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Documentum TaskSpace

1. en 38 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 5 Inhaltsverzeichnis Liste der Tabellen Tabelle 1 TaskSpace URL Variable 22222202020202000000000nnnnnnnsnsnsnsnsnsnsnnnnnnnsnnnsnnnnnnnnnenn 11 Tabelle 2 TaskSpace Ben tzer n aan nennen us en 14 6 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Vorwort In diesem Benutzerhandbuch wird beschrieben wie Sie mithilfe von EMC Documentum TaskSpace mit Standardeinstellungen Aufgaben verwalten Ordner und Dokumente erstellen abrufen anzeigen und verwalten sowie Informationen suchen k nnen TaskSpace erweitert die Funktionen des Documentum WDK Verwandte Themen e Zielgruppe Seite 7 e Revisionsverlauf Seite 7 Zielgruppe Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer von TaskSpace Software so wie unter TaskSpace Benutzer Seite 14 beschrieben Der vollst ndige Dokumentationssatz f r TaskSpace Software besteht aus folgenden Unterlagen e Release Notes zu Documentum TaskSpace e Documentum TaskSpace Bereitstellungshandbuch e Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch e Documentum TaskSpace Benutzerhandbuch e Documentum TaskSpace Beispielanwendungs Lernprogramm e Release Notes zu Documentum Document Image Services Documentum Document Image Services Bereitstellungshandbuch e Documentum Document Image Services Entwicklungshandbuch Revisionsverlauf Folgende nderungen wurden in diesem Dokument vorgenommen Benu
2. iger Dialog Dateien ausw hlen wird ge ffnet in dem Sie nach Dokumenten oder Ordner f r den Import suchen k nnen Sobald Sie die gew nschten Dokumente oder Ordner ausgew hlt haben klicken Sie im Dialog Dateien ausw hlen auf OK Der Dialog Dateien ausw hlen wird geschlossen und die ausgew hlten Elemente werden im Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner im Dialog Importieren Dateiauswahl aufgef hrt Um ein Dokument oder einen Ordner aus dem Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner zu entfernen markieren Sie das gew nschte Dokument oder den Ordner und klicken Sie auf Entfernen Sobald alle zu importierenden Ordner und Dokumente im Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner angezeigt werden klicken Sie auf Weiter oder auf Beenden e Wenn Sie auf Weiter klicken wird der Dialog Importieren Objektdefinition f r das erste zu importierende Dokument oder den Ordner ge ffnet e Wenn Sie auf Beenden klicken m ssen Sie nicht den Dialog Importieren Objektdefinition f r alle zu importierenden Dokumente oder Ordner anzeigen Stattdessen wird eine Meldung angezeigt mit der Sie aufgefordert werden zu best tigen dass Ihre nderungen auf alle verbleibenden Dateien angewendet werden sollen Klicken Sie auf Weiter Der Dialog Importieren Objektdefinition wenn Sie in Schritt 3 auf Weiter geklickt haben enth lt Felder mit dem Dateinamen dem Dateityp dem Format der Lebenszyklus ID und dem aktuellen Status f r die erste zu importierende Datei Dies
3. eresessssssasannenonnnnnnnnnnnennnenunenenenenensnensnsnnnsnsnsnsnenenenenn 23 Bearbeiten von Aufgaben esisin porose ei orientitan ei riens 24 Suchen nach Aufgaben ueuseeesesesenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenn 25 Bearbeiten einer Aufgabe uueeeesesenenenenenenenenenenenenenenenenensnenenenenenenenenenn 26 Festlegen der Workflow Verf gbarkeit eeeesesesesenenenenenenenenenenenenennnenenenenenn 27 Verwenden einer Suchregisterkarte _ u0s4224s00nnsnesnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnnnnnnnn 29 Suchen nach Informationen essesensesssssensnsnnnnnnnunsnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnsnnnsnnnnnennnn 29 Verwenden eines Suchergebnissatzes unssnsesesssssennnnnnneessnssnnennnnnnnnnennnnnenn 30 Arbeiten mit Dokumenten ensesessessssenensnsnnnnnnnnnsnnnnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnsnnnnne 31 Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz uee 31 Andern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz eeeeeeeseseeeeene 31 Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz 32 Arbeiten MILE OrIdNeM ua nee Nia Taa sahne innen ann 32 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen _ u 2004s2esnnnn nenn 35 Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms eeeeeeenenenenenenenenenenenenenenenenenn 35 Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten uressesensessssnensnnnennnnnnnennnnnnennenenn 37 Aktionen im Kontextmen f r Unterordner 2222222ssseenesnennnnnnnnnn nee 38 Aktionen im
4. rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie ffnen oder Anzeigen Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und dann auf ffnen oder Anzeigen klicken a ffnen ffnet das Dokument im Dokumentanzeigeprogramm im schreibgesch tzten Modus b Anzeigen ffnet das Dokument im Anzeigeprogramm in einem Popup Fenster jedoch nur dann wenn bereits ein anderes Dokument im Anzeigeprogramm auf der Registerkarte Elemente ffnen angezeigt wird 2 Zum Beenden der Dokumentanzeige klicken Sie auf das Schlie symbol auf der Registerkarte Elemente ffnen Weitere Anweisungen zum Anzeigen von Dokumenten finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 35 ndern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Je nach Dokumenttyp Art des verwendeten Dokumentanzeigeprogramms und Systemkonfiguration k nnen verschiedene nderungen vorgenommen werden So ndern Sie ein Dokument das in einem Suchergebnissatz aufgef hrt ist 1 W hlen Sie das gew nschte Dokument im Ergebnissatz aus klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Bearbeiten Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und dann auf Bearbeiten klicken Das Dokument Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 31 Verwenden einer Suchregisterkarte wird mithilfe des entsprechenden Anzeigeprogramms im Schreibmodus in der Registerkarte Elemente ffnen angezeigt Das Dokument wird au erdem gesperrt damit andere Benutzer es nicht g
5. TaskSpace 11 TaskSpace Zugriffsmodus 12 S Sitzungen Zugriffsmodus 12 Sprachen Ausw hlen beim Anmelden 12 Starten TaskSpace Benutzeroberfl che 11 Starten eines Prozesses 23 Suchen Aufgaben 25 Suchen nach Informationen 29 Suchergebnissatz Verwenden 30 Suchregisterkarte 15 Verwenden 29 T TaskSpace Beenden oder abmelden 19 Benutzer 14 Einf hrung 9 TaskSpace Registerkarten 14 U Unterordner Aktionen im Kontextmen 38 V Verwalten von Aufgaben 23 W Workflow Verf gbarkeit Einstellung 27 Z Zugriffsmodus Ausw hlen 12 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6
6. aufgef hrt Suchvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Tastenkombination Siehe Hotkey Registerkartentypen Beim Erstellen neuer Registerkarten in TaskSpace stehen die folgenden Registerkartentypen zur Auswahl Suche Aufgabenliste Prozess Ordner Arbeitswarteschlangen Verwaltung Administration Konfiguration Siehe auch Registerkarte Elemente ffnen Registerkarte Ein Navigationselement zum Wechseln von einer Benutzeroberfl che zu einer anderen in TaskSpace Aufgabe Eine Instanz einer Aktivit t die als Teil eines Prozesses in Business Process Manager definiert ist Aufgabenliste Eine Liste der Aufgaben in einem bestimmten Prozess Eine Aufgabenliste kann einen Eingangsordner Aufgabenliste f r einen Benutzer oder eine Warteschlange Aufgabenliste f r mehrere Benutzer umfassen Aufgabenlisten Registerkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die eine oder mehrere Aufgabenlisten Eingangsordner oder Warteschlangen enth lt Aufgabenlisten Registerkarten werden von Anwendungsentwicklern in TaskSpace erstellt Aufgabenlistenvorlage Eine Vorlage die eine Liste der Aufgaben f r einen einzelnen Benutzer oder eine Arbeitswarteschlange in TaskSpace enth lt Aufgabenlistenvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Aufgabenvorlage Eine Vorlage die in einer Aufgabenansicht zur Darstellung der Aufgaben in TaskSpace angezeigt wird Die Aufgabenvorlage kann so konf
7. dem das zugeh rige Bild dargestellt wird Dokumentansichtsvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Ordner Eine Zusammenstellung mehrerer Dokumente die in TaskSpace angezeigt wird Siehe auch Ordnerinhaltsvorlage und Ordnerinformationsvorlage Ordnerinhaltsvorlage Eine Vorlage in der die Inhalte eines Ordner aufgef hrt werden Ordnerinhaltsvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Ordnerinformationsvorlage Eine Vorlage die Informationen zu einem Ordner enth lt Ordnerinformationsvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Ordnerregisterkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die die Ordnermetadaten die Ordnerstruktur und die Inhaltsliste enth lt ber die Benutzer auf Ordner Unterordner Dokumente und verf gbare Prozesse zugreifen k nnen f r die der Benutzer die Berechtigung zum Initiieren besitzt Ordnerregisterkarten werden von Anwendungsentwicklern in TaskSpace erstellt Ordneransicht Eine Ansicht die eine Ordnerinhaltsvorlage und eine Ordnerinformationsvorlage enth lt Enth lt in der Regel die Ordnermetadaten die Ordnerstruktur und die Inhaltsliste ber die Benutzer auf Ordner Unterordner Dokumente und verf gbare Prozesse zugreifen k nnen f r die der Benutzer die Berechtigung zum lInitiieren besitzt Diese Ansicht wird ge ffnet wenn ein Benutzer einen Ordner anzeigt Hotkey Ein Tastaturbefehl der anstelle einer Me
