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Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden

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1. ziertes Bilden von Sachakten Registrieren der Akten in dem Aktenverzeichnis Verzicht auf das Gesch ftstagebuch flossen auch in die Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung ein die der Pr sident des Bundesrechnungshofes als Bun desbeauftragter f r Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung und der Bundesminister des Innern nach einem l ngeren Wirken von Arbeitskreisen erstmals 1984 und dann in einer berarbeiteten Auflage 1989 herausgaben Eine weitere wichtige Station in der Entwicklung bildete die Neufassung der Bestimmungen zur Schrift gutverwaltung in der bedeutendsten Gesch ftsordnung der Bundesverwaltung der Gemeinsamen Gesch ftsordnung der Bundesministerien Allgemeiner Teil GGO I im Jahre 1995 Deren wichtigster Teil war der Anhang I die Registra turrichtlinie RegR die die Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung in Regeln und Hinweise f r die ministerielle Schriftgutverwaltung umsetzte Im Zuge der Neufassung der GGO von 2000 wurde diese Vorschrift zur Richtlinie f r das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut Akten und Dokumenten in Bundesministerien Registraturrichtlinie erweitert Diese Registraturrichtlinie von 2001 gilt nicht nur f r die Bundesministerien sondern stellt auch eine Leitli Schriftgutverwaltung Seite 6 nie f r die nachgeordneten Beh rden des Bundes dar Die Registraturrichtlinie liefert nun die Grundlage f r ein ausschlie lich digitales Bearbeiten und Schrift gutverwalten in der B
2. Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Schriftgutverwaltung 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Aufgaben der Schriftgutverwaltung Aufbau des Gesch ftszeichens Aktenplan Akten Aktenverzeichnis Aufbau eines Aktenplans Auszug bersicht ber das Bilden von Sachakten M glichkeiten der Schreibweise des Aktenzeichens Bilden von Sachakten Gesamt bersicht im Zeitablauf Bilden von Sachakten Ordnungstechnische M glichkeiten Aktenplan Akten und Vorg nge Ordnungsbeispiele zur Betreffseinheit Schriftgutverwaltung Muster eines Aktenverzeichnisses bersicht ber die h ufigsten Ablagearten und Schriftgutbe h lter insbes nach DIN 821 3 Beispiel eines Aussonderungskatalogs Verzeichnis f r die Abgabe von Schriftgut an die Altregistra tur Altschriftgutverzeichnis Vorblatt zum Altschriftgutverzeichnis Aussonderungs Abgabeverzeichnis f r nichtministerielle Stel len des Bundes Vorblatt zum Aussonderungs Abgabeverzeichnis f r nicht ministerielle Stellen des Bundes Die Bundesverwaltung und ihre zust ndigen staatlichen Ar chive Einfluss der beh rdlichen Schriftgutverwaltung auf die archivischen Aufgaben bernahme maschinenlesbarer Dateien aus Datenbank Anwendungen in das Bundesarchiv Mindestanforderungen an die Dokumentation Stand Dezember 2004 Aufgaben Stellen und Aufgabentr ger die in einer Beh rde mit Schriftg
3. Die dabei gegebenen Chan cen sind zu nutzen Zugleich ist aber auch darauf zu achten dass einige zentrale Wesensmerkmale und Besonderheiten der Informationsverarbeitung in den Be h rden die sich bislang des Mediums Papier bedienten auch bei Einf hrung e lektronischer Datentr ger ber cksichtigt werden Nur so werden die Reformen nachhaltig erfolgreich sein Diesem Ziel dient auch diese Ausarbeitung F r die engagierte Arbeit am Manuskript danke ich Herrn Heinz Hoffmann Dank gilt auch dem Kollegen Dr Michael Wettengel der bei der Behandlung der As pekte die sich aus dem Einsatz der IT ergeben kollegial und kenntnisreich mit wirkte Die sorgsame Erstellung des Manuskriptes wurde von Frau Petra Burk hardt bernommen Koblenz im Herbst 1999 Dr Wolfram Werner Leiter der Abteilung Bundesrepublik Deutschland Schriftgutverwaltung Seite 4 Vorbemerkung zur 2 Auflage Durch die Neufassung der Gemeinsamen Gesch ftsordnung der Bundesministe rien GGO von 2000 und der Registraturrichtlinie von 2001 wurde eine berar beitung erforderlich Die Gliederung wurde beibehalten Das Bearbeiten und das Ordnen sind etwas ausf hrlicher dargestellt Koblenz im Januar 2005 Wolf Buchmann Leiter der Abteilung Bundesrepublik Deutschland Schriftgutverwaltung Seite 5 1 Entwicklung und Stand der beh rdlichen Schriftgutverwaltung Die Grundlagen der beh rdlichen Aktenordnung entwickelten sich in Deutschland seit dem 17 Jahrhundert
4. Einbindung des Aktenzeichens in das Gesch ftszeichen geschaffen wodurch die Aktenordnung auch f r den Bearbeiter transparenter wurde Neu in den Verwaltungsdienst eingetretene Bearbeiter betrachten das Gesch fts zeichen oft als ein berfl ssiges b rokratisches Hemmnis und Relikt der Vergan genheit das den Bearbeitungsablauf verz gert weil es vor der Bearbeitung zu vergeben ist Die Verwendung des Organisationszeichens mag noch einsichtig sein weil es meist problemlos anzugeben ist und bei externen Schriftst cken das Ermitteln der Zust ndigkeit erleichtert Doch welche M he macht manchmal die Beschaffung eines Aktenzeichens Warum nicht darauf verzichten Gegen diese auf den ersten Blick einleuchtende Verwaltungsvereinfachung sind jedoch fol gende Einw nde zu erheben Das Gesch ftszeichen erleichtert das Zuordnen von eingehenden Schriftst cken zu Gesch ftsvorf llen zu denen sich die Beh rde bereits schriftlich ge u ert hat Ein knappes Gesch ftszeichen vor allem wenn es vor Beginn der Bearbeitung vergeben wird kann leicht und schnell in Suchhilfsmitteln der Schriftgutver waltung registriert werden indem es die Fundstelle im Aktenbestand angibt und eine hinreichende Inhaltsangabe zu der Akte und damit den darin enthal tenen Schriftst cken liefert Die Vergabe des Aktenzeichens zwingt zu einem fr hzeitigen sachbezogenen Denken und Abgrenzen des Bearbeitungsgegenstands und erleichtert dadurch das sachg
5. cken in Schriftgutbeh lter und das technische Lagern der Akten in besonderen Registratur Ablagevorrichtungen z B Ak tenschrank Entsprechendes gilt auch f r die digitale Ablage Bereitstellen Alle T tigkeiten die sicherstellen dass das f r die Bearbeitung ben tigte Schriftgut rechtzeitig und in dem erforderlichen Umfang vorliegt vor allem das Beif gen von Akten zu Eing ngen das Wiedervorlegen und die Beantwor tung von Suchanfragen aus der Bearbeitung Aussondern Alle Ma nahmen die eine Verringerung des Schriftguts bewirken insbesonde re durch Herausnahme aus der laufenden Schriftgutverwaltung und Verwal tung in einer besonderen Einrichtung mit dem Ziel der Vernichtung oder Ab gabe an das zust ndige Archiv Bereitstellen Ablegen Registrieren Aufbewahren Aussondern Abb 1 Aufgaben der Schriftgutverwaltung Aus der Darstellung des Beziehungsgeflechts der einzelnen Aufgaben Abb 1 lassen sich folgende drei Feststellungen ableiten Schriftgutverwaltung Seite 13 1 Die wichtigste Aufgabe der Schriftgutverwaltung ist das Ordnen das die bri gen Funktionen mehr oder weniger stark beeinflusst und zwar o das Registrieren indem durch Ordnen der Registrieraufwand verringert werden kann o das Bereitstellen indem bearbeitungsgerechte Ordnungseinheiten ge bildet werden o das Ablegen indem dadurch Schriftgut zweckm iger aufbewahrt wer den kann o das Aussondern indem Schriftgut auch nach d
6. hlung die den jeweili gen Aussonderungszeitraum umfasst eingef hrt werden verkn pft mit der An gabe der darin enthaltenen gekennzeichneten Vorg nge An der Bandzahl w re dann zu erkennen ob und ggf in welchem Zeitumfang bereits Unterlagen ange fallen sind Bei der elektronischen Aussonderung wird die k nstliche Bandz hlung als Aktenschnitt bezeichnet Ein Aktenschnitt umfasst also alle aussonderungsrei fen Vorg nge einer Akte Eingang Schriftst ck Sammelsachakte Einzelsachakte Wveglegesache Papierkorbsache ggf daraus sp ter Sn Vogue re Bilden von Einzel sachakten Sondersachakten abgeleitete Einzelsachakten Akten zu einer abgeleiteten Betreffseinheit Neue Betreffseinheit en des Aktenplans Zuordnen der Akten Abb 7 Bilden von Sachakten Gesamt bersicht im Zeitablauf D Die RegR sieht allerdings bei elektronischer Vorgangsbearbeitung neben den Vorgangsnummern keine alternative zus tzliche Kennzeichnung vor vgl Anlage 4 Nr 3 5 Schriftgutverwaltung Seite 54 4 3 10 Ordnen und dessen Registrierung im berblick Bisher ist der Themenkomplex Sachaktenordnung in seinen Einzelthemen skiz ziert worden So wurden Aktenplan und Aktenbereich getrennt behandelt ob gleich sie im praktischen Ordnen und Registrieren als Einheit zu sehen sind Auch fehlt noch eine Verdeutlichung der Ordnungsformen an Beispielen um Missver st ndnissen beim Zuordnen und Aktenbilden entgegenzuwirke
7. nder Kommission f r Bildungsplanung und Forschungsf rderung Gesch ftsstellen von Bund L nder Minister konferenzen Deutschland in Koblenz mit den Zwischenarchiven bei Bonn und Berlin Ausnahmen Bundesarchiv Abteilung MA Milit rarchiv in Freiburg i Br Ausw rtiges Amt Politisches Archiv Bundesarchiv Abteilung B Ausnahmen Bundesarchiv Abteilung MA Ausw rtiges Amt Politisches Archiv Gem 2 Abs 3 Satz 1 B rchS Archive der Bundesl nder Landes oder Staats archive Zust ndig ist das Archiv in dessen Archivsprengel sich die Beh rde befindet Je nach der Gr e des Landes bezieht sich der Archivsprengel auf ein oder mehrere Regierungsbezirke oder gar auf das gesamte Bundesland Soweit keine rein regionale Zust ndigkeit von Einrichtungen einer Beh rde gegeben ist ist das Bundesarchiv Abteilung B das zust ndige Archiv z B f r die Pr fungs mter des Bundesrechnungshofs Ausnahmen gem 2 Abs 3 Satz 2 BArchS Bundesarchiv Abteilung MA Bundesarchiv Abteilung B desarchiv Abteilung B auf Grund eines Beschlusses der Leiter der Archivverwaltungen der L nder und des Bundesarchivs Abb 17 Die Bundesverwaltung und ihre zust ndigen staatlichen Archive Weitere Angaben zum Anbieten und zum Abgeben an das Bundesarchiv insbes zum Ausf llen der Formbl tter Abbildungen 15 und 16 sowie zum Bundesarchiv selbst enth lt ein Merkblatt des Bundesarchivs vom April 2004 siehe L
8. roreform die Bearbeiterablage empfohlen Die Bevorzu gung der Bearbeiterablage zeigte sich noch in der bis 1995 geltenden RegA zur GGO I Theoretisch kann das Schriftgutverwalten mit den verschiedensten innerbeh rdli chen Aufgaben und Stellen verbunden werden Einen berblick ber die M glich keiten enth lt Abbildung 20 Seite 104 Gerade in kleineren Beh rden d rfte die Verkn pfung des Schriftgutverwaltens mit anderen Funktionen h ufig vorkommen Das organisatorische Modell der As sistenzdienste fasst gleichfalls mehrere Funktionen zusammen Am einleuch tendsten ist jedoch die Verbindung vom Bearbeiten und Schriftgutverwalten in der Bearbeiterablage Sie sollte daher als die h ufigste Alternative zur Registra tur n her betrachtet werden Auf den ersten Blick spricht viel f r die bertragung des Schriftgutverwaltens auf den Bearbeiter Es entsteht keine zeitliche Verz gerung in der Bearbeitung und Auskunftst tigkeit durch das ansonsten notwendige Einschalten der Registratur Zu unterscheiden ist zwischen der Aufbauorganisation der Schriftgutverwaltung auf dem aufbau organisatorischen Bezug der Aktenordnung Das Problem der zentralen oder dezentralen Akten ordnung ist bereits im Abschnitt 4 6 behandelt Die Bezeichnung Sachbearbeiterablage sollte vermieden werden weil das Schriftgutverwalten auch anderen Bearbeitern z B Referenten oder sog B rosachbearbeitern bertragen sein kann Schriftgutverw
9. tung Bew hrt hat sich ihre Anwendung als so genannte feste Ableitungen zu den Betreffseinheiten also als letzte au erordentliche Ordnungsgr e in der Hierarchie des Aktenplans vgl auch Abschnitt 3 6 Entscheidend ist ein ausgewogenes Verh ltnis von Gliederung und Reihung Mit langen Reihen von Begriffen macht man sich zwar die Aufstellung leichter erschwert jedoch wegen der schlechteren bersicht ber viele gleichgeordne te Positionen das rasche und fehlerfreie Benutzen Bei zu starkem Gliedern ist es umgekehrt 4 5 Gliederungsstufen d rften auch f r den Aktenplan von Ministerien zentralen Fachbeh rden und gro en Fachverwaltungen ausrei chen F r Querschnittsaufgaben insbesondere die fachneutralen Aufgaben einer Beh rde wie Haushalt Organisation Beschaffung und Personalwesen ist mindestens eine Hauptgruppe oberste Aktenplaneinheit vorzusehen am besten am Anfang oder am Ende des Aktenplans Bew hrt hat sich die rein numerische Kennzeichnung der Aktenplaneinheiten Um Schreibfehler zu vermeiden sollte dabei auf zus tzliche Trennzeichen z B Leerstelle Bindestrich zwischen den einzelnen numerischen Bestand teilen die die einzelnen Gliederungsstufen angeben verzichtet werden Der sich aus dem Dezimalsystem ergebende Zwang mit je zehn Elementen aus zukommen kann durch geeignete Ordnungsma nahmen umgangen werden wenn tats chlich mehr als 10 Gliederungseinheiten zusammengehalten wer den m ssen
10. 13 Verzeichnis f r die Abgabe von Schriftgut an die Altregistratur Altschriftgutverzeichnis Inhalt Kurzbeschreibung in Anlehnung an Angaben des Gesch ftsverteilungsplans oder Sktenplans E 7 Abgebende Organisationseinheit bernehmende Altregistratur in Datum Unterschrift Datum Unterschrift Abb 14 Vorblatt zum Altschriftgutverzeichnis Allerdings kann nicht generell gesagt werden dass im nachgeordneten Bereich allgemeine Einzel Sachakten Generalakten l nger als Fallakten aufzubewah ren sind Es kann eher umgekehrt sein weil die Vorbereitung und Durchf hrung von Vorschriften im Allgemeinen im vorgesetzten Ministerium zu erledigen und Schriftgutverwaltung Seite 88 entsprechend nachzuweisen sind die von Einzelf llen jedoch genauer in der nachgeordneten Beh rde Als Fristbeginn empfiehlt sich der Beginn des Kalenderjahres das auf die j ngste ZdA Verf gung folgt Beispiel ZdA Datum 31 10 1999 Fristbeginn 1 1 2000 V llig abzulehnen ist die fr her in der RegA zur GGO vorgesehene Bindung an das Jahr der Abgabe an eine Altschriftgut Verwahrstelle Gerade bei gewissen Fallakten muss statt des hier wenig sinnvollen Datums der ZdA Verf gung ein anderer Zeitpunkt gew hlt werden der nicht durch die Bearbeitung sondern durch den Fall veranlasst ist Beispiele bei Personalakten der Zeitpunkt des Ausscheidens des Bediensteten bei Bauakten das Datum der Beseitigung des Bauwerks Wann d
11. Akten im Aktenverzeichnis und damit in der Ablage zusammenzuhalten Daraus folgt dass gegliedert also in logischen Ab h ngigkeiten hierarchisch geordnet wird Dies schl gt sich dann in Zusatzkenn zeichen nieder die entweder durch Trennzeichen z B 1182 2 1 1182 2 1 1 oder gar durch das Dezimalsystem z B 1182 21 1182 211 ausgedr ckt wer den k nnen Wird der Sachverhalt ber l ngere Zeit hin bearbeitet und werden viele Einzelsachakten gebildet zeigt sich irgendwann dass die inzwischen mehr stufige Gliederung und damit die Aktenzeichen zu kompliziert werden oder wegen einer unerwarteten Entwicklung der Aufgaben und des Schriftgutanfalls die Glie derung nicht mehr oder nicht mehr systematisch fortgesetzt werden kann Diese Sackgasse vermeidet der Schriftgutverwalter der das Reihen bevorzugt wenn er nur ausnahmsweise gliedert und den Verzicht auf das Gliedern durch Querverweise im Aktenverzeichnis ausgleicht So erh lt grunds tzlich jede neue Einzelsachakte je Betreffseinheit die n chste freie Ordnungsnummer auch wenn die Akte von einer schon bestehenden Einzelsachakte abgespalten worden ist Entstehen dann noch weitere inhaltlich eng verwandte Akten k nnen sie entwe der gleich einer neuen abgeleiteten Betreffseinheit zugeordnet werden oder sie sind zuerst als Sondersachakten abgeleitete Einzelsachakten zu reihen jedoch nicht weiter zu gliedern Das Gliedern sollte dem Aktenplanbereich vorbehalten Schriftgutverwaltung Se
12. B Ordner In der Praxis wird beides verkn pft wobei f r eine Ablageform oft mehrere Arten von Schriftgutbeh ltern z B Hefter Ordner nebeneinander verwendet werden k nnen Einen berblick ber die verschiedenen Formen enth lt DIN 821 3 Schriftgutbe h lter Begriffe Ausgabe 1991 03 Abb 11 Seite 75 gibt eine bersicht ber die am h ufigsten verwendeten Schriftgutbeh lter f r die unterschiedlichen Abla gearten Angesichts der Vielfalt der M glichkeiten und Anforderungen k nnen hier nur Hinweise gegeben werden F r eine Beh rde sollte allein aus Gr nden der Einheitlichkeit nicht grunds tzlich nur eine Ablageart und eine Form des Schriftgutbeh lters festgelegt werden Eine entscheidende Rolle spielen vielmehr praktische Gesichtspunkte des R ckgriffs und der Handlichkeit die vor allem von der Art des Schriftguts abh ngen Die verschiedenen Anforderungen k nnen deshalb unterschiedliche Ablage L sungen erfordern die jedoch aufeinander abzustimmen sind Da Aufgaben und damit Akten innerhalb einer Beh rde wandern k nnen sollte zumindest f r Einzelsach akten eine beh rden einheitliche L sung gew hlt werden damit bei einem Wech sel von Akten zwischen aktenf hrenden Stellen nicht jedes Mal umgeheftet sowie neu beschriftet werden muss und eventuell sogar geeignete Ablagem bel be schafft werden m ssen Die liegende Ablage die lteste Ablageart in der Schriftgutverwaltung muss kei nesfalls grunds tzl
13. Das 19 Jahrhundert brachte den Abschluss der Ent wicklung zur organisatorisch selbst ndigen Schriftgutverwaltung deren repr sentative und symbolische Figur der Registrator wurde der das Gesch ftstage buch sorgf ltig und umfassend f hrte Die B roreform die in den 20er Jahren des letzten Jahrhunderts ihren H hepunkt erreichte suchte auch in der Schrift gutverwaltung eine Verwaltungsvereinfachung durchzusetzen und stellte dabei auch einige der bisherigen Grundlagen in Frage Der Registrator sollte ersatzlos wegfallen und die anfallende Arbeit des Schriftgutverwaltens im Normalfall vom Bearbeiter selbst erledigt werden Weiterhin sollten Stoffgliederung Aktenplan und Aktennachweis Aktenverzeichnis in einem systematischen Aktenverzeichnis zusammengefasst werden dessen Nummerierung nun den Kern des neuen Ge sch ftszeichens bildete Fadengeheftete Akten wurden durch Schnellhefter und Stehordner ersetzt denen im Laufe der Zeit die unterschiedlichsten Ablagefor men und Schriftgutbeh lter folgten Gerade in der Ablagetechnik setzte sich die B roreform durch Nach dem Zweiten Weltkrieg wurde auf dem von der B roreform wenig beachte ten Feld des Ordnens und Registrierens von Akten erst durch die Neuorganisation der Schriftgutverwaltung im Bundesministerium des Innern im Jahre 1964 eine Entwicklung eingeleitet der innerhalb der Bundesverwaltung weitere Beh rden folgten Die zentralen Reformgedanken von 1964 konsequentes und differen
14. Eine M glichkeit besteht darin zwei aufeinander folgende Ak tenplaneinheiten zu einer inhaltlich gleichen Aktenplaneinheit zusammenzu fassen also 233 234 anstelle von 233 und 234 Lediglich f r die Hauptgruppe kann ein Buchstabe oder eine merkf hige Buchstabenkombination empfohlen werden Sinnvoll ist dies wenn mehr als zehn Hauptgruppen zu bilden sind oder wenn damit zu rechnen ist dass Aufgabenkomplexe im Zeitablauf aus oder eingegliedert werden m ssen wie es zum Beispiel in der Finanzverwal tung vorkommt Der Aktenplan f r die Finanzverwaltung hat seine Form ber 70 Jahre hinweg bewahren k nnen weil er diesen Grundanforderungen ge recht wird Der besseren Anschauung sowie der Verdeutlichung der Fachbe zeichnungen dient der folgende Auszug aus einem bestehenden Einheitsak tenplan dem Generalaktenplan der Justizverwaltung Abb 4 Seite 28 Aus der Abbildung 4 l sst sich eine der wenigen logisch technischen Anforderun gen an die Bildung der einzelnen Gliederungseinheiten unterhalb der Hauptgrup Schriftgutverwaltung Seite 30 pe insbesondere der Betreffseinheiten ableiten Die erste Gliederungseinheit sollte im Regelfall die Bezeichnung Allgemeines und die Endziffer O tragen in der Abb 4 100 und 1000 Diese Regel gilt jedoch nicht wenn die bergeordne te Gliederungseinheit ausnahmsweise aus mehreren Sachbegriffen besteht die keine fachlichen Verkn pfungen miteinander haben k nnen Der Aktenplanein heit A
15. Innerer Dienst Informationstechnik Datenschutz Brbeitssicherheit Allgemeine Angelegenheiten der AGr 112 Arbeitsschutz einschl Unfallverh tung Aufgaben der Fachkr fte f r Arbeitssicherheit Yerfassungsschutz Zivile Yerteidigungs WSY Notf lle Allgemeine Angelegenheiten der AGr 113 Werfassungsschutz Zivile Verteidigung WSY Notf lle ffen Hichkeitsarbeit Allgemeine Angelegenheiten der AGr 114 j ja Einzelinformationen f r die ffentlichkeit j ja Informationsweranstaltungen f r die ffentlichkeit j ja nur bei Dienstpostenbedarf Abbildung 12 Beispiel eines Aussonderungskatalogs Das nach dem Aktenplan gegliederte Muster entstammt der Verwaltungsvorschrift der Wasser und Schifffahrtsverwaltung des Bundes ber die Schriftgutverwaltung VV WSV 1113 WSD Mittelbeh rde WSA WMA NBA Unterbeh rden z B Neubau mter Gerade in Oberbeh rden wird der Bearbeiter der Fristen festzusetzen hat meist vergeblich nach geeigneten Rechts und Verwaltungsvorschriften Ausschau hal ten Als ressort bergreifende Rechtsvorschrift sind z B die Fristenregelungen f r Personalakten von Beamten durch den 1992 eingef hrten 90 f BBG zu nennen Eine ressort bergreifende verbindliche Verwaltungsvorschrift sind die durch BMF Rundschreiben vom 30 01 2004 GMBI S 334 bekanntgegebenen Aufbewah rungsbestimmungen f r die Unterlagen f r das Haushalts Kassen und Rech nungswesen des Bundes ABestB HKR An ressort bergreif
16. Kennzeichen der Betreffseinheit ist von allen anderen beteiligten Stellen grunds tzlich weiterzuf hren Zwar wird im Fol genden diese Bestimmung wieder eingeschr nkt doch bewirkt dieser in Fettdruck gesetzte Satz beim Anwender bereits ein Missverst ndnis das zur raschen Verbreitung von Einheitsaktenpl nen beigetragen hat Der Gedanke liegt nahe dass durch die einheitliche Vergabe einer Akten plannummer ja sogar eines Aktenzeichens f r das gleiche Schriftst ck in allen Beh rden die den Einheitsaktenplan anwenden Ordnungs und damit Verwaltungsarbeit gespart w rde und eine Verst ndigung zwischen den Beteiligten rascher zu erreichen w re Richtig dagegen ist dass im vertikalen Beh rdenverkehr dasselbe Aktenplankennzeichen nicht das selbe Aktenzeichen immer dann benutzt werden kann wenn dasselbe Sachproblem wenn auch auf unter schiedlichen Ebenen behandelt wird Zwischen gleichrangigen Beh rden o Schriftgutverwaltung Seite 35 der innerhalb einer Beh rde ist dies aber oft ausgeschlossen weil n mlich un terschiedliche Sachaspekte bearbeitet werden Im Grundsatz muss jede aktenf hrende Stelle die anfallenden Schriftst cke ohne jegliche Vorgaben von au en allein nach ihren Bearbeitungsgesichtspunkten zu ordnen Wenn die beteiligte Organisationseinheit den Eingang unter einem ande ren Bearbeitungsaspekt als die federf hrende Organisationseinheit sieht sonst w re die Beteiligung ja berfl ssig wird
17. Schriftguts f r die Be arbeitung Mit der Verringerung seines Verwaltungswertes setzt das Aussondern ein das in Stufen zu dem Zeitpunkt f hrt an dem ein Verwaltungswert nicht mehr besteht Zu diesem Zeitpunkt ist zu entscheiden ob das jeweilige Schrift gut dauernd aufzubewahren und somit archivw rdig ist also einen Archivwert besitzt oder ob es zu vernichten ist diese Entscheidung obliegt dem zust ndigen Archiv Obschon die RegR auch eine Leitlinie f r die nachgeordneten Stellen des Bundes ist sind nicht alle ihre Bestimmungen auf eine nichtministerielle Beh rde anzuwenden Dazu z hlt auch die Vor schrift ber die Abgabe von Altschriftgut an das Zwischenarchiv des Bundesarchivs Schriftgutverwaltung Seite 82 Ein wichtiges Aussonderungsinstrument stellt die so genannte Aufbewahrungs frist dar die den Wert des Schriftguts f r die Verwaltung Bearbeitung wider spiegelt und den Zeitraum bezeichnet in dem das jeweilige Schriftgut noch f r einen m glichen R ckgriff des Bearbeiters aufbewahrt werden muss Weil der Begriff der Aufbewahrungsfrist in dem Sinne missverstanden werden kann dass nach Ablauf der Frist das Schriftgut in jedem Fall zu vernichten ist w re die Be zeichnung Aussonderungsfrist oder R ckgriffsfrist eindeutiger doch hat sich inzwischen Aufbewahrungsfrist fest eingeb rgert Der Aussonderungskatalog ist ein weiteres bedeutsames Aussonderungs hilfsmittel das die festgelegten Aufbe
18. Schriftgutverwal tung Teil 1 Allgemeines 27 S Dez 2002 Teil 2 Richtlinien DIN Fachbericht ISO PDTR 15489 2 VI 49 S Aug 2004 Schriftgutverwaltung Seite 7 Der folgenden Darstellung wird vor allem die Verwaltung papierbezogener Unter lagen mit elektronischer Unterst tzung zugrunde gelegt Zum Einen fehlen f r die rein digitale Schriftgutverwaltung noch die n tigen Erfahrungen zum Ande ren ist die dargestellte Schriftgutverwaltung unabh ngig von der Art und Form des Datentr gers Zum besseren Verst ndnis des Schriftgutverwaltens werden bei Bedarf Entwicklungslinien der beh rdlichen Schriftgutverwaltung seit dem 19 Jahrhundert skizziert und auch traditionelle also in Papier gef hrte Hilfsmit tel z B das Hinweisverzeichnis dargestellt Schriftgutverwaltung Seite 8 2 Grundlagen 2 1 Besonderheiten beh rdlicher Aufgabenwahrnehmung Das beh rdliche Verwaltungshandeln orientiert sich am Gemeinwohl und unter liegt daher besonderen Bedingungen die ihren Ausdruck u a in Rechts und Verwaltungsvorschriften finden Aus dieser Verpflichtung gegen ber dem Ge meinwohl lassen sich folgende zwei Anforderungen an das Verwaltungshandeln ableiten Das Verwaltungshandeln muss jederzeit nachpr fbar sein nicht nur f r die Beh rde selbst sondern auch gegen ber vorgesetzten Beh rden den Gerich ten und ggf parlamentarischen Gremien Es muss eine Kontinuit t im Verwaltungshandeln bestehen die eine gleiche Behan
19. Schriftst cke die im allt glichen Sprachgebrauch oft mit Vorgang bezeichnet werden Darunter sind Bearbeitungseinheiten zu verstehen die in der Regel eng gefasst sind und des halb als kleinste Ordnungseinheiten der Aktenbildung betrachtet werden k nnen vgl Abschnitt 4 3 9 bersichtlichkeit nicht zu viele Akten nicht zu viele Schriftst cke Zu viele kleine Akten erschweren den R ckgriff Im Interesse eines guten ber blickes sind mehrere Bearbeitungseinheiten zu einer Ordnungseinheit zusam menzufassen falls eine inhaltliche Zusammengeh rigkeit besteht W hrend eine Bearbeitungseinheit sozusagen von selbst durch einen Eingang oder Vermerk und die unmittelbar folgende Bearbeitung entsteht Vorgang muss die zur Wah rung der bersicht zu bildende gr ere Ordnungseinheit bewusst d h durch eine berlegte inhaltliche Abgrenzung oder Zusammenfassung geschaffen wer den Dadurch k nnen mehrere Gesch ftsvorf lle zu einer Akte zusammengefasst werden Das Bilden solcher inhaltlich weiter gefasster Akten empfiehlt sich je doch nicht wenn dadurch das Wiederfinden erschwert wird also die bersicht verloren geht Es leuchtet ein dass mit der Zahl der Schriftst cke im Regelfall die bersichtlichkeit einer Akte geringer wird dem ist durch das Bilden neuer Akten zu begegnen H ufigkeit des R ckgriffs Es liegt nahe Unterlagen mit deutlich unterschiedlicher R ckgriffsh ufigkeit ver schiedenen Akten zuzuordnen
20. Speicherdichte Angaben zu Hardware Betriebssystem und verwendeter Software Angaben zu vorhandenen Schnittstellen und zu Exportm glichkeiten in software unabh ngige Form ate L nge der Datens tze und Datensatzform at fest variabel Deta illierter Datensatzaufbau Datensatzstruktur und Sortierung Feldbezeichnungen mit relativer Position im Datensatz Feldl nge Feldform at Muss Kannfelder H ufigkeiten von Feldern im Satz Interne Zeichendarstellung ASCII EBCDIC bin r ggf eingesetzte Kom primierungsverfahren Bei Verwendung von Codierungen Vollst ndige Codelisten Nach M glichkeit sowohl maschinenlesbar als auch als Papierausdruck Angaben zu Herkunft Historie und Entstehungszusammenhang der Date Abgebende Stelle und Organisationseinheit Datenf hrende Stelle und Eigent mer der Daten auch beteiligte Stellen und Rechenzentren Name des Auftraggebers f r die jeweilige DY Anwendung Rechtsgrundlage und Zielsetzung der DY nwendung Ggf Ablauf der Prim rerhebung und erfassung der Daten Nutzung und urspr ngliche Verarbeitung der Daten in der datenf hrenden Stelle Angaben zu speziellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen Abb 19 bernahme maschinenlesbarer Dateien aus Datenbank Anwendungen in das Bundesarchiv Mindestanforderungen an die Dokumentation Stand Dezember 2004 Schriftgutverwaltung Seite 100 Erst die kommende Aussonderungspraxis wird zeigen wie einfach oder proble matisch die Arbei
21. als der Teilaktenplan Wie der Name schon sagt muss der Gesamtaktenplan s mtliche Aufgaben der Beh rde umfassen und damit f r das gesamte anfallende Schriftgut anwendbar sein unabh ngig davon ob es in Registraturen oder Bearbeiterablagen verwaltet wird Lediglich zwei Ausnahmen von dieser Regel sind zugelassen Bestimme Aufgaben werden von der Beh rde nur befristet wahrgenommen oder z hlen nicht zu den eigentlichen Aufgaben Beispiel Gesch ftsf hrung einer Arbeitsgruppe f r eine Aufgabe f r die an sich eine andere Beh rde zu st ndig ist Das Schriftgut entzieht sich einer sinnvollen Sachordnung Die zweite Ausnahme ist so gewichtig dass in nichtministeriellen Beh rden oft weit mehr als die H lfte des Schriftguts darunter f llt Es handelt sich um so ge nannte Fallakten Darin wird das in gro em Umfang entstehendes Schriftgut zu Einzelf llen sachlich abgegrenzt jedoch in sich nur gereiht vgl Abschnitt 4 3 3 Bekannt sind die Prozessakten der Gerichte und die Steuerakten der Fi nanzbeh rden die nach einer besonderen Aktenordnung gef hrt werden In ei Schriftgutverwaltung Seite 26 ner Beh rde mit Anstaltscharakter k nnen etwa die zahlreich anfallenden Benut zerakten nach formalen Merkmalen z B Beh rden des Bundes gegliedert nach Ministerien und Gesch ftsbereichen Dienststellen der L nder usw gegliedert werden Dies ist jedoch keine Sachgliederung und eine Aufnahme dieser Merk male in den Akt
22. angeboten werden soll zu einem Aussonderungskatalog erweitert werden Der Fristenkatalog wird sich dann bei Sachakten meist an den Einheiten des Ak tenplans Aufgaben orientieren und sie bei dezentraler Aktenordnung mit den aktenf hrenden Stellen Abteilungen Referaten verkn pfen Ein solcher Fristen katalog kann schrittweise entwickelt und fortgeschrieben werden wobei die im Fristenkatalog festgehaltenen Begr ndungen zu Fristbemessungen hilfreich sein k nnen Begonnen werden sollte mit den umfangreichsten gleichartigen Akten komplexen in nichtministeriellen Beh rden in der Regel die Fallakten Hinweise f r einen beh rdenbezogenen Aussonderungskatalog enth lt die Anlage 6 der RegR Einen noch h heren Rationalisierungsgrad besitzen beh rden bergreifende Rege lungen vor allem ressortbezogene Vorschriften f r Mittel und Unterbeh rden Schriftgutverwaltung Seite 89 F r viele Verwaltungsbereiche z B Wasser und Schifffahrtsverwaltung Ar beitsverwaltung bestehen bereits entsprechende Bestimmungen die sich vor allem f r Einzel Sachakten oft an bestehende Einheitsaktenpl ne anlehnen Diese Form des Aussonderungskatalogs hat sich inzwischen verbreitet ein Bei spiel aus der WSV enth lt Abb 12 Seite 86 Gleichfalls beh rden bergreifend jedoch nicht verbindlich ist der Muster aktenplan ber fachneutrale Aufgaben der den genannten Richtlinien von 1975 zugrunde lag und nun keine besondere aktuelle Bedeutung me
23. auf verwandte Sachverhal te die das Anwenden des Aktenplans deutlich erleichtern so im Generalakten plan der J ustizverwaltung in dem allerdings die Verweistechnik berzogen ist In dieser Spalte die als Bemerkungsfeld anzusehen ist k nnen auch notwendige Spezialhinweise aufgenommen werden z B die ausnahmsweise Beschr nkung der Anwendung dieser Aktenplaneinheit auf eine bestimmte Organisationsein heit Werden f r weitere Angaben eigene Spalten vorgesehen besteht die Ge fahr dass die bersichtlichkeit und damit Anwendung darunter leidet So sollte die durchgehende Angabe der bisherigen Aktenplaneinheit als Standard Angabe so im Aktenplan f r die Finanzverwaltung vermieden werden Auch stellt sich die Frage ob nicht die durchgehende Angabe der Aufbewahrungsfrist so im Ak tenplan der Arbeitsverwaltung besser in einem eigenen Aussonderungskatalog dargestellt werden sollte vgl Abschnitt 7 3 Schriftgutverwaltung Seite 34 3 8 Sinnvolles Anwenden des Aktenplans Ein noch so brauchbarer Aktenplan verliert erheblich an Wert wenn er falsch an gewandt wird Wird man auf die Anwendungspraxis in Registraturen und Bearbei terablagen nicht immer in dem erforderlichen Umfang fr hzeitig Einfluss nehmen k nnen so sollte doch versucht werden unzweckm ige organisatorische und anwendungstechnische Regelungen von vornherein zu vermeiden Dabei ist von dem Grundsatz auszugehen dass jede aktenf hrende Stelle den gesamten Ak tenpl
24. bersicht nur einen Hauptbeteiligten n mlich den Bearbeiter als Verwalter einer Bearbeiterablage Aus ablauforganisatorischer Sicht ist dies vor teilhaft Allerdings kann es bei dem bergang in die Altschriftgutverwaltung eher zu St rungen kommen wenn eine Bearbeiterablage besteht als wenn eine Re Schriftgutverwaltung Seite 112 gistratur f r das ordnungsgem e Verwalten und Zur cklegen von Schriftgut sorgt Phase Funktion Hauptbeteiligte Weitere Beteiligte Aufgaben der Schriftgutverw altung Zuleiten an den Eingangsstelle Beh rdenleitung I Eingangsempf nger Pr earbeiter Eingan ger mu earbeiter a ereiten der Ss u al tung Bearbeitung o f Registrieren eren a chluss der Ss u al Bea BEE eiter tun EEE Bear Bearbeitung o beteiligte Bearbeiter ggf beteiligte Bearbeiter iligte Bearbeiter Registrieren EHE BEE EEE DEE 77 7 Zur cklegen Alt Bearbeiter Aussondern Schriftgutverwal Registrieren tung e aa z nn mo tung Archiv Yernichten oo fo Registrieren eren Abb 21 Gesamt bersicht ber den Ablauf der Behandlung von Schriftgut Schriftgutverwaltung Seite 113 Die Schlussverf gung bildet die bergangsstelle zwischen Bearbeitung und Schriftgutverwaltung Phase 4 Sie bezeichnet den Wechsel der Verantwortung vom Bearbeiter auf den Schriftgutverwalter und legt die weitere Behandlung durch die Schriftgutverwaltung fest Folgende zwei Typ
25. daher zumindest in zentralen Beh rden nicht verzichtet werden Schriftgutverwaltung Seite 20 3 Aktenplan 3 1 Der Aktenplan einst und heute Der Aktenplan ist der sichtbare Ausdruck einer in erster Linie deutschen Tradition der Sachaktenordnung und das Ergebnis eines sach nicht personenbezogenen Verwaltungsdenkens und handelns das sich im 19 Jahrhundert voll entfaltete Im 20 Jahrhundert nderte sich dies als Folge der Ver nderungen der B rotech nik und des Dr ngens nach m glichst gro er Vereinfachung der B roarbeit Die B roreform der 20er Jahre brachte mit der Anwendung des Dezimalsystems und der Verbreitung beh rden bergreifender einheitlicher Aktenpl ne unbestrit ten Verbesserungen f r den Aktenplan Jedoch f hrte sie auch eine gravierende Vereinfachung ein die gro e Missverst ndnisse bewirkte die auch heute noch nicht ausger umt sind Da man im Bestreben nach Wirtschaftlichkeit auf beson dere Registraturkr fte verzichten wollte wurden die beiden wichtigsten Ord nungshilfsmittel der Schriftgutverwaltung der Registraturplan Aktenplan und das Repertorium Aktenverzeichnis in einem einzigen neuen Hilfsmittel zu sammengefasst Anf nglich zutreffend als systematisches Aktenverzeichnis be zeichnet wurde bald auch daf r das Wort Aktenplan gebr uchlich Die heutige b rotechnische Entwicklung die mit der Anwendung der elektroni schen Datenverarbeitung in den 70er Jahren begann kann den Aktenpla
