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Vorlage copyteam-Handbücher

1. N 4 Daten exportieren aus Buchungsplan Daten senden mit Entire Connection Ru Buchungsplan 1 Sie erstellen aus dem Buchungsplanprogramm mit dem Befehl Extras Export zum Rechenzentrum eine ncd Datei mit den gew nschten Ans tzen 2 Die so erzeugte ncd Datei bertragen Sie mit Entire Connection zum Rechenzentrum Beide Vorg nge werden im Folgenden beschrieben Erstellen der NCD Datei W hlen Sie hierzu den Befehl Extras Export zum Rechenzentrum Folgendes Formular erscheint Export zum Rechenzentrum Hiermit k nnen Sie Ans tze f r die bertragung zum Rechenzentrum bereitstellen Bitte geben Sie den Dateinamen der zu erzeugenden Datei ein ajaaa Dateiname CASAC PCO S1 AHO E Wst 001 ncd Durchsuchen Jahr Planvariante 0 Eolgejahr ebenfalls ausgeben Tr Alle Rechtstr ger exportieren nicht nur den aktuellen Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Dateiname Geben Sie hier den Dateinamen der zu erzeugenden ncd Datei ein Der zuletzt verwendete Dateiname wird automatisch vorgeschlagen Verwenden Sie die Schaltfl che Durchsuchen um den Speicherort der Datei komfortabel fest zulegen Wenn Sie die vom Rechenzentrum vorbereiteten Prozeduren verwenden wollen so muss die Datei den Namen AP NCD tragen und in einem bestimmten Verzeichnis liegen Falls Sie hierzu Fragen haben wenden Sie sich bitte an Herrn Elwert vom Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland
2. Dabei gilt das Fragezeichen als Stellvertreter f r ein beliebiges Zeichen und das Sternchen als Stellvertreter f r beliebig viele beliebige Zeichen Am Ende der Eingaben wird automatisch ein angeh ngt so dass aus der Eingabe Meier automatisch Meier gebildet und damit nach allen Suchbegriffen gesucht wird die mit Meier anfangen Die Eingabe von m er w rde alle Suchbegriffe finden in denen z B meier maier mayer oder maier vorkommen also z B Weidemeier Mayer und Meyerhofer Stand 1 Februar 2007 Seite 17 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 4 Haushaltsvermerke Jeder der hier zu erfassenden Haushaltsvermerke des aktuellen Mandanten kann beliebig vielen Haushalts stellen zugeordnet werden und bietet damit eine weitere M glichkeit der Selektion bestimmter Haushalts stellen f r Auswertungen W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Haushaltsvermerke um das Formular Haushaltsvermerke zu ffnen Haushaltsvermerke Nummer Bezeichnung u Schlie en Datensatz 14 1 gt pL von 1 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Nummer Geben Sie hier die bis zu dreistellige Nummer des Haushaltsvermerkes ein Dieses Feld muss bei jedem Haushaltsvermerk ausgef llt werden Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Haushaltsvermerke ein Dieses Feld muss bei jedem H
3. steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Gliederungstext su Gruppierungstext BEWiNscHetten r Bewrtschater suchem Abbrechen F r die ausf hrliche Beschreibung dieses Suchformulars siehe den Abschnitt Suche nach einer Haushaltsstelle ab Seite 34 Stand 1 Februar 2007 Seite 61 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Wenn Sie die Schaltfl che Haushaltsstelle suchen f r eine bereits dem Darlehen hinzugef gte Haushaltsstelle w hlen erscheint eine Abfrage wie diese Buchungsplan und Budgetierung x P M chten Sie eine weitere Haushaltsstelle hinzuf gen Ja oder die bereits angegebene 00 0110 00 1 720 000000 in eine andere ndern Nein Hein Abbrechen e W hlen Sie Ja oder dr cken Sie J oder A wenn Sie dem Darlehen eine weitere Haushaltsstelle zuordnen m chten Im Register Haushaltsstellen des Formulars Mandantendarlehen wird dann automatisch zu einem neuen Datensatz gesprungen bevor das Formular zur Suche der Haushaltsstelle erscheint e W hlen S e Nein oder dr cken S e N wenn Sie dem Darlehen tats chlich eine andere als die bisherige Haushaltsstelle zuordnen m chten beispielsweise wenn Sie ihm irrt mlich der falschen Haushaltsstelle zugeordnet hatten e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken S e Esc wenn S e den Vorgang abbrechen m chten Aufteilung von Darlehensbuchungen Die genaue Funktionsweise der Darlehensaufteilu
4. Buchungsplan und Budgetierung x Der Mandant wurde gel scht Insgesamt wurden 30 666 Datens tze aus der Datenbank entfernt Warnung Das L schen eines Mandanten Rechtstr gers ist eine endg ltige Angelegenheit Sie k nnen den Mandanten nur wiederbekommen wenn Sie die Datenbank von einer Datensicherung wiederherstellen k nnen oder wenn Sie hn neu anlegen und manuell und vom Rechen zentrum mit Daten f llen Viele Daten eines Mandanten sind nicht im Rechenzentrum gespeichert und k nnen nur manuell wiederhergestellt werden 2 2 2 Anreden Die hier zu erfassenden Anreden k nnen Bewirtschaftern zugeordnet werden Anreden gelten f r alle Mandanten brauchen also nicht f r jeden Rechtstr ger einzeln erfasst zu werden W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Anreden um das Formular Anreden zu ffnen Text Adre anrede Briefanrede Dienststelle Dienststelle p Schlie en Datensatz 14 4 108 gt i gt von 4 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Text Geben Sie hier ein wie die Anrede innerhalb des Formulars Bewirtschafter angezeigt werden soll Adre anrede Geben Sie die innerhalb einer Anschrift z B bei Erstellung eines Serien briefes an alle Bewirtschafter zu verwendende Bezeichnung ein Briefanrede Geben Sie den als Anredeform vor dem Flie text eines Briefes zu verwendenden Text ein Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 14 Buchungsplan und Bu
5. Sie sind im Begriff einen oder mehrere Datens tze zu l schen berlegen Sie noch einmal ob Sie die Datens tze wirklich l schen wollen und beantworten Sie diese Sicherheitsabfrage entsprechend Ein gel schter Datensatz kann nur durch Neuerfassung oder Zur ckholen der kompletten Datenbank von einer Datensicherung wiederhergestellt werden Stand 1 Februar 2007 Seite 138 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Stichworftregister A Abrechnungskreis 12 65 136 Abschlusstechnische Gruppierungen 90 101 Absolutbetrag 46 Abteilung 47 Abweichungen vom Plan 103 105 Abziehdatum 68 Access 83 87 Active Desktop 136 Adre anrede 14 aktueller Mandant 7 8 15 18 20 28 32 34 43 45 49 56 118 120 122 124 Angestellte 54 Anlegen eines Mandanten 13 anmelden 7 126 Anrede 14 15 Ansatz 13 18 19 20 21 35 37 38 40 42 43 47 66 67 69 70 75 76 77 78 79 80 88 89 90 93 94 96 97 98 99 100 101 103 104 109 110 111 112 114 115 131 134 135 Ansatzerfassung 37 78 79 Ansatzerfassungshilfe 35 37 75 76 78 80 129 130 Anschrift 6 Anteil 60 Anzeigen eines bestimmten Datensatzes 10 Anzuzeigender Teil 107 108 Aufteilung Darlehensbuchungen 62 Ausf llen 22 23 24 26 ausschlie en 108 B Bauabteilung 47 48 Stand 1 Februar 2007 Beamte 54 Bemerkungen 19 37 42 43 47 90 92 Beratungssitzung 18 89 115 Besch digung der Datenba
6. 0 51 0 51 0 00 1 02 7 158 09 766 94 409 03 766 94 3 323 40 6 902 44 2 556 463 0 00 0 00 511 29 409 03 0 00 22 803 62 1 02 22 802 60 Buchungsplan f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Haushaltsstelle BEW HY Bezeichnung Ergebnis 2000 Plan 2001 End g ltig zusammenfassung der Einnahmen nach den Einzelpl nen 0 Allgemeine kirchliche Dienste 1 Besondere Kirchliche Dienste 2 Diakonie und Sozialarbeit 3 Gesamtkirchliche Aufgaben kumene Weltmission 4 ffentlichkeitsarbeit 5 Bildungswesen und Wissenschaft 7 Leitung und Verwaltung der Landeskirche 8 Finanz und Sonderverm gen 9 Allgemeine Finanzwirtschaft Einnahmen gesamt 20 455 296 26 1 303 038 16 3 135 567 06 153 978 42 145 590 57 4 505 799 48 6 050 566 25 6 147 507 74 203 707 657 79 326 318 001 86 Zusammenfassung der Ausgaben nach den Einzelpl nen 0 Allgemeine kirchliche Dienste 1 Besondere Kirchliche Dienste 2 Diakonie und Sozialarbeit 3 Gesamtkirchliche Aufgaben kumene Weltmission 4 ffentlichkeitsarbeit 5 Bildungswesen und Wissenschaft 7 Leitung und Verwaltung der Landeskirche 8 Finanz und Sonderverm gen 9 Allgemeine Finanzwirtschaft Summe Ausgaben Summe Einnahmen Bedarf gesamt Stand 1 Februar 2007 00 119 476 30 10 476 701 11 9 867 003 22 6 125 558 33 2 231 857 70 10 513 330 49 18 375 251 56
7. Abz ehdatum das ist das Datum an dem Sie die Daten abholen angewandte Regeln e Wenn der Tag des Abziehdatums vor dem 16 eines Monats liest werden die Ergebnisse als End ergebnisse des Vormonats angesehen Zum Beispiel werden Daten die Sie am 12 05 2002 abholen als Monatsergebnisse f r 04 2002 angesehen und abgespeichert zumindest sofern Sie im Feld Monat f r den die Ergebnisse gelten d e Option wie in der Datei angegeben bernehmen gew hlt haben e Wenn der Tag des Abziehdatums nach dem 15 eines Monats liegt werden die Ergebnisse als End ergebnisse des laufenden Monats angesehen Zum Beispiel werden Daten die Sie am 20 05 2002 abholen als Monatsergebnisse f r 05 2002 angesehen und abgespeichert zumindest sofern Sie m Feld Monat f r den die Ergebnisse gelten d e Option wie in der Datei angegeben bernehmen gew hlt haben Sie k nnen dieses Verhalten ndern in dem Sie Daten in diesen Monat einlesen w hlen und Jahr und Monat explizit angeben Die Unterkonten genauer die Kombination aus Sachbuchteil Gliederungsziffer Objektziffer und Unter konto die beim Import vom Rechenzentrum automatisch angelegt wurden weil sie in Buchungsplan und Budgetierung noch nicht erfasst waren werden nach folgenden Regeln automatisch organisatorischen Einheiten zugeordnet sofern welche erfasst wurden siehe den Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 e Von jedem Unterkonto von 001000 bis 99999 welches also nicht
8. Bei der Suche gelten folgende Platzhalter steht f r beliebige Zeichen Sachbuchtext f steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Gliederungstext F Suchen Meue Suche Gruppierungstext f Bewitschater r Bewitschafer suchen Haushaltsstelle Bewirtsch fter Gliederung Gruppierung 2 00 0110 00 17 0 000000 Gottesdienst 30 Einnahmen aus Schrifttenwertrieb 00 0110 00 1720 000001 Gotescienst Einnahmen aus Schriftenverrieb 00 0110 00 1 720 000002 Gottesdienst Einnahmen aus Schriftenverntrieb 10 0110 00 1730 000000 Gotescienst Datensatz N 4 I von 9059 Abbrechen T Nur Treffer anzeigen Markieren Sie den gew nschten Datensatz mit den Pfeiltasten oder durch anklicken mit der Maus 4 Wenn Sie nicht nur einfach den gefundenen Datensatz anzeigen sondern nach der Suche nur noch inner halb der durch die Suchkriterien gefundenen Datens tze bl ttern wollen schalten S e das Kontroll k stchen Nur Treffer anzeigen ein Hinweis Wenn Sie diese Option w hlen erscheinen die Haushaltsstellen im Formular Faushaltsstellen nicht mehr unbedingt nach Haushalts stellennummer sortiert Falls Sie diese Option erw gen um z B die Ans tze eines bestimmten Teils Ihrer Haushaltsstellen zu erfassen empfehlen wir Ihnen stattdessen die hierf r extra entwickelte Ansatz erfassungshilfe siehe den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 5 Dr cken Sie oder w hlen Sie die Schaltfl che OK Die S
9. Durchsuchen W hlen Sie diese Schaltfl che um Name und Ort der zu erzeugenden ncd Datei komfortabel zu bestimmen Jahr Geben Sie hier das erste Jahr an f r das Sie Ans tze exportieren m chten Planvariante W hlen S e d e Planvariante unter der die zu exportierenden Ans tze gespeichert sind Folgejahr ebenfalls Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie nicht nur das angegebene ausgeben Jahr sondern auch dessen Folgejahr ausgeben m chten Dadurch k nnen Sie mit einer ncd Datei die Ans tze einer gesamten Haushaltsperiode exportieren Stand 1 Februar 2007 Seite 69 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Feld Inhalt Alle Rechtstr ger Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Ihre ncd Datei die Daten aller exportieren nicht nur Rechtstr ger erhalten soll Das spart vor allem bei vielen Rechtstr gern viel den aktuellen Zeit OK W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um den Export zu starten Abbrechen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne Daten zu exportieren bertragen der exportierten NCD Datei ins Rechenzentrum Die Anleitung was genau Sie mit der NCD Datei tun m ssen wurde vom Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland zur Verf gung gestellt und ist nicht Teil des Buchungsplanprogramms Sie k nnen die Anleitung jedoch von der Buchungsplan Website unter http www ct systeme com sf bpl kifikos htm
10. Verdichtung 3 Stellen Verdichtung 2 Stellen alle nur folgender Verdichtung 1 Stelle Bewirtschafter M Haushaltssperren ber cksichtigen M Unterkonten zusammenfassen lt l lt l Bewirtschafter ga a a Haushaltsvermerke M Haushaltsreste ber cksichtigen v xl V Abschlusstechnische Gruppierungen einbeziehen Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Relationsliste nach e W hlen Sie Gliederung um die Liste nach Gliederungsziffern sortiert zu bekommen e W hlen Sie Gruppierung um die Liste nach Gruppierungsziffern sortiert zu bekommen Stand 1 Februar 2007 Seite 98 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld W hrung Seitenansicht Vergleiche und mit Jahr f r jede der drei Spalten Monat f r jede der drei Spalten Planvariante f r jede der drei Spalten Sachbuchteile Gliederung von Gliederung bis Objektziffer von Objektziffer bis Gruppierung von Gruppierung bis Ausgeben einzelne Datens tze Stand 1 Februar 2007 Inhalt W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen S
11. 10 229 73 41 RAW Kommentar l Druckausgabe in Datei umleiten Druckbereich Exemplare Anzahl Exemplare 1 Seiten Won Bis pE E W Exemplare sortieren Alle C Markierte Datens tze Einrichten Abbrechen 3 W hlen Sie die gew nschten Optionen z B einen anderen als Ihren Standarddrucker bestimmte Seiten oder mehr als ein Exemplar 4 W hlen Sie OK oder dr cken Sie 4 4 1 3 Ausgabe von Listen in andere Programme Um eine Liste z B in Microsoft Word weiterzubearbeiten gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Lassen Sie sich die Liste in Seitenansicht anzeigen 2 W hlen Sie Extras Office Verkn pfungen Weiterbearbeiten mit MS Word um die Liste in Word weiter zu bearbeiten oder Extras Office Verkn pfungen Analysieren mit MS Excel um die Liste in Excel weiter zu bearbeiten Sie k nnen auch die Schaltfl chen bzw amp in der Symbolleiste verwenden blicherweise sind die Ergebnisse in Word weit besser weiterzubearbeiten als in Excel Das liegt an der Art und Weise wie Microsoft Access das dem Programm zugrunde liegende Datenbanksystem Berichte in Excel Format ausgibt Wenn Sie eine Liste in Excel bearbeiten m chten k nnen Sie wesentlich bessere Ergebnisse erhalten wenn Sie sie zun chst in Word ausgeben lassen dort alles markieren kopieren und dann in Excel einf gen Informationen dazu wie Sie Haushaltsplandaten am besten in Excel bertragen k nnen finden Sie im Absch
12. 24 337 49 2210 01 Fenstererneuerung In Kiga 625711 Baden Baden 2210 01 Zwischensumme mit FAG 2210 01 Zwischensumme 2210 Zwischensumme Summe Sachbuch 00 Stand 1 Februar 2007 1984 2002 1 145 29 39 471 73 39 471 73 39 471 73 39 471 73 4 00 1 145 29 39 471 73 39 471 73 39 471 73 39 471 73 45 81 1 356 35 1 356 35 1 356 35 1 356 35 1 145 29 3 231 36 3 231 36 3 231 36 3 231 36 0 00 36 240 37 36 240 37 36 240 37 36 240 37 0 00 1 240 19 1 240 19 1 240 19 1 240 19 0 00 2 086 07 2 086 07 2 086 07 2 086 07 0 00 34 154 30 34 154 30 34 154 30 34 154 30 Seite 125 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 5 Spezielle Verfahren 5 1 Durchf hren einer Datensicherung Es ist wichtig dass Ihre Daten regelm ig und h ufig z B t glich gesichert werden Sie k nnen die Buchungsplan Daten als Teil Ihrer normalen Datensicherung oder durch manuelles Kopieren einiger weniger Dateien sichern F r die t gliche Datensicherung wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator Wenn Sie auch untertags eine Sicherung Ihrer Buchungsplan Datenbest nde vornehmen wollen gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Stellen Sie sicher dass niemand mehr Buchungsplan und Budgetierung ge ffnet hat 2 Ko
13. 25 100 00 6990 10 2001 45 0 45 0 100 00 7490 10 2001 19 16 16 100 00 45 5 46 6 100 00 Seite 104 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Die ersten drei Spalten enthalten die gew hlten Sortierkriterien Die Spalte Ansatz enth lt den Jahresansatz Soll ist der auf den jeweiligen Monat anhand der Planungen heruntergerechnete Ansatz Die Spalte Zst stellt die Ergebnisse des jeweiligen Monats dar Die beiden rechten Spalten enthalten die absoluten und prozentualen Abweichungen zwischen den Spalten Zst und Soll 4 2 8 Budgetblatt Auswertungen Die drei Auswertungen Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit Budgetabrechnung Jahres abschluss und Budgetblatt richten sich alle in den aufgef hrten Zeilen nach einer frei definierbaren Struktur und unterscheiden sich im wesentlichen nur durch die ausgegebenen Spalten Definition von Budgetlayouts Die Struktur dieser Berichte kann wie folgt gestaltet werden e Sie k nnen beliebig viele Layoutdefinitionen unter frei w hlbaren Namen speichern e Jede dieser Definitionen besteht aus zwei Teilen Der Teil Gesamt oben ist immer zu definieren und bestimmt die Gruppierungen die im Hauptteil der Auswertung auftreten Der Teil Budget unten kann definiert werden und wird verwendet wenn nicht nur Gliederungen sondern auch Gruppierungen organisatorische Einheiten zugeordnet wurden zentrale Verantwortung im Gegensatz zur Verursachung von Kosten
14. Best tigen Geben Sie hier Ihr neues Kennwort nochmals ein OK ndert das Kennwort Abbrechen Schlie t das Dialogfeld ohne Ihr Kennwort zu ndern Warnung Falls Sie den selben Benutzernamen f r mehrere Personen nutzen z B die Benutzernamen BPL Pflegen oder BPL Lesen einer Standardinstallation von Buchungsplan und Budgetierung so sollten S e das neue Kennwort den anderen berechtigten Benutzern mitteilen Andernfalls h tten diese Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Programm Stand 1 Februar 2007 Seite 82 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 8 Optionen Durch den Befehl Extras Optionen k nnen Sie allgemeine Einstellungen des Programms vornehmen Folgendes Formular erscheint J ahresspalten in Berichten lt BER ET OK absteigend Abbrechen W Access beim Yerlassen der Datenbank beenden Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Jahresspalten in Legen Sie hiermit die Spaltenreihenfolge in Berichten fest W hlen Sie Berichten aufsteigend wenn in Berichten wie z B der Buchungsplanliste die Spalten mit den vier Jahren von links nach rechts aufsteigend erscheinen sollen also z B 2000 2001 2002 2003 Diese Einstellung ist die bliche f r die Evangelische Landeskirche n Baden W hlen Sie absteigend wenn die Spalten mit den vier Jahren von rechts nach links absteigend erscheinen sollen also z B 2003 2002 2001 2000 Diese Einstellung ist die blich
15. Zeilen des ausgew hlten Titels t neben Zeilen neben Zeilen Gruppierungen der ausgew hlten Zeile Gruppierungsziffer Gruppierungen der ausgew hlten Zeile ausschlie en Gehezu Schlie en Drucken Auswertungen Inhalt Geben Sie hier die Titel der Zwischen berschriften des im Feld Anzuzeigender Teil gew hlten Teils der Auswertung ein nach denen Sie den Bericht gliedern und nach denen Sie Zwischensummen erhalten m chten Auch wenn ein Titel nur eine einzige Zeile enthalten und also keine Zwischensumme gebildet werden soll m ssen Sie eine Titelbezeichnung eingeben sie wird dann nur nicht ausgedruckt Beachten Sie dass Sie hier nur die Titel des im Feld Anzuzeigender Teil jeweils gew hlten Teils der Auswertung sehen W hlen Sie diese Schaltfl che um den im Feld Titel f r Zwischensummen aktiven Titel nach oben zu verschieben und damit die Darstellungsreihenfolge der Titel zu ndern W hlen Sie diese Schaltfl che um den im Feld O Titel f r Zwischensummen akt ven Titel nach unten zu verschieben und damit die Darstellungsreihenfolge der Titel zu ndern Geben Sie hier die Zeilen des im Feld Titel f r Zwischensummen aktiven Titels ein Beachten Sie dass Sie hier nur die Zeilen des im Feld Titel f r Zwischensummen jeweils gew hlten Titels sehen W hlen Sie diese Schaltfl che um die im Feld Zeilen des ausgew hlten Titels akt ven Zeile nach oben zu verschieben und damit
16. ad aadadadadaa 18 333 0331 mm GE 667 0 3337 I 75 000 6 333 l 53 333 8 333 91 667 12 100 000 0 333 e In der Spalte im jeweiligen Monat steht in jedem Monat die Zahl 8 333 n mlich 1 12 e In der Spalte bis einschlie lich dem Monat wurden automatisch die laufenden Summen immer 1 12 mehr als im Vormonat eingetragen e Die Grafik ist eine gerade Linie Stand 1 Februar 2007 Seite 23 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Geh lter Die Tatsache dass im November 2 13 und in allen anderen Monaten 1 13 ausbezahlt werden k nnen Sie am einfachsten wie folgt darstellen 1 Stellen Sie sicher dass alle Felder leer sind z B durch die Schaltfl che L schen 2 Geben Sie im Feld 70 die Zahl 76 923 ein n mlich 9 13 um darzustellen dass bis Ende Oktober h chstens 9 13 des Jahresansatzes ausgegeben werden d rfen 3 Geben Sie im Feld die Zahl 92 308 ein n mlich 12 13 um darzustellen dass bis Ende November 12 13 des Jahresansatzes ausgegeben werden d rfen Danach s eht das Formular so aus Plantafel bis einschlie lich OK Abbrechen Fe L schen Ausfullen li mu E G m mm Im B Im dal 5 rh graw 92 300 ER 12 100 000 4 W hlen Sie die Schaltfl che Ausf llen oder dr cken Sie Alt a Das Ergebnis sieht dann so aus Pla
17. bereits bestehende Zwischen summen erhalten m chten so lassen S e das Kontrollk stchen vorhandene Teilergebnisse ersetzen aktiviert Stand 1 Februar 2007 Seite 132 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 4 W hlen Sie OK oder dr cken Sie um die Zwischensummen anzubringen oder w hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um die Aktion abzubrechen Wenn Sie mehr als sieben Spalten markiert haben erscheint folgende Abfrage Microsoft Excel x 2 Sie haben mehr als 7 Spalten ausgew hlt Das wird l nger dauern und einige Gliederungsebenen werden zusammengefasst M chten Sie fortfahren Abbrechen W hlen Sie OK oder dr cken Sie um fortzufahren oder w hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um das Makro abzubrechen Wenn Sie gar keine Spalte markiert das Kontrollk stchen vorhandene Teilergebnisse ersetzen aber aktiviert haben erscheint folgende Abfrage Microsoft Excel x Q Damit entfernen Sie alle Teilergebnisse M chten Sie fortfahren Abbrechen W hlen Sie OK oder dr cken Sie um fortzufahren oder w hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um das Makro abzubrechen 5 Danach finden Sie die entsprechenden Zwischensummen eingef gt und Excel Gliederungsebenen angebracht Ihr Arbeitsblatt sieht z B so aus Folgende Gliederungsfunktionen k nnen Sie nutzen e Klicken Sie auf die Ziffern Schaltfl chen in der oberen linken Ecke um nur no
18. chen und z neben diesem Feld verwenden um das Jahr herauf bzw herunterzuz hlen Hier wird die Reihenfolge der Regel angezeigt F r jede Haushaltsstelle wird die oberste Regel angewendet die auf ihre Haushaltsstellennummer passt evtl also gar keine Sperre wenn keine zur Haushaltsstellennummer passende Zeile erfasst wurde Sie k nnen die Reihenfolge mit den Schaltfl chen t und ver ndern Geben Sie hier die Muster f r Sachbuch Gliederungs Objekt Gruppierungs und Unterkontonummer ein Sie k nnen die Platzhalter ein einzelnes beliebiges Zeichen und beliebig viele beliebige Zeichen verwenden So w rden z B die Muster 4 und 4 im Feld Gld alle Haus haltsstellen w hlen deren zweite Ziffer der Gliederung 4 lautet Hier k nnen Sie einen festen W hrungsbetrag eingeben Z B w rde die Eingabe 7000 eine Verst rkung aller betreffenden Haushaltsstellen um 1000 DM bzw Euro bewirken w hren 7000 eine Haushaltssperre w re Die W hrung richtet sich automatisch nach dem Feld Anzeigen f r Jahr bis 2001 DM ab 2002 Euro Hier k nnen Sie einen Prozentsatz eingeben Z B w rde die Eingabe 70 eine Verst rkung aller betreffenden Haushaltsstellen um 10 ihres Jahres ansatzes bewirken w hren 10 eine Haushaltssperre um 10 des Jahres ansatzes der betroffenen Haushaltsstellen w re Sie m ssen das Prozentzeichen mit eingeben also z B 10 nicht nur 10 Schlie t das Formular Warnung S e
19. e Jeder Teil besteht aus beliebig vielen Titeln Titel sind lediglich Beschriftungen f r Zwischen berschriften sowie Abgrenzungen f r Zwischensummen e Jeder Titel besteht aus beliebig vielen Zeilen Zeilen sind lediglich Beschriftungen und treten innerhalb von Titeln auf e Jede Zeile besteht aus einer Liste von Gruppierungen Alle Gruppierungen einer Zeile werden in dieser Zeile addiert ausgewiesen e Welche Zeilen erscheinen und also welche Gruppierungen wie zusammengefasst werden richtet sich nach den von Ihnen frei definierbaren Layouts Welche Spalten aufgef hrt werden richtet sich danach welche der drei Auswertungen Sie erzeugen F r Informationen ber organisatorische Einheiten siehe den Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 Zur Zuweisung von Gliederungen bzw Gruppierungen zu organisatorischen Einheiten siehe die Abschnitte Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten ab Seite 28 darin besonders den Abschnitt Objekte und Unterkonten ab Seite 29 und Gruppierungstexte ab Seite 32 Hinweis S e k nnen alle diese Auswertungen auch dann ausgeben wenn Sie keine organisatorischen Einheiten verwenden W hlen Sie dazu bei der jeweiligen Auswertung die Option Ein Gesamtbericht ber alle organisatorischen Einheiten Stand 1 Februar 2007 Seite 105 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Hier sehen Sie ein Beispiel einer solchen Liste hier die Auswertung Budgetblatt mit
20. mit Microsoft Word ffnen kann S e erh lt einen der Originalliste sehr genau entsprechenden formatierten Text e Snapshot Format Dies ergibt eine SNP Datei die der Empf nger ffnen kann wenn er eine Voll version von Microsoft Access 97 oder h her oder den von Microsoft kostenlos zu beziehenden Microsoft Access Snapshot Viewer installiert hat Die Datei enth lt das exakte Ausgabeformat der Originalliste und ist nicht im Gegensatz z B zur RTF Date ver nderbar 4 W hlen Sie OK oder dr cken Sie und folgen Sie evtl weiteren erscheinenden Fenstern Sobald das Mail Fenster erscheint brauchen Sie nur den oder die Empf nger zu bestimmen evtl eine Textnachricht hinzuzuf gen und die E Mail abzusenden Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuchs lautete die Internetadresse zum Herunterladen des Microsoft Access Snapshot Viewers http officeupdate microsoft com germany 2000 downloadDetails snapshot_viewer htm Stand 1 Februar 2007 Seite 87 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 2 Zur Verf gung stehende Auswertungen 4 2 1 Buchungsplan Dies ist der normale Haushaltsplan W hlen Sie Listen Buchungsplan um folgendes Formular anzuzeigen die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Buchunsgsplan Sachbuchteile C alle Startjahr W hrung nurfolgender 00 Verwaltungshaushalt pooo Euro gt Abbrechen Gliederung Objekt Gruppier
21. nderte Daten mdb nach den Anderungen wieder auf die jeweils andere Seite um keine erfassten Daten zu verlieren Stand 1 Februar 2007 Seite 128 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 5 4 bergabe von Daten an Microsoft Excel Es existiert zwei Verfahren um Haushaltsplandaten an eine Tabellenkalkulation zu bergeben e Sie k nnen die Daten der Liste Buchungsplan in Form einer CSV Datei speichern Details hierzu finden Sie im Abschnitt Buchungsplan ab Seite 88 e Au erdem k nnen Sie die Daten aus der Ansatzerfassungshilfe kopieren Es stehen Makros f r Microsoft Excel 97 oder h her zur Verf gung um die so bergebenen Daten s nnvoll zu formatieren Dieses Verfahren wird im Folgenden beschrieben 5 4 1 Installation der Makros f r Microsoft Excel Wenn Sie als Tabellenkalkulation Microsoft Excel 97 oder eine neuere Version verwenden so k nnen Sie hierf r Makros vom Internet laden die Ihnen die Zusammenarbeit zwischen Buchungsplan und Excel erleichtern werden Gehen Sie zur Installation dieser Makros bitte wie folgt vor 1 Stellen Sie fest in welchem Ordner Microsoft Excel die XLStart Dateien speichert Bei einer Standard installation von Microsoft Office 2000 ist dies z B C Programme Microsoft Office Office XLStart Hinweis f r Netzwerkanwender Falls Sie in Excel unter Extras Optionen im Register Allgemein einen Zus tzlichen Startordner eingetragen haben und dieser auf ein
22. nnen hier keine neuen organisatorischen Einheiten erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer zu druckenden organisatori schen Einheit darauf sto en dass eine organisatorische Einheit noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che E verwenden um direkt ins Formular Organisatorische Einheiten zu gelangen Sie k nnen auch die Schaltfl che Org Einheit Suchen verwenden um komfortabel eine Einheit heraus zusuchen Schlie en Schlie t das Formular Org Einheit Suchen ffnet das Formular zur Suche nach einer organisatorischen Einheit 2 2 9 Gruppierungstexte Sie k nnen Gruppierungstexte des aktuellen Mandanten pflegen in dem Sie entweder im Hauptmen formular die Schaltfl che oder den Befehl Datei Schl sseltabellen Gruppierungstexte w hlen Daraufhin erscheint folgendes Formular 53 Gruppierungstexte Mi t Alle Nur Zwischen berschriften Nur Gruppierungen Ziffer Bezeichnung Org Einheit m Bi Zuweisungen Umlagen und Zusch sse z A joooo a aus Verwaltungshaushalt M izd bi Kirchensteuern r E o1 ee Einkommen X B Schlie en PERELU Datensatz 14 q 1 gt gt i gt von 826 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Alle W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um alle Gruppierungs ziffern anzuzeigen Nur Zwischen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um nur Gruppierungs berschrif
23. ohne eine Auswertung zu erstellen Seite 90 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Die Liste sieht etwa so aus Buchungsplan f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Haushaltsstelle 0110 0110 00 1720 Oxxxxx 01 10 00 1790 Oxxxxx 01 10 00 1990 Oxxxxx 01 10 00 4250 0xxxxx 01 10 00 5310 Oxxxxx 01 10 00 5511 0xxxxx 01 10 00 6 100 Oxxxxx 0110 00 6310 Oxxxxx 01 10 00 6320 Oxxxxx 01 10 00 6400 Oxxxxx 01 10 00 7490 Oxxxxx 0110 00 9111 0xxxxx 0110 00 9420 Oxxxxx 01 10 00 9424 Oxxxxx 01 10 00 9610 Oxxxxx Am Ende jedes Sachbuchteils erscheint eine Zusammenfassung nach Einzelpl nen wie folgt BEW HY Bezeichnung Allgemeine kirchliche Dienste Gottes dienst Einnahmen aus Schriftenvertrieb Sonstige Einnahmen Sonstige Ersatzleistungen Summe Einnahmen Entgelte f r nebenamtliche Mitarbeiterinnen Mietzins Wartung von ED Y Ger ten Reisekosten Gesch ftsbe darf Fachb cher Druckschriften Zeitschriften Aus Fort und Weiterbildung Sonstige Zuweisungen Zuf hrung an R cklagen Erwerb von beweglichen Sachen Erwerb von ED Y Ger ten Substanzerhaltung Geb ude Summe Ausgaben Summe Einnahmen Bedarf 0110 Ergebnis 2000 Plan 2001 Endg ltig 18 352 39 0 00 0 00 18 352 39 4 870 35 773 07 409 03 005 92 3 316 30 21 439 47 311 37 0 00 5 532 18 3 088 20 R 0 00 4 008 53 38 877 52 18 352 39 20 525 13
24. re also eine berschreitung des Haushalts wenn Ende Juni bereits die H lfte des Jahresansatzes ausgegeben w re e Kindergartenzusch sse Es wird nicht jeden Monat 1 12 des Jahresansatzes als Zuschuss eingehen sondern die H lfte des Jahresansatzes hierf r wird blicherweise im April eingehen die andere H lfte im Oktober Es ist also normal wenn Ende M rz noch nichts und nicht etwa 1 4 des Jahresansatzes eingegangen ist Sie erfassen Planungen um unterj hrig Vergleiche mit den bis zum jeweils betrachteten Monat aufgelaufenen Ergebnisse und den nach den Planungen auf den jeweiligen Monat heruntergerechneten Ans tzen anzustellen Wichtig ist dass f r jedes Jahr mindestens eine Planung erfasst wird Wichtig F r jedes Jahr muss mindestens die Zw lftelung erfasst werden Ansonsten erscheinen auf vielen Auswertungen berhaupt keine Ans tze Die Verfeinerung der Planungen dar ber hinaus brauchen Sie nur zu erfassen wenn Sie unterj hrig genauere Soll Ist Vergleiche durchf hren wollen W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Planungen um das Formular Planungen zu ffnen 54 Planungen iojx Planungsdetails f r das Jahr zoo Reihenfolge Muster f r Haushaltsstellen Organisatorische Einheiten die Kosten SB Gid Obj Grp UKto verursachen zentral verantworten max bis01 0 000 0000 0000 n0o00 000 0 00 o6 max bis01 7 692 15 386 23 077 30 769 38 462 46 154 06 07 53 846 61
25. tigen Sie die Meldung mit OK Stand 1 Februar 2007 Seite 72 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 2 2 Exportieren von Darlehensbuchungen zum Rechenzentrum Nachdem Sie zu allen Darlehen die Mandanten und Haushaltsstellen angegeben haben siehe hierzu den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 k nnen Sie die notwendigen Buchungss tze automatisch erzeugen und zum Rechenzentrum in KIFIKOS bertragen lassen Das geht in zwei Schritten vor sich No d Daten exportieren Daten senden mit Docnanps pian aus Buchungsplan Entire Connection un Le N 1 Sie erstellen aus dem Buchungsplanprogramm mit dem Befehl Extras Export der Darlehenszahlungen eine ncd Date mit den entsprechenden Buchungen 2 Die so erzeugte ncd Datei bertragen Sie mit Entire Connection zum Rechenzentrum Beide Vorg nge werden m Folgenden beschrieben Erstellen der NCD Datei W hlen Sie hierzu den Befehl Extras Export der Darlehenszahlungen Folgendes Formular erscheint Export der Darlehenszahlungen Hiermit k nnen Sie Darlehenszahlunger f r die bertragung zum Rechenzentrum bereitstellen Bitte geben Sie den Tag der zu berragenden Zahlungen und den Dateinamen der zu erzeugenden Datei ein Abbrechen Stichtag Buchungsdatum Dateiname r 18 07 2002 Durchsuchen T Alle Rechtstr ger exportieren nicht nur den aktuellen Bisher erfolgte Exporte zeitpunkt Benutzer Stichtag R
26. 1 000 Ist Ergebnis abz glich 10 000 Haushaltsreste 2003 also 11 000 erscheinen Ansatz und Ergebnis stimmen berein Im folgenden Abschnitt wird beschrieben wie Sie die Haushaltsreste aller Haushaltsstellen auf einen Blick pflegen k nnen 2 2 11 Haushaltsreste Durch den Befehl Datei Haushaltsreste k nnen Sie die Haushaltsreste aller Haushaltsstellen des aktuellen Mandanten pflegen 53 Haushaltsreste e el E3 Jahr Haushaltsstelle Betrag Bezeichnung por fnmzromn7aconoooon 7832000 DM een or ooo230007490000000 2390500 DM Spenden Koeken 7 pon ons 24370 00 DM Spenden Koeken 7 Schlie en Haushaltsstelle suchen Datensatz 14 d 1 gt gt i 23 von 374 Folgende Felder sind in diesem Formular enthalten Feld Inhalt Jahr Geben Sie hier das Jahr ein in dem der Haushaltsrest gebildet werden soll Der so erfasste Rest wirkt sich automatisch auf das hier eingegebene Jahr und auf das Folgejahr aus Haushaltsstelle Hier wird die Haushaltsstelle angezeigt f r die der Haushaltsrest erfasst wurde ber die Schaltfl che l k nnen Sie diese Haushaltsstelle auch im Formular Haushaltsstellen bearbeiten siehe dazu den Abschnitt Haushaltsstellen ab Seite 34 Durch die Schaltfl che Haushaltsstelle suchen K nnen Sie bestimmen f r welche Haushaltsstelle ein Haushaltsrest erfasst wird siehe unten Stand 1 Februar 2007 Seite 43 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwal
27. 1 2 e Die f nfte Zeile f hrt dazu dass die komplette Zins und Tilgungsbuchung auf die Haushaltsstelle 00 0110 00 1720 000000 gelangt da die Summe der relativen Anteile der Gruppe 1 ergibt der relative Anteile der f nften Zeile die ja alleine eine Gruppe bildet und der relative Anteil dieser Zeile 1 lautet also 1 1 Der relative Anteil ist unerheblich f r eine Gruppe die aus nur einer Zeile besteht also die einzige ist mit einem bestimmten Buchungsschl ssel und einer bestimmten Kombination der Ankreuzfelder Zins und Tilgung Sie k nnen die relativen Anteile in beliebigen Einheiten angeben etwa wie oben zu lesen etwa im Verh ltnis 1 2 f r die ersten beiden Zeilen bzw im Verh ltnis 1 1 f r die dritte und vierte Sie h tten auch Verh ltnisse 33 66 bzw 50 50 eingeben k nnen und das selbe Resultat erhalten Das Verh ltnis 1 2 also 1 3 zu 2 3 ist das selbe wie 33 66 oder 10 20 aber geringf gig anders als 33 67 Prozent n mlich da 33 etwas weniger als 1 3 st und 67 etwas mehr als 2 3 Die Verwendung von 33 66 bedeutet aber nicht etwa dass ein Prozent der Buchung verloren geht sondern nur dass eine Buchung zum Anteil von 33 33 66 33 99 1 3 und die zweite zu 66 33 66 66 99 2 3 erfolgt Es ist gew hrleistet dass auch krumme Buchungen in der Gesamtsumme immer auf den Cent genau aufgehen Wenn der zu buchende Tilgungsbetrag z B 100 01 betr gt und die Buchung im Verh lt
28. 1 425 412 39 179 079 910 75 326 318 001 85 326 318 001 86 0 01 18 513 425 49 1 631 265 54 2 361 096 32 49 953 73 71 580 56 2 206 498 36 5 616 640 51 6 937 208 22 242 433 630 73 279 901 300 76 00 740 562 89 10 315 036 11 9 952 648 78 6 173 542 72 1 632 350 45 7 319 806 69 18 222 336 41 1 153 436 15 135 276 609 41 279 916 409 67 279 901 300 76 15 108 91 Plan 2002 Plan 2003 Beratung HH 2002 2003 1 00 1 00 0 00 2 00 7 200 D0 0 00 400 00 900 00 3 300 00 7 000 00 2 500 DO 0 00 0 00 400 00 0 00 0 00 21 700 00 2 00 21 698 00 Plan 2002 1 00 1 00 0 00 2 00 7 400 D0 400 00 400 00 900 00 3 400 00 7 100 00 2 600 00 0 00 0 00 410 00 0 00 0 00 22 610 00 2 00 22 608 00 Plan 2003 Beratung HH 2002 2003 29 121 012 00 1 282 991 00 2 937 004 00 54 401 00 45 500 00 2 293 552 00 6 906 352 00 6 810 800 00 251 646 001 00 301 099 613 00 94 196 405 00 11 111 144 00 11 398 307 00 6 311 500 00 1 615 600 00 9 201 302 00 21 089 401 00 4 159 500 00 142 016 154 00 301 099 613 00 301 099 613 00 0 00 29 660 412 00 1 269 491 00 2 939 604 00 55 601 00 50 200 00 2 342 052 00 7 074 352 00 5 152 300 00 245 944 001 00 294 508 513 00 96 394 215 00 11 310 243 00 11 603 507 00 6 236 800 00 1 626 800 00 9 213 702 00 19 975 721 00 2 376 700 D0 135 770 825 00
