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Elektronischer Rechnungsausgang

1. Es ist empfehlenswert all Ihre Vorlagen in einem Vorlagenordner zu speichern der an einem zentralen Ort liegt und somit f r alle betreffen den Mitarbeiter zug nglich ist Beachten Sie dass wenn eine Textdatei TXT als Vorlage verwendet wird diese in Unicode vorliegen muss 7 Geben Sie ggf weitere Daten im Dialogfenster an Wenn Sie mit Dokumenttypgruppen arbeiten k nnen Sie im Feld Do kumenttypgruppe Ihrem Dokument eine Gruppe zuordnen Zur Aus wahl k nnen Sie den Matchcode E verwenden ber die Schaltfl che Plus k nnen Sie eine neue Dokumenttypgruppe unter der n chsten freien Nummer anlegen ber die Schaltfl che IH rufen Sie eine be stehende Dokumenttypgruppe auf Im Feld f r k nnen Sie die Dokumentvorlage auf eine bestimmte Mitar beitergruppe einschr nken Die Dokumentvorlage steht dann nur den Mitarbeitern zur Verf gung welche in der betreffenden Mitarbeitergrup pe sind Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode amp verwenden 8 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern wenn Sie alle not wendigen Informationen im Dialogfenster angegeben haben Sie haben den Dokumenttyp angelegt Diesen m ssen Sie nun noch in den Grundeinstellungen der WDV 2012 hinterlegen Die Grundeinstellungen finden Sie unter Programm gt Einstellungen gt WDVClient gt Ausgabe einstellungen 21 Elektronischer Rechnungsausgang 22 Textvorlage Der Text der in der E Mail Vorlage der an den Kunden zu sendenden E M
2. Unter der Schaltfl che Drucken wird ein Kontextmen angezeigt 21814188 oe Drucken rucken Mlail Yersan it Yerpackungseinh Abb 18 Mail Versand 7 W hlen Sie im Kontextmen den Eintrag Drucken um die Rechnung per E Mail an den Kunden zu versenden Die E Mail wird hierbei an die Adresse versendet die im Register Ver teiler f r diese Art von Beleg festgelegt wurde Hinweis ber den Eintrag Mail Versand wird die E Mail an die Adresse versendet welche Sie in den Kundenstammdaten im Feld E Mail im Register Adressdaten angegeben haben Im Anschluss m ssen Sie ggf noch einen Report ausw hlen alternativer Report ausw hlen Formular I W32ORP438a rpt 4 x amp Rechnung Container Drucken ED w29OPT438a rpt x ED WZ3IKKT43Eb rpt W31KAI438a rpt Abbrechen W3OKWG43BA PIE W30KVG43Bh rpE Rechnung Debitorern W34GANd38Ba rpt P W34SCHDL5438a rpt IM Eruckt die aktuellen Daten Abb 19 Alternativen Report ausw hlen 8 W hlen Sie den gew nschten Report aus und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Drucken Die Belege werden gedruckt Bevor die Rechnungen per E Mail an den Kunden gesendet werden erfolgt nun ggf noch eine Sicherheitsabfra ge durch Ihr E Mail Programm Hinweis F r Informationen bez glich der Sicherheitsabfragen bzw der Sicher heitseinstellungen Ihres E Mail Clients schauen Sie bitte in das Benutzer handbuch zu Ihrem
3. Individuelle E Mail Vorlagen f r den E Mail Versand von Belegen 28 Rechnung erstellen und speichern 4400s0002040neennennnnn een 29 Einzelrechnung per E Mail versenden ss444444444Rnnn nennen nenn 30 Stapeldruck Rechnungen per E Mail im Stapel versenden 34 EDI Fact Der digitale Rechnungsausgang per XML uuunuuuuueeeennnnnn 37 Grunds tzliches zum dig Rechnungsausgang und zur Schnittstelle EDI FACT creniero oE EEE AEON 37 HECHIE een een 38 Gr ndeinstell ngen sasini aan einatmen nee 39 Elektronischer Rechnungsausgang Stammdaten 40 AlIGEMEINES ans anne 40 Kundenstamm Nutzung des digitalen Rechnungsausgangs en M glichkeiten der Archivierung und des Dokumentenmanagements im Zusammenhang mit dem Elektronischen Rechnungsversand 43 Dokumentenmanagement per Drag amp Drop uusunsesesennnenenneennnnn 43 Archivierung von Dokumenten Rechnungen u 242sssseenneneneeenn 45 INGE ee ee 46 Ei Aug Informationen zum Benutzerhandbuch Willkommen bei der Praxis Hilfe Zun chst einmal vielen Dank dass Sie sich f r dieses Produkt aus dem Hause PRAXIS EDV Betriebswirtschaft und Software Entwicklung AG entschieden haben Dies ist das Benutzerhandbuch f r den digitalen Rechnungsausgang bzw den elektronischen Rechnungsversand aus der WDV heraus Dieses Handbuch richtet sich an alle die Rechnungen direkt aus der Belegbear beitung de
4. Rechnungen automatisch als PDF A an eine festgelegte E Mail Adresse zu versenden Dies ist sowohl in Form einer Einzelrechnung als auch im Sta pel m glich Diese Rechnung bzw PDF A kann anschlie end vom Empf nger sofort in das eigene Archivsystem bernommen und weiterverarbeitet werden Al ternativ kann die Rechnung nat rlich auch ganz normal ausgedruckt wer den Mit der M glichkeit des elektronischen Rechnungsversands aus der WDV heraus und der einfachen Archivierung ergeben sich f r Unternehmen gi gantische Einsparpotentiale bei Papier und Aufwand Optional kann die zu versendende Rechnung im Vorfeld auch noch digital signiert werden Wenn die Schnittstelle EDI Fact vorhanden ist besteht weiterhin die M g lichkeit das Mopul des digitalen Rechnungsausgangs in der WDV zu nut zen Damit ist es m glich einen Rechnungsinhalt auf XML Basis als Daten satz im XML Format zu versenden Das Modul arbeitet hierbei parallel zur normalen Rechnungserstellung Ei Aug Der elektronische Rechnungsversand als PDF A Grunds tzliches zum PDF A Rechnungsversand Damit der elektronische Rechnungsversand aus der WDV heraus prakti ziert werden kann m ssen einige Voraussetzungen erf llt und bestimmte Einstellungen getroffen werden e In den Grundeinstellungen der WDV m ssen alle f r den elektroni schen Rechnungs bzw E Mail Versand notwendigen Festlegungen getroffen werden Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Grund
5. tigten Rech te zuweisen kann Im Administrationsprogramm der WDV k nnen die Rechte f r das Modul vergeben werden Folgende Nutzer Rechte k nnen f r das Modul Digitaler Rechnungsausgang vergeben werden Recht Auswirkungen Digitaler Rechnungs Generelles Recht auf das Modul Digitaler Rech ausgang nungsausgang und darauf Rechnungen auf elektronischem Wege im XML Format zu ver senden Hinweis Um mit dem Administrationsprogramm arbeiten zu k nnen m ssen Sie ber die ben tigten Rechte verf gen Ei duty Grundeinstellungen In den Grundeinstellungen zur WDV treffen Sie die Einstellungen bez glich der Archivierung im Rahmen des Digitalen Rechnungsausgangs Aufruf der Grundeinstellungen 1 W hlen Sie in der Men leiste Programm und dann den Men punkt Einstellungen Es ffnet sich das Dialogfenster Optionen 2 Klicken Sie im Dialogfenster Optionen auf die Schaltfl che Digitaler Rechnungsausgang Digitaler Rechnungsausgang Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt auf wel chen Sie die Optionen f r den digitalen Rechnungsausgang festlegen k n nen ra Optionen Komprimierte Werksabrechnung Digitaler Rechnungssusgang u stonmodul Betonmodu Archivpfad exportierte Dateien R Speichern s4 Entsorgungswirtschaft Debug Modus x O ean ie eh 7 Zahlungseingangserfassung 2e iit Archivierung H Kommunikation Labormodul p Bahnverladung A Kassenmodul Dig
6. Belegen von Bedeutung Recht Auswirkungen Dokumenten Generelles Recht auf das Modul Dokumenten managementmodul management Dokumenttypen Recht auf den Men punkt Stammdaten gt Do bearbeiten kumentenverwaltung gt Dokumenttypen Ei Aug Grundeinstellungen Allgemeines Die Grundeinstellungen f r den elektronischen Rechnungsversand erfolgen im Dialogfenster der WDV Einstellungen Hier werden auch die allgemei nen Grundeinstellungen f r die WDV und alle weiteren Module festgelegt Im Hinblick auf den elektronischen Rechnungsversand sind hier in erster Linie die Einstellungen f r den Versand der E Mails festzulegen und zu konfigurieren Prinzipiell existieren 2 M glichkeiten nach denen der E Mail Versand erfol gen kann e ber MAPI Versand ber den aktuellen Mail Client e ber SMTP Versand erfolgt ber eine SMTP Verbindung Einstellungen zum E Mail Versand im WDV Client Eine Einstellm glichkeit f r den E Mail Versand finden Sie in den Grund einstellungen zum WDV Client Aufruf der Grundeinstellungen f r den WDV Client 1 W hlen Sie in der Men leiste Programm und dann den Men punkt Einstellungen Es ffnet sich das Dialogfenster Optionen 2 Klicken Sie im Dialogfenster Optionen auf die Schaltfl che WDVClient N WdwClient Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt auf wel chen Sie die Optionen f r den WDV Client festlegen k nnen F r den elekt ronischen Rechnungsv
7. E Mail Client Ei Aug erosoft Offer Outlook Eine Anwendung versucht Nachrichten in Ihrem Auftrag zu senden Falls dies unerwartet geschieht klicken Sie auf Verweigern berpr fen Sie au erdem ob Sie ber die aktuelle Version Ihres Antivirusprogramms verf gen Klicken Sie auf um weitere Informationen zur E Mail Sicherheit zu erhalten und dar ber wi Erteilen Hilfe Abb 20 Sicherheitsabfrage E Mail Programm 9 Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfl che Erteilen sin um die Rechnungen per E Mail zu versenden Je nach E Mail Versand Einstellungen wird die Rechnung nun sofort bei Verwendung SMTP an die E Mail Adresse des Kunden versendet Bei Verwendung von MAPI ffnet sich nun erst noch der Mail Dialog z B von MS Outlook Beachten Sie dass Outlook hierzu ge ffnet sein muss Andernfalls wird der Maildialog erst angezeigt wenn Outlook das n chste Mal gestartet wird Nact Nur m n ri N e x E y A Nachricht Einf gen Optionen Text formatieren 7 t Ek Vis gt B os AET Visitenkarte 3 I n f A k Hj Kalender 4 Einf gen FX yj E Z JEE Adressbuch Namen Datei Element _ _ Nachwer Rechtschreibung berpr fen anf gen anf gen 5 gt ignatur folgung Zwischenabl Basistert Namen Einschlie en Optionen Dokumentpr fung Diese Nachricht wurde noch nicht gesendet An infoddmuster de CC Senden Betreff Rechnu
