmen 19 Definition 62 Fertige Arbeitseinheit bearbeiten 22 berblick 18 berpr fung 23 Zugriffsrechte 9 B Bedingter Status bergang Definition 62 Bedingungen Filter 51 Begriffe 61 Benachrichtigung Register 38 Benutzer 8 Definition 62 Einstellungen 36 Kennwort ndern 37 Name 37 Voreinstellungen 36 Zugriffsrechte 9 Benutzereigenschaften Definition 62 Register 37 Benutzerrollen 8 Benutzereigenschaften 37 Definition 63 Menu 16 Benutzervoreinstellungen Allgemein 39 Benachrichtigung 38 Benutzereigenschaften 37 DPM 40 Betrieb Offline 11 Online 11 D Datei Menu 16 Daten Eigenschaften der Arbeitseinheit 44 Definitionen 61 Dialogbox Definition 63 Digital Pocket Memo 56 Audiodateien importieren 28 Dateien herunterladen 42 Definition 63 Download Konfiguration 40 Kurzname 56 Dokumenterstellung 7 Download Dateien vom DPM 42 SpeechFlow Benutzerhandbuch DPM Konfiguration 40 DPM Automatischer Download von Dateien 42 Dateien herunterladen 42 Definition 63 Digital Pocket Memo 56 Download Konfiguration 40 Importieren 28 Register 40 DPM 9400 57 58 DPM Konfiguration 40 DPM Schl sselw rter 57 Durchlaufzeit Definition
82. ption SpeechMike Executive 33 Schl sselw rter 57 SFPDL Definition 66 Sicherung Definition 66 Spalten Arbeitsliste 55 Einstellungen 55 Schaltfl che 14 SpeechFlow 5 Anmelden 12 Arbeitseinheiten 43 Arbeitseinheitenleiste 14 Funktionen 5 Funktionen f r Autoren 18 Funktionen f r Transkriptionisten 30 Hauptfenster 13 Module 6 Online Hilfe 5 Phasen und Stati 8 Prozessdefinitions Tool 6 Starten 12 Systemadministration 6 Werkzeugleiste 14 Workflow 7 Workflow Administration 6 Zugriffsrechte 9 SpeechFlow Client 6 Definition 66 SpeechFlow Datenbank Definition 66 SpeechFlow Prozessdefinitionssprache Definition 66 SpeechFlow Server Definition 66 SpeechFlow System Definition 66 SpeechFlow Systemadministration Definition 66 SpeechFlow Workflow Administration Definition 66 SpeechMike Executive 58 SpeechFlow Benutzerhandbuch Aufnahme 19 Definition 67 Erstellen 20 Transkription schlie en 33 Speichern Filter 54 Standardeigenschaften Arbeitseinheiten 46 Standardeigenschaften hinzuf gen 47 Standardquellen Arbeitseinheiten 46 Starten 12 Stati 8 Aufnahme unterbrechen 21 Definition 67 Transkription unterbrechen 33 berpr fung unterbrechen 24 Status bergang 8 Definition 67 Systemadministration 6 Systemadministrator 8 Definition 67 T Teilnehmer 7 Ton Neue Arbeitseinheit 38 Trace Datei 60 Transkribieren Symbol 14 Transkription Arbeitseinheit e
83. r Arbeitseinheit offline zu arbeiten siehe Einchecken Auschecken Einchecken Dieses Symbol erm glicht Ihnen eine ausgecheckte Arbeitseinheit an das SpeechFlow System zur ckzugeben siehe Einchecken auschecken gt L schen Dieses Symbol erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit zu l schen einschlie lich der Audiodatei und aller anderen Daten die zu dieser Arbeitseinheit geh ren Sie k nnen nur Arbeitseinheiten l schen die Sie erstellt haben Kopieren Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine neue Arbeitseinheit aus einer abgeschlossenen Arbeitseinheit zu erstellen siehe Arbeitseinheit kopieren u Zur ck zu Dieses Symbol wird nur angezeigt wenn der Workflow diese Funktion unterst tzt Klicken Sie dieses Symbol um den Workflow zu unterbrechen d h um an einer Arbeitseinheit zu arbeiten die bereits an die n chste Phase weitergegeben wurde Diese Funktion kann nur angewendet werden wenn die weitergegebene Arbeitseinheit noch nicht vom n chsten Benutzer bearbeitet wurde siehe Zur ck zu Aufnahme Zur ck zu Transkription 16 SpeechFlow Benutzerhandbuch Men s SpeechFlow bietet folgende Menubefehle Menu Datei Neu Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine neue Arbeitseinheit zu erstellen Importieren Dieser Men befehl erm glicht Ihnen eine Arbeitseinheit nach SpeechFlow zu importieren Exportieren Dieser Men befehl exportiert eine Arbeitseinheit unter einem externen Pfad Beenden