26. dem Einsatz der IT f r die Verwaltung von Papier Schriftgut k nnen Schw chen herk mmlicher Registriertechnik vermieden werden Der Einsatz der IT kann aber dazu verleiten m glichst viele Schriftst cke und viele Angaben zu er fassen um jede Suchanfrage sofort scheinbar m helos beantworten zu k nnen Dabei darf nicht bersehen werden dass das Erfassen vieler Daten Arbeitskapa zit t beansprucht ohne dass alle erfassten Daten ben tigt werden Der Regist rierumfang ist daher im Hinblick auf den Nutzen f r die Bearbeitung besonders zu pr fen vor allem gilt dies f r eine inhaltliche Erschlie ung auf der Ebene der Schriftst cke Mit Recht empfahlen die bereits 1987 erschienenen Hinweise zur Unterst tzung der Schriftgutverwaltung durch Informationstechnik des Bundesministeriums des Innern f r den Regelfall eine Beschr nkung des Registrierens von Schriftst cken Erfasst werden sollten daher nur Eing nge nach folgenden vier Merkmalen Ausstellungsdatum Name des Einsenders Gesch ftszeichen des Einsenders eigenes Gesch ftszeichen d h zust ndige Organisationseinheit aktenf h rende Stelle und Aktenzeichen In Ausnahmef llen kann auch die inhaltliche Erschlie ung auf der Ebene der Schriftst cke in Betracht kommen Dies gilt ebenso f r Schriftgut aus der Wahr nehmung komplexer Aufgaben wenn das Schriftgut ber ein noch so sorgf ltiges Bilden und inhaltliches Registrieren von Sachakten nicht a
27. denen keine for male Verkn pfung besteht zusammengefasst werden Dabei k nnen innerhalb einer Akte die Gesch ftsvorf lle getrennt sein diese werden dann als Vorg nge bezeichnet Das durchgehende Bilden von Vorg ngen als Ordnungseinheiten ei ner Akte ist jedoch nur bei einer digitalen Vorgangsbearbeitung sinnvoll vgl Ab schnitt 4 3 9 Da sich die Bearbeitung an Sachzielen orientiert und die Aufgabenverteilung auch sachbezogen geregelt wird liegt auch die sachbezogene Aktenbildung also das Bilden von Sachakten im Interesse der Bearbeitung Nicht die Aktenbezeichnung ochriftwechsel mit also das Bilden von Korrespondenzakten sondern eine aufgaben oder problemorientierte Benennung wie Beschaffung des Ger ts erleichtert ein sp teres Wiederfinden So leicht zun chst Akten z B nach Kor respondenzpartnern zu bilden sind so schwer ist sp ter das Wiederfinden wenn nicht nach dem Einsender sondern nach der Sache gesucht wird Auf die Vorteile der Sachaktenbildung f r die Bearbeitung ist angesichts der M g lichkeiten moderner Informationsverarbeitung besonders hinzuweisen Es liegt nahe auf die Aktenbildung v llig zu verzichten die Schriftst cke z B einzeln nach verschiedenen Suchsystemen zu erschlie en ggf durch automatische Volltext Recherche und nach einer laufenden Nummer abzulegen Auf diese Weise lassen sich alle f r die Bearbeitung einschl gigen Schriftst cke ermitteln und beschaffen und di
28. der Abgabe Lfd Nr von bis Bemerkungen F r die im Verzeichnis erfassten Unterlagen gelten keine Aufbew ahr ungsfristen mehr Abb 16 Vorblatt zum Aussonderungs Abgabeverzeichnis f r nichtministerielle Stellen des Bundes Schriftgutverwaltung Seite 95 Das dem zust ndigen Archiv anzubietende Altschriftgut ist in einem Aussonde rungsverzeichnis zu erfassen und dieses Verzeichnis dem Archiv zu bersenden das schriftlich ggf nach einem Besuch vor Ort entscheidet welches Schrift gut an das Archiv abzugeben ist Abb 15 Seite 95 enth lt ein Muster f r nicht ministerielle Beh rden Abb 16 Seite 95 enth lt das zugeh rige Vorblatt das einen knappen berblick ber das auszusondernde bzw abzugebende Schriftgut geben soll O B und oberste Gerichtsh fe des Bundes Ausnahmen Bundesministerium der Verteidigung BMYg Ausw rtiges Amt A5 Nachgeordnete Beh rd Verwaltung und sonstige Bundesgerichte Stellen mit Zust ndigkeit f r das gesamte Bundesgebiet 2 B Bundesoberbeh rden Ausnahmen Gesch ftsbereich des BMYg Gesch ftsbereich des AA Beh rden mit regionaler Zust ndigkeit z B Mittel und Unterbeh rden der Bundesfinanzverwaltung Wasser und Schifffahrtsverwaltung des Bundes Ausnahmen Gesch ftsbereich des BMYg Gesch ftsbereich der Deutschen Bundesbank 2 B Landeszentralbanken Gemeinsame Einrichtungen des Bundes und der L nder z B Bund L
29. des gesamten Aktenbestan des vor Ort zu ermitteln Es leuchtet ein dass der Einsatz von IT mit wachsendem Aktenbestand immer zwingender wird Dies gilt vor allem f r den Nachweis abgelaufener Aufbewah rungsfristen Hinzu kommen der notwendige Nachweis der Ausleihe von Alt schriftgut und die R ckgabekontrolle die statt einer Ausleihkartei gleichfalls mit IT Hilfe leicht gef hrt werden kann Unverzichtbar ist der schriftliche Aus leihnachweis durch Verwendung eines Ausleihscheins Ohne IT Einsatz sollte zu Schriftgutverwaltung Seite 92 s tzlich ein Ausleihbuch gef hrt oder ein weiterer Ausleihschein f r eine Ausleih kartei verwendet werden Benutzungsanfragen sollten m glichst nur ber den Schriftgutverwalter laufen Auf eine ausreichende Zeit der Dienstbereitschaft der Altregistratur ist besonders zu achten Eine Selbstbedienung der Bearbeiter oder Schriftgutverwalter sollte ein verantwortungsbewusster Altschriftgutverwalter in der Regel nicht zulassen Der gewissenhafte Altregistrator wird fr hzeitig die erforderlichen Organisations unterlagen der Beh rde insbesondere Aktenpl ne Organisations und Ge sch ftsverteilungspl ne Organisationsverf gungen sammeln um vor allem bei dezentraler Aktenordnung die einschl gigen Akten der zust ndigen aktenf hren den Stellen auch ber einen langen Zeitraum nachweisen zu k nnen 7 6 Nutzung moderner Aufbewahrungsformen Bei der Behandlung der Aussonderung muss auch kur
30. ende Verf gung zur weiteren Bearbeitung oder zu deren Ab schluss Schlussverf gung Die beiden letzten Verf gungsarten betreffen vor allem die Schriftgutverwal tung Vor allem die Schlussverf gung ist unverzichtbar weil sie ber die wei tere schriftgutm ige Bearbeitung entscheidet Die m glichen Arten der Schlussverf gung vgl Anlage 1 der RegR werden im Abschnitt 8 5 erl u tert Gesch ftszeichen 11 RegR Dieses bearbeitungs und schriftgutbezogene Identifikationsmerkmal dient der sicheren Ermittlung der bearbeitenden Stelle und des einschl gigen Schriftguts und ist daher f r die Kennzeichnung eines Schriftst cks erforder lich vgl Abschnitt 2 8 Die genannten vier Bearbeitungshilfen sind auch in der rein elektronischen Bear beitung unverzichtbar weil sie nicht nur den Ablauf der Bearbeitung erleichtern sondern auch den vollst ndigen Nachweis der Bearbeitung in bedarfsgerechter Form sichern Aufgabe der Bearbeiter ist es die bei der Bearbeitung entstande nen Unterlagen form und sachgerecht an die Schriftgutverwaltung weiterzulei ten Schriftgutverwaltung Seite 11 Weil das Bearbeiten im besonderen Ma e das Schriftgut als schriftlichen Nieder schlag der beh rdlichen Arbeit beeinflusst wurden auch Regelungen f r das Be arbeiten in die Registraturrichtlinie von 2001 aufgenommen Beispielhaft werden aus der Gemeinsamen Gesch ftsordnung der Bundesministerien GGO und der Registraturrichtlinie RegR f
31. ssen Deswegen ist die Einsenderkartei weit verbreitet Doch auch auf sie kann verzichtet werden wenn etwa die Bearbeitung von B rgeranfragen in der Beh rde zentralisiert ist oder nur mit wenigen Stellen korrespondiert wird Soweit Schriftst cke registriert werden m ssen sollte man sich auf das Notwen dige beschr nken Ausg nge und internes Schriftwerk sollten hierbei nicht erfasst werden Au erhalb des Hinweisverzeichnisses reicht das eigene Aktenzeichen oder Gesch ftszeichen zur inhaltlichen Kennzeichnung eines Eingangs aus Auf die Inhaltsangabe kann verzichtet werden Allerdings lassen sich die Schw chen herk mmlicher Registrierverfahren nicht bersehen Jedes Hilfsmittel ist nur nach einem Merkmal aufgebaut Soll auch nach einem weiteren Merkmal gesucht werden muss erneut und damit mehrfach regist riert werden Schriftgutverwaltung Seite 71 Das manuelle Sortieren von Karteikarten ist fehleranf llig Wird nur verein facht geordnet z B pro Buchstabe nur eine Karteikarte muss daf r l nger gesucht werden Ein zentrales Nachweisen ist in einer gro en Beh rde mit konventionellen Mit teln in der erforderlichen Zeit nicht zu bew ltigen Der Verbleib des Schrei bens eines bestimmten Einsenders kann dann nur durch eine Rundfrage bei allen Schriftgutverwaltern festgestellt werden Eine notwendige tiefere inhaltliche Erschlie ung ist aufw ndig und nur um st ndlich durchzuf hren 5 4 IT Einsatz Mit
32. subjektiven Ordnungsge sichtspunkten verwalten Die Verringerung des Arbeitsaufwandes f r das Schriftgutverwalten f hrt zu einer Vernachl ssigung des Ablegens und Beschriftens so dass das Benutzen der Akten immer schwieriger wird und eine Vollst ndigkeit nicht gewahrt wer den kann Der Bearbeiter wird nicht oder nur m hsam rechtzeitig aussondern Bestehen berwiegend Bearbeiterablagen wird der Verzicht auf eine Altregistratur zu Schwierigkeiten im R ckgriff auf lteres Schriftgut und unweigerlich zum all m hlichen Schriftgutverlust f hren Im Unterschied zur Registraturorganisation hat der Einsatz der Bearbeiterab lage eine Vielzahl aktenf hrender Stellen zur Folge die die Aufsicht und damit das Bem hen um eine einheitliche Schriftgutverwaltung erheblich erschweren Da besondere Anforderungen an das Schriftgut von Beh rden gestellt werden ist hierf r ein gewisser Aufwand unabdingbar Besa eine Beh rde bislang eine Re gistratur und soll nun die Bearbeiterablage eingef hrt werden so kann die Ein sparung von Registratorenstellen nur auf den ersten Blick als Vorteil betrachtet werden Denn die bisherige Arbeit der Registratoren muss auf die Bearbeiter ver teilt werden Wird durch Personalzug nge die Mehrbelastung der Bearbeiter nicht aufgefangen droht die Qualit t der Schriftgutverwaltung unter die Mindestanfor derungen zu sinken Damit soll nicht gesagt werden dass nur die Registratur als Organisationsform f r
33. wahrzunehmende Servicefunktion 3 Aktenplan 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 Der Aktenplan einst und heute Ordnungsplan kein Aktenverzeichnis Entwicklung aus den Aufgaben und dem voraussichtlichen Aktenanfall Kein Teilaktenplan sondern Gesamtaktenplan gegebenenfalls Einheitsaktenplan Ein sachsystematisches und praktisches Hilfsmittel Wahrung der bersichtlichkeit Stabilit t und Flexibilit t Bestandteil der Vorschriften zur Schriftgutverwaltung Sinnvolles Anwenden des Aktenplans Organisatorische Hinweise 4 Ordnen und Registrieren von Akten 4 1 4 2 4 3 Einf hrung Derzeitige Praxis und ihre Schw chen Folgerungen Bilden von Sachakten 4 3 1 Ordnungsgesichtspunkte gt R Pem w Ww w w w 2 Ordnungsmerkmale 3 Arten von Sachakten 4 Bilden von Akten B nden 5 Zusammenfassung 6 Aktenunw rdige und sachaktenfeindliche Unterlagen Schriftgutverwaltung O Q U A 10 13 15 16 17 17 18 20 20 21 21 22 24 Seite 1 4 4 4 5 4 6 4 7 4 8 PPPP w w Ww w Ee O 0O N Kennzeichnung von Sachakten Inhaltsangabe von Sachakten Elektronische Akten und Vorg nge 10 Ordnen und dessen Registrierung im berblick Registrieren im Aktenverzeichnis Aktendatei Das inhaltsbezogene Erschlie en Das Hinweisverzeichnis und sein elektronischer Ersatz Aktenordnung und Beh rdenaufbau Aktenordnung und Gesch ftsgang Organisatorische Folgerungen 5 Registrieren von Schriftst
34. z B Inhaltsangabe interessiert lediglich der aktuelle Stand so braucht bei einer Anpassung der Inhaltsangabe einer Einzelsachakte die ltere Fassung nicht mehr f r Suchanfragen herangezogen zu werden Dagegen sollten auch ltere Angaben des Aktenzeichens und der aktenf hrenden Stelle nachge wiesen werden berholte Angaben dieser Art w ren daher lesbar zu halten Die meisten Angaben vor allem die besonders umfangreichen Angaben inhaltli cher Art sind f r die Einzelsachakten notwendig Ob die Angaben unmittelbar auf dem Deckblatt des Schriftgutbeh lters notiert werden oder daf r ein besonderes Vorblatt zu verwenden ist kann nicht allgemein festgelegt werden Wird in der Schriftgutverwaltung die IT eingesetzt k nnen viele Angaben ohne Doppelregist rierungen maschinell erstellt werden Kann einerseits bei der Benutzung eines Aktenvorblatts der Schriftgutbeh lter wiederverwendet werden so sind anderer seits die Aktenangaben auf dem Deckblatt des Schriftgutbeh lters ohne Umbl t tern zu lesen und fallen daher besonders auf 6 6 Ablagem bel Der B romittelmarkt bietet eine breite Palette von Ablagem beln die allen be h rdlichen Besonderheiten gerecht wird Welche Art von Ablagem beln gew hlt wird h ngt von mehreren Voraussetzungen ab z B von der Menge des Schriftguts von dem verf gbaren Raum Schriftgutverwaltung Seite 79 von den baustatischen Verh ltnissen von der Notwendigkeit das Schriftgut un
35. Akte wie ein Buch gelesen werden soll h ngt vor allem von der Art der Bearbeitung ab Ist innerhalb einer Akte h ufig nicht nur der letzte Stand sondern auch die Entwicklung einer Sache zu ermitteln kann nur die Beh rden ablage in Betracht kommen Die RegR schreibt daher mit Recht die Beh rdenab lage vor und zwar als Beh rdenheftung Zumindest f r die Ministerien d rfte die Buchablage in Form der Beh rdenheftung in Frage kommen Wichtig ist dass innerhalb einer Beh rde einer Registraturgruppe oder f r eine Aktenart nur eine Ablageform zugelassen wird Auch bei der Ordnung der einzelnen Schriftst cke innerhalb einer Akte sollte an den sp teren schnellen R ckgriff gedacht werden Bei Einzel und Sammelsach akten empfiehlt sich daher die strenge Ablage nach dem Ausstellungsdatum wo bei nat rlich Anlagen stets hinter dem Bezugsschreiben liegen sollten Falls die Verkn pfung von Eingang und zugeh rigem Ausgang erforderlich ist kann diese Schriftgutverwaltung Seite 76 durch Angabe des Ausstellungsdatums des Ausgangs auf dem Eingang problem los hergestellt werden F r Sondersachakten z B Materialsammlung oder eine Sammlung von Antwor ten auf ein Rundschreiben kann auch eine andere Reihenfolge der Schriftst cke in Betracht kommen 6 4 Schriftgutbeh lter Bei der Frage wie geordnetes Schriftgut abzulegen ist kann unterschieden wer den zwischen der Ablageart z B liegend und der Art des Schriftgutbeh lters z
36. Arbeitspapiere von Institutionen mit Dokumenten Nummer oder massenhaft anfallende Anfragen und Eingaben die nach dem Einsender oder einer laufenden Nummer geordnet werden k nnen In beiden F llen muss jedoch darauf geachtet werden dass Unterlagen von beson derem Bearbeitungs und R ckgriffswert zu der entsprechenden Sachakte ge nommen werden oder dort ein Hinweis gemacht wird etwa wenn eine Anfrage zur Verbesserung einer Rechts oder Verwaltungsvorschrift f hrt Gerade Unter lagen zu gleichf rmigen Dokumenten mit Dokumenten Nummer bieten sich berdies f r die elektronische Bereithaltung an Schriftgutverwaltung Seite 48 4 3 7 Kennzeichnung von Sachakten Zu einer Betreffseinheit k nnen zahlreiche Akten anfallen zwar nur eine Sam melsachakte jedoch viele Einzelsachakten und Sondersachakten Im Interesse des raschen Wiederfindens muss jede dieser Sachakten ein besonderes Akten kennzeichen zus tzlich zum Kennzeichen des Aktenplans und von diesem durch einen Schr gstrich getrennt erhalten das m glichst stabil und griffig also knapp sein soll Die Akte wird nach diesem Kennzeichen abgelegt Auf den ersten Blick kommt als Ordnungskennzeichen eine inhaltsbezogene Form also ein Stich oder Schlagwort z B Aufbauorganisation in Betracht weil solche Begriffe sich leicht einpr gen In der Praxis zeigt sich jedoch bald dass solche Kennzeichen zu umst ndlich sind sich nicht immer eine geeignete knappe Bezeichnung finden l
37. Aufgaben oder Sachzusammenbhang nicht immer gegeben ist Stets muss also der Akten plan in seiner Gesamtheit gesehen und der zutreffende sachliche Zusammenhang durch Suchen von oben nach unten gefunden werden 3 9 Organisatorische Hinweise Ein zentrales Instrument wie der Aktenplan bedarf der besonderen Aufmerksam keit des Organisators wenn es seine wichtige Funktion als dauerhafte Ordnungs grundlage f r die Beh rdenakten erf llen soll Aus den zu beachtenden Sachver halten seien hier einige wenige Punkte herausgegriffen 1 Ein Problem kann die Frage nach der Zust ndigkeit in gr eren Beh rden mit hauptamtlichen Schriftgutverwaltern Registratoren werden weniger in klei nen Beh rden ohne Registraturen Wird die Zust ndigkeit f r den Aktenplan dem Organisationsreferat zuzuweisen und dessen Anwendung dem Inneren Dienst zu bertragen ist eine enge Zusammenarbeit der Beteiligten erforder lich F r die Zust ndigkeit des Organisationsreferates spricht sein aufgaben bezogenes Denken f r den Inneren Dienst das Wissen um die Praxis des Schriftgutordnens Welche Aufgabenverteilung auch immer gew hlt wird die sachliche Aufgabeneinheit Schriftgutverwaltung zu der auch die Anweisung f r die Schriftgutverwaltung und damit der Gesamtaktenplan geh ren muss in der Beh rde gewahrt bleiben 2 Beim Erstellen und Fortschreiben des Aktenplans kann und darf auf das Fach wissen der Bearbeiter nicht verzichtet werden Allerdings b
38. Bedingungen z B kleinere Au enstellen wird die Bearbeiterablage un umg nglich sein auch wenn eine Registratur sachdienlicher w re Es liegt nahe dass die Bearbeiterablage am ehesten in Mittel und Unterbeh r den sinnvoll ist Doch sollte eine Registratur bestehen wenn das Schriftgut lang fristig aufzubewahren und dem Archiv anzubieten ist So besitzen beispielsweise die Mittel und Unterbeh rden der Wasser und Schifffahrtsverwaltung des Bun des durchweg Registraturen und lassen nur in ganz bestimmten abgegrenzten Bereichen Bearbeitung bestimmter Fallakten eine Bearbeiterablage zu In Oberbeh rden und sonstigen zentralen nichtministeriellen Einrichtungen d rfte oft die gro e Zahl der Fallakten hauptamtliche Schriftgutverwalter erfordern In der Dienststellenverwaltung kann eine Bearbeiterablage ausreichen Schriftgutverwaltung Seite 109 Die Bearbeitung ausschlie lich elektronischer Unterlagen wird sicherlich den An teil des Bearbeiters an der Schriftgutverwaltung erh hen 8 4 Registratur Unter folgenden Voraussetzungen kommt in einer Beh rde die Einrichtung einer Registratur in Frage Das zust ndige Archiv hat auf die Anbietungspflicht gem 8 2 Abs 1 BArchG nicht verzichtet Auf das Schriftgut ist l ngerfristig zur ckzugreifen Es f llt umfangreiches Schriftgut an das aus wirtschaftlichen Gr nden von weniger qualifizierten Kr ften verwaltet werden sollte z B Fallakten Das anfallende Schr
39. Bezugsgr e der Betreffseinheit in der Regel nicht in Betracht kommen kann b Unterscheidung zwischen A und B Akten sowie Beiakten Nach der bis 1995 geltenden RegA zur GGO I handelt es sich bei A Akten um Schriftgut von grunds tzlicher Bedeutung bei B Akten um Schriftgut ohne grunds tzliche Bedeutung Die zum laufenden Gebrauch nicht unbedingt n tigen Unterlagen k nnen berdies zu so genannten Beiakten genommen werden Diese Ordnungsvorschrift stellt eine Umbenennung der Aktenbezeichnungen der klassi schen Registratur Generalia Specialia Adhibenda dar sie taucht noch in lan deseinheitlichen Vorschriften der Bundesl nder zur Schriftgutverwaltung auf Die Hoffnung allein durch diese Ordnungsvorschrift bersichtliche Akten herzustellen und Schriftgut sachbezogen wiederzufinden schwindet in der Praxis rasch Denn einerseits wird der Begriff der grunds tzlichen Bedeutung unterschiedlich ver standen und f hrt zu uneinheitlicher Anwendung andererseits wird die Suche nach Sachverhalten und Ma nahmen erschwert weil dazu Schriftst cke in beiden Aktentypen enthalten sein k nnen Das F hren von A und B Akten ist deshalb eine unzul ngliche L sung und als Ordnungsgrundsatz in der Regel abzulehnen c Bilden einzelner Sachakten nach Bedarf also nicht durchgehend Das Schriftgut zur Betreffseinheit bildet eine Sammlung von Schriftst cken und Akten die nach einem bestimmten Merkmal die RegA zur GGO I sah das Datum der Erledigung
40. Dadurch wird der Schriftgutumlauf verringert und dem Bearbeiter die Benutzung der Akten erleichtert Dauer des R ckgriffs Hier handelt es sich um den zentralen Aussonderungsgesichtspunkt Was unter schiedlich lange ben tigt wird sollte in getrennten Akten verwahrt werden damit das nicht mehr ben tigte Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist rasch ausgesondert und die Schriftgutverwaltung so fr h wie m glich entlastet werden kann Dies betrifft zun chst die laufende Schriftgutverwaltung durch fr hest m gliche Abgabe an die Altschriftgutverwaltung dann auch letztere durch Abga be an das zust ndige Archiv oder Vernichten vgl Abschnitt 7 Bearbeitungswert Besitzen Unterlagen dieselbe R ckgriffsfrist Aufbewahrunggsfrist in der sie f r die Bearbeitung bereitgehalten werden m ssen so kann der Wunsch des Bear beiters berechtigt sein bestimmte Schriftst cke die f r die Bearbeitung au er ordentlich wichtig sind in einer getrennten Akte zu f hren damit sie jederzeit gefunden und benutzt werden k nnen Bei der Bildung einer Akte spielen oft mehrere Gesichtspunkte eine Rolle Ein er fahrener Schriftgutverwalter wird sich die einzelnen Gesichtspunkte in der Praxis oftmals nicht mehr im Einzelnen bewusst machen sondern Akten bilden und nicht immer zu vermeidende Ordnungsfehler oder Ordnungsunterlassungen auf grund seiner Erfahrungen berichtigen Ein gewichtiger Ordnungsfehler ist das Schriftgutverwaltung Sei
41. FR Bundesverwaltungsamt GY SO m E Schriftgutverwaltung in Bundesbeh rden Einf hrung in die Praxis BBB Sonderdruck Bundesstelle f r B roorganisation und B rotechnik BBB Sonderdruck Schriftgutverwaltung in Bundesbeh rden Einf hrung in die Praxis Eine Darstellung des Bundesarchivs Herausgeber Bundesverwaltungsamt Bundesstelle f r B roorganisation und B rotechnik BBB 50728 K ln Telefon 01888 358 3300 E Mail redaktion portal bva bund de www bund de verwaltung Verfasser Heinz Hoffmann Bundesarchiv 2 berarbeitete Auflage 2005 Ein Nachdruck oder Vervielf ltigungen sind nur Bundesbeh rden unter Angabe des Herausgebers gestattet Schriftgutverwaltung in Bundesbeh rden Einf hrung in die Praxis Eine Darstellung des Bundesarchivs 2 berarbeitete Auflage 2005 Schriftgutverwaltung Inhalt Vorbemerkung zur 1 Auflage Vorbemerkung zur 2 Auflage 1 Entwicklung und Stand der beh rdlichen Schriftgutverwaltung 2 Grundlagen 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 2 10 Besonderheiten beh rdlicher Aufgabenwahrnehmung Das Bearbeiten in formaler Hinsicht Aufgaben und Ziele der Schriftgutverwaltung Bilden von Sach Akten Verwenden des Aktenplans Registrieren der Akten im Aktenverzeichnis Aktenf hrende Stelle und Aktenbestand Benutzen des Gesch ftszeichens Vorschriften zur Schriftgutverwaltung der Beh rde Schriftgutverwalten eine qualifiziert
42. Gr nden zwingend erforderlich Die Notwendigkeit alle f r die Bearbeitung erforderlichen Unterlagen heranzuziehen und die archivgesetzliche Forderung alle dauernd auf zubewahrenden Unterlagen zu sichern Eine Altregistratur ist nur entbehrlich wenn das zust ndige Archiv auf die bernahme von Unterlagen ganz verzichtet hat die Unterlagen nicht l ngerfristig f r beh rdliche Zwecke aufbewahrt zu wer den brauchen Altschriftgut nicht in gro em Umfang anf llt Die Erfahrungen in Beh rden mit durchgehender Registraturorganisation zeigen dass die Verwaltung des Altschriftguts durch die Schriftgutverwaltung selbst Alt ablage ber l ngere Zeit zu St rungen im R ckgriff und im abschlie enden Aus sondern f hrt die schlie lich die Einrichtung einer Altregistratur notwendig ma chen Je nach dem Umfang des Altschriftguts kann die personelle Ausstattung der Alt registratur reichen von einem Altregistrator der zus tzlich noch andere Aufgaben wahrnimmt vor allem in der Schriftgutverwaltung bis zu einer gr eren Alt Registraturgruppe der ein eigener Alt Registraturleiter vorsteht Der Altschriftgutverwalter sollte Schriftgut nur mit einem Abgabeverzeichnis Alt schriftgutverzeichnis bernehmen das m glichst von der abgebenden Schrift gutverwaltung selbst erstellt sein soll nur in Ausnahmef llen kann der Altschrift gutverwalter das Abgabeverzeichnis anfertigen Ein Abgabeverzeichnis ist schon deshalb wi
43. IT besteht die gro e Gefahr dass die automatische Volltext Recherche die alphabetische Suche nach Stichw rtern erheblich beg nstigt des halb zu einer starken Vernachl ssigung des sachsystematischen Suchwegs f hrt und auch der erg nzenden Schlagwortbildung wegen des zus tzlichen Denkauf wands keine besondere Aufmerksamkeit geschenkt wird Der Irrglaube dass mit Hilfe der IT das rasche und sichere Finden in jeder Hinsicht optimiert wird kann Schriftgutverwaltung Seite 62 auch dazu f hren dass dann auch nicht mehr sorgf ltig differenzierte Sachakten gebildet und registriert werden Erst die wachsenden Probleme des Findens ge eigneter Unterlagen ohne Informationsballast werden dann zur Erkenntnis f h ren dass die Grundlagen der eigenen Schriftgutverwaltung br chig geworden sind 4 6 Aktenordnung und Beh rdenaufbau W hrend der Aktenplan f r die gesamte Beh rde gilt als Gesamtaktenplan oder sogar Einheitsaktenplan brauchen die Akten nicht f r die ganze Beh rde ge f hrt zu werden Es ist auch m glich sie f r eine Abteilung ein Referat oder gar f r jeden Bearbeiter zu bilden Im ersten Fall gibt es nur einen Aktenbestand in der Beh rde im zweiten Fall mehrere z B abteilungsbezogene Aktenbest nde Nur bei einer bearbeiterbezogenen Aktenf hrung Bearbeiterablage besteht eine Verkn pfung zwischen Aktenf hrung und Aufbauorganisation der Schriftgutver waltung Im Falle der Registratur braucht deren Aufbauorg
44. Sachgesichtspunkten vielfach gegliederte Registratur liegt vor wenn das Schriftgut auf der Grundlage eines eingehenden systematisch nach Sachgebieten O berbegriffen Untergruppen und Stichworten weit gef cherten Aktenplans unterzubringen ist nur in alphabetischer oder nummerischer Reihenfolge geordnetes Schriftgut erf llt diese Vorausset zungen nicht Schriftgutverwaltung Seite 111 8 5 Ablauforganisation Wegen der vielen beh rdlichen Besonderheiten ist eine detaillierte Beschreibung ablauforganisatorischer Probleme der Schriftgutverwaltung nicht sinnvoll Es k nnen nur wenige allgemeine Gesichtspunkte unabh ngig von der Beh rden organisation angesprochen werden Als wichtiger Einzelpunkt wird noch die Schlussverf gung als Bearbeiter Schriftgutverwaltung Nahtstelle behandelt Voranzustellen ist ein berblick ber die innerbeh rdlichen Stationen der Schrift gutbehandlung vom Eingang in der Beh rde bis zur Vernichtung oder Verwaltung im zust ndigen Archiv Abb 21 Seite 113 Zur besseren Verdeutlichung sind f r jede Station die beteiligten Stellen sowie gegebenenfalls die von der Schriftgut verwaltung zu erf llenden Aufgaben zus tzlich genannt Wichtigste Aufgabe der Eingangsstelle ist es die eingehenden Schriftst cke Ein g nge rasch und zutreffend auf die zust ndigen bearbeitenden Organisations einheiten auszuzeichnen damit keine Verz gerungen bei der Bearbeitung ent stehen Wird in der Beh rde auf den m g
45. Schriftgutverwalter auch im Aktenver zeichnis eingetragen wird Nachteilig ist jedoch das laufende Aufr cken nach dem abschlie enden Aussondern Bei der Ordnung nach der aktenf hrenden ab gebenden Stelle ist das Lagern platzaufwendig und f hrt bei einer dezentralen Aktenordnung z B referatsbezogene Aktenf hrung mit jeder Ver nderung der Aufbauorganisation der Beh rde zu wachsenden R ckgriffsschwierigkeiten Ein Lagern nach gleichen Fristendjahren kann den technischen R ckgriff dadurch er schweren dass gleiche Akten unterschiedlicher Frist an verschiedenen Stellen aufbewahrt werden Ausnahmen gleichartige Fallakten Das Aufr cken nach dem abschlie enden Aussondern wird dadurch jedoch verringert F r den Nor malfall kann die Lagerung nach Zugang und mit fortlaufender Kennzeichnung empfohlen werden Der Altschriftgutverwalter sollte seine Findmittel so organisieren dass ein R ck griff mindestens nach folgenden Ordnungsmerkmalen m glich ist nach der Lagerungssignatur Altregistratur Nummer bei zentraler Aktenordnung nach dem Aktenzeichen bei dezentraler Aktenordnung nach der aktenf hrenden abgebenden Stelle zus tzlich w nschenswert auch nach dem Aktenzeichen nach dem Endjahr der Aufbewahrungsfrist In kleinen Altregistraturen kann darauf zugunsten einer deutlich sichtbaren Kennzeichnung der Altschriftgutbeh lter verzichtet werden Die auszusondernden Altakten sind dann ber eine fortlaufende Durchsicht
46. Schriftgutverwaltung Seite 64 Benutzung von Unterlagen zu einer Spezialfrage die gesamte Bandserie erh lt und selbst darin suchen muss nur weil keine Sondersachakten gebildet wurden Damit soll nicht gesagt werden dass in jedem Fall nach Abschluss der Bearbei tung nachgeordnet werden sollte Vor allem wenn auf Akten ber l ngere Zeit r ume zur ckgegriffen werden muss z B umfangreiches ministerielles Schrift gut ber eine Rechtsvorschrift f r die das Ministerium die Federf hrung besitzt und m glichst fr hzeitig auszusondern ist sollte nach der Bearbeitung noch ein mal die Ordnung berpr ft und gegebenenfalls verbessert werden Das Ordnen von Schriftgut und das Registrieren dieser Ordnung sind also Aufgaben die im Ablauf des Schriftgutverwaltens und Bearbeitens mehrfach wahrzunehmen sind vgl auch Abschnitt 8 5 4 8 Organisatorische Folgerungen Vom guten Ordnen und Registrieren der Akten h ngt in der Schriftgutverwaltung alles ab das Bereitstellen das Aussondern und die dauerhafte Wirksamkeit des Schriftgutverwaltens So nimmt das Registrieren von Schriftst cken zu wenn die Akten schlecht gebildet sind und das Aktenverzeichnis nicht sauber gef hrt wird Folgende wichtige Grunds tze sind deshalb zu beachten Schriftst cke sind bearbeitungs und schriftgutverwaltungsgerecht zu Einzel sachakten oder Fallakten zu Sammelsachakten und Sondersachakten abge leiteten Einzelsachakten zu bilden Akten so
47. Sondersachakte genannt Der Begriff Sondersachakte ist umfassender als die Bezeichnung Ne benakte Beiakte oder B Akte und umschlie t Schriftgut mit einem von der Einzelsachakte abweichenden gr eren oder kleineren Informations und R ck griffswert So kann der Informationswert durchaus h her als der einer Einzel sachakte sein Durch den wertneutral zu verstehenden Vorsatz Sonder sollen Missverst ndnisse die zu einer einseitigen Aktenbildung f hren verhindert wer den Im Hinblick auf das Ordnungsverfahren kann auch von einer abgeleiteten Einzelsachakte gesprochen werden Sondersachakten k nnen zu einer Einzelsachakte nach folgenden Ordnungs merkmalen gebildet werden vgl Abb 9 Nr 2 5 Seite 57 nach einem formalen Merkmal das den Inhalt der Einzelsachakte nicht ein schr nkt Beispiel Einzelf lle Presse u erungen Stellungnahmen vgl auch Abb 10 Nr 5 Seite 59 nach einem inhaltlich normierten Querschnittsaspekt z B Statistik Organi sation nach einem frei gebildeten inhaltlichen Merkmal Schriftgutverwaltung Seite 45 Sondersachakten sind nur bei Bedarf zu bilden wobei vor allem der vorhandene oder voraussichtliche Umfang des Schriftguts eine wichtige Entscheidungsgrund lage bildet Es muss sich also die Bildung einer solchen Akte lohnen Werden zu viele Sondersachakten gebildet kann die Akten bersicht verloren gehen und es entstehen unn tig Materialkosten und Arb
48. T Hilfe die jahrgangsweise Ordnung und Kennzeichnung also die Verwendung des Jahres der Aktenbildung im Aktenzeichen das Zur cklegen eines gesamten Jahrgangs erleichtern Da vor dem Zur cklegen unbedingt die Aufbewahrunggsfrist festzulegen ist muss der Registrator den Bearbeiter beteiligen soweit nicht bereits ein Fristenkatalog vorliegt Nach der Fristfestlegung erstellt der Schriftgutverwalter ein Verzeichnis der zu r ckzulegenden Akten Altschriftgutverzeichnis Muster Abb 13 Seite 88 In einem dazugeh rigen Vorblatt Muster Abb 14 Seite 88 sollten Schriftgutver walter und Altschriftgutverwalter die Abgabe bzw bernahme durch Unterschrift best tigen und damit sichtbar die Weitergabe der Verantwortlichkeit f r das Alt Schriftgutverwaltung Seite 90 schriftgut dokumentieren Nach Eintragung der Lagerungssignatur Altregistra tur Nummer gibt dann der Altschriftgutverwalter eine Ablichtung des Altschrift gutverzeichnisses an die Schriftgutverwaltung zur ck die dann die neuen Lage rungssignaturen im Aktenverzeichnis nachweist Auch der Verwalter einer Bearbeiterablage muss ein Abgabeverzeichnis fertigen Darauf kann nur verzich tet werden wenn in der Beh rde keine besondere Altregistratur eingerichtet zu werden braucht vgl Abschnitt 7 5 7 5 Altschriftgutverwaltung Die Einrichtung einer beh rdeneigenen Altschriftgutverwaltung mit zumindest einem eigenen Altregistrator Altregistratur ist vor allem aus zwei
49. ablage Unter folgenden Bedingungen kann eine Bearbeiterablage f r die Verwaltung des beh rdlichen Schriftguts sinnvoll sein Das Schriftgut braucht nicht langfristig aufbewahrt zu werden und das zust ndige Archiv hat auf eine bernahme von Schriftgut auf Dauer ver zichtet In diesen F llen kann aber auch ausnahmsweise eine Registraturorganisation zweckm ig sein z B bei einer gro en Menge von Schriftgut Ist Schriftgut l ngerfristig aufzubewahren und dem zust ndigen Archiv anzubie ten m ssen folgende Voraussetzungen f r die Einrichtung von Bearbeiterablagen gegeben sein Die Aufgaben des Bearbeiters m ssen klar und eindeutig abgegrenzt sein Ist die Aufgabenverteilung nicht streng durchgef hrt was teilweise nicht m glich ist so ist die Verwaltung durch einen oder mehrere hauptamtliche Schrift gutverwalter sinnvoll Die Aufgabenverteilung muss relativ stabil sein Jede nderung der Aufbauor ganisation f hrt zu Ver nderungen im Schriftgut von Bearbeiterablagen H u fige Aufteilungen und Umlagerungen des Schriftguts bewirken eine Ver schlechterung des Ordnungszustandes und anschlie end einen Schriftgutverlust Das Schriftgut muss verh ltnism ig einfach zu ordnen sein was am ehesten bei Fallakten gew hrleistet ist Bei komplexeren Aufgaben besteht die Gefahr dass das angefallene Schriftgut nur unzul nglich oder nach subjektiven Ge sichtspunkten geordnet wird und nach l ngerer Zeit nicht oder
50. ager die anspruchsvolle Aufgabe der Wahrung einer gleichm igen Qualit t der Schriftgutverwaltung zukommen z B durch das al leinige Bilden und Registrieren von Akten Schriftgutverwaltung Seite 117 9 Ausblick Unter den Informationsquellen die der beh rdlichen Arbeit dienen nimmt das beh rdliche Schriftgut einen zentralen Platz ein Der Beh rde muss daher daran gelegen sein die eigene Schriftgutverwaltung so zu organisieren dass sie das beh rdliche Verwaltungshandeln wirkungsvoll unterst tzt Mit dem Ziel der Ver besserung wird das Ziel der Vereinfachung und m glichst auch der Verbilligung verkn pft Gerade in finanziell schwierigen Zeiten wird der Gesichtspunkt der Kostenreduktion besonders hoch bewertet Aus dieser Publikation sollte deutlich geworden sein dass der Einsatz der IT das beh rdliche Schriftgutverwalten verbessern und in vielen Bereichen vereinfachen kann Dabei m ssen jedoch die Grundlagen der beh rdlichen Schriftgutverwal tung beachtet werden an erster Stelle zu nennen ist das qualifizierte Bilden und Registrieren von Sachakten Die beh rdlichen Besonderheiten sind zu beachten wenn die auf dem Markt angebotene Software auf eine Anwendung hin berpr ft oder Vorschl ge von Beratungsfirmen bewertet werden sollen Wenn eine Reform nicht zu einem befriedigenden Ergebnis f hrt kann es auch daran liegen dass die IT eingef hrt wurde ohne dass vorher das bestehende System der Schriftgutverwaltung b
