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GLS Vereinsmeister V6

1. Laufende Werte Soll Haben Vortrag 0 00 EUR Periode 0 00 EUR 500 00 EUR Saldo 500 00 EUR E amp E Konto bearbeiten Eintrittsgelder Neben Nummer und Bezeichnung eines Kontos kann auch ein Gesch ftsbereich ideeller Bereich wirtschaftlicher Gesch fts betrieb Zweckbetrieb oder Verm gensverwaltung zugeordnet werden Bei einer bernahme aus dem DoSB Kontenrahmen sind diese Zuordnungen bereits vorgegeben 8 Finanzbuchhaltung 119 MwsSt Schl ssel Bei Kosten und Ertragskonten kann an dieser Stelle bereits ein Steuerschl ssel zugewiesen werden Der Steuerschl ssel verweist ber eine Definition unter Wertelisten und Tabellen auf einen Steuersatz und ein Steuerkonto Ist ein Steuerschl ssel zugeordnet wird aus jeder Buchung auf dieses Konto der Steuerbetrag herausgerechnet und auf das ber den Steuerschl ssel zugeordnete Steuerkonto gebucht Steuerkonten d rfen ihrerseits nat rlich nicht auch noch zus tzlich einen Steuerschl ssel besitzen Kontengruppe Neben der eingehend beschriebenen Gruppierung nach Gesch ftsbereich k nnen Konten auch nach eigenen Kriterien gruppiert werden ber eine Kontengruppe k nnen bspw eine eigene Saldenliste oder Gewinn und Verlustrechnung nach Kontengruppen gedruckt werden ber diesen Weg lassen sich bspw auch Kostenstellen oder Profitcenter ohne den Ballast einer kompletten Kostenstellenrechnung einfach abbilden Im unteren Teil der Pflegemaske werden
2. Nach der Installation des Clients kann man diesen wahlweise mit einem Datenbankserver verbinden oder auch die mitinstallierte integrierte Datenbankengine verwenden Bei der Network Edifion kommt dabei jedoch immer ein Datenbankserver zum Einsatz Beachten Sie dass Sie zur Installation der Software einen Windows Benutzer mit Administratorrechten brauchen Beachten Sie bitte ggf auch abweichende Installationshinweise die m glicherweise Ihrem Auslieferungsstand anhand eines Extradokumentes beigelegt wurden Hinweis Wenn Sie von der Version 5 des GLS Vereinsmeisters upgraden installieren Sie die neue Version nicht ins gleiche Verzeichnis wie die alte Version Dies gilt jedoch nur f r Upgrades von der Version 5 8 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 2 1 Einzelplatzinstallation Systemvoraussetzungen e Handels blicher PC oder Notebook mit mind 800 MHz Prozessor e Mindestens 384 MB Arbeitsspeicher 1 GB oder mehr empfohlen ansonsten gelten i d R die Voraus setzungen des Betriebssystems e Festplatte mit mehr als 150 MByte freiem Speicherplatz e Grafikkarte mit einer Bildschirmaufl sung von mindestens 1024 x 768 Punkten e Windows XP Windows Vista 32 oder 64 Bit Windows 7 32 oder 64 Bit Windows 8 32 oder 64 Bit e Die Installation des Clients auf Wechseldatentr gern USB Stick oder USB Festplatte oder auf Netzwerk laufwerken wird nicht unterst tzt Das Installationsprogramm SETUP EXE wird
3. Zun chst muss der Kontenrahmen festgelegt werden Dieser kann frei vergeben werden was erfahrenen Buchhaltern erm glicht ihren gewohnten Kontenrahmen weiter zu verwenden Wenn Sie aber Einsteiger sind oder nicht sicher sind wie der Kontenrahmen idealerweise aussehen sollte 8 Fnanzbuchhaltung 115 liefern wir einen vordefinierten Kontenrahmen nach dem Empfehlungen des DoSB mit aus Im Kontenstamm kann ber das Untermen des Neu Buttons in der Toolbar auch die Funktion bernahme aus Kontenrahmen gew hlt werden Dort k nnen die f r Ihren Verein sinnvollen Konten einfach markiert und in den Kontenstamm bernommen werden Die bernommenen Konten k nnen hinsichtlich Bezeichnung etc nachtr glich noch ge ndert werden Es muss eine Buchungsperiode angelegt werden Darunter versteht man den Zeitraum zwischen Er ffnung und Abschluss Eine Buchungsperiode wird in der Regel ein Jahr betragen Bestimmte Vereine brauchen aber z B f r die Steuermeldung mehrere Buchungsperioden pro Jahr und er ffnen bspw quartalsweise oder sogar monatsweise neue Buchungsperioden Die Saldovortr ge also die Anfangsbest nde in der aktuellen Buchungsperiode m ssen festgelegt werden In der Regel wird dies nur f r Finanzkonten also Bank und Kasse von Interesse sein Um den Einsteigern in diese Form der doppelten Buchf hrung den Anfang zu erleichtern haben wir das Buchungsprogramm mit zwei verschiedenen Buchungs Modi ausg
4. GLS Vereinsmeister integriert Diese Komponente bietet M glichkeiten die Listen und Auswertungen mit einem professionellen Layout zu versehen das auch auf allen g ngigen Druckern gleich gut funktioniert In der Professional Edition und der Network Edition des GLS Vereinsmeistess steht zus tzlich noch ein grafischer Berichtsdesigner zur Verf gung mit dem sich eigene Listen erstellen lassen oder auch die Layouts der mitgelieferten Listen auf eigene Bed rfnisse angepasst werden k nnen Den Berichtsdesigner mit alen seinen M glichkeiten zu beschreiben w rde ein eigenes Handbuch erfordern An dieser Stelle sei daher f r spezifische Fragen auf die Onlinehilfe verwiesen Der Berichtsdesigner arbeitet mit einer Echtdatenvorschau D h es werden f r das Design echte Daten aus der Datenbank meist nur ein Datensatz herangezogen so dass beim Design bereits erkennbar ist wie sich nderungen am Layout sp ter auswirken Beim Design von Berichten m ssen sehr viele Faktoren ber cksichtigt werden Neben dem Seitenformat und dem bedruckbaren Bereich der bei jedem Drucker unterschiedlich ist spielen Schriftarten maximale Breite einer Spalte oder auch die Formatierung von Zahlenwerten bspw mit Nachkommastellen eine wichtige Rolle und m ssen vom Anwender festgelegt werden Um eine deutliche Arbeitserleichterung zu erzielen haben wir uns einen anderen Weg ausgedacht Wir liefern bereits eine Vielzahl von Listen mit Jede diese
5. ssen an beiden Arbeitspl tzen unterschiedliche Nummernkreise 38 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch gew hlt werden die so weit auseinander liegen dass nicht die Gefahr einer berschneidung bestehen kann Hinweis Setzen Sie niemals Nummernkreise auf einen niedrigeren Wert zur ck wenn bereits Belege aus dem aktuellen Nummernkreis existieren und dadurch Nummern doppelt vergeben werden k nnten Nummernkreise f r Rechnungen und Fibu Buchungen werden i d R nach dem Jahresabschluss manuell zur ckgesetzt Statistik Hier werden die Altersgruppen hinterlegt nach denen sich statistische Auswertungen bspw Mitgliederstatistik oder Beitragsvorschau richten Die Altersgruppen k nnen jederzeit ge ndert werden weil die Statistik bei jedem Ausdruck neu errechnet wird Verzeichnis f r Briefvorlagen Hier kann ein Verzeichnis mit Vorlagen im Word oder TextMaker Format angegeben werden die beim Erzeugen eines Serienbriefes mit Word als Vorlage verwendet werden k nnen In der Vorlage k nnen bereits Briefkopf Vereinslogo und andere Standardtexte vordefiniert sein Bspw kann hier schon ein vorgefertigtes Schreiben mit einer Aufnahme oder K ndigungsbest tigung angelegt sein das beim Erzeugen des Serienbriefs direkt durch Platzhalter vervollst ndigt wird Kommunikation Verband Hier kann die Vereinsnummer Ihres Vereins im Landessportbund hinterlegt werden Diese Nummer ist bspw f r die Bestandsmeldung an den LSB wic
6. und Ihre Vereinsarbeit damit bereichern k nnen Auf der anderen Seite h ren wir jederzeit gerne von Ihnen wie Sie mit unserer Software zufrieden sind oder wo Sie sich neue Funktionen w nschen GLS Vereinsmeister ist in mehreren Editionen bspw standard Professional und Netzwerk erh ltlich Dieses Handbuch behandelt alle Editionen Sind in diesem Handbuch erkl rte Funktionen nur in bestimmten Editionen verf gbar beachten Sie bitte die Hinweise dazu im jeweiligen Kapitel Die Software wird zudem durch regelm ige Updates aktualisiert Nicht alle diese nderungen k nnen und sollen zu einer nderung des Handbuches f hren Ihr Team von GLS Software amp Systeme 2 Installation 7 2 Installation Der GLS Vereinsmeister ist als Client Server Anwendung konzipiert Dabei ist mit Client das eigentliche Anwendungsprogramm gemeint In der Pro und Network Edition kann wahlweise ein Datenbankserver bspw Microsoft SQL Server 2008 als Server Komponente eingesetzt werden Bei der Standard Edition ist dies nicht vorgesehen Die Installation des Clients gestaltet sich bei allen Editionen standard Pro und Network im Grunde gleich und entspricht dem Vorgehen das im folgenden Kapitel Einzelplatzinstallation beschrieben wird Das Installationsprogramm verwendet die von Microsoft empfohlenen und seit Windows Vista verpflichtenden Ordner f r Programm und Daten
7. 132 GLS Vereinsmeister Benutzernandbuch 9 3 Zahlungsverkehr Nur Professional Edition Neben teilautomatischen Sammel Lastschriften f r den Einzug von Mitgliedsbeitr gen siehe Abrechnung k nnen in der Professional Edition auch manuelle berweisungen und Lastschriften erfasst und an die Bank bermittelt werden llsesenwescieten 1 A G gl A berweisung Inland Konto Musterkonto 123456789 i Bezeichnung Miete Pacht Zahlungsempf nger Kontoinhaber Erwin Mustermann Kontonummer 123456777 Bankleitzahl 10000000 BE Bundesbank Zahlungsdetails Betrag EUR 500 00 Verwendungszweck Miete Pacht f r das Vereinsheim a Referenznummer 555 Textschl ssel 51 berweisungs Gutschrift E Neue berweisung Im Zahlungsverkehr sind folgende Gesch ftsvorf lle m glich e _Einzel berweisung Inland e Einzellastschrift Inland e EU berweisung SEPA e EU Lastschrift SEPA 9 Onlinebanking 133 ber das Kontextmen des Neu Buttons kann der gew nschte Gesch ftsvorfall ausgew hlt werden sel CE erbeten A Im Falle einer Zahlung berweisung a Werden in der Erfassungsmaske der 1 Neue Lastschrift Inland Zahlungsempf nger Bankleitzahl Neue EU berweisung SEPA ae Kontonummer Betrag und Verwendungszweck erfasst Handelt es sich bei dem Zahlungsempf nger um ein Mitglied kann dieses ber die Suchfunktion ausgew hlt werden In dem Fall wird eine
8. Belegung der Namensfelder im VMeister V5 aus Da die Version 5 nicht zwischen Vornamen und Nachnamen in eigenen Datenfeldern unterschieden hat ist dies ein wichtiger Schritt damit der Import Assistent die Namensfelder richtig zuordnen kann Weiterhin entscheiden Sie auf dieser Seite des Assistenten ber den Umfang der zu importierenden Daten Hier kann gew hlt werden ob nur die Mitgliederstammdaten oder auch Bewegungsdaten bspw Offene Posten und Fibu Konten importiert werden sollen Beim Klick auf Starten beginnt der Importvorgang der in wenigen Sekunden bis Minuten abgeschlossen ist Wenn Sie mit dem Wechsel vom VMeister V5 auf den VMeister V6 gleichzeitig auf einen anderen PC umziehen m chten kopieren Sie einfach den gesamten Ordner C VMEISTER vom alten PC auf einen USB Stick Bei der Auswahl des Speicherortes f r den Import s 0 geben Sie das DATA Verzeichnis auf dem USB Stick im Auswahldialog an 140 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Import einer CSV Datei Das CSV Datenformat ist aufgrund seiner Einfachheit ein sehr verbreitetes Format das nicht nur von vielen Fremdprogrammen als Export Schnittstelle ausgegeben werden kann sondern auch von Excel leicht erstellt werden kann Daher eignet es sich besonders auch daf r Mitgliederbest nde aus einer Excel Datei die im CSV Format gespeichert wird zu bernehmen In einer CSV Datei werden die Datenfelder per Semikolon in manchen F llen auch per TAB g
9. Daten 3 Gretchen Mustermann a Kontakt 2 Adressnumme Datenfilter Wahr ER Anderungsdat Datenquelle Kontakt Kanalstrasse 124 A pe Fu E Erscheinungsbild 26655 Westerstede Bis E Fine Gro e Nein D sz 3 Gretchen Mustermann A EMsa E Rahmen Vorein Geburtsdatum B layout Kanalstrasse 124 Homepage Abstand vor 0 09 mm 26655 Westerstede A Info Entwurf e 4 5 Kategorie EF EA EE E Konto H Mm G Layout Fi Layout Vorschau 7 Al Kontoinhaber 91 33 135 05 Selektieren Berichtscontainer 12 33mm 2323mm 199 09mm 276 21mm 186 76mm 252 98mm Basis Das Hauptfenster des Berichtsdesigners teilt sich im Wesentlichen in drei Bereichte auf Auf der linkten Seite 1 wird die Berichtsstruktur dargestellt Hier ist ersichtlich welche Objekte im Bericht vorkommen oder wie bspw Tabellen im Bericht untereinander verkn pft sind Links ist ebenfalls die Toolbar mit den verf gbaren Berichtsobjekten Linien Polygone Datenfelder Bilder etc Im Men an der oberen Seite des Designerfensters k nnen noch berichtsspezifische Optionen wie bspw Seitenformat eingestellt werden In der Mitte des Fensters 2 und 3 wird eine Vorschau der Druckseite angezeigt Die meisten Berichte sind auf DIN A4 Hochformat ausgelegt Die Seitenvorschau kann in verschiedenen Vergr erungen angezeigt werden Auch kann hier zwischen einer reinen Layout Bearbeitung und einer Vorschau mit 7 Listen und Auswertungen 109 Echtdaten gewechselt werde
10. Datenaustausch oder im Netzwerkbetrieb nicht allen Anwendern zug nglich sind In den Zugangsdaten werden jedoch keine sicherheitsrelevanten Daten gespeichert also bspw keine Online PIN und keine Transaktionsnummern TANS 9 Onlinebanking 131 9 2 _Kontoums tze Nur Professional Edition In diesem Programmteil k nnen die letzten Ums tze eines Kontos hnlich einem Kontoauszug abgerufen werden Damit ist es bspw bei Sammel Lastschriften sehr schnell m glich R ckbuchungen zu erkennen In der Tabelle werden immer nur die Ums tze eines Kontos angezeigt Sind mehrere Onlinebanking Konten angelegt kann das Bankkonto in der Titelzeile gew hlt werden Die Details einer Umsatzposition k nnen angezeigt werden indem eine Position markiert und auch Bearbeiten geklickt wird Ums tze online abrufen Dieser Button aktiviert den Abruf von Umsatzdaten f r das ausgew hlte Konto Dabei wird die Online PIN abgefragt Es werden nur die Ums tze seit dem letzten Abruf abgeholt Ums tze drucken ber das Drucker Symbol k nnen Kontoums tze auch in Listenform ausgedruckt werden Ums tze in der Fibu buchen Wird die Detailansicht eines Umsatzes aufgerufen bspw per Doppelklick oder durch Bearbeiten in der Toolbar kann der Umsatz direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht werden Auf der rechten Seite der Detailmaske steht daf r ein Button Buchen zur Verf gung der direkt in die Dialogbuchung verzweigt
11. Mit der Sollstellungen werden die f lligen Beitr ge ermittelt und in der Datenbank pro Mitglied und Abrechnungszeitraum gespeichert Bei der eigentlichen Abrechnung werden aus diesen Informationen dann die Rechnungen oder Lastschriften erstellt Im Zwischenschritt k nnen ebenfalls Sonderzahlungen bspw Aufnahmegeb hren oder Arbeitsstunden pro Mitglied erfasst werden und in die Beitragsabrechnung einflie en Per Sonderzahlung k nnen auch Gutschriften erstellt werden die mit dem Beitrag verrechnet werden sofern Sie in der Summe mit dem Beitrag nicht insgesamt negativ werden da in einer Lastschriftendatei nicht Last und Gutschriften gemischt werden d rfen Nach dem Abrechnungsprozess k nnen Lastschriffen elektronisch an die Bank gegeben oder Rechnungen gedruckt werden Das letztlich verwendete 5 Verarbeitung 65 Verfahren des Beitragseinzugs richtet sich nach der beim Mitglied im Mitgliedertamm hinterlegten Zahlungsart Ausnahme bilden hier Familien wo die Zahlungsart des Familienoberhaupts ma geblich f r die Abrechnungsart der gesamten Familie ist Rechnungszahler zahlt das Mitglied nicht per Lastschrift werden bei der Abrechnung eine Beitragsrechnung und ein damit verkn pfter offener Posten erzeugt Jede Beitragsrechnung bekomme eine eindeutige Nummer deren Nummernkreis unter Vereinsdaten gew hlt werden kann Das Kennzeichen f r die Druckselektion f r Rechnungen im Mitgliederstamm gibt an ob die Rechnung auch t