84. rator gleich aus 4 In der Spalte Wert geben Sie die bestimmten Informationen ein nach denen Sie suchen Geben Sie zum Beispiel den Namen des Arbeitstyps ein Memo Sie haben folgende Filterbedingung definiert Arbeitstyp Memo 5 Klicken Sie die Schaltfl che bernehmen Die Liste zeigt nun ausschlie lich Arbeitseinheiten an denen als Arbeitstyp Memo zugewiesen ist Hinweis Wenn Sie den Operator LIKE verwenden m ssen Sie das Sternchen als Platzhalter in Kombination mit Ihrem Suchbegriff verwenden Zum Beispiel Transkrip tioni LIKE Fera Ergebnis Alle Transkriptionisten deren Namen mit tra enden Transkript1on se LIKE Tra Ergebnis Alle Transkriptionisten deren Namen mit tra beginnen Transkript 10nI1st EIKE tra Ergebnis Alle Transkriptionisten deren Namen tra enthalten 54 SpeechFlow Benutzerhandbuch Mehrere Filterbedingungen bernehmen Jedes Mal wenn Sie die Schaltfl che Neu klicken wird eine neue Zeile zu der Liste hinzugef gt in der Sie eine Filterbedingung definieren k nnen Indem Sie die Wahl bei Logischer Operator definieren definieren Sie das Verh ltnis zwischen diesen Filterbedingungen Zum Beispiel wurden folgende Filterbedingungen definiert Arbeitstyp Memo Transkriptionist LIKE tra Erstellungsdatum gt 01 01 2003 e Wenn Sie den Operator AND angeben und die Schaltfl che bernehmen klicken zeigt die Liste nur Arbeitseinheiten an die den Arbeitstyp Memo haben Die Namen
85. rbeitseinheit zu erstellen Kapitel 3 SpeechFlow berblick 17 Menu Benutzerrolle Dieses Menu zeigt die Benutzerrollen an die Ihnen zugewiesen sind Die Rolle mit der Sie gerade angemeldet sind ist mit einem H kchen versehen W hlen Sie eine andere Rolle aus um Ihre Benutzerrolle w hrend einer Sitzung zu ndern Menu Ansicht Filter Dieser Menubefehl erm glicht Ihnen Ihre Arbeitsliste anzupassen Spalten Dieser Men befehl erm glicht Ihnen Spalten in Ihrer Arbeitsliste anzuzeigen oder auszublenden Menu Einstellungen Benutzervoreinstellungen Dieser Men befehl erm glicht Ihnen Ihre Benutzereinstellungen anzupassen Eigenschaften der Arbeitseinheit Dieser Men befehl erm glicht Ihnen Standardeigenschaften f r Arbeitseinheiten festzulegen DPM Konfiguration Dieser Men befehl erm glicht Ihnen Einstellungen f r das DPM Download Konfigurationsprogramm vorzunehmen und es zu starten Menu Hilfe Dieses Men beinhaltet Befehle mit denen Sie auf das umfassende Hilfe System zugreifen und Informationen zu SpeechFlow sowie der Protokolldatei anzeigen k nnen 18 SpeechFlow Benutzerhandbuch Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren Autoren erstellen Arbeitseinheiten nehmen sie auf und berpr fen sie Grundlegende Informationen finden Sie in Kapitel 2 Grundlagen Informationen zur Benutzeroberfl che von SpeechFlow finden Sie in Kapitel 3 SpeechFlow berblick Neue Arbeitseinheit erstellen
86. ribiert berpr ft und archiviert werden Bedingter Status bergang Ein Status bergang bei dem die n chste Phase von bestimmten Kriterien abh ngt zum Beispiel kann eine Arbeitseinheit nach der Transkription entweder an die Phase berpr fung oder direkt an die Phase Abschluss weitergegeben werden Benutzer Person die das SpeechFlow System verwendet Jeder Benutzer hat eine oder mehrere Rollen Autor Transkriptionist Workflow Administrator Systemadministrator Arbeitslisten Manager Einige Benutzer Transkriptionisten sind einer Arbeitsgruppe zugewiesen Ein Benutzer kann eine Reihe von Eigenschaften haben z B Anmeldename