XPhone UC Team Panel
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1. ET COM FOR BUSINESS a XPhone Unified Communications 2 XPhone Unified Communications Inhalt 1 1 1 2 1 3 2 1 2 2 3 1 3 2 3 4 3 5 3 6 5 1 5 2 5 4 ber XPhone UC Team Panel Was ist XPhone UC Team Panel Lizenzinfo ber das XPhone UC Team Panel Handbuch berblick Belegtzustand erkennen Weitere XPhone UC Team Panel Schaltfl chen Teamtasten Hinweis zur Verwendung von XPhone UC Team Panel Vorlagen Teamtasten und Schnellwahltasten ausw hlen Teamtasten formatieren Mit Registerkarten arbeiten Anzeigeneinstellungen Weitere Einstellungen Telefonieren mit XPhone UC Team Panel Pr senzmanagement mit XPhone UC Team Panel Hinweis zur Konfiguration durch Pr senzmanagement Vorlagen Mit Profilvorlagen arbeiten Pr senzvorlagen konfigurieren Termine aus Microsoft Outlook Lotus Notes bernehmen Sofortnachrichten senden Zugeh rigkeit zu mehreren Teams Zugriff auf andere Teamtasten Zur cksetzen von XPhone UC Team Panel Einstellungen FFF F Ov IA 11 11 12 15 16 19 19 19 21 24 21 29 30 31 Copyright C4B Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielf ltigung dieses Handbuchs oder von Teilen daraus sind zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung durch die C4B Com For Business AG nicht gestattet In dieser Dokumentation enthaltene Informationen k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert und e2. w lt lt Erreichbarkeit per Sofortnachricht gt gt Ist ein Teamkollege per Sofortnachricht erreichbar so erscheint dieses Icon mit dem Hyperlink 8 BERBLICK Sofortnachricht senden Siehe Sofortnachrichten senden Es lt lt Nicht per Sofortnachricht erreichbar gt gt Ist ein Teamkollege nicht per Sofortnachricht erreichbar so ist dies anhand des Icons erkennbar TEAMTASTEN 9 3 Teamtasten Auswahl der verf gbaren Tasten Siehe Teamtasten und Schnellwahltasten ausw hlen Formatierung von Tasten Siehe Teamtasten formatieren Registerkarten Anzeigeneinstellungen Weitere Einstellungen vornehmen Siehe Weitere Einstellungen 3 1 Hinweis zur Verwendung von XPhone UC Team Panel Vorlagen Bitte beachten Sie dass die im folgenden aufgef hrten Konfigurationseinstellungen ggf durch Ihren Administrator eingeschr nkt sein k nnen oder auch gar nicht m glich Durch den Administrator kann eine Konfiguration f r das gesamte Team vorgenommen werden Individuelle Benutzereinstellungen k nnen hier auch deaktiviert werden 3 2 Teamtasten und Schnellwahltasten ausw hlen Einzelne Teamtasten ausblenden Sie k nnen einzelne Teamtasten auch manuell aus dem Teampanel entfernen a ffnen Sie dazu das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken b W hlen Sie Einstellungen c Markieren Sie nun die Teamtaste die Sie entfernen m chten und klicken Sie auf die E
3. hlen Sie Teamtasten und suchen Sie die Teamtaste aus die Sie in Ihre aktuelle Registerkarte bernehmen m chten d Ziehen Sie die Teamtaste mit gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position Ihres Teampanels e Um eine Schnellwahltaste einzuf gen w hlen Sie im Anzeigefilter Spezielle Tasten aus Im Anzeigefenster des Dialogs wird Schnellwahltaste angezeigt f Ziehen Sie die Schnellwahltaste mit gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position Mit einem Doppelklick auf die Schnellwahltaste ffnen Sie den Bearbeitungsmodus 3 5 Anzeigeneinstellungen Die Optik von XPhone UC Team Panel l sst sich an Ihre individuellen Bed rfnisse anpassen a Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb des Teampanels um das Kontextmen zu ffnen b W hlen Sie Einstellungen und dann Anzeige Teamleiste immer automatisch einblenden a Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten um das Kontextmen zu ffnen b W hlen Sie Einstellungen und dann Anzeige c Im Bereich Teamleiste k nnen Sie einstellen ob das Teampanel immer im Vordergrund sein oder nur dann eingeblendet werden soll wenn Sie mit dem Mauszeiger den oberen bzw seitlichen Bildschirmrand ber hren TEAMTASTEN 13 d Best tigen Sie Ihre Einstellung durch Klick auf Schlie en Tipp Lesen Sie weiter unten im Abschnitt Animation und Effekte einstellen wie Sie die animierte Ein Ausblendung des Teampanels
4. weil ein neuer Anruf kommt l sst sich diese Option auf einzelne Registerkarten herunterbrechen Siehe Mit Registerkarten arbeiten Sie haben zwei Optionen die Sie auch kombiniert nutzen k nnen m ein optisches Signal die Desktopinfo m ein Audio Signal W hlen Sie im Bereich Bei Anrufen f r Teammitglieder die Registerkarte aus in denen sich die Teammitglieder befinden f r die Sie eine Signalisierung w nschen Klicken Sie auf Bearbeiten um die Bedingungen f r das Ausl sen der Signale einzustellen Es ffnet sich ein neuer Dialog Unter Benachrichtigung f r Teammitglieder stellen Sie ein welche Bedingung erf llt sein muss um das Signal auszul sen z B bei Anklopfer Zweitanruf Mit dem Zeitregler stellen Sie ein nach wieviel Sekunden das Signal ausgel st werden soll Unter Durch stellen Sie ein ob Sie ein optisches Signal Desktopinfo und oder ein Audiosignal w nschen Wenn Sie nicht das Standard Audiosignal von XPhone UC Team Panel DingLing verwenden m chten k nnen Sie ber den Befehl Durchsuchen eigene Signalt ne hochladen wav files Klicken Sie auf das Abspielsymbol neben dem Dropdown Men um sich den ausgew hlten Signalton anzuh ren Haben Sie mehreren Registerkarten eine Audiosignalisierung zugeordnet stellen Sie die Anzeigepriorit t f r das Register welches den Vorrang haben soll auf Hoch ein Kommen nun gleichzeitig Anrufe f r mehrere Teammitglieder die aber unterschiedlichen Registerkarten zu
5. 12 TEAMTASTEN Registerkarten anlegen a ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken b W hlen Sie Einstellungen und dann Registerkarten c Um eine neue Registerkarte anzulegen klicken Sie auf Neu Nun wird eine zweite Teampanelansicht eingeblendet d Markieren Sie im angezeigten Fenster die neue Registerkarte und klicken Sie auf Umbenennen um einen Namen f r die Registerkarte einzugeben e Die Registerkarten werden standardm ig am unteren Rand angezeigt ber das Dropdown Men Position des Registerumschalters k nnen Sie die Position des Registerumschalters ver ndern f Mit Hilfe der Pfeiltasten ver ndern Sie die Reihenfolge in der die Registerkarten angezeigt werden Registerkarten l schen a ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken b W hlen Sie Einstellungen und dann Registerkarten c Markieren Sie die gew nschte Registerkarte im Fenster des Dialogs und klicken Sie auf L schen d Verlassen Sie den Dialog mit Schlie en Die Registerkarte ist jetzt gel scht Teamtasten einer Registerkarte zuordnen a ffnen Sie zuerst mit dem Registerumschalter die Registerkarte in die Sie eine Teamtaste oder Schnellwahltaste einf gen wollen b ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken c W
