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Benutzerhandbuch, Rls 5.0

1. 2 222 esnen nennen nenn 18 Vom Faxsystem Ihres Unternehmens 2 enses ernennen ernennen 18 Von Ihrer eigenen Mailbox 2 2222 n seen een 18 Erstellen einer Faxnachricht mit Sprache 2 unsenneeren nennen nn 19 Vom Faxsystem Ihres Unternehmens 2 nse seen yzy zzz ernennen 19 Von Ihrer eigenen Mailbox 2222 n seen een 20 Verwalten von Faxnachrichten ber den PC 2 2 unse aaea 21 Herunterladen und Installieren des Faxdruckers 2 222222 nsne een nenn 21 Senden von Faxnachrichten 2222222 eesneeeeeeen nennen ee nennen een 22 Anzeigen und Weiterleiten von Faxnachrichten 22 2222 c sense neenn een nn 24 Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC 222222 see essen e nennen 25 Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 25 Installieren des Outlook Plug Ins 2 222222 nneneen nennen nennen 26 Aktivieren weiterer Outlook Plug In Benutzer auf einem PC 22 cen nenn 28 Einrichten der Nachrichtenwiedergabe 222222 en nennen nenn 28 Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil 2222222 eenneen 29 NuPoint Unified Messaging Symbolleiste 222222 snesen nennen nenn 30 QuickPlay Symbolleiste 22 22m zzz zzz 31 Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook 2 222222 eeee nennen 31 Antworten auf eine Sprachnachricht in Outlook 22 222
2. Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Die Multimediasteuerungen erm glichen Folgendes e Fax anzeigen Klicken Sie auf die Schaltfl che Wiedergabe um Faxnachrichten in einem TIFF Viewer wie Windows Photo Viewer oder Windows Picture and Fax Viewer zu ffnen ec Speichern Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um die Faxdatei auf ein Speichermedium zu speichern Sprachnachrichten in Outlook aufrufen So zeigen Sie die n chste NuPoint UM Nachricht in Outlook 2010 an e Klicken Sie in der NuPoint UM Registerkarte auf die Schaltfl che N chste Sprachnachricht So zeigen Sie die vorherige NuPoint UM Nachricht in Outlook 2010 an e Klicken Sie in der NuPoint UM Registerkarte auf die Schaltfl che Vorherige Sprachnachricht Sprachnachrichten in Outlook abspielen Programmieren Sie die Schaltfl che Automatische Wiedergabe in der NuPoint UM Registerkarte bevor Sie Sprachnachrichten in Outlook 2010 abspielen Wenn Automatische Wiedergabe aktiviert ist wird die Sprachnachricht abgespielt sobald sie ausgew hlt wurde Wenn Automatische Wiedergabe deaktiviert ist wird die Sprachnachricht bei Klick auf die Wiedergabeschaltfl che abgespielt Die Wiedergabe erfolgt ber PC Lautsprecher oder Kopfh rer Hinweis Vertrauliche Nachrichten enthalten eine Notiz mit der Aufforderung sich anzumelden und die Nachricht ber Ihr Telefon abzuspielen Vertrauliche Nachrichten k nnen nicht ber d
3. 22222 ss zzz zzz zzz 9 Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung 22222220 10 Ben tzeroplisnen E sza s re HE area ren ae ee 11 ffnen von Benutzeroptionen und Benutzer Tutorial 2 222 2a eeeeeeeeeeeenn 11 Begr ungen Name und Passcode 222 Hnen een nn 11 Verteillerlisten a es ben p l De Re ne E 12 Erstellen oder Andern einer Verteilerliste 222 222er nennen 12 Verwenden einer Verteilerliste sys eye eye lelek 13 Anrufplanungsoptionen sss essre kos ae res ian EEEE EE OEE A 13 Messaging Benutzerhandbuch Die optionale Funktion Anrufaufzeichnung 22H naaar enana nennen nn 14 Aufzeichnen eines Gespr chs zwischen zwei Teilnehmern 2222cen nase 14 Aufzeichnung mithilfe von Softkeys 22 2022 2nn nee nennen nennen 14 Aufzeichnung mithilfe von Hardkeys 2 22m ssee rennen nennen ren 15 Parken eines Anrufs w hrend der Aufzeichnung 222 220er nennen 15 Abh ren einer Aufzeichnung 2222 zzz aaa nenn 15 Die optionale Faxfunktion u ne ee nn ea 16 Fax bermittlungsoptionen 22m snne nennen een 16 Wiedergabe und Drucken von Faxnachrichten 2 2 2 2 22 nn nennen nenn 16 Von einem Telefon easi 2 2 Herne ren ann 17 Von einem Faxtelefon 2 cum none nennen nennen een 17 Nach dem Abh ren einer Faxnachricht 22222 neeen een nn 18 Erstellen einer Faxnachricht ohne Sprache
4. 38 Mit der TTS Funktion k nnen Sie E Mail Nachrichten von Microsoft Outlook ber die NuPoint UM Voice Mailbox anh ren Der Text der E Mail Nachricht wird in Sprache umgewandelt und ber das Telefon wiedergegeben Hinweis Die TTS Funktion ist nur f r Advanced Unified Messaging Benutzer verf gbar ber das Auswahlmen des Nachrichtensystems k nnen Sie auf die Text to Speech Optionen zugreifen F Hinweis Die TTS Funktion muss aktiviert sein bevor Sie auf dieses Men zugreifen k nnen Einzelheiten hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Dr cken Sie im Auswahlmen des Nachrichtensystems m um auf die folgenden TTS Optionen zuzugreifen Dr cken Sie diese Taste um diese Aktion durchzuf hren Text to Speech Nachricht erneut wiedergeben Text to Speech Nachricht speichern Text to Speech Nachricht l schen Men schlie en BN Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Wiedergeben einer Text to Speech Nachricht So geben Sie eine Text to Speech Nachricht wieder 1 Nach dem Zugreifen auf das Auswahlmen des Nachrichtensystems werden Sie aufge fordert Ihre nicht gelesenen oder Ihre gelesenen E Mail Nachrichten wiederzugeben Dr cken Sie m um die nichtgelesenen E Mail Nachrichten wiederzugeben oder um die gelesenen Nachrichten wiederzugeben Das System gibt daraufhin die Nachricnten in der folgenden Reihenfolge wieder Betreff Name des Absenders Datum Uhr
5. 2 222222 eeee een 43 Abbrechen von Anrufen 22 22 eneee een een 43 Anrufen der Vermittlung 2 2 22n seen nenn 43 Messaging Benutzerhandbuch vi Einf hrung Einf hrung Informationen zu Ihrer Voice Mail Mit Mitel NuPoint Unified Messaging UM k nnen Sie Ihre Voice Mail die Anrufaufzeichnung und Ihre Fax bzw Microsoft Outlook E Mail Nachrichten ber ein Tonwahltelefon sowie von Ihrem PC verwalten Voice Mail Anrufaufzeichnung sowie Fax und E Mail sind alles Nachrichten auf die Sie ber Ihre Voice Mailbox und ein Men system Zugriff haben ber das Voice Mail Men k nnen Sie auf den Gro teil der Voice Mailbox Funktion und Optionen z B Faxnachrichten zugreifen Auf dieses Men kann jeder Voice Mail Benutzer zugreifen ber das E Mail Men k nnen Sie nur auf E Mail Nachrichten zugreifen Dieses Men steht nur Benutzern mit der Advanced Unified Messaging Funktion mit der Text to Speech Option zur Verf gung Sie k nnen nicht nur ber das Telefon auf Ihre Nachrichten zugreifen sondern haben jetzt auch die M glichkeit Ihre Sprachnachrichten von Ihrem Posteingang in Microsoft Outlook wiederzugeben und zu verwalten Dazu m ssen Sie einen Plug In Player installieren mit dem Sie Sprachnachrichten von Ihrem E Mail Posteingang ber die Lautsprecher Ihres PCs oder das Telefon wiedergeben k nnen Um diese Funktion verwenden zu k nnen m ssen Sie ber die Advanced Unified Messaging Funkti
6. 6 Wenn Sie mit der Adressierung Ihrer Faxnachricht fertig sind dr cken Sie m um ein Fax zu hinterlassen und dr cken Sie anschlie Bend die Starttaste am Faxger t um Ihr Fax zu senden oder dr cken Sie A um auf weitere Optionen zuzugreifen Nachdem das Fax gesendet wurde k nnen Sie 7 dr cken um die Nachrichtzu senden oder dr cken Sie a um auf Nachrichtenadressierungsoptionen zuzugreifen wie z B dringende bermittlung sp tere bermittlung Vertraulichkeit und Empfangsbest tigung Wenn Sie die gew nschten Optionen ausgew hlt haben dr cken Sie auf m m um die Nachricht zu senden und zum Hauptmen zur ckzukehren Erstellen einer Faxnachricht mit Sprache Sie k nnen eine kombinierte Sprach und Faxnachricht mit einem Faxtelefon an die Mailbox eines Empf ngers senden Sie k nnen die Nachricht direkt ber das Faxsystem Ihres Unternehmens oder aus Ihrer eigenen Mailbox senden Wenn Sie ein Fax ber das Faxsystem Ihres Unternehmens senden wird Ihr Name nicht in den Nachrichtenkopf eingef gt Wenn Sie ein Fax aus Ihrer eigenen Mailbox senden wird Ihr Name dagegen im Nachrichtenkopf eingetragen Vom Faxsystem Ihres Unternehmens Hinweis Ihr Name wird nicht in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 W hlen Sie von einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie z
7. Ordner Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Installieren des Outlook Client Plug ins Hinweis Nachdem das Plug in installiert wurde wird Outlook geringf gig langsamer ge ffnet und geschlossen Vermeiden Sie es Outlook direkt neu zu starten nachdem es geschlossen wurde Einleitung Beziehen Sie die folgenden Informationen von Ihrem Systemadministrator bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen e Speicherort der OutlookClientPlugin exe Datei 32 oder 64 Bit Version Hinweis Um das Outlook Client Plug in installieren zu k nnen brauchen Sie lokale Administratorrechte auf dem PC So installieren Sie das Plug in auf Microsoft Outlook 2010 1 Schlie en Sie Microsoft Outlook 2 Wenn das Outlook Client Plug in bereits installiert ist entfernen Sie die Anwendung mithilfe der Funktion Programme hinzuf gen entfernen in der Systemsteuerung Klicken Sie auf Start gt Systemsteuerung und ffnen Sie Programme hinzuf gen oder entfernen W hlen Sie Outlook Client Plug in und klicken Sie dann auf ndern Entfernen Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Navigieren Sie zur OutlookClientPlugin exe Datei f r das Outlook Client Plug in doppelklicken Sie auf die Datei und klicken Sie auf Ausf hren Sollten Sie eine Sicherheitswarnung erhalten m ssen Sie u U ein zweites Mal auf Ausf hren klicken Das Fenster Outlook Client Plug in einrichten wird angezeigt Hinweis
8. angezeigt Klicken Sie auf Weiter Nachdem die Software installiert wurde wird das Fenster InstallShield Assistent abgeschlossen angezeigt Klicken Sie auf Beenden ffnen Sie Microsoft Outlook and stellen Sie sicher dass die Mitel NuPoint UM Registerkarte im Men band angezeigt wird NuPoint Unified Messaging Registerkarte Nachdem das Mitel Outlook Client Plug in installiert wurde wird die Unified Messaging Registerkarte im Men band im oberen Bereich des Microsoft Outlook 2010 Fensters angezeigt Home Send Receive Folder View Sample Add In Mitel NuPoint UM AN w 4 LaL OEO Next Voice Previous voice Newvoice Reply Forward Delete Autoplay Settings About Message Message message with voice with voice message Navigation Configuration Abbildung 5 Mitel NuPoint UM Registerkarte im Outlook 2010 Men band 35 Messaging Benutzerhandbuch 36 Die folgenden Schaltfl chen sind auf der Mitel NuPoint UM Registerkarte verf gbar N chste Sprachnachricht Ermittelt die NuPoint UM Nachricht die nach der aktuell ausgew hlten NuPoint UM Nachricht angezeigt wird Vorherige Sprachnachricht Ermittelt die NuPoint UM Nachricht die vor der aktuell ausgew hlten NuPoint UM Nachricht angezeigt wird e Automatische Wiedergabe Bei Auswahl dieser Schaltfl che wird die Nachricht ber PC Lautsprecher abgespielt sobald die Nachricht ausgew hlt hervorgehoben oder ge ffnet wird Info Zeigt die Version