29. 294 508 513 00 294 508 513 00 0 00 Auswertungen Seite 91 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Falls Sie alle Sachbuchteile ausgegeben haben erscheint als letzte Seite die Summe der Einnahmen und Ausgaben sowie der Saldo ber alle Sachbuchteile 4 2 2 Haushaltstellen Bemerkungen Dies ist eine Liste aller Haushaltsstellen mit Bemerkungen Nur diejenigen Haushaltsstellen werden aufgef hrt die tats chlich eine Bemerkung tragen bei denen also das Feld Bemerkungen des Formulars Haushaltsstellen ausgef llt ist siehe Abschnitt Haushaltsstellen ab Seite 34 Sie ist gedacht als Erg nzung zur Buchungsplanliste siehe den Abschnitt Buchungsplan ab Seite 88 W hlen Sie Listen Haushaltsstellen Bemerkungen um folgendes Formular anzuzeigen die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Haushaltstellen Bemerkungen Sachbuchteile Abbrechen Erste Seitennummer fi Y Seitenansicht Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Sachbuchteile W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Erste Seitennummer Geben Sie hier die Nummer an ab der die Seiten des Ausdrucks nummeriert werden sollen Wenn die Buchungsplan Liste siehe den Abschnitt Buchungsplan ab Seite 88 z B 57 Seiten la
30. 538 69230 76 933 84 615 100 000 12 E E Su B g Is max bis 01 692 15 385 23 077 30 769 38 462 46 154 06 07 53 646 61 538 69 230 76 923 84 615 100 000 12 Plantafel Datensatz IM 1 II von 6 Schlie en Datensatz 14 4 4 gt gt i gt von 6 Stand 1 Februar 2007 Seite 20 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch In diesem Formular erfassen Sie im u eren Formular zun chst nur Datens tze mit je einer Jahreszahl im Feld Planungsdetails f r das Jahr Zu jedem Jahr erfassen Sie dann eine Liste mit Regeln die festlegen wie viel Prozent des Jahresansatzes bis zu jedem Monat eingehen m ssten bzw ausgegeben werden d rften Um ein neues Jahr zu erfassen w hlen Sie z B die Schaltfl che am unteren Rand des Formulars unterhalb der Schaltfl che Schlie en Um eine neue Zeile mit einer neuen Regel f r das angezeigte Jahr zu erfassen w hlen Sie die Schaltfl che im inneren Formular oberhalb der Schaltfl che Schlie en unterhalb der Schaltfl che Plantafel Funktionsweise des Regelwerks Dieses Regelwerk funktioniert so e In jeder Zeile die Sie im obigen Bildschirmfoto mit 7 2 3 durchnummeriert sehen wird festgelegt f r welche Haushaltsstellen die jeweilige Zeile gelten soll Das geschieht durch Angabe von Mustern f r die Sachbuchteil Gliederungs Gruppierungs und Unter
31. 71300 296 267 7713 00 Saldo 0 14 2 959 769 474 7d 0 29 2 040 950 187 45 0 00 0 00 Anderungen Speichern Schlie en Y Datensatz I4 4 1 HI l von 9059 Darin sehen Sie die nach Ihren Vorgaben gew hlten Haushaltsstellen mit ihrer vollst ndigen Nummer und etwas abgeblendet ihrer Bezeichnung darunter In den n chsten vier Spalten sehen Sie die Ans tze und Ergebnisse der beiden vergangenen Jahre des Startjahrs und des auf das Startjahr folgenden Jahres Die angezeigten bzw zu erfassenden Planvarianten werden unterhalb der Jahreszahlen angezeigt Hinweis Sie sehen die Ans tze und Ergebnisse in diesem Formular grund s tzlich in der W hrung in der Sie die Ans tze auch erfassen Wenn Sie als Startjahr 2000 angegeben haben sehen Sie die Ans tze und Ergebnisse von 2000 und 2001 in Euro umgerechnet und also evtl mit kleinen Rundungsdifferenzen Dadurch k nnen Sie aber die neu zu erfassenden Ans tze leicht mit den vergangenen Jahren vergleichen Ab dem Haushalt 2004 2005 sehen Sie alle Angaben in Euro Alle Ans tze ab 2002 sind in Euro zu erfassen In den letzten beiden Spalten k nnen Sie die gew nschten Ans tze rasch erfassen Nach jeder gespeicherten nderung wenn das Bleistift Symbol nicht mehr erscheint werden sofort die Summen der Einnahmen und Ausgaben sowie der Saldo neu berechnet die Sie in den unteren drei Zeilen sehen Dadurch haben Sie jeder zeit einen berblick ber die Ausgeglichen
32. Folgejahres blicherweise ist das die Planvariante endg ltig W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze f r die n chsten beiden Jahre entnommen werden Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Namen der verwendeten Planvarianten auf dem Ausdruck sehen m chten F r einen Ausdruck f r eine Beratungssitzung empfiehlt es sich dieses Kontrollk stchen zu aktivieren F r einen f r die Ver ffentlichung bestimmten endg ltigen Ausdruck empfiehlt es sich das Kontrollk stchen zu deaktivieren e W hlen Sie Hochformat vierspaltig kleine Schrift um die Liste im DIN A4 Hochformat auszugeben S e sehen das Ergebnis des Startjahres und die Ans tze der drei folgenden Jahre e W hlen Sie Querformat sechsspaltig gro e Schrift um die Liste im DIN A4 Querformat auszugeben S e sehen Ansatz und Ergebnis der beiden ersten Jahre und die Ans tze der beiden n chsten Jahre Au erdem erscheint diese Variante in einer gr eren Schrift und ist somit leichter lesbar Seite 89 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Feld Ausgabeart Haushaltssperren ber cksichtigen Haushaltsreste ber cksichtigen Unterkonten zusammenfassen Haushaltsstellen bezeichnungen ausgeben Bewirtschafter ausgeben Haushaltsvermerke ausgeben Bemerkungen ausgeben Neue Seite je Einzelplan Abschlusstechnische Gruppierungen ausgeben OK Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Auswertungen Inhalt e W hlen Sie
33. Formular Sachbuchteile k nnen Sie die f r den gerade angezeigten Sachbuchteil als zu drucken vorgemerkten organisatorischen Einheiten angeben in dem Sie die Schaltfl che zu druckende Budgetbl tter einblenden w hlen oder Alt d dr cken Daraufhin erscheint folgendes Formular Sa zu druckende Budgetbl ter MEEI P Verwaltungshaushalt Org Einheit f r die Budgetbl tt gedruckt werden soll 2 3 r u Schlie en Org Einheit Suchen S v Datensatz 14 4 1 gt gt i gt vn In diesem Formular erscheinen die f r den im Formular Sachbuchteile gerade aktiven Sachbuchteil als zum Drucken vorgemerkten organisatorischen Einheiten Sie k nnen diese Liste jederzeit erg nzen durch Stand 1 Februar 2007 Seite 31 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Hinzuf gen eines Datensatzes oder k rzen durch L schen eines Datensatzes die organisatorische Einheit selbst wird dabei n cht gel scht Am oberen Rand werden Nummer und Bezeichnung des Sachbuchteils eingeblendet f r die die zu druckenden organisatorischen Einheiten angezeigt werden Folgende Felder s nd in diesem Formular enthalten Feld Inhalt Org Einheit f r die ein W hlen Sie die gew nschte organisatorische Einheit ber die Schaltfl che Budgetblatt gedruckt k nnen Sie direkt ins Formular Organisatorische Einheiten verzweigen um werden soll eine organisatorische Einheit zu ndern oder neu zu erfassen Sie k
34. Jahreszahl ein bei denen sie noch fehlt Die Betragstelder bleiben frei Meue Jahreszahl I Zu vwerwendende Flanwsarante r Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Neue Jahreszahl Geben Sie das Jahr ein f r welches Sie leere Ans tze erzeugen m chten Zu verwendende W hlen Sie die Planvariante in der die neuen leeren Ans tze erzeugt werden Planvariante sollen OK W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um noch gar nicht erfasste Ans tze im angegebenen Jahr und in der angegebenen Planvariante mit O zu f llen bereits vorhandene Ans tze bleiben erhalten Abbrechen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne leere Ans tze zu erzeugen Nachdem Sie OK gew hlt haben erscheint eine Meldung wie folgt Buchungsplan und Budgetierung E3 G Das neue Jahr wurde f r 9059 Haushaltsstellen hinzugefigt Stand 1 Februar 2007 Seite 75 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Danach ist im angegebenen Jahr in der angegebenen Planvariante garantiert f r jede Haushaltsstelle ein Ansatz gespeichert Haushaltsstellen die in diesem Jahr und in dieser Planvariante noch keinen Ansatz gespeichert hatten haben jetzt einen mit dem Wert 0 00 Das erleichtert die reihenweise Erfassung von Ans tzen m Formular Haushaltsstellen Bedenken Sie aber dass Sie die Funktion Neues Jahr vorbereiten nicht ben tigen wenn Sie die Ans tze ber die vie
35. M glichkeit das Programm zu beenden oder den aktuellen Mandanten zu wechseln 5 Statusleiste am unteren Fensterrand Stand 1 Februar 2007 Seite 8 Einleitung Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Folgende Symbole sind auf der Symbolleiste enthalten Em SaRY t B oN A t im Hauptmen formular anzeigen Ausgabe an Word oder Excel Datensatz l schen Gehe zu neuem Datensatz Suche wiederholen Suchen absteigend Sortieren aufsteigend Sortieren R ckg ngig Einf gen Kopieren Ausschneiden Rechtschreibung Seitenansicht Drucken Datenblattansicht Formularansicht Seite 9 Stand 1 Februar 2007 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 Stammdatenverwaltung 2 1 Einleitung Die Bearbeitung von Datens tzen innerhalb von Buchungsplan und Budgetierung erfolgt immer nach demselben Schema unabh ngig davon welche Daten Sie gerade bearbeiten Im jeweiligen Bildschirm formular finden Sie bestimmte Elemente die sich in all diesen Formularen identisch verhalten Die folgende Tabelle g bt Anleitungen f r h ufig benutzte Arbeitsverfahren Was Sie tun k nnen Wie Sie es tun k nnen Anzeigen eines Klicken S e auf die Navigationsschaltfl chen am unteren Fensterrand Diese bestimmten Datensatzes Elemente haben von links nach rechts gesehen folgende Bedeutung 14 zeigt den ersten Datensatz zu zeigt den vorherigen Datensatz Nr zeigt die Nummer des aktuellen
36. Seite 73 6 Zu jeder weiteren Zins und Tilgungsabbuchung erhalten Sie eine neue E Mail mit den aktualisierten Daten die Sie wiederum genauso verarbeiten k nnen Dabei m ssen Sie Rechtstr ger und Haushaltsstellen nur f r neu hinzugekommene Darlehen definieren die bereits erledigten Eingaben bleiben erhalten Im Folgenden wird davon ausgegangen dass Sie die Darlehen bereits wie im Abschnitt Importieren von Darlehensdaten von der Landeskirchenkasse ab Seite 71 beschrieben eingelesen haben Hinweis Alle Darlehensfunktionen von Buchungsplan und Budgetierung funktionieren mandanten bergreifend Es ist zum Einlesen der Darlehen aus der per E Mail zugestellten Datei zur Zuordnung der Rechtstr ger und Haushaltsstellen zu den Darlehen zur Ausgabe der Buchungen an KIFIKOS und zum Ausdruck der verschiedenen Darlehenslisten nicht erforderlich jeweils in einen bestimmten Mandanten zu wechseln Sie k nnen alle diese T tigkeiten von einem beliebigen aktuellen Mandanten aus erledigen auch wenn die Darlehen nat rlich zu ganz verschiedenen Mandanten geh ren Stand 1 Februar 2007 Seite 56 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Die Stammdaten eines Darlehens Die von der Landeskirchenkasse erhaltenen Darlehensdaten k nnen Sie in allen Einzelheiten betrachten und mit den Angaben ber Rechtstr ger und Haushaltsstellen vervollst ndigen W hlen Sie die Schaltfl che 5 im Hauptmen formular oder den Me
37. Seitenansicht um die Liste zun chst auf dem Bildschirm zu sehen e W hlen Sie Ausdruck um die Liste sofort auszudrucken e W hlen Sie Datei um die in der Liste enthaltenen Daten als eine CSV Datei abzuspeichern die Sie mit Programmen wie Microsoft Excel ffnen und weiter verarbeiten k nnen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ans tze unter Ber cksichtigung von erfassten Haushaltssperren ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltssperren ab Seite 45 Ans tze in die eine Haushaltssperre eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ergebnisse unter Ber cksichtigung von erfassten Haushaltsresten ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Ergebnisse in die mindestens ein Haushaltsrest eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen um nicht jedes Unterkonto als eine eigene Zeile auszugeben sondern wie folgt zusammengefasst e Alle Unterkonten einer Haushaltsstelle die mit O beginnen also die Unter konten 000000 bis 099999 werden in einer Zeile ausgegeben und mit Oxxxxx beschriftet e Alle anderen Unterkonten werden nach den ersten drei Ziffern zusammen gefasst und entsprechend beschriftet So erscheinen z B alle Unterkonten von 123000 bis 123999 zusammengefasst als 23xxx Diese Option ist ins
38. Sie k nnen auch die Platzhalter ein einzelnes beliebiges Zeichen und beliebig viele beliebig viele Zeichen verwenden analog zu deren Verwendung in den Such formularen So bewirkt die Eingabe von 42 das selbe wie 42 oder 42 Bewirtschafter Falls Sie nur Haushaltsstellen eines bestimmten Bewirtschafters bearbeiten m chten w hlen Sie hier diesen Bewirtschafter Zur cksetzen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt z um alle Felder unter Betrachtete Haushaltsstellen zu leeren und damit zu bewirken dass der gesamte Haushalt dargestellt w rde Startjahr Geben Sie hier das Startjahr ein wie bei der Haushaltsplanliste Wenn Sie die Ans tze f r den Haushalt 2002 2003 eingeben m chten geben S e 2000 als Startjahr ein Sie bekommen dann Ans tze und Ergebnisse von 2000 und 2001 angezeigt und k nnen die Ans tze 2002 und 2003 erfassen l und 2 W hlen Sie hier diejenige Planvariante aus der Sie die Ans tze der beiden vergangenen Jahre sehen m chten im Beispiel also die aus 2000 und 2001 blicherweise die Planvariante endg ltig 3 und 4 W hlen Sie hier diejenige Planvariante in der Sie die Ans tze f r die beiden zu planenden Jahre erfassen m chten im Beispiel k nnte das etwa eine Plan variante wie Beratung 1 HH 2002 2003 sein Stand 1 Februar 2007 Seite 78 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Feld Inhalt Ans tze bearbeiten W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken S
39. Spalten ben tigt erscheint sie im Querformat W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Budgetabrechnung Jahresabschluss Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Budgetabrechnung Jahresabschlu Sachkosten Jahr Monat y hrurg Abbrechen 2001 fo DM E FPlanyariante Endg tig r Wo Seitenansicht Sachbuchteile tr alle nurfolgender 00 Yerwaltungshaushalt Organisatorische Einheiten C Ein Gesamtbericht ber alle C alle einzeln alle als zu drucken vorgemerkte einzeln nurfolgende 8 3 r Suchen ohn und sonstige Grundst cke Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Layout W hlen Sie hier das Budgetlayout mit dem Sie die Liste ausgeben m chten siehe den Abschnitt Definition von Budgetlayouts ab Seite 105 Jahr Geben Sie hier das Jahr ein f r welches Sie die Auswertung erstellen m chten Monat Geben Sie den Monat ein oder w hlen Sie ihn aus welcher dargestellt werden soll Der jeweilige Jahresansatz wird dazu anhand der Plantafeln auf den jeweiligen Monat heruntergerechnet ausgewiesen siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 W hrung W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten
40. ab Seite 88 z B 57 Seiten lang ist und Sie in dieses Feld 58 eingeben so k nnen Sie die beiden Listen fortlaufend nummeriert hinter einander ablegen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Seite 116 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Die Liste sieht etwa so aus hier ein Beispiel mit dem unteren Budget Teil Haushaltsbuch 2002 2003 EVANGELISCHE 11 03 2002 LANDESKIRCHE IN BADEN Sachbuckteil 00 Verama bmgshauhalt 2000 Beamte ste Ilte Arbeiter 2002 Beamte ste Ilte Arbeiter Bauwesen und Gemeindefinanzen Wohn und sonstige Grundst cke 0 00 0 00 0 00 0 00 5130 890000 8100 000000 8100 600000 Bezeichnung Erg 2000 Plan 2001 Plan 2002 Plan 2003 Endg ltig Beratung HH 2002 2003 Verm gen Verw Betr Einn 744 2F Kollekten Opfer Bes 0 0 Verm genswirksame Einn 1 278 2 Summe Einnahmen 2 022 5 Entwicklung in von 2000 100 Sachausgaben 438 4 Zuwreis Uml Zusch 48 4 Verm genswirks Ausgaben 81 8 Summe Ausgaben 568 6 Entricklung in von 2000 94 Deckungsbedarf gesamt 2 721 6 Entwicklung in von 2000 192 Zus tzlich f r andere Referate zentralverantw ortet Einnahmen Verkaufserl se Zuweisungen 2 038 8R Verm genswirksame Eirmahm en 2 038 8R Summe
41. auf eine andere Haushaltsstelle 7 umbuchen Wollen Sie stattdessen einen neuen Haushaltsrest anlegen Hein Abbrechen e W hlen Sie Ja oder dr cken Sie J oder JA wenn Sie einen neuen Haushaltsrest erfassen m chten Im Formular Haushaltsreste wird dann automatisch zu einem neuen Datensatz gesprungen bevor das Formular zur Suche der Haushaltsstelle erscheint e W hlen Sie Nein oder dr cken S e N wenn S e den Haushaltsrest tats chlich einer anderen als der bisherigen Haushaltsstelle zuordnen m chten beispielsweise wenn Sie ihn irrt mlich der falschen Haus haltsstelle zugeordnet hatten e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten Stand 1 Februar 2007 Seite 44 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 12 Haushaltssperren Durch den Befehl Datei Haushaltssperren k nnen Sie die Haushaltssperren des aktuellen Mandanten pflegen Haushaltssperren Jox Anzeigen f r Jahr EE 4 Reihenfolge Muster f r Haushaltsstellen Yerst rkung Sperre SB Glid Obj Absolutbetrag Prozentsatz t 1320 zu 24 es 2 m an at oo oO 3l 3l J al Ta Ta ras 6 ro no Mo B w i u agp m 1177 BARNANEA 17313 TILL no o no jan jew A no A mo Eu no A Eu A no A Ei ze a 4 za 8 iKENENENE Inasa vw Datensatz I4 Schl
42. bevor Sie Auswertungen beginnen Die Berechnungen selbst werden bei der ersten Auswertung nach dem Erzwingen der Optimierungen durch gef hrt Diese erste Auswertung rechnet also etwas l nger als die nachfolgenden bei denen Sie die Optimierungen ja nicht mehr erzwingen m ssen bis Sie wieder Anderungen am Datenbestand vorgenommen haben Hinweis Wenn Sie auf irgendwelchen Auswertungen falsche fehlende oder Ihnen seltsam vorkommende Ergebnisse erhalten erzwingen Sie zun chst die Optimierungen und starten die Auswertung dann erneut Vielleicht hat irgend jemand eine Anderung am Datenbestand vor genommen die die Neuberechnung der Optimierungen notwendig macht Stand 1 Februar 2007 Seite 85 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 1 2 Ausgabe von einzelnen Seiten und weitere Druckoptionen Grunds tzlich werden alle Auswertungen vollst ndig ausgedruckt wenn Sie nicht die jeweilige Option Seitenansicht aktiviert haben die Ihnen das Druckbild der Liste zun chst auf dem Bildschirm pr sentiert Gehen Sie wie folgt vor um einzelne Seiten einer Liste zu drucken 1 Lassen Sie sich die Liste in Seitenansicht anzeigen 2 Dr cken Sie Strg p um das Dialogfeld Drucken anzuzeigen das geht nicht mit dem Befehl Datei Drucken und auch nicht mit der Schaltfl che in der Symbolleiste Drucken Fx Drucker Hame WWCOPYTEAM NTS1Y aserlet 5f Eigenschaften Status Bereit HF LaserJet 5M
43. den fehlenden Sachbuchteil an Normalerweise stehen S e nach Klick auf Sachbuchteile bereits auf dem Sachbuchteil 00 Stellen Sie sicher dass die Gliederungsnummer existiert Geben Sie im Formular Sachbuchteile im Feld Gehezu die vierstellige Gliederungsnummer ein und dr cken Sie Tipp Klicken Sie nicht ins Feld sondern auf die Beschriftung Gehezu damit der Cursor auf jeden Fall ganz am Anfang des Feldes steht Wenn diese Gliederungsnummer bereits existiert gehen Sie zu Schritt 6 Wenn nicht klicken Sie auf die Schaltfl che f r einen neuen Datensatz im inneren Fenster Geben Sie in der neuen Zeile die vierstellige Gliederungsnummer und eine Bezeichnung ein Gehen Sie aber nicht zur n chsten Zeile sondern lassen Sie den Cursor bzw die Markierung in der gerade angelegten Gliederungsnummern Zeile stehen Stellen Sie sicher dass Objektziffer und Unterkonto existieren dieser Schritt wird h ufig bersehen Klicken Sie auf die Schaltfl che Gliederungen einblenden Im daraufhin erscheinenden Fenster m ssen Sie die Objektziffern und Unterkonten explizit anlegen selbst wenn sie 00 bzw 000000 lauten Schlie en Sie die Fenster wieder wenn Sie m chten Stellen Sie sicher dass die Gruppierungsnummer existiert W hlen Sie Gruppierungstexte im Haupt men Geben Sie im Formular Gruppierungstexte im Feld Gehezu die vierstellige Gruppierungsnummer ein und dr cken Sie Tipp Klicken Sie nicht ins Feld sondern auf die Be
44. een insel 98 4 2 7 Soll Ist Vergleich 2a IR 103 4 2 8 Budeba Alswertunsen sense a ER EB 105 Det1nil10n von BuUdset layouts ea lineare 105 SOoll Ist Versleich nach Orsan satorischer Einhalt essen ee ns 109 Budsetabrecnnung Jahresabschlu 2 ln snienn u ec te a u a ai 112 Budseblale ansteuern Besen ee 114 4 2 9 D rlehensauswertingenassse ea ee ee 118 Darlehen za ns in Besen u NA a 118 Datlehensabsummuns asus a een aan 120 Darlehens DUC KUNS Dessen ee ee ee ee nee ee euere 121 SCHULAENATERSE SR 2 2 Pe es Neun ee de es ee AE A 124 Stand 1 Februar 2007 Seite 4 Buchungsplan und Budgetierung Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch 3 Spezielle Verfahren asian sinn ia 126 5 1 D reht hren einer D tenSsicher ns san A S 126 52 Installation neuer Programmversionen sorcis aaea e aa a 127 3 3 Verwend ns vomNotebooks suorone a 128 5 4 bergabe von Daten an Microsoft ExcelM nnnnnnnnnnnnnsnenennnnnenennenenenennnnnnnnnnenenennnnnennnnenenennnne 129 5 4 1 Installation der Makros f r Microsoft Excel unessenesenennenesenenenenenenenennsensnesenensneeonassn 129 5 4 2 bergabe der Haushaltsplandaten an die Tabellenkalkulation 0000022222 022 eeeeeeeeeeeeeeennnn 130 5 4 3 Anbringen von ZWischensummen 2 22 132 6 Haufe gestelie Fragen ehe 134 6 1 Warum erscheinen auf Listen Ergebnisse aber keine Ans tze ussssssssssnnnnnsnnssssnenneeeeeeeeennnnnn 134 6 2 Warum erscheinen in der Einzelplan bersicht d
45. einer Haushaltssperre auf alle Haushaltsstellen auch Einnahmehaushaltsstellen gleichkommen e Da die Liste grunds tzlich von oben nach unten durchsucht wird m ssen Sie fein definierte Muster vor grob definierten auff hren Wenn Sie z B f r Haushaltsstellen mit Gruppierungen die mit 514 beginnen eine andere Sperre definieren m chten wie f r solche die mit 51 aber nicht 514 beginnen so muss die Regel f r 514 ber derjenigen f r 51 stehen also mit einer kleineren laufenden Nummer denn sonst w rde ja jede Haushaltsstelle die mit 51 einschlie lich 514 beginnt schon durch die Regel f r 51 abgedeckt sein und die Regel f r 514 k me nie zur Anwendung e Jede Haushaltssperre bzw verst rkung kann absolut als W hrungsbetrag bis 2001 in DM ab 2002 in Euro oder prozentual angegeben werden Dabei ist eine negative Angabe eine Sperre und eine positive eine Verst rkung e Sie k nnen die Reihenfolge der Regeln jederzeit umstellen in dem Sie eine Zeile anklicken und mit der Schaltfl che t nach oben bzw mit nach unten verschieben Stand 1 Februar 2007 Seite 45 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Folgende Felder sind in diesem Formular enthalten Feld Anzeigen f r Jahr Reihenfolge SB Gld Obj Grp UKto Absolutbetrag Prozentsatz Schlie en Inhalt Geben Sie hier das Jahr ein dessen Haushaltssperren Sie bearbeiten m chten Sie k nnen auch die Schaltfl
46. einer vom Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe benutzten Layoutdefinition Haushaltsbuch 2002 2003 EVANGELISCHE 11 03 2002 LANDESKIRCHE IN BADEN Sachbuchteil 00 Verama bmgshauhalt Bauwesen und Gemeindefinanzen Wohn und sonstige Grundst cke 5130 890000 8100 000000 8100 600000 Spalten je nach Auswertung u Bezeichnung Erg 200 ce Verm gen Verwr Betr Einn 744 2R 733 7 Kollekten Opfer Bes 0 0 0 0 Verm genswirksame Einn ra 2 5563 Summe Einnahmen 2 022 5 3 290 2 Entricklung in von 2000 9 Verm genswirks Ausgaben Summe Ausgaben Entwicklung in von 2000 Deckungsbedarf gesamt Entwicklung in von 2000 Zus tzlich f r andere Referate zentral verantw ortet Einnahmen E 3 Verkaufserl se Zuweisungen zu 38 8 R 3 Verm genswirksame Eirmahm en e 2038 8 R Summe Einnahmen Entwicklung in von 2000 Bay und B auinstandhaltungsm a nahm en Ref 9 Pa G eb udeunterhaltung Verm genswirksame Ausgaben Summe Bau und A E auinstandhaltungsm afnahm en Ref 6 Summe Ausgaben Entricklung in von 2000 Deckungshbedarf gesamt Entwicklung in von 2000 Deckungsbedarf Budget Entwicklung in von 2000 Stand 1 Februar 2007 Seite 106 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Alle drei Auswertungen k nnen in jedem von Ihnen definierten Layout ausgedruckt werden Soll Ist Vergleich nach gt Organisatorischer Einheit Daten Budgetabrechnung Jahresabschlus
47. freigegebenes Verzeichnis eines Netzwerkservers zeigt so k nnen Sie die Date auch dorthin speichern um sie f r alle PCs im Netzwerk zur Verf gung zu stellen und dennoch nur an einer Stelle speichern und aktuell halten zu m ssen 2 Laden S e die Excel Makros f r Buchungsplan und Budgetierung aus dem Internet von der Seite http www ct systeme com sf bpl excel htm herunter es handelt sich um eine Datei namens Buchungs plan Makros xls und speichern Sie diese Datei in den in Schritt 1 festgestellten Ordner Hinweis Wenn Sie den Microsoft Internet Explorer 3 0 oder h her verwenden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Link auf der Webseite und w hlen Sie Ziel speichern unter Ein Klick mit der linken Maustaste w rde Excel innerhalb des Internet Explorer Fensters ffnen und die Datei dort laden 3 Starten Sie Excel neu Stand 1 Februar 2007 Seite 129 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch Sie finden dann unter Extras Makro Makros die folgenden drei Makros Makro Beschreibung BuchungsplanInfo Zeigt Versionsinformationen zu den Makros und Kontakt informationen zur SF Softwareberatung an BuchungsplanFormatieren Formatiert die aus der Ansatzerfassungshilfe kopierten Daten siehe den n chsten Abschnitt bersichtlich und f gt weitere Spalten mit ein zwei und dreistelligen Gliederungs und Gruppierungs nummern f r die Analyse mit der Teilerg
48. gernummer zu pr fen und ggf zu ndern gehen Sie bitte wie folgt vor 1 W hlen Sie im Hauptmen die Schaltfl che Mandant wechseln 2 W hlen Sie die Schaltfl che Mandanten verwalten 3 Korrigieren S e die Rechtstr gernummer Die Rechtstr gernummer muss genau 10 Ziffern umfassen e Die ersten beiden Stellen geben die Landeskirche an 07 f r die Landeskirche in Baden e Die n chsten vier Stellen geben Ihren Abrechnungskreis an e Die letzten vier Stellen geben den Rechtstr ger innerhalb Ihres Abrechnungskreises an Siehe hierzu den Abschnitt Mandanten ab Seite 12 Stand 1 Februar 2007 Seite 136 Buchungsplan und Budgetierung H ufig gestellte Fragen Benutzerhandbuch 6 8 Warum erscheinen auf Listen gar keine oder veraltete Zahlen Sie m ssen nach strukturellen nderungen z B Anlegen von Planvarianten Plantafeln Haushaltssperren Haushaltsresten Haushaltsstellen oder nach dem Import vom Rechenzentrum die Optimierungen erzwingen Gehen Sie wie folgt vor 1 W hlen Sie Extras Optimierungen 2 Klicken S e auf Alle Optimierungen erzwingen und best tigen Sie die Abfrage 3 Drucken Sie die Listen Siehe hierzu den Abschnitt Optimierungen ab Seite 84 6 9 Warum erscheint auf Auswertungen Bezeichnung 00 noch nicht erfasst anstelle der Bezeichnung des Sachbuchteils Dies ist die Bezeichnung des Sachbuchteils die aber nicht vom Rechenzentrum importiert werden kann Geben Sie die richtige Bezeic
49. hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um den Export zu starten W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne Daten zu exportieren Warnung Sie d rfen die selben Darlehensbuchungen nicht zwei Mal im Rechenzentrum verbuchen lassen da dies zu Doppelbuchungen f hren w rde bertragen der exportierten NCD Datei ins Rechenzentrum Die Anleitung was genau Sie mit der NCD Datei tun m ssen wurde vom Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland zur Verf gung gestellt und ist nicht Teil des Buchungsplanprogramms Stand 1 Februar 2007 Seite 74 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 3 Neues Jahr vorbereiten Wenn Sie einen neuen Haushalt vorbereiten und alle Ans tze ber das Formular Haushaltsstellen erfassen m chten so ist der Befehl Extras Neues Jahr vorbereiten hierf r n tzlich Hinweis Dieser Befehl ist zwar noch im Programm enthalten wird aber eigentlich nicht mehr ben tigt Sie k nnen jetzt Ans tze viel komfortabler als ber das Formular Haushaltsstellen mit der Ansatz erfassungshilfe erfassen siehe den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 ohne dass Sie den Befehl Neues Jahr vorbereiten noch ben tigen w rden Der Befehl Extras Neues Jahr vorbereiten legt leere Ans tze in einer Planvariante an Dazu erscheint folgendes Formular Neues Jahr vorbereiten Diese Funktion tr gt bei allen Haushaltsstellen eine
50. l einer Abbuchung auf die angegebene Haushaltsstelle gebucht werden soll Sie m ssen mindestens eines der Felder Zins oder Tilgung aktivieren Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen wenn der Tilgungsanteil einer Abbuchung auf die angegebene Haushaltsstelle gebucht werden soll Sie m ssen mindestens eines der Felder Zins oder Tilgung aktivieren Gibt den Anteil an zu dem eine auf mehrere Haushaltsstellen verteilte Zins bzw Tilgungsbuchung auf die jeweilige Haushaltsstelle entf llt Zusammen und somit als Gruppe betrachtet werden immer diejenigen Zeilen die in den Spalten Buchungsschl ssel Zins und Tilgung dentisch eingestellt sind Die Vorbelegung mit 1 bewirkt dass alle Haushaltsstellen der jeweiligen Gruppe den gleichen Anteil an der Buchung erhalten F r eine ausf hrliche Beschreibung der Darlehensaufteilung siehe Seite 62 Eine Haushaltsstellennummer die Buchungen f r das betrachtete Darlehen empfangen soll Zur Angabe der Haushaltsstelle benutzen Sie bitte entweder die Schaltfl che Haushaltsstelle suchen oder das Feld schnell hinzuf gen ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Haushaltsstellen verzweigen um diese Haushaltsstelle anzuzeigen das geht nur wenn der diesem Darlehen zugeordnete Mandant der aktuelle Mandant ist zum Wechsel zu einem anderen Mandanten siehe den Abschnitt Mandanten ab Seite 12 W hlen Sie hier den Zahlweg unter dem die Buchung stattfinden soll ber die Schaltfl che k nn
51. llen EEE Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Felder 0 bis 2 in der Inhalt Geben Sie hier die bis zum jeweiligen Monat aufgelaufenen Prozents tze Spalte bis einschlie lich an Wenn von einer Ausgabehaushaltsstelle bis Ende Juni h chstens 80 des dem Monat Felder 0 bis 72 in der Spalte im jeweiligen Monat Die grafische Darstellung in der Jahresansatzes ausgegeben werden d rften so geben Sie im 80 im Feld 06 ein vergessen Sie das Prozentzeichen nicht Bis Ende Dezember kann immer der gesamte Jahresansatz ausgegeben werden deshalb steht dort immer und nicht nderbar 700 000 Hier wird Ihnen angezeigt wie viel Prozent des Jahresansatzes im und nicht bis einschlie lich jeweiligen Monat ausgegeben werden darf bzw eingenommen werden m sste also die Differenz zwischen zwei Prozents tzen in der linken Spalte Sie k nnen diese Zahlen nicht direkt eingeben sondern sie ergeben sich aus Ihren Eingaben in der linken Spalte In diesem Feld wird der Verlauf grafisch dargestellt Die Linie von links unten den 0 Anfang Januar nach rechts oben den 100 Ende Dezember rechten unteren Ecke des verl uft entsprechend den von Ihnen erfassten Prozents tzen Die Grafik wird Formulars OK Abbrechen L schen aktualisiert sobald Sie die Schaltfl che Ausf llen w hlen oder Alt a dr cken W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um die erfassten Prozent s tze zu bernehmen
52. mit 000 beginnt werden die ersten drei Stellen verwendet um die organisatorische Einheit zu bestimmen der es zugeordnet werden soll So wird einem Unterkonto 123456 die organisatorische Einheit 1 2 3 zugeordnet sofern eine solche erfasst wurde e Wenn diese ersten drei Stellen mit Nullen enden z B 120 aus dem Unterkonto 120044 so wird die tiefste organisatorische Einheit verwendet die angelegt ist Im Beispiel wird also zun chst versucht das Unterkonto der organisatorischen Einheit 1 2 0 zuzuordnen Gibt es eine solche Einheit nicht wird die Einheit 1 2 versucht Gibt es auch diese nicht bleibt das Unterkonto keiner organisatorischen Einheit zugeordnet e Alle Unterkonten zwischen 000001 und 099999 denen noch keine organisatorische Einheit zugeordnet wurde werden der selben Einheit zugeordnet der auch das Unterkonto 000000 der selben Sachbuch teil Gliederung Objekt Nummer zugeordnet ist e Alle nicht dergestalt automatisch zuzuordnenden Unterkonten bleiben frei und k nnen mit dem Befehl Extras Nachzutragende Organisatorische Einheiten rasch den jeweils gew nschten organisatorischen Einheiten zugeordnet werden siehe den Abschnitt Nachzutragende Organisatorische Einheiten ab Seite 81 Stand 1 Februar 2007 Seite 68 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 1 2 Exportieren von Daten zum Rechenzentrum Sie k nnen Ans tze auch zum Rechenzentrum in KIFIKOS bertragen Das geht in zwei Schritten vor sich
53. unabh ngig davon welcher Zahlweg angegeben wird und ob ein Buchungsbeleg zu erstellen ist Innerhalb jeder Gruppe werden die Zins bzw Tilgungsbuchungen anhand des relativen Anteils an der Summe der relativen Anteile der jeweiligen Gruppe gebildet e Die erste Zeile f hrt dazu dass ein Drittel der Tilgungsbuchung auf die Haushaltsstelle 00 0110 00 1720 000001 gelangt da die Summe der relativen Anteile der Gruppe 1 2 3 ergibt die Summe der relativen Anteile der ersten beiden Zeilen und der relative Anteil dieser Zeile 1 lautet also 1 3 e Die zweite Zeile f hrt dazu dass zwei Drittel der Tilgungsbuchung auf die Haushaltsstelle 00 0110 00 1720 000002 gelangen da die Summe der relativen Anteile der Gruppe 1 2 3 ergibt die Summe der relativen Anteile der ersten beiden Zeilen und der relative Anteil dieser Zeile 2 lautet also 2 3 e Die dritte Zeile f hrt dazu dass d e H lfte der Zinsbuchung auf die Haushaltsstelle 00 0110 00 1790 000000 gelangt da die Summe der relativen Anteile der Gruppe 1 1 2 ergibt die Summe der relativen Anteile der dritten und vierten Zeile und der relative Anteil dieser Zeile 1 lautet also 1 2 e Die vierte Zeile f hrt dazu dass die H lfte der Zinsbuchung auf die Haushaltsstelle 00 0110 00 1990 000000 gelangt da die Summe der relativen Anteile der Gruppe 1 1 2 ergibt die Summe der relativen Anteile der dritten und vierten Zeile und der relative Anteil dieser Zeile 1 lautet also
54. und Pr dikantendienst Objekte und Unterkonten einblenden LTERBRE E v Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 420 Schlie en zu druckende Budgetbl tter einblenden Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 5 In diesem Formular erfassen Sie im u eren Formular zun chst die Sachbuchteile in den Feldern Nummer und Bezeichnung Zu jedem Sachbuchteil erfassen S e dann eine Liste mit Gliederungsziffern Durch die Schaltfl che Objekte und Unterkonten einblenden k nnen Sie f r jede Gliederungsziffer eines Sachbuchteils die Objekte erfassen und f r jedes Objekt wiederum die Unterkonten Um einen neuen Sach buchteil zu erfassen w hlen Sie z B die Schaltfl che am unteren Rand des Formulars unterhalb der Schaltfl che Schlie en Um eine neue Gliederungsziffer innerhalb des gerade angezeigten Sachbuchteils zu erfassen w hlen Sie die Schaltfl che J im inneren Formular oberhalb der Schaltfl che Schlie en unter halb der Schaltfl che Objekte und Unterkonten einblenden Sachbuchteile und Gliederungsziffern Folgende Felder sind in diesem Formular f r Sachbuchteile enthalten Feld Inhalt Nummer Geben Sie hier die Nummer des Sachbuchteils ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung des Sachbuchteils ein Dieses Feld muss ausgef llt werden zu druckende Budget W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt d um das Formular f r
55. und das Formular zu schlie en Vorher wird Ausf llen automatisch durchgef hrt Sie brauchen die Schaltfl che Ausf llen also nicht unbedingt vorher zu w hlen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne die erfassten Werte zu bernehmen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt um alle Eingabefelder des Formulars zu leeren Stand 1 Februar 2007 Seite 22 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Feld Inhalt Ausf llen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um alle noch nicht ausgef llten Eingabefelder automatisch auszuf llen Damit werden alle leeren Felder zwischen zwei ausgef llten Feldern so ausgef llt dass dazwischen n jedem Monat der gleiche Zuwachs resultiert Beispiele Die Zw lftelung Den standardm igen Verlauf bei dem in jedem Monat 1 12 des Jahresansatzes anf llt K nnen Sie ganz leicht wie folgt erhalten 1 Stellen Sie sicher dass alle Felder leer sind z B durch die Schaltfl che L schen 2 W hlen Sie die Schaltfl che Ausf llen oder dr cken Sie Alt a Das Ergebnis sieht dann so aus Plantafel bis einschlie lich im jeweiligen OK dem Monat Monat 0 333 0 333 Abbrechen 0 331378 L schen et Ve 16 667 0 331 mm 25 000 0 331 mm 33 333 0 333 11 567 50 000 0 3337 0 3337 ul os ao a m mn lm eo Ta Ins