Adresse Benutzereigenschaften Daten die einem SpeechFlow Benutzer zugeordnet sind wie vollst ndiger Name Vorname Zweiter Vorname Nachname Anmeldename im SpeechFlow System Kennwort eine oder mehrere Benutzerrollen Glossar 63 Benutzerrolle Rolle die die Art der Interaktion eines Benutzers mit dem SpeechFlow System beschreibt Jeder Benutzerrolle sind ein oder mehrere Rechtepakete zugeordnet Im SpeechFlow System gibt es vordefinierte Rollen Autor Transkriptionist Workflow Administrator Systemadministrator Arbeitslisten Manager Zus tzliche Rollen k nnen vom Workflow Administrator definiert werden Dialogbox Fenster das am Bildschirm erscheint und Felder Schaltfl chen sowie verschiedene Optionen enth lt mittels derer Benutzer bestimmte Aufgaben durchf hren Dialogboxe
87. rstellen 35 Arbeitseinheiten 30 Arbeitseinheiten erstellen SpeechMike Executive 33 Arbeitseinheiten fertig stellen Microsoft Word 32 Arbeitseinheiten schlie en Microsoft Word 32 Arbeitseinheiten schlie en SpeechMike Executive 33 Audiodatei 30 Definition 67 Geschriebene Anweisung 30 Gesprochene Anweisung 30 Unterbrechen 33 zur ck zu 34 Transkriptionist 8 Arbeitseinheit erneut ffnen 34 Arbeitsliste 13 50 Definition 67 berblick 30 Zugriffsrechte 9 Transkriptionszeit Definition 67 U berblick 5 Funktionen f r Autoren 18 Funktionen f r Transkriptionisten 30 berpr fen Symbol 14 Index berpr fung Arbeitseinheiten 23 Unterbrechen 24 berschriften Arbeitsliste 55 Unterbrechen Arbeitseinheiten 21 24 33 Aufnahme 21 Transkription 33 berpr fung 24 Unterbrochen Definition 67 Stati 21 24 33 Upload Protokolldatei 60 V Verbinden Schaltfl che 14 Verbindung unterbrechen Schaltfl che 14 Verteilung 10 Definition 68 Voreinstellungen Benachrichtigung 38 Benutzer 36 Benutzereigenschaften 37 DPM 40 Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen 39 Farbe 39 Kennwort 37 Vorname 37 13 W WAV Datei Definition 68 Werkzeugleiste 14 WerkzeugleisteVerbinden Schaltfl che 14 Werte Eigenschaften der Arbeitseinheit 44 Wiederherstellung Definition 68 Willkommen 5 Workflow 7 Definition 68 Workflow Administration 6 Workflow Administrator
88. seinheitenleiste SpeechMike Executive Diktieren und Microsoft Word werden automatisch ge ffnet und Sie k nnen die Arbeit fortsetzen Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 25 Offline und online arbeiten Sie k nnen entweder mit dem System verbunden oder vom System getrennt arbeiten Offline arbeiten Die Trennung vom System erm glicht Ihnen Aufnahme und berpr fung offline vorzunehmen Existierende Arbeitseinheiten sollten vor der Trennung vom System ausgecheckt werden Neue Arbeitseinheiten k nnen offline erstellt werden Wenn Sie sich zur Offline Arbeit entschlie en bleibt Ihre Arbeitsweise gleich die Arbeitseinheit kann jedoch nicht an die n chste Phase weitergegeben werden Damit SpeechFlow diesen Vorgang ausf hren kann m ssen Sie die Verbindung zum System wiederherstellen und die Arbeitseinheit einchecken Siehe Einchecken Auschecken Die Funktion Auschecken erm glicht Ihnen eine oder mehrere Arbeitseinheiten auf einen Einzelplatz PC herunterzuladen Das kann auch ein Laptop sein somit sind Sie in der Wahl Ihres Arbeitsplatzes unabh ngig Die Offline Arbeit verleiht Ihnen exklusiven Zugriff auf eine Arbeitseinheit kein anderer Benutzer au er dem Workflow Administrator hat Zugriff auf diese Arbeitseinheit Falls notwendig kann der Workflow Administrator das Auschecken r ckg ngig machen In diesem Fall werden jedoch die nderungen die Sie offline an der Arbeitseinheit vorgenommen haben nicht vom System bernom