9. mittlung weiter T tigen von Anrufen 42 ber die automatische sprachgesteuerte Vermittlung k nnen Sie Anrufe mithilfe von Sprachbefehlen oder der Ziffernwahl t tigen T tigen von Anrufen mithilfe von Sprachbefehlen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann Kontaktnamen oder Abteilungen anrufen die in das Unternehmensverzeichnis programmiert wurden indem Sie auf Ihre Sprachbefehle reagiert So t tigen Sie einen Anruf mithilfe von Sprachbefehlen 1 W hlen Sie die Zugriffsnummer f r die automatische sprachgesteuerte Vermittlung 2 Wenn die automatische Vermittlung antwortet sagen Sie e den Vor und Nachnamen der Person die Sie anrufen m chten e einen Abteilungsnamen oder Hinweis Sie k nnen alle im System programmierten Abteilungsnamen abh ren wenn Sie Abteilung sagen e eine Telefonnummer sagen Sie eine Ziffern einzeln nacheinander 3 Das System best tigt den angeforderten Namen und w hlt dann die entsprechende Num mer f r Ihren Sprachbefehl Hinweis Wenn die automatische sprachgesteuerte Vermittlung den Namen der anzurufenden Person oder Abteilung nach zwei Versuchen nicht erkennt werden Sie an die Vermittlung weitergeleitet 4 Istdie Anwesenheitsfunktion aktiviert gibt das System au erdem den Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers an Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur zur Informationszwecken d h der Anruf wird unabh ngig vom Anwesenheitsstatus des an g
10. Systemadministrator Erstellen von Nachrichten Erstellen von Nachrichten Um eine Nachricht zu erstellen m ssen Sie zuerst Ihre Mailbox ffnen indem Sie die Systemzugriffsnummer anrufen und Ihren Passcode eingeben Sie k nnen dann eine Sprachnachricht erstellen bevor oder nachdem Sie die noch nicht wiedergegebenen Nachrichten in Ihrer Mailbox abgeh rt haben Vergessen Sie nicht dass Sie Ihre Nachrichten an andere Mailboxen Verteilerlisten oder Telefonnummern au erhalb des Systems weitergeben k nnen Erstellen einer Sprachnachricht Aufzeichnen einer Sprachnachricht 1 Es Dr cken Sie oder den Softkey Nachrichterstellen wenn Sie eine Nachricht erstellen m chten Geben Sie die Nummer des Empf ngers ein Sie k nnen den Empf nger auch anhand des Namens w hlen Dr cken Sie dazu die Taste f r diese Funktion in Ihrem Voice Mail System und dr cken Sie dann solange die Tasten f r den Nachnamen und Vornamen des Empf ngers bis der Name vom System erkannt wurde Hinweis Das System teilt Ihnen automatisch die jeweilige Taste mit die Sie dr cken m ssen wenn Sie anhand des Namens w hlen m chten Hierbei handelt es sich um eine konfigurierbare Funktion Die zu dr ckende Taste h ngt daher vom jeweiligen Voice Mail System ab Geben Sie nach der Best tigung des Empf ngernamens durch das System die Namen oder die Nummern der weiteren beabsichtigten Empf nger ein Siek nnen eine Nachricht beispielsweise
11. a diesen Softkey um diese Aktion durchzuf hren ODER Antwort um den Anruf mit Voice Mail zu beantworten siehe oben R ckrufoption aktiviert um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht anschlie end zu l schen um den Anrufer zur ckzurufen und die Nachricht m anschlie end zu speichern Weitergeben Nachricht an eine andere Mailbox Verteilerliste oder m Telefonnummer au erhalb des Systems weitergeben Das System bietet die M glichkeit weitere Kommentare aufzuzeichnen bevor die Nachricht an andere Personen gesendet wird Dr cken Sie nach dem Hinzuf gen Ihrer Kommentare m oder den Softkey Senden bzw Beenden um die Sitzung fortzusetzen Dr cken Sie dann A um die Nachricht an weitere Mailboxen weiterzugeben Behalten Nachricht behalten Ein Zugriff auf beibehaltene Nachrichten ist nur m glich wenn Sie die noch nicht wiedergegebenen Nachrichten und Empfangsbest tigungen abgeh rt haben L bzw Nachricht l schen Verwerfen 5 Hinweis Wenn Sie eine Nachricht versehentlich l schen k nnen Sie die Nachricht wiederherstellen indem Sie sofort oder den Softkey L schen r ckg ngig dr cken Wenn Sie unmittelbar nach dem L schen der Nachricht eine andere Taste als dr cken k nnen Sie die gel schte Nachricht nicht mehr wiederherstellen Hinweis Je nach Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie u U nicht auf alle oben beschriebenen Optionen zugreifen Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem
12. Sie O Null bevor die automatische Vermittlung Wird gew hlt sagt Mit diesem Befehl wird der Anruf abgebrochen und das System leitet Sie automatisch an die Vermit tlung weiter Anrufen der Vermittlung Sie k nnen die Vermittlung jederzeit vom System aus anrufen So rufen Sie die Vermittlung an e Sagen Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt Vermittlung oder Null oder e w hlen Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt 0 43 NAHER OSTEN AFRIK a F TIONEN ZU UNSE TEN NDORTEN FINDEN SIE AUF TE UNTER MITEL COM OFFICES mitel com j Hg MITEL
13. die Systemaufforderungen zu navigieren Befolgen Sie die nachfolgenden Richtlinien wenn Sie mit der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung sprechen Sprechen Sie deutlich aber schreien Sie nicht Sprechen Sie mit normaler Geschwindigkeit d h nicht zu langsam und nicht zu schnell Verwenden Sie in lauten Umgebungen keine Freisprechanlage da Hintergrundger usche die Spracherkennung beeintr chtigen k nnen Wenn Sie aufgefordert werden einen Namen zu best tigen antworten Sie nur mit Ja oder Nein Wenn Sie mit Nein geantwortet haben warten Sie auf die Systemaufforde rung bevor Sie den Namen erneut sagen Erkennt das System einen Namen nicht liegt das evtl daran dass der Name nicht im System programmiert ist oder die Aussprache des Namens nicht im System vorhanden ist Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator um den Namen hinzuf gen oder die Aus sprache korrigieren zu lassen 41 Messaging Benutzerhandbuch Universelle Sprachbefehle In der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung stehen folgende Sprachbefehle zur Verf gung e Abbrechen oder Stopp Beendet den aktuellen Vorgang e Vermittlung Leitet Ihren Anruf an die Vermittlung weiter e Wiederholen Gibt die letzte Aufforderung erneut wieder e Hilfe Gibt die Liste verf gbarer Hilfebefehle wieder ec Tutorial Startet das System Tutorial Automatische Vermittlung Leitet den Anruf an die automatische sprachgesteuerte Ver
14. r externe Faxnummern alle Ziffern ein die gew hlt werden m ssen damit das System eine Verbindung mit einer externen Leitung herstellen kann b Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden c Geben Sie den vollst ndigen Namen des Deckblatts ein ODER klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um es auszuw hlen Hinweis Wenn Sie ber kein benutzerdefiniertes Deckblatt verf gen verwendet der Server Ihr pers nliches Deckblatt oder das Deckblatt des Systems falls Sie kein pers nliches festgelegt haben d Klicken Sie auf die Schaltfl che Fax senden Wenn das Fax vom Server empfangen wurde wird ein Popup Feld mit der Meldung Das Fax wurde erfolgreich an die bermittlungswarteschlange bergeben angezeigt Kann das Fax nicht gesendet werden erhalten Sie eine entsprechende Voice Mail Nachricht Beim Senden der n chsten Faxnachricht wird die Registerkarte Servereinstellungen nur angezeigt wenn der Faxdrucker keine Verbindung zum Server herstellen konnte z B wenn sich Ihr Passwort ge ndert hat 23 Messaging Benutzerhandbuch Anzeigen und Weiterleiten von Faxnachrichten So zeigen Sie eine Faxnachricht an e ffnen Sie die Nachricht von Ihrem E Mail Posteingang und zeigen Sie das angeh ngte Dokument an e Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten in der Webansicht Benutzeroberfl che auf die Schaltf
15. 22 essen nennen 32 Weiterleiten einer Sprachnachricht in Outlook 222222 e sense eer rennen 32 Senden einer neuen Sprachnachricht in Outlook 2 222222 2er ee zzz 33 Navigieren durch Sprachnachrichten in Outlook 2 222222 seeeneee nennen 33 Starten von Web View in Outlook 2222222 eeeeeeeeee nee nenne nennen 33 Inhaltsverzeichnis Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2010 22m cn enenen ernennen nn 34 Installieren des Outlook Client Plug ins 222nssenneeeen nennen nn 34 NuPoint Unified Messaging Registerkarte 222 c cn ee een een nen 35 Multimediasteuerungen 22 gy yzy nennen ek k a 36 Sprachnachrichten in Outlook aufrufen 22nsen sense nennen nenn 37 Sprachnachrichten in Outlook abspielen 22222 nneeen nennen nennen 37 Faxnachrichten in Outlook anzeigen 2 2 2 mnneeeeneeeneeeeneeee nenne nenn 38 Die optionale Funktion Text to Speech TTS 22m ssn sense nennen nennen 38 Wiedergeben einer Text to Speech Nachricht 2220nser seen nen 39 Die optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung 222 200 40 Tipps zum Sprechen 222m a een een 41 Universelle Sprachbefehle 2222 cseeseneee seen rennen en ren 42 T tigen von ANMAN aus ae a ae 42 T tigen von Anrufen mithilfe von Sprachbefehlen 222222essen nennen 42 T tigen eines Anrufs mithilfe der Ziffernwahl
16. Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers weitergeleitet Hinweis Die Anwesenheitsfunktion ist eine optionale Funktion der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung und muss f r Ihre Mailbox aktiviert sein Einzelheiten hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Begriffskl rung Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung erm glicht die Weiter leitung von Anrufen an die Vermittlung wenn mehrere gleiche Eintr ge im Verzeichnis gefunden werden d h zwei Personen mit dem Namen Thomas M ller im gleichen Ver zeichnis Sie werden dar ber informiert dass der Name mehrmals vorkommt und an die Vermittlung weitergeleitet Dort werden Sie gebeten weitere Einzelheiten anzugeben damit Ihr Anruf an die richtige Person weitergeleitet werden kann Fehlerbehandlung Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung reagiert auf einen Fehler indem sie Sie auffordert den Befehl zu wiederholen Nach zwei Erkennungsfehlern werden Sie vom System an die Vermittlung weitergeleitet Zeit berschreitung Wenn die automatische sprachgesteuerte Vermittlung keine Sprach oder MFV Eingabe erkennt tritt eine Zeit berschreitung auf Es werden Hilfeaufforderun gen wiedergegeben damit Sie eine Vorgehensweise ausw hlen k nnen Tipps zum Sprechen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung reagiert auf Sprachbefehle Wenn Sie mit den Aufforderungen besser vertraut sind k nnen Sie die Aufschaltfunktion verwenden um schneller durch
17. Begr ung f r eine l ngere Abwesenheit aufzeichnen Mit dieser Begr ung k nnen Sie Anrufer ber eine l ngere Abwesenheit informieren Die Anrufer k nnen in diesem Fall keine Taste dr cken um die Begr ung zu berspringen Am Ende der Begr ung k nnen sich die Anrufer entweder mit der Zentrale verbinden lassen oder eine Nachricht hinterlassen Hinweis Die Begr ung f r eine l ngerere Abwesenheit wird nach der Aufzeichnung 54 aktiviert Das bedeutet dass alle Anrufer die an Ihre Mailbox weitergeleitet werden die Begr ung f r eine l ngere Abwesenheit h ren Wenn Sie sich bei Ihrer Voice Mail anmelden werden Sie aufgefordert 1 zu dr cken um die Begr ung f r eine l ngere Abwesenheit beizubehalten oder 2 um sie zu deaktivieren Wenn der Systemadministrator die Nachrichten bermittlung bei der Begr ungf r eine l ngere Abwesenheit deaktiviert hat k nnen sich die Anrufer nach der Begr ung nur mit der Zentrale verbinden lassen Siehe Begr ungen Name und Passcode auf Seite 11 Einrichten Ihrer Mailbox Name Sie werden aufgefordert Ihren Namen aufzuzeichnen damit das System die folgenden Aufgaben erledigen kann e Wiedergeben einer Anrede wenn Sie sich in das System einw hlen z B Guten Tag Hanna Schmidt Informieren anderer Benutzer wenn sie eine Nachricht von Ihnen erhalten haben z B 16 45 von Hanna Schmidt e Angeben Ihres Namens wenn andere Benutzer Na