56. von 238 Stand 1 Februar 2007 Seite 58 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch In der Registerkarte Zins und Tilgungsplan finden Sie die Termine zu denen Zins und oder Tilgungsbetr ge durch die Landeskirchenkasse abgebucht werden einschlie lich Summierung B3 Mandantendarlehen False x Darlehensnummer Mandant Bezeichnung 311095 0100170213 Baden Baden r l Darlehen Optionen Zins und Tilgungsplan Haushaltsstellen Diese Daten stammen von der Kasse im EOK und sind nur dort nderbar Datum Zinsbetrag Tilgungsbetrag Restkapital Geb hren Fixbetrag Tilgungstyp 01 07 2001 0 00 0 00 2 914 36 0 00 0 00 Zinsen 01 07 2002 58 29 409 03 2 505 33 0 00 0 00 Tilgung 01 07 2003 50 11 409 03 2 096 30 0 00 0 00 Tilgung 01 07 2004 41 98 409 03 1 687 27 0 00 0 00 Tilgung 01 07 2005 33 70 409 03 1 278 24 0 00 0 00 Tilgung Summen 237 26 2 914 36 0 00 0 00 x Schlie en Gehezu M nur nachzutragende Darlehen anzeigen Datensatz 14 4 1 gt i von 238 In der Registerkarte Haushaltsstellen legen Sie fest welche Haushaltsstellen durch das betrachtete Darlehen angesprochen werden sollen E Mandantendarlehen Bel x Darlehensnummer Mandant Bezeichnung 311095 0100170213 Baden Baden r Darlehen Optionen Zins und Tilgungsplan Haushaltsstellen Buchungs Zins Tilgung Relativer Anteil Haushaltsstelle Zahlweg Buchungs schl
57. werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Planvariante W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze entnommen werden sollen Sachbuchteile W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen S e den gew nschten Sachbuchteil wenn S e nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Stand 1 Februar 2007 Seite 112 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Organisatorische e W hlen Sie Ein Gesamtbericht ber alle um eine einzige Auswertung ber Einheiten den gesamten Haushalt bzw den gew hlten Sachbuchteil zu erhalten Sie k nnen diese Variante auch ausgeben lassen wenn keinerlei organisatori sche Einheiten erfasst sind denn es findet hierbei ja eben keine Selektion statt e W hlen Sie alle einzeln um die Auswertung f r jede einzelne organisatori sche Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben e W hlen Sie alle als zu drucken vorgemerkte einzeln um die Auswertung f r jede organisatorische Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben die Sie als zu drucken vorgemerkt haben siehe dazu den Abschnitt Zu druckende
58. zu bl tter einblenden druckende Budgetbl tter eines Sachbuchteils zu ffnen siehe hierzu den Abschnitt Zu druckende Budgetbl tter eines Sachbuchteils ab Seite 31 Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 28 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Folgende Felder sind im inneren Formular f r die Gliederungsziffern des gerade angezeigten Sachbuch teils enthalten Feld Inhalt Alle W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um alle Gliederungs ziffern des gerade angezeigten Sachbuchteils anzuzeigen Nur Zwischen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um nur Gliederungs berschriften ziffern mit weniger als vier Stellen anzuzeigen Diese ein bis dreistelligen Gliederungsziffern k nnen Sie erfassen um auf verschiedenen Auswertungen Zwischen berschriften und Zwischensummen zu erhalten Wir empfehlen wenigstens die Einzelplannummern 0 bis 9 mit den Bezeichnungen der jeweiligen Einzelpl ne zu erfassen Nur Gliederungen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um nur Gliederungs ziffern mit genau vier Stellen anzuzeigen Diese vierstelligen Gliederungs ziffern sind die Basis f r die Erfassung von Objekten Unterkonten und Haus haltsstellen Ziffer Geben Sie hier die Ziffer des Sachbuchteils ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Sie k nnen eine zwei drei oder vier Ziffern angeben Bei weniger als vier Ziffer
59. zur Erfassung bitte wie folgt vor 1 ffnen Sie die Sachbuchteile 2 Bl ttern Sie ggf zum gew nschten Sachbuchteil 3 Legen Sie im Sachbuchteil eine neue Gliederungsziffer O mit der Bezeichnung des Einzelplans 0 an 4 Wiederholen Sie Schritt 3 f r die restlichen Einzelpl ne 1 bis 9 mindestens soweit diese im jeweiligen Rechtstr ger verwendet werden S ehe hierzu auch den Abschnitt Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten ab Seite 28 6 3 Wie sollte nach dem Jahresabschluss zwischen Ist und Soll Ergebnissen unterschieden werden Der Normalfall und die ausdr ckliche Empfehlung sehen so aus Vom Rechenzentrum werden Ist Ergebnisse bermittelt und in die Datenbank eingelesen Um auch Soll Ergebnisse darstellen zu k nnen w hlen Sie bitte Datei Haushaltsreste oder das Register Haushaltsreste im Formular Haushaltsstellen Dort k nnen Sie durch die Bildung von Haushaltsresten den Unterschied zwischen Ist und Soll Ergebnissen erfassen Siehe hierzu den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Stand 1 Februar 2007 Seite 134 Buchungsplan und Budgetierung H ufig gestellte Fragen Benutzerhandbuch Bei allen relevanten Auswertungen k nnen Sie dann durch Ein oder Ausschalten der Option Haushaltsreste ber cksichtigen Ist Ergebnisse ohne Haushaltsreste oder Soll Ergebnisse mit Haushaltsresten ausgeben lassen Hinweis Vergessen Sie bitte nicht nach der Erfassung von Haushaltsreste
60. zur Verf gung gestellt die das Programm verbessern evtl aufgetretene Fehler korrigieren oder das Programm auch um neue Funktionen erweitern Sie k nnen diese neuen Versionen kostenlos vom Internet laden Jedes mal wenn eine neue Programmversion zur Verf gung steht versenden wir eine E Mail an alle uns bekannten Buchungsplan Anwender Diese Mail beinhaltet neben dem Hinweis auf die neue Version auch eine bersicht ber die Neuerungen Hinweis Wenn Sie in diesen Verteiler aufgenommen werden m chten so teilen S e uns bitte einfach Ihre E Mail Adresse mit Sie k nnen uns per Telefon 07243 5874 0 Fax 07243 5874 99 oder E Mail sfalk ct systeme com oder info ct systeme com erreichen Zur Installation der jeweils aktuellen Version gehen Sie bitte mit Ihrem Internet Browser auf http www ct systeme com sf bpl update htm und folgen den dort erscheinenden Anweisungen Hinweis F hren Sie bitte vor jedem Update eine Datensicherung der Dateien Daten mdb und Programm mde n Ihrem Buchungsplan Verzeichnis durch damit Sie im Fall eines schwerwiegenden Fehlers wieder auf den alten Zustand zur ckkehren k nnen indem Sie diese beiden Dateien wieder zur ck kopieren Siehe hierzu den Abschnitt Durchf hren einer Datensicherung ab Seite 126 Sollten Sie irgendwelche Probleme oder Fragen bez glich Programmupdates haben rufen Sie uns gerne an Stand 1 Februar 2007 Seite 127 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahr
61. 00 4232 000000 Krankenhausseelsorge Verg tungen 35 200 35 900 35 200 35 900 Yerwaltungsange stellte 1410 00 4250 000000 Krankenhausseelsorge Entgelte f r nebenamtliche 47 100 47 700 Mitarbeiterinnen 1410 00 427 0 000000 Krankenhausseelsorge Dienstbe z ge 145 000 142 100 1410 00 4520 000000 Krankenhausseelsorge Vertretungskosten 13 400 13 400 1410 00 4610 000000 Krankenhausseelsorge Krankheitsbeihilfen 474 400 455 400 1410 00 4960 000000 Krankenhausseelsorge Fort und Weiterbildung 10 000 10 000 Pauschale 1410 00 5111 000000 Krankenhausseelsorge Unterhaltung Sonstiger Geb ude 4 000 4 000 14 10 00 5200 000000 Krankenhausseelsorge Bewirtschaftungskosten 1 300 1 300 14 10 00 56 100 000000 Krankenhausseelsorge Reisekosten 7 900 7 900 1410 00 6300 000000 Krankenhausseelsorge Weiterer Gesch ftsaufwand 50 000 50 000 1410 00 6400 000000 Krankenhausseelsorge Aus Fort und Weiterbildung 4 900 9 000 14 10 00 6920 000000 Krankenhausseelsorge Erstattung Personalkosten 35 000 35 000 14 10 00 6990 000000 Krankenhausseelsorge Sonstige Ers tze 8 650 8 650 1410 00 9420 000000 Krankenhausseelsorge Erwerb von beweglichen Sachen 2 500 2 500 1421 00 1541 000000 Seelsorge an H rgesch digten Teilnehmerbeitr ge 22 000 22 000 Familienbildung 1421 00 1542 000000 Seelsorge an H rgesch digten Teilnehmerbeitr ge 1 400 1 400 Ferienseminare 1421 00 1543 000000 Seelsorge an H rgesch digten Teilnehmerbeitr ge 3 000 0 Ta
62. 003 z B 2002 Geben Sie hier das zweite zu vergleichende Jahr ein Sinnvoll w re bei der Planung des Haushalts 2002 2003 z B 2003 W hlen Sie hier die erste zu vergleichende Planvariante W hlen Sie hier die zweite zu vergleichende Planvariante W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre S e ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Seite 95 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Die Liste sieht etwa so aus Haushaltsansatz Korrekturen f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Haushaltsstelle Bezeichnung Anmeldung zum Haushalt Ver nderungsvorschlag Neuer Haushaltsansatz Beratung 1 HH 2000 2001 Endg ltig 2000 2001 2000 2001 2000 2001 1410
63. 007 Seite 10 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Was Sie tun k nnen Anderung eines bestehenden Datensatzes L schen eines Datensatzes R ckg ngig machen von Anderungen Wie Sie es tun k nnen 1 Lassen Sie den betreffenden Datensatz anzeigen 2 Nehmen Sie in den einzelnen Feldern die nderungen vor Die nderungen werden bei folgenden Ereignissen gespeichert e Sie klicken auf breite Markierungsspalte am linken Rand des jeweiligen Fensters dort wo bei Ihren Eingaben ein Bleistift Symbol als Anzeige einer noch nicht gespeicherten nderung erscheint oder S e zeigen einen anderen Datensatz an oder S e Schlie en das Fenster Lassen Sie den betreffenden Datensatz anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfl che Datensatz l schen in der Symbol leiste Falls Sie einen ge nderten Datensatz noch nicht gespeichert haben 1 Dr cken Sie Esc um die nderungen im aktuellen Feld r ckg ngig zu machen 2 Dr cken Sie ggf nochmals Esc um alle nderungen am aktuellen Daten satz r ckg ngig zu machen falls Sie in mehreren Feldern nderungen vorgenommen haben Andernfalls e W hlen S e Bearbeiten R ckg ngig oder e klicken Sie auf die Schaltfl che R ckg ngig oder e dr cken S e Strg Z Anmerkung nicht jede nderung kann r ckg ngig gemacht werden D mo 0 Im Folgenden werden die einzelnen zu pflegenden Daten beschrieben Stand 1 Februar 2007 S
64. 007 Seite 29 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Wenn Sie die Schaltfl che w hlen w hrend eine vierstellige Gliederungsziffer aktiv ist erscheint das Formular wie folgt E32 Objekte und Unterkonten lolx eu Gottesdienst Objekt Bezeichnung Unterkonten Unterkonto Org Einheit gt oooooo 3 1 1 x E 000001 3 1 1 j 000002 3 1 1 aE J A Org Einheit Suchen Datensatz I4 ERBE Schlie en Datensatz 14 4 18 gt i gt von 1 In diesem Formular erscheinen wiederum im u eren Formular die Objekte der im Formular Sach buchteile gerade aktiven Gliederungsziffer und nur diese mit den Feldern Objekt und Bezeichnung Zu jedem Objekt erfassen Sie dann eine Liste mit Unterkonten Um einen neues Objekt f r die angezeigte Gliederungsziffer zu erfassen w hlen Sie z B die Schaltfl che am unteren Rand des Formulars Objekte und Unterkonten unterhalb der Schaltfl che Schlie en Um ein neues Unterkonto innerhalb des gerade angezeigten Objektes zu erfassen w hlen Sie die Schaltfl che im inneren Formular oberhalb der Schaltfl che Schlie en unterhalb der Schaltfl che Org Einheit Suchen Am oberen Rand wird die Gliederungsziffer mit ihrer Bezeichnung eingeblendet f r die die angezeigten Objekte erfasst wurden Folgende Felder sind in diesem Formular f r Objekte enthalten Feld Inhalt Objekt Geben Sie hier die Objektnum
65. 110 00 1720 000000 x Burgstahler Karlsruhe Nr 370 z Sachbuchteil Bewirtsch fter Suchen Verwaltungshaushatt Gliederungstext Objektbezeichnung Gruppierungstext Bemerkungen u er aus Schriftenvertrieb m Ans tze und Ergebnisse Haushaltsreste Jahr Betrag Bezeichnung E Datensatz 14 4 1 gt pi von 1 Schlie en Suchen Ansatzerfassung Datensatz 14 4 1 gt gt i 23 von 9059 Folgende Felder sind in diesem Register enthalten Feld Inhalt Jahr Geben Sie hier das Jahr ein in dem der Haushaltsrest gebildet werden soll Der so erfasste Rest wirkt sich automatisch auf das hier eingegebene Jahr und auf das Folgejahr aus Betrag Geben Sie hier den Betrag des Haushaltsrestes ein siehe die Beispiele unten und zwar in DM f r Haushaltsreste die bis einschlie lich 2001 entstanden sind und in Euro f r solche die ab 2002 entstehen Die betreffende W hrung wird rechts neben dem Feld Betrag automatisch abh ngig vom eingegebenen Jahr angezeigt ber die Schaltfl che k nnen Sie diesen Haushaltsrest auch im Formular Haushaltsreste bearbeiten in dem alle Haushaltsreste aller Haushaltsstellen aufgef hrt werden siehe dazu den Abschnitt Zaushaltsreste ab Seite 43 Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Haushaltsrest ein S e k nnen durchaus n ein und dem selben Jahr mehrere Haushaltsreste mit verschiedenen Bezeichnungen erfassen sie
66. 134 E Mail 6 16 87 127 Empf ngernummer 56 72 endg ltig 13 14 18 19 78 80 89 93 115 Entire Connection 65 69 73 Seite 139 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Ergebnis 20 23 24 26 27 37 38 40 41 42 43 47 66 68 78 79 85 86 88 89 90 93 98 99 101 103 104 105 109 110 111 112 114 115 131 134 135 Euro 40 41 44 45 46 76 79 88 93 95 97 99 103 104 109 112 115 Excel 9 27 86 87 90 125 129 130 131 132 133 Explorer 129 135 Export 69 70 73 74 Exportieren 56 69 73 122 F FAG 125 Fax 6 16 127 Fehlermeldung 61 136 Fehlerprotokoll 70 Folgejahr 41 43 69 Formatierungen 130 Formularans cht 9 Fu zeile 88 93 95 97 99 103 109 112 115 G Geh lter 20 24 gerade Linie 23 26 Gesamtbericht 105 110 113 116 Gesamtsumme 120 Gliederungen 21 29 34 37 39 51 52 66 85 105 Gliederungsfunktion 133 Gliederungstexte 28 134 grafische Darstellung 22 Gro schreibung 10 130 Gruppierung 21 33 38 39 45 47 48 53 78 89 93 98 99 100 108 131 Gruppierungstexte 32 37 39 53 66 H Hauptgruppe 97 Hauptmen Formular 8 Stand 1 Februar 2007 Haushaltsansatz 18 94 Haushaltsperiode 13 18 19 69 128 Haushaltsquerschnitt 96 97 Haushaltsrest 37 38 41 42 43 44 90 101 110 112 114 115 134 135 137 Haushaltssperren 45 46 85 90 100 110 112 114 115 137 Haushaltsstelle 8 15 1
67. 2 0 98 1 104 60 1 103 62 0 98 1 104 60 Die drei angegebenen Spalten werden also ausgegeben die zweite und dritte werden mit der ersten verglichen und die Unterschiede sowohl absolut als auch prozentual ausgewiesen Seite 102 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 2 7 Soll Ist Vergleich Diese Auswertung dient zur flexiblen Suche nach den st rksten Abweichungen vom Plan prozentual oder absolut Sie ist geeignet auch unterj hrig Ausrei er im Haushalt aufzusp ren deren Ergebnisse positiv oder negativ besonders stark vom Ansatz abgewichen sind Soll Ist vYergleich Jahr Monat Wahrung Flanwar ante Bm do DM gt Endgultig Abbrech Sachbuchteile E rechen i alle C nurfolgender o M Seitenansicht selektion nn 2 Aufschlusselung won his Mach Gliederungsziffern pooo 3333 PETE Gruppierungsziffern oono 3333 DE Sschbuchteil Gliederung r Mindestabweichung Sollflst 7 dann nach und X oder Sortierung F t E f rozen C nach Aufschl sselung Top Ten der Abweichung absolut DM Top Ten der Abweichung in 4 Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Jahr Geben Sie das Jahr ein f r das die Auswertung erstellt werden soll Monat Geben Sie den Monat ein oder w hlen Sie ihn aus f r den die Auswertung erstellt werden soll Wenn S e ein Ergebnis ausgeben lassen wird das Ergebnis des jeweiligen Monats ausgewiesen
68. 3 090 905 D0 Gesamt 259 783 156 24 233 968 499 73 257 401 806 00 252 517 806 00 Zinsen 13 961 165 28 12 452 973 93 13 460 000 00 13 450 000 00 Einnahmen aus Grundverm gen und Rechten 3 820 555 58 3 772 311 50 3 146 700 00 3 258 200 00 Verwaltungsgeb hren 100 335 92 92 032 54 104 500 00 104 500 00 Beitr ge Benutzungsgeb hren und Entgelte 151 956 47 74 392 97 105 900 00 106 300 00 Sonstige Geb hren und Entgelte 1 208 652 04 903 812 70 936 416 00 949 216 00 Weitere Verwaltungs und Betriebseinnah men 723 062 51 356 040 15 47 3 604 00 493 204 00 Ersatz von Verwaltungs und Betriebsausgaben 15 500 351 94 14 937 901 56 15 655 456 DO 15 961 956 DO Gesamt 35 466 580 04 32 589 465 35 33 882 576 00 34 353 276 00 Die Liste ist also spaltenweise wie die Buchungsplanliste aufgebaut nur dass die Zeilen jeweils die Summen der Betr ge aller Haushaltsstellen mit Gruppierungen mit den selben ersten beiden Ziffern enthalten Die Spalten sind nummeriert In den rechten vier Spalten bis werden die Zahlen der Spalten bis miteinander ins Verh ltnis gesetzt sie enthalten die prozentualen Abweichungen der Betr ge untereinander Zum Beispiel enth lt die Spalte die prozentuale Abweichung von Spalte gegen ber Spalte 4 2 4 Haushaltsansatz Korrekturen Diese Auswertung vergleicht die Ans tze zweier Jahre und Planvarianten je Haushaltsstelle Sie ist geeignet zwei Planvarianten w hrend der Beratung eines neuen Haushalts gegen ber zu s
69. 300 6 75 12 933 800 100 00 Hauptgruppe 5 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 0 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 6 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 1 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 7 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 2 12 933 800 100 00 12 933 800 100 00 Hauptgruppe 8 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 Zwis chensumme 12 933 800 100 00 12 933 800 100 00 Zwischensumme 9 421 700 72 85 1 421 200 10 99 1 147 200 8 87 17 600 0 14 52 800 0 41 0 0 00 873 300 6 75 12 933 800 100 00 Hauptgruppe 3 0 0 00 0 0 00 Hauptgruppe 9 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 0 0 00 Ins ges amt 12 933 800 100 00 12 933 800 100 00 Ins ges amt 9 421 700 72 85 1 421200 10 99 1 147 200 8 87 17 600 0 14 52 800 0 41 0 0 00 873 300 6 75 12 933 800 100 00 Waagerecht finden sich die Hauptgruppen bei den Einnahmen O bis 3 bei den Ausgaben 4 bis 9 jeweils mit einer Zwischen und einer Endsumme ber die Zeilen Senkrecht finden sich die Einzelpl ne wiederum mit Stand 1 Februar 2007 Seite 97 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch ei
70. 54 55 56 57 58 60 61 67 73 83 118 119 120 122 124 136 Mandant wechseln 12 Mandanten verwalten 12 Mandantenauswahl 7 Mandantendarlehen 56 57 62 122 mandanten bergreifend 27 56 mehrfach vorkommende Werte 138 Men leiste 8 Microsoft Access 83 86 87 Seite 140 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Mindestabweichung 104 Monat 20 21 22 23 24 25 26 40 66 68 99 103 109 111 112 monatliche Zuordnung 68 MS DOS Text 87 Muster 21 45 46 N Navigationsschaltfl chen 10 30 108 NCD Date 65 66 67 69 70 71 73 74 136 nebeneinander 31 52 53 54 Netzwerk 128 129 Neue Seite je Einzelplan 90 neue Versionen des Programms 127 Neuerungen 2 127 Notebook 128 Null Wert 138 O Objekt 28 29 30 31 52 Optimierungen 84 85 134 135 137 Optionen 83 86 129 Organisatorische Einheit 31 32 33 47 48 49 50 51 52 53 54 68 81 110 113 116 Originaldaten 80 Ort 15 17 27 28 65 69 74 122 Ortsangabe 122 Ortsteil 15 27 28 Outlook 71 87 P Plantafel 13 21 22 26 27 85 99 103 109 111 112 134 137 Planungen 20 45 85 105 Planvariante 13 18 19 27 40 66 67 69 75 76 77 78 79 85 89 93 94 95 96 97 99 103 109 112 115 134 135 137 Stand 1 Februar 2007 Platzhalterzeichen 46 PLZ 15 16 27 Postanschrift 6 Postleitzahlen 15 27 Postleitzahlverzeichnis 27 28 Prim rschl ssel 138 Programm md
71. 77 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 5 Ansatzerfassung Die Ansatzerfassungshilfe dient dazu die Ans tze eines Doppelhaushaltes komfortabel zu erfassen und ist das empfohlene Werkzeug f r diese Aufgabe W hlen S e den Befehl Extras Ansatzerfassung oder w hlen Sie im Formular Haushaltsstellen die Schaltfl che Ansatzerfassung um die Ansatzerfassungshilfe aufzurufen Daraufhin erscheint folgendes Formular die zuletzt verwendeten Einstellungen werden auto matisch wieder vorgeschlagen Ansatzerfassung Betrachtete Haushaltsstellen Sb Gld obj pl F u Bewitschafter Zur cksetzen Zeitraum und Planvaranten starjahr 1 und 2 a und d feann Endg tig r Beratung HH 2002 Unter Betrachtete Haushaltsstellen k nnen Sie den Kreis der zu bearbeitenden Haushaltsstellen einschr nken Unter Zeitraum und Planvarianten bestimmen Sie die zu erfassenden Jahre und die Plan varianten der Ans tze Folgende Felder sind im Einzelnen darin enthalten Feld Inhalt Sb Gld Obj Grp U Wenn Sie nur bestimmte Teile Ihres Haushalts erfassen m chten geben Sie hier die entsprechenden Nummern f r Sachbuchteil Gliederung Objekt Gruppierung und oder Unterkonto ein Bei Gliederung und Gruppierung k nnen Sie auch verk rzte und Mustereingaben angeben Die Eingabe von 42 als Gruppierung bewirkt dass nur noch Haushaltsstellen mit einer Gruppierungsziffer angezeigt werden die mit 42 anf ngt
72. 8 20 21 25 29 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 56 57 58 59 60 61 62 67 70 73 75 76 78 79 85 89 90 92 94 99 100 101 104 111 114 118 123 130 131 134 137 138 Haushaltsstellenbezeichnunge n 90 Haushaltsstellennummer 21 35 37 39 45 46 60 61 123 Haushaltsvermerk 18 19 36 89 90 100 HHSt Bezeichnungen 101 hierarchische Struktur 47 Hinzuf gen eines Datensatzes 10 32 Hochformat 89 HTML 87 HV 36 90 100 I Import 13 41 66 67 68 71 72 81 85 importieren 13 65 66 67 71 134 137 Internet 16 127 129 Internet Explorer 136 Internet Browser 127 J Jahr 13 18 19 20 21 26 40 41 42 43 44 46 47 51 54 65 66 68 69 75 76 95 97 99 103 109 112 Stichwortregister Jahresans tze 20 Jahresspalten in Berichten 83 K Kennwort 7 82 126 KIFIKOS 31 38 39 54 55 56 65 69 73 111 Kindergartenzusch sse 20 25 Kirchliches Rechenzentrum S dwestdeutschland 69 74 Knick 26 Komprimieren 6 Kopieren 6 9 18 19 27 76 77 86 126 127 128 130 Kosten verursachen 21 Kostenstelle 47 L Landeskirche 12 83 136 Landeskirchenkasse 56 57 58 59 71 72 120 laufende Summen 23 25 26 Laufzeitversion 83 Layout 107 108 109 112 115 Layoutdefinition 105 L schen 7 9 11 12 13 14 19 22 23 24 25 32 40 41 85 138 M Makros 129 130 131 132 Mandant 7 12 13 14 19
73. 9 Stichtag 74 120 122 Stra e 15 Suchen 9 16 17 30 32 34 35 36 37 49 50 51 110 113 116 Symbolleiste 8 9 10 11 86 System mdw 126 Systemausfall 6 T Tabellenkalkulation 129 130 Tagesdatum 74 122 Taschenrechner 26 27 Taskleiste 27 Teek che 47 48 Seite 141 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Telefon 6 16 127 Termin 59 Tilgung 60 123 Titel 105 108 111 114 Titelleiste 8 TPL NCD 74 U bergeordnete Einheit 51 berschreiben 66 berschreitung des Haushalts 20 umbenennen 38 umbuchen 18 19 38 46 76 77 Umschalt Taste 10 130 untergeordnet 47 unterj hrig 20 21 98 103 Unterkonto 28 29 30 31 38 39 47 48 51 52 68 70 78 81 85 90 101 Unterschrift 122 Unterzeichner 122 Update 127 y Verdichtung 93 96 100 Vergleiche 18 20 99 Vergleichsm glichkeit dreier beliebiger Ans tze 98 Stand 1 Februar 2007 Verh ltnis 94 Verkn pfung 6 Verkn pfung einf gen 136 verschieben 21 26 45 76 108 versehentliche Erfassung 136 Verst rkungen 46 Verteiler 127 verursachte Einnahmen bzw Ausgaben 105 107 vollwertige Gliederungsnummer 29 Vorname 15 Vorwahl 15 16 27 28 W W hrung 40 41 44 46 79 88 93 95 97 99 103 104 109 111 112 114 115 W hrungsumstellung 58 Wartung 6 Website 70 Weihnachtsgeld 20 Word 9 70 86 87 World Wide Web 6 X XLsStart 129 Stichwortregister Z Zahlw
74. Benutzerhandbuch Version 2 0 Stand 01 12 2003 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch SZ SF Software Beratung Buchungsplan und Budgetierung copyright Garantien Benutzerhandbuch Stand 1 Februar 2007 Copyright 1986 2003 Stefan Falk Softwareberatung SF Siemensstra e 20 76275 Ettlingen Die vorliegende Dokumentation wurde von SF sorgf ltig und nach bestem Wissen zusammengestellt SF gew hrt keinerlei Garantie f r die Richtigkeit und Voll st ndigkeit des vorliegenden Handbuches F r Folgesch den aus der Verwendung der in diesem Dokument gegebenen Informationen wird keine Haftung bernommen Weiterhin beh lt sich SF das Recht vor diese Dokumentation jederzeit ohne Vor ank ndigung zu ndern um Neuerungen zu ber cksichtigen und die Wartbarkeit der Dokumentation zu erleichtern Seite 2 Buchungsplan und Budgetierung Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1 1 1 2 2 1 22 22 1 222 2 2 3 2 24 2 29 2 2 6 22 1 2 2 8 2 2 9 2 2 10 2 2 11 22 32 2 2 15 2 2 14 2 2 15 Stand Einleitune u a 6 Start des Prosi amms acria 6 Der Umgans mit dem Prostam erres ea 7 Stammdaten verw altun sesiis 22 E T HE 10 Einleitine sda a E 10 Bearbeitung von Sa nmdaten esse A 12 Mandante Mecer nes ee een 12 AA Se ie Io er nee ee ee ee ae ee 12 Was Sie nach dem Anlegen eines Mandanten tun m ssen cssssssseesesssssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnn
75. Budgetbl tter eines Sachbuchteils ab Seite 31 e W hlen Sie nur folgende um die Auswertung nur f r eine einzelne organisatorische Einheit auszugeben Wenn Sie eine organisatorische Einheit w hlen oder die Schaltfl che Suchen verwenden wir die Option nur folgende automatisch gew hlt Suchen W hlen Sie diese Schaltfl che um das Formular zur Suche nach einer organisatorischen Einheit aufzurufen Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa so aus Jahresabschlu 10 2001 EVANGELISCHE 11 03 2002 LANDESKIRCHE IN BADEN Sachbuchteil 00 Verrabmgshauchalt Bauwesen und Gemeindefinanzen Wohn und sonstige Grundst cke 5130 890000 8100 000000 8100 600000 Ans tze Beze chnung inel Sperren Verm gen Verw Betr Einn Kollekten Opfer Bes Verm genswirksame Einn Summe Einnahmen Sachausgaben 118 Zuwreis Urnl Zusch 32 Verm genswirks Ausgaben 50 Summe Ausgaben 31 Deckungsbedarf gesamt Stand 1 Februar 2007 Seite 113 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Sie sehen folgende Spalten au er den Gruppierunsgsziffern und den Titel und Zeilenbeschriftungen des Budgetlayouts Spalte Inhalt Ansatz Die Summe der Jahr
76. Datensatzes Sie k nnen auch eine Nummer eintragen und dr cken um einen bestimmten Datensatz anzuzeigen zeigt den n chsten Datensatz zeigt den letzten Datensatz springt hinter alle bereits erfassten Datens tze auf einen neue leere Position zur Erfassung eines neuen Datensatzes dieses Symbol finden Sie auch auf der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand von Nr zeigt die Gesamtanzahl aller erfassten Datens tze in der jeweiligen Tabelle an Bei den Formularen mit einem Gehezu Feld k nnen Sie auch aus diesem Feld den einen Eintrag w hlen und dadurch direkt zum gew nschten Datensatz bl ttern Bewegen innerhalb des e Verwenden Sie die Tabulatortaste links neben dem Buchstaben Q um zum Fensters n chsten bzw mit gedr ckter fl Taste vorherigen Feld zu gelangen oder e klicken Sie an die gew nschte Stelle im gew nschten Feld oder e klicken Sie auf die Bezeichnung eines Feldes dann wird wie bei der Verwendung der Tabulatortaste der Feldinhalt ganz markiert was n tzlich ist wenn Sie hn ganz durch etwas anderes ersetzen wollen Sie brauchen dann einfach nur dar ber zu schreiben Schlie en eines Fensters e Klicken Sie auf die Schaltfl che Schlie en oder dr cken Sie Alt oder klicken Sie auf das Kreuz in der rechten oberen Fensterecke Klicken Sie auf die Schaltfl che Gehe zu neuem Datensatz Erfassen Sie den Datensatz Hinzuf gen eines Datensatzes D Stand 1 Februar 2
77. Einnahmen 4 0777 Entwicklung in von 2000 100 Bau und Bauinstandhaltungsma inahmen Ref 6 G eb udeunterhaltung 486 0 R 394 7 4 0 4 0 V erm genswirksame Ausgaben 2 598 9ER 3 109 56 4 372 1 2 064 0 Summ e Bau und 3 084 9 3 504 3 4 376 1 2 068 0 Baunstandhaltungsm afnahm en Ref 6 Summe Ausgaben 30849 35043 4376 1 2 0680 Entwicklung in von 2000 100 114 142 67 Deckungsbedarf gesamt 992 8 35043 4376 1 2 0680 Entwicklung in von 2000 100 353 441 208 Deckungsbedarf Budget 2 413 4 782 7 427 6 1 970 4 Entwicklung in von 2000 100 32 177 82 Sie sehen die Spalten wie auf der vierspaltigen Variante der Buchungsplanliste siehe Abschnitt Buchungsplan ab Seite 88 Stand 1 Februar 2007 Seite 117 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 2 9 Darlehensauswertungen Hinweis S mtliche Darlehensauswertungen k nnen s ch auf mehrere Mandanten Rechtstr ger gleichzeitig beziehen nicht nur auf den gerade aktuellen Darlehen Diese Auswertung gibt Ihnen einen berblick ber die gespeicherten Darlehen W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Darlehen Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen D rlehen C Ausgeben amp alle Abbrechen Y Haushaltsstellen nurwom aktuellen Mandanten Y Darlehensoptionen nuron folgendem Mandanten 7 Zins und Tilqungspl ne nurfol
78. Gliederungen also Sachbuchteile Gliederungen Objekte und Unterkonten aufgef hrt bei denen diese organisatorische Einheit als verursachende Einheit angegeben ist Folgende Felder sind dar n enthalten Feld Inhalt Sachbuchteil Zeigt den Sachbuchteil der Gliederung und seine Bezeichnung an ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Sachbuchteile verzweigen um diesen Sachbuchteil anzuzeigen Gliederung Zeigt die Gliederungsziffer und bezeichnung an Obj Zeigt die Objektziffer an UKto Zeigt das Unterkonto an dem die organisatorische Einheit als verursachende Einheit zugewiesen wurde Schlie en Schlie t das Formular Tipp Wenn Ihr Bildschirm gro genug ist so k nnen S e die Formulare Organisatorische Einheiten und das Formular Gliederungen der Organisatorischen Einheit durchaus gleichzeitig ge ffnet lassen und z B neben einander anordnen Sobald S e im Formular Organisatorische Einheiten eine andere organisatorische Einheit markieren zeigt Ihnen das Formular Gliederungen der Organisatorischen Einheit augenblicklich die Gliederungen der neu gew hlten organisatorischen Einheit an Wenn S e das Formular Organisatorische Einheiten schlie en w rd das Formular Gliederungen der Organisatorischen Einheit automatisch mit geschlossen Stand 1 Februar 2007 Seite 52 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Gruppierungen einer organisatorischen Einheit Durch Wahl der Schaltfl c
79. Mietzins Wartung von EDW Ger ten Reisekosten Gesch ftsbe darf Fachb cher Druckschriften Zeitschriften Aus Fort und Weiterbildung Sonstige Zuweisungen Zuf hrung an R cklagen Erwerb von beweglichen Sachen Erwerb von EDY Ger ten Summe Ausgaben Summe Einnahmen Summe 0110 00 Summe Ausgaben Summe Einnahmen Summe Gliederung 0110 Stand 1 Februar 2007 0 51 0 51 0 00 1 02 7 158 09 766 94 409 03 766 94 3 323 40 6 902 44 2 556 46 0 00 0 00 511 29 409 03 22 803 62 1 02 22 802 60 22 803 62 1 02 22 802 60 13 230 39 0 00 92 03 13 322 42 0 00 773 07 409 03 393 21 2 602 07 11 096 31 2 176 50 6 473 98 7 353 91 0 00 2 566 87 33 850 95 13 322 42 20 528 53 33 850 95 13 322 42 20 528 53 13 229 5834094 0 51 100 92 03 13 321 40 6020 7 158 09 100 4 13 1 40 0 367 73 408 72133 22 4 19387 51 379 96 4 473 98 353 91 511 29 100 2 157 04 520 11 047 33 48 13 321 40 6020 2 274 07 10 11 047 33 48 13 321 40 6020 2 274 07 10 2002 2003 1 00 1 00 0 00 2 00 7 200 00 0 00 400 00 900 00 3 300 DO 7 000 00 2 500 00 0 00 0 00 400 00 0 00 21 700 00 2 00 21 698 00 21 700 00 2 00 21 698 00 0 49 0 49 0 00 0 98 41 91 766 94 9 03 133 06 23 40 97 56 56 46 0 00 0 00 111 29 409 03 1 103 6
80. Navigationsschaltfl chen am unteren Rand des Formulars Schlie t das Formular W hlen Sie diese Schaltfl che um die Auswertung Budgerblatt f r das gerade angezeigte Layout auszugeben siehe den Abschnitt Budgetblatt ab Seite 114 Diese Schaltfl che entspricht dem Befehl Listen Budgetblatt und darin anschlie ender Wahl des gerade angezeigten Layouts Im Folgenden werden die drei Auswertungen beschrieben die sich alle nach den so definierten Layouts richten Stand 1 Februar 2007 Seite 108 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit Diese Auswertung vergleicht den auf einen angebbaren Monat heruntergerechneten Ansatz siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 mit dem tats chlichen Ergebnis des jeweiligen Monats W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Soll Ist Yergleich nach Organisatorischer Einheit beiralalelalgelallel Jahr Monat y hrurg Abbrechen 2001 10 DM Flamvarante Endg tig Wo Seitenansicht W Haushaltssperren ber cksichtigen MY Haushaltsreste ber cksichtigen Sachbuchteile alle nurfolgender 10 verwaltungshaushait hi Organisatorische Einheiten C Ein Gesamtbericht uber alle alle einzeln T alle als zu
81. Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Gliederungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen Geben Sie die kleinste Objektziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 00 auszugeben Sie brauchen 00 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Objektziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen S e das Feld frei um alle bis 99 auszugeben Sie brauchen 99 dann nicht eintippen Geben Sie die kleinste Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um einzelne Haushaltsstellen zu sehen Deaktivieren Sie es um nur Summen zu sehen Seite 99 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Ausgeben Verdichtung Gld Obj Grp bzw Grp Gld Obj Ausgeben Verdichtung Gld Obj bzw Grp Gld Ausgeben Verdichtung 4 Stellen Ausgeben Verdichtung 3 Stellen Ausgeben Verdichtung 2 Stellen Ausgeben Verdichtung 1 Stelle Ausgeben Bewirtschaf
82. Wenn Sie einen Ansatz ausgeben lassen wird der Jahresansatz anhand der Plantafeln auf den jeweiligen Monat heruntergerechnet ausgewiesen siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 W hrung W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 in DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Planvariante W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze entnommen werden sollen Sachbuchteile W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Gliederungsziffern von Geben Sie die kleinste Gliederungsziffer ein die Sie ausgeben m chten Gliederungsziffern bis Geben Sie die gr te Gliederungsziffer ein die Sie ausgeben m chten Gruppierungsziffern von Geben Sie die kleinste Gruppierungsziffer ein die Sie ausgeben m chten Stand 1 Februar 2007 Seite 103 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Gr
83. Z automatisch ausgef llt oder bei einer neuen PLZ im PLZ Verzeichnis zur Erleichterung von weiteren Erfassungen gespeichert Wenn Sie dieses Feld ausf llen m ssen Sie mindestens eines der Felder Telefon oder Fax ausf llen Telefon Geben Sie hier ggf die Telefonnummer des Bewirtschafters ein Wenn Sie dieses Feld ausf llen m ssen Sie auch das Feld Vorwahl ausf llen Fax Geben Sie hier ggf die Faxnummer des Bewirtschafters ein Wenn Sie dieses Feld ausf llen m ssen S e auch das Feld Vorwahl ausf llen eMail Geben Sie hier ggf die E Mail Adresse des Bewirtschafters ein Schlie en Schlie t das Formular Suchen Ruft das Fenster zur Suche eines Bewirtschafters auf Suche nach einem Bewirtschafter Nach W hlen der Schaltfl che Suchen durch Klick auf die Schaltfl che oder durch Dr cken von Alt c erscheint folgendes Formular zur Suche eines Bewirtschafters Suche nach einem Bewirtsch after Suchmuster Name I Bei der Suche gelten folgende Fl tzhalter steht f r beliebige Zeichen Yorname steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Urt Nummer Abbrechen Eine Internet E Mail Adresse hat grunds tzlich die Form adresse domain Sie enth lt niemals einen Leerschritt und die Teile adresse und domain enthalten niemals andere Zeichen au er Buchstaben ohne Umlaute und Ziffern Punkten oder Bindestrichen Es ist immer g ltig wenn Sie eine E Mail Adresse komplett in Klein
84. ant war Es sieht so aus als ob Sie f r 2003 Ihren Ansatz drastisch berschritten h tten 2003 11 000 1 000 Die eigentlich f r 2003 erwartete Rechnung ist ja schon 2002 eingegangen und fehlt also in 2003 Es sieht so aus als ob Sie viel zu viel angesetzt h tten Wenn Sie nun im Jahr 2002 und nur dort einen negativen Haushaltsrest von 10 000 00 erfassen so wird dieser bei den betreffenden Auswertungen und Listen automatisch zum tats chlichen Ergebnis 2002 addiert durch das Minuszeichen werden also 10 000 abgezogen und ohne dass Sie den Haushaltsrest ein zweites Mal erfassen m ssten vom tats chlichen Ergebnis 2003 abgezogen durch das Minuszeichen werden also 10 000 addiert Damit stellt sich die Sache so dar Stand 1 Februar 2007 Seite 42 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Jahr Ansatz Ergebnis mit Haushaltsrest Bemerkungen 2002 1 000 1 000 Die Rechnung ber 10 000 st bereits eingegangen obwohl s e erst f r 2003 eingeplant war Aber der f r 2002 erfasste Haushaltsrest von 10 000 wird zum Ist Ergebnis hinzugez hlt also effektiv 10 000 abgezogen Ansatz und Ergebnis stimmen berein 2003 11 000 11 000 Die eigentlich f r 2003 erwartete Rechnung kam ja bereits in 2002 Der in 2002 erfasste Haushaltsrest von 10 000 w rd aber vom Ergebnis 2003 auto matisch abgezogen also effektiv 10 000 addiert wodurch
85. ante der die Ans tze f r die beiden vergangenen Jahre entnommen werden sollen also die des Startjahrs und seines Folgejahres blicherweise ist das die Planvariante endg ltig W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze f r die n chsten beiden Jahre entnommen werden Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Namen der verwendeten Planvarianten auf dem Ausdruck sehen m chten F r einen Ausdruck f r eine Beratungssitzung empfiehlt es sich dieses Kontrollk stchen zu aktivieren F r einen f r die Ver ffentlichung bestimmten endg ltigen Ausdruck empfiehlt es sich das Kontrollk stchen zu deaktivieren Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ans tze unter Ber ck sichtigung von erfassten Haushaltssperren ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltssperren ab Seite 45 Ans tze in die eine Haushaltssperre eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ergebnisse unter Ber ck sichtigung von erfassten Haushaltsresten ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Ergebnisse in die mindestens ein Haushaltsrest eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch au
