Home

Dokument - Spielberg

1. Nun erscheint die erste Seite des Stapels auf der Liste Lokale Dokumente und ist als neues Dokument markiert Sollte nun die folgende Seite im Stapel zu dem als erstem indizierten Dokument geh ren so kann sie einfach durch die Tastenkombination Strg Plus dem vorherigen Dokument hinzugef gt werden Sollte einmal eine Seite zu viel hinzugef gt worden sein so ist diese mit Strg Minus leicht wieder zu entfernen und wird dem Nacherfassungsstapel wieder hinzugef gt Nachdem die Dokumente indiziert wurden k nnen sie mit F9 eingecheckt werden DataSelect Nacherfassung Selektieren Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld W hlen Sie im Reiter Bearbeiten Nacherfassungsdokumente aus Nun wird Ihnen automatisch das erste Dokument welches f r die DataSelect Nacherfassung vorgesehen ist vorgelegt Nach berpr fung bzw Eingabe Bearbeiten von Dokumenten Seite 57 FileDirector WinClient der Adressdaten und Best tigung mit OK wird das Fenster f r die Adressdatenerfassung geschlossen In der Anzeige des Steuerfeldes sehen Sie nun die Indexfelder die zu dem durch DataSelect erkannten Dokumententyp geh ren Die Indexdaten k nnen nun berpr ft erg nzt und ggf korrigiert werden Adresse in der Datenbank nicht enthalten Sollten sich noch keine Adressen in der Adressdatenbank von DataSelect befinden so sind die Adressfelder in der Regel leer Wurden Werte des neuen Lieferanten erkannt so
2. Kopier und Druckbereich B Mit dieser Option kann ein Ausschnittsfenster auf der Seitenansicht aufgezogen werden Nachdem das Fenster aufgezogen wurde erscheint ein Auswahlmen Hier kann der Benutzer nun ausw hlen ob der Ausschnitt an den Drucker gesendet exakt skaliert an den Drucker gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden soll Aus der Zwischenablage kann er z B in eine Mail kopiert werden In dem Ausschnittsmen zus tzlich die Option Zwischenablage Text verf gbar Damit wird der Ausschnitt der gescannten Datei OCR gelesen und der erkannte Text in die Zwischenablage gespeichert Von dort aus kann der Text in andere Anwendungen kopiert werden Hinweis F r diese Funktion ist eine OCR Server Lizenz erforderlich So kann sie von allen WinClients verwendet werden die Kontakt zum Server haben auch ohne dass die OCH Engine auf dem Client installiert ist Dokumentenlisten drucken Soll eine Liste der selektierten Dokumente gedruckt werden so w hlen Sie die Dokumente aus der entsprechenden Liste aus Generieren Sie mit dem Befehl Drucke Dokumentenliste aus dem Kontextmen der rechten Maustaste eine Liste Hinweis F r eine Suche auf dem Server ist eine maximale Anzahl vorgegeben die vom WinClient angezeigt wird Diese maximale Anzahl hat den Standardwert 1000 Sollen also mehr als 1000 Dokumente im WinClient angezeigt und in die Liste gedruckt werden so kann dieser Wert vom Administrator auf de
3. Die Dokumentenliste kann innerhalb jedes Dokumententyps nach einem beliebigen Spaltenkriterium durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden Dokumente k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Posteingang Die Dokumentenliste Posteingang kann mit einem Klick des Buttons in der Toolleiste oder durch Auswahl des Eintrags Offnen im Men Datei ge ffnet werden Die in der Liste aufgef hrten Dokumente sind diejenigen die Ihnen als FileDirector Anwender von anderen FileDirector Anwendern gesendet worden sind oder f r die Sie als Empf nger einer Route des Prozessmanagements bestimmt wurden Dokumentenlisten Seite 34 FileDirector WinClient I Lokale Dokumente Posteingang Dokumententypen Total 1 2 8 Rechnung 1 Dokument m Sollen Dokumente ber Prozesse oder von anderen Benutzern empfangen werden so muss der WinClient mit dem FileDirector Server verbunden sein er Zu jedem Dokument wird der aktuelle Status angezeigt um Ihnen einen schnellen berblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden Jedem Dokument der Liste k nnen ber das Prozessmanagement bestimmte Aktionen zugewiesen sein Dies kann eine Aktion wie z B Genehmigen Ablehnen Kommentieren oder Anzeigen sein Diese Aktionen muss der Anwender ausf hren damit das Dokument auf dem Prozess weitergeleitet wird Dokumente
4. Indexerfassung kann nach bereits existierenden Dokumenten gesucht und dann ausgew hlt werden ob das Dokument angeh ngt oder vorangestellt wird Liefert das Suchergebnis mehr als ein Dokument so kann mit den Schaltfl chen N chstes Dokument bzw Vorheriges Dokument navigiert werden bis das korrekte Dokument gefunden wird Elektronische Dokumente Seite 86 FileDirector WinClient Wurde ein Feld mit einem eindeutigen Wert konfiguriert und der eingegebene Wert ist bereits vorhanden so wird das neue Dokument je nach Konfiguration dem vorhandenen Dokument angeh ngt oder vorangestellt Revidieren von elektronischen Dokumenten Ist ein elektronisches Dokument eingecheckt worden und soll nochmal berarbeitet werden dann ffnen Sie das Dokument im WinClient und lassen es anzeigen ber das Kontextmen der rechten Maustaste auf der Dokumentenanzeige k nnen Sie die Applikation starten Es ffnet sich die verwendete Applikation Nach nderung des Dokumentes in der Applikation wird beim Speichern mit dem FileDirector Button gefragt ob das Dokument als Revision gespeichert werden soll Nach Durchf hrung der nderung archivieren Sie das Dokument wieder mit dem FileDirector Button und eine Revision des Dokumentes wird gespeichert Checken Sie das Dokument nach der Anderung wieder ein Automatische Indexierung FileDirector Indexfelder k nnen so konfiguriert werden das sie automatisch mit Informationen aus einem Dokumen
5. value Ask On oder Off eingestellt werden Off E Mails werden als gesamte msg Datei gespeichert und Anh nge k nnen ge ffnet werden indem die Mail mit Office wieder ge ffnet wird Rechte Maustaste gt Applikation starten Das setzt voraus das auf jedem Rechner auf dem das Dokument mit Anhang eingesehen werden soll das Office installiert ist On Die Anh nge von E Mails werden als separate Seiten des Dokumentes gespeichert und der Body der E Mail als Html Seite Hinweis Sind in einer Html Datei Bilder so werden diese auch entsprechend separat abgelegt Die Verweise der Bilder in der Html Datei k nnen im Archiv nicht angezeigt werden Ask Bei dieser Option wird der Benutzer bei der Archivierung in Outlook gefragt ob die Anh nge separat als Seiten gespeichert werden sollen Dateianh nge als separate Dokumente speichern Sollen die Anh nge als komplett separates Dokument und nicht nur als separate Seite gespeichert werden so kann die folgende Option auf den Wert TRUE gesetzt werden lt add key NewDocsForAttachments value TRUE gt Der Standardwert nach einer Installation ist FALSE also nicht aktiviert Elektronische Dokumente Seite 88 FileDirector WinClient Dokumente Senden Dokumente k nnen per E Mail oder an andere FileDirector Benutzer in FileDirector gesendet werden Dokumente per E Mail senden Die E Mailoptionen des FileDirector Clients erm glichen
6. Dokumententypen gegeben worden sein so dass Sie Dokumente in dem einen Typ speichern aber in dem anderen nur suchen und abfragen d rfen Schwarzwei gescannte Dokumente werden im TIFF Format gespeichert farbige Dokumente werden als komprimiertes JPG Format abgelegt Werden elektronische Dokumente EDOCS archiviert werden diese im Originalformat gespeichert und k nnen ber einen integrierten Betrachter angesehen werden auch wenn die Originalapplikation nicht auf dem Rechercherechner installiert ist Wenn die Originalapplikation z B Word installiert ist k nnen auch nderungen an diesen Dokumenten vorgenommen werden Die nderungen werden in regul ren Dokumententypen immer in Revisionen gespeichert d h die urspr ngliche Fassung des Dokumentes bleibt erhalten Willkommen bei FileDirector Seite 14 FileDirector WinClient Verbindung zum Server herstellen Sollte beim Start des WinClients dieses Fenster erscheinen so m ssen Sie hier die Verbindung zum Server eintragen Zur Angabe der URL fragen Sie Ihren Administrator Weitere Informationen dazu unter der Erl uterung der Optionen gt Verbindung Arbeiten mit Proxyserver Kann die Verbindung des WinClients mit dem Server nicht hergestellt werden so kann das an der Verwendung eines Proxyservers liegen Hinweis Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch unter gt Separate Einstellung im WinClient trotz Proxyeinstellung Verbunden amp ge
7. Ordner behalten wollen Dokument genehmigen ablehnen Wenn einem Dokument die Aktion Genehmigen Ablehnen zugeteilt ist muss das Dokument gelesen und dann entschieden werden ob es genehmigt oder abgelehnt wird In beiden F llen k nnen Sie bei Bedarf auch einen Kommentar hinzuf gen Das Prozessmanagement kann das Dokument danach zum n chsten Prozessschritt weiterleiten W hlen Sie Dokument aufbewahren falls Sie eine Referenz auf das Dokument behalten wollen Prozessmanagement Seite 95 FileDirector WinClient Benutzeraktion durchf hren Benutzeraktionen k nnen w hrend der Konfiguration des Prozesses definiert werden Es wird eine Liste von Eintr gen definiert die erst abgearbeitet werden muss bevor das Dokument best tigt werden kann Diese Liste kann benutzerspezifisch eingerichtet werden Solange nicht alle H kchen gesetzt sind kann das Dokument nur abgelehnt werden und es verbleibt im Posteingang des Benutzers bis alle H kchen gesetzt sind Welche Optionen in der Liste angehakt waren k nnen sp ter im Kommentar des Dokumentes eingesehen werden Dokument aufbewahren Wird ein Dokument im Posteingang nach der Aktion gespeichert so kann dieses jederzeit von der Pers nlichen Liste gel scht werden ohne dass es vom Server gel scht wird Das aufbewahrte Dokument erh lt der Status Archiviert und muss sp ter zu weiteren Bearbeitung zun chst wieder ausgecheckt werden Prozess Status Der jeweilige momentane St
8. einf gen wollen 5 ber den Befehl Seiten einf gen ER aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten w hrend des Scannens angeh ngt werden Dokumente scannen Seite 78 FileDirector WinClient Seiten Voranstellen In FileDirector k nnen Seiten in Dokumenten vorangestellt werden wenn sich diese nicht im Status Nur lesen befinden also Dokumente die aktuell durch einen anderen Benutzer ausgecheckt und bearbeitet werden Um Seiten in einem Dokument voranzustellen 1 2 3 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen und ffnen Sie es Markieren Sie die Seite vor welche Sie die zu scannenden Seiten einf gen wollen S Uber den Befehl Seiten voranstellen ta aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten w hrend des Scannens angeh ngt werden Die gescannten Seiten werden am Anfang eines Dokumentes eingef gt Eine Seite ersetzen Einzelne Seiten in einem Dokument k nnen ersetzt werden Um eine Seite in einem Dokument zu ersetzen 1 2 3 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen und ffnen Sie es Markieren Sie die Seite die Sie ersetzen wollen ber den Befehl B Seite ersetzen wird die markierte Seite ersetzt Alle Seiten ersetzen Alle Se
9. ek KKK NEEN ENKE Ka vnn 1O e lege E 18 Bok mentenlisten s enter au res ee 19 Liste der Suchergebnisse Trefferliste 0 nnn0nnnnnnennnnonnnensennnssnnenssennnssenensseennssnnennsennnssrrenssennnsne 19 EOKale BE EE 19 Pers nlicher Ordner see un ee ig 19 Dokumentenanzeige Imagefenster uuenesseeessnennsennnsnnnnnsnnnnnennnnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnannnnnnnnnennnnnnnnnnnnenennn 19 Fenster anordnen im Arbeitsbereich un ante mu I es ei 20 K ntiguration der Reitergruppen auanin ee arsch er 20 Das Fenster Ihdexerfassuns eun ea am aka Benannte nella irren 20 Bak umienttellen un en nee 20 Erste Schritte un 0400444404 0nnnnnnnnnnn nun nun nnnnn nun nun nnnnnnnnnnnnennnnenn 2 1 ffnen eines Aktenschranks een 21 Manuelles ffnen eines Aktenschranks u 0u uu00 0ne en 21 Automatisches ffnen eines Aktenschranks a 2u0200200204200a0000n0nannnnnnonanenenannnnanennnnnnnnenenananennenn 21 ffnen einer Dekumentenliste su a 21 S chergebnisse 2 2 022 nee ei Eed Eeer een 21 Lokale DOKUMENTE 32 0 ea ea ie reinen 22 Pers nlicher Ordner 23er E a E eaa OAE aaee A r OERE EE SEES ERO 22 Schlie en von Dokumentenlisten snnnssssssssennnsssssseeennrsssseserennrssssenrreesnssssesernesnssssrnernesnssssreeenesnssnne 22 WEIrKZEUGIEISIE u a nnsaecnn dienen nai O Ane EEN 23 ANSICHT see tee ee age Eee eeE ee 23 NSICHE EE 23 E e EE 24 Konfigurieren der Werkzeuglelsten 24 Schaltfl c
10. nnen also keine Anderungen erstellt werden die nicht nachvollzogen werden k nnen Wie wird eine Revision gespeichert In Revisionen der gescannten Seiten die im Dateiformat tif oder jpg gespeichert sind werden nur die Anderungen und nicht das komplette Dokument gespeichert Werden Seiten angeh ngt so werden sie als zus tzliche tif oder jpg Dateien gespeichert Werden elektronische Dokumente siehe eDocs ge ndert so werden sie als vollst ndige Kopie Ein und Auschecken Seite 49 FileDirector WinClient gespeichert da die nderungen von einer anderen Anwendung z B Word vorgenommen werden Revisionen anzeigen Um alle Revisionen sehen zu k nnen m ssen Sie vom Administrator das Recht dazu erhalten haben Um Revisionen und die einzelnen Anderungen des Dokumentes nachzuvollziehen klicken Sie auf den Reiter Revisionen Dieser erscheint sobald eine Revision zu einem Dokument erstellt wurde Sie finden ihn neben dem Feld f r die Miniaturansichten der einzelnen Seiten ber den Drop Down Pfeil k nnen Sie die einzelnen Revisionsschritte nachvollziehen wobei auch eine Index nderung als Revision gespeichert wird Revision ndern auschecken Es kann nur die letzte Revision ausgecheckt und ge ndert werden Wird versucht eine fr here Revision des Dokumentes auszuchecken erscheint eine Warnmeldung Dies gilt auch f r elektronische Dokumente EDocs Revisionen l schen Revisionen k nnen nicht gel sch
11. piae 55 Zusammenfassen von archivierten Dokumenten 56 Zusammenfassen von neuen Dokumenten 56 Zusammenfassen von neuen und archivierten Dokumenten ssssessssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssns 56 Teilen von Dokumenten lin eines elt Ee EEN Eet ahnen EEN Ee 56 Nachertassungsdokumente iiessiisesiisnestirsnnsiieeinsinesersiissnienisrs ersinnen inn iesnas iaren as ninini inire 57 DatapelectNachertfassung 57 Adresse in der Datenbank nicht enthalten 58 Adresse in der Datenbank enthalten ssesesssesesesesesssesssssssssssssssssssssnsssnsssnnssnnssnsssnsnsnsssnnnsnnnsnnnno 58 Dokumentetr inieren cssncsasatsidennssenaennahnndtunannsehanannschun EEES A Ere a AEREE 59 Lieferantendaten Kundendaten bearbeiten 59 Duplizieren eines Dokumentes 60 Verkn pftes Dokument erstellen 60 Inhaltsverzeichnis Seite 7 FileDirector WinClient Dokument umwandeln 2022 aka 60 Erzeugen eines leeren Dokumentes uusesessssnsnnnsnenonnnnnnnnnnennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnennannnnnnnensnne 60 L schen von Dokumenten und Seiten 60 Einzelne Seiten eines Dokumentes J schen 61 Wiederherstellen einer gel schten Seite nnnsossnsnssssesreernsssseserressssssreernessssssrrernesnssssreeenesne 61 Dokumente aus einer Dokumentenliste entfernen 61 Dokumente vom Server l schen eeeeessssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 61 Gel schte Dokumente wiede
12. 30 320 Front rt Replication 3 Data can be synchronised between different sites when each site is equipped with a FileDirector server The sites have to be connected via a network during synchronization or goe E Thumb Revisions Nur Miniaturansicht anzeigen GEERT W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeige um nur die Miniaturansichten der Seiten des Dokuments im Anzeigefenster darzustellen Ein Doppelklick auf eine Miniaturansicht zeigt die ausgew hlte Seite Mit einem erneuten Doppelklick erh lt man die Miniaturansicht wieder zur ck Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie innerhalb der Miniatur ansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen Nur Bild anzeigen W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeige um nur die Dokumentseiten im Anzeigefenster darzustellen Es werden keine Miniaturansichten dargestellt Mit einem Doppelklick gelangt man zur Miniaturansicht Mit einem erneuten Doppelklick gelangt man wieder zur ck zur vorherigen Ansicht Miniaturansicht und Bild anzeigen W hlen Sie El aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite zusammen mit den Miniaturansichten im Anzeigefenster darzustellen Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie innerhalb der Miniaturansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen Miniaturansicht und Bilder W hlen Sie l aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite und ihre Folgeseite zusammen mit den Miniaturansich
13. Befehl Speichern unter aus wenn Sie sich in der gro en Seitenansicht befinden so wird nur diese Seite mit dem Dateinamen der TIFF Datei gespeichert Eine Auswahl von Seiten speichern Wechseln Sie in die Miniaturansicht und w hlen Sie die Seiten aus die Sie speichern wollen ffnen Sie nun das Kontextmen der rechten Maustaste in diesem Fensterbereich und speichern Sie die Datei im gew nschten Verzeichnis In verschiede Formate mit ohne OCR Texterkennung speichern Dokumente k nnen mit der Option Speichern unter in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden Um aus gescannten Seiten editierbaren Text zu machen wird die OCR Engine auf dem lokalen Client ben tigt Hierzu ist eine OCR Client Lizenz erforderlich W hrend des Speichervorgangs wird bei den entsprechenden Formaten dann automatisch die OCR Text Lesung durchgef hrt Dokumente drucken und speichern Seite 72 FileDirector WinClient In folgende Formate kann gespeichert werden pdf pdf pdf mit Text pdf Word 2000 XP doc Word 97 doc Excel 2000 XP 2003 xIs Excel 97 xis Text txt Text mit Zeilenumbr chen txt Unicode Text txt Unicode Text mit Zeilenumbr chen txt Dokumente drucken und speichern Seite 73 FileDirector WinClient Dokumente scannen Der WinClient des FileDirectors erm glicht das Speichern von Seiten in neue Dokumente oder das Hinzuf gen zu existierenden Dokumenten auf mehrere Art
14. Die Anzeigem glichkeiten des FileDirector WinClients sind leistungsf hig umfassend und einfach zu benutzen F r sich allein installiert kann der WinClient TIFF und JPG Dateien anzeigen dies sind die Formate um Schwarz Wei und Graustufen Farbseiten abzulegen Wurde der FileDirector Component Service installiert unterst tzt der WinClient die Anzeige von mehr als 200 verschiedenen Dateiformaten einschlie lich aller Microsoft Office Formate und verschiedenen CAD Zeichnungsformaten elektronische Dokumente EDocs Ein Dokument kann aus verschiedenen Formaten bestehen z B eine gescannte Seite und ein Word Dokument in einem archivierten Dokument Ist der Component Service installiert und Sie wollen eine Dokumentenseite anzeigen so k nnen Sie die gesamte Datei anzeigen und durchbl ttern Jedes propriet re Format wird im FileDirector als eine Seite eines Dokuments angezeigt auch wenn es selbst viele Seiten enth lt Falls die Component Services nicht installiert sind werden diese Dateien als Icons dargestellt und es wird die zugeh rige Applikation ben tigt um sie anzuzeigen Anzeigeoptionen ffnet man ein Dokument zur Ansicht dann zeigt die Standardeinstellung die Miniaturansichten der Seiten und die erste Seite Es stehen weitere Ansichten zur Auswahl die der FileDirector Administrator als Standardansicht definieren kann Anzeige von Dokumenten Seite 41 FileDirector WinClient FileDirector Enterprise 2 6
15. Die Dokumente innerhalb einer Liste von Dokumententypen lassen sich nach einer beliebigen Kategorie der Spaltenk pfe sortieren Klicken Sie hierf r auf den gew nschten Spaltenkopf Erneutes Klicken kehrt die Sortierrichtung um Alternativ kann hierzu auch Aufsteigend sortieren 2 oder Absteigend sortieren ber das Kontextmen Rechte Taste auf dem Spaltenkopf gew hlt werden Nach einer erfolgen Suche kann das Suchergebnis ber die Spaltensortierung nochmals nach einer Spalte sortiert werden wenn gleichzeitig die Shift Taste gedr ckt gehalten wird ndern der Spaltenanordnung Die Reihenfolge der zu einem Dokumententyp angezeigten Spalten l sst sich durch Ziehen und Ablegen drag n drop eines Spaltenkopfes an die gew nschte Position anpassen ndern der Spaltenbreite Die Breite der zu einem Dokumententyp angezeigten Spalten l sst sich ebenfalls ver ndern Dokumentenlisten Seite 38 FileDirector WinClient Methode 1 Bewegen Sie den Mauszeiger ber die Trennlinie zwischen zwei Spaltenk pfen so dass er sich in einen Doppelpfeil ver ndert Durch Gedr ckt halten der linken Maustaste ziehen Sie nun die Trennlinie zur gew nschten Breite Methode 2 Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Kopf der zu ndernden Spalte ffnen das Kontextmen durch Rechtsklick und w hlen F Gr e anpassen wodurch die Breite automatisch angepasst wird Durch W hlen von Gr e anpassen alle Spalten werden die Breite
16. Dokuments ndern ganze Dokumente oder Seiten eines Dokumentes l schen Dokumente zusammen fassen oder sie teilen Bearbeiten von Dokumenten Indexdaten Indexdaten die einem Dokument zugewiesen wurden k nnen zu jeder Zeit erg nzt oder aktualisiert werden Daf r muss der Benutzer das Recht haben Dokumente ver ndern zu d rfen Das Bearbeiten von Indexfeldern wird im Steuerfeld durchgef hrt das die Indexfelder f r das ausgew hlte Dokument anzeigt Zur Bearbeitung stehen immer nur die Indexfelder des Dokumententyps zur Verf gung in dem sich das Dokument befindet Steuerfeld Spielberg Test el Le Bearbeiten gt Scannen E Aufgaben Suche Si oa Verzeichnis ST Lieferschein SZ Lieferschein Globaler Zaehler 1 v orar Auftrags Nr 111767 nglan i E Eeer 5 E Frankreich Lieferschein Nr 111787 v Niederlande Name Schneider X H Ke unkown docs Versandart Paket E Jede nderung an einem Dokument das bereits einmal in einen Dokumententyp eingecheckt wurde wird bei einem erneuten Einchecken als Revision im Dokument gespeichert W hlen Sie das Dokument das Sie bearbeiten wollen in der Dokumentenliste aus Wenn das Dokument schon archiviert wurde k nnen Sie eine Suche durchf hren um es anzuzeigen W hlen Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld W hlen Sie Ihren Dokumententyp aus Es werden immer die jeweiligen zum Dokumententyp Bear
17. Indexfelder aus einer Textdatei importiert werden Es ffnet sich ein neues Importfenster Quelldatei Quelldatei ausw hlen Dies ist die oben erstellte Textdatei Feldtrenner Geben sie das Zeichen f r den Feldtrenner verwendete Zeichen an mit dem Indexfelder und Dateinamen getrennt wurden hier im Beispiel Komma Dokumente importieren Seite 82 FileDirector WinClient Anzahl der Felder Geben Sie an wie viele Indexfelder in der Importdatei vorhanden sind Links abschneiden rechts abschneiden Diese Funktion erm glicht das Abschneiden von Steuerzeichen die ggf bei der Generierung einer Textdatei aus einem anderen System f r jedes Feld mit exportiert werden So kann eine Importdatei z B auch so aussehen Helmut Meier 01234 Nimagename 1 tif Rita Schmitz 56789 imagename2 tif Die Sonderzeichen um jedes Feld k nnen so beim Import abgeschnitten und nicht importiert werden Um das Zeichen aus dem oben stehenden Beispiel zu entfernen setzen Sie Rechts und Links abschneiden auf 1 Ignoriere Zeile mit Anfangszeichen Mit dieser Option kann das Anfangszeichen einer Zeile in der Indexdatei bei einem Import ignoriert werden In manchen F llen kann das hilfreich sein wenn z B Kommentare in einer Indexdatei stehen oder bestimmte Zeilen ignoriert werden sollen Auch wenn eine einzulesende Indexdatei aus einem anderen Programm erzeugt wurde kann es notwendig sein einzelne Zeilen zu ignorieren Ga
18. Nacherfassungsdokumente Die Option Nacherfassungsdokumente hat zwei verschiedene Einsatzm glichkeiten Es k nnen Dokumente bearbeitet werden welche ber ein Scanprofil mit Nacherfassungsoption erfasst wurden oder sich Dokumente anzeigen lassen welche von der DataSelect Erkennung f r die Nacherfassung bereitgestellt werden Bei einem Nacherfassungsvorgang ohne vorherige DataSelect Erkennung wurden die Dokumente mit der Stapel Scan Funktion ber ein Scan Profil welches f r die Nacherfassung konfiguriert wurde eingescannt Hierbei werden die Dokumente erst einmal ohne Indexdaten im FileDirector gespeichert und ber die Option Nacherfassen an die vom Administrator in der Konfiguration hinterlegten und daf r vorgesehenen Benutzer verteilt Sobald ein Benutzer der f r die Nacherfassung vorgesehen ist das Symbol Nacherfassungsdokumente im Reiter Bearbeiten aktiviert wird ihm ein entsprechender Stapel zugewiesen und dieser erscheint in der Liste Lokale Dokumente des jeweiligen Benutzers als ausgechecktes Dokument mit meist mehreren Seiten Nun kann der Benutzer mit der Nacherfassung beginnen Beim Anzeigen des Dokumentes werden die gelesenen Positionsdaten angezeigt und gr n hinterlegt Der Benutzer w hlt dann den entsprechenden Dokumententyp und f llt die dazugeh renden Indexfelder aus Nachdem das letzte Indexfeld gef llt und mit Enter best tigt wurde wechselt der WinClient auf das Symbol m nderungen speichern
19. bei der Miniaturansicht an der linken Ecke dieses Symbol Anmerkungen anzeigen verstecken Klick auf den Button Anmerkungen verstecken anzeigen schaltet die An zeige der Anmerkungen ein und aus Eine Anmerkung anzeigen oder verstecken kann nur ein Benutzer der berechtigt ist Anmerkungen zu ver ndern Anmerkungstyp ausw hlen Um Anmerkungen auf einer Seite anzubringen muss die Seite im Anzeigefenster angezeigt werden und die Seite muss im TIF oder JPEG Format vorliegen Der anzubringende Anmerkungstyp kann an zwei Orten ausgew hlt werden W hlen Sie aus der Liste der Anmerkungen Ar den entsprechenden Anmerkungstyp aus Das Default Icon hierf r ist das Bereichszoomicon wie oben angezeigt dies wird sich ver ndern entsprechend des gerade gew hlten Anmerkungstyps Zeigen Sie auf die Seite in der Dokumentenanzeige an und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Aus der Liste der verf gbaren Anmerkungen k nnen Sie den Typ ausw hlen den Sie auf die Seite setzen m chten Anmerkungen Seite 65 FileDirector WinClient Schwarzer Block W hlen Sie Schwarzer Block und ziehen Sie ein Rechteck auf der Seite auf Es wird dann mit Schwarz gef llt Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie
20. beim Erfassen beibehalten nennen 104 le Wee TEE 104 Scanoptionen nach Stapelscan anzeigen 104 Zeilennummern in Dokumentenlisten anzeigen sssssssssesrnssssesererrrsssseserernnssssrnrnennssnnrennesn 105 Abwechselnde Zeilenfarben in Dokumentenlsten nenn 105 Bok ment sof rt Anzeigen ta en DR eege ek 105 Freie Positionierung von Steuerfeld und Listen erlauben sssssssssnsssssssreesrssssesrreesnssssesenness 105 Explorerahnliche Baums che u 0 2 ei Ei 105 Sofortige Stempeleinbett ng nnne ee ur I a 105 Frei w hlbares Schnellstart Programm Schnellstartlste 106 D k ment ntyp geen Ee eege eege 106 Ben chrichtigun e ae ee ie een De en 106 Inaktiviere Client Benachrichtigung ss seseirisiitimoesseniensiotieensrekninessntinnnkatinek kanes een tiiaim kee 106 Zeitgesteuerte Benachrichtigung sesssssssrrssssrrsssrrrssrrrssrrrrssttetsstrrssttetsstentsstentsstentssttensstente 106 Ier BEE 107 KLENG 107 le EE 107 paren Heer 107 Felgen hoake aA D 107 Klees ET 107 Drucke Trefferlistenzeile u u 0n e 2222 nennen enunineanae 108 Genau skalierter Ausdruck 108 Drucken mit dynamischer Seltenausrichtung nenn 108 Felder vor dem Drucken ausw hlen nenne 108 R sterlinien dr cken nennen een hear endende 108 feele laf 108 WinClient Layo t EE 108 Kl DEE 109 L elle Age En EE 109 Vollbildh tEn BEE 109 Dokumentenbetrachter wiederverwenden 109 Unterschriften onicas a a a a 109 DEI ee EE ee E 11
21. die Felder umrahmt Anordnung Das Aussehen von WinClient durch mehrere Optionen ver ndern Winclient Layout Es gibt drei Layouts zwischen denen man w hlen kann Ansicht 1 steht f r das klassische WinClient Aussehen mit Toolbar Ansicht 2 zeigt ebenfalls das klassische Aussehen des WinClients mit folgenden Funktionserweiterungen Die Reiter im Steuerfeld werden durch Schaltfl chen ersetzt Es gibt eine zus tzliche Schaltfl che Aufgaben die ein Fenster mit detaillierten Prozessmanagement Informationen und Funktionen ffnet Grundeinstellungen Optionen Seite 108 FileDirector WinClient Ansicht 3 steht f r das neue WinClient Men band Design Der Benutzer profitiert von einem neu aufgebauten Menu dass gr tm gliche Kontrolle und einfache Bedienbarkeit in sich vereinigt Skin Der Benutzer hat hier die M glichkeit ein Farbschema auszuw hlen dass seinen Bed rfnissen entspricht Kontextmenus Bei der Einstellung Klein verbraucht das angezeigte Kontextmenu wesentlich weniger Platz auf dem Schirm Vollbildlisten Wird diese Option nicht ausgew hlt so bleibt die Anordnung der Listen klassisch d h die Listen befinden sich in einer Fensterbox Diese Box kann mit den Buttons Lange Listen und Kurze Listen schnell arrangiert werden Auf diese Weise sieht man den Inhalt der Liste n und die Bildanzeige auf einen Blick Wird die Option gesetzt werden die Listen als Reiter in die Anzeigefl che der Dokumen