12. Mitglied aber erst sp ter einer beitragspflichtigen Sparte bei In diesem Fall kann das Feld Abrechnung ab auch auf Ebene der zugeordneten Sparte aktiviert werden und ein abweichendes Datum kann hinterlegt werden ab dem dann die Berechnung des Spartenbeitrags erfolgt 4 Stammdaten 47 Gruppen Wiedervorlage Auf der Untermaske werden die Gruppen angezeigt denen das Mitglied angeh rt Gruppen k nnen verwendet werden um bspw Mannschaften festzulegen Aussch sse und Fachgruppen zu formieren oder auch um Mitglieder nach abrechnungstechnischen Aspekten zu gruppieren ber den Button Hinzuf gen kann ein Mitglied einer Gruppe neu zugeordnet werden In der folgenden Maske kann neben der auszuw hlenden Gruppe auch ein zus tzlicher Kommentar und das Datum der Zuordnung zu der Gruppe festgehalten werden mMitgliedergruppen werden im Programmbereich stammdaten gt Gruppen gepflegt Gruppenzuordnungen werden erst in der Datenbank gespeichert wenn die komplette Pflegemaske des Mitglieds mit Speichern verlassen wird In diesem Teil werden nur Standard Gruppen zugeordnet da die Zuordnung dynamischer Gruppen automatisch vom Programm durchgef hrt wird Wiedervorlage In dieser Tabelle wird angezeigt f r welche Termine Wiedervorlagen angelegt wurde Die Wiedervorlagen werden im programminternen Terminkalender gespeichert Ein Mitglied kann theoretisch beliebige Wiedervorlagen haben Obwohl hier auch bspw Jub
13. Mitgliedern mit sog Selektionen zu arbeiten Hierbei wird die Eingruppierung von Mitgliedern in Sparten Gruppen oder Kategorien in den Vordergrund gestellt wobei es erm glicht wird eine ganze Gruppierung oder nur einzelne Mitglieder daraus zu selektieren Die gew hlten Mitglieder m ssen dabei im Gegensatz zu Filtern keine gemeinsamen Merkmale haben E Mitglieder selektieren Ex Mitglieder Selektion Nr Name Ort a 5 bernehmen E Alle Mitglieder E Gymnastik 4 Turnen 4 s Leichtathletik m v 1007 B rgmann Willhelm Westerstede 1009 B rchmanns Gunter Westerstadi E 1010 Schoones Karlos Mannsdorf W 1014 Kramer Jakob Updorf F 1015 Friedrichs Gert Wiesmoor 1019 Goesmann Paul Westerstede VI 1021 Gerdes Tim Stapel V 1024 Aukland Theodor Westerstede 7 1027 Kruismann Rernd Wiesmnar a Bei der Auswahl einer Selektion werden die hierarchischen Gruppierungskriterien Sparten Mitgliedergruppen oder Kategorien als Ordner in einer Baumstruktur dargestellt Dabei kann sowohl der ganze Ordner mit allen darin enthaltenen 32 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Mitgliedern wie auch einzelne Mitglieder durch Aktivieren des H kchens gew hlt werden wenn der Ordner ge ffnet wird 3 6 Berichte Bei den Auswahlmasken f r Berichte wie Listen und Etiketten Rechnungen usw gibt es zun chst die M glichkeit die Druckdaten zu filtern Daf r stehen bei den Druckprogr
14. Onlinebanking Modul mit dem je nach Produktedition Lastschriften oder berweisungen online zur Bank bermittelt werden oder aktuelle Kontoums tze abgerufen werden k nnen Das Onlinebanking Modul arbeitet nach dem in Deutschland g ltigen HBCI bzw FinTS Standard 9 1 Bankkonten W hrend f r den Zahlungsverkehr per Datentr ger lediglich Bankleitzahl und Kontonummer ausgereicht haben erfordert der Online Zahlungsverkehr auf ein Bankkonto weitergehende Angaben um einen sicheren Zugriff zu gew hrleisten Daher werden neben den eigentlichen Bankkonten zun chst auch Bankzug nge hinterlegt die das Authentifizierungsverfahren Bankschl ssel und zul ssige Gesch ftsvorf lle definieren 2 ER HBCI FinTS Administrator 5 k HBCI und FinTS Bankzug nge Bankzugang BLZ Benutzerkennung io Mustersparkasse 28500000 Mustermann io Mustergenobank 12377711 Musterfrau GJ Neuen Bankzugang einrichten Klicken Sie hier um einen neuen Bankzugang f r das Online Banking mit HBCI oder FinTS einzurichten Bankzugang synchronisieren 128 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Im Programmbereich Bankkonten wird die Verwaltung der Bankzug nge durch Klick auf den Button Bankzug nge ge ffnet Dort werden die bereits angelegten Bankzug nge aufgelistet Ein kleines Symbol vor jedem Bankzugang weist auf den aktuellen Zustand hin bei einem gr nen Haken kann der Bankzugang problemlos verwendet
15. Terminkalender selbst hat mehrere Ansichten Monat Woche Tag die durch Auswahl ber die Toolbar gewechselt werden k nnen Ebenfalls ist eine kleine Monatsansicht auf der rechten Seite zu finden In der Monatsansicht kann durch 82 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch markieren mehrerer Tage mit der Mouse ebenfalls Einfluss auf die Darstellung des Terminkalenders genommen werden Termine erfassen Bei der Erfassung eines Termins wird zwischen einem kurzen Termin und einem ganzt gigen Termin unterschieden Diese werden im Terminkalender auch unterschiedlich angezeigt Normale kurze Termine haben ein Anfangs und ein Enddatum Au erdem k nnen Termine auch kategorisiert werden und werden dann in unterschiedlichen Farben im Kalender dargestellt Benachrichtigung Die Benachrichtigung eines Termins kann sowohl beim Programmstart erfolgen siehe pers nliche Einstellungen als auch ber den GLS Reminder Die Benachrichtigung zu einem Termin kann sinnvollerweise bereits deutlich vor dem Termin stattfinden Termin bersicht drucken Der Terminkalender kann als Terminliste gedruckt werden und dann bspw an die Mitglieder ausgeh ndigt oder per EMail verteilt werden wenn er bspw als PDF Datei exportiert wird 5 Verarbeitung 83 5 8 _Beitragsvorschau Als Kontrollm glichkeit f r die Daten aber auch als Planungsinstrument f r die zu erwartenden Beitragseinnahmen des Vereins ist die Beitragsvorschau ein unentbehrliches Hilfsmi
16. angegeben F r jede Familie darf es nur ein eindeutiges Familienoberhaupt geben also Mitglieder einer Familie d rfen 4 Stammdaten 43 sich nicht gemischt gegenseitig zugeordnet werden Werden Mitglieder einer Familie zugewiesen erfolgt die gesamte Beitragsabrechnung nur noch ber das Familienoberhaupt also das Hautmitglied Insofern ist auch nur die Zahlungsart des Hauptmitglieds f r die weitere Berechnung von Bedeutung und die zugeordneten Familienmitglieder k nnen bei Ihrer Zahlungsart bspw Bar oder Rechnung eingestellt bekommen Korrespondenz Im Bereich Korrespondenz werden Kennzeichen und Daten eingetragen die f r die Kommunikation mit dem Mitglied zu tun haben Hier werden bspw die Telefonnummern des Mitglieds seine Mailadresse oder die vollst ndige Briefanrede bspw Sehr geehrte Frau M ller hinterlegt Au erdem kann hier eine abweichende Adresse angegeben werden und es kann per Schalter gesteuert werden bei welchen Belegen die abweichende Adresse verwendet werden soll ber die Druckselektion kann angeben werden ob das Mitglied bspw Mahnungen erhalten soll oder ob Rechnungen bspw bei Barzahlern gedruckt oder nur erzeugt und gespeichert werden Beitr ge In dieser Untermaske werden alle Informationen hinterlegt die f r die Beitragsermittlung relevant sind Neben der Zahlungsart und dem Zahlungszeitraum kann hier auch der Beginn der ersten Abrechnung des Mitglieds sowie eine eventu
17. besteht aus den letzten sechs Ziffern der Vereinsnummer und dem Zusatz JA DAT f r die Jahresmeldung Nach Erzeugen der Datei wird der genaue Dateiname und Speicherort noch einmal angezeigt Weiterhin ist die LSB Vereinsnummer anzugeben sofern Sie nicht bereits unter Vereinsdaten hinterlegt wurde Die abgefragte PIN und TAN wird derzeit bei den meisten LSBs nicht verwendet und ist dann in der Regel Null In anderen F llen tragen Sie hier Ihre PIN und TAN Nummer ein die Sie von Ihrem Sportbund bekommen haben Nach dem Klicken auf Start wird die Statistik errechnet und die Schnittstellendatei im gew hlten Verzeichnis gespeichert Von dort kann Sie im Onlineportal des LSBs ausgew hlt und hochgeladen werden Da die Onlineportale der Landessportb nde funktional nicht einheitlich aufgebaut sind wenden Sie sich bitte f r Informationen zum technischen Meldungsprozes an den Repr sentanten Ihres Sportbundes 100 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 6 5 BLSV Bestandsmeldung Der Bayrische Landessportverband BLSV verwendet eine eigene Form der Bestandsmeldung Hierbei werden die Mitglieder nicht mit einer Schnittstellendatei gemeldet sondern direkt auf der Webseite des BLSV eingef gt Zur Erzeugung der Schnittstelle k nnen die betreffenden Mitglieder einer bestimmten Sparte zun chst ausgew hlt werden Diese Mitglieder werden dann zun chst in die Windows Zwischenablage gestellt Danach wird die Webseite des BLSV
18. des Benutzers ge ndert werden 10 System Einstellungen 149 10 4 Benutzer nur Professional und Network Edition Wenn verschiedene Anwender am gleichen Datenbestand arbeiten bspw wenn der Rechner im Vereinsheim steht oder im Mehrbenuftzerbetrieb ist es angebracht jedem Anwender sein eigenes Benutzerkonto mit den f r seinen T tigkeitsbereich notwendigen Rechten zu geben Jeder Benutzer hat eine eindeutige Kennung Login und ein Passwort f r die Anmeldung Weiterhin kann jeder Benutzer eine Rolle bernehmen welche die Zugangsrechte zu verschiedenen Programmteilen steuert Ein Anwender der bspw nur f r den Schriftverkehr im Verein zust ndig ist kann aus Finanzbuchhaltung und Abrechnung ausgesperrt werden Welche Programmteile f r eine Rolle zug nglich sind wird im Bereich Rollen und Rechte festgelegt Neben der Benutzerkennung in der Regel wird hier ein Teil des Namens verwendet bspw f hrt f r Hans M ller die Benutzer ID HMUELLER zu einer eindeutigen Identifikation wird auch der vollst ndige Name eingetragen und bei der Anmeldung angezeigt System UserlD und automatische Anmeldung Wenn ein Anwender sich bereits am Rechner lokal oder im Netzwerk authentifiziert hat kann die Einstellung Automatsch mit System UserlD anmelden f r mehr Komfort beim Anmeldevorgang sorgen In diesem Fall wird beim Start des Programms ein Benutzer gesucht wo im Feld System UserlD der gleiche Name eingetragen ist m
19. die laufenden Werte Saldo etc aus der aktuellen Buchungsperiode angezeigt Da jede Buchungsperiode eigene Vortr ge hat gibt es f r die Pflege der Saldovortr ge ein eigenes Pflegeprogramm im Men Auf der zweiten Seite des Pflegeprogramms kann man die Buchungen einsehen bei denen dieses Konto beteiligt war Inaktive Konten Eine Konto das Buchungen enth lt unabh ngig davon welche Buchungsperiode kann nicht einfach gel scht werden Es ist aber m glich ein nicht weiter benutztes Konto inaktiv zu setzen so dass es bspw in Auswertungen nicht mehr aufgelistet wird 120 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 8 3 Saldovortr ge Da jede Buchungsperiode getrennt betrachtet wird hat auch jede Buchungsperiode ihre eigenen Saldovortr ge also Anfangsbest nde eines Kontos Generell werden Saldovortr ge meistens nur f r Finanzkonten also Kasse und Bank erfasst es k nnen aber auch Saldovortr ge f r andere Konten angegeben werden falls das aus irgendwelchen Gr nden sinnvoll erscheint Beim Abschluss einer Buchungsperiode werden die Endbest nde von Finanzkonten die Anfangsbest nde f r die nachfolgende Buchungsperiode Diese Errechnung kann das Programm f r den periodischen Abschluss automatisch bernehmen Saldovortr ge sind zwar nderbar k nnen aber in abgeschlossenen Buchungsperioden nicht mehr ge ndert oder gel scht werden Fe 8 Finanzbuchhaltung 121 8 4 Dialogbuchen Der Programmteil Dial
20. ein Benutzername und ein Passwort eingerichtet werden Der Benutzer braucht vollen Zugriff auf die Datenbank vmeister die vom GLS Vereinsmeister bei der ersten Verbindung automatisch angelegt wird und auch bei Updates aktuell gehalten wird F r den Betrieb mit MySQL ist die Network Editfion vom GLS Vereinsmeister erforderlich 2 Installation 21 2 5 Erste Schritte nach der Installation Wenn Sie die Installation des GLS Vereinsmeisters erfolgreich abgeschlossen haben muss die Software f r den ersten Einsatz vorbereitet werden Die folgenden Arbeiten m ssen jetzt noch ausgef hrt werden Wenn der GLS Vereinsmeister das erste Mal gestartet wird fragt das Programm direkt nach der Eingabe des Produktschl ssels Wenn Sie den Schl ssel zu Hand haben geben Sie ihn jetzt direkt ein damit die notwendigen Funktionen f r die Einrichtung der Datenbank direkt freigeschaltet werden Wenn Sie den Produktschl ssel nicht eingeben startet das Programm zun chst in einer eingeschr nkten Demo Version In diesem Modus k nnen bspw SQL Server Datenbanken nicht eingerichtet werden Ausnahme Bei speziellen Bankenlizenzen des GLS Vereinsmeisters ist die Eingabe des Produktschl ssels nicht notwendig Einrichtung der Datenbank Jetzt wird das erste Mal die Datenbank eingerichtet Je nach Edition der Software und eingegebenem Produkt Key wird entweder eine lokale Datenbank mit der integrierten Datenbankengine eingerichtet ode
21. einen Betreff und einen Titel der die Mail identifizierbar macht Weiterhin m ssen die Empf nger ber einen Selektionsdialog zugeordnet werden Anh nge Serienmails k nnen auch Anh nge bspw PDF Dateien Bilder enthalten Der Anhang wird jedoch nicht in der Datenbank gespeichert sondern wird erst beim Senden der Mail aus dem Filesystem gelesen und der Mail hinzugef gt Dadurch wird Speicherplatz in der Datenbank gespart weil die Dokumente nicht doppelt im Filesystem und in der Datenbank vorgehalten werden Versandmethode Mail k nnen auf zwei Arten versandt werden Entweder werden mehrere Empf nger mit einer einzigen Mail adressiert oder jeder Empf nger bekommt eine eigene individuelle Mail Mehrere Empf nger pro Mail Bei dieser Methode wird eine einzige Mail an mehrere Empf nger gesendet Diese Methode ist sehr effektiv weil nur sehr wenige Mails versendet werden m ssen um sehr viele 6 Korrespondenz 95 Empf nger zu erreichen Als Hauptempf nger wird zu Kontrollzwecken der unter Vereinsdaten angegebene Absender verwendet Die eigentlichen Adressaten werden im sog BCC aufgef hrt so dass nicht alle Mailadressen der Empf nger von allen Empf ngern eingesehen werden k nnen Da alle Empf nger exakt die gleiche Mail erhalten kann die Mail nicht durch Platzhalter Variablen personalisiert werden Einige Provider und einige Mailserver haben Beschr nkungen hinsichtlich der maximalen Anzahl von