86. assende Kennwort ein und dr cken Sie oder w hlen Sie die Schaltfl che OK Nach einer Neuinstallation des Programms gibt es zwei Benutzer BPL Pflegen kann alles im Programm tun BPL Lesen kann nur Daten ansehen und Listen ausgeben aber nichts ver ndern hinzuf gen oder l schen Beide Benutzernamen haben Anfangs kein Kennwort S e k nnen das Kennwort nach der Anmeldung mit dem Befehl Extras Kennwort ndern festlegen siehe hierzu den Abschnitt ndern des pers nlichen Kennworts ab Seite 82 Nach erfolgter Anmeldung erscheint die Mandantenauswahl wie folgt Mandant wechseln Bitte w hlen Sie einen Mandanten aus der Liste 0100010002 Evang kirchliche Kap t llenverw ltungsanstalt 0100010004 Versorgungsstitung der Ew Landeskirche in Baden Mandanten verwalten Abbrechen Wenn die Mandantenliste leer ist oder Sie einen neuen Mandanten Rechtstr ger anlegen m chten finden Sie die dazu notwendigen Verfahren im Abschnitt Mandanten ab Seite 12 beschrieben Ansonsten markieren Sie bitte einen Mandanten und klicken auf OK oder dr cken Damit haben Sie Ihren aktuellen Mandanten festgelegt Aktueller Mandant Alles was Sie innerhalb des Programms tun wirkt sich bis auf wenige Ausnahmen ausschlie lich auf den aktuellen Mandanten aus Wenn irgendeine Funktion innerhalb des Programms sich auf mehr als einen Mandanten auswirkt so wird darauf in diesem Handbuch ausdr cklich hingewiesen Nachdem Sie den ak
87. aushaltsreste Ans tze Ergebnisse Jahr Planvariante Ansatz L Ergebnis zi gt 2003 Beratung HH 2002 1 00 22 783 90 DM 2003 Endg ltig 2002 72003 1 00 22 783 90 DM 2002 Beratung HH 2002 z 1 00 22 783 90 DM Pnn Fndniiltin NPD a 10n 22 703 90 DM x Datensatz 14 4 1 gt gt i 3 von 19 Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 42 Schlie en Suchen Ansatzerfassung Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 9059 Folgende Felder sind in diesem Register im linken Teil Ans tze enthalten in dem Sie Ans tze ansehen ndern hinzuf gen und l schen k nnen Feld Inhalt Jahr Geben Sie hier das Jahr ein f r welches Sie einen Ansatz erfassen m chten Planvariante W hlen Sie hier die Planvar ante unter der der Ansatz erfasst werden soll ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Planvarianten verzweigen um eine Planvariante zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Planvarianten erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Haushaltsstelle darauf sto en dass eine Planvariante noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che E verwenden um direkt ins Formular Planvarianten zu gelangen Siehe auch den Abschnitt Planvarianten ab Seite 18 Ansatz Geben Sie hier den Ansatz ein und zwar in DM f r Ans tze bis einschlie lich dem Jahr 2001 und in Euro ab dem Jah
88. aushaltsvermerk ausgef llt werden Schlie en Schlie t das Formular 2 2 5 Planvarianten Allgemeines Die Planvarianten des aktuellen Mandanten bieten die M glichkeit f r einen Rechtstr ger mehr als einen Ansatz pro Jahr und Haushaltsstelle zu speichern Jeder Haushaltsansatz den Sie f r eine bestimmte Haushaltsstelle in einem bestimmten Jahr speichern wird einer Planvariante zugeordnet Sie k nnen beliebig viele Planvarianten anlegen und darin Ans tze speichern Ans tze k nnen zwischen Planvarianten auch kopiert und umgebucht werden siehe dazu den Abschnitt Planvarianten kopieren umbuchen ab Seite 76 Ein sinnvolles Szenario ist z B folgendes e Alle endg ltig beschlossenen Ans tze aller Jahre speichern Sie in ein und derselben Planvariante die blicherweise endg ltig genannt wird Sie sind in der Benennung dieser Planvariante frei sollten aber in allen Rechtstr gern die selbe Bezeichnung f r diese Planvariante verwenden e F r jede Beratungssitzung einer Haushaltsperiode legen Sie eine eigene Planvariante an und speichern darin die jeweils in dieser Sitzung entstandenen Ans tze Dadurch k nnen Sie jederzeit Vergleiche zwischen den Ans tzen der einzelnen Sitzungen durchf hren Stand 1 Februar 2007 Seite 18 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Planvarianten um das Formular Planvarianten zu ffnen Planvarianten Bezeichnung Bemerkunge
89. bekommen mit einer Meldung wie der folgenden noch einmal Gelegenheit den Vorgang abzubrechen Buchungsplan und Budgetierung x 0 Ans tze werden gel scht und durch ZD06 Ans tze ersetzt Wenn Sie OK w hlen k nnen Sie die Aktion nicht mehr r ckg ngig machen W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc wenn Sie es sich anders berlegt haben Abbrechen Dabei wird Ihnen mitgeteilt wie viele Ans tze gel scht wurden das sind die aus dem Zieljahr und der Ziel Planvariante in diesem Beispiel 0 und wie viele Ans tze dorthin umgebucht bzw kopiert wurden in diesem Beispiel 2006 W hlen Sie OK oder dr cken Sie um dies zu best tigen und tats chlich wirksam werden zu lassen W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um den Vorgang abzubrechen ohne Ans tze umzubuchen oder zu kopieren der Datenbestand bleibt dann unver ndert Wenn Sie Abbrechen gew hlt bzw Esc gedr ckt haben erscheint folgende Best tigung Buchungsplan und Budgetierung x Gi Alle bereits durchgef hrten Anderurgen konnten erfolgreich zur ckgenommen werden Damit k nnen Sie sicher sein dass keinerlei nderungen am Datenbestand vorgenommen wurden W hlen Sie OK oder dr cken Sie oder Esc um die Meldung zu best tigen Sie gelangen in diesem Fall zur ck zum Formular Planvarianten umbuchten kopieren und k nnen dort entweder andere Eingaben vornehmen oder das Formular mit Abbrechen oder Esc schlie en Stand 1 Februar 2007 Seite
90. besondere dann n tzlich wenn Ans tze auf dem Unter konto 000000 erfasst wurden Ergebnisse aber auf anderen Unterkonten auflaufen Durch die Zusammenfassung erscheinen dann Ans tze und Ergebnis gut vergleichbar in einer Zeile Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die im Feld Bezeichnung des Formulars Aaushaltsstellen erfassten Texte mit ausgeben m chten Diese Option ist nur w hlbar wenn die Option Unterkonten zusammenfassen abgeschaltet ist Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auf Kosten der Breite der Bezeichnungsspalte die Bewirtschafternummer von Haushaltsstellen unter der Spalten berschrift BEW mit auszugeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auf Kosten der Breite der Bezeichnungsspalte die Nummer der Haushaltsvermerke von Haushaltsstellen unter der Spalten berschrift HV mit auszugeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um unterhalb jeder Haushaltsstelle ihre Bemerkungen sofern erfasst in kleinerer kursiver Schrift auszugeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um f r jeden Einzelplan eine neue Seite zu beginnen auch wenn auf der vorhergehende Seite noch Platz w re Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auch die Haushaltsstellen mit einer der Gruppierungsziffern 2980 2990 2991 3980 8980 8990 8991 und 9980 auszugeben Deaktivieren Sie es um die Haushaltsstellen mit diesen Gruppierungen nicht aufzuf hren Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular
91. ch die Zwischensummen der jeweiligen Stufe zu sehen e Klicken Sie auf die Schaltfl chen bzw oder auf die senkrechten Gliederungslinien um vom betreffenden Teil der Arbeitsblattes die Details aus bzw einzublenden F r weitergehende Informationen zur Gliederungsfunktion von Microsoft Excel schlagen Sie bitte in der Excel Online Hilfe unter dem Stichwort Gliederung nach Stand 1 Februar 2007 Seite 133 Buchungsplan und Budgetierung H ufig gestellte Fragen Benutzerhandbuch 6 H ufig gestellte Fragen In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf h ufig gestellte Fragen zum Buchungsplanprogramm 6 1 Warum erscheinen auf Listen Ergebnisse aber keine Ans tze Das kann mehrere Gr nde haben e Die Ans tze sind gar nicht in der Datenbank enthalten Beim Import vom Rechenzentrum m ssen Sie ausdr cklich ankreuzen wenn Sie nicht nur Ergebnisse sondern auch Ans tze importieren m chten Sie m ssen dabei n mlich eine existierende Planvariante angeben Siehe hierzu den Abschnitt Importieren von Daten vom Rechenzentrum ab Seite 65 e Es fehlen die Plantafeln f r das betrachtete Jahr Zur Erfassung der Plantafeln siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 e Die Optimierungen wurden nicht erzwungen Siehe hierzu den Abschnitt Optimierungen ab Seite 84 6 2 Warum erscheinen in der Einzelplan bersicht der Buchungsplan Auswertung keine Einzelplanbezeichnungen Die Einzelplanbezeichnungen m ssen erfasst wurden Gehen Sie
92. chaltfl che Neue Suche leert alle Suchfelder Die Schaltfl che Neu f hrt S e direkt zur Erfassung eines neuen Datensatzes Abbrechen oder die Taste Esc schlie en das Suchfenster ohne eine Suche durch zuf hren Stand 1 Februar 2007 Seite 35 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Die Daten zu einer Haushaltsstelle Nach der Suche einer Haushaltsstelle oder Wahl des Befehls Datei Haushaltsstellen erscheint folgendes Formular Haushaltsstellen lolx Gehezu Hiz Bewirtschafter Bezeichnung z iz Burgstahler Karlsruhe Nr 370 E Sachbuchteil Bewirtsch fter Suchen Verwaltungshaushalt Ei Gliederungstext Objektbezeichnung Gruppierungstext Bemerkungen Da aus Schriftenvertrieb Ans tze und Ergebnisse Haushaltsreste Ans tze Ergebnisse Jahr Planvariante Ansatz L Ergebnis zi gt 2003 Beratung HH 2002 1 00 22 783 90 DM 2003 Endg ltig 2002 2003 1 00 22 783 90 DM 2002 Beratung HH 2002 z 1 00 22 783 90 DM Pnn Fndniiltin NPD a 10n 22 703 90 DM x Datensatz 14 4 1 gt gt i 3 von 19 Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 42 Schlie en Suchen Ansatzerfassung Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 9059 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Gehezu Geben Sie hier die vollst ndige Nummer einer Haushaltsstelle ein zu der Sie springen m chten oder die Si
93. chf hren s ehe hierzu den Abschnitt Was Sie nach dem Anlegen eines Mandanten tun m ssen ab Seite 13 Lassen Sie dieses Kontrollk stchen normalerweise aktiviert Das Abschalten dieses Kontrollk stchens bewirkt dass bei einem Fehler w hrend des Imports ein Teil der Daten eingelesen sein k nnte und ein Teil nicht Es ist dann sehr schwer festzustellen was eigentlich eingelesen wurde und was nicht Das deaktivieren dieses Kontrollk stchens ist nur f r extrem gro e Importe mehrere 100 000 Haushaltsstellen vorgesehen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um den Import zu starten W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne Daten zu importieren Warnung Lassen Sie das Feld Bei Fehler bereits durchgef hrte nderungen zur cknehmen empfohlen bitte eingeschaltet solange Sie nicht ausdr cklich andere Anweisungen bekommen Stand 1 Februar 2007 Seite 67 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Wenn Sie Daten vom Rechenzentrum abholen so bekommen Sie die Rechnungsergebnisse immer zu dem Stand an dem Sie sie abholen Um eine saubere monatliche Zuordnung der Daten zu erreichen sollten Sie die Ergebnisse immer m glichst zeitnah zum Monatswechsel abholen idealerweise also am Monatsletzten abends oder am Monatsersten morgens Buchungsplan und Budgetierung speichert die abgeholten Ergebnisse monatsweise ab und zwar nach folgenden auf das
94. cht uber alle alle einzeln alle als zu drucken vorgemerkte einzeln nurfolgende 5 4 r Suchen wohn und sonstige Grundst cke Stand 1 Februar 20077 Seite 114 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Folgende Felder sind darin enthalten Feld Layout Startjahr W hrung Planvariante die erste Planvariante die zweite in Spalten berschriften aufnehmen Haushaltssperren ber cksichtigen Haushaltsreste ber cksichtigen Sachbuchteile Stand 1 Februar 2007 Inhalt W hlen Sie hier das Budgetlayout mit dem Sie die Liste ausgeben m chten siehe den Abschnitt Definition von Budgetlayouts ab Seite 105 Geben Sie hier das Startjahr ein Wenn Sie die Liste f r den Haushalt 2002 2003 eingeben m chten geben S e 2000 als Startjahr ein Sie erhalten dann Ans tze und Ergebnisse von 2000 bis 2003 W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben W hlen Sie die Planvari
95. cksichtigen Sachbuchteile Organisatorische Einheiten Suchen Seitenansicht OK Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Inhalt Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ans tze unter Ber cksichtigung von erfassten Haushaltssperren ausgeben m chten s ehe den Abschnitt Haushaltssperren ab Seite 45 Ans tze in die eine Haushaltssperre eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ergebnisse unter Ber cksichtigung von erfassten Haushaltsresten ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Ergebnisse in die mindestens ein Haushaltsrest eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt e W hlen Sie Ein Gesamtbericht ber alle um eine einzige Auswertung ber den gesamten Haushalt bzw den gew hlten Sachbuchteil zu erhalten Sie k nnen diese Variante auch ausgeben lassen wenn keinerlei organisatori sche Einheiten erfasst sind denn es findet hierbei ja eben keine Selektion statt e W hlen Sie alle einzeln um die Auswertung f r jede einzelne organisatorische Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben e W hlen Sie alle als zu druck
96. das Darlehen geh rt denn nur die Haushaltsstellen dieses Mandanten k nnen dem Darlehen zugeordnet werden Wenn Sie eine Haushaltsstelle angeben bevor S e einen Mandanten im Feld Mandant ausgew hlt haben erscheint folgende Fehlermeldung Buchungsplan und Budgetierung x i Bitte ordnen Sie dem Darlehen zunachst einen Mandanten zu Zur Verwendung von schnell hinzuf gen m ssen Sie die vollst ndige Haushaltsstellennummer angeben Wenn Sie eine Haushaltsstelle angeben die in dem im Feld Mandant gew hlten Mandanten nicht angelegt ist erscheint folgende Fehlermeldung Buchungsplan und Budgetierung x AN Diese Haushaltsstelle existiert nicht im angegebenen Mandanten Stellen S e in diesem Fall sicher dass die betreffende Haushaltsstelle wirklich angelegt ist siehe hierzu den Abschnitt Haushaltsstellen ab Seite 34 Die Schaltfl che Faushaltsstelle suchen zeigt das selbe Formular zur Suche nach einer Haushaltsstelle an wie im Formular Haushaltsstellen selbst auch nur dass hier der Mandant in der Titelleiste des Fensters erscheint Sie durchsuchen hier immer die Haushaltsstellen desjenigen Mandanten den Sie im Feld Mandant des Darlehens gew hlt haben und dass Sie hier nicht nach Bewirtschaftern suchen k nnen Suche nach einer Haushaltsstelle RTR 0100010001 Evangelische Lande Suchmuster 5b Gld Obj Grp I Bei der suche gelten folgende Platzhalter steht f r beliebige Zeichen Sachhbuchtext
97. der anordnen Sobald Sie im Formular Organisatorische Einheiten eine andere organisatorische Einheit markieren zeigt Ihnen das Formular Gruppierungen der Organisatorischen Einheit augenblicklich die Gruppierungen der neu gew hlten organisatorischen Einheit an Wenn S e das Formular Organisatorische Einheiten schlie en wird das Formular Gruppierungen der Organisatorischen Einheit automatisch mit geschlossen Stellenplan einer organisatorischen Einheit Durch Wahl der Schaltfl che Stellenplan einblenden im Formular Organisatorische Einheiten wird folgendes Formular ge ffnet g3 Stellenplan Mi e Jahr Beamte Angestellte Arbeiter BE ME 250 0 50 foo 3 00 1 30 fas 450 1 80 fa 6 00 2 50 Schlie en Besen El Datensatz 14 4 1 gt 23 von 4 h Darin sehen Sie zu derjenigen organisatorischen Einheit die im Formular Organisatorische Einheiten gerade markiert ist alle Stellenplanangaben aufgef hrt die zu dieser organisatorischen Einheit gespeichert sind Die Stand 1 Februar 2007 Seite 53 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch hier erfassten Daten werden lediglich auf einigen Auswertungen wieder zu Papier gebracht Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Jahr Geben Sie hier das Jahr ein f r das Sie den Stellenplan erfassen m chten Beamte Geben Sie hier die Anzahl an Beamten der jeweiligen organisatorischen Einheit m betreffenden Jahr ein Angestellte Geb
98. deskirche in Baden Darlehensnummer Haushaltsstelle Betrag Euro Typ Buchungs Zahlweg schl ssel 311056 00 0110 00 1720 000000 46 63 Zins 010 02 Darlehen f r Wut schingen in H he von 2 331 49 genehmigt am 15 04 1956 311056 00 0110 00 1720 000000 255 65 Tilgung 010 02 311056 91 1220 11 0000 000 107 46 63 Zins 012 96 311056 91 1220 11 0000 000 107 255 65 Tilgung 012 96 504 56 Ausgabe Anordnung Wut schingen 13 07 2002 Anordnungsberechtigter KVHG 51 7 Stand 1 Februar 2007 Seite 123 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Schuldendienst Diese Auswertung erstellt eine Aufstellung ber Zins Tilgung und den St nden aller Darlehen f r zwei Jahre Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Schuldendienst Startjahr Rechtstr ger Abbrechen Sachbuchteile nBuchungsschl ssel rZahlwege alle alle alle nur folgender C nur E C nur E v FAG Zwischensummen Ausgabeart Geben Sie die Gruppierungsbereiche f r Zins und Seitenansicht Tilgung jeweils mit und ohne FAG ein 00 Ausdruck von bis Zins mit FAG nn f 300 8810 C Datei Tilgung mit FAG 9800 9810 Ans ohne FAG 5820 f oz Tilgung ohne FAG 3820 8820 Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Startjahr Geben Sie hier das erste von zwei Ja
99. dgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 3 Bewirtschafter Die Stammdaten eines Bewirtschafters Die hier zu erfassenden Bewirtschafter des aktuellen Mandanten k nnen Haushaltsstellen zugeordnet werden W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Bewirtschafter um das Formular Bewirtschafter zu ffnen Bewirtschafter Nummer Anrede Yoryahl Telefon Dienststelle X z Yomame Name eMail Akademie Stra e Blumenstra e 1 7 PLZ Ort 761 33 Eu Karlsruhe Yerzeichnis Ortsteil wird in PLZ gespeichert Schlie en Suchen Datensatz 14 4 1 gt gt i gt von 144 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Nummer Geben Sie hier die bis zu f nfstellige Nummer des Bewirtschafters ein Dieses Feld muss bei jedem Bewirtschafter ausgef llt werden Anrede Geben Sie die ersten Buchstaben eine bereits erfassten Anrede ein oder klicken Sie auf das Pfeilchen am rechten Ende des Feldes um eine Liste aller erfassten Anreden abzurufen ber die Schaltfl che l k nnen Sie direkt ins Formular Anreden verzweigen um eine Anrede zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Anreden erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung eines Bewirtschafters darauf sto en dass eine Anrede noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che El verwenden um direkt ins Anreden Formular zu gelangen Das Feld Anrede muss bei jedem Bewirtschafter ausgef ll
100. die Darstellungs reihenfolge der Zeilen zu ndern W hlen Sie diese Schaltfl che um die im Feld Zeilen des ausgew hlten Titels aktiven Zeile nach unten zu verschieben und damit die Darstellungs reihenfolge der Zeilen zu ndern W hlen Sie hier die Gruppierungsziffern die in der im Feld Zeilen des ausgew hlten Titels aktiven Zeile zusammengefasst und als Summe im Bericht erscheinen sollen Sie k nnen ein bis vierstellige Gruppierungsziffern w hlen sofern Sie diese angelegt haben siehe hierzu den Abschnitt Gruppierungstexte ab Seite 32 Wenn Sie eine ein bis dreistellige Gruppierungsziffer w hlen also eine Gruppierungs Zwischen berschrift so werden alle Gruppierungen addiert die mit dieser Gruppierungsziffer beginnen So w rden bei der Eingabe der Gruppierungsziffern 72 456 und 7890 alle Gruppierungsziffern 1200 bis 1299 4560 bis 4569 und 7890 addiert und in der betreffenden Zeile dargestellt Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um die im Feld Gruppierungsziffer gew hlte Gruppierung von der Zeile zu subtrahieren anstatt zu addieren Beispielsweise w rde eine Eingabe der Gruppierungsziffern 2 ohne aktiviertes Feld ausschlie en und 123 mit aktiviertem Feld ausschlie en bewirken dass die Gruppierungsziffern 1200 bis 1299 au er 1230 bis 1239 in der jeweiligen Zeile zusammengefasst erscheinen ffnen Sie dieses Listenfeld um direkt zu einem bestimmtes Layout zu springen als Alternative zum Bl ttern mit den
101. dr ckter Umschalt Taste Gro schreibung auf die Schaltfl che letzter Datensatz u am unteren Fensterrand 00 0110 00 3111 000000 0 00 Gottesdienst Entnahmen aus R cklagen EEE SIDE Klicken Sie hier bei gedr ckter Umschalt Taste Ausgaben 328 052 587 06 331 Saldo 0 14 nderungen Speichern Datensatz 14 q 1 gt von 9059 Damit haben Sie alle Datens tze markiert Dr cken Sie Strg C um sie in die Zwischenablage zu kopieren Das kann bei vielen Datens tzen einige Sekunden dauern Wechseln S e zu Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm und w hlen Sie dort den Befehl Bearbeiten Einf gen Die Daten werden dann eingef gt Sie k nnen von Hand noch einige Formatierungen anbringen oder S e k nnen die Excel Makros verwenden Stand 1 Februar 2007 Seite 130 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 6 Wenn Sie die Excel Makros verwenden m chten so w hlen Sie jetzt Extras Makro Makros Folgendes Dialogfeld erscheint Makro Makroname Buchungsplan Makros xis BuchungsplanFormatieren Ausf hren Buchungsplan Makros xle BuchungsplanFormatieren Buchungsplan Makras xls Buchungsplaninfo Abbrechen Buchungsplan Makros xls BuchungsplanTeilergebnisse Schritt Bearbeiten Erstellen AAA L schen Makros in ale offenen Arbeitsmappen Optionen Beschreibung Makro am 01 11 2000 von Stefan Falk aufgezeichnet 7 Markiere
102. drucken worgemerkte einzeln nurfolgende 8 3 r Suchen ohn und sonstige Grundst cke Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Layout W hlen Sie hier das Budgetlayout mit dem Sie die Liste ausgeben m chten siehe den Abschnitt Definition von Budgetlayouts ab Seite 105 Jahr Geben Sie hier das Jahr ein f r welches Sie die Auswertung erstellen m chten Monat Geben Sie den Monat ein oder w hlen Sie ihn aus welcher dargestellt werden soll Der jeweilige Jahresansatz wird dazu anhand der Plantafeln siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 auf den jeweiligen Monat heruntergerechnet ausgewiesen W hrung W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Planvariante W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze entnommen werden sollen Stand 1 Februar 2007 Seite 109 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Haushaltssperren ber cksichtigen Haushaltsreste ber
103. e Tipps f r den Umgang mit der Plantafel Die folgenden Ratschl ge sollen Ihnen den Umgang mit diesem Instrument vereinfachen e Versuchen Sie den zeitlichen Verlauf der Einnahmen bzw Ausgaben selbst mit Bleistift und Papier zu skizzieren Geben Sie anschlie end eine Zahl f r jeden Monat ein in dem ein Knick entsteht vgl die Bildschirmfotos der Beispiele e Verwenden Sie die Schaltfl che Ausf llen bevor Sie OK w hlen um den Effekt Ihrer Eingaben zu sehen und um die nicht ausgef llten Felder automatisch berechnen zu lassen die von Ihnen ausgef llten Felder werden in der Grafik praktisch durch eine gerade Linie verbunden e Verwenden S e den Windows Taschenrechner um komplizierte Br che einzugeben siehe den folgenden Abschnitt e Vergessen Sie nicht dass Sie f r jedes Jahr mindestens die Zeile ohne jedes Muster und mit der normalen Zw lftelung erfassen m ssen und dass diese Zeile falls Sie mehrere Zeilen erfassen unbedingt die letzte sein muss ggf verschieben Sie sie ganz ans Ende der Regelliste Siehe hierzu auch den Abschnitt Die Zw lftelung ab Seite 23 Stand 1 Februar 2007 Seite 26 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Verwenden des Windows Taschenrechners mit der Plantafel Gehen Sie wie folgt vor um einen komplizierten Bruch hier am Beispiel von 10 13 dargestellt in die Plan tafeln einzugeben 1 Starten Sie den Windows Taschenrechner in dem Sie im Startmen I
104. e 126 127 Programmupdates 127 Protestantische Kirche der Pfalz 83 Prozent des Jahresansatzes 21 22 Prozentsatz 21 22 27 46 104 prozentuale Abweichungen 94 Q Querformat 89 112 QuickLaunch Leiste 136 R Rechenzentrum 13 14 19 40 41 65 66 67 68 69 70 73 74 81 85 122 126 134 135 136 137 Rechtstr ger 7 12 13 14 18 48 54 55 56 57 65 66 67 70 74 118 120 122 123 124 128 134 136 Rechtstr gernummer 118 123 136 Reihenfolge 21 45 46 85 Relativer Anteil 60 Reparieren 6 Rich Text Format 87 RTF Datei 87 RTR 12 13 r ckg ngig 11 136 138 R ckg ngig machen von nderungen 11 Runden 76 Stichwortregister S Sachbuchteil 21 28 29 30 31 34 37 38 39 45 47 48 51 52 68 78 81 88 92 93 95 97 99 103 110 112 113 115 116 120 124 130 134 137 138 Sachbuchteilbezeichnung 137 Schlie en eines Fensters 10 Schuldendienst 57 124 Seitenansicht 9 86 87 90 92 94 95 97 99 104 110 113 116 119 120 123 125 Seitennummer 92 116 Serienbrief 14 Snapshot Format 87 Snapshot Viewer 87 SNP Datei 87 Soll Ist Vergleich 20 48 103 105 109 112 Sortieren 9 35 98 104 105 Sortierung 118 123 Spaltenreihenfolge 83 Spalten berschriften 89 115 Sperren 46 114 Startjahr 78 79 88 93 97 115 124 Startordner 129 Start Schaltfl che 135 136 Statusleiste 8 Stellenplan 51 53 54 Stellvertreter 17 34 4
105. e Haushaltsstelle umnummeriert Falls eine der Nummer nicht existiert erscheint folgende Meldung Buchungsplan und Budgetierung x A Eine solche Gliederung und oder Gruppierung existiert nicht Legen Sie in diesem Fall bitte zun chst die fehlenden Nummern an Vergessen Sie nicht dass Objekte und Unterkonten auch dann explizit angelegt werden m ssen wenn es sich um die Objektziffer 00 oder das Unterkonto 000000 handelt siehe den Abschnitt Objekte und Unterkonten ab Seite 29 und die folgende Checkliste Stand 1 Februar 2007 Seite 38 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Checkliste f r das Anlegen einer neuen Haushaltsstelle Damit eine Haushaltsstelle angelegt werden kann m ssen alle ihre Bestandteile angelegt sein Der Sachbuchteil muss angelegt sein In diesem Sachbuchteil muss die vierstellige Gliederungsziffer angelegt sein Innerhalb dieser Gliederung muss das Objekt angelegt sein auch wenn es das Objekt 00 ist Innerhalb des Objekts muss das Unterkonto angelegt sein auch wenn es das Unterkonto 000000 ist bzw wenn die Haushaltsstelle in KIFIKOS Sprechweise kein Unterkonto haben soll Die vierstellige Gruppierungsziffer muss angelegt sein Hier eine vollst ndige Checkliste l 10 11 12 13 14 15 16 17 Stellen Sie Sicher dass der Sachbuchteil existiert W hlen Sie Sachbuchteile im Hauptmen bl ttern zum entsprechenden Sachbuchteil bzw legen s e
106. e f r die Protestantische Kirche der Pfalz Diese Einstellung gilt zentral f r alle Benutzer und f r alle Mandanten des Programms Access beim Verlassen Dieses Feld hat nur einen Wirkung wenn Sie Buchungsplan und Budgetierung der Datenbank beenden mit einer Vollversion von Microsoft Access betreiben Falls es nicht eingeschaltet ist bleibt eine Vollversion von Microsoft Access beim Schlie en des Formulars Hauptmen oder beim W hlen der Schaltfl che Beenden dar n ge ffnet Eine Laufzeitversion von Microsoft Access wie Sie automatisch installiert wird wenn auf dem jeweiligen PC keine Vollversion vorhanden ist wird immer beendet wenn S e Buchungsplan und Budgetierung verlassen Lassen Sie dieses Feld im Normalfall unver ndert OK Speichert die Einstellungen und schlie t das Formular Abbrechen Schlie t das Formular ohne die Einstellungen zu speichern Stand 1 Februar 2007 Seite 83 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 Auswertungen Die Auswertungen sind alle unter dem Men Listen zu finden 4 1 Allgemeines 4 1 1 Optimierungen Viele der m glichen Auswertungen sind sehr rechenintensiv Um die Antwortzeiten m glichst klein zu halten werden Informationen die f r viele Auswertungen ben tigt werden und aufwendig zu berechnen sind vorab berechnet gespeichert und anschlie end von den Auswertungen benutzt Dieser Vorgang wird Optimierung genannt und hat den Vorteil dass diese Rechenvor
107. e k nnen die Optimierung nie zu oft erzwingen Das schlimmste was passieren kann ist dass eine Auswertung l nger rechnet als vielleicht notwendig gewesen w re Sie sind aber immer auf der sicheren Seite wenn Sie vor Auswertungen die Optimierungen erzwingen Sie m ssen die Optimierung erzwingen wenn z B aber nicht nur folgende nderungen am Datenbestand vorgenommen wurden e Import von Daten vom Rechenzentrum e Anlegen oder L schen von Planvarianten e Hinzuf gen oder L schen von Ans tzen e Anderungen an organisatorischen Einheiten oder der Zuordnung von organisatorischen Einheiten zu Unterkonten oder Gruppierungen e Erstellen oder L schen von Haushaltssperren oder Umstellen ihrer Reihenfolge e Erstellen oder L schen von Haushaltsresten e nderungen an Planungen und Plantafeln e nderungen an Zwischen berschriften von Gruppierungen e Hinzuf gen oder L schen von Gliederungen Gruppierungen Haushaltsstellen Unterkonten u dgl Erzwingen Sie die Optimierungen also lieber zu oft als zu selten Wann genau Sie die Optimierungen erzwingen ist nicht so wichtig Wenn Sie eine Auswertung erstellt haben und danach nderungen am Datenbestand vornehmen so m ssen Sie die Optimierungen irgendwann nach der Erstellung der alten und vor der Erstellung der neuen Auswertungen erzwingen Es ist nicht wichtig ob Sie sie vor oder nach den nderungen selbst vornehmen Faustregel Im Zweifelsfall erzwingen Sie alle Optimierungen
108. e neu erfassen m chten siehe den Abschnitt Ansehen umbenennen oder neu erfassen einer Haushaltsstelle ab Seite 37 HV W hlen Sie hier einen Haushaltsvermerk falls Sie der Haushaltsstelle einen solchen zuweisen m chten ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Haushaltsvermerke verzweigen um einen Haushaltsvermerk zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Haushaltsvermerke erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Haushaltsstelle darauf sto en dass ein Haushaltsvermerk noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che m verwenden um direkt ins Formular Haushalts vermerke zu gelangen Bewirtschafter W hlen Sie hier einen Bewirtschafter falls Sie der Haushaltsstelle einen solchen zuweisen m chten ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Bewirtschafter verzweigen um einen Bewirtschafter zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Bewirtschafter erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Haushalts stelle darauf sto en dass ein Bewirtschafter noch fehlt k nnen Sie die Schalt fl che verwenden um direkt ins Formular Bewirtschafter zu gelangen Bewirtschafter Suchen Ruft das Formular zur Suche eines Bewirtschafters auf um den Bewirtschafter der Haushaltsstelle festzulegen Bezeichnung Hier k nnen Sie eine erg nzende Bezeichnung dieser Haushaltsstelle erfassen bis zu 255 Zeich
109. e zu den Darlehen Darlehensoptionen geh renden Optionen wie z B Zinssatz nderungen mit auszugeben Siehe hierzu den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Ausgeben Zins und Aktivieren S e d eses Feld um die Zins und Tilgungspl ne der Darlehen mit Tilgungspl ne auszugeben S ehe hierzu den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Neue Seite e W hlen Sie nur wenn n tig um so viele Darlehen wie m glich auf eine Seite zu bekommen e W hlen Sie je Mandant um die Aufstellung der Darlehen jedes Rechtstr gers auf einer neuen Seite zu beginnen Eine Seite wird dann nicht zwei Darlehen unterschiedlicher Mandanten enthalten e W hlen Sie je Darlehen um jedes Darlehen auf einer neuen Seite zu beginnen Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa so aus Darlehen Tilgungsdarlehen 311008 Rechtstr ger 0100010001 Evangelische Landeskirche in Baden Darlehensgeber Ey kirchliche Kapitalienverwaltungsanstalt Darlehensnehmer Bonndorf Gesamtbetrag 455 05 Zinss tz 2 00 Tilgungsrate 997 02 Auszahlungstermin 01 07 2001 ID re OL OT 2002 j hrlich BB rn O2 j hrlich Kommenta
110. ebnis Funktion von Excel ein Voraussetzung ist dass die Daten aus der Ansatzerfassungshilfe kopiert und ab Zelle Al eingef gt wurden BuchungsplanTeilergebnisseEinf gen Setzt eine mit dem Makro BuchungsplanFormatieren formatierte Tabelle voraus und bietet eine komfortable Oberfl che f r das Einf gen von Zwischensummen Dabei wird die Teilergebnis Funktion von Excel benutzt und die so erstellten Teilergebnisse mit den normalerweise in den Zwischensummen Zeilen nicht sichtbaren Teilen der Haushaltsstellen Nummern erg nzt 5 4 2 bergabe der Haushaltsplandaten an die Tabellenkalkulation Alle ben tigten Daten finden sich bersichtlich in der Ansatzerfassungshilfe siehe den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 Gehen Sie wie folgt vor um diese Zahlen in die Zwischenablage zu kopieren l Starten Sie die Ansatzerfassungshilfe und lassen Sie sich die gew nschten Daten anzeigen z B einen bestimmten Sachbuchteil Siehe hierzu den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 Markieren Sie den ersten Datensatz in dem Sie den Datensatzmarkierer des ersten Datensatzes klicken Ansatzerfassung Haushaltsstell Ansatz 2000 I 2 de De gis Klicken Sie hier IAI senri 0 51 chriftenvertrieb Gottesdienst Einnahmen aus 5 00 0110 00 1720 000001 0 00 Gottesdienst Einnahmen aus Schriftenvertrieb 00 0110 00 1720 000002 Gottesdienst Einnahmen aus 5 0 00 rifttenvertrieb ch Klicken Sie bei ge
111. echtstr ger Dateiname Stand 1 Februar 2007 Seite 73 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Folgende Felder sind darin enthalten Feld Stichtag Buchungsdatum Dateiname Durchsuchen Alle Rechtstr ger exportieren nicht nur den aktuellen Bisher erfolgte Exporte OK Abbrechen Inhalt Geben Sie hier den Buchungsstichtag ein oder w hlen Sie einen aus der Liste Die Liste enth lt alle Stichtage die im gespeicherten Darlehensbestand vorkommen Geben Sie hier das gew nschte Buchungsdatum ein Vorgabe ist das aktuelle Tagesdatum Geben Sie hier den Dateinamen der zu erzeugenden ncd Datei ein Der zuletzt verwendete Dateiname wird automatisch vorgeschlagen Verwenden Sie die Schaltfl che Durchsuchen um den Speicherort der Datei komfortabel fest zulegen Standardm ig sollte die Datei TPL NCD hei en Falls Sie hierzu Fragen haben wenden Sie s ch bitte an Herrn Elwert vom Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland W hlen Sie diese Schaltfl che um Name und Ort der zu erzeugenden ncd Datei komfortabel zu bestimmen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Ihre ncd Datei die Darlehensbuchungen aller Rechtstr ger erhalten soll Das spart vor allem bei vielen Rechtstr gern viel Zeit Hier wird eine Aufstellung der bisher durchgef hrten Exporte angezeigt Sie dient zu Ihrer Kontrolle dar ber ob Sie den beabsichtigten Export vielleicht bereits durchgef hrt hatten W
112. eg 55 60 120 122 125 Zeile 26 79 94 97 105 108 130 zeitlicher Verlauf 26 zentrale Verantwortung 21 47 105 107 Zins 56 58 59 60 71 72 119 123 Z ns und Tilgungsabbuchung 56 Z ns und Tilgungspl ne 56 58 59 119 Z ns nderungen 57 Zinswechsel 58 72 zu druckende Budsgetbl tter 28 31 zusammenfassen 90 101 Zus tzlicher Startordner 129 Zwischenablage 27 130 Zwischensumme 29 32 98 105 108 125 130 132 133 Zwischen berschrift 29 32 33 85 105 108 Zw lftelung 13 20 23 26 Seite 142
113. ehen zu erhalten Daf r m ssen Sie in den folgenden Feldern die Gruppierungsbereiche eingeben anhand deren diese Unterscheidung getroffen werden kann Normalerweise geben Sie die in obigem Bildschirmfoto dargestellten Gruppierungsziffern ein Sie brauchen diese Eingabe nur ein Mal vorzunehmen da die Einstellungen automatisch gespeichert werden Ausgabeart e W hlen Sie Seitenansicht um die Liste zun chst auf dem Bildschirm zu sehen e W hlen Sie Ausdruck um die Liste sofort auszudrucken e W hlen Sie Datei um die in der Liste enthaltenen Daten als eine CSV Datei abzuspeichern die Sie mit Programmen wie Microsoft ExcelTM ffnen und weiter verarbeiten k nnen Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen FAG Zwischensummen OK Abbrechen Die Liste sieht etwa so aus Schuldendienst 2002 2003 f r RTR 0100170218 Kiga Altstadt Sachbuch 00 Stand 31 12 2003 9 816 51 Stand Zins 31 12 2002 2003 10 471 26 209 43 Stand Zins 01 01 2002 2002 11 125 71 222 51 HHSt KR Nr Tilgung 2003 654 45 Urspr ngliche Zins H he 11 125 71 2 00 Tilgung 2002 654 45 Darlehen Laufzeit 2210 01 Umbau Sanierung Des Kiga 324504 1992 2018 Baden Baden 2210 01 Kinderg Merkurstr 21 Umbau U Sanierung Mehrkosten Baden Baden 500039 1994 2020 27 200 73 4 00 27 200 73 1 088 03 1 431 62 25 769 11 1 030 76 1 431 62
114. einlesen Jahr Monat 7 vorhandene Gliederungs und Gruppierungstexte berschreiben Vorhandene Bewirtschafterzuordnung berschreiben Daten aller Rechtstr ger einlesen nicht nur f r den aktuellen f r alle Haushaltsstellen nur f r neue Haushaltsstellen nur f r bereits bestehende Haushaltsstellen nein m Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Dateiname Geben Sie hier den Dateinamen der vom Rechenzentrum geladenen ncd Datei ein oder verwenden Sie die Schaltfl che Durchsuchen zum leichteren Auffinden der Datei Durchsuchen W hlen Sie diese Schaltfl che um die ncd Date komfortabel suchen zu k nnen Monat f r den die Belassen Sie normalerweise die Standardeinstellung wie in der Datei Ergebnisse gelten angegeben bernehmen um die Ergebnisse in den Monat laut Inhalt der ncd Datei einzulesen Nur in Ausnahmef llen k nnen Sie Daten in diesen Monat einlesen w hlen und Jahr und Monat explizit angeben Ans tze importieren in Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen und w hlen Sie eine Planvariante wenn folgende Planvariante S e nicht nur Ergebnisse sondern auch Ans tze vom Rechenzentrum ins Buchungsplanprogramm bernehmen wollen Das ist vor allem dann sinnvoll wenn Sie einen Rechtstr ger neu angelegt haben und zun chst mal mit den m Rechenzentrum vorhandenen Daten einschlie lich Ans tzen best cken m chten vorhandene Gliederungs Aktivieren Sie dieses Kontrollk stc