22. die Maustaste los Sie k nnen die F llfarbe des Rechtecks durch einen Doppelklick auf die Box ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Wei er Block W hlen Sie Wei er Block und ziehen Sie ein Rechteck auf der Seite auf Es wird dann Wei gef llt Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Sie k nnen die F llfarbe des Rechtecks durch einen Doppelklick auf die Box ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Text W hlen Sie Text 7 um eine Textanmerkung auf der Seite anzubringen Eine Textanmerkung hat keine Hintergrundfarbe Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke der Textbox anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke der Textbox liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Die Eigenschaften dieses Anmerkungstyps werden in einem Fenster angezeigt Dort geben Sie den Text ein und w hlen Schriftfarbe und Schriftart aus Nach Klick auf OK wird die Textanmerkung auf der Seite angezeigt Der Text in einer Textanmerkung wird bei konfiguriertem Volltext im Hintergrund m
23. ein Dokument gefunden und angezeigt werden W rde bei gleicher Lieferscheinnummer der Suchparameter in gr er als ge ndert werden alle Dokumente angezeigt die eine h here Nummer haben als die gesuchte Lieferscheinnummer Suche in Aktenschr nken Seite 28 FileDirector WinClient Suche mit ODER Verkn pfung Werden in einem Indexfeld zur Suche im Steuerfeld mehrere Worte angegeben so wird in diesem Feld nach den entsprechenden Eintr gen mit einer ODER Verkn pfung gesucht Beispiel Ein Feld ist mit dem Namen Meier gef llt Nun ist dem Bearbeiter unklar in welcher Schreibweise dieser Name archiviert wurde und kann als Suchtext folgenden String eingeben Meier Meyer Maier Die Suche erfolgt in diesem Fall so dass die einzelnen Worte immer am Anfang des Indexfeldes stehen m ssen und genau nach diesem Wort gesucht wird Ist ein Feld mit Lisa Meier gef llt so wird das Dokument nicht angezeigt Um alle Indexfelder anzuzeigen in denen das Wort vorkommt kann die Suche mit einem Sternchen durchgef hrt werden Meier Hinweis a Bei Verwendung einer Oracle Datenbank ist diese Funktion nicht verf gbar b Im Normalfall wird ein Sternchen nur angef gt Eingabehilfen bei der Indexeingabe Als Eingabehilfen kann man die Einstellung der Parameter vor dem Indexfeldeintrag sehen Au erdem kann mit Wildcards wie z B Sternchen gesucht werden Beispiel Eine Suche nach mp wird nicht Schmitz als Tr
24. ffnet sich ein neues Fenster mit den Versionsnummern der installierten Komponenten und Informationen ber die Anzahl der verf gbaren Ticker f r das Erstellen von Retrieval CD DVDs Allgemeine Informationen Seite 133
25. k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Ist ein Dokument empfangen worden so muss eine Aktualisierung der pers n lichen Liste stattfinden In Extras gt Optionen gt Benachrichtigung kann hierf r eine automatische Information bei neuen Nachrichten eingeschaltet werden Uber F5 kann die Aktualisierung manuell durchgef hrt werden Hinweis Beachten Sie dass in dem dort eingestellten Intervall immer wieder ein Kontakt zum Server aufgebaut wird und eine Freigabe der Lizenz nicht stattfinden kann solange der WinClient ge ffnet ist Anzeige der Dokumentenlisten In der Grundeinstellung werden Dokumentenlisten als Einzellisten mit Reitern dargestellt Durch einen Rechtsklick auf einen solchen Reiter kann ausgew hlt werden ob die Liste Horizontal oder Vertikal dargestellt werden soll Nach Reitern sortierte Ansichten k nnen definiert werden Sobald 2 Reiter f r eine Dokumentenliste angezeigt werden z B Suche und Lokale Liste kann eine Reitergruppe durch einen Rechtsklick und der Auswahl Neue horizontale bzw Neue vertikale Reitergruppe erstellt werden Danach erscheint ein neuer Bereich mit den zuvor markierten Dokumenten Die Listen k nnen per Drag and Drop oder mit der Auswahl aus dem Kontextmen innerhalb der Gruppen verschoben werden Dokumentenstatus Zu jedem Dokument in den Dokumentenlisten wird der Status aufgef hrt Dadurch wird angezeigt ob das Dokument lokal oder auf dem Serve
26. kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten gt Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn der Benutzer nicht das Recht dazu hat So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes abgedeckt werden Bearbeiten von Dokumenten Seite 64 FileDirector WinClient Anmerkungen Anmerkungen k nnen zu TIF oder JPG Seiten eines Dokuments in Form von farbigen Hervorhebungen Linien Pfeilen Hyperlinks etc hinzugef gt werden Diese Anmerkungen ver ndern das originale Bild nicht und liegen wie ein Layer ber der Anzeige Sollen Anmerkungen auf einer Seite angebracht werden wird das Dokument wie beim Bearbeiten eines Dokuments behandelt Nachdem Sie Anmerkungen angebracht haben k nnen Sie das Dokument wieder in den Aktenschrank Einchecken wobei es dann als letzter Revisionsstand gesichert wird Das ndern von Anmerkungen ist nur erlaubt wenn Sie die Berechtigung dazu haben So ist es m glich z B durch wei e oder schwarze Bl cke Textbereiche abzudecken und f r andere Benutzer unlesbar zu machen Hat eine Seite eine Anmerkung so erscheint
27. oder die Gruppe ein denen Sie bestimmte Rechte auf das Dokument geben wollen Folgende Rechte k nnen vergeben werden Vollzugriff Erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen aber nicht auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder Ver ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente mit dem Status Neu d rfen Bearbeiten von Dokumenten Seite 63 FileDirector WinClient gel scht werden Auch d rfen die Dokumente von der pers nlichen Liste gel scht werden sofern diese sich nicht auf einem Prozess befinden Ver ndern Indexfelder d rfen ver ndert werden es d rfen Seiten hinzugescannt werden oder Anmerkungen gesetzt werden Anzeigen Ist die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer das Dokument beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten ge sucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizier amp ung verwendet
28. sind diese auch im Ansichtsfenster auf der rechten Seite gr n hinterlegt Zur Verwendung der Navigationsschaltfl chen oberhalb des Ansichtsfensters lesen Sie bitte das Kapitel Werkzeuge zur Seitenanzeige Fehlende Adressdaten k nnen nun eingegeben bzw nicht korrekt gelesene Werte korrigiert werden Verl sst man das Feld ID mit TAB ohne Eingabe so wird automatisch eine ID f r den Lieferanten vergeben Die Nummerierung hat acht Stellen und ist fortlaufend beginnend mit 00000001 Nachdem alle Indexfelder korrekt gef llt wurden kann der neue Lieferant mit der Schaltfl che Hinzuf gen zur Adressdatenbank hinzugef gt werden W Windows 8 VMware Workstation OEE Die Edit Yiew VM Iabs tiep MEET SEA Library FileDirector WinClient 5 KL TTAN Telefon 49 0 203 60 888 0 Telefax 49 0 203 60 888 77 nternet http www spielberg de eMail info spielberg de USt IdNr DE200036524 p mme mae np mg Long Bereit filedirector admin this VM move the mouse pointer inside or press Ctri G roi IT TS CH Sind diese Daten korrekt so kann de Nacherfassung der Lieferantendaten f r dieses Dokument mit OK abgeschlossen werden Weitere Funktionen dieses Fensters sind im Abschnitt DataSelect Nacherfassung n her erkl rt Adresse in der Datenbank enthalten Sollten Lieferantendaten des Dokumentes schon in der Datenbank hinterlegt sein so erscheinen diese unterhalb des Ansicht
29. tzung zu leisten ausgenommen in den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher berarbeitungen nderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und
30. versendet werden Sie erscheinen beim Empfang in deren FileDirector Posteingang Beim Versenden k nnen Sie einen Kommentar als Notiz an den Empf nger beif gen die ihm beim ffnen angezeigt wird Versenden von Dokumenten Markieren Sie das zu versendende Dokument ber das Kontextmen der rechten Maustaste kann der Befehl Senden an 7 aufgerufen werden W hlen Sie in der Maske den Empf nger aus Sie k nnen zus tzlich einen Kommentar hinzuf gen der dem Empf nger beim ffnen angezeigt wird Zum Versenden best tigen Sie mit OK Dokumente Senden Seite 91 FileDirector WinClient Empfangsbenachrichtigung Unter Extras gt Optionen gt Benachrichtigung kann eine Empfangsbenach richtigung eingestellt werden Dokumente Senden Seite 92 FileDirector WinClient Prozessmanagement FileDirector Dokumente k nnen mit der Option Prozessmanagement in einen Prozessablauf eingebunden werden Mit diesem Modul kann der Weg eines Dokumentes durch die einzelnen Schritte einer Prozesskette konfiguriert und gesteuert werden Ein FileDirector Prozess ist ein vordefinierter Ablauf von Schritten Innerhalb dieser Schritte werden Dokumente zu Benutzern des FileDirector Systems geschickt Einer oder mehrere Benutzer m ssen dann spezifizierte Aktionen ausf hren um den jeweiligen Schritt des Prozesses abzuschlie en Definierte Aufgaben werden f r jeden Benutzer festgelegt z B genehmigen ablehnen kommentieren oder ansehe
31. 0 Verwenden einer Unterschrift 110 Elektronische Unterschrift f r Prozesse definleren nennen 110 L schen von Unterschriften E 111 Cache lokal EE 111 Dokumenten Zwischenspeicher Cache Verzeichnis 111 Cache nach dem Programmende Abmeldung leeren sss sssssssssssisssrrssrnssrnssenssrnssenssrnssrnssressressres 112 Inhaltsverzeichnis Seite 11 FileDirector WinClient Verbindung ae een hehe neben ernennen 112 Verbindungen Bearbeiten en e EEE EE i ERE EEE anas 112 Verbindungitesten a uuA22 dinan e edea a ea ae EE el 113 Reporte und Skripte NN 114 Benutzen von Skripten ae ei een 114 See EE 114 AUTO TG 116 Bereitstellen von Vorlagen ni ee ee 116 Verwenden von Vorlagen en a e 116 Neue Seiteerstellen e reis ler AAAA TAEAE AERAR EE 117 EU EE 117 e Ee TE EN ee 117 WinGlient leste msn 118 Installation von Plug Ins EEN 118 Men installierter Plug Ins einschalten 118 Voraussetzung bei OCH Plug Ins 118 OCR Index Point and Shoot Zonenerkennung 118 Vorgehensweise f r manuelle Zonenerkennung 118 DualSsarch EE 119 Inhalt einer d EREM TE 119 OCR Taschenrechner ene ea SEENEN DARRAS SES Tree sed hen 120 Addition von Mengen und Preisen ssssssssssesssssseserressssssrrerrrssssssrrerrnssssenerernnssssrrernensssssreeenense 120 CallTo Auslesen von Teletonnummern nn 121 Einstellung einer Standard L nderkennung sssssssssssssssrrrssssssrrersnssesrserrennssssreerne
32. B ein Formular erst nach dem Scannen eingerichtet so kann ein Dokument im WinClient markiert und die OCR Erkennung ber Bearbeiten gt OCR Dokument im Nachhinein durchgef hrt werden Verwende Scanprofil Konfiguration Bei dieser Option wird die Einstellung verwendet die in dem Scanprofil hinterlegt ist mit dem das Dokument zuvor gescannt worden ist Verwende alle Formulare zur Erkennung Bei dieser Einstellung werden alle Formulare die im Enterprise Manager aktiviert sind auf Identifikationszonen untersucht und die Dokumente in die entsprechenden Dokumententypen sortiert und indiziert Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r einen Dokumententyp definiert so werden nur diese Formulare zur Erkennung verwendet Bei einer Vorsortierung der Dokumente kann man damit eine sicherere und schnellere Erkennung erzielen Bearbeiten von Dokumenten Seite 54 FileDirector WinClient Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Wird Keine Formularerkennung markiert dann kann ein bestimmtes Formular ausgew hlt werden das zur Erkennung verwendet wird Ist eine Identifikationszone eingerichtet so kann bei einem Stapelscan die Erkennung von Trennseiten f r mehrseitige Dokumente eingesetzt werden Indizieren mit DataSelect Das Indizieren mit DataSelect setzt eine entsprechende Lizenz die Installation der optionalen Komponenten und die Konfiguration im Enterprise Manager vora
33. Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierte Seite an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden selektierter Seiten eines Dokuments Sie k nnen Seiten eines Dokuments in der Miniaturansicht des Anzeigefensters zum E Mailversand selektieren Halten Sie die STRG Taste gedr ckt und klicken Sie auf die zu versendenden Seiten in der Miniaturansicht W hlen Sie E Mail amp durch Klick mit der rechten Maustaste in der Miniaturansicht Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Seiten an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden an E Mail Link Wird ein Dokument Di ber die Funktion E Mail als Link verschickt so wird automatisch ein Link sowohl f r den Aufruf im WinClient als auch f r der Aufruf im WebServer generiert und in die Zwischenablage kopiert Nachdem sich eine neue E Mail ge ffnet hat kann die Zwischenablage in die E Mail kopiert werden Der Link setzt sich aus den Teilen zusammen die unter Extras gt Optionen Diverses vorkonfiguriert wurden Hinweis Werden Dokumente als Link verschickt so muss der Empf nger ein FileDirector Benutzer sein oder es muss zumindest der anonyme Zugang konfiguriert sein damit die Verkn pfung ge ffnet werden kann Dokumente an Benutzer senden Der Posteingang Dokumente k nnen an andere FileDirector Benutzer
34. Dateien Adobe Acrobat PDF Dateien und AutoCAD Zeichnungen Eine Bearbeitung ist nur m glich wenn die Programme mit denen die entsprechenden Formate erstellt werden vorhanden sind Der Viewer ist rein zur Anzeige und Lesbarkeit von Dokumenten gedacht Er erhebt nicht den Anspruch einer genauen Wiedergabe jeglicher Formatierung oder besonderer Einstellungen in einem Dokument Daher kann die Anzeige der Dokumente von der Darstellung im Erstellungsprogramm abweichen Hinweis Der Component Service wird f r Windows 98 und Office 97 und fr here Versionen nicht mehr unterst tzt Elektronische Dokumente Seite 85 FileDirector WinClient Seitenauswahl bei der Anzeige von EDoc Das Bl ttern durch ein elektronisches Dokument h ngt von Dateiformat ab Bei einer Microsoft Word Datei benutzt man einen vertikalen Scrollbalken im Anzeigefenster um durch die Seiten der Datei zu navigieren Bei anderen Formaten wie Microsoft Excel PowerPoint und Adobe Acrobat Dateien werden Navigationstools im unteren Bereich des Anzeigefensters eingeblendet Diese Tools erlauben das seitenweise Bl ttern durch die Seiten oder die direkte Auswahl der gew nschten Seite F r jede Seite der Datei wird eine Art Reiter angezeigt mit der Bezeichnung Image und der Seitennummer Links von den Reitern werden die Navigationstools angezeigt Erfassen von elektronischen Dokumenten Elektronische Dokumente k nnen auf unterschiedlichen Wegen in FileDirector gespe
35. Dokumenten wird am Server eingestellt Der Administrator kann hier eine maximale Anzahl von Suchergebnissen f r die Trefferliste angeben E N a Exportieren nach CD DVD m Exportiere Dokumente 12 Zielverzeichnis CNEXPORT_Retrieval m Revisionen ber cksichtigen v Neues Zielverzeichnis nach 640_ MB y Mit History m Gesch tzte erforderliche Gro e 0 7 MB Firma Dieter Spielberg DMS GmbH Vorherige Media ID 001 Erstellt von Mitarbeiter 1 Diese Media D 002 Zertifikat Dieter Spielberg LJ N chste Mea 003 Dokument 0 Revision 0 Gesamt 0 FD Retrieval lizenzieren Beret Schlie en Bei der Erstellung wird ein Verzeichnis angelegt das einen Ordner mit den Daten des Aktenschrankes erzeugt und eine Datei Cabinets xml im gleichen Verzeichnis ablegt Zielverzeichnis In das Zielverzeichnis werden die exportierten Daten abgelegt Als Unterverzeichnis wird ein Ordner mit der ID des Aktenschrankes erzeugt Es wird eine Cabinets xml Datei angelegt die sp ter vom Retrieval Client aufgerufen wird Au erdem werden noch eine Lizenzdatei und verschiedene andere XML Dateien angelegt die den Inhalt des exportierten Aktenschrankes beschreiben Revisionen ber cksichtigen Mit History Sollen die Revisionen der Dokumente auch exportiert werden so kann diese Option angehakt werden Dabei ist zu ber cksichtigen dass der Benutzer der d
36. Empfangen von Dokumenten Jedes Dokument das ein Benutzer w hrend eines Prozesses erh lt wird in seinem Posteingang gespeichert Die Aktion die dieser Benutzer ausf hren soll wird in der Spalte Aktion der Liste des Posteingangs angezeigt Wenn Sie ein ber den Prozess gesendetes Dokument empfangen und ffnen passiert folgendes Wird Layout Stil 1 verwendet dann wird eine Schaltfl che f r die durch zuf hrende Aktion im Anzeigefenster dargestellt Daneben werden die Kommentare angezeigt die ggf bereits von anderen Benutzern hinzugef gt worden sind Wird Layout Stil oder 3 verwendet dann wird ein Aufgabenbereich auf der rechten Seite des Anzeigefensters ge ffnet auf dem der Benutzer die relevanten Aktionen durchf hren kann Die Kommentare anderer Benutzer werden ebenfalls angezeigt New process New user action Genehmigen Ablehnen Prozessmanagement Seite 94 FileDirector WinClient Nachdem Sie die von Ihnen geforderte Aktion ausgef hrt haben wird das Dokument geschlossen und wieder dem Prozessmanagement bergeben Sie k nnen je nach Wunsch auch eine Referenz auf das Dokument in Ihrem pers nlichen Ordner behalten indem Sie die Box Dokument aufbewahren selektieren bevor die Aktion durchgef hrt wird Prozessaktionen F r jedes Dokument das Sie im Zuge eines Prozesses erhalten m ssen Sie die Aktion durchf hren die f r diesen Prozessschritt definier
37. Gr e sowie die Anzahl der erfolgten Revisionen Die Dokumentenhistorie enth lt eine Liste der Abrufe und Modifikationen In weiteren Aufzeichnungen wird ber Prozessaktivit ten und Versendungen der Dokumente Auskunft gegeben W hlen Sie das Dokument aus der Liste zu dem Sie Informationen erhalten m chten ber Dokument Info GI im Kontextmen der rechten Maustaste k nnen die Informationen abgerufen werden Die Zusammenfassung der Informationen zum gew hlten Dokument wird in einem Dokumenten Info Fenster angezeigt Dokument Hier werden generelle Informationen ber das Dokument angezeigt Information Beschreibung ID Eindeutige Kennnummer ID des Dokuments Status Aktueller Status Archiviert Ausgecheckt Nur Lesen Seiten Anzahl der Seiten Revisionen Anzahl der Revisionen Erstellt am Datum der ersten Speicherung im Aktenschrank Erstellt von Benutzerkonto bei der ersten Speicherung im Aktenschrank Ausgecheckt Datum des Auscheckens am Ausgecheckt Benutzerkonto des Auscheckenden von Gr e Speicherbedarf des Dokuments Zertifikat Die Liste zeigt eine Kurz bersicht aller Zertifikate an die beim revisionieren des Dokuments benutzt worden sind W hlt man Informationen zu Dokumenten Seite 98 Historie FileDirector WinClient einen Eintrag aus und klickt auf Zertifikat anzeigen so wird das Zertifikat mit allen Einzelheiten dargestellt Die Dokumentenhistorie enth lt eine Aufzeichnung wer d
38. H ndler bernehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den
39. Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und das Dokument an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden von mehreren Dokumenten Klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und halten Sie die UMSCHALT Taste gedr ckt Klicken Sie auf das letzte Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und w hlen Sie Senden an und dann E Mail Si ber das Kontextmen der rechten Maustaste Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Dokumente an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden selektierter Dokumente Klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen und halten Sie die STRG Taste gedr ckt Selektieren Sie die zu versendenden Dokumente W hlen Sie Senden an 7 und dann E Mail amp ber das Kontextmen der rechten Maustaste Ihr E Mail Client wird eine neue Nachricht ffnen und die selektierten Dokumente an diese Nachricht anh ngen zu der Sie noch die Empf nger sowie eine Nachricht hinzuf gen k nnen Senden einer Seite eines Dokuments ffnen Sie das Dokument und zeigen Sie die zu versendende Seite an W hlen Sie E Mail amp durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Miniaturansichtsbild der aktuell angezeigten Seite Dokumente Senden Seite 90 FileDirector WinClient Ihr E Mail
40. L Vorlage im Aufgabenfenster und w hlen Sie Neue Seite erstellen Die Vorlage wird im Anzeigefenster ge ffnet und die Felder k nnen gef llt werden Aktualisieren Aktualisiert die mit der HTML Vorlage verkn pften Felder Speichern ber Speichern werden Indexwerte der Vorlage ge ndert und die HTML Vorlage wird auf der lokalen Liste des WinClients abgelegt Abh ngig von den Einstellungen f r die Vorlage wird sie entweder zu einem Bildformat ge ndert oder als im HTML Format gespeichert Hinweis Die Indexwerte in einer einmal als Bild gespeicherten Vorlage k nnen nicht mehr ver ndert werden da diese als Bilddatei im FileDirector vorliegt Spielberg Shipping Form htm p x EJ choose page template FD_Information htm lt S pi e b e rg Spielberg Shipping Form htm FRETIGHT CONSIGNMENT NOTE amp CUSTOMS DECLARATION FOR COMERCIAL VEHICLES AND OR TRAILERS Ei Create new page INSTRUCTIONS TO THE SHIPPER NOT NEGOTIABLE This form must be completed by the shipper or his authorised representative before the vehicle can be accepted for shipmen Incomplete infromation will delay shipment of your goods and there are severe penalties for making a false declaration to customs e Refresh In addition where more than one item is being carried the shipper must prepare a Groupage list DANGEROUS OR HAZAROUS GOODS MUST BE DECLARED THERE ARE VEHICLE RESTRICTIONS IN THE CHANNEL ISLANDS 1 Shipp
41. Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Deutschland Microplex ScanSoft B V eine niederl ndische Gesellschaft mit Sitz in Randstad 22 139 1316 BW Almere Niederlande ScanSoft Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepa
42. Seite von der aktuellen Anzeige aus 90 mit dem Uhrzeigersinn zu rotieren Dies ist auch m glich im Kontextmen welches durch einen Rechtsklick im Anzeigefenster aufklappt Seite 180 drehen W hlen Sie RP aus der Toolleiste Anzeigen um die Seite von der aktuellen Anzeige aus 180 zu rotieren Dies ist auch ber das Kontextmen m glich welches durch einen Rechtsklick im Anzeigefenster aufklappt Hinweis Werden Seiten von archivierten Dokumenten gedreht k nnen sie tempor r gedreht werden ohne das Dokument auszuchecken Somit ist es auch f r Benutzer die nur recherchieren aber nicht bearbeiten d rfen m glich eine Drehung des Dokumentes f r die Anzeige durchzuf hren Eine Drehung kann f r die n chste Betrachtung nur dann beibehalten werden wenn das Dokument ausgecheckt gedreht und wieder eingecheckt wird Erst dann wird die Drehung gespeichert Anzeige von Dokumenten Seite 44 FileDirector WinClient Seite im Vollbildmodus anzeigen umschalten Ka Mit dieser Option kann die Seite im Vollbildmodus angezeigt werden Das Aktenschrank Steuerungsfeld und die Dokumentenliste wird dabei ausgeblendet und das Anzeigefenster maximiert Mit der Taste F12 kann man zwischen den verschiedenen Ansichten schnell umschalten um die Inhalte der Dokumente besser lesen zu k nnen Anzeige von Dokumenten Seite 45 FileDirector WinClient Ein und Auschecken Neu erzeugte Dokumente werden lokal auf der Arbeitsstat
43. Soll diese Einstellung auch nach einem Update gesetzt werden so muss die Einstellung vor der Installation in der app vm auf dem Server vorgenommen werden Allgemeine Informationen Seite 132 FileDirector WinClient Tastaturk rzel Alle Befehle in WinClient k nnen mit einer Maus oder einem Touchpad durchgef hrt werden Au erdem sind einige Tastaturk rzel f r die Steuerung des WinClients verf gbar Taste Funktion F6 Steuerfeld Suchen F7 Steuerfeld Bearbeiten F8 Steuerfeld Sannen Ctrl F6 Suchergebnisse Ctrl F7 Lokale Dokumente Ctrl F8 Posteingang F5 Aktualisieren Alt in Indexfeld eines Dropdown Men einer Auswahlliste Steuerfelds bei Benutzung einer Wortauswahlliste l Wechseln zum Letzen Eintrag Strg S Suche mit dem markierten Indexfeld Ctrl A Alles ausw hlen Ctrl T Auswahl umkehren Ctrl R Auswahl aufheben F12 Vollbildansicht umschalten Hilfe Men WinClient Hilfe Inhalt im Men Hilfe zeigt das WinClient Handbuch Dies ist eine PDF Datei es muss also ein entsprechendes Programm zur Anzeige z B Adobe Reader auf der Workstation installiert sein Lokalen Cache reparieren Falls es einmal zu Problemen mit dem lokalen Cache kommen sollte kann eine Reparatur des lokalen Cache mit dieser Option manuell gestartet werden Beim Start von WinClient erfolgt eine automatische Pr fung und es erscheint ein Hinweis mit Abfrage ob eine Reparatur durchgef hrt werden soll Info Es
44. Spielberg Solutions GmbH FileDirector Enterprise amp SBE Benutzerhandbuch Version 2 7 Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden Copyright 2013 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irgendeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH KASpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Microsoft Windows Windows NT und Windows 2000 sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Andere erw hnte Fremdprodukte sind ggf ebenfalls eingetragene Warenzeichen ihrer Besitzer F r weitere Informationen Afrika Asien Australien Europa und Amerika Spielberg Solutions GmbH Obere Kaiserswerther Str 17 D 47249 Duisburg Germany Email info spielberg de Web www spielberg de Gro britannien amp Irland Spielberg Solutions Ltd Unit 11 Basepoint Business amp Innovation Centre Metcalf Way Crawley West Sussex UK RH11 7XX Email inf
45. aea eae ee ea REE AER 69 Dokumente drucken und speichern ssssssssnnsnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnn ZU Drucke NEE 70 Drucken eines einzelnen Dokuments uuuusesersensensnneenenonnennnnnennnnnnonnennnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnennnnn 70 Mehrere Dokumente von bis drucken 70 Drucken selektierter Dokumente ssss nnnssssssssensnsssssserrrsrssssrrerrnrnssssnnernnsnssssrnernnsnsssrrennnsnssnsrneennnnn 70 Eine Seite eines Dokuments drucken ssssssssssssssssesrrsrssssrserrrrnssssrrerrrnnssssrrernnsnssssrnernnssssesrnennenno 71 Mehrere Seiten eines Dokuments drucken sssssssssssrsssssssrnrnssssrrerrrsnssssrnernnsrssssrrernnssssesrnennenno 71 Kopier und Druckbereich sssnsssssssesssesssessrrssrrssrnssrissrnssnrssrrnsrnnsrnnsnrannrennrennnensrensnensrenssressennnees 71 Dokumentenlisten drucken ssssssssssssssssssesrnsrssssrsernrsrssssrrerrrsnssssrrerntsnssssrnernnsnssssrrernnsnssesrnennnsno 71 Liste exportieren und drucken 72 Dokumente als Datei speichermn 72 Gesamtes Dokument speichern 72 Inhaltsverzeichnis Seite 8 FileDirector WinClient Dateiname automatisch vergeben ssssssssesrrsssseseressrssssrrerrernssssrrerrennssssrrernessssssreernessssesreeenes 72 EE en D EE 72 Eine Auswahl von Seiten Speicher 72 In verschiede Formate mit ohne OCH Texterkennung speichern ueeesseesessenesnennnnnennnnnnnenennenn 72 Dokumente scannen zu u euaunnnnnnnnannnnnnnnnnnannunnnannnnunnenenunnnn
46. allation im Verzeichnis FileDirector unter den Eigenen Dateien des jeweiligen Benutzers Vom Administrator kann der lokale Cache auch in ein anderes Verzeichnis verlegt werden was oft bei der Verwendung von Serverprofilen gemacht wird Siehe Installationshandbuch Aufbau des lokalen Cache Im Verzeichnis FileDirector werden f r jeden Benutzer der sich anmeldet die Einstellungen des WinClients in ein Verzeichnis geschrieben In diesem Benutzerverzeichnis wird f r jeden aufgerufenen Aktenschrank ein Verzeichnis mit der ID des Aktenschrankes und den entsprechenden Dokumenten abgelegt Die Datei Docmanager xmi beinhaltet die Liste der Dokumente Die Dokumente mit den Daten werden jeweils in einen Ordner gelegt der die Revisionen und die Seiten in einem Ordner Files enth lt Cache automatisch l schen Bei der Einstellung in Extras Optionen Cache nach Programmende Abmeldung leeren werden alle Dokumente die angezeigt wurden und nicht auf der lokalen Liste sichtbar sind gel scht In der Datei Docmanager xmI sind diese Dokumente mit dem Eintrag lt IsTemp gt true lt lsTemp gt gekennzeichnet Alle lokalen und ausgecheckten Dokumente bleiben erhalten Lokaler Cache Seite 130 FileDirector WinClient Wird der lokale Cache also das Verzeichnis FileDirector komplett gel scht so wird er nach dem Neustart des WinClients mit einer leeren lokalen Liste neu angelegt Wurde die Datei settings fdl e
47. as Dokument abgerufen oder ge ndert hat Information Aktion Erstellt am Erstellt von Prozesse Beschreibung Laufende Nummer der Aktion Art der Aktion Abgerufen oder Ge ndert Datum der Aktion Ausf hrendes Benutzerkonto In Prozesse werden alle Aktionen aufgezeichnet die durch das Prozess management am Dokument ausgef hrt wurden Information Prozess Schritt Benutzer Aktionsanforderun g Aktionsantwort Aktion durchgef hrt Kommentar Unterschrift Erstellt von Erstellt am Beschreibung Prozessname Schrittnummer im Prozess Zum Schritt geh riges Benutzerkonto Vom Benutzer auszuf hrende Aktion Vom Benutzer ausgef hrte Aktion Datum der Ausf hrung durch den Benutzer W hrend der Bearbeitung beigef gter Kommentar Vom Benutzer ausgef hrte Unterschrift f r eine Aktion Benutzerkonto von welchem das Dokument gesendet wurde Datum an dem das Dokument gesendet wurde Informationen zu Dokumenten Seite 99 Senden an FileDirector WinClient Senden an enth lt eine Liste der Benutzer die das Dokument gesendet oder empfangen haben Information Benutzer Kommentar Erstellt von Erstellt am Seiten Informationen Beschreibung Name des Benutzerkontos zu dem das Dokument gesendet wurde Dem Dokument beigef gter Kommentar Benutzerkonto von welchem das Dokument gesendet wurde Datum an dem das Dokument gesendet wurde W hlen Sie Info l im Auswahlmen durch Rec
