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OPEN-XCHANGE SERVER Benutzerhandbuch

1. 3 Jetzt kann s losgehen on nn 1 Die Startseite des Open Xchange Server 1 1 Anmelden und Abmelden 1 2 Die Startseite er nen a Mana ar A Re 1 3 Die Modulleiste 14 De r Ordn rbaum 37 aa en ne 1522 DaS Panel rc CS D ee Ve MT it 1 6 Das bersichtsfenster 1 7 Der Minikalender 2 2 1 8 ADi InfoBox 5 Sr na A MN AG AN ne oi s N 1 9 Ordnerverwaltung e 2 E Mail 2 1 Die Panel Funktionen im E Mail Modul 22 Ansichten f r das 2 3 Die Suchfunktion lt 2 2 Ao 2 4 Di Aus A re gg ans 2 5 3 3 8 ar ee SE amp amp a LA Lu 26 E Mail Nachrichten lesen 2 7 E Mail Kontakt zu Adressbuch hinzuf gen 2 8 Quelldaten anzeigen 2 9 E M illzAnlagen San ae ee nn d ae NUE 2 10 E Mail Nachrichten beantworten 2 11 E Mail Nachrichten verfassen 2 12 E Mail Signaturen verwalten 2 2
2. 6 InfoStore 6 1 InfoStore ffnen 6 2 InfoStore Ansichten 2 2 6 3 InfoStore Hover 6 4 InfoStore Eintrag anlegen 6 5 InfoStore Eintr ge bearbeiten 6 6 InfoStore Eintr ge l schen 6 7 InfoFintr ge drucken 6 8 InfoEintr ge verschieben 6 9 InfoStore Eintr ge sperren 6 10 InfoStore Eintr ge versenden 6 11 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen Copyright Open Xchange Inc 2009 OPEN XCHANGE SERVER 6 12 Suchfunktion ag dela a u ende LE ar en de flo oe ke 4 121 7 Zugriff auf einzelne Module via WebDAV 123 7 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Linux 123 7 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows 124 7 3 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows Vista 125 8 Einstellungen 129 8 1 Benutzerdaten ndern 129 8 2 Administration 130 8 32 IMPOFE N ir aa han md ais gs Bhe an dE 4 132 8 4 EXDOTE mao CHAR SE ME RS Ce ea 142 85 Globale
3. 2 13 Visitenkarte anh ngen 2 14 E Mail Nachrichten weiterleiten 215 E Mall Statusx 22 dl De ARE GENE ANR Se du 2 16 E Mail Nachrichten kopieren und verschieben 2 17 E Mail Nachrichten als Spam oder Ham einstufen 2 18 E Mail Nachrichten l schen 2 19 E Mail Nachrichten drucken 2 20 E Mail Nachrichten mit Flags kennzeichnen 2 21 E Mail Ordner freigeben 2 22 Die E Mail Verzeichnis bersicht 2 23 E Mail bersicht 3 Kontakte 3 1 Kontaktarten und Zugriff 3 2 Kontakte Ansichten 2 3 3 Kontakte Hover 29 29 32 36 Copyright Open Xchange Inc 2009 OPEN XCHANGE SERVER 3 4 Kontakte erstellen 3 5 Kontakte bearbeiten 3 6 Kontakte l schen 3 7 Kontakte drucken 3 8 Kontakte duplizieren 3 9 Kontakte verschieben 3 10 Kontakte kopieren s 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen
4. Copyright Open Xchange Inc 2009 153 Optionen f r das Modul E Mail M chten Sie eine bestehende Signatur ver ndern so w hlen Sie die zu bearbeitende Signatur aus und klicken im Panelabschnitt Signaturen auf Bearbeiten Beschreibung und Text der aus gew hlten Signatur erscheinen daraufhin im sich ffnenden Pop up Fenster Hier k nnen Sie nun nderungen vornehmen Wenn Sie alle durchgef hrt haben klicken Sie auf OK und dann im Panelabschnitt Speichern auf das entsprechende Symbol Um eine Signatur zu l schen w hlen Sie die entsprechende Signatur im Auswahlfeld Verf gbare Signaturen aus Klicken Sie dann auf die Panel Funktion Entfernen um die Signatur zu l schen 8 11 3 Zus tzliche E Mail Konten Wenn Sie au er Ihrem Open Xchange E Mail Konto weitere E Mail Konten nutzen k nnen Sie unter der Benutzeroberfl che des Open Xchange Servers auf diese E Mail Konten zugreifen indem Sie zus tzliche E Mail Konten einrichten Sie haben folgende M glichkeiten e Neues E Mail Konto einrichten Einstellungen eines E Mail Kontos bearbeiten e E Mail Konto l schen Um ein neues E Mail Konto einzurichten ben tigen Sie folgende Daten e Ihre E Mail Adresse e Ihre Zugangsdaten Anmeldename und Passwort f r dieses E Mail Konto e Adresse und Portnummer des Posteingangs Servers e Adresse und Portnummer des Postausgangs Servers Die Daten des Posteingangs und Postausgangsservers erhalten Sie blicherweise auf de
5. 3 12 Kontakte suchen 3 13 Kontakte Verteilerlisten zusammenfassen 3 14 Verteilerlisten erstellen 3 15 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken 3 16 Verteilerlisten duplizieren verschieben kopieren 4 Kalender 4 1 Terminarten und Zugriff 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume 43 Kalender Hover 44 Termine erstellen 45 Termine best tigen 4 6 Termine bearbeiten 4 7 Termine l schen 48 Termine drucken 2 2 m rn 49 Termine in andere Ordner verschieben 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen 4 11 Termine suchen 5 Aufgaben 5 1 Aufgabenarten und Zugriff 5 2 Aufgaben Ansichten 5 3 Aufgaben Hover 2 5 4 Aufgaben erstellen 5 5 Aufgaben bearbeiten 5 6 Aufgaben l schen 5 7 Aufgaben drucken 5 8 Aufgaben verschieben 59 Aufgaben duplizieren 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen 5 11 Aufgaben suchen
6. November 2008 Mo Di M Do Fr Sa So What should Firefox do with this file 44 28 29 30 31 1 2 open with Adobe Reader 9 0 default 45 3 4 5 6 7 8 9 E 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 2223 48 24 25 26 27 28 29 30 Ca mm InfoBox Save to Disk Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 3 7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB _ Erstellt am 04 01 2007 21 05 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 08 08 2007 03 52 von Timo Meier Abbildung 3 5 Kontakte in der Ansicht Detail Register Anlagen Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte Ansichten Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Dateitypen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 3 2 3 4 Anlagen aus Kontakten im InfoStore speichern Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul InfoStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr
7. 94 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben Ansichten 5 2 2 Ansicht H Split In der Ansicht H Split werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in einer horizontal geteilten Darstellung angezeigt Der obere Bereich der Ansicht H Split ent spricht einer verk rzten Listenansicht in dem Aufgaben und Serienaufgaben wie in der Ansicht Liste dargestellt werden Wenn Sie eine Aufgabe in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren Im unteren Bereich der Ansicht H Split werden alle Informationen ber die im oberen Bereich der Ansicht selektierte Aufgabe in Registern angezeigt 5 2 2 1 Aufgaben in der Ansicht H Split sortieren Auch in der Ansicht H Split k nnen Sie die Anzeigereihenfolge der Aufgaben sortieren wie im Abschnitt Abschnitt 5 2 1 1 Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren dieses Kapitels beschrieben 5 2 2 2 Einteilung der Ansicht H Split Die Einteilung der Ansicht H Split kann mithilfe der horizontalen Trennlinie angepasst werden Um die Gr e der Bereiche zu ndern ziehen Sie die Trennlinie mit gedr ckter Maustaste Die von Ihnen eingestellte Einteilung wird in Ihrer aktuellen Sitzung gespeichert 5 2 2 3 Register bersicht Das Register bersicht enth lt eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten der ausgew hlten Aufgabe Betreff Wichtigkeit Beginn und F lligkeit Status Leiter der
8. Abbildung 2 3 E Mail Empf nger hinzuf gen 2 11 2 CC Um das Eingabefeld CC anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld CC Feld Soll ein weiterer Empf nger eine Kopie der E Mail zur Information erhalten dann tragen Sie dessen E Mail Adresse in das Eingabefeld CC ein CC steht f r Carbon Copy Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden m ssen diese durch Kommata getrennt werden Empf nger die unter CC eingetragen werden k nnen die Adressdaten der anderen Empf nger einsehen Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter CC eingetra genen Empf ngern nicht eingesehen werden Sie k nnen gezielt nach E Mail Adressen suchen indem Sie auf den Button CC klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Benutzers ein der eine Kopie der E Mail erhalten soll und starten Sie die Suche mit Suchen Im Feld darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf CC Mit Zur cksetzen k nnen Sie gew hlte Empf nger wieder entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster 2 11 3 BCC Um das Eingabefeld BCC anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld BCC Feld Copyright Open Xchange Inc 2009 19 E Mail Nachrichten verfassen Im
9. Abbildung 3 4 Freigegebene Kontaktordner i ffentliche und freigegebene Kontaktordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Server k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Kontakten auch Kontakte aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen Copyright Open Xchange Inc 2009 31 Kontakte Ansichten erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Kontakte in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut 3 2 Kontakte Ansichten Zur Darstellung der Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern sowie f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den drei nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen In den Ansichten Telefonliste und Adresskarten zeigt die Titelleiste des bersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad
10. Ergebnis Das neue UWA Modul ist auf der Startseite im bersichtsfenster sichtbar So ndern Sie die Einstellungen eines UWA Moduls 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Bearbeiten 3 ndern Sie im Dialogfenster UWA Module die Einstellungen 4 Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Die Einstellungen des UWA Moduls sind ge ndert So l schen Sie ein UWA Modul 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Entfernen 150 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul E Mail 3 Klicken Sie im Dialogfenster Gel schte UWA Module auf Ja 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das UWA Modul wurde gel scht So aktivieren oder deaktivieren Sie ein UWA Modul 1 Markieren Sie in der Liste Verf gbare UWA Module das Modul 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Sichtbarkeit auf Aktivieren oder auf Deaktivieren 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Tipp Mit Hilfe einer Mehrfachselektion k nnen Sie mehrere UWA Module gleichzeitig l schen aktivieren oder deaktivieren 8 11 Optionen f r das Modul E Mail 8 11 1 Einstellungen F r das Modul E Mail stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung In die Optionenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den E Mail Unterordner
11. Selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu kopierenden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt M chten Sie nur einen einzelnen Kontakt kopieren k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Haben Sie alle zu kopierenden Kontakte ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf Kopieren Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordner kopiert werden k nnen und Sie f r das Kopieren von Kontakten in ffentliche oder f r Sie freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen 46 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte mit Flags kennzeichnen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner kopiert Kontakte kopieren Durch das Kopieren von Kontakten entstehen keine Beziehungen zwischen dem Ausgangs kontakt und den hiervon kopierten Kontakten Jeder Kontakt ist unabh ngig von der Art und Weise wie dieser erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Kontakte in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer kopieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Beim Kopieren von Kontakten zeigt Ihnen die Auswahlliste da
12. 2 11 9 2 Schriftart ber dieses Listenfeld ist es m glich die Schriftart innerhalb einer E Mail manuell festzulegen 2 11 9 3 Schriftgr e Die Schriftgr e eines Nachrichtenabschnitts k nnen Sie ber das Listenfeld Schriftgr e des Editors definieren F r jede der installierten Schriftarten stehen Ihnen dabei Schriftgr en zwischen 1 und 7 zur Verf gung 1 bezeichnet dabei die kleinste und 7 die gr te Schriftgr e 2 11 9 4 Formatierungen B Fett Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che fett formatieren I Kursiv Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schalt fl che kursiv formatieren Unterstrichen Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che unterstreichen Durchgestrichen Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che durchstreichen Linksb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che linksb ndig angeordnet werden Copyright Open Xchange Inc 2009 21 E Mail Nachrichten verfassen gt mi m gt Zentriert Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zentriert angeord net werden Rechtsb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che rechtsb ndig angeordnet werden Blocksatz Einzelne Textabschnitte k nnen mi
13. 4 4 5 3 Private Termine Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine aus einem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer bzw Ressourcen zu einem Termin hinzuf gen k nnen Sie neu zu erstellende Termine als private Termine kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Termine k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Termine weder einsehen noch bearbeiten 1 Private Termine erstellen Beachten Sie dass Sie nur Termine f r sich selbst ohne weitere Teilnehmer oder Ressourcen die Sie in Ihren pers nlichen Kalenderordnern verwalten als private Termine kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Termine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer anlegen steht die Option Privater Termin im Fenster Termin nicht zur Verf gung 4 4 5 4 Terminserie Wollen Sie periodisch wiederkehrende Termine anlegen wie z B eine w chentlich stattfindende Teambesprechung k nnen Sie diese einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern erstellen anstatt diese Termine immer wieder neu zu planen Um eine Terminserie anzulegen klicken Sie auf die Option Serie Hiermit ffnet sich das Fenster Neue Serie anlegen in dem Sie nun die Einstellungen f r die neue Terminserie festlegen k nnen Die nachstehende Abbildung zeigt ein
14. Sie k nnen die Hover f r die Startseite oder f r ein bestimmtes Modul auch bei den Einstellungen der Startseite oder den Einstellungen der Module aktivieren oder deaktivieren 8 5 2 Register Sprache und Region 8 6 Sprachauswahl ersten Drop Down Feld des Reiters Sprache und Region k nnen Sie die gew nschte Sprache f r Ihre Groupware w hlen Sie haben dabei die Wahl zwischen Eng lisch Deutsch und Franz sisch Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Diese Einstellungen beeinflussen auch das Datums und W hrungsformat Zeitzone zweiten Drop Down Feld k nnen Sie die gew nschte Zeitzone festlegen Dies ist entscheidend f r alle zeitgebundenen Eintr ge wie Termine Aufgaben etc Leben Sie bei spielsweise in Irland sollten sie Europa Dublin w hlen W hrend einer Gesch ftsreise k nnen Sie hier die passende Zeitzone w hlen Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Zeitformat Hier k nnen Sie das gew nschte Format f r Zeitangaben festlegen Standarde instellung ist das 24 Stunden Zeitformat Wollen Sie dies ndern aktivieren Sie die Checkbox benutzerdefiniert und w hlen Sie 12 Std Ein Beispielergebnis des gew hlten Formats finden Sie im Feld Beispiel Datumsformat Hier k nnen Sie das gew nschte Datumsformat festle
15. anderer Benutzer bzw f r Sie ffentlichen InfoStore Ordnern k nnen Sie ber die Funktionen im Panel Abschnitt Ansicht aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordner baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 6 2 1 Listenansicht In der Listenansicht wird au er dem Titel der einzelnen InfoStore Eintr ge die Gr e der jeweiligen Objekte das Datum der Erstellung der Ersteller die Versionsnummer und der Zeitpunkt der letzten nderung angezeigt Falls ein Flag f r ein Objekt gesetzt wurde wird dieses rechts vom Objektnamen angezeigt Wenn ein Infostore Eintrag eine Datei enth lt k nnen Sie dese Datei ffnen oder speichern Hierzu klicken Sie entweder in der 2 Spalte auf das Klammer Symbol oder w hlen Sie im Kon textmen den Eintrag ffnen 6 2 2 H Split Ansicht In der Ansicht H Split wird das bersichtsfenster horizontal geteilt Oben sehen Sie eine Liste der Eintr ge und unten werden Details zum jeweils aktiven Eintrag in Registern angezeigt Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Eintrag selektieren Rechts unten im bersichtsfenster wird angezeigt von wem und wann der markierte Eintrag erzeugt und zuletzt ge ndert wurde 6 2 2 1 Register
16. Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che 8 3 Import Sie k nnen Termine Aufgaben und Kontaktdaten importieren die Sie mit anderen Anwendungen erstellt haben 8 3 1 Unterst tzte Dateitypen Folgende Dateitypen werden unterst tzt e iCal e vCard CSV Dateien vom Typ ICAL dienen dem standardisierten Austausch von Kalenderdaten wie Termine und Aufgaben Die bliche Namenserweiterung ist ics Dateien vom Typ VCard dienen dem standardisierten Austausch von Kontaktdaten in Form einer elektronischen Visitenkarte Die bliche Namenserweiterung ist vcf Dateien vom Typ CSV dienen dem Austausch von Textdaten in Form einer Tabelle Sie k nnen aus einer CSV Datei Kontaktdaten importieren Die bliche Namenserweiterung einer CSV Datei ist CsV 8 3 2 Termine und Aufgaben importieren 8 3 2 1 Unterst tzte iCal Objekte Der Open Xchange Server unterst tzt die meisten iCal Objekte Eine Beschreibung aller iCal Objekte finden Sie im Dokument RFC2445 http tools ietf org html rfc2445 Die folgende Tabelle zeigt welche iCal Objekte der Open Xchange Server beim Import als Termin oder Aufgabe unterst tzt und welche nicht Die Angaben in den Spalten Termine und Aufgaben haben folgende Bedeutung Die Angabe X bedeutet dass das Objekt importiert wird Der Wert des Objekts ist in RFC2445 festgelegt Eine Zahl wie 255 bedeutet dass das Objekt importiert wird Die Zahl gibt die maximale Anza
17. berschritten wurde wird er in Rot angezeigt 5 2 1 1 Aufgaben in der Ansicht Liste sortieren Zur Verbesserung der bersichtlichkeit k nnen Sie die angezeigten Aufgaben sortieren nach den Feldern Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlossen oder Flag wahlweise in alphabetisch bzw chronologisch auf oder absteigender Reihenfolge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihen folge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Aufgaben sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Aufgaben nach dem Feld Beginnt am in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechen den Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Aufgaben absteigend sortieren 4 Festlegung der Standardansicht Sie k nnen festlegen welche Ansicht beim erstmaligen ffnen des Moduls Aufgaben nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Liste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht H Split zur Verf gung Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Aufgaben finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt 8 14 Optionen f r das Modul Aufgaben
18. bet tigen Sie dann die Schaltfl che Es ffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie die neue Adresse angeben Klicken Sie auf die Schaltfl che Einf gen so wird der Link in Ihre E Mail aufgenommen ber die Schaltfl sche Link entfernen k nnen Sie den Link wieder l schen z2 Horizontale Linie einf gen Durch Anw hlen dieses Symbols f gen Sie eine horizontale Linie in Ihr Textfeld ein 9 Sonderzeichen einf gen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken ffnet sich Auswahl fenster in dem Ihnen mehrere Sonderzeichen zur Auswahl stehen Zum Einf gen eines der Zeichen klicken Sie mit der linken Maustaste darauf Das Zeichen wird in Ihr Textfeld an der Stelle des Cursors eingef gt 2 11 10 Inhalt einer Webseite einf gen Sie k nnen den Inhalt einer Webseite als E Mail Text einf gen Dazu markieren Sie im Browser fenster alle Elemente der Webseite mit Hilfe der Tastenkombination lt strg gt lt a gt Kopieren Sie den Inhalt mit lt strg gt lt c gt in die Zwischenablage F gen Sie im Fenster E Mail den Inhalt an der Cursorpositon mit lt strg gt lt v gt ein Hinweis Auf Mac Systemen verwenden Sie die Taste lt cmd gt anstelle von lt strg gt Hinweis Je nach Aufbau der Webseite k nnen m glicherweise nicht alle Formatierungen ber nommen werden 2 11 11 E Mail Nachricht senden Um die E Mail Nachricht zu senden klicken Sie im Panel auf das Symbol unter Senden Hinweis Wenn Sie keinen Betreff angegeben haben
19. enthalten e Alle Datum Felder m ssen ein g ltiges Datumsformat enthalten Folgende Datumsformate sind g ltig dd mm yyyy dd mm yyyy yyyy mm dd Alle anderen Datenfelder k nnen beliebige Zeichen enthalten e Ein leeres Datenfeld ist erlaubt Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der folgenden Spaltentitel enthalten Display name Suffix City home Number of children Note Room number State business Tax id Assistant s name State other FAX business Telephone home 2 Telephone other Telephone TTY TDD Email 1 Categories Dynamic Field 4 Dynamic Field 8 Dynamic Field Dynamic Field Sur name Title State home Profession Company Street business Country business Commercial register Street other Country other Telephone car FAX home FAX other Instantmessenger 1 Email 2 Dynamic Field 1 Dynamic Field 5 Dynamic Field 9 12 Dynamic Field 13 16 Dynamic Field 17 Dynamic Field 20 private Given name Street home Country home Nickname Department Postal code business Number of employee Branches Postal code other Telephone business 1 Telephone company Cellular telephone 1 Telephone pager Instantmessenger 2 Email 3 Dynamic Field 2 Dynamic Field 6 Dynamic Field 10 Dynamic Field 14 Dynamic Field 18 Birthday Middle name Postal code home Martial status Spouse name Position City business Sales volume Manager s name City other Telephone business 2
20. ffnen 2 11 1 An In das Eingabefeld An tragen Sie die E Mail Adresse des Empf ngers ein Soll die Nachricht mehrere Empf nger haben tragen Sie die E Mail Adressen getrennt durch Kommata in das Feld ein Unter AN eingetragene Empf nger sehen welche anderen Empf nger unter AN und CC eingetragen wurden Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter AN eingetragenen Empf ngern nicht eingesehen werden Wenn Sie zwei oder mehr Zeichen einer E Mail Adresse eingeben wird eine Liste mit E Mail Adressen ge ffnet die diese Zeichen enthalten Die Liste ist sortiert nach der H ufigkeit mit der Sie eine E Mail Adressen verwenden wobei interne Benutzer zuerst aufgelistet werden Durch einen Linksklick oder ber die Pfeiltasten k nnen Sie die gew nschte Adresse aus der Liste aus w hlen Dies setzt jedoch voraus dass die entsprechende Option in den E Mail Optionen aktiviert ist siehe Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren Sie k nnen gezielt nach Empf ngern suchen indem Sie auf den Button An klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Empf ngers ein und starten Sie die Suche mit Suchen Im Feld darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf An Mit Zur cksetzen k nnen Sie gew hlte Empf nger wie
21. sofern vorhanden alle dem ausgew hlten Kontakt zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an 3 2 3 3 Anlagen aus Kontakten ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Kontakts ffnen oder als Datei abspeichern k nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu Ben SH Ameren JH Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Anlage Flag Verkn pfung D D amp Bearbeiten f Duplizieren Adresskarten ffnen ik g Start L schen Verschieben Telefonliste 43 Speichern unter fe p Ende amp Limo Meier a Drucke Kopieren Detail Im InfoStore speichern E Mail p Kalender B Kontakte Appelt Silvia E Familie amp Freunde E bersicht 0 1 da Verkn pfungen P E Motorrad Club Dateiname Mime Typ Gr e Letzte nderung E THW Ortsverband regeln2006 pdf application pdf 826 68 KB 08 08 2007 8 Aufgaben ffentliche Ordner m Freigegebene Ordner I InfoStore a You have chosen to open 159 regeln2006 pdf which is a Adobe Acrobat Document from https prototyp open xchange com Opening regeln2006 pdf
22. 2 SeaMonkey 1 Safari 3 1 1 5 3 Zus tzliche Anforderungen Cookies m ssen aktiviert sein JavaScript muss aktiviert sein Popup Fenster m ssen zugelassen sein Wenn Sie innerhalb der Groupware navigieren verwenden Sie bitte ausschlie lich die Bedienelemente innerhalb der Groupware Verwenden Sie nicht die Navigationsschaltfl chen des Browsers 2 Copyright Open Xchange Inc 2009 Arbeiten mit der Groupware 1 6 Sicherheit Bestimmt spielt der Aspekt Sicherheit auch in Ihrem Unternehmen eine dominierende Rolle Mit dem Open Xchange Server haben Sie sich f r die richtige L sung entschieden Der Sicherheitsa spekt gewinnt insbesondere dann einen besonders hohen Stellenwert wenn Sie mit den eigenen Mitarbeitern Partnern und Kunden ber das Internet kommunizieren Der Sicherheitsaspekt ist vor allen Dingen aber auch eine Frage der Client Seite Im Zusammenhang mit den PCs auf Client Seite stellen insbesondere weit verbreitete Mail und Groupware Clients Rich Clients ein bekanntes Sicherheitsproblem dar Auch Web Server die nicht wie Apache auf einer relativ sicheren Linux Plattform aufsetzen stellen eine bekannte Schwachstelle dar ber die ein Angreifer m glicherweise Zugang zu dem darunter liegenden Betriebssystemkern erlangen kann F r den externen Zugang unterst tzt der Open Xchange Server den Zugriff ber SSL Verschl sselung Bankenstandard womit ein weltweit sicherer Zugriff auf unternehmensinterne
23. 2009 73 Termine erstellen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 4 4 5 Daten f r neuen Termin eingeben 4 4 3 Neuen Termin durch Drag amp Drop erstellen Um im Modul E Mail einen neuen Termin durch Drag amp Drop zu erstellen ziehen Sie aus einer Liste eine E Mail auf einen Tag des Minikalenders Das Dialogfenster Termin wird ge ffnet Der Betreff der E Mail ist als Terminbeschreibung eingetragen Um im Modul Kontakte einen neuen Termin durch Drag amp Drop zu erstellen ziehen Sie einen Kontakt auf einen Tag des Minikalenders Das Dialogfenster Termin wird ge ffnet Der Kontakt ist als Teilnehmer eingetragen 4 4 4 Neuen Termin aus einem iCal Anhang erstellen Sie k nnen einen neuen Termin aus dem iCal Anhang einer E Mail erstellen Sie erkennen einen iCal Anhang an der Namenserweiterung ics Wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die ics Datei mit der rechten Maustaste an W hlen Sie im Kontextmen iCal importieren Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Termindaten wird ge ffnet 4 4 5 Daten f r neuen Termin eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Termine gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Termin in dem das Regis
24. 3 2 M Weiterleiten 9 Markieren als Liste InfoStore speicher imo mr a Kopieren Verschieben E Mail v v 4 amp Inbox 5 a Pers nliche Ordner E Mail Inbox 19 0 v FF Kalender Von Betreff Erhalten Gr e Flag 9 E Kontakte irene_murphy docboat An appointment has been changed Team Meeting 20 10 2008 14 43 1 28 KB ce 2 Aufgaben 3 irene_murphy dochoat An appointment has been changed Monthly Sales Meetin 20 10 2008 11 55 1 45 KB 9 9 ffentliche Ordner 9 5 a Freigegebene Ordner A irene_murphy docboat An appointment has been changed Monthly Sales Meeting 20 10 2008 11 55 1 45 KB Th InfoStore E Tom Green Meeting Call 19 12 2007 09 59 1 29 KB A jean_dupont dochoat Ein Termin wurde ge ndert Presentation BXI 12 09 2007 09 53 1 54 appointment has been changed Team Meeting Von irene_murphy docboat 4 November 2008 An timo_meier dochoat Mo Di Mi Do Fr Sa So Unternehmen Open Xchange Inc 44 a 1 2 Erhalten 20 10 2008 14 43 45 3 4 5 6 7 8 9 45 10 11 12 13 14 15 16 An appointment has been changed by Irene Murphy 47 17 18 19 20 21 2223 48 24 25 26 27 28 29 30 You have been added to the list of participants Heute Direct Link http prototyp open xchange con m calendarsi 786f 4l InfoBox Appointment Sie haben keine ungelesenen Irene Nachrichten ze BT Title Team Meeting 7 Location Datei 0 17
25. 72 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine erstellen 4 4 Termine erstellen Um neue Termine in Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw frei gegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 4 1 Neue Termine im Modul Kalender erstellen Wenn Sie das Modul Kalender ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Termin Hierbei ist es unerheblich ob das Panel bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Termine stets das zuoberst angezeigte Symbol 4 4 1 1 Neue Termine per Doppelklick erstellen Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Panel Funktion k nnen Sie in der Ansicht Kalender neue Termine auch per Doppelklick erstellen und zwar mittels der folgenden Methoden Tag Arbeitswoche Doppelklick auf eine Uhrzeit ffnet das Fenster Termin dem als Beginn des neuen Termins die per Doppelklick gew hlte Uhrzeit voreingestellt ist Monat Woche Doppelklick auf das Datum eines Tages ffnet das Fenster Termin in dem als Dauer des neuen Termins Ganzt gig voreingestellt ist Monat Woche Doppelklick auf das Feld eines Tages ffnet das Fenster Termin Termine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen
26. Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung Copyright Open Xchange Inc 2009 145 Ordnerverwaltung 8 7 2 Als Link versenden Um einen Link zu einem Ordner per E Mail zu versenden w hlen Sie im Kontextmen des Ordners die Option Als Link versenden Das Fenster E Mail ffnet sich Der E Mail Text enth lt den Link zu dem Ordner Hinweis Damit der Empf nger der E Mail die Ordnerinhalte lesen oder bearbeiten kann ben tigt er entsprechende Rechte siehe Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung 8 7 3 L schen Wollen Sie eigene Ordner l schen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den zu l schenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option L schen Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Der Ordner wird gel scht Diese Aktion setzt nat rlich entsprechende Rechte auf den Ordner voraus Die voreingestellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht gel scht werden 8 7 4 Umbenennen Wollen Sie eigene Ordner umbenennen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den zu l schenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option Umbenennen Der Ordnername wird blau hinterlegt Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Feld und berschreiben Sie den alten Namen mit dem neuen Die voreingestellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht umbe
27. Im Fenster ffnen von webdav ical w hlen Sie Datei speichern und klicken auf OK Ergebnis Die Datei webdav ical wurde heruntergeladen Sie enth lt Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben 8 5 Globale Optionen ber den Ordnerbaum Eintrag Optionen k nnen Sie unter den zwei Reitern Allgemein und Sprache und Region das allgemeine Verhalten Ihrer Groupware steuern 8 5 1 Register Allgemein Basiseinstellungen Aktualisierungsintervall Im ersten Drop Down Feld des Optionendialogs k nnen Sie den Aktualisierungsintervall Ihrer aktuellen Groupware Ansicht festlegen Sie k nnen Ihre Ansicht alle 5 10 15 oder 30 Minuten aktualisieren lassen oder nie W hlen Sie letztere Option dann sollten Sie regelm ig manuell aktualisieren Dies geht ber das Aktualisierungssymbol in der Titelleiste des Open Xchange Server Standardeinstellung sind 10 Minuten Bei jeder Aktualisie rung werden neue Termine E Mails Aufgaben etc abgerufen und angezeigt Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Theme diesem Drop Down Feld des Optionendialogs k nnen Sie das gew nschte Theme f r Ihre Groupware w hlen Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern vierten Feld k nnen Sie festlegen ob Sie die w hre
28. Optionen zur lee QU EM ee 143 8 6 Pers nliche Tags a ann ten da Rae de Lu 144 8 7 Ordnerverwaltung s a 145 8 8 Rechteverwaltung s 147 8 9 Publish amp Subserib s s ass an ae home Ge 149 8 10 Optionen f r die Startseite 149 8 11 Optionen f r das Modul E Mail 151 8 12 Optionen f r das Modul Kalender 159 8 13 Optionen f r das Modul Kontakte mn nn 160 8 14 Optionen f r das Modul Aufgaben 161 8 15 Optionen f r das Modul InfoStore 161 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner 161 Stichwortverzeichnis 163 Copyright Open Xchange Inc 2009 V vi Copyright Open Xchange Inc 2009 Vorwort Herzlichen Dank und Gratulation dass Sie sich zum Erwerb des Open Xchange Server entschlossen haben Beim Open Xchange Server handelt es sich um eine neuartige Kommunikationsl sung aus einem leistungsf higen E Mail Server und einer umfassenden Groupware L sung Sie erleichtert das Arbeitsleben und macht die Zusammenarbeit
29. ffnet sich ein Fenster mit einer Warnung Um die E Mail mit Betreff zu senden geben Sie den Betreff ein Klicken Sie auf OK Wenn Sie keinen Betreff eingeben wird der Text Kein Betreff als Betreff gesendet Um den Sendevorgang abzubrechen klicken Sie auf Abbrechen 2 12 E Mail Signaturen verwalten E Mail Signaturen sind blicherweise Gru formeln und Kontaktdaten die Sie in den meisten E Mail Nachrichten ben tigen Damit Sie nicht bei jeder neuen E Mail eine Signatur per Hand ein geben m ssen k nnen Sie Ihre E Mails automatisch unterzeichnen lassen Das Anlegen L schen und Verwalten von Signaturen erfolgt im Modul Einstellungen Im Ordner E Mail befindet sich hierf r ein Unterordner Signaturen N heres hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen im Abschnitt Abschnitt 8 11 2 E Mail Signaturen Beim Verfassen einer E Mail k nnen Sie ber eine Auswahlbox die gew nschte Signatur w hlen Wollen Sie keine Signatur einf gen w hlen Sie Keine 2 13 Visitenkarte anh ngen Um die Auswahlbox Visitenkarte anh ngen anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen M chten Sie der E Mail Ihre Kontaktdaten anh ngen aktivieren Sie Visitenkarte anh ngen Die Visitenkarte enth lt Ihre Kontaktdaten so wie sie im globalen Adressbuch eingetragen sind Copyright Open Xchange Inc 2009 23 E Mail Nachrichten weiterleiten Weitere Informationen zum Adressbuch finden Sie im Abschnitt
30. in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der InfoEintr ge auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten auto matisch geschlossen 6 8 InfoEintr ge verschieben Um InfoEintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt 118 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoEintr ge verschieben in andere InfoStore Ordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 8 1 InfoEintr ge ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split den bzw die zu verschiebenden InfoEintr ge f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Haben Sie alle zu verschiebenden InfoEintr ge ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass InfoEintr ge nur in InfoStore Ordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von InfoEintr gen in f r Sie ffentliche oder freigegebene InfoStore Ordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt h
31. nlichen E Mail Ordner f r bestimmte Benutzer zur gemeinsamen Verwendung freigeben Den Ordner Inbox k nnen Sie nicht freigeben Sie k nnen jedoch Unterordner des Ordners Inbox freigeben Informationen ber das Freigeben von Ordnern finden Sie im Abschnitt Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung Um auf einen E Mail Ordner zuzugreifen den ein anderer Benutzer freigegeben hat m ssen Sie diesen Ordner zun chst abonnieren In der folgenden Beschreibung gehen wir davon aus dass der Benutzer tom green seinen E Mail Ordner mailsubscript freigegeben hat Um den Ordner mailsubscript zu abonnieren klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf den Ordner Inbox oder auf einen anderen pers nlichen E Mail Ordner Klicken Sie im Kontextmen auf Ordner abonnieren Im Popup Fenster Ordner abonnieren ffnen Sie den Ordnerbaum unterhalb von User und tom green Aktivieren Sie das Kontrollfeld des Ordners mailsubscript i ffentliche und freigegebene E Mail Ordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Server k nnen Sie neben Ihren pers nlichen E Mails auch E Mails aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen E Mail Ordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B E Mails in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschrei
32. nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 2 1 1 Zeitraum der Listenansicht wechseln Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln z B von Arbeitswoche zu Monat w hlen Sie den gew nschten Zeitraum ber die Funktionen im Panelabschnitt Zeitraum aus Copyright Open Xchange Inc 2009 59 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 1 2 Termine sortieren In der Ansicht Liste k nnen Sie f r alle Zeitr ume die angezeigten Termine sortieren nach den Feldern Beschreibung Start Ende Ort oder Flag wahlweise in alphabetisch bzw chronologisch auf oder absteigender Reihenfolge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Termine sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Termine nach dem Feld Start in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechenden Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Termine absteigend sortieren 4 2 1 3 Termine aus anderen Zeitr umen einsehen M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Zeitraums einsehen ohne dabei den zuvor gew hlten Zeitraum Tag Monat etc zu wechseln klicken Sie auf den ent
33. nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Dateitypen Sie k nnen dieses Verhalten des Browsers in den Browser Einstellungen beeinflussen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 5 2 2 7 Anlagen aus Aufgaben im InfoStore speichern 5 3 Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul InfoStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr gen finden Sie im Kapitel InfoStore Um eine Anlage aus einer Aufgabe in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im
34. nschten Kontakte hinzu M chten Sie alle im Auswahlfenster angezeigten Kontakte in die Verteilerliste aufnehmen klicken Sie auf Alle hinzuf gen Wollen Sie der Verteilerliste nur eine Auswahl der angezeigten Kontakte hinzuf gen w hlen Sie im Auswahlfenster die hinzuzuf genden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl auf Auswahl hinzuf gen Dies f gt die E Mail Adressen der selektierten Kontakte in das Feld Kontakte ein Falls Ihnen bei der Auswahl der Kontakte ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie den Inhalt des Felds Kontakte mithilfe der Funktion L schen entfernen Beachten Sie dass die Funktion L schen alle ausgew hlten Kontakte wieder aus dem Feld entfernt Wollen Sie nur einzelne Kontakte aus der Auswahl nehmen klicken Sie in das Feld der bereits selektierten Kontakte und l schen die unerw nschten Eintr ge Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Kontakte die Sie in Ihre neue Verteilerliste aufnehmen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Kontakte mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Kontakte in Ihrer Verteilerliste erfasst haben Copyright Open Xchange Inc 2009 51 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken Um den Vorgang zur Erfassung interner Kontakte zu beenden und die selektierten Konta
35. ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie bearbeiten wollen Um die Terminserie als Ganzes zu ndern klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu bearbeiten klicken Sie auf Termin Copyright Open Xchange Inc 2009 83 Termine bearbeiten Wenn Sie nur den ausgew hlten Termin bearbeiten nicht aber die Terminserie erstellen Sie einen Ausnahmetermin Ein Ausnahmetermin kann jederzeit unabh ngig von der Terminserie bearbeitet werden Sobald Sie die Terminserie als Ganzes ndern verliert der Ausnahmetermin seine nderungen und wird wieder in die Serie eingebunden Unabh ngig davon ob Sie einen einzelnen Termin eine Terminserie oder eine Instanz einer Terminserie zur Bearbeitung ausgew hlt haben ffnet die Funktion Bearbeiten das Fenster Termin in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines Termins Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem Termin ausf hren z B Beginn Ende oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zum Termin hinzuf gen oder aus diesem entfernen etc Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf Speichern um Ihre Anderungen abzuspeichern und das Fenster Termin bearbeiten zu schlie en 4 6 2 Termine per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den
36. oder deaktivieren Nur aktivierte UWA Module werden auf der Startseite angezeigt So f gen Sie ein UWA Modul hinzu 1 Klicken Sie im Ordnerbaum unter Startseite auf UWA Module 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt UWA Module auf Hinzuf gen Das Dialogfenster UWA Module ffnet sich 3 Geben Sie in das Textfeld Name einen Namen ein Dieser Name erscheint sp ter als Fenster titel des UWA Moduls 4 Aktivieren Sie die Checkbox Automatisch aktualisieren Diese Einstellung wird empfohlen da sich bei vielen UWA Modulen der Inhalt regelm ig ndert 5 Geben Sie in das Textfeld URI die Adresse des UWA Moduls ein Beispiele f r Adressen finden Sie auf der Open Xchange Webseite in der Tabelle interessanter UWA Module http www open xchange com index php id 361 amp L 1 Tipp Kopieren Sie die Adresse aus der Tabelle in das Textfeld 6 Wenn Sie eine angegeben haben die auf eine Adresse in Ihrem lokalen Netzwerk verweist aktivieren Sie Standalone Modus verwenden Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator 7 Falls ein UWA Modul Parameter erfordert geben Sie in das Textfeld Parameter die Parameter ein Die erforderlichen Parameter eines UWA Moduls finden Sie ebenfalls in der oben genannten Tabelle Tipp Kopieren Sie die Parameter aus der Tabelle in das Textfeld 8 Schlie en Sie das Dialogfenster mit OK Das neue UWA Modul wird in die Liste Verf gbare UWA Module eingetragen und aktiviert 9 Klicken Sie im Panel auf Speichern
37. selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Kontakte ffnet der Open Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Kontakte und deren Daten aus der Ansicht Telefonliste dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Kon takte auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen Kontakte duplizieren Das Duplizieren von Kontakten erm glicht Ihnen Kontakte optional auch zwischen verschiedenen Kontaktordnern zu kopieren und direkt w hrend dieses Vorgangs die Daten des kopierten Kontakts zu bearbeiten Mithilfe dieser Funktion k nnen Sie neue Kontakte auf Basis eines bereits erfassten Kontakts anlegen Sie brauchen in den Daten des neuen Kontakts lediglich abweichende Angaben zu ndern identische Informationen wie z B die Anschrift etc k nnen bernommen werden Um Kontakte in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten voraus gesetzt zu duplizieren selektieren Sie zun chst den gew nschten Ausgangskontakt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Kontakt
38. sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Terminen handelt Flags werden in den meisten Ansichten und Zeitr umen angezeigt ausgenommen in der Kalendermonatsansicht sowie in allen Teamansichten In der Ansicht Liste werden Flags als eigene Spalte in anderen Ansichten in den K sten der Termine bzw in der Ansicht Detail in der rechten oberen Ecke der Ansicht dargestellt Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 4 10 1 Termine mit Flags markieren M chten Sie Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen stellen Sie zun chst die entsprechenden Termine in der Ansicht Liste dar Wollen Sie einen einzelnen Termin mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der Ansicht Kalender nicht Zeitraum Monat oder in der Detailansicht dieses Termins ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Termine f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panelabschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Terminen zuweisen m chten Inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen 10 verschiedene Flags zur Verf gung Bea
39. sung empfohlen in den allgemeinen Einstellungen die InfoBox zu deaktivieren und dann den Ordnerbaum ber den Anfasser zwischen Ordnerbaum und MiniKalender gr er zu ziehen Auch das Umschalten der Modulleiste in die horizontale Symbolansicht spart Platz siehe Abschnitt 1 3 Die Modulleiste 1 1 2 Abmelden Logout Bei Beenden Ihrer Sitzung sollten Sie sich in jedem Fall von der Groupware abmelden Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfl che Abmelden in der rechten oberen Ecke der Groupware Oberfl che Copyright Open Xchange Inc 2009 5 Die Startseite 1 2 Die Startseite 1 3 Nach dem Anmelden an der Groupware werden Sie sofort ber neue Termine oder Aufgaben informiert Falls Sie zu einem Termin eingeladen wurden erhalten Sie ein Pop up Fenster Darin wird der Termin kurz beschrieben und Sie haben die M glichkeit zuzustimmen oder abzulehnen Die Startseite gibt Ihnen einen berblick ber wichtige Daten Sie dient als Informationszentrale und als bersicht ber Ihre heute anfallenden Termine und Aufgaben Es werden standardm ig immer die ersten f nf Eintr ge angezeigt Die Anzahl der angezeigten Elemente kann in den Einstellungen f r die Startseite ge ndert werden Zus tzlich erhalten Sie Informationen dar ber ob andere Benutzer neue Termine oder neue Aufgaben f r Sie angelegt haben Auch Eintr ge im InfoStore sowie Hinweise auf eingegangene bzw ungelesene E Mails finden Sie a
40. 00 Nachrichten Hk 9 77 MB 18 00 Datei 0 17 4 88 GB Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen lt Abbildung 4 1 Das Modul Kalender 4 1 Terminarten und Zugriff Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Termine als auch periodisch wiederkehrende Termine als Terminserie verwalten Letzteres ist z B bei der Verwaltung einer regelm ig w chentlich stattfindenden Teambesprechung hilfreich anstatt dieses Meeting jede Woche neu zu planen legen Sie diesen Termin einmalig als Terminserie mit entsprechenden Parametern an Da Terminserien lediglich eine Sonderform der Termine darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nachfolgenden Angaben gleicherma en auf einzelne Termine und Terminserien Weiterf hrende Informationen zur Handhabung von Terminserien finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 2 2 Terminserien dieses Kapitels 4 1 1 Private Termine und Team Termine Wenn Sie das Modul Kalender ber das Symbol Kalender aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen immer abh ngig von Ihrer aktuellen Konfiguration dieses Moduls entweder Ihre eigenen Termine aus dem Ordner Kalender bzw alle eigenen Termine aus allen Kalendern oder eine teambasierte Ansicht weitere Informationen hierzu enth lt der Abschnitt Abschnitt 4 1 1 2 angezeigt Gleiches erhalten Sie wenn Sie den Ordner Kalender direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf di
41. 1 2 ffentliche Kontakte Zur Gruppe der ffentlichen Kontakte z hlen zun chst alle internen und externen Mitarbeiter Ihrer Organisation die als Benutzer im Open Xchange Server registriert sind Dar ber hinaus k nnen sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vor ausgesetzt weitere ffentliche Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Kontaktordner und deren Inhalte Kontakte und Verteilerlisten zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag ffentliche Ordner und klicken danach auf denjenigen Kontaktordner den Sie im Modul Kontakte ffnen m chten z B den Ordner Globales Adressbuch in dem s mtliche Benutzer des Open Xchange Server als Kontakte eingetragen sind wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt 30 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontaktarten und Zugriff A 95 Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X B D amp Z Bearbeiten Duplizieren LA 2 5 Start L schen erschieben Telefonliste P Zur cksetzen Ende Drucker fg Kopieren Detail j hseln zu amp Timo Meier gt Abbreche E Mail Kalender z ffentliche Ordner i Globales Adressbuch S E Kontakte E Familie amp Freu
42. 2009 109 Aufgaben suchen 5 10 3 Flags von Aufgaben entfernen Um Flags von Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Aufgabe wahlweise in der Ansicht Liste oder H Split darstellen M chten Sie das Flag einer einzelnen Aufgabe entfernen k nnen Sie dies auch in der H Split Ansicht dieser Aufgabe ausf hren Anschlie end selektieren Sie diejenigen Aufgaben deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymbol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 4 Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Aufgaben aus diesen Ordnern ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Abschnitt Flag im Panel deaktiviert und Sie k nnen Aufgaben aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennzeichnen bzw vorhandene Flags ndern 5 11 Aufgaben suchen
43. 4 88 GB a Abbildung 2 1 Das Modul E Mail im berblick Die Panel Funktionen im E Mail Modul Alle g ngigen E Mail Funktionen wie z B das Verfassen Beantworten und Weiterleiten einer E Mail sind im Panel zu finden Sie werden nachfolgend genauer beschrieben Im Panel kann wei terhin die Ansicht f r das Modul E Mail umgeschaltet und Flags vergeben werden Eine Erl uterung zu den Flags und zur Vergabe von Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 2 20 E Mail Nachrichten mit Flags kennzeichnen Auch eine Suchfunktion finden Sie dort ber den kleinen Pfeil in der rechten oberen Ecke kann die Option Quickinfo anzeigen eingeblendet werden In den folgenden Abschnitten gehen wir genauer auf die einzelnen Funktionen ein Copyright Open Xchange Inc 2009 13 Ansichten f r das E Mail Modul 2 2 Ansichten f r das E Mail Modul Haben Sie das E Mail Symbol angew hlt ffnet sich im bersichtsfenster auf der rechten Seite das Modul E Mail in der H Split Ansicht Im Panel k nnen Sie die Darstellung f r das Modul E Mail umschalten W hlen Sie hierf r eine der Funktionen in der Sektion Ansicht Wenn Sie eine HTML E Mail anzeigen die extern verlinkte Grafiken enth lt werden diese Grafiken standardm ig nicht sofort angezeigt Diese Einstellung sch tzt ihre Privatsph re ber dem Betreff Feld der E Mail wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt Wenn Sie diese Grafiken sehen m chten klicken Sie auf die Sch