18. Dr cken Sie die Taste Aufzeichnen die vom Systemadministrator f r Ihr Telefon program miert wurde um die Aufzeichnung eines Gespr chs mithilfe von Hardkeys zu beginnen Hinweis Wenn bei der Gespr chsaufzeichnung Hardkeys verwendet werden k nnen Sie lediglich eine Aufzeichnungssitzung beginnen Der Systemadministrator muss die automatische Speicherung aktivieren damit die Gespr che beim Auflegen des Telefons automatisch gespeichert werden Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Parken eines Anrufs w hrend der Aufzeichnung e Wenn ein Anruf w hrend der Aufzeichnung geparkt wird wird die Aufzeichnung gespeichert und an Ihre Mailbox gesendet Wenn der Anruf entparkt wird wird eine neue Aufzeichnungssitzung gestartet Hinweis Abh ngig von der Systemprogrammierung kann es sein dass die Aufzeichnung bereits beim Auflegen oder durch Dr cken von UMLEG KONF oder einer Leitungstaste gespeichert wird Einzelheiten hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Abh ren einer Aufzeichnung So h ren Sie ein aufgezeichnetes Gespr ch nach dessen Beendigung ab 1 Nehmen Sie den H rer ab 2 ffnen Sie Ihre Voice Mailbox 3 Befolgen Sie die Bedienhinweise um die Aufzeichnung wie jede andere Sprachnachricht abzurufen 15 Messaging Benutzerhandbuch Die optionale Faxfunktion Die Faxfunktion erm glicht es Ihnen Faxnachrichten die an Ihre Mailbox gesendet wurden mithilfe der TUI zu ver
19. Fenster Das Explorer Fenster ist das Hauptfenster und zeigt die Nachrichtenliste f r den Benutzer an w hrend das Inspector Fenster die ge ffnete Nachricht anzeigt 3 Das Plug in funktioniert mit den Betriebssystemen Microsoft Windows 2000 XP 2003 Vista Business Enterprise oder Ultimate oder Windows 7 Enterprise oder Ultimate 4 Soundkarten und Lautsprecher f r PCs sind optional da Sie Nachrichten mithilfe der Benachrichtigungs Meet Me Funktion abh ren k nnen 5 Wenn eine Sprachnachricht vom Posteingang in einen pers nlichen Ordner verschoben wird wird die Nachricht von der Telefonbenutzeroberfl che TUI Telephone User Interface gel scht Wenn die Nachricht zur ck in den Posteingang verschoben wird istsie gel scht da die zugeordnete TUI Nachricht gel scht wurde Ist der Konfigurationsparameter Endg ltig l schen deaktiviert befindet sich die Nachricht dann m glicherweise im Gel scht Ordner Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Installieren des Outlook Plug Ins Hinweis Wenn Sie das Plug In installiert haben dauert es etwas l nger bis Outlook ge ffnet und beendet wird Starten Sie Outlook nicht sofort neu wenn Sie das Programm gerade geschlossen haben Einleitung Bitten Sie Ihren Systemadministrator um folgende Informationen bevor Sie den Vorgang starten e den Speicherort der Datei OutlookClientPlugin exe e den Fully Qualified Domain Name FQDN
20. MITEL NuPoint Unified Messaging f i v lS o e 0a2 0 as amp 90989886 Benutzerhandbuch Version 5 0 HINWEIS Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind nach Auffassung von Mitel Networks Corporation MITEL in jeder Hinsicht genau Die Informationen k nnen sich ohne Vorank ndigung ndern und k nnen nicht als Verpflichtung seitens Mitel ihrer Tochtergesellschaften oder Niederlassungen ausgelegt werden Mitel ihre Tochtergesellschaften und Niederlassungen bernehmen keine Verantwortung f r Fehler oder Auslassungen in diesem Dokument M glicherweise werden notwendige nderungen in berarbeitungen oder Neuauflagen dieses Dokuments ver ffentlicht Dieses Dokument darf weder elektronisch noch mechanisch ohne schriftliche Genehmigung von Mitel Networks Corporation vervielf ltigt oder weitergegeben werden Marken Mitel und NuPoint Unified Messaging sind Marken der Mitel Networks Corporation Microsoft Outlook ist eine Marke der Microsoft Corporation Alle anderen in diesem Dokument erw hnten Produktnamen k nnen Marken ihrer jeweiligen Unternehmen sein und gelten hiermit als anerkannt Mitel NuPoint Unified Messaging UM Benutzerhandbuch Version 5 0 Januar 2012 TM Marke der Mitel Networks Corporation Copyright 2012 Mitel Networks Corporation Alle Rechte vorbehalten Inhaltsverzeichnis EINTUNFING za ara Bade R EP ENORDE ARE EERE OAR E RSSA RDE ERT 1 Informationen zu Ihrer Voic
21. an alle Mitglieder eines bestimmten Ausschusses senden um ihnen Ort und Uhrzeit der n chsten Ausschusssitzung mitzuteilen Dr cken Sie nach dem Adressieren der Nachricht oder den Softkey Aufzeichnen Beginnen Sie nach dem Ton die Aufzeichnung Ihrer Nachricht Sie k nnen m dr cken um die Aufzeichnung anzuhalten Die Aufzeichnung wird durch Dr cken einer beliebigen Taste fortgesetzt Sie k nnen auch die Softkeys Pause Fortsetzen verwenden Messaging Benutzerhandbuch 10 Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung Nach der Aufzeichnung k nnen Sie die Sprachnachricht senden berpr fen ndern stornieren oder spezielle bermittlungsoptionen f r die Nachricht angeben indem Sie die folgenden Optionen ausw hlen PORS Aufzeichnung beenden ffnen der Nachrichtenadressierungsoptionen wie z B dringende Ubermittlung sp tere Ubermittlung Vertraulichkeit und Dr cken Sie diese diesen 3 P Taste Softkey um diese Aktion durchzuf hren ODER m Senden Nachricht senden und zum Hauptmen zur ckkehren m Anh ngen Aufzeichnung erweitern m Entf Aufzeichnung l schen und von vorne beginnen Pr fen Nachricht erneut wiedergeben Empfangsbest tigung Dr cken Sie nach Auswahl dieser Optionen m oder den Softkey Senden bzw Beenden um die Nachricht zu senden und zum Hauptmen zur ckzukehren Hinweis Wenn Sie h ufig Nachrichten an mehrere Benutzer senden s
22. ax Client angezeigt Falls Sie noch keine Faxnachricht gesendet haben oder der Client keine Verbindung mit dem Server herstellen konnte wird die Registerkarte Servereinstellungen angezeigt Delivery Options Server Settings Credentials Status Not Connected NuPoint Server Connect Mailbox ca Passcode Cancel Abbildung 1 Registerkarte Servereinstellungen 5 Hinweis Wenn sich Ihr Mailbox Passwort ndert m ssen Sie das Passwort beim n chsten Senden einer Faxnachricht auf der Registerkarte Servereinstellungen aktualisieren Verwalten von Faxnachrichten ber den PC 5 Geben Sie Ihre Benutzerinformationen ein um eine Verbindung mit dem Server herzustellen a Geben Sie den Fully Qualified Domain Name FQDN des Servers in das Feld Nu Point Server ein b Geben Sie Ihre NuPoint UM Mailbox Nummer in das Feld Mailbox ein c Geben Sie Ihren NuPoint UM Mailbox Passcode in das Feld Passcode ein d Klicken Sie auf Verbinden Der Status wird auf Verbunden aktualisiert 6 Klicken Sie auf die Registerkarte bermittlungsoptionen Delivery Options Server Settings Recipients To i I Use a Custom Cover Page mi Cancel Abbildung 2 Registerkarte bermittlungsoptionen a Geben Sie die Liste der Empf nger NuPoint UM Mailbox Nummern oder Faxnum mern in das Feld Empf nger ein wobei diese jeweils durch Kommas getrennt werden sollten Hinweis Geben Sie f
23. chnen die wiedergegeben wird wenn die Leitung besetzt ist z B Ich telefoniere zurzeit und kann Ihren Anruf nicht entgegennehmen und eine andere Begr ung die bei einer l ngeren Abwesenheit wiedergegeben wird z B Ich bin bis zum 15 Oktober nicht erreichbar Sie k nnen nun dr cken um Ihre situationsbedingte pers nliche Begr ung aufzuzeichnen oder zu ndern m um Ihre prim re pers nliche Begr ung aufzuzeichnen oder zu ndern oder 2 um Ihre Begr ung f r eine l ngere Abwesenheit zu aktivieren Dr cken Sie nach dem Aufzeichnen Ihrer Begr ung oder den Softkey ndern um die Begr ung auszuw hlen prim r oder situationsbedingt die wiedergegeben werden soll 11 Messaging Benutzerhandbuch Dr cken Sie diese diesen Taste Softkey ODER um diese Aktion durchzuf hren PORS Name ndern Name aufzeichnen Passcode Passcode ndern Hinweis Abh ngig von der Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie u U nicht auf situationsbedingte Begr ungen zugreifen Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Verteilerlisten 12 Eine Verteilerliste erm glicht das Aufnehmen einer einzigen Nachricht und das Senden dieser Nachricht an eine Vielzahl von Personen ohne diese einzeln adressieren zu m ssen Sie k nnen Verteilerlisten verwenden wenn Sie eine Nachricht erstellen oder an andere Personen bergeben Erst
24. chrichten in Ihrer Mailbox hinterlegen z B Hanna Schmidt Passcode Vor dem Zugriff auf Ihre Mailbox werden Sie immer zur Eingabe Ihres Passcodes aufgefordert Verwenden Sie beim ersten Zugriff auf Ihre Mailbox den tempor ren Passcode der Ihnen vom Systemadhministrator zugewiesen wurde Im Laufe des Tutorials werden Sie aufgefordert Ihren Passcode in eine Zahl mit 4 bis 10 Ziffern zu ndern Legen Sie einen Passcode fest den Sie sich leicht merken k nnen W hlen Sie aber keinen trivialen Code wie 1234 aus sz Hinweis Passcodes sind nur erforderlich wenn Sie Ihre Nachrichten sch tzen m chten Sie brauchen keinen Passcode festzulegen Dr cken Sie dazu im Tutorial 0000 wenn Sie zur Eingabe des Passcodes aufgefordert werden Nach dem Einrichten Ihrer Mailbox k nnen Sie die NuPoint UM Voice Funktionen nutzen Hinweis Aus Sicherheitsgr nden kann der Administrator Ihren Passcode so konfigurieren dass dieser regelm ig abl uft Messaging Benutzerhandbuch Wiedergeben von Nachrichten Wenn Sie auf Ihre Mailbox zugreifen um Ihre Nachrichten abzurufen teilt Ihnen das System die Anzahl der vorhandenen Nachrichten mit Sie haben 2 dringende und 2 noch nicht wiedergegebene Nachrichten Bei Advanced Unified Messaging UM Benutzern die ber die Text to Speech TTS Option verf gen teilt den System den Benutzern mit wie viele Voice Mails und E Mails sie haben Sie haben 2 noch nicht wiedergegebene Nachri
25. chrichtenwiedergabe Automatische Wiedergabe beim ffnen lautet 1 w hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus 2 Wenn der Mitel Networks QuickPlay Player nicht angezeigt wird klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf QuickPlay 3 Klicken Sie auf die Wiedergabeschaltfl che des QuickPlay Players um die Nachricht ber die PC Lautsprecher wiederzugeben 4 Klicken Sie auf die Telefonschaltfl che des QuickPlay Players um die Nachricht ber das Telefon wiederzugeben Wenn Ihre Telefon oder Nebenstellennummer in den Outlook Optionen f r Unified Messaging konfiguriert wurde w hlt das System diese Nummer Benachrichtigungssitzung Wenn Sie den Anruf annehmen wird die Nachricht wiedergegeben Wurde Ihre Telefon oder Nebenstellennummer nicht in den Outlook Optionen f r Unified Messaging konfiguriert m ssen Sie Ihre Voice Mailbox anrufen und sich anmelden Meet Me Sitzung Sobald Sie sich angemeldet haben wird die Nachricht wiedergegeben 31 Messaging Benutzerhandbuch 32 Weitere Informationen zur Benachrichtigungs Meet Me Funktion finden Sie in der Webansicht Hilfe Hinweise 1 Sie k nnen beim Wiedergeben einer Nachricht auf die Schaltfl chen Stopp Pause sowie die Lautst rkeschaltfl chen des QuickPlay Players klicken Wird eine Nachricht jedoch im Benachrichtigungs bzw Meet Me Modus wiedergegeben stehen die Schaltfl che Pause und die Lautst rkeschalt