48. ator Willkommen bei FileDirector Seite 16 FileDirector WinClient Verwaltung von Lizenzen Der FileDirector kennt verschiedene Benutzergruppen Die Gruppe fd admins fd scan fd scan named fd user named und fd user Die Anwender werden diesen Gruppen vom Administrator zugewiesen Es k nnen sich immer nur so viele Benutzer gleichzeitig anmelden wie Lizenzen zur Verf gung stehen Nach 30 Minuten Unt tigkeit Standardzeit ist einstellbar meldet sich der WinClient automatisch ab und gibt die verwendete Lizenz f r einen anderen Benutzer frei Die Anzahl der Lizenzen k nnen Sie im WinClient unter 2 Info einsehen Dies erm glicht es dass mehr Benutzer f r die Verwendung des FileDirectors berechtigt werden k nnen als Lizenzen vorhanden sind Sollten Sie sich also nicht anmelden k nnen kann es damit zusammenh ngen dass alle Lizenzen in Verwendung sind und erst wieder ein Einloggen m glich ist wenn sich ein anderer Benutzer abgemeldet hat Hinweis Die Funktion Zeitgesteuerte Benachrichtigung passiv welche in den Optionen des WinClients gew hlt werden kann kann dazu f hren dass Lizenzen nicht freigegeben werden da zum eingestellten Intervall jeweils eine Verbindung zum Server aufgebaut wird selbst wenn der Benutzer nicht aktiv mit dem WinClient arbeitet Dies gilt nur f r den ge ffneten WinClient In den Gruppen fd scan named bzw fd user named d rfen sich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen v
49. atus der Dokumente die sich im Prozesslauf befinden kann angezeigt werden Aufgelistet wird f r jedes Dokument der Prozessname der Benutzer bei dem das Dokument aktuell vorliegt die Aktion die er durchzuf hren hat der Name des Benutzers der das Dokument auf den Prozess gesendet hat und das Datum und der Zeitpunkt an dem das Dokument auf dem jeweiligen Prozess bergeben wurde Aus dem Prozess Status kann das Dokument das sich auf einem Prozess befindet direkt aufgerufen und kommentiert werden Eine Liste der durchlaufenen Prozesse kann mit Drucken entsprechend ausgedruckt werden Falls ben tigt kann der Prozess abgebrochen werden W hlen Sie Prozess Status aus dem Men Extras um die Prozess Statusliste anzuzeigen Selektieren Sie das Dokument und ffnen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste die Dokumenten Info Im Reiter Prozesse k nnen hier die Schritte eingesehen werden die das Dokument durchlaufen hat Abwesenheit einstellen Wird mit dem Prozessmanagement gearbeitet so werden Dokumente an ver schiedene Benutzer zur Bearbeitung geschickt Der Benutzer sieht diese Dokumente in seiner pers nlichen Liste Ist ein Anwender z B im Urlaub so kann er eine Zeitspanne f r einen Vertreter angeben Dieser Vertreter sollte gen gend Rechte haben um die Dokumente so zu bearbeiten wie es notwendig ist um den Mitarbeiter entsprechend vertreten zu k nnen Die Abwesenheit wird unter Extras gt Abwesenheitseinstellu
50. aufgelistet 1 2 3 usw und es kann eine Zuordnung zu den Feldern des Ziel Dokumententyps durchgef hrt werden Test Import Ob die Einstellungen zu einem Ergebnis f hren und es keine Konfigurationsfehler gib kann man ber den Testimport testen Im Importverzeichnis wird dabei eine Datei testresult mit dem Testergebnis erstellt Diese Datei kann zur Kontrolle mit einem Editor berpr ft werden Der Test Import berpr ft nur die konfigurierte Struktur der Daten nicht den kompletten zu importierenden Datenbestand Start Import Nachdem der Import konfiguriert und getestet wurde kann der eigentliche Import mit Start Import stattfinden Die importierten Dokumente erscheinen auf der lokalen Dokumentenliste und m ssen evtl noch eingecheckt werden Am Ende eines Importes erscheint immer eine Meldung ob der Import erfolgreich war oder nicht War der Import nicht erfolgreich ist aber trotzdem erfolgt so kann es sein dass in der Indexdatei auf Bilder verwiesen wurde die nicht existieren Bitte pr fen Sie in diesem Fall ob sich alle Bilder ordnungsgem im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei Dokumente importieren Seite 84 FileDirector WinClient Elektronische Dokumente Der Component Service falls auf einer Workstation installiert beinhaltet den Stellent Viewer der die Anzeige verschiedener Dateiformate erm glicht ohne dass die jeweiligen Programme auf dem Rechner installiert sein m ssen Der Vie
51. b ein Dokumententyp beim Scannen frei w hlbar oder fest eingestellt ist wird ebenfalls vom Administrator im Scanprofil vordefiniert Lokale Scanprofile Ist ein lokaler Scanner an den PC angeschlossen aber es existiert kein Scanprofil f r den angemeldeten Benutzer dann kann im WinClient ein lokales tempor res Scanprofil eingerichtet werden Voraussetzung ist nat rlich dass der angemeldete Benutzer ber die entsprechenden Berechtigungen verf gt W hlt man den Reiter Scannen aus der Steuerungsbox zeigt WinClient eine Liste der vordefinierten Scanprofile f r den Benutzer an Falls kein vordefiniertes Profil existiert wird WinClient nach lokal angeschlossenen Scannern suchen Ist ein Scanner lokal angeschlossen so wird ein tempor res Scanprofil eingerichtet Die Einstellungen des Scanners sind abh ngig vom installierten Treiber und den Funktionen des Scanners Im Gegensatz zu den vordefinierten Scan Profie die mit der Formularerkennung verbunden werden k nnen und standardm ig Feldwerte zugewiesen haben k nnen sind in einem tempor ren Scanprofil nur die Einstellungen des Scanners verf gbar Einstellungen wie z B Aufl sung Farbeinstellungen und Einzel oder doppelseitiges Scannen F r bestimmte Scanner ist eine Registerkarte Erweitert im Scanner Setup vorhanden die Einstellungen wie z B Doppeleinzug Erkennung bieten kann F r den lokalen Import von Dokumenten oder dem Import aus einer anderen Lokation wird WinClien
52. beiten von Dokumenten Seite 51 FileDirector WinClient geh rigen Felder zur Bearbeitung angezeigt Jetzt k nnen Sie neue Feldinhalte eingeben oder bereits existierende Feldinhalte ab ndern S Dr cken Sie Anderungen bernehmen um die Indexdaten zu aktualisieren Verschieben eines Dokumentes in einen anderen Dokumententyp W hlen Sie das Dokument das Sie bearbeiten wollen in der Dokumentenliste aus Wenn das Dokument schon archiviert wurde k nnen Sie eine Suche durchf hren um es anzuzeigen Um das Dokument in einen anderen Dokumententyp zu verschieben w hlen Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld W hlen Sie dann den Zieldokumententyp und ndern Sie ggf dort die Indexfelder Mit nderungen bernehmen E3 wird das Dokument mit den Indexfeldinhalten des neuen Dokumententyps in den Zieldokumententyp verschoben Bearbeiten von Indexfeldern f r mehrere Dokumente Selektieren Sie das erste Dokument das Sie bearbeiten wollen von einer der Dokumentenlisten aus Wenn die Dokumente bereits archiviert wurden wird man vorher eine Suche im Aktenschrank durchf hren um diese aufzulisten W hlen Sie den Reiter Bearbeiten im Steuerfeld Geben Sie neue Feldinhalte ein oder ndern Sie bereits existierende Feldinhalte in dem Dokumententypen ab Dr cken Sie nderungen bernehmen S und gehen Sie auf das n chste Dokument um die Indexdaten zu aktualisieren Bewegen sie nun mit der Maus den Fokus auf das n chste Do
53. benfalls gel scht so muss bei einem Neustart die URL Verbindungseinstellung zum Server erneut eingegeben werden Lokaler Cache Seite 131 FileDirector WinClient Allgemeine Informationen Dokumentenformate Stellent Viewer Mit dem Component Service wird der Outside In Stellent Viewer installiert der es erm glicht verschiedene Dateiformate anzuzeigen ohne dass die erzeugende Anwendung installiert ist Informationen zu den enthaltenen Dateiformaten erhalten Sie auf der Oracle Homepage Sollten Formate verwendet werden die nicht vom Stellent Viewer unterst tzt werden oder die beim Aufruf ber den WinClient Probleme bei der Anzeige haben sollten so kann der Stellent Viewer f r diese Formate umgangen werden Einstellung f r den Client Um f r einen einzelnen Client diese Einstellung vorzunehmen kann ein Eintrag in der Konfigurationsdatei app vm im WinClient Programmpfad vorgenommen werden Diese Datei befindet sich im Programmpfad des WinClients C Programmei Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient In dieser Datei app vm finden Sie folgenden Eintrag lt appSettings gt lt add key NoStellentFor value xml htm html mht gt lt appSettings gt Erg nzen Sie das Format f r das der Stellent Viewer nicht verwendet werden soll Hinweis Beachten Sie dass diese Einstellung nach einem Update wieder berschrieben wird wenn die Anderung nur in der App vm auf dem Client durchgef hrt wurde
54. chtigung sichtbar oder unsichtbar Die unterhalb der Reihe angezeigten Elemente ver ndern sich gem dem ausgew hlten Reiter und stellen die jeweiligen Funktionen zur Verf gung WinClient Arbeitsbereich Seite 18 FileDirector WinClient Dokumentenlisten Dokumentenlisten werden in einem eigenen Fenster dargestellt Es gibt drei verschiedene Listen Liste der Suchergebnisse Trefferliste Die Liste der Suchergebnisse enth lt alle Eintr ge von den Dokumenten die durch eine Suchoperation auf dem FileDirector Server gefunden wurden Um eine Suche durchzuf hren muss der WinClient im Online Modus sein Lokale Liste Die Liste der lokalen Dokumente zeigt die Eintr ge der lokal auf Ihrem Computer vorgehaltenen beispielsweise neu erstellten aber noch nicht eingecheckten Dokumente Hier werden auch heruntergeladene Dokumente als Kopie vom Server abgelegt Eine Kopie kann nicht auf dem Server eingecheckt werden Wurden Dokumente in der Dokumentenanzeige angezeigt werden sie auch in den lokalen Cache heruntergeladen Hinweis Unter Extras gt Optionen gt Cache Zwischenspeicher gt Cache nach Programmende leeren kann eingestellt werden dass alle bisher angesehenen Dokumente bei Programmende gel scht werden Dies betrifft nicht die neu gescannten oder ausgecheckten Dokumente Wird der WinClient nicht geschlossen dann werden die Daten nach 12 Stunden gel scht wenn diese Option markiert ist Pers nlicher Ordner Der per
55. ckte Dokumente die nach erfolgter Bearbeitung wieder eingecheckt werden Dieser Status eines Dokuments kann in allen drei Arten von Dokumentenlisten auftreten Gel scht Vom Server gel schte Dokumente k nnen mit dem Status X angezeigt werden indem die Info Suche ber Extras gt Optionen gt Info Suche eingeschaltet wird und im Feld Status der Eintrag Gel scht markiert wird F hrt man jetzt eine Suche aus werden die gel schten Dokumente angezeigt und k nnen ggf ber das Kontextmen der rechten Maustaste mit dem Befehl wieder hergestellt werden Das Feld Status Im Feld Status auf der lokalen Dokumentenliste erscheinen z B Hinweise auf Fehler die ein Einchecken nicht erm glichen Die k nnen z B fehlerhaft eingegebene Pflichtfelder sein oder ein Feld das vom Server auf Richtigkeit gepr ft wird z B ob ein Datum g ltig ist Hinweis Das Verhalten beim Ein und Auschecken von Dokumenten kann wesentlich durch verschiedene Einstellungen beeinflusst werden Unter Extras Optionen Allgemein k nnen verschiedene Automatismen eingerichtet werden Lesen Sie hierzu das Kapitel Ein und Auschecken von Dokumenten Anzeigemodi der Dokumentenlisten Dokumentenlisten k nnen in verschiedenen Ansichten dargestellt werden Es kann die Ansicht f r mehrere Dokumententypen ver ndert werden und eingestellt werden wie die Dokumentenlisten f r einen Dokumententyp dargestellt werden sollen Handling
56. ctory Anwenderspeicher e Aktueller Anwenderspeicher e Smart Card Speicher Um ein Zertifikat zu erhalten und zu erfahren von welchem Speicher das Zertifikat geladen werden kann wenden Sie sich bitte an den Netzwerk Administrator oder eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle Verwenden einer Unterschrift Gew hnlich muss ein Dokument auf dem Papier signiert werden bevor es gescannt wird Mit FileDirector k nnen Sie eine eingescannte Unterschrift in das Dokument einf gen nachdem es gescannt wurde Scannen Sie dazu Ihre Unterschrift und laden Sie diese ber den Befehl W hlen Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift Lade Image Danach muss ein Passwort definiert werden damit nur der rechtm ige Benutzer die Unterschrift setzen kann Jeder Benutzer kann drei Unterschriften vorgeben zum Beispiel eine normale Unterschrift Initialen und eine leserliche Unterschrift F r alle drei Unterschriften muss das Passwort identisch sein da nur ein Passwort f r den Benutzer der die Signatur als Notiz setzt angefordert wird Ist bereits eine Unterschrift hinterlegt so erscheint der Button mit der Zahl in Fettschrift Wird eine Unterschrift auf ein Dokument gesetzt so wird diese in die Image Datei fest eingebettet Um eine Unterschrift zu setzen rufen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste auf der Seitenansicht auf und w hlen Anmerkungen gt Unterschrift Zum Setzen der Unterschrift muss jetzt das definierte Passwort an
57. d Ihre Unterschrift nochmals eingeben Erscheinen jetzt gr ne Punkte neben den Unterschriften so wurden sie richtig erkannt Bei roten Punkten konnten sie nicht richtig erkannt werden Ist das der Fall so sind die Unterschriften m glicherweise zu unterschiedlich und sollten nochmals wiederholt werden Hinweis Die Empfindlichkeit der Signaturerkennung kann von einem Administrator in der Datei web config auf dem FileDirector Server ver ndert werden lt add key FDServer SignatureThreshold value 80 gt F r weitere Details verwenden Sie bitte das Installationshandbuch L schen von Unterschriften Zur Wiederholung einer Unterschrift kann sie einfach in der Konfigurationsmaske neu angegeben werden Soll die Unterschrift f r einen Benutzer komplett gel scht werden so kann das nur der Administrator im Enterprise Manager Cache lokal F r jeden WinClient Benutzer wird ein separater lokaler Zwischenspeicher Cache auf der Arbeitsstation eingerichtet in dem lokale und zuletzt angezeigte Dokumente vorgehalten werden Sie k nnen einstellen ob Kopien zuletzt angezeigter Dokumente vorgehalten werden sollen wenn Sie sich von FileDirector abmelden oder das Programm beenden Dokumenten Zwischenspeicher Cache Verzeichnis Hier wird der Speicherort angezeigt in dem der lokale Zwischenspeicher Cache abgelegt ist Im Normalfall wird der lokale Cache im Verzeichnis Eigene Dateien auf dem Arbeitsplatzrechner in einem Verz
58. den Versand einzelner oder ausgew hlter Dokumente sowie einzelner oder ausgew hlter Seiten eines Dokuments als E Mail Um dieses Feature nutzen zu k nnen m ssen Sie ein g ltiges E Mail Konto besitzen und es muss ein MAPI kompatibler E Mail Client auf Ihrem Rechner installiert sein Falls das zu versendende Dokument nur schwarz wei TIFF Bilder enth lt wird ein Multipage TIFF erzeugt und an die E Mail angeh ngt Falls das Dokument gemischte Dateiformate enth lt werden die TIFF Bilder in ein Multipage TIFF geb ndelt und angeh ngt Farbbilder werden als JPEG Dateien angeh ngt jedes andere Dateiformat wird direkt als Datei an die E Mail angeh ngt Anhang im PDF Format Sollen die Anh nge an eine E Mail automatisch in ein PDF Format umgewandelt werden kann das unter Extras gt Optionen gt Diverses eingestellt werden Dies hat den Vorteil dass dem Empf nger zur Betrachtung nur der kostenlos verf gbare Acrobat Reader zur Verf gung stehen muss um das Dokument lesen zu k nnen Au erdem ist es nicht im Original editierbar und ein pdf wird meist eine kleinere Dateigr e aufweisen als das Original was f r den Versand per E Mail vorteilhaft ist Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage Der Dateiname einer TIFF Datei setzt sich als Zeitstempel zusammen wobei zun chst das Datum und die Zeit des Scannens angegeben wird Dieser Dateiname wird bernommen wenn mit einem Rechtsklick auf den Pfeil gekl
59. der Listen f r Dokumententypen Standardansicht Jede Dokumentenliste zeigt zun chst die Dokumente nach Dokumententyp gruppiert an wobei alle Dokumententypgruppen ausgeklappt sind Die Anzahl der angezeigten Dokumententypen wird oben an der Liste angezeigt Wird eine erweiterte Suche ber alles durchgef hrt so werden alle Dokumententypen aufgelistet Dokumentenlisten Seite 37 FileDirector WinClient Umschalten Detailansicht Mit dem Button Umschalten Detailansicht EN wird zwischen ein und ausge klappter Anzeige der aufgef hrten Dokumententypen umgeschaltet Dokumententyp ausklappen Um einen Dokumententyp zur Anzeige der Dokumente auszuklappen klicken Sie auf das Plus Zeichen das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befindet Dokumententyp einklappen Um einen Dokumententyp zum Verdecken der Dokumente einzuklappen klicken Sie auf das Minus Zeichen das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befindet Nur einen Dokumententyp anzeigen Zum ndern der Dokumentenliste auf das Anzeigen nur eines Dokumententyps klicken Sie auf das Symbol links neben der Reihe der Spaltenk pfe des Dokumententyps Alle Dokumententypen anzeigen Zum ndern der Dokumentenliste auf das Anzeigen nur eines Dokumententyps klicken Sie auf das Symbol E links neben der Reihe der Spaltenk pfe des Dokumententyps Handling der Listen f r Anzeige von Dokumenten Aufsteigend Absteigend sortieren innerhalb eines Dokumententyps
60. e bzw zwei Ansprechpartner gibt werden diese in einer Maske zur Auswahl angeboten W hlt man nun einen der Ansprechpartner aus und klickt auf OK so kann man aus dem in der XML Datei angegebenen Vorlagen Pfad eine Vorlage ausw hlen die dann mit den entsprechend konfigurierten Feldern ausgef llt wird Winclient Plug Ins Seite 125 FileDirector WinClient Retrieval CD DVD erstellen Um Daten zu exportieren und f r eine unabh ngige Recherche verf gbar zu machen k nnen Retrieval CDs oder DVDs erstellt werden So k nnen Daten ohne Verwendung des Servers dritten Personen zur Verf gung gestellt werden und man kann ber einen speziellen Retrieval Client in diesen Daten recherchieren Dies ist eine sehr einfache M glichkeit Daten f r den Abruf aus einem FileDirector Server zu liefern ohne Zugang zu der urspr nglichen FileDirector Infrastruktur zu gew hren Voraussetzungen Ticker Um eine Retrieval CD oder DVD zu erstellen werden so genannte Ticker ben tigt Diese Ticker k nnen erworben werden und werden f r die Lizenz freigeschaltet Es k nnen beliebig viele Dokumente exportiert und eine Zusammenstellung erg nzt werden Ist die Zusammenstellung abgeschlossen so muss sie mit Hilfe eines Tickers lizenziert werden damit sie f r den Retrieval Client lesbar wird Eine einmal erstellte CD DVD kann beliebig oft vervielf ltigt werden ohne weitere Ticker zu ben tigen Wird eine bereits lizenzierte Zusammenstellun
61. effer liefern sondern alles was mit mi anf ngt Um Schmitz zu erhalten muss nach m oder Schmi gesucht werden Das Sternchen kann auch mitten im Wort verwendet werden z B bei der Eingabe Me er k nnen alle Namen wie z B Meyer Meier etc gelistet werden Hinweis Das Sternchen gilt nur bei einer Installation ab SQLServer 2000 oder h her als Wildcard Wird eine Oracle Datenbank verwendet wird daf r das Prozentzeichen eingegeben Suche in Anf hrungszeichen Damit eine Suche im WinClient oder im WebServer immer mit automatischen Anf hrungszeichen ausgef hrt wird kann der folgende Schalter in der web config eingestellt werden 0 off 1 on lt add key FDServer SetQuotedIndexSearch value 1 gt Hinweis Wenden Sie sich zur Konfiguration an Ihren Administrator da dies eine generelle Einstellung auf dem Server ist Suche in Aktenschr nken Seite 29 FileDirector WinClient MRU Listen ber die so genannten MRU Listen most recently used werden die bereits eingegebenen Eintr ge aufgelistet So k nnen immer wiederkehrende Indexeintr ge leicht ohne erneute Eingabe wiedergeholt werden Uber die Tastatur kann diese Liste mit ALT 4 aufgeklappt werden Mit der Maus klappt man die Liste mit dem Pfeil rechts am Indexfeld auf MRU Liste l schen Die MRU Liste wird bis max 32 Eintr ge gef hrt Danach werden die letzten Eintr ge automatisch berschrieben Sollen die MRU L
62. egen Anmerkungen Seite 67 FileDirector WinClient Sie m ssen eine Beschreibung der Verkn pfung eingeben mit der diese sp ter auf der Seite angezeigt wird W hlen Sie Schriftart und Farbe des Beschreibungstextes Die Verkn pfung kann eine Verbindung zu einer URL sein z B einer externer Webseite Geben Sie dazu im Feld URL die Adresse der Webseite ein Unterschrift Um eine Unterschrift zu setzen muss diese unter Extras gt Optionen gt Unterschrift gt W hlen Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift definiert worden sein Es k nnen drei unterschiedliche Unterschriften f r eine Person definiert werden Zum Setzen der Unterschriften muss ein Passwort angegeben werden dass bei der Einrichtung f r alle drei Unterschriften gleich definiert wird Das Bild der hinterlegten Unterschrift wird fest in die Tiff Datei eingebettet und kann nicht mehr gel scht werden Stempel W hlen Sie Stempel um einen Stempel auf der Seite anzubringen Folgen Sie bitte dabei dem Auswahlpfeil nach rechts und w hlen Sie den gew nschten Stempel aus Wenn dieses Tool selektiert ist wechselt der Mauscursor in ein Fadenkreuzsymbol hinterlegt mit einer Ansicht des gew hlten Stempels Verschieben Sie das Stempelsymbol auf der Seite und legen Sie es durch Klick mit der linken Maustaste an der gew nschten Position ab Hinweis a Stempel stehen nur dann zur Verf gung wenn sie zuvor vom Administrator im Enterprise Manager eingericht
63. eichnis FileDirector abgelegt F r jeden angemeldeten Benutzer wird ein Unterverzeichnis generiert Die Einstellung des Pfades f r den Zwischenspeicher kann in dieser Maske nur eingesehen werden Die Konfiguration erfolgt ber die Windows Einstellungen des Verzeichnisses Eigene Dateien Grundeinstellungen Optionen Seite 111 FileDirector WinClient Sollte der lokale Cache ber ein Serverprofil gesteuert werden so kann der Administrator eine Konfiguration vornehmen um den lokalen Cache zu verlegen gt siehe Installationshandbuch Cache nach dem Programmende Abmeldung leeren Durch Aktivieren dieser Einstellung werden beim Abmelden von FileDirector oder beim Verlassen des Programms alle Kopien zuletzt angezeigter Dokumente gel scht Ist diese Option eingestellt und der WinClient wird ber l ngere Zeit nicht geschlossen so wird der lokale Cache nach 12 Stunden automatisch geleert damit eine nicht zu gro e Datenmenge anw chst Verbindung Es k nnen mehrere Verbindungen zu verschiedenen Servern hergestellt werden Der Normalfall ist jedoch die Verbindung zu einem Server Die aktuell zu verwendende Verbindung wird angeklickt und mit OK best tigt Beim n chsten Start des WinClients werden diese Einstellungen verwendet Bei der Installation des WinClients ber die Installationsseite vom FileDirector Server auf dem Arbeitsplatzrechner werden die Verbindungseinstellungen automatisch konfiguriert Dies umfas
64. en durch einen Doppelklick auf einen freien Bereich der Leiste zu verwenden Werkzeugleiste Seite 24 FileDirector WinClient Schaltfl chen hinzuf gen oder entfernen ber die Auswahl Schaltfl chen hinzuf gen oder entfernen k nnen die Schaltfl chen ein oder ausgeblendet werden Wenn ein Haken vor einer Auswahl aktiviert wird so ist diese Auswahl sichtbar Angepasste Symbolleisten Benutzerdefinierte Schaltfl chen k nnen ber die Auswahl Schaltfl chen hinzuf gen oder entfernen gt Anpassen erstellt werden Symbolleisten Befehle Optionen Symbolleisten Befehle Optionen Symbolleisten Categories Commands el Datei el Bearbeiten ie Bearbeiten gt Kl Anzeigen A Ausschneiden Strg X d Bees Ba Koran ac E Hauptmen Einf gen Strg V E PG Bl ttern durch Seiten g aae g W Benutzerdefiniert ea acanna Erstellen Sie eine Benutzerdefinierte Symbolleiste im Reiter Symbolleisten Hat eine Symbolleiste einen Haken an der linken Seite so bedeutet dies dass sie angezeigt wird W hlen Sie im Reiter Befehle die gew nschten Befehle aus und ziehen Sie diese per Drag amp Drop auf die Position der Symbolleiste Optionen der Symbolleiste Im Reiter Optionen k nnen folgende pers nliche Einstellungen konfiguriert werden Men s immer vollst ndig anzeigen nach kurzer Verz gerung vollst ndige Men s anzeigen gro e Symbole Quickinfo auf Symbolleisten an
65. en Es werden verschiedene Scanner ohne zus tzliche Treiberinstallation unterst tzt Es k nnen je nach M glichkeiten der Scanner Schwarz Wei Graustufen oder Farbdokumente erzeugt werden Unterst tzte Scanner Die Unterst tzung eines Scanners h ngt davon ab welche Treiber f r ihn verf gbar sind Verschiedene Canontreiber sind im Programm integriert Andere Scanner k nnen ber vom Hersteller mitgelieferte Twain Treiber angesteuert werden Der WinClient unterst tzt direkt also ohne zus tzlichen Treiber viele Canon Dokumentenscanner wie DR 2010C DR 4010C DR 7090C DR 2050C DR 5010C DR 7500C DR 2080C DR 5020 DR 7580 DR 2510C DR 5060F DR 9050C DR 2580C DR 5080C DR 9080C DR 3010C DR 6010C DR C125 DR 3020 DR 6030C DR X10C DR 3060 DR 6050C MS300 DR 3080C DR 6080 MS500 DR 3080C1l DR 7080C CR 180 F r die Verwendung der Scanner werden mit dem Enterprise Manager Scan profile eingerichtet die der WinClient verwendet Im WinClient k nnen diese Scanprofile tempor r auf der Arbeitsstation justiert werden Mit dem WinClient k nnen jedoch keine neuen Scanprofile eingerichtet werden Verzeichnis scannen Ein Scanprofil kann auch als Verzeichnisscanner eingerichtet werden Dann werden Dateien von einem definierten Pfad entweder von einem lokalen Pfad oder einem UNC Pfad importiert Dieses Scanprofil kann so konfiguriert werden dass die Dateien nach dem Import dort gel scht werden Dokumente scannen Seite 74 FileDirec
66. en der Anordnung Ihres Arbeitsbereiches kennen zu lernen lesen Sie bitte auch den Abschnitt Reitergruppen anordnen Das Fenster Indexerfassung Das Fenster der Indexerfassung wird Ihnen angezeigt sobald ein Dokument in FileDirector durch eine der folgenden Aktionen erfolgt Per Drag amp Drop Senden an FileDirector per Office Link oder durch den ImagePrinter In der Dokumentenvorschau wird das Dokument welches gerade importiert wird oder das Dokument an welches angehangen vorangestellt werden kann angezeigt Bereits in diesem Fenster k nnen Indexdaten eingegeben werden Dokument teilen Mit dieser Funktion ist es m glich mehrseitige Dokumente in Einzelseiten aufzuteilen Nachdem die Schaltfl che Dokument teilen gew hlt wurde wird das mehrseitige Dokument in eine entsprechende Anzahl Einzelseitendokumente umgewandelt F r jedes dieser neuen Einzelseitendokumente wird ein neues Erfassungsfenster ge ffnet nachdem das vorherige Fenster geschlossen wurde Hierdurch wird es erm glicht alle entstandenen Einzelseitendokument individuell zu indizieren Die hieraus resultierenden Einzelseitendokumente erscheinen auf der lokalen Liste des WinClients Hinweis Mit dieser Funktion k nnen eDocs nur dateiweise nicht seitenweise getrennt werden Winclient Arbeitsbereich Seite 20 FileDirector WinClient Erste Schritte ffnen eines Aktenschranks Ein Aktenschrank kann automatisch oder manuell ge ffnet werden wenn d
67. enten hilfreich sein die hintereinander indiziert werden sollen und der Zoomausschnitt dabei beibehalten werden soll Bildausschnitt beim Erfassen beibehalten Wird diese Option gesetzt so wird f r jedes Feld der eingestellte Zoomausschnitt gespeichert Dies erm glicht eine schnellere manuelle Indizierung Wenn die Feldinhalte immer an bestimmten Stellen auf der Seite zu finden sind springt der Zoomausschnitt an die entsprechende Stelle Bildverbesserung Diese Option erlaubt die Anzeige von Bildverbesserungsoptionen w hrend des Scannens Scanoptionen nach Stapelscan anzeigen Ist diese Option markiert so wird nach einem Stapelscan ein Fenster mit Befehlen ge ffnet mit denen das weitere Vorgehen bestimmt werden kann Gescannte Seiten speichern Mit dieser Option werden die gescannten Seiten gespeichert ohne dass ein neuer Stapel begonnen wird Neuen Stapel scannen Nach einem Scanvorgang soll sofort ein neuer Stapel als neues Dokument gescannt werden Grundeinstellungen Optionen Seite 104 FileDirector WinClient Weiterscannen Ist ein Stapel noch nicht abgeschlossen und es sollen noch Seiten zu dem aktuellen Stapel hinzugescannt werden so kann mit dieser Option der Scanvorgang fortgesetzt werden Letzte Seite l schen Manchmal werden Identifizierungsseiten eingesetzt die zwischen den Stapeln liegen Mit dieser Option kann die letzte Seite gel scht werden bevor ein neuer Stapel gescannt wird Zeilennummern in Do
68. entgangenen Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die vollst ndige und au
69. er in das Programmverzeichnis des Wintlients In diesem Verzeichnis befindet sich auch die XML Datei DSDMS FileDirector ResponseWriter xm die zur Konfiguration editiert werden muss Konfiguration Ermitteln Sie die CabinetlD die Dokumententyp ID des ersten Dokumententyps mit den detaillierten Adressdaten DetailsDocType die FeldID des Verbindungsfeldes hier KundenID und die ID s der Felder aus beiden Dokumententypen die Sie sp ter im Anschreiben bernehmen wollen ffnen Sie die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector ResponseWriter xmf und setzen Sie die entsprechenden Daten ein lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt Cabinet ID 055CF7ED gt lt Settings key ConnFieldID value 1E074F71 gt lt Settings key DetailsDocType value 2C2B91E8 gt lt Settings key TemplatePath value D Vorlagen EDocs gt Winclient Plug Ins Seite 123 FileDirector WinClient lt ShowDetailColumns FieldID 90511262 gt lt ShowDetailColumns FieldID 1E074F71 gt lt Mapping FieldID 9051 1262 Name Vorname gt lt Mapping FieldID 1E074F71 Name Name gt lt Mapping FieldiID E4A1A0OA2 Name Adresse gt lt Mapping FieldiD 2B11B6E4 Name PLZ gt lt Mapping FieldiD E13A67C0 Name Ort gt lt Mapping FieldiD 458C3749 Name Kundennummer gt lt Mapping FieldiD CCA3175B Name Rechnungsnummer
