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CRM Word Schnittstelle - Word-Schnittstelle für Microsoft Dynamics

1. Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden C Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Seite 39 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com Ausgabe im Worddokument 1 CRM Word Schnitstelle Version Enterprise Weitere Informationen finden Sie hier Link 1 CRM SharePoint Schnittstelle Version Enterprise Weitere Informationen finden Sie hier Link Endsummen netto 3 16 2 Hinterlegung von variablen Hyperlinks Es ist m glich ein CRM Feld als Hyperlink zu konfigurieren Beispiel Name des Angebots Die URL ist im Feld description des Angebotes hinterlegt Titel Name Tag name DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 1 277 00 1 277 00 2 554 00 3 861 00 L Der so definierte Textbereich wird erneut als Rich Text Steuerelement markiert E Name Name gt Dieser Tag bekommt dann den Verweis auf das Feld in welchem der Pfad f r den Link definiert ist Im Beispiel ist die URL im Feld Beschreibung description des Angebotes hinterlegt Titel hyperlink Tag descripiton hyperlink hypenlink Name Name Mame hypenink Seite 40 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer
2. uus 2222200000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnennn 43 4 1 1 Anf gen der Wordvorlage als neue Noltiz 2u00002200000nRnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 43 4 1 2 Austauschen der Wordvorlage uss2222440000220nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 43 4 2 Das produktive Arbeiten mit der Vorlage uuus0000040nnennennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn nenn 44 5 Die Demobeschr nkung bei Testversionen uuss22ussuneennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennennnnnnennnnnnnnn 47 6 H ufig gestellte Fragen zur CRM Word Schnittstelle FAQ 224244444440000n nenn 48 6 1 Rechte und Sicherheitsrollen 2224000000000n00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnen 48 6 2 Der hinterlegte Tag ist zu lang 2222u2u0222020000nnnnnennnnnnnnnnnnnn nennen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne nennen 48 621 ERNM MEAGIE BLOWSCH res e e riren a Ea AEN a a ETEA 48 6 2 2 Verwenden der ALIAS Funktion 2222000020200002000000nnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 49 6 3 Navigieren zwischen Inhaltssteuerelementen us0444440002040nRonennn nn nennen nnennnn nennen nennen 49 6 4 Die Vorlage befindet sich nicht im Vorlagen Explorer uus0404400040n0nn nennen nnennnn nennen nnnnnne nenn 49
3. Mustervorlage Angebot Test M chten Sie ANG 01003 X0K6T3 vom 17 03 2015 docx von test crm7 chd de ffnen oder speichern ffnen Speichern w Abbrechen Nach dem ffnen und berpr fen auf Richtigkeit kann das Dokument ausgedruckt und oder abspeichert werden Seite 45 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Ergebnis 4 Microsoft Hm Schnittstellenwerk ufer AG Adden Sitra e 100 D 01234 Microstadt Schnittsiellenk ufer ABC Herr Don Addon Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Angebot Sehr geehrter Her Addon aufgrund Ihrer Nachfrage m chten wir Ihnen nachfolgendes Angebot unterbreiten Fos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis netto netto 1 1 00 Word Schnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM 950 00 90 00 2 1 00 Softwarepflege zur Word Schnittstelle f r Microsoft 317 00 317 00 Dynamics CRM Die Softwarepflege gew hrleistet Ihnen die Upgrade Sicherheit bei zuk nftigen Versionen und gilt 2 Jahre G ltigkeit Endsummen netto 1 277 00 Dieses Angebot besteht zuzuglich der geltenden Mehrwertsteuer und ist bis zum g ltig Es gelten die Allgemeinen Gesch ftsbedingungen der Schnittstellenverk ufer AG Mit freundlichen Gr en Ihre Schnittstellenverk aufer AG Seite 46 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener S
4. Um die Entit tsnummern nachschlagen zu k nnen kann der CRM Metadata Browser installiert werden F r CRM 2013 steht der Metadata Browser unter der URL http www microsoft com en us download details aspx id 4032 1 und f r CRM 2015 unter der URL http www microsoft com en us download details aspx id 44567 zum Download bereit und muss durch eine Person installiert werden die das Recht hat im System L sungen zu importieren Seite 48 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Der Download erfolgt gem den Anweisungen der Webseite Der CRM Metadata Browser ist kein Produkt der Donaubauer Aktiengesellschaft Beispiel Tag f r Anrede mit Entit tsnamen customerid account primarycontactid contact salutation mit Entit tsnummer customerid 1 primarycontactid 2 salutation Hinweis Es muss beachtet werden dass die Entit tsnummern der benutzerdefinierten Entit ten je nach System variieren Wenn z B die Vorlagen auf einem Testsystem erstellt werden kann es notwendig sein die Vorlagen hinsichtlich der Entit tsnummern im Produktivsystem erneut anzupassen Alles weitere zum Setzen der Tags ist unter Punkt Vorlagenerstellung dieses Benutzerhandbuches beschrieben 6 2 2 Verwenden der ALIAS Funktion Sind die Tags trotz der Nutzung der verk rzten Form immer noch l nger als 64 Zeichen muss di
5. CRM Word Schnittstelle Benutzerhandbuch CRMWordinterface f r Microsoft Dynamics CRM zur Version 6 0 0 DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Inhalt 1 VORO 1 EEE EEE BEN A NEBEN IIRIEEESERE E 3 2 VOHageENVErWANNG nenn nannte enge 4 2 1 Die Entitat Wordvornagen sensnacsnnnnsneneen en ann anna a ana nenn una an Era EEE A 2 2 Hinzuf gen und Verwalten einer Vorlage u00220200002000000nnnnnonnnnnn nn nnnnnnnnnnnnnn nennen nnnnnnnn nennen 4 2 3 Deaklivieren von Vorlage sn seen 5 3 Vonadeners tolti nennen ee E E 6 3 1 Voraussetzungen und Grundkenntnisse s0222242400020000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn nenne 6 9 2 Vorbereiien der Vorlage nenne 8 3 3 Einf gen der Inhaltssteuerelemente 2244000000000000RRnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennn 9 3 3 1 Daten aus den Attributen der Ausgangsentit t ususnsesennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn nn 9 3 3 2 Daten aus verkn pften Entit ten einfache Verkn pfungen us044040000nennneonnnnnn nennen 11 3 3 3 Daten aus verkn pften Entit ten mehrfach Verkn pfung 24us04404000Bnennnnnnnnnn ne nnnnnn een 11 3 3 4 Ausgabe des Besitzers und Bearbeiters Benutzers 20000222200020000000nnnnnnnnnnnnn nennen nen 12 3 3 5 Daten aus Entit ten ber eine 1 n Beziehung 2400s002000n0nnnnnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnne nennen
6. 6 5 Keine Daten im Dokumente een nee aaa 50 6 6 Der Vorlagen Explorer ffnet sich nicht 22000024080000800n0nnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnn nennen nennen 50 Seite 2 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 1 Vorwort Vielen Dank dass Sie sich f r unsere CRM Word Schnittstelle entschieden haben Nun haben Sie die M glichkeit Ihre CRM Informationen einfach in vordefinierten Wordvorlagen zu exportieren und somit Ihren Schriftverkehr zu vereinheitlichen und zeitlich zu optimieren Bei der CRM Word Schnittstelle handelt es sich um ein Addon f r Microsoft Dynamics CRM Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausf hrliche Anleitung f r die Benutzung der CRM Word Schnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM 2013 in der Version 6 0 0 und f r Microsoft Dynamics CRM 2015 in der Version 7 0 0 Seite 3 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 2 Vorlagenverwaltung F r die CRM Word Schnittstelle wurde w hrend der Konfiguration eine Entit t im Bereich Einstellungen erzeugt Diese Entit t Wordvorlagen wird f r die Verwaltung der Vorlagen genutzt 2 1 Die Entit t Wordvorlagen Die Entit t Wordvorlagen befindet sich im
7. 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Die Ausgabe im Worddokument erfolgt wie folgt Empf nger der E Mail vom 30 04 2013 Mustermann Marie Schnittstellenk ufer Dahlen ABC Mustermann Max Schnittstellenk ufer ABC Friedrich Friedenswerft Friedrichshagen Hinter dem Kontakt Paulmann Paul ist keine Firma hinterlegt daher erfolgt auch keine Ausgabe von Daten Die Reihenfolge der Auflistung erfolgt willk rlich ohne Sortierung Sollte eine Sortierung gew nscht sein muss dies ber den table Tag definiert werden 3 15 Einf gen von Bildern mit der CRM Word Schnittstelle Tag image Es ist auch m glich mit Hilfe der CRM Word Schnittstelle Bilder in der Wordvorlage einzuf gen In der Wordvorlage wird an der Stelle an welcher das Bild erscheinen soll eine Bildvorlage in der gew nschten Gr e hinterlegt Das gesamte Bild wird markiert und als Rich Steuerelement gekennzeichnet Jedes Bild erh lt als Titel die Bezeichnung image Als Tag wird das Feld eingetragen an welchem der Pfad f r das einzuf gende Bild eingetragen ist In unserem Beispiel ist dies das Feld Beschreibung in der Entit t Angebot Feldeigenschaften Die Eigenschaften dieses Felds andern Anzeige Formatierung Details Ereignisse Details Geben Sie die folgenden Informationen f r die Metad Anzeigename Beschreibung Mame description Beschreibung Beschreibung des Angebots Bearbeiten
8. S Zusammenfassung Angebots ID ANG 01003 X0K Produkte INFORMATIONEN ZUM VERTRIEB Revisions ID a o Produktname Eigenscha Einheit Einzelpreis Menge Rabatt Erweit Verkaufschance e Name Mrara BANIRERR Word Schni 1 277 00 1 00000 0 00 B123 Potenzieller Kunde ABC Firma W hrung Euro Preisliste CRM Service US Beschreibung Versandinformationen Bei der Enterprise Version der CRM Word Schnittstelle k nnen f r jede Entit t beliebig viele Vorlagen erzeugt werden Im Vorlagen Explorer werden alle aktiven Vorlagen f r die ausgew hlte Entit t angezeigt Die Vorlage kann durch Doppelklick auf die Vorlage selbst oder mit Einfachklick markiert und mit dem OK Button ausgew hlt werden Ist f r die ausgew hlte Entit t nur eine Vorlage vorhanden wird dieser Schritt bersprungen und es ffnet sich sofort der Download der Vorlage Bei der Standard Version der CRM Word Schnittstelle kann f r jede Entit t nur eine Vorlage hinterlegt werden Da eine Auswahl nicht getroffen werden muss ffnet sich sofort der Download der Vorlage Seite 44 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Im Download Fenster kann jeder Benutzer selbst aan an entscheiden ob die Vorlage erst gespeichert oder Mte wanien Sie eine vorage en sofort ge ffnet werden soll