22. handeln als auch um manuell erfasste Gesch ftsvorf lle aus dem Bereich Zahlungsverkehr In der Ansicht des Ausgangskorbs werden jeweils nur die Auftr ge des in der Titelzeile gew hlten Kontos aufgelistet In einem Sendevorgang werden auch immer nur diese Auftr ge bearbeitet so dass jeweils ein eigener Sendevorgang pro Konto erforderlich ist wenn mit mehreren Konten gearbeitet wird Durch Doppelklick auf einen Auftrag oder Klick auf Bearbeiten in der Toolbar werden die Details des Auftrags in einem eigenen Fenster angezeigt Auftr ge bertragen Beim Start des Sendevorgangs wird zun chst die Onlinebanking PIN abgefragt Nach erfolgreicher Eingabe muss jeder Auftrag mit einer Transaktionsnummer TAN best tigt werden Sind hierf r bestimmte Voraussetzungen erforderlich bspw TAN Liste oder Start TAN werden diese im Anfragefenster angezeigt Wurde ein Zahlungsverkehrsvorgang bei der Erfassung in den Ausgangskorb gestellt kann er nur dann nochmal ge ndert werden wenn er noch nicht gesendet wurde und der Auftrag vorher aus dem Ausgangskorb entfernt wurde Fehlerhafte Auftr ge Kann ein Auftrag nicht erfolgreich bermittelt werden bspw wegen einer falschen TAN wird er als fehlerhaft markiert bermittelt die Bank den Grund der Ablehnung kann dieser im Detailfenster Bearbeiten oder Doppelklick eingesehen werden Ist der Grund gekl rt kann der Auftrag dort auch f r eine erneute bertragung wieder freig
23. ssel angegeben erfolgt die Bruttobuchung immer auf dem Finanzkonto Die Nettobuchung erfolgt auf dem Gegenkonto und die Steuerbuchung auf dem ber den Steuerschl ssel zugewiesenen Steuerkonto Zu Kontrollzwecken wird der neue Saldo des Finanzkontos bereits bei der Eingabe des Buchungsbetrages vorgerechnet Grundlagen zur Arbeitsweise der Buchhaltung wurden bereits im allgemeinen Teil dieses Kapitels behandelt Splittbuchungen Zahlungen k nnen auch auf mehrere Kosten oder Ertragskonten verteilt gesplittet werden Dabei bleibt es bei einem beteiligten Finanzkonto Die Gegenbuchungen werden dann auf mehrere Gegenkonten verteilt Da eine m gliche Steuerverteilung dabei nicht unbedingt vorhersehbar ist muss bei einer Splittobuchung der Steueranteil manuell gebucht werden 8 Finanzbuchhaltung 123 8 5 Konten und Buchungsjournal In der Finanzbuchhaltung gibt es diverse Listen und Auswertungen welche dem Zweck dienen die durchgef hrten Buchungen zu dokumentieren und eine bersicht ber die Finanzsituation des Vereins zu erlangen W hrend das Buchungsjoumal die get tigten Buchungen in fortlaufender Reihenfolge ausweist werden die Buchungen beim Kontenjoumal nach Konten sortiert angezeigt W hrend im Ausdruck stornierte Buchungen normalerweise ausgelassen werden k nnen diese jedoch ber die Druckoptionen auch zu Dokumentaftionszwecken sichtbar gemacht werden 8 6 Gewinn und Verlustrechnung Die Gewinn und Ve
24. ung ltfigen Ergebnis f hrt bringt die vorherige Wandlung des Zahlenwertes mit str in formatierten Text das gew nschte Ergebnis Summe fstr Rechnung Summe amp Viele sinnvolle Funktionen sind bereits in den mitgelieferten Listen in Verwendung und k nnen dort abgeschaut werden Die integrierte Onlinehilfe im Berichtsdesigner erkl rt fast alle Funktionen noch mal genauer Gruppierung und Summierung Bei einigen Listen ist nicht nur eine sequenzielle Auslistung der Datens tze sondern auch eine Gruppierung oder Summierung bspw Zwischensumme oder Anzahl von Bedeutung Damit eine Gruppierung funktionieren kann m ssen die Datens tze bei der Druckauswanhl auch in der richtigen Reihenfolge sortiert werden Bei einer Gruppierung von Mitgliedern nach Status 7 Listen und Auswertungen 113 aktiv passiv muss die Liste daher auch nach Status sortiert werden Ansonsten w rde das Gruppierkriterium wahllos in der Druckreihenfolge vorkommen und die gleiche Gruppe mehrfach gebildet werden F r die Definition einer Gruppe muss das Gruppierkriterium in den Tabelleneigenschaften im Karteireiter Gruppenkopf unter Gruppieren nach eingestellt werden Eine Summenzeile pro Gruppe kann hnlich wie eine normale Tabellenzeile im Karteireiter Gruppenfu definiert werden ve 114 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 8 Finanzbuchhaltung 8 1 Allgemeines Die integrierte Finanzbuchhaltung ist nu
25. ver ndert werden Dazu wird der gew nschte Textausschnitt mit der Mouse markiert und dann in der Toolbar die entsprechende Aktion angeklickt 62 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Innerhalb der Texte k nnen auch Platzhalter Variablen verwendet werden Die verf gbaren Variablen k nnen in der Toolbar durch Klick auf das Symbol angezeigt werden und werden per Mouseklick direkt in den Text eingef gt Die Platzhalter werden dann erst unmittelbar beim Drucken durch die entsprechenden Feldinhalte aus der Datenbank ersetzt Textbausteine In verschiedenen Programmteilen bspw Sollstellung oder Abrechnung werden Buchungstexte oder ein Verwendungszweck abgefragt Um wiederkehrende Texte nicht immer neu eingeben zu m ssen gibt es die M glichkeit Textbausteine zu hinterlegen die dann wieder abgerufen werden k nnen Die Textbausteine k nnen direkt bei den jeweiligen Texten mit dem Button E aufgerufen bzw gepflegt werden a 4 Stammdaten 63 4 9 Wertelisten und Tabellen Im Programm werden neben den gro en Stammdatenprogrammen auch kleinere Hilfstabellen bspw f r Funktionen Ehrungen Kategorien etc ben tigt f r die eine eigenst ndige Pflegemaske nicht erforderlich ist Bis auf die Steuerschl ssel k nnen diese Tabellen in der Regel in den Stammdatenprogrammen direkt bei der ersten Verwendung angelegt und ver ndert werden Eine L schung von Wertetabellen ist an der Stelle jedoch nicht vorgesehen weil
26. was noch schlimmer ist ein ohnehin komplexes Programm dadurch un bersichtlich wird Je mehr Sie mit dem GLS Vereinsmeister arbeiten desto weniger werden Sie eine klassische Men leiste vermissen Durch Klicken eines Symbols wird das ausgew hlte Formular funktionales Programmfenster gestartet Da insbesondere gro e Formulare das Men system berlagern wird in der Regel ein kleines Men fenster der so genannte Navigator mit dem Formular gestartet und nimmt den linken Teil des Bildschirms ein Der Navigator stelt eine kompakte Version des Hauptmen s mit kleineren Symbolen und ohne Symbolbeschreibung dar Der Zweck des Navigators liegt darin dem Anwender die Auswahl anderer Programmteile auch dann zu erm glichen wenn bereits Formulare angezeigt 28 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch werden und das Hauptmen dadurch nicht sichtbar ist Sie k nnen ber den Navigator mehrere Formulare starten zwischen denen dann am unteren Bildschirmteil per Karteireiter gewechselt werden kann Manche Masken bspw Pflege oder Druckformulare erfordern es jedoch dass diese immer im Vordergrund sind und die aktuell begonnene Aktion bspw Editieren eines Datensatzes zun chst abgeschlossen werden muss bevor in einen anderen Programmteil gewechselt werden kann Eine weitere interessante Funktion des Men systems ist die M glichkeit oft benutzte Programme als Favoriten anzulegen Dazu klicken Sie mit derrechten Maustaste auf ein a
27. 008 zum Einsatz kommen F r kleinere Vereine und f r Einzelplatzinstallationen empfiehlt sich dabei die kostenlose Express Edition des Microsoft SQL Servers Diese hat zwar eine Beschr nkung auf 4 bzw 10 GByte Datenbankgr e in der Regel werden Sie diese Grenze mit einem einzelnen Mandanten aber nicht erreichen Die Express Edition kann ebenfalls f r Mehrbenutzerumgebungen als zentraler Datenbankserver auf einem Windows Netzwerkserver oder einem leistungsstarken PC Arbeitsplatz der als Server dient verwendet werden Die genauen Verbindungsparameter des Datenbankservers sind abh ngig von der Netzwerkumgebung und sollten mit Ihrem Netzwerkadministrator abgestimmt werden Im folgenden Abschnitt wird exemplarisch die Einrichtung einer Verbindung zum Microsoft SQL Server 2008 Express in einer Netzwerkumgebung LAN beschrieben Da f r die Installation des MS SQL Servers etliche Vorbedingungen bspw MS XML 6 Net Framework Windows Installerdienst und die Clientkomponenten ODBC f r den SQL Server erf llt sein 2 Installation 13 m ssen gehen wir darauf im Folgenden ebenfalls nicht weiter ein Installationsschema Client Vereinsmeister V6 Pro oder Network Clientname MeinPC Datenbankserver MS SQL Server 2008 Express Servername MeinServer SQL Authentifizierung Gemischt oder Windows Authentifizierung Protokoll TCP IP Hinweis Sind GLS Vereinsmeister und SQL Server au
28. EMail kommunizieren Die aktuelle Version des GLS Vereinsmeisters ber cksichtigt die neuen M glichkeiten des Internets genauso wie die Forderung nach transparenter und zeitnaher Kommunikation im Verein Erg nzt durch einen starken Berichtsdesigner eine leistungsf hige Finanzbuchhaltung und eine Vielzahl von Statistiken Auswertungen und Ansichten sorgt das Produkt f r eine Entlastung f r jedes Vorstandsmitglied 1 1 ber dieses Handbuch Handb cher zu lesen in denen auf jeder Seite wieder und wieder die Masken und Fenster des Programms erkl rt sind macht den meisten Anwendern keinen Spa Eigentlich m chte man lieber mit dem Programm gleich loslegen und nur gelegentlich einzelne Funktionen und Felder in der Online Hilfe nachschlagen Daher versuchen wir an dieser Stelle nicht zu sehr ins Detail zu gehen Dieses Handbuch berichtet neben der Installation der Software ber die Prozesse wie Mitgliederverwaltung Beitragsabrechnung und Finanz 6 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch buchhaltung Hier sollen anhand von Beispielen sinnvolle Tipps gegeben werden wie Sie mit dem GLS Vereinsmeister effektiv umgehen k nnen und Ihren Verein optimal f hren gewisserma en als Gesamt berblick Wir hoffen dass Sie durch das Lesen dieses Handbuches auf gute Ideen gebracht werden auf die Sie vielleicht durch eigenes Ausprobieren nicht gekommen w ren Wir freuen uns wenn Sie m glichst viele Funktionen unserer Software nutzen
29. Empf ngern einer Mail Daher kann die Anzahl Mailadressen pro Mail unter Vereinsdaten eingestellt werden Ein Empf nger pro Mail Bei dieser Methode bekommt jeder Empf nger eine individuelle Mail Dieser Methode ist dann geeignet wenn individuelle Infos bspw pers nliche Anrede oder Felder aus dem Mitgliederstamm in den Mailtext aufgenommen werden sollen Hierf r stehen diverse Variablen zur Verf gung Da die Anzahl der Mails bei gro en Vereinen eine erhebliche Gr e erreichen kann st t man bei dieser Versandmethode sehr schnell an Limits beim Provider Einige Provider erlauben bspw nur 100 Mails pro Stunde oder Tag Dieser Weg kann daher nur mit einem eigenen Mailserver oder mit einem Provider ohne die genannten Limits angewandt werden Versandstatus F r jeden Empf nger wird festgehalten ob die Mail an dem Mailserver bergeben werden konnte oder dabei ein Fehlerstatus eintrat Unter dem Karteireiter Versandstatus kann das pro Empf nger eingesehen werden Emails senden ber diese Funktion wird die im Such und bersichtsformular markierte Email auf den Versandweg gebracht Das Programm kontaktiert sich zu diesem Zweck per SMTP Protokoll mit dem 96 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Mailserver und schickt die Mails ab Mitglieder die keine Mailadresse eingetragen haben werden dabei ausgelassen st eine Mailadresse ung ltig oder kann eine Mail vom Mailserver des Providers nicht verarbeitet
30. Fe PAE O do Stammdaten were Info Inventar Nr amp 4200 Bezeichnung Rasenm her Inventargruppe Arbeitsger te FEl Verbleib Verliehen an l Verleihdatum Leihgeb hr 0 00 EUR je 1 Stunde n v R ckgabe 5y Lagerort Scheune L Neuer Inventardatensatz Durch die Inventargruppe k nnen Inventargegenst nde weiter untergruppiert werden ber die Gruppe k nnen dann bspw Fiterbedingungen oder Gruppierungen in Listen und Auswertungen vorgenommen werden In der ersten Auswahlmaske beim Start der Inventarverwaltung kann ber 60 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch das Men Ansicht auch eine hierarchische Ansicht nach Inventargruppen eingestellt werden Neben dem regul ren Lagerort kann hier eingetragen werden welches Mitglied einen Inventargegenstand ausgeliehen hat und wann die R ckgabe erfolgte Werte Im Karteireiter Werte befinden sich Eingabefelder die den Zustand des Gegenstandes betreffen Hier kann man bspw einen Z hlerstand eintragen ob M ngel vorhanden sind und wann eine Inspektion erforderlich ist Zuletzt befinden sich hier noch Felder ber den Kaufpreis den Lieferanten sowie laufende Kosten und Abschreibung Kategorie Ein besonders interessanter Aspekt ist die Einteilung des Inventars in Kategorien Man kann dann Inventargegenst nde nach der Kategorie filtern in der Ansicht entsprechend darstellen lassen oder nach Kat
31. GLS VEREINSMEISTER Version 6 Benutzerhandbuch GLS Software amp Systeme D 26670 Uplengen Remels 1997 2013 GLS Software amp Systeme Gerold L bben 26670 Uplengen http www vereinsmeister de 3 Auflage 2012 2013 Die Software GLS Vereinsmeister sowie die zugeh rige Dokumentation ist urheberrechtlich gesch tzt Jegliche Vervielf ltigung des Produktes oder seiner Dokumentation auch in Ausz gen nur mit Genehmigung des Autors Alle Rechte vorbehalten Inhalt 1 Einleitung 1 1 ber dieses Handbuch 2 Installation 2 1 Einzelplatzinstallation 2 2 Client Server Installation 2 3 Mehrplatzumgebungen 2 4 MySQL als Datenbankserver 2 5 Erste Schritte nach der Installation 3 Bedienung 3 1 Hauptmen 3 2 Such und bersichtsformulare 3 3 Pflege und Verarbeitungsformulare 3 4 Datenfilter 3 5 Selektionen 3 6 Berichte 4 Stammdaten 4 1 Vereinsdaten 4 2 Mitgliederstamm 4 3 Sparten 4 4 Mitgliedergruppen 4 5 Banken 4 6 Kontakte 4 7 Inventar 4 8 Belegtexte 4 9 Wertelisten und Tabellen 5 Verarbeitung 5 1 Ablaufschema der Beitragsabrechnung 3 2 Sollstellung 5 3 Sonderzahlungen 5 4 Abrechnung 5 5 Offene Posten 3 6 Spendeneing nge 5 7 Terminkalender 5 8 Beitragsvorschau Datenaustausch 5 10 Online Synchronisation 6 Korrespondenz 6 1 Serienbriefe 6 2 E Mails 6 3 Mahnungen 6 4 LSB Bestandsmeldung 6 5 BLSV Bestandsmeldung 7 Listen und Auswertungen 7 1 Allgemeine Bedienung 72 Adress