70. er WinClient gestartet wird Wird der WinClient beim ersten Start mit dem Server verbunden und ein Aktenschrank ge ffnet so werden die Einstellungen des Aktenschrankes zun chst im Hintergrund in den lokalen Cache gespeichert Manuelles ffnen eines Aktenschranks ber Datei gt ffnen gt Aktenschrank erscheint eine Liste von FileDirector Aktenschr nken f r die Sie die Berechtigung haben Markieren Sie den Eintrag des zu ffnenden Aktenschranks und klicken Sie auf die Schaltfl che OK oder doppelklicken Sie einen Eintrag Automatisches ffnen eines Aktenschranks Der WinClient kann automatisch bei jedem Start den zuletzt verwendeten Aktenschrank ffnen Aktivieren Sie dies in dem Men Extras gt Optionen Reiter Allgemein Checkbox Offne letzten verwendeten Aktenschrank ffnen einer Dokumentenliste Beim ffnen eines Aktenschranks wird die Liste lokaler Dokumente automatisch angezeigt falls lokale Dokumente existieren wie z B neue Dokumente oder Dokumente die ausgecheckt wurden Suchergebnisse Die Dokumentenliste der Suchergebnisse wird angezeigt nachdem eine Suche in einem Aktenschrank erfolgt ist Falls die Liste bereits ge ffnet ist wird sie aktualisiert Die Anzeige kann nur bei Verbindung mit dem FileDirector Server stattfinden Hinweis Auf dem Server gibt es eine Einstellung die die maximale Anzeige der Sucher gebnisse begrenzt Der Standardwert betr gt 1000 Dokumente und kann vom Administrator ge nd
71. er lokalen Dokumentenliste angezeigt W hrend Sie ein Dokument ausgecheckt haben wird allen anderen Benutzern dieses Dokument mit dem Status Nur Lesen angezeigt Ein anderer Benutzer kann dieses Dokument erst auschecken nachdem Sie es wieder eingecheckt haben W hlen Sie Auschecken E aus der Toolleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Dokumentenliste um die ausgew hlten Dokumente auszuchecken Auschecken zur cksetzen Die Option Auschecken zur cksetzen erlaubt es den Status des Dokuments von Ausgecheckt wieder auf Archiviert zu setzen Dabei wird das Dokument in den Zustand vor dem letzten Auschecken versetzt Anderungen die bereits im letzten ausgechecktem Zustand gemacht wurden werden nicht bernommen W hlen Sie Auschecken zur cksetzen ER aus der Toolleiste um f r die aus gew hlten Dokumente das Auschecken zur ckzusetzen Dieser Befehl kann nur von einem Administrator oder von dem Bearbeiter der das Dokument ausgecheckt hat durchgef hrt werden Hinweis Im Notfall z B ausgecheckte Dokumente auf defekter Festplatte kann der nur lesen Status durch Auschecken zur cksetzen von einem Administrator wieder eingecheckt werden ACHTUNG Ein erneutes Einchecken der zuvor ausgecheckten lokalen Dokumente ist nicht m glich Sie m ssen von der lokalen Liste gel scht und wieder zur Be arbeitung ausgecheckt werden Revisionen Im FileDirector werden alle nderungen als Revision gespeichert Es k
72. erden W hlen Sie Bearbeiten gt OCR Dokument und w hlen Sie ob Sie ein Dokument erneut der DataSelect Erkennung zuf hren m chten oder Lieferantendaten bearbeiten wollen Modus DataSelect Dokumente der DataSelect Engine zuf hren In dem nun folgenden Fenster k nnen die vorhandenen Lieferantendaten wie im Abschnitt DataSelect Nacherfassung beschrieben bearbeitet werden Bearbeiten von Dokumenten Seite 59 FileDirector WinClient Duplizieren eines Dokumentes Markieren Sie ein Dokument in der Trefferliste und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl duplizieren Wird ein Dokument dupliziert erscheint es in der lokalen Liste mit den gleichen Indexdaten wie das Originaldokument mit dem Status Neu In der lokalen Liste k nnen die Indexdaten noch ver ndert werden und f r die Suche muss das Duplikat eingecheckt werden Beachten Sie dass die Daten bei Erstellung von Duplikaten redundant werden d h eine nderung im Originaldokument wird nicht in das Duplikat bertragen Verkn pftes Dokument erstellen Durch Auswahl dieser Option wird ein neues Dokument mit den gleichen Index Informationen wie der aktuell ausgew hlte Datensatz auf der Suchergebnisliste erstellt Das neue Dokument wird mit dem bestehenden Dokument aus dem es erstellt wurde verkn pft Beim Anzeigen des neuen Dokuments kann das Quelldokument durch Ausw hlen von Folge Dokumentenlink im Kont
73. eren indem Felder bei der Eingabe eines eindeutigen Feldes automatisch gef llt werden Wird z B eine Kundennummer eingegeben so k nnten die Adressfelder w hrend der Eingabe im Bereich Bearbeiten automatisch ber eine Suche in Aktenschr nken Seite 30 FileDirector WinClient hinterlegte Datenbank gef llt werden Die Hinterlegung der Datenbank muss vom Administrator auf dem Server ber die Konfiguration einer ODBC Schnittstelle eingerichtet werden Manuelle Indexeingabe ber OCR Zonenerkennung Ist die OCR Zonenerkennung auf dem Server lizenziert so ist als Eingabehilfe auch die manuelle Zonenerkennung im WinClient m glich Diese Zonenerkennung muss ber ein Plug In nachinstalliert werden Lesen Sie hierzu den Abschnitt gt Point and Shoot im Kapitel Plug Ins Volltextsuche Der Textinhalt von Dokumenten kann durchsucht werden um Dokumente aufzufinden welche bestimmte W rter oder S tze enthalten Die M glichkeit der Volltextsuche ber Dokumente besteht sofern sie durch das optionale FileDirector OCH Modul erfasst worden sind Es ist so konfigurierbar dass nur bestimmte Dokumententypen innerhalb von Aktenschr nken per OCH Volltext gelesen werden Au erdem kann die Volltextsuche je nach Konfiguration erst nach einer bestimmten Zeit zur Verf gung stehen da sie ber ein Zeitintervall gesteuert wird Um die Volltextsuche in einem Aktenschrank auszuf hren w hlen Sie den Reiter Suche des Steuerfelds aus Spe
74. ers Full Name And Address 2 Consignee s Full Name And Address IA Save Spielberg Solutions Ltd Fenn Enterprises Ltd 135 Canvey Lane Ascot Berkshire Aufgaben Seite 117 FileDirector WinClient Winclient Plug Ins Plug Ins sind kleine Zusatzfunktionen die explizit auf dem Client installiert werden m ssen Es sind Sonderfunktionen die nicht jeder Client ben tigt Im Zuge der Entwicklung ist es m glich dass ber Plug Ins Sonderanpassungen hinzu programmiert werden und die Funktionen des WinClients optional erweitert werden Installation von Plug Ins Die Plug Ins befinden sich auf der Installations CD des FileDirectors im Verzeichnis Plug Ins Zur Installation m ssen diese in das Programmverzeichnis Plug Ins des WinClients kopiert werden C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient PlugIns Men installierter Plug Ins einschalten Um die Plug Ins nach der Installation verwenden zu k nnen m ssen sie im Men zugeschaltet werden Dies kann ber die Anpassung des Men s erfolgen sofern der Benutzer hier nderungen vornehmen darf Ist dies nicht der Fall so muss der Administrator die Men s ggf ber die Clientkonfiguration in EnterpriseManager aktivieren Voraussetzung bei OCR Plug Ins Da diese Plug Ins eine OCR Erkennung durchf hrt m ssen zur Verwendung auf dem Client die OCR Engine und der Component Service auf dem Server installiert sein Beachten Sie dass die Verwendung der OCR e
75. ert werden Siehe gt Installationshandbuch Erste Schritte Seite 21 FileDirector WinClient Lokale Dokumente Die Liste der lokalen Dokumente kann durch Auswahl des Eintrags Lokale Dokumente im Men Datei gt Offnen aufgerufen werden Pers nlicher Ordner Die Liste des pers nlichen Ordners kann durch Auswahl des Eintrags Pers n licher Ordner im Men Datei gt Offnen aufgerufen werden Schlie en von Dokumentenlisten In der oberen rechten Ecke des Listenfeldes kann die jeweils aktive Liste ge schlossen werden Erste Schritte Seite 22 FileDirector WinClient Werkzeugleiste Die meisten WinClient Aktionen k nnen ber eine entsprechende Auswahl der Werkzeuge in der Werkzeugleiste erfolgen Die angezeigten Werkzeuge und die Art wie diese angezeigt werden kann entweder durch den Anwender oder zentral durch den FileDirector Administrator erfolgen Ansicht Die Ansicht der Werkzeuge und Men s kann im Reiter Anordnung in den WinClient Optionen eingestellt werden Es stehen 3 verschiedene Ansichten zur Verf gung W hlen Sie den gew nschten Stil in der Auswahlliste WinClient Layout aus In Ansicht 1 und 2 bleibt das Aussehen der Hauptwerkzeugleiste gleich aber die die Werkzeuge f r die Steuerung der Aktenschr nke ndern sich In Ansicht 3 ver ndern sich die Werkzeugleiste und die Steuerungsleiste und die Men leiste wird ausgeblendet Ansicht 1 Es folgt ein Beispiel f r das Aussehen der Ansich
76. es nach der Index nderung nicht mehr den verwendeten Suchoptionen entspricht Auto Einchecken neuer Dokumente Werden Dokumente neu erstellt liegen diese im Normalfall zun chst auf der lokalen Liste und m ssen von dort aus noch eingecheckt werden Mit dieser Option werden die neuen Dokumente sofort eingecheckt F r eine Index nderung muss das Dokument erneut ausgecheckt werden Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Dokumente nach Bearbeitung ihrer Indexdaten automatisch in den FileDirector Server eingecheckt Auto einchecken externer Dokumente Bewirkt das Dokumente aus externen Quellen automatisch eingecheckt werden Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Durch Aktivieren dieser Einstellung werden zuvor archivierte Dokumente nach Bearbeitung ihrer Indexdaten automatisch in den FileDirector Server eingecheckt Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern Durch Aktivieren dieser Einstellung werden sie informiert falls neue Dokumente noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt wurden und um Best tigung zur Programmbeendung gebeten ohne die Dokumente einzuchecken Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Sie informiert falls neue oder bearbeitete Dokumente noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt wurden und um Best tigung zur Programmbeendung gebeten o
77. et Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Sind Dokumente bereits auf dem Server archiviert so kann es l stig sein diese zur Bearbeitung manuell auszuchecken und wieder einzuchecken Oft erleichtert und beschleunigt es die Bearbeitung wenn das Aus und Einchecken bei einer Anderung automatisch vollzogen wird Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern Werden neu gescannte Dokumente nicht eingecheckt so kann keine Suche auf dem Server stattfinden Damit sie gefunden werden k nnen muss der Bearbeiter daran denken alle Dokumente einzuchecken Diese Option erm glicht es dass beim Schlie en des WinClients eine Erinnerungsmeldung zum Einchecken der neuen Dokumente erscheint Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern Diese Option erm glicht es dass beim Schlie en des WinClients eine Erinnerungsmeldung zum Einchecken der ausgecheckten Dokumente erscheint Hinweis Beachten Sie dass die automatischen Funktionen immer eine Verbindung zum Server ben tigen Sollten Sie mit dem WinClient offline arbeiten kann kein Ein oder Auschecken auf dem Server stattfinden Ein und Auschecken Seite 48 FileDirector WinClient Dokumente auschecken Dokumente mit dem Status Archiviert k nnen aus einem FileDirector Akten schrank ausgecheckt werden Wenn ein Dokument ausgecheckt wird wird eine Kopie dieses Dokuments in die lokale Liste der jeweiligen Arbeitsstation geladen und in d
78. et wurden b Stempel z B mit Farbfl chen sind immer transparent c Stempel k nnen auch im Scanprofil vordefiniert werden und automatisch beim Scanvorgang auf der ersten oder auf allen Seiten gesetzt werden d Werden Stempel in die Seite eingebettet z B wenn die Seite heruntergeladen oder per E Mail versendet wird so wird sie im og Format gespeichert Ad hoc Signatur W hlen Sie diese Funktion aus dem Men oder die Tastenkombination STRG Umschalttaste Einf gen um eine Signatur in das ausgew hlte Dokument einzuf gen Zur Verwendung von Signaturen lesen Sie bitte das Kapitel Unterschriften Anmerkung als Hyperlink zu einem anderen Dokument ffnen Sie das Dokument auf das die Anmerkung gesetzt werden soll Suchen Sie nun das Dokument auf das der Link zeigen soll der eingef gt wird Nun k nnen Sie mit dragn drop das Dokument aus der Suchliste auf das angezeigte Dokument ziehen Es wird ein Link erstellt der aus den Indexfeldern des verlinkten Dokumentes zusammengesetzt wird Anmerkungen Seite 68 FileDirector WinClient Es k nnen auch mehrere Dokumente gleichzeitig markiert und auf das Zieldokument gezogen werden wobei die Links dabei untereinander auf dem Dokument erzeugt werden Wird ein Link zur Anzeige des Dokumentes angeklickt so wird ein zus tzlicher Reiter in der Anzeige erzeugt der das verlinkte Dokumente anzeigt Hinweis Zum L schen eines Hyperlinks klicken Sie links neben den Link um
79. extmen der Rechtsklickoption aufgerufen werden Zu dem neuen Dokument k nnen weitere Seiten hinzugef gt werden Dokument umwandeln Mit dieser Option kann eine gescannte Seite automatisch in ein editierbares Word Dokument umgewandelt werden Die Seite wird OCR gelesen und im doc Format gespeichert Um diese Funktion zu verwenden muss die OCR auf dem Client installiert sein und es wird eine Client OCR Lizenz ben tigt Hinweis Da die Umwandlung ber die OCR Texterkennung erfolgt kann je nach Qualit t der gescannten Seite eine Nachbearbeitung des Textes erforderlich sein Erzeugen eines leeren Dokumentes W hlen Sie Neues Dokument E von den Scan Werkzeugen im Steuerfeld um ein neues Dokument ohne Seiten zu erzeugen Das Dokument wird im aktuell gew hlten Dokumententyp erzeugt und in der lokalen Dokumentenliste aufgef hrt Mit dieser Funktion k nnen z B leere Dokumente als Container f r sp teres hinzuscannen angelegt werden L schen von Dokumenten und Seiten Dokumente k nnen aus einer Dokumentenliste mit der Schaltfl che Le L schen Bearbeiten von Dokumenten Seite 60 FileDirector WinClient entfernt werden oder das Dokument selbst wird gel scht Dies h ngt vom Status des Dokumentes und von der Dokumentenliste in der Sie gerade arbeiten ab Einzelne Seiten eines Dokumentes l schen ffnen Sie das Dokument mit Doppelklick und markieren Sie die Seite im An zeigefenster In der Miniaturansicht k
80. f das Dokument gedruckt Feldtrenner Hier kann man w hlen wie die gedruckten Felder getrennt werden sollen Es stehen verschiedene Vorgaben zur Auswahl Standardfelder Bis zu acht Felder k nnen hier ausgew hlt werden die auf dem Dokument ausgedruckt werden sollen Keine Programm Version Computername Benutzer Grundeinstellungen Optionen Seite 107 FileDirector WinClient Datum und Zeit Geklicktes Feld Datumsfeld Dokumententyp Drucke Trefferlistenzeile Hier kann man w hlen ob alle Felder der Trefferliste gedruckt werden sollen oder keine Die Auswahl Keine setzt voraus dass im oberen Abschnitt keine Felder ausgew hlt wurden Anderenfalls werden diese Felder ausgegeben Genau skalierter Ausdruck Ist diese Option aktiviert dann werden Dokumente in Originalgr e gedruckt Eine Skalierung auf das Zielformat findet nicht statt Drucken mit dynamischer Seitenausrichtung Die Ausrichtung der Seite wird beim Drucken dynamisch angepasst Felder vor dem Drucken ausw hlen Wenn diese Funktion selektiert wird ffnet sich vor dem Drucken der Trefferliste ein Auswahlfenster in dem man pro Dokumententyp Felder f r den Druck ausw hlen kann Der Druck der Trefferliste wird sich nach dieser Auswahl richten Wir diese Funktion nicht selektiert so werden wie bisher alle Felder der Trefferliste gedruckt Rasterlinien drucken Ist die Funktion ausgew hlt so werden beim Drucken der Trefferliste
81. figuration gt lt appSettings gt lt User application and configured property settings go here gt lt Example lt add key settingName value settingValue gt gt lt add key CoutryPrefix value 49 gt lt appSettings gt lt configuration gt Soll bei der Erkennung der Telefonnummern eine Standard L nderkennung zugeordnet werden dann kann diese in einer zu dem Plug In geh rigen CallTo XML Datei hinterlegt werden Wird bereits ein oder 00 vor der Telefonnummer gefunden so wird die Standardvorwahl nicht gesetzt HitListDocumentExport Dokumente exportieren Um Dokumente zu exportieren kann dieses Plug In verwendet werden Es erzeugt aus den aktuell markierten Daten eine Exportdatei die sp ter ber den WinClient wieder eingelesen werden kann Markieren Sie die Dokumente zum Export Das folgende Fenster ffnet sich und Sie k nnen hier noch einen Feldtrenner einstellen der sp ter in der Exportdatei verwendet wird Klicken Sie auf Exporf und w hlen Sie ein Zielverzeichnis f r die zu exportierenden Daten In dem angegebenen Verzeichnis wird ein Unterverzeichnis erstellt das wie die ID des Aktenschrankes benannt ist Die Dokumente werden mit Ihrer ID in Winclient Plug Ins Seite 121 FileDirector WinClient einem Unterverzeichnis zum Dokumententyp erstellt Zum gesamten Export wird eine Datei mit der Endung dat erstellt die die aufgelisteten Indexdaten mit nachfolgende
82. g erg nzt so wird erneut ein Ticker ben tigt Wird eine Zusammenstellung gr er als der bereitgestellte Platz auf dem Datentr ger so werden die Daten auf mehrere Verzeichnisse aufgeteilt und k nnen mit dem Retrieval Client als jeweils eigenst ndiger Aktenschrank aufgerufen werden F r jedes Verzeichnis wird zur Lizenzierung je ein Ticker ben tigt Hinweis Um Ticker zu erhalten wenden Sie sich bitte an Ihren FileDirector H ndler Erstellen einer Retrieval CD DVD Zur Erstellung einer Retrieval CD markieren Sie die Dokumente die exportiert werden sollen Zum Export der Daten verwenden Sie den Befehl Datei gt Exportieren gt Retrieval CD DVD Sollen Dokumente aus mehreren verschiedenen Dokumententypen exportiert werden so k nnen diese nacheinander zusammengestellt werden ohne nach dem Export der einzelnen Dokumente eine Lizenzierung durchzuf hren Ebenso werden Listen von Dokumenten zusammengestellt die ber die Anzahl der maximal angezeigten Dokumente hinausgeht Retrieval CD DVD erstellen Seite 126 FileDirector WinClient An einen bereits exportierten Aktenschrank k nnen jederzeit weitere Dokumente hinzugef gt werden War der exportierte Aktenschrank bereits lizenziert wird daf r erneut ein Ticker ben tigt War er noch nicht lizenziert so kann man beliebig viele Dokumente hinzuf gen und erst bei der Fertigstellung wird ein Ticker zur Lizenzierung ben tigt Hinweis Die maximal angezeigte Auswahl von
83. gegeben werden Elektronische Unterschrift f r Prozesse definieren In diesem Bereich kann man eine Unterschrift mit einem speziellen Unterschriftenpad definieren um sp ter im Prozessmanagement eine Prozessaktion durchzuf hren So kann z B ein Prozess definiert werden bei dem ein Dokument durch eine Unterschrift best tigt wird und erst bei einer g ltigen Unterschrift wird der n chste Schritt durchgef hrt Unterschriften Pad ausw hlen FileDirector unterst tzt eine Vielzahl von Signatur Pads und Wintab eine allgemeine Schnittstelle zwischen Windows und der Hardware Vor der Auswahl des Pads m ssen Sie sicherstellen dass das Pad angeschlossen ist und dass alle Treiber korrekt installiert sind Verwenden Sie f r den Installationsvorgang die Installationsanleitung des Herstellers Grundeinstellungen Optionen Seite 110 FileDirector WinClient Unterschriften konfigurieren Damit sp ter Ihre Unterschrift erkannt werden kann ben tigt das Programm drei hinterlegte Unterschriften zum Vergleich Diese muss der Benutzer zuvor hinterlegen Zum Hinzuf gen einer Signatur klicken Sie auf den ersten Button rechts neben dem ersten Unterschriftenfeld und erstellen Sie Ihre erste Testunterschrift Nach Best tigung mit OK ffnet sich direkt das zweite Fenster und Sie k nnen Ihre zweite Unterschrift abgeben F llen Sie alle Unterschriftsfelder aus und testen Sie danach die Erkennung indem Sie auf Unterschrift testen klicken un
84. gt lt Cabinet gt lt Configuration gt Folgende lt Tags gt m ssen in der Datei ausgef llt werden Cabinet ID Aktenschrank ID ConnrFieldID Verbindungsfeld zwischen den Dokumententypen DetailsDocType Dokumententyp der Adressdaten Details TemplatePath Pfad f r die Vorlagen der Anschreiben ShowDetailColumns Felder f r die Auflistung der Ansprechpartner in der Maske Select Details wenn mehrere Eintr ge zu einer KundenID vorhanden sind lt Mapping FieldiD 90511262 Name Vorname gt Die Mapping Felder sind die Felder deren Inhalte sp ter in das Anschreiben eingetragen werden sollen und aus dem Dokumententyp herausgezogen werden Im Anschreiben kann dann entweder die ID des Feldes in dieser Form FD_3795A51F eingetragen werden oder die Definition die als Name f r das Feld eingesetzt wurde Vorname Das Adressfeld einer Word Datei die mit den definierten Feldern gef llt werden soll kann dann z B so aussehen hier Testvorlage doc FD_90511262 FD_1E074F71 FD_ E4A1AOA2 FD_2B11B6E4 FD_ E13A67C0 Ihre Rechnung Rechnungsnummer Sehr geehrte Damen und Herren Winclient Plug Ins Seite 124 FileDirector WinClient Verwendung von ResponseWriter W hlen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie auf Das Symbol f r das Plug In Select details Resp Street Dorfstrasse Da es in unserem Beispiel f r die Kundennummer 1111 zwei Eintr g
85. hen hinzuf gen oder entfernen s s nssssenssesnnsssrensserenssrnenssernnsserenssernnssrnnessennnssenenssenn 25 Angepasste Symbolleisten snssnnssensnssssssesenressssnerrrsrsssssnernrsnssssrnerntsnssssrnernnssssssrnennnsnssssrnennnsno 25 Suche in Aktenschr nken snsnssnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 2O Sehwerkzetge sprc ei EE E EE EEA E E Ea ea A EE aai ee 26 elef age EE 26 Sucheiim Dokumententyp ecien iseasi ee aaa aa aeaa iea eais 27 Inhaltsverzeichnis Seite 5 FileDirector WinClient Suche im Aktenschrank Erweiterte Suche starten 27 Volltextsuche starten u n us rasen 27 laten 27 Su hparame E 28 S che in Ihdexfeldern u LER Lana 28 Suche mit ODER Verkn ptung ssis erectis iccirco d an da aieea is 29 Eingabehilfen bei der Indexveingabe 29 Suche in Anf brungszelchen nen NEEE 29 MRU SLISTEN WEE 30 Wortausw hllistensairse siegte re I dee eeE 30 REN un E CT EE 30 Memofelder sruron a ar a RR 30 ODBC Batenb nkverkn pf ngen u u n ennae een an aa ne EE 30 Manuelle Indexeingabe ber OCH Zonenerkennung 31 VOIltEXts che ne ae ee en esse dienten 31 Mehrere Worte suchen im Volltext mit AND OR OR NOT sssesesessssssssssesesesnsesreerererererererrrererene 31 Volltextsucheimitindexfeldern u r8 enter da de eege ege 32 Dokumentenlisten kk KN NK ENKEN NEEN EN ENEE nunnnnunen anne DD S chergeBnisse un kr ee are Ee eer 33 lokale Dokumenten ten I He dE EEGEN 34 e gl 34 Anze
86. hne die Dokumente einzuchecken Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen F r jedes Dokument wird eine Pr fsumme ein sogenannter Hashcode generiert Wird im Datenverzeichnis des Servers eine Anderung an den Daten des Dokumentes vorgenommen so stimmt diese Pr fsumme nicht mehr mit den Originaldaten berein Somit kann mit dieser Option eine manuelle Grundeinstellungen Optionen Seite 102 FileDirector WinClient nderung der Daten berpr ft werden die im WinClient mit einem roten Symbol dargestellt wird Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird Wenn diese Option aktiviert ist wird der Benutzer darauf aufmerksam gemacht dass ein Dokument welches eingecheckt werden soll keine Seiten enth lt Dies kann zum Beispiel nach dem Erstellen eines verkn pften Dokuments der Fall sein Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll Wenn diese Option aktiviert ist wird folgender Hinweis ausgegeben wenn ein Dokument ohne Seiten aus der Liste ausgew hlt wird Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein Auschecken bewirkt Wenn diese Option aktiviert ist wird folgender Hinweis ausgegeben wenn eine Anmerkung auf ein eingechecktes Dokument hinzugef gt wird oder eine vorhandene Anmerkung ge ndert wird Sprache Die vom WinClient verwendete Sprache kann eingestellt werden Als Voreinstellung kommt die Sprache des Betriebssystems zur Anwendung kann aber in eine der folgenden ge nder
87. hrere Dokumente gleichzeitig mit einem Z hler versehen werden so schlie en Sie das Anzeigefenster des aktuellen Dokumentes und markieren Sie dann mehrere Dokumente Bei Verwendung des Buttons werden dann alle markierten Dokumente mit dem Z hler gef llt Winclient Plug Ins Seite 122 FileDirector WinClient ResponseWriter Das Plug In ResponseWriter ist dazu gedacht dass ein automatisches Antwortschreiben mit den Indexdaten eines archivierten Datensatzes bzw mit den Indexdaten eines verbundenen Datensatzes gef llt werden kann Wenn Sie z B eine Rechnung eines Lieferanten suchen dann kann ResponseWriter den Namen des Lieferanten die Adressdaten und Rechnungsinformationen in ein Anschreiben einer MS Word Vorlage bertragen die entsprechend verlinke Felder hat Beispiel In diesem Beispiel hat ein Dokument die relevanten Rechnungsdaten und der zweite Dokumententyp beinhaltet die Lieferantendaten wie Name und Anschrift Ein gemeinsames Feld ist LieferantenID Dokumententyp Eins LieferantenID Rechnungsnummer Datum etc Dokumententyp Zwei KundenlID Adresse Name E Mail Telefon Stra e etc Nun soll eine Antwort an einen Lieferanten auf eine Rechnung aus dem zweiten Dokumententyp verfasst werden wobei die Adressdaten aus dem ersten Dokumententyp automatisch an eine Microsoft Word Vorlage bermittelt werden und in das Anschreiben eingesetzt werden Installation Kopieren Sie das Plug In ResponseWrit
88. htsklick auf das im Anzeigefenster dargestellte Dokument Sie erhalten Informationen ber Seiten im TIF und JPEG Format Information Aktenschrank Dokumententyp Dokumenten ID Dateityp Breite Pixel H he Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e Kompressionsrate Beschreibung Bezeichnung des das Dokument enthaltenden Aktenschranks Dokumententyp welchem das Dokument zugeh rt Eindeutige Kennnummer ID des Dokuments Dateityp TIF oder JPEG Bildbreite in Pixeln Bildh he in Pixeln Horizontale Bildaufl sung Vertikale Bildaufl sung Farbaufl sung in Bits Dateigr e des unkomprimierten Bilds Dateigr e des komprimierten Bilds Prozentfaktor der Kompression Informationen zu Dokumenten Seite 100 FileDirector WinClient Grundeinstellungen Optionen ber verschiedene Einstellungen kann der WinClient veranlasst werden bestimmte Aktionen wie das ffnen des Fensters zur Auswahl des Akten schranks automatisch auszuf hren Diese Einstellungen k nnen benutzerspezifisch auf dem FileDirector Server gespeichert und auf von Ihnen benutzten WinClients geladen werden So wird erm glicht dass das Profil eines Benutzers auf verschiedene Arbeitspl tze geladen werden kann Zur nderung dieser Einstellungen w hlen Sie Optionen aus dem Men Extras und selektieren den Reiter Allgemein Wurden Einstellungen ge ndert s
89. i der Anzeige von EDOC ssssssssssssrsrsssssserrnnrssssrerrrsrssssrnernrsnssssrnernesnssssrnennnnnsnnnt 86 Erfassen von elektronischen Dokumenten 86 Hinzuf gen zu existierendem Dokument 86 Revidieren von elektronischen Dokumenten s ssssssssssssssssrsssssrrssserrssrrerssttnrssrsrtssttnnsstnetssttnnsseeessten 87 Automatische Indexvlerung snars i tseno Kiasi ne Bisin nnii sesia nania rina 87 E Mails aus Outlook spelcherm 87 SERA ELLE 87 Dateianh nge von E Mails als separate Seiten speichern sssssssssrrsssssssserrrssssssrrerrnssssesrrennes 88 Dateianh nge als separate Dokumente speicherm 88 Inhaltsverzeichnis Seite 9 FileDirector WinClient Dokumente Genden kk NNN ENKEN RN RAN EN KENE nn DI Dokumente per E Mail senden 89 Anhang im PDF Format 89 Zusammenstellung des Dateinamens f r E MailAnlage 89 Senden eines einzelnen Dokuments 90 Senden von mehreren Dokumenten ssssssssssssssssssssrnsrsssssserrrrrssssrrerrnsnssssrrerntsnssssrnenntesssssrnennnssssent 90 Senden selektierter Dokumente ssssssssnnsesssssseernsrssssrerrrrrssssrnerrnsnssssrnerntsrssssrnenntnsssssrnennnsnssnnt 90 Senden einer Seite eines Dokuments nssssssssssensrsssssserrnrrssssenernrsnssssrnernnsnssssrnennnnsssssrnennnsnssent 90 Senden selektierter Seiten eines Dokuments 91 Senden an E Mail Die EE 91 Dokumente an Benutzer senden ss ssssssisssssssssrrsrsssssseerrrtssssrnernrnnssssrnerntsnssssrnerntsnssssrne
90. ichert werden Durch einen Rechtsklick auf ein Dokument k nnen Sie die Auswahl Senden an FileDirector treffen Wurde die Option OfficeLink w hrend der Installation des Component Service installiert k nnen MS Office Dokumente direkt aus den Office Applikationen an FileDirector gesendet werden Ein FileDirector Werkzeug ist dann in der Werkzeugleiste der Office Programme verf gbar In Office 2010 z B wird es zu den Add Ins hinzugef gt und kann zur Schnellzugriffleiste hinzugef gt werden Welche Methode auch ausgew hlt wurde es erscheint immer das Fenster Indexerfassung das den Benutzern gestattet den Aktenschrank und den Dokumententyp auszuw hlen und die Indexdaten hinzuzuf gen Nachdem dies erledigt wurde und mit OK best tigt wurde wird das Dokument in der lokalen Dokumentenliste in WinClient gespeichert Dokumente k nnen au erdem per drag n drop in FileDirector hinzugef gt werden Wurde mehr als ein Dokument auf den WinClient gezogen erscheint die Abfrage ob alle Seiten als ein Dokument gespeichert werden sollen Best tigt man mit JA ffnet sich das Fenster Indexerfassung Nach der Eingabe der Indexdaten und Best tigung mit OK werden alle Dokumente als ein mehrseitiges Dokument in WinClient gespeichert Lautet die Antwort NEIN so m ssen die Indexdaten f r jedes Dokument eingegeben werden und die Dokumente werden als mehrere Einzelseiten gespeichert Hinzuf gen zu existierendem Dokument Im Fenster