115. eite 11 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 Bearbeitung von Stammdaten 2 2 1 Mandanten Allgemeines Nach dem Start des Programms oder durch W hlen der Schaltfl che Mandant wechseln im Hauptmen formular gelangen Sie zu folgendem Formular Mandant wechseln Bitte w hlen Sie einen is amelen aus Sun Lie 0100010002 ie kirchliche Kap italierverwaltungsanstalt 0100010004 Yersorgungsstiftung der Ew Landeskirche in Baden Mandanten verwalten Abbrechen Um Mandanten anzulegen zu l schen oder zu ndern w hlen Sie bitte die Schaltfl che Mandanten verwalten Daraufhin erscheint folgendes Formular Rechtstr ger Bezeichnung Api ooo 0001 Evangelische Landeskirche in Baden o 0001002 Evang kirchliche Kapit llenwverwaltungsanstalt ei 00010004 Versorgungsstiftung der Ew Landeskirche in Bade Schlie en L schen Datensatz I4 4 1 F LL h l von 3 Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Rechtstr ger Geben Sie hier die vollst ndige zehnstellige RTR Nummer Ihres Mandanten ein Diese enth lt keine Leerschritte oder Punkte und muss grunds tzlich aus genau zehn Ziffern bestehen 2 f r die Landeskirche 4 f r den Abrechnungs kreis und 4 f r den RTR innerhalb des Abrechnunsskreises Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung des Mandanten ein Schlie en Schlie t das Formular L schen L scht einen Mandanten dies ist weiter unte
116. ellen dass bis Ende Oktober immer noch nur die H lfte des Ansatzes eingegangen sein m sste 5 Geben Sie im Feld 70 die Zahl 700 ein um darzustellen dass bis Ende Oktober der gesamte Betrag eingegangen sein m sste Danach sieht das Formular so aus Flantafel bis einschlie lich im jeweiligen dem Monat Ylonat Abbrechen L schen Ausfullen e m l 0 000 mm 50 000 I ee zo eo Oo w m e o Ins eUa L i 50 000 l 100 000 REN 12 100 000 Stand 1 Februar 2007 Seite 25 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 6 W hlen Sie die Schaltfl che Ausf llen oder dr cken Sie Alt a Das Ergebnis sieht dann so aus Plantafel bis einschlie lich im jeweiligen OK dem Monat Monat 01 1 000 e In der Spalte im jeweiligen Monat steht im April und im Oktober die Zahl 50 000 hier geht n mlich jeweils die H lfte ein in jedem anderen Monat die Zahl 0 000 hier geht n mlich kein Geld ein e In der Spalte bis einschlie lich dem Monat wurden automatisch die laufenden Summen eingetragen Bis einschlie lich M rz 0 000 im April 50 000 das bleibt so bis September denn bis September kommt ja kein weiterer Geldeingang hinzu ab Oktober 100 000 denn ab Ende Oktober m sste der gesamte Jahresansatz eingegangen sein e Die Grafik zeigt Ihnen wie ab April und ab Oktober mehr Geld zur Verf gung stehen m sst
117. ellen Sie sicher dass niemand mehr Buchungsplan und Budgetierung ge ffnet hat im Netzwerk und auf dem Notebook 2 Kopieren Sie die Datei Daten mdb aus dem Buchungsplanordner Ihres Netzwerks in den Buchungsplan ordner Ihres Notebooks das ist blicherweise C Programme Buchungsplan 3 Ab dann k nnen Sie die Daten im Notebook bearbeiten Im Netzwerk sollten Daten jetzt nur noch gelesen werden Wenn tats chlich Daten im Netzwerk ge ndert werden so gehen diese nach der R ck bertragung verloren und m ssen w ederholt werden Im Netzwerk d rfen auch nicht Daten anderer Rechtstr ger als auf dem Notebook ge ndert werden Wenn Sie die Daten von der Sitzung wieder zur ck ins Netzwerk nehmen wollen gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Stellen Sie sicher dass niemand mehr Buchungsplan und Budgetierung ge ffnet hat im Netzwerk und auf dem Notebook 2 Kopieren Sie die Datei Daten mdb aus dem Buchungsplanordner Ihres Notebooks das ist blicherweise C Programme Buchungsplan in den Buchungsplanordner Ihres Netzwerks 3 Ab dann k nnen Sie die Daten wieder im Netzwerk bearbeiten Auf dem Notebook sollten Daten jetzt nur noch gelesen werden Wenn tats chlich Daten auf dem Notebook ge ndert werden so gehen diese nach einer erneuten bertragung vom Netzwerk auf den Notebook verloren und m ssen wiederholt werden Wichtig Stellen Sie sicher dass Daten immer nur an einer der beiden Stellen ge ndert werden und kopieren Sie die ge
118. en Sie wird auf Auswertungen zus tzlich zu den Gliederungs Objekt und Gruppierungsbezeichnungen ausgewiesen Stand 1 Februar 2007 Seite 36 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Feld Bemerkungen Sachbuchteil Gliederungstext Objekt bezeichnung Gruppierungstext Ans tze und Ergebnisse Haushaltsreste Schlie en Suchen Ansatzerfassung Stammdatenverwaltung Inhalt Hier k nnen Sie erg nzende Bemerkungen dieser Haushaltsstelle erfassen bis zu 65 000 Zeichen Dr cken Sie Strg um eine Zeilenschaltung einzuf gen Die Bemerkungen k nnen wahlweise auf der Buchungsplanliste oder als eine separate Aufstellung ausgegeben werden siehe die Abschnitte Buchungsplan ab Seite 88 und Haushaltstellen Bemerkungen ab Seite 92 Hier erscheint die bei den Sachbuchteilen erfasste Bezeichnung des Sachbuch teils der gerade angezeigten Haushaltsstelle ber die Schaltfl che k nnen S e direkt ins Formular Sachbuchteile verzweigen Hier erscheinen die bei den Gliederungen des Sachbuchteils und bei den Objekten erfassten Bezeichnungen Hier erscheint die bei den Gruppierungstexten erfasste Bezeichnung der Gruppierungsziffer der gerade angezeigten Haushaltsstelle ber die Schalt fl che k nnen Sie direkt ins Formular Gruppierungstexte verzweigen Hier k nnen Sie wie weiter unten beschrieben Haushaltsans tze zur gerade angezeigten Haushaltsstelle erfassen und Ergebnisse betrachten sie
119. en Benutzerhandbuch 5 3 Verwendung von Notebooks Gerade w hrend der Planung einer neuen Haushaltsperiode kann es n tzlich sein die Planans tze in einer Sitzung mit einem Notebook direkt in Buchungsplan und Budgetierung einzugeben anstatt sie erst auf einem Zettel zu notieren und anschlie end zu erfassen Das ist m glich Sie m ssen aber ein paar Dinge beachten da alle Daten aller Rechtstr ger in einer einzigen Datei Daten mdb stecken siehe auch den Abschnitt Durchf hren einer Datensicherung ab Seite 126 Sie haben w hrend der Bearbeitung von Daten auf einem Notebook zwei Fassungen Ihrer Buchungsplan Datenbank Eine auf Ihrem normalen PC bzw n Ihrem Netzwerk und eine zweite auf Ihrem Notebook Grundregel Es darf immer nur an einer Stelle ge ndert werden also entweder im Netzwerk oder auf dem Notebook Bevor die jeweils andere Stelle wieder Daten ndern darf einschlie lich andere Rechtstr ger m ssen die Datenbest nde zun chst wieder abgeglichen werden Voraussetzung f r das Mitnehmen des Notebooks unabh ngig vom Netzwerk in eine Sitzung ist eine auf dem Notebook befindliche lokale Installation des Programms welches also nicht aufs Netzwerk zugreift Sie m ssen diese Instanz wie die Netzwerkversion auch auf dem neuesten Stand halten siehe den Abschnitt Installation neuer Programmversionen ab Seite 127 Wenn Sie die Daten vom Netzwerk in die Sitzung mitnehmen wollen gehen Sie bitte wie folgt vor 1 St
120. en Sie direkt ins Formular Zahlwege verzweigen um einen Zahlweg zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Zahlwege erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Darlehenshaushaltsstelle darauf sto en dass ein Zahlweg noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che E verwenden um direkt ins Formular Zahlwege zu gelangen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie f r Buchungen dieses Darlehens auf der angegebenen Haushaltsstelle einen separaten Buchungsbeleg ben tigen siehe hierzu den Abschnitt Darlehensbuchungen ab Seite 121 Ruft das Fenster zur Suche einer Haushaltsstelle auf Dabei betrifft die Suche grunds tzlich und ausschlie lich die Haushaltsstellen desjenigen Mandanten den Sie dem angezeigten Darlehen zugeordnet haben Das gilt unabh ngig davon welches Ihr aktueller Mandant ist Hier k nnen Sie eine existierende Haushaltsstellennummer desjenigen Mandanten eingeben den Sie dem angezeigten Darlehen zugeordnet haben Geben Sie die Nummer vollst ndig ein einschlie lich aller Nullen und dr cken Sie Wenn Sie die Haushaltsstellennummer wissen so ist die Verwendung des Feldes schnell hinzuf gen schneller als das Suchen mit der Schaltfl che Haushaltsstelle suchen Seite 60 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Bevor Sie einem Darlehen Haushaltsstellen zuordnen k nnen m ssen Sie im Feld Mandant einen Mandanten w hlen zu dem
121. en Sie hier die Anzahl an Angestellten der jeweiligen organisatorischen Einheit im betreffenden Jahr ein Schlie en Schlie t das Formular Tipp Wenn Ihr Bildschirm gro genug ist so k nnen Sie die Formulare Organisatorische Einheiten und das Formular Stellenplan durchaus gleichzeitig ge ffnet lassen und z B nebeneinander anordnen Sobald Sie im Formular Organisatorische Einheiten eine andere organisatorische Einheit markieren zeigt Ihnen das Formular Stellenplan augenblicklich den Stellenplan der neu gew hlten organisatorischen Einheit an Wenn Sie das Formular Organisatorische Einheiten schlie en wird das Formular Stellenplan automatisch mit geschlossen 2 2 14 Buchungsschl ssel Die hier zu erfassenden Buchungsschl ssel k nnen Darlehenshaushaltsstellen zugeordnet werden Buchungsschl ssel gelten f r alle Mandanten brauchen also nicht f r jeden Rechtstr ger einzeln erfasst zu werden W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Buchungsschl ssel um das Formular Buchungsschl ssel zu ffnen E32 Buchungsschl ssel olx Bezeichnung Sachbuch 00 Einnahme Sachbuch 91 Einnahme Sachbuch 00 Ausgabe Sachbuch 91 Ausgabe Storno Sachbuch 00 Einnahme Fa a oO Storno Sachbuch 91 Einnahme Stormo Sachbuch 00 Ausgabe Storno Sachbuch 91 Ausgabe Schlie en E Datensatz 14 4 gt gt gt von 8 Z Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Nummer Geben Sie hier die N
122. en an und l sst diese eintragen Bei Fragen zu den einzelnen angezeigten Daten wenden Sie s ch bitte an die Landeskirchenkasse im Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe Gehezu Geben Sie hier eine Darlehensnummer ein oder w hlen Sie eine aus der Liste um schnell zu diesem Darlehen zu wechseln nur nachzutragende Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um nur noch solche Darlehen Darlehen anzeigen anzuzeigen die noch keinem Mandanten zugeordnet wurden oder zu denen noch keine Haushaltsstelle angegeben ist Deaktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um alle Darlehen anzuzeigen Die Aktivierung dieses Kontrollk stchens ist besonders dann sinnvoll wenn Sie von der Landeskirchenkasse zus tzliche Darlehen zu den bereits gespeicherten eingelesen haben und nun zu den neu hinzugekommenen Darlehen Mandant und Haushaltsstellen rasch angeben wollen Schlie en Schlie t das Formular In der Registerkarte Optionen finden Sie falls f r das betrachtete Darlehen zutreffend erg nzende Angaben bei Zinswechsel W hrungsumstellungen usw Mandantendarlehen i x Darlehensnummer Mandant Bezeichnung 311095 0100170213 Baden Baden 7 Darlehen Optionen Zins und Tilgungsplan Haushaltsstellen Diese Daten stammen von der Kasse im EOK und sind nur dort nderbar Datum Eintragstyp Betrag Zinssatz Zahlungsperiode Kommentar Schlie en Gehezu f nur nachzutragende Darlehen anzeigen Datensatz 14 gt p
123. en vorgemerkte einzeln um die Auswertung f r jede organisatorische Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben die Sie als zu drucken vorgemerkt haben siehe dazu den Abschnitt Zu druckende Budgetbl tter eines Sachbuchteils ab Seite 31 e W hlen Sie nur folgende um die Auswertung nur f r eine einzelne organisatorische Einheit auszugeben Wenn Sie eine organisatorische Einheit w hlen oder die Schaltfl che Suchen verwenden wir die Option nur folgende automatisch gew hlt W hlen Sie diese Schaltfl che um das Formular zur Suche nach einer organisatorischen Einheit aufzurufen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Seite 110 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Die Liste sieht etwa so aus Soll Ist Vergleich 10 2001 EVANGELISCHE 11 03 2002 LANDESKIRCHE IN BADEN Sachbuckteil 00 Verrabhmgshaudult Bauwesen und Gemeindefinanzen Wohn und sonstige Grundst cke 5130 890000 8100 000000 8100 600000 Bezeichnung Verm gen Verw Betr Einn 1 435 0 1 195 8 A 1 141 1 95 Kollekten Opfer Bes 0 0 0 0 0 0 Verm genswirksame Einn 5 000 0 4 166 7 848 0 20 Summe Einnahmen 6 4350 5 362 5 293 1 5 Sachausgaben 846 1 118 Zuwreis Uml Zusch 3 25 3 32 Ver
124. endg ltig zu speichern und die Ansatzerfassungshilfe zu schlie en e W hlen Sie Nein oder dr cken Sie n um die Ansatzerfassungshilfe zu schlie en ohne die evtl seit der letzten Zwischenspeicherung mit der Schaltfl che nderungen speichern gemachten Erfassungen zu speichern Warnung Alle nderungen die Sie seit dem ffnen des Formulars bzw seit dem letzten Zwischenspeichern mit nderungen speichern vorgenommen haben gehen damit verloren e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um die Ansatzerfassungshilfe nicht zu schlie en und die Ans tze auch noch nicht zu speichern Stand 1 Februar 2007 Seite 80 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 6 Nachzutragende Organisatorische Einheiten Wie im Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 beschrieben sollte jede Kombination aus Sachbuchteil Gliederung Objekt und Unterkonto eine organisatorische Einheit tragen die die Einnahmen bzw Ausgaben hierf r verursacht sofern Sie berhaupt organisatorische Einheiten verwenden Nach dem Import von Daten aus dem Rechenzentrum k nnten viele Unterkonten neu hinzugekommen sein Diese tragen dann aber noch nicht unbedingt eine organisatorische Einheit Um diese schnell und einfach nach zutragen w hlen S e den Befehl Extras Nachzutragende Organisatorische Einheiten Daraufhin erscheint folgendes Formular S4 Nachzutragende Organisatorische Einh M E3 Hiermit k nne
125. enommenen nderungen an der Tabelle konnten nicht vorgenommen werden da der Index Prim rschl ssel oder die Beziehung mehrfach vorkommende Werte enthalten w rde Andern Sie die Daten in den Feldern die gleiche Daten enthalten entfernen Sie den Index oder definieren Sie den Index neu damit doppelte Eintr ge m glich sind und versuchen Sie es erneut S e haben versucht einen Datensatz zu speichern in dem bestimmte Felder mit den entsprechenden Inhalten in einem anderen Datensatz bereinstimmen In der Datenbankstruktur sind mehrere Daten s tze mit solcherart gleich ausgef llten Feldern aber nicht zugelassen Z B k nnen nicht zwei Sach buchteile mit der selben Nummer erfasst werden Best tigen Sie die Meldung und brechen Sie die nderungen entweder mit Esc ab und kontrollieren Sie ob der Datensatz den Sie erfassen wollten vielleicht bereits erfasst ist oder ndern Sie Feldinhalte und versuchen erneut den Datensatz zu speichern Keine Daten entsprechen den angegebenen Kriterien S e haben eine Auswertung angefordert und Kriterien in einer Kombination angegeben die auf keinen einzigen der gespeicherten Datens tze passen Best tigen Sie die Meldung und ndern Sie ggf Ihre Kriterien Sie beabsichtigen Anzahl Datens tze zu l schen Klicken Sie auf Ja damit diese Datens tze f r immer gel scht werden Sie k nnen diese Anderung nicht r ckg ngig machen Sind Sie sicher dass Sie diese Datens tze l schen m chten
126. er ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Sachbuchteile W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Gliederung von Geben Sie die kleinste Gliederungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Stand 1 Februar 2007 Seite 88 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Gliederung bis Objektziffer von Objektziffer bis Gruppierung von Gruppierung bis Haushaltsvermerke Bewirtschafter Planvariante die erste Planvariante die zweite in Spalten berschriften aufnehmen Format Stand 1 Februar 2007 Inhalt Geben Sie die gr te Gliederungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen Geben Sie die kleinste Objektziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 00 auszugeben Sie brauchen 00 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Objektziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen S e das Feld frei um alle bis 99 auszugeben Sie brauche
127. er Buchungsplan Auswertung keine Einzelplanbe zeichnungen ae 2a nee 134 6 3 Wie sollte nach dem Jahresabschluss zwischen Ist und Soll Ergebnissen unterschieden WOC aa AIR S E S IR BAEN IRRE SA RER ER EETERRRR SR RR AARIATRR NEEIRRATEETEPERNGE ONE ARRRES REFERAT AGE 134 6 4 Wie sollen die beim EOK beantragten und die vom EOK genehmigten Ans tze Unterschieden werden Yes ee eek 135 6 5 Wie kann ich das Buchungsplan Symbol direkt auf meinem Desktop erhalten 135 6 6 Wieso kann ich nach einer versehentlichen Erfassung nicht weiter machen 136 6 7 Warum werden keine oder zu wenige Zahlen vom Rechenzentrum eingelesen 136 6 8 Warum erscheinen auf Listen gar keine oder veraltete Zahlen 2222222222 222 eeeeeeeeeeeeeeennnn 137 6 9 Warum erscheint auf Auswertungen Bezeichnung 00 noch n cht erfasst anstelle der Bezeichnung des Sachbuchte ls Fraser ein 137 Ti MeldUNEEN nniamahhnnananeminhiiseininisinnieissssnieidsss 138 SEICHWOrTLESISTtEr A E E E A EE E A N EE N EIER AR 139 Stand 1 Februar 2007 Seite 5 Buchungsplan und Budgetierung Einleitung Benutzerhandbuch l Einleitung Vor Ihnen liegt das ausf hrliche Handbuch zum Buchungsplan Programm Wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Programm oder zu diesem Handbuch haben so k nnen Sie uns wie folgt erreichen e Postanschrift copyteam GmbH bzw Stefan Falk Softwareberatung S emen
128. erfassten Mandanten abzurufen Sie m ssen den Mandanten f r jedes Darlehen angeben welches Sie automatisch weiterverarbeiten m chten Bezeichnung Geben Sie hier optional eine Bezeichnung f r das Darlehen ein Falls sie erfasst ist wird diese wird auf der Liste Schuldendienst siehe Seite 124 anstatt einer automatisch aus den Darlehensangaben gebildeten Bezeichnung ausgegeben Registerkarte Darlehen Zeigt allgemeine Angaben ber das Darlehen an so wie sie bei der Landeskirchenkasse gespeichert sind Bei Fragen zu den einzelnen angezeigten Daten wenden Sie sich bitte an die Landeskirchenkasse im Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe Registerkarte Optionen Zeigt spezielle Angaben ber das Darlehen an so wie sie bei der Landeskirchenkasse gespeichert sind z B Zins nderungen Bei Fragen zu den einzelnen angezeigten Daten wenden Sie sich bitte an die Landeskirchenkasse m Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe Stand 1 Februar 2007 Seite 57 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Feld Inhalt Registerkarte Zins und Zeigt den Zins und Tilgungsplan des Darlehens an so wie er bei der Tilgungspl ne Landeskirchenkasse gespeichert ist Bei Fragen zu den einzelnen angezeigten Daten wenden Sie sich bitte an die Landeskirchenkasse im Evangelischen Oberkirchenrat Karlsruhe Registerkarte Zeigt die dem Darlehen zugeordneten Haushaltsstellen und weitere f r die Haushaltsstellen Buchungen erforderliche Angab
129. ern unter w hlen Die DRL Datei enth lt in verschl sselter Form alle Angaben ber die Darlehen einschlie lich Zins und Tilgungspl nen 2 Die so abgeholte DRL Datei lesen Sie mit dem Befehl Extras Import der Darlehen ein Nach der Wahl dieses Befehls erscheint folgendes Formular Import der Darlehen Hiermit konnen Sie die von der Kasse erhaltenen Darlehensdaten einlesen Bitte geben Sie den Dateinamen der einzulesenden Datei ein Area Dateiname Durchsuchen Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Dateiname Geben Sie hier den Dateinamen der aus der E Mail gespeicherten DRL Datei ein oder verwenden Sie die Schaltfl che Durchsuchen zum leichteren Auffinden der Datei Durchsuchen W hlen Sie diese Schaltfl che um die DRL Datei komfortabel suchen zu k nnen OK W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um den Import zu starten Abbrechen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne Daten zu importieren Stand 1 Februar 2007 Seite 71 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch W hrend des Imports wird die DRL Datei entschl sselt und analysiert Danach erscheint eine Meldung wie die folgende Buchungsplan und Budgetierung Ed 7 031 bereits gespeicherte Darlehen werden gel scht x T b neue Darlehensnummern kommen hinzu Sind Sie damit einverstanden i Abbrechen Diese Meldung zeigt an wie vie
130. esans tze der betroffenen Haushaltsstellen ohne Haushalts sperren und verst rkungen Sperren Verst Die Summe der Haushaltssperren und verst rkungen der betroffenen Haushaltsstellen Sperren werden als negative Zahl ausgewiesen Ans tze incl Sperren Summe der Spalten Ansatz und Sperren Verst Ist ohne Reste Das Ergebnis des jeweiligen Monats ohne Haushaltsreste Haushaltsreste Die Summe der Haushaltsreste der betroffenen Haushaltsstellen Ist Summe der Spalten st ohne Reste und Haushaltsreste Die Abweichung zwischen den Spalten st und Ans tze incl Sperren sowohl absolut in der gew hlten W hrung als auch prozentual Budgetblatt Diese Auswertungen enth lt die selben Spalten wie die vierspaltige Variante des Buchungsplans siehe den Abschnitt Buchungsplan ab Seite 88 W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Budgetblatt Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Budgetierungsblaft irzlgietelielallei Startjahr W hrung Abbrechen 2000 Euro 7 Planvarianten S Erste Seitennummer 2000 und 2001 2002 und 2003 l Endg ltig z Beratung HH 2002 20 Y Seitenansicht Mo in Sp ltenuberschriften aufnehmen m Haushaltssperren ber cksichtigen mW Ha ushaltsreste ber cksichtigen Ssachbuchteile alle nurfolgender 00 Verwaltungshaushatt r Organisatorische Einheiten C Ein Gesamtberi
131. fenden Empf nger zu senden Durch das Einlesen der Darlehensdaten in Buchungsplan und Budgetierung stehen Ihnen neue M glichkeiten und eine drastische Arbeitserleichterung zur Verf gung Im Einzelnen funktioniert diese L sung wie folgt 1 Die Landeskirchenkasse sendet Ihnen eine E Mail mit den Darlehen aller Rechtstr ger die zu Ihrer Empf ngernummer geh ren Diese E Mail enth lt eine Dateianlage mit Ihrer Empf ngernummer und der Endung DRL als Dateinamen 2 Sie speichern diese Datei in einen Ordner Ihrer Wahl ab und lesen diese Datei in Buchungsplan und Budgetierung ein siehe zu diesem Schritt den Abschnitt Importieren von Darlehensdaten von der Landeskirchenkasse ab Seite 71 3 Falls Darlehensnummern bermittelt wurden die Buchungsplan und Budgetierung noch nicht bekannt waren so m ssen Sie diese den richtigen Rechtstr gern zuordnen und die zu bebuchenden Haushaltsstellen definieren N here Informationen hierzu finden Sie im weiteren Verlauf dieses Abschnitts 4 S e k nnen jederzeit s mtliche bei der Landeskirchenkasse zu Ihren Darlehen gespeicherten Details einsehen Dazu geh ren sowohl die allgemeinen Angaben als auch die Zins und Tilgungspl ne 5 Sie k nnen verschiedene Listen ber die Darlehen erstellen und die notwendigen Buchungss tze f r KIFIKOS automatisch erstellen lassen siehe zu diesen Schritten die Abschnitte Darlehensauswertungen ab Seite 118 und Exportieren von Darlehensbuchungen zum Rechenzentrum ab
132. finierte Muster vor grob definierten auff hren und als letzte Regel sollten Sie immer eine Regel ohne jedes Muster auff hren die also f r alle Haushaltsstellen gilt Wenn Sie z B f r Haushaltsstellen mit Gruppierungen die mit 421 beginnen eine anderen monatlichen Verlauf definieren m chten wie f r solche die mit 42 aber nicht 421 beginnen so muss die Regel f r 421 ber derjenigen f r 42 stehen also mit einer kleineren laufenden Nummer denn sonst w rde ja jede Haushaltsstelle die mit 42 einschlie lich 421 beginnt schon durch die Regel f r 42 abgedeckt sein und die Regel f r 421 k me nie zur Anwendung e Sie erfassen die monatlichen Prozents tze durch die Schaltfl che Plantafel siehe unten e Sie k nnen die Reihenfolge der Regeln jederzeit umstellen in dem Sie eine Zeile anklicken und mit der Schaltfl che t nach oben bzw mit nach unten verschieben Stand 1 Februar 2007 Seite 21 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Erfassung der Prozents tze Die n jeder Zeile definierten Prozents tze k nnen Sie durch die Schaltfl che Plantafel bzw durch Dr cken von Alt t erfassen Dadurch ffnet sich folgendes Formular hier leer also f r eine gerade neu erfasste Zeile dargestellt Plantafel bis einschlie lich dem Monat Gar Var Ter Fe D zo oo O Mm m S I Is UU 12 100 000 Abbrechen L schen Ausf
133. g nge einmal ausgef hrt f r viele Auswertungen genutzt werden k nnen und somit nicht f r jede Auswertung Zeit f r die Ausf hrung dieser Berechnungen ben tigt wird Allerdings m ssen Sie die Neuberechnung dieser Daten manuell erzwingen nachdem Sie bestimmte nderungen am Datenbestand vornehmen Dazu w hlen Sie den Befehl Extras Optimierungen der folgendes Formular anzeigt 54 Optimierungen olx Bezeichnung durchgef hrt Benutzerkennung Hierarchie Organisatorische Einheiten n p Jahresans tze Haushaltssperrenans tze GE Neuberechnung erzwingen Jahresergebnisse Haushaltsreste E pO Neuberechnung erzwingen JJahresergebnisse Planungsdetas a Fi Neuberechnung erzwingen von Gruppierungstexten umfa te Gruppierungen EN Neuberechnung erzwingen Schlie en Neuberechnung aller Optimierungen erzwingen Yv Datensatz 14 4 mu von 5 Gehen Sie bitte wie folgt vor um die Optimierungen zu erzwingen 1 W hlen Sie Extras Optimierungen 2 W hlen Sie die Schaltfl che Neuberechnung aller Optimierungen erzwingen oder dr cken Sie a Folgende Abfrage erscheint Buchungsplan und Budgetierung x Q Soll die Neuberechnung aller Optimierungen erzwungen werden Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Seite 84 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 3 W hlen Sie OK oder dr cken Sie J 4 W hlen Sie Schlie en oder dr cken Sie B Grundregel ist Si
134. gendes Neue Seite nurwenn ntig et je Mandant Sortierung je Darlehen C Darehensmummer Rechtstr ger Darlehensnummer Y Seitenansicht Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Darlehen e W hlen Sie alle um alle Darlehen aller Mandanten auszugeben e W hlen Sie nur vom aktuellen Mandanten um nur diejenigen Darlehen auszugeben die dem aktuellen Mandanten zugeordnet wurden e W hlen Sie nur von folgendem Mandanten und geben Sie einen Mandanten an um nur diejenigen Darlehen auszugeben die einem bestimmten Mandanten nicht notwendigerweise dem aktuellen zugeordnet sind e W hlen Sie nur folgendes und geben Sie ein Darlehen an um nur dieses eine Darlehen auszugeben Zur Zuordnung von Darlehen zu Mandanten siehe den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Sortierung e W hlen Sie Darlehensnummer um die Darlehen sortiert nach ihrer Nummer auszugeben e W hlen Sie Rechtstr ger Darlehensnummer um die Darlehen sortiert nach Rechtstr gernummer und innerhalb der Rechtstr ger nach Darlehensnummer auszugeben Ausgeben Aktivieren Sie dieses Feld um die bersicht ber die den Darlehen Haushaltsstellen zugeordneten Haushaltsstellen mit auszugeben Siehe hierzu den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Stand 1 Februar 2007 Seite 118 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Ausgeben Aktivieren Sie dieses Feld um die bersicht ber di
135. gungen 47 100 47 700 145 000 142 100 13 400 13 400 474 400 458 400 10 000 10 000 4 000 4 000 1 900 1 900 7 900 7 900 80 000 80 000 4 900 9 000 35 000 35 000 8 650 8 650 2 500 2 500 22 000 22 000 kehrte Sidd S 1 400 1 400 5 Se Se Eee er Er Er Er Sadda S amp mm m je 3 000 3 000 Beide Jahre werden also mit der ersten und mit der zweiten Planvariante ausgegeben und die Differenzen dargestellt 4 2 5 Haushaltsquerschnitt Der Haushaltsquerschnitt bietet eine u erst kompakte bersicht ber die Ans tze eines Jahres und einer bestimmten Planvariante Er ist nach Einzelplan erste Stelle der Gliederungsziffer und Hauptgruppe erste Stelle der Gruppierungsziffer verdichtet W hlen Sie Listen Haushaltsquerschnitt um folgendes Formular anzuzeigen die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Haushaltsquerschnitt startahr Flanwarante Wahrung eooo Enag ttig DM Abbrechen l sachbuchteile alle nurftolgender Y Seitenansicht Stand 1 Februar 2007 Seite 96 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Startjahr Geben Sie das darzustellende Jahr ein der Haushaltsquerschnitt zeigt immer die Daten eines einzelnen Jahres W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze entnommen werden sollen W hlen Sie DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Eu
136. hbegriffe finden in denen z B meier maier mayer oder maier vorkommen also z B Weidemeier Mayer und Meyerhofer Stand 1 Februar 2007 Seite 49 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 Dr cken Sie A oder w hlen Sie die Schaltfl che Suchen um die Suche durchzuf hren Wenn organisatorische Einheiten gefunden wurden werden Sie wie folgt dargestellt Suche nach einer organisatorischen Einheit Suchmuster z Bei der Suche gelten folgende Platzhalter Se a steht f r beliebige Zeichen Kr steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Endziffer Suchen Meue Suche Bezeichnung Landesbischof Landeskischof Sekr Fers Referent Kirchenkreise Fr l turen Ref 1 Grundsatzplanung u Off Arb Reter tsleit Medienreferent Grundsatzpl Der Landesbischof mit Fers Ref Fr latinnen u Fr laten Ref 1 Grundsatzpl u ff Arb 11n ED antaratalnaitinalhdadianrat Virun tr nl Datensatz IM von 141 Abbrechen 3 Markieren Sie den gew nschten Datensatz mit den Pfeiltasten oder durch anklicken mit der Maus 4 Dr cken Sie oder w hlen Sie die Schaltfl che OK Die Schaltfl che Neue Suche leert alle Suchfelder Die Schaltfl che Neu f hrt S e direkt zur Erfassung eines neuen Datensatzes Abbrechen oder die Taste Esc schlie en das Suchfenster ohne eine Suche durch zuf hren Die Daten zu einer organisatorische
137. he Gruppierungen einblenden m Formular Organisatorische Einheiten wird folgendes Formular ge ffnet 54 Gruppierungen der organisatorischen Einheit 8 3 wohn und sonstige Grundst cke Diese organisatorische Einheit verantwortet die Kosten folgender Gruppierungen zentral 1250 Verkaufserl se 3130 Entnahme Substanzerhaltungsr cklage 3410 Ver u erung unbeweglicher Sachen 3691 Zuweisungen f r Investitionen aus dem kirchlichen Bereich 3700 Zusch sse Dritter f r Investitionen 3710 Zusch sse Investitionen von L ndern Schlie en Datensatz 14 4 1 gt pr von 10 Darin sehen Sie zu derjenigen organisatorischen Einheit die im Formular Organisatorische Einheiten gerade markiert ist und die im Kopf des Formulars Gruppierungen der organisatorischen Einheit nochmals aufgef hrt wird alle Gruppierungen aufgef hrt bei denen diese organisatorische Einheit als zentral verantwortende Einheit angegeben ist Folgende Felder sind dar n enthalten Feld Inhalt Gruppierung Zeigt die Gruppierung und ihre Bezeichnung an ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Gruppierungstexte verzweigen um diese Gruppierung anzuzeigen Schlie en Schlie t das Formular Jaaaae Tipp Wenn Ihr Bildschirm gro genug ist so k nnen S e die Formulare Organisatorische Einheiten und das Formular Gruppierungen der Organisatorischen Einheit durchaus gleichzeitig ge ffnet lassen und z B nebeneinan
138. he den Abschnitt Ans tze und Ergebnisse einer Haushaltsstelle ab Seite 40 Hier k nnen Sie wie weiter unten beschrieben Haushaltsreste zur gerade angezeigten Haushaltsstelle erfassen siehe den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Schlie t das Formular Ruft das Fenster zur Suche einer Haushaltsstelle auf Verzweigt zur Ansatzerfassungshilfe als Alternative zum Befehl Extras Ansatz erfassung siehe auch den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 Ansehen umbenennen oder neu erfassen einer Haushaltsstelle Wenn Sie im Feld Gehezu des Formulars Haushaltsstellen eine Haushaltsstellennummer eintippen und z B dr cken l uft folgender Vorgang ab 1 Es wird gepr ft ob eine solche Haushaltsstelle bereits angelegt ist Falls ja wird diese Haushaltsstelle aufgerufen und angezeigt 2 Falls die Haushaltsstelle noch nicht angelegt ist erscheint folgende Abfrage Buchungsplan und Budgetierung x 2 Sie bitte Eine solche Haushaltsstelle ist nicht angelegt Soll f r diese Kombination aus Gliederung Objektziffer U nterkonto und Gruppierung eine neue Haushaltsstelle angelegt werden oder m chten Sie die vorhandenen Daten umbuchen W hlen Ja wenn Sie eine neue Haushaltsstelle anlegen m chten Mein wenn Sie Gliederung Objektziffer Unterkonto oder Gruppierung der vorhandenen Haushaltsstelle ndern m chten Abbrechen um den Worgang abzubrechen Hein Abbrechen e W hle
139. heit Ihres Haushalts Stand 1 Februar 2007 Seite 79 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Tats chlich arbeiten Sie in diesem Formular mit einer Kopie des Haushalts und nicht mit den Originaldaten Sie k nnen also zun chst nach belieben nderungen in diesem Formular vornehmen denn Sie k nnen all die gemachten nderungen wieder verwerfen Zur Steuerung dieses Verhaltens dienen die beiden Schaltfl chen am unteren Rand des Formulars Die Schaltfl che nderungen speichern dient dazu die bisher gemachten nderungen endg ltig zu speichern und also tats chlich n den Datenbestand aufzunehmen Nach Wahl dieser Schaltfl che oder Druck auf Alt s erscheint folgende Abfrage Buchungsplan und Budgetierung x 7 M chten Sie die nderungen speichern Abbrechen e W hlen Sie OK oder dr cken Sie um alle bisher vorgenommenen nderungen endg ltig zu speichern e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um die nderungen doch noch nicht zu speichern Die Schaltfl che Schlie en schlie t die Ansatzerfassungshilfe Falls Sie nderungen an den Ans tzen vorgenommen und diese noch nicht durch die Schaltfl che nderungen speichern endg ltig gespeichert haben erscheint folgende Abfrage Buchungsplan und Budgetierung x M chten Sie die vorgenommenden nderungen speichern Hein Abbrechen e W hlen Sie Ja oder dr cken Sie oder j um alle bisher vorgenommenen nderungen
140. hen Ein Beispiel soll das verdeutlichen Gegeben seien zwei organisatorische Einheiten Nummer Bezeichnung Bemerkungen 125 Teek che Die Teek che hat normalerweise Ausgaben in H he von 100 pro Jahr f r Teebeutel usw Im hier betrachteten Jahr trat jedoch ein Wasserrohrbruch auf der 10 000 Baukosten verursacht hat Dem Ansatz von 100 steht also ein Ergebnis von 10 100 Teebeutel Baukosten gegen ber Die Teek che hat zwar 10 100 Kosten verursacht aber nur 100 selbst zu verantworten 5 Bauabteilung Verantwortet alle Baukosten zentral egal wer sie verursacht Sie hat eigene Ausgaben in H he von 1 000 f r Schreibpapier usw aber einen h heren Ansatz da sie auch die Baukosten finanziert Die 10 000 Baukosten f r den Wasserschaden der Teek che sollen eigentlich der Bauabteilung zugeordnet werden da diese sie zu verantworten hat obwohl die Teek che sie verursachte Stand 1 Februar 2007 Seite 47 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Nehmen wir an f r Sachbuchteil Gliederung Objekt Unterkonto also nicht die Gruppierung 00 1234 00 00000 w re die organisatorische Einheit 1 2 3 die Teek che also als verursachende Einheit eingetragen und bei der Gruppierung 9876 das seien Baukosten sei die organisatorische Einheit 5 die Bau abteilung als zentral verantwortende Einheit eingetragen Auf der Auswertung Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit s
141. hen wenn Sie die im Buchungsplan und Gruppierungstexte programm gespeicherten Bezeichnungen von Gliederungs und Gruppierungs berschreiben ziffern durch die im Rechenzentrum gespeicherten ersetzen m chten Gliederungen und Gruppierungen die in Buchungsplan noch gar nicht gespeichert sind werden immer mitsamt ihrer im Rechenzentrum gespeicherten Bezeichnungen bernommen Stand 1 Februar 2007 Seite 66 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Feld Vorhandene Bewirtschafterzuordnung berschreiben Daten aller Rechtstr ger einlesen nicht nur den aktuellen Fehlende Rechtstr ger und Planvarianten anlegen Bei Fehler bereits durchgef hrte nderungen zur ck nehmen empfohlen OK Abbrechen Extras Inhalt e W hlen Sie f r alle Haushaltsstellen wenn die in Buchungsplan und Budgetierung gespeicherten Bewirtschafterangaben f r alle eingelesenen Haushaltsstellen mit den vom Rechenzentrum bertragenen Angaben ber schrieben werden sollen e W hlen Sie nur f r neue Haushaltsstellen wenn d e in Buchungsplan und Budgetierung gespeicherten Bewirtschafterangaben nur f r solche Haushaltsstellen mit den vom Rechenzentrum bertragenen Angaben ber schrieben werden sollen die in Buchungsplan und Budgetierung noch gar nicht angelegt waren Die Bewirtschafterangaben bereits in Buchungsplan und Budgetierung angelegter Haushaltsstellen bleiben dabei unver ndert e W hlen Sie nur f r bereits bestehe