32. Gruppen oder Ehrungen in einer eigenen Unter Tabelle pro Mitglied aufgef hrt werden Jede Untertabelle wird dann zwischen den Tabellenzeilen der Haupttabelle platziert Funktionen Variablen und Felder haben auch einen Datentyp der dem Verwendungszweck des Feldes oder der Variable entspricht 112 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Als Datentypen gibt es Zeichen Text numerische Werte Datumsfelder logische Felder ja nein und auch bin re Felder bspw f r Bilder Manchmal ist es erforderlich dass man Datenfelder oder Variablen noch formatieren muss um bspw Zahlen immer rechtsb ndig anzudrucken oder Leerzeichen abzuscheiden Oder Variablen werden untereinander Verkn pft weil man bspw eine Bezeichnung vor einen Zahlenwert bspw Summe 12345 78 schreiben m chte Hierbei muss der Datentyp einer Variable oder eines Feldes ber cksichtigt werden Man kann bspw keinen Text mit einem numerischen Wert multiplizieren weil hier kein sinnvoller Wert rauskommen w rde Will man also in einem Berichtsobjekt mehrere verschiedene Datentypen verkn pfen und drucken m ssen diese auf einen einheitlichen Datentyp gewandelt werden In den meisten F llen wird die gemeinsame Basis lext also String sein Um Zahlen formatiert in Text zu wandeln gibt es die Funktion fstr die als Parameter die numerische Variable und eine Formatierungsangabe erwartet W hrend eine Verkn pfung wie Summe Rechnung Summe zu einem
33. Platzhalter Variablen eingef gt werden die beim Ausdruck des Briefes durch Informationen aus dem Mitgliederstamm ersetzt werden Druck von Briefen mit der integrierten Serienbrieffunktion Wird die Druckfunktion ber das Druckersymbkol in der Toolbar der Such und bersichtsmaske f r Serienbriefe ge ffnet zeigt sich die Auswahlmaske f r den Druck F r Serienbriefe werden verschiedene Layouts mitgeliefert In der Professional Edition k nnen die Layouts ber den Listendesigner auf eigene Belange angepasst werden Briefe k nnen ebenso wie andere Listen bspw als PDF Datei einzeln gespeichert werden Serienbriefe mit Microsoft Word Wenn Layout und Gestaltungsm glichkeiten gew nscht werden die ber die M glichkeiten der integrierten Serienbrieffunktion hinausgehen und wenn eine Lizenz von 92 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Microsoft Word oder Microsoft Office vorhanden ist k nnen die Adressdaten von Mitgliedern und Kontakten auch direkt an Word bergeben werden und sind dort als Seriendruckfelder im Brief verwendbar Der Seriendruck mit Word ist einfach in der Such und bersichtsmaske des Mitgliederstamms bzw der Kontaktverwaltung in der Toolbar oben rechts ber Extras aufrufbar Dazu werden die Adressen die einen Brief erhalten sollen per Datenfilter im Such und bersichtsformular gefiltert und anschlie end die Funktion Serienbrief mit Word schreiben im Men Extras ausgew hlt Da
34. Sinnvoll aber nicht zwingend erforderlich sind die Verwaltungstools 8 sQL Server 2008 5eup DU zn zur Featureauswahl W hlen Sie die zu installierenden Express with Advanced Services Festures aus Bei gruppierten Installationen k nnen nur Datenbankmoduldienste und Analysis Services gruppiert werden Setupunterst tzungsregeln Beschreibung Featuresuswahl Instanzkonfiguration Erforderlicher Speicherplatz Serverkonfigurstion Datenbankmodulkonfiguration Enth lt das Datenbankmodul den Kerndienst zum Speichern Verarbeiten und Sichem von Daten Das Datenbankmodul erm glicht den kontrollierten Zugriff auf Daten und eine schnelle F Verwaltungstools Einfach SQL Client Connectivity SOK Transaktionsverarbeitung sowie eine Fehler und Verwendungsberichter ee SEE Na es ee gene Installationsregeln Beibehaltung einer hohen Verf gbarkeit Installationsberent Installationsstatus Abgeschlossen Alles ausw hlen Auswahl aufheben Verzeichnis f r freigegebene Features lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Hilfe 7 In der n chsten Maske wird die Instanz ID also der interne Name des SQL Servers gew hlt Wenn m glich sollten Sie hier die Standard ID SQLExpress beibehalten 8 Als Dienstkonto wird in der Regel Local System bzw Lokaler Dienst vorgeschlagen In manchen Mehrbenutzerumgebungen kann auch 16 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Netzwer
35. Verein v llig glatt Leider m ssen Mitglieder immer wieder an Ihre Beitragszahlung erinnert werden F r diesen Zweck gibt es das integrierte Mahnwesen Das Mahnwesen ist eigentlich ein normales Druckprogramm mit einer Selektion der anzumahnenden offenen Posten ber deren F lligkeitsdatum Alle bis zum in der Druckmaske eingegebenen F lligkeitsdatum offenen Rechnungen werden pro Mitglied in einem Mahnschreiben zusammengefasst und ausgedruckt Der Text der Mahnung wird unter stammdaten gt Belegtexte f r jede Mahnstufe hinterlegt Wenn eine Mahnung ausgedruckt wird kann die Mahnstufe des offenen Postens automatisch erh ht werden Da auf einer Mahnung alle offenen Posten eines Mitglieds gedruckt werden gilt f r die Auswahl des Mahntextes die h chste Mahnstufe aller OPs des Mitglieds Wenn ein Mitglied also mehrere Rechnungen offen hat eine davon allerdings schon einmal gemahnt wurde wird f r die gesamte Mahnung der Belegtext f r die zweite Mahnung verwendet Wird die Druckoption Mahnstufe erh hen ausgeschaltet wird die Mahnstufe nach dem Druck nicht erh ht Dies ist ggf sinnvoll wenn immer mit dem gleichen Mahntext gearbeitet werden soll 98 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 6 4 LSB Bestandsmeldung Die meisten Sportvereine in Deutschland sind in einem Landessportbund LSB organisiert In der Regel verlangen die Landessportb nde eine j hrliche Meldung des Mitgliederbestands jedes Vereins Die Bestandsm
36. Windows 7 wo der virtuelle Ordner Programme auf einen tats chlichen Ordner Program Files verweist der im Gegensatz zu fr heren Windows Versionen in allen Sprachvarianten von Windows Vista und Windows 7 gleich ist Das Installations programm zeigt den tats chlichen Namen des Ordners an i Setup GLS Vereinsmeister Zus tzliche Aufgaben ausw hlen Welche zus tzlichen Aufgaben sollen ausgef hrt werden W hlen Sie die zus tzlichen Aufgaben aus die das Setup w hrend der Installation von GLS Vereinsmeister ausf hren soll und klicken Sie danach auf Weiter Zus tzliche Symbole V Desktop Symbol erstellen Auswahl ob Verkn pfungen f r das Programm auf dem Desktop erstellt werden sollen 2 Installation 11 Setup GLS Vereinsmeister Installation durchf hren Das Setup ist jetzt bereit GLS Vereinsmeister auf Ihrem Computer zu installieren Klicken Sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen oder auf Zur ck um Ihre Einstellungen zu berpr fen oder zu ndem Ziel Ordner C Program Files x86 GLS Vereinsmeister Startmen Ordner GLS Vereinsmeister Zus tzliche Aufgaben Zus tzliche Symbole Desktop Symbol erstellen Symbol in der Schnellstartleiste erstellen Abschluss der Installation Ordnerstrukturen Die Installationspfade folgen der Microsoft Empfehlung und stellen sich bei einer standardgem en Installation je nach Betriebssystem wie folgt a
37. also Ziehen und Fallenlassen mit der Mouse in den oberen Layoutbereich 2 gezogen werden Durch Doppelklick im oberen Arbeitsbereich werden die Objekteigenschaften der einzelnen Felder im Etikett angezeigt In der mitgelieferten Vorlage ist die gesamte Anschrift in einem Objekt angelegt das aus mehreren Abs tzen besteht Der Vorteil liegt in diesem Fall darin dass Leerzeilen so automatisch entfernt werden k nnen und nachfolgende Zeilen nach oben nachr cken Sollen anstelle von Adressetiketten bspw Mitgliedsausweise gedruckt werden k nnte man das Objekt auch l schen siehe Kontextmen unter der rechten 106 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Mousetaste und durch einzelne Datenfelder ersetzen die an diese Stelle aus der Variablenliste mit der Mouse gezogen werden In den Objekteigenschaften Doppelklick auf das Objekt im oberen Fenster kann das Layout und das Druckverhalten eines einzelnen Objekts beeinflusst werden Hier k nnen Parameter wie Schriftart Farbe und Ausrichtung eingestellt werden Tipp Vor dem Ausdruck der Etiketten kann brigens im Druckauswahldialog die Anfangsposition der ersten Etikettenseite bestimmt werden Damit k nnen bereits gebrauchte Etikettenseiten noch verwendet werden 7 Listen und Auswertungen 107 7 3 Berichtsdesigner F r nahezu alle Listen und auch f r die Adressetiketten kommt wurde der leistungsstarke Berichtsgenerator List amp Label der Firma combit GmbH in den
38. alten Wird ein Datenaustausch mit einem vorher definierten Partner eingeleitet sucht das Programm alle Daten die sich seit der letzten bertragung ge ndert haben zusammen und stellt daraus ein Datenaustausch Paket zusammen Dieses wird dann per E Mail an den Partner geschickt wo es wieder importiert werden kann Dabei auftretende Replikationskonflikte weil bspw ein Datensatz an beiden Standorten gleichzeitig ge ndert wurde werden in einem Fehlerprotokoll festgehalten und m ssen anschlie end manuell bearbeitet werden Partner definieren Bei der Neuanlage eines Partners bekommt der Datensatz eine eindeutige interne Identifikafionsnummer die f r die Kontrolle des gesamten Datenaustauschs wichtig ist Wenn ein Partner gel scht und neu angelegt wird ndert sich die 5 Verarbeitung 87 Partnernummer und der Partner gilt auch dann als neuer Partner wenn er den gleichen Namen und die gleiche Mailadresse hat In diesem Fall werden bei der ersten Sendung immer alle Daten gesendet nicht nur die zuletzt ge nderten Beachten Sie daher bitte dass Partner wirklich m glichst nur einmal angelegt werden sollten und sich danach m glichst nicht wieder ndern was den Umfang oder die senderichtung von Daten betrifft Namen und Mailadresse zu ndern hat f r die Datensendung nat rlich keine Relevanz F r jeden Partner wird festgelegt welche Datenbereich aus dem GLS Vereinsmeister er bekommt oder selbst schickt Werden
39. ammen f r Stammdaten die gleichen Filterm glichkeiten zur Verf gung wie bei den Such und bersichtsformularen Bei manchen Druckprogrammen bspw Rechnungen oder Buchungsjournal sind diese Filter jedoch nicht sinnvoll und in den Auswahlformularen stehen im Kontext einfachere M glichkeiten zur Eingrenzung bspw Abrechnungsnummer oder Buchungsperiode der Druckdaten zur Verf gung In der Regel kann bei einfachen Listen auch die gew nschte Sortierfolge im Druckdialog gew hlt werden In den meisten Druckprogrammen stehen mehrere Vorlagen f r Listen mit unterschiedlichem Zweck und Layout zur Auswahl In der Professional und der Network Edition vom GLS Vereinsmeister k nnen die Layouts der Listen vom Anwender selbst ge ndert werden Dazu w hlen Sie einfach eine bestehende Liste aus und klicken auf Designer worauf sich der integrierte Listendesigner ffnet Dieser bietet erhebliche M glichkeiten auf Design Format und Inhalt jeder Liste Einfluss zu nehmen und wird in einem sp teren Kapitel genauer erl utert Bei den Programmteilen wo Adressetiketten gedruckt werden k nnen Kontakte Mitglieder ist der Listendesigner in einer eingeschr nkten Form auch in der Standard Edition verwendbar und wird mindestens f r die Auswahl des richtigen Efikettentyps ben tigt 4 Stammdaten 33 4 Stammdaten 4 1 Vereinsdaten Bevor mit dem Programm gearbeitet werden kann m ssen die Grunddaten des Vereins wie Adresse und Bankverbi
40. ank ber das Netzwerk verbinden sollen die SQL Server Authentifizierung gew hlt und dort als Benutzer der Benutzer vmeister mit dem von Ihnen gew hlten Kennwort eingetragen Wenn es Sie zun chst verwundert dass sich alle Benutzer mit scheinbar dem gleichen Benutzernamen verbinden sei hier darauf hingewiesen dass es sich hierbei lediglich um den Datenbank Benutzer handelt der aus Sicht des Datenbankservers dem vmeister Schema zugeordnet wurde Von der Anmeldung im Programm oder der Windows Anmeldung ist dies unabh ngig 20 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 2 4 MYSQL als Datenbankserver Die freie Datenbank MySQL kann ab der Version 5 1 ebenfalls als Datenbankserver in einer Mehrbenutzer umgebung dienen MySQL steht auf diversen Betriebssystemen zur Verf gung neben Windows u a auch Linux was f r manche Umgebungen besonders interessant sein k nnte Folgende Komponenten sind f r einen Betrieb erforderlich Server MySQL DB Server Version 5 1 bis 5 6 je nach Betriebssystem in der 32 oder 64 Bit Variante Clients Arbeitspl tze MySQL Connector ODBC 5 1 32 Bit auch bei 64 Bit Client Betriebssystemen Die Verbindung erfolgt ber das TCP IP Netzwerkprotokoll l d R ist MySQL ber den Port 3306 erreichbar Daf r muss in der MySQL Konfigurationsdaten hinterlegt werden dass der Server auch ber das Netzwerk erreichbar sein soll Option skip_networking off Auf dem MySQlL Server muss
41. atens tze bleibt der aktuell ge ffnete Tab bestehen und der Cursor bleibt ebenfalls im aktuell gew hlten Feld stehen 3 4 Datenfilter Bei gro en Vereinen geht bei den Such und bersichtsmasken die bersicht verloren wenn immer alle Daten angezeigt werden Aber auch aus anderen Gr nden ist es sinnvoll dass die Datenmenge in den Such und bersichtsmasken durch verschiedene Kriterien eingeschr nkt werden kann Die textuelle Suche ber das Suchfeld oben rechts haben wir bereits kennen gelernt Manchmal m chte man die angezeigten Daten aber auch nach anderen Kriterien filtern insbesondere wenn ein bestimmter Ausschnitt aus dem Datenbestand in einer Pflegemaske durchgebl ttert und editiert werden soll Da der GLS Vereinsmeister seine Daten in einer relationalen Datenbank ablegt w re eine SQL Abfrage SQL Structured Query Language die nahe liegende Wahl daf r Allerdings k nnen sicher die wenigsten unserer Anwender die SQL Sprache Der Datenfilterdialog erm glicht die komfortable Definition von Filterkriterien durch einfache 3 Bedienung 31 Auswahl der Datenfelder und deren Werte ohne SQL Kenntnisse Der Filterdialog setzt die eingegebenen Kriterien intern automatisch in SQL um und schickt die Abfrage zur Datenbank Das Ergebnis wird danach in Tabellenform angezeigt 3 5 Selektionen Neben Datenfiltern die i d R auf Datenfelder innerhalb der gew hlten Tabelle gesetzt werden gibt es auch die M glichkeit bspw bei
42. ation von Sonderzeichen und Umlauten kommen Diese sind im Nachgang manuell zu korrigieren 10 System Einstellungen 145 Datenimport aus WINNER WINNER V6 x nicht zu verwechseln mit pro Winner ist eine 16 Bit Vereinssoftware die schon sehr lange am Markt ist In der Datenverwaltung dieser Software sind z T komplexe Beitragsstrukturen m glich die in moderner Software mit den M glichkeiten heutiger Datenbanksysteme vermutlich in dieser Art nicht mehr umgesetzt w rden Daher ist eine Daten bernahme aus WINNER in Bezug auf Mitgliederdaten zwar problemlos m glich bei der bernahme von Sparten und Beitr gen muss man trotz der gro en hnlichkeit mit den Strukturen im GLS Vereinsmeister in einigen F llen Kompromisse eingehen Die Daten werden beim Import nicht direkt aus der WINNER Datenbank gelesen sondern stattdessen wird notwendigerweise vorher ein Export aus Winner durchgef hrt Die Export Funktion erzeugt eine DBF Datei die im Verzeichnis EXPORT zu finden ist Die Exportfunktion ist im WINNER Men unter Zusatz gt Datenimport export gt Tabelle f r Excel erzeugen zu finden Export nach Excel x Selektions Auswahl ALLES B Name der Ausgabedatei WINEXPRT Sie k nnen nun f r den Export angeben welche Abteilungen Ehrungen und Funktionen bernommen werden Dabei k nnen Sie die einzelnen N n es k nnen maximal 9 Nrn pro Mitglied exportier