8. FA P Abde sgen gt Entsorgung Wwerksebern hrrg Emm Prensfarge L Kalender a Kontakte ID 92n19 A RE v BET i Comensa at on d Cast wd j De o Deu ummerder ere mbH amp Co t a r MM li F w o a F y e l F gt l ai bA a MU aml aam 2 Ziehen Sie bei gedr ckt gehaltener Maustaste die markierte Datei aus Outlook heraus auf die Oberfl che der WDV Am Mauszeiger wird die Funktion des Kopierens durch ein kleines an geh ngtes angezeigt 3 Wenn Sie ber der Oberfl che der WDV stehen lassen Sie die Maus taste wieder los Wenn Sie die Maustaste losgelassen haben fallenlassen ffnet sich ein Fenster Dokument verkn pfen zur Archivierung und l sst nun zu dass das Element in der WDV archiviert wird und an Vorg nge wie An gebote debitorische oder kreditorische Belege oder Lieferpapiere an geh ngt wird 43 Elektronischer Rechnungsausgang Workflow_Kapl_Versionl bmp Gr e 3 60 MB Anderungsdstum 24 08 2011 10 57 51 Erstellungsdatum 24 08 2011 10 57 50 4 W hlen Sie hier die gew nschte Option Zur einfachen Archivierung des Elements ist hier der Punkt Archivie ren zu w hlen Wollen Sie das Element einem Vorgang zuordnen dann w hlen Sie die Option Anh ngen Bei einigen Dateiarten kann im Archivierungsfenster eine Vorschau auf die Datei angezeigt werden Es ffnet sich hier nun das Dialogfenster Beschlagwortung aa Beschlagwortung F r Dokument F9BADFC1 DC20_47BA
9. dies unerwartet geschieht klicken Sie auf Verweigern berpr fen Sie au erdem ob Sie ber die aktuelle Version Ihres Antivirusprogramms verf gen Klicken Sie auf um weitere Informationen zur E Mail Sicherheit zu erhalten und dar ber wi Erteilen Hilfe Abb 25 Sicherheitsabfrage E Mail Programm 10 Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfl che Erteilen tin um die Rechnungen per E Mail zu versenden Die Rechnungen wurden gedruckt und sofort per Mail an die E Mail Adresse des Kunden versendet Im Anhang der E Mail befindet sich die gedruckte Rechnung als PDF A Ei Aug EDI Fact Der digitale Rechnungsaus gang per XML Grunds tzliches zum dig Rechnungsausgang und zur Schnittstelle EDI Fact Neben der M glichkeit eine Rechnung als PDF A zu versenden kann das Versenden Umsatzsteuer abzugsberechtigter Datens tze auch ber den digitalen Rechnungsaugang der WDV erfolgen Der Kunde bekommt in diesem Fall seine Rechnungen elektronisch in einem XML Format geliefert Der digitale Rechnungsausgang arbeitet parallel zum normalen Rech nungsausgang der WDV Das Verfahren ist aufw ndiger als bei Versand einer Rechnung als PDF A denn es muss hierbei u a verhindert werden dass der elektronische Rechnungsdatensatz durch den Empf nger mani puliert werden kann Aus diesem Grund wird zwischen Sender und Empf nger sprich zwischen Rechnungssteller und dessen Kunden eine weitere Einheit geschalt
10. einstellungen in diesem Handbuch e Zur Erstellung der Rechnung in Form einer PDF A m ssen Lizenzen und Treiber f r die Programme Bullzip bzw bioPDF vorhanden sein e In den Stammdaten des Kunden muss festgelegt werden dass dieser seine Rechnungen per E Mail bekommen soll Informationen hierzu fin den Sie im Abschnitt Stammdaten in diesem Handbuch e Es muss ein Rechnungsformular f r die zu erstellenden Rechnungen festgelegt werden und f r dieses Formular ein Export Hintergrund fest gelegt werden Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Rech nungsformulare in diesem Handbuch Es i Es ist aus Kunden bzw Empf ngersicht generell empfehlenswert eine separate Mailbox f r eingehende Mails mit Rechnungsanhang einzurich ten insbesondere bei hohem Rechnungsaufkommen Elektronischer Rechnungsausgang 10 Rechte f r den individuellen E Mail Versand von Belegen Es besteht die M glichkeit Textvorlagen in der WDV 2012 zu hinterlegen die f r einen individuellen Rechnungsversand per E Mail debitorische Rechnung kreditorische Rechnung und Frachtgutschrift als E Mail Texte verwendet werden Hierzu werden Rechte des Moduls Dokumentenma nagement ben tigt Hinweis Um mit dem Modul Dokumentenmanagement arbeiten zu k nnen muss die zugeh rige Lizenz freigeschaltet sowie die Nutzer Rechte f r dieses Modul vergeben sein Wenn Ihnen ein Nutzer Recht fehlt wenden Sie sich ggf an Ihren Admi nistrator bzw den zust
11. ndigen Mitarbeiter der Ihnen die ben tigten Rech te zuweisen kann Im Administrationsprogramm der WDV 2012 k nnen die Nutzer Rechte f r das Modul Dokumentenmanagement vergeben werden Hinweis Um mit dem Administrationsprogramm arbeiten zu k nnen m ssen Sie ber die ben tigten Rechte verf gen Aufruf W hlen Sie im Administrationsprogramm der WDV 2012 im Men An wender den Men punkt bearbeiten anlegen Das Dialogfenster Anwender definieren ffnet sich Dort k nnen Sie im Register Rechte f r den Anwender die Nutzer Rechte vergeben Anwender definieren GE SE BEc DE DE BER Anwendername daho e Anderung speichern Name Nutzergruppe admin q FJ admin x vergessen ammdaten Rechte zugeordnete Mandanten Modulaktv Modulname Recht Sehen Bear Hi TAYT S7 Dispositionsmodul u B u J J i J Dokumente bearbeiten J v J L Dokumentgruppen bearbeiten J v v J Dokumentstapel bearbeiten J j 7 Dokumenktypen bearbeiten J J J J x H V Eingangsrechnungspr fung i i i j Drucken 14 Einkauf J j v v amp V_ Enksorgungswirtschaft J i i v Excel Kalkulationsanbindung 7 exclusves Faktur ationsmodul J J Externes Liefermodul Abb 1 Dialogfenster Anwender definieren Registerkarte Rechte Bei den Rechten sind jeweils die Auspr gungen Sehen Bearbeiten Hin zuf gen und L schen m glich Folgende Nutzer Rechte sind f r den indi viduellen E Mail Versand von
12. vorgemerkt werden sollen Diese Einstellung ist u U nicht verf gbar Art des Ausdrucks ev Schema r weiter Ende i Ees Abb 22 Dialogfenster Stapeldruck W hlen Sie die gew nschte Option zum Ausdruck Rufen Sie die gew nschte Registerkarte auf Wenn Sie z B im Stapeldruck die offenen Belege f r Debitoren erstel len m chten w hlen Sie die Registerkarte Debitorenbelege 34 Stapeldruck Geben Sie hier ggf Eingrenzungen der zu drucklenden Belege an Alle Eingrenzungen unter offenen Belege treffen nur auf bisher nicht gedruckte Belege zu w hrend die Schema Debitorenbelege J Offene Belege drucken Handelsbelege Spediteursbeiege Kreditorenbelege weit gt Eingrenzungen unter gedruckte Kundennummer von 10000 amp Max Mustermann Belege nur auf Belege zutreffen Kundennummer bis 10000 S Max Mustermann die bereits gedruckt wurden IR Aktivieren bzw Deaktivieren Sie Baustelle von amp den jeweiligen Druck durch Setzen s A der Haken Ste k nnen gedruckte Bausteie bis QR und nichtgedruckte Belege in einem Laufnummer von Durchlauf drucken Laufnummer bis bereits gedruckte Belege nachdrucken Fakturanummer von Fakturanummer Es werden nur Belege der Firma GmbH gedruckt Schema Abb 23 Registerkarte Debitorenbelege Setzen Sie den Haken bei der Option Offene Belege drucken Treffen Sie ggf eine Eingrenzung zu den zu druckenden Belege
13. zuordnen Informationen zur Reportverwaltung finden sie auch auf den vorhergehenden Seiten 4 du Der gew hlte Hintergrund wird im Normalfall im Programmverzeichnis der WDV unter Reports backgrounds gespeichert Bei Windows 7 ist es not wendig die Anwendung als Administrator zu starten sonst kann es ggf zu einer Fehlermeldung kommen Hinweis T Wenn Sie nicht serverbasiert sondern lokal arbeiten muss der Export Hintergrund auf jedem der lokal arbeitenden Rechner abgelegt werden 27 Elektronischer Rechnungsausgang 28 PDF A Rechnungen erstellen und versenden Allgemeines In diesem Kapitel werden Handlungen und Handlungsschritte beschrieben wie Sie bei dem elektronischen Rechnungsversand auftreten k nnen Hinweis Beachten Sie dass f r die Ausf hrung der im Folgenden beschriebenen Punkte das Modul Fakturation sowie das Modul Handel freigeschaltet und die ben tigten Nutzer Rechte vergeben sein m ssen Versand einzeln oder per Stapel Sie haben die M glichkeit Rechnungen als PDF A einzeln per E Mail an Kunden zu versenden siehe hierzu Abschnitt Einzelrechnung per E Mail versenden in diesem Handbuch Die empfiehlt sich jedoch nur wenn das Rechnungsaufkommen nicht zu hoch ist Wenn Sie eine gro e Anzahl an Rechnungen zu versenden haben so empfiehlt es sich dies per Stapel druck zu tun siehe hierzu Abschnitt Stapeldruck Rechnungen per E Mail im Stapel versenden in diesem Handbuch Versand im Standa
14. 3 06 2011 16 15 44 daho k de Geben Sie den Namen ein Abb 7 Dialogfenster Personenkonten Sie m ssen hier nun der WDV bekanntmachen dass der Kunde seine Rechnungen per Mail bekommt 4 W hlen Sie in der Spalte Dokument Typ die Art des Dokumentes Der elektronische Rechnungsversand muss f r den Dokument Typ Rechnungen und den Dokument Typ Stapeldruck Rechnungen fest gelegt werden Stellen Sie in der Spalte Versandart die Versandart E Mail ein Geben Sie in der Spalte E Mail Adresse eine E Mail an an welche die Rechnungen versendet werden sollen Hinweis Es ist kundenseitig empfehlenswert eine separate Adresse f r Rechnun gen einzurichten da mitunter das Rechnungsaufkommen sehr hoch sein kann 7 F llen Sie ggf die weiteren Spalten aus Sie haben damit f r den Rechnungsausgang festgelegt dass Rechnungen an diesen Kunden per E Mail versendet werden Sie k nnen im Weiteren auch den Kunden Baustellen Verteiler nutzen falls Baustellen dieses Kunden gesondert behandelt werden sollen siehe fol gender Abschnitt Ei Aug Kunden Baustellen Verteiler Den Kunden Baustellen Verteiler k nnen Sie nutzen wenn Baustellen dieses Kunden gesondert behandelt werden sollen z B die Rechnungen dieser Baustelle an eine andere als im Personenkonto festgelegte E Mail Adresse gesendet werden sollen Die Einstellungen des Kunden Baustellen Verteilers bersteuern somit die Einstellungen im Personenkon to So lege
15. 46 10 11 2010 13 17 06 08 2010 10 19 27 112008 13 45 06 02 2009 15 02 21 11 2008 15 06 16 09 2009 16 27 21 07 2010 08 42 21 04 2008 11 00 m Geben Sie an ob das Konto inaktiv gesetzt werden soll x ML Dokument XML Dokument XML Dokument xML Dokument XML Dokument x ML Dokument x ML Dokument Ml Dokument XML Dokument VBScript Skriptdatei vBScript Skriptdatei VBScript Skriptdatei XML Dokument XML Dokument v Abbrechen 7 W hlen Sie im Dialogfenster den korrekten Treiber aus und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che ffnen _ r Der Treiber wird eingestellt 8 Klicken Sie nun auf die Schaltfl che Speichern gt um die Einstellun gen f r das Kundenkonto zu bernehmen Sie haben den digitalen Rechnungsausgang f r diesen Kunden konfigu riert Auf die gleiche Art und Weise k nnen Sie nun weitere Kundenkontos einrichten Im Register Dig Rechnungsausgang k nnen Sie unter Erfolgte Exporte Einsicht in alle durchgef hrten digitalen Rechnungsausg nge nehmen die ber die EDI Fact Schnittstelle bez glich dieses Kunden durchgef hrt wor den sind Ei Aug M glichkeiten der Archivierung und des Dokumentenmanagements im Zu sammenhang mit dem Elektronischen Rechnungsversand Dokumentenmanagement per Drag amp Drop Eine ganz neue Entwicklung im Bereich des Dokumentenmanagements in der WDV ist die Drag amp Drop Ziehen amp Fallenlassen Funktionalit t Diese bietet z