51. alten verursachen k nnen nicht erf llt werden Auch sollten Forderungen aus der Bearbeitung das Arbeitsverfahren der Schriftgutverwaltung ber cksichtigen 3 Das sekund re Ziel der Schriftgutverwaltung ist das sachgerechte Ausson dern worauf das Ordnen Registrieren und Ablegen in mittelbarer Weise aus zurichten sind Das Aussondern ist eine wichtige Voraussetzung f r die dau ernde Funktionsf higkeit und die wirtschaftliche Arbeitsweise der Schriftgutverwaltung Indem Unterlagen nur f r eine bearbeitungsbezogen notwendige Zeit in der Beh rde aufbewahrt werden bleibt die bersicht ber das Schriftgut gewahrt Schriftgutverwaltung Seite 14 2 4 Bilden von Sach Akten F r die vollst ndige und ersch pfende Beantwortung eines eingegangenen Schreibens ben tigt der Bearbeiter im Regelfall nicht nur den Eingang sondern auch alle bisher zu dem Problem angefallenen Schriftst cke Es entspricht also dem Bed rfnis der Bearbeitung wenn Schriftst cke zusammengefasst werden und so die Gesch ftsvorf lle und deren Behandlung belegen Diese Zusammen fassung von Schriftst cken wird Akte genannt und sie kann je nach Bearbei tungszweckm igkeit f r ein definiertes Problem weit oder eng gebildet werden So k nnen nur die zu einem Gesch ftsvorfall angefallenen und auch formal ver kn pften Schriftst cke z B Eingang Vermerk Ausgang jedoch auch Schrift st cke zu mehreren gleichartigen Gesch ftsvorf llen zwischen
52. altung Seite 105 Der Bearbeiter kennt die Bearbeitungsmaterie und ist daher sehr geeignet f r das zutreffende Ordnen und Registrieren des anfallenden Schriftguts Der Bearbeiter wird das Schriftgut auf das notwendige Ma reduzieren und dessen Verwaltung nicht als Selbstzweck ansehen Wenn durch den Einsatz der IT der Bearbeiter ohnehin im verst rkten Ma Aufgaben der Schriftgutherstellung bernimmt kann er in gleicher Weise auch die Funktion des Schriftgutverwaltens wahrnehmen vor allem dann wenn auf Papierschriftgut zugunsten einer elektronischen Ablage verzichtet werden sollte Bei der Bewertung dieser Aussagen muss zun chst auf die Besonderheit beh rd licher Arbeit hingewiesen werden die sich in besonderen Anforderungen aus dr ckt vgl Abschnitt 2 1 Bei dieser Betrachtungsweise ergeben sich in der Praxis folgende Probleme ndert sich die beh rdliche Aufbauorganisation wandert auch das Schriftgut Aufgabentrennungen und vermischungen f hren im Laufe der Zeit zu einem Schrumpfungsprozess so dass irgendwann Schriftgutverluste deutlich wer den Dies passiert vor allem bei einem pl tzlich notwendigen R ckgriff auf l tere Unterlagen So mancher Nachfolger eines Bearbeiters wird feststellen dass sein Kollege eigenwillige Ordnungsvorstellungen besa oder gar auf das Aktenverzeichnis verzichtete Der Nachfolger wird dann wiederum das vorhandene Schriftgut soweit f r ihn noch nutzbar nach seinen gleichfalls
53. altung haben sich f r den Gesch ftsgang einige formale Bearbeitungshilfen herausgebildet die der wirksamen Erledigung der fachlichen Bearbeitung dienen Gesch ftsgangvermerk 8 RegR Diese Bearbeitungshilfe ber hrt am wenigsten die Belange der Schriftgutver waltung Sie erm glicht dem Vorgesetzten dem Bearbeiter Hinweise f r die fachliche und formale Bearbeitung eines Eingangs zu geben oder nur durch einfachen Sichtvermerk mitzuteilen dass sie einen Eingang gelesen haben Weitere Beispiele f r formale Bearbeitungshinweise sind in Anlage 2 der neu en GGO von 2000 nicht mehr enthalten Aktenvermerk Der Aktenvermerk ist ein zentrales Hilfsmittel der Bearbeitung weil er zur Nachvollziehbarkeit und Vollst ndigkeit des Sach und Bearbeitungszusam menhangs wesentlich beitr gt Ohne den Aktenvermerk k nnen die brigen Schriftst cke oft nicht verst ndlich werden Ein Aktenvermerk ist vor allem zu erstellen wenn o die bisherige Bearbeitung un bersichtlich geworden ist und eine Zu sammenfassung insbesondere zur Vorbereitung einer Entscheidung sinnvoll ist Eine weitere Bearbeitungshilfe ist es wenn die Vorgesetzten entsprechend ihrer Hierarchie einen bestimmten Farbstift verwenden z B die Beh rdenleitung den Gr nstift Diese Regelung ist von Anfang an Bestandteil der GGO gewesen in der Fassung von 2000 Anlage 2 F r die ausschlie lich digitale Bearbeitung trifft die RegR 8 Abs 3 bei einem Farbverzic
54. altungsarbeit und kommt ohne umfangreiches Regelwerk Benutzerhandbuch aus Dass beide Eigenschaften sich nicht wie es den ersten Anschein hat wider sprechen liegt daran dass die ffentliche Verwaltung selbst traditionell sachbe zogen organisiert ist Schwierigkeiten die beim Zuordnen und Wiederfinden von Schriftgutverwaltung Seite 28 Schriftgut mit Hilfe des Aktenplans auftreten sind dann auch nicht selten in un gen gender Klarheit der Aufgabenstellung oder Organisation begr ndet Die Zu ordnungsprobleme k nnen nicht dadurch gel st werden dass auf die sachsyste matische Ordnung des Aktenplans verzichtet wird und an ihre Stelle ein einfaches Reihen der Akten und Erschlie en mit Hilfe der IT tritt Dadurch w rde die Be zugsgr e der Betreffseinheit wegfallen zu der im Aktenverzeichnis alle dazuge h rigen Akten aufgelistet sind Das Fehlen dieser Bezugsgr e w rde nicht nur die sachlich eindeutige Abgrenzung der einzelnen Akten sondern auch die zutref fende Zuordnung eingehender Schriftst cke erschweren Es wird dann notwen dig die Inhaltsbeschreibung einer Akte pr ziser als bisher zu formulieren weil der Ordnungsrahmen des Aktenplans der sonst die Inhaltsangabe durch die hie rarchische Struktur st tzt fehlt Noch problematischer wird vor allem im Laufe der Zeit das Finden einschl gigen Schriftguts Da sich Begriffe zur Bezeichnung eines Sachverhalts inhaltlich ver ndern k nnen Beispiel Umweltschutz w
55. an anwenden kann Zwei ungerechtfertigte Einschr nkungen dieses Grundsatzes sind in der Praxis zu beobachten 1 Die Verwendung von Aktenplaneinheiten wird zentral gesteuert Benutzen verschiedene aktenf hrende Stellen gleichzeitig dieselbe Aktenplaneinheit verwenden sie das Kennzeichen dieser Aktenplaneinheit mit einem eigenen Zusatzkennzeichen Dieses hat keinen Sachbezug und wird ausschlie lich von einer aktenf hrenden Stelle benutzt Diese organisatorische Regelung ist un n tig weil der erste Teil des Gesch ftszeichens das organisatorische Kurz kennzeichen bereits die aktenf hrende Stelle bezeichnet Bei Bearbeiterabla gen m ssen diese Organisationszeichen bei Bedarf um das Sachgebiet erg nzt werden um das Gesch ftszeichen eindeutig zu machen Gerade bei einer IT gest tzten Vorgangsbearbeitung und der F hrung elekt ronischer Akten weist man gern jede Betreffseinheit nur einer aktenf hrenden Stelle zu und schafft dadurch eine eindeutige Aktenplan Bearbeiter Beziehung die die Vergabe von Zugriffsrechten erleichtert Dadurch wird der Aktenplan jedoch in eine Organisationsabh ngigkeit gebracht und der Ord nungsbereich der aktenf hrenden Stellen unn tig eingeschr nkt 2 Gravierender und weiter verbreitet ist ein Missverst ndnis das sich im fol genden Zitat aus den Anwendunggsrichtlinien eines Einheitsaktenplans ver birgt Das von der federf hrenden Stelle Erstverfasser verwendete Akten zeichen gemeint ist das
56. anisation nicht mit der Bildung von Aktenbest nden bereinzustimmen So k nnen bei zentraler Akten ordnung trotzdem mehrere Registraturgruppen vgl Abschnitt 8 4 bestehen Die Entscheidung ob die Akten f r die gesamte Beh rde zentral oder f r einen Beh rdenteil hier vereinfacht dezentral zu f hren sind hat Auswirkungen auf die Schriftgutverwaltung und die Bearbeitung So bietet das beh rdenbezogene also zentrale Ordnen eine Beh rde ein Aktenbestand folgende Vorteile Unempfindlichkeit gegen ber Ver nderungen der beh rdlichen Aufbauorgani sation leichterer R ckgriff nach einem l ngeren Zeitraum weil nicht bekannt sein muss wer f r eine bestimmte Aufgabe zust ndig war geringerer Schriftgutzuwachs weil auch alle beh rdeninternen Beteiligungen in komprimierter Form in die Akten einflie en inhaltliche Vollst ndigkeit der einzelnen Akte alle Bearbeitungsaspekte finden ihren Niederschlag Demgegen ber bietet das dezentrale Ordnen eine Beh rde mehrere Aktenbe st nde folgende Vorteile kleinere Aktenbest nde leichteres Ordnen gleichzeitiges Bearbeiten m glich weil jede Organisationseinheit ihre Akten besitzt besseres und bearbeitungsbezogenes Schriftgutverwalten So ist in der ar beitsteiligen Schriftgutverwaltung einem Bearbeiter im Regelfall nur ein be stimmter Registrator zugeordnet und ein Bearbeiter hat nur ein Aktenver zeichnis seiner Akten Schriftg
57. ar noch in den 60er Jahren ungebr uchlich und die Begriffswahl auch subjektiven Einfl ssen unterliegt wird es der Schriftgutverwalter oder Bearbeiter mit wach sendem Zeitabstand schwer haben zu einem Sachverhalt das einschl gige Schriftgut ber Querverweise oder Verkn pfungen zu finden Wie sich Aufgaben und Begriffe in der Entwicklung der Verwaltung ge ndert haben l sst sich an den weiterentwickelten Aktenpl nen gut nachvollziehen Ein Retrievalsystem dieser Art ist auf Dauer schwer vorstellbar ohne die Erarbeitung eines komplexen Ver zeichnisses Thesaurus von gebundenen Stich und Schlagworten Deskripto ren Ein solches System w re aber wesentlich aufw ndiger zu erarbeiten und fortzuschreiben als ein Aktenplan Im Vergleich zum Thesaurus wirkt der hierarchische Aktenplan dem oft ein alphabetisches Sachregister als erg nzendes Suchmittel hinzugef gt wird als ein grobes und praxisorientiertes Instrument das leicht aufzustellen fortzuschreiben und anzuwenden ist Die Orientierung an den beh rdlichen Aufgaben und am voraussichtlichen Aktenanfall erm glicht einen Ordnungsrahmen der den Be d rfnissen des langfristigen Nachweises von Schriftgut entspricht In der Anwen dung d rfte er dem Thesaurus kaum unterlegen sein werden doch in der prakti schen Verwaltungsarbeit die letzte begriffliche Klarheit und die Herstellung wissenschaftlich exakter Beziehungen zwischen Begriffen gar nicht ben tigt Auch wird diese Begri
58. ationsreferat liegt Wichtig ist dass die Zust ndigkeit an einer Stelle geb ndelt ist dass entsprechende Vorschriften f r die Schriftgutver waltung bestehen und dass das Schriftgutverwalten in der gesamten Beh rde auch tats chlich berwacht wird Die f r die Schriftgutverwaltung der Beh rde zust ndige Organisationseinheit wird selbstverst ndlich die anderen Organisati onseinheiten beim Aufstellen und Fortschreiben der Vorschriften beteiligen damit sach und bearbeitungsgerechte Regelungen das Schriftgutverwalten bestimmen So sollten die Fachabteilungen zumindest bei der Aufstellung des Aktenplans und bei der Regelung f r das Ordnen und Registrieren bestimmter Fallaktenserien vgl Abschnitt 4 3 3 gefragt werden In der f r die Schriftgutverwaltung jeweils zust ndigen Organisationseinheit soll te ein Sachbearbeiter f r Schriftgutverwaltung f r alle Belange der Schriftgut verwaltung in der Beh rde zust ndig sein in gro en Beh rden ausschlie lich in kleineren Beh rden zus tzlich zu anderen Aufgaben Bei einer durchg ngigen Registraturorganisation k nnen Aufgabenteile auf Registraturmitarbeiter bertra gen werden Gerade im Hinblick auf die berwachung von Bearbeiterablagen sollte die Zust ndigkeit auf Sachbearbeiterebene festgelegt sein Nicht eindeutig zu beantworten ist die Frage ob Sonderbereiche wie die Ein gangsstelle die Absendestelle und Drucksachenstellen zur Schriftgutverwaltung zu z hlen sind Am ehest
59. auf die uneingeschr nkte rechtliche Anerkennung des Schriftguts noch sinnvoll sein Unterlagen weiterhin in analoger Form Papier aufzubewahren Demgegen ber gelten f r den Mikrofilm nicht die genannten technischen und rechtlichen Einschr nkungen Die Alterungsbest ndigkeit des Mikrofilms geht weit ber die f r beh rdliche Zwecke erforderlichen Aufbewahrungsfristen hin aus Werden die Richtlinien f r die Mikroverfilmung von Schriftgut der Bundes verwaltung vom 9 03 1978 GMBI S 188 angewandt braucht das verfilmte Schriftgut nicht l nger in der Beh rde aufbewahrt zu werden und ist dem zust n digen Archiv anzubieten danach abzugeben bzw zu vernichten Gegen ber dem Mikrofilm bieten optische Speicherplatten erheblich bessere R ckgriffsm glichkeiten Doch m ssen in jedem Fall eine entsprechende Ordnung des Schriftguts und die Registrierung dieser Ordnung vorausgesetzt werden Eine gegen ber allgemeinen Sachakten vergleichsweise einheitliche und einfache Ordnung bieten jedoch Fallakten Allerdings m ssen fehlende geeignete und kosteng nstige Aufbewahrungsm g lichkeiten zum Verzicht auf eine Aufbewahrung im Original f hren Da in nichtmi nisteriellen Beh rden die Fallakten oft den gr ten Anteil am Schriftgut bilden besteht nach dem Ordnungsgrund ein weiterer Anlass vornehmlich Fallakten f r die weitere Aufbewahrung auf einem anderen Datentr ger zu ber cksichtigen Wenn bislang die Akten in Papierform unter den b
60. beiten haben son dern auch f r die Arbeit der Archivare Noch in einem weiteren Bereich ist das Archiv v llig von der Beh rde nicht je doch von der Schriftgutverwaltung abh ngig in der Verwendung alterungsbe st ndigen Papiers zumindest f r die dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen Hier fehlen noch verbindliche Regelungen f r die Bearbeitung und Schriftguther Schriftgutverwaltung Seite 97 stellung damit das Archiv sp ter Papierunterlagen ohne gro e konservatorische Ma nahmen bernehmen und dauerhaft aufbewahren kann Immerhin wurde 1995 in das neue Merkblatt 2a der GGO I die Bestimmung aufgenommen dass f r die Akten Papier zu benutzen ist das die Gew hr f r eine ausreichende Le bensdauer bietet Auch im Zeitalter der elektronischen Dokumente wird das Pa pier nicht v llig verdr ngt werden Beh rde Archiv Ordnen bernehmen Archivieren Registrieren Bewerten der Aktenordnung A Feststellen was dauernd aufzuwahren ist sonstiger Aufgaben Ablegen Erschlie en techn Aufbewahren Ergebnis Archivfindbuch Benutzungst tigkeit insbes dem Archivbenutzer Archivalien bereitstellen Bereitstellen Aussondern Konservieren Abgeben an das Archiv Magazinieren oder vernichten Restaurieren Abb 18 Einfluss der beh rdlichen Schriftgutverwaltung auf die archivischen Aufgaben Die Beh rde erh lt vom zust ndigen Archiv das Archivfindbuch zu ihrem Ar chivbestand Doch auch s
61. che des Aktenplans und der Akten voneinander abzugrenzen Reicht der Aktenplan zu tief entstehen zu wenige Akten Ist die Gliederungsstufe des Aktenplans zu gering m ssen zu viele Akten gebildet werden In beiden F llen D In kleineren Beh rden mit verh ltnism ig geringem Schriftgutanfall und begrenztem R ck griffsinteresse kann es ausnahmsweise sinnvoll sein auf eine differenzierte Aktenbildung zu ver zichten und nur nach dem Aktenplan zu ordnen Der Aktenplan ist dann als systematisches Akten verzeichnis anzusehen W chst das Ordnungsbed rfnis etwa infolge zunehmenden Schriftgutanfalls so muss der Aktenplan zum Ordnungsplan werden also vom Aktenverzeichnis getrennt werden Schriftgutverwaltung Seite 23 entstehen Probleme beim weiteren Ordnen Bereitstellen und Aussondern Zum besseren Verst ndnis sind die beiden Ordnungsbereiche in einer bersicht Abb 3 Seite 22 dargestellt Im Aktenplan wie im Aktenbereich kann das Ordnungs instrument der Ableitung helfen die Aktenordnung zu verbessern vgl Abschnit te 3 6 und 4 3 3 indem die durch Ableitung gebildeten Ordnungseinheiten ab geleitete Betreffseinheit Sondersachakte bei Bedarf zu regul ren Einheiten Betreffseinheit bzw Einzelsachakte umgewandelt werden k nnen Bei entspre chendem Schriftgutanfall k nnen Akten Ordnungsbereiche auf die Aktenplanebe ne gehoben werden der Aktenplan wird dann fortgeschrieben 3 3 Entwicklung aus den Aufgaben und dem voraussichtl
62. chen Abst nden ihre lteren Akten durchsehen und ihnen Schriftst cke entnehmen die ihrer Meinung nach nicht mehr aufbewahrt zu wer den brauchen diese entnommenen Unterlagen werden dann umgehend vernich tet Auf diese Weise werden durch das periodische Aktenfl hen die Altakten schrittweise komprimiert Dieser fortlaufende Aussonderungsprozess kann schlie lich zur Vernichtung des gesamten Altschriftguts f hren Das beschriebene Aussonderungsverfahren verst t gegen das Bundesarchivgesetz das eine Schriftgutvernichtung von der Zustimmung des zust ndigen Archivs abh ngig macht Es ist auch unwirtschaftlich weil es den Bearbeiter dauernd in den Aus sonderungsprozess aktiv einbindet und sachlich bedenklich weil durch das schrittweise Fl hen Sachzusammenh nge zerrissen werden und die beh rdliche Schriftgutverwaltung Seite 84 T tigkeit in den Akten dann nicht mehr im Einzelnen nachvollzogen werden kann Weil es sich schlie lich nur um isolierte Schriftst cke handelt sind das Ausson dern und Vernichten des verbleibenden Aktentorso dann nur konsequent Das beschriebene Aussonderungsverfahren ist ein Beispiel f r eine unzul ngliche or ganisatorische L sung Aus dem Gesagten wird bereits deutlich dass auch in der arbeitsteiligen Schrift gutverwaltung der Bearbeiter fest in die Erf llung der Aussonderungsaufgabe eingebunden sein muss Er allein hat zu entscheiden ob und wie lange ein Schriftst ck oder eine Akte in d
63. chon vorher kann die Beh rde am besten ber die Altschriftgutverwaltung ben tigte Akten benutzen Die Zusammenarbeit zwi schen Beh rde und Archiv geht also weiter und sollte nicht aufh ren Diese Regelung wurde weder in die GGO von 2000 noch in die RegR von 2001 bernommen Schriftgutverwaltung Seite 98 Damit endet der Weg der Akte von ihrer Entstehung bis zu ihrem endg ltigen Verbleib falls archivw rdig in einem Archivmagazin Erneut betont werden muss dass das Bearbeiten und Archivieren entscheidend vom Ordnen und Re gistrieren der Ordnung beeinflusst werden Dies gilt auch f r das ordnungsgem e und sachgerechte Beschriften und Aufbewahren der Schriftgutbeh lter in der Beh rde Nicht nur der Bearbeiter auch der Archivar ist von der Qualit t der Schriftgutverwaltung abh ngig beide stellen die gleichen Forderungen an die Schriftgutverwaltung Es liegt an der Schriftgutverwaltung sie zu erf llen 7 8 Elektronische Unterlagen Zur Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten gibt es bislang noch keine ausreichenden praktischen Erfahrungen Immerhin enth lt die RegR ins besondere deren Anlage 8 erste praxisbezogene Bestimmungen die ein Ausson dern Anbieten und Abgeben elektronischer Akten gestatten und sich an das ent sprechende Verfahren f r konventionelle Unterlagen anlehnen Dabei ist hervorzuheben Elektronisch signierte oder verschl sselte Schriftst cke sind lesbar zu ma chen Zu
64. chtig weil es mit der Altakten bernahme gleich eine bersicht ber den Altaktenbestand gibt vgl auch Abschnitt 7 4 D Nur f r die Bundesministerien nimmt das Zwischenarchiv des Bundesarchivs auch die Aufgabe einer zentralen Altschriftgutverwaltung wahr Allerdings empfiehlt die RegR zus tzlich die Einrich tung einer zentralen Altschriftgutverwaltung innerhalb eines Bundesministeriums 20 Abs 1 RegR Schriftgutverwaltung Seite 91 Bei der Verwaltung des Altschriftguts ist darauf zu achten dass geeignete Lage rungsbedingungen etwa Temperatur Luftfeuchtigkeit stabile Regale Abschlie barkeit der Altaktenr ume bestehen die eine ungef hrdete Aufbewahrung bis zur l ngsten Aufbewahrungsfrist gew hrleisten Nicht zwingend ist die Verwen dung spezieller Altschriftgutbeh lter obwohl gerade Altaktenschachteln zus tz lich einen Licht und Staubschutz bieten Abzulehnen ist der Verzicht auf jegliche Heftung Loseblattablage es sei denn es handelt sich nur um einzelne Unterla gen mit kurzer Aufbewahrungsfrist Wichtig ist die Wahl der zweckm igen Einlagerungsfolge Alle drei Grundformen nach dem Zugang den aktenf hrenden abgebenden Stellen oder dem Endjahr der Aufbewahrungsfrist bieten Vor und Nachteile Die raumsparendste Form ist die Lagerung nach dem Zugang Dabei erh lt jede Aufbewahrungseinheit eine fortlaufende Nummer Altregistraturnummer oder signatur die bei der ber nahme im Abgabeverzeichnis und vom
65. cken 5 1 5 2 5 3 5 4 Einf hrung Zwecke des Registrierens von Schriftst cken Konventionelle Hilfsmittel und Verfahren IT Einsatz 6 Ablegen und Lagern von Schriftgut 6 1 6 2 6 3 6 4 6 5 6 6 6 7 Einf hrung Voraussetzungen des Ablegens Gesichtspunkte des Ablegens Schriftgutbeh lter Beschriften und Kennzeichnen des Schriftgutbeh lters Ablagem bel Lagern von Schriftgut 7 Aussondern von Schriftgut 7 1 7 2 7 3 7 4 7 5 7 6 7 7 7 8 7 9 Einf hrung Aussondern ein Grundproblem der Schriftgutverwaltung Aufbewahrungsfrist Zur cklegen Altschriftgutverwaltung Nutzung moderner Aufbewahrungsformen Altschriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Elektronische Unterlagen Zusammenfassung 8 Aufbau und Ablauforganisation Vorschriften 8 1 8 2 8 3 8 4 Schriftgutverwaltung eine zentrale Aufgabe Aufbauorganisatorische Formen der Schriftgutverwaltung Bearbeiterablage Registratur Schriftgutverwaltung 61 63 64 65 67 67 68 70 72 74 74 74 76 77 78 79 80 82 82 83 85 90 91 93 94 99 101 103 103 105 108 110 Seite 2 8 5 Ablauforganisation 112 8 6 Vorschriften 115 8 7 Zusammenfassung 116 9 Ausblick 118 Abbildungsverzeichnis 119 Literatur 120 Schriftgutverwaltung Seite 3 Vorbemerkung zur 1 Auflage Das Bundesarchiv hat den gesetzlichen Auftrag die Bundesverwaltung bei der Verwaltung ihrer Unterlagen zu beraten Als Archiv der Bundesverwaltung ver f gt
66. dass auch die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen wegen Raumnot oder aus anderen Gr n den unzul ssig vernichtet werden 8 6 Vorschriften Ein Blick in die beh rdliche Praxis zeigt dass die Vorschriften zur beh rdlichen Schriftgutverwaltung oft unzureichend sind So werden manche Regelungsberei che ausgeklammert oder nur unvollst ndige Bestimmungen aufgestellt die ein sachgerechtes Schriftgutverwalten nicht f rdern Beispielsweise kann eine kurze Vorbemerkung zum Aktenplan sicherlich nicht als ausreichende Vorschrift ange sehen werden Ein besonderes Problem bilden die Regelungen f r den gesamten Gesch ftsbereich eines Ministeriums die wenn nicht getrennt nach den einzel nen Verwaltungsstufen dem Ministerium zu wenige und den Unterbeh rden zu viele Regelungen geben Nachfolgend soll nur auf die Verh ltnisse in einer Be h rde z B Oberbeh rde eingegangen werden Die Anweisung f r die Schriftgutverwaltung sollte mit der Gesch ftsordnung ver kn pft sein Diese Anweisung gilt f r alle an der Schriftgutverwaltung Beteiligten also f r den Schriftgutverwalter Registraturkraft oder Verwalter einer Bearbei terablage und den mit der Schriftgutverwaltung zusammenarbeitenden Bearbei ter In der Anweisung sind alle Regelungsbereiche zu behandeln Sind f r einen Spezialbereich beispielsweise Fallakten umfangreiche Festlegungen zu treffen kann dies in besonderen Vorschriften geschehen die in der Anweisung zu nennen sind b
67. dass der Sachverhalt sp ter ber den Aktenplan und das Ak tenverzeichnis nicht oder nur m hsam gefunden werden kann Hier gilt es nun das sp tere Bereitstellen durch entsprechendes Registrieren im Hinweisverzeich nis Sachwort und Aktenzeichen zu erm glichen Auch sollte an den Vertreter gedacht werden und deswegen der Umfang des Re gistrierens nicht zu eng gezogen werden Wird aber zu viel notiert entsteht bald ein Urwald von Nachweisen und es wird das sachsystematische Ordnen und Suchen vernachl ssigt Der Aufwand des konventionellen Registrierens wird je doch nicht zu einer Perfektion der Sachwortbildung f hren Verwiesen werden sollte auf Sachverhalte in Akten nur in Ausnahmef llen auf Schriftst cke die durch die Inhaltsangabe nicht abgedeckt sind und derentwe gen sich eine nderung der Inhaltsangabe auch nicht lohnt Nat rlich k nnen bei Bedarf auch vorgefundene nichtamtliche Bezeichnungen und Abk rzungen regist riert werden wenn sie auch dem Vertreter das Finden erleichtern k nnen Bei der Auswahl wird leicht der Fehler gemacht auch Begriffe ohne besonderen Suchwert z B Entwurf Vorbereitung als Suchwort zu benutzen statt allein den sinntragenden entscheidenden Begriff zu verwenden Wie das Aktenverzeichnis ist auch das Hinweisverzeichnis f r jeden Aktenbestand zu f hren Werden die Akten referatsbezogen gef hrt sollte auch das Hinweis verzeichnis entsprechend verwendet werden Beim Einsatz der
68. der beh rdlichen Arbeit und damit auch der beh rdlichen Schrift gutverwaltung ber cksichtigt werden Die gewachsenen Grundlagen der Schrift gutverwaltung sollten auch k nftig respektiert werden Auch die ausschlie lich elektronische Bearbeitung und Schriftgutverwaltung mindern nicht die zentrale Bedeutung der Aktenordnung f r das Bereitstellen und Aussondern aus diesem Grunde steht dieses Thema im Mittelpunkt dieser Ver ffentlichung Im folgenden Abschnitt werden deshalb zun chst die Grundlagen der beh rdli chen T tigkeit Bearbeitung und Schriftgutverwaltung skizziert die bei notwen digen Verwaltungs nderungen beachtet werden m ssen Der Begriff Beh rde wird hier vereinfacht als Sammelbezeichnung f r jegliche selbst ndige Institution Stelle der ffentlichen Verwaltung verwendet Zum besseren Verst ndnis der folgenden Darstellung der Schriftgutverwaltung sollten diese Vor schriften insbes die RegR vorliegen Da die Bestimmungen zur Schriftgutverwaltung in der RegR von 2001 komprimiert wurden wird empfohlen bei Detailfragen vor allem zum Ordnen und Re gistrieren der Ordnung auch die RegR von 1995 heranzuziehen Zur Beschaffung der genannten Vorschriften siehe Literaturverzeichnis ISO 15489 1 Information and documentation Records Management Part 1 General V 19 S Part 2 Guidelines VI 39 S Beide ver ffentlicht im Sept 2001 DIN ISO 15489 1 Datenbank Anwendungen nformation und Dokumentation
69. die Schriftgutverwaltung in Betracht kommt Vielmehr Schriftgutverwaltung Seite 106 kann die Bearbeiterablage als sinnvolle Organisationsform in Frage kommen wenn sie bestimmte Bedingungen erf llt vgl Abschnitt 8 3 Sicherlich gibt es noch weitere praktische M glichkeiten der aufbauorganisatori schen Zuordnung der Schriftgutverwaltung In obersten Bundesbeh rden wurde in den letzten Jahren vereinzelt versucht die bisherige klassische Aufbauorga nisation der Registratur vgl Abschnitt 8 4 unter dem Gesichtspunkt der Verein fachung zu ver ndern Bei solchen organisatorischen Ver nderungen d rfen je doch auch die Ziele der Qualit t und Einheitlichkeit nicht aus den Augen gelassen werden Unter diesem Blickpunkt ist auf Folgendes hinzuweisen Schriftgutverwalten ist eine Spezialaufgabe die Spezialisten berlassen blei ben sollte vgl Abschnitt 2 10 Dies gilt vor allem f r das Ordnen und dessen Registrierung In Beh rden mit komplexen Aufgaben und einer entsprechend komplizierten Aktenordnung kann das Schriftgut nur dann qualifiziert verwal tet werden wenn Mitarbeiter ausschlie lich mit dieser T tigkeit befasst sind Die Verkn pfung mit weiteren Assistenzt tigkeiten ist nicht zu empfehlen Ei ne gute Kanzleikraft ist durchaus noch kein guter Schriftgutverwalter auch wenn f r beide T tigkeiten IT Kenntnisse erforderlich sind und sie deshalb auf den ersten Blick als gleichartig erscheinen k nnen Die Sicheru
70. digitalem Schriftgut wird der Aktenplan seinen bedeutsa men Platz in der beh rdlichen Schriftgutverwaltung behalten b Ob zum Aktenplan falls er nicht in digitaler Form zur Verf gung steht ein alphabetisches Sach register unbedingt z hlt muss umstritten bleiben In jedem Fall kann eine unsachgerechte Praxis d h ein Anwenden ohne Pr fung der richtigen hierarchischen Einordnung zu Ordnungsfehlern f hren Schriftgutverwaltung Seite 38 4 Ordnen und Registrieren von Akten 4 1 Einf hrung Vor der so genannten B roreform war das Bilden und Registrieren der Akten al lein dem Registrator berlassen In den Vorschl gen der B roreform insbesonde re der 1920er Jahre wurde der Bearbeiter einerseits in die Schriftgutverwaltung einbezogen und durch die Bearbeiterablage sogar zum alleinigen Schriftgutver walter gemacht Andererseits wurde eine einfache L sung des Ordnens gesucht Die Grundgedanken der B roreform waren noch in der bis 1995 geltenden Re gistraturanweisung RegA zur GGO gegenw rtig Solange wenig Schriftgut anfiel verursachte ein vereinfachtes Aktenordnen noch keine gr eren Schwierigkeiten beim Zuordnen und Bereitstellen von Schriftgut Sp testens Ende der 60er Jahre als das Duplizieren von Informationen immer leichter und billiger wurde wurde das Ordnungsproblem in der Schriftgutverwal tung offenkundig Die RegA zur GGO bot keine befriedigende L sungen f r die Bew ltigung des deutlich vermehrten Sc
71. dlung der B rger in den Verwaltungsentscheidungen sicherstellt Beiden Anforderungen ist nur gerecht zu werden wenn folgende Voraussetzun gen erf llt werden Das Verwaltungshandeln muss sich in ausreichender Schriftlichkeit nieder schlagen die nicht nur den Stand einer Sache sondern auch deren Entwick lung belegt Auch bei einem Wechsel von Bearbeitern nach l ngeren Zeitr u men muss es m glich sein die notwendigen Informationen f r ein kontinuierliches Verwaltungshandeln jederzeit zu verwenden Die Registratur richtlinie RegR spricht vom Grundsatz der Schriftlichkeit 2 Satz 1 Die angefallenen Unterlagen m ssen so geordnet sein dass sie ohne weiteres genutzt werden k nnen dies geht nur durch die sinnvolle Zusammenfassung von Schriftst cken n mlich die Bildung von Akten insbesondere von bearbei tungsbezogenen Sachakten Aktenm igkeit Nach der RegR 2 Satz 3 si chert die Aktenf hrung ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshan deln Die angefallenen und geordneten Unterlagen m ssen f r die weitere Bearbei tung und einen eventuellen sp teren R ckgriff aufbewahrt werden nat rlich nur in dem sachlich notwendigen Umfang Aufbewahrungspflicht F r den Bereich der ffentlich rechtlichen Verwaltungst tigkeit gibt das Verwal tungsverfahrensgesetz zumindest indirekt Leitlinien f r ein besonderes Verwal tungshandeln Indem Akten als Beweismittel genannt werden 26 Abs 1 und die Aktenei
72. e arbeiterablage Rechnung indem nicht berzogene sondern nur fachlich not wendige Bestimmungen gelten z B F hren eines Aktenverzeichnisses und gegebenenfalls in einem besonderen Merkblatt f r den Bearbeiter die notwen digen Hinweise enthalten sind Die Bearbeiterablagen sind fortlaufend auf das Einhalten der fachlichen Min destanforderungen zu berpr fen vor allem Ordnen und Registrieren der Sachakten Ablegen Kennzeichnen der Schriftgutbeh lter Hier ist insbeson dere der Sachbearbeiter f r Schriftgutverwaltung gefordert mit dem n tigen organisatorischen Geschick die Belange der beh rdlichen Schriftgutverwaltung gegen ber den Bearbeitern durchzusetzen Er muss organisatorische und per sonelle Ausgleichsma nahmen einleiten falls der Mindeststandard offensicht lich nicht gewahrt werden kann Am wirkungsvollsten d rfte das berwachen von Bearbeiterablagen in Beh rden mit berwiegender Registraturorganisati on sein Das Verwalten des aus einer Bearbeiterablage ausgesonderten genau zu r ckgelegten und noch aufzubewahrenden Schriftguts ist einer zentralen Alt registratur zu bertragen Die organisatorische Ausgestaltung der Bearbeiterablage ist in der Praxis vielf l tig weil sie von beh rdlichen Besonderheiten sowie personellen und r umlichen Zw ngen abh ngt Der gelegentliche Einsatz von Hilfskr ften insbesondere beim Ablegen und Beschriften kann sinnvoll sein Unter besonderen organisato rischen
73. e 21 Ein kurzer Blick auf die Aktenpl ne der Bundesverwaltung lehrt dass dieses Hilfsmittel h ufig vernachl ssigt wird Da gibt es immer noch Beh rden ohne Ak tenplan oder mit dezentralen Torsi von Aktenpl nen von M ngeln im Detail ganz zu schweigen Angesichts der notwendigen Entwicklung des Aktenplanwesens und der verst rkten Nutzung neuer Technik wird nachfolgend versucht das We sen des Aktenplans knapp zu beschreiben und dessen unverzichtbare Merkmale zu verdeutlichen Aktenplan Ableitungen nur bei Bedar Hauptgruppen Obergruppen Aktenplaneinheiten Gruppen Zahl der Gliederungs Untergruppen stufen nach Bedarf Betreffseinheiten Abgeleitete Betreffseinheiten gebildet nach festen formalen oder freien sachlichen Ordnungsmerkma len Akten gebildet zu einer Betreffseinheit oder abgeleiteten Betreffseinheit Aktenverzeichnis Verzeichnis aller gebildeten Akten Grundformen vgl 4 3 3 Ableitungen nur bei Bedarf Sammelsachakten nur eine je Betreffseinheit Einzelsachakten Regelfall Sondersachakten Abgeleitete Einzelsachakten gebil det nach formalen oder inhaltlichen Ordnungsmerkmalen Fallakten spezielle Einzelsachakten Abb 3 Aktenplan Akten Aktenverzeichnis 3 2 Ordnungsplan kein Aktenverzeichnis Vor und w hrend der Bearbeitung in der Beh rde fallen Schriftst cke an die als Folge der sachbezogenen Bearbeitung zu Sachakten formiert werden Jede Sach akte ist also ein Spiegelbi
74. e B nde sind jedoch nur Aufbewahrungseinheiten die aus ablagetech nischen Gr nden gebildet werden m ssen Keinesfalls handelt es sich um eine weitere sachliche Unterteilung Ma geblich ist allein die zeitliche Ordnung der anfallenden Schriftst cke Soweit noch Stehordner und Hefter verwendet wer den bezieht sich die Bandz hlung auf die einzelnen Hefter in der Altschriftgut verwaltung kann ggf die Z hlung auf die einzelnen Ordner umgestellt werden Werden in einer Einzelsachakte innerhalb kurzer Zeit zu viele B nde gebildet besteht immer der Verdacht der Unterordnung Es ist dann zu pr fen ob Son dersachakten oder eigen st ndige Einzelsachakten gebildet werden sollten Bei elektronisch gef hrten Akten kann das Bilden von B nden f r das Aussondern genutzt werden vgl Abschnitt 4 3 9 Schriftgutverwaltung Seite 47 4 3 5 Zusammenfassung Unter den vier Aktenarten besitzt die Einzelsachakte in den Zentralbeh rden die gr te Bedeutung Je tiefer die Verwaltungshierarchie geht um so mehr verliert die Einzelsachakte zahlenm ig an Bedeutung gegen ber der Fallakte Auf die Verwaltungst tigkeit grob vereinfacht angewandt Die Einzelsachakte dient vor allem dem Planen und Kontrollieren die Fallakte vor allem dem Durch f hren Sammelsachakte und Sondersachakte sind zus tzliche notwendige Ord nungshilfen zur Verbesserung vor allem des Bereitstellens und Aussonderns Art und Umfang der Sondersachaktenbildung sind deutlic
75. e Bundesbeh rde aufgrund ihrer Aufgabenstellung Kontakte zu allen L nderverwaltungen und fallen zu den einzelnen Bundesl ndern zahlreiche Akten an so w re f r die einzelnen Bundesl nder in den verschiedenen Haupt gruppen aufgabenweise jeweils eine eigene Betreffseinheit vorzusehen Der Ak tenplan w rde auf diese Weise unn tig umfangreich werden Besser ist es nur eine Betreffseinheit f r die Bundesl nder vorzusehen und durch eine Liste von L nderabk rzungen z B BY Bayern den Anwender bei Bedarf eigene l nder bezogene abgeleitete Betreffseinheiten bilden zu lassen Das Beispiel macht deutlich dass f r feste Ableitungen nur Aufgabenbereiche in Betracht kommen die nach begrenzten vorgegebenen mehr formalen Ord nungsmerkmalen unterteilt werden k nnen Beispiel Bundesl nder ausl ndische Staaten nachgeordnete Dienststellen auch Kapitel und Titel einer Haushalts oder hnlichen Systematik Die Ordnungsmerkmale sollten m glichst in der ge samten Beh rde angewandt werden k nnen Zur eindeutigen Abgrenzung ge gen ber dem Aktenplankennzeichen haben sich als Ableitungskennzeichen Buch staben bew hrt vor allem wenn sie merkf hig sind Im Unterschied zur festen Ableitung wird die freie Ableitung mehr f r die sachli che Aufteilung einer Betreffseinheit benutzt und ist daher nicht allgemein weil von Betreffseinheit zu Betreffseinheit unterschiedlich zu regeln Beispiel F r die Schriftgutverwaltung besteht nur
76. e Schw chen des Informationsverlustes durch die Akten bildung scheinbar vermeiden Diesem Vorteil stehen jedoch folgende Nachteile gegen ber Eine berm ige Erfassung oder der Einsatz von Volltext Suche ber gro e Schriftgutmengen hinweg bringen dem suchenden Bearbeiter Informations ballast der ein Pr fen der einzelnen Schriftst cke erfordert Je mehr Schrift st cke genannt werden desto zeitraubender wird die Suche nach einschl gi gen Unterlagen Geliefert werden einzelne Schriftst cke ohne den notwendigen Bearbeitungs zusammenhang ohne dessen Kenntnis ein Schriftst ck aber nicht richtig ver standen und benutzt werden kann Schriftgutverwaltung Seite 15 Die isolierte Erschlie ung und Ablage von Schriftst cken stellen nicht sicher dass der Bearbeiter alle f r die Bearbeitung ben tigten Unterlagen erh lt Der Wechsel von Suchbegriffen wie er im Laufe der Zeit eintreten kann wird da zu f hren dass einige Schriftst cke nicht nachgewiesen werden Erschwert wird das Aussondern von Schriftst cken Die Entscheidung wie lange ein Schriftst ck aufzubewahren ist erfordert jeweils eine Einzelent scheidung die jedoch sinnvollerweise nur aus der Erfahrung der erledigten Bearbeitung und der erledigten Aufgabe f r die Gesamtheit einer Akte oder Aktengruppe zu treffen ist Das Aussonderungsproblem d rfte f r Schriftst cke nur pauschal mit einer groben nicht sachgerechten Fristbemessung zu l sen sein D