142. hnung wie folgt ein 1 ffnen Sie die Sachbuchteile 2 Bl ttern Sie ggf zum gew nschten Sachbuchteil 3 berschreiben Sie die Bezeichnung des Sachbuchteils mit dem korrekten Text Siehe hierzu den Abschnitt Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten ab Seite 28 Stand 1 Februar 2007 Seite 137 Buchungsplan und Budgetierung Meldungen Benutzerhandbuch Meldungen Im Folgenden werden einige h ufiger auftretende Meldungen beschrieben Das Feld Tabellenname Feldname kann keinen Null Wert enthalten da die Required Eigenschaft f r dieses Feld den Wert True hat Geben Sie in das Feld einen Wert ein S e haben versucht einen Datensatz zu speichern es fehlte aber ein Inhalt eines Feldes Sie m ssen das angegebene Feld ausf llen Best tigen Sie die Meldung f llen Sie das angegebene Feld aus und versuchen Sie erneut den Datensatz zu speichern Der Datensatz kann nicht gel scht oder ge ndert werden da die Tabelle Tabellenname in Beziehung stehende Datens tze enth lt S e haben versucht einen oder mehrere Datens tze zu l schen Andere Datens tze sind aber von dem zu l schenden Datensatz abh ngig Zum Beispiel kann ein Bewirtschafter nicht gel scht werden wenn noch Haushaltsstellen zu diesem Bewirtschafter existieren Best tigen Sie die Meldung Wenn Sie den Datensatz unbedingt l schen m ssen m ssen Sie zun chst d e davon abh ngigen Datens tze ndern oder l schen Die von Ihnen vorg
143. hren ein f r die Sie die bersicht w nschen Rechtstr ger e W hlen Sie alle um die Darlehen aller Mandanten auszugeben e W hlen Sie nur den aktuellen um nur diejenigen Darlehen auszugeben die dem aktuellen Mandanten zugeordnet wurden e W hlen Sie nur folgenden und geben Sie einen Mandanten an um nur diejenigen Darlehen auszugeben die einem bestimmten Mandanten nicht notwendigerweise dem aktuellen zugeordnet sind Zur Zuordnung von Darlehen zu Mandanten siehe den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Sachbuchteil e W hlen Sie alle um die Haushaltsstellen aller Sachbuchteile auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie eine Sachbuchteilnummer an um nur die Haushaltsstellen des angegebenen Sachbuchteils auszugeben Buchungsschl ssel e W hlen Sie alle um die Darlehenshaushaltsstellen aller Buchungsschl ssel auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Buchungsschl ssel an um nur die Darlehenshaushaltsstellen mit diesem Buchungsschl ssel auszugeben Stand 1 Februar 2007 Seite 124 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Zahlwege e W hlen Sie alle um die Darlehenshaushaltsstellen aller Zahlwege auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Zahlweg an um nur die Darlehenshaushaltsstellen mit diesem Zahlweg auszugeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um Zwischensummen f r FAG f hige und n cht FAG f hige Darl
144. hres PCs Start Programme Zubeh r Rechner w hlen 2 Tippen Sie 70 13 und dr cken Sie oder Sie k nnen auch mit der Maus auf die entsprechenden Schaltfl chen klicken Das Ergebnis steht sehr genau in der Anzeige des Taschenrechners 0 76923076923076923076923076923077 3 W hlen Sie den Men befehl Bearbeiten Kopieren im Taschenrechner nicht im Buchungsplanprogramm oder dr cken Sie Strg c Damit haben Sie die angezeigte Zahl in die Windows Zwischenablage kopiert 4 Wechseln Sie zum Buchungsplanprogramm z B durch Klick auf die in der Windows Taskleiste erscheinende Schaltfl che f r das laufende Buchungsplan Programm oder durch Dr cken von Alt Tab 5 Wechseln Sie in das gew nschte Eingabefeld der Planvariante Leeren Sie es ggf 6 Dr cken Sie Strg v um den Inhalt der Windows Zwischenablage ins Eingabefeld einzuf gen Nach Wechseln n ein anderes Feld oder Wahl einer Schaltfl che erscheint die Zahl 76 923 n dem Feld Analog k nnen Sie solche Prozents tze auch aus anderen Programmen wie z B Microsoft ExcelTM kopieren 2 2 7 Postleitzahlverzeichnis Im Postleitzahlverzeichnis werden Postleitzahlen mitsamt Ort Ortsteil und Telefonvorwahl gespeichert um die Erfassung vieler Bewirtschafter mit der selben Postleitzahl zu erleichtern Das Postleitzahlverzeichnis wird mandanten bergreifend automatisch bei der Erfassung von Bewirtschaftern gef llt und genutzt Sie k nnen es aber auch direkt bearbeiten in dem S
145. i den betreffenden Auswertungen und Listen automatisch zum tats chlichen Ergebnis 2002 addiert und ohne dass Sie den Haushaltsrest ein zweites Mal erfassen m ssten vom tats chlichen Ergebnis 2003 abgezogen Damit stellt sich die Sache so dar Jahr Ansatz Ergebnis mit Haushaltsrest Bemerkungen 2002 11 000 11 000 Die Rechnung ber 10 000 ist noch nicht eingegangen obwohl sie f r 2002 eingeplant war Aber der f r 2002 erfasste Haushaltsrest von 10 000 wird hinzugez hlt Ansatz und Ergebnis stimmen berein 2003 1 000 1 000 Die eigentlich f r 2002 erwartete Rechnung kommt in 2003 Der in 2002 erfasste Haushaltsrest wird aber vom Ergebnis 2003 automatisch abgezogen wodurch 11 000 Ist Ergebnis abz glich 10 000 Haushaltsreste 2002 also 1 000 erscheinen Ansatz und Ergebnis stimmen berein Beispiel 2 Eine Ausgabe wird ein Jahr fr her als geplant berechnet Gegeben sei eine Haushaltsstelle f r die Sie normalerweise einen Ansatz von 1 000 00 veranschlagen f r die Sie aber in 2003 mit einer Mehrausgabe von 10 000 00 gerechnet und deshalb n 2003 einen Ansatz von 11 000 00 erfasst haben Tats chlich kommt die Rechnung ber 10 000 00 aber bereits in 2002 so dass sich zun chst folgendes Bild ergeben w rde Jahr Ansatz Ergebnis ohne Haushaltsrest Bemerkungen 2002 1 000 11 000 Die Rechnung ber 10 000 ist bereits eingegangen obwohl sie erst 2003 eingepl
146. ie um die Ansatzerfassung mit den gew hlten Haushaltsstellen zu starten das dauert evtl einen Moment Schlie en Schlie t das Formular ohne die Ansatzerfassung zu starten Nachdem Sie Ans tze bearbeiten gew hlt haben werden zun chst die anzuzeigenden Haushaltsstellen Ans tze und Ergebnisse zusammengetragen Das kann bei vielen Haushaltsstellen einen Augenblick dauern Daraufhin erscheint ein Formular wie folgt Ansatzerfassung Haushaltsstelle Ansatz 2000 Ergebnis 2000 Ansatz 2001 Ergebnis 2001 Ansatz 2002 Ansatz 2003 Endgqultig Beratung HH 2002 2005 Pj 00 0110 00 1720 000000 0 51 13 379 92 0 51 11 649 22 Kl 1 00 Gotescienst Einnahmen aus Schritenwertriehb 00 0110 00 1720 000001 0 00 4972 57 0 00 573 93 0 00 0 00 Gotescienst Einnahmen aus Schriftenvertrieb 00 0110 00 1 720 000002 0 00 0 00 0 00 1 007 25 Gotescienst Einnahmen aus Schrftenverrehb 12 00 0110 00 1790 000000 0 51 0 00 0 51 0 00 1 00 1 00 Gottescdienst Sonstige Einnahmen 00 0110 00 19930 000000 0 00 0 00 0 00 92 03 0 00 0 00 Gottesdienst Sonstige Ers tzleistungen 00 0110 00 31 10 000000 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 Gotesdienst Entnahmen aus R cklagen 00 0110 00 3111 000000 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 Gotesdienst Entnahmen aus R cklagen Einnahmen 320 052 556 92 3 291 000 432 30 264 597 156 786 3 143 036 054 39 302 307 71300 236 267 713 00 Ausgaben sen 062 507 06 331 310 956 16 204 597 159 07 302 006 666 91 s02 307
147. ie en EB Haushaltssperren k nnen mit einem einzigen Eintrag f r viele Haushaltsstellen vergeben werden Dabei werden Muster hnlich denen bei den Planungen verwendet siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 Das funktioniert so e In jeder Zeile die Sie im obigen Bildschirmfoto in der Spalte Reihenfolge mit 1 2 3 durchnummeriert sehen wird festgelegt f r welche Haushaltsstellen die jeweilige Zeile gelten soll Das geschieht durch Angabe von Mustern f r die Sachbuchteil Gliederungs Objekt Gruppierungs und Unterkonto nummern Sie brauchen nicht in jeder Zeile alles ausf llen So gilt z B Zeile 2 des obigen Bildschirm fotos f r alle Haushaltsstellen mit der Gliederung 1380 und der Gruppierung 9424 der Eintrag 94 im Feld Gruppierung w rde alle Gruppierungen betreffen die mit 94 beginnen e F r jede einzelne Haushaltsstelle geht das Programm die Reselliste von oben Nr 1 bis unten zur letzten Nummer durch und pr ft ob die Haushaltsstellennummer mit dem angegebenen Muster bereinstimmt Die Sperre bzw Verst rkung der ersten gefundenen passenden Zeile und nur dieser wird verwendet e Dieser Vorgang findet f r jede Auswertung und Liste statt die Haushaltssperren ber cksichtigen kann Im Unterschied zu den Planungen siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 ist es bei den Haushalts sperren eher un blich eine Zeile v llig ohne Kriterien also mit in allen Feldern zu erfassen denn dass w rde ja
148. ie Datei Schl sseltabellen PLZ w hlen Dadurch erscheint folgendes Formular Ri Or Ortsteil Schlie en Datensatz 14 4 1 P gt i gt von 2 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt PLZ Geben Sie hier die Postleitzahl ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Ort Geben Sie hier den Ort ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Ortsteil Geben Sie hier die Bezeichnung des Ortsteils ein Vorwahl Geben Sie hier die Telefonvorwahl ein Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 27 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Wenn Sie einen Bewirtschafter mit einer hier bereits gespeicherten Postleitzahl erfassen werden die Felder Ort Ortsteil und Vorwahl automatisch vom Postleitzahlverzeichnis ins Formular Bewirtschafter ber nommen siehe auch den Abschnitt Bewirtschafter ab Seite 15 2 2 8 Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten S e k nnen Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten des aktuellen Mandanten pflegen in dem Sie entweder im Hauptmen formular die Schaltfl che oder den Befehl Datei Sachbuchteile w hlen Daraufhin erscheint folgendes Formular 83 Sachbuchteile Nummer Bezeichnung Verwaltungshaushalt Gliederungstexte dieses Sachbuchteils Alle Nur Zwischen berschriften Nur Gliederungen Ziffer Bezeichnung gt fo Allgemeine kirchliche Dienste bi 10 ee jo 20 ee bi 5 Lektoren
149. ie k nnen hier keine neuen organisatorischen Einheiten erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Gruppierungs ziffer darauf sto en dass eine organisatorische Einheit noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che l verwenden um direkt ins Formular Organisatorische Einheiten zu gelangen Schlie t das Formular Geben Sie hier eine Gruppierungsziffer ein und dr cken Sie um direkt zu dieser Ziffer zu springen Wenn die eingegebene Gruppierungsziffer nicht existiert ndert sich nichts Tipp Klicken Sie auf die Beschriftung Gehezu anstatt ins Eingabefeld damit Sie nicht so genau auf die erste Ziffer im Feld zielen m ssen Seite 33 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 10 Haushaltsstellen Durch Wahl der Schaltfl che m Hauptmen formular oder durch den Befehl Datei Haushaltsstellen k nnen Sie Haushaltsstellen des aktuellen Mandanten pflegen Suche nach einer Haushaltsstelle Nach W hlen der Schaltfl che Ah m Hauptmen formular oder der Schaltfl che Suchen durch Klick auf die Schaltfl che oder durch Dr cken von Alt c im Formular Haushaltsstellen siehe n chster Abschnitt erscheint folgendes Formular zur Suche einer Haushaltsstelle Suche nach einer Haushaltsstelle Suchmuster gt b Gld Obj Grp l I Bei der Suche gelten folgende Fl tzhalter steht f r beliebige Zeichen Sachkuchtext steht f r ein einzelnes belieb
150. ie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 in DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten e W hlen Sie Plan um n der jeweiligen Spalte der drei zur Verf gung stehenden Spalten Planans tze zu sehen e W hlen Sie Ergebnis um in der jeweiligen Spalte Rechnungsergebnisse zu sehen Geben Sie das Jahr ein welches in der jeweiligen Spalte dargestellt werden soll Geben S e den Monat ein oder w hlen Sie hn aus welcher in der jeweiligen Spalte dargestellt werden soll Wenn Sie ein Ergebnis ausgeben lassen wird das Ergebnis des jeweiligen Monats ausgewiesen Wenn Sie einen Ansatz ausgeben lassen wird der Jahresansatz anhand der Plantafeln auf den jeweiligen Monat heruntergerechnet ausgewiesen siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze der jeweiligen Spalte entnommen werden sollen Sie k nnen eine Planvariante nur w hlen wenn Sie in der jeweiligen Spalte Plan gew hlt haben W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Geben Sie die kleinste Gliederungsnummer ein die
151. iehe hierzu den Abschnitt Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit ab Seite 109 f r die Teek che k nnte dann etwa folgendes stehen 1 2 3 Teek che Kosten insgesamt 10 100 davon zentral verursacht durch andere organisatorische Einheiten 10 000 Deckungsbedarf Budget 100 Man sieht also dass die Teek che zwar 10 100 Kosten verursacht davon aber nur 100 also n etwa das was auch geplant war zu verantworten hat Analog dazu k nnte bei dieser Auswertung f r die Bauabteilung folgendes erscheinen 5 Bauabteilung Kosten insgesamt 1 000 zus tzlich zentral verantwortet f r andere organisatorische Einheiten 10 000 Deckungsbedarf Budget 11 000 Hier sieht man dass die Bauabteilung zus tzlich zu den von ihr selbst verursachten Kosten 1 000 weitere n mlich 10 000 zu verantworten hat Durch dieses Verfahren k nnen Kosten gerechter den einzelnen Abteilungen oder sonstigen organisatori schen Einheiten zugeordnet werden und man bekommt einen fundierteren berblick ber die finanzielle Situation Hinweis Organisatorische Einheiten und die damit verbundenen Auswertungen sind aufwendige Werkzeuge und sicherlich nicht geeignet f r sehr kleine Rechtstr ger Sie verlieren nichts wenn Sie f r einen kleinen Rechtstr ger keinerlei organisatorischen Einheiten erfassen Stand 1 Februar 2007 Seite 48 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Be
152. iges Zeichen Gliederungstext SEEN tens Gruppierungstext Bewirtschafter r Bewitschafer suchen Abbrechen T Kur Treffer anzeigen Gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Geben Sie Suchbegriffe ein z B Teile von Haushaltsstellen oder von Beschriftungen der Sachbuchteile Gliederungen oder Gruppierungen Sie k nnen auch einen Bewirtschafter w hlen um Haushaltsstellen mit diesem Bewirtschafter zu suchen Sie k nnen den Bewirtschafter selbst auch wiederum durch die Schaltfl che Bewirtschafter suchen suchen Dabei gilt das Fragezeichen als Stellvertreter f r ein beliebiges Zeichen und das Sternchen als Stellvertreter f r beliebig viele beliebige Zeichen Am Ende der Eingaben wird automatisch ein angeh ngt so dass aus der Eingabe Meier automatisch Meier gebildet und damit nach allen Suchbegriffen gesucht wird die mit Meier anfangen Die Eingabe von m er w rde alle Suchbegriffe finden in denen z B meier maier mayer oder maier vorkommen also z B Weidemeier Mayer und Meyerhofer Stand 1 Februar 2007 Seite 34 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 Dr cken Sie oder w hlen Sie die Schaltfl che Suchen um die Suche durchzuf hren Wenn Haushalts stellen gefunden wurden werden Sie wie folgt dargestellt Suche nach einer Haushaltsstelle Suchmuster gt b Gld Obj Grp F F
153. im Word Format abrufen Wichtig Pr fen S e das vom Rechenzentrum erzeugte Fehlerprotokoll Falls Fehler gemeldet werden z B nicht in Kifikos angelegte Haushalts stellen oder Unterkonten so m ssen Sie diese unbedingt korrigieren z B durch Anlegen in Kifikos und den Vorgang wiederholen ber nehmen Sie keine Ans tze solange nicht alle Fehler korrigiert wurden oder beim bermitteln zum Rechenzentrum noch Fehler gemeldet werden Wenn Sie Fehlermeldungen im Protokoll ignorieren riskieren Sie Inkonsistenzen zwischen den Ans tzen im Buchungsplan programm und in K fikos Stand 1 Februar 2007 Seite 70 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 2 Austausch von Darlehensdaten 3 2 1 Importieren von Darlehensdaten von der Landeskirchenkasse S e erhalten Informationen ber Darlehen per E Mail von der Landeskirchenkasse des Evangelischen Oberkirchenrats Karlsruhe Diese Daten k nnen Sie in Buchungsplan und Budgetierung einlesen Das geht in zwei Schritten vor sich Daten importieren Buchungsplan mit Buchungsplan Speichern der Dateianlage 1 Sie speichern die Dateianlage die DRL Datei der von der Landeskirchenkasse erhaltenen E Mail in einen beliebigen Ordner Ihrer Wahl N here Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihres E Mail Programms Falls Sie Microsoft Outlook verwenden k nnen Sie die Dateianlage mit der rechten Maustaste anklicken und Speich
154. inter dem letzten Punkt Hier wird die vollst ndige Nummer der organisatorischen Einheit angezeigt S e besteht aus der Nummer der bergeordneten Einheit sofern angegeben einem Punkt und der im Feld Nummer erfassten Endnummer So wird aus einer Einheit mit der bergeordneten Einheit 1 2 und der Endnummer 6 die neue Einheit 1 2 6 ffnet das Formular Gliederungen der organisatorischen Einheit in dem Sie sehen k nnen welchen Gliederungen genauer Kombinationen aus Sachbuch teil Gliederungsziffer Objekt und Unterkonto die gerade betrachtete organisatorische Einheit als verursachende Einheit eingetragen ist siehe unten ffnet das Formular Gruppierungen der organisatorischen Einheit in dem Sie sehen k nnen welchen Gruppierungen die gerade betrachtete organisatorische Einheit als zentral verantwortende Einheit eingetragen ist siehe unten ffnet das Formular Stellenplan in dem je Jahr die Anzahl der Beamten und Angestellten Arbeiter dieser organisatorischen Einheit erfasst werden kann siehe unten Schlie t das Formular Ruft das Fenster zur Suche einer organisatorischen Einheit auf Hinweis Da Sie bei einer untergeordneten Einheit z B 5 2 die bergeordnete Einheit angeben m ssen hier die 5 muss diese zun chst erfasst werden Sie k nnen z B die Einheit 9 3 7 erst erfassen wenn 9 3 erfasst ist und 9 3 erst wenn 9 erfasst ist Gehen Sie bei der Erfassung von organisatorischen Einheiten von oben nach un
155. kn pfung Falls Sie den Microsoft Internet Explorer 4 0 oder h her mit den Desktop Erweiterungen installiert haben manchmal auch als Active Desktop bezeichnet k nnen Sie die Verkn pfung auch anstelle auf dem Desktop in die QuickLaunch Leiste normalerweise direkt rechts neben der Start Schaltfl che einf gen Das hat den Vorteil dass das Symbol nicht durch ge ffnete Fenster verdeckt wird 6 6 Wieso kann ich nach einer versehentlichen Erfassung nicht weiter machen Wenn Sie begonnen haben einen Datensatz zu erfassen diese Erfassung aber abbrechen m chten dr cken Sie Esc evtl zwei Mal Sie k nnen m glicherweise nicht z B per Mausklick an eine andere Stelle gelangen weil das Programm vorher versucht die unvollst ndigen nderungen zu speichern und dies mit einer Fehlermeldung quittiert Dr cken Sie Esc bis das Bleistiftsymbol verschwindet Wenn Sie Eingaben in mehr als einem Feld vorgenommen hatten nimmt der erste Druck auf Esc die Anderung im aktuellen Feld zur ck erst der zweite macht die Anderungen des ganzen Datensatzes r ckg ngig Siehe hierzu die Einleitung zum Abschnitt Stammdatenverwaltung ab Seite 10 6 7 Warum werden keine oder zu wenige Zahlen vom Rechenzentrum eingelesen Sehr wahrscheinlich haben Sie bei der Anlage des Rechtstr gers eine falsche Rechtstr gernummer angegeben oder Sie lesen eine NCD Datei ein die gar keine Daten f r den aktuellen Rechtstr ger enth lt Um die Rechtstr
156. kontonummern und durch Angabe von organisatorischen Einheiten f r Gliederungen die Kosten verursachen und Gruppierungen die f r die zentrale Verantwortung von Kosten stehen Sie brauchen nicht in jeder Zeile alles ausf llen So gilt z B Zeile 2 des obigen Bildschirmfotos f r alle Haushaltsstellen deren Gruppierungsziffern mit 421 beginnen e Die Monatsfelder 0 7 bis 2 enthalten die Prozents tze des Jahresansatzes der betroffenen Haushalts stellen die bis einschlie lich zum Ende des jeweiligen Monats erwartet werden k nnen Die Erfassung dieser Prozents tze wird weiter unten ausf hrlich beschrieben e F r jede einzelne Haushaltsstelle geht das Programm die Resgelliste von oben Nr 1 bis unten zur letzten Nummer durch und pr ft ob die Haushaltsstellennummer und ggf die organisatorischen Einheiten der Gliederung bzw Gruppierung mit dem angegebenen Muster bereinstimmt Die Prozents tze der ersten gefundenen passenden Zeile und nur dieser werden verwendet e Dieser Vorgang findet f r jede Auswertung und Liste statt die Ans tze auch unterj hrig ausgeben k nnte Da ausschlie lich die oberste passende Zeile verwendet wird ist es wichtig dass f r jede Haushaltsstelle auch mindestens eine passende Zeile erfasst wurde Andernfalls wird der Ansatz der betreffenden Haushaltsstelle berhaupt nicht auf der Auswertung erscheinen k nnen e Da die Liste grunds tzlich von oben nach unten durchsucht wird m ssen Sie fein de
157. kriterien zu sortieren e W hlen Sie Top Ten der Abweichung absolut DM bzw Euro um die Liste nach der absoluten Abweichung zwischen Ergebnis und Ansatz zu sortieren Dadurch sehen Sie diejenigen Haushaltsstellen ganz am Anfang bzw Ende die eine besonders gro e absolute Unter bzw berschreitung des Ansatzes aufweisen e W hlen Sie Top Ten der Abweichung in um die Liste nach der prozentualen Abweichung zwischen Ergebnis und Ansatz zu sortieren Dadurch sehen Sie diejenigen Haushaltsstellen ganz am Anfang bzw Ende die eine besonders gro e prozentuale Unter bzw berschreitung des Ansatzes aufweisen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Sachbuchteil Sachbuchteil Gliederung Gruppierung Monat Ansatz DO 00 1612 00 00 2252 DO 00 3500 0o 00 1380 DO 00 3310 0o 00 7220 00 00 9310 0o 00 0110 00 00 0250 00 00 0410 DO 00 0410 Stand 1 Februar 2007 6792 10 2001 2 5 193 75 5111 10 2001 22 57 161 34 4650 10 2001 4 41 111 08 9424 10 2001 l D 2 107 20 7265 10 2001 130 0 155 3 3 161 3 102 21 9422 10 2001 142 7 115 9 2 120 9 101 69 7211 10 2001 131 500 0 109 583 3 15 109 601 9 100 02 4250 10 2001 14 0 1185 i 11 8 100 00 4920 10 2001 3 0 25 i
158. l komfortablere Ansatzerfassungshilfe eingeben siehe hierzu den Abschnitt Ansatzerfassung ab Seite 78 3 4 Planvarianten kopieren umbuchen Mit dem Befehl Extras Planvarianten umbuchen kopieren k nnen Sie bereits erfasste Ans tze in ein anderes Jahr und oder eine andere Planvar ante umbuchen verschieben oder kopieren Der Befehl zeigt zun chst folgendes Formular Planyar anten umbuchen kopieren Hiermit werden s mtliche Betr ge eines Jahres die unter einer bestimmten Flanvarante erfa t wurden auf eine andere Flanvarante des selben oder eines anderen Jahres umgebucht oder kopiert Abbrechen YORSICHT Samtl che unter der Ziel Flanvarante estl bereits bestehenden Betr ge werden gel scht von dahr Aktion auf Jahr C umbuchen von Quell Planvariante aut Ziel Flarwarante kopieren u iai Zielbetr ge runden auf ganze Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt von Jahr Geben Sie das Jahr ein von dem Sie bestehende Ans tze umbuchen oder kopieren m chten von Quell Planvariante W hlen Sie die Planvariante in der die Ans tze dieses Jahres vorliegen Akt on W hlen Sie umbuchen wenn Sie die Ans tze vom alten Jahr und der alten Planvariante entfernen und in ein neues Jahr und oder eine andere Planvariante speichern m chten W hlen Sie kopieren wenn Sie die bestehenden Ans tze behalten m chten und eine Kopie dieser Ans tze in einem anderen Jahr und oder einer anderen Planva
159. lan und Budgetierung bernommen Seite 131 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 5 4 3 Anbringen von Zwischensummen Wenn Sie das Makro BuchungsplanFormatieren ablaufen lie en k nnen Sie anschlie end sehr bequem Zwischensummen einf gen Gehen Sie dazu wie folgt vor 1 Wenn Sie die Excel Makros verwenden m chten so w hlen Sie jetzt Extras Makro Makros Folgendes Dialogfeld erscheint Makro F Makroname Buchungsplan Makros xls BuchungsplanTeilergebnissel E Ausf hren Buchungsplan Makros xls BuchungsplanrFormatieren Buchungsplan Makros xls Buchungsplaninfo Buchungsplan Makros xls BuchungsplanTeilergebnisse ae Abbrechen Schritt Bearbeiten Erstellen L schen aaa Makros in ale offenen Arbeitsmappen Optionen Beschreibung Makro am 01 11 2000 von Stefan Falk aufgezeichnet 2 Markieren Sie das Makro BuchungsplanTeilergebnisse und w hlen Sie die Schaltfl che Ausf hren Folgendes Dialogfeld erscheint Teilergebnisse in Buchungsplan einf EI Markieren Sie die Spalten die eine Zwischensumme tragen sollen Abbrechen 7 vorhandene Teilergebnisse ersetzen 3 Markieren Sie durch Anklicken diejenigen Spalten f r die Sie Zwischensummen w nschen Sie k nnen mehrere Spalten markieren und eine Markierung durch erneutes Anklicken auch wieder aufheben Wenn S e die Zwischensummen f r die so markierten Spalten als Ersatz f r evtl
160. le Darlehensnummern die in Buchungsplan und Budgetierung gespeichert waren in der DRL Date nicht mehr vorkamen und deshalb aus Buchungsplan und Budgetierung gel scht werden und wie viele Darlehensnummern in der DRL Date enthalten waren die Buchungsplan und Budgetierung noch nicht bekannt waren und deshalb neu aufgenommen werden e W hlen Sie OK oder dr cken Sie um den Import zu best tigen und die DRL Date endg ltig in Ihren Datenbestand einzulesen e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken S e Esc um den Import abzubrechen An Ihrem Datenbestand hat sich dann nichts gegen ber dem Zustand vor dem Import ge ndert Warnung Wenn wie im obigen Beispiel dargestellt sehr viele Darlehen gel scht werden so k nnte das daran liegen dass nicht etwa so v ele Darlehen ausliefen sondern dass Sie die falsche f r einen anderen Empf nger gedachte DRL Datei von der Landeskirchenkasse erhalten haben In diesem Fall wird empfohlen Abbrechen zu w hlen und die Empf ngernummer zun chst mit der Landeskirchenkasse abzustimmen Wenn Sie den Import best tigt haben erscheine eine Meldung wie die folgende Buchungsplan und Budgetierung x 1 Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen Teb Darlehen 0 Darlehensoptionen 13 446 Darlehenspl ne Hiermit wird angezeigt wie viele Darlehen Darlehensoptionen Angaben ber Zinswechsel u dgl und Darlehenspl ne Eintr ge in Zins und Tilgungspl nen eingelesen wurden Best
161. lehensbestand vorkommen Rechtstr ger e W hlen Sie alle um alle Darlehen aller Mandanten auszugeben e W hlen Sie nur den aktuellen um nur diejenigen Darlehen auszugeben die dem aktuellen Mandanten zugeordnet wurden e W hlen Sie nur folgenden und geben Sie einen Mandanten an um nur diejenigen Darlehen auszugeben die einem bestimmten Mandanten nicht notwendigerweise dem aktuellen zugeordnet s nd Zur Zuordnung von Darlehen zu Mandanten siehe den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 Buchungsschl ssel e W hlen Sie alle um die Buchungen aller Buchungsschl ssel auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Buchungsschl ssel an um nur die Buchungen mit diesem Buchungsschl ssel auszugeben Zahlwege e W hlen Sie alle um die Buchungen aller Zahlwege auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Zahlweg an um nur die Buchungen mit diesem Zahlweg auszugeben Neue Seite je Aktivieren S e d eses Feld um jeden Sachbuchteil auf einer neuen Seite Sachbuchteil beginnen zu lassen Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Stand 1 Februar 2007 Seite 120 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa
162. lle alle Darlehen auf ein Blatt um die Ausgabe nach Rechtstr gernummer und innerhalb der Rechtstr ger nach Haushaltsstellennummer zu sortieren e W hlen Sie RTR Haushaltsstelle je Haushaltsstelle ein eigenes Blatt um die Ausgabe nach Rechtstr gernummer und innerhalb der Rechtstr ger nach Haushaltsstellennummer zu sortieren aber je Haushaltsstelle ein neues Blatt zu beginnen mehrere Darlehensbuchungen f r die selbe Haushaltsstelle erscheinen auf dem selben Blatt e W hlen Sie RTR Haushaltsstelle je Darlehen ein eigenes Blatt um die Ausgabe nach Rechtstr gernummer innerhalb der Rechtstr ger nach Haushaltsstellennummer und innerhalb der Haushaltsstellennummer nach Darlehensnummer zu sortieren und jede Haushaltsstelle und jedes Darlehen auf einem neuen Blatt zu beginnen mehrere Darlehensbuchungen f r die selbe Haushaltsstelle erscheinen dann auf separaten Bl ttern Z ns und Tilgung auf Aktivieren S e dieses Feld um f r Zins und Tilgungsbuchungen separate separaten Bl ttern Seiten ausgeben zu lassen Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa so aus Darlehens Buchungsliste Rechtstr ger 0100010001 Stichtag 01 07 2002 Buchungsdatum 18 07 2002 Evangelische Lan
163. m genswirks Ausgaben f 3 66 1 50 Summe Ausgaben 1 1121 754 7 31 Deckungsbedarf gesamt 3 322 9 1 0478 24 Sie sehen folgende Spalten au er den Gruppierungsziffern und den Titel und Zeilenbeschriftungen des Budgetlayouts Spalte Inhalt Ansatz Die Summe der Jahresans tze der betroffenen Haushaltsstellen Soll Der auf den jeweiligen Monat anhand der Plantafeln heruntergerechneten Ansatz siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 Ist Das Ergebnis des jeweiligen Monats Die Abweichung zwischen Ist und Soll sowohl absolut in der gew hlten W hrung als auch prozentual Hinweis Die Beschriftung Soll und st hat nichts mit Ist und Soll Ergebnissen zu tun sondern mit Ans tzen und Ergebnissen Die Unterscheidung zwischen Ist und Soll Ergebnissen in KIFIKOS Sprechweise treffen S e durch die wahlweise Einbeziehung von Haushaltsresten innerhalb des Buchungsplanprogramms siehe den Abschnitt Maushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Budgetabrechnung Jahresabschlu Diese Auswertung vergleicht den auf einen angebbaren Monat heruntergerechneten Ansatz siehe den Abschnitt Planungen ab Seite 20 mit dem tats chlichen Ergebnis des jeweiligen Monats Der Unterschied zur Auswertung Soll Ist Vergleich nach Organisatorischer Einheit ist dass Haushaltsreste und Haushalts sperren grunds tzlich separat ausgewiesen werden Da die Liste dadurch mehr
164. mer ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung des Objektes ein wenn Sie m chten Schlie en Schlie t das Formular Gehezu ffnen Sie dieses Listenfeld um die Liste der zur betreffenden Gliederungs ziffer bereits erfassten Objekte anzuzeigen und direkt zu einem dieser Objekte zu springen als Alternative zum Bl ttern mit den Navigationsschaltfl chen am unteren Rand des Formulars Folgende Felder sind im inneren Formular f r die Unterkonten des gerade angezeigten Objektes enthalten Feld Inhalt Unterkonto Geben Sie hier die Unterkontonummer ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Insbesondere m ssen Sie auch das Unterkonto 000000 explizit anlegen und speichern Sie m ssen nicht alle 6 Ziffern eintippen Z B w rde f r das Unterkonto 000123 die Eingabe 23 gen gen Stand 1 Februar 2007 Seite 30 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Feld Inhalt Org Einheit W hlen Sie hier bei Bedarf eine organisatorische Einheit die die Einnahmen bzw Ausgaben aller Haushaltsstellen des Sachbuchteils der Gliederungsziffer der Objektziffer und dieses Unterkontos verursacht siehe hierzu auch den Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Organisatorische Einheiten verzweigen um eine organisatorische Einheit zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen organisatorischen Ei
165. n er f r das dritte Haushaltsbuch Beratung 1 HH 2000 2001 e f r das zweite Haushaltsbuch Beratung ai Bericht Diese Planvariante ist f r den Abgleich mit den Daten vom KIRZ angelegt Schlie en E Datensatz 14 4 gt gt i gt von 8 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r die Planvariante ein Dieses Feld muss bei jedem Haushaltsvermerk ausgef llt werden Bemerkungen Hier k nnen Sie weitere Bemerkungen zu dieser Planvariante eintragen z B wer sie wann und wozu angelegt hat Schlie en Schlie t das Formular Warnung Wenn Sie eine Planvariante l schen so werden auch alle in dieser Planvariante gespeicherten Ans tze gel scht Regeln zum Umgang mit Planvarianten e Sie k nnen beliebig viele Planvarianten anlegen e Diejenige Planvariante die die beschlossenen Ans tze enth lt legen Sie nur ein Mal pro Mandant an Ublich ist hierf r die Bezeichnung endg ltig Benennen Sie diese Planvariante in allen Mandanten identisch Sie erleichtern sich dadurch den Datenaustausch mit dem Rechenzentrum e Planvarianten f r Beratungen Versuche etc benennen Sie bitte so dass die Haushaltsperiode aufgenommen ist z B Beratung 1 HH 2002 2003 Verwenden Sie nicht in jeder Haushaltsperiode die selbe Planvariante sondern f r jede Haushaltsperiode nicht f r jedes Haushaltsjahr eine eigene Dadurch k nnen Sie die nicht mehr ben tig
166. n befehl Datei Mandantendarlehen um das Formular Mandantendarlehen zu ffnen 83 Mandantendarlehen mfz x gt Darlehensnummer Mandant Bezeichnung 0100170213 Baden Baden Darlehen Optionen Zins und Tilgungsplan Haushaltsstellen Diese Daten stammen von der Kasse im EOK und sind nur dort nderbar Erste Tilgung Tilgungsrate Tilgungsprozentsatz 0 00 genehmigt am 28 06 1960 Tilgungs Zahlungsperiode j hrlich Annuit t Tilgung Tilgungsdarlehen Erste Zinszahlung 01 07 2002 Darlehensgeber Ev kirchliche Kapitalienvew Erster Zinsprozentsatz 2 00 Kurzbezeichnung 1010002 Zins Zahlungsperiode j hrlich Darlehensnehmer BADEN BADEN Zinsmethode actual actual Anlageaufnahme Zahlmodus Erste Auszahlung 2 914 36 Gesamtbetrag 2 914 36 Aktenzeichen Erfassungsdatum 01 07 2001 Geldwerter Vorteil Auszahlungstermin 01 07 2001 Zinsen Geb hren Kommentar Schlie en Gehezu nur nachzutragende Darlehen anzeigen Datensatz 14 4 I a gt pi von 238 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Darlehensnummer Die von der Landeskirchenkasse vergebene Nummer f r das gerade angezeigte Darlehen Mandant Dient zur Zuordnung des Darlehens zu einem bestimmten Rechtstr ger Geben S e einen in Buchungsplan und Budgetierung gespeicherten Mandanten Rechtstr ger ein oder klicken Sie auf das Pfeilchen am rechten Ende des Feldes um eine Liste aller
167. n 99 dann nicht eintippen Geben Sie die kleinste Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen e W hlen Sie alle Haushaltsstellen um d e Haushaltsstellen unabh ngig von ihren Haushaltsvermerken auszugeben e W hlen Sie nur Haushaltsstellen mit Haushaltsvermerk um nur diejenigen Haushaltsstellen auszugeben die irgend einen Haushaltsvermerk tragen unabh ngig davon welchen genau e W hlen Sie nur mit folgendem Haushaltsvermerk und w hlen Sie den gew nschten Haushaltsvermerk um nur die Haushaltsstellen mit diesem einen Haushaltsvermerk auszugeben Die Option nur mit folgendem Haus haltsvermerk wird automatisch ausgew hlt wenn Sie einen Haushalts vermerk w hlen Siehe hierzu den Abschnitt Haushaltsvermerke ab Seite 18 e W hlen Sie alle um die Haushaltsstellen unabh ngig von ihren Bewirt schaftern auszugeben e W hlen Sie nur folgender um das Suchformular f r Bewirtschafter zu ffnen und einen Bewirtschafter auszuw hlen Nur die Haushaltsstellen dieses Bewirtschafters werden dann ausgegeben W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze f r die beiden vergangenen Jahre entnommen werden sollen also die des Startjahrs und seines
168. n Einheit Nach der Suche einer organisatorischen Einheit oder Wahl des Befehls Datei Organisatorische Einheiten erscheint folgendes Formular 83 Organisatorische Einheiten GEhBRE bergeordnete Einheit Nummer Bezeichnung fo Landesbischof 02 Kirchenkreise Pr laturen f Pet Grundsatzplanung u Off Arb s fo Referatsleit Medienreferent Grundsatzpl fi Ai z E 1 0 Der Landesbischof mit Pers Ref fi 0 X e 1 0 3 Pr tatinnen u Pr laten Gliederungen einblenden Gruppierungen einblenden Stellenplan einblenden Schlie en Datensatz 14 q 1 gt gt gt von 141 Stand 1 Februar 2007 Seite 50 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Gehezu bergeordnete Einheit Nummer Das graue Feld unterhalb Gehezu Gliederungen einblenden Gruppierungen einblenden Stellenplan einblenden Schlie en Suchen Inhalt Geben Sie hier die vollst ndige Nummer einer organisatorischen Einheit ein zu der Sie springen m chten W hlen Sie hier eine bereits existierende organisatorische Einheit die der neu zu erfassenden bergeordnet sein soll ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt zu dieser gew hlten Einheit springen Falls die neu zu erfassende Einheit ganz oben in der Hierarchie angesiedelt sein soll lassen S e dieses Feld frei Geben Sie hier die Endnummer der neu anzulegenden Einheit an die Zahl h
169. n Sie Ja wenn S e eine neue Haushaltsstelle mit dieser Nummer anlegen m chten Das Verfahren geht mit Schritt 3 weiter Stand 1 Februar 2007 Seite 37 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch e W hlen Sie Nein wenn Sie die Haushaltsstelle nur umbuchen bzw umbenennen m chten Dabei bleiben aller Ans tze Ergebnisse und Haushaltsreste erhalten nur hat die Haushaltsstelle hinterher eben eine andere Nummer Sicherheitshalber erfolgt noch eine weitere Abfrage falls Sie Nein w hlen Buchungsplan und Budgetierung x gt Sind Sie sicher dass Sie der existieren Haushaltsstelle und ihren Ans tzen und Ergebnissen eine andere Fe Haushaltsstellennummer zuweisen m chten e W hlen Sie OK wenn S e die Haushaltsstelle tats chlich umbenennen m chten Das Verfahren geht dann in Schritt 3 weiter e W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie A oder Esc wenn Sie den Vorgang abbrechen m chten Warnung Das Umbenennen eines Haushaltsstelle ist eine absolute Ausnahme aktion die z B in KIFIKOS nicht m glich ist Stellen Sie absolut sicher dass Sie die Konsequenzen verstehen bevor Sie versuchen einer Haushaltsstelle nachtr glich eine andere Nummer vergeben 3 Es wird gepr ft ob alle Nummern existieren Sachbuchteil Gliederung Objekt Gruppierung und Unter konto Falls ja wird der gew nschte Vorgang durchgef hrt also entweder eine neue Haushaltsstelle angelegt oder die vorhanden