16. B die M glichkeit die per E Mail eingegangenen Rechnungen aus der Outlook Mailbox direkt in das Programmfenster der WDV importieren bzw ziehen zu k nnen Dort kann der Rechnungsanhang der Mail dann weiter verarbeitet oder archiviert werden Die Funktionalit t k nnen Sie auch nutzen um Dokumente aus dem Windows Explorer in die WDV zu Importieren Die Drag amp Drop Funktionalit t bietet im Zusammenhang mit dem elektro nischen Rechnungsversand eine gute M glichkeit eine Vorablage bzw Vorsortierung der eingehenden Rechnungen vorzunehmen So nutzen Sie die Drag and Drop Funktion in Verbindung mit Outlook Voraussetzung Ihr Outlook und die WDV haben Sie in Windows jeweils ber Teilbildfenster ge ffnet Beide Fenster liegen entweder direkt neben einander oder berlappen sich 1 Markieren Sie die empfangene E Mail Sie in Outlook im Posteingang mit der linken Maustaste und halten Sie dabei die Maustaste gleich ge dr ckt MM p s WW postsungeng Ver nkche Ordner T Wereset Oioch i A waler MOL eme BETA BETA Vernon o wea a a Pa gt F JN P EEN 2 l pep bLA t iaaa O i Sen cag Onta Co aa gt 2i Schoktenmerk Hadiah gt 2 f gt eng a Gel schte Objekte i amp M emeta en Satnik Ate u 4 Varterertannumg lt Beingbearbeitung I Posteingang Griendete ent FAN Datensdgiex h a Gel schte Objekt 4 Postausgang 5 Keine Angat a ro or gt Ange ot Vertnebsstruerung N j
17. DELSREGISTER gt lt CLIENT_USTNR gt lt CLIENT_USTID gt Rechnungsformulare Ei Aug Besonderheiten beim PDF A Rechnungsformular f r den elekt ronischen Rechnungsversand Damit eine Rechnung als PDF A per E Mail versendet werden kann muss diese aus zwei verschiedenen PDF Dateien generiert werden Der Grund hierf r ist dass Crystal Report keine M glichkeit bietet direkt eine PDF A mit Adress bzw Rechnungskopf zu erstellen Der Adress bzw Rech nungskopf muss aus diesem Grund in einer separaten PDF Datei als Ex port Hintergrund gespeichert sein Vor dem Versenden der Rechnung per Mail wird aus beiden PDF Dateien die endg ltige versandf hige Rechnung generiert Hinterlegen des eigentlichen Rechnungsformulars Hinterlegen eines Rechnungsformulars im DbAdmin Im Administrationsprogramm der WDV finden Sie die Formularzuordnun gen f r die WDV und somit auch die verschiedenen Rechnungsformulare Hinweis Um mit dem Administrationsprogramm arbeiten zu k nnen m ssen Sie ber die ben tigten Rechte verf gen Aufruf W hlen Sie im Administrationsprogramm der WDV im Men Einstel lungen den Men punkt Formulare Das Dialogfenster Formulare ffnet sich Formulare Formularzuordnungen des Mandanten WwDYw2010 Kategorie amp Lieferscheinformular Debitoren Pr fliste Lieferscheinbepreisung N Rechnungsausgang Rechnungsausgang Fehler E Rechnungsausgang Nachweis Erl skonten amp Rechnu
18. Stellen Sie die Combobox Export Ausgabe auf Externer Treiber 4 W hlen Sie im Feld Export Ausgabe Treiber den gew nschten Trei ber aus 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che EJ um den Treiber zu konfigurieren Der Dialog zum Einstellen des Treibers wird angezeigt Einstellungen bIoPDF Ansteuerung Ausgabeformal FOF 4 Bei POF Erstellung POFA erzeugen Timeout bei warten auf Beendigung des Druckjobs in Sekunden 0 Abbrechen rar Abb 5 Einstellung des externen Treibers 6 W hlen Sie als Ausgabeformat PDF und setzen Sie unbedingt den Haken bei der Option Bei PDF Erstellung PDF A erzeugen 7 Schlie en Sie den Dialog mit der Schaltfl che OK A Der externe Treiber wurde konfiguriert 15 Elektronischer Rechnungsausgang 16 Grundeinstellungen individueller E Mail Versand von Belegen Um Dokumente z B eine Rechnung aus dem WDV Workflow heraus mit einem individuellen E Mailtext per E Mail versenden zu k nnen m ssen Sie die Ausgabeeinstellungen festlegen Damit steuern Sie an welcher Stelle der WDV 2012 Anwender den individuellen E Mail Versand aus dem Programm heraus nutzen k nnen und welche Textvorlage dabei verwendet wird So legen Sie die Ausgabeeinstellungen fest 1 W hlen Sie in der Men leiste Programm und dann den Men punkt Einstellungen Es ffnet sich das Dialogfenster Einstellungen 2 Klicken Sie im Dialogfenster Einstellungen auf die Schaltfl che WDVClient b Eins
19. Versand ber SMTP wenn ihr Mail programm nicht MAPI f hig ist Beim Versenden von Stapeldruck Rechnungen empfiehlt es sich die Einstellung SMTP zu verwenden Wenn Sie E Mails ber SMTP versenden m ssen Sie hier noch die Zugangsdaten hinterlegen Ge ben Sie den SMTP Server und den zugeh rigen Port an Der Port ist in der Regel Port 25 F r den Server m ssen Sie weiterhin einen Benutzerna me und zugeh riges Kennwort angeben Im Feld Von Email Adr kann die E Mail Adresse ange geben werden die als Absender verwendet wer den soll Mit dieser Schaltfl che k nnen Sie die angegebe nen Verbindungsdaten testen Es ffnet sich hier bei ein separates Fenster in welchem Sie eine E Mail Adresse angeben k nnen an die die Test E Mail gesendet werden soll Einstellungen zum E Mail Versand im Stammdatenmodul Eine weitere Einstellm glichkeit f r den E Mail Versand finden Sie in den Grundeinstellungen zum Stammdatenmodul Aufruf der Grundeinstellungen zum E Mail Versand im Stammdaten modul 1 W hlen Sie in der Men leiste Programm und dann den Men punkt Einstellungen Es ffnet sich das Dialogfenster Optionen 2 Klicken Sie im Dialogfenster Optionen auf die Schaltfl che Stammda tenmodu I G timmditenmnodul Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt auf wel chen Sie die Optionen f r den E Mail Versand festlegen k nnen F r den elektronischen Rechnungsversand per E Mail ist das Re
20. WDV32 WDV2007 WDV2010 VVDV2012 mit integriertem Finanz und Rechnungswesen Benutzerhandbuch Elektronischer Rechnungsausgang per E Mail oder XML Alles ist m glich Produkt Abteilung Verfasser Produkt Version Handbuch Version Erstelldatum An der Entwicklung beteiligte Mitarbeiter Produktinformationen Benutzerhandbuch Elektronischer Rech nungsausgang per E Mail oder XML Dokumentation Daniel Hofmann 09 01 05 35ADO 1 00 02 07 13 Lars Uwe Heise Simon Scheler Jens Uwe Wirth PRAXIS EDV Betriebswirtschaft u Software Entwicklung AG Lange Str 35 99869 Pferdingsleben Th ringen Tel 49 0 36258 566 0 Fax 49 0 36258 566 40 E mail info praxis edv de www praxis edv de Inhaltsverzeichnis Elektronischer Rechnungsausgang uursesnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnn 1 Informationen zum Benutzerhandbuch n00000000 nenn nn 5 Verwendete Symbole und Textmarkierungen u uuu400n0nnennnnnn nn 5 G ltigkeit des Benutzerhandbuchs 222a2000000nnnnnnnnnnnnn 6 Weitere Dokumente uu0000 00000nnnan00nnnnnnunnnnnnunnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 6 ENIE NUNO res een hun ee 8 Der elektronische Rechnungsversand als PDF A ssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 9 Grunds tzliches zum PDF A Rechnungsversand 2 2a2222002222 9 Rechte f r den individuellen E Mail Versand von Belegen 10 Grundeins
21. _94FD_37E63D83CEGD Dokumentart E Dateiname F Technische Redaktion Handb cher Vorl ufige Versionen Mitarbeiterstam E Komprimieren Z Verschl ssen Dokumentenschutz Abbrechen Ersteller daho k E Hofmann Volltext 5 Treffen Sie hier die gew nschten Einstellungen und klicken Sie an schlie end auf die Schaltfl che OK Die Archivierung ist an dieser Stelle beendet Wenn Sie die Datei an ein Dokument oder einen Vorgang anh ngen ffnet sich nun das Dialogfenster Dokument zu folgenden Objekten zuf gen Bezeichnung 6 Legen Sie hier fest wie bzw mit welchem Dokument oder Vorgang die zu importierende Datei verkn pft werden soll Dazu m ssen Sie zu n chst die gew nschte Kategorie in der gleichnamigen Spalte w hlen 44 2 duty 7 F llen Sie anschlie end die weiteren Spalten und klicken Sie auf Schaltfl che OK Sie haben die Datei archiviert oder an einen Vorgang ein Dokument an geh ngt Das Dialogfenster Dokument verkn pfen kann anschlie end geschlossen werden Die gleiche Verfahrensweise w hlen Sie wenn Sie Daten aus dem Windows Explorer in die WDV importieren wollen Statt Outlook haben Sie dazu den Windows Explorer als Teilbild ge ffnet aus dem Sie die Datei auf die WDV Oberfl che ziehen k nnen Archivierung von Dokumenten Rechnungen In der WDV gedruckte Rechnungen k nnen Sie unter Belegbearbeitung 2 Belege bearbeiten gt Rechnungen einzeln au
22. ail steht wird ber eine TXT Textdatei festgelegt In der Textdatei k nnen Platzhalter in Form von einmischbaren Makros verwendet werden Beim Erstellen der E Mail werden diese Platzhalter dann mit den Daten aus der Datenbank ersetzt r J dieselpreisindex txt Editor Ik Ik m m bai N nern ate bearbeiten Format Ihr Ansprechpartner lt USER_KUERZEL gt lt USER_NAME gt Telefon lt USER_TEL gt Mobile lt USER_MOBILE gt Fax lt USER_FAX gt Mail lt USER_EMAIL gt Lastname lt USER_LASTNAME gt Firstname lt USER_FIRSTNAME gt Im Anhang finden Sie die aktuellen Daten zum Dieselpreisindex IndexDatum lt INDEXDATUM gt Diesen Text bitte bei Antwort auf diese Mail nicht l schen lt px CWdvAuftrag gt lt AUFTRAG gt lt px CWdvAuftrag gt lt pX CWdvKto gt lt KONTO gt lt pxX CWdvKto gt lt pX CWdvBSt gt lt OBJIECT gt lt pxX CWdvBst gt Abb 10 Beispiel f r eine E Mail Textvorlage mit Makros Die obige Abbildung zeigt eine Textvorlage mit Makros lt gt Beim Ver sand wird eine PDF erstellt der Mailtext anhand der Vorgaben gemischt und der Versand durchgef hrt Der Versand wird hierbei protokolliert Hinweis Beachten Sie dass die TXT Vorlage immer als Unicode abgespeichert werden muss da sonst die Darstellung in Microsoft Outlook nicht funktion eirt Platzhalter Angebot In folgender Liste sind die Makros die in einer E Mail Textvorlage f r An gebote verwendet wer