26. cht finden Sie in der Webansicht Hilfe f r NuPoint Unified Messaging unter http edocs mitel com UG Index html 33 Messaging Benutzerhandbuch Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2010 34 Als NuPoint Unified Messaging Advanced Benutzer mit Outlook 2010 k nnen Sie mit den folgenden Verfahren das Mitel Outlook Client Plug in installieren und Ihre Nachrichten verwalten Es werden vier Arten der NuPoint UM Nachrichten vom Mitel Outlook Client Plug in unterst tzt Sprachnachrichten vertrauliche Sprachnachrichten Anrufaufzeichnungen und Faxnachrichten F r jede dieser Nachrichten gibt es eindeutige Symbole zur Identifizierung der jeweiligen Nachrichtenart Hinweise 1 Das Plug in funktioniert mit den Betriebssystemen Microsoft Windows 2000 XP 2003 Vista Business Enterprise oder Ultimate oder Windows 7 Enterprise oder Ultimate 2 Es sind 32 Bit und 64 Bit Versionen des Plug ins verf gbar W hlen Sie die korrekte Version entsprechend Ihrer Outlook 2010 Installation 3 Wenn eine Sprachnachricht vom Posteingang in einen pers nlichen Ordner verschoben wird wird die Nachricht von der Telefonbenutzeroberfl che TUI Telephone User Interface gel scht Wenn die Nachricht zur ck in den Posteingang verschoben wird istsie gel scht da die zugeordnete TUI Nachricht gel scht wurde Ist der Konfigurationsparameter Endg ltig l schen deaktiviert befindet sich die Nachricht dann m glicherweise im Gel scht
27. chten 1 gespeicherte Nachricht 3 noch nicht wiedergegebene E Mail Nachrichten und 1 gespeicherte E Mail Nachricht Der Zugriff auf Voice Mail und E Mail Nachrichten erfolgt ber separate Men s Nach der Nachrichten bersicht k nnen Advanced UM Benutzer mit der TTS Option entweder auf das Voice Mail oder das E Mail Men zugreifen Sie k nnen ein Men verlassen um auf das andere zuzugreifen Hinweis Advanced UM Benutzer die nicht ber die TTS Option verf gen haben keinen Zugriff auf das E Mail Men Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s Nach dem ffnen Ihrer Mailbox e Wenn Sie Voice Mail regelm ig benutzen befinden Sie sich bereits im Voice Mail Men e Wenn Sie ber die Advanced UM mit TTS Funktion verf gen dr cken Sie die Taste a um auf das Voice Mail Men zuzugreifen oder um auf das E Mail Men zuzugreifen Wiedergeben Ihrer Nachrichten Dr cken Sie nach dem ffnen des Voice Mail oder E Mail Men s auf die Taste oder den Softkey Wiedergeben bzw Nachricht wiedergeben Die dringenden Nachrichten werden automatisch zuerst wiedergegeben Anschlie Bend k nnen Sie je nach Ihren Mailbox Einstellungen noch nicht wiedergegebene oder gespeicherte Nachrichten zuerst wiedergeben Andernfalls werden die noch nicht wiedergegebenen Nachrichten zuerst wiedergegeben Hinweis Wenn die Datums und Uhrzeitoption im Voice Mail System aktiviert ist gibt das System diese Informationen automatisc
28. chten abzurufen teilt Ihnen das System die Anzahl der vorhandenen Nachrichten mit z B Sie haben 2 dringende Nachrichten und 4 noch nicht wiedergegebene Nachrichten mit Fax 16 Die optionale Faxfunktion Von einem Telefon So geben Sie eine Faxnachricht wieder 1 Dr cken Sie nach dem Zugriff auf Ihre Mailbox oder den Softkey Wiedergeben oder Nachricht wiedergeben Die dringenden Nachrichten werden automatisch zuerst wiedergegeben Bei Faxnachrichten werden Sie vom System aufgefordert zu dr cken um die Fax bermittlungsoptionen aufzurufen In diesem Men haben Sie folgende M glichkeiten e Dr cken Sie um die Nummer des Faxger ts zu w hlen an dem das Fax aus gedruckt werden soll W hlen Sie die Nummer wenn Sie dazu aufgefordert werden e Die Nummer wird vom System best tigt Dr cken Sie 21 um die Nummer zu akz eptieren oder dr cken Sie um eine neue Nummer zu w hlen e Nachdem Sie gedr ckt haben um die Nummer zu akzeptieren dr cken Sie m um das Fax direkt an diese Nummer zu bermitteln oder dr cken Sie m um eine Zeit f r eine sp tere bermittlung festzulegen Wenn Sie weitere Faxnachrichten haben k nnen Sie diese an dieselbe Faxnummer sen den indem Sie einfach m und dann dr cken Hinweis Sie k nnen auch die Fax bermittlungsoptionen im Men Benutzeroptionen verwenden siehe Mitel TUI Kurz bersicht In diesem Men k nnen Sie eine Standardnummer f r d
29. der NuPoint Unified Messaging Plattform Hinweis Sie m ssen ber Administratorrechte f r den lokalen Computer verf gen um das Outlook Client Plug In zu installieren So installieren Sie das Plug in auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Schlie en Sie Microsoft Outlook wenn die Anwendung ge ffnet ist 2 Wenn das Outlook Client Plug In bereits installiert ist entfernen Sie die Anwendung mithilfe von Software in der Systemssteuerung Klicken Sie auf Start Systemsteuerung und anschlie end auf Software W hlen Sie Outlook Client Plug In aus und klicken Sie dann auf ndern Entfernen sZ Hinweis Vor Version 12 0 wurde das Outlook Client Plug In als Multimedia Outlook Plug In bezeichnet Falls eine ltere Version des Plug Ins auf Ihrem Computer installiert ist wird dieser Name m glicherweise in der Liste unter Software angezeigt Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Navigieren Sie zur OutlookClientPlugin exe Datei 32 Bit Version f r das Outlook Client Plug in doppelklicken Sie auf die Datei und klicken Sie auf Ausf hren Sollten Sie eine Sicherheitswarnung erhalten m ssen Sie u U ein zweites Mal auf Ausf hren klicken Das Fenster Outlook Client Plug in einrichten wird angezeigt Hinweise 10 11 12 13 14 Die OutlookClientPlugin exe Datei kann entweder ber Mitel OnLine oder die Downloads Registerkarte in der Web View Schnittstelle installi
30. e I 10 11 12 Die OutlookClientPlugin exe Datei kann entweder ber Mitel OnLine oder die Downloads Registerkarte in der Web View Schnittstelle installiert werden Diese Registerkarte ist eventuell nicht verf gbar da der Outlook Client Plug in Download auf Ihrer Mailbox aktiviert sein muss Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator 2 Rufen Sie die korrekte Version der OutlookClientPlugin exe Datei f r Ihre Outlook 2010 Installation auf entweder 32 oder 64 Bit Sie erhalten eine Fehlermeldung bei dem Versuch die falsche Version in Ihrem Outlook Olient zu installieren Wenn Sie zum Entfernen der vorhandenen Anwendung aufgefordert werden klicken Sie auf OK Wenn Sie nach der Erlaubnis zum Fortfahren der Installation gefragt werden klicken Sie auf Fortfahren Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Lizenzvereinbarung wird angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che zur Zustimmung zu den Bestimmungen der Lizenzvereinbarung Klicken Sie auf Weiter Das Fenster Benutzereinstellungen wird angezeigt Geben Sie die Adresse der NuPoint Unified Messaging Plattform ein und klicken Sie auf Weiter Das Fenster Zielort ausw hlen wird angezeigt Klicken Sie auf Weiter um die Standardeinstellungen f r den Installationsort zu akzeptieren oder klicken Sie auf ndern um die Dateien an einem anderen Ort zu speichern Nachdem Sie den Ort festgelegt haben wird das Fenster Kopieren beginnt
31. e Mail nua anuaaaa anaana 1 ber dieses Dokument weckte zzz zzz 1 Inr Teleton z 222m nn A EP JAT RE ar a ea rn 2 Vorbereiten des Mailbox Zugriffs 222222 een nennen nn 2 Z greiten auf Ihre Mailbox 4 2382 a raz ad aa a a DEE 3 Innerhalb Ihres Unternehmens s sszy zzz yzy eye ek 3 Von Ihrer eigenen Nebenstelle aus 2 2 sys yzy yzy 3 Von einer anderen Nebenstelle 2 22 none ezel nn 3 Au erhalb Ihres Unternehmens 22 2220 n seen een 3 Von einer externen Leitung aus CH nunn seen eke 3 Von einer externen Leitung zur automatisierten Vermittlung ss ss ss 3 Einrienten Inrer MailboX carreri raran l s ee re nr Were 4 Men bersicht en ee ee a er Er 4 BEHF BUNGEN 2224 nenne nee ern 4 NAMO oeu EREE EERE E en A EEE E BR an en BL Be a EEE NER u ME AR 5 PASSCHUe s gek s ee ee ee kn EEE EN ETE EE ET 5 Wiedergeben von Nachrichten 2HH Henne anne nennen een 6 Zugreifen auf die Voice Mail und E Mail Men s 22 222 eeeeee nennen nn 6 Wiedergeben Ihrer Nachrichten 222 HH Han e nennen nennen nenne 6 Beim Abh ren einer Nachricht 2 220m seen rennen een een 7 Nach dem Anh ren einer Nachricht 22 2202er seen een nennen 7 Erstellen von Nachrichten uw saari ae rn RED en 9 Erstellen einer Sprachnachricht 2 22 22 zzz zz zzz nennen nennen 9 Aufzeichnen einer Sprachnachricht
32. eim Ein gang einer Nachricht in Ihrer Mailbox zu einem bestimmten Zeitpunkt von NuPoint UM Voice unter einer bestimmten Telefonnummer angerufen werden damit Sie die Nachricht abrufen k nnen Mit Funkruf k nnen Sie einen Zeitplan definieren sodass NuPoint UM Voice beim Eingang einer Nachricht in Ihrer Mailbox Ihren Pager benachrichtigt Mit berwachung zeitversetzter bermittlungen k nnen Sie die Nachrichten berwachen die f r eine sp tere bermittlung geplant wurden Sie k nnen die bermittlung von Nach richten im Men Nachrichtenadressierungsoptionen bis zu 365 Tage im Voraus planen siehe Senden einer Nachricht nach Abschluss der Aufzeichnung auf Seite 10 13 Messaging Benutzerhandbuch Die optionale Funktion Anrufaufzeichnung Mit der Funktion Anrufaufzeichnung k nnen Sie mit dem NuPoint UM Voice System Telefongespr che aufzeichnen Hinweis Sie m ssen den Gespr chspartner eventuell von Rechts wegen darauf aufmerksam machen dass Sie das Gespr ch aufzeichnen Genauere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Aufzeichnen eines Gespr chs zwischen zwei Teilnehmern 14 Das System ist unter Umst nden so programmiert dass es automatisch mit der Aufzeichnung externer Anrufe beginnt wenn Sie oder der andere Teilnehmer das Telefon abnehmen Einzelheiten hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Wenn Gespr che nicht automatisch vom System aufgezeichnet werden
33. ellen oder ndern einer Verteilerliste 1 Dr cken Sie m oder dr cken Sie im Men Benutzeroptionen den Softkey Verteilerlisten Geben Sie die Nummer der Verteilerliste ein Die erste Ziffer muss immer null 0 sein Dr cken Sie m um einen Namen f r die Verteilerliste aufzunehmen z B Produktpla nungssausschuss Das System gibt diesen Namen jedes Mal wieder wenn Sie Nachrichten an diese Verteilerliste senden Dr cken Sie a um Mitglieder zu der Liste hinzuzuf gen Dr cken Sie g um Mit glieder zu entfernen Geben Sie die Nummern oder Namen der Benutzer ein die Sie hinzuf gen oder entfernen m chten Dr cken Sie a wenn das System die Liste der ausgew hlten Mitglieder wiedergeben soll Dr cken Sie m um zum Hauptmen zur ckzukehren Hinweis Alle pers nlichen Verteilerlisten m ssen mit der Zahl 0 beginnen Benutzeroptionen Verwenden einer Verteilerliste Geben Sie anstelle einer Mailboxnummer die Nummer der Verteilerliste ein die Sie ver wenden m chten Das System gibt die Nummer der Verteilerliste wieder Anrufplanungsoptionen Mit NuPoint UM WakeUp k nnen Sie NuPoint UM Voice so konfigurieren dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt unter einer bestimmten Telefonnummer angerufen werden Sie k nnen Weckanrufe f r Montag bis Freitag f r Wochenenden f r jeden Tag oder f r Bedarfsf lle planen Mit Nachrichten bermittlung k nnen Sie einen Zeitplan definieren sodass Sie b
