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Version 9 - Spielberg

1. LuraDocument LuraDocument e Seite 220 ScanFile User Guide Einleitung Scanfile Einleitung Das optionale ScanFile Modul LuraDocument erlaubt eine au ergew hnlich hohe Kompression von digitalen Bildern Farbe und Graustufen bei hoher Bildqualit t Der Kompressionsprozess funktioniert auf der Grundlage der Analyse und Einteilung von Dokumenten Der Kompressionsalgorithmus arbeitet getrennt auf den folgenden drei Bildebenen in die ein Bild zerlegt werden kann e eine schwarz wei e Textebene e ein Vordergrundbild das die Textfarbe enth lt e ein Hintergrundbild mit den Graphikanteilen Diese drei Ebenen werden mit der jeweils effizientesten Kompressionstechnik komprimiert LuraDocument eignet sich besonders f r Dokumente die bei einer Aufl sung von 300dpi oder h her gescannt wurden und die gro e Bildfl chen mit Text beinhalten Der Separationsalgorithmus teilt das Dokument in drei Images mit unterschiedlicher Aufl sung auf Der Text wird vom Originaldokument entfernt um ein Farb oder Graustufen Image zu erstellen das die Imagebereiche und den Texthintergrund enth lt Dieses Image wird mit einer besonders adaptierten Version des LuraWave wavelet Coders komprimiert Durch das Entfernen von Textbereichen besonders schwierige Strukturen zum Komprimieren kann eine bedeutend h here Kompression erfolgen Das Entfernen von Textbereichen in bitonalen Images erm glicht eine hohe Kompression
2. Ihnen anzeigt wo sich die Dateien befinden die auf die CD geschrieben werden m ssen Scantile Das Archiv ist jetzt zum CD schreiben vorbereitet Die folgende Dateien und Verzeichnisse muessen auf CD kopiert werden Verzeichnis c 14376683A 5CF Dateilen c cd_trans cdisetup exe c cd_trans cdiretsetup exe c cd_trans cd autorun inf c cd_trans cd icon ico CD Ticker Um eine ScanFile Retrieval CD zu erstellen brauchen Sie einen sogenannten CD Ticker Die ben tigten CD Ticker k nnen Sie in gr erer Anzahl von Ihrem ScanFile H ndler erwerben Bei jeder Retrieval CD wird einer dieser Ticker verbraucht Sie stellen eine Art Lizenz f r das Retrievalprogramm da Wenn eine Retrieval CD einmal erstellt und mit einem CD Ticker versehen wurde dann k nnen Sie von dieser CD beliebig viele Kopien anfertigen Wenn Sie Ticker erwerben m chten dann m ssen Sie Ihrem H ndler die ScanFile Seriennummer mitteilen Dieser sendet Ihnen einen Pick Up Code zu Mit dem erhaltenden Pick Up Code k nnen Sie wie im Kapitel Lizenzierung beschrieben neue Ticker lizenzieren Diese werden nun zu den alten hinzuaddiert Die Anzahl Ihrer verbleibenden Ticker k nnen Sie unter Optionen gt Ticker Status anzeigen einsehen Auf CD schreiben Die Art des Kopierens von Daten auf eine CD und die verf gbaren Einstellungen h ngen von der verwendeten Brennsoftware ab Wenn Sie die normale Vorbereitung verwendet haben dann finden Sie alle
3. Bibliotheken bearbeiten Bibliotheken Verf gbare Archive E c Lokaler Datentr ger i LI EI c Lokaler Datentr ger sl Bibliotheken Push Down Modus Jukebox Fj Schriftverkehr Demoarchiv 30 MB Lieferscheine 1MB Posteingang DER Rechnungen 1 MB Kopieren gt gt gt Entfernen lt lt lt Bibliothek automatisch aktualisieren Eingelagerte Archive Aktualisierungs Zeitplan F Archive Status o Lieferscheine Importiert Posteingang Importiert g Rechnungen Importiert Bedingter Import S e Anwenderbezogene Suche Anmerkungen Memos berschreiben Bien 9 Schlie en Neue Bibliothek Bibliothek l schen Bibliotheken e Seite 85 ScanFile User Guide Bibliotheken anlegen bearbeiten EE nen In der linken Seite des Fensters wird eine Liste der bereits angelegten Bibliotheken aufgef hrt Durch Klick auf Neue Bibliothek und Eingabe eines Namens k nnen Sie eine neue Bibliothek erstellen Anschlie end w hlen Sie die Archive aus die in dieser Bibliothek enthalten sein sollen W hlen Sie zun chst das Laufwerk aus auf dem sich die Archive befinden und markieren das gew nschte Archiv Durch Klick auf Kopieren wird das Archiv in die Liste Eingelagerte Archive der Bibliothek aufgenommen Bevor Sie auf bernehmen klicken um die Archive dieser Bibliothek hinzuzuf gen k nnen Sie die Option Bibliothek automatisch aktualisieren w hlen Dadurch werden bei jedem Offnen dieser Bibliothek die darin
4. Dieses Fenster hat ein Standard Windows Men und Toolleisten f r den schnellen Zugang zu einzelnen Funktionen Wenn ScanFile zum ersten Mal gestartet wird m ssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden z b wo die Dokumente abgelegt werden solen und welcher Scanner verwendet wird Wie Sie diese Einstellungen vornehmen k nnen wird im folgenden kurz beschrieben Erste Schritte e Seite 57 ScanFile User Guide Suchlaufwerke einstellen EE nen Suchlaufwerke einstellen Bevor man Bibliotheken und Archive anlegen kann m ssen zuerst die Suchlaufwerke eingestellt werden auf denen sie abgespeichert werden k nnen Dabei unterst tzt ScanFile Laufwerke Verzeichnisse und oder UNC Pfade Dies kann im Men Datei gt Suchlaufwerke einstellen durchgef hrt werden In der Liste der Suchlaufwerke werden alle verbundenen Netzlaufwerke sowie die Pfade aufgelistet die der Liste hinzugef gt wurden Beim ersten Start sind standardm ig alle lokalen sowie die verbundenen Netzlaufwerke eingetragen Die Liste der Suchlaufwerke wird zentral verwaltet und ist allen Arbeitsstationen bekannt Falls ein User keine Zugriffsrechte auf den jeweiligen Pfad hat erscheint der Pfad f r ScanFile als leer Um dieser Liste einen Pfad hinzuzuf gen klicken Sie auf den Button oben rechts Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie das gew nschte Laufwerk oder Verzeichnis hinzuf gen k nnen Zum Entfernen eines Speicherpfades aus der Liste w h
5. Quelle Kategorie Ereignis __ Zielordner Benutzer Computer 23 05 2006 15 57 41 Scanfile Archiv Erzeugt Rechnungen ADMIN MJ YM WINXP A 23 05 2006 15 58 24 Scanfile Erzeugt Lieferscheine MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 00 23 Scanfrile Ge ndert Rechnungen MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 00 38 ScanFile Ge ndert Lieferscheine MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 03 15 Scanfile Erzeugt Posteingang MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 16 57 Scanfile Ge ndert Rechnungen MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 19 07 Scanfile Ge ndert Rechnungen MJ VYM WINXP A 23 05 2006 16 22 10 Scanfile Ge ffnet Rechnungen MJ YM WINXP A 23 05 2006 16 23 54 ScanFile Geschlossen Rechnungen MJ VYM WINXP A 23 05 2006 16 24 18 Scanfile Ge ffnet Rechnungen MJ YM WINXP 23 05 2006 16 24 39 ScanFile Geschlossen Rechnungen MJ YM WINXP Gi 23 05 2006 16 24 52 ScanFile Ge ffnet Lieferscheine MJ YM WINXP 2 23 05 2006 16 25 04 ScanFile Geschlossen Lieferscheine MJ YM WINXP Wenn Sie auf den Button Protokollierungs Einstellungen klicken ffnet sich ein weiteres Fenster und Sie k nnen die protokollierten Ereignisse genau festlegen Seite 228 e Aktivit tenreport ScanFile User Guide Ereignisse anzeigen ScanrFile Dee Magen Zeen Protokollierungs Einstellungen Thesaurus Import Programm ffnen Schliessen Anlegen Benutzer OCR COLD Bibliothek Archiv Datei Aktiyit ten Report Schlagworte Verteilung Dokument Suchen C Vorgang hinzugef gt Vorgang g
6. COLD gt ffnen Importieren und es ffnet sich das Fenster Textbasierte Dateien ffnen W hlen Sie die entsprechende Maske in der linken Seite des Fensters aus und klicken Sie auf Import Starten Nach Auswahl der gew nschten Spooldatei erscheint das folgende Fenster E Text importieren C Programme Scanfile scanfile dat Index 1 Index2 Feldname Feldname Feldname Feldname Feldname S tze Seiten Import Starten In dem Fenster werden Ihnen alle Indexfelder angezeigt die in der Importmaske definiert wurden Zus tzlich zeigt das Fenster an wie viele Datens tze in der Spooldatei erkannt wurden und auch wie viele Seiten diese verteilt sind Um den Import der Datei zu starten klicken Sie einfach auf den Button Import starten Anzeigen von COLD D teien Das Suchen und die Ansicht von COLD Dokumenten erfolgt auf gleichem Wege wie bei jedem anderen in ScanFile gespeichertem Dokument Ein Archiv wird ge ffnet die Suchkriterien eingegeben und der Button Suchen angeklickt Die Trefferliste wird angezeigt und das erste Dokument erscheint im Anzeigefenster Alle Standardoptionen wie Drehen und Zoomen eines Images funktionieren auch mit COLD Dokumenten Seite 216 e COLD ScanFile User Guide Seite einrichten Scanfile Seite einrichten Es kann sein dass die voreingestellten Parameter der Seiteneinrichtung f r die zu importierenden Spooldateien nicht richtig sind Diese k nnen an zwei S
7. Die Felder Text und Hex in der Tabelle zeigen die Zeichenfolge an auf die innerhalb der Datei reagiert werden soll Im Feld CharOption k nnen Sie die Aktion festlegen die ausgef hrt werden soll wenn ScanFile die entsprechende Zeichenfolge in der Spooldatei findet Klicken Sie einfach in das Feld CharOption und es erscheint eine Auswahlliste mit folgenden Optionen Option Beschreibung Ausschneiden Diese Option entfernt die selektierte Sequenz und r ckt den verbleibenden Text nach links berschreiben Ersetzt die Sequenz durch Leerzeichen Seitenanfang Mit der Option Seitenanfang l st die Sequenz einen Seitenumbruch aus Das ist vor allem dann sinnvoll wenn die Importdatei weder ber ein feststellbares Zeichen f r den Seitenumbruch verf gt noch Angaben ber die Zeichen einer Zeile vorliegen Kein Zeilenvorschub Diese Option wird normalerweise f r COM1 und COM2 Dateien benutzt Die Option bewirkt dass kein Zeilenvorschub ausgel st wird 1 Zeilenvorschub Ersetzt die Sequenz durch einen Zeilenvorschub 2 Zeilenvorschub Ersetzt 2 Sequenzen durch einen Zeilenvorschub 3 Zeilenvorschub Ersetzt 3 Sequenzen durch einen Zeilenvorschub COLD e Seite 213 ScanFile User Guide Die Importmaske EE nen Zus tzlich zu der Aktion k nnen Sie einen Bereich festlegen in dem die gew hlte Aktion ausgef hrt werden soll Diesen k nnen Sie bestimmen indem Sie in der Tabell
8. Empfohlener Druckeranschluss Einen neuen Anschluss erstellen Anschlusstyp Seite 346 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Konfiguration Scanfile Da jeder Port einen Archivierungspfad repr sentiert sollte bis auf spezielle Ausnahmen jeder virtuelle Drucker einen eigenen Port verwenden Die Archivierungsverzeichnisse k nnen zu einem sp teren Zeitpunkt angepasst werden Best tigen Sie anschlie end mit Weiter um mit der Einrichtung fortzufahren Im folgenden Dialog k nnen Sie einen Druckertreiber ausw hlen Auch hier bestehen zwei verschiedene M glichkeiten Druckerinstallations Assistent Druckersoftware installieren Der Hersteller und das Modell bestimmen welche Druckersoftware zu verwenden ist A W hlen Sie den Hersteller und das Modell des Druckers aus Klicken zum Venwenden einer Sa Installationsdiskette auf Datentr ger Informieren Sie sich in der Dokumentation fiir kompatible Druckersoftware falls der Drucker nicht aufgef hrt ist Hersteller A Drucker Gestetner Ki HF LaserJet AMV HP u HP LaserJet 4V 4MV PostScript IBM infotec BO HF LaserJet 5 Iwatsu E HP LaserJet 5000 Series PCL DEES v windows U Windows Update D Datentr ger Warum ist Treibersignierung ichi Wenn Sie Ihre Dokumente nur als TIFF Dateien ablegen m chten dann k nnen Sie den Treiber des HP Laserjet 5 verwenden Dieser Treiber wird standardm ig mit Windows installiert und
9. ScanFile Benutzerhandbuch Haftungsausschluss scanFile TE ScanrFile Document Management System Handbuch f r ScanfFile Version 9 Installation Lizenzierung amp Konfiguration ScanrFile ScanFile Remote Services Willkommen bei ScanFile e Seite 1 ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile u Haftungsausschluss Haftungsausschluss Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler bernehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Copyright Hinweis 1999 2015 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Te
10. a Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Stra e 17 47249 Duisburg Spielberg b Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 Microsoft c Wise Solutions Inc eine Gesellschaft aus Michigan mit Sitz in 2200 N Canton Centre Road Suite 150 Canton MI 48187 Wise d Apex Software Corporation eine Gesellschaft aus Pennsylvania mit Sitz in 4516 Henry Street Pittsburg PA 15213 Apex e Nuance Communications International BVBA eine belgische Gesellschaft mit Sitz in Guldensporenpark 32 9820 Merelbeke Nuance f Algo Vision LuraTech GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Helmholtzstr 2 9 10587 Berlin Lura o MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Microplex Seite 3 ScanFile Benutzerhandbuch ScanrFile Software Lizenzvertrag scanFile h Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 Stellent i Desaware eine kalifornische Gesellschaft mit Sitz in 1100 East Hamilton Ave Suite 4 Campbell CA 95008 Desaware j Progress Software Corporation Crescent Div eine Gesellschaft aus Massachusetts mit Sitz in 14 Oak Park Bedford MA 11730 Crescent k WIBU SYSTEMS AG eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in R ppurrer St
11. ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument Seite 250 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Scanfile DR 2580C E en LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Je h her der Bitwert desto mehr Farbstufen werden gescannt Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Seiten Sie k nnen entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optionen Vorderseite oder Doppelseitig scannen ausw hlen Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Erweiterte Einstellungen ai Erweiterte Einstellungen DR 2580
12. Das bitonale Textimage wird mit einem von LuraTech entwickelten Coder komprimiert der 10 40 kleinere Dateien erzeugt als CCITT Fax Gruppe 4 Dateien Ein drittes Image das die Farbe f r die Textbereiche enth lt wird mit dem LuraWave wavelet Coder erstellt und komprimiert Das bitonale Textimage wird mit der Originalaufl sung komprimiert w hrend Hintergrund und farbige Textimages mit geringerer Aufl sung komprimiert werden LuraDocument ausw hlen LuraDocument kann als Standardkompressionsformat f r ein Archiv w hrend der Erstellung oder Bearbeitung eines solchen eingerichtet werden Offnen Sie dazu das Men Datei gt Archiv bearbeiten und Sie k nnen die LuraDocument e Seite 221 ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen scanFile gew nschten nderungen an den Archiveinstellungen vornehmen Im Bereicht Erweiterte Einstellungen haben Sie die M glichkeit zwischen dem Importkompressionsformat LuraDocument oder TIFF G4 JTIF auszuw hlen Diese Option kann jederzeit ge ndert werden Bei den Scannermodellen DR 5020 5080c DR3060 3080c DR 5060f DR 6080 7580 9080C und MS 800 kann diese Einstellung auch in den Scannereinstellungen vorgenommen werden LuraDocument Einstellungen Diese Einstellungen k nnen Sie in ScanFile auf zweierlei Weise ansehen und ndern Wenn Sie unter Optionen gt Scanner einstellen f r die oben genannten Canon Scanner als Kompressionsformat LuraDocument w hlen erscheint ein I
13. Datei gt Archiv exportieren ffnen dann erscheint folgendes Fenster Seite 198 e Drucken E Mail und Export ScanFile User Guide Export ASCII Export c Programme S canFile ES z Lokaler rem eg i l p EI la Images pro Pfad H 500 Feldtrenner A CI Programme JPG Qualit t C ASPI GE EE I BACKUP Bilder unter 50 k nnen unleserlich GI DATA sein C Dongle 9 Filters Images b ndeln Multipage O GI Office C Prep_CD G RAPID Schlagworte exportieren 5 vnp EE TextMode ASCII D Ex portpfad l schen Bevor der Export gestartet wird muss das Verzeichnis eingestellt werden in das die Dateien exportiert werden sollen Sie k nnen die Anzahl der TIFF Dateien die in ein einzelnes Verzeichnis geschrieben werden und den Feldtrenner der Indexdatei einstellen Der Feldtrenner ist das Zeichen innerhalb einer Zeile der Indexdatei der benutzt wird um die einzelnen Indexinformationen voneinander zu trennen Normalerweise wird zu diesem Zweck ein Komma benutzt Dokumente mit mehreren Seiten k nnen entweder als Multi Page TIFF Datei oder als einzelne TIFF Dateien f r jede Seite des Dokumentes exportiert werden Ist die Option Schlagworte exportieren ausgew hlt exportiert ScanFile die Schlagworte als zus tzlichen Index zum Dokument Hat ein Dokument kein Schlagwort so bleibt der Index leer Sind mehrere Schlagworte einem Dokument zugewiesen so wird dieses Dokument mehrmals exportiert u
14. Handlung am Dokument zum Beispiel Ansicht oder Genehmigen vollzogen worden ist Diese Handlungen m ssen zuvor bei der Festlegung der Route angefordert werden Wenn ein Benutzer ein Dokument zugesendet bekommt dann erscheint dieses in seiner pers nlichen Trefferliste Routen erstellen Eine Route kann nur von einem Benutzer angelegt oder bearbeitet werden der Mitglied in der Gruppe Administrator ist Wenn Sie eine Route f r das Versenden von Dokumenten festlegen m chten w hlen Sie im Men Optionen den Punkt Document Routing Daraufhin ffnet sich das Fenster Prozesse bearbeiten Hier finden Sie zahlreiche Optionen sowie eine Liste aller definierten Routen Klicken Sie auf den Button Neu um eine neue Route hinzuzuf gen Im Fenster Route erstellen k nnen Sie Ihre neue Route konfigurieren Damit eine voll funktionsf hige Route entsteht m ssen mehrere Optionen definiert werden Bevor Sie damit beginnen die Route zu konfigurieren und Schritte einzuf gen geben Sie der Route zuerst einen Namen Document Routing e Seite 187 ScanFile User Guide Routen erstellen Route erstellen Routename Projekt 1A Empf nger Benutzer Originator Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf hren Archive RECHNUNGEN Benutze Zeituberschreitungsaktion Verweildauer 0 Tage Standard Route Weitersenden amp Benutzer B Darstellung A Schritt 2 amp Benutzer C Kommentar Schritt 3 amp Benutzer A
15. P auf dem Film ausgew hlt werden e B ndelmodus Seiten P scannt und speichert die Bilder zwischen den eingegebenen Seitenblips e B ndelmodus File F scannt und speichert die Seiten zwischen den eingegebenen Fileblips e B ndelmodus File F und B scannt und speichert die Bilder zwischen den eingegebenen File und Batchblips e B ndelmodus Batch B scannt und speichert die Bilder zwischen den eingegebenen Batchblips in Dokumente Stellen Sie sicher dass der Modus f r die Bliperkennung am FS Controller Ill richtig eingestellt ist Weitere Informationen ber die Scannereinstellung entnehmen Sie bitte dem Handbuch des FS Controller Ill sowie dem Handbuch der Mikrofilmscanner MS300 MS350 MS400 MS500 MS800 Mikrofilm Scannen e Seite 185 ScanFile User Guide Stapel Scannen Mikrofilm Scanfile Document Routing Document Routing e Seite 186 ScanFile User Guide Einleitung Scanfile Einleitung Mit dem Modul Document Routing k nnen Sie Dokumente auf vordefinierten Routen versenden Dabei werden die Dokumente in einer zuvor festgelegten Reihenfolge auf einer Route an Benutzer und oder Archive geschickt Diese Routen bestehen aus verschiedenen Schritten die ihrerseits von den gew hlten Optionen abh ngen Bei jedem Schritt kann das Dokument einem spezifischen Archiv und oder Benutzer zugeordnet werden Das Dokument bewegt sich erst dann innerhalb einer Route fort wenn die erforderliche
16. Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Kompression Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte Imagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber Seite 254 e Scanner einstellen ScanFile User Guide DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C Scanfile verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Ver
17. Scanner einstellen ei Scanner einstellen DR 2580C Seitengro e Maximum w Anpassen Schr glagenkorrektur Darstellung Aufl sung Kompression Modus 200 x 200 y Komprimiert TIFF G4 Schwarz wei k Rotation Seiten 0 v Vorderseite v ie Tempor re Einstellungen Fj Photo Helligkeit Grundeinstellungen verwenden Erweiterte Einstellungen Abbruch v t di Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en e Brief 8 5x11 1n Legal 8 5 x 14 In A3 297 x 420 mm A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm B5 176 x 250 mm B6 125 x 176 mm Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Scanner einstellen e Seite 249 Scanrile ScanFile User Guide Can eg DR 2580C Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Anpassen Falls Sie Anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr
18. Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 200 210 220 230 240 250 260 270 280 290 300 und 400 dpi dots per inch Bei diesen Einstellungen sind die horizontale und vertikale Aufl sung identisch Zudem gibt es zwei Einstellungen zum Scannen mit h herer Geschwindigkeit Diese haben separate Aufl sungen Die erste Zahl bezieht sich auf die horizontale die zweite auf die vertikale Aufl sung In der Liste der Aufl sungsm glichkeiten sind diese mit einem Sternchen gekennzeichnet Die beiden Optionen sind 200 x100 dpi und 300x150 dpi Scanner einstellen e Seite 275 Scanrile ScanFile User Guide can le une Canon DR 5020 5080C amp 5060F Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Beachten Sie bitte dass der DR 5020 nur im Schwarz Wei Modus betrieben werden kann Der DR 5060F kann sowohl im Schwarz Wei als auch im Graustufenmodus scannen Das Modell DR 5080C unterst tzt die Farbmodi 8 Farben 3 Bit 64 Farben 6 Bit 4096 12 Bit und 16 Mio Farben 24 Bit Je h her Sie den Bitwert beim Scannen einstellen desto mehr Farben werden gescannt Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz
19. Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die vollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle Seite 7 ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Software Lizenzvertrag scanFile anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an Spielberg Solutions GmbH oder Spielberg Solutions Ltd weiterleiten wird Seite 8 ScanFile Benutzerhandbuch Willkommen bei ScanFile Scanfile Inhalt HAFTUNGSAUSSCHLUSS naneennnnnunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 2 COPYRIGHT HINWEIS eaneeeennsunennnunennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 2 SCANFILE SOFTWARE LIZENZVERTRAG anneennnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 3 1 LIZENZERTEILUNG EE 3 2 SICHERUNGSKOPIE uuuuenaaassuuunnannnnuunnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 4 3 BESCHR ANKUNGEN 5 4 EIGENTUM UND
20. Toolbox Suchen In diesem Men k nnen Sie die ben tigten Suchinformationen f r die Recherche von Dokumenten eingeben und den Suchvorgang starten Nach Beendigung der Suche wird eine Ergebnisliste die sogenannte Trefferliste der gefundenen Dokumente angezeigt E E Toolbox Bearbeiten Im Men Bearbeiten k nnen die Indexinformationen eines Dokumentes ver ndert oder Seiten in ein Dokument eingef gt revidiert oder gel scht werden Index ndern Felder Feeder Seiten leeren manuell anh ngen Archive e Seite 73 ScanFile User Guide Arbeiten mit Archiven Safe Toolbox Nacherfassen Im Modus Nacherfassen k nnen Sie Dokumente scannen und zu einem sp teren Zeitpunkt indizieren Die gescannten Seiten werden in einem besonderen Bereich des Archivs gespeichert und sind noch nicht in Dokumente unterteilt W hrend man den Stapel der gescannten Seiten im Nacherfassungsbereich durcharbeitet k nnen die Seiten in Dokumente umgewandelt werden Sie haben die M glichkeit die Seiten als Dokument zu speichern oder an bestehende Dokumente anzuh ngen Seite Felder speichern leeren Schlagwort Anzeige N chste Seite Bei einem Archiv mit Schlagwortliste sind mehrere Einstellungen m glich Die Einstellungen k nnen Sie im Men Optionen gt Grundeinstellungen im Bereich Schlagwort Suchmodus vornehmen Durch Auswahl der Option Schlagwortliste verstecken kann die Anzeige der Schlagworte ausgeschaltet
21. die mit ScanFile f r eine l ngere Zeitspanne nicht mit ScanrFile arbeiten Lizenzen binden Der Standardwert ist Null Dies bedeutet dass die vom Benutzer gebundene Lizenz erst mit dem ausloggen freigegeben wird Jeder andere Wert gr er Null gibt die Zeit in Minuten an die der Benutzer eine Lizenz bindet Damit einen Benutzer Zugang zu einem Archiv oder einer Bibliothek erh lt m ssen Sie den Zugriff f r diesen Benutzer einrichten W hlen Sie dazu die entsprechenden Archive und Bibliotheken aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button Kopieren Das ausgew hlte Archiv und oder die Bibliothek Seite 136 e Benutzerverwaltung ScanFile User Guide Benutzer anlegen und verwalten ScanFile werden dann in der unteren Liste angezeigt Soll ein Benutzer Zugang zu allen Archiven oder Bibliotheken des ausgew hlten Archivlaufwerks haben klicken Sie einfach auf Button Alles kopieren Wenn Sie mehrere Archivlaufwerke verwenden dann m ssen Sie die Zugriffsrechte f r die Archive und Bibliotheken in den anderen Suchpfaden einzeln einrichten Um Archive oder Bibliotheken von der Zuganggsliste zu entfernen w hlen Sie diese in der Liste aus und klicken auf den Button Entfernen Wenn Sie alle Zugriffsrechte l schen m chten dann verwenden Sie dazu einfach den Button Alles entfernen Mit der Option Bibliothek ffnen k nnen Sie ausw hlen welche Aktion der Button Offnen in der linken Toolleiste des Hauptfensters ausf hrt Falls d
22. e der abgespeicherten Datei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Schr glagenkorrektur Diese Funktion aktiviert eine softwarebasierende Schr glagenkorrektur Wenn Seiten mit Schr glage durch den Scanner gescannt werden richtet diese Option die Seite gerade aus so dass andere Aktionen wie z B OCR Lesungen an dem Dokument mit besserer Qualit t vorgenommen werden k nnen Aufl sung Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 100 150 200 240 300 400 und 600 dpi dots per inch Kompression Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte Imagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt
23. fziffer wird dabei nicht im Indexfeld gespeichert sondern nur f r die G ltigkeitspr fung ausgewertet Die Option Barcode verbessern kann die Lesbarkeit von Barcodes schlechter Qualit t deutlich verbessern Dies kann zum Beispiel bei Barcodes die mit Matrixdruckern erstellt wurden sehr hilfreich sein Wenn Sie Barcode 90 drehen ausw hlen dann werden die gescannten Barcodes von ScanFile um 90 gedreht bevor Sie ausgewertet werden Auf diese Weise kann ScanFile auch senkrecht aufgedruckte Barcodes einlesen Barcodes lesen w hrend des Scannens ScanFile bietet Ihnen zwei Barcodelesem glichkeiten w hrend des Scannens Im Modus Einzelseiten scannen erwartet das System Indexinformationen auf jeder Seite Der Inhalt der Barcodes jeder Seite wird in das Indexfeld eingetragen dass Sie in Ihrem Archiv als Barcodefeld ausgewiesen haben Im Modus Batch scannen k nnen die Barcodes als Dokumenttrenner genutzt werden Wird ein Barcode auf einer gescannten Seite gefunden wird mit diesen Indexinformationen ein neues Dokument erstellt Wird auf der folgenden gescannten Seite kein Barcode gefunden wird diese Seite dem zuvor erstellten Dokument angef gt Die n chste Seite mit einem Barcode wird ein neues Dokument erstellen Archiveinstellung ScanfFile kann bis zu 10 Barcodes gleichzeitig lesen und das Resultat in den Indexfeldern ablegen Wenn ein Archiv angelegt wird kann die Feldeigenschaft Barcode zu jedem der Felder gesetzt werde
24. glichkeit zwischen der klassischen Toolbar von ScanFile und der neuen Oberfl che zu w hlen Entscheiden Sie sich f r die klassische Toolbar dann wir ScanFile das gewohnte Erscheinungsbild haben W hlen Sie die moderne Toolbar dann k nnen Sie zwischen verschiedenen Anzeigemodi w hlen Die optische Gestaltung orientiert sich dabei an den verschiedenen Versionen von Microsoft Office W hlen Sie einfach den gew nschten Stil auf und ScanFile wird die Oberfl che entsprechende anpassen Diverses Option Beschreibung Satz verstecken Memoeintrag Nimmt automatisch einen Eintrag im Memo vor und dokumentiert so welcher Benutzer einen Satz wann als versteckt markiert hat Globale Scannereinstellungen Wenn diese Option aktiviert wird dann werden alle Scannereinstellungen der Benutzer ignoriert und es werden die Einstellungen des Administrators verwendet Der Benutzer hat keinen Einfluss mehr auf die Einstellungen Autom Datum in Memo Feldern Durch Aktivierung von Autom Datum in Memo Feldern werden Datum und Zeit beim Anlegen oder Editieren von Memos automatisch in das Memofeld eingetragen Grundeinstellungen e Seite 129 EE n ScanFile User Guide Diverses Poollaufwerk automatisch l schen Die Option Poollaufwerk automatisch l schen bietet die M glichkeit den Inhalt des Poollaufwerks automatisch zu l schen bevor Sie erneut den Prozess CD Schreiben vorbereite
25. hlte Dokumente Sie haben auch die M glichkeit eines oder mehrere ausgew hlte Dokumente einer Zonen Lesung zu unterziehen Ein einzelnes Dokument kann eingelesen werden wenn Sie es im Anzeigefenster ffnen und mit der rechten Maustaste das PopUp Men der Anzeige ffnen ber den Men punkt OCR gt Zonenerkennung k nnen Sie die OCR Zonenlesung f r das angezeigte Dokument starten Beachten Sie an dieser Stelle wiederum dass immer nur die erste Seite eines Dokumentes bei der OCR Lesung ber cksichtigt wird Wenn Sie eine Lesung ber einen Satz ausgew hlter Dokumente durchf hren m chten dann markieren Sie die gew nschten Dokumente in der Trefferliste und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Zeilen in der Trefferliste Das PopUp Men der Trefferliste wird ge ffnet und bietet Ihnen ebenfalls die Option OCR gt Zonenerkennung Formularerkennung Bei der normalen OCR Zonenlesung werden die definierten Zonen auf alle eingehenden Dokumente angewandt Wenn Sie in einem Archiv nur Dokumente speichern die exakt den gleichen Aufbau haben dann stellt dies kein Problem dar M chten Sie jedoch ein Archiv anlegen in dem Dokumente mit unterschiedliichem Aufbau abgelegt werden ein Beispiel w ren eingehende Rechnungen dann ben tigen Sie f r jedes Dokument OCH amp Formularerkennung e Seite 171 ScanFile User Guide Formularerkennung EE n unterschiedliche Lesezonen Dies l sst sich mi
26. klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Jobtrennblatt und w hlen Sie Formular hinzuf gen Sie werden aufgefordert einen Namen f r das neue Formular einzugeben Dieser Name wird in der Baumstruktur auf der rechten Seite des Fensters angezeigt Zu Ihrem neuen Formular wird automatisch ein Unterpunkt Merkmale erzeugt Dieser listet die Merkmale auf anhand derer das Jobtrennblatt sp ter erkannt wird Falls Sie nicht mehr als ein Jobtrennblatt einrichten wollen brauchen Sie kein Formular hinzuzuf gen Sie k nnen die Merkmale in dem Fall direkt im Jobtrennblatt anlegen Default Merkmale Ein Merkmal wird benutzt um das Trennblatt von den anderen gescannten Seiten zu unterscheiden Um ein Merkmal zu erzeugen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Merkmale und w hlen Merkmal hinzuf gen Sobald Sie den Mauszeiger nun ber die rechte Anzeige bewegen wird dieser zu einem Fadenkreuz und Sie k nnen einen Rahmen um das gew nschte Merkmal ziehen Ein Jobtrennblatt kann beliebig viele Merkmale haben Wenn alle Merkmale eingerichtet sind ist es m glich die Verl sslichkeit der Erkennung zu testen Dies geschieht durch einen Klick auf den Button Testerkennung im Einrichtungsfenster Dies gibt einen Erkennungsprozentsatz neben dem Namen des Formulars in der Baumstruktur aus Die Jobtrennblatterkennung vergleicht im Scanbetrieb sp ter die jeweiligen Seiten mit der Vorlage Falls die Ahnlichkeit hinreichend gro ist wird da
27. nnen Sie in ScanFile das Formular einscannen und es zur Anzeige f r die Importmaske hinterlegen Wenn die Importdateien angezeigt werden werden die Textdaten ber das Image des Formulars gelegt Dies wird in ScanFile als Overlay bezeichnet Overlays k nnen f r die erste und die Folgeseiten eines Dokumentes in unterschiedlicher Ausf hrung eingerichtet werden Ist die Ausf hrung f r jede Seite gleich braucht die zweite Seite nicht festgelegt zu werden Damit keine Differenzen zwischen Schrifttyp Schriftgr e und Textposition entstehen ist es ratsam ein Originalformular zu scannen und als Overlay zu COLD e Seite 217 ScanFile User Guide ver Overlayseiten scanFile benutzen Das Formular kann mit ScanFile oder einer anderen Applikation gescannt werden Die Imagedatei der gescannten Seite kann dann in ScanFile als Overlay verwendet werden Die anderen Optionen die die Ausrichtung und Anpassung auf das Overlay beeinflussen k nnen sind die Overlay Parameter Passen Sie zun chst die Zeilenvorschub Einstellungen an Damit haben Sie bei richtiger Auswahl von Schrift und Schriftgr e normalerweise die Gew hr dass die Daten einer Seite auf das Overlay passen M ssen andere Anpassungen bzw Korrekturen vorgenommen werden dienen die Optionen Horizontal anpassen und Vertikal anpassen f r die Feinanpassungen der Zeichen Die Zeilenvorschub Einstellung reguliert den Abstand zwischen jeder Textzeile Entsprechend Ihren Ei
28. 7 Weib v Komprimiert TIFF G4 ze Empfindlichkeit Seitengr e Aufl sung Anpassen x Schr glagenkorrektur Kontrast Rotation 3 Text Helligkeit lt 3 Beachten Sie bitte dass alle Einstellungen die Sie f r den Axis 7000 Network Document Server vornehmen von dem Scanner abh ngen der an ihn angeschlossen ist Sie k nnen den angeschlossenen Scanner nicht bestimmen Deshalb kann der Axis 7000 nur mit den Einstellungen des jeweils angeschlossenen Scanners eingerichtet werden Scanner SCSI ID w hlen Damit der Axis 7000 Network Document Server erkannt werden kann m ssen Sie seine IP Adresse sowie den zuvor vergebenen Benutzernamen Seite 300 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Axis 7000 Network Document Server Scanfile und das Passwort eingeben Die richtigen Konfigurationsdaten des Axis 7000 k nnen Sie mit Ihrem Webbrowser berpr fen Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Axis 7000 Benutzerhandbuch Seiten einrichten F r jeden angeschlossenen Scanner der einseitige und doppelseitige Dokumente scannen kann k nnen f r jede zu scannende Seite eines doppelseitigen Dokumentes unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Als erstes m ssen Sie ausw hlen ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll Wenn Sie die Option Image anpassen verwenden dann berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespe
29. Aktivit tenreport ScanFile Aktivit tenreport Dieser Scheduler funktioniert nur wenn die ScanFile Option lizenziert wurde Der Aktivit tenreport erlaubt Administrator Usern die dazugeh rige Datenbank zu verwalten Abh ngig davon welche Aktionen Sie protokollieren und wie viel Aktivit t in ScanFile herrscht kann die Datenbank sehr gro werden Deswegen k nnen Sie eine Einstellung vornehmen dass die gespeicherten Aktionen nach einer gewissen Zeit automatisch gel scht werden Da der Scheduler automatisch einmal in 24 Stunden nach zu l schenden Daten sucht ist eine manuelle Eingabe von Schedulerzeiten nicht m glich Starten Sie den Aktivit tenreport Scheduler nicht wenn Sie nicht wollen dass Ereignisse gel scht werden Niemals automatisch l schen Sie k nnen ausw hlen welche Art von Ereignissen niemals automatisch gel scht werden wenn der Service l uft Falls die Ereignisse ausgew hlt sind werden Sie NICHT gel scht Speicherzeitraum Die Anzahl von Tagen f r die die Ereignisse gespeichert werden kann zwischen 1 und 999 eingestellt werden Aktivit tenreportdaten exportieren Aktivit tenreport Exportpfad F r die Aktivit tenreportdaten kann ein Pfad ausgew hlt werden in dem die exportierten Daten gespeichert werden k nnen durch Klick auf den Button mit den drei Punkten Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen k nnen Durch einen Klick auf den OK
30. Alle drei Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Erweiterte Einstellungen Im Fenster Erweiterte Einstellungen k nnen weitere Scannereinstellungen vorgenommen werd
31. Canon MS300 MS350 amp MS800 Scanfile Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Alle drei Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der We
32. Corel Draw Falls man Mehrseitendokumente wie PDF oder PowerPoint anzeigt gibt es Navigationsbuttons zum Bl ttern am unteren Rand des Anzeigefensters Bei Word und Textdateien kann man mit einem Scrollbalken am rechten Rand durch das Dokument bl ttern PopUp Men der elektronischen Dokumente Das PopUp Men f r elektronische Dokumente unterscheidet sich von den Men s der Dokumente und Anzeigefenster Sie k nnen das PopUp Men ffnen indem Sie mit der rechten Maustaste in das angezeigte elektronische Dokument klicken Das Men bietet Ihnen folgende Optionen Optionen Beschreibung In die Kopiert die Auswahl in die Zwischenablage Zwischenablage Drucken Druck das aktuell angezeigte Dokument Anzeige Auswahl um das Dokument in der Entwurfsansicht der Seitenansicht oder der Vorschau anzuzeigen Optionen Einstellungen zur Darstellung zum Kopieren und Drucken Anwendung starten Startet die Applikation die auf dem Rechner mit dem entsprechenden Dokumenttyp verkn pft ist Dies funktioniert nur wenn die entsprechende Anwendung auf dem System installiert ist Suchen und Anzeigen e Seite 111 ile ScanFile User Guide scanFile a Anzeige mehrerer Seiten Anzeige mehrerer Seiten Es k nnen bis zu drei sekund re Anzeigefenster neben dem normalen Anzeigefenster ge ffnet werden Um ein sekund res Anzeigefenster zu ffnen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Anzeigefenster und w hle
33. Darstellung Schritt 4 Benutzer E Genehmigen Able L schen GG Originator Genehmigen Abel EB RECHNUNGEN v gt Schlie en Schritte Die sogenannten Schritte bilden die einzelnen Stationen die Ihr Dokument innerhalb einer Route durchl uft F r jede Station k nnen Sie den Benutzer und oder das Archiv festlegen an welches das Dokument geschickt werden soll Wenn Sie das Dokument an einen Benutzer senden dann k nnen Sie f r den Schritt auch festlegen was der Benutzer mit dem entsprechenden Dokument tun kann und welche Aktionen er gegebenenfalls ausf hren muss Um einen Schritt zu erstellen klicken Sie auf den Button Hinzuf gen und w hlen Sie zuerst den Empf nger aus Als Empf nger kommen Benutzer des ScanFile Systems Archive innerhalb der festgelegten Suchpfade oder eine Kombination aus Archiven und Benutzern in Frage Wenn Sie einen Benutzer als Empf nger verwenden wollen dann klicken Sie einfach auf den Button rechts neben der Benutzeranzeige Es ffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel Senden an Anwender Seite 188 e Document Routing ScanFile User Guide Routen erstellen ScanFile Senden an Anwender Originator Darstellung ADMIN Darstellung Benutzer A Darstellung Benutzer B Darstellung Benutzer C Darstellung lt KIK IK IRK IKK Benutzer D Darstellung Benutzer E Darstellung In diesem Fenster werden alle B
34. Dateien ausw hlen die Sie in ihr Archiv importieren m chten Grunds tzlich k nnen Sie in ScanFile alle Dateiformate importieren und archivieren auch wenn diese unter Umst nden nicht in ScanFile angezeigt werden k nnen Seite 202 e Import ScanFile User Guide Import von Indexinformationen ScanFile Um die Dateien zu importieren w hlen Sie im Fenster Dateien importieren das gew nschte Laufwerk und den entsprechenden Pfad aus und selektieren Sie die Dateien welche Sie importieren m chten Best tigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button OK Die selektierten Dateien werden von ScanFile im Nacherfassungspool abgelegt und stehen dort zur weiteren Bearbeitung und Archivierung zur Verf gung Import von Indexinformationen ScanrFile bietet nicht nur die M glichkeit Dateien zu importieren sondern stellt auch einen Import von Indexinformationen zur Verf gung Durch den Import von Indexinformationen k nnen Sie den Inhalt von Indexfeldern aus Dateien importieren und an bestehende Dokumente updaten Damit die Indexinformationen dem richtigen Dokument zugeordnet werden k nnen wird ein Verbindungsfeld ben tigt Dazu folgendes Beispiel Ein Dokument ist mit einem Barcode versehen welcher die Projektnummer enth lt Beim Scannen wird der Barcode gelesen und die Projektnummer in das Indexfeld Projekt Nr eingetragen Alle weiteren Indexinformationen wie beispielsweise Projektbezeichnung Dokumentnummer
35. Guide ScanFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F UPC A Durch Anklicken der Option Erweitert wird k nnen Sie einige zus tzliche Einstellungen vornehmen Verf gt der Barcode ber eine Pr fziffer kann diese durch Aktivierung der Option Pr fziffer erkennen gelesen werden Die Kopfdaten werden durch Anklicken der Option Kopfdaten zur ckgeben aufgehoben UPC E Verf gt der Barcode ber eine Pr fziffer kann diese durch Aktivierung der Option Pr fziffer erkennen gelesen werden Die Kopfdaten werden durch Anklicken der Option Kopfdaten zur ckgeben aufgehoben Code 128 Der Typ Code 128 verf gt ber keine weiteren Optionen Aufdruck Ist die Option Aufdruck in den Scannern installiert kann sie im Fenster Aufdruck unter Erweiterte Einstellungen konfiguriert werden Mit dieser Funktion k nnen Sie w hrend des Scandurchlaufes bestimmte Zeichenfolgen auf die R ckseite des gescannten Blattes an eine vordefinierte Position drucken Sie k nnen zudem die auszudruckenden Zeichen elektronisch in das gescannte Image einbetten Durch die Auswahl der Option Drucken erfolgt der Ausdruck auf der gescannten Seite Seite 284 e Scanner einstellen ScanFile User Guide au Canon DR 5020 5080C amp 5060F scanFile ai Aufdruck Aktivieren Erster Z hler Drucken Startwert In Image einbetten 8 Erh hung Text Scan 01 0001 YMD TIME R cksetzen wenn Nie Horizontaler bstand fmm Yertik
36. Hilfe einer OCR Zonenlesung durchf hren zu k nnen m ssen Sie das OCR Modul lizenziert haben In vielen F llen werden diese Methoden parallel verwendet so dass einige Indexfelder manuell und andere automatisch oder durch eine OCR Zonenlesung gef llt werden Im Folgenden werden die Indizierungsm glichkeiten genauer beschrieben Manuelles Indizieren Bei der manuellen Indizierung m ssen die Indexinformationen von Hand in die Indexfelder eingegeben werden Dies kann sowohl vor als auch nach dem Scannen passieren Geben Sie einfach die gew nschte Indexinformation ein und best tigen Sie mit ENTER Taste ScanFile springt dann automatisch in das n chste Indexfeld und Sie k nnen mit der Eingabe fortfahren Bei der manuellen Eingabe stehen Ihnen unter Umst nden auch einige Hilfen zur Verf gung Wenn das Archiv entsprechend eingerichtet wurde dann k nnen Sie zur Eingabe der Indexinformationen auf die Thesaurusliste zur ckgreifen Diese erleichtert das Indizieren und kann eventuellen Schreib oder Tippfehlern vorbeugen Genaueres zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Archive Indizieren e Seite 95 ScanFile User Guide Automatisches Indizieren EE n Indexzonen anzeigen Sie haben beim manuellen Indizieren die M glichkeit einzelne Bildausschnitte in Ihrem Dokument zu vergr ern Diese Funktion hilft Ihnen wenn Sie Indexinformationen aus dem Dokument ablesen und in die Indexfelder eintragen m chten Wenn Sie im Men
37. Import starten Die Datei wird nun ausgelesen Der erste Eintrag einer Zeile wird als Wort interpretiert Alle folgenden Eintr ge der Zeile als dazugeh rige Synonyme Wird ein Wort nicht im Thesaurus gefunden so wird es neu angelegt Alle dazugeh rigen Synonyme werden damit verkn pft sofern diese nicht bereits anderweitig in Gebrauch sind Da Synonyme im Thesaurus eindeutig sein m ssen werden doppelte Eintr ge nicht bernommen Nach Beendigung des Imports k nnen Sie ber den Button Schlie en zum Thesaurusfenster zur ckkehren Wenn Sie die Thesaurusliste eines ge ffneten Archivs bearbeitet dann stehen Ihnen die neuen Eintr ge sofort zur Verf gung Schlagworte In ScanFile haben Sie die M glichkeit eine Schlagwortliste zu definieren und Sie einem Archiv zuzuweisen Eine Schlagwortliste ist eine weitere Methode um Dokumente zu indizieren indem Sie anhand von Schlagw rtern kategorisiert werden Dabei ist es m glich einem Dokument mehrere Schlagw rter zuzuordnen Sie k nnen einem Archiv eine vorhandene Schlagwortliste zuweisen indem Sie im Formular Archive bearbeiten in den Erweiterten Eigenschaften auf den Button Schlagwortliste klicken W hlen Seite 70 e Archive ScanFile User Guide Schlagworte Scanfile Sie die gew nschte Schlagwortliste aus und weisen Sie sie dem Archiv zu Alle Schlagwortlisten haben die Dateiendung key Um eine neue Schlagwortliste anzulegen oder eine Bestehende zu ver ndern ffnen Si
38. KB O asc 09 00000010 mr 47 KB m 00000011 mp 59KB Netzwerkumgebung 00000012 TIF 59 KB Papierkorb 00000013 TIF 5 322 KB 00000014 mp 1 531 KB C amp Systemsteuerung aaa aaa ca ca ca ca ca cd 14 Objektefe Freier Speicherplatz 27 7 GB 3 Arbeitsplatz Seite 200 e Drucken E Mail und Export ScanFile User Guide Export Scanfile Import Import e Seite 201 ScanFile User Guide ScanFile Einleitung Einleitung ScanFile bietet eine Reihe von M glichkeiten um Daten zu importieren Der Import in ScanFile kann auf verschiedenen Wegen und in unterschiedlichen Formaten erfolgen Mit ScanFile k nnen Sie jedes beliebige Dateiformat archivieren und aus einem Archiv oder einer Bibliothek heraus ffnen Zus tzlich besteht die M glichkeit Indexinformationen aus Dateien zu importieren Daraus ergeben sich folgende drei M glichkeiten e Import von Dateien e Import von Indexinformationen e Import von Dateien und oder Indexinformationen Import von Dateien Um Dateien in ScanFile zu importieren ffnen Sie zun chst das Fenster Dateien Importieren Dies kann im Men Datei gt Importieren gt Dateien aufgerufen werden Dateien importieren SS ch CH 4376683A SCF I 48665035 SCF 7514XWS7 SCL C Dokumente und Einstellungen GI HO6SIFCH SCF 9 LOHO561M SCF C Programme GI Temp G WINDOWS TIFF Images TC nl In diesem Fenster k nnen Sie die
39. Return Std Blip Yes Yes Yes Yes Return Neg Blip Yes Yes Yes Yes Return N P Key on No No No No Return Stand Slice Yes Yes Yes Yes Return Count Splice No No No No Return Set 1 DOC Yes Yes Yes Yes Return Enable Auto Yes No No No Return Indexing No No No Return Send Address No No No No Return Input OK Yes Yes Yes Yes Return 8 X Plus Key Exit Return Scanner einstellen e Seite 313 EE nen ScanFile User Guide Canon Canofile 510 510S SW108 falls FS Controller Ill verwendet 1 2 3 4 5 6 7 8 xX xX xX e X X X X On D E o X D o D o Off SW103 ohne Fileprint 300 Drucker 1 2 3 4 5 6 7 8 e X X X X X X X On x D o D o e o D Off Mode Einstellung Filmjustage vertical SHIFT W oder A dann oder Filmjstage horizontal SHIFT 4 then Yes oder No dann Return Canon Canofile 510 510S Die Systeme Canofile 510 und Canofile 510S sind elektronische Archivierungssysteme mit eingebautem Duplexscanner der 50 Seiten Minute scannen und abspeichern kann Dieses nicht mehr vertriebene System verf gt ber einen SCSI Anschluss so dass man es an einen PC anschlie en und als Scanner nutzen kann Nicht alle Baureihen k nnen als Scanner genutzt werden Informieren Sie sich diesbez glich bitte bei Canon In der folgenden Abbildung sehen Sie das Einrichtungsfenster f r den Canofile CF510 und den Canofile GF510S
40. ScanFile User Guide Die Importmaske Scanfile E Masken definieren Datei Bearbeiten Anzeige MJ YM WINXP DIVERSES DATAPATH C Programme ScanFile DATA OFFICEButtons TRUE Wird in der Datei kein Zeichen f r einen Seitenumbruch FF hex 0C gefunden erscheint eine entsprechende Nachricht In diesem Fall muss f r die Datei eine feste Anzahl von Zeilen pro Seite oder ein anderer Wert definiert werden der den Seitenumbruch steuert Zudem muss der Standardzeilenumbruch FF hex 0C in den Filtereinstellungen entfernt werden Die Einstellungen der Filter werden im Rahmen dieses Kapitels noch n her erl utert Spooldatei Um sicherzugehen dass das COLD Modul die Datei richtig in Seiten einteilt ffnen Sie das Men Bearbeiten gt Seiteneinstellungen im Fenster Maske definieren und es wird ein weiteres Fenster ge ffnet COLD e Seite 211 ScanFile User Guide Die Importmaske Grundeinstellungen Zeichensatz Seite Name Courier New Automat Erkennung Gro e 10 DEM Zeichensatz d u Dateiait Spooldatei 7 Alle Schriften Zeilen pro Seite 0 Overlay Image anpassen Horizontal anpassen Overlay Image Yertikal anpassen 1 Seite Abstand anpassen Folgeseiten m r bernehmen Format Breite 10 mm 2100 Abbruch Hohe 10mm 2963 OK In diesem Fenster k nnen Sie eine automatische Erkennung des Dateityps vornehmen indem Sie auf den Button Automatische Erkennung kli
41. Scanner Vorderseite Verzeichnis einrichten Seite Seitengro e Schwelle des Schwarzanteils Aktuell S H gt 25 26 C Gerade richten Be am KE WE Auf dem Tab Seite k nnen noch diverse Einstellungen gemacht werden Da die zu scannenden Seiten bereits in Dateiform vorliegen kann die Seitengr e hier nicht mehr eingestellt werden Seite 258 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C scanFile Die automatische Seitenunterdr ckung die Dokumententrennung und die Option Gerade richten und verh lt sich wie bei den anderen Scannern Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Die Canon Modelle DR 6080 DR 7580 und DR 9080c sind DIN A3 Hochleistungsscanner mit einer maximalen Scangeschwindigkeit von bis zu 120 bzw 180 Seiten pro Minute Diese Scanner k nnen doppelseitig scannen und erkennen automatisch die Dicke und Gr e des verwendeten Papiers Zudem wird ein schief eingelegtes Dokument w hrend des Papiereinzugs in dem 500 Seiten fassenden Feeder automatisch durch eine Mechanik ausgerichtet Die Modelle DR 6080 und DR 7580 unterst tzten nur Schwarz Wei Scannen w hrend der DR 9080c verschiedene Modi bis zum 24 Bit Vollfaromodus unterst tzt Die maximale Scanaufl sung dieser Modelle betr gt 600dpi Scanner einstellen In der folgenden Abbildung sehen Sie das Einstellungsfenster f r die Scanner DR 6080 DR 7580 oder 9080C ai Scanner ei
42. Sie die Einstellungen in der oberen H lfte des Fensters Durch einen Klick auf den Button Speichern werden die Einstellungen bernommen und die Baumstruktur aktualisiert ber den Button Abbruch k nnen Sie ungespeicherte Anderungen verwerfen Um einen Schritt aus der Liste zu entfernen w hlen Sie den entsprechenden Schritt aus und klicken Sie auf den Button L schen Der Schritt wird sofort verworfen und aus der Liste entfernt Routing Optionen Wenn Sie eine Route erstellt haben dann k nnen Sie im Fenster Prozesse bearbeiten einige Einstellungen f r das Routing von Dokumenten Seite 192 e Document Routing ScanFile User Guide Dokumente auf eine Route senden Scanfile vornehmen Diese Einstellungen sind global und gelten gleicherma en f r alle Routen die Sie in Ihrem ScanFile System anlegen Job Reports speichern unter Nachdem ein Dokument eine Route durchlaufen hat Die Job Reports erlauben es Ihnen alle Aktionen im Verlauf einer Route zu protokollieren und als Textdatei zu speichern Den Speicherort k nnen Sie im Feld Job Reports speichern unter festlegen Klicken Sie auf den Button rechts neben der Textbox um den Pfad zu bestimmen Fertige Jobs l schen Zus tzlich zur Zeit berschreitungsaktion gibt es eine weitere zeitbezogene Option Wenn ein Dokument an eine Route geschickt wird bleiben Datenbanken Images und Routinginformationen in ScanFile gespeichert auch wenn eine Route abgeschlossen und das Dokum
43. Sie ScanFile nicht auf dem Server selbst starten Die betrifft ebenso die Remote Services Der Server stellt in diesem Fall lediglich die gemeinsame Plattform im Netzwerk zur Verf gung auf der die Clients sp ter arbeiten Bitte beachten Sie auch dass das Lizenzierungsdongle nicht auf einem Novellserver aktiviert werden kann Die Aktivierung muss nach der Client und der Serverinstallation auf einem Client durchgef hrt werden Erst nachdem das Dongle aktiviert wurde kann es auf den Novellserver aufgesteckt werden Die Installation muss von einem Client mit Windows 2000 XP Vista 7 8 8 1 aus erfolgen Loggen Sie sich von einem Client mit Administratorrechten auf dem Server ein Zur Installation von ScanFile w hlen Sie im Men Start den Punkt Ausf hren und ffnen Sie die Datei SetupSF exe im Verzeichnis Software auf der ScanFile CD Bevor Sie die Datei ausf hren und die Installation starten f gen Sie die Kommandozeilenparameter U NOVELL mit einem Leerzeichen hinzu Bitte stellen Sie sicher dass die Parameter in Grossbuchstaben eingegeben werden lt CD ROM Laufwerk gt Software SetupSF exe U NOVELL Wenn sie den Befehl ausf hren werden sie nun zuerst aufgefordert die Sprache w hrende der Installation und des ersten Starts von ScanfFile auszuw hlen Installationsverzeichnis Nach der Wahl der Sprache m ssen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis ausw hlen in das ScanfFile installiert werden soll Das System bietet Ihnen d
44. Sie die Option Ausschneiden w hlen W hlen Sie in der Spalte G ltiger Bereich die Option Gesamter Text aus damit das Steuerzeichen im gesamten Text entfernt wird F hren Sie diese Aktion f r jeden Steuerzeichentyp damit alle Steuerzeichen aus der Datei entfernt werden Indexfelder W hrend des Imports von Spooldateien in ein ScanFile Archiv importiert das COLD Modul nicht nur die Seiteninformationen sondern indiziert diese Seite 214 e COLD ScanFile User Guide Die Importmaske ScanFile zugleich automatisch Dazu muss die Position der Indexinformationen auf der Seite einer Spooldatei eingestellt werden Um ein Indexfeld hinzuzuf gen markieren Sie den zu indizierenden Text im Fenster Maske bearbeiten W hlen Sie in dem PopUp Men welches automatisch ge ffnet wird die Option Neues Indexfeld Es wird ein neues Fenster ge ffnet in dem Sie das Feld benennen k nnen Wiederholen Sie diese Aktion f r alle ben tigten Indexfelder Die Indexinformationen m ssen sich dabei auf jeder Seite einer Spooldatei an der gleichen Stelle befinden Au erdem m ssen die Indexfelder in der gleichen Reihenfolge erstellt werden wie die Felder des Archivs in das die Daten importiert werden sollen Um sich die erstellten Felder anzusehen ffnen Sie im Fenster Maske bearbeiten das Men Bearbeiten gt Feld editieren woraufhin sich ein neues Fenster ffnet In diesem Fenster k nnen Sie die Einstellungen f r jedes Inde
45. TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Seite 262 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Scanfile Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit
46. URHEGEDDCCHT 5 5 RER IF nenne 5 6 SUPPORT UND CITE eseu ege 6 7 HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS 6 EE eege erg 7 9 ANERKENNTNIS iioiaaaaaaaannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnrnnnrenrnnrrennnnnnnnnrnrennnnnnnnn 7 Io EE 9 WILLKOMMEN BEI SCANFILE u22000022000002000n0n00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 21 EINLEITUNG nennen ernennen 22 WAS IST SCANF ILE aus 22 WICHTIG BITTE LESEN 22 Eelo lg AP ae E E E 22 SCANFILE FEATURES 40000000 A Aere dee Eeer 22 SCANFILE MODULE uueennseuennnunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 23 Global Index Bibliotheken nannten 23 15214810 E PEEEEEEA AEAE AETA ET AAA 23 Schlagworte Zellen una 24 1 813 EE 24 RER 24 Formularerkennung Form recogniton 24 EE 24 COLD EE 25 Aktivit tenrepott EE 25 Document Routing nennen 25 EE eege 25 ScanFile VINP nun anna deeg ENER eege deg 25 ISIS EE 25 NEUN VERSION I nee 26 SCARFNE Ist BAIDI TAN nennen 26 Neue Canon Scanner eingebunden rn 26 Directory ee 26 NEUE E 26 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN ass 27 BETRIEBSSYSTEME cine 28 le EEN 28 SCANFILE VORAUSSETZUNGEN sssisseesieseineenierniunrtintniunriinenianinnnnena nien runnn nenna 29 Willkommen bei ScanFile e Seite 9 ScanFile Benutzerhandbuch scanFile Inhalt ee e EE 29 Arbeitsspeicher ee 30 EMPFOHLENE VORAUSSETZUNGEN s s ssseiessesereieeeernreeernrreesrnrrensrnrrenennrrenrnnrennnn 31 DONGLE EE 31 INSTALLATION
47. User Guide Codeless Connector anwenden ScanFile CD Schreiben vorbereiten CD Schreiben vorbereiten e Seite 236 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Ist ein Archiv abgeschlossen und wird nicht weiter aktualisiert kann es auf anderen Medien wie zum Beispiel einer CD ausgelagert und archiviert werden Bei der Archivierung auf anderen Medien besteht die M glichkeit ein Retrievalprogramm auf der CD zu hinterlegen Mit Hilfe von diesem Programm k nnen die Daten auf jeden PC mit Microsoft Windows angezeigt werden ohne dass ScanFile auf dem System installiert ist Um das Retrievalprogramm auf eine CD brennen zu k nnen werden sogenannte CD Ticker ben tigt Diese werden im Rahmen dieses Kapitels n her beschrieben ScanFile verf gt nicht ber ein eigenes Brennprogramm und kann die Daten daher nicht eigenst ndig auf eine CD schreiben Die Daten werden in ScanFile lediglich zum Archivieren auf eine CD vorbereitet F r den eigentlichen Brennvorgang wird eine zus tzliche Brennsoftware ben tigt Diese wird in den meisten F llen beim Kauf eines Brenners kostenlos zur Verf gung gestellt Ab Windows XP ist auch m glich die Daten direkt ber Windows auf die CD zu schreiben ohne dass eine zus tzliche Software ben tigt wird N here Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Windows Hilfe Vorbereitung der Daten ber das Men Datei gt CD Schreiben vorbereiten oder ber den
48. VON SEANFILE u 32 SE EE 33 EINZELPLATZINSTALLATION eieteugtetegescteegecteerut egent eg dereen eeh 34 e Eelere 34 BEER nee ee 34 Installationsoptionen EE 34 Pers nliche eebe 36 EE E 36 MICROSOFT SERVER EE 36 Installationsverzeichnis E 36 e EE 37 leie 37 EE 0 PSPOEEENEEENEE LEINKHEENEEEEHEEEEKERHEENEERHEENEKEKHEENEEEHENEEKERHEENEEEKHERNENERHEERERRER 37 NOVELL NETWARE GERBER 38 ee E eene 38 e E 39 Pers nliche EE ee 39 ENEE EE 39 BONO EDEN EE 41 NETZWERK ELIENT INSTALLATION aaa aan aaa ana kan nenn 41 Installationsoptionen anne 42 Pers nliche EE 43 SCANFILE DEINSTALLIEREN nennen 43 ZUSAMMENFASSUNG zesegeeESRNEeEEERSRENEEEESEENEEE REES nenn nun nenn nennen 44 ee Ed 44 e E eene 44 BackupverzeichniS ee 44 Komponenten EE 44 Pers nliche Trefterlete 45 ScanFile deinstallieren euere 45 EIZENZIERUNG EEN 46 EIERE 47 Was ist die Seriennummer ccoaianainnennnnnnunnnnennnunnrnnnnnnnnnnnnnnennnnnennennnennn 47 Was ist der Pick Up Code uuzz224222244400B0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnn 47 Wie wird die Lizenz Oberpmrunt nananana nnne 47 EIZENZIERUNG sera 48 Internet Lizenzier ng GE 50 Datei Lizenzierung E 50 UPGRADES ee ee een 52 Rate E 52 ERSTE SCHRITTE un 55 EREECHEN 56 Seite 10 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch scanFile Inhalt SCANFILE STARTEN TN 56 SCANFILE HAUPTBILBSCHIAM sa a nn 57 SUCHLAUFWERKE EINSTELLEN znananeunnnnnanunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
49. Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Seite 276 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C A 5060F ScanFile Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate Unkomprimierte TIFF Datei TIFF G4 Datei JPEG JTIFF Datei LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und d