44. 512 Firma Stra e 256 Stra e gesch ftlich PLZ 64 Postleitzahl gesch ftlich Stadt 128 Ort gesch ftlich Land 64 Land gesch ftlich Bundesland 64 Region gesch ftlich Abteilung 128 Abteilung Telefon gesch ftlich 64 Telefon gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich 128 64 Telefon gesch ftlich 2 Fax gesch ftlich Telefon Zentrale 64 Telefon Firma Mobiltelefon 64 Mobiltelefon URL 128 Webseite E Mail gesch ftlich 256 E Mail Adresse Tags 1024 Kategorien Typ Vertraulichkeit Privat Beruf 64 Beruf Geburtstag Geburtstag Stra e 256 Stra e privat PLZ 64 Postleitzahl privat Stadt 64 Ort privat Bundesland 64 Region privat Land 64 Land privat Telefon privat 64 Telefon privat Telefon privat 2 64 Telefon privat 2 Fax privat 64 Fax privat E Mail privat 256 E Mail 2 Adresse Jahrestag Jahrestag Pager 64 Pager Anmerkungen 5680 Notizen Zus tzlich Stra e weitere 256 Weitere Stra e PLZ weitere 64 Weitere Postleitzahl 140 Copyright Open Xchange Inc 2009 Import Datenfelder im Dialogfenster Kontakt MS Outlook CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Stadt weitere 64 Weiterer Ort Bundesland weiteres 64 Weitere Region Land weiteres 64 Weiteres Land Telefon weiteres 64 Weiteres Telefon Fax weiteres 64
45. Das Panel Im Panel finden Sie alle wichtigen Funktionen f r die einzelnen Module Das Panel befindet sich unterhalb der Titelleiste Im Panel haben Sie immer alle wichtigen Funktionen zum sofortigen Zugriff zur Verf gung Alle weiteren Funktionen lassen sich ber den kleinen Pfeil unterhalb der angezeigten Funktionen anzeigen Durch Klicken auf den Pfeil wird das Panel expandiert Je nach Anzahl der Funktionen sind mehr oder weniger Klicks zum Anzeigen aller Funktionen n tig Das Panel ersetzt so die Men leiste und umst ndliches Suchen und Navigieren in einer Men struktur 8 Copyright Open Xchange Inc 2009 Das Panel Aumeiden Neu Schnelleinstellungen InfoBox anzeigen Quickinfo anzeigen aE v Minikalender anzeigen Abbildung 1 5 Panel Funktionen 1 5 1 Symbole zum Anlegen von Objekten Links oben im Panel k nnen Sie in der Sektion Neu ber das E Mail Symbol neue E Mails verfassen Der Pfeil unterhalb der Symbole gibt weitere Optionen aus Zus tzlich k nnen Sie dort auch das Dialogfenster zum Erstellen von Verteilerlisten ffnen 1 5 2 Drag amp Drop Sehr effizient f r die t gliche Arbeit mit der Groupware ist die Drag amp Drop Funktion Durch Ziehen mit der Maus lassen sich beispielsweise Termine schnell und einfach im Kalender verschieben oder E Mails in andere Ordner verlegen etc Bei konsequenter Nutzung dieser Funktion l sst sich die t gliche Arbeit sehr ei
46. Daten von einem beliebigen PC m glich ist 2 Arbeiten mit der Groupware 2 1 2 2 F r eine weitere Steigerung und Festigung der Benutzerakzeptanz ist es unbedingt notwendig dass die Benutzer so effizient und vollst ndig wie m glich mit der Groupware arbeiten Nur wenn nach und nach wirklich alle zur Verf gung stehenden Module gem den betrieblichen Anforde rungen effizient genutzt werden zahlt sich der Mehrwert einer solchen L sung wirklich aus Notizzettel Sekund rapplikationen externe Adressb cher Telefon CD Fax Verzeichnisse und Handy Adressb cher oder Wandkalender sollten in Zukunft der Vergangenheit angeh ren Jede mehrfache Datenpflege kostet nicht nur unn tige Zeit sondern untergr bt das Konzept einer umfassenden Groupware L sung mit zentraler Datenhaltung Verstehen Sie sich als Team und das in aller Konsequenz Den berblick behalten In erster Linie wichtig ist es hierbei dass Ihre Benutzer immer den berblick behalten und auch entscheiden k nnen welche Informationen der t glichen Informationsflut mit welchen Priorit ten zu behandeln sind Einen ersten berblick hierzu bietet die Startseite auf der f r jeden Benutzer s mtliche f r den betreffenden Tag anstehenden Informationen gruppiert zusammengetragen sind Tools auch tats chlich nutzen Auf der Startseite kann der Benutzer sofort nach erfolgter Anmeldung erkennen ob neue E Mail Nachrichten vorliegen oder Aufgaben bzw Termine wahrzunehmen
47. Eingabefeld BCC eingetragene E Mail Adressen werden vor den anderen Empf ngern verborgen Es handelt sich um eine sogenannte Blind Carbon Copy In diesem Feld k nnen Sie weitere E Mail Adressen von Personen angeben die eine Kopie der zu erstellenden E Mail zur Information erhalten sollen Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden so m ssen diese durch Kommata voneinander getrennt werden Empf nger die unter BCC eingetragen werden werden den anderen unter AN und CC eingetragenen Empf ngern dieser E Mail nicht angezeigt Sie k nnen gezielt nach E Mail Adressen suchen indem Sie auf den Button BCC klicken Es ffnet sich daraufhin ein Dialogfenster mit einem Feld Suchen Geben Sie dort den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Benutzers ein der eine Blind Carbon Copy der E Mail erhalten soll und starten Sie die Suche mit Suchen Im Feld darunter wird Ihnen eine Liste mit den Suchergebnissen pr sentiert W hlen Sie den gew nschten Empf nger mit einem Linksklick aus klicken Sie auf BCC Mit Zur cksetzen k nnen Sie gew hlte Empf nger wieder entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster 2 11 4 E Mail Anlagen ber die Panel Sektion Anlage lassen sich Anlagen an Ihre E Mail anh ngen Klicken Sie zum Einf gen einer Anlage auf die Funktion Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie ber den Button Durchsuchen eine Datei aus Ihrer Ordnerstruktur ausw hlen k nnen Die anzuh ngenden Dateien
48. Einstellungen eingerichtet haben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen M chten Sie ein oder mehrere der einem Termin zugeordneten Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ klicken Sie auf die Option Tags und deselektieren die Tags die Sie entfernen m chten 4 Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden empfiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Einstellungen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 6 Pers nliche Tags 76 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine erstellen 4 4 5 6 Zielordner ausw hlen Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner der neu zu erstellende Termin abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Termine aus einem Ihrer pers nlichen Kalenderordner derjenige pers n liche Kalenderordner der beim Anlegen des neuen Termins ge ffnet war Bei Erstellung neuer Termine aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer f r den Ihnen das
49. Erstelltvon Meier 44 27 26 29 30 12 45 3 4 5 6789 Aufgg nicht vergessen InfoStore x 46 10 11 12 13 14 15 16 f intoStore A 17 18 19 20 21 22 23 48 24 25 26127 28 29 30 Telefon Script Frank Meye 18 09 2007 Anfahrtzur Ferienwohnung Frank Meye 19 20 Anleitung f r das Erstellen Timo Meier 04 09 2007 _ RE EEE PO EN ER ER EEE EN Abbildung 1 7 Hover im Modulfenster Ein Hover zeigt Detailinformationen zu dem Eintrag an der sich unter dem Mauszeiger befindet So bedienen Sie einen Hover Copyright Open Xchange Inc 2009 11 Der Minikalender 1 7 1 8 1 9 Um einen Hover zu ffnen zeigen Sie mit der Maus auf einen Eintrag im bersichtsfenster Nach einer kurzen Verz gerung ffnet sich der Hover Solange sich der Mauszeiger auf dem Eintrag oder innerhalb des Hovers befindet bleibt der Hover ge ffnet Mit Hilfe der Register am oberen Rand des Hovers k nnen Sie verschiedene Informationen einsehen Um den Hover zu schlie en bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus Weitere Informationen zu den Hover Inhalten finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Module Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren Der Minikalender Der Bereich links unten zeigt einen Minikalender mit dem Sie sich schnell Termine eines bestimmten Datums oder Zeitraums anzeigen lassen k nnen Der Minikalender zeigt Ihnen nicht nur das aktuelle
50. Gastzugang vergeben werden soll der Gast jedoch nicht alle internen oder Kundendaten einsehen k nnen soll Freigegebene Ordner sind Ordner eines Benutzers die dieser f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigegeben hat Sobald ein Benutzer in einem f r ihn freigegebenen Ordner eine Aktion durchf hrt handelt er im Namen des Benutzers dem dieser Ordner geh rt Legt ein Benutzer hingegen in einem ffentlichen Copyright Open Xchange Inc 2009 161 ffentliche und freigegebene Ordner Ordner ein Objekt an handelt er in seinem eigenen Namen und das Objekt wird auf seinen Namen angelegt 8 16 1 Ordner freigeben Ihre Ordner k nnen Sie f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und Eigenschaften w hlen Im Fenster Eigenschaf ten w hlen Sie nun die Karteikarte Berechtigungen Zum Hinzuf gen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe und f r die anschlie ende Rechte vergabe klicken Sie in der Sektion Benutzer des Panels auf Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe ausw hlen und hinzuf gen k nnen Selektieren Sie hierf r einen Eintrag aus der Liste mit der linken Maustaste und klicken Sie auf Hinzuf gen bernehmen Sie Ihre Auswahl mit OK Im Panel k nnen Sie nun die Rechte f r den hinzugef gten Benutzer oder die Benutzergruppe festlegen Setzen Sie zun chst den gew nschten Eintrag ak
51. Kontakte Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre pers nlichen sowie alle f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kontakte und deren Daten gesch ftliche und private Adressen Telefon und Telefaxnummern etc Sie k nnen Ihren Kontakten beliebig viele Anlagen zuordnen interne und externe Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen und ber unterschiedliche Suchkriterien nach Kontakten suchen RER Apmeiden JM Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X 1 B D amp B Bearbeiten Duplizieren Adresskarten 4 Start Ende ETES L schen E Verschieben Telefonliste 2 Zur cksetzen End Drucke Kopieren Detail r gt Wechseln z amp Timo Meier t Abbrechen A E Mail gt Inbox Pers nliche Ordner Kontakte 8 FA Kalender 5 amp Appelt Silvia P amp Droste Heike La Entwicklung E Friese Anke p 123 Aufgab Oderufer 6 Reinartzstr 19 An der Eisenh tte 29 NAN 01309 Dresden 34125 Kassel 30519 Hannover 9 ffentliche Ordner 0351 66079 50 0561 802 5022 0511 543390 82 E amp Freigegebene Ordner silvia_appelt kus de heike droste tu kassel de friesea dosd com InfoStore Bauer Manuela p Duschowski Olga FA E Fernandez Antonio r E Grolmus Renate Bahnhofstr 1 Schillerstr 47 Luisenstr 54 Sch ne Aussicht 96 1 51223 K ln 08009 Zwickau 65187 Wiesbaden 18059 Rostock J 02
52. Kontakten in f r Sie ffentliche oder freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner verschoben 3 9 2 Kontakte per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Kontakte auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschiebenden Kontakte ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Copyright Open Xchange Inc 2009 45 Kontakte kopieren Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Kontakte in diesen Kontaktordner verschoben 4 Kontakte verschieben M chten Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie Kontakte aus ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie f r den Ausgangsordner keine L schrechte sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Me
53. Login Daten f r den Open Xchange Server 7 2 5 Windows XP Schritt 5 Im n chsten Dialogfenster k nnen Sie der Ressource einen Namen zuweisen i Kodierung Falls Sie ihre Kodierung auf ISO eingestellt haben verwenden Sie bitte beim Anlegen von Ordnern oder Dokumenten keine Umlaute Der OX Server verwendet UTF 8 als Kodierung 7 2 6 Windows XP Schritt 6 Im n chsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertigstellen Die Einrichtung der Netzwerkressource f r den Dokumentenzugriff ist damit abgeschlossen Sie erreichen den neu erstellten Ordner nun ber die Netzwerkumgebung Der Aufbau entspricht der Verzeichnisstruktur des Open Xchange Dokumentenbereiches amp L schen Wenn Sie einen Eintrag im Windows Explorer l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren i i Explorer Bedingt durch die Funktionalit t des Explorers sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt 7 3 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows Vista 7 3 1 Schritt 1 Softwareupdate installieren Sie m ssen ein Microsoft Software Update installieren bevor Sie WebDAV unter Windows Vista nutzen k nnen Gehen Sie folgenderma en vor Starten Sie einen Web Browser Geben Sie folgende Adresse ein http supp
54. Mails werden in der Listenansicht durchgestrichen Zus tzlich markiert ein Symbol die E Mails als gel scht Wollen Sie den gesamten Inhalt eines E Mail Ordners l schen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner im Ordnerbaum und w hlen Sie die Option Ordner leeren Bei den Standardeinstellungen werden die gel schten E Mails in den Papierkorb verschoben Sie haben auch die M glichkeit E Mails sofort unwider ruflich zu l schen N heres dazu erfahren Sie im Kapitel 8 Einstellungen Abschnitt Gel schte E Mails unwiderruflich entfernen 2 19 E Mail Nachrichten drucken Um den Inhalt einer E Mail zu drucken markieren Sie eine E Mail in einer beliebigen Ansicht oder ffnen Sie eine E Mail mit einem Doppelklick Klicken Sie im Panel auf Drucken Um eine Liste von E Mails zu drucken markieren Sie mehrere E Mails in einer beliebigen Ansicht Klicken Sie im Panel auf Drucken 2 20 E Mail Nachrichten mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige E Mails zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle Gesch ftspartner mit einem gr nen Flag alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung mit einem roten Flag und alle brigen Mitarbeiter der Firma mit einem blauen Flag versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten E Mails handelt Flags werden in allen Ansichten
55. Manager 64 Manager s name Assistent 64 Assistant s name Telex 64 Telephone telex Ehepartner 64 Spouse Kinder 64 Number of children Optional 1 20 64 Dynamic Field 1 20 Tabelle 8 2 Zuordnung der Datenfelder einer CSV Datei 8 3 4 2 MS Outlook CSV Datei Unterst tzt werden MS Outlook CSV Dateien die Sie mit der Exportfunktion in MS Outlook erzeugen So erzeugen Sie in MS Outlook eine CSV Datei die f r den Import in die Groupware geeignet ist 1 W hlen Sie den Men punkt Datei Importieren Exportieren 2 W hlen Sie im Dialogfenster Import Export Assistent den Eintrag Exportieren in eine Datei Klicken Sie auf Weiter 3 W hlen Sie den Eintrag Kommagetrennte Werte Windows Klicken Sie auf Weiter 4 W hlen Sie den Kontaktordner den Sie exportieren m chten Klicken Sie auf Weiter 5 Legen Sie den Namen und der Ort der Ausgabedatei fest Klicken Sie auf Weiter 6 Um den Exportvorgang abzuschlieben klicken Sie auf Fertig Stellen Hinweise Lassen Sie die Checkbox Kontakte exportieren aus eingeschaltet Klicken Sie nicht auf Felder zuordnen Lassen Sie die Standardzuordnung unver ndert Die entstandene CSV Datei enth lt alle Datenfelder der exportierten Kontakte Die folgenden Datenfelder werden in die Groupware importiert Abrechnungsinformation Autotelefon Fax gesch ftlich Geburtstag Kinder Mobiltelefon Name des der Vorgesetzten Ort gesch ftlich Partner Region gesc
56. Nachrichten Badminton Turnier LEUR 9 77 MB 18 00 2 Datei 0 17 4 88 GB Je M Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 8 berschneidende bzw angrenzende Termine 4 2 2 4 Ganzt gige Termine Ganzt gige Termine wie z B Geburtstage oder andere Ereignisse die einen ganzen Tag andauern werden direkt unterhalb der Datumsanzeige des ausgew hlten Tages dargestellt Die farbigen Balken an den Eintr gen reflektieren wiederum die Terminanzeige einzelne und Terminserien sowie private Termine bzw Termine mit mehreren Teilnehmern werden mittels entsprechender Symbole gekennzeichnet Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Beachten Sie dass immer nur ein ganzt giger Termin angezeigt wird dies ist jeweils der Termin der als erster ganzt giger Termin f r diesen Tag angelegt wurde Liegen f r den ausgew hlten Tag mehrere ganzt gige Termine vor wird in der Datumsleiste erneut ein entsprechendes Symbol eingeblendet M chten Sie sich alle ganzt gigen Termine dieses Tages ansehen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wird die Ansicht Liste Zeitraum Tag ge ffnet und in der Tabelle alle Termine f r diesen Tag dargestellt A A A Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung X pr earbeite bg Start D ro amp m Bearbeiten Kalender Tag a Stal L schen Te Arbeitdyoche Ende O
57. Open Xchange Server nur dem Administrator m glich Copyright Open Xchange Inc 2009 69 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 8 3 Register Anlagen Anlagen sind externe Dokumente wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Termindaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit dem Termin verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 4 4 7 Anlagen zu Termi nen hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einem Termin Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt sofern vorhanden alle dem ausgew hlten Termin zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an 4 2 8 4 Anlagen aus Terminen ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage des angezeigten Termins ffnen oder als Datei abspeichern k nnen Sie dies mithilfe der Funktionen ffnen bzw Speichern unter im Panelabschnitt Anlage ausf hren Hierzu w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann auf die entsprechende Funktion im Panel Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel hierzu Das ffnen einer Anlage ffnet die ausgew hlte Datei in der zugeh rigen Applikation Tabellen kalkulationen werden in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm Textdokumente in Ihrer Textver arbeitungssoftware ge ffnet Gleiches gilt selbstverst ndlich auch f r andere Datei
58. Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster Neuer Info Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern um den Info Eintrag im ausgew hlten Ordner abzuspeichern Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Aufgaben im InfoStore abspeichern Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Servers in der InfoBox Aufgaben Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Icon des Moduls Aufgaben Den Betreff und den Bearbeitungsstatus der Aufgabe Die Icons f r private Aufgabe Serienaufgabe und Wichtigkeit der Aufgabe Den Beginn und den F lligkeitstermin der Aufgabe Die Anmerkungen zur Aufgabe Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Maus
59. Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kalenderordner der beim Anlegen des neuen Termins ge ffnet war Bei Erstellung neuer Termine aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender Bei Erstellung neuer Termine aus einem anderen Modul des Open Xchange Server wie z B E Mail Aufgaben etc Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Termine nur in Kalenderordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Terminen in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Die Auswahl liste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kalenderordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 4 4 5 7 Anzeige des Termins bestimmen Um die Anzeige des neu zu erstellenden Termins Gebucht Mit Vorbehalt Gesch ftlich unterwegs oder Frei festzulegen klicken Sie im Fenster auf die Option Anzeigen als und w hlen dann aus der Liste den gew nschten Eintrag aus Die von Ihnen ausgew hlte Terminanzeige wird bei der Darstellung der Termine in den Ansichten Kalender Team sowie Details durch farbige Balken repr sentiert Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt
60. Sie ffentliche oder freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Aufgaben in diesen Aufgabenordner verschoben 5 8 2 Aufgaben per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Aufgaben auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben allerdings nur in den Ansichten Liste oder H Split Hierzu selektieren Sie die zu verschiebenden Aufgaben ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Aufgaben in diesen Aufgabenordner verschoben Copyright Open Xchange Inc 2009 107 Aufgaben duplizieren i Aufgaben verschieben M chten Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie Aufgaben aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben
61. Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Teilnehmer auf Hinzuf gen klicken i Ersteller und Teilnehmer von Aufgaben Beachten Sie dass Sie als Ersteller einer Aufgabe nicht als Teilnehmer eingetragen werden k nnen Der Ersteller einer Aufgabe kann lediglich zus tzliche Teilnehmer zur Aufgabe hin zuf gen bzw eine Aufgabe an Dritte delegieren 102 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben erstellen 5 4 5 2 Externe Teilnehmer hinzuf gen M chten Sie externe Teilnehmer die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben z B Kontakte aus Ihren pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer an einer Aufgabe beteiligen selektieren Sie den entsprechenden Kontaktordner und f gen dann die gew nschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teilnehmer hinzu Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie die Inhalte des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion L schen entfernen Hierzu selektieren Sie im Feld Teil nehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf L schen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle internen und externen Teilnehmer die Sie zur neuen Aufgabe hinzuf gen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Teilnehmer mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie all
62. Sie nicht als Teilnehmer an Terminen anderer Benutzer eingetragen enthalten die K sten keine Beschreibung damit die gebotene Diskretion ber diese Termine gew hrleistet wird a II Abmelden Team Mitglied Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Verkn pfung X Bearbeiten Kalender Tag Hinzuf gen J aj J 5 2 3 a L schel Team 2 Entfernen d Ende man a Drucke Lisi Mona 23 Team w hlen Wechseln z amp Timo Meier 38 Verschiebe etdil joch 28 Teamerstellen y Abbreche 9 E Mail Kalender 72 Geburtstage Urlaub Vereinskalender TA Wichtige Termine Kontakte 0 Aufgaben E ffentliche Ordner E Freiaeaebene Ordner 4 September gt 4 2007 Mo Di Mi Do Fr Sa So 27 30 12 6 3 4 5 6 7 9 Ten PNE E chen EN DOS EE CNE 4 Pre Team Mitglied Frank Meyer amp Tina Lloyd amp Solveigh Schmidt nn AM 01 AM 02AM 03 AM 04 AM 05 OGAM 07 AM 08 AM 09 10AM 11 12 PM 01 PM 02 PM 03 PM 04 PM 05 PN Dienstag 18 09 2007 onf ren t l phonie matt nen TEE Abbildung 4 12 Termine in der Ansicht Team Zeitraum Tag M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen klicken Sie hierzu auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige Cop
63. Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ k nnen Sie Tags folgenderma en entfernen Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags deselektieren Sie im Popup Fenster die Tags klicken Sie auf OK 100 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben erstellen i Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden empfiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Optionen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 6 Pers n liche Tags 5 4 3 7 Zielordner ausw hlen Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner die neu zu erstellende Aufgabe abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem Ihrer pers nlichen Aufgabenordner gt derjenige pers nliche Aufgabenordner der beim Anlegen der neuen Aufgabe ge ffnet war Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben ordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Auf
64. Telephone home 1 Cellular telephone 2 Telephone telex Telephone IP URL Dynamic Field 3 Dynamic Field 7 Dynamic Field 11 Dynamic Field 15 Dynamic Field 19 Anniversay Beim Import werden die Datenfelder der CSV Datei bestimmten Datenfeldern des Open Xchange Servers fest zugewiesen Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf Datenfelder im Dialogfenster Kontakt CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Gesch ftlich Anrede 64 Title Vorname 128 Given name Zweiter Vorname 128 Middle name Nachname 128 Sur name Namenszusatz 64 Suffix Angezeigter Name 320 Display name Copyright Open Xchange Inc 2009 137 Import Datenfelder im Dialogfenster Kontakt CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Firma 512 Company Stra e 256 Street business PLZ 64 Postal code business Stadt 128 City business Land 64 Country business Bundesland 64 State business Abteilung 128 Department Position 128 Position Raumnummer 64 Room number Mitarbeiter ID 64 Number of employee Telefon gesch ftlich 64 Telephone business 1 Telefon gesch ftlich 2 128 Telephone
65. Termine die Sie drucken m chten 4 8 2 2 Selektierte Termine drucken Haben Sie alle zu druckenden Termine mittels der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Termine ffnet der Open Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Termine und deren Daten aus der Ansicht Liste dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Termine auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 4 9 Termine in andere Ordner verschieben Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Kalenderordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden Copyright Open Xchange Inc 2009 87 Termine mit Flags kennzeichnen 4 9 1 Termine ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste die zu verschiebenden Termine f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur einen einzelnen Termin verschieben k nnen Sie dies auch in den Ansichten Kalender oder Details ausf hren H
66. Timo Meier Neu InfoEintrag Ansicht Senden Flag Suchen Verkn pfung mm R 2 5 B D amp min Bearbeiten Verschieben sel a ik 3 Siart L schen Sperren iste Als Lin Zur cksetzen Er Freigegebene Ordner aj 3 gt Drucken Sperre aufhebe E 2 Brian Connor Calendar Contacts InfoStore Userstore Timo Meier X Tasks 0 Beschreibung Gr e Angelegt am Erstellt von Version Letzte nderung amp Solveigh Schmidt L 0 Anfahrt zur Ferienwohnung in Renesse 10 5 17 01 2007 Timo Meier 1 18 09 2007 03 02 s 2 Tom Green 8 0 Angebot Schulze GmbH 26 71 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 19 33 00 Infostore E 10 Anleitung f r das Erstellen von Whitepapers 114 63 05 02 2007 Timo Meier 1 04 09 2007 11 30 Userstore B Anleitung Handbuch Erstellung 49 51KB 25 01 2007 Timo Meier 3 05 02 2007 19 58 r amp Timo Meier E Artikel Handgep ckregelung 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 19 38 0 ffentlicher InfoStore a B 0 Dokument zur Budgetplanung 23 5 KB 05 02 2007 Timo Meier 1 05 02 2007 11 59 E Kontaktdaten f r Getr nkebestellungen 0 Bytes 05 02 2007 Timo Meier 05 02 2007 09 43 v Ubersicht Versionen 1 Verkn pfungen 0 P November 4 2008 Titel Anf Mo Di Mi Do Fr Sa So Link URL hit 44 27 28 9 30 N 1 2 Dokument amp 45 3 4 5 6 7 8 9 Tags Urlaub 46 10 11 12 13 14 15 16 Ordner InfoStore 1 Userstore Timo Meier 47 17 18
67. Wenn Sie den neu zu erstellenden Kontakt samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Kontakt geschlossen und der neue Kontakt im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt M chten Sie den Kontakt nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wenn Sie Copyright Open Xchange Inc 2009 41 Kontakte bearbeiten diese Abfrage mit Ja best tigen wird das Fenster Kontakt geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen 3 5 Kontakte bearbeiten Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 3 5 1 Kontakte ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden Kontakt in einer beliebigen Ansicht des Moduls Kontakte Wenn Sie in der Ansicht Liste einen Kontakt anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Kontakt selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Kontakte auf Bearbeiten Dies ffnet das Fenster Kontakt in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines Kontakts Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem Kontakt
68. aktuell ge ffneten Kontak tordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in den Feldern Ange zeigter Name Vorname und Nachname aller in diesem Kontaktordner verwalteten Kontakte und Verteilerlisten Um nach Kontakten zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kontaktordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der gesuchten Kontakte oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung me oder me Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist e m r Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten 48 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte in Verteilerl
69. ausf hren z B Anschriften oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zum Kontakt hinzuf gen oder aus diesem entfernen etc Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf Speichern um Ihre nderungen abzuspeichern und das Fenster Kontakt zu schlie en 3 5 2 Kontakte per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den Ansichten Telefon liste und Adresskarten auf zu ndernde Kontakte auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Dies ffnet ebenfalls das Fenster Kontakt in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen 3 6 Kontakte l schen Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer L schrechte vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu l schenden Kontakte mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl M chten Sie nur einen einzelnen Kontakt l schen k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Kontakte ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie dies
70. bersicht Das Register bersicht enth lt eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des ausgew hlten InfoStore Objekts Titel Dokumentname Ordnername direkte Verkn pfung zum InfoStore Objekt als URL Mit Hilfe des Symbols k nnen weitere Details wie Dateigr e Typ Sperre MD5 Summe und Anmerkungen eingeblendet werden 6 2 2 2 Register Versionen ber die Panel Funktion Aktuell k nnen Sie eine Version aus der Liste als aktuelle Version markieren Markieren Sie die aktuell zu setzende Version und klicken Sie dann auf Aktuell In der Spalte Aktuell im bersichtsfenster erscheint neben der aktuell gesetzten Version nun Ja Neben den anderen Versionen steht Nein Wollen Sie eine oder mehrere Versionen l schen markieren Sie diese in der Liste im bersichts fenster und klicken Sie dann im Panel unter Version auf L schen Sie erhalten daraufhin eine Abfrage ob Sie das markierte Objekt tats chlich l schen m chten Nach Best tigen dieser Abfrage wird die Version unwiderruflich gel scht 6 3 InfoStore Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten H Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register 114 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoStore Eintrag anlegen e Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Icon des Moduls InfoStore Den Titel und den Ersteller des InfoStore Eintrags Falls der InfoStore Eintrag Anlage
71. chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigegebenen Kontaktordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf f r Sie ffentliche Kontaktordner wird damit das Modul Kontakte ge ffnet und der Inhalt des ausgew hlten Kontaktordners dargestellt oG Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung X D g Z Bearbeiten amp N LA gt Start gt ere L schen Verschieben elefonliste r Zur cksetzen Ende E THW Ortsverband aj a gt Drucke Kopieren Detail r Y Wechseln zu bbreche E Aufgaben Abbrech f ffentliche Ordner Freigegebene Ordner 4 Freigegebene Ordner Solveigh Schmidt Kontakte 9 27 Brian Connor amp Andreas Andreas Droste Heike E Ludwig Andreas Peters Verena 2 Solveigh Schmidt Fleetweg 9 Reinartzstr 19 Fleetweg 9 Borsigplatz 35 Aufgaben 24103 Kiel 34125 Kassel 24103 Kiel 45121 Essen 0431 501955 46 0561 802 5022 0431 501955 46 0201 989899 246 D 2 Kalender al addex com heike droste tu kassel de al addex com verena peters flack com amp Kontakte E Appelt Silvia EJ Kleinewefers Richard E Marketing E Reichel Birgit 7 Tom Green Oderufer 6 Angerstr 24b Holsteiner Ring 44 46 1 29 InfoStore v 01309 Dresden 39104 Magdeburg 20459 Hamburg J 0351 66079 50 0391 332027 040 9999330 TITTEN noise incl nenn mi Ausleihen nt mms nn A A na ne mic HP a a pranm
72. die erlaubte Quota bersteigt erhalten Sie eine E Mail mit einem Link zum InfoStore Dort wird die Anlage f r einen bestimmten Zeitraum gespeichert Copyright Open Xchange Inc 2009 17 E Mail Nachrichten beantworten 2 10 E Mail Nachrichten beantworten Eine E Mail Nachricht beantworten Sie indem Sie die gew nschte E Mail markieren und dann im Panel unter E Mail auf die Option Antworten klicken Befinden sich weitere Empf nger im CC und Sie wollen auch diesen antworten dann w hlen Sie Allen antworten Sie k nnen in den E Mail Einstellungen w hlen ob Empf nger in das Feld An oder in das Feld CC eingetragen werden siehe Bei Allen antworten In beiden F llen ffnet sich ein Bearbeitungs Fenster mit der E Mail Schreiben Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf das Symbol unter Senden Weitere Optionen wie das Einf gen von Anlagen oder das Formatieren von Text finden Sie im Abschnitt Abschnitt 2 11 E Mail Nachrichten verfassen Alternativ k nnen Sie die Funktionen Antworten und Allen antworten auch im Kontextmen aufrufen 2 11 E Mail Nachrichten verfassen Zum Verfassen einer neuen E Mail klicken Sie auf das E Mail Symbol unter dem Panel Eintrag Neu Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie Ihre neue E Mail schreiben k nnen Alternativ k nnen Sie im V Split und in der Listenansicht durch einen Doppelklick in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten E Mails das Fenster zum Erstellen einer neuen E Mail
73. diese unverz glich ber den gel schten Termin zu informieren Wollen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r f r die Objekte dieser Ordner Termine drucken M chten Sie die Daten einzelner Termine oder Listen bersichten der Termine aus Ihren pers n lichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 8 1 Einzelne Termine drucken Beim Ausdrucken einzelner Termine werden stets alle Felder des Termins ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register Termin Teilnehmer diese Felder verwaltet werden Felder die keine Daten enthalten werden nicht ausgedruckt Um einzelne Termine sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Termin in der Ansicht Details anzeigen und klicken dann im Panelabschnitt Kalender auf die Funktion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten Termins angezeigt werden Dar ber hinaus 86 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine in andere Ordner verschie ben wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihr
74. eine Datumsangabe die Ihnen anzeigt wann die E Mail Nachricht eingetroffen ist und welche Dateigr e die jeweilige E Mail Nachricht zusammen mit ihren Anlagen besitzt Die letzte Spalte schlie lich enth lt eventuell vorhandene Flags f r die einzelnen E Mail Nachrich ten Flags sind farbige Markierungen zum Kennzeichnen von Objekten Die in der Liste aufgef hrten E Mail Nachrichten k nnen Sie einfach anhand der einzelnen Spalten sortieren Hierzu klicken Sie auf die Spalten berschrift nach der Sie sortieren m chten Daraufhin erscheint rechts neben der berschrift ein Pfeil Dieser zeigt an ob aufsteigend oder absteigend sortiert ist Wollen Sie die Sortierreihenfolge ndern klicken Sie auf den Pfeil Die Spalten Von und Betreff erhalten eine alphabetische Sortierreihenfolge Die Spalte Erhalten wird nach Datum sortiert und Gr e wird nach der Gr e der Mail sortiert Im Falle der Flags wird nach Priorit t sortiert Klicken Sie zwischen das Briefklammer Symbol und Von dann werden Ihre E Mails nach ungelesenen und gelesenen E Mails sortiert Hat der Sender beim Verfassen der E Mail das Feld Empfangsbest tigung markiert dann erh lt der Empf nger beim ffnen der E Mail Nachricht ein Pop up Fenster mit der Abfrage Wollen Sie eine Empfangsbest tigung senden Mit OK best tigen Sie die Abfrage Nein schlie t das Fenster und der Absender erh lt keine Best tigung 28 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 3
75. einen anderen Benutzer weiterleiten innerhalb der E Mail angezeigt Die Option Anlage hingegen sorgt daf r dass weitergeleitete Nachrichten beim Empf nger als E Mail Anlage ankommen Nachrichten formatieren als Hier k nnen Sie eine Formatierung f r Ihre E Mails w hlen Sie haben dabei die Wahl zwischen HTML Nur Text und HTML und Text Wird hier das Zulassen von HTML fomatierten E Mails aktiviert wird Ihnen beim Verfassen einer neuen E Mail ein HTML Editor eingeblendet Aktivieren Sie hingegen Nur Text wird der HTML Editor ausgeblendet Standard E Mail Font Hier legen Sie fest in welcher Schriftart der E Mail Text bei HTML E Mails standardm ig formatiert wird Standard E Mail Fontgr e Hier legen Sie fest in welcher Schriftgr e der E Mail Text bei HTML E Mails standardm ig formatiert wird Zeilenumbruch nach Hier legen Sie fest nach wie vielen Zeichen ein Zeilenumbruch erfolgen soll Geben Sie daf r einfach die gew nschte Zeichenzahl in das Eingabefeld ein Voreingestellt ist ein Zeilenumbruch nach 80 Zeichen 152 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul E Mail Standard Sender Adresse Hier w hlen Sie aus welche E Mail Adresse als Sender Adresse vorgeben wird wenn Sie eine E Mail senden E Mail Entwurf automatisch speichern Hier legen Sie fest in welchen Intervallen der E Mail Text den Sie gerade verfassen im Ordner Entw rfe gespeichert wird Die Einstellung Deaktiv
76. er kann den Ordner samt Inhalt nicht sehen und damit auch nicht ber den Ordnerbaum auf den Ordner zugreifen Wollen Sie hingegen einem Benutzer das Recht vergeben einen Ordner sehen zu d rfen dann machen Sie diesen Ordner f r den Benutzer sichtbar indem Sie auf sichtbarer Ordner klicken Soll ein Benutzer Objekte anlegen d rfen beispielsweise einen Termin in Ihrem Kalender aber er soll den Kalender nicht einsehen d rfen dann w hlen Sie Objekte anlegen und setzen die Leserechte auf Kein Wollen Sie einem Benutzer das Recht geben Unterordner in Ihrem Ordner anzulegen und er soll Lese und Bearbeitungsrechte f r diesen erhalten dann w hlen Sie Unterordner anlegen und setzen das Lese und Bearbeitungsrecht auf Eigene Damit kann er dann alle eigens angelegten Ordner lesen und bearbeiten Soll ein Benutzer uneingeschr nkte Ordnerrechte erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Ordnerrechte zu vergeben 8 8 2 3 Leserechte Wollen Sie einem Benutzer f r Ihren Ordner die Leseberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur Leseberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner Leseberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Leserechte zu vergeben 8 8 2 4 Bearbeitungsrechte Wollen Si
77. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sie k nnen in der Auswahlliste nur Ordner w hlen in denen Sie Kontakte speichern k nnen 40 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte erstellen 3 4 5 3 Zus tzliche Daten Das Register Zus tzlich dient zur Verwaltung zus tzlicher Daten des neu zu erstellenden Kontakts Hier k nnen Sie eine weitere Adresse z B eine Urlaubsanschrift sowie zugeh rige Kontaktdaten hinterlegen Dar ber hinaus k nnen Sie in den dynamischen Feldern eigene Daten zum Kontakt erfassen zu denen es im Open Xchange Server keine vorgegebenen Felder gibt 3 4 6 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit dem neuen Kontakt in Beziehung stehen wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen etc direkt mit dem Kontakt verbinden k nnen Sie dem Kontakt die entsprechenden Dateien als Anlagen hin zuf gen Beachten Sie dass Sie um Kontakten Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie Kontakten keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell ver f gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox Um neu zu erstellenden Kontakten Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danac
78. gen finden Sie im Kapitel nfoStore Um eine Anlage aus einem Kontakt in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster InfoStore Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern um den Info Eintrag im ausgew hlten Ordner abzuspeichern amp Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausreichend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Kontakten im InfoStore abspeichern Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox 3 2 4 Ansicht Detail Verteilerlisten Bei Verteilerlisten enth lt die Ansicht Detail nur das Register bersicht da Verteilerlisten keine Anlagen zugeordnet werden k nnen 3 2 4 1 Register bersicht Das Register bersic
79. hlte Instanz der Terminserie zu ndern klicken Sie auf Termin 4 Termine bearbeiten Wenn Sie Termine ber die Panel Funktion Bearbeiten oder per Doppelklick bearbeiten und Ihre nderungen abspeichern werden hierdurch 1 wiederum eine Konfliktpr fung ausgel st 2 die Best tigungen aller Teilnehmer auf Wartestatus zur ckgesetzt 3 neue Best tigungsabfragen an alle internen Teilnehmer sowie 4 E Mail Benachrichtigungen an alle Teilnehmer versandt sofern Sie diese Option im Fenster Termin bearbeiten aktiviert haben Beachten Sie dass nderungen von Terminen mittels der Drag amp Drop Methode die vorste hend genannten Ereignisse nicht ausl sen Nach der erstmaligen Bearbeitung einzelner Instanzen einer Terminserie sind diese nur noch als einzelne Termine aber nicht mehr als Terminserie zu bearbeiten Nur beim L schen einer Terminserie werden auch einzeln bearbeitete Instanzen der Terminserie gel scht sofern Sie dies in einer Abfrage entsprechend entscheiden 4 6 4 3 Termine per Drag amp Drop auf einen anderen Tag verschieben Um in der Arbeitswochenansicht Wochenansicht oder Monatsansicht einen Termin auf einen anderen Tag zu schieben ziehen Sie den Kasten des zu ndernden Termins an die gew nschte Position Beachten Sie dass sie einen Termin nicht aus der aktuellen Ansicht hinausschieben k nnen Beispielsweise k nnen Sie in der Wochenansicht den Termin nicht in eine andere Woche schieben 4 6 5 Terminbest tigu
80. im Bereich Regel Details in das Textfeld Name einen Namen ein 3 Um eine Bedingung hinzuzuf gen klicken Sie auf die Schaltfl che Bedingung hinzuf gen Definieren Sie die Bedingung Einzelheiten finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Wenn Sie eine weitere Bedingung hinzuf gen m chten klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Bedingung hinzuf gen Wenn Sie eine Bedingung entfernen m chten klicken Sie rechts neben der Bedingung auf die Schaltfl che L schen 4 Wenn Sie mehrere Bedingungen definieren bestimmen Sie mit der Dropdownliste F r eine eingehende Nachricht auf die folgendes zutrifft wie diese zusammenwirken damit die Regel erf llt ist Wenn irgendeine Bedingung erf llt sein soll w hlen Sie Irgendeine Wenn alle Bedingungen erf llt sein sollen w hlen Sie Alle 5 Um die Aktion festzulegen die ausgef hrt wird wenn die Regel erf llt ist klicken Sie auf die Schaltfl che Aktion hinzuf gen Einzelheiten finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Wenn Sie eine weitere Aktion hinzuf gen m chten klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Aktion hinzuf gen Wenn Sie eine Aktion entfernen m chten klicken Sie rechts neben der Aktion auf die Schaltfl che L schen 6 Bestimmen Sie mit dem Kontrollfeld Gegen nachfolgende Regeln pr fen auch wenn diese Regel zutrifft ob nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen wenn diese Regel erf llt ist Wenn nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontroll
81. im Windows Explorer l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren d i Explorer Bedingt durch die Funktionalit t des Explorers sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt Copyright Open Xchange Inc 2009 127 128 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 8 Einstellungen In die Maske zum Einstellen der Optionen gelangen Sie ber das Modulsymbol Einstellungen oder ber das Symbol Einstellungen in der Titelleiste Abmelden Timo Meier Speichern mm 6988008 Ordner M Einstellungen A Importieren Optionen Einstellungen Optionen Tags 8 Startseite amp Allgemein Sprache und Region E Mail a Kalender Intervall f r die Aktualisierung der Ansicht 5 Minuten v amp Kontakte Theme Default 8 Aufgaben Konfiguration vor jedem Abmeldevorgang sichern Nein Fragen M InfoStore m Benutzer Standard f r Schnelleinstellungen Quickinfo anzeigen Ja Nein u InfoBox nach Login anzeigen Ja Nein 4 November 4 2008 Minikalender nach Login anzeigen Ja Nein Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 27 28 29 30 31 1 2 Visuelle Effekte 45 3 4 5 789 46 10 11 12 13 14 15 16 Visue
82. lassen sich die Anforderungen an die Koordination von dezentral arbeitenden Mitarbeitern ber Aufgabenverteilung oder ber den obligatorischen Terminkalender besser und schneller erf llen Mit der neuen Version des Open Xchange Servers erhalten Sie ein v llig neues Groupware Konzept Die Steuerung der einzelnen Funktionen erfolgt hierbei nicht mehr ber Men s sondern ber das Panel das in jedem Modul die wichtigsten Funktionen auf einen Blick anzeigt Alle nicht so h ufig verwendeten Funktionen sind ber einen Klick erreichbar da das Panel expandierbar ist Sie k nnen sich also mit wenigen Klicks s mtliche Funktionen anzeigen lassen statt umst ndlich immer wieder in den Men leisten nach Funktionen zu suchen wof r Sie in jedem Fall zwei Klicks ben tigen Die Einf hrung des Panels erh ht in gro em Ma e die Bedienbarkeit und bersicht lichkeit Mit dem InfoStore dem zentralen Informationspool des Open Xchange Servers lassen sich Informationen jederzeit abrufen oder anderen zur Verf gung stellen Dank der Versionskontrolle des InfoStore gehen keine Informationen verloren sondern k nnen jederzeit wieder abgerufen werden ber ffentliche Ordner lassen sich weiterhin beispielsweise Adressdaten dem gesamten Copyright Open Xchange Inc 2009 1 Vorteile von Groupware L sungen Unternehmen oder einer Gruppe von Personen zur Verf gung stellen Alle nderungen daran werden unverz glich wieder allen zur Verf gung ges
83. navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 3 2 1 Ansicht Telefonliste In der Ansicht Telefonliste werden Ihnen die Kontakte des ausgew hlten Ordners tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Kontaktart die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Kontakte als privat gekennzeichnet wurden Ferner werden der Name die Firma und deren Ort die gesch ftliche Festnetz und Mobiltelefonnummer und die zugeordneten Flags dargestellt Bei Verteilerlisten werden Ihnen nur die Namen sowie die Flags angezeigt Flags sind farbige F hnchen mittels derer Sie Ihre Kontakte zur besseren Unterscheidung kenn zeichnen k nnen um somit z B Kunden von Lieferanten abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels 3 2 1 1 Kontakte filtern Sollten Sie sehr viele Kontakte verwalten k nnen Sie mithilfe der Schnellfilter Leiste die darge stellten Kontakte filtern um so die Zahl der angezeigten Kontakte und Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen Weitere Informationen zur Schnellfilter Leiste finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 2 2 Ansicht Adresskarten dieses Kapitels 3 2 1 2 Kontakte sortieren Sie k nnen die Anzeigeliste der Kontakte sortieren nach den Feldern Name Firma Stadt Telefon gesch ftlich Mobiltelefon oder Flag wahlweise in alphabetisch auf oder absteigender Reihenf
84. nnten mehrere Verteilerlisten mit identischer Benennung angelegt werden Um dies zu vermeiden sollten Sie bei der Eingabe des Namens der Verteilerliste stets darauf achten Ihre Verteilerlisten m glichst eindeutig zu benennen 1 1 Zielordner f r neue Verteilerliste w hlen Mittels der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner die neu zu erstellende Verteilerliste abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem Ihrer pers nlichen Kontaktordner derjenige pers nliche Kontaktordner der beim Anlegen der neuen Verteilerliste ge ffnet war Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontak tordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner der beim Anlegen der neuen Verteilerliste ge ffnet war Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontak tordner anderer Benutzer f r den Ihnen kein Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Ihr pers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem anderen Modul des Open Xchange Server z B E Mail Kalender etc Ihr pers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Verteilerlisten nur in Kontaktordnern abgespeichert werd