77. e der 60er Jahre zu einem negativen Ergebnis f hren Seit der B roreform hat das Hinweisverzeichnis eine recht unterschiedliche An wendung und Bewertung erfahren War es vor der B roreform ein geradezu per fektes alphabetisches Register Index zum Gesch ftstagebuch also vor allem schriftst ckbezogen gef hrt wurde der Sinn eines solchen Hilfsmittels mit der Einf hrung des modernen Aktenplans bestritten Man meinte ber die sachsys tematische Aktenordnung alles finden zu k nnen Doch f hrte nun der Registra Schriftgutverwaltung Seite 61 tor sein Hinweisverzeichnis als sogenannten Faulen Knecht und in ungeregelter Form weiter weil er beim Zuordnen und Bereitstellen erkannte dass darauf nicht verzichtet werden konnte Die IT macht es nun m glich die vor der B roreform bestehende Perfektion des Indexierens wieder aufzugreifen Die Notwendigkeit eines Hinweisverzeichnisses in der konventionellen Schriftgut verwaltung kann nicht bestritten werden mag es auch ber den Umfang des Re gistrierens unterschiedliche Auffassungen geben So gibt es in jeder Beh rde T tigkeiten die zus tzlich zu den origin ren Aufgaben auszuf hren sind aber im Aktenplan nicht zuzuordnen sind Auch kann nicht jeder Aufgabenwandel sofort richtig umgesetzt werden Einen Hinweis auf die Notwendigkeit des Registrierens im Hinweisverzeichnis gibt die Schwierigkeit des Zuordnens von Eing ngen Sind sie nur schwer zuzuord nen bedeutet dies
78. e zu ber cksichtigen hat Ein geeignetes Hilfsmittel der Aufgabendarstellung ist der Aufgabengliede rungsplan Ein solcher ist allerdings in den wenigsten Beh rden vorhanden Ein Beispiel aus neuerer Zeit liefert die Wasser und Schifffahrtsverwaltung des Bundes WSV deren Aufgabengliederungsplan von 1977 auch als Akten plan 1981 eingef hrt wurde Nutzt man den Aufgabengliederungsplan unver ndert als Aktenplan besteht das Problem dass der voraussichtliche Aktenanfall nicht ber cksichtigt wor D So hei t es in einem berblick ber Ablagemittel in der Ver ffentlichung BTS B rotechnische Sammlung systematisch Heft 303 vom M rz 1980 S 9 Zum Aufbau eines Aktenplans ist es notwendig s mtliche Sachbegriffe die berhaupt denkbar sind zu sammeln und in eine logische Ordnung zu bringen Schriftgutverwaltung Seite 24 den ist Gemeint ist nicht einfach der Umfang des Schriftgutes sondern die Zahl der voraussichtlich zu bildenden Einzelsachakten Schriftst cke k nnen in sehr gro er Zahl anfallen und dennoch leicht und bersichtlich geordnet werden in sogenannten Fallakten wie z B Steuerakten Entscheidend ist die Wahrung der bersichtlichkeit die bei einer wachsenden Zahl inhaltlich unter schiedlicher Sachakten rasch abnimmt Der Aktenplan soll zwar aus den Aufgaben abgeleitet werden jedoch soll nicht jede Aktenplaneinheit eine vollst ndige Aufgabenbeschreibung darstellen Die Aufgabe kann beschrieb
79. egistrieraufwand beeinflusst Negiert er Sach und Ordnungs zusammenh nge indem er etwa ein Antwortschreiben ohne fachlich zwingenden Grund inhaltlich erweitert und mit anderen Sachbereichen verkn pft muss der Schriftgutverwalter mehr registrieren wenn er sp ter etwas wiederfinden will 5 2 Zwecke des Registrierens von Schriftst cken Schriftst cke k nnen aus den verschiedenen Gr nden und zu unterschiedlichen Zwecken registriert werden 18 der RegA zur GGO sprach vereinfacht von Si cherungs und Ordnungsgr nden Im Einzelnen sind folgende Zwecke zu nennen Nachweis des Eingangs Ein Eingangsnachweis setzt voraus dass das Schriftst ck ber die Registrierstelle geleitet worden ist Dies kann bereits eine Schwachstelle sein Erh lt der Bear beiter ein Schreiben unmittelbar und leitet er es nicht zur Registrierung weiter kann ein Nachweis nicht erbracht werden Durch die elektronische Post besteht ohnehin die Gefahr der Aush hlung des Grundsatzes des auch fr hzeitigen Ein gangsregistrierens Der Eingangsnachweis allein besitzt nur einen begrenzten Wert er beantwortet noch nicht die f r den Bearbeiter wichtigere Frage wo sich ein bestimmtes Schriftst ck befindet Aus besonderen Gr nden die nicht im Schriftgutverwalten liegen kann der Nachweis bestimmter Schriftst cke durch aus notwendig sein dies muss jede Beh rde f r sich entscheiden Schriftgutverwaltung Seite 68 Nachweis des Verbleibs Der Nachweis des Verbl
80. eibs schlie t den Eingangsnachweis ein Nachgewiesen werden kann der Verbleib eines Schriftst cks innerhalb der Beh rde Bearbeiter Organisationseinheit oder au erhalb von ihr z B infolge von Abgabe oder Mit zeichnung Auch hier h ngt die Zuverl ssigkeit des Nachweises vom Bearbeiter ab Wird die Registratur ber die Weitergabe des Schriftst cks nicht unterrichtet wird diese keine zutreffenden Angaben machen k nnen Ist das Schriftst ck ei ner Akte zugeordnet reicht ein Verbleibsnachweis der Akte aus Der fr here zeit und arbeitsaufwendige genaue Nachweis wird inzwischen kaum noch praktiziert So wird der Regellauf nicht mehr im Einzelnen nachgewiesen dies bestimmte etwa 19 RegA zur GGO Besteht innerhalb der Beh rde eine intensive nicht im festen Rahmen verlaufende Zusammenarbeit zwischen ver schiedenen Organisationseinheiten kann ein Registrieren der Schriftst cke statt der Akten und deren Verbleibsnachweis im Einzelnen sinnvoll sein Erleichtern des Zu Ordnens Bei der Vergabe des Aktenzeichens kann zumindest in einzelnen F llen z B bei Nachg ngen der Nachweis von Eing ngen von Nutzen sein Werden Eing nge aktenbezogen und detailliert erfasst kann ein berblick ber die Schriftst cke einer Akte das Zuordnen insgesamt erleichtern Erleichtern des Bereitstellens Hier zeigt sich besonders deutlich die Unterst tzungsaufgabe der Schriftgutver waltung f r die Bearbeitung Zu unterscheiden sind Suchanf
81. eine Zahlen auftreten und sich aus dem Kennzeichen das Jahr des Bearbeitungsbe ginns ableiten l sst Auf diese Weise sind die im unmittelbaren Bearbeitungszu sammenhang stehenden Dokumente zusammengefasst und bei einer Bearbei tung gleich greifbar Allerdings ist die Transparenz der Sachakte nur gew hr leistet wenn die Vorg nge wie die bergeordnete Sachakte inhaltlich registriert werden Gegen ber dem Aktenzeichen ist das Vorgangskennzeichen eindeutig abzugren zen Deswegen kann als Trennzeichen nicht der Bindestrich der bereits f r die Sondersachakte verwendet wird sondern nur ein anderes Sonderzeichen benutzt werden eingeb rgert hat sich das Rautenzeichen z B 1234 1 1 05 Um m glichst viele Vorteile der Vorgangsbildung zu nutzen sollte das Vorgangs kennzeichen auch im externen Schriftverkehr verwendet werden Dadurch l sst sich der Suchaufwand bei der folgenden Bearbeitung gering halten Innerhalb einer Akte muss dann eine Recherche sowohl nach Vorg ngen wie auch nach ei nem rein zeitlichen Merkmal am wertvollsten das Ausstellungsdatum des Doku ments m glich sein Das Bilden und Kennzeichnen sollte dem Bearbeiter berlassen werden der am besten Gesch ftsvorf lle bearbeitungsgerecht bildet und gegeneinander ab grenzt Der Schriftgutverwaltung obliegt die Aufgabe negative Einfl sse der Vor gangsbildung auf die Aktenordnung zu verhindern Denn das Risiko das sich aus dem Einziehen einer weiteren Ordnungsebene e
82. eine Betreffseinheit Fallen nun zur Aussonderung bei einer aktenf hrenden Stelle vermehrt Akten an m sste der Aktenplan sofort erg nzt werden Erfolgt die Erg nzung m ssen alle anderen aktenf hrenden Stellen die neue Betreffseinheit benutzen auch wenn kaum Schriftgut dazu bei ihnen anf llt Weiterhin kann sich herausstellen dass sich die Mikroverfilmung f r die Beh rde als ungeeignet erweist Die neue Betreffseinheit erweist sich im Nachhinein als unn tig und k nnte wieder gestrichen werden Die gegebenenfalls vor bergehende Verwendung einer Ableitung kann deshalb vor teilhafter sein Da die sachbezogene Abspaltung meist nicht in einem merkf higen Ordnungs kennzeichen auszudr cken und berdies auch u erlich gegen ber den festen F r ausl ndische Staaten gebr uchlich ist ein Drei Buchstaben Code der dem Verzeichnis der Staatennamen f r den amtlichen Gebrauch in der Bundesrepublik Deutschland unter der Internet Adresse des Ausw rtigen Amtes www auswaertiges amt de entnommen werden kann Neben diesem sogenannten L nderschl ssel wird zus tzlich ein Regionenschl ssel verwendet wobei die Regionen meist nur mit zwei Gro buchstaben gekennzeichnet werden z B NO Naher Osten Schriftgutverwaltung Seite 32 Ableitungen abzuheben ist liegt ein inhaltsneutrales numerisches Ableitungs kennzeichen nahe Es ist durch Bindestrich vom Kennzeichen der Ausgangs betreffseinheit abzugrenzen z B 1012 1 Da
83. eitsaufwand f r diese vielen Sonder sachakten Hier bedarf es der besonderen Erfahrung des Schriftgutverwalters und Bearbeiters damit sich die Aktenbildung stets am tats chlichen Bedarf ori entiert In gr eren Beh rden mit gleichartiger Aufgabenstruktur z B Ministerien kann es ausnahmsweise sinnvoll sein feste Klassen von Sondersachakten vorzugeben die vor allem nach einem formalen Merkmal zu bilden sind so genannte klassifi zierte Sondersachakten oder fest abgeleitete Einzelsachakten Diese Klassen sollten ebenfalls nur bei Bedarf benutzt werden In den Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung siehe Literaturverzeichnis und in der RegR Anlage 3 Anm 3 sind hierzu einige Beispiele aufgef hrt Am weitesten geht das Bilden von Sondersachakten nach einem uneingeschr nk ten inhaltlichen oder formalen Gesichtspunkt frei abgeleitete Einzelsachakten Es wird also nicht der Weg gew hlt die gebildete Akte als Einzelsachakte mit ei genem Aktenkennzeichen zu f hren sondern durch die Verwendung eines Akten Zusatzkennzeichens die Beziehung zur Mutter Einzelsachakte u erlich kennt lich zu machen Wie nach einem formalen Merkmal eine Einzelsachakte gebildet werden kann z B eine Akte Presse u erungen zu einer Betreffseinheit muss auch das Bilden von Einzelsachakten in der u eren Form der Sondersachakte m glich sein Zur Wahrung der Akten bersicht muss jedoch das Bilden abgeleite ter Einzelsachakt
84. emgegen ber besitzt die Sach Akte den Vorteil dass an die Stelle der einzel nen Schriftst cke die Akte als Ordnungsgr e tritt Bei der Erschlie ung tritt da her eine erhebliche Informationskonzentration ein die f r die praktischen Be d rfnisse der Bearbeitung grunds tzlich ausreicht Die Erschlie ung von Akten vermindert den Erfassungsaufwand erheblich erleichtert das bearbeitungsge rechte Bereitstellen durch Verringerung des Informationsballastes und erm glicht ein sachlich zutreffendes und wirtschaftlich vertretbares Aussondern 2 5 Verwenden des Aktenplans Neben der Technik der Sachaktenbildung hat die beh rdliche Schriftgutverwal tung als weiteres wichtiges Ordnungshilfsmittel den Aktenplan entwickelt Seine wichtigsten Eigenschaften sind Er ist aus den Aufgaben der Beh rde entwickelt und erleichtert somit im Un terschied zu einem abstrakten Sachplan die Anwendung also das Zuordnen und Wiederfinden der Akten und damit der Schriftst cke Er ist hierarchisch aufgebaut also ein Klassifikationssystem und erm glicht im Unterschied zu einer alphabetischen Schlagwortliste auch ber l ngere Zeit ein sicheres Wiederfinden Er stellt nur einen Ordnungsrahmen dar weist also selbst keine Akten nach und besitzt daher im Unterschied zum stets ver nderlichen Aktenverzeichnis eine verh ltnism ig gro e Stabilit t und bersichtlichkeit Beides sind wich tige Voraussetzungen f r eine bequeme Anwendung Er ist e
85. en Sammelsachakten oder viele Son dersachakten einen geringeren R ckgriffswert als Einzelsachakten Weglege sachen besitzen nur eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr Bei der Fristbemessung ist auch zu ber cksichtigen dass jede Aufbewahrung Kosten verursacht So bequem und risikolos f r einen Bearbeiter die Festlegung einer langen Frist sein mag so muss doch der Gesichtspunkt der Wirtschaftlich keit beachtet werden Dies gilt vor allem f r die einheitliche Fristbemessung bei gleichartigen Fallakten Es ist deshalb stets abzuw gen zwischen der Gefahr des zu fr hen Aussonderns und Vernichtens einerseits und der Kostenbelastung durch eine unn tig lange Aufbewahrung andererseits Die in der RegR Anlage 5 genannten wenigen Fristangaben beziehen sich auf das Schriftgut von Bundesministerien sie sind jedoch nur Orientierungswerte und nicht verbindlich Allgemein kann f r den nichtministeriellen Bereich gesagt werden dass folgende Akten vergleichsweise l nger aufzubewahren sind Akten aus der Federf hrung l nger als Mitwirkungsakten Akten ber Rechtsvorschriften l nger als ber Verwaltungsvorschriften Schriftgutverwaltung Seite 87 Akten aus Vollzugsaufgaben mit Au enwirkung l nger als solche ohne Au enwirkung Verzeichnis f r die Abgabe von Schriftgut an die Altregistratur Altschriftqutverzeichnis Lfd Altreg Aktenzeichen Inhaltsangabe Band Zeitraum Aufbewahren i Nr Nr von bis Dauer Ende Abb
86. en beschr nkt werden Sind zu einer Einzelsachakte mehrere abgeleitete Einzelsachakten sinnvollerweise zu bilden so ist zu pr fen ob nicht besser eine freie Ableitung zur Betreffseinheit einzurichten ist vgl Abschnitt 3 6 und dann dazu Einzelsachakten zu bilden sind Fallakte Das Wort Fall wird als Einzelfall in der Verwaltungspraxis h ufig aber nicht einheitlich benutzt Dieser unterschiedliche Begriffsinhalt dr ckt sich auch in ei ner unterschiedlichen Schriftgut Ordnungstechnik aus Wer zu einem Sachverhalt Anfragen beantwortet kann jeden dieser Gesch fts vorf lle als Einzelfall anse hen Besteht kein R ckgriff werden die anfallenden Schriftst cke rein zeitlich abgelegt bei geringem Anfall zusammen mit den brigen Schriftst cken allge meinen Inhalts in der Einzelsachakte bei gr erem Anfall in einer davon abgelei teten Sachakte Sondersachakte Besteht ein R ckgriffsinteresse wird diese Sondersachakte alphabetisch nach dem Namen der Einsender gegliedert Werden solche Einzelf lle umfangreich und zahlreich und besteht ein besonderer R ckgriffsbedarf kann jeder Einzelfall in einem Schriftgutbeh lter gef hrt und f r das Ganze eine eigene Betreffseinheit vorgesehen werden Die Einzelf lle werden dann als Einzelsachakten gef hrt Erst jetzt kann von Fallakten gespro chen werden Schriftgutverwaltung Seite 46 Sollen gleichartige F lle in Fallakten geordnet werden haben sie folgende Anfor derungen
87. en einbezogen Die bis 1995 geltende RegA zur GGO benutzte f r dieses Hilfsmittel die Bezeichnung Ordnungskartei die jedoch wegen der begrifflichen bereinstimmung mit der Ordnungskartei als einer Form des Aktenverzeichnisses wenig geeignet ist Ein deutig w re betreffseinheitbezogenes Tagebuch oder Schriftst ckverzeichnis Ein solches Schriftst ckverzeichnis kann gef hrt werden wenn die Bearbeitung den genauen Nachweis von Schriftst cken erfordert oder kein fester und be grenzter Bearbeitungsablauf besteht Werden die Eing nge unmittelbar den Akten zugeordnet und zweckm igerweise im Verbund mit ihnen registriert sprechen die Empfehlungen f r die Schriftgut verwaltung von der Aktenkartei je Akte eine Karte oder Ordnungskartei je Betreffseinheit des Aktenplans eine Karte Nur die Aktenkartei eignet sich f r das vollst ndige Erfassen von Schriftst cken Der sachliche Ordnungsrahmen der Akten erm glicht jedoch ein erhebliches Einschr nken des Registrierens oder ein nur vor bergehendes Erfassen So braucht nur das letzte oder das noch nicht mit der Akte verbundene Schriftst ck registriert zu werden der Verbleibsnachweis kann nach der Ablage wieder gel scht werden Dieses Verfahren setzt eine siche Schriftgutverwaltung Seite 70 re Zuordnung zur Akte voraus Ist das nicht gleich m glich muss eine andere Ordnungsstufe gew hlt werden Die brigen Hilfsmittel sind nach einem sachordnungsfremden n mlich f
88. en sollte bei elektronischen Eing ngen die Eingangsstel Schriftgutverwaltung Seite 103 le zur Schriftgutverwaltung gerechnet werden weil eine enge Zusammenarbeit zwischen Eingangsstelle und Schriftgutverwaltung ein schnelles Weiterleiten der Eing nge an den zust ndigen Bearbeiter erleichtert Soweit Drucksachenstellen vor allem Material f r die Aktenerg nzung verwalten z B Bundestagsdrucksa chen kann eine Verbindung zwischen der Drucksachenstelle und der Schriftgut verwaltung f r ein richtiges Zuordnen zu den Akten hilfreich sein 1 Schriftgut verwalten 8 2 Bearbeitungs Post Bee sten Ci Sg a Ge u a Ve Eingangsbehandlung z B Kopieren Schrifigutverwaltung N insb Bestimmen der ggf Ausw erten A z B Registratur g zust ndigen f Organisstionseinheiten ra N p Bearbeitungs Post N Z assistenten Re Eingangsstelle z feratssekretar iat nach 14 GGO I MN Vorzimmerkraft Teil des l Hauptb ros I l l meant 7 Besbeiten I pokurmente I Sondersam ggf auch Auswerten Kanzlei l Schriftgut TR I meltele B amp mm I herstellen Drucksachen l stelle Bearbeiter l l I Kar Post 7 b Dienstbibliothek raddai y N Foi N N gt Amts Pi Botenstelle F N f 6 Da E 4 Schrifttum verw alten O Y Schriftgut absenden I Schriftgut bef rdern Abb 20 Aufgaben Stellen und Aufgabentr ger die in einer Beh rde mit Schrift gut und verwandten Unterlagen befa
89. en von Schlussverf gungen sind zu unterscheiden vgl Anlage 1 der RegR einen Bearbeitungsabschnitt beendende Verf gungen Vorl ufige Schlussver f gungen Dazu geh ren Wiedervorlage Wv und Zur Sammlung ZSg die Bearbeitung beendende Verf gungen Abschlie ende Schlussverf gungen Zu den g ngigsten Schlussverf gungen z hlen Zum Vorgang ZVg durch die lediglich das Ende der Bearbeitung eines Ge sch ftsvorfalls bestimmt wird und Zu den Akten ZdA durch die der Abschluss der Bearbeitung der gesamten Akte festgestellt wird und damit noch zu dieser Akte bestehende vorl ufige Schlussverf gungen aufgehoben werden In beiden F llen wird dann das Schriftgut in den bestehenden Akten abgelegt Die Bearbeitung kann aber weiterhin jederzeit wieder aufgenommen werden z B durch einen neuen Eingang Mit der Schlussverf gung Weglegen Wgl wird eine Zuordnung zu den so genannten Weglegesachen festgelegt und damit eine nur begrenzte Aufbe wahrung au erhalb der Akten bestimmt vgl Abschnitte 7 2 und 7 3 Diese leider von den Bearbeitern wenig genutzte Schlussverf gung tr gt zur ber sichtlichkeit und damit zur Wirtschaftlichkeit der Schriftgutverwaltung bei Erweist es sich durch die folgende Gesch ftsentwicklung wider Erwarten als sinnvoll kann eine Weglege Verf gung aufgehoben werden und die Unterla gen dann mit der neuen entsprechenden Schlussverf gung zu einer Akte ge nommen werden Soweit die ve
90. en werden als dauerhaft wirksame Aufforderung Verrich tungen an Objekten zur Erreichung eines Ziels durchzuf hren z B Schriftgut verwalten oder Schriftgutverwaltung Eine durchweg ungek rzte Aufgabendar stellung w rde umst ndlich und un bersichtlich wirken Da bei den meisten Be h rden die in der Aufgabenstellung gemeinte Verrichtung ohnehin klar ist ist ei ne vollst ndige Aufgabenbeschreibung auch gar nicht erforderlich So ist bei den im Generalaktenplan der J ustizverwaltung auftauchenden Aktenplaneinheiten Kleinbahnen sowie Kernenergie und Strahlenschutz klar dass nicht die J us tizbeh rden der Deutschen Bahn Konkurrenz machen oder in den Atomreaktor bau einsteigen wollen vielmehr ist der Strahlenschutz nur in dem Umfang ge meint wie er als juristisches Problem in einer Justizbeh rde bearbeitet werden kann und zwar beim Ministerium im Zusammenhang mit Politik Verrichtung planen oder Gesetzgebung Verrichtung regeln des eigenen oder anderer Res sorts bei Staatsanwaltschaften zum Beispiel als Problem der rechtlichen Zuord nung und Rechtsdurchsetzung Dabei bedient sich der Aktenplan ebenso wie der Organisations und Gesch fts verteilungsplan immer der Sprache und Begriffswelt der Verwaltung denn es gen gt wenn er von den Beh rdenbediensteten verstanden wird Die Einfachheit der Aktenplanpraxis liegt gerade darin dass der Aufgabenkontext nicht beschrie ben oder definiert sondern in der Zuordnung zu e
91. en werden beschriftet und insbesondere ge kennzeichnet Nur so k nnen die Akten problemlos abgelegt bereitgestellt und ausgesondert werden und eine Kontrolle der registrierten Ordnung ist m glich Der Umfang des Beschriftens richtet sich nach diesen Zwecken Es ist jedoch auch zu ber cksichtigen dass die einzelnen Aktenarten unterschiedliche Angaben erfordern und die verschiedenen Formen von Schriftgutbeh ltern keine Beschrif tung in gleichem Umfang gestatten Beispiel Hefter und Stehordner Die Be schriftung darf jedoch nicht dazu f hren dass etwa bei der Suche von Akten zu bestimmten Sachverhalten das Aktenverzeichnis nicht mehr benutzt und nur noch im Aktenbestand selbst gesucht wird F r das Ablegen und Bereitstellen nach formalen Merkmalen sind in der Regel folgende Identifikationsangaben ausreichend Kennzeichen der aktenf hrenden Stelle Aktenzeichen Nummer des Bandes der Hinweis auf einen Folgeband Diese Angaben bestimmen eindeutig den Platz der Akte innerhalb des gesamten Aktenbestandes einer Beh rde Zus tzlich gibt es mehrere M glichkeiten die Ablagesicherheit durch farbliche Markierung zu erh hen und damit Fehler beim Ablegen von Akten rasch und si cher zu erkennen Wird das Aktenzeichen mit einem Scanner gelesen verbessert sich nur das zutreffende Registrieren des Verbleibsnachweises nicht jedoch auch das richtige Ablegen im Aktenbestand Unzweckm ig ist die Verwendung der Farbe zur Kennzeich
92. enden Empfehlungen k nnen lediglich die Richtlinien der Bundesregierung ber Aufbewahrungsfristen von Schriftgut fachneutralen Inhaltes GMBI 1975 S 593 angef hrt werden Schriftgutverwaltung Seite 86 F r die Festlegung der Aufbewahrungsfrist lassen sich unterschiedliche Gesichts punkte nennen Nach der RegR Anlage 5 sind zwei Gesichtspunkte hervorzuhe ben Bearbeitungsinteresse Wirtschaftlichkeit Vor allem f r die fachbezogenen Akten besitzt der Bearbeiter einen weiten Ent scheidungsspielraum Hilfreich f r die Fristbemessung kann die Frage nach den Gr nden der Aufbewahrung Aufbewahrungsmotiven sein Diese Gr nde k nnen verwaltungspraktischer oder rechtlicher Art sein und sich beziehen auf die eigene Bearbeitung z B Erleichterung der weiteren Bearbeitung auf die eigene Beh rde z B Sichern von Rechten und Pflichten gegen ber Dritten Nachweis der Motive eines Verwaltungshandels oder einer Regelung Nachweis einer Verantwortlichkeit auf andere Beh rden z B Wahrung der Rechte des Rechnungshofes auf das Gemeinwesen z B Wahrung der Verwaltungskontinuit t Wahrung der Pflichten und Rechte von B rgern Die Fristbemessung richtet sich auch nach dem Grad der Zust ndigkeit der aktenf hrenden Stelle Federf hrung Mitwirkung nur Information nach der Art des Gegenstands Rechtsvorschrift Verwaltungsvorschrift nur Verwaltungsvollzug nach der Art des Schriftguts z B hab
93. enplan w rde dessen sachbezogene Ausrichtung erheblich beein tr chtigen F r diese Fallakten sind eine eigene Kennzeichnung und falls erfor derlich eine einfache Gliederung zu entwickeln Als weitere Ausnahme kann der Aktenplan f r fachneutrale Aufgaben angesehen werden der in einigen Bundesministerien verwendet wird Es handelt sich um ein Hilfsmittel zur vereinfachten Ordnung des Schriftguts das in Referaten anf llt und nur ihre eigenen fachneutralen Aufgaben betrifft Dieser Aktenplan ist ei gentlich nur ein vorausschauendes Aktenverzeichnis f r Schriftgut mit eindeutig begrenztem R ckgriffswert und damit geringem Ordnungsaufwand In der Praxis werden hier sogar differenziert Akten gebildet so dass das Aktenverzeichnis zum Aktenplan wird Hinzu kommt dass auch fachbezogene Querschnittsaufgaben einflie en k nnen die zur Unvollst ndigkeit der nach dem Haupt Aktenplan geordneten Akten f hren All dies wirft die Frage auf ob statt dieses Spezialak tenplans nicht besser die entsprechenden Ordnungseinheiten des Gesamtakten plans benutzt werden sollten Allerdings ist ein Vorteil dieses Aktenplans nicht zu bersehen Wenn er sachgerecht aufgestellt ist und angewendet wird erleichtert er das Aussondern des dazu angefallenen Schriftguts Der Gedanke des Einheitsaktenplans hat sich in der Bundesverwaltung durchge setzt einzige Ausnahme Deutsche Bundesbank So sehr der Nutzen eines Ein heitsaktenplans f r Beh rden gleich
94. enplans beantwor tet werden stimmt die Ordnung in jedem Fall die Formulierung der Inhaltsanga be nicht Dann muss berpr ft und korrigiert werden 4 3 9 Elektronische Akten und Vorg nge Auch bei Verzicht auf Papier Unterlagen erfordern die Sicherung der Kontinuit t und die Notwendigkeit des Nachweises des Verwaltungshandelns das Bilden von Akten insbesondere Sachakten weil nur so auf Dauer Bearbeitungs und Sach zusammenh nge gewahrt bleiben Ein differenziertes Bilden unterschiedlicher Sachakten entsprechend dem Bearbeitungsbed rfnis ist also weiterhin notwen dig Die bisherigen Ausf hrungen die sich an Papierakten orientieren gelten da her auch f r elektronische Unterlagen Zwei m gliche Besonderheiten sind zu s tzlich zu nennen das Teilen einer Akte in Vorg nge und B nde Bei der Beschreibung der Ordnungsgesichtspunkte vgl Abschnitt 4 3 1 war be reits vom Vorgang als kleinster Schriftguteinheit die Rede Er ergibt sich aus der Bearbeitung eines Gesch ftsvorfalls und stellt einen Kern der einzelnen Sachakte dar Gerade bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung liegt es nahe Schriftgutverwaltung Seite 52 diese sozusagen nat rlich entstandene Ordnungseinheit zu belassen also mit einem eigenen Vorgangskennzeichen zus tzlich zum Aktenkennzeichen zu versehen Dabei hat ein jahrgangsweises Durchnumerieren z B 1 05 oder 05 1 gegen ber dem fortlaufenden Durchz hlen die Vorteile dass nur kl
95. er Aufgaben anzuerkennen ist so ist doch die Problematik eines vertikalen Einheitsaktenplans der f r das Ministerium und bis zu den Unterbeh rden einheitlich gilt nicht zu bersehen Denn die Aufgaben wahrnehmung und Ordnungsbed rfnisse in Ministerien sind andere als die der Unterbeh rden So ist im Generalaktenplan der J ustizverwaltung z B der Be reich der Europ ischen Gemeinschaften nur mit wenigen Positionen dargestellt die im Bundesjustizministerium bei weitem nicht ausreichen und in einem Amts gericht vielleicht gar nicht belegt werden Es stellt sich die Frage ob ein beson derer Gesamtaktenplan f r das Ministerium dem ministeriellen Interesse nicht mehr dient als der Zwang zur Einheitlichkeit die nur zu Lasten einer bersichtli chen Aktenordnung geht Ein Beispiel f r sinnvolle Beschr nkung ist der Ein heitsaktenplan der Wasser und Schifffahrtsverwaltung WSW des Bundes der 1981 eingef hrt wurde und nur f r die Mittel und Unterbeh rden der WSV gilt Der Einheitsaktenplan hat dort seine Grenzen wo bersichtlichkeit und Fort schreibungsaufwand den Anwendungsnutzen bersteigen Bereits bei dem nach geordneten Gesch ftsbereich eines Ministeriums dessen Aufgaben weit gef chert und stark differenziert sind d rfte der Wert eines Ressortaktenplans bezweifelt werden ein Beispiel f r dieses Problem ist der Einheitsaktenplan des Bundesmi nisteriums der Verteidigung Noch kritischer sind umfassendere Einheitsakten p
96. er Bearbeiter die Frist festsetzen soll kann nicht einheitlich bestimmt werden Der Festlegungstermin sollte zwischen dem ZdA Datum und dem Datum des Zur cklegens liegen Da erfahrungsgem trotz offenbar abschlie ender Be arbeitung eine Akte wieder aufleben kann d rfte es zweckm ig sein die abge schlossene Akte noch in der laufenden Schriftgutverwaltung aufzubewahren und erst vor dem Zur cklegen die Frist festzusetzen In der arbeitsteiligen Schriftgutverwaltung sollte in der Regel die Registratur die Aufbewahrungsfrist vorschlagen Dies beschleunigt den Aussonderungsprozess und mindert die Gefahr unwirtschaftlicher Fristen Beide Gr nde sprechen gegen folgendes formal korrekte Verfahren Der Bearbeiter erh lt von der Registratur die zur ckzulegende Akte mit einem Formblatt notiert darauf die Frist und leitet sie wieder an die Registratur zur ck Nur in Ausnahmef llen kann es sinnvoll sein den Bearbeiter am Aktenbestand die Fristen festsetzen zu lassen Hilfreich ist das Festhalten der Begr ndung einer Frist Das Registraturpersonal muss mit der Fristbemessung so vertraut sein dass es mit Argumenten einen realistisch denkenden Bearbeiter zu einer wirtschaftlichen Fristbemessung bewegen kann Eine weitere Rationalisierung der Aussonderungspraxis ist die Erstellung eines Fristenkataloges f r die gesamte Beh rde Dieser Katalog kann durch zus tzliche Angaben dar ber welches Schriftgut dem zust ndigen Archiv angeboten und nicht
97. er Beh rde aufzubewahren ist Dem Schriftgut verwalter kommen alle weiteren mehr technischen Arbeiten in Verbindung mit dem Aussondern zu Die organisatorische und psychologisch geschickte Einbezie hung des Bearbeiters in das Aussondern bildet ein weiteres bedeutendes Problem in der arbeitsteiligen Schriftgutverwaltung 7 3 Aufbewahrungsfrist Das ltere Aussonderungsverfahren in Beh rden war dadurch gekennzeichnet dass zwar der Schriftgutverwalter nicht mehr laufend ben tigte Akten problemlos an die Altschriftgutverwaltung berf hren konnte der Altregistrator jedoch viel Zeit und M he ben tigte um den notwendigen Abfluss aus der Altregistratur si cherzustellen Ausgesondert wurde erst bei fehlendem Lagerungsraum Es war schwierig den zust ndigen Bearbeiter zu ermitteln und in den Altaktenkeller zu bitten damit er die Entscheidung ber das weitere Schicksal der Altakten traf Mangelnde Ordnung und ungeeignete Lagerung konnten dann leicht zur Vernich tung auch wertvoller Akten f hren Weil die Bemessung und das Verfahren der Festsetzung der Aufbewahrungsfrist f r die beh rdliche Arbeit so bedeutsam wird wurde in die RegR von 2001 eine eigene Anlage Aufbewahrungsfristen eingef gt Anlage 5 der RegR Die rechtzeitige Festlegung des Aufbewahrungszeitraums f r die Beh rde war und ist die erste zwingende Rationalisierungsma nahme in der Organisation des Aussonderns Bezugspunkt der Fristbemessung sollte zun chst die Ak
98. er Dauer des R ckgriffs geordnet wird und sp ter leichter ausgesondert werden kann Eine besonders enge Wechselbeziehung besteht zwischen dem Ordnen und Registrieren Angesichts der starken Wirkungen muss das Ordnen im Mittel punkt der Schriftgutverwaltung stehen Verbesserungen die das Ordnungs problem au er acht lassen k nnen nur teilweise erfolgreich sein oder sogar in eine Sackgasse f hren Das beste Beispiel ist eine Verbesserung der Abla getechnik die allein noch keine entsprechende Verbesserung bringt und wenn sie der Ordnung nicht angepasst ist sogar das Schriftgutverwalten ins gesamt erschweren kann Die Reform einer Schriftgutverwaltung muss sich daher zun chst vor allem der Verbesserung der Schriftgutordnung widmen und nicht dem Austauschen einer Technik Weil nun das Ordnen nicht nur die bedeutendste sondern auch die schwierigste Aufgabe der Schriftgutverwaltung darstellt wird sie bei Reorganisationsbem hungen gerne untersch tzt 2 Das prim re Ziel der Schriftgutverwaltung ist es der Bearbeitung alle ben tigten Unterlagen zur Verf gung zu stellen Das Schriftgut ist so zu ordnen zu registrieren und abzulegen dass die Bereitstellungsaufgabe jederzeit im not wendigen Umfang erf llt werden kann wobei der Gesichtspunkt der Wirt schaftlichkeit den Umfang der Bearbeiterw nsche in sachlicher und zeitlicher Hinsicht einengt W nsche aus der Bearbeitung die einen au erordentlich hohen Aufwand beim Schriftgutverw
99. erechte Bilden und Registrieren von Sachakten Der fr hzeitige Zwang zum Ordnen der durch das Aktenzeichen ausge bt wird mag zwar zun chst als Belastung empfunden werden erleichtert jedoch den sp teren R ckgriff der entsprechend der Aufgabenstellung nur sachbezogen sein kann Die Vergabe des Aktenzeichens geh rt also notwendig zum verwaltungsge rechten Bearbeiten wozu ein guter Registrator ma geblich beitragen kann Das Aktenzeichen wird jedoch nur dann wirksam genutzt wenn es kurz und knapp ist Schriftgutverwaltung Seite 19 2 9 Vorschriften zur Schriftgutverwaltung der Beh rde Jede Aufgabe an der mehrere Personen mitwirken muss organisatorisch in schriftlicher Form geregelt werden so auch das Schriftgutverwalten Erforderlich ist nicht blo ein Aktenplan der in manchen Beh rden das einzige Regelungs element geblieben ist Notwendig sind auch Vorschriften die das Ordnen Regist rieren Bereitstellen Aufbewahren und Aussondern in sachgerechter Weise re geln Auch muss klar geregelt sein was Bearbeiterinnen und Bearbeiter zu beachten haben damit Schriftgut ordnungsgem und ohne gro en Mehrauf wand verwaltet werden kann 2 10 Schriftgutverwalten eine qualifiziert wahrzunehmende Servicefunktion Die Frage wer das Schriftgut verwalten sollte wurde bis Ende des 19 J ahrhun derts in der deutschen Verwaltung einhellig zu Gunsten des eigenst ndigen Re gistrators beantwortet Als im Zuge der B roreform vor a
100. erpr ft und ggf ein beh rdengerechteres neues Verfahren entwickelt worden war Die Einf hrung der IT ohne vorherige Beseitigung der Schw chen z B der Ordnungsgrundlage kann nur befristet zu Verbesserungen und Vereinfachungen f hren Gerade im Bereich des Verwaltungsvollzugs bringt der Einsatz der IT bei der Verwaltung der massenhaft anfallenden Fallakten un bersehbare Vorteile Dieser Schriftgut Bereich einfacher Ordnung bietet sich auch als besonders geeignetes erstes Einsatzfeld f r die elektronische Bearbeitung und Verwaltung der anfallen den Unterlagen an Es klingt plausibel dass erst ausreichende Erfahrungen im nachgeordneten Bereich gesammelt werden sollten bevor die Ministerien ihre Akten in elektronischer Form f hren In welchem Umfang auch die IT in die Beh rde eingef hrt wird Die Grunds tze des Schriftgutverwaltens sollten beachtet werden Deren Missachtung wird fr her oder sp ter das beh rdliche Verwaltungshandeln negativ beeinflussen weil die f r die sachgerechte Bearbeitung erforderlichen Unterlagen nicht mehr oder nur noch m hsam gefunden werden Es sollte weiterhin Sachakten geben und nicht auf die Kompetenz eigenst ndiger und unter einer zentralen Aufsicht arbeitender Schriftgutverwalter verzichtet werden Schriftgutverwaltung Seite 118 Abbildungsverzeichnis Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung Abbildung
101. erwiegt die Bearbeiterablage k nnen die Rechte und Pflichten des Ver waltens einer Bearbeiterablage gesondert geregelt werden Die Gesch ftsordnung muss nicht nur grunds tzlich auf die Schriftgutverwaltung eingehen sondern auch Regelungen zur Bearbeitung von Schriftgut treffen vgl Abschnitt 2 2 gegebenenfalls k nnen diese Bestimmungen in einer besonderen Anlage zusammengefasst werden Auch das Benutzen des Schriftguts durch Be h rdenbedienstete und Dritte ist zu regeln Eine weitere zentrale in der Anweisung f r die Schriftgutverwaltung zu nennen de Vorschrift ist der Aktenplan Gesamtaktenplan meist die umfangreichste der Schriftgutverwaltung Seite 115 drei genannten Regelungen Auch der Aktenplan sollte jedem Bearbeiter und Schriftgutverwalter zur Verf gung stehen Neben den genannten Vorschriften k nnen erg nzend Merkbl tter und Hinweise f r bestimmte Zielgruppen erstellt werden Als Zielgruppen kommen in Betracht neue Bearbeiter die auf die bestehende Schriftgutverwaltung hinzuweisen sind Schwerpunkt Zusammenarbeit mit der Registratur neue Registraturkr fte Vorzimmerkr fte von Leitungspersonen Diese Hinweise sollen auf die Vorschriften hinf hren und sie in den wichtigen Punkten erl utern sie jedoch nicht ersetzen Ob und in welcher Form diese Hin weise zu erstellen sind h ngt von den Besonderheiten der Beh rde ab F r die Anwendung wichtig ist die Art des Bereitstellens der genannten Vo
102. es ber einen besonders tiefen Einblick in die beh rdliche Aktenwelt mit ih ren vielf ltigen L sungsans tzen zur Organisation von Schriftgut Die Darstellung beruht auf einer berarbeiteten Zusammenfassung von sieben Beitr gen zur Schriftgutverwaltung die in den Jahren 1989 1994 als Beilagen zu den BBB Informationen erschienen sind Sie ber cksichtigt die 1995 neu ge fassten Bestimmungen zur Schriftgutverwaltung der Gemeinsamen Gesch fts ordnung der Bundesministerien Allgemeiner Teil GGO I und kann als Erl ute rung der 1989 in zweiter Auflage erschienenen Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung betrachtet werden Eine ausf hrliche Abhandlung ber die beh rdliche Schriftgutverwaltung findet sich in der Publikation des Bundesarchivs aus dem Jahre 1993 2000 vgl Litera turliste am Schluss Diese Abhandlung ist weniger als Nachschlagewerk anzusehen das bei der L sung spezieller Registraturprobleme benutzt werden kann Vielmehr ist sie als Einheit zu betrachten die es m glichst als Ganzes zu lesen und zu verstehen gilt Dem besseren Verst ndnis bestehender Verh ltnisse dient ein knappes Eingehen auf Aspekte der Entwicklung der beh rdlichen Schriftgutverwaltung in Deutsch land seit dem 19 Jahrhundert Die Darstellung wendet sich vor allem an die Bundesbeh rden Sie erscheint zu einer Zeit in der durch den Einsatz der Informationstechnik IT die b rokrati sche Arbeitswelt sich massiv zu ver ndern beginnt
103. esitzen nicht alle das notwendige Verst ndnis f r die Aktenordnung Gerade der Aktenplan kann zum Prestigeobjekt werden und die Zahl der eigenen Aktenplaneinhei ten als Ausdruck der eigenen Bedeutung Viel Akten viel Ehr angesehen werden Oder der Bearbeiter bevorzugt die hierarchische Ordnung gegen ber der Reihung und gef hrdet auf diese Weise das ausgewogene Gef ge des Ak tenplans Ohne eine ausreichende Unterrichtung der Bearbeiter die an der Erstellung und Fortschreibung des Aktenplans mitarbeiten sollen wird der Nutzen aus deren Beteiligung f r den Aktenplan nur gering sein Wird das Schriftgut in Registraturen verwaltet k nnen die Registratoren einen erhebli chen Teil der Aktenplan Vorfeldarbeit insbesondere bei der Fortschreibung bernehmen bei der Erstellung wird jedoch der Arbeitsanteil des Bearbeiters weiterhin erheblich sein 3 Von nicht zu untersch tzender Bedeutung f r die Schriftgutverwaltung sind die anwendungsfreundliche Form und Pr sentation des Aktenplans etwa in einem Dienstwerk Schriftgutverwaltung vgl Abschnitt 8 6 Eine aus schlie lich elektronische Bereithaltung d rfte die Akzeptanz durch die Bear Schriftgutverwaltung Seite 37 beiter nicht erh hen Wichtig sind schriftliche Hinweise f r den Anwender die die wesentlichen Ordnungs und Registriervorschriften erl utern und dadurch ein schriftgutverwaltungsgerechtes Bearbeiterverhalten bewirken sollen Be sondere Informations u
104. etreffseinheit muss die Inhalts angabe gegen ber den brigen Inhaltsangaben abgegrenzt also eindeutig sein Es muss also bei Bildung einer neuen Einzelsachakte gegebenenfalls die Inhaltsangabe bestehender Akten ver ndert werden Durch Schriftgut das infolge einer ver nderten Aufgabenentwicklung anf llt kann sich der Inhalt einer Einzelsachakte ndern Es ist also darauf zu achten dass die Inhaltsangabe dem tats chlichen Inhalt entspricht Sie ist bei der Zuordnung von Schriftst cken insbesondere beim Bilden neuer Sachakten zu berpr fen und zu aktualisieren Wird stets eine Inhaltsangabe formuliert die genau den bisherigen Inhalt wie dergibt k nnte dies zur Folge haben dass fast bei jedem Zugang eines weiteren Schriftst cks die Inhaltsangabe weil zu speziell angepasst werden muss Es ist daher sinnvoll bei der Neubildung einer Einzelsachakte die In haltsangabe bereits mit Blick auf das Bearbeitungsziel jedoch gegen ber den anderen Akten abgegrenzt zu formulieren Arbeits konomie Die Formulierung der Inhaltsangabe zur Einzelsachakte erfordert Erfahrung und Fingerspitzengef hl weil sich die Anforderungen zwischen Gegens tzen bewe gen Die Inhaltsangabe soll knapp jedoch vollst ndig vorausschauend und ge nau sein Eine wertvolle Korrekturhilfe bietet die Anwendung Wenn Eing nge nicht rasch und eindeutig zuzuordnen sind wenn sachbezogene Suchanfragen nach einschl gigen Akten nicht ohne Weiteres anhand des Akt
105. etzt die sp rbare Zunahme des Schriftguts zu der Forderung die Schriftgutverwaltung einfacher und billiger zu gestalten Radikale Vertreter der B roreform forderten nicht nur die uneinge schr nkte Einf hrung der Bearbeiterablage sondern auch die Abschaffung des Tagebuchs und die Verwendung des systematischen Aktenverzeichnisses nach ihrer Auffassung konnte auf das Registrieren von Schriftgut v llig verzichtet wer den So weit konnten und wollten die Reichsministerien jedoch nicht gehen Die Registraturordnung zur GGO I von 1926 empfahl zwar Vereinfachungen und sah Eintragungsgrunds tze vor durch die eine Verringerung des Registrieraufwands erreicht werden sollte Da sie aber das Tagebuch zulie bestand weiterhin die M glichkeit des umfangreichen Registrierens Die f r die Bundesministerien bis 1995 geltende RegA zur GGO von 1958 ent hielt berarbeitete Eintragungsgrunds tze die ein Beschr nken der Eintragungen auf ein Mindestma forderten In der Praxis konnte diese Empfehlung kaum die gew nschte Wirkung zeitigen solange das Tagebuch als Registriermittel zugelas sen war Der Registrator nutzte den Ermessenspielraum so dass er im Zweifel lieber mehr registrierte um eine Suchanfrage sofort beantworten zu k nnen In der RegR zur GGO I von 1995 wurde die Forderung der Beschr nkung des Re gistrierens auf das Notwendige wiederholt jedoch nach Abschaffung des Tage buchs auch empfohlen einen l ngerfristigen Nachweis nur aktenbe
106. ffsklarheit angesichts der nat rlichen oder praxisbedingten Ungenauigkeit von Begriffen nicht immer erzielt werden k nnen An dem sachsystematischen Aufbau und der praktischen Orientierung des Akten plans sollte daher weiterhin festgehalten werden Arbeitsaufwand und Schwierigkeit des Aufstellens und Fortschreibens eines Ak tenplans d rfen nicht untersch tzt werden Hinsichtlich der Sachsystematik ist dabei vor allem auf Folgendes hinzuweisen Die Aktenplaneinheiten m ssen sachbezogen sein dies gilt vor allem f r die oberen Gliederungseinheiten Werden auch formale Aspekte z B L nder Beh rden verwendet f hrt dies beim Ordnen zum Zerrei en von Sachzu Schriftgutverwaltung Seite 29 sammenh ngen weil bestimmte formale Aspekte eines Sachverhalts einer anderen Aktenplaneinheit zugeordnet werden m ssen und ggf beim sp teren sachbezogenen Suchen nicht ohne weiteres gefunden werden Beispiel Eine Aktenplan Hauptgruppe Internationale Angelegenheiten ver ursacht auf den ersten Blick keine Anwendungsprobleme vor allem nicht f r eine bestehende Abteilung mit der gleichen Zust ndigkeit F r andere Abtei lungen die Sach nicht Querschnittsaspekte bearbeiten stellt sich jedoch immer die Frage ob Unterlagen etwa ber die T rkei prim r sach oder l n derbezogen zu ordnen sind Zur Wahrung der Sachsystematik muss dem Sachaspekt im Aktenplan der Vorrang gegeben werden Formale Aspekte haben nur nachrangige Bedeu
107. gabe und gr erem Schnftqutan 4 fall Fortschreiben des ktenplans Aktenplankennzeichen Bilden einer neuen Betreffseinheit 4716 Ggf Bilden weiterer Aktenplaneinheiten 478 4780 4781 4782 Bilden von Akten wie unter 1 2 und ggf 3 Abb 8 Bilden von Sachakten Ordnungstechnische M glichkeiten tenf hrende Stelle und ist also unabh ngig von der Organisation der Aktenf h rung vgl die Abschnitte 2 7 und 4 6 Auf der Ordnungsebene der Akten bilden in Abb 9 die Einzelsachakten 2 1 den gewichtigsten Ordnungsbereich Von den brigen Ordnungsformen sind folgende zwei herauszuheben Einzelsachakten zur frei abgeleiteten Betreffseinheit 2 2 1 von einer Einzelsachakte frei abgeleitete Einzelsachakten also nichtklassifi zierte Sondersachakten 2 5 2 Schriftgutverwaltung Seite 56 1 Ordnungsebene Aktenplan Aktenplanke Inhaltsangabe Bezeichnung der Fundstelle nnzeichen Aktenplaneinheit der RegR 5 sah ja 10 4711 BY Schriftgutwerw altung in Feste Ableitung Bayern 1 Ordnungsebene Sach Akten 21 47111 Ge samtaktenplan vom 1 7 2002 Einzelsachakten zu einer Anl 3 Nr 4 Betreffseinheit 4711 2 Aufbauorganisation der Registratur 47114 Neufassung der Registraturrichtlinie von 1995 22 Einzelsachakten zu einer Anl 3 abgeleiteten Betreffseinheit Nrn 1 und 4 7 2 2 1 4711 1 1 Organisation der zentralen zu einer frei abgeleiteten Altschriftgutwerw altung Betreffseinheit 4711 1 2 Digitalisierung de
108. ganisationsform der Registratur mit hauptamtlichen Schriftgutverwaltern in Betracht kommen Eine durchweg ein heitliche aufbauorganisatorische Form der Schriftgutverwaltung wird jedoch wegen der vielen Besonderheiten in einer Beh rde nicht immer sinnvoll sein Schriftgutverwaltung Seite 116 Bei der Ablauforganisation ist vor allem zu beachten dass das Ordnen und das Registrieren einen fortlaufenden Prozess bilden der erst mit dem Zur ck legen Aussondern abgeschlossen ist Wurde schlecht geordnet und wurden die Grunds tze des Aussonderns nicht fr hzeitig beachtet wird das eigentli che Aussondern nur m hsam und schleppend erfolgen und gegebenenfalls zur unzul ssigen Vernichtung von dauernd aufbewahrenswerten Unterlagen f h ren Wird f r die Verwaltung des Schriftguts Informationstechnik eingesetzt kann durch die st rkere Einbindung des Bearbeiters die Zusammenarbeit mit der Schriftgutverwaltung verbessert und der Arbeitsablauf vereinfacht werden z B Registrieren des Verbleibsnachweises durch den Bearbeiter selbst Der Einsatz der IT wird den hauptamtlichen Schriftgutverwalter nicht grunds tz lich berfl ssig machen Wenn die Unterlagen elektronisch bearbeitet und ver waltet werden d rfte einerseits der Bearbeiter st rker in den Prozess des Schriftgutverwaltens eingebunden werden z B durch das alleinige Bilden und Registrieren von Vorg ngen und andererseits dem Registrator als professionel lem Informationsman
109. geeigneten Schriftguts f r die Bearbeitung gibt es grunds tzlich zwei Suchstrategien das sachsystematische Suchen ber den Aktenplan und das Aktenverzeichnis die alphabetische Suche ber Sachw rter die entweder den Inhaltsangaben der beiden Hilfsmittel der Aktenordnung entnommen Stichw rter oder zu s tzlich gebildet worden sind Schlagw rter F r die alphabetische Suche wurde in der konventionellen Schriftgutverwaltung das Hinweisverzeichnis als drittes wichtiges Hilfsmittel f r das Ordnen und Be reitstellen von Akten verwendet das mit dem Einsatz der IT Teil der Aktendatei geworden ist und ggf auch schriftst ckbezogene Angaben einbeziehen kann Durch die M glichkeit der automatischen Volltext Suche kann das Stichwort das Schlagwort verdr ngen dessen Bildung sich einer Automatik entzieht also zu s tzliches menschliches Denken voraussetzt Von den beiden Suchstrategien ist das sachsystematische Ermitteln sicherlich anspruchsvoller Es f hrt jedoch i d R zu einem besseren Ergebnis weil es nicht von der Zeitgebundenheit von Suchbegriffen abh ngt Allerdings setzt es ein genaues Ordnen voraus Das alphabetische Suchen kann schnell zu einem Ergebnis f hren ohne dass eine Vollst ndigkeit garantiert ist Gerade eine Suche nach lteren Unterlagen kann wegen der fehlenden Kenntnis der richtigen Begrif fe ins Leere f hren Beispiel Der Sachbegriff Umweltschutz w rde bei der Re cherche nach Unterlagen bis End
110. gutverwaltung erledigt Das Problem der Dienstpostenbewertung kann nur in Fallaktenregistraturen be friedigend gel st werden wenn es sich um gleichartige Fallaktenreihen handelt In den brigen Sachaktenbereichen kann etwa die Zahl der Eing nge Akten und betreuten Bearbeiter sowie die Zahl der Wiedervorlagen keine ausreichende Be messungsgrundlage darstellen Hier m ssten auch die Schwierigkeiten des Ord nungsgegenstandes und der Grad der Mitarbeit des Partners Bearbeiter der die Registratur unterst tzen oder eine Zusammenarbeit verweigern kann ber ck sichtigt werden Als Beispiel f r die Schwierigkeit einer einheitlichen Dienstpostenbewertung wird die Beschreibung der Fallgruppe 40 zur Verg tungsgruppe VI bt in Verbindung mit der Protokollnotiz Nr 22 des Teils I der Anlage la zum Bundes Angestelltentarifvertrag herausgegriffen Nach dieser Beschreibung reicht ein Ordnen allein nach dem Aktenplan aus die weitergehende und oft noch schwieri gere Bildung und inhaltliche Kennzeichnung von Einzelsachakten werden nicht vorausgesetzt Hier w re eine tarifrechtliche Verdeutlichung der Aufgaben der Registraturbediensteten w nschenswert D Fallgruppe 40 Registraturangestellte in einer nach Sachgesichtspunkten vielfach gegliederten Registratur in T tigkeiten die gr ndliche umfangreiche Fachkenntnisse des Registraturwesens und eingehende Kenntnisse des verwalteten Schriftguts erfordern 2 Protokollnotiz Nr 22 Eine nach
111. h rde in der Verwaltungshierarchie steht f r die im nichtministeriellen Bereich dominierenden Fallakten Registraturkr f te t tig sein sollten falls eine Aufteilung auf Bearbeiter unzweckm ig ist und ein erheblicher Schriftgutzuwachs besteht Die Gliederung der einzelnen Registraturarbeitspl tze kann nach der Aufbauor ganisation der Beh rde blich in Ministerien nach dem Aktenplan der Unter Schriftgutverwaltung Seite 110 bringung der Beh rdenteile oder nach der Art des Schriftguts z B Eingaben Fallakten Altschriftgut erfolgen Soweit in der Beh rde wegen ihrer Gr e an der zentralen Aktenordnung vgl Abschnitt 4 6 festgehalten werden kann m s sen der Aktenplan und gegebenenfalls die Art des Schriftguts die Gliederungs grundlage bilden Eine gr ere Registratur ist in Registraturgruppen zu gliedern denen so genann te Registraturleiter vorstehen dabei ist auf eine ausreichende Leitungsspanne und ein entsprechend hervorgehobenes Aufgabenbild f r die Registraturleiter zu achten Bei der Bildung der Registratur Arbeitspl tze ist eine Trennung nach Verrichtun gen beispielsweise nur Ablegen zu vermeiden Der Registrator sollte f r die ge samte Verwaltung des Schriftguts eines bestimmten Bereichs also auch f r das Ordnen und Registrieren zust ndig sein Lediglich vom Aussondern wird nur eine Verrichtung das Zur cklegen wahrgenommen alle weiteren Verrichtungen werden von der zentralen Altschrift
112. her Ausdruck einer differen zierten Aktenordnung der Beh rde Zu dieser differenzierten Ordnung geh rt es auch bei Bedarf Unterlagen au erhalb der Sachakten zu f hren 4 3 6 Aktenunw rdige und sachaktenfeindliche Unterlagen Auch wenn in der beh rdlichen Schriftgutverwaltung Sach Akten zu f hren sind hei t dies nicht dass alle in der Beh rde vorhandenen Unterlagen zu diesen Akten zu nehmen sind Besitzt ein Schriftst ck keinen Bearbeitungs oder R ck griffswert ist es auch nicht aktenw rdig Da sind zun chst die Eing nge die nicht zu bearbeiten und f r die weitere Bearbeitung wertlos sind Sie sind als Papierkorbsachen anzusehen die den Aktenbestand unn tig vergr ern w r den und deshalb nach der Kenntnisnahme durch den Bearbeiter gleich als Altpa pier zu behandeln sind Zumindest einen kurzfristigen R ckgriffswert besitzen die so genannten Weglegesachen vgl Abschnitt 7 2 Die Entscheidung ob eine Un terlage zu den Akten zu nehmen ist oder nicht liegt beim Bearbeiter der diese Aufgabe gewissenhaft wahrnehmen sollte Der Schriftgutverwalter sollte sich darum bem hen dass verantwortungsvoll verf gt wird und ggf Korrekturen herbeif hren Bei anderen Unterlagen die gleicher Art sind und in gr erem Umfang anfallen erscheint ein Zuordnen zu Sachakten zu aufwendig Hier d rfte ein einfaches Ordnen nach einem geeigneten formalen Merkmal ausreichen Beispielhaft ge nannt seien sogenannte Dokumente oder
113. hr besitzt 7 4 Zur cklegen Mit dem Begriff des Zur cklegens wird der bergang des Schriftguts das nicht mehr laufend ben tigt wird von der laufenden Schriftgutverwaltung in die Alt schriftgutverwaltung bezeichnet Nicht gemeint ist hiermit die Umlagerung in zu s tzliche Aktennebenr ume Der bergang des Schriftguts ist sinnvoll weil da durch die nun Altschriftgut gewordenen Unterlagen wirtschaftlicher aufbewahrt werden k nnen Auch bleiben so berblick und R ckgriff auf die noch laufend ben tigten Akten gewahrt Mit der Abgabe an die Altschriftgutverwaltung sollte im Allgemeinen auch ein Wechsel in der Verantwortung verbunden sein indem nun ein Altschriftgutverwalter Altregistrator die Verwaltung der lteren Unter lagen bis zur abschlie enden Aussonderung Abgabe an das Archiv oder Vernich tung bernimmt Zu welchem Zeitpunkt der Schriftgutverwalter Schriftgut zur cklegt ist ihm berlassen er sollte hier frei entscheiden Es bedarf allerdings einer gewissen Er fahrung damit nicht unn tig Schriftgut zur ckgelegt wird das in der n chsten Zeit wieder gebraucht wird und sogar wieder in die laufende Schriftgutverwaltung zur ckgenommen werden muss Wird bei der Aktenausleihe in der Schriftgutver waltung der Zeitpunkt des letzten R ckgriffs festgehalten so k nnen mit Hilfe der IT leicht die Akten ermittelt werden die seit einer bestimmten Anzahl von Jahren nicht mehr benutzt worden sind Bei Fallakten kann ohne I
114. hriftguts an Klar war aber dass vorzei tiges Aussondern und Vernichten als Allheilmittel nicht in Betracht kommen konnten Nur durch berlange Aufbewahrungsfristen war vielmehr sicherzustel len dass f r die Bearbeitung noch ben tigtes Schriftgut nicht vorzeitig vernichtet wurde Eine berzeugende L sung war allein in der Verbesserung der Aktenord nung zu sehen wodurch Schriftgut leichter bereitgestellt und in wirtschaftlicher Weise aufbewahrt wurde Der entscheidende Durchbruch im Ordnen und Regist rieren von Akten gelang in der Reform der Schriftgutverwaltung des Bundesmi nisteriums des Innern von 1964 der sich auch andere oberste Bundesbeh rden im Laufe der Jahre anschlossen Die Grundgedanken dieser Reform fanden ihren Niederschlag in den Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung von 1984 und wurden auch in die Reform der Bestimmungen zur Schriftgutverwaltung in der GGO im Jahre 1995 bernommen Die RegR von 2001 beh lt die Vorschriften zum Bilden und Registrieren von Akten grunds tzlich bei verdichtet sie jedoch vgl die erste Anmerkung des Abschnitts 1 Durch die zus tzliche Regelung elektronische Akten zu f hren wird auch die M glichkeit er ffnet unterhalb der Ordnungsebene der Akten Vorg nge als kleinste Ordnungseinheiten zu bilden und zu registrieren vgl Abschnitt 4 3 9 Das Ordnungs und Registrierproblem ist im folgenden auf die Frage reduziert wie die zu einer Betreffseinheit d h der kleinsten unte
115. ht eine Zusatzregelung Lediglich in der bis 2000 geltenden GGO I 32 ist dem Aktenvermerk ein eigener Paragraph gewidmet In der RegR 8 6 Abs 4 ist er nur kurz erw hnt Schriftgutverwaltung Seite 10 o eine Entscheidung z B auch der Entwurf eines Schreibens vorzube reiten und zu begr nden ist o nicht im Schriftgut enthaltene Sachverhalte z B Telefongespr che nachzuweisen sind o eine abweichende Auffassung zu einer Entscheidung festzuhalten ist Auch ein auf Schnelligkeit und Unkompliziertheit bedachter Bearbeiter kann auf das scheinbar b rokratische Mittel des Aktenvermerks nicht verzichten wenn er in die Hierarchie eingebunden ist und seine Arbeit jederzeit nachvollziehbar sein soll Verf gung 9 RegR Neben dem Aktenvermerk ist die Verf gung das schriftliche Mittel der Steue rung und des Nachweises der Bearbeitung Ein Aktenvermerk kann falls sinn voll erg nzend gefertigt werden die eigentliche Bearbeitung vollzieht sich je doch in Form von Verf gungen Die Bearbeitung eines Gesch ftsvorfalls wird durch f rmliche und abschlie end gezeichnete Verf gungen eingeleitet fort gef hrt und abgeschlossen Gegenstand von Verf gungen k nnen insbesondere sein Entw rfe von Schreiben Beteiligung anderer Organisationseinheiten etwa zur blo en Kenntnis nahme oder zur qualifizierten Mitzeichnung o Hinweise zur Sicherung eines ausreichenden schriftlichen Nachweises der Bearbeitung o Abschlie
116. i ven Bearbeitung entstehen viele Schriftst cke f r deren zweckm ige Ordnung w hrend der Bearbeitung keine Zeit blieb In solchen F llen k nnen im Nachhi nein die Bildung und Registrierung der Einzelsachakte berpr ft und ggf Sonder sachakten gebildet werden In der arbeitsteiligen Schriftgutverwaltung kann der Registrator dabei auf Ordnungs und Registriervorschl ge des Bearbeiters zu r ckgreifen Diese Ordnungspr fung die an das vorherige Ordnen vor oder w h rend der Bearbeitung anschlie t ist deswegen so bedeutend weil sie die Qualit t der Aktenordnung ma geblich beeinflusst Ist n mlich erst einmal abgelegt wird die Ordnung nur selten erneut gepr ft und in gr erem Umfang verbessert _ Ablag eart liegend lateral stehend vertikal lateral h ngend vertikal Schrift RE bereinander Ordnerablage Sammler stehend g ngig Pendelabla h ngend gutbeh lter ablage ge Grundform je Aktendeckel Aktendeckel f r ungeheftete Ablage Hefter Hefter ggf mit Einh ngshefter Einstellhefter Einstellhefter lateraler H ngehefter vertikaler f r geheftete Ablage Falz z B als blich auch Pendel H ngehefter blich Schnellhefter senhefter hefter oder Einhakhefter Mappe Mappe Einstellmappe Einstellmappe laterale H ngemappe vertikale f r ungeheftete Einshlagmappe H ngemappe Ablage Ordner Stehordner blich lateraler vertikaler auch kurz Ordner H ngeordner b
117. ich abgelehnt werden Sie kann f r einzelne sperrige Unterla gen insbesondere Anlagen verwendet werden die nicht zwingend in der Akte aufzubewahren sind und auch noch nicht vernichtet werden k nnen Diese Anla gen k nnen fortlaufend nummeriert werden in den Bezugsschriftst cken zu vermerken und dann ohne einen eigenen Schriftgutbeh lter gesondert kurzfris tig aufbewahrt werden Gesondert aufbewahrt werden sollten auch Original Urkunden F r die Ablage der Einzelsachakte empfiehlt sich der Hefter wegen seiner Hand lichkeit Die Aufbewahrung dieser Hefter in Stehordnern mindert jedoch dessen Praktikabilit t weil ein unmittelbarer Zugriff auf die Einzelsachakte Hefter Schriftgutverwaltung Seite 77 nicht m glich ist Hier bietet sich vor allem der laterale H ngehefter Pendelhef ter an bei kleineren Aktenbest nden insbesondere in Bearbeiterablagen kann auch der vertikale H ngehefter in Betracht kommen F r Sondersachakten die oft umfangreich werden eignen sich Hefter und Ord ner Dabei k nnen bei einer entsprechenden Zahl von Sondersachakten z B umfangreiche Materialsammlungen durchaus Stehordner f r Sondersachakten sowie Pendelhefter f r Einzelsachakten nebeneinander benutzt werden F r Fall akten stellt sowohl der Stehsammler als auch der Einzelhefter eine praktikable und kosteng nstige Ablageform dar 6 5 Beschriften und Kennzeichnen des Schriftgutbeh lters Schriftgutbeh lter f r angelegte Akt
118. ichen Aktenanfall Das Problem woher das Material f r den Aktenplan zu nehmen ist kann am bes ten an folgenden drei Verfahren erl utert und eingegrenzt werden Es werden Sachw rter aufgelistet und dann systematisiert W rde in einer Beh rde so verfahren entst nde eine mit einer wissenschaftlich technischen Klassifikation das bekannteste Beispiel ist die Internationale Dezimalklassifi kation vergleichbare Sachgliederung die weil zu umfangreich und un zweckm ig dargestellt nicht oder nur m hsam in der Schriftgutverwaltung benutzt werden k nnte Die beh rdliche T tigkeit die sich in den Akten nie derschl gt orientiert sich nicht an irgendwelchen Sachbegriffen sondern an den der Beh rde zugewiesenen Aufgaben Es sind die beh rdlichen Aufgaben die die Grundlage f r den Aktenplan bilden m ssen und eine praktikable Ak tenordnung erm glichen Dem Aktenplan wird die bestehende Aufgabenverteilung der Beh rde zugrun degelegt wof r sich der Gesch ftsverteilungsplan anbietet Nach einigen Or ganisationsverschiebungen in der Beh rde zeigt sich jedoch meist dass die durch die Aufbauorganisation vorgegebene Ordnung nicht langfristig tr gt und das Zuordnen von Schriftst cken sowie das Bilden von Akten schwieriger werden Der Grund liegt darin dass eine Aufbauorganisation in den seltensten F llen rein aufgabenorientiert ist sondern auch den sich ndernden Arbeits anfall und nicht selten auch personbezogene Aspekt
119. iel der Verwaltungskr fte zu berlassen oder nur mit knappen Hinweisen dessen Handhabung zu steuern Das Ergebnis wird ein un einheitliches und oft unzug ngliches Schriftgutverwalten sein Da der Aktenplan ein wesentliches Element des Systems Schriftgutverwaltung darstellt muss er in dem beh rdeninternen Regelwerk zur Schriftgutverwaltung erscheinen Am besten ist es den Aktenplan als Anhang der Anweisung f r die Schriftgutverwal tung vgl Abschnitt 8 6 beizuf gen Diese Anweisung gilt sowohl f r die Bear beiter als auch die Schriftgutverwalter Es sollte geregelt werden wie der Akten plan aufgebaut ist und wie er beim Umsetzen in Akten anzuwenden ist Der zentrale Punkt des Schriftgutverwaltens das Ordnen und Registrieren von Akten bildet eine Funktionseinheit Zu ihr geh ren als wichtigste Hilfsmittel der Akten plan und das Aktenverzeichnis Dem eigentlichen Aktenplan voranzustellen sind die einzelnen Gliederungsebenen in getrennten bersichten die den Anwender mit der Systematik vertraut ma chen und ihm die Ermittlung der zutreffenden Betreffseinheit erleichtern Jede Aktenplanseite muss mindestens folgende Angaben enthalten das Aktenplankennzeichen Hier muss das Kennzeichen der Betreffs einheiten zur leichteren Benutzung vollst ndig dargestellt sein d h nicht getrennt nach den weiteren Gliederungseinheiten die zugeh rige Inhaltsbezeichnung Sehr n tzlich ist eine zus tzliche Spalte f r Hinweise
120. iftgut ist schwierig zu ordnen und muss genau registriert werden Mehrere Bearbeiter greifen auf dasselbe Schriftgut zur ck Die Registratur sollte als Regelform der beh rdlichen Schriftgutverwaltung ange sehen werden von der nur in begr ndeten F llen abgewichen werden kann vgl auch Abschnitt 8 2 Selbst wenn durchgehend eine Bearbeiterablage vorzuzie hen ist muss doch eine Altregistratur bestehen falls das Schriftgut l ngerfristig aufzubewahren und dem zust ndigen Archiv anzubieten ist Die Registraturorganisation ist so flexibel dass sie den besonderen Bed rfnissen der Bearbeitung entgegenkommen kann indem das Schriftgut f r die laufende Bearbeitung z B das jeweilige Haushaltsjahr beim Bearbeiter verwahrt wird und die Registratur fr hzeitig Unterst tzungsdienste leistet insbesondere beim Ablegen Die bertragung bestimmter Aufgaben der Schriftgutverwaltung kann generell in der Anweisung f r die Schriftgutverwaltung oder im Einzelfall ge schehen Wichtig ist dass die Registratur darauf achtet dass die Grunds tze des Schriftgutverwaltens eingehalten werden In einer Beh rde kann also die Organi sationsform der Schriftgutverwaltung von der reinen Registratur bis zur ech ten Bearbeiterablage reichen wobei von letzterer lediglich die Altschriftgutver waltung abgetrennt ist Allgemein kann gesagt werden dass die Registratur gegen ber der Bearbeiterablage um so mehr zur cktritt je tiefer die Be
121. iger Besonderheiten zu archivieren sind Die Auswahl entscheidung des Archivs stellt einen ersten Bewertungsfilter dar Im Zuge der archivischen Bearbeitung ist eine weitere Aktenreduktion m glich Erst wenn die abgegebenen Akten in einem Archivfindbuch nachgewiesen sind sind sie dauer haft Teil des Archivbestandes Zur archivischen Bearbeitung z hlt auch die inhaltliche Erschlie ung und die ma gazintechnisch konservatorische Behandlung Umfang und Qualit t der archivi schen Erschlie ung und damit des Archivfindbuchs h ngen ab von der Qualit t des Ordnens und Registrierens der beh rdlichen Schriftgutverwaltung Je bear beitungsgerechter geordnet worden ist um so leichter und besser ist auch die archivische Auswahl des Schriftguts Ordnungsfehler der Schriftgutverwaltung sind in einem Archiv praktisch nicht mehr zu beheben Wird nicht vorher nach Spreu und Weizen geordnet kann sp ter nicht mehr innerhalb einer Akte das dauernd Aufzubewahrende Archivw rdige vom Kassablen getrennt werden mit der Folge dass ggf die gesamte Akte vernichtet wird Zum besseren Ver st ndnis sind in der Abb 18 Seite 98 die Aufgaben der beh rdlichen Schriftgut verwaltung und des zust ndigen Archivs gegen bergestellt und die besonderen Auswirkungen des Schriftgutverwaltens auf die Archivarbeit markiert Die ber sicht macht deutlich dass das Ordnen und Registrieren der Ordnung nicht nur eine zentrale Bedeutung f r das Schriftgutverwalten und Bear
122. ilen von allen aktenf hrenden Stellen benutzt werden kann 3 4 Kein Teilaktenplan sondern Gesamtaktenplan gegebenenfalls Einheitsaktenplan Ein Aktenplan der ausschlie lich f r eine Organisationseinheit einer Beh rde gilt wird Teilaktenplan genannt Gilt der Aktenplan f r die gesamte Beh rde hei t er Gesamtaktenplan wird er in mehreren Beh rden angewandt ist er ein Einheits aktenplan Der Begriff des Gesamtaktenplans ist gegen ber dem des Teilakten plans noch sch rfer abzugrenzen Erstellt jede Organisationseinheit f r sich einen Aktenplan und wird jeder von ihnen ein fester Platz in der Aktenplan Gliederung z B eine Gruppe zugewiesen m ssen bei jeder Aufgabenverschiebung Teile im Aktenplan verschoben werden Bei diesem Aktenplan handelt es sich um ei nen streng organisationsbezogenen Gesamtaktenplan der den Namen jedoch nicht verdient weil er nur die Summe aller Teilaktenpl ne bildet Ein Gesamtak tenplan ist stets rein aufgabenbezogen zu erstellen Besonders zwei Gr nde sprechen daf r nicht auf der Stufe der Teilaktenpl ne stehen zu bleiben sondern sich die M he zu machen einen Gesamtaktenplan zu erstellen Er ist unempfindlich gegen ber Organisationsver nderungen die Teilakten pl nen erheblich zusetzen Er ist eine Ordnungsgrundlage die bei Personalver nderungen innerhalb der Beh rde nicht neu erlernt zu werden braucht F r Organisationseinheiten mit Querschnittsaufgaben ist er leichter nutzbar
123. in praxisbezogenes Ordnungsinstrument das aus der Praxis der Bear beitung f r die Bearbeitung entwickelt worden ist Im Unterschied etwa zu ei nem Thesaurus ist er ohne gro en Aufwand aufzustellen und fortzuschreiben Indem bei der Aufstellung und Fortschreibung des Aktenplans auch der voraus sichtliche Schriftgutanfall in der Gliederung ber cksichtigt wird erh ht sich die Praktikabilit t dieses Instruments des Ordnens Registrierens und Bereitstellens Schriftgutverwaltung Seite 16 2 6 Registrieren der Akten im Aktenverzeichnis Es reicht nicht aus Akten so sorgf ltig wie m glich zu bilden Dar ber hinaus ist ein besonderes Hilfsmittel erforderlich damit die f r die Bearbeitung ben tigten Akten jederzeit auch ohne das Ged chtnis des einzelnen Schriftgutverwalters o der Bearbeiters problemlos gefunden werden k nnen Dieses Hilfsmittel ist das Aktenverzeichnis Es soll alle f r das Ordnen Bereitstellen und Aussondern not wendigen Angaben zu jeder Akte enthalten Dazu geh ren das Aktenzeichen die Inhaltsangabe und die Laufzeit d h der Zeitpunkt des Beginns und des Endes einer Akte Der Verbleibsnachweis kann auch au erhalb des Aktenverzeichnisses gef hrt werden Das Aktenkennzeichen ergibt zusammen mit dem Aktenplankennzeichen das f r die Identifizierung einer Akte notwendige Aktenzeichen Daraus folgt dass Ak tenplan und Aktenverzeichnis normalerweise zwei getrennte und selbst ndige Hilfsmittel sind Aus dem Akte
124. iner Beh rde und durch die Gliederung vorausgesetzt wird Zweckm ig ist es im Aktenplan nur die Aufgaben aufzuz hlen die in den Orga nisationseinheiten der Beh rde federf hrend bearbeitet werden Werden neben den Kernaufgaben einer Organisationseinheit auch die Mitwirkungsaufgaben im gleichen Aktenplanbereich genannt so mag das f r die aktenf hrende Organisa tionseinheit im ersten Moment bequem sein Diese Vorgehensweise vermehrt jedoch den Aktenplanumfang und f hrt Aufgaben wenn auch unter anderen As pekten wahrgenommen an mehreren Stellen des Aktenplans auf Der Verzicht 1 An einem Beispiel soll diese m gliche Schw che des Aufgabengliederungsplanes erl utert wer den Der WSV Aufgabengliederungsplan hat f r die Aufgabe Innerer Dienst zutreffend nur eine einzige Einheit vorgesehen Bei der gleichen Aktenplaneinheit Betreffseinheit gibt es jedoch selbst in kleinen Beh rden angesichts der F lle der Teilaufgaben des Inneren Dienstes Schwierig keiten mit der bersichtlichkeit allein f r die Schriftgutverwaltung w re eine Betreffseinheit ge rechtfertigt Statt die Aufgabe von Anfang an auf mehrere Betreffseinheiten aufzuteilen muss nun durch Ausgleichsma nahmen Bilden sogenannter abgeleiteter Betreffseinheiten versucht werden die bersichtlichkeit in der Aktenordnung herzustellen Schriftgutverwaltung Seite 25 auf die Darstellung von Mitwirkungsaufgaben erfordert allerdings dass der Ak tenplan in allen Te
125. inzelsachakte zur Akte 1132 2 Eine bersicht ber den Aufbau und die Schreibweise eines Aktenzeichens ent halten die Abbildungen 6 und 9 auf den Seiten 50 und 57 D In der RegR wird eine Leerstelle vorgeschlagen Damit das Trennzeichen aller Sondersachakten einheitlich geschrieben wird sollte der Bindestrich verwendet werden Dies hat auch den Vorteil dass das Aktenzeichen geschlossener ist und dies einer irrt mlichen Schreibweise 21 statt 2 1 entgegenwirkt Schriftgutverwaltung Seite 49 7654 12345 Y 2200 4711 e n S Aktenplankennzeichen A Sonderzeichen f r die Abgrenzung der Akten plan Ableitung m B m eeetmmedmmmmnn dt nt EE E ze au Sau um Ku am Ableitungskennzeichen I il Sonderzeichen f r die Ab grenzung der folgenden Sachakte I I Lfd Ordnungsnummer der Einzelsachakte Sammel sachakte O j I I i I grenzung der Sondersachakte kennzeichen Kennzeichen der Sonder Sachakte i IL Trennzeichen f r die Ab N Akten i Abb 6 M glichkeiten der Schreibweise des Aktenzeichens Mit dem Ordnungskennzeichen verkn pft ist die Ordnungsalternative des Reihens und Gliederns die sich vor allem beim Kennzeichnen der Einzelsachakten und Sondersachakten anbietet Systematiker bevorzugen das Gliedern Werden zu einem Sachverhalt zus tzliche Akten gebildet neigt der Bearbeiter dazu im Inte resse eines leichten R ckgriffs alle
126. ite 50 bleiben der zeitlos sein soll Das Reihen entspricht der Lebendigkeit der Akten und ist Ausdruck der vielf ltigen rasch wechselnden Verwaltungst tigkeit Ist eine Akte voreilig gebildet worden und soll sie wieder aufgel st werden sollte deren Aktenkennzeichen in der Regel nicht mehr verwendet werden damit sp ter keine Suchprobleme entstehen Das Aktenzeichen kann nur dann f r eine neue Akte genutzt werden wenn es nicht in internen oder externen Schreiben verwendet wurde und deshalb auch keine Suchprobleme entstehen k nnen Bes ser ist jedoch der Verzicht auf eine Wiederbelegung d h der Verbleibsnachweis aufgel st im Aktenverzeichnis vgl Abschnitt 4 4 und die Verwendung des n chsten freien Kennzeichens f r die neue Akte 4 3 8 Inhaltsangabe von Sachakten Aus der sachbezogenen Bearbeitung entstehen sachbezogene R ckfragen nach einschl gigen Akten die nur dann verh ltnism ig rasch im Aktenverzeichnis gefunden werden k nnen wenn sie inhaltlich beschrieben sind Erforderlich sind also nicht nur die Arbeitsschritte der Aktenbildung und der Aktenkennzeichnung sondern auch die Formulierung der zutreffenden Inhaltsangabe Allerdings sind die Anforderungen f r die einzelnen Typen von Sachakten unterschiedlich am h chsten sind sie f r Einzelsachakten Sammelsachakte Als Sammeltopf f r Sonstiges oder Verschiedenes ist eine Pr zisierung des In halts nicht notwendig auch wenn sich nur wenige inhalt
127. iter 231 2 Gew Bau und Unterhaltung des Gew sserbetts und der festen Anlagen ohne 221 2 232 2 241 3 23227 Inhalt der Akten Laufzeit s auch 213 2 24 Altablage EEE jetzt 231 2 Anl 27 Altablage 211 2 18 Urterhaltung der Seitend mme am A Fluss 3 80 Uferbepflanzung am A Fluss 3 80 Unterhaltung von Worfluterstrecken im Bezirk des 8 80 Wasser und Bodenverbandes Dorf Bau von Wildtierbuchten in den Spundw andstrecken 8 80 des B Flusses 10 81 Beschaffen von Wasserbausteinen 7 80 1 Nicht ber cksichtigte Angebote 9 80 Fahr w asserinspektion A Fluss 2 81 Stange Freatroder gang A porto Ss 4 81 Fahrrinnenvertiefung A Fluss von km 12 0 bis km 5 82 2 83 18 5 Naturschutz und Landschaftspflege bei Uferunterhaltungsma nashrnen Grunds tze des Umweltschutzes Inspektion der Liege und Ladestelle B Dorf Erl uterungen Ableitung zur weiteren Gliederung der Betreffseinheit 231 2 Beim Wechsel eines Bearbeiters ist die alte Eintragung lesbar zu streichen Freiraum f r evtl sp ter anzulegende Sammelsachakte Ordn Nr 0 Ist die Akte noch nicht abgeschlossen ist nur der Beginn der Laufzeit einzutragen Bei l ngeren Laufzeiten der einzelnen B nde gen gen Jahresangaben Entstehen mehrere B nde ist die Bandnurnmer des j ngsten Bandes in Bleistift anzugeben Die einzelnen B nde mit ihren Laufzeiten sind auf der R ckseite nachzuw eisen Hinweise auf verw andte Akten F r abgegebene Akten ist die Nummer des Auss
128. iteraturverzeichnis Schriftgutverwaltung Seite 96 Vor Erstellung des Aussonderungsverzeichnisses sollte ggf mit der Beh rde ab gesprochen werden ob bestimmtes Schriftgut detailliert aufzulisten ist oder nur summarisch erfasst zu werden braucht Die Beh rde gibt dann die vom Archiv erbetenen Akten mit einem Abgabeverzeichnis vgl Abbildungen 15 und 16 soweit das Aussonderungsverzeichnis nicht schon ausreicht an das zust ndige Archiv ab In Absprache mit dem Archiv das die technischen Vorgaben mitteilt sollten die Aktendaten des Aussonderungs bzw Abgabeverzeichnisses m glichst auch in digitaler Form dem Archiv bermittelt werden damit sie dort gleich un mittelbar genutzt und leichter weiterverarbeitet werden k nnen Nach dem Bundesarchivgesetz BArchG vom 6 01 1988 BGBl I S 62 sind f r die Unterlagen der Beh rden der Bundesverwaltung das Bundesarchiv und die staatlichen Archive der Bundesl nder zust ndig N here Angaben ber die archi vische Zust ndigkeit sind der Abb 17 Seite 96 zu entnehmen Das zust ndige Archiv entscheidet welches Schriftgut dauernd aufbewahrt wer den soll und greift dabei gern Vorschl ge und Hinweise der Beh rde auf Gerade bei der Auswahl archivw rdiger Fallakten ist der Archivar auf die Unterst tzung der Bearbeiter angewiesen Diese sollten etwa bei der Festlegung der Aufbewah rungsfrist auch die Akten kennzeichnen die nach ihrer Ansicht wegen der Bedeu tung oder wegen gewicht
129. l insbesondere in Karteiform Ein Beispiel eines Aktenverzeichnisses Ordnungskartei enth lt Abb 10 Seite 59 Es handelt sich um ein Muster aus der f r Mittel und Unterbeh rden gelten den Vorschrift zur Schriftgutverwaltung f r die Wasser und Schifffahrtsverwal tung des Bundes Das Beispiel macht eine Schw che der Ordnungskartei nicht jedoch der Aktenkartei deutlich Neu gebildete B nde und Sondersachakten sind in das Aktenverzeichnis nur mit M he in der Folge der Aktenordnung einzuf gen Der Einsatz der IT also die Umformung des Aktenverzeichnisses in eine spezielle Aktendatei bringt der Schriftgutverwaltung deutliche Vorteile Die F hrung eines Aktenverzeichnisses alter Art auch mit Hilfe der blichen IT gest tzten Text verarbeitung ist deshalb nur noch f r kleinere Aktenbest nde zu vertreten So ist in der RegR von 2001 auch nur noch die Aktendatei genannt Folgende Vortei le der Aktendatei sind besonders hervorzuheben Das Aktenverzeichnis kann problemlos in der Folge der Aktenordnung erg nzt werden Die Angaben auf der R ckseite des abgedruckten Beispiels sind also in die Vorderseite integriert Alle aktenbezogenen sonstigen Hilfsmittel k nnen einbezogen werden Hin weisverzeichnis Aktenverbleibskartei Fristenkalender und somit die Aus kunftst tigkeit und Bereitstellung erleichtern Auch das Verwalten und Aussondern der Altakten k nnen integriert werden Auch dem Bearbeiter steht in der arbeit
130. l ne zu beurteilen In der Untersuchung ber die M glichkeit der Aufstellung eines Einheitsaktenplanes f r die Bundesverwaltung nahm der Bundesrech Schriftgutverwaltung Seite 27 nungshof bereits 1967 zu diesem Thema Stellung Als praktikables Hilfsmittel nicht vorstellbar ist ein universeller Einheitsaktenplan Mit Recht sind Vorschl ge zur Anwendung der internationalen Dezimalklassifikation als Aktenplan wie sie zuletzt Anfang der 60er Jahre aufkamen nicht wieder aufgegriffen worden Gliederungsstufe Bezeichnung der Aktenplaneinheit Aktenplaneinheit Aktenplan E k nnz ichen Inhaltsbezeichnung Verfassung und Verwaltung Hauptgruppe Verfassung Obergruppe Verfassung im allgemeinen Gruppe Verfassung im allgemeinen Hoheitszeichen Bund und L nder Gliederung des Bundes Grenzangelegenheiten der L nder Verfassungsgerichtsbarkeit des Bundes Bundesverfassungsgericht Betreffseinheiten Verfassungsgerichtsbarkeit der L nder Verfassungsgerichtsh fe der L nder Schutz der Verfassung Verfassungsschutz mter Staatsoberhaupt des Bundes Gruppe Staatsoberhaupt des Bundes Betreffseinheit Abb 4 Aufbau eines Aktenplans Auszug 3 5 Ein sachsystematisches und praktisches Hilfsmittel Der Aktenplan ist in besonderer Weise als Ordnungssystem f r die beh rdliche Arbeit geeignet Er ist sachsystematisch d h hierarchisch nach Aufgaben gegliedert anwendungsorientiert d h dient der Verw
131. ld der Bearbeitung und kann je nach Zweckm igkeit das Schriftgut zu einer beh rdlichen Ma nahme einer Teilma nahme oder einem ganzen B ndel inhaltlich verwandter Ma nahmen enthalten Der Sachbezug dr ckt sich in der notwendigen Inhaltsangabe der Sachakte aus z B Durchf h rung des 2 Abs 3 des Gesetzes Die Bezeichnung Schriftwechsel mit l sst dagegen erkennen dass es sich um keine Sachakte sondern um eine so genannte Korrespondenzakte handelt die nur nach dem Ordnungsmerkmal des Korrespondenzpartners gebildet ist Das Bilden und Registrieren der verschiede Schriftgutverwaltung Seite 22 nen Sachakten Grundformen wird im Abschnitt 4 3 erl utert Hier reicht es aus zu verstehen dass Sachakten gebildet werden m ssen Akten stellen eine sinnvolle Zusammenfassung von Schriftst cken dar die ber das einfache Reihen von Schriftst cken und deren Verkn pfung ber ein kompliziertes Nachweissystem hinausgeht Sachakten sind Ausdruck der sachbezogenen Bearbeitung auf Grund einer Aufgabenzuweisung Akzeptiert man den Grundsatz der Sachaktenbildung so wird rasch deutlich dass die Forderung der Aktenplan m sse bereits s mtliche Sachakten nachwei sen folgende Schwierigkeiten verursachen w rde Der Aktenplan w rde sehr umfangreich und deshalb wenig bersichtlich und handlich Der Aktenplan m sste sehr oft ge ndert werden weil in der beh rdlichen Ar beit fortlaufend neue Sachakten ents
132. lich H ngeordner auch Pendelordner ei rn ne I 7 Sammler Stehsammler Stehsarnmler lateraler vertikaler f r ungeheftete blich auch blich auch H ngesammler H nge Ablage Sammler Sammler sammiler insb von Ein stellheftern und mappen Tasche Tasche laterale H ngetasche vertikale f r ungeheftete H ngetasche Anlage Erl uterungen Anschauliche Erl uterungen ablagetechnischer Begriffe enth lt das BBB Merkblatt M 10 Terminologie der Schriftgqutwerwaltung von 19 Die Schriftqutbeh lter sehen bzw h ngen seitlich nebeneinander und werden beim Ablegen von vorn eingebracht Die Schriftqutbeh lter tehen bzw h ngen hintereinander und werden beim Ablegen von oben eingebracht U Einige Ausf hrungen von Schriftqutbeh ltern k nnen lateral und vertikal verw endet werden Abb 11 bersicht ber die h ufigsten Ablagearten und Schriftgutbeh lter insbes nach DIN 821 3 Schriftgutverwaltung Seite 75 6 3 Gesichtspunkte des Ablegens Da Akten nach Ordnungsgesichtspunkten vor allem nach der Zweckm igkeit der Bearbeitung gebildet werden liegt es nahe dass diese Ordnungseinheiten auch f r den R ckgriff durch den Bearbeiter bei der Ablage erhalten bleiben Jede Einzel Sonder oder Sammelsachakte ist dabei in einem besonderen Schriftgut beh lter abzulegen und im Aktenbestand entsprechend aufzubewahren Zus tz lich ist jeder Schriftgutbeh lter in ausreichendem Umfang zu beschriften insbe so
133. lich eingegrenzte Schrift st cke darin befinden Es reicht die Bezeichnung sammelsachakte aus Fallakte Angegeben zu werden braucht nur das inhaltsbezogene Merkmal z B Name des Steuerschuldners in dem sich diese Akte von anderen Fallakten derselben Reihe unterscheidet Die K rze dieser Inhaltsangabe darf nicht dar ber hinwegt u schen dass Fallakten durchaus komplexen Inhalts sein k nnen Ist eine weiter gehende Erschlie ung erforderlich empfiehlt sich der Einsatz der Dokumentation Sondersachakte Da es sich bei der Sondersachakte als abgeleitete Einzelsachakte im engeren Sinn meist um eine Bildung nach einem formalen Merkmal z B Presse u erun gen handelt reicht die Angabe dieses Merkmals aus Es sei denn dass es noch weitere gleichartige Sondersachakten dazu gibt z B Materialsammlungen zum 8 6 des Gesetzentwurfs Bei einer inhaltlichen Ableitung ist eine knapp ge fasste Inhaltsbezeichnung als Zusatz zur Inhaltsangabe der Einzelsachakte erfor derlich Die RegR verwendet den Begriff Inhaltsbezeichnung der deutlicher als Inhaltsangabe die Not wendigkeit der inhaltlichen Kurzfassung ausdr ckt Schriftgutverwaltung Seite 51 Einzelsachakte Bei der Formulierung der Inhaltsangabe der Einzelsachakte ist Folgendes zu be r cksichtigen Die Betreffseinheit ist nicht zu wiederholen Die Inhaltsangabe kann insoweit verh ltnism ig knapp gehalten werden Bei den brigen Einzelsachakten derselben B
134. lichen Bedingungen verwaltet worden sind ist kein Grund zu erkennen warum sie als Altakten h heren R ck griffsforderungen unterliegen sollen wenn die Verwaltung des Altschriftguts gut organisiert ist Fehlt jedoch ausreichender Lagerraum ist die Aufbewahrung in einer Mikroform dann sinnvoll wenn es sich vor allem um langfristig aufzube wahrende Fallakten handelt 7 7 Altschriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Nachdem der Altschriftgutverwalter auf geeignete Weise ber eine Fristenkartei bzw datei oder durch eine Erhebung vor Ort das Alt schriftgut festgestellt hat dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist muss er es zun chst s mtlich dem zust ndigen Archiv anbieten Dies gilt auch f r das Schriftgut das mikroverfilmt oder in anderen Formen gespeichert worden ist Soweit das Archiv bereits auf eine bernahme verzichtet hat z B durch Festschreibung in einem Aussonde rungskatalog kann das Altschrift gut gleich vernichtet werden Das Vernichten der Papierunterlagen ist unproblematisch und geschieht in der Regel in Form der Altpapierverwertung Es ist lediglich darauf zu achten dass das ausgesonderte Altschriftgut nicht in unbefugte H nde ger t Schriftgutverwaltung Seite 94 Lfd Nr Inhaltsangabe Bd Nr Abb 15 Aussonderungs Abgabeverzeichnis f r nichtministerielle Stellen des Bundes Abgebende Stelle Archivsignatur nur vorn BArch auszuf llen Urrfang der Abgabe Gesamt Laufzeit Datum
135. lichst fr hzeitigen und genauen Nachweis einzelner Schriftst cke und deren Verbleib Wert gelegt sollte bei ent sprechendem Einsatz der IT das Registrieren bereits in der Eingangsstelle wenn auch noch ohne Aktenzeichen geschehen die Schriftgutverwaltung k nnte dann diese Angaben erg nzen Bei elektronischen Eing ngen liegt die berlegung nahe Eing nge ohne Regist rierung gleich dem Bearbeiter zuzuleiten Dadurch kann der Bearbeitungsbeginn fr her erreicht und elektronischer Informationsballast gleich gel scht werden Dagegen spricht die m gliche Gefahr dass auch nach weisw rdige Eing nge nicht nach den Grunds tzen einer ordnungsgem en Schriftgutverwaltung er fasst werden k nnen Ist die m glichst rasche Weiterleitung an den Bearbeiter das wichtigste ablaufor ganisatorische Ziel so muss dieser der Eingangsempf nger sein Dies wider spricht dem Grundsatz der Wahrung des Informations und Weisungsrechts des Vorgesetzten das durch die unmittelbare Zuleitung an den Bearbeiter nicht be achtet wird Ein Kompromiss kann darin bestehen dass der Bearbeiter verpflich tet wird von Eing ngen die der Leitung und den Vorgesetzten vorgelegt werden sollten sofort eine Kopie oder das Original nach der ersten Kenntnisnahme vor zulegen Die Bearbeitung beginnt also bereits und ber cksichtigt dann noch e ventuell folgende Weisungen Wenn das Schriftgut nur in Bearbeiterablagen verwaltet wird gibt es f r die Pha sen 2 4 der
136. llem in den 20er Jahren des letzten Jahrhunderts die Schriftgutverwaltung vereinfacht wurde schlug das Pendel zur anderen Seite aus und schob das Schriftgutverwalten dem Bearbeiter als Zusatzaufgabe zu die mit m glichst geringem Aufwand zu erledigen war Seitdem haben sich die unterschiedlichsten aufbauorganisatorischen Formen von Schriftgutverwaltung entwickelt vgl Abschnitt 8 2 Bei den von der Industrie entwickelten Systemen zur IT gest tzten Vorgangsbe arbeitung wird dem qualifizierten Ordnen und Registrieren des Schriftguts in vie len F llen nicht die notwendige Beachtung geschenkt Schriftgutverwaltung wird oft nur als eine Servicefunktion unter vielen angesehen Au erdem besteht die Tendenz f r die Schriftgutverwaltung mehrfunktionale Servicekr fte einzuset zen wenn diese Aufgaben nicht auch vom Bearbeiter miterledigt werden k nnen Angesichts der Bedeutung des Schriftguts f r die beh rdliche Arbeit sind erhebli che Zweifel angebracht ob bei einem Verzicht auf eigenst ndige Schriftgutver walter Registraturkr fte sicherzustellen ist dass Schriftgut auch ber l ngere Zeit noch gefunden und f r die Bearbeitung herangezogen wird In den obersten Beh rden mit ihrer differenzierten Zust ndigkeit und wechselnden Aufbauorgani sation w rde dieser Verzicht bald zu einer erheblichen Qualit tseinbu e der Schriftgutverwaltung f hren Auf Spezialisten die auf die Qualit t und Einheit lichkeit der Aktenordnung achten kann
137. llen nach Anfall gebildet nicht als Leerpositionen geplant werden Jede Akte hat ein eigenes vollst ndiges und zweckm iges Aktenzeichen zu erhalten Die Aktenzeichen aufgel ster oder gel schter Akten sind in der Regel nicht mehr neu zu vergeben Dem Versuch unterhalb der Betreffseinheit den Aktenplan weiter systema tisch zu gliedern sollte nicht nachgegeben werden Gro e Serien von Fallakten sind au erhalb des Aktenplans zu f hren Akten sind ausnahmslos im Aktenverzeichnis zu registrieren Dabei ist zu be achten dass alle notwendigen Angaben z B auch Bandzahl Laufzeit er fasst werden Eine zus tzliche inhaltliche Erschlie ung im Hinweisverzeichnis bzw in der Aktendatei ist mit Bedacht vorzunehmen Auch bei einem Einsatz der IT soll weiterhin nur der Schriftgutverwalter letzt lich entscheiden ob eine Akte gebildet wird welches Kennzeichen und welche Inhaltsangabe sie zweckm igerweise erhalten soll Bei der organisatorischen Festlegung der Aktenordnung einer Beh rde ist grundlegend zu entscheiden ob das Schriftgut der Beh rde in einem Akten bestand oder in mehreren Aktenbest nden zu f hren ist Schriftgutverwaltung Seite 65 Ordnen und Registrieren sind auch bezogen auf eine einzelne Akte ein st ndiger Prozess der die Bearbeitung begleitet Vor w hrend und nach der Bearbeitung ist zur Erleichterung des sp teren Zuordnens von Eing ngen Be reitstellens und Aussonderns immer
138. llgemeines ist Schriftgut zuzuordnen das inhaltlich der Gesamtheit der bergeordneten Gliederungseinheit zuzuordnen ist mehrere der folgenden gleichrangigen Gliederungseinheiten umfasst keine der folgenden Gliederungseinheiten inhaltlich ber hrt und f r das auch noch keine eigene Gliederungseinheit geschaffen werden soll F r den letzten Fall kann jedoch auch eine eigene Gliederungseinheit Sonstiges am Ende der Reihe belegt werden die dann im Regelfall die Endziffer 9 erhalten sollte Solange noch gen gend freie Aktenplanpositionen vorhanden sind sollte jedoch diese Endposition noch nicht genutzt werden Ist eine Differenzierung des Aktenplanstoffes noch nicht m glich oder sinnvoll sollte die erste und noch einzige Gliederungseinheit die Bezeichnung der h he ren Gliederungseinheit tragen in der Abb 4 etwa 1010 Ein ideales Muster eines Aktenplans existiert in der Praxis nicht einige wenige Anregungen f r die praktische sachsystematische Aktenplanarbeit liefert die ge naue Bezeichnung DIN 2330 Begriffe und Benennungen allgemeine Grunds t ze N tzlich und wertvoll sind als Anschauungsmaterial andere beh rdliche Ak tenpl ne Hingewiesen sei vor allem auf den Generalaktenplan der Justizver waltung Keiner der bestehenden Aktenpl ne ist v llig m ngelfrei 3 6 Wahrung der bersichtlichkeit Stabilit t und Flexibilit t Der Wert des Aktenplans wird gemindert wenn er zu umfangreich ist u
139. men Blick auf die Aktenordnung voraus Wegen dieser besonderen Anforderung wird in der Beh rdenpraxis oft mals auf eine der beiden Ableitungstechniken verzichtet 4 4 Registrieren im Aktenverzeichnis Aktendatei Es reicht auf Dauer nicht aus nur bearbeitungs und aussonderungsgerechte Ak ten zu bilden sie zu kennzeichnen und die Inhaltsangabe auf dem jeweiligen Schriftgutbeh lter zu registrieren Denn dann muss zur Beantwortung einer sachbezogenen Suchanfrage jedes Mal der Aktenbestand durchgesehen werden Vielmehr muss der Schriftgutverwalter bereits am Schreibtisch sagen k nnen welche einschl gigen Akten in Betracht kommen und dann nur noch gezielt am Aktenbestand pr fen welche von den vielleicht zwei oder drei in Frage kommen den Akten die gesuchten Unterlagen enthalten Es ist also ein Aktenverzeichnis zu f hren das die wichtigsten Angaben nach weist und fortlaufend aktualisiert wird Dieses Aktenverzeichnis hat der Schrift gutverwalter f r jeden Aktenbestand einer aktenf hrenden Stelle zu f hren Der Bearbeiter als Verwalter einer Bearbeiterablage wird diese Notwendigkeit als we niger dringend empfinden F r ihn ergibt sich die Notwendigkeit erst wenn er aussondern und sich der Altablage bedienen muss oder bei Aufgaben oder Amtswechsel seinen Bestand oder die Bestandsteile kontrolliert bergeben muss In der arbeitsteiligen konventionellen Schriftgutverwaltung hat der Registrator dem Bearbeiter eine Kopie zur Verf gung
140. men aus einem Aktenbestand Im weiteren Sinn umfasst das Aussondern auch alle Ma nahmen die zu einer endg ltigen Entfernung der Unterlagen aus der Beh rde f hren die Abgabe an eine andere Beh rde infolge Aufgabenverlagerung die Abgabe an das zust ndige Archiv ggf zun chst an ein Zwischenarchiv das Vernichten d h meist Verwerten Papier oder Wiederverwenden sons tige Datentr ger Die Aussonderung und Abgabe von Akten infolge Aufgabenwechsels werden hier nicht weiter behandelt weil sie im nichtministeriellen Bereich nicht h ufig sind Das Aussondern in der beh rdlichen Schriftgutverwaltung kann sich in mehreren Aussonderungsstufen oder schritten vollziehen ggf die berf hrung aus dem laufenden Aktenbestand in einen Nachbarraum wo infolge Raummangels das nicht laufend ben tigte Schriftgut aufbewahrt werden kann das Zur cklegen d h die Abgabe an die beh rdeneigene Altschriftgutverwal tung Altregistratur oder Altablage ggf die Abgabe an ein Zwischenarchiv als eine vom zust ndigen Archiv gelei tete zentrale Altschriftgutverwaltung insbesondere f r das Altschriftgut von Ministerien als Sonderfall hier nicht weiter zu behandeln das Abgeben an das zust ndige Archiv oder das Vernichten In nichtministeriellen Beh rden umfasst der Aussonderungsprozess in jedem Fall das Zur cklegen und das Vernichten oder Abgeben an das Archiv Mit der Zeit mindert sich die Bedeutung des angefallenen
141. n Zun chst ist der Ordnungsprozess in zwei bersichten zu konkretisieren begin nend bei der Zuordnung des eingegangenen Schriftst cks Eingang bis hin zur Fortschreibung des Aktenplans Einen allgemeinen berblick ber die M glichkeiten des Ordnens enth lt Abb 7 Seite 54 Die bersicht macht deutlich dass das Ordnen keinesfalls ein eindeuti ger und einheitlicher Prozess ist sondern je nach den bestehenden Verh ltnissen und auszusondernden Ordnungsgesichtspunkten unterschiedlich ablaufen kann Dabei d rfte der in Abb 7 besonders hervorgehobene Ordnungsweg h ufig be schritten werden Doch kann es durchaus sinnvoll sein Ordnungsstationen zu berspringen wenn die Ordnungssituation es erfordert z B beim pl tzlichen Auftreten einer v llig neuen Daueraufgabe Zu beachten ist jedoch dass die Stabilit t des Aktenplans Vorzug vor der Stabilit t der Aktenebene haben muss Der Aktenplan ist erst dann fortzuschreiben wenn das Bilden von Akten allein nicht mehr zu einem vertretbaren Ordnungsergebnis f hrt Als Richtschnur kann gelten dass nicht zu viel und nicht zu wenig geordnet und inhaltlich registriert werden darf der Ordnungsbogen also nicht berspannt werden sollte Eine ber zogene Aktenordnung wie auch der Verzicht auf eine differenzierte Aktenbildung erschweren den sachgerechten R ckgriff der ja eigentliches Ziel des Bereitstel lens ist Auf die Beziehung zwischen dem Reihen und Gliedern auf der Ordnungs ebene wu
142. n aktenf hrenden Stellen und danach nach dem Aktenzeichen Falls f r einzelne Aktengruppen aus bestimmten Gr n den eine andere Ablageform benutzt wird und deshalb Akten abweichend an ei ner anderen Stelle gelagert werden ist durch entsprechende Verweise ein ra scher R ckgriff sicherzustellen Schriftgut ist m glichst vollst ndig und bersichtlich in der Schriftgutverwaltung aufzubewahren Die Benutzung eigener Fristf cher kann in der Registratur gegen den Grundsatz der bersichtlichkeit versto en der in der Bearbeiterablage oh nehin nicht leicht durchzusetzen ist Schriftgutverwaltung Seite 80 Das sichere Lagern von Schriftgut betrifft zun chst den Schutz vor sch dlichen Umwelteinfl ssen Verschlie bare Ablagem bel verbessern den Licht und Staub schutz jedoch nicht den Schutz vor berm iger Feuchtigkeit und W rme Ange sichts des Schriftgutumfangs sollte vor allem auf die Lagerung von langfristig aufzubewahrenden Unterlagen also vor allem in der Altschriftgutverwaltung besonders geachtet werden Bei dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff ist zu ber cksichtigen dass beh rdliche Unterlagen in der Regel von allen Bediensteten der Beh rde nicht blo von Bearbeitern der jeweiligen aktenf hrenden Stelle benutzt werden sollten Schriftgutverwaltung Seite 81 7 Aussondern von Schriftgut 7 1 Einf hrung Aussondern bedeutet das Herausnehmen aus einem Bestand bezogen auf die Schriftgutverwaltung das Herausneh
143. n abgelegt werden k nnen sie ohne Probleme bereitgestellt vom Bearbeiter bequem benutzt und sp ter leicht ausgesondert werden 6 2 Voraussetzungen des Ablegens Vor dem eigentlichen Ablegen m ssen zwei vorbereitende Arbeiten durchgef hrt werden das Pr fen der Ablagereife das erg nzende Ordnen und Registrieren Beim Pr fen der Ablagereife wird festgestellt ob Verf gungen nach der Ge sch ftsordnung ausgef hrt worden sind also die Bearbeitung in formaler Hinsicht abgeschlossen ist 8 14 der RegR von 1995 f hrte die Pr fpunkte noch im Einzel nen auf Von diesen Pr fpunkten werden in der RegR von 2001 nur noch das Pr In diesem Abschnitt bezieht sich die Darstellung lediglich auf Papier Schriftgut und sonstige kon ventionelle Unterlagen Die eventuelle berf hrung von Schriftgut dessen Bearbeitung abge schlossen ist in ein anderes Medium zwecks l ngerfristiger Aufbewahrung wird im Abschnitt 7 6 behandelt Schriftgutverwaltung Seite 74 fen und ggf Einholen der Schlussverf gung genannt 16 Abs 1 Von den Ver f gungen ist ohne Zweifel die Schlussverf gung am wichtigsten die Anlage 1 zur RegR 2001 kennt folgende Arten Zu den Akten ZdA Zum Vorgang ZVg Weglegen Wgl Wiedervorlage Wv Zur Sammlung ZSg Weiteres dazu im Abschnitt 8 5 Von gr ter Bedeutung f r die Schriftgutverwaltung ist das erneute Pr fen der Ordnung und deren Registrierung Besonders bei einer kurzfristigen und intens
144. n und die Praxis der Sachaktenf hrung erneut gef hrden Angesichts der vielf ltigen und benutzungsfreundlichen M glichkeiten der Informationsgewinnung liegt der Gedanke nahe das durch den Aktenplan vorgeschriebene sachsystematische Gliedern und Reihen aufzugeben und stattdessen allein ber alphabetisch gereih te Stich und Schlagw rter den Zugriff auf die gleichfalls nur noch fortlaufend nummerierten Akten zu sichern Angesichts der schier unbegrenzten Erfassungs und Suchm jglichkeiten der IT kann ein Verwaltungsunkundiger sogar die Sach aktenbildung in Frage stellen und das Dokumentieren einzelner Schriftst cke als Form der Informationsverarbeitung propagieren vgl Abschnitt 2 4 Die Gefahr droht nicht von der IT sondern von ihrer Verkn pfung mit Methoden der Dokumentation die vor allem seit den 70er Jahren einen st rmischen Auf schwung nahm Bedenkenlos wurden und werden dabei Techniken der Dokumen tation die vor allem auf die Erschlie ung von Literatur ausgerichtet sind auf die Schriftgutverwaltung bertragen Schriftst cke und Akten werden Dokumenten gleichgestellt und in aufw ndigen Dokumentenverwaltungssystemen gespeichert und ber einen Thesaurus der nicht mehr als eine einfache Wortliste ist nach gewiesen Doch haben inzwischen die Software Firmen die den Beh rden Schriftgutverwaltungssysteme anbieten erkannt dass auf eine Aktenplan Komponente nicht verzichtet werden kann Schriftgutverwaltung Seit
145. n zum Aktenplanbereich der fremden Aufgaben etwa durch Reihung auf der Ebene und unter dem Kennzei chen einer h heren Gliederungseinheit Handelt es sich jedoch um eine intensive Bearbeitung auf deren Ergebnis noch langfristig zur ckzugreifen ist so muss das entstandene Mitwirkungsschriftgut nach den eigenen Aufgabenaspekten den eigenen Aktenplaneinheiten zugeordnet werden Bei einer zentralen Aktenf h rung also Akten f r die gesamte Beh rde nicht f r ein Referat oder ein Sachge biet vgl Abschnitte 2 7 und 4 6 ist allerdings ein solches vereinfachtes F hren besonderer Mitwirkungsakten unter fremden Aktenzeichen praktisch nicht m g lich Schon wegen der Ordnungsprobleme die sich aus der Anwendung unter schiedlicher Ordnungsebenen ergeben sollten Abweichungen von der Betreffs einheit als Ordnungsbezugspunkt wohl berlegt werden Hinzu kommt dass dann unterschiedlich lange Aktenplankennzeichen m glich sind die bei einer IT Anwendung keine Plausibilit tspr fung des Aktenzeichens mehr zulassen Die elektronische Bereitstellung des Aktenplans erleichtert sicherlich dessen An wendung verf hrt jedoch leicht zu einer falschen Einsch tzung des Suchergeb nisses Wenn zu einem Suchbegriff kein Treffer erzielt wird hei t das noch nicht Schriftgutverwaltung Seite 36 dass der Aktenplan keine geeignete Position enth lt Wenn doch ein Treffer zu verzeichnen ist braucht dieser nicht immer richtig zu sein weil der
146. nd Schulungsveranstaltungen dazu sind w nschens wert jedoch kaum durchzusetzen 4 Nur ein auf dem Laufenden gehaltener Aktenplan unterst tzt den R ckgriff auf Schriftgut Der wichtigste Weg der Aktualisierung beginnt beim Anwender Das Fortschreibungsverfahren ist durch Anwendung von Formblattantr gen so zu regeln dass Vorschl ge problemlos gemacht werden k nnen Eine z gige Bearbeitung die gegebenenfalls eine berpr fung vor Ort einbeziehen muss und eine Erl uterung der Gr nde bei Ablehnungen sichern die Mitarbeit der Anwender Registraturkr fte sind in das Antragsverfahren fest einzubinden Vor allem bei dezentraler Aktenf hrung ist auch der zweite Weg der Aktuali sierung gelegentlich zu beschreiten n mlich die Pr fung der Aktenverzeich nisse Sie bringt nicht nur Ordnungsfehler zutage sondern liefert auch Hin weise auf eine notwendig gewordene Fortschreibung des Aktenplans 5 Bei der Fortschreibung ist zu beachten dass berholte Aktenplaneinheiten m glichst nicht mehr neu belegt werden sollten F r die nderungen des Ak tenplans im Zeitablauf empfiehlt sich ein genauer Nachweis 6 Die IT kann bei der Erstellung und Fortschreibung des Aktenplans sowie ge gebenenfalls bei der Erstellung des alphabetischen Sachregisters Hilfestellung leisten Das Gestalten der Sachordnung unter Ber cksichtigung des Aktenan falls muss jedoch der Fachkraft berlassen bleiben und sachgerecht gel st werden Auch bei ausschlie lich
147. nd zu h ufig ge ndert oder erg nzt werden muss Der Mangel an bersichtlichkeit und Stabilit t erschwert die Benutzung und verursacht einen h heren Fortschrei bungsaufwand Dass die Hauptgruppen unter diesem Gesichtspunkt mit Bedacht gebildet abgegrenzt und m glicherweise auch besonders gekennzeichnet werden sollten wurde schon erw hnt Ein Mittel zur Wahrung der bersichtlichkeit und Stabilit t auf der Ebene der Betreffseinheiten ist die Ableitungstechnik Dabei wird durch das Anf gen eines eingrenzenden z B regionalen Zusatzaspekts und das Anh ngen eines entsprechenden Zusatzkennzeichens z B L nderkenn zeichens eine neue vollst ndige Betreffseinheit gebildet Diese abgeleitete Betreffseinheit wird aber im Aktenplan nicht ausgewiesen Die Ableitungstechnik gibt also der aktenf hrenden Stelle die M glichkeit im Rahmen des Aktenplans neue Aktenplaneinheiten in begrenztem Umfang zu bilden ohne dass der Akten plan gleich allgemein fortgeschrieben werden muss Schriftgutverwaltung Seite 31 Unterschieden wird zwischen festen und freien Ableitungen Ableitungen sind nur bei Bedarf zu verwenden Zu einer abgeleiteten Betreffseinheit m ssen selbst verst ndlich Akten gebildet und im Aktenverzeichnis registriert werden Bei den festen Ableitungen handelt es sich um erg nzende Ordnungsm glichkei ten nach bestimmten vorgegebenen und blicherweise im Anhang zum Aktenplan festgeschriebenen Merkmalen Beispiel Hat ein
148. ndere zu kennzeichnen Wichtig ist die Frage ob die abzulegenden Schriftst cke geheftet werden sollen Die Loseblattablage ist zwar wirtschaftlicher als die Heftung aber meist f r die Anforderungen in Beh rden nicht sinnvoll Akten m ssen in der Regel l ngerfris tig aufbewahrt werden und die Verwaltungst tigkeit muss auch nach l ngerer Zeit noch nachvollziehbar sein etwa von einem sp teren Bearbeiter oder von einem Gericht So sieht 16 der RegR nur die Heftung vor Die Benutzung unge hefteter Akten f hrt unweigerlich dazu dass im Laufe der Zeit die Ordnung in nerhalb der Akten gest rt wird und Schriftst cke verloren gehen oder ohne Nachweis entnommen werden Gerade in Bearbeiterablagen werden h ufig Un terlagen herausgenommen die die Zwischenschritte belegen Wenn aber da durch nur noch das Ergebnis aufbewahrt wird k nnen Entscheidungen nicht mehr ausreichend nachvollzogen werden diese willk rliche Art der Verringerung von Schriftgut steht auch nicht im Einklang mit dem Bundesarchivgesetz Die Loseblattablage ist lediglich geeignet f r Handakten in denen nur der neueste Stand nachgewiesen werden muss und f r kurzfristig aufzubewahrende Unterla gen Weglegesachen Geringere Auswirkungen hat die Art der Ablage innerhalb eines Schriftgutbeh l ters In Betracht kommen die Beh rden oder Buch Ablage und die kaufm nni sche oder Industrie Ablage Die Frage ob das j ngste Schriftst ck stets oben liegen oder die
149. ng der Qualit t und Einheitlichkeit erfordert dass die Fach und Dienstaufsicht ber die Registraturkr fte in einer Hand bleiben Wird die Auf sicht auf die Abteilungen oder gar Referate bertragen hat ein Sachbearbei ter f r Schriftgutverwaltung der nur noch die nicht aufteilbaren Restaufgaben der Schriftgutverwaltung z B Aktenplan zentral wahrnimmt auf die Regist raturkr fte kaum noch Einfluss auch weil diese nicht mehr ihre Unabh ngig keit gegen ber den Ordnungsw nschen der Organisationseinheiten besitzen Wird die Aufsicht auf einen Sachbearbeiter innerhalb einer Fach Abteilung bertragen der auch noch Fachaufgaben wahrnimmt besteht stets die Ge fahr dass diese Aufsichtsfunktion wegen Desinteresse mangelnder Kenntnis se oder der Bevorzugung anderer Aufgaben nicht oder nur unzul nglich wahrgenommen wird Auch auf der mittleren Ebene sollten also Fachkundige t tig sein auch wenn sie nicht mehr die Bezeichnung Registraturleiter tragen Eine Verkn pfung mit anderen Assistenzarbeiten d rfte daher nur in kleinen Be h rden in besonderen Bereichen z B Vorzimmern von Leitungs personal wohl auch in Beh rden mit einem gro en Bestand von Fallakten sinnvoll sein nicht jedoch in Ministerien Eine Dezentralisierung der Aufsicht ber die Schriftgutver waltung kann nicht infrage kommen wenn auf eine gute und einheitliche Schrift gutverwaltung Wert gelegt wird Schriftgutverwaltung Seite 107 8 3 Bearbeiter
150. nplan entsteht durch das Bilden und Registrieren von Akten das Aktenverzeichnis das sich schon u erlich von dem Aktenplan deutlich unterscheidet Bei Anwendung der IT wird das Aktenverzeichnis als Aktendatei gef hrt 2 7 Aktenf hrende Stelle und Aktenbestand Jede Akte die in einer Beh rde entsteht ist an eine bearbeitende Stelle ge kn pft Sie nimmt auf Form und Inhalt der Akte Einfluss und entscheidet ab schlie end ber die Dauer der Aufbewahrung in der Beh rde Diese Stelle ist die aktenf hrende Stelle in der die entsprechenden Teile der allgemeinen Aufbauor ganisation und der Schriftgutverwaltung zusammengefasst sind Die dazugeh ri gen Akten bilden einen Aktenbestand In einer Beh rde kann das Schriftgut entweder zentral oder dezentral verwaltet werden Bei einer zentralen Aktenf hrung kann jede Akte von jedem Bearbeiter bedient und benutzt werden Das ganze Schriftgut wird einheitlich nach dem Ak tenplan gef hrt gleiche Aktenplankennzeichen k nnen also nicht an mehreren Stellen gef hrt werden Es gibt nur einen Aktenbestand und eigentlich nur eine aktenf hrende Stelle n mlich die Gesamtheit der bearbeitenden Stellen Zumindest bei gr eren Beh rden ist eine dezentrale Aktenf hrung unerl sslich Die Akten werden nach Organisationseinheiten in den Bundesministerien nach Referaten gef hrt die die aktenf hrenden Stellen bilden Entsprechend zahl reich sind die Aktenbest nde Jeder Aktenbestand enth lt n
151. nsicht durch Beteiligte gestattet wird 29 wird vorausgesetzt dass ausreichend Unterlagen in benutz und verwertbarer Form gef hrt wurden Ge rade in einer Zeit chronisch knapper Verwaltungsmittel und der berechtigten Be m hungen um einen m glichst schlanken Staat muss beachtet werden dass die beh rdliche Aufgabenwahrnehmung spezifische Anforderungen erf llen muss die f r die private Wirtschaft meist nicht in gleichem Ma e gelten In dem hier be Schriftgutverwaltung Seite 9 handelten Zusammenhang soll insbesondere die Verpflichtung der Beh rde ge nannt werden einen ausreichenden Nachweis ihres Handelns zu f hren Der Bearbeiter in einer Beh rde muss deshalb einen Mehraufwand leisten um den Grundsatz der Schriftlichkeit zu wahren Au erdem sind die angefallenen Unterlagen in ausreichendem Umfang aufzubewahren Wie das Bearbeiten an der beh rdlichen Aufgabenwahrnehmung ausgerichtet ist so orientiert sich die be h rdliche Schriftgutverwaltung an den Bed rfnissen der Bearbeitung und ist kein Selbstzweck 2 2 Das Bearbeiten in formaler Hinsicht Bei der beh rdlichen Aufgabenwahrnehmung sind neben fachlich inhaltlichen As pekten auch formale Gesichtspunkte zu beachten damit das angefallene Schrift gut wirtschaftlich verwaltet werden kann Die formalen Bearbeitungsaspekte soll ten daher in der Gesch ftsordnung oder in Spezialvorschriften der Beh rde ausreichend und verst ndlich geregelt sein In der deutschen Verw
152. nt und elekt ronische Archivierung im IT gest tzten Gesch ftsgang Okt 2004 Schriften reihe der KBSt 61 Homepage und Download der digitalen Version unter www kbst bund de DOMEA Konzept Organisationskonzept 2 0 Erweiterungsmodul zum Organisati onskonzept 2 0 Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten Okt 2004 Schriftenreihe der KBSt 66 Hompage und Download der digitalen Version unter www kbst bund de Schriftgutverwaltung Seite 120
153. nung der aktenf h renden Stelle weil nach Aufgabenverschiebungen und damit Aktenver nderun gen die Schriftgutbeh lter ausgetauscht werden m ssten Stabiler ist dagegen Schriftgutverwaltung Seite 78 die Nutzung von Aktenplanteilen z B Hauptgruppen f r die farbliche Kenn zeichnung der Schriftgutbeh lter N tzlich k nnen auch Angaben f r die inhaltliche Ordnungskontrolle sein Dazu geh ren die Inhaltsangabe der Akte der Hinweis auf inhaltlich verwandte Akten und vergebene Stich und Schlagw rter f r das Hinweisverzeichnis bei IT Unterst tzung ggf nur Schlagw rter Diese Angaben helfen dem Schriftgutver walter und dem Bearbeiter nicht nur rasch die Inhaltsangabe zu erkennen son dern sie auch auf Vollst ndigkeit und Richtigkeit zu berpr fen sowie die weite ren inhaltlichen Aufschreibungen f r die eigene Arbeit zu nutzen und falls n tig zu verbessern Dem Nachteil des zus tzlichen Registrierens steht der Vorteil ei ner fortlaufenden Ordnungskontrolle gegen ber die die Qualit t des Bereitstel lens verbessert Die Angabe des Endjahres der Aufbewahrunggsfrist dient der Erleichterung des Aussonderns auch das Jahr der Abgabe an die Altschriftgutverwaltung Als Aus sonderungs und Archivierungshilfe kann zus tzlich ein besonderes Feld f r den Bearbeiter dienen worin er die Akte f r die dauernde Aufbewahrung vorschl gt Dies ist vor allem f r Fallakten n tzlich vgl Abschnitt 7 7 Bei vielen Angaben
154. nur schwierig zu benutzen ist Der Umfang des anfallenden Schriftguts darf nicht zu gro sein Hat der Bear beiter Sachbearbeiter zu viel Arbeit f r das Verwalten des Schriftguts zu leisten ist die Bearbeiterablage unwirtschaftlich diese Arbeit sollte dann von anderen Kr ften erledigt werden G nstig k nnen sich folgende Gegebenheiten auswirken Die Bearbeiter haben Grundkenntnisse der Verwaltungspraxis gegebenenfalls sogar eine einheitliche Ausbildung die Personalfluktuation ist gering Die Verwaltungsvorschrift f r die Verwaltung des Schriftguts der Beh rden und sonstigen Stellen des Landes Baden W rttemberg vom 4 5 1998 GABI S 354 kn pft diese beiden Voraussetzun gen an die Zulassung einer Bearbeiterablage wobei sie dar ber hinaus die maximale Aufbewah rungsfrist pr zisiert 10 Jahre und als weitere Bedingung die Gew hrleistung der Grunds tze des Schriftgutverwaltens nennt Schriftgutverwaltung Seite 108 Die Forderung dass der Bearbeiter sofort auf seine Akten zur ckgreifen muss braucht nicht unbedingt zu einer Bearbeiterablage zu f hren weil auch eine Re gistratur die zeitlich begrenzte Verwahrung des Schriftguts beim Bearbeiter ohne weiteres zul sst Bearbeiterablagen k nnen nur dann den Anforderungen an die beh rdliche Schriftgutverwaltung gen gen wenn folgende drei organisatorische Bedingungen erf llt sind Die Vorschriften zur Schriftgutverwaltung tragen den Besonderheiten der B
155. olgende Anforderungen genannt Stand und Entwicklung der Bearbeitung m ssen jederzeit aus den Akten nachvollziehbar sein GGO 12 Abs 1 Auch das Bearbeiten hat die Vollst ndigkeit und Nachvollziehbarkeit des Sach und Bearbeitungszusammenhangs zu gew hrleisten RegR 4 Abs 1 Auch das Bearbeiten hat die Aufbewahrung der Schriftst cke entsprechend ihrem Bearbeitungswert zu gew hrleisten RegR 4 Abs 1 Schriftst cke d rfen aus der Akte nicht entfernt bei Nutzung elektronischer Vorgangsbearbeitung nicht gel scht werden RegR 4 Abs 3 Pers nliche Zusammenstellungen von Schriftst cken d rfen ebenso wie per s nliche elektronische Ablagen kein Schriftgut enthalten Kopien aus denen sich aufgrund von nachtr glichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsbildung nachvollziehen l sst sind grunds tzlich dem Schriftgut zuzuf hren RegR 4 Erl uterung Das aus der Bearbeitung entstehende Schriftgut muss vollst ndig authen tisch und bersichtlich sein RegR 6 Abs 2 Aktenrelevante elektronisch empfangene erstellte oder versandte Schriftst cke sind bei papiergebundener Bearbeitung auszudrucken Die Ausdrucke sind zusammen mit den Gesch ftsgang und Bearbeitungsvermerken und dem Nachweis der Versendung des Dokuments E Mail Kopf als Original gekenn zeichnet zu den Akten zu nehmen RegR 8 6 Abs 3 Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen dass die Schrif
156. onderungsverzeichnisses oder des Archivfindbuches Archiw Nr anzugeben Entstehen weitere Sondersachakten und ist kein Platz auf der Vorderseite sind sie auf der R ckseite nachzuw eisen in der Hinweisspalte vermerken Erh lt eine Akte ein anderes Aktenzeichen ist die alte Eintragung lesbar zu streichen Die alte Ordnungsnummer wird vorl ufig nicht mehr belegt Gew sserbett 2 3 3 7 82 D Cai w T Zu 1 Bd 1 3 80 bis 12 81 R ckseite R ckseite Bd 2 1 82 bis 7 84 Bd 3 8 84 bis Bd 1 3 80 bis 12 84 Bd 2 1 85 bis Bd 1 780 bis 9 84 Bd 2 10 80 bis Abb 10 Muster eines Aktenverzeichnisses Schriftgutverwaltung Seite 59 Bei der Aufstellung eines Aktenverzeichnisses werden die Band Nummer und die Laufzeit leicht vergessen F r das Bereitstellen und Aussondern sind jedoch diese Angaben notwendig Wichtig ist auch ein sorgf ltiger Nachweis des Verbleibs ei ner Akte die sich nicht mehr unter dem Aktenzeichen im Aktenbestand befindet etwa weil sie ein anderes Aktenzeichen erhalten hat oder an die Altregistratur bzw an eine andere Stelle abgegeben wurde Den Anfang der Auflistung zu jeder abgeleiteten Betreffseinheit bildet die Sammelsachakte Ihr folgen die Einzelsachakten mit ihren jeweils zugeordneten Sondersachakten M glich ist zus tzlich der Nachweis des vor bergehenden Verbleibs in der Beh rde doch empfiehlt sich f r den Verbleibsnachweis meist ein eigenes Hilfsmitte
157. ormalen Merkmal aufgebaut das Einsenderverzeichnis nach dem Merkmal Name des Einsenders das Eingangsbuch nach dem Merkmal des Ausstellungsdatums es stellt eine Alternative zum Einsenderverzeichnis dar die Mitzeichnungsliste nach dem Tag des Eingangs in der Registrierstelle wie das Tagebuch Liegt eine gute Sachaktenordnung vor besteht im Allgemeinen kaum Bedarf einzelne Schriftst cke sachbezogen in einem schriftst ckbezogenen Hinweisver zeichnis zu registrieren vielmehr reichen dann aktenbezogene Hinweise aus Ein Schriftst ck ist nur dann ausnahmsweise im aktenbezogenen Hinweisverzeichnis vgl Abschnitt 4 5 nachzuweisen wenn es durch die Inhaltsangabe der Akte nicht abgedeckt ist die Inhaltsangabe soll nicht erweitert werden und wenn we gen des speziellen Sachverhalts mit einer sp teren dringenden Nachfrage ge rechnet werden muss Ein fr her h ufig gef hrtes Akten Inhaltsverzeichnis er brigt sich durch eine dif ferenzierte Aktenordnung und registrierung In der Praxis hat sich gezeigt dass durch konsequentes Bilden und Registrieren von Sachakten das Schriftst ckerfassen erheblich eingeschr nkt werden kann Suchanfragen aus der Bearbeitung k nnen auf einen Sachverhalt reduziert wer den der dann ein sachbezogenes Suchen und Finden unter den Sachakten er m glicht Bequemer ist es f r den Schriftgutverwalter aber eine formale Angabe des Bearbeiters nicht erst in eine sachbezogene umsetzen zu m
158. r Sicherstellung der sp teren ordnungsgem en Aussonderung sollte das Archiv rechtzeitig bei der Entwicklung oder Beschaffung elektronischer Schriftgutverwaltungs und Vorgangsbearbeitungssysteme beteiligt werden Geregelt wird das Aussondern von Akten und Vorg ngen wobei bei der Be schreibung des entsprechenden Datensatzes eine eigene Angabe Band Nummer nicht vorgesehen ist Konkreter sind die Vorschl ge die eine Arbeitsgruppe von Archivaren des Bun des der L nder und Kommunen im Rahmen des so genannten DOMEA Konzepts zum Aussondern und Archivieren machte siehe Literaturverzeichnis Aus dem Bericht der Arbeitsgruppe der sich im Unterschied zur RegR auf die Beh rden und sonstigen Stellen aller Gebietsk rperschaften bezieht sind f r den Zust n digkeitsbereich des Bundesarchivs folgende f nf Punkte hervorzuheben Es muss auch wie bisher eine Altregistratur geben die elektronische Unter lagen auf langsameren Speichermedien verwaltet und dadurch dem Gesichts punkt der Wirtschaftlichkeit Rechnung tr gt Eine entscheidende Rolle kommt der rechtzeitigen Festlegung der Aufbewah rungsfrist zu weil nur so ein ordnungsgem es Aussondern gew hrleistet werden kann F r den bergang in die Altregistratur ist eine Zur cklege Frist Transfer frist festzulegen Dadurch k nnen abgeschlossene Vorg nge nicht Akten nach einer bestimmten Frist sozusagen automatisch zur ckgelegt werden Schriftg
159. r zentralen Altschriftgutverw altung 4711 1 3 Abgabe an das zust ndige Archiv 2 2 2 4711 BW1 Registraturwesen des zu einer fest abgeleiteten Finanzministeriums Betreffseinheit 2 3 Kein sch ssige s Beispiel u Fallakten Anl 3 Nr Anden 4711 0 Sammelsachakte Sammelsachakte Anl 3 Nr 25 6 Sondersachakten abgeleitete Anl 3 Nr 5 Einzelsachakten genannt nur Sondersachakten 2 51 4711y 4 III Berichte Stellungnahmen Klassfizierte Sondersachakte Anl 3 Anm 3 fest abgeleitete 252 4711 21 Sammlung der Einzelsachakte Organisstionsibersichten Nichtklassifizierte Sondersachakte frei abgeleitete Einzelsachakte 1 Ordnungsebene Yorg nge vgl 4 39 Yorgangszeich Inhaltsangabe Bezeichnung der Ordnungseinheit 1 en 4711 3 1 02 Umsetzung des Worgang nur bei elektronischer Anl 3 Nr 8 Gesch ftsverteilungsplans vom Aktenf hrung 15 02 2002 Abb 9 Aktenplan Akten und Vorg nge Ordnungsbeispiele zur Betreffseinheit Schriftgutverwaltung Schriftgutverwaltung Seite 57 Beide Ordnungsformen haben ihren Sinn und tragen richtig angewandt zur bersichtlichkeit und damit zum leichteren Wiederfinden bei Je nach Zweckm Bigkeit kann zun chst von der Einzelsachakte abgeleitet werden und dann bei entsprechendem Aktenanfall auf die andere M glichkeit bergegangen werden falls nicht gleich eine neue Betreffseinheit gebildet wird Allerdings setzt die An ordnung beider Formen einen dauernden wachsa
160. ragen mit formalen und sachbezogenen Angaben Das Registrieren nach formalen Merkmalen ist verh ltnism ig einfach Der Name des Einsenders und das Ausstellungsdatum z hlen zu den bekanntesten formalen Merkmalen Schwieriger ist das Registrie ren nach sachbezogenen also inhaltlichen Merkmalen weil die Auswahlm glich keiten erheblich gr er sind und das Sucherfordernis schwer abzusch tzen ist Ein zu geringer Registrieraufwand f hrt zu einem unbefriedigenden Suchergeb nis zu umfangreiches Registrieren zu einem Informationsdschungel der nicht mehr berblickt und damit voll genutzt werden kann Eine Registrierbeschr n kung ergibt sich aus der Verkn pfung des Schriftst cks mit der Sachakte oder ggf dem Vorgang Kontrolle der Vollst ndigkeit der Bearbeitung Die Erledigungskontrolle der Schriftgutverwaltung gegen ber dem Bearbeiter ist mit Hilfe des Tagebuchs leicht durchzuf hren bietet jedoch dem s umigen Bear beiter manche Schlupfl cher Dieses berwachungs mittel belastet das Verh lt nis der Registratur zum Bearbeiter Das F hren der so genannten Restliste wurde deshalb bereits vor rund 30 Jahren in der RegA zur GGO in eine Kannbestim mung umgewandelt und in die RegR von 1995 nicht mehr aufgenommen Schriftgutverwaltung Seite 69 Die Beschreibung der Registrierzwecke macht deutlich dass es wegen der unter schiedlichen Anforderungen in einer Beh rde kein einheitliches Registriermodell geben kann Die Anforder
161. rde bereits eingegangen vgl Abschnitt 4 3 7 Die ordnungstechnischen M glichkeiten der Behandlung eines aktenw rdigen Eingangs verdeutlicht Abb 8 Seite 56 Bei den einzelnen Ordnungsschritten sind auch m gliche Ordnungsmotive und zur Verdeutlichung des Ordnungszusam menhangs auch beispielhaft Aktenzeichen der neu gebildeten Sachakten ge nannt An einem konkreten Ordnungsbeispiel Abb 9 Seite 57 sind alle Formen von Ordnungseinheiten Akten Vorg ngen mit ihren Kennzeichen und ihrer Inhalts angabe dargestellt Ordnungsgrundlage bildet dabei die Betreffseinheit Schrift gutverwaltung eines Aktenplans mit vier Gliederungsstufen Zus tzlich werden die Fundstellen der Registraturrichtlinie genannt Dieses Beispiel gilt f r eine ak Schriftgutverwaltung Seite 55 Ordnungsma nahme Aktenzeichen phase 0 Eingang Schriftst ck EN O i Einzelsachakte Neubilden einer Einzelsachakte oder 471171 Zuordnen zu einer bestehenden Einzelsachakte und ggf ndern der Inhaltsangabe der Einzelsachakte Ggf Sammelsachakte nicht Einzelsachakte Allgernei 4711 0 Bilden einer neuen Einzelsachakte oder 471173 Bilden einer Sondersachakte abgeleitete Einzelsachak te nichtklassifiziert 4711 2 1 klassifiziert 4711 2 I1 Bilden einer abgeleiteten Betreffseinheit und Zuordnen der bestehenden Akten freie Ableitung der Betreffseinheit 4711 1 1 feste Ableitung der Betreffseinheit Bei fortdauemder Auf
162. rden Sondersachakte oder abgeleitete Einzelsachakte Fallen zu einer Einzelsachakte in einem absehbaren Zeitraum viele Schriftst cke an k nnen beim Bereitstellen und Bearbeiten Schwierigkeiten auftreten weil gleichartige Schriftst cke nicht nebeneinander liegen sondern zeitlich ber die ganze Akte verteilt sind Hier bieten sich zwei M glichkeiten an die Aktenord nung zu verbessern Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung ist das Bilden so genannter Vorg nge eine dritte M glichkeit vgl Abschnitt 4 3 9 Die erste M glichkeit besteht wie bereits erl utert in der Verbesserung der bersicht und damit des R ckgriffs indem aus der Einzelsachakte neue selbst n dige Einzelsachakten gebildet werden Diese neuen Einzelsachakten sind inhalt lich sauber gegen ber der Ausgangsakte abgegrenzt durch Verweis mit ihr ver kn pft und besitzen eigene Aktenkennzeichen Der Nachteil dieses Verfahrens ist dass beim Zuordnen und Suchen die verwandten Akten im Aktenverzeichnis nicht auf den ersten Blick gesehen werden Bei der zweiten werden ablagetechnisch selbst ndige Akten gebildet die sich von der zugeh rigen Einzelsachakte durch eine formale oder inhaltliche Eingrenzung und durch einen Zusatz zum Aktenkennzeichen unterscheiden Die Verbindung zur Einzelsachakte wird u erlich durch das weitgehend identische Aktenzeichen und die r umlich verbundene Ablage deutlich Diese aus einer Einzelsachakte gebildete Akte wird in der RegR
163. rdings wird erst eine ausreichende Erfahrung im Schriftgutverwalten diesen Gratweg der Aktenplan Bildung sicher gehen lassen Stabilit t des Aktenplans bedeutet dass er nicht unn tig erg nzt und ver ndert wird Dennoch muss der Aktenplan aber auch flexibel sein Erg nzungen auf grund vermehrten Schriftgutanfalls oder Ver nderungen infolge des Zuwachses oder Wegfalls beh rdlicher Aufgaben m ssen problemlos umgesetzt werden k n nen ohne dass ein gr erer Umbau des Organisationsgef ges im Aktenplan er forderlich ist F r neu entstandene Aufgabenkomplexe z B Umweltschutz muss im Aktenplan nat rlich mehr Luft f r die Entwicklung neuer Betreffsein heiten gelassen werden als f r bereits langj hrig praktizierte z B Einkommens teuer Ein Drittel freigehaltener Gliederungspositionen reicht in einem neuen Aktenplan im Allgemeinen aus vgl den Auszug aus dem Generalaktenplan der Justizverwaltung Abb 4 Seite 28 Wird eine Aktenplaneinheit nicht mehr ben tigt z B wenn die Aufgabe entf llt sollte sie m glichst nicht zumindest nicht in den n chsten Jahren wieder belegt werden Wird dieser Grundsatz nicht beachtet kommt es bei einem l ngerfristi gen R ckgriff auf lteres Schriftgut zu Problemen des Bereitstellens Schriftgutverwaltung Seite 33 3 7 Bestandteil der Vorschriften zur Schriftgutverwaltung Es reicht f r eine Beh rde nicht aus nur einen Aktenplan zu besitzen und dessen Anwendung dem freien Sp
164. reiben tragen zun chst das Ge sch ftszeichen der Organisationseinheit die das Schriftst ck verfasst hat Dieses Gesch ftszeichen besitzt jedoch f r die empfangende und bearbeitende Organi sationseinheit keinen Ordnungswert F r die bearbeitende Stelle muss vielmehr ein eigenes zweites Gesch ftszeichen vergeben werden das dann auch in einem folgendem Aktenvermerk und Antwortschreiben verwendet wird Die Eingangs stelle legt das Organisationszeichen fest der zust ndige Schriftgutverwalter das Aktenzeichen und ggf Vorgangs oder Schriftst ckkennzeichen In der Regel er scheinen beide Angaben auf dem Papier Eingang in oder neben dem Eingangs stempel Durch dieses Gesch ftszeichen wird also eindeutig bestimmt wer die Schriftgutverwaltung Seite 18 zust ndige bearbeitende Organisationseinheit ist und in welchem Teil welchen Aktenbestandes das Schriftst ck einzuordnen und aufzuwahren ist Das Gesch ftszeichen ist eine Errungenschaft des 20 Jahrhunderts Statt der Aktensignatur die allein der Registrator kannte erhielt das Schriftst ck bis zur B roreform als Identifikationsmerkmal im Wesentlichen die Tagebuchnummer Der Bearbeiter erhielt die f r die Bearbeitung ben tigten Unterlagen und war vom Aktenordnen praktisch ausgeschlossen Das Bilden und Registrieren der Ak ten war ausschlie lich Sache der Registratur Durch die Einf hrung eines knap pen Aktenplankennzeichens in der B roreform wurde die Voraussetzung f r die
165. rend der Bearbeitung getroffen werden k nnen Ein Aktenzeichen muss sp testens dann vergeben werden wenn der Eingang zur Stellungnahme an andere Stellen in der Beh rde geht Oder falls keine Beteili gung notwendig ist ein Ausgang also ein Antwortschreiben an eine externe Stelle vorbereitet wird Vollzieht sich die Bearbeitung in mehreren durch Wie dervorlagetermine markierten Schritten sollten die Ordnung und die Registrie rung im Zusammenhang mit neuen Eing ngen gepr ft und gegebenenfalls ge n dert werden Die Bildung und inhaltliche Bezeichnung der Einzelsachakte sind zu berpr fen und bei Bedarf Sondersachakten zu bilden Zur Bearbeitung geh rt auch die Entscheidung ob ein Eingang berhaupt zu einer Akte genommen etwa nur als Weglegesache oder gar Papierkorbsache behandelt werden soll Es ist ein leider verbreiteter Irrtum dass nach der abschlie enden Bearbeitung nicht mehr geordnet sondern nur noch abgelegt zu werden braucht Der Regist rator der von dem Bearbeiter das gesamte umfangreiche und ungeordnete Schriftgut erh lt das dieser w hrend der langen Bearbeitung bei sich gehortet hat mag seine Aufgabe nur noch darin sehen die Schriftst cke in Schriftgutbe h ltern B nden in zeitlicher Folge abzulegen und die Beh lter zu beschriften Der Registrator wird sich bald wundern wenn die Aussonderung von Akten so schwierig ist Der Bearbeiter wird verbl fft und ver rgert sein wenn er bei der
166. rf gten Unterlagen zu den Akten zu nehmen sind sollten die Schlussverf gung bei Bedarf mit Ordnungs und Registrierhinweisen verkn pft werden die das sp tere Bereitstellen und Aussondern erleichtern Sinnvoll kann jedoch auch eine Absprache zwischen Schriftgutverwalter und Registrator sein Der Bearbeiter muss wissen dass er mit der Schlussverf gung den Gang des weiteren Schriftgutverwaltens entscheidend beeinflusst Die bersicht Abb 21 Seite 113 macht auch deutlich dass das Ordnen und Registrieren keine einmaligen T tigkeiten der Schriftgutverwaltung darstellen sondern bis zum Zur cklegen einen fortdauernden Prozess bilden vgl auch Ab schnitt 4 7 Die Folge sind ein sachgerechtes Zur cklegen und Aussondern sowie Schriftgutverwaltung Seite 114 ein leichter R ckgriff auf Unterlagen die f r die Bearbeitung noch ben tigt wer den Eine erste ablauforganisatorische Engstelle kann das Zur cklegen und Abgeben an die Altschriftgutverwaltung sein wenn vorher nicht die notwendigen Voraus setzungen in der Schriftgutverwaltung getroffen werden insbesondere differen ziertes Ordnen von Akten Festlegen von Aufbewahrungsfristen Werden die Voraussetzungen nicht beachtet und trotzdem Unterlagen unsachgerecht also beispielsweise ohne die Festlegung von Fristen oder mit falschen Fristangaben an die Altschriftgutverwaltung abgegeben so kann dies zu deren Aussonde rungsunf higkeit f hren Eine weitere m gliche Folge kann sein
167. rgibt ist nicht zu bersehen Bei der Ordnung des Schriftguts zu einer Betreffseinheit besteht die Gefahr dass unzweckm ig grob oder fein geordnet wird also zu viele oder zu wenige Einzel sachakten gebildet werden Die Einf hrung der Vorgangskennzeichnung und registrierung kann dazu f hren dass die Einzelsachakte nur noch sehr grob ge bildet wird Bei einer Vorgangsbildung und kennzeichnung w re daher immer zu beachten dass sie kurzfristig der Fortf hrung der Bearbeitung dient jedoch langfristig die sachbezogene Suche nach berschaubaren Sachverhal ten Sachakten gew hrleisten muss Andererseits sind die Gefahren f r die Schriftgutverwaltung gr er wenn auf das zus tzliche Bilden und Registrieren von Vorg ngen verzichtet wird Denn der Bearbeiter neigt bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung dazu in handlichen Gesch ftsvorg ngen zu denken und diese Ordnungsgr e in der Aktenordnung abzubilden Die Folge w re die Bil dung vieler kleiner Akten die das sachbezogene Suchen erschwert weil auf das schriftgutm ige Zusammenfassen inhaltlicher Zusammenh nge verzichtet wor den ist F r elektronische Akten entf llt der durch die Begrenztheit des Schriftgutbeh l ters bedingte Zwang zur Bildung einzelner B nde zu einer Akte Damit der ber Schriftgutverwaltung Seite 53 blick ber die zu einer Akte angefallenen Unterlagen vorhanden ist kann sp tes tens mit der ersten Aussonderung eine k nstliche Bandz
168. rschrif ten und Hinweise Zumindest die Gesch ftsordnung sollte als Grundgesetz in nerbeh rdlicher Arbeit den Beh rdenbediensteten als einzelne Vorschrift zur Verf gung stehen Falls nicht die in den letzten Jahren h ufiger genutzte L sung des Organisationshandbuchs bevorzugt wird kann ein eigenes Dienstwerk Schriftgutverwaltung verwendet werden in dem alle genannten Vorschriften und Hinweise anwendungsfreundlich zusammengefasst sind 8 7 Zusammenfassung Soll die beh rdliche Schriftgutverwaltung die sich aus den Aufgaben der Beh rde ergebenden Anforderungen erf llen muss auch der ausreichenden Regelung auf bau und ablauforganisatorischer Aspekte sowie dem Vorschriftenwesen beson dere Beachtung geschenkt werden Dabei hervorzuheben sind folgende Gesichts punkte Die Schriftgutverwaltung muss unter einer einheitlichen Leitung stehen weil nur so die notwendige Einheitlichkeit der Methoden und Hilfsmittel gew hr leistet wird Das Verwalten des Schriftguts muss vollst ndig geregelt sein Die Regelungen sind berdies den betreffenden Bediensteten Bearbeitern und Schriftgut verwaltern in anwendungsfreundlicher Form zur Verf gung zu stellen Bei der Festlegung der Aufbauorganisation der Schriftgutverwaltung sind die beh rdenspezifischen Anforderungen an das Schriftgut gegen ber rein orga nisatorischen Gesichtspunkten besonders zu beachten Ist auf Schriftgut lang fristig zur ckzugreifen kann nur die Or
169. rsten Gliederungseinheit des Aktenplans anfallenden Schriftst cke zu behandeln sind Dabei wird voraus gesetzt dass die Betreffseinheit sinnvoll und in sachgerechtem Umfang gebildet worden ist Angesichts der vielen Besonderheiten k nnen Problematik und L sungsvorschl ge nicht in allen Einzelheiten veranschaulicht werden Schriftgutverwaltung Seite 39 4 2 Derzeitige Praxis und ihre Schw chen Folgerungen In der beh rdlichen Praxis sind folgende Formen des Zuordnens von Schriftst cken zu einer Aktenplan Betreffseinheit verbreitet a Ordnen und Ablegen der Schriftst cke nach Anfall oder nach einem bestimm ten zeitlichen Merkmal z B Ausstellungsdatum oder Datum der Erledigungs verf gung Diese Ordnungsform ist sehr einfach und wenig arbeitsaufwendig Allerdings gilt dies f r das Ordnen nicht jedoch f r das Bereitstellen Denn fallen viele Schrift st cke an wird das Bereitstellen mit Ablauf der Zeit immer m hsamer weil sel ten nach einem Schriftst ck eines bestimmten Datums h ufig dagegen nach Schriftst cken zu einer bestimmten Ma nahme oder einem speziellen Sachver halt gesucht wird Als Folge wird dann meist der Aktenplan weiter aufgegliedert was diesen un bersichtlich macht und seinem Zweck Herstellung einer stabilen Sach bersicht widerspricht Die Vorteile dieses Ordnens sind gegen ber den Nachteilen des sachbezogenen Findens von Schriftgut so gering einzusch tzen dass diese Ordnungsform f r die
170. s zweckm ige Handhaben der freien Ableitungen erfordert erhebliches Ord nungsverst ndnis bei den Bearbeitern und Schriftgutverwaltern Missbrauch ist nicht auszuschlie en Diese Gefahr besteht wenn die Anwendung des Aktenplans nicht fortlaufend berpr ft und Antr ge der aktenf hrenden Stellen auf Erg n zung des Aktenplans nicht in angemessener Zeit bearbeitet werden Dann kann die aktenf hrende Stelle die freien Ableitungen sogar f r eine inhaltlich unzutref fende Fortschreibung des Aktenplans nutzen oder durch einen unn tigen und berm igen Gebrauch freier Ableitungen die eigene Aktenordnung erschweren und un bersichtlich machen K nnen Sondersachakten gef hrt werden muss auf die zweckm ige Anwendung der beiden Ordnungsinstrumente besonders geach tet werden vgl Abschnitt 4 3 3 Das Bilden abgeleiteter Betreffseinheiten ist ein wichtiges Ordnungsinstrument f r die Wahrung der bersichtlichkeit und Stabilit t des Aktenplans Bereits bei der Aufstellung eines Aktenplans k nnen berzogene Forderungen der aktenf h renden Stellen nach Aktenplaneinheiten mit dem Hinweis abgewendet werden dass bei Bedarf abgeleitete Betreffseinheiten gebildet werden k nnen So kann diese Stelle mit Hilfe von Ableitungen doch noch zu der gew nschten differen zierten Aktenordnung kommen und die brigen aktenf hrenden Stellen sind nicht gezwungen ihre wenigen Unterlagen in unn tig verfeinerter Weise nach dem Aktenplan zu ordnen Alle
171. sich die brigen Aktenarten entwickeln lassen Bei Bedarf kann aus einer Einzelsachakte jederzeit eine neue selbst ndige und gleichwertige Ein zelsachakte gebildet werden die jedoch gegen ber der Ausgangsakte inhaltlich sauber abgegrenzt sein muss Einzelsachakten werden vor allem unter den Ge sichtspunkten der Bearbeitungszweckm igkeit und bersichtlichkeit nach inhalt lichen ausnahmsweise auch formalen Merkmalen gebildet Eine Spezialform der Einzelsachakte ist die Fallakte auf die noch einzugehen ist Ein Beispiel f r das Bilden von Einzelsachakten enth lt Abbildung 10 auf Seite 59 Schriftgutverwaltung Seite 43 Ggf besondere Fallaktenordnung au erhalb des Aktenplans Hauptgruppen Aktenplan Obergruppen mit folgenden Gliederungsstufen und Aktenplaneinheiten Gruppen Betreffseinheiten ggf abgeleitete Betreffseinheiten im Aktenyverzeichnis nachzuweisen Sammelsachakte Einzelsachakten Fallakten nur bei Bedarf meist Ordnung nicht mehr als eine au erhalb des je Betreffseinheit E amp Aktenplans Sondersachakten abgeleitete Einzelsachakten Abb 5 bersicht ber das Bilden von Sachakten Sammelsachakte Die Sammelsachakte dient der bersicht und Begrenzung der Zahl von Einzel sachakten Sie steht auf der gleichen Ordnungsstufe wie die Einzelsachakte und umfasst bezogen auf die Betreffseinheit des Aktenplans als Rest Akte alle Schriftst cke die nicht einer Einzelsachakte
172. sie entscheiden ob die eigene Zust n digkeit und damit Bearbeitung so bedeutsam ist dass sie den Eingang einer ei genen Aktenplaneinheit zuordnet oder das Aktenplankennzeichen der federf h renden Organisationseinheit bernimmt W hlt sie ausschlie lich die zweite M glichkeit entstehen im Laufe der Zeit Schwierigkeiten beim R ckgriff Das Schriftgut zur eigenen Aufgabenwahrnehmung wird zerrissen es muss dann an mehreren Stellen des Aktenplans unter Nachvollzug der fremden Aufgaben ge sucht werden Dabei geht das Wissen um andere Fundorte in der Schriftgutver waltung allm hlich verloren auch weil das Wiederfinden nicht durch ausreichen de Verweise erleichtert wird Lediglich in einem Fall ist die Verwendung desselben Aktenplanzeichens oder Ak tenzeichens vertretbar Wenn eine Organisationseinheit innerhalb der Beh rde h ufig zu einem eng begrenzten Bearbeitungspunkt z B Organisation beteiligt wird und dies zu keiner intensiven Bearbeitung f hrt kann das dabei entstan dene Mitwirkungsschriftgut der Einfachheit halber unter dem Aktenplanzeichen oder Aktenzeichen der federf hrenden Organisationseinheit gef hrt werden Zur Verdeutlichung kann dem Akten plan kennzeichen dieser Mitwirkungsakten ein M vorgesetzt werden So wird Ordnungsaufwand gespart und ein R ckgriff der ja meist von der federf hrenden Stelle angesto en wird ist in der n chsten Zeit noch gesichert M glich ist jedoch auch ein vereinfachtes Zuordne
173. sst sind Schriftgutverwaltung Seite 104 8 2 Aufbauorganisatorische Formen der Schriftgutverwaltung Im Mittelpunkt einer aufbauorganisatorischen Betrachtung der Schriftgutverwal tung steht die Beziehung der Schriftgutverwaltung zur Bearbeitung Die beiden bekannten aufbauorganisatorischen Formen sind dabei die Registratur mit Re gistratoren sowie die Bearbeiterablage auch Arbeitsplatzablage genannt Der Registrator und der Verwalter einer Bearbeiterablage sind Schriftgutverwalter dies ist die neutrale Bezeichnung des Aufgabentr gers in der Schriftgutverwal tung Die Praxis zeigt dass bislang auf klare und eindeutige aufbauorganisatori sche Begriffe kein besonderer Wert gelegt wird So wird z B von der Sachbear beiterablage gesprochen In der im M rz 1991 neu gefassten DIN 821 3 Schriftgutbeh lter Begriffe hei t es Ablagen werden auch Registraturen ge nannt Damit wird Aufbauorganisatorisches mit Ablagetechnischem vermischt Die Notwendigkeit einer innerbeh rdlichen zentralen Regelungs und berwa chungsstelle f r die Schriftgutverwaltung ist unbestritten Bei der aufbauorgani satorischen Ausgestaltung gibt es jedoch unterschiedliche Auffassungen die am deutlichsten bei der Bewertung der beiden Formen Registratur und Bearbei terablage werden War die Registratur bis Ende des 19 Jahrhunderts in Deutschland die einzige Organisationsform der beh rdlichen Schriftgutverwal tung wurde mit der B
174. sst und bei einer inhaltlichen Ver nderung der Akte ein neuer Begriff gesucht und verwendet werden muss Lediglich bei den hier nicht n her zu behandelnden Fallakten kann ein inhaltsbezogener Schl sselbegriff z B Name oder Kunden Nr sehr sinnvoll sein Alphabetisch zu ordnende Beg riffe z B Namen erleichtern zwar wegen ihrer Merkf higkeit den R ckgriff f h ren jedoch zu langen Aktenzeichen und erschweren mit wachsender Aktenzahl das Ablegen und Aussondern Als inhaltsneutrale Kennzeichen kommen Buchstaben Zahlen oder eine Kombi nation von beiden in Frage Wegen der Begrenztheit und schlechten Zitierf hig keit von Buchstaben empfiehlt sich die fortlaufende numerische Z hlung Weiterhin ist es n tzlich wenn man die einzelnen Arten von Sachakten bereits an der Kennzeichnung erkennen kann Folgende Festlegungen haben sich bew hrt f r die Einzelsachakte die Zahlen ab 1 z B 1182 1 1182 2 usw f r die Sammelsachakte die Zahl O z B 1182 0 f r die klassifizierte Sondersachakte die r mische Ziffer als Erg nzung zum Aktenzeichen der dazugeh rigen Einzelsachakte z B 1182 2 11 Schon we gen der schwierigen Schreibweise r mischer Zahlen sollten nicht zu viele klassifizierte Sondersachakten m glichst nicht ber VIII gebildet werden f r sonstige Sondersachakten die arabische Zahl die durch Bindestrich von dem Kennzeichen der Ausgangs Einzelsachakte zu trennen ist z B 1182 2 3 3 abgeleitete E
175. steiligen Schriftgutverwaltung stets ein aktuelles Aktenverzeichnis zur Verf gung er kann st rker in das Ordnen und Bereitstellen einbezogen werden Durch die Aktendatei ist sicherzustellen dass auch Schriftgut zu lteren Akten zeichen problemlos gefunden wird Der Nachweis des neuen Aktenzeichens einer umgebuchten Akte d rfte mindestens genau so leicht sein wie im konventionellen Aktenverzeichnis vgl die Akte Nr 7 in der Abb 10 Welche Mindestangaben eine Aktendatei enthalten muss ist in der RegR Anlage 4 beschrieben Zu beachten ist dass sich viele Registrierelemente der Aktendatei nicht auf die Akte sondern auf den einzelnen Band beziehen z B Laufzeit und Verbleib Der Schriftgutverwaltung Seite 60 Einsatz einer Aktendatei wird um so leichter je mehr Aufmerksamkeit vor allem der Ordnung und Kennzeichnung der Akten gewidmet worden ist F r elektronische Akten bestehen grunds tzlich die gleichen Anforderungen an das Aktenverzeichnis Bei hybrider Aktenf hrung ist allerdings ein Hinweis eige nes Datenfeld daf r erforderlich welche Schriftgutteile in Papierform vorhanden sind Falls zwischen Schriftst cken und Akten auch sogenannte Vorg nge zu f h ren sind muss f r diese ein eigener Nachweis eingerichtet werden 4 5 Das inhaltsbezogene Erschlie en Das Hinweisverzeichnis und sein elektronischer Ersatz F r das sachgerechte Zuordnen von Eing ngen zu Sachakten sowie f r das in haltsbezogene Bereitstellen
176. stimmung des zust ndigen Archivs vernichtet wer den Dies gilt nicht f r das fortlaufende Vernichten von Schriftst cken geringen Werts in der laufenden Schriftgutverwaltung Papierkorb oder Weglegesachen bis zum Zeitpunkt der Aktenbildung Bei der Verwaltung gr erer Altregistraturen ist der Einsatz von IT sinnvoll und wirtschaftlich Dabei ist m glichst auf die Verkn pfung mit der laufenden Schrift gutverwaltung zu achten Am zweckm igsten ist eine Planung der IT Anwen dung f r die gesamte Schriftgutverwaltung die das Aussondern vollst ndig be r cksichtigt Schriftgutverwaltung Seite 101 Vor der Verwendung moderner Mikroformen f r die Aufbewahrung sind voraus sichtliche R ckgriffserfordernisse und Kosten kritisch zu pr fen Als Anwen dungsbereich kommen vor allem Fallakten in Betracht Noch weit fr her als bei Papierakten ist vor der endg ltigen Aussonderung elekt ronischer Unterlagen Kontakt zum zust ndigen Archiv aufzunehmen Ein sach und bearbeitungsgerechtes Ordnen und Registrieren der Ordnung w h rend des Prozesses der Aktenbildung und Bearbeitung erleichtern und verbilligen nicht nur das Aussondern in der Beh rde sondern auch die sp tere Arbeit des zust ndigen Archivs Begangene Ordnungsm ngel sind in der Altschriftgutverwal tung in der Regel nicht mehr zu beheben erst recht nicht mehr im Archiv Schriftgutverwaltung Seite 102 8 Aufbau und Ablauforganisation Vorschriften 8 1 Schriftgut
177. sverf gung vor im Schriftgutbeh lter gereiht sind Das Bilden der einzelnen Sachakten geschieht hier fast zwangsl ufig ohne dass zun chst be wusst eine inhaltliche Abgrenzung erfolgt Es handelt sich um eine Zusammen fassung von Schriftst cken die aufeinander Bezug nehmen dem Eingang folgt ein Antwortschreiben usw Die Zusammenfassung entspricht in der Regel einer Schriftgutverwaltung Seite 40 Ma nahme oder einem Sachverhalt ohne dass sie inhaltlich besonders kenntlich gemacht wird Die Schw chen dieses Verfahrens sind nicht zu bersehen Es fehlt ein planvolles Aktenbilden Weil innerhalb der Betreffseinheit Schrift st cke nur aufgrund einer formalen Beziehung einfache Eingang Ausgang Verkn pfung zusammengefasst werden f hrt ein sachbezogener R ckgriff nicht gleich zu einer Akte die alle einschl gigen Unterlagen enth lt So wird ein Schriftst ck zu zwei inhaltlich gleichartigen Ma nahmen getrennt abge legt es sei denn dass durch einen entsprechenden Bezug in einem Schrift st ck die Verkn pfung hergestellt wird und damit die f r die sp tere Bearbei tung allein zweckm ige Zusammenfassung in einer Akte erfolgt Bei der Ablage nach dem Datum der Erledigungsverf gung besitzt jede Akte wegen laufender Zug nge eine instabile Kennzeichnung und einen instabilen Lagerungsort Aufgrund der skizzierten M ngel ist folgende Vorgehensweise zu empfehlen Die Schriftst cke zu einer Betreffseinheit sind gan
178. t st cke der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung z B Ge sch ftsgangvermerke Verf gungen Aktenvermerke Zeichnungen Mitzeich nungen Kenntnisnahmen in Protokoll und Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der elektronischen Akte zugeordnet werden RegR 6 Abs 4 Ohne die aktive Bereitschaft des Bearbeiters die Verwaltung des Schriftguts zu unterst tzen wird sich eine qualifizierte und wirtschaftliche Schriftgutverwaltung nicht organisieren lassen In der GGO und RegR wird statt Schriftst ck die Bezeichnung Dokument verwendet Die alte Be zeichnung wird hier beibehalten weil in ihr am besten die weiterhin berwiegend schriftliche Form der Bearbeitung zum Ausdruck kommt und der Begriff Dokument eine zu vage oder zu spezielle Bedeutung z B in der Dokumentation oder der IT besitzt Der Begriff Schriftst ck umfasst also die Papierform wie die digitale Form Schriftgutverwaltung Seite 12 2 3 Aufgaben und Ziele der Schriftgutverwaltung Folgende f nf Aufgaben sind in der Schriftgutverwaltung wahrzunehmen Ordnen Das Zusammenfassen von Schriftst cken zu Akten i d R auf der Grundlage eines Aktenplans Registrieren Das Erfassen formaler und inhaltlicher Merkmale von Schriftst cken Akten und ggf Vorg ngen zum Zweck des sp teren Nachweisens und Wiederfin dens dazu kann auch das Beschriften der Schriftgutbeh lter gez hlt werden Ablegen Aufbewahren Das Einbringen von Schriftst
179. t f r die aussondernde Beh rde und das bernehmende Archiv sein wird Die spezifischen Anforderungen bei der bernahme maschinenlesbarer Dateien aus Datenbank Anwendungen in das Bundesarchiv verdeutlicht der in Abb 19 Seite 100 dargestellte Katalog von Mindestanforderungen an die Datendokumentation 7 9 Zusammenfassung Auch f r das Aussondern ist ein Mindestma an Organisation erforderlich Nur dadurch kann den Anforderungen der Beh rde insbesondere aus der Bearbei tung und der archivgesetzlichen Forderung dauernd aufzubewahrende Unter lagen fr hzeitig zu sichern entsprochen werden Grunds tzlich ben tigt jede Beh rde einer gewissen Gr e eine eigene Altregist ratur mit besonderem Fachpersonal Altregistrator f r die Verwaltung und end g ltige Aussonderung von Altschriftgut Sp testens vor dem Zur cklegen sollte f r alle Unterlagen die an die Altschrift gutverwaltung gehen eine sachgerechte Aufbewahrunggsfrist festgelegt werden Besondere Aufmerksamkeit sollte der sachlich und wirtschaftlich zweckm igsten Art und Form der Lagerung des Altschriftguts innerhalb der Altschriftgutverwal tung geschenkt werden Mit dem zust ndigen Archiv ist fr hzeitig zu kl ren welche Teile des Altschrift guts das Archiv nicht bernehmen will Diese Angaben sind zusammen mit den Aufbewahrungsfristen soweit m glich in einem Aussonderungskatalog fest und bei Bedarf fortzuschreiben Altschriftgut darf nur mit Zu
180. t wird dann unn tig lange aufbewahrt Wird nur unzul nglich registriert vor allem wenn Inhaltsangabe Laufzeit und der letzte Ausleihzeitpunkt fehlen kann nur unter Schwierigkeiten das aus zusondernde Schriftgut ermittelt werden Wird unsachgerecht abgelegt z B Ablage unterschiedlich lang aufzubewah render Akten in einem Stehordner kann dies den Aussonderungsaufwand erh hen Vor allem Fehler und Unterlassungen im Ordnen und Registrieren der Akten k n nen beim Aussondern nicht mehr oder nur m hsam r ckg ngig gemacht werden Schriftgutverwaltung Seite 83 und f hren zu einer Verz gerung des Aussonderungsprozesses Die wachsende Un bersichtlichkeit des Aktenbestandes erschwert in wachsendem Ma e das Be reitstellen indem die f r die Bearbeitung erforderlichen Unterlagen nur noch un vollst ndig zur Verf gung gestellt werden k nnen Dies pr gt das Leistungsbild der Schriftgutverwaltung am sichtbarsten Es wird in der Praxis oft bersehen dass auch das Aussondern eine Daueraufga be ist die nicht erst mit der Abgabe an die Altschriftgutverwaltung einsetzt son dern bereits mit der Bearbeitung eines eingegangenen externen oder internen Schriftst cks beginnt Der Bearbeiter muss im Rahmen der fachlichen Bearbei tung eine Entscheidung ber das weitere Schicksal des Schriftst cks treffen die sich in einer abschlie enden Schlussverf gung ausdr ckt Bevor die klassischen Schlussverf gungen Zum Vorgang Zu den Ak
181. te 42 Bilden von Sachakten ohne dass dazu bereits Schriftst cke angefallen sind Die Erfahrung lehrt dass die Aufgabenwahrnehmung und damit der Schriftgutanfall meist in eine andere Richtung laufen als zu Beginn erwartet wurde Dieses vor ausschauende Ordnen f hrt dann zu Problemen des Zuordnens und zu Irritatio nen beim Bereitstellen 4 3 2 Ordnungsmerkmale Akten k nnen nach zwei Ordnungsmerkmalen gebildet werden Inhaltlich also rein sachbezogen z B Vermietung eines Grundst ckes Formal insbesondere nach Schriftst ckarten z B Presseausschnitte Gerichts entscheidungen oder Erlasse Das Ordnen nach formalen Merkmalen ist vergleichsweise leicht f hrt oft jedoch zu gro en R ckgriffsproblemen So mag eine Akte Sammlung von Erlassen recht n tzlich sein wenn sie nicht zu umfangreich ist Sie erfordert jedoch bei im Regelfall sachbezogenen Anfragen der Bearbeiter einen gr eren Suchauf wand Der Gebrauch formaler Ordnungsmerkmale sollte daher auf das Notwendi ge beschr nkt werden 4 3 3 Arten von Sachakten Die wenigen Ordnungsgesichtspunkte gestatten es ein einfaches und einheitli ches System von vier Aktenarten aufzustellen mit dem das gesamte anfallende Schriftgut die hier nicht weiter zu behandelnden Weglegesachen ausgenommen zu Sachakten geordnet werden kann Abb 5 Seite 44 Einzelsachakte Es handelt sich um die Regelform und damit h ufigste Akte Sie ist die Basis Akte aus der
182. te sein wobei sich bei mehreren B nden Schriftgutbeh lter die Frist auf einen Band beziehen kann Je h her die Ordnungsstufe als Bezugsebene etwa die kleinste Aktenplaneinheit Betreffseinheit gew hlt wird um so gr er wird die Gefahr dass die Frist nicht dem tats chlichen Bedarf entspricht Bei der sicherlich nicht immer leichten Festlegung der Aufbewahrunggsfrist hat nur der Verwaltungswert die Bemessungsgrundlage zu bilden Leider wird dabei manchmal bersehen dass vom Archiv entschieden wird ob eine Akte dauernd aufzubewahren also archivw rdig ist F r entsprechende Vorschl ge des Bear beiters gerade im Bereich der Fallakten ist das Archiv jedoch dankbar Schriftgutverwaltung Seite 85 Wegen der Ausklammerung des Archivwertes und im Hinblick auf die Benut zungssperrfrist von 30 Jahren im Bundesarchivgesetz d rfte f r Sachakten kaum eine l ngere Frist als 30 Jahre zu w hlen sein Sind ausnahmsweise Akten l nger aufzubewahren kann ggf mit dem Archiv eine bernahme der Unterlagen vor Fristablauf vereinbart werden wenn sie ohnehin nach Ansicht des Archivs dau ernd aufbewahrt werden sollen Betreffseinheit Aufbewahrungs frist Dem Archiv anzubieten in Jahren bis h chstens 0 __ WSD WS A WMA NBA Organisation Sicherheit Offen Hichkeitsarbeit Organisation Allgemeine Angelegenheiten der AGr 111 Worschriftenwesen Aufbauorganisation ohne 111 4 Dienstpostenbedarf Stellenhaushalt Ablauforganisation
183. tehen bestehende Akten ge ndert und abgeschlossene Akten ausgesondert werden Eine Trennung zwischen dem Aktenplan als einem m glichst stabilen Ordnungs rahmen und dem Aktenverzeichnis ist daher sinnvoll Leider ist diese Unterschei dung in der B roreform der 20er Jahre meist aufgegeben worden und viele Ak tenpl ne nicht nur diejenigen die bis in diese Zeit zur ckreichen sollen auch als Aktenverzeichnis dienen Bei Aktenpl nen dieser Art f hrt die kleinste Akten planeinheit meist bezeichnenderweise die Bezeichnung Akte Alle darunter fal lenden Schriftst cke bilden also eine einzige Ordnungseinheit Der Aktenplan darf jedoch nicht zu tief gegliedert werden also nicht die Ebene der Akten ber hren und die Sachakten selbst auff hren die im Zeitablauf wechselnden Aktivit ten folgen neu entstehen und geschlossen werden Geregelt werden muss selbstverst ndlich auch das Ordnen und Registrieren von Sachakten die im Regelfall nur zu den kleinsten untersten Aktenplaneinheiten den Betreffseinheiten zu bilden sind Die gebildeten Sachakten erhalten ein ei genes Aktenkennzeichen das dem Aktenplankennzeichen hinzugef gt wird bei de Teile ergeben das Aktenzeichen blich geworden ist der Schr gstrich im Ak tenzeichen als formales Trennzeichen zwischen dem Aktenplankennzeichen und dem Aktenkennzeichen vgl Abb 2 Seite 18 Bei der Erstellung eines Aktenplans liegt eine gro e Schwierigkeit darin die Ord nungsberei
184. ten vgl Anlage 1 der RegR und Abschnitt 8 5 benutzt werden sollten jedoch zun chst folgende Fragen beant wortet werden Besitzt das Schriftst ck ber die blo e Kenntnisnahme hinaus einen Bearbei tungs oder R ckgriffswert Ist die Frage zu verneinen sollte die nichtamtli che durchaus sinnvolle Schlussverf gung In den Papierkorb bzw L schen getroffen und gleich umgesetzt werden Ist dem Schriftst ck nur ein zeitlich stark begrenzter R ckgriffswert zuzumes sen Dann ist Weglegen zu verf gen und damit f r diese Weglegesache eine Aufbewahrungsfrist von einem vollen Kalenderjahr festzulegen Bei ausge henden Schreiben sollte der Entwurf als Weglegesache nicht als Papierkorb sache behandelt werden Weglegesachen sollten m glichst getrennt von den Akten aufbewahrt werden damit wird das Aussondern erleichtert Nach Abschluss der Bearbeitung kann im Zuge der abschlie enden Aktenbildung erneut schriftst ckweise ausgesondert werden z B berst cke Vor allem gilt dies f r umfangreiches Schriftgut das in kurzer Zeit zu einem Sachverhalt ange fallen ist und wegen der Hektik der Bearbeitung noch nicht im Einzelnen auf das Aussondern hin gepr ft worden ist Mit der endg ltigen Aktenbildung und ablage endet das schriftst ckbezogene Aussondern ab diesem Zeitpunkt beginnt das aktenbezogene Aussondern Vereinzelt ist noch die Aussonderungspraxis zu beobachten dass die zust ndigen Bearbeiter in periodis
185. ter Verschluss zu halten Da in der Schriftgutverwaltung unterschiedliche Ablageformen nebeneinander benutzt werden k nnen sollte bei der Auswahl der M bel auf die M glichkeit der Umr stung geachtet werden z B Umr stung von Stehordnern auf laterale H n gehefter F r die Auswahl bestimmter Ablagem bel k nnen jedoch nur allge meine Hinweise gegeben werden F r kleine Aktenbest nde reichen als feststehende Ablagem bel Regale oder Schr nke verschlie bar aus Nur unter besonderen Voraussetzungen bew hren sich feststehende Ablagem bel mit drehbaren Ablagevorrichtungen z B Rotier s ulen Paternosterschr nke F r gr ere Aktenbest nde haben sich fahrbare Regalanlagen als vorteilhaft erwiesen wobei zur Verringerung der St ranf llig keit auf einen Motorantrieb verzichtet werden sollte Da erfahrungsgem an f nglich kleine Aktenbest nde schnell zunehmen sollte bei entsprechenden tech nischen Voraussetzungen fr hzeitig an die Installation einer fahrbaren Regalanlage gedacht werden Falls mehrere Benutzer die Regalanlage gleichzeitig benutzen ist auf eine ausreichende Zahl von Zug ngen zu achten allerdings hebt eine zu gro e Zahl von Zug ngen die Raumvorteile der Verschiebeanlage wieder auf 6 7 Lagern von Schriftgut Aufbewahrt werden die Akten nach der jeweiligen Aktenordnung der Beh rde bei zentraler Aktenordnung allein nach dem Aktenzeichen bei dezentraler Akten ordnung nach den Organisationseinheite
186. tgut 6 1 Einf hrung Wer einmal bestimmte Akten oder Schriftst cke f r eine dringende Bearbeitung wegen eines Ablagefehlers nicht rechtzeitig in H nden gehabt hat wei wie wichtig das gewissenhafte und sorgf ltige Ablegen ist Ein Blick in die Werbe schriften der B romittelfirmen erzeugt den Eindruck das Ablegen sei die ent scheidende Aufgabe der Schriftgutverwaltung und die Wahl des geeigneten Schriftgutbeh lters sei f r die Qualit t und Wirtschaftlichkeit von zentraler Be deutung So mancher Verantwortliche einer beh rdlichen Schriftgutverwaltung meint allein mit der Ver nderung der Ablagetechnik die Schriftgutverwaltung entscheidend zu verbessern und er stellt bald fest dass die Ver nderung nicht die erhoffte Wirkung zeitigt Beispiel Die Umstellung vom Stehordner auf den Pendelhefter ist nur dann sinn voll wenn gleichzeitig das konsequente Bilden und Kennzeichnen von Einzel sachakten eingef hrt wird Wird dies nicht getan m ssen immer gleich mehrere Hefter benutzt werden Werden Pendelordner benutzt steigen die Ablagekosten unn tig weil ein Pendelordner teurer ist als ein Stehordner An diesem Beispiel wird die Abh ngigkeit des Ablegens vom Ordnen deutlich Wer nur grob ordnet und kennzeichnet sollte nicht fein ablegen und umge kehrt ber das Ordnen beeinflusst das Ablegen auch das Bereitstellen und Aus sondern Wenn Akten differenziert gebildet und registriert sowie in geeigneten Schriftgutbeh lter
187. undesverwaltung Denn nicht zuletzt durch den schrittwei sen Umzug der Bundesministerien nach Berlin und die Notwendigkeit ber eine gr ere Entfernung hinweg eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen ver st rkt sich auch in der Bundesverwaltung das Bem hen die gesamte Bearbei tung nur auf elektronischen Wege durchzuf hren und der Schriftgutverwaltung nur noch elektronische Unterlagen zu berlassen Wenige Monate nach dem Erlass der Registraturrichtlinie von 2001 wurde die internationale Norm ISO 15489 Records Management ver ffentlicht sie wurde unver ndert in die Deutsche Norm DIN ISO 15489 Schriftgutverwaltung ber nommen die im Dezember 2002 erschien Die Norm die auf eine australische Initiative von 1996 zur ckgeht gilt f r die Verwaltung von Unterlagen jeglicher Art in ffentlichen und privaten Einrichtungen und ist daher sehr abstrakt und allgemein gehalten Hilfreich k nnen jedoch zwei Punkte sein Die Norm betont die Bedeutung der Schriftgutverwaltung und die Notwendigkeit st ndiger Aus und Fortbildung Der Einsatz der Informationstechnik IT ist eine Forderung in den Bem hungen um einen effizienten Staat Es liegt nahe durch Entb rokratisierung die Verwal tungsarbeit so einfach wie m glich zu machen und Aufgaben m glichst durch nichtstaatliche Einrichtungen erledigen zu lassen Beim ratsuchenden Blick auf die Privatwirtschaft und die Organisationsberatungsfirmen sollten jedoch die Be sonderheiten
188. ungen k nnen sowohl aus der Schriftgutverwaltung selbst als auch aus der Bearbeitung abgeleitet werden Grunds tzlich sind jedoch Aufwand und Nutzen des Registrierens gegeneinander abzuw gen 5 3 Konventionelle Hilfsmittel und Verfahren Die beh rdliche Schriftgutverwaltung hat im Laufe ihrer Geschichte zahlreiche Hilfsmittel entwickelt die sich auf wenige Grundformen zur ckf hren lassen Je nach dem Zweck des Registrierens sind sie unterschiedlich nicht selten dienen sie mehreren Zwecken Die folgende Skizzierung der herk mmlichen Hilfsmittel also ohne IT Einsatz soll dem Verst ndnis und Problembewusstsein des Schrift st ckregistrierens dienen Zu den bekannten Hilfsmitteln z hlt das bereits erw hnte Gesch ftstagebuch kurz Tagebuch Da es nach dem Ordnungsmerkmal des Eingangsdatums nicht Ausstellungsdatums der Schriftst cke aufgebaut ist eignet es sich nur wenig f r Suchanfragen aus der Bearbeitung Zum Wesen des Tagebuchs geh rt ein Erfas sen m glichst vieler Schriftst cke wenn auch der Umfang der zu registrierenden Merkmale unterschiedlich sein mag Die B roreform entwickelte mit der Ordnungskarte eine Alternative zum Tage buch Hierdurch bleibt ein gewisser Zwang zum Registrieren m glichst aller Schriftst cke bestehen auch wird in der Reihenfolge des Eingangs registriert jedoch zun chst nach der Betreffseinheit des Aktenplans Die erste Ordnungsstu fe der Schriftgutverwaltung wird also in das Registrier
189. ur das bei der jeweili gen Organisationseinheit angefallene Schriftgut und wird nach den Ordnungsvor schriften der Beh rde einheitlich gef hrt wobei der gesamte Aktenplan zur Schriftgutverwaltung Seite 17 Verf gung steht Die Aktenbest nde aller aktenf hrenden Stellen einer Beh rde ergeben dann theoretisch den Gesamtaktenbestand Beide Formen der Aktenf hrung die zun chst unabh ngig von der Aufbauorgani sation der Schriftgutverwaltung insbesondere der Registratur zu sehen sind haben ihre St rken und Schw chen vgl Abschnitt 4 6 2 8 Benutzen des Gesch ftszeichens Jedes Schriftgut das in der Beh rde eingeht oder entsteht soll ein Gesch ftszei chen tragen das als Identifikationskennzeichen dient sowie das Zuordnen und Wiederfinden erleichtert Es besteht aus der Kurzbezeichnung der sachlich zu st ndigen bearbeitenden Organisationseinheit Organisationskurzzeichen oder Organisationszeichen und dem Aktenzeichen Abb 2 Soweit auch Vorg nge gebildet und Schriftst cke registriert werden kann auch ein Vorgangs bzw Schriftst ckkennzeichen hinzugef gt werden Bei dezentraler Aktenordnung ist der Tr ger des Organisationszeichens mit der aktenf hrenden Stelle identisch Gesch ftszeichen Aktenzeichen ggf noch Yorgangs oder EEE VER Ka 1381 5 Organisations kurz zeichen Aktenplankennzeichen Aktenkennzeichen Abb 2 Aufbau des Gesch ftszeichens Eingehende Schriftst cke insbesondere Sch
190. usreichend transparent gehalten werden kann Bei der Entscheidung ob und in welchem Umfang Schriftst cke Eing nge in haltlich erschlossen werden sollen ist stets zu ber cksichtigen dass dadurch das differenzierte sach und bearbeitungsgerechte Ordnen und zutreffende sachbe zogene Registrieren von Sachakten nicht vernachl ssigt werden d rfen Au er dem ist zu beachten dass ein sicherer sachbezogener R ckgriff auch langfristig nur ber ein sachsystematisches Suchen nicht ber ein Suchen und Verkn pfen Schriftgutverwaltung Seite 72 allein alphabetisch gereihter Stich und Schlagw rter m glich ist Diese Sach systematik liefert der Aktenplan Wird die Papierakte durch die elektronische Akte ersetzt m ssen selbstverst nd lich f r jedes Schriftst ck Dokument wie auch f r die Akte die notwendigen Metadaten erfasst werden abgesehen von v llig wertlosen und daher gleich zu l schenden Eing ngen Noch st rker als bei der IT Verwaltung von Papierschrift gut besteht jedoch angesichts der bequemen M glichkeit automatischen Indexie rens und der Volltextrecherche die Gefahr dass die Leistungsf higkeit des sach bezogenen Erschlie ens und Findens bersch tzt und das gewissenhafte und berlegte Bilden differenzierter Sachakten vernachl ssigt wird Der sachsystema tische Zugriff ber einen l ngeren Zeitraum w rde dann beeintr chtigt werden Schriftgutverwaltung Seite 73 6 Ablegen und Lagern von Schrif
191. ut und verwandten Unterlagen befasst sind Gesamt bersicht ber den Ablauf der Behandlung von Schriftgut Seite 119 Literatur Empfehlungen f r die Schriftgutverwaltung Hrsg vom Pr sidenten des Bundes rechnungshofes als Bundesbeauftragter f r Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern 2 Aufl 1989 103 S Vergriffen Heinz Hoffmann Beh rdliche Schriftgutverwaltung Ein Handbuch f r das Ord nen Registrieren Aussondern und Archivieren von Akten der Beh rden 1993 2 Aufl 2000 XVIII 647 S Schriften des Bundesarchivs 43 ber den Buchhandel zu beziehen Gemeinsame Gesch ftsordnung der Bundesministerien Allgemeiner Teil GGO I mit Anhang l Registraturrichtlinie Besonderer Teil GGO II 7 Lieferung Stand M rz 1996 Hrsg vom Bundesministerium des Innern Verlag W Kohl hammer Moderner Staat Moderne Verwaltung Gemeinsame Gesch ftsordnung der Bun desministerien GGO 2000 Download und zu bestellen unter www staat modern de Moderner Staat Moderne Verwaltung Registraturrichtlinie f r das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut Akten und Dokumenten in Bundesministerien RegR 2001 Download und zu bestellen unter www staat modern de Die nichtministerielle Bundesverwaltung und das Bundesarchiv Merkblatt des Bundesarchivs April 2004 Homepage und Download der digitalen Version unter www bundesarchiv de DOMEA Konzept Organisationskonzept 2 0 Dokumentenmanageme
192. utverwaltung Seite 63 Welcher Organisationsbezug gew hlt wird h ngt nicht zuletzt davon ab auf wel che Vorteile die Beh rde besonderen Wert legt So gilt f r die J ustizbeh rden das Prinzip der zentralen Aktenordnung f r die so genannten Generalakten weil eine m glichst gro e inhaltliche Vollst ndigkeit der Akten angestrebt wird Allgemein kann nur gesagt werden dass sich eine zentrale Aktenordnung f r kleine Beh rden empfiehlt und solche die eine stark instabile Aufbauorganisation besitzen z B in der ersten Zeit nach der Errichtung F r eine gro e Beh rde die berdies nicht r umlich konzentriert untergebracht ist stellt die dezentrale Aktenordnung die einzige praktikable L sung dar 4 7 Aktenordnung und Gesch ftsgang Von nicht zu untersch tzender Bedeutung ist die Festlegung wann zu ordnen und die Ordnungsentscheidung zu registrieren ist Es leuchtet ein dass nachdem die Eingangstelle die bearbeitende Organisations einheit festgestellt hat auch gleich das Aktenzeichen m glichst dauerhaft be stimmt und bei Neubildung einer Akte auch deren Inhaltsangabe festgelegt wer den sollte Die Ordnungsentscheidung sollte also vor der Bearbeitung gef llt werden In vielen F llen wird dies m glich sein m gen auch bei dieser oder je ner Entscheidung noch Unsicherheit und Zweifel ber die Richtigkeit bestehen In manchen F llen wird wegen sachlicher Unklarheit und Ungewissheit die Ord nungsentscheidung erst w h
193. utverwaltung Seite 99 Mit dem Zur cklegen zu verbinden ist eine Konversion in ein archivierungsf higes Format Der Prozess des Aussonderns wird durch fr hzeitiges Festlegen und Umsetzen archivischer Bewertungsentscheidungen Archivw rdig Vernichten beschleu nigt Gem 2 Abs 5 Bundssarchivgesetz ist die Form der bermittlung maschinenlesbarer Daten zu vereinbaren Sie hat den allgemein anerkannten Regeln der Technik zu entsprechen F r die bermittlung ist eine ausreichende Dokum entation der Daten erforderlich um diese verstehen und erschlie en zu k nnen Die folgenden Angaben sind als Minim albestandteile einer Dokumentation f r die bergabe maschinenlesbarer Daten an das Bundesarchiv anzusehen F r das Anbieten gen gt eine Liste der Dateien ein Katalog der inhaltlichen Merkmale und die Angaben unter Punkt 2 F r die ordnungsgem e bermittlung der Datentr ger wird auf die Regelungen des IT Grundschutzhandbuchs des Bundesam tes f r Sicherheit in der Inform ationstechnik verwiesen Technische Angaben Komplette listenm ige Aufstellung ber alle Datentr ger und die jeweils darauf befindlichen Dateien mit Dateinamen und n herer Erl uterung Datenmenge in MB ggf Jahrgang Generation der Datei Version bestimmter Auszug etc Technische Angaben zu den Datentr gern hinsichtlich des Typs z B CD R DYD DAT ggf Formate ggf weitere Parameter die zum Lesen der Informationen ben tigt werden wie z B
194. verwaltung eine zentrale Aufgabe Bislang ist nur in nachgeordneten Beh rden die Regelung zu finden dass die Zu st ndigkeit f r die Schriftgutverwaltung auf mehrere Organisationseinheiten ver teilt ist So ist beispielsweise das Organisationsreferat f r die Vorschriften zu st ndig das Referat Innerer Dienst f r die Schriftgutverwaltung der Zentral oder Verwaltungsabteilung und die Fachabteilungen sind f r ihr Schriftgut ver antwortlich Bei einer Ver nderung der Aufbauorganisation und dem damit ver bundenen Wechsel von Schriftgut stellt sich dann als problematisch heraus dass Akten innerhalb einer Beh rde un einheitlich verwaltet werden In den Bundes ministerien wurde deshalb bis Mitte der 1960er Jahre eine zentrale Zust ndigkeit f r die Schriftgutverwaltung eingef hrt Derzeit ist jedoch wieder die Tendenz zu erkennen die Verantwortlichkeit f r die Schriftgutverwaltung zu dezentralisieren und nur noch die wenigen unteilbaren Aufgaben der Schriftgutverwaltung z B Aktenplan zentral wahrzunehmen Welcher Organisationseinheit der Zentralabteilung die Zust ndigkeit f r die Schriftgutverwaltung als Ganzes zuzuweisen ist kann nicht generell gesagt wer den In der Praxis ist meistens das Referat Innerer Dienst zust ndig f r die Schriftgutverwaltung Vor allem wenn die Bearbeiterablage in einer Beh rde deutlich berwiegt ist es oft sinnvoll dass die Zust ndigkeit f r die Schriftgut verwaltung beim Organis
195. wahrungsfristen sowie die Entscheidung ber die Abgabe an das zust ndige Archiv bzw das Vernichten nachweist und dadurch das Aussonderungsverfahren erleichtert und beschleunigt 7 2 Aussondern ein Grundproblem der Schriftgutverwaltung Ohne Aussondern kann die Schriftgutverwaltung auf Dauer nicht wirtschaftlich arbeiten ja sie w rde sogar allm hlich leistungsschwach werden Denn das Auf bewahren von Schriftgut ben tigt Raum und verursacht Kosten Mit dem Wach sen der Aktenmenge wird schon der technische R ckgriff schwieriger und die sachbezogene Suche nach geeignetem Schriftgut kann f r die aktuelle Bearbei tung m hsam werden Je st rker also die Schriftgutverwaltung durch geeignete Aussonderungsma nahmen dem Nachlassen des Verwaltungswertes Rechnung tr gt desto wirtschaftlicher arbeitet sie und um so bersichtlicher kann sie den aktuellen Aktenbestand verwalten und nachweisen Das Aussondern ist die letzte der in dieser Darstellung behandelten Aufgaben der Schriftgutverwaltung Wie die auf die Bearbeitung ausgerichtete Aufgabe des Be reitstellens ist das Aussondern von den brigen drei Aufgaben des Schriftgutver waltens abh ngig vgl Abb 1 Seite 13 Wenn n mlich unzul nglich oder un zweckm ig Akten gebildet registriert oder abgelegt werden erschwert dies das Aussondern Wird nur grob geordnet d h werden nicht durchgehend Einzelsachakten ge bildet kann erst sehr sp t ausgesondert werden zu viel Schriftgu
196. wieder die richtige Zuordnung zu pr fen und mit der Inhaltsangabe der Akte zu vergleichen Eine enge Zusammenarbeit zwischen Schriftgutverwalter und Bearbeiter ver bessert die Ordnung des Schriftguts und nicht selten die Bearbeitung und deren Ergebnis Schriftgutverwaltung Seite 66 5 Registrieren von Schriftst cken 5 1 Einf hrung Am Anfang des Bearbeitens und Schriftgutverwaltens steht das einzelne Schrift st ck etwa als Schreiben oder als Vermerk W hrend sich das Interesse des Be arbeiters auf die fachliche Bearbeitung eines Schriftst cks konzentriert muss der Schriftgutverwalter entscheiden ob und ggf wie das Schriftst ck entsprechend dem in der Beh rde bestehenden Ordnungs und Registriersystems der Schrift gutverwaltung zu erfassen ist Die Frage nach dem Umfang des Registrierens von Schriftst cken hat die Schrift gutverwaltung im Laufe der Zeit unterschiedlich beantwortet Vor der B roreform galt dem Schriftst ck das besondere Registrier Interesse Das Gesch fts Tagebuch erzwang eine fast perfekte Erfassung der Eing nge und Ausg nge und einen entsprechenden Verbleibsnachweis Durch das sorgf l tige F hren umfangreicher gro formatiger Indizes vermochte die Registratur schriftst ckbezogene Anfragen aus der Bearbeitung problemlos zu beantworten Solange noch wenig Schriftgut anfiel wurde das umfassende Registrieren noch nicht als Belastung empfunden Schon vor dem Ersten Weltkrieg f hrte nicht zul
197. z auf die Aufbewahrung von Schriftgut in der klassischen Mikroform Mikrofilm und in digitalisierter Form maschinenlesbare Datentr ger eingegangen werden Es ist also zu fragen ob Papier Akten insbesondere Sachakten die abgeschlossen sind und deren Ver waltungswert noch nicht erloschen ist f r die Zeit bis zum Ende der Aufbewah rungsfrist auf einen anderen Datentr ger berf hrt werden sollen F r das eingegrenzte Anwendungsgebiet f hrt der Einsatz optischer Speicherme dien zu einer Reihe von Problemen die vor einer Digitalisierung zu pr fen sind Optische Speichermedien sind nicht alterungsbest ndig und bed rfen daher der periodischen Umkopierung Datenformate und Anwendungssoftware m ssen in periodischen Abst nden migriert werden Der rasche technologische Wandel in diesem Bereich f hrt zu folgenden Gefah ren Abh ngigkeit einer Beh rde von bestimmten Anbieterfirmen hohe Kosten bei der notwendigen Umstellung auf die jeweils neueste Technik und m glicher Datenverlust D In diesem Zusammenhang wird auch verbreitet von Archivierung gesprochen z B Archivie rungssystem obgleich es sich hier nur um die Wahrnehmung einer befristeten beh rdlichen Auf gabe handelt Da das f r das Archiv typische Element des Dauerhaften fehlt sollte im Interesse klarer Begriffe zutreffend nur vom Ablegen und Aufbewahren geredet werden Schriftgutverwaltung Seite 93 Auch kann es im Hinblick
198. z und gar restlos einzel nen bewusst zu bildenden Sachakten zuzuordnen Diese Sachakten m ssen als I dentifikationsmerkmal ein stabiles Aktenkenn zeichen besitzen das zusammen mit dem vorgestellten Aktenplankennzeichen das Aktenzeichen ergibt Die Sachakten m ssen inhaltlich beschrieben werden Die Sachakten sind mit ihren wichtigen inhaltlichen und formalen Angaben in einem Aktenverzeichnis zu registrieren Zum sp teren Wiederfinden sind die Sachakten ggf auch zus tzlich zu er schlie en 4 3 Bilden von Sachakten 4 3 1 Ordnungsgesichtspunkte Wird die Notwendigkeit anerkannt konsequent Sachakten zu einer Betreffsein heit zu bilden m ssen angesichts der zahllosen Ordnungsm glichkeiten in einem zweiten Schritt die Gesichtspunkte ermittelt werden nach denen aus Schriftst cken Sachakten zu bilden sind Die Aufgabe Ordnen wird dabei zu zwei weite ren Funktionen der Schriftgutverwaltung in Beziehung gesetzt Dem Bereitstel len das auf das Bearbeiten ausgerichtet ist sowie dem begrenzten Aufbewahren verbunden mit dem rechtzeitigen Aussondern Folgende gewichtige Gesichts punkte Einflussgr en oder Ziele sind zu nennen Zweckm igkeit der Bearbeitung Es versteht sich von selbst und entspricht der Praxis dass Schriftst cke die f r die Bearbeitung eines Gesch ftsvorfalls zwingend ben tigt werden zusammen Schriftgutverwaltung Seite 41 gelassen werden Es handelt sich hier zuerst um wenige
199. zogen vor allem in der Aktendatei zu f hren Schriftgutverwaltung Seite 67 Die RegR von 2001 bernimmt die Bestimmung aus der RegR von 1995 sie lau tet jetzt 7 Abs 2 Das Registrieren ist bei Dokumenten in papiergebundener Form auf das Notwendige zu beschr nken Da diese RegR auch das Verwalten digitalen Schriftguts einbezieht ist aus dieser Formulierung zu folgern dass e lektronische Schriftst cke ohne Einschr nkung registriert werden sollen wobei nicht aktenw rdige Unterlagen ausgeklammert bleiben k nnen Die isolierte Betrachtung des einzelnen Schriftst cks hat zur Folge dass die Vor teile des mehrstufigen Ordnungs und Registriersystems der Schriftgutverwal tung bersehen werden k nnen In einer modernen Schriftgutverwaltung die Papier Schriftgut f hrt wird n mlich das Schriftst ck beim Registrieren gleich der n chsten Ordnungsstufe der Ebene der Sach Akten zugeordnet Diese wiederum unterliegt der Ordnung des Aktenplans Aktenplan Akte und Schrift st ck bilden die drei miteinander verbundenen Ordnungsebenen der Schriftgut verwaltung Bei der Verwaltung elektronischer Akten kann als Ordnungsebene unter der Akte noch der Vorgang hinzukommen Bei der Frage ob und wie Schriftst cke zu registrieren sind muss dieser Ordnungszusammenhang ber ck sichtigt werden Ordnen ist wichtiger als Registrieren Nicht bersehen werden sollte dass der Bearbeiter bereits beim Erstellen eines Schriftst cks den R
200. zu erf llen Bei sachlicher oder verfahrenstechnischer Gleichartigkeit unterscheiden sie sich durch ein bestimmtes formales Merkmal z B einen Namen eine Kun dennummer oder mangels eines knappen inhaltsbezogenen Kennzeichens eine fortlaufende Nummer Jeder Fall ist mindestens einer selbst ndigen Aufbewahrungseinheit zuzuord nen Es m ssen F lle in gro er Zahl vorhanden sein Das bekannteste Beispiel f r Fallakten sind die Personalakten die praktisch in jeder Beh rde anfallen Fallakten finden sich vor allem in den nichtministeriellen Dienststellen die mit Durchf hrungsaufgaben betraut sind und k nnen hier den gr ten Teil der Akten bilden Dabei k nnen innerhalb der Beh rde unterschiedli che Arten von Fallakten anfallen Bekannt sind die Steuerakten der Finanzbeh r den sowie die Prozessakten der Gerichte In begrenzter Zahl k nnen Fallakten nach dem Aktenplan z B einer Betreffs einheit gef hrt werden In gro er Zahl m ssen sie au erhalb des Aktenplans gef hrt werden weil sie nicht oder nur sehr m hsam nach dem sachlichen Rah men des Aktenplans geordnet werden k nnen Bei Bedarf kann eine solche Serie von Fallakten nach einer eigenen meist formalen Ordnung gef hrt werden vgl Abschnitt 3 4 4 3 4 Bilden von Akten B nden Bei entsprechendem Schriftgutanfall ist jede der vier Aktenarten in sogenannte B nde zu unterteilen die fortlaufend in der Regel numerisch durchgez hlt werden Di
201. zu stellen Wegen der besseren Anschauung soll zun chst das konventionell gef hrte Akten verzeichnis skizziert werden F r dieses Aktenverzeichnis kann die Listen oder Karteiform benutzt werden f r die Bearbeiterablage empfiehlt sich allein die Lis tenform Die Reihenfolge im Verzeichnis richtet sich nach der Ordnung des Be standes wobei f r jede Verzeichnungseinheit Karteikarte oder Seite nur eine Akte oder alle Akten zu einer Betreffseinheit aufgef hrt sein k nnen Die Akten kartei je Akte eine Karteikarte empfiehlt sich vor allem dann wenn auch ein zelne Schriftst cke je Akte registriert werden m ssen Das Aktenverzeichnis das nach abgeleiteten Betreffseinheiten gegliedert ge f hrt wird in Karteiform gem den Empfehlungen f r die Schriftgutverwal tung und in der RegR von 1995 Ordnungskartei genannt enth lt mindestens folgende Angaben Schriftgutverwaltung Seite 58 Aktenf hrende Stelle Kennzeichen und Inhaltsangabe der Betreffseinheit oder abgeleiteten Betreffseinheit Angaben je Akte mit Aktenzeichen Inhaltsangabe Band Nummer falls mehr als eine Aufbewahrungseinheit angelegt ist Laufzeit je Band zun chst einzutragen nur der Beginn der Laufzeit Hinweise z B verwandte Aktenzeichen weiterer Verbleib 00000 Muster eines Aktenverzeichnisses Ordnungskartei Vorderseite Aktenplannummer Benennung der abgeleiteten B etreffseinheit Akterf hrende Stelle Org Einheit Bearbe
202. zugeordnet werden Wegen fehlen der inhaltlicher und formaler Begrenzung hei t sie Ssammelsachakte Die Sammelsachakte enth lt also Schriftst cke die nicht einzelsachaktenw r dig sind oder die erst sp ter bei geeigneten Eing ngen aus der Sammel sachakte herauszul sen und mit den neuen Eing ngen in einer neuen Einzelsach akte zusammen zu f hren sind Die darin erfassten Schriftst cke besitzen immerhin einen solchen Informationswert dass sie nicht als Weglegesachen be handelt oder gleich vernichtet werden k nnen Es handelt sich vor allem um Schriftst cke die zur Kenntnis genommen werden ohne dass eine besondere Bearbeitung notwendig wird Erfolgt doch noch eine weitere Bearbeitung sollte das Schriftst ck nicht bei der Sammelsachakte bleiben Klar zu unterscheiden ist die Sammelsachakte von einer Einzelsachakte Allge meines die die gesamte inhaltliche Breite der Betreffseinheit abdeckt und nur Schriftst cke enth lt die dieser Forderung gen gen Sicherlich mag vereinzelt ein inhaltlich weit gefasstes Schriftst ck auch einer Sammelsachakte zugeordnet werden weil es keinen gro en Informationswert hat oder weil eine Akte Allge meines noch nicht gebildet worden ist In Beziehung zur Einzelsachakte Allge Schriftgutverwaltung Seite 44 meines w rde f r die Ssammelsachakte auch die Bezeichnung Verschiedenes zutreffen Zu einer Betreffseinheit kann nur eine Sammelsachakte gebildet we

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