9. Seite 37 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Tag description Ansicht die Wordvorlage Die einzuf genden Bilder m ssen in einem Verzeichnis liegen auf das der CRM Server zugreifen kann Es ist ebenso m glich die URL eines Bildes im Internet anzugeben Auch auf dieses muss der CRM Server zugreifen k nnen Der Pfad muss stets ausgehend vom CRM Server beschrieben sein In unserem Beispiel soll der Pfad in der Entit t Angebot im Feld Beschreibung eingetragen werden Hinweis Das Einf gen von Bildern aus dem lokalen Dateisystem ist nur in der OnPremise Version der Schnittstelle m glich In der Online Version k nnen ausschlie lich Bilder aus URLs eingef gt werden Eingef gt werden soll das Logo der Donaubauer AG Lieferbedingungen Beschreibung http wordinterfacepictures Logo_DonA amp jpg Die Ausgabe in der Wordschnittstelle sieht wie folgt aus DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Das in der Wordvorlage hinterlegte Bild Format sollte mit dem Format des einzuf genden Bildes bereinstimmen Ist das nicht der Fall wird das einzuf gende Bild in die Vorgabe der Worddatei eingepasst und es erfolgt eventuell eine ungew nscht verzerrte Ausgabe des Bildes Seite 38 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 3
10. r die Angabe von W hrungsbetr gen bei der Pre s j Preisdezimalstellen 2 3 Legen Sie fest ob neu zugewiesene Datens tze mit dem urspr nglichen Besit 4 Neu zugewiesene Datens tze mit urspr nglichem Besitzer gemeinsam verwenden Ja Nein Gesperrte Dateierweiterungen f r Anlagen festlegen ade adp app asa ashx asmxasp bas bat cdx cer chm class cmd com config cpl crt csh dil exe fxp hlp hta htr ntw ida idc ida inf ins ispiits jsijse ksh lnk mad mafimag mam mag mar mas mat mau jmav maw mda mdbimdesmdtimdw mdzimsc msh msh1 msh ixml msh2 msh2xmli mshxmi msismsp mst ops pcd pif prf prg printer pst reg remischser sct shb shs shtm shtmi so ap stm tmp url vb vbevbs vsmacros vssivstvswws wscwsfiwsh W hrungsanzeigeoption festlegen lt Abbrechen https test crm7 chd de tools systemsettings dialogs systemsettint Lokales Intranet Gesch tzter Modus Inaktiv In der Regel erfolgt die Rundung auf zwei Stellen nach dem Komma Dazu wird an den entsprechenden Tag nach der Kommasetzung der Zusatztag round angehangen Es erfolgt automatisch die Rundung auf zwei Dezimalstellen nach dem Komma Tag quote quoteid quotedetail priceperunit round Seite 23 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Ausgabe ohne Zusatztag Ausgabe mit Zusatztag round Einzelpreis netto Einzelpreis
11. 12 3 4 Arbeiten mit Tabellen in der Vorlage 22uu0s0222000000Rnnennnn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 14 341 Einfache Tabelen sereine ee ee ran 14 3 4 2 Sortierung der Tabellen Positionen s004204000000000nnnn nn nnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn 15 3 4 3 Weitere Funktionen des tablerow Tag 2 222000s02200400nennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 16 3 5 Die Sprachdefinition im Worddokument us04222400000n00nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn 18 3 6 Das Datum und die Zeit sowie Daten die nicht aus Entit ten ausgelesen werden 18 37 DER Ara ON ee E E E E E E EAR 19 3 7 1 Ausgabe von Datumsfelder 224000000000000ennnnnnnn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 20 3 7 2 Formatierungen in Zahlen und W hrungsfeldern n nnnnannnnnnnnnnennnnsnnnnnrnnnnsnnrrsrnrrnsnrnnsrnrrrnnrrennne 20 3 4 9 Formaternmgen IM Tex insurance een 21 3 8 Weitere Zusatztags zur optimalen Anzeige Ihrer Daten im Worddokument 22200022200220 gt 22 3 8 1 Die Zusatztags blank und newline uussuuusssensesnennennnnnenennnnnennnnnennennnnnennnnnonennnenennnnnnnnennnnnenenn 22 382 DerZ attag TOUNG een ee ee ee ee ee aiia 23 3 9 condition Tag Bedingungen 2uuss0n00nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
12. Anpassungen Zur cksetzen Tastenkombinationen Anpassen Importi E n gt 0x asien TABELLENTOOLS START EINF GEN ENTWURF SEITENLAYOUT VERWEISE SENDUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS ENTWURF LAYOUT a Ausschneiden Arial fio Ql Aa Ap ut E biasa JA A met AaBbC AaBbCcD AaBbCcD AaBbCcD AaBbCcD EB Kopieren Einf gen 2 ay pm s z Format ibihigen F K Urabex x A d A 2 HB bersc HB bersc HB bersc HB bersc T Standard T in der Men leiste wurde die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS eingef gt Seite 7 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 2 Vorbereiten der Vorlage Als ersten Schritt muss eine Vorlage nach den W nschen des Unternehmens in Microsoft Office Word erstellt werden Dabei wird die dynamische Feldzuordnung vorerst au er Acht gelassen Die Vorlage wird als docx nicht im Kompatibilit tsmodus abgespeichert I Schniigtelenverkdufer AS Aldon Strate 100 D 01254 Missa Firmenname Anrede Titel vYorname Nachname Stra e PLZ Ort Angebot Sehr geehrte Damen und Herren aufgrund Ihrer Nachfrage m chten wir Ihnen nachfolgendes Angebot unterbreiten Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis metto netto 1 Komponente ERK netto Gesamt netto Inhalt Endsummen
13. V Einen Hinweis anzeigen wenn Microsoft Word nicht das Standardprogramm zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten ist V E Mail Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemgdus ffnen Vi Starbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen Seite 6 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT RG es Passen Sie das Men band und die Tastenkombinationen an wi rd d er H ake n bei P E ntwi ckle rtools Cokumentprofung Befehle x gesetzt U nd Speichern Sprache D Ablehnen und weiter a Hauptregisterkarten Absatz 5 V Start Erweitert gt nderungen nachverfolgen Zwischenablage Annehmen und weiter Schriftart Menuband anpassen Aufz hlungszeichen gt Absatz X Ausschneiden E Formatvorlagen H Auswahl im Textfeldkatalog amp Bearbeiten Go Bilder Einf gen Entwurf Seitenlayout Symbolleiste f r den Schnellzugriff Add Ins Eine Seite Trust Center i Einf gen NR Einf gen 27 E Mail 0 Format bertragen Formatvorlage As Formatvorlagen Ai Formatvorlagen Lo Formen BE Ei aae E Einf gen Blogbeitrag Linksb ndig Listenebene ndern 0 L schen Makros JU Mehrere Seiten Neue Begisterkarte Neue Gruppe Umibenennen N chstes Element Ghederung Freistellen 5 VIBlogbeitrag a 2
14. definiert Titel condition Tag customerid 1 primarycontactid 2 salutation Herr Der Verweis der Bedingung an den diese Ausgabe gekn pft wird ist die Anredeformel im hinterlegten Kontakt Mit der dritten Anredeform wird ebenso verfahren und hinterlegt Titel condition Tag customerid 1 primarycontactid 2 salutation Frau Hinweis Bei den zu setzenden Tags muss beachtet werden dass die Bedingung immer an ein Feld nicht an eine Entit t gekn pft sein muss Den Tag customerid account primarycontactid contact notnull zu hinterlegen w re daher falsch und w rde zu einer Fehlermeldung f hren hnlich wie bei dem tablerow Tag m ssen zuerst die Tags der einzelnen Felder hinterlegt werden um zum Schluss den condition Tag um diese herum zu setzen Setzen der Tags von innen nach au en Beispiel Viele Kunden geben mit der Auftragserteilung ihre individuelle Bestellnummer f r den abgesetzten Auftrag an Diese Bestellnummer muss beim weiteren Auftragsablauf stets angegeben werden damit der Kunde diesen Vorgang in seinem System zuordnen kann Durch den condition Tag ist es m glich daf r in der Wordvorlage ein entsprechendes Feld Zeilen oder ganze Textpassagen zu hinterlegen die nur dann in der Wordvorlage ausgegeben werden wenn ein bestimmtes Feld im CGRM System entsprechend bef llt wird oder auch einen entsprechenden Eintrag enth lt Seite 25 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurz
15. netto Endsumme netto Dieses Angebot besteht zuz glich der geltenden Mehrwertsteuer und ist bis zum Datum g ltig Es gelten die Allgemeinen Geschaftsbedingungen der Schnittstellenverk ufer AG Mit freundlichen Gr en Ihre Schnittstellenwerk ufer AG3 Mitgelieferte Mustervorlage f r Angebote Wir arbeiten mit Microsoft Office 2013 Seite 8 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 3 Einf gen der Inhaltssteuerelemente Die Stellen an welchen sp ter dynamischer Text erscheinen soll werden mit Hilfe sogenannter Inhaltssteuerelemente markiert F r die Definition von Inhaltssteuerelementen werden jeweils ein Titel und ein Tag hinterlegt Beim Setzen der Tags sollte darauf geachtet werden dass keine feststehenden Namen im Tag selber Verwendung finden Namen wie table tablerow sollten also nicht verwandt werden Eine Ziffer innerhalb des Tags ist m glich jedoch darf der Tag nicht mit einer Zahl beginnen Punkt und Komma sind Trennzeichen innerhalb des Tags Beim Arbeiten mit der CRM Word Schnittstelle in benutzerspezifischen Entit ten k nnten daher Fehler beim Auslesen entstehen wenn Punkt und oder Komma Inhalt der des tablerow Tag condition Tag ALIAS Funktion SubTemplate sind In diesem Benutzerhandbuch wird die Mustervorlage f r die Erstellung
16. tzen Steuern Sie welche Arten von nderungen andere Personen an diesem Dokume Speichern unter Dokument vornehmen k nnen sch tzen Drucken Freigeben Dokument pr fen Machen Sie sich vor der Ver ffentlichung dieser Datei bewusst dass sie Folgende Exportieren Auf Probleme enth lt berpr fen Dokumenteigenschaften Name des Autors und ausgeschnittene Bilddaten Schlie en i Kopfzeilen und Fu zeilen Als ausgeblendeter Text formatierte Zeichen E Inhalte die von Personen mit Behinderungen nicht gelesen werden k nnen Konto Optionen iA Versionen VB Heute 12 17 automatische Speicherung Versionen verwalten VB Heute 12 07 automatische Speicherung VB Heute 11 55 automatische Speicherung VB Heute 11 45 automatische Speicherung VS Heute 11 35 automatische Speicherung DB Abs Optionen f r des arbeten mi word weiter ber Men punkt anpassen Benutzeroberfl chenoptionen vV Minisymbolleiste f r die Auswahl anzeigen W Livevorschau aktivieren V Dokumentinhalte beim Ziehen aktualisieren Quickinfo Format Featurebeschreibungen in Quickinfos anzeigen v Microsoft Office Kopie personalisieren Benutzemame Schr ber Sike Jnstialerx ss Immer diese Werte verwenden unabh ngig von der Anmeldung bei Office Office Hintergrund amp Ohne Hintergrund w Office Design wei v Startoptionen Die Erweiterungen ausw hlen die standardm ig von Word ge ffnet werden sollen Standardprogramme
17. werden Daher erfolgt die Vorgabe der Leerzeile auch im Worddokument Postleitzahl Firma customerid 1 addressi_postalcode blank Ort Firma customerid 1 address1_city 3 8 2 Der Zusatztag round Das CRM System kann mit bis zu vier Stellen nach dem Komma rechnen Die Definition f r die Organisation erfolgt im Bereich Einstellungen Navigationsschaltfl che Verwaltung unter Systemeinstellungen A4 Microsoft Dynamics CRM v Mt EINSTELLUNGEN v Verwaltung Verwaltung g Welche Funktion m chten Sie verwenden Sy ste m ej n st e un g en Ank ndigungen Legen Sie Einstellungen auf Systemebene f r Microsoft Dynamics CRM fest Erstellen bearbeiten und l schen Sie Ank ndig Allgemein Kalender Formate berwachung E Mail Marketing Anpassung Outlook Berichterstellung Ziele Vertrieb Service Synchronisieru Systemeinstellungen Legen Sie das Format f r verschiedene Wertefd Standardspeicheroption f r Formulare ausw hlen Nachverfolgung Marketing und Anpassung aug j m ala AN Automatisches Speichern f r alle Formulare aktivieren Ja _ Nein 5 u Instant Messaging Anwesenheitsoption festlegen Einstellungen f r den Datenschutz ag j Legen Sie die Einstellungen f r den Datenschu Anwesenheit f r das System aktivieren O Ja Nein Legen Sie das Format f r vollst ndige Namen fest Namensformat Nachname Vomame Yammer Konfiguration Microsoft Dynamics CRM mit Ihrem Yammer U Festlegen der Genauigkeit f
18. 4361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Beispiel Verdeckt bermittelt werden soll die Angebotsnummer Tag lt PropertyTag Title Angebotsnummer Tag quotenumber gt Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Name Name f r diese Definition Ru RER Wert lt PropertyTag Title Angebotsnummer Ablage Tag quotenumber gt g Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Typ Text W Wert er Tag quotenumber gt Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Name Wert Abteilung Wertrieb FileName lt PropertyT Abbrechen 3 13 Die Eigenschaft FileName des Dokuments ber die Eigenschaft FileName ist es m glich dem mit der CRM Word Schnittstelle erzeugten Dokument automatisch einen Namen zu geben Ohne explizite Definition erh lt das mit der CRM Word Schnittstelle erzeugte Dokument vom System automatisch den Namen der Wordvorlage Wustervorlage Angebot dock Word NDUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS u 6 E A A Aa E ri T Aa bCcDbe AsBbCcDd Aabbl Das Abspeichern erfolgt dann wie mit allen Worddokumenten unter manueller Vergabe eines entsprechenden Namens in unternehmensspezifische Ordnerstrukturen auf den SharePoint Server etc In den Unternehmenseinheiten werden meist die Angebote Auftr ge und Rechnungen unter Vorgabe einer eindeutigen Formatierung
19. 4361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 16 Der Hyperlink Tag Der Hyperlink Tag erlaubt es einen Hyperlink in das Dokument einzuf gen dessen Zieladresse aus dem MS Dynamics CRM ausgelesen wird Der anzuzeigende Text f r den Hyperlink kann dabei ein festgelegter Text aus der Vorlage sein oder durch ein weiteres Schnittstellenelement definiert werden Der Titel lautet immer Hyperlink Der Tag enth lt die Abfrage f r die Zieladresse auf die der Hyperlink verweisen soll Hierbei kann mit Hilfe des format Tags eine URL aus dem Wert des Feldes im CRM erzeugt werden 3 16 1 Hyperlink Tag als festgelegter Text Beispiel Alle Angebote der Donaubauer Aktiengesellschaft werden per E Mail versandt In den einzelnen Angebotspositionen soll auf die entsprechenden Produkte auf der Webseite verwiesen werden Die URL zu den Produkten wird im Feld description in der Angebotsposition hinterlegt Der Teil des Textes der als Link ausgegeben werden soll wird als Rich Text Steuerelement markiert und mit folgender Definition versehen Allgemein _ vo Titel hyperlink Tag quoteid quotedetail description Anzeigen als Umgebendes Feld w Tag j q u oteid q u oted etai a descri ptio n Farbe 2 C Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Absatz Standardschriftart Neue Formatvorlage
20. 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 14 Partylisten Felder In MS Dynamics CRM gibt es neben den Standardfeldern auch sogenannte Partylisten Dieser Felder treten an verschiedenen Stellen und f r unterschiedliche Zwecke auf Beispiele hierf r sind die Ressourcen Felder in den Aktivit ten oder die Absender und Empf nger in E Mails Man erkennt die Partylisten daran dass man mehrere Datens tze in diesem Feld abspeichern kann In einem Ressourcenfeld ist es zum Beispiel m glich neben mehreren Systembenutzern auch Ger te zu hinterlegen Um eine solche Partyliste ausgeben zu k nnen bedarf es einer anderen Syntax welche an die Syntax der Tabelle anlehnt Titel list Tag customers customer Der Titel list definiert das es sich um eine Partylist handelt customers ist der Schemaname des Feldes in der Serviceaktivit t welches wir ausgeben wollen Das durch ein Komma getrennte customers ist der Typ der Partyliste Den Typ der Partyliste erkennt man am Namen des Feldes Es gibt verschiedene Typen Folgende Typen k nnen Sie verwenden Name der Schemaname Beschreibung Partylistennr Partylist torecipient to Empf ngerparteiliste f r die E Mail 2 verweist auch auf Empf ngerdatens tze z B Benutzer und Warteschlangen ccrecipient Kopienempf nger Cc 3 bccrecipient Nicht sichtbare Kopienempf nger Bcc 4 in E Mails requieredattendee requiredattendees erforderl
21. Bereich Einstellungen und beinhaltet einen Datensatz pro Vorlage Es werden alle Vorlagen angezeigt die verf gbar sind bzw angelegt wurden In der Listenansicht ist zu erkennen f r welche Entit t die Vorlage angelegt wurde Der angezeigte Name entspricht dem Schemanamen der jeweiligen Entit t Die Standard Version der CRM Word Schnittstelle erlaubt maximal eine Vorlage pro Entit t Mit der Enterprise Version k nnen beliebig viele Vorlagen pro Entit t erstellt werden Ai Microsoft Dynamics CRM Mt EINSTELLUNGEN Wordvorlagen NEU WM L SCHEN O LINK KOPIEREN c LINK PER E MAIL SENDEN F BERICHT AUSF HREN dJ EXI Aktive Wordvorlagen Entit t f Name Hochladen als Beschreibung account Mustervorlage Firma Motiz quote Mustervorlage Angebot Motiz quote Test Motiz 2 2 Hinzuf gen und Verwalten einer Vorlage ber den Neu Button in der Men leiste kann ein neuer Vorlagen Datensatz angelegt werden Nach dem Offnen des nachstehenden Fensters sind folgende Felder mit Informationen zu hinterlegen _ Schr ber Silk A Microsoft Dynamics CRM v Mt EINSTELLUNGEN v Wordvorlagen v Erstellen p mo ha NEU DEAKTIVIEREN MM L SCHEN a ZUWEISEN QJ FREIGEBEN LINK PER E MAIL SENDEN RA WORKFLOW AUSF HREN WORDVORLAGE INFORMATION Mustervorlage Angebot Entit t Name Mustervorlage Angebot Besitzer amp Schr ber Silke Entit t quote Herunterladen als Notiz Beschre
22. CHAFT Dokumentbereich anzeigen 05 Eigenschaften ber dem Dokument anzeigen und bearbeiten Erweiterte Eigenschaften Weitere Dokumenteigenschaften anzeigen Kommentare Kommentare hinzuf gen Relevante Datumsangaben Letzte nderung Erstellt Zuletzt gedruckt eute 14 22 eute 14 22 03 09 2013 13 50 Relevante Personen Es sind keine fr heren Versionen dieser Datei vorhanden ber den Reiter Anpassen ffnet sich das nachstehende Fenster Hier k nnen weitere Eigenschaften dieses Dokuments definiert werden Beispiel Alle Worddokumente die mit dieser Vorlage erstellt werden soll die zus tzliche Eigenschaft Abteilung Vertrieb erhalten Folgende Eingaben sind erforderlich Name Abteilung Wert Vertrieb Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Mame Abteilung Ablage Abschlussdatum Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum L schen Durch das Dr cken des Buttons Hinzuf gen wird diese Definition beendet Typ Text ya Wert Vertrieb Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Abbrechen Seite 29 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Name Hinzuf gen Ablage Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzei
23. HAFT 6 5 Keine Daten im Dokument Die erstellte Wordvorlage enth lt keine Daten Es ist zu pr fen ob das auszulesende Feld Daten enth lt ob der hinterlegte Tag richtig ist ob es sich bei dem auszulesenden Feld um das richtige Feld handelt ob das auszulesende Feld ein Attribut der Entit t ist Wenn kein Fehler gefunden worden ist dann sollte im Konfigurationsdatensatz der Schnittstelle das Log Level auf die h chst m gliche Stufe eingestellt werden In der Entit t Ereignisprotokolle wird ein Datensatz erstellt aus welchem man ggf den entsprechenden Fehler auslesen und beheben kann Sollte trotz gro er Bem hungen keine Ergebnis erzielt werden dann sollte man das gesamte TraceLog in eine E Mail oder in eine Textdatei bitte keine Excel Datei kopieren und an die E Mail support donaubauer com senden Unser Support Team wird sich umgehend bei Ihnen zur ck melden 6 6 Der Vorlagen Explorer ffnet sich nicht Wenn sich nach dem Bet tigen des Word Buttons der Vorlage Explorer nicht ffnet wurde eine Standard Version der CRM Word Schnittstelle im CRM System installiert Wurden bereits mehrere Vorlagen f r eine Entit t erstellt erfolgt nach Bet tigen des Word Buttons die Ausgabe einer Fehlermeldung Mit einer Standard Version der CRM Word Schnittstelle kann nur eine Vorlage pro Entit t erstellt werden Sind mehrere Vorlagen pro Entit t erforderlich ist der Erwerb der Enterprise Version der CRM Word Sc
24. HAFT Beispiel Sortierung nach der Positionsnummer Titel table Tag quotedetail lineitemnumber Die Sortierung erfolgt im Standard aufsteigend Zahlen Buchstaben Soll absteigend sortiert werden erfolgt dies mit dem Zusatztag desc Beispiel Sortierung nach der Positionsnummer r ckw rts Titel table Tag quotedetail lineitemnumber desc 3 4 3 Weitere Funktionen des tablerow Tag Zur Vermeidung von immer wieder auftretenden nderungen in den erstellten Worddokumenten wurden Tags entwickelt die an spezifische Bedingungen gekn pft sind Sind die auszulesenden Felder Inhalt einer Tabelle wird dies ber den tablerow Tag gesteuert Werden z B auszulesende Felder nicht immer bef llt kommt es zu unliebsamen Leerzeichen und zeilen im Worddokument Diese m ssten manuell nachgebessert werden Um dies zu vermeiden k nnen einzelne Tabellenzeilen mit Bedingungen versehen werden Diese f hren in Abh ngigkeit vom Dateninhalt dazu dass Zeilen aus bzw eingeblendet werden und mit denen die M glichkeit besteht alternative Formatierungen f r einzelne Tabellenzeilen zu definieren Im Beispiel wird mit einem Tabellenelement gearbeitet H ufig kommt es vor dass die unter Bezeichnung hinterlegte Komponente ausreicht um die Angebotsposition eindeutig zu beschreiben Somit entf llt die Inhaltsbeschreibung Das bewirkt dass durch die CRM Word Schnittstelle eine Leerzeile ausgegeben wird die ggf manuell entfernt werden
25. amen nachgestellt Gem der von Microsoft vorgegebenen Formatvorgabe wird mit Platzhaltern und der entsprechenden Definition gearbeitet Da pro Tag immer nur ein Wert ausgegeben wird kann auch nur ein Platzhalter 0 verwendet werden F r die Formatierung wird immer die Sprache des aktuellen Benutzers verwendet es sei denn f r das Worddokument ist die entsprechende Sprache definiert Absatz Die Sprachdefinition im Worddokument Seite 19 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 7 1 Ausgabe von Datumsfelder Sind die im Absatz Datum und die Zeit sowie Daten die nicht aus Entit ten ausgelesen werden beschriebenen Definitionen f r die Ausgabe des Datums nicht ausreichend besteht die M glichkeit mit dem format Tag und den Microsoft Formatvorgaben weitere Formatierungsm glichkeiten des Datums im Worddokument zu hinterlegen Beispiele Sekundenausgbe createon format 0 2342 createdon format 0 dd MM yyyy 17 07 2014 Datumsformat Datumsformat th yyyy Hinweis Das amerikanische Datumsformat wie hier dargestellt wird genau in dieser Form nur dann ausgegeben wenn mit einem englischen CRM gearbeitet oder die Vorlage gem Absatz Sprachdefinition im Worddokument als englische Vorlage definiert wird Die Tags f r das ausf hrliche Datum k nnen unterschied
26. bendes Feld v Farbe DD z Titel tablerow Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Tag a true Formatvorlage Absatz Standardschriftart maniara Der Wert true stellt eine Bedingung dar die immer Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen wahr ist somit wird diese Zeile immer angezeigt Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden C Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Seite 14 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis netto netto Stablerow Ho 1 Komponente EK netto Gesamt netto Inhalt Endsummen netto Endsumme netto Ist dies erfolgt wird die gesamte Tabelle als Rich Text Inhaltssteuerelement markiert Der Tag f r die Tabelle wird wie folgt gesetzt Titel Der Titel einer Tabelle ist zwingend immer table Tag Es wird kein Tag gesetzt Beispiel Allgemein Titel Tag Anzeigen als Umgebendes Feld w A Farbe s2 T C Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Absatz Standardschriftart Neue Formatvorlage Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden Der Inhalt kann nic
27. chnungsdatum Typ Text i Wert Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Name Wert Abteilung Vertrieb Abbrechen Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Name Hinzuf gen Ablage Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Typ Text y Wert Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Abteilung Vertrieb languag en award httpsi crm wi rgMN Schnittstell cwilype quote cwild 371ddf9b cwirfileN Mustervorl awillplo Annotation cwiVersion 5 41 Abbrechen DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Alle mit dieser Wordvorlage erstellten Dokumente erhalten jetzt zus tzlich die Eigenschaft Abteilung Vertrieb Diese Information ist unabh ngig vom Inhalt des Worddokuments Es dient lediglich der Unterscheidung der Dokumente untereinander und der Weitergabe von versteckten Informationen die der internen Zuordnung in einem Unternehmen dienen Alle weiteren hier aufgelisteten erweiterten Eigenschaften wurden durch die CRM Word Schnittstelle erzeugt Es k nnen auch Inhalte aus CRM Feldern als verdeckte Eigenschaften bermittelt werden Dies erfolgt unter Nutzung der Vorlage lt PropertyTag Title Name Tag name gt Dabei werden die hinterlegten Informationen dieser Vorlage so definiert wie in der Wordvorlage selbst Seite 30 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 3
28. com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Die Ausgabe im Worddokument erfolgt in dieser Form Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis netto netto 1 CRM Word Schnitstelle Version Enterprise 1 277 00 1 277 00 1 CRM SharePoint Schnittstelle Version Enterprise 2 534 00 2 534 00 Weiter Informationen zu unseren Produkten erhalten Sie hier CRM Word und CRM SharePoint Schnittstelle Endsummen netto 3 361 00 Hinweis Das beim Erstellen des Hyperlink Tags muss darauf geachtet werden dass der Hyperlink Tag den gesetzten Tag umschlie t hyperlink Name hyperlink Name hypenink Name 3 17 Die Angabe des Prim rschl ssels der Entit t Probleme beim Auslesen von Feldern kann es geben wenn eine Verkn pfungen zwischen zwei Entit ten besteht in denen sich jeweils ein Feld mit gleichem Namen aber unterschiedlicher Bedeutung befindet und wenn ein Feld ausgelesen werden soll in dem die Verkn pfung von einer Entit t zu dieser selbst besteht Beispiel von der Firma account ber ein Feld zu einer zugeordneten Firma account Der Tag w rde dann die nachfolgende Struktur enthalten Tag quote customerid account feldname account In diesen F llen kann die CRM Word Schnittstelle nicht entscheiden zu welcher Entit t das Feld geh rt da die Verkn pfung nicht eindeutig definiert wird Um dieses Problem zu umgehen besteht die M glichkeit dass beide Felde
29. derlichen Rechte auf Notizen und die Entit t Wordvorlage haben Diese sind in den Sicherheitsrollen festgelegt Zum Auslieferungspaket der CRM Word Schnittstelle geh ren zwei Sicherheitsrollen Es wird unterschieden zwischen der Sicherheitsrolle des CRM Word Interface Administrators und der des CRM Word Interface Users E Sicherheitsrolle CRM Word Interface Administrator Details Kerndatens tze Marketing Vertrieb Service Unternehmensmanagement Servicevenwaltung Anpassung Benutzerdefinierte Entit ten Entit t Erstellen Lesen Schreiben L schen Anf gen Anf gen an Zuweisen Freigeben Ereignisprotokoll amp Konfiguration o Wordvorlage Ea Sicherheitsrolle CRM Word Interface User Details Kkemdatens tze Marketing Vertrieb Serice Unternehmensmanagement Serviceverwaltung Anpassung Benutzerdefinierta Entit t Erstellen Lesen schreiben L schen Anf gen Anf genan Zuweisen Freigel Ereignisprotokeoll O O O Konfiguration O O O O O Wordworlage O O O O O Damit sind alle erforderlichen Rechte und Sicherheiten vorinstalliert und m ssen nicht mehr extra definiert werden 6 2 Der hinterlegte Tag ist zu lang 6 2 1 CRM Metadata Browser Da die Tags in Microsoft Office Word auf 64 Zeichen begrenzt sind kann es vorkommen dass die Definition des kompletten Tags die Zeichenbegrenzung berschreitet In diesem Fall kann man anstatt der Entit tsnamen auch die Entit tsnummern verwenden
30. dokument hinterlegte Textpassus wird als Rich Text Inhaltssteuerelement markiert und erh lt als Titel eine eindeutige Bezeichnung Beispiel Aigen Titel Beschreibung Titel run Tag ALIAS Text Ihrer Wahl Tag ALIAS Text ihrer Wahl Anzeigen als Umgebendes Feld w RA Farbe O rv _ Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Abs tz Standardschriftart Neue Formatvorlage Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden _ Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Hinweis Das Wort ALIAS ist stets mit gro en Buchstaben zu schreiben ohne Leerzeichen wird der Doppelpunkt angef gt und ohne Lehrzeichen erfolgt der ALIAS Text ber den Reiter Datei gt Men punkt in der Sitemap Informationen Eigenschaften gt werden die Erweiterten Eigenschaften des Worddokuments und dort der Reiter Anpassen ge ffnet ee Informationen Neu 01 MV 2012 docx Word 01 MV 2012 ffnen serverchd chd Mitarbeiter Schr ber Silke Dokumente Handb cher noch nicht freigegeben Word Mustervorlage Neue MV Speichern Da Dokument sch tzen Eigenschaften 7 Steuern Sie welche Arten von nderungen andere Personen an diesem Dokument Speichern unter Dokument vornehmen k nnen oz sch tzen v a Dokumentbereich anzeigen Eigenschaften b
31. e ALIAS Funktion angewandt werden Alle dazu erforderlichen Schritte sind in diesem Handbuch unter ALIAS Funktion n her beschrieben 6 3 Navigieren zwischen Inhaltssteuerelementen Beim Erstellen der Rich Steuerelemente ist es m glich dass sich eingetragene Definitionen berschneiden Pos MENGE DEZEICHMLNE Das f r die Zeile ausschlaggebende Rich Text _ EPostionsnummer Inhaltssteuerelement ist hier rot markiert im Bild 1 Komponente zu erkennen Dieser wird einfach per Mausklick Inhalt aktiviert und anschlie end der entsprechende Tag hinterlegt Endsummen netto M glich ist auch dass die Definitionen bereinander liegen Beim Erstellten der Wordvorlagen ist es in solchen F llen hilfreich beim Setzen der einzelnen Tags mit den Pfeiltasten auf der Tastatur zu arbeiten 6 4 Die Vorlage befindet sich nicht im Vorlagen Explorer Es ist zu pr fen ob sich die erstellte Vorlage in der Ansicht f r Aktive Wordvorlagen oder ob diese ggf in der Ansicht Deaktivierte Wordvorlagen befindet Diese ist dann erneut zu aktivieren Es ist zu pr fen ob die erstellte Wordvorlage unter der richtigen Entit t im CRM hinterlegt worden ist und der Entit tsname keine Fehler aufweist ggf ist der Entit tsname zu berichtigen Seite 49 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSC
32. e Verl ngerung Ihres Tags auf 255 Zeichen 3 12 Property Tag Erweiterte Eigenschaften von Dokumenten Hinter jedem Dokument sind Eigenschaften hinterlegt Man unterscheidet dabei in Dokumenteneigenschaften und erweiterten Eigenschaften Die erweiterten Eigenschaften k nnen mit dem Property Tag erg nzt werden Zu den erweiterten Eigenschaften gelangt man in der Wordvorlage ber den Reiter Datei Sitemap Informationen mit Click auf Eigenschaften Seite 28 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com Informationen Neu ffnen Speichern Speichern unter Drucken Freigeben Exportieren Schlie en Konto Optionen Mustervorlage Angebot docx Word Informationen Mustervorlage Angebot Eigene Dokumente wordvorlagen aus Schnittstellen Doku P Dokument sch tzen v Ex KA Auf Probleme berpr fen v Dokument sch tzen Steuern Sie welche Arten von Anderungen andere Personen an diesem Dokument vornehmen k nnen Dokument pr fen Machen Sie sich vor der Ver ffentlichung dieser Datei bewusst dass sie Folgendes enth lt Dokumenteigenschaften Name des Autors und Verwandte Datumsangaben Kopfzeilen und Fu zeilen Benutzerdefinierte XML Daten Inhalte die von Personen mit Behinderungen nicht gelesen werden k nnen Versionen Eigenschaften DONAUBAUER AKTIENGESELLS
33. eines Angebotes als Beispiel genutzt Diese Mustervorlage wird mit der Auslieferung der CRM Word Schnittstelle als Anhaltspunkt und zur Hilfe bei der Erstellung der individuellen Wordvorlagen mitgeliefert Die Informationen die letztendlich auf dem Worddokument ausgegeben werden sollen werden aus unterschiedlichen Entit ten abgerufen Beispiel die Daten des Kunden aus dem Firmendatensatz account die Daten des Ansprechpartners aus dem Kontaktdatensatz contact die Angebotsnummer aus dem Datensatz des Angebotes quote etc Durch Verbindungen Beziehungen der Entit ten untereinander kann auf jedes dieser Felder zugegriffen werden 3 3 1 Daten aus den Attributen der Ausgangsentit t F r das Erstellen einer Wordvorlage f r das Angebot wird die Angebotsnummer ben tigt Die Angebotsnummer ist ein Attribut des Angebotes und steht im Feld Angebots ID Im Angebot wird ber den Reiter Anpassen in der Men leiste das Formular ge ffnet Entit t Alle ver ffentlichen Anpassungen ver ffentlichen Informationen h Angebot Allgemein Testangebot 2 Versand Adressen Verwaltung Durch Doppelklick auf das gesuchte Attribut ffnet sich ein Dialogfeld f r dieses Unter dem Reiter Details kann dann der entsprechende Schemaname ausgelesen werden Seite 9 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubaue
34. eldern Anmerkung zum Zusatztag round Eine Auflistung von verf gbaren Zusatztags und eine Beschreibung wie damit gearbeitet werden kann ist im Absatz Weitere Zusatztags zur optimalen Anzeige Ihrer Daten im Worddokument n her erl utert 3 4 Arbeiten mit Tabellen in der Vorlage 3 4 1 Einfache Tabellen Tabellen dienen dazu eine geordnete und bersichtliche Zusammenstellung von Daten in Zeilen und Spalten zu erm glichen Die erste Zeile ist die Kopfzeile und wird nur einmal im Worddokument ausgegeben Alle weiteren spezifischen Informationen werden in den nachfolgenden Zeilen gem der Beschreibung der Kopfzeile ausgegeben und beinhalten dynamische Werte Das Ergebnis der Tabelle erscheint in der letzten Zeile Fu zeile Im Angebot bzw Auftrag Rechnung sollen die Positionen nacheinander ausgegeben werden wobei Kopf und Fu zeile erhalten bleiben Zuerst werden alle erforderlichen Feldinhalte der Tabelle mit den Rich Text Inhaltssteuerelementen und den entsprechenden Tags wie vorstehend n her beschrieben belegt Im Anschluss daran wird jede Tabellenzeile die dynamische Werte zu Positionsinformationen enth lt und im Worddokument mehrfach ausgegeben werden kann markiert Die gesamte Zeile muss als Rich Text Inhaltssteuerelement festgelegt werden Der Tag f r die gesamte Zeile wird wie folgt gesetzt Allgemein Titel tablerow Der Titel einer Tabellenzeile ist zwingend immer Tag true tablerow Anzeigen als Umge
35. en ist es effizienter diese in einer Tabelle auszugeben Eine Ausgabe durch die CRM Word Schnittstelle k nnte dann so aussehen Empf nger der E Mail vom 30 04 2013 Schnittstellenk ufer ABC Marie Mustermann Silke Schr ber 3 14 1 Ausgeben von weiteren Informationen aus Partylistenfeldern Beim Ausgeben von weiteren Informationen aus den Partylistenfeldern muss da hier die Tags l nger als 64 Zeichen innehaben mit der ALIAS Funktion und dem Body participationtypemask x gearbeitet werden Wie bei der ALIAS Funktion werden die entsprechenden Felder als Rich Steuerelement markiert und wie folgt beschrieben Seite 35 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Allgemein Titel Beschreibung Tag ALIAS Firmennamel Anzeigen als Umgebendes Feld w Farbe amp u Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Abs tz St ndardschrift rt Neue Formatvorlage _ Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren C Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden _ Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden ber die erweiterten Eigenschaften des Dokumentes unter dem Reiter Anpassen werden die Informationen wie folgt hinterlegt Unter Name vergibt man den Namen den man im Tag hinter der ALIAS F
36. ener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 10 Tag SubTemplate Mit dem Tag SubTemplate ist es m glich Wordvorlagen die f r andere Entit ten erstellt worden sind in andere Vorlagen einzuf gen Beispiel Es wurde eine Vorlage f r die Entit t Angebotsposition erstellt die in die Beschreibung description des Angebotes eingef gt werden soll um dem Kunden weitere Informationen zum Produkt zu geben Die Vorlage f r die Entit t Angebotsposition sieht wie folgt aus Der Freis f r die Word Schnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM setzt sich zusammen aus Die Erstauslieferung der Word Schnittstelle erfolgt immer mit Software Assurance Hinweis Es muss darauf geachtet werden dass die einzuf gende Vorlage in der erforderlichen Gr e und Formatierung hinterlegt wird ansonsten k nnen Verschiebungen vor allem in Tabellen zu Nachbesserungen f hren Im Beispiel wird in der Wordvorlage zum Angebot an der gew nschten Stelle der Tag SubTemplate wie folgt hinterlegt Titel SubTemplate Angebotsposition Tag quoteid quotedetail quotedetailid Der Titel bei Nutzung dieses Tags setzt sich zusammen aus dem Namen des Tags SubTemplate und durch Komma getrennt ohne Leerzeichen der Name der Vorlage die eingef gt werden soll Die Ausgabe im Worddokument wird in dieser Form ausgegeben Fos Menge Bezeichnung Einzelp
37. er dem Dokument anzeigen und bearbeiten Drucken 7 7 Erweiterte Eigenschaften Weitere Dokumenteigenschaften Freigeben D Dokument pr fen anzeigen pa Machen Sie sich vor der Ver ffentlichung dieser Datei bewusst dass sie Folgendes j Exportieren Auf Probleme enth lt Kommentare Kommentare hinzuf gen berpr fen v Dokumenteigenschaften Name des Autors und Verwandte Datumsangaben Seite 27 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Definition des Tag S Mame Text Ihrer Wahl Hinzuf gen Ablage A Name Text Ihrer Wahl Abschlussdat L sche er en der vergebene ALIAS Name Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Wert Typ Text y quote quoteid quotedetail productdescriptio Wert Verkn pfung zum Inhalt n Tag f r die Beschreibung Eigenschaften Abbrechen Mit dem Bet tigen des Buttons Hinzuf gen wird Algemein Zuzammerdassung Saticik inha Anpassen dieser Schritt abgeschlossen und die ALIAS Funktion EEE ist hinterlegt Ablage Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Typ Text ya Wert Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Name Text Ihrer quote quat Abbrechen Die ALIAS Funktion erm glicht Ihnen di
38. esamtpreis totalamount format 0 H HHH Einzelpreis in Gesamtpreis in 1000 1277 1 277 000 Hinweis Die Anwendung des format Tags bewirkt dass die Ausgabe der W hrung aus W hrungsfeldern nicht mehr erfolgt und diese z B im Tabellenkopf angegeben werden muss Mit der Hinterlegung folgender Tags kann die Anzahl der Nullstellen nach dem Komma und die Formatierung in Tausender Schritten definiert werden Menge quote quoteid quotedetail quantity format 0 H 00 Preis quote quoteid quotedetail priceperunit format 0 00 Gesamtpreis totalamount format 0 00 Einzelpreis in Gesamtpreis in 1 000 00 1 277 00 1 277 000 00 Hinweis Gem Composite Formatting von Microsoft ist darauf zu achten dass f r Gruppentrennzeichen Komma und f r Dezimaltrennzeichen der Punkt verwendet wird Fehlerhafte Definitionen wie z B Menge quote quoteid quotedetail quantity format 0 00 Preis quote quoteid quotedetail priceperunit format 0 00 Gesamtpreis totalamount format 0 00 k nnen zu verwirrenden Ausgaben im Worddokument f hren Einzelpreis in Gesamtpreis in 1 000 00000 1 277 00000 1 277 000 00000 w 17 3 Formatierungen im Text Mit dem Tag Format ist es m glich zus tzliche nicht im CRM enthaltene Informationen im Worddokument auszugeben Zu den Informationen die aus den CRM Feldern ausgelesen werden m ssen Platzhalter ges
39. etzt werden Seite 21 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Beispiel Im Angebot soll neben dem Angebotsnamen noch eine zus tzliche nicht im CRM enthaltene Information ausgegeben werden Der Name des Angebotes lautet CRM Word Schnittstelle Insgesamt soll im Worddokument folgender Satz ausgegeben werden Lizenzen f r die CRM Word Schnittstelle k nnen nicht zur ckgegeben werden Die Stelle an welcher der Text eingef gt werden soll wird mit einem Rich Text Inhaltssteuerelement markiert und erh lt folgende Definition Dabei ist zu beachten dass der Platzhalter f r den Namen des Angebotes mit geschweiften Klammern und Inhalt 0 angegeben werden muss 0 Die zus tzlichen Informationen d rfen kein Komma enthalten Titel Text Tag name format Lizenzen f r die 0 k nnen nicht zur ckgegeben werden Allgemein Titel Text Tag name Forma t Lizenzen f r die 0 Anzeigen als Umgebendes Feld vw Rt Farbe 42 T Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Absatz Standardschriftart Neue Formatvorlage C Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden 3 8 Weitere Zusatztags zur opti
40. g NOTIZEN Notiz eingeben V Mustervorlage Angebot docx Sie Genau jetzt Seite 43 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT WORDVORLAGE INFORMATION Test im Feld bleiben und die neue Wordvorlage nach CRM Philosophie anf gen Name Besitzer Entit t Herunterladen als Beschreibung NOTIZEN Titel Beschreibung 0 Antigen Dokumentiert wird hierbei dann nur das aktuelle Datum und die Uhrzeit der Hinterlegung Hinweis Der Nachteil beim Austauschen von Wordvorlagen ist dass die lteren Vorlagen im System nicht mehr zur Verf gung stehen Daher sollte man diese intern abspeichern um im Notfall darauf zur ckgreifen zu k nnen 4 2 Das produktive Arbeiten mit der Vorlage Nachdem die Vorlage erstellt und in die Entit t Wordvorlagen integriert wurde kann diese produktiv genutzt werden Der entsprechenden Datensatz unser Beispiel Das Angebot wird ge ffnet und der Word Button in der Men leiste gedr ckt a Schr ber Silke A Microsoft Dynamics CRM v ft VERTRIEB v Angebote v Word Schnittstelle v amp Erstellen p Im NEU I L SCHEN W woRD ADRESSE NACHSCHLAGEN ANGEBOT AKTIVIEREN ANGEBOT F R KUNDEN D PRODUKTE ABRUFEN Word Schnittstelle Gesamtbetrag G ltig von G ltig bis Besitzer 5 1 277 00 amp Schr ber
41. g Tag Tr eaa ber das Feld Potenzieller Kunde Schemaname auf Angebot gehe zur Entit t Firma Entit tsname der Firma gehe zum Feld prim rer Kontakt primarycontactid Feldname auf Entit t Firma gehe zum Kontakt Entit tsname Kontakt gebe den Wert des Feldes Anrede aus Feldname des Feldes Anrede Tag f r Anrede customerid account primarycontactid contact salutation verk rzt customerid 1 primarycontactid 2 salutation Tag f r Vorname customerid account primarycontactid contact firstname verk rzt customerid 1 primarycontactid 2 firstname Tag f r Nachname customerid account primarycontactid contact lastname verk rzt customerid 1 primarycontactid 2 lastname 3 3 4 Ausgabe des Besitzers und Bearbeiters Benutzers Besitzer Benutzer Wegbeschreibung Tag an ber das Feld Besitzer Schemaname des Besitzers gehe zum Benutzerdatensatz Entit tsname Systemuser gebe den Nachnamen des Benutzers aus Feldname des Feldes Nachname Tag ownerid systemuser lastname Bearbeiter aktueller Benutzer Es kann ebenfalls der aktuell Ausf hrende der Schnittstelle in die Vorlage eingef gt werden Dies kann z B im Sinne des Bearbeiters notwendig sein der das Dokument erstellt Um den aktuell ausf hrenden Benutzer in der Wordvorlage auszugeben verwenden Sie folgenden Tag Tag currentuser lastname 3 3 5 Daten aus Entit ten ber eine 1 n Beziehung In der Wordvo
42. hnittstelle erforderlich Seite 50 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Sollten Sie weitere Fragen zur CRM Word Schnittstelle haben oder einen weiterf hrenden Support ben tigen so z gern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 Mail sales donaubauer com Web www donaubauer com Informationen zur CRM Word Schnittstelle www crmwordschnittstelle de Vorstand Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB 23063 Ust ID DE814819651 Seite 51 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com
43. ht bearbeitet werden Hinweis Wird das Tag Feld nicht ausgef llt wird nach dem Abspeichern automatisch der Titel in das Tag Feld kopiert Word Funktion Dies hat keine Auswirkung auf die Funktion der Schnittstelle Anmerkung Erst sind alle Tags in der Tabelle zu setzen Im Anschluss daran werden die Zeilen mit dynamischen Werten die sich in der Tabelle stets wiederholen sollen mit dem tablerow Tag hinterlegt Der Tabellen Tag sollte erst dann gesetzt werden wenn alle in der Tabelle ben tigten Tags definiert worden sind Sollten nderungen und oder Erg nzungen an diesen Tags nach dem Setzen des Tabellen Tags erforderlich sein kann es ggf zu Fehlermeldungen kommen In diesen F llen ist es ratsam die gesamte Tabelle neu zu erstellen 3 4 2 Sortierung der Tabellen Positionen Wenn in der Tabelle die einzelnen Produktpositionen nach speziellen Kriterien sortiert werden sollen z B Positionsnummern kann die Sortierung in den Tabelleneigenschaften hinterlegt werden Dazu wird im Tabellen Tag das Feld definiert nach dem sortiert werden soll Dabei muss sowohl der Feldname z B lineitemnumber als auch die Entit t z B quotedetail angegeben werden Das Feld nach welchem sortiert wird kann aus jeder beliebigen verkn pften Entit t stammen Seite 15 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSC
44. ibung NOTIZEN Notiz eingeben Mustervorlage Angebot U Mustervorlage_Angebot docx Besitzer amp K nig David Seite 4 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com Name Entit t Beschreibung Neue Notiz hinzuf gen Hinweis DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Vergabe eines eindeutigen Namens der es dem Endbenutzer erm glicht die f r ihn richtige Vorlage zu identifizieren Dies ist besonders wichtig wenn mehrere Vorlagen pro Entit t vorhanden sind Hinterlegung des Schemanamens der Entit t f r welche die Vorlage erstellt wird In diesem Feld kann eine Beschreibung der Vorlage eingetragen werden welche dem Endbenutzer sp ter im Vorlagenexplorer als Tooltip angezeigt wird Die eigentliche Wordvorlage docx Dokument wird an den Vorlagendatensatz als Notiz angehangen Wann immer nderungen an der docx Vorlage vorgenommen werden muss diese erneut auch im Notizenbereich des Vorlagendatensatzes ausgetauscht werden Sollte die gew nschte Vorlage sp ter im Vorlagenexplorer nicht zur Verf gung stehen muss die Kontrolle erfolgen ob der richtige Schemaname der Entit t in richtiger Schreibweise verwendet wurde 2 3 Deaktivieren von Vorlagen Der End User bekommt zur Auswahl im Vorlagen Explorer nur aktive Vorlagen angezeigt Vorlagen k nnen in den Status inaktiv gesetzt werden Dazu wird de
45. icher Teilnehmerin Termine optionalattendee optionalattendees optionaler Teilnehmer in Terminen Terminserien organizer Organizer Organisator in Terminen Planer in H Terminserien Seite 34 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT M chte man beispielsweise alle Empf nger einer E Mail in einem Worddokument ausbringen erfolgt dies durch folgende Hinterlegung Allgemein Titel list Tag to torecipient Anzeigen als Umgebendes Feld w Farbe 2a v E Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Formatvorlage Absatz Standardschriftart Neue Formatvorlage C Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Sperren u Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden _ Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Die Ausgabe aller Empf nger erfolgt mit Vor und Zuname der einzelnen Empf nger getrennt durch Semikolon Frieda Friedrich Marie Mustermann Dabei ist es ohne Bedeutung ob als der Empf nger der E Mail eine Firma ein Kontakt oder ein Benutzer angegeben worden ist Schnittstellenk ufer ABC Mane Mustermann Silke Schr ber Firma Kontakt Benutzer E Mails aus dem Marketingbereich sind h ufig an Kampagnen gebunden in denen es sehr viele Empf nger gibt M chte man diese ber die CRM Word Schnittstelle ausgeb
46. in entsprechenden Kundenordnern abgelegt was sich ab einer Anzahl von erzeugten Dokumenten aufwendig gestalten kann Ebenso k nnen sich Fehler in der Schreibweise einschleichen die das Auffinden der Dokumente zu einem sp teren Zeitpunkt erschweren Mit der CRM Word Schnittstelle ist es m glich f r die zu erstellenden Dokumente im Vorfeld eine feste Namensstruktur zu hinterlegen Die Definition hinterlegt man hnlich dem Property Tag ber die erweiterten Eigenschaften des Dokuments und den Reiter Anpassen Seite 31 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Name FileName Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Wert Angebote a Een Fa Jeder Text der Wahl Ablage Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Typ Text w Wert Angebote Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Abbrechen Ausgabe im Worddokument Angebote dock Word NDLUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS K lA 2 5 e A A M AaBbcchc AaBbCcDd AaBbe Mit der Eigenschaft FileName des Dokumentes k nnen auch dynamische Feldinhalte als Bestandteile des Dokumentennamens definiert werden Dazu wird wie beim Property Tag mit der Eingabemaske gearbeitet lt PropertyTag Title Name Tag name gt Beispiel Angebot
47. lich kombiniert werden Beispiel Montag der 17 Februar 2014 M glichkeit 1 Kombination aus zwei Tags ERS Ferm Tag 1 createdon format 0 dddd Mittwoch der 21 02 2014 Text in der Vorlage der Tag 2 newdate date_de M glichkeit 2 als einheitlicher Tag Tag createdon format O dddd der 0 dd MMMM yyyy Mittwoch der 19 Juni 2013 3 7 2 Formatierungen in Zahlen und W hrungsfeldern Die Microsoft Formatierungen k nnen auch in Zahlen und W hrungsfeldern Anwendung finden Beispiel Die Standardfelder Menge Einzelpreis und Gesamtpreis im Angebot wurden wie folgt definiert Menge quoteid quotedetail quantity Preis quote quoteid quotedetail priceperunit Gesamtpreis totalamount Ohne den Zusatztag round wird im Worddokument ausgegeben Seite 20 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Menge ____ Einzelpreis Gesamtpreis 1 000 00000 1 277 00 1 277 000 00 Dabei werden bei der Mengenangabe die 5 Stellen nach dem Komma aus der Standardfelddefinition der Entit t Menge des zugrunde liegenden Microsoft Dynamics CRM gezogen Die Anwendung des Zusatztags round wird in diesem Handbuch einige Abs tze sp ter beschrieben Menge quote quoteid quotedetail quantity roundO Preis quote quoteid quotedetail priceperunit format O HHH HHH G
48. llte Vorlage nach CRM Philosophie unter Notizen hinterlegt Schr ber Silke At v ft EINSTELLUNGEN v Wordvorlagen v Test NEU DEAKTIVIEREN MM L SCHEN SS ZUWEISEN FREIGEBEN LINK PER E MAIL SENDEN WORKFLOW AUSF HREN WORDVORLAGE INFORMATION Test oe Name Besitzer amp Schr ber Silke Entit t Herunterladen als Notiz Beschreibung v Mustervorlage Angebot docx Sie Genau jetzt 4 1 2 Austauschen der Wordvorlage Beim Arbeiten mit Wordvorlagen sind immer wieder nderungen oder Aktualisierungen erforderlich Die ge nderte Wordvorlage muss dann mit den Schritten gem dem Absatz Anf gen der Wordvorlage als neue Notiz erneut an den entsprechenden Datensatz angef gt werden Vom System wird immer die zuletzt hinterlegte Wordvorlage aufgrund des Datums als die aktuellere Version erkannt und automatisch genutzt Die alte Vorlage bleibt auch weiterhin im System erhalten Vor allem bei der Ersterstellung von Wordvorlagen ist es so dass die einzelnen Tags oder Teile der neu erstellenden Wordvorlage immer wieder getestet werden m ssen Somit kann die Schlange der angef gten Notizen im Datensatz ziemlich lang und auch un bersichtlich werden In diesem Fall ist es besser die Notiz einfach auszutauschen WORDVORLAGE INFORMATION Test Mit der Maustaste ber die Notiz streifen und die Notiz ber das auftauchende Kreuz l schen Name Besitzer Entit t Herunterladen als Beschreibun
49. ls Ta gleich lE ungleich notnull enth lt einen Wert isnull enth lt keinen Wert Mit der hinterlegten Bedingung quotedetail quantity 1 kann zum Beispiel eine Zeile definiert werden welche nur dann angezeigt wird wenn der daf r hinterlegte Wert f r die Menge in der Angebotsposition ungleich 1 ist Seite 17 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Hinweis Vor und nach den Operatoren ist jeweils ein Leerzeichen einzuf gen da es ansonsten zu Fehlermeldungen kommt 3 5 Die Sprachdefinition im Worddokument Zu den erstellten Wordvorlagen ist es m glich unterschiedliche Sprachen zu definieren Ist das nicht erfolgt wird immer die Sprache des aktuellen Benutzers in dem Worddokument ausgegeben Eigenschaften 7 an Die Sprachdefinition erfolgt ber die Erweiterten Eigenschaften des 05 Eigenschaften ber dem nn Worddokuments und dort ber den Reiter Anpassen anzeigen und bearbeiten Als Namen wird hinterlegt LanguageCode Kommentare Kommentare hinzuf gen Der einzugebende Wert kann entweder im vorgegebenen Zahlcode z Bsp 1031 f r Deutsch 1033 f r Englisch oder mit dem Buchstabenk rzel z Bsp de f r Deutsch en f r Englisch eingetragen werden Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen Allgemein Zusammenfassung Statistik Inha
50. lt Anpassen Name Hinzuf gen Name Hinzuf gen Ablage Ablage Abschlussdatum schen Abschlussdatum L schen Abteilung Abteilung Anordnung Anordnung Aufgezeichnet von Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Y Aufzeichnungsdatum Y Typ Text v Text v Wert Verkn pfung zum Inhalt Wert Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Name Wert Typ Eigenschaften Name Wert Typ Languag en Text Languag 1033 Text Die Sprachdefinition wird z B bei Datumsangaben ben tigt Beispiel Hat man den format Tag benutzt und dort den Tag createdon format 0 D hinterlegt erfolgt bei der aktuellen Benutzersprache deutsch die Ausgabe des Datums in der Form Dienstag 17 M rz 2015 Wurde im Worddokument die Sprache Englisch definiert erfolgt die Ausgabe des Datums in der Form Tuesday March 17 2015 3 6 Das Datum und die Zeit sowie Daten die nicht aus Entit ten ausgelesen werden Mit der CRM Word Schnittstelle hat man die M glichkeit das Datum oder die GUID des Dokumentes in das zu erstellende Worddokument in vorgegebenen Formatierungen einzuf gen Seite 18 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Beispiel Das aktuelle Datum Die Definition f r das aktuelle Datum lautet Titel Datum Tag newdate Das aktuelles Datum und die aktuelle Uhrzeit S
51. malen Anzeige Ihrer Daten im Worddokument 3 8 1 Die Zusatztags blank und newline Der Zusatz Tag blank erzeugt ein Leerzeichen nach dem dynamischen Wert und der Zusatz Tag newline erzeugt einen Zeilenumbruch nach dem dynamischen Wert Mit diesen Tags ist es m glich in den Wordvorlagen unn tige Leerzeilen und zeichen zu vermeiden Beispiel Adressfeld Es wird empfohlen die Felder im Adressfeld direkt hintereinander unter Verwendung der Zusatztags blank bzw newline zu definieren Das Adressfeld unseres Beispielangebotes sieht in der Wordvorlage wie folgt aus Schnitistellenwerk ufer AG Addan Stra e 100 D 01234 Microstadt Firmenname nredeTitelVornameNachnameStra e PLZOrt Seite 22 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Die entsprechenden Tags dazu werden im Einzelnen so definiert Firmenname customerid 1 name newline Anrede prim rer Kontakt customerid 1 primarycontactid 2 salutation blank Titel prim rer Kontakt costumerid 1 primarycontactid 2 sufix blank Vorname prim rer Kontakt customerid 1 primarycontactid 2 firstname blank Nachname prim rer Kontakt customerid 1 primarycontactid 2 lastname newline Stra e Firma customerid 1 address1_line1 Die Postleitzahl und der Ort sollen in jedem Fall durch eine Leerzeile von den brigen Daten im Adressfeld abgesetzt
52. n wird nachvo lzie h barer Titel Formatvorlage Absatz Standardschriftart Angebotsnummer Allgemein Neue Formatvorlage _ Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen Tag Schem aname des Feldes Angebots Sperren ID quotenumber _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden _ Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden Seite 10 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Angebotsnummer Angebots Nr Angebotsnummer Der dynamische Wert f r dieses Feld wurde hinterlegt 3 3 2 Daten aus verkn pften Entit ten einfache Verkn pfungen Werden Informationen aus verkn pften Entit ten ben tigt muss der Weg ber das Beziehungsfeld zwischen der Ausgangsentit t und der Entit t erfolgen aus welcher die Information ausgelesen werden soll Beispiel Firmenname Die Verbindung vom Angebot zur Firma erfolgt ber das Feld Potenzieller Kunde in welchem ein Firmendatensatz hinterlegt ist Der Schemaname dieses Feldes ist customerid Der im Worddokument hinterlegte Textpassus wird wie bereits beschrieben als Rich Text Inhaltssteuerelement markiert und die Eigenschaften definiert Der Tag f r den Firmennamen setzt sich wie folgt zusammen Wegbeschreibung Tag ma ber das Feld Potenzieller Kunde Schemaname auf Angebot E
53. netto 1 000 1234 1 000 12 Soll eine Rundung auf eine andere Dezimalstellenanzahl nach dem Komma erfolgen ist an den Zusatztag die gew nschte Anzahl der Rundungsstellen in Zahlen anzuh ngen Beispiel Tag quote quoteid quotedetail priceperunit round Ausgabe mit Zusatztag round3 Einzelpreis netton 1 000 123 a 3 9 condition Tag Bedingungen Zur Vermeidung von immer wieder auftretenden nderungen in den Worddokumenten wurde der condition Tag entwickelt Mit diesem Tag wird es m glich Ausgaben im Worddokument an genau spezifizierte Bedingungen zu kn pfen Als Operatoren f r die Definition des condition Tags stehen zur Verf gung pA Gr er als pa Kleiner als m gleich ungleich notnull enth lt einen Wert isnull enth lt keinen Wert Beispiel Die Anrede im Angebot Das Angebot soll an die Person bersandt werden welche die Erstellung des Angebotes beauftragt hat In den meisten F llen wird es auch die Person sein die im Kundendatensatz als prim rer Kontakt hinterlegt ist Die Angaben in der allgemeinen Anredeformel k nnten also genau wie im Anschriftenfeld direkt aus dem prim ren Kontaktdatensatz in das Worddokument bernommen werden Ist allerdings kein prim rer Kontakt hinterlegt oder dieser nicht bekannt erfolgt die Ausgaben durch die CRM Word Schnittstelle in nachstehender Form Sehr geehrter aufgrund Ihrer Nachfrage m chten wir Ihnen nachfolgendes A
54. ngebot unterbreiten Da es f r die Anredeformel im Worddokument drei M glichkeiten gibt wird diese so in der Vorlage hinterlegt Seite 24 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrter nredeTitelNachname Sehr geehrte AnredeTitelNachname Um bei der Ausgabe im Worddokument unn tige Leerzeichen zu vermeiden d rfen hier zwischen den Anredeformen keine Leerzeilen eingef gt werden Die Tags f r die Anrede den Titel und den Nachnamen werden in den verschiedenen Anredeversionen hinterlegt Die gesamte Anredeform Sehr geehrte Damen und Herren wird als Rich Text Inhaltssteuerelement markiert und erh lt folgende Definitionen Titel condition Tag customerid account primarycontactid isnull Der Tag verweist auf das Feld des prim ren Kontaktes im Firmendatensatz Ist dieser nicht bef llt isnull dann wird diese Anredeform im Worddokument ausgegeben Wichtig ist dass das Komma hinter der Formel mit zum Rich Text Inhaltssteuerelement z hlt sonst muss an dieser Stelle ggf wieder manuell nachgebessert werden condition Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrter AnredeTitelNachname Sehr geehrte AnredeTitelNachname Die zweite Anredeform Sehr geehrter Herr TitelNachname wird ebenfalls als Rich Text Inhaltssteuerelement markiert und
55. niert werden m ssen Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis netto netto 1 Komponente VK netto Gesamt netto Inhalt Endsummen netto Summe Anmerkung Wie Sie weiter mit Tabellen umgehen wird im nachstehenden Absatz Arbeiten mit Tabellen in der Vorlage erkl rt Das Einf gen der Inhaltsfelder in die Tabelle ist unabh ngig von der Erstellung selbiger Der Tag f r die Produktposition wird wie folgt definiert Wegbeschreibung Tag 0 a gearbeitet wird auf dem Angebot Schemaname Angebot ber die 1 n Beziehung zur Entit t Angebot Produkt Nachschlagefeldes Tag quote quoteid quotedetail lineitemnumber Anmerkung Im CRM muss das Feld Position oder Ifd Nr lineitemnumber ggf durch Anpassung in das Haupt Formular der Entit t Angebot Produkt eingef gt werden Die Tags f r die f nf Felder aus dieser Entit t lauten Tag Menge quote quoteid quotedetail quantity Tag Komponente quote quoteid quotedetail productdescription Seite 13 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Tag VK netto quote quoteid quotedetail priceperunit round Tag Gesamt netto quote quoteid quotedetail baseamount round Tag Beschreibung quote quoteid quotedetail description 1 round durch Komma getrennter Zusatztag dient zum Runden auf 2 Dezimalstellen in Zahlenf
56. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 24 3 10 Tag SubTemplate 00mm einen een innen 26 3 11 Die FUNKUOM ALIA G ee are ae ee ee ee 27 3 12 Property Tag Erweiterte Eigenschaften von Dokumenten us04e44000nnnnnnnnnennnenennne nennen 28 3 13 Die Eigenschaft FileName des Dokuments 222022402220022000n0 nenn nenn nenn ann nnnnnnnnnnnnnnnnennnennnennn 31 3 14 Partylisten Felder 40u00022004000RRRnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 34 3 14 1 Ausgeben von weiteren Informationen aus Partylistenfeldern 220022200022200020n0 nennen 35 3 15 Einf gen von Bildern mit der CRM Word Schnittstelle Tag image 2u0ss020040ne nennen 37 3 16 Der Hyperlink Tag 4u0002240000200000nnnnnnn nennen nnnnnnnnnnnnnn nennen nnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnsnnnennnnnnennnnnnnn 39 3 16 1 Hyperlink Tag als festgelegter Text uuu02044000240nnnennennnn nennen nnnnnnnnennnn nennen nnennnn nennen nnnnnnnnnenn 39 3 16 2 Hinterlegung von variablen Hyperlinks 0400000000040nnRRnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn 40 3 17 Die Angabe des Prim rschl ssels der Entit t 4444444Rnnnn nen Hnnnnnnnnnnn nn nnnnnnnnnnnn nn 41 4 Das Arbeiten mit den erstellten Vorlagen 24000s020000000Rnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennnnnn nennen 43 4 1 Anf gen der Wordvorlage
57. ntit tsname Firma und gib das Feld Firmenname aus Schemaname auf Firma Die Teile des Tags werden durch das Setzen eines Punktes voneinander getrennt Allgemein Titel Firmenname Tag customerid account name Anzeigen als Umgebendes Feld v Name Firma Farbe Dr u Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegeben wird Tag i cu sto me rid ACCOU nt name Formatvorlage Abs tz Standardschriftart weinen verk rzte Schreibweise _ Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen T ag s CU sto me rid 1 name Sperren _ Das Inhaltssteuerelement kann nicht gel scht werden _ Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden 3 3 3 Daten aus verkn pften Entit ten mehrfach Verkn pfung Alle relevanten Entit ten sind miteinander verkn pft So k nnen Informationen aus Dritt Entit ten f r den Weg zum Ergebnis Feld genutzt werden Auf dem CGRM Angebotsformular ist zu sehen dass es keine direkte Feldverkn pfung zwischen der Entit t Angebot und der Entit t Kontakt gibt Es existiert nur eine Verkn pfung zur Entit t Firma unter der wiederum ein Prim rer Kontakt hinterlegt werden kann Diese Verbindung wird bei der Erstellung der Wordvorlage genutzt Seite 11 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Wegbeschreibun
58. r com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Die Eigenschaften dieses Felds ndern Anzeige Formatierung Details Ereignisse Details Geben Sie die folgenden Informationen f r die Metadaten ein Anzeigename Mame Beschreibung Nummer des Angebots Gesamtergebnis Der Schemaname der Angebots ID Angebotsnummer lautet quotenumber An die Stelle an der im Worddokument die Angebotsnummer ausgegeben werden soll wird eine Zeichenfolge Text eingef gt und vollst ndig markiert Angebots Nr ber den Reiter Entwicklertools wird in der Men zeile der Button Rich Text Inhaltssteuerelement gedr ckt Zu diesem Zeitpunkt muss die Markierung noch bestehen SEITENLAYOUT VERWEISE SENDUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS Aal aa E Z Entwurfsmodus F J ER EH Ef Eigenschaften i Wl g XML Autoren Bearbeitung Dokument De Ins Ei S 1E Gruppieren Zuordnungsbereich blockieren einschr vorlage Steuerelemente Zuordnung Sch tzen Um die Markierung ist ein Rahmen zu sehen der anzeigt dass es sich um ein Rich Text Inhaltssteuerelement handelt E Angebots Nr Angebotsnummer ber den Button Eigenschaften in der n Pre T Multifunktionsleiste ffnet sich ein Dialogfenster Tag ee das wie folgt bef llt wird Anzeigen als Umgebendes Feld vw Farbe Dr Titel ein logischer f r den Benutzer _ Mit Formatvorlage Text formatieren der in das leere Steuerelement eingegebe
59. r entsprechende Wordvorlagen Datensatz ge ffnet und der Button Deaktivieren in der Men leiste gedr ckt Deaktivierte Datens tze k nnen jederzeit durch das Bet tigen des Buttons Aktivieren in der Men leiste wieder aktiviert und genutzt werden Seite 5 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 3 Vorlagenerstellung 3 1 Voraussetzungen und Grundkenntnisse Der Ersteller der Wordvorlagen sollte ber grundlegende Kenntnisse der Entit ten Attribute und verkn pfte Datens tze verf gen Er sollte wissen wo und wie Schemanamen eingesehen werden k nnen und Verst ndnis dar ber haben wie Entit ten miteinander verbunden sind Die Vorlagen zur CRM Word Schnittstelle k nnen mit Microsoft Office ab der Version 2007 erstellt werden und m ssen als docx abgespeichert werden nicht im Kompatibilit tsmodus Nur so stehen die erforderlichen Inhaltssteuerelemente in vollem Umfang zur Verf gung Um Vorlagen erstellen zu k nnen m ssen die Entwicklertools aktiviert werden Beispiel Microsoft Office 2013 ber den Reiter DATEI in der EN Informationen Men leiste gelangt man zum Men punkt RE Optionen Benutzerhandbuch Version 5 2 ffnen serverchd CHD Mitarbeiter Schr ber Silke Dokumente Handb cher noch nicht freigegeben Speichern gt Dokument sch
60. r mit Bindestrich getrennt angegeben werden Tag quote customerid account benuterspezifischeid accountid account Bei 1 n oder n 1 Beziehung wird f r eine der beteiligten Entit ten der Prim rschl ssel verwendet Der Prim rschl ssel f r die Entit ten ist der Schemaname der Entit t erg nzt mit id contact gt contactid quote 2 quoteid salesorder gt salesorderid Seite 41 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Eine Ausnahme dabei bilden alle Entit ten die unter Aktivit ten zusammengefasst werden k nnen Telefonanrufe Aufgaben E Mail etc F r Aktivit ten lautet der Prim rschl ssel immer activityid Seite 42 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 4 Das Arbeiten mit den erstellten Vorlagen 4 1 Anf gen der Wordvorlage 4 1 1 Anf gen der Wordvorlage als neue Notiz Ist die Wordvorlage erstellt muss diese in das System bernommen werden Dies erfolgt im Bereich Einstellungen ber die Navigationsschaltfl che Wordvorlagen Hier sind alle erstellten aktiven Wordvorlagen aufgelistet Die Wordvorlage an welche das erstellte Dokument anf gt werden soll in unserem Beispiel die Angebotsvorlage wird ge ffnet und die erste
61. rd diese Zeile immer angezeigt Die 3 Tabellenzeile wird markiert mit einem Rich Text Inhaltssteuerelement eingeschlossen und erh lt die Definition Titel tablerow Tag quote quoteid quotedetail description notnull Im Worddokument wird also nur dann die 3 Tabellenzeile abgebildet wenn das Feld Inhalt eine Information enth lt Wurde jede Zeile entsprechend markiert muss als letztes noch der Tabellen Tag wie vorstehend n her beschrieben definiert werden itable Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis Ttablerow netto netto 1 1 Komponente EK netto Gesamt netto Inhalt Endsummen netto Endsumme netto Hinweis Zu beachten ist dass man beim Setzen von Tags in Tabellen zuerst die Tags in den Tabellenfeldern dann die tablerow Tags f r die entsprechenden Zeilen und zuletzt den Tabellen Tag definiert M chte man Anderungen und oder Erg nzungen in bereits vorhandenen Tabellen durchf hren kann es zu Fehlermeldungen kommen Dann ist es ggf sogar n tig dass die Tabellen insgesamt neu erstellt und in den Wordvorlagen hinterlegt werden m ssen Die Bedingung eines tablerow Tags setzt sich stets aus drei Teilen die jeweils voneinander durch Leerzeilen getrennt werden zusammen das zu berpr fende Feld in der Zeile quotedetail quantity dem Operator z Bsp und dem gesuchten Wert Die Operatoren f r die Definition der Zeilen sind e Gr er als a Kleiner a
62. reis Gesamtpreis netto netto Word chnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM 127700 1 277 00 Der Freis f r die Word Schnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM setzt sich zusammen aus I I Fu a a a aan a a a a a a a a a aa a a ra a a a az a a a ar a a a ar a a a a a a a az a a a a a a a a aaa aa a aa a a a aa a a aa a ehe aaa i dem Preis f r die Schnittstelle 960 00 Die Erstauslieferung der Word Schnittstelle erfolgt immer mit Software Assurance Endsumme netto 1 277 00 Seite 26 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Der Tag SubTemplate verweist nicht auf ein Feld sondern auf die ID In unserem Beispiel auf die ID der Angebotsposition Hat ein Angebot mehrere Angebotspositionen die in Tabellen zusammengefasst werden erfolgt das Einf gen in jede Position 3 11 Die Funktion ALIAS Auch durch die verk rzten Abfragen kann es passieren dass die Zeichenbegrenzung von 64 Zeichen des Microsoft Office Word erreicht und oder berschritten wird Um diese Begrenzung zu umgehen nutzt man die Funktion ALIAS Diese Funktion kann bei allen Tags Anwendung finden Aus bersichtlichkeit wird hier mit einem einfachen Tag gearbeitet Wir nehmen dazu den Tag f r Komponente Produktbezeichnung im Angebot Tag quote quoteid quotedetail productdescription Der im Word
63. rlage muss auf Daten aus der Entit t Angebot Produkt auch Produktposition zugegriffen werden Zwischen dem Angebot und der Angebotsposition besteht eine 1 n Beziehung Bei der Erstellung des Tags muss angeben werden auf welcher Entit t gearbeitet wird Im Beispiel ist dies das Angebot quote Vom Angebot gelangt man ber die 1 n Beziehung quoteid zur Entit t Angebot Produkt quotedetail Seite 12 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT EJ Schlie en 4 Abh ngigkeiten anzeigen ZF Verwaltete Eigenschaften Hilfe atei Ea Beziehung Bearbeiten der L sung Standardl sung a 4 Angebot zu Angebot Produkt A Allgemein d Allgemein w x Informationen Beziehungsdefinition aja ta Zuordnungen Prim re Entit t Mame Ma chschlagefeld Anzeigename Erforderl Stufe Beschreibung Eindeutiger Bezeichner des Angebots f r das Angebotsprodukt Auf dem Formular dieser Entit t befinden sich Felder aus denen Informationen ausgelesen werden sollen Im Beispiel sind das 6 Felder die Angebotsposition lineitemnumber die Menge quantity die Komponente productdescription der Verkaufspreis netto priceperunit der Gesamtpreis netto baseamount und eventuell eine genauere Beschreibung der Komponenten description welche nacheinander defi
64. snummer lt PropertyTag Title Angebotsnummer Tag quotenumber gt Seite 32 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Name FileName Allgemein Zusammenfassung Statistik Inhalt Anpassen W ert lt P ro p e rt yT a g Titl e An g eb ot snumme r Name FileName Be Tag quotenumber gt Ablage Abschlussdatum L schen Abteilung Anordnung Aufgezeichnet von Aufzeichnungsdatum Typ Text w Wert er Tag quotenumber gt Verkn pfung zum Inhalt Eigenschaften Abbrechen Ausgabe im Worddokument ANG 01008 MSR0OR2 dock Word NDUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS Asbhbccbr AaBbCcDd AaBbC Die Ausgabe des Namens kann auch mit unterschiedlichen Feldern kombiniert werden Dazu wird der PropertyTag mehrfach hintereinander ausgef hrt Gew nschte Leerzeichen sind entsprechend einzuf gen Beispiel Kombination Angebotsnummer und aktuelles Datum lt PropertyTag Title Angebotsnummer Tag quotenumber gt vom lt PropertyTag Title Datum Tag newdate date_de gt Ausgabe im Worddokument ANG 01008 M8ROR2 vom 06 08 2014 dock Word NDUNGEN BERPR FEN ANSICHT ENTWICKLERTOOLS KaAlAr 2e ee T AaBbCco aBbCcDd AaBbC Seite 33 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax
65. sollte Pos Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamtpreis netto netto L 1 00 Word chnittstelle f r Microsoft Dynamics CRM 960 00 960 00 e 2 1 00 Softwarepflege zur Word chnittstelle f r Microsoft 317 00 317 00 Dynamics CRM Die Softwarepflege gew hrleistet Ihnen die Upgrade Sicherheit bei zuk nftigen Versionen und gilt 2 Jahre G ltigkeit Endsummen netto Mit Hilfe des tablerow Tags kann dies verhindert werden Der tablerow Tag erlaubt es f r jede Zeile einer Tabelle Bedingungen zu definieren wann diese Zeile angezeigt werden soll Die Tabelle wird erstellt und mit den Tags f r die einzelnen Spalten und Zeilen Menge Komponenten Einkaufspreisen etc wie unter dem Punkt Arbeiten mit Tabellen in der Vorlage beschrieben bef llt Im Anschluss wird jede Zeile welche einen dynamischen Inhalt enth lt markiert und definiert Seite 16 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT Im Beispiel sind das die 2 und 3 Tabellenzeile Die 2 Tabellenzeile soll immer ausgegeben werden egal ob eins der darin enthaltenen Felder unausgef llt bleibt Diese Zeile wird markiert und mit einem Rich Text Inhaltssteuerelement versehen Diese Zeile wird wie folgt definiert Titel tablerow Tag true Der Wert true stellt eine Bedingung dar die immer wahr ist Somit wi
66. tra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 5 Die Demobeschr nkung bei Testversionen Ist eine Test oder eine zeitlich begrenzte Version der CRM Word Schnittstelle im Einsatz st t man beim zeitlichen Ablauf dieser Version auf die Demobeschr nkung Die Schnittstelle ist voll funktionsf hig und kann auch zu Testzwecken weiter genutzt werden Die Demobeschr nkung bewirkt nur eine willk rliche Gro und Kleinschreibung der Buchstaben welche die so erstellten Dokumente nicht nutzbar macht Schnittstellenverk ufer AG Addon Stra e 100 D 01234 Microstadt sCHniTtsTellEnK UFER aBC HerR dON AddON wuRZenER StrA e 10 04774 daHLeN AnG 01005 52G3H1 sCHr BeR Datum 2013 09 05 Angebot Sehr geehrter hHERr aDdOn Um Ihre Testversion zu verl ngern oder einen zeitlich unbegrenzten Lizenz Key zu erhalten wenden Sie sich bitte an lizenzen donaubauer com Weitere Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der letzten Seite des Handbuches Seite 47 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361 826 0 Fax 49 34361 826 25 www donaubauer com DONAUBAUER AKTIENGESELLSCHAFT 6 H ufig gestellte Fragen zur CRM Word Schnittstelle FAQ 6 1 Rechte und Sicherheitsrollen Damit die CRM Endanwender auf die CRM Word Schnittstelle zugreifen und mit dieser arbeiten k nnen m ssen sie die dazu erfor
67. tunde Minute Sekunde werden ausgegeben 30 08 2013 17 00 16 Um eine optimale Ausgabe des Datums zu erreichen k nnen verschiedene Zusatz Tags an den Datums Tag angef gt werden Die Zusatztags werden vom eigentlichen Tag durch Komma getrennt Ausgabe im Text 2011 08 30 30 08 2013 30 08 2013 yyyy MM dd 30 08 2013 Wochentag dd newdate date long Freitag 30 August 2013 Monatsname mm dd newdate date us 08 30 2013 yyyy dd mm newdate date uk 2013 30 08 Hinweis Die Zusatztags date_short und date_long verwenden die im CRM hinterlegten Formateinstellungen sowie die Sprache des Benutzers Soll nur die aktuelle Zeit ausgegeben werden dann erfolgt dies durch den Tag newdate time Zeit 17 02 Sollte ein Dokument mit einer GUID ausgestellt werden erfolgt dies mit dem Tag newguid 9fa018ea d5a8 44b8 ae7a 823ddaegfb4e 3 7 Der Zusatztag format Mit dem format Tag ist es m glich die Formatierungen gem den Vorgaben des Composite Formatting von Microsoft in das Worddokument einzubringen http msdn microsoft com en us library txafckwd v vs 110 aspx Mit diesem Tag ist es m glich Daten aus numerische Felder Datumsfelder und Text im richtigen Format in die Wordvorlage einzubinden Damit kann man z B landes bliche Datums Zeit und W hrungsangaben Kommastellen und landesspezifische Trennung von Zahlen in Tausenderschritten formatieren Der Zusatz Tag wird mit Komma getrennt dem auszulesenden Feldn
68. unktion vergeben hat Beispiel Name Firmenname Wert email activityid activityparty participationtypemask 2 partyid contact parentcustomerid 1 name Der Wert Tag setzt sich wie folgt zusammen Wegbeschreibung 2 Tag ma Jedes Partylistenfeld hat eine eindeutige Nummer der Identifizierung Diese ist in der vorstehenden Tabelle angegeben In der eckigen Klammer wird jetzt auf diese Bezug genommen Identifizierungsnummer Mail Empf nger und Kontakt zu dem Kontaktdatensatz Schemaname des Kontaktdatensatzes ber das Beziehungsfeld zum parentcustomerid Schemaname des Beziehungsfeldes bergeordneten Kunden zum Kundendatensatz Schemaname des Kundendatensatzes Ausgabe des Feldes name Schemanamen des auszugebenden Kundenname Feldes In unserem Beispiel m chten wir neben dem Nach und Vornamen auch den dazugeh renden Firmennamen und den Ort der betreffenden Firma auslesen Tag f r Firmenname email activityid activityparty participationtypemask 2 partyid contact parentcustomerid account name verk rzt activityid 135 participationtypemask 2 partyid 2 parentcustomerid 1 name Tag f r Firmenort email activityid activityparty participationtypemask 2 partyid contact parentcustomerid 1 address1_ city verk rzt activityid 135 participationtypemask 2 partyid 2 parentcustomerid 1 address1_city Seite 36 von 51 Donaubauer Aktiengesellschaft Wurzener Stra e 10 04774 Dahlen Sa Tel 49 34361

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