8. erm glicht das Bearbeiten der Dokumentmetadaten und das anschlie ende Speichern der Bearbeitungen im Repository Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal bearbeiten Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel f r eine Ordnerregisterkarte die in der TaskSpace Beispielanwendung konfiguriert wurde Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 21 Verwenden einer Ordnerregisterkarte Abbildung 3 TaskSpace Beispielanwendung Ordnerregisterkarte Z TaskSpace Microsoft Internet Explorer Saved Searches Test ra Workspace Customizations NA Anzeigen Dokumente z EXPORT TEMP OneworldProcessClaim530 1 OneWorldProcessClaimWithQueues Por Process Claim Doc P SabSearchConfigForm 1 Saved Searches Test testBPMwithForm dmadmin EXPORT TEMP dmadmin OneWorldProcessClaim530 dmadmin OneWorldProcessClaimwithQueues dmadmin PDF dmadmin Process Claim Doc dmadmin Saved Searches dmadmin Test dmadmin testBPMwithForm 10 gu 372812007 5 38 PM 34 28 2007 1 22 PM 34 28 2007 7 26 AM 34 15 2007 12 05 PM 34 23 2007 6 17 PM 37142007 6 01 PM 3 8 2007 2 59 PM 3423 2007 6 17 PM 3 7 2007 6 12 PM 22 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Kapitel 3 Verwalten von Aufgaben Wenn Prozessvorlagen erstellt f r Ihr Repository in BPM installiert und in Ihrer TaskSpace Anwendung implementiert w
9. in der Dropdown Liste Suchen nach den gesuchten Informationstyp aus Entsprechend dem ausgew hlten Informationstyp wird eine Suchkomponente mit verschiedenen Feldern f r die Suche angezeigt 3 Geben Sie die gew nschten Suchkriterien in die bereitgestellten Felder ein e Um eine grundlegende Suche durchzuf hren geben Sie Werte in die verf gbaren Felder f r Suchkriterien ein e Um eine erweiterte Suche wenn verf gbar durchzuf hren erweitern Sie den Suchkriterienbereich und geben Sie Werte in die verf gbaren Suchkriterienfelder ein 4 Klicken Sie auf Suchen oder dr cken Sie die Eingabetaste Ein Suchergebnissatz wird angezeigt Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden eines Suchergebnissatzes Seite 30 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 29 Verwenden einer Suchregisterkarte Verwenden eines Suchergebnissatzes In diesem Abschnitt wird beschrieben was Sie mit einem Suchergebnissatz tun k nnen wie z B das Anzeigen von Dokumenten oder Ordnern so wie in den folgenden Abschnitten im Einzelnen aufgef hrt e Arbeiten mit Dokumenten Seite 31 e Arbeiten mit Ordnern Seite 32 Dar ber hinaus k nnen Sie auch einen Prozess aus einem Suchergebnissatz heraus initiieren wenn die Suche so konfiguriert wurde dass Prozesse zur ckgegeben werden Weitere Informationen zum lnitiieren eines Prozesses finden Sie unter Starten eines Prozesses Seite 23 Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel f r ei
10. neuen Ordner anzeigen und festlegen a Die Standardberechtigungswerte f r den Ordner befinden sich im Feld Aktuelle Berechtigungen Um diese Berechtigungswerte zu ndern klicken Sie auf Suchen neben Andere Benutzer Gruppenberechtigungen anzeigen b Das Feld Name des Berechtigungssatzes enth lt den Namen des Standardberechtigungssatzes Soll ein anderer Berechtigungssatz angegeben werden klicken Sie auf Ausw hlen Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 41 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen c Das Feld Beschreibung enth lt den Namen des Berechtigungssatzes und im Feld Eigent mer wird der Name angezeigt den Sie im Feld Eigent mername auf der vorangegangenen Registerkarte festgelegt haben d Dar ber hinaus k nnen Sie die erforderlichen Gruppen den erforderlichen Gruppensatz die Berechtigungen f r Benutzer und Gruppen sowie die Einschr nkungen festlegen e Klicken Sie abschlie end auf Beenden um den neuen Ordner zu erstellen Importieren von Ordnern und Dokumenten In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Sie Ordner und Dokumente importieren So importieren Sie Ordner und Dokumente 1 42 Klicken Sie auf Importieren oder w hlen Sie in einem Kontextmen auf einer Ordnerregisterkarte oder der Registerkarte Elemente ffnen die Option Importieren Der Dialog Importieren Dateiauswahl wird ge ffnet Klicken Sie auf Dateien hinzuf gen oder auf Ordner hinzuf gen Ein standardm
11. 428 2007 11 10 AM A sman tif 3 28 2007 11 10 AM A Smal17 tit 37282007 11 10 AM x Zus tzliche Aktionen sind entweder f r Unterordner oder Dokumente verf gbar und zwar durch Klicken mit der rechten Maustaste auf ein Element und Ausw hlen einer Aktion aus dem Kontextmen oder durch Klicken auf eine der Aktionsschaltfl chen unter der Ordnerbaumstruktur wie in den folgenden Abschnitten erl utert e Aktionen im Kontextmen f r Unterordner Seite 38 e Aktionen im Kontextmen f r Dokumente Seite 39 e Aktionsschaltfl chen f r Dokumente Seite 39 e Weitere Aktionen Seite 40 e Erstellen von Ordnern Seite 41 e Importieren von Ordnern und Dokumenten Seite 42 Aktionen im Kontextmen f r Unterordner Die folgenden Aktionen im Kontextmen sind f r Unterordner verf gbar e ffnen ffnet den Ordner auf der Registerkarte Elemente ffnen F r diese Aktion kann nur ein Ordner ausgew hlt werden 38 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Eigenschaften zeigt die Ordnereigenschaften an F r diese Aktion kann nur ein Ordner ausgew hlt werden L schen l scht den ausgew hlten Ordner Der Benutzer wird gefragt ob Unterordner oder Versionen gel scht werden sollen Wenn der Ordner in ein anderes Verzeichnis kopiert wurde bleibt der kopierte Ordner unber hrt Zur Zwischenablage hinzuf gen f gt den ausgew hlten Ordner der Zwischenablage hinzu damit
12. CM Transactional Content Management Vorlage Ein Objekt in Forms Builder das die Bausteine zum Erstellen einer Komponente enth lt die in TaskSpace angezeigt werden soll Beispiele f r Vorlagentypen Suche Dokumentansicht Ordnerinformationen Ordnerinhalte Prozessinitiierung Aufgabenliste und Aufgabe Drittanbieter Dokumentbildanzeige Eine Komponente von Drittanbietern z B IGC Brava Daeja ViewOne Pro oder Adobe Reader mit der Dokumente und Bilder dargestellt werden wahlweise inline oder in einem separaten Fenster Miniaturbild Eine kleinformatige Darstellung eines Bildes oder Dokuments Bestandteil der Anzeigeprogrammoptionen UCF Unified Client Facilities Benutzer Ein beliebiger Benutzer der TaskSpace Anwendung Benutzer k nnen beispielsweise Kundendienstmitarbeiter Aufgabenverarbeiter oder Prozessinitiatoren sein ViewOne Pro Ein Drittanbieter Anzeigeprogramm von Daeja 50 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Glossar Anzeigeprogramm Siehe Dokumentbildanzeige WDK Web Development Kit Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 51 Glossar 52 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 A Abmelden bei TaskSpace 19 Administration Registerkarte 16 ndern von Dokumenten Aus dem Suchergebnissatz 31 Anzeigen von Dokumenten 35 Aus dem Suchergebnissatz 31 Arbeiten mit Dokumenten Aus dem Suchergebnissatz 31 Arbeiten mit Ordnern Aus dem Suchergebnis
13. EMC Documentum TaskSpace Version 6 Benutzerhandbuch P N 300 005 357 A01 EMC Corporation Hauptsitz des Unternehmens Hopkinton MA 01748 9103 1 508 435 1000 www EMC com Copyright 2007 EMC Corporation Alle Rechte vorbehalten Ver ffentlicht Oktober 2007 Die Informationen dieses Dokuments entsprechen dem aktuellen Stand am Tag der Ver ffentlichung Die Informationen k nnen jederzeit ohne Vorank ndigung ge ndert werden DIE INFORMATIONEN IN DIESER VER FFENTLICHUNG WERDEN WIE VORLIEGEND BEREITGESTELLT EMC CORPORATION GIBT KEINE ZUSICHERUNGEN ODER GARANTIEN JEGLICHER ART IN BEZUG AUF DIE INFORMATIONEN IN DIESER VER FFENTLICHUNG UND SCHLIESST INSBESONDERE KONKLUDENTE GARANTIEN DER HANDELSU BLICHKEIT ODER EIGNUNG FUR EINEN BESTIMMTEN ZWECK AUS Das Verwenden Kopieren und Verbreiten jeglicher EMC Software die in dieser Ver ffentlichung beschrieben wird erfordert eine g ltige Softwarelizenz Die aktuellste Liste von EMC Produktnamen finden Sie unter EMC Corporation Trademarks auf EMC com Alle anderen hier aufgef hrten Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Inhaltsverzeichnis es IE E A A EA E S O EAEE EE E 7 Einf hrung in TaskSpace eennsnesssssssnnnnnnnnsnsnsnsennnnnnnnsssssnsennnnnnnnsnsssnsnnnnnnnn 9 TaskSpace berblick PE E A A E EAE E A N 9 Starten der Benutzeroberfl che u ussesensesessnsenensnnnnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnnnnn
14. Klicken Sie auf OK 6 Klicken Sie auf Beenden Der Prozess wird gestartet Um die Aufgaben abzurufen und zu initiieren die mit dem Prozess verbunden sind ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte Weitere Informationen zum Bearbeiten von Aufgaben finden Sie unter Bearbeiten von Aufgaben Seite 24 Bearbeiten von Aufgaben Das Bearbeiten von Aufgaben kann mehrere Aktivit ten umfassen bei denen eine oder auch mehrere Registerkarten in TaskSpace zum Einsatz kommen In diesem Abschnitt finden Sie eine allgemeine Beschreibung f r das Bearbeiten von Aufgaben Zahlreiche Faktoren im Prozess unterliegen bestimmten Konfigurationseinstellungen und Designelementen Dieser Abschnitt kann daher nicht alle Details f r Ihre individuelle Implementierung von TaskSpace abdecken 24 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwalten von Aufgaben Der erste Zugriff auf die Aufgaben erfolgt ber eine Aufgabenlisten Registerkarte auf der Sie nach Aufgaben suchen die Aufgaben sortieren und mit dem Bearbeiten der Aufgaben beginnen k nnen wie in den folgenden Abschnitten beschrieben e Suchen nach Aufgaben Seite 25 e Bearbeiten einer Aufgabe Seite 26 Suchen nach Aufgaben Der oberste Abschnitt in einer Aufgabenlisten Registerkarten enth lt Suchfelder f r Aufgaben Die tats chlich verf gbaren Felder sind abh ngig von der Systemkonfiguration Hier k nnen Sie beispielsweise nach Status Priorit t Absender und Datum suche