89. skription wie gewohnt ein Hinweis Informationen zur Arbeit mit SpeechMike Executive Transkribieren finden Sie in der SpeechMike Executive Online Hilfe Eigenschaften der Arbeitseinheit festlegen Wenn in der Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit etwas ge ndert werden muss zum Beispiel ein falscher Arbeitstyp kann das in der Phase Transkription korrigiert werden Diese Aktion h ngt jedoch von den Zugriffsrechten ab Klicken Sie das Symbol Eigenschaften auf der Arbeitseinheitenleiste um die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit anzuzeigen siehe Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte Kapitel 5 SpeechFlow f r Transkriptionisten 31 Transkribieren Microsoft Word wird mit der Vorlage ge ffnet die dem Arbeitstyp der Arbeitseinheit zugeordnet ist und Sie k nnen die Arbeitseinheit wie gewohnt transkribieren Die Transkription von Arbeitseinheiten mit SpeechMike Executive Transkribieren erm glicht Ihnen die gesprochenen Anweisungen und oder geschriebenen Anweisungen des Autors zu ber cksichtigen Diese Anweisungen enthalten Informationen die nicht direkt eingegeben werden sollen zum Beispiel Informationen zum Schriftsatz Sie k nnen gesprochene Anweisungen mithilfe von SpeechMike Executive Transkribieren abspielen 1 Gehen Sie zum Men Anweisung und w hlen Sie den Menubefehl Wiedergabe Stop aus oder klicken Sie das Symbol Wiedergabe Stop Anweisung auf der Werkzeugleiste Der Status WIEDERGA
90. ss Arbeitseinheiten importiert werden m ssen Visuelle Benachrichtigung Aktivieren Sie diese Option um eine Nachricht zu erhalten sobald eine neue Arbeitseinheit eingetroffen ist Akustische Benachrichtigung Aktivieren Sie diese Option um ein akustisches Signal zu erhalten sobald neue Arbeitseinheiten und neue Arbeitseinheiten mit hoher Priorit t eingetroffen sind Sie k nnen w hlen welche Art der akustischen Benachrichtigung Sie erhalten wollen e Standard W hlen Sie diese Option aus um das standardisierte akustische Signal zu erhalten e Bevorzugt W hlen Sie diese Option aus um Ihren eigenen Ton festzulegen Klicken Sie die Schaltfl che Durchsuchen um nach der entsprechenden Audiodatei zu suchen Hinweis Wenn Sie weder eine visuelle noch eine akustische Benachrichtigung erhalten wollen vergewissern Sie sich dass die Auswahl beider Optionen aufgehoben ist Kapitel 6 Benutzer 39 Benutzervoreinstellungen Farbe Das Register Farben der Dialogbox Benutzervoreinstellungen erm glicht Ihnen die Farben f r verschiedene Arbeitseinheiten in Ihrer Arbeitsliste zu definieren Sie k nnen verschiedene Farben f r folgende Kategorien von Arbeitseinheiten angeben e Arbeitseinheiten ohne Kategorie Das ist die Farbe f r Arbeitseinheiten die zu keiner der anderen Kategorien geh ren e Pers nliche Arbeitseinheiten Das ist die Farbe f r Arbeitseinheiten die dem Benutzer pers nlich zugewiesen sind und noch nicht b
91. stierende Arbeitseinheit kopieren und ndern Abgeschlossene Arbeitseinheiten werden zu diesem Zweck verwendet siehe Arbeitseinheit kopieren 36 SpeechFlow Benutzerhandbuch Kapitel 6 Benutzer Dieses Kapitel beschreibt die pers nlichen Einstellungen die Sie in SpeechFlow vornehmen k nnen Benutzervoreinstellungen SpeechFlow erm glicht Ihnen Ihre pers nlichen Einstellungen anzuzeigen und zu ndern Gehen Sie zum Men Einstellungen und w hlen Sie Benutzervoreinstellungen aus 9 Benutzervoreinstellungen x Benutzereigenschaften Allgemein Benachrichtigung Farben DPM Anmeldename Vorname Zweiter Vorname Nachname Kurzname Aktiviert Urganisatonseinheit E Mail Adresse Benutzerr llen Arbeitsgruppen Kennwort E ditor Michi L Bauer Michi Ja Finanzabteilung michi bauer amp unternehmen com Autor Transknptonst rbeitslisten Erief Transknptionisten Memo Tran Abbrechen Hilfe Die Dialogbox Benutzervoreinstellungen hat folgende Register e Benutzereigenschaften Sie k nnen Ihre pers nlichen Eigenschaften anzeigen und bestimmte Eigenschaften sowie Ihr Kennwort ndern siehe Benutzervoreinstellungen Benutzereigenschaften e Benachrichtigung Sie k nnen festlegen welche Art der Benachrichtigung Sie bei neuen Arbeitseinheiten erhalten wollen siehe Benutzervoreinstellungen Benachrichtigung e Farben Sie k nnen die Farben der Arbeitseinheit