23. d k nnen Sie die PDF Datei ausw hlen in welcher der Rechnungskopf gespeichert ist Sollten Sie die Spalte nicht sehen klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste rechts und w hlen im angezeigten Kontextmen Ansicht Dort k nnen Sie die Spalte ein und ausblenden 25 Elektronischer Rechnungsausgang 26 Hinterlegen firmenspezifischer Formulare Sie haben auch die M glichkeit direkt in der WDV firmenspezifische Rech nungsformulare einzustellen So hinterlegen Sie firmenspezifische Formulare 1 W hlen Sie Stammdaten gt Werke gt Firmen Das Dialogfenster Firmenstamm wird ge ffnet 2 W hlen Sie im Feld FirmenNr die gew nschte Firma aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode i verwenden 3 Wechseln Sie in das Register Formulare Firmenstamm 5 a1 141818 oo Firmen 61 o Bezeichnung Ganser Entsorgung GmbH amp Co KG nderung Speichern Berechtigungen Werks Nummernkreise Formdare Fibu Lohn Einstellungen Zusatzdaten Kalkulationschema Einstellungen Gese x Y Kategorie Name Formula Bezeichnung Export Hintergrund hen IK Angebotsbearbeitung E9 Angebotsformular EJ Auftragsbest tigung amp Lieferf higes Angebot f Belegbearbeitung E Angebotsformular Debitoren amp Auftragsformular Debitoren EJ Lieferscheinformular Debitoren A Rechnungsformular Debitoren Bemerkung Rechnungsformular Kreditoren amp Rechnungsformular Spediteure f Lieferschein E Bar L
24. den k nnen gelistet Makro Beschreibung lt APANREDE gt Briefanrede des Ansprechpartners beim Kunden Wird aus den Stammdaten gela den lt APZUHAENDEN gt Name des Ansprechpartners beim Kunden Wird aus den Stammdaten geladen mE du Allgemeine Platzhalter Im Folgenden sind die Makros die in einer E Mail Textvorlage verwendet werden k nnen gelistet e lt DATA KZ1 gt e lt DATA KZ2 gt e lt DATA_ NAME gt e lt DATA_NAME2 gt e lt DATA_MEMO gt Aus den Mandantdaten e lt CLIENT_KZ gt e lt CLIENT_NAME gt e lt CLIENT_STRASSE gt e lt CLIENT_PLZ gt e lt CLIENT_ORT gt e lt CLIENT_TEL gt e lt CLIENT_FAX gt e lt CLIENT_MAIL gt e lt CLIENT_WEB gt e lt CLIENT_GF1 gt e lt CLIENT_GF2 gt e lt CLIENT_GF3 gt Firmeninfos e lt FIRMA_KZ gt e lt FIRMA_NAME gt e lt FIRMA_STRASSE gt e lt FIRMA_PLZ gt e lt FIRMA_ORT gt e lt FIRMA_PLZPF gt e lt FIRMA_PF gt e lt FIRMA_EVW gt e lt FIRMA_VW gt e lt FIRMA_TEL gt e lt FIRMA_FAX gt e lt FIRMA_TELEX gt e lt FIRMA_FAXEX gt e lt FIRMA_MAIL gt e lt FIRMA_WEB gt e lt FIRMA GF1 gt 23 Elektronischer Rechnungsausgang 24 lt FIRMA_GF2 gt lt FIRMA_GF3 gt lt FIRMA_APNAME gt lt FIRMA_APTEL gt lt FIRMA_APFA gt lt FIRMA_APMAIL gt lt FIRMA_STEUERNR gt lt FIRMA_HANDELSREGISTER gt lt FIRMA_USTNR gt lt FIRMA_USTID gt lt FIRMA_FINANZAMT gt lt CLIENT_STEUERNR gt lt CLIENT_HAN
25. det wird Nun m ssen Sie noch den zu verwendenden Treiber f r die EDI Fact Schnittstelle angeben 6 Klicken Sie zur Auswahl eines Treibers auf die Schaltfl che Importie ren Importieren Es ffnet sich das Dialogfenster ffnen Elektronischer Rechnungsausgang 42 ILN oder alternative Exportofad des Name des N chste Exportformat Definitior Erfolgte Exporte Datum von E bis Exportdtum Exportdatei letzte Bearbeitung 10 10 2011 12 43 13 daho k a ffnen Personenkonten x alesI gaI8 8 gt o ol Kontonummer 116000 U Name Praxis AG Kunde inaktiv I I 2 J nderung speichern Zusatzinformationen Verteder Marktinfo Vertr ge GIS Budget Bonit t Gro Unterh ndler Vorzugsspediteure Di9 Rechnungsausgang tfa x Nutzung Digtaler Rechnungsausgang Gyr V35 FibuTreiber Definitionen Organisieren An ent Name DIAMANT_WS lt EDIFACT XML FC_LFSAS40D FIBUS1_Mor ne_Props FIBUS2_Mor ne_Props FIBUCORE_KHK FIBUCORE_SKV3 FIBUCORE_VuO Horstfelder_4 Blor mport BlRAcountfinish Blracountstart Schilling Schlingmeier_XSD_PR Ordner A E Dokumente Zuletzt ge ndert BE Desktop MM Computer E Bilder E Musik E Suchvorg nge 3 Offentlich Dateiname EDIFACT XML Su men Anderungsdatum Typ 03 02 2009 14 00 21 04 2008 11 00 26 11 2008 16 13 14 08 2008 09 11 30 03 2009 09 02 28 04 2009 14
26. die Schaltfl che Drucken Kunden zu versenden um den Beleg an den Der Beleg wird gespeichert archiviert Es wird eine Abfrage zum Beleg druck angezeigt debitorische Belegbearbeitung Rechnung 418141 18 eolo Beiegdrucker POr XChange 3 0 aln Kopken Skeuenung unterdr cken P Beiegstufe Drucken Firma GmbH u Kontonummer 10000 Laufnunmer 610667 gedruckt f Fakturiert Anderung rn Belegkogf Einzelposten Kopftexte Fusstexte Externe Bestelldaten x Aktuelles KFZ GTH PR 747 Max 29 500 Akt Zudadung 0 000 Zeiengewscht 0 000 k Verpackungseinh asan Typ Werknr LFS Nr Datum Artikel Artikel A Dedde Bez Kos Kos Fahrzeug n Beleg speichern n Dr Mu Mu GIHPR 7 Beleg drucken 4 ZZ m A Belegdruck m Wie soll der Beleg ausgedruckt werden a Bemerkung physischer Ausdruck auf Drucker Leiharthel Werks Ner Werksbezei PlatzNr Fbderung und Markierung f r Stapeldruck foderter Belege Einheit M anzeigen Einzeiprese 126 G LON6 ahtuskaeren 126 G LOOS t l Zuschl ge ahtuaksieren Kontorer kormigieren Baustele k rrigkenen Lieferauftrag erstellen letzte Bearbeitung Anbang 26 06 2011 daho k 28 06 2011 09 39 daho k Der Beleg wurde in der Stufe Rechnung gespeichertiige ndert hd de Speschere Daten Abb 17 Abfrage Belegdruck 31 Elektronischer Rechnungsausgang 32 6 W hlen Sie die gew nschte Einstellung und klicken Sie auf die Schalt fl che OK
27. en im Benutzerhandbuch Stammdaten Im Folgenden werden einige der ben tigten Stammdaten kurz angerissen Kunden E Mail Verteiler f r elektronischen Rechnungsver sand festlegen Wenn ein Kunde seine Rechnungen als PDF A per E Mail bekommen soll bzw m chte m ssen Sie dies in dessen Stammdaten festlegen So legen Sie fest dass ein Kunde seine Rechnungen per E Mail be kommt 1 W hlen Sie Stammdaten gt Konten gt Personenkonten Das Dialogfenster Personenkonten wird ge ffnet 2 W hlen Sie im Feld Kontonummer den gew nschten Kunden aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode R verwenden 3 Wechseln Sie in das Register Verteiler In diesem Register definieren Sie wie die verschiedenen Dokumente dem Kunden bermittelt werden sollen z B an wen diese versendet werden und ber welches Medium E Mail Fax etc der Versand er folgt 17 Elektronischer Rechnungsausgang 18 Personenkonten 21814118 Io Kontonummer 10000 Fibunummer 0815 ou Name Max Mustermann E ER Kunde inaktiv e J nderung Speichern Firmenspez Daten Ansprechpartner Zusatzinformationen Verteiler Marktinfo Vertr ge GIS Budget Zusatzfelder Bonit t Gro Sunkerh nc x Dokument Typ Adress Type Versandart Diatei Versandart E Mail Adresse Anr Name Name Stras vergessen Rechnungen Mitarbeiter E Mail Referenz daniel hofmann praxis e daniel hofmann praxis e 5 L schen letzte Bearbeitung 2
28. ent 1 W hlen Sie in der Men leiste Programm und dann den Men punkt Einstellungen 13 Elektronischer Rechnungsausgang 14 Es ffnet sich das Dialogfenster Optionen 2 Klicken Sie im Dialogfenster Optionen auf die Schaltfl che WDVClient a WdwClient Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt auf wel chen Sie die Optionen f r den WDV Client festlegen k nnen F r den Ex port ist das Register Ausgabeeinstellungen von Bedeutung Optionen Wdvlhent Messageboard Update Ausgabeeinstellungen Ansichtseinstellungen Emal Versand Sonstiges DE k84 Firmernverwaltung Repaetduck 5 m i Voreinstellung des Zooms bei B dschirmausgaben von Reports Stammdatenmodul Export Ausgabe Durch Komma getrennte Werte CSW X x W gedatenmodul R Export Ausgabe Treiber Abbrechep Auitornatisch f g ac PBPHRARAB 27177 T Eingangsrechnungspr fung T Komprimierte Werksabrechnung Drucken Pr f r diesen Treiber legt keine Lizenz vor Abb 4 Registerkarte Ausgabeeinstellungen Parameter Beschreibung Voreinstellungen Legen Sie hier die Gr e fest in der Reporte auf des Zooms bei Bild dem Bildschirm angezeigt werden sollen schirmausgaben von Reports Export Ausgabe F r den elektronischen Rechnungsversand als PDF A ist hier die Einstellung externer Treiber zu w hlen Anschlie end m ssen Sie im Feld darun ter den Export Ausgabe Treiber einstellen Es ist zwar prinzipiell m g
29. ersand ist das Register Email Versand von Bedeu tung Optionen a ih WdwClient Messageboard Update Ausgabesinstelungen Ansichtseinstellungen Email Versand Sonstiges tje Firmen tum Ih nenverwaltung Email versand ber SMTP versand erfolg ber eine SMTP Verbindung Speichern Stammdatenmodul y Stammdatenmodu SMTP Einstellungen F s X W gedatenmodul f ng arermod SMTP Server 192 168 100 104 Port 25 w Automatische Lieferung Benutzername administrator Konnmort eeeeeee g Lieferstapel bernahme Von Email d info praxis edv de Verbindung testen E Handelsmodul E Fakturationsmodul Speditionsabrechnungsmodul u A A Lagerverwaltung 4 Replikationsmodul A a gt Angebotsmodul K Recyelingmodul Dispostionsmodul T Eingangsrechnungspr fung TA qe Komprimierte Werkssbrechnung t Geben Se hier an nach welchem Protokoll de automatische Anmeldung an den Dienst erfolgt de Im Zweifel kontaktieren Sia bite Ihren Systembetreuer oder Softwarelleferanken Abb 2 Dialogfenster Optionen 11 Elektronischer Rechnungsausgang 12 Parameter Combobox Email Versand ber SMTP Einstellungen verbindung testen Beschreibung Stellen Sie hier das Verfahren f r den Email Versand ein Die Einstellung MAPI empfiehlt sich wenn Sie ein hohes Aufkommen an Einzelrechnungen haben Beachten Sie dass ihr E Mail Programm in diesem Fall MAPI f hig sein muss W hlen Sie
30. et Hierbei handelt es sich um den sogenannten Provider Auf Seiten des Pro viders findet eine sogenannte H rtung des Datensatzes statt D h der Da tensatz bleibt lesbar kann aber nicht manipuliert werden Wenn doch ist der Datesatz in der Checksumme zerst rt Es gibt es nur bestimmte zugelassene Provider die den Rechnungsdaten satz annehmen d rfen Welche das sind wird durch das Finanzamt be stimmt Um das Verfahren nutzen zu k nnen muss der Kunde einen Ver trag mit einem dieser Provider abschlie en Damit der Datensatz auf diese Art und Weise elektronisch transportiert werden kann ist WDV seitig eine Anbindung an die Schnittstelle EDI Fact notwendig Ein in der WDV eingebundener Treiber sorgt dann f r den Aus tausch der Rechnungsdaten Die XML Daten werden nach dem Rechnungsausgang in der WDV zu n chst an einen festgelegten Speicherort gespeichert Von dort aus m s sen sie ber einen ftp Zugriff an den Provider weitergeleitet werden Die Weiterleitung ist hierbei abh ngig von der beim Kunden vorliegenden Hardwarekonfiguration 37 Elektronischer Rechnungsausgang 38 Rechte Hinweis Um den elektronischen Rechnungsversand per XML nutzen zu k nnen muss die Lizenz f r das Modul Digitaler Rechnungsausgang vorhanden sowie die Nutzer Rechte f r dieses Modul vergeben sein Wenn Ihnen ein Nutzer Recht fehlt wenden Sie sich ggf an Ihren Admi nistrator bzw den zust ndigen Mitarbeiter der Ihnen die ben