91. ickt wird der den Datensatz markiert und von dort aus der Befehl senden an ausgef hrt wird Bei einer E Mail werden die Datei und der Betreff der E Mail entsprechend benannt Wird der Befehl senden an ber das rechte Kontextmen auf einem Indexfeld ausgef hrt so wird der Inhalt des angeklickten Feldes bernommen Um gezielt einen Dateinamen zu vergeben kann eine Definition in den Optionen des WinClients vorgenommen werden ffnen Sie das Optionsmen Dokumente Senden Seite 89 FileDirector WinClient unter Extras gt Optionen gt Diverses Hier k nnen drei Teile und ein Feldtrenner f r den Dateinamen gesetzt werden Aus diesen drei Teilen wird sp ter der Dateiname zusammengesetzt wenn man den Befehl senden an verwendet Die jeweiligen Teile k nnen aus dem Indexfeldinhalt einem Datumsfeld oder dem Namen des Dokumententyps bestehen Wird ein Datumsfeld eingestellt so muss im Dokumententyp ein Feld als Datum definiert sein Befinden sich mehrere Datumsfelder in einem Dokumententyp wird das erste Feld verwendet Hinweis Diese Einstellung kann auch bereits in einer Clientkonfiguration im Enterprise Manager vordefiniert sein so dass Sie als Benutzer m glicherweise keine Rechte haben diese Option zu ver ndern Senden eines einzelnen Dokuments Selektieren Sie das Dokument in der Dokumentliste das Sie senden wollen W hlen Sie Senden an und dann E Mail S ber das Kontextmen der rechten Maustaste
92. ie Daten exportiert das Recht hat die Revisionen anzeigen zu lassen Andernfalls k nnen die Daten nicht korrekt exportiert werden Retrieval CD DVD erstellen Seite 127 FileDirector WinClient Hinweis Der Export von Volltext wird nicht unterst tzt Neues Zielverzeichnis nach Hier wird die Gr e des Zielverzeichnisses angegeben Die Gr e der XML Dateien wird bei der Berechnung der angegebenen gesch tzten erforderlichen Gr e bereits ber cksichtigt Allerdings sollten Sie darauf achten dass gen gend Speicherplatz auf dem Datentr ger reserviert wird wenn ggf auch der Retrieval Client noch auf den Datentr ger kopiert werden soll Allgemeine Angaben Hier k nnen Angaben zum Firmennamen und zum Benutzer eingetragen werden der den Export der Daten erstellt Zertifikat Die Verwendung eines Zertifikates erm glicht die Erstellung eines Exportes mit einer digitalen Signatur Voraussetzung daf r ist die Verwendung von Zertifikatsdiensten in der Dom ne Public Key Infrastructure PKI Mit einer Signatur kann gew hrleistet werden dass die exportierten Daten aus einer vertrauensw rdigen Quelle stammen Media ID Auf jeder neuen CD befindet sich eine eingebrannte Nummer die Media ID So werden die Medien eindeutig als Original identifiziert Die vorherige aktuelle und nachfolgende ID der Medien kann hier angegeben werden Retrieval lizenzieren Mit dieser Funktion wird der exportierte Aktenschrank lizen
93. iert und eingecheckt werden In der Statusleiste an der unteren Leiste des WinClients wird der Status angezeigt Der linke Scrollbalken zeigt den Fortschritt ber alle markierten Dokumente an der rechte Balken zeigt den Fortschritt f r jedes einzelne Dokument an In der Mitte ist ein Stop Button verf gbar mit dem der Prozess des Eincheckens unterbrochen werden kann Diese Funktion ist dann hilfreich wenn das Einchecken von sehr vielen oder sehr gro en Dokumenten abgebrochen werden soll Optionen f r automatisches Einchecken Dokumente k nnen automatisch nach Bearbeiten der Indexdaten eingecheckt werden Dies kann auf neue oder ausgecheckte Dokumente angewendet werden Das automatische Einchecken kann ber das Men Extras gt Optionen im Reiter Allgemein eingestellt werden Die folgenden Optionen haben Einfluss auf das Verhalten beim Einchecken von Dokumenten L sche neue Dokumente nach Einchecken Ein neues Dokument befindet sich auf der lokalen Liste des Anwenders Durch Einstellung dieser Option wird das Dokument beim Einchecken auf den Server von der lokalen Liste gel scht Wird diese Option nicht eingestellt so verbleibt eine Kopie mit dem Status archiviert auf der lokalen Liste und muss sp ter manuell gel scht werden L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Ein bereits archiviertes und zur Bearbeitung ausgechecktes Dokument erscheint auf der lokalen Liste des Bearbeiters Durch Einstellung dieser Option wi
94. ige der Dokumentenlsten 35 Dokumentenstatus an seele aan ee a naeh een enden nee ende 35 Stat s N 10 PPRRRR SEE AR NEE eebe 36 Status Archivierte ee aan las hr sanieren nennen nenn ande bh ae ep 36 Status Ausgecheckt nnsecessncheeenasnsennnehnee naeh dann ade enden en erahnen d e dee en 36 Stat s nur LESEM EE 36 SNe EE 37 Gelos ch EE 37 BETA le BE 1 U CHR PIERRE EEE ERETEFIEFIETELERSTER IFFTIEERERFETEFIEFTETETTRLSTFETTEFTTERETSLETTEFTFETTTELTSESTERTETTTEET 37 Anzeigemodi der Dokumentenlteten nn ssssesssesnessssesrersrssssesrrerrrsssserernesnssssreeraenrssssreernesnssesreennennn 37 Handling der Listen f r Dokumententvpen 37 Handling der Listen f r Anzeige von Dokumenten 38 Spaltenanpassung w hrend der Lautzeit 39 Filter f rListenergebnis setzen ee een ae 39 Auswahl von Dokumenten 40 SEU ee ET EE A0 Anzeige von Dokumenten 4444444400nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 41 ber DOKU ue 41 Le ET de Te E EE 41 Werkzeuge zur Seltenanzelge ss iisnestinsnnniienknsinrsurniissninsiiss reprisen issie Enans ia rerata inina sa nsi 43 Ein und Auschecken ssansnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn AO Dok mente eincheck Mcse e EEA EEEE EE araa EAEE pais 46 Pflichtfelder und Pr fung beim Einchecken 46 GESCHUtzZtE Felder ee ee rel 47 Einchecken mehrerer Dokumente abbrechen 47 Optionen f r automatisches Einchecken 47 Inhaltsverzeichnis Seite 6 FileDirector WinClien
95. iges ndern eines Indexfeldes f r mehrere Dokumente sssssisseesesisisisirirrrririrrerersrens 53 Indizieren per Tastatur een en n denn naeh ee iaaa ia 53 Kopieren Verschieben und Verlinken mit Drag Drop 53 Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokumentes sesesesesesesesssssssesesesesesssnsssssssnsssnsesssssssens 53 Verschieben von Seiten von einem Dokument in ein anderes 53 Kopieren eines gesamten Dokumentes in ein anderes ssusssssssssseesnsssseserrerrssssreernessssesrrennese 54 Kopieren von einzelnen Seiten 54 Link zu einem Dokument im Windows Verzeichnis erstellen u0u202000000senennnenennnenenenenenenn 54 Indizieren ber vordefinierte OCR Formulare een eeeeeenenenenenenenenenenenenenenenesenesesesesenenenenn 54 Verwende Scanprofil Konfiguration 54 Verwende alle Formulare zur Erkennung ssssessseesrssssesreerrsssseerersnssssenernesnssssrrernessssssreeenesse 54 Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententvps s ssssssssssssssssrrsserrrssrrrssrsnnssrennssrennssreersst 54 Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular uuesessssnnsssenensnnnnnnnnennennnnnnnennnnn 55 Indizierenimit Datasel amp ct a 02 00 40 aaa anna nat aan dee dee 55 Dokumente der DataSelect Engine zuf hren sssssssssssssssssrsssssrssssersrereressrnsenssenssensssessresseessens 55 Lieferantendaten bearbeiten suscsecessanananein nennen nenn anaiena aana ai anaa i anaiena ainia 55 Dokumente zusammentassen
96. ihn zu mar kieren Ist er rot markiert kann er gel scht werden Anmerkungen verschieben Um eine Anmerkung auf einem Bild zu verschieben w hlen Sie die Anmerkung aus halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie die Anmerkung an die gew nschte Position Anmerkungen l schen Um eine Anmerkung zu l schen selektieren Sie die Anmerkung und verwenden Sie L schen Le aus der Toolleiste oder verwenden Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Anmerkungen Seite 69 FileDirector WinClient Dokumente drucken und speichern Dokumente und Dokumentenlisten k nnen auf verschiedene Weise gedruckt oder gespeichert werden Drucken Die Druckoptionen des FileDirector Clients erm glichen das Drucken einzelner oder ausgew hlter Dokumente sowie einzelner oder ausgew hlter Seiten eines Dokumentes Sie k nnen TIFF und JPEG Formate direkt drucken Wenn zus tzlich der Component Service des FileDirectors installiert wurde k nnen mehr als 200 verschiedene Formate einschlie lich der Microsoft Office Dateien sowie Adobe PDF Dateien gedruckt werden Drucken eines einzelnen Dokuments Um ein einzelnes Dokument zu drucken klicken Sie auf das Dokument in der Dokumentenliste das Sie drucken wollen W hlen Sie Drucken 2 aus dem Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Mehrere Dokumente von bis drucken Um mehrere Dokumenten zu drucken die in der Liste hintereinander stehen klicken Sie auf das er
97. ine Lizenz erfordert Diese Funktion steht nur zur Verf gung wenn der Client online am Server arbeitet OCR Index Point and Shoot Zonenerkennung Das Plug Ins OCRindex erm glicht bei der Indizierung eine Zone aufzuziehen und Texte in ein Indexfeld zu bernehmen unabh ngig davon ob Zonen f r die Formularerkennung konfiguriert sind Somit kann diese Funktion auch f r gescannte Seiten verwendet werden die nicht als Formular hinterlegt werden k nnen Vorgehensweise f r manuelle Zonenerkennung Zonenerkennung korrekt installiert wurde Winclient Plug Ins Seite 118 FileDirector WinClient W hlen Sie das gescannte Dokument aus das Sie indizieren wollen und zeigen Sie es an Gehen Sie dann wie folgt vor e Aktivieren Sie den Reiter Bearbeiten e Markieren Sie das Indexfeld das gef llt werden soll e Aktivieren Sie den Button des Plug Ins e Jetzt ziehen Sie die Zone um den Text der in das Indexfeld geschrieben werden soll DualSearch Das DualSearch Plug In erm glicht es anhand eines eindeutigen Feldwertes alle Dokumente zu finden die in einem zweiten definierten Feld den gleichen Wert enthalten Dies bedeutet dass dieses FileDirector Plug In es dem Benutzer erm glicht anhand einer Rechnungsnummer welche im Normalfall eindeutig ist alle Dokumente eines Dokumententyps angezeigt zubekommen welche einem Kunden zugeordnet sind ohne dass die Kundennummer am Anfang der Abfrage bekannt ist Die Konfigu
98. int im WinClient wenn das Plug In f r den OCR Rechner korrekt installiert wurde F r den OCR Rechner ben tigen Sie ein gescanntes Dokument das untereinander aufgelistete Mengen und Preise enth lt W hlen Sie das gescannte Dokument aus das Sie indizieren wollen und zeigen Sie es an Aktivieren Sie den Button des Plug Ins und ziehen Sie eine Zone um die aufgelisteten Preisangaben Jetzt erscheint ein Fenster das die gescannten Angaben untereinander auflistet und berechnet Die Preise und Mengen k nnen f r berschl gige Berechnungen modifiziert werden A OCR Taschenrechner Rechner rt 4500 00 275 00 4 775 00 3 5 050 00 16 808 00 Gesamt 5 555 00 Winclient Plug Ins Seite 120 FileDirector WinClient CallTo Auslesen von Telefonnummern geren Funktionen arbeitet Mit diesem Plug In k nnen Telefonnummern per OCH von einem Dokument ausgelesen und in verwendbarer Form gefiltert werden Die gefilterte Telefonnummer beinhaltet keine Bindestriche oder andere Formatierungszeichen f r die Telefonnummer mehr so dass sie ber die callto Funktion von Windows direkt an ein hinterlegtes Programm geschickt werden kann Einstellung einer Standard L nderkennung Der Standard L ndercode muss in der XML Datei des CallTo Plug Ins eingetragen werden Die XML Datei ist im CallTo Plug In Verzeichnis zu finden lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt con
99. ion gespeichert lokale Dokumentenliste und sind somit f r andere Benutzer nicht verf gbar bis sie auf dem FileDirector Server in den entsprechenden Aktenschrank eingecheckt sind Dann enth lt der FileDirectorr das Dokument im Aktenschrank und es kann nach ihm recherchiert werden Falls Sie ein Dokument das in einem Aktenschrank gespeichert ist ver ndern wollen m ssen Sie es zun chst auschecken Erst dann kann das Dokument bearbeitet werden und es wird sichergestellt dass niemand es ver ndern kann w hrend Sie es ausgecheckt haben Trotzdem kann noch nach der unver nderten Fassung im Nur Lesen Status recherchiert werden Jede Anderung die Sie vornehmen wird solange nicht im Aktenschrank gespeichert und anderen Benutzern zug nglich sein bis Sie das Dokument wieder eingecheckt haben Dokumente einchecken Dokumente mit dem Status Neu sind auf der lokalen Arbeitsstation gespeichert und existieren noch nicht im Aktenschrank des FileDirectors Sie werden auf der lokalen Dokumentenliste angezeigt Dokumente mit dem Status Ausgecheckt werden immer auf der Liste Lokale Dokumente angezeigt und eventuell bei den Suchergebnissen angezeigt abh ngig davon welche Suchkriterien benutzt wurden Sie k nnen auch in Ihrem pers nlichen Ordner erscheinen falls sie Ihnen von einem anderen Benutzer oder im Zuge eines Prozesses zugesendet wurden W hlen Sie Einchecken CH um die ausgew hlten bearbeiteten oder neuen Dokumente in den Fi
100. isten komplett gel scht werden so klicken Sie auf Extras co Optionen gt MRU Liste l schen Wortauswahllisten Sind f r einzelne Indexfelder Wortauswahllisten definiert so k nnen diese Worte direkt angew hlt werden Uber die Tastatur l sst ALT A die Wortliste aufklappen F r Wortlisteneintr ge k nnen auch Tastaturk rzel vordefiniert werden die eine Eingabe eines kompletten Eintrages ber eine kurze Tastatureingabe erm glichen Es k nnen mehrere Eintr ge in Wortauswahllisten gleichzeitig aus einer Liste ausgew hlt werden Diese werden in den Indexfeldern jeweils durch ein Semikolon getrennt Eine Auflistung erh lt man durch Anklicken des entsprechenden Symbols am Ende einer Wortauswahlliste Hinweis Sind die Wortlisten im Enterprise Manager so konfiguriert dass freie Worteintr ge zugelassen sind so werden die frei hinzugef gten Worte im lokalen Cache des Anwenders gespeichert Datumseingaben Soll ein Datum eingegeben werden so klappt ein kleiner Kalender zum Indexfeld auf ber den man das Datum per Mausklick ausw hlen kann Im Steuerfeld werden Felder mit Datumseigenschaft mit einem Kalendersymbol gekennzeichnet Memofelder Ist ein Feld als Memofeld konfiguriert ist dieses Feld mit einem entsprechenden Pin Symbol gekennzeichnet Das Memofeld kann per Mausklick auf dieses Symbol ge ffnet werden ODBC Datenbankverkn pfungen ODBC Datenbankverkn pfungen erm glichen es die Indexeingabe zu automatisi
101. iten in einem Dokument k nnen ersetzt werden Um alle Seiten in einem Dokument zu ersetzen 1 2 3 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen und ffnen Sie es Markieren Sie das Dokument in dem Sie die Seiten ersetzen wollen ge dd ber den Befehl Alle Seiten ersetzen Di aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten w hrend des Scannens ersetzt werden Dokumente scannen Seite 79 FileDirector WinClient Die zuvor vorhandenen Seiten k nnen noch in der Revision eingesehen werden Scanvorgang abbrechen Das Scannen kann jederzeit durch Klick auf in der Toolleiste Scannen im Steuerfeld unterbrochen werden Alle neuen Dokumente werden in der lokalen Dokumentenliste angelegt und gespeichert In dieser Liste k nnen Sie das Dokument oder seinen Index bei Bedarf noch berarbeiten Nach Einchecken der Dokumente k nnen sie auf dem Server gesucht werden Winclient Startoptionen W hrend der Installation von WinClient auf einer Workstation werden eine Verkn pfung auf dem Desktop und ein entsprechender Men eintrag erstellt Dar ber kann der WinClient mit den Standardeinstellungen gestartet werden Weitere Verkn pfungen mit zus tzlichen Parametern f r die Startoptionen k nnen erstellt werden Scanstation M glicherweise gibt es in einem B ro nur einen Computer mit angeschlossene
102. itgelesen Somit kann das Dokument bei einer Volltextsuche bei Eingabe des Textes aus der Textanmerkung gefunden werden Linie W hlen Sie Linie um eine Linie auf der Seite zu zeichnen Wenn dieser Anmerkungstyp selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der die Linie anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die Linie enden soll und lassen die Maustaste los Sie k nnen die Farbe der Linie durch einen Doppelklick auf die Linie ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Anmerkungen Seite 66 FileDirector WinClient Pfeil W hlen Sie Pfeil 2 um einen Pfeil auf der Seite zu zeichnen Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der der Pfeil anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der der Pfeil enden soll und lassen Sie die Maustaste los W hrend des Ziehens mit der Maus wird der entstehende Pfeil bereits angezeigt wobei die Spitze des Pfeils dem Mauscursor folgt Sie k nnen die Farbe des Pfeils durch einen Doppelklick auf den Pfeil ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Hervorhebung W hlen Sie Hervorhebung um einen Bereich des Bildes hervorzuheben ohne etwas auf der Seite zu verdecken Diese Anmerkung funktioniert wie ein Markerstift auf dem Papier Wenn dieses Tool se
103. kets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren SICHERUNGSKOPIE Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESSLICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden BESCHR NKUNGEN Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nich
104. kument in der Dokumentenliste oder verwenden Sie nderungen speichern und n chstes Dokument markieren d damit der Fokus automatisch auf das n chste Dokument springt Beim Bearbeiten bleiben im WinClient die eingetragenen Werte f r das n chste fokussierte Dokument im Steuerfeld erhalten wenn der Eintrag lt add key PreserveFieldsOnEdit value true gt in der Datei app xml des WinClients gesetzt wird Hinweis Wird die Einstellung nur in dieser Datei im WinClient des Clients vorgenommen so bleibt sie bei einem Update nicht erhalten Soll sie auch f r ein Update gesetzt werden so muss sie durch einen Administrator auf dem Server ge ndert werden In der Setups WinClient app xml auf dem Server kann diese Option f r das Roll out f r alle nachfolgend vom Server installierten Clients gesetzt werden Bearbeiten von Dokumenten Seite 52 FileDirector WinClient Gleichzeitiges ndern eines Indexfeldes f r mehrere Dokumente Um mehrere Indexfelder gleichzeitig auf einen Eintrag zu ndern markieren Sie die Dokumente die ge ndert werden sollen ndern Sie den Eintrag im Indexfeld und klicken Sie auf nderungen bernehmen Jetzt wird der ge nderte Eintrag f r alle markierten Dokumente bernommen Es werden nur die ge nderten Felddaten der ausgew hlten Dokumente gespeichert Alle anderen Indexfelder behalten die originalen Daten Nach einer Anderung werden ge nderte Felder gelb markiert Indizieren per Tasta
105. kumentenlisten anzeigen Mit dieser Option wird die Zeilennummer in den Trefferlisten am Anfang einer jeden Zeile eingeblendet Abwechselnde Zeilenfarben in Dokumentenlisten Um eine bessere bersicht in den Trefferlisten zu erhalten k nnen die Zeilen mit abwechselnden Zeilenfarben dargestellt werden Die Farbe der Zeilen wird vom System vorgegeben Dokument sofort anzeigen Durch aktivieren dieser Option wird ein Dokument durch einen einfachen Mausklick auf den Eintrag in der Suchliste ge ffnet und in den lokalen Cache geladen Ist diese Option nicht aktiviert so wird die Seite erst bei einem Doppelklick angezeigt und heruntergeladen Freie Positionierung von Steuerfeld und Listen erlauben Beim Verschieben von Steuerfeld und Listen ber dragn drop Zu P em erscheinen dynamische Pfeile f r die m glichen Positionen Um diese M glichkeit der freien Positionierung zu erlauben kann diese Option gesetzt werden Ist sie ausgeschaltet so k nnen das Steuerfeld und die Dokumentenlisten nicht frei verschoben werden Explorer hnliche Baumsuche Verzeichnis bersicht wird in Baumstruktur angezeigt hnlich wie in Windows Explorer Dies setzt eine entsprechende Konfiguration im EnterpriseManager voraus Sollte nach Auswahl dieser Option keine Baumstruktur angezeigt werden dann wenden Sie sich bitte an den FileDirector Administrator Sofortige Stempeleinbettung Vorkonfigurierte Stempel werden unmittelbar nach dem Anzeigen eingebe
106. leDirector Aktenschrank einzuchecken Diesen Befehl finden Sie in der Toolleiste Bl ttern durch Dokumente oder im Kontextmen der rechten Maustaste wenn der einzucheckende Datensatz in der Dokumentenliste markiert ist Beim Einchecken wird das Dokument an den Server gesendet wo es dann zur Recherche zur Verf gung steht Pflichtfelder und Pr fung beim Einchecken Wenn Pflichtfelder konfiguriert wurden dann m ssen diese zwingend gef llt werden bevor man das Dokument einchecken kann Es gibt verschiedene Arten von Pflichtfeldern Feld muss vollst ndig ausgef llt sein leeres Feld nicht erlaubt oder die verpflichtende Eingabe eines g ltigen Datums Wird ein Datensatz aus diesem Ein und Auschecken Seite 46 FileDirector WinClient Grund nicht eingecheckt so erscheint im Feld Upload Status ein entsprechender Hinweis auf eine m glicherweise unvollst ndige Eingabe Gesch tzte Felder Es gibt Felder die im WinClient gesch tzt bzw grau dargestellt werden oder Felder die erst nach dem Einchecken grau hinterlegt sind Gesch tzte Felder k nnen nicht ge ndert werden Ein automatisches Datum kann z B immer ge sch tzt werden Eine zun chst manuelle Eingabe kann nach dem Einchecken gesch tzt werden damit sp ter keine Anderungen m glich sind Die Konfiguration der gesch tzten Felder wird vom Administrator vorgenommen Einchecken mehrerer Dokumente abbrechen Es k nnen gleichzeitig mehrere Dokumente mark
107. lektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der eine Ecke des Rechtecks anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der die gegen berliegende Ecke des Rechtecks liegen soll und lassen Sie die Maustaste los Das entstehende Rechteck wird bereits beim Ziehen der Maus angezeigt Sie k nnen die Farbe der Hervorhebung durch einen Doppelklick auf die Hervorhebung ver ndern selektieren Sie Farbe w hlen w hlen Sie die gew nschte Farbe aus und klicken Sie auf OK Notiz W hlen Sie Notiz l um eine Notiz auf der Seite anzubringen Die Notiz hat einen gelben Hintergrund Wenn dieses Tool selektiert ist halten Sie die linke Maustaste gedr ckt an der Position an der die Notiz anfangen soll ziehen Sie die Maus zu der Position an der Notiz enden soll und lassen Sie die Maustaste los Die Eigenschaften dieses Anmerkungstyps werden in einem Fenster angezeigt Dort geben Sie den Text ein und w hlen Schrifttyp und Fonteigenschaften der zu verwendeten Schrift Nach Klick auf OK wird die Notiz auf der Seite angebracht Verkn pfung W hlen Sie Verkn pfung um eine Verkn pfung zu einer URL auf einer Seite zu setzen Wenn dieser Anmerkungstyp selektiert ist ziehen Sie mit gedr ckter linker Maustaste ein Fenster in dem Bereich auf wo der Hyperlink platziert werden soll Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben wird ein Fenster angezeigt in dem Sie die Eigenschaften der Verkn pfung festl
108. lliert und so konfiguriert werden dass man einen Zugang per Browser herstellen kann Dazu muss auf dem Client NET Framework Version 2 0 installiert sein Die Funktionen des WinClients sind ebenso vorhanden als w re der WinClient auf einer Workstation installiert Die einzige Einschr nkung besteht darin dass man nicht offline arbeiten kann da die Verbindung zum Server ber den Browser hergestellt werden muss um den WinClient zu starten Ist der WinClient auf dem Server ordnungsgem installiert so muss auf dem Client die Funktion Add trust to this side to allow execution of browser based application aufgerufen werden um eine Vertrauensstellung zum Server einzurichten Dies kann ber die FileDirector Installationsseite ausgef hrt werden http Servername filedirector Nach Abschluss kann ber die Installationsseite durch Auswahl von Start in Browser der folgende Link aufgerufen werden http Servername filedirector WinCWeb default htm Startet der WinClient auf dem Server nicht so kann das folgende Ursachen haben e NET 2 0 wurde nicht ordnungsgem auf dem Client installiert e Das Branding wurde nicht vor der Installation des WinClients auf dem Server durchgef hrt und die ServerUrl befindet sich dadurch nicht in der App xml e Add Trust wurde auf dem Client nicht ausgef hrt e Die Sicherheitseinstellungen des IIS f r das Verzeichnis WinCWeb erlauben keinen Zugriff Fragen Sie dazu Ihren Administr
109. lt man ein Scanprofil mit vorkonfiguriertem Scanner aus so k nnen die Einstellungen des Scanners tempor r auf dem Client ver ndert werden So kann z B die Helligkeit noch je nach Qualit t der Vorlage justiert werden Die Einstellungsm glichkeiten h ngen von dem jeweils verwendeten Scannerftreiber ab Wird die Einstellung des Scannertreibers ber den Button Standard auf die Defaulteinstellungen zur ckgesetzt so werden die Einstellungen des hinterlegten Scanprofils verwendet Feld wird automatisch mit Wert gef llt Wird ein Feld bei der Verwendung eines Scanprofils immer mit einem festgelegten Wert gef llt so ist dies im Scanprofil vordefiniert Im Enterprise Manager kann vom Administrator f r jeweils ein Scanprofil ein Feld mit einem Wert definiert werden Dokumente scannen Seite 75 FileDirector WinClient Verwende OCR Formularerkennung Diese Option kann bei eingerichteten Formularen optional zugeschaltet werden sofern dies im Scanprofil erlaubt wurde Wird mit OCR Erkennung gescannt so m ssen der Component Service und die OCR Engine auf dem Client installiert sein Hinweis Wichtig f r die Erkennung ist dass die OCR nur dann Indexfelder erkennen kann wenn die Dokumente mit der gleichen Aufl sung wie ihre Vorlagen gescannt wer den Daher sollte bei Verwendung der OCR die Aufl sung im Scanprofil entspre chend vordefiniert werden und vom Anwender nicht ver ndert werden Auswahl von Dokumententypen O
110. m Scanner der von mehreren Mitarbeitern zum Scannen benutzt wird Den Mitarbeitern wurde m glicherweise eine Standard Benutzerlizenz zugeordnet die keine Berechtigungen zum Scannen hat Durch Hinzuf gen des Startparameters Scanstation auf diesem Computer kann bewirkt werden dass den Benutzern automatisch w hrend der Anmeldung eine Lizenz mit der Berechtigung zum Scannen zugeordnet wird Erstellen Sie dazu eine neue Verkn pfung f r den WinClient und f gen Sie die Option am Ende des Startbefehls ein C Programme x86 Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe Scanstation Skipbarcodepage Diese Anwendung wird h ufig f r die Digitalisierung von Daten ben tigt wenn Barcodeseiten als Stapeltrennung beim Scannen verwendet werden Um die einen oder mehrere Barcodes enthaltene 1 Seite eines Stapels nach Ubernahme der ausgelesenen Daten zu l schen muss der WinClient ber eine Verkn pfung mit dem Parameter skipbarcodepage gestartet werden Vorgehen Erstellen Sie eine Verkn pfung zum Programmaufruf des WinClients und schreiben Sie die Option dahinter Dokumente scannen Seite 80 FileDirector WinClient C Programme x86 Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe skipbarcodepage Dokumente scannen Seite 81 FileDirector WinClient Dokumente importieren WinClient kann Dokumente und die dazugeh rigen Indexdaten importieren Die I
111. m Server eingestellt werden Dokumente drucken und speichern Seite 71 FileDirector WinClient Liste exportieren und drucken Um eine Liste zu exportieren werden die Eintr ge markiert die exportiert werden sollen ber Datei gt Exportieren gt Export der Dokumentenliste kann eine Datei erzeugt werden Diese Datei kann folgende Dateiformate haben xml html txt oder xls ber die Generierung einer html Datei wird direkt eine Tabelle erzeugt die im Browser angezeigt und von dort aus gedruckt werden kann Hinweis Man kann die Trefferliste auch ber die Zwischenablage Copy amp Paste kopieren und dann z B in Excel oder in eine Textdatei einf gen Dokumente als Datei speichern Gesamtes Dokument speichern Markieren Sie das Dokument in der Suchliste und w hlen Sie den Befehl Speichern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste aus Die Seiten des Dokumentes werden jetzt in dem Ordner gespeichert den Sie bei dem Vorgang angeben Dateiname automatisch vergeben Wird das gesamte Dokument gespeichert so kann der Inhalt eines Indexfeldes als Dateiname vergeben werden Dazu muss die Maus auf das Indexfeld zeigen das als Name vergeben werden soll Offnen Sie in dieser Position das Kontextmen und f hren Sie den Speichern Befehl aus Zeigt der Cursor beim Ausf hren des Befehls auf den linken Rand des Datensatzes so wird der Original Tiff Name verwendet Eine Seite speichern F hren Sie den
112. maximalem Zoomfaktor darzustellen Von Bildern im TIF oder JPG Format wird dann f r einen Bildpunkt genau ein Bildschirmpunkt zur Anzeige verwendet Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich Anzeige von Dokumenten Seite 43 FileDirector WinClient Darstellung vergr ern W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um den Zoomfaktor der Anzeige zu vergr ern also das Bild gr er darzustellen Darstellung verkleinern W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um den Zoomfaktor der Anzeige zu verkleinern also das Bild kleiner darzustellen Zoomregler Im Zoomregler es Sg sind de Zoomfaktoren anders gestaltet als bei den Buttons Darstellung vergr ern und Darstellung verkleinern Eine individuellere Gr enanpassung ist hiermit m glich Hinweis Bei den Ansichten 1 und 2 muss der Zoomregler manuell der Toolbar hinzugef gt werden In Ansicht 3 liegt der Zoomregler rechts unten in der Statusbar Ausschnittsvergr erung Sie k nnen in einen Bereich des Bildes durch Aufziehen einer Box um den entsprechenden Bereich mit der linken Maustaste hineinzoomen Seite 90 gegen den Uhrzeigersinn drehen W hlen Sie Ee aus der Toolleiste Anzeigen um die Seite von der aktuellen Anzeige aus 90 gegen den Uhrzeigersinn zu rotieren Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich Seite 90 mit dem Uhrzeigersinn drehen W hlen Sie 2 aus der Toolleiste Anzeigen um die