6. Anrufe aber dennoch zu Ihnen durchgestellt werden sollen ffnen Sie die Vorlagenauswahl durch Klick auf lt lt Profilvorlage ausw hlen gt gt und w hlen Sie Pr senz Teaminfo ndern Per Default ist Ihr aktuelles Profil aktiviert Sie k nnen aber auch ein anderes Profil ausw hlen PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL 21 Pr senz Teaminfo Myers Paula G ltigkeitsdauer Mi 23 08 2010 12 00 Prasenzstatus Qo Pause Umleitung Umleitung aus Teaminfo anzeigen Mittagspause Abbrechen a Falls erforderlich geben Sie die G ltigkeitsdauer ein b Zus tzlich k nnen Sie eine Anrufumleitung festlegen und eine Teaminfo hinterlegen Diese Nachricht wird Ihren Teamkollegen dann so lange in der XPhone UC Team Panel Oberfl che angezeigt wie das aktuelle Pr senzprofil g ltig ist Best tigen Sie mit OK Die vorgenommenen nderungen werden nicht dauerhaft in der Profilvorlage gespeichert Hinweis Wenn Sie unter Umleitung die Option Umleitung nicht ndern w hlen bleibt Ihre Anrufumleitung auch dann aktiv wenn sich Ihr Profil wieder ver ndert hat Soll die Rufumleitung nur so lange aktiv sein wie das Pr senzprofil g ltig ist w hlen Sie eine der anderen Umleitungsoptionen Unternehmensweite Info setzen Nachrichten an Ihre Teamkollegen lassen sich auch unabh ngig von Profilvorlagen hinterlegen a ffnen Sie den Vorlagendialog durch Klick auf lt lt Auswahl Profilvorlagen gt gt und w hlen Sie
7. Kalender synchronisieren Termine werden dann auf Wunsch immer oder unter bestimmten Voraussetzungen automatisch in die XPhone UC Team Panel Oberfl che bernommen Mehr zur Outlook Notes Synchronisation Siehe Termine aus Microsoft Outlook Lotus Notes bernehmen 5 1 Hinweis zur Konfiguration durch Pr senzmanagement Vorlagen Bitte beachten Sie dass die im folgenden aufgef hrten Konfigurationseinstellungen ggf durch Ihren Administrator eingeschr nkt sein k nnen Durch den Administrator kann eine Konfiguration der f r den Benutzer verf gbaren Profilvorlagen sowie der Kalendersynchronisation vorgenommen werden so dass Benutzer Einstellungen automatisch vom XPhone UC Server beziehen k nnen Individuelle Benutzereinstellungen k nnen auch deaktiviert werden 5 2 Mit Profilvorlagen arbeiten XPhone UC Team Panel bietet neun Standard Profilvorlagen zur Auwahl an mit denen Sie Ihren aktuellen Pr senzstatus definieren k nnen amp l lt lt anwesend gt gt I lt lt abwesend gt gt lt lt termin gt gt D lt lt Kurz Abwesend gt gt O lt lt pause gt gt lt lt Krank gt gt lt lt Urlaub gt gt O lt lt lt AuRer Haus gt gt lt lt nicht st ren gt gt D lt lt Homeoffice gt gt 20 a PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL Jedes dieser Profile kann durch weitere Zeitangaben z B 30 Minuten oder 2 Stunden erg nzt werden Nach Ablauf dieses Zeitraums setzt sich XPhone UC Team Panel automati
8. Programmende und bei Benutzer Inaktivit t und geben Sie ein ab wann der Zustand auf inaktiv gesetzt werden soll 24 5 4 PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL Prasenz Einstellungen Allgemein Automatische Profilyorlagen bei Programmstart amp Anwesend bei Programmende R Abwesend bei Benutzer Inaktisit t amp Kurz abwesend Inaktiv setzen nach 10 Minuten bei gesperrter Konsole Hinweis XPhone UC Team Panel orientiert sich bei der Benutzer Inaktivitat an Ihrem PC Nutzungsverhalten Erfolgt ber einen bestimmten Zeitraum keine Eingabe ber die Tastatur oder PC Maus obwohl der PC noch l uft geht die Software davon aus dass Sie Ihren Arbeitsplatz kurz verlassen haben bzw sich in einem Gespr ch befinden Option 3 Profilvorlagen zeitgesteuert ber den Outlook Notes Kalender aktivieren bzw ber den erverseitigen Kalenderabgleich zwischen XPhone UC Server und Microsoft Exchange Server Profilvorlagen lassen sich auch automatisch durch die Termine in Ihrem Groupware Kalender aktivieren Siehe Termine aus Microsoft Outlook Lotus Notes bernehmen Termine aus Microsoft Outlook Lotus Notes bernehmen F r die Kalendersynchronisation stehen zwei Methoden zur Verf gung ber die der Administrator entscheidet m Der Kalenderabgleich erfolgt lokal durch Outlook bzw Notes Client m Der Kalenderabgleich erfolgt zentral zwischen XPhone UC Server und Microsoft Exchange Server Diese Einstellung
9. Team Panel 4 XPhone UC Team Panel erinnert Sie wen der gew nschte Teilnehmer wieder erreichbar ist Siehe Telefonieren mit XPhone UC Team Panel 5 XPhone UC Team Panel bernimmt Termine aus Ihrem Microsoft Outlook Lotus Notes Kalender Siehe Termine aus Microsoft Outlook Lotus Notes bernehmen 6 Sehen Sie ob jemand per Sofortnachricht erreichbar ist und versenden Sie Sofortnachrichten 2 1 Belegtzustand erkennen Jedes Teammitglied wird ber eine eigene Taste im Teampanel abgebildet Die eigene Taste ist normalerweise immer links oben abgebildet und an der fetten Schrift zu erkennen Die Belegtanzeige zeigt den aktuellen Leitungszustand des jeweiligen Teammitglieds an Auf diese Weise k nnen Sie bereits vor dem Weiterverbinden oder Anw hlen pr fen ob die gew nschte Person gerade erreichbar ist Besitzt ein Teammitglied mehrere Leitungen siehe Kapitel Mehrere Leitungen ber eine Teamtaste steuern ndert sich die Anzeige unabh ngig davon auf welcher Leitung der Benutzer telefoniert Die Leitungszust nde im berblick Paula Myers J lt lt Leitung frei gt gt Paula Myers 1 lt lt Internes Gespr ch gt gt BERBLICK 7 amp Paula Myers lt lt Externes Gespr ch gt gt a la M Paula AE lt lt Anrufumleitung gt gt i Paula Myers lt lt Infonachricht gt gt Paula Myers lt lt Anrufschutz gt gt Bei ankommenden Anrufen blinkt die Bel
10. Unternehmensweite Info ndern b Aktivieren Sie die Checkbox geben Sie Ihren Text ein und best tigen Sie mit OK Unternehmensweite Info Myers Paula Unternehmensweite Info anzeigen T glich von 12 00 13 00 in der Mittagspause Abbrechen 5 3 Prasenzvorlagen konfigurieren Vorhandene Profilvorlagen lassen sich nach Ihren individuellen Anforderungen anpassen z B durch die automatische Kopplung an eine Rufumleitung und oder eine Teaminfo Genauso einfach k nnen Sie selbst neue Profilvorlagen erstellen 22 Oo Oo PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL Hinweis W hrend Sie unter Aktives Profil bearbeiten die gerade aktuelle Profilvorlage nur f r diesen einen Anlass ndern ver ndern Einstellungen in diesem Dialog das Verhalten Ihrer Pr senzvorlagen dauerhaft Profilvorlagen Hirsch Harry 3 Abwesend Anwesend Termin Pause Krank gt Urlaub Kurz abwesend Suber Haus nicht st ren Fa Cantal Profil abwesend ndern Aktiviert Anderung eingeschr nkt da f r automat Aktivierung verwendet Zuletzt ge ndert am 22 12 2008 11 52 Prasenzstatus R Abwesend Urileitung Umleitung aller Anrufe zu 123 Teaminfo aktiv Frofile automatisch aktivieren Bei Programmstart Programmende Optionen Zeitgesteuert ber Outlook Kalender Kalenderoptioren Abbrechen Profilvorlagen umsortieren Klicken Sie auf lt lt Profilvorlage ausw hlen