170. n Sie das Makro BuchungsplanFormatieren und w hlen dann die Schaltfl che Ausf hren Folgende Abfrage erscheint Microsoft Excel x 2 Dieser Befehl setzt voraus dass das aktive Arbeitsblatt eine noch nicht formatierte Kopie der Daten aus der Ansatzerfassungshife aus dem Buchungsplan Frogramm enthalt M chten Sie fortfahren Abbrechen 8 W hlen Sie OK oder dr cken Sie um das Makro jetzt zu starten oder w hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um das Makro abzubrechen S e finden die Haushaltsplandaten dann in folgenden Spalten in Ihrem Arbeitsblatt Spalte SB Gld1 Gld2 Gld3 Gld Obj Art Grpl Grp2 Grp3 Grp Ukto Bezeichnung Ansatz und Ergebnisfelder Stand 1 Februar 2007 Beschreibung Die zweistellige Sachbuchteilnummer Die erste Stelle der Gliederungsnummer also der Einzelplan Die ersten zwei Stellen der Gliederungsnummer Die ersten drei Stellen der Gliederungsnummer Die vierstellige Gliederungsnummer Die zweistellige Objektziffer Eines der W rter Einnahmen oder Ausgaben je nach Gruppierung Die erste Stelle der Gruppierungsnummer also die Hauptgruppe Die ersten zwei Stellen der Gruppierungsnummer Die ersten drei Stellen der Gruppierungsnummer Die vierstellige Gruppierungsnummer Die sechsstellige Unterkontonummer Die Bezeichnung der Haushaltsstelle Die Ans tze und Ergebnisse die Jahreszahlen m ssen Sie ggf noch anpassen sie werden nicht automatisch von Buchungsp
171. n Sie die organisatorischen Einheiten bei Gliederungen nachtragen die nicht maschinell zugeordnet werden konnten 5b Gld Obj Ukto Organisatorische Einheit 00 3120 00 000000 00 4100 00 000000 00 7220 00 680000 00 7620 00 000000 02 0630 01 000000 04 7220 00 401000 51 0110 00 000001 Schlie en Bee E Datensatz 14 4 1 P gt i von 588 h Sie sehen in diesem Formular alle Unterkonten ohne organisatorische Einheit Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Sb Gld Obj Ukto Zeigt Sachbuchteil Gliederung Objekt und Unterkonto an Organisatorische Einheit W hlen Sie die gew nschte organisatorische Einheit f r dieses Unterkonto ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Organisatorische Einheiten verzweigen um diesen Einheit anzuzeigen oder eine neue anzulegen Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 81 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 7 ndern des pers nlichen Kennworts Sie k nnen das Kennwort f r den angemeldeten Benutzernamen jederzeit ndern in dem Sie den Befehl Extras Kennwort ndern w hlen Daraufhin erscheint folgendes Dialogfeld Kennwort ndern Aktueller Benutzer stefan Falk altes Kennwort S neues Kennwort Best tigen Abbrechen Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt altes Kennwort Geben Sie hier Ihr bisheriges Kennwort ein neues Kennwort Geben Sie hier Ihr neues Kennwort ein
172. n Sie nicht die Planvariante endg ltig f r die beantragten Ans tze und eine andere Planvariante etwa genehmigt f r die genehmigten Dadurch w rden sinnvolle Auswertungen ber mehrere Jahre unn tig kompliziert Nur die wirklich endg ltigen Zahlen geh ren in die Planvariante endg ltig Siehe hierzu den Abschnitt Planvarianten ab Seite 18 6 5 Wie kann ich das Buchungsplan Symbol direkt auf meinem Desktop erhalten Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Start Schaltfl che 2 W hlen Sie in dem daraufhin erscheinenden Men den Punkt Explorer w hlen Sie Explorer Alle Benutzer wenn Sie eine Windows NT Workstation Windows 2000TM oder Windows XPTM haben 3 Doppelklicken Sie n der rechten Fensterh lfte auf Programme Stand 1 Februar 2007 Seite 135 Buchungsplan und Budgetierung H ufig gestellte Fragen Benutzerhandbuch Doppelklicken Sie in der rechten Fensterh lfte auf Buchungsplan und Budgetierung Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Buchungsplan und Budgetierung W hlen Sie im daraufhin erscheinenden Men den Punkt Kopieren Schlie en oder minimieren Sie alle ge ffneten Fenster Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle Ihres Desktops O oo N a a A W hlen Sie im daraufhin erscheinenden Men den Punkt Einf gen W hlen Sie nicht den Punkt Verkn pfung einf gen denn was Sie kopiert haben ist bereits eine Ver
173. n ausf hrlich beschrieben Stand 1 Februar 2007 Seite 12 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Folgende Tipps K nnten f r Sie n tzlich sein e Es macht Buchungsplan und Budgetierung nichts aus wenn Sie einem Mandanten eine andere RTR Nummer geben nachdem bereits Daten f r den Mandanten erfasst wurden S e k nnen die RTR Nummern wie die Bezeichnung auch jederzeit ndern und auch wieder richtig stellen Insbesondere k nnen Sie sie auch korrigieren falls Sie einen Mandanten versehentlich mit einer falschen RTR Nummer angelegt haben Die RTR Nummer hat nur auf den Datenaustausch mit dem Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland Auswirkungen e Sie k nnen beliebig viele Mandanten mit dem Programm verwalten Was Sie nach dem Anlegen eines Mandanten tun m ssen Die folgenden Punkte sollten Sie nicht vergessen e Legen Sie mindestens die Planvariante endg ltig an mit der selben Bezeichnung wie bei anderen Rechts tr gern Ab dann k nnen Sie schon Ans tze vom Rechenzentrum importieren Bei Programmst nden ab 12 01 2001 k nnen Sie diese Planvar ante gleich beim Import von mehreren Rechtstr gern automatisch anlegen lassen Siehe dazu den Abschnitt Planvarianten ab Seite 18 e Legen Sie f r jedes Jahr der aktuellen und zuk nftigen Haushaltsperiode im Jahr 2000 also f r die Jahre 1998 1999 2000 und 2001 mindestens die leere Plantafel mit der Zw lftelung an Siehe dazu den Absch
174. n die Optimierungen zu erzwingen Siehe hierzu den Abschnitt Optimierungen ab Seite 84 Als Ausnahme k nnen Sie wenn das Rechenzentrum das zur Verf gung stellt auch gleich Soll Ergebnisse einlesen Dadurch br uchten Sie keine Haushaltsreste mehr erfassen Bedenken Sie aber bitte welche Nachteile Sie damit in Kauf nehmen m ssen e Das Programm unterscheidet derzeit nicht zwischen Soll und Ist Ergebnissen Das hei t Sie selbst m ssen den berblick behalten welche Ergebnisse S e als Soll und welche als Ist Ergebnisse vom Rechenzentrum eingelesen haben Die Gefahr einer Verwechslung ist gro e Vergleiche zwischen Jahres Endzahlen Soll und unterj hrig eingelesenen Ist Zahlen sind kaum aussagekr ftig e Ebenfalls kaum sinnvoll sind Vergleiche z B mittels der Relationslisten zwischen Jahresendzahlen unterschiedlicher Herkunft z B Dezember 1998 als Ist und Dezember 1999 als Soll eingelesen Insgesamt raten wir davon ab direkt Soll Ergebnisse einzulesen Sie haben zwar die M glichkeit das zu tun sind aber f r alle daraus resultierenden Effekte selbst verantwortlich 6 4 Wie sollen die beim EOK beantragten und die vom EOK genehmigten Ans tze unterschieden werden Verwenden Sie eine Planvariante etwa beantragt oder beschlossen f r die dem EOK eingereichten Zahlen Die endg ltig genehmigten f hren Sie in der Planvariante endg ltig Dadurch k nnen Sie beide Varianten leicht miteinander vergleichen Verwende
175. n legen Sie damit eine Zwischen berschrift an bei vier Stellen eine vollwertige Gliederungsnummer die Sie zur Anlage von Objekten Unter konten und Haushaltsstellen benutzen k nnen Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Gliederungsziffer ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Objekte und Unterkonten W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt o um das Formular f r einblenden die Objekte und Unterkonten der jeweiligen Gliederungsziffer zu ffnen Gehezu Geben Sie hier eine Gliederungsziffer ein und dr cken Sie um direkt zu dieser Ziffer im gerade angezeigten Sachbuchteil zu springen Wenn die eingegebene Gliederungsziffer nicht existiert ndert sich nichts Tipp Klicken S e auf die Beschriftung Gehezu anstatt ins Eingabefeld damit Sie nicht so genau auf die erste Ziffer m Feld zielen m ssen Objekte und Unterkonten Wenn die aktive Zeile die mit dem schwarzen Dreieck am linken Rand eine vierstellige Gliederungsziffer ist k nnen Sie die Schaltfl che Objekte und Unterkonten einblenden w hlen oder Alt o dr cken um das Formular f r Objekte und Unterkonten der aktiven Gliederungsziffern einzublenden Wenn Sie die Schalt fl che w hlen w hrend S e gar keine oder eine ein bis dreistellige Gliederungsziffer markiert haben erscheint folgende Meldung Buchungsplan und Budgetierung x G Bitte w hlen Sie zun chst einen Gliederungstext mit wierstelliger Gliederungsziffer Stand 1 Februar 2
176. ndanten siehe den Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 e W hlen Sie alle um die Buchungen aller Buchungsschl ssel auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Buchungsschl ssel an um nur die Buchungen mit diesem Buchungsschl ssel auszugeben e W hlen Sie alle um die Buchungen aller Zahlwege auszugeben e W hlen Sie nur folgender und geben Sie einen Zahlweg an um nur die Buchungen mit diesem Zahlweg auszugeben Dieses Feld bestimmt was als Ortsangabe f r die auf den Buchungsbelegen anzubringende Unterschrift ausgegeben wird e W hlen Sie Name des Darlehensnehmers um den Inhalt des Feldes Darlehensnehmer der Registerkarte Darlehen im Formular Mandantendarlehen auszugeben siehe Abschnitt Die Stammdaten eines Darlehens ab Seite 57 e W hlen Sie Rechtstr ger Bezeichnung um die Bezeichnung des jeweiligen Mandanten auszugeben e W hlen Sie folgender und geben Sie den gew nschten Text ein um einen beliebige von Ihnen zu bestimmende Ortsangabe auszugeben Seite 122 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Sortierung e W hlen S e Darlehensnummer alle Haushaltsstellen auf ein Blatt um die Ausgabe nach Darlehensnummer sortiert zu erhalten e W hlen Sie Darlehensnummer je Haushaltsstellen ein eigenes Blatt um die Ausgabe nach Darlehensnummer sortiert zu erhalten aber f r jede Haushaltsstelle eine neue Seite zu beginnen e W hlen Sie RTR Haushaltsste
177. nde Haushaltsstellen wenn die in Buchungsplan und Budgetierung gespeicherten Bewirtschafterangaben nur f r solche Haushaltsstellen mit den vom Rechenzentrum bertragenen Angaben berschrieben werden sollen die vor dem Import bereits in Buchungsplan und Budgetierung angelegt waren Die Bewirtschafter angaben von n Buchungsplan und Budgetierung vorher noch nicht angelegter Haushaltsstellen bleiben dabei unver ndert e W hlen Sie nein wenn Sie die im Rechenzentrum gespeicherten Bewirtschafterangaben nicht einlesen m chten Die in Buchungsplan und Budgetierung gespeicherten Bewirtschafterangaben aller Haushaltsstellen bleiben dabei unver ndert Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Ihre ncd Datei d e Daten mehrerer Rechtstr ger enth lt und Sie alle Daten auf ein Mal einlesen m chten Das spart vor allem bei vielen Rechtstr gern viel Zeit Dieses Kontrollk stchen ist nur w hlbar wenn Daten aller Rechtstr ger einlesen nicht nur den aktuellen aktiviert st und bewirkt dass a Rechtstr ger die in der ncd Datei enthalten aber noch nicht im Buchungsplan angelegt sind automatisch angelegt werden und b Planvarianten mit der im Feld Ans tze importieren in folgende Planvariante gew hlten Bezeichnung in diesen Rechts tr gern automatisch angelegt werden sofern dort noch keine Planvariante mit dieser Bezeichnung existiert Einige Arbeiten m ssen Sie bei automatisch angelegten Rechtstr gern trotzdem manuell dur
178. nder Abbrechen Gruppierungszifern _ __ _ E bis startahr Flanwarante 1 Flanwariante z 2000 Endg ttig r Beratung HH Z00200 Wahrung Euro Wo Seitenansicht Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Sachbuchteile W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Gruppierung von Geben Sie die kleinste Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Gruppierung bis Geben Sie die gr te Gruppierungsnummer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen Startjahr Geben Sie hier das Startjahr ein Wenn Sie die Liste f r den Haushalt 2002 2003 eingeben m chten geben S e 2000 als Startjahr ein Sie erhalten dann Ergebnis 2000 und Ansatz 2001 mit den Ans tzen 2002 und 2003 verglichen Planvariante 1 W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze f r die beiden vergangenen Jahre entnommen werden sollen also die des Startjahrs und seines Folgejahres blicherweise ist das die Planvariante endg ltig Planvariante 2 W hlen Sie die Planvariante der die Ans tze f r die n chsten beiden Jahre entnommen werden W hrung W hlen Sie DM um die ge
179. ner Summe ber die Spalten Rechts unten in jedem Teil findet sich die Gesamtsumme der Einnahmen bzw Ausgaben Unterhalb jeder einzelnen Zahl findet sich der prozentuale Anteil dieser Zahl an dieser Gesamtsumme 4 2 6 Relationslisten Relationslisten bieten eine sehr flexible Vergleichsm glichkeit dreier beliebiger Ans tze und oder Ergebnisse nach Gliederung oder Gruppierung Sie sind auch unterj hrig f r eine Vielzahl von Auswertungen geeignet da die darzustellenden Spalten frei definierbar sind und die Liste durch Ein oder Ausschalten von einzelnen Datens tzen und einer Vielzahl von Zwischensummen wahlweise kurz und grob oder lang und fein gegliedert sein kann W hlen Sie Listen Relationsliste um folgendes Formular zu erhalten Relationsliste Relationsliste nach W hrung Rond Euro gt M Seitenansicht POAR Vergleiche mit und mit Plan Jahr Monat C Plan Jahr Monat Plan Jahr Monat Ergebnis 2001 12 Ergebnis 2001 12 Ergebnis 2002 12 Planvariante Planvariante Endg ltig r Beratung HH 2002 2003 r Sachbuchteile Gliederung Objekt Gruppierung G s alle von bis von bis von bis C nur folgender OO M oo I u E Ausgeben Haushaltsvermerke xI einzelne Datens tze alle Haushaltsstellen xI Verdichtung Gld Obj Grp nur Haushaltsstellen mit Haushaltsvermerk Verdichtung Gld Obj nur mit folgendem Haushaltsvermerk im Verdichtung 4 Stellen
180. ng ist und Sie in dieses Feld 58 eingeben so k nnen Sie die beiden Listen fortlaufend nummeriert hinter einander ablegen Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa so aus Bemerkungen zu Haushaltsstellen f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Haushaltsstelle Bemerkungen 1210 00 5310 000002 U Konto O00002 betr Mannheim B ror ume ggf incl Sch nheitsrep 1210 00 5310 000004 U Konto DO00004 betr Mannheim Tagungsr ume ggf incl Sch nheitsrep Stand 1 Februar 2007 Seite 92 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 2 3 Haushaltsanmeldungen Diese Auswertung vergleicht Ergebnis und Ansatz einer Planvariante mit den Ans tzen der n chsten zwei Jahre einer zweiten Planvariante verdichtet auf zweistellige Gruppierungen Sie ist geeignet w hrend der Vorbereitung eines neuen Haushalts die Ans tze der zu planenden Jahre grob mit den Daten der beiden vergangenen Jahre zu vergleichen W hlen Sie Listen Haushaltsanmeldungen um folgendes Formular anzuzeigen die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Haushalts Anmeldungen achbuchteile m T e ge o C nurfolge
181. ng wird m Folgenden anhand eines Beispiels mit f ktiven Haushaltsstellen beschrieben 8 Mandantendarlehen Darlehensnummer Mandant 311008 10100010001 Evangelische Landes Buchungs Zins Tilgung Relativer Haushaltsstelle Zahlweg Buchungs u schl ssel Anteil beleg iio 10 1 10 0110 00 1720 000001 02 p10 2 00 0110 00 1720 000002 02 _ 10 1 00 0110 00 1790 000000 6 1 p10 1 10 0110 00 1990 000000 p6 J 012 EE 1 000110 00 1720 000000 02 En Id Haushaltsstelle suchen schnell inzuf gen 00 0000 00 0000 000000 Datensatz 4 1 gt DE II von 5 Schlie en GERBZU r Datensatz 14 1 gt gt l von 724 F r die Aufteilung der Darlehen werden zun chst gedachte Gruppen anhand der ersten drei Felder gebildet Im Beispiel erg be dies drei Gruppen e Die ersten zwei Zeilen bilden die erste Gruppe da sie den selben Buchungsschl ssel 0 0 enthalten und beide keine Zinsen aber Tilgungen buchen e Die dritte und vierte Zeile bilden die zweite Gruppe da sie beide den selben Buchungsschl ssel 070 enthalten und beide Zinsen aber keine Tilgungen buchen e Die f nfte Zeile schlie lich ist die dritte Gruppe da sie als einzige den Buchungsschl ssel 0 2 enth lt und sowohl Zinsen als auch Tilgungen bucht Stand 1 Februar 2007 Seite 62 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Die Gruppenbildung ist
182. nheiten erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung eines Unterkontos darauf sto en dass eine organisatorische Einheit noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che verwenden um direkt ins Formular Organisatorische Einheiten zu gelangen Hinweis In KIFIKOS gibt es die Sprechweise eine bestimmte Haushaltsstelle hat kein Unterkonto In Buchungsplan und Budgetierung hat jede Haushaltsstelle auch eine Unterkonto Nummer aber sie kann 000000 sein Wichtig st dass auch das Unterkonto 000000 explizit angelegt und gespeichert werden muss sonst k nnen Sie keine Haushaltsstelle mit diesem Unterkonto 000000 anlegen Tipp Wenn Ihr Bildschirm gro genug ist so k nnen S e die Formulare Sachbuchteile und Objekte und Unterkonten durchaus gleichzeitig ge ffnet lassen und z B nebeneinander anordnen Sobald Sie im Formular Sachbuchteile eine andere Gliederungsziffer markieren zeigt Ihnen das Formular Objekte und Unterkonten augenblicklich die Objekte der neu gew hlten Gliederungsziffer an Wenn S e das Formular Sachbuchteile schlie en wird das Formular Objekte und Unterkonten automatisch mit geschlossen Zu druckende Budegetbl tter eines Sachbuchteils Bei einigen Auswertungen haben Sie die M glichkeit alle als zu drucken vorgemerkte organisatorische Einheiten auszugeben siehe den Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 und den Abschnitt Budgetblatt Auswertungen ab Seite 105 Im
183. nis 1 1 zwischen zwei Haushaltsstellen aufgeteilt wird so erh lt eine Haushaltsstelle 50 01 und die andere 50 00 und nicht etwa nochmals 50 01 so dass 0 01 zuviel gebucht w rden Auf jeden Fall wird die Summe der Einzelbuchungen exakt 100 01 betragen Das gilt auch wenn eine Gruppe aus mehr als zwei Haushaltsstellen besteht also mehr als zwei Zeilen den selben Buchungsschl ssel und die selbe Kombination aus Zins und oder Tilgungsbuchung enthalten Stand 1 Februar 2007 Seite 63 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Die Anzahl der Haushaltsstellen in einer Gruppe ist nicht beschr nkt Falls z B f nf Zeilen den Buchungs schl ssel 0 0 keine Zinsbuchung aber Tilgungsbuchung angegeben haben und falls die relativen Anteile wie folgt lauten Buchungsschl ssel Zins Tilgung Relativer Anteil Haushaltsstelle 010 nein ja 10 HHSt 1 010 nein ja 5 HHSt 2 010 nein ja 7 HHSt 3 010 nein ja 18 HHSt 4 010 nein ja 44 HHSt 5 Damit ergibt sich eine Summe der relativen Anteile von 10 5 7 18 44 84 und mithin zun chst folgende Aufteilung eines Buchungsbetrages von 100 00 Relativer Anteil Buchungsverh ltnis Prozent ca vorl ufiger Buchungsbetrag aus 100 10 10 84 11 90 11 90 5 5 84 5 95 5 95 7 7184 8 33 8 33 18 18 84 21 43 21 43 44 44 84 52 38 52 38 gesamt 84 gesamt 99 99 Da zum Gesamt Tilgungsbetrag von 100 00 n
184. nitt bergabe von Daten an Microsoft Excel ab Seite 129 Stand 1 Februar 2007 Seite 86 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch 4 1 4 Senden von Listen per E Mail Wenn Sie ein MAPI kompatibles E Mail Programm installiert und konfiguriert haben z B aber nicht beschr nkt auf Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook Express k nnen Sie Auswertungen in verschiedenen Formaten an E Mail Empf nger versenden Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor 1 Lassen Sie sich die Liste in Seitenansicht anzeigen 2 W hlen Sie Datei Senden Folgendes Formular erscheint Senden T X Format auswahlen Microsoft Excel MS DOS Text Abbrechen Rich Text Format Snapshot Format Auswahl 3 W hlen S e das gew nschte Format e HTML Dies ergibt f r jede Seite der Liste eine eigene Datei Wenn der Empf nger alle diese Dateien in einen Ordner speichert kann er Sie mit seinem Web Browser anzeigen und darin bl ttern e Microsoft Excel Dies ergibt eine XLS Date Da Datenbanklisten von Microsoft Access nur sehr unsch n in Excel ausgegeben werden empfiehlt s ch dieses Format f r Buchungsplan und Budgetierung nicht e MS DOS Text Dies ergibt eine TXT Datei die der Benutzer mit einem MS DOS kompatiblen Texteditor ansehen kann Auch dieses Format empfiehlt sich f r Buchungsplan und Budgetierung eher nicht e Rich Text Format Dies ergibt eine RTF Datei die der Empf nger z B
185. nitt Planungen ab Seite 20 L schen eines Mandanten Zum L schen eines Mandanten k nnen Sie aus Sicherheitsgr nden nicht die normale L schfunktion verwenden Gehen Sie stattdessen wie folgt vor um einen Mandanten endg ltig zu l schen 1 Rufen Sie das Formular Mandanten wie oben beschrieben auf 2 Markieren Sie den zu l schenden Mandanten z B durch Klick in die betreffende Zeile 3 W hlen Sie die Schaltfl che L schen Daraufhin erscheint folgende erste Sicherheitsabfrage Buchungsplan und Budgetierung x ACHTUNG Sie sind im Begriff den Mandanten Ewang kirchliche Kapitallenverwaltungs anstalt YOLLSTANDIG ZU L SCHEN M chten Sie das Abbrechen 4 W hlen Sie OK oder dr cken Sie wenn Sie den Mandanten wirklich l schen wollen oder w hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc wenn Sie nichts l schen m chten Falls Sie den Mandanten wirklich l schen m chten erscheint folgende zweite Sicherheitsabfrage Buchungsplan und Budgetierung x Q Wollen Sie diesen Mandanten nicht doch lieber behalten Stand 1 Februar 2007 Seite 13 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 5 W hlen Sie Nein wenn Sie den Mandanten wirklich l schen m chten oder Ja wenn Sie ihn lieber behalten m chten Wenn Sie Nein gew hlt haben wird der Mandant mit s mtlichen darin gespeicherten Daten endg ltig gel scht Das kann einige Zeit dauern Danach erscheint eine Best tigung wie folgt
186. nk 6 Beschriftungen 34 105 Bewirtschafter 14 15 16 17 27 28 34 36 67 78 89 90 100 138 Bleistiftsymbol 136 BPL Lesen 1 82 BPL Pflegen 7 82 Briefanrede 14 Buchung 56 58 60 73 120 122 Buchungsbeleg 60 121 122 Buchungsdatum 74 122 BuchungsplanFormatieren 130 131 132 BuchungsplanInfo 130 Buchungsplan Makros xls 129 Buchungsplan Symbol 135 BuchungsplanTeilergebnisseEi nf gen 130 Buchungssatz 56 73 Buchungsschl ssel 54 60 120 122 124 Buchungsstichtag 74 120 122 Budgetlayout 105 107 111 114 C CSV Datei 90 125 129 D Darlehen 56 57 58 59 60 61 62 71 72 73 118 119 120 122 123 124 Darlehensabstimmung 120 Darlehensaufteilung 60 62 Stichwortregister Darlehensauswertung 118 Darlehensbuchung 56 73 74 121 122 123 Darlehensdaten 56 57 71 Darlehenshaushaltsstelle 54 55 60 124 125 Darlehensnehmer 122 Darlehensnummer 56 57 58 72 118 123 Darlehensoptionen 72 119 Darlehenspl ne 72 Darstellungsreihenfolge der Titel 108 Dateianlage 56 71 Dateiname 66 69 71 74 Daten mdb 126 127 128 Datenaustausch 13 19 65 Datenblattansicht 9 Datensicherung 14 126 127 138 Desktop 6 135 136 DM 40 41 44 45 46 76 88 93 95 97 99 103 104 109 112 115 Doppelbuchung 74 Doppelhaushalt 78 doppelte Eintr ge 138 DRL Datei 56 71 72 E einzelne Seiten einer Liste 86 Einzelplan 97 Einzelplanbezeichnungen 134 Einzelplan bersicht
187. nnnnnnnnnnnnnnnnnnn 37 Cheekliste f r das Anlesen einer neuen H aushalisstele aa aan ke ed a ea 39 Ansatze und Ersebnisse einer Haush ltsstelle ta anne ae a anderen 40 kaushaltstesteeiner Haushaltsste less enaa a a a a E 41 Flaushaltsrese za 2 22 ee ae aan 43 Haushallsspereen ea ee N 45 OrSan1sator sche Einheiten aussah 47 Eintuhtuns ne el LER een E ee 47 Piese vot Orsamisatorischen Einheiten aus o r a a N 49 B chunssschlusseh sem esesiteneisaes 54 PAA e EE ANAE A A EEN AAEE T T A EEI A E NE I EE T EEE 55 1 Februar 2007 Seite 3 Buchungsplan und Budgetierung Inhaltsverzeichnis Benutzerhandbuch 22 16 Mandantendalehen u 2 2se einen 56 Pintahrune er ee en lea an ee 56 Die Stammdalen e nes Dallehens su E A E N E E E A 37 Aufteilung von Darlehensbuchunsen aaa a E E E E A E 62 3 EXTRAS AE E E E E E A S R E S PE E E E EE A 65 3 1 Datenaustausch mit dem Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland 65 3 1 1 Importieren von Daten vom Rechenzentrum ussssssssnnnnssnnnssssnennennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnn 65 3 1 2 Exportieren von Daten zum Rechenzentrum aaa na A A 69 Erstellen der NED Da a ee ANEA 69 bertragen der exportierten NCD Datei ins Rechenzentrum uuueesesensesesnennenennnnnnennnnnnnennennnnennennnnennnnennennenennennnnnn 70 32 Austausch von Darlehens datei iori E aT EN 71 3 2 1 Importieren von Darlehensdaten von der Landeskirchenkasse ssssssss
188. nnnnnnnnnnnnnsnnssnsssssnnnnnn 13 koschen eines Mandane nA sans a 13 Ai dei Ense eek ee 14 BEWIIISCHAl Tee el a ee ee 15 Die Stammdaten eines Bewirtschafters ass see na a an ann 15 Suche nacte mem Bewirtsch eet aaa ansehe 16 Haush lssvermeike esse ee ae reebunisse 18 Pina een ns ee 18 AUSEMe mes een ine Messe een Re Te Eee 18 Reseln zum Umgang mit Planvarsanten a sea sea a a a ersehen 19 Plane ne zen ee 20 Eintuhtuns se ee Nee een era 20 F nktionsweise des Reselwerks nes nen een ensure 21 Erfassuns der Proze ni IZE TRAR Rs re 22 Beispielessiien sen ee ee ein ers See er nei ER ee 23 T ppstur den Umsans mieder Paa E nes Alain ale ls 26 Verwenden des Windows Taschenrechners mit der Plantafel s000000000neeeeeeeeeeeeennnnnnnnnnnnnnnnneneeneennnnnnnnnn 27 Postleitzahl verze ie DNS e A 21 Sachbuchteile Gliederungstexte Objekte und Unterkonten 2200000000ssennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnen 28 SachDuchteile und Gliederunsszifiein a 2u 2 RER ER BE ee IR IDL 28 Objekte und Unterkonten essen ee ea era 29 Zu dr ckende Budsetblalter eines Sachbuchtells ai sn see energie seineneeteneDueihehe 31 GrUppIerungssteXtte ae ee eine 32 Elausha ltsstellen aeiee a a a 34 Suche Nach einer Haushaltsstelle eu eann ena ae ee namens 34 Die Daten zu Cner Han nals el ee E er E EEE 36 Ansehen umbenennen oder neu erfassen einer Haushaltsstelle u0200220senseeseeneensensennsnnsnnsnnnennn
189. nssssnseseneeneeeeeeeeennnnn 71 322 Exportieren von Darlehensbuchungen zum Rechenzentrum ssssssnnnnnnnnnensennnneeeeeeeeennnnn 73 Erstellen der NED Diez sehen a ne m TEE SO EOE TE ENE 73 bertragen der exportierten NCD Datei ins Rechenzentrum uuueessseneneenennenennennnnennnnnnnennennnnennennnnennenennennenennnnnnnenn 74 3 3 Neues Jahr vorbereiten ne ke essen 75 3 4 Planvar anten kopieren umbuchen aa 76 33 ANSAlZ I IS UN ae aree Ee Seee Sieee 18 3 6 Nachzutragende Organisatorische Einheiten sssssssssnnnessssssseeeeeeeeeneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn Sl 3 7 ndern des pers nlichen Kennwotts uuaesasanssessennnnennennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnennennnnennenennn 82 3 8 OPEO EN ee ee ae ee RD ee 83 4 AUSWELLUDSEN een AO TIOE E IOA EE E EE 84 4 1 AMCE O A Eee Nee 84 4 1 1 OPE Merano nee ea Reese 84 4 1 2 Ausgabe von einzelnen Seiten und weitere Druckoptionen uuseeesssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneneenennnnnn 86 4 1 3 Ausgabe von Listen in andere Pr sf mme aaa aa u a u 86 4 1 4 Senden von LE istenper BE Mall ssus en sn indes 87 4 2 Zur Verlugung stehende Auswertungen anaE E il 88 4 2 1 Buch nssplansenn ee ee ee en 88 4 2 2 Flausha ltstellen Bemerkungen ei ee N 92 4 2 3 Houshaltsanmeldunsen ness2 2en2 nee ee Nele eine 93 4 2 4 Haushaltsansarz k orre KU Tiea aneignen elisan dan 94 4 2 5 Haushalsauersehitt assessment 96 4 2 6 Relationslistenseeestssn sense
190. ntafel bis einschlie lich im jeweiligen OK dem Monat Monat r692 ee 15 365 23 07 mu 30 769 mm 30 462 46 154 mu 53 046 os a m on lm eo Ta A FEREFEETEFEE 61 530 i i 69 231 6 373 92 300 12 100 000 e In der Spalte im jeweiligen Monat steht im November die Zahl 715 385 n mlich 2 13 in jedem anderen Monat die Zahl 7 692 n mlich 1 13 Stand 1 Februar 2007 Seite 24 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch e In der Spalte bis einschlie lich dem Monat wurden automatisch die laufenden Summen immer 1 13 mehr als im Vormonat nur im November 2 13 mehr als im Oktober eingetragen e Die Grafik enth lt zwei Knicke Sie sehen dass im November mehr bezahlt wird als in den anderen Monaten Kindergartenzusch sse Die Tatsache dass jeweils im April und im Oktober die H lfte des Jahresansatzes einer Haushaltsstelle f r Kindergartenzusch sse eingehen m sste k nnen S e am einfachsten wie folgt darstellen 1 Stellen Sie sicher dass alle Felder leer sind z B durch die Schaltfl che L schen 2 Geben Sie im Feld 03 die Zahl 0 ein um darzustellen dass bis Ende M rz noch gar kein Geld eingegangen sein wird 3 Geben Sie im Feld 04 die Zahl 50 ein um darzustellen dass bis Ende April die H lfte des Ansatzes eingegangen sein m sste 4 Geben Sie im Feld 09 die Zahl 50 ein um darzust
191. nutzerhandbuch Pflege von Organisatorischen Einheiten Durch Wahl der Schaltfl che im Hauptmen formular oder durch den Befehl Datei Organisatorische Einheiten k nnen Sie organisatorischen Einheiten des aktuellen Mandanten pflegen Suche nach einer organisatorischen Einheit Nach W hlen der Schaltfl che m Hauptmen formular oder der Schaltfl che Suchen durch Klick auf die Schaltfl che oder durch Dr cken von Alt c im Formular Organisatorische Einheiten s ehe n chster Abschnitt erscheint folgendes Formular zur Suche einer organisatorischen Einheit Suche nach einer organisatorischen Einheit Suchmuster er l Bei der Suche gelten folgende Platzhalter steht f r beliebige Zeichen Br steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Endziffer Meue Suche Abbrechen Gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Geben Sie Suchbegriffe ein z B Teile der Bezeichnung die vollst ndige Nummer oder nur die End nummer die Nummer hinter dem letzten Punkt bei der organisatorischen Einheit 1 4 7 w re das die 7 Dabei gilt das Fragezeichen als Stellvertreter f r ein beliebiges Zeichen und das Sternchen als Stellvertreter f r beliebig viele beliebige Zeichen Am Ende der Eingaben wird automatisch ein angeh ngt so dass aus der Eingabe Meier automatisch Meier gebildet und damit nach allen Suchbegriffen gesucht wird die mit Meier anfangen Die Eingabe von m er w rde alle Suc
192. och ein Cent fehlt bekommt eine der Haushaltsstellen tats chlich einen Cent mehr gebucht Dies wird vom Programm automatisch vorgenommen S e haben keinen Einfluss darauf welche der im Beispiel f nf Haushaltsstellen der jeweiligen Gruppe den Rest Cent zugeschlagen bekommt allerdings wird es immer die selbe sein Anmerkung Tats chlich wird es diejenige der betrachteten Haushaltsstellen sein die zuf lligerweise zeitlich zuletzt angelegt bzw vom Rechenzentrum importiert wurde also wohl bei jeder Abbuchungsaktion der Landeskirchenkasse die selbe aber ohne dass Sie sie irgendwie ausw hlen k nnten Auf der Liste Darlehen siehe den Abschnitt Darlehen Seite 118 erscheinen die Haushaltsstellen wie im Formular Mandantendarlehen zus tzlich mit einer Trennlinie zwischen den einzelnen Gruppen versehen Dadurch wird leicht deutlich welche relativen Anteile zur selben Gruppe geh ren Stand 1 Februar 2007 Seite 64 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 3 Extras In diesem Kapitel finden Sie die Beschreibung wichtiger Befehle des Men s Extras 3 1 Datenaustausch mit dem Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland 3 1 1 Importieren von Daten vom Rechenzentrum S e k nnen Rechnungsergebnisse und auch Planans tze vom Rechenzentrum importieren Das geht in zwei Schritten vor sich Daten importieren mit Buchungsplan Daten holen mit ln Entire Connection Buchungsplan 1 Sie holen eine NCD Datei
193. ordnet ist tr gt auch insgesamt die Nummer 2 Eine andere Einheit mit der Endnummer 5 die der Einheit 2 untergeordnet ist tr gt insgesamt die Nummer 2 5 Dies kann h chstens 85 Ebenen tief geschehen eine Einheit 7 42 0 8 19 l ge z B f nf Ebenen tief e Wenn Sie organisatorische Einheiten und die entsprechenden Auswertungen nutzen m chten dann sollten Sie jeder Kombination aus Sachbuchteil Gliederungsnummer Objekt und Unterkonto eine organisatori sche Einheit zuordnen Von dieser organisatorischen Einheit wird dann gesagt sie verursache die Ausgaben bzw Einnahmen aller Haushaltsstellen mit diesen Nummern also unabh ngig von der Gruppierung e Eher als Ausnahme k nnen Sie einer Gruppierungsziffer eine organisatorische Einheit zuordnen Normalerweise tr gt eine Gruppierungsziffer keine organisatorische Einheit Wenn sie eine tr gt so wird von dieser Einheit gesagt sie habe die zentrale Verantwortung f r alle Ausgaben bzw Einnahmen auf Haushaltsstellen mit dieser Gruppierungsziffer also unabh ngig von Sachbuchteil Gliederung Objekt und Unterkonto e Sinn des ganzen ist es Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien wie Abteilungen oder Kostenstellen eben organisatorischen Einheiten auswerten zu k nnen sowie von allen von einer organisatorischen Einheit verursachten Kosten diejenigen herauszufiltern die von anderen zentral zu verantworten sind und somit eine fairere Auswertung von eventuellen Budget berschreitungen zu erreic
194. pieren S e die Datei Daten mdb aus Ihrem jeweiligen Buchungsplan Ordner an eine andere Stelle etwa in einen Unterordner oder auf ein anderes Laufwerk Damit haben Sie s mtliche Daten gesichert die S e selbst in Buchungsplan und Budgetierung erfasst bzw vom Rechenzentrum importiert haben 3 Wenn Sie auch das Programm selbst sichern m chten kopieren Sie zus tzlich auch noch die Datei Programm mde aus Ihrem jeweiligen Buchungsplan Ordner 4 Wenn Sie die Kennw rter sichern wollen mit denen Sie sich anmelden kopieren Sie zus tzlich auch noch die Datei System mdw aus Ihrem jeweiligen Buchungsplan Ordner siehe den Abschnitt ndern des pers nlichen Kennworts ab Seite 82 Die restlichen Dateien sind weniger wichtig und im Problemfall leicht w ederherzustellen Da sich s mtliche erfassten Daten in einer einzigen Datei eben der Datei Daten mdb befinden ist diese Datei die einzige bei der eine t gliche Sicherung wirklich wichtig ist Warnung Vernachl ssigen Sie die Datensicherung nicht Ohne eine intakte Sicherung der Datei Daten mdb k nnen Sie im Fehlerfall Ihre Daten nicht wiederherstellen Wenn Sie t glich mit dem Programm arbeiten sind auch eine t gliche Sicherung und die Kontrolle dieser Sicherung unverzichtbar Stand 1 Februar 2007 Seite 126 Buchungsplan und Budgetierung Spezielle Verfahren Benutzerhandbuch 5 2 Installation neuer Programmversionen Von Zeit zu Zeit werden neue Versionen des Programms
195. r ooooo Tilgung Relativer Anteil Haushaltsstelle Zahlweg Buchungsbeleg erstellen 1 00 0110 00 1720 000001 02 00 0110 00 1720 000002 02 2 1 00 0110 00 1790 000000 96 1 1 Buchungsschl ssel 010 010 00 0110 00 1990 000000 96 012 00 0110 00 1720 000000 02 SID Zins O O Datum Zinsbetrag Tilgungsbetrag Restkapital Geb hren Fixbetrag Typ 01 07 2001 0 00 0 00 455 05 0 00 0 00 Zinsen 01 07 2002 9 10 455 05 0 00 0 00 0 00 Tilgung 9 10 455 05 0 00 0 00 Stand 1 Februar 2007 Seite 119 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Darlehensabstimmung Diese Auswertung gibt Ihnen einen berblick ber die zu buchenden Betr ge und dient vor allem der Abstimmungen der Gesamtsummen mit den Angaben der Landeskirchenkasse W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Darlehensabstimmung Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Darlehensabstimmung Abbrechen Rechtstr ger alle C nur den aktuellen nurfolgenden Buchungsschl ssel Zahlwege alle alle nurtolgender nurfolgender bai Y Neue Seite je Sachbuchteil Fr Seitenansicht Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Stichtag Geben Sie hier den Buchungsstichtag ein oder w hlen Sie einen aus der Liste Die Liste enth lt alle Stichtage die im gespeicherten Dar
196. r 2002 Die betreffende W hrung wird rechts neben dem Feld Ansatz automatisch abh ngig vom eingegebenen Jahr angezeigt Folgende Felder sind in diesem Register im rechten Teil Ergebnisse enthalten in dem Sie die vom Kirchlichen Rechenzentrum S dwestdeutschland eingelesenen Ergebnisse betrachten k nnen Sie k nnen die Ergebnisse nicht ver ndern oder l schen Feld Inhalt Jahr Hier erscheint das Jahr unter dem das Ergebnis gespeichert ist Monat Hier erscheint der Monat unter dem das Ergebnis gespeichert ist Ergebnis Hier erscheint das vom Rechenzentrum eingelesene Ergebnis und zwar in DM f r Ergebnisse bis einschlie lich Dezember 2001 und in Euro ab Januar 2002 Die betreffende W hrung wird rechts neben dem Feld Ergebnis automatisch abh ngig vom eingegebenen Jahr angezeigt Stand 1 Februar 2007 Seite 40 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Haushaltsergebnisse k nnen nur auf einem Weg ins Programm gelangen Durch Import vom Rechenzentrum siehe hierzu den Abschnitt mportieren von Daten vom Rechenzentrum ab Seite 65 Es st nicht m glich ber das Programm Haushaltsergebnisse zu erfassen zu ndern oder zu l schen Haushaltsreste einer Haushaltsstelle Klicken Sie im Formular Haushaltsstellen ggf auf die Registerkarte Haushaltsreste um die Haushaltsreste der gerade angezeigten Haushaltsstelle zu pflegen Haushaltsstellen lolx Gehezu Bewirtschafter Bezeichnung HN 00 0