43. ats chlich ausgedruckt wird Beispielsweise kann dies bei Barzahlern nicht gew nscht sein wenn die Beitr ge in bar beglichen werden und dann auf der Barzahlerliste abgehakt werden Bezahlt ein Mitglied den so erzeugten offenen Posten wird die Zahlung entweder ber die Finanzbuchhaltung erfasst und der offene Posten damit ausgebucht oder aber wenn die Fibu nicht verwendet wird die Zahlung wird direkt im Programmteil offene Posten zugeordnet Eingegangene Zahlungen sind im Mitgliederstamm einzusehen Eine Sonderstellung nehmen Mitglieder ein die per Lastschrift zahlen aber bei denen die Druckselektion auf Zusatzrechnung gestellt wurde In diesem Fall werden die Beitr ge per Lastschrift eingezogen aber trotzdem eine Rechnung und ein offener Posten erzeugt W hrend die Rechnung ganz normal gedruckt werden kann wird der offene Posten in diesem Fall jedoch nicht manuell bei Zahlungseingang ausgebucht sondern automatisch beim Buchen der Abrechnung Lastschriften Bei Mitgliedern die per Lastschrift zahlen werden bei der Abrechnung ebenfalls die bei der Sollstellung ermittelten Beitr ge zusammen mit eventuellen Sonderzahlungen zu 66 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Lastschriffen zusammengefasst Aus den Lastschriften kann dann eine DTAUS Datei erzeugt werden Die DTAUS Datei wird entweder auf einem transportablen Datentr ger USB Stick Diskette gespeichert und zur Bank gegeben oder in das Onlinebanking Programm m
44. auf einem beliebigen Datentr ger speichern jedoch sinnvollerweise nicht auf die gleiche Festplatte auf der auch die GLS Vereinsmeister Datenbank liegt Wenn die Festplatte kaputt geht was nicht gerade selten passiert macht die das in der Regel ohne Vorwarnung und neben der Datenbank ist dann auch die Datensicherung unbrauchbar Sichern Sie regelm ig auf einen USB Stick oder besser noch einer externen Festplatte F r die Sicherung kann das Sicherungsziel also Datentr ger Ordner und Dateiname ausgew hlt werden und welcher Mandant gesichert werden soll Nach dem Start durchl uft das Sicherungsprogramm ale Tabellen und exportiert die enthaltenen Daten in die Sicherungsdatei 10 System Einstellungen 137 Bei der Wiederherstellung werden zun chst die Inhalte der aktiven Datenbank gel scht damit die durch die Daten aus der Sicherung ersetzt werden k nnen Wenn das Zur ckspielen der Daten aufgrund einer physikalisch defekten Datenbanktabelle bspw durch einen Festplattenfehler erforderlich ist kann vor der Wiederherstellung der Daten eine Neuinstallation inklusive Neuanlage der Datenbank dringend empfehlenswert sein Da wie gesagt nur die Inhalte gesichert werden w rde eine defekte Datenbanktabelle nicht berschrieben werden und nach der Wiederherstellung immer noch defekt sein Wenn nicht die integrierte Datenbank Engine verwendet wird sondern in der Professional oder Network Edition eine externe Datenbank E
45. aufgerufen und dort wird der in er Zwischenablage zwischengespeicherte Bestand in die Webseite wieder eingef gt Dieser Vorgang muss f r jede Sparte einzeln durchgef hrt werden d h pro Sparte wird in den Vereinsmeister zur ckgewechselt der Bestand der jeweiligen Sparte in die Zwischenablage gestellt dann in den Browser gewechselt und dort wieder aus der Zwischenablage eingef gt Durch Aktivierung der Option Nur Neueinfritte ist eine Nachmeldung m glich In dem Fall werden nur Mitglieder mit einem Eintrittsdatum selektiert das nach dem eingegebenen Datum liegt ve 7 Listen und Auswertungen 101 7 Listen und Auswertungen 7 1 Allgemeine Bedienung Alle Formulare f r Listen und Auswertungen folgen einem ann hernd identischen Bedienschema Daher soll die Bedienung der Listen und Druckprogramme an den Listen f r den Mitgliederstamm beispielhaft erkl rt werden TE ww ww wu www w u uwu uuu N 5 gt gt Mitgliederliste Exa d Drucken A Vorschau ort S r Filter Design 8 Druckbereich Auswahl Alle Datens tze Berichtsvorlage Sortierung Mitgliederliste mit Bild Mitgliedsnummer X Mitglieder Kurzinfo a Geburtstagsliste labsteigend Mitgliedsjahre Hochzeitsliste Mitglieder und Beitr ge Mitglieder und Gruppen Mitglieder und Funktionen Mitglieder und Ehrungen Telefonliste Adressetiketten 34 Eintr ge Ein Formular f r Listen und Ausw
46. ch passenden Eintr gen und zeigt diese in der Tabelle an Die angezeigte Tabelle l sst sich auch per Klick auf die Tabellen berschrift auf und absteigend sortieren Die sortierte Spalte wird dabei hellgrau hinterlegt und die gerade gew hlte Sortierfolge wird in der Spalten berschrift gekennzeichnet Spalten k nnen mit der Mouse auch verbreitert oder per Drag amp Drop umsortiert werden Die etwas komplexeren Such und bersichtsmasken vom Mitgliederstamm oder von den Kontakten externe Adressen bieten auch weitere Ansichtsoptionen in einer weiteren Buttonzeile neben dem Suchfeld Hier kann beispielsweise die standardm ig tabellarsche Ansicht auf eine hierarchische Ansicht Baumstruktur umgeschaltet werden wobei die angezeigten Datens tze nach bestimmten Kriterien gruppiert werden Die hierarchische Ansicht bietet dabei in vielen F llen eine bessere bersicht ber den Datenbestand Hinter dem Button Men Extras finden Sie leistungsstarke Sonderfunkfionen um den angezeigten Datenbestand unmittelbar nach Excel zu bergeben oder bspw eine Serien EMail oder einen Serienbrief mit Word nur bei Kontakten und Mitgliedern zu schreiben Voraussetzung f r diese Funktionen ist nat rlich eine installierte Version von Microsoft Office ab Office 2000 Durch die Funktionen Neu oder Bearbeiten oder per Doppelklick auf einen Datensatz wird die Pflegemaske ge ffnet Durch Klick auf das Kreuz in der oberen recht
47. chf hren 72 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 5 4 Abrechnung Bei der Abrechnung werden aus den zuvor bei der Sollstellung ermittelten Beitr gen ggf zusammen mit erfassten Sonderzahlungen Rechnungen oder Lastschriften gebildet und offene Posten erzeugt Die Abrechnung stellt den zweiten und finalen Teil der Beitragsabrechnung dar g Abrechnung kadkade Bezeichnung Abrechnung vom 01 03 2010 y Rechnungen drucken Mitglieder Alle Mitglieder Ea oeu Lastschriften Rech Datum 15 04 2010 C DTAUS F llig am 15 04 2010 E Lastschriften SEPA Zahlungsart lt alle gt R cklast Abrechnung umfasst amp Schriften Beitr ge Sollstellung Protokolle Sonderzahlungen drucken Abbrechen E Abrechnung bearbeiten Jede Abrechnung hat eine eindeutige Nummer ber die Rechnungen und Lastschriften ZU einem Paket zusammengefasst sind Eine Lastschriftendatei enth lt genau wie ein Druckjob f r Rechnungen immer nur die Inhalte eines Abrechnungspaketes Gleiches gilt f r das Rechnungsausgangsbuch und andere Protokolle die sich immer auf die gerade gew hlte Abrechnungsnummer beziehen Beim Erzeugen einer neuen Abrechnung wird zun chst das Definitionsformular f r die Abrechnungsdaten angezeigt Hierbei kann das gew nschte Rechnungsdatum und das 5 Verarbeitung 73 F lligkeitsdatum vorgegeben werden Weiterhin k nnen hnlich wie wir es schon bei der Sollstell
48. der Copyright by Adobe Systems Software Limited exTree exSuite Copyright by Exontrol com Software Xtreme Suite Pro Copyright Codejock Software SoftMaker Office SoftMaker Software GmbH Subsembly FinTS API Copyright Subsembly GmbH Andere hier nicht genannte Produkte unterliegen ggf dem Copyright bzw den Bestimmungen f r Warenzeichen anderer Hersteller deren Rechte ausdr cklich nicht angetastet werden Index Index A Abrechnung 36 67 72 Abschluss 124 Abteilung 51 Administrator 7 150 Adressetiketten 104 Altersstaffel 52 Anwender 149 Ausgangskorb 134 Bankkonto 127 Bankleitzahl 57 Bankverbindung 34 43 Beitr ge 43 Beitragsabrechnung 72 Beitragsart 52 Beitragsmodell 45 Beitragsposition 69 Beitragsrechnung 65 Beitragsstufe 46 52 Beitragsvorschau 83 Belegtexte 61 Berechtigung 152 Berichtsgenerator 107 Berichtsobjekte 109 Bestandsmeldung 53 98 Buchungsjoumal 123 Buchungsperiode 115 123 Budget 83 C Chipkartenleser 128 Cloud 89 Copyright 156 157 CSV 71 140 D Datenaustausch 84 Datenbankpflege 135 Datenbankserver 12 153 Datenfilter 30 50 102 Datenimport 138 Datenquelle 85 Datensicherung 136 Designer 103 Dialogbuchen 121 doppelte Buchf hrung 114 DoSB 117 Druckformular 101 Druckprogramm 32 DTAUS 66 74 dynamische Gruppe 55 Echtdatenvorschau 107 Ehrungen 48 Email 94 Erste Schritte 21 Etiketten 104 Excel 140 externe Adressen 58 Extras 29 F Familie 42 Favori
49. derzahlungen Manchmal kommen Sonderzahlungen auch aus einer externen Datenquelle So k nnten zu leistende Zahlungen zun chst in einer Excel Tabelle verwaltet werden und dann vor der Abrechnung in den Vereinsmeister berf hrt werden Als Beispiel seien hier Flugminuten bei Luftsportvereinen Arbeitsstunden oder Platz und Mietgeb hren genannt Im Untermen des Neu Buttons in der Toolbar gibt es hierf r die Funktion Import aus CSV Hierbei kann eine CSV Datei als Datenquelle dienen auch eine Excel Tabelle kann leicht als CSV Datei gespeichert werden Nach Auswahl der einzulesenden CSV Datei muss eine Feld zu Feld Verkn pfung durchgef hrt werden Jede Zeile in der Quelldatei wird zu einer einzelnen Sonderzahlung Sollen mehrere Sonderzahlungen eines Mitglieds gesammelt abgerechnet werden muss die Zusammenfassung bereits in der Quelldatei erfolgen Die Quelldatei muss pro Zeile mindestens die Mitgliedsnummer und einen Betrag enthalten Auch Berechnungen Menge x Einzelpreis sind m glich Der Buchungstext der Sonderzahlung kann manuell hinterlegt oder ebenfalls aus der CSV Datei gelesen werden Sammelanlage von Sonderzahlungen Weiterhin gibt Untermen des Neu Buttons in der Toolbar noch die Funktion Sammelerfassung Sollen mehrere Mitglieder die gleiche Sonderzahlung leisten kann man hiermit bequem eine Massenerfassung f r selekfierte Mitglieder hnlich der Massen nderung im _ Mitgliederstamm dur
50. die L schung eine Reihe von Integrit tspr fungen in der Datenbank erfordert Im Programmteil Wertelisten und Tabellen k nnen diese jedoch in der Regel dennoch gel scht werden wenn sie nicht mehr verwendet werden Steuerschl ssel F r Vereine die in der Finanzbuchhaltung die Vor und Umsatzsteuer ausweisen m chten m ssen die verwendeten Steuers tze und die zugeh rigen Steuerkonten erst einmal angelegt und verkn pft werden In der Tabelle f r Steuers tze werden daraufhin alle verwendeten Mehrwertsteuers tze angelegt bevor diese in der Finanzbuchhaltung verwendet werden k nnen Um einem Steuersatz ein Fibu Konto zuweisen zu k nnen muss das Konto im Kontenstamm vorher angelegt worden sein 64 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 5 Verarbeitung 5 1 Ablaufschema der Beitragsabrechnung Die Beitragsabrechnung im GLS Vereinsmeister ist ein mehrstufiger komplexer Prozess Gl cklicherweise l uft er nahezu automatisiert ab wenn die Eingangsparameter also die Pflege der Stammdaten korrekt sind 7 7 gt sollstellung gt Lastschriften TAUS oder Onlinebanking Abrechnung Mitglieder Beitr ge f A Sonder zahlungen 7 j Offene Rechnungen gt Posten un j m 7 Protokolle Bis tats chlich eine Rechnung oder eine Lastschrift erstellt werden kann sind mindestens zwei Schritte erforderlich
51. e zugewiesen werden Auf einer Beitragsrechnung entsprechendes Formularlayout vorausgesetzt werden dann unter der Beitragsauflistung alle enthaltenen Steuers tze in einer Tabelle summiert aufgef hrt Eine automatische Weiterverarbeitung der ausgewiesenen Steuer bspw in der Fibu erfolgt derzeit nicht sondern die Steuer muss bei Zahlungseingang manuell oder durch Zuweisung des Steuersatzes auf dem Beitragsertragskonto gebucht werden Bezahlte Beitr ge als Spende ausweisen Bestimmte gemeinn tzige Vereine d rfen auch bezahlte Beitr ge als Spenden ausweisen oder Spenden werden automatisch per Lastschrift eingezogen Durch Aktivierung dieser Option k nnen Spendenbescheinigungen f r bezahlte Betr ge automatisiert erstellt werden Info Im Infofeld k nnen diverse Seiten Text mit weiteren Informationen zur Sparte hinterlegt werden 4 Stammdaten 55 44 Mitgliedergruppen Mitgliedergruppen bieten neben den Sparten eine zweite unabh ngige Ebene der Zusammenfassung und Gruppierung von Mitgliedern Hiermit k nnen Mitglieder bspw zu Mannschaften oder aber auch nach Funktion im Verein bspw Festausschuss gruppiert werden Wir unterscheiden zwei Arten von Gruppen Standardgruppen und dynamische Gruppen Der Gruppentyp wird bei der Erstanlage der Gruppe festgelegt und kann nicht wieder ge ndert werden Standardgruppen Bei dieser Art der Gruppe wird das Mitglied fest und manuell zugeordnet Das Mitglied verl sst die Gru
52. ebung Gerade f r kleinere Vereine sind die damit verbundenen Kosten nicht tragbar Teil Datenbestand Teil Datenbestand Internet E Mail Po Datenbestand In der Professional Edition des GLS Vereinsmeisters haben wir daher eine M glichkeit integriert mit anderen Anwendern offline verteilt zu arbeiten und die dabei entstehenden Abweichungen in den Datenbestand an eine zentrale Stelle zu 5 Verarbeitung 85 integrieren Da die einzelnen installieren Vereinsmeister Installationen nat rlich keine gegenseitige Pr fung der Daten durchf hren k nnen sind hierbei einige Vorbedingungen zu beachten In den meisten Szenarien reicht es aus wenn die Daten an einer zentralen Stelle gepflegt werden und dann zu reinen Informationszwecken an andere Vorstandsmitglieder verteilt werden Wenn diese dann keine nderungen an den erhaltenen Daten vornehmen ist dieser Einsatzzweck sehr einfach zu realisieren da immer nur eine Master Datenbank als Datenquelle die relevanten Daten enth lt Deutlich komplexer ist das Szenario wenn an verschiedenen Stellen bspw Abrechnungen und Buchungen oder sogar die Erfassung von Mitgliedern vorgenommen werden Ein solches Vorgehen erfordert genaue Absprachen welcher Anwender welchen Nummernkreis f r Mitglieder oder Rechnungen verwendet Ansonsten gibt es bei der Re Integration der externen Daten in einen zentralen Datenbestand Replikationsfehler wenn bspw f r verschiede
53. egeben werden 10 System Einstellungen 135 10 System Einstellungen 10 1 Datenbankpflege Die Datenbank des GLS Vereinsmeister ist das Herzst ck des gesamten Datenbestandes und aufgrund ihrer Komplexit t und der Vielzahl von Lese und Schreibzugriffen empfindlich gegen fremde Einfl sse Eine relationale Datenbank besteht meist aus vielen Tabellen die untereinander in Beziehung stehen Manipuliert man eine Tabelle ohne Beachtung dieser Beziehungsregeln bricht die Integrit t der Datenbank auseinander Daher sollte man die gesamte Datenbank immer als eine Einheit betrachten und als solche bspw sichern und zur cksichern Die integrierte Datenbank des GLS Vereinsmeisters kann auch nicht mit Fremdprogrammen bspw Access ge ffnet werden da diese die Datenstruktur der Tabellen und Indizes unweigerlich zerst ren w rden F r die Verwendung der Daten mit Programmen von Drittanbietern gibt es gen gend Exportm glichkeiten im Vereinsmeister selbst Durch viele Lese und Schreibzugriffe und durch L schungen verliert eine Datenbank intern mit der Zeit ihre geordnete Struktur und damit verliert sie auch einen Teil ihrer urspr nglichen Geschwindigkeit Es ist daher empfehlenswert die Datenbank alle paar Monate mindestens jedoch j hrlich zu optimieren Der Opftimierungsvorgang wird im Programm Datenbankpflege zwar manuell gestartet l uft aber dann vollautomatisch ab Allerdings gibt es f r die Optimierung vier Kleinigkeiten zu beach