31. frufen und einsehen Eingehende elektronische Rechnungen k nnen in der WDV 2012 sofort in die Archivierung bernommen werden Archivierung bedeutet die bertra gung von Dokumenten in ein Archivsystem ein Programm welches Do kumente archiviert Die Archivierung erfolgt in der WDV mandantenab h ngig Sie ist an allen Stellen im Programm eingebunden wo Dokumente erzeugt werden Dies ist u a berall dort wo Sie Anh nge an einen Vor gang machen k nnen ber Plug Ins k nnen Sie zus tzlich die Anbindung verschiedener Fremd programme an die Archivierung aktivieren bzw deaktivieren Bei aktiven Plug Ins werden auch in diesen Programmen alle Dokumente automatisch archiviert Hinweis o Um Dokumente archivieren zu k nnen muss jedem Login auch ein Mitar beiter zugeordnet werden da die Berechtigungen nur f r Mitarbeiter grei fen und auch die archivierten Dokumente ber den Mitarbeiter identifiziert werden Genaue Informationen zur Archivierung in der WDV und den dazu notwen digen Einstellungen und Stammdaten finden Sie im Benutzerhandbuch Archivierung Rechnungen werden aktuell grunds tzlich nach jedem erfolgreichen Druck archiviert Wird eine Rechnung nachgedruckt wird diese dabei vollst ndig neu archiviert das Archiv Dokument Jedes beim Druck archivierte Doku ment wird in die Datenanhangsliste der Rechnung geschrieben sodass hier jede Version des gedruckten Dokumentes einsehbar ist Das Kennzei chen des letzten a
32. g Digikaler Rechnungsausgang Vergessen ILN oder alternative Exportofad des R Name des N chste Exportformat Definitior Importieren L schen Erfolgte Exporte Datum von Bi bis BR oder Rechnung R Exporbdatum Exportdatei Anzahl Belege letzte Bearbeitung 10 10 2011 12 43 13 daho k dia Lade Daten Abb 27 Registerkarte Dig Rechnungsausgang 4 Setzen Sie den Haken bei der Option Nutzung Digitaler Rechnungs ausgang Damit geben Sie den Kunden f r diese Art des Rechnungsversands frei und Sie k nnen nun die weiteren Felder editieren und so den dig Rechnungsausgang einrichten 5 F llen Sie die Felder des Registers aus Geben Sie im Feld ILN oder altenative die f r diesen Kunden Emp f nger vergebene eindeutige Identifizierung an Geben Sie unter Exportpfad des den Speicherort an an dem die er zeugte XML Datei gespeichert werden soll Von dort aus wird diese dann an den Provider weitergeleitet Geben Sie im Feld Name des die genaue Bezeichnung der zu expor tierenden Datei an Beachten Sie dass bei speziellen Treibern spezifi sche Formatierungsbefehle eingehalten werden m ssen Im Normalfall ist dies jedoch nicht notwendig und der Name kann frei gew hlt wer den Im Feld N chste Exportnummer k nnen Sie eine frei w hlbare Num mer angeben unter welcher der n chste Export der XML Datei erfolgen soll Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummer die zur Iden tifkation des Datentr gers verwen
33. g nach 41 Kundendaten gituslksenen P auschlage aromat sche Pramaktualuneung bam 2 apekdruch werbunderr Feba moere abtu ksseren Zu a Kanbane tomga en anrd v suore Bastele amp Verrolbet komgeen hafa r RA Res rte afu zer r er ebe ud se i E amp tobbet ktte Bessbetung Arbarng 04 04 2041 04 04 2011 09 06 hata Der Beleg marde un der Shije Auftrag gedrucht 1 zeben Se de Arrede en Abb 14 Dialogfenster Debitorische Belegerstellung Rechnung 4 W hlen Sie im Feld Kontonummer den Kunden aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode R F9 verwenden 5 W hlen Sie im Feld Laufnummer den Lieferschein aus zu dem eine Rechnung erstellt werden soll ber den Matchcode amp F9 erhalten Sie eine Aufstellung der offenen Lieferscheine aller Kunden Zur Auswahl der offenen Lieferscheine des gew hlten Kunden verwenden Sie die Taste F6 ber die Schaltfl che k nnen Sie eine Rechnung erstellen ohne das ein Lieferschein vorliegen muss Rechnungen des Bereiches Handel gegen ber Sch ttgutrechnungen im Aufruf abzugrenzen ist ber den Matcheode im Feld Laut nummer m glich 29 Elektronischer Rechnungsausgang 30 debitorische Belegbearbeitung Rechnung a IH 14 I I8 oo Eu Beiegdrucker POF NChange 3 0 an Kopien Steuerung unkerdr cken Beiegstufe Drucken Firma GmbH I Kontonummer 10000 Laufmunmer 610667 gedruckt fakturiert Anderung Speichern Belegkogpf Einzeiposten Kopfteute Fusstexte Exte
34. gesendet wird Informationen zum Anlegen einer Dokumentvorlage finden Sie im Abschnitt Dokumenttypen f r den E Mail Versand in diesem Benut zerhandbuch In der Spalte Versandart k nnen Sie noch festlegen wie der Ablauf beim E Mail Versand sein soll falls dieser von den allgemeinen E Mail Versandart Einstellungen abweicht 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Sie haben die Grundeinstellungen f r den E Mail Versand festgelegt Ei Aug Stammdaten Allgemeines Damit ein Kunde seine Rechnungen auf dem elektronischen Weg per E Mail zugesandt bekommt muss dies in dessen Stammdaten festgelegt werden Dazu steht in den Stammdaten eine Verteilerfunktionalit t zur Ver f gung Die folgende Auflistung gibt Ihnen einen berblick dar ber welche Einstel lungen in den Stammdaten f r den elektronischen Rechnungsversand von Bedeutung sind und wo diese bei Bedarf anzugeben sind Auf die ausf hr liche Erl uterung der Stammdaten wird in diesem Benutzerhandbuch je doch verzichtet Ausf hrliche Informationen finden Sie im Benutzerhand buch Stammdaten Anzulegende Stamm Wo anzulegen daten Kunden Kunden Stammdaten gt Konten gt Personenkonten Verteiler 2 Registerkarte Verteiler Kunden Baustellen Stammdaten gt Kunden Baustellen Verteiler Verteiler Dokumenttypen Stammdaten gt Dokumentenverwaltung gt Dokumenttypen Hinweis Beachten Sie zu diesen Stammdaten in jedem Falle auch die Informatio n
35. gf auch sofort per E Mail versenden Genaue Infor mationen zum Versenden einer Rechnung als PDF A per E Mail an einen Kunden finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten Einzelrechnung per E Mail versenden Sie haben die M glichkeit Rechnungen als PDF A einzeln per E Mail an Kunden zu versenden Beim Versenden von Einzelrechnungen k nnen Sie zum E Mail Versand u a die Versandarten SMTP oder MAPI wenn Ihr E Mail Programm MAPI f hig ist verwenden Informationen zu diesen Ein stellungsm glichkeiten finden Sie im Abschnitt Grundeinstellungen in diesem Handbuch So versenden Sie eine einzelne Rechnung per E Mail an einen Kun den Voraussetzungen e Sie haben in den Grundeinstellungen alle f r den elektronischen Rech nungs bzw E Mail Versand notwendigen Festlegungen getroffen e Sie haben in den Stammdaten des Kunden festgelegt Registerkarte Verteiler dass dieser seine Rechnungen per E Mail bekommen soll e Sie haben ein Rechnungsformular und f r dieses einen Export Hintergrund festgelegt 2 duty 1 ffnen Sie die Belegbearbeitung in der Stufe Rechnung ber Beleg bearbeitung gt Belegbearbeitung Beleg bearbeiten gt Rechnung Das Register Belegkopf des Dialogfensters debitorische Belegbear beitung Rechnung wird angezeigt T ESCHER ne F debitorische Belegbearbeitung Rechnung DA YEHECHE EEE gt In tens POF sChange 3 0 an Kopien Steumrung unkerdr cken P Bgt e gt Firma gt Kon
36. gister Sonstiges von Bedeutung Optionen e ih WdwClient obal Preisinfo Sonstiges Li Firmervenwaltung 3 Fax Drucker ala Speschern Stammdatenmodul Blockbuch gt Wsgedatenmodul Brutto Netto Abzug cm t0 x K ii Abbrechen w Automatische Lief g E Mal Versand ME Versandart Laut EMad Versand Eirstelungen J Mai Osalog ffnen mur MAPI E Lieferstapel bernahme E Handelsmodul digSes Sgnaur keine Signatur E Fakturationsmodul digSes Server Port gt Speditio sabre g dul Pfx Datei Passwort A Lagerverwaltung sprechpartner KY Replikationsmodul Atandardanrede M nnich Sehr geshrter Herr Standar Wwebi Sehr geehrte Fra A jispositionsmodul Standardanrede Weiblich r gante Frau Fb OP Optio i F Anaebatsmodul P ERNA mE Aug Parameter Beschreibung Versandart W hlen Sie hier die Schnittstelle oder das Proto koll ber die der Versand erfolgen soll ber Report Engine Wenn Sie diese Option w hlen sendet Crystal Report ber MAPI direkt an die MAPI Software z B MS Outlook ohne dass eine M glichkeit des Eingreifens in diesen Prozess besteht Laut E Mail Versand Einstellungen Wenn Sie diese Option w hlen werden die Einstellungen verwendet welche Sie im Register Email Versand der Grundeinstellungen des WDV Clients angege ben haben siehe oben ber MAPI Wenn Ihr E Mail Programm MAPI f hig ist k nnen Sie diese Option verwenden Mail Dialog ffnen Wenn Sie zum E Mail Versand MAPI ve
37. ieferschein J Standard Lieferschein letzte Bearbeitung 16 05 2011 15 27 48 hasta Geben Sie das Kennzeichen eines Mitarbeiters en dia F9 Matchcode Abb 12 Registerkarte Formulare In diesem Register k nnen Sie f r die gew hlte Firma spezifische Rech nungsformulare definieren In der Spalte Export Hintergrund k nnen Sie die PDF Datei ausw hlen in welcher der Rechnungskopf gespeichert ist Sollten Sie die Spalte nicht sehen klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste rechts und w hlen im angezeigten Kontextmen Ansicht Dort k nnen Sie die Spalte ein und ausblenden Hinterlegen des Export Hintergrunds Um eine versandf hige Rechnung zu erhalten m ssen Sie dem eigentli chen Rechnungsformular noch einen Export Hintergrund zuweisen In dem Export Hintergrund der als PDF Datei vorliegen muss ist u a der Rech nungskopf gespeichert Berechtigungen werke Nummernkreise Formulare Fibu Lohn Einstellungen Zusatzdaten Kalkulstionschema Einstellungen Geste t Export Hintergrund Rechnungskopf pdf Name Formula Bezeichnung ED W3284438 Kategorie ig Angebotsbearbeitung amp Angebotsformular Auftragsbest tigung amp Lieferf higes Angebot 2 Belegbearbeitung amp Angebotsformular Debitoren P Auftransformular Nehitnren Abb 13 Export Hintergrund Rechnung Debito Den Hintergrund k nnen Sie in der Reportverwaltung der WDV einem Formular