11. gt gt und w hlen Sie Profilvorlagen Um die Reihenfolge zu ver ndern in der die Profilvorlagen angezeigt werden benutzen Sie die Pfeiltasten Vergessen Sie nicht Ihre nderungen durch Klick auf OK zu best tigen bevor Sie den Dialog verlassen Profilvorlagen neu anlegen Sie k nnen beliebig viele eigene Profilvorlagen anlegen W hlen Sie zuerst eine Standardvorlage aus auf der die neue Vorlage basieren soll und klicken Sie anschlie end auf Neu Die Standardvorlage wird dadurch nicht gel scht Geben Sie Ihrer neuer Profilvorlage einen Namen und definieren Sie sie wie unten beschrieben genauer PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL 23 Anrufumleitung Teaminfo automatisch ber Profilvorlagen steuern XPhone UC Team Panel bietet verschiedene M glichkeiten Ihre Erreichbarkeit zu verbessern Profilvorlagen k nnen mit Anrufumleitungen und Teaminfos verkn pft werden Profilvorlagen lassen sich in Abh ngigkeit von einem bestimmten Benutzerverhalten automatisch aktivieren Profilvorlagen werden ber die Termine in Ihrem Microsoft Outlook oder Lotus Notes Kalender gesteuert Option 1 Profilvorlagen mit Anrufumleitung und oder Teaminfo koppeln Es ist in einigen F llen sinnvoll bestimmte Profilvorlagen an eine Rufumleitung und oder eine Nachricht zu koppeln Beispiel Wenn Sie nicht gest rt werden wollen sollen Ihre Anrufe immer von einem bestimmten Kollegen angenommen werden Also verkn pfen Sie das Profil
12. ist am Client nicht konfigurierbar Hinweis f r Lotus Notes Die aktuelle Version von XPhone UC Team Panel f hrt keinen automatischen Kalenderabgleich mit Notes durch Es ist notwendig den Abgleich nach dem Anlegen oder Ver ndern eines Termins ber den Abgleich Knopf in der Terminliste zug nglich ber das Auswahlmen der Pr senzvorlagen anzusto en In einer sp teren Version von XPhone UC Team Panel wird der automatische Abgleich verf gbar sein Wenn Sie Termine in Ihrem Microsoft Outlook oder Lotus Notes Kalender pflegen k nnen Sie Profilvorlagen mit Anrufumleitungen und oder Teaminfos auch v llig automatisch steuern XPhone UC Team Panel synchronisiert sich selbstst ndig mit Ihrem Kalender und liest genau die Termine aus die Sie in Ihre XPhone UC Team Panel Oberfl che bernehmen wollen gt PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL 25 XPhone UC Team Panel startet die entsprechende Profilvorlage sobald Ihr Termin beginnt Haben Sie die Profilvorlage mit einer Anrufumleitung und oder einer Teaminfo konfiguriert wird beides automatisch aktiviert Sobald Ihr Termin beendet ist setzt XPhone UC Team Panel die Einstellungen automatisch wieder zur ck Option Terminabgleich aktivieren Klicken Sie auf lt lt Profilvorlage ausw hlen gt gt um den Vorlagendialog zu ffnen W hlen Sie Profilvorlagen Klicken Sie im Bereich Profile automatisch aktivieren unter Zeitgesteuert ber Outlook Kalender Notes Kale
13. lt lt Nicht st ren gt gt mit einer Anrufumleitung auf dessen Telefon ffnen Sie den Vorlagendialog durch Klick auf lt lt Auswahl Profilvorlage gt gt und w hlen Sie Profilvorlagen Im Dialog Profilvorlagen w hlen Sie nun das Profil Nicht st ren aus Klicken Sie auf Umleitung und richten Sie die Anrufumleitung ein Falls erforderlich k nnen Sie au erdem eine Teaminfo hinterlegen die Ihren Kollegen immer dann angezeigt wird wenn Sie nicht gest rt werden m chten Best tigen Sie anschlie end mit OK Option 2 Profilvorlagen automatisch aktivieren Noch einfacher ist es wenn Sie Ihre Profilvorlagen so einrichten dass sie unter bestimmten Umst nden automatisch starten und damit auch eine Anrufumleitung und oder Teaminfo aktivieren Beispiel Sie m chten dass immer eine Anrufumleitung auf Ihre Voicemailbox erfolgt wenn Sie Ihren PC herunterfahren und Sie das B ro verlassen Sobald Sie morgens ins B ro kommen und Ihren PC wieder starten soll sich diese Anrufumleitung automatisch wieder ausschalten Auch wenn Sie mal einige Zeit nicht am Arbeitsplatz sind m chten Sie eine Anrufumleitung auf Ihre Voicemailbox durchg ngig sicherstellen ffnen Sie den Vorlagendialog durch Klick auf lt lt Auswahl Profilvorlage gt gt und w hlen Sie Profilvorlagen Im Bereich Profile automatisch aktivieren klicken Sie unter Bei Programmstart Programmende auf Optionen c Aktivieren Sie die Checkboxen bei Programmstart bei
14. oder vor Rufannahme umleiten Arbeitet ein Kollege beispielsweise im Homeoffice und ist nicht an die firmeninterne Telefonanlage angebunden k nnen Sie Anrufe so ganz einfach umleiten Tasten nach Rufnummern und Namen sortieren Da XPhone UC Team Panel zentral ber den XPhone UC Server administriert wird ist die Reihenfolge der angezeigten Tasten zun chst vorgegeben kann aber nach Ihren individuellen Bed rfnissen ver ndert werden ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bereich im Teampanel klicken der au erhalb der Teamtasten liegt W hlen Sie Tasten anordnen und geben Sie dann an ob Sie die Tasten nach Rufnummern oder Namen lesen Sie hierzu bitte auch Kapitel Teamtasten umbenennen sortieren m chten Diese Auswahloption erreichen Sie auch wenn Sie im Kontextmen auf Einstellungen klicken und dann den Reiter Tastenformatierung w hlen Achten Sie in diesem Fall darauf dass die Checkbox Anordnung aktiviert ist Tasten manuell anordnen ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bereich im Teampanel klicken der au erhalb der Teamtasten liegt und w hlen Sie Einstellungen Sie befinden sich jetzt im Konfigurationsmodus Sie k nnen jetzt einzelne Tasten per Drag amp Drop mit innerhalb des Teampanels verschieben Dazu greifen Sie die Teamtaste mit der linken Maustaste und ziehen sie auf die gew nschte Position Halten Sie dabei die Maustaste gedr ckt S
15. ver ndern Verhalten des Teampanels bei eingehenden Anrufen a Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten um das Kontextmen zu ffnen b W hlen Sie Einstellungen und dann Anzeige c Unter Bei Anrufen f r mich Desktopinfo anzeigen k nnen Sie festlegen ob eine Desktopinfo kleines Fenster an ihrem Bildschirm erscheinen soll wenn ein Anruf Zweitanruf f r Sie eingeht d Best tigen Sie Ihre Einstellung durch Klick auf Schlie en e Durch Klick auf die Desktopinfo l sen Sie das Aufklappen der Teamleiste aus Position des Teampanels Grunds tzlich gibt es zwei M glichkeiten das Teampanel am Bildschirm zu positionieren Sie k nnen das Teampanel m wahlweise am oberen unteren oder seitlichen Bildschirmrand andocken oder m als eigenst ndiges Fenster an beliebiger Stelle positionieren Bitte beachten Sie dass in diesem Fall kein automatisches Einblenden siehe oben m glich ist und das Fenster permanent im Vordergrund bleibt a Um das Teampanel zu positionieren gehen Sie vor wie folgt b Gehen Sie mit der Maustaste auf die vertikale wenn das Teampanel am oberen unteren Bildschirmrand platziert ist bzw horizontale wenn das Teampanel am seitlichen Bildschirmrand platziert ist Linie am Rand des Teampanels bis sich der Mauszeiger ver ndert c Ziehen Sie das Teampanel mit gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position Tipp Klicken Sie auf den kleinen Dreieckspfeil a