50. auf die gew nschte Position Im Men Optionen gt Grundeinstellungen in der Rubrik Trefferliste k nnen Sie au erdem ausw hlen ob die Zeilennummer oder die Notizspalte angezeigt werden soll Haben Sie in diesem Men Spalteneinstellungen speichern angew hlt werden alle Anderungen an der Trefferliste gespeichert sobald Sie die diese schlie en Au erdem k nnen Sie mit Wechselnde Zeilenfarben die Zeilen abwechselnd in grau und blau anzeigen lassen Suchen und Anzeigen e Seite 103 EE nen ScanFile User Guide PopUp Men der Trefferliste PopUp Men der Trefferliste Im PopUp Men der Trefferliste gibt es mehrere M glichkeiten die Anzeige der Trefferliste zu ver ndern Dar ber hinaus ist es m glich Dokumente zu drucken zu exportieren zu kopieren und zu senden Zum ffnen des PopUp Men s klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste irgendwo in die Trefferliste Option Beschreibung Aufsteigend Absteigend sortieren Sortiert die Trefferliste nach den Daten in der Spalte ber der die rechte Maustaste geklickt wurde Trefferliste drucken Druckt die gesamte Trefferliste auf dem Standarddrucker Als Datei exportieren Exportiert die Indexinformationen der Trefferliste in eine Textdatei In das Clipboard exportieren Kopiert die Datensatzinformationen der Trefferliste in die Windows Zwischenablage Zeichensatz W hlt Schrifttyp und gr e der Trefferliste Bew
51. ben tigten Dateien im Verzeichnis cd_trans cd im Hauptverzeichnis des CD Pool Laufwerks Diese k nnen einfach auf eine CD geschrieben werden Seite 240 e CD Schreiben vorbereiten ScanFile User Guide Auf CD schreiben ScanFile Durch Aktivierung der Option Schnelles Vorbereiten befindet sich das zu kopierende Archiv im Grundverzeichnis des Archivlaufwerks und die Retrievalsoftware im Verzeichnis cd_trans cd Die entsprechenden Pfade wurden beim Vorbereiten der CD angezeigt und die Archivverzeichnisse m ssen nun von Hand auf die CD kopiert werden F r weitere Informationen zum CD Schreiben verweisen wir auf die Dokumentation zu Ihrer Brennsoftware CD Schreiben vorbereiten e Seite 241 ScanFile User Guide DEE Auf CD schreiben ScanFile Scanner einstellen Scanner einstellen e Seite 242 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung ScanFile hat eine direkte Scannerunterst tzung f r die Canon Scanner DR 2010C DR 2510C DR 3010C DR 2050C DR 2080C DR 2580C DR 3020 DR 3060 DR 3080C DR 3080C II DR 4010C DR 5010C DR 6010C DR 5020 DR 5080C DR 5060F DR 6050C DR 7550C DR 9050C DR 6080 DR 7580 DR 9080C DR 7080C DR X10C MS 300 MS 350 MS 400 MS 500 MS 800 CR 180 CF510 CF510S ScanFile hat eine direkte Scannerunterst tzung f r den Panasonic Scanner KV S2026 Scanner ScanFile hat eine direkte Scannerunterst tzung f r folgende Checkscanner TellerScan TS200 Te
52. bestimmten Bibliothek nicht ben tigen Um einen bedingten Import einzurichten klicken Sie im Fenster Bibliothek bearbeiten auf den Button Bedingter Import Das Fenster Bedingter Import wird daraufhin angezeigt und Sie k nnen die drei Optionen Feld Bedingung und Wert einstellen Seite 86 e Bibliotheken ScanFile User Guide Bibliotheken anlegen bearbeiten ScanFile Die Option Feld gibt das Indexfeld an das in den Archiven als Bedingungsfeld dienen soll Au erdem m ssen Sie die Bedingung f r das Feld ausw hlen Dazu stehen Ihnen folgende Bedingungen zur Verf gung Option Beschreibung Gr er Diese Bedingung wird z B f r numerische Felder oder Datumsfelder benutzt Sind die Eintr ge in diesem Feld der Archivdatenbank gr er werden diese Dokumente importiert Kleiner Diese Bedingung wird z B f r numerische Felder oder Datumsfelder benutzt Sind die Eintr ge in diesem Feld der Archivdatenbank kleiner werden diese Dokumente importiert Gleich Wenn ein Datensatz exakt mit den Angaben im Feld bereinstimmt wird er importiert Ungleich Wenn ein Datensatz nicht exakt mit den Angaben im Feld bereinstimmt wird er importiert Gr er oder gleich Diese Bedingung wird normalerweise f r numerische Daten benutzt kann aber ebenso f r Text benutzt werden Wenn ein eingegebener Wert gr er oder gleich dem eingegebenen Wert ist wird das Dokument importiert Kleiner oder gleich Die
53. dann erscheinenden ISIS Treiberfenster vorgenommen Willkommen bei ScanFile e Seite 25 ScanFile Benutzerhandbuch scanFile Neu in Version 9 Neu in Version 9 ScanFile ist 64bit f hig ScanFile steht jetzt auf 32bit und 64bit System zur Verf gung Neue Canon Scanner eingebunden Ab dieser Version stehen Direktanbindungen an die Canon Scanner DR 2010C DR 2510C DR 3010C DR 6050C DR 7550C DR 9050C DR X10C DR 2580C DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C zur Verf gung Directory Scanner Der Directory Scanner verbindet die Einfachheit eines Dateiimports mit den automatischen Verarbeitungsroutinen eines Scanners So k nnen Seiten gedreht oder aufgrund ihres geringen Schwarzanteils vom Import ausgeschlossen werden Neuer VNP Mit der neuen Version des VNPs k nnen jetzt auch farbige Dokumente gedruckt und in ScanFile abgelegt werden Die Weiterentwicklung von ScanFile WebServer und ScanFile RemoteStation wurde eingestellt Diese Programme sind f r 32bit Betriebssysteme ab Windows Vista und generell f r 64bit Betriebssysteme nicht erh ltlich Seite 26 e Willkommen bei Scanfrile ScanFile User Guide Neu in Version 9 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen e Seite 27 ScanFile User Guide Betriebssysteme Scanfile Betriebssysteme ScanFile kann als Einzelplatzversion oder Netzwerkclient unter folgenden Betriebssystemen installiert werden Microsoft Windows 2000 Professional Mic
54. der Feeder des Scanners leer ist dann werden Sie aufgefordert die Seiten zu speichern oder die Speicherung der gerade gescannten Seiten abzubrechen Wenn eine Seite revidiert wurde dann werden bei der Anzeige dieser Seite zwei zus tzliche Schaltfl chen im Anzeigefenster angezeigt mit denen Sie durch die revidierten Seiten bl ttern k nnen Vorgang trennen Mit dieser Option k nnen Sie ein Dokument in zwei Teile mit identischer Indexinformation aufteilen Dazu w hlen Sie das zu teilende Dokument in der Trefferliste aus und zeigen die Seite des Dokumentes an welche die erste Seite 80 e Dokumente ScanFile User Guide Anmerkungen ScanFile Seite des zweiten Dokumentes werden soll ffnen Sie das Men Bearbeiten gt Vorgang trennen Nachdem Sie best tigt haben dass Sie fortfahren m chten wird ein zweites Dokument mit der gleichen Indexinformation angelegt Falls n tig k nnen Sie dann die Indexinformationen editieren um die nderung zu vervollst ndigen Seitenreihenfolge ndern Nachdem ein Dokument gescannt wurde k nnen Sie die Reihenfolge der Seiten innerhalb Ihres Dokumentes ndern Dies kann auf zwei Arten erreicht werden PopUp Men des Anzeigefensters Zeigen Sie die Seite die Sie verschieben m chten im Anzeigefenster an und ffnen Sie das PopUp Men W hlen Sie Imageposition ndern und geben Sie anschlie end die Seitenzahl ein an die Sie das Dokument verschieben m chten FastPics Dr
55. die ScanFile Option lizenziert wurde Dokumente in TIFF G4 oder JPEG Format werden automatisch erkannt und gelesen wobei die in ScanFile angelegten Formulare benutzt werden Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf neue Dokumente durchsucht werden und diese in die Archive importiert werden Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein Legen Sie fest in welchen Zeitabst nden in Minuten der TIFF Spooler den Speicherpfad auf neue Dokumente berpr fen soll indem Sie einen Wert in Seite 336 e Remote Services ScanFile User Guide TIFF Spooler ScanFile Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Der g ltige Bereich ist 1 9999 Minuten Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in das die Dokumente gespeichert werden sollen klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Wenn ein Archiv der Liste hinzugef gt wurde kann man ihm Such und Backuplaufwerk sowie ein Formular
56. die gleichen Einstellungen bestimmen m chten aktivieren Sie die Option Gleiche Einstellungen f r R ckseite Ist diese Option nicht gew hlt k nnen Sie f r beide Seiten unterschiedliche Einstellungen vornehmen schalten Sie dazu im Auswahlfeld Einstellungen f r entsprechend auf Vorderseite oder R ckseite und nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Seite 268 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 7080C ScanFile Einstellung Beschreibung Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en e Brief 85x11ln e Ledger R 17x11 In e Letter R 11 x 8 5 In e Legal R 14x 8 5 In e A3 R 420 x 297 mm e A4 210 x297 mm e A4 R 297 x 210 mm e A5 148 x210 mm e A5 R 210 x148 mm e BAH 353 x 250 mm e B5 176x250 mm e B5 R 250 x 176 mm Wenn die Option Image anpassen aktiv ist dann wird diese Einstellung deaktiviert Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Bo
57. diesem Dokument werden angezeigt Diese k nnen mit neuen Indexinformationen berschrieben werden Klicken Sie anschlie end auf Index ndern um die Anderungen f r dieses Dokument zu speichern Indizieren e Seite 97 ScanFile User Guide Indexinformationen bearbeiten scanf ile as Suchen und Anzeigen Suchen und Anzeigen e Seite 98 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung In ScanFile ist das Suchen und Anzeigen von Dokumenten einfach transparent und schnell Eine Bereichssuche sowie die M glichkeit der Wildcard Suche in den Indexfeldern erm glichen eine zielgenaue Recherche des gew nschten Dokuments Suchen W hlen Sie die Such Option in der Archiv Toolbox aus und geben Sie das Suchkriterium f r Ihr gew nschtes Dokument ein Durch einen Klick auf Suchen wird die Suche gestartet Es erfolgt eine Anzeige der Trefferliste aller Dokumente die dieses Suchkriterium erf llen Des Weiteren erscheint im Anzeigefenster die erste Seite des ersten Dokumentes in der Liste Suchoptionen Die Optionen im Suchmodus sind vielf ltig Bei der Suche nach Dokumenten k nnen Sie in ScanFile Wildcards und Suchbereiche verwenden Folgend finden Sie eine Liste der M glichkeiten die Ihnen bei der Eingabe von Suchbegriffen zur Verf gung stehen Wildcard Beschreibung steht f r eine Zeichenkette beliebiger L nge auch 0 steht f r ein beliebiges Einzelzeichen x y z steht f r ein einzel
58. e TIFF G4 Datei e JPEG JTIFF Datei e LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Seite 306 e Scanner einstellen ScanFile User Guide
59. e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Module ScanFile COLD Dieses Modul erlaubt das Importieren von Spooldateien die sonst entweder auf Mikrofiche gebracht oder in gedruckter Form gespeichert werden Aktivit tenreport Mit dem Aktivit tenreport in ScanFile kann jedes einzelne Ereignis im ScanFile System zur ckverfolgt und gespeichert werden Die Speicherung kann konfiguriert werden um jede Anderung in Archiven Bibliotheken Dokumenten sowie Benutzern und anderen Optionen in ScanFile verfolgen zu k nnen Document Routing Das Modul Document Routing kann Dokumente auf vordefinierten Routen versenden Die Dokumente werden dann in einer vordefinierten Reihenfolge an bestimmte Benutzer und Archive geleitet wobei die Benutzer die Dokumente best tigen zur ckweisen oder auch nur zur Kenntnis nehmen k nnen LuraDocument Das LuraDocument Format komprimiert Image Dateien auf einem h heren Niveau als TIFF oder JPEG bei kaum sichtbarem Qualit tsverlust ScanFile VNP Mit dem VNP Virtual Network Printer k nnen Sie Archivierungsdrucker anlegen die zu druckende Dokumente auf verschiedenen Verzeichnissen als TIFF Dateien ablegen Von diesen Speicherorten k nnen die Dokumente automatisch durch Scheduler importiert und eventuell auch automatisch klassifiziert werden ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden In diesem Fall werden die Scannereinstellungen im
60. eigenes Jobtrennblatt zuweisen ffnen Sie dazu einfach die erweiterten Archiveinstellungen unter Datei gt Archive bearbeiten und w hlen Sie in der Liste der Jobtrennbl tter die gew nschte Vorlage aus Einstellungen Erweiterte Einstellungen Jobtrennblatt Schlagwortliste Keine kd Import Kompressions Format TIFF G4 JTIF v Seite 180 e Jobtrennbl tter ScanFile User Guide Trennbl tter verwenden scanFile a Mikrofilm Scannen Mikrofilm Scannen e Seite 181 ScanFile User Guide Einleitung EE nen Einleitung Die Canon Mikrofilmscanner k nnen entweder mit einer manuellen Ficheb hne oder einer automatischen Reollfimb hne FS Controller IIl ausger stet sein Diese Ausr stung gestattet das Scannen von Dokumenten von Mikrofilm oder Mikrofiche Ficheb hne Nach Eingabe der Indexinformation und Positionierung der Ficheb hne kann der Scanprozess durch Klick auf Batch scannen oder Einzelseiten scannen gestartet werden Der Button Feeder Manuell ist bei der manuellen Ficheb hne bedeutungslos Beim Batch scannen muss der Anwender nach dem Scannen bestimmen ob das Dokument abgeschlossen ist und gespeichert werden soll oder ob die n chste Seite angeh ngt wird FS Controller III Der FS Controller IIl ist eine automatische Rollfiimb hne die direkt von ScanFile gesteuert werden kann Einzelseiten scannen Mikrofilm Einzelseiten scannen erzeugt ein Dokument pro gescannt
61. eingef gt wurden kann ScanFile die Dokumente automatisch korrekt getrennt im Archiv ablegen Sie haben die M glichkeit f r jedes Archiv unterschiedliche Jobtrennbl tter verwenden Die einzelnen Trennbl tter werden in einer Liste hinterlegt und Sie k nnen im Archiv einstellen welches Sie f r den Batchscan verwenden wollen F r weitere Informationen finden Sie im Kapitel Jobtrennbl tter Archive e Seite 67 ScanFile User Guide Thesaurus EE nen Import Kompressionsformat Im Men Datei gt Archive bearbeiten k nnen Sie das Kompressionsformat f r Dokumente w hlen Sie haben dabei die Auswahl zwischen den Formaten LuraDocument oder TIFF G4 JPEG w hlen Das Format LuraDocument erm glicht die Kompression auf einem sehr hohen Niveau Insbesondere bei Farbdokumenten k nnen hohe Kompressionsraten erreicht werden Mit LuraDocument k nnen Sie bei gleichem Speicherplatz sehr viel mehr Dokumente speichern als bei anderen Standardkompressionsformaten F r weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel LuraDocument Aktion bei doppeltem Index Mit der Option Nach Zonen OCRLesung ausf hren k nnen Sie festlegen ob die Aktionen die Sie f r den Fall eines doppelten Indexes in den Erweiterten Feldeigenschaften festgelegt haben auch bei einer Zonen OCRLesung ausgef hrt werden sollen Indexinformationen Die Option Felder leeren legt fest ob die Inhalte der Indexfelder erhalten bleiben wenn Sie zwischen den vers
62. eingetragen werden Das Modul zum Lesen von Barcodes ist ein optionales ScanFile Modul und muss zus tzlich erworben werden ScanFile kann entsprechend der Indexfelder bis zu 10 Barcodes gleichzeitig lesen Barcodeformate F nf Barcodetypen werden von Scanfrile unterst tzt Code 39 Extended 3 of 9 2 aus 5 interleaved Codabar Code 128 Die Barcodes k nnen Sie im Men Optionen gt Barcode w hlen eingestellt werden Zus tzlich haben Sie die M glichkeit einige Optionen einzustellen die das Lesen der Barcodes beeinflussen Barcode 39 3 aus 9 Code 128 Keine A Keine Keine Pr fziffer erkennen Barcode verbessem Barcode 90 drehen Mit den Auswahlfeldern 1 5 k nnen Sie bis zu 5 Barcodetypen einstellen die dann der Reihe nach gelesen werden Gleichzeitig legen Sie damit auch die Priorit t der Barcodes fest Im oben gezeigten Beispiel wird die gesamte Seite nach Barcodes durchsucht Anschlie end pr ft ScanFile alle gefundenen Barcodes auf Ihre G ltigkeit als Barcode 39 3 aus 9 Wird ein Barcodes e Seite 155 ScanFile User Guide Barcodeformate EE nen Barcode als Barcode 39 3 aus 9 erkannt so wird er gelesen und der Indexwert gespeichert Wurden alle Barcodes auf Ihre G ltigkeit als Barcode 39 3 aus 9 berpr ft so werden im n chsten Schritt alle Barcodes auf ihre G ltigkeit als Code 128 Barcode getestet Wird ein Barcode als g ltig anerkan
63. elektronischen Dokumenten wie z B Textverarbeitungs und Tabellenkalkulationsdateien zu einer einfachen Aufgabe machen Mit ScanFile steht Ihnen ein voll netzwerkf higes Multi User Document Management System zur Verf gung das ein Simultanlizenzierungssystem benutzt und Ihnen die gr tm gliche Flexibilit t bei der Benutzung von ScanrFile erm glicht Was ist ScanrFile ScanFile ist eine 32Bit Applikation die unter Microsoft Windows 2000 XP Vista 7 8 8 1 arbeitet und die auch auf Novell Netware und Microsoft 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Servern installiert werden kann Wichtig Bitte lesen ScanFile arbeitet nur mit einer g ltigen Lizenz Nach der Erstinstallation wird das System Sie zur Eingabe von Lizenzinformationen auffordern Upgrades ScanFile 2000 und ScanFile 2002 benutzen eine Softwarelizenz der Firma Crypkey Diese Lizenz darf nicht gel scht werden bevor ScanFile als Upgrade installiert wird ScanrFile Features ScanFile ist ein unkompliziertes und einfach zu bedienendes Document Management System das alle notwendigen Funktionen f r professionelles Document Management besitzt Seite 22 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Module scanFile Intuitives Userinterface Integration von Microsoft Office 97 2000 XP 2003 und 2007 Schwarz Wei und Farbscanner Unterst tzung Import aller elektronischen Dateiformate wie z b MS Word und Excel Ausgefeilte Indizierungs
64. ffnet welches von ihm eine bestimmte Aktion erwartet dann werden Ihm die M glichen Aktionen als Icons Angezeigt Bei der Aktion Genehmigen Ablehnen ffnet sich automatisch ein Kommentarfenster Hier kann der Benutzer einen kurzen Kommentar zu dem Dokument hinterlegen Wenn beim Erstellen der Route ein Kommentar angefordert wurde dann kann der Benutzer diesen durch einen Klick auf das Feld Memo eingeben Die Route wird erst fortgesetzt bis der Benutzer die Aktion durchgef hrt hat oder die Zeit berschreitungsaktion ausgel st wird Document Router Der Document Router ist ein Teil der ScanFile Remote Services Diese werden in einem eigenen Kapitel im Rahmen dieses Handbuches beschrieben Die Aufgabe des Document Routers besteht darin den Verlauf der Route zu berwachen und Dokumente gegebenenfalls automatisch zum n chsten Schritt innerhalb der Route zu senden Dies ist zum Beispiel dann Seite 194 e Document Routing Fil ScanFile User Guide Scanrile Document Router der Fall wenn eine Zeit berschreitungsaktion ausgel st wird Ist der Document Router nicht aktiv k nnen Dokumente nicht automatisch versendet werden Der Document Router in den Remote Services MUSS aktiviert sein damit alle Routen einwandfrei arbeiten k nnen Document Routing e Seite 195 ScanFile User Guide Document Router scanFile a Drucken E Mail und Export Drucken E Mail und Export e Seite 196 ScanFile User G
65. funktionsf hig ist Wenn Sie die Remote Services in einem Client Server System verwenden m chten m ssen Sie auf dem Server zus tzlich zur Serverinstallation eine Clientinstallation durchf hren um die ben tigten Komponenten auf dem Server zu registrieren Die Remote Services Applikationen enthalten mehrere Module die zu vordefinierten Zeitpunkten ausgef hrt werden k nnen Die verf gbaren Module sind abh ngig von den erworbenen Optionen E e Import Elektronischer Dokumente e W T e Import von Dateien und Index e A e e Import von Indexinformationen e i 5 e Bibliotheksaktualisierung e e Import von COLD Daten e Document Routing GEI Aktivit tenreport i TIFF Spooler g e Volltext OCH Zonen OCR e Aufbewahrungssteuerung Die mit einem Sternchen markierten Features sind optionale Komponenten und k nnen zus tzlich zur Grundlizenz von ScanFile erworben werden Remote Services Seite 321 ScanFile User Guide Remote Services Windows Service EE n je nach dem Einsatz des TIFF Spoolers ben tigen Sie eine Lizenz f r OCR und Formularerkennung Remote Services Windows Service Der Remote Service ist die Applikation die die einzelnen Scheduler ausf hrt Diese Applikation ist speziell programmiert f r Microsoft Windows 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Server oder 2000 XP Vista 7 8 8 1 Workstations die als Arbeitsgruppenserver fungiere
66. haben baut der Lizenzmanager automatisch eine Verbindung zum ScanfFile Lizenzserver auf und berpr ft Ihre Eingaben Sind die Angaben korrekt ffnet sich ein Best tigungsfenster das Ihre Adressdaten und die von Ihnen angeforderten Programme und Optionen enth lt Bitte vervollst ndigen Sie gegebenenfalls Ihre Daten und aktivieren Sie Ihre Lizenz Nach der Aktivierung kehrt der Lizenzmanager wieder auf die Hauptlizenzseite zur ck und Ihre lizenzierten Programme und Module werden angezeigt Der Vorgang ist damit abgeschlossen und Sie k nnen den Lizenzmanager verlassen Datei Lizenzierung Wenn Sie keine M glichkeit haben den Rechner auf dem Scanfrile installiert wurde und der das Dongle tr gt mit dem Internet zu verbinden besteht die M glichkeit eine Lizenzdatei vom ScanFile Lizenzserver zu laden Mit dieser Lizenzdatei k nnen Sie ScanFile dann auch ohne direkten Internetzugang Seite 50 e Lizenzierung ScanFile User Guide Lizenzierung scanFile aktivieren Um eine Lizenzierungsdatei zu erhalten muss zun chst eine Dongle Statusdatei erzeugt werden die von einem beliebigen PC aus ber das Internet zum ScanFile Lizenzserver geschickt werden kann Dieser berpr ft die Datei und liefert im Gegenzug eine Datei zur ck mit der Sie die Lizenzierung an Ihrem PC durchf hren k nnen Wenn Sie den Lizenzmanager ge ffnet haben klicken Sie einfach auf dem Button In Datei speichern um den Lizenzierungsvorgang zu starten Es ffn
67. hlt so wird ein Dokument das aus mehreren Einzelseiten bestehen als mehrseitiges Dokument in das ScanFile Archiv importiert Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu archivierende Dokumente durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Volltext OCR Scheduler Einf hrung Dieser Scheduler wird eine automatische Volltextlesung in den ausgew hlten Archiven durchf hren sofern die ScanFile Option installiert und lizenziert wurde Alle noch nicht OCR Volltext gelesenen Dokumente in den Archiven werden in definierten Zeitabst nden automatisch gelesen Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in dem die Dokumente einer Volltextlesung unterzogen werden soll klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Archive auf neue Dokumente durchsucht werden die noch Volltext gelesen wer
68. in denen bestimmte W rter vorkommen Elektronische Dokumente zum Beispiel aus Microsoft Word oder COLD importierte Informationen k nnen ebenfalls in ScanFile OCR gelesen werden Da die Informationen in diesen F llen bereits in einem digitalen Textformat vorliegen ist die OCR Lesung besonders schnell und zuverl ssig Mit der Zonenerkennung k nnen Sie Bereiche eines Dokumentes lesen und die Ergebnisse der OCR Lesung in den Indexfeldern Ihrer Archive ablegen In Verbindung mit dem OCR Modul kann auch die Formularerkennung lizenziert werden Die Formularerkennung ist zwar ein eigenes Modul das einzeln lizenziert werden muss setzt aber das OCR Modul voraus Mit diesem Modul k nnen Formulare mit Hilfe von definierten Merkmalen erkannt und gelesen werden Sie k nnen diesen Dokumenten dadurch individuelle Lesezonen zuordnen und sie automatisch indizieren auch wenn die Dokumente einen unterschiedlichen Aufbau haben Seit der Version 7 3 enth lt das Modul Formularerkennung auch die Unterst tzung von selbstdefinierten Jobtrennbl ttern Die genaue Funktionsweise der Jobtrennbl tter wird in einem eigenen Kapitel erl utert Volltexterkennung Bei dieser Option wird jede Datei eines Archivs gelesen und die erkannten W rter in einer Volltextdatenbank gespeichert Diese Datenbank ist Bestandteil des Archivs und kann von jeder ScanFile Anwendung aus durchsucht werden Sie m ssen das OCR Modul installieren um eine Volltexterkennung durch
69. kann ohne eine zus tzliche Treiber CD verwendet werden Alternativ k nnen Sie einen speziellen VNP Druckertreiber verwenden Mit diesem speziellen Druckertreiber werden am eingestellten Speicherort TIFF Dateien erzeugt und zus tzlich Textdateien mit der Dateiendung vtx angelegt die den gedruckten Text enthalten Diese werden dann als Volltextinformationen importiert und erm glichen sp ter Volltextsuche in ScanFile Um den VNP Druckertreiber zu verwenden klicken Sie bei der Auswahl des Druckertreibers auf den Button Datentr ger und ffnen Sie das Verzeichnis Software VNP auf der ScanFile CD W hlen Sie dort die Datei ScanFile VNP e Seite 347 Scanfile ScanFile User Guide en Seiten Konfiguration vnpmpxdll inf aus und Ihnen wird der Virtual Network Printer oder Virtual Color Network Printer zur Auswahl angeboten Soll der VNP von Clients aus verwendet werden muss bei der weiteren Installation Freigeben als angeklickt werden Eine Testseite soll nicht gedruckt werden Druckerinstallations Assistent Druckerinstallations Assistent Der Hersteller und das Modell bestimmen welche Druckersoftware zu verwenden ist W hlen Sie den Hersteller und das Modell des Druckers aus Falls Sie ber eine Sa Installationsdiskette verf gen klicken Sie auf Datentr ger Wenn der Drucker nicht aufgef hrt wird informieren Sie sich im Druckerhandbuch ber kompatible Modelle Drucker Yirtual Network Printer Yirtua
70. mit Hilfe des automatischen Modus oder durch Wahl der Helligkeitsstufe mit Hilfe der Seite 144 e Erweiterte Einstellungen ScanFile User Guide Filter einstellen scanfile tempor ren Helligkeitseinstellung in der zus tzlichen Toolleiste wieder ge ndert werden Wenn Sie einer Funktionstaste den Wert 0 zuordnen dann wird bei der Verwendung der entsprechenden Taste der automatische Belichtungsmodus aktiviert Filter einstellen Die Lesbarkeit und Klarheit eines Bildes kann durch Filtern verbessert werden Die Einstellungen k nnen im Men Optionen gt Filter Einstellen vorgenommen werden Verwenden Sie die Option Filter verwenden um die Seiten automatisch w hrend des Scannvorgangs zu filtern Wenn Sie die automatische Filterung nicht verwenden dann k nnen Sie die Seiten sp ter ber den Men punkt Bearbeiten gt Filter anwenden manuell filtern In ScanFile k nnen bis zu sechs Filter gleichzeitig verwendet werden Diese k nnen Sie in folgendem Fenster festlegen Filterkern anpassen Kemlayout und Schwellwert Benutzerdefinierter Filter 1 w Filter verwenden Filterparameter Schwelle Rauschen entfernen Keine Keine Keine Keine Keine Abbruch Auf der rechten Seite des Fensters werden die sechs Filter angegeben mit denen Scanfrile eine Filterung der Seiten durchf hrt Bei der Festlegung der Filter haben Sie die Auswahl zwischen den Standardfilte
71. scannenden Dokumente k nnen diese in einem Arbeitsprozess in den Feeder des Scanners eingelegt und gescannt werden Durch die Jobtrennbl tter werden die Dokumente automatisch korrekt voneinander getrennt Die Jobtrennbl tter k nnen von Ihnen selbst definiert werden Alle Benutzer die Mitglied in der Gruppe Administrator oder Anwender sind haben standardm ig die Erlaubnis neue Jobtrennbl tter anzulegen Dies gilt f r Neuinstallationen F r Upgrade Installationen muss der Gruppe Anwender dieses Recht manuell bertragen werden N heres dazu finden Sie im Kapitel Sicherheit Jobtrennbl tter einrichten Um eine Trennblattvorlage zu erzeugen muss zuerst eine Vorlage f r das Trennblatt in ein ScanFile Archiv eingescannt werden Die Trennbl tter werden zentral gespeichert und k nnen in jedem ScanFile Archiv erzeugt werden Es muss immer ein Archiv ge ffnet sein damit Sie ein neues Jobtrennblatt anlegen k nnen ffnen Sie in dem Archiv welches das Beispielblatt enth lt das Men Optionen gt Jobtrennblatt einrichten Zonen einrichten FAA Attribute A Schwelle 60 A amp A Schr glagenkorrektur Ja A Randunterdr ckung Ja EN Jobtrennblatt Merkmale Merkmale ET ETH Die Lieferung e hei Haus zu unseren allgerneinen Gesch lsbedingungen Seite 178 e Jobtrennbl tter ScanFile User Guide Jobtrennbl tter einrichten scanfile Um ein neues Trennblatt zu erzeugen
72. tempor r erzeugte Datenbank wird dann gel scht Die Daten die Ihnen danach zur Verf gung stehen sind die aktuellen Aktivit tenreportdaten Wenn Sie das Aktivit ten Report Fenster schlie en wird die tempor re Datenbank ebenfalls gel scht Beim n chsten ffnen des Aktivit ten Reports stehen Ihnen die aktuellen Daten zur Verf gung Aktivit tenreport e Seite 231 ScanFile Benutzerhandbuch Codeless Connector scanFile Codeless Connector Codeless Connector e Seite 232 ScanFile Benutzerhandbuch Was ist der Codeless Connector scanFile Was ist der Codeless Connector Mit dem Codeless Connector kann eine Verbindung zwischen ScanFile und Feldern aus beliebigen anderen Windows Anwendungen hergestellt werden Es ist eine einfache Art bef llte Felder aus anderen Anwendungen ber eine Tastaturk rzeleingabe direkt zur Indizierung der Dokumente zu bernehmen ohne eine aufw ndige Programmierung oder Anpassung vorzunehmen Das Prinzip des Codeless Connectors basiert auf der bernahme des Modulnamens und der ID von Windows Controls Als Controls bezeichnet man Objekte wie Buttons Men s Textfelder usw Die Inhalte dieser Controls k nnen ausgelesen und an ScanFile bergeben werden Das Auslesen von Inhalten ist dabei unabh ngig vom Typ der Anwendung deren Inhalte ausgelesen werden Voraussetzungen F r jeden Anwender der Felder ber den Codeless Connector verwenden m chte wi
73. weitere Scannereinstellungen vorgenommen werden Beachten Sie bitte dass einige dieser Einstellungen die Qualit t des gescannten Images beeinflussen Scanner einstellen e Seite 271 GE ScanFile User Guide scanFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F Filtereinstellungen Die Filter sollen Lesbarkeit und Deutlichkeit der gescannten Seiten verbessern Die nachstehend beschriebenen Optionen beheben Fehler die durch den Scanvorgang entstehen Zus tzlich wird ein deutlicher Gewinn an Speicherplatz erzielt Option Beschreibung Farbunterdr ckung Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr ckung ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert Automatische Mit dieser Einstellung k nnen automatische Belichtung Belichtung und Kontrast voreingestellt werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 9 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Randhervorhebung In dieser Einstellung k nnen Konturen betont werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 5 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Canon DR 5020 5080C amp 5060F Die Canon Modelle DR 5020 DR 5080C und DR 5060F s
74. werden Falls die Option Schlagworte als Text darstellen ausgew hlt ist werden die Schlagworte als Text in einer Spalte angezeigt Wenn Sie diese Option deaktivieren werden die Schlagworte in einem zellenartigen Format angezeigt Sie k nnen au erdem ausw hlen wie sich die Suche mit mehreren Schlagworten verh lt Falls UND ausgew hlt wurde werden nur die Dokumente anzeigen denen Schlagwort 1 und Schlagwort 2 zugeordnet wurde Falls ODER ausgew hlt wurde werden alle Dokumente angezeigt die in jeweils einem der Schlagworte verzeichnet sind Um im Suchmodus oder beim Indizieren mehrere Schlagworte auszuw hlen halten Sie die Shift Taste gedr ckt und w hlen die gew nschten Schlagworte durch Anklicken aus Seite 74 e Archive ScanFile User Guide Aufbewahrungs Steuerung scanFile Aufbewahrungs Steuerung Mit der Aufbewahrungs Steuerung k nnen Sie den Inhalt eines Archivs nach einer bestimmten Zeit automatisch bearbeiten Dieses Feature ist vor allem dann n tzlich wenn Sie einen berhang an Dokumenten die Sie nicht mehr brauchen automatisch aus einem Archiv entfernen m chten Bitte beachten Sie dass dieses Feature nur in Archiven der Version 6 0 0 oder den anschlie enden Versionen genutzt werden kann Einstellung Nachdem in einem Archiv die Aufbewahrungssteuerung eingeschaltet wurde k nnen Sie G ltigkeits und Aufbewahrungsdauer eines Dokuments mit der Aufbewahrungssteuerung einste
75. werden Starten Sie das Konfigurationstool in der ScanFile Programmgruppe des Startmenus W hlen Sie dazu Start Programme ScanrFile VNP Auf der Seite Common kann die Option aktiviert und der Port angepasst werden Standardm ig ist LPD aktiv und arbeitet auf dem Port 515 Dies ist der Port ber den Linux und Unix Systeme einen Drucker normalerweise ansprechen Interface WebPanel RIP Memory 128 MB Iw LPD LPD Portnumber standard 515 15 Iw PortPrinting PortPrintingt standard 9100 100 5 g PortPrinting2 standard 9101 3101 PortPrinting3 standard 9102 3102 PortPrinting4 standard 9103 3103 Achten Sie darauf dass der verwendete Port freigegeben ist Unter Umst nden wird dieser auch nach der Installation eines Servicepacks zum Beispiel Windows XP ServicePack2 durch die Windows Firewall blockiert und muss erneut ge ffnet werden Um das Archivierungsverzeichnis f r LPD zu konfigurieren wechseln Sie auf die Seite Interface im Konfigurationstool und w hlen Sie in der Liste den Eintrag LPD aus Sie k nnen dann die gew nschten Einstellungen vornehmen Die Konfiguration funktioniert an dieser Stelle genau wie das Einrichten der VNP Ports f r virtuelle Windowsdrucker Lesen Sie den Seite 350 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Konfiguration ScanFile Abschnitt Konfiguration der Ports um mehr Informationen ber die Portkonfiguration zu erhalten Nachdem Sie die Einrichtung abg
76. werden die Seiten als Schwarz Wei bilder gescannt Der Graustufenmodus erzeugt Bilder mit 256 Graustufen Wenn Sie den Farbmodus verwenden k nnen beide Scanner bis zu 24Bit Farben scannen Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Beide Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Diese kann automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Te
77. werden sie dort gel scht Um noch eine Kopie der Datei au erhalb ScanFiles zu behalten werden sie in den Backuppfad kopiert Sie k nnen das Laufwerk und den Pfad ausw hlen indem Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Remote Services Seite 329 ScanFile User Guide Import von Indexinformationen EE nen Felder Geben Sie die Anzahl der Felder mit Indexinformationen ein den verwendeten Feldtrenner und Feldbegrenzer Spezifizieren Sie ob die Indexdatei im ASCII oder ANSI Format vorliegt Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu archivierende Dokumente durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Import von Indexinformationen Der Index Importscheduler erm glicht den automatischen Import von Indexinformationen Alle Indexdaten im korrekten Format die in einem definierten Pfad abgelegt werden werden automatisch in ein definiertes ScanFile Archiv importiert Die Anzahl der berwachten Verzeichnisse ist dabei nicht eingeschr nkt Bei dem Import mit diesem Scheduler m ssen im entsprechenden ScanFile Archiv bereits Dokumente mit Indexdaten in einem der 10 Indexfelder als
78. 1 Phase 2 97654321 12095 B i J wW Machbarkeir 08654321 3000 Planung 189654321 6000 e SAERAGAA DRAN Pr fung 28654321 2500 co 00 H ka Ot V din On On On sf s Kapital 38659321 55678 DE Infrastruktur 48654321 17222 DO 321 96375 D Beschaffung Installation 68654321 8787 7 Abnahme 78654321 4521 w KGkat tkstatat tat kt GA DA GA DA GA bb DA GA EA Za Gah Zu Go Gah La Gah Loi Zu Ga D n 0 n Om n n n in n nm o co CD OO J un vs U N A On dn o 4 zf Die Beispielstextdatei zeigt 10 Datens tze bei denen die einzelnen Indexinformationen durch Kommata getrennt sind Das erste Feld die Projektnummer ist das Verbindungsfeld das bereits im ScanFile Archiv existiert Die Importfunktion wird die existierenden Dokumente durchsuchen und die anderen Indexfelder des ScanFile Archivs ausf llen Die ScanFile Archivfelder werden links angezeigt und die Felder der Importdatei k nnen mit diesen verbunden werden Es ist sehr wichtig dass die Parameter wie Anzahl der Felder Feldtrenner und Feldbegrenzer korrekt eingestellt Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu importierenden Indexinformationen zu durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Bib
79. 2 amp gt C Auto Filmart Auto Negativ Film Auto Positiv Film Zufuhr ausw hlen FS Controller III ber SCSI Automatische Ficheb hne ber COM Port TIFF Format Darstellung Teas Testen _ Unkomp TIFF R Photomodus O Invertieren Fi 90 Drehung Fi Zone scannen CCITT G4 E Automat Erkennung Abbruch Maximum DE Aufl sung Die gew hlte Scanaufl sung beeinflusst die Imagequalit t entscheidend F r die Scanner MS400 amp MS500 k nnen Sie aus folgenden Werten w hlen e 200x200dpi e 300x300dpi e 400x400dpi Darstellung Diese Parameter beeinflussen den Speicher und Darstellungsmodus eines Images Standarddokumente werden normalerweise im Textmodus eingescannt Der Photomodus ergibt durch eine Rasterung im Allgemeinen bessere Scanresultate allerdings ben tigen im Photomodus gescannte Bilder mehr Speicherplatz Mit der Option Invertieren k nnen Sie die Farbdarstellung umkehren So w rde beispielsweise aus einem schwarzen Text auf einer wei en Seite ein wei er Text auf einer schwarzen Seite Die gescannten Dokumente k nnen um 90 Grad im Uhrzeigersinn gedreht werde indem Sie die Option 90 Drehung w hlen Scanner einstellen e Seite 311 GE ScanFile User Guide orale Canon MS400 amp 500 Filmart Sie k nnen zwischen Negativ Film und Positiv Film w hlen Wenn Sie Auto anklicken erkennt der Scanner automatisch den verwendeten Filmtyp Zufuhr ausw hlen Hie
80. 311 ee EE 311 Eeer 312 Zufuhr auswa hlen 312 Empfindlichkeit nun 312 EE ee 312 CANON CANOFILE 3105 10 E 314 AUOSUNG EE 315 D rstell ng E 315 EmpimdleNK It EE 316 KE DOE 316 ee 316 WARTUNG UND TESTPROZEDUREN 22222202000000000000n2000n00000n000nnnnnnn0n 317 E le RS EEN 318 ARCHIV BERPR FEN enanannunnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 318 ARCHIV REPARIEREN neeeanannnnnnnnnnnunnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 318 BIBLIOTHEK REPARIEREN 4 0 0 uu0 00a anna 319 REMOTE SEBVIGES ege EE EE EE EE 320 EINF HRUNG ee a en ee 321 REMOTE SERVICES WINDOWS SERVICE 20s Heel 322 Konfiguration aa a a e ES 322 EE 323 REMOTE SERVICES EINSTELLUNGSWERDKZEUG nennen 323 IMPORT ELEKTRONISCHER DOKUMENTE ueeeeeessssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneen 323 Aktialisierundgszellplan euere 324 Seite 18 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch Inhalt scanFile elei EE 324 SEN aUWERK Ee 324 Backup Laufwerk naar anyone 325 Indizierungsoptionen ss ssessseeeennennnnnnneeeennnrnnnrrneerennnrnnnnrnneennnnnnnnnnnneene 325 J tztakt ali EIERN EE 326 IMPORT VON COLD DATEIEN EN 326 TEE 327 Eeer 327 SUCHEUIWER eg 327 Backup EE e 328 COLD MASKO sense ee 328 JEIZT AK IAISIETEN EE 328 IMPORT VON DATEIEN UND INDEX cuuuenssunensnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 328 ARTBallSIEFURGSZEINDIAN unsinnig 328 PEN 32
81. 4 4022200 aaa anna nahen nee 78 EINLEITUNG ann nme nam nnnn nme aenn nennen 79 DOKUMENTE BEARBEITEN eaceennnannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnnnnnnnnnne ann nnnnnn 79 eeler ET 79 Saiten EIDIOGEN EE 79 Salten JIOSCHEN EE 80 Seiten revidieren unnnsnnnnnnnnsnnnsnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 80 Vorgang trennen EE 80 Seitenreihenfolge ndern 4222444000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnernnnnnnnn 81 Drehung abspeichern EE 81 ANMERKUNGEN nrnna r rnrn rn nrnna enanar nanan nennen ennenen nnn 81 VERBORGENE DOKUMENTE ann nnnnnnnnnnnnnen 83 BIBLIOTHEKEN EEN 84 EIMLEITUNG ann nnn nun nenne nnn nennen 85 BIBLIOTHEKEN ANLEGEN BEARBEITEN uaceasnnannannnnnnannennnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnne ann nnennnn 85 Be lngter ie nenne 86 Anwenderbezogene E 88 RECHERCHE IN BIGLIOTHEKEN 88 SCANNEN ALL GEMEIN sek KEEN K KEE KEN RENE RENE KEREN KEREN KEN KEN RENE KEN 90 EINKE TUNG EE 91 STAPEL SCANNEN EINZELSEITEN SCANNEN 91 POSTINDEX POOL NACHERF SSEN u sun 92 KONTROLLSEITEN nennen nennen 93 JOB TRENNBL TTER anannannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnrnnrnrnnrnrnnrnrrnrnrnnrnrnnrnnrnrnnnnrnnrnrnnrnnnnrn nnn 93 INDIZIEREN EEN 94 EINLEITUNG ee EE a 95 MANUELLES INDIGIEREN ann nnennnn 95 Indexzonen anzeigen EE 96 AUTOMATISCHES INDIGSIEREN 96 INDIZIEREN DURCH OCR ZONENLESUNG cncnnnnannnnnnannennnannennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennn 97 INDEXINFORMATIONEN BEARBEITEN cenannannnnnnannansnnnnnnenn
82. 50105 E E N E E N 271 EE 271 Erweiterte Einsiellungen 271 CANON DR 5020 50800 amp 5060F e 272 Scanner einstellen E 273 Zeitenemstellungen au 273 Leer el TTT 277 E ees EE 278 PHOtOMOQUS anne ee 278 Erweiterte Einsiellungen 278 Canon DR 3060 DR 3080C amp DP 2000CI msn 287 ee EE 287 Seiteneinstellungen EE 288 Schr glagenkorrektuf ee ee e 291 Empfindliehkelt an irede EREEREER EREEREER RE EREA 292 E ee soise E E E E ATE 292 EE siaip aE EEEE ESAE 292 Erweiterte Einsiellugen 292 CANON DR 20500 amp DP 20080 293 Leier E 296 TEXIMOQ S ssri ia ENEE EER E E ERRE 296 EE 296 GANONDR 3020 nina eek ehe 297 SCANAUNOBSUNG EE 298 et 298 ee E 298 EMDIRDICHKEN ni 298 Willkommen bei ScanFile e Seite 17 WH ScanFile Benutzerhandbuch scanfile Inhalt CHECK EENEG 299 AUNOSUNG E 299 MIOR a aa A E A E AEE AE EA A EEEE E AE E NE 299 AXIS 7000 NETWORK DOCUMENT DERVER nennen 300 Scanner EINSTEEN EE 300 Scanner SCSI ID WANIEN EE 300 Seiten inrichtenN ee 301 Schr glagenkorrektuf una een 303 EmptmdlieAKelt a 303 CANON MS300 MS350 amp M00 303 Scanner EINEIENEN EE 303 Zeitenemstellungen AA 304 EmpfindlieAKEIt E 307 TINO EE 307 eege 307 FEED WON een een ee 307 Einstellungen des Scanbereichs nooosnnennnnnnneeeennnnnnnnnnneeennnnnnnnnneeene 308 Erweiterte FINSIElUNGEN EE 308 FS Controller ee 308 FS Controller IIl Scannen mit Batch Fileblip nn 310 CANON MS400 amp EE 310 AUHOSUNG E
83. 6 2003 Remote Services Seite 325 ScanFile User Guide ScanFile Import von COLD Dateien Ausgew hlte Indizierung und Schlagworte Wenn Direkt Indizieren in Verbindung mit der Einstellung Dateinamen als Standardeintrag verwenden nicht verwendet wird k nnen Pr fixe im Dateinamen verwendet werden um die Indexfelder zu f llen Diese Pr fixe bestehen aus amp l und der Indexfeldnummer Beispiel amp i1D Smith Ltd amp i2Quotation amp i40 1 06 2000 doc Beachten Sie das Feld 3 keinen Eintrag erh lt Schlagworte k nnen zugewiesen werden indem das Pr fix amp K vor das gew nschte Schlagwort geschrieben wird Beispiel amp i1D Smith Ltd amp i20 1 06 2003 amp kQuotation amp ksoftware doc e Feld 1 D Smith Ltd e Feld 2 01 06 2003 e Schlagwort Quotation Software Trennzeichen und Pr fixe werden im Dateinamen w hrend des Imports durch einen Unterstrich ersetzt Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu archivierende Dokumente durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Import von COLD Dateien Mit dem Cold Importscheduler k nnen Sie COLD Daten automatisch in definierte Archive mit voreingestellten Masken importieren sofern die ScanFile Option lizenziert wurde Jede COLD Datei die in einem definie
84. 9 SUN el ER oserei aE REE E EE EEEE RE EEE ETE 329 e EE 329 e EE 330 Jetzt aktualisieren ee ee ee 330 IMPORT VON INDEXINFORMATIONEN nnnnnnneesnnssnnsssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnennnnnnnnn 330 Aktielsierundezemtolen 330 Dana 1 VEN RER Eege 331 ee E 331 Foldon enan E EEA ICE IENEIREKEHIENE HIN EINER EEE PIENENNNSEIEHERAEERUNERANEN 331 Jetzt aktualisieren EE 332 BIBLIOTHEKSAKTUALISIERUNG ueeeeanannunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 332 Bibliothek E EE 332 er Ee e TT 333 Bibliothekslaufwerke noooaannnnnnnnnnennnnnnenrnrnrennrrnrnnrrrrennnrnrennnrnrnnnrrrrnnnne 333 Archiviauiwerke 333 dJ tzt aktualisieren sn 334 DOCUMENT ege 334 Geroutete Dokumente anna nn EEE EEN 334 Jetzt aktualisieren EE 334 AKTIVIT TENREPORT san san nn nenne nennen deg eet 335 Niemals automatisch l schen nennen 335 EE 335 Aktivit tenreportdaten exportieren ssaeesesennnnnnnneeeennnrnnnnrnneerennnnnnnene 335 Datenbank kompaktieren ee 336 Jetz aktuali Siero EE 336 EEGENEN 336 ARTUalISIEFUNG SZEIDlan E 336 EE 337 Image Spelcheipfad nun seinen 337 Ba ckup La fWwerk ee 337 Formulardatenbank useneaseonensnansasnununsnunsnunansnnnanensnanunnnanennnanensennenne nn ensranen 337 ee 338 Jetzt AK E ae 338 Willkommen bei ScanFile e Seite 19 WH ScanFile Benutzerhandbuch scanfile Inhalt VOLLTEXTOCH SCHED LER asus 00042 338 ere e E 338 EE 338 Aktielsierundezemtolen 338 Jetzt aktualisieren
85. Aktion durchgef hrt Optionen Klicken Sie auf den Button Optionen um weitere Informationen ber den angeschlossenen Scanner zu erhalten Sind die Optionen Barcode Aufdruck und Endorser ausgew hlt so sind die erforderlichen Module installiert Weitere Optionen bzw Anzeigen Option Beschreibung CC CC ist eine besondere Filteroption YG LED Diese Option ist bei Benutzung der Scanner DR 5020 oder DR 5060F aktiv Rot Gr n Blau Sind bei Verwendung des DR 5080C aktiviert LED Seite 286 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080C II Scanfile Die Darstellungsm glichkeiten sind vom Scannertyp abh ngig Der DR 5080C verf gt ber alle drei Optionen der DR 5020 und DR 5060F nur ber Schwarz Wei und Bitonal Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080CII Die Canon Modelle DR 3060 DR 3080C und DR 3080CIl sind DIN A4 Hochleistungsscanner mit einer maximalen Scankapazit t von 40 Seiten pro Minute Alle Scanner k nnen doppelseitig scannen und erkennen automatisch die Papiergr e und dicke Zudem verf gen sie ber einen 100 Seiten fassenden Feeder Das Modell DR 3060 unterst tzt nur Schwarz Wei Scannen w hrend die Modelle DR 3080C und 3080CIl verschiedene Modi bis zum 24 Bit Vollfarbomodus unterst tzten Die maximale Scanaufl sung dieser Modelle betr gt 300dpi Endorser k nnen den Scannern optional hinzugef gt werden Dokumentenvorgaben e Br
86. Button wird der Pfad in dem Feld angezeigt Aktivit tenreportdaten auslagern Wenn Sie Daten des Aktivit tenreports auslagern wollen klicken Sie auf Aktivit tsreportdaten auslagern Sie bekommen die Gelegenheit der Auslagerungsdatenbank eine Beschreibung hinzuzuf gen Danach wird eine neue Datenbank im Exportpfad erzeugt Ihr Name wird aus dem aktuellen Datum und Zeit generiert Ihre Beschreibung wird den Dateieigenschaften Remote Services Seite 335 Scanrile ScanFile User Guide Cane NE eg TIFF Spooler hinzugef gt In diese Datenbank werden alle Datens tze der SFAudit mdb im ScanFile Applikationspfad exportiert Im Aktivit tenreport Fenster in ScanFile k nnen Sie dann die exportierten Datenbanken selektieren und eine tempor re Datenbank zu Recherchezwecken erzeugen Datenbank kompaktieren Es wird empfohlen von Zeit zu Zeit die Datenbank zu kompaktieren da diese die Datenbank auf Fehler berpr ft und sie zusammenfasst indem gel schte Datens tze entfernt werden Jetzt aktualisieren Sie k nnen Datenbank schnell auf zu l schende Ereignisse durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans l schen indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren TIFF Spooler Dieser Scheduler erlaubt den automatischen Import und die automatische Erkennung Klassifikation von Dokumenten mit Hilfe der Formularerkennung sofern
87. C Doppelte Zufuhr erkennen Farbunterdr ckung Durch L ngenmessung O SS gt Doppelte Zufuhr erkennen Ein doppelter Papiereinzug kann durch Messung der Papierl nge erkannt werden Um die Funktion Doppelte Zufuhr erkennen zu aktivieren w hlen sie die Option Durch L ngenmessung Beim n chsten Scannen eines Scanner einstellen e Seite 251 ScanFile User Guide scanFile DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C Stapels wird die erste Seite hinsichtlich ihrer L nge gemessen Diese Messwerte werden dann gespeichert Beim Scannen stoppt der Scanner den Scanvorgang und gibt Alarm sobald die L nge der gescannten Seite zu stark von der ersten Seite abweichen Eine entsprechende Fehlermeldung wird in diesem Fall ausgegeben Farbunterdr ckung Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr ckung ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C Scanner einstellen ai Scanner einstellen DR 4010C DR 5010C DR 6010C Scanner SCSI ID w hlen Seiteneinstellungen HA d ID 7 YMSCSI bh Seitengr e Aufl sung Modus ID 0 VMware VMware Virtual 51 0 9a Yindow WW 100x100 _ Schwarz Weib Rasterung Kompression Textmodus EN Unkomprimiert TIFF 0 Empfindlichkeit Vorderseite Image anpassen Phot
88. Det Magen Zeien O Memo Feld Auftragsnummer O Kundennummer O Datum O Kundenname Nadeldruck erkennen Zone verbinden mit Feld Zu erkennende Zeichen Alle Zeichen O Zahlen und Betr ge O Nur Zahlen O Nur Text O Nur Gro buchstaben O Nur Kleinbuchstaben O Barcode O Markierungserkennung Abbruch W hlen Sie einfach im Optionsfeld Zone verbinden mit das Indexfeld mit dem Sie die Zone verkn pfen m chten Zus tzlich k nnen Sie die zugelassenen Zeichen f r die entsprechende Lesezone spezifizieren Dies geschieht in dem Optionsfeld Zu erkennende Zeichen Die folgende Tabelle listet die Einstellungsm glichkeiten auf und beschreibt diese kurz Option Beschreibung Alle Zeichen Aktivieren Sie dieses Feature wenn die Zeichen eine Kombination aller auf der Tastatur zur Verf gung stehenden Zeichen sind Zahlen und Betr ge Mit dieser Option werden Zahlen W hrungssymbole z B oder und Trennzeichen eingelesen Nur Zahlen Bei dieser Einstellung werden nur numerische Zeichen eingelesen Nur Zeichen Es werden nur Zeichen bei der OCR Lesung eingelesen Nur Alle Zeichen werden als Gro buchstaben interpretiert Gro buchstaben OCH A Formularerkennung e Seite 169 ScanFile User Guide ScanFile Zonenerkennung Nur Alle Zeichen werden als Kleinbuchstaben interpretiert Kleinbuchstaben Barcode Diese Option wird zum Lesen von Barcodes b
89. Farbunterdr ckung Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr ckung ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert Automatische Belichtung In dieser Einstellung k nnen automatische Belichtung und Kontrast voreingestellt werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 9 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Randhervorhebung In dieser Einstellung k nnen Konturen betont werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 5 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Directoryscanner Mit dem idee K nnen bereits gescannte Dateien aber auch andere Formate eingelesen werden Seite 256 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Directoryscanner ScanFile el Einstellung Verzeichnis Scanner Vorderseite Verzeichnis einrichten Seite Verzeichnis C Import Teen Teen er pe D ern Drehung 0 Seite Vorderseite Komprimierung JPEG 50 L schen nach dem Scannen Mit Unterverzeichnis CELILLLEETEET S Ze pseg sfvgt J s r Dateien GENEE 0121 tif 0531 0138 tif 0621 tif 0244 tif 0739 tif 035 tif 0857 tif 0369 tif Verzeichnis e
90. Feldtrenner und den Feldbegrenzer vor Wie Sie diese Einstellungen vornehmen finden Sie im Abschnitt Format der Indexinformationen in diesem Kapitel beschrieben Import von Dateien und Indexinformationen Im Men Datei gt Importieren gt Dateien und Index biete ScanrFile die M glichkeit sowohl die Daten als auch die Indexinformationen zu importieren Dabei werden von ScanFile automatisch neue Dokumente angelegt und mit den richtigen Indexinformationen versehen sowie die dazugeh rigen Dateien eingelesen und archiviert Seite 204 e Import ScanFile User Guide Format der Indexinformationen Scanfile Importiere ASCII und Images c Lokaler Datentr ger sl l Feldanzahl Ech 10 43766834 SCF 00 Feldtrenner G POSTIDX Feldbegrenzer A TextMode ASCII Schlie en W hlen Sie in dem abgebildeten Fenster die Dateien aus die Ihre Importinformationen enthalten und nehmen Sie die ben tigten Einstellungen f r die Feldanzahl den Feldtrenner und den Feldbegrenzer vor Eine Erl uterung dieser Einstellungen finden Sie im Abschnitt Format der Indexinformationen Wenn Sie Ihre Angaben mit dem Button OK best tigen wird der Import von ScanfFile gestartet Diese Funktion kann auch dazu genutzt werden um Indexinformationen ohne damit verbundene Dateien in ein ScanFile Archiv zu importieren Auf diesem Wege k nnen Sie in einem Archiv Dokumente mit null
91. File Verzeichnis gt Dongle WKNetSRS dat RefreshTime 10 TimeOut 30 Selection 1234 Der Parameter serverFile in jedem Abschnitt muss den Pfad zur relevanten Anwendungsdatei enthalten Der Wert des Parameters muss den kompletten Pfad zur entsprechenden Datei enthalten Wenn ScanFile zum Beispiel im Verzeichnis ScanFile installiert ist welches ein Uhnterverzeichnis im Verzeichnis Apps auf dem Volume SYS ist dann m sste der Parameter wie folgt aussehen SYS Apps ScanfFile Dongle lt Dateiname gt Der Abschnitt f r ScanFile m sste in diesem Fall folgenderma en angepasst werden WKNet 818 1000 serverFile SYS Apps ScanFile dongle WKNetSF dat RefreshTime 10 Seite 40 e Installation von ScanfFile ScanFile User Guide Netzwerk Client Installation Scanfile TimeOut 30 Selection 1234 Bitte f hren Sie diese Anpassung in allen vier Sektionen durch und speichern Sie Ihre Anderungen anschlie end ab Dongle NLM Damit ScanFile das Dongle finden kann muss das Dongle Netware Loadable Module NLM geladen werden Das Dongle kann nicht vom Novellserver aus aktiviert werden Dies muss auf einem Client geschehen bevor das Dongle auf den Server gesteckt und die NLM gestartet wird Bitte schlagen Sie im Kapitel Lizenzierung nach wie das Dongle lizenziert wird Kopieren Sie das NLM in das Systemverzeichnis des Novellservers und geben Sie auf der Konsole den folgenden Befehl ein LOAD WKSVNW NLM SYS APPS SCANFILE DONGLE WIBU
92. Integration an ScanFile senden dann erkennt ScanFile das Dokument und revidiert dieses Dokument automatisch Sie haben dann die M glichkeit den alten Stand des Dokumentes anzuzeigen ScanrFile VNP Die Option ScanFile VNP erm glicht Ihnen das Anlegen PCL5 kompatibler Drucker auf Servern und Arbeitsstation Dabei werden in Windows virtuelle Drucker erzeugt die Sie zum Import verwenden k nnen Die dort ankommenden Daten werden in TIFF G4 Dateien umgewandelt und in vordefinierten Pfaden gespeichert Die TIFF Dateien k nnen dann von Scanrile mit einer der zeitgesteuerten Scheduler Anwendungen automatisch importiert und archiviert werden Im Falle des TIFF Spoolers k nnen diese Daten auch der Formularerkennung zugef hrt werden Seite 120 e Import elektronischer Dokumente ScanFile User Guide DEE ScanFile VNP Can le nam Grundeinstellungen Grundeinstellungen e Seite 121 ScanFile User Guide ten Einleitung scanFile Einleitung Das Fenster Grundeinstellungen finden Sie im Men punkt Optionen gt Grundeinstellungen Hier finden Sie zahlreiche Wahlm glichkeiten welche die Qualit t der angezeigten Images beeinflussen die Art der Anzeige der Trefferliste ver ndern und zahlreiche Optionen die beispielsweise die Schlagwortanzeige und das Drucken einer Seite aus ScanFile ver ndern Die Grundeinstellungen k nnen in ScanrFile jederzeit ge ndert werden allerdings werden bestimmte Optionen wie zum Beispie
93. Modus Im Feeder Modus wird eine Anzahl von Bildern hintereinander gescannt und automatisch jedes Bild als einzelnes Dokumente gespeichert Bei diesem Modus sollte man automatisches Indizieren Barcode Duplexfelder oder Z hlfelder verwenden da es nicht m glich ist den Index w hrend des automatischen Scanvorgangs einzugeben Der Index kann jedoch auch nachtr glich eingegeben oder ver ndert werden a B hnenste uerung Bindelmodus Batch B Start mit Batch B Bett Seiten P E E Stop bei Batch B Hell Seiten P C Seiten IP KH BEES KZ File F Mikrofilm Scannen e Seite 183 ScanFile User Guide Stapel Scannen Mikrofilm N NE nen e B ndelmodus Seiten P scannt und speichert die zwischen den Seitenblipnummern liegenden Bilder als Einzelseitendokumente e B ndelmodus File F scannt und speichert die zwischen den Fileblipnummern liegenden Bilder als Einzelseitendokumente e B ndelmodus File F und B scannt und speichert die zwischen den eingegebenen File und Batchblipnummern liegenden Bilder als Einzelseitendokumente e B ndelmodus Batch B scannt und speichert die zwischen den eingegebenen Batchblipnummern liegenden Seiten als Einzelseitendokumente Stellen Sie sicher dass der Modus f r die Bliperkennung am FS Controller Ill richtig eingestellt ist Weitere Informationen ber die Scannereinstellung entnehmen Sie bitte dem Handbuch des FS Controlle
94. NOV INI Dies sollte ebenfalls in der Datei Autoexec ncf des Servers hinzugef gt werden damit das NLM automatisch gestartet wenn am Server ein Neustart durchgef hrt wird Die Installation des Servers ist damit abgeschlossen und Sie k nnen nun mit dem Einrichten der einzelnen Netzwerkclients fortfahren Netzwerk Client Installation Bei der Client Installation werden nur die gemeinsam genutzten Windows Komponenten auf dem Client installiert Alle ScanFile Komponenten bleiben im Programmverzeichnis auf dem Serververzeichnis und werden auf der Workstation von dort gestartet Um die Clientinstallation vornehmen zu k nnen m ssen Sie die Datei SetupSF exe aus dem Scanrile Programmverzeichnis auf dem Server mit einem Zusatzparameter starten Falls sich die Datei SetupSF exe noch nicht im ScanFile Verzeichnis auf dem Server befindet kopieren Sie diese bitte aus dem Verzeichnis Software auf der ScanFile CD in das entsprechende Verzeichnis Um die Client Installation zu starten w hlen Sie bitte auf der entsprechenden Workstation im Men Start den Punkt Ausf hren und ffnen Sie die Datei SetupSF exe im ScanFile Verzeichnis auf dem Server Bevor Sie die Datei ausf hren und die Installation starten f gen Sie den Kommandozeilenparameter N mit einem Leerzeichen hinzu Bitte stellen Sie sicher dass der Parameter als Grossbuchstabe eingegeben wird lt ScanfFile Verzeichnis auf dem Server gt SetupSF exe AN Installation von ScanFile e
95. Optionen gt Grundeinstellungen den Punkt Imageausschnitt speichern ausgew hlt haben dann speichert ScanrFile die Anzeigeoptionen f r jedes einzelne Indexfeld Sobald Sie ein Indexfeld ausw hlen wird ScanFile den entsprechenden Bildausschnitt anzeigen Dies ist besonders dann sinnvoll wenn Sie eine gro e Menge an hnlichen Dokumenten indizieren wollen die die Indexinformationen an derselben Stelle aufweisen Um eine Anzeigezone f r ein Indexfeld festzulegen w hlen Sie das erste Dokument aus der Trefferliste und gehen Sie in das Men Bearbeiten in der Archiv Toolbox Positionieren Sie den Cursor auf das erste Indexfeld und zeigen Sie den gew nschten Imageausschnitt f r dieses Indexfeld an Geben Sie die Information in das Indexfeld ein und dr cken auf die ENTER Taste Der Cursor wird automatisch zum n chsten Indexfeld springen Sie k nnen dann den gew nschten Bildausschnitt f r das zweite Indexfeld einstellen Wiederholen Sie dies f r alle Felder Wenn Sie die ENTER Taste im letzten Indexfeld bet tigen wird ScanFile automatisch das Dokument speichern und zum ersten Indexfeld des n chsten Dokuments auf der Trefferliste springen Im Anzeigefenster wird dann die erste Seite des Dokumentes mit den vorher eingestellten Anzeigeparametern f r das entsprechende Indexfeld angezeigt Automatisches Indizieren Sie haben in ScanFile die M glichkeit Indexfelder automatisch auszuf llen Dabei gibt es verschiedene Arten die Indexinforma
96. PopUp Men s von Windows ein zus tzlicher Eintrag erzeugt Dieser neue Eintrag mit dem Titel ScanfFile Seite 118 e Import elektronischer Dokumente ScanFile User Guide MS Office Integration ScanFile Elektronische Dateiarchivierung taucht im Untermen Senden an auf Wann immer Sie in Windows die M glichkeit haben Daten ber das PopUp Men zu versenden k nnen Sie direkt an ScanFile senden und Ihre Daten dort archivieren a Werknipfung etsien L schen und rbenennen Mack Aaf Files ON e 3 As D f ZegetAegsct og wi Herd P Ee Ersten vou Soltmare ad Tes Q D anenee Fe u ster ol Teor 5 Fire De A 10 Oman 4 Tergp p s ad Veen it tubuse af Ver V EE Ge Aocg T Druri wg ad abin O H nihe irb Q zegtesgta mue TA hide Aura 7 e E maaha wurde sarren pI SAKE Ate Arba OR d Em n eckergeget p N Ahde Ark Seatin V re 11302 Geste Aocbe 7 0 Dan Safe woher K Ge Auraka gt Senan er zo ONE Ahde Achs 7 0 Do Sachen und Ar nakgen zf ram Adds Arche 7 0 Den e Fatestzab innen geet tel R Abie Amiya LD Nice 17 Stinte uer Zeesbuezgetz 09 5 op DAL R haben r ener Um eine Datei in ScanFile zu archivieren markieren Sie diese einfach und ffnen Sie mit der rechten Maustaste das PopUp Men von Windows W hlen Sie im Untermen Senden an den Punkt ScanFile Elektronische Dateiarchivierung und es wird das Importfenster von ScanFile ge ffnet Im Unterschied zum TIFFWriter werden bei dieser Form d
97. Rahmen umgeben wird Filtereinstellungen Die Filter sollen Lesbarkeit und Deutlichkeit der gescannten Seiten verbessern Die nachstehend beschriebenen Optionen beheben Fehler die durch den Scanvorgang entstehen Zus tzlich wird ein deutlicher Gewinn an Speicherplatz erzielt Option Beschreibung Schwarze Punkte Einzelne schwarze Punkte auf einem wei en l schen Hintergrund eines gescannten Images werden automatisch gel scht Scanner einstellen e Seite 279 EE nun ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F Wei e Punkte l schen Einzelne wei e Punkte auf einem schwarzen Hintergrund eines gescannten Images werden automatisch gel scht Kanten entfernen Kanten und Bereiche die durch Konturen entstehen werden automatisch entfernt D nne Linien erg nzen D nne unterbrochen abgebildete Linien werden automatisch vervollst ndigt Farbunterdr ckung ber diese Funktion verf gt nur der DR 5080C Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr ckung ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert Automatische Belichtung In dieser Einstellung k nnen automatische Belichtung und Kontrast voreingestellt werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 13 Bewegen Sie den Schieber ode
98. SHIFT we oder A Return Filmjustierung horizontal SCH 4 dann Yes oder Return o Scanner einstellen e Seite 309 Scanrile ScanFile User Guide SE He e Canon MS400 amp 500 FS Controller III Scannen mit Batch Fileblip Shift F Store Return Password 149 Return 1 Search Mode Plus Key 2 Machine setup Return Trailer stop No Return Mod F amp C nstd No Return E M detect Yes Return Key buffer No Return Face U D set No Return Face down Yes Scan in ascending order Return Face down No Scan in descending order Return Adrs prt set No Return Address prt No Return Japanese MSG No Return Input OK Yes Return 7X Plus Key Exit Return Canon MS400 amp 500 Die digitalen Canon Mikrofilmscanner MS400 und MS500 haben ein optionales SCSI Board so dass sie als PC Scanner genutzt werden k nnen Manueller und automatischer Einzug ist hiermit m glich Automatisches Scannen ist m glich f r geblipte 16 mm Rollfilme wenn die automatische Rollfiimb hne FS Controller Ill benutzt wird Die maximale Scanaufl sung der Scanner MS400 MS500 betr gt 400dpi Seite 310 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon MS400 amp 500 ler scanfile 4 Scanner einstellen MS 400 500 Scanner SCSI ID w hlen Empfindlichkeit Aufl sung HA 0 ID 7 YMSCSI Dunkel Be Ae 400dpi x 400dpi 300dpi x 300dpi 200dpi x 200dpi ID 2 Weich Sch rfe Hart
99. ScanFile User Guide Nummernkreispr fung scanFile Klicken Sie auf den Button Archiv ffnen um das Archiv zu w hlen welches Sie berpr fen m chten Nachdem Sie ein Archiv gew hlt und Ihre Auswahl mit dem Button OK best tigt haben ffnet sich folgendes Fenster Bereich und Feld ausw hlen Startwert Stopwert Indexfeld Feld1 In diesem Fenster k nnen Sie die Parameter f r den Anfang und das Ende des zu durchsuchenden Zahlenbereiches setzen Sie k nnen zudem das Archivfeld ausw hlen in dem die Suche durchgef hrt werden soll Wenn Sie alle Angaben gemacht haben klicken Sie auf den Button Start um mit der Nummernkreispr fung zu beginnen Fehlen Eintr ge werden in der Datei Error log im Temp Verzeichnis gespeichert Sie k nnen sich diese Datei sofort nach dem Check ansehen Die Datei entspricht folgendem Format Archiv EXCEPTION 2 wurde mit den folgenden Parametern getestet Startwert 1 Stopwert 30 Feld 1 Folgende Nummern konnten nicht gefunden werden 1 2 3 Folgende Eintr ge waren nicht eindeutig Die berpr fung ergab 3 Fehler Allgemeine Informationen e Seite 153 ScanFile User Guide Nummernkreispr fung Scanfile Barcodes Barcodes e Seite 154 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Bei Dokumenten die Barcodes enthalten kann der Inhalt des Barcodes automatisch w hrend des Scannens in ein Indexfeld
100. Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Seite 290 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 308001I Scanfile Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate Unkomprimierte TIFF Datei TIFF G4 Datei JPEG JTIFF Datei LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient dig
101. Seite 314 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon Canofile 510 510S scanFile ai Scanner einstellen Canofile 510 510S Scanner SCSI ID w hlen Empfindlichkeit Aufl sung H 0 ID 7 YMSCSI Helligkeit vome 200dpi x 200dpi 1D 277 v gt 200dpi x 100dpi Helligkeit hinten TIFF Format Darstellung Photomodus Rand entfemen Vorderseite CCITT G4 Doppelseitig scannen Doppelseitig Abbruch scannen 1 I Seite Aufl sung F r die beiden Scanner k nnen Sie folgende Aufl sungen w hlen e 200 x 100 dpi e 200 x 200 dpi Darstellung Diese Parameter beeinflussen den Speicher und Darstellungsmodus eines Images Standarddokumente werden normalerweise im Textmodus eingescannt Der Photomodus ergibt durch eine Rasterung im Allgemeinen bessere Scanresultate allerdings ben tigen im Photomodus gescannte Bilder mehr Speicherplatz Jede mit der Canofile 510 oder Canofile 510S gescannte Seite hat einen schwarzen Rahmen der sich bis zur maximalen Gr e erstreckt die dieser Scanner erfassen kann Die Option Rand entfernen bewirkt dass dieser Rand automatisch abgeschnitten wird Beide Modelle besitzen einen Duplexscanner d h sie k nnen in einem Scandurchlauf auch optional beidseitig scannen F r das doppelseitige Scannen haben Sie zwei Optionen Bei der einen werden Vorder und R ckseiten als getrennte Dateien abgelegt und bei der anderen werden die Scanner e
102. Seite 41 ScanFile User Guide Netzwerk Client Installation EE nen Wenn Sie den Befehl ausf hren werden sie nun zuerst aufgefordert die Sprache w hrende der Installation und des ersten Starts von ScanfFile auszuw hlen Installationsoptionen Im n chsten Schritt k nnen Sie w hlen welche Optionen und Module von ScanFile Sie installieren m chten Das Basismodul wird automatisch installiert Alle weiteren Optionen k nnen sie gezielt ausw hlen und unabh ngig voneinander installieren oder von der Installation ausschlie en Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang dass einige Zusatzmodule wie zum Beispiel der TIFFWriter das OCR Modul oder auch ScanFile VNP einzeln lizenziert werden m ssen damit Sie diese sp ter einsetzen k nnen Die Folgende Tabelle listet alle Optionen und Module auf und beschreibt diese kurz Option Modul Beschreibung MS Office Integration F gt die Schaltfl chen Senden an ScanFile sowie Drucken und an ScanFile senden in Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook und Access ein Um diese Option nutzen zu k nnen muss Office 97 2000 2003 2007 oder XP auf dem PC installiert sein ScanrFile CD Diese Option bietet Ihnen die M glichkeit Daten CDs mit Retrieval Software zu erstellen Damit k nnen Sie die Daten dieser CD mit jedem PC recherchieren und anzeigen ScanFile TIFFWriter Diese Option installiert einen besonderen Windows Druckertreiber mit dessen Hilfe Sie ber einen virtue
103. Seiten erzeugen Diesen Dokumenten k nnen Sie dann sp ter noch Dateien Seiten hinzuf gen Format der Indexinformationen Damit ScanFile die Indexinformationen richtig voneinander trennen und verarbeiten kann m ssen die Dateien welche die Indexinformationen enthalten einem gewissen Format unterliegen Durch die verschiedenen Einstellungsm glichkeiten ist ScanFile an dieser Stelle sehr variabel Der Import erwartet dass die Informationen zu jedem Dokument in einer eigenen Zeile stehen Dies k nnen Sie ganz einfach mit einem Texteditor zum Beispiel Notepad berpr fen ScanFile achtet an dieser Stelle auf die ASCII Zeichen CR Carriage Return und LF Line Feed die in einem Texteditor in Form eines Zeilenumbruchs dargestellt werden Import e Seite 205 ScanFile User Guide Format der Indexinformationen scanFile Alle Informationen innerhalb einer Zeile werden auf ein bestimmtes Dokument bezogen Dabei ist es wichtig dass die Informationen gleichm ig formatiert und voneinander getrennt sind Die Informationen werden durch das Trennzeichen in einzelne Felder unterteilt Das folgende Beispiel verwendet ein Komma als Trennzeichen 12345 Projekt XY Phase X Manfred Mustermann Das Komma unterteilt die Zeile in 4 Felder e Feld 1 12345 e Feld 2 Projekt XY e Feld 3 Phase X e Feld 4 Manfred Mustermann Diese 4 Felder k nnen beim Import den Indexfeldern im Archiv zugeordnet werden Die Optio
104. Sie dazu im Auswahlfeld Ausrichtung die gew nschte Option aus Die verf gbaren Werte sind 0 90 180 und 270 Grad Scanner einstellen e Seite 285 GE ScanFile User Guide scanfile Canon DR 5020 5080C amp 5060F Mit der Option Rechts nach Links k nnen Sie den Aufdruck so einstellen dass von rechts nach links Zeichen hinzugef gt werden Die voreingestellte Schriftmatrix die der Drucker benutzt ist 12x12 Punkte Sie k nnen die kleinere Einstellung 8x7 w hlen indem Sie die Option Kleine Schriftgr e verwenden aktivieren Bei der Art der Einbettung stehen Ihnen drei verschiedene Optionen zur Verf gung Die Option Schwarz auf Wei druckt schwarzen Text auf wei es Hintergrundfeld Im Gegensatz dazu bewirkt die Option Wei auf Schwarz das exakte Gegenteil und druckt einen wei en Text auf schwarzes Hintergrundfeld Verwenden Sie die Option Schwarz auf Image wenn Sie den Text einfach in schwarz das Image drucken m chten Die beiden Z hler k nnen unabh ngig voneinander auf die gleiche Weise konfiguriert werden Legen Sie dazu einen f r jeden verwendeten Z hler einen Start und einen Erh hungswert fest F r die Optionen R cksetzen wenn setzt den Z hler an den Anfang zur ck und Erh hen wenn f gt den angegebenen Wert hinzu k nnen Sie aus folgenden Bedingungen ausw hlen Neuer Vorgang Trennseite Vorgang oder Trennseite Jedes Dokument Nie Sobald die gew hlte Bedingung erf llt ist wird die entsprechende
105. UTING ee KK ENKEN RENE KEREN KEN RENE KENNEN KEREN KEEN KEEN KEN 186 EIMLEITUNG ann nnnnnnnnnnnnnnn 187 ROUTEN ERSTELLEN nennen 187 ENEE 188 HOUTING OPTIONEN nennen 192 Job Reports speichern unter 193 Fertige Jobs l schen E 193 Log aktiver e 193 DOKUMENTE AUF EINE ROUTE SENDEN 193 GEROUTETE DOKUMENTE ANZEIGEN ann nnnnnn 194 DOCUMENT ROUTER cnnannanennnnannnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnen 194 DRUCKEN E MAIL UND EXPORT 2 a2200na2000nan00nnanunnnanunnnannnnnannnnnannnnnn 196 EIMLEITUNG 197 RETTEN 197 EMA a E 198 e WEE 198 ulao 5 WEE 201 EINMLEITTUNG nennen 202 IMPORT VON DATEIEN annanannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnnrrnnrnrnnrnrrnrnrrnrnnrnrnnrnrnnnnne 202 IMPORT VON INDEXINFORMATIONEN unannansnnnnannennnannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nme 203 IMPORT VON DATEIEN UND INDESINEORMATIONEN 204 FORMAT DER INDESINEORMATIONEN nennen 205 COLD EE 208 EIMLEITUNG ann nnnnnn nennen 209 DATEIFORMATE nrn nnrnnnrnnnnrn nnna nnn nna 209 DIE IMPORTMASKE nacaannnnnnannnnnnannnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnn 209 Erstellen geleed hs 210 eier 211 EE 212 Indexfeldef aaaaaaaaaaanaannannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnna 214 Willkommen bei ScanFile e Seite 15 WH ScanFile Benutzerhandbuch scanfile Inhalt IMPORTIEREN VON DBOOLDATEIEN nennen nnnnnnnnnn 216 ANZEIGEN VON CGOLD DATEIEN namen 216 SEITE EINBICHTEN ann n
106. Verbindungsfeld vorliegen Zus tzliche Indexinformationen werden anhand der Daten des Verbindungsfeldes in die bis zu 9 weiteren Indexfelder importiert Sie m ssen das ASCII oder ANSI Format sowie die Feldanzahl den Feldtrenner und den Feldbegrenzer der Indexdatei einstellen Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf neue Dokumente durchsucht werden und diese in die Archive importiert werden Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein Seite 330 e Remote Services ScanFile User Guide Import von Indexinformationen ScanFile W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in das Indexinformationen importiert werden sollen klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Wenn ein Archiv der Liste hinzugef gt wurde kann man
107. ad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Seite 302 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon MS300 MS350 amp MS800 Scanfile Schr glagenkorrektur Diese Funktion aktiviert eine softwarebasierende Schr glagenkorrektur Wenn Seiten mit Schr glage durch den Scanner gescannt werden richtet diese Option die Seite gerade aus so dass andere Aktionen wie z B OCR Lesungen an dem Dokument mit besserer Qualit t vorgenommen werden k nnen Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Canon MS300 MS350 amp MS800 Die Canon Mikrofilmscanner MS300 MS350 und MS800 gew hren mit ihrer hohen Pr zision und Geschwindigkeit die Konvertierung von mikroverfilmten Dokumenten in Ihr digitales Archiv Sie bieten als Desktopscanner einen A3 Projektionsschirm Automatische Suchfunktionen sind mit der optionalen Filmb hne FS Controller Il verf gbar Scanner einstellen Folgendes Fenster erscheint wenn Sie unter Scanner ausw hlen den eines der Modelle MS300 MS350 oder MS800 ausgew hlt haben und auf den Button Scanner einstellen klicken Scanner einstellen e Seite 303 File ScanFile User Guide scanFile Canon MS300 MS350 amp MS800 a Scanner einstellen MS 300 350 800 Scanner SCSI ID w hlen Darst
108. adurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Scanner einstellen e Seite 277 GE ScanFile User Guide scanfile Canon DR 5020 5080C amp 5060F Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Alle drei Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabef
109. ag amp Drop Eine Seite kann im FastPics Fenster bewegt werden indem man die gew hlte Seite durch Dr cken der linken Maustaste ausw hlt und sie dann auf die gew nschte Position zieht Das Dokument wird dann neu geordnet und angezeigt Drehung abspeichern Wenn Sie eine einzelne Seite oder ein Dokument nach dem einscannen in ScanFile gedreht haben dann k nnen Sie diese Drehung abspeichern damit es beim n chsten Offnen korrekt angezeigt wird Um die Rotation zu speichern ffnen Sie das Men Anzeige gt Drehung speichern und w hlen Sie dort aus welche Anderungen Sie speichern m chten Sie haben die M glichkeit entweder die Drehung der aktuell angezeigten Seite eines Satzes ausgew hlter Seiten oder des gesamten Dokumentes zu speichern Die Rotation wird als Anzeigeparameter zus tzlich gespeichert und ver ndert nicht das urspr nglich gescannte Dokument Anmerkungen Anmerkungen k nnen benutzt werden um spezielle Seiten eines Dokumentes zu markieren oder zus tzliche Information hinzuzuf gen Dokumente e Seite 81 ScanFile User Guide Scanfile Anmerkungen Can uumert Managern Zelesn Anmerkungen beziehen sich auf die jeweilige Seite auf der sie angelegt werden Folgende Anmerkungen sind m glich Text Anmerkung Linie Hervorhebung Wei er Block Schwarzer Block Sind auf einer Seite Anmerkungen angebracht wird dies im Anzeigefenster in der linken oberen Ecke durch ein Bleistift Symbol angeze
110. aler Abstand mm mn Erh hen wenn Vorgang oder Trennseite Seiten Zweiter Z hler Startwert Ausrichtung Rechts nach Links Kleine Schrift verwenden Art der Einbettung Schwarz auf weih Weib auf schwarz Erh hen wenn Schwarz auf Image Vorgang oder Trennseite Erh hung R cksetzen wenn Nie Der zu druckende Text kann im Eingabefeld Text spezifiziert werden Wenn Sie einen Z hler benutzen m chten dann muss dieser in eckigen Klammern angegeben werden Wird auch der zweite Z hler verwendet so m ssen die entsprechenden Werte durch einen Dezimalpunkt getrennt werden Die Konfiguration der Z hler kann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Wie die Z hler konfiguriert werden wird sp ter genauer erl utert Der horizontale bzw vertikale Abstand ist nur von Interesse wenn der Text in ein Image eingebettet werden soll Beide Abst nde werden in mm angegeben Der horizontale Abstand gibt den Abstand zur linken Seite an w hrend der vertikale Abstand die Spanne zwischen Text und dem oberen Rand festlegt Genauere Angaben dazu entnehmen Sie bitte den zum jeweiligen Scanner mitgelieferten Unterlagen Sie k nnen den Text wahlweise auf jede Seite drucken oder nur auf der ersten Seite eines Dokuments W hlen Sie dazu bei der Einstellung Seiten die Option Jede oder Neues Dokument In diesem Fenster k nnen Sie auch die Druckausrichtung des Textes festlegen W hlen
111. allation verwenden Die Option Login verwenden kann nur vom ADMIN oder von Mitgliedern der Gruppe Administrator ein und ausgeschaltet werden User hinzuf gen Um einen neuen Benutzer anlegen zu k nnen klicken Sie auf den Button Neuer User Folgender Dialog wird ge ffnet Benutzerverwaltung e Seite 135 ScanFile User Guide ten Benutzer anlegen und verwalten ScanfFile Due Magen S User verwalten Username eMail Pa wort Lizenz freigeben nach 0 min Pa wort Bibliothek ffnen g EI c Lokaler Datentr ger he GJ Erweiterte Einstellungen O Suche nach Archive Bibliotheken gel D r Demoarchiv 30 MB Lieferscheine 1MB Posteingang DER Rechnungen 1MB Alles entfernen lt lt lt Alles kopieren gt gt gt Archive und Bibliotheken SI Lieferscheine g Posteingang E Rechnungen Abbruch Geben Sie zuerst den Benutzernamen ein Die Eingabe eines Passworts ist optional es wird aber empfohlen ein Passwort zu verwenden Sie k nnen zus tzlich eine E Mailadresse angeben Die E Mailadresse ist wichtig wenn Sie die ScanFile Remote Station verwenden m chten um automatisch Emails an Benutzer in Ihrem ScanFile System zu verschicken In der Version 8 wurde eine Lizenz Zeitbegrenzung f r jeden Benutzer eingef hrt Eine Benutzerlizenz kann so nach einer gewissen Zeitspanne wieder freigegeben werden Dadurch wird verhindert dass eingeloggte Benutzer
112. anFiles zu behalten werden sie in den Backuppfad kopiert Sie k nnen das Laufwerk und den Pfad ausw hlen indem Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Indizierungsoptionen Dokumente k nnen auf zwei Arten in ein ScanFile Archiv importiert und indiziert werden Der Dateiname kann dabei zur automatischen Indizierungen verwendet werden 1 Postindex Falls Postindex ausgew hlt ist werden alle zu archivierenden Dokumente in den Postindexbereich des ausgew hlten Archivs zur sp teren Indizierung kopiert 2 Indizierung mit Dateinamen Durch die Option Direkt Indizieren in Verbindung mit der Einstellung Dateinamen als Standardeintrag verwenden werden die Dokumente direkt im Archiv gespeichert indem der Dateiname im ersten Indexfeld automatisch zur Indizierung der Dokumente verwendet wird Trennzeichen Wenn sie zus tzlich ein Trennzeichen ausw hlen kann der Dateiname mit diesem Zeichen unterteilt werden Die so getrennten Teile des Dateinamens werden nacheinander in die Indexfelder des Dokumentes eingetragen Zur Verf gung stehen folgende Trennzeichen Komma Semikolon Punkt Bindestrich _ Unterstrich Anf hrungszeichen Beispiel Trennzeichen Semikolon D Smith Ltd Quotation 0 1 06 2000 doc e Feld i D Smith Ltd e Feld2 Quotation Feld 3 01 0
113. anken Pers nlichen Trefferlisten der User Zusammenfassung Installation Einzelplatzinstallation SETUPSF EXE Microsoft Server SETUPSF EXE U Novell Server SETUPSF EXE U NOVELL Clientinstallation SETUPSF EXE N Installationsverzeichnis Einzelplatzinstallation CASCANFILE Serverinstallation C SFNet ScanrFile Backupverzeichnis Alle lteren Komponenten die w hrend der Installation ersetzt werden k nnen im Verzeichnis Backup im ScanfFile Verzeichnis gesichert werden Komponenten Office Integration MS Office 97 2000 2003 2007 und XP ScanrFile CD Erstellung von Retrieval CDs TIFFWriter Direktes Drucken in ScanFile Archive OCR Zonen Volltextlesung Formulare Erweiterung Nummernkreispr fung ASPI Layer F r Adaptec SCSI Boards Seite 44 e Installation von ScanfFile ScanFile User Guide Zusammenfassung Scanfile ScanFile VNP Automatischer Archivdruck Pers nliche Trefferliste Pers nlicher Speicherplatz jedes Anwenders f r Dokumente Wird benutzt um den Anwendern zugesendete Dokumente zu speichern sowie durch die Option Document Routing Workflow Scanfrile deinstallieren Deinstallieren Sie ScanFile immer ber das Men Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Software Wenn Sie einen ScanFile Client und Server auf demselben Rechner installiert haben so wird der obige Aufruf den Client deinstallieren Um den Server zu deinstallieren gehen Sie zu Start gt Ausf hren und geben Sie lt ScanF
114. ann nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 144 HELLIGKEIT EINSTELLEN nen 144 FILTER EINSTELLEN nen 145 STANDARDFILTER eeeanenannnennnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn nnnnnnnennnnnnennen 146 BENUTZERDEFINIERTE FILTER nenn 147 SCHNELLE SUCHE aannannannnnnnannnnnnannnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 147 ALLGEMEINE INFORMATIONEN 22 02240 24002000 000aa0n nun ann nnnnn ann nnnnnnnnn 149 EINLEI UNG SOOREHEICRERBERNERERERBIERBEERBHERBEERPRERBEERPSERBEERURERSREERHERERERENERNEEESHERSEEEPEERBEERARER 150 GCANFEILEVERSION 150 IMAGEINEORMATIONEN 150 BERICHT ERSTELLEN nennen 151 NUMMERNKREISPR FUNG nannnansnnannnannnennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 152 BARGODES a Eee 154 SOU ne 155 DapCODEFORMATE nenn nennen nen 155 BARCODES LESEN W HREND DES SCANNENS annannnannannnnnnnnnnnnnnnnnnnrinnrnnnnnnrnne 157 AFCHIVEINSTENING EE 157 Barcode lesen EE 158 LESEZONEN F R BARCODES uannannnnnnansnnnnannnnnnannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnannnnn 159 Zonen einrichten aaaaaanaaaanannanannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnnnnnnnnnnnrnnnne 159 BARCODES LESEN ananannunnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnrnnrnrnrrninnrnrnnrnrrnrnin nrn nnrnnrnrnnnnrn nenn nnn nna 162 Barcodelesung ausgew hlter Dokumente und Geen 162 OCR amp FORMULARERKENNUNG 22 22u0 2u0 000a00nannn ann ann nnnnnannnannnnnnnnanen 163 EINLEITUNG ee EE EE 164 VOLLTESTERKENNUNG 164 Ausgew hlte Dokumente und Se
115. are wie z B Rechnungen oder Lieferscheine gedruckt die immer den gleichen Aufbau aufweisen so k nnen diese mit der Formularerkennung von ScanFile Zonen OCR gelesen und automatisch indiziert werden Da die Daten direkt ber den elektronischen Weg weiter verarbeitet werden entstehen hier keine Qualit tsverluste durch das manuelle Scannen Scanqualit t Schr glage der Vorlage und die Indizierung verl uft sehr zuverl ssig Installation Damit ScanFile VNP auf Ihrem Rechner installiert werden kann m ssen zun chst einige Vorbereitungen getroffen werden Der VNP kann nur in Verbindung mit ScanfFile installiert werden Wenn das Installationsprogramm des VNP keine lizenzierte Version von ScanFile auf Ihrem System lokalisieren kann so wird sie Installation abgebrochen Sie m ssen also zun chst ScanFile installieren und sowohl ScanFile als auch den VNP lizenzieren Zus tzlich ben tigt ScanFile VNP das Microsoft Net Framework 2 0 Dieses k nnen Sie kostenlos auf der Internetseite von Microsoft downloaden Hilfe zur Installation des Frameworks finde Sie ebenfalls auf der Internetseite von Microsoft Setup Im Gegensatz zu lteren Versionen des ScanrFile VNP wird die aktuelle Version nicht ber das ScanFile Setup installiert Das Setup des VNP muss ScanFile VNP e Seite 343 GE ScanFile User Guide ScanFile Konfiguration separat gestartet werden Um die Installation zu starten ffnen Sie die Datei VNPSetup msi im Ve
116. arebasierten Dokumententzerreinrichtung die absichert das die Dokumente korrekt durch den Scanner gef hrt werden Aufdruck Ist die Option Aufdruck in den Scannern installiert kann sie im Fenster Aufdruck unter Erweiterte Einstellungen konfiguriert werden Mit dieser Funktion k nnen Sie w hrend des Scandurchlaufes bestimmte Zeichenfolgen auf die R ckseite des gescannten Blattes an eine vordefinierte Position drucken Sie k nnen zudem die auszudruckenden Zeichen elektronisch in das gescannte Image einbetten Durch die Auswahl der Option Drucken erfolgt der Ausdruck auf der gescannten Seite Scanner einstellen e Seite 265 S ile ScanFile User Guide Scanfile u Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C ai Aufdruck Aktivieren Erster Z hler Drucken Startwert In Image einbetten 8 Erh hung Text Scan 01 0001 YMD TIME R cksetzen wenn Nie Horizontaler bstand fmm Yertikaler Abstand mm mn Erh hen wenn Vorgang oder Trennseite Seiten Zweiter Z hler Ausrichtung St rtwert Rechts nach Links Kleine Schrift verwenden Art der Einbettung Schwarz auf weih Weib auf schwarz Erh hen wenn Schwarz auf Image Vorgang oder Trennseite Erh hung R cksetzen wenn Nie Der zu druckende Text kann im Eingabefeld Text spezifiziert werden Wenn Sie einen Z hler benutzen m chten dann muss dieser in eckigen Klammern angegeben werden Wi
117. arzen Text auf einer wei en Seite ein wei er Text auf einer schwarzen Seite Der DR 3020 scannt Dokumente im Portrait Format F r Dokumente im Breitformat w hlen Sie die Option 90 Drehung so dass derartige Seiten in der zutreffenden Ausrichtung angezeigt werden Wenn Sie Doppelseitig scannen w hlen werden beide Seiten des Dokumentes gescannt und abgespeichert Andernfalls wird nur die Vorderseite gescannt Empfindlichkeit Der Canon DR 3020 verf gt ber eine automatische Belichtungseinstellung f r Photo und Text Sie haben aber auch die M glichkeit diesbez glich Seite 298 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Check Scanner ScanFile manuelle Einstellungen vorzunehmen indem Sie zun chst die Funktion Auto deaktivieren und dann den Schieberegler in die gew nschte Richtung bewegen Sie k nnen den Helligkeitswert auch ber die Tastatur eingeben Die Werte f r die Helligkeit liegen zwischen 1 und 255 Check Scanner ScanFile hat eingebaute Unterst tzung f r Check Scanner die MICR Codes lesen und auswerten Die folgenden Check Scanner werden unterst tzt e TellerScan TS200 e TellerScan TS300 350 e TellerScan TS400ES e BUIC 1500 Einige Einstellungen sind eventuell nur f r bestimmte Scanner m glich Aufl sung Die Aufl sung kann 200x100 dpi oder 200x200 dpi betragen Bei 200x100 dpi ist die Geschwindigkeit h her aber die Qualit t geringer Die niedrigere Aufl sung wird im resultieren
118. atei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Mit Hilfe der Optionen Vorderseite und R ckseite k nnen Sie f r die Vorderseite und R ckseite eines Dokuments verschiedene Einstellungen vornehmen Die gew hlten Einstellungen beziehen sich immer auf die ausgew hlte Seite Beachten Sie bitte dass das Scannen in Graustufen und Farbe bei dem Modell DR 3080C nur einseitig und auf der Frontseite m glich ist Seite 288 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080C II scanfile Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Einstellung Beschreibung Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en Brief 8 5 x 11 In Legal 8 5 x 14 In A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm ISO B5 176 x 250 mm ISO Wenn die Option Image anpassen aktiv ist dann wird diese Einstellung deaktiviert Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewende
119. ation verschiedener Faktoren wie sind die Dokumente abgeschlossen oder werden Sie noch ge ndert wie viele Dokumente bestehen bereits wie gro ist ein durchschnittliches Dokument auf der Festplatte wie viele Dokumente entstehen in einer bestimmten Zeit ab welchem Alter reduziert sich die R ckgriffsrate welche Anforderung wird an die R ckgriffszeit gestellt wie viele R ckgriffe werden durchgef hrt pro Stunde pro Tag wie viele verschiedene Anwendungen arbeiten beim Kunden welche Indexinformationen werden benutzt Wenn man diese Faktoren in Betracht zieht k nnen Sie den ungef hren Speicherplatz f r einen bestimmten Zeitraum berechnen und den Online bzw den Offline Speicherplatz einrichten Unabh ngig von der Art des Speichers den Sie verwenden ist es sehr wichtig dass regelm ig Sicherheitskopien erstellt werden Systemvoraussetzungen e Seite 29 ScanFile User Guide ScanFile Voraussetzungen scanFile Arbeitsspeicher Im normalen Betrieb ben tigt ScanFile zwischen 10 und 20 MB Arbeitsspeicher Der Speicherbedarf h ngt davon ab welche Aktionen in ScanFile durchgef hrt werden Bei der Ansicht von Dokumenten erh ht sich der Speicherbedarf abh ngig von den Eigenschaften des Dokumentes Die Menge an Speicher die ein Dokument beim Anzeigen belegt kann dabei sehr unterschiedlich sein Wenn ein gescanntes oder importiertes Dokument in ScanFile angezeigt werden soll wir zun chst die kompri
120. ationen in Ihrer pers nlichen Trefferliste durchf hren Suchen und Anzeigen e Seite 107 ScanFile User Guide Pers nliche Trefferliste scanFile Um ein Dokument in die pers nliche Trefferliste aufzunehmen k nnen Sie es in der normalen Trefferliste anklicken und mit der linken Maustaste auf den Button der Pers nliche Trefferliste ziehen Wenn Sie dann die Maustaste loslassen wird das Dokument in die pers nliche Trefferliste kopiert Eine andere M glichkeit ist der Klick auf das Dokument mit der rechten Maustaste um dann die Option Senden an Anwender im PopUp Men auszuw hlen Eine Liste aller verf gbaren Anwender wird angezeigt W hlen Sie den gew nschten Anwender und best tigen Sie mit OK Sie k nnen in der Anwenderliste auch Ihren eigenen Benutzernamen w hlen und sich die Dokumente auf diesem Wege in die eigene pers nliche Trefferliste kopieren Wenn Sie die pers nliche Trefferliste ffnen dann werden Ihnen zus tzlich zu den Spalten der normalen Trefferliste einige weitere Spalten angezeigt Diese Spalten zeigen die Herkunft des Dokumentes den Anwender der das Dokument an Sie gesendet hat sowie den Zeitpunkt des Sendevorgangs Pers nliche Irefferliste Satz I von b Ausaem hlt 0 Die zus tzlichen Felder sind mit den berschriften von Archiv von Anwender und Empfangen am versehen Damit Sie die pers nliche Trefferliste leichter von der normalen Trefferliste unterscheiden k nnen wird die Tit
121. ationsverzeichnis an Nachdem Sie ein Verzeichnis gew hlt haben beginnt die Installation von ScanFile auf Ihrem PC Dongle Lizenzdatei Nachdem die Installation von ScanFile erfolgreich abgeschlossen wurde muss die Datei WibuNov ini im Verzeichnis Dongle des Scanfrile Verzeichnisses ver ndert werden Diese Datei wird von der Dongle NLM Netware Loadable Module zur Kontrolle der ScanFile Lizenz ben tigt Die Datei WibuNov ini beinhaltet Verweise auf die vier Lizenzdateien mit denen de Dongle NLM zusammenarbeitet Diese vier Lizenzdateien sind WKNetSF dat Lizenzdatei f r ScanFile 2003 WKNetTic dat Lizenzdatei f r die Administration von CD Tickern WKNetSWS dat Lizenzdatei f r den WebServer Installation von ScanFile e Seite 39 ScanFile User Guide Novell Netware Server EE an WKNetSRS dat Lizenzdatei f r die RemoteStation Diese Dateien befinden sich ebenfalls im Verzeichnis Dongle im Scanrile Verzeichnis Offnen Sie WibuNov ini in einem Texteditor und berpr fen Sie die folgenden Abschnitte WKLAN IpPort 22347 WKNet 818 1000 serverFile lt ScanfFile Verzeichnis gt Dongle WKNetSF dat RefreshTime 10 TimeOut 30 Selection 1234 WKNet 818 2000 serverFile lt ScanFile Verzeichnis gt Dongle WKNetTic dat RefreshTime 10 TimeOut 30 Selection 1234 WKNet 818 3000 serverFile lt ScanFile Verzeichnis gt Dongle WKNetSWS dat RefreshTime 10 TimeOut 30 Selection 1234 WKNet 818 4000 serverFile lt Scan
122. aubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Der Scanner verf gt ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Der DR 7080C verf gt ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Erweiterte Einstellungen Im Fenster Erweiterte Einstellungen k nnen
123. b einer Bibliothek ist eine Zusammenfassung aller Schlagwortlisten in den einzelnen Archiven Sie kann f r die Suche nach Dokumenten sowie f r die Recherche in Archiven genutzt werden Wenn Sie unter Optionen gt Grundeinstellung die Option Schlagwortliste verstecken ausgew hlt haben dann werden die Schlagworte nicht angezeigt Durch einen Klick auf den Button Archive k nnen Sie sich die Archivnamen der importierten Archive anzeigen lassen oder ausblenden Sie k nnen zudem ein Archiv markieren und dann mit Hilfe der Option In einem Archiv suchen ausschlie lich in dem gew hlten Archiv recherchieren Legen Sie f r die Suche die entsprechenden Kriterien fest und klicken Sie auf Suchen Ihre Ergebnisse werden Ihnen in der Trefferliste angezeigt Im Gegensatz zu einer Recherche in einem Archiv bei der eine Trefferliste und das Imagefenster angezeigt werden wird die erste Seite eines Dokumentes nicht direkt angezeigt Dies liegt darin Begr ndet dass sich das Archiv in dem sich die Datei befindet unter Umst nden nicht im direkten Zugriff befindet Durch Doppelklick auf das Dokument auf der Trefferliste wird Ihnen der Inhalt dieses Dokuments angezeigt Sollte sich das Dokument nicht im direkten Zugriff befinden dann werden Sie von ScanFile aufgefordert das Medium mit der entsprechenden Media ID einzulegen In diesem Fall muss das entsprechende Laufwerk in den Suchpfaden vorhanden sein Die berschriften in der Trefferlist
124. chiedenen Rubriken der Archiv Toolbox wechseln Die Archiv Toolbox wird im Rahmen dieses Kapitels noch genauer erl utert Aufbewahrungssteuerung Wenn Sie die Option Archiv hinzuf gen ausw hlen dann wir das Archiv bei der Aufbewahrungssteuerung ber cksichtigt Ist diese Option nicht gesetzt dann hat die Aufbewahrungssteuerung keine Auswirkung auf das Archiv Auf die Funktionsweise der Aufbewahrungssteuerung wird sp ter in diesem Kapitel genauer eingegangen Thesaurus Die Thesaurus Feldeigenschaft kann benutzt werden um wiederholtes Indizieren mit dem gleichen Wert zu erleichtern und um sicherzustellen dass die Indexdaten richtig eingegeben werden Im Thesaurus wird eine Liste von Begriffen angelegt Zu jedem dieser Begriffe k nnen mehrere Synonyme oder Abk rzungen definiert werden Wird wie im Beispiel unten w hrend des Seite 68 e Archive ScanFile User Guide Thesaurus ScanFile Indizierens die Abk rzung ds oder dsp verwendet dann wird die Indexinformation automatisch durch Spielberg DMS GmbH ersetzt Thesaurus C Beispiel the Wort Feldwert Synonym Eingabe Canon Deutschland GmbH ds Canon Ltd dsdms Canon NL dsp Scanfile International Ltd Wort hinzuf gen Synonym hinzuf gen Wort l schen Synonym l schen Schlie en Um eine Thesaurusliste anzulegen oder zu ver ndern ffnen Sie das M
125. chive beschrieben Nachdem Sie ein Archiv angelegt und einige Dokumente gespeichert haben finden Sie im Kapitel Suchen amp Anzeigen die Beschreibung der Such und Anzeigeoptionen Bitte lesen Sie ebenfalls das Kapitel Allgemeine Einstellungen Dieses Kapitel beschreibt wie die verf gbaren Optionen nicht nur das Erscheinungsbild des ScanFile Hauptbildschirms der Archive und Bibliotheken und das Erscheinungsbild der Trefferliste beeinflussen sondern auch wie der Suchmodus und die Schlagwortoption konfiguriert werden k nnen Au erdem werden dort viele weitere Einstellungsm glichkeiten erl utert Es ist sehr wichtig das Kapitel Allgemeine Einstellungen zu lesen um diese Optionen zu verstehen und sicherzustellen dass Sie den gr tm glichen Nutzen aus Ihrem ScanFile System ziehen Erste Schritte e Seite 59 ScanFile User Guide Scanfile N chste Schritte a n Archive Archive e Seite 60 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Samt Einleitung Alle gescannten oder importierten Dokumente werden von Scanfrile in Archiven gespeichert Die Archive speichern nicht nur die Bilder sondern auch die Indexinformationen und Anmerkungen die einem Dokument angef gt werden k nnen Falls Sie das optionale OCR Modul verwenden wird auch die Volltextsuchdatenbank im Archiv gespeichert Archive k nnen auf jedem beschreibbaren Medium angelegt werden Selbstverst ndlich k nnen sich Archive auch auf Netzwerklaufwerken befin
126. cht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen Scanfrile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Seite 270 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 7080C Scanfile Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Textmodus Dieser Modus erl
127. cken Diese Option erkennt ob es sich um eine Datei im COM1 oder COM2 Format handelt und zeigt sie entsprechend an Handelt es sich um keines dieser Formate wird durch Aktivierung der automatischen Erkennung der Versuch gestartet innerhalb dieser Datei einen nicht standardisierten Seitenumbruch zu finden Falls dieses nicht m glich ist m ssen Sie die Parameter manuell eingeben Geben Sie dazu im Feld Zeilen pro Seite eine feste Anzahl der Zeilen auf jeder Seite ein Um die gew hlten Optionen als Einstellungen zu speichern klicken Sie auf den Button bernehmen und anschlie end OK Danach kehren Sie automatisch zum Fenster Masken definieren zur ck Filter Filter werden zum Ausf hren von Aktionen eingesetzt wenn bestimmte Zeichen oder Zeichenfolgen in einer Spooldatei gefunden werden Standardgem wird f r jede neue Maske ein Seitenumbruch Filter erstellt F r Spooldateien ohne Seitenumbruch m ssen diese entfernt werden Offnen Sie dazu das Men Bearbeiten gt Filter editieren In dem Fenster Filter editieren sehen Sie die vordefinierten Einstellungen f r die Seitenumbruchfilter Seite 212 e COLD ScanFile User Guide Die Importmaske ScanFile Filterparameter CharOption _ G ltiger Bereich Seitenanfang Gesamter Ausschneiden Gesamter Sie k nnen einen Filter entfernen indem Sie den gew nschten Filter markieren und auf den Button L schen klicken
128. con nach dessen Anklicken sich das Einstellungsfenster ffnet Alternativ k nnen Sie das Format im Men Optionen gt Kompression einstellen Bei beiden M glichkeiten ffnet sich folgendes Fenster die Abbildung zeigt das Fenster bei ge ffnetem Expertenmodus Yy LuraDocument b i Qualit t Experten modus Bitonal SE EE Zerlegung Alles Graphik v Hintergrund Kleine Abb Maske Anpassungsf hig Diverses si gt 50 Vordefinierte Einstellungen Sie k nnen zwischen drei vordefinierten Einstellungen f r die verschiedenen Dokumenttypen w hlen Seite 222 e LuraDocument ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen ScanFile Option Beschreibung b i Optimale Kompression von Graphik Images pr OR Optimale Kompression von Images bestehend aus Text und ABC Graphik Optimale Kompression von reinen Text Images F r jede Einstellung k nnen Sie zwischen f nf verschiedenen Qualit tsstufen w hlen welche die Kompression der Vorder und Hintergr nde nicht aber die Textkompression beeinflussen Die Option Internet optimierte Speicherung ndert den Speichermodus in Eingebettet So kann das Image nach und nach angezeigt werden Die Qualit t wird beim Laden ber eine DFU Leitung zunehmend besser Wenn die gew nschte Qualit t erreicht ist kann das weitere Laden unterbrochen werden Experteneinstellungen Mit dem Expertenm
129. ctor Funktionen festlegen Hotkeys einfach Hotkeys alle Lizenzfreigabe Suchen M shift C Strg C At Keine v Keine Bearbeiten Shift C Stg C At Keine v Linke Maustaste Klick Linke Maustaste Doppelklick Scannen Shit Stg JAlt Kene ze Mittlere Maustaste Klick Mittlere Maustaste Doppelklick Rechte Maustaste Klick Rechte Maustaste D ber die Reiter Hotkeys einfach und Hotkeys alle k nnen Sie beim Einrichten der Hotkeys bestimmen ob jeweils nur das aktive Feld oder alle Felder f r die entsprechende Aktion bernommen werden sollen Einrichten einer Codeless Connector Verbindung W hlen Sie Optionen gt Codeless Connector gt ApplicationsID um eine neue Verbindung zu einem Feld zu erstellen Es erscheint eine Maske in der Sie ein Archiv oder Bibliothek und das zu verkn pfende Indexfeld ausw hlen k nnen Das Indexfeld wird sp ter mit dem Inhalt des entsprechenden Feldes aus der anderen Anwendung gef llt Archive und oder Bibliotheken und deren Indexfelder m ssen daf r zuvor angelegt worden sein damit sie w hlbar sind Felder leeren Mit dieser Option kann eingestellt werden ob bei einem erneuten bernehmen der Felder ber die Hotkeys alle Eintr ge zuvor geleert werden sollen oder der bestehende Eintrag erg nzt wird ApplikationsID Neben diesem Feld ist ein kleines Fadenkreuz abgebildet ber dieses Icon kann eine Verbindung zu anderen Anwendungen her
130. d die Lizenz berpr ft Der Kontrollmodus der Lizenz h ngt davon ab welches Betriebssystem auf dem Server oder der Workstation installiert ist auf dem ScanFile eingesetzt wird Nach der Installation von ScanFile wird ein Verzeichnis Dongle im Programmverzeichnis von ScanFile erstellt In diesem Verzeichnis werden mehrere Dateien gespeichert die Konfigurationseinstellungen enthalten Bitte beachten Sie dass TCP IP als einziges Netzwerkprotokoll in einer Netzwerkinstallation unterst tzt wird Lizenzierung e Seite 47 ScanFile User Guide Lizenzierung EE nun Windows 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Wenn eine Scanrile Serverinstallation auf Windows 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Servern durchgef hrt wird dann wird automatisch der Dienst WIBU Key Server installiert und gestartet Ohne diesen Dienst kann ein Client das Dongle nicht finden Bei Einzelplatzinstallationen wird dieser Dienst nicht ben tigt und ist nicht in der Installation enthalten Novell Netware Das NLM Netware Loadable Modul WKSVNW NLM das mit ScanFile mitgeliefert und bei der Installation in das Programmverzeichnis kopiert wird muss auf dem Netware Server geladen werden Am besten kopieren Sie es ins Netware System Verzeichnis Wenn das NLM Modul auf dem Server nicht geladen ist k nnen die ScanFile Clients das Dongle nicht finden Lizenzierung Nachdem Scanfile erfolgreich installiert wurde und zum ersten Mal gestartet wird ersche
131. dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Alle drei Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Scanner einstellen e Seite 253 GE ScanFile User Guide scanfile DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisch erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die
132. den Es wird empfohlen getrennte Laufwerke f r das Ablegen von Archiven und f r die Programminstallation zu verwenden Ein Archiv bekommt einen Namen mit einer maximalen L nge von bis zu 32 Zeichen Die dazugeh rige Archivdatenbank hat bis zu 10 Indexfelder die jeweils bis zu 255 Zeichen enthalten k nnen Diesen Indexfeldern k nnen diverse Feldfunktionen zugeordnet werden um schnelles und automatisches Indizieren w hrend des Scannens oder Nacherfassens zu erm glichen Archiv anlegen Um ein Archiv anzulegen w hlen Sie den Men punkt Datei gt Archiv bearbeiten Folgendes Fenster wird angezeigt ES Archive bearbeiten sel Einstellungen Erweiterte Einstellungen Archive Lieferscheine 12 MB Name Posteingang 6 MB Rechnungen Rechnungen LEAG CD ROM 600MB Kapazit t lt m E alalalalalalalal Name L nge Attribute Rechnungsnummer 30 Keine Auftragsnummer HEY Keine Kundennummer HEN Keine Datum up Datum Kunde 75 Keine Stra e mm Ten PLZ 5 Keine AAAA 75 Keine Archive e Seite 61 ScanFile User Guide Feldeigenschaften EE an In diesem Fenster kann ein Archiv angelegt oder modifiziert werden Um ein neues Archiv f r Ihre Dokumente zu erstellen klicken Sie auf den Button Neues Archiv W hlen Sie zun chst das Laufwerk aus auf dem das Archiv angelegt werden soll und geben Sie einen Namen f r das A
133. den Bild auf 200x200 dpi hochgerechnet W hlen Sie die Aufl sung die am besten zu den zu scannenden Schecks passt MICR Der MICR Code kann gelesen werden und dann in bestimmte Indexfelder des ScanFile Archivs geschrieben werden Sie k nnen zwischen den beiden Typen CMC7 und E13B w hlen Um die MICR Information in ein Indexfeld zu bertragen m ssen Sie zuerst einen Testscan eines Schecks durchf hren Dieser wird den Scheck im Anzeigefenster anzeigen sowie die MICR Information in den Feldern unter dem Anzeigefenster F r jeden Teil der MICR Information k nnen Sie im entsprechenden Auswahlfeld ein Indexfeld bestimmen das die gelesenen Informationen aufnehmen soll Scanner einstellen e Seite 299 ScanFile User Guide Axis 7000 Network Document Server Axis 7000 Network Document Server Mit der Option Axis 7000 k nnen Sie in einem Netzwerk mit jedem Scanner scannen der vom Axis 7000 Network Document Server unterst tzt wird und damit verbunden ist Scanner einstellen Die verschiedenen Optionen die f r die mit dem Axis 7000 Network Document Server verbundenen Scanner ausgew hlt werden k nnen finden Sie unter dem Men punkt Scanner einstellen Das folgende Dialogfenster zeigt das Konfigurationsfenster f r den Axis 7000 ai Scanner einstellen Scanner SCSI ID w hlen Seitengro e IP Adresse 000 000 000 000 Seitengr e Rotation Seiten Username root Pa wort Darstellung Modus Kompression Rasterung Schwarz
134. den Ihnen die Indexfelder des Archivs angezeigt F r den Fall dass dem Archiv eine Schlagwortliste zugewiesen wurde erscheint diese ebenfalls in dem angezeigten Fenster I Dokumente ablegen unter Archive E c Lokaler Datentr ger Archive Indexfelder Demoarchiv Lieferscheine Posteingang Rechnungen Auftragsnummer Kundennummer S Kundenname Speichermodus Nacherfassen Jetzt erfassen Seite 116 e Import elektronischer Dokumente ScanFile User Guide Das Importfenster ScanFile Um die Indexinformationen sofort einzugeben verwenden Sie die Option Jetzt erfassen Die Option Nacherfassen erlaubt ein sp teres Indizieren im Nacherfassungspool des gew hlten Archivs Nachdem Sie sich f r eine Option entschieden und ggf die Indexinformationen und Schlagw rter eingegeben haben klicken Sie auf Speichern um das Dokument im Archiv abzulegen Sammelmodus Das Importfenster besitzt einen Sammelmodus der es Ihnen gestattet mehrere Dokumente zu importieren bevor diese in einem ScanFile Archiv ablegen werden Um diese Funktion zu aktivieren m ssen Sie zun chst ein Dokument importieren damit das Importfenster ge ffnet wird Welche Art des Imports dabei verwendet wird spielt keine Rolle Klicken Sie auf den Button Sammelmodus Dadurch wird der Sammelmodus aktiviert und es wird nur noch der Button Sammelmodus Beenden angezeigt W hrend der Sammelmodus aktiv ist und das Fenster angeze
135. den m ssen Seite 338 e Remote Services ScanFile User Guide Zonen OCR Scheduler Scanfile Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Archive schnell auf zu lesende Dokumente durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans Volltext lesen indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Zonen OCR Scheduler Einf hrung Dieser Scheduler wird eine automatische Zonenlesung in den ausgew hlten Archiven durchf hren sofern die ScanFile Option installiert und lizenziert wurde Alle noch nicht Zonen gelesenen Dokumente in den Archiven werden in definierten Zeitabst nden automatisch gelesen Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in dem die Dokumente einer Zonenlesung unterzogen werden soll klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt we
136. denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden b F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher Uberarbeitungen Anderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www spielbergsolutions com c Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht 7 HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler bernehmen keine Ge
137. der Liste ausw hlen dann k nnen Sie ein Schlagwort aus der Schlagwortliste w hlen die dem Archiv Seite 174 e OCR A Formularerkennung ScanFile User Guide Attribute Scanfile zugewiesen wurde Dieses Schlagwort wird dann dem Dokument zugewiesen wenn das Ankreuzfeld den entsprechenden Zustand aufweist Die Option Trennzeichen legt das Zeichen fest das mehrere Werte innerhalb eines Indexfeldes voneinander trennt Hier werden Ihnen ebenfalls einige Zeichen zur Auswahl angeboten und Sie haben die M glichkeit ein eigenes Trennzeichen einzugeben Nachdem Sie die Zone eingerichtet und im Fenster Zone verbinden mit auf den Button OK geklickt haben k nnen Sie weitere Markierungselemente hinzuf gen Ziehen Sie dazu einfach im Anzeigeteil des Fensters einen Rahmen um das n chste Ankreuzfeld und ScanrFile legt automatisch ein neues Indexfed an Wenn die zuletzt definierte Zone vom Typ Markierungselement war dann m ssen Sie das n chste Feld nicht explizit von Hand anlegen Dies erleichtert die Arbeit wenn eine gr ere Menge von Ankreuzfeldern angelegt werden muss Attribute Am oberen Ende der OCR Baumstruktur im Fenster Zonen einrichten finden Sie folgende drei Einstellungen Option Beschreibung Schwelle Der Schwellenwert bestimmt den hnlichkeitswert ab dem ein Formular als erkannt gilt Wenn eine Formularerkennung durchgef hrt wird dann wird prozentuale bereinstimmung mit dieser Schwelle verglichen Haben S
138. e Grundeinstellungen e Seite 125 EE nen Formate ScanFile User Guide Formate Senden an E Mail Mit diesen Optionen k nnen Sie das Format von TIFF und JPEG Seiten konfigurieren die an eine E Mail angeh ngt werden wenn Sie die Funktion Senden an E Mail verwenden Option Beschreibung Normaler Modus In diesem Fall werden alle Seiten automatisch in ihrem urspr nglichen Format an eine E Mail angeh ngt Images B ndeln Multipage In diesem Modus werden TIFF Seiten und COLD Seiten geb ndelt und als Multipage TIFF Datei angeh ngt Falls ein Dokument mit gemischten Formaten vorliegt werden aufeinander folgende TIFF und COLD Seiten als Multipage TIFF Datei angeh ngt alle anderen Formate werden unver ndert angeh ngt Images B ndeln PDF In diesem Modus werden TIFF Seiten JPEG Seiten und COLD Seiten in PDF umgewandelt und an die E Mail angeh ngt Elektronische Dokumente werden in ihrem urspr nglichen Format angeh ngt Nacherfassen Diese Einstellung setzt dem Modus sowie den Speicherort des Nacherfassungspools Option Beschreibung Normaler Modus Es gibt einen separaten Nacherfassungspool f r jedes ScanFile Archiv Dieser wird im jeweiligen Verzeichnis des ScanFile Archivs gespeichert Zentrale Nacherfassung Es wird ein zentraler Nacherfassungspool eingerichtet dessen Speicherort Sie bestimmen k nnen Beachten Sie bitte dass es in Net
139. e in der Baumstruktur und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Unterpunkt Index Felder W hlen Sie die Option Feld hinzuf gen aus dem PopUp Men Wenn Sie die Maus jetzt ber das Anzeigefenster bewegen dann erscheint ein Fadenkreuz Cursor Die Zone kann nun definiert werden indem Sie den Cursor dorthin bewegen wo die Zone beginnen soll Wenn Sie die linke Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie einen Rahmen um den gew nschten Bereicht ziehen Sobald Sie die Maustaste loslassen ist die Zone festgelegt und es erscheint ein neues Fenster In diesem Dialog mit dem Titel Zone verbinden mit k nnen Sie Ihre neu erstellte Zone einem Indexfeld aus dem Archiv zuordnen Seite 160 e Barcodes ScanFile User Guide Lesezonen f r Barcodes scanfile Zone verbinden mit Zone verbinden mit Feld Zu erkennende Zeichen Alle Zeichen O Memo Feld Zahlen und Betr ge Auftragsnummer O Nur Zahlen O Nur Text O Datum O Nur Gro buchstaben O Kundenname O Nur Kleinbuchstaben Barcode O Markierungserkennung Nadeldruck erkennen Abbruch W hlen Sie einfach im Optionsfeld Zone verbinden mit das Indexfeld mit dem Sie die Zone verkn pfen m chten Auf der rechten Seite k nnen Sie die zul ssigen Zeichen f r die Zonenlesung festlegen Im Falle einer Barcodelesung muss im Optionsfeld Zu erkennende Zeichen der Punkt Barcode ausgew hlt werden Mit der Option Nadeldruck erkennen k nnen Sie verblass
140. e Archivs speichern kann Abgesehen von dieser Option sind alle anderen Einstellungsm glichkeiten identisch ei Scanner einstellen DR 5060F Scanner SCSI ID w hlen Seiteneinstellungen Vorderseite HA 0 ID 7 VMSCSI Seitengro e Aufl sung Modus ID 2 77 Maximum J 200 x 200 wl Schwaz Weib Rasterung Kompression Rotation Textmodus v Komprimiert TIFF G4 ze 0 Empfindlichkeit Vorderseite Image anpassen Seiten Vorderseite Gleiche Einstellungen f r R ckseite Einstellungen f r Speicher Filmposition in Auto Feld 1 Grundeinstellungen verwenden Abbruch Seiteneinstellungen Alle drei Scanner k nnen ein und doppelseitig scannen Zudem k nnen f r die Vorderseite und R ckseite eines doppelseitigen Dokumentes Scanner einstellen e Seite 273 Scanrile ScanFile User Guide can e nen Canon DR 5020 5080C amp 5060F unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Zun chst m ssen Sie entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optionen Vorderseite R ckseite oder Doppelseitig scannen ausw hlen Falls Sie Image anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespeicherten Datei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Wenn Sie f r beide Seiten die gleichen Einstellungen bestimmen
141. e Ihre Daten archivieren m chten Bei der Archivierung auf CD oder DVD ist ratsam etwa 5 unter der angegebenen Datentr gergr e zu reservieren da das Brennprogramm Seite 238 e CD Schreiben vorbereiten ScanFile User Guide Vorbereitung der Daten ScanFile einen Teil des Speicherplatzes verwendet um Verwaltungsdaten f r den Zugriff auf den Datentr ger zuschreiben Sie haben beim Vorbereiten der Daten die Option TIFF Dateien zusammenfassen Mit dieser Option werden die einzelnen TIFF Dateien innerhalb eines Archivs in einem gro en Container zusammengefasst Dies bietet Vorteile wenn die CD in einer Jukebox platziert werden soll Wurde diese Option nicht gew hlt werden die TIFF Dateien einzeln kopiert Nachdem Sie alle Daten in den CD Pool gespeichert haben klicken Sie auf den Button OK Sie werden dann von ScanrFile gefragt ob Sie das Retrievalprogramm mit auf die CD schreiben m chten Wenn Sie auf den Button Ja klicken dann wird das Retrievalprogramm zus tzlich in den CD Pool kopiert und es wird ein CD Ticker von Ihrem Dongle abgezogen Klicken Sie auf den Button Nein um eine CD ohne das Programm zu erstellen und es wird kein CD Ticker verbraucht Anschlie end k nnen Sie entscheiden ob Sie Ihre Daten auf der CD durch ein Passwort sch tzen m chten Wenn Sie auf den Button Ja klicken dann werden Sie aufgefordert ein Passwort einzugeben um Fehlern bei der Eingabe vorzubeugen erscheint die Aufforderung zweima
142. e das Men Optionen gt Schlagwortliste bearbeiten Schlagwortliste C beisiepl key Sichtba Liste neu ffnen Canon Deutschland GmbH Canon UK Ltd Liste l schen DMS Scanrile Scanfile International Ltd Spielberg Wort hinzuf gen Schlie en Klicken Sie auf Liste neu ffnen um eine Liste zu ffnen oder anzulegen Um Schlagworte hinzuzuf gen klicken Sie auf Wort hinzuf gen und geben Sie das gew nschte Wort ein ber die Spalte Sichtbar in der Schlagwortliste k nnen Sie bestimmen ob ein Schlagwort in einem Archiv verwendet wird Klicken Sie einfach in die Spalte um den Zustand eines Eintrages zu ndern Alle Schlagw rter mit einem Haken k nnen verwendet werden und alle W rter mit einem Kreuz sind unsichtbar Unsichtbar bedeutet in diesem Fall dass Sie dieses Schlagwort keinen neuen Dokumenten mehr zuweisen k nnen Au erdem erscheint das entsprechende Schlagwort nicht mehr in der Schlagwortliste der Dokumente denen es einmal zugewiesen wurde Dies ndert sich sobald Sie das Schlagwort wieder sichtbar machen Archive e Seite 71 Gr ScanFile User Guide scanfile Arbeiten mit Archiven Wenn Sie die Eingaben beendet haben klicken Sie auf den Button Schlie en Die nderungen werden automatisch gespeichert Arbeiten mit Archiven ber das Men Datei gt Archiv ffnen k nnen Sie ein Archiv ffnen und bearbeiten Es
143. e durchsuchen die durch die Volltextlesung entstanden ist Diese Suche wird nur ein Ergebnis liefern wenn das Archiv OCR gelesen wurde Im unten gezeigten Suchdialog k nnen Sie das zu suchende Wort eingeben Bei der Eingabe mehrerer Suchbegriffe m ssen diese durch Leerzeichen getrennt werden Bei der Suche nach mehreren Worten kann die Suche auf logische UND oder logische ODER Verkn pfung eingestellt werden Bei einer UND Verkn pfung werden nur Dokumente in der Trefferliste angezeigt auf denen alle eingegebenen Worte vorkommen Bei der ODER Verkn pfung werden die Dokumente aufgelistet die mindestens eines der Suchworte enthalten Volltextsuche Suche nach Ausf hrliche Darstellung UND verkn pft Trefferanzahl in der Hitliste ODER verkn pft Phonetische Suche IT Die folgende Tabelle beschreibt kurz die einzelnen Optionen die Ihnen bei der Volltextsuche zur Verf gung stehen O Option Beschreibung Ausf hrliche Es wird f r jede Seite die das Suchwort enth lt ein Darstellung eigener Eintrag in der Trefferliste angezeigt Wird diese Einstellung nicht verwendet so wir immer das gesamte Dokument angezeigt in welchem das Wort aufgetaucht ist Sie k nnen in diesem Fall nicht direkt die betroffene Seite aus dem Dokument ffnen Trefferanzahl in Zeigt die Anzahl der Treffer in einer eigenen Spalte in der der Hitliste Trefferliste an Phonetische Bei diesem Suchverfahren we
144. e ist eine Applikation die entwickelt wurde um m glichst wenig Ressourcen auf dem Server und den Workstations zu belegen Die Art der Applikation bringt es jedoch mit sich dass Sie den n tigen Speicherplatz ber cksichtigen m ssen um Ihre Dokumente speichern zu k nnen Des Weiteren muss jede ScanrFile Workstation ausreicht ausger stet sein um den Anforderungen im t glichen Betrieb gewachsen zu sein Die Anforderungen werden hierbei vom verwendeten Scanner und den Dokumenten beeinflusst mit denen Sie arbeiten Festplattenspeicher F r Vollinstallation von ScanFile auf einer Workstation oder einem Server ben tigen Sie etwa 100 MB Speicherplatz auf der Festplatte Diese Gr e reduziert sich auf 10 MB wenn eine Clientinstallation durchgef hrt wird Der Gro teil der Client Installation besteht aus blichen Windowskomponenten die m glicherweise bereits auf der Workstation installiert sind In diesem Fall kann sich der zus tzliche Bedarf auf etwa 5 MB reduzieren Zus tzlich zu dem Speicherplatz der zur Installation ben tigt wird muss ausreichend Platz f r Ihre gespeicherten Dokumente vorhanden sein Es ist sehr wichtig dass Sie sich vergewissern dass Sie gen gend Speicherplatz der richtigen Art installiert haben Der benutzte Speicher kann eine Mischung aus Festplatten CDs DVDs und anderen optischen Datentr gern in Einzellaufwerken oder Jukeboxen sein Die Berechnung des ben tigten Speichers ist das Ergebnis einer Kombin
145. e mit der Maus in die Spalte G ltiger Bereich klicken Es erscheint wieder ein Auswahlmen das Ihnen folgende Optionen anbietet Option Beschreibung Diese Position F hrt die Aktion ausschlie lich an der im Text markierten Stelle durch Vom Anfang bis Die Aktion vom Anfang der Datei bis zu dieser hierher gew hlten Position durchgef hrt Vonhier bis Ende Diese Option f hrt die Aktion ab der gew hlten Sequenz bis zum Ende der Datei durch Gesamter Text Die Option Gesamter Text f hrt die Aktion in der kompletten Datei durch Sind die Filterparameter richtig festgelegt wird die Spooldatei angezeigt und Sie m ssen durch die einzelnen Seiten bl ttern k nnen Einige Spooldateien k nnen auch zus tzlich andere Informationen wie zum Beispiel Druckersteuersequenzen enthalten welche die Textformatierungen wie Fettdruck Kursivdruck oder Uhnterstreichungen steuern Diese Steuerzeichen m ssen beim Import der Datei gefiltert werden Der Code BLD am Anfang und am Ende eines Textteils w rde in einer Spooldatei bewirken dass der Text fett ausgedruckt wird Dieser Code muss w hrend des Imports der Datei verborgen bleiben oder entfernt werden Daf r kann ein Filter eingesetzt werden Markieren Sie mit der Maus die Sequenz im Fenster Masken editieren Es wird automatisch ein PopUp Men ge ffnet W hlen Sie in diesem Men die Option Neuer Filter In der Spalte CharOption im Fenster Filterparameter k nnen
146. e und Module werden angezeigt Der Vorgang ist damit abgeschlossen und Sie k nnen den Lizenzmanager verlassen Upgrades Wenn Sie von ScanFile 2000 oder ScanFile 2002 upgraden ist es sehr wichtig dass Sie Ihre bestehende ScanFile Installation nicht deinstallieren l schen oder transferieren bevor Ihr ScanFile Dongle lizenziert ist Bei dem Versuch Ihr Dongle zu lizenzieren sucht der Lizenzmanager nach einer existierenden ScanFile 2000 2002 Lizenz Wenn diese nicht gefunden wird dann wird der Lizenzierungsvorgang abgebrochen Au erdem wird die Seriennummer der Crypkeylizenz SF 2000 2002 mit der Donglenummer abgeglichen Sollten diese nicht zueinander passen wird die Donglelizenzierung ebenfalls abgebrochen Wenn der Lizenzmanager die Crypkeylizenz findet wird das Dongle aktiviert und die Crypkeylizenz SF2000 2002 gel scht Eine bestehende ScanFile 2003 Installation muss zuvor komplett deinstalliert werden Nun wird Version 8 installiert und anschlie end das Dongle mit Hilfe des Pick Up Codes ebenfalls auf Version 8 aktualisiert Dongle Applet Bei der Installation von ScanFile wird in der Systemsteuerung ein Applet f r das Dongle zugef gt Damit kontrolliert man ob das Dongle vom entsprechenden PC erkannt wurde und einwandfrei funktioniert Mit Hilfe dieses Applets ist es auch m glich ScanFile so einzustellen dass ein Dongle an einem bestimmten Server oder Arbeitsstation benutzt wird Seite 52 e Lizenzierung ScanFi
147. e zeigen die Feldnamen des aktuell gew hlten Archivs Da die M glichkeit besteht dass ein Archiv mit verschiedenen Feldern in der gleichen Bibliothek abgespeichert ist ndern sich die berschriften der Spalten um das gew hlte Dokument anzuzeigen Bibliotheken e Seite 89 ScanFile User Guide Recherche in Bibliotheken Scanfile Scannen allgemein Scannen allgemein e Seite 90 ScanFile User Guide Einleitung Scanfile Einleitung Neue Dokumente k nnen in ScanFile entweder im Men punkt Scannen oder Nacherfassen der Archiv Toolbox eingescannt werden Auf welche Weise die Indexinformationen zu den Dokumenten eingegeben werden ist vom Typ der Dokumente abh ngig und davon welche Eigenschaften das Archiv besitzt Meistens werden die Indexinformationen vor dem Scannen eingegeben die Schlagworte ausgew hlt falls welche benutzt werden und anschlie end der Scanvorgang gestartet Wenn das Archiv Barcodefelder enth lt ein Feld als Z hlfeld definiert wurde oder die Dokumente sp ter OCH gelesen werden dann werden die Indexinformationen nach dem Scanvorgang erzeugt Stapel scannen Einzelseiten scannen Um Dokumente zu scannen und Ihrem Archiv hinzuzuf gen w hlen Sie in der Toolbox Ihres Archivs das Men Scannen ber die Buttons Batch scannen oder Einzelseiten scannen k nnen Sie den Scanvorgang starten Durch Klick auf Batch scannen wird aus den Seiten die den Scanner durchlaufen ein mehrseitiges Dok
148. ee 339 ZONEN OGFESCHEDULER unseres 339 Lee EE 339 EIN 339 Aktalsierunmgszemtolen 339 Jetzt aktualisieren ns 340 AUFBEWAHRUNGSSTEUERUNG nnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 340 Lee EE 340 Archiv zur Aufbewahrungssteuerung hinzuf gen 00ssssnnnnnnaneennnnnnnnn 340 Aktuallsiefungszeildlan annsnsesninsnnnnninnseieneee 341 ARCHIVE E 341 Jetzt aktualisieren a 341 SCAN E E Ee 342 EINLEITUNG eeggeeeeereege eege eege 343 INSTALLATION en ee ee 343 SGUD een ee ee 343 e ee EE 344 ee 344 KONFIGURATION Ente nee genen nennen nenne nennen een 344 Einrichtung von virtuellen Drucker 344 Konfiguration der e E 349 Konfiguration von LPD ssssssssssneeessnnnnnnnnneeennnnrnnnnrnneernnnnnnnnnnneernnnnnnnnnne 350 Konfiguration von Portorintng 351 Eegenen 352 Ebbe 353 IMPORTSCHEDULER nee 353 Seite 20 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch Willkommen bei Scanrile scanFile Willkommen bei ScanFile Willkommen bei ScanFile e Seite 21 ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile u Einleitung Einleitung Vielen Dank dass Sie sich f r ScanFile entschieden haben Scanfrile ist ein schnelles und benutzerfreundliches Document Management System und bietet Ihnen eine stabile Plattform f r die elektronische Speicherung Indizierung und das Wiederauffinden Ihrer Dokumente Es unterst tzt zahlreiche Schwarz Wei und Farbdokumentscanner und enth lt einige Optionen die das Speichern von
149. efiniert wurde kann sie jederzeit bearbeitet werden indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Feld in der Baumstruktur klicken und im PopUp Men den Punkt Bearbeiten ausw hlen Das L schen eines Feldes geschieht ebenfalls ber das PopUp Men Wenn Sie das Feld in der Baumstruktur ausgew hlt haben dann k nnen Sie auch ganz einfach im Anzeigebereich die Gr e und die Position der Zone ver ndern Stellen Sie sicher dass die Zone gro genug ist um leichte Unterschiede und Verschiebungen der Seiten w hrend des Scanprozesses auszugleichen Seite 170 e OCR amp Formularerkennung ScanFile User Guide Formularerkennung ScanFile Wenn alle ben tigten Zonen angelegt wurden dann kann die OCR Zonenlesung gestartet werden Wie bei der Volltextsuche k nnen Sie auch hier wieder entscheiden ob Sie alle Seiten nur neue Seiten oder einen Satz ausgew hlter Seiten in die OCR Lesung einbeziehen m chten Alle Neue Seiten lesen Um eine Zonenlesung ber alle Seiten oder neu hinzugef gte Seiten durchzuf hren ffnen Sie das Men OCR gt Zonenerkennung Es erscheint das gewohnte Fenster das Ihnen von der Volltexterkennung bekannt ist Durch einen Klick auf den Button Alle Seiten lesen erfolgt eine OCR Lesung aller Dokumente in einem Archiv W hlen Sie Neue Seiten lesen um eine OCR Lesung ausschlie lich ber die Dokumente zu beginnen die seit der letzten Lesung hinzugef gt wurden Ausgew
150. egen Verschiebt alle Seiten eines Dokumentes wenn diese ber die Funktion Kopieren an einer anderen Stelle eingef gt werden Kopieren Kopiert alle Seiten eines Dokumentes Einf gen F gt zuvor kopierte oder bewegte Seiten in einen selektierten Datensatz ein Senden an Sendet selektierte Dokumente aus der Trefferliste an Archive Export Anwender Route Datei E Mail Wallet oder Email Wallet Bewegen nach Kopiert die selektierten Dokumente in das ausgew hlte Archiv und l scht diese anschlie end im ge ffneten Archiv Spalte addieren F r numerische Werte Errechnet die Summe der gew hlten Spalte Seite 104 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide PopUp Men der Trefferliste Scanfile Zeilen Wenn Sie eine Spalte markiert haben dann werden zusammenfassen die Dokumente anhand gleicher Indexinformationen zusammengefasst Bei der Auswahl mehrere Zeilen werden die selektierten Zeilen zu einem Dokument zusammengef gt L schen L scht Dokumente die zuvor auf der Trefferliste ausgew hlt wurden Image s filtern Filtert die ausgew hlten Dokumente OCR F hrt eine OCR Lesung mit den selektierten Dokumenten durch und bietet die M glichkeit eine Kopie des OCR gelesenen Textes in die Windows Zwischenablage zu kopieren Markieren Tool zur Auswahl von Dokumenten Beenden Schlie t das Men Senden an Die Option Senden an im PopUp Men der Treffer
151. ein Bildschirmpixel pro gescanntem Pixel sind die Einstellungen Graustufen und Bitonal ohne Bedeutung Drucken Mit den folgenden Einstellungen k nnen Sie die Druckeigenschaften von ScanrFile ver ndern und anpassen Option Beschreibung Ma haltig Drucken let diese Option aktiviert wird die Seite in ihrer Originalgr e gedruckt Wenn Sie die Option nicht aktiviert haben dann wird die Seite an das Papierformat angepasst welches f r den Drucker ausgew hlt wurde Automatische Wenn Sie diese Option aktivieren berpr ft ScanFile Orientierung vor dem Druck ob die gew hlte Seite im Hoch oder Querformat vorliegt und passt den Ausdruck entsprechend an Vorder R ckseite Die Option Vorder R ckseite ignorieren setzt einen ignorieren Duplex Drucker voraus Ist diese Option aktiv dann wird ScanFile die zu druckenden Seiten fortlaufend beidseitig ausdrucken und die Vorder R ckseiteninformation der jeweiligen Seite ignorieren Anwender Datum Diese Option wird benutzt um die gedruckten Seiten und Zeit mit dem Namen des Anwenders dem Druckdatum und der Zeit zu versehen Die Angaben erscheinen am oberen Rand der gedruckten Seite Seitennummerierung Aktivieren Sie diese Option der Seitennummer die Gesamtanzahl der Seiten im Dokument hinzuzuf gen Seite 124 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Schlagwort Zellen Scanfile Textanmerkung die Seite k nnen Sie einer
152. ein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den entgangenen Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt 8 VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten 9 ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten
153. eingestellten Laufwerk aus Folgendes Suchfenster wird ge ffnet s Schriftverkehr Suche von Suche bis Posteingang Markiert 0 6 Auftragsnummer Rechnungen xXx Keine xxx Kundennummer Canon Deutschlang GmbH g Canon UK Ltd Datum H DMS Scanfile Scanfile International Ltd Spielberg Kundenname In allen Archiven suchen er S x Suchen In einem Archiv suchen m Archiynamen anzeigen i F Archive lt lt lt Media ID anzeigen UND verkn pft ODER verkn pft Schlie en Die Anzahl der Suchfelder die Ihnen bei der Suche zur Verf gung stehen ist von den importierten Archiven abh ngig Das Archiv mit den meisten Indexfeldern bestimmt hierbei die Anzahl der Suchfelder Die Feldnamen werden dem jeweils markierten Archiv entnommen Hat das Archiv weniger Indexfelder als Suchfelder zur Verf gung stehen so bleiben die berz hligen Suchfelder unbeschriftet Es kann jedoch trotzdem jedes dieser Felder f r die Recherche genutzt werden unabh ngig von der Anzahl der Felder des selektierten Archivs da andere Archive in der Bibliothek mehr Felder haben k nnen als das gerade ge ffnete Seite 88 e Bibliotheken ScanFile User Guide Recherche in Bibliotheken Scanfile In der Abbildung ist ersichtlich dass auch die Schlagwortliste die zu einem Archiv angelegt wurde in der Bibliothek zur Verf gung steht Die Schlagwortliste innerhal
154. einrichten Klicken Sie in der Baumstruktur unter dem gew nschten Formular mit der rechten Maustaste auf Indexfeld und w hlen Sie Zone hinzuf gen Ziehen Sie mit dem Fadenkreuz in der linken H lfte des Fensters um das Feld das gelesen werden soll einen Rahmen Wenn Sie die Maustaste loslassen ffnet sich das Fenster welches Ihnen von der Einrichtung der OCR Lesezonen bekannt ist W hlen Sie das Indexfeld aus in welches die Markierungsinformationen eingetragen werden sollen und selektieren Sie in der rechten Fensterh lfte die Option Markierungselement Wenn Sie auf den Button rechts neben der Option klicken dann k nnen Sie das Markierungsfeld noch weiter konfigurieren Option Beschreibung Markierung gesetzt Legt die Indexinformation fest die eingetragen wird wenn das Feld markiert ist Markierung nicht Legt die Indexinformation fest die eingetragen wird gesetzt wenn das Feld nicht markiert ist Trennzeichen Legt das Trennzeichen fest dass mehrere Werte innerhalb des gleichen Indexfeldes voneinander trennt Hier k nnen Sie festlegen welche Indexinformationen in das abgebundene Indexfeld eingetragen werden wenn das Ankreuzfeld in der gew hlten Zone markiert oder nicht markiert wurde Das System bietet Ihnen hier einige vordefinierte Inhalte an Alternativ k nnen Sie auch eine eigene Indexinformation in das Feld eingeben die dann entsprechend verwendet wird Wenn Sie die Option Schlagworte in
155. eistiftsymbol in der linken oberen Ecke zeigt an ob zu einer Seite Anmerkungen gemacht wurden Benutze Stellent Schaltet die Verwendung vom Stellen Viewer ein oder Viewer aus Dieser ist f r die Anzeige von elektronischen Dokumenten zust ndig Wird er nicht verwendet dann werden diese Dokumente im Imagefenster von ScanFile nur als Symbol angezeigt und m ssen ber einen Doppelklick separat in der entsprechenden Anwendung ge ffnet werden Die meisten PC Monitore k nnen ein Dokument nicht unverf lscht anzeigen Ein Bildschirm kann beispielsweise ein mit 200dpi gescanntes DIN A4 Blatt ca 1664 x 2532 Bildpunkte nicht komplett darstellen Das bedeutet dass bei einer geringeren Bildschirmaufl sung Informationen des Images entfernt werden um das Image anzeigen zu k nnen Dies kann einen Qualit tsverlust der Anzeige zur Folge haben ScanFile bietet drei Anzeigemodi an mit denen Sie eine optimale Bildschirmdarstellung erzielen k nnen Option Beschreibung Graustufen Diese Option erm glicht eine Darstellung in vier Graustufen zur Verbesserung des angezeigten Images Grundeinstellungen e Seite 123 ScanFile User Guide ScanFile Drucken Bitonal Das Image wird in Schwarz Wei und einem Zwischengrauwert wird angezeigt Schwarz Wei Bei dieser Option werden Images nur in Schwarz Wei dargestellt Wenn das gescannte Image in einem Verh ltnis von 1 1 angezeigt wird
156. eite 55mm bis 257mm e L nge 70mm bis 364mm e Dicke 0 06mm bis 0 15mm 0 05 bis 0 2mm manueller Einzug Scanner einstellen Es gibt viele Einstellungen die Sie f r die Scanner ausw hlen k nnen Klicken Sie auf Scanner einstellen um das Einstellungsfenster zu ffnen Scanner einstellen e Seite 287 ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080C II Can En nun ai Scanner einstellen DR 3060 DR 3080C DR 3080CI1 Scanner SCSI ID w hlen Seitengro e HA 0 ID 7 YMSCSI Maximum v Anpassen Schr glagenkorrektur ID 5 77 Darstellung Aufl sung Kompression Modus 200 x 200 Komprimiert TIFF G4 ze Schwarz Wei Rotation Seiten Rasterung 0 v Vorderseite v Textmodus v Empfindlichkeit Grundeinstell d Vorderseite rundeinstellungen verwenden cl Photo Helligkeit Erweiterte Einstellungen Text Helligkeit Abbruch ahiz Seiteneinstellungen Alle drei Scanner k nnen ein und doppelseitig scannen Zudem k nnen f r die Vorderseite und R ckseite eines doppelseitigen Dokumentes unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Zun chst m ssen Sie entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optionen Vorderseite R ckseite oder Doppelseitig scannen ausw hlen Falls Sie Image anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespeicherten D
157. eitert Farbmodus x Fr Grafikmodus F Aufl sung 200 x 200 Seite Vorderseite Drehung 0 Szzamesszannf PELLA EETL TTT Helligkeit De i maang mai va tams en anean agamana Than binnen Seite 246 e Scanner einstellen ScanFile User Guide DR 2010C DR 2510C DR 3010C ScanFile DR 6050C DR 7550C DR 9050C A DR X10C Im Reiter Einstellungen werden Einstellungen f r das gescannte Bild vorgenommen Je nach k nnen hier folgende Einstellungen eingerichtet werden Farbmodus Schwarzwei Graustufen Farbe Grafikmodus Ist Schwarzwei eingestellt so kann hier der Grafikmodus zwischen Text und Foto eingestellt werden Bei DR 6050C DR 7550C DR 9050C und DR X10C ist auch Textverbesserung m glich Aufl sung Die Standardaufl sungen der unterschiedlichen k nnen verschieden sein Je h her die Aufl sung eingestellt wird desto gr er wird die Datei und desto besser wird die Qualit t Drehung Eine Drehung der gescannten Seite ist in den Richtungen 0 90 180 270 m glich Seite Einige sind in der Lage Vorder und R ckseiten zu scannen Hier kann eingestellt werden ob nur die Vorderseite nur die R ckseite oder beide Seiten gescannt werden sollen Komprimierung Beim Scannen in Schwarzwei werden die Bilddaten in TIFFG4 Format abgelegt Wird in Farbe gescannt so werden die farbigen Dateien im komprimierten JPEG Format erzeugt und im Scanprofii kann d
158. el scht Vorgang ge ndert L schen Ver ndern Reparieren Protokollierung aktivieren ber die Option Protokollierung aktivieren k nnen Sie die gesamte Protokollierung ein oder ausschalten Wenn die Option ausgew hlt ist dann werden die Ereignisse festgehalten In den Einstellungen finden Sie verschiedene Reiter f r die einzelnen Bereiche in ScanFile In jeder Rubrik k nnen Sie ausw hlen welche Ereignisse sp ter in Ihrem Ereignisprotokoll auftauchen Aktivieren Sie einfach die gew nschte Option damit alle damit verbundenen Ereignisse aufgezeichnet werden Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben dann best tigen Sie Ihre Konfiguration einfach indem Sie auf den Button OK klicken Die Anderungen werden dann gespeichert und ScanFile kehrt zum Hauptfester des Aktivit ten Reports zur ck Ereignisse anzeigen Klicken Sie auf den Button Liste filtern um die Ereignisse anzuzeigen Ihnen werden im Hauptfenster bis zu 100 Ereignisse aufgelistet Wenn Sie keine besondere Auswahl getroffen haben dann werden Ihnen zun chst alle Ereignisse angezeigt Um die Menge der angezeigten Aktionen einzuschr nken und einen Ablauf innerhalb dieser Ereigniskette besser erkennen zu k nnen haben Sie mehrere M glichkeiten die Ereignisliste zu filtern Aktivit tenreport e Seite 229 ScanFile User Guide Ereignislisten drucken EE nen Die erste M glichkeit besteht darin die angezeigten Ereignisse auf eine Auswahl b
159. eld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Erweiterte Einstellungen Im Fenster Erweiterte Einstellungen k nnen weitere Scannereinstellungen vorgenommen werden Die vielf ltigen Einstellungsm glichkeiten werden auf den folgenden Seiten beschrieben Beachten Sie bitte dass einige dieser Einstellungen die Qualit t des gescannten Images beeinflussen Doppelte Zufuhr erkennen Ein doppelter Papiereinzug kann durch Messung der Papierst rke und oder der Papierl nge erkannt werden Um die Funktion Doppelte Zufuhr Seite 278 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C A 5060F Scanfile erkennen zu aktivieren w hlen sie die Optionen St rke erkennen oder L nge erkennen Beim n chsten Scannen eines Stapels wird die erste Seite hinsichtlich ihrer Dicke und L nge gem
160. elleiste der pers nlichen Trefferliste in Gelb dargestellt Die Namen der Indexfelder werden nicht angezeigt da die Dokumente aus verschiedenen Archiven mit unterschiedlichen Indexbezeichnungen stammen k nnen Sie haben auch die M glichkeit die Dokumente in Ihrer pers nlichen Trefferliste zu bearbeiten oder neue Dokumente in diese Liste zu scannen Diese Dokumente sind in keinem Archiv hinterlegt und werden direkt in der pers nlichen Trefferliste gespeichert Von dort aus k nnen Sie sie bearbeitet oder an andere Benutzer und oder Archive versendet werden Solange die Dokumente nur in Ihrer pers nlichen Trefferliste gespeichert sind hat kein anderer Benutzer des Systems Zugriff darauf Dokumente auf der pers nlichen Trefferliste bleiben solange dort gespeichert bis sie manuell gel scht werden es sei denn sie wurden durch Seite 108 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide Anzeigefenster ScanrFile Scien Managern Deier die Routing Funktion dort gespeichert und die Option Lokale Kopie war nicht eingeschaltet In diesem Falle wird das geroutete Dokument automatisch durch den Routing Scheduler gel scht Anzeigefenster Alle Seiten die Sie ffnen werden automatisch im Anzeigefenster dargestellt ScanFile bietet mit seinen Toolbars direkten Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen Gescannte Bilder die im Anzeigefenster dargestellt werden k nnen so einfach und schnell gedreht gezoomt oder in angepasster Gr e ange
161. ellt Wird diese Qualit t nicht erreicht ist es m glich dass der gew nschte Komprimierungsgrad auch nicht erreicht wird Grundlinie Dieser Modus nimmt weniger Arbeitsspeicher in Anspruch als der Modus Eingebettet F r die Kompression sehr gro er Images steht ausschlie lich dieser Modus zur Verf gung Das komprimierte Image ist teilweise eingebettet Die Kompression erfolgt etwas schneller als mit dem Modus Eingebettet Wenn Sie ein mit Grundlinie komprimiertes Image anzeigen und eine schlechte bertragungsgrate haben wird das Image nach und nach von oben nach unten angezeigt Seite 224 e LuraDocument ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen Scanfile Eingebettet Dieser Modus erm glicht eine progressive Imageanzeige und ist f r Internet Download optimiert W hrend des Ladens ber eine DFU Leitung wird die Qualit t zunehmend besser Das Image wir sofort in seiner ganzen Gr e angezeigt und gewinnt w hrend des Ladens immer mehr an Qualit t Kleine Abbildung Hier k nnen Sie festlegen wie kleine Abbildungen generiert und abgespeichert werden Option Beschreibung Modus Die kleine Abbildung das FastPic wird auf Eingebettet oder auf Grundlinie gesetzt Minimale Hier wird die Schwelle f r die minimale Bildqualit t Qualit t gesetzt Der Kompressionsgrad ist dabei direkt von der Schwelle abh ngig Diverses Hier k nnen Sie einen Kompressionsfaktor festlegen de
162. ellung Ha D ID 7 YMSCSI Seitengr e Aufl sung Modus ID 227 Maximum v 200 x 200 v Schwarz Wei Rasterung Kompression Rotation Textmodus v Komprimiert TIFF G4 ze 0 Empindichksit Seite Zentriert Dunkel Belichtung e i L Filmart M Auto Auto Negativ Film Positiv Film gie Zone scannen Fj Zufuhr ausw hlen Erweiterte Einstall FS Controller III ber SCSI L ger Automatische Ficheb hne ber COM Port Abbruch Seiteneinstellungen Mehrere Einstellungen k nnen vorgenommen werden die Gr e Qualit t und Ausrichtung der gescannten Dokumente beeinflussen Diese finden Sie im Bereich Darstellung im Konfigurationsfenster Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Einstellungsm glichkeiten Seite 304 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon MS300 MS350 amp MS800 Scanfile Einstellung Beschreibung Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en e Brief 8 5x11 Zoll e Legal 8 5x 14 Zoll e A3 297x420 mm e A4 210 x297 mm e A5 148 x210 mm e A6 105x 148 mm e B4 250 x 353 mm ISO e B4 257 x 364 mm JIS e B5 176x 250 mm ISO e B5 182 x 257 mm JIS Wenn die Option Image anpassen aktiv ist dann wird diese Einstellung deaktiviert Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hr
163. en Pers nliche Trefferliste Bevor ScanFile endg ltig auf Ihrem PC installiert wird m ssen sie noch ein Verzeichnis ausw hlen in dem die Dateien Ihrer pers nlichen Trefferlisten gespeichert werden sollen Standardm ig bietet ScanFile wieder ein Unterverzeichnis mit dem Namen Data in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis an Nachdem Sie ein Verzeichnis gew hlt haben beginnt die Installation von ScanFile auf Ihrem PC ScanrFile deinstallieren Sie k nnen ScanFile von einer Workstation oder einem Server deinstallieren indem Sie in der Systemsteuerung im Men punkt Software den Eintrag ScanFile ausw hlen und entfernen Wenn ScanrFile auf einem Server oder einem Netzwerk PC als Client installiert wird wird ein Installationslog erstellt oder aktualisiert Dieses enth lt Details ber installierte ScanFile und Windows Komponenten sowie Installation von ScanFile e Seite 43 ScanFile User Guide Zusammenfassung EE n ber alle Eintr ge in der Windows Registrierungsdatei Das Deinstallations Programm benutzt diese Informationen um nur die Komponenten zu entfernen die bei der Installation von ScanFile hinzugef gt wurden Wichtig ist dass diese Datei nie gel scht wird Bei der Deinstallation von ScanFile bleiben folgende Informationen erhalten Archive Bibliotheken Userdatenbank Datenbank des Aktivit tenreports Datenbanken des Document Routings COLD Importmasken OCR Wortliste und Formulardatenb
164. en Optionen gt Thesaurus bearbeiten W hlen Sie im dann angezeigten Fenster Thesaurus neu ffnen um eine existierende Thesaurusliste zu bearbeiten oder eine neue anzulegen Die Thesauruslisten haben die Dateierweiterung the und sind somit leicht zu identifizieren Um ein neues Wort anzulegen klicken Sie auf Wort hinzuf gen und geben das gew nschte Wort ein Wenn Sie ein Synonym f r ein Wort hinzuzuf gen m chten dann w hlen Sie das Wort aus klicken auf Synonym hinzuf gen und geben das Synonym in das Textfeld ein Nachdem Sie alle Eingaben beendet haben klicken Sie auf Schlie en Die Anderungen an der Thesaurusliste werden automatisch gespeichert Ein Thesaurus kann beliebig vielen Archiven und Feldern hinzugef gt werden Die Thesauruslisten werden nicht speziell f r ein Archiv oder Feld angelegt Archive e Seite 69 ScanFile User Guide Schlagworte scanFile Thesaurusimport Diese Funktion erm glicht einen Thesaurus automatisch zu f llen oder zu erweitern Klicken Sie dazu im Thesaurusfenster auf den Button Thesaurus importieren Anschlie end k nnen Sie eine Aktualisierungsdatei ausw hlen und es wird folgendes Fenster ge ffnet Thesaurs aktualisieren C Beispiel the Datei C ThesaurusNeu tst Feldbegrenzer Trennzeichen Textmodus AS CII P Import Starten Schlie en Geben Sie einen Feldbegrenzer Feldtrenner und den Textmodus an und klicken Sie auf
165. en Dabei m ssen sich die Dateien im gleichen Pfad befinden wie die Indexdatei Die Menge der Dateien die im Rahmen eines Dokumentes importiert werden ist dabei von Seite 206 e Import ScanFile User Guide Format der Indexinformationen scanFile ScanFile nicht begrenzt Das folgende Beispiel zeigt eine Zeile aus einer Importdatei die Indexinformationen und Dateien importiert 12345 Projekt XY Phase X Y Manfred Mustermann 01 tif 02 xIs ScanFile w rde folgende Informationen ermitteln Feld 1 12345 Feld 2 Projekt XY Feld 3 Phase X Y Feld 4 Manfred Mustermann Datei 1 01 tif Datei 2 02 xls Im Beispiel werden zwei Dateien mit den angegebenen Indexinformationen verbunden Bei der Datei mit dem Namen 01 tif handelt es sich um eine TIFF Datei Es k nnen sowohl einzelne als auch Multipage TIFF G4 Dateien importiert werden Die Datei 02 xls ist eine Excel Datei und beim Import als n chste Seite hinter der letzten Seite der TIFF Datei an das Dokument angeh ngt Import e Seite 207 ScanFile User Guide Format der Indexinformationen Scanfile COLD COLD e Seite 208 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Das ScanFile Modul COLD Computer Output auf Laser Disc ist ein optionales Modul von ScanFile und muss einzeln lizenziert werden Es erm glicht die Archivierung von Spooldaten Dabei werden die Spooldaten eingelesen und mit Hilfe der Info
166. en Die vielf ltigen Einstellungsm glichkeiten werden auf den folgenden Seiten beschrieben Scanner einstellen e Seite 263 Scanrile ScanFile User Guide can le nen Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Beachten Sie bitte dass einige dieser Einstellungen die Qualit t des gescannten Images beeinflussen Doppelte Zufuhr erkennen Ein doppelter Papiereinzug kann durch Messung der Papierst rke und oder der Papierl nge erkannt werden Um die Funktion Doppelte Zufuhr erkennen zu aktivieren w hlen sie die Optionen Durch Ultraschall oder L nge erkennen Beim n chsten Scannen eines Stapels wird die erste Seite hinsichtlich ihrer Dicke und L nge gemessen Diese Messwerte werden dann gespeichert Beim Scannen stoppt der Scanner den Scanvorgang und gibt Alarm sobald entweder die Dicke des Papiers oder die L nge der gescannten Seite zu stark von der ersten Seite abweichen Eine entsprechende Fehlermeldung wird in diesem Fall ausgegeben Filtereinstellungen Die Filter sollen Lesbarkeit und Deutlichkeit der gescannten Seiten verbessern Die nachstehend beschriebenen Optionen beheben Fehler die durch den Scanvorgang entstehen Zus tzlich wird ein deutlicher Gewinn an Speicherplatz erzielt Option Beschreibung Farbunterdr ckung ber diese Funktion verf gt nur der DR 9080C Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr cku
167. en tigt Bitte beachten Sie dass Sie den Barcode Typ vorher bestimmten m ssen Lesen Sie dazu das Kapitel Scannen mit Barcodes Markierungselement Wird f r die Auswertung von Ankreuzfeldern OMR verwendet Darauf wird im Rahmen dieses Kapitels noch genauer eingegangen Graphisches Graphische Elemente sind nur als Merkmal verf gbar Element Sie werden f r die Formularerkennung verwendet W hlen Sie diese Einstellung wenn das Merkmal eine Graphik oder ein Bild in einem Formular ist Das kann der Fall sein wenn das Merkmal zum Beispiel ein Firmenlogo ist Die Auswahl der Zeichen die innerhalb einer Zone gelesen werden sollen erh ht die Zuverl ssigkeit der OCR Lesung Wenn Sie beispielsweise einer Zone den Wert Nur Zahlen zuweisen dann wird dadurch die Anzahl der m glichen Zeichen deutlich eingeschr nkt und es k nnte niemals zu einer Verwechslung zwischen dem Buchstaben O und der Zahl 0 kommen Die Optionen Barcode Markierungselement und graphisches Element sind erweiterte Funktionen Sie werden f r das Einlesen von Barcodes und f r die Formularerkennung ben tigt Wie Sie eine Barcodelesung konfigurieren und durchf hren k nnen wird Ihnen im Kapitel Scannen mit Barcodes beschrieben Auf die Formularerkennung wird im Rahmen dieses Kapitels noch genauer eingegangen Mit der Option Nadeldruck erkennen k nnen Sie verblasste oder mit einem Matrixdrucker gedruckte Dokumente besser lesen Nachdem eine Zone d
168. en wird der Bericht auf dem Standarddrucker ausgedruckt Damit ein Aktivit tenreport von Scanfile erstellt wird muss der Audit Trail Scheduler in den Remote Services aktiviert sein N here Informationen dazu finden Sie im Kapitel Remote Services Recherche in archivierten Aktivit tenreportdaten Klicken Sie auf den Button Recherchepool erzeugen um sich die archivierten Aktivit tenreportdaten anzusehen und f r die sp tere Recherche auszuw hlen Seite 230 e Aktivit tenreport ScanFile User Guide Recherche in archivierten Aktivit tenreportdaten ScanrFile Za ent Magen Zeen Protokollierung Fortschritt gesamt Database progress Aktivit tenreport Datenbanken Beschreibung 30_06_2006_10_34_58 MDB ADMIN Recherchepool erzeugen Schlie en Dieses Fenster zeigt Ihnen alle exportierten Datenbanken an die unter dem lt ScanFile Programmverzeichnis gt SaveAudit abgespeichert wurden Selektieren Sie alle Datenbanken die Sie f r Ihre Recherche ben tigen und klicken Sie auf Recherchepool erzeugen Das Programm wird nun alle Daten zu einer tempor ren Datenbank zusammenf hren Wenn dies erfolgt ist kehren Sie zum Aktivit ten Report Fenster zur ck indem Sie auf Schlie en klicken Die Ihnen bekannten Aktivit tenreport Funktionen arbeiten nun auf der tempor ren Datenbank Sie k nnen wie gewohnt recherchieren Nach Beendigung Ihrer Recherche klicken Sie auf den Button A Die
169. en Images ist abh ngig vom Imagetyp und dem benutzten Kompressionslevel und resultiert in einer Dateigr e die zwischen 2 KB und 100 MB liegen kann F r die Kalkulation des Speicherplatzes den ein Client haben sollte m ssen Sie die Voraussetzungen des Betriebssystems in Betracht ziehen und den Speicherplatz f r etwaige andere Anwendungen die simultan mit ScanFile eingesetzt werden einkalkulieren Wenn der Client ber zu wenig Arbeitsspeicher verf gt benutzt das Betriebssystem die Festplatte als virtuellen Arbeitsspeicher Dies beeintr chtigt die Geschwindigkeit des Clients erheblich Seite 30 e Systemvoraussetzungen ScanFile User Guide Empfohlene Voraussetzungen San e Empfohlene Voraussetzungen Folgende Ausstattung f r eine Workstation wird f r den problemlosen Einsatz von ScanFile empfohlen PC mit 2GHz Pentium 4 Prozessor 256 MB Arbeitsspeicher 17 Display CD ROM Laufwerk 100 MB Festplatte ohne Daten Dongle ScanFile ist gegen unberechtigte Benutzung durch ein Hardwaredongle gesch tzt Das Dongle kann als USB Device oder als Dongle f r den Parallelport ausgeliefert werden Der Parallelport muss dazu auf ECP eingestellt werden Systemvoraussetzungen e Seite 31 ScanFile User Guide Dongle Installation von ScanrFile Installation von ScanFile e Seite 32 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung ScanFile kann als Einzelplatzsystem oder auf e
170. en Pfad C SFNet ScanFile standardm ig als Installationspfad an Wenn Seite 38 e Installation von ScanfFile ScanFile User Guide Novell Netware Server Scanfile Sie ScanFile in ein anderes Verzeichnis installieren wollen k nnen Sie den angegebenen Pfad einfach ersetzen Nachdem Sie das Ziel f r die Installation ausgew hlt haben best tigen Sie Ihre Wahl mit dem Button Weiter ScanFile sollte in ein Applikationsverzeichnis z B SFNet installiert werden welches sp ter im Netzwerk freigegeben wird Das ScanfFile Verzeichnis selbst sollte nicht als Freigabe definiert oder als Netzlaufwerk verbunden werden Backup Das Setup Programm von ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit Dateien die w hrend der Installation ScanFile ersetzt werden in einem Backup zu sichern Bei den zu ersetzenden Dateien handelt es sich um Komponenten von ScanrFile das gilt nur wenn Sie eine bestehende Installation von ScanrFile updaten Wenn Sie sich f r die Erstellung eines Backups entscheiden bietet Ihnen das System an einen Unterordner Backup in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis zu erstellen Pers nliche Trefferliste Bevor ScanFile endg ltig auf Ihrem PC installiert wird m ssen sie noch ein Verzeichnis ausw hlen in dem die Dateien Ihrer pers nlichen Trefferlisten gespeichert werden sollen Standardm ig bietet ScanFile wieder ein Unterverzeichnis mit dem Namen Data in dem von Ihnen gew hlten Install
171. en einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Aufl sung Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 200 300 und 600 dpi dots per inch Modus Die Scanner MS300 MS350 oder MS800 unterst tzen das Scannen im Schwarz Wei und Graustufenmodus Der Schwarz Wei Modus scannt nur in schwarz wei w hrend der Graustufenmodus 4 16 amp 256 Graustufen unterst tzt Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen vor allem bei hoher Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Scanner einstellen e Seite 305 EE nen ScanFile User Guide Canon MS300 MS350 amp MS800 Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate e Unkomprimierte TIFF Datei
172. en k nnen Diese finden Sie in verschiedenen Einstellungsfenstern die sich durch Klick Scanner einstellen e Seite 267 Scanrile ScanFile User Guide Stande nen Canon DR 7080C auf den Button Scanner einstellen ffnen Folgendes Fenster erscheint wenn Sie Canon DR 7080 ausgew hlt haben ai Scanner einstellen DR 7080C Scanner SCSI ID w hlen Seiteneinstellungen HA 0 ID 7 VMSCSI R Seitengr e Aufl sung Modus ID 2 77 200 x 200 v Schwarz Wei v Rasterung Kompression Rotation Textmodus v Komprimiert TIFF G4 se 0 Empfindlichkeit Vorderseite Image anpassen Photo Helligkeit Seiten Vorderseite ee Gleiche Einstellungen f r R ckseite Einstellungen f r Auto Grundeinstellungen verwenden Abbruch Seiteneinstellungen Der DR 7080C kann ein und doppelseitig scannen Zudem k nnen f r die Vorderseite und R ckseite eines doppelseitigen Dokumentes unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Zun chst m ssen Sie entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optionen Vorderseite Flachbett oder Doppelseitig scannen ausw hlen Falls Sie Image anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespeicherten Datei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Wenn Sie f r beide Seiten
173. en vor den Comboboxen die die ScanFile Indexfelder enthalten Nun k nnen Sie die Archiv Indexfelder zuweisen die sp ter automatisch gef llt werden sollen Das Indexfeld f r das Sie die Feldeigenschaft ausgew hlt haben wird als Verbindungsfeld verwendet Klicken sie auf OK und das Programm speichert die Einstellungen Wenn Sie anschlie end das Archiv ffnen so wird dem Verbindungsfeld eine Liste mit Eintr gen aus der Indexdatei hinterlegt Beginnt man nun mit der Eingabe von Indexdaten in dieses Feld wird diese Liste unter dem Indexfeld sichtbar Zus tzlich versucht ScanFile die eingetippten Zeichen sinnvoll mit den hinterlegten Daten zu erg nzen Sie k nnen die eingegebenen Indexdaten mit der Eingabetaste best tigen oder mit einem Doppelklick einen Eintrag aus der Liste w hlen Danach werden alle vorher zugewiesenen Indexfelder mit den Werten aus der Datei aufgef llt und der Focus wandert auf das n chste Feld Wenn man in der Indexdatei in einem der Verbindungsfelder einen leeren Index eingibt so werden eventuell vorhandene Indexwerte im Scanrile Archiv nicht berschrieben Enth lt die Indexdatei ein Leerzeichen so wird der Index gel scht Seite 64 e Archive ScanFile User Guide Erweiterte Feldeigenschaften ScanFile Erweiterte Feldeigenschaften Mit Hilfe der erweiterten Feldeigenschaften haben Sie die M glichkeit jedem Indexfeld zus tzliche Optionen zuzuordnen Sie k nnen die erweiterte
174. enschaften EE nen Aktion bei doppeltem Index In der Liste Aktion bei doppeltem Index gibt es sieben M glichkeiten mit denen Sie bestimmen k nnen was passieren soll wenn ein bereits existierender Index eingetragen wird Ihnen stehen folgende Optionen zur Verf gung Aktion Beschreibung Keine Die Funktion ist ausgeschaltet Anh ngen Das Dokument wird an den bestehenden Satz angeh ngt Anh ngen mit Der Benutzer wird gefragt ob das Dokument dem Benachrichtigung bestehenden Dokument angeh ngt werden soll Ablehnen Der Indexeintrag wird nicht erlaubt Voranstellen Das Dokument wird am Anfang des bestehenden Dokuments eingef gt Voranstellen mit Der Benutzer wird gefragt ob das Dokument am Anfang Benachrichtigung des bestehenden Dokuments eingef gt werden soll Index kopieren Diese Option entspricht von der Funktionsweise der Feldeigenschaft Index kopieren Wenn Sie Index kopieren als Aktion bei doppeltem Index ausw hlen k nnen Sie eine andere Feldeigenschaft wie zum Beispiel Barcode f r das Indexfeld verwenden Datumsformat pr fen Die Pr fung eines vom Benutzer eingegebenen Datums kann ber die Aktivierung der Funktion Datumsformat pr fen erfolgen Anhand dieser Funktion kann sichergestellt werden dass inkorrekte Datumsformate nicht akzeptiert werden Zus tzlich kann das Format in dem das Datum eingegeben werden soll festgelegt werden Dies geschieht ber die Funktion Ne
175. ent sein Ziel erreicht hat Die Aktivierung der Option Fertige Jobs l schen bewirkt dass alle oben genannten Informationen in ScanFile nach Ablauf eines Zeitlimits gel scht werden Werden diese Informationen nicht gel scht wird zus tzlicher Festplattenspeicher belegt Wenn Sie 0 als Zeitlimit eingeben bleiben die Daten so lange gespeichert bis Sie 0 durch einen h heren Wert ersetzen Log aktiver Routes Der Log aktiver Routes liefert einen Bericht ber die aktuell auf Routen versendeten Dokumente Hier finden Sie den Namen der Route den Namen des Benutzers der das Dokument verschickt hat den Status des Dokumentes den Namen des Benutzers der das Dokument gerade bearbeitet die Sendezeit des Dokumentes und die verbleibende Zeit bis zur Zeit berschreitung Um detaillierte Information zu erhalten markieren Sie die gew nschte Route und klicken Sie auf Anzeigen Hier erhalten Sie ausf hrlichere Informationen ber den Ablauf dieser Route Zudem sind alle Kommentare zu den Dokumenten aufgelistet Dokumente auf eine Route senden Um ein Dokument auf einer vordefinierten Route zu verschicken ffnen Sie einfach das PopUp Men der Trefferliste W hlen Sie den Men punkt Document Routing e Seite 193 ScanFile User Guide Geroutete Dokumente anzeigen EE nen Senden an gt Route Es ffnet sich ein Fenster in dem alle eingerichteten Routen aufgelistet sind W hlen Sie die Route aus an die das Dokument verschickt w
176. ente einzustellen lesen Sie bitte das Kapitel Remote Services ScanFile VNP e Seite 353
177. entsprechenden Button in der Toolbar k nnen Sie eine Ihre Archive zum Archivieren vorbereiten CD Schreiben vorbereiten e Seite 237 Scanfile ScanFile User Guide EE me Vorbereitung der Daten CD Schreiben vorbereiten Verf gbare Archive Schnelles vorbereiten C Lokaler Datentr ger Lieferscheine Posteingang Rechnungen Alles kopieren gt gt gt Kopieren gt gt gt CD Schreibpool EI c Lokaler Datentr ger TIFF Dateien zusammenfassen Schlie en Gro e des Pools Bei der Vorbereitung der Archive gibt es zwei verschiedene M glichkeiten Sie k nnen entweder die Normale Vorbereitung durchf hren oder Sie verwenden die Schnelle Vorbereitung Beide werden im Folgenden erl utert Normale Vorbereitung W hlen Sie im Fenster CD Schreiben vorbereiten zun chst das CD Pool Laufwerk aus Auf dieses Laufwerk werden sp ter die vorbereiteten Daten kopiert und Sie k nnen sie von dort aus mit Hilfe des Brennprogramms auf eine CD schreiben Wenn Sie einen CD Pool gew hlt haben dann ffnen Sie ein Archivlaufwerk und f gen Sie die gew nschten Archive zum CD Pool hinzu Markieren Sie dazu einfach das Archiv in der Liste und klicken Sie auf den Button Kopieren Mit Hilfe des Buttons Alles Kopieren k nnen Sie alle Archive in der Liste zum CD Pool hinzuf gen Achten Sie beim Hinzuf gen darauf dass die Gr e des CD Pools nicht die Kapazit t des Datentr gers bersteigt auf dem Si
178. enutzer aufgelistet die in Ihrem ScanFile angelegt sind In der Version 8 wurde der Benutzerauswahl die Option Originator hinzugef gt Dieser Benutzer steht stellvertretend f r den Absender einer Route im laufenden Programm So k nnen Sie den Absender eines Dokumentes in ihre Routenplanung einbeziehen ohne ihn beim Erstellen der Route zu kennen Wenn Sie sp ter den Verlauf einer Route mit dem Remote Service Konfigurationswerkzeug kontrollieren so wird Ihnen der Platzhalter Originator dort nicht angezeigt Sobald der Absender eines Dokumentes feststeht arbeitet der Dokument Router mit den echten Benutzernamen W hlen Sie die Benutzer an die das Dokument im Verlauf dieses Schrittes gesendet werden soll aus Benutzen Sie dazu die Optionsfelder neben den Benutzernamen und bestimmen Sie eine Aktion aus der Liste die der entsprechende Benutzer beim Erhalt des Dokumentes durchf hren muss Ihnen stehen dabei folgende Aktionen zu Verf gung Aktion Beschreibung Darstellung Bei dieser Option muss der Empf nger das Dokument anzeigen und dies quittieren bevor das Dokument zum n chsten Schritt der Route gesendet wird Das Quittieren erfolgt durch das Anklicken des Buttons mit dem Augensymbol welcher auf dem erhaltenen Dokument angezeigt wird Document Routing e Seite 189 ScanFile User Guide Routen erstellen scanFile Kommentar Der Empf nger wird dazu aufgefordert einen Kommentar zu di
179. er Cursor ver ndert seine Form und es wird ein Markierungssymbol in der Seite angezeigt Durch erneutes Klicken auf die angezeigte Markierung k nnen Sie eine Seite wieder aus der Auswahl entfernen Image bersicht E Efx Bei elektronischen Dokumenten werden im FastPics Fenster die Namen der Dateien anzeigt unter dem sie vor der Archivierung gespeichert waren COLD Dokumente haben die Bezeichnung COLD Importdatei als Referenz PopUp Men der FastPics Durch Klicken der rechten Maustaste im FastPics Fenster ffnet sich das PopUp Men der FastPics in dem Sie Aktionen auf den ausgew hlten Seiten durchf hren k nnen Die verf gbaren Optionen sind dieselben wie sie auch im PopUp Men der Trefferlisten beschrieben werden jedoch beziehen sie sich hier nur auf die selektierten Seiten eines Dokumentes Suchen und Anzeigen e Seite 113 EE n ScanFile User Guide FastPics Option Beschreibung OCR Volltext oder Zonen OCR wird durchgef hrt Das gelesene Resultat kann in die Zwischenablage kopiert werden Bewegen Die selektierten Seiten werden in der Zwischenablage gespeichert Beim Einf gen in ein anderes Dokument werden sie aus dem Quelldokument entfernt Kopieren Kopiert die selektierten Seiten in eine Zwischenablage um sie in ein anderes Dokument einzuf gen Senden an Die selektierten Seiten k nnen an ein anderes Archiv an die pers nliche Trefferliste eines anderen Anwenders ge
180. er Guide Scanfile Archiv bersicht a GE Dokumente Dokumente e Seite 78 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Ein Dokument ist ein Satz mehrerer Seiten die mit gemeinsamen Indexinformationen versehen wurden Viele Dokumente bilden gemeinsam ein Archiv Innerhalb dieses Archivs k nnen Sie Ihre Dokumente anhand der Indexinformationen suchen und bearbeiten In diesem Kapitel wird beschrieben wie Sie ein Dokument nach dem Scannen bearbeiten oder Anmerkungen f r einzelne Seiten hinterlegen k nnen Dokumente bearbeiten Wenn ein Dokument eingescannt und gespeichert wurde bietet ScanFile einige n tzliche Funktionen um das Dokument nachtr glich zu bearbeiten Dabei stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verf gung Seiten anh ngen Seiten einf gen Seiten l schen Seiten revidieren Vorgang trennen Seitenreihenfolge ndern Rotation speichern Die ersten vier Optionen sind ber die Archiv Toolbox zug nglich W hlen Sie dazu den Modus Bearbeiten in der Toolbox aus Die brigen Funktionen finden Sie in den ScanFile Men s Sie werden im Folgenden genauer beschrieben Seiten anh ngen Nachdem Sie das gew nschte Dokument ge ffnet haben wechseln Sie in der Toolbox in das Men Bearbeiten und klicken Sie auf den Button Anh ngen Die anzuh ngenden Seiten werden daraufhin eingescannt Nachdem alle Seiten gescannt sind werden Sie aufgefordert die Seiten zu speichern und den Scanvorgang ggf for
181. er Seite Je nach B hne k nnen Sie zwischen manuellem oder automatischem Modus w hlen Ficheb hne Bei der Ficheb hne muss der Wechsel der zu scannenden Seiten manuell erfolgen Legen Sie den zu scannenden Fiche ein Positionieren Sie die Ficheb hne auf das gew nschte Bild Stellen Sie Zoom und Focus richtig ein Geben Sie die Indexinformationen ein falls diese nicht automatisch durch Barcode Duplexfelder oder Z hlfelder erzeugt werden e Starten Sie das Scannen durch einen Klick auf den Button Einzelseiten scannen Seite 182 e Mikrofilm Scannen ScanFile User Guide Einzelseiten scannen Mikrofilm Scanfile o Rollfiilmb hne FS Controller Ill Die Rollfimb hne FS Controller III kann automatisch mehrere Seiten hintereinander einscannen Hier haben Sie die Wahl zwischen dem manuellen und dem Feedermodus Manueller Modus In diesem Modus werden die gew nschten Seiten manuell entweder ber die Tastatur oder den Drehknopf des FS Controller III ausgew hlt und als einzelne Seiten gescannt e Legen Sie den zu scannenden Film ein e Positionieren Sie den FS Controller Ill auf das zu scannende Bild durch Eingabe auf der FS III Tastatur oder mit dem Drehknopf e Stellen Sie Zoom und Focus richtig ein e Geben Sie die Indexinformationen ein falls diese nicht automatisch durch Barcode Duplexfelder oder Z hlfelder erzeugt werden e Starten Sie den Scanvorgang durch Klick auf Einzelseiten scannen Feeder
182. erden soll und best tigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button OK Wenn Sie in der Trefferliste mehrere Dokumente markiert haben dann k nnen Sie ber die Option Vorgang trennen bestimmen ob die selektierten Dokumente als ein Vorgang geschickt werden oder ob jedes Dokument einen einzelnen Vorgang bildet Wird diese Option verwendet dann wird intern jedes Dokument einzeln auf die Route geschickt und die Aktionen die verschiedene Schritte unter Umst nden erfordern werden f r jedes einzeln Dokument ausgef hrt bzw vom Benutzer angefordert Wenn Sie die Option bei der Versendung von mehreren Dokumenten nicht aktivieren dann werden diese wie ein gro es Dokument behandelt und k nnen beispielsweise nicht einzeln genehmigt oder abgelehnt werden Geroutete Dokumente anzeigen Jedes Dokument das an eine Route gesendet wurde erscheint in der pers nlichen Trefferliste des Empf ngers Man erkennt geroutete Dokumente am Absender SFROUTES In der Grundeinstellung wird das Dokument von der pers nlichen Trefferliste entfernt wenn es weitergeleitet wurde Sie k nnen eine lokale Kopie des Dokuments behalten indem Sie beim Anzeigen die Option Lokale Kopie behalten ausw hlen Ist die Option aktiviert dann wird eine Kopie des Dokumentes in der pers nlichen Trefferliste gespeichert Diese Kopie wird nicht aktualisiert wenn im weiteren Verlauf der Route nderungen an dem Dokument vorgenommen werden Wenn ein Benutzer ein Dokument
183. eren halten Sie die Strg Taste gedr ckt und klicken gleichzeitig in der linken Spalte der Trefferliste auf die gew nschten Dokumente Das Untermen Markieren im PopUp Men der Trefferliste bietet zus tzlich einige Funktionen zum Markieren von Dokumenten an Option Beschreibung Alles W hlt automatisch alle Dokumente in der Trefferliste aus Tauschen Kehrt die Auswahl um Entfernen L scht die Markierung des Dokumentes Pers nliche Trefferliste Jeder Benutzer des ScanFile Systems hat eine pers nliche Trefferliste ein pers nliches Archiv in der er sich h ufig wiederkehrende und aktuelle Dokumente hinterlegen kann Diese Liste ist v llig unabh ngig von den sonstigen gespeicherten Archiven daher k nnen Dokumente aus jedem beliebigen Archiv in die pers nliche Trefferliste aufgenommen werden Es wird dann eine Kopie des entsprechenden Dokumentes in der pers nlichen Trefferliste angelegt Sie k nnen au erdem Dokumente an die pers nliche Trefferliste eines anderen Benutzers senden und so mit ihm Dokumente austauschen Die Liste kann entweder durch Klick auf Pers nliche Trefferliste im Men Datei oder durch einen Klick auf den Button rechts unten in der Trefferliste angezeigt werden Um zur normalen Trefferliste zur ckzukehren klicken Sie auf den danebenliegenden Button unten rechts im Listenfenster Standard EI gt Pers nliche Trefferliste i Trefferliste ber die Toolbox k nnen Sie Suchenoper
184. erheblichem Masse den notwendigen Speicherplatz Beachten Sie bitte dass bei falscher Filtereinstellung das Image komplett schwarz oder wei gefiltert werden kann Wenn Sie mit Benutzerdefinierten Filtern arbeiten aktivieren Sie NIEMALS die Funktion Filter verwenden solange Sie sich nicht sicher sind ob die Filtereinstellungen f r die zu scannenden Dokumente richtig sind Um Fehler zu vermeiden scannen Sie eine Seite ein berichtigen die Filtereinstellungen und f hren Sie die Filterung ber das Men Bearbeiten gt Filter Image manuell durch Sie werden hier um eine Best tigung der Filtereingaben gebeten Schnelle Suche Im Men Suche gt Schnelle Suche k nnen Sie einen Index in Form eines sogenannten bin ren Suchbaumes f r ein bestimmtes Feld in einem Archiv Erweiterte Einstellungen e Seite 147 ScanFile User Guide Schnelle Suche scanFile oder einer Bibliothek anlegen Ein solcher Index kann die Suchzeit in Archiven oder Bibliotheken mit vielen Indexangaben deutlich reduzieren wenn die Suche in dem Feld mit dem Bin rindex durchgef hrt wird Vor allem bei sehr gro en Datenb nken verk rzt sich die Suchzeit erheblich Um einen bin ren Suchbaum f r ein Archiv anzulegen ffnen Sie zun chst das entsprechende Archiv Offnen Sie anschlie end das Men Suchen gt Schnelle Suche W hlen Sie in dem abgebildeten Fenster das Indexfeld aus f r das der Suchbaum erstellt werden soll und klicken Sie auf den Butt
185. ernden Bereich ziehen Durch Dr cken der Taste wird das komplette Image in das Testscan Fenster eingepasst Wenn Sie die rechte Maustaste gedr ckt halten und die Maus bewegen k nnen Sie den Bildausschnitt hin und herschieben Scanner Funktionsseiten Die Canon Scanner DR 3020 DR 5020 und DR 5080C werden mit zwei verschiedenen Arten von Funktionsbl ttern geliefert Die Kontrollseiten ndern automatisch die Scanner Einstellungen die Stapeltrennseiten beeinflussen die Speicherung eines Dokumentes Die Funktionsbl tter k nnen zwischen die Bl tter eines Papierstapels gelegt werden und beeinflussen w hrend des Scannens entweder die Art und Weise wie die Dokumente eingescannt oder wie sie abgespeichert werden Die Erkennung der Funktionsbl tter wird auf eine der folgenden Arten eingestellt Seite erkennen amp scannen Scannen fortsetzen Seite erkennen amp verwerfen Scannen fortsetzen Seite erkennen amp scannen Scannen stoppen Seite erkennen amp verwerfen Scannen stoppen Wird die Option Seite erkennen amp scannen gew hlt wird das Funktionsblatt mit eingescannt und in dem ScanFile Archiv abgespeichert Wenn Sie die Option Seite erkennen amp verwerfen w hlen wird es nicht im Archiv abgelegt Stapeltrennbl tter werden eingesetzt wenn Dokumente in dem Scanner Feeder w hrend des Scannens in unterschiedliche Dateien eingeteilt werden sollen Legen Sie die Stapeltrennbl tter zwischen die einzelnen Dokumente w hle
186. erstellt werden Diese Importmaske enth lt genaue Angaben ber den Typ der Importdatei den Standort der Indexinformationen und das Anzeigeformat wie beispielsweise Overlayseiten Schriftart Schriftgr e und Zeilen Zeichenabstand COLD e Seite 209 ScanFile User Guide Die Importmaske scanFile er Ist eine Importmaske f r einen Typ von Spooldatei einmal erstellt worden kann diese f r den Import aller Spooldateien dieses Formats genutzt werden Erstellen einer Importmaske Zum Erstellen einer Importmaske ffnen Sie das Men COLD gt Offnen Importieren Es wird die Liste der existierenden Importmasken angezeigt Textbasierte Dateien ffnen Masken und Dateitypen Schlie en Klicken Sie auf den Button Neue Maske und geben Sie einen Namen f r die neue Importmaske ein Wenn Sie einen Namen eingegeben und ber den Button OK best tigt haben ffnet sich automatisch ein neues Fenster in dem Sie die Spooldatei ausw hlen k nnen f r die die Maske erstellt werden soll Das Fenster zeigt die voreingestellten Dateiformate txt dat und asc an Es k nnen aber auch durch Wahl der Option Alle Dateien alle Dateitypen angezeigt werden W hlen Sie die gew nschte Datei und best tigen Sie mit OK Die gew hlte Spooldatei wird im sich anschlie end ffnenden Fenster Masken definieren angezeigt In diesem Fenster k nnen Sie die Parameter f r die Importmaske einstellen Seite 210 e COLD
187. ert k nnen Sie die Barcodeeinstellungen im Fenster Erweiterte Einstellungen vornehmen indem Sie auf den Button Barcode klicken Sie k nnen dann den Typ des Barcodes bestimmen Zudem k nnen Sie einen bestimmten Bereich eines Dokumentes in dem nach einem Barcode gesucht werden soll festlegen Dieser Bereich kann sich auf der Vorder oder R ckseite einer gescannten Seite befinden Folgende Barcodetypen k nnen von den Scannern gelesen werden EAN Code 39 Codabar Code 25 UPC UPC A UPC E Code 128 Bis zu vier Barcodes k nnen gleichzeitig gesucht und in einem Dokument gelesen werden Die Anzahl der zu lesenden Barcodes kann mit der Option Barcodes pro Seite festgelegt werden Mit der Option Seite k nnen Sie bestimmen auf welcher Seite der Barcode gelesen wird Seite 282 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F scanfile Um den Barcodeleser zu aktivieren klicken Sie auf Barcode Erkennung verwenden Wenn Signalton aktivieren ausgew hlt ist dann erzeugt der Scanner immer dann einen Signalton wenn ein Barcode gefunden und gelesen wurde Sie k nnen zus tzlich eine Bereichssuche f r Barcodes einrichten und den Suchbereich f r den Barcode begrenzen W hlen Sie dazu Aktivieren unter Bereichssuche an Der zu lesende Bereich muss in mm angegeben werden Der obere linke Teil des Suchbereichs wird durch die Angaben unter Horizontaler Abstand und Vertikaler Abstand festgelegt Zudem k nne
188. es Imports alle Daten im Originalformat gespeichert und nicht in ein TIFF Format konvertiert MS Office Integration W hrend der Installation von ScanFile haben Sie die M glichkeit eine Integration in Microsoft Office zu installieren Mit dieser Integration ist es m glich Dokumente aus den Programmen von Microsoft Office direkt in ScanFile zu archivieren Dabei werden die Programme Microsoft Word Excel Access Power Point und Outlook in den Versionen 2000 XP und 2003 unterst tzt F r die Office Version 97 gibt es eine Unterst tzung der Programme Microsoft Word und Excel F r den Import nach ScanrFile werden folgende Icons in die einzelnen Programme von Microsoft Office eingef gt Import elektronischer Dokumente e Seite 119 Scanrile ScanFile User Guide ger ScanFile VNP Senden an Scanrile Drucken und Senden an ScanFile Senden an ScanfFile Wenn Sie die Funktion Senden an ScanFile verwenden dann ffnet Sich das Importfenster und Sie k nnen Ihr Dokument in ScanFile archivieren Drucken und Senden an ScanfFile ber das Icon Drucken und an ScanFile Senden wird ebenfalls das gewohnte Importfenster ge ffnet und Ihr Dokument wird gleichzeitig auf dem Standarddrucker ausgedruckt Die Einstellungen f r den Standarddrucker m ssen dabei in Windows vorgenommen werden Wenn Sie ein Dokument in ScanFile archiviert haben dieses anschlie end mit Microsoft Office bearbeiten und direkt wieder mit Hilfe der Office
189. eschlossen haben k nnen Sie mit Hilfe der Eingabeaufforderung testen ob Ihre Einstellungen korrekt sind Dazu ben tigen Sie eine Spool bzw Druckdatei spl oder prn Starten Sie dazu den Eingabeaufforderung von Windows ber Start gt Programme gt Zubeh r gt Eingabeaufforderung Wechseln Sie in der Eingabeaufforderung in das Verzeichnis in dem sich die Spool bzw Druckdatei befindet Anschlie end kann mit dem folgenden Befehl ein Druckauftrag an den VNP gesendet werden Ipr S IP Adresse des Servers P Warteschlangenname J Jobname filename Beispiel pr S 127 0 0 1 P VNP_001 J Job001 testspool prn Nach der Ausf hrung dieses Befehls werden die Druckdaten im eingestellten Archivierungspfad abgelegt Konfiguration von Portprinting ber Portprinting k nnen Systeme den VNP benutzen die weder Windowsfreigaben noch LPD unterst tzen Zur bermittlung der Dateien wird beim PortPrinting ebenfalls TCP IP verwendet jedoch wird das Protokoll Raw verwendet Die Funktion kann ber das Konfigurationstool aktiviert und konfiguriert werden Starten Sie das Konfigurationstool in der ScanFile Programmgruppe des Startmenus W hlen Sie dazu Start Programme ScanFile VNP Auf der Seite Common kann die Option aktiviert und der Port angepasst werden Standardm ig ist Portprinting aktiv und arbeitet auf den Ports 9100 9103 Achten Sie darauf dass die verwendeten Ports freigegeben sind Unter Umst nden werden d
190. esem Dokument zu verfassen sobald er den entsprechenden Button auf dem Dokument anklickt Alle Kommentare die im Verlauf der Route eingegeben werden h ngt ScanFile an das Dokument an so dass die Benutzer im weiteren Verlauf der Route die Kommentare lesen k nnen Genehmigen Durch die Wahl der Aktion Genehmigen Ablehnen hat der Ablehnen Empf nger zwei M glichkeiten Er kann das Dokument genehmigen oder ablehnen indem er den entsprechenden Button auf dem Dokument anklickt Bei der Einrichtung der Route wird festgelegt an welches Ziel das Dokument im jeweiligen Falle gesendet wird Darstellung Diese Option ist mit der Option Darstellung identisch Passwort jedoch muss der Benutzer zur Ansicht des Dokumentes sein Benutzerpasswort eingeben Bemerkung Entspricht der Option Kommentar allerdings muss zum Passwort Eingeben der Kommentare das Benutzerpasswort eingegeben werden Genehmigen W hlen Sie diese Option wenn der Empf nger zum Ablehnen Genehmigen Ablehnen des Dokumentes sein Passwort Benutzerpasswort eingeben soll Wenn Sie die Option Genehmigen Ablehnen oder Genehmigen Ablehnen Passwort w hlen dann m ssen Sie festlegen was mit dem Dokument im jeweiligen Fall passiert Zu diesem Zweck ffnet sich nach der Auswahl einer dieser Optionen automatisch ein neues Fenster in welchem Sie das Verhalten festlegen k nnen Aktion bei blehnung Aktion bei Best tigung Fortfahren Springe z
191. espeichert werden sollen Standardm ig bietet ScanFile wieder ein Unterverzeichnis mit dem Namen Data in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis an Nachdem Sie ein Verzeichnis gew hlt haben beginnt die Installation von ScanFile auf Ihrem PC Lizenzierung Nachdem die Installation von ScanFile erfolgreich abgeschlossen wurde kann der Lizenzierungsdongle auf den Server aufgesteckt und im Anschluss lizenziert werden Danach muss der Dienst Wibu Key Server gestartet werden Dieser kann entweder manuell gestartet werden oder er wird automatisch gestartet sobald der Server erneut gebootet wird Wenn Sie das Dongle direkt am Server aktivieren m chten m ssen Sie auf dem Installation von ScanFile e Seite 37 ScanFile User Guide Novell Netware Server EE n Serverrechner selbst eine Client Installation durchf hren um die erforderlichen Dateien zu installieren Eine Anleitung zum Lizenzierungsvorgang finden Sie im Kapitel Lizenzierung Die Installation des Servers ist damit abgeschlossen und Sie k nnen nun mit dem Einrichten der einzelnen Netzwerkclients fortfahren Wenn Sie die Remote Services in Ihrem ScanFile System verwenden m chten m ssen Sie auf dem Server zus tzlich zur Serverinstallation eine Clientinstallation durchf hren um die ben tigten Komponenten auf dem Server zu registrieren Novell Netware Server Sie k nnen ScanFile zwar auf einem Netware Server installieren jedoch k nnen
192. essen Diese Messwerte werden dann gespeichert Beim Scannen stoppt der Scanner den Scanvorgang und gibt Alarm sobald entweder die Dicke des Papiers oder die L nge der gescannten Seite zu stark von der ersten Seite abweichen Eine entsprechende Fehlermeldung wird in diesem Fall ausgegeben Manuelle Papierst rkeneinstellung Die Papierst rkeneinstellung kann manuell vorgenommen werden wenn die automatische Papierst rkenerkennung nicht genutzt wird oder wenn h ufig Doppeleinzug von Papier erfolgt Sie k nnen unter Werten von 1 bis 13 ausw hlen 1 ist die kleinste 13 die gr te Papierst rke Um entsprechende manuelle Einstellungen vorzunehmen klicken Sie auf Aktivieren und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen durch das Verschieben des Reglers vor Randunterdr ckung Diese Option bietet Ihnen die M glichkeit den zus tzlichen Rand einer zu scannenden Seite festzulegen Die Werte liegen zwischen 10mm und 10mm Klicken Sie auf Aktivieren und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen mit dem Schieberegler vor Der eingestellte Wert legt fest wie viel Fl che am Rand abgeschnitten bzw brig gelassen wird Setzen Sie einen positiven Wert wenn Sie den Scanbereich vergr ern m chten Dadurch k nnen Sie sicherstellen dass das Dokument in der gew nschten Gr e eingescannt wird Zur Verkleinerung des Scanbereichs verwenden Sie einen negativen Wert Dies kann verhindern dass eine gescannte Seite von einem schwarzen
193. est Leert die Felder in der Toolbox beim Kompressionsformat Jobtrennbl tter Aktion b dop Index Indexinformationen Men wechsel Aufbewahrungssteuerung F gt das Archiv der Aufbewahrungssteuerung hinzu Feldattribut Keines kein Attribut beliebiger Text Duplizieren Feld enth lt vorher eingegebenen Wert Z hlen Z hlt hoch f llt nach links mit Leerzeichen auf Z hlen 0 z hlt hoch f llt nach links mit 0 auf Datum Aktuelles Datum Kurzes Format Langes Datum Aktuelles Datum Langes Format Barcode Akzeptiert Barcodewerte w hrend des Scannens Thesaurus Thesaurus f r Feld hinzuf gen Index kopieren Kopiert die Indexfelder vorhandener Datens tze Mod 2 Pr fziffernalgorithmus Mod 10 1 Pr fziffernalgorithmus Mod 11 1 Pr fziffernalgorithmus Mod 11 2 Pr fziffernalgorithmus Seite 76 e Archive ScanFile User Guide Archiv bersicht 11er Check ISBN EE e Pr fziffernalgorithmus Pr fziffernalgorithmus Erweiterte Eigenschaften Maske Doppelter Index Datumsformat pr fen Eingabe zwingend Alle Stellen eingeben Rechtsb ndig 0 Rechtsb ndig Eingaben mit definiertem Format Legt das Verhalten bei einem doppelten Index fest berpr ft Eingabe auf ein g ltiges Datumsformat Feld muss Zeichen enthalten Feld muss komplett ausgef llt sein Rechtsb ndig f llt das Feld mit 0 auf Rechtsb ndig f llt das Feld mit Leerzeichen auf Archive e Seite 77 ScanFile Us
194. estimmter Archive und Bibliotheken zu beschr nken W hlen Sie dazu in der entsprechenden Liste die gew nschten Archive Bibliotheken aus und klicken Sie erneut auf den Button Liste filtern Ihnen werden nun die Ereignisse aller Benutzer angezeigt die im Zusammenhang mit den gew hlten Archiven und Bibliotheken stehen Eine weitere M glichkeit ist es die Ereignisanzeige auf bestimmte Benutzer zu begrenzen Dies erreichen Sie indem Sie in aus der Liste aller Benutzer nur diejenigen selektieren deren Ereignisse angezeigt werden sollen Auf diese Weise k nnen Sie die Aktivit ten bestimmter Benutzer auswerten Dar ber hinaus k nnen Sie einen Tag oder Zeitraum festlegen so dass nur Ereignisse in einer bestimmten Zeitspanne aufgelistet werden W hlen Sie einfach unter Dauer einen Wochen oder Monatszeitraum aus oder verwenden Sie die Einstellung Benutzerdefiniert und geben Sie in den Feldern Von und Bis einen eigenen Zeitraum ein Klicken Sie anschlie end wieder auf den Button Liste filtern um die Ereignisse des gew hlten Zeitraumes anzuzeigen Durch einen Doppelklick auf ein Ereignis k nnen Sie sich die Details zu dem gew hlten Ereignis in einem eigenen Fenster anzeigen lassen Ereignislisten drucken Die angezeigte Liste k nnen Sie durch Klick auf den Button Drucken im Hauptfenster Aktivit ten Report ausdrucken Es ffnet sich ein weiteres Fenster und Sie werden gefragt ob Sie mit dem Druck fortfahren wollen Wenn Sie Ja w hl
195. et Ihnen Seite 36 e Installation von ScanFile ScanFile User Guide Microsoft Server Scanfile den Pfad C SFNet ScanFile standardm ig als Installationspfad an Wenn Sie ScanFile in ein anderes Verzeichnis installieren wollen k nnen Sie den angegebenen Pfad einfach ersetzen Nachdem Sie das Ziel f r die Installation ausgew hlt haben best tigen Sie Ihre Wahl mit dem Button weiter ScanFile sollte in ein Applikationsverzeichnis z b SFNet installiert werden welches sp ter im Netzwerk freigegeben wird Das ScanfFile Verzeichnis selbst sollte nicht als Freigabe definiert oder als Netzlaufwerk verbunden werden Backup Das Setup Programm von ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit Dateien die w hrend der Installation ScanFile ersetzt werden in einem Backup zu sichern Bei den zu ersetzenden Dateien kann es sich um Komponenten von ScanFile das gilt nur wenn Sie eine bestehende Installation von ScanfFile updaten oder um Windows Komponenten handeln Wenn Sie sich f r die Erstellung eines Backups entscheiden bietet Ihnen das System an einen Unterordner Backup in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis zu erstellen Beachten Sie bitte dass ScanFile nur ltere Versionen von Windows Komponenten ersetzt Pers nliche Trefferliste Bevor ScanFile endg ltig auf Ihrem PC installiert wird m ssen sie noch ein Verzeichnis ausw hlen in dem die Dateien Ihrer pers nlichen Trefferlisten g
196. et sich ein neues Fenster in das Sie den Pick Up Code und Ihre Adressdaten eingeben bzw gegebenenfalls korrigieren m ssen Pick Up Code und Kundendaten eingeben Pick Up Code Firma vYormame Nachname Stra e Postleitzahl On Abbruch Nachdem Sie Ihre Angaben mit OK best tigt haben ffnet sich ein Fenster zum Speichern der Dongle Statusdatei Die Datei tr gt als Namen die Seriennummer des Dongles und hat die Dateiendung dsc Wenn Sie die Datei gespeichert haben f hren Sie folgende Schritte durch e Transferieren Sie die gespeicherte DSC Datei auf einen PC mit Zugang zum Internet e Rufen Sie die Seite www spielberg de dongle auf Lizenzierung e Seite bi ScanFile User Guide Upgrades EE an e Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die DSC Datei aus und best tigen Sie mit OK e Ihnen wird eine Datei zur ckgesendet die ebenfalls nach der Seriennummer Ihres Dongles benannt wurde und die Dateiendung del tr gt Speichern Sie diese Datei auf Ihrem PC e Transferieren Sie die DSL Datei auf den PC an den das Dongle angesteckt ist e W hlen Sie im Lizenzmanager Datei laden und ffnen Sie die DSL Datei Wenn Sie die Datei mit dem Lizenzmanager ge ffnet haben l dt dieser Ihre aktuellen Lizenzinformationen und aktiviert Ihr ScanFile Nach der Aktivierung kehrt der Lizenzmanager wieder auf die Hauptlizenzseite zur ck und Ihre lizenzierten Programm
197. etc befinden sich in einer externen Datei welche ebenfalls die Projektnummer enth lt Uber die Projektnummer k nnen die Indexinformationen dem entsprechenden Dokument in ScanFile zugeordnet werden Auf diese Weise k nnen die Indexinformationen zu dem Dokument aus der Datei gelesen und automatisch eingetragen werden Um die Indexinformationen aus einer Datei zu importieren offnen Sie das Men Datei gt Importieren gt Index Sie werden zun chst aufgefordert eine Indexdatei auszuw hlen bevor sich folgendes Fenster ffnet Import e Seite 203 ScanFile User Guide scanFile Import von Dateien und Indexinformationen Index importieren Verbindungsfeld Projekt Nr Auftragsnummer Feld 2 Yerbindungsfeld Feld 1 Kundennummer Feld 4 Datum Feld 3 Feldanzahl L Kundenname Feld 5 Feldtrenner Feldbegrenzer TextMode Schlie en Auf der linken Seite des Fensters werden Ihnen alle Felder des ge ffneten Archivs aufgelistet Diesen Feldern k nnen Sie jeweils ein Feld aus der Indexdatei zuordnen Zus tzlich k nnen Sie die beiden Verbindungsfelder einstellen die zur Zuordnung verwendet werden sollen W hlen Sie auf der linken Seite das Verbindungsfeld in Ihrem Archiv und auf der rechten Seite das entsprechende Feld in der Indexdatei Wenn Sie Ihre Indexinformationen zugeordnet haben nehmen Sie bitte die ben tigten Einstellungen f r die Feldanzahl den
198. f hren zu k nnen Sofern die Informationen vorhanden sind k nnen Sie eine Volltextsuche aber ohne installiertes OCR Modul vornehmen Um eine Volltext OCR Lesung durchzuf hren ffnen Sie das gew nschte Archiv und w hlen im Men OCR den Punkt Volltexterkennung aus Sie k nnen entscheiden ob Sie alle oder nur die nach der letzten OCR Lesung hinzugef gten Seiten des Archivs einer OCR Lesung unterziehen m chten Seite 164 e OCR amp Formularerkennung ScanFile User Guide Scanpile Volltexterkennung E en J Volltexterkennung Seiten gelesen w rter erkannt Erkennungsrate Zeichen erkannt Zeichen verworfen Lade image GIE Fortschritt gesamt Zeile Abbruch Der Fortschritt der OCR Lesung wird w hrend des Lesevorgangs in einem Fortschrittsbalken dargestellt Au erdem werden einige zus tzliche Informationen angezeigt wie die Anzahl der erkannten Zeichen und Worte der verworfenen Zeichen und die Erkennungsrate Die Erkennungsrate gibt Ihnen Aufschluss ber die Zuverl ssigkeit des Leseprozesses Wenn Sie versuchen ein Dokument mit schlechter Qualit t einzulesen dann wird die Erkennungsrate unter Umst nden sinken Stellen Sie deshalb sicher dass die Dokumente die einer OCR Lesung unterzogen werden von ausreichender Qualit t sind Um gute Resultate zu erzielen wird eine Aufl sung von 300 x 300 dpi empfohlen Ausgew hlte Dokumente und Seiten lesen Bei dem zuvor besc
199. f die gleiche Weise vornehmen wie f r einen einzelnen Benutzer Benutzerdefinierte Gruppen Zus tzlich zu den vorinstallierten Gruppen k nnen Sie eigene Gruppen anlegen und mit Rechten versehen Klicken Sie dazu in der Benutzerverwaltung einfach auf den Button Neue Gruppe Gehen Sie beim Anlegen einer eigenen Gruppe genau wie beim Anlegen eines Benutzers vor Erweiterte Einstellungen Wenn Sie einen Benutzer oder eine Gruppe anlegen oder bearbeiten dann haben Sie im Men Erweiterte Einstellungen die M glichkeit den Zugriff auf die Men punkte des ScanFile Desktops zu konfigurieren Klicken Sie einfach auf den Button Erweiterte Einstellungen und es erscheint folgendes Fenster Benutzerverwaltung e Seite 139 ScanFile User Guide ver ScanFile Konto ScanfFile Due Magen S e Zugriffsrechtkonfiguration Generell s M Datei Archive bearbeiten Archiv ffnen Pers nliche Trefferliste Alles w hlen Alles abw hlen Suchlaufwerke einstellen Scanner ausw hlen Archiv reparieren Datei Archiv berpr fen Bearbeiten Importieren See Archiv exportieren Anzeige Senden ap Den Bewegen nach Bibliothek CD Schreiben vorbereiten COLD AutoCD einrichten DCH Image drucken DES Trefferliste drucken Abbruch Erweiterungen Abmelden Hilfe Geng In diesem Fenster werden alle Men punkte aufgelistet die im ScanfFile Desktop zur Verf gung stehen Sie k nnen f r den entsprechenden Benutzer oder die Ben
200. falsch eingegeben hat so wird er vom ScanFile User Management gesperrt Er kann sich dann an keinem ScanFile Programm mehr anmelden Im Fenster unter Optionen gt User verwalten kann jeder Benutzer mit Administratorrechten die Sperre Benutzerverwaltung e Seite 137 ScanFile User Guide Gruppen hinzuf gen und verwalten EE nen wieder aufheben Einfach den gesperrten Benutzer selektieren und der Button Freigeben wird aktiv Ein Klick auf diesen Button entsperrt den Benutzer Gruppen hinzuf gen und verwalten Sie haben in ScanFile die M glichkeit Benutzergruppen anzulegen Diesen Gruppen k nnen Sie genau wie einem Benutzer verschieden Rechte zuordnen Sp ter k nnen Sie einen Benutzer einer bestimmten Gruppe zuordnen und die Rechte der Gruppe werden auf den Benutzer bertragen Das Anlegen von Benutzergruppen ist besonders dann sinnvoll wenn Sie mehrere Benutzer mit gleichen Rechten versehen m chten Die Administration der Zugriffsrechte wird durch die Verwendung von Benutzergruppen deutlich einfacher und effizienter Wenn ein Benutzer Mitglied in einer oder mehreren Gruppen ist dann erbt der Benutzer alle Rechte die f r die entsprechenden Gruppen definiert wurden Dies gilt sowohl f r den Zugriff auf Archive und Bibliotheken als auch f r die Rechte die in den Erweiterten Einstellungen konfiguriert werden k nnen Die Erweiterten Einstellungen werden sp ter in diesem Kapitel genauer erl utert Vorinstallierte Gruppe
201. g Einstellungen Installation Diagnose Info Inhalt Test Server ServerwkNet Netzwerk WIBU BOX Kontext WkNet Serverdateien Anwendun WkNet Serverdatei Hinzuf gen Suchen WIBU KEY Subsysteme WLAN Serversuchliste wi Servername lP Adresse Hinzuf gen WLAN T WkNet a release server Barren WLAN Portadresse Anden 22347 Standard release server Suchen Abbrechen bernehmen Hilfe Bitte beachten Sie Wenn Sie auf einem Server eine Netzwerkinstallation durchf hren sollte das auf dem Reiter Netzwerk unter WIBU KEY Subsysteme der Punkt Lokal Kern deaktiviert sein Andernfalls kann der Server das Dongle ber lokale Treiber ansprechen und es so unm glich machen dass das Dongle von den Netzwerkclients angesprochen werden kann Der Netzwerkclient w rde in diesem Fall folgende Meldung geben Keine g ltige Lizenzdatei Seite 54 e Lizenzierung ScanFile User Guide Dongle Applet scanFile Erste Schritte Erste Schritte e Seite 55 Gr ScanFile User Guide scanFile Einleitung Einleitung In diesem Kapitel werden die ersten Schritte nach der Installation von ScanFile beschrieben Es zeigt wie Sie ScanFile zum ersten Mal starten lizenzieren und welche Grundeinstellungen Sie vornehmen m ssen Scanfrile starten Bei der Installation legt ScanFile im Startmen von Windows eine eigene Programmgruppe an in der alle ben tig
202. gestellt werden Seite 234 e Codeless Connector ScanFile Benutzerhandbuch Codeless Connector anwenden Scanfile ER ffnen Sie zun chst Ihre Windows Anwendung aus der Sie einen Feldeintrag bernehmen Klicken Sie auf das Fadenkreuz und halten Sie es mit der linken Maustaste fest Ziehen Sie nun das Fadenkreuz auf ihr Zielfeld aus Ihrer Anwendung Das Control in der Zielanwendung wird mit einem zus tzlichen Rahmen versehen und im Feld ApplikationsID sehen Sie nun zur Kontrolle die ID des Controls Das folgende Beispiel zeigt eine bernahme aus den Taschenrechner von Windows depi ahonsiD Ng Ascher 7 Bkaten el pus Feier keen Speichen Hinweis Die Verkn pfung von Feldern ist mit beliebigen Windows Applikationen m glich die mit Controls arbeiten Felder aus Java Applikationen aus einem Browser k nnen nicht verkn pft werden Codeless Connector anwenden Um die Feldinhalte direkt in ScanFile zu bernehmen starten Sie Scanrile und die Anwendung deren Inhalte bernommen werden sollen Lassen Sie sich in Ihrer Anwendung die konfigurierten Felder anzeigen und wenden Sie die eingestellte Tastenkombination zur bernahme der Feldinhalte an Jetzt werden die ausgef llten Felder den zugeordneten Feldern Ihres Archivs oder Ihrer Bibliothek bergeben und die entsprechende Funktion Suche Bearbeiten Scannen durchgef hrt Codeless Connector e Seite 235 ScanFile
203. gleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Image anpassen Falls Sie Image anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespeicherten Datei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Einstellungen f r Vorder und R ckseite Alle drei Scanner k nnen ein und doppelseitig scannen Zudem k nnen f r die Vorderseite und R ckseite eines doppelseitigen Dokumentes unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Zun chst m ssen Sie entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optione
204. gliche Dokumente aus einer beliebigen Windows Applikation direkt in ein ScanrFile Archiv drucken k nnen Alle Dokumente die Sie mit dem TIFFWriter in ein ScanFile Archiv drucken werden in schwarz wei TIFF G4 oder JPEG Dateien umgewandelt und gespeichert Da der TIFFWriter f r Windows einen Drucker simuliert wird er Ihnen in den Druckereinstellungen von Windows als normaler Drucker angezeigt Der TIFFWriter ist ein optionales Modul von ScanFile und muss einzeln lizenziert werden damit er eingesetzt werden kann Haben Sie dieses Modul nicht erworben ist es zwar m glich den TIFFWriter zu installieren aber er ist dennoch nicht funktionsf hig Um mit dem TIFFWriter ein Dokument von einer beliebigen Windows Applikation in ein ScanFile Archiv zu drucken w hlen Sie einfach die Druckoption in der Windows Applikation und verwenden Sie anstelle Ihres normalen Druckers den TIFFWriter Im Men Eigenschaften des Druckers k nnen Sie die Standardoptionen wie Papiergr e Ausrichtung ein oder doppelseitiges Drucken und Aufl sung einstellen Durch Klick auf den Button OK im Druckmen erscheint das Importfenster und Sie k nnen Ihre Daten in einem Archiv ablegen Die Lizenzierung des TIFFWriters hat keinen Einfluss auf die Funktion Senden an und die MS Office Integration Beide Optionen stehen Ihnen auch zur Verf gung wenn Sie den TIFFWriter nicht lizenzieren Senden an Mit der Installation von ScanFile wird in den
205. h TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Scanner einstellen e Seite 295 GE ScanFile User Guide scanfile Canon DR 2050C amp DR 2080C Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Im Schwarz Wei Modus
206. h erkannt Um die Texthelligkeit manuell einzustellen deaktivieren Sie die Option Auto und stellen Sie den gew nschten Wert ein Dies kann entweder ber den Schieberegler oder das Eingabefeld vorgenommen werden Photomodus Die Scanner verf gen ber automatische Einstellung der Photohelligkeit und des Kontrasts Bei Bedarf k nnen die Einstellungen manuell ge ndert werden Wie im Textmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Erweiterte Einstellungen Im Fenster Erweiterte Einstellungen k nnen weitere Scannereinstellungen vorgenommen werden Die Einstellungsm glichkeiten werden auf den folgenden Seiten beschrieben Seite 292 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 2050C amp DR 2080C Scanfile Option Beschreibung Automatische Mit dieser Funktion kann bei den Scannern das Seitenunterdr ckung Scannen von ungew nschten Blankoseiten vermieden werden Dies kann f r die Vorder und R ckseite einer gescannten Seite vorgenommen werden Die Schwelle bei der Leerseiten erkannt u
207. haben beginnt die Installation von ScanFile auf Ihrem PC Lizenzierung Nachdem die Installation von ScanFile erfolgreich abgeschlossen wurde kann der Lizenzierungsdongle auf die Arbeitsstation aufgesteckt und im Anschluss lizenziert werden Eine Anleitung zum Lizenzierungsvorgang finden Sie im Kapitel Lizenzierung Microsoft Server Sie k nnen ScanFile auf Microsoft Windows 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Servern installieren Vergewissern Sie sich vor der Installation von ScanfFile dass das Server Betriebssystem mit dem aktuellen Service Release aktualisiert wurde ScanFile muss direkt auf dem Server installiert werden da im Rahmen der Installation Windows Dienste installiert und gestartet werden Zur Installation von ScanFile w hlen Sie im Men Start den Punkt Ausf hren und ffnen Sie die Datei SetupSF exe im Verzeichnis Software auf der ScanFile CD Bevor Sie die Datei ausf hren und die Installation starten f gen Sie den Kommandozeilenparameter U mit einem Leerzeichen hinzu Bitte stellen Sie sicher dass der Parameter als Gro buchstabe eingegeben wird lt CD ROM Laufwerk gt Software SetupSF exe U Wenn sie den Befehl ausf hren werden Sie nun zuerst aufgefordert die Sprache w hrend der Installation und des ersten Starts von ScanFile auszuw hlen Installationsverzeichnis Nach der Wahl der Sprache m ssen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis ausw hlen in das ScanFile installiert werden soll Das System biet
208. hier den Benutzer ADMIN finden sowie die Benutzergruppen Administrator Anwender Anzeigen und Vertraut Sie k nnen hier jederzeit neue Benutzer und Benutzergruppen in Ihr ScanFile aufnehmen oder vorhandene Benutzerkonten bearbeiten Markieren Sie dazu einfach Seite 134 e Benutzerverwaltung ScanFile User Guide Benutzer anlegen und verwalten Scanfile den gew nschten Eintrag in der Liste und klicken Sie auf den entsprechenden Button auf der rechten Seite des Fensters Der Benutzer ADMIN besitzt in ScanFile standardm ig alle Rechte Es ist daher wichtig das Sie das Passwort des Benutzers ADMIN sofort bei der Einrichtung Ihres ScanFile Systems ndern Wenn Sie das Sicherheitssystem von ScanFile nicht nutzen m chten dann steht Ihnen die Option Login verwenden zur Verf gung Diese Option ist nach der Installation von ScanFile eingeschaltet kann aber jederzeit deaktiviert werden Durch die Deaktivierung wird das gesamte Sicherheitssystem von ScanFile abgeschaltet und die Benutzer m ssen sich beim Starten des Programms nicht mit einem Benutzernamen und dem dazugeh rigen Passwort einloggen Das f hrt dazu dass jeder Benutzer freien Zugriff auf Ihr ScanFile System hat und innerhalb des Programms mit Adminrechten ausgestattet ist Des Weiteren gibt es keine Zugriffkontrolle auf Archive und Bibliotheken und alle Benutzer teilen sich eine pers nliche Trefferliste Sie sollten diese Option nur bei einer Einzelplatzinst
209. hlen Sie die Option Laufen unter Konto aktivieren und geben Sie nun Dom ne Benutzernamen und das Passwort ein Bitte geben Sie das Passwort ein weiteres Mal ein um Ihre erste Passworteingabe zu berpr fen und somit Fehleingaben zu vermeiden Klicken Sie auf Speichern Schlie en Sie anschlie end alle ScanFile Fenster und starten Sie ScanFile neu Nach dem Neustart wird ScanFile unter dem eingegebenen Benutzerkonto gestartet Remote Service Falls Sie den Remote Service benutzen bitte beachten Sie dass dieser Service ebenfalls unter dem Dom nenkonto l uft Zeigen Sie unter Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung die Dienste an und w hlen Sie dort den ScanFile Remote Service aus ber die rechte Maustaste gt Eigenschaften k nnen Sie das Eigenschaftsfenster von ScanFile Remote Service anzeigen lassen Sollten Sie den Dienst bereits gestartet haben so beenden Sie diesen W hlen Sie zum Reiter Anmelden und wechseln Sie vom lokalen Systemkonto zur Option dieses Konto Geben Sie hier das Dom nen Benutzerkonto an das Sie auch schon in ScanFile eingegeben haben Verlassen Sie das Eigenschaftenfenster und starten Sie den Dienst Benutzerverwaltung e Seite 141 ScanFile User Guide ScanFile Konto ScanFile Account funktioniert nicht mit Windows Arbeitsgruppen Bitte beachten Sie dass das Dom nenkonto als Hauptbenutzer auf dem Rechner eingetragen werden muss Seite 142 e Benutzerverwa
210. hriebenen Vorgehen werden alle oder die seit der letzten OCR Lesung hinzugef gten Seiten gelesen Sie k nnen ebenso einzelne oder ausgew hlte Seiten eines Datensatzes ein einzelnes Dokument oder mehrere spezifizierte Dokumente eines Archivs OCR lesen Dies geschieht ber die PopUp Men s Die untere Tabelle listet die Optionen der verschiedenen PopUp Men s auf Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Fenster woraufhin sich ein PopUp Men mit dem Unterpunkt OCR ffnet Fenster Optionen Trefferliste Gew hltes Dokument oder Dokumente Anzeigefenster Angezeigte Seite Image bersicht Gew hlte Seite oder Seiten OCH A Formularerkennung e Seite 165 ScanFile User Guide Zonenerkennung scanFile Wortliste bearbeiten Wenn Sie eine Volltexterkennung durchf hren dann wird es immer Worte geben nach denen Sie nie suchen werden und die nur Platz in der OCR Datenbank belegen Zu diesen Worten geh ren beispielsweise der die das wenn dann usw Diese Worte k nnen in eine Liste eingegeben werden damit Sie bei der Volltexterkennung ignoriert werden Sie k nnen die Wortliste bearbeiten indem Sie das Men OCR gt Wortliste bearbeiten ffnen Standardm ig ist die Wortliste leer und es werden keine W rter ignoriert Wortliste bearbeiten DO on nn E AT aE S E m AE a Wie Sie eine Volltext
211. ht werden soll klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Aufbewahrungssteuerung manuell ansto en indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Remote Services e Seite 341 ScanFile User Guide Aufbewahrungssteuerung Scanfile ScanrFile VNP ScanFile VNP e Seite 342 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Der VNP ist ein virtueller Netzwerkdrucker der Daten die an ihn versendet werden in TIFF oder JPG Dateien umwandelt und in ein Verzeichnis schiebt Aus diesem Verzeichnis k nnen die Dateien dann zur Archivierung abgeholt werden Man kann von z B Buchhaltungsprogrammen im Hintergrund w hrend des Ausdrucks einen Druckauftrag auf den VNP drucken lassen so dass die Archivierung automatisch vonstattengeht ohne dass der Anwender dies explizit anw hlen muss Man kann nat rlich auch manuell auf den VNP drucken und somit die Daten archivieren lassen Der VNP wird in den meisten F llen f r den ausgehenden Schriftverkehr verwendet Werden hier Formul
212. hten Sie bitte dass es insbesondere bei der Zusammenfassung vieler Dokumente nicht auf schnellem Wege m glich ist diese Aktion r ckg ngig zu machen OCR Option Mit der OCR Option des Trefferlisten Men s k nnen Sie entweder eine OCR Volltextlesung oder eine Zonenlesung der ausgew hlten Dokumente durchf hren Option Beschreibung Vollerkennung In den gew hlten Dokumenten wird der gesamte Text per OCR eingelesen Zonen Erkennung Zonen OCR auf der jeweils ersten Seite der gew hlten Dokumente durchf hren Text kopieren Die OCR gelesenen Texte aller Seiten eines Dokumentes an die Windows Zwischenablage senden Markieren Das aktuell angezeigte Dokument wir in der Trefferliste mit grauer Hinterlegung dargestellt Die Auswahl mehrerer Dokumente kann auf verschiedene Arten erfolgen Der Rand an der linken Seite der Trefferliste wird zur Auswahl von Dokumenten benutzt Seite 106 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide Pers nliche Trefferliste Scanfile Um einen Bereich von Dokumenten auszuw hlen klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke Spalte der Trefferliste und selektieren Sie den ersten Satz den Sie ausw hlen m chten Halten Sie dann die Shift Taste gedr ckt und klicken Sie auf das letzte Dokument welches Sie selektieren m chten Alle Dokumente zwischen den ausgew hlten Dokumenten werden durch gelbe F rbung als ausgew hlt markiert Um einzelne Dokumente zu selekti
213. icherten Datei wird dann automatisch angepasst F r die Seiten eines Dokumentes k nnen folgende Optionen gew hlt werden Einstellung Beschreibung Seitengr e Sie k nnen jede Seitengr e w hlen die von dem angeschlossenen Scanner unterst tzt wird Bitte lesen Sie im Handbuch des Scanners oder im jeweiligen Kapitel in diesem Handbuch nach welche Seitengr en f r welchen Scanner zur Verf gung stehen Aufl sung Sie k nnen jede Aufl sung w hlen die von dem angeschlossenen Scanner unterst tzt wird Bitte lesen Sie im Handbuch des Scanners oder im jeweiligen Kapitel in diesem Handbuch nach welche Aufl sungen f r welchen Scanner zur Verf gung stehen Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Diese ist ebenfalls von den technischen Daten des Scanners abh ngig Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Scanner einstellen e Seite 301 EE nun ScanFile User Guide Axis 7000 Network Document Server Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bi
214. ie Komprimierungsrate eingestellt werden Je geringer die Komprimierung desto besser ist die Qualit t und desto gr er wird die Datei Scanner einstellen e Seite 247 ScanFile User Guide DR 2010C DR 2510C DR 3010C DR 6050C DR 7550C DR 9050C amp DR X10C ScanfFile Due Marge Ze eer Seite T Einstellung DR X10C Vorderseite Einstellungen Seite Imprinter Erweitert Seitengro e Automatische Erkennung v C Automatische Seitenunterdr ckung Ss Ki a E m Ka RK o K mm 1 m v Yajseeg ugenf sn TT dr C Gerade richten Ne i aang arg nn tam ro anne gamana Trans binnen Seitengr e Neben Automatischer Erkennung k nnen hier feste Seitengr Ben vordefiniert werden Automatische Seitenunterdr ckung Bei der automatischen Seitenunterdr ckung wird der Schwarzanteil auf einer Seite analysiert Liegt der aktuelle Wert der Seite unter der Schwelle des Schwarzanteils wird die Seite als leer eingestuft und nicht gescannt Damit wird es m glich auch Seiten als leer auszusortieren auf denen sich z B nur ein Briefkopf befindet Der aktuelle Wert des Schwarzanteils wird bei einem Testscan angezeigt Gerade richten Diese Option korrigiert die Lage der gescannten Bilder damit z B eine Zonenlesung pr zisere Werte liefern kann wenn das Bild schief eingescannt wurde Seite 248 e Scanner einstellen ScanFile User Guide DR 2580C scanFile DR 2580C
215. ie auf den Button Verf gbare Archive klicken Seite 132 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Autostart scanf ile as Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung e Seite 133 Scanfile ScanFile User Guide EE me Einleitung Einleitung In der Standardeinstellung muss sich jeder Benutzer in ScanFile mit einem Benutzernamen und einem Passwort einloggen Die einzelnen Benutzer k nnen dabei mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet werden Sie haben in ScanFile auch die M glichkeit Benutzergruppe zu definieren die Sie mit bestimmten Rechten ausstatten und denen Sie dann die jeweiligen Benutzer zuordnen k nnen Die Benutzer bernehmen dann die Rechte der Gruppe und Sie m ssen nicht jeden Benutzer einzeln anpassen ScanFile bietet Ihnen standardm ig vier vordefinierte Benutzergruppen an die Sie benutzen und anpassen k nnen Benutzer anlegen und verwalten Um in ScanFile Benutzer zu verwalten ffnen Sie die Userverwaltung unter Optionen gt User verwalten Das folgende Fenster wird angezeigt Benutzer Username Zi Neuer Liser F ADMIN Mittwoch 24 Mai 2006 11 43 29 03 23 36 Leg Administrator Leg Anwender Neue Gruppe Anzeigen PSF Recherche iere Leg Yertraut L schen Scanfile Konto Login verwenden Schlie en In diesem Fenster werden Ihnen alle Benutzer und Benutzergruppen angezeigt die in Ihrem ScanFile System angelegt sind Nach der Installation werden Sie
216. ie beispielsweise einen Schwellenwert von 60 eingegeben werden alle Formulare mit einer bereinstimmung von mindestens 60 als erkannt betrachtet Schr glagen Hiermit werden die gescannten Images gerade Korrektur ausgerichtet so dass Sie eine bessere Lesung durchf hren k nnen Rand Hiermit k nnen Sie R nder auf einem gescannten Unterdr ckung Image entfernen oder hinzuf gen OCH amp Formularerkennung e Seite 175 Gr ScanFile User Guide scanFile Formulardatenbank Formulardatenbank Ihre Einstellungen und benutzerdefinierten Formulare werden in einer Formulardatenbank gespeichert Standardm ig ist das die Datei Default sff im ScanFile Verzeichnis Die Datei wird Ihnen oben ber der Baumstruktur im Fenster Zonen einrichten angezeigt Um eine andere Datei zu bestimmen klicken Sie auf den Button neben der Pfadanzeige und w hlen Sie den neuen Speicherort aus Alle Anderungen die Sie an der Formulardatenbank vornehmen werden automatisch gespeichert wenn Sie auf den Button Ok klicken Seite 176 e OCR amp Formularerkennung ScanFile User Guide Formulardatenbank Scanfile Jobtrennbl tter Jobtrennbl tter e Seite 177 ScanFile User Guide ScanFile Einleitung Einleitung ScanFile kann w hrend des Stapelscannens Jobtrennbl tter benutzen Dies erm glicht das Einscannen verschiedener Dokumente in einem Scanvorgang Nach Einlegen eines Jobtrennblatts zwischen die zu
217. ie den Druckeranschluss ausw hlen Hier haben Sie die M glichkeit entweder einen bestehenden Port f r den virtuellen Drucker zu verwenden oder einen neuen Port zu erstellen Wenn Sie einen bestehenden Port verwenden m chten w hlen Sie die Option Folgenden Anschluss verwenden und geben Sie den gew nschten VNP Port an ScanFile VNP e Seite 345 ScanFile User Guide Konfiguration Scanfile mer Managern ele Druckerinstallations Assistent Druckeranschluss ausw hlen Computer verwenden Anschl sse f r den Datenaustausch mit Druckern w hlen Sie den Anschluss f r den Drucker aus Wenn der Anschluss nicht aufgef hrt ist konnen Sie einen neuen Anschluss erstellen Folgenden Anschluss verwenden ur mm WNP Forwarder Hinweis Die meisten Computer verwenden den Anschluss LPT1 um die Verbindung mit einem lokalen Drucker herzustellen Die Steck verbindung f r diesen Anschluss sollte etwa so aussehen O Einen neuen Anschluss erstellen i N At u Wenn Sie einen neuen Port anlegen und verwenden m chten dann w hlen Sie die Option Einen neuen Anschluss erstellen und verwenden den Anschlusstyp VNP Druckerinstallations Assistent Druckeranschluss ausw hlen Computer verwenden Anschl sse f r den Datenaustausch mit Druckern w hlen Sie den Anschluss f r den Drucker aus Wenn der Anschluss nicht aufgef hrt ist k nnen Sie einen neuen Anschluss erstellen Folgenden Anschluss verwenden LPT1
218. ieren oder l schen Installation von ScanFile e Seite 33 ScanFile User Guide Einzelplatzinstallation EE nen Einzelplatzinstallation Um die Installation von ScanrFile zu starten f hren Sie bitte die Datei SetupSF exe im Verzeichnis Software auf der ScanFile CD aus Installationsverzeichnis Nach der Wahl der Sprache m ssen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis ausw hlen in das ScanFile installiert werden soll Das System bietet Ihnen den Pfad C ScanfFile standardm ig als Installationspfad an Wenn Sie ScanFile in ein anderes Verzeichnis installieren wollen k nnen Sie den angegebenen Pfad einfach ersetzen Nachdem Sie das Ziel f r die Installation ausgew hlt haben best tigen Sie Ihre Wahl mit dem Button Weiter Backup Das Setup Programm von ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit Dateien die w hrend der Installation ScanFile ersetzt werden in einem Backup zu sichern Bei den zu ersetzenden Dateien kann es sich um Komponenten von ScanFile das gilt nur wenn Sie eine bestehende Installation von Scanrile updaten oder um Windows Komponenten handeln Wenn Sie sich f r die Erstellung eines Backups entscheiden bietet Ihnen das System an einen Unterordner Backup in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis zu erstellen Beachten Sie bitte dass ScanFile nur ltere Versionen von Windows Komponenten ersetzt Installationsoptionen Im n chsten Schritt k nnen Sie w hlen welche Opt
219. iese Option nicht angew hlt ist werden automatisch Archive ge ffnet Wenn Sie Bibliothek ffnen aktivieren dann werden ber den Button in der Toolleiste immer Bibliotheken ge ffnet Standardm ig ist die Option nicht aktiviert und ScanFile ffnet Archive Eine weitere Option der Benutzereinstellungen ist die Zusammenfassung von Benutzer in Gruppen Klicken Sie dazu auf den Button Mitglied in Es ffnet sich das Fenster Gruppenauswahl und Sie k nnen dem ausgew hlten Benutzer verschiedene Gruppe zuordnen Markieren Sie einfach die gew nschte Gruppe und klicken Sie auf den gt gt Button Die markierte Gruppe taucht dann in der Liste der Gruppen auf in der denen der Benutzer Mitglied ist Klicken Sie auf den Button OK um die nderungen zu speichern und da Fenster zu schlie en ScanFile kehrt dann zum Fenster User verwalten zur ck Von diesem Fenster aus k nnen Sie au erdem Erweiterte Einstellungen vornehmen Diese werden sp ter in diesem Kapitel erl utert Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben klicken Sie auf den Button OK um die Anderungen an dem Benutzerprofil zu speichern User bearbeiten Um ein Benutzerprofil zu bearbeiten markieren Sie einfach den gew nschten Benutzer in der Benutzerverwaltung und klicken Sie auf den Button ndern Die Einstellungen die sie vornehmen k nnen Sie die gleichen wie beim Anlegen eines neuen Benutzers Benutzersperre Wenn ein Benutzer sein Passwort dreimal hintereinander
220. iese auch nach der Installation eines Servicepacks zum Beispiel Windows XP ServicePack2 durch die Windows Firewall blockiert und m ssen erneut ge ffnet werden Um das Archivierungsverzeichnis f r die verwendeten Ports zu konfigurieren wechseln Sie auf die Seite Interface im Konfigurationstool und w hlen Sie in der Liste den Eintrag den gew nschten Port aus Sie k nnen dann die ben tigten Einstellungen vornehmen Die Konfiguration funktioniert an dieser Stelle genau wie das Einrichten der VNP Ports f r virtuelle Windowsdrucker Lesen Sie den Abschnitt Konfiguration der Ports um mehr Informationen ber die Portkonfiguration zu erhalten ScanFile VNP e Seite 351 ScanFile User Guide Konfiguration EE an Beim Portprinting wird ein zusammenh ngender Datenstrom bertragen Dabei kann nicht kontrolliert werden wann eine Datei beginnt oder endet Daher kann es zu Schwierigkeiten kommen wenn z B eine bertragung nicht richtig beendet wurde Hier kann das Setzen eines manuellen Formfeeds Abhilfe schaffen ffnen Sie Dazu das Konfigurationstool auf der Seite WebPanel Mit Hilfe der folgenden Tastenkombination k nnen Sie ein Formfeed ausl sen Online Bedienebene1 gt Enter Button gt Next gt Next gt Next Normal Druck FF gt Enter Button Das Portprinting sollte nur in Ausnahmef llen verwendet werden da hier keine Kontrolle m glich ist ob ein Job richtig verarbeitet wurde K nnen keine Window
221. igt Dieses Symbol wird ebenfalls im FastPics Fenster angezeigt 3 Imageanzeige 2 16 V BERLINER MORGENPOS BERLINER ALIGEMEINE use zu TOR Egg hang de Athen Mg Detak CENS EE e nn Bitte beachten Sie Anmerkungen k nnen nicht auf elektronische Dokumente angewendet werden Seite 82 e Dokumente ScanFile User Guide Verborgene Dokumente scanfile Im Men Optionen gt Grundeinstellung gibt es die Option Anmerkungen verstecken Wenn Sie diese ausgew hlt haben dann wird Ihnen nur das Bleistiftsymbol Angezeigt Die eigentliche Anmerkung ist ausgeblendet Verborgene Dokumente Ein Benutzer innerhalb der vom System vorgegebenen Gruppe Vertraut oder h her kann in einem Archiv bestimmte Dokumente verbergen Diese sind f r Benutzer die Mitglieder in einer Gruppe der Sicherheitsebene Anzeigen sind nicht zug nglich Wenn Sie ein Dokument verbergen m chten selektieren Sie es in der Trefferliste und klicken Sie dann den Button Satz verstecken in der Toolbar oder w hlen Sie diesen Punkt im Men Optionen aus Falls ein Dokument als verborgen markiert wurde wird es den Benutzergruppen des Sicherheitslevels Anzeigen nicht angezeigt F r alle Gruppen mit einem H heren Sicherheitslevel ist es weiterhin sichtbar und wird zus tzlich mit einem gro en X in der Notizspalte der Trefferliste markiert Um ein verstecktes Dokument wieder sichtbar zu machen selektieren Sie es in der Trefferliste und
222. igt wird k nnen Sie weiterhin Dokumente importieren ohne diese als einzelne Dokumente in ScanFile ablegen zu m ssen Nachdem Sie den Import aller Dokumente beendet haben klicken Sie auf den Button Sammelmodus beenden und es wird wieder das gewohnte Fenster Importfenster angezeigt Sie k nnen nun die Dokumente in Ihrer Sammlung berpr fen indem Sie auf den Button Sammlung anzeigen klicken Folgendes Fenster wird ge ffnet Seiten werden gesammelt Gehe zu Dokument Image l schen Dokument l schen nderungen zur cksetzen Ende Die importierten Daten sind bereits in Dokumente unterteilt und k nnen ber das Auswahlmen Gehe zu Dokument einzeln angezeigt werden Mit Hilfe Import elektronischer Dokumente e Seite 117 GE ScanFile User Guide Scanfile Der TIFFWriter der Buttons unterhalb der Anzeige k nnen Sie innerhalb des angezeigten Dokumentes navigieren ber den Button Image l schen k nnen Sie einzelne Seiten aus dem Dokument entfernen Dabei wird immer die gerade angezeigte Seite gel scht Verwenden Sie den Button Dokument l schen um das angezeigte Dokument komplett aus der Sammlung zu entfernen Wenn Sie Ihre Sammlung bearbeiten haben k nnen die Dokumente direkt als eigenes Dokument in ein ScanFile Archiv gespeichert oder im Nacherfassungspool zur sp teren Bearbeitung abgelegt werden Der TIFFWriter Der TIFFWriter ist ein spezieller Druckertreiber f r Windows mit dem Sie je
223. ihm ein Such und Backuplaufwerk sowie das Verbindungs und die Importfelder zuweisen Daf r muss das Archiv in der Liste ausgew hlt werden die dazugeh rigen Einstellungen k nnen dann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Suchlaufwerk Das Suchlaufwerk zeigt auf einen Pfad in dem die zu importierenden Indexinformationen abgelegt werden Nachdem das Zielarchiv ausgew hlt wurde k nnen Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen durch Klick auf den Button mit den drei Punkten Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Felder Der Index Importscheduler wird benutzt um den Index bestehender Dokumente mit weiteren Informationen aufzuf llen Zum Beispiel k nnten Dokumente eines Projektes gescannt werden die die Projektnummer als Barcode tragen In einer externen Datei MS Access oder ASCII k nnten zu dieser Projektnummer noch weitere Informationen vorliegen wie z b Dokumentnummer Dokumentname etc Die Projektnummer kann zum Verbindungsfeld gemacht werden und die erweiterte Indexinformation kann hinzuimportiert werden Remote Services e Seite 331 ScanFile User Guide Bibliotheksaktualisierung scanFile u Ki O Projekt Phase 1 87654321 32680 Teil
224. il der Dokumentation darf in irgendeiner Form durch Fotokopie Mikrofilm oder ein anderes Verfahren ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Spielberg Solutions GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Seite 2 e Willkommen bei ScanfFile ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Software Lizenzvertrag ScanFile ScanrFile Software Lizenzvertrag WICHTIG Lesen Sie diesen Vertrag vor der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu gr ndlich durch Durch die Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu gelten Sie als an diesen Vertrag gebunden Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Die Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu gilt als Ihr Einverst ndnis sich an die Bedingungen dieses Vertrages zu halten Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware ScanFile die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten 1 LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von
225. ile Verzeichnis auf dem Server gt Unwise exe lt Scanfrile Verzeichnis auf dem Server gt ScanFile_uninstall log ein Bei der Deinstallation gehen keine Datenbest nde verloren Installation von ScanFile e Seite 45 ScanFile User Guide Zusammenfassung Scanfile Lizenzierung Lizenzierung e Seite 46 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung In diesem Kapitel wird beschrieben was Sie tun m ssen um ScanFile zu lizenzieren Die Lizenz wird durch ein Hardwaredongle repr sentiert welches Sie zusammen mit ScanFile erhalten haben Normalerweise werden diese Dongle unlizenziert ausgeliefert und m ssen erst aktiviert werden bevor ScanFile verwendet werden kann Was ist die Seriennummer Die Seriennummer wird ben tigt um jedes Dongle exakt zu identifizieren Die Nummer ist auf dem Dongle eingepr gt und wird ben tigt um in Verbindung mit dem Pick Up Code den Lizenzschl ssel vom Internet herunterzuladen F r ein neues oder ein bereits bestehendes ScanFile System wird kein neuer Lizenzschl ssel berechnet wenn Sie die falsche Seriennummer angeben Was ist der Pick Up Code F r den Kauf von ScanFile und die Aktivierung des Dongles ben tigen Sie einen sogenannten Pick Up Code Dieser Code wird dazu verwendet Ihr Hardwaredongle in Verbindung mit der Seriennummer zu lizenzieren Den Pick Up Code erhalten Sie nachdem Sie eine neue Lizenz oder ein Lizenzupdate angefordert haben Wie wir
226. importierten Archive berpr ft und bei Bedarf die Bibliothek aktualisiert Somit werden die Anderungen in den Archiven automatisch in die Bibliothek bernommen Die Option Aktualisierungszeitplan wird ber die ScanFile Remote Services benutzt auf die im Kapitel Remote Services genauer eingegangen wird Nachdem Sie alle Archive in die Bibliothek importiert haben k nnen Sie diese durch einen Klick auf bernehmen erstellen Eine Bibliothek kann auch Archive enthalten die sich nicht im direkten Zugriff befinden Es k nnen beispielsweise Archive in einer Bibliothek zusammengefasst werden die bereits auf CDs oder DVDs ausgelagert wurden Jeder Datentr ger auf dem sich ein Archiv befindet erh lt eine Media ID Auf diese Weise kann ScanFile den richtigen Datentr ger f r das entsprechende Archiv identifizieren Alle importierten CDs erhalten somit eine ID und k nnen bei Bedarf ber diese ID in einem Bildschirmdialog angefordert werden Die Media IDs k nnen durch Selektieren der Option Automatische Media ID im Fenster Bibliothek bearbeiten automatisch vergeben oder manuell eingegeben werden F r die Media ID kann jede eine alphanumerische Bezeichnung eingegeben werden Bedingter Import Mit Bedingter Import k nnen Sie Angaben zu Dokumenten die aus einem Archiv in eine Bibliothek importiert werden sollen begrenzen und spezifizieren Das ist vor allem dann sinnvoll wenn in einem Archiv Informationen enthalten sind die Sie in einer
227. ind DIN A3 Hochleistungsscanner mit einer maximalen Scangeschwindigkeit von bis zu 80 Seiten pro Minute Diese Scanner k nnen doppelseitig scannen und erkennen automatisch die Papiergr e sowie die Dicke Au erdem sorgt eine eingebaute Mechanik daf r dass alle Seiten gerade gescannt werden k nnen auch wenn diese unter Umst nden nicht gerade in den Feeder eingelegt w rden Das Modell DR 5020 unterst tzt nur das Schwarz Wei Scannen w hrend der DR 5080C verschiedene Modi bis zum 24Bit Vollfaromodus scannen kann Die maximale Aufl sung der genannten Modelle liegt bei 400dpi Der DR 5060F unterst tzt Schwarz Wei und Graustufenscannen bei einer Seite 272 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F scanFile maximalen Aufl sung von 300dpi Zus tzlich verf gt er ber eine eingebaute Mikrofilmkamera Ein Imprinter sowie ein Endorser k nnen den Scannern optional hinzugef gt werden Des Weiteren kann ein Barcode Decoder verwendet werden Dokumentenvorgaben e Breite 55mm bis 297mm e L nge 70mm bis 432mm e Dicke 0 06mm bis 0 15mm 0 05 bis 0 2mm manueller Einzug Scanner einstellen In der folgenden Abbildung sehen Sie das erste Einstellungsfenster das sich ffnet wenn Sie Canon DR 5060F ausgew hlt haben Dieses Fenster hat gegen ber dem Einstellungsfenster f r die Scanner DR 5020 und DR 5080C eine zus tzliche Einstellung in der man die Filmposition in einem Feld des ScanFil
228. indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in das die Dokumente gespeichert werden die im Suchpfad gefunden werden klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Wenn ein Archiv der Liste hinzugef gt wurde kann man ihm ein Such und Backuplaufwerk sowie Indizierungsoptionen zuweisen Daf r muss das Archiv in der Liste ausgew hlt werden die dazugeh rigen Einstellungen k nnen dann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Suchlaufwerk Das Suchlaufwerk zeigt auf einen Pfad in dem die Dokumente abgelegt werden Nachdem das Zielarchiv ausgew hlt wurde k nnen Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen durch Klick auf den Button mit den drei Punkten Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Seite 324 e Remote Services ScanFile User Guide Import elektronischer Dokumente ScanFile Backup Laufwerk Wenn der Scheduler die Dateien aus dem Suchlaufwerk importiert hat werden sie dort gel scht Um noch eine Kopie der Datei au erhalb Sc
229. inem Netzwerkserver installiert werden Lesen Sie bitte vor der Installation die entsprechenden Anweisungen um sicherzugehen dass Sie vollst ndig verstehen was installiert wird und welche Vorbereitungen vor der Installation getroffen werden m ssen ScanFile ist ein netzwerkf higes Programm daher l uft ScanFile auf jedem Client in einem Netzwerk wobei diese gemeinsame Daten gleichzeitig benutzen Die Clients laden ScanFile von einem gemeinsamen Verzeichnis eines Netzwerklaufwerks bzw einer Netzwerkfreigabe Dies bietet die M glichkeit dass ScanFile einfach und schnell zentral eingerichtet und gewartet werden kann falls ein Update erforderlich ist Das Installationsverfahren h ngt vom Betriebssystem des Servers ab auf dem die ScanfFile Serverinstallation laufen soll ScanFile kann auf Microsoft Windows 2000 2003 2008 2012 2012 R2 Servern sowie Novell Netware 3 4 und 5 installiert werden Zudem kann ein PC mit Microsoft Windows 2000 XP Vista 7 8 8 1 auch als Arbeitsgruppen Server mit bis zu 10 Verbindungen dienen Wichtig Bitte stecken Sie das Lizenzierungsdongle NICHT vor der ersten Installation von ScanFile auf da Windows sonst nach einem eigenen Treiber f r die neue Hardware sucht Die ben tigten Treiber werden im Rahmen der Scanfile Installation auf Ihr System kopiert Upgrades Wenn Sie ScanFile 2000 oder ScanFile 2002 auf ScanfFile2003 aktualisieren d rfen Sie vorher die ScanFile Lizenz NICHT transfer
230. inen speziellen Bereich innerhalb des Archivs gespeichert Wenn die Dokumente anschlie end indiziert werden dann erfolgt die Speicherung in den normalen Seitenbereich und eine Verkn pfung in der Indexdatenbank des Archivs wird erstellt Um dem Postindex Pool Seiten hinzuzuf gen w hlen Sie in der Archiv Toolbox das Men Nacherfassen aus legen die Seiten in den Scanner ein und klicken auf Seiten scannen Nachdem die Seiten in den Pool eingescannt sind k nnen Sie mit den Buttons Vorhergehende Seite und N chste Seite durch die Seiten im Postindex Pool bl ttern Um ein neues Dokument anzulegen w hlen Sie die Seite aus die die erste Seite des neuen Dokumentes sein soll geben die Indexinformationen f r dieses Dokument ein und klicken dann auf den Button Image speichern Danach wird automatisch die n chste Seite im Postindex Pool angezeigt Um diesem neuen Dokument weitere Seiten hinzuzuf gen klicken Sie einfach f r jede weitere Seite auf den Button Image anf gen Wenn Sie ein neues Dokument anlegen m chten dann klicken Sie wiederum auf den Button Image speichern Die Funktion Image anf gen k nnen Sie auch dazu benutzen Seiten an ein existierendes Dokument anzuh ngen Positionieren Sie sich zu diesem Zweck durch Ausf hren einer Suchoperation auf das gew nschte Dokument Gehen Sie in das Men Nacherfassen und ffnen Sie die von Ihnen gew nschte Seite Uber den Button Image anf gen k nnen Sie die Seite nun an das Do
231. inierte Farben ITF PS GEERT Farben definieren gt gt Abbrechen In diesem Fenster k nnen Sie Ihre gew nschte Farbe ausw hlen die durch einen Klick auf den Button OK in ScanFile bernommen wird Die Farbauswahl kann von den Einstellungen der Graphikkarte abh ngen Klicken Sie auf den Button Bild w hlen und Sie haben die M glichkeit ein Bitmap auszuw hlen welches als Hintergrundbild f r die Arbeitsoberfl che von ScanFile verwendet wird Das Bild beginnt dabei in der linken oberen Ecke der Arbeitsoberfl che in seiner Originalgr e angezeigt Autostart ber den Autostart von ScanFile k nnen Sie steuern ob ScanFile beim ffnen direkt ein Archiv oder eine Bibliothek ffnet oder zun chst mit einer leeren Arbeitsoberfl che startet Sie haben hier folgende Optionen um das Verhalten von ScanfFile zu steuern Option Beschreibung Keine Aktion ScanFile startet mit einer leeren Arbeitsoberfl che und ffnet keine Archive oder Bibliotheken Zuletzt ge ffnetes Es wird beim Starten automatisch das Archiv oder Archiv Bibliothek die Bibliothek ge ffnet die der angemeldete ffnen Benutzer zuletzt ge ffnet hatte Grundeinstellungen e Seite 131 ScanFile User Guide Autostart scanFile Ausgew hltes Archiv Mit dieser Option ffnet ScanFile automatisch das ffnen ausgew hlte Archiv Wenn Sie diese Option gew hlt haben dann k nnen Sie ein Archiv ausw hlen indem S
232. inrichten Unter Verzeichnis geben Sie den Pfad zu den zu importierenden Bilddateien an Pfade k nnen mit Laufwerksbuchstaben C oder als UNC Pfade eingegeben werden Durch Klick auf den Button k nnen Sie diesen Vorgang auch interaktiv in einem Auswahlfenster ausf hren Nach dem Einstellen des Verzeichnisses erscheinen im Feld Dateien die im gew hlten Verzeichnis zur Verf gung stehenden Daten Durch Doppelklick auf einen Eintrag l sst das zugeh rige Bild in der linken Fensterh lfte darstellen ber Testscan wird das Bild des ersten Eintrags dargestellt Seite Dateien werden in alphabetischer Reihenfolge importiert Mit der Einstellung Seite k nnen sie entscheiden ob nur Vorderseiten nur R ckseiten oder beides erzeugt werden sollen In letzterem Fall werden zwei aufeinander folgende Bilddateien in einem Dokument zusammengefasst Scanner einstellen e Seite 257 A ScanFile User Guide Sacuamest onagmwann tegen Directoryscanner Komprimierung Werden farbige Dateien gescannt werden diese als jpg Dateien abgespeichert und entsprechend dieser Einstellung komprimiert Je h her die Komprimierungsrate desto kleiner wird die Datei und die Qualit t nimmt ab L schen nach dem Scannen Wird die Option L schen nach dem Scannen aktiviert so ist das Verzeichnis nach dem Scannen leer Mit Unterverzeichnis Mit dieser Option werden auch alle Daten aus dem Uhnterverzeichnis gescannt ed Einstellung Verzeichnis
233. instellen e Seite 315 Scanrile ScanFile User Guide Can E eg TWAIN Seiten zusammen nebeneinander abgebildete und in einer Datei abgespeichert Empfindlichkeit Sie haben die M glichkeit eine manuelle Einstellung der Empfindlichkeit vorzunehmen indem Sie zun chst die Funktion Auto deaktivieren und dann den Schieberegler in die gew nschte Richtung bewegen Sie k nnen den Wert auch ber die Tastatur eingeben diese liegen zwischen 1 und 255 TWAIN TWAIN ist ein offener Software Standard f r den Anschluss eines Scanners an einen PC Jeder TWAIN f hige Scanner besitzt einen eigenen Treiber so dass die Scanneransteuerungsbefehle welche die Software z B ScanFile benutzt immer gleich sind Der jeweilige Scannertreiber setzt diese dann in die scannerspezifischen Befehle um Somit kann ScanrFile alle Scanner unterst tzen die einen TWAIN Treiber besitzen Die Scannereinstellungen f r TWAIN betriebene Scanner werden direkt im TWAIN Treiber selbst vorgenommen Die TWAIN Schnittstelle wird angezeigt sobald das Scannen in ScanFile gestartet wird dort k nnen dann die gew nschten Einstellungen vorgenommen werden Sie k nnen festlegen ob die TWAIN Schnittstelle angezeigt werden soll und die aktuellen Einstellungen folglich ge ndert werden k nnen Wird das Fenster nicht angezeigt dann beginnt der Scanvorgang sofort Handelt es sich um einen Duplexscanner k nnen Sie dies durch die Aktivierung der Option Doppelseitig scannen ei
234. int eine Meldung dar ber dass die Applikation noch nicht lizenziert worden ist Daraufhin wird automatisch der Lizenzmanager von ScanrFile gestartet Nach einer Neuinstallation wird vom Lizenzmanager die Serienummer aber noch keine Programme oder Optionen angezeigt Diese werden erst nach der Lizenzierung sichtbar Falls das Dongle bereits aktiviert ist und nur weitere Optionen Benutzer oder Ticker hinzugef gt werden sollen werden die von Ihnen lizenzierten Programme und ihre Optionen aufgelistet Seite 48 e Lizenzierung ScanFile User Guide Lizenzierung ScanFile Seen e Scanfile Lizenz Manager Seriennummer 6 5052852 Intemetlizenz Version 9 0 In Datei speichemn Datei laden Benutzer Schlie en Wenn Sie Microsoft Windows als Betriebssystem verwenden kann die Lizenzierung direkt auf dem entsprechenden PC mit Hilfe des Lizenzmanagers durchgef hrt werden Sollten Sie ScanFile auf einem Novellserver installiert haben dann m ssen Sie die Lizenzierung der Software von einem Client PC durchf hren auf dem zuvor eine Clientinstallation durchgef hrt wurde Um das Dongle mit dem Lizenzmanager zu lizenzieren stehen Ihnen zwei Methoden zur Verf gung Entweder k nnen Sie sich direkt ber das Internet lizenzieren lassen oder Sie laden eine Lizenzdatei herunter Beide M glichkeiten gelten sowohl f r Neuinstallationen als auch f r Updates von bestehenden Lizenzierungen F r die Lize
235. ionen und Module von ScanFile Sie installieren m chten Das Basismodul wird automatisch installiert Alle weiteren Optionen k nnen sie gezielt ausw hlen und unabh ngig voneinander installieren oder von der Installation ausschlie en Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang dass einige Zusatzmodule wie zum Beispiel der TIFFWriter das OCR Modul oder auch ScanFile VNP einzeln lizenziert werden m ssen damit Sie diese sp ter einsetzen k nnen Die Folgende Tabelle listet alle Optionen und Module auf und beschreibt diese kurz Seite 34 e Installation von ScanfFile ScanFile User Guide Einzelplatzinstallation scanfile Option Modul Beschreibung MS Office Integration F gt die Schaltfl chen Senden an ScanFile sowie Drucken und an ScanFile senden in Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook und Access ein Um diese Option nutzen zuk nnen muss Office 97 2000 2003 2007 oder XP auf dem PC installiert sein ScanFile CD Diese Option bietet Ihnen die M glichkeit Daten CDs mit Retrieval Software zu erstellen Damit k nnen Sie die Daten dieser CD mit jedem PC recherchieren und anzeigen ScanFile TIFFWriter Diese Option installiert einen besonderen Windows Druckertreiber mit dessen Hilfe Sie ber einen virtuellen Drucker aus jeder Windowsapplikation Dokumente sofort als TIFF oder JPEG Dateien in ein ScanFile Archiv drucken k nnen ScanFile OCR Das OCR Modul verf gt ber zwei folgende Funkti
236. itale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgrad mit LuraDocument festzulegen damit sie ihn an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Schr glagenkorrektur Diese Funktion aktiviert eine softwarebasierende Schr glagenkorrektur Wenn Seiten mit Schr glage durch den Scanner gescannt werden richtet diese Option die Seite gerade aus so dass andere Aktionen wie z B OCR Lesungen an dem Dokument mit besserer Qualit t vorgenommen werden k nnen Scanner einstellen e Seite 291 ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080C II BE SE von Empfindlichkeit Die Helligkeit und der Kontrast eines zu scannenden Dokumentes werden hier eingestellt Die verschiedenen Einstellungen h ngen davon ab ob das Dokument im Text oder Photomodus gescannt wird Textmodus Dieser Modus erlaubt ausschlie lich die Anpassung der Texthelligkeit Beide Scanner verf gen ber eine eingebaute automatische Texthelligkeitsfunktion Die Texthelligkeit kann damit automatisch erkannt oder manuell festgelegt werden Ist die Funktion Auto eingeschaltet berpr ft der Scanner automatisch die Texthelligkeit f r jede Seite w hrend des Scannens Die Texthelligkeit kann zwischen 1 und 255 liegen Dabei ist 1 die dunkelste und 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt wird die Texthelligkeit automatisc
237. iten Jesen 0 gt 165 Wortliste bearbeiten u02uu00000000000000 non ann En ann ann aan nenn ann nen snan nenn 166 ZONENERKENNUNG 166 Zonen einrichten aaaaaaaaaaananaanannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnrnnrnnnnnnnnnnnnnnnnne 167 Alle Neue Seiten lesen naar ENER ER EENEAESEEAEEeE 171 Ausgew hlte Dokumente eege 171 FORMULARERKENNUNG nennen nen 171 EE ee 172 Indexfeldef aoaaaaaaananaanannannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnnnnnnnnnnn 172 lee eene ee ee 172 e neuen 173 ANKREUZFELDER AUSWERTEN OMR sssssssssssssrrnrrrsssererrnrnrrrnnsserrrrrnnnnnesent 174 ATTRIBUTE EE 175 FORMULARDATENBANK nenn nennen nenn 176 JOBTRENNBL TTER EE 177 EIMLEITUNG ann nnennn ann nnn ann nnennn anne 178 Seite 14 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch Au ScanFile Inhalt JOBTRENNBL TTER EINRICHTEN nennen 178 Merkmale aaaaaaaaanaanannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 179 rte 179 TRENNBL TTER VERWENDEN namen 180 MIKROFILM GCANNEN sek KEREN KEEN KEN REENEN RENE KEREN KEN RENE nn 181 EIMLEITUNG 182 FICHEB HNE nennen 182 FS CoOoNTROLLERIL 182 EINZELSEITEN SCANNEN MIKPBOEILNM anne 182 ele gd 182 Rollfiimb hne FS Controller Ill 20 20044unnnnnennnnnnnnnnnnnannnnnn 183 STAPEL SCANNEN MIKROFILM uaceansnasnannnsnnannnnnnannnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnnnn 184 Manueller Modus 184 EE 185 DOCUMENT RO
238. kann immer nur ein Archiv ge ffnet werden Mit dem ffnen des Archivs wird automatisch die Archiv Toolbox ge ffnet die Ihnen Zugang zu den wichtigsten Funktionen bietet Die Archiv Toolbox liegt immer im Vordergrund und kann nicht von anderen Fenstern verdeckt werden Sie verf gt ber die vier Men s Scannen Suchen Editieren und Nacherfassen Auf welche Buttons der Benutzer Zugriff hat h ngt von seinen Benutzerrechten innerhalb des ScanFile Systems ab Rechnungen Markiert 0 6 xxx Keine Xxx Rechnungsnummer Canon Deutschlang GmbH Canon UK Ltd Auftragsnummer DMS Kundennummer Scanrile i Scanfile International Ltd Datum 23 05 2006 S pielberg Kunde Stra e PLZ Ort Das Aussehen der Archiv Toolbox wird vom Aufbau Ihres Archivs und einigen Einstellungen beeinflusst und kann daher von dem gezeigten Bild abweichen Toolbox Scannen Wenn Sie in der Toolbox das Men Scannen gew hlt haben stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verf gung Sie k nnen einen Batchscan durchf hren oder Einzelseiten scannen um dem Archiv neue Dokumente hinzuzuf gen Au erdem k nnen Sie die Art der Papierzufuhr zwischen Seite 72 e Archive ScanFile User Guide Arbeiten mit Archiven ScanrFile Det Magen Zeien Feeder und manuell wechseln Zus tzlich haben Sie die M glichkeit durch die Seiten des Aktuellen Dokumentes zu bl ttern Batch Feeder Vorhergehende scannen manuell Seite
239. klicken Sie erneut den Button Satz verstecken Wenn Sie Dokument vor anderen Benutzern verbergen dann ist es auf einer Retrieval CD NICHT sichtbar Dokumente e Seite 83 ScanFile User Guide Verborgene Dokumente scanf le so Bibliotheken Bibliotheken e Seite 84 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Das Bibliotheksmodul in ScanFile ist eine Option die beim Kauf von ScanfFile zus tzlich erworben werden kann Eine Bibliothek stellt eine Sammlung von Indexinformationen mehrerer Archive dar Mit Hilfe der Bibliotheken k nnen Sie in allen Archiven recherchieren die Sie der Bibliothek hinzugef gt haben Die Struktur einer ScanFile Bibliothek erm glicht das Importieren von Archiven mit v llig unterschiedlichen Feldstrukturen Damit Sie durch die Bibliotheken den Zugriff auf Ihre Daten zentral steuern k nnen sollten Ihre Archive immer eine hnliche Struktur aufweisen Das Suchen in einer Bibliothek bezieht sich immer auf die Position des Indexfeldes Wenn Sie also Ihren Suchbegriff in das erste Feld der Suchmaske schreiben dann wird in allen Archiven der Bibliothek das erste Indexfeld durchsucht Dabei spielt der Name des Feldes keine Rolle Um also effektiv in einer Bibliothek suchen zu k nnen sollten alle Archive die eine hnliche Indexstruktur besitzen Bibliotheken anlegen bearbeiten ber das Men Bibliothek gt Bibliotheken bearbeiten k nnen Sie folgenden Dialog ffnen
240. ktion durchf hrt Das Dokument wird dann sofort weitergeleitet ohne das die anderen Benutzer Ihre Aktion im Rahmen dieses Schrittes durchf hren m ssen Um ein Dokument an ein Archiv zu senden klicken Sie auf den Button rechts neben der Archivanzeige Es ffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel Verf gbare Archive In diesem Fenster k nnen Sie die Archive bestimmen an die das Dokument im Verlauf dieses Schrittes gesendet werden soll Wenn Sie bei der Auswahl der Archive die Shift Taste gedr ckt halten dann k nnen Sie in der Liste einen Bereich von Archiven markieren Mit Hilfe der Strg Taste k nnen Sie einzelne Archive selektieren Wenn Sie Ihre Auswahl mit dem Button OK best tigen schlie t sich das Fenster und die ausgew hlten Archive werden im Fenster Route erstellen angezeigt Nachdem Sie die Empf nger konfiguriert haben k nnen Sie dem entsprechenden Schritt bei Bedarf noch eine Zeit berschreitungsaktion zuordnen Diese legt die maximale Verweildauer bei einem Empf nger fest und definiert eine Aktion die nach Ablauf der Frist automatisch durchgef hrt wird Diese Option ist zum Beispiel dann sehr hilfreich wenn ein Mitarbeiter ein Dokument im Verlauf einer Route erh lt aber f r einen bestimmten Zeitraum abwesend ist In diesem Fall k nnte die Route ohne die Document Routing e Seite 191 ScanFile User Guide Routing Optionen EE nen Zeit berschreitungsaktion erst fortgesetzt werden wenn der betroffe
241. kument anh ngen welches Sie zuvor im Men Suchen ausgew hlt haben Anh ngen der angezeigten Seite kann auch durch Taste erfolgen solange das System im berschreibungsmodus im ersten Indexfeld ist Die Tastenkombination CTRL h ngt alle verbleibenden Seiten des Postindex Pools an Mit der Tastenkombination ALT werden aus den brigen Seiten eigene Dokumente erzeugt die jeweils nur eine Seite enthalten Seite 92 e Scannen allgemein ScanFile User Guide Kontrollseiten Scanfile Kontrollseiten Die Canon Scanner DR 3020 und DR 5020 5080C unterst tzen den Gebrauch von zwei verschiedenen Funktionsseiten Die Kontrollseiten k nnen benutzt werden um beispielsweise zwischen Foto und Textmodus oder zwischen einseitigem und doppelseitigem Scannen umzuschalten Stapelseiten k nnen Sie verwenden um mehrere Dokumente gleichzeitig in den Scanner Feeder einzulegen Werden Stapelseiten zwischen den Dokumenten eingef gt zerteilt das System die gescannten Seiten automatisch in Dokumente und speichert diese im Archiv Bei jedem dieser Funktionsbl tter k nnen Sie ausw hlen ob die Kontrollseite gespeichert oder verworfen wird und ob der Scanvorgang gestoppt oder weitergef hrt wird wenn dieses Funktionsblatt vom Scanner erkannt wird Der Gebrauch der Funktionsbl tter wird im Fenster Scanner einstellen ausgew hlt Hier k nnen Sie das gew nschte Verhalten festlegen Offnen Sie einfach das Auswahlmen Kontrollseite
242. l Klicken Sie auf den Button Nein wenn Sie keinen Passwortschutz einrichten m chten Anschlie end startet der Kopiervorgang Dabei wird im CD Pool Laufwerk der Ordner cd_trans cd angelegt Dieser Ordner enth lt die ausgew hlten Archive Wenn Sie das Retrievalprogramm verwenden dann wird dieses ebenfalls in den Ordner kopiert und es wird eine zus tzliche Datei in jedem Archivordner abgelegt die das entsprechende Archiv verifiziert Ohne diese Datei ist es sp ter nicht m glich das Archiv mit dem Retrievalprogramm zu ffnen Nachdem der Kopiervorgang beendet wurde kann der Inhalt des Ordners cd_temp cd einfach auf eine CD gebrannt werden Schnelles Vorbereiten Mit dieser Option werden die ausgew hlten Archive nicht in dem Verzeichnis cd_trans cd zusammengefasst sondern bleiben an ihrem urspr nglichen Speicherort Wenn Sie das Retrievalprogramm verwenden dann wird dieses in den Ordner cd_trans cd kopiert und es wird ebenfalls wieder eine Datei in die Archivverzeichnisse kopiert die diese verifiziert Die Auswahl eines Archivs erfolgt auf dem gleichen Weg wie zuvor beschrieben allerdings klicken Sie zum Kopieren auf den Button Schnelles Vorbereiten und nicht wie bei der normalen Vorbereitung auf den Button Kopieren bzw Alles kopieren Wenn Sie auf den Button Schnelles Vorbereiten geklickt haben dann erscheint ein Nachrichtenfenster welches CD Schreiben vorbereiten e Seite 239 Gr ScanFile User Guide scanFile a CD Ticker
243. l Color Network Printer A Dieser Treiber ist nicht digital signiert windows Update warum ist Treibersignierung wichtig Nachdem Sie den Treiber ausgew hlt haben fahren Sie ber den Button Weiter mit der Einrichtung fort Sie k nnen dem neuen Drucker nun einen aussagekr ftigen Namen geben der ihn direkt als einen Archivierungsdrucker f r ScanFile identifiziert Au erdem k nnen Sie einstellen ob dieser Drucker der Standarddrucker werden soll Best tigen Sie anschlie end mit Weiter Sie haben im n chsten Schritt die M glichkeit den virtuellen Drucker ber das Netzwerk f r andere Benutzer zug nglich zu machen An dieser Stelle gelten die normalen Bedingungen f r freigegebene Drucker im Netzwerk Klicken Sie auf Weiter wenn Sie die gew nschten Einstellungen vorgenommen haben Da es sich um einen virtuellen Drucker handelt brauchen Sie keine Testseite zu drucken W hlen Sie also an dieser Stelle Nein aus und klicken Sie dann auf den Button Weiter Seite 348 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Konfiguration ScanFile Ihnen wird nun eine bersicht ber Ihre Einstellungen angezeigt Sind alle Einstellungen korrekt dann klicken Sie auf den Button Fertig stellen und der Drucker wird angelegt Konfiguration der Ports Um ScanFile VNP zu konfigurieren starten Sie das Konfigurationstool in der ScanFile Programmgruppe des Startmenus W hlen Sie dazu Start Programme ScanFile VNP Uber dieses Konfigurationst
244. l Zus tzliche Toolleiste anzeigen erst nach einem Neustart von ScanfFile aktiviert Grundeinstellungen Trefferliste Men leiste Diverses Autostart Dokument Drucken Schlagworte Zellen Formate Imageanzeige Imageausschnitt speicher R ckseiten berspringen R ckseite drehen Anmerkungen verstecken Benutze Stellent Viewer LA Oo O002 Darstellung Schwarz wei Bitonal Graustufen Dokument In den Grundeinstellungen k nnen einige Einstellungen vorgenommen werden welche die Funktionsweise der Imageanzeige beeinflussen Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Optionen und erl utert diese kurz Seite 122 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Dokument ScanFile Option Beschreibung Imageausschnitt Mit dieser Option k nnen Sie f r jedes Indexfeld in speichern einem Archiv einen Bildausschnitt bestimmen Dieser wird beim Bearbeiten und Nacherfassens angezeigt wenn der Cursor im entsprechenden Indexfeld steht R ckseiten W hrend des Bl tterns in der Imageanzeige werden berspringen nur Vorderseiten angezeigt Alle R ckseiten werden bersprungen R ckseite drehen Steht bei einem doppelseitigen Dokument durch das Scannen die R ckseite in Gegenrichtung kann sie mit dieser Option bei der Anzeige automatisch um 180 Grad gedreht werden Anmerkungen Mit der Option Anmerkungen verstecken werden verstecken die auf den Seiten angebrachten Anmerkungen nicht angezeigt Ein Bl
245. lder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate Unkomprimierte TIFF Datei TIFF G4 Datei JPEG JTIFF Datei LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch TIFF G4 Die gescannte lImagedatei wird stark komprimiert Dieses Format kann nur f r Schwarz Wei Bilder genutzt werden Die Kompression verursacht keine Verluste des eingescannten Dokumentes JPEG JTIFF JPEG ist ein standardisierter Algorithmus zur Komprimierung von Farbe oder Graustufen Die Kompression f hrt zu leichten Qualit tsverlusten bei scharfen Konturen und Farb berg ngen die optisch im direkten Vergleich zum Original kaum ins Gewicht fallen Die Dateigr e kann durch eine JPEG Kompression erheblich reduziert werden JPEG verf gt ber verschiedene Qualit tsstufen die den Verlustanteil im Vergleich zum Original bestimmen und dadurch die Dateigr e beeinflussen LuraDocument LuraDocument ist ein standardisierter Kompressionsalgorithmus der dazu dient digitale Bilder in Farbe oder Graustufen erheblich zu komprimieren Dabei k nnen aber auch Bilddaten verloren gehen ScanfFile bietet Ihnen die M glichkeit den Kompressionsgr
246. le User Guide Dongle Applet ScanrFile agree elen Due Man ffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie auf das Icon WibuKey um das Applet zu starten ZA WIBU KEY Softwareschutz Test und Einstellungen wIBU BOX Aktualisierung Einstellungen Installation Diagnose Info Inhalt Test Server ServerwkNet Netzwerk WIBU BOX Kontest WIBU BOX Liste Desktop I Arbeitsplatz g rn USB sm Si Netzwerk USB Adresse 1 1 Version 4b 818 1000 1 84305663 g0 88 00 818 2000 DU 307 818 2000 D i 535050 g0 818 14000 80 6405 80 6 5052852 1 21 31 4 Einlesen Bearbeiten Abbrechen Obemshven Hie Wenn Sie den Reiter Inhalt ausw hlen wird die Arbeitsstation oder das Netzwerk nach einem Dongle abgesucht je nach dem ob Sie Arbeitsplatz oder Netzwerk ausgew hlt haben Sie k nnen ScanFile auch so konfigurieren dass das Dongle nur auf speziellen Arbeitsstationen oder Servern gesucht wird Dies k nnen Sie auf dem Reiter Netzwerk bestimmen indem Sie den Computernamen oder die IP Adresse des Dongleservers in der Serversuchliste eingeben Im unten angef hrten Beispiel wird ScanFile das Dongle verwenden welches am Server mit dem Namen Release Server angebracht ist Lizenzierung e Seite 53 ScanFile User Guide Dongle Applet ScanfFile Due Maren Ze deer ZA WIBU KEY Softwareschutz Test und Einstellungen wIBU BOX Aktualisierun
247. le nach ob der Bericht gedruckt werden soll Der Bericht wird Allgemeine Informationen e Seite 151 ScanFile User Guide en Nummernkreispr fung scanFile auf dem aktuell eingerichteten Standarddrucker ausgedruckt und sieht folgenderma en aus r Aktionsreport Date 10 03 2002 1 Benutzer Anzahl der neuen Datens tz Anzahl der gescannten Seiten Anzahl ge nderten S tze Anzahl der ge nderten Seiten Anzahl aller bearbeiteten S tze Anzahl aller bearbeiteten Seiten Anzahl aller neuen Datens tz Anzahl aller gescannten Seiten Anzahl aller ge nderten S tze Anzahl aller ge nderten Seiten Anzahl aller bearbeiteten S tze Anzahl aller bearbeiteten Seiten Detaillierter Bericht folgt taillierter Bericht Datum 10 03 2002 2 Benutzer Admin Ge nderte S tze 1 2 Pages Time 22414 Tom Smith 2 15 00 12 22534 Robert Miller 5 15 00 57 Ende des detaillierten Berichts Nummernkreispr fung Mit der PlugIn Nummernkreispr fung k nnen Sie ein Indexfeld der Datenbank nach L cken Zus tzlich werden Sie nach der berpr fung eines Zahlenbereichs gefragt ob nach doppeltem Vorkommen einer Zahl innerhalb dieses Bereichs gesucht werden soll ffnen Sie das Men Erweiterungen gt Nummernkreispr fung um das PlugIn zu starten ScanFile Nummernkreis Pr fung Seite 152 e Allgemeine Informationen
248. len Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste aus und klicken Sie auf den Button in der linken oberen Ecke des Fensters Scanner ausw hlen amp einstellen Bevor gescannt werden kann muss der Scanner eingestellt werden mit dem Sie arbeiten m chten W hlen Sie dazu im Men Datei gt Scanner ausw hlen den gew nschten Scanner aus Nachdem Sie einen der verf gbaren Scanner ausgew hlt haben k nnen Sie im Men Optionen gt Scanner einstellen einige Grundeinstellungen f r Ihren Scanner vornehmen Zu diesen Einstellungen geh ren beispielsweise die Scanaufl sung die Seitengr e das einseitige oder doppelseitige Scannen der Kontrast und die Helligkeitseinstellung Eine ausf hrliche Beschreibung der Optionen f r alle Scanner finden Sie im Kapitel Scanner einstellen in diesem Handbuch Die Scannereinstellungen werden f r jeden Benutzer und jedes Archiv einzeln gespeichert Bitte beachten Sie dass im Men Optionen gt Scanner einstellen immer die Einstellungen f r das gerade ge ffnete Archiv bearbeiten Ist kein Archiv ge ffnet dann sind die Scannereinstellungen global und werden als Standardeinstellung f r neue Archive dieses Benutzers verwendet Seite 58 e Erste Schritte ScanFile User Guide N chste Schritte ScanFile N chste Schritte Bevor Sie ein Dokument in ScanFile speichern k nnen m ssen Sie zuerst ein ScanFile Archiv anlegen Das Anlegen von Archiven ist im Kapitel Ar
249. liotheksaktualisierung Der Scheduler funktioniert nur wenn die ScanFile Option lizenziert wurde Im Gegensatz zu Version 7 k nnen jetzt beliebig viele Bibliotheks und Archiv Suchpfade eingerichtet werden Bibliothek bearbeiten Die automatische Bibliotheksaktualisierung wird nur Bibliotheken berpr fen f r die dieser Modus eingeschaltet wurde Zur Einschaltung der automatischen Aktualisierung w hlen Sie die entsprechende Bibliothek in der linken H lfte des Fensters Bibliothek bearbeiten von ScanFile und klicken Sie auf Aktualisierungszeitplan danach auf bernehmen Seite 332 e Remote Services ScanFile User Guide Bibliotheksaktualisierung ScanFile Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf Bibliotheken durchsucht werden die per Zeitplaner aktualisiert werden sollen Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Bibliothekslaufwerke Um ein Laufwerk oder Pfad hinzuzuf ge
250. liste erlaubt es Ihnen ein bestimmtes oder mehrere ausgew hlte Dokumente an eine Auswahl von Bestimmungsorten zu senden die im Folgenden erkl rt sind Option Beschreibung ScanFile Archiv Die Dokumente werden an ein anderes ScanFile Archiv gesendet Ziel w hlen Gew hlte Dokumente und Indexinformationen exportieren ASCII Anwender Gew hlte Dokumente an die pers nliche Trefferliste eines anderen ScanFile Anwenders senden Route Sendet die selektierten Dokumente an eine vordefinierte Route Siehe Kapitel Document Routing Datei Die Dokumente werden in eine Multipagedatei exportiert E Mail Gew hlte Dokumente an eine neue E Mail anh ngen Wallet Erstellt ein Wallet Datei aus den selektierten Dokumenten Suchen und Anzeigen e Seite 105 ScanFile User Guide PopUp Men der Trefferliste N NE nen Email Wallet Erstellt eine neue Email und h ngt die erzeugte Walletdatei an diese an Bei Auswahl der Option Datei oder E Mail k nnen SW und Farbdokumente im PDF Format exportiert werden Dies muss zuvor unter Optionen gt Grundeinstellungen festgelegt werden Zeilen zusammenfassen Durch die Aktivierung der Option Zeilen zusammenfassen im Trefferlistenmen werden die markierten Dokumente in einem Dokument zusammengefasst Die Dokumente die zusammengefasst werden bernehmen die Indexinformationen des ersten Dokuments das von der Maus ausgew hlt wurde Beac
251. ll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in das Dateien und ihre Indexdaten importiert werden klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Wenn ein Archiv der Liste hinzugef gt wurde kann man ihm ein Such und Backuplaufwerk sowie die Feldeinstellungen zuweisen Daf r muss das Archiv in der Liste ausgew hlt werden die dazugeh rigen Einstellungen k nnen dann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Suchlaufwerk Das Suchlaufwerk zeigt auf einen Pfad in dem die zu importierenden Dateien abgelegt werden Nachdem das Zielarchiv ausgew hlt wurde k nnen Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen durch Klick auf den Button mit den drei Punkten Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Backup Laufwerk Wenn der Scheduler die Dateien aus dem Suchlaufwerk importiert hat
252. llen Offnen Sie das Men Optionen gt Aufbewahrungs Steuerung und klicken Sie auf das Feld Aktivieren Anschlie end werden Sie darum gebeten die Zeitpunkte zur Aufbewahrung eines Dokuments zu bestimmen Einstellung Beschreibung Er ffnungsdatum Datum der Er ffnung des Dokuments Abschlussdatum Datum der Schlie ung des Dokumentes Letzte Erg nzung Datum an dem zuletzt Seiten zum Dokument hinzugef gt wurden Letzte Benutzung Datum der letzten Benutzung des Dokumentes Anschlie end m ssen Sie festlegen wie lange die Daten aufbewahrt werden sollen Hier ist ausschlie lich eine Angabe in Monaten m glich Zuletzt m ssen Sie festlegen wie mit dem Dokument verfahren werden soll wenn die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist Hier k nnen Sie zwischen den Optionen Wiedervorlage Export und Vernichten ausw hlen Archive e Seite 75 GE ScanFile User Guide Scanfile Archiv bersicht Archiv bersicht Archive sind der Speicherort f r alle Dokumente in einem ScanFile System Sie enthalten die Indexdaten die mit diesen Dokumenten verbunden sind Archiv Spezifikationen Archivname 32 Zeichen Indexfelder bis maximal 10 Felder Feldname 32 Zeichen Feldl nge 255 Zeichen maximal Schlagwortliste 1 pro Archiv Thesaurus 1 pro Feld Erweiterte Einstellungen TIFF JPEG oder LuraDocument Keines Scanner Jobtrennblatt Eingestelltes Blatt Legt das Verhalten bei doppelten Indexinformationen f
253. llen Drucker aus jeder Windowsapplikation Dokumente sofort als TIFF oder JPEG Dateien in ein ScanFile Archiv drucken k nnen ScanFile OCR Das OCR Modul verf gt ber zwei folgende Funktionen Zonen OCR kann eine automatische Indizierung von Dokumenten durchf hren Mit Volltext OCR k nnen Sie ganze Dokumente nach bestimmten Worten durchsuchen Seite 42 e Installation von ScanfFile ScanFile User Guide ScanfFile deinstallieren Scanfile Erweiterungen Derzeit besteht die Erweiterung aus einer Anwendung der Nummernkreispr fung Damit kann die Existenz nummerierter Dokumente in einem festgelegten Zahlenbereich in einem Scanfrile Archiv berpr ft werden Ein Protokoll ber m gliche fehlende und mehrfach auftretende Dokumente wird erstellt ASPI Layer Diese Option installiert das letzte Release des ASPI Layers f r die Adaptec SCSI Boards Dieser Layer wird ben tigt falls Sie einen Scanner verwenden wollen der ber SCSI an den PC angeschlossen ist ScanFile VNP Mit dem ScanFile VNP k nnen Sie virtuelle Drucker installieren Die Dokumente werden automatisch in TIFF Dateien konvertiert und in einem vordefinierten Verzeichnis gespeichert Von dort k nnen Sie automatisch in Ihrem ScanFile Archive importiert werden Durch die Clientinstallation wird eine Programmgruppe im Startmen erzeugt aber kein Programmicon f r ScanFile auf dem Desktop erstellt Das m ssen Sie ggf manuell vornehm
254. llerScan TS300 350 TellerScan TS400ES BUIC 1500 SCSI verbundene Scanner Einige dieser Scanner besitzen einen SCSI Anschluss und m ssen deshalb mit einem SCSlI Adapter im PC verbunden werden In einem PC k nnen mehrere SCSI Adapter installiert sein Zuerst muss der SCSI Adapter an den der Scanner angeschlossen ist festgelegt werden Dazu w hlen Sie ihn in der ersten Auswahl oben links im Bereich Scanner SCSI ID unter HA aus nachdem Sie auf den Button Scanner einstellen links in der Toolbar geklickt oder den gleichnamigen Punkt im Men Optionen gew hlt haben Ist nur ein SCSI Adapter installiert wird dieser ausgew hlt Scanner einstellen e Seite 243 ScanFile User Guide Scanaufl sung EE nun Anschlie end m ssen Sie den Scanner ausw hlen Ein SCSI Adapter kann mit bis zu 7 SCSI Ger ten verbunden sein Diese sind durch eine SCSI ID von 0 bis 7 bezeichnet Normalerweise stellt der SCSI Adapter im PC Host Adapter HA das Ger t mit der SCSI ID 7 dar Die IDs 0 6 sind f r andere SCSI Ger te vorgesehen Die zutreffende SCSI ID f r den Scanner w hlen Sie in der zweiten Auswahl unter Scanner SCSI ID w hlen F r jedes SCSI Ger t das mit dem SCSI Adapter verbunden ist wird eine kurze Beschreibung des Ger tes neben der SCSI ID angezeigt Scanaufl sung Jeder Scanner kann Dokumente mit unterschiedlichen Aufl sungen scannen Diese werden in dpi dots per inch gemessen Bei den meisten Scannern sind horizontale
255. ltung ScanFile User Guide ScanFile Konto scanFile a Erweiterte Einstellungen Erweiterte Einstellungen e Seite 143 ScanFile User Guide Einleitung scanFile Einleitung Dieses Kapitel beschreibt einige erweiterte Einstellungen die Sie in Scanrile unabh ngig von den Grundeinstellungen vornehmen k nnen Sprache w hlen W hrend der Installation von ScanFile werden Sie nach der gew nschten Sprache gefragt Diese Einstellung kann jederzeit im Men Optionen gt Sprache w hlen ge ndert werden Damit die nderungen in ScanFile bernommen werden muss das Programm geschlossen und erneut gestartet werden Die Fernostversionen Japanisch Koreanisch und Chinesisch sind als spezielle Setups verf gbar Helligkeit einstellen Im Men Optionen gt Helligkeit einstellen k nnen Sie den Funktionstasten F2 F6 vordefinierte Helligkeitsstufen zuordnen Uber diese Tasten k nnen Sie w hrend des Scannvorgangs den Helligkeitswert der kommenden Seiten ver ndern Dr cken Sie einfach auf die entsprechende Funktionstaste und der Scannvorgang wird ab der n chsten Seite mit der hinterlegten Helligkeitseinstellung fortgef hrt Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll wenn Sie mehrere Seiten mit verschiedenen Hintergrundfarben scannen m chten Helligkeit Helligkeit Bevor Sie die richtigen Werte gefunden haben m ssen Sie mehrere Einstellungen ausprobieren Die Einstellungen k nnen
256. m chten aktivieren Sie die Option Gleiche Einstellungen f r R ckseite Ist diese Option nicht gew hlt k nnen Sie f r beide Seiten unterschiedliche Einstellungen vornehmen schalten Sie dazu im Auswahlfeld Einstellungen f r entsprechend auf Vorderseite oder R ckseite und nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Seite 274 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 50800 amp 5060F Scanfile Einstellung Beschreibung Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en Brief 8 5 x 11 In Legal 8 5 x 14 In A3 297 x 420 mm A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm ISO B4 257 x 364 mm JIS B5 176 x 250 mm ISO B5 182 x 257 mm JIS Wenn die Option Image anpassen aktiv ist dann wird diese Einstellung deaktiviert Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Aufl sung
257. mierte Datei vom Massenspeicher geladen und anschlie end im Arbeitsspeicher des PCs dekomprimiert Die dekomprimierte Gr e einer DIN A4 Seite die bei einer Aufl sung von 300dpi in Schwarzwei gescannt wurde betr gt beispielsweise ca 1 MB Im Gegensatz dazu ben tigt ein 24Bit DIN A3 Farbdokument das bei einer Aufl sung von 400dpi gescannt wurde knapp 100 MB Arbeitsspeicher Alle elektronischen Dokumente wie Word oder Excel Dateien werden mit Hilfe des Multifunktionsviewers angezeigt und verbrauchen ebenfalls je nach Gr e und Dateityp unterschiedlich viel Speicherplatz hnlich wie beim Anzeigen von Dokumenten verh lt es sich beim Scannen Hier wird der Speicherbedarf von der Arbeitsweise des Scanners beeinflusst und kann ebenfalls stark variieren Der DR 3020 scannt beispielsweise ein DIN A4 Schwarz Wei Dokument mit einer maximalen Aufl sung von 300dpi Aufgrund seiner eingebauten Imagekompression wird das Dokument direkt vom Scanner komprimiert und es werden nur etwa 35 50 KB Daten an den PC gesendet Das Modell DR 5080c kann hingegen 24bit Farbdokumente bis zu einer Gr e von maximal DIN A3 bei einer Aufl sung von 400dpi scannen Da der er nicht ber ein eingebautes Kompressionsmodul verf gt k nnen f r jede DIN A3 Farbseite Informationen bis zu 98MB vom Scanner an den Client geschickt werden Diese Informationen m ssen anschlie end komprimiert und auf dem Speicherlaufwerk abgelegt werden Die Gr e des gespeichert
258. mpression Modus 200 x 200 v Komprimiert TIFF G A M Schwarz wei gt Rotation Seiten 0 v Vorderseite v Empfindlichkeit gt Grundeinstellungen verwenden Erweiterte Einstellungen Abbruch v Aut ann Einstellung Beschreibung Seitengr e Der ScanFile Treiber wird die Seitengr e automatisch erkennen falls Anpassen angeklickt ist Ist dies nicht der Fall wird die Seite mit maximaler Gr e gescannt und das Bild kann dann schwarze R nder aufweisen Wenn Sie Maximum und anschlie end die Option Anpassen anklicken erkennen beide Modelle automatisch die Seitengr e Aufl sung Der DR2050C und der DR 2080C k nnen mit Aufl sungen von 100 dpi bis 600 dpi scannen Die unterst tzten Aufl sungen sind abh ngig vom Scanmodus e Schwarz Wei und Graustufen 200 600 dpi e Farbe doppelseitig 100 400 dpi e Farbe einseitig 600 dpi Seite 294 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 2050C amp DR 2080C ScanFile Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate Unkomprimierte TIFF Datei TIFF G4 Datei JPEG JTIFF Datei LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruc
259. n Bei der Installation von ScanFile werden vom System vier Benutzergruppen angelegt Diese Gruppen werden Ihnen in der Benutzerverwaltung angezeigt und haben vordefinierte Sicherheitslevel Diese Sicherheitslevel sind Anzeigen Alle Benutzer die dieser Gruppe angeh ren k nnen Datens tze recherchieren die nicht als versteckt gekennzeichnet sind Sie k nnen sich zudem Memos ansehen allerdings d rfen sie diese nicht bearbeiten Vertraut Ein Benutzer dieser Gruppe hat die gleichen Rechte wie ein Benutzer der Gruppe anzeigen jedoch darf er Memos von Dokumenten editieren und versteckte anzeigen Au erdem kann er Dokumente als versteckt markieren Anwender Ein Benutzer der Gruppe Anwender kann Dokumente scannen editieren nacherfassen umbenennen oder das CD Schreiben vorbereiten Er kann keine Archive anlegen bearbeiten oder l schen Admin Alle Benutzer der Gruppe Admin haben vollen Zugriff im gesamten ScanFile System Sie k nnen alle Archive einsehen und bearbeiten und haben uneingeschr nkten Zugriff auf die Benutzerverwaltung Seite 138 e Benutzerverwaltung ScanFile User Guide Erweiterte Einstellungen ScanFile Die vorinstallierten Gruppen k nnen von Ihnen angepasst werden indem Sie die gew nschte Gruppe in der Liste ausw hlen und auf den Button Andern klicken Es ffnet sich das Fenster welches Sie bereits vom Anlegen und Bearbeiten eines Benutzers kennen Sie k nnen die Einstellungen f r die Gruppen au
260. n Der Service wird automatisch installiert w hrend das ScanFile Setup ausgef hrt wird Wenn der Remote Service installiert ist wird ein manuell startbarer Dienst in die Liste der auf dem Server installierten Dienste hinzugef gt In der Standardeinstellung benutzt dieser Dienst das lokale Systembenutzerkonto f r seine Zugriffe Der Remote Service ben tigt vollen Zugang zu den Archiven und zum ScanFile Programmverzeichnis Falls der Remote Service beendet wird kann er seine Funktion nicht erf llen da er mindestens bis zum Zeitpunkt der festgelegten Aktion laufen muss Deswegen l uft der Remote Service blicherweise auf Servern oder Workstations die als Server fungieren Zus tzlich zu den oben erw hnten Applikationen kann der ScanFile VNP im ScanFile VNP Men der Remote Services gestartet und konfiguriert werden Dies wird sp ter in diesem Kapitel beschrieben Konfiguration Der Remote Service wird mit dem Starttyp Manuell installiert Somit ist der Dienst nach der Installation inaktiv und wird auch nicht automatisch nach einem Neustart des Rechners gestartet Wenn Sie die Funktionalit ten des Remote Service nutzen wollen so zeigen Sie unter Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung die Dienste an und w hlen Sie den ScanFile Remote Service aus ber die rechte Maustaste gt Eigenschaften k nnen Sie das Eigenschaftsfenster von ScanFile Remote Service anzeigen lassen Der Reiter Allgemein enth lt die O
261. n Feldeinstellungen ffnen indem Sie auf den Button neben dem entsprechenden Indexfeld in der Spalte Erw der Indexliste klicken Mit diesen zus tzlichen Optionen k nnen Sie beispielsweise Eingabemasken festlegen Pflichtfelder definieren oder Datumsformatpr fungen aktivieren Erweiterte Feldeigenschaften Maske Weitere Maske Zeichen Zul ssige Zeichen 2 Ale Nur Ziffern 0 9 Ziffern 0 9 und Zeichenliste Teste Feld Maske l schen Scannen E Suchen 8 Kleinbuchstaben Bearbeiten Nacherfassen Zeichen aus der Zeichenliste Es folgt eine Konstante Jedes nicht aufgef hrte Zeichen ist konstant Abbruch Eingabemaske Um eine Eingabemaske zu definieren geben Sie den Zeichentyp f r jede Zeichenposition des Indexfeldes in das Textfeld Maske ein Die Zeichentypen die Ihnen zur Verf gung stehen um die Eingabe in das jeweilige Indexfeld einzuschr nken finden Sie im Formular aufgelistet Alle Zeichen die nicht in der Liste aufgef hrt sind werden automatisch als Konstanten interpretiert Das bedeutet dass diese Zeichen immer an der definierten Stelle stehen und bei der Eingabe automatisch bersprungen werden Im gezeigten Beispiel werden Schr gstriche verwendet um die Eingabe zu separieren Wenn Sie eine Eingabemaske definiert haben k nnen Sie diese im unteren Eingabefeld Teste Feld lt Feldname gt testen Archive e Seite 65 ScanFile User Guide Erweiterte Feldeig
262. n In dem unten angegebenen Beispiel haben die Felder Auftragsnummer und Kundennummer die Eigenschaft Barcode Werden Dokumente in dieses Archiv gescannt versucht ScanFile zwei Barcodes auf den gescannten Seiten zu finden und tr gt das Resultat in diese beiden Felder ein Barcodes e Seite 157 ScanFile User Guide Barcodes lesen w hrend des Scannens Name L nge Attribute Erw Auftragsnummer 30 Barcode v es Kundennummer 30 Barcode v Datum 10 Datum v end Kundenname 75 Keine u ka Stra e 75 Keine i icad SE 5 Keine JA Ort 75 Keine kad Barcode lesen Die Position eines Barcodes auf einer Seite muss in ScanFile nicht eingestellt werden Gibt es mehr als einen Barcode auf dieser Seite wird der erste gefundene Barcode in das erste Feld mit der Eigenschaft Barcode eingetragen Der zweite gefundene Barcode wird in das zweite Feld mit der Eigenschaft Barcode eingetragen usw Im folgenden Beispiel wird die Information des ersten Barcodes im Indexfeld Projektnummer des Archivs abgelegt weil es das erste Feld mit der Barcodeeigenschaft ist Projektnummer INNEN 12345678 Project Phase 1 87654321 Dokumentnummer INN Seite 158 e Barcodes ScanFile User Guide Lesezonen f r Barcodes Scanfile Im Men Optionen gt Grundeinstellungen k nnen folgende Einstellungen f r die Barcodelesung vorgenommen werden Die Optio
263. n in dem sich zu aktualisierende Bibliotheken befinden klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Laufwerksliste Jetzt k nnen Sie einen Pfad ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Wiederholen Sie diesen Schritt bis Sie alle gew nschten Suchpfade aufgelistet haben Der Scheduler wird jede zur Aktualisierung freigegebene Bibliothek in den Pfaden der Laufwerksliste bearbeiten Es wird gepr ft ob die zur Bibliothek geh renden Archive seit der letzten Bibliotheksaktualisierung ver ndert wurden Ist dies der Fall wird die Bibliothek mit den Archivdaten aktualisiert Um einen Pfad zu entfernen w hlen Sie den Pfad aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Laufwerksliste Archivlaufwerke Um ein Laufwerk oder Pfad hinzuzuf gen in dem sich die zu den Bibliotheken geh rigen Archive befinden klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Laufwerksliste Jetzt k nnen Sie einen Pfad ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Wiederholen Sie diesen Schritt bis Sie alle gew nschten Suchpfade aufgelistet haben Remote Services Seite 333 ScanFile User Guide Document Routing EE nen Der Scheduler wird jede zur Aktualisierung freigegebene Bibliothek in den Pfaden der Laufwerksliste bearbeiten Es wird gepr ft ob die zur Bibliothek geh renden Archive seit der letzten Bibliotheksaktualisierung ver ndert wurden Ist dies der Fall wird die Bibliothek mit den Archivdaten aktualisie
264. n Barcodeanzahl pr fen veranlasst ScanFile dazu die Anzahl der gefundenen Barcodes zu berpr fen und mit der Menge der verwendeten Barcodefelder in Ihrem Archiv abzugleichen F r den Fall dass ScanFile beim Scannen von Einzelseiten einen Barcode nicht richtig einlesen kann steht mit der Option Unsichere Barcodes automatisch mit X indizieren eine M glichkeit zur Verf gung die entsprechende Seite automatisch zu markieren In das entsprechende Indexfeld wird dann ein gro es X hinterlegt und die Seite so f r eine sp tere Nacherfassung gekennzeichnet Wenn diese Option nicht ausgew hlt wird dann h lt ScanFile den Scanprozess im Falle eines unlesbaren Barcodes an und fordert den Benutzer zur Eingabe der Indexinformation auf Sie k nnen Dokumente nach dem Scannen auf Barcodes durchsuchen indem Sie die Seite anzeigen und dann die Funktionstaste F12 dr cken oder den Men punkt Bearbeiten gt Barcode erkennen w hlen Lesezonen f r Barcodes Wenn Sie das OCR Modul von Scanfrile lizenziert haben dann haben Sie die M glichkeit die Barcodes ber dieses Modul zu lesen Sie k nnen dann ganz einfach bestimmte Lesezonen f r die Barcodelesung einrichten Dabei k nnen bis zu 10 Zonen k nnen frei definiert und eindeutig den Indexfeldern des Archivs zugeordnet werden Diese Option kann mit der Zoneneinrichtung f r die OCR Lesung kombiniert werden so dass sowohl Barcodes als auch Textpassagen gescannter Seiten gleichzeitig gelese
265. n Breite und H he des Suchbereichs in den gleichnamigen Feldern eingestellt werden Zur Einstellung eines bestimmten Barcodeformats klicken Sie auf Aktivieren Barcode Zusatzoption EAN Klicken Sie Erweitert an um das erweiterte EAN Format zu lesen Code 39 Verf gt der Barcode ber eine Pr fziffer kann diese durch Aktivierung der Option Pr fziffer erkennen gelesen werden Ist diese Option gew hlt kann die Pr fziffer durch Aktivierung der Option Pr fziffer zur ckgeben aufgehoben werden Durch Anklicken der Option Start Stop zur ckgeben k nnen Sie Start Stop Zeichen in den Barcode einf gen Codabar Verf gt der Barcode ber eine Pr fziffer kann diese durch Aktivierung der Option Pr fziffer erkennen gelesen werden Ist diese Option gew hlt kann die Pr fziffer durch Aktivierung der Option Pr fziffer zur ckgeben aufgehoben werden Sie k nnen zwischen den zwei Pr fziffern Mod 16 und DR7 w hlen Durch Anklicken der Option Start Stop zur ckgeben k nnen Sie den Barcode mit den entsprechenden Start Stop Zeichen versehen Code 25 Verf gt der Barcode ber eine Pr fziffer kann diese durch Aktivierung der Option Pr fziffer erkennen gelesen werden Ist diese Option gew hlt kann die Pr fziffer durch Aktivierung der Option Pr fziffer zur ckgeben aufgehoben werden Wenn Sie UPC aktivieren k nnen Sie zwischen UPC A und oder UPC E w hlen Scanner einstellen e Seite 283 GE ScanFile User
266. n Erkennung und w hlen Sie die gew nschte Option aus Job Trennbl tter Scanrile bietet mit dem Modul Formularerkennung eine Unterst tzung von Jobtrennbl ttern w hrend des Scannens Falls mehrere Dokumente zusammen in den Feeder des Scanners eingelegt werden die durch ein Jobtrennblatt getrennt sind dann werden die Dokumente automatisch getrennt im ScanFile Archiv abgelegt Jobtrennbl tter k nnen innerhalb der Archiveinstellungen einem Archiv zugeordnet werden und mit jedem Scanner genutzt werden Auf das Arbeiten mit Jobtrennbl ttern wird im Rahmen des Kapitels Jobtrennbl tter genauer eingegangen Scannen allgemein e Seite 93 ScanFile User Guide DEE Job Trennbl tter scanf le so Indizieren Indizieren e Seite 94 ScanFile User Guide Einleitung ScanFile Einleitung Das Indizieren von Dokumenten ist sehr wichtig da Sie Ihre Daten sp ter anhand der Indexinformationen suchen und wiederfinden m ssen Je genauer Ihre Informationen sind desto besser k nnen Sie ein Dokument bei der Suche eingrenzen Folgende M glichkeiten stehen zur Verf gung um Ihre Dokumente zu indizieren Manuelles Indizieren Automatisches Indizieren Import einer Indexdatei Indizieren durch OCR Zonenlesung Die drei ersten Varianten k nnen in ScanFile standardm ig benutzt werden Eine Erl uterung wie Sie Indexinformationen aus Dateien in Scanfrile importieren k nnen finden Sie im Kapitel Import Um eine Indizierung mit
267. n LuraDocument zu erreichen versucht Es kann ein Faktor zwischen 1 und 100 angegeben werden Der mit LuraDocument erreichte Kompressionsfaktor h ngt von mehreren Aspekten ab Generell k nnen Dokumente mit einer h heren Aufl sung einfacher komprimiert werden Die Komplexit t eines Dokumentes beeinflusst die Kompression in entscheidendem Ma e Wenn das Image ber viel Text verf gt ist die Kompression schwierig da die Textebene immer ohne Verlust komprimiert wird F r das Hintergrundbild und die Farbebene des Textes kann der Kompressionsgrad bzw die Qualit t gew hlt werden Der absolute Kompressionsfaktor kann demnach ber die Gr e der Textebene abh ngig von den Einstellungen der Abtastung und der Quantisierung und die Qualit t der Vorder und Hintergr nde kontrolliert werden Wird der Kompressionsfaktor w hrend der Komprimierung festgelegt versucht das System diesen zu erreichen Dennoch ist es m glich dass die Textebene zu gro oder der tats chliche Kompressionsfaktor zur Erreichung der minimalen Imagequalit t h her ist Um maximale Kompression zu erreichen sollten Sie zwei Dinge beachten LuraDocument e Seite 225 ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen scanFile e Da die Textebene verlustfrei komprimiert wird sollte sie so klein wie m glich gehalten werden e Durch eine automatische Aufteilung des Bildes in verschiedenen Ebenen wird das Resultat immer kleiner sein als wenn die Einstell
268. n Sie den Stapeltrennmodus und scannen Sie das Dokument Sobald eine Stapeltrennseite ausfindig gemacht worden ist kann das Scannen fortgesetzt oder gestoppt werden Wenn das Scannen gestoppt wird dann haben Sie beispielsweise die M glichkeit die Indexinformationen f r das folgende Dokument vorzugeben Sie k nnen aber ebenso alle Dokumente hintereinander scannen und die entsprechenden Indexinformationen anschlie end eingeben Die Vorgehensweise kann mit den entsprechenden Optionen festgelegt werden Die Kontrollseiten beeinflussen den Scanmodus Mit diesen kann man beispielsweise w hrend des Scannens zwischen Textmodus und Fotomodus oder umgekehrt umschalten Weitere Kontrollseiten wechseln den Scanmodus zwischen einseitigem und doppelseitigem Scannen Scanner einstellen e Seite 245 ScanFile User Guide Scanner Einstellen Scanner Einstellen Es gibt viele Einstellungen die Sie f r einen Scanner ausw hlen k nnen Diese finden Sie in verschiedenen Fenstern die sich durch Klick auf den Button Scanner einstellen ffnen DR 2010C DR 2510C DR 3010C DR 6050C DR 7550C DR 9050C amp DR X10C Generell h ngen alle hier angebotenen Optionen von der gew hlten Quelle und der Anschlu art ab F r die verschiedenen Ser k nnen die einstellbaren Optionen unterschiedlich sein je nach den M glichkeiten des Scanners und des Treibers Einstellungen 75 Einstellung DR X10C Vorderseite Einstellungen Seite Imprinter Erw
269. n Sie im PopUp Men den Punkt Arbeitskopie erstellen aus Danach wird ein sekund res Anzeigefenster ge ffnet welches die ausgew hlte Seite anzeigt Ein sekund res Anzeigefenster ist v llig unabh ngig vom Standardanzeigefenster und vom jeweiligen Archiv Es ist nicht an ein bestimmtes Dokument oder Archiv gebunden In einem sekund ren Anzeigefenster ist es nicht m glich innerhalb eines Dokumentes zu bl ttern Die sekund ren Anzeigefenster bleiben solange ge ffnet bis sie manuell geschlossen werden oder ScanFile beendet wird BERLINER MORG POST Meran wti oa mm vr Deg u pa Auen Arm _ pa m Adnan EES LULLIR i FastPics FastPics zeigt eine verkleinerte Version der Seiten innerhalb eines Dokumentes an Diese bersicht wird in einem eigenen Fenster ge ffnet und kann zur Navigation innerhalb des Dokumentes benutzt werden indem eine Seite durch Anklicken im Anzeigefenster dargestellt wird Seite 112 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide FastPics ScanrFile Zen mer Manager Seltene Die FastPics zeigen Ihnen durch ein kleines Symbol unten auf jeder Seite an ob eine Seite die Vorder oder R ckseite eines doppelseitig gescannten Dokumentes ist Mit Hilfe von FastPics k nnen Sie auch Dokumente ausw hlen die dann beispielsweise gedruckt oder exportiert werden sollen Sie k nnen ein Dokument selektieren indem Sie mit der Maus in die rechte obere Ecke der jeweiligen Seite klicken D
270. n Vorderseite oder Doppelseitig scannen ausw hlen Wenn Sie f r beide Seiten die gleichen Einstellungen bestimmen m chten aktivieren Sie die Option Gleiche Einstellungen f r R ckseite Ist diese Option nicht gew hlt k nnen Sie f r beide Seiten unterschiedliche Einstellungen vornehmen Schalten Sie dazu im Auswahlfeld Einstellungen f r entsprechend auf Vorderseite oder R ckseite und nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Erweiterte Einstellungen Doppelte Zufuhr erkennen Scanner einstellen e Seite 255 ScanFile User Guide Directoryscanner scanFile Ein doppelter Papiereinzug kann durch Messung der Papierst rke und oder der Papierl nge erkannt werden Um die Funktion Doppelte Zufuhr erkennen zu aktivieren w hlen sie die Optionen Durch Ultraschall oder L nge erkennen Beim n chsten Scannen eines Stapels wird die erste Seite hinsichtlich ihrer Dicke und L nge gemessen Diese Messwerte werden dann gespeichert Beim Scannen stoppt der Scanner den Scanvorgang und gibt Alarm sobald entweder die Dicke des Papiers oder die L nge der gescannten Seite zu stark von der ersten Seite abweichen Eine entsprechende Fehlermeldung wird in diesem Fall ausgegeben Filtereinstellungen Die Filter sollen Lesbarkeit und Deutlichkeit der gescannten Seiten verbessern Die nachstehend beschriebenen Optionen beheben Fehler die durch den Scanvorgang entstehen Zus tzlich wird ein deutlicher Gewinn an Speicherplatz erzielt
271. n starten Indexfelder vertauschen Wenn diese Option aktiviert ist dann erscheint beim Senden von Daten an ein Archiv ein zus tzliches Fenster In diesem Fenster k nnen Sie den Indexfeldern des Zielarchivs jeweils die Indexfelder des Quellarchivs zuordnen Auf diese Weise k nnen Sie bestimmen welche Inhalte in welches Indexfeld des Zielarchivs kopiert werden Barcodeanzahl pr fen Wenn Sie die Option Barcodeanzahl pr fen w hlen dann muss die Anzahl der Barcodes auf einer Seite genau der Anzahl der im Archiv angelegten Barcodefelder entsprechen Andernfalls werden Sie von ScanFile benachrichtigt Unsicher Barcodes Einzelseiten automatisch mit X indizieren Diese Option bietet Ihnen beim Scannen von Einzelseiten die M glichkeit Barcodes die nicht sicher erkannt wurden mit einem X zu indizieren damit sie leichter zum nachtr glichen Indizieren gefunden werden k nnen Ist diese Option nicht aktiviert und ScanFile kann den Barcode nicht lesen wird der Scanvorgang unterbrochen Sie werden dann aufgefordert die Indexinformationen ins entsprechende Barcodefeld einzugeben Hintergrund einstellen Die beim Programmstart eingerichtete Hintergrundfarbe der ScanfFile Arbeitsoberfl che ist grau Sie k nnen diese durch Anklicken des Buttons Farbe w hlen jederzeit anpassen Seite 130 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Autostart Scanfile j Grundfarben u en Benutzerdef
272. n unterschiedliche Einstellungen vornehmen Schalten Sie dazu im Auswahlfeld Einstellungen f r entsprechend auf Vorderseite oder R ckseite und nehmen Sie die gew nschten Einstellungen vor Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Seite 260 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Scanfile Einstellung Beschreibung Seitengr e W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en Brief 8 5 x 11 In Legal 8 5 x 14 In A3 297 x 420 mm A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm B5 176 x 250 mm B6 125 x 176 mm Wenn die Option Image anpassen aktiv ist dann wird diese Einstellung deaktiviert Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Aufl sung Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 100 150 200 240 300 400 und 600 dpi dots per inch Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu
273. n werden Zonen einrichten Im Men punkt OCR gt Zonen einrichten k nnen Sie die gew nschten Zonen definieren Folgendes Fenster wird zusammen mit der ersten Seite des ausgew hlten Dokumentes angezeigt Barcodes e Seite 159 ScanFile User Guide ten Lesezonen f r Barcodes scanFile Zonen einrichten C Pro amme r anfile default sff lig Navigation 1 Attribute TESS Datan gt 71 Schwelle 60 A Schr glagenkorrektur Ja Auftragsbest tigung 1 Randunterdr ckung Ja Ep Alle unbekannten Formulare Schule Gmbh Fatergasso 89 a JE Indexfelder TAITA Kiuinatadt 5 Auftragsnummer E Kundennummer Schlagworte R S a 8 Testerkennung RISBR3FR2ER27 Sen Die Lieferung erfolgt Foi Haus zu unseren allgerneinen Gesch ftstsedingungen Abbruch Mit den Navigationstools k nnen Sie durch die Archivdateien bl ttern bis die gew nschte Seite angezeigt wird Anschlie end k nnen Sie die Zonen f r die Lesung definieren und sie den entsprechenden Indexfeldern zuordnen Beachten Sie bitte dass die Zonenerkennung immer auf der ersten Seite eines Dokumentes erfolgt Um sicher zu gehen dass w hrend der Zoneneinrichtung auch tats chlich der gew nschte Bereich in der Zone ist k nnen Sie das Image im Anzeigefenster drehen und individuell fokussieren Wenn der gew nschte Bereich angezeigt wird dann erweitern Sie den Bereich Alle unbekannten Formular
274. nannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 97 SUCHEN UND ANZEIGEN sek KEREN KEREN KEN REENEN RENE KENE EEN RENE KEN 98 EINLEITUNG ann nnnnnnnnnnnne nn nme 99 SUCHEN AE 99 SUCNOBUONeN een 99 ERWEITERTE NDEXSUCHE annannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnrnnrnrnnrnnrnrnrnnrnnrnrnnrnrnnrnnnnrnnnn 100 MEHRFACHE INDESSUCHE 101 VOLLTEXTSUCHE E E E 102 TREFFERLISTE diranen e eE E E E E E EEE 103 POPUP MEN DER IBEFFERUISTE nennen 104 ere E EE 105 Zeilen zusammenfassen nenne 106 OGRCDION nee een een nee T 106 Seite 12 e Willkommen bei Scanfrile ScanFile Benutzerhandbuch scanFile Inhalt TEE 106 PERS NLICHE TREFFERLUSTE 107 ANZEIGEFENSTER ninan t n aniran Enan Ena nEnn nEn na nEn nannan rennene 109 POPUP MEN DER ANZEIGE cceeeennnunennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 109 ELEKTRONISCHE DOKUMENTE 111 PopUp Men der elektronischen Dokumente 222222222 22 gt 111 ANZEIGE MEHRERER SEITEN eennsenennnunnnnnunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 112 AST 112 PopUp Men ger FaalPies una 113 IMPORT ELEKTRONISCHER DOKUMENTE 22220022000n00000n0nnnnnnnnnnnnnn 115 EINLEITUNG 2a ee 116 DAS MPORTFENSTER aan ice 116 SammelmodUuS EE 117 Biet WRITER EE 118 ENDEN E E 118 MS OFFICE INTEGRATION nrnna 119 SENDEN AN SEIN Nenner 120 Drucken und Senden an Zcantie 120 ScANFILE Ee 120 GRUNDEINSTELLUNGEN 222u22200022000n00000n0n00nnanunnnnnnnnnnnnnnn
275. nd jedes Mal mit einem anderen Schlagwort versehen Durch einen Klick auf den Button OK startet der Export und es werden Unterverzeichnisse mit den Bezeichnungen ASCiIlIxx im Exportpfad angelegt Diese enthalten die exportierten TIFF Dateien Die Anzahl der TIFF Dateien in jedem dieser Unterverzeichnisse wird durch die Option Images pro Pfad bestimmt In jedem Unterverzeichnis wird au erdem eine Datei INDEX DAT erzeugt welche die Indexinformationen mit den Referenzen auf die TIFF Dateien enth lt Das folgende Bild zeigt die Struktur im Windows Explorer Drucken E Mail und Export e Seite 199 ScanFile User Guide Export ScanfFile Zen rengt Magen Saiten mp Export ASCII_04 Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Sp Q zr k X gt Ki s Suchen I Ordner E Adresse C Export ASCII_D4 v EH wechsel zu Ordner Gr e Ge ndert am Desktop u 46 KB 02 03 2006 19 05 Eigene Dateien 00000002 mp 58 KB 02 03 2006 19 05 S d Arbeitsplatz 00000003 TIF 45 KB 02 03 2006 19 05 Sb 314 Diskette A 00000004 TIF 45 KB 02 03 2006 19 05 S Lokaler Datentr ger C 00000008 mr 58 KB 02 03 2006 19 05 2 Export 00000006 TIF 45KB 02 03 2006 19 05 asco 00000007 TIF 45 KB 02 03 2006 19 05 asc _02 00000008 TIF 58KB 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 02 03 2006 19 05 asc _03 00000009 TIF 46
276. nd nicht gespeichert werden kann mit dem Schieber eingestellt werden Dabei wird der Schwarzanteil einer Seite in Prozent als Grundlage verwendet Farbunterdr ckung ber diese Funktion verf gen nur die Scanner DR 3080C und DR 3080CI1 Durch die Farbunterdr ckung werden einzelne Farben eines Dokumentes beim Scannen in Schwarz Wei ausgeblendet Keine die Farbunterdr ckung ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert Randhervorhebung In dieser Einstellung k nnen Konturen betont werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 5 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Canon DR 2050C amp DR 2080C Der Canon DR2050C und der DR2080C sind kleine kompakte Arbeitsgruppenscanner mit einer maximalen Scangeschwindigkeit von 20 Blatt pro Minute oder 39 Seiten pro Minute im Doppelseitenmodus Beide Scanner unterst tzen Schwarz Wei Graustufen und Farben bei eine Aufl sung von bis zu 600 dpi Das folgende Fenster zeigt die Einstellungen des DR2050C und des DR2080C Diese Scanner werden automatisch von ScanFile erkannt Scanner einstellen e Seite 293 scanf ile as ScanFile User Guide Canon DR 2050C amp DR 2080C Scanner einstellen DR 2050C DR 2080C Seitengr e Maximum v Anpassen M Sch glagenkorektur Darstellung Aufl sung Ko
277. ne Benutzer wieder da ist was unter Umst nden sehr lange dauern kann F r die Zeit berschreitungsaktion stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verf gung Option Beschreibung Weitersenden Nach Ablauf der Frist wird das Dokument zum n chsten Schritt innerhalb der Route weitergeleitet Ist kein weiterer Schritt definiert verbleibt das Dokument an diesem Schritt bis der Benutzer die angeforderte Aktion ausgef hrt hat Zur cksenden Das Dokument wird nach Ablauf der vorgegebenen Zeitspanne an den vorausgegangenen Schritt zur ck gesendet Wenn es sich beim aktuellen Schritt um den ersten Schritt in der Route handelt dann wird das Dokument nicht versendet und bleibt solange liegen bis der Benutzer die angeforderte Aktion aufgef hrt hat An den Nach Ablauf der Zeit wird das Dokument wieder an die Absender pers nliche Trefferliste des Absenders geschickt schicken Die Zeit berschreitungsaktion gilt nur f r Schritte bei denen ein Benutzer als Empf nger eingetragen wurde Wenn Sie alle gew nschten Einstellungen f r einen Schritt vorgenommen haben klicken Sie im Fenster Route erstellen auf den Button Speichern Der aktuelle Schritt wird dann gespeichert und in die Baumstruktur in der unteren Fensterh lfte eingef gt Hier k nnen Sie alle Schritte mit ihren Empf ngern und Aktionen auf einen Blick sehen Wenn Sie einen Schritt bearbeiten m chten dann w hlen Sie diesen einfach aus und bearbeiten
278. nen Feldanzahl und Feldtrenner m ssten in diesem Fall mit einer 4 bzw mit einem Komma gef llt werden damit ScanrFile die Indexinformationen richtig importieren kann Als Feldtrenner kann jedes beliebige Zeichen verwendet werden dass nicht Teil der Indexinformationen ist Wenn Sie Indexinformationen verwenden die den Feldtrenner als eigenes Zeichen enthalten dann kann ScanFile die Daten nicht mehr eindeutig trennen In diesem Fall schafft der Feldbegrenzer Abhilfe Der Feldbegrenzer wird als erstes und als letztes Zeichen in ein Feld geschrieben und grenzt somit den Inhalt des Feldes eindeutig ein Alle Informationen zwischen diesen beiden Zeichen werden als Indexinformation eingelesen auch wenn unter Umst nden ein Feldtrenner darin enthalten ist Dazu folgendes Beispiel 12345 Projekt XY Phase X Y Manfred Mustermann Die 4 Felder werden wieder durch das Komma unterteilt Feld 1 12345 Feld 2 Projekt XY Feld 3 Phase X Y Feld 4 Manfred Mustermann Als Feldbegrenzer m sste in diesem Fall das Anf hrungszeichen beim Import angegeben werden Ohne den Feldbegrenzer w rde ScanFile das Komma in Feld 3 ebenfalls als Feldtrenner interpretieren und die Indexinformationen w rden sich entsprechend verschieben Zus tzlich zum reinen Indeximport k nnen in ScanFile auch Daten und Indexinformationen gemeinsam Importiert werden In diesem Fall muss die Indexdatei zus tzlich den Dateinamen enthalt
279. nes Zeichen in der Liste In diesem Fall f r x y oder zZ 1 5 steht f r ein einzelnes Zeichen im angegeben Bereich In diesem Fall f r ein Zeichen im Zahlenbereich zwischen 1 und 5 Bei der Festlegung des Bereichs m ssen Sie darauf achten dass das erste Zeichen kleiner sein muss als das zweite Zeichen Beachten Sie dass bei Wildcards nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Suchen und Anzeigen e Seite 99 ScanFile User Guide Erweiterte Indexsuche EE nen Beispiele Suchbegriff Ergebnis p Es werden alle Dokumente in der Trefferliste angezeigt 222777 Alle Dokumente die im entsprechenden Indexfeld eine Indexinformation bestehend aus 5 Zeichen aufweisen werden gefunden 1 Findet alle Dokumente deren Index mit einer 1 beginnt Zum Beispiel 1 11 19 100 199 usw M ller Alle Dokumente mit der Indexinformation Mueller Moeller usw werden angezeigt Die Begriffe M ller und M ller w rden nicht gefunden werden M ller Es werden die Dokumente gefunden die Mueller M ller Moeller M ller usw enthalten MI lller Alle Dokumente mit der Indexinformation M ller oder M ller werden angezeigt Andere Ergebnisse sind hier nicht m glich Der Gebrauch von Wildcards in Verbindung mit Schlagworten reduziert die Trefferliste auf ein Minimum und grenzt so das gew nschte Dokument soweit wie m glich ein Es k nnen mehrere Suchbegriffe kombi
280. ng ist deaktiviert Rot Rote Anteile werden ignoriert Gr n Gr ne Anteile werden ignoriert Blau Blaue Anteile werden ignoriert Automatische In dieser Einstellung k nnen automatische Belichtung Belichtung und Kontrast voreingestellt werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 9 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Randhervorhebung In dieser Einstellung k nnen Konturen betont werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 5 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Seite 264 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Weitere Optionen Scanfile Einige weitere Einstellungen sind im Folgenden beschrieben Option Beschreibung Z hlen Mit dieser Option k nnen Sie berpr fen ob die Seiten vom Feeder richtig eingezogen wurden Vor dem Scannen k nnen Sie die zu scannenden Seiten durch den Feeder schicken Danach wird gescannt und der Z hler l uft herunter Stimmt diese Zahl nicht mit den eingezogenen Seiten berein erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung Heftklammererkennung Der Scanner kann nicht entfernte Klammern erkennen Dies kann einer Besch digungen des Scanners oder einem Papierstau vorbeugen Entzerren beim Einzug Diese Funktion ist zur Unterst tzung einer hardw
281. ngaben in Horizontal anpassen und Vertikal anpassen wird der Text nach links rechts oben oder unten verschoben Nach Klick auf bernehmen wird das Resultat im Anzeigefenster pr sentiert Das kann z B folgenderma en aussehen E Masken definieren Datei Bearbeiten Anzeige Invoice Scanrile Document Management Software Esott Iy_ amp Lea Adesun s Lyle Ssstt Led Involce Gugr eise Deilvery UMIT Y Sherringsan Way A gregeg Griullucog Ban Addrass Herr Slozu Road Lispaslon Mecchesler Basing Kls DD Hants R311 1 0 VAT REQ No 123 1234 12 Acoour No Curdomer Order No Despatch Dote Our Order Wo Delivery Aol Invoice No Inoke Dals Arma Debary Nate o Trensactk n anO AR 19999 5 22 94 90 12295 PARCELECE 1214239 39 94 90 ap 2 11187 Invoice Podia Dyycripion Unli Quanthty Pries Esch Deceumg 3 Total bn scantile Mantal software une H 69 410 33 0 231 13 1 Sea tr MAT Rate Total E 291 48 17 85 EAR eass quote ur invoice nurrber when making payment Zieims Kir ahari Sedivarira must be notified within 7 days INVOICE TOTALE 342 49 Seite 218 e COLD ScanFile User Guide Importierte Dateien ScanFile Importierte Dateien F r jeden Ordner k nnen Sie sich eine Liste der importierten Dateien und deren Importmaske anzeigen lassen W hlen Sie bei ge ffnetem Ordner dazu im Men COLD die Option Importliste anzeigen COLD e Seite 219 ScanFile User Guide Importierte Dateien scanFile
282. niert werden um das Resultat noch weiter einzugrenzen Die Indexbegriffe sind logisch durch UND verkn pft Die Schlagworte k nnen entweder mit einer logischen UND oder einer logischen ODER Verkn pfung verwendet werden Dies wird in den unter Optionen gt Grundeinstellungen festgelegt Nach beendeter Suche wird die Trefferliste mit den Ergebnissen der Suche eingeblendet Die Gr e der Trefferliste und des Anzeigefensters k nnen beliebig eingestellt werden Die Felder im Archivfenster zeigen die Indexinformation sowie die zugeordneten Schlagworte f r das ausgew hlte Dokument in der Trefferliste an Die Informationen im Archivfenster ndern sich bei Anwahl eines anderen Dokumentes Erweiterte Indexsuche Wenn ein Dokument gescannt oder importiert wird dann werden zus tzlich zu den Informationen die in den Indexfeldern angezeigt werden weitere Seite 100 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide Mehrfache Indexsuche scanFile Informationen ber dieses Dokument gespeichert Diese umfassen z b das Datum an dem das Dokument erzeugt wurde und den Namen des Anwenders der das Dokument angelegt hat Wird ein Dokument ver ndert werden ebenfalls das letzte Anderungsdatum und der Name des Anwenders gespeichert Die Erweiterte Indexsuche erm glicht es Ihnen nicht nur Dokumente ber die oben beschriebenen Zusatzinformationen zu finden sondern Sie k nnen auch Bereichssuchen f r jedes Feld innerhalb des Archiv
283. nlesung Der Vorgang ist in diesem Kapitel weiter oben beschrieben siehe Zonen einrichten Merkmale Ein Merkmal ist ein Teil eines Formulars durch den es sich von anderen Formularen unterscheidet Dadurch kann die Formularerkennung Unterschiede zwischen mehreren Formulartypen erkennen und die verschiedenen Typen unterschiedlich behandeln Um ein Merkmal einzurichten klicken Sie in der Baumstruktur mit der rechten Maustaste auf Merkmal und w hlen Sie Merkmal hinzuf gen Die Definition eines Merkmals unterscheidet sich nur wenig von der Festlegung einer OCR Lesezone Nachdem Sie Merkmal hinzuf gen ausgew hlt haben verwandelt sich der Mauszeiger auch hier in ein Fadenkreuz wenn Sie ihn ber das linke Anzeigefenster bewegen Ziehen Sie bei gedr ckter linker Seite 172 e OCR A Formularerkennung ScanFile User Guide Formularerkennung ScanFile Maustaste mit dem Fadenkreuz einen Rahmen um das gew nschte Merkmal und lassen Sie die Maustaste anschlie end wieder los Es erscheint automatisch das Fenster das Sie bereits von der Definition der Indexzonen kennen W hlen Sie in der rechten Seite des Fensters den Typ des Merkmals aus Ihnen stehen die gleichen Typen zur Verf gung wie bei der Anlage von OCR Lesezonen Wenn Sie eine Option gew hlt haben au er Barcode Markierungselement und Graphisches Element dann m ssen Sie den Text der als Merkmal genutzt werden soll in die Identifier Text Textbox eingeben Diese befinde
284. nnnnnnnnnnnnnnnnnennn nennen ann nnnnen 217 OVERLAYSEITEN naceesnnannnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nn nnn nenne nnnnnnnen 217 IMPORTIERTE DATEIEN 219 LURADOCUMENT 2z 24424442402004a 0nnnnann ann nnnnannnnnnannnannannnnnnannannnunnann nun 220 EIMLEITUNG nennen 221 LURADOCUMENT AUSW HLEN nnannannnnnnansnnnnannnnnnnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 221 LURADOCUMENT EINSTELLUNGEN 222 Vordefinierte Einstellungen sssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nanenane 222 ee E 223 AKTIVITATENRERBORT EE 227 EINLEITUNG zen ee an an DE Teen See 228 KONFIGURATION DES AKTIVIT TENREPORTS uacnnannannnnnnannennnnnnennnnnnnnennnnnnennnnn 228 EREIGNISSE ANZEIGEN nennen 229 EREIGNISLISTEN DRUCKEN 230 RECHERCHE IN ARCHIVIERTEN AKTIVIT TENREPORTDATEN anonnannannnnnnnnnnnnnnnne 230 CODELESS CONNECTOR kee KEN KKK KEEN KEN RENE RENE KENNEN KEREN KEEN 232 WAS IST DER CODELESS CONNECTOR neennnannnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennn nme 233 Voraussetzungen EE 233 CODELESS CONNECTOR KONFIGURIEREN unnnnannnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnn 233 Einrichten der Tastaturkiirzel 233 Einrichten einer Codeless Connector Verbindung 234 CODELESS CONNECTOR ANWENDEN 235 CD SCHREIBEN VORRBEREITEN see KEREN KEN RENE RENE KENNEN KEREN KEEN 236 NE EINE ee de eg 237 VORBEREITUNG DER DATEN 237 Normale VorberellUng nun 238 Schnelles Vorbereiten a0aa0aanaannnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnnnnrrnnrn
285. nnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 121 SITE ge 122 DOKUMENT ooer e eA E E EE E E EENE AE E 122 DIELDE ue EE 124 SCHLAGWORT ZELLEN 125 5 0 11 1201 SER NIE RE EEE NENNEN EEE NEN ENENENEWENE ENT WENLWENEWEEHENLHENEWEGEWEWEUENENEHERUE 126 SINE ee 126 NEE ee ee 126 Datumsformat in Bibliotheken a000aa0aaanannnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnennrnrernnnnnnnnnnne 127 TREFFERLISTE ee EA 127 Pers nliche Trefferliste us0 0 000000000 020000000n 00ER EnEEnAE Denen NES 128 MEN LEISTE 50 een 128 DIVERSES isn e A a E E een een 129 Hintergr nd einstellen E 130 AUTOSTART enee EE EE EE E EE EEA E ne 131 BENUTZERVERWALTUNG 2222s022000002000000000nnn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 133 EINLEITUNG en nennen rennen 134 BENUTZER ANLEGEN UND VERWALTEN ncrenennsunnnnnunsnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 134 User HINZU GEN nennen 135 User EE 137 ENEE need edd SE de deen 137 GRUPPEN HINZUF GEN UND VERWALTEN neeeenasunnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 138 Vorinstallierte GIUPBEN unun un eeeensieeeene 138 Benutzerdefinierte Gruppen 139 ERWEITERTE EINSTELLUNGEN sauna ana anna ENEE 139 SCA NFILE KONTO u 00000000naa00Hn Ann animieren 140 1018101 EE 141 Willkommen bei ScanFile e Seite 13 WH ScanFile Benutzerhandbuch scanfile Inhalt Remote ZGervice 141 ERWEITERTEEINSTELLUNGEN sek RRE REENEN RENE R KEREN EEN R KEREN 143 EIMLEITUNG anne 144 SPRACHE W HLEN anannasnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
286. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 58 SCANNER AUSW HLEN amp EINSTELLEN seeennnnnnnnsnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenennn 58 ee A GE 59 AHEHIVE EE 60 lun EEN 61 EE 61 FEIDEIGENSCHAFTEN sun 62 EE 62 18310 74 28 EE 62 WAE a 2 2 EAA EAA EA ION ROSE NIEHE IE EINNERIEER PIEHER GE PIEHE IE E 63 Datu EEN 63 ee 63 Bar Idee nee EDDIE MEINE EEE 63 EE een 63 Index kopiere EE 63 EE DEE 64 FIDEL ea 64 ERWEITERTE FELDEIGENSCHAFTEN sssissseeesseseeernreeernrreesrnrreeernrrnnernrrenrnnrennnn 65 ee 65 Aktion bei doppeltem LEET 66 Datumsformat Druten 66 Eingabe ee EE 67 Alle Stellen eingeben nn 67 E ee EE 67 ERWEITERTE EINSTELLUNGEN 67 VOL BER EE 67 eg elei gute ET 68 Aktion bei doppeltem EE 68 ee 68 Aufbewahrungssteuerung e 68 THESAURUS neues Tee en Een 68 Thesaurusimpott Se nee en res 70 Ee AN 70 ARBEITEN MIT ARCHIVEN anni nannte 72 Toolbox SCANNEN EE 72 Toolbox SEE Nana Renee 73 Toolbox Bearbeltef een niriana rer iener an Parainen ETE 73 Toolbox Nacherfassen esegeekeegeSEdEEESNSENENESEdEEEEEERSKNENEENESEEEENSENE ENEE 74 S hlagWOrn Anz lg nee 74 AUFBEWAHRUNGS STEUERUNG zueeennnsunsssnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnenn 75 ee nsien AOE AREE AAE 75 ARCHIV BERSICHT EE 76 Archiv Spezifikationen nn e 76 Erweiterte Einstellung E 76 EE 76 Willkommen bei ScanFile e Seite 11 WH ScanFile Benutzerhandbuch scanfile Inhalt Erweiterte Eigenschaften u 77 DOKUMENTE
287. nrnrrrnnrnnrnnrnnrnnnnna 239 OD TICKER uannannnnnnannnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anna nnnnnnnnnnnnn ann nnennn nennen ann nnenen 240 AUF CD SCHREIBEN nn nnnnnnnnnnnnn nennen 240 SCANNER EINSTELLEN sek KEN KKK KEEN KEN RENE REENEN REENEN RENE KEN 242 EIMLEITUNG nennen 243 SCSI VERBUNDENE DGCANNER anne 243 SCANAUFL SUNG unnnnannannnannennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen ann nnnnen 244 ge EE 244 SCANNER EUNKTIONSSEITEN 245 SCANNER EINSTELLEN ann nnnnnnnnnnnnn anna nnnnen 246 DR 2010C DR 2510C DR 3010C DR 6050C DR 7550C DR 9050C amp DR Eu Oe 246 ELE 246 Sola EN 248 DEE 249 Scanner einstiellen 249 Seite 16 e Willkommen bei ScanFile ScanFile Benutzerhandbuch scanFile Inhalt Erweiterle Finstellingen anenassenannie a A A 251 DR 4010C DR 5010C amp DR 60100 ssssssssnssessrineneernnrserrrnrnerernnnerrrnnneeee 252 Scanner einstellen nenne E a 252 Erweiterte Einsieilungen ee 255 DIRFSTORYSCANNER deeg 256 Verzeichnis einrichten sssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nanan nn mannanna 257 EEN 297 eelere E 258 L schen nach dem ee ee 258 Mit Bee 258 CANON DR 6080 DR 7580 amp DR90800C sssssssnssnnnenerrrnnnerrrnneerrnnrnerennnneene 259 Scanner einstellen E 259 Zeitenemstellungen AA 260 Lee een 263 E ege E 263 EE 263 Erweiterte Einstellungen asian 263 Ee OR 267 Scanner instelle E 267 Seiteneinstellungen E 268 Empfindlichkeit EE 271 0 0 21
288. nstellen Einige TWAIN Scanner verf gen ber einen Kompressionsalgorithmus um die Gr e der vom Scanner zum PC bertragenen Datenmenge zu reduzieren Verf gt der Scanner ber diese M glichkeit k nnen Sie dies mit Hilfe der Option Komprimierte bertragung aktivieren ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden In diesem Fall werden die Scannereinstellungen im dann erscheinenden ISIS Treiberfenster vorgenommen Die Verwendung der ISIS Treiber erfordern eine Lizenz Seite 316 e Scanner einstellen ScanFile User Guide ISIS scanFile a Wartung und Testprozeduren Wartung und Testprozeduren e Seite 317 ScanFile User Guide Einleitung EE nen Einleitung ScanFile bietet Ihnen Unterst tzung falls Probleme mit Archiven oder Bibliotheken auftreten Zu diesem Zweck stehen mehrere Programme zur Verf gung die Wartungs und Testarbeiten an den Archiven und Bibliotheken durchf hren k nnen Diese Wartungs und Testprogramme ersetzen keinesfalls ein regelm iges Backup Ihrer Daten Wir empfehlen dringend immer eine aktuelle Sicherungskopie der Daten zu erstellen um Datenverlusten vorzubeugen Archiv berpr fen ber das Men Datei gt Archiv berpr fen kann ScanFile ein Archiv selbstst ndig auf Fehler berpr fen Dabei werden Fehler in der Datenbank fehlende oder fehlerhafte Dateien fehlerhafte Indexdaten und Dokumente mit fehlenden Seiten in der Da
289. nstellen DR 6080 DR 7580 DR 9080C Scanner SCSI ID w hlen Seiteneinstellungen Ha 0 ID 7 VMSCSI NG Seitengro e Aufl sung Modus ID 2 777 v Maximum 200 x 200 v Schwarz Weib Rasterung Kompression Rotation Textmodus v Komprimiert TIFF G4 ze 0 Empfindlichkeit Vorderseite Image anpassen Photo Helligkeit Seiten Vorderseite Gleiche Einstellungen f r R ckseite Einstellungen f r Auto Grundeinstellungen verwenden Abbruch Scanner einstellen e Seite 259 Scanrile ScanFile User Guide can le nen Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Seiteneinstellungen Alle drei Scanner k nnen ein und doppelseitig scannen Zudem k nnen f r die Vorderseite und R ckseite eines doppelseitigen Dokumentes unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden Zun chst m ssen Sie entscheiden ob ein oder doppelseitig gescannt werden soll indem Sie eine der Optionen Vorderseite R ckseite oder Doppelseitig scannen ausw hlen Falls Sie Image anpassen verwenden berpr ft der Scanner automatisch die Gr e von jeder gescannten Seite Die Seitengr e der abgespeicherten Datei wird automatisch angepasst Ist diese Einstellung aktiviert brauchen Sie die Einstellung der Seitengr e nicht vorzunehmen Wenn Sie f r beide Seiten die gleichen Einstellungen bestimmen m chten aktivieren Sie die Option Gleiche Einstellungen f r R ckseite Ist diese Option nicht gew hlt k nnen Sie f r beide Seite
290. nt so wird der Indexwert gespeichert Dieser Vorgang wird wiederholt bis alle eingestellten Barcodetypen gelesen wurden Die Hierarchie der eingestellten Barcodes bestimmt dadurch auch gleichzeitig die Reihenfolge in der die gelesenen Barcodes in die Indexfelder eingetragen werden Das untere Beispiel zeigt die Reihenfolge in der die Barcodes mit der oben gezeigten Konfiguration gelesen und in die Indexfelder gespeichert werden lt Barcode 39 3 aus 9 gt lt Barcode 39 3 aus 9 gt lt Code 128 gt lt Code 128 gt S W I 4 lt Barcode 39 3 aus 9 gt Gi Die Kombination verschiedener Barcodetypen birgt gewisse Risiken Sie sollten vorher genau berlegen ob eine Barcodekombination ben tigt wird und welche Barcodes gelesen werden m ssen Einige Barcodetypen sind untereinander kompatibel und k nnten daher doppelt erkannt werden Au erdem ist der Standard bei manchen Barcodetypen zum Beispiel bei dem Typ 2 aus 5 interleaved so frei definiert dass auch andere Barcodetypen in das Schema passen Unter Umst nden k nnen Barcodes dadurch falsch zugeordnet werden wenn einer dieser Barcodes in der Hierarchie ber anderen Barcodetypen steht Seite 156 e Barcodes ScanFile User Guide Barcodes lesen w hrend des Scannens Scanfile Mit der Option Pr fziffer erkennen k nnen Sie von ScanFile die G ltigkeit des Barcodes berpr fen Die Pr
291. nz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren 2 SICHERUNGSKOPIE a Sie k nnen von der gelieferten ScanFile CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge Seite 4 ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Software Lizenzvertrag ScanFile kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und nicht mehr Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen b Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz Dongle anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DEN LIZENZVERTRAG Die Lizenz Dongle ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar 3 BESCHR NKUNGEN a Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist b Sie d rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennba
292. nzierung Ihres Dongles ben tigen Sie den Pick Up Code Bitte stellen Sie vor der Lizenzierung sicher dass der Dongle korrekt an den Server oder der Workstation angeschlossen ist Sollte der Lizenzmanager beim ersten Start nicht automatisch geladen werden dann k nnen Sie ihn in der ScanFile Programmgruppe im Startmen auch jederzeit manuell starten Lizenzierung e Seite 49 ScanFile User Guide Lizenzierung Scanfile Due Magen elen Sowohl beim ersten Start von ScanFile als auch beim Starten des Lizenzmanagers werden Sie nach einem Benutzernamen und einem Passwort gefragt Um die Lizenzierung durchf hren zu k nnen ben tigen Sie ein Benutzerkonto mit Administrationsrechten Bei der Installation von ScanfFile wird standardm ig folgendes Konto eingerichtet Benutzername admin Passwort admin Bei der Passworteingabe ist die Gro und Kleinschreibung zu beachten Internet Lizenzierung Wenn Sie den Lizenzmanager ge ffnet haben k nnen Sie die Internetlizenzierung jederzeit ber den Button Internetlizenz starten Diese Variante der Lizenzierung setzt voraus dass der Server bzw die Workstation auf der die Lizenzierung durchgef hrt werden soll an das Internet angeschlossen ist Sie werden zun chst aufgefordert den Pick Up Code einzugeben der Ihnen mit der Software und dem Dongle geliefert wurde Pick Up code eingeben Pick Up Code Abbruch Nachdem Sie die Eingabe mit OK best tigt
293. o Helligkeit Seiten Vorderseite v Gleiche Einstellungen f r R ckseite Einstellungen f r Vorderseite v Tempor re Einstellungen F Text Helligkeit Auto Grundeinstellungen verwenden Abbruch Bei der Seiteneinstellung k nnen folgende Optionen gew hlt werden Seitengr e Seite 252 e Scanner einstellen ScanFile User Guide DR 4010C DR 5010C amp DR 6010C Scanfile W hlen Sie eine der folgenden Seitengr en Brief 8 5 x 11 In Legal 8 5 x 14 In A3 297 x 420 mm A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm B5 176 x 250 mm B6 125 x 176 mm Window Wenn Sie die Option Window w hlen k nnen Sie einen Ausschnitt des Dokumentes festlegen der gespeichert werden soll W hlen Sie Window als Seitengr e und f hren einen Testscan durch Im Testscan Fenster wird ein Auswahlfeld ber die gescannte Seite gelegt Passen Sie die Gr e und die Position an den gew nschten Ausschnitt an Die Gr e und Position der Box werden gespeichert und auf die gescannten Seiten angewendet Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Aufl sung Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 100 150 200 240 300 400 und 600 dpi dots per inch Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Je h her der Bitwert desto mehr Farbstufen werden gescannt Bedenken Sie bitte
294. odus k nnen Sie die Kompression und die Qualit t der einzelnen Image Ebenen ver ndern Dabei werden folgende Optionen unterschieden Bitonal Vordergrund Hintergrund Kleine Abbildungen Diverses Bitonal Die Bitonal Einstellungen bestimmen wie der Textanteil eingeteilt abgespeichert und komprimiert wird Dabei stehen folgende Einstellungen zu Verf gung LuraDocument e Seite 223 ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen EE nen Option Beschreibung Modus Legt das Kompressionsformat fest in dem der Text gespeichert wird Diese k nnen LDF Lura TIFF G4 oder keine Kompression sein Zerlegung Bestimmt ob das Image ausschlie lich aus Text Graphiken oder Text und Graphiken besteht Ein Auto Modus ist ebenfalls w hlbar Maske Legt fest ob LuraDocument die Bildzerlegung mit einem angepassten oder einem konstanten Algorithmus ausf hrt Qualit t Zur Verf gung stehen Werte von 1 bis 100 Vordergrund Das Vordergrundimage speichert die Informationen ber Textfarben und kann f r unterschiedliche Kompressionslevel und Qualit tsstufen eingestellt werden Option Beschreibung Modus Das Vordergrundbild wird eingebettet an die Grundlinie gesetzt Sie k nnen auch Keine None Einstellungen ausw hlen Abtastung Je h her der ausgew hlte Wert desto h her ist die Kompression und umso niedriger ist die Imagequalit t Minimale Die minimale Imagequalit t wird hier eingest
295. on OK damit ScanFile den bin ren Suchbaum anlegt Schnelle Suche Rechnungsnummer Stra e Auftragsnummer PLZ Kundennummer Ort Datum Fi Kunde Fj Abbruch Beachten Sie bitte dass die Eingabe eines bin ren Suchbaumes den Import neuer Informationen beeinflusst Das ist vor allem dann der Fall wenn Archive in eine Bibliothek importiert werden Deshalb empfiehlt es sich vor dem Import eines Archivs in eine Bibliothek den Index zu deaktivieren und anschlie end wieder zu aktivieren Seite 148 e Erweiterte Einstellungen ScanFile User Guide Schnelle Suche scanFile a Allgemeine Informationen Allgemeine Informationen e Seite 149 ScanFile User Guide Einleitung ScanfFile Duett Manage e eer Einleitung Diese Kapitel beschreibt wie man Informationen ber die installierte Version und das angezeigte Image bekommt Dar ber hinaus kann man bestimmte Aktivit ten im ScanFile System protokollieren und damit Berichte erstellen ScanrFile Version Im Men Hilfe gt Info k nnen Sie die Version von ScanFile den Namen des Computers sowie den eingeloggten Benutzer sehen Zus tzlich k nnen Sie ber den Button Info n here Informationen zum System und dessen Ressourcen abfragen TE ScanrFile Document Management System PC SPIELBERG 2000 2012 Spielberg Solutions GmbH Webseite Jetzt registrieren Im ageinformationen Wird eine Seite eines Dokumentes im An
296. onen Zonen OCR kann eine automatische Indizierung von Dokumenten durchf hren Mit Volltext OCR k nnen Sie ganze Dokumente nach bestimmten Worten durchsuchen Erweiterungen Derzeit besteht die Erweiterung aus einer Anwendung der Nummernkreispr fung Damit kann die Existenz nummerierter Dokumente in einem festgelegten Zahlenbereich in einem Scanfrile Archiv berpr ft werden Ein Protokoll ber m gliche fehlende und mehrfach auftretende Dokumente wird erstellt ASPI Layer Diese Option installiert das letzte Release des ASPI Layers f r die Adaptec SCSI Boards Dieser Layer wird ben tigt falls Sie einen Scanner verwenden wollen der ber SCSI an den PC angeschlossen ist ScanFile VNP Mit dem ScanFile VNP k nnen Sie virtuelle Drucker installieren Die Dokumente werden automatisch in TIFF Dateien konvertiert und in einem vordefinierten Verzeichnis gespeichert Von dort k nnen Sie automatisch in Ihren ScanFile Archive importiert werden Installation von ScanFile e Seite 35 ScanFile User Guide Microsoft Server EE nen Pers nliche Trefferliste Bevor ScanFile endg ltig auf Ihrem PC installiert wird m ssen sie noch ein Verzeichnis ausw hlen in dem die Dateien Ihrer pers nlichen Trefferlisten gespeichert werden sollen Standardm ig bietet ScanFile wieder ein Unterverzeichnis mit dem Namen Data in dem von Ihnen gew hlten Installationsverzeichnis an Nachdem Sie ein Verzeichnis gew hlt
297. ool k nnen Sie Einstellungen an den Archivierungsverzeichnissen und Druckerzuordnungen vornehmen Wechseln Sie auf die Seite Interface um die Konfiguration der Ports vorzunehmen Common Interface WebPanel LPD PortPrinting1 VN P_OO 1 PortPrinting2 PortPrinting3 Archive PortPrinting4 Path rchiye jw Print Printer Yirtual Network Printer In der Liste auf der linken Seite werden Ihnen die verschiedenen Ports aufgelistet W hlen Sie einfach den gew nschten Port und geben Sie im Feld Path den gew nschten Archivierungspfad an Uber den Button k nnen Sie das Zielverzeichnis in einem Dialog ausw hlen Mit der Option Print k nnen Sie einen Drucker bestimmen auf dem das Dokument zus tzlich zur Archivierung im angegebenen Verzeichnis ausgedruckt werden soll Damit k nnen Sie das Ausdrucken und Archivieren ber einen einzigen virtuellen Drucker verbinden ScanFile VNP e Seite 349 ScanFile User Guide Konfiguration scanFile u Konfiguration von LPD Mit LPD k nnen Sie den VNP f r Rechner mit anderen Betriebssystemen schnell und einfach zug nglich machen Wenn Sie in Ihrem Netzwerk nur Rechner mit Microsoft Windows verwenden dann ist die Verwendung von LPD nicht notwendig Sollen allerdings auch Linux oder Unix Clients den VNP als Archivierungsdrucker verwenden dann bietet LPD eine passende Schnittstelle Die LPD Funktion kann ber das Konfigurationstool aktiviert und konfiguriert
298. ort e Seite 197 GE ScanFile User Guide scanFile E Mail Wenn Seiten ausgedruckt werden sind verschiedene Optionen verf gbar Diese k nnen im Men Optionen gt Grundeinstellungen eingestellt werden Eine Auflistung und Erl uterung der verschiedenen Einstellungen finden Sie im Kapitel Grundeinstellungen E Mail ber das PopUp Men der Trefferliste k nnen archivierte Dokumente direkt aus ScanFile per E Mail verschickt werden W hlen Sie dazu einfach das gew nschte Dokument in der Trefferliste aus und ffnen Sie das PopUp Men durch einen Klick mit der rechten Maustaste W hlen Sie den Men punkt Senden an gt E Mail und ScanFile erzeugt automatisch eine neue E Mail in der E Mail Software die auf dem PC installiert ist Das ausgew hlte Dokument wird der E Mail automatisch als Anhang beigef gt Mehrseitige Dokumente k nnen entweder in einer Multi Page TIFF Datei als einzelne TIFF Dateien oder als PDF Datei angeh ngt werden Dies ist von der Einstellung im Men Optionen gt Grundeinstellungen abh ngig Elektronische Dokumente werden in ihrem urspr nglichen Format kopiert Export ber die Exportschnittstelle von ScanFile ist es m glich den Inhalt von Archiven zu exportieren und Ihn dadurch f r die Verwendung in anderen Programmen bereitzustellen Beim Exportieren wird eine ASCII Datei mit den Indexinformationen erzeugt die Referenzen auf die exportierten Bilddateien enth lt Wenn Sie das Men
299. ption Starttyp Stellen Sie diese von Manuell auf Automatisch Damit steht der Dienst sofort nach einem Neustart des Rechners wieder zur Verf gung Sie k nnen den Dienst an dieser Stelle auch sofort manuell starten um den Neustart des Rechners zu umgehen Seite 322 e Remote Services ScanFile User Guide Remote Services Einstellungswerkzeug scanFile Benutzerkonto Der Remote Service benutzt standardm ig das lokale Systemkonto f r s mtliche Zugriffe Die Zugriffsberechtigungen des lokalen Systemkontos haben z B keine Zugriffsrechte auf Netzwerkressourcen Daher sollte ein spezielles Benutzerkonto ausgew hlt werden das die entsprechenden Zugriffsrechte bereitstellt Wir empfehlen daher dringend f r den Remote Service ein eigenes Benutzerkonto anzulegen F r den Fall dass der Remote Service Zugriff auf Netzwerkressourcen braucht sollte dies ein Dom nenkonto sein Sollten Sie mit dem ScanFile Konto arbeiten so beachten Sie bitte das ScanFile und der Remote Service unter dem gleichen Benutzerkonto laufen sollten Berechtigungen Der Benutzer den Sie anlegen muss auf dem Rechner auf dem der ScanFile Pfad abgelegt ist sowie auf allen Rechnern auf denen ScanFile Daten abgelegt sind das Recht zur lokalen Anmeldung haben Das Konto des Remote Services muss auf folgenden Verzeichnissen und deren Dateien das Recht Andern besitzen e ScanFile Programmverzeichnis e ScanfFile Archivlaufwerke Verzeichnis
300. r Funktionsseiten Kontrollseiten Erkennung Keine Stapelseiten Erkennung Keine TIFF Format Darstellung Textmodus Unkomp TIFF j O Photomodus Invertieren 90 Drehung Abbruch CCITT G4 e Doppelseitig or scannen Scanner einstellen e Seite 297 GE ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 3020 Scan Aufl sung Der DR 3020 bietet folgende drei Aufl sungen e 200 x 200 dpi e 300 x 150 dpi e 300 x 300 dpi Die gew hlte Aufl sung beeinflusst die Imagequalit t und die Scangeschwindigkeit Bei einer Aufl sung von 300 x 150 dpi werden mit dem DR 3020 40 Seiten Minute eines einseitigen Dokumentes gescannt Bei doppelseitigen Dokumenten und einer Aufl sung von 300 x 300 dp verlangsamt sich der Scanvorgang auf 11 Seiten Minute Seitengr e Der Canon DR 3020 scannt bis zur Gr e DIN A4 In der Option Seitengr e k nnen Sie diese gew nschte Seitengr e einstellen Wenn Sie Maximum ausw hlen und die Option Anpassen verwenden erkennt der DR 3020 automatisch die Seitengr e Darstellung Diese Parameter beeinflussen den Speicher und Darstellungsmodus eines Images Standarddokumente werden normalerweise im Textmodus eingescannt Der Photomodus ergibt durch eine Rasterung im Allgemeinen bessere Scanresultate allerdings ben tigen im Photomodus gescannte Bilder mehr Speicherplatz Mit der Option Invertieren k nnen Sie die Farbdarstellung umkehren So w rde beispielsweise aus einem schw
301. r Ill sowie dem Handbuch der Mikrofilmscanner MS300 MS350 MS400 MS500 MS800 Stapel Scannen Mikrofilm Ein Batchscan erzeugt Dokumente mit mehreren Seiten Manueller Modus Im manuellen Modus kann der Benutzer immer ein Bild vom Mikrofilm scannen Diese Einzelbilder werden von ScanFile zu einem Dokument zusammengefasst e Legen Sie den zu scannenden Film in den FS Controller III ein e Positionieren Sie den Rollfilm auf das erste zu scannende Bild entweder durch Tastatureingabe oder durch den Drehknopf des FS Controller II e Stellen Sie Zoom und Focus ein e Geben Sie die Indexinformation ein falls diese nicht automatisch durch Barcode Duplexfelder oder Z hlfelder erzeugt werden e Starten Sie den Scanvorgang durch Klick auf den Button Batch scannen e W hlen Sie falls n tig ein neues Bild aus und klicken Sie auf Scannen fortsetzen Dies Wiederholen Sie bis zum Ende des Dokumentes e Um das Dokument abzuschlie en klicken Sie auf Seiten speichern Seite 184 e Mikrofilm Scannen ScanFile User Guide Stapel Scannen Mikrofilm Scanfile Feedermodus In diesem Modus wird eine vom Benutzer bestimmte Anzahl von Bildern sequentiell gescannt und in einem Dokument abgelegt Der Index wird entweder manuell eingegeben oder automatisch durch Barcode Duplexfelder oder Z hlfelder ausgef llt Der Index kann auch sp ter eingegeben oder editiert werden Die zu scannenden Bilder k nnen anhand der Blips B F
302. r k nnen Sie eine eventuelle automatische Zufuhr ausw hlen Dies kann f r Rollfiime der FS Controller Il sein oder eine ber die serielle Schnittstelle des PCs betriebene automatische Ficheb hne Bei Verwendung der Ficheb hne muss die serielle Schnittstelle richtig ausgew hlt und eingestellt sein Bitte beachten Sie dass nicht alle automatischen Feeder berall erh ltlich sind Erkundigen Sie sich diesbez glich bei Ihrem Lieferanten f r Mikrofilmscanner und Mikrofilmbedarf Empfindlichkeit Sie haben die M glichkeit eine manuelle Einstellung der Empfindlichkeit vorzunehmen indem Sie zun chst die Funktion Auto deaktivieren und dann den Schieberegler in die gew nschte Richtung bewegen Sie k nnen den Wert auch ber die Tastatur eingeben diese liegen zwischen 1 und 255 FS Controller Ill Hier werden Einstellungen des MS400 und des MS500 mit dem FS Controller III beschrieben Einzelheiten finden Sie im Handbuch zum FS Controller Ill Mode Beschreibung Page II File Page III Batch File Page VI File Page Seite 312 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon MS400 amp 500 scanFile Mode I Mode ll Mode lll Mode VII Shift F Store Return Password 149 149 149 149 Return 1 Search Mode Return Mode 1 2 3 7 Return Canon Meth Yes No No No Return Serge Progr 31 13 13 10 Return Ser Level 1 s
303. r klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Randhervorhebung In dieser Einstellung k nnen Konturen betont werden Die zur Auswahl stehenden Werte liegen zwischen 1 und 5 Bewegen Sie den Schieber oder klicken Sie auf die Pfeile um den Wert zu verringern bzw zu erh hen Weitere Optionen Einige weitere Einstellungen sind in der folgenden Tabelle beschrieben Seite 280 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C A 5060F Scanfile Option Beschreibung Z hlen Mit dieser Option k nnen Sie berpr fen ob die Seiten vom Feeder richtig eingezogen wurden Vor dem Scannen k nnen Sie die zu scannenden Seiten durch den Feeder schicken Danach wird gescannt und der Z hler l uft herunter Stimmt diese Zahl nicht mit den eingezogenen Seiten berein erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung New File Automatik In dieser Einstellung k nnen Sie automatisch ein neues Dokument erstellen lassen sobald im Batchscanmodus der Feeder leergelaufen ist Nachdem Sie den n chsten Stapel eingelegt und das Scannen fortgesetzt haben wird automatisch das n chste Dokument erzeugt Vorderes Bedienfeld In dieser Einstellung k nnen Sie das vordere verwenden Bedienfeld verwenden um den Scanner zu steuern Bei der Nutzung des DR 5060F k nnen Sie mit dem vorderen Bedienfeld zudem die Funktionen f r das Microfilmscannen kontrollieren Weiteres Feature de
304. ra e 52 54 76137 Karlsruhe Wibu I Innovasys Ltd eine englische Gesellschaft mit Sitz in Westowe Chelston Road Torquay Devon UK TQ2 6PU Innovasys m Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte a bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Rechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplattenantrieb installiert ist b bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lize
305. rchiv ein Als n chstes k nnen Sie die maximale Kapazit t f r das neue Archiv festlegen Im Beispiel wurde die Gr e auf 4 7 GB beschr nkt damit das Archiv sp ter auf einer DVD ausgelagert werden kann Wenn die von Ihnen eingegebene Maximalgr e erreicht ist k nnen keine weiteren Daten in das Archiv gespeichert werden Bei der Wahl der maximalen Kapazit t haben Sie die M glichkeit eine der vordefinierten Optionen f r die g ngigen Medientypen zu w hlen oder die Gr e manuell in Megabyte einzugeben Wenn Ihr Archiv keiner Gr enbeschr nkung unterliegen soll dann W hlen Sie die Option Server RAID Volume um Ihrem Archiv eine unbegrenzte Kapazit t zuzuweisen Im Anschluss k nnen Sie die Indexfelder f r Ihr Archiv definieren Ein Archiv kann bis zu 10 Indexfelder besitzen Den Namen und die Gr e der Indexfelder k nnen Sie frei w hlen wobei die Gr e eine maximale L nge von 255 Zeichen nicht berschreiten darf Zus tzlich k nnen Sie den einzelnen Feldern jeweils ein eigenes Feldattribut zuweisen das Sie beim Ausf llen der Indexinformationen unterst tzt Alle Eigenschaften der Indexfelder k nnen jederzeit modifiziert werden ohne dass bereits existierende Daten verloren gehen Feldeigenschaften Jedes Feld wird mit einem Attribut versehen das von den Anforderungen an die Eintragungen f r dieses Feld abh ngt Die verf gbaren Werte sind im Folgenden aufgelistet Keine Die Indexinformation muss f r jede
306. rd auch der zweite Z hler verwendet so m ssen die entsprechenden Werte durch einen Dezimalpunkt getrennt werden Die Konfiguration der Z hler kann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Wie die Z hler konfiguriert werden wird sp ter genauer erl utert Der horizontale bzw vertikale Abstand ist nur von Interesse wenn der Text in ein Image eingebettet werden soll Beide Abst nde werden in mm angegeben Der horizontale Abstand gibt den Abstand zur linken Seite an w hrend der vertikale Abstand die Spanne zwischen Text und dem oberen Rand festlegt Genauere Angaben dazu entnehmen Sie bitte den zum jeweiligen Scanner mitgelieferten Unterlagen Sie k nnen den Text wahlweise auf jede Seite drucken oder nur auf der ersten Seite eines Dokumentes W hlen Sie dazu bei der Einstellung Seiten die Option Jede oder Neues Dokument In diesem Fenster k nnen Sie auch die Druckausrichtung des Textes festlegen W hlen Sie dazu im Auswahlfeld Ausrichtung die gew nschte Option aus Die verf gbaren Werte sind 0 90 180 und 270 Grad Seite 266 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 7080C Scanfile Mit der Option Rechts nach Links k nnen Sie den Aufdruck so einstellen dass von rechts nach links Zeichen hinzugef gt werden Die voreingestellte Schriftmatrix die der Drucker benutzt ist 12x12 Punkte Sie k nnen die kleinere Einstellung 8x7 w hlen indem Sie die Option Kleine Schriftgr e verwenden aktivie
307. rd eine Lizenz eigene ben tigt Die Konfiguration erfolgt in ScanFile ber den Men punkt Optionen gt Codeless Connector Die entsprechende Windows Applikation aus der die Inhalte bernommen werden sollen m ssen dabei auf dem Rechner installiert sein an dem die Konfiguration durchgef hrt werden Codeless Connector konfigurieren Folgende Schritte m ssen zur Konfiguration vorgenommen werden e Einrichten der Tastaturk rzel zur bernahme der Feldinhalte e Erstellen einer oder mehrerer Codeless Connector Verbindung en zu verschiedenen Anwendungen Einrichten der Tastaturk rzel ber das Men Optionen gt Codeless Connector gt Verkn pfung erstellen k nnen die Tastaturk rzel f r den Codeless Connector eingerichtet werden F r jede Funktion Suchen Bearbeiten Scannen k nnen die Tasten Strg Alt oder Shift sowie ein Buchstabe als Tastenkombination verwendet werden Zus tzlich Sie k nnen auch Mausaktionen in diese Kombination einbeziehen Codeless Connector e Seite 233 ScanFile Benutzerhandbuch Codeless Connector konfigurieren scanFile Beachten Sie dass die Kombinationen f r jede Funktion eindeutig sein m ssen und nicht mit anderen eingerichteten Tastaturk rzeln auch anderer Applikationen kollidieren d rfen Die folgende Abbildung zeigt das Fenster zur Einrichtung der Tastaturk rzel Codeless Connector Grundeinstellungen Hier k nnen Sie Hotkeys f r die Codeless Conne
308. rden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren Remote Services Seite 339 ScanFile User Guide Aufbewahrungssteuerung EE nen wann die Archive auf neue Dokumente durchsucht werden die noch Zonen OCR gelesen werden m ssen Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Archive schnell auf zu lesende Dokumente durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans Zonenlesen indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Aufbewahrungssteuerung Einf hrung F r jedes Dokument in einem Archiv kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet z B nach dem Er ffnungsdatum oder auch der letz
309. rden Worte ber cksichtigt Suche die hnlich klingen wie der eigentliche Suchbegriff So sollte beispielsweise bei dem Suchbegriff Meier auch die Schreibweise Mayer oder Mayr gefunden werden Seite 102 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide Trefferliste ScanFile Nach Durchf hrung der Suche wird eine Trefferliste angezeigt Hier werden die Seiten Dokumente aufgelistet in denen die gesuchten Worte vorkommen Die Liste ist nach H ufigkeit des Auftretens sortiert Um eine Seite im Anzeigefenster darzustellen klicken Sie die entsprechende Seite einfach in der Trefferliste an Falls Sie die Option Ausf hrliche Darstellung nicht ausgew hlt haben wird beim Anklicken des Dokumentes die jeweils erste Seite ge ffnet Andernfalls erscheint sofort die gew nschte Seite im Anzeigefenster Trefferliste Nach einer Suchoperation werden in der Trefferliste die Dokumente angezeigt die die Suchkriterien erf llen Die Anzeige der Trefferliste kann auf verschiedene Arten ver ndert und angepasst werden Sowohl die Spaltenbreite als auch die Reihenfolge der Spalten innerhalb der Trefferliste kann modifiziert werden BD Irefierliste Um die Spaltenbreite zu ver ndern bewegen Sie den Cursor auf die rechte Ecke im Spaltenkopf und ziehen Sie die Spalte mit gedr ckter linker Maustaste auf die gew nschte Breite Um eine Spalte zu bewegen halten Sie die linke Maustaste ber dem Spaltenkopf gedr ckt und ziehen Sie die Spalte
310. re Form reduzieren c Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen 4 EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Wise Apex Nuance Lura Microplex Stellent Desaware Crescent Wibu und Innovasys behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software so wie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten 5 EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind Seite 5 ScanFile Benutzerhandbuch Scanrile Software Lizenzvertrag EE nen 6 SUPPORT UND UPDATES a Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst tzung zu leisten ausgenommen in den F llen in
311. ren Bei der Art der Einbettung stehen Ihnen drei verschiedene Optionen zur Verf gung Die Option Schwarz auf Wei druckt schwarzen Text auf wei es Hintergrundfeld Im Gegensatz dazu bewirkt die Option Wei auf Schwarz das exakte Gegenteil und druckt einen wei en Text auf schwarzes Hintergrundfeld Verwenden Sie die Option Schwarz auf Image wenn Sie den Text einfach in schwarz das Image drucken m chten Die beiden Z hler k nnen unabh ngig voneinander auf die gleiche Weise konfiguriert werden Legen Sie dazu einen f r jeden verwendeten Z hler einen Start und einen Erh hungswert fest F r die Optionen R cksetzen wenn setzt den Z hler an den Anfang zur ck und Erh hen wenn f gt den angegebenen Wert hinzu k nnen Sie aus folgenden Bedingungen ausw hlen Neuer Vorgang Trennseite Vorgang oder Trennseite Jedes Dokument Nie Sobald die gew hlte Bedingung erf llt ist wird die entsprechende Aktion durchgef hrt Canon DR 7080C Das Canon Modell DR 7080C ist ein Multifunktionsger t das als Scanner sowohl ber eine Flachbettvorlage als auch ber einen Feeder verf gt Es erm glicht damit sowohl das schnelle Scannen eines Stapels sowie einzelner Vorlagen z B aus B chern Dieser Scanner kann doppelseitig scannen und unterst tzt den Schwarz Wei Graustufen und 24Bit Vollfaromodus Die maximale Scanaufl sung betr gt 600dpi Scanner einstellen Es gibt viele Einstellungen die Sie f r einen Scanner ausw hl
312. ren Mit der Option Index kopieren haben Sie die M glichkeit die Indexinformationen von anderen Dokumenten zu bernehmen Wenn das Feld dem Sie die Eigenschaft Index kopieren zugewiesen haben den gleichen Inhalt hat wie ein bereits vorhandener Datensatz dann werden s mtliche Indexinformationen des vorhandenen Datensatzes bernommen Die Indexinformationen der beiden Datens tze stimmen danach in allen Feldern berein Archive e Seite 63 ScanFile User Guide Feldeigenschaften Ban le an Sie k nnen Index kopieren auch als Aktion bei doppeltem Index definieren damit Sie zus tzlich eine andere Feldeigenschaft wie zum Beispiel Barcode verwenden k nnen Pr ftziffern Die Optionen Mod 2 Mod 10 1 Mod 11 1 Mod 11 2 11er Check und ISBN sind Pr fzifferalgorithmen Sollten Sie einen dieser Pr fzifferalgorithmen verwenden wollen dann setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung Externe Liste Die Feldeigenschaft Externe Liste erm glicht es eine Indexdatei mit ScanrFile Indexfeldern zu verbinden um sp ter in der Archivtoolbox eine Schnellindizierung mit vordefinierten Werten vornehmen zu k nnen Wenn Sie die Feldeigenschaft Externe Liste ausw hlen k nnen Sie eine Indexdatei bestimmen welche die relevanten Indexdaten enth lt Danach m ssen Sie die Feldanzahl einen Feldtrenner einen Feldbegrenzer und den Textmodus festlegen Klicken Sie auf Zeile einlesen Die Indexinformationen der ersten Zeile erschein
313. ren und sie den entsprechenden Indexfeldern zuordnen Beachten Sie bitte dass die Zonenerkennung immer auf der ersten Seite eines Dokuments erfolgt Um sicher zu gehen dass w hrend der Zoneneinrichtung auch tats chlich der gew nschte Bereich angezeigt wird k nnen Sie die Seite im Anzeigefenster drehen und individuell fokussieren Wenn der gew nschte Bereich gut sichtbar ist dann erweitern Sie den Punkt Alle unbekannten Formulare in der Baumstruktur und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Unterpunkt Index Felder W hlen Sie die Option Feld hinzuf gen aus dem PopUp Men OCH amp Formularerkennung e Seite 167 ScanFile User Guide Zonenerkennung scanFile Wenn Sie die Maus jetzt ber das Anzeigefenster bewegen dann erscheint ein Fadenkreuz Cursor Bewegen Sie den Mauszeiger nun an die Stelle an der die Zone beginnen soll Wenn Sie die linke Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie einen Rahmen um den gew nschten Bereich ziehen Das untere Beispiel zeigt mehrere bereits angelegte Lesezonen M nchhausen Datum 30 09 2001 Lieferschein an Sobald Sie die Maustaste loslassen ist die Zone festgelegt und es erscheint ein neues Fenster In diesem Dialog mit dem Titel Zone verbinden mit k nnen Sie Ihre neu erstellte Zone einem Indexfeld aus dem Archiv zuordnen Seite 168 e OCH A Formularerkennung ScanFile User Guide Zonenerkennung Zone verbinden mit ScanfFile
314. rmationen die in der Datei enthalten sind indiziert und in ScanFile Archiven abgelegt Auf diese Weise k nnen beispielsweise Ausgangsrechnungen die auf einem Zentralrechner erstellt werden direkt in ScanFile archiviert werden Dieses Kapitel erl utert die Funktionsweise des COLD Moduls und beschreibt die Einrichtung sowie die ben tigten Importverfahren Au erdem finden Sie hier detaillierte Informationen zu den unterst tzten Dateiformaten Dateiformate Eine Spooldatei kann aus Tausenden von Datens tzen bestehen auf denen sich die Indexinformationen an festen Positionen innerhalb des Datensatzes befinden Spooldateien k nnen obwohl es auch andere Formate gibt im Allgemeinen in folgende Formate eingeteilt werden e Spooldateien In Spooldateien werden die Seiten durch Seitenvorschubzeichen FF hex 0C getrennt e COM 1 Dateien Bei COM 1 Dateien wird der Seitenumbruch vom ersten Zeichen jeder Zeile gesteuert e COM 2 Dateien Bei COM 2 Dateien wird der Seitenumbruch von den ersten vier Zeichen jeder Zeile gesteuert e Textfiles In Textfiles mit einer festgelegten Anzahl von Zeilen ist in der Datei kein Zeilenumbruch verf gbar Der Seitenumbruch erfolgt nach einer festgelegten Zeilenzahl f r jede Seite Neben den erw hnten Dateitypen k nnen mit dem ScanFile COLD Modul auch andere beliebige Zeichenfolgen als Seitentrenner definiert werden Die Importmaske F r jeden unterschiedlichen Dateityp muss eine Importmaske
315. rn die von Scanrile mitgeliefert werden und bis zu drei benutzerdefinierten Filtern die Sie selbst konfigurieren k nnen Wie Sie eine solche Konfiguration erstellen wird im Abschnitt Benutzerdefinierte Filter erl utert Erweiterte Einstellungen e Seite 145 Scanrile ScanFile User Guide ge Standardfilter Standardfilter Die folgenden acht Filter werden bei der Installation von Scanrile mitgeliefert Diese k nnen Sie nach Belieben verwenden Filter Beschreibung Rauschen entfernen Entfernt einzelne Schwarz Wei Pixel Horizontale Linien Entfernt waagerechte Linien entfernen Vertikale Linien Entfernt senkrechte Linien entfernen Seite aufhellen Erh ht die Grundhelligkeit Seite abdunkeln Verringert die Grundhelligkeit Linien Versucht waagerechte und senkrechte Linien zu vervollst ndigen schlie en Kanten gl tten Gl ttet Kanten an scharfen Helligkeits berg ngen Kanten verst rken Sch rft Kanten an starken Helligkeitsspr ngen Das folgende Beispiel zeigt das Ergebnis bei Verwendung des Filters Rauschen entfernen Der Filter akzentuiert tendenziell ausschlie lich schwarze und wei e Bereiche und entfernt einzelne schwarze und wei e Pixel Dies f hrt zu einem besseren Imagekontrast und reduziert den ben tigten Speicherplatz Ga Two other features enbal Two other features enha gt functions Once a documen functions Once a docume x gives you the ability to ame gives you the ability
316. rosoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 8 Microsoft Windows 8 1 Als Netzwerkinstallation kann ScanrFile auf folgenden Serverbetriebssystemen installiert werden Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows 2008 Server Microsoft Windows 2012 Server Microsoft Windows 2012 R2 Server Nur mit deaktivierter UAC Zus tzlich kann ScanFile unter eingeschr nkten Nutzungsm glichkeiten keine Remote Services auch auf einem Novell Server installiert werden Service Packs Bitte stellen Sie sicher dass Ihr Betriebssystem mit dem neuesten Servicepack ausger stet ist Server ScanFile ist keine Client Server Applikation und ben tigt daher im Netzwerkeinsatz nur Speicherplatz auf einem Server Alle wichtigen Programmdateien werden dort und von den Clients gemeinsam genutzt Der Server selbst stellt in diesem Fall nur den Speicherplatz zur Verf gung und muss daher keine besonderen Anforderungen erf llen solange er nicht gleichzeitig als Arbeitsstation genutzt wird Wenn Sie die Remote Services in Ihrem ScanFile System verwenden m chten m ssen Sie auf dem Server zus tzlich zur Serverinstallation eine Clientinstallation durchf hren um die ben tigten Komponenten auf dem Server zu registrieren Seite 28 e Systemvoraussetzungen ScanFile User Guide ScanFile Voraussetzungen ScanFile ScanFile Voraussetzungen ScanrFil
317. rt Um einen Pfad zu entfernen w hlen Sie den Pfad aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Laufwerksliste Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu aktualisierenden Bibliotheken durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Document Routing Der Document Routing Service sendet automatisch Dokumente von einem Schritt einer Route zum n chsten sofern die ScanFile Option lizenziert wurde Alle 5 Minuten wird der Service alle gerouteten Dokumente berpr fen und diejenigen Dokumente zum n chsten Schritt senden bei denen die geforderte Aktion ausgef hrt wurde Aus diesem Grund ist eine manuelle Eingabe von Schedulerzeiten nicht m glich Geroutete Dokumente Dokumente die sich gerade Im Gange befinden werden im Fenster aufgelistet Durch Doppelklick k nnen Informationen ber den bisherigen Lauf des Dokuments angezeigt werden Dies schlie t das Datum und die Zeit der Routingaktion die Art der Aktion und den Namen des Users ein Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Dokumente au erhalb des Zeitplans weiterleiten indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschlefe ein Update auszuf hren Seite 334 e Remote Services ScanFile User Guide
318. rt O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Feederwahl Der MS800 kann mit der optionalen Rollfiimb hne FS Controller III auch automatisch Rollfilme einscannen und ablegen In einigen L ndern ist ebenfalls eine automatische Ficheb hne erh ltlich Scanner einstellen e Seite 307 Scanrile ScanFile User Guide can e nen Canon MS300 MS350 amp MS800 Einstellungen des Scanbereichs Der MS800 verf gt ber einen Projektionsbildschirm in A3 Querformat der ebenso in zwei DIN A4 Portraitteilbereiche eingeteilt oder auf eine zentrierte A4 Portraitzone umgestellt werden kann Von diesen Einstellungen h ngt das Scannen des angezeigten Dokumentes ab Folgende Einstellungen k nnen Sie vornehmen Option Beschreibung Links Der linke A4 Hochformat Bereich wird eingescannt Zentriert Der zentrale A4 Hochformat Bereich wird eingescannt Getrennt Die beiden nebeneinander liegenden A4 Hochformat Bereiche werden hintereinander gescannt und in zwei einzelnen Seiten abgespeichert berlappend Dieser Modus scannt zwei halbe A4 Hochformatseiten und zwar zentriert in der linken und rechten H lfte des Projektionsschirms Diese beiden H lften werden bereinander zu einer A4 Hochformatseite kombiniert Die rechte H lfte wird zum oberen Teil die linke H lf
319. rten Verzeichnis abgelegt wird wird mit einer damit verbundenen Importmaske in ein damit verbundenes ScanFile Archiv importiert Es k nnen beliebig viele Archive mit eigenem Suchpfad und COLD Maske diesem Scheduler zugewiesen werden Seite 326 e Remote Services ScanFile User Guide Import von COLD Dateien ScanFile Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf neue COLD Dateien durchsucht werden und diese in die Archive importiert werden Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen in das COLD Dateien importiert werden klicken Sie auf Hinzuf gen unterhalb der Archivliste Jetzt k nnen Sie ein Archiv ausw hlen und durch Klick auf OK der Liste hinzuf gen Dies kann auch durch Doppelklick auf das jeweilige Archiv durchgef hrt werden Wenn ein Archiv der Liste hinzugef gt wurde kann man ihm ein Such und Backuplaufwerk sowie eine COLD Maske z
320. rzeichnis Software VNP auf der ScanFile CD Installationsverzeichnis Im ersten Schritt der Installation k nnen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis ndern in das ScanFile VNP installiert wird Standardm ig wird der Pfad C Programme VNP als Installationspfad angeboten Dieser kann beliebig ver ndert werden Das Verzeichnis welches vom VNP verwendet wird um Dateien abzulegen muss f r ScanFile frei gegeben werden damit die Daten abgeholt werden k nnen Achten Sie bei einer Installation im Netzwerk au erdem darauf dass alle Benutzer Zugriffsrechte auf das Verzeichnis bin temp im Installationspfad des VNP besitzen damit der VNP problemlos von jedem Scanfile Client benutzt werden kann VNP Dienst Nachdem Sie die Installation abgeschlossen haben erscheint in den Diensten von Windows ein zus tzlicher Dienst mit dem Namen VNP Manager Dieser wird beim Starten von Windows automatisch ausgef hrt und startet den Prozess VNPMan exe Damit der VNP verwendet werden kann muss der Dienst gestartet sein Konfiguration Einrichtung von virtuellen Druckern Die virtuellen Drucker verwenden unter Windows so genannte Ports bzw VNP Forwarder Diese Ports k nnen im Konfigurationstool verwaltet werden Jeder Port repr sentiert einen Archivierungspfad von ScanFile VNP Es k nnen beliebig viele Ports angelegt werden Nach der Installation existiert bereits ein Port mit dem Namen VNP_001 der auf das Verzeichnis Archive im In
321. s Blatt als Trennblatt erkannt und selbst nicht gespeichert Allerdings veranlasst das Trennblatt das System das aktuelle Dokument zu schlie en und ein neues Dokument anzulegen Wie gro die Ahnlichkeit sein muss damit das Trennblatt als erkannt gilt k nnen Sie in der Baumstruktur ber den Wert Schwelle festlegen Dieser enth lt die minimal ben tigte Ubereinstimmung in Prozent Attribute Innerhalb der Baumstruktur k nnen zus tzlich einige Einstellungen vorgenommen werden Diese Attribute sind Ihnen schon von der OCR Zonenerkennung bekannt Die folgende Tabelle listet die Attribute noch einmal auf und erl utert kurz deren Funktion Jobtrennbl tter e Seite 179 scanfile ScanFile User Guide Trennbl tter verwenden Option Beschreibung Schwelle Der Schwellenwert bestimmt den hnlichkeitswert ab dem ein Formular als erkannt gilt Wenn eine Formularerkennung durchgef hrt wird dann wird prozentuale bereinstimmung mit dieser Schwelle verglichen Haben Sie beispielsweise einen Schwellenwert von 60 eingegeben werden alle Formulare mit einer bereinstimmung von mindestens 60 als erkannt betrachtet Schr glagen Korrektur Hiermit werden die gescannten Images gerade ausgerichtet so dass Sie eine bessere Lesung durchf hren k nnen Rand Unterdr ckung Hiermit k nnen Sie R nder auf einem gescannten Image ein oder ausblenden Trennbl tter verwenden Sie k nnen jedem Archiv ein
322. s DR 5060F Ein weiteres Feature des Canon DR 5060F ist die Option Speicher Filmposition in auf dem Treiberbildschirm Diese speichert die Position der Dokumente auf dem Film durch die von der eingebauten Kamera aufgezeichneten Blips im ausgew hlten Indexfeld des Archivs Funktionstasten Wenn Sie auf den Button Funktionstasten klicken ffnet sich ein weiteres Fenster In diesem Fenster k nnen Sie die vier Funktionstasten des Bedienfeldes der Scanner DR 5020 DR 5060F und DR 5080C mit Funktionen belegen Folgende Funktionen stehen Ihnen dabei zur Verf gung Scanner einstellen e Seite 281 GE ScanFile User Guide scanFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F Manuelle Papierst rkenanpassung Scanner Kalibrierung Auto Papierst rkenerkennung An Aus Auto Doppeleinzugerkennung An Aus Imprinter An Aus Einstellungen speichern Gammakorrektur Klicken Sie auf den Button Gamma um die Gammakorrektur beim Scannen anzupassen Die Gammakurven bestimmen die Farbabbildung des Scanners d h die Farbabbildung in den einzelnen Farbkan len Neben den im Ger t gespeicherten Kurven k nnen auch andere geladen werden Diese k nnen f r alle aufgezeigten Farben eingestellt werden Um eine Datei auszuw hlen selektieren Sie die gew nschte Farbe und klicken Sie auf Datei ffnen Auf diese Weise k nnen Sie die Gammakurve der Datei mit der Farbe verbinden Barcode Ist die Barcodeoption in den Modellen DR 5020 DR 5080C oder DR 5060F installi
323. s Treiber verwendet werden ist die Einstellung ber LPR immer vorzuziehen RIP Hier wird der Speicher f r den virtuellen Drucker eingestellt der dynamisch verwaltet wird Dieser sollte beim Druck von gr eren Dateien oder einer h heren Aufl sung auf 128 MB eingestellt werden Ist der RIP nicht ausreichend kann es zu verminderter Qualit t zu Streifen oder zu unvollst ndigen Ausdrucken kommen Die Einsteillugen f r die Speichergr e k nnen Sie auf der Seite Common Im Konfigurationstool vornehmen Seite 352 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Importscheduler scanFile WebPanel Common Interface WebPanel ber das WebPanel k nnen in Spezialf llen verschiedene Konfigurationen vorgenommen werden Wenn Sie einen Drucker verwenden dessen Treiber keine GUI zur Konfiguration des Druckers anbietet dann k nnen Sie die Druckereinstellungen ber das WebPanel vornehmen Wenn Sie normale Druckertreiber f r Windows verwenden wird das WebPanel nicht ben tigt Wenn Sie beispielsweise einen AS400 Drucker verwenden dann k nnen Sie ber das WebPanel Einstellungen wie Aufl sung oder Seitenrandeinstellungen vornehmen Die genaue Funktionsweise des WebPanels wird im Rahmen dieses Handbuches nicht beschrieben Bei Fragen steht Ihnen unser Support jedoch gerne zur Verf gung Importscheduler Um den TIFF Spooler oder den automatischen Importscheduler zur automatischen Archivierung der VNP Dokum
324. s durchf hren Erweiterte Suche Suche von Suche bis Angelegt am Auftragsnummer ngelegt von Kundennummer Ge ndert am Datum Ge ndert von Kundenname Seiten UND verkn pft ODER verkn pft Erweiterte Trefferliste anzeigen O0 K O Schlagworte zur Suche verwenden E Wie im oberen Fenster zu sehen ist k nnen die Bereichssuchen sowohl ber die Indexfelder des Archivs als auch ber das Scandatum und das Anderungsdatum durchgef hrt werden Mit der Option Erweiterte Trefferliste anzeigen k nnen Sie bestimmen ob die Trefferliste die Zusatzinformationen von ScanFile anzeigt oder nicht Mehrfache Indexsuche Mit dieser Funktion k nnen Sie die Suche ber mehrere Indexfelder gleichzeitig erstrecken Sie geben dabei einen Suchbegriff ein und k nnen mehrere Indexfelder ausw hlen die in die Suche einbezogen werden Um diese Form Suche zu verwenden ffnen Sie das Men Suchen gt Mehrfache Indexsuche Sie k nnen hier die Suchinformation eingeben und die zur Suche verwendeten Indexfelder ausw hlen Die bekannten Wildcards wie und k nnen hier ebenfalls verwendet werden Beim Klick auf den Button Suchen werden dann alle Dokumente angezeigt die den Suchkriterien entsprechen Suchen und Anzeigen e Seite 101 ScanFile User Guide ScanFile Volltextsuche Volltextsuche Wenn Sie im Men Suchen den Punkt Volltextsuche ausw hlen k nnen Sie die Wortlist
325. s neue Dokument manuell eingegeben werden Dabei k nnen Sie als Indexinformation einen beliebigen Text eingeben Duplizieren Diese Option bewirkt dass das Dokument automatisch die Indexinformationen f r dieses Feld aus dem letzten Dokument bernimmt Sie k nnen die Indexinformation anschlie en noch manuell anpassen Seite 62 e Archive ScanFile User Guide Feldeigenschaften Scanfile Z hlen Der Feldinhalt wird automatisch um 1 hochgez hlt Die Option F hrende Leerzeichen Z hlen f llt das Feld nach links mit Leerzeichen auf die Option F hrende Nullen Z hlen 0 f llt das Feld nach links mit Nullen auf Datum Das Systemdatum des Rechners Kurzes Datumsformat wird automatisch in dieses Feld eingetragen Bitte beachten Sie das Datumsformat in den L ndereinstellungen Langes Datumsformat Das Systemdatum wird mit ausgeschriebenem Monatsnamen versehen Langes Datumsformat wie z B Freitag den 23 Januar 2002 Bitte beachten Sie das Datumsformat in den L ndereinstellungen Barcode Ein Barcode wird auf einem gescannten Dokument gelesen und automatisch in dieses Feld eingetragen Der Typ des Barcodes muss im Men Optionen gt Barcode w hlen gesetzt werden Thesaurus Eine Wortliste mit entsprechenden Abk rzungssynonymen kann einem Feld zugeordnet werden Wird ein Synonym w hrend des Indizierens eingegeben erfolgt automatisch die Anzeige des entsprechenden Begriffs Index kopie
326. scannenden Farben festlegen Beachten Sie bitte dass der DR 6080 sowie der DR 7580 nur im Schwarz Wei bzw Graustufen Modus scannen k nnen F r den DR 9080C k nnen auch Einstellungen zum Scannen in Farbe vorgenommen werden Der DR 9080C unterst tzt den 24 Bit Farbmodus Je h her der Bitwert desto mehr Farbstufen werden gescannt Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Scanner einstellen e Seite 261 EE nen ScanFile User Guide Canon DR 6080 DR 7580 amp DR9080C Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate e Unkomprimierte TIFF Datei e TIFF G4 Datei e JPEG JTIFF Datei e LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument nicht komprimiert Die erstellte Datei nimmt daher viel Platz in Anspruch
327. se e Scanfile Bibliothekslaufwerke Verzeichnisse Remote Services Einstellungswerkzeug Das Remote Services Einstellungswerkzeug wird benutzt um die Scheduler der einzelnen Module einzurichten Das Konfigurationswerkzeug arbeitet als separate Anwendung unabh ngig von ScanfFile ben tigt aber Informationen Archive und Bibliotheken aus dem ScanfFile System um korrekt zu arbeiten Import elektronischer Dokumente Der EDOC Scheduler erlaubt den automatischen Import von Dateien in bestimmte Archive Jedes elektronische Dokument das in bestimmten Pfaden gespeichert wird wird automatisch in damit verbundenen Archiven Remote Services Seite 323 ScanFile User Guide Import elektronischer Dokumente EE nun gespeichert Im Gegensatz zu Version 7 ist die Anzahl der berwachten Pfade nicht limitiert Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf neue Dokumente durchsucht werden und diese in die Archive importiert werden Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll
328. se Bedingung wird normalerweise f r numerische Daten benutzt kann aber ebenso f r Text benutzt werden Wenn ein eingegebener Wert kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert ist wird das Dokument importiert hnlich Diese Option wird in Verbindung mit Wildcards benutzt Wenn Sie den Teil eines Wortes eingeben und Wildcards f r einen unbekannten Teil benutzen werden alle Ubereinstimmungen importiert Beispielsweise werden bei Scan die Begriffe Scannen Scanner ScanFile etc importiert Nachdem Sie eine Bedingung f r den Import gew hlt haben m ssen Sie einen Wert eingeben mit dem die Feldinhalte der Datens tze die importiert werden sollen abgeglichen werden k nnen Der Bedingte Import kann auf maximal zwei Schl sselfelder berpr fen ber die Optionen UND und ODER k nnen Sie die Abh ngigkeit der beiden Bibliotheken e Seite 87 ScanFile User Guide Recherche in Bibliotheken scanFile Felder festlegen Ist die Option UND ausgew hlt m ssen beide Bedingungen erf llt sein damit ein Datensatz aus dem Archiv bernommen wird Im Falle der Option ODER reicht es wenn eine der beiden Bedingungen erf llt wird Anwenderbezogene Suche Diese Funktion ist in Version 9 nicht mehr zur Verf gung Recherche in Bibliotheken ffnen Sie zun chst die Bibliothek in der Sie recherchieren m chten ber das Men Bibliotheken gt Bibliothek ffnen W hlen Sie nun die gew nschte Bibliothek auf dem
329. sendet oder per E Mail verschickt werden Bewegen nach Kopiert die selektierten Seiten in das ausgew hlte Archiv und l scht diese anschlie end im ge ffneten Archiv Im Zielarchiv wird ein neuer Datensatz angelegt der die Indexinformationen aus dem Quellarchiv bernimmt Markieren Sie k nnen alle oder keine Seiten ausw hlen oder machen die soeben getroffene Auswahl r ckg ngig Schlie en Schlei t das PopUp Men Seite 114 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide FastPics scanFile a Import elektronischer Dokumente Import elektronischer Dokumente e Seite 115 ScanFile User Guide ver Einleitung scanFile Einleitung Es gibt mehrere Methoden Dokumente an ScanfFile Archive zu senden oder diese zu importieren Dokumente k nnen in ihrem Originalformat gespeichert oder alternativ ins TIFF Format umgewandelt werden Dieses Kapitel beschreibt die verschiedenen Methoden um elektronische Dokumente in ScanFile zu importieren Das Importfenster Das Importfenster wird von den verschiedenen Importtypen verwendet und bietet Ihnen die M glichkeit Ihre Daten mit Indexinformationen zu versehen und in einem Archiv abzulegen Es gibt verschiedene Wege um dieses Importfenster zu ffnen Die einzelnen Importarten werden im Rahmen des Kapitels n her beschrieben W hlen Sie dazu zun chst das Archiv aus indem Sie die Daten ablegen m chten Nachdem Sie das Archiv ausgew hlt haben wer
330. separaten Mit dieser Option Textanmerkungen auf zus tzlich ausdrucken Index Informationen drucken W hlen Sie die Option Index Informationen drucken um die Indexinformationen eines Dokumentes am Anfang jeder ausgedruckten Seite auszugeben Schlagwort Zellen Haben Sie f r ein Archiv oder eine Bibliothek eine Schlagwortliste angelegt k nnen Sie festlegen wie diese angezeigt und wie eine Recherche mit den Schlagworten durchgef hrt werden soll Option Beschreibung Schlagwortauswahl l schen Ist die Option aktiviert dann wird die Auswahl der Schlagworte beim Leeren der Felder in der Archiv Toolbox ebenfalls entfernt Ist die Einstellung deaktiviert dann bleibt die Auswahl der Schlagworte erhalten Schlagwortliste verstecken Mit dieser Option werden die Schlagworte in der Archiv Toolbox ausgeblendet Die Verwendung von Schlagworten ist somit deaktiviert Schlagwortliste als Text darstellen Wenn Sie diese Option aktivieren werden die Schlagworte in der Archiv Toolbox als Text angezeigt Andernfalls werden die Schlagworte in einem zellenartigen Format dargestellt UND ODER Bestimmt das Verhalten bei der Auswahl mehrerer Schlagworte Falls UND ausgew hlt wurde werden nur die Dokumente anzeigen denen Schlagwort 1 und Schlagwort 2 zugeordnet wurden Falls ODER ausgew hlt wurde werden alle Dokumente angezeigt denen jeweils mindestens eines der Schlagworte zugeordnet wurd
331. stallationsverzeichnis von ScanFile VNP verweist lt Installationsverzeichnis gt Archive Seite 344 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Konfiguration scanFile Diesen Pfad k nnen Sie ber das Konfigurationstool des VNP beliebig ver ndern Die Konfiguration der Ports wird zu einem sp teren Zeitpunkt in diesem Kapitel genauer beschrieben Um einen neuen virtuellen Drucker anzulegen ffnen Sie den Druckerinstallations Assistenten von Windows W hlen Sie dazu Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Drucker und Faxger te gt Drucker hinzuf gen Best tigen Sie zun chst mit Weiter und w hlen Sie im folgenden Dialog die Option Lokaler Drucker der an den Computer angeschlossen ist aus Bitte achten Sie darauf dass die Option Plug amp Play Drucker automatisch ermitteln und installieren nicht ausgew hlt ist Druckerinstallations Assistent Lokaler Drucker oder Netzwerk Sie missen angeben welcher Druckertyp eingerichtet werden soll w hlen Sie die Option f r den gew nschten Drucker aus C Plug amp Play Drucker automatisch ermitteln und installieren O Netzwerkdrucker oder Drucker der an einen anderen Computer angeschlossen ist Verwenden Sie die Option Lokaler Drucker um einen Netzwerkdrucker J einzurichten der nicht an einen Druckserver angeschlossen ist Nachdem Sie die n tigen Einstellungen vorgenommen haben best tigen Sie Ihre Angaben mit Weiter Im n chsten Schritt m ssen S
332. standen sind wieder frei Mit dieser Routine k nnen Sie die meisten Probleme in den Datenbanken der Archive beheben Bibliothek reparieren hnlich wie bei Archiven kann auch in der Datenbank einer Bibliothek ein Fehler auftreten der dazu f hrt dass die Bibliothek nicht ge ffnet werden kann Auch hier bietet ScanFile eine M glichkeit an die Bibliothek eigenst ndig zu reparieren Offnen Sie dazu das Men Bibliothek gt Reparieren ScanFile wird versuchen die Bibliothek wiederherzustellen und schreibt diese anschlie end zusammenh ngend auf die Festplatte Auch hier wird in diesem Fall nicht ben tigter Speicherplatz wieder freigegeben Mit dieser Routine k nnen Sie die meisten Probleme in den Datenbanken der Bibliotheken beheben Wartung und Testprozeduren e Seite 319 ScanFile User Guide Bibliothek reparieren scanFile Remote Services Remote Services Seite 320 ScanFile User Guide Einf hrung ScanFile Einf hrung Eingebunden in das ScanFile Setup ist die serverbasierende Applikation Remote Services In Version 7 waren in diesem Programm sowohl die Scheduler Einstellungen als auch die Scheduler Funktionalit ten vereint In Version 8 bestehen die Remote Services aus zwei Teilen dem Dienst Remote Service und der Remote Service Einstellungswerkzeug das zur Konfiguration des Dienstes benutzt wird Nachdem der Dienst konfiguriert ist muss die Oberfl che nicht gestartet sein damit das System
333. ste Spaltenbreiten speichern Sie k nnen f r jedes Archiv pers nliche Einstellungen vornehmen welche die Anzeige Trefferliste beeinflussen Sowohl die Reihenfolge als auch die Breite der Spalten k nnen ge ndert werden Diese Einstellungen werden in dem entsprechenden Archiv oder der Bibliothek gespeichert Grundeinstellungen e Seite 127 ScanFile User Guide Men leiste EE nen Pers nliche Trefferliste In ScanFile besitzt jeder Anwender eine pers nliche Trefferliste Diese Liste ist eine Art privates Archiv in dem der Benutzer h ufig verwendete Dokumente hinterlegen kann Zus tzlich k nnen Dokumente an die pers nlichen Trefferlisten andere Anwender geschickt werden Wenn ein Benutzer ein neues Dokument in seiner pers nlichen Trefferliste erhalten hat gibt es verschiedene M glichkeiten der Benachrichtigung Diese k nnen f r jeden Benutzer einzeln eingestellt werden Option Beschreibung Keine Nachricht Ist die Option Keine Nachricht aktiviert findet keine Benachrichtigung statt wenn ein ungelesenes Dokument auf der pers nlichen Trefferliste erscheint Beim Anmelden W hlen Sie diese Option damit ScanFile bei der Anmeldung berpr ft ob neue Dokumente in der pers nlichen Trefferliste vorhanden sind Zeitintervall Geben Sie ein Zeitintervall ein in dem die pers nliche Trefferliste auf neue Dokumente berpr ft wird Wie sich ScanFile verh lt wenn ein neues Dokument gefunden
334. suche ber die eingelesenen Dokumente vornehmen k nnen wird im Kapitel Suchen und Anzeigen beschrieben Zonenerkennung Bei der Zonenlesung werden bestimmte Lesezonen definiert die dann einer OCR Lesung unterzogen werden Das Resultat der OCR Lesung wird in Seite 166 e OCR amp Formularerkennung ScanFile User Guide Zonenerkennung ScanFile bestimmte Indexfelder des Archivs bertragen Bis zu zehn Lesezonen k nnen definiert und mit den Feldern der Archivdatenbank verbunden werden Zonen einrichten Im Men punkt OCR gt Zonen einrichten k nnen Sie die gew nschten Zonen festlegen Folgendes Fenster wird zusammen mit der ersten Seite des ausgew hlten Dokumentes angezeigt Zonen einrichten C Progamme Scanfileidefaul s C Programme ScanfFile default sff kd FA Attribute Pseudo AG Baminghaunen 24 20202 M nehhusen Doan 13 05 2004 AA Schwelle 60 A Schr glagenkorrektur Ja A Randunterdr ckung Ja Auftragsbest tigun gung 2 Alle unbekannten Formulare Schuke Genee CET Falergesse 80 nes S Indexfelder TAITA Kininatadt 7 BERNER SG Schlagworte Testerkennung KISBR38R2ER27 Die Lieferung erfolgt Foi Haus zu unseren allgerneinen Gesch ftstsedingungen Abbruch Mit den Navigationstools k nnen Sie durch die Archivdateien bl ttern bis die gew nschte Seite angezeigt wird Anschlie end k nnen Sie die Zonen f r die Lesung definie
335. t Beachten Sie bitte dass nur der Seitenausschnitt innerhalb der Box abgespeichert wird Aufl sung Sie k nnen bis zu einer der folgenden Aufl sungen ausw hlen e 200 dpi e 240 dpi e 300 dpi e Dots per Inch Bei diesen Einstellungen sind die horizontale und vertikale Aufl sung identisch Zudem gibt es eine Einstellung zum Scannen mit h herer Geschwindigkeit Diese hat eine separate Aufl sung Die erste Zahl bezieht sich auf die horizontale die zweite auf die vertikale Aufl sung Die Aufl sung ist 300 x150dpi Dots per Inch Scanner einstellen e Seite 289 ScanFile User Guide Canon DR 3060 DR 3080C amp DR 3080C II LA d Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Im Schwarz Wei Modus werden die Seiten als Schwarz Wei bilder gescannt Der DR 3060 kann im Graustufenmodus mit 256 Graustufen scannen Wenn Sie den Farbmodus verwenden k nnen die Modelle DR 3080C und DR3080CII bis zu 24Bit Farben scannen Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem
336. t bleibt Dieses Fenster dient zum Vergleich verschiedener Seiten Komplett anpassen Das Dokument wird dem Anzeigefenster angepasst Breite anpassen Die Breite des Dokuments wird dem Anzeigefenster angepasst 1 1 darstellen Das Dokument wird in maximaler angezeigt Dabei wird jeder Pixel dargestellt Aufl sung Imageposition Reihenfolge der Seiten innerhalb eines Datensatzes ndern ndern OCR Volltext oder Zonen OCR Lesung starten Bewegen Die angezeigte Seite wird in der Zwischenablage gespeichert Beim Einf gen in ein anderes Dokument wird die Seite aus dem Quelldokument entfernt Kopieren Verschiebtt die angezeigte Seite in eine Zwischenablage um sie in ein anderes Dokument einf gen zu k nnen Senden an Seite wird an einen anderen User Archiv Pfad Export E Mail Route oder Wallet gesendet Seite 110 e Suchen und Anzeigen ScanFile User Guide Elektronische Dokumente scanFile Bewegen nach Kopiert die angezeigte Seite in das ausgew hlte Archiv und l scht diese anschlie end im ge ffneten Archiv Im Zielarchiv wird ein neuer Datensatz angelegt der die Indexinformationen aus dem Quellarchiv bernimmt Beenden Schlie t das PopUp Men Elektronische Dokumente ScanFile unterst tzt in der Dokumentanzeige ber 200 verschiedene Formate wie z B die MS Office Formate Adobe PDF HTML Seiten und verschiedene Grafik Formate wie AutoCAD und
337. t sich im unteren Bereich des Fensters Das Ergebnis der Zonenlesung wird sp ter immer mit dem Identifier Text abgeglichen um das Formular zu identifizieren Wenn also beispielsweise das Merkmal des Formulars die Antragsnummer 12345 ist dann w hlen Sie die Option Nur Zahlen und geben ins Textfeld Identifier Text die Ziffernfolge 12345 ein F r die Optionen Barcode Markierungselement und graphisches Element ist der Identifier Text bedeutungslos Wenn Sie Barcode gew hlt haben dann wird Ihr Formular anhand einer Barcodelesung identifiziert Damit dies funktioniert m ssen Sie zuvor den Typ des Barcodes bestimmten Diesen k nnen Sie im Men unter Optionen gt Barcode w hlen einstellen Die Option graphisches Element bietet Ihnen die M glichkeit eine Graphik wie etwa ein Firmenlogo zu Bestimmung des Formulartyps zu verwenden Bei dieser Einstellung nimmt ScanFile die Grafik aus dem aktuellen Dokument und hinterlegt diese f r sp tere abgleiche Sie sollten daher beim Einrichten auf eine m glichst gute Graphikqualit t achten Die Option Markierungselement wird f r die Auswertung von Ankreuzfeldern ben tigt und ist an dieser Stelle irrelevant Sie wird sp ter in diesem Kapitel genauer erl utert Nach der Einrichtung k nnen Sie eine Testerkennung durchf hren Klicken Sie dazu auf den Button Testerkennung im Fenster Zonen einrichten Der Prozentsatz der Erkennung erscheint neben dem Namen des Formulars in der Baumstruktur Diese Erkenn
338. t Hilfe der Formularerkennung realisieren Bei der Formularerkennung werden f r ein bestimmtes Dokument eindeutige Merkmale festgelegt anhand derer ScanFile das Formular identifizieren und automatisch indizieren kann Die Merkmale die dabei zu Identifikation verwendet werden k nnen sowohl aus Textbausteinen als auch aus Graphiken wie zum Beispiel Firmenlogos oder hnlichem bestehen Wenn ein Formular mit seinen Merkmalen definiert wurde dann k nnen Sie f r diesen Formulartyp eigene Lesezonen festlegen Formular anlegen Um Merkmale und Indexzonen definieren zu k nnen muss zuerst ein neues Formular angelegt werden Dazu m ssen Sie zun chst ein paar gut lesbare Beispiele der Formulare in das Archiv einscannen ffnen Sie anschlie end das Men Optionen gt Zonen einrichten Es ffnet sich das Fenster das Sie schon von der Einrichtung der normalen OCR Lesezonen kennen Um ein Formular zu erstellen klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Alle unbekannten Formulare und w hlen Sie Formular hinzuf gen aus Sie werden darum gebeten dem neuen Formular einen Namen zu geben Wenn Sie einen Namen eingegeben haben erscheint das Formular in der Baumstruktur auf der rechten Seite des Fensters Indexfelder Nachdem ein Formular angelegt wurde k nnen Sie die Lesezonen f r die einzelnen Indexfelder in diesem Formular festlegen Die Indexfelder werden dabei auf die gleiche Weise angelegt wie bei der normalen OCR Zone
339. t das Anlegen und Editieren von Schlagwortlisten die dann zu ScanfFile Archiven hinzugef gt werden k nnen Export Neben dem in der Grundversion enthaltenen Export der Images und Indexinformationen in ein ASCII oder ANSI kompatibles Format bietet dieses Modul zus tzlich den Export zu anderen DMS Systemen wie EASY Docuware und Optika OCR Modul Mit dem OCR Modul haben sie die M glichkeit die Inhalte aus Ihren Dokumenten automatisch einzulesen und f r die Archivierung der Dokumente zu verwenden Zonen OCR kann eine automatische Indizierung anhand der Informationen durchf hren die in einem Dokument enthalten sind Volltext OCR legt eine Liste der gelesenen Worte an und erm glicht so eine Suche ber den kompletten Text eines Dokuments und nicht nur ber die dem Dokument zugeordneten Index Informationen Formularerkennung Form recognition Diese Option erweitert die Zonen OCR und erm glicht dass mehrere Formulare in das gleiche Archiv gescannt werden Verschiedene Formulare k nnen mit jeweils angepassten Lesezonen automatisch ausgelesen indiziert und archiviert werden Bitte beachten Sie Die OCR Option wird ebenfalls f r die Formularerkennung ben tigt TIFFWriter Der TIFFWriter ist ein Windows Druckertreiber mit dem Sie von jeder Windowsapplikation heraus direkt in ein ScanFile Archiv drucken k nnen Der Ausdruck wird dabei in ein TIFF Format konvertiert und kann sofort in ScanFile archiviert werden Seite 24
340. te oder mit einem Matrixdrucker gedruckte Dokumente besser lesen Best tigen Sie die Einstellungen indem Sie auf den Button OK klicken ScanrFile kehrt dann zum Fenster Zonen einrichten zur ck Nachdem eine Zone definiert wurde kann sie jederzeit bearbeitet werden indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Indexfeld klicken und im PopUp Men den Punkt Bearbeiten ausw hlen Das L schen eines Feldes geschieht ebenfalls ber das PopUp Men Wenn Sie das Feld in der Liste ausgew hlt haben dann k nnen Sie ganz einfach die Gr e und die Position der Zone im Anzeigebereich ver ndern Stellen Sie sicher dass die Zone gro genug ist um leichte Unterschiede und Verschiebungen der Seiten w hrend des Scanprozesses auszugleichen Nach der Einrichtung aller Zonen klicken Sie auf den Button OK um das Fenster zu schlie en Barcodes e Seite 161 ScanFile User Guide Barcodes lesen ScanFile Barcodes lesen Zur Durchf hrung der Zonenerkennung w hlen Sie den gleichnamigen Punkt im Men OCR Es erscheint folgendes Fenster erscheint 3 Zonen Erkennung Seiten gelesen w rter erkannt Erkennungsrate Zeichen erkannt Zeichen verworfen OCR im Leerlauf Fortschritt gesamt Zeile Neue Seiten lesen Alle Seiten lesen Schlie en Wenn Sie den Button Neue Seiten lesen anklicken dann werden die seit der letzten OCR Lesung angef gten Dokumente gelesen Durch einen Klick a
341. te wird zum unteren Teil Erweiterte Einstellungen Mit dieser Option k nnen Sie festlegen ob Sie zur Kontrolle des Scanprozesses das vordere Bedienfeld des Scanners verwenden m chten oder ob die Kontrolle des Scanners komplett durch ScanrFile erfolgen soll Falls diese Option angew hlt ist m ssen Sie beispielsweise den Scanvorgang durch Dr cken der gr nen Taste am MS800 starten FS Controller II Dieser Abschnitt beschreibt die Einstellung des MS800 mit der automatischen Rollfimb hne FS Controller Ill Eine vollst ndige Beschreibung finden Sie im FS Controller III Handbuch Initialisierung 1 Blip Pageblip Initialisierung 2 Blip File Pageblip Initialisierung 3 Blip Batch File Pageblip Seite 308 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon MS300 MS350 amp MS800 scanFile 1 Blip 2 Blip 3 Blip Shift F Store Return Password 149 149 149 Return 1 Search Mode Return Mode 5 2 3 Return Canon Meth No No No Return Ser Progr 8 13 13 Return Std Blip Yes Yes Yes Return Neg Blip Yes Yes Yes Return N P Key on No No No Return Stand Slice Yes Yes Yes Return Count Splice No No No Return Set 1 DOC Yes Yes Yes Return Enable Auto No No No Return Indexing No No Return Send Address No No No Return Input OK Yes Yes Yes Return 8X Plus Key Exit Return Mode Einstellung Filmjustierung vertikal
342. tei Error log im Temp Verzeichnis gespeichert Die genannten Fehler k nnen auf verschiedene Weisen wie beispielsweise das Abschalten des Rechners w hrend des Scanvorgangs oder des L schens einen Fehler oder zu wenig Speicherplatz auf der Festplatte oder das L schen von Dateien in ScanFile Archiven entstehen So entstandene Fehler k nnen leider nicht automatisch repariert werden Die betreffenden Datens tze sollten aus der Datenbank entfernt und die Seiten erneut gescannt werden Die Aktivierung dieses Moduls nimmt etwas Zeit in Anspruch aber dennoch empfehlen wir diesen Test vor dem Auslagern von Archiven zum Beispiel auf CD ROM durchzuf hren Archiv reparieren Wenn ein Archiv die Datenbank eines Archivs nicht ge ffnet werden kann empfiehlt das System das Archiv zu reparieren Dies geschieht ber das Men Datei gt Archiv reparieren ScanFile wird versuchen die Datenbank zu reparieren und zusammenzufassen W hrend der Arbeit mit einem Archiv entstehen Datenfragmente die an verschiedenen Stellen auf der Festplatte gespeichert sind Dies kann im Laufe der Zeit die Performance bei der Arbeit mit einem Archiv beeinflussen Beim Wiederherstellen schreibt das System die Datenbank zusammenh ngend auf die Festplatte und gibt gleichzeitig Seite 318 e Wartung und Testprozeduren ScanFile User Guide Bibliothek reparieren ScanFile ungenutzte Speicherkapazit ten die durch das L schen von Datens tzen ent
343. tellen ge ndert werden Wenn Sie nach dem Import der Spooldatei im COLD Men die Option Generelle Einstellungen w hlen ffnet sich das entsprechende Fenster Zum Erstellen und Bearbeiten einer Maske w hlen Sie im Men Anzeige die Option Graphik Die Spooldatei wird im Graphikformat angezeigt Danach k nnen Sie die Parameter f r die Seiteneinrichtung eingeben Wenn Sie im Men Bearbeiten die Option Seiteneinstellungen ausw hlen ffnet sich das gleichnamige Fenster Wird der Graphikmodus nicht ausgew hlt werden bis auf die Option Dateityp alle Buttons inaktiv sein Ist der Graphikmodus ausgew hlt k nnen die Parameter f r das richtige Seitenformat die Schrift und die Schriftgr e eingestellt werden um die Dokumente korrekt anzuzeigen Beachten Sie bitte dass trotz freier Option der Schriftwahl die meisten Spooldateien in einer nicht proportionalen Schriftart angezeigt werden m ssen In diesem Fenster finden Sie zudem die Option OEM Zeichensatz Wenn Sie diese aktivieren werden Sonderzeichen wie in einer COLD Maske korrekt angezeigt Sollen diese Zeichen nicht ausgewertet werden deaktivieren Sie diese Option Overlayseiten Wenn Spooldaten wie zum Beispiel Rechnungen ausgedruckt werden erfolgt dies normalerweise auf vorgefertigten Formularen mit Spalten und berschriften Ohne diesen Formularhintergrund k nnen die Daten schlechter gelesen werden und m glicherweise irref hren Deswegen k
344. ten nderung Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument verschoben exportiert oder vernichtet werden Archiv zur Aufbewahrungssteuerung hinzuf gen Die Aufbewahrungssteuerung wird nur auf daf r freigegebene Archive angewandt Um ein Archiv f r die Aufbewahrungssteuerung freizugeben muss man in ScanFile unter Datei Archiv bearbeiten das gew nschte Archiv in der Archivliste selektieren Gehen Sie dann zu den Erweiterten Einstellungen des Archivs und haken sie unter Aufbewahrungssteuerung die Checkbox Archiv hinzuf gen an Seite 340 e Remote Services ScanFile User Guide Aufbewahrungssteuerung ScanFile Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Dokumente in den ausgew hlten Archiven anhand ihrer eingestellten Aufbewahrungseigenschaften verarbeitet werden Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen soll Geben Sie dazu in die Felder Von und Bis die entsprechenden Werte ein W hlen Sie dann aus wie oft innerhalb dieser Periode die Aktualisierung ausgef hrt werden soll indem Sie einen Wert in Minuten in das Feld Aktualisieren alle eingeben Archive Um ein Archiv hinzuzuf gen welches von der Aufbewahrungssteuerung berwac
345. ten Verkn pfungen abgelegt sind Sie k nnen ScanFile starten indem sie im Startmen den Eintrag Programme gt ScanfFile gt ScanfFile aufrufen Auf dem Bildschirm erscheint der Login Dialog von Scanrile a ScanfFile TA scanFile Document Management System ler O pono me Um ScanFile zu ffnen m ssen Sie sich hier mit einem Benutzernamen und einem Passwort anmelden Beim ersten Start von ist der Benutzer admin mit dem Passwort admin vorinstalliert Mit Hilfe dieses Benutzers k nnen sie alle ben tigten Einstellungen vornehmen und haben Zugriff auf alle lizenzierten Module Logindaten beim ersten Start Benutzername admin Passwort admin Bei der Passworteingabe ist die Gro und Kleinschreibung zu beachten Seite 56 Erste Schritte ScanFile User Guide TE Te ScanFile Hauptbildschirm rafe Der Benutzer admin besitzt im Programm alle Rechte und daher sollte das vorgegebene Passwort dringend beim ersten Start ge ndert werden um unberechtigte Zugriffe zu verhindern ScanFile Hauptbildschirm Nachdem die Benutzerdaten korrekt eingegeben wurden ffnet sich der Hauptbildschirm von ScanFile Wenn Sie ScanFile noch nicht lizenziert haben ffnet sich an dieser Stelle zuerst der Lizenzmanager von Scanfile Bitte lesen Sie Kapitel Lizenzierung nach wie das Dongle aktiviert wird BS SH Bue Buetegen Beien Zug Crimen Stiet COO OCE parie Ermaierungen Gs GEREENT ITT Ee CHE l
346. tionen zu generieren In welcher Weise und mit welchen Informationen die Indexfelder eines Archivs automatisch gef llt werden ist von den Archiveinstellungen abh ngig Innerhalb eines Archivs k nnen Sie jedem Indexfeld verschiedene Feldeigenschaften und Feldfunktionen zuweisen In Abh ngigkeit der Eigenschaften werden die Indexinformationen dann erzeugt Welche Einstellungsm glichkeiten Ihnen zur Verf gung stehen k nnen Sie im Kapitel Archive nachlesen Seite 96 e Indizieren ScanFile User Guide Indizieren durch OCR Zonenlesung scanFile Indizieren durch OCR Zonenlesung ScanrFile bietet es an die Indexinformationen von den gescannten Seiten auszulesen und automatisch zur Indizierung zu verwenden Um diese Funktionalit t nutzen zu k nnen m ssen Sie das OCR Modul von Scanrile lizenziert haben Das Indizieren mit Hilfe einer OCR Lesung setzt auf die Zonenerkennung auf die ebenfalls beim Scannen mit Barcodes verwendet wird Die Vorgehensweise ist daher fast identisch Es m ssen genau wie bei der Barcodelesung feste Zonen definiert werden die dann sp ter ausgelesen werden und die Indexinformationen bilden Wie Sie Zonen f r die OCR Lesung festlegen k nnen wird im Kapitel OCR amp Formularerkennung erl utert Indexinformationen bearbeiten Um ein existierendes Dokument zu ver ndern w hlen Sie es in der Trefferliste aus und ffnen dann das Men Bearbeiten in der Toolbox Die bereits vorhandenen Indexinformationen zu
347. to ame There are several options There are several options document after it has been sd document after it has been sg D Insert Pages a Insert Pages a Append Pages a Append Pages or Delete pages o Delete pages Seite 146 e Erweiterte Einstellungen ScanFile User Guide Benutzerdefinierte Filter Scanfile Benutzerdefinierte Filter Der Filteralgorithmus errechnet die Helligkeit von jedem Pixel auf einer Seite Dabei entspricht ein schwarzer Bildpunkt dem Wert 1 und ein wei er Bildpunkt dem Wert 0 Der Helligkeitswert eines Bildpunktes wird als gewichtete Summe der Helligkeitswerte seiner umgebenden Nachbarn gebildet Die Koeffizienten des Filterkerns entsprechen den Gewichten Der Schwellenwert bildet dabei die Grenze ab der ein Bildpunkt als schwarz 1 oder wei 0 gesetzt wird Beispiele 117171 Dieser Filterkern mit einer Schwelle von 3 w rde daf r sorgen dass ein einzelner isolierter 1 1 1 schwarzer wei er Bildpunkt nicht vorkommen kann er w rde durch den Filter aus wei schwarz gesetzt werden Dieser Filterkern mit einer Schwelle gr er gleich 4 2 2 2 schlie t unterbrochene waagerechte und senkrechte d nne Linien Die Wahl dieser Parameter h ngt wesentlich von der gescannten Seite der Aufl sung und der Helligkeit ab Im Allgemeinen verbessert die Filterung besonders die Lesbarkeit von Mikrofilm Images auf dem Bildschirm und verringert in
348. tzusetzen oder diesen abzubrechen Seiten einf gen Um Seiten in ein existierendes Dokument einzuf gen w hlen Sie es auf der Trefferliste aus und positionieren Sie sich auf der Seite vor der Sie einf gen m chten Klicken Sie auf Seiten einf gen im Men Bearbeiten der Toolbox ScanFile beginnt mit dem Scannen der Seiten und f gt diese an der gew nschten Stelle in das Dokument ein Wenn alle Seiten gescannt wurden Dokumente e Seite 79 ScanFile User Guide Dokumente bearbeiten scanFile Seiten und der Feeder des Scanners leer ist werden Sie aufgefordert die Seiten zu speichern oder die gescannten Seiten zu verwerfen Seiten l schen Beim L schen von Seiten gibt es verschiedene M glichkeiten Um eine Seite zu l schen positionieren Sie sich zuerst auf die Seite die Sie aus dem Dokument entfernen m chten Wechseln Sie anschlie end in das Men Bearbeiten in der Toolbox und klicken Sie auf Image l schen Es wird ein Fenster ge ffnet in dem Sie bestimmen k nnen welche Seiten gel scht werden sollen Images l schen Was soll gel scht werden Angezeigtes Image Angezeigtes und alle folgenden Images Angezeigtes und alle vorhergehenden Images Alle images des Datensatzes Abbruch Seiten revidieren Um eine Seite eines existierenden Dokuments zu revidieren w hlen Sie die Seite aus die sie revidieren wollen Klicken Sie auf Seite revidieren im Men Bearbeiten der Archiv Toolbox Wenn
349. u O Fortsetzen mit Abbruch Die Folgende Tabelle erl utert kurz die m glichen Einstellungen Seite 190 e Document Routing ScanFile User Guide Routen erstellen scanfile Option Beschreibung Fortfahren Bei der Option Fortfahren wandert das Dokument planm ig weiter zum n chsten Schritt der vordefinierten Route Springe zu Das Dokument wandert zu einem Schritt innerhalb der Route der bei der Erstellung festgelegt wird Dabei kann das Dokument sowohl Schritte berspringen als auch im Ablauf der Route zur ckspringen Fortsetzen mit Diese Option erlaubt es Ihnen das Dokument automatisch an eine andere Route zu versenden Wenn Sie die gew nschten Aktionen gew hlt haben dann best tigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button OK und ScanFile kehrt in das Fenster Senden an Anwender zur ck Nachdem Sie die Aktionen f r alle Benutzer im Rahmen dieses Schrittes konfiguriert haben klicken Sie hier ebenfalls auf den Button OK Sie befinden sich anschlie end wieder im Fenster Route erstellen und k nnen weitere Einstellungen f r den entsprechenden Schritt vornehmen Mit der Option Alle Benutzer m ssen die Aktion ausf hren k nnen Sie festlegen dass jeder Benutzer der das Dokument empfangen hat die angeforderte Aktion durchf hren muss damit das Dokument an den n chsten Schritt gesendet wird Ist diese Option nicht aktiviert dann reicht es wenn einer der Benutzer die A
350. ues Datumsformat bei der das gew nschte Format in das daf r vorgesehene Feld eingegeben werden muss Dazu einige Beispiele Datum Formateintrag 23 06 03 DD MM YY 2003 06 23 YYYY MM DD 06 23 2003 MM DD YYYY Seite 66 e Archive ScanFile User Guide Erweiterte Einstellungen ScanFile Eingabe zwingend Mit dieser Option k nnen Sie ein Indexfeld zu einem Pflichtfeld machen Das bedeutet dass dieses Feld beim Anlegen des Datensatzes ausgef llt werden muss damit der Eintrag gespeichert werden kann Alle Stellen eingeben Bei Auswahl dieser Option wird der User dazu veranlasst Indexinformationen einzugeben die das komplette Indexfeld ausf llen Wenn die Feldl nge zum Beispiel auf 10 gesetzt wurde m ssen vom Benutzer 10 Zeichen in das Feld eingegeben werden Die Aktivierung dieser Option schlie t die Aktivierung des Men punktes Eingabe zwingend ein Rechtsb ndig Bei der Eingabe numerischer Werte k nnen die Inhalte automatisch rechtsb ndig geschrieben werden Hierbei kann zwischen den Optionen Rechtsb ndig mit f hrenden Nullen und Rechtsb ndig mit f hrenden Leerstellen gew hlt werden Erweiterte Einstellungen Jobtrennbl tter Falls das optionale Modul Formularerkennung aktiviert ist kann ScanFile beliebig einstellbare Jobtrennbl tter w hrend des Stapelscannens benutzen Dies erm glicht das Einlegen vieler Dokumente in den Feeder des Scanners Wenn die Jobtrennbl tter zwischen den einzelnen Dokumenten
351. uf den Button Alle Seiten lesen werden alle Seiten aller Dokumente eines Archivs per OCR Lesung eingelesen Das Archiv in dem Sie die Erkennung durchf hren m chten muss ge ffnet sein Barcodelesung ausgew hlter Dokumente und Seiten Bei den oben beschriebenen Vorg ngen k nnen entweder alle Datens tze in einem Archiv oder die Datens tze die seit der letzten Zonenerkennung hinzugef gt wurden gelesen werden Es k nnen aber auch einzelne bzw mehrere von Ihnen gew hlte Dokumente OCR gelesen werden Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste direkt in das gew nschte Dokument und w hlen Sie in dem Kontextmen dem Punkt OCR aus Dort stehen Ihnen die ben tigten Optionen f r die Zonenlesung bei den gew hlten Dokument zur Verf gung Wenn Sie die Zonenlesung f r mehrere Dokumente gleichzeitig durchf hren m chten dann k nnen Sie in Ihrer Trefferliste mehrere Dokumente markieren und ebenfalls ber die rechte Maustaste ein Kontextmen ffnen dass Ihnen Zugang zu den OCR Funktionen gew hrt Seite 162 e Barcodes ScanFile User Guide Barcodes lesen scanFile a OCR amp Formularerkennung OCH A Formularerkennung e Seite 163 ScanFile User Guide Einleitung EE nen Einleitung Das OCH Modul ist eine Option von ScanFile mit der sowohl eine Volltext als auch eine Zonenlesung m glich ist Die Volltexterkennung legt eine Datenbank an in der Sie Dokumente suchen k nnen
352. uide Einleitung ScanFile Einleitung ScanFile bietet mehrere M glichkeiten f r das Drucken von gescannten Dokumenten und f r den Export von Indexinformationen und Dokumenten damit diese z B in einer anderen Applikation au erhalb von ScanFile benutzt werden k nnen Drucken ScanFile bietet verschiedene Druckm glichkeiten Aktuell angezeigtes Bild eines Dokumentes Alle Seiten des ausgew hlten Dokumentes Einen Bereich von Seiten innerhalb eines ausgew hlten Dokumentes Einzelne ausgew hlte Seiten des aktuellen Dokumentes Ausgew hlte Dokumente Trefferliste Aktivit tenreport Im Men Datei gt Image drucken k nnen Sie das aktuell ausgew hlte Dokument drucken Dabei kann das komplette Dokument oder einen ausgew hlter Seitenbereich gedruckt werden Au erdem k nnen Sie hier den Drucker bestimmen auf dem Sie Ihre Dokumente drucken m chten Das Icon Drucken in der Toolleiste hat verschiedene Funktionen Dies ist davon abh ngig welches Fenster zum Zeitpunkt der Bet tigung des Buttons aktiv ist Fenster Aktion Image Anzeigefenster Das angezeigte Image wird gedruckt Trefferliste Die ausgew hlten Dokumente auf der Trefferliste werden gedruckt FastPics Die ausgew hlten Seiten des aktuell angezeigten Dokumentes werden gedruckt ber das Men Datei gt Trefferliste drucken haben Sie die M glichkeit Ihre Trefferliste in Textform auszudrucken Drucken E Mail und Exp
353. ument erzeugt Wenn der Feeder leergelaufen ist wird der Benutzer aufgefordert entweder die gescannten Seiten zu speichern oder das Scannen fortzusetzen Beim Klick auf Einzelseiten scannen wird f r jede Seite ein neues Dokument erzeugt Beide Optionen erkennen die Kontrollbl tter der Scanner DR 3020 DR 5020 und DR 5080C und reagieren entsprechend beim Wechsel von Einzel zu Doppelseiten von Text zu Photomodus oder mittels der Trennbl tter beim Batchscan Die einstellbaren Jobtrennbl tter in ScanFile erlauben die automatische Unterteilung in einzelne Dokumente bei jedem Scanner F r diesen Modus ist das Modul Formularerkennung n tig Bei den Scannern die von ScanrFile direkt unterst tzt werden kann der Scanvorgang jederzeit durch Klick auf STOP zum Stillstand gebracht werden welcher w hrend des Scanvorgangs ber den Scanicons angezeigt wird Falls Sie irgendwelche Scannereinstellungen vor dem Scanvorgang ndern wollen m ssen Sie den Button Scanner einstellen bet tigen und die Einstellungen in dem sich ffnenden Fenster vornehmen Scannen allgemein e Seite 91 ScanFile User Guide Postindex Pool Nacherfassen EE n Postindex Pool Nacherfassen Die Postindex Funktion erm glicht es Ihnen zun chst Seiten schnell zu scannen und sie erst sp ter in Dokumente zu unterteilen Die Indexinformationen werden in diesem Fall erst beim Uhnterteilen in Dokumente geschrieben Die in diesem Pool gescannten Seiten werden in e
354. und Suchm glichkeiten mit benutzerdefinierten Indexfeldern Schlagw rtern und Volltextsuche e Vollst ndige Dokumentenanzeigefunktionen wie Zoom Drehung und Bildverbesserung einschlie lich der Anzeige mehrseitiger Dokumente e Eingebauter Multiformatviewer der ber 200 verschiedene Formate unterst tzt einschlie lich MS Office und PDF Dateien Automatische Barcodelesung COLD Import TIFFWriter Zonen und Volltext OCR Lesung Formularerkennung Document Routing Aktivit tenreport Volle Netzwerk und Jukebox Unterst tzung Die mit einem Sternchen markierten Features sind optionale Komponenten die zus tzlich zur Grundversion von ScanfFile erworben werden k nnen ScanrFile Module Das Basismodul von ScanrFile enth lt alles was Sie brauchen um Ihre Archive zu scannen und Dokumente zu importieren Die folgenden Zusatzoptionen k nnen erworben werden um die Funktionalit t Ihres ScanFile Dokument Management Systems zu erh hen Global Index Bibliotheken Dieses Modul bietet zus tzliche Unterst tzung f r Bibliotheken die in ScanFile angelegt werden sollen Barcode Diese Option erm glicht ein automatisches Indizieren von Dokumenten die die Indexinformationen als Barcodes tragen Der Barcode kann dabei automatisch gelesen und von ScanFile verarbeitet werden Willkommen bei ScanFile e Seite 23 ScanFile Benutzerhandbuch ScanFile Module scanFile Schlagworte Zellen Diese Option erlaub
355. und vertikale Aufl sung identisch wobei viele Canon Scanner horizontal und vertikal mit verschiedenen Aufl sungen scannen k nnen Die Aufl sung mit der ein Dokument eingescannt wird bestimmt zwei wichtige Parameter die Gr e und die Qualit t Je h her die Aufl sung desto besser ist die Qualit t des Images Eine h here Aufl sung bewirkt aber auch eine gr ere Datei und somit erh hten Speicherbedarf Durch eine integrierte Datenkomprimierung kann ScanfFile die resultierende Dateigr e verringern Welche Aufl sung Sie w hlen ist abh ngig von der Art der zu scannenden Dokumente sowie den Qualit tsanforderungen und dem Speicherplatzangebot Testscan ScanrFile bietet eine Testscanfunktion f r die Canon Dokumentenscanner Sie k nnen ein Dokument auf der Grundlage der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen scannen um zu berpr fen ob die Qualit t und die Einstellungen richtig sind Legen Sie eine Seite in den Feeder und klicken Sie auf den Button Testscan Das Dokument wird dann im Testscan Fenster angezeigt Die Bildqualit t kann in diesem Fenster berpr ft werden Mit den Plus und Minus Button k nnen Sie im Testscan Fenster die Gr e des Bildes stufenweise vergr ern und verkleinern Wenn Sie die O Taste dr cken k nnen Sie einen gew nschten Bereich zoomen indem Sie ein Rechteck um Seite 244 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Scanner Funktionsseiten Scanfile den zu vergr
356. ung Nur Textebene gew hlt wird Ist aber das Texterkennungslevel zu niedrig ist es m glich dass einige Buchstaben nicht erkannt werden Die h chsten Kompressionsfaktoren ohne sichtbaren Qualit tsverlust k nnen Sie bei Dokumenten erreichen die einfach strukturiert sind Bei diesen Dokumenten k nnen Sie die minimale Imagequalit t niedriger ansetzen und die Aufl sung f r die Textfarbebene sowie das Hintergrundimage reduzieren Seite 226 e LuraDocument ScanFile User Guide LuraDocument Einstellungen ScanFile Aktivit tenreport Aktivit tenreport e Seite 227 ScanFile User Guide Einleitung ScanfFile Den uument Managern Spitent Einleitung ScanrFile bietet mit der Option Aktivit tenreport eine M glichkeit an alle Ereignisse im Programm zu protokollieren Diese Option wird prim r von Systemadministratoren verwendet und kann so eingestellt werden dass die ausgew hlten Ereignisse zur ckverfolgt werden k nnen Das Format hnelt dabei dem Ereignisprotokoll von Windows und kann entweder angezeigt oder ausgedruckt werden Konfiguration des Aktivit tenreports Um den Aktivit tenreport zu ffnen w hlen Sie den Men punkt Optionen gt Aktivit ten Report aus Es ffnet sich folgendes Fenster E Aktivit ten Report Archive und Bibliotheken E Lieferscheine E Posteingang O G Benutzer E Rechnungen O Benutzer B OG Benutzer C DE Benutzer D DE Benutzer E
357. ung wird immer 100 auf demjenigen Formular liefern auf dem die Merkmale angelegt wurden bei anderen gescannten Exemplaren desselben Formulars k nnen die Ergebnisse variieren Schlagworte Damit Sie Ihr Formular sp ter leichter wiederfinden k nnen haben Sie die M glichkeit den erkannten Formularen automatisch Schlagworte zuzuordnen Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf Schlagworte und es erscheint die Schlagwortliste die Sie diesem Archiv zugeordnet haben W hlen Sie das Wort das Sie hinzuf gen m chten aus und best tigen Sie mit OK Widerholen Sie diesen Vorgang bis Sie alle gew nschten Schlagworte hinzugef gt haben OCH amp Formularerkennung e Seite 173 ScanFile User Guide Ankreuzfelder auswerten OMR EE nen Beachten Sie bitte dass einem Archiv bereits eine Schlagwortliste zugeordnet sein muss wenn Sie Schlagworte f r ein Formular festlegen m chten Ankreuzfelder auswerten OMR Eine weitere Option der Formularerkennung ist die Erkennung von Markierungen Diese Option k nnen Sie f r Formulare benutzen auf denen sich Felder zum Ankreuzen befinden Ein Beispiel w ren Umfrageformulare In Abh ngigkeit davon ob ein Feld angekreuzt wurde oder nicht k nnen dann automatisch verschiedene Indexinformationen eingetragen werden Damit die Zonen festgelegt werden k nnen muss zun chst ein Muster eingescannt werden Nach dem Scannen der Seite ffnen Sie das Men OCR gt Zonen
358. unkten klicken Ein Dialogfenster mit einer Maskenliste ffnet sich W hlen Sie die gew nschte Maske aus und klicken Sie auf den OK Button Danach wird der Name der Maske in dem Feld angezeigt Jetzt aktualisieren Sie k nnen die Verzeichnisse schnell auf zu archivierende COLD Dateien durchsuchen und sie au erhalb des Zeitplans archivieren indem Sie auf den Jetzt aktualisieren Button klicken Das wird den Service veranlassen bei der n chsten Aktualisierungsschleife ein Update auszuf hren Import von Dateien und Index Der Datei und Index Importscheduler erm glicht den automatischen Import von Dateien mit zugeh rigen Indexdaten im ASCII oder ANSI Format Alle Dateien mit Indexdaten im korrekten Format die in einen definierten Pfad abgelegt werden werden automatisch in ein definiertes ScanFile Archiv importiert Die Anzahl der berwachten Verzeichnisse ist nicht beschr nkt Aktualisierungszeitplan Tage Zeitabstand und H ufigkeit des Schedulers k nnen auf der linken Seite des Fensters eingestellt werden Die eingestellten Werte definieren wann die Verzeichnisse auf neue Dokumente durchsucht werden und diese in die Archive importiert werden Seite 328 e Remote Services ScanFile User Guide Import von Dateien und Index ScanFile Um die Tage f r das Update einzustellen w hlen Sie die gew nschten Tage aus Sie k nnen den Anfangs und Endzeitpunkt pro Tag bestimmen innerhalb derer die Aktualisierung ablaufen so
359. utzergruppe jeden Men punkt in ScanFile einzeln aktivieren oder sperren Dabei sind f r den Benutzer sp ter alle ausgew hlten Men punkte sichtbar und alle nicht selektierten Punkte sind nicht verf gbar ber die Buttons Alles ausw hlen und Alles abw hlen k nnen Sie jeweils angezeigten alle Men punkte an oder abw hlen Im Bereich Generell k nnen Sie den Punkt Admin ausw hlen ber diesen Punkt k nnen Sie einem Benutzer oder einer Gruppe den Status eines Administrators geben Dem Benutzer oder der Gruppe werden dadurch uneingeschr nkte Rechte in Ihrem ScanFile Men zugewiesen Der Zugriff auf Archive und Bibliotheken kann weiterhin eingeschr nkt werden ScanrFile Konto Das ScanFile Konto erm glicht es Ihnen ScanFile unter einem festgelegten Windows Benutzerkonto laufen zu lassen Alle ScanFile Archive und Seite 140 e Benutzerverwaltung ScanFile User Guide ScanFile Konto Ran EN nun Bibliotheken k nnen dann so abgelegt werden dass sie nur mit diesem Benutzerkonto zug nglich sind und werden auf diese Weise vor unautorisierten Zugriffen gesch tzt ScanfFile Um ScanFile ein Windows Benutzerkonto zu bergeben ffnen Sie die Benutzerverwaltung unter Optionen gt User verwalten Klicken Sie auf den Button ScanFile Konto und das folgende Fenster wird angezeigt ScanFile Account Laufen unter Konto aktivieren Dom ne SOLUTION Name Scanfile Passwort Passwort W
360. uweisen Daf r muss das Archiv in der Liste ausgew hlt werden die dazugeh rigen Einstellungen k nnen dann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Suchlaufwerk Das Suchlaufwerk zeigt auf einen Pfad in dem die COLD Dokumente abgelegt werden Nachdem das Zielarchiv ausgew hlt wurde k nnen Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen durch Klick auf den Button mit den drei Punkten Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Remote Services Seite 327 ScanFile User Guide Import von Dateien und Index N NE nen Backup Laufwerk Wenn der Scheduler die Dateien aus dem Suchlaufwerk importiert hat werden sie dort gel scht Um noch eine Kopie der Datei au erhalb ScanFiles zu behalten werden sie in den Backuppfad kopiert Sie k nnen das Laufwerk und den Pfad ausw hlen indem Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt COLD Maske W hlen Sie zum Import eine der zuvor in ScanFile angelegten Masken f r das Archiv aus in das importiert werden soll Sie k nnen die Maske ausw hlen indem Sie auf den Button mit den drei P
361. w hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc bzw Diskette auf der die Software gespeichert ist Seite 6 ScanFile Benutzerhandbuch ScanrFile Software Lizenzvertrag ScanFile RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Spielberg Solutions Ltd zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu s
362. wird kann ber die drei Optionen Signal Nachricht und Automatisch ffnen eingestellt werden Diese werden in der folgenden Tabelle beschrieben Option Beschreibung Signal Gibt einen Signalton aus wenn ein neues Dokument in der pers nlichen Trefferliste gefunden wird Nachricht Informiert den Benutzer mit einer Nachricht auf dem Bildschirm Automatisch ffnen Die Pers nliche Trefferliste wird automatisch ge ffnet falls ein neues Dokument erscheint Men leiste Sie k nnen das Erscheinungsbild der Men leiste in ScanFile ver ndern und zwischen Verschiedenen Einstellungen w hlen Au erdem k nnen Sie das Verhalten der Toolleiste mit einigen Optionen Steuern Seite 128 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Diverses scanfile Option Beschreibung Inaktive Buttons Wenn Sie die Einstellung verwenden dann werden Toolleiste anzeigen anzeigen inaktive oder f r den User nicht zugelassene Buttons in der Werkzeugleiste grau unterlegt Andernfalls w rden diese ausgeblendet werden Zus tzliche Verwenden Sie diese Option um die waagerechte Toolleiste oben im ScanFile Fenster anzuzeigen Tooltips verstecken Tooltips sind kurze Funktionsbeschreibungen eines Buttons Sie werden angezeigt wenn man mit dem Mauscursor l nger auf dem Button verweilt Mit der Option Tooltips verstecken k nnen sie abgeschaltet werden Sie haben an dieser Stelle zus tzlich die M
363. x abgespeichert wird Aufl sung Sie k nnen eine der folgenden Aufl sungen ausw hlen 100 150 200 240 300 400 und 600 dpi dots per inch Modus Mit dieser Option k nnen Sie die Anzahl der zu scannenden Farben festlegen Im Schwarz Wei Modus werden die Seiten als Schwarz Wei bilder gescannt Der Graustufenmodus erzeugt Bilder mit 256 Graustufen Wenn Sie den Farbmodus verwenden dann scannt der DR 7080C im 24Bit Farbmodus Bedenken Sie bitte dass durch das Scannen in Graustufen Farbe bei einer hohen Aufl sung sehr gro e Dateien entstehen Scanner einstellen e Seite 269 EE nen ScanFile User Guide Canon DR 7080C Rasterung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie im Schwarz Wei Modus scannen Diese Einstellung verbessert durch Rasterung die Darstellung von gescannten Grauwertvorlagen im Schwarz Wei Modus Sie ist vor allem f r das Scannen von Fotos hilfreich Rotation Diese Einstellung erlaubt es das gescannte Bild direkt nach dem Scannen zu drehen und abzuspeichern Die Bilder k nnen um 0 90 180 oder 270 gedreht werden Kompression ScanFile speichert Images als folgende Formate e Unkomprimierte TIFF Datei e TIFF G4 Datei e JPEG JTIFF Datei e LuraDocument Der von Ihnen gew hlte Kompressionstyp und das Dateiformat h ngen vom zu scannenden Dokument und den Qualit tsanforderungen ab Unkomprimierte TIFF Datei Bei dieser Einstellung wird das gescannte Dokument ni
364. xfeld genau berpr fen Diese Informationen k nnen ggf auch bearbeitet werden Wenn Sie beispielsweise nicht genug Zeichen f r einen Feldnamen markiert haben k nnen Sie diese Einstellungen hier ver ndern Einige Spooldateien enthalten Multipage Datens tze Die k nnen beispielsweise Rechnungen sein die sich ber mehrere Seiten erstrecken Diese Seiten k nnen mit Hilfe der Seitenb ndelung in ein einzelnes Dokument im ScanFile Archiv zusammengefasst werden Dazu muss zun chst eine Bedingung f r die Seitenb ndelung auf den Folgeseiten definiert werden Markieren Sie eine Zeichenfolge die Sie als Bedingung verwenden m chten und w hlen Sie im PopUp Men die Option Seitenb ndelung aus Es wird das Fenster Maske bearbeiten ge ffnet und Sie k nnen unten im Fenster eine B ndelungsaktion ausw hlen die durchgef hrt werden soll wenn die entsprechende Zeichenkette erkannt wird Ihnen stehen dabei folgende Aktionen zur Verf gung Nicht b ndeln Numerisch aufsteigend Leer auf Folgeseite Nicht leer auf Folgeseite Gleich auf n chster Seite Sind diese Einstellungen einmal vorgenommen k nnen die Rohdaten in ScanFile importiert werden COLD e Seite 215 File ScanFile User Guide ScanFile u Importieren von Spooldateien Importieren von Spooldateien Bevor Spooldateien in ScanFile importiert werden k nnen muss das Archiv ge ffnet werden in welches importiert werden soll Ist das Archiv ge ffnet w hlen Sie das Men
365. xtmodus bewirkt die Option Auto auch hier dass die Photohelligkeit und der Kontrast jeder Seite beim Scannen automatisch erkannt und angepasst werden Beide Werte k nnen zwischen 1 und 255 liegen 1 ist die dunkelste 255 die hellste Einstellung Ist der Wert O eingestellt so wird eine automatische Erkennung durchgef hrt Die Einstellungswerte k nnen Sie anpassen indem Seite 296 e Scanner einstellen ScanFile User Guide Canon DR 3020 scanFile Sie den gew nschten Wert mit dem Schieberegler einstellen oder den Wert in das Eingabefeld eintragen Canon DR 3020 Der Canon DR 3020 scannt bis zu 40 A4 Seiten pro Minute und stellt sich nicht nur automatisch auf die Papierst rken sondern auch auf die Papierformate ein Der Feeder fasst bis zu 100 Seiten und erm glicht dem Anwender durch den Duplexmodus auch die doppelseitige Dokumentenerfassung Der DR 3020 ist serienm ig mit einer SCSI 2 Schnittstelle ausger stet Er hat eine maximale Aufl sung von 3000pi Das folgende Fenster zeigt die Einstellungen des DR 3020 Dieser Scanner wird automatisch von ScanFile erkannt Klicken Sie auf den Button Scanner einstellen um das Konfigurationsfenster zu ffnen ai Scanner einstellen DR 3020 Scanner SCSI ID w hlen Empfindlichkeit Auflosung Ha 0 ID 7 YMSCSI Photo Helligkeit 300dpi x 300dpi ID 2 77 300dpi x 150dpi Seitengr e TextHeligkeit 200dpi x 200dpi Maximum K i Anpassen M Auto Scanne
366. zeigefenster in ScanFile angezeigt k nnen Sie Informationen ber diese Seite im Men Hilfe gt Image Information erhalten Die Pfadangaben und Anzahl der Dateien in dem Archiv werden ebenso angezeigt wie Informationen ber Aufl sung Dateigr e und Kompression Seite 150 e Allgemeine Informationen ScanFile User Guide Bericht erstellen ScanFile Ces nert Magen Tasen Imageinfo Pfad und Dateiname C143766834 SCF O0 00 00 00000001 TIF Imagebreite 4960 Pixel Horizontale Aufl sung 600 DPI Imageh he 7016 Pixel Vertikale Aufl sung 600 DPI Dateiformat CCITT G4 Gr e im Speicher unkomp 4 MB Dateigr e 79K6 Image komprimiert auf 135 Bericht erstellen Ein Bericht ber die Aktivit ten innerhalb eines Archivs an einem bestimmten Tag kann im Men Optionen gt Bericht erstellen erstellt werden Hier werden die Aktionen aller Benutzer f r einen bestimmten Tag zusammengefasst und angezeigt Bericht erstellen Bericht f r dieses Datum erstellen 23 05 2006 Detaillierten Bericht erstellen O Anzahl der neuen Datens tze Anzahl der gescannten Seiten Anzahl der ge nderten S tze Anzahl der ge nderten Seiten Anzahl aller bearbeiteten S tze Anzahl aller bearbeiteten Seiten Bericht erstellen Schlie en Nachdem Sie ein Datum eingegeben haben k nnen Sie ber den Button Bericht erstellen die Details f r diesen Tag angezeigt werden ScanFile fragt an dieser Stel
367. zeigt werden Die Abbildung zeigt die Toolbar die Ihnen die wichtigsten Aktionen zur einfachen Bildbearbeitung bereitstellt Image Komplett 1 1 Image rechts vergr ern anpassen darstellen drehen PopUp Men der Anzeige Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Anzeigefenster ffnet sich ein PopUp Men In diesem k nnen mehrere Aktionen auf der gerade angezeigten Seite durchgef hrt werden Einige Optionen sind dieselben die im PopUp Men der Trefferliste angezeigt werden beziehen sich hier aber nur Suchen und Anzeigen e Seite 109 EE nen ScanFile User Guide PopUp Men der Anzeige auf die angezeigte Seite Bitte beachten Sie dass dieses PopUp Men nur f r gescannte Dokumente g ltig ist Elektronische Dokumente haben ein eigenes PopUp Men Option Beschreibung Image Information Zeigt die Dateiinformationen des Dokumentes an ge ffneten LuraDocument Wenn das Dokument im LuraDocument Format abgelegt wurde dann k nnen Sie hier die einzelnen Ebenen anzeigen Bereich kopieren drucken Es kann ein Bereich frei definiert werden der entweder gedruckt oder in die Zwischenablage kopiert werden kann Konvertieren nach F hrt eine OCR Lesung der gew hlten Seite durch und konvertiert den Text in ein gew hltes Dateiformat Arbeitskopie erstellen ffnet ein zus tzliches Anzeigefenster das auch beim Schlie en des Archivs oder der Bibliothek ge ffne
368. zuweisen Daf r muss das Archiv in der Liste ausgew hlt werden die dazugeh rigen Einstellungen k nnen dann auf der rechten Seite des Fensters vorgenommen werden Um ein Archiv zu entfernen w hlen Sie ein Archiv aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen unterhalb der Archivliste Image Speicherpfad Der Image Speicherpfad ist der Pfad den der TIFF Spooler berwacht und aus dem Dokumente archiviert werden Die zu importierenden Dateien m ssen hier gespeichert werden Backup Laufwerk Wenn der Scheduler die Dateien aus dem Image Speicherpfad importiert hat werden sie dort gel scht Um noch eine Kopie der Datei au erhalb ScanFiles zu behalten werden sie in den Backuppfad kopiert Sie k nnen das Laufwerk und den Pfad ausw hlen indem Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken Ein Dialogfenster ffnet sich in dem Sie das Laufwerk und den Pfad ausw hlen und auf den OK Button klicken Danach wird der Pfad in dem Feld angezeigt Formulardatenbank W hlen Sie die Formulardatenbank aus in der die zur Erkennung verwendeten Formulare gespeichert sind Als Grundeinstellung wird die Datei default sff verwendet die im ScanFile Programmpfad gespeichert ist Speicherort und Name k nnen frei gew hlt werden Remote Services Seite 337 GE ScanFile User Guide scanFile Volltext OCR Scheduler Batch erzeugen Diese Einstellung ist f r Dokumente die mit dem ScanFile VNP erstellt wurden Ist Batch erzeugen ausgew
369. zwerkinstallationen Probleme geben kann falls mehrere Anwender gleichzeitig mit einem zentralen Nacherfassungspool arbeiten Seite 126 e Grundeinstellungen ScanFile User Guide Trefferliste Scanfile Datumsformat in Bibliotheken ber diese Einstellungen k nnen Sie beeinflussen welches Datumsformat in der Anzeige von Bibliotheken verwendet wird Dabei k nnen Sie das Datumsformat w hlen und ein eigenes Trennzeichen w hlen Beim Datumsformat haben Sie folgende Optionen DDMM YY DDMM YYYY MM DD YY MM DD YYYY YY MM DD YYYY MM DD G ltige Trennzeichen sind A 17 und Trefferliste Die Trefferliste wird genutzt um die Resultate einer Suchoperation anzuzeigen Mit den folgenden Optionen haben Sie die M glichkeit das Erscheinungsbild und die Funktionsweise der Trefferliste zu beeinflussen Option Beschreibung Zeilennummer anzeigen Eine zus tzliche Spalte wird als erste Spalte links angezeigt die eine fortlaufende Nummerierung der Trefferlisteneintr ge enth lt Notizspalte anzeigen Es wird eine zus tzliche Spalte ganz rechts in die Trefferliste eingef gt die auf Memos gekennzeichnet durch ein M oder das Verbergen eines Dokuments f r Nutzer der Usergruppe Anzeigen gekennzeichnet durch ein X hinweist Wechselnde Zeilenfarben Die einzelnen Zeilen der Trefferliste werden in zwei unterschiedlichen Farben dargestellt Dies erleichtert die bersicht ber eine Trefferli

Version 9 - Spielberg

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