54. egorie gruppiert ausdrucken Info Im Infofeld kann man eine gr ere Menge Text hinterlegen in dem der Gegenstand n her beschrieben wird oder bspw eine Historie festgehalten wird 4 Stammdaten 61 48 Belegitexte F r die vom Programm erzeugten Belege wie Rechnungen und Mahnungen k nnen an dieser Stelle zus tzliche Texte erfasst werden Beispielsweise kann bei einer Rechnung ein einleitender Text als Kopftext vor den eigentlichen Rechnungspositionen gedruckt werden Der Fu text wird als Abschluss nach den eigentlichen Beleginhalten gedruckt und enth lt im Wesentlichen meist nur die Gru formel ji Belegtexte EA Belegtyp Rechnung Ir Belegtitel Rechnung Kopftext Fu text bd Speichern Arial xlo F K u m In Mhl I aby Abbrechen Es ist wieder an der Zeit die f lligen Beitr ge abzurechnen Bitte berweise den Gesamtbetrag innerhalb der n chsten 14 Tage auf das unten aufgef hrte Konto des Vereins Dein Beitragskonto weist folgende Positionen auf F Belegtexte bearbeiten Im oberen Teil der Maske wird durch ein Auswahlfeld die Art des Belegtextes gew hlt Das Programm zeigt daraufhin einen m glicherweise bereits erfassten Belegtext an Im Hauptteil der Maske k nnen die Texte f r Kopf und Fu des Beleges editiert werden ber die Format Toolbar k nnen Schriftarten Schriftgr e und Ausrichtung des Textbereiches
55. ei Konten umgebucht werden m ssen F r diesen Fall gibt es den zweiten Buchungsmodus Umbuchung In diesem Modus muss der Anwender allerdings selbst wissen welches Konto im Soll und welches im Haben bebucht werden soll Weiterhin sind in diesem Buchungsmodus das Ausbuchen von offenen Posten oder automatische Steuerbuchungen nicht sinnvoll und werden daher nicht angeboten Fehlerhafte Buchungen k nnen bis zum Abschluss einer Buchungsperiode korrigiert werden Buchungen k nnen auch ganz storniert werden bleiben aber aus Gr nden der Nachvollziehbarkeit in der Datenbank erhalten In der Fibu stehen ebenfalls eine Reihe von Auswertungen zur Verf gung welche entweder die Folge der Buchungen insgesamt als Buchungsjournal oder pro Konto als Kontenjournal ausweisen In der Gewinn und Verlustrechnung werden Ertr ge und Kosten einer Buchungsperiode gegen ber gestellt 8 Fnanzbuchhaltung 117 82 Konten Der Kontenstamm umfasst die Konten der Finanzbuchhaltung die f r den jeweiligen Gesch ftsbetrieb des Vereins sinnvoll sind Der Inhalt des Kontenstamms kann bspw von erfahrenen Buchhaltern frei vergeben werden oder aus einem mitgelieferten Kontenrahmen der sich auf Empfehlungen des DoSB st tzt importiert werden F r den Aufruf des Importassistenten w hlen Sie aus dem Untermen des Neu Buttons in der Symbolleiste die Funktion Import aus Kontenrahmen W hlen Sie die Konten zur bernahme in den Kont
56. eine Cloud Datenbank abgeschlossen werden Weiterhin m ssen die Cloud Datenbank selbst sowie die Berechtigung zum Zugriff bereits eingerichtet sein Wie das gemacht wird steht in einer eigenen Anleitung die Sie im Anhang des Handbuchs oder zum Download auf unserer Homepage finden 90 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Einstellungen erfassen Ist die Cloud Datenbank eingerichtet und erreichbar und sind alle technischen Voraussetzungen bspw eine Internetleitung mit gen gend Bandbreite erf llt k nnen die Zugangsdaten zur Onlinedatenbank hinterlegt werden Im Verein sollte ein Administrator bestimmt werden der die Ersteinrichtung bernimmt und der sich um die technische Seite der Cloud Datenbank k mmert Sind die Verbindungseinstellungen zur Cloud DB korrekt erfasst kann ein Verbindungstest durchgef hrt werden Durch Auswahl der Funktion Synchronisation starten wird die Verbindung zur Cloud Datenbank ber das Internet hergestellt It die Datenbank noch leer wird sie zun chst korrekt eingerichtet und der lokale Datenbestand wird vollst ndig hochgeladen dies kann mehrere Minuten dauern Danach steht der Datenbestand allen beteiligten Anwendern zur Verf gung Weitere Anwender einrichten Anderen Anwendern kann man ebenfalls den Zugang zur Cloud Datenbank durch Pflege der Einstellungen erm glichen Bevor ein Anwender die erste Verbindung zur Cloud Datenbank aufnimmt sollte sichergestellt sein dass die gleiche Ma
57. eitragsstufen dieser Sparte unterscheidet Sollte dies nicht der Fall sein kann man so vorgehen dass man sowohl in WINNER als auch im Vereinsmeister einfach andere Beitragss tze vergibt und diese nach dem erfolgreichen Import wieder auf den urspr nglichen Beitragssatz korrigiert Funktionen und Ehrungen m ssen nicht vorher angelegt werden und k nnen beim Import automatisch angelegt und zugewiesen werden Einige Einschr nkungen gibt es bei der Zuordnung des Zahlungszeitraums und bei den Familien WINNER f gt die Information ber die Zahlungszeitrf ume Jahr Halbjahr Quartal Monat der Export Datei nicht hinzu Daher werden alle Mitglieder als Jahreszahler bernommen und m ssen nach dem Import manuell oder per Massen nderung korrigiert werden Familien k nnen ebenfalls nicht importiert werden und m ssen manuell zugeordnet werden 10 System Einstellungen 147 10 3 Pers nliche Einstellungen Bestimmte Einstellungen des GLS Vereinsmeister werden nicht allgemeing ltig unter Vereinsdaten get tigt sondern individuell pro Benutzer Insbesondere im Netzwerk Network Edition sind die pers nlichen Vorlieben f r das Aussehen und Verhalten des Programms damit individuell nderbar Die pers nlichen Einstellungen sind erst beim Neustart des Programms wirksam Erscheinungsbild W hrend der GLS Vereinsmeister im Auslieferungszustand mit dem gr n blauen Erscheinungsbild Theme startet stehen noch andere Themes benut
58. eitraum schon Teilbeitr ge gezahlt hat Wenn ein Mitglied bspw quartalsweise zahlt wird der Jahresbeitrag durch drei Monate geteilt und abgerechnet Ber cksichtigt werden lediglich Eintritts und Austrittsdatum sowie beitragsfreie Monate die in den gew hlten Zeitraum fallen In dieser Variante kann ein Zeitraum auch mehrfach sollgestellt werden Sollstellung ber cksichtigt Datum der letzten Sollstellung In diesem Modus werden vorausgegangene Sollstellungen des Mitglieds ebenfalls ber cksichtigt Dabei gilt das Datumsfeld Abrechnung ab im Mitgliederstamm als ma geblicher Beginn f r die Beitragsabrechnung Sind zwischen diesem Datum und dem gew hlten Zeitraum der Sollstellung keine Beitr ge abgerechnet worden werden diese ebenfalls ber cksichtigt Tritt bspw ein quartalsweise zahlendes Mitglied im Februar ein die Abrechnung f r das erste Quartal ist aber schon gelaufen wird der Beitrag dieses Mitglieds f r die Monate Februar und M rz in der Sollstellung des zweiten Quartals hinzugezogen Das Feld erste Abrechnung ab grenzt dabei die Sollstellung in diesem Modus global f r alle Mitglieder auf ein fr hst m gliches Datum ein Details zu dieser Form der Abrechnung finden Sie im Kapitel Beitragsabrechnung sp ter in diesem Handbuch Erste Abrechnung ab Hier wird eingestellt bis wann Ihre Mitglieder als abgerechnet gelten sollen Wenn Sie bspw die Mitgliederdaten aus einem anderen Programm importiert hab
59. eldung schl sselt den Mitgliederbestand nach Sparten Geburtsiahrgang und Geschlecht auf Diese Daten manuell ber Listen herauszufinden war fr her eine aufw ndige T tigkeit Aus diesem Grund haben sich die Landessportb nde unter der Anregung des Deutschen olympischen Sportbunds DoSB ein weitestgehend einheitliches Verfahren zur elektronischen Meldung des Mitgliederbestands einfallen lassen Der GLS Vereinsmeister kann ber die LSB Bestandsmeldung eine einheitliche Schnittstellendatei erzeugen die dann bspw ber die Online Portale der Landessportb nde bermittelt werden kann Zus tzliche Informationen wie bspw die LSB Vereinsnummer werden im Programmteil Vereinsdaten hinterlegt und sind f r die Erzeugung einer g ltigen Bestandsdatei obligatorisch Vorbereitungen Im Spartenstamm werden bei jeder an den LSB zu meldenden Sparte ein Fachbereich und eine Sportart hinterlegt Zus tzlich wird LSB Bestandsmeldung eingeschaltet damit die Sparte in die Statistik einflie t EI Sparten teg E a H speichern und schie en X G ngg LSB Meldung Fachverband 0050 Leichtathletik Sportart 0141 Leichtathletik allg EIER V LSB Bestandsmeldung 6 Korrespondenz 99 Erzeugen der Schnittstellendatei Im Programmbereich LSB Bestandsmeldung wird zun chst ein Zielverzeichnis f r die Meldungsdatei angegeben In diesem Verzeichnis wird die Schnittstellendatei gespeichert Der Dateiname
60. elle beitragsfreie Zeit bspw wegen l ngerer Krankheit Freiwilligem sozialen Jahr etc erfasst werden Bankverbindung Abh ngig von der gew hlten Zahlungsart kann hier die Bankverbindung des Mitglieds hinterlegt werden Bei Familien reicht es wenn die Bankverbindung beim Familienoberhaupt angegeben wird weil ja alle Zahlungen ber dessen Konto 44 GLS Vereinsmeister Benutzernandbuch abgewickelt werden Wird als Zahlungsart Lastschrift DTAUS gew hlt kann man Kontonummer Bankleitzahl und Kontonummer hinterlegen Bei der Zahlungsart Lastschrift SEPA wird die Bankverbindung in Form von IBAN int Kontonummer und BIC intern Bankenkennung angegeben Bei einer SEPA Lastschrift ist zus tzlich zu beachten dass diese Form des Bankeinzugs ebenfalls ein g ltiges Lastschriften Mandat erfordert Dieses Mandat wird vom Mitglied f r den Verein ausgestellt und hat in der Regel auch eine begrenzte G ltigkeit Ohne Mandat darf ein Bankeinzug nach dem SEPA Verfahren nicht durchgef hrt werden Hinweis Lassen Sie sich von Ihrer Bank beraten bevor Sie anfangen Beitr ge per SEPA Lastschrift einziehen Zahlungsart und Zeitraum Die Zahlungsart bestimmt die Art und Weise wie der f llige Beitrag dem Mitglied mitgeteilt oder belastet wird Zur Auswahl stehen Lastschrift Rechnung Barzahlung oder Dauerauftrag wird ann hernd identisch mit Barzahlung behandelt Der Zahlungszeitraum bestimmt den Rhythmus der Beitragszah
61. en Spendenbescheinigungen drucken Sollen Sammelspendenbescheinigungen gedruckt werden bspw weil ein Spender mehrfach im Jahr spendet und am Jahresende die Bescheinigung gesammelt haben m chte muss der Ausdruck dieser in jedem Fall vor dem Ausdruck von Einzelnachweisen erfolgen Der Grund liegt darin dass bereits gedruckte Spendenbescheinigungen nicht wiederholt gedruckt werden sollen und daher ebenfalls nicht ein weiteres Mal auf einer Sammelbescheinigung auftauchen Spendenbescheinigungen automatisch erzeugen Werden bei einem Verein Spenden automatisch berechnet oder per Lastschrift eingezogen oder sind bezahlte Spenden abzugsf hig k nnen die Spendenbescheinigungen f r bezahlte Beitr ge auch automatisch bspw am Jahresende erzeugt werden Damit das Programm erkennen kann welche Beitragstypen f r eine Spendenbescheinigung in Frage kommen muss die Einstellung Bezahlte Betr ge als Spende ausweisen im Spartenstamm aktiviert sein In der Such und bersichtsmaske der Spendeneing nge kann die automatische Anlage von Spendenbescheinigungen die Funktion Extras gt Spendeneing nge erzeugen gestartet werden Dabei werden alle gespeicherten Abrechnungen 80 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch eines Gesch ftsjahres durchlaufen und f r jeden bezahlten Betrag wird ein Spendeneingang angelegt An dieser Stelle werden Zahlungseing nge noch nicht kumuliert weil sonst das Datum des Zahlungseingangs nicht mehr nachvol
62. en Feldnamen und die Feldbeschreibung angeben auch der Datentyp Zeichen Numerisch Datum etc muss festgelegt werden Dies sorgt nicht nur f r einen konsistenten Datenbestand es er ffnet auch mehr M glichkeiten f r eine komfortable Verwendung dieser Felder W hrend die meisten Feldtypen selbsterkl rend sind m chten wir jedoch kurz den Feldtyp Listenfeld n her erl utern Bei diesem Feldtyp wird eine Auswahlliste mit Semikolon getrennt definiert die dann im Mitgliederstamm zur Verf gung steht Damit kann sichergestellt werden dass die in einem individuellen Datenfeld eingegebenen Werte immer einem bestimmten Regelwerk folgen bspw wenn die Daten von mehreren Benutzern eingegeben werden was wiederum Datenfiltern und Berichten zugutekommt Hinweis Individuelle Datenfelder sollten Sie nicht h ufiger ndern l schen oder wieder neu anlegen Bei jeder nderung individueller Datenfelder werden gro e Teile der Datenbank angepasst Es empfiehlt sich angelegte Felder die bereits l nger in Verwendung sind auch beizubehalten 36 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Abrechnung Der Bereich Abrechnung steuert die Sollstellung als Kernprozess der Beitragsabrechnung und ist hier besonders zu erw hnen Sollstellung ber cksichtigt nur den gew hlten Zeitraum In diesem Modus wird der Beitrag f r den in der Sollstellung ausgew hlten Zeitraum berechnet Dabei ist es nicht relevant ob ein Mitglied in diesem Z
63. en kann der GLS 4 Stammdaten 37 Vereinsmeister nat rlich nicht wissen wie weit die Mitglieder schon ihren Beitrag mit dem alten Programm bezahlt haben Aus diesem Grund gibt man den globalen Beginn der Abrechnung hier einmalig ein Es braucht und sollte sp ter nicht laufend angepasst werden weil das Programm seine eigenen Abrechnungen nat rlich nachvollziehen kann Zeichensatz DTAUS F r die Erstellung von DTAUS Dateien sind zwei unterschiedliche Zeichens tze zugelassen Jedoch werden unbedingt beide von jedem Kreditinstitut unterst tzt Sollte es zu Warnungen beim Einlesen der DTAUS Datei kommen kann der Zeichensatz hier umgestellt werden R cklastschriften Kann eine Lastschrift nicht eingel st werden so kann sie im Programmteil Abrechnung als R cklastschrift markiert werden Dabei wird die Zahlung in der Zahlungshistorie entweder gel scht oder es wird eine negative Gegenbuchung erzeugt Berichte Nummernkreise In diesem Karteireiter werden die Belegnummernkreise voreingestellt Dabei werden nicht nur die Nummernkreise f r Rechnungen sondern auch f r Sollstellung Abrechnung und Fipu Buchungen festgelegt Interessant ist diese Funktion ebenfalls wenn an verschiedenen Arbeitspl tzen offline also nicht im Netzwerk und unabh ngig voneinander gearbeitet werden soll Findet an beiden Orten bspw gleichzeitig Rechnungsdruck statt und sollen die Datenbest nde sp ter einmal re integriert werden m