16. Danach Termin Morgen 10 00 11 00 Leitungen Paula Myers 155 anrufen 42 Anrufumleitung setzen Paula Myers Labor 155 anrufen 428 Anrufumleikung setzen Weitere Optionen Wieder erreichbar a Paula Myers company com 49189 12345678 1 49 163 22253344 Anrufe ber Schnellwahltaste Klicken Sie auf die Schnellwahltaste um einen Anruf zu starten Siehe Teamtasten und Schnellwahltasten ausw hlen Anrufe annehmen abweisen m Klingelt Ihr Telefon k nnen Sie den Anrufer durch Klick auf lt lt Annehmen Auflegen gt gt annehmen Sobald Sie das Gespr ch beginnen f rbt sich das Symbol rot m Alternativ ist eine Rufannahme durch Klick auf Ihre eigene Teamtaste m glich m Oder bewegen Sie den Mauszeiger auf Ihre Teamtaste Es erscheint ein Tooltipp der Ihnen verschiedene Optionen anbietet z B den Anruf anzunehmen oder abzuweisen Klicken Sie auf den entsprechenden Befehl um die gew nschte Aktion auszul sen TELEFONIEREN MIT XPHONE UC TEAM PANEL 17 Paula Myers a Albert inte Anderson Sandra 016 extern zu 192 SAIS Anrufer Anderson Sandra annehmen x Anwesend Danach Termin Morgen 10 00 11 00 Leitungen L Anderson Sandra 01631631631 Anrufer Anderson Sandra annehmen Anrufer Anderson Sandra abweisen Anrufe vor Annahme weiterleiten M chten oder k nnen Sie einen Anruf nicht annehmen klicken Sie auf die Teamtaste eines Kollegen um den Anruf vor Anna
17. UC Team Panel neu gestartet haben
18. amp Christan Frednch gt Andrea imp Abw send LJ L im Homeottice aJi Uber Handy emerchbar afe zu 192 Anwesend 9 Sandra Anderson 4 Q Klaus Muller Paul Reynolds Le Clara Rot Q mone Garcia i Peule Myers tem Bil _ Urlaub bis 01 07 09 __ dem au 192 extern zu 193 aten zu 192 L_ Release Mesting E Q Pause gt Dewd Miller Q Laura Reynolds 7 Jack Reacher i Stubenrauch Ge Linda Gerritsen Josef Peter wart 5 edem zu 12 il Umietung ad Vocemai Netviewer Prasertaton Vertrieb Assistenz Schneihmahl a Reacher Jack 152 anrufen x Linda Gerritsen 193 anrufen Q Uriaud a c Ztortnschricht senden Sofortnachricht sender Q Kurz abwesend gt 8 Anwesend Nicht st ren Heute 13 57 14 30 Au er Haus 30 Minuten 14 35 Leitungen eo r Reacher Jack 152 anrufen Leitungen Nicht st ren T 4 b toren 1 Stunde 15 05 we Annufumlektung setzen r s sen 192 Pome je Weitere Opt Ww Anrulumieiung satzen Abtrves Profi 4 Stunden 18 05 wieder erreichbar Weitere Optionen Permanente Int Heut Wochen OBER er D Terminkste Dese e 79 6 ivorlage Bis auf Weiter 151 A Die XPhone UC Team Panel Oberfl che mit Telefonfunktionen Siehe Telefonieren mit XPhone UC Team Panel 2 Auf den Teamtasten werden die Leitungszust nde abgebildet Siehe Belegtzustand erkennen EI Hier bearbeiten Sie Ihren eigenen Pr senzstatus und w hlen aus Profilvorlagen Siehe Pr senzmanagement mit XPhone UC
19. asten formatieren XPhone UC Team Panel passt sich flexibel den Bed rfnissen des Benutzers an Sie k nnen die Tastengr e ver ndern die Anordnung selbst festlegen und die Teamtasten nach Ihren pers nlichen W nschen umbenennen a ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken b W hlen Sie Tastenformatierung m Tastenh he Sie k nnen zwischen der ein und zweizeiligen Darstellung ausw hlen Die einzeilige Darstellung ben tigt weniger Raum Bei der zweizeiligen Darstellung werden zus tzlich zur Tastenbezeichnung auch Infonachrichten Rufumleitungsziele und ggf Anruferinformationen permanent sichtbar m Tastenbreite Sie haben die Auswahl zwischen O Automatisch Kompakt Tasten werden so klein wie m glich angezeigt wobei die L nge der Tastenbezeichnungen ber cksichtigt wird O Automatisch Optimal Tasten werden so angezeigt dass jede Tastenbezeichnung vollst ndig lesbar ist O Einfach Tasten werden in der Standardgr e angezeigt O Doppelt Tasten werden in doppelter Standardgr e angezeigt m Anordnung Geben Sie an ob Sie die Tasten nach Namen oder nach Rufnummern sortiert anzeigen lassen m chten mM L cken auff llen Markieren Sie diese Checkbox wenn Sie etwaige Leerrdume in Ihrem Teampanel auff llen m chten m Namen Geben Sie an welche Bezeichnung die Tasten in Ihrem Teampanel erhalten sollen z B Benutzername be
20. beitern Die Software unterst tzt die Kommunikation innerhalb von Teams und Arbeitsgruppen selbst wenn sich die Mitglieder in unterschiedlichen B ros Geb uden oder Standorten befinden Jedes Teammitglied wird im so genannten Teampanel abgebildet ber die Belegtlampenanzeige erkennt der Benutzer den Gespr chszustand der anderen Teammitglieder z B frei oder belegt Anrufe lassen sich per Mausklick auch vor Rufannahme verbinden oder heranholen ber genau definierte Pr senzprofile ist nachvollziehbar welcher Kollege gerade erreichbar oder eben nicht verf gbar ist z B weil er sich in einem Meeting befindet krank ist oder im Urlaub Die Pr senzprofile lassen sich mit einer Rufumleitung sowie mit einer Nachricht an die brigen Teammitglieder koppeln XPhone UC Team Panel arbeitet eng mit den Groupware L sungen Microsoft Outlook und Lotus Notes zusammen Termine k nnen automatisch aus dem Kalender bernommen und mit einem bestimmten Pr senzprofil verbunden werden XPhone UC Team Panel ist Bestandteil der XPhone Unified Communications Produktfamilie und setzt auf der XPhone Server Plattform auf Die L sung kann auch in Kombination mit weiteren XPhone Unified Communications Produkten eingesetzt werden z B mit XPhone UC Commander und XPhone CTI Mobility wodurch sich der Funktionsumfang erweitert Lizenzinfo informationen zu Ihrer Benutzerlizenz finden Sie hier Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich des Teampanel
21. chlie en Sie das Fenster Einstellungen um den Konfigurationsmodus zu beenden Die neue Anordnung ist jetzt aktiv Teamtasten suchen und einf gen Standardm ig werden Ihnen im Teampanel die Tasten aller Teammitglieder angezeigt die der Administrator Ihrer Arbeitsgruppe zugeordnet hat Gerade in gro en Teams ist es nicht immer sinnvoll sich alle Teammitglieder im Teampanel anzeigen zu lassen Sie k nnen selbst ausw hlen welche Tasten in Ihrem Teampanel erscheinen sollen und welche Sie nicht ben tigen Der Anzeigefilter hiflt Ihnen bei der Auswahl Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten um das Kontextmen zu ffnen W hlen Sie Einstellungen und ffnen Sie dann den Reiter Teamtasten ffnen Sie das Dropdown Men Anzeigefilter und w hlen Sie die gew nschte Option aus XPhone UC Team Panel merkt sich welche Teamtasten Sie h ufig oder nie verwenden und kann Ihnen diese Tasten auf Wunsch anzeigen Die Auswahl wird Ihnen im unteren Bereich des Dialogs angezeigt Um einzelne Tasten aus der Auswahl in Ihr Teampanel zu bernehmen klicken Sie auf den entsprechenden Anzeigenamen und ziehen die Taste per Drag amp Drop d h mit gedr ckter Maustaste an die gew nschte Position im Teampanel Schlie en Sie den Einstellungsdialog um Ihre nderungen zu bernehmen Wenn Sie nach einer bestimmten Teamtaste suchen verwenden Sie daf r bitte die Suchfunktion TEAMTASTEN 11 3 3 Teamt