92. t erreicht wird sie an die n chste Phase weitergegeben Status bergang Wechsel von einem Status zu einem anderen Der Wechsel wird vom Workflow Typ der Arbeitseinheit bestimmt z B wechselt der Status einer Arbeitseinheit von bereit zu in Arbeit wenn ein Transkriptionist mit dem manuellen Ausschreiben beginnt wenn ein Autor die Aufnahme beendet bevor ein Diktat abgeschlossen ist wechselt der Status von in Arbeit zu unterbrochen In manchen F llen bewirkt ein Status bergang auch einen Phasen bergang Systemadministrator Benutzer der das System installiert und konfiguriert Einstellungen f r Sicherung und Archivierung vornimmt etc Transkription Phase im Workflow in der ein Transkriptionist mittels eines Textverarbeitungsprogramms das Diktat als Text manuell ausschreibt w hrend dieser Phase kann der Status der Arbeitseinheit einer der folgenden sein bereit in Arbeit unterbrochen beendet Transkriptionist Benutzer der Diktate manuell ausschreibt die von einem Autor aufgenommen wurden Im SpeechFlow System werden Transkriptionisten in Arbeitsgruppen zusammengefasst Transkriptionszeit Verstrichene Zeit zwischen Beginn und Beendigung der Transkription eines Diktats Wenn eine Arbeitseinheit unterbrochen wird ist der Zeitraum der Unterbrechung nicht in der Transkriptionszeit enthalten Unterbrochen Status innerhalb einer Phase bei dem die Phasenaktivit t vor Beendigung der Phase gestoppt wurde z B ist
93. t Word gestartet und nicht SpeechMike Executive 32 SpeechFlow Benutzerhandbuch Transkription in Microsoft Word schlie en SpeechFlow erm glicht Ihnen Microsoft Word wie gewohnt zu verwenden inklusive der Formatvorlagen Ihres Unternehmens Wenn Sie das Transkribieren beenden wollen klicken Sie das Symbol x in der rechten oberen Ecke von Microsoft Word Die Dialogbox Microsoft Word beenden wird angezeigt Microsoft Word beenden Dokument auf lokales Laufwerk kopieren Beenden und an n chste Phase weitergeben Arbeitzeinheit unterbrechen nderungen verwerten Nachste Arbeitzeinheit ffnen UE Abbrechen Hilfe Sie enth lt folgende Optionen Dokument auf lokales Laufwerk kopieren Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Arbeitseinheit lokal speichern wollen Aktivieren Sie Fertig stellen und an n chste Phase weitergeben oder Arbeitseinheit unterbrechen Die Dialogbox Speichern unter wird angezeigt damit Sie einen Pfad ausw hlen k nnen Fertig stellen und an n chste Phase weitergeben W hlen Sie diese Option aus wenn Sie die Verarbeitung der Arbeitseinheit beendet haben Alle nderungen werden gespeichert und die Arbeitseinheit wird an die n chste Phase weitergeleitet zum Beispiel an berpr fung Arbeitseinheit unterbrechen W hlen Sie diese Option aus wenn Sie die Verarbeitung einer Arbeitseinheit unterbrechen wollen Alle nderungen werden gespeichert es wird jedoch nic