113. n Best tigungsbenachrichtigung Wenn die definierte Aufgabe durchgef hrt wird wird das Dokument an den n chsten Schritt des Prozesses in Abh ngigkeit von der Struktur des Prozesses weitergeleitet Das Prozessmanagement steuert den Pfad eines Dokuments durch die Prozessschritte und verfolgt den Status und Standort eines Dokuments Senden an Prozesse Um ein Dokument auf einen Prozess zu senden m ssen die Prozesse vorde finiert sein Dokumente k nnen manuell oder automatisch auf Prozesse geschickt werden Manuelles Senden Zur manuellen Versendung von Dokumenten gehen Sie wie folgt vor 1 Markieren Sie das Dokument das Sie versenden wollen 2 W hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Senden an ch Prozess 3 W hlen Sie den Prozess aus den Sie verwenden wollen Welcher Prozess gew hlt werden muss sollte vorher mit dem Administrator abgestimmt werden der die Prozesse konfiguriert und den Unternehmensabl ufen anpasst 4 Falls gew nscht f gen Sie einen Kommentar hinzu 5 ber OK wird das Dokument abgeschickt Automatisches Senden In Abh ngigkeit von der Konfiguration der Prozesse k nnen Dokumente automatisch gesendet werden Automatische Optionen beinhalten Prozessmanagement Seite 93 FileDirector WinClient e Neu zu einem Dokumententyp hinzugef gte Dokumente optional nach bestimmten Indexkriterien e Existierende Dokumente eines Dokumententyps nach bestimmten Indexkriterien
114. n der gerade dort angezeigt ist Zus tzlich kann das Scanprofil so eingerichtet sein dass eine automatische OCR Formularerkennung auf das gescannte Dokument durchgef hrt wird In diesem Fall erfolgt die Indizierung automatisch sofern die Formular erkennung und der Client daf r konfiguriert sind Einzelseiten scannen Alle Seiten im Feeder eines Scanners werden gescannt und jede Seite wird in einem eigenen Dokument im FileDirector gespeichert Um eine Einzelseite zu scannen 1 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks 2 Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil 3 W hlen Sie den Dokumententyp aus unter dem Sie das Dokument ablegen wollen Wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass Sie die Einstellungen nicht ver ndern k nnen wird der Dokumententyp automatisch gew hlt 4 Falls gew nscht k nnen Sie Indexinformation in die Felder des Dokumententyps eingeben Dokumente k nnen auch nach dem Scannen indiziert werden 5 W hlen Sie e aus der Toolleiste Scannen im Steuerfeld um das Scannen zu starten W hlen Sie Bl in der Toolleistee Scannen wenn Sie den Inhalt der Indexfelder leeren wollen der gerade dort angezeigt ist Dokumente scannen Seite 77 FileDirector WinClient Zus tzlich kann das Scanprofil so eingerichtet sein dass eine automatische Formularerkennung auf das gescannte Dokument durchgef hrt wird Verwende OCR Formularerkennung In diesem Fall l uft die Indizierung aut
115. n DA Unterst tzte nl EE 74 Verzeichnis scannen een 74 Berechtigung zum Scannen aneigeias Neeie ein luenle 75 Seille UU 75 Sce nnereinstellungen ver ndern uu n en ee Ha Rn a 75 Feld wird automatisch mit Wert gef llt sssri nises en snieun iindeki eneak i ienien 75 Verwende OCHR ZFormularerkennung 76 Auswahl von Dokumententypen scssi e a a aak Tea Eas 76 Lokale Scanprollle aan ai ee 76 Erekortrsbrkep DE eege ee ee es eegen eege ege 76 Mehrseitige Doku mente amp scannen nsniaigekas een ne 77 Einzelseiten Scannen aaa AERA EEEE TAS 77 Seiten nh ngen ee e ne ee E E 78 Seiten einf gen a e a ee ee 78 elle EE 79 SE ME 79 Alle Seiten ersetzen ad hessen hen ernennen enden dere 79 Scanvorgang abbrechen nee nassen inneres hehe 80 Winclient Startoptionen csreiieescrineetesbiieeserncnant ers neeaae raen as senie naeta ae p oe i i ie ria Ere ee EaR 80 Kgl Tel EEN 80 Killer ee 80 Dokumente importieren uruunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnen OL uff ge EE 82 Import Einstellungen kanns en ed denn deer ande ansehe 82 Quelldatei un ken anhand herr nehmer ann das rende han dar 82 Eel ttenp tz cesseegg Sege geg ege ege eege eege ge eege 82 Anzahl der Felder u u0 2 2 benennen naeh 83 RE Lee EEN 84 Start IMPDO T ea een Kr nenne 84 Elektronische Dokumente ax KN NK ENKEN ENEE EN ENER en OD Wie werden EDocs in FileDirector gespeichert 85 Wie k nnen EDocs angezeigt werden 85 Seitenauswahl be
116. n Lieferanten hinzugef gt haben Die Lieferanten ID kann automatisch mit fortlaufenden Nummern beginnend mit 00000001 vergeben oder manuell w hrend der Erfassung angepasst werden Dabei m ssen zwingend 8 Stellen eingegeben werden und voranstehende Nullen eingegeben werden Dokumente zusammenfassen Mit dem Werkzeug Dokumente zusammenfassen im Reiter Bearbeiten kann man mehrere Dokumente in ein einziges Dokument berf hren Es ist ebenfalls m glich ein oder mehrere Dokumente an ein anderes Dokument Bearbeiten von Dokumenten Seite 55 FileDirector WinClient anzuh ngen Diese Vorg nge sind abh ngig vom Status der Dokumente die zusammengef hrt werden sollen Zusammenfassen von archivierten Dokumenten Markieren Sie die Dokumente die zusammengefasst werden sollen Die markierten Dokumente werden an das zuletzt markierte Dokument angeh ngt Wenn man Dokumente mit dem Status Archiviert zusammenfasst werden die angeh ngten Dokumente in ihrer Ursprungsform nicht gel scht da die urspr nglich archivierte Form zur Nachvollziehbarkeit Revisionssicherheit erhalten bleiben muss Sollen diese Dokumente trotzdem gel scht werden muss dies explizit durchgef hrt werden Zusammenfassen von neuen Dokumenten Werden Dokumente mit dem Status Neu zusammengefasst so kann bei diesem Vorgang das angeh ngte Dokument in der Ursprungsform gel scht werden da es noch nicht archiviert gewesen ist Zusammenfassen von neuen und archivie
117. n TIFF Daten beinhaltet Hinweis Bei einem Export mit diesem Plug In wird der letzte Stand der Dokumente ausgelesen ohne Revisionen und Anmerkungen Global Count Das Plug In Global Count erm glicht das manuelle Setzen eines globalen Z hlers Der Z hler eines beliebigen Feldes wird in der Tabelle Settings der Konfigurationsdatenbank FDConfig gespeichert Der Z hler wird in der Spalte FD_Key mit dem Schl ssel GlobalCountPlugin gespeichert Das Feld muss in der zum Plug In hinterlegten XML Datei definiert werden lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt IndexField ID BA558B9F gt lt Configuration gt Der Wert aus der Datenbank wird um 1 hochgez hlt Das Feld kann auch alphanumerisch sein und entsprechende Werte beinhalten abx gt aby gt abz gt aca Wird kein Wert in der Datenbank gefunden erstmalige Verwendung so wird DU eingesetzt Der Wert kann in der Datenbank mit dem SQL Enterprise Manager ver ndert werden Hinweis Dieser Z hler ben tigt kein Feld mit der Eigenschaft hochz hlen global da dies eine automatische Serverfunktion ist Verwendung im WinClient 123 Nach der Installation des Plug Ins steht dieser Button zur Verf gung Ist die XML Datei mit einem verf gbaren Feld konfiguriert so wird das Feld des aktuell angezeigten Dokumentes beim Klick auf den Button mit dem n chsten Z hler versehen Sollen me
118. n aller Spalten dieses Dokumententyps automatisch angepasst Spaltenanpassung w hrend der Laufzeit Sind im Dokumententyp sehr viele Indexfelder eingetragen dann kann es je nach Monitorgr e vorkommen dass die Spalten so schmal werden dass sie nicht mehr lesbar sind Um nur die Spalten sichtbar zu machen die f r meine Suche relevant sind kann man einige Spalten vor bergehend aussortieren ber das Kontextmen der rechten Maustaste kann die Funktion Spaltenanpassung w hrend der Laufzeit angeklickt werden Jetzt erscheint ein kleines Fenster in das ber drag n drop die Spaltenk pfe hineingezogen und beiseite gelegt werden k nnen Um die Spalten wieder komplett anzuzeigen klappen Sie die Liste einmal ein und wieder auf Liste aufklappen Um eine Spaltengruppe zur Anzeige der Dokumente auszuklappen klicken Sie auf das Plus Zeichen das sich links neben dem Namen des Dokumententyps befindet Liste einklappen Um eine Spaltengruppe zum Verdecken der Dokumente einzuklappen klicken Sie auf das Minus Zeichen das sich links neben dem Namen der Spaltengruppe befindet Filter f r Listenergebnis setzen Zu jeder Spalte wird ein Drop Down Pfeil angezeigt Hier k nnen Filter f r vor handene Indexeintr ge definiert werden Es kann nach leeren Feldern ausgef llten Feldern oder bereits vorhandenen Eintr gen gefiltert werden Au erdem k nnen kundenspezifische Filter gesetzt werden wodurch die Indexfeldein
119. ndexdaten f r die Dokumente werden aus einer Textdatei gelesen Importdatei Die Importdatei ist eine Textdatei die sowohl Indexdaten als auch Namen der dazugeh rigen Dokumente enth lt Indexdaten und Dateinamen werden in separaten Zeilen der Importdatei gespeichert Liegen die zu importierenden Dokumente in einem anderen Pfad als die Importdatei so m ssen Pfadangaben zwingend angegeben werden Diese Textdatei muss so aufgebaut sein dass die Felder mit einem Feldtren ner getrennt werden Der Feldtrenner ist in der Importmaske einzutragen Unabh ngig ob Indexdaten f r ein Feld existieren muss dieselbe Anzahl von Feldern existieren 123456 Bob Smith image1 tif 234567 Tim Brown image2 tif images tif 345678 C Import Documents image4 tif In diesem Beispiel existieren zwei Indexfelder jeweils gefolgt vom Namen des zu importierenden Dokumentes In jeder Zeile wurden sowohl die beiden Indexfelder als auch der Dateiname mit einem Komma getrennt wobei das Zeichen ein beliebiges anderes sein kann welches weder in Indexfeldern noch im Dateinamen vorkommen darf Der erste Eintrag hat ein Dokument der zweite Eintrag zwei verkn pfte Dokumente jeweils durch ein Komma getrennt Der dritte Eintrag besteht aus nur einem Indexwert doch auch hier muss ein Komma am Ende des Leerwertes gesetzt sein Au erdem ist das Dokument nicht im selben Dateipfad und muss deshalb angegeben werden Import Einstellungen ber Datei gt Importieren k nnen
120. nen einen schnellen berblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden Die Dokumentenliste kann innerhalb jedes Dokumententyps nach einem belie bigen Spaltenkriterium durch Klick auf den Spaltenkopf sortiert werden Dokumentenlisten Seite 33 FileDirector WinClient Dokumente k nnen durch Doppelklick auf ihren Eintrag in der Dokumentenliste angezeigt werden Lokale Dokumente In der angezeigten Dokumentenliste werden die lokal auf dem Computer gespeicherten Dokumente aufgef hrt die der aktuell angemeldete Benutzer angezeigt ausgecheckt heruntergeladen oder neu gescannt hat 5 Lokale Dokumente Dokumententypen Total 3 IA ES Delivery notes D Dokument amp Status OrderNc onst 41070 Archiviert 41067 SIE Invoices 1 Dokument amp Status Orderhc KEN Archiviert 41069 Orders 2 Dokumente Neue Dokumente ob gescannt importiert oder an FileDirector gesendet werden lokal vorgehalten und in der Liste der lokalen Dokumente angezeigt bevor sie in den FileDirector Server eingecheckt werden Ebenso werden Dokumente die Sie ausgecheckt haben sowie solche f r die Sie eine lokale Kopie erstellt haben in der Liste angezeigt Zu jedem Dokument wird der aktuelle Status aufgef hrt um Ihnen einen schnellen berblick zu erm glichen welche Dokumente verf gbar sind oder von Ihnen oder anderen Anwendern ausgecheckt wurden
121. ng angezeigt Grundeinstellungen Optionen Seite 113 FileDirector WinClient Reporte und Skripte Durch vom Administrator in Enterprise Manager vordefinierte Skripte erm glichen einem Benutzer individuelle Abfragen ohne eigene SQL Kenntnisse bequem auszuf hren Dabei er kann das Skript so gestalten dass manuelle Eingaben vom Benutzer get tigt werden k nnen Benutzen von Skripten Die hinterlegten Skripte kann man im Men Extras ber Reporte und Skripte ausw hlen Anschlie end ffnet sich ein Fenster aus dem man ein zur Verf gung stehendes Skript w hlen und ber Ausf hren starten kann Skript ausf hren Allgemein Bitte w hlen sie ein Skript aus Name Beschreibung Skript 1 Benutzer und Gruppen Skript 2 Sollte das Skript manuelle Eingaben erfordern wird sich ein Fenster ffnen in dem die fehlenden Parameter vom Benutzer angegeben werden k nnen Danach ffnet sich ein Fenster das die Ergebnisse des ausgef hrten Skripts anzeigt Skriptergebnisse Das Fenster Skriptergebnisse zeigt Informationen der Skriptanfrage in tabellarischer Weise an Der Bericht kann durchgebl ttert werden Wenn notwendig k nnen verschiedenen Zoom Stufen gew hlt werden Das Ergebnis kann entweder gedruckt oder gespeichert werden Die Ausgabeformate sind PDF XLS RTF und CSV Reporte und Skripte Seite 114 FileDirector WinClient Das folgende Beispiel listet die Benutzergruppen auf dem Se
122. ngen aufgerufen Sie kann auch zentral vom Administrator im Enterprise Manager Prozessmanagement Seite 96 FileDirector WinClient gesetzt werden damit die Dokumente von einem Vertreter weiterbearbeitet werden k nnen Unterschrift mit elektronischem Unterschriftenpad Das Prozessmanagement kann so konfiguriert sein dass man Dokumente unterschreiben muss um sie zu genehmigen Dazu werden eine Lizenz und eine spezielle Hardware ben tigt FileDirector unterst tzt verschiedene Unterschriftenpads Die Konfiguration wird im Abschnitt Unterschriften im Kapitel Konfigurationseinstellungen n her erl utert Muss ein Benutzer ein Dokument unterzeichnen dann ffnet sich ein neues Fenster in dem die ber das Unterschriftenpad eingegebene Unterschrift dargestellt wird Die Unterschrift wird mit den Beispielunterschriften die w hrend der vorangegangenen Konfiguration eingegebenen wurden verglichen und bei bereinstimmung akzeptiert Sind die Unterschriften m glicherweise zu unterschiedlich und sollten nochmals wiederholt werden Prozessmanagement Seite 97 FileDirector WinClient Informationen zu Dokumenten Jede Aktion die im FileDirector mit einem Dokument im Aktenschrank durch gef hrt wird kann aufgezeichnet werden Eine Zusammenfassung dieser Auf zeichnungen kann vom Administrator im Protokoll abgefragt werden In der Zusammenfassung finden Sie eine Beschreibung des Dokuments von wem es wann erstellt wurde seine
123. nirerrrerireririrrrerrrerererrrerene 101 L sche revidierte Dokumente nach Einchecken 101 Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess J schen 101 Lokales Dokument l schen nach Auschecken zur cksetzen 101 Nicht von der Trefferliste entferen 102 Auto Einchecken neuer Dokumente inedi knienddeg enonciada iodain eudi 102 Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung 102 Auto einchecken externer Dokumente 102 Inhaltsverzeichnis Seite 10 FileDirector WinClient Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung 102 Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern uuusessssssesssnsnenennnnnnnnnnn 102 Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern uussessssneesssnsnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 102 Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen ssssssssessissssesrrerrrsssssserrenrssssrsernessssesreseness 102 Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird 103 Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden sol 103 Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein Auschecken bewirkt nussesesssssennnnnnenennnnnennene 103 Sprache ee ee N ee sie 103 MRU Hetel echett eene tee ee Eege deer nn nennen 103 Diverses nn nie ARAR ENEE SEENEN S OEEC ENNER 104 Z0 PDF Konvertieren anne en een 104 Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage ssssnnssennnssneesseonnssenenssennssrrensserns 104 Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird 104 Bildausschnitt
124. nnen auch mehrere Seiten markiert wer den Uber das Men oder das Kontextmen der rechten Taste kann die Seite gel scht werden Wiederherstellen einer gel schten Seite Wurde eine Seite eines archivierten Dokumentes gel scht und noch nicht erneut eingecheckt so kann man ber Auschecken zur cksetzen den urspr nglichen Zustand wieder herstellen Wurde das Dokument bereits wieder eingecheckt ist die vorherige Seite als Revision vorhanden Eine Seite die aus einem neuen Dokument gel scht wurde muss erneut ge scannt werden Dokumente aus einer Dokumentenliste entfernen Lokale Dokumente Die lokale Liste beinhaltet neue oder heruntergeladen Dokumente Diese k nnen jederzeit gel scht werden ohne dass die Dokumente vom Server gel scht werden Dokumente mit dem Status Ausgecheckt m ssen zun chst wieder eingecheckt werden bevor sie von der lokalen Liste gel scht werden k nnen Ob sie nach dem Einchecken noch als Archiviert auf der lokalen Liste vorhanden sind h ngt von den eingestellten automatischen Optionen beim Einchecken ab gt siehe Optionen Wenn ein Dokument mit dem Status Ausgecheckt nicht eingecheckt werden kann dann kontrollieren Sie den Status des Dokumentes auf dem Server Wurde es bereits eingecheckt durch Einchecken zur cksetzen so k nnen Sie es von der lokalen Liste l schen Posteingang Dokumente auf der Dokumentenliste Posteingang k nnen entfernt werden ohne dass das Dokument vom Server gel
125. nnerhalb der Miniaturansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen ffnen und Anzeigen mehrerer Dokumente Es lassen sich mehrere Dokumente gleichzeitig ffnen und ansehen indem Sie auf das jeweilige Dokument mit der rechten Maustaste klicken und Anzeige Duplizieren ausw hlen Das ausgew hlte Dokument wird in einem neuen Reiter angezeigt Um die Dokumente gleichzeitig betrachten zu k nnen klickt man nun mit der rechten Maustaste auf einen der Reiter und w hlt entweder Neue Horizontal Reitergruppe oder Neue Vertikale Reitergruppe Werkzeuge zur Seitenanzeige Sie k nnen die Art wie ein Dokument im Anzeigefenster angezeigt wird ver ndern und anpassen z B durch Zoom und Rotation Einige Anzeigetools sind unter Umst nden bei der Anzeige von elektronischen Dokumenten die keine Pixelformate sind nicht verf gbar Ganze Seite im Dokumentenanzeigefenster darstellen W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um die angezeigte Seite auf die Gr e des Anzeigefensters anzupassen Dies ist auch m glich im Kontextmen welches durch einen Rechtsklick im Anzeigefenster aufklappt Seitenbreite an das Dokumentenanzeigefenster anpassen W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um die Breite der angezeigten Seite auf die Gr e des Anzeigefensters anzupassen Dies ist auch ber das Kontextmen der rechten Maustaste m glich Seite in Originalgr e darstellen W hlen Sie aus der Toolleiste Anzeigen um ein Bild mit
126. nstellung t rden Client ae Ein 132 KC EC ele ME 133 Hilfe ER BEE 133 Winclient Hilfe eu rn ru ka Rn 133 Bel UE RTE ME 133 Inhaltsverzeichnis Seite 13 FileDirector WinClient Willkommen bei FileDirector Der FileDirector WinClient ist das Hauptprogramm f r den Anwender der mit Dokumenten in FileDirector Aktenschr nken umgeht Mit dem WinClient k nnen Dokumente gescannt recherchiert und bearbeitet werden Der WinClient kann mit oder ohne Serververbindung online oder offline Modus benutzt werden wodurch viele T tigkeiten ohne Verbindung und somit ohne Belegung einer Lizenz ausgef hrt werden k nnen Wie werden Dokumente archiviert FileDirector speichert alle Dokumente in Aktenschr nken In Ihrem Unternehmen mag es einen oder mehrere verschiedene Aktenschr nke geben von denen Sie nur mit den Aktenschr nken arbeiten k nnen f r die Sie die Rechte besitzen Jeder Aktenschrank beinhaltet verschiedenen Dokumententypen Diesen Dokumententypen sind Felder zugeordnet die mit Indexdaten gef llt werden k nnen Indexfelder sind Felder in die bestimmte Suchkriterien eingegeben werden k nnen Ein Dokument wird mit bestimmten Indexdaten archiviert nach denen sp ter gezielt gesucht werden kann Obwohl Ihnen Zugriff auf einen FileDirector Aktenschrank gew hrt wurde k nnen Sie nur die Dokumententypen sehen f r die Sie die Berechtigung haben Des Weiteren k nnen Ihnen unterschiedliche Rechte innerhalb der
127. ntypen Allgemein Wenn im Kontextmenu eines Dokuments Private Email aufgerufen wird wird eine Best tigung vom Benutzer eingefordert Es muss best tigt werden dass es sich bei dem Dokument um eine private Email handelt und dauerhaft gel scht werden kann Wird dies best tigt so wird das Dokument unwiderruflich gel scht Automatische Indizierung Formularerkennung Im FileDirector k nnen ber eine automatische Texterkennung einzelne Indexfelder automatisch gef llt werden indem Zonen auf einer Seite erkannt werden Die Formularerkennung muss vom Administrator eingerichtet werden Wenn zu scannende Seiten immer den gleichen Aufbau aufweisen kann ein Formular ber hinterlegte Zonen erkannt werden Folgende Voraussetzungen sind f r eine Zonenerkennung erforderlich OCR Lizenz Installierte Component Services und OCR Engine auf dem Client Hinterlegte Formulare mit Zonendefinition Ein Scanprofil mit aktivierter OCR Erkennung Zu scannende Dokumente mit ausreichender Qualit t Ist die OCR Erkennung auf dem Arbeitsplatzrechner eingerichtet wo auch der Winclient installiert ist kann man ber OCR Dokument amp im Men Bearbeiten eine erneute OCR Erkennung durchf hren lassen Diese Funktion ist z B hilfreich wenn Dokumente automatisch nachindiziert werden sollen oder wenn beim Scannen Verwende OCR Formularerkennung im Scanprofil ausgeschaltet worden ist Bearbeiten von Dokumenten Seite 62 FileDirec
128. nze Zeile ist Dateiname Diese Option ist f r den Sonderfall dass die Dateinamen der Bilder bereits die Indexinformationen beinhalten 12345 _Meier_Duisburg_01 tif 22233_Schmitz_K ln_02 jpg D Die Indexeinstellungen w ren in diesem Fall mit einem Unterstrich _ als Feldtrenner versehen Geben Sie die Anzahl der Felder ein und ordnen Sie die Stellen den Feldern des gew hlten Dokumententyps zu Importiere aus allen Verzeichnissen Haben mehrere Verzeichnisse auf gleicher Ebene Indexdaten und beinhalten sie eine Importdatei die ebenso hei t wie die zuerst gew hlte Importdatei so wird der Import mit dieser Option f r alle Verzeichnisse durchgef hrt Bei einer solchen Konfiguration ist es also nicht notwendig die Indexdatei in jedem Verzeichnis f r den n chsten Import erneut auszuw hlen Dokumente importieren Seite 83 FileDirector WinClient Alle Seiten zusammenfassen Ist diese Option eingestellt verh lt sich der Import wie ein Stapelscan Alle Dokumente mit den gleichen Indexdaten werden in ein Dokument geschrieben 123456 Bob Smith_image1 tif 23456_Bob Smith_image2 tif 234567 _Tim Brown_image2 jpg In diesem Beispiel werden der erste und der zweite Eintrag zusammengefasst Dokumententyp Sie k nnen den Dokumententyp ausw hlen zu welchem die Indexdaten und Dokumente hinzugef gt werden sollen Quellindex Zielfeld Nachdem die Anzahl der Indexfelder eingegeben wurde werden die Quellindexnummern
129. o spielbergsolutions com Web www spielbergsolutions co uk FileDirector WinClient Software Lizenzvertrag WICHTIG Lesen Sie diesen Vertrag vor der Installation von FileDirector Durch die Installation von FileDirector erkl ren Sie sich mit dieser Vereinbarung einverstanden Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und Anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in
130. o werden sie mit OK bernommen Allgemeine Einstellungen ffne letzten verwendeten Aktenschrank Durch Aktivieren dieser Einstellung wird automatisch der zuletzt verwendete Aktenschrank beim Starten des WinClients ge ffnet L sche neue Dokumente nach Einchecken Durch Aktivieren dieser Einstellung werden Dokumente nach ihrem Einchecken in den FileDirector Server automatisch von der lokalen Dokumentenliste gel scht L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Durch Aktivieren dieser Einstellung und Einchecken in den FileDirector Server werden die Dokumente automatisch von der lokalen Dokumentenliste gel scht Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess l schen Wird mit dem Prozessmanagement gearbeitet so werden die Dokumente die gesendet wurden in der pers nlichen Liste gespeichert Soll ein Dokument nach der auszuf hrenden Aktion wie z B genehmigen ablehnen von der Liste entfernt werden so kann diese Option gesetzt werden Lokales Dokument l schen nach Auschecken zur cksetzen Durch Aktivieren dieser Einstellung werden alle Dokumente von der lokalen Liste gel scht nachdem Auschecken zur cksetzen ausgew hlt wurde Grundeinstellungen Optionen Seite 101 FileDirector WinClient Nicht von der Trefferliste entfernen Nach nderung eines Indexfeldes wird ein Dokument wieder eingecheckt und verschwindet von der zuvor erzeugten Trefferliste Durch diese Option verbleibt das Dokument im Suchergebnis auch wenn
131. omatisch Seiten anh ngen Seiten k nnen an jedes Dokument im FileDirector angef gt werden ausgenommen Dokumente die den Status Nur Lesen haben Diese Dokumente sind von einem anderen Benutzer zur Bearbeitung ausgecheckt worden und k nnen erst wieder bearbeitet werden nachdem sie wieder eingecheckt wurden Zeigt das Dokument an das Sie anh ngen wollen den Status Archiviert an wird es nach dem Anh ngen automatisch den Status Ausgecheckt haben Das Dokument wird dann auf Ihrer lokalen Dokumentenliste angezeigt Die gescannten Seiten werden an das Ende des Dokuments angeh ngt Um Seiten an ein Dokument anzuh ngen 1 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks 2 Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil 3 W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen 4 ber den Befehl Seiten anh ngen Gi aus der Toolleiste Scannen k nnen die Seiten beim Scannen angeh ngt werden Seiten einf gen In FileDirector k nnen Seiten in ein Dokument eingef gt werden wenn sich diese nicht im Status Nur lesen befinden also Dokumente die aktuell durch einen anderen Benutzer ausgecheckt und bearbeitet werden Um Seiten in ein Dokument einzuf gen 1 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks 2 Selektieren Sie das gew nschte Scanprofil 3 W hlen Sie das Dokument aus an das Sie anh ngen wollen und ffnen Sie es 4 Markieren Sie die Seite vor welche Sie die zu scannenden Seiten
132. orhanden sind Das hat den Vorteil dass hier Benutzer eingerichtet werden die immer Zugriff erhalten sollen Das kann z B ein Benutzer sein der Daten scannen erfassen und einchecken soll damit sie f r andere Benutzer recherchierbar werden Willkommen bei FileDirector Seite 17 FileDirector WinClient Winclient Arbeitsbereich Wird der WinClient gestartet und ein Aktenschrank ge ffnet so erhalten Sie die Ansicht einer Men leiste und eines Steuerfeldes Wird eine Suche durchgef hrt so erscheint eine Trefferliste Markieren Sie mit Doppelklick ein Dokument so wird es im Imagefenster angezeigt Start Display Edit oO ema an KIT Search Local Inbox Addto E EI EI Zoom Zoom in Zoom out DN list gt a u DB WE Lee Full ide metal Annotati j P Next a screen Navigation WsSpielberg CH hen TORTUGA REST AURA 112957 11069 06 05 2006 Spielberg is mann mus 11067 06 05 2006 11056 01 05 2006 4 018 96 11052 01 05 2006 1 399 26 04 05 2006 281 94 Steuerfeld Wenn Sie einen FileDirector Aktenschrank ffnen wird das Steuerfeld angezeigt Mit ihm k nnen Sie die Funktionen bedienen zu denen Sie berechtigt sind Das Steuerfeld erlaubt die Auswahl eines Dokumententyps und die Indexfelder des gew hlten Typs werden in den Dokumentenlisten dargestellt ber die Auswahl oben am Steuerfeld k nnen Sie zwischen Suche Bearbeiten und Scannen umschalten Die Reiter sind je nach Bere
133. r vorgehalten wird Wenn das Dokument von einem anderen Benutzer in Dokumentenlisten Seite 35 FileDirector WinClient Bearbeitung ist wird es mit dem Status nur lesen versehen und kann nicht bearbeitet werden Status Neu Dokumente mit Status Neul befinden sich lokal auf dem Computer und sind noch nicht in den FileDirector Server eingecheckt worden Sie sind nur f r den lokal angemeldeten Benutzer verf gbar und erscheinen nur in der Liste lokaler Dokumente Status Archiviert Der Status Archiviert E zeigt an dass ein Dokument in den FileDirector Server eingecheckt worden ist Zur Bearbeitung muss es zun chst ausgecheckt werden damit es nicht von unterschiedlichen Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden kann Dies kann manuell oder je nach Einstellung in den Optionen auch automatisch geschehen Dokumente dieses Status k nnen in allen drei Dokumentenlisten erscheinen Ein Dokument mit Status Archiviert in der Liste der Suchergebnisse wird falls es im Anzeigefenster angezeigt wird vom FileDirector Server abgerufen Erscheint ein archiviertes Dokument auf der lokalen Trefferliste so ist es eine lokale Kopie Dokumente mit Status Archiviert erscheinen auch in der Liste lokaler Dokumente wenn sie eingecheckt wurden aber eine lokale Kopie beibehalten wurde So k nnen diese Dokumente auch ohne Verbindung zum Server angezeigt werden Siehe auch gt Grundeinstellungen Optionen Status Ausgecheckt Der Bearbeiter