38. iehe Abschnitt Grundeinstellungen individueller E Mail Versand von Be legen e die allgemeinen Einstellungen f r den Elektronischen Rechnungsver sand m ssen festgelegt worden sein Anschlie end kann der Versand per Mail erfolgen Ei Aug Rechnung erstellen und speichern Die Erstellung der Belege erfolgt im Dialog zur Belegbearbeitung des Mo duls Fakturation Es ist Ihnen in diesem Dialog au erdem m glich neben Rechnungen auch Belege f r Angebote Auftr ge Lieferscheine und Teil lieferscheine zu erstellen Genaue Informationen zu den Feldern dieses Dialogs finden Sie im Benutzerhandbuch zum Modul Handel So erstellen Sie eine Rechnung 1 Dr cken Sie im WDV Grundbild die Schaltfl che Belegbearbeitung Belegbearbeitung Es wird ein Kontextmen angezeigt 2 W hlen Sie im Kontextmen den Men punkt Beleg bearbeiten Es wird ein weiteres Kontextmen angezeigt 3 W hlen Sie in diesem Kontextmen den Men punkt Rechnung Das Register Belegkopf des Dialogfensters debitorische Belegbear L beitung Rechnung wird ange 1 zeigt debitorische Beiegbrarbeitung Rechnung au Ian IN on Es Beimid k A a er er er P N z Drucken Fema gt Konton snimer 000 ir bad arste bernommen j Anderung gehen Belngoof poen e us Externe Bestelktat x Anrede ten var ke Mar Must i i Q Ben e ge Proper r Den d R 2 AI 9999 L schen CS Bemerkung der vi keturtkel a zu Rue als Erecek erse ahhaaa er Rechnun
39. iiatiuit Integrierte mittelstand Archivierung Reg Nr 70 900 503 INNOVATIONSPREIS A LA LANDESSIEGER SEUN Y Microsoft Partner mitteistand Independent Software Vendor ISV TH RINGEN OP A ittelstand IT Berater
40. italer Rechnungsausgang E Rohstoff Einkauf 48 Kommissioni run Betondisposition W7 Handelseinkauf z J 2 en p g Abb 26 Dialogfenster Optionen Parameter Beschreibung Feld Archivpfad Hier k nnen sie den Pfad festlegen unter dem die exportierte Dateien exportierten Dokumente WDV seitig archiviert werden sollen Der Archivpfad hat nichts mit dem Pfad zu tun unter welchem die XML Datei f r die Weiterleitung an den Provider gespeichert wird Diesen legen Sie direkt im Kundenkonto fest siehe folgendes Kapitel Stammdaten Debug Modus Wenn Sie diesen Haken setzen wird f r den inter nen Treiber des Digitalen Rechnungsausgangs eine Protokoll Datei ausgegeben Anhand dieser ist ersichtlich welche Abl ufe im Einzelnen statt finden 39 Elektronischer Rechnungsausgang 40 Stammdaten Allgemeines Damit ein Kunde seine Rechnungen auf dem elektronischen Weg im XML Format bekommt muss der Austausch in dessen Stammdaten definiert werden Dazu steht in den Stammdaten ein Register zur Verf gung Die folgende Auflistung gibt Ihnen einen berblick dar ber welche Einstel lungen in den Stammdaten f r den digitalen Rechnungsausgang von Be deutung sind und wo diese bei Bedarf anzugeben sind Auf die ausf hrliche Erl uterung der Stammdaten wird in diesem Benutzerhandbuch jedoch verzichtet Ausf hrliche Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch Stammdaten Anzulegende Stamm Wo anzulegen daten N
41. lich direkt aus dem Report eine PDF Einstellung Acrobat PDF zu erstellen Beachten Sie jedoch dass in dieser kein Rech nungskopf angedruckt wird da Crystal Report keine M glichkeit bietet direkt eine PDF A mit Adress bzw Rechnungskopf zu erstellen Export Ausgabe Wenn Sie als Export Ausgabe die Einstellung Treiber Externer Treiber gew hlt haben m ssen Sie um eine PDF A erstellen zu k nnen nun noch einen Treiber einstellen Die Treiber m ssen dazu in Ihrem System installiert und lizenziert sein Zur Auswahl stehen derzeit folgende beide Treiber bioPDF Treiber Dieser Treiber ist kostenpflichtig und bietet sich f r Unternehmen an die ber mehr als 10 Arbeitspl tze verf gen an denen der elekt ronische Rechnungsversand durchgef hrt werden soll Bullzip Treiber Bei Bullzip handelt es sich um Freeware Sie k nnen diesen Treiber verwenden wenn Sie nicht ber mehr als 10 Lizenz Arbeitspl tze verf gen an denen der elektronische Rechnungsversand durchgef hrt werden soll i lt ber diese Schaltfl che m ssen Sie den Export Treiber noch konfigurieren siehe unten mE duty Export Ausgabe Treiber konfigurieren Wenn Sie als Export Ausgabe Treiber einen externen Treiber wie Bullzip oder bioPDF verwenden m ssen Sie diese noch konfigurieren So konfigurieren Sie den externen Treiber 1 ffnen Sie die Grundeinstellungen zum WDV Client 2 W hlen Sie dort das Register Ausgabeeinstellungen 3
42. lte Rechnungen per E Mail an einen Kunden Voraussetzungen e Sie haben in den Grundeinstellungen alle f r den elektronischen Rech nungs bzw E Mail Versand notwendigen Festlegungen getroffen e Sie haben in den Stammdaten des Kunden festgelegt Registerkarte Verteiler dass dieser seine Rechnungen per E Mail bekommen soll e Sie haben ein Rechnungsformular und f r dieses einen Export Hintergrund festgelegt e Sie haben Rechnungen zum Druck vorliegen 1 Dr cken Sie im WDV Grundbild die Schaltfl che Belegbearbeitung Belegbearbeitung Es wird ein Kontextmen angezeigt 2 W hlen Sie im Kontextmen den Men punkt Stapeldruck Das Dialogfenster Stapeldruck wird angezeigt Stapeldruck De Hier k nne Sie ein vordefiniertes Schema Debitorenbelege Handelsbelege Spediteursbelege Kreditorenbelege weit Schema w hlen welches die Einstellungen des Assistenten vortr gt Um ein Schema anzulegen nehmen Sie alle Einstellungen vor und klicken Sie m E dann auf Speichern Nach Eingabe Schema v eines Schemennamens ist diese Schema ebenfalls verf gbar Um ein Schema zu ndern w hlen Sie dieses aus mehmen sie die Anderungen vor und speichern Sie es unter demselben Namen ab i i Art des Ausdrucks definiert ob Iysischer Ausdruck offener Belege ihre Belege p hysisch gedruckt Vordruck Bepreisung amp Fixierung offener Belege oder zum Druck auf einer Ausdruck fiserte Belege entfernten Installation
43. n Grenzen Sie z B nach der Kundennummer ein wenn Sie nur die of fenen Belege eines bestimmten Kunden drucken m chten 7 Treffen Sie weitere Einstellungen in den Registern weitere Optionen und Ausgabe Im Register Ausgabe legen Sie u a den Ausgabedrucker f r die Bele ge fest 8 Wenn Sie alle gew nschten Einstellungen getroffen haben dr cken Sie im Register Ausf hrung die Schaltfl che Start EA um den Druck zu beginnen Nun m ssen Sie ggf noch einen Report ausw hlen alternativen Report ausw hlen Formular E9 w320PP438a rpt Ep Rechnung Container ED W290PT438a rpt ED W31EKT438b rpt ED W31KAL38a rpt ED W30KYyG438a rpt ED w30KYvG438b rpt Ep Rechnung Debitoren ED W345AN438a rpt P W34SCHDLG438a rpt 4 IM Eruckt die aktuellen Daten de Abb 24 Alternativen Report ausw hlen 9 W hlen Sie den gew nschten Report aus und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Drucken Die Belege werden gedruckt Bevor die Rechnungen per E Mail an den Kunden gesendet werden erfolgt nun ggf noch eine Sicherheitsabfrage durch Ihr E Mail Programm 35 Elektronischer Rechnungsausgang 36 Hinweis F r Informationen bez glich der Sicherheitsabfragen bzw der Sicher heitseinstellungen Ihres E Mail Clients schauen Sie bitte in das Benutzer handbuch zu Ihrem E Mail Client Microsoft Office Outlook axm j Eine Anwendung versucht Nachrichten in Ihrem Auftrag N zu senden Falls
44. n Sie die Kunden baustellenbezogene Dokumentverteilung per E Mail fest 1 W hlen Sie Stammdaten gt Kunden Baustellen Verteiler Das Dialogfenster Kunden baustellenbezogene Dokumentvertei lung wird ge ffnet In diesem Dialog definieren Sie wie die verschiedenen Dokumente f r eine bestimmte Baustelle dem Kunden bermittelt werden sollen z B an wen diese versendet werden und ber welches Medium E Mail Fax etc der Versand erfolgt Kunden baustellenbezogene Dokumentverteilung 3 8 79 kole Kundennummer 10000 Max Mustermann UV Baustellennummer 1004 H herbrunn x eicherrn Neuanlage Typ Adress Type Versandart Datei Versandart E Mail Adresse Ar x verges ngen Mitarbeiter E Mail Referenz Info praxis edv de i kai 2 uck Rechnur g Mitarbeiter DAEN info praxis edv del H letzte Bearbeitung Bemerkung aia Geben Sie die EMal Adresse ein Abb 8 Dialogfenster Kunden baustellenbezogene Dokumentverteilung 2 W hlen Sie im Feld Kundennummer den gew nschten Kunden aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode verwenden 3 W hlen Sie im Feld Baustellennummer die gew nschte Baustelle aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode verwenden 4 W hlen Sie in der Spalte Dokument Typ die Art des Dokumentes Der elektronische Rechnungsversand muss f r den Dokument Typ Rechnungen und den Dokument Typ Stapeldruck Rechnungen fest gelegt werden Stellen Sie in der Spalte Versandart die Versandar
45. ng Debitoren 610661 Angef gt 610661 pdf 145 KB Gi Dies ist eine automatisierte eMail des Programms WdvClient Anlage Rechnung Debitoren 618661 gesendet am 28 06 2011 89 38 28 durch Anwender daho k Abb 21 Maildialog MS Outlook Hier werden die E Mail Adresse des Kunden der Betreff Formularbe zeichnung und Rechnungsnummer sowie ein Standardtext vorgetra gen Im Anhang befindet sich die gedruckte Rechnung als PDF A Die Einzelrechnung wurde bzw kann nun per E Mail an den Kunden ber mittelt werden Nach dem Bearbeiten erfolgt beim Drucken ggf die Abfrage nach der n chsten Rechnungsnummer Die Einstellung daf r finden Sie entweder unter Programm gt Einstellungen gt Fakturationsmodul oder bei Ver wendung der Firmenverwaltung in den Stammdaten der Firma im Register Nummerkreise und dem Eintrag Debitorische Rechnung 33 Elektronischer Rechnungsausgang Stapeldruck Rechnungen per E Mail im Stapel versenden Wenn ein Kunde eine Vielzahl an Rechnungen erh lt oder Sie mehrere Rechnungen f r mehrere Kunden auf einmal drucken m chten bietet sich der Stapeldruck an Anschlie end k nnen die gedruckten Rechnungen automatisch per elektronischen Rechnungsversand an den bzw die Kun den gesendet werden Beim Stapeldruck empfiehlt es sich zum E Mail Versand die Versandart SMTP zu verwenden Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Grundeinstellungen in diesem Handbuch So versenden Sie im Stapeldruck erstel