94. tellen Dieser Vorgang basiert blicherweise auf einer externen Quelle nicht einer Audiodatei zum Beispiel einem externen Dokument einem E Mail oder handgeschriebenen Memo Sie k nnen alle Eigenschaften einer Arbeitseinheit angeben die Sie selbst erstellt haben Gehen Sie wie folgt vor um eine Arbeitseinheit in der Phase Transkription zu erstellen 1 Klicken Sie die Schaltfl che Neu auf der Arbeitseinheitenleiste die Schaltfl che Neu auf der Werkzeugleiste oder gehen Sie zum Men Datei und w hlen Sie Neu Transkription aus Die Dialogbox Neue Arbeitseinheit wird angezeigt Die folgenden Eigenschaftsfelder der Arbeitseinheit m ssen definiert werden wenn eine neue Arbeitseinheit erstellt wird e Optionale Phasen e Autor Eine Erkl rung dieser und der anderen Eigenschaften der Arbeitseinheit finden Sie in Eigenschaften der Arbeitseinheit Felder und Werte 2 Geben Sie die erforderlichen Daten ein 3 Klicken Sie OK Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt nderungen k nnen vorgenommen werden Microsoft Word wird automatisch ge ffnet und Sie k nnen wie blich mit der Eingabe beginnen Hinweis Es ist wichtig dass das Feld Autor korrekt ausgef llt ist weil der Autor der Eigent mer dieser Arbeitseinheit ist und SpeechFlow wissen muss an wen die Arbeitseinheit f r die Phase berpr fung weitergeleitet werden soll Sie k nnen eine Arbeitseinheit auch erstellen indem Sie eine exi
95. ten wollen Sie m ssen sich zuvor auf diesem PC bei SpeechFlow angemeldet haben um diese Option benutzen zu k nnen Um existierende Arbeitseinheiten zu bearbeiten m ssen Sie diese Arbeitseinheiten bereits w hrend der vorangegangenen Online Sitzung ausgecheckt haben Neue Arbeitseinheiten k nnen offline erstellt werden Wenn Ihnen mehr als eine Benutzerrolle zugewiesen ist k nnen Sie unmittelbar nach der Anmeldung die Benutzerrolle w hlen die Sie f r diese Sitzung ben tigen Men Benutzerrolle Die Rolle mit der Sie gerade angemeldet sind ist mit einem H kchen versehen Kapitel 3 SpeechFlow berblick 13 Hauptfenster Das Hauptfenster von SpeechFlow ist der zentrale Ausgangspunkt f r Autoren und Transkriptionisten Wenn sich das Hauptfenster ffnet wird im rechten Fensterausschnitt automatisch die Arbeitsliste des Benutzers angezeigt im linken Fensterausschnitt wird die Arbeitseinheitenleiste angezeigt gi speechFlow File Datei Arbeitseinheit Benutzerrolle Ansicht Einstellungen Hilfe lt a amp Y EE 9 Trennen Neu Importieren Filter Spalten Aktualisieren Erstellt von Arbeitstyp Status Fallig am um Schmidt A Chris Memo Aufnahme Unterbrochen 07 04 2003 13 Schmidt A Chris Eigenschaften Aufnehmen a Auschecken Einchecken 3 Zur ck zu gt Arbeitseinheiten 5 bertragung abgeschlossen Verbunden Schmidt R Chris Autor Autor L Alle Autoren und Transkriptionis
96. ten auszuw hlen halten Sie die Umschalttaste gedr ckt und klicken Sie jede Arbeitseinheit 3 Klicken Sie das Symbol Auschecken auf der Arbeitseinheitenleiste Eine Statusleiste wird angezeigt die den Fortschritt des Download anzeigt 4 Klicken Sie die Schaltfl che Trennen um die Trennung vom SpeechFlow Server herbeizuf hren Sie arbeiten nun offline Sie k nnen diese Arbeitseinheiten wie gewohnt offline verarbeiten W hrend Sie offline arbeiten sind jene Arbeitseinheiten auf Ihrer Arbeitsliste die nicht ausgecheckt sind nicht mehr sichtbar Wenn Sie eine Arbeitseinheit einchecken wollen gehen Sie wie folgt vor 1 Klicken Sie die Schaltfl che Verbinden um die Verbindung zum SpeechFlow Server wiederherzustellen 2 Vergewissern Sie sich dass Ihre aktuelle Arbeitsliste Ihre aktiven Arbeitseinheiten anzeigt 3 W hlen Sie aus der Liste jene Arbeitseinheit aus die Sie einchecken wollen 4 Klicken Sie das Symbol Einchecken auf der Arbeitseinheitenleiste SpeechFlow kann nun das System wie erforderlich aktualisieren Wenn eine Phase beendet ist wird die Arbeitseinheit an die n chste Phase weitergeleitet Ausgecheckte Arbeitseinheiten die vom Workflow Administrator gel scht wurden Falls der Workflow Administrator eine Arbeitseinheit l scht die Sie ausgecheckt haben erscheint eine dementsprechende Meldung wenn Sie versuchen die Arbeitseinheit einzuchecken Klicken Sie OK um die Arbeitseinheit lokal zu l sch