134. r den Volltext zu finden Suche in Aktenschr nken Seite 32 FileDirector WinClient Dokumentenlisten Die drei verf gbaren Dokumentenlisten im WinClient dienen verschiedenen Zwecken und erm glichen je nach Liste unterschiedliche Bearbeitungen von Dokumenten Ein Dokument kann gleichzeitig in mehreren Listen erscheinen als Eintrag eines Dokuments auf dem FileDirector Server oder als lokale Kopie Suchergebnisse Die Dokumentenliste der Suchergebnisse wird angezeigt nachdem eine Suche in einem Aktenschrank erfolgt ist Falls die Liste bereits ge ffnet ist wird sie aktualisiert Die Anzeige kann nur bei einer aktiven Verbindung zum FileDirector Server erfolgen Dokumententypen Total 3 IL E Delivery notes 5 Dokumente amp Status OrderNo Delivery M bB Archiviert 41067 B Archiviert 41070 B Archiviert 41071 Archiviert 41068 I B Archiviert 41069 Invoices 3 Dokumente amp Status OrderNo Invoice N A Archiviert 41069 B Archiviert 41067 Archiviert 41070 Wurde die Suche nur ber einen Dokumententyp vorgenommen werden nur Dokumente dieses Typs als Suchergebnis aufgef hrt Wurde die Suche ber alle Ihnen erlaubten Dokumententypen ausgef hrt wird das Suchergebnis wie oben gezeigt nach Dokumententyp unterteilt dargestellt Der Name jedes Dokumententyps sowie die Anzahl der jeweils gefundenen Dokumente werden angezeigt Zu jedem Dokument wird der aktuelle Status aufgef hrt um Ih
135. ration des Plug Ins in der xmi Datei des Plug Ins vorgenommen Die xmi Datei befindet sich standardm ig im Verzeichnis C Programmei Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient PlugIns DualSearch Inhalt einer XML Datei lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt Configuration gt lt Settings key Title value Perform Dual Search gt lt Settings key UniqueFieldID value E8AB566D gt lt Settings key GroupingFieldID value FOFCEF9YF gt lt Settings key ShowDocument value True gt lt Configuration gt Title Gibt den Namen des entsprechenden Plug Ins an UniquerFieldID Hier wird die ID des entsprechenden Feldes eingetragen welches den eindeutigen Wert enth lt Dies kann die Rechnungsnummer sein Winclient Plug Ins Seite 119 FileDirector WinClient GroupingrFieldID Hier wird die ID des Feldes eingetragen welches den dokumenten bergreifenden Wert enth lt Dies kann die Kundennummer sein Show Document Bestimmt ob das Dokument abgerufen und angezeigt wird Hinweis Die ID eines Feldes kann ber die Eigenschaften eines Feldes im Enterprise Manager ermittelt werden OCR Taschenrechner Das Plug In des OCR Rechners erm glicht die Addition von Mengen und Preisen Stehen die Positionen auf einer Rechnung untereinander k nnen dese ber eine OCH Zonenerkennung gelesen und in einer Berechnungstabelle aufgef hrt werden Addition von Mengen und Preisen a Dieser Button ersche
136. rd das Dokument mit dem Status ausgecheckt beim Einchecken auf den Server von der lokalen Liste entfernt Wird diese Option nicht eingestellt so verbleibt eine Kopie mit dem Status archiviert auf der lokalen Liste und muss sp ter manuell gel scht werden Ein und Auschecken Seite 47 FileDirector WinClient Nicht von der Trefferliste entfernen Nach einer Suche wird eine Trefferliste angezeigt Wird ein gefundenes Doku ment aus dieser Liste bearbeitet wird es ausgecheckt und erneut eingecheckt Mit dieser Option kann eingestellt werden ob das Dokument beim Einchecken aus dem vorhergehenden Suchergebnis entfernt wird oder nicht Auto Einchecken neuer Dokumente Werden neue Dokumente gescannt kann mit dieser Option erzwungen werden dass sie sofort nach dem Scannen eingecheckt werden oder nicht Arbeitet man mit dieser Option sollten die Indexfelder vor dem Scannen ausgef llt werden damit sie beim Scannen bernommen werden und die Dokumente beim automatischen Einchecken indiziert sind Werden nicht indizierte Dokumente eingecheckt so wird beim sp teren Indizieren eine Revision erstellt nicht bei einem Dokumententyp der als Postkorb definiert ist Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung Bei dieser Option werden neue Dokumente nicht sofort sondern erst nach einer Index nderung eingecheckt Dies l sst z B noch eine kurze Kontrolle oder Erg nzung der Indexdaten zu bevor das Einchecken stattfind
137. rector WinClient Suche im Dokumententyp Nach Eingabe der Suchkriterien in den Dokumententyp Feldern starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Suche ausf hren Ctrl S Suche im Aktenschrank Erweiterte Suche starten Sie k nnen ber alle Dokumententypen im Aktenschrank suchen f r die Sie berechtigt sind Starten Sie die Suche durch Klicken des Buttons Erweiterte Suche Volltextsuche starten Durch Auswahl der Schaltfl che Volltextsuche k nnen Dokumente nach deren Inhalt durchsucht werden Nach Eingabe des zu suchenden Wortes gibt es nun zwei Suchm glichkeiten Mit Suche direkt neben dem Eingabefeld wird eine Volltextsuche gestartet deren Suchergebnisse mit dem aktuellen Dokumententypen gefiltert wird Mit dem Button Erweiterte Suche wird die Suche im Volltext ber alle Dokumententypen des Aktenschranks gestartet Um bei einer Volltextsuche Treffer zu erhalten muss das optional erh ltliche OCR Server Modul auf dem Server konfiguriert und lizenziert sein Info Suche Mit der Info Suche kann nach den Eigenschaften eines Dokumentes gesucht werden die als Zusatzinformationen zu einem Dokument automatisch gespeichert werden Die folgenden Eigenschaften eines Dokumentes werden f r die Suche unterst tzt Erstellt von Erstellt am Archiviert am Ge ndert von Ge ndert am Ausgecheckt von Ausgecheckt am Status Seiten Bezeichner GUID Beim Aufruf dieser Option erscheinen die Indexfelder zur Suche im Steuerfeld un
138. rherstellen een een ensnnnnennnennnnsnsnsnnesesnsnsenenenn 62 Private Em ill schen 4c ce ae ENER ENEE EENS EUR een hehe 62 Automatische Indizierung Formularerkennung ssss nssssnnsssenssernnssnnenssennnssnnnnssennnssenensseennssenennsenn 62 Indizierung aus externen Programmen Codeless Connector 63 Sicherheit auf Dokumentenebene ssssssssssssssssssssssssssssssssssssnsssssssnnsssnssnnnsnnnsnnnsnnnsnnnnnnnnnnnsnnnnnnnn nenne 63 Ao PATEA i np AS AA E EE TETN E O A ne en in rer T sssienn here 63 ln EE 63 L schen ae nee nee deeg dE EE 63 Velo Dn NEE 64 e ET une ieh I e E EEE Es 64 ali leg EL E see ui ein 64 Revisionen herunterladen nie ae en nie 64 Anmerkungen anderse rin II A s 64 Anmerkungen OD Anmerkungen anzeigen verstecken ssssssesssssesessesesrssrrssrersrnnnrennrnnerensrensrensensenssenssenssrnssensseessees 65 Anmerkungstyp ausuw hlen 65 Schwarzer Block aa ade dann er hen nennen aan denn ein edd 66 Wei er Bl cke Leser feinen lain snenbrlesepreile 66 OR E Te IRRE RE EE EEE A PEPRTAFR FERIEN TER NEE EL ETET RER EEE T E E E S 66 Die 66 leegen eege 67 Hervorh b Ng Ye aaaeeeaa ae lange enn aaraa aa aaea aa seen eek 67 dee 67 VE Velo UI TEE 67 uge le E 68 KLE STAN E 68 e een EA TE 68 Anmerkung als Hyperlink zu einem anderen Dokument 68 Anmerkungen verschieben is issssrieecissicressenciesetnsireestesernensnncorei senaian si nenns nearen inaianei serine a noant enaa 69 Anmerkungen l schen aa ee
139. rnnsassssrnnennnno 91 Der e D TEE 91 Versenden von Dokumenten 91 Empfangsbenachrichtigung ssssssenssssssssesenrrsnssrerrrsrssssrrerrrrnssssrnenrtsnssssrnernrsnssssrrernnssssesrneennnno 92 Prozessmanagement sssssssssnsnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ID Kl le BER Prozess Eerie nO el 93 El OI D derer 93 Automatisches Senden a u u2 2 ns nenne 93 Empfangen von Dokumenten deannad dnne dias ineine denesin iaeei ieda 94 Brozessaktlon tt giess ageet deg eegend eg 95 Keine Akti ON seecae ereis ek 95 Anzeigen best tige Nisee aka ie 95 Dokument kommentieren csecsen ediino e nantan saradn oreina eede a Eeid aS 95 Dokument genehmigen ablekhnen 95 Benutzeraktion durchf hren so ssecrroieecstiseinesicedireisneenestsesn inene caridnneone siede r annesi iaeiiio dini 96 Dokutgent autbewabren 17 SNE ERR ei ei 96 Prozess E 96 Abwesenheiteinstellen uu nae area lu 96 Unterschrift mit elektronischem Unterschriftenpad sssssessennnssssssereesnsssseereesrssssrrernesssssssrennesne 97 Informationen zu Dokumenten kk K NN ENNEN ENK Kanu ID DOKUMENT eege eeneg Eege ee geet 98 ele Tt 99 Meet 99 elle EE E 100 Seiten InftonmMmatioNe EE 100 Grundeinstellungen Optionen rrrnennnnnnnnnnnnnnn TOT Allgemeine Einstellung emeren areren nieee ee er se ala 101 ffne letzten verwendeten Aktenschrank 101 L sche neue Dokumente nach Einchecken sesssssssesssssessssssssesressrerenresrre
140. rten Dokumenten Wenn man Dokumente zusammenf hrt die den Status Neu und den Status Archiviert haben sucht man zun chst das Dokument an das angeh ngt werden soll und checkt es aus Nachdem das Dokument ausgecheckt wurde ist es auf der lokalen Liste verf gbar Jetzt k nnen die zusammenzufassenden Dokumente markiert werden und an das zuletzt markierte Dokument wird angeh ngt Hat das angeh ngte Dokument den Status Neu so wird es von der lokalen Liste gel scht Ist es umgekehrt und das archivierte Dokument wird an das Neue angeh ngt so bleibt das archivierte Dokument auf dem Server Nachdem die Dokumente zusammengefasst wurden m ssen sie wieder eingecheckt werden Teilen von Dokumenten Der Befehl Dokumente teilen erlaubt Ihnen ein Dokument in zwei Dokumente zu trennen In der Miniaturansicht f r die Seiten kann man die Stelle angeben an der das Dokument getrennt werden soll wobei immer rechts des markierten Dokumentes getrennt wird Alle Seiten die auf die aktuell angezeigte Seite folgen werden in ein neues Dokument mit denselben Indexdaten berf hrt Wenn das zu teilende Dokument den Status Archiviert hat wird dieser Status nun auf Ausgecheckt gesetzt und der getrennte Teil des Dokumentes wird als neues Dokument in der lokalen Liste aufgef hrt Um nach den Dokumenten suchen zu k nnen m ssen sie ggf nach Index nderung wieder eingecheckt werden Bearbeiten von Dokumenten Seite 56 FileDirector WinClient
141. rver01 auf Users 1 Reihe t server 1 administrator Groups 5 Reihen A IdentityName i server01 fd admins fd admins b serverO1 fd scan fd scan N serverOl fd scan named fd scan named i server01 fd user fd user serverO1 fd user named Fd user named Reporte und Skripte Seite 115 FileDirector WinClient Aufgaben Der Bereich Aufgaben erm glicht es im EnterpriseManager vordefinierte HTML Formulare im WinClient abzurufen auszuf llen und zu speichern Die Felder der Vorlage k nnen mit Indexfeldern in FileDirector verkn pft werden so dass die Indexfelder automatisch gef llt werden Die kann eine sehr n tzliche Funktion f r das Ausf llen von Formularen darstellen die an Kunden und Lieferanten verschickt oder in FileDirector gespeichert werden sollen da der gesamte Vorgang in WinClient durchgef hrt werden kann Bereitstellen von Vorlagen Die Vorlagen welche im Bereich Aufgaben verf gbar sein sollen werden im EnterpriseManager im Knoten Overlays im entsprechenden Aktenschrank hinterlegt Verwenden von Vorlagen W hlt man in der Symbolleiste des WinClients die Funktion cl Erstelle Seite aus der Vorlage so ffnet sich im rechten Bereich des WinClients der Bereich Aufgaben EI w hle Seitenvorlage A index_Deutsch htm Aufgaben Seite 116 FileDirector WinClient Neue Seite erstellen Markieren Sie die gew nschte HTM
142. s nliche Ordner ist eine Liste in der Eintr ge von Dokumenten aufgef hrt sind die Ihnen als FileDirector Anwender von anderen FileDirector Anwendern gesendet worden sind oder f r die Sie als Empf nger einer Route des Prozessmanagements bestimmt wurden Dokumentenanzeige Imagefenster Im Dokumentenfenster werden die ausgew hlten Dokumente dargestellt In der Grundausstattung werden hier gescannte Dokumente angezeigt Wenn Sie den FileDirector Component Service verwenden k nnen dar ber hinaus mehr als 200 Dateiformate direkt betrachtet werden darunter alle Microsoft Office Dateien E Mails und z B CAD Zeichnungen In der Dokumentenanzeige k nnen ebenfalls Anmerkungen hinzugef gt werden Hinweis In den Listen wird das aktuell in der Dokumentenanzeige dargestellte Dokument immer gr n markiert Winclient Arbeitsbereich Seite 19 FileDirector WinClient Fenster anordnen im Arbeitsbereich Vorgegebene Ansichten k nnen in der oberen Men leiste f r die Dokumentenanzeige und die Listen ausgew hlt werden Dadurch k nnen die Ansichten der Fenster im WinClient unterschiedlich dargestellt werden Lange Listen Kurze Listen Lange Listen Kurze Listen Fenster inks inks rechts rechts schlie en Fenster Konfiguration der Reitergruppen Die Konfiguration der Reitergruppen kann durch den Administrator fest vorgegeben sein oder je nach Konfiguration auch gestattet sein diese zu ver ndern Um weitere M glichkeit
143. scht wird Befindet sich ein Doku ment in der pers nlichen Liste auf einem Prozess so kann es nicht gel scht werden bevor der Prozess nicht abgebrochen wurde Dokumente vom Server l schen Wenn man ein Dokument mit dem Status Archiviert von der Dokumentenliste Suchergebnisse entfernt wird das Dokument auf dem Server gel scht bzw in der Datenbank als gel scht markiert Dokumente mit dem Status Nur Lesen werden von der Liste entfernt werden aber wieder erscheinen sobald eine neue Suche durchgef hrt wird in der die Suchdaten den Indexdaten entsprechen Bearbeiten von Dokumenten Seite 61 FileDirector WinClient Selektieren Sie die Dokumente die Sie entfernen wollen w hlen Sie L schen X von der Werkzeugleiste Bearbeiten oder verwenden Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Gel schte Dokumente wiederherstellen Wird im WinClient ein Dokument gel scht so wird es in der Datenbank nur als gel scht markiert Uber die Info Suche kann ein gel schtes Dokument gesucht und angezeigt werden Soll das Dokument wieder hergestellt werden wird es markiert und ber das Kontextmen der rechten Maustaste kann es mit Si Dokument wieder her stellen erneut verf gbar gemacht werden Private Email l schen ei Die Funktionalit t Private Email steht nur zur Verf gung wenn man im Enterprise Manager einen oder mehrere Dokumententypen freigibt f r die Speicherung von Emails Siehe Administrationshandbuch Dokumente
144. se Einstellung wenn Sie beim Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner benachrichtigt werden m chten Zur Aktivierung dieser Einstellung klicken Sie auf Zeitgesteuerte Benachrich tigung Stellen Sie das Zeitintervall in Minuten ein nachdem der WinClient auf neue Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner pr ft W hlen Sie die Art en der Benachrichtigung aus den Anzeigeoptionen Dokumentenliste anzeigen Beim Eintreffen neuer Dokumente wird die Dokumentenliste Pers nlicher Ordner angezeigt Icon in Taskleiste Als Benachrichtigung erscheint ein Ordner I Icon in der Taskleiste beim Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner Die Anzahl der hinzugekommenen Dokumente wird angezeigt wenn Sie den Mauscursor ber das Icon bewegen Grundeinstellungen Optionen Seite 106 FileDirector WinClient Nachricht anzeigen Als Benachrichtigung wird ein Fenster ge ffnet das Sie ber das Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner informiert Sound abspielen Als Benachrichtigung wird ein Klang abgespielt um Sie ber das Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner zu informieren Drucken Seitenzahl Hier kann man w hlen ob eine entsprechende Seitenzahl auf dem Dokument gew nscht ist Keine Es wird keine Seitenzahl auf das Dokument gedruckt Einfach Es wird eine Seitenzahl auf das Dokument gedruckt Erweitert Es wird eine Seitenzahl und die Anzahl der Seiten au
145. sfensters Die Felder m ssen nur validiert werden und der Schritt zur Erfassung der Daten f r die Datenbank entf llt Bearbeiten von Dokumenten Seite 58 FileDirector WinClient Nicht mehr ben tigte Daten lassen sich durch markieren des Datensatzes und klicken auf L schen entfernen Korrekturen in bereits vorhandenen Datens tzen k nnen durch Eingabe der Korrektur und Mausklick auf bernehmen dauerhaft gespeichert werden Vorhandene Daten werden damit berschrieben Dokumente trainieren Wurde das DataSelect LearningTool installiert und ein Zeitplaner im EnterpriseManager konfiguriert dann erscheint neben der Schaltfl che Nacherfassen die Schaltfl che Dokumente trainieren Wenn DataSelect Dokumente eingecheckt werden die der DataSelect Engine unbekannt sind kann man diese trainieren Mit der Auswahl Dokumente trainieren erscheint eine Liste mit Lieferantendaten Selektiert man einen Lieferanten und klickt auf Trainieren so wird das DataSelect Learning Tool gestartet Dort kann man das Dokument trainieren Das Dokument verschwindet aus der Liste Sind keine Dokumente mehr zu trainieren deaktiviert sich die Schaltfl che Diese Funktionalit t ist zentral sollten zwei Benutzer gleichzeitig versuchen dasselbe Dokument zu trainieren so wird das Learning Tool dies selbst ndig abfangen Lieferantendaten Kundendaten bearbeiten Die Datenbank f r Lieferanten kann sehr einfach im WinClient angepasst w
146. sieht ein Dokument mit dem Status Ausgechecht d wenn sie von dem Bearbeiter selbst aus dem FileDirector Server ausgecheckt worden sind Bei diesem Vorgang wird eine lokale Kopie des Dokuments erstellt und in der Liste lokaler Dokumente angezeigt Dieser Status wird auch f r alle ausgecheckten Dokumente ausgewiesen die aktuell in Ihrem pers nlichen Ordner aufgef hrt werden Andere Anwender sehen diese Dokumente nur mit dem Status lesen und sie k nnen diese Dokumente nicht ver ndern Status nur Lesen Dokumente mit dem Status nur Lesen sind zurzeit von einem anderen File Director Anwender ausgecheckt worden Das hat zur Folge dass das Dokument zwar von Ihnen angezeigt nicht aber zur Bearbeitung ausgecheckt werden kann Dieser Status eines Dokuments kann in allen drei Arten von Dokumentenlisten auftreten Hinweis Im Notfall z B ausgecheckte Dokumente auf defekter Festplatte kann dieser Status durch Auschecken zur cksetzen von einem Administrator wieder einge checkt werden Dokumentenlisten Seite 36 FileDirector WinClient ACHTUNG Ein erneutes Einchecken der zuvor ausgecheckten lokalen Dokumente ist nicht m glich Sie m ssen von der lokalen Liste gel scht und wieder zur Be arbeitung ausgecheckt werden Senden Der Status Senden wird f r alle Dokumente angezeigt die derzeit zum File Director Server gesendet werden Dies sind entweder neue Dokumente die das erste Mal eingecheckt werden oder vorher ausgeche
147. snssssrrennesso 121 HitListDocumentExport Dokumente exportieren 220u02222200nsnennsennnsnneennnnnneennnnnneennnnnne nennen 121 Global Count ee A nd ra ran aaa eds 122 Verwendung im Wihtlienti es ea fee ern 122 Response Writer eeens eege deeg KENE EEN ege 123 E E 123 lef HE te e DEE 123 KONKBULALION EE 123 Verwendung von ResponseuWrtter 125 Retrieval CD DVD erstellen NK ENKEN ENEE EN KK ennen 120 Voraussetzungen Ticker cceeseesseessnennnennnsnnnnnsnnnnnennnnennnnnnnnnennnnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnsnnnensnnnsnnnnnsnnnnnsnnnsnnnnn 126 Erstellen einer Retrieval CD DVD 126 En EE 127 Revisionen ber cksichtigen Mit Histon ssnnssnnssnnssnnssnnssrnssrresrnssrnesrresrnesrreseresnrennrennreeneensne 127 Neues Zielverzeichnis nach 128 Allgemeine Angaben ek 128 VA EIEN EE 128 Media Hl EE 128 Retrievalllizenziereni ege engt Seen NENNEN egen ed deeg Segen NENNEN Eden 128 Erstellung einer CD DVD irmana alliierten 128 Retrieval Client 2n 2 ae ae aaa 129 Installation EEN 129 Inhaltsverzeichnis Seite 12 FileDirector WinClient Aktenschrank ffnen mit dem Retrieval Client 129 Lokaler Cache ek KKK KANNER ENKEN RE RAN EN KENE ennen 1 O0 Ee Ee ee ne ee Dee ee Deet Ee 130 Aufbau des lokalen Tei 130 Cache automatisch lo Scheen Arere ins ER ne Br sn 130 Allgemeine Informationen 4444440nnnnnnnnnnnnnnnn nennen 132 Dok mentenformate u nenne niit 132 e he 132 Ei
148. sschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an die Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited weiterleiten wird FileDirector Winclient Inhaltsverzeichnis Willkommen bei FileDirector unuuu04 04 0 nnnnnnnnnnnnnnnnnen 1A Wie werden Dokumente archiviert trenen trenta tner tntntntnrnenenenenenenenenennn 14 Verbindung zum Server herstellen s ssnssssssssssesnrssssssrrenrrssssssrrenrrsssseserersnssssrrernennssssrerenennssssreeenesn 15 Arbeiten mit Proxyserver auuna e nasae rennen el 15 Verbunden amp getrennt arbeiten online Joftlmne 15 Offline arbeiten mit lokalen Dokumenten 15 Ber Online Modus een A E E N EE 16 Arbeiten mit dem WinClient bei zentraler Serverinstallation sesesesesssesseesssssssssssssssssssssssssssss 16 VE Te e NEE EE 17 WincClient Arbeitsbereich
149. st die Ortsangabe des FileDirector Servers die Art der Anmeldung und die Sprache die der WinClient benutzt Sollte beim Start des WinClients das Verbindungsfenster erscheinen so informieren Sie sich bei Ihrem Systemadministrator ber den Installationsort des FileDirector Servers und tragen dementsprechend die URL des Servers ein Wurde die Verbindung einmal eingestellt wird sie in der Datei Settings fdl im lokalen Cache des WinClients gespeichert Verbindungen Bearbeiten Server URL ber Verbindung bearbeiten werden die Einstellungen f r die Server URL Eingabe ge ffnet Diese Einstellung enth lt die Ortsangabe des FileDirector Servers Das Format dieser URL ist http servername FDinstallationsname wobei Servername den Namen des Servers bezeichnet auf dem der FileDirector Server installiert wurde Abh ngig von der Konfiguration kann dies der tats chliche Servername eine IP Adresse oder einen Domain Adresse sein FD Installationsname bezeichnet den Namen des virtuellen Verzeichnisses der FileDirector Server Installation Standardbezeichnung FileDirector ber den Button Test Verbindung kann der Zugriff auf den FileDirector Server mit einem Benutzernamen gepr ft werden der dem FileDirector bekannt ist Bei korrekter Anmeldung wird dies in einem Nachrichtenfenster angezeigt Grundeinstellungen Optionen Seite 112 FileDirector WinClient Beschreibung Es kann eine Beschreibung zur leichteren Identifika
150. ste Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen halten Sie die Umschalt Taste gedr ckt und markieren Sie das letzte Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen W hlen Sie Drucken im Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Drucken selektierter Dokumente Um einzelne ausgew hlte Dokumente zu drucken klicken Sie auf das erste Dokument in der Dokumentliste das Sie drucken wollen halten Sie die Strg Taste gedr ckt und markieren Sie weitere zu druckende Dokumente W hlen Sie Drucken f im Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Dokumente drucken und speichern Seite 70 FileDirector WinClient Eine Seite eines Dokuments drucken Um eine ausgew hlte Seite zu drucken ffnen Sie das Dokument und zeigen Sie die zu druckende Seite an Selektieren Sie die Seitenanzeige und w hlen Sie Drucken aus dem Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste Mehrere Seiten eines Dokuments drucken Sie k nnen mehrere Seiten eines Dokuments in der Miniaturansicht des Anzeigefensters zum Drucken selektieren Um ausgew hlte Seiten eines Dokuments zu Drucken ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie f r das Anzeigefenster den Modus Miniaturansicht und Bild oder Miniaturansicht Halten Sie die Strg Taste gedr ckt und klicken Sie auf die zu druckenden Seiten in der Miniaturansicht W hlen Sie Drucken im Men Datei oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste
151. t L sche neue Dokumente nach Einchecken ssssessssesnsssseseeernsssseserrernssssererressssssreernnssssesreeenese 47 L sche revidierte Dokumente nach Einchecken 47 Nicht von der Trefferliste entfernen 48 Auto Einchecken neuer Dokumente ssssssssssssssesereerrssssrsereernssssererressssssrrernessssssrrernessssssreeenesne 48 Auto Einchecken neuer Dokumente nach Indexv nderung 48 Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung 48 Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnern uuussesenssneennnnenennnnnneennenn 48 Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnern uuuesensessnnnnsenennnnennnnnennennnnnnnennnnn 48 Melu nen E EE 49 Auscheckeniz ur cksetzen un setn en ir 49 Ee ET EE 49 Wie wird eine Revision gespeichert 49 Revisionen nzeigen ernster er a I Rau 50 Revision ndern auschecken sssssssessessssssensesnsssssrnnetnnssttitttntene striktna tnanntrk nnna nn annann nanne nnna nenne 50 Revisionen l schen men ee nie ee en EEE R E e 50 Revisionen dr cken area ie en e A s 50 Dokumententyp ohne Revisionen Dostkorb 50 Bearbeiten von Dokumenten kk KKK ENNEN ENKEN en DI Bearbeiten von Dokumenten Jndexvdaten sense eeeeeeeenenennsennnennnennnennnennsennsnsesesesesnnesenenn 51 Verschieben eines Dokumentes in einen anderen Dokumententvp 52 Bearbeiten von Indexfeldern f r mehrere Dokumente sseesserrrersssserirrrsresrrirrrrrssssrrerrerrssesrrerreens 52 Gleichzeit
152. t 1 Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber eines der Werkzeuge fahren so wird ein Hinweis angezeigt Die verf gbaren Werkzeugleisten k nnen durch verschieben des Pfeils am Ende einer Werkezugleiste angepasst werden Ansicht 2 Es folgt ein Beispiel f r das Aussehen der Ansicht 2 Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber eines der Werkzeuge fahren so wird ein Hinweis angezeigt Die verf gbaren Werkzeugleisten k nnen durch verschieben des Pfeils am Ende einer Werkezugleiste angepasst werden Werkzeugleiste Seite 23 FileDirector WinClient Ansicht 3 Es folgt ein Beispiel f r das Aussehen der Ansicht 3 Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber eines der Werkzeuge fahren so wird ein Hinweis angezeigt Die verf gbaren Werkzeuge k nnen nicht konfiguriert werden Konfigurieren der Werkzeugleisten Die Konfiguration der Werkzeugleisten kann nur erfolgen wenn dies durch den FileDirector Administrator f r den jeweiligen Benutzer vorgesehen und konfiguriert wurde Der Administrator kann au erdem festlegen wie die Men s und Optionen f r Benutzer angezeigt werden und ob Benutzer das Aussehen ndern d rfen Die Optionen f r die Konfiguration sind nicht verf gbar wenn Ansicht 3 als WinClient Layout ausgew hlt wurde Wenn zwischen den Schalterleisten kleine Pfeile sichtbar sind so kann dar ber eine Schnellkonfiguration vorgenommen werden Sind diese Pfeile nicht sichtbar ist es m glich mit ausreichenden Rechten das Setup M
153. t ausdr cklich vorgesehen ist Sie d rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex ScanSoft DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten EXPORTKONTROLLE FileDirector WinClient Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind SUPPORT UND UPDATES Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst
154. t ebenfalls ein tempor res Scanprofil anlegen Diese Scan Profile sind tempor r und werden nicht zwischen den Sitzungen gespeichert werden FreiForm Erkennung Alle Seiten eines Dokuments werden in den Dokumententyp gescannt der zuvor im EnterpriseManager hierf r eingerichtet wurde Dies k nnen mehrseitige Dokumente oder einseitige Dokumente sein Dokumente scannen Seite 76 FileDirector WinClient Mehrseitige Dokumente scannen Alle Seiten im Feeder eines Scanners werden gescannt und in einem Dokument im FileDirector gespeichert Ausnahmen liegen vor wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass es nach einer bestimmten Anzahl von Seiten automatisch ein neues Dokument erzeugt und bei entsprechenden Einstellungen in OCR Formularen im EnterpriseManager Um ein mehrseitiges Dokument zu scannen 1 W hlen Sie den Reiter Scannen im Steuerfeld des Aktenschranks 2 W hlen Sie das gew nschte Scanprofil aus 3 W hlen Sie den Dokumententyp aus unter dem Sie das Dokument ablegen wollen Wenn das Scanprofil so eingestellt ist dass Sie die Einstellungen nicht ver ndern k nnen wird der Dokumententyp automatisch gew hlt 4 Falls gew nscht k nnen Sie Indexinformation in die Felder des Dokumententyps vor dem Scannen eingeben Dokumente k nnen auch nach dem Scannen ber Bearbeiten indiziert werden 5 W hlen Sie Stapel scannen W hlen Sie in der Toolleiste Scannen wenn Sie den Inhalt der Indexfelder leeren wolle
155. t gef llt werden Das kann z B der Dateiname das Erstellungsdatum und das Datum der Anderung sein Wenn sich das Fenster Indexerfassung ffnet und der entsprechende Dokumenttyp f r das Dokument gew hlt werden diese Werte in den konfigurierten Feldern angezeigt F r E Mails aus MS Outlook k nnen Informationen wie E Mail von E Mail an Betreff Datum Gesendet und Empfangen automatisch den FileDirector Indexfeldern hinzugef gt werden falls es vorher konfiguriert wurde E Mails aus Outlook speichern E Mails k nnen aus Outlook heraus ber den Button des FileDirectors archiviert werden E Mail Dateianh nge FileDirector kann so konfiguriert werden dass Anlagen aus E Mails als separate Seiten gespeichert werden Sie k nnen als nachfolgende Seiten des FileDirector der E Mail oder als v llig separate Dokumente gespeichert werden Damit dies geschehen kann m ssen von einem FileDirector Administrator bestimmte Schl ssel in der Konfiguration des Component Service angepasst werden Diese Schl ssel befinden sich in der Datei FileDirector Component Service exe config die sich im Speicherort des Component Service befindet Elektronische Dokumente Seite 87 FileDirector WinClient Dateianh nge von E Mails als separate Seiten speichern Um Dateianh nge als separate Seiten zu speichern kann man folgende Option in der zuvor genannten Datei einstellen lt add key E MailSplit value Off gt Der Wert kann auf