64. en Ecke wird die Suchmaske geschlossen und das Hauptmen wieder angezeigt falls nicht noch weitere Suchmasken offen sind 3 3 Pflege und Verarbeitungsformulare Das eigentliche Erfassen und ndern von Datens tzen aber auch das Starten von Prozessen wie bspw Sollstellung und Abrechnung findet in eigenen Pflege und Verarbeitungs masken statt Diese Formulare sind jedoch mit den Suchmasken in gewisser Weise verbunden Wenn die 30 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch angezeigten Datens tze in der Suchmaske gefiltert wurden k nnen in der Pflegemaske auch nur diese Datens tze und nat rlich Neuanlagen bearbeitet werden Dies erm glicht eine sehr komfortable Arbeitsweise beim Durchbl ttern und ndern von vielen Datens tzen da die zu bearbeitenden Informationen bereits vorgefiltert werden k nnen und der Anwender dann nur durch diese Datens tze in der Bearbeitungsmaske durchbl ttert und immer zwischenspeichert Bei einer Neuanlage vieler Daten steht neben dem Button Speichern und Schlie en ebenfalls der Button Speichern und Neu zur Auswahl Bei dieser Funktion wird der aktuelle Datensatz gespeichert die Maske aber nicht geschlossen sondern nur f r die Erfassung eines weiteren neuen Datensatzes vorbereitet geleert In einigen F llen sind die Pflegemasken nochmals durch Karteireiter Tabs unterteilt um ein einzelnes Formular nicht mit zu vielen Einzelinformationen zu berladen Beim Bl ttern durch die D
65. ende Vereinbarung f r die Verarbeitung von Lastschriften getroffen werden Die Bank schaltet dann Lastschriften in der Onlinebanking Anwendung des Kreditinstituts f r den jeweiligen Kunden erst frei Bei SEPA Lastschriften ist hierf r noch eine eindeutige Gl ubiger ID erforderlich die bei der Bank oder auch online bei der Bundesbank beantragt werden muss Um Lastschriften online zu versenden muss im Programmbereich Onlinebanking zun chst ein Bankzugang eingerichtet werden ber den dann die Bankkonten verwaltet werden Ist mindestens ein Bankkonto eingerichtet und synchronisiert kann es im Fenster f r die Erstellung von 5 Verarbeitung 75 Lastschriffen ausgew hlt werden Die Lastschriffen werden dann diesem Konto gutgeschrieben Konnten die Lastschriften erfolgreich erstellt werden wird ein Sammelauftrag im Ausgangskorb des jeweiligen Bankkontos erzeugt Dieser kann dann von dort bspw per PIN TAN Verfahren an die Bank bermittelt werden Lastschriften buchen Wenn eine Schnittstellendatei erzeugt und auch von der Bank verarbeitet wurde oder wenn die Lastschriffen erfolgreich per Onlinebanking bermittelt wurden kann der Bankeinzug durch Klick auf den Button Buchen abgeschlossen werden Erst beim Buchen werden die Zahlungen auf die Mitgliederkonten geschrieben wo sie dann in der Zahlungshistorie sichtbar sind R cklastschriften In der Regel wird beim Lastschriftenverfahren zun chst die Gesamtsumme de
66. enstamm B bernehmen i 3 Bezeichnun Konto Nr ichnung amp Abbrechen 0 Anlage und Kapitalkonten 1 Finanzkonten 2 Kosten der Verm gensverwaltung 3 Einnahmen aus ideellem Bereich 30 Beitr ge 31 Aufnahmegeb hren a 32 Spenden V 3200 Zweckgebundene Spenden I 3210 Sonstige Spenden 33 Zusch sse 36 Einnahmen der Verm gensverwaltung 39 Sonstige Einnahmen 4 Kosten des Zweckbetriebes 5 Einnnahmen aus Zweckbetrieben 6 Kosten der wirt Gesch ftsbetriebe 7 Einnahmen aus wirt Gesch ftsbetrieben 9 Er ffnungs und Abschlu konten Der Importassistent f r den Beispiel Kontenrahmen zeigt die verf gbaren Konten gruppiert nach Kontenklasse In jedem Ordner der Kontenklasse sind ggf weitere Unterordner und die eigentlichen Konten enthalten Die Konten die in den Kontenstamm importiert werden sollen werden einfach markiert und dann bernommen Die bernahme kann 118 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch mehrfach durchgef hrt werden falls sp ter im Gesch ftsjahr noch Konten dazukommen sollten Einmal bebuchte Konten k nnen jedoch nicht wieder gel scht werden Die Pflege eines Kontos selbst wird im Pflegeprogramm f r Konten durchgef hrt Konto Nr 5000 Bezeichnung Eintrittsgelder Kontentyp Ertragskonto Gesch ftsbereich Zweckbetrieb Mwst Schl ssel Volle Steuer 19 m lEH EHE Kontengruppe Sportliche Veranstaltungen
67. erf gung Das Beitragswesen des GLS Vereinsmeisters ist f r Mehrspartenvereine konzipiert kann aber uneingeschr nkt f r nahezu jede Art von Verein adaptiert werden Im Folgenden sind einige Beispiele aufgef hrt Auf M glichkeiten zum Datenimport wird weiter hinten im Handbuch noch eingegangen Auch wird die Sollstellung und Beitragsabrechnung noch detaillierter erkl rt Beispiel Mehrspartenverein Bei einem Mehrspartenverein kann jede Sparte oder Abteilung ber eigene Beitragss tze verf gen aber genauso gut beitragsfrei sein Die Ermittlung des richtigen Beitragssatzes kann entweder durch fest zugewiesene Beitragsstufen oder anhand von Alter Geschlecht und Status automatisch ermittelt werden Beitr ge werden im Programm immer als Jahresbetr ge angegeben Die Ermittlung des f lligen Beitrags wird aufgrund des im Mitgliederstamm hinterlegten Zeitraums automatisch vorgenommen Detaillierte Hinweise zur Pflege 24 GLS Vereinsmeister Benutzernandbuch von Sparten und Mitgliedern finden Sie im Abschnitt Stammdaten In einem durchschnittlichen Sportverein k nnte die Beitrags und Spartenstruktur wie folgt aussehen Sparte Jahresbeitrag 1 Fu ball Beitragsstufen Erwachsene 120 Jugendliche 60 Kinder 24 2 Fitness Altersstaffel 0 6 Jahre aktiv 24 7 12 Jahre aktiv 48 13 17 Jahre aktiv 90 18 99 Jahre aktiv 216 0 99 Jahre passiv 36 3 Seniorensport Beitragsstufen Einzelbeitrag 60 E
68. erhalten alle Rechnungen in der Datenbank eine Markierung dass sie gedruckt wurden Wird ein wiederholter Druck der Rechnungen gew nscht kann dies ber die Auswahl des Druckstatus unten rechts eingestellt werden 74 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Lastschriften SEPA und DTAUS Sind im aktuellen Satz Lastschriften enthalten kann eine Schnittstellendatei je nach Wahl DTAUS oder SEPA erzeugt und gespeichert werden Bei einem installierten und richtig eingerichteten Onlinebanking Modul k nnen Lastschriften als Sammelauftrag auch direkt online zur Bank gesendet werden Die Auswahl des Verfahrens erfolgt im Auswahlfenster Lastschriften ber den entsprechenden Kcrteireiter Lastschriften Datei Als Ablageziel der Datei kann entweder ein Ordner auf der Festplatte dienen von wo sie dann per Onlinebanking Programm an die Bank bertragen wird oder aber die Datei wird auf einem direkt beschreibbaren Wechseldatentr ger bspw USB Stick oder Diskette abgelegt und dann zur Bank gegeben F r das SEPA Verfahren europ isches Verfahren f r elektronischen Datenaustausch mit der Bank beachten Sie bitte die geltenden nationalen Richtlinien und Voraussetzungen bspw geltenden Lastschriften Mandat und informieren Sie sich am besten beim Berater Ihrer Bank Lastschriften online bermitteln F r eine Online bermittlung von Lastschriften gibt es ein paar Voraussetzungen zu beachten Zun chst muss mit der Bank eine entsprech
69. ertungen besteht im Groben aus drei funktionalen Bereichen Im oberen Bereich wird angezeigt welche Eingrenzung der zu druckenden Datenmenge vorgenommen wurde In der Regel startet ein Druckformular ohne Eingrenzung d h alle vorhandenen Datens tze werden gedruckt ber die Funktion Filter k nnen die zu druckenden Datens tze eingeschr nkt werden Diese Funktion ist auch schon aus anderen Programmteilen bspw 102 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Stammdaten bekannt M ssen f r den Bericht keine speziellen Berechnungen durchgef hrt werden wird beim Setzen eines Datenfilters die voraussichtlich zu erwartende Datensatzanzanhl in der Fu zeile des Formulars angezeigt Wenn die Entscheidung ob ein Datensatz gedruckt wird erst w hrend der Druckaufbereitung gef llt werden kann stimmt die angezeigte Anzahl m glicherweise nicht mit dem tats chlichen Ausdruck berein Im unteren linken Bereich werden die verf gbaren Listenlayouts angezeigt Hier kann das gew nschte Layout ausgew hlt werden Die Symbole vor dem Listennamen zeigen an ob es sich um eine Liste oder bei Mitgliedern und Kontakten um Adressetiketten handelt Mit blauen Symbolen werden die herstellerseitig mitgelieferten Listen angezeigt Selbst definierte Listen und Adressetiketten werden durch orange Symbole gekennzeichnet Professional und Network Edition Im unteren rechten Bereich stehen Sortierm glichkeiten oder andere druckbezogene Optionen je nach A
70. eses auch nicht automatisch ndert Nat rlich wird diese Art der Beitragsermittlung insbesondere dann eingesetzt wenn sich der Beitrag nach freien altersunabh ngigen Kriterien bspw Liegepl tze bei Yachtclubs oder Anzahl der Angeh rigen oder bei pauschalisierten Beitr gen bspw Grundbeitr ge bei Familien richtet Diese Beitragsart wird auch dann eingesetzt wenn die im Programm definierten Regeln f r Altersstufen nicht mit den Regeln des Vereins zu vereinbaren sind Bei der Sollstellung ermittelt das Programm den f lligen Beitrag einfach anhand der Beitragsstufe 4 Stammdaten 53 Altersstaffel Mit dieser Art der Beitragsermittiung bergibt man dem Programm die automatische Ermittlung des richtigen Beitrags anhand diverser Kriterien Das Alter ist dabei immer der zun chst ma gebliche Faktor Auch wenn eine bestimmte Stufe in der Staffel altersunabh ngig sein sollte wird dort als Alter mindestens 0 99 angegeben Als weitere Kriterien k nnen Geschlecht des Mitglieds und Status aktiv passiv herangezogen werden Bei der Sollstellung bernimmt das Programm dabei immer den ersten Treffer D h wenn es Beitragsstufen gibt die sich in Ihrer Definition berlappen wird die Sollstellung eine beliebige Stufe verwenden Unabh ngig davon ist aber eine beliebige Kombination der angebotenen Kriterien m glich Ist ein Kriterium nicht relevant wird es auf die Einstellung ignorieren gesetzt Durch die Einstellung Alterss
71. estattet die ber die Symbolleiste im an den Neu Button angeh ngten Untermen bei der Anlage einer neuen Buchung ausgew hlt werden k nnen Die Standard Form kommt dabei meist dann zum Einsatz wenn ein Finanzkonto beteiligt ist also eine Ein oder Auszahlung auf ein Bank oder Kassenkonto get tigt wird Hierbei k nnen gleichzeitig offene Posten von Mitgliedern bspw bei der Bezahlung von Beitragsrechnungen ausgebucht werden Wenn ein Steuersatz bei der Buchung angegeben wird und ein Steuerkonto hinterlegt ist wird die Umsatz oder Vorsteuer beim Gegenkonto gleich herausgerechnet und auf das Steuerkonto gebucht In diesem Fall finden die Brutto Buchung auf dem Finanzkonto die Netto Buchung auf dem Gegenkonto und die Steuerbuchung auf dem Steuerkonto statt Steuers tze und 116 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Steuerkonten werden brigens im Bereich stammdaten gt Wertelisten und Tabellen gepflegt Der Anwender muss bei der Buchung nicht wissen welches Konto jetzt im Soll oder im Haben bebucht wird sondern gibt das beteiligte Finanzkonto bei der Erfassung der Buchung immer als erstes an und erfasst den Bruttobetrag dann immer aus Sicht des Finanzkontos entweder als Einnahme oder Ausgabe Das Buchungsprogramm teilt dann die Konten und Betr ge entsprechend automatisch zu Manchmal sind aber auch Buchungen erforderlich bei denen es sich nicht klar um Zahlungen handelt oder wobei Buchungen zwischen zw
72. etiketten 7 3 Berichtsdesigner 8 Fnanzbuchhaltung 8 1 Allgemeines 8 2 Konten 8 3 Saldovortr ge 8 4 Dialogbuchen 8 5 Konten und Buchungsjournal 8 6 Gewinn und Verlustrechnung 8 7 Buchungsperioden und Abschluss 8 8 Beispiele von Gesch ftsvorf llen 9 Onlinebanking 9 1 Bankkonten 9 2 Kontoums tze 9 3 Zahlungsverkehr 9 4 Ausgangskorb 10 System Einstellungen 10 1 Datenbankpflege 10 2 Datenimport 10 3 Pers nliche Einstellungen 10 4 Benutzer 10 5 Rollen und Rechte 10 68 Verbindungseinstellungen 10 7 Mandanten verwalten Anhang Danksagungen Warenzeichen Index 157 1 Einleitung 5 1 Einleitung Die Vorstandsarbeit in einem modernen Verein hat sich in den letzten Jahren bedingt durch das Computerzeitalter stark gewandelt Wurde fr her vieles auf Zuruf organisiert verlangen heute gerade gr ere Vereine nach klaren Strukturen und geregelten Verfahren welche die Kommunikation im Verein unterst tzen und die Transparenz erh hen Damit die Arbeitsbelastung der oft ehrenamtlich ausgef hrten mter nicht zu gro wird k nnen leistungsstarke Werkzeuge wie der GLS Vereinsmeister einen Gro teil der Prozesse optimieren und automatisieren In der Vergangenheit beschr nkten sich Softwareprodukte im Bereich Vereinsverwaltung haupts chlich auf Beitrags abrechnung und Listendruck Heute m chte man aber vor allem beleglos abrechnen bspw durch Datentr geraustausch oder Online Banking und papierlos per
73. etrennt abgelegt und Zeilenweise organisiert In einer Datenzeile sind also einfach alle Felder einer Tabellenzeile hintereinander gereiht und mit Semikolon getrennt Bei fast allen CSV Dateien stehen dabei die Feldbeschreibungen in der ersten Dateizeile so dass auch wir davon bei der bernahme gerne ausgehen F r eine Daten bernahme aus CSV Dateien muss dem Importprogramm beigebracht werden in welcher Reihenfolge welche Datenfelder in der Datei stehen Die Reihenfolge selbst ist f r die bernahme zwar unwichtig muss aber konstant sein Ebenso muss eine konstante Anzahl von Feldern in jeder Zeile enthalten sein Es d rfen nicht in einer Zeile einmal Felder ausgelassen oder hinzugef gt worden sein Die Definition der bergabeparameter beginnt mit allgemeinen Informationen ber die Schnittstellendaten Bspw muss bekannt sein wie Geschlecht und Zahlungszeitraum gekennzeichnet sind In der Folgeseite wird zeilenweise angegeben welches Feld aus der Quelldatei hier wird die erste Datenzeile mit den Spalten berschriften als Ma stab genommen in welche Datenfelder im Mitgliederstamm bernommen werden sollen Geben Sie dabei m glichst alle Datenfelder an die Sie zuordnen k nnen Bei der bernahme wird die CSV Datei zun chst ge ffnet und gepr ft Danach wird die Daten zeilenweise gelesen jedes Feld zwischen zwei Semikola extrahiert und einem 10 System Einstellungen 141 Zieldatensatz zugewiesen Wenn ein Mitglied mit e
74. f verschiedenen Rechnern muss der SQL Server Port in der lokalen Firewall freigegeben werden Auf dem Server also der Maschine welche die Rolle des Datenbankservers bernimmt m ssen folgende Programme installiert werden Aktuelle Service Packs des Betriebssystems Vorbedingungen f r den SQL Server 2008 Windows Installer MS XML 6 Powershell etc MS SQL Server 2008 Express Eventuelle Service Packs f r den MS SQL Server SQL Server Native Client Version 10 Auf Wunsch die Verwaltungstools f r den SQL Server TCP IP muss als Protokoll in den SQL Server Konfigurationstools freigeschaltet werden 14 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Auf jedem Client Rechner der sp ter den GLS Vereinsmeister ausf hren soll brauchen wir folgende Komponenten Aktuelle Service Packs des Betriebssystems MS SQL Server Native Client V 10 GLS Vereinsmeister Network Edition Installationsverlauf 1 Installieren Sie die Vorbedingungen f r den MS SQL Server 2008 MS XML Windows Installer PowerShell usw Wenn Sie etwas vergessen haben und die Vorbedingungen nicht kennen weist das Installationsprogramm des SQL Servers Sie darauf hin und Sie k nnen diese dann installieren 2 Starten Sie das Installationsprogramm in der Regel hei t es SQLEXPRWT_x86_DEU EXE oder SQLEXPRWT_x64_DEU EXE auf 64 Bit Systemen als Benutzer mit Administratorrechten 3 W hlen Sie Installation und dann neue eigens
75. fassen Dar ber hinaus ist es bspw m glich einen Filter nach Sparte Gruppe Funktion oder Ehrung zu definieren Somit kann man mit einem Filter bspw alle Mitglieder erhalten die einer Sparte angeh ren Filter des Mitgliederstamms k nnen auch f r eine sp tere oder wiederholte Verwendung gespeichert werden Ein komplexer Fiter mit vielen Datenfelden l sst sich dann leicht wiederherstellen Gespeicherte Filter k nnen auch in Selektions Dialogen bspw in der Sollstellung oder bei Serienbriefen referenziert werden 4 Stammdaten 51 4 3 Sparten Die Sparten dienen zum Einen der Aufteilung des Mitgliederbestandes nach verschiedenen Abteilungen bspw Tennis Fu ball Leichtathletik etc Zum Anderen sind sie aber die Basis f r die Ermittlung der Beitr ge EB Spart cee I speichern und schie en p 233968 Stammdaten Einstellungen into Sparte 02 100 Bezeichnung Sportsch tzen Kurzname SPS Spartengruppe SE Beitragsart Altersstaffel Z Beitragsstufen Jahresbeitr ge Bezeichnung Status Geschl ab Alter bis Alter Jahresbeitrag Hinzuf gen J i 17 ugendliche 0 48 00 FZ Basrheilen Erwachsene 1 64 120 00 Senioren 65 199 60 00 3 Neue Sparte Obwohl in vielen Vereinen aus verschiedenen Gr nden bspw weil es sich nicht um Sportvereine handelt vielleicht nur eine Sparte Abteilung relevant ist so muss f r die Beitragsermittlung auch wirklich mindestens e
76. g IBAN und BIC sowie f r Lastschriffen die Gl ubiger ID auch Unique Creditor Id UCI genannt gepflegt werden Die eindeutige Gl ubiger ID kann bei Ihrem Kreditinstitut oder online bei der Bundesbank beantragt werden Spenden F r Spendenbescheinigungen werden hier die notwendigen Informationen wie Finanzamt Steuernummer und Freistellungsbescheid hinterlegt Mitglieder L schung Ausgetretene Mitglieder werden manuell aus dem Mitgliederstamm gel scht Wenn Sie die Adresse zu Archivzwecken behalten m chten k nnen Mitglieder archiviert werden Hier wird eingestellt ob die Archivierung automatisch auf Nachfrage oder gar nicht erfolgen soll Individuelle Datenfelder So viele Vereinsarten es gibt fast genauso viele Informationen gibt es die man sich im Mitgliederstamm als Datenfelder 4 Stammdaten 35 vorstellen kann W rde man alle diese theoretisch ben tigten Felder immer im Mitgliederstamm vorhalten w rde dieser ziemlich un bersichtlich werden Aus diesem Grund gibt es die Funktion individuelle Datenfelder In fr heren Versionen vom GLS Vereinsmeister und auch in anderen am Markt befindlichen Produkten f r die Vereinsverwaltung wurden einfache Zeichenfelder f r diese Funktion verwendet In den meisten F llen reicht dies auch sicherlich aus In der vorliegenden Vereinsmeister Version haben wir diesen Aspekt neu berdacht Bei der Definition freier Datenfelder muss man nicht nur den eindeutig
77. g f r Software EULA End User Licence Agreement a Dieser Endbenutzer Lizenzvertrag EULA ist ein rechtsg ltiger Vertrag zwischen Ihnen entweder als nat rlicher oder juristischer Person LIZENZNEHMER und Gerold L bben LIZENZGEBER ber das unten aufgef hrte Softwareprodukt das Computersoftware die dazugeh rigen Medien und gedruckten Materialien enth lt sowie m glicherweise online oder elektronische Dokumentation SOFTWAREPRODUKT oder SOFTWARE Indem Sie das SOFTWAREPRODUKT installieren kopieren oder anderweitig benutzen erkl ren Y Sorgf ltig lesen Erst nach Zustimmung zu den Lizenzbedingungen k nnen Sie die weiteren Schritte des Installationsprogramms aufrufen 10 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Setup GLS Vereinsmeister Ziel Ordner w hlen Wohin soll GLS Vereinsmeister installiert werden Das Setup wird GLS Vereinsmeister in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren Klicken Sie auf Durchsuchen falls Sie einen anderen Ordner ausw hlen m chten C Program Files lt 86 GLS Vereinsmeister Durchsuchen Mindestens 41 1 MB freier Speicherplatz ist erforderlich lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Der f r Ihr Betriebssystem empfohlene Installationspfad wird vom Setup Programm automatisch ermittelt und sollte unter normalen Bedingungen nicht ge ndert werden Das Bild zeigt die Installation auf Vista bzw
78. gangsrechte zu verschiedenen Programmteilen Die Rollen werden im Bereich Rollen und Rechte definiert und in der Benutzerverwaltung zugewiesen Mandanten Mandanten sind verschiedene unabh ngige Datenbest nde innerhalb einer Datenbank In der Regel verwendet man Mandanten dann wenn verschiedene Vereine zu verwalten sind Ein Benutzer muss immer Zugang zu mindestens einem Mandanten haben damit er sich am Programm anmelden kann In gro en Umgebungen bspw wenn bei Banken viele Vereine im Netzwerk verwaltet werden kann man jedem Sachbearbeiter die Vereine Mandanten zuweisen f r die er oder sie verantwortlich ist 10 System Einstellungen 151 Konto gesperrt Hat ein Benutzer keine Zugangsberechtigungen mehr zum Programm bspw weil seine Aufgabe im Vorstand von einer anderen Person bernommen wurde kann man das Benutzerkonto entweder l schen oder einfach nur sperren Durch die Sperrung hat man auch nachtr glich in bestimmten Protokollen immer noch die M glichkeit von der UserlD auf den Benutzernamen zu schlie en aus Nachweis f r eine m gliche sp tere Revision der Benutzer hat aber trotzdem keinen Zugang mehr 152 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 10 5 Rollen und Rechte nur Professional und Network Edition Um einem Benutzer spezifische Rechte im Programm zu geben wurde ein zweistufiges Konzept erarbeitet das eine rollenbasierte Berechtigungssteuerung erm glicht Der Vorteil dieser Methode liegt dar
79. gelegt werden W hrend die notwendigen Rechte dem angemeldeten User bei einer Einzelplatznutzung direkt bei der Installation zugewiesen werden k nnen und die Authentifizierung dann transparent von Windows bernommen wird ist bei einer Mehrbenutzerumgebung eine andere Vorgehensweise ratsam Mehrplatzumgebungen Nachdem die Datenbank des Vereinsmeisters ber die erste Verbindung per Windows Benutzer auf dem Hauptrechner 18 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch schon einmal angelegt wurde Wird ber das SQL Server Management Studio wird im Bereich sicherheit gt Anmeldungen ein zentraler Benutzer vmeister angelegt mit einem Kennwort versehen und die Datenbank vmeister als Standard Datenbank zugewiesen siehe n chste Grafik Verbindung Server SQLEXPRESS Verbindung BUENTING_AG gluebben Vertindungseigenschaften zueigen Status Auf der Seite Serverrollen werden f r den Benutzer die Rollen dbcreator und public zugewiesen Dies ist wichtig damit das Programm mit sp teren Versionen notwendige nderungen an der Datenbankstruktur selbst vornehmen kann Weiterhin sind im Bereich Benutzerzuordnung die Zuordnung zur Datenbank vmeister als db_owner also als Besitzer der Datenbank wichtig siehe n chste Grafik 2 Installation 19 Verbindung Server SQLEXPRESS Nachdem dieser Schritt vollzogen ist wird bei allen Clients die sich mit der Datenb
80. gliederbestand direkt an Excel zu bertragen f r einige Funktionen muss Microsoft Office oder SoftMaker Office installiert sein Durch die Funktionen Neu bzw ndern wechseln Sie in die Bearbeitungsmaske des Mitgliederstamms Diese ist durch Kateireiter thematisch in verschiedene Untermasken aufgeteilt Stammdaten Im ersten Bereich der Bearbeitungsmaske befinden sich die Felder zur Pflege der Grundstammdaten des Mitglieds Wichtig ist hierbei u a die Mitgliedsnummer die sich w hrend der gesamten Mitgliedschaft nicht ndert und ein Mitglied auch bei nderung des Namens bspw durch Heirat oder Umzug an eine andere Adresse eindeutig identifiziert Neben der Anschrift und den grunds tzlichen Merkmalen wie bspw das Geschlecht werden hier auch wichtige Datumsfelder wie Geburtsdatum sowie Ein und vorgemerktes Austrittsdatum hinterlegt Gerade diese Datumsfelder k nnen f r Statistiken aber auch bei der Ermittlung eines altersbezogenen Beitrags eine wichtige Rolle spielen und sollten nicht leer bleiben Weiterhin kann hier ein Photo des Mitglieds zugeordnet werden Als Bildformate werden JPG BMP und GIF unterst tzt Zugeordnete Bilder werden zur Minimierung des Speicherplatzes automatisch in der Gr e reduziert und nur als sog Thumbnail also als Vorschaubild in der Datenbank abgelegt Familie ber das Feld Familie kann das Mitglied einer Familie zugeordnet werden Dabei wird das Familienoberhaupt
81. griff FRANKEN Geburtsdatum 16 08 1964 2 Geschlecht m nnlich X Eintritt am 01 10 1993 E Kategorie Aktive Mitglieder H Austritt am amp Familie El F Mitglied bearbeiten Fennel Dr Eberhard Der Mitgliederstamm ist die zentrale Verwaltungsstelle Ihrer Vereinsmitglieder und zugleich einer der technisch aufw ndigsten Programmteile Der Mitgliederstamm hat viele Abh ngigkeiten So werden hier bspw die Beitr ge und die Spartenzugeh rigkeit gt Spartenstamm erfasst Daher ist es sinnvoll zun chst die Sparten und Beitr ge vollst ndig einzupflegen bevor die ersten Mitglieder erfasst werden gleichzeitig hat der Mitgliederstamm aber Referenzen zu den offenen Posten zu den Funktionen und Ehrungen Mitgliedergruppen und nat rlich auch zu den individuellen Datenfeldern der Mitglieder Datenbank Beim ffnen des Mitgliederstamms startet zun chst die Such und bersichtsmaske und zeigt den Mitgliederbestand an ber das Suchfeld k nnen Mitglieder gefiltert werden textuelle Suche die Anzeige kann aber auch ber den Datenfilter gt Toolbar gefiltert werden Weil eine rein tabellarische Ansicht manchmal aber noch nicht f r den richtigen berblick 42 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch ausreicht stehen verschiedene hierarchische Ansichten zur Verf gung bspw nach Sparten und nach Gruppen ber Extras stehen Sonderfunktionen zur Verf gung um bspw eine EMail zu schreiben oder den angezeigten Mit
82. gsstufen Bei diesem Modell gibt es einfache Beitragsstufen bspw f r Erwachsene und Jugendliche sowie f r aktive und passive Mitglieder F rdermitglieder Die Beitragsstufen werden dem Mitglied fest zugeordnet und bei Bedarf manuell ge ndert Diese Variante haben wir bereits in fr heren Versionen des GLS Vereinsmeisters angewendet Der Vorteil in dieser Variante liegt in der Nachvollziehbarkeit weil es keine automatische Beitragszuordnung gibt Variante 2 Altersstaffel Einen hohen Grad an Automatisierung bei der Ermittlung des richtigen Beitrags f r ein Mitglied bietet diese Variante In der Sparte wird definiert bei welchem Alter Geschlecht und Mitgliedsstatus aktiv passiv welcher Beitrag berechnet werden soll Die Ermittlung des Beitrags erfolgt in der Sollstellung monatsgenau Wenn ein Mitglied bspw innerhalb des Abrechnungszeitrtaums 18 Jahre alt wird wechselt die Sollstellung automatisch ab diesem Monat die Beitragsstufe Dieses Modell bietet f r die Beitragsermittlung den h chsten Grad an Automatisierung und Komfort stellt jedoch auch hohe Anforderungen an die Beitragsermittlung Diese kann nur dann pr zise arbeiten wenn die Altersstaffel im Spartenstamm wirklich sauber und l ckenlos gepflegt wird F r die Ermittlung des f lligen Beitrags ist neben dem Ein und Austrittdatum vor allem das Feld Abrechnung ab relevant Der Beitrag wird ab dem dort erfassten Monat berechnet In manchen F llen tritt ein
83. gung 34 78 SQL Server 12 Standard Edition 8 Statistik 38 Steuersatz 63 115 Suche 28 Suchmaske 28 159 T Terminkalender 81 Textbausteine 62 Texteditor 91 U Umbuchung 121 Umsatzsteuer 63 V Variablen 62 91 111 Verbindung 153 Vereinsdaten 33 Vista 10 Vorschau 102 W Warenzeichen 156 Wertetabellen 63 Wiederherstellung 137 Wiedervorlage 47 Windows 7 10 Word 92 Z Z hlerstand 60 Zahlungsart 43 44 Zahlungshistorie 48 Zahlungsverkehr 127 132 Zeitraum 44 Zustand 59 160 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch
84. hepartnerbeitrag 30 F rdermitglieder 12 4 F rdermitglieder Beitragsstufen Beitrag 1 24 Beitrag 2 36 Jedes Mitglied kann in beliebig vielen Sparten gemeldet sein F r jede Sparte bezahlt es den zugewiesenen Jahresbeitrag Bei der Abrechnung wird i d R die Summe aller Spartenbeitr ge ermittelt 2 Installation 25 Typische Mitgliederstruktur Mgl Nr Name Sparte Status Zeitraum Eintritt 1 Elena Mustermann aktiv Quartal 01 01 2011 Fitness 216 F rderbeitrag 24 2 Hans Sportlich aktiv Jahr 01 04 2011 Fu ball 60 Fitness 90 Bei einer Sollstellung f r Quartalszahler werden f r Elena Mustermann folgende f lligen Beitr ge ermittelt Fitness 54 216 4 F rderbeitrag 6 24 4 Gesamtsumme 60 Bei einer Sollstellung f r Jahreszahler werden f r Hans Sportlich folgende f lligen Beitr ge ermittelt Fu ball 45 April Dezember Fitness 67 50 April Dezember Gesamtsumme 112 50 26 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Beispiel Verein mit nur einer Sparte Bei einem Verein mit nur einer Sparte oder einer nicht spartenabh ngigen Beitragsverteilung gibt es im Wesentlichen zwei Varianten um die Beitragsstruktur abzubilden Variante 1 Eine Sparte mehrere Beitragsstufen Sparte Jahresbeitrag 1 Vereinsbeitrag Beitragsstufen Erwachsene 120 Jugendliche 60 Kinder 24 Variante 2 Eine Sparte pro Beitragsart Sparte Jahresbeitrag 1 Erwachsene Beitragsstufen Bei
85. hriffen der Spender und Sponsoren hier gespeichert werden Die Bedienung der Kontaktpflege erfolgt in hnlicher Form wie der Mitgliederstamm Im ersten Bereich der Bearbeitungsmaske befinden sich die Felder zur Pflege der Grundstammdaten der Kontaktadresse Wichtig ist hierbei u a die Adressnummer die sich auch dann nicht ndert wenn Name und Anschrift selbst sich ndern sollten Die Adressnummer identifiziert eine Kontaktadresse immer eindeutig Neben der Anschrift und grunds tzlichen Merkmalen wie bspw die Kategorie kann hier ein Photo des Kontakts zugeordnet werden Als Bildformate werden JPG BMP und GIF unterst tzt Zugeordnete Bilder werden zur Minimierung des Speicherplatzes automatisch in der Gr e reduziert und nur als sog Ihumbnail also als Vorschaubild in der Datenbank abgelegt Die Kontakte k nnen auch dazu dienen um Interessenten zun chst zu parken und dann sp ter in den Mitgliederstamm zu bernehmen wenn sie sich zu einer Mitgliedschaft entschlossen haben F r diesen Zweck gibt es im Mitgliederstamm eine bernahmefunktion 4 Stammdaten 59 4 7 Inventar In der Inventarverwaltung k nnen die Anlagen und Ger te z B Sportger te des Vereins katalogisiert und verwaltet werden Neben