97. ten haben eine Arbeitsliste Eine Arbeitsliste ist eine Tabelle sie enth lt eine Zeile f r jede Arbeitseinheit und Spalten die die Eigenschaften der Arbeitseinheit anzeigen Ihre Arbeitsliste enth lt Arbeitseinheiten die Sie erstellt haben und Arbeitseinheiten die verarbeitet werden sollen Mit der Auswahlliste f r die Arbeitsliste unterhalb der Werkzeugleiste k nnen Sie eine der folgenden Ansichten f r Ihre Arbeitsliste ausw hlen e Aktive Arbeitseinheiten Diese Liste enth lt Arbeitseinheiten die Ihnen derzeit zur Verarbeitung zur Verf gung stehen Wenn Sie z B einTranskriptionist sind zeigt die Liste Diktate an die auf die Transkription warten e Nicht aktive Arbeitseinheiten Diese Liste enth lt Arbeitseinheiten die Ihnen derzeit nicht zur Verarbeitung zur Verf gung stehen Wenn Sie z B ein Autor sind zeigt die Liste Diktate an die gerade transkribiert werden e Abgeschlossene Arbeitseinheiten Diese Liste enth lt Arbeitseinheiten die den Workflow abgeschlossen haben und noch nicht aus dem System gel scht worden sind e Benutzerdefiniert Ihre Arbeitsliste kann angepasst werden um jene Informationen anzuzeigen die f r Sie relevant oder n tzlich sind siehe Filter 14 SpeechFlow Benutzerhandbuch Werkzeugleiste Diese Werkzeugleiste bietet Funktionen die sich auf den Workflow und den Arbeitsprozess beziehen F Verbinden Trennen Diese Schaltfl che wechselt zwischen Online Betrieb und Offline ee B
98. tig ist diese Anweisungen hinzuzuf gen bevor man eine Arbeitseinheit f r das Routing an die n chste Phase freigibt Es ist jedoch m glich Anweisungen hinzuzuf gen nachdem eine Arbeitseinheit an die Phase Transkription weitergegeben wurde Wenn die Transkription noch nicht begonnen wurde haben Sie das Recht die 22 SpeechFlow Benutzerhandbuch Arbeitseinheit erneut zu ffnen und Anweisungen hinzuzuf gen oder nderungen in der Audiodatei vorzunehmen siehe Zur ck zu Aufnahme Gesprochene Anweisungen hinzuf gen Gesprochene Anweisungen werden mithilfe von SpeechMike Executive hinzugef gt 1 Gehen Sie zum Men Anweisung und w hlen Sie Aufnahme Stop aus oder klicken Sie das Symbol Aufnahme Stop Anweisung auf der Werkzeugleiste Das Symbol beginnt zu blinken und der Status AUFNAHME ANWEISUNG wird auf der Statusleiste angezeigt SpeechMike Executive ist bereit die Anweisung aufzunehmen 2 Diktieren Sie Ihre Anweisungen 3 Um die Aufnahme Ihrer Anweisungen zu beenden gehen Sie erneut zum Men Anweisung und w hlen Sie Aufnahme Stop oder klicken Sie das Symbol Aufnahme Stop Anweisung auf der Werkzeugleiste Wenn Sie dem Diktat weitere Anweisungen hinzuf gen wollen wiederholen Sie die oben genannten Schritte Jede neue Anweisung wird an die vorhergehende angeh ngt Hinweis Weitere Informationen zum Hinzuf gen von Anweisungen mit SpeechMike Executive finden Sie in der SpeechMike Executive Online Hilfe Geschri
99. tionen die nur f r das ausgew hlte Element verf gbar sind Routing Automatisierte Phase im Workflow in der das SpeechFlow System die Arbeitseinheit an einen anderen Benutzer oder Prozess weitergibt so dass die n chste Aktivit t ausgef hrt werden kann 66 SpeechFlow Benutzerhandbuch SFPDL Abk rzung f r SpeechFlow Process Definition Language SpeechFlow Prozessdefinitionssprache Sicherung Kopie des SpeechFlow Systems die zum Schutz vor Datenverlust im System erstellt wird Alle Arbeitseinheiten sowie alle andere Daten und Informationen uber das System werden unter einem sicheren Pfad kopiert Diese Kopie kann zur Wiederherstellung des Systems verwendet werden falls es beschadigt oder zerstort