156. t ist Das Dokument wird solange in Ihrem pers nlichen Ordner verbleiben bis Sie entweder die erforderliche Aktion ausgef hrt haben oder die f r die Zeit berschreitung definierte Spanne erreicht ist Danach bernimmt das Prozessmanagement wieder die Kontrolle ber das Dokument Folgende Aktionen k nnen vorgesehen werden Keine Aktion Die Aktion Keine wird benutzt um im Laufe des Prozesses ein Dokument zu einem Benutzer zu Informationszwecken zu senden Diese Aktion hat keine Auswirkung auf den Ablauf des Prozesses Anzeigen best tigen Wenn einem Dokument die Aktion Anzeigen zugeteilt ist m ssen Sie die Kenntnisnahme durch einen Aktionsbutton best tigen damit das Prozessmanagement das Dokument zum n chsten Schritt transportieren kann W hlen Sie vor der Aktion Kopie behalten falls Sie eine Kopie des Dokumentes in Ihrem pers nlichen Ordner behalten wollen Dokument kommentieren Wenn einem Dokument die Aktion Kommentar zugeteilt ist m ssen Sie das Dokument lesen und einen Kommentar hinzuf gen damit das Prozessmanagement das Dokument zum n chsten Schritt transportieren kann Klicken Sie auf den Button Kommentar um das Eingabefeld f r den Kommentar zu ffnen bereits vorhandene Kommentare anzusehen und einen Kommentar hinzuzuf gen Das Prozessmanagement wird das Dokument danach zum n chsten Schritt transportieren W hlen Sie vor dieser Aktion Kopie behalten falls Sie eine Kopie des Dokumentes in Ihrem pers nlichen
157. t werden English UK English US Deutsch Francais Portugu s Espa ol Japanese Chinese Big5 Chinese Simplified Zur nderung dieser Einstellung w hlen Sie bitte eine Sprache aus der Aus wahlliste klicken Sie auf OK und starten Sie den WinClient neu MRU Liste l schen ber die so genannten MRU Listen most recently used werden die bereits eingegebenen Eintr ge aufgelistet Diese Option l scht die MRU Liste Grundeinstellungen Optionen Seite 103 FileDirector WinClient Diverses Zu PDF konvertieren Durch Aktivieren dieser Einstellung werden die Dokumente ins PDF Format konvertiert die bei Verwendung der Senden an E Mail Funktion als Anhang der E Mail Nachricht beigef gt werden Hinweis Elektronische Dokumente k nnen nicht in ein PDF umgewandelt werden Zusammenstellung des Dateinamens f r E Mail Anlage Mit diesen Optionen kann der Dateiname den der Anhang einer E Mail erh lt definiert werden Der Feldtrenner ist das Zeichen das zwischen die einzelnen Dateinamensteile gesetzt wird Siehe gt Senden und Empfangen Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird Durch Aktivieren dieser Einstellung wird die Zoomeinstellung nicht beibehalten wenn in der Anzeige auf ein neues Dokument gewechselt wird Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Zoom zur cksetzen wenn eine neue Seite angezeigt wird Die Deaktivierung dieser Funktion kann bei der Indizierung von mehreren Dokum
158. t werden Revisionen drucken W hlen Sie zun chst die gew nschte Revision Um einzelne Seiten zu drucken markieren Sie die zu druckenden Seiten in der Miniaturansicht und w hlen Sie aus dem Men oder aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Drucken Um die aktuelle Seite zu drucken markieren Sie in der Dokumentenanzeige die aktuell angezeigte Seite und f hren Sie den Drucken Befehl von dort aus Was gedruckt oder versendet wird ist immer abh ngig von der aktuellen Markierung Dokumententyp ohne Revisionen Postkorb Ist ein Dokumententyp vom Administrator als Postkorb definiert worden so hat dieser die Eigenschaft keine Revisionen zu erstellen Anderungen sollten daher erst erfolgen wenn ein Dokument das nachvollziehbare Anderungen aufweisen soll zun chst in seinen Zieldokumententyp geschoben worden ist Ein und Auschecken Seite 50 FileDirector WinClient Bearbeiten von Dokumenten Existierende Dokumente k nnen auf vielerlei Art bearbeitet werden Das h ngt davon ab ob es sich um ein in einem Aktenschrank eingechecktes Dokument oder um ein neues Dokument auf der lokalen Arbeitsstation handelt Ob ein Dokument bearbeitet werden darf h ngt von den Benutzerrechten ab Scanoptionen beinhalten das Anh ngen und Einf gen von Seiten an existierende Dokumente Seiten in Dokumenten k nnen editiert werden indem man Anmerkungen hinzuf gt Dar ber hinaus kann man die Indexfeldinhalte des
159. ten im Anzeigefenster darzustellen Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie innerhalb der Miniatur ansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen Miniaturansicht und Buchansicht W hlen Sie E aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite und ihre Folgeseite zusammen mit den Miniaturansichten im Anzeigefenster darzustellen Bei dieser Anzeige folgen die Seiten in der Ansicht beim Bl ttern aufeinander z B Seite 1 und 2 Seite 3 und 4 etc Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie innerhalb der Miniaturansichten ber das Rad durch die einzelnen Seiten scrollen Duplexansicht W hlen Sie JE aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite und ihre Folgeseite im Anzeigefenster darzustellen Bei dieser Anzeige folgen die Seiten in der Ansicht beim Bl ttern aufeinander z B Seite 1 und 2 Seite 2 und 3 etc Anzeige von Dokumenten Seite 42 FileDirector WinClient Buchansicht W hlen Sie EH aus der Toolleiste Anzeige um die aktuelle Seite und ihre Folgeseite im Anzeigefenster darzustellen Bei dieser Anzeige folgen die Seiten in der Ansicht beim Bl ttern aufeinander z B Seite 1 und 2 Seite 3 und 4 etc Zur Navigation stehen die Vor Zur cktaste zur Verf gung Miniaturansicht an und ausschalten Sie k nnen zwischen den einzelnen Anzeigen mit und ohne Miniaturansicht durch einen Doppelklick auf dem Anzeigefenster umschalten Verwenden Sie eine Maus mit Scrollrad so k nnen Sie i
160. tenansicht eingef gt So gewinnt man zus tzlichen Platz f r die Bildanzeige Hinweis 5 Der WinClient muss neu gestartet werden damit die Anderungen wirksam werden Dokumentenbetrachter wiederverwenden In Verbindung mit der Einstellung Vollbildlisten wird wenn diese Option ausgew hlt wurde jedes Dokument im selben Ansichtsfenster ge ffnet Ist diese Option nicht gesetzt dann wird f r jedes ge ffnete Dokument ein neuer Registerabschnitt im Anzeigefenster ge ffnet werden Unterschriften Im FileDirector gibt es verschiedene M glichkeiten ein Dokument zu signieren oder zu unterschreiben Man muss dabei eine elektronische Signatur von einer Unterschrift unterscheiden Eine elektronische Signatur wird verwendet um den Dokumenten ein Echtheitszertifikat mitzugeben sobald sie zum Server gesendet werden Diese Dokumente sind dann nicht mehr manipulierbar da eine Pr fung der Originaldokumente durchgef hrt wird Eine Unterschrift dagegen ist eine M glichkeit ein Dokument zu unterschreiben hnlich wie auf dem Papier Grundeinstellungen Optionen Seite 109 FileDirector WinClient Digital Nimmt ein Dokumententyp nur Dokumente mit digitaler Signatur an ben tigt der Benutzer ein Zertifikat Dieses Zertifikat muss dem Benutzer zur Verf gung gestellt werden und kann dann vom entsprechenden Speicher oder Speichermedium geladen werden Folgende Speicherm glichkeiten sind w hlbar e AD Anwenderspeicher Active Dire
161. ter den Indexfeldern des Dokumententyps Die Option kann unter Extras gt Info Suche aktiviert werden Suche in Aktenschr nken Seite 27 FileDirector WinClient Suchparameter Bei der Suche mittels Indexfeldern kann f r jedes Feld ein Suchparameter gew hlt werden der beeinflusst wie die Suche bez glich des Feldes ausgef hrt wird Param Beschreibung eter Erm glicht Joker Suche Genaue bereinstimmung gt Gr er als Eingabewert gt Gr er oder gleich dem Eingabewert lt Kleiner als Eingabewert lt Kleiner oder gleich dem Eingabewert Leere Werte suchen lt gt Nicht leere Werte suchen E Von bis Suche Bei dieser Option besteht die M glichkeit zwei Eintr ge f r die Sucheingrenzung einzugeben Ungleich Suche lt gt Suche in Indexfeldern Um in Aktenschr nken mittels Indexfeldern zu suchen w hlen Sie den Reiter Suche des Steuerfelds aus Spezifizieren Sie den Dokumententyp und geben Sie f r die Indexfelder das jeweilige Suchkriterium und ggf einen Suchparameter ein Klicken Sie dann auf die Schaltfl che Suchen f r die Suche innerhalb eines Dokumententyps bzw auf Erweiterte Suche um ber alle Dokumententypen zu suchen Die Anzahl der gefundenen Dokumente die als Suchresultat angezeigt werden h ngen direkt mit der gew nschten Genauigkeit der Suchkriterien zusammen Wird z B mit dem Standard Suchparameter nach einer eindeutigen Lieferscheinnummer gesucht sollte genau
162. tion des Servers hinterlegt werden Automatisches Anmelden Sie k nnen einstellen ob Sie beim Start des WinClients durch Angabe eines g ltigen FileDirector Benutzerkontos anmelden wollen oder ob die Anmeldung unter Verwendung des Kontos des aktuell angemeldeten Benutzers erfolgen soll Im Normalfall sollte die Anmeldung unter dem Windows Konto stattfinden damit der lokale Cache bei der Windows Anmeldung zugewiesen werden kann und nur dem Benutzer zur Verf gung steht der gerade angemeldet ist Welche Einstellung hier in Ihrem Unternehmen zu verwenden ist sollte der Administrator einrichten Zur nderung dieser Einstellung klicken Sie auf Automatisches Login ver wendet aktuelles Windows Konto um diese Einstellung zu aktivieren oder deaktivieren Wenn das automatische Log in des aktuellen Windowskonto deaktiviert wird und mehr als eine Verbindung zu FileDirector Servern eingerichtet wurde so erh lt man bei der Anmeldung ein Auswahlmen indem man die eingerichteten FileDirector Server einschlie lich der eingetragenen Beschreibung ausw hlen kann Bild einrichten Um die Verbindungen optisch zu kennzeichnen kann ein Bild hinterlegt werden Dadurch ist eine leichte Identifikation vor allem bei mehreren Verbindungen m glich Das Bild muss im bmp Format vorliegen Verbindung testen Die Verbindungseinstellungen k nnen durch Auswahl Test Connection getestet werden Wenn die Verbindung erfolgreich war wird eine Erfolgsmeldu
163. tor WinClient Berechtigung zum Scannen Soll ein Benutzer Dokumente scannen k nnen muss er die Rechte zum Scannen erhalten damit der Reiter zum Scannen f r ihn sichtbar ist Hat ein Benutzer kein Recht zum Scannen so ist der Reiter neben der Suche und Bearbeiten ausgeblendet Scanprofile Dokumente werden mittels Scanprofilen gescannt Die Scanprofile werden zuvor von einem FileDirector Administrator angelegt Scanprofile sollten so angelegt sein dass jeweils die optimalen Scannereinstellungen f r die jeweiligen Dokumente verwendet werden Man kann z B einen festen Dokumententyp hinterlegen oder ein bestimmtes Feld automatisch f llen lassen Welche Scannereinstellungen im Scanprofil vorgenommen werden k nnen h ngt vom verwendeten Scanner und dem benutzten Treiber ab Im Scanprofil wird die Aufl sung festgelegt ob nur die Vorderseite oder Vorder und R ckseite gescannt wird ob in Schwarz Wei oder in Farbe gescannt wird die Kompressionseinstellungen f r farbige jpg Dateien sowie die Seitengr e Ein Profil kann auch die Einstellung speichern wie viele gescannte Seiten zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen Bei der Konfiguration eines Scanprofiis kann man festlegen ob der Dokumententyp ge ndert werden kann oder er f r jedes Scanprofil fest hinterlegt ist Hinweis K nnen Sie den Reiter Scannen nicht sehen so haben Sie keine Berechtigung zum Scannen Scannereinstellungen ver ndern I w h
164. tor WinClient Indizierung aus externen Programmen Codeless Connector Aus externen Windows Anwendungen k nnen ber den Codeless Connector Feldinhalte als Indexdaten bernommen werden Mit einer konfigurierbaren Tastenkombination werden die Feldinhalte direkt an verkn pfte Felder im FileDirector bertragen Die Verkn pfungen der Felder und die Tastenkombination werden mit dem Enterprise Manager konfiguriert Lesen Sie dazu bitte das Kapitel zum Codeless Connector im Handbuch zum FileDirector Enterprise Manager Hinweis Der Codeless Connector kann auch f r Java Anwendungen verwendet werden F r jeden Arbeitsplatz auf dem der Codeless Connector verwendet werden soll wird eine Lizenz ben tigt Sicherheit auf Dokumentenebene Hat ein Benutzer das Recht f r einen Vollzugriff auf das Dokument so steht ihm die Option einer Sicherheitseinstellung f r Dokumente zur Verf gung Soll z B ein Benutzer ein Dokument bearbeiten das er normalerweise gar nicht sehen darf so kann der berechtige Benutzer ihm explizit das Recht einr umen auf das Dokument zugreifen zu d rfen Ebenso der umgekehrte Fall Soll ein Benutzer ein Dokument explizit nicht sehen darf wobei er grunds tzlich das Recht dazu h tte kann man ihm die Einsicht verweigern ffnen Sie das Dokument und w hlen Sie den Befehl Extras gt Sicherheit aus dem Men Es erscheint ein Fenster zur Rechtevergabe Klicken Sie auf Hinzuf gen und f gen Sie den Benutzer
165. tr ge einer Spalte f r bestimmte Bereiche gefiltert werden k nnen Dokumentenlisten Seite 39 FileDirector WinClient Filter anpassen Zeige Zeilen wo Stadt 500 OUnd Oder ist gr er oder gleich w 1000 Abbruch Auswahl von Dokumenten Neben den blichen Auswahlverfahren k nnen ber das Kontextmen der rechten Maustaste verschiedene Befehle zur Auswahl verwendet werden Zur Auswahl von allen Dokumenten verwenden Sie den Tastaturbefehl Strg A oder Alles ausw hlen aus dem Kontextmen wen 7 Strg T kehrt die Auswahl von markierten zu nicht markierten Dokumenten um x Strg R entfernt die Markierung der Dokumente Spalte addieren Beinhaltet eine Dokumentenliste ein Feld mit numerischen Werten kann die Summe aller angezeigten Felder berechnet werden Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Feld und w hlen Sie Spalte addieren Die Summe wird in einem neuen Fenster angezeigt Dokumentenlisten Seite 40 FileDirector WinClient Anzeige von Dokumenten ber Dokumente Ein Dokument im FileDirector ist entweder ein einseitiges oder ein mehrseitiges Dokument Neben den eigentlichen Seiten geh ren noch die Indexdaten zum Dokument die in der Dokumentenliste angezeigt werden Eine Seite eines Dokuments kann dabei durch eine gescannte Seite repr sentiert werden oder durch eine Datei in ihrem Ursprungsformat wie z B MS Word oder Excel EDocs
166. trennt arbeiten online offline Der WinClient ist ein FileDirector Modul das lokal auf Ihrem Rechner installiert ist Mit dieser Anwendung melden Sie sich am Server an um eine Suche im Aktenschrank ausf hren zu k nnen Au erdem k nnen Sie mit dieser Applikation scannen Indexdaten bearbeiten und Anmerkungen auf Dokumente setzen Informationen ber den Aktenschrank sowie Ihre Berechtigungen werden beim ersten Zugriff auf den Aktenschrank in den lokalen Cache Zwischenspeicher kopiert Siehe gt Der lokale Cache Im Offline Modus ist die Verbindung zum FileDirector Server getrennt Daher kann keine Suche vom Server abgefragt oder Dokumente zum Server gesendet werden Es ist aber m glich lokal neue Dokumente zu erstellen und lokale Dokumente zu bearbeiten Wird bei der Anmeldung z B ein falsches Passwort eingegeben oder schlug die Anmeldung am Server aus anderen Gr nden fehl so findet eine Anmeldung im Offline Modus statt Achten Sie also immer darauf dass Sie im Online Modus sind wenn Sie Aktionen auf dem Server ausf hren wollen z B Suche Einchecken o ber eine Clientkonfiguration kann der Administrator das Arbeiten im Offline Modus grunds tzlich f r bestimmte Benutzer ausschalten so dass immer eine Verbindung zum Server gew hrleistet ist Offline arbeiten mit lokalen Dokumenten Zur besseren Performance werden nicht alle Seiten eines Dokumentes in den lokalen Cache heruntergeladen wenn eine Seite eines Dok
167. trieval Client kann auch auf einem Rechner installiert werden auf dem der WinClient bereits verwendet wird Aktenschrank ffnen mit dem Retrieval Client Startet man den Retrieval Client so erscheint eine Maske zum ffnen einer Datei Hier muss die Datei Cabinets xml ge ffnet werden die bei dem Export des Aktenschrankes erstellt wurde Um mit dem Retrieval Client in einem exportierten Aktenschrank recherchieren zu k nnen muss dieser nach dem Export lizenziert worden sein Der Retrieval Client ist im Prinzip ein WinClient mit eingeschr nkter Funktionalit t daher k nnen Sie die Beschreibung der verf gbaren Befehle aus den Beschreibungen zum WinClient entnehmen Retrieval CD DVD erstellen Seite 129 FileDirector WinClient Lokaler Cache Im lokalen Cache werden die Dokumente automatisch abgelegt die neu ge scannt ausgecheckt heruntergeladen oder nur angezeigt werden Es werden nur aktuell angezeigte Seiten heruntergeladen So wird die Ladezeit bei sehr gro en Dokumenten erheblich verringert Soll mit den Dokumenten Offline gearbeitet werden lesen Sie dazu bitte den Abschnitt Offline Modus Hinweis Der lokale Cache wird automatisch erstellt Hier sollten keine manuellen oder sonstigen nderungen gemacht werden Dies kann dazu f hren dass beim Start des WinClients Fehler auftreten oder die lokale Liste nicht mehr angezeigt werden kann Speicherort Der lokale Cache befindet sich bei einer Standardinst
168. ttet Das Verschieben des Stempel ist danach nicht mehr m glich Grundeinstellungen Optionen Seite 105 FileDirector WinClient Frei w hlbares Schnellstart Programm Schnellstartliste Im WinClient wird mit der Installation der Component Services eine Schnellstartleiste f r die Office Module angelegt Voraussetzung ist daf r dass die Office Module installiert sind Diese Schnellstartleiste kann zus tzlich durch h ufig verwendete Dateien erweitert werden indem man ber drag n drop die zu startenden Dateien in das K stchen hineinzieht Die Liste der Dateien wird in der darunter befindlichen Combobox angezeigt Wenn man eine Datei von der Schnellstartleiste entfernen m chte w hlt man es in der Liste aus und klickt auf X Dokumententyp Hier kann der beim ffnen des Aktenschranks zu ffnende Dokumententyp angegeben werden Benachrichtigung Inaktiviere Client Benachrichtigung W hlen Sie diese Einstellung wenn Sie beim Eintreffen neuer Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner nicht benachrichtigt werden m chten Zum Aktivieren dieser Einstellung klicken Sie auf Inaktiviere Client Benach richtigung Hinweis Beachten Sie dass bei Einstellung der Benachrichtigung im eingestellten Intervall eine Verbindung zum Server aufgebaut wird so dass die verf gbaren Lizenzen ggf nicht freigegeben werden k nnen Eine manuelle Abholung ist ber die Taste F5 m glich Zeitgesteuerte Benachrichtigung W hlen Sie die
169. tur Wenn Sie nur die Tastatur verwenden wollen dann k nnen Sie mit der Eingabetaste in das jeweils n chste Feld springen Beim Dr cken der Eingabetaste im letzten Feld wird der Button Anderungen speichern und n chstes Dokument markieren Y automatisch aktiv und ein weiteres Return f hrt den Befehl aus Wenn die Indexdaten mit diesem Befehl bernommen werden springt der Cursor gleich zum n chsten Dokument und man muss es nicht mit der Maus manuell markieren Hinweis ber Alt Z k nnen Wortauswahllisten Datumsfelder und bereits zuvor verwendete Indexbegriffe aufgeklappt und zur schnelleren Indizierung verwendet werden Kopieren Verschieben und Verlinken mit Drag amp Drop Seiten innerhalb eines Dokumentes k nnen verschoben und kopiert oder in ein anderes Dokument verschoben und kopiert werden Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokumentes Um innerhalb eines Dokumentes Seiten zu verschieben werden die Seiten in der Miniaturansicht markiert und mit gedr ckter linker Maustaste an die gew nschte Stelle verschoben Eine blaue Linie zeigt dabei die Stelle an an die verschoben wird Verschieben von Seiten von einem Dokument in ein anderes Soll eine Seite aus einem aktuellen Dokument in ein anderes Dokument kopiert werden so werden die gew nschten Seiten in der Miniaturansicht markiert und in der Suchergebnisliste auf das gew nschte Zieldokument geschoben Die Seiten werden an das Zieldokument angeh ngt und
170. umentes angezeigt wird Zun chst wird nur die erste Seite in den Cache geladen und erst bei der Anzeige der Seiten das gesamte Dokument Soll sp ter mit den Dokumenten offline gearbeitet werden so m ssen sich alle Seiten der betrachteten Dokumente im lokalen Cache befinden Um das zu erreichen schalten Sie Willkommen bei FileDirector Seite 15 FileDirector WinClient nach dem Download der Dokumente auf die lokale Liste den Modus auf offline um Klick auf das Bereit Symbol Sind unvollst ndige Dokumente im lokalen Cache so erscheint eine Abfrage ob sie zu Offline Bearbeitung heruntergeladen werden sollen Best tigen Sie diese Meldung mit Ja so k nnen die Dokumente sp ter ohne Verbindung zum Server eingesehen und bearbeitet werden Hinweis Heruntergeladene Dokumente die nicht ausgecheckt wurden k nnen sp ter nur ge ndert wieder eingecheckt werden wenn sie zwischenzeitlich nicht revidiert wurden Der Online Modus Bei bestehender Verbindung zum FileDirector Server im Online Modus k nnen Sie jede f r Sie zugelassene Funktion verwenden wie beispielsweise Dokumente auf dem Server zu suchen oder an ihn zu senden F r einen Wechsel vom Offline zum Online Modus klicken Sie auf das Symbol in der unteren linken Ecke des WinClient Fensters oder w hlen Sie aus dem Men Datei gt Offline Arbeiten mit dem WinClient bei zentraler Serverinstallation WinClient kann auf dem Server insta
171. us Lesen Sie n heres dazu bitte im Administrationshandbuch Sind die Voraussetzungen f r die Nutzung erf llt so finden unter Bearbeiten gt OCR Dokument den Reiter DataSelect Dokumente der DataSelect Engine zuf hren Sind bereits Dokumente vorhanden die automatisch mit DataSelect indiziert werden sollen dann k nnen die vorher im Auswahlfenster markierten Dokumente mit dieser Schaltfl che der DataSelect Engine zugef hrt werden Lieferantendaten bearbeiten Wenn Sie bereits Lieferantendaten mit DataSelect erfasst haben und diese nachtr glich bearbeiten wollen oder neue hinzuf gen m chten dann w hlen Sie die Schaltfl che Lieferantendaten bearbeiten Es ffnet sich ein neues Fenster in dem auf der rechten Seite bereits vorhandene Lieferantendaten aufgelistet sind Auf der linken Seite sehen Sie Einzelheiten ber die Lieferanten Diese k nnen hier nun bearbeitet werden und die Anderungen k nnen mit der unterhalb angebrachten Schaltfl che Ubernehmen abgespeichert werden Falls ein Lieferant gel scht werden soll dann markieren Sie diesen auf der rechten Seite und w hlen dann die Schaltfl che L schen Nach Best tigung der Sicherheitsabfrage wird dieser Lieferant dauerhaft von der Lieferantenliste gel scht Haben Sie einen neuen Lieferanten angelegt und seine Einzelheiten eingegeben dann w hlen Sie Hinzuf gen Hinweis Haben Sie Eingaben in den Lieferantendaten gemacht dann wird die Schaltfl che OK erst aktiv wenn Sie de
172. wer unterst tzt ber 200 verschiedene Dateiformate darunter alle wichtigen propriet ren Dokumentformate Beispiele f r diese Formate sind Microsoft Word Excel und PowerPoint Dateien Microsoft MSG E Mail Dateien Adobe Acrobat PDF Dateien und AutoCAD Zeichnungen WinClient kann diese Dateien mit dem Viewer anzeigen und ausdrucken Au erdem wird die Option Senden an FileDirector zum Windows Explorer Men hinzugef gt die es erlaubt Dokumente in FileDirector zu archivieren Wurde Component Service mit der Option Office Link installiert erscheint senden an FileDirector auch als Addin in Microsoft Office Applikationen Wie werden EDocs in FileDirector gespeichert Jedes elektronische Dokument das nicht im Format TIFF oder JPG importiert wird wird als eine Seite eines FileDirector Dokuments gespeichert auch wenn die Datei selbst mehrere Seiten enth lt Wollen Sie eine solche Seite eines Dokuments anzeigen muss der Component Service installiert sein da dieser einen Viewer f r die Anzeige verschiedener Formate beinhaltet Wie k nnen EDocs angezeigt werden Der Component Service beinhaltet Filter f r die Darstellung verschiedener Formate ohne das die relevanten Applikationen installiert sein m ssen Der Viewer unterst tzt ber 200 verschiedene Dateiformate darunter alle wichtigen propriet ren Dokumentformate Beispiele f r diese Formate sind Microsoft Word Excel und PowerPoint Dateien Microsoft MSG E Mail
173. werden dort an die gew nschte Stelle verschoben Bearbeiten von Dokumenten Seite 53 FileDirector WinClient Kopieren eines gesamten Dokumentes in ein anderes Ein gesamtes Dokument kann kopiert werden indem es auf der Trefferliste markiert und mit gehaltener linker Maustaste auf ein anderes Dokument geschoben wird Das urspr ngliche Dokument bleibt aufgrund der Revisionssicherheit erhalten und kann ggf gel scht werden Kopieren von einzelnen Seiten Wird beim Verschieben die Strg Taste gedr ckt so werden die Seiten kopiert Seiten k nnen so sowohl innerhalb eines Dokumentes sowie auch von einem Dokument in das andere kopiert werden Link zu einem Dokument im Windows Verzeichnis erstellen Werden Dokumente per dragn drop aus einem Windows Verzeichnis auf eine Seite gezogen so wird ein Link zu diesem Pfad erzeugt Hinweis Beachten Sie dass der Link auf der Seite des Dokumentes verbleibt auch wenn die Datei nicht mehr im angegebenen Pfad existiert Evtl haben andere Benutzer keine Zugangsberechtigungen zu dem verlinkten Dokument Indizieren ber vordefinierte OCR Formulare Soll ein Dokument ber OCR automatisch indiziert werden m ssen im Enterprise Manager Formulare mit OCR Zonen vordefiniert sein Aus diesen Zonen werden die Inhalte gelesen und in die Indexfelder geschrieben Im Normalfall wird das in einem Scanprofil hinterlegt so dass die OCR Erkennung bereits w hrend des Scannens erfolgt Wird aber z
174. zeigen und Tastenkombination in Quickinfo anzeigen Werkzeugleiste Seite 25 FileDirector WinClient Suche in Aktenschr nken Die Suche nach Dokumenten in einem Aktenschrank wird von dem Steuerfeld aus nach Auswahl des Reiters Suche ausgef hrt Es kann innerhalb eines bestimmten Dokumententyps oder ber alle Dokumententypen im Aktenschrank gesucht werden auf die ein Benutzer berechtigt ist Dokumente k nnen anhand von Indexdaten der Dokumente oder auch nach deren Inhalt gesucht werden Die M glichkeit der Volltextsuche ber Dokumente besteht jedoch nur sofern sie durch OCR erfasst worden sind Hierzu wird das optionale FileDirector OCR Modul ben tigt und die Volltextgenerierung muss vom Administrator auf dem Server konfiguriert worden sein Es folgt das Beispiel eines Steuerelements mit aktiviertem Reiter f r die Suche Steuerfeld DataSelTest gt Suche J Bearbeiten Samen zz ege E g ZEY eS Dokumententyp Rechnung K Lieferant Nr Lieferant Name X Strasse D PLZ D Ort j D Gesamtbetrag EN Bzpielberg Suchwerkzeuge Indexfelder leeren Die aktuelle Anzeige der Angaben in den Indexfeldern des Steuerfelds kann vor der Eingabe neuer Suchkriterien durch Klicken des Buttons Indexfelder leeren gel scht werden Dies dient nur der Suche Indexfelder werden nicht bearbeitet Suche in Aktenschr nken Seite 26 FileDi
175. ziert Ist die exportierte Zusammenstellung gr er als der angegebene Speicherplatz so wird ein n chster Ordner mit einem neuen Aktenschrank erstellt F r jeden Ordner wird ein Ticker zur Lizenzierung ben tigt Erstellung einer CD DVD FileDirector beinhaltet kein Brennprogramm d h der Export kann nicht direkt auf eine CD DVD geschrieben werden Die Daten werden immer zun chst in ein Verzeichnis geschrieben dass die Gr e des vorgesehenen Datentr gers nicht berschreiten darf Wenn der Export lizenziert wurde kann die Zusammenstellung mit einem externen Brennprogramm auf die CD DVD geschrieben werden Retrieval CD DVD erstellen Seite 128 FileDirector WinClient Retrieval Client Um auf der CD recherchieren zu k nnen ben tigen Sie einen speziellen Retrieval Client Dieser muss dem Benutzer der in den Daten auf der CD recherchieren m chte zur Verf gung gestellt werden Man kann ihn entweder direkt mit auf die Daten CD brennen oder separat zur Verf gung stellen Installation Auf der FileDirector Installations CD finden Sie das Rechercheprogramm im Ordner Setups FileDirector Retrieval Setup msi Zur Installation melden Sie sich mit Administratorrechten an und f hren die mei Datei auf dem Recherche Client aus Folgen Sie den Installationsanweisungen Nach der Installation finden Sie ein FileDirector Retrieval Icon auf dem Desktop mit dem Sie den Retrieval Client des FileDirectors starten Hinweis Der Re
176. zifizieren Sie den Dokumententyp und klappen Sie ber den Button Volltext Suche das Suchfeld auf wo das Wort bzw die W rter f r die Volltextsuche eingegeben werden Zum Ausf hren der Volltextsuche klicken Sie den Button Suchen rechts neben dem Eingabefeld Mehrere Worte suchen im Volltext mit AND OR OR NOT Sollen mehrere Worte im Volltext gleichzeitig gesucht werden kann man im Suchfeld die Eintr ge verkn pfen AND Verkn pfung Wird im Volltext Suchfeld z B nach den Begriffen Robert AND M ller gesucht so werden alle Seiten gefunden auf denen BEIDE Begriffe vorkommen OR Verkn pfung Beispielsweise werden Rechnungen und Gutschriften in einem Dokumententyp archiviert Bei der Suche nach Rechnung OR Gutschrift werden alle Seiten gefunden auf denen entweder Rechnung oder Gutschrift steht OR NOT Verkn pfung Wird z B nach Rechnung OR NOT M ller gesucht so werden alle Rechnungen gelistet auf denen nicht der Name M ller vorkommt Suche in Aktenschr nken Seite 31 FileDirector WinClient Volltextsuche mit Indexfeldern Wenn mit einem Begriff im Volltext gesucht wird der auch in einem Indexfeld vorkommt so kann es sein dass eine Seite angezeigt wird die diesen Begriff nicht im Text auf der Seite beinhaltet Dies ist dadurch begr ndet dass die Indexdaten zus tzlich auch in den Volltext geschrieben werden Dadurch ist es m glich Dokumente auch mit Indexbegriffen zus tzlich be

Dokument - Spielberg

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents