Benutzerhandbuch Vorbereitungswerkzeug für APE
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1. Name ofthe content provider Name des bereitstellenden Archivs v Aus der Datei Element lt repository gt bernehmen fall Digitaler Objekttyp amp TEXT D IMAGE 2 VIDEO iv Aus der Datei Attribut xlink role zu lt dao gt berneh SOUND 2 3D Abkhazian Sprache n des Materials Afar v Aus der Datei Attribut langcode zum Element lt lang Afrikaans c kan gt Angaben zu Urheberrechten und Zug nglichkeit Creative Commons 2 Creative Commons Creative Commons Public Domain Mark D Europeana rights statements Angabe zus tzlicher Rechteinformationen Gliederung Pr fix zur Kontextualisierung Informationen von bergeordneten Ebenen bernehmen Ja Nein Herkunftsstelle bernehmen Ja Nein Abbrechen ESE Konvertierung starten Abbildung 16 Dialogfenster der Vollversion zur Konvertierung von apeEAD nach EDM e des bereitstellenden Archivs Textfeld Pflichtfeld Dieses Feld enth lt den Namen der in der apeEAD Datei f r die Verzeichnungseinheit mit dem Digitalisat c did repository angeben wurde Optional kann der Name von einer h heren Ebene bernommen werden Standardm ig wird die Information dann aus der Bestandsebene lt archdesc gt bernommen Sie k nnen den Text jederzeit manuell ndern 28 ARENES APEx e Bereitsteller Textfeld Pflichtfeld2. sense in nenne anna 32 6 PROBLEME BEHEBEN seen snbnenneaninsschssss 32 7 2 2 FIENELOERLETERERTERETTUSTEEFL TOR EEEE EEE EERE 33 Deutscland essa anene E e aE 33 Liechtenstein u ts en a ei aa aE EE EE AETA 33 a aan E AEE EEEE 33 O N NEE S E EE E E 33 SeNWelZ anea E E E E A EE E E A EA TEE ee 33 ARENES APEx Einf hrung Das Data Preparation Tool DPT ist eine Software zur Vorbereitung archivischer Erschlie ungsdaten f r die Ver ffentlichung im Archivportal Europa Mit dem DPT k nnen lokale Daten offline in die f r das Portal ben tigten Datenformate insbesondere apeEAD konvertiert werden Es enth lt im Wesentlichen dieselben Funktionen wie das zentrale Dashboard das registrierten Datenbereit stellern online zur Verf gung steht Das DPT ist eine Validierungs und Konvertierungssoftware Die nachfolgend aufgef hrten Hauptfunktionen k nnen nacheinander ausgef hrt und miteinander kombiniert werden Validierung Im DPT k nnen XML Dateien gegen ein Schema validiert werden Dabei wird beispielsweise technisch gepr ft ob eine lokal genutzte oder aus dem lokalen System exportierte Datei gegen ber dem f r das Archivportal Europa definierten apeEAD Schema kompatibel ist Vorinstalliert sind Schemata f r die archivischen Standards EAD Encoded Archival Description 2002 apeEAD
3. Validierung Tastenkombination Strg 2 oder 2 Konvertierung Tastenkombination Strg 3 oder Cmd 3 Konvertierung f r Europeana Tastenkombination Strg 4 oder Cmd 4 Bearbeitung Tastenkombination Strg 5 oder Cmd 5 2 1 5 Extras In diesem Men punkt haben Sie zwei M glichkeiten Weitere Information auf der Webseite des Projekts Sie ben tigen eine Internetverbindung um auf die internationale Webseite des APEx Projekts weitergeleitet zu werden wo Ihnen erg nzende Informationen zum Beispiel zu den im Archivportal Europa verwendeten Standards zur Verf gung stehen DPT vX Y Z Gibt die des DPT an Sie aktuell verwenden Beim ffnen des Programms wird automatisch gepr ft ob eine neuere Version verf gbar ist siehe Kapitel 5 Update des Werkzeugs 2 2 Liste Auf der linken Seite des Fensters finden Sie die Liste XML und EAD Dateien 13 ARENES APEx Beim ffnen von Dateien siehe Kapitel 2 1 1 Datei werden diese automatisch in die Liste XML und EAD Dateien eingetragen und damit zur Bearbeitung im DPT bereitgestellt Die Auswahl der Dateien erfolgt durch einen einfachen Mausklick Mit gleichzeitigem Dr cken der Taste Strg k nnen mehrere Dateien markiert werden siehe Abbildung 7 Mit einem Klick auf die rechte Maustaste k nnen Sie eine markierte Datei auch wieder aus der Liste entfernen APE Datenaufbereitungssoftware
4. Besucheradresse Stra e Sprache ausw hlen Stadt mit Postleitzahl Sprache ausw hlen Land Sprache ausw hlen Koordinaten Breitengrad Koordinaten L ngengrad Kontinent Europe v Abbildung 12 Adressinformationen einer Institution im EAG Formular im DPT ARENES APEx Sie k nnen mehrere Besucher und Postadressen Ihrer Institution angeben Sie k nnen dabei die gleichen Informationen in verschiedenen Sprachen hinterlegen e Koordinaten Die Koordinaten einer Adresse bestehen aus den Werten der L ngen und Breitengrade und sollten als Dezimalzahlen angegeben werden Beispiel Ein Ort am 50 30 N Breitengrad und 12 E L ngengrad wird als 50 5 und 12 angegeben Der untere Teil der Registerkarte enth lt allgemeine Informationen zum Archiv Telefon Mailadresse Linktext f r Anzeige Internetadresse Linktext f r Anzeige ffnungszeiten Sprache ausw hlen Nicht ge ffnet an Sprache ausw hlen ffentlich zug nglich 2 Barrierefreier Zugang yes b A Link to your institutions holdings guide Linktext f r Anzeige Abbildung 13 Weitere Angaben zu einer Institution im EAG Formular im DPT e Telefon Es wird empfohlen die Telefonnummern entsprechend dem ITU T Standard E 123 anzugeben Landesvorwahl Gebietsvorwahl Telefonnummer Beispiel 33 1 40 27 60 00 e Mailadresse Angabe der E Mailadresse des Archivs
5. Neben dem Namen des bereitstellenden Archivs k nnen Sie auch einen Bereitsteller angeben ber den die eigentliche Datenlieferung an Europeana erfolgt zum Beispiel das Archivportal Europa Wenn Sie Ihre Dateien selbst an Europeana liefern wiederholen Sie hier den Namen Ihres Archivs e Digitaler Objekttyp Optionsfelder Pflichtfeld Die Auswahl bezieht sich auf die Digitalisate in der apeEAD Datei Wenn Sie die den Typ des Digitalisats bereits w hrend der Konvertierung Ihrer lokalen Dateien nach apeEAD angegeben haben siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen oder wenn Ihre lokale EAD Datei entsprechende Informationen enth lt im Attribut lt dao xlink role gt ist der Typ des Digitalisats bereits vorausgew hlt Falls die apeEAD Datei diese Information nicht enth lt oder der Typ UNSPECIFIED angegeben wurde sollten Sie nun hier einen der f nf Objekttypen ausw hlen TEXT IMAGE VIDEO SOUND 3D e Pr fix zur Kontextualisierung Textfeld optional Da das Format von Europeana EDM einem objektorientierten Ansatz folgt beinhaltet die Konvertierung nach EDM im DPT verschiedene M glichkeiten um Informationen von einer hierarchisch h heren Ebene bis zur Verzeichnungseinheit mit dem Digitalisat abzubilden In diesem Fall werden die Titelinformationen aus den h heren Ebenen die zur Verzeichnungseinheit mit dem Digitalisat f hren in einem erg nzenden Titel zusammengef hrt Um diesen zu bezeichnen kann ein
6. Schemata EAD 2002 11 apeEAD 4 lt apeEAD XSD 1 0 Datei ausw hlen apeEAC CPF hite Dateien kon EAC CPF gew lte Dateien valid ESk EAG 2012 rtierung f r Eur mm EAD 2002 DTD de bersicht erstellen Abbildung 5 Hauptfenster des DPT Im Hauptfenster finden Sie oben f nf Men punkte Datei Einstellungen Bearbeiten Fenster und Extras siehe Kapitel 2 1 Men Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste mit den Namen XML und EAD und vier deaktivierten Schaltfl chen Ausgew hlte konvertieren und validieren Ausgew hlte Datei en validieren Batchkonvertierung f r Europeana Best nde bersicht erstellen Diese vier Funktionen stehen unter Datei ausw hlen siehe Kapitel 2 2 Liste2 2 Liste Die rechte Seite enth lt f nf Registerkarten berblick Validierung Konvertierung Konvertierung f r Europeana und Bearbeitung siehe Kapitel 2 3 Registerkarten Auf der Registerkarte berblick befinden sich vier deaktivierte Schaltfl chen Konvertieren Datei valid ieren Nach EDM konvertieren und Bericht speichern Darunter sind zwei weitere Optionsfelder Mit der ersten Option k nnen Sie ein Stylesheet f r die Konvertierung ausw hlen mit der zweiten ein Schema f r die Validierung Die anderen vier Registerkarten bleiben unmarkiert bis eine Datei im DPT bearbeit
7. EAC CPF Encoded Archival Context Corporate Bodies Persons and Families EAG Encoded Archival Guide 0 2 und EAG 2012 Eigene Schemadateien zum Beispiel mit Blick auf ein lokal oder national verwendetes Profil von EAD 2002 k nnen zus tzlich importiert werden Nach der Konvertierung von Dateien ist eine Validierung erforderlich um korrekte apeEAD EAG 2012 oder in der Zukunft apeEAC CPF Dateien zu erhalten die in das Portal hochgeladen und dort ver ffentlicht werden k nnen Konvertierung Dateien k nnen aus einer Vielzahl von Formaten in zahlreiche andere Formate konvertiert werden Eigene Stylesheets XSLT Dateien k nnen importiert werden Vorinstalliert sind Stylesheets zur Konvertierung von EAD 2002 zu apeEAD EAG 0 2 zu EAG 2012 sowie apeEAD zu EDM Europeana Data Model Es ist zudem m glich eine Tabelle mit Konvertierungsregeln f r die Normalisierung von Datierungen z B von 20 Jahrhundert nach 1901 2000 zu erstellen Bearbeitung Nachdem die Dateien konvertiert wurden k nnen sie einzeln in einem Editor ausgeben und gepr ft werden Ein Konvertierungs und Validierungsbericht listet die Punkte auf die ver ndert werden k nnen und erleichtert damit die Qualit tspr fung der Dateien Einzelne Informationen lassen sich direkt im DPT bearbeiten APEx 1 Installation und Start des Data Preparation Tools Das DPT wird als Zipdatei mit dem Namen APE_data_preparation_too
8. weiter Von dort kann die neueste Version heruntergeladen werden Bitte beachten Sie Das DPT muss f r die Updatepr fung mit dem Internet verbunden sein Wenn Sie eine neue Version des Werkzeugs herunterladen erhalten Sie auch die neue Version der Stylesheets zur Konvertierung die nderungen enthalten kann 6 Probleme beheben Wenn Sie Probleme mit der Installation oder Anwendung des Data Preparation Tools haben sollten senden Sie uns bitte eine E Mail ber das Kontaktformular auf der APEx Projektwebseite Tragen Sie hier bitte technische Probleme in die Betreffzeile ein Das technische Team wird sich dann schnellstm glich mit Ihnen in Verbindung setzen Wenn das DPT Programmfehler enth lt oder Sie annehmen dass es Programmfehler sind gehen Sie bitte folgenderma en vor Gehen Sie in den Ordner output des DPT und w hlen Sie die Datei errors log die uns Erkl rungen f r die aufgetretenen Fehler liefern kann Senden Sie die Datei zusammen mit der Fehlerbeschreibung per E Mail an das APEx Projektteam im Bundesarchiv apex bundesarchiv de das sich um eine entsprechende Weiterleitung an das technische Team des Projekts k mmern wird 32 ARENES APEx 7 Kontakt Deutschland Das APEx Projektteam im deutschen Bundesarchiv nimmt derzeit die Aufgabe des Country Managers wahr und ist daher der Ansprechpartner f r die deutschen Archive APEx Projekt E Mail apex bundesarchiv de Webseite www archivgut online de Lie
9. 40 27 60 00 3 4 Zugangsinformationen und Dienstleistungen Diese Registerkarte ist in mehrere Einheiten gegliedert Die entsprechenden Informationen aus der Registerkarte Ihr Archiv werden automatisch in den ersten Teil dieser Registerkarte bernommen Viele Felder sind wiederholbar so dass bersetzungen in andere Sprachen angegeben werden k nnen Der zweite Teil der Registerkarte enth lt Informationen zum Lesesaal Telefon Mailadresse Internetadresse Kontaktinformationen zum Lesesaal wenn sich diese von den allgemeinen Kontaktinformationen des Archivs unterscheiden Anzahl der Arbeitspl tze Die Anzahl der Arbeitspl tze im Lesesaal kann numerisch angegeben werden Die Einheit seats Pl tze wird in der Anzeige im Archivportal Europa automatisch erg nzt Anzahl von Computerarbeitspl tzen Die Anzahl der Computerarbeitspl tze im Lesesaal kann numerisch angegeben werden Die Einheit seats Pl tze wird in der Anzeige im Archivportal Europa automatisch erg nzt Sie k nnen zus tzlich eine oder mehrere Beschreibungen zu den Computerarbeitspl tzen hinzuf gen und diese zudem in bersetzung anbieten Anzahl der Mikrofilm Microficheleseger te Die Anzahl der Leseger te f r Mikroformen kann numerisch angegeben werden Die Einheit seats Pl tze wird in der Anzeige im Archivportal Europa automatisch erg nzt Benutzerantrag Hier k nnen Sie einen Text oder Titel zum Benutzerantra
10. Barrierefreier Zugang yes Link to your institutions holdings guide Linktext f r Anzeige Abbildung 6 Formular zur Erstellung einer EAG Datei Ausgew hlte speichern Tastenkombination Strg S oder 5 Nachdem eine Datei im DPT konvertiert und validiert wurde sollte sie f r eine weitere Verwendung insbesondere das Hochladen ins Archivportal Europa gespeichert werden Gespeicherte Dateien werden automatisch im Ordern output im Softwareordner abgelegt Im Men punkt Einstellungen siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen k nnen Sie den Speicherpfad auch ndern und einen anderen Ordner als Speicherplatz ausw hlen Die im DPT bearbeitete Datei erh lt beim Speichern automatisch einen neuen Namen Wenn die Datei erfolgreich validiert wurde lautet der neue Name apeEAD_ Original_Name xmi Wenn bei der Validierung Fehler aufgetreten sind lautet der Name Der Dateiname kann vor oder w hrend des Speicherns im DPT nicht ver ndert werden Bericht f r die ausgew hlte n Datei en speichern Tastenkombination Strg R oder Cmd R F r Validierung und Konvertierung von Dateien erstellt das DPT einen kurzen Bericht ber gegebenenfalls von der Konvertierung ausgenommene Informationen ber eventuell noch zu korrigierende Validierungsfehler sowie mit Hinweisen zur m glichen Steigerung der Datenqualit t f r die Nut
11. Bitte beachten Sie Im Feld Linktext f r Anzeige k nnen Sie den Linktext der im Archivportal Europa angezeigt wird eintragen Wenn Sie hier keine Eintragung vornehmen und das Feld leer bleibt wird der englische Text Send an e mail beziehungsweise in der deutschsprachigen Benutzeroberfl che des Portals der Text Senden Sie uns eine Mail angezeigt e Internetadresse Angabe der URL der Webseite des Archivs Bitte beachten Sie Im Feld Linktext f r Anzeige k nnen Sie den Linktext der im Archivportal Europa angezeigt wird eintragen Wenn Sie hier keine Eintragung vornehmen und das Feld leer bleibt wird der englische Text Go to the website beziehungsweise in der deutschsprachigen Benutzeroberfl che des Portals der Text Besuchen Sie unsere Webseite angezeigt ffnungszeiten Pflichtfeld zur Angabe der ffnungszeiten des Archivs Wenn Sie in der EAG Datei ein reines Internetangebot beispielsweise ein Archivportal beschreiben tragen Sie bei den ffnungszeigen bitte nicht zutreffend ein e Nicht ge ffnet an Angabe der Zeiten zu denen das Archiv nicht ge ffnet ist Bitte stellen Sie sicher dass Sie dieses Feld regelm ig aktualisieren wenn Sie Datierungen eingeben die sich von einem Jahr zum n chsten ndern k nnen e ffentlich zug nglich Die Voreinstellung f r dieses Pflichtfeld ist Ja Wenn Ihre Einrichtung f r die ffentlichkeit nur unter bestimmten Voraussetzungen
12. Symbol als Hinweis auf das Digitalisat angezeigt Damit ist die zus tzliche Spezifikation des Objekttyps ein erg nzender Service f r die Nutzer im Archivportal Europa aber nicht zwingend erforderlich F r die Datenlieferung an Europeana hingegen ist diese Angabe verpflichtend siehe Kapitel 4 Konvertierung von EAD nach EDMfFehler Verweisquelle konnte nicht gefunden werden 3 bersetzung der Werte Text Bild Video Ton 3D und unspezifiziert 11 ARENES APEx Bitte beachten Sie Wenn Sie die Datei zuerst konvertieren und danach den Typ des Digitalisats ausw hlen ndert das nicht die Werte in der neu erstellten Datei Die Konvertierung muss dann erneut vorgenommen werden um den Objekttyp zu bernehmen e Standardordner zum Abspeichern Um den in der Software voreingestellten Speicherpfad zu ndern kann hier ein eigner Ordner beziehungsweise Pfad gew hlt werden e Eigenes Stylesheet verwenden Sofern Sie ein eigenes oder nicht vorinstalliertes Stylesheet XSLT Datei verwenden m chten um Daten zu konvertieren k nnen Sie ber diese Dialogbox die entsprechende XSLT Datei ffnen Die gew hlte Datei erscheint nach Neustart des DPT automatisch als zus tzliche Option im Hauptfenster unter Stylesheets e Eigenes Schema verwenden Sofern Sie ein eigenes oder nicht vorinstalliertes Schema verwenden m chten um Daten zu validieren k nnen Sie ber diese Dialogbox die entsprechende Datei ffnen Die gew hlte Date
13. automatisch erkannt und durch einen im Archivportal Europa einmalig vorhandenen Identifikator ersetzt Wenn Sie Ihrer Institution mehr als einen Identifikator zuordnen m chten k nnen Sie diese ber die Schaltfl che Weitere lokale Identifkatoren hinzuf gen ebenfalls angeben Hinweis Der Archividentifikator wird auch als Teil der EAG Datei verwendet wenn diese in der Liste im linken Teil des Hauptfensters angezeigt und sp ter gespeichert wird Sollten Sie EAG Dateien f r mehrere Archive erstellen wollen von denen keines ber einen registrierten ISIL Code verf gt empfiehlt es sich das Speichern der erstellten EAG Dateien einzeln vorzunehmen und vor dem Abspeichern der n chsten EAG Datei jeweils den Namen der Datei wie sie im Standardordner abgelegt ist zu ndern Ansonsten w rde diese von der nachfolgenden Datei gleichen Namens berschrieben werden e des Archivs Dieses Feld ist ein Pflichtfeld Bitte geben Sie hier den offiziellen vollen Namen Ihrer Institution an e Weitere Namen des Archivs Wenn es weitere Namen f r Ihre Institution gibt die parallel zum offiziellen Namen genutzt werden k nnen Sie diese hier angeben ber die Auswahl auf der rechten Seite k nnen Sie die Sprache des zus tzlichen Namens angeben Dieses Feld sollte auch f r bersetzungen des offiziellen vollen Namens Ihrer Institution verwendet werden Der n chste Teil der Registerkarte enth lt die Adressinformationen zu einem Archiv
14. das hei t die Durchf hrung bestimmter Aktionen mit mehreren Dateien gleichzeitig Wenn beispielsweise f nf Dateien ausgew hlt wurden und Sie die Funktion Ausgew hlte Dateien konvertieren und validieren w hlen werden diese f nf Dateien konvertiert und validiert 14 APEx Die Schaltfl chen sind zudem abh ngig vom Bearbeitungsstand der Dateien Die Schaltfl che Batchkonvertierung f r Europeana ist erst aktiv wenn bereits validierte apeEAD Dateien ausgew hlt worden sind Sobald eine Datei erfolgreich konvertiert und validiert ist werden der Dateiname und die entsprechende Registerkarte gr n angezeigt Sind bei der Konvertierung und oder Validierung Fehler aufgetreten sind die Schrift und die Registerkarte rot W hrend der Konvertierung und oder Validierung ffnet sich ein Zusatzfenster das den Fortschritt der jeweiligen Aktion angibt Sie k nnen so sehen wie viele der ausgew hlten Dateien bereits konvertiert und oder validiert sind siehe Abbildung 8 Sie k nnen die Aktion stoppen indem sie auf Abbrechen klicken Das DPT beendet dann die zu diesem Zeitpunkt ausgef hrte Operation und bricht den Gesamtprozess anschlie end ab Datenaufbereitungssoftware 0 x Datei Einstellungen Bearbeiten Fenster Extras XML und EAD Dateien Dateiname f berblick Validierung Konvertierung Konvertierung f r Europeana Bearbeitung ile2 xml file3 xmi Konvertieren fi
15. die Schaltfl chen Abschnitt nach oben verschieben und Abschnitt nach unten verschieben aktiviert e alle Dateien in der Best nde bersicht eingeordnet wurden kann die Datei gespeichert werden Damit speichern Sie die gerade erstellte Struktur der Best nde bersicht die bei sp teren Bearbeitungsschritten auch wieder aufgerufen werden kann Rufen Sie dazu das zus tzliche Fenster zur Bearbeitung der Best nde bersicht wie oben beschrieben auf und klicken Sie die Schaltfl che Bestehende Best nde bersicht laden Mit Abspeichern der Best nde bersicht gelangen Sie zur ck in das Hauptfenster Die neu erstellte Best nde bersicht finden Sie in der Liste XML und EAD Dateien auf der linken Seite Bitte validieren und speichern Sie die Datei bevor Sie das DPT schlie en 17 ARENES APEx 2 3 Registerkarten Es gibt f nf Registerkarten berblick Validierung Konvertierung Konvertierung f r Europeana und Bearbeitung siehe Abbildung 5 Nachdem eine Funktion ausgew hlt und eine Aktion durchgef hrt wurde ndert sich die Farbe der zugeh rigen Registerkarte War die Aktion erfolgreich erscheinen Dateiname und Registerkarte gr n Fehlerhafte Aktionen werden rot angezeigt 2 3 1 berblick Die erste und wichtigste Registerkarte ist die Karte berblick Sie ist das Hauptfenster und ffnet sich nach dem Starten der Software Im Hauptfenster k nnen die einzelnen Funktionen f r die Bearbeitung d
16. loj Datei Einstellungen Bearbeiten Fenster Extras XML und EAD Dateien Dateiname filet xmi OOOO O berblick Validierung Konvertierung Konvertierung f r Europeana Bearbeitung 2 Fr file3 xml file9 zml Nach konvertieren ht speichern esheets default xsi O eag2eag2012 xsl Schemata EAD 2002 apeEAD apeEAD XSD 1 0 Datei ausw hlen O apeEAC CPF Ausgew hlte Dateifen kon EAC CPF Ausgew lte Dateien validi EAG 2012 jatchkonvertierung f r Eur EAD 2002 DTD e bersicht erstellen Abbildung 7 Auswahl von mehreren Dateien im DPT Markierte Dateien k nnen konvertiert oder validiert werden Hierzu nutzen Sie die Schaltfl chen Konvertieren oder Datei validieren im Hauptfenster oder die Funktionen im Men punkt Bearbeiten Sie k nnen im Hauptfenster auch ausw hlen mit welchem Stylesheet die Dateien konvertiert oder nach welchem Schema sie validiert werden sollen Behalten Sie die Voreinstellungen bei werden EAD Dateien in apeEAD Dateien konvertiert oder gegen das apeEAD Schema validiert Die Funktionsschaltfl chen werden aktiv wenn eine oder mehrere Dateien ausgew hlt wurden Bei Auswahl einer Datei nutzen Sie die Schaltfl chen im Hauptfenster rechts bei Auswahl mehrerer Dateien diejenigen unterhalb der Listen auf der linken Seite Letztere erlauben damit eine Batch Bearbeitung
17. werden sollen In der linken Spalte k nnen Sie die verbalen Datierungen aus der Ausgangsdatei eingeben In die rechte Spalte tragen Sie die entsprechenden normalisierten Werte nach ISO Standard 8601 ein Beispiel Die verbale Datierung 18 Jahrhundert kann zu 1701 1800 normalisiert werden die verbale Datierung zirka 1877 beispielsweise zu 1876 1878 12 ARENES APEx Eine normalisierte Datierung wird als Wert des Attributs normal in den Elementen lt unitdate gt und lt date gt gespeichert Die verbale Datierung die als Laufzeit erfasst wurde bleibt erhalten und wird unver ndert im Archivportal Europa angezeigt Die Werte der normalisierten Laufzeit werden f r die Suche sowie erweiterte Sortierfunktionen im Portal genutzt Diese Normalisierungsregeln k nnen gespeichert werden sodass sie sp ter wieder verwendet werden k nnen Eine nderung der Regeln ist jederzeit m glich 2 1 3 Bearbeiten Im Men Bearbeiten k nnen Sie e Datei validieren Tastenkombination Strg N oder Cmd N Konvertieren Tastenkombination Strg M oder Cmd M Die beiden Funktionen entsprechen den Schaltfl chen Konvertieren und Datei validieren im Hauptfenster siehe Kapitel 2 3 Registerkarten 2 1 4 Fenster Um zwischen den Registerkarten im Hauptfenster zu wechseln k nnen Sie entweder auf die jeweilige Karte klicken oder eine Option im Men Fenster ausw hlen e berblick Tastenkombination Strg 1 oder Cmd 1
18. 1 D tel isenssenskln esse E A E TE E ET 9 11 2 1 3 ensemble reiht reihen eher 13 2 1 U 1 3 BRESNESSRNERETETEEE E a E E ERST E E E EE 13 2 1 5 EXA S isase eai aae Ea Aa A aE E A a eiaa Ea a aa eaea 13 PAPA S A E E N E EEA E E NE 13 2 3 REBISTEr Karte ee E A A A E E N 18 23 1 berblick 18 2 32 Val die rUNE oionn oea 18 2 3 3 KOnNVertiekUN E se erene eaa ESAN SEENE EEA Ea ENE ERA EEE ERNEA EESE EAEE TEA EEEE E aai 19 2 3 4 Konvertierung f r Europeana 19 2 3 5 rein An HI EHER 19 3 EAG ERSTELLEN ee 21 3 1 Ihr Archiv ses ae a sn a ln 21 3 2 Identifikationi aen ne nee en an en 24 3 3 Kontaktinformationen uesseeesessnsssnsnnnnnenunnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnsnnennnnunnnnnnnennsnnsnonnnnnnennsnnsnnnnn 24 3 4 Zugangsinformationen und 25 APEx 3 5 Beschreibung naeh EOE RA endete stattet 25 3 6 Dateiv iwa tung anne ae Een erneute Sissi e 26 3 7 Beziehungenn u unie cine air klin ne 26 4 KONVERTIERUNG VON EAD NACH 28 5 UPDATE DES WERKZEUGS
19. APEx ARCHIVES PORTALEUROPE er aa 5 YSUPPORT PROGRAMM Benutzerhandbuch f r das Data Preparation Tool DPT des Archivportals Europa Deutsche bersetzung Version 1 2 zu Version 1 5 0 3 des DPT Autoren englische Originalfassung Autoren deutsche bersetzung Lucile Grand Service interministeriel des archives de France Yoann Moranville Service interministeriel des archives de France Kerstin Arnold Bundesarchiv Stefan Papp Bundesarchiv Anna Corsten Bundesarchiv Kerstin Arnold Bundesarchiv Silke Jagodzinski Bundesarchiv Projekt unterst tzt von der Europ ischen Kommission im Rahmen des IKT F rderprogramms Public ffentlich APEx Inhaltsverzeichnis EINF HRUNG naeh 4 Validierung nissen ng naakiiknadeitudhanketiisentisu 4 Konvertierung ARSBEPFHUERDERUUFERENEFERERNGERUERLDERFRRLEDUEEUEERRSEFEFLENFERVERRRERFEULLDUERSERRRNEFEFERINERPEREREEFEUFEDTEREEREINEREN 4 Bearbeitung 4 1 INSTALLATION UND START DES DATA PREPARATION 5 5 1 1 Anmerkungen zur Nutzung der 5 1 2 Entpacken der Zipdatel au ee 5 1 3 Einrichten des Data Preparation 0 5 6 2 BERBLICK BER DAS HAUPTFENSTER UND DAS 8 2 11Menl as ea ern 9 2 1
20. Dateien Zun chst werden Sie nun gebeten Informationen zur Best nde bersicht anzugeben den Identifikator der Best nde bersicht unitid den Titel unittitle und eine Kurzbeschreibung scopecontent Diese Informationen k nnen ebenso f r weitere Ebenen angegeben werden nachdem diese erstellt wurden Erstellen einer Best nde bersicht Abschnitt nach oben verschieben Abschnitt nach unten verschieben dy30bkr xmi dy30ble xmi dy30bmer xmi dy30bul xmi 0 dy30zspr zmi dy34asoz xml nn ty34bki xml ty34bti xml Identifikator unitid Iy34bwa xml Titel unittitle Kurzbeschreibung scopecontent Speichern Speichern Bestehende Best nde bersicht laden Abbildung 9 Dialogfenster zur Erstellung einer Best nde bersicht im DPT Sie k nnen beliebig viele Ebenen erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Ebene und w hlen Sie Untergeordnete Tektonikstufe einf gen Nachdem Sie eine Ebene erstellt haben k nnen Sie die Dateien aus der rechten Spalte mit der Maus in die entsprechende Ebene ziehen Klicken Sie herzu auf eine Datei halten Sie die linke Maustaste gedr ckt und ziehen Sie die Datei mit der Maus in die mittlere Spalte auf die Ebene in die Sie die Datei einf gen m chten Legen Sie die Datei in der ausgew hlten Ebene ab indem Sie die linke Maustaste loslassen 16 A
21. EAG Formular e Add another form of the authorised name Mit dieser Schaltfl che lassen sich weitere offizielle Namen einer Einrichtung hinzuf gen Dies sollte nur in F llen verwendet werden in denen tats chlich der offizielle Name einer Einrichtung in verschiedenen Sprachen vorliegt bersetzungen des offiziellen Namens tragen Sie bitte ber die nachfolgende Schaltfl che ein e Weitere bersetzungen des Archivnamens hinzuf gen Mit dieser Schaltfl che lassen sich weitere bersetzungen des Archivnamens hinzuf gen e Weitere fr her g ltige Namen des Archivs hinzuf gen Sie k nnen die Namen eintragen die Ihre Institution in der Vergangenheit besa einschlie lich der dazugeh rigen Datierungen als einfaches Datum oder als Zeitspanne Die Datierungsfelder sind wiederholbar und k nnen alphanumerische Werte enthalten wie beispielsweise Mai 1951 e des Archivs benennen W hlen Sie hier einen Archivtyp aus der Liste aus 3 3 Kontaktinformationen Einige Felder in dieser Registerkarte sind mit den Informationen die Sie bereits in der Registerkarte Ihr Archiv angegeben haben gef llt Sie k nnen diese Informationen ndern und erg nzen wenn Sie weitere Adressen Telefon und Faxnummern E Mail und Webadressen angeben m chten e Faxnummer Es wird empfohlen die Faxnummern entsprechend dem ITU T Standard E 123 anzugeben Landesvorwahl Gebietsvorwahl Faxnummer 24 ARENES APEx Beispiel 33 1
22. Pr fix eingef gt werden Den Standardwert Gliederung k nnen Sie auch manuell ndern e Informationen von bergeordneten Ebenen Herkunftsstelle bernehmen Optionsfelder Pflichtfeld hnlich wie f r die Titel k nnen auch andere Informationen von h heren Ebenen bernommen werden zum Beispiel der Namen der Provenienz Wenn Sie diese Option nutzen m chten ndern Sie die Einstellung von Nein zu Ja e Sprache des Materials bernehmen Optionsfelder zum Teil Auswahlfeld Pflichtfeld Dieses Pflichtfeld bezieht sich auf alle digitalen Objekttypen auch wenn diese nicht TEXT sind W hrend der Konvertierung wird zun chst gepr ft ob die Sprachinformation auf Ebene der Verzeichnungseinheit vorhanden ist Falls dies nicht der Fall sein sollte k nnen Sie die Sprachinformation von einer h heren Ebene der Datei bernehmen oder Sie bestimmen eine Sprache manuell ber das Auswahlmen Angabe zu Urheberrechten und Zug nglichkeit Optionsfelder zum Teil Auswahlfeld Pflichtfeld Geben Sie hier die Urheberrechtslizenz f r die digitalen Objekte an Sie k nnen zwischen verschiedenen Creative Commons Lizenzen einschlie lich CCO und der Public Domain Marke w hlen oder das Europeana rights statement mit einer der Spezifizierungen Free access freier Zugang Paid access kostenpflichtiger Zugang Restricted access beschr nkter Zugang oder Unknown Unbekannt w hlen 29 ARENES APE
23. RCHIVES PORTALEUROPE APEx e Hierarchie der Ebenen oder die Reihenfolge und Zuordnung der Dateien kann der linken Spalte ver ndert werden Die Schaltfl chen Abschnitt nach oben verschieben und Abschnitt nach unten verschieben versetzen die markierte Ebene oder Datei entsprechend siehe Abbildung 10 Ebenen und Dateien k nnen auch in der mittleren Spalte mit der Maus verschoben werden Haben Sie eine Ebene oder Datei ausgew hlt die sich innerhalb ihrer Tektonikstufe bereits ganz oben befindet kann diese nur nach unten verschoben werden und entsprechend ist auch nur diese Schaltfl che aktiv Gleiches gilt in umgekehrtem Sinne f r Ebenen und Dateien die sich bereits am unteren Ende befinden Erstellen einer Best nde bersicht xi Abschnitt nach oben verschieben 0 dy3obkr xmi B dy30bho xml dy30ble xml dy3obmer xmi dy30zpkk xml dy30zspr xmi Bi dy34asozxml Ri dy34bwa xml dy34bki xml 4 Speichern Bestehende Best nde bersicht laden Reihe2 Reihentitel 2 Bes Best01 Best nde bersicht 1 Lor 9 Fonds Fondstitel Beschreibu Reihe1 Reihentitel 1 Bes Abbildung 10 Erstellung einer Best nde bersicht im DPT Die Ebenen wurden erstellt und die apeEAD Dateien den Ebenen zugeordnet In der linken Spalte sind
24. Werte die Komplexit t der zentral durchzuf hrenden Verarbeitungsschritte Indexierung f r die Suche Darstellung Konvertierung f r Europeana und Weitergabe an Europeana deutlich erh ht h tte 20 ARENES APEx 3 EAG erstellen Wenn Sie Best nde bersichten und oder Findb cher im apeEAD Format in das Archivportal Europa hochladen und dort ver ffentlichen m chten m ssen Sie als vorbereitenden Schritt auch Informationen zu Ihrer Institution in Form einer EAG Datei zur Verf gung stellen Die EAG Datei k nnen zentral Sie im Dashboard anlegen oder lokal im DPT erstellen und anschlie end im Dashboard hochladen EAG 2012 ist ein auf ISDIAH International Standard Description for Institutions with Archival Holdings basierender archivischer Standard Eine Vielzahl von Feldern im EAG Formular kann zus tzlich zu den Informationen in Originalsprache auch bersetzungen enthalten Daher haben Sie die M glichkeit ber eine Auswahl rechts neben dem Eingabefeld eine Sprache zu bestimmen Sie k nnen mittels der Schaltfl chen Weiter und Zur ck zwischen den sieben Registerkarten des EAG Formulars navigieren Die aktuelle Datei kann ber die Schaltfl che Speichern im festgelegten Ordner gesichert werden Daf r m ssen nur die Pflichtfelder markiert mit ausgef llt werden ber Abbrechen schlie en Sie das EAG Formular ohne die Datei zu speichern Der Name der neu erstellten EAG Datei wird auf der Liste XML und EAD Dateien im Haupt
25. acters and numbers IDE BarchTestl Abbildung 4 Angabe des Archividentifikators beim ersten Start des Sie k nnen diese beiden Angaben jederzeit im Men punkt Einstellungen siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen ndern Das Programm sollte nun starten siehe Abbildung 5 Wenn das nicht der Fall ist gehen Sie bitte zum Kapitel amp Probleme beheben am Ende des Handbuchs Der Softwareordner enth lt nun vier Unterordner apeoptions output temp und xsl und insgesamt sechs Dateien N Laut ISO 15511 sollte die ID mit einem zweistelligen L ndercode beginnen DE f r Deutschland LI f r Liechtenstein LU f r Luxemburg AT f r sterreich und CH f r die Schweiz gefolgt von einem Bindestrich und der bis zu 11 stelligen alphanumerischen Identifikation f r die jeweilige Institution Letzere kann die Zahlen 0 9 Buchstaben A Z und oder enthalten In den meisten L ndern die ISIL Codes vergeben wird die Registrierung durch die jeweilige National oder Staatsbibliothek durchgef hrt 7 ARENES APEx 2 berblick ber das Hauptfenster und das Men APE Datenaufbereitungssoftware lol Datei Einstellungen Bearbeiten Fenster Extras XML und EAD Dateien Dateiname berblick Validierung Konvertierung Konvertierung f r Europeana Bearbeitung Nach EDM konvertieren Bericht speichern default xsi O 2 02012 51
26. angezeigt 6 Ausf hrliche Informationen zum Standard erhalten zu ISDIAH und zu 2012 erhalten Sie hier http www ica org lid 10198 und hier http apex project eu index php outcomes tools and manuals 21 ARENES APEx e L ndercode Dieses Pflichtfeld ist bereits mit dem aus zwei Buchstaben bestehenden L ndercode gef llt den Sie beim Starten des Werkzeuges angegeben haben und den Sie ber das Men Einstellungen ndern k nnen siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen e Identifikator des Archivs Dieses Feld ist bereits mit dem Archividentifikator gef llt den Sie beim Start des Werkzeuges angegeben oder ber das Men Einstellungen ge ndert haben Wenn der Archividentifikator ein registrierter ISIL Code innerhalb Ihres Landes ist w hlen Sie bitte Ja in der Auswahl rechts neben dem Feld bei der Frage Ist dies Ihr registrierter ISIL Code Der Archividentifikator wird im Archivportal Europa als Identifikation f r Ihre Institution verwendet Es wird empfohlen einen registrierten ISIL Code zu verwenden sofern Ihre Einrichtung bereits einen hat siehe Kapitel 1 3 Einrichten des Data Preparation Tools Wenn der von Ihnen angegebene Archividentifikator kein registrierter ISIL Code ist w hlen Sie bitte Nein aus Die EAG Datei erh lt dann einen Ersatzwert als Platzhalter f r den Identifikator country code 99999999999 Wenn Sie die EAG Datei ins Dashboard hochladen wird der Ersatzwert
27. beanspruchen und daher das ffnen von Dateien im DPT verlangsamen Aus diesem Grund ist die Funktion standardm ig auf Nein eingestellt des Digitalisats An diesem Punkt haben Sie die M glichkeit den Typ von digitalen Objekten die in den im DPT zu verarbeitenden EAD Dateien enthalten sind zu bestimmen Zur Auswahl stehen die Werte TEXT IMAGE VIDEO SOUND 30 und UNSPECIFIED Dabei liegt der Fokus auf dem Typ der Archivalie die digitalisiert worden ist und nicht auf der Digitalisatdatei selbst Zum Beispiel sollten Sie bei digitalisierten Verwaltungsakten den Typ TEXT ausw hlen auch wenn das Digitalisat eventuell als JPEG PNG oder TIFF Bilddatei vorliegt Die voreingestellte Auswahl f r dieses Men ist UNSPECIFIED Der Typ des Digitalisats wird w hrend der Konvertierung nach apeEAD als Wert des Attributes xlink role im lt dao gt Element in die apeEAD Datei geschrieben Sofern die Ausgangsdatei in diesem Attribut bereits einen entsprechenden Wert enth lt k nnen Sie im Men Typ des Digitalisats ausw hlen dass dieser automatisch bernommen wird Im Archivportal Europa wird der Typ des Digitalisats verwendet um die Suchergebnisse zu verfeinern und in der Pr sentation der archivischen Daten durch ein entsprechendes Bildsymbol auf Digitalisate eines bestimmten Typs zu verweisen Sollten Sie die Funktion Typ des Digitalisats nicht verwenden wollen wird im Archivportal Europa standardm ig ein Laptop
28. chtenstein Die Ansprechpartnerin f r die Archive in Liechtenstein ist Dr Dorothee Platz im Liechtensteinischen Landesarchiv Dr Dorothee Platz E Mail Dorothee Platz llv li Luxemburg Der Ansprechpartner f r die Archive in Luxemburg ist Joel Thill im Luxemburger Nationalarchiv Joel Thill E Mail joel thill an etat lu sterreich Die Ansprechpartner f r die sterreichischen Archive sind Thomas Just und Hannes Kulovits im sterreichischen Staatsarchiv Thomas Just organisatorische Fragen E Mail thomas just oesta gv at Hannes Kulovits technische Fragen E Mail hannes kulovits oesta gv at Schweiz Der Ansprechpartner f r die Schweizer Archive ist Martin Fries im Schweizer Bundesarchiv Martin Fries E Mail martin fries bar admin ch 33
29. den sowie dazu Suchergebnisse zu verfeinern lt unitdate normal gt DATIERUNG lt unitdate gt Eine normalisierte Datierung wird ebenfalls f r die Erweiterung der Suchfunktionen im Portal genutzt siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen e lt titleproper gt lt titleproper gt und lt unittitle gt lt unittitle gt Ein leeres Element lt titleproper gt beziehungsweise lt unittitle gt wird im Archivportal Europa als no title angezeigt lt c level gt Im apeEAD Schema sind zurzeit f nf verschiedene Werte f r das Attribut level definiert fonds series subseries file und item Bitte beachten Sie Nachdem Sie Ihre Datei im Editor bearbeitet haben sollten Sie diese erneut validieren und speichern EAD 2002 bietet generell die Ebenen collection fonds class recordgrp series subfonds subgrp subseries file und item an Die Beschr nkung auf die hier genannten Werte beruht insbesondere auf einer entsprechenden Evaluation der von den APEx Partnern genutzten lokalen EAD Definitionen und den darin vorherrschenden Werten Zudem w re in EAD 2002 noch der Wert otherlevel m glich der das begleitende Attribute otherlevel erzwingt das jeglichen lokal vergebenen Wert annehmen kann Dies wurde f r die zentrale Anwendung im Archivportal Europa weggelassen weil die Verwendung nicht vorab festgelegter
30. en Projektwebseite per E Mail erfragt werden 7 Der Name der Schaltfl che sollte hei en EDM Konvertierung starten und wird beim n chsten Update des Data Preparation Tools ge ndert werden 30 ARCHIVES PORTAL EUROPE 2 APEx Datenaufbereitungssoftware lolx Datei Einstellungen Bearbeiten Fenster Extras XML und EAD Dateien Dateiname file1 xmi lt berblick file2 xmi file3 xml Konvertieren Yalidierung Konvertierung Bearbeitung Datei validieren Nach EDM konvertieren Bericht speichern esheets default xsi eag2eag2012 xsl Schemata EAD 2002 apeEAD apeEAD XSD 1 0 v Datei ausw hlen apeEAC CPF O EAC CPF Ausgew hlte Dateien kon O EAG 0 2 Ausgew lte Datei en validi EAG 2012 Batchkonmvertierung f r Eur EAD 2002 DTD Best nde bersicht erstellen Abbildung 17 Ansicht nach der erfolgreichen Konvertierung einer apeEAD Datei nach EDM im DPT 31 ARENES APEx 5 Update des Werkzeugs Die Software verf gt ber ein halbautomatisches Update Beim Start wird jeweils berpr ft ob eine neue Version verf gbar ist Die Updatepr fung wird wenigstens 14 t gig durchgef hrt Wenn eine neue Version verf gbar ist leitet die Software automatisch auf die Internetseite des APEx Projekts
31. er XML Dateien ausgew hlt werden Wenn eine Datei in der Liste ausgew hlt wurde kann die Datei konvertiert und validiert werden Der Fortschritt der laufenden Aktion wird in einem zus tzlichen Dialogfenster angezeigt 2 3 2 Validierung In der Registerkarte Validierung werden die Ergebnisse der Validierung f r die jeweils ausgew hlte Datei angezeigt Entweder wird der Text Das Dokument ist valide ausgegeben und damit angezeigt dass die Validierung erfolgreich war oder es erscheint ein Bericht mit den Fehlern die w hrend des Validierungsprozesses aufgetreten sind Bitte beachten Sie Wenn Sie eine Datei vor der Konvertierung validieren werden im Fehlerbericht die Zeilennummern der lokalen Datei angegeben Wenn Sie die Datei nach der Konvertierung validieren werden die Zeilen der konvertierten Datei angegeben Diese entsprechen meist nicht denen in der lokalen Datei Au erdem wird ein Bericht ausgegeben der die Qualit t und die Vollst ndigkeit der Daten einer EAD Datei anzeigt beispielsweise Data quality Missing content f r title information unittitle O Missing normalised date information unitdate normal 0 Missing information on digital object dao xlink role O Diese Validierungsberichte k nnen im Men punkt Datei unter Bericht f r die ausgew hlte n Datei en speichern heruntergeladen werden Sie werden in einer Textdatei report txt im festgelegten Standardordner gespeichert Sie k nnen die Datenqua
32. et und der jeweilige Bearbeitungsschritt durchgef hrt wird ARENES APEx 2 1 Men 2 1 1 Datei Im Men punkt Datei gibt es f nf Funktionen e Datei oder Ordner ausw hlen Tastenkombination Strg O oder Cmd 0 Hier k nnen Sie Dateien zur Bearbeitung im DPT ffnen Sie haben die M glichkeit eine oder mehrere Datei auszuw hlen oder einen ganzen Ordner Wenn Sie einen Ordner ausw hlen werden alle Dateien jedoch keine Unterordner die in dem Ordner enthalten sind importiert Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben erscheinen die Dateien in der Liste XML und EAD Dateien auf der linken Seite des Hauptfensters EAG Datei 2012 erstellen Dieser Men punkt enth lt drei Funktionen Mit den Funktionen Bestehende EAG Datei 0 2 ausw hlen und Bestehende EAG Datei 2012 ausw hlen k nnen vorhandene EAG Dateien im DPT ge ffnet werden Die Funktion Neue EAG Datei 2012 erstellen kann genutzt werden um eine EAG Datei im DPT neu zu erzeugen Nachdem eine vorhandene Datei ge ffnet oder Neue EAG Datei 2012 erstellen ausgew hlt wurde ffnet sich ein zus tzliches Fenster mit einem Formular zur Bearbeitung von EAG Dateien Das Formular enth lt sieben Registerkarten siehe Abbildung 6 Die Registerkarten k nnen nacheinander entsprechend der Reihenfolge des Standards 2012 ausgef llt werden Ihr Archiv Identifikation Kontaktinformation Zugangsinformationen und Dienstleistungen Beschreibung Dateiverwaltung und Bez
33. fenster angezeigt Die EAG Datei kann wie apeEAD Dateien auch validiert und gespeichert werden Anschlie end ist der Import in das Dashboard m glich 3 1 Ihr Archiv In der Registerkarte Ihr Archiv k nnen Sie allgemeine Informationen zu Ihrer Institution angeben Alle Pflichtfelder sind mit gekennzeichnet Einige Informationen die Sie hier angeben werden automatisch in die sich wiederholenden Felder in einer anderen Registerkarte bernommen Zum Beispiel k nnen die verpflichtend anzugebenen Adressdaten Stra e Stadt mit Postleitzahl und Land in der Registerkarte Kontaktinformationen noch um weitere Kontaktdetails erg nzt werden Der erste Teil der Registerkarte enth lt Informationen zur Identifikation eines Archivs Ihr Archiv F r die Beschreibung verantwortliche Personinstitution L ndercode DE Identifikator des Archivs hTest Ist dies Ihr registrierter ISIL Code yes Weitere Identifikatoren hinzuf gen Interne ID im Archivportal Europa Name des Archivs Sprache ausw hlen Weitere Namen des Archivs z B bersetzung Sprache ausw hlen Abbildung 11 Identifikation einer Institution im EAG Formular im e F r die Beschreibung verantwortliche Person Institution Diese Angabe ist optional Wenn das Feld leer bleibt wird der Standardwert automatically created agent in die EAG Datei geschrieben Diese Information wird im Archivportal Europa nicht
34. g eintragen Bitte beachten Sie Der Text den Sie in diesem Feld angeben wird im Portal als Linktext zum Benutzerantrag angezeigt sofern Sie im darunterliegenden Feld Link eine URL einf gen Archivalienbestellung Geben Sie hier Informationen dar ber an wie Archivalien im Voraus bestellt werden k nnen Bitte beachten Sie Der Text den Sie in diesem Feld angeben wird im Portal als Linktext zur Archivalienbestellung angezeigt sofern Sie im darunterliegenden Feld Link eine URL einf gen Recherchedienst Informationen zu externen oder internen Recherchediensten die f r das Archiv zur Verf gung stehen 3 5 Beschreibung In der Registerkarte Beschreibung k nnen Sie Informationen ber die Geschichte des Archivs und seine Best nde eintragen Geschichte des Archivs Eine kurze Beschreibung zur Geschichte der Institution Datum der Archivgr ndung Datum der Gr ndung des Archivs Sie k nnen Jahreszahlen Zeitspannen und auch Zeitr ume angeben 25 ARENES APEx Hinweis Wenn Sie in diesem Feld ein Datum angeben ist zudem ein Verweis auf eine dazugeh rige Gr ndungsurkunde ein Arbeitsmandat oder eine sonstige rechtliche Regelung in der die Gr ndung des Archivs dargelegt ist im darunter liegenden Feld Archives act verpflichtend anzugeben e Datum der Archivaufl sung Datum der Aufl sung des Archivs Sie k nnen Jahreszahlen Zeitspannen und auch Zeitr ume angeben Hinweis Wenn Sie in diesem Feld ein Datum angebe
35. i erscheint nach Neustart des DPT automatisch als Option im Hauptfenster unter Schemata e Auswahl des Standardstylesheets Das voreingestellte Standardstylesheet ist default xsl und konvertiert EAD 2002 zu apeEAD Das hei t sofern f r eine Konvertierung kein anderes Stylesheet manuell ausgew hlt wurde wird die Ausgangsdatei nach apeEAD konvertiert Die Voreinstellung f r das Standardstylesheet kann in diesem Men punkt ge ndert werden Eigene oder nicht vorinstallierte Stylesheets erscheinen in der Liste erst nach einem Neustart der Software e Auswahl eines Standardschemas Die Software w hlt zur Validierung automatisch das apeEAD Schema Diese Voreinstellung k nnen Sie mit dieser Option ndern Eigene oder nicht vorinstallierte Schemata erscheinen in der Liste erst nach einem Neustart der Software e Sprachauswahl Die Oberfl che des DPT steht zurzeit in sechs verschiedenen Sprachen zur Verf gung Englisch Franz sisch Deutsch Griechisch Niederl ndisch und Ungarisch Die Software ffnet sich in der Sprache des Betriebssystems wenn dieses auf Deutsch Franz sisch Griechisch Niederl ndisch oder Ungarisch eingestellt ist Wenn keine Sprachinformationen ber das Betriebssystem vorhanden sind ffnet sich das DPT in Englisch e Erg nzende Regeln zur Laufzeitnormalisierung ber ein Dialogfenster k nnen die Regeln definiert werden die zur Umwandlung verbaler Datierungsangaben in normalisierte Datierungen angewendet
36. iehungen Die erste Registerkarte Ihr Archiv enth lt alle Pflichtfelder gekennzeichnet durch die ben tigt werden um eine valide EAG Datei zu erstellen F r weitere Informationen zum Ausf llen des Formulars siehe Kapitel 3 EAG erstellen ARENES APEx 2 MEEI Institution Ihr Archiv Identifikation Kontaktinformationen Zugangsinformationen und Dienstleistungen Beschreibung Dateiverwaltung Beziehungen Ihr Archiv F r die Beschreibung verantwortliche Personinstitution L ndercode DE Identifikator des Archivs DE Testarchivf Ist dies Ihr registrierter ISIL Code yes Weitere dokale Identifikatoren hinzuf gen Interne ID im Archivportal Europa Name des Archivs Sprache ausw hlen Weitere Namen des Archivs z B bersetzung Sprache ausw hlen Besucheradresse Stra e Sprache ausw hlen Stadt mit Postleitzahl Sprache ausw hlen Land Sprache ausw hlen Koordinaten Breitengrad Koordinaten L ngengrad FotersBosurnarsarese Dnersotnma Kontinent Europe Telefon Mailadresse Linktext f r Anzeige Internetadresse Linktext f r Anzeige ffnungszeiten Sprache ausw hlen Nicht ge ffnet an 2 Sprache ausw hlen ffentlich zug nglich 4 4
37. l_X Y Z zip zur Verf gung gestellt wobei X Y Z f r die Nummer der Version steht Die jeweils aktuelle Version kann unter folgendem Link heruntergeladen werden http apex project eu index php outcomes tools and manuals Ab Version 1 2 5 beinhaltet das DPT hierzu eine halbautomatische Updatefunktion siehe Details in Kapitel 5 Update des Werkzeugs 1 1 Anmerkungen zur Nutzung der Software Auf dem Computer muss Java 6 oder eine neuere Version von Java installiert sein Die aktuell auf dem Computer installierte Java Version k nnen Sie pr fen indem Sie unter Windows in der Eingabeaufforderung siehe Abbildung 1 oder dem Terminal in UNIX die Zeile java version eingeben ngabeaufforderung Microsoft Windows Version 6 1 7681 Copyright lt c gt 2009 Microsoft Corporation Alle Rechte vorbehalten G Users papp gt java version Den Text im roten Kasten eintippen und mit Enter best tigen java version 1 7 8 ii Java lt TM gt SE Runtime Environment build 1 7 8 _11 h21 gt Java HotSpot lt TM gt 64 Bit Server UM build 23 6 4 mixed mode Unmittelbar danach erscheint in der n chsten Zeile die Java Version hier gelb unterstrichen Abbildung 1 berpr fung der installierten Version der Java Software in der Windows Eingabeaufforderung 1 2 Entpacken der Zipdatei Bitte gehen Sie wie folgt vor nachdem Sie die Zipdatei heruntergeladen haben Entpacken Sie die Zipdatei mit einem entsprechenden Programm
38. le9 xml Datei validieren Nach EDM konvertieren E speichern esheets default xsi 2 2012 5 Laufender Yerarbeitungsprozess file L xml x Abbrechen v XSD 1 0 Datei ausw hlen 2 Ausgew hlte Dateien kon gt EAG 0 2 Ausgew lte Dateifen validi 223905 EAG 2012 Batchkonvertierung f r Eur EAD 2002 Best nde bersicht erstellen Datei wird konvertiert 2 2 3 Abbildung 8 Anzeige ber den Fortschritt der Konvertierung In diesem Fall wurden 3 Dateien ausgew hlt Eine ist bereits konvertiert und validiert die zweite Datei wird gerade bearbeitet Mit der dritten Schaltfl che Batchkonvertierung f r Europeana k nnen apeEAD Dateien in das Format f r Europeana EDM konvertiert werden siehe Kapitel 4 Konvertierung von EAD nach 15 APEx Schlie lich bietet die Schaltfl che Best nde bersicht erstellen die M glichkeit ausgew hlte apeEAD Dateien zu einer Best nde bersicht zusammenzuf hren Bitte speichern Sie die apeEAD Dateien bevor Sie mit der Erstellung einer Best nde bersicht beginnen siehe Kapitel 2 1 1 Datei W hlen Sie die apeEAD Dateien aus die in die Best nde bersicht integriert werden sollen und klicken Sie auf Best nde bersicht erstellen Es ffnet sich ein Dialogfenster siehe Abbildung 9 In der rechten Spalte erscheinen die ausgew hlten
39. lit t Ihrer Dateien verbessern indem Sie diese bearbeiten siehe Kapitel 2 3 5 Bearbeitung oder indem Sie Regeln f r die Konvertierung der Datierungen hinzuf gen und einen Typ f r das digitale Objekt angeben siehe Kapitel 2 1 2 Einstellungen 18 ARENES APEx 2 3 3 Konvertierung In der Registerkarte Konvertierung wird der Bericht der Transformation der Datei en angezeigt Beispielsweise werden hier die Elemente aus der lokalen Datei aufgelistet die nicht in die apeEAD Datei bertragen wurden Die Nicht bertragung von Elementen kann unterschiedliche Gr nde haben Zum einen umfasst das apeEAD Schema nicht alle Elemente und Attribute die in EAD 2002 generell verf gbar w ren In diesem Fall kann im APEx Projekt gemeinsam berlegt werden ob man entweder neue Elemente mit aufnimmt oder das Konvertierungsskript dahingehend anpasst dass der Inhalt der ausgenommenen Elemente in im apeEAD Schema vorhandene Elemente bertragen wird Zum anderen kann es sein dass beispielsweise aufgrund nicht bekannter Attributwerte in den Ausgangsdaten die vorhandene Konvertierung f r die ausgelassenen Elemente nicht korrekt greift In diesem Falle w re dann das Konvertierungsskript anzupassen 2 3 4 Konvertierung f r Europeana In der Registerkarte Konvertierung f r Europeana werden Informationen ber die Konvertierung von apeEAD nach EDM angezeigt Die konvertierten Dateien werden automatisch im Ordner output oder einem alterna
40. n ist zudem ein Verweis auf eine dazugeh rige Schlie ungsurkunde oder eine sonstige rechtliche Regelung in der die Aufl sung des Archivs dargelegt ist im darunter liegenden Feld Closure act verpflichtend anzugeben e Organisation des Archivs Nennen oder beschreiben Sie kurz die Organisationseinheiten des Archivs Mit der Schaltfl che Organisationseinheit hinzuf gen k nnen Sie weitere Felder einf gen e Geb udebeschreibung Geben Sie eine oder mehrere Beschreibungen zum Geb ude des Archivs an Hier k nnen Sie auch die Gr e des Archivgeb udes in Quadratmetern und die Magazinkapazit t in laufenden Metern angeben Die Ma e k nnen numerisch angegeben werden Die Einheiten f r die Gr e des Archivgeb udes m und f r die Magazinfl che m wird im Archivportal Europa automatisch angezeigt e Beschreibung der Best nde Hier k nnen Sie eine oder mehrere kurze Beschreibungen Ihrer Best nde Laufzeiten sowie den Gesamtumfang der Best nde in laufenden Metern eingeben Bitte beachten Sie Die Ma e f r den Umfang k nnen numerisch angegeben werden Die entsprechende Ma einheit wird im Archivportal Europa automatisch angezeigt 3 6 Dateiverwaltung Die Registerkarte Dateiverwaltung enth lt die f r die Erstellung der EAG Datei verwendeten Sprachen Schriftsysteme und Standards Einige Felder sind mit Standardwerten gef llt die erg nzt werden k nnen 3 7 Beziehungen ber die Registerkarte Beziehungen kann die a
41. ngelegte EAG Datei mit anderen Online Dokumenten verkn pft werden Hierbei kann entweder auf Archivgut und sonstige Kontextinformationen oder auf EAG Dateien anderer Institutionen verwiesen werden 26 ARENES APEx Link zu Archivgut und anderen Kontextinformationen Ver ffentlichungen Print und Online Art der Beziehung subject of Titel und Identifikator der verkn pften Information Beschreibung der Beziehung Sprache ausw hlen Beziehung zu anderen Institutionen Link zur EAG Datei einer anderen Institution http www links delandereinstitution Art der Beziehung Name Identifikator der verwandten Institution Assoziierte Institution Schwesterarchiv in Musterhausen Beschreibung der Beziehung Sprache ausw hlen German Abbildung 15 Die Registerkarte Beziehungen im EAG Formular im DPT e Link zu Archivgut und anderen Kontextinformationen Kann Links zu Best nde bersichten und anderen Quellen online und offline zusammen mit deren Beschreibungen enthalten In der Regel sind dies gesonderte Webseiten eines Archivs die spezifische Informationen ber Best nde und einzelne Themen enthalten oder sich auf einen Typ von Medien konzentrieren e Art der Beziehung Die Art der Beziehung also ob das Archiv die verlinkte Quelle erstellt hat oder ob es in dieser Quelle referenziert wird kann in diesem Auswahlfeld pr zisiert werden e Beziehung zu anderen I
42. nstitutionen Verlinken Sie Ihre Archiv mit anderen Einrichtungen Art der Beziehung Die Art der Beziehung ist wichtig und kann ber die Auswahl auf der rechten Seite pr zisiert werden hierarchisch bergeordnet hierarchisch untergeordnet zeitlich fr her zeitlich sp ter assoziiert 27 ARENES APEx 4 Konvertierung von EAD nach EDM Eine EAD Datei kann nur dann erfolgreich nach EDM konvertiert werden wenn diese erfolgreich gegen das apeEAD Schema validiert wurde und Links zu digitalisiertem Archivgut im Element lt dao gt enth lt Wenn die Datei valide ist w hlen Sie diese aus und klicken Sie die Schaltfl che Nach EDM konvertieren Damit ffnet sich ein Dialogfenster in dem weitere Informationen f r die Verwendung der Daten in Europeana angegeben werden m ssen Es besteht hier die M glichkeit zwischen einer Minimalversion und einer Vollversion des Formulars zu w hlen Die Minimalversion enth lt lediglich die Pflichtfelder w hrend die Vollversion zus tzlich Eintr ge zur Kontextualisierung und zu den Herkunftsstellen des Materials erlaubt siehe Abbildung 16 Zum Teil k nnen die Angaben im Formular aus der EAD Datei selbst bernommen werden zum Teil sind sie jedoch manuell zu erg nzen Verpflichtend einzutragende Informationen sind mit markiert gt Konvertierung von apeEAD nach ESE Ja Please choose a conversion mode O minimal full Die mit Stern markierten Felder m ssen ausgef llt werden
43. paration Tools Beim ersten Start des DPT erscheint eine Dialogbox die Sie dazu auffordert Ihr Archiv zu identifizieren Achten Sie bitte darauf dass die Dialogbox m glicherweise im Hintergrund erscheint sodass Sie diese zun chst nicht bemerken Minimieren oder schlie en Sie in diesem Fall alle daneben eventuell ge ffneten Programme auf Ihrem Computer sodass Sie den Schreibtisch sehen k nnen auf dem diese Dialogbox angezeigt wird Bitte einen zweistelligen L ndercode angeben Die erste Dialogbox bittet Sie Ihren L ndercode entsprechend ISO 3166 anzugeben Die L ndercodes f r die deutschsprachigen L nder im Archivportal Europa sind Deutschland DE Liechtenstein LI Luxemburg LU sterreich AT und Schweiz Diese Variante kann auch als Alternative zur launch bat Datei bei Windows verwendet werden 6 APEx Bitte einen zweistelligen L ndercode angeben Bitte geben Sie einen zweistelligen L ndercode ein z B FR DE DE Abbildung 3 Angabe des zweistelligen L ndercodes beim ersten Start des DPT Archividentifikator ausw hlen Bitte geben Sie wenn vorhanden den registrierten ISIL Code f r Ihre Einrichtung ein Wenn Sie bisher keinen ISIL Code haben k nnen Sie einen anderen nach ISO 15511 konformen Identifikator eintragen Archividentifikator ausw hlen Enter a repository code your country code hyphen and up to 11 digits char
44. tiv gew hlten Ordner gespeichert Die Dateinamen werden mit dem Suffix edm erweitert Bitte beachten Sie Die Dateien f r Europeana werden nur dann erstellt wenn in die apeEAD Datei digitale Objekte in lt dao gt Elementen eingebunden sind Dateien im apeEAD Format die keine lt dao gt Elemente enthalten erzeugen keine EDM Dateien und speichern dementsprechend auch keine derartigen Dateien im Ordner output 2 3 5 Bearbeitung In der Registerkarte Bearbeitung k nnen Sie die XML Struktur des ausgew hlten Dokuments einsehen Ausgew hlte XML Elemente und Attribute k nnen bearbeitet werden lt eadid mainagencycode countrycode gt lt eadid gt Die Angabe einer ID f r die EAD Datei im Element lt eadid gt ist zwingend erforderlich um die Datei zu validieren e lt langusage gt lt language gt lt language gt lt langusage gt und lt langmaterial gt lt language gt lt language gt lt langmaterial gt 4 Sollten Sie bei der Konvertierung Ihrer Daten eine solche Meldung ber nicht bernommene Elemente erhalten hilft Ihnen das APEx Team im Bundesarchiv gerne bei der Feststellung der n chsten Schritte Schicken Sie dazu bitte einfach eine Mail an apex bundesarchiv de 19 ARENES APEx Die Elemente und Attribute die sich auf die Sprache des Findbuchs sowie die Sprache des Archivmaterials beziehen sollen zuk nftig im Archivportal Europa als erweiterte Suchfunktion genutzt wer
45. x Bitte beachten Sie Um Ihre Daten in Europeana bereitstellen zu k nnen muss Ihre Institution das Data Exchange Agreement mit Europeana unterzeichnet haben Die darin vorausgesetzte CCO Lizenz bezieht sich allein auf die archivischen Erschlie ungsinformationen und Metadaten zum Beispiel die apeEAD Findb cher nicht aber auf die digitalen Objekte selbst die jeglicher der oben genannten Urheberrechtslizenzen folgen k nnen e Angabe zu zus tzlichen Rechteinformationen Textfeld optional Sie k nnen zus tzliche Rechteinformationen hinzuf gen Das k nnte besonders als Erg nzung zum Europeana rights statement siehe oben von Nutzen sein Wenn Sie nun auf die Schaltfl che ESE Konvertierung starten klicken startet der Konvertierungsprozess hnlich wie bei den oben beschriebenen Aktionen k nnen Sie w hrend der Konvertierung einen Fortschrittsbalken sehen Sie werden automatisch zur ck zum Hauptfenster des DPT geleitet Die Konvertierung nach EDM war erfolgreich wenn die Nachricht Vorgang beendet in roter Schrift im unteren Bereich des Hauptfensters erscheint die Registerkarte Konvertierung f r Europeana gr n wird Letzteres zeigt Ihnen an dass die Konvertierung erfolgreich war und dass Ihre Datei automatisch gespeichert wurde Details zum Mapping der Standards apeEAD EDM werden zeitnah auf den Webseiten des APEx Projekts ver ffentlicht und k nnen bis dahin ber das Kontaktformular auf der international
46. z B WinZip 7 Zip Sie erhalten einen Ordner mit einem Unterordner Name 5 vier weiteren Dateien sowie diesem Benutzerhandbuch in englischer Fassung Abh ngig von Ihrem Betriebssystem k nnen Sie das Programm nun starten Windows Doppelklick auf die Datei aunch bat 5 APEx UNIX Starten Sie die Datei Jaunch sh im Terminal geben Sie beispielsweise sh launch sh ein und stellen Sie sicher dass Sie die notwendigen Rechte haben um die Datei auszuf hren OS X Doppelklick auf die Datei APE_data_preparation_tool jar with dependencies jar Hinweis f r Windows Nutzer Sollte das Programm per Doppelklick auf die Datei aunch bat nicht starten lassen stellen Sie bitte sicher dass die Datei auf die korrekte Java Version Ihres Rechners zugreifen kann Dazu erg nzen Sie bitte den relativen Pfad mit Laufwerkangabe direkt in der Datei launch bat wie folgt aunch bat Editor Datei Bearbeiten Format Ansicht pushd dp0 java Xms128m Xmx512m jar APE_data_preparation_tool jar with dependencies jar popa Originalangabe bei Auslieferung des DPT launch bat Editor 10 Datei Bearbeiten Format Ansicht ushd dp0 C Programme Javatjre bin java Xms128m Xmx512m jar APE_data_preparation_tool jar with dependencies jar opd EE Relativer Pfad zur lokalen Java Version eingef gt Abbildung 2 Tipp zum Einf gen des relativen Pfads zur lokalen Java Version 1 3 Einrichten des Data Pre
47. zug nglich sein sollte geben Sie bitte Nein an Der entsprechende Text in der Anzeige im Archivportal Europa lautet Accessible to the public oder Not accessible to the public beziehungsweise in der deutschsprachigen 23 ARENES APEx Benutzeroberfl che des Portals F r die ffentlichkeit zug nglich und Nur mit vorheriger Genehmigung f r die ffentlichkeit zug nglich e Barrierefreier Zugang Die Voreinstellung f r dieses Pflichtfeld ist Ja Wenn Ihre Einrichtung keinen barrierefreien Zugang hat geben Sie bitte Nein an In der Registerkarte Zugangsinformationen und Dienstleistungen k nnen Sie die Infrastruktur f r Menschen mit Behinderung n her beschreiben Link zur Best nde bersicht Ihrer Institution Angabe der URL zur Best nde bersicht des Archivs Bitte beachten Sie Im Feld Linktext f r Anzeige k nnen sie den Linktext der im Archivportal Europa angezeigt wird eintragen Wenn Sie hier keine Eintragung vornehmen und das Feld leer bleibt wird der englische Text Go to the website beziehungsweise in der deutschsprachigen Benutzeroberfl che des Portals der Text Besuchen Sie unsere Webseite angezeigt 3 2 Identifikation L ndercode DE Interne ID im Archivportal Europa DE BArchTest Identifikator des Archivs DE BArchTest Name des Archivs Sprache ausw hlen v des Archivs benennen x Abbildung 14 Registerkarte Identifikation
48. zung im Archivportal Europa Diesen Bericht k nnen Sie f r eine einzelne wie f r eine Auswahl mehrerer Dateien abspeichern Dabei werden diese Berichte im gleichen Ordner abgespeichert wie die bearbeitete XML Datei selbst e Beenden Schlie t das Programm Die Dateien werden beim Beenden nicht automatisch gespeichert ARENES APEx 2 1 2 Einstellungen e L ndercode Hier k nnen Sie den zweistelligen L ndercode ndern den Sie beim ersten Start der Software angegeben haben siehe Kapitel 1 3 Einrichten des Data Preparation Tools Archividentifikator Hier k nnen Sie den Archividentifikator ndern den Sie beim ersten Start der Software angegeben haben siehe Kapitel 1 3 Einrichten des Data Preparation Tools Diese Funktion kommt insbesondere dann zum Tragen wenn Sie das DPT dazu verwenden Dateien verschiedener Institutionen vorzubereiten In diesem Falle sollten Sie den Archividentifikator jeweils anpassen wenn Sie von der Bearbeitung von Dateien einer Institution zur n chsten wechseln e Dateien werden beim Einspielen gepr ft Mit der Best tigung dieser Funktion pr ft die Software w hrend des ffnens von Dateien ob diese im XML Format vorliegen und wohlgeformt sind Falls die in der Software ge ffneten Dateien keine XML Dateien sind oder nicht wohlgeformt sind erhalten Sie eine Fehlermeldung Diese Dateien k nnen nicht konvertiert und validiert werden Die berpr fung der Dateien kann einige Zeit
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