wird SpeechFlow Client Client Anwendungsprogramm das auf einem PC im SpeechFlow System lauft und einem Benuizer die Interaktion mit dem SpeechFlow System ermoglicht SpeechFlow Datenbank Datenbank die vom SpeechFlow System benutzt wird um den gesamten Workflow zu koordinieren den Status einzelner Arbeitseinheiten zu beobachten und die verschiedenen Prozesse und Anwendungen zu synchronisieren SpeechFlow Prozessdefinitionssprache Eine XML basierte Modellierungssprache die die Implementierung von Prozessdefinitionen fur ein SpeechFlow System mit bestimmten Parametern erlaubt SpeechFlow Server Ein PC im SpeechFlow System auf dem das SpeechFlow Server Programm lauft und systembezogene Daten zentral gespeichert werden D
100. ufnahme Taste SpeechMike Executive Diktieren wird gestartet und der Aufnahmemodus geht in den Modus AUFNAHMEPAUSE ber 4 Um die Aufnahme zu starten bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die Wiedergabe Position SpeechMike Classic amerikanische Ausgabe 1 Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die REC Position Aufnahme des SpeechMike Classic amerikanische Ausgabe Sie k nnen auch die Taste auf der R ckseite dr cken Die Dialogbox Eigenschaften der Arbeitseinheit wird angezeigt 2 F llen Sie die erforderlichen Felder aus au er Sie haben Standardeigenschaften f r Arbeitseinheiten definiert siehe Standardeigenschaften von Arbeitseinheiten 3 Bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die STOP Position SpeechMike Executive Diktieren wird gestartet und der Aufnahmemodus geht in den Modus STOP ber 4 Um die Aufnahme zu starten bewegen Sie den 4 Funktionsschalter in die REC Position Kapitel 4 SpeechFlow f r Autoren 21 Aufnahme unterbrechen Die Aufnahme einer Arbeitseinheit muss nicht innerhalb einer Sitzung beendet werden Sie k nnen eine Aufnahme unterbrechen und sie sp ter fortsetzen ohne dass die Arbeitseinheit an die n chste Phase weitergeleitet wird Um eine Arbeitseinheit in SpeechMike Executive zu unterbrechen klicken Sie die Schaltfl che Speichern Ihre Arbeit wird gespeichert die Arbeitseinheit wird jedoch nicht an die n chste Phase weitergeleitet Aufnahme einer unterbrochenen Arbeitseinheit
101. ugeordnet die das endg ltige Dokument definiert Archivieren Prozess der abgeschlossene Arbeitseinheiten unter einem externen Pfad kopiert Archiviert werden alle einer Arbeitseinheit zugeh renden Dateien wie DOC WAV sowie eine XML Datei die die gesamte Geschichte der Arbeitseinheit beschreibt 62 SpeechFlow Benutzerhandbuch Audiodatei Datei die Audiodaten in einem speziellen Format enth lt normalerweise WAV Aufgerufene Anwendung Programm das vom SpeechFlow System aufgerufen wird um die Verarbeitung einer Arbeitseinheit zu unterst tzen z B ffnet SpeechFlow in der Phase Aufnahme SpeechMike Executive damit der Autor ein Diktat aufnehmen kann Aufnahme Phase im Workflow in der der Autor ein Diktat aufnimmt Ergebnis ist eine Audiodatei W hrend dieser Phase kann der Status der Arbeitseinheit einer der folgenden sein bereit in Arbeit unterbrochen beendet Auschecken Herunterladen einer Arbeitseinheit auf den Client PC eines Benutzers um offline daran zu arbeiten W hrend eine Arbeitseinheit ausgecheckt ist hat dieser Benutzer exklusiven Zugriff darauf Der Workflow Administrator kann das Auschecken vom Modul der Workflow Administration aus au er Kraft setzen Auslastung Die Anzahl der Arbeitseinheiten in der Arbeitsliste eines bestimmten Benutzers oder aller Benutzer einer bestimmten Arbeitsgruppe Autor Benutzer der Diktate aufnimmt die dann im Workflow System verarbeitet werden z B transk

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