46. ngsausgang Nachweis Personenkonten 2 Rechnungsausgang bersicht amp Rechnungsausgangsbuch v 3 2 Vorschau Export Abgrenzungsbuchungen amp Vorschau Export Leistungsdaten E2 Vorschau Rechnungsausgang V 3 amp Vorschau Rechnungsausgang Nachweis Erl skonten E Vorschau Rechnungsausgang Nachweis Personenkor amp Vorschau Rechnungsausgang bersicht Rechnungsformular Kreditoren amp Rechnungsformular Spediteure amp Skontor ckverg tung Debitoren amp berweisungsformular 4 nt p Name Formula EZT W34GANCO ED W290PT43 amp W31KKT43 ED W31KAI43 ED W3OKVG43 ED W3OKVG43 amp W325td438 ED W34GANA3 ED W34SCHOL ED W32NHB43 ED W345CHmd ED W280HU43 E amp W2BOHUS amp W33PLEMB ED W33PLEA3 ED W34M0543 ED W345OF43 ED W33GR A Bezeichnung Rechnung Cont W29OPT438a rpt WS3IKKT438b rpk W31KAI438a rpt W30KYG438a rpt W30KYG436b rpt Rechnung Debit W34GAN435a rpt W345CHDLG43 W32NHB438a rpt W345CHME43 W280HU438k rpt W280HUSWKh W3S3PLEMBE 43 W33PLE4383 rpt w34MO5433a rpt W3450F436a rpt W3I3JGRO438a rpt db Alle Eingaben akzeptieren und den Dialog schlie en oe R ir 5 Abbrechen Import Abb 11 Dialogfenster Formulare In diesem Dialogfenster k nnen Sie u a die Rechnungsformulare jeweils in Abh ngigkeit vom gew hlten Mandanten einsehen und ggf ndern In der Spalte Export Hintergrun
47. olgende Informationen enthalten e Beschreibung von Verbesserungen eines von Ihnen erworbenen WDV Moduls oder einer Komponente e Beschreibung von Fehlerbehebungen eines von Ihnen erworbenen WDV Moduls oder einer Komponente Die letztgenannten Informationen finden Sie sp ter auch im jeweiligen Be nutzerhandbuch sobald eine Revision des Handbuchs erscheint Hinweis Ei Welche Dokumente Ihnen noch zur Verf gung stehen h ngt davon ab mit welchen Modulen und Komponenten Sie die WDV 2012 erworben haben Hinweis es Sie haben die M glichkeit f r den Einsatz unserer Softwareprodukte Hardware PC oder Server aus dem Hause Bluechip zu erwerben und bez glich dieser Ger te einen Service Vertrag ber eine fest definierte Leistung mit der Firma Bluechip abzuschlie en Der Vertrag kann nur vor Auslieferung der Ger te von Bluechip an die Firma PRAXIS AG und nicht nachtr glich abgeschlossen werden Die Dauer dieses Vertrages betr gt in der Regel 36 oder 48 Monate Die genaue inhaltliche Leistung des Ver trags wird in den Bluechip Servicevertragsbedingungen 03 2009 definiert und festgelegt Dieses Dokument finden Sie im VIP Kundenbereich unter www praxis edv de Die Firma PRAXIS AG tritt als Mittler und Koordinator auf und ist beim Bestellung sowie etwaigen Problemen mit den Ger ten erster Ansprechpartner f r den Kunden Elektronischer Rechnungsausgang Einleitung Der elektronische Rechnungsversand der WDV erm glicht es gedruckte
48. r WDV als XML Datensatz oder per E Mail als PDF A versenden m chten und Informationen zur Handhabung dessen ben tigen Hier finden Sie detaillierte Informationen zur Arbeit mit dem elektronischen Rech nungsversand Grundlegende Kenntnisse im EDV Bereich werden hierbei vorausgesetzt To i Zus tzlich zum Handbuch gibt es die M glichkeit ber unsere PRAXIS Academy gezielt Schulungen zu absolvieren Die Schulungen helfen Ihnen dabei das komplette Potential des Moduls im Umfeld der WDV kennenzu lernen so dass Sie diese anschlie end effizient und in optimaler Art und Weise einsetzen k nnen Bei einer Schulung kann nat rlich auch auf spe zifische Fragen und Problemstellungen Ihrerseits eingegangen werden Bitte kontaktieren Sie zur Abstimmung Ihrer Schulung unsere Mitarbeiterin Frau Rebecca Kohler unter rebecca kohler praxis edv de oder rufen Sie sie einfach unter 036258 566 73 an Lesehinweise zum Benutzerhandbuch Wie Sie mit diesem Benutzerhandbuch arbeiten h ngt ganz von Ihren Bed rfnissen ab Zur Auswahl der gew nschten Informationen stehen Ihnen das Hauptinhaltsverzeichnis am Anfang des Benutzerhandbuchs zur Verf gung sowie der Index im Anhang Es ist grunds tzlich empfehlenswert sich zun chst mit den Grundlagen des Programms vertraut zu machen Diese sind am Anfang des Handbuchs beschrieben Neben der gedruckten Version des Handbuchs existiert au erdem eine Onlinehilfe mit der Sie die Informationen des Benutze
49. rchivierten Dokumentes wird im Rechnungssatz selbst abgespeichert Wird beim Nachdrucken einer Rechnung festgestellt dass ein archiviertes Dokument im Rechnungsdatensatz vermerkt ist erfolgt keine vollst ndig neue Archivierung sondern es wird im bestehenden Archiv Container ledig lich eine neuen Version des Dokumentes angelegt 45 Elektronischer Rechnungsausgang 46 Index Angebot Platzhalter 22 Archivierung 43 45 Dokumentenmanagement 43 Dokumenttypen 20 EDI Fact 37 Einzelrechnung versenden 30 Einzelrechnungen erstellen 29 Export Ausgabe Treiber konfigurieren 15 Export Hintergrund 26 Formulare 25 Grundeinstellungen Ausgabeeinstellungen 13 Belege per E Mail 16 Digitaler Rechnungsausgang XML 39 Rechnung als PDF A 11 Stammdaten 12 WDV Client 11 Makros 22 Platzhalter 22 Rechnungsformular 25 Rechnungsformulare Besonderheiten 25 Export Hintergrund 26 Hinterlegen 25 Rechte Digitaler Rechnungsausgang 38 E Mail Versand von Belegen 10 Stammdaten 17 40 Dokumenttypen 20 Kunden 17 Kunden EDI Fact 40 Kunden Baustellen Verteiler 19 Stapledruck Rechnung versenden 34 Textvorlage 22 PRAXIS EDV Betriebswirtschaft und Software Entwicklung AG Lange Stra e 35 99869 Pferdingsleben Th ringen Tel 49 0 36258 566 0 Fax 49 0 36258 566 40 info praxis edv de www praxis edv de www wdv20xx org www praxis academy de www mybsm eu TYY e PIRO I i BEST OF 2012 c
50. rd oder mit individuellen Kundentext Der Versand der Rechnungen kann ber eine Standardvorlage erfolgen oder Sie k nnen diese auch als individualisierte E Mail an einen Kunden versenden Zum individuellen Versand siehe hierzu Abschnitt Individuelle E Mail Vorlagen f r den E Mail Versand von Belegen in diesem Benut zerhandbuch Individuelle E Mail Vorlagen f r den E Mail Versand von Bele gen Es besteht die M glichkeit beim E Mail Versand von Angeboten oder Rechnungen debitorische Rechnung kreditorische Rechnung und Fracht gutschrift mit individuellen Textvorlagen zu arbeiten die als E Mail Texte automatisch im E Mail Programm Outlook vorgetragen werden In der Textvorlage kann mit Platzhaltern bzw Makros gearbeitet werden Diese Makros werden beim automatischen Aufruf der Vorlage w hrend des Angebots oder Rechnungsdrucks automatisch mit den zugeh rigen Daten gef llt Die Daten die eingemischt werden stammen aus der Datenbank der WDV 2012 Es m ssen folgende Voraussetzungen erf llt sein um Belege per individueller E Mail Vorlage zu versenden e Dokumenttyp f r den E Mail Versand von Belegen muss angelegt sein siehe Abschnitt Dokumenttypen f r den E Mail Versand von Bele gen e Textvorlage muss erstellt und im System als Unicode TXT Datei ge speichert worden sein siehe Abschnitt Dokumenttypen f r den indi viduellen E Mail Versand von Belegen e Girundeinstellungen zum E Mail Versand m ssen festgelegt sein s
51. rhandbuchs kontext sensitiv aus der WDV 2012 abrufen k nnen Hinweis Die Onlinehilfe wird aktuell berarbeitet Aufgrund dessen ist die Nutzung im Programm derzeit nicht im vollen Umfang m glich Verwendete Symbole und Textmarkierungen Um Ihnen die Arbeit mit der WDV zu erleichtern werden in diesem Hand buch die folgenden Symbole eingesetzt k i Ein Tipp liefert Ihnen wichtige Informationen mit denen Sie das Programm noch effektiver einsetzen k nnen Elektronischer Rechnungsausgang Hinweis Ein Hinweis warnt vor m glichen Einschr nkungen oder Datenverlust beim Arbeiten mit dem Programm und zeigt wie diese vermieden werden k n nen Um Ihnen die Arbeit mit dem Programm zu erleichtern werden die folgen den Textmarkierungen eingesetzt e Beispiele werden gesondert durch einen blauen Hintergrund her vorgehoben Um eine Problematik oder Programmfunktion besser verdeutlichen zu k nnen werden an bestimmten Stellen Beispiele eingesetzt Beispiele werden in einem blauen K stchen beschrieben e Verweise auf andere Textabschnitte sind fett kursiv gedruckt e Men bezeichnungen Bezeichnungen von Dialogfenstern Befehle Gruppen Eingabeaufforderungen Feldnamen und eintr ge Ver zeichnisse und Dateinamen sind ebenfalls fett kursiv dargestellt G ltigkeit des Benutzerhandbuchs Das Handbuch enth lt die Beschreibung des digitalen Rechnungsaus gangs bzw elektronischen Rechnungsversands in der Form welche
52. rne Bestelkdaten x Aktuelles KFZ GTH PR 747 Mar 20 000 Akt Zuladung 0 000 Zeiengew cht 0 000 k Verpachungseinh Typ Werkn LFS Nr Datum Artikel Artikel Artikel Beleg Bst Bst Zuf Bez Kos Kos Fahrzeug Bemerkung Leihartikel Werk s Nr Werksbezei PlatzNr Platz SegmNr Segment Artikelnr Artikelbeze verf gb La Einheit M aneron Einzeipreise 126 G LONG Freisger 8 15005 G Steine 5 Marksteine 63 000 zZ ahtualseren Gro e Stein 5 M rksteine 25 000 t Zuschl ge aktualkseren konkone korrigieren Bastele kormigeren Lieferauftrag erstellen 126 G LOOS Freisger B 15007 letzte Bearbeitung Anbang 28 06 2011 daho k 28 06 2011 09 39 daho k Der Beleg wurde in der Stufe Rechnung gedrucht v A Geben Se hier das Datum des Lieferscheins ein Abb 15 Dialogfenster debitorische Belegbearbeitung Rechnung 6 Aktualisieren Sie ggf die Daten auf den weiteren Registerkarten In der Stufe Rechnung ist das Register Zus tze ausgeblendet und somit nicht mehr einsehbar bzw nderbar Im Register Belegkopf kann manuell das Beleg und Valutadatum ver ndert werden Bei Teillieferscheinen ist ein besonderes administrati ves Recht pro Anwender notwendig um das Setzen dieser Felder zu erm glichen 7 Dr cken Sie die Schaltfl che Speicher um die Rechnung in druckvorbereiteter Form zu speichern Die Rechnung wird gespeichert Sie k nnen die Rechnung ber die Schalt fl che Drucken g
53. rwenden nur MAPI und diesen Haken setzen ffnet sich vor jedem Versenden einer Rechnung der Mail Dialog Be achten Sie dass f r diesen Fall jedoch MS Out look ge ffnet sein muss digiSeal Optional k nnen Sie die Rechnungen vor dem Versenden per E Mail zum Signaturserver digiSeal leiten und dort signieren lassen Beachten Sie dass f r Dateien der Typen pk7 und p7m auf Empf ngerseite ein Programm zum Lesen vor handen sein muss Hinterlegen Sie unter digiSeal Signatur digiSeal Server Port Pfx Datei die Einstellungen f r den digitalen Rechnungsausgang Ausgabeeinstellungen F r den elektronischen Rechnungsversand ist es au erdem notwendig das Format festzulegen in welchem die Rechnungen Reporte exportiert und versendet werden sollen Crystal Reports bietet hierbei keine M glichkeit direkt eine PDF A zu erstellen Das Erstellen einer PDF A muss ber einen externen Treiber erfolgen Hinweis Es ist prinzipiell m glich direkt aus dem Report eine PDF zu erstellen Beachten Sie jedoch dass Crystal Report keine M glichkeit bietet direkt eine PDF A mit Adress bzw Rechnungskopf zu erstellen Dazu muss mit einem Export Hintergrund gearbeitet werden Informationen hierzu finden Sie auch im Abschnitt Hinterlegen eines Export Hintergrunds in diesem Handbuch Die Einstellungen f r den Export der Reporte finden Sie ebenfalls in den Grundeinstellungen zum WDV Client Aufruf der Grundeinstellungen f r den WDV Cli