34. en mit der Sie sprechen m chten leitet das System den Anruf an den gew nschten Teilnehmer weiter Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung unterst tzt au erdem bis zu 15 Abteilungen und erm glicht Ihnen eine Abteilungsnummer oder einen Namen anzurufen N here Einzelheiten hierzu finden Sie unter T tigen von Anrufen auf Seite 42 Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann vier Nummern pro Person speichern Dar ber hinaus k nnen Sie festlegen welche Ihrer Telefonnummern als Standardnummer f r die automatische sprachgesteuerte Vermittlung verwendet werden soll Weitere Anweisungen zum Konfigurieren der Standardtelefonnummer finden Sie in der Webansicht Hilfe In der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung stehen folgende Funktionen zur Verf gung ec Anruf mit dem Namen Sie k nnen eine beliebige Person aus dem Unternehmensver zeichnis anrufen indem Sie den Namen der Person sagen Anruf mit der Nummer Sie k nnen eine beliebige Nummer aus dem Unternehmensver zeichnis anrufen indem Sie die Telefonnummer Nebenstelle sagen e Anruf mit der Abteilung Sie k nnen eine beliebige Abteilung aus dem Unternehmensver zeichnis anrufen indem Sie den Abteiluingsnamen sagen e Tonwahl MFV Sie k nnen eine beliebige Nummer aus dem Unternehmensverzeichnis anrufen indem Sie die Ziffern ber das Tastenfeld eingeben e Universelle Befehle Mithilfe einer Reihe allgemeiner Sprachbefehle z B Hilfe od
35. en PC abgespielt werden Hinweis Um Festplattenspeicher zu sparen kann der Netzwerkadministrator Benutzer E Mail Konten so konfigurieren dass Sprachnachrichten nur im Textformat empfangen werden So spielen Sie eine Sprachnachricht in Outlook 2010 ab 1 W hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus Wenn Automatische Wiedergabe aktiviert ist startet die Wiedergabe sofort Wenn Automatische Wiedergabe deaktiviert ist klicken Sie auf Wiedergabe um die Wiedergabe zu starten 2 ber die Multimediasteuerungen k nnen Sie Folgendes tun e Klicken Sie auf Beenden um die Wiedergabe zu beenden e Verschieben Sie den Lautst rkeregler um die Lautst rke der Wiedergabe anzupassen oder stummzuschalten 37 Messaging Benutzerhandbuch e Verschieben Sie den Wiedergaberegler um zu einer bestimmten Stelle in der Aufzeichnung zu springen e Um die Audiodatei auf ein Speichermedium zu speichern klicken Sie auf Speichern und folgen Sie den Anweisungen 3 Um die Nachricht aus NuPoint Um zu l schen w hlen Sie sie aus und klicken Sie auf dem Startseite Men band auf L schen Faxnachrichten in Outlook anzeigen So zeigen Sie eine Faxnachricht in Outlook 2010 an 1 W hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus 2 Klicken Sie auf Fax anzeigen Das Fax wird in Ihrer TIFF Grafikdateianwendung Windows Photo Viewer oder Windows Picture and Fax Viewer angezeigt Die optionale Funktion Text to Speech TTS
36. er Vermittlung k nnen Sie durch das System navigieren Weitere Informationen hierzu fin den Sie unter Universelle Sprachbefehle auf Seite 42 e Aufschalten Sie k nnen eine Systemaufforderung durch einen Sprach oder Tastenbefehl unterbrechen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung h lt daraufhin die Wieder gabe an und reagiert auf den Befehl BZ Hinweis Die Aufschaltfunktion ist eine optionale Funktion der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung und muss f r Ihre Mailbox aktiviert sein Einzelheiten hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator e Tutorial F r die automatische sprachgesteuerte Vermittlung steht ein Tutorial zur Verf gung mit dem Sie Ihren Namen aufzeichnen bei einem neuen Benutzer oder den vorhandenen aufgezeichneten Namen Ihres Voice Mail Systems verwenden k nnen Dar ber hinaus werden die Systemfunktionen vorgestellt Die optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung E4 Anwesenheit Mit der automatischen Vermittlung mit Sprachsteuerung haben Sie die M glichkeit den aktuellen Anwesenheitsstatus der gew nschten Person festzustellen und wiederzugeben bevor Ihr Anruf weitergeleitet wird Die Anwesenheit bezieht sich hierbei auf die Verf gbarkeit der Person in Bezug auf das Telefon d h Besetzt Abwesend Nicht st ren usw Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur zur Informationsz wecken d h der Anruf wird unabh ngig vom
37. ereich f r die automatische Wiedergabe die Art der automatischen Wie dergabe f r die Sprachnachrichten aus Falls Ihre Sprachnachricht ber die PC Lautsprecher oder das Telefon wiedergegeben werden soll wenn Sie die Sprachnachrichtdatei ffnen d h nach dem Doppelklicken auf die Sprachnachricht im Posteingang klicken Sie auf Automatische Wiedergabe beim ffnen Falls Sie Ihre Sprachnachricht automatisch ber die PC Lautsprecher oder das Telefon anh ren m chten wenn sie ausgew hlt wird d h nach dem einfachen Klicken auf die Sprachnachricht im Posteingang klicken Sie auf Automatische Wiedergabe bei Vorschau Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC 3 Stellen Sie sicher dass die Telefon oder Nebenstellennummer im Telefonbereich eingege ben wurde Ist dies nicht der Fall k nnen Sie Ihre Sprachnachrichten nur ber die Meet Me Funktion anh ren wenn Sie Ihre Voice Mail anrufen Hinweis Die in dieses Feld eingegebene Telefon oder Nebenstellennummer wird von der Benachrichtigungsfunktion verwendet um Voice Mail Nachrichten abzuh ren und Begr ungen und Namen f r Verteilerlisten aufzuzeichnen 4 Klicken Sie auf OK Hinweise 1 Mithilfe der Mitel QuickPlay Symbolleiste k nnen Sie Ihre Voice Mail Nachrichten stoppen wiedergeben anhalten vorspulen oder berpr fen Sie k nnen die Schaltfl che f r das Wiedergabeger t aktiveren oder deaktivieren und Ihre automatischen Wiedergabeoptionen m
38. ert werden Diese Registerkarte ist eventuell nicht verf gbar da der Outlook Client Plug in Download auf Ihrer Mailbox aktiviert sein muss Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator 2 Achten Sie darauf dass Sie die 32 Bit Version der Datei OutlookClientPlugin exe abrufen Sie erhalten eine Fehlermeldung bei dem Versuch die 64 Bit Version des Plug ins in Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 zu installieren Wenn Sie aufgefordert werden die vorhandene Anwendung zu entfernen klicken Sie auf OK Klicken Sie auf Weiter Das Fenster mit den Benutzereinstellungen wird ge ffnet Geben Sie den Fully Qualified Domain Name FQDN der NuPoint Unified Messag ing Plattform ein und klicken Sie auf Weiter Das Dialogfeld Zielort ausw hlen wird angezeigt Klicken Sie auf Weiter um die Standardeinstellungen f r den Speicherort zu bernehmen oder klicken Sie auf Durchsuchen um die Dateien an einem anderen Speicherort zu speichern Wenn Sie vom System gefragt werden ob ein Ordner erstellt werden soll klicken Sie auf Ja Das Fenster Kopiervorgang starten wird ge ffnet Klicken Sie auf Weiter Die Software wird installiert Anschlie end wird das Fenster mit den Benutzerprofilinformationen ge ffnet W hlen Sie die Anmeldebenutzernamen der Personen aus die den Computer benutzen und benutzerdefinierte Outlook Sicherheitseinstellungen f r das Outlook Client Plug In ben tigen Wenn der Benutzername aktiv
39. erufenen Teilnehmers weitergeleitet Die optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung T tigen eines Anrufs mithilfe der Ziffernwahl Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung kann Kontaktnamen oder Abteilungen anrufen die in das Unternehmensverzeichnis programmiert wurden indem Sie auf die Ziffern reagiert die Sie auf dem Tastenfeld dr cken So t tigen Sie einen Anruf mithilfe der Ziffernwahl 1 W hlen Sie die Zugriffsnummer f r die automatische sprachgesteuerte Vermittlung 2 Wenn die automatische Vermittlung antwortet geben Sie die zu w hlenden Ziffern ber das Tastenfeld ein 3 Das System best tigt die angeforderte Nummer und w hlt dann die ausgew hlten Ziffern Hinweis Wenn die automatische sprachgesteuerte Vermittlung die Nummer der anzurufenden Person oder Abteilung nach zwei Versuchen nicht erkennt werden Sie an die Vermittlung weitergeleitet 4 Istdie Anwesenheitsfunktion aktiviert gibt das System au erdem den Anwesenheitsstatus des angerufenen Teilnehmers an Die Anwesenheitsstatusinformationen dienen nur zur Informationszwecken d h der Anruf wird unabh ngig vom Anwesenheitsstatus des an gerufenen Teilnehmers weitergeleitet Abbrechen von Anrufen Sie haben zwei M glichkeiten zum Abbrechen eines Anrufs So brechen Sie einen Anruf ab e Sagen Sie Abbrechen oder Nein bevor die automatische sprachgesteuerte Vermittlung Wird gew hlt sagt oder e dr cken
40. fl chen nicht zur Verf gung 2 Wenn der QuickPlay Player eine Benachrichtigungs Meet Me Nachricht ber das Telefon wiedergibt klicken Sie auf der UM Symbolleiste nicht auf Profil um die Webansicht zu starten ODER auf eine andere Schaltfl che in der Webansicht da die Benachrichtigungs Meet Me Sitzung sonst beendet wird Antworten auf eine Sprachnachricht in Outlook Sie k nnen eine Sprachnachricht in Outlook mit einer anderen Sprachnachricht beantworten die Sie als E Mail Anlage senden Um eine Nachricht aufzuzeichnen ist eine Benachrichtigungs oder Meet Me Verbindung erforderlich Weitere Anweisungen zum Einrichten einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung finden Sie in der Webansicht Hilfe So antworten Sie auf eine Sprachnachricht in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Melden Sie sich bei einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung an 2 W hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus und klicken Sie anschlie end auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Antworten oder Allen antworten Das Fenster AW lt Be treff gt wird ge ffnet berpr fen Sie die Empf nger und geben Sie ggf weitere Namen ein 4 Klicken Sie auf die Aufzeichnungsschaltfl che und zeichnen Sie dann Ihre Nachricht in einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung ber das Telefon auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufzeichnung auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden We
41. gen zu den Verfahren an Ihren Systemadministrator Zugreifen auf Ihre Mailbox Zugreifen auf Ihre Mailbox Alle Ihre Sprachnachrichten befinden sich in Ihrer pers nlichen Mailbox die passwortgesch tzt ist Ihr Systemadministrator weist Ihnen einen tempor ren Passcode f r den ersten Zugriff auf Ihre Mailbox zu Wie Sie Ihre Mailbox anrufen h ngt davon ab ob Sie von innerhalb oder au erhalb Ihres Unternehmens anrufen Innerhalb Ihres Unternehmens Von Ihrer eigenen Nebenstelle aus 1 W hlen Sie die Nummer f r den internen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Von einer anderen Nebenstelle 1 W hlen Sie die Nummer f r den internen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Dr cken Sie die Taste wenn Sie zur Eingabe eines Passcodes aufgefordert werden 3 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste A 4 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Au erhalb Ihres Unternehmens Von einer externen Leitung aus 1 W hlen Sie die Nummer f r den externen Zugriff auf NuPoint UM Voice 2 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste A 3 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Von einer externen Leitung zur automatisierten Vermittlung 1 W hlen Sie die Nummer der NuPoint UM Vermittlung 2 Dr cken Sie die Taste A um auf das NuPoint UM Voice System zuzugreifen 3 Gebe
42. gungen zu wenn Sie dazu aufgefordert werden Der Faxdruckertreiber ist nun installiert 21 Messaging Benutzerhandbuch Senden von Faxnachrichten 22 Mithilfe des NuPoint Faxdruckers und einer Software mit Druckfunktion k nnen Sie Faxnachrichten senden Sie k nnen bei Bedarf ein pers nliches Deckblatt einrichten siehe Fax bermittlungsoptionen oder benutzerdefinierte Deckbl tter erstellen Wenn Sie ber ein pers nliches Deckblatt verf gen wird dieses als Standarddeckblatt f r die von Ihnen gesendeten Faxnachrichten verwendet Sie k nnen eine beliebige Datei im TIFF Format als benutzerdefiniertes Deckblatt verwenden Sie k nnen mehrere benutzerdefinierte Deckbl tter einrichten um diese f r Faxnachrichten an verschiedene Empf nger zu verwenden So senden Sie eine Faxnachricht mit dem NuPoint Faxdrucker BZ Hinweis Bevor Sie das erste Mal eine Faxnachricht senden m ssen Sie Ihren Systemadministrator um den Fully Qualified Domain Name oder die IP Adresse des NuPoint UM Servers bitten ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie die Option Drucken aus W hlen Sie im Druckmen NuPoint Fax Printer aus der Liste der verf gbaren Faxdrucker aus ODER Klicken Sie in Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Drucken aus wenn NuPoint Fax Printer als Standarddrucker eingerichtet wurde Wenn das Dokument an den Server gesendet werden kann wird das Fenster f r den NuPoint F
43. h am Anfang jeder Nachricht wieder Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Wiedergeben von Nachrichten Beim Abh ren einer Nachricht Bei der Wiedergabe einer Nachricht k nnen Sie jederzeit die folgenden Aktionen durchf hren Dr cken Sie diese Taste ODER diesen Softkey um diese Aktion durchzuf hren Mehr dann Pause Nachricht f r 30 Sekunden anhalten In der Nachricht f nf Sekunden zur ckgehen In der Nachricht f nf Sekunden vorgehen berspringen Zur n chsten Nachricht gehen Mehr dann Wiedergeben An den Beginn der vorherigen Nachricht zur ckkehren Hinweis Je nach Konfiguration Ihrer Mailbox k nnen Sie u U nicht auf alle oben beschriebenen Optionen zugreifen Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Nach dem Anh ren einer Nachricht Am Ende einer Nachricht k nnen Sie die folgenden Aktionen durchf hren Dr cken Sie diese Taste ODER diesen Softkey um diese Aktion durchzuf hren PORS Wiedergeben Nachricht erneut wiedergeben bzw Neustart Beantworten Dem Absender der Nachricht antworten Dr cken Sie nach dem Aufzeichnen Ihrer Antwort oder den Softkey Senden um die Antwort zu senden und die Sitzung fortzusetzen Dr cken Sie dann A wenn Sie Ihre Antwort an weitere Mailboxen senden m chten Messaging Benutzerhandbuch Dr cken
44. haltfl chen QuickPlay und Profil stehen jedoch in diesem Fenster nicht zur Verf gung Die folgenden Schaltfl chen sind auf der Symbolleiste f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 verf gbar Neu Erstellt ein neue Sprachnachricht Diese Option steht auch im Men Datei und Aktionen von Microsoft Outlook sowie auf der Standardsymbolleiste zur Verf gung Antworten mit Sprache Sendet eine Antwort mit Sprachnachricht an den Absender einer NuPoint UM Nachricht Diese Option steht auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook zur Verf gung Allen antworten mit Sprache Sendet eine Antwort mit Sprachnachricht an den Absender einer NuPoint UM Nachricht und an alle Empf nger der Nachricht Diese Option steht auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook zur Verf gung Weiterleiten mit Sprache Leitet eine NuPoint UM Nachricht mit Sprachnachricht an einen anderen Benutzer weiter Diese Option steht auch im Men Aktionen von Microsoft Outlook zur Verf gung Vorherige NuPoint UM Nachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht vor der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht N chste NuPoint UM Nachricht Sucht nach der NuPoint UM Nachricht nach der derzeit ausgew hlten NuPoint UM Nachricht QuickPlay Erm glicht einem Benutzer die QuickPlay Symbolleiste im Explorer Fenster von Microsoft Outlook ein und auszublenden Profil Erm glicht einem Benutzer sich beim Unified Messag
45. ie Fax bermittlung festlegen Nachdem Sie diese Nummer programmiert haben k nnen Sie einfach f r die Fax bermittlungsoptionen dr cken wenn Sie die Meldung mit Fax wiedergegeben haben und dann m um die Faxnachricht zu drucken Von einem Faxtelefon So rufen Sie eine Faxnachricht von einem Faxtelefon ab und drucken sie aus 1 Dr cken Sie nach dem Zugriff auf Ihre Mailbox oder den Softkey Wiedergeben oder Nachricht wiedergeben und dr cken Sie dann m um das Men Fax bermittlung soptionen zu ffnen Dr cken Sie m um einen Ausdruck der Faxnachricht von diesem Faxger t zu empfangen Dr cken Sie bei entsprechender Anzeige die Starttaste am Faxger t Wenn Sie den Faxausdruck erhalten haben k nnen Sie online bleiben um Ihre Mail box Sitzung fortzusetzen 17 Messaging Benutzerhandbuch Nach dem Abh ren einer Faxnachricht Siehe Nach dem Anh ren einer Nachricht auf Seite 7 Erstellen einer Faxnachricht ohne Sprache 18 Sie k nnen eine Faxnachricht mit einem Faxtelefon an die Mailbox eines Empf ngers senden Sie k nnen die Nachricht direkt ber das Faxsystem Ihres Unternehmens oder aus Ihrer eigenen Mailbox senden Wenn Sie ein Fax ber das Faxsystem Ihres Unternehmens senden wird Ihr Name nicht in den Nachrichtenkopf eingef gt Wenn Sie ein Fax aus Ihrer eigenen Mailbox senden wird Ihr Name dagegen im Nachrichtenkopf eingetragen Vom Faxsystem Ihres Unternehmens Hinweis Ihr Na
46. iert ist werden beim ffnen des Outlook Plug Ins keine Sicherheitswarnungen f r diesen Benutzer angezeigt Klicken Sie auf Aktivieren und anschlie end auf Schlie en Das Fenster Installations As sistent ist fertig gestellt wird angezeigt Klicken Sie auf Fertigstellen ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Extras Optionen und anschlie end auf die Registerkarte Unified Messaging W hlen Sie im Bereich f r die automatische Wiedergabe die Art der automatischen Wie dergabe f r die Sprachnachrichten aus Diese Einstellungen sind optional Weitere Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Nachrichtenwiedergabe auf Seite 28 Geben Sie im Telefonbereich die Telefonnummer oder Nebenstelle in das Feld Telefon oder Nebenstellennummer ein Weitere Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Nachrichtenwiedergabe auf Seite 28 27 Messaging Benutzerhandbuch 28 15 Klicken Sie im Bereich f r das Unified Messaging Profil auf Messaging Profil um Ihre Mailbox und Passcode Nummer einzugeben ber diese Nummern und die Profilschalt fl che in der Outlook Plug In Symbolleiste haben Sie Zugriff auf Ihre pers nliche Webseite Dar ber hinaus dienen sie zur Identifizierung f r die Wiedergabe Ihrer Sprachnachrichten 16 Klicken Sie auf OK 17 Klicken Sie erneut auf OK Aktivieren weiterer Outlook Plug In Benutzer auf einem PC Sie k nnen weitere Outlook Client Plug In Benutzer auf PCs aktiviere
47. ing Profil anzumelden und weitere Mailbox Einstellungen zu konfigurieren Diese Option steht auch im Men Extras von Microsoft Outlook zur Verf gung Hinweis Diese Schaltfl che ist nur verf gbar wenn das Unified Messaging Profil in den 30 Microsoft Outlook Optionen konfiguriert wurde Siehe Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil auf Seite 29 Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC QuickPlay Symbolleiste Wenn das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde wird die QuickPlay Symbolleiste im Explorer Fenster von Microsoft Outlook angezeigt Die QuickPlay Symbolleiste dient zum Wiedergeben von Nachrichten und umfasst die QuickPlay Multimedia Steuerelemente eine Statusleiste sowie eine Benachrichtigungs Meet Me Schaltfl che mit der Sie eine Verbindung zu Ihrer NuPoint UM Mailbox herstellen und Nachrichten ber das Telefon wiedergeben k nnen an I Auto play when previewing Abbildung 4 Mitel Networks QuickPlay Player in Outlook Wiedergeben einer Sprachnachricht in Outlook Wenn die Einstellung f r die Nachrichtenwiedergabe Automatische Wiedergabe bei Vorschau lautet m ssen Sie lediglich die Nachricht im Posteingang ausw hlen Daraufhin wird die Nachricht automatisch ber die PC Lautsprecher wiedergegeben 5 Hinweis Fax und vertrauliche Sprachnachrichten k nnen nicht ber die PC Lautsprecher wiedergegeben werden Wenn die Einstellung f r die Na
48. iterleiten einer Sprachnachricht in Outlook Sie k nnen eine Nachricht die Sie in Outlook erhalten haben als E Mail Anlage weiterleiten Sie k nnen eine neue Sprachnachricht aufzeichnen um diese als E Mail Anlage zu senden Um eine Nachricht aufzuzeichnen ist eine Benachrichtigungs oder Meet Me Verbindung erforderlich Weitere Anweisungen zum Einrichten einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung finden Sie in der Webansicht Hilfe So leiten Sie eine Sprachnachricht in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 weiter 1 Melden Sie sich bei einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung an 2 W hlen Sie die Nachricht im Posteingang aus und klicken Sie anschlie end auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Weiterleiten Das Fenster WG lt Betreff gt wird ge ffnet 3 Geben Sie die Empf nger der Nachricht ein Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC 4 Klicken Sie auf die Aufzeichnungsschaltfl che und zeichnen Sie dann Ihre Nachricht in einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung ber das Telefon auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufzeichnung auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden Senden einer neuen Sprachnachricht in Outlook Sie k nnen eine neue Sprachnachricht erstellen und diese als E Mail Anlage senden Um eine Nachricht aufzuzeichnen ist eine Benachrichtigungs oder Meet Me Verbindung erforderlich Weitere Anweisungen zum Einrichten einer Benach
49. ithilfe des Kontrollk stchens Automatische Wiedergabe bei Vorschau ndern Klicken Sie zum ffnen der Mitel QuickPlay Symbolleiste auf die QuickPlay Schaltfl che auf der Microsoft Outlook Symbolleiste Wenn die Mitel QuickPlay Symbolleiste ge ffnet ist wird die QuickPlay Schaltfl che heruntergedr ckt angezeigt 2 Wenn Microsoft Outlook auf einem PC ge ffnet ist und Sie Microsoft Outlook dann ber dasselbe Konto auf einem anderen PC ffnen m ssen Sie das Programm auf dem urspr nglichen PC neu starten damit alle Funktionen des Outlook Client Plug Ins verf gbar sind 3 Auf der Mitel QuickPlay Symbolleiste ist das Kontrollk stchen Automatische Wiedergabe bei Vorschau verf gbar sodass Sie die Einstellungen f r die automatische Wiedergabe dort ebenfalls ndern k nnen Mit dieser Einstellung wird auch die Einstellung f r die automatische Wiedergabe unter Extras Optionen ge ndert 4 Die Mitel QuickPlay Symbolleiste umfasst eine Wiedergabeger t Schaltfl che mit der die Wiedergabe ber das Telefon zeitweise ein bzw ausgeschaltet wird Konfigurieren des Zugriffs auf das Unified Messaging Profil Sie m ssen den Zugriff auf das Unified Messaging Profil konfigurieren damit Sie sich anmelden und weitere Mailbox Einstellungen festlegen k nnen So konfigurieren Sie den Zugriff auf das UM Profil auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Ext
