Meeting Exchange Express Edition, Version 1.5
Contents
1. 33 i Planen einer Konferenz aoao a 34 Bei Bedarf a oaa 14 E ei Planung Bildschirm 16 geplant 2 22 nn nn nn 17 3 a Planungsdetails 28 Erweitern z SE A Pl tze o ecw 4 4 04 Boa a He 26 GORS i e ir er 21 8 aS Lange 21 Pl tze automatisch erweitern 27 E A T Problem beim Ausschneiden und Einf gen 13 G i S EEE 222 AAN Signalt ne 22 2 ee 30 Bellreleli aie an ach are A ot 19 Verlassen 22 2 Como 20 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 43 Index T WwW Tateldienst g a2 a jo a en a GO a 19 Wiederholte Konferenzen 29 t glich a ita ua ee een 29 Wiederholung 2 22 2 2 nn nn 29 Tastencode a ae ita Braten a a rar a 41 w chentlich a a a E a 29 Tastenzuordnung 2 222 22mm 41 Teilnehmercode 2 2 22 m nn 27 TENNIN sra En an Be Be a Bed a a 16 Z MDP 26 Zeitzone o oo 28 V Vorzeitiger Beginn 28 44 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 20072. 3 W hlen Sie die Registerkarte Konferenzgespr ch aus Die Registerkarte Konferenzgespr ch wird angezeigt 14 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Einrichten einer Bedarfskonferenz Abbildung 8 Registerkarte Konferenzgespr ch 1813 Bile Edit view Insert Format Tools Actions Help lH Save and Close Y Recurrence invite Attendees 9 X B Appointment Conference Call Scheduling IT Use on demand audio conference IT Schedule an audio conference 4 Wahlen Sie Audiokonferenz bei Bedarf verwenden aus Hinweis Bei der ersten Verwendung des Conference Scheduler Plug Ins zeigt das System ein Dialogfeld Konferenz an Sie m ssen aus einer E Mail Nachricht mit Anweisungen zum Installieren des Plug Ins Ihre E Mail Nachricht und das Kennwort eingeben Weitere Informationen finden Sie unter Abbildung 9 Sie m ssen dies nur bei der ersten Verwendung des Conference Scheduler Plug Ins ausf hren Von diesem Zeitpunkt an merkt sich das System die Informationen Abbildung 9 Konferenz Dialogfeld Conferencing A Enter Email Address Enter Password Das Plug In zeigt jetzt die Zugriffsdetails f r Ihre Bedarfskonferenz an Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 15 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Hinweis Wenn Sie auf die Registerkarte Termin klicken werden die Zugriffsd
3. 2 5 16 3 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen um den Konferenzreservierungs Assistenten zu starten Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Allgemeine Einstellungen an Abbildung 14 Bildschirm Allgemeine Einstellungen 2 https s6100dublin rnd avaya com Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet Explorer Meeting Exchange Express Edition Conference Reservation Wizard Exit Help General Settings General Settings Conference Name Scheduling Details Conference Subject Scheduling Recurrence Conference Owner Email Behavior Definition sample avaya com Scheduled Moderator Options Type Auto Extend Seats Seats 10 Passcode Settings Auto Generate Passcode Moderator Passcode Participant Passcode Continue Cancel Finish 3 Geben Sie den Titel der Konferenz im Feld Name der Konferenz ein Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 35 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Hinweis Sie k nnen ferner im Feld Thema der Konferenz eine zus tzliche Erl uterung eingeben Dieses Feld ist optional 4 Geben Sie die Konferenzgr e im Feld Pl tze ein Hinweis Sie k nnen ebenfalls angeben dass die Konferenzgr e automatisch erweitert wird 5 Geben Sie einen Zugangscode f r Moderatoren und Teilnehmer in den Feldern Moderator und Teilnehmer ein Hinweis Wenn
4. Contacts Categories Private 1 Geben Sie alle Besprechungsdetails auf der Registerkarte Termini ein genau wie bei einer normalen Besprechung 4 Wahlen Sie die Registerkarte Konferenzgesprach aus Die Registerkarte Konferenzgesprach wird angezeigt Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 17 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Abbildung 11 Registerkarte Konferenzgespr ch lai Bile Edit yew Insert Format Tools Actions Help lH Save and Close Y Recurrence invite Attendees 9 X ae we Appointment Conference Call Scheduling F Use on demand audio conference IT Schedule an audio conference 5 W hlen Sie Eine Audiokonferenz planen Die Audiokonferenzfelder werden angezeigt 18 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Buchen einer geplanten Konferenz Abbildung 12 Audiokonferenzfelder i Untitled Appointment PER Eile Edit View Insert Format Tools Actions Help isend lt 4 i By DRecurrence FA Cancel Invitation 4 X Appointment Conference Call Scheduling Use on demand audio conference 7 Schedule an audio conference Moderator Passcode Participant Passcode Number of Conferees 2 NOTE Conference call details will be populated in the appointment request Roll Call Play Tone on Exit
5. In diesem Kapitel wird beschrieben wie das Conference Scheduler Plug In fur Microsoft Outlook installiert wird Sie k nnen das Conference Scheduler Plug In installieren wenn Sie ber Microsoft Outlook 2003 oder Microsoft Outlook 2007 verf gen Es bestehen immer zwei M glichkeiten das Conference Scheduler Plug In zu installieren Der Systemadministrator teilt Ihnen mit welche Methode sich f r Ihre Situation eignet Netzwerkinstallation SMS Netzwerkinstallation Der Systemadministrator stellt Ihnen einen Link zu einer Webseite zur Verf gung die auf dem Konferenzserver ausgef hrt wird Diese Webseite enth lt ihrerseits einen Link zum Installationsprogramm f r das Conference Scheduler Plug In Das Conference Scheduler Plug In f r Microsoft Outlook unterst tzt Microsoft Office Outlook 2003 und Microsoft Office Outlook 2007 1 2 3 4 Klicken Sie auf den Conference Scheduler Link auf der internen Website Klicken Sie auf Ja um das Sicherheitszertifikat zu akzeptieren Klicken Sie auf den Link der Ihrer aktuellen Version von Microsoft Outlook entspricht Klicken Sie auf Ausf hren Die Software wird heruntergeladen Klicken Sie auf Ausf hren Die Installationssoftware l dt die ben tigten Komponenten herunter Winzip Self Extractor extrahiert die erforderlichen Dateien Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 7 Kapitel 2 Installieren von Conference Scheduler f r Microso
6. ne und Ansagen Geben Sie die Reservierungsdetails mithilfe dieser drei Registerkarten ein Wenn Sie Ihre nderungen abgeschlossen haben klicken Sie auf OK um die nderungen zu speichern und zur Seite Konferenzreservierungen zur ckzukehren Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 39 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Loschen einer Reservierung Sie k nnen Ihre Reservierung jederzeit l schen So l schen Sie eine Reservierung 1 W hlen Sie die Reservierung in der Konferenzliste auf der Seite Konferenzreservierungen aus Sie k nnen die Konferenz durch Klicken auf das Kontrollk stchen links neben der Konferenz ausw hlen Es kann jeweils nur eine Konferenz ausgew hlt werden Der S6100 Server aktiviert die Schaltfl che L schen 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che L schen Der S6100 Server zeigt das Dialogfeld Konferenzreservierung l schen an 3 Klicken Sie auf OK um die Reservierung zu l schen und zur Seite Konferenzreservierungen zur ckzukehren 40 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Kapitel 5 Steuerelemente des Telefontastenfelds In diesem Kapitel werden die MFV Steuerelemente aufgelistet die Moderatoren oder Teilnehmern wahrend einer Konferenz zur Verf gung stehen Hinweis Diese Tastenzuordnungen sind konfigurierbar Auf diesem Blatt sind die standardm igen Tastenzuordnungen au
7. 000 ee ee ee ee eee Doek awhbeutedtene diet ee eaee eee 4k O hed re A Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch o a ao on 10 10 10 12 12 14 17 22 22 23 25 25 28 29 30 32 34 39 40 41 41 42 43 M rz 2007 3 Inhaltsverzeichnis 4 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Kapitel 1 Einf hrung In Avaya Meeting Exchange Express Edition bestehen zwei M glichkeiten eine Konferenz zu buchen oder zu planen Sie k nnen die Meeting Exchange Express Edition Weboberfl che verwenden Alternativ k nnen Sie das Conference Scheduler Plug In f r Microsoft Outlook verwenden e Reservierungs Assistent in der Weboberfl che e Conference Scheduler f r Microsoft Outlook Reservierungs Assistent in der Weboberfl che Anschlie end k nnen Sie Konferenzgespr che mithilfe der Meeting Exchange Express Edition Weboberfl che buchen die einen Reservierungs Assistenten bereitstellt der Sie beim Buchen Ihrer Konferenz unterst tzt Mithilfe des Reservierungs Assistenten k nnen Sie die Konferenz an Ihre Anforderungen anpassen Conference Scheduler f r Microsoft Outlook Alternativ k nnen Sie das Conference Scheduler Plug In f r Microsoft Outlook zum Buchen Ihrer Konferenzgespr che verwenden Das Conference Scheduler Plug In integriert sich nahtlos in den Microsoft Outlook Kalender und stellt eine zus tzliche Registerkarte im Dialogfeld Neuer
8. geplanten Konferenz Hinweis Die Registerkarte Microsoft Outlook Konferenzgespr ch unterst tzt keine Ausschneiden und Einf gen Funktionalit t mithilfe der Tastenkombinationen STRG C und STRG V Sie k nnen jedoch die Optionen Ausschneiden und Einf gen ber die rechte Maustaste oder die Optionen Ausschneiden und Einf gen im Men Bearbeiten auf der Symbolleiste verwenden Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 13 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Einrichten einer Bedarfskonferenz F hren Sie zum Einrichten einer Bedarfskonferenz folgende Schritte aus 1 Wahlen Sie in Microsoft Outlook Kalender aus Der Kalender wird angezeigt 2 Wahlen Sie Neu aus Das Fenster f r einen neuen Termin wird angezeigt Hinweis Dar ber hinaus k nnen Sie im Dropdownmen Neu den Befehl Besprechung ausw hlen Abbildung 7 Fenster f r neuen Termin BE file Edit view Insert Format Tools Actions Help ld save and Close 4 I Recurrence invite Attendees 9 4 X z ja op Appointment Conference cal Scheduing Conflicts with another appointment on your Calendar Subject Location Label C none gt Start time Thu 26 10 2006 gt fizioo Alday event End time Thu 26 10 2006 Iso x IV Reminder 15 minutes y wj Show time as Ill Busy y z Contacts Categories Private 1
9. werden soll Bei aktivierter Funktion Auf Moderator warten sollten Sie ebenfalls die Funktion Ansage f r Warten auf Moderator aktivieren Auflegen durch Moderator W hlen Sie Ja in der Dropdownliste Auflegen durch Moderator aus wenn die Konferenz beendet werden soll sobald der letzte Moderator diese verlasst W hlen Sie Nein in der Dropdownliste Auflegen durch Moderator aus sofern die Konferenz erst beendet werden soll wenn der letzte Teilnehmer diese verlasst Personliche Begr ung aufzeichnen W hlen Sie Ja in der Dropdownliste Pers nliche Begr ung aufzeichnen aus wenn der Moderator eine Nachricht aufzeichnen k nnen soll die das Konferenzsystem f r Teilnehmer wiedergibt wenn diese sich an der Konferenz beteiligen W hlen Sie Nein in der Dropdownliste Pers nliche Begr ung aufzeichnen aus um die Funktion zur Aufzeichnung einer Nachricht f r Teilnehmer durch den Moderator zu deaktivieren Die Moderatoren k nnen diese Nachricht aufzeichnen bevor sie der Konferenz beitreten Wenn sich Teilnehmer in die Konferenz eingew hlt haben bevor der Moderator beigetreten ist werden sie gehalten und h ren dann diese Nachricht wenn sie der Konferenz zugeschaltet werden Ansage f r Warten auf Moderator W hlen Sie Ja in der Dropdownliste Ansage f r Warten auf Moderator aus sofern das Konferenzsystem eine Nachricht f r Teilnehmer wiedergeben soll wenn die Konferenz aufgrund des Nichteintreffens
10. AVAYA Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch 04 601910DE Ausgabe 1 0 Marz 2007 O 2007 Avaya Inc Alle Rechte vorbehalten Hinweis Die Informationen in diesem Dokument wurden vor dem Druck sorgf ltig auf Vollst ndigkeit und Richtigkeit berpr ft Avaya Inc haftet jedoch nicht f r eventuelle Fehler K nftige Ausgaben dieses Dokuments k nnen nderungen und Korrekturen enthalten Vollst ndige Supportinformationen finden Sie in dem vollst ndigen Dokument Avaya Support Notices for Software Documentation mit der Dokumentnummer 03 600758 Zum Anzeigen dieses Dokuments rufen Sie unsere Website Uber http www avaya com support auf und geben Sie im Suchfeld die Dokumentnummer ein Haftungsausschluss filr die Dokumentation Avaya Inc haftet nicht f r nderungen Zus tze oder Streichungen in der urspr nglich ver ffentlichten Version dieser Dokumentation die nicht von Avaya vorgenommen wurden Der Kunde und oder der Endbenutzer verpflichten sich zur Schadloshaltung und Entsch digung von Avaya seinen Vertretern Angestellten und Mitarbeitern in Bezug auf jedwede Forderungen Klagen Anspr chen und gerichtlichen Entscheidungen die im Zusammenhang mit oder aus Anderungen Zus tzen und Streichungen in dieser Dokumentation entstehen die der Kunde oder der Endbenutzer ausf hrt Haftungsausschluss fiir Links Avaya Inc haftet nicht f r den Inhalt und die Zuverlassigkeit der Informationen auf
11. Explorer Meeting Exchange Express Edition Conference Reservation Wizard Behavior Definition General Settings Announce First Person No Scheduling Details 1 Prompt for Name on Entry Yes Mj Scheduling Recurrence en Ta Behavior Definition Entry Announcement Tone Message v MOL a exit Announcement Tone Message Conference Recording Mode Manual i Allow Dial Out Yes M Blast Dial List Back Continue Cancel Finish Sie k nnen eine Reihe von Konferenzeigenschaften angeben z B ob die Amtswahl aktiviert oder die Konferenz aufgezeichnet werden soll 15 Klicken Sie auf die Schaltflache Fortsetzen Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Moderatoroptionen an Abbildung 18 Bildschirm Moderatoroptionen 2 https s6100dublin rnd avaya com Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet Explorer Meeting Exchange Express Edition Conference Reservation Wizard Moderator Options Steps General Settings Wait for Moderator Scheduling Details Moderator Hang Up Scheduling Recurrence Behavior Definition Record Personal Greeting Moderator Options Announce Waiting for Moderator Set Second Level Pass Passcode Allow Options Modification Cancel Finish Handelt es sich um eine moderierte Konferenz k nnen Sie eine Reihe von Konferenzeigenschaften f r Moderatoren angeben 38 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Bearbeiten einer Reservierung Hinweis Der Syste
12. Konferenz mit der Web Benutzeroberflache Sie k nnen Konferenzreservierungen mithilfe der Weboberflache von Meeting Exchange Express Edition erstellen Verwenden Sie zum Planen einer Konferenz oder einer Konferenzserie den Konferenzreservierungs Assistenten Der Zugriff auf diesen Assistenten erfolgt Uber den Bildschirm Konferenzreservierungen der sich im Bereich Bereitstellung der S6100 Web Benutzeroberfl che befindet Der Konferenzreservierungs Assistent besteht aus f nf Schritten Wenn Sie eine Konferenz oder Konferenzserie planen m chten m ssen Sie diese f nf Schritte durchf hren Sie k nnen jederzeit zum vorherigen Schritt zur ckkehren Die 5 Schritte lauten wie folgt 1 Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen 2 Festlegen der Planungsdetails 3 Buchen von wiederkehrenden Konferenzen 4 Konfigurieren der Konferenzsteuerung 5 Konfigurieren von Moderatoroptionen Diese f nf Schritte erlauben Ihnen das Planen einer Konferenz Diese f nf Schritte sind in diesem Abschnitt zusammengefasst e Planen einer Konferenz Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen Der Schritt Allgemeine Einstellungen ist der erste Schritt in der Konferenzreservierung Im Schritt Allgemeine Einstellungen geben Sie den Namen der Konferenz und eine Reihe weitere Details zu Konferenzgr e und Zugangscodes ein Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 25 Kapitel 4 Reservieren e
13. Name Announcement on exit Auto Generate Codes Disable Dial Out Request Bill Code Prompt for Name on Entry Auto Extend Ports Allow Manual Port Extension Allow Conference Recording No v Automatically Start Recording No he No a Play Tone on Entry Yes Yes v Play Name on Entry No Yes Y Moderated Conference Yes v No e Simultaneous Data Conference No v Mo Moderator Hang Up Yes v No u Wait for Moderator No v No ha Auto Extend Duration No S No v Allow Manual Duration Extension No v Sie k nnen die folgenden Einstellungen aktivieren oder deaktivieren Hinweis Alle nderungen die Sie an den Einstellungen vornehmen werden als Standardwerte gespeichert und bei der n chsten Verwendung des Conference Scheduler f r Microsoft Outlook verwendet In Tabelle 1 sind die Standardwerte aufgef hrt die wahrscheinlich bei der ersten Verwendung des Conference Schedulers f r Microsoft Outlook angezeigt werden Ihr Systemadministrator hat m glicherweise abweichende Einstellungen gew hlt dies sind jedoch die gebr uchlichsten Tabelle 1 Moderatoreinstellungen Feld Anwesenheits berpr fung Beschreibung Standard Fordert Anrufer beim Beitreten zur Angabe Ja ihres Namens auf Die Moderatoren k nnen eine Liste alle Teilnehmer wiedergeben indem sie 8 dr cken Dies ist eine MFV Standardeinstellung Ton bei Teilnahmebeginn wiedergeben Das Konferenzsystem gibt einen Signalton Ja wied
14. Sie keinen Zugangscode eingeben generiert der S6100 Server die Zugangscodes automatisch Hinweis Der Systemadministrator hat den Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen m glicherweise eingeschr nkt Zum Beispiel sind Sie vielleicht nicht imstande Konferenzen mit Moderatoren zu buchen In diesem Fall deaktiviert das S6100 System das Feld Moderator 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Fortsetzen Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Planungsdetails an Abbildung 15 Bildschirm Planungsdetails AA https s6100dublin rnd avaya com Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet Explorer Meeting Exchange Express Edition Conference Reservation Wizard Ha Scheduling Details Start Date Start Timelhh mm End Time hhimm Duration 60 minutes Auto Extend Duration Timezone Greenwich Mean Time Early Start 5 M minutes Back Continue Cancel Finish Geben Sie das Startdatum und die Startzeit in den Feldern Startdatum und Startzeit ein Geben Sie eine Endzeit oder eine Dauer im Feld Endzeit oder Dauer ein Wenn Sie eine Endzeit eingeben verwirft der S6100 Server den Wert im Feld Dauer Wenn Sie eine Dauer eingeben verwirft der S6100 Server den Wert im Feld Endzeit 36 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Planen einer Konferenz Hinweis Sie k nnen ebenfalls angeben dass die Konferenzdauer automatisch verlangert wird 9 W hlen Sie
15. Termin bereit Mithilfe der Registerkarte Konferenzgespr ch k nnen Sie eine Konferenz buchen Die Zugriffsdetails auf die Konferenz werden zusammen mit den weiteren Details der Besprechung an alle von Ihnen eingeladenen Teilnehmer gesendet Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 5 Kapitel 1 Einf hrung Themen in diesem Handbuch In diesem Handbuch werden beide Methoden zum Buchen eines Konferenzgesprachs beschrieben Es beschreibt die Reservierungs Assistent in der Weboberfl che und den Conference Scheduler fur Microsoft Outlook Dar ber hinaus wird beschrieben wie das Conference Scheduler Plug In f r Microsoft Outlook installiert wird Ferner steht eine kurze Beschreibung der Tastenbefehle auf der Telefontastatur die w hrend der Konferenzgespr che verwendet werden k nnen zur Verf gung Hinweis Es muss beachtet werden dass die Tastenbefehle konfigurierbar sind Ihr Systemadministrator hat die Standardbefehle m glicherweise ge ndert Die wichtigsten Abschnitte in diesem Handbuch sind e Installieren von Conference Scheduler f r Microsoft Outlook e Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook e Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che e Steuerelemente des Telefontastenfelds 6 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Kapitel 2 Installieren von Conference Scheduler fur Microsoft Outlook
16. Websites auf die in dieser Dokumentation durch Links verwiesen wird Die auf diesen Websites angebotenen Produkte Dienstleistungen und Informationen werden von Avaya nicht notwendigerweise unterst tzt Die korrekte Funktion solcher Links und die Verf gbarkeit der Seiten auf die sie verweisen kann nicht garantiert werden da sie au erhalb der Kontrolle von Avaya liegen Garantie Avaya Inc gew hrt eine eingeschr nkte Garantie f r dieses Produkt Die Bedingungen der eingeschr nkten Garantie entnehmen Sie bitte Ihrem Kaufvertrag Dar ber hinaus finden Sie die normalen Garantiebedingungen von Avaya sowie Informationen ber den w hrend der Garantiezeit angebotenen Support f r dieses Produkt auf der folgenden Website http www avaya com support Copyright Sofern nicht anders angegeben ist das Produkt urheber und eigentumsrechtlich gesetzlich gesch tzt Die unerlaubte Vervielf ltigung bertragung und oder Nutzung kann straf und zivilrechtlich verfolgt werden Avaya Support Avaya stellt Telefonnummern bereit unter denen Sie Hilfestellung bei technischen Problemen oder Fragen zum Produkt erhalten Die Support Telefonnummer in den USA lautet 1 800 242 2121 Weitere Support Telefonnummern finden Sie auf der Avaya Website http www avaya com support Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Einf hrung sa 2 44 dar rara Reservierungs Assistent in der Weboberflache Conference Scheduler f r Microsoft Out
17. des Moderators beendet wird W hlen Sie Nein in der Dropdownliste Ansage f r Warten auf Moderator aus um die Funktion zu deaktivieren die eine Nachricht f r Teilnehmer wiedergibt wenn die Konferenz aufgrund des Nichteintreffens des Moderators beendet wird Vor dem Aktivieren der Funktion Ansage f r Warten auf Moderator m ssen Sie die FunktionAuf Moderator warten aktivieren 1von2 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 33 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Tabelle 6 Moderatoroptionen Fortsetzung Feld Beschreibung Zugangscode fur Setzen Sie die Funktion Zugangscode fur die zweite Ebene die zweite Ebene festlegen auf Ja um der Konferenz eine zusatzliche festlegen Sicherheitsebene hinzuzuf gen Bei aktivierter Funktion Zugangscode f r die zweite Ebene festlegen wird der Moderator gefragt ob er einen zweiten Zugangscode festlegen m chte um der Konferenz zus tzliche Sicherheit zu bieten Wenn der Moderator einen zweiten Zugangscode eingibt m ssen alle Teilnehmer f r den Zugang zur Konferenz diesen zweiten Zugangscode Uber ihre Telefontastatur eingeben W hlen Sie Nein in der Dropdownliste Zugangscode f r die zweite Ebene festlegen aus um die zus tzliche Sicherheitsebene zu deaktivieren nderung von W hlen Sie Ja in der Dropdownliste nderung von Optionen Optionen zulassen zulassen um nach Buchung der Konfer
18. e 2 dr cken Dies ist eine MFV Standardeinstellung 3 von 3 6 Wahlen Sie die Registerkarte Planung aus Der Bildschirm Planung wird angezeigt 7 Geben Sie die im Bereich Alle Teilnehmer die Personen ein die an der Konferenz teilnehmen sollen Wahlen Sie Termin aus Geben Sie den Titel der Konferenz im Feld Betreff ein 10 Klicken Sie auf Speichern und schlie en Eine E Mail mit den Konferenzdetails wird an alle Teilnehmer gesendet Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 21 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Hinweis Die Zugangsdetails fur die Konferenz werden auf der Registerkarte Termine angezeigt nachdem Sie die Einladungs E Mail gesendet haben Die Zugangsdetails werden nicht auf der Registerkarte Termine angezeigt bevor Sie die Einladungs E Mail gesendet haben Bearbeiten einer Konferenz Sie k nnen nderungen an der Konferenz in der blichen Weise mithilfe von Microsoft Outlook vornehmen So nehmen Sie Anderungen vor 1 Navigieren Sie zur Kalender Ansicht 2 Doppelklicken Sie auf Ihre Konferenz Die Konferenz wird in Microsoft Outlook angezeigt 3 Aktualisieren Sie die Konferenz nach Bedarf Sie k nnen auf Speichern und Schlie en klicken um Ihre nderungen zu speichern und die Konferenz zu schlie en Alternativ k nnen Sie auf Aktualisierung senden klicken um die neuen Details an die eingeladenen Teilne
19. e terms of the pending License Agreement If you choose Don t Accept install will close To install you must accept this agreement Accept Abbildung 4 Outlook Conference Scheduler Setup ES Outlook Conference Scheduler Setup For the following components Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Runtime Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Language Pack Please read the following license agreement Press the page down key to see the rest of the agreement MICROSOFT SOFTWARE LICENSE TERMS AMICROSOFT VISUAL STUDIO 2005 TOOLS FOR THE MICROSOFT OFFICE SYSTEM RUNTIME These license terms are an agreement between Microsoft Corporation or based on where you live one of its affiliates and you Please read them They apply to the software named above which includes the media on which you received it if any The terms also apply to any Microsoft updates E View EULA for printing Do you accept the terms of the pending License Agreement If you choose Don t Accept install will close To install you must accept this agreement Don t Accept Der Installations Assistent installiert die Komponenten Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 11 Kapitel 2 Installieren von Conference Scheduler f r Microsoft Outlook Abbildung 5 Outlook Conference Scheduler Setup ES Outlook Conference Scheduler Setup D Installing NET Framework 2 0 Cancel Abbildun
20. eitraum von 6 Monaten vorsieht Kein Enddatum Klicken Sie auf die Schaltfl che Kein Enddatum um sicherzustellen dass die Konferenzreservierung wiederholt wird bis Sie die Reservierung l schen Bis Datum Klicken Sie auf die Schaltfl che Bis Datum um das Enddatum f r die Konferenzreservierung anzugeben Alternativ k nnen Sie die Popup Kalenderfunktion verwenden Beispielsweise k nnen Sie eine Konferenz planen die bis Dezember 2007 jeden dritten Montag stattfindet Ende nach Klicken Sie auf die Schaltfl che Ende nach um die Konferenzserie nach N Instanzen zu beenden Beispielsweise k nnen Sie eine Konferenz planen die jede Woche wiederholt wird aber nach einem Zeitraum von 20 Wochen endet Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 29 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Konfigurieren der Konferenzsteuerung In dem Schritt Verhaltensdefinition geben Sie Konferenzattribute an z B Ansagen und ob die Amtswahl aus der Konferenz m glich sein soll Im vierten Schritt stehen folgende Felder zur Verf gung Tabelle 5 Einstellungen f r Konferenzank ndigungen und ausgehende Anrufe Feld Beschreibung Ank ndigung f r Wenn Sie diese Einstellung aktivieren gibt das die erste Person Konferenzsystem den Namen des Teilnehmers wieder wenn er der Konferenz beitritt Bei Teilnahmebeginn Wenn Sie diese Einstellun
21. en Sie eine Dauer f r die Konferenzreservierung in der Dropdownliste Dauer aus Wenn Sie einen Wert aus der Dropdownliste Dauer auswahlen wird die Dropdownliste Endzeit leer Der Systemadministrator kann Ihren Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen beschranken wie etwa die automatische Verlangerung der Konferenz Wenn dies der Fall ist deaktiviert das Konferenzsystem das Kontrollkastchen Automatisch verlangern Automatisch Wenn Sie das Kontrollkastchen Automatisch verl ngern aktivieren verl ngern erh ht das Konferenzsystem die L nge der Konferenz automatisch wenn sie langer dauert als von Ihnen vorhergesehen Der Systemadministrator kann Ihren Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen beschranken wie etwa die automatische Verlangerung der Konferenz Wenn dies der Fall ist deaktiviert das Konferenzsystem das Kontrollkastchen Automatisch verlangern Zeitzone Wahlen Sie in der Dropdownliste Zeitzone eine Zeitzone aus Die Dropdownliste Zeitzone enth lt eine beschr nkte Anzahl der weltweiten Zeitzonen Vorzeitiger Wenn Sie imstande sein mochten die Konferenz vor dem in der Beginn Dropdownliste Startzeit ausgew hlten Beginn zu beginnen w hlen Sie einen entsprechenden Wert in der Dropdownliste Vorzeitiger Beginn aus Die Werte sind in Minuten wie folgt festgelegt 5 10 15 30 45 und 60 28 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Buchen von wiederkehrenden K
22. enz die nderung bestimmter Konferenzattribute durch den Moderator zuzulassen W hlen Sie Nein in der Dropdownliste nderung von Optionen zulassen aus um die aktuellen Konferenzoptionen festzuschreiben 2von2 Planen einer Konferenz F hren Sie zum Planen einer Konferenz folgende Schritte aus 1 Klicken Sie im Men Bereitstellung auf Konferenzreservierungen Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Konferenzreservierungen an 34 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Abbildung 13 Bildschirm Konferenzreservierungen 2 Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet Explorer 5 Ele Edit View Favorites Tools Help Meeting Exchange Express Edition Moderator Help Log Out Provisioning B Conference Reservations My Account Conference Reservations Conference Name Type Rows Page Conference Owner Email v Planen einer Konferenz sample avaya com Total Records 3 Page 1 of 1 El E GoTo Page 1 gt Conference Name Type On demand Julie s Conference Conference Call 20 Start Date Owner Conlon Julie Moderator Passcode Participant Passc 1234 4321 November 2006 08 00 00 Conference Call 20 November 2006 08 00 00 Scheduled Nay 0 2006 08 00 Conlon Julie 000225 411933 Scheduled 281671 262550 Nov 20 2006 08 00 s N Conlon Julie 2006 Avaya Inc All Rights Reserved Version
23. er 8 Wiedergeben der Teilnehmeranzahl 0 Verbindung mit der Vermittlung zur kk Unterst tzung Wiedergeben der Liste der Tastenzuordnungen und der ihnen zugeordneten Aktionen 42 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Index Index A K Alle Teilnehmer 16 Kalender cio 4 0 ds e ec o 14 Allgemeine Einstellungen 25 KENMWON u a et a a ai 15 Amtswahl 2 0 2 2 2 2 20 32 Konferenzgespr ch Registerkarte 14 Ansagen Konferenztyp 2 222 m nn 26 Beitreten sor de 30 Verlassen y ua ie a Se ae e Be El Audiokonferenz bei Bedarf verwenden 15 L Auflegen durch den Moderator 21 L schen von Konferenzen Aufzeichnen von Konferenzen 2 22 2 20 Outlook 2 22 Automatische Generierung von Codes 20 Web 40 B M Bearbeiten von Konferenzen MEN ena ai de e a pet os cee ende a a 41 Outlook gt a 22 Moderatoroptionen oo a 32 Web laaa ee 39 monatlich oao a 29 DOT isa aap aoei de a A a ee 16 SE N C SEE Nachricht beim Beitreten 2 22 22 30 Codes Neuer Termin 2 004 14 17 Moderator 2 2 2 2222 27 a Teilnehmer 4 ie wee 2 24 Sea 8 8a 27 O E Offlinemodus gt s 22 coeca oea o e 23 E Mail Adresse 2 2222 222m 15 Erstellen im Web P Geplant cae el ac oi ie a 34 N Erstellen in Outlook Pers nliche GruBansage
24. er wenn ein Anrufer der Konferenz beitritt 1 von 3 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 19 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Tabelle 1 Moderatoreinstellungen Fortsetzung Feld Beschreibung Standard Ton bei Teilnahmeende Das Konferenzsystem gibt einen Signalton Ja wiedergeben wieder wenn ein Anrufer die Konferenz verl sst Namen bei Das Konferenzsystem gibt den Namen des Nein Teilnahmebeginn Teilnehmers wieder wenn sie der Konferenz wiedergeben beitreten Auch als Namensansage beim Beitreten bezeichnet Namen beim Verlassen der Das Konferenzsystem gibt den Namen des Nein Konferenz ansagen Teilnehmers wieder wenn sie die Konferenz verlassen Aufzeichnung automatisch Das Konferenzsystem zeichnet die Konferenz Nein starten automatisch auf Codes automatisch Das Konferenzsystem generiert automatisch Ja erzeugen Zugangscodes fur die Konferenz Hinweis Wenn Codes automatisch erzeugen aktiviert ist sind die Felder Moderatorzugangscode und Teilnehmerzugangscode auf der Registerkarte Konferenzgesprach deaktiviert Moderierte Konferenz Die Konferenz wird von einem Moderator Ja verwaltet Amtswahl deaktivieren Die Moderatoren k nnen keine Amtwahl Nein zu anderen Anrufern mithilfe der Konferenzleitung durchf hren Simultane Datenkonferenz Eine Datenkonferenz ist f r den gle
25. erenzsystem mit der Aufzeichnung sobald der Moderator der Konferenz beitritt Der Moderator muss keinen MFV Befehl ber seine Telefontastatur eingeben um die Aufzeichnung zu starten Amtswahl erlauben Wenn Sie diese Einstellung aktivieren k nnen Moderatoren andere Anrufer per Amtswahl ber die Konferenz Telefonleitung anrufen 3von3 Konfigurieren von Moderatoroptionen Der Schritt Moderatoroptionen ist der f nfte und letzte Schritt in der Konferenzreservierung In dem Schritt Moderatoroptionen geben Sie eine Reihe von Moderatorfunktionen an z B Auf Moderator warten und Zugangscode f r die zweite Ebene festlegen Durch die Funktion Auf Moderator warten wird sichergestellt dass die Konferenz erst bei Ankunft eines Moderators er ffnet wird Die Funktion Zugangscode f r die zweite Ebene festlegen erm glicht dem Moderator zur Erh hung der Sicherheit einen zus tzlichen Zugangscode hinzuzuf gen 32 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Konfigurieren von Moderatoroptionen Der Schritt Moderatoroptionen enthalt die folgenden Felder Tabelle 6 Moderatoroptionen Feld Beschreibung Auf Moderator warten Wahlen Sie Ja in der Dropdownliste Auf Moderator warten aus wenn die Konferenz erst bei Ankunft eines Moderators beginnen soll Wahlen Sie Nein in der Dropdownliste Auf Moderator warten aus wenn die Konferenz bei Ankunft des ersten Teilnehmers er ffnet
26. etails ebenfalls angezeigt 5 Wahlen Sie die Registerkarte Planung aus Der Bildschirm Planung wird angezeigt 6 Geben Sie die im Bereich Alle Teilnehmer die Personen ein die an der Konferenz teilnehmen sollen W hlen Sie Termin aus Geben Sie den Titel der Konferenz im Feld Betreff ein Klicken Sie auf Speichern und schlie en Eine E Mail mit den Konferenzdetails wird an alle eingeladenen Teilnehmer gesendet 16 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Buchen einer geplanten Konferenz Buchen einer geplanten Konferenz F hren Sie zum Reservieren einer Konferenz mithilfe des Conference Scheduler Plug Ins folgende Schritte aus 1 Wahlen Sie in Microsoft Outlook Kalender aus Der Kalender wird angezeigt 2 Wahlen Sie Neu aus Das Fenster f r einen neuen Termin wird angezeigt Hinweis Dar ber hinaus k nnen Sie im Dropdownment Neu den Befehl Besprechung ausw hlen Abbildung 10 Fenster f r neuen Termin Ziels Eile Edit View Insert Format Tools Actions Help led Save and Close 4 Recurrence invite Attendess 4 X ER Appointment Conference call Scheduing Conflicts with another appointment on your Calendar Subject f Location Label C none Start time Thu 26 10 2006 fiz 00 I Alday event Endtime Thu 2e ioj2008 uf M Reminder 15minutes UK Showtime as I suy El g
27. fgelistet Moderator Tastencodes Tasten code Aktion 1 2 4 5 5 6 6 T 7 8 8 0 Anrufen neuer Teilnehmer Uber Amtswahl Hinweis 2 um mit dem gew hlten Teilnehmer zu Konferenz zur ckzukehren 3 um ohne den gew hlten Teilnehmer zu Konferenz zur ckzukehren Starten und Stoppen der Konferenzaufzeichnung Aktualisieren des Konferenzprofils Starten des Vortragsmodus alle Teilnehmer stumm schalten Beenden des Vortragsmodus Stummschaltung aller Teilnehmer aufheben Stumm schalten der eigenen Telefonleitung Aufheben der Stummschaltung der eigenen Telefonleitung Aktivieren gesch tzter Konferenzen Deaktivieren gesch tzter Konferenzen Wiedergeben der Namen aller Teilnehmer Wiedergeben der Teilnehmeranzahl Verbindung mit der Vermittlung zur Unterst tzung Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 41 Kapitel 5 Steuerelemente des Telefontastenfelds Tasten code Aktion HH Kk 9 3 3 Verlassen der Konferenz Wiedergeben der Liste der Tastenzuordnungen und der ihnen zugeordneten Aktionen Amtswahl an alle Mitglieder auf der Wahlliste Erweitern der Gr e der Konferenz Erweitern der L nge der Konferenz Tastencodes f r Teilnehmer Tasten Aktion code 6 Stumm schalten der eigenen Telefonleitung 6 Aufheben der Stummschaltung der eigenen Telefonleitung 8 Wiedergeben der Namen aller Teilnehm
28. ft Outlook Hinweis Das Conference Scheduler Plug In fur Microsoft Outlook erfordert eine Reihe von Softwarekomponenten um erfolgreich ausgef hrt zu werden Diese Softwarekomponenten umfassen Microsoft Net Framework 2 0 und Microsoft Visual Studio Tools for Office 2005 Runtime oder die zweite Ausgabe der Runtime Laufzeitmodul Wenn diese Softwarekomponenten nicht auf Ihrem Computer installiert sind installiert der Installations Assistent sie zu diesem Zeitpunkt Wenn Sie nicht ber diese Softwarekomponenten verf gen finden Sie weitere Informationen unter Installieren der erforderlichen Software auf Seite 10 Wenn Sie bereits ber diese Softwarekomponenten verf gen lesen Sie Schritt 6 von Netzwerkinstallation auf Seite 7 6 Klicken Sie auf dem Bildschirm des Setup Assistenten auf Weiter wie in Abbildung 1 dargestellt Abbildung 1 Setup Assistent ii Outlook Conference Scheduler Welcome to the Outlook Conference Scheduler Setup Wizard The installer will guide you through the steps required to install Outlook Conference Scheduler on your computer WARNING This computer program is protected by copyright law and international treaties Unauthorized duplication or distribution of this program or any portion of it may result in severe civil or criminal penalties and will be prosecuted to the maximum extent possible under the law Cancel 7 Lesen Sie die Informationen im Lizenzvertrag und klicken S
29. g 6 Outlook Conference Scheduler Setup ES Outlook Conference Scheduler Setup 4 Installing Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Runtime Cancel Der Installations Assistent schlie t die Installation der vorausgesetzten Software ab und zeigt das Dialogfeld Willkommen beim Outlook Conference Scheduler Setup Assistenten an e Fahren Sie mit Schritt 6 von Netzwerkinstallation auf Seite 7 fort SMS Systems Management Server SMS ist eine Technologie die vom Systemadministrator verwendet wird um Softwareaktualisierungen im gesamten Unternehmensnetzwerk Uber einen erzwungenen Upload zu verteilen Wenn der Systemadministrator sich entscheidet das Conference Scheduler Plug In auf diese Weise bereitzustellen kann beim ersten Offnen von Microsoft Outlook nach der Bereitstellung eine Verz gerung von einigen Sekunden auftreten Outlook Aktualisierungen Wenn der Systemadministrator die Version der Conference Scheduler Software aktualisiert kann beim ersten Offnen von Microsoft Outlook nach einer Aktualisierung eine Verz gerung von einigen Minuten auftreten 12 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins fur Microsoft Outlook Das Conference Scheduler Plug In fur Microsoft Outlook ermdglicht das Senden von Bedarfskonferenzdetails und das Buchen von geplanten Konferenzgesprachen e Einrichten einer Bedarfskonferenz e Buchen einer
30. g aktivieren fordert das zu Namensnennung Konferenzsystem den Teilnehmer auf seinen Namen auffordern zu nennen bevor es den Zutritt zur Konferenz erteilt Eingangsansage Die Dropdownliste Eingangsansage enth lt eine Reihe von Optionen e Keine e Signalton e Nachricht e Ton Nachricht W hlen Sie Keine aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem weder eine Nachricht noch einen Ton wiedergibt wenn sich ein neuer Teilnehmer an der Konferenz beteiligt W hlen Sie Ton aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem einen Ton wiedergibt wenn sich ein neuer Teilnehmer an der Konferenz beteiligt W hlen Sie Nachricht aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem eine Nachricht mit dem aufgezeichneten Teilnehmernamen wiedergibt wenn sich ein neuer Teilnehmer an der Konferenz beteiligt W hlen Sie Ton Nachricht aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem eine Nachricht mit dem aufgezeichneten Teilnehmernamen und einem Ton wiedergibt wenn sich ein neuer Teilnehmer an der Konferenz beteiligt 1von3 30 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Konfigurieren der Konferenzsteuerung Tabelle 5 Einstellungen f r Konferenzank ndigungen und ausgehende Anrufe Fortsetzung Feld Beschreibung Abschlussansage Die Dropdownliste Abschlussansage enth lt eine Reihe von Optionen e Keine e Ton e Nachricht e Ton Nachricht W hlen Sie Keine aus um sic
31. herzustellen dass das Konferenzsystem weder eine Nachricht noch einen Ton wiedergibt wenn ein Teilnehmer die Konferenz verl sst W hlen Sie Ton aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem einen Ton wiedergibt wenn ein Teilnehmer die Konferenz verl sst W hlen Sie Nachricht aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem eine Nachricht mit dem aufgezeichneten Teilnehmernamen wiedergibt wenn ein Teilnehmer die Konferenz verl sst W hlen Sie Ton Nachricht aus um sicherzustellen dass das Konferenzsystem eine Nachricht mit dem aufgezeichneten Teilnehmernamen und einem Ton wiedergibt wenn ein Teilnehmer die Konferenz verl sst 2von 3 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 31 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Tabelle 5 Einstellungen f r Konferenzank ndigungen und ausgehende Anrufe Fortsetzung Feld Beschreibung Konferenzaufzeichnungs Die Dropdownliste Konferenzaufzeichnungsmodus modus enth lt eine Reihe von Optionen e Deaktiviert e Manuell e Automatisch W hlen Sie Deaktiviert aus um die Aufzeichnungsfunktion zu deaktivieren W hlen Sie Manuell aus um die Aufzeichnungsfunktion zu aktivieren Zum Starten der Aufzeichnung muss der Moderator einen MFV Befehl ber seine Telefontastatur eingeben W hlen Sie Automatisch aus um die Aufzeichnungsfunktion zu aktivieren In diesem Modus beginnt das Konf
32. hmer zu senden Mit dieser Option werden die Details au erdem gespeichert und die Konferenz geschlossen L schen einer Konferenz Sie k nnen Ihre Konferenz in der blichen Weise mithilfe von Microsoft Outlook l schen So l schen Sie Ihre Konferenz 1 Navigieren Sie zur Kalender Ansicht 2 Doppelklicken Sie auf Ihre Konferenz Die Konferenz wird in Microsoft Outlook angezeigt 3 W hlen Sie L schen aus dem Men Datei aus Alternativ k nnen Sie auf der grafischen Symbolleiste auf die Option L schen klicken Microsoft Outlook l scht die Konferenz 22 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Buchen einer geplanten Konferenz Microsoft Outlook im Offlinemodus Wenn sich Microsoft Outlook im Offlinemodus befindet jedoch noch eine Netzwerkverbindung besteht funktioniert das Plug In normal Es ruft die Details von Bedarfskonferenzen der Benutzer ab und erstellt neue Konferenzen fur Benutzer Wenn sich Microsoft Outlook jedoch im Offlinemodus befindet und keine Netzwerkverbindung besteht zeigt das Plug In einen Netzwerkfehler an wenn Benutzer versuchen Bedarfskonferenzdetails abzurufen oder neue Konferenzen zu planen Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 23 Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook 24 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Kapitel 4 Reservieren einer
33. ichen Nein Zeitraum geplant Rechnungscode anfordern Das Konferenzsystem fordert die Nein Moderatoren zur Eingabe eines Abrechnungscodes auf bevor es den Zugang zur Konferenz erteilt 2 von 3 20 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Buchen einer geplanten Konferenz Tabelle 1 Moderatoreinstellungen Fortsetzung Feld Beschreibung Standard Auflegen durch den Bei dieser Funktion werden Konferenzen Ja Moderator beendet wenn der letzte Moderator die Konferenz verl sst Bei Teilnahmebeginn Das Konferenzsystem fordert die Teilnehmer Ja zu Namensnennung zur Nennung ihres Namens auf bevor es auffordern innen Zugang zur Konferenz erteilt Auf Moderator warten Die Konferenz beginnt wenn der erste Ja Moderator der Konferenz beitritt Ports automatisch Das Konferenzsystem erweitert die Anzahl Nein erweitern der Platze in der Konferenz automatisch wenn die Ressourcen verf gbar sind Automatisch verl ngern Das Konferenzsystem erweitert die L nge Nein der Konferenz automatisch wenn die Ressourcen verf gbar sind Manuelle Porterweiterung Sie k nnen die Gr e der Konferenz Nein zulassen erweitern wenn die Ressourcen zur Verf gung stehen Manuelle Verl ngerung Sie k nnen die L nge der Konferenz Nein zulassen erweitern wenn die Ressourcen zur Verf gung stehen Aufzeichnung der Sie k nnen die Konferenz aufzeichnen Ja Konferenz erlauben indem Si
34. ie auf Ich stimme zu und dann auf Weiter um den Bildschirm mit den Benutzerinformationen anzuzeigen wie in Abbildung 2 dargestellt 8 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Netzwerkinstallation Abbildung 2 Benutzerinformationen 1 Outlook Conference Scheduler License Agreement Please take a moment to read the license agreement now If you accept the terms below click Agree then Next Otherwise click Cancel 2006 Avaya Inc All Rights Reserved Notice While reasonable efforts were made to ensure that the information in this document was complete and accurate at the time of printing Avaya Inc can assume no liability for any errors Changes and corrections to the information in this document may be incorporated in future releases Documentation disclaimer Do Not Agree Cancel Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerinformationen auf Weiter Klicken Sie auf dem Bildschirm Installationsordner ausw hlen auf Weiter um die Software im Standardordner zu installieren 10 Klicken Sie im Dialogfeld Installation best tigen auf Weiter um die Installation zu best tigen Warten Sie w hrend der Installationsvorgang abgeschlossen wird 11 Klicken Sie auf Schlie en 12 ffnen Sie erneut Microsoft Outlook und w hlen Sie Kalender aus um die neue Registerkarte Konferenzgespr ch anzuzeigen Hinweis Beim ersten Planen einer Konferenz im Outlook Kalende
35. in der Dropdownliste Zeitzone eine Zeitzone aus Hinweis Ferner besteht die M glichkeit eine fr here Startzeit als die tats chliche Konferenzstartzeit auszuwahlen 10 Klicken Sie auf die Schaltflache Fortsetzen Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Serie einrichten an Abbildung 16 Bildschirm Serie einrichten F https 135 64 26 120 Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet Explorer Meeting Exchange Express Edition Conference Reservation Wizard Ha Scheduling Recurrence Daily Weekly Monthly Recurrence Range No end date until date End after 11 Klicken Sie auf die Schaltflache Wochentlich Hinweis Stellen Sie sicher dass die Konferenz jede Woche stattfindet 12 Wahlen Sie einen geeigneten Tag fur die Konferenz aus 13 Klicken Sie auf die Schaltflache Kein Enddatum um sicherzustellen dass der S6100 Server die Konferenz weiterhin plant bis Sie die Planung abbrechen Alternativ k nnen Sie ein Enddatum oder eine maximale Anzahl an Konferenzen angeben 14 Klicken Sie auf die Schaltflache Fortsetzen Der S6100 Server zeigt den Bildschirm Verhaltensdefinition an Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 37 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Abbildung 17 Bildschirm Verhaltensdefinition 2 https s6100dublin rnd avaya com Meeting Exchange Express Edition Microsoft Internet
36. iner Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Der Schritt Allgemeine Einstellungen enthalt die folgenden Felder Tabelle 2 Allgemeine Einstellung bei der Konferenzreservierung Feld Beschreibung Name der Geben Sie in diesem Feld den Titel Ihrer Konferenz ein Zum Beispiel Konferenz w chentliche Produktentwicklerkonferenz Thema der Geben Sie in diesem Feld weitere Informationen ein Zum Beispiel Konferenz Version 3 0 Update Dieses Feld ist optional E Mail des In diesem Feld wird die E Mail Adresse des Konferenzbesitzers Konferenzbesitzers angezeigt die Sie bei der Anmeldung auf der S6100 Web Benutzeroberfl che angegeben haben Typ Im Feld Typ wird der Typ der Konferenz angezeigt die Sie reservieren Es gibt zwei Konferenztypen Geplante Konferenzen und Bedarfskonferenzen Geplante Konferenz Eine geplante Konferenz ist eine Konferenz die einen definierten Beginn und ein definiertes Ende aufweist Beim Buchen einer geplanten Konferenz reserviert das Buchungsmodul Systemressourcen um der Dauer und Gr e der Konferenz Rechnung zu tragen Bedarfskonferenz Eine Bedarfskonferenz ist eine Konferenz die jederzeit bei Bedarf verf gbar ist F r keine Instanz einer Bedarfskonferenz ist eine weitere Planung erforderlich Die Konferenzteilnehmer k nnen auf die Bedarfskonferenz zugreifen vorausgesetzt sie verf gen ber die entsprechende Telefonnummer und die ben tigten Zugangscodes Pl tze Gebe
37. look Themen in diesem Handbuch 2 2 2 2 2 nn u m a m u nn nn Kapitel 2 Installieren von Conference Scheduler f r Microsoft Outlook Netzwerkinstallation 2 2220 0 m m mn nn nn Installieren der erforderlichen Software Wenn Sie Microsoft Outlook 2003 verwenden Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 verwenden Kapitel 3 Verwenden des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook Einrichten einer Bedarfskonferenz 2 2 2 nn m m nenn Buchen einer geplanten Konferenz 2 nun Bearbeiten einer Konferenz 2 nn m m nenn L schen einer KonferenZ ee Microsoft Outlook im Offlinemodus Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen Festlegen der Planungsdetails 2 22 nn nn nn Buchen von wiederkehrenden Konferenzen Konfigurieren der Konferenzsteuerung Konfigurieren von Moderatoroptionen Planen einer Konferenz nn nn Bearbeiten einer Reservierung o es L schen einer Reservierung Kapitel 5 Steuerelemente des TelefontastenfeldS Moderator Tastencodes lt lt nn Tastencodes f r Teilnehmer
38. madministrator hat den Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen m glicherweise eingeschr nkt Zum Beispiel sind Sie vielleicht nicht imstande Konferenzen mit Moderatoren zu buchen 16 Klicken Sie auf die Schaltfl che Fertig stellen Der S6100 Server zeigt wieder den Bildschirm Konferenzreservierungen an Der S6100 Server f gt die Konferenz der Liste Konferenzreservierungen hinzu Bearbeiten einer Reservierung Sie k nnen Ihre Reservierungsdetails bearbeiten sobald Sie eine Reservierung gebucht haben So bearbeiten Sie Reservierungsdetails 1 W hlen Sie die Reservierung in der Konferenzliste auf der Seite Konferenzreservierungen aus Sie k nnen die Konferenz durch Klicken auf das Kontrollk stchen links neben der Konferenz ausw hlen Es kann jeweils nur eine Konferenz ausgew hlt werden Der S6100 Server aktiviert die Schaltfl che Bearbeiten 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Bearbeiten Der S6100 Server zeigt das Dialogfeld Reservierung bearbeiten an Das Dialogfeld Reservierung bearbeiten enth lt drei Registerkarten Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen enth lt die Detailinformationen wie etwa die Konferenzgr e deren Namen und die Zugangscodes Die Registerkarte Planungsdetails enth lt Details wie etwa die Anfangszeit und Wiederholungsdetails wenn diese vorhanden sind Die Registerkarte Verhaltensdefinition enth lt Details die sich auf die Konferenzattribute beziehen wie etwa Signalt
39. n Sie die voraussichtliche Anzahl der Konferenzteilnehmer ein M glicherweise k nnen Sie auf das Kontrollk stchen Pl tze automatisch erweitern aktivieren Der Systemadministrator kann Ihren Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen beschr nken wie etwa die automatische Erweiterung der Konferenzgr e Wenn dies der Fall ist deaktiviert das Konferenzsystem das Kontrollk stchen Pl tze automatisch erweitern Wenn Ihnen z B bekannt ist dass viele Personen Ihrer Konferenz beitreten werden sie sich jedoch in einem Besprechungsraum zusammenfinden und nur eine Telefonleitung verwenden k nnen Sie eine kleinere Anzahl von Konferenzpl tzen buchen Wenn Sie beispielsweise wissen dass 20 Personen der Konferenz beitreten sich die meisten von diesen jedoch zusammen in einem Besprechungsraum aufhalten brauchen Sie vielleicht nur 5 Pl tze zu buchen 1von2 26 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen Tabelle 2 Allgemeine Einstellung bei der Konferenzreservierung Fortsetzung Feld Beschreibung Pl tze automatisch erweitern Wenn Sie das Kontrollkastchen Platze automatisch erweitern aktivieren erh ht das Konferenzsystem die Anzahl der Pl tze automatisch wenn mehr Teilnehmer auf die Konferenz zugreifen als Sie urspr nglich vorhergesehen hatten Der Systemadministrator kann Ihren Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktio
40. nen beschranken wie etwa die automatische Erweiterung der Konferenzgr e Wenn dies der Fall ist deaktiviert das Konferenzsystem das Kontrollk stchen Pl tze automatisch erweitern Moderatorcode Geben Sie den Code f r den Moderatorzugang im Feld Moderatorcode ein Der Systemadministrator kann Ihren Zugriff auf bestimmte Konferenzfunktionen beschr nken wie etwa moderierte Konferenzen Wenn dies der Fall ist deaktiviert das Konferenzsystem das Feld Moderatorcode Das Konferenzsystem deaktiviert das Feld Moderatorcode ebenfalls wenn dieser automatisch generiert wird Teilnehmercode Geben Sie den Code f r den Teilnehmerzugang im Feld Teilnehmercode ein Das Konferenzsystem deaktiviert das Feld Teilnehmercode wenn der Teilnehmercode automatisch generiert wird 2von2 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 27 Kapitel 4 Reservieren einer Konferenz mit der Web Benutzeroberfl che Festlegen der Planungsdetails Der Schritt Planungsdetails ist der zweite Schritt in der Konferenzreservierung Im Schritt Planungsdetails geben Sie eine Reihe von Details zur Startzeit der Konferenz und zur Konferenzdauer ein Der Schritt Planungs details enth lt die folgenden Felder Tabelle 3 Felder f r Planungs details Felder Beschreibung Startdatum Geben Sie das Startdatum der Konferenz ein Startzeit Geben Sie die Startzeit der Konferenz ein Dauer Wahl
41. onferenzen Buchen von wiederkehrenden Konferenzen Legen Sie mithilfe der folgenden Felder Optionen fur Konferenzserien fest Tabelle 4 Optionen fur Konferenzserien Feld Beschreibung Taglich Klicken Sie auf die Schaltflache T glich wenn Sie eine Konferenzreservierung planen m chten die alle N Tage wiederholt wird Sie k nnen beispielsweise eine Konferenz planen die jeden 3 Tag stattfindet Wenn Sie eine Konferenz planen mochten die alle 7 Tage stattfindet ist es gegebenenfalls einfacher die Wiederholung der Konferenz auf Wochenbasis zu konfigurieren Wochentlich Klicken Sie auf die Schaltflache Wochentlich wenn Sie eine Konferenzreservierung planen mochten die alle N Wochen wiederholt wird Beispielsweise k nnen Sie eine Konferenz planen die einmal alle 2 Wochen stattfindet Wenn Sie eine Konferenz planen m chten die einmal alle 4 Wochen stattfindet ist es gegebenenfalls einfacher die Wiederholung der Konferenz auf Monatsbasis zu konfigurieren Sie k nnen auswahlen an welchem Wochentag die Konferenz stattfinden soll Es kann mehr als ein Tag ausgew hlt werden Beispielsweise k nnen Sie eine Konferenz am Montag und am Mittwoch jeder dritten Woche planen Monatlich Klicken Sie auf die Schaltflache Monatlich wenn Sie eine Konferenzreservierung planen m chten die alle N Monate wiederholt wird So k nnen Sie z B eine Konferenzserie planen die Konferenzen jeweils am ersten Arbeitstag des Monats f r einen Z
42. r werden Sie aufgefordert Ihr E Mail Konto und ihr Kennwort einzugeben Stellen Sie sicher dass Sie das gleiche Kennwort eingeben das f r Ihr Endbenutzerkonto in der Meeting Exchange Express Edition Weboberfl che erstellt wurde Der Systemadministrator kann Ihnen diese Informationen mitteilen Hinweis Nach einer Installation oder einem Upgrade des Conference Scheduler Plug Ins f r Microsoft Outlook tritt beim ersten ffnen von Microsoft Outlook eine kleine Verz gerung auf Diese Verz gerung ist darauf zur ckzuf hren dass das Plug In eine Anzahl von Dateien beim Server abruft Uber diese Verz gerung hinaus kann das ffnen von Microsoft Outlook jeweils zus tzlich weitere 10 Sekunden in Anspruch nehmen nachdem Sie das Conference Scheduler Plug In fur Microsoft Outlook installiert haben Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch M rz 2007 9 Kapitel 2 Installieren von Conference Scheduler f r Microsoft Outlook Installieren der erforderlichen Software Microsoft Office Outlook 2003 und Microsoft Office Outlook 2007 erfordern unterschiedliche Softwarevoraussetzungen Der Installations Assistent des Conference Schedulers f r Microsoft Outlook erkennt welche Version auf Ihrem Computer ausgef hrt wird Er erkennt dar ber hinaus welche Komponenten Sie ben tigen Wenn Sie Microsoft Outlook 2003 verwenden e Microsoft Net Framework 2 0 e Microsoft Visual Studio Tools for Office 2005 Runtime e Micro
43. soft Visual Studio Tools for Office 2005 Language Pack optional e Microsoft Office 2003 Primary Interop Assemblies Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 verwenden e Microsoft Net Framework 2 0 e Microsoft Visual Studio Tools for Office 2005 Second Edition Runtime e Microsoft Office 2007 Primary Interop Assemblies So installieren Sie diese erforderliche Software e Klicken Sie im Dialogfeld Outlook Conference Scheduler Setup fur jede der erforderlichen Komponenten auf Akzeptieren Abbildung 3 und Abbildung 4 zeigen einige Beispiele 10 Meeting Exchange Express Edition Version 1 5 Benutzerhandbuch Marz 2007 Netzwerkinstallation Abbildung 3 Outlook Conference Scheduler Setup ES Outlook Conference Scheduler Setup For the following components NET Framework 2 0 Please read the following license agreement Press the page down key to see the rest of the agreement MICROSOFT SOFTWARE SUPPLEMENTAL LICENSE TERMS MICROSOFT NET FRAMEWORK 2 0 MICROSOFT WINDOWS INSTALLER 2 0 MICROSOFT WINDOWS INSTALLER 3 1 Microsoft Corporation or based on where you live one of its affiliates licenses this supplement to you If you are licensed to use Microsoft Windows operating system software the software you may use this supplement You may not use it if you do not have a license for the software You may use a copy of this supplement with each validly licensed copy of the software E View EULA for printing Do you accept th
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