22. egtlampenanzeige gelb intern oder rot extern Unterst tzt Ihr TK System Zweitanrufe bzw Anklopfer blinkt der Button auf Ihrer Teamtaste im Klopfrhythmus gelb intern oder rot extern Weitere XPhone UC Team Panel Schaltfl chen 2 2 In der Oberfl che von XPhone UC Team Panel finden Sie weitere Schaltfl chen lt lt Profilvorlagen ausw hlen gt gt Klicken Sie hier um Ihren Pr senzstatus manuell zu ver ndern Ihr aktives Profil zu bearbeiten weitere Profilvorlagen zu bearbeiten oder eine permanente Info an Ihre Kollegen zu hinterlegen Mehr dazu lesen Sie im Kapitel Pr senzmanagement Siehe Pr senzmanagement mit XPhone UC Team Panel lt lt Telefon Ruhezustand gt gt Bei kommendem Anruf extern intern ver ndert sich dieses Icon und Sie k nnen Gespr che durch einen Klick darauf annehmen 8 lt lt Anruf annehmen gt gt W hrend eines Telefonats ver ndert sich das Icon abermals und Sie k nnen Gespr che durch einen Klick darauf beenden lt lt Gespr ch beenden gt gt lt lt Wieder erreichbar gt gt Dieses Icon ist inaktiv wenn Sie f r keinen Teilnehmer die Desktop Info Wieder erreichbar aktiviert haben Ist diese Funktion f r einen oder mehrere Teilnehmer aktiv ver ndert sich das Icon sobald der die gew nschte n Gespr chspartner wieder verf gbar sind Mehr dazu lesen Sie hier Siehe Telefonieren mit XPhone UC Team Panel EE lt lt Wieder erreichbar aktiv gt gt
23. er sein Pr senzstatus wieder auf lt lt Anwesend gt gt gesetzt wird Fahren Sie mit der Maustaste ber die Teamtaste des gew nschten Teilnehmers bis sich der Dialog ffnet Klicken Sie auf Wieder erreichbar Auf der Teamtaste wird jetzt ein graues Ausrufezeichen angezeigt Sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist informiert Sie eine Desktop Info und das Ausrufezeichen f rbt sich rot I Christine Moriarty Die Desktopinfo k nnen Sie im Einstellungsdialog anpassen Siehe Anzeigeneinstellungen PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL 19 5 Pr senzmanagement mit XPhone UC Team Panel XPhone UC Team Panel zeigt Ihnen auf einen Blick ob und wann Ihre Kollegen erreichbar sind F r jeden m glichen Pr senzstatus gibt es Profilvorlagen die Ihnen z B verraten welcher Kollege abwesend ist wer gerade einen Termin hat und wie lange dieser dauert einen Termin haben im Urlaub sind oder gerade nur kurz den Arbeitsplatz verlassen Mehr zum Thema Profilvorlagen Standardm ig gibt XPhone UC Team Panel neun Profilvorlagen vor die Sie beliebig bearbeiten oder um weitere Profile erweitern k nnen Dar ber hinaus k nnen Sie Regeln f r Ihre Profilvorlagen einrichten so dass diese unter bestimmten Voraussetzungen automatisch starten Mehr zur Konfiguration von Profilvorlagen Siehe Pr senzvorlagen konfigurieren Wer seine Termine in Ihrem Microsoft Outlook oder Lotus Notes Kalender pflegt kann XPhone UC Team Panel mit seinem
24. geordnet sind wird die Registerkarte mit hoher Anzeigepriorit t automatisch bevorzugt Best tigen Sie Ihre Einstellungen mit OK und verlassen Sie den Einstellungsdialog mit Schlie en Tipp W hlen Sie unterschiedliche Signalt ne f r die Signalisierung von Anrufen bei Mitgliedern aus verschiedenen Registerkarten aus Auf diese Weise k nnen Sie auch dann erkennen bei wem gerade das Telefon klingelt wenn Sie die Desktopinfo deaktiviert und nur das Audiosignal aktiviert haben Es empfiehlt sich au erdem eine eigene Registerkarte f r diejenigen Teammitglieder einzurichten deren Anrufe Vorrang vor anderen haben sollen Animation und Effekte einstellen Haben Sie die Option Teamleiste Automatisch ein und ausblenden siehe oben aktiviert k nnen Sie zus tzlich einstellen ob das Teampanel animiert in den Bildschirm gleitet oder als Popup auftaucht Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Effekte Optionen im Anzeige Dialog und w hlen Sie aus ob Sie die Teamleiste animiert ein und ausblenden bzw ob Sie Transparenz und berblendungseffekte einstellen m chten Unter Design stellen Sie den gew nschten Look f r das Teampanel ein z B WinXP Royal Wenn Sie im Drop Down Men auf Durchsuchen klicken k nnen Sie zus tzliche Skins hochladen msstyles file Unter Desktopinfo Fenster stellen Sie den Transparenzgrad und die Anzeigedauer f r die Desktopinfo s o ein Unter Meldungen aktivieren schalten Sie deaktivierte Nachrichten wiede
25. hme an ihnisie weiterzuleiten Der Anrufer bemerkt davon nichts Tipp Diese Option eignet sich vor allem dann wenn Ihre TK Anlage Zweitanruf Anklopfer unterst tzt Kommt ein weiterer Anruf an w hrend Sie gerade sprechen k nnen Sie entweder das aktuelle Gespr ch in die Warteschleife legen oder den kommenden Anrufer an einen Kollegen oder Ihre Voicemail durchstellen Anrufe bergeben a Wollen Sie einen Gespr chspartner an einen Kollegen weiterverbinden klicken Sie auf die entsprechende Teamtaste Der Teilnehmer wird automatisch in die Warteschleife gelegt b Wenn Sie auflegen wird der Teilnehmer direkt verbunden Wenn Sie warten bis der Kollege das Gespr ch annimmt bleibt der Teilnehmer so lange in der Warteschleife bis Sie das Gespr ch beenden Gespr che beenden Sobald Sie ein Gespr ch angenommen haben f rbt sich lt lt Annehmen Auflegen gt gt rot Durch einen Klick auf dieses Symbol beenden Sie das aktuelle Gespr ch Anrufer identifizieren Ruft ein Mitglied des Teams auf Ihrer Leitung an wird Ihnen der Anrufername als Tooltipp angezeigt Haben Sie die zweizeilige Darstellung ausgew hlt sehen Sie den Namen des Anrufers direkt in Ihrer Teamtaste Setzen Sie parallel XPhone UC Commander ein nutzt XPhone UC Team Panel die Datenbankverkn pfung dieses Programms zur Anruferidentifizierung und zeigt Ihnen die Anruferdaten externer Anrufer als Tooltipp auf Ihrer Teamtaste an Hierf r m ssen folgende Voraussetz