50. l che Wiedergeben Das Fax wird in einem TIFF Viewer angezeigt Senden Sie das Fax von Ihrem Telefon an ein Faxger t So leiten Sie eine Faxnachricht weiter e Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten in der Webansicht Benutzeroberfl che auf die Schaltfl che Fax weiterleiten um die Nachricht als Fax weiterzuleiten ODER e Klicken Sie auf der Registerkarte Nachrichten in der Webansicht Benutzeroberfl che auf die Schaltfl che Weiterleiten um die Nachricht als E Mail Anlage weiterzuleiten 24 Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Verwalten von Sprachnachrichten ber den PC Sie k nnen ber Ihren PC mit den folgenden Anwendungen Ihre Sprachnachrichten verwalten Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 Dieses Plug in installiert den Mitel Networks QuickPlay Player sowie die Unified Messaging Symbolleiste in Ihrem Microsoft Outlook E Mail Client Der QuickPlay Player erm glicht das Abh ren Ihrer Sprachnachrichten ber dasTelefon oder den PC Lautsprecher w hrend Sie ber die Symbolleiste Sprachnachrichten beantworten weiterleiten und verwalten sowie neue Sprachnachrichten mit Voice Mail oder E Mail erstellen und senden k nnen Die Symbolleiste erm glicht Ihnen au erdem Web View ber Outlook zu starten Das Plug in ist f r die 32 Bit Variante von Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 verf gbar e Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2010 Di
51. m ssen Sie die Taste Aufzeichnung dr cken um die Aufzeichnung in einem Gespr ch mit zwei Teilnehmern zu beginnen Die zu dr ckende Taste h ngt davon ab ob die Softkey Funktion in Ihrem Telefon verf gbar ist Die folgenden Telefone unterst tzen Softkeys e Superset 4150 e 5140 IP e 5240 IP Aufzeichnung mithilfe von Softkeys e Dr cken Sie den Softkey Aufzeichnen der im digitalen Anzeigebildschirm Ihres Telefons angezeigt wird um die Aufzeichnung in einem Gespr ch mit zwei Teilnehmern zu beginnen Anhalten oder Fortsetzen der Aufzeichnung w hrend eines Gespr chs e Dr cken Sie den Softkey Pause um die Aufzeichnung anzuhalten e Dr cken Sie den Softkey Fortsetzen um die Aufzeichnung fortzusetzen nachdem diese angehalten wurde Beenden der Aufzeichnung e Dr cken Sie die Softkeys Stopp und L schen um die Aufzeichnung zu beenden ohne das aufgezeichnete Gespr ch zu speichern e Dr cken Sie die Softkeys Stopp und Speichern um eine Aufzeichnung zu beenden und zu speichern Hinweis Der Administrator kann die Einstellungen f r die Gespr chsaufzeichnung so Ez konfigurieren dass ein aufgezeichnetes Gespr ch beim Auflegen des Telefons automatisch gespeichert wird Wenn die automatische Speicherung aktiviert ist k nnen Sie das aufgezeichnete Gespr ch einfach speichern indem Sie das Telefon am Ende des Gespr chs auflegen Die optionale Funktion Anrufaufzeichnung Aufzeichnung mithilfe von Hardkeys e
52. me wird nicht in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 W hlen Sie von einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie zur Wahl nach Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt Sie h ren die pers nliche Begr ung des Empf ngers Dr cken Sie nach dem Tonsignal die Starttaste am Faxger t um das Fax zu senden Nachdem das Fax gesendet wurde k nnen Sie m dr cken um die Nachricht als drin gend zu kennzeichnen oder Sie k nnen dr cken um eine Nachricht f r eine andere Mailbox zu hinterlassen Von Ihrer eigenen Mailbox Hinweis Ihr Name wird in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 Greifen Sie auf Ihre Mailbox zu und dr cken Sie A wenn Sie Ihre eigene Begr ung h ren Geben Sie Ihren Passcode ein Dr cken Sie m um eine Nachricht zu erstellen Geben Sie die Mailbox Nummer des Empf ngers ein oder dr cken Sie zur Wahl nach Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt Wenn das System den Namen des Empf ngers best tigt hat geben Sie die Namen oder Nummern etwaiger weiterer Empf nger ein Die optionale Faxfunktion
53. n auf denen das Plug In installiert wurde Dazu ben tigen Sie ein Konto mit Administratorrechten f r diesen PC So installieren Sie einen zus tzliche n Benutzer auf einem PC f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Melden Sie sich ber ein Konto mit Administratorrechten auf dem Client PC an 2 Navigieren Sie zur folgenden Datei C Programme Mitel Networks Outlook Client Plug in EnableMOPonOutlookXP exe Hinweis Sie k nnen auf diese Datei auch ber das Startmen zugreifen Der Pfad f r die Datei ist wie folgt Start gt Alle Programme gt Mitel gt Outlook Client Plug in gt Outlook Sicherheit gt EnableMOPonOutlookXP exe 3 ffnen Sie die Datei EnableMOPonOutlookXP exe w hlen Sie den bzw die neuen Be nutzer aus der Liste mit Benutzerprofilinformationen aus und klicken Sie dann auf Aktiviert Einrichten der Nachrichtenwiedergabe Sie k nnen die Nachrichtenwiedergabe so einrichten dass Nachrichten beim ffnen doppelklicken oder beim Ausw hlen einfaches Klicken der Nachricht im Posteingang wiedergegeben werden Mit den folgenden Schritten k nnen Sie beide Wiedergabearten einrichten und die Nachrichtenwiedergabe ber das Telefon oder die PC Lautsprecher festlegen So richten Sie die Nachrichtenwiedergabe auf Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 ein 1 ffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Extras Optionen und anschlie end auf die Registerkarte Unified Messaging 2 W hlen Sie im B
54. n Sie Ihre Mailbox Nummer ein und dr cken Sie dann die Taste A 4 Geben Sie Ihren Passcode ein wenn Sie dazu aufgefordert werden Messaging Benutzerhandbuch Einrichten Ihrer Mailbox Beim ersten Zugriff auf Ihre Mailbox wird automatisch ein Benutzer Tutorial aktiviert Dieses Tutorial f hrt Sie durch Ihre erste Mailbox Sitzung erkl rt das Aufzeichnen einer Begr ung sowie Ihres Namens und fordert Sie zum ndern des tempor ren Passcodes auf Tipp Nach dem Wiedergeben oder Senden einer Nachricht springt das System eventuell in ein fr heres Men zur ck in dem andere Optionen zur Verf gung stehen als in dem Men das Sie gerade verwendet haben Men bersicht Eine bersicht ber das Men finden Sie in der Mitel TUI Kurz bersicht f r NuPoint Unified Messaging http edocs mitel com UG Index html Begr ungen Nach dem ffnen Ihrer Mailbox werden Sie aufgefordert eine oder mehrere Begr ungen aufzuzeichnen die Anrufer beim Anrufen Ihrer Mailbox h ren Sie k nnen beispielsweise eine Begr ung aufzeichnen die wiedergegeben wird wenn die Leitung besetzt ist z B Ich telefoniere zurzeit und kann Ihren Anruf nicht entgegennehmen und eine andere Begr ung die bei Abwesenheit wiedergegeben wird z B Ich bin zurzeit nicht an meinem Arbeitsplatz Wenn Ihr Systemadministrator die Begr ungsfunktion f r eine l ngere Abwesenheit f r Ihre Mailbox aktiviert hat k nnen Sie auch eine
55. ollten Sie pers nliche Verteilerlisten erstellen um die Adressierung der Nachrichten zu vereinfachen siehe Verteilerlisten auf Seite 12 Benutzeroptionen Benutzeroptionen Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie das Benutzer Tutorial anh ren Ihre Begr ungen ndern Ihren Namen aufzeichnen und Ihr Passwort ndern Voice Mail Verteilerlisten erstellen sowie Optionen f r die Anrufplanung ausw hlen ffnen von Benutzeroptionen und Benutzer Tutorial Dr cken Sie im Hauptmen oder den Softkey Optionen um auf die Benutzeroptionen zuzugreifen Sie k nnen jederzeit dr cken um das Benutzer Tutorial erneut durchzuarbeiten Begr ungen Name und Passcode Beim ersten Einrichten Ihrer Mailbox siehe Einrichten Ihrer Mailbox auf Seite 4 haben Sie eine Begr ung und Ihren Namen aufgenommen und einen Passcode ausgew hlt Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie diese Einstellungen jederzeit ndern Sie sollten Ihre Begr ungen regelm ig aktualisieren um die Anrufer beispielsweise dar ber zu informieren ob Sie im B ro erreichbar sind Im Men Benutzeroptionen k nnen Sie folgende Aktionen durchf hren Dr cken Sie diese diesen z 3 3 Taste Softkey um diese Aktion durchzuf hren ODER Begr ungen Begr Bungen ndern Sie k nnen eine prim re Begr ung sowie eine oder mehrere situationsbedingte Begr ungen aufzeichnen Sie k nnen eine situationsbedingte Begr ung aufzei
56. on verf gen Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten von Faxnachrichten ber den PC auf Seite 21 Dar ber hinaus steht eine automatische sprachgesteuerte Vermittlung zur Verf gung ber die Sie mithilfe von Sprachbefehlen Anrufe t tigen k nnen Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung Speech Auto Attendant ist eine Spracherkennungsanwendung mit der Sie Personen aufrasche undeffiziente Weise anrufen k nnen indem Sie ihre Namen sagen Neben dem Namen k nnen Sie auch einen Abteilungsnamen oder eine Telefonnummer sagen um den Anruf zu t tigen Die Systemfunktionen werden in einem Tutorial vorgestellt Au erdem steht eine sprachbasierte Hilfe zur Verf gung um m gliche Fragen zu beantworten Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Die optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung auf Seite 40 Hinweis Je nach Konfiguration der Mailbox sind nicht alle in diesem Handbuch beschriebenen Optionen verf gbar Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator ber dieses Dokument Dieses Handbuch enth lt Anweisungen zu den Funktionen der Telefonbenutzeroberfl che TUI von Mitel das Mitel Outlook Client Plug In und die automatische sprachgesteuerte Vermittlung Wenn Sie einen anderen unterst tzten E Mail Client verwenden finden Sie in der Webansicht Hilfe weitere Information Dar ber hinaus finden Sie in der Mitel TUI Kurz bersicht f r NuPoint Unified Me
57. ras Optionen und anschlie end auf die Registerkarte Unified Messaging 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Messaging Profil Das Fenster Unified Messaging Profil wird angezeigt 3 Geben Sie den Fully Qualified Domain Name des NuPoint Unified Messaging Servers in das Feld NuPoint Server FQDN ein 5 Hinweis Wenn Sie den Namen oder die IP Adresse des NuPoint Unified Messaging Servers bei der Installation des Mitel Outlook Client Plug Ins angegeben haben enth lt das FQDN Feld bereits diesen Wert Wenn das Feld leer ist wenden Sie sich bitte an den Systemadministrator um die erforderlichen Informationen zu erhalten 29 Messaging Benutzerhandbuch 4 Geben Sie Ihre Mailbox Nummer in das Feld Mailbox ein 5 Geben Sie Ihr Unified Messaging Passwort in das Feld Passcode ein 6 Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu speichern NuPoint Unified Messaging Symbolleiste Wenn das Mitel Outlook Client Plug In installiert wurde wird die Unified Messaging Symbolleiste im Explorer Fenster von Microsoft Outlook angezeigt Weiterhin werden Men elemente f r eine Reihe von Aufgaben zu den Microsoft Outlook Men s Datei Ansicht Extras und Aktionen hinzugef gt b New Sy Reply Forward s Previous b Next QuickPlay Profile E4 Abbildung 3 Unified Messaging Symbolleiste in Outlook Hinweis Diese Symbolleiste ist auch im Inspektor Fenster von Microsoft Outlook verf gbar Die Sc
58. re Optionen zuzugreifen Verwalten von Faxnachrichten ber den PC Verwalten von Faxnachrichten ber den PC Sie k nnen Faxnachrichten auch mithilfe Ihres PCs verwalten Mit der Faxfunktion k nnen Sie den Faxdruckertreiber zu Ihrem Druckerordner hinzuf gen Mithilfe des Faxdruckers k nnen Sie Faxnachrichten von allen Anwendungen senden die ber eine Druckfunktion verf gen Dar ber hinaus k nnen Sie Faxnachrichten von der Webansicht Benutzeroberfl che senden Weitere Informationen zum Senden von Faxnachrichten vonder Webansicht Benutzeroberfl che finden Sie in der Webansicht Hilfe Hinweis Die Deckbl tter m ssen im TIFF Format sein Herunterladen und Installieren des Faxdruckers Um den Faxdrucker f r Faxnachrichten verwenden zu k nnen m ssen Sie ihn zuerst von der Webansicht Benutzeroberfl che herunterladen So laden Sie den Faxdruckertreiber herunter und installieren ihn Hinweis Sie m ssen ber Administratorrechte f r den lokalen PC verf gen um den Faxdruckertreiber zu installieren 1 Melden Sie sich bei der Webansicht Benutzeroberfl che an und klicken Sie auf die Reg isterkarte Downloads 2 Klicken Sie auf Faxdrucker herunterladen 3 Klicken Sie im Fenster mit der Sicherheitswarnung auf Ausf hren um die Datei Fax Printer exe auszuf hren Der Installationsvorgang wird automatisch gestartet 4 Klicken Sie in den folgenden Dialogfeldern auf Weiter Stimmen Sie den Nutzungsbedin
59. richtigungs oder Meet Me Sitzung finden Sie in der Webansicht Hilfe Hinweis Sie k nnen jeweils nur ein Formular f r eine neue Sprachaufzeichnung in Outlook ffnen Wenn Sie versuchen mehr als ein Formular f r eine neue Sprachaufzeichnung zu ffnen wird eine Fehlermeldung angezeigt So senden Sie eine neue Sprachnachricht in Microsoft Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Melden Sie sich bei einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung an 2 Klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Neu 3 Geben Sie die Empf nger und den Betreff der Nachricht ein 4 Klicken Sie auf die Aufzeichnungsschaltfl che und zeichnen Sie dann Ihre Nachricht in einer Benachrichtigungs oder Meet Me Sitzung ber das Telefon auf Klicken Sie nach Abschluss der Aufzeichnung auf die Schaltfl che Stopp 5 Klicken Sie auf Senden Navigieren durch Sprachnachrichten in Outlook Mit den Schaltfl chen Vorherige und N chste auf der Unified Messaging Symbolleiste k nnen Sie durch die Sprachnachrichten in Outlook navigieren Starten von Web View in Outlook So starten Sie die Web View Schnittstelle von Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 1 Klicken Sie auf der Unified Messaging Symbolleiste auf Profil 2 Wenn eine Sicherheitswarnung angezeigt wird klicken Sie auf Ja um fortzufahren Die Anmeldeseite f r die Webansicht wird angezeigt Sie k nnen sich jetzt bei der Webansicht anmelden Weitere Informationen zur Webansi
60. ses Plug in installiert die Mitel NuPoint UM Registerkarte in Ihrem Microsoft Outlook E Mail Client Sie k nnen ber die Schaltfl chen auf der Registerkarte in Ihren Nachrichten vorw rts und r ckw rts bl ttern sowie festlegen ob sie automatisch abgespielt werden sollen Dar ber hinaus bietet OCP Multimediasteuerungen mit denen Sie die Nachrichtenwiedergabe verwalten k nnen Es sind zwei Versionen des Plug ins f r Microsoft Outlook 2010 verf gbar 32 Bit und 64 Bit e Text to Speech Mit dieser Funktion k nnen Sie Microsoft Outlook E Mail Nachrichten ber die NuPoint UM Voice Mailbox abh ren Der Text der E Mail Nachrichten wird in Sprache umgewandelt und ber das Telefon wiedergegeben Outlook Client Plug in f r Microsoft Outlook 2000 XP 2003 und 2007 Als NuPoint Unified Messaging Advanced Benutzer mit Outlook 2000 XP 2003 oder 2007 k nnen Sie mit den folgenden Verfahren das Mitel Outlook Client Plug in installieren und Ihre Nachrichten verwalten 25 Messaging Benutzerhandbuch 26 Es werden vier Arten der NuPoint UM Nachrichten vom Mitel Outlook Client Plug in unterst tzt Sprachnachrichten vertrauliche Sprachnachrichten Anrufaufzeichnungen und Faxnachrichten F r jede dieser Nachrichten gibt es eindeutige Symbole zur Identifizierung der jeweiligen Nachrichtenart Hinweise 1 E Mails k nnen nur durch E Mail Nachrichten beantwortet werden 2 Microsoft Outlook verf gt ber ein Explorer und ein Inspector
61. snummer des Outlook Client Plug ins f r Outlook 2010 an Multimediasteuerungen Sprachnachrichten Sobald das Mitel Outlook Client Plug in installiert wurde werden Multimediasteuerungen in den in Outlook 2010 empfangenen NuPoint UM Sprachnachrichten angezeigt Es Ea E 4 1 Abbildung 6 Sprachnachrichten Multimediasteuerungen in Outlook 2010 Die Multimediasteuerungen erm glichen Folgendes e Wiedergabe Klicken Sie auf die Schaltfl che Wiedergabe um die Nachricht wiederzugeben Beenden Klicken Sie auf die Schaltfl che Beenden um die Wiedergabe der Nachricht zu beenden e Lautst rkeregler Verschieben Sie den Lautst rkeregler um die Lautst rke der Wiedergabe anzupassen oder stummzuschalten e Wiedergaberegler Verschieben Sie den Wiedergaberegler um zu einer bestimmten Stelle in der Audiodatei zu springen ec Speichern Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um die Audiodatei auf ein Speichermedium zu speichern Hinweis Vertrauliche Nachrichten enthalten eine Notiz mit der Aufforderung sich anzumelden und die Nachricht ber Ihr Telefon abzuspielen Vertrauliche Nachrichten k nnen nicht ber den PC abgespielt werden Faxnachrichten Sobald das Mitel Outlook Client Plug in installiert wurde werden Multimediasteuerungen in den in Outlook 2010 empfangenen NuPoint UM Faxnachrichten angezeigt View fax Abbildung 7 Faxnachrichten Multimediasteuerungen in Outlook 2010
62. ssaging unter http edocs mitel com UG Index htmi zus tzliche Informationen Messaging Benutzerhandbuch Ihr Telefon Machen Sie sich mit Ihrem Telefon vertraut bevor Sie die Voice Mail Funktionen des Systems verwenden Nachrichtentaste ber diese Taste k nnen Sie das NuPoint UM Voice System anrufen und auf Ihre Mailbox zugreifen Tastenfeld ber das Tastenfeld w hlen Sie im Voice Mail System die einzelnen Men op tionen aus Nachrichtenanzeige Diese Anzeige informiert Sie ber neue Sprachnachrichten in Ihrer Mailbox Softkeys Mit diesen Tasten k nnen Sie eine Vielzahl von Voice Mail Men optionen aus w hlen Um eine Men option auszuw hlen die auf der Telefonanzeige angezeigt wird dr cken Sie entweder den auf der digitalen Anzeige des Telefons angezeigten zugeord neten kontextabh ngigen Softkey oder die der Option zugeordnete Ziffer auf dem Tastenfeld Hinweis Die in diesem Handbuch verwendeten Softkey Namen weichen u U geringf gig von denen Ihres Telefons ab Der Softkey L L schen wird beispielsweise auf bestimmten Telefonen als Verwerfen angezeigt Vorbereiten des Mailbox Zugriffs Bevor Sie auf Ihre Mailbox zugreifen k nnen m ssen Sie von Ihrem Systemadministrator die folgenden Informationen erhalten Nummer der NuPoint UM Vermittlung optional Nebenstelle f r den Zugriff auf das NuPoint UM Voice System Ihre Mailbox Nummer Ihren Standardpasscode Wenden Sie sich bei Problemen oder Fra
63. ur Wahl per Name die entsprechenden Tasten Dr cken Sie zuerst die Buchstaben des Nachnamens und dann ggf des Vornamens des Empf ngers bis das System den Namen erkennt Sie h ren die pers nliche Begr ung des Empf ngers Zeichnen Sie nach dem Tonsignal eine Sprachnachricht auf Wenn Sie mit der Aufzeichnung der Sprachnachricht fertig sind dr cken Sie die Starttaste am Faxger t um das Fax zu senden Nachdem das Fax gesendet wurde k nnen Sie 8 dr cken um die Nachricht als drin gend zu kennzeichnen oder Sie k nnen m 7 dr cken um eine Nachricht f r eine andere Mailbox zu hinterlassen 19 Messaging Benutzerhandbuch 20 Von Ihrer eigenen Mailbox Hinweis Ihr Name wird in den Nachrichtenkopf des Empf ngers eingetragen 1 W hlen Sie von einem Faxtelefon die Zugangsnummer des Faxsystems Ihres Unternehmens Wenn Sie die Systembegr ung h ren geben Sie Ihre eigene Mailbox Nummer ein Wenn Sie Ihre eigene Begr ung h ren dr cken Sie A Geben Sie Ihren Passcode ein Dr cken Sie m um eine Nachricht zu erstellen und folgen Sie dann den Anweisungen zum Senden einer reinen Sprachnachricht aus Ihrer Mailbox einschlie lich Adressierung Zeichnen Sie nach dem Tonsignal eine Sprachnachricht auf Wenn Sie mit der Aufzeichnung fertig sind dr cken Sie m um ein Fax zu hinterlassen und dr cken Sie anschlie end die Starttaste am Faxger t um Ihr Fax zu senden oder dr cken Sie m um auf weite
64. walten Sie k nnen Faxnachrichten abrufen die noch nicht wiedergegeben wurden dem Fax beigef gte Sprachnachrichten wiedergeben Faxe an ein Faxger t senden und Faxe mit oder ohne Sprachnachricht an andere Benutzer bermitteln Fax bermittlungsoptionen Auf die Fax bermittlungsoptionen k nnen Sie ber das Men Benutzeroptionen zugreifen Dr cken Sie im Hauptmen m und anschlie end m um auf die folgenden Fax bermittlungsoptionen zuzugreifen Dr cken Sie diese Taste um diese Aktion durchzuf hren PORS Alle noch nicht wiedergegebenen Faxnachrichten in Ihrer Mailbox an Ihre Standardfaxnummer bermitteln Eine Standardnummer f r die Fax bermittlung definieren Ihre Faxe werden alle automatisch an diese Nummer gesendet wenn Sie bei ge ffnetem Fax bermittlungsmen m dr cken Von einem Faxtelefon Ein Deckblatt in Ihre Mailbox faxen das als pers nliches Deckblatt verwendet werden soll Dieses Deckblatt wird automatisch f r alle Faxe verwendet die Sie von Ihrer Mailbox senden Zwischen Aktivierung und Deaktivierung der automatischen Fax bermittlung an Ihre Standardfaxnummer umschalten Bei der automatischen Fax bermittlung werden alle Faxnachrichten die in Ihrer Mailbox eingehen an Ihre Standardfaxnummer gesendet Wiedergabe und Drucken von Faxnachrichten Faxnachrichten werden wie Sprachnachrichten in Ihrer Mailbox behandelt Wenn Sie auf Ihre Mailbox zugreifen um Nachri
65. zeit und Nachrichtentext Wenn die E Mail Nachricht eine angeh ngte Datei umfasst weist Sie das System darauf hin dass eine Dateianlage vorhanden ist Die Wichtigkeit der E Mail Nach richt wird ebenfalls angegeben Wenn Sie die gew nschte E Mail Nachricht vollst ndig abgeh rt haben haben Sie folgen de M glichkeiten e Dr cken Sie m um die Nachricht zu speichern e Dr cken Sie g um die Nachricht zu l schen e Dr cken Sie A um die Nachricht erneut wiederzugeben e Dr cken Sie m um das Auswahlmen des Nachrichtensystems zu schlie en Hinweis Bevor Sie das Men schlie Ben gibt das System eine Zusammenfassung aller Voice Mail und E Mail Nachrichten in der Mailbox wieder 39 Messaging Benutzerhandbuch Die optionale Funktion Automatische sprachgesteuerte Vermittlung 40 Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung SAA von NuPoint Unified Messaging ist eine Spracherkennungsanwendung mit der Sie Personen auf rasche und effiziente Weise anrufen k nnen indem Sie ihre Namen sagen Statt dem Namen k nnen Sie auch den Abteilungsnamen oder die Telefonnummer sagen um den Anruf zu t tigen Die Systemfunktionen werden in einem Online Tutorial vorgestellt Dar ber hinaus steht eine sprachbasierte Hilfe zur Verf gung um m gliche Fragen zu beantworten Die automatische sprachgesteuerte Vermittlung leitet eingehende Anrufe anhand von Sprachbefehlen weiter Wenn Sie beispielsweise den Namen der Person angeb

Benutzerhandbuch, Rls 5.0

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