54. t E Mail ein Geben Sie in der Spalte E Mail Adresse eine E Mail an an welche die Rechnungen versendet werden sollen Es ist kundenseitig empfehlenswert eine separate Adresse f r Rech nungen einzurichten da mitunter das Rechnungsaufkommen sehr hoch sein kann 7 F llen Sie ggf die weiteren Spalten aus Sie haben damit f r den Rechnungsausgang festgelegt wohin die Rech nungen f r diese Baustelle und diesen Kunden versendet werden 19 Elektronischer Rechnungsausgang 20 Dokumenttypen f r den individuellen E Mail Versand von Bele gen Allgemeines F r den individualisierten E Mail Versand z B einer Rechnung an einen Kunden m ssen Sie zun chst einmal einen Dokumenttyp in den Stamm daten anlegen Hinweis Sie brauchen Rechte f r das Modul Dokumentenmanagement um mit diesem Stammdatensatz arbeiten zu k nnen Im Rahmen der Definition dieses Dokumenttyps legen Sie fest welche Textvorlage f r die E Mail verwendet wird und an welcher Stelle im Pro gramm diese zur Verf gung stehen soll So legen Sie einen Dokumenttypen 1 W hlen Sie in der WDV das Men Stammdaten gt Dokumentenver waltung gt Dokumenttypen Das Dialogfenster Dokumenttypen ffnet sich 5 si Dokumenttypen e Jalada lota bt Fol Nummer 3 BA a Bezeichnung Debitorischer Beleg m Neuanlage Speichern Daten x Dokumenttypgruppe a Aa ke a Prog steuerung eMail erstellen v Zugriff in d
55. tellung EN centre ankamen innen 11 AUGEEIEINE susanne Man E E Mae 11 Einstellungen zum E Mail Versand im WDV GClient 11 Einstellungen zum E Mail Versand im Stammdatenmodu 12 Ausgabeeinstellungen u00222444000020000neRnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 13 Grundeinstellungen individueller E Mail Versand von Belegen 16 SIAmMMdaleni 0 een ehe learn ernennen areas Eee 17 Allgemeines u22 2220022000000000nnnnnnnnn neuen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnne nennen 17 Kunden E Mail Verteiler f r elektronischen Rechnungsversand OSEO 2 PNEPEIISCRIEE E E 17 Kunden Baustellen Verteiler us004004000000000n0ne RR nnnnnn nennen 19 Dokumenttypen f r den individuellen E Mail Versand von Belegen 20 Allgemeines nina nenne nalen 20 TOXVOL A nenne 22 HRECHNUNGSIOTMUIATE u nina aa ann Sn namen eh E 25 Besonderheiten beim PDF A Rechnungsformular f r den elektronischen Rechnungsversand 222uu24444000nennn nennen nnennn nennen 25 Hinterlegen des eigentlichen Rechnungsformulars 25 Hinterlegen eines Rechnungsformulars im DbAdmin 25 Hinterlegen firmenspezifischer Formulare uu 44n no 26 Hinterlegen des Export HintergrundsS uus024224200000ennnn een 26 PDF A Rechnungen erstellen und versenden uzurres0nnn00nnennnn 28 Allgemeines san ereignet een een lerne 28
56. tellungen ds wa Aowerung Map Guce Sath Contoi Messageboad Upaare Ausyabwerntellunge Anaczerwnelungen Emal DEF ax Sonunges j hja Fm ipren a verstehrng des Dooms be Sisdwmasgsbe nN Reports Setenbreite Sternmdstermodul t T port Ausgebe Agoda PUP x Wigesstenmcdu Export sgebe Treiber Marechen Lefo elubernahme Riu C Fakt ee r ka Spe lt s AY Re ger I I An p ou x Lat Dai versand Erwiehungen t5 an ie rum egt WEITE sand Abtsibe angebot Abfsiberakersu yag Angebc yet Aft Debt O te r Det Debt ts Spec e Ange Ramer Aufte tamer r pant P grudar 4 T Ta Zwei kentaktieren Sie bitte bren Systenbeireuer oder Sofmareleferanten Abb 6 Dialogfenster Einstellungen 3 W hlen Sie anschlie end das Register Ausgabeeinstellungen 4 W hlen Sie im Feld Versandart den Eintrag laut E Mail Versand Einstellungen Diese Einstellungen legen Sie f r die WDV global im Register Email Versand fest 5 Geben Sie in der Liste E Mail Belegversand Einstellungen an f r welchen Belegtyp Sie eine individualisierte Mail verwenden m chten und welche Dokumenttyp Vorlage dazu verwendet werden soll In der Spalte Belegtyp stehen die Belegarten zur Auswahl die Sie per individueller E Mail versenden k nnen W hlen Sie in der Spalte Dokumenttyp den gew nschten Dokument typ aus der als Vorlage f r die E Mail verwendet werden soll D h die se Vorlage wird verwendet wenn dem Kunden eine E Mail
57. tonummer 10000 Laufnummer 7 artek bernommen j Deepo Einzelposten Kopftexte Fusstexte Externe Bestebisten x Areda warb Kane Banteln test a Nare Max Mustermann Wer tere Zahl bord A Deren W arever ode Matos a e 100 Tage Prasant a 1312201 tard D IQ Deutschland Wettatage aD 13 12 201 n2 III L schen Sonto t0 200 5 5 12 12 2010 AZP Gonto 2 0 0 00 ra a Ort Mustertuusen z Shorto 3 0 0 00 Bemerkung Arap rowan Leturtha u Han u z izat xeon 2 Gir Taby Adressa RQ Erceky ose Rechrung uch 51 schlage ter J aromatische Premakt ualinung been S2apldruch werbundern Fabas aperte dbaker en ander R aitor MS ogRyD Rand nd Summereobatt 0 ampe Bauteile inte agree amp Nettobetrag 1002 00 DR tomgwen Seiegsabuan 23 08 2013 zA Ursa tuer 1090 33 EUR Leter aftag Austu Kopi n 3 vahtad rum 23 08 3011 amp Eruttalbeitr ag 18 an kette Dessbeitung Arbang 04 04 2011 hasta 04 04 2011 09 06 hata Der Beleg mzde n der Side Auftrag gedrucht Fin Geben Se de Annede ein Abb 16 Dialogfenster Debitorische Belegerstellung Rechnung 2 W hlen Sie im Feld Kontonummer den Kunden aus dem Sie eine Rechnung zukommen lassen m chten Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode F9 verwenden 3 Rufen Sie im Feld Laufnummer den gew nschten Rechnungsbeleg auf oder erstellen Sie ber die Schaltfl che eine neue Rechnung f r diesen Kunden 4 Aktualisieren Sie ggf die Daten auf den weiteren Registerkarten 5 Klicken Sie auf
58. urch berall f r A Dok vorlage CHRANEMailyorlageDebitor txt EJ Exportabfrage DE Archiv Maske A bergabe mehrerer S tze letzte Bearbeitung Geben Sie hier die Abfrage an die die notwendigen Daten an das erzeugte Dokument bergibt Abb 9 Dialogfenster Dokumenttypen 2 Vergeben Sie im Feld Nummer eine eindeutige Nummer f r den Do kumenttyp Sie k nnen hierbei auch alphanumerische Eingaben ma chen ber die Schaltfl che Plus wird die n chste freie Nummer au tomatisch vergeben ber den Matchcode q k nnen Sie einen bestehenden Dokumenttyp ausw hlen 3 Geben Sie im Feld Bezeichnung eine eindeutige Bezeichnung des Dokumenttyps an W hlen Sie den Namen am besten so dass dieser den Sinn des Dokuments verdeutlicht 4 Aug 4 W hlen Sie in der Combobox Prog Steuerung den Eintrag eMail er stellen Damit legen Sie fest welches Programmverhalten bei diesem Dokumenttyp ausgel st werden soll in diesem Fall dass eine E Mail erstelt wird 5 Legen Sie im Feld Zugriff in durch fest in welchem Modul der WDV dieser Dokumententyp zur Verf gung steht Wenn der Dokumenttyp keinen bestimmten Zweck dient kann hier berall gew hlt werden 6 Geben Sie im Feld Dok vorlage den Pfad an unter dem die Vorlage txt f r diesen Dokumenttyp gespeichert ist Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode X verwenden Informationen zur Textvorlage finden Sie im nachfolgenden Abschnitt
59. utzung des digitalen Stammdaten gt Konten gt Personenkonten Rechnungsausgangs gt Registerkarte Dig Rechnungsausgang Hinweis Beachten Sie zu diesen Stammdaten in jedem Falle auch die Informatio nen im Benutzerhandbuch Stammdaten Im Folgenden werden einige der ben tigten Stammdaten kurz angerissen Kundenstamm Nutzung des digitalen Rechnungsausgangs festlegen Wenn ein Kunde seine Rechnungen auf elektronischem Wege im XML Format bekommen soll bzw m chte m ssen Sie dies in dessen Stammda ten festlegen So legen Sie fest dass ein Kunde seine Rechnungen als XML be kommt 1 W hlen Sie Stammdaten gt Konten gt Personenkonten Das Dialogfenster Personenkonten wird ge ffnet 2 W hlen Sie im Feld Kontonummer den gew nschten Kunden aus Zur Auswahl k nnen Sie den Matchcode A verwenden 3 Wechseln Sie in das Register Dig Rechnungsausgang In diesem Register definieren Sie die Verwendung des digitalen Rech nungsausgangs z B welcher Treiber verwendet wird und an welchem Ort die XML Datei zur Weiterleitung an den Provider gespeichert wird Sie m ssen hier nun der WDV bekanntmachen dass der Kunde seine Rechnungen im XML Format bekommt Personenkonten RQBS oe Konkonummer 116000 Ea 5 Name Praxis AG Kunde inaktiv gt J nderung spechern Zusatzinformationen Yerteder Marktinfo Vertr ge GIS Budget Bonit t Gro Unterh ndler Vorzugsspediteure Dig Rechnungsausgang Ei x 7 Nutzun
60. zum Zeitpunkt der Herausgabe verf gbar ist Die WDV 2012 wie auch die verschiedenen Module werden st ndig ver bessert und weiterentwickelt Anderungen werden Ihnen bis zur Ver ffentli chung einer neuen Revision des Handbuchs als separate Dokumente zur Verf gung gestellt Weitere Dokumente Neben diesem Benutzerhandbuch stehen noch weitere Dokumente zur Verf gung Benutzerhandbuch WDV 2012 In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten e Beschreibung der WDV 2012 e Beschreibung von Lizenzvereinbarungen Benutzerhandbuch Administrationsprogramm In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten e Beschreibung des Administrationsprogramms zur WDV 2012 e Beschreibung der Lizenzierung e Beschreibung der Handhabung des Administrationsprogramms Ei Aug Benutzerhandb cher zu weiteren Modulen Zu den meisten Modulen der WDV existieren separate Benutzerhandb cher In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten e Beschreibung des Moduls inklusive Einstellungen und Stammda ten e Beschreibung der Funktionen des Moduls e Beschreibung der Handhabung des Moduls Schnittstellenbeschreibungen In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten e Dokumentation von Komponenten die ber eine Schnittstelle mit der WDV 2012 verbunden sind und mit der WDV 2012 kommunizie ren e Einrichten und Verbinden der Komponenten e Bedienung der Komponente Newsletter In diesem Dokument sind f

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