15. Kontextmen f r Dokumente nsesessessssnensnsnennennnnnnnennnne 39 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 3 Inhaltsverzeichnis Aktionsschaltfl chen f r Dokumente u 2u2ssseseesensnnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnne 39 Weitere Aktionen nennen essen sahen 40 Erstellen von rdnern cn ennennsnennesiken nenn ss 41 Importieren von Ordnern und Dokumenten uuesesesesenenenenenenenenenenenenenenn 42 Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten eeeeeeesesesenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenn 43 GIOSSAL a ee E E ne ae Nee een EA 45 4 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Abbildung 1 Abbildung 2 Abbildung 3 Abbildung 4 Abbildung 5 Abbildung 6 Abbildung7 Inhaltsverzeichnis Liste der Abbildungen TaskSpace Registerleiste sessesesesssserseseseseserssesssereoesssrtusnecoreesrsenurerceseseeseseet 15 Dialog Einstellungen 2222222220202020nnnennnnnnnsnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 18 TaskSpace Beispielanwendung Ordnerregisterkarte 222222222020s seen nein 22 TaskSpace Beispielanwendung Aufgabenlisten Registerkarte 26 TaskSpace Beispielanwendung Suchregisterkarte enenesennnenen 30 TaskSpace Beispielanwendung Registerkarte Elemente ffnen mit Anzeigeprogramm ueneneesessesennnnensnssssennnnnnnensnssnsenensnsnsnsnssnsensnsesssnssssnnenn 36 TaskSpace Beispielanwendung Ordnerstrukturansicht
16. Microsoft Internet Explorer Ele Edit wiew Favorites Tools Help O O 0 a Ps Srrons Bl Br Address a http localhost 8080 taskspace_bravajtaskspacejlibraryfuiframeworkfroleSelector jsp z Go Suchen Aufgaben Prozesse Eigener Ordner Elemente ffnen Tanman AD SONEMNES eu Barren mn sn Dr rer u m e rat m IE Dr ni Hi BIIH CARDUMA smps tun atmann mc mro rama Patas u m E Done I i h Wiocalintranet y i KN 36 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Wenn ein Ordner von einem Suchergebnissatz aus ge ffnet wird wird er auf der Registerkarte Elemente ffnen als Stammordner im linken Bereich einer Ordnerbaumstruktur mit Zugriffsm glichkeit angezeigt Wenn Sie in der Ordnerstruktur den Stammordner ausw hlen wird der Ordnerinhalt im rechten Fensterbereich angezeigt Wenn Sie aus dem Ordnerinhalt im rechten Fensterbereich ein Element ausw hlen wird die Ordnerstruktur im linken Fensterbereich aktualisiert Weitere Informationen zum Stammordner finden Sie ber der Ordnerbaumstruktur die ein Benutzer je nach Rollenberechtigungen und jeweiliger Konfiguration bearbeiten kann M glicherweise befinden sich dort auch eines oder mehrere Felder f r das Eingeben von Suchbegriffen um verschiedene Ordner und Dokumente abzurufen ohne zu einer Suchregisterkarte zur ckzukehren Wie detail
17. ame Tabelle 1 Seite 11 erl utert die Variablen in dieser URL Tabelle 1 TaskSpace URL Variable URL Variable Erl uterung Servername Der Name des Computers auf dem TaskSpace installiert ist Portnummer Der Port den der Anwendungsserver nach Verbindungen abfragt Bereitstellungsname Das virtuelle Verzeichnis das w hrend der Installation erstellt wurde Anwendungsname Der Name einer TaskSpace Anwendung Hinweis Wenn Sie nicht sicher sind welche URL Sie verwenden sollten wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator Beim ersten ffnen der TaskSpace Benutzeroberfl che lassen Sie das Fragezeichen und alle nachfolgenden Variablen weg Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 11 Einf hrung in TaskSpace Die Anmeldeseite wird ge ffnet Anmelden TaskSpace Benutzername fn_aamin Kennwort Repository taskspace IT Anmeldedaten speichern Mehr Optionen 3 W hlen Sie auf der TaskSpace Anmeldeseite ein Repository aus und geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Kennwort ein 4 Wenn diese Angaben beim n chsten Anmelden automatisch angeboten werden sollen aktivieren Sie die Option Anmeldedaten speichern Tipp Nach dem Anmelden k nnen Sie gespeicherte Anmeldeinformationen anzeigen oder l schen Klicken Sie dazu auf Einstellungen 5 Klicken Sie zum Eingeben eines Microsoft Windows NT Dom nennamens auf Mehr Optionen und geben Sie die Dom ne ein 6 Sie k nnen die Sprache f r d
18. angen und Prozessen suchen Das von Ihnen f r die Suche gew hlte Element bestimmt sowohl die Eingabefelder f r die Kriterien als auch die Spalten berschriften der Ergebnisse Sie k nnen Spalten ausblenden oder anzeigen Sie k nnen zwischen einer grundlegenden Suche und einer erweiterten Suche umschalten Sie k nnen Suchen auch zur sp teren Verwendung speichern Gespeicherte Suchen enthalten die Suchkriterien sodass Sie schnell die gleiche Suche erneut ausf hren k nnen Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 4 Verwenden einer Suchregisterkarte Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 15 Einf hrung in TaskSpace Prozessregisterkarte Eine Prozessregisterkarte enth lt alle Prozesse die f r den angemeldeten Benutzer zur Verf gung stehen und erm glicht das Starten eines ausgew hlten Prozesses Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung sichtbar Auf dieser Registerkarte k nnen Sie einer Warteschlange einen Benutzer zuweisen die Definition der Benutzerfertigkeiten konfigurieren die Arbeit eines Benutzers einem anderen zuweisen die Priorit ten f r Arbeitselemente in einer Warteschlange ndern die Anforderungen an die Fertigkeiten f r ein Arbeitselement ndern oder Berichte ausf hren Mit der Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung k nnen Sie au erdem die Warteschlangen nach K
19. ategorien gruppieren und berpr fen ob bestimmte Warteschlangen noch nicht verarbeitet wurden Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Registerkarte Administration In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Administration sichtbar Auf dieser Registerkarte k nnen Anwendungsentwickler Benutzer und Rollen verwalten Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Administration finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Registerkarte Konfiguration In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Konfiguration sichtbar Auf dieser Registerkarte k nnen Anwendungsentwickler bestimmte Elemente konfigurieren Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Konfiguration finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch 16 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Einf hrung in TaskSpace Registerkarte Elemente ffnen Auf der Registerkarte Elemente ffnen werden alle Elemente angezeigt die in TaskSpace ge ffnet oder initiiert wurden z B zum Anzeigen von Dokumenten oder zum Erledigen von Aufgaben Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 5 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Festlegen der Einstellungen ber den Dialog Einstellungen der durch Klicken auf Einstellungen oben rechts in der TaskSpa
20. ben mit denen Sie Inhalte erfolgreich speichern Aufbewahrungszeitr ume festlegen und die Workflow Initiierung vornehmen k nnen Verwenden von TaskSpace Im nachstehenden Verfahren finden Sie einen kurzen berblick ber die Verwendung von TaskSpace und ber die Informationen in diesem Handbuch 1 10 Melden Sie sich bei TaskSpace an Anweisungen hierzu finden Sie unter Starten der Benutzeroberfl che Seite 11 Der Teil von TaskSpace der zuerst angezeigt wird h ngt von der Konfiguration Ihrer Rolle ab weitere Informationen zum Konfigurieren von Benutzerrollen finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch e Wenn Sie eine Administratorrolle innehaben k nnen Sie m glicherweise alle Registerkarten und Bereiche von TaskSpace sehen e Andernfalls k nnen Sie m glicherweise nur diejenigen Registerkarten und Bereiche von TaskSpace sehen die zu den Ihnen zugewiesenen Aufgaben geh ren Wenn Sie eine Administratorrolle innehaben m ssen Sie u U eine Vielzahl administrativer Aktionen durchf hren beispielsweise die Konfiguration von TaskSpace die Verwaltung von Benutzern und Rollen oder die Verwaltung von Aufgabenwarteschlangen Weitere Anweisungen finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Wenn Ihnen Aufgaben zugewiesen werden m ssen Sie einen Prozess starten und diese Aufgaben bearbeiten Weitere Anweisungen finden Sie unter Kapitel 3 Verwalten von Aufgaben W hrend der Aufgabenbearbeit
21. ce Benutzeroberfl che ge ffnet wird lassen sich zwei Benutzereinstellungen steuern e N chste Aufgabe automatisch abrufen Seite 18 e Entfernen gespeicherter Anmeldedaten Seite 19 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 17 Einf hrung in TaskSpace Abbildung 2 Dialog Einstellungen Einstellungen N chste Aufgabe abrufen I N chste Aufgabe automatisch abrufen Gespeicherte Anmeldedaten Repository Benutzername Kennwort Benutzername und Kennwort TaskSpaceGA2 dmadmin Enfernen Durch Entfernen gespeicherter Anmeldedaten wird das Repository nicht entfernt Sie m ssen nur die Anmeldedaten erneut eingeben N chste Aufgabe automatisch abrufen Wenn diese Einstellung aktiviert ist wird Ihnen automatisch die n chstfolgende Aufgabe in Ihrer Aufgabenwarteschlange zugewiesen sobald Sie eine zugewiesene Aufgabe abgeschlossen haben So legen Sie diese Einstellung fest 1 Klicken Sie im Dialog Einstellungen auf das Kontrollk stchen neben der Option N chste Aufgabe automatisch abrufen um die Einstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren Wenn dieses Feld ein H kchen enth lt ist die Einstellung aktiviert Ist das Feld leer dann ist die Einstellung deaktiviert 2 Klicken Sie auf OK 18 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Einf hrung in TaskSpace Entfernen gespeicherter Anmeldedaten Wenn Sie zuvor angegeben hatten dass Anmeldeinformationen im TaskSpace Anmeldeb
22. e Felder k nnen bei Bedarf bearbeitet werden Wenn mehrere Dateien f r den Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Import ausgew hlt wurden gelangen Sie mit Weiter zu den Informationen f r die n chste Datei 5 Um den Importvorgang abzuschlie en klicken Sie im Dialog Importieren Dateiauswahl auf Beenden Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten Wenn Sie Aufgaben ber eine Aufgabenlisten Registerkarte bearbeiten und dabei zun chst eine Aufgabe ausw hlen und dann im Kontextmen die Option Ansicht w hlen wird die Aufgabenaktivit t auf der Registerkarte Elemente ffnen ge ffnet Die verf gbaren oder zum Abschlie en der Aufgabenaktivit t notwendigen Aktionen sind abh ngig vom jeweiligen Prozess und von der Aufgabenkonfiguration Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten einer Aufgabe Seite 26 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 43 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen 44 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Glossar ACL Eine Zugriffssteuerungsliste Access Control List ACL ist eine Liste mit Eintr gen f r die Zugriffssteuerung wobei in diesen Eintr gen die Zugriffsberechtigungen und Einschr nkungen definiert sind die f r die Objekte durchgesetzt werden f r die die ACL gilt Jedem SysObject ist genau eine ACL zugeordnet Wenn die Repository Sicherheit aktiviert ist und ein Benutzer versucht auf e
23. en Text in der TaskSpace Benutzeroberfl che ausw hlen indem Sie auf Mehr Optionen klicken und die Sprache ausw hlen 7 Um eine Verbindung zum Repository ber einen bestimmten Server herzustellen klicken Sie auf Mehr Optionen und w hlen Sie den gew nschten Server im Listenfeld Server aus Die Standardeinstellung lautet Jeder ausgef hrte Server 8 Wenn Sie Zugriffsfunktionen verwenden m chten klicken Sie auf Mehr Optionen und aktivieren Sie Zus tzliche Zugriffsoptionen Der Zugriffsmodus erm glicht lineare Navigation Registerkartennavigation Verwendung von Listen anstelle von Men s und stellt zus tzlichen beschreibenden Text bereit 9 Gehen Sie zum ndern des Kennworts wie folgt vor Hinweis Wenn Ihr Unternehmen Lightweight Directory Access Protocol LDAP verwendet k nnen Sie Ihr Kennwort auf der TaskSpace Anmeldeseite nicht ndern 12 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Einf hrung in TaskSpace Erkundigen Sie sich bei Ihrem Systemadministrator wie Sie Ihr Kennwort ndern k nnen Klicken Sie auf Mehr Optionen b Klicken Sie auf Kennwort ndern c Geben Sie Ihr jetziges Kennwort und das neue Kennwort ein d Klicken Sie auf Anwenden 10 Klicken Sie auf Anmelden Die TaskSpace Software ermittelt die Rollenmitgliedschaften Ihres Benutzerkontos und es wird festgestellt welche dieser Rollen f r die Verwendung in der TaskSpace Benutzeroberfl che konfiguriert sind e Wenn Ihr Anmeldekont
24. enten finden Sie unter Importieren von Ordnern und Dokumenten Seite 42 e Einen neuen Ordner erstellen erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgew hlten Ordner F r diese Aktion kann nur ein Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 41 e Die folgenden Elemente im Dropdown Men Weitere Aktionen sind nur dann verf gbar wenn Sie in einem Unterordner oder Dokumentkontextmen die Option Zur Zwischenablage hinzuf gen gew hlt haben Hier verschieben verschiebt den Ordner oder das Dokument in der Zwischenablage in den neu ausgew hlten Ordner Hier kopieren kopiert den Ordner oder das Dokument in der Zwischenablage in den neu ausgew hlten Ordner Hier verkn pfen verkn pft den Ordner oder das Dokument in der Zwischenablage mit dem neu ausgew hlten Ordner Zwischenablage anzeigen ffnet den Dialog Zwischenablage mit den Elementen die sich derzeit in der Zwischenablage befinden 40 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Erstellen von Ordnern In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Sie einen Ordner erstellen So erstellen Sie einen Ordner 1 Klicken Sie auf Neuer Ordner oder w hlen Sie in einem Kontextmen auf einer Ordnerregisterkarte auf der Registerkarte Elemente ffnen die Option Neuer Ordner Der Dialog Neuer Ordner Erstellen wird ge ffnet Dieser Dialog e
25. er eingef gt oder in einen anderen Ordner verschoben werden kann Aktionen im Kontextmen f r Dokumente Die folgenden Aktionen sind f r Dokumente verf gbar Bearbeiten ffnet das Dokument im Dokumentanzeigeprogramm und erm glicht das Bearbeiten der Dokumentattribute Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal bearbeiten ffnen ffnet das Dokument im Dokumentanzeigeprogramm im schreibgesch tzten Modus Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal anzeigen Anzeigen ffnet das Dokument im Anzeigeprogramm in einem Popup Fenster jedoch nur dann wenn bereits ein anderes Dokument im Anzeigeprogramm auf der Registerkarte Elemente ffnen angezeigt wird Auschecken sperrt das Dokument Bei ausgecheckten Dokumenten wird links vom Dateinamen ein Schl sselsymbol eingeblendet In das Kontextmen werden die Optionen Einchecken nderungen speichern und Sperre des Dokuments aufheben und Auschecken abbrechen Sperre des Dokuments aufheben ohne die nderungen zu speichern aufgenommen Exportieren ffnet einen standardm igen Dialog Ordner ausw hlen in dem Sie einen Zielordner ausw hlen und dann den Export mit OK abschlie en k nnen Eigenschaften zeigt die Dokumenteigenschaften an F r diese Aktion kann nur ein Dokument ausgew hlt werden L schen l scht das ausgew hlte Dokument Zur Zwischenablage hinzuf gen f gt das ausgew hlte Dokument der Zwischenablage hinzu damit es eingef gt oder in einen anderen Ordner verschoben we
26. eroberfl chen ber die die Wissensarbeiter auf Workflows Gesch ftsprozesse und Funktionen zum Abrufen von Dokumenten zugreifen k nnen e Administration Administratoren k nnen TaskSpace Komponenten warten Rollen f r Benutzer definieren Anwendungen mit Dokumenten und Ordnern verkn pfen und Sicherheit auf diese Dokumente und Ordner anwenden Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 9 Einf hrung in TaskSpace Integration der Gesch ftsprozessverwaltung EMC Documentum Process Suite nutzt Funktionen zum Definieren Ausf hren berwachen und Optimieren von Gesch ftsprozessen ber Gesch ftsbereiche Systeme und Anwendungen hinweg Dokumentanzeige Benutzer k nnen Dokumente und Bilder ber ein Anzeigeprogramm eines Drittanbieters anzeigen und mit Anmerkungen versehen beispielsweise mittels IGC Braval Daeja ViewOne Pro oder Adobe Acrobat Abrufen von Informationen Es ist m glich Daten und Dokumente zu extrahieren und so die Kundenw nsche abzurufen und zu bearbeiten Die Informationen k nnen ber Metadaten Suchfunktionen oder auch durch Durchsuchen der Ordner und Kategorien im Repository abgerufen werden Erfassungsintegration Dank der Integration von EMC Captiva und EMC Documentum sind Benutzer in der Lage einen Scanvorgang aus einem Gesch ftsprozess heraus erneut anzufordern Die Integration erleichtert au erdem die Bildung eines einheitlichen Pr fpfads und es werden bidirektionale R ckmeldungen abgege
27. iguriert werden dass damit die Standardaufgabenansicht oder auch eine Aufgabenansicht mit einer integrierten Dokumentansicht dargestellt wird Aufgabenvorlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 49 Glossar Aufgabenansicht Eine Ansicht die eine Aufgabenvorlage enth lt Umfasst in der Regel alle Elemente die f r die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind meist Prozessdaten Aufgabenanweisungen eine Dokumentunterkomponente und eine Reihe von Aktionsschaltfl chen f r die Bearbeitung der Aufgaben Diese Ansicht wird ge ffnet wenn ein Benutzer auf eine Aufgabe zugreift TaskSpace Eine browserbasierte Benutzeroberfl che die f r die Bearbeitung von Aufgaben und das Abrufen von Dokumenten optimiert ist TaskSpace Anwendung Eine Zusammenstellung von Komponenten Registerkarten Rollen und anderen Objekten mit bestimmten Konfigurationseinstellungen Die TaskSpace Installation umfasst eine Basisanwendung mit der Bezeichnung TaskSpace Auf Grundlage dieser oder anderer Anwendungen k nnen Sie neue Anwendungen erstellen und konfigurieren Diese Anwendungen als Gruppe werden als TaskSpace Anwendungen angesehen tragen jedoch jeweils eine vom Benutzer zugewiesene Bezeichnung Siehe auch Untergeordnete Anwendung TaskSpace Anwendungskomponente Eine Vorlage die in Forms Builder erstellt und einer TaskSpace Anwendung hinzugef gt wird T
28. ildschirm gespeichert werden sollen k nnen Sie die gespeicherten Anmeldeinformationen ber den Dialog Einstellungen entfernen 1 Klicken Sie im Dialog Einstellungen auf Entfernen rechts neben den gespeicherten Anmeldeinformationen Der Dialog Anmeldedaten entfernen wird ge ffnet in dem Sie aufgefordert werden das Entfernen der gespeicherten Anmeldeinformationen zu best tigen Klicken Sie auf OK Der Dialog Einstellungen wird wieder ge ffnet Die gespeicherten Anmeldeinformationen wurden entfernt Klicken Sie auf OK Schlie en der Benutzeroberfl che Im nachstehenden Verfahren wird beschrieben wie Sie sich von TaskSpace abmelden und die Benutzeroberfl che schlie en k nnen So melden Sie sich bei TaskSpace ab 1 Stellen Sie sicher dass alle Arbeiten in TaskSpace abgeschlossen sind und die nderungen gespeichert wurden Klicken Sie oben in der Benutzeroberfl che auf Abmelden Ein TaskSpace Dialog wird ge ffnet Hier wird eine Meldung angezeigt dass Sie sich erfolgreich abgemeldet haben Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 19 Einf hrung in TaskSpace 20 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Kapitel 2 Verwenden einer Ordnerregisterkarte Der Name und die Funktionen der Ordnerregisterkarte k nnen sich ndern je nachdem wie die Registerkarte vom Systemadministrator oder Anwendungsentwickler konfiguriert wird Die Hauptfunktionen der Ordnerregisterkarte entspreche
29. in SysObject z B ein Dokument zuzugreifen muss dieser Benutzer der Eigent mer des Objekts sein oder in Form eines Eintrags in der ACL ber eine Zugriffsberechtigung f r das Objekt verf gen Ist keine dieser beiden Bedingungen erf llt kann der Benutzer nicht auf das Objekt zugreifen Hierbei ist zu beachten dass Benutzer in jedem Fall ber Lesezugriff f r die Objekte verf gen deren Eigent mer sie sind Acrobat Reader Ein Drittanbieter Anzeigeprogramm von Adobe ACS Accelerated Content Server Aktionsschaltfl che Eine Schaltfl che die beim Anklicken eine Systemaktivit t ausl st Administration Registerkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die Funktionen zum Verwalten von Benutzern und Rollen enth lt Administratoren Benutzer die f r die Verwaltung der TaskSpace Anwendungen verantwortlich sind Anmerkung Ein grafischer oder schriftlicher Vermerk oder Kommentar f r ein Dokument Mit Anmerkungen werden Dokumentinhalte kommentiert markiert oder hervorgehoben ohne den Inhalt des Originaldokuments zu ndern Benutzer k nnen ihre eigenen Anmerkungen anzeigen bearbeiten und erstellen Mit der entsprechenden Berechtigung k nnen sie auch die Anmerkungen anderer Benutzer anzeigen Annotation Service Ein Dienst mit dem Benutzer Anmerkungen abrufen speichern und bearbeiten k nnen Anwendungsentwickler Benutzer die f r das Konfigurieren der TaskSpace Anwendungen geschult sind Benutzerhandbuch zu EMC Docume
30. ktivit ten durchgef hrt werden die je nach Prozess und Workflow Design unterschiedlich sind So bearbeiten Sie eine Aufgabe 1 ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte 2 Suchen Sie ggf nach einer Aufgabe oder sofern verf gbar ffnen Sie einen bestimmten Eingangsordner in der Strukturansicht im linken Bereich der Registerkarte und suchen Sie dort die gew nschte Aufgabe 26 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwalten von Aufgaben 3 W hlen Sie eine ruhende Aufgabe in der Aufgabenliste aus klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und w hlen Sie die Option Anzeigen Der Dialog Startaktivit t f r die ausgew hlte Aufgabe wird auf der Registerkarte Elemente ffnen eingeblendet 4 In Abh ngigkeit von der Konfiguration den rollenbasierten Berechtigungen und dem Workflow Design stehen verschiedene Aktionen bereit mit denen Sie die ausgew hlte Aufgabe bearbeiten und abschlie en k nnen beispielsweise e Anzeigen und Indizieren eines Dokuments e Anh ngen eines oder mehrerer Dokumente e Eingeben von Informationen oder Hinzuf gen von Kommentaren e Erstellen eines Ordners e Ablehnen oder Neuzuweisen der Aufgabe 5 Um die Aufgabe abzuschlie en klicken Sie auf bermitteln Weiterleiten oder Beenden je nachdem welche Schaltfl che angezeigt wird Je nach Konfiguration und rollenbasierten Benutzerberechtigungen k nnen viele weitere Aktionen verf gbar sein wie z B Seitenbearbeitu
31. leichzeitig ndern k nnen 2 Bearbeiten Sie das Dokument nach Bedarf mit den Funktionen im Anzeigeprogramm Nehmen Sie beispielsweise Anmerkungen in das Dokument auf ndern Sie diese Anmerkungen oder bearbeiten Sie die Dokumentattribute Weitere Anweisungen zum ndern von Dokumenten finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 35 3 Klicken Sie abschlie end auf Speichern um die am Dokument vorgenommenen nderungen zu speichern Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Dokumente k nnen aus einem Suchergebnissatz auf die folgende Weise exportiert werden So exportieren Sie eines oder mehrere Dokumente die in einem Suchergebnissatz oder Ordner aufgef hrt werden 1 W hlen Sie das gew nschte Dokument im Ergebnissatz aus klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Exportieren Sie k nnen auch eines oder mehrere Dokumente im Ergebnissatz ausw hlen und dann auf Exportieren klicken Ein standardm iger Dialog Ordner ausw hlen wird ge ffnet 2 W hlen Sie einen Zielordner aus und klicken Sie dann auf OK um den Exportvorgang abzuschlie en Arbeiten mit Ordnern Ein in einem Suchergebnissatz zur ckgegebener Ordner kann ge ffnet werden indem Sie entweder auf diesen Ordner doppelklicken oder mit der rechten Maustaste auf ihn klicken und ffnen w hlen Der Ordner und sein Inhalt werden f r den Zugriff in der Registerkarte Elemente ffnen innerhalb einer Ord
32. liert der Inhalt im rechten Fensterbereich angezeigt werden soll k nnen Sie im Listenfeld Anzeigen durch Auswahl einer der folgenden Optionen festlegen e Dokumente zeigt alle Dokumente im Stammordner an e Dokumente und Unterordner zeigt alle Dokumente im Stammordner sowie alle Unterordner des Stammordners an e Dokumente und Dokumente in Unterordnern zeigt alle Dokumente im Stammordner sowie alle Dokumente in Unterordnern des Stammordners an e Dokumente Unterordner und Dokumente in Unterordnern zeigt alle Dokumente im Stammordner alle Unterordner des Stammordners sowie alle Dokumente in Unterordnern des Stammordners an Die folgende Abbildung zeigt eine Ordnerstrukturansicht auf der Registerkarte Elemente ffnen wie in der TaskSpace Beispielanwendung konfiguriert Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 37 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Abbildung 7 TaskSpace Beispielanwendung Ordnerstrukturansicht E Documentum TaskSpace Microsoft Internet Explorer Ele Edit Wew Favorites Tools Help Oak O a aA A A seah Srravoies O O Sir Einstellungen Abmeldung Suchen Aufgaben Prozesse Eigener Ordner Elemente ffnen m dmadmin TIFF Large Medium _ al Anzeigen pomene H DE A Smal11 tif 3 28 2007 11 10 AM Smal12 tif 3428 2007 11 10 AM A Sman3 tit 3 28 2007 11 10 AM O Smanta tif 3428 2007 11 10 AM O Smans tif 3
33. n Rollen und anderen Anwendungseinstellungen enth lt DFC Documentum Foundation Classes Dezentraler Cache Die erforderlichen Funktionen mit denen der Zeitaufwand f r das Abrufen von Dokumenten ber ein Netzwerk verringert wird Dies ist insbesondere bei dezentralen Arbeitsumgebungen z B Filialen von Bedeutung Dokument Eine oder mehrere Dateien mit denselben Metadaten Ein Dokument kann ein Element in einem Ordner sein und dabei einen beliebigen Typ aufweisen z B Bild oder Text Document Image Services Document Image Services verarbeitet bildorientierte Dokumente und unterst tzt eine Vielzahl von Anzeigeprogrammen von Drittanbietern Zu den Funktionen geh ren Seitendienste Anmerkungen Zertifizierungen sowie die Verwendung mit oder ohne TaskSpace 46 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Glossar Dokumentbildanzeige Eine Komponente von Drittanbietern zur Darstellung von Dokumenten und Bildern f r Dokumentbildformate wie TIFF oder PDF Das Anzeigeprogramm kann inline oder in einem separaten Fenster ge ffnet werden Dokumentansicht Eine Ansicht die eine Dokumentansichtsvorlage enth lt Umfasst in der Regel ein Bild und Metadaten Diese Ansicht wird ge ffnet wenn ein Benutzer ein Dokument anzeigt Dokumentansichtsvorlage Eine Vorlage die zur Darstellung eines Dokuments in TaskSpace erforderlich ist Die Dokumentansichtsvorlage enth lt die Metadaten des Dokuments sowie ein Bildanzeigeprogramm in
34. n Wenn Sie die Registerkarte ffnen werden ggf schon die aktuellen Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt ohne dass Sie eine Suche durchf hren m ssten So suchen Sie nach Aufgaben 1 ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte 2 Geben Sie Werte in mindestens eines der Suchfelder im oberen Bereich der Registerkarte ein 3 Klicken Sie auf Start Die Suchergebnisse werden in der Aufgabenliste unterhalb der Suchfelder aufgef hrt Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel f r eine Aufgabenlisten Registerkarte die in der TaskSpace Beispielanwendung konfiguriert wurde Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 25 Verwalten von Aufgaben Abbildung 4 TaskSpace Beispielanwendung Aufgabenlisten Registerkarte Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Mr Oma O A A De Zaren ESS m JH Adresse amp http 10 27 5 79 8080 taskspace taskspace library uiframework login jsp lt lt Suchen Aufgaben _ Prozesse Eigener Ordner _ Elemente ffnen esx2D lmagingRepo1 Ich stehe zur Verf gung Nach Aufgaben suchen Absender D Gesendet von Datum G An Pim Anzeigen mie Aufgaben 1 7 ProcessClaimDocs1 acquired 20 dmadmin 4 2 2007 8 21 PM jl Process Data Mapping paused 0 esx2D lmagingRepo1 4 2 2007 7 31 PM ProcessClaimDocs2 acquired 20 dmadmin 44212007 12 59 PM Bearbeiten einer Aufgabe Beim Bearbeiten einer Aufgabe m ssen verschiedene zusammengeh rige A
35. n option oder Schaltfl che verwendet wird um eine Aktion in TaskSpace durchzuf hren Bild Ein generischer Begriff f r eine elektronische Darstellung von Daten z B ERM Dokumente Enterprise Report Management gescannte Bilder Rasterbilder und CAD Zeichnungen Vektorgrafiken Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 47 Glossar Eingang Eine Aufgabenliste f r einen einzelnen Benutzer Ein benutzerspezifischer Bereich in dem die Aufgaben aufgef hrt sind die dem Benutzer derzeit zugewiesen sind Vererbung Die bernahme von Konfigurationseinstellungen von einer bergeordneten Anwendung Siehe auch Untergeordnete Anwendung Initiierungsvorlage f r Prozesse Siehe Prozessinitiierungsvorlage Elemente ffnen Registerkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die dynamisch erstellt wird sobald ein Benutzer einen Ordner oder ein Dokument anzeigt oder auf eine Aufgabe zugreift Seitendienste Eine Funktion bei der die Dokumentseiten im TIFF und PDF Format einzeln zur ckgegeben werden sodass unterst tzte Anzeigeprogramme die erste Seite schon dann darstellen k nnen w hrend der Rest des Dokuments noch geladen wird Bei sicheren PDF Dateien stehen die Seitendienste nicht zur Verf gung Prozess Ein Gesch ftsprozess der in Business Process Manager definiert ist Prozessinitiierungsvorlage Eine Vorlage mit der der Benutzer Daten f r die Initiierung eines Prozesses festlegen kann Prozessinitiierungsv
36. n dem Arbeiten mit Ordnern in der Ordneransicht auf der Registerkarte Elemente ffnen Weitere Informationen zu den grundlegenden Ordneransichtsfunktionen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 37 Allerdings ist die Ordnerregisterkarte so konfiguriert dass sie standardm ig einen festen Ordnerspeicherort ffnet In Abh ngigkeit von den Konfigurationseinstellungen f r Ihre Ordnerregisterkarte kann sich der angezeigte Elementtyp ndern Neben Ordnern und Dokumenten sehen Sie m glicherweise auch Prozesse In diesem Fall k nnen Sie einen Prozess von einer Ordnerregisterkarte aus anzeigen ausw hlen und starten Weitere Informationen zum lnitiieren eines Prozesses finden Sie unter Starten eines Prozesses Seite 23 Eine Ordnerregisterkarte kann auch die folgenden Aktionsschaltfl chen umfassen Importieren ffnet einen Dialog f r den Dateiimport in dem eines oder mehrere Dokumente f r den Import in den ausgew hlten Ordner ausgew hlt werden k nnen F r den Import von Dokumenten kann nur ein Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Importieren von Ordnern oder Dokumenten finden Sie unter Importieren von Ordnern und Dokumenten Seite 42 Neuer Ordner erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgew hlten Ordner F r das Erstellen von Dokumenten kann nur ein einziger Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 41 Bearbeiten
37. ne Suchregisterkarte die in der TaskSpace Beispielanwendung konfiguriert wurde Abbildung 5 TaskSpace Beispielanwendung Suchregisterkarte pace 050 erne plore x Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Ar Oz O A DA Zaren OS m JH Adresse E http 10 27 5 79 8080 taskspace taskspace library uiframework login jsp v inks Start Einstellungen Abmeldung 2 lt Suchen Aufgaben 1 Brozesse Eigener Ordos Elemente ffnen Suchen nach Pstautroigersearch Name TIFF Suchen Suchergebnisse object name r_object type r_object id owner_name D tiFF dm_folder 0b000001800019a6 dmadmin ROEG G E E Tee 30 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden einer Suchregisterkarte Arbeiten mit Dokumenten Folgende Aktivit ten sind f r Dokumente verf gbar die in einem Suchergebnissatz zur ckgegeben werden e Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Seite 31 e ndern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Seite 31 e Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Seite 32 Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz In einem Suchergebnissatz zur ckgegebene Dokumente lassen sich mithilfe eines konfigurierten Dokumentanzeigeprogramms leicht anzeigen So zeigen Sie ein Dokument an das in einem Suchergebnissatz aufgef hrt ist 1 W hlen Sie das gew nschte Dokument im Ergebnissatz aus klicken Sie mit der
38. nerbaumstruktur angezeigt Weitere 32 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Verwenden einer Suchregisterkarte Informationen zum Arbeiten mit Ordnern in der Registerkarte Elemente ffnen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 37 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 33 Verwenden einer Suchregisterkarte 34 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Kapitel 5 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen In diesem Kapitel werden die Funktionen beschrieben die auf der Registerkarte Elemente ffnen verf gbar sind Auf dieser Registerkarte werden die Elemente dargestellt die ber andere Registerkarten ge ffnet werden Folgende Funktionen sind verf gbar e Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 35 e Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 37 e Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten Seite 43 Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Wenn ein Dokument in TaskSpace ge ffnet wird wird es auf der Registerkarte Elemente ffnen unter Verwendung des festgelegten Anzeigeprogramms f r den Typ der Dokumentdatei angezeigt Folgende Dokumentanzeigeprogramme werden unterst tzt e Brava von IGC nur f r TIFF und PDF Dateien e Adobe Acrobat Reader schreibgesch tzt und nur f r PDF Dateien e Daeja ViewONE Pro Die Anzeigeprogramme IGC Brava und Daeja unterst tzen beide das Erstellen und Anzeigen von Anmerkungen Adobe Acrobat Reader 7 0 unterst t
39. ng Bildanzeigevorg nge Kommentieren Drucken und Exportieren Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 5 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Festlegen der Workflow Verf gbarkeit Auf einer Aufgabenlisten Registerkarte k nnen Sie ber Ihren Eingangsstatus deutlich machen dass Sie nicht verf gbar sind und Sie k nnen einen Vertreter festlegen Ihr Status kann zwischen verf gbar und nicht verf gbar wechseln Standardm ig lautet Ihr Status Ich stehe zur Verf gung So ndern Sie Ihren Status in nicht verf gbar ndern des Workflow Status in nicht verf gbar 1 ffnen Sie auf einer Aufgabenlisten Registerkarte Ihren Eingangsordner und klicken Sie oben im rechten Fensterbereich auf den Link Ich stehe zur Verf gung Der Dialog Workflow Verf gbarkeit wird ge ffnet 2 Aktivieren Sie im Dialog Workflow Verf gbarkeit das Kontrollk stchen links neben der Option Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung 3 W hlen Sie einen anderen Benutzer aus an den Ihre Aufgaben weitergeleitet werden sollen Klicken Sie hierzu auf Bearbeiten Ein Dialog Benutzer ausw hlen wird ge ffnet in dem die TaskSpace Benutzer aufgef hrt werden 4 W hlen Sie den gew nschten Benutzer aus und klicken Sie auf OK Der Dialog Workflow Verf gbarkeit wird mit dem ausgew hlten Benutzernamen erneut ge ffnet Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 27 Verwalten von Aufgaben 5 Klicken Sie auf OK um zur A
40. nnenenn 11 TaskSpace Benutzer iri ioiii ei ar rE EA AEA A R E AAN ah 14 TaskSpace Registerkarten eseeesereserereeeseseserereserereserereresesererereseeeeeseseeese 14 Ordnerregisterkarte niorse renis nane EEEE E eE K E ET T En E aS 15 Aufgabenlisten Registerkarte seeeseseserereeesseererereeerereeeeeeeeeseeeeeseseeeee 15 Suchregisterkarte anne ai IR sn a A 15 Prozessregisterkarte ueeeenenenesenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenensnenenenenenenn 16 Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung eeeeseeeeeseneneeenenenenen 16 Registerkarte Administration eeeeeeesesenesenenenenenenenenenenenenennnnnenenenenenenenenn 16 Registerkarte Konfiguration eeeeeeeeeesenesenenenenenenenenenenenenensnenenenenenenenenenn 16 Registerkarte Elemente ffnen eeeeeseeesenesenenenenenenenenenenennnenenenenenenenenn 17 Festlegen der Einstellungen uuesesesesesenesenenenenenenenenenenenenenenenensnenenenenenenn 17 N chste Aufgabe automatisch abrufen eeeseeesesesenenenenenenenenenenenenenenenenn 18 Entfernen gespeicherter Anmeldedaten 22222222020202000ssnnnnnnnnnnn nn 19 Schlie en der Benutzeroberfl che 022220200s0ssnenensnnnennnnnnnennnnnnnnnenenn 19 Verwenden einer Ordnerregisterkarte _ u 2244004n0sssnnnnnnsnnnnnnnsnnnnnsnsnnnn 21 Verwalten von Aufgaben __ eesssnnenssssssssnnnunnsnsnssssssnnnnnnnsnsssnsennnnnnsnssnssnnen 23 Starten eines Prozesses
41. nth lt die Registerkarten 1 Erstellen 2 Info und 3 Berechtigungen 2 Geben Sie auf der Registerkarte 1 Erstellen einen Namen f r den neuen Ordner ein und w hlen Sie einen Typ aus Standardm ig ist der Typ bereits auf Ordner dm_folder eingestellt was in der Regel der zutreffende Typ ist Klicken Sie auf Weiter um mit der Registerkarte 2 Info fortzufahren oder auf Beenden wenn Sie die auf den Registerkarten 2 Info und 3 Berechtigungen angegebenen Standardwerte bernehmen und die Erstellung des Ordners abschlie en m chten 3 F r die Registerkarte 2 Infos gilt Folgendes a Der Ordnername wird angezeigt den Sie auf der vorherigen Registerkarte eingegeben haben Nach Wunsch k nnen Sie auch einen Titel und ein Thema festlegen b Um Suchw rter f r den Ordner einzutragen klicken Sie auf Bearbeiten neben der Option Suchw rter c Das Feld Eigent mername enth lt standardm ig den Namen des aktuellen Benutzers Wenn Sie den Namen des Eigent mers ndern m chten klicken Sie auf Bearbeiten d Mit Weitere anzeigen rufen Sie weitere Eigenschaften f r den Ordner ab e Klicken Sie auf Weiter um mit der Registerkarte 3 Berechtigungen fortzufahren oder auf Beenden wenn Sie die auf der Registerkarte 3 Berechtigungen angegebenen Standardwerte bernehmen und die Erstellung des Ordners abschlie en m chten 4 Auf der Registerkarte 3 Berechtigungen k nnen Sie verschiedene Arten von Berechtigungen f r den
42. ntum TaskSpace Version 6 45 Glossar BOCS Branch Office Caching Server Brava Ein Drittanbieter Anzeigeprogramm von IGC Byte Streaming Vorgang bei dem ein Dokument nach und nach bermittelt wird sodass es noch vor Abschluss der bertragung angezeigt werden kann Diese Funktion steht meist f r das Verfahren das bei Adobe Acrobat Reader zum Einsatz kommt Die Seitendienste sind eine flexiblere Optimierung des Dokumentenabrufs Untergeordnete Anwendung Eine TaskSpace Anwendung die auf einer anderen TaskSpace Anwendung beruht also auf Grundlage dieser Anwendung erstellt wurde Eine Anwendung erbt alle Konfigurationseinstellungen von der jeweils bergeordneten Anwendung Sie k nnen neue Komponenten Registerkarten oder Rollen in die neue Anwendung aufnehmen oder speziell f r diese Anwendung erstellen nderungen die in der untergeordneten Anwendung vorgenommen werden wirken sich nicht auf die bergeordnete Anwendung aus Komponente Eine Vorlage die in Forms Builder erstellt und einer TaskSpace Anwendung hinzugef gt wird Konfigurationsdienst Ein Dienst mit dem die Konfigurationsparameter f r Document Image Services festgelegt und abgerufen werden Zu diesen Parametern geh ren systembasierte Konfigurationen rollenbasierte Konfigurationen und benutzerdefinierte Konfigurationen Konfiguration Registerkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die Funktionen f r das Konfigurieren von Komponenten Prozessen Registerkarte
43. o nur einer Rolle als Mitglied angeh rt wird die TaskSpace Benutzeroberfl che ge ffnet Die verf gbaren Elemente in der Benutzeroberfl che h ngen von Ihrer Rolle ab e Wenn Ihr Anmeldekonto mehreren Rollen als Mitglied angeh rt werden Sie aufgefordert eine Rolle auszuw hlen Falls Ihr Konto Mitglied einer Rolle ist die ihrerseits einer anderen Rolle als Mitglied angeh rt wird auch die geerbte Rolle in der Liste aufgef hrt sofern diese Rolle f r die Verwendung in der TaskSpace Benutzeroberfl che konfiguriert wurde Rolle ausw hlen Zugewiesene Rolle zur Verwendung in TaskSpace ausw hlen ts_designer 11 Wenn Sie dazu aufgefordert werden w hlen Sie eine Rolle aus und klicken Sie auf Ausw hlen Die TaskSpace Benutzeroberfl che wird ge ffnet Die verf gbaren Elemente in der Benutzeroberfl che h ngen von der ausgew hlten Rolle ab Hinweis Nach dem Anmelden k nnen Sie ber das Listenfeld in der oberen Leiste zu einer anderen Rolle wechseln Die Benutzeroberfl che wird gem der neuen Rolle angepasst Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 13 Einf hrung in TaskSpace TaskSpace Benutzer In diesem Abschnitt werden einige der typischen TaskSpace Benutzer beschrieben Tabelle 2 TaskSpace Benutzer Benutzer Beschreibung Anwendungsen Benutzer die f r das Konfigurieren des Systems geschult sind twickler aber nicht unbedingt Erfahrung mit Java Programmierung haben Entwickler Benut
44. o und 2 Kommentare Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 23 Verwalten von Aufgaben 3 Geben Sie auf der Registerkarte 1 Info die entsprechenden Informationen ein 4 Falls eine Anlage hinzugef gt werden soll klicken Sie au erdem auf der Registerkarte 1 Info auf Hinzuf gen a Um die Dateien zu finden die Sie anh ngen m chten klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte und suchen die Dateien auf der Registerkarte In Registerkarten die den Repository Knoten entsprechen navigieren Sie wie durch Repository Knoten b Klicken Sie auf Hinzuf gen c Wenn Sie eine Datei anh ngen die ber Verkn pfungen zu anderen Dateien verf gt k nnen Sie die verkn pften Dateien mit Verkn pfte Objekte automatisch hinzuf gen ebenfalls aufnehmen d Wenn Sie eine angeh ngte Datei entfernen m chten klicken Sie entweder auf L schen oder auf Entfernen 5 Klicken Sie auf Weiter Die Registerkarte 2 Kommentare wird ge ffnet Wenn Sie einen Kommentar hinzuf gen m chten klicken Sie auf Hinzuf gen a Geben Sie auf der Seite Kommentar hinzuf gen Ihre Kommentare in das Feld Kommentar ein b W hlen Sie die Benutzer aus an die der Kommentar gesendet werden soll e F r nachfolgende Empf nger Der Kommentar wird an alle brigen Benutzer im Workflow gesendet e Nurf r die n chsten Empf nger Der Kommentar wird nur an die Benutzer gesendet denen die n chste Aufgabe im Workflow zugewiesen ist c
45. orden sind m ssen Sie u U Aufgaben verwalten Prozesse werden entweder ber eine Ordnerregisterkarte oder ber eine Suchregisterkarte initiiert Sobald ein Prozess initiiert wurde stehen die zugeh rigen Aufgaben auf einer Aufgaben oder Aufgabenlisten Registerkarte zur Verf gung Die tats chlichen Bezeichnungen der Registerkarten sind abh ngig von der jeweiligen Systemkonfiguration Die Aufgabenaktivit ten befinden sich auf der Registerkarte Elemente ffnen e Starten eines Prozesses Seite 23 e Bearbeiten von Aufgaben Seite 24 e Festlegen der Workflow Verf gbarkeit Seite 27 Starten eines Prozesses In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Sie einen Prozess initiieren So starten Sie einen Prozess 1 Suchen Sie den gew nschten Prozess wie folgt in TaskSpace e ffnen Sie eine Ordner oder Suchregisterkarte Die Bezeichnung der Registerkarte ist abh ngig von der jeweiligen Konfiguration Suchen Sie dann ggf den gew nschten Prozess oder navigieren Sie zu diesem Prozess e ffnen Sie eine Prozessregisterkarte Die Bezeichnung der Registerkarte ist abh ngig von der jeweiligen Konfiguration 2 Markieren Sie den gew nschten Prozess klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie die Option Starten Auf einer Prozessregisterkarte markieren Sie den gew nschten Prozess und klicken Sie auf Prozess starten Ein Dialog Workflow starten Info wird ge ffnet Dieser Dialog enth lt zwei Registerkarten 1 Inf
46. orlagen werden von Anwendungsentwicklern in Forms Builder konfiguriert Prozessregisterkarte Eine Registerkarte in TaskSpace die eine Liste verf gbarer Gesch ftsprozesse enth lt von der aus Administratoren einen zu startenden Prozess ausw hlen k nnen Warteschlange Eine Aufgabenliste f r mehrere Benutzer Arbeitswarteschlangen Verwaltung Registerkarte Eine Registerkarte in TaskSpace mit der ein Administrator Warteschlangen verwalten kann Bei der Arbeitswarteschlangen Verwaltung k nnen Sie bestimmten Benutzern Warteschlangen zuweisen die Definition der Fertigkeiten f r eine Benutzergruppe konfigurieren die Arbeitselemente in einer Warteschlange jemand anderem zuweisen sowie die Priorit ten f r Arbeitselemente in einer Warteschlange ndern Rolle Eine Gruppe mit den Benutzern und Gruppen denen in einer Client Anwendungsdom ne bestimmte Aufgaben zugewiesen sind SBO Service based Business Object 48 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Glossar Suchregisterkarte Eine Registerkarte in TaskSpace auf der Benutzer nach Daten im Repository suchen k nnen Suchregisterkarten werden von Anwendungsentwicklern in TaskSpace erstellt Suchvorlage Eine Vorlage die geeignete Felder f r Suchvorg nge eines bestimmten Typs enth lt z B Kunde Dokument oder Aufgabe Wenn die Suchregisterkarte f r die Darstellung mehrerer Suchvorlagen konfiguriert ist werden die verf gbaren Vorlagen im Feld Suchen nach
47. rden kann Aktionsschaltfl chen f r Dokumente Die folgenden Schaltfl chen sind f r Dokumentaktionen verf gbar Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 39 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen e Bearbeiten ffnet das Dokument im Dokumentanzeigeprogramm und erm glicht das Bearbeiten der Dokumentinformationen Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal bearbeiten e ffnen ffnet das Dokument auf der Registerkarte Elemente ffnen im Dokumentanzeigeprogramm zusammen mit den Dokumentinformationen Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal anzeigen e Anzeigen ffnet das Dokument im Anzeigeprogramm in einem Popup Fenster jedoch nur dann wenn bereits ein anderes Dokument im Anzeigeprogramm auf der Registerkarte Elemente ffnen angezeigt wird e Exportieren ffnet einen standardm igen Dialog Ordner ausw hlen in dem Sie einen Zielordner ausw hlen und dann den Export mit OK abschlie en k nnen Weitere Aktionen Beim Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten stehen zus tzliche Aktionen bereit Durch Klicken auf Weitere Aktionen wird ein Dropdown Men mit den folgenden Funktionen ge ffnet e Importieren ffnet einen Dialog Importieren Dateiauswahl in dem eines oder mehrere Dokumente f r den Import in den ausgew hlten Ordner ausgew hlt werden k nnen F r den Import von Ordnern oder Dokumenten kann nur ein einziger Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Importieren von Ordnern oder Dokum
48. satz 32 Arbeitswarteschlangen Verwaltung Registerkarte 16 Aufgabe Bearbeiten 26 Suchen 25 Aufgaben Bearbeiten 24 Verwalten 23 Aufgabenaktivit ten in Registerkarte Elemente ffnen 43 Aufgabenlisten Registerkarte 15 B Bearbeiten einer Aufgabe 26 Bearbeiten von Aufgaben 24 Beenden von TaskSpace 19 Benutzer 14 Benutzeroberfl che Starten 11 D Dokumentanzeigeprogramm Verwenden 35 Dokumente Importieren 42 Dokumente Aktionen im Kontextmen 39 Dokumente Aktionsschaltfl chen 39 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Index Dom nen Anmelden 12 E Einf hrung in TaskSpace 9 Einstellungen N chste Aufgabe automatisch abrufen 18 Workflow Verf gbarkeit 27 Elemente ffnen Registerkarte 17 Verwenden 35 Erstellen von Ordnern 41 Exportieren von Dokumenten Aus dem Suchergebnissatz 32 Importieren von Dokumenten 42 Importieren von Ordnern 42 K Kennw rter ndern 12 Konfiguration Registerkarte 16 L LDAP ndern des Kennworts 12 Lightweight Directory Access Protocol siehe LDAP N N chste Aufgabe automatisch abrufen Einstellung 18 O Ordner Arbeiten mit aus Suchergebnissatz 32 53 Index 54 Erstellen 41 Importieren 42 Ordner und Dokumente Arbeiten mit 37 Ordnerregisterkarte 15 Verwenden 21 P Prozess Starten 23 Prozessvorlage Starten 23 R Registerkarten TaskSpace 14 Repository Anmelden bei
49. tzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Vorwort Revisionsverlauf Revisionsdatum Beschreibung Oktober 2007 Erste Ver ffentlichung 8 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Kapitel 1 Einf hrung in TaskSpace TaskSpace ist ein browserbasierter Client v a f r das Bearbeiten von Aufgaben und das Abrufen von Dokumenten und geh rt zur Produktgruppe von EMC Documentum Transactional Content Management In den folgenden Themen finden Sie einen berblick ber TaskSpace sowie grundlegende Informationen zur Verwendung von TaskSpace e TaskSpace berblick Seite 9 e Starten der Benutzeroberfl che Seite 11 e TaskSpace Benutzer Seite 14 e TaskSpace Registerkarten Seite 14 e Festlegen der Einstellungen Seite 17 e Schlie en der Benutzeroberfl che Seite 19 TaskSpace berblick Die TaskSpace Software ist eine sofort einsatzbereite detailliert konfigurierbare Benutzeroberfl che f r die Verarbeitung umfangreicher Aufgaben und das Abrufen von Dokumenten Die Benutzeroberfl che ist mit einem integrierten Anzeigeprogramm ausgestattet und erm glicht den Zugang zu den Repository und Inhaltsverwaltungsdiensten von EMC Documentum ber einen normalen Browser Beispiele f r die M glichkeiten in TaskSpace e Erstellungs und Layoutfunktionen ber EMC Documentum Forms Builder Dieses Tool beruht auf dem Komponenten Framework des EMC Documentum Web Development Kit und erm glicht das Entwerfen von Benutz
50. ufgabenlisten Registerkarte zur ckzukehren Der Link enth lt nunmehr den Text Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung So ndern Sie Ihren Status wieder in verf gbar ndern des Workflow Status in verf gbar 1 ffnen Sie auf einer Aufgabenlisten Registerkarte Ihren Eingangsordner und klicken Sie oben im rechten Fensterbereich auf den Link Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung Der Dialog Workflow Verf gbarkeit wird ge ffnet 2 Deaktivieren Sie die Option Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung Bitte leiten Sie meine Aufgaben weiter an Klicken Sie danach auf OK Der Link auf der Aufgabenlisten Registerkarte enth lt nunmehr den Text Ich stehe zur Verf gung 28 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Kapitel 4 Verwenden einer Suchregisterkarte Sie k nnen mithilfe einer Suchregisterkarte nach verschiedenen Informationstypen suchen Der genaue Name der Registerkarte kann sich in Abh ngigkeit von bestimmten Systemkonfigurationseinstellungen ndern e Suchen nach Informationen Seite 29 e Verwenden eines Suchergebnissatzes Seite 30 Suchen nach Informationen Der Hauptzweck einer Suchregisterkarte besteht in der Suche nach Informationstypen einschlie lich Dokumenten Ordnern Prozessen und Aufgaben je nach spezifischer TaskSpace Konfiguration So suchen Sie mithilfe einer Suchregisterkarte nach Informationen 1 ffnen Sie die gew nschte Suchregisterkarte 2 W hlen Sie in der Suchregisterkarte
51. um TaskSpace Version 6 Einf hrung in TaskSpace Abbildung 1 TaskSpace Registerleiste Einstellungen Abmeldung lt lt Konfiguration Administration Aufgaben Eigener Ordner Suchen Prozesse _Arbeitswarteschlangen Verwaltung Elemente l Ordnerregisterkarte Auf einer Ordnerregisterkarte k nnen Benutzer nach Ordnern und Dokumenten suchen und diese anzeigen Auch Prozesse k nnen gesucht und initiiert werden Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 2 Verwenden einer Ordnerregisterkarte Aufgabenlisten Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rolle wird die Aufgabenlisten Registerkarte als Liste oder als Browser dargestellt Wenn Sie gem Ihrer Rolle nur eine einzige Warteschlange anzeigen k nnen finden Sie auf der Aufgabenlisten Registerkarte eine Liste von Aufgaben die dieser Warteschlange zugeordnet sind Falls dagegen die Anzeige mehrerer Warteschlangen gem Ihrer Rolle zul ssig ist enth lt die Aufgabenlisten Registerkarte eine Strukturansicht von Warteschlangen und eine Liste von Aufgaben die der ausgew hlten Warteschlange zugeordnet sind Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel 3 Verwalten von Aufgaben Suchregisterkarte Eine Suchregisterkarte umfasst einen Eingabebereich f r Suchkriterien und einen scrollf higen Bereich f r Suchergebnislisten In Abh ngigkeit von Ihren Berechtigungen d rfen Sie nach Dokumenten Ordnern Dokumenten innerhalb von Ordnern Aufgaben Warteschl
52. ung oder auch zus tzlich zu dieser Bearbeitung m ssen Sie ggf Fallordner oder Dokumente erstellen Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 41 Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 Einf hrung in TaskSpace 5 Nach dem Erstellen der Ordner und Dokumente k nnen Sie die folgenden Aktionen durchf hren e Sie k nnen nach Ordnern Dokumenten oder Kunden suchen Anweisungen hierzu finden Sie unter Kapitel 4 Verwenden einer Suchregisterkarte e Sie k nnen Ordner und Dokumentverwaltungsaktionen durchf hren wie z B das Verschieben von Dokumenten und das Bearbeiten eines Dokuments in seiner urspr nglichen Anwendung Weitere Anweisungen finden Sie unter Kapitel 2 Verwenden einer Ordnerregisterkarte und Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 37 e Siek nnen Dokument und Seitenverwaltungsaktionen im Bildanzeigeprogramm durchf hren wie z B Navigieren Kommentieren Drucken und Exportieren Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 35 Starten der Benutzeroberfl che So k nnen Sie die Benutzeroberfl che starten und sich anmelden 1 ffnen Sie einen unterst tzten Browser Eine Liste der unterst tzten Browser finden Sie in den Release Notes zu Documentum TaskSpace 2 Navigieren Sie zur TaskSpace Benutzeroberfl che unter der folgenden URL http Servername Portnummer Bereitstellungsname appname Anwendungsn
53. zer die f r die Entwicklung und Wartung von Document Imaging Anwendungen auf der Documentum Plattform verantwortlich sind Administratoren Benutzer die f r die Verwaltung und Wartung der TaskSpace Anwendung verantwortlich sind Benutzer Beliebige Endbenutzer beispielsweise Kundendienstmitarbeiter Aufgabenbearbeiter oder Prozesseigent mer TaskSpace Registerkarten Die Funktionen in TaskSpace sind in Registerkarten gegliedert Jede Registerkarte weist eine obere und eine untere Leiste auf Die untere Leiste kann eine oder mehrere Schaltfl chen enthalten mit denen Sie je nach Kontext und Ihren Berechtigungen verschiedene Aktionen durchf hren k nnen Die obere Leiste enth lt eine Registerleiste ein Suchfenster Ihren Benutzernamen Ihre Anmeldungszeit eine Schaltfl che Hilfe und eine Schaltfl che Abmelden Mithilfe der Registerleiste k nnen Sie von einer TaskSpace Registerkarte zu einer anderen navigieren Die Verf gbarkeit jedes einzelnen Navigationssymbols h ngt von Ihren Berechtigungen ab Die folgenden Registerkartentypen sind in TaskSpace verf gbar e Ordnerregisterkarte Seite 15 e Aufgabenlisten Registerkarte Seite 15 e Suchregisterkarte Seite 15 e Prozessregisterkarte Seite 16 e Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung Seite 16 e Registerkarte Administration Seite 16 e Registerkarte Konfiguration Seite 16 e Registerkarte Elemente ffnen Seite 17 14 Benutzerhandbuch zu EMC Document
54. zt jedoch kein Bearbeiten von Anmerkungen Die meisten Funktionen beim Verwenden eines Anzeigeprogramms in der Registerkarte Elemente ffnen werden vom Anzeigeprogramm selbst bereitgestellt Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation des verwendeten Anzeigeprogramms Sobald Sie ein Dokument mit dem Anzeigeprogramm auf der Registerkarte Elemente ffnen ffnen das in einem Ergebnissatz zur ckgegeben wurde sind ggf die folgenden Aktionsschaltfl chen verf gbar wenn Sie ein Dokument mit einem der unterst tzten Anzeigeprogramme im Bearbeitungsmodus ffnen Benutzerhandbuch zu EMC Documentum TaskSpace Version 6 35 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen e Speichern speichert am Dokument vorgenommene nderungen e Speichern und schlie en speichert die am Dokument vorgenommenen nderungen und schlie t das Dokumentanzeigeprogramm e Abbrechen hebt am Dokument vorgenommene nderungen auf und schlie t das Dokumentanzeigeprogramm Hinweis Verf gbare Schaltfl chen unterliegen einer bestimmten Systemkonfiguration und sind m glicherweise nicht immer vorhanden oder Sie sehen m glicherweise andere Schaltfl chen als die hier aufgef hrten Die folgende Abbildung zeigt die Anzeige eines Dokuments auf der Registerkarte Elemente ffnen wie in der TaskSpace Beispielanwendung konfiguriert Abbildung 6 TaskSpace Beispielanwendung Registerkarte Elemente ffnen mit Anzeigeprogramm E Documentum TaskSpace

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