26. legen dem Sie eine Sofortnachricht senden mochten berpr fen Sie ob er Sofortnachrichten empfangen kann Klicken Sie auf lt lt Sofortnachricht senden gt gt Ein neues Fenster fur Sofortnachrichten offnet sich Tippen Sie Ihre Nachricht in den Editierbereich des Nachrichtenfensters ein und bet tigen Sie die Eingabetaste um die Sofortnachricht zu senden Der von Ihnen gesendete Text erscheint nun im Nachrichtenfenster Sofortnachricht empfangen Sendet Ihnen ein Kollege eine Sofortnachricht so offnet sich automatisch ein Nachrichtenfenster mit der Nachricht des Kollegen 28 SOFORTNACHRICHTEN SENDEN Der Inhalt des Nachrichtenfensters wird gel scht sobald Sie XPhone UC Team Panel beenden Sofortnachricht Se Reacher Jack 18 05 Andrew 5 Hallo Jack hast Du schon die Resenvi mingsbestatigung fur den Mietwagen bekommen 18 05 Jack R Ja hat alles geklappt Der Mietwagen ist ab 8 00 fur uns reserviert Erreichbarkeit und Pr senz Sofortnachrichten k nnen nur dann gesendet werden wenn sowohl bei Absender als auch Empf nger XPhone UC Team Panel V3 gestartet ist Fahren Sie mit dem Mauszeiger ber die Teamtasten Nur wenn das Icon gr n ist ist der Versand von Sofortnachrichten m glich Auch im ge ffneten Nachrichtenfenster ndert sich das Icon wenn sich die Erreichbarkeit ber Sofortnachrichten ndert Zus tzlich aktualisiert sich das Icon f r die Pr senzanzeige Hinweis zum Parallel Einsatz
27. m linken Rand des Teampanels um bei Bedarf das Teampanel manuell auszublenden Signaleinstellungen bei Anrufen auf der eigenen Leitung den eigenen Leitungen Zus tzlich zum Klingeln Ihres Telefons k nnen Sie sich Anrufe auch optisch am Bildschirm signalisieren lassen Das ist beispielsweise sinnvoll wenn Ihre Telefonanlage die Option Zweitanruf w hrend Sie telefonieren kann ein weiterer Anrufer anklopfen unterst tzt Sie mit mehreren Telefonleitungen arbeiten oder wenn Sie ein Headset nutzen das direkt an den PC angeschlossen ist In diesem Fall taucht an Ihrem Bildschirm ein kleines Fenster auf das Ihnen den Anrufer signalisiert Mit einem Klick auf diese sogenannte Desktop Info nehmen Sie den Anruf an a Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten um das Kontextmen zu ffnen b W hlen Sie Einstellungen und dann Anzeige c Aktivieren Sie unter Bei Anrufen f r mich die Checkboxen beim Klingeln und oder bei Anklopfer Zweitanruf d Best tigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf Schlie en 14 Oo c d TEAMTASTEN Signaleinstellungen bei Anrufen f r andere Teammitglieder Zus tzlich k nnen Sie sich ber Anrufe bei anderen Teammitgliedern informieren lassen Dies ist beispielsweise sinnvoll wenn Sie einen Anruf grunds tzlich bernehmen m chten falls ein Kollege gerade nicht an seinem Arbeitsplatz ist Damit Sie bei gro en Teams nicht st ndig ein Signal erhalten
28. mit XPhone UC Commander Ist XPhone UC Team Panel parallel zu XPhone UC Commander installiert so muss der Commander gestartet sein um Sofortnachrichten versenden zu k nnen ZUGEH RIGKEIT ZU MEHREREN TEAMS 29 7 Zugeh rigkeit zu mehreren Teams Ein Anwender kann auf Wunsch auch zwei oder mehreren Teams zugeordnet werden Die Leitungen aller anderen Teammitglieder werden dann kumuliert im Teampanel angezeigt 30 ZUGRIFF AUF ANDERE TEAMTASTEN Zugriff auf andere Teamtasten Da es auch innerhalb von Teams personelle Hierarchien gibt erlaubt das Berechtigungskonzept von XPhone UC Team Panel die differenzierte Vergabe von Rechten f r den Zugriff auf Fremdleitungen Die Rechtevergabe erfolgt durch den Administrator der das Team am XPhone Server konfiguriert Innerhalb eines Teams gibt es verschiedene Funktionen Die Rechte f r den Zugriff auf Fremdleitungen werden grunds tzlich einseitig vergeben So kann ein Anwender mehr Zugriffsrechte f r die Leitung eines Kollegen besitzen als umgekehrt z B kann eine Teamassistenz stellvertretend f r andere eine Anrufumleitung einrichten jedoch besteht dieses Recht umgekehrt nicht Das Berechtigungskonzept sieht f r Teams drei verschiedene Funktionen vor aus denen sich die Zugriffsrechte ergeben m Teammitarbeiter m Teamleiter m Teamassistenz Eine detaillierte Auflistung der Zugriffsrechte in Bezug auf andere Teammitglieder finden Sie im Anhang Teammitarbeiter Teammitarbeiter haben un
29. nd Sie bei Klick auf die Teamtaste des Kollegen sofort mit dem Anrufer verbunden Ist diese Option deaktiviert m ssen Sie den Anruf manuell oder durch Klick auf lt lt Anruf annehmen gt gt annehmen Tipp Diese Option ist besonders praktisch wenn Sie mit einem Headset arbeiten das direkt an den PC angeschlossen ist Unterst tzung einer ACD Steuerung ilr Wenn Sie Mitglied einer ACD Steuerung sind Automatic Call Distribution unterst tzt XPhone UC Team Panel diese Funktion Um die entsprechende Schaltfl che s u einzublenden aktivieren Sie Optionen zur ACD Steuerung anzeigen und nehmen Sie dann die entsprechenden Einstellungen vor Hinweis f r den Administrator Diese Funktion ist nur nutzbar wenn in den Servereinstellungen unter Einstellungen CTl Leitungen in den erweiterten Einstellungen der Hauptleitung des Benutzers der Parameter EnableAgent 1 gesetzt ist 16 TELEFONIEREN MIT XPHONE UC TEAM PANEL 4 Telefonieren mit XPhone UC Team Panel Anrufe bei Kollegen a Klicken Sie auf die entsprechende Teamtaste um einen Kollegen anzurufen Oo Verwendet Ihr Kollege mehrere Leitunge und Sie mochten ihn nicht uber die Hauptleitung anrufen fahren Sie mit der Maustaste ber seine Teamtaste Als Tooltipp ffnet sich ein Fenster in dem alle Leitungen angezeigt werden Klicken Sie auf die Leitung die Sie anw hlen m chten Faula Myers Paula Myers 155 anrufen s Sofortnachricht senden Anwesend
30. nder auf Kalenderoptionen Aktivieren Sie jetzt die Checkbox Automatischer Kalenderabgleich und geben Sie an wieviel Tage im Voraus XPhone UC Team Panel Ihre Termine abgleichen soll Selbstverst ndlich werden auch kurzfristig angelegte Termine von XPhone UC Team Panel erkannt und ber cksichtigt W hlen Sie jetzt aus welche Profilvorlage aktiv werden soll wenn XPhone UC Team Panel einen Outlook Notes Termin bernimmt Entscheiden Sie sich ob Sie s mtliche Termine bernehmen wollen die in Ihrem Kalender eingetragen sind oder ob nur Termine angezeigt werden sollen denen Sie beim Anlegen in Outlook Notes eine bestimmte Kategorie zugewiesen haben Legen Sie nun fest wie sich XPhone UC Team Panel verhalten soll wenn die Termine in Ihrem Kalender nicht von Ihnen selbst angelegt wurden sondern von einer anderen Person durch eine Besprechungsanfrage in Ihren Kalender bernommen wurden Legen Sie fest ob XPhone UC Team Panel immer den Text aus der Betreffzeile Ihres Termineintrags bernehmen soll Wenn Sie diese Option nicht aktivieren wird Ihre Abwesenheit in XPhone UC Team Panel diskret als Termin mit der entsprechenden Profilvorlage angezeigt Ist die Option aktiv kann jeder Ihrer Teamkollegen den Betrefftext sehen Pr senz Einstellungen Outlook Terminabgleich Automatischer Kalenderabgleich Abgleich erfolgt lokal durch den Outlook Client 30 Tage im voraus abgleichen Standard Profilyorlage Termin C
31. ntf Taste Ihrer Tastatur oder w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl L schen aus Hinweis Eine manuell entfernte Teamtaste kann jederzeit wieder eingef gt werden Schnellwahltasten einf gen Zus tzlich zu den Teamtasten lassen sich weitere Telefonnummern extern und intern im Teampanel hinterlegen die Sie mit einem Mausklick anw hlen k nnen Kurzwahl Schnellwahl Sie k nnen beliebig viele Schnellwahltasten anlegen und nach Wunsch auf Ihrem Teampanel positionieren Bitte beachten Sie dass bei Schnellwahltasten keine Anzeige des Leitungszustands m glich ist da diese Rufnummern nicht zu Ihrer Telefonanlage geh ren a Um eine Schnellwahltaste anzulegen ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken Sie befinden sich jetzt im Konfigurationsmodus D C d e LL W hlen Sie Einstellungen und dann Teamtasten LL W hlen Sie im Anzeigefilter Spezielle Tasten Markieren Sie Schnellwahltaste im Fenster im unteren Dialogbereich u Ziehen Sie den Schnellwahltaste mit gedr ckter Maustaste auf die gew nschte Position in Ihrem Teampanel f Mit einem Doppelklick auf die Taste k nnen Sie diese nun bearbeiten Geben Sie einen Namen und eine Rufnummer ein g Klicken Sie auf 0K um die Bearbeitung abzuschlie en 10 e TEAMTASTEN Tipp Sie k nnen Anrufe vor und Rufannahme mit einem Klick auf eine Schnellwahltaste weiterverbinden
32. r ein Tipp In einer Terminal Server Umgebung empfiehlt es sich die Transparenz und berblendungseffekte auszuschalten da die Animationen sich u U auf die Performanz auswirken k nnten TEAMTASTEN 15 3 6_ Weitere Einstellungen a Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb des Teampanels um das Kontextmen zu ffnen b W hlen Sie Einstellungen und dann Weitere XPhone UC Team Panel automatisch starten Aktivieren Sie die Checkbox Beim Systemstart automatisch starten wenn XPhone UC Team Panel beim Hochfahren des PCs automatisch gestartet werden soll Anruferidentifizierung mit XPhone UC Commander Setzen Sie parallel XPhone UC Commander ein nutzt XPhone UC Team Panel die Datenbankverkn pfung dieses Programms zur Anruferidentifizierung und zeigt Ihnen die Anruferdaten aller Anrufer als Tooltipp auf Ihrer Teamtaste an Hierf r m ssen folgende Voraussetzungen erf llt sein m XPhone UC Commander wird auf Ihrem PC mit einer g ltigen Lizenz eingesetzt m ein entsprechender Kontaktdatensatz ist in den mit XPhone UC Commander verkn pften Datenbanken enthalten m Die Option XPhone UC Commander f r Anrufersuche verwenden muss aktiviert sein Anruf heranholen mit automatischer Rufannahme XPhone UC Team Panel bietet die M glichkeit Anrufe f r andere Teammitglieder mit einem Mausklick auf die eigene Leitung zu holen Wenn Sie die Checkbox Anruf heranholen mit automatischer Rufannahme aktivieren si
33. rg nzt werden Keine Gew hrleistung Dieses Handbuch wird Ihnen wie vorgelegt zur Verf gung gestellt Die C4B Com For Business AG bernimmt keine Gew hrleistung bez glich der Genauigkeit oder Nutzung dieses Handbuchs Jeglicher Gebrauch des Handbuchs oder der darin enthaltenden Informationen erfolgt auf Risiko des Benutzers Das Handbuch kann Ungenauigkeiten technischer oder anderer Art sowie typografische Fehler enthalten Das Handbuch basiert auf XPhone Unified Communications 2011 Stand Juli 2010 Microsoft Windows Word Excel Access und Outlook sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Notes ist ein eingetragenes Warenzeichen der Lotus Development Corporation HICOM HiPath Optiset und OptiPoint sind eingetragene Warenzeichen der Siemens AG Das Telefonbuch Deutschland Copyright TVG Telefon und Verzeichnisverlag GmbH amp Co KG TwixTel Telefonbuch Schweiz ist ein Produkt der Twix AG XPhone ist ein eingetragenes Warenzeichen der C4B Com For Business AG Andere in dieser Dokumentation erw hnte Hard und Softwarenamen sind Handelsnamen und oder Marken der jeweiligen Hersteller 4 BER XPHONE UC TEAM PANEL ber XPhone UC Team Panel Was ist XPhone UC Team Panel XPhone UC Team Panel Lizenzinformationen Siehe Lizenzinfo Was ist XPhone UC Team Panel 1 1 1 2 XPhone UC Team Panel kombiniert CTI mit Pr senz Management und verbessert so die Erreichbarkeit von Mitar
34. s der au erhalb der Teamtasten liegt und w hlen Sie Einstellungen ffnen Sie den Reiter Info Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Softwareversion Klicken Sie auf die Schaltfl che lt lt Lizenzeditor gt gt um Ihre Benutzerlizenzen einzusehen Hinweis die Benutzerlizenzen werden automatisch ber die XPhone UC Server Plattform verteilt Es ist nur eine Lizenz pro Benutzer erforderlich auch wenn dieser mehrere Leitungen ber XPhone UC Team Panel steuert Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator ber das XPhone UC Team Panel Handbuch 1 3 Aufbau Dieses Handbuch f hrt Sie durch die Funktionalit ten von XPhone UC Team Panel Die Beschreibungen zu den einzelnen Arbeitsgdngen sind schrittweise aufgebaut so dass Sie jede Aktion gleich nachvollziehen k nnen Gesondert gekennzeichnete Tipps und Hinweise geben Ihnen Anregungen wie Sie eine bestimmte Funktionalit t optimal einsetzen k nnen BER XPHONE UC TEAM PANEL 5 Formatierungen Bezeichnungen von Funktionen Schaltfl chen Dialogen und Men s sind farbig gedruckt damit sie jederzeit als solche erkennbar sind Die Symbole aus der Bedienoberfl che sind im Text mit lt lt gt gt gekennzeichnet 6 BERBLICK 2 berblick ern S su Jessen Jane a lt 26 d Bases NT fe men ER ra a om Q Harry Hirsch Marc Lennon Paula Myers i Kate Isies i Loura Martir
35. sch auf den urspr nglichen Zustand zur ck Der von Ihnen ausgew hlte Pr senzstatus wird inklusive Dauer allen Mitarbeitern Ihres Ihrer Teams angezeigt Hinweis Die Auswahl der angezeigten Profilvorlagen und Zeitr ume ist abh ngig von den Einstellungen die Ihr Administrator zentral vorgenommen hat Profil ausw hlen Durch Klick auf lt lt Profilvorlage ausw hlen gt gt am linken bzw oberen Rand Ihres Teampanels lassen Sie sich die Auswahlliste der verf gbaren Vorlagen anzeigen W hlen Sie ein Profil aus und legen Sie die Dauer fest Nach Ablauf dieses Zeitraums setzt sich XPhone UC Team Panel automatisch auf den urspr nglichen Zustand zur ck Der von Ihnen ausgew hlte Pr senzstatus wird inklusive Dauer allen Mitarbeitern Ihres Ihrer Teams angezeigt R Anna Beler CESSE j Abwesend ss _ Anwesend Termin O KRundengesprach krank il Urlaub p Lager Kurz abwesend 30 Minuten 17 25 Hicht st ren 1 Stunde 17 55 G Home Office i 2 Stunden 18 55 Pr senz Teaminfo ndern 4 Stunden 20 55 Unternehmensweite Info ndern Heute Terminliste anzeigen Diese Woche Profilvorlagen verwalten Bis auf Weiteres ndere Dauer Zus tzlich lassen sich die Profilvorlagen durch Anrufumleitungen und oder Team Nachrichten erweitert werden Das ist beispielsweise sinnvoll wenn Sie nicht gest rt werden m chten und daher Ihre Anrufe zu einem Kollegen umleiten bestimmte
36. tereinander jeweils die gleichen Zugriffsrechte z B Anzeige des Leitungsstatus oder des Rufumleitungsziels Die Berechtigungen f r den Zugriff auf die Leitungen von Teamassistenz und Teamleiter sind eingeschr nkt Teamleiter genie en innerhalb einer Arbeitsgruppe besonderen Schutz Damit ist der Zugriff auf ihre Leitungen durch Teammitarbeiter eingeschr nkt w hrend die eigenen Zugriffsrechte des Teamleiters davon unber hrt bleiben Gegen ber anderen Teamleitern derselben Arbeitsgruppe hat ein Teamleiter wiederum nur eingeschr nkte Rechte Teamassistenz Teamassistenten nehmen sozusagen eine Vertreterfunktion f r alle Teammitarbeiter wahr und d rfen Anrufumleitungen sowie Team und Firmennachrichten stellvertretend f r die brigen Teamkollegen konfigurieren Damit k nnen beispielsweise im Krankheitfsfall oder einer unerwartet langen Au endienstt tigkeit die Rufumleitung des Kollegen konfiguriert und seine Pr senznachricht bearbeitet werden Ein Team kann mehere Teamassistenzen haben ZUR CKSETZEN VON XPHONE UC TEAM PANEL EINSTELLUNGEN 31 9 Zur cksetzen von XPhone UC Team Panel Einstellungen ber Einstellungen gt Problembehebung haben Sie die M glichkeit Ihre Team Einstellungen wieder zur ckzusetzen Sie k nnen ausw hlen ob Sie nur die Registerkarten oder aber alle Einstellungen zur cksetzen m chten Hinweis Bitte beachten Sie dass die zur ckgesetzten Einstellungen erst aktiv werden nachdem Sie XPhone
37. ungen erf llt sein m XPhone UC Commander wird auf Ihrem PC mit einer g ltigen Lizenz eingesetzt m ein entsprechender Kontaktdatensatz ist in den mit XPhone UC Commander verkn pften Datenbanken enthalten Bitte lesen Sie dazu das XPhone UC Commander Handbuch f r Anwender Anrufumleitung und Anrufschutz Bewegen Sie den Mauszeiger auf Ihre Teamtaste Ein Tooltipp mit den verf gbaren Optionen ffnet sich W hlen Sie Anrufumleitung setzen 18 TELEFONIEREN MIT XPHONE UC TEAM PANEL Legen Sie fest ob Sie alle interne externe Anrufe umleiten m chten und geben Sie die die Zielrufnummer interne Durchwahlnummer ein XPhone UC Team Panel merkt sich zuvor eingegebene Zielrufnummern die Sie dann ber das Dropdown Men ausw hlen k nnen Wollen Sie nicht gest rt werden k nnen Sie die Option Anrufschutz aktivieren Anrufer erhalten dann ein Besetzzeichen wenn sie bei Ihnen anrufen obwohl Ihre Leitung frei ist Ein aktivierter Anrufschutz wird Ihren Kollegen im Teampanel angezeigt Siehe Belegtzustand erkennen Hinweis Verf gen Sie ber mehrere Leitungen k nnen Sie Anrufumleitung und Anrufschutz pro Leitung einstellen Benachrichtigung wenn Teilnehmer wieder erreichbar Sie m chten dringend mit einem Kollegen sprechen doch der telefoniert gerade oder ist nicht am Arbeitsplatz XPhone UC Team Panel kann Sie benachrichtigen sobald der gew nschte Teilnehmer wieder verf gbar ist d h wenn seine Leitung wieder frei ist od
38. usw hlen gt gt klicken und die Option Terminliste anzeigen ausw hlen Die Terminliste findet insbesondere dann Anwendung wenn ein Benutzer f r ein anderes Teammitglied Termine einsehen bzw l schen deaktivieren will sofern die entsprechende Berechtigung vorliegt Ein inaktiver Termin wird bei einem erneuten Abgleich mit Outlook oder Notes nicht berschrieben und dadurch ungewollt aktiviert Diese Funktion wird dann verwendet wenn das Pr senzmanagement bestimmte Outlook oder Notes Termine bewusst nicht verwenden soll 6 N amp SOFORTNACHRICHTEN SENDEN 27 Sofortnachrichten senden XPhone UC Team Panel bietet die Moglichkeit Teamkollegen per Sofortnachricht zu kontaktieren Dies ist besonders in Situationen hilfreich in denen man selbst im Gespr ch ist und eine dringende Information von einem Kollegen benotigt Mit XPhone UC Team Panel gen gt ein Mausklick auf lt lt Sofortnachricht senden gt gt in den Aktionen der Teamtaste des Kollegen und man erhalt die notwendige Auskunft ohne dass man den Kunden in Ruckfrage legen muss Sofortnachricht senden Jack Beacher Tom Burke Sales Meeting R ckfrage mit Reacher Jack 152 einleiten y Sofortnachricht sender Anwesend Leikungen R ckfrage mit Reacher Jack 152 einleiten Anruf Peter Myers ABC Gmbh weiterleiten 3a Anrufumleitung setzen Weitere Optionen Wieder erreichbar Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Teamtasten des Kol
39. utlook Termine bernehmen die als Gebucht Abwesend oder ik Vorbehalt angezeigt werden oder im Feld Kategorie eine Profilvorlage enthalten Nur Gutlook Termine bernehmen die im Feld Kategorie eine Profilvorlage enthalten Bei Besprechungseinladungen immer die Standard Profilvorlage verwenden Betrefftext als Teaminfo verwenden Abbrechen Kategorien in Microsoft Outlook Lotus Notes ausw hlen Haben Sie sich f r die Option Nur Outlook Notes Termine bernehmen die im Feld Kategorie eine 26 PR SENZMANAGEMENT MIT XPHONE UC TEAM PANEL g ltige Profilvorlage enthalten entschieden steuern Sie beim Anlegen eines neuen Termins einfach ber die Auswahl einer passenden Kategorie ob der Termin Ihren Kollegen in der XPhone UC Team Panel Oberfl che angezeigt werden soll Bei der Installation von XPhone UC Team Panel werden automatisch neue Kategorien in die Auswahlliste Ihres Groupware Clients integriert die Sie an der Schreibweise xxx erkennen z B au er Haus Tipp W hlen Sie als Standardprofil f r Ihre Termine die Profilvorlage Termin und weisen Sie dieser eine Anrufumleitung zu So k nnen Sie immer sicher sein dass Ihre Anrufe umgeleitet werden w hrend Sie auf einem Termin sind ohne dass Sie selbst noch etwas daf r tun m ssen Terminliste sehen Eine bersicht aller anstehenden Termine die von XPhone UC Team Panel bernommen werden finden Sie wenn Sie auf lt lt Profilvorlage a
40. zieht sich auf den am TK System hinterlegten Namen Nachnamen Vornamen USW E Teamtasten manuell umbenennen Dar ber hinaus k nnen Sie Ihren Teamtasten auch individuelle Bezeichnungen geben a ffnen Sie das Kontextmen indem Sie mit der rechten Maustaste in einen Bereich au erhalb der Teamtasten klicken b W hlen Sie Einstellungen Sie befinden sich jetzt im Konfigurationsmodus c Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Teamtaste ffnet sich eine Bearbeitungsmaske in die Sie die gew nschte Bezeichnung eintragen k nnen d Best tigen Sie mit OK und verlassen Sie den Konfigurationsmodus indem Sie das Einstellungsfenster schlie en a W hlen Sie Aktuelle Registerkarte formatieren oder Alle Registerkarten formatieren um Ihre Einstellungen zu bernehmen Weitere Informationen dazu Siehe Mit Registerkarten arbeiten Hinweis Achten Sie darauf dass die Checkbox Manuell ge nderte Namen berschreiben nicht aktiviert ist Ist diese Checkbox aktiviert werden alle Einstellungen wieder zur ckgesetzt sobald der XPhone Server durch den Administrator neu gestartet wird 3 4 Mit Registerkarten arbeiten Wenn Sie Mitglied in mehreren Teams sind oder Ihr Team viele Mitarbeiter umfasst k nnen Sie Ihr Teampanel in mehrere Registerkarten unterteilen z B Vertrieb S d Vertrieb Ost Vertrieb Nord usw Dieselbe Teamtaste kann in mehreren Registerkarten angezeigt werden z B wenn Sie das Sekretariat immer sehen m chten
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