197. rch die Zusammenfassung erscheinen dann Ans tze und Ergebnis gut vergleichbar in einer Zeile Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die im Feld Bezeichnung des Formulars Aaushaltsstellen erfassten Texte mit ausgeben m chten Diese Option ist nur w hlbar wenn die Option Unterkonten zusammenfassen abgeschaltet ist Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auch die Haushaltsstellen mit einer der Gruppierungsziffern 2980 2990 2991 3980 8980 8990 8991 und 9980 auszugeben Deaktivieren Sie es um die Haushaltsstellen mit diesen Gruppierungen nicht aufzuf hren Erstellt die Auswertung Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Seite 101 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Auswertungen Die Liste sieht etwa so aus Gliederungs Relationsliste f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Plan 12 2002 Beratung HH Gliederung Obj Grp UKto BEW HWV Bezeichnung Plan 12 2001 Endg ltig Ergebnis 12 2001 mehr weniger Abw mehr weniger 00 1720 Oxxxxx 00 1790 0xxxxx 00 1990 0xxxxx 00 4250 0xxxxx 00 5310 Oxxxxx 00 5511 Oxxxxx 00 6100 Oxxxxx 00 6310 Oxxxxx 00 6320 0xxxxx 00 5400 Oxxx x 00 7490 0xxxxx 00 9111 0xxxxx 00 9420 0xxxxx 00 9424 0xxxxx Gottesdienst Einnahmen aus Schriftenvertrieb Sonstige Einnahmen Sonstige Ersatzleistungen Summe Einnahmen Entgelte f r nebenamtliche Mitarbeiterinnen
198. riante erstellen m chten auf Jahr Geben Sie das Jahr ein in dem die umzubuchenden bzw zu kopierenden Ans tze zu stehen kommen sollen auf Ziel Planvariante W hlen Sie die Planvariante unter der die umzubuchenden bzw zu kopierenden Ans tze zu stehen kommen sollen Z elbetr ge runden auf Geben Sie hier eine ganze Zahl gr er als Null ein Wenn Sie eingeben bzw ganze stehen lassen werden die Zielbetr ge auf ganze DM bzw Euro gerundet Geben Sie z B 50 ein um die Zielbetr ge auf die n chstliegenden ganzen 50 DM bzw Euro zu runden so w rde aus 134 Euro z B gerundet 150 Euro OK W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie um den Vorgang zu starten Abbrechen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Esc um das Formular zu schlie en ohne Ans tze umzubuchen oder zu kopieren Stand 1 Februar 2007 Seite 76 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch Nachdem Sie OK gew hlt bzw gedr ckt haben erscheint folgende Sicherheitsabfrage Buchungsplan und Budgetierung x Q Sollen s mtliche Ans tze der Ziel Flanwariante gel scht und durch die der Quell Flanvariante ersetzt werden Abbrechen W hlen Sie OK oder dr cken Sie um den Vorgang zu starten W hlen Sie Abbrechen oder dr cken Sie Esc um den Vorgang abzubrechen ohne Ans tze umzubuchen oder zu kopieren Wenn der OK gew hlt oder gedr ckt haben wird die Umbuchung bzw das Kopieren vorl ufig durch gef hrt Sie
199. ro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Planvariante W hrung Sachbuchteile Seitenansicht Die Liste sieht etwa so aus Evangelische Landeskirche in Baden Haushaltsquerschnitt f r 2000 Endg ltig Sachbuchteil 04 Strukturstellenplan Einnahmen Einzelplan 9 Gesamt Ausgaben Einzelplan 0 Einzelplan 1 Einzelplan 2 Einzelplan 3 Einzelplan 4 Einzelplan 5 Einzelplan 7 Gesamt Hauptgruppe 4 9 421 700 72 89 1 421 200 10 99 1 147 200 8 87 17 600 0 14 52 800 0 41 0 0 00 873
200. s Budsetlayouts Budsetblatt Zur Definition der Layouts w hlen Sie Listen Budgetlayouts wodurch folgendes Formular erscheint 53 Budgetierungsblatt Layouts eal Fa Bezeichnung Tara Tel nn Standardblat Gesamt oben Budget unten Titel f r Zwischensummen Zeilen des ausgew hlten Titels Bezeichnung Bezeichnung Steuem Zuw Url Zusch b Pfarrerinnen Beamtnnen Kollekten Opfer Bes amp Versorgung Verm genswirksame Einn Beihilfen und Sonstige gt Personalausgaben Datensatz I4 b bijb Bachausgaben 0 Gruppierungen der ausgew hlten Zeile Gruppierungsziffer ausschliessen Zuweis Uml Zusch C gt a21 z j Bez ge der Pfarrerl I Datensatz un 422 Bez ge der Beamtl T7 FOREN Schlie en Drucken Datensatz I4 4 Datensatz 14 4 20 P gt gt i 23 von 23 Folgende Felder s nd darin enthalten Feld Inhalt Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung f r Ihr Layout ein Sie k nnen beliebig viele Layouts speichern Anzuzeigender Teil e W hlen Sie Gesamt oben um das Layout f r die verursachten Einnahmen bzw Ausgaben zu bearbeiten e W hlen Sie Budget unten um das Layout f r den Budgetteil die zentral verantworteten Einnahmen bzw Ausgaben zu bearbeiten Stand 1 Februar 2007 Seite 107 Buchungsplan und Budgetierung Benutzerhandbuch Feld Titel f r Zwischensummen t neben Titeln neben Titeln
201. samte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise ver ndert werden So k nnen Sie z B Daten aus 1995 in Euro als auch Daten aus 2010 n DM ausgeben lassen Die gew hlte W hrung wird auf jeder Seite des Ausdrucks in der Fu zeile ausgegeben Stand 1 Februar 2007 Seite 93 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Inhalt Seitenansicht Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie den Ausdruck zun chst auf dem Bildschirm sehen m chten Deaktivieren Sie es wenn Sie gleich drucken m chten OK Erstellt die Auswertung Abbrechen Schlie t das Formular ohne eine Auswertung zu erstellen Die Liste sieht etwa so aus Haushalts Anmeldungen f r Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuchteil 00 Verwaltungshaushalt Gr Bezeichnung Ergebnis 2000 Plan 2001 Plan 2002 Plan 2003 Endg ltig Beratung HH 2002 2003 D B D amp Kirchensteuern 232 320 187 27 206 050 628 12 227 110 000 00 221 840 000 00 1 380 49 0 00 0 00 0 00 Zweckgebundene Zuweisungen und Umlagen aus dem 6 362 677 60 6 435 682 04 6 766 901 00 6 706 901 00 kirchlichen Bereich Zusch sse von Dritten 21 093 910 83 21 482 155 57 23 524 905 00 2
202. schreibung erfassen Die domain enth lt grunds tzlich mindestens einen Punkt Ein Beispiel ist sfalk ct systeme com Stand 1 Februar 2007 Seite 16 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Gehen Sie bitte wie folgt vor l Geben Sie Suchbegriffe ein z B Meier m Feld Orf 2 Dr cken Sie A oder w hlen Sie die Schaltfl che Suchen um die Suche durchzuf hren Wenn Bewirtschafter gefunden wurden werden Sie wie folgt dargestellt Suche nach einem Bewirtschafter Suchmuster Name f Bei der Suche gelten folgende Flatzhalter steht f r beliebige Zeichen Yorname 5 steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen Urt f Hummer EL Sucher Meue Suche Bewirtschafer Mummer Anschrift a Herr Yicktor Blumenstra e 1 7 110 76133 Karlsruhe Herr Heinrich Blumenstra e 1 7 521 76133 Karlsruhe Herr Schnabel Blumenstra e 1 7 130 76133 Karlsruhe Herr Schnabel f r ERB Blumenstra e 1 7 131 76133 Karlsruhe Herr Steinmann Rundfunk Blumenstra e 1 7 Datensatz IN 1 P PLEj von 144 Neu Abbrechen 3 Markieren Sie den gew nschten Datensatz mit den Pfeiltasten oder durch anklicken mit der Maus 4 Dr cken Sie oder w hlen Sie die Schaltfl che OK Die Schaltfl che Neue Suche leert alle Suchfelder Die Schaltfl che Neu f hrt Sie direkt zur Erfassung eines neuen Datensatzes Abbrechen oder die Taste Esc schlie en das Suchfenster ohne eine Suche durch zuf hren
203. schriftung Gehezu damit der Cursor auf jeden Fall ganz am Anfang des Feldes steht Wenn diese Gruppierungsnummer bereits existiert gehen Sie zu Schritt 14 Wenn nicht klicken Sie auf die Schaltfl che f r einen neuen Datensatz Geben Sie in der neuen Zeile die vierstellige Gruppierungsnummer und eine Bezeichnung ein Schlie en Sie das Fenster wenn Sie m chten W hlen Sie Haushaltsstellen im Hauptmen und dort die Schaltfl che Neu Geben Sie die vollst ndige Haushaltsstellennummer also komplett mit zweistelligem Sachbuchteil vierstelliger Gliederung zweistelliger Objektziffer vierstelliger Gruppierung und sechsstelligem Unter konto ein Tippen Sie alle Ziffern ausdr cklich ein und dr cken Sie In der daraufhin erscheinenden Abfrage w hlen S e Ja um eine neue Haushaltsstelle anzulegen Stand 1 Februar 2007 Seite 39 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Ans tze und Ergebnisse einer Haushaltsstelle Klicken Sie im Formular Haushaltsstellen ggf auf die Registerkarte Ans tze und Ergebnisse um die Ans tze und Ergebnisse der gerade angezeigten Haushaltsstelle zu pflegen Haushaltsstellen lolx Gehezu Hiz Bewirtschafter Bezeichnung z iz Burgstahler Karlsruhe Nr 370 E Sachbuchteil Bewirtsch fter Suchen Verwaltungshaushalt Ei Gliederungstext Objektbezeichnung Gruppierungstext Bemerkungen Da aus Schriftenvertrieb Ans tze und Ergebnisse H
204. sgew hlt Seite 115 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Organisatorische Einheiten Suchen Erste Seitennummer Seitenansicht OK Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Inhalt e W hlen Sie Ein Gesamtbericht ber alle um eine einzige Auswertung ber den gesamten Haushalt bzw den gew hlten Sachbuchteil zu erhalten Sie k nnen diese Variante auch ausgeben lassen wenn keinerlei organisatori sche Einheiten erfasst sind denn es findet hierbei ja eben keine Selektion statt e W hlen Sie alle einzeln um die Auswertung f r jede einzelne organisatori sche Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben e W hlen Sie alle als zu drucken vorgemerkte einzeln um die Auswertung f r jede organisatorische Einheit jeweils auf einem separaten Blatt auszugeben die Sie als zu drucken vorgemerkt haben siehe dazu den Abschnitt Zu druckende Budgetbl tter eines Sachbuchteils ab Seite 31 e W hlen Sie nur folgende um die Auswertung nur f r eine einzelne organisatorische Einheit auszugeben Wenn Sie eine organisatorische Einheit w hlen oder die Schaltfl che Suchen verwenden wir die Option nur folgende automatisch gew hlt W hlen Sie diese Schaltfl che um das Formular zur Suche nach einer organisatorischen Einheit aufzurufen Geben Sie hier die Nummer an ab der die Seiten des Ausdrucks nummeriert werden sollen Wenn die Buchungsplan Liste siehe den Abschnitt Buchungsplan
205. shaltssperren ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltssperren ab Seite 45 Ans tze in die eine Haushaltssperre eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Seite 100 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Feld Haushaltsreste ber cksichtigen Unterkonten zusammenfassen HHSt Bezeichnungen ausgeben Abschlusstechnische Gruppierungen ausgeben OK Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Inhalt Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ergebnisse unter Ber cksichtigung von erfassten Haushaltsresten ausgeben m chten siehe den Abschnitt Haushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Ergebnisse in die mindestens ein Haushaltsrest eingegangen ist erscheinen auf dem Ausdruck mit einem hochgestellten Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen um nicht jedes Unterkonto als eine eigene Zeile auszugeben sondern wie folgt zusammengefasst e Alle Unterkonten einer Haushaltsstelle die mit O beginnen also die Unter konten 000000 bis 099999 werden in einer Zeile ausgegeben und mit Oxxxxx beschriftet e Alle anderen Unterkonten werden nach den ersten drei Ziffern zusammen gefasst und entsprechend beschriftet So erscheinen z B alle Unterkonten von 123000 bis 123999 zusammengefasst als 23xxx Diese Option ist insbesondere dann n tzlich wenn Ans tze auf dem Unter konto 000000 erfasst wurden Ergebnisse aber auf anderen Unterkonten auflaufen Du
206. shaltsstelle ein eigenes Blatt C RIR Haushaltsstelle alle Darlehen auf ein Blatt RTR Haushaltsstelle je Haushaltsstelle ein eigenes Blatt en RTR Haushaltsstelle je Darlehen ein eigenes Blatt nurfolgender I 5 I Zins und Tilgung auf separaten Bl ttern W Seitenansicht Stand 1 Februar 2007 Seite 121 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Folgende Felder sind darin enthalten Feld Stichtag Buchungsdatum Rechtstr ger Buchungsschl ssel Zahlwege Ort f r Unterzeichner Stand 1 Februar 2007 Inhalt Geben Sie hier den Buchungsstichtag ein oder w hlen Sie einen aus der Liste Die Liste enth lt alle Stichtage die im gespeicherten Darlehensbestand vorkommen Geben Sie hier das Buchungsdatum ein unter welchem die Buchungen in eine NCD Datei f r das Rechenzentrum exportiert wurden siehe hierzu den Abschnitt Exportieren von Darlehensbuchungen zum Rechenzentrum ab Seite 73 Vorgabe ist das aktuelle Tagesdatum e W hlen Sie alle um die Buchungen aller Darlehen aller Mandanten auszugeben e W hlen Sie nur den aktuellen um nur die Buchungen derjenigen Darlehen auszugeben die dem aktuellen Mandanten zugeordnet wurden e W hlen Sie nur folgenden und geben Sie einen Mandanten an um nur die Buchungen derjenigen Darlehen auszugeben die einem bestimmten Mandanten nicht notwendigerweise dem aktuellen zugeordnet sind Zur Zuordnung von Darlehen zu Ma
207. so aus Darlehensabstimmung zum 01 07 2002 Rechtstr ger 0100010001 Evangelische Landeskirche in Baden Sachbuch 00 Verwaltungs haus halt Haushaltsstelle Darlehen Zinsen Tilgung Gesamt Buchungs Zahlweg schl ssel 00 01 10 00 1720 000000 311056 46 63 255 55 255 65 010 02 Summe Einnahmen 46 63 255 65 302 28 Summe Ausgaben 0 00 0 00 0 00 Summe Einnahmen 46 63 255 65 302 28 berschuss Sachbuchteil 00 46 63 255 65 302 28 Sachbuch 91 Verm gen Haushaltsstelle Darlehen Zinsen Tilgung Gesamt Buchungs Zahlweg schl ssel 91 1220 11 0000 000107 311056 46 53 255 65 255 65 012 96 Summe Einnahmen 46 63 255 65 302 28 Summe Ausgaben 0 00 0 00 0 00 Summe Einnahmen 46 63 255 65 302 28 berschuss Sachbuchteil 91 46 63 255 65 302 28 Darlehensbuchungen Diese Auswertung erstellt die ben tigten Buchungsbelege f r Ihre Akten W hlen Sie f r diese Auswertung den Befehl Listen Darlehensbuchungen Folgendes Formular erscheint die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Darlehensbuchungen Stichtag Buchungsdatum I 01 08 2002 Abbrechen il Rechtstr ger Or f r Unterzeichner alle Name des Darlehensnehmers nur den aktuellen Rechtstr gerBezeichnung nurfolgenden folgender Buchungsschl ssel Sortierung alle Darlehensnummer falle Haushaltsstellen auf ein Blatt nurfolgender Zahlwege alle D rlehensnummer je Hau
208. so je Hauptgruppe zu bekommen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auf Kosten der Breite der Bezeichnungsspalte die Bewirtschafternummer von Haushaltsstellen unter der Spalten berschrift BEW mit auszugeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um auf Kosten der Breite der Bezeichnungsspalte die Nummer der Haushaltsvermerke von Haushaltsstellen unter der Spalten berschrift 7V mit auszugeben e W hlen Sie alle Haushaltsstellen um d e Haushaltsstellen unabh ngig von ihren Haushaltsvermerken auszugeben e W hlen Sie nur Haushaltsstellen mit Haushaltsvermerk um nur diejenigen Haushaltsstellen auszugeben die irgend einen Haushaltsvermerk tragen unabh ngig davon welchen genau e W hlen Sie nur mit folgendem Haushaltsvermerk und w hlen Sie den gew nschten Haushaltsvermerk um nur die Haushaltsstellen mit diesem einen Haushaltsvermerk auszugeben Die Option nur mit folgendem Haus haltsvermerk wird automatisch ausgew hlt wenn Sie einen Haushalts vermerk w hlen Siehe hierzu den Abschnitt Haushaltsvermerke ab Seite 18 e W hlen Sie alle um die Haushaltsstellen unabh ngig von ihren Bewirt schaftern auszugeben e W hlen Sie nur folgender um das Suchformular f r Bewirtschafter zu ffnen und einen Bewirtschafter auszuw hlen Nur die Haushaltsstellen dieses Bewirtschafters werden dann ausgegeben Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn Sie die Ans tze unter Ber ck sichtigung von erfassten Hau
209. sollten f r absolute Sperren und Verst rkungen vollst ndige Haus haltsstellennummern angeben und keine Platzhalterzeichen verwenden Es ist ja nicht auf den ersten Blick ersichtlich wie viele Haushaltsstellen von den Mustern betroffen w ren und also nicht sicher um wie viel Sie ihren Haushalt gesperrt bzw verst rkt haben Die absoluten Sperren bzw Verst rkungen sind eher f r Umbuchungen zwischen zwei einzelnen Haushaltsstellen gedacht z B einen bestimmten Betrag von einer Haushaltsstelle wegnehmen und einer anderen geben Stand 1 Februar 2007 Seite 46 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 13 Organisatorische Einheiten Einf hrung Organisatorische Einheiten sind ein Instrument innerhalb Buchungsplan und Budgetierung mit dem man Haushaltsstellen Elementen einer hierarchische Struktur zuordnen kann Bestimmte Auswertungen erlauben es anschlie end Auswertungen aus dem Datenbestand zu gewinnen die mit den normalen Listen nicht erreichbar w ren Folgende Regeln gelten f r Organisatorische Einheiten e Jede Organisatorische Einheit tr gt eine Endnummer von 0 bis 99 und eine Bezeichnung die Nummern brauchen nicht unbedingt l ckenlos aufsteigend vergeben werden e Jede Organisatorische Einheit kann einer anderen organisator schen Einheit untergeordnet werden Beispiel Eine organisatorische Einheit mit der Endnummer 2 die selbst keiner anderen organisatorischen Einheit unterge
210. ssel beleg gt DE jj r mo 1 81 2200 00 0000 000000 pe zJ Fr 030 seje T M 1 00 0110 00 9800 000000 6 am M 030 sej m 1 00 0110 00 8800 000000 96 aA M 032 seje T M 1 91 7100 06 0000 311095 96 ag M H aae a ge PR Haushaltsstelle suchen schnell hinzuf gen 00 0000 00 0000 000000 Datensatz 14 4 gt gt i 23 von 4 EN Schlie en Gehezu M nur nachzutragende Darlehen anzeigen Datensatz 14 4 1 gt i I gt von 238 Stand 1 Februar 2007 Seite 59 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Folgende Felder sind im Register Haushaltsstellen enthalten Feld Buchungsschl ssel Zins Tilgung Relativer Anteil Haushaltsstelle Zahlweg Buchungsbeleg Haushaltsstelle suchen schnell hinzuf gen Stand 1 Februar 2007 Inhalt W hlen Sie hier den Buchungsschl ssel unter dem die Buchung stattfinden soll ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Buchungsschl ssel verzweigen um einen Buchungsschl ssel zu ndern oder neu zu erfassen Sie k nnen hier keine neuen Buchungsschl ssel erfassen sondern nur bereits erfasste abrufen Falls Sie w hrend der Erfassung einer Darlehenshaushaltsstelle darauf sto en dass ein Buchungsschl ssel noch fehlt k nnen Sie die Schaltfl che verwenden um direkt ins Formular Buchungsschl ssel zu gelangen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn der Zinsante
211. sstra e 20 76275 Ettlingen e Telefon 07243 5874 0 oder 11 oder 0173 3114282 e Fax 07243 5874 99 e E Mail sfalk ct systeme com oder info ct systeme com e World Wide Web http www ct systeme com die Buchungsplan Seite finden Sie unter http www ct systeme com sf bpl Diese Angaben erhalten Sie auch wenn Sie im Programm Info w hlen 1 1 Start des Programms Nach der Installation finden Sie im Start Men unter Programme eine Gruppe Buchungsplan und Budgetierung Darin ist Buchungsplan f r den normalen Ablauf der Datenbank zu w hlen Diese w hrend der Installation angelegte Verkn pfung kann von versierten Benutzern auch an beliebige andere Stellen kopiert werden z B direkt auf den Desktop Hinweis Der Men punkt Reparieren und Komprimieren kann zur turnus m igen Wartung der Datenbank ausgef hrt werden Ggf muss er nach einer Besch digung der Datenbank z B durch Systemausfall gew hlt werden Bitte sichern Sie Ihre Daten regelm ig um vor Datenverlusten weitgehend gesch tzt zu sein Bei Fragen hierzu stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verf gung Stand 1 Februar 2007 Seite 6 Buchungsplan und Budgetierung Einleitung Benutzerhandbuch 1 2 Der Umgang mit dem Programm Nach dem Start des Programms m ssen Sie sich zun chst anmelden Dazu erscheint folgendes Formular Anmelden x Mame e Abbrechen il Kennwort Fr Geben Sie einen g ltigen Anmeldenamen und das dazu p
212. t werden Vorname Geben Sie hier ggf den Vornamen des Bewirtschafters ein Name Geben Sie hier den Nachnamen bzw die Bezeichnung des Bewirtschafters ein Dieses Feld muss bei jedem Bewirtschafter ausgef llt werden Stra e Geben Sie hier ggf die Stra e und Hausnummer des Bewirtschafters ein PLZ Geben Sie hier die Postleitzahl des Bewirtschafters ein Wenn Sie eine PLZ eingeben die bereits verwendet wurde werden die mit einem Sternchen versehenen Felder Ort Ortsteil und Vorwahl automatisch aus dem PLZ Verzeichnis gef llt ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Postleitzahlen verzweigen um Postleitzahlen zu ndern oder neu zu erfassen Ort Geben Sie hier ggf den Ort des Bewirtschafters ein Er wird entweder bei bereits gespeicherter PLZ automatisch ausgef llt oder bei einer neuen PLZ im PLZ Verzeichnis zur Erleichterung von weiteren Erfassungen gespeichert Ortsteil Geben Sie hier ggf den Ortsteil des Bewirtschafters ein f r den Fall dass jemand Ortsunkundiges einen Besuch machen muss Er wird entweder bei bereits gespeicherter PLZ automatisch ausgef llt oder bei einer neuen PLZ m PLZ Verzeichnis zur Erleichterung von weiteren Erfassungen gespeichert Stand 1 Februar 2007 Seite 15 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Feld Inhalt Vorwahl Geben Sie hier ggf die Telefon und Faxvorwahl des Bewirtschafters ein Sie wird entweder bei bereits gespeicherter PL
213. tellen W hlen Sie Listen Haushaltsansatz Korrekturen um folgendes Formular anzuzeigen die zuletzt verwendeten Einstellungen werden automatisch wieder vorgeschlagen Haushaltsansatz Korrekturen Ssachkbuchteile CO m Gliederungsziffern T jale E e aje Abbrechen Ausgeben PM Wergleich Jahr 1 Jahr z Flanwarante 1 Flanwarante Z 2000 2001 Beratung 1 HH 2000200 Enag ttig Wahrung Dm r wW Seitenansicht Stand 1 Februar 2007 Seite 94 Buchungsplan und Budgetierung Auswertungen Benutzerhandbuch Folgende Felder sind darin enthalten Feld Sachbuchteile Gliederungsziffern von Gliederungsziffern bis Jahr 1 Jahr 2 Planvariante 1 Planvariante 2 W hrung Seitenansicht OK Abbrechen Stand 1 Februar 2007 Inhalt W hlen Sie alle wenn Sie alle Sachbuchteile ausgeben m chten oder w hlen Sie den gew nschten Sachbuchteil wenn Sie nur einen ausgeben m chten die Option nur folgender w rd dann automatisch ausgew hlt Geben Sie die kleinste Gliederungsziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle ab 0000 auszugeben Sie brauchen 0000 dann nicht eintippen Geben Sie die gr te Gliederungsziffer ein die Sie ausgeben m chten oder lassen Sie das Feld frei um alle bis 9999 auszugeben Sie brauchen 9999 dann nicht eintippen Geben Sie hier das erste zu vergleichende Jahr ein Sinnvoll w re bei der Planung des Haushalts 2002 2
214. ten in der Hierarchie vor Es ist kein Problem eine bestimmte Einheit auch nachtr glich umzunummerieren oder einer anderen Einheit unterzuordnen ndern Sie einfach die entsprechenden Felder ab Um z B aus einer Einheit 1 2 3 also die der Einheit 1 2 untergeordneten Einheit 3 die Einzeit 5 7 zu machen w rden Sie anstatt 1 2 die 5 als ber geordnete Einheit w hlen und die Endnummer von 3 auf 7 ndern Dabei gehen keinerlei mit dieser Einheit verkn pften Daten verloren sie bleiben auch nach der Verschiebung der Einheit zugeordnet Stand 1 Februar 2007 Seite 51 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Gliederungen einer organisatorischen Einheit Durch Wahl der Schaltfl che Gliederungen einblenden im Formular Organisatorische Einheiten wird folgendes Formular ge ffnet 32 Gliederungen der organisatorischen Einheit 0 1 Landesbischof Sekr Pers Referent Diese organisatorische Einheit verursacht die Kosten folgender Gliederungen S chbuchteil Gliederung Obj UKto 00 Verwaltungshaushalt 7220 Leitung llgemeine Yen 00 100000 00 Verwaltungshaushalt 7220 Leitung llgemeine Yen 00 101000 Schlie en Datensatz 14 q 108 pi von 2 Darin sehen Sie zu derjenigen organisatorischen Einheit die im Formular Organisatorische Einheiten gerade markiert ist und die im Kopf des Formulars Gliederungen der organisatorischen Einheit nochmals aufgef hrt wird alle
215. ten Beratungs Ans tze vergangener Haushaltsperioden bequem l schen in dem Sie die jeweilige Planvariante l schen womit ja die darin erfassten Ans tze ebenfalls gel scht werden F r die beiden Jahre einer Haushaltsperiode verwenden Sie aber immer die selbe Planvar ante also nicht f r jedes Jahr eine eigene da Sie f r viele Auswertungen eine Planvariante pro Haushaltsperiode und eben nicht pro Haushaltsjahr w hlen m ssen e Sie k nnen Planvarianten und ihre Ans tze kopieren und umbuchen Siehe dazu den Abschnitt Planvarianten kopieren umbuchen ab Seite 76 Stand 1 Februar 2007 Seite 19 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 6 Planungen Einf hrung Die Planungen des aktuellen Mandanten enthalten eine Aufstellung dar ber wie schnell Geld auf Einnahme haushaltsstellen eingehen sollte bzw von Ausgabehaushaltsstellen ausgegeben werden d rfte Je genauer diese Planungen desto pr ziser ist ein monatlich durchf hrbarer Soll Ist Vergleich der die aktuellen Ergebnisse eines Monats mit den nach diesen Planungsvorgaben aus den Jahresans tzen errechneten Ans tzen dieses Monats vergleicht Beispiele f r die Verwendung sind e Geh lter Von allen Haushaltsstellen mit Gruppierungen die mit 42 beginnen also 4200 bis 4299 d rfen jeden Monat nicht 1 12 sondern nur 1 13 des Jahresansatzes ausgegeben werden Nur im November d rfen wegen des Weihnachtsgeldes 2 13 ausgegeben werden Es w
216. ten ziffern mit weniger als vier Stellen anzuzeigen Diese ein bis dreistelligen Gruppierungsziffern k nnen Sie erfassen um auf verschiedenen Auswertungen Zwischen berschriften und Zwischensummen zu erhalten Nur Gruppierungen W hlen Sie diese Schaltfl che oder dr cken Sie Alt a um nur Gruppierungs ziffern mit genau vier Stellen anzuzeigen Diese vierstelligen Gruppierungs ziffern sind die Basis f r die Erfassung von Haushaltsstellen Stand 1 Februar 2007 Seite 32 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Feld Ziffer Bezeichnung Org Einheit Schlie en Gehezu Stand 1 Februar 2007 Inhalt Geben Sie hier die Gruppierungsziffer ein Dieses Feld muss ausgef llt werden Sie k nnen eine zwei drei oder vier Ziffern angeben Bei weniger als vier Ziffern legen Sie damit eine Zwischen berschrift an bei vier Stellen eine vollwertige Gruppierungsnummer die Sie zur Anlage von Haushaltsstellen benutzen k nnen Geben Sie hier die Bezeichnung der Gruppierungsziffer ein Dieses Feld muss ausgef llt werden W hlen Sie hier bei Bedarf eine organisatorische Einheit die die Einnahmen bzw Ausgaben aller Haushaltsstellen dieser Gruppierung zentral verantwortet siehe hierzu auch den Abschnitt Organisatorische Einheiten ab Seite 47 ber die Schaltfl che k nnen Sie direkt ins Formular Organisatorische Einheiten verzweigen um eine organisatorische Einheit zu ndern oder neu zu erfassen S
217. ter Ausgeben Haushaltsvermerke Haushaltsvermerke Bewirtschafter Haushaltssperren ber cksichtigen Stand 1 Februar 2007 Inhalt Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme f r jede Kombination aus Gliederungs Objekt und Gruppierungsziffer zu bekommen Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme f r jede Kombination aus Gliederungs und Objektziffer bei der Relationsliste nach Gliederung bzw Gruppierungs und Gliederungsziffer bei der Relationsliste nach Gruppierung zu bekommen Aktivieren S e dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme je Gliederungsziffer bei der Relationsliste nach Gliederung bzw Gruppierungs ziffer bei der Relationsliste nach Gruppierung zu bekommen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme f r die ersten drei Stellen der Gliederungsziffer bei der Relationsliste nach Gliederung bzw Gruppierungsziffer bei der Relationsliste nach Gruppierung zu bekommen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme f r die ersten zwei Stellen der Gliederungsziffer bei der Relationsliste nach Gliederung bzw Gruppierungsziffer bei der Relationsliste nach Gruppierung zu bekommen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um eine Zwischensumme f r die erste Stelle der Gliederungsziffer bei der Relationsliste nach Gliederung also je Einzelplan bzw Gruppierungsziffer bei der Relationsliste nach Gruppierung al
218. treten summiert auf den entsprechenden Auswertungen auf Bei allen relevanten Listen und Auswertungen k nnen Sie jeweils w hlen ob Sie Haushaltsreste ber cksichtigen also Soll Ergebnisse ausweisen oder nicht ber cksichtigen also Ist Ergebnisse ausweisen m chten Ergebnisse in die mindestens ein Haushaltsrest eingeflossen ist werden auf Auswertungen mit einem hochgestellten kenntlich gemacht Stand 1 Februar 2007 Seite 41 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch Beispiel 1 Eine Ausgabe wird ein Jahr sp ter als geplant berechnet Gegeben sei eine Haushaltsstelle f r die Sie normalerweise einen Ansatz von 1 000 00 veranschlagen f r die Sie aber in 2002 mit einer Mehrausgabe von 10 000 00 gerechnet und deshalb in 2002 einen Ansatz von 11 000 00 erfasst haben Tats chlich kommt die Rechnung ber 10 000 00 aber erst in 2003 so dass sich zun chst folgendes Bild ergeben w rde Jahr Ansatz Ergebnis ohne Haushaltsrest Bemerkungen 2002 11 000 1 000 Die Rechnung ber 10 000 ist noch nicht eingegangen obwohl sie f r 2002 eingeplant war Es sieht so aus als ob Sie viel zu viel angesetzt h tten 2003 1 000 11 000 Die eigentlich f r 2002 erwartete Rechnung kommt in 2003 Es sieht so aus als ob Sie f r 2003 Ihren Ansatz drastisch berschritten h tten Wenn Sie nun im Jahr 2002 und nur dort einen Haushaltsrest von 10 000 00 erfassen so wird dieser be
219. tuellen Mandanten festgelegt haben erscheint zun chst eine kurze Best tigung wie folgt Buchungsplan und Budgetierung x Gi Der aktuelle Mandant ist Evangelische Landeskirche in Baden Stand 1 Februar 2007 Seite 7 Buchungsplan und Budgetierung Einleitung Benutzerhandbuch W hlen sie OK oder dr cken Sie oder Esc Daraufhin erscheint ein Bildschirm wie folgt Evangelische Landeskirche in Baden Buchungsplan und Budgetierung Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Datens tze Listen Extras Fenster Berlsaky sern gt 22jla E Hauptmen lolx Haushaltsstellen Sachbuchteile und die f r sie erfa ten Betr ge mit ihren Gliederungstexten Objekten und Unterk onten Bewirtschafter Gruppierungstexte die Glieder bjekte Unterkonten ei mit zentraler Kosterverantwortung bewirtschaften Organisatorische Einheiten Darlehen aller Mandanten und ihre Hierarchie mit ihren Tilgungspl nen und den zugeordneten Haushaltsstellen Beenden Mandant wechseln ee O e r Das Fenster ist von oben nach unten wie folgt aufgebaut 1 Titelleiste hier erscheint auch ihr gew hlter aktueller Mandant 2 Men leiste mit allen auch selten benutzten Befehlen 3 Symbolleiste zum schnellen Zugang zu h ufig benutzten Befehlen 4 Hauptmen Formular mit direktem Zugang zu Haushaltsstellen Bewirtschaftern Organisatorischen Einheiten Sachbuchteilen und Gruppierungstexten sowie der
220. tung Benutzerhandbuch Feld Inhalt Betrag Geben Sie hier den Betrag des Haushaltsrestes ein siehe die Beispiele unten und zwar n DM f r Haushaltsreste die bis einschlie lich 2001 entstanden sind und in Euro f r solche die ab 2002 entstehen Die betreffende W hrung wird rechts neben dem Feld Betrag automatisch abh ngig vom eingegebenen Jahr angezeigt Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Haushaltsrest ein Schlie en Schlie t das Formular Haushaltsstelle suchen W hlen Sie diese Schaltfl che um zu bestimmen f r welche Haushaltsstelle ein Haushaltsrest erfasst wird Beispiele zur Erfassung von Haushaltsresten finden Sie im Abschnitt Faushaltsreste einer Haushaltsstelle ab Seite 41 Es ist unerheblich ob Sie einen Haushaltsrest im Formular Faushaltsreste oder im Register Haushaltsreste des Formulars Haushaltsstellen erfassen Die beiden Formulare zeigen die selben Daten Ein Haushaltsrest braucht nur ein Mal erfasst zu werden und erscheint n beiden Formularen Wenn Sie die Schaltfl che Faushaltsstelle suchen f r einen neu zu erfassenden Haushaltsrest w hlen so k nnen Sie damit die Haushaltsstelle angeben f r die der Rest erfasst werden soll Wenn Sie die Schaltfl che Haushaltsstelle suchen f r einen bereits erfassten Haushaltsrest w hlen erscheint eine Abfrage wie diese Buchungsplan und Budgetierung x C Hiermit wurden Sie den Haushaltsrest won der Haushaltsstelle 00 0110 00 6310 000000
221. ummer des Buchungsschl ssels ein wie sie in KIFIKOS definiert ist Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Buchungsschl ssel ein Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 54 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 15 Zahlwege Die hier zu erfassenden Zahlwege k nnen Darlehenshaushaltsstellen zugeordnet werden Zahlwege gelten f r alle Mandanten brauchen also nicht f r jeden Rechtstr ger einzeln erfasst zu werden W hlen Sie Datei Schl sseltabellen Zahlwege um das Formular Zahlwege zu ffnen Schlie en E Datensatz 14 4 gt gt i 23 von 2 Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Nummer Geben Sie hier die Nummer des Zahlweges ein wie sie in KIFIKOS definiert ist Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Zahlweg ein Schlie en Schlie t das Formular Stand 1 Februar 2007 Seite 55 Buchungsplan und Budgetierung Stammdatenverwaltung Benutzerhandbuch 2 2 16 Mandantendarlehen Einf hrung In der Landeskirchenkasse des Evangelischen Oberkirchenrats Karlsruhe l uft eine Software von einem Fremdhersteller zur Verwaltung von Darlehen Buchungsplan und Budgetierung arbeitet mit dieser Software zusammen Bei der Landeskirchenkasse ist eine Buchungsplan Komponente installiert die die Darlehensdaten nach Empf ngernummern zusammenfasst und in komprimierter und verschl sselter Form per E Mail an die betref
222. ung Haushaltsvermerke s i amp von bis von bis von bis alle Haushaltsstellen 9999 nur Haushaltsstellen mit Haushaltsvermerk nur mit folgendem Haushaltsvermerk Bewirtschafter alle nur folgender xI Haushaltssperren ber cksichtigen x Planvarianten Haushaltsreste ber cksichtigen 2000 und 2001 2002 und 2003 Endg ltig 7 Beratung HH 2002 2003 M in Spalten berschriften aufnehmen x Unterkonten zusammenfassen lt lLD Bewirtschafter ausgeben Format Ausgabeart xI Haushaltsvermerke ausgeben Hochformat Seitenansicht vierspaltig kleine Schrift xI Bemerkungen ausgeben C Ausdruck xI Per Neue Seite je Einzelplan sechspaltig gro e Schrift Datei lt Abschlusstechnische Gruppierungen einbeziehen Folgende Felder sind darin enthalten Feld Inhalt Startjahr Geben Sie hier das Startjahr ein Wenn Sie die Liste f r den Haushalt 2002 2003 eingeben m chten geben S e 2000 als Startjahr ein Sie erhalten dann Ans tze und Ergebnisse von 2000 bis 2003 W hrung W hlen S e DM um die gesamte Liste in DM auszugeben oder Euro um die gesamte Liste in Euro auszugeben Das funktioniert unabh ngig davon welche Jahre Sie ausgeben lassen Alle nicht in der gew nschten W hrung vorliegenden Daten werden automatisch f r den Ausdruck in die gew nschte W hrung umgerechnet wobei die gespeicherten Originalbetr ge in keiner Weise v
223. uppierungsziffern bis Mindestabweichung Soll Ist DM bzw Euro Mindestabweichung Soll Ist Prozent Mindestabweichung Soll Ist und oder Aufschl sselung Sortierung Seitenansicht OK Abbrechen Die Liste sieht etwa so aus SollIst Vergleich Inhalt Geben Sie die gr te Gruppierungsziffer ein die Sie ausgeben m chten Geben Sie einen W hrungsbetrag in der gew hlten W hrung ein um zu bestimmen wie gro die absolute Abweichung zwischen Ansatz und Ergebnis sein muss damit eine Haushaltsstelle in der Liste auftaucht Geben Sie einen Prozentsatz ein um zu bestimmen wie gro die prozentuale Abweichung zwischen Ansatz und Ergebnis sein muss damit eine Haushalts stelle in der Liste auftaucht Sie m ssen das Prozentzeichen mit eingeben e W hlen Sie und um nur solche Haushaltsstellen in der Auswertung zu sehen die sowohl die absolute als auch die prozentuale Mindestabweichung zwischen Ergebnis und Ansatz berschreiten e W hlen Sie oder um nur solche Haushaltsstellen in der Auswertung zu sehen die entweder die absolute oder die prozentuale Mindestabweichung zwischen Ergebnis und Ansatz oder beide berschreiten W hlen Sie bis zu drei Sortier und Gruppierkriterien aus Die Liste wird nach diesen Kriterien sortiert und die Daten entsprechend diesen Kriterien zusammengefasst e W hlen S e nach Aufschl sselung um die Liste nach den n den Feldern Aufschl sselung gew hlten Sortier und Gruppier
224. vom Rechenzentrum Dazu f hren Sie folgende Schritte durch a Starten Sie das Programm Entire Connection und melden Sie sich wie gewohnt in KIFIKOS an b Auf der Men seite finden Sie einen Men punkt 6 Haushaltsplan Geben Sie 6 ein und dr cken Sie c Daraufhin erscheint ein Men welches sich ber zwei Bildschirmseiten erstreckt Dr cken Sie F8 um zur zweiten Seite zu gelangen und dort H um die Haushaltsplandaten abzuziehen d Es erscheint eine Bildschirmmaske in der Sie das abzuholende Jahr und die Rechtstr gernummern von bis angeben m ssen die Sie abholen m chten Die Eingabe von 0001 bzw 9999 bewirkt das Abholen der Daten aller Rechtstr ger in Ihrem Abrechnunsskreis e Daraufhin erscheint ein Speichern unter Dialogfeld Speichern Sie die Datei an einem Ort Ihrer Wahl unter einem Namen mit der Endung ncd ab Stand 1 Februar 2007 Seite 65 Buchungsplan und Budgetierung Extras Benutzerhandbuch 2 Die so abgeholte ncd Datei lesen Sie mit dem Befehl Extras Import vom Rechenzentrum ein Nach der Wahl dieses Befehls erscheint folgendes Formular Import vom Rechenzentrum Hiermit k nnen Sie monatliche Daten vom Rechenzentrum einlesen Bitte geben Sie den Dateinamen der einzulesenden Datei ein Abbrechen Dateiname Durchsuchen Monat f r den die Ergebnisse gelten wie in der Datei angegeben bernehmen empfohlen l Ans tze importieren in folgende Planvariante C Daten in diesen Monat

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