85. und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Aufgabenordner und deren Inhalte Aufgaben und Serienaufgaben zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuerst den Eintrag ffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Aufgabenordner den Sie ffnen m chten Hiermit wird ebenfalls das Modul Aufgaben aktiv gesetzt und die Aufgaben des gew hlten ffentlichen Aufgabenordners dargestellt DK Abmelden Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung D Q Bearbeiten HSplit F nder ik Start Ordner Liste r Zur cksetzen y Enda 0 Documentation Drucken Training E verschieben p E P ffentliche Ordner Globales Adressbuch ffentliche Ordner i TeamTasks Bereitschftskalender Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin abgeschlossen Flag 8 Kunden U Spezifikationen f r DIV erstellen 14 09 2007 Lieferanten Messekalender TeamTasks Tradeshow Calendar z Freigegebene Ordner v kn A Te A Abbildung 5 3 ffentliche Aufgabenordner 92 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgabenarten und Zugriff Ordner ber den Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Servers schne
86. verf gbar in den Ansichten H Split V Split und Liste Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register e Das Register Allgemein Dieses enth lt e Das Icon des Moduls E Mail Die Betreffzeile und den Absender der E Mail Das Status Icon das anzeigt ob eine E Mail gelesen und beantwortet wurde Den E Mail Text Je nach L nge des E Mail Textes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick zeigt den kompletten Text an Ein dritter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht e Das Register Anlagen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Anlagen Falls die E Mail Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren E Mail Nachrichten lesen Sie haben mehrere M glichkeiten zum Lesen von E Mails Sowohl im H Split als auch im V Split m ssen Sie nur mit der linken Maustaste auf die gew nschte E Mail klicken Sie wird dann im Detailfenster unter bzw neben der Liste angezeigt Mit einem Doppelklick auf eine E Mail ffnen Sie die E Mail in einem eigenen Fenster Dies erh ht besonders bei sehr umfangreichen E Mails die Lesbarkeit Mit Hilfe der Schaltfl che Minus bzw Plus
87. von Teams und Gruppen effizienter Da es sich um eine webbasierte L sung handelt sind Sie zudem standortunabh ngig Sie k nnen immer und berall auf Ihre Groupware zugreifen und sich einen berblick ber Ihre aktuellen E Mails Termine Aufgaben Wissenseintr ge und Bookmarks verschaffen sowie ber die Doku mente Ihres Unternehmens Sollten Sie in diesem Handbuch Hinweise auf Funktionalit ten finden die nicht in Ihrer Groupware enthalten sind wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster Da die Groupware modularisiert aufgebaut ist ist es jederzeit m glich weitere Module bzw Funktionalit ten durch ein Upgrade zu erwerben Copyright Open Xchange Inc 2009 vii viii Copyright Open Xchange Inc 2009 Einleitung Seit in Unternehmen durch den Einsatz von IT Systemen massive Ver nderungen im Ablauf von Unternehmensgeschehen zu verzeichnen sind werden immer mehr Prozesse in Unternehmen EDV gest tzt abgewickelt Aufgaben und Projekte die in der Vergangenheit durch eine enge pers nliche Zusammenarbeit bew ltigt wurden werden heute asynchron an verschiedenen Orten und nicht nur ausschlie lich mit Personen des eigenen Unternehmens durchgef hrt Um den daraus resultierenden Anforderungen an Koordination Kommunikation und Qualit tsanspr chen der Leistung innerhalb und au erhalb eines Unternehmens gerecht zu werden hat sich heutzu tage ein Anforderungsprofil entwickelt dem unter der Bezeichnung Gro
88. zeigt den Absender und den Betreff der einzelnen E Mails das Empfangsdatum sowie die Gr e der E Mails sowie eventuell vorhandene Flags Eine Erl uterung zu den Flags und zur Vergabe von Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 2 20 E Mail Nachrichten mit Flags kennzeichnen Im V Split wird der Inhalt der jeweils markierten E Mail rechts neben der E Mail Liste angezeigt Durch Klicken mit der linken Maustaste auf eine E Mail k nnen Sie diese also ffnen und lesen Wenn Sie eine E Mail in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere E Mail markieren 2 2 3 Die Listenansicht In der Listenansicht wird zur schnelleren Bearbeitung von mehreren E Mails lediglich eine Liste der E Mails im bersichtsfenster eingeblendet Die E Mail Liste zeigt den Absender den Betreff das Empfangsdatum sowie die Gr e der E Mail 14 Copyright Open Xchange Inc 2009 Die Suchfunktion Zum ffnen einer bestimmten E Mail m ssen Sie diese in der H Split Ansicht oder in der V Split Ansicht ffnen indem Sie sie mit der linken Maustaste markieren und dann im Panel unter Ansicht die entsprechnede Funktion w hlen Sie k nnen die E Mail ebenso mit einem Doppelklick ffnen Sie wird dann jedoch nicht im bersichtsfenster sondern in einem eigenen Fenster ge ffnet Wenn Sie eine E Mail in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine and
89. zugunsten einer besseren bersichtlichkeit in eine Verzeichnisstruktur eingeordnet Um in einen angezeigten Ordner zu wechseln klicken Sie diesen mit der linken Maustaste an Weitere Informationen zur Ordnerverwaltung finden Sie Kapitel 8 Einstellungen Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 2 E Mail 2 1 ber das Symbol E Mail in der Navigationsleiste gelangen Sie in die E Mail Verwaltung der Web Oberfl che des Open Xchange Server ber die Sie Ihren gesamten digitalen Briefverkehr kom fortabel via Web Interface abwickeln k nnen Alternativ hierzu k nnen Sie das Modul E Mail auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf einen beliebigen E Mail Ordner klicken Wenn Sie zus tzliche E Mail Konten eingerichtet haben sehen Sie im Orderbaum f r jedes Konto einen weiteren E Mail Ordner Informationen zum Einrichten zus tzlicher E Mail Konten finden Sie in Abschnitt 8 11 3 Zus tzliche E Mail Konten Im Modul E Mail haben Sie die M glichkeit E Mails zu lesen neue E Mails zu verfassen oder einfach nur die Verwaltung des bereits vorhandenen E Mail Bestands vorzunehmen e gi J _ Abmelden Timo Meier Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen m fa n n Split ffne i amp L Antworte L sche H Split k Allen antworten Drucken v Split Speichern unte p Le Ordner ad Zur cksetzen
90. zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie ber einen Doppelklick in der Listen und H Split Ansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Aufgaben das Fenster zum Erstellen einer neuen Aufgabe ffnen Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben eine dementsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie die neue Aufgabe in Ihrem pers nlichen Aufgabenordner Ordner Aufgaben anlegen oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe einge ben dieses Kapitels 5 4 2 Neue Aufgaben aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Aufgaben befinden k nnen Sie neue Aufgaben anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Servers Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Aufgabe Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu
91. zur Darstellung einzelner ganzt giger Termine und Terminserien in dieser Ansicht werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben Die Tagesansicht stellt die von Ihnen konfigurierten Tageszeiten Arbeits und Freizeit farblich unterschiedlich dar Arbeitszeit wird hellgelb Freizeit dunkelgelb angezeigt und ist durch ein Zeitraster unterteilt dessen Intervall Sie ebenfalls Ihren W nschen anpassen k nnen Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 60 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me i Einstellung der Tagesansicht Weitere Informationen zur benutzerspezifischen Festlegung Ihrer Arbeitszeit Beginn und Ende sowie zur Einstellung des Zeitintervalls finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 12 Optionen f r das Modul Kalender dieses Benutzerhandbuchs 4 2 2 1 Einzelne Termine Einzelne Termine werden als K sten dargestellt in denen wichtige Eckdaten des Termins sichtbar sind Beschreibung Beginn und Ende sowie der Ort sofern diese Daten zuvor eingetragen wurden Die Gr e der K sten entspricht dem Zeitraum ber den sich die Termine erstrecken Die farbigen Balken am linken Rand der K sten reflektieren die Terminanzeige
92. 00 Nachrichten Badminton Turnier STE 7 9 77 MB 18 0 e Datei 0 17 4 88 GB Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 10 berschneidende bzw angrenzende Termine Um sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen zu lassen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wird zur Ansicht Liste Zeitraum Arbeitswoche gewechselt in der alle Termine dieser Arbeitswoche dargestellt sind 4 2 3 2 Termine aus anderen Arbeitswochen einsehen M chten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachfolgenden Arbeitswoche einsehen ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen klicken Sie auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige 4 2 4 Ansicht Kalender Zeitraum Monat In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Monat die Termine des ausgew hlten Monats aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Monatsansicht angezeigt Die Wochentage des ausgew hlten Monats werden hellgelb die Wochenenden dunkelgelb und die Tage des Vor sowie Folgemonats grau dargestellt Zeigt die Ansicht den aktuellen Kalendermonat wird der aktuelle Tag Heute wei hinterlegt Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gige Termine werden im Bereich der Datumsanzeige dargestellt und sind grau hinterlegt angezeigt wird jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin Die K sten enthalten die Startzeit und die Beschreibung der Termine um weitere Daten eines T
93. 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register Das Register Allgemein Dieses enth lt e Das Icon des Moduls Kalender Die Beschreibung und den Ort des Termins Die Icons f r privater Termin Terminserie und Gruppentermin Den Beginn und das Ende des Termins Den Namen des Erstellers des Termins Die Anmerkung zum Termin Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht Das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt Die Namen und den Best tigungsstatus der Teilnehmer Wenn ein Teilnehmer zugesagt hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt wenn er abgelehnt hat in roter Schrift Ein Icon zum ndern des Best tigungsstatus Das Register Anlagen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen Falls der Termin Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Das Register Weitere Dieses enth lt Der Ordner in dem der Termin gespeichert ist Die Tags die dem Termin hinzugef gt wurden Der Name der Person die den Termin erstellt oder ge ndert hat Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren
94. 102 Externe Teilnehmer 103 F lligkeit 98 Fehlermeldung 98 Flags ndern 109 entfernen 110 kennzeichnen 109 markieren 109 Hover 96 Interne Teilnehmer 102 l schen 105 Ordner 101 Plausibilit t 98 Priorit t 98 Register Anlagen 95 Teilnehmer 95 bersicht 95 Standardansicht 161 Status 98 suchen 110 Tags zuordnen 100 Teilnehmer benachrichtigen 101 104 Externe 103 hinzuf gen 102 Interne 102 verschieben 107 Drag amp Drop 107 Panel Funktion 107 Wichtigkeit 98 Zugriff 91 Ausgangsordner 116 Auslandstermin 4 Auswahlliste 107 Authentifizierung 5 B Balken 64 Copyright Open Xchange Inc 2009 163 Bankenstandard 3 BCC 19 Beamer 2 Bearbeitungsrechte 116 147 Bedienkomfort 5 Beenden 5 Benachrichtigung aktivieren 101 Benutzerakzeptanz 3 Benutzerdaten 129 Konfiguration 129 Passwort ndern 129 Pers nliche Daten ndern 129 Benutzergruppen 161 Benutzermanagement 4 Benutzername 5 123 125 Best tigungsfenster 159 Betriebssystem 124 Bild 39 Bilder 153 Bildschirmaufl sung 5 Blind Carbon Copy 19 Bookmarks 113 Browser 2 123 Browser Nutzung 2 Carbon 19 CC 19 Client 3 Cookies 2 D Dateiformat BMP 39 GIF 39 JPG 39 PNG 39 Datenmenge 3 Datenpflege 3 Datum 144 Datumsformat 4 144 Dialogfenster 115 Dokumente 113 Dokumenten Bereich 123 Dokumenten Server 123 Dokumentenzugriff 125 Drag
95. 19 20 21 22 23 Direct link http prototyp open xchange com ox6 m infostore amp 448i 3 48 24 25 27 28 29 30 5 29 Dokument Details Schnuckelige Ferienwohnung direkt am sch nen Sandstrand von Renesse InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Erstellt am 17 01 2007 07 03 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 18 09 2007 03 02 von Frank Meyer Abbildung 6 1 Modul InfoStore 6 1 InfoStore ffnen Der InfoStore l sst sich auf verschiedene Arten ffnen Sie kommen durch einen Klick auf das Modulsymbol in den InfoStore Ihren pers nlichen InfoStore Ordner k nnen Sie auch ffnen indem Sie auf den Ordner mit Ihrem Benutzernamen unterhalb des Ordners InfoStore und seines Unterordners Userstore klicken Selbstverst ndlich ist es auch m glich InfoStore Ordner anderer Benutzer zu ffnen und deren Inhalt anzuzeigen sofern diese f r Sie freigegeben wurden 4 Zugriff ber WebDAV Beim Zugriff ber WebDAV kann sich der Benutzer ausschlie lich die neueste Version der Objekte anzeigen lassen Hier ist es nicht m glich etwaige Notizen einzusehen oder auf ltere Versionen der Objekte zuzugreifen 6 2 InfoStore Ansichten Bei Auswahl des Moduls InfoStore kommen Sie in die Listenansicht des Moduls Zur Darstellung der InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner sowie f r Sie freigegebenen Copyright Open Xchange Inc 2009 113 InfoStore Hover
96. 2007 Neue Visitenkarten entwerfen D 05 02 2007 09 02 2007 50 Steuererkl rung 2006 vorbereiten 12 02 2007 14 02 2007 aE outeni T una ann w bersicht Teilnehmer 0 Anlagen 0 Verkn pfungen 0 4 November 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So cE 1 2 Betreff BMS Pr sentation evaluieren 4 5 1 RE F lligkeitstermin Beginnt am 14 02 1970 f llig am 14 02 1970 420 0 N 15146 Status Nicht begonnen Wichtigkeit a abgeschlossen Unbestimmt Leiter Timo Meier 47 17 18 19 20 21 22 23 48 24 25 26 27 28 29 30 8 Details c Nachlese und Auswertung der Pr sentation bei BMS Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 9 77 Datei 0 17 4 88 GB Erstellt am 04 02 2007 00 33 von Timo Meier zuletzt ge ndert am 01 11 2008 14 01 von Localization User4 Abbildung 5 1 Das Modul Aufgaben 5 1 Aufgabenarten und Zugriff Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Aufgaben als auch periodisch wiederkeh rende Aufgaben als Serienaufgaben verwalten Letzteres ist z B hilfreich wenn Sie eine bestimmte Aufgabe wie z B eine w chentliche Datensicherung regelm ig ausf hren wollen statt diese Aufgabe jede Woche neu zu planen legen Sie diese Aufgabe einmalig als Serienaufgabe mit entsprechenden Parametern an Da Serienaufgaben lediglich eine Sonderform der Aufgaben darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nac
97. 21 963258 41 0375 249611 0611 81 4454 0381 3040 500 m bauer schlaufe net old rs cars net antonio fernandez lopas com renateg tvr mv ev de M 4 November 2008 Becker Tanja E Eimermacher Anne Fernandez Isabella E Haller Reiner N Mo Di Mi Do Fr Sa So Seidenweg 20 Rheinufer 100 Luisenstr 54 Rathausplatz 9 13 E 29 30 31 1 2 47875 Krefeld 40224 D sseldorf 65187 Wiesbaden 66104 Saarbr cken R re een 02151 344377 8 0221 599559 62 0611 81 4430 0681 609 6351 5 5 T 10 11 42 43 44 1516 tbecker ties r us eu eimermacher duesseldortv isabella femandez lopas com reiner haller saarpower de U 47 17 18 19 20 A 22 23 E Dettmer Simone By Einkauf E Fournaise Claude Heikaus Torsten 48 24 25 27 28 29 Marktplatz 30 10 Rue des R collets Am alten Hafen 124 x 92224 Amberg 57000 Metz 27568 Bremerhaven 09621 378107 10 03 87 85 41 63 0471 950820 51 Alle _ dr simone dettmer sumag com cfour linexp com torsten heikaus vhs bremen de InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 0 gt Abbildung 3 1 Das Modul Kontakte 3 1 Kontaktarten und Zugriff Im Open Xchange Server k nnen Sie sowohl einzelne Kontakte als auch mittels Verteilerlisten zusammengefasste Kontakte verwalten Letzteres ist z B hilfreich wenn Sie allen Mitarbeitern einer Abteilung eine Information per E Mail zukommen lassen m chten statt diese E Mail an viele einzelne
98. 29 08 2007 14 25 3 32 KB amp Freigegebene Ordner 0 C Frank Meyer 456 04 8 103 InfoStore Brian Connor Fach Opening Tech_Fact_Sheet_EN pdf 1MB am an u You have chosen to open arr aarun Technical Data Sheet Tech_Fact_Sheet_EN pdf Von Frank Meyer lt frank_meyer docboat ra Adobe Acrobat Document 4 November gt 2008 An Jean Dupont lt jean_dupont dochog Mo Di Mi Do Fr Sa So Erhalten 23 08 2007 16 22 What rer do wahi 27 with Adobe Reader 9 0 default 45 3 4 5 6 789 attached save to ik 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 22 23 Regards Frank 48 24 25 28 27 28 29 30 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten ir 9 77 MB IfjTech_Fact_Sheet_EN pdr 454 75 KB Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 2 2 E Mail Anlagen speichern Sie k nnen die Anlage auch im InfoStore speichern Klicken Sie daf r einfach im Panel auf Im InfoStore speichern Im sich ffnenden Dialogfenster k nnen Sie dem neuen Eintrag einen Titel vergeben und durch Klicken auf die Schaltfl che Ordner einen InfoStore Ordner zum Ablegen der Anlage w hlen Alternativ k nnen Sie die Funktionen ffnen Speichern und Speichern im InfoStore auch im Kontextmen aufrufen Hierf r markieren Sie die Anlage und klicken sie dann mit der rechten Maustaste an Falls die Anlage
99. 3 124 Urspr nglicher Mailtext 153 UTF 8 4 125 UWA Module 150 V Verschl sselung 3 Versionshistorie 123 Versionskontrolle 1 Verteilerlisten 49 Verwaltung Rechte 8 Ressourcen 2 Verzeichnisstruktur 125 Visitenkarten 152 W W hrung 144 Web Frontend 4 Web Oberfl che 5 Web Server 3 WebDAV 113 123 Browser Funktionalit t 123 Direktzugriff Linux 123 Windows 124 Dokumenten Bereich 123 Dokumenten Server 123 Ressourcen 125 Versionshistorie 123 WebDAV Szenario 123 Webmail Client 27 Wissen 113 Wissensbeitrag 113 Wissenseintrag 115 Wochenansicht 65 71 159 Wochenende 64 Wochentag 64 Z Zeichensatz 4 Zeilenumbruch 152 Zeitformat 144 Zeitzone 144 Zeitzonen 4 Zielordner 73 107 116 Zugangsdaten 5 123 125 Zugriff 5 Zugriffsrechte 8 36 147 Zusatzinformationen 64 170 Copyright Open Xchange Inc 2009
100. 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume dieses Kapitels 4 4 5 8 Erinnerung aktivieren M chten Sie an den Termin erinnert werden k nnen Sie aus der Liste Erinnerung einen der angebotenen Zeitr ume zur Erinnerung an diesen Termin ausw hlen Sie k nnen das vorgegebene Zeitintervall f r die Erinnerung in den Kalender Einstellungen w hlen siehe Standard Zeitintervall f r Erinnerung Beachten Sie dass die gew hlte Erinnerung immer nur f r den Ersteller dieses neuen Termins gilt alle anderen internen Teilnehmer k nnen sich hiervon abweichend an diesen Termin erinnern lassen Haben Sie f r einen Termin eine Erinnerung aktiv gesetzt werden Sie bei Erreichen des gew hlten Zeitraums mittels eines Erinnerungsfensters an diesen Termin erinnert In diesem Fenster k nnen Sie entscheiden ob Sie sich in einem auszuw hlenden Zeitraum erneut an diesen Termin erinnern lassen m chten oder ob diese erstmalige Erinnerung an diesen Termin ausreicht Copyright Open Xchange Inc 2009 77 Termine erstellen 4 4 5 9 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Sollen alle hinzugef gten Teilnehmer ber diesen neuen Termin per E Mail benachrichtigt werden aktivieren Sie die Option Alle Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen wenn Sie externe Teilnehmer z B aus Ihren privaten Kon takten zu einem Termin einladen wollen die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben und so
101. 9 September gt 2007 Briefing Messe 3 Mo Di Mi Do Fr Sa So 9 Frankfurt Office Raum 107 13 14 15 ger 08 00 Workshop Si Isa Home Office EEE 37 Beginntum 03 09 2007 14 00 Endetum 03 09 2007 16 00 18 10 11 12 13 14 15 16 38 17 18 19 20 21 22 23 Erstelltvon Timo Meier 20 21 22 2 2 il er mms 5 10930 fmin Fa M XML Schulung Wandertag mit der Familie 16 30 Globex Pr si nt Update 09 30 Produkt Demo Heute 13 00 Conference t l pho 08 00 Technical Sales Tra 23 I 08 45 Mitarbeitergespr ch 09 00 Fiohmart InfoBox 24 25 26 27 2 29 Sie haben keine ungelesenen 39 00 00 Technical Meeting 10 45 Zahnarzt 18 00 Kinoabend 09 00 Besprechung mit Tir Nachrichten 30 58 44 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 11 Termine in der Ansicht Kalender Zeitraum Monat Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 2 4 1 Termine aus anderen Monaten einsehen Wollen Sie Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Monats einsehen ohne dabei den Zeitraum Monat zu verlassen nutzen Sie die Navigationspfeile an der Datumsanzeige 4 2 5 Ansicht Kalender Zeitraum Woche In der Ansicht Kalender werd
102. Abschnitt 3 1 2 ffentliche Kontakte 2 14 E Mail Nachrichten weiterleiten Wollen Sie eine bestimmte E Mail aus Ihrem Posteingang an jemanden senden so verwenden Sie hierf r die Panel Funktion Weiterleiten Markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken Sie auf die Funktion zum Weiterleiten Es ffnet sich ein Fenster in dem Sie den Empf nger eintragen k nnen Fahren Sie dann genauso fort wie beim Verfassen und Senden einer neuen E Mail Alternativ k nnen Sie die Funktion Weiterleiten auch im Kontextmen aufrufen Sie k nnen mehrere E Mails gleichzeitig weiterleiten indem Sie mehrere E Mails markieren und dann die Funktion zum Weiterleiten aufrufen Die E Mails werden als Anlagen an eine neue E Mail angeh ngt 2 15 E Mail Status Sie k nnen den Status einer E Mail im Panel ndern Gehen Sie hierf r auf Markieren als Es ffnet sich eine Auswahlliste mit mehreren Optionen Wollen Sie beispielsweise eine E Mail die Sie bereits gelesen haben als ungelesen markieren w hlen Sie die Option Ungelesen Damit wird die E Mail wieder in Fettdruck dargestellt Genauso k nnen Sie eine bereits beantwortete E Mail als Unbeantwortet markieren Dies ist beispielsweise dann sinnvoll wenn Sie mehrere offene Punkte in der E Mail haben jedoch nur einen Punkt sofort kl ren k nnen Den aktuellen Status einer E Mail erkennen Sie auch am Briefumschlag Symbol Es wird in jeder Listenansicht Wurde eine E Mail bereits beantwortet bef
103. Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist m r Alle Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktordner in deren angezeigten Namen Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Um die entsprechenden Kontakte zur Selektion einblenden zu lassen klicken Sie hiernach auf Suchen Beachten Sie dass nur Kontakte zur Auswahl angezeigt werden in deren Daten mindes tens eine E Mail Adresse eingetragen wurde Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel bei dem alle Kontakte aus dem pers nlichen Kontaktordner zur Auswahl angezeigt werden Wurde in den Daten der Kontakte mehr als eine E Mail Adresse eingetragen wird pro E Mail Adresse ein Eintrag dieser Kontakte im Auswahlfenster dargestellt Sie k nnen somit die Vertei lerliste nutzen um eine Nachricht an mehrere E Mail Adressen eines Kontakts z B gesch ftliche und private E Mail Adresse gleichzeitig zu versenden Ob Sie dies tats chlich ausf hren ist an dieser Stelle des Prozesses noch nicht festgelegt da Sie bis hierhin lediglich die potenziellen Mitglieder Ihrer Verteilerliste angezeigt aber noch keine endg ltige Auswahl getroffen haben dies erfolgt erst im n chsten Schritt Im n chsten Schritt f gen Sie die gew
104. Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume auf zu ndernde Termine auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Bei Terminserien l st diese Methode zun chst ebenfalls die Abfrage nach dem zu bearbeitenden Element aus Terminserie als Ganzes oder nur die aus gew hlte Instanz der Terminserie und ffnet danach das Fenster Termin bearbeiten in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen 4 6 3 Termintitel ndern M chten Sie lediglich den Termintitel ndern markieren Sie in einer beliebigen Kalenderansicht einen Termin Klicken Sie auf den Termintitel Ein Textcursor erscheint Bearbeiten Sie den Titel und dr cken Sie zum Abschluss die Return Taste 4 6 4 Termine per Drag amp Drop bearbeiten In der Ansicht Kalender k nnen Sie in allen Zeitr umen Termine auch per Drag amp Drop zeitlich verschieben sowie den Beginn bzw das Ende von Terminen mithilfe Ihrer Maus ndern 4 6 4 1 Termine per Drag amp Drop zeitlich verschieben Um in der Tagesansicht oder Arbeitswochenansicht einen Termin per Drag amp Drop zeitlich zu verschieben ziehen Sie den zu verschiebenden Termin am Titel mit gedr ckter linker Maustaste an die gew nschte Zielposition Sobald Sie die Zielposition erreicht haben l sen Sie Ihre Maustaste Hiermit wird der Termin an derjenigen Rasterlinie angeordnet die der ausgew hlten Position am n chsten ist das Zeitraster best
105. Aufgabe Mit Hilfe des Symbols k nnen weitere Details wie Dauer und Kosten eingeblendet werden 5 2 2 4 Register Teilnehmer Das Register Teilnehmer f hrt alle an der Aufgabe beteiligten Personen auf Mithilfe der Infor mationen aus der Spalte Status k nnen Sie auf einen Blick erkennen welche Personen ihre Teilnahme an der Aufgabe bereits best tigt unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw von welchen Personen eine diesbez gliche Antwort noch aussteht Sofern die Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben k nnen Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen 5 2 2 5 Register Anlagen Anlagen sind externe Dateien wie z B Aufgabenspezifikationen als Textdokumente St cklisten als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Aufgabendaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit der Aufgabe verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 5 4 6 Anlagen zu Auf gaben hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einer Aufgabe Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt sofern vorhanden alle der ausgew hlten Aufgabe zugeordneten Anlagen auf Die Tabelle der Anlagen zeigt Ihnen die Dateinamen der zugeordneten Dokumente deren Mime Typ sowie die Dateigr e in KB an Copyright Open Xchange Inc 2009 95 Aufgaben Hover 5 2 2 6 Anlagen aus Aufgaben ffnen oder speichern Wollen Sie eine Anlage der angezeigten Aufgabe ffnen oder als Datei abspeichern k
106. Blau Gebucht Gelb Mit Vorbehalt Rot Gesch ftlich unterwegs oder Gr n Frei Analog zur Ansicht Liste erhalten als privat gekennzeichnete Termine ein Schl sselsymbol und bei Terminen mit mehreren Teilnehmen wird ein Gruppensymbol eingeblendet Sofern zugewiesen werden in den K sten auch die den Terminen zugeordneten Flags angezeigt Wenn Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren wird ein Fenster eingeblendet das weitere Informationen zu diesem Termin enth lt Zus tzlich zu den bereits im Kasten sichtbaren Daten werden hierin Angaben ber die Teilnehmer und die Ressourcen dieses Termins angezeigt Das Fenster mit den Zusatzinformationen wird ausgeblendet sobald Sie den Cursor bewegen 7 Farben der Terminanzeige Die Farben zur Kennzeichnung der Terminanzeige Gebucht Mit Vorbehalt Gesch ftlich unterwegs oder Frei sind im Open Xchange Server fest vorgegeben und k nnen von Ihnen nicht ver ndert werden Weitere Informationen zur Kennzeichnung der Terminanzeige finden Sie im Kapitel Abschnitt 4 4 Termine erstellen dieses Kapitels 4 2 2 2 Terminserien Terminserien des ausgew hlten Tages werden in der Ansicht ebenfalls mittels spezieller Symbole gekennzeichnet um diese leichter von einzelnen Terminen unterscheiden zu k nnen 4 2 2 3 berschneidende bzw angrenzende Termine In der Kalendertagesansicht kann eine bestimmte Anzahl von Terminen die sich berschneiden nebeneinander angezeigt werden Wird di
107. Datum sowie die aktuell laufende Kalender woche an sondern erlaubt Ihnen auch den direkten Zugriff auf Ihre Termine an einem bestimmten Datum W hlen Sie beispielsweise das Datum 23 Dezember 2007 aus dann werden Ihnen in Form einer Tagesansicht alle zu diesem Zeitpunkt anstehenden Termine angezeigt W hlen Sie statt eines einzelnen Datums eine Kalenderwoche dann werden Ihnen in Form einer Wochenansicht die Termine f r die gesamte Woche angezeigt Zum schnellen Erstellen eines neuen Termins an einem bestimmten Tag machen Sie einen Doppelklick auf den gew nschten Tag Daraufhin wird das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins ge ffnet Der aktuelle Tag wird farbig hinterlegt und mit einem Rahmen versehen und alle Tage an denen ein Termin ein getragen ist werden fett dargestellt Wenn Sie im Minikalender auf einen anderen Tag als den aktuellen klicken bleibt der Rahmen um den aktuellen Tag erhalten und der neu gew hlte wird farbig hinterlegt N here Informationen zum Thema Kalender und Terminfunktionen finden Sie im Kapitel 4 Kalender Die InfoBox Die InfoBox unterhalb des Miniaturkalenders enth lt Informationen ber eingegangene E Mails sowie ber den aktuell ben tigten Speicherplatz Die Ordnerverwaltung Die Ordnerverwaltung dient als unternehmensweites eigenes Ordnersystem in dem Sie spezielle Kalendereintr ge Kontaktdaten Aufgaben Dokumente Bookmarks und Wissenseintr ge erstellen k nnen Die einzelnen Elemente werden
108. Einstel lungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls E Mail Folgende Optionen stehen Ihnen auf mehreren Registern zur Verf gung Register Allgemein Standardansicht Hier k nnen Sie eine Standardansicht f r das E Mail Modul festlegen Die E Mails werden standardm ig nach Eingangsdatum sortiert Voreingestellt ist die horizontale Splitansicht Sie k nnen zwischen den folgenden Ansichten w hlen e In der Listenansicht werden Ihre E Mails in Form einer Liste angezeigt e In der H Split Ansicht wird die markierte E Mail unterhalb der E Mail Liste angezeigt e In der V Split Ansicht wird die markierte E Mail rechts neben der E Mail Liste angezeigt Standardansicht f r Spam Ordner Hier k nnen Sie eine Standardansicht f r den Spam E Mail Ordner festlegen e Wenn Sie die Einstellung Liste w hlen werden die Inhalte von Spam E Mails nicht angezeigt Sie sehen dann im bersichtsfenster nur die Liste der Spam E Mails e Wenn Sie die Einstellung H Split oder V Split w hlen sehen Sie im bersichtsfenster auch die Inhalte von Spam E Mails E Mail Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul E Mail aktivieren oder deaktivieren Erste E Mail automatisch selektieren Bestimmt ob die erste E Mail in der Liste automatisch selektiert wird wenn Sie einen E Mail Ordner ffnen Gel schte E Mails unwiderruflich entfernen Hier k nnen Sie einstellen ob Sie Ihre E Ma
109. Kontakte zu versenden adressieren Sie Ihre Nachricht nur an die entsprechende Verteilerliste die daf r sorgt dass alle in ihr erfassten Kontakte Ihre Mitteilung erhalten Da Verteilerlisten lediglich eine Sonderform der Kontakte darstellen beziehen sich sofern nicht ausdr cklich angemerkt alle nachfolgenden Angaben gleicherma en auf einzelne Kontakte und Verteilerlisten Weiterf hrende Informationen zur Handhabung von Verteilerlisten finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 13 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen dieses Kapitels 3 1 1 Pers nliche Kontakte Innerhalb Ihrer pers nlichen Kontakte erfassen Sie alle pers nlichen Kontakte zu Gesch ftspartnern Kunden und Lieferanten etc sowie Ihre privaten Kontakte wie z B Freunde und Bekannte Wenn Sie das Modul Kontakte ber das Symbol Kontakte aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen immer Ihre pers nlichen Kontakte einzelne Kontakte sowie Verteilerlisten aus dem Copyright Open Xchange Inc 2009 29 Kontaktarten und Zugriff Ordner Kontakte angezeigt Alternativ hierzu k nnen Sie den Ordner Kontakte auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken Haben Sie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Kontaktordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Kontakte unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fallbeispiel k nnen Sie auf diese Kontaktordner nur ber den Ordnerbaum zugre
110. OX keepintouc OPEN XCHANGE SERVER Benutzerhandbuch Copyright Open Xchange Inc 2009 OPEN XCHANGE SERVER Benutzerhandbuch Ver ffentlicht Dienstag 14 Juli 2009 Version 6 10 rev 1 Copyright 2006 2009 OPEN XCHANGE Inc Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open Xchange Inc Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden vorausgesetzt dass dieser Copyright Vermerk in jeder Kopie enthalten ist Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit gr ter Sorgfalt zusammengestellt Fehlerhafte Angaben k nnen jedoch nicht vollkommen ausgeschlos sen werden Die Open Xchange Inc die Autoren und die bersetzer haften nicht f r eventuelle Fehler und deren Folgen Die in diesem Buch verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen sie werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Die Open Xchange Inc richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller Die Wiedergabe von Waren und Handelsnamen usw in diesem Buch auch ohne besondere Kennzeich nung berechtigt nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Marken schutz Gesetzgebung als frei zu betrachten sind 2 Copyright Open Xchange Inc 2009 Inhaltsverzeichnis Vorwort vii 1 Vorteile von Groupware L sungen 2 Arbeiten mit der Groupware e
111. Sie den gesperrten Eintrag und klicken im Panel auf Sperre aufheben Sie k nnen die Funktionen Sperren und Sperre aufheben auch im Kontextmen aufrufen 6 10 InfoStore Eintr ge versenden Wenn Sie einen anderen Benutzer auf einen speziellen Eintrag im InfoStore aufmerksam machen wollen haben Sie zwei Optionen zur Auswahl Diese finden Sie im Panel unter der Sektion Senden Sie k nnen einen Eintrag als E Mail Anlage versenden oder f r interne Benutzer den Link auf das Dokument in einer E Mail schicken Der Empf nger muss dann nur auf den Link in der E Mail klicken und kommt direkt auf die Seite mit dem InfoStore Eintrag Sie k nnen die Funktionen Als E Mail Anhang versenden und Als Link versenden auch im Kontextmen aufrufen 6 11 InfoStore Eintr ge mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige InfoStore Eintr ge zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle allgemeinen Eintr ge wie Reiserichtlinien und Urlaubsantragsformulare mit einem gr nen Flag alle Eintr ge f r ein laufen des Projekt mit einem roten Flag und alle Eintr ge f r ein anstehendes Projekt mit einem blauen Flag versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten InfoStore Eintr gen handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in der Listenansicht als eigene Spalte und in der A
112. Vorname Namenszusatz Abteilung Kundendienst Position Raumnummer Mitarbeiter ID Telefon gesch ftlich 2 Telefon Zentrale 0511 543390 0 URL httpsfwww dosd com IM gesch ftlich Abbildung 3 6 Private Kontakte 3 Private Kontakte erstellen Beachten Sie dass Sie nur Kontakte die Sie in Ihren pers nlichen Kontaktordnern verwalten als private Kontakte kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer anlegen steht die Option Privater Kontakt im Fenster Kontakt nicht zur Verf gung 3 4 5 2 Pers nliche Daten Tags und Ordner Im Register Privat verwalten Sie die pers nlichen Daten Ihres neu zu erstellenden Kontakts wie z B die private Anschrift sowie weitere Informationen und Anmerkungen Sofern Ihnen ein Foto oder Firmenlogo dieses Kontakts vorliegt k nnen Sie auch ein Bild Dateiformate JPG BMP GIF oder PNG empfohlene Gr e 90 x 90 Pixel in den Datensatz des Kontakts aufnehmen Bet tigen Sie hierzu im Panelabschnitt Bild die Schaltfl che Hinzuf gen Bilder in Kontaktdaten Da Bilder zu Kontakten direkt in der Datenbank des Open Xchange Server verwaltet werden k nnen Sie Kontakten selbst dann noch Bilder hinzuf gen wenn Ihnen nicht mehr gen gend freie Speicherkapazit t f r Anlagen oder InfoStore Eintr ge auf dem Server zur Verf gung steht Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte erstellen Wenn Sie
113. Weiteres Fax Autotelefon 64 Autotelefon Texttelefon 64 Telefon f r H rbehinderte Handelsregister 64 Organisations Nr Manager 64 Name des der Vorgesetzten Assistent 64 Name Assistent Telex 64 Telex Ehepartner 64 Partner Kinder 64 Kinder Tabelle 8 3 Zuordnung der Daten einer MS Outlook CSV Datei 8 3 4 3 Import ausf hren i Beachten Sie folgende Hinweise zum Import Stellen Sie sicher dass Sie g ltige Importdateien verwen den Hinweise zu g ltigen Importdateien finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 8 3 4 1 Standard CSV Datei und Abschnitt 8 3 4 2 MS Outlook CSV Datei Wenn eine Importdatei ung ltige Daten enth lt wird der zugeh rige Kontakt beim Import bersprungen Beim Import wird nicht gepr ft ob ein Kontakt schon vorhanden ist Wenn Sie einen Kontakt mehrmals impor tieren ist er anschlie end mehrmals vorhanden So importieren Sie Kontakte aus einer Standard CSV Datei oder aus einer MS Outlook Datei Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Import Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp CSV Wenn Sie Daten im Standard CSV Format importieren wollen w hlen Sie Durch Kommata getrennt Wenn Sie Daten im MS Outlook CSV Format importieren wollen w hlen Sie Outlook Datei Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Um den Datenimport
114. Xchange Server ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten Aufgaben und deren Daten aus der Ansicht Liste bzw H Split dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen wird die Liste der Aufga ben auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen Aufgaben verschieben Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Aufgabenordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 8 1 Aufgaben ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split die zu verschiebenden Aufgaben f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur eine einzelne Aufgabe verschieben k nnen Sie dies auch in der Ansicht H Split ausf hren Haben Sie alle zu verschiebenden Aufgaben ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein siehe nachstehende Abbildung in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Aufgaben nur in Aufgabenordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von Aufgaben in f r
115. Zur Suche nach bestimmten Aufgaben k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Aufgabenordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in dem Feld Betreff aller in diesem Auf gabenordner verwalteten Aufgaben Um nach Aufgaben zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffent lichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Aufgabenordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Liste oder H Split Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Beschreibung der gesuchten Aufgaben oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Beschreibung und Platz haltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung e bms oder bms gt Alle Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in deren Beschreibung die Zeichenfolge bms enthalten ist e m r gt Alle Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner in deren Beschreibung die Zeichen m und enthalten sind wobei zwischen dem m und dem exakt 1 Zeichen stehen darf wie z B bei dem Wort Marketing Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Sobald die Suche abgeschlossen ist werden die dem Suchkriterium entsprechen
116. aben werden alle zuvor ausgew hlten InfoEintr ge in diesen InfoStore Ordner verschoben 6 8 2 InfoStore Eintr ge per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie InfoStore Eintr ge auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschie benden Eintr ge ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten InfoStore Eintr ge in diesen InfoStore Ordner verschoben 1 InfoStore Eintr ge verschieben M chten Sie InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern in f r Sie ffent liche bzw freigegebene InfoStore Eintr ge Ordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wollen Sie InfoStore Eintr ge aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Info Store Eintr ge Ordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert Somit ist das Verschieben von InfoStore Eintr ge aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Beim Verschieben von In
117. aben Sie alle zu verschiebenden Termine ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Termine nur in Kalenderordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von Terminen in f r Sie ffentliche oder freigegebene Kalenderordner anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Sobald Sie den gew nschten Zielordner gew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Termine in diesen Kalenderordner verschoben 4 9 2 Termine per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie Termine auch mittels der Drag amp Drop Methode verschieben Hierzu selektieren Sie die zu verschiebenden Termine ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten Termine in diesen Kalenderordner verschoben i Termine in andere Ordner verschieben M chten Sie Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kalenderordner anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie f r den Zielordner das Recht zum Anlegen von Objekten Wollen Sie Termine aus zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebe
118. altfl che Grafiken laden Informationen zur Konfiguration dieses Verhaltens finden Sie im Abschnitt Laden extern verlinkter Bilder sperren Falls die E Mail als potentielle Phishing Mail eingestuft wurde und damit m glicherweise einen Betrugsversuch bildet wird ber dem E Mail Header ein entsprechender Hinweis eingeblendet Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordner baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken Hinter dem Pfad wird in Klammern die Anzahl der E Mails im aktuellen E Mail Ordner angezeigt Wenn ungelesene E Mails vorhanden sind wird deren Anzahl zus tzlich angezeigt 2 2 1 Der H Split Die E Mail Liste in der horizontalen Splitansicht zeigt den Absender und den Betreff der einzelnen E Mails das Empfangsdatum sowie Gr e der E Mails sowie eventuell vorhandene Flags Eine Erl uterung zu den Flags und zur Vergabe von Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 2 20 E Mail Nachrichten mit Flags kennzeichnen Im H Split wird die jeweils markierte E Mail unterhalb der E Mail Liste angezeigt Durch Klicken mit der linken Maustaste auf eine E Mail k nnen Sie diese also ffnen und lesen Wenn Sie eine E Mail in der Liste anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere E Mail markieren 2 2 2 Der V Split Die E Mail Liste in der vertikalen Splitansicht
119. am erstellen bg Abbreche E Mail lt Kalender TE Geburtstage a Mittwoch 26 11 2008 78 Urlaub m Team Mitglied 01 AM 02AM 04 OSAM OGAM 07 AM 08 AM 09 AM 10AM 11 AM 12 01 PM 02 04 PM 05 Pf Vereinskalender amp Bill Keens 72 Wichtige Termine 89 Kontakte Aufgaben 9 g ffentliche Ordner amp Brian Connor Freiaeaebene Ordner xi 4 November 2008 irene Murphy Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 27 28 29 30 1 2 45 3 4 5 6 7T 6 9 13 a8 15 16 al 46 10 11 12 nn nen nn nt nn tom Ann ten PP EE EE Abbildung 4 3 Anzeige der Termine von Team Mitgliedern Weitere Informationen zur Anzeige von Terminen in der Ansicht Team sowie zur Einrichtung der Standardansicht f r das Modul Kalender finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 4 2 7 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche und Abschnitt 4 2 11 Festlegung der Standardansicht dieses Kapitels 4 1 2 ffentliche Termine Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt k nnen ffentliche Kalenderordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Um auf f r Sie ffentliche Kalenderordner und deren Inhalte Termine und Terminserien zuzu greifen expandieren Sie im Ordnerbaum zuer
120. amp Drop Funktion 3 9 Drop Down Feld 143 dynamische Felder 33 E E Mail 13 Absender 14 27 Account Name 27 Adresse An 18 BCC 19 CC 19 als Spam kennzeichnen als Ham kennzeichnen 25 Anlagen 17 20 Ansicht 14 H Split 14 Liste 14 V Split 14 beantworten 18 drucken 25 Einstellungen 151 Empf nger 18 Empfangsbest tigung 20 28 Entwurf 20 21 Hover 16 HTML Editor 21 kopieren 24 lesen 16 l schen 25 markieren als 24 Ordner Entw rfe 27 Gesendete Objekte 27 INBOX 27 Papierkorb 27 weitere 27 Panelleiste 13 Priorit ten hoch 20 niedrig 20 normal 20 Quelldaten anzeigen 16 schreiben 18 Signaturen 23 Status 24 suchen 15 bersicht 27 verfassen 18 verschieben 24 Verzeichnis bersicht 27 Visitenkarte anh ngen 23 Webseiteninhalt einf gen 23 weiterleiten 24 Wichtigkeit 20 E Mail als Anlage 152 E Mail Adressen 152 E Mail Font 152 E Mail Fontgr e 152 E Mail Konten 154 E Mail Server 4 Eigene Beitr ge 113 164 Copyright Open Xchange Inc 2009 Eigenschaften Kontextmen 147 Eingabemaske 5 Einstellungen 129 allgemein 143 Aktualisierungsintervall 143 Best tigung neue Termine 159 Datumsformat 144 Hover 144 Konfiguration sichern 143 Optionendialog 143 Schnelleinstellungen 143 Sprachauswahl 144 Theme 143 Visuelle Effekte 144 W hrungsformat 144 Zeitformat 144 Zeitzone 144 Aufgaben 161 Aufgabenbenachrichtigung 161 Erinner
121. an den Geburtstag des Kontakts erinnert werden m chten k nnen Sie eine Terminserie erstellen Klicken Sie hierzu in der Zeile Geburtstag auf das Kalendersymbol Ein Dialogfenster fragt ob Sie zu an dem Datum des Geburtstags einen j hrlich wiederkehrenden Termin erstellen m chten Weitere Hinweise zu Terminserien finden Sie im Abschnitt 4 4 5 4 Terminserie Dar ber hinaus k nnen Sie im Register Gesch ftlich dem neu anzulegenden Kontakt ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen Wollen Sie ein oder mehrere der einem Kontakt zugeordneten Tags wieder entfernen l schen Sie hierzu die entsprechenden Eintr ge aus dem Feld Tags Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerw nschten Tags Alternativ k nnen Sie Tags folgenderma en entfernen Klicken Sie auf die Schaltfl che Tags deselektieren Sie im Popup Fenster die Tags klicken Sie auf OK 4 Pers nliche Tags anlegen M chten Sie bestimmte Tags h ufig wiederverwenden empfiehlt es sich diese als pers nliche Tags innerhalb der Einst
122. andenen Regeln So zeigen Sie die Details einer Regel an Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel Im Bereich Regel Details werden die Bedingungen und Aktionen der Regel angezeigt 8 11 4 3 Regeln bearbeiten So ndern Sie die Reihenfolge der Regeln 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Verschieben auf Nach oben oder Nach unten So deaktivieren Sie eine Regel Deaktivieren Sie in der Spalte Aktiv das Kontrollfeld So aktivieren Sie eine Regel Aktivieren Sie in der Spalte Aktiv das Kontrollfeld So ndern Sie eine Regel 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 ndern Sie im Bereich Regel Details die Einstellungen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern So l schen Sie eine Regel 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Regeln auf L schen 8 11 5 Benachrichtigung bei Abwesenheit Hier bestimmen Sie ob der Absender einer eingehenden E Mail eine E Mail Benachrichtigung erh lt wenn Sie abwesend sind Sie k nnen Folgendes einstellen Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert Mit diesem Kontrollfeld aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung Betreff Hier geben Sie den Betreff Text der E Mail Benachrichtigung ein Text Hier geben Sie den Text der E Mail Benachrichtigung ein Anzahl Tage zwischen dem Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleiche
123. angezeigt in der Listenansicht als eigene Spalte und in den Ansichten V Split und H Split in der Titelleiste der E Mail Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet Copyright Open Xchange Inc 2009 25 E Mail Ordner freigeben 2 20 1 E Mail Nachrichten mit Flags markieren M chten Sie E Mails aus Ihren pers nlichen E Mail Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen E Mail Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden E Mails entweder in der Ansicht Liste oder H Split bzw V Split darstellen Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden E Mails f r eine Mehrfachauswahl halten Sie ent weder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panel Abschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen E Mails zuweisen m chten inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen zehn verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von E Mails aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen E Mail Ordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten E Mails mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 2 21 E Mail Ordner freigeben Sie k nnen ihre pers
124. angezeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht N amp Gesendete Objekte Der Ordner Gesendete Objekte enth lt alle E Mail Nachrichten die Sie ber Ihren Account versendet haben Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Postausgang Ordners im bersichtsfenster angezeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht Papierkorb Der Ordner Papierkorb entspricht dem Papierkorb Ihres Web Mail Clients Dort werden automatisch alle E Mail Nachrichten abgelegt die Sie zuvor in anderen Ordnern gel scht haben L schen Sie Nachrichten innerhalb dieses Ordners werden die Nachrichten endg ltig gel scht Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Trash Ordners im bersichtsfenster angezeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht J Weitere Ordner Eventuell tauchen in dieser bersicht auch noch weitere zus tzliche Ordner auf Dabei handelt es sich um Ordner die Sie selbst anlegen k nnen beispiels weise um dort Ihre privaten E Mail Nachrichten zu speichern Angelegt werden diese Ordner ber Ihre pers nlichen Konfigurationseinstellungen f r das Intranetportal 2 23 E Mail bersicht Die tabellarische Listen bersicht ber die in einem E Mail Verzeichnis abgelegten E Mails ist zeilenorientiert aufgebaut Innerhalb jeder Zeile finden Sie die passenden Informationen zu jeweils einer E Mail Nachricht In der ersten Spalte wir
125. angs Server andere Zugangsdaten als f r den Posteingangs Server verwenden aktivieren Sie Benutzername und Passwort verwenden Geben Sie die Zugangsdaten f r den Postausgangs Server ein 7 Um die Einstellungen zu pr fen klicken Sie auf die Schaltfl che Verbindung pr fen 8 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Ergebnis Im Ordnerbaum wird ein neuer E Mail Ordner angezeigt Er tr gt den Namen den Sie im Schritt 2 vergeben haben Copyright Open Xchange Inc 2009 155 Optionen f r das Modul E Mail Wenn Sie Unified INBOX f r diesen Account verwenden aktiviert haben wird unterhalb des Stamm Ordners der Ordner Unified INBOX angelegt der Ihre Inbox und Ihren neuen E Mail Ordner enth lt So bearbeiten Sie die Einstellungen eines E Mail Kontos 1 Markieren Sie im Bereich Account Name ein E Mail Konto 2 ndern Sie die Einstellungen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern So l schen Sie ein E Mail Konto 1 Markieren Sie im Bereich Account Name ein E Mail Konto 2 Klicken Sie im Panel auf L schen 8 11 4 Mailfilter Mit Hilfe von Mailfiltern behalten Sie den berblick ber eingehende E Mails Sie k nnen Mailfilter so einrichten dass zum Beispiel folgende Aktionen ausgel st werden wenn Sie eine E Mail empfangen e Die E Mail wird in einem bestimmten E Mail Ordner abgelegt e Die E Mail wird an eine andere E Mail Adresse weitergeleitet e Die E Mail wird als gelesen markiert Um Mailfi
126. art Men Ihres Linux Desktop Clients 7 1 2 Linux Schritt 2 Tragen Sie in der Zeile Adresse bitte folgende Adresse ein webdav lt adresse gt servlet webdav infostore Wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder den URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 7 1 3 Linux Schritt 3 Nun m ssen Sie Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort eingeben Verwenden Sie bitte dieselben Login Daten wie f r die Open Xchange Web Oberfl che 7 1 4 Linux Schritt 4 Nach erfolgreicher Anmeldung k nnen Sie nun per Browser auf den Dokumenten Bereich des Open Xchange Servers zugreifen Eintrag im Browser l schen Wenn Sie einen Eintrag im Browser l schen l schen Sie damit s mtliche Versionen des Dokuments d h die Versionshistorie der Dateien geht ebenfalls verloren 4 Browser Funktionalit t Bedingt durch die Funktionalit t des Browser sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versionshistorie und eventuell vorhandene Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt Copyright Open Xchange Inc 2009 123 Direktzugriff auf den Dokumen ten Server unter Windows XP 7 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Windows XP 7 2 1 Windows XP Schritt 1 ffnen Sie im Windows Startmen die Netzwerkumgebung oder doppelklicken Sie auf das Symbol Netzwerkumgebung auf dem Windows Desktop 7 2 2 Windows XP Schri
127. artseite des Open Xchange Server in der InfoBox Copyright Open Xchange Inc 2009 79 Termine erstellen Um neu zu erstellenden Terminen Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und die Anlage n dem Termin hinzugef gt i Anlagen zu Terminen hinzuf gen Jede Anlage die Sie einem bestimmten Termin zuordnen ist exklusiv mit diesem Termin verbunden F gen Sie eine Datei mehreren Terminen als Anlage hinzu wird jedem dieser Termine ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 4 4 7 1 Anlagen aus Terminen entfernen Haben Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht dem neu zu erstellenden Termin hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus dem Termin entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder Ihre Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r
128. auf das Symbol Aufgabe Copyright Open Xchange Inc 2009 97 Aufgaben erstellen Zielordner f r neue Aufgaben Da Sie Aufgaben nur in Aufgabenordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Aufgaben aus anderen Modulen des Open Xchange Servers automatisch Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben als Zielordner f r die neue Aufgabe voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Aufgaben in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Aufga benordnern anderer Benutzer abspeichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten der neuen Aufgabe einen anderen Zielordner w hlen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe eingeben 5 4 3 Daten f r neue Aufgabe eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Aufgabe in dem das Register Aufgabe aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten einer neuen Aufgabe in den zugeh rigen Feldern eintragen 5 4 3 1 Beginn und F lligkeit der Aufgabe Den Beginn und die F lligkeit der neu zu erstellenden Aufgabe k nnen Sie wahlweise manuell in den hierf r vorgesehenen Feldern eingeben oder mithilfe der Kalendersymbole ausw hlen Die von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilit t gepr ft um si
129. auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren Copyright Open Xchange Inc 2009 141 Export xG Abmelden 2 nn nn Timo Meier Importieren 5 4 Ordner Einstellungen Importieren Optionen EinstellungenAmportieren Tags Startseite Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSV Dateien 8 E Mail Detaillierte Informationen finden Sie in der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import 9 M Kalender 8 Kontakte Dateityp ical Termine gt Aufgaben vCard M InfoStore csv Kontakte Durch Kommata getrennt 9 Benutzer Durch Kommata getrennt Dateiname Browse 4 Outlook Datei 4 November 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 28 29 3 12 45 3 4 5 6 7T 8 9 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 22 23 48 24 25 26 27 28 29 30 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 58 0 9 77 Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 8 4 Kontakte im CSV Format importieren Die Kontaktdaten werden in Ihren pers nlichen Ordner Kontakte eingef gt 8 4 Export Mit Hilfe der Exportfunktion k nnen Sie bestimmte Daten aus der Groupware herausschreiben um diese Daten mit anderen Programmen weiter zu verwenden Sie k nnen folgende Daten exportieren Kontakte im vCard Format Termine und Aufgaben iCal Format Beide Formate sind standardisiert und
130. azu aktivieren bzw deaktivieren Sie die Checkbox neben der Panel Funktion QuickInfo anzeigen 1 5 5 2 Die InfoBox Wenn aktiviert wird die InfoBox unterhalb des Ordnerbaums eingeblendet Sie zeigt den Status Ihres Posteingangs an sowie den verbrauchten und freien Speicherplatz Ein bzw abschalten k nnen Sie die InfoBox im Panel indem Sie die Checkbox neben der Panel Funktion InfoBox anzeigen aktiv setzen bzw deaktivieren 1 6 Das bersichtsfenster 1 6 1 Die Modulfenster Startseite Kalender I E Mail Donnerstag Keine Eintr ge verf gba x 7 11 2008 11 00 Management Update Folgende Woche 5 12 2008 08 30 Monthly Sales Meeting Sp ter 1 12 2008 11 00 Management Update 02 01 2009 08 30 Monthly Sales Meeting Aufgaben 20 InfoStore eine Eintr ge verf gbar Mein InfoStore Telefon Script Frank Meyer 8 09 2007 Anfahrtzur Ferienwohnung Frank Meyer 8 09 2007 Anleitung f r das Erstellen Timo Meier 04 09 2007 Marketing brochure Englist Timo Meie 21 08 2007 Vorlage Anschreiben Timo Meier 09 03 2007 Alle Ordner Telefon Script Frank Meyer 18 09 2007 K Abbildung 1 6 bersichtsfenster mit Modulfenstern Unterhalb des Panels befindet sich das bersichtsfenster Im bersichtsfenster befinden sich mehrere Modulfenster die verschiedene Eintr ge anzeigen Die folgenden Modulfenster werden standardm ig angezeigt Das Modulfenster E Mail zeigt die letzten ungelesenen E Mails Angezeigt we
131. be wird im Kapitel Einstellungen im Abschnitt Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung genauer erkl rt Copyright Open Xchange Inc 2009 115 InfoStore Eintr ge bearbeiten 6 5 InfoStore Eintr ge bearbeiten Um InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte voraus gesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 5 1 InfoStore Eintr ge ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden InfoStore Eintrag in einer beliebigen Ansicht des Moduls InfoStore Wenn Sie in der Ansicht Liste oder H Split einen InfoStore Eintrag anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen InfoStore Eintrag selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt InfoStore auf Bearbeiten Dies ffnet das Fenster zum Bearbeiten des InfoStore Eintrag in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage eines InfoStore Eintrags Nun k nnen Sie die gew nschten Modifikationen an dem InfoStore Eintrag ausf hren Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das entsprechende Symbol um Ihre nde rungen abzuspeichern und das Fenster zu schlie en 6 5 2 InfoStore Eintr ge per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funkti
132. beginnt erst ab diesem Zeitpunkt Arbeitszeit endet um Hier k nnen Sie eintragen wann Ihre Arbeitszeit endet und somit die Kalenderdarstellung beeinflussen Tragen Sie hier beispielsweise 18 00 Uhr ein dann wird bis zu diesem Zeitpunkt Ihr Kalender anders farbig markiert Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht des Kalenders festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Tagesansicht f r den Kalender vorausgew hlt Sie haben wei terhin die Wahlm glichkeit zwischen der Arbeitswochenansicht f r Kalender der Monats ansicht f r Kalender der Wochenansicht f r Kalender und der Tagesansicht Team Best tigungsfenster f r neue Termine anzeigen Hier k nnen Sie einstellen ob Sie f r neue Termine ein Fenster zum Best tigen des neuen Termins erhalten wollen oder nicht Sind Sie zufrieden mit Ihrer Auswahl schlie en Sie diese ab indem Sie auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern klicken Kalender Hover aktivieren Mit der Einstellung Kalender Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r das Modul Kalender aktivieren oder deaktivieren Standard Zeitintervall f r Erinnerung Bestimmt das vorgegebene Zeitintervall f r die Terminerinnerung Anzahl angzeigter zeitgleicher Termine in der Tagesansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Tag nebeneinander angezeigt werden Anzahl Tage in Arbeitswoche Hier k nnen Sie einstellen wieviele Tage eine Arb
133. benen Methoden Beachten Sie dass die Vorgehensweise zum Erstellen neuer Verteilerlisten von den nachstehenden Beschreibungen abweicht Der Prozess zur Erstellung neuer Verteilerlisten wird in dem Abschnitt Abschnitt 3 13 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen dieses Kapitels erl utert 36 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte erstellen 3 4 1 Neue Kontakte im Modul Kontakte erstellen Wenn Sie das Modul Kontakte ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt Hierbei ist es unerheblich ob das Panel bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte stets das zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie ber einen Doppelklick in der Listen und Kartenansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Kontakte das Fenster zum Erstellen eines neuen Kontakts ffnen Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Kontakte in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Kontakte eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie den neuen Kontakt in Ihrem pers nlichen Kontaktordner Ordner Kontakte anleg
134. bt im Abschnitt Abschnitt 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freigegebe nen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstel lung ffentlicher Ordner bzw Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der entsprechenden Zugriffsrechte f r andere Benutzer dieser Ordner vertraut 26 Copyright Open Xchange Inc 2009 Die E Mail Verzeichnis bersicht 2 22 Die E Mail Verzeichnis bersicht Der linke Bereich im Webmail Client ist zweigeteilt Der obere Bereich enth lt eine bersicht ber das hierarchisch strukturierte E Mail Verzeichnis Direkt anw hlbar bzw aufgef hrt sind hier standardm ig zun chst folgende Inhalte und Ordner Account Name Der oberste Eintrag in diesem Bereich zeigt Ihnen den Account Namen an unter dem Sie am System angemeldet sind amp Inbox Der Ordner INBOX kann als Briefkasten Ihres Accounts angesehen werden enth lt alle eingegangenen E Mail Nachrichten f r Ihren Account Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Posteingangs im bersichtsbereich angzeigt wird Standardansicht ist die horizontale Splitansicht Entw rfe Der Ordner Entw rfe dient dem Speichern von Entw rfen von E Mail Nachrichten die erst sp ter fertiggestellt und verschickt werden sollen Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Entwurfordners im bersichts fenster
135. business 2 Fax gesch ftlich 64 FAX business Telefon Zentrale 64 Telephone company Mobiltelefon 64 Cellular telephone 1 URL 128 URL E Mail gesch ftlich 256 Email 1 IM gesch ftlich 64 Instantmessenger 1 Tags 1024 Categories Typ private Privat Beruf 64 Profession Geburtstag Birthday Stra e 256 Street home PLZ 64 Postal code home Stadt 64 City home Bundesland 64 State home Land 64 Country home Spitzname 64 Nickname Telefon privat 64 Telephone home 1 Telefon privat 2 64 Telephone home 2 Fax privat 64 FAX home Mobiltelefon privat 64 Cellular telephone 2 IP Telefon privat 64 Telephone IP E Mail privat 256 Email 2 Familienstand 64 Martial status Jahrestag Anniversay IM privat 64 Instantmessenger 2 Pager 64 Telephone pager Anmerkungen 5680 Note Zus tzlich Stra e weitere 256 Street other PLZ weitere 64 Postal code other Stadt weitere 64 City other Bundesland weiteres 64 State other Land weiteres 64 Country other Telefon weiteres 64 Telephone other Fax weiteres 64 FAX other E Mail weitere 256 Email 3 Autotelefon 64 Telephone car 138 Copyright Open Xchange Inc 2009 Import Datenfelder im Dialogfenster Kontakt CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Texttelefon 64 Telephone TTY TDD Umsatz 64 Sales volume Steuernummer 128 Tax id Handelsregister 64 Commercial register Branchen 64 Branches
136. change Server verwalten in Verteilerlisten aufnehmen i Interne Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen Da Verteilerlisten prim r zur Kommunikation per E Mail dienen k nnen Sie in Verteilerlisten nur Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern und oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erfassen in deren Daten mindestens eine E Mail Adresse eingetragen wurde 3 14 Verteilerlisten erstellen Verteilerlisten werden als Sonderform von Kontakten im Modul Kontakte verwaltet Um neue Verteilerlisten in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer zu erstellen verwenden Sie eine der folgenden Methoden Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Verteilerliste Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf Verteilerliste Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen Beachten Sie dass Sie zum Erstellen neuer Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Verteilerlisten eine entsprechende Fehlermeldung eingeb
137. chend freie Speicherkapazit t auf dem Server verf gen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz berschritten k nnen Sie keine weiteren Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Server in der InfoBox 70 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 9 Minikalender Der Minikalender ist ein Anzeige und Navigationsinstrument mit dem Sie auf einen Blick erkennen k nnen an welchen Tagen eines ausgew hlten Monats Termine f r Sie vorliegen sowie direkt zur Anzeige der entsprechenden Termine wechseln k nnen Nach Ihrer Anmeldung am Open Xchange Server stellt Ihnen der Minikalender stets den aktuellen Monat dar Die Spalte vor den Wochentagen repr sentiert die Kalenderwochen des angezeigten Monats Der aktuelle Tag Heute ist umrandet ist der aktuelle Tag gleichzeitig auch der zuletzt ausgew hlte Tag wird dieser Tag zus tzlich grau hinterlegt Alle Tage an denen mindestens 1 Termin f r Sie eingetragen wurde werden fett formatiert hervorgehoben unabh ngig davon in welchen Kalenderordnern diese Termine abgespeichert sind 4 2 9 1 Terminanzeige ber den Minikalender M chten Sie Termine bestimmter Tage oder Wochen einsehen stehen hierzu im Minikalender mehrere M glichkeiten zur Verf gung Klicken Sie auf einen Tag wird automatisch die Tagesansicht dieses Tages angezeigt u
138. cherzustellen dass die F lligkeit von Aufgaben zeitlich nach dem Beginn der Aufgaben liegt Haben Sie versehentlich die F lligkeit einer neuen Aufgabe zeitlich vor deren Beginn gelegt erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und k nnen diese Aufgabe solange nicht speichern bis Sie f r Beginn und F lligkeit chronologisch korrekte Werte eingetragen haben 5 4 3 2 Status und Bearbeitungsfortschritt ber die Auswahlliste Status k nnen Sie bestimmen in welchem Status sich die neue Aufgabe derzeit befindet als Vorgabe ist der Status Nicht begonnen ausgew hlt und der Bearbeitungs fortschritt auf 0 gesetzt Der Status korrespondiert mit dem Bearbeitungsfortschritt und umgekehrt W hlen Sie als Status z B In Bearbeitung wird der Bearbeitungsfortschritt automatisch auf 25 gesetzt setzen Sie den Bearbeitungsfortschritt ber die Schaltfl chen oder auf 100 l st dies automatisch eine nderung des Status auf Erledigt aus Alternativ zur Verwendung der Schaltfl chen k nnen Sie den Bearbeitungsfortschritt auch manuell eingeben In diesem Fall wird der Status nicht automatisch ge ndert 5 4 3 3 Wichtigkeit der neuen Aufgabe Mithilfe der Option Wichtigkeit k nnen Sie der Aufgabe eine Priorit t zuweisen zur Auswahl stehen die Parameter Niedrig Normal und Hoch 98 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben erstellen 5 4 3 4 Private Aufgaben Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben aus ei
139. chte Ausgangsaufgabe Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf Duplizieren Hiermit wird das Fenster Aufgabe ge ffnet das bereits alle Daten der zuvor gew hlten Ausgangs aufgabe enth lt ndern Sie nun die Angaben f r die neue Aufgabe in allen Registern entsprechend ab w hlen Sie falls gew nscht im Register Aufgabe einen anderen Aufgabenordner als Ziel f r die neue Aufgabe aus und speichern Sie danach Ihre Eingaben Im Ergebnis wird eine neue Aufgabe in demjenigen Aufgabenordner erstellt den Sie zuvor im Fenster Aufgabe Register Aufgabe als Zielordner ausgew hlt haben In den Ansichten Liste und H Split k nnen Sie die Funktion Duplizieren auch im Kontextmen aufrufen i Aufgaben duplizieren Sie k nnen immer nur eine Aufgabe duplizieren sobald Sie mehr als eine Aufgabe selektie ren wird die Funktion Duplizieren im Panel deaktiviert Anlagen einer Aufgabe werden beim Duplizieren nicht mit kopiert 108 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Durch das Duplizieren von Aufgaben entstehen keine Beziehungen zwischen der Ausgangs aufgabe und den hiervon duplizierten Aufgaben Jede Aufgabe ist unabh ngig von der Art und Weise wie diese erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Aufgabenordner anderer Benutzer duplizieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen
140. chten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebe nen Kalenderordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten Termine mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 4 10 2 Flags von Terminen ndern M chten Sie Terminen die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 4 10 1 Termine mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 4 10 3 Flags von Terminen entfernen Um Flags von Terminen aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausge setzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Termine in der Ansicht Liste dar stellen M chten Sie das Flag eines einzelnen Termins entfernen k nnen Sie dies auch in der Ansicht Kalender oder in der Detailansicht dieses Termins ausf hren Anschlie end selektieren Sie diejenigen Termine deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymb
141. chten angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leere Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Aufgaben eines bestimmten Aufgabenordners gedruckt 5 7 2 1 Zu druckende Aufgaben sortieren und selektieren Um Listen von Aufgaben zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste oder H Split des entspre chenden Aufgabenordners aktuell da nur hieraus ein Listenausdruck ausgef hrt werden kann Filtern Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Aufgaben mithilfe der Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Aufgaben einzugrenzen Weitere Informa tionen zur Suche nach Aufgaben finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 11 Aufgaben suchen dieses Kapitels 106 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben verschieben M chten Sie die Liste der Aufgaben mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Aufgaben vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Beschreibung Wichtigkeit Beginnt am Endet am abgeschlossen oder Flag wahlweise in alphabetisch bzw chronolo gisch auf oder absteigender Sortierung Selektieren Sie anschlie end die Aufgaben die Sie drucken m chten 5 7 2 2 Selektierte Aufgaben drucken Haben Sie alle zu druckenden Aufgaben mittels der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf die Funktion Drucken Analog zum Drucken einzelner Aufgaben ffnet der Open
142. d die Wichtigkeit einer E Mail angezeigt Ein rotes Ausrufezeichen markiert eine E Mail mit hoher Priorit t Ein blauer Pfeil markiert eine E Mail mit geringer Priorit t In der dritten Spalte jeder E Mail wird Ihnen vom Webmail Client angezeigt ob die Nachricht bereits von Ihnen gelesen wurde oder nicht Der Briefumschlag in der dritten Spalte zeigt an ob die E Mail bereits ge ffnet wurde oder nicht Ein geschlossener Briefumschlag zeigt an dass der Status der Mail auf ungelesen steht Ungelesene Nachrichten werden zudem fett markiert angezeigt Bereits gelesene E Mail Nachrichten werden in Standardschrift angezeigt Haben Sie eine Mail beantwortet wird dies durch einen gr nen Pfeil auf dem Briefumschlag in der dritten Spalte angezeigt H ngt der Nachricht eine Anlage an so ist die Nachricht in der zweiten Spalte mit einem B roklammernsymbol gekennzeichnet Den Absender einer E Mail k nnen Sie der vierten Spalte entnehmen Hier wird dessen E Mail Adresse angezeigt Befinden Sie sich im Ordner Gesendete Objekte dann wird in dieser Spalte statt dem Absender die E Mail Adresse des Empf ngers aufgef hrt Die f nfte Spalte der tabella Copyright Open Xchange Inc 2009 27 E Mail bersicht rischen bersicht enth lt jeweils die Betreffzeile der entsprechenden E Mail Nachricht Auf diesem Weg haben Sie schnell die M glichkeit den passenden Eintrag aus der E Mail Liste herauszusuchen In den vorletzten beiden Spalten finden Sie
143. den Aufgaben in der Ansicht Liste dargestellt das Suchergebnis wird immer in der Ansicht Liste angezeigt auch wenn Sie die Suche in der Ansicht H Split gestartet haben 110 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben suchen 5 11 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Aufgaben zur cksetzen um somit wieder alle Aufgaben des aktuell ge ffneten Aufgabenordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Aufgabe Copyright Open Xchange Inc 2009 111 112 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 6 InfoStore Im Modul InfoStore stellen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern eigene Beitr ge zur Verf gung bzw profitieren vom Wissen anderer Sie k nnen dort wichtige Dokumente Bookmarks und Wissensbeitr ge ablegen die Sie bei Ihrer Arbeit unterst tzen Wollen Sie Informationen mit anderen teilen und verf gen Sie ber die entsprechenden Berechtigungen dann geben Sie einfach den Ordner mit den Dokumenten frei die Sie anderen zur Verf gung stellen wollen Sind Ihre Sales Kollegen beispielsweise oft bei Kunden unterwegs k nnen Sie neue Reiserichtlinien oder Sicherheitsbestimmungen an Flugh fen im InfoStore ablegen und f r die Sales Kollegen freigeben Be Abmelden PM m
144. den Text eingef gt werden Aufz hlung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise mit Aufz h lungszeichen versehen werden Nummerierung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise als Aufz hlung nummeriert werden Einzug verkleinern vergr ern Beim Verfassen einer E Mail Nachricht im HTML Modus k nnen Sie die Tab Taste leider nicht verwenden Als Alternative hierzu dienen die beiden Schaltfl chen Einzug vergr ern und Einzug verkleinern Erstere entspricht praktisch dem einmaligen Bet tigen der Tab Taste Letztere l scht verringert einen bereits erstellten Texteinzug innerhalb der E Mail Nachricht R ckg ngig Wiederholen ber diese beiden Pfeile lassen sich nderungen r ckg ngig machen bzw die wiederherstellen Bild einf gen bearbeiten ber dieses Symbol lassen sich Bilder in Ihren Text einf gen Klicken Sie darauf dann ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie einen Link auf ein Bild eingeben k nnen oder ein Bild von Ihrer lokalen Festplatte w hlen k nnen Wenn Sie die Auswahl mit Einf gen bernehmen wird das Bild in den Text eingef gt Link einf gen bearbeiten Um Internet Adressen oder auch E Mail Adressen direkt einsatzf hig in Ihre E Mail Nachrichten einzubinden verwenden Sie die Schaltfl che Link einf gen bearbeiten Markieren Sie zun chste den Text der als Link dienen soll und 22 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Signaturen verwalten
145. der entfernen Mit OK bernehmen Sie die Auswahl und schlie en das Fenster Wenn das Kontrollfeld In allen Kontaktordnern suchen aktiviert ist werden Adressen in allen Kontaktordnern gesucht Um in einem bestimmten Kontaktordner zu suchen deaktivieren Sie das Kontrollfeld Klicken Sie dann auf die Schaltfl che Kontaktordner W hlen Sie einen Kontak tordner Wenn Sie eine E Mail Adresse eingeben die sich nicht in den Kontaktordnern befindet wird diese Adresse automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gespeichert Sie k nnen diese Funktion in den E Mail Einstellungen abschalten siehe E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Nachrichten verfassen nn Senden E Mail Ansicht Anlage Fenster u A Entwurf speichern Von Feld 4 Hinzuf gen lt Abbrechen fe Entfernen Bec Feld E Mail Von timo_meier dochoat v Suchen Suchen Betreff Adressbuch ausw hlen _Kontaktordner Name E Mail 5 sch Brian brian_connor dochoat le Z U it jean_dupont dochoat tom_green dochoat henry_hale docboat E Hernandez Sharon sharon_hernandez dochoat E Hopkins Leonard leonard_hopkins dochoat E Huntley Claire claire_huntley dochoat Treffen Sie eine Auswahl aus der Liste und f gen Sie sie als Teilnehmer hinzu brian_connor dochoat Abbrechen Signatur Keine v
146. dnerbaum den Eintrag Administration 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Administration auf Ressourcen Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die vorhandenen Ressourcen rechts die Eigenschaften der markierten Ressource So erstellen Sie eine neue Ressource Klicken Sie im Panel Abschnitt Ressourcen auf Neu Geben Sie rechts im bersichtsfenster den Ressourcen Namen ein Geben Sie den Anzeigenamen der Ressource ein Geben Sie f r die Ressource eine E Mail Adresse an Wenn die Ressource gebucht wird wird an diese Adresse eine E Mail Benachrichtigung gesendet Geben Sie eine Beschreibung f r die Ressource ein 6 Klicken Sie im Panel auf Speichern PUN vI Ergebnis Die neue Ressource wird links im bersichtsfenster angezeigt So bearbeiten Sie eine Ressource 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Ressource 2 ndern Sie rechts im bersichtsfenster die Werte 3 Klicken Sie im Panel auf Speichern Copyright Open Xchange Inc 2009 131 Import Ergebnis Die Werte werden ge ndert So l schen Sie eine Ressource 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Ressource 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Ressourcen auf L schen 3 Klicken Sie im Popup Fenster Ressource l schen auf Ja Ergebnis Die Ressource wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen
147. dnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 3 7 1 Einzelne Kontakte drucken Beim Ausdrucken einzelner Kontakte werden stets alle Felder des Kontakts ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register Gesch ftlich Pers nlich Zus tzlich diese Felder verwaltet werden Felder ohne Daten werden nicht ausgedruckt Um einzelne Kontakte sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Kontakt in der Ansicht Detail anzeigen und klicken hiernach im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten Kontakts angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des Kontakts auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 3 7 2 Listen von Kontakten drucken Der Listenausdruck mehrerer Kontakte ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Telefonliste m glich aus der Ansicht Adresskarten kann nicht gedruckt werden Ausgedruckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in der Ansicht Telefonliste angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leer
148. e Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des Termins auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 4 8 2 Listen von Terminen drucken Der Listenausdruck mehrerer Termine ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Liste f r alle Zeitr ume m glich aus den Ansichten Kalender und Team kann nicht gedruckt werden Ausge druckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in der Ansicht Liste angezeigt werden Felder ohne Daten werden als leere Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Termine eines bestimmten Kalenderordners gedruckt 4 8 2 1 Zu druckende Termine sortieren und selektieren Um Listen von Terminen zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste und den gew nschten Zeitraum des entsprechenden Kalenderordners aktuell Filtern Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Termine mithilfe der Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Termine einzugrenzen Weitere Informatio nen zur Suche nach Terminen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 11 Termine suchen dieses Kapitels M chten Sie die Liste der Termine mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Termine vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Beschreibung Start Ende Ort oder Flag wahlweise in alphabetisch chronologisch auf oder absteigender Sortierung Selektieren Sie anschlie end die
149. e Felder in der Liste ausgedruckt Beim Listenausdruck werden nur markierte Kontakte eines bestimmten Kontaktordners gedruckt 3 7 2 1 Zu druckende Kontakte sortieren und selektieren Um Listen von Kontakten zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Telefonliste des entsprechen den Kontaktordners aktuell Copyright Open Xchange Inc 2009 43 Kontakte duplizieren W hlen Sie im n chsten Schritt die zu druckenden Kontakte mithilfe einer der nachfolgend beschriebenen Methoden Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Schnellfilter Leiste Nutzen Sie die Filterfunk tionen der Schnellfilter Leiste um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Kontakte einzugrenzen e Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Funktion Suchen Verwenden Sie die Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der Kontakte einzugrenzen Weitere Informationen zur Suche nach Kontakten finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3 12 Kontakte suchen M chten Sie die Liste der Kontakte mit einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der Kontakte vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Name Firma Stadt oder Flag wahlweise in alphabetisch auf oder absteigender Reihenfolge Selektieren Sie anschlie end die Kontakte die Sie drucken m chten 3 7 2 2 Selektierte Kontakte drucken 3 8 Haben Sie alle zu druckenden Kontakte mittels einer der vorstehenden Methoden in der Anzeige
150. e Kontakte wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden alle zuvor selektierten Kontakte inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Telefonliste die markierten Kontakte auch mit der entf Taste l schen Sie k nnen in den Ansichten Telefonliste oder Adresskarten die Funktion L schen auch im Kontextmen aufrufen 42 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte drucken Kontakte l schen Wollen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von Kontakten aus diesem Kontaktordner f r Sie nicht m glich L schen Sie einzelne Kontakte die zuvor in einer oder mehreren Verteilerlisten erfasst wurden werden die gel schten Kontakte nicht automatisch aus der bzw den entsprechenden Verteilerlisten entfernt M chten Sie gel schte Kontakte auch aus den Verteilerlisten entfer nen ffnen Sie die Verteilerliste n zur Bearbeitung und l schen dann die zu entfernenden Kontakte aus der bzw den Verteilerlisten 3 7 Kontakte drucken M chten Sie die Daten einzelner Kontakte oder Listen bersichten der Kontakte aus Ihren pers n lichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktor
151. e Position der Modulfenster verschieben Um ein Modulfenster zu verschieben ziehen Sie das Modulfenster mit Hilfe der Schaltfl che Verschieben an eine neue Position Das neue Layout wird dynamisch angezeigt solange Sie die linke Maustaste festhalten Sie k nnen festlegen welche Modulfenster angezeigt werden und wieviele Elemente in einem Modulfenster angezeigt werden Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Sie k nnen UWA Module in Modulfenster einbinden Ein UWA Modul zeigt bestimmte Inhalte aus dem Internet dynamisch an Beispielweise k nnen Sie einen lokalen Wetterbericht f r Ihre Region anzeigen lassen Informationen zum Einrichten und Anzeigen von UWA Modulen finden Sie im Abschnitt 8 10 2 UWA Module 1 6 2 Hover LI a AO Abmelden Timo Meier Neu Schnelleinstellungen X 09 amp InfoBox anzeigen Quickinfo anzeigen Ordner Minikalender anzeigen amp Timo Meier ap E Mail gt Kalender Startseite 1 Kontakte Aufgaben A Kalender x x 9 ffentliche Ordner Donnerstag Eintr g amp Freigegebene Ordner 27 11 2008 11 00 Management Update 0 InfoStore Aw Folgentre Y Allgemein Teilnehmer AnlageniLinks Weitere 20 m Management Update Sp ter Telefonkonferenz 2 200 Beginntum 27 11 2008 11 00 4 2008 gt od Endetum 27 11 2008 12 00 Mo Di Mi Do Fr Sa So
152. e Termine dieses Ordners angezeigt nicht jedoch die Termine Ihrer eigenen Kalenderordner 58 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me InfoBox 24 25 26 27 28 28 Sie haben keine ungelesenen 48 11 00 Management Update Nachrichten 30 79 9 77 Datei 0 17 4 88 GB Y Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen Abbildung 4 6 Alle eigenen Termine aus allen Kalenderordnern anzeigen i Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen Die Anzeige aller eigenen Termine aus allen pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalen derordnern ist nur m glich in den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume Die von Ihnen gew hlte Einstellung zur Anzeige aller eigenen Termine aus allen Kalendern wird dauerhaft abgespeichert Sie m ssen diese Option also nur einmal f r s mtliche Kalender ordner und Ansichten aktiv setzen Weitere Informationen ber die verschiedenen Ansichten und Zeitr ume finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume dieses Kapitels 4 2 Kalender Ansichten und Zeitr ume Zur Darstellung der Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern sowie aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen in den Panelabschnitten Ansicht und Zeitraum aus den vier nachstehend beschriebenen Ansichten und Zeitr umen w hlen In den Ansichten Kalender und Liste ze
153. e auf Duplizieren Hiermit wird das Fenster Kontakt ge ffnet das bereits alle Daten des zuvor gew hlten Ausgangs kontakts enth lt ndern Sie nun die Angaben f r den neuen Kontakt in allen Registern entspre chend ab w hlen Sie falls gew nscht im Register Pers nlich einen anderen Kontaktordner als Ziel f r den neuen Kontakt aus und speichern Sie danach Ihre Eingaben Im Ergebnis wird ein neuer Kontakt in demjenigen Kontaktordner erstellt den Sie zuvor im Fenster Kontakt Register Pers nlich als Zielordner ausgew hlt hatten 24 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte verschieben In den Ansichten Telefonliste und Adresskarten k nnen Sie die Funktion Duplizieren auch im Kontextmen aufrufen 7 Kontakte duplizieren Sie k nnen immer nur einen Kontakt duplizieren sobald Sie mehr als einen Kontakt selektieren wird die Funktion Duplizieren im Panel deaktiviert M chten Sie mehrere Kontakte gleichzeitig kopieren k nnen Sie hierzu die Funktion Kopieren einsetzen die im Abschnitt Abschnitt 3 10 Kontakte kopieren dieses Kapitels beschrieben wird Durch das Duplizieren von Kontakten entstehen keine Beziehungen zwischen dem Ausgangs kontakt und den hiervon duplizierten Kontakten Jeder Kontakt ist unabh ngig von der Art und Weise wie dieser erstellt wurde ein eigenst ndiges Element Wollen Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern in f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordne
154. e einem Benutzer f r Ihren Ordner die Bearbeitungsberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur Bearbeitungsberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner Bearbeitungsberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber Bearbeitungsrechte zu vergeben 8 8 2 5 L schrechte Wollen Sie einem Benutzer f r Ihren Ordner die L schberechtigung verwehren w hlen Sie Keine Wenn ein Benutzer das Recht hat in Ihrem Ordner Unterordner anzulegen und Sie wollen ihm nur L schberechtigung auf seine eigenen Ordner geben dann w hlen Sie Eigene Soll er auf den gesamten Ordner L schberechtigung erhalten w hlen Sie Alle oder Administrator Diese beiden Rechte enthalten das Recht selber L schrechte zu vergeben 148 Copyright Open Xchange Inc 2009 Publish amp Subscribe Wird einem Benutzer das L schrecht f r einen Ordner entzogen dann ist es diesem Benutzer nicht m glich Objekte in diesem Ordner zu verschieben da beim Verschieben das entsprechende Objekt gleichzeitig aus dem Quellordner gel scht wird Die Funktion Verschieben im Panel wird bei fehlenden L schrechten dementsprechend ausgegraut also deaktiviert 8 9 Publish amp Subscribe 8 9 1 Konzepte Publish amp Subscribe erlaubt den Austausch von Daten zwischen beliebigen Benutze
155. e gew nschten Teilnehmer erfasst haben 5 4 6 Anlagen zu Aufgaben hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit der neuen Aufgabe in Beziehung stehen wie z B Auf gabenspezifikationen als Textdokumente St cklisten als Tabellenkalkulationen Bilder usw direkt mit der Aufgabe verbinden k nnen Sie der Aufgabe die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzuf gen Beachten Sie dass Sie um Aufgaben Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Spei cherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz ber schritten k nnen Sie Aufgaben keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der Startseite des Open Xchange Servers in der InfoBox Um neu zu erstellenden Aufgaben Anlagen zuzuordnen setzen Sie zun chst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und die Anlage n der Aufgabe hinzugef gt i Anlagen zu Aufgaben hinzuf gen Jede Anlage die Sie einer bestimmten Aufgabe zuordnen ist exklusiv mit dieser Aufgabe verbunden F g
156. ederum E Mail Benachrichtigungen an alle Teilnehmer versandt sofern Sie diese Option im Fenster Aufgabe bearbeiten aktiviert haben 5 5 3 Aufgabenbest tigungen ndern 5 6 M chten Sie Ihre Best tigung einer Aufgabe ndern z B vom Status Akzeptiert auf Abgelehnt lassen Sie sich zun chst die zu ndernde Aufgabe in der Ansicht H Split anzeigen Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Best tigung auf die Funktion ndern Hiermit ffnet sich ein Fenster in dem Sie mittels der Schaltfl chen den Status Ihrer Aufgabenbest tigung ndern und optional eine begleitende Anmerkung zu Ihrer nderung eintragen k nnen Sobald Sie den gew nschten Status Ihrer Aufgabenbest tigung ber die zugeh rige Schaltfl che gew hlt haben wird das Fenster geschlossen und der Status Ihrer Aufgabenbest tigung ge ndert In den Ansichten Liste und H Split k nnen Sie die Funktion Best tigung ndern auch im Kon textmen aufrufen Aufgaben l schen Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Liste oder H Split die zu l schenden Aufgaben mit gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl M chten Sie nur eine einzelne Aufgabe l schen k n
157. eh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 4 1 3 Freigegebene Termine Erg nzend zu ffentlichen Kalenderordnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Kalenderordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Termine zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Kalenderordner Sie ffnen m chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigegebenen Kalenderordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf f r Sie ffentliche Kalenderordner wird so das Modul Kalender ge ffnet und der Inhalt des gew hlten Kalenderordners angezeigt Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung X 2 a earbeiten Start kd D D g B r Kalender Tag Sta L L schel Team Arbeitswoche Ende Ordner _ Zur cksetzen a Drucke Liste Monat echseln z Vereinskalender Verschiebe etai Woche T Wichtige Termine M 9 Kontakte Freigegebene Ordner Brian Connor i Calendar en E Aufgaben 11 2008 x ffentliche Ordner KW Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So 27 28 29 30 Freigegebene Ordner des A 13 30 Salesmeeing 2 Brian Connor Calendar 2 Con
158. eichern der Anlage wechseln Sie in die H Split Ansicht oder V Split Ansicht Die Anlage wird im unteren Fensterbereich angezeigt Falls es sich um eine nicht komprimierte oder archivierte Anlage handelt k nnen Sie sie mit einem Doppelklick oder ber die entsprechende Panel Funktion ffnen Wollen Sie die Anlage speichern klicken sie mit der linken Maustaste auf den Namen der Anlage und gehen im Panel auf Speichern unter Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie die Anlage entweder direkt ffnen oder einen Speicherort ausw hlen k nnen Das Dialogfenster kann je nach Browser und Browser Einstellungen unterschiedlich aussehen EHI YA Abmelden Timo Meier Neu E Mail Ansicht Anlage Flag Suchen v g E Antworten L schen H Split ffnen ik a Allen antworten Drucken v Split Q Speichern unter fe 7 Zur cksetzen 21 Weiterleiten 9 Markieren als Liste Im InfoStore speichem Kopieren Verschieben P E Mail amp Inbox Pers nliche Ordner E Mail Inbox 19 0 v 8 Kalender Von Betreff Erhalten Gr e Flag E Kontakte t Jean_auponm aochoat lermin wurde geandert Uustomer Fresentanon 12 U9 2UUF 1 99 KB a E Aufgaben tom_green dochoat Ein neuer Termin wurde erstellt Customer Presentation 12 09 2007 06 02 1 53 KB 1 ffentliche Ordner Ea Jean Dupont Re Sales meeting agenda draft
159. eine aufeinan derfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Entfernen um alle gew hlten Anlagen aus dem Termin zu entfernen 4 4 8 Verf gbarkeit von Teilnehmern und Ressourcen pr fen Um die Verf gbarkeit aller zum Termin hinzugef gten Teilnehmer und Ressourcen zu berpr fen setzen Sie das Register Verf gbarkeit aktiv Legen Sie ber die Datums und Uhrzeitfelder fest welcher Zeitraum gepr ft werden soll und entscheiden ber die Option Pr fen was berpr ft werden soll nur Ressourcen nur Teilnehmer oder beides Aktivieren Sie zus tzlich die Option Teammitglieder auflisten werden alle Mitglieder von Benutzergruppen in der Spalte Teilnehmer aufgef hrt und deren Verf gbarkeit angezeigt Sobald Sie die entsprechenden Werte bestimmt haben klicken Sie auf Pr fen um die Pr fung der Verf gbarkeit zu starten 4 4 8 1 Verf gbarkeit an anderen Tagen pr fen M chten Sie die Verf gbarkeit der Teilnehmer und Ressourcen f r vorhergehende oder nachfol genden Zeitr ume berpr fen k nnen Sie mithilfe der Navigationspfeile an der Datumsanzeige tageweise durch die Darstellung bl ttern 4 4 8 2 Verf gbarkeit f r Termin verwenden Wollen Sie den berpr ften Zeitraum als Beginn und Ende des neuen Termins bernehmen klicken Sie auf F r Termin verwenden Hiermit wird zum Register Termin gewechselt in dem der bernommene Zeitraum bereits als Beginn und Ende des neuen Termin
160. einer vorhergehenden oder nachfolgenden Woche einsehen ohne dabei den Zeitraum Woche zu verlassen klicken Sie entweder auf einen der Navigationspfeile in der Titelleiste der Ansicht oder w hlen die entsprechende Kalenderwoche ber den Minikalender aus yY Minikalender Weitere Informationen zur Anzeige den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 9 Minikalender dieses Kapitels 4 2 6 Ansicht Kalender Zeitraum Benutzerdefiniert Aussehen und Funktionalit t des Zeitraums Benutzerdefiniert ensprechen dem Zeitraum Arbeitswoche Sie k nnen festlegen wieviel Tage der Zeitraum Benutzerdefiniert umfasst Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt 8 12 1 Einstellungen 4 2 7 Ansicht Team Zeitraum Tag und Arbeitswoche Mithilfe der Ansicht Team erhalten Sie Einblick in die Kalender aller im Open Xchange Server registrierten Benutzer und k nnen sich somit z B eine bersicht ber die Verf gbarkeit ausge w hlter Benutzer verschaffen bevor Sie einen neuen Termin erstellen Wenn Sie zum ersten Mal innerhalb einer Sitzung zur Ansicht Team wechseln zeigt diese Ansicht noch keine Termine an da Sie zun chst mindestens einen Benutzer ausw hlen m ssen dessen Termine Sie einsehen m chten Hierzu stehen Ihnen die beiden nachfolgend beschriebenen Methoden zur Verf gung 4 2 7 1 Benutzer Gruppen oder Ressourcen zur Terminanzeige ausw hlen Um einen oder mehrere Benutzer Gruppen
161. eitswoche enthalten soll Arbeitswoche beginnt am Hier k nnen Sie einstellen an welchem Tag eine Arbeitswoche beginnen soll Anzahl der angzeigten Termine in der Arbeitswochenansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Arbeitswoche nebeneinander angezeigt werden Copyright Open Xchange Inc 2009 159 Optionen f r das Modul Kontakte Anzahl Tage in benutzerdefinierter Ansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Tage der Zeitraum Benutzerdefiniert enthalten soll Anzahl der angezeigten Termine in der benutzerdefinierten Ansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviele Termine die sich berschneiden f r den Zeitraum Benutzerdefiniert nebeneinander angezeigt werden E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Terminen eine E Mail Benachrichtigung erhalten E Mail Benachrichtigung als Anleger des Termins Bestimmt ob Sie als Anleger eines Termins eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer des Termins Bestimmt ob Sie als Teilnehmer eines Termins eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnehmer einen Termin annehmen oder ablehnen 8 12 2 Team Optionen ber den Kalender Unterordner Teams gelangen Sie in die Optionenmaske zum Erstellen neuer Teams Um ein neues Team zu erstellen klicken Sie
162. eld Ihr altes Passwort Ihr bisheriges Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Das neue Passwort ein neues Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Neues Passwort bet tigen das neues Passwort erneut Um die nderung zu speichern klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Passwort ist ge ndert Administration Zur Administration geh rt das Verwalten von Gruppen das Verwalten von Ressourcen Hinweis Diese Funktionen sind nur f r bestimmte Benutzer verf gbar Wenn diese Funktionen f r Sie nicht verf gbar sind fragen Sie Ihren Administrator oder Hoster 8 2 1 Gruppen verwalten Sie k nnen eine Gruppe von Benutzern erstellen e Mitglieder hinzuf gen e Mitglieder entfernen eine Gruppe von Benutzern l schen So erreichen Sie die Funktionen zum Verwalten von Gruppen 1 Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Administration 3 Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Administration auf Gruppen Ergebnis Das Panel zeigt die Funktionen zum Verwalten von Gruppen Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die vorhandenen Gruppen rechts die Eigenschaften der mar kierten Gruppe So erstellen Sie eine neue Gruppe 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Gruppen auf Neu 2 Geben Sie rechts im bersichtsfenster den Gruppen Namen ein 3 Geben Sie den Anzeigenamen der Gruppe ein 4 Klicken Sie
163. ellungen anzulegen damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen k nnen Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer pers nlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 6 Pers nliche Tags Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest in welchem Ordner der neu zu erstellende Kontakt abgespeichert werden soll als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem Ihrer pers nlichen Kontaktordner derjenige pers n liche Kontaktordner der beim Anlegen des neuen Kontakts ge ffnet war Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer f r den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde derjenige f r Sie ffentliche bzw freigegebene Kontaktordner der beim Anlegen des neuen Kontakts ge ffnet war Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte einger umt wurden Ihr pers nlicher Kontakt ordner Ordner Kontakte Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem anderen Modul des Open Xchange Server wie z B E Mail Kalender etc Ihr pers nlicher Kontaktordner Ordner Kontakte Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Kontakten in f r Sie ffentlichen bzw
164. en k nnen und Sie f r das Speichern von Verteilerlisten in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 50 Copyright Open Xchange Inc 2009 Verteilerlisten erstellen 3 14 1 2 Interne Kontakte zur Verteilerliste hinzuf gen Wollen Sie im Open Xchange Server verwaltete Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer in die neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen klicken Sie im Panelabschnitt Kontakt auf die Funktion Aus Adressbuch hinzuf gen Dies ffnet das Fenster Kontakte w hlen in dem Sie nun die hinzuzuf genden Kontakte zur Auswahl anzeigen lassen k nnen Hierzu geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzuf genden Kontakte oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und w hlen danach mittels der Funktion Kontaktordner den entsprechenden Kontaktordner aus in dem nach diesen Kontakten gesucht werden soll Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Kontakte w hlen stehen Ihnen u a folgende Ein satzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen me oder me
165. en verschie ben kopieren Abschnitt 3 8 Kontakte duplizieren Abschnitt 3 9 Kontakte verschieben sowie Abschnitt 3 10 Kontakte kopieren dieses Kapitels beschrieben Copyright Open Xchange Inc 2009 53 54 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 4 Kalender Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre privaten Termine sowie alle Termine aus f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalendern und deren Daten Beschreibung Beginn und Ende Teilnehmer und Ressourcen Ort etc Sie k nnen Ihren Terminen beliebig viele Anlagen zuordnen und ber unterschiedliche Suchkriterien nach Terminen suchen ERS F Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung v e eite Kalender Ta A tart 9 N O L sche Team Arbeitswoche Ende Ordner Zur cksetzen Drucke Liste Monat amp Timo Verschieben Detail Woche 8 A E Mail gt 8 F Kalender gt Pers nliche Ordner Kalender 8 E Kontakte Mittwoch 26 11 2008 E Aufgaben P ffentliche Ordner Freigegebene Ordner 08 00 InfoStore 09 00 10 00 11 November 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 12 00 44 8 30 3 1 2 45 3 4 5 6 8 9 13 00 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 22 23 44 00 48 24 25 26 27 28 29 30 15 0 L_Heute 00 InfoBox u Sie haben keine ungelesenen 17
166. en Aufgabenordnern sowie f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer k nnen Sie ber die Funktionen im Panelabschnitt Ansicht aus den nachstehend beschriebenen Ansichtstypen w hlen Die Titelleiste des bersichtsfensters zeigt den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordner baum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken 5 2 1 Ansicht Liste In der Ansicht Liste werden Ihnen die Aufgaben aus dem aktuell ge ffneten Aufgabenordner tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Aufgabenart einzelne Aufgaben oder Serienaufgaben die Schl sselsymbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Aufgaben als privat gekennzeichnet wurden Ferner werden der Betreff die Wichtigkeit Beginn und Ende eine prozentuale Angabe des Bearbeitungsfortschritts und die zugeordneten Flags dargestellt Flags sind farbige F hnchen mittels derer Sie Ihre Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennzeichnen k nnen um somit z B Aufgaben f r Kunden von internen Aufgaben abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels Einzelne Aufgaben sowie Instanzen von Serienaufgaben deren Status auf Erledigt gesetzt wurde Bearbeitungsfortschritt 100 werden in der Tabelle abgeschw cht und durchgestrichen angezeigt Wenn der F lligkeitstermin einer Aufgabe
167. en Flag B 2 o BMS Pr sentation evaluieren 14 02 1970 14 02 1970 amp Documentation gebot f r WILAN Instalation kalkulisre ni 29 04 2007 20 012007 100 2 Training a ffentliche Ordner v vorbereiten 404 2007 02022007 100 Freigegebene Ordner Design review 20 08 02 2007 09 02 2007 InfoStore Neue Visitenkarten entwerfen oo 05 02 2007 09 02 2007 50 Steuererkl rung 2006 vorbereiten ao 12 02 2007 14 02 2007 BI E AT 44 02200 zoan00x ar D veus miss CONS Abbildung 5 2 Pers nliche Aufgabenordner 7 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Servers erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Aufgabenordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Aufgaben zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 7 Ordnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 5 1 2 ffentliche Aufgaben Sowohl der Administrator als auch andere Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt k nnen ffentliche Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen anlegen um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern
168. en Ihnen f r den Zeitraum Woche die Termine der ausgew hlten Woche aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Wochenansicht angezeigt Zeigt die Ansicht die aktuelle Kalenderwoche wird der aktuelle Wochentag Heute wei hinterlegt Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gige Termine wiederum jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin werden unterhalb der Datumsanzeige darge stellt und Terminserien sowie private Termine bzw Termine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Die K sten zeigen den Beginn das Ende und die Beschreibung der Termine an Um weitere Daten eines Termins einzusehen k nnen Sie sich ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen Wurden f r einen Tag mehr Termine eingetragen als in den Feldern dargestellt werden k nnen wird am rechten Rand dieses Felds ein Scrollbalken angezeigt mittels dessen Sie durch die Ter mine dieses Tages bl ttern k nnen Copyright Open Xchange Inc 2009 65 Kalender Ansichten und Zeitr u me Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt 4 2 5 1 Termine aus anderen Wochen einsehen Wollen Sie Termine
169. en Sie eine Datei mehreren Aufgaben als Anlage hinzu wird jeder dieser Aufgaben ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 5 4 6 1 Anlagen aus Aufgaben entfernen Haben Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht der neu zu erstellenden Aufgabe hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus der Aufgabe entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder Ihre Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r eine aufeinan derfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Entfernen um alle gew hlten Anlagen aus der Aufgabe zu entfernen Copyright Open Xchange Inc 2009 103 Aufgaben bearbeiten 5 4 7 Eingaben speichern Wenn Sie die neu zu erstellende Aufgabe samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Aufgabe geschlossen und die neue Aufgabe im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt 5 4 7 1 Teilnehmer benachrichtigen Haben Sie weitere Teilnehmer an der neuen Aufgabe beteiligt oder die neue Aufgabe an Dritte delegiert werden alle Teilnehmer per E Mail ber diese Aufgabe benachrichtigt sofern Sie beim Anlegen der neuen Aufgabe die Option Teilnehmer benachrichti
170. en f r Ihre E Mails k nnen Sie im Modul Optionen im E Mail Unterordner Signaturen verwalten Das bersichtsfenster zeigt in einer V Split Ansicht links die Liste der vorhandenen Signaturen Rechts wird eine Voransicht der markierten Signatur angezeigt Wenn Sie eine neue Signatur anlegen m chten m ssen Sie im Panel unter Signaturen die Funktion Hinzuf gen w hlen Im sich ffnenden Pop up Fenster geben Sie im Feld Name einen Namen f r Ihre neue Signatur ein Unter diesem Namen steht Ihnen sp ter dann die Signatur zur Auswahl Unter Signatur einf gen k nnen Sie festlegen wo die Signatur sich befinden soll oberhalb oder unterhalb des E Mail Textes ber die Checkbox Standard Signatur k nnen Sie festlegen ob Sie die Signatur als Standardsi gnatur verwenden wollen oder nicht Aktivieren Sie die Checkbox dann wird die neu angelegt Signatur standardm ig an Ihre E Mails angeh ngt sofern Sie nicht eine andere manuelle Auswahl treffen Unter Signatur legen Sie dann den eigentlichen Text der Signatur fest blicherweise werden hier abschlie ende Gru worte sowie Namen angegeben aber auch Zitate und Spr che werden oftmals als Signatur in E Mails angef gt Wenn Sie zufrieden mit Ihrer neuen Signatur sind klicken Sie auf OK um die Signatur zu bernehmen Der Titel der Signatur erscheint daraufhin im Feld Verf gbare Signaturen Zum Speichern der Signatur klicken Sie im Panel Abschnitt Speichern auf das entsprechende Speicher Symbol
171. en oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 3 4 5 Daten f r neuen Kontakt ein geben dieses Kapitels 3 4 2 Neue Kontakte aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Kontakte befinden k nnen Sie neue Kontakte anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Server Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Kontakt Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt Zielordner f r neue Kontakte Da Sie Kontakte nur in Kontaktordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Kon takte aus anderen Modulen des Open Xchange Server automatisch Ihr pers nlicher Kontak tordner Ordner Kontakte als Zielordner voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Kontakte in anderen pers nlichen oder in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer abspeichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten des neuen Kontakts einen anderen Zielordner w hlen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Abschnitt 3 4 5 Daten f r neuen Kontakt eingeben 3 4 3 Neuen Kontakt aus einer E Mail Adresse erste
172. entlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden Kontakte wahlweise in der Ansicht Telefon liste oder Adresskarten darstellen M chten Sie das Flag eines einzelnen Kontakts entfernen k nnen Sie dies auch in der Detailansicht dieses Kontakts ausf hren Anschlie end selektieren Sie diejenigen Kontakte deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie wieder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panelabschnitt Flag auf das Flag mit dem roten Kreuzsymbol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r diese Ordner ben tigen i Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Kontakte aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Kontakte aus diesen Ordnern ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Abschnitt Flag im Panel deaktiviert und Sie k nnen Kontakte aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennzeichnen bzw vorhandene Flags ndern 3 12 Kontakte suchen Zur Suche nach bestimmten Kontakten oder Verteilerlisten k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im
173. er Adresskarten darstellen Wollen Sie einen einzelnen Kontakt mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der Detailansicht dieses Kontakts ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panelabschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Kontakten zuweisen m chten inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen 10 verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Kontakten aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten Kontakte mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 3 11 2 Flags von Kontakten ndern M chten Sie Kontakten die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen ver fahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 3 11 1 Kontakte mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Kontakten aus f r Sie Copyright Open Xchange Inc 2009 47 Kontakte suchen ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 3 11 3 Flags von Kontakten entfernen Um Flags von Kontakten aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ff
174. er Listen bersichten der Aufgaben aus Ihren per s nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 7 1 Einzelne Aufgaben drucken Beim Ausdrucken einzelner Aufgaben werden stets alle Felder der Aufgabe ausgedruckt in denen Daten eingetragen sind unabh ngig davon in welchem der Register bersicht Teilnehmer diese Felder verwaltet werden Felder die keine Daten enthalten werden nicht ausgedruckt Um einzelne Aufgaben sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich die gew nschte Aufgaben in der Ansicht H Split anzeigen und klicken dann im Panelabschnitt Aufgaben auf die Funktion Drucken Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten der zuvor ausgew hlten Aufgabe angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten der Aufgabe auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten automatisch geschlossen 5 7 2 Listen von Aufgaben drucken Der Listenausdruck mehrerer Aufgaben ist nur aus der Ansicht Liste oder H Split m glich Aus gedruckt werden alle Felder die als Spalten der Tabelle in diesen Ansi
175. ere E Mail markieren 2 3 Die Suchfunktion Zur Suche nach bestimmten E Mails oder Absendern k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Abschnitt im Panel verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Ordner nach allen Zeichen die Sie im Feld Suchen eingeben ber die Suchfunktion k nnen Sie E Mails nach bestimmten Begriffen durchsuchen oder sich alle E Mails eines bestimmten Absenders anzeigen lassen Wollen Sie die Suchfunktion ausblenden k nnen Sie hierf r den kleinen Pfeil im rechten oberen Bereich des Panels verwenden Klicken Sie auf den Pfeil wird links daneben die Option Suchen eingeblendet Sobald Sie die Markierung der Checkbox aufheben wird die Suchfunktion ausgeblendet Nat rlich kann Sie durch Aktivieren der Checkbox jederzeit wieder eingeblendet werden Zum Suchen klicken Sie links neben dem Feld Suchen auf das kleine Dreieck und w hlen aus wonach Sie suchen m chten Wollen Sie beispielsweise alle E Mails eines bestimmten Absenders suchen klicken Sie auf Von Geben Sie dann im Feld Suchen einen Suchbegriff mit oder ohne Platzhalter Zeichen oder ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Me oder Me gt Alle Begriffe aus dem aktuell ge ffneten Ordne
176. eren und sortieren Um Listen von InfoEintr gen zu drucken setzen Sie zuerst die Ansicht Liste des entsprechenden InfoStore Ordners aktuell W hlen Sie im n chsten Schritt die zu druckenden InfoEintr ge mithilfe der nachfolgend beschriebenen Methode Filtern der zu druckenden Kontakte mittels der Funktion Suchen Verwenden Sie die Panel Funktion Suchen um die Anzeige und somit den Inhalt der Liste der InfoEintr ge einzugrenzen Weitere Informationen zur Suche nach InfoEintr gen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6 12 Suchfunktion M chten Sie die Liste der InfoEintr ge in einer bestimmten Reihenfolge ausdrucken sortieren Sie die Anzeige der InfoEintr ge vor dem Ausdruck auf Basis der Felder Titel Gr e Erstellt am Erstellt von Version Letzte nderung oder Flag wahlweise in auf oder absteigender Reihenfolge Selektieren Sie anschlie end die InfoEintr ge die Sie drucken m chten 6 7 2 2 Selektierte InfoEintr ge drucken Haben Sie alle zu druckenden InfoEintr ge mittels einer der vorstehenden Methoden in der Anzeige selektiert bzw sortiert klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf die Funktion Dru cken Analog zum Drucken einzelner InfoEintr ge ffnet der Open Xchange Server wiederum ein neues Fenster in dem eine Tabelle der zum Ausdruck ausgew hlten InfoEintr ge und deren Daten aus der Ansicht Liste dargestellt wird Ebenso wird wieder das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet
177. ermin hinzuf gen wollen mit nur einer Suche zu selektieren wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuw hlenden Teilnehmer und Ressourcen mit entsprechend unterschied lichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Teilnehmer und Ressourcen erfasst haben 4 4 6 3 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuf gen Um externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag hinzuzuf gen klicken Sie im Fenster Termin im Panel Abschnitt Teilnehmer auf Externe hinzuf gen Geben Sie im Fenster Externe Adressen einen Namen und eine g ltige E Mail Adresse ein Klicken Sie auf Hinzuf gen Um weitere Teil nehmer hinzuzuf gen wiederholen Sie diese Schritte Um den Vorgang abzuschlie en klicken Sie auf OK Ergebnis Die externen Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag sind als Teilnehmer eingetragen 4 4 7 Anlagen zu Terminen hinzuf gen M chten Sie externe Dokumente die mit dem neuen Termin in Beziehung stehen wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen etc direkt mit dem Termin verbinden k nnen Sie dem Termin die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzu f gen Beachten Sie dass Sie um Terminen Anlagen zuordnen zu k nnen ber ausreichend freie Spei cherkapazit t auf dem Server verf gen m ssen Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz ber schritten k nnen Sie Terminen keine Anlagen hinzuf gen Angaben ber Ihre aktuell verf gbare Speicherkapazit t finden Sie auf der St
178. ermins einzusehen k nnen Sie sich wieder ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen Die Kalendermonatsansicht enth lt keine Symbole Bei Wochentagen werden max 3 Termine bei Sams und Sonntagen wird max 1 Termin angezeigt ggfs zus tzlich der erste ganzt gige Termin eines Tages Wird diese Zahl berschritten wird ein Pfeil angezeigt ber den Sie zur Kalendertagesansicht des entsprechenden Tages wechseln k nnen um dort alle Termine dieses Tages einzusehen 64 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me id er Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung m Be 2 tart 3398 Bes arte Kalender Tag a L sche Team Arbeitswoche Je Zur cksetzen y En Ordner si Trot Drucke Liste Monat s Y Wechseln z z amp Timo Meler 198 Verschieben Detail Woche Pooten 8 E Mail 5 gt 5 7 Kalender Pers nliche Ordner i Kalender Geburtstage Urlaub 09 2007 gt Urlaul KW Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So Vereinskalender 27 28 29 30 31 1 TA Wichtige Termine 35 09 30 Product Demo 8 E Kontakte 2 E Aufgaben 9 I ffentliche Ordner 3 7 5 6 7 8 Freiaeaebene Ordner 36 14 08 Brei 10 00 Uni KH 10 00 Management Update 08 30 Monthly Sales Meeti 11 00 Autohaus Meier Allgemein Teilnehmer Anlagen Links Weitere
179. ernen Teilnehmer per E Mail ber diesen neuen Termin informiert 4 4 10 Eingaben verwerfen M chten Sie den Termin nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen wird das Fenster Termin geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen 4 5 Termine best tigen Wurden Sie von einem anderen Benutzer des Open Xchange Server zur Teilnahme an einem neu erstellten Termin eingeladen werden Sie bei Ihrer Anmeldung sowie beim automatischen oder manuellen Aktualisieren ber diesen Termin in Form einer Best tigungsabfrage benachrichtigt 4 5 1 Best tigungsabfragen beantworten Sie k nnen Best tigungsabfragen mittels der nachfolgend beschriebenen Optionen beantworten falls gew nscht k nnen Sie Ihre Antworten optional mit begleitenden Anmerkungen versehen Akzeptieren Best tigt Ihre Teilnahme an diesem Termin setzt Ihren Teilnahmestatus auf Akzeptiert und schlie t das Fenster Ablehnen Lehnt Ihre Teilnahme an diesem Termin ab setzt Ihren Teilnahmestatus auf Abge lehnt und schlie t das Fenster e Vorl ufig Best tigt Ihre Teilnahme an diesem Termin unter Vorbehalt setzt Ihren Teilnahme status auf Vorl ufig und schlie t das Fenster e Sp ter Schlie t das Fenster ohne Beantwortung Ihr Teilnahmestatus zu diesem Termin bleibt hiermit solange auf Wartestatus bis S
180. ese Anzahl berschritten wird in der Datumsleiste ein zus tzliches Symbol eingeblendet wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt M chten Sie sich auch die weiteren Termine dieses Tages anzeigen lassen klicken Sie auf dieses Symbol Hiermit wechseln Sie zur Ansicht Liste Zeitraum Tag in der alle Termine f r diesen Tag darge stellt sind Copyright Open Xchange Inc 2009 61 Kalender Ansichten und Zeitr u me Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung 29 Q m Bearbeiten Kalender Tag a da Start 3 L sche Te P M Ende Ordner d Zur cksetzen al Drucker List Monat p Y Wechseln zi amp Timo Meier a AB verschieben Woch tg Abbrechen 8 E Mail v 7 Kalender p Pers nliche Ordner Kalender Geburtstage Urlaub Donnerstag 20 09 2007 gt TE Vereinskalender 72 Wichtige Termine 08 00 Kundentermin Fa Meier GmbH Management Update Technical Sales Training al 8 Kontakte amp E Aufgaben amp P ffentliche Ordner Freiaeuebene Ordner Mitarbeitergespr ch September 4 2007 Mo Di Mi Do Fr Sa So Mittagessen mit Solveigh 35 27 28 29 30 31 1 2 36 3 4 5 6 8 39 37 1 11 12 13 14 15 16 38 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Heute InfoBox Sie haben keine ungelesenen
181. esen Ordner klicken Copyright Open Xchange Inc 2009 55 Terminarten und Zugriff Haben Sie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Kalenderordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Termine unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fall beispiel k nnen Sie auf diese Kalenderordner ber den Ordnerbaum zugreifen Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Bearbeiten Kalender Tag Ordner L sche Team Arbeitswoche Zur cksetzen Drucke Liste Monat imo Meier se Woche E Mail E Kalender 4 en Pers nliche Ordner i Kalender Geburtstage Mittwoch 26 11 2008 2 Urlaub Vereinskalender Wichtige Termine 08 00 g Kontakte 9 Aufgaben og 00 P ffentliche Ordner Freinegebene Ordner 10 00 last nn E E O E tm N ON A EO N nn OI E E an N nennen L en Abbildung 4 2 Pers nliche Kalenderordner 47 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Server erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Kontaktordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 7 O
182. f nger zu An Cc zu Cc Der Sender und die Emp f nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld An eingetragen Die Cc Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld Cc eingetragen Einstellung Sender zu An alle Empf nger zu Der Sender der urspr nglichen E Mail wird in das Feld An eingetragen Die Empf nger und die Cc Empf nger der urspr nglichen E Mail werden in das Feld Cc eingetragen Visitenkarte anh ngen Setzen Sie diese Option auf Ja dann aktivieren Sie damit das Anh ngen einer Visitenkarte an Ihre E Mails Ihre Visitenkarte wird automatisch aus den Eintr gen in Ihrer Kontaktseite generiert Autovervollst ndigen f r E Mail Adressen aktivieren Aktivieren Sie diese Option ber die Checkbox Ja dann werden E Mail Adressen beim Verfassen einer neuen E Mail automatisch vervollst ndigt Sie m ssen im Feld Anlediglich zwei oder mehr Zeichen eingeben um die Suche in den internen und externen Adressb chern zu starten Die Suchergebnisse werden anhand einer Liste ausgegeben aus der Sie die gew nschte E Mail Adresse w hlen k nnen Gesucht wird in den Anzeigenamen und den E Mail Adressen Alle Eintr ge die die eingegebenen Zeichen enthalten werden ausgegeben Nachrichten weiterleiten als Hier k nnen Sie festlegen in welcher Form E Mails an andere Benutzer weitergeleitet werden sollen Es gibt die zwei Optionen Inline und Anlage W hlen Sie Inline wird eine E Mail Nachricht die Sie an
183. feld ein Wenn nachfolgende Regeln nicht ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontrollfeld aus 7 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Ergebnis Die neue Regel wird im Bereich Regel Name eingetragen Die neue Regel ist aktiv Bedingung erstellen Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Bedingung erstellen Die folgende Bedingung soll erstellt werden Der Absender der E Mail enth lt die Zeichenkette Meier So erstellen Sie die Bedingung 1 W hlen Sie in der Dropdownliste unterhalb von der folgenden Bedingungen den Eintrag Absender Von Rechts neben der Dropdownliste werden eine neue Dropdownliste und ein Textfeld angezeigt 2 W hlen Sie in der neuen Dropdownliste den Eintrag enth lt 3 Tragen Sie in das Textfeld die Zeichenkette Meier ein Aktion festlegen Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Aktion festlegen Die folgende Aktion soll festgelegt werden Verschiebe die E Mail in den vorhandenen E Mail Ordner Privat So legen Sie die Aktion fest 1 W hlen Sie in der Dropdownliste unterhalb von folgende Aktion ausf hren den Eintrag in Ordner verschieben Rechts neben der Dropdownliste wird ein neues Eingabefeld angezeigt 2 Klicken Sie in das neue Eingabefeld W hlen Sie den Ordner Privat Copyright Open Xchange Inc 2009 157 Optionen f r das Modul E Mail 8 11 4 2 Regeln anzeigen Der Bereich Regel Name zeigt alle vorh
184. fentlichung ein z B Zugangsdaten URL 6 Wenn Sie aus dem gew hlten Ordner Daten f r weitere Ziele ver ffentlichen m chten wie derholen Sie die Schritte 3 5 7 Klicken Sie im Panel auf Speichern 8 10 Optionen f r die Startseite F r die Startseite stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung Um zu den Einstellungsm glichkeiten zu gelangen klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum unterhalb von Startseite auf Layout Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Copyright Open Xchange Inc 2009 149 Optionen f r die Startseite 8 10 1 Layout der Startseite Hier l sst sich die bersicht der Objekte f r die einzelnen Module auf der Startseite einstellen Sie k nnen hier die Ansicht von Objekten einzelner Module auf der Startseite deaktivieren oder die Anzahl der anzuzeigenden Objekte f r die einzelnen Module einstellen Sie haben hierbei die Wahl zwischen Verstecken 5 Elemente anzeigen 10 Elemente anzeigen 15 Elemente anzeigen und 20 Elemente anzeigen Nehmen Sie die gew nschte Auswahl in den Drop Down Feldern vor und bernehmen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf das Speichern Symbol in der Panel Sektion Speichern Mit der Einstellung Portal Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r die Startseite aktivieren oder deaktivieren 8 10 2 UWA Module Sie k nnen UWA Module f r die Startseite hinzuf gen bearbeiten entfernen und aktivieren
185. foStore Eintr gen mithilfe der Panel Funktion Verschieben sind in der Auswahlliste nur InfoStore Ordner als m gliche Zielordner w hlbar Haben Sie im Zielordner keine Rechte zum Anlegen von Objekten erhalten Sie eine Fehlermeldung Beim Verschieben von InfoStore Eintr ge per Drag amp Drop k nnen Sie nur InfoStore Eintr ge Ordner als Zielordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen Rechte zum Anlegen von Objekten einger umt wurden Neben dem Cursor sehen Sie ein Symbol das anzeigt ob Sie die entsprechenden Rechte besitzen oder nicht Ein durchgestrichener Kreis zeigt an dass Sie keine Verschiebeaktion f r diesen Ordner vornehmen k nnen Copyright Open Xchange Inc 2009 119 InfoStore Eintr ge sperren 6 9 InfoStore Eintr ge sperren Wenn Sie einen InfoStore Eintrage bearbeiten sollten Sie diesen Eintrag sperren Andere Benutzer k nnen den gesperrten Eintrag sehen und die angef gte Datei herunterladen sie k nnen den gesperrten Eintrag jedoch nicht bearbeiten Die Sperre weist andere Benutzer au erdem darauf hin dass der InfoStore Eintrag zur Zeit bearbeitet wird und die angeh ngte Datei eventuell nicht den neuesten Stand enth lt Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben sollten Sie die Sperre wieder entfernen Um einen InfoStore Eintrag zu sperren markieren Sie den Eintrag und klicken im Panel auf Sperren Der gesperrte Eintrag wird mit einem Schloss Symbol markiert Um die Sperre zu entfernen markieren
186. g befindlichen InfoStore Eintrags nicht m glich 6 6 InfoStore Eintr ge l schen Um InfoStore Eintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte voraus gesetzt zu l schen selektieren Sie die zu l schenden InfoStore Eintr ge mit gedr ckter Strg 116 Copyright Open Xchange Inc 2009 InfoEintr ge drucken Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl Nachdem Sie alle zu l schenden InfoStore Eintr ge ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt InfoEintrag auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Eintr ge wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden alle zuvor selektierten Eintr ge inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Liste oder H Split die markierten Eintr ge auch mit der entf Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen 1 InfoEintr ge l schen Wollen Sie InfoEintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieses Ordners Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von InfoEintr gen aus diesem InfoS
187. gabenordner der beim Anlegen der neuen Aufgabe ge ffnet war Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben ordner anderer Benutzer f r den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekteneinger umt wurden Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem anderen Modul des Open Xchange Servers wie z B E Mail Kalender etc gt Ihr pers nlicher Aufgabenordner Ordner Aufgaben Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Aufgaben nur in Aufgabenordnern abgespeichert werden k nnen und Sie f r das Speichern von Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Auf gabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten ben tigen Die Auswahl liste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde 5 4 3 8 Erinnerung aktivieren M chten Sie an Aufgaben erinnert werden k nnen Sie mittels der Erinnerung einen Termin zur Erinnerung an die neu zu erstellende Aufgabe ausw hlen Beachten Sie dass ein F lligkeitsdatum eingegeben werden muss um eine Erinnerung einrichten zu k nnen und dass die gew hlte Erinnerung immer nur f r den Ersteller dieser neuen Aufgabe gilt alle anderen internen Teilneh mer k nnen sich hiervon abweichend an diese Aufgabe erinnern lassen Haben Sie f r eine Aufgabe eine Erinnerung aktiv gesetzt werden Sie bei Erreichen des gew hlten Termins mitte
188. ge Termine wiederum jeweils nur der zuerst f r einen Tag angelegte ganzt gige Termin werden unterhalb der Datumsanzeige dargestellt und Terminserien sowie private Termine bzw Termine mit mehreren Teilnehmern mit entsprechenden Symbolen versehen Sofern zugewiesen werden auch die zugeordneten Flags dargestellt Aufgrund der verringerten Anzeigefl che ist in den K sten der Termine nur die Beschreibung der Termine sichtbar Um weitere Daten eines Termins einzusehen k nnen Sie wie in der Tagesansicht ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern dargestellt i Einstellung der Arbeitswochenansicht Die Anzeige der Arbeitswochenansicht wird hinsichtlich der Dauer der Arbeits und Freizeit sowie der zeitlichen Einteilung der Arbeitstage ebenfalls ber die Einstellungen gesteuert die entsprechenden Einstellungen gelten sowohl f r die Tages als auch f r die Arbeitswo chenansicht 4 2 3 1 berschneidende und ganzt gige Termine In der Arbeitswochenansicht k nnen max 2 sich zeitlich berschneidende bzw direkt aneinander grenzende Termine dargestellt werden Wird diese Zahl berschritten wird neben der Datums an
189. gen Wollen Sie die angezeigte Standardeinstellung ndern aktivieren Sie die Checkbox benutzerdefiniert und w hlen Sie das gew nschte Format und das gew nschte Trennzeichen Ein Beispielergebnis des gew hlten Datumformats sehen Sie im Feld Beispiel Pers nliche Tags ber den Unterordner Tags haben Sie die M glichkeit eigene Tags anzulegen Tags sind Katego rien mit denen Sie Eintr ge zur besseren bersicht markieren k nnen So k nnen Sie Ihren Kontakten Aufgaben und InfoEintr gen beliebig viele pers nliche Tags zuordnen So k nnten Sie beispielsweise allen zu einem Projekt geh renden Objekten ein entsprechendes Tag zuordnen Oder alle pers nlichen Eintr ge mit Privat markieren 144 Copyright Open Xchange Inc 2009 Ordnerverwaltung 8 6 1 Neues Tag anlegen Zum Anlegen eines neuen Tags m ssen Sie in der Panel Sektion Tag auf Hinzuf gen klicken Daraufhin ffnet sich ein Pop up in dem Sie den Namen f r das neue Tag eingeben k nnen Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in das Eingabefeld und geben Sie dann den Tag Namen ein Sind Sie zufrieden mit ihrer Eingabe klicken Sie auf OK Damit bernehmen Sie die Eingabe und schlie en das Pop up Fenster Das neue Tag wird im Fenster Verf gbare Tags eingetragen Speichern Sie das neue Tag durch Klicken auf das Speichernsymbol im Panel 8 6 2 Tag l schen Zum L schen eines Tags markieren Sie diesen in der Liste der Tag Namen und klicken Sie im Panel un
190. gen aktiviert haben 5 4 8 Eingaben verwerfen M chten Sie die Aufgabe nicht abspeichern klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen wird das Fenster Aufgabe geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen 5 5 Aufgaben bearbeiten Um Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 5 1 Aufgaben ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie die zu ndernde Aufgabe in einer beliebigen Ansicht des Moduls Aufgaben Wenn Sie in der Ansicht Liste oder H Split eine Aufgabe anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter eine andere Aufgabe selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Aufgaben auf Bearbeiten 5 5 2 Aufgaben per Doppelklick oder per Kontextmen bearbeiten Alternativ zur Verwendung der Panel Funktion Bearbeiten k nnen Sie in den Ansichten Liste und H Split auf zu ndernde Aufgaben auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Alle vorstehend genannten Methoden ffnen das Fenster Aufgabe bearbeiten in dem dieselben Register enthalten sind wie in dem Fenster zur Neuanlage einer Aufgabe Nun k nnen Sie die ge
191. h ftlich Stra e privat Telefon f r H rbehinderte Telefon privat Vertraulichkeit Abteilung Beruf Fax privat Jahrestag Land gesch ftlich Nachname Notizen Ort privat Postleitzahl gesch ftlich Region privat Suffix Telefon gesch ftlich Telefon privat 2 Vorname Anrede E Mail 2 Adresse Firma Kategorien Land privat Name Assistent Organisations Nr Pager Postleitzahl privat Stra e gesch ftlich Telefon Firma Telefon gesch ftlich 2 Telex Webseite Copyright Open Xchange Inc 2009 139 Import Weitere Stra e Weiteres Fax Weitere Postleitzahl Weitere Vornamen Weiteres Land Weitere Region Weiterer Ort Weiteres Telefon Enth lt ein Datenfeld der MS Outlook CSV Datei mehr Zeichen als die erlaubte Anzahl wird der zugeh rige Kontakt beim Importieren bersprungen Beim Import werden die Datenfelder der MS Outlook CSV Datei bestimmten Datenfeldern des Open Xchange Servers fest zugewiesen Die folgende Tabelle zeigt diese Zuweisung anhand der Datenfelder die Sie sehen wenn Sie in der Groupware einen Kontakt bearbeiten Die Tabelle zeigt ferner wieviele Zeichen ein Datenfeld maximal enthalten darf Datenfelder im Dialogfenster Kontakt MS Outlook CSV Datenfeld Register Datenfeld Max Zeichen Gesch ftlich Anrede 64 Anrede Vorname 128 Vorname Zweiter Vorname 128 Weitere Vornamen Nachname 128 Nachname Namenszusatz 64 Suffix Firma
192. h im Panelabschnitt Anlagen auf Anlage hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Anlagen w hlen in dem Sie die anzuh ngende n Datei en selektieren k nnen W hlen Sie die Datei en ber Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzuf gen in die Liste der hinzuzuf genden Anlagen auf Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK best tigen wird das Fenster Anlagen w hlen geschlossen und die Anlage n dem Kontakt hinzugef gt i Anlagen zu Kontakten hinzuf gen Jede Anlage die Sie einem bestimmten Kontakt zuordnen ist exklusiv mit diesem Kontakt verbunden F gen Sie eine Datei mehreren Kontakten als Anlage hinzu wird jedem dieser Kontakte ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet 3 4 6 1 Anlagen aus Kontakt entfernen Hatten Sie beim Hinzuf gen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgew hlt die Sie nicht dem neu zu erstellenden Kontakt hinzuf gen m chten k nnen Sie diese wieder entfernen Selektieren Sie hierzu in der Tabelle der Anlagen diejenige n Datei en die Sie aus dem Kontakt entfernen wollen Um mehrere Dateien auszuw hlen halten Sie bei der Selektion entweder die Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder Ihre Shift Taste f r eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl gedr ckt Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf L schen um alle gew hlten Anlagen aus dem Kontakt zu entfernen 3 4 7 Eingaben speichern bzw verwerfen
193. her immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in ffentliche oder freige gebene Ordner verschieben oder kopieren 3 11 Kontakte mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Kontakte und Verteilerlisten zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle Kunden mit gr nen Flags alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung mit roten Flags und alle Lieferanten mit blauen Flags versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Kontakten handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in der Telefonliste als eigene Spalte und in den Ansichten Adresskarten sowie Detail in der Titelleiste der Adresskarten bzw in der Detailansicht Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 3 11 1 Kontakte mit Flags markieren M chten Sie Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden Kontakte entweder in der Ansicht Telefonliste od
194. hfolgenden Angaben gleicherma en auf einzelne Aufgaben und Serienaufgaben Weiterf hrende Informationen zur Handhabung von Serienaufgaben finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5 4 Aufgaben erstellen dieses Kapitels 5 1 1 Pers nliche Aufgaben Wenn Sie das Modul Aufgaben ber das Symbol Aufgaben aus der Modulleiste ffnen werden Ihnen stets Ihre pers nlichen Aufgaben einzelne Aufgaben und Serienaufgaben aus dem Ordner Aufgaben angezeigt Alternativ hierzu k nnen Sie den Ordner Aufgaben auch direkt ber den Ordnerbaum ffnen indem Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner klicken Copyright Open Xchange Inc 2009 91 Aufgabenarten und Zugriff Haben Sie innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner zus tzliche Aufgabenordner zur bersichtlicheren Verwaltung vieler Aufgaben unterschiedlicher Kategorien eingerichtet siehe nachstehendes Fallbeispiel k nnen Sie auf diese Aufgabenordner nur ber den Ordnerbaum zugreifen Abmelden Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung D 29 fe Bearbeiten H Split J k a gt Start se L schen Liste 2 Zur cksetzen Ende Timo Mel gt Drucken Wechseln z EI amp Timo Meier E verschieben P bbrech E Mail X z 8 Kalender Pers nliche Ordner i Aufgaben 8 82 Kontakte KUSEN Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin a abgeschloss
195. hl von Zeichen an 132 Copyright Open Xchange Inc 2009 Import Die Angabe unbegrenzt bedeutet dass das Objekt importiert wird Die maximale Anzahl von Zeichen ist nicht begrenzt Die Angabe bedeutet dass das Objekt nicht importiert wird Kategorie iCal Objekt Termine Aufgaben Calendar Properties CALSCALE METHOD PRODID VERSION Calendar Components VALARM VEVENT VFREEBUSY VJOURNAL VTIMEZONE X VTODO x Component Properties ATTACH ATTENDEE X CATEGORIES X CLASS X COMMENT COMPLETED CONTACT CREATED X X DESCRIPTION Unbegrenzt Unbegrenzt DTEND X X DTSTAMP X DTSTART X DUE X X X gt lt gt lt gt lt gt lt gt lt gt lt gt lt gt lt lt gt lt i DURATION EXDATE EXRULE FREEBUSY GEO LAST MODIFIED LOCATION 255 ORGANIZER PERCENT COMPLETE X PRIORITY X RDATE RECURRENCE ID RELATED TO REPEAT REQUEST STATUS RESOURCES X RRULE X SEQUENCE STATUS gt X SUMMARY 255 255 TRANSP X TRIGGER X X Copyright Open Xchange Inc 2009 133 Import Kategorie iCal Objekt Termine Aufgaben TZID X X TZNAME TZOFFSETFROM TZOFFSETTO TZURL UID URL gt lt gt lt 2 lt gt lt gt lt
196. ht der Platz nicht aus um alle Kontakte anzuzeigen werden Scrollbalken eingeblendet Die Standardeinstellung sind 4 Zeilen Kontakte Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul Kontakte aktivieren oder deaktivieren 160 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul Aufgaben 8 14 Optionen f r das Modul Aufgaben F r das Modul Aufgaben steht Ihnen eine globale Optionenmaske zur Verf gung In die Optio nenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Aufgaben Unterordner Einstellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Aufgaben Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul Aufgaben festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Listenansicht f r das Modul Aufgaben vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Listenansicht und der Split Ansicht als Stan dardansicht Intervall der Erinnnerung in Minuten Hier k nnen Sie einstellen in welchem Zeitintervall Sie an die F lligkeit einer Aufgabe erinnert werden Das Zeitintervall das Sie hier einstellen ist das Vorgabe Zeitintervall Aufgaben Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul Aufgaben aktivieren oder deaktivieren E Mail Benachrichtigung bei Neu Ge ndert Gel scht Bestimmt ob Sie bei neuen ge nderten oder gel schten Aufgaben eine E Mail Benach
197. ht f hrt alle Mitglieder einer zuvor in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten ausgew hlten Verteilerliste auf und zeigt deren E Mail Adressen an 3 2 5 Aktive Ansicht nach Modulwechsel Wechseln Sie aus dem Modul Kontakte in ein anderes Modul des Open Xchange Server und kehren anschlie end wieder in das Modul Kontakte zur ck wird Ihnen stets diejenige Mehr fachansicht angezeigt die beim Verlassen des Moduls Kontakte zuletzt aktiv war also entweder die Ansicht Telefonliste oder die Ansicht Adresskarten Dies gilt auch f r den Fall dass Sie das Modul Kontakte aus der Ansicht Detail verlassen haben Copyright Open Xchange Inc 2009 35 Kontakte Hover 3 3 3 4 Kontakte Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Der Hover enth lt die folgenden Register e Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Foto des Kontakts Vorname und Nachname des Kontakts Das Icon f r privater Kontakt Das Flag das Sie dem Kontakt zugewiesen haben Alle Telefonnummern und Faxnummern des Kontakts Die E Mail Adressen des Kontakts Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail Das Register Adressen Dieses enth lt Die gesch ftliche Anschrift des Kontakts Die private Anschrift des Kontakts Das Register Anlagen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der A
198. ie diesen Termin entweder best tigen oder ablehnen Sofern der Termin noch nicht verstrichen ist erhalten Sie wiederholt Best tigungsabfragen zu diesem bislang unbeanworteten Termin A Automatische Aktualisierung der Ansicht Es ist dringend zu empfehlen die automatische Aktualisierung der Ansicht innerhalb der Einstellungen zu aktivieren da Sie ansonsten Gefahr laufen ber kurzfristig anberaumte 82 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine bearbeiten Termine zu sp t informiert zu werden Weitere Infos zur automatischen Aktualisierung der Ansicht finden Sie im Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs Wenn der Terminersteller diesen Termin in einem seiner pers nlichen Kalenderordner angelegt hat sehen Sie den Termin in Ihrem pers nlichen Kalenderordner Wenn der Terminersteller diesen Termin in einem ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner angelegt hat sehen Sie diesen Termin im entsprechenden ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordner sofern dieser Ordner f r Sie im Zugriff ist 4 5 2 Status von Terminbest tigung Um den Status von Terminbest tigungen einzusehen w hlen Sie in der Detailansicht eines Termins das Register Teilnehmer Um den Status Ihrer Terminbest tigungen zu sehen zeigen Sie den Termin in der Tages Wochen Arbeitswochen oder Monatsansicht an Die Termine werden wie folgt dargestellt Von Ihnen abgelehnte Termine werden durchgestrichen dargeste
199. iert schaltet die Funktion ab Register Anzeigen Anzeige von HTML formatierten Nachrichten zulassen Hier legen Sie fest ob Sie die Darstellung von HTML Nachrichten zulassen wollen oder nicht HTML E Mails belasten die Bandbreite und k nnen ein Sicherheitsrisiko darstellen da sie sch dliche Programmteile ent halten k nnen Der Vorteil liegt im gr eren Gestaltungsspielraum Mit HTML haben Sie viel f ltige M glichkeiten der Formatierung Laden extern verlinkter Bilder sperren Hier legen Sie fest ob die Voransicht extern verlinkter Grafiken in HTML E Mails unterdr ckt wird oder nicht Mit der Einstellung Ja werden extern verlinkte Grafiken nicht direkt angezeigt Diese Einstellung sch tzt Ihre Privatsp re Mit der Einstellung Nein werden extern verlinkte Grafiken beim Empfang einer HTML E Mail geladen und angezeigt Emoticons als Bilder darstellen Hier legen Sie fest ob Emoticons als Bilder dargestellt werden oder als Zeichen Geben Sie beispielsweise einen Smiley ein wird dieser je nach Einstel lung als Bild oder als Doppelpunkt mit runder Klammer angezeigt Zitierte Zeilen farbig hervorheben Setzen Sie diese Option auf Ja dann werden urspr ngliche Nachrichten farbig hervorgehoben und durch eine senkrechte Linie eingeleitet Die Nachrichten bzw Antworten werden verschachtelt dargestellt Diese Option setzt das Aktivieren der Option Urspr nglichen Mailtext in Antwort zitieren voraus 8 11 2 E Mail Signaturen Signatur
200. ifen DIL 2 m Abmelden Timo Meier Neu Kontakte Ansicht Flag Suchen Verkn pfung D D g Bearbeiten Duplizieren Adresskarten I g Start L schen E3 Verschieben Telefonliste r Zur cksetzen Ende Drucke fga Kopieren Detail amp Timo Meier La 9 E Mail Kalender amp Kontakte Pers nliche Ordner Kontakte Motorrad Club 9 9 ffentliche Ordner E Freigegebene Ordner T InfoStore il E Familie amp Freunde 52 Lindekamp Ralf We M heimer Str 275 Duisburg E THW Ortsverband 0203 446047 E Aufgaben rl bms de E G H 1 t er er VINS OU RE NE EE ER EEE O E SE ER Abbildung 3 2 Pers nliche Kontaktordner 4 Zus tzliche Ordner anlegen Die flexible Ordnerstruktur des Open Xchange Server erlaubt es Ihnen in Ihren pers nlichen Ordnern sowie auch in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt weitere Kontaktordner anzulegen um somit die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kontakte zu vereinfachen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 7 Ordnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 3
201. igkeit Beginnt am F lligkeitstermin a abgeschlossen Flag Calendar Ei Quote for WLAN Installation costs 020 29 01 2007 30 01 2007 75 E Contacts Budgetplanung 2007 oo 14 02 2007 15 02 2007 75 E Tasks 2007 Budget planning 14 02 2007 15 02 2007 9 E Solveigh Schmidt Agenda for Sales Meetings sl 22 02 2007 27 07 2007 20 7 Tom Green T InfoStore Fri an nn it Abbildung 5 4 Freigegebene Aufgabenordner i ffentliche und freigegebene Aufgabenordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Servers k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Aufgaben auch Aufgaben aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen Auf gabenordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Aufgaben in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut Copyright Open Xchange Inc 2009 93 Aufgaben Ansichten 5 2 Aufgaben Ansichten Zur Darstellung der Aufgaben aus Ihren pers nlich
202. igt die Titelleiste des bersichtsfensters den aktuellen Pfad zu dem Ordner den Sie im Ordnerbaum angeklickt haben Sie k nnen im Pfad navigieren indem Sie die unterstrichenen Teile des Pfades anklicken Die Schaltfl che Heute in der Titelleiste des bersichtsfensters stellt die Kalenderanzeige ein die das aktuelle Datum enth lt 4 2 1 Ansicht Liste Alle Zeitr ume In der Ansicht Liste werden Ihnen die Termine f r den ausgew hlten Zeitraum aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner tabellarisch angezeigt Die Symbole in der ersten Spalte repr sentieren die Terminart einzelne Termine oder Terminserien die Symbole in der zweiten Spalte zeigen an ob Termine als privat gekennzeichnet wurden Schl sselsymbol bzw ob Termine nur f r Sie kein Symbol oder f r mehrere Teilnehmer Gruppensymbol angelegt wurden Ferner werden die Beschreibung Beginn und Ende der Ort der Ordner und die zugeordneten Flags dargestellt Flags sind farbige F hnchen mittels derer Sie Ihre Termine zur besseren Unterscheidung kennzeichnen k nnen um somit z B au er Haus stattfindende Termine von internen Terminen abzugrenzen Weitere Informationen zu Flags finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen dieses Kapitels Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiv gesetzt werden nicht nur Termine aus dem zuvor selektierten Kalenderordner sondern s mtliche eigenen Termine aus all Ihren pers
203. ils unwiderruflich l schen oder sie erst in den Papierkorb verschieben m chten W hlen Sie hier Ja werden alle E Mails die Sie ber die entsprechende Funktion l schen direkt entfernt Die E Mails k nnen dann nicht wieder hergestellt werden Benachrichtigen bei Lesebest tigung Steuert das Verhalten der Groupware f r den Fall dass der Absender einer E Mail eine Lese bzw Empfangsbest tigung w nscht Mit der Einstel lung Ja fragt Sie die Groupware beim Lesen einer solchen E Mail ob Sie eine Empfangsbest ti Copyright Open Xchange Inc 2009 151 Optionen f r das Modul E Mail gung senden wollen oder nicht Mit der Einstellung Nein fragt Sie die Groupware nicht In diesem Fall wird keine Empfangsbest tigung gesendet E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Bestimmt ob neue E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gesammelt werden wenn Sie eine E Mail senden oder empfangen Der Ordner Gesammelte Adressen befindet sich unterhalb Ihres pers nlichen Kontaktordners Register Verfassen Urspr nglichen Mailtext in Antwort zitieren Wollen Sie beim Beantworten einer E Mail den Text der urspr nglichen E Mail Nachricht als zitierte E Mail in Ihre Antwort E Mail ber nehmen dann setzen Sie diese Option auf Ja Bei Allen antworten Legt fest an welche Empf nger eine Antwort E Mail gesendet wird wenn Sie die Funktion Allen antworten verwenden Einstellung Sender und alle Emp
204. im Panel auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Team wird ge ffnet Geben Sie dem neuen Team einen Namen Um Mitglieder zum neuen Team hinzu zu f gen klicken Sie auf Mitglied hinzuf gen Um ein vorhandenes Team zu ndern w hlen Sie ein Team aus und klicken im Panel auf Bear beiten Im Dialogfenster Team k nnen Sie den Namen des Teams ndern neue Mitglieder hin zuf gen und Mitglieder l schen Um ein vorhandenes Team zu l schen w hlen Sie ein Team aus und klicken im Panel auf Entfer nen Das Team wird gel scht 8 13 Optionen f r das Modul Kontakte F r das Modul Kontakte steht Ihnen eine globale Optionenmaske zur Verf gung In die Optio nenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Kontakte Unterordner Einstellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Kontakte Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul Kontakte festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Kartenansicht f r das Modul Kontakte vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Kartenansicht und der Telefonlistenansicht als Standardansicht Anzuzeigende Zeilenanzahl in der Kartenansicht Hier k nnen Sie einstellen wieviel Zeilen f r die Kartenansicht im Modul Kontakte verwendet werden Sie k nnen eine Anzahl von 4 bis 7 Zeilen einstellen In der Einstellung auto ermittelt die Groupware automatisch eine passende Anzahl Reic
205. im Panel auf Speichern Ergebnis Die neue Gruppe wird links im bersichtsfenster angezeigt Sie hat noch keine Mitglie der So f gen Sie einer Gruppe Mitglieder hinzu 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Mitglieder auf Hinzuf gen Das Dialogfenster Teilnehmer w hlen ffnet sich 3 F gen Sie Teilnehmer hinzu 4 Klicken Sie im Dialogfenster auf OK 5 Klicken Sie im Panel auf Speichern 130 Copyright Open Xchange Inc 2009 Administration So entfernen Sie Mitglieder aus einer Gruppe 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Markieren Sie rechts im bersichtsfenster ein Mitglied der Gruppe 3 Klicken Sie im Panel Abschnitt Mitglieder auf Entfernen 4 Klicken Sie im Panel auf Speichern Ergebnis Das Mitglied wird aus der Gruppe entfernt So l schen Sie eine Gruppe 1 Markieren Sie links im bersichtsfenster eine Gruppe 2 Klicken Sie im Panel Abschnitt Gruppen auf L schen 3 Klicken Sie im Popup Fenster Gruppe l schen auf Ja Ergebnis Die Gruppe wird gel scht So verlassen Sie die Funktionen zum Verwalten von Gruppen Klicken Sie in der Modulleiste auf eine andere Schaltfl che 8 2 2 Ressourcen verwalten Sie k nnen Ressourcen erstellen bearbeiten l schen So erreichen Sie die Funktionen zum Verwalten von Ressourcen 1 Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen 2 ffnen Sie im Or
206. immt durch seine aktuelle Einteilung die m glichen Ziele der Verschiebung Um den Tag eines Termin zu ndern k nnen Sie den Termin auch auf einen Tag des Minikalenders ziehen Ist der per Drag amp Drop verschobene Termin eine Terminserie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie verschieben wollen Um die Terminserie als Ganzes zu verschieben klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu verschieben klicken Sie auf Termin 84 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine bearbeiten 4 6 4 2 Beginn und Ende von Terminen per Ziehen ndern Um in der Tagesansicht oder Arbeitswochenansicht den Beginn oder das Ende eines Termins per Ziehen zu ndern ziehen Sie den Kasten des zu ndernden Termins mit gedr ckter linker Maustaste Ziehen Sie den Kasten am unteren Rand ndert dies das Ende des Termins M chten Sie den Beginn eines Termins verlegen ziehen Sie den Kasten am oberen Rand Bei beiden Vor gehensweisen werden Beginn bzw Ende des Termins wiederum an derjenigen Rasterlinie ange ordnet die der ausgew hlten Zielposition am n chsten ist Ist der per Drag amp Drop ge nderte Termin eine Terminserie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie bearbeiten wollen Um die Terminserie als Ganzes zu ndern klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew
207. indet sich ein gr ner Pfeil auf dem Briefumschlag Wurde die E Mail gelesen wird ein ge ffneter Umschlag dargestellt Ist die E Mail hingegen ungelesen sehen Sie einen geschlossenen Umschlag 2 16 E Mail Nachrichten kopieren und verschieben Wollen Sie eine E Mail kopieren oder in einen anderen Ordner verschieben markieren Sie die gew nschte E Mail und gehen Sie auf die entsprechende Option im Panel Es ffnet sich ein Verzeichnisfenster in dem Sie den Speicherort f r die E Mail bzw die E Mail Kopie angeben k nnen Wollen Sie den Vorgang abbrechen klicken Sie hierf r auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke Sobald Sie ein endg ltiges Verzeichnis per Mausklick gew hlt haben wird die E Mail bzw die Kopie dort abgelegt und das Fenster wird geschlossen 2 16 1 E Mails per Drag amp Drop verschieben Alternativ zu der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise k nnen Sie E Mails auch mittels Drag amp Drop verschieben Hierzu selektieren Sie den bzw die zu verschiebenden E Mails ziehen diese mit gedr ckter Maustaste im Ordnerbaum auf den gew nschten Zielordner und l sen dort dann Ihre Maustaste Nachdem Sie Ihre Maustaste gel st und damit den gew nschten Zielordner ausgew hlt haben werden alle zuvor ausgew hlten E Mails in diesen E Mail Ordner verschoben Beim Verschieben per Drag amp Drop wird Ihnen neben dem Cursor ein Symbol angezeigt Dieses Symbol zeigt Ihnen die Rechte zum Verschieben an Sie k nnen E Mails nu
208. ingt Sie wieder auf die Startseite 1 3 2 Das Modul E Mail E Mail Ein Klick auf das E Mail Symbol leitet Sie in die horizontale Splitansicht Ihres E Mail Posteingangs Im Modul E Mail verwalten Sie Ihre pers nlichen E Mail Nachrichten und k nnen selbst E Mails verfassen Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 2 E Mail 1 3 3 Das Modul Kalender Ein Klick auf das Kalendersymbol bringt Sie auf dem schnellsten Weg zur Tagesansicht Ihres Terminkalenders Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre pers nlichen Termine die Termine Ihres Teams und alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen sowie ffentlichen Termine und deren Daten Beschreibung Start und Enddatum Teilnehmer und Ressourcen Ort etc Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4 Kalender 1 3 4 Das Modul Kontakte Ein Klick auf das Kontaktsymbol bringt Sie direkt zur Adresskartenansicht Ihres Kontakt und Firmenadressverzeichnisses Die Standardansicht kann im Modul Einstellungen umgestellt werden Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre pers nlichen bzw alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen ver ffentlichten Kontakte und deren Daten gesch ftliche und private Adressen Telefon und Telefaxnummern etc Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3 Kontakte 1 3 5 Das Modul Aufgaben Ein Klick auf das Aufgabensymbol bringt Sie zur H Split Ansicht der von Ihnen noch zu erledigen den Aufgaben Die Standardansicht kann im Modul Einstellungen umgeste
209. ionsmittel oder andere Ger te sowie bestimmte Teilnehmer als Ressource hinzuf gen suchen und selektieren Sie die entsprechenden Personen und Hilfsmittel ber die Auswahlliste und klicken nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Ressourcen auf Hinzuf gen Um hinzugef gte Ressourcen wieder zu entfernen markieren Sie die Ressourcen im Feld Res sourcen und klicken auf Entfernen Teilnehmer als Ressourcen hinzuf gen F gen Sie einen Teilnehmer als Ressource zu einem Termin hinzu kann dieser Teilnehmer f r die Dauer dieses Termins zu keinem anderen Termin hinzugef gt werden Diese Vorge hensweise empfiehlt sich bei Teilnehmern ohne deren Anwesenheit ein Termin auf keinen Fall durchgef hrt werden kann wie z B dem Leiter eines Seminars 4 4 6 2 Externe Teilnehmer hinzuf gen M chten Sie externe Teilnehmer die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben z B Kontakte aus Ihren pers nlichen oder f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer zu einem Temin hinzuf gen selektieren Sie zun chst den entsprechenden Kontaktordner und f gen dann die gew nschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teil nehmer und Ressourcen hinzu Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer bzw Ressourcen ein Fehler unterlaufen ist markieren Sie im Feld Teilnehmer bzw Ressourcen den falschen Eintrag und klicken auf L schen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Teilnehmer und Ressourcen die Sie zum neuen T
210. isten zusam menfassen Sobald die Suche abgeschlossen ist stellt die Anzeige nur noch die dem Suchkriterium entspre chenden Kontakte bzw Verteilerlisten dar Das Suchkriterium bleibt auch bei einem Wechsel der Ansicht z B von der Ansicht Telefonliste zur Ansicht Adresskarten aktiv 3 12 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Kontakte und Verteilerlisten zur cksetzen um somit wieder alle Kontakte des aktuell ge ffneten Kontaktordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Kontakte 3 13 Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen Verteilerlisten fassen beliebig viele einzelne Kontakte in einer Liste zusammen und vereinfachen und beschleunigen das Versenden von Nachrichten an bestimmte Personengruppen M chten Sie z B allen Mitarbeitern einer Abteilung eine Information per E Mail zukommen lassen adres sieren Sie Ihre Mitteilung nur an die entsprechende Verteilerliste anstatt diese E Mail an viele einzelne Kontakte zu versenden Sie k nnen in Verteilerlisten einzelne Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern und oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer zusammen fassen Des Weiteren k nnen Sie neben internen Kontakten auch externe Kontakte Kontakte die Sie nicht im Open X
211. it gedr ckter Strg Taste f r eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl oder mit gedr ckter Shift Taste f r eine aufeinander folgende Mehrfachauswahl M chten Sie nur einen einzelnen Termin l schen k nnen Sie dies auch in den Ansichten Kalender und Details ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Termine ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Kalender auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Termine wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit Ja best tigen werden alle zuvor selektierten Termine inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Befindet sich unter den zum L schen ausgew hlten Terminen eine einzelne Instanz einer Termin serie erhalten Sie zus tzlich eine Abfrage ob Sie die Terminserie als Ganzes oder nur diese Instanz der Terminserie l schen wollen Um die Terminserie als Ganzes zu l schen klicken Sie auf Terminserie um nur die ausgew hlte Instanz der Terminserie zu l schen klicken Sie auf Termin Wurden mehrere Instanzen einer Terminserie zum L schen ausgew hlt werden alle selektierten Instanzen dieser Terminserie ohne weitere Abfrage gel scht In den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume k nnen Sie die markierten Termine auch mit der entf Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen i Termine l schen Das L schen von Terminen l st automatisch eine E Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer aus um
212. k nnen von vielen anderen Programmen importiert werden 8 4 1 Kontakte exportieren Exportiert werden alle Kontakte Ihres pers nlichen Kontakordners Nicht exportiert werden Kontakte die sich in Unterordnern befinden So exportieren Sie Ihre pers nlichen Kontakte 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav vcard wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 2 Geben Sie Benutzername und Kennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein 3 Im Fenster ffnen von webdav vcard w hlen Sie Datei speichern und klicken auf OK Ergebnis Die Datei webdav vcard wurde heruntergeladen Sie enth lt Ihre pers nlichen Kontakte Um die Daten in anderen Programmen zu importieren benennen Sie Datei um in webdav vcf 142 Copyright Open Xchange Inc 2009 Globale Optionen 8 4 2 Termine und Aufgaben exportieren Exportiert werden alle Termine und Aufgaben Ihres pers nlichen Termin bzw Aufgabenordners Nicht exportiert werden Termine und Aufgaben die sich in Unterordnern befinden So exportieren Sie Ihre pers nlichen Termine und Aufgaben 1 Geben Sie in einem Internet Browser folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav ical wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 2 Geben Sie Benutzername und Kennwort Ihres Zugangs zum Open Xchange Server ein 3
213. klick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht 96 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben erstellen Das Register Teilnehmer Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Teilnehmer Das Register enth lt Die Namen und den Best tigungsstatus der Teilnehmer Wenn ein Teilnehmer zugesagt hat wird sein Name in gr ner Schrift angezeigt wenn er abgelehnt hat in roter Schrift e Die Icons zum ndern des Best tigungsstatus e Das Register Anlagen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen Falls die Auf gabe Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren 5 4 Aufgaben erstellen Um neue Aufgaben in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vor ausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 5 4 1 Neue Aufgaben im Modul Aufgaben erstellen Wenn Sie das Modul Aufgaben ge ffnet haben klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Aufgabe Hierbei ist es unerheblich ob das Panel bereits expandiert ist in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben stets das
214. kte der Verteilerliste hinzuzuf gen klicken Sie auf OK M chten Sie Ihre Auswahl verwerfen klicken Sie auf Abbrechen Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK best tigt zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugef gten internen Kontakte sowie deren E Mail Adressen an Sofern Sie keine externen Kontakte in Ihre Verteilerliste einf gen wollen k nnen Sie an dieser Stelle den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste abschlie en Hierzu klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Im Ergebnis wird die neu erstellte Verteilerliste Ihren Kontakten hinzugef gt beachten Sie das Symbol das Verteilerlisten von einzelnen Kontakten unterscheidet 3 14 1 3 Externe Kontakte zur Verteilerliste hinzuf gen Wollen Sie nicht im Open Xchange Server verwaltete Kontakte als externe Kontakte in Ihre neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Benutzerdefinierter Eintrag Dies ffnet ein separates Fenster in dem Sie nun die Daten der hinzuzuf genden externen Kontakte eingeben k nnen Um einen neuen externen Kontakt hinzuzuf gen geben Sie Namen und E Mail Adresse des Kontakts ein und klicken auf Hinzuf gen Wiederholen Sie diese Vorgehensweise sukzessive f r alle externen Kontakte die Sie Ihrer Ver teilerliste hinzuf gen m chten Falls Ihnen bei der Eingabe der Kontaktdaten ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie die Kontakt daten mit Hilfe der Funktio
215. legt Die Aufgabe soll einmal w chentlich jeweils Freitags ausgef hrt werden als Beginn wurde das Datum der ersten Instanz der Serienaufgabe gew hlt Da diese Serienaufgabe bis auf Weiteres ohne Beendigung andauern soll wurde f r die Option Endet die Einstellung Nie festgelegt Copyright Open Xchange Inc 2009 99 Aufgaben erstellen Serientyp OEinmal w chentlich Monatlich J hrlich Serienoptionen Alle 1 Wochein am O Montag O Dienstag Mittwoch O Donnerstag Freitag O Samstag O Sonntag Zeitraum Beginnt am 05 09 2007 Endet 2 Aufgaben 05 09 2007 OK Abbrechen Abbildung 5 5 Serienaufgaben Fallbeispiel Serienaufgaben Weitere Informationen zu Instanzen von Serienaufgaben finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 5 Aufgaben bearbeiten dieses Kapitels 5 4 3 6 Tags zuordnen Zur Kategorisierung k nnen Sie der neu anzulegenden Aufgabe ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben Im Ergebnis werden alle von Ihnen gew hlten Tags in das Feld Tags eingetragen M chten Sie ein oder mehrere der einer Aufgabe zugeordneten
216. len Sie sicher dass die ausgew hlte Datei vom Typ VCARD ist Um den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren Copyright Open Xchange Inc 2009 135 Import D rn Importieren e9anBE ud 0 on EL Ordner ne E Einstellungen Importieren Optionen EinstellungenAmportieren Tags NI Startseite Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSV Dateien m E Mail Detaillierte Informationen finden Sie der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import 9 M Kalender 8 Kontakte Dateityp Termine gt 8 Aufgaben 9 var A Infostore Kontakte Durch Kommata getrennt Benutzer Dateiname November 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 8 29 30 31 1 2 45 3 4 5 6 7T 8 9 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 22 23 48 24 25 26 27 28 29 30 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten 58 0 9 77 Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 8 3 Kontakte im VCARD Format importieren Die Kontaktdaten werden in Ihren pers nlichen Ordner Kontakte eingef gt 8 3 4 Kontakte im CSV Format importieren Folgende CSV Dateien werden unterst tzt Standard CSV Dateien deren Werte durch Kommata getrennt sind e CSV Dateien aus MS Outlook 8 3 4 1 Standard CSV Datei Eine Standard CSV Datei enth lt Kontak
217. lendet ber die Copyright Open Xchange Inc 2009 49 Verteilerlisten erstellen Sie entscheiden k nnen ob Sie die neu zu erstellende Verteilerliste in Ihrem pers nlichen Kontaktordner Ordner Kontakte anlegen oder die Funktion abbrechen wollen Weitere Informationen zur Auswahl des gew nschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 3 14 1 1 Zielordner f r neue Vertei lerliste w hlen dieses Kapitels 3 14 1 Daten f r neue Verteilerliste eingeben 3 14 Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Verteiler listen gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Verteilerliste in dem Sie nun die Daten der neuen Verteilerliste eintragen k nnen Der Texteintrag Es wurden keine Empf nger hinzugef gtweist Sie darauf hin dass die Verteilerliste im Moment noch leer ist Achten Sie beim Anlegen neuer Verteilerlisten darauf das Feld Name der Verteilerliste auszu f llen da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss Sollten Sie vers umen das Feld Name der Verteilerliste auszuf llen k nnen Sie die neu zu erstellende Verteilerliste nicht speichern Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld Name der Verteilerliste wird rot umrandet i Benennung von Verteilerlisten Die Benennung von Verteilerlisten wird vom Open Xchange Server nicht auf Eindeutigkeit gepr ft somit k
218. likt festgestellt erhalten Sie eine entsprechende Warnmeldung und k nnen ent scheiden ob Sie die ermittelten Terminkonflikte ignorieren oder diese Warnmeldung abbrechen wollen Ignorieren Sie die angezeigten Terminkonflikte wird der neue Termin ohne Ber cksich tigung vorhandener Termine angelegt und das Fenster Termin geschlossen Brechen Sie die Warnmeldung ab kehren Sie in das Fenster Termin zur ck und k nnen die Daten des neu zu erstellenden Termins so ndern dass hiernach keine Terminkonflikte mehr bestehen Copyright Open Xchange Inc 2009 81 Termine best tigen Wenn Sie dem neuen Termin eine Ressource zuweisen die bereits von einem anderen Termin verwendet wird erzeugt dies einen Konflikt den Sie nicht ignorieren k nnen Um den neuen Termin speichern zu k nnen m ssen Sie die Ressource wieder entfernen 4 4 9 2 Teilnehmer benachrichtigen Haben Sie weitere Teilnehmer zu dem neu erstellten Termin eingeladen werden alle internen Teilnehmer mittels einer Best tigungsabfrage ber diesen Termin benachrichtigt und k nnen Ihnen antworten ob sie an diesem Termin teilnehmen oder nicht ein Fallbeispiel hierzu zeigt die nachstehende Abbildung Weitere Informationen ber Best tigungsabfragen finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 4 5 Termine best tigen dieses Kapitels Sofern Sie beim Anlegen des neuen Termins die Option Alle Teilnehmer per E Mail benach richtigen aktiviert haben werden alle internen und ext
219. links neben der Betreffzeile k nnen Sie den E Mail Header zusammenklappen oder aufklappen E Mail Kontakt zu Adressbuch hinzuf gen E Mail Adressen lassen sich per Drag and Drop oder ber das Kontextmen zu Ihrem Adressbuch hinzuf gen Klicken Sie hierf r auf die E Mail Adresse im Feld Von und ziehen Sie diese in Ihren Kontaktordner oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E Mail Adresse und aktivieren Sie Zum Adressbuch hinzuf gen Das Fenster zum Anlegen eines neuen Kontakts wird ge ffnet Wenn Sie eine E Mail lesen deren Absender Adresse sich nicht in den Kontaktordnern befindet wird diese Adresse automatisch im Ordner Gesammelte Adressen gespeichert Sie k nnen diese Funktion in den E Mail Einstellungen abschalten siehe E Mail Adressen automatisch im Ordner Gesammelte Adressen speichern Quelldaten anzeigen Wollen Sie die Quelldaten einer E Mail lesen markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken auf die Panel Funktion Quelldaten anzeigen Alternativ k nnen Sie die Funktion Quelldaten anzeigen auch im Kontextmen aufrufen Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Anlagen Die Quelldaten werden in einem neuen Fenster angezeigt Sie k nnen den Fensterinhalt markieren und mit Hilfe des Kontextmen s in die Zwischenablage kopieren 2 9 E Mail Anlagen Wurde einer E Mail eine Anlage beigef gt wird dies durch das Heftklammer Symbol in der ersten Spalte der E Mail Liste angezeigt Zum ffnen oder Sp
220. ll in einen anderen Ordner navigieren Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner geh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 5 1 3 Freigegebene Aufgaben Erg nzend zu ffentlichen Aufgabenordnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Aufgaben ordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Aufgaben zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Aufgabenordner Sie ffnen m chten Hiernach klicken Sie auf einen der f r Sie freigege benen Aufgabenordner dieses Benutzers Analog zum Zugriff auf ffentliche Aufgabenordner wird damit das Modul Aufgaben ge ffnet und der Inhalt des ausgew hlten freigegebenen Auf gabenordners dargestellt T Timo Meier Re Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung nde 5 D D g Bearbeiten H Split 2 287 y Ende L schen Liste r Syaner Zur cksetzen Documentation gt Drucken y Cremeren E Training E verschieben 9 ffentliche Ordner amp Freigegebene Ordner Freigegebene Ordner Brian Connor Tasks m 5 9 Brian Connor lt Betreff Wicht
221. lle Benutzer aufgelistet f r die Rechte f r diesen Ordner vergeben wurden ber das Panel k nnen neue Benutzer hinzugef gt und deren Rechte auf den 146 Copyright Open Xchange Inc 2009 Rechteverwaltung Ordner zugewiesen werden Weitere Informationen dazu finden Sie im n chsten Abschnitt Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung 8 8 Rechteverwaltung Im Groupware Bereich des Open Xchange Server gibt es mehrere Aspekte der Rechteverwaltung Zum Einen k nnen vom Administrator f r jeden Bereich Zugriffsrechte f r einzelne Benutzer festgelegt werden zum Anderen kann jeder Benutzer f r seine eigenen Ordner Rechte vergeben Die Rechtevergabe im Open Xchange Server ist additiv nicht subtraktiv Ist ein Benutzer beispiels weise Mitglied einer Gruppe und die Gruppe erh lt Lese und Bearbeitungsrecht auf einen bestimmten Ordner dann erh lt der Benutzer automatisch Lese und Bearbeitungsrecht auf diesen Ordner Es ist nicht m glich diesem einen Benutzer dieses Recht zu entziehen indem man ihm beispielsweise nur Leserecht auf den Ordner gibt Ist der Benutzer Mitglied zweier Gruppen und eine hat Lese und Bearbeitungsrecht auf einen Ordner die andere jedoch nur Leserecht dann hat der Benutzer Lese und Bearbeitungsrecht Hat der Benutzer Lese und Bearbeitungsrecht auf einen Ordner und ist er Mitglied einer Gruppe die diese Rechte auf den Ordner nicht besitzt dann hat der Benutzer weiterhin Lese und Bear beitungsrecht E
222. lle Effekte aktivieren Ja Nein 47 17 18 19 20 21 22 23 langsam auf alten Rechnern 48 24 25 2 27 28 29 30 Hover Zeitverz gerung f r Hover Anzeige Lang Normal Kurz InfoBox Portal Hover aktivieren Ja Nein Sie haben keine ungelesenen Kalender Hover aktivieren Ja Nein Nachrichten Kontakte Hover aktivieren Ja Nein 9 77 MB Aufgaben Hover aktivieren Ja Nein 17 4 Datel 0 1 poep E Mail Hover aktivieren Ja Nein M Abbildung 8 1 Das Einstellungen Modul 8 1 Benutzerdaten ndern Zu den Benutzerdaten geh ren Pers nliche Daten des Benutzers Passwort f r den Zugang zum Groupware 8 1 1 Pers nliche Daten ndern So ndern Sie Ihre pers nlichen Daten Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Benutzer Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Benutzer auf Pers nlichen Daten Bearbeiten Sie in den Eingabefeldern Ihre pers nlichen Daten Um die nderung zu speichern klicken Sie im Panel auf Speichern gt Ergebnis Ihre pers nlichen Daten werden ge ndert 8 1 2 Passwort ndern So ndern Sie Ihr Passwort 1 Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen Copyright Open Xchange Inc 2009 129 Administration 8 2 ffnen Sie im Ordnerbaum den Eintrag Benutzer Klicken Sie im Ordnerbaum unterhalb von Benutzer auf Passwort Geben Sie in das Eingabef
223. llen Sie k nnen einen neuen Kontakt aus einer E Mail Adresse einer empfangenen oder gesendeten E Mail erstellen indem Sie eine Drag and Drop Operation ausf hren Hierzu wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie eine E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E Mail Adresse Der Mauszeiger wird in Form eines Copyright Open Xchange Inc 2009 37 Kontakte erstellen Hand Symbols angezeigt Ziehen Sie die E Mail Adresse in den Ordnerbaum auf einen Kontakt ordner Lassen Sie die Maustaste los Das Dialogfenster zum Eingeben der Kontaktdaten wird ge ffnet 3 4 4 Neuen Kontakt aus einem vCard Anhang erstellen Sie k nnen einen neuen Kontakt aus dem vCard Anhang einer E Mail erstellen Sie erkennen einen vCard Anhang an der Namenserweiterung vcf Wechseln Sie in das Modul E Mail Zeigen Sie die E Mail in der Ansicht H Split oder V Split an Klicken Sie am unteren Rand des bersichtsfensters die vcf Datei mit der rechten Maustaste an W hlen Sie im Kontextmen vCard importieren Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Kontakt daten wird ge ffnet 3 4 5 Daten f r neuen Kontakt eingeben Unabh ngig davon wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte gestartet haben ffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Kontakt in dem das Register Gesch ftlich aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten eines neuen Kontakts in den zugeh rigen Felde
224. llt Termine mit Wartestatus werden leicht transparent dargestellt und erhalten den Zusatz Wartes tatus Als Vorl ufig markierte Termine erhalten den Zusatz Vorl ufig 4 5 3 Termine ndern Sobald der Termin in einem Ihrer pers nlichen oder in einem f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner angezeigt wird k nnen Sie diesen Termin bearbeiten z B um Ihre individuelle Erinnerung einzustellen oder Ihre Terminbest tigung sowie andere Daten des Termins zu ndern Weitere Informationen zum Bearbeiten von Terminen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 6 Termine bearbeiten dieses Kapitels 4 6 Termine bearbeiten Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu ndern verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 4 6 1 Termine ber Panel Funktion bearbeiten Selektieren Sie den zu ndernden Termin im Modul Kalender wahlweise in der Ansicht Liste Kalender alle Zeitr ume oder Details Wenn Sie in der Ansicht Liste einen Termin anklicken k nnen Sie anschlie end mit der Taste Pfeil hoch oder Pfeil runter einen anderen Termin selektieren Klicken Sie anschlie end im Panelabschnitt Kalender auf Bearbeiten 4 6 1 1 Terminserie bearbeiten Ist der zur Bearbeitung ausgew hlte Termin eine Terminserie erhalten Sie zun chst eine Abfrage
225. llt werden Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre pers nlichen bzw alle f r Sie von anderen Benutzern freigegebenen sowie ffentlichen Aktivit ten und deren Daten Start und Enddatum Status Wichtigkeit Teil nehmer etc Weitere Informationen erhalten sie im Kapitel 5 Aufgaben Copyright Open Xchange Inc 2009 7 Der Ordnerbaum 1 3 6 Das Modul InfoStore Ein Klick auf das Symbol des InfoStore bringt Sie zur Listenansicht des InfoStore Im Modul InfoStore stellen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern eigene Dokumente Beitr ge oder Bookmarks zur Verf gung bzw profitieren vom Wissen anderer Weitere Informationen finden Sie im Kapi tel 6 nfoStore 1 4 Der Ordnerbaum Unterhalb der Modulleiste befindet sich ein Ordnerbaum mit einer bersicht ber den Inhalt Ihrer Open Xchange Ordner M chten Sie zu Gunsten der besseren bersicht Ihre Kontakte Termine und Aufgaben nach bestimmten Aspekten sortieren legen Sie in den Ordnern entspre chende Unterordner an Ein Fallbeispiel zeigt die nachstehende Abbildung Timo Meier DA Ordner 5 amp Timo Meier A E Mail 9 Kalender Kontakte Aufgaben P ffentliche Ordner w Freigegebene Ordner 5 InfoStore Abbildung 1 4 Die Ordnerstruktur Eine detaillierte Beschreibung der Handhabung des Ordner Managements sowie der Verwaltung der Zugriffsrechte finden Sie im Kapitel Optionen im Abschnitt Abschnitt 8 8 Rechteverwaltung 1 5
226. ls eines Erinnerungsfensters an diese Aufgabe erinnert In diesem Fenster k nnen Sie entscheiden ob Sie sich in einem auszuw hlenden Zeitraum erneut an diese Aufgabe erinnern lassen m chten oder ob diese erstmalige Erinnerung an diese Aufgabe ausreicht 5 4 3 9 Teilnehmer per E Mail benachrichtigen Sollen alle hinzugef gten Teilnehmer ber diese neue Aufgabe per E Mail benachrichtigt werden aktivieren Sie die Option Teilnehmer benachrichtigen Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen wenn Sie externe Teilnehmer z B aus Ihren pers nlichen Kontakten an Copyright Open Xchange Inc 2009 101 Aufgaben erstellen einer Aufgabe beteiligen wollen die keinen Zugriff auf den Open Xchange Server haben und somit nicht automatisch ber diese neue Aufgabe informiert w rden Y Best tigung von Aufgaben Weitere Informationen ber die M glichkeiten zur Best tigung neu erstellter Aufgaben finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 5 5 Aufgaben bearbeiten dieses Kapitels 5 4 4 Details f r neue Aufgabe eingeben Im Register Details k nnen Sie Angaben zur gesch tzten und aktuellen Dauer den gesch tzten und bisher angefallenen Kosten zu Reisekosten sowie weitere Rechnungsinformationen eintragen 5 4 5 Teilnehmer f r neue Aufgabe w hlen Im Register Teilnehmer legen Sie fest welche Teilnehmer an dieser Aufgabe beteiligt werden sollen Um der neu zu erstellenden Aufgabe weitere Teilnehmer hinzuzuf gen
227. lt Property Parameters CUTYPE X X DELEGATED FROM DELEGATED TO DIR ENCODING X X FMTTYPE FBTYPE LANGUAGE MEMBER PARTSTAT RANGE RELATED RELTYPE ROLE RSVP SENT BY TZID X X VALUE X X Tabelle 8 1 Unterst tzte iCal Objekte 8 3 2 2 Nicht unterst tzte iCal Objekteigenschaften Der Open Xchange Server unterst tzt Termine wie zum Beispiel Der letzte Sonntag in einem Monat Jedoch unterst tzt er keine Termine bei denen Tage vom Monatsende aus gez hlt werden Beispiel Der vorletzte Sonntag in einem Monat Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird der Termin nicht importiert Der Open Xchange Server unterst tzt keine Alarmwiederholung Beispiel f r eine solche Angabe Erinnere mich viermal Enth lt ein Termin eine solche Angabe wird diese Angabe ignoriert 8 3 2 3 Import ausf hren Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp ICAL Wenn Sie Termine importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Termine Wenn Sie Aufgaben importieren wollen w hlen Sie im Drop Down Feld Aufgaben Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Hinweis Stellen Sie sicher dass die ausgew hlte Datei vom Typ ICAL ist U
228. lt die Kalenderanzeige ein die das aktuelle Datum enth lt 4 2 10 Aktive Ansicht nach Modulwechsel Wechseln Sie aus dem Modul Kalender in ein anderes Modul des Open Xchange Server und kehren anschlie end wieder in das Modul Kalender zur ck wird Ihnen stets diejenige Mehr Copyright Open Xchange Inc 2009 71 Kalender Hover fachansicht mit demjenigen Zeitraum angezeigt die beim Verlassen des Moduls Kalender zuletzt aktiv war Dies ist entweder die Ansicht Liste Kalender oder die Ansicht Team Dies gilt auch f r den Fall dass Sie das Modul Kalender aus der Ansicht Details verlassen haben 4 2 11 Festlegung der Standardansicht 4 3 Sie k nnen festlegen welche Ansicht und welcher Zeitraum beim erstmaligen ffnen des Moduls Kalender nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die nachfolgend genannten Ansichten und Zeitr ume zur Verf gung e Ansicht Liste Zeitraum Tag Arbeitswoche Monat oder Woche Ansicht Kalender Zeitraum Tag Arbeitswoche Monat oder Woche Ansicht Team Zeitraum Tag oder Arbeitswoche Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kalender finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 12 Optionen f r das Modul Kalender Kalender Hover Hover sind verf gbar in den Ansichten Liste und Kalender in allen Zeitr umen Hinweise zur Bedienung der Hover finden Sie im Abschnitt
229. lter zu verwenden m ssen Sie folgende Schritte ausf hren e Legen Sie E Mail Ordner an Erstellen Sie eine oder mehrere Regeln Bestimmen Sie die Reihenfolge der Regeln Legen Sie fest ob nachfolgende Regeln bearbeitet werden nachdem eine Regel zutrifft Eine Regel enth lt folgende Bestandteile e Einen Namen Eine oder mehrere Bedingungen Eine oder mehrere Aktionen Sie k nnen festlegen ob eine Bedingung oder alle Bedingungen erf llt sein m ssen damit die Aktionen ausgef hrt werden Um Mailfilter zu verwenden haben Sie folgende M glichkeiten Neue Regel erstellen Regeln anzeigen Regeln deaktivieren oder aktivieren e Regeln bearbeiten Regeln l schen Reihenfolge der Regeln ndern Mailfilter werden im Modul Einstellungen erstellt und bearbeitet So wechseln Sie zu den Einstel lungen zum Erstellen und Bearbeiten von Regeln 1 Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unter E Mail auf Filter Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt die verf gbaren Regeln Der linke Bereich mit der Bezeich nung Regel Name zeigt vorhandene Regeln Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Regel Details zeigt die Einstellungen einer Regel 156 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul E Mail 8 11 4 1 Neue Regel erstellen So erstellen Sie eine neue Regel 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Regeln auf Neu 2 Geben Sie
230. m Anlegen eines neuen InfoStore Eintrags aktivieren Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie einen Titel f r den Eintrag ein und falls gew nscht eine Internetadresse also eine URL Uniform Resource Locator Mit der Schaltfl che Datei k nnen Sie ein Dokument von Ihrer Festplatte laden Sie k nnen dieses auch wieder l schen Das Feld Anmerkungen dient der Eingabe eines Kommentars zum zu erstellenden InfoStore Eintrag oder zum schnellen Anlegen eines Wissenseintrags Haben Sie den Eintrag beendet speichern Sie diesen durch einen Klick auf das Symbol unterhalb des Panel Eintrags Speichern Sie werden daraufhin aufgefordert einen Kommentar zur Version einzugeben Danach klicken Sie auf die Schaltfl che OK unterhalb des Kommentarfeldes Wollen Sie keinen Kommentar eingeben bet tigen Sie die entsprechende Schaltfl che Neben der Einrichtung globaler Ordner durch Ihren Administrator k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen InfoStore Ordner zur gemeinsamen Verwendung im Unternehmen freigeben um so die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und redundante Datenbest nde zu vermeiden Sofern andere Benutzer ihre pers nlichen InfoStore Ordner f r Sie freigegeben haben k nnen Sie auf diese Ordner zugreifen indem Sie im Ordnerbaum den Eintrag InfoStore expandieren Klicken Sie anschlie end auf den freigegebenen InfoStore Ordner des gew hlten Benutzers um diesen Ordner im Modul InfoStore zu ffnen und dessen Inhalt darzustellen Die Rechteverga
231. m den Datenimport auszuf hren klicken Sie im Panel auf Importieren 134 Copyright Open Xchange Inc 2009 Import IE 9 men Timo Meier Importieren e328208 LS Ordner 3 M Einstellungen Importieren Optionen EinstellungenAmportieren Tags Startseite Importieren Sie Termine Aufgaben oder Kontakte aus iCal vCard oder CSV Dateien m X E Mail Detaillierte Informationen finden Sie in der Online Hilfe oder im Benutzerhandbuch im Abschnitt Import 8 M Kalender Kontakte Dateityp O Termine A Aufgaben vCard 96 Termine a Aufgaben 8 InfoStore CSV Kontakte 2 I Benutzer Dateiname Cons November 4 2008 Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 27 28 29 30 31 1 2 45 3 4 5 6 71 8 9 46 10 11 12 13 14 15 16 47 17 18 19 20 21 22 23 48 24 25 2 27 28 29 30 InfoBox Sie haben keine ungelesenen Nachrichten SET 7 9 77 MB Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 8 2 Termine und Aufgaben importieren Termine werden in Ihren pers nlichen Ordner Kalender importiert Aufgaben werden in Ihren pers nlichen Ordner Aufgaben importiert 8 3 3 Kontakte im VCARD Format importieren Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen und dann im Ordnerbaum auf Importieren Im Importdialog werden die Einstellm glichkeiten f r den Import angezeigt W hlen Sie den Dateityp VCARD Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die Datei zum Importieren aus Hinweis Stel
232. mit nicht automatisch ber diesen neuen Termin informiert w rden Y Benachrichtigung und Best tigung von Terminen Weitere Informationen ber die Benachrichtigung anderer Teilnehmer sowie den M glich keiten zur Best tigung neu erstellter Termine finden Sie in dem Abschnitt Abschnitt 4 5 Termine best tigen dieses Kapitels 4 4 6 Teilnehmer und Ressourcen f r neuen Termin w hlen Im Register Teilnehmer legen Sie fest welche Teilnehmer und Ressourcen an diesem Termin beteiligt werden sollen Ressourcen sind gegenst ndliche Mittel und Ger te Konferenzr ume Fahrzeuge Pr sentationsmedien usw sowie auch bestimmte Teilnehmer die zur Durchf hrung von Terminen unbedingt erforderlich sind wie z B der Seminarleiter einer Schulung Als erster Teilnehmer ist immer der Ersteller dieses Termins eingetragen Um dem neu zu erstellenden Termin weitere Teilnehmer und oder Ressourcen hinzuzuf gen klicken Sie im Panelabschnitt Teilnehmer Ressourcen auf die Funktion Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Teilnehmer und Ressourcen ausw hlen in dem Sie nun die hinzuzuf genden Teilnehmer und Ressourcen wie nachfolgend beschrieben ausw hlen k nnen 4 4 6 1 Interne Teilnehmer und Ressourcen hinzuf gen Um im Open Xchange Server registrierte Benutzer als interne Teilnehmer und oder Ressourcen hinzuzuf gen stellen Sie zun chst sicher dass als Kontaktordner der ffentliche Ordner Globales Adressbuch gew hlt ist A
233. n Geben Sie in das Eingabefeld Server Name die Adresse des Posteingangs Servers ein Eine typische Adresse eines IMAP Servers hat die Form imap providername com Pr fen und ndern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server Port die Portnummer des Posteingangs Servers Geben Sie in das Eingabefeld Login Ihren Anmeldenamen f r den E Mail Server ein Geben Sie in das Eingabefeld Passwort Ihr Passwort f r den E Mail Server ein Wenn Sie als Server Typ einen POP3 Server gew hlt haben m ssen Sie zus tzliche Angaben machen Bestimmen Sie in Alle n Minuten neue Nachrichten abrufen in welchen Abst nden neue E Mails vom POP3 Server abgerufen werden Wenn abgerufene E Mail auf dem POP3 Server verbleiben sollen aktivieren Sie Leave messages on server Wenn Sie m chten dass lokal gel schte E Mails auch auf dem POP3 Server gel scht werden sollen aktivieren Sie Beim L schen von Nachrichten aus dem lokalen Speicher werden diese auch auf dem Server gel scht 6 Geben Sie im Bereich Einstellungen f r ausgehenden Server SMTP die Daten des Postaus gangs Servers Ihres E Mail Kontos an Wenn der Postausgangs Server mit Verschl sselung arbeitet aktivieren Sie SSL Verbindung verwenden Geben Sie in das Eingabefeld Server Name die Adresse des Postausgangs Servers ein Eine typische Adresse hat die Form smtp providername com Pr fen und ndern Sie bei Bedarf im Eingabefeld Server port die Portnummer des Postaus gangs Servers Wenn Sie f r den Postausg
234. n Absender Hier legen Sie fest in welchem Intervall die Abwesenheitsbenachrichti gung gesendet wird wenn wiederholt E Mails des gleichen Absenders eingehen E Mail Addressen Hier legen Sie fest welche E Mail Adresse als Sender Adresse der Abwesenheitsbenachrichtigung verwendet wird 158 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul Kalender 8 12 Optionen f r das Modul Kalender 8 12 1 Einstellungen F r das Modul Kalender stehen Ihnen mehrere globale Einstellungsm glichkeiten zur Verf gung In die Optionenmaske gelangen Sie ber den Ordnerbaum ber den Kalender Unterordner Ein stellungen oder ber den kleinen Pfeil rechts oben im bersichtsfenster des Moduls Kalender Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Intervall in Minuten Hier k nnen Sie die Darstellung des Kalenders beeinflussen Sie haben dabei die Wahl zwischen den Intervallen 5 10 15 20 30 und 60 Minuten W hlen Sie beispiels weise 5 als Intervall dann erhalten Sie je eine Zeile pro 5 Minuten zum Eintragen von Terminen Bei 30 wird die Ansicht nicht so stark untergliedert und es wird nur eine Zeile pro 30 Minuten angezeigt Standardeinstellung sind 30 Minuten Arbeitszeit beginnt um Hier k nnen Sie eintragen wann Ihre Arbeitszeit beginnt und somit die Kalenderdarstellung beeinflussen Tragen Sie hier beispielsweise 09 00 Uhr ein dann wird ab diesem Zeitpunkt Ihr Kalender anders farbig markiert und die Kalenderdarstellung
235. n Funktionen des Open Xchange Server Hierzu z hlen ein Fort schrittssymbol das bei Aktivit t animiert dargestellt wird und mit dem sich der Inhalt vom Server neu abrufen l sst und Symbole zum ffnen des Konfigurationsfensters sowie der Hilfeseiten Des Weiteren finden Sie hier das Abmeldesymbol mit dem Sie sich vom System abmelden wenn Sie den Open Xchange Server verlassen m chten Die Modulleiste Unter der Men leiste auf der linken Seite befindet sich die Modulleiste der Groupware ber die einzelnen Symbole haben Sie direkten Zugriff auf die jeweiligen Module des Open Xchange Server Copyright Open Xchange Inc 2009 Die Modulleiste OX Module Timo Meier lt Neu Schnelleinstellungen lt v InfoBox anzeigen info 5 I C Quickinfo anzeigen rdner v Minikalender anzeigen amp Timo Meier u E A E Mail amp Inbox 7 E Mail 19 Aufgaber aben ___ ade mn nn hina 4 TA An hr an le Abbildung 1 3 Modulleiste Die Modulleiste kann ber den kleinen Pfeil im rechten oberen Bereich der Modulleiste ausge klappt werden Die Modulsymbole werden bei einem Linksklick auf den Pfeil untereinander und nicht mehr nebeneinander dargestellt Zus tzlich wird die gesamte Seitenleiste eingeklappt Sie k nnen die Darstellung jederzeit wieder durch Klicken auf den Pfeil umstellen 1 3 1 Die Startseite Ein Klick auf das Startsymbol Home br
236. n Inter netseiten Ihres Providers z B unter den Begriffen POP IMAP oder E Mail Client konfigurieren 154 Copyright Open Xchange Inc 2009 Optionen f r das Modul E Mail E Mail Konten werden im Modul Einstellungen eingerichtet und bearbeitet So wechseln Sie zu den Einstellungen zum Einrichten und Bearbeiten von E Mail Konten 1 Klicken Sie in der Modulleiste auf Einstellungen 2 Klicken Sie im Ordnerbaum unter E Mail auf Accounts Ergebnis Das bersichtsfenster zeigt die verf gbaren E Mail Konten Der linke Bereich mit der Bezeichnung Account name zeigt vorhandene E Mail Konten Der rechte Bereich mit der Bezeichnung Account settings zeigt die Einstellungen eines E Mail Kontos So erstellen Sie ein neues E Mail Konto 1 Klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol 2 Geben Sie im Bereich Account Einstellungen in das Eingabefeld Account Name einen Namen ein 3 Geben Sie in das Eingabefeld E Mail Adresse Ihre E Mail Adresse des E Mail Kontos ein 4 Wenn Sie eingehende E Mails dieses Account nicht im Ordner dieses Accounts sondern im Ordner Unified Inbox empfangen m chten aktivieren Sie Unified INBOX f r diesen Account verwenden 5 Geben Sie im Bereich Server Einstellungen die Daten des Posteingangs Servers Ihres E Mail Kontos an W hlen Sie in der Popup Liste Server Type den Typ des Posteingangs Servers Wenn der Posteingangs Server mit Verschl sselung arbeitet aktivieren Sie SSL Verbindung verwende
237. n Zur cksetzen entfernen Dies entfernt alle eingegebenen Kontakt daten Um den Vorgang zur Erfassung externer Kontakte zu beenden und die eingetragenen Kontaktdaten Ihrer Verteilerliste hinzuzuf gen klicken Sie auf OK M chten Sie Ihre Auswahl verwerfen klicken Sie auf Abbrechen Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK best tigt zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugef gten externen Kontakte sowie deren E Mail Adresse an Sofern Sie keine weiteren Kontakte in Ihre Verteilerliste einf gen wollen schlie en Sie den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste ab und speichern Ihre Eingaben ber das Symbol Spei chern im Panelabschnitt Speichern 3 15 Verteilerlisten bearbeiten l schen drucken Da Verteilerlisten lediglich eine Sonderform von Kontakten darstellen k nnen Sie Verteilerlisten analog zur nderung einzelner Kontakte bearbeiten l schen und drucken Entsprechende Informationen zu den diesbez glichen Vorgehensweisen finden Sie in den Abschnitten Abschnitt 3 5 Kontakte bearbeiten Abschnitt 3 6 Kontakte l schen sowie Abschnitt 3 7 Kontakte drucken dieses Kapitels beschrieben 3 16 Verteilerlisten duplizieren verschieben kopieren Gleiches gilt f r das Duplizieren Verschieben und Kopieren von Verteilerlisten alle erforderlichen Informationen zu den diesbez glichen Vorgehensweisen finden Sie in den Abschnitten 52 Copyright Open Xchange Inc 2009 Verteilerlisten duplizier
238. n enth lt die Versionsnummer das Dateityp Icon und den Dateinamen der Anlage des InfoStore Eintrags Die Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Die Anmerkungen zum InfoStore Eintrag Je nach L nge des Anmerkungstextes zeigt der Hover nur die ersten Zeilen an Ein Mausklick auf den Text zeigt weitere Zeilen an Ein zweiter Mausklick wechselt zur urspr nglichen Ansicht e Das Register Versionen Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Versionen Falls der InfoStore Eintrag Anlagen enth lt werden die folgenden Elemente angezeigt Die Schaltfl che Plus bzw Minus um Detailinformationen zur Anlage ein bzw auszublenden e Die Versionsnummer das Dateityp Icon und den Dateinamen der Anlage des InfoStore Eintrags Die Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren 6 4 InfoStore Eintrag anlegen Wenn Sie das Modul InfoStore ge ffnet haben klicken Sie im Panel Abschnitt Neu auf das Symbol Neu Hierbei ist es unerheblich ob das Panel expandiert ist oder nicht in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer InfoStore Eintr ge stets das zuoberst angezeigte Symbol Alternativ k nnen Sie das Fenster zum Erzeugen eines neuen InfoStore Eintrags ffnen indem Sie in der Listen und H Split Ansicht in eine freie Zeile unterhalb der Liste doppelklicken Sie k nnen auch in jedem anderen Modul unter Neu das InfoStore Symbol zu
239. nannt werden 8 7 5 Ausschneiden Wollen Sie eigene Ordner ausschneiden um sie beispielsweise an anderer Stelle wieder einzuf gen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den auszuschneidenden Ordner machen W hlen Sie dann die Option Ausschneiden Der Ord nername wird ausgegraut Sie k nnen den Ordner nun an anderer Stelle wieder einf gen Diese Aktion setzt das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner voraus Die voreingestellten Ordner E Mail Aufgaben Kalender Kontakte und Mein InfoStore Ordner k nnen nicht ausge schnitten werden 8 7 6 Einf gen Wollen Sie einen Ordner einf gen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den Ordner machen in den Sie den neuen Ordner einf gen m chten W hlen Sie dann die Option Einf gen Der Ordner wird unterhalb des angew hlten Ordners eingef gt Diese Aktion setzt nat rlich entsprechende Rechte auf den Ordner voraus in den man einf gen m chte 8 7 7 Eigenschaften Wollen Sie die Eigenschaften eines Ordners anzeigen dann ffnen Sie das Kontextmen mit der rechten Maustaste indem Sie einen Rechtsklick auf den Ordner machen W hlen Sie dann die Option Eigenschaften Im bersichtsfenster sehen Sie nun zwei Register Im Register bersicht sehen Sie den Titel des Ordners sowie den Typ Das Register Rechte zeigt die Berechtigungen f r diesen Ordner an Es werden dabei a
240. nd Ihrer Sitzung vorgenommenen Konfigurationen vor jedem Abmeldevorgang speichern wollen oder nicht Zus tzlich zu den Radiobuttons Ja und Nein gibt es die Option Fragen W hlen Sie letztere Option dann erhalten Sie bei jedem Abmeldevorgang ber ein Pop up Fenster die Abfrage ob Sie die Konfiguration vor dem Abmelden sichern wollen oder nicht Standard f r Schnelleinstellungen e Hier k nnen Sie die Anzeige der Quickinfo der Infobox und des MiniKalenders aktivieren oder deaktivieren Die vorgenommenen Einstellungen bleiben solange wirksam bis sie vom Benutzer wieder ge ndert werden Copyright Open Xchange Inc 2009 143 Pers nliche Tags Visuelle Effekte Einblenden und Ausblenden von Kontextmen s im Ordnerbaum Button down Effekt beim Aktivieren einer Panel Funktion Je nach Leistung Ihres Rechners kann es sinnvoll sein die visuellen Effekte abzuschalten Hover konfigurieren Mit der Einstellung Zeitverz gerung f r Hover Anzeige k nnen Sie festlegen mit welcher Zeitverz gerung ein Hover eingeblendet wird wenn Sie auf einen Eintrag zeigen Mit den Einstellungen Hover aktivieren k nnen Sie die Hover f r die Startseite und die einzelnen Module aktivieren oder deaktivieren Mit der Schaltfl che Alle aktivieren k nnen Sie alle Hover aktivieren e Mit der Schaltfl che Alle deaktivieren k nnen Sie alle Hover deaktivieren Um die Einstellungen zu bernehmen klicken Sie im Panel auf Speichern
241. nd der ausgew hlte Tag im Minikalender grau hinterlegt Klicken Sie auf eine Kalenderwoche wird die Wochenansicht dieser Woche angezeigt Klicken Sie auf das Symbol links oben im Minikalender wird die Monatsansicht des Monats angezeigt der im Minikalender ausgew hlt ist Welche Termine nach der Auswahl eines Tages bzw einer Kalenderwoche ber den Minikalender in der Ansicht dargestellt werden h ngt davon ab welcher Ordnertyp bei der Selektion dieses Zeitraums im Minikalender aktuell war e Ein pers nlicher oder f r Sie ffentlicher bzw von anderen Benutzern freigegebener Kalen derordner Alle Termine des aktuell ge ffneten Kalenderordners e Kein Kalenderordner sondern z B ein Kontakt oder Aufgabenordner Alle Termine Ihres pers nlichen Kalenderordners Ordner Kalender i Terminanzeige ber den Minikalender Beachten Sie dass die Auswahl eines Tages oder einer Woche ber den Minikalender immer zur Ansicht Kalender f r den entsprechenden Zeitraum wechselt Dies gilt auch f r den Fall dass Sie bereits einen Kalenderordner in einer anderen Ansicht z B in der Ansicht Liste oder Team ge ffnet haben 4 2 9 2 Andere Monate im Minikalender anzeigen Um im Minikalender zur Anzeige eines anderen Monats zu wechseln bl ttern Sie entweder mit Hilfe der Navigationspfeile monatsweise vor bzw zur ck oder w hlen den gew nschten Monat ber die Pfeile neben der Monats und Jahresanzeige aus Die Schaltfl che Heute stel
242. nde amp admin admin E green Tom SE Jameson Aaron 123 om_green dochoat claire_huntley dochoat aaron_jameson dochoat E Motorrad Club green en ve B E THW Ortsverband 5 8 Aufgaben E 3 ffentliche Ordner amp Connor Brian Hale Henry E Ironside Ron Jan de G Globales Adressbuch Heian _connor docboat henry_hale dochoat ron_ironside docboat jan degroot dochoat 1 Bereitschftskalender nn nn nn nen PRE l Abbildung 3 3 Offentliche Kontaktordner Ordner ber Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner geh rende Modul E Mail Kalender Kontakte Aufgaben oder InfoStore aktiv und stellt den Inhalt des ausgew hlten Ordners dar 3 1 3 Freigegebene Kontakte Erg nzend zu ffentlichen Kontaktordnern k nnen alle Benutzer ihre pers nlichen Kontaktordner f r bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zur gemeinsamen Verwendung freigeben Um auf f r Sie von anderen Benutzern freigegebene Kontakte zuzugreifen expandieren Sie im Ordnerbaum den Eintrag Freigegebene Ordner sowie den Eintrag desjenigen Benutzers dessen Kontaktordner Sie ffnen m
243. nem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer an einer Aufgabe beteiligen k nnen Sie neu zu erstellende Aufgaben als private Aufgaben kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Aufgaben k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Aufgaben weder einsehen noch bearbeiten 7 Private Aufgaben erstellen Beachten Sie dass Sie nur Aufgaben f r sich selbst ohne weitere Teilnehmer die Sie in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern verwalten als private Aufgaben kennzeichnen k nnen Wenn Sie neue Aufgaben in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer speichern wollen erhalten Sie eine Fehlermeldung wenn diese Aufgaben als privat markiert sind 5 4 3 5 Serienaufgaben Wollen Sie periodisch wiederkehrende Aufgaben anlegen wie z B eine w chentlich durchzuf h rende Datensicherung k nnen Sie diese einmalig als Serienaufgaben mit entsprechenden Parametern erstellen anstatt diese Aufgaben immer wieder neu zu planen Um eine Serienaufgabe anzulegen klicken Sie auf die Option Serie Hiermit ffnet sich das Fenster Neue Serie in dem Sie nun die Einstellungen f r die neue Serienaufgabe festlegen k nnen Die nachstehende Abbildung zeigt ein typisches Fallbeispiel f r eine Serienaufgabe als Parameter wurden folgende Daten festge
244. nen Kalenderordnern anderer Benutzer verschieben ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte der Ausgangsordner und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Besitzen Sie diese Rechte nicht sind die Panel Funktion Verschieben und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert und somit das Verschieben von Terminen aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Terminen mithilfe der Panel Funktion Verschieben die Auswahlliste immer nur diejenigen Kalenderordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Terminen per Drag amp Drop k nnen Sie nur Kalenderordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde Einen Termin der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 4 10 Termine mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Termine zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle Termine mit Kunden mit gr nen Flags alle Termine mit Mitarbeitern Ihrer Abteilung mit roten Flags und alle Termine mit Lieferanten 88 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine mit Flags kennzeichnen mit blauen Flags versehen Durch die Flags dargestellt als farbige F hnchen
245. nen Sie dies auch in der Ansicht H Split ausf hren Nachdem Sie alle zu l schenden Aufgaben ausgew hlt haben klicken Sie im Panelabschnitt Aufgaben auf L schen Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage ob Sie diese Aufgaben wirklich l schen wollen Wenn Sie diese Abfrage mit OK best tigen werden alle zuvor selektierten Auf gaben inklusive aller Daten und ggfs hinzugef gter Anlagen unwiderruflich gel scht Sie k nnen in der Ansicht Liste oder H Split die markierten Aufgaben auch mit der entf Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen i Aufgaben l schen Das L schen von Aufgaben l st automatisch eine E Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer aus um diese unverz glich ber die gel schte Aufgabe zu informieren Copyright Open Xchange Inc 2009 105 Aufgaben drucken Wollen Sie Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer l schen ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen keine L schrechte einger umt ist die Funktion L schen im Panel deaktiviert und somit das L schen von Aufgaben aus diesem Aufgabenordner f r Sie nicht m glich Jeder Teilnehmer einer Aufgabe kann diese Aufgabe l schen In diesem Fall wird die Aufgabe f r alle anderen Teilnehmer ebenfalls gel scht Dies gilt auch dann wenn der Teilnehmer f r den Ordner der Aufgabe keine Rechte besitzt 5 7 Aufgaben drucken M chten Sie die Daten einzelner Aufgaben od
246. neuer Termine in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten f r diese Ordner ben tigen Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht einger umt wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Termine eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet ber die Sie entscheiden k nnen ob Sie den neuen Termin in Ihrem pers nlichen Kalender ordner Ordner Kalender anlegen oder die Funktion abbrechen wollen 4 4 2 Neue Termine aus anderen Modulen erstellen Auch wenn Sie sich nicht im Modul Kalender befinden k nnen Sie neue Termine anlegen aus jedem anderen Modul des Open Xchange Server Ist das Panel nicht expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und w hlen dann in dem ge ffneten Men den Eintrag Termin Ist das Panel bereits expandiert klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Termin Zielordner f r neue Termine Da Sie Termine nur in Kalenderordnern verwalten k nnen wird beim Erstellen neuer Termine aus anderen Modulen des Open Xchange Server automatisch Ihr pers nlicher Kalenderordner Ordner Kalender als Zielordner voreingestellt M chten Sie neu zu erstellende Termine in anderen pers nlichen oder in ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer speichern k nnen Sie w hrend der Eingabe der Daten des neuen Termins einen anderen Zielordner w hlen Copyright Open Xchange Inc
247. nfach organisieren und man hat den Blick wieder f r das Wesentliche frei 1 5 3 Kontextmen s In den Modulen E Mail Termine Kontakte Aufgaben und InfoStore k nnen Sie die wichtigsten Funktionen auch mit Hilfe des Kontextmen s aufrufen Sie aktivieren das Kontextmen indem Sie ein Objekt oder mehrere Objekte selektieren und dann eines der selektierten Objekte mit der rechten Maustaste anklicken Bei konsequenter Nutzung des Kontextmen s lassen sich lange Mauswege sparen Im E Mail Modul k nnen Sie beispielsweise eine Mail mit Hilfe des Kontextmen s beantworten weiterleiten oder l schen 1 5 4 Tastaturk rzel In den Modulen E Mail Termine Kontakte Aufgaben und InfoStore k nnen Sie einige Funktionen auch mit Hilfe von Tastaturk rzeln aufrufen Im E Mail Modul k nnen Sie beispielsweise eine selektierte Mail mit Hilfe der entf Taste l schen 1 5 5 Die Schnelleinstellungen In den Schnelleinstellungen k nnen Sie die Quickinfos und die InfoBox einblenden indem Sie die entsprechende Auswahlbox markieren 1 5 5 1 Die Quickinfos Die QuickInfos sind insbesondere beim Einstieg hilfreich und k nnen sp ter deaktiviert werden Die QuickInfos blenden Informationen zu den einzelnen Funktionen ein wenn Sie mit der Maus dar ber fahren Diese werden im grauen Bereich unterhalb des Panels angezeigt Sie k nnen die Copyright Open Xchange Inc 2009 9 Das bersichtsfenster Quickinfos ein oder ausblenden D
248. ngen ndern M chten Sie Ihre Best tigung eines Termins ndern z B vom Status Akzeptiert auf Abgelehnt lassen Sie sich zun chst den zu ndernden Termin in der Ansicht Detail anzeigen Anschlie end klicken Sie im Panelabschnitt Best tigung auf die Funktion ndern Hiermit ffnet sich ein Fenster in dem Sie mittels der Schaltfl chen den Status Ihrer Terminbest tigung ndern und optional eine begleitende Anmerkung zu Ihrer nderung eintragen k nnen Sobald Sie den gew nschten Status Ihrer Terminbest tigung ber die zugeh rige Schaltfl che gew hlt haben wird das Fenster geschlossen und der Status Ihrer Terminbest tigung ge ndert Beachten Sie dass bei Terminserien Ihre Terminbest tigung f r die Terminserie als Ganzes ge ndert wird und nicht f r eine ausgew hlte Instanz M chten Sie z B nach Ablehnung einer Terminserie aufgrund einer einmaligen Verhinderung wieder an dieser Terminserie teilnehmen ndern Sie Ihre Terminbest tigung erneut Copyright Open Xchange Inc 2009 85 Termine l schen 4 7 4 8 In den Ansichten Liste und Kalender f r alle Zeitr ume k nnen Sie die Funktion Best tigung ndern auch im Kontextmen aufrufen Termine l schen Um Termine aus Ihren pers nlichen Kalenderordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freige gebenen Kalenderordnern anderer Benutzer L schrechte vorausgesetzt zu l schen selektieren Sie in der Ansicht Liste die zu l schenden Termine m
249. nlagen Falls der Kontakt Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Der Hover einer Verteilerliste enth lt die folgenden Elemente Das Register Allgemein Dieses enth lt Das Icon f r Verteilerliste Den Namen der Verteilerliste Ein Icon um an alle Mitglieder der Verteilerliste eine E Mail zu schicken Das Flag das Sie der Verteilerliste zugewiesen haben Alle E Mail Adressen der Verteilerliste Das Register Zus tzlich Dieses enth lt Die Namen und Vornamen der Mitglieder der Verteilerliste e Die E Mail Adressen der Mitglieder der Verteilerliste Wenn Sie eine E Mail Adresse anklicken ffnet sich das Fenster zum Verfassen einer E Mail Das Register Anlagen Die Zahlen in Klammern nennen die Anzahl der Anlagen Falls die Ver teilerliste Anlagen enth lt werden f r jede Anlage die folgenden Elemente angezeigt Der Dateiname die Dateigr e und der Typ der Anlage e Icons zum ffnen und Speichern der Anlage Informationen zum Konfigurieren der Hover finden Sie im Abschnitt Hover konfigurieren Kontakte erstellen Um neue Kontakte in Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder in f r Sie ffentlichen bzw frei gegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu erstellen verwenden Sie eine der nachfolgend beschrie
250. nschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hin zuzuf genden Teilnehmer bzw Ressourcen oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf Suchen Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Teilnehmer und Ressourcen ausw hlen stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschrei bung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen me oder me Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen bzw Benennungen die Zeichenfolge me ent halten ist m r Alle registrierten Benutzer und Ressourcen aus dem Kontaktordner Globales Adress buch in deren Vor oder Nachnamen bzw Benennungen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Im n chsten Schritt f gen Sie die gew nschten Teilnehmer hinzu indem Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Teilnehmer auf Hinzuf gen klicken Um hinzugef gte Teilnehmer wieder zu entfernen markieren Sie die Teilnehmer im Feld Teilneh mer und klicken auf Entfernen 78 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine erstellen M chten Sie gegenst ndliche Ressourcen wie z B Pr sentat
251. nsicht H Split in der Titelleiste der InfoStore Eintr ge Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Markierung welches Flag f r Sie bedeutet 6 11 1 InfoStore Eintr ge mit Flags markieren M chten Sie InfoStore Eintr ge aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner aus f r Sie ffentlichen oder f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden InfoStore Eintr ge entweder in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden InfoStore Eintr ge f r eine Mehrfachauswahl halten Sie bei der Auswahl entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panel Abschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen InfoStore Eintr gen zuweisen m chten Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von InfoStore Eintr gen aus f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte ben tigen 120 Copyright Open Xchange Inc 2009 Suchfunktion 6 11 2 Flags von InfoStore Eintr gen ndern entfernen M chten Sie InfoStore Eintr gen die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 6 11 1 InfoStore Eintr ge mit Flags markieren beschrieben Um Flags von InfoSto
252. ntextmen 84 Panel Funktion 83 Tag ndern 85 Terminserie 83 Titel ndern 84 ziehen 85 Beginn 74 Benachrichtigung 83 best tigen 82 83 85 Best tigungsabfrage 83 bl ttern 60 Daten eingeben 74 drucken 86 Einzeltermine 86 mehrere Termine 87 selektieren 87 sortieren 87 E Mail Benachrichtigung 78 Eingaben speichern 81 Ende 74 Erinnerung 77 erstellen 73 aus iCal Anhang 74 Externe Teilnehmer 79 Externe Teilnehmer ohne Adressbuch Eintrag 79 F hnchen 76 Flags 88 ndern 89 entfernen 89 markieren 89 freigegebene 58 ganzt gige 75 Globales Adressbuch 78 Interne Benutzer 78 Kalender 55 Kalenderordner 55 58 l schen 86 Copyright Open Xchange Inc 2009 169 Minikalender 71 Modul Kalender 55 Neuer Termin 78 Option 77 Ordnerbaum 55 Pflichtfeld 74 private 75 Register 79 Registrierte Benutzer 78 Ressourcen 78 Sonderformen 75 sortieren 60 Status 85 suchen 78 90 Tags 76 Teilnehmer 78 82 Terminkonflikte 81 Terminserie 75 berpr fen 81 Verf gbarkeit 80 Verf gbarkeit pr fen 80 verschieben 87 Drag amp Drop 88 Panel Funktion 88 verwerfen 82 Zielordner 77 Zugriff 55 Terminserie 55 75 Textdokumente 79 Textverarbeitungssoftware 34 Theme 143 Titel 115 Titelleiste 6 Tools 3 U Uebersichtsfenster 10 14 147 Hover 11 Modulfenster 10 Umlaute 125 Unternehmensstruktur 1 Unterordner 145 URL 115 12
253. oder bzw Kombinationen aus Teilen der Beschreibung und Platzhaltern ein Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung me oder me Alle Termine aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in deren Beschreibung die Zeichenfolge me enthalten ist e s e Alle Termine aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner deren Beschreibung die Zeichen s und e enthalten sind wobei zwischen dem s und dem e exakt 2 Zeichen stehen d rfen wie z B bei dem Wort Sales Klicken Sie nach Eingabe des Suchkriteriums auf das Symbol Suchen um die Suche zu starten Sobald die Suche abgeschlossen ist werden die dem Suchkriterium entsprechenden Termine in der Ansicht Liste dargestellt das Suchergebnis wird immer in der Ansicht Liste angezeigt auch wenn Sie die Suche in der Ansicht Kalender gestartet haben um somit auch Termine aus Vor bzw Folgemonaten anzeigen zu k nnen 4 11 1 Suchanzeige zur cksetzen Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der Termine zur cksetzen um somit wieder alle Termine des aktuell ge ffneten Kalenderordners anzuzeigen klicken Sie im Panelabschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementsprechende Filterung der dargestellten Termine Beachten Sie dass nach R ckset
254. oder Ressourcen zur Terminanzeige auszuw hlen klicken Sie im Panelabschnitt Team Mitglied auf Hinzuf gen Diese Funktion ffnet das Fenster Benutzer ausw hlen in dem alle im Open Xchange Server registrierten Benutzer aus dem ffentlichen Kontaktordner Globales Adressbuch Gruppen und Ressourcen aufgef hrt sind Geben Sie nun im Feld Suchen entweder die Namen der Benutzer oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und starten danach mittels der Funktion Suchen die Suche nach den entsprechenden Benutzern Zur Definition des Suchkriteriums stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen me oder me Alle Benutzer in deren Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge me enthalten ist m r Alle Benutzer in deren Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller 66 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me Selektieren Sie anschlie end die Benutzer zur Terminanzeige f r eine Mehrfachauswahl halten Sie Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl auf Hinzuf gen Dies f gt die selektierten Benutzer in das Feld Teilnehmer ein Fall
255. oder die Aufgabe an Dritte zu delegieren klicken Sie im Panelabschnitt Teilnehmer auf Hinzuf gen Diese Funk tion ffnet das Fenster Teilnehmer ausw hlen in dem Sie nun die hinzuzuf genden Teilnehmer wie nachfolgend beschrieben ausw hlen k nnen 5 4 5 1 Interne Teilnehmer hinzuf gen Um im Open Xchange Server registrierte Benutzer als interne Teilnehmer hinzuzuf gen stellen Sie zun chst sicher dass als Kontaktordner der ffentliche Ordner Globales Adressbuch gew hlt ist Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzuf genden Teilnehmer oder Platzhalter Zeichen oder bzw Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf Suchen Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Teilnehmer ausw hlen stehen Ihnen u a folgende Einsatzm glichkeiten von Platzhaltern zur Verf gung Gro und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu ber cksichtigen he oder he gt Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen die Zeichenfolge he enthalten ist m r gt Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch in deren Vor oder Nachnamen die Zeichen m und r enthalten sind wobei zwischen dem m und dem r exakt 3 Zeichen stehen d rfen wie z B bei den Nachnamen Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Im n chsten Schritt f gen Sie die gew nschten Teilnehmer hinzu indem
256. oder neue Dokumente verf gbar sind So bekommt jeder Benutzer unabh ngig von pers nlichen Pr ferenzen und Priorit ten schnell einen berblick was sich am Informationsstand im Unternehmen ge ndert hat Nat rlich kann jeder Benutzer direkt von dieser Seite aus in die einzelnen Bereiche verzweigen um mehr Detailinformationen zu erlangen oder etwa anstehende Aufgaben direkt zu bearbeiten Sehr effizient ist auch die Drag amp Drop Funktion Durch Ziehen mit der Maus lassen sich beispiels weise Termine schnell und einfach im Kalender verschieben oder E Mails in andere Ordner ver legen etc Bei konsequenter Nutzung dieser Funktion l sst sich die t gliche Arbeit sehr einfach organisieren und man hat den Blick wieder f r das Wesentliche frei Copyright Open Xchange Inc 2009 3 Jetzt kann s losgehen 2 3 Privatsph re Das ausgekl gelte Benutzer und Gruppenmanagement des Open Xchange Servers garantiert trotz Teamphilosophie jederzeit den vollst ndigen und umfassenden Schutz der privaten und pers nlichen Informationen und Daten jeden Benutzers gegen ber ffentlichen Bereichen 2 4 Internationale Funktionalit t Der Open Xchange Server ist in vielerlei Hinsicht an die Bed rfnisse international operierender Unternehmen angepasst Standardm ig steht die Groupware Oberfl che nach der Installation in deutscher englischer und franz sischer Lokalisierung zur Verf gung Bei Anmeldung an die Groupware kann jeder Benutzer selb
257. ol Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Flags von Terminen aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen 4 Flags zuordnen ndern oder l schen Wollen Sie Termine aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer mit Flags kennzeichnen oder die Flags gekennzeichneter Termine aus diesen Ordnern Copyright Open Xchange Inc 2009 89 Termine suchen ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt wird der Panelabschnitt Flag deaktiviert und Sie k nnen Termine aus diesen Ordnern nicht mit Flags kennzeichnen bzw vorhandene Flags ndern 4 11 Termine suchen Zur Suche nach bestimmten Terminen k nnen Sie die Funktion Suchen aus dem gleichnamigen Panelabschnitt verwenden Gesucht wird stets im aktuell ge ffneten Kalenderordner nach allen Zeichen die Sie als Suchkriterium eingeben und zwar in dem Feld Beschreibung aller in diesem Kalenderordner verwalteten Termine Um nach Terminen zu suchen ffnen Sie zun chst denjenigen pers nlichen oder f r Sie ffent lichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Kalenderordner den Sie durchsuchen m chten in der Ansicht Liste oder Kalender f r einen beliebigen Zeitraum Anschlie end geben Sie im Feld Suchen entweder die Beschreibung der gesuchten Termine oder Platzhalter Zeichen
258. olge Der Pfeil an dem Spaltenkopf einer dieser Felder zeigt Ihnen an nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge auf oder absteigend die aktuelle Darstellung der Kontakte sortiert ist M chten Sie die Sortierung ndern um z B Ihre Kontakte nach dem Feld Firma in absteigender Reihenfolge anzeigen zu lassen klicken Sie zun chst auf den Kopf der entsprechenden Spalte um dieses Feld als Sortierkriterium zu w hlen Anschlie end k nnen Sie entweder ber einen erneuten Klick auf den Spaltenkopf oder ber den Pfeil an diesem Spaltenkopf die Reihenfolge der dargestellten Kontakte absteigend sortieren 32 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte Ansichten i Festlegung der Standardansicht Sie k nnen festlegen welche Ansicht beim erstmaligen ffnen des Moduls Kontakte nach Ihrer Anmeldung im Open Xchange Server als Standardansicht angezeigt werden soll als Auswahl stehen Ihnen die Ansicht Telefonliste oder die nachfolgend beschriebene Ansicht Adresskarten zur Verf gung Weitere Informationen zur Festlegung der Standardansicht des Moduls Kontakte finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 13 Optionen f r das Modul Kontakte 3 2 2 Ansicht Adresskarten In der Ansicht Adresskarten werden Ihnen die Kontakte aus dem aktuell ge ffneten Kontaktord ner in Form von Adresskarten angezeigt Dargestellt werden der Vor und Nachname die Kon taktart die zugewiesenen Flags und die Kennzeichnung als
259. olgenden Arbeitswoche einsehen ohne dabei den Zeitraum Arbeitswoche zu verlassen klicken Sie auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige 4 2 7 4 Teams zur Terminanzeige ausw hlen Wollen Sie regelm ig die Termine bestimmer Benutzer einsehen k nnen Sie die Auswahl der Benutzer zur Terminanzeige vereinfachen und beschleunigen indem Sie diese Benutzer in Teams zusammenfassen anstatt mehrere einzelne Benutzer zu selektieren brauchen Sie so nur noch das entsprechende Team zu w hlen um alle Termine aller Mitglieder eines Teams anzuzeigen 7 Teams werden mithilfe der Einstellungen Kategorie Kalender eingerichtet Weitere Informationen ber die Erstellung von Teams und die Verwaltung der Team Mitglieder finden Sie im Kapitel Einstellungen Abschnitt Abschnitt 8 12 2 Team Optionen dieses Benutzer handbuchs Teams erstellen und verwalten Haben Sie mindestens ein Team eingerichtet k nnen Sie die Auswahl der Benutzer deren Termine Sie einsehen wollen ber die Funktion Team w hlen im Panelabschnitt Team Mitglied ausf hren Diese Funktion ffnet eine Auswahlliste zur Selektion des gew nschten Teams Sobald Sie ein Team in der Liste ausgew hlt haben wird die Liste geschlossen und in der Ansicht alle Termine aller Mitglieder dieses Teams f r den aktuell eingestellten Zeitraum angezeigt Die Darstellung der Termine entspricht der Anzeige der Termine manuell ausgew hlter Benutzer M chten Sie zus tzlich die Te
260. on Bearbeiten k nnen Sie auf zu ndernde InfoStore Eintr ge auch doppelklicken oder die Funktion Bearbeiten im Kontextmen aufrufen Dies ffnet ebenfalls das Fenster zum Bearbeiten von InfoStore Eintr gen in dem Sie dann wie vorstehend beschrieben die gew nschten nderungen ausf hren k nnen d s aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer bearbeiten Wollen Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ndern ben tigen Sie Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner Wurde Ihnen dieses Recht nicht einger umt ist die Funktion Bearbeiten im Panel deaktiviert und eine Bearbeitung der InfoStore Eintr ge aus diesem InfoStore Ordner f r Sie nicht m glich Versuchen Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ohne die hierzu erforderlichen Bearbeitungsrechte per Dop pelklick zu bearbeiten erhalten Sie eine diesbez gliche Fehlermeldung in der QuickInfo des Panels M chten Sie InfoStore Eintr ge aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer im Rahmen einer Bearbeitung in anderen InfoStore Ordnern abspeichern ben tigen Sie L schrechte f r die Objekte des Ausgangsordners und das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Wurden Ihnen diese Rechte nicht einger umt ist Ihnen eine nderung des Ordners des in Bearbeitun
261. ort microsoft com kb 907306 Unterhalb der berschrift Weitere Informationen klicken Sie auf Download the Software Update for Web Folders package now Klicken Sie auf der Download Seite auf Download Die Datei Webfldrs KB907306 ENU exe wird heruntergeladen Doppelklicken Sie auf die Datei Die Installation wird ausgef hrt 7 3 2 Schritt 2 Netzwerkressource hinzuf gen W hlen sie im Windows Startmen den Eintrag Computer Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der rechten Fenster h lfte Copyright Open Xchange Inc 2009 125 Direktzugriff auf den Dokumen ten Server unter Windows Vista W hlen Sie im Kontextmen den Eintrag Netzwerkressource hinzuf gen Das Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen ffnet sich rn LES JIG ai Computer gt 1 Suchen u Organisieren Ansichten Systemeigenschaften Et Programm deinstallieren oder andern gt Linkfavorikes Name Typ Freier Speicherplatz E Dokumente Festplatten 1 A E Bilder A Lokaler Datentr ger C E Musik 3 26 GB frei von 9 99 GB Weitere Ger te mit Wechselmedien 2 S Ordner j Diskettenlaufwerk A DVD RW Laufwerk D Desktop sr Doku ffentlich Computer Ansicht gt 3 Diskettenlaufwerk Sortieren nach gt amp Lokaler Datentr g Gruppieren nach 28 DVD RW Laufwer Stapeln nach y Netzwerk Aktualisieren Systemsteuer
262. out Optionen 149 Lesebest tigung 151 Leserechte 147 Lesezeichen 113 Linux Desktop Clients 123 Linux Plattform 1 Linux Server 2 Login 5 123 125 Logout 5 Lokalisierung 4 L schrechte 116 148 M Mail Client 3 Mail Server 2 Mailtext zitieren 152 Mailverwaltung 4 Mehrfachauswahl 103 Microsoft Windows XP 124 Minikalender 12 71 Formatierung fett 71 grau 71 umrandet 71 Mitglieder 147 160 Modul Aufgaben 7 91 E Mail 7 13 InfoStore 8 113 Kalender 7 55 Kontakte 7 29 Modulleiste 6 Modulwechsel 35 Monat 64 Monatsansicht 159 M lleimer 146 N Navigations Bedienelemente 2 Navigationsinstrument 71 Netzwerkressource 124 125 Netzwerkumgebung 124 oeffentliche Ordner 147 161 Optionen 129 Optionendialog 143 Ordner Arten freigegebene 147 161 ffentliche 147 161 private 147 Einstellungen 161 freigeben 162 Ordner Management 8 Ordnerbaum 8 Kontakte 29 Ordnerrechte 116 Ordnerstruktur 8 Ordnerverwaltung 12 145 OX Startseite 5 Panel 8 Papierkorb 27 Passort ndern 129 Passwort 5 123 125 Pers nliche Daten ndern 129 pers nliche Konfiguration 27 pers nliche Tags 144 Pfeile 5 Platzhalter 15 Popup Fenster 2 Portal 5 bersichtsfenster 147 Pr ferenzen 3 Priorit ten 3 private Ordner 147 Privatsph re 4 Projektarbeit 1 Q Quickinfos 9 15 R Radiobuttons 159 Rechtevergabe 147 Administratorrechte 147 Bearbeit
263. pitel 1 Die Startseite des Open Xchange Server Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Startseite des Open Xchange Server Bevor wir n her auf die Startseite eingehen erhalten Sie nachfolgend einige allgemeine Informationen sowie einen berblick ber den Anmelde und Abmeldevorgang 1 1 Anmelden und Abmelden 1 1 1 Anmelden Mit der Anmeldung authentifizieren Sie sich mit Ihrem Login Namen als Benutzer Sie haben durch Ihr Login Zugriff auf alle f r Sie frei geschaltete Objekte Beim Aufrufen der Groupware erhalten Sie die Eingabemaske f r Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort Bitte beachten Sie dass die Gro und Kleinschreibung wichtig ist Wenn Sie sich falsch authentifizieren wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt Wiederholen Sie in diesem Fall den Anmeldevorgang mit den korrekten Zugangsdaten NEL Open Xchange Server Username timo_meier Password Login Abbildung 1 1 Anmeldung an der Web Oberfl che des Open Xchange Servers i Bildschirmaufl sung Der Open Xchange Server setzt eine minimale Bildschirmaufl sung von 1024 x 768 voraus Eine h here Bildschirmaufl sung erh ht den Bedienkomfort des Open Xchange Server Eine niedrigere Bildschirmaufl sung kann sich auf die Darstellung der Funktionen im Panel aus wirken Es k nnten weniger Funktionen auf einen Blick angezeigt werden Alle Funktionen lassen sich jedoch mit Hilfe der Pfeile im Panel schrittweise expandieren Es wird bei einer geringen Aufl
264. private Kontakte in den Titeln der Adresskarten sowie die gesch ftliche Anschrift die gesch ftliche Festnetzrufnummer und die gesch ftliche E Mail Adresse bei Verteilerlisten werden nur die Namen und die zugeordneten Flags angezeigt 3 2 2 1 Kontakte filtern Auch in dieser Ansicht k nnen Sie mithilfe der Schnellfilter Leiste die dargestellten Kontakte filtern um somit wiederum Ihre Suche nach bestimmten Kontakten einzugrenzen Schnellfilter Leiste Die in den Ansichten Telefonliste und Adresskarten enthaltene Schnellfilter Leiste filtert die angezeigten Kontakte anhand des ersten Zeichens des Nachnamens der Kontakte bzw des Namens der Verteilerlisten wahlweise nach Anfangsbuchstaben Filter A bis Z nach Zahlen Filter 123 oder nach Sonderzeichen Filter Um einen gesetzten Filter wieder auszuschalten klicken Sie in der Schnellfilter Leiste auf die Funktion Alle 3 2 3 Ansicht Detail Kontakte In der Ansicht Detail werden Ihnen alle Daten sowie Anlagen eines zuvor in der Ansicht Telefon liste oder Adresskarten ausgew hlten Kontakts in zwei Registern angezeigt Detailansichten von Verteilerlisten weichen von Detailansichten einzelner Kontakte ab und werden im Abschnitt Abschnitt 3 2 4 Ansicht Detail Verteilerlisten dieses Kapitels beschrieben 3 2 3 1 Register bersicht Das Register bersicht enth lt personenbezogene Angaben wie z B Vor und Zuname des ausgew hlten Kontakts gesch ftliche und pri
265. r die mit Me beginnen e gt Alle Begriffe aus dem aktuell ge ffneten Ordner die zwischen dem und dem r exakt 3 Zeichen enthalten suchen Sie beispielsweise nach einem bestimtmen Absender Maier Meier oder Meyer aber nicht Mair oder M ller Sobald die Suche abgeschlossen ist stellt die Anzeige nur noch die dem Suchkriterium entspre chenden E Mails dar Wollen Sie nach erfolgter Suche die Darstellung der E Mails zur cksetzen um somit wieder alle E Mails des aktuell ge ffneten Ordners anzuzeigen klicken Sie im Panel Abschnitt Suchen auf die Funktion Zur cksetzen Dies entfernt Ihr zuvor eingegebenes Suchkriterium aus dem Feld Suchen sowie die dementspre chende Filterung der dargestellten E Mails im Ergebnis werden wieder alle E Mails des aktuell ge ffneten Ordners angezeigt 2 4 Die Quickinfos Die Quickinfos enthalten zus tzliche Informationen zu einer einfacheren Bedienbarkeit Sie werden bei etlichen Funktionen unterhalb des Panels eingeblendet sobald man mit der Maus dar ber f hrt Die QuickInfos k nnen im E Mail Modul aktiviert werden indem man auf den kleinen Pfeil in der rechten oberen Ecke des Panels klickt Damit wird links neben dem Pfeil die Copyright Open Xchange Inc 2009 15 E Mail Hover 2 5 2 6 2 7 2 8 Option QuickInfo anzeigen eingeblendet Markieren Sie die Checkbox neben der Option wenn Sie die QuickInfos aktivieren wollen E Mail Hover Hover sind
266. r anderer Benutzer duplizieren ben tigen Sie das Recht zum Anlegen von Objekten f r den Zielordner Gleiches gilt wenn Sie Kontakte zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontakt ordnern anderer Benutzer duplizieren m chten Sie k nnen in der Auswahlliste nur Ordner w hlen in denen Sie Kontakte speichern k nnen Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in ffentliche oder freige gebene Ordner verschieben oder kopieren 3 9 Kontakte verschieben Um Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigege benen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt in andere Kontaktordner zu verschieben verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 3 9 1 Kontakte ber Panel Funktion verschieben Selektieren Sie in der Ansicht Telefonliste oder Adresskarten die zu verschiebenden Kontakte f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder die Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt Wollen Sie nur einen einzelnen Kontakt verschieben k nnen Sie dies auch in der Ansicht Detail ausf hren Haben Sie alle zu verschiebenden Kontakte ausgew hlt klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf Verschieben Die Funktion blendet eine Auswahlliste ein in der Sie jetzt den gew nschten Zielordner selektieren k nnen Beachten Sie bei Ihrer Auswahl dass Kontakte nur in Kontaktordner verschoben werden k nnen und Sie f r das Verschieben von
267. r in Ihre E Mail Ordner verschieben Wird beispielsweise versucht eine E Mail in einen Kontakordner zu verschieben 24 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Nachrichten als Spam oder Ham einstufen wird neben dem Cursor ein rot unterlegtes Verbotssymbol dargestellt Dieses Symbol zeigt an dass das Ausf hren der Aktion nicht m glich ist Ein gr n unterlegtes H kchen hingegen symbo lisiert dass die Aktion m glich ist 2 17 E Mail Nachrichten als Spam oder Ham einstufen Wollen Sie E Mails als Spam kennzeichnen markieren Sie eine oder mehrere E Mails und klicken Sie auf die Panel Funktion Spam Alternativ k nnen Sie die Funktion Spam auch im Kontextmen aufrufen Die E Mails werden in den Ordner Spam verschoben Wollen Sie die Spam Kennzeichnung r ckg ngig machen markieren Sie im Ordner Spam eine oder mehrere E Mails und klicken Sie auf die Panel Funktion Ham Alternativ k nnen Sie die Funktion Ham auch im Kontextmen aufrufen Die E Mails werden in den Ordner Inbox verschoben Hinweis Die Funktion Ham verschiebt E Mails stets in den Ordner Inbox zur ck auch wenn die E Mails vor der Spam Kennzeichnung in anderen Ordnern abgelegt waren 2 18 E Mail Nachrichten l schen Wollen Sie eine E Mail l schen markieren Sie die gew nschte E Mail und klicken Sie auf die Panel Funktion L schen Sie k nnen die markierten E Mails auch mit der entf Taste oder mit Hilfe des Kontextmen s l schen Die gel schten E
268. rden Absender Betreff Datum und Uhrzeit des Empfangs e Das Modulfenster Kalender zeigt Ihre n chsten Termine Angezeigt werden Termine die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jedem Termin werden Datum Uhrzeit und Beschreibung angezeigt e Das Modulfenster Aufgaben zeigt die n chsten Aufgaben Angezeigt werden Aufgaben die heute an den n chsten beiden Tagen n chste Woche oder sp ter stattfinden Zu jeder Aufgabe werden Betreff Datum und Wichtigkeit angezeigt Copyright Open Xchange Inc 2009 Das bersichtsfenster Das Modulfenster InfoStore zeigt die letzten InfoStore Eintr ge Angezeigt werden InfoStore Eintr ge aus Ihrem eigenen InfoStore und aus freigegebenen InfoStore Ordnern anderer User In den Modulfenstern k nnen Sie folgende Funktionen aufrufen Ein Klick auf die Titelleiste eines Modulfensters wechselt in das jeweilige Modul e Ein Klick auf einen Eintrag eines Modulfensters wechselt in das jeweilige Modul und zeigt den Eintrag in der Detailansicht an e Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag eines Modulfensters zeigen ffnet sich nach einer kurzen Verz gerung ein Hover Informationen zu den Hovern finden Sie im Abschnitt 1 6 2 Hover Sie k nnen die Modulfenster folgenderma en anpassen e Sie k nnen die Breite der Modulfenster ndern Um die Breite zu ndern ziehen Sie den Spaltentrenner nach links oder rechts Sie k nnen di
269. rdner Zur cksetzen pr a gt Drucken Liste Monat P seln zu E amp Timo Meier IE verschieben Woch E 1 9 E Mail E F2 Kalender Pers nliche Ordner Kalender X 7 Geburtstage 1 Dienstag 18 09 2007 gt 72 Urlaub 3 Vereinskalender Esevurtsta Fr Wichtige Termine 08 00 8 E Kontakte 2 Aufgaben 09 00 9 P ffentliche Ordner Freiaeaebene Ordner M 10 00 ee u nn En en un nenn Abbildung 4 9 Mehrere ganzt gige Termine 62 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 2 5 Termine aus anderen Tagen einsehen M chten Sie die Termine eines vorhergehenden oder nachfolgenden Tages einsehen ohne dabei den Zeitraum Tag zu verlassen klicken Sie hierzu entweder auf einen der Navigationspfeile an der Datumsanzeige oder w hlen den entsprechenden Tag ber den Minikalender aus Y Minikalender Weitere Informationen zur Anzeige den Elementen und der Handhabung des Minikalenders finden Sie im Abschnitt Abschnitt 4 2 9 Minikalender dieses Kapitels 4 2 3 Ansicht Kalender Zeitraum Arbeitswoche In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Arbeitswoche die Termine der ausge w hlten Arbeitswoche aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Arbeitswochenansicht angezeigt Die Darstellung der Termine entspricht der Tagesansicht Farbige Balken kennzeichnen die Terminanzeige ganzt gi
270. rdner Entw rfe markieren die gew nschte E Mail und klicken auf die Panel Funktion Entwurf bearbeiten Diese Funktion ist nach Wechseln in den Entwurf Ordner in der Panel Sektion E Mail zu finden 20 Copyright Open Xchange Inc 2009 E Mail Nachrichten verfassen 2 11 8 E Mail Entwurf automatisch speichern W hrend Sie eine E Mail verfassen wird der Text in regelm igen Abst nden im Ordner Entw rfe automatisch gespeichert Sobald Sie die E Mail abschicken wird der automatisch gespeicherte Entwurf gel scht Diese Funktion dient der Datensicherheit Falls der Browser abst rzt w hrend Sie eine E Mail verfassen bleibt der zuletzt gespeicherte Entwurf erhalten Sie k nnen bestimmen ob Sie diese Funktion verwenden wollen und in welchen Abst nden automatisch gespeichert wird Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt E Mail Entwurf automatisch speichern 2 11 9 HTML Editor f r E Mail Nachrichten Sie k nnen Ihren Text mit Hilfe der Leiste unterhalb des Betreffs formatieren Diese wird nur dann angezeigt wenn in den E Mail Optionen das Formatieren der E Mails als HTML Nachrichten aktiviert ist siehe Nachrichten formatieren als Es stehen Ihnen mehrere Symbole und Listenfelder zur Verf gung 2 11 9 1 Text l schen Wollen Sie Ihren bereits eingegebenen Text l schen und neu formulieren klicken Sie auf das Papiersymbol Neues Dokument Dies setzt Ihre Eingaben zur ck und Sie k nnen die E Mail neu verfassen
271. rdnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte vorausgesetzt mit Flags kennzeichnen lassen Sie sich zun chst die entsprechenden Aufgaben entweder in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Wollen Sie eine einzelne Aufgabe mit einem Flag markieren k nnen Sie dies auch in der H Split Ansicht dieser Aufgabe ausf hren Selektieren Sie dann die zu kennzeichnenden Aufgaben f r eine Mehrfachauswahl halten Sie entweder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken anschlie end im Panelabschnitt Flag auf dasjenige Flag das Sie diesen Aufgaben zuweisen m chten inklusive der Flags aus dem Men siehe nachstehende Abbildung stehen Ihnen 10 verschiedene Flags zur Verf gung Beachten Sie dass Sie zur Kennzeichnung von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebe nen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Im Ergebnis werden alle zuvor selektierten Aufgaben mit dem ausgew hlten Flag gekennzeichnet 5 10 2 Flags von Aufgaben ndern M chten Sie Aufgaben die bereits mit Flags gekennzeichnet sind andere Flags zuordnen verfahren Sie hierzu wie im vorstehenden Abschnitt Abschnitt 5 10 1 Aufgaben mit Flags markieren beschrieben Beachten Sie dass Sie zur nderung der Kennzeichnung von Aufgaben aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte f r die Objekte dieser Ordner ben tigen Copyright Open Xchange Inc
272. rdnerverwaltung die Vorgehensweise zur Erstellung zus tzlicher Ordner innerhalb Ihrer pers nlichen Ordner sowie in f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Ordnern anderer Benutzer 4 1 1 1 Alle Termine aus allen Kalendern anzeigen Haben Sie die Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen aktiviert werden nicht nur Ihre Termine aus allen pers nlichen Kalenderordnern sondern auch aus anderen Kalenderordnern dargestellt 4 1 1 2 Team Termine Wurde in Ihrer aktuellen Konfiguration des Moduls Kalender eine teambasierte Ansicht als Standardansicht ausgew hlt wird beim ffnen des Moduls Kalender ber die Modulleiste oder ber einen beliebigen Kalenderordner im Ordnerbaum entweder eine zun chst leere Tages oder Arbeitswochenansicht zur Darstellung der Termine noch auszuw hlender Benutzer angezeigt Sobald Sie mindestens einen Benutzer ausgew hlt haben dessen Termine Sie einsehen wollen werden die Termine der entsprechenden Benutzer dargestellt nachfolgend ein Fallbeispiel 56 Copyright Open Xchange Inc 2009 Terminarten und Zugriff Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Team Mitglied Flag Verkn pfung Bearbeite Kalender Hinzuf gel Start 2 D DR arbeiten alender Inzuf g Sta J L schen Team Arbeitwoche 2 Entfernen P g Ende TE a gt Drucken Lis Monat 38 Team w hlen seln z z amp Timo Meier Verschieben Woch 23 Te
273. re Eintr gen aus Ihrem pers nlichen InfoStore Ordner oder aus ffentlichen bzw f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu entfernen lassen Sie sich zuerst die entsprechenden InfoStore Eintr ge wahl weise in der Ansicht Liste oder H Split darstellen Anschlie end selektieren Sie diejenigen InfoStore Eintr ge deren Flags Sie entfernen wollen f r eine Mehrfachauswahl halten Sie bei der Selektion wieder Ihre Strg Taste oder Shift Taste gedr ckt und klicken dann im Panel Abschnitt Flag auf das Kreuz Beachten Sie dass Sie zum Entfernen der Kennzeichnungen von InfoStore Eintr gen aus f r Sie freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer Bearbeitungsrechte ben tigen 6 12 Suchfunktion Mithilfe der Suchfunktion im Panel k nnen Sie nach speziellen Eintr gen suchen oder nach bestimmten Begriffen in den Eintr gen Die Suche erlaubt die Eingabe von Platzhaltern wobei ein Sternchen f r beliebig viele Zeichen stehen kann und das Fragezeichen f r exakt ein Zeichen Wollen Sie einen neuen Suchbegriff eingeben k nnen Sie den alten ber die Schaltfl che Zur cksetzen aus dem Eingabefeld entfernen Copyright Open Xchange Inc 2009 121 122 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 7 Zugriff auf einzelne Module via WebDAV 7 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Linux 7 1 1 Linux Schritt 1 ffnen Sie den KDE Konqueror ber das St
274. richtigung erhalten E Mail Benachrichtigung als Anleger des Termins Bestimmt ob Sie als Anleger einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnemer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen E Mail Benachrichtigung als Teilnehmer des Termins Bestimmt ob Sie als Teilnehmer einer Aufgabe eine E Mail Benachrichtigung erhalten wenn andere Teilnemer eine Aufgabe annehmen oder ablehnen 8 15 Optionen f r das Modul InfoStore Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung Standardansicht Hier k nnen Sie die Standardansicht f r das Modul InfoStore festlegen Nehmen Sie keine Einstellung vor ist die Listenansicht f r das Modul InfoStore vorausgew hlt Sie haben die Wahlm glichkeit zwischen der Listenansicht und der H Split Ansicht als Stan dardansicht In der horizontalen Splitansicht wird das Fenster horizontal geteilt Oben sehen Sie eine Liste der Eintr ge im InfoStore und unten den jeweils aktiv gesetzten InfoStore Eintrag InfoStore Hover aktivieren Mit dieser Einstellung k nnen Sie die Hover f r das Modul InfoStore aktivieren oder deaktivieren 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner Im Open Xchange Server gibt es ffentliche und freigegebene Ordner Die ffentlichen Ordner stehen allen Benutzern oder Gruppen von Benutzern zur Verf gung Dies wird vom Administrator festgelegt Der Zugriff kann f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen verwehrt werden Dies macht zum Beispiel dann Sinn wenn ein
275. rmine weiterer Benutzer einsehen k nnen Sie die gew nschten Benutzer mittels der Funktion Hinzuf gen sukzessive in die Ansicht aufnehmen Beachten Sie dass die Auswahl eines anderen Teams die Liste der aktuell gew hlten Benutzer berschreibt 68 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 7 5 Zeitraum der Terminanzeige wechseln Wollen Sie den angezeigten Zeitraum wechseln z B von Tag zu Arbeitswoche klicken Sie auf die entsprechende Funktion im Panelabschnitt Zeitraum Die Liste der zur Terminanzeige ausge w hlten Benutzer bleibt auch bei einem Zeitraumwechsel erhalten unabh ngig davon wie Sie die Benutzer zuvor selektiert haben 4 2 7 6 Benutzer aus der Terminanzeige entfernen Um einen ausgew hlten Benutzer wieder aus der Terminanzeige zu entfernen selektieren Sie den zu entfernenden Benutzer in der Spalte Team Mitglied und klicken hiernach im Panelabschnitt Team Mitglied auf die Funktion Entfernen Teamansichten Da Teamansichten ordner bergreifende Ansichten sind bleibt die aktuell gew hlte Teaman sicht auch bei einem Ordnerwechsel ber den Ordnerbaum erhalten 4 2 8 Ansicht Details In der Ansicht Details werden Ihnen alle Daten Teilnehmer und Ressourcen sowie Anlagen eines zuvor in der Ansicht Liste oder Kalender ausgew hlten Termins in drei Registern dargestellt 4 2 8 1 Register Termin Das Register Termin enth lt Angaben ber Ort Dauer Teilnehmer
276. rn eintragen Das Feld Angezeigter Name ist ein Automatikfeld Sie m ssen dieses Feld also nicht unbedingt ausf llen Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert eingeben bernimmt der Open Xchange Server den Wert aus dem Feld Nachname oder sofern Sie auch Vornamen eingegeben haben eine Kombination aus den Feldern des Nachnamens und der Vornamen in das Feld Angezeigter Name 3 4 5 1 Private Kontakte Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte aus einem beliebigen pers nlichen Ordner gestartet haben k nnen Sie neu zu erstellende Kontakte als private Kontakte kennzeichnen Auf als privat gekennzeichnete Kontakte k nnen ausschlie lich Sie zugreifen auch wenn Sie Ihre pers nlichen Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung f r andere Benutzer freigeben k nnen andere Benutzer Ihre privaten Kontakte weder einsehen noch bearbeiten 38 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kontakte erstellen Speichern Fenster v Abbrechen Kontakt Gesch ftlich Privat amp Zus tzlich Titel Nachname Vorname Angezeigter Name Firma Stra e PLZ Stadt Land Bundesland Telefon gesch ftlich Fax gesch ftlich Mobiltelefon E Mail gesch ftlich Tags Ordner J Typ Frau Friese Anke Friese Anke DoSD Service AG An der Eisenh tte 29 30519 Hannover Deutschland Niedersachsen 0511 543390 82 0511 543390 99 0171 2312341 friesea dosd com Anlagen 0 Zweiter
277. rn sowie ver schiedenen Applikationen auch zwischen sozialen Netzen im Internet und nat rlich Open Xchange Es k nnen also per Links in einer E Mail Daten f r Benutzer freigegeben werden die ber keinen Zugang zum Open Xchange Server verf gen 8 9 2 Daten abonnieren So abonnieren Sie Daten f r einen Kontakt Ordner 1 Klicken Sie im Kontextmen eines Kontakt Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt Wechseln Sie zum Register Subscriptions Klicken Sie im Panel auf Hinzuf gen W hlen Sie in der Dropdown Liste Select a source die Quelle des Abonnements Geben sie die erforderlichen Daten f r die Quelle des Abonnements ein z B Zugangsdaten URL Wenn Sie f r den gew hlten Ordner Daten aus weiteren Quellen abonnieren m chten wie derholen Sie die Schritte 3 5 7 Klicken Sie im Panel auf Speichern gt a Um die Daten abzurufen klicken Sie neben der Datenquelle auf die Schaltfl che Abrufen 8 9 3 Daten ver ffentlichen So ver ffentlichen Sie die Daten eines Kontakt Ordners 1 Klicken Sie im Kontextmen eines Kontakt Ordners auf Eigenschaften Im bersichtsfenster werden die Ordner Eigenschaften angezeigt 2 Wechseln Sie zum Register Publications 3 Klicken Sie im Panel auf Hinzuf gen 4 W hlen Sie in der Dropdown Liste Select a target das Ziel der Ver ffentlichung 5 Geben sie die erforderlichen Daten f r das Ziel der Ver f
278. rnen 121 markieren 120 l schen 116 selektieren 116 sperren 120 suchen 121 verschieben 118 Drag amp Drop 119 Panel Funktion 119 versenden 120 Inline 152 Internationale Funktionalit t 4 Internetadresse 115 Intervall 159 Intranetkonzept 4 IP Adresse 123 124 ISO 125 J JavaScript 2 K Kalender 55 Adressbuch 66 Ansicht 59 aktive 71 angrenzende Termine 61 Arbeitswoche 63 bl ttern 60 Details 69 einzelne Termine 61 ganzt gige Termine 63 Liste 59 maximale Anzeige 64 Monat 64 sortieren 60 Standardansicht 72 Tag 60 Team 66 Terminserien 61 berschneidende Termine 61 63 Woche 65 Zeitr ume wechseln 59 Einstellungen Darstellung 159 Standardansicht 159 Hover 72 Minikalender 71 166 Copyright Open Xchange Inc 2009 Pfeil 64 Register Anlagen 70 Ressourcen 69 Teilnehmer 69 Termin 69 Team Ansicht 66 Arbeitswoche 68 Tag 67 Termine 55 Kalendermonat 64 Kategorien 144 KDE Konqueror 123 Kodierung 4 125 Kommentar 115 Kommunikation 1 Kommunikationsstrukturen 1 Konfiguration Administration 130 Benutzerdaten 129 Gruppen verwalten 130 Passwort ndern 129 Ressourcen verwalten 131 Konfiguration sichern 143 Kontakte 29 Adressbuch 30 Angezeigter Name 38 Anlagen entfernen 41 hinzuf gen 41 InfoStore 35 ffnen 34 speichern 34 anlegen 36 Ansicht 32 Adresskarten 33 aktive 35 Detail 33 35 Standardansicht 33 Telefonlis
279. s Ihnen bei der Auswahl der Benutzer ein Fehler unterlaufen ist k nnen Sie den Inhalt des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion L schen entfernen Hierzu selektieren Sie im Feld Teil nehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf L schen Sollte es Ihnen nicht m glich sein alle Benutzer deren Termine Sie einsehen wollen mit nur einer Suche auszuw hlen wiederholen Sie sukzessive die Selektion der auszuw hlenden Benutzer mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien bis Sie alle gew nschten Benutzer im Feld Teilnehmer erfasst haben Sobald Sie Ihre Auswahl mittels OK best tigen werden in der Ansicht Team f r den aktuell ein gestellten Zeitraum Tag oder Arbeitswoche die Termine der ausgew hlten Benutzer angezeigt und zwar wie in den nachstehenden Abschnitten beschrieben 4 2 7 2 Ansicht Team Zeitraum Tag In der Ansicht Team werden Ihnen f r den Zeitraum Tag alle Termine der selektierten Benutzer f r den ausgew hlten Tag in einer Tagesansicht dargestellt die Anzeige der Arbeits und Freizeit hnelt der Kalendertagesansicht Die Termine der Benutzer werden wieder als K sten dargestellt die sich ber den Zeitraum des jeweiligen Termins erstrecken die farbigen Balken repr sentieren die Terminanzeige Gebucht Frei etc Sofern Termine eines Benutzers mit Ihnen als Teilnehmer angelegt wurden werden in den K sten die Beschreibungen der Termine angezeigt Haben Benutzer private Termine angelegt oder sind
280. s eingetragen ist 80 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine erstellen Speichern Fenster 3 Abbrechen Termin Termin amp Teilnehmer 4 Anlagen 0 erf gbarkeit Datum 18 09 2007 c Von 11 00 Bis 12 00 Pr fen F r Termin verwenden Pr fen Ressourcen Teilnehmer Teammitglieder auflisten Externe 4 18 09 2007 Teilnehmer 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 0 Timo Meier amp Frank Meyer amp David Mercer ES ee amp George Merryweather lt B B Gebucht B Gesch ftlich unterwegs Frei E Mit Yorbehalt Abbildung 4 15 Verf gbarkeit f r Termin verwenden 4 4 9 Eingaben speichern Wenn Sie den neu zu erstellenden Termin samt aller eingegebenen Daten speichern wollen klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern Hiermit wird das Fenster Termin geschlossen der neue Termin im zuvor ausgew hlten Ordner angelegt und die nachfolgend beschriebenen Ereignisse ausgel st 4 4 9 1 Konfliktpr fung Beim Speichern eines neu zu erstellenden Termins wird vom Open Xchange Server berpr ft ob dieser Termin mit anderen zeitgleich stattfindenden Terminen in Konflikt steht Dies ist der Fall wenn Sie oder andere Teilnehmer aufgrund anderweitigerer Verpflichtungen an der Teilnahme an diesem Termin verhindert sind Wird ein Konf
281. s wird also immer von den h chsten Rechten ausgegangen 8 8 1 Rechtevergabe Der Open Xchange Server kennt zwei Typen von Ordnern Private und ffentliche Ordner Private Ordner sind nur f r Sie selbst sichtbar ffentliche Ordner k nnen dagegen auch von anderen Benutzern verwendet werden Dar ber hinaus k nnen Sie einzelne Ordner f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben Sie k nnen Berechtigungen f r Ihre eigenen und entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt f r Sie freigegebenen Ordner vergeben indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken f r den Sie die Rechte festlegen wollen W hlen Sie im Kontextmen Eigenschaften Im bersichtsfenster auf der rechten Seite des Portals sehen Sie nun zwei Register Unter ber sicht sehen Sie den Namen des Ordners sowie das zugeh rige Modul Im zweiten Register werden die bereits vergebenen Berechtigungen f r einzelne Benutzer angezeigt Hier k nnen Sie Berechtigungen f r neue Benutzer festlegen W hlen Sie dazu unter Benutzer im Panel die Funktion Hinzuf gen Ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie Benutzer ausw hlen und Hinzuf gen k nnen Mit OK bernehmen Sie Ihre Auswahl F r den aktiven Benutzer k nnen Sie im Panel nun die Berechtigungen festlegen Dasselbe gilt auch f r Gruppen Sie k nnen im Dialogfenster eine Gruppe ausw hlen und der gesamten Gruppe Rechte zuweisen Wollen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus der Liste l schen set
282. spre chenden Navigationspfeil in der Titelleiste der Liste Das Vor bzw Zur ckbl ttern erfolgt immer unter Ber cksichtigung des aktiven Zeitraums ist als Zeitraum Monat gew hlt wird monatsweise vor zur ckgebl ttert ist als Zeitraum Tag gew hlt wird tageweise vor zur ckgebl ttert Dt ERS Anmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung kol D D g Bearbeiten Kalender Tag Start LA J L sche Team Arbeitswoche Ordner 2 Zur cksetzen gt Drucken Liste Monat amp Timo Meier amp T E Mail a 72 Kalender Pers nliche Ordner i Kalender 4 1 20 Geburtstage 7 Urlaub Beschreibung Start Ende Ort Ordner Flag Verainskalender TE Management Call 05 11 2008 08 30 05 11 2008 14 00 Kalender Wichtige Termine a TRE monthly Sales Meeting 07 11 2008 08 30 07 11 2008 14 00 Chicago Office Kalender 8 Kontakte 8 Aufgaben P ffentliche Ordner Freiaeaebene Ordner Management Update 13 11 2008 11 00 13 11 2008 12 00 Telefonkonfere Kalender pP TAS Management Update 274120081100 27 11 2008 12 00 Telefonkonfere Kalender r a R AA mnt tdi nd tnt Aaa Abbildung 4 7 Terminanzeige bl ttern 4 2 2 Ansicht Kalender Zeitraum Tag In der Ansicht Kalender werden Ihnen f r den Zeitraum Tag die Termine des ausgew hlten Tages aus dem aktuell ge ffneten Kalenderordner in einer Tagesansicht angezeigt Details
283. st den Eintrag ffentliche Ordner und klicken dann auf denjenigen Kalenderordner den Sie ffnen m chten Hiermit wird ebenfalls das Modul Kalender aktiv gesetzt und die Termine des gew hlten ffentlichen Kalenderordners dargestellt ee Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung X x earbeite Start g m Bearbeiten Kalender Tag a L schen Arbeitswoche Ende Ordner Zur cksetzen Wichtige Te Al gt Drucker Liste Monat Y Wechseln zu za Termine MA verschieben Detail Woche Abbreche 9 Kontakte 8 1 Aufgaben F ffentliche Ordner i Messekalender 9 ffentliche Ordner de E Globales Adressbuch RAR 2008 i ER Montag 24 11 2008 Donnerstag 27 11 2008 Bereitschfskalender 8 Kunden amp Lieferanten Messekalender kr TeamTasks Tradeshow Calendar x L a en A eh a An ne Abbildung 4 4 ffentliche Kalenderordner Ordner ber den Ordnerbaum ffnen Da Ihnen der Ordnerbaum stets alle pers nlichen und f r Sie ffentlichen sowie freigegebe nen Ordner anderer Benutzer anzeigt k nnen Sie aus jedem Ordner bzw Modul des Open Xchange Server schnell in einen anderen Ordner navigieren Copyright Open Xchange Inc 2009 57 Terminarten und Zugriff Hierzu klicken Sie lediglich im Ordnerbaum auf den gew nschten Ordner Dies setzt das jeweils zum selektierten Ordner g
284. st entscheiden in welcher der drei Sprachen die Groupware dargestellt werden soll 2 4 1 Zeitzonen und Datumsformat ber den Setup Bereich k nnen Sie die Zeitzone definieren in der Sie gerade arbeiten Bereits vorhandene Termine werden bei Umstellung der Zeitzone automatisch korrekt angezeigt Auf diese Weise behalten Sie auch bei Auslandsterminen immer den vollst ndigen berblick 2 4 2 Internationale Zeichens tze Das gesamte Web Frontend unterst tzt UTF8 Zeichensatz Kodierungen Eingaben im Web Frontend k nnen dadurch auch mit ausl ndischen Schriftzeichen erfolgen Auch das Versenden von E Mails unter Ber cksichtigung von UTF8 kodierten Schriftzeichen ist m glich 3 Jetzt kann s losgehen Sollte auch bei Ihnen in erster Linie die Funktionalit t des E Mail Servers im Vordergrund der Entscheidung gestanden haben Ihre Mailverwaltung k nftig mit Hilfe des Open Xchange Server abzuwickeln hoffen wir Sie mit dieser Einleitung auch von den Funktionalit ten einer leistungs f higen Groupware berzeugt zu haben Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausf hrliche Dokumentation s mtlicher Funktionen des Open Xchange Servers Die sich erwartungsgem einstellende Begeisterung Ihrer Mitarbeiter garantiert dann automatisch die weitere Motivation auch der brigen Kollegen und die Umstellung auf Ihr neues Intranetkonzept auf Basis des Open Xchange Servers wird ein Selbstl ufer 4 Copyright Open Xchange Inc 2009 Ka
285. t Hilfe dieser Schaltfl che als Blocksatz angeordnet werden Schriftfarbe ausw hlen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnitt weise mit einer anderen Textfarbe versehen werden Markieren Sie dazu den entspre chenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der vorgeschlagenen Farbwerte aus Bei der hexa dezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexadezimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quelltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Textfarben zugreifen Hintergrundfarbe ausw hlen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnittweise mit einer anderen Hintergrundfarbe unterlegt werden Markieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der vorgeschlagenen Farbwerte aus Bei der hexadezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexade zimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quelltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Farben zum Hinterlegen von Texten zugreifen Ausschneiden Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che ausgeschnitten und in die Zwischenablage gespeichert werden Kopieren Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che kopiert werden Einf gen Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che aus der Zwischenablage in
286. tacts Tasks ia 3 4 5 6 7 8 _ 45 13 30 Salesmeeting 08 30 Monthly Sales Meeti ann anna mort htm mme N on mt Mi en a ee om A Ait Ad nen dit net en V Abbildung 4 5 Freigegebene Kalenderordner i ffentliche und freigegebene Kalenderordner Dank der flexiblen Ordnerstruktur des Open Xchange Server k nnen Sie neben Ihren per s nlichen Terminen auch Termine aus f r Sie ffentlichen und oder freigegebenen Kalenderordnern anderer Benutzer einsehen bzw verwalten In Abh ngigkeit der Ihnen erteilten Zugriffsrechte k nnen Sie z B Termine in f r Sie ffentlichen oder freigegebenen Ordnern anderer Benutzer anzeigen erstellen bearbeiten oder l schen Das Kapitel Einstellungen dieses Benutzerhandbuchs beschreibt im Abschnitt Abschnitt 8 16 ffentliche und freigegebene Ordner den Unterschied zwischen ffentlichen und freige gebenen Ordnern und macht Sie mit der Vorgehensweise zur Erstellung ffentlicher Ordner bzw der Freigabe Ihrer pers nlichen Ordner sowie mit der Zuweisung der Zugriffsrechte f r andere Benutzer vertraut 4 1 4 Alle Termine aus allen Kalendern Sind Ihre Termine ber mehrere Kalenderordner verteilt k nnen Sie sich mithilfe der Option Alle meine Termine aus allen Kalendern anzeigen alle eigenen Termine aus allen pers nlichen sowie f r Sie ffentlichen Kalenderordnern anzeigen lassen Wenn sie einen ffentlichen Kalen derordner oder einen freigegebenen Kalenderordner ffnen werden immer nur di
287. te 32 Arten 29 freigegebene 31 ffentliche 30 pers nliche 29 Automatikfeld 38 bearbeiten 42 Doppelklick 42 Kontextmen 42 Panel Funktion 42 Bild 39 drucken 43 einzelne Kontakte 43 Kontaktlisten 43 selektieren 43 selektierte Kontakte 44 sortieren 43 duplizieren 44 dynamische Felder 33 Eingaben speichern 41 verwerfen 41 Einstellungen 160 erstellen 36 aus anderen Modulen 37 aus E Mail Adresse 37 aus vCard Anhang 38 Daten eingeben 38 im Modul Kontakte 37 filtern 32 33 Firmenlogo 39 Flags 32 47 ndern 47 entfernen 48 markieren 47 Foto 39 gesch ftliche Adressen 29 Globales Adressbuch 30 Hover 36 Kartenansicht 160 kopieren 46 l schen 42 Ordner 39 Kategorien 30 Ordnerbaum 29 pers nliche Daten 39 private Adressen 29 private Markierung 38 Register Anlagen 34 pers nlich 39 bersicht 33 35 zus tzliche Daten 41 sortieren 32 Standardansicht 160 suchen 48 Tags 39 verschieben 45 Panel Funktion 45 per Drag amp Drop 45 Verteilerlisten 29 35 anlegen 36 bearbeiten 52 Daten eingeben 50 drucken 52 duplizieren 52 erstellen 49 Externe Kontakte 52 Interne Kontakte 51 kopieren 52 l schen 52 Copyright Open Xchange Inc 2009 167 verschieben 52 Zielordner 50 zusammenfassen 49 Zielordner 37 Zugriff 29 Kontextmen s 9 Koordination 1 Kosten 95 102 Kundenbeziehungen 1 L Layout 150 Lay
288. te in Form einer Tabelle Eine Zeile enth lt in ihren Spalten die Datenfelder eines Kontakts Das Zeilenende wird durch einen Zeilenumbruch markiert Die Datenfelder sind durch Kommatas voneinander getrennt Die erste Zeile bildet die Spalten berschrift Sie enth lt die Namen der Datenfelder Sie k nnen eine CSV Datei z B mit einer Tabellenkalkulations Software oder mit einem Texteditor erzeugen Sie m ssen dabei die folgenden Details beachten Wenn die Datenfelder der CSV Datei Umlaute enthalten muss die CSV Datei im UTF 8 Zeichen Satz codiert sein Die erste Zeile der CSV Datei muss einen oder mehrere der Spaltentitel enthalten die weiter unten aufgef hrt sind Bei den Spaltentiteln wird Gross und Kleinschreibung ber cksichtigt Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig Die importierten Daten werden mit Hilfe der Spalten titel den Datenfeldern des Open Xchange Servers zugewiesen 136 Copyright Open Xchange Inc 2009 Import Als Trennzeichen zwischen den Datenfeldern wird das Komma verwendet e Enth lt ein Datenfeld ung ltige Daten wird der zugeh rige Kontakt bersprungen Daten sind in folgenden F llen ung ltig Die Anzahl der Zeichen ist zu gro Die weiter unten folgende Tabelle enth lt zu jedem Datenfeld Angaben ber zul ssige Anzahl von Zeichen e Ein Datenfeld hat ein falsches Format Die Datenfelder m ssen folgende Formate besitzen Alle E Mail Felder m ssen das Zeichen
289. tellt Dies reduziert doppelte Datenhaltung und Datenpflege 1 3 berblick behalten Sicher stehen in Ihrem Unternehmen intern auch andere organisatorische Aufgaben an die eventuell ebenfalls Termin gebunden sein k nnen wie zum Beispiel die Verwaltung von Ressour cen Wie h ufig m ssen Besprechungsr ume zur Verf gung stehen Beamer f r Besprechungen vorbereitet sein oder Kraftfahrzeuge reserviert werden ber die Verwaltung von Ressourcen lassen sich Besprechungen besser organisieren oder die Ressourcenauslastung besser steuern 1 4 Funktionsumfang Der Open Xchange Server setzt das erfolgreiche Konzept leistungsf higer Mail und Groupware Server fort und bietet zudem zus tzliche Funktionalit ten in Form einer leistungsf higen Group ware L sung Auf Server Seite steht Ihnen mit Open Xchange Server und einem Linux Server eine sichere und leistungsf hige Plattform zur Verf gung 1 5 Die Systemvoraussetzungen F r einen reibungslosen Einsatz des Open Xchange Servers sollten einige Einstellungen und Sys temvoraussetzungen beachtet werden 1 5 1 Aufl sung Bildschirmgr e Die minimale Bildschirmaufl sung f r den Open Xchange Server ist auf 1024x768 ausgerichtet Mit einer h heren Aufl sung k nnen mehr Informationen auf einmal dargestellt werden Damit erh ht sich auch der Bedienkomfort siehe Abschnitt 1 1 Anmelden und Abmelden 1 5 2 Browser Anforderungen Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Firefox
290. ter Termin aktiv gesetzt ist Sie k nnen nun die entsprechenden Daten eines neuen Termins in den zugeh rigen Feldern eintragen Achten Sie beim Anlegen neuer Termine darauf das Feld Beschreibung auszuf llen da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss Sollten Sie vers umen das Feld Beschreibung auszuf llen k nnen Sie den neu zu erstellenden Termin nicht speichern Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld Beschreibung wird rot umrandet 4 4 5 1 Beginn und Ende des Termins Das Beginn und das Ende des neu zu erstellenden Termins k nnen Sie wahlweise manuell in den hierf r vorgesehenen Feldern eintragen oder mithilfe der Kalendersymbole bzw der Auswahllisten neben diesen Feldern festlegen 4 Zeitangaben f r neue Termine Die von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilit t gepr ft um sicherzustellen dass das Ende von Terminen zeitlich nach dem Beginn der Termine liegt Haben Sie verse hentlich das Ende eines neuen Termins zeitlich vor dessen Beginn gelegt wird der Beginn automatisch auf einen plausiblen Wert gesetzt 74 Copyright Open Xchange Inc 2009 Termine erstellen 4 4 5 2 Ganzt gige Termine M chten Sie ganzt gige Termine wie z B Geburtstage oder andere Ereignisse die einen ganzen Tag andauern anlegen aktivieren Sie im Fenster Termin die Option Ganzt gig Hiermit entfallen die Eingaben der Uhrzeiten f r das Beginn und das Ende des neuen Termins
291. ter Tags auf Entfernen 8 7 Ordnerverwaltung Im Open Xchange Server stehen Ihnen vielf ltige Optionen zum Verwalten Ihrer Ordner zur Verf gung Die Optionen erhalten Sie mit einem Rechtsklick auf einen Ordner Durch den Rechtsklick ffnet sich ein Kontextmen mit folgenden Optionen Neuer Unterordner E Mail Kalender Aufgabe Kontakte InfoStore Ordner abonnieren Als Link versenden L schen Umbenennen Ausschneiden Einf gen Ordner leeren Eigenschaften Einige Optionen k nnen fehlen oder inaktiv sein Dies h ngt davon ab welchen Ordner Sie angeklickt haben 8 7 1 Neuer Unterordner Sie k nnen in Ihren eigenen Ordnern beliebig viele Unterordner anlegen Auch im bergeordneten Ordner ffentliche Ordner sowie in f r Sie freigegebenen Ordnern k nnen Sie bei entsprechen den Berechtigungen Unterordner anlegen Zum Anlegen eines Unterordners klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in dem Sie einen Unterordner anlegen wollen und w hlen Sie die Option Neuer Unterordner Im auf klappenden Untermen klicken Sie auf die Ordnerart die Sie erzeugen m chten Im Ordnerbaum wird ein neuer Ordner angelegt Geben Sie einen Namen f r den neuen Ordner ein Der neue Ordner erh lt die Berechtigungen des bergeordneten Ordners Wenn Sie den neuen Ordner in einem eigenen oder ffentlichen Ordner anlegen erhalten Sie Administrator Rechte an dem neuen Ordner Weitere Informationen zur Rechtevergabe erhalten Sie im Abschnitt
292. thode deaktiviert und somit das Verschieben von Kontakten aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Kontakten mithilfe der Panel Funktion Verschieben die Auswahlliste immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Kontakten per Drag amp Drop k nnen Sie nur Kontaktordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde Einen Kontakt der als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 3 10 Kontakte kopieren Das Kopieren von Kontakten erlaubt Ihnen Kontakte zu kopieren optional auch von einem Kontaktordner in einen anderen Kontaktordner Im Gegensatz zur Funktion Duplizieren wird Ihnen w hrend des Kopierens nicht die M glichkeit zur direkten nderung der Daten der kopierten Kontakte gegeben Wollen Sie die kopierten Kontakte auch inhaltlich bearbeiten f hren Sie die gew nschten nderungen nach dem Kopieren wie im Abschnitt Abschnitt 3 5 Kontakte bearbeiten beschrieben aus Um einen oder mehrere Kontakte aus Ihren pers nlichen Kontaktordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt zu kopieren verfahren Sie wie folgt
293. tiv und treffen Sie dann Ihre Auswahl f r die Rechte die der Benutzer oder die Benutzergruppe erhalten soll Danach speichern Sie Ihre Auswahl im Panel durch einen Klick auf das Symbol in der Sektion Speichern 162 Copyright Open Xchange Inc 2009 Stichwortverzeichnis A Abmelden 5 143 Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert 158 Account Name 27 Administration 130 Administrator 147 Administratorrechte 147 Adressbuch 66 Adresskarten 33 AJAX 1 Aktualisierungsintervall 143 aktueller Tag Heute 64 Anmelden 5 Anmerkung 115 Apache 3 Applikation 34 Applikationsserver 2 Arbeitswochenansicht 63 159 Arbeitszeit 159 Aufgaben 91 Anlagen entfernen 103 hinzuf gen 103 InfoStore 96 ffnen 96 Speicherkapazit t 103 speichern 96 Ansicht 94 H Split 95 Liste 94 Arten 91 einzelne 91 freigegebene 93 ffentliche 92 pers nliche 91 private 99 Serienaufgaben 91 99 bearbeiten 104 Bearbeitungsfortschritt 104 Best tigung ndern 105 Doppelklick 104 Kontextmen 104 Panel Funktion 104 Status 104 Bearbeitungsfortschritt 98 Beginn 98 Daten eingeben 98 drucken 106 einzelne 106 Liste 106 selektieren 106 sortieren 106 duplizieren 108 Eingaben speichern 104 Einstellungen 161 Erinnerung 101 erstellen 97 aus anderen Modulen 97 Daten eingeben 98 Details 102 Eingaben speichern 104 Eingaben verwerfen 104 im Modul Aufgaben 97 Kosten 95 Teilnehmer
294. tore Ordner f r Sie nicht m glich 6 7 InfoEintr ge drucken M chten Sie die Daten einzelner InfoEintr ge oder Listen bersichten der InfoEintr ge aus Ihren pers nlichen InfoStore Ordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordnern anderer Benutzer ausdrucken verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden 6 7 1 Einzelne InfoEintr ge drucken Um einzelne InfoEintr ge sowie deren Daten auszudrucken lassen Sie sich den gew nschten Eintrag in der Ansicht H Splits anzeigen und klicken hiernach im Panelabschnitt InfoEintrag auf die Funktion Drucken Copyright Open Xchange Inc 2009 117 InfoEintr ge verschieben Der Open Xchange Server ffnet ein neues Fenster in dem in einem f r den Druck optimierten Formular die Druckdaten des zuvor ausgew hlten InfoEintrags angezeigt werden Dar ber hinaus wird gleichzeitig das Fenster Drucken zur Auswahl eines Druckers ge ffnet in dem Sie das zur Ausgabe gew nschte Ger t w hlen k nnen Sobald Sie Ihre Druckerauswahl im Fenster Drucken mit OK best tigen werden die Daten des InfoEintrags auf dem selektierten Ger t ausgedruckt und das Fenster mit den Druckdaten auto matisch geschlossen 6 7 2 Listen von InfoEintr gen drucken Der Listenausdruck mehrerer InfoEintr ge ist grunds tzlich nur aus der Ansicht Liste m glich Beim Listenausdruck werden nur markierte InfoEintr ge gedruckt 6 7 2 1 Zu druckende InfoEintr ge selekti
295. tt 2 Klicken Sie im Dialogfenster Netzwerkumgebung im Bereich Netzwerkaufgaben auf Netzwerkres source hinzuf gen Y Netzwerkumgebung Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras zur ck Q 2 5 I Ordner E Adresse Netzwerkumgebung Wechseln zu Internet Netzwerkaufgaben Netzwerkressource hinzuf ge hostshared Folders an host Netzwerkverbindungen anzeigen kleines Firmen oder Heimnetzwerk einrichten Drahtlosnetzwerk f r Heim bzw kleines Firmennetzwerk einrichten Arbeitsgruppencomputer anzeigen Symbole f r Netzwerk UPnP Ger te einblenden Andere Orte Desktop 3 Arbeitsplatz Eigene Dateien Gemeinsame Dokumente Drucker und Faxger te Details Abbildung 7 1 Hinzuf gen einer Netzwerkressource unter Windows XP Der Assistent zum Hinzuf gen von Netzwerkressourcen wird gestartet Klicken Sie auf Weiter Im n chsten Dialogfenster w hlen Sie Eine andere Netzwerkressource ausw hlen 7 2 3 Windows XP Schritt 3 Geben Sie die folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav infostore wobei lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss 124 Copyright Open Xchange Inc 2009 Direktzugriff auf den Dokumen ten Server unter Windows Vista 7 2 4 Windows XP Schritt 4 Im n chsten Dialogfenster geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Verwenden Sie dazu Ihre
296. typen Das Speichern einer Anlage l dt eine Kopie dieser Datei vom Server auf Ihre lokale Festplatte bzw ein anderes Laufwerk das Sie als Ziel f r den Download angeben 4 2 8 5 Anlagen aus Terminen im InfoStore speichern Das Abspeichern einer Anlage im InfoStore erzeugt einen neuen Info Eintrag im InfoStore der ber den Open Xchange Server verwaltet wird Diese Methode bietet den Vorteil dass Sie und andere Benutzer ber das Modul InfoStore auf diesen Info Eintrag zugreifen k nnen Weitere Informationen zum InfoStore und Info Eintr gen finden Sie im Kapitel InfoStore Um eine Anlage aus einem Termin in einem Ihrer pers nlichen oder einem f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen InfoStore Ordner eines anderen Benutzers das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu speichern w hlen Sie die gew nschte Anlage in der Liste aus und klicken dann im Panelabschnitt Anlage auf die Funktion Im InfoStore speichern Dies ffnet das Fenster Neuer Info Eintrag in dem Sie eine Beschreibung sowie weitere Daten wie z B eine Internetadresse oder Anmerkungen des neu zu erstellenden Info Eintrags eingeben und den Zielordner w hlen k nnen Sobald Sie alle Daten eingegeben haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern um den Info Eintrag im ausgew hlten Ordner abzuspeichern amp Anlagen als Eintr ge im InfoStore speichern Um Anlagen aus Terminen im InfoStore abspeichern zu k nnen m ssen Sie ber ausrei
297. typisches Fallbeispiel f r eine Terminserie als Parameter wurden folgende Daten festgelegt Der Termin soll einmal w chentlich jeweils Montags stattfinden als Beginn wurde das Datum der ersten Instanz der Terminserie gew hlt Da diese Terminserie nur innerhalb des ersten Quartals des laufenden Kalenderjahres andauern soll wurde als Ende der letzte Kalendertag des ersten Quartals eingetragen Copyright Open Xchange Inc 2009 75 Termine erstellen Termin Serientyp OEinmal OrT glich Ww chentiich Monatlich OsJ hrlich Serienoptionen am Dienstag Mittwoch CO Donnerstag Samstag O Sonntag Zeitraum Beginnt am 19 09 2007 Endet 2 Termine 19 09 2007 LL OK Abbrechen ns PP VPN NV ni ER ne NN VU Ve Antennen VU NT ET PE CN TS NU Te te VS Abbildung 4 14 Terminserie Fallbeispiel Sie k nnen zu dem Geburtstag eines Kontakts eine Terminserie erstellen Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt 3 4 5 2 Pers nliche Daten Tags und Ordner 4 4 5 5 Tags zuordnen Zur Kategorisierung k nnen Sie dem neu anzulegenden Termin ein oder mehrere Tags zuordnen Hierzu geben Sie die gew nschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein einzelne Tags m ssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden oder klicken auf die Option Tags und w hlen dann die gew nschten Tags per Mausklick aus Beachten Sie dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt wenn Sie diese zuvor in den
298. uf der Startseite Informationen zu den einzelnen Modulen erhalten Sie im Abschnitt Abschnitt 1 3 Die Modulleiste a A E Abmelden Timo Meier Neu Schnelleinstellungen 4 Le D 3 v InfoBox anzeigen Quickinfo anzeigen Minikalender anzeigen Ordner amp Timo Meier E aA E Mail E T Kalender p Startseite 8 Kontakte 0 Aufgaben 72 Kalender E Mail P ffentliche Ordner Donnerstag Keine Eintr ge verf gba ah Freigegebene Ordner 711 200 11 00 Management Update InfoStore Folgende Woche 05 12 2008 08 30 Monthly Sales Meeting Sp ter 11 12 200 11 00 Management Update 4 November gt 4 2008 gt 02 0 0 08 30 Monthly Sales Meeting Mo Di Mi Do Fr Sa So 44 27 28 29 30 1 2 45 3 4 5 6 789 Aufgaben a 0 Infostore 46 10 11 12 13 14 15 16 Mein infoStore a 47 17 18 19 20 21 22 23 ng 48 24 25 26 27 28 2930 Telefon Script Frank Meyer 8 09 2007 Anfahrt zur Ferienwohnung Frank Meyer 9 20 Heute Anleitung f r das Erstellen Timo Meie 20 Marketing brochure Englist Timo Meie 1 08 20 Vorlage Anschreiben Timo Meie 09 03 2007 Sie haben keine ungelesenen Alle Ordner Nachrichten 58 0 9 77 Telefon Script Frank Meyer a Datei 0 17 4 88 GB Abbildung 1 2 Die Startseite des Open Xchange Server Die Startseite unterteilt sich in mehrere Bereiche In der Titelleiste die in allen Modulen identisch ist finden Sie die grundlegende
299. umente 79 Externe Grafiken 153 Externer Zugang 3 F Fehlermeldung 5 116 Filter 156 Formatierung 152 Foto 39 freigegebene Ordner 161 Funktionalit t 4 Funktionsumfang 2 G Gastzugang 161 gel schte E Mails 151 Globale Optionen 143 Globales Adressbuch 66 Copyright Open Xchange Inc 2009 165 Groupware 3 Groupware Client 3 Groupware L sungen 1 Groupware Server 2 Gro und Kleinschreibung 5 Gruppe 147 Gruppen verwalten 130 Gruppenmanagement 4 GUI 2 H HTML formatierte Nachrichten 153 HTML Nachrichten 153 Import Kontakte im CSV Format importieren 136 Kontakte im VCARD Format importieren 135 Termine und Aufgaben importieren 132 Unterst tzte Dateitypen 132 Importieren 132 InfoBox 9 12 79 Informationen teilen 113 Informationsfluss 1 Informationspool 1 Informationszentrale 6 InfoStore 1 113 Ansicht 113 H Split 114 Listenansicht 114 Bookmarks 113 Dokumente 113 Versionen 114 Einstellungen 161 globale Ordner 115 Hover 114 Kopie pers nlicher Ordner 113 Lesezeichen 113 max Gr e Anlage 115 neuer Eintrag 115 ffnen 113 Ordner 113 Register bersicht 114 Standardansicht 161 UserStore 113 Wissensbeitrag 113 Wissenseintrag 115 Zugriff ber WebDAV 113 InfoStore Eintrag anlegen 115 bearbeiten 116 Doppelklick 116 Kontextmen 116 Panel Funktion 116 drucken 117 einzelne 117 Liste 118 Flags 120 ndern 121 entfe
300. und Ressourcen sowie die Terminanzeige Gebucht Gesch ftlich unterwegs Frei etc und ob der Termin ein einzelner Termin oder eine Terminserie ist Des Weiteren werden der zugeh rige Kalenderordner Anmerkungen und zugeordnete Tags angezeigt sofern diese Daten eingetragen wurden Wurde dem Termin eine Erinnerung hinzugef gt wird diese ebenfalls in diesem Register dargestellt 4 2 8 2 Register Teilnehmer Das Register Teilnehmer f hrt alle an dem Termin teilnehmenden Personen und reservierten Ressourcen auf Ressourcen sind gegenst ndliche Mittel und Ger te Konferenzr ume Fahrzeuge Pr sentationsmedien usw sowie auch bestimmte Teilnehmer die zur Durchf hrung von Terminen unbedingt erforderlich sind wie z B der Seminarleiter einer Schulung Mithilfe der Informationen aus der Spalte Status k nnen Sie auf einen Blick erkennen welche Personen ihre Teilnahme am Termin bereits best tigt unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben bzw von welchen Personen eine diesbez gliche Antwort noch aussteht Sofern die einge ladenen Teilnehmer mit ihrer Antwort einen begleitenden Kommentar eingegeben haben k nnen Sie diesen in der Spalte Anmerkungen einsehen Beachten Sie dass f r gegenst ndliche Ressourcen kein Teilnahmestatus angezeigt werden kann i Verwaltung gegenst ndlicher Ressourcen Die Verwaltung gegenst ndlicher Ressourcen Hinzuf gen neuer Ressourcen sowie Bearbeiten und L schen vorhandener Ressourcen ist im
301. und auch die Drag amp Drop Methode deaktiviert und somit das Verschieben von Aufgaben aus diesem Ordner f r Sie nicht m glich Ferner zeigt Ihnen beim Verschieben von Aufgaben mithilfe der Panel Funktion Verschieben die Auswahlliste immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einger umt wurde Beim Verschieben von Aufgaben per Drag amp Drop k nnen Sie nur Aufgabenordner als Ziel ordner mit der Maus w hlen zu denen Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten einge r umt wurde Eine Aufgabe die als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner verschieben Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermel dung 5 9 Aufgaben duplizieren Das Duplizieren von Aufgaben erm glicht Ihnen Aufgaben optional auch zwischen verschiedenen Aufgabenordnern zu kopieren und direkt w hrend dieses Vorgangs die Daten der kopierten Aufgabe zu bearbeiten Mithilfe dieser Funktion k nnen Sie neue Aufgaben auf Basis einer bereits erfassten Aufgabe anlegen Sie brauchen in den Daten der neuen Aufgabe lediglich abweichende Angaben zu ndern identische Informationen k nnen bernommen werden Um Aufgaben in Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder in zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt zu duplizieren selektieren Sie zun chst die gew ns
302. ung 8 Papierkorb Einf gen Verkn pfun g einf gen Netzwerkressource hinzuf gen Eigenschaften DOKU Arbeitsgruppe WORKGROUP Doku r Intel R Core TM 2 CPU T7200 2 00GHz Arbeits eicher 1 00 GB Abbildung 7 2 Netzwerkressource hinzuf gen 7 3 3 Schritt 3 Netzwerkort festlegen Klicken Sie im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen auf Weiter W hlen Sie Eine benutzerdefinierte Netzwerkressource ausw hlen Klicken Sie auf Weiter Geben Sie im Dialogfenster Einen Netzwerkort hinzuf gen die folgende Adresse ein http lt adresse gt servlet webdav infostore wobei Sie lt adresse gt durch die IP Adresse oder URL Ihres Open Xchange Servers ersetzen m ssen 7 3 4 Schritt 4 Zugangsdaten Im n chsten Dialogfenster geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Verwenden Sie dazu Ihre Login Daten f r den Open Xchange Server 7 3 5 Schritt 5 Abschlie en Im n chsten Dialogfenster k nnen Sie der Ressource einen Namen zuweisen oder den vorgeschla genen Namen bernehmen Im n chsten Dialogfenster klicken Sie auf Fertig stellen Die Einrichtung ist damit abgeschlossen Copyright Open Xchange Inc 2009 Direktzugriff auf den Dokumen ten Server unter Windows Vista 7 3 6 Auf den Dokumentenserver zugreifen ffnen Sie im Windows Explorer den Eintrag Computer Sie finden den InfoStore unter dem Namen den Sie in Schritt 5 vergeben haben L schen Wenn Sie einen Eintrag
303. ungsintervall 161 Standardansicht 161 E Mail 151 Abwesenheitsbenachrichtigung 158 Allen antworten 152 Ansicht 151 automatisch selektieren 151 E Mail Entwurf automatisch speichern 153 E Mail Font 152 E Mail Fontgr e 152 Emoticons 153 Empfangsbest tigung 151 Externe Grafiken 153 Filter 156 gel schte 151 HTML 153 Konten 154 Mail in Antwort zitieren 152 Nachrichten formatieren 152 Nachrichten weiterleiten als 152 Sender Adresse 153 Signaturen 153 Unterordner 151 Visitenkarte anh ngen 152 Zeilenumbruch 152 Zitierte Zeilen farbig hervorheben 153 E Mail Adressen sammeln 152 InfoStore 161 Standardansicht 161 Kalender 159 Beginn Arbeitszeit 159 Darstellung 159 Ende Arbeitszeit 159 Intervall 159 Standardansicht 159 Team Optionen 160 Terminbenachrichtigung 160 Kontakte 160 Kartenansicht 160 Standardansicht 160 Ordner 145 161 als Link versenden 146 ausschneiden 146 Eigenschaften 146 einf gen 146 freigeben 162 l schen 146 Neuer Unterordner 145 Rechteverwaltung 147 umbenennen 146 OX Portalansichten 149 Spam E Mail Ansicht 151 Startseite 149 Layout 149 Tags 144 anlegen 145 l schen 145 Eintrag erstellen 115 E Mail verfassen 18 weiterleiten 13 Emoticons 153 Empfangsbest tigung 20 151 Entwurf automatisch speichern 21 Entwurf speichern 20 Erinnerung aktivieren 101 expandieren 5 Exportieren 142 Kontakte 142 Termine und Aufgaben 143 Externe Dok
304. ungsrechte 148 eigene Ordner 147 einzelne Benutzer 147 Konzept 147 Leserechte 148 L schrechte 148 Ordnerrechte 148 168 Copyright Open Xchange Inc 2009 Rechteverwaltung 147 Redundanzen 115 Reisekosten eintragen 102 Ressourcen 2 125 Ressourcen verwalten 131 Rich Clients 1 3 5 Schnelleinstellungen 9 Schnellfilter Leiste 32 33 Schriftzeichen 4 Sekund rapplikationen 3 Sender Adresse 153 Sicherheit 3 Sicherheitsrisiko 3 153 Signaturen 23 153 Sitzung beenden 5 Smiley 153 Speicherkapazit t 79 103 Sprachauswahl 4 144 Deutsch 144 Englisch 144 Franz sisch 144 SSL Verschl sselung 3 Standardansicht 151 Startseite 3 5 6 7 149 Startsymbol Home 7 Suchfunktion 15 Suchkriterium 15 Symbol Abmelden 5 E Mail 9 InfoStore 115 Start 5 Systemvoraussetzungen 2 Bildschirmaufl sung 2 Browser Anforderungen 2 Zus tzliche Anforderungen 2 T Tabellenkalkulationen 34 79 Tagesansicht 159 Tags 144 Tastaturk rzel 9 Team 160 Team Ansicht 66 Team Optionen 160 Teamarbeit 1 Teilnehmer benachrichtigen 82 Telefonliste 32 Termine 55 ndern 83 Anlagen 79 anlegen 73 anzeigen 56 aus allen Kalendern 58 anzeigen als 77 Arten 55 angrenzende 61 einzelne 55 61 ganzt gige 62 ffentliche 57 private 55 Team Termine 56 Terminserie 55 Terminserien 61 berschneidende 61 bearbeiten 83 Doppelklick 84 Drag amp Drop 84 Ko
305. upware eine in Software gegossene L sung gegen bersteht 1 Vorteile von Groupware L sungen Der Open Xchange Server ist eine leistungsf hige Groupware L sung auf Web Basis die mit den neuesten AJAX Technologien oder Rich Clients wie z B Outlook genutzt werden kann und ihrerseits auf einer stabilen Linux Plattform aufsetzt 1 1 Pflegen von Kundenbeziehungen In den meisten Unternehmen ist erkannt worden dass die Kundenbeziehung eine besondere Rolle f r den Unternehmenserfolg spielt Kein Kunde mag es verschiedenen Mitarbeitern sein Anliegen noch einmal zu schildern oder die Antwort zu h ren mein Kollege ist nicht da und ich wei leider auch nicht wann er wiederkommt Die Geschwindigkeit der nderungen an den M rkten fordert heute eine schnelle und flexible Unternehmensstruktur um dem Wettbewerbs druck widerstehen zu k nnen Die flacher werdenden Strukturen Team und Projektarbeit verlangen einen Mehraufwand an Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten Die optimale Firmenorganisation in Bezug auf Kommunikation und Informationsfluss spielt f r das unterneh mensinterne Geschehen aber auch f r die Zusammenarbeit mit Kunden Lieferanten oder Gesch ftspartnern eine zentrale Rolle Dabei kommt es darauf an Br che in Kommunikationss trukturen zu vermeiden Informationsl cken zu schlie en und den Informationsfluss zu beschleunigen 1 2 Was kann Groupware leisten Mit Groupware L sungen wie dem Open Xchange Server
306. vate Adresse sowie alle zugeh rigen Kontaktdaten Telefon und Telefaxnummern E Mail Adressen etc Als Erg nzung der vorgegebenen Felder k nnen mithilfe der dynamischen Felder zus tzliche Daten in Kontakten erfasst werden zu denen es im Open Xchange Server standardm ig keine Felder gibt Wurden die dynamischen Felder f r diese Zwecke verwendet so werden die entspre chenden Inhalte ebenfalls in diesem Register angezeigt Copyright Open Xchange Inc 2009 33 Kontakte Ansichten Alle Eintr ge dieses Registers die am Ende der Bezeichnung einen nach unten weisenden Pfeil besitzen geben Ihnen Zugriff auf alternative Informationen dieses Datenfelds Um z B statt der gesch ftlichen die private Anschrift des Kontakts anzuzeigen klicken Sie auf den Pfeil und w hlen dann aus der Liste die gew nschte Anschrift aus Die Darstellung der alternativen Informationen ist nur tempor r Durch das Verlassen der Ansicht Detail wird die Anzeige im Register wieder auf die vorgegebenen Felder zur ckgestellt 3 2 3 2 Register Anlagen Anlagen sind externe Dokumente wie z B Wegbeschreibungen als Textdokumente Angebote als Tabellenkalkulationen Bilder usw die mit den Kontaktdaten abgespeichert werden k nnen und so direkt mit dem Kontakt verbunden sind Der Abschnitt Abschnitt 3 4 6 Anlagen zu Kontakten hinzuf gen aus diesem Kapitel beschreibt wie Sie einem Kontakt Anlagen zuordnen k nnen Das Register Anlagen f hrt
307. von Objekten f r den Zielordner Gleiches gilt wenn Sie Aufgaben zwischen f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgaben ordnern anderer Benutzer duplizieren m chten Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an zu denen Ihnen dieses Recht einger umt wurde Eine Aufgabe die als privat gekennzeichnet ist k nnen Sie nicht in einen ffentlichen oder freigegebenen Ordner kopieren Sollten Sie dies versuchen erhalten Sie eine Fehlermeldung 5 10 Aufgaben mit Flags kennzeichnen Flags sind farbige Markierungen mittels derer sich verschiedenartige Aufgaben zur besseren Unterscheidung kennzeichnen lassen z B k nnen Sie alle langfristigen Aufgaben mit gr nen Flags alle eiligen Aufgaben mit roten Flags und alle internen Aufgaben mit blauen Flags versehen Durch die Anzeige der Flags dargestellt als farbige F hnchen sind Sie in der Lage sofort zu erkennen um welche Art es sich bei bestimmten Aufgaben handelt Flags werden in allen Ansichten angezeigt in den Ansichten Liste und H Split als eigene Spalte und in der Ansicht H Split in der H Split Ansicht Die Bedeutung der Farben der Flags ist im Open Xchange Server nicht festgelegt Sie k nnen daher frei entscheiden welche Art der Mar kierung welches Flag f r Sie bedeutet 5 10 1 Aufgaben mit Flags markieren M chten Sie Aufgaben aus Ihren pers nlichen Aufgabenordnern oder aus f r Sie ffentlichen bzw freigegebenen Aufgabeno
308. w nschten Modifikationen an der Aufgabe ausf hren z B Beginn F lligkeit oder andere Daten aktualisieren zugeordnete Tags ndern Anlagen zur Aufgabe hinzuf gen etc 5 5 2 1 Aufgabenstatus bzw Bearbeitungsfortschritt ndern M chten Sie den Status bzw den Bearbeitungsfortschritt einer Aufgabe ndern verwenden Sie hierzu die entsprechenden Optionen im Fenster Aufgabe bearbeiten Aufgaben deren Status Sie auf Erledigt setzen werden nach dem Speichern Ihrer nderung in den Ansichten Liste und H Split durchgestrichen dargestellt Setzen Sie den Status der aktuellen Instanz einer Serienauf 104 Copyright Open Xchange Inc 2009 Aufgaben l schen gabe auf Erledigt f gt dies der Liste Ihrer Aufgaben automatisch die n chste Instanz dieser Serienaufgabe hinzu sofern diese Serienaufgabe noch nicht beendet ist Sobald Sie Ihre nderungen durchgef hrt haben klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf Speichern um Ihre nderungen abzuspeichern und das Fenster Aufgabe bearbeiten zu schlie en Um Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen markieren Sie in einer Listenansicht eine oder meh rere Aufgaben Klicken Sie im Panel Abschnitt Aufgabe auf Als erledigt markieren Tipp Sie k nnen diese Funktion auch ber das Kontextmen aufrufen Aufgaben die erledigt sind werden abgeschw cht und durchgestrichen dargestellt 47 Teilnehmer benachrichtigen Wenn Sie Aufgaben bearbeiten und Ihre nderungen abspeichern werden wi
309. werden mit Hinzuf gen in die Liste bernommen Haben Sie Ihre Auswahl beendet bernehmen und speichern Sie diese mit OK Wollen Sie die Auswahl abbrechen und das Fenster schlie en klicken Sie auf Abbrechen 2 11 5 Wichtigkeit Um die Auswahlbox Wichtigkeit anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen In der Auswahlbox Wichtigkeit k nnen Sie der Nachricht eine Priorit t vergeben Diese wird dem Empf nger angezeigt Somit wei er wie wichtig die Nachricht f r ihn ist bzw wie dringend eine Antwort erwartet wird Es gibt drei Priorit ten Niedrig Normal Hoch E Mails der Priorit t Niedrig bzw Hoch werden mit einem blauen bzw roten Ausrufezeichen versehen 2 11 6 E Mail Empfangsbest tigung Um die Auswahlbox Empfangsbest tigung anzuzeigen aktivieren Sie im Panel Abschnitt Ansicht das Kontrollfeld Optionen Wollen Sie eine Empfangsbest tigung vom Empf nger erhalten dann aktiviefren Sie die Auswahl box Empfangsbest tigung Damit erh lt der Empf nger beim ffnen der E Mail eine Abfrage ob er eine Empfangsbest tigung senden will Verweigert er dies nicht dann erhalten Sie als Absender eine Best tigung dass Ihre E Mail beim Empf nger angekommen ist 2 11 7 E Mail Entwurf ber die Panel Funktion Entwurf speichern k nnen Sie eine E Mail zur sp teren Bearbeitung speichern Die E Mail wird in den Ordner Entw rfe verschoben Wollen Sie diese sp ter bearbeiten ffnen Sie den O
310. yright Open Xchange Inc 2009 67 Kalender Ansichten und Zeitr u me 4 2 7 3 Ansicht Team Zeitraum Arbeitswoche In der Ansicht Team werden Ihnen f r den Zeitraum Arbeitswoche die Termine der selektierten Benutzer f r die ausgew hlte Arbeitswoche als Balken dargestellt deren Farbe die Terminanzeige Gebucht Frei etc widerspiegelt Um den Beginn und das Ende eines Termins einzusehen k nnen Sie wie in den Kalenderansichten ein Fenster mit Zusatzinformationen einblenden lassen indem Sie mit Ihrem Cursor auf einem Termin verharren Dr Timo Meier Neu 9 amp DA fe Verkn pfung Start Abmelden Ansicht Zeitraum e Kalender Tag J L sche Team Kalender Team Mitglied Flag amp Hinzuf gen Arbeitswoche 22 Entfe Ordner ie Drucke List amp Team w hlen imo Meier z erschiebe etdil amp Team erstellen 9 E Mail v Kalender Geburtstage j KW 38 2007 7 Urlaub Vereinskalender Team Mitglied Montag 17 09 2007 Dienstag 18 09 2007 Mittwoch 19 09 2007 Donnerstag 20 09 2007 Freitag 21 09 2007 S Wichtige Termine Frank Meyer 8 E Kontakte Tina Li r d ina Aufgaben Solveigh Schmidt ffentliche Ordner Freiaeaebene Ordner RE RE te nn ee nn en ne en Abbildung 4 13 Termine in der Ansicht Team Zeitraum Arbeitswoche M chten Sie die Termine einer vorhergehenden oder nachf
311. zeige des entsprechenden Tages ein Symbol bzgl weiterer Termine eingeblendet Dieses Symbol wird ebenfalls angezeigt wenn f r einen Tag mehrere ganzt gige Termine eingetragen wurden Copyright Open Xchange Inc 2009 63 Kalender Ansichten und Zeitr u me Abmelden Timo Meier Neu Kalender Ansicht Zeitraum Flag Suchen Verkn pfung 93 amp z Bearbeiten Kalender Tag a Start FA L sche Arbeitswoche jr Ordner Zur cksetzen TimoM Drucke Liste Monat z Verschieben Woche brechen 8 E Mail B 7 Kalender TA Geburtstage Urlaub TE Vereinskalender Pers nliche Ordner Kalender Montag 17 09 2007 KW 38 2007 Dienstag 18 09 2007 Mittwoch 19 09 2007 Geburtstag John gt Donnerstag 20 09 2007 Freitag 21 09 2007 XML Schulung Wichtige Termine 8 Kontakte Aufgaben ffentliche Ordner 00 Kundentermi Fa Meier GmbH 09 00 Kick off Meeting Projekt Produkt Demo 7 Freiaeuebene Ordner 40 00 f Alpha Meeting mit Marketing 3 Team ang amp 4 September gt 4 2007 Mo Di Mi Do Fr Sa So 12 00 Mittagessen 35 gt 28 29 30 1 2 mit Solveigh 37 10 11 12 13 14 15 16 38 17 8 19 20 21 22 23 44 00 24 25 26 27 28 29 30 15 0 Heute InfoBox 20 Globex Pr sentation Sie haben keine ungelesenen 17
312. zen Sie den entsprechenden Eintrag unter Rechte aktiv und gehen Sie in das Panel zu Benutzer und w hlen dort Entfernen 8 8 2 Bedeutung der Berechtigungen 8 8 2 1 Rechtevergabe Unter Rechtevergabe k nnen Administratorrechte vergeben werden Ein Benutzer mit solchen Rechten darf selber Rechte vergeben Wird Keine Rechte gew hlt darf der entsprechende Benutzer selber keine Rechte f r diesen Ordner vergeben Copyright Open Xchange Inc 2009 147 Rechteverwaltung 8 8 2 2 Ordnerrechte Wollen Sie einem Benutzer keine Ordnerrechte einr umen aktivieren Sie die entsprechende Funktion Damit wird der Ordner dem anderen Benutzer nicht angezeigt Jedoch k nnen Sie gleichzeitig Lese und Bearbeitungsrechte darauf vergeben Der Grund daf r liegt in der Ordnerrechtestruktur die die Vergabe von Rechten auf Ordnerebene erlaubt nicht aber auf Objektebene Nehmen Sie an Sie wollen einem anderen Benutzer Lese und Bearbeitungsrechte f r ein einzelnes Objekt innerhalb eines Ordners geben jedoch alle anderen Objekte darin dem Benutzer nicht anzeigen Dies ist nur m glich indem Sie den Ordner vor dem Benutzer verstecken und ihm jedoch das freizugebende Objekt per Link in einer E Mail schicken Somit kann der andere Benutzer nur dieses eine Objekt sehen da er direkten Zugriff darauf bekommt und auch Lese und Bearbeitungsrechte darauf hat Auf alle anderen Objekte des Ordners hat er zwar theoretisch auch Lese und Bearbeitungsrechte aber
313. zung des Suchkriteriums kein Zeitraum f r die Anzeige ausgew hlt ist M chten Sie die Darstellung der Termine wieder auf einen der vorgegebenen Zeitr ume Tag Woche etc begrenzen klicken Sie auf die zugeh rige Funktion im Panelabschnitt Zeitraum 90 Copyright Open Xchange Inc 2009 Kapitel 5 Aufgaben Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre pers nlichen sowie alle f r Sie ffentlichen bzw von anderen Benutzern freigegebenen Aufgaben und deren Daten Beginn und F lligkeit Status Wichtigkeit Teilnehmer und Ressourcen etc Sie k nnen Ihren Aufgaben mehrere Anlagen zuordnen und nach bestimmten Aufgaben suchen L Abmelden JM Timo Meier Neu Aufgabe Ansicht Best tigung Flag Suchen Verkn pfung v D T amp Bearbeiten H Split 7 ndern ik g Start Gere L schen Liste r 3 Zur cksetzen Ende er M gt Drucken P no EST E verschieben P Abbrechen 8 E Mail gt F 8 FA Kalender Pers nliche Ordner Aufgaben X Kontakte m AE Betreff Wichtigkeit Beginnt am F lligkeitstermin a abgeschlossen Flag P ffentliche Ord BMS Pr sentation evaluieren 14 02 1970 14 02 1970 A entliche Ordner M ngabot fi N Installation kalkullarar a 29 01 2007 20 042007 Freigegebene Ordner Infostore santation vorbereiten 104 2001 02 02 2007 100 Design review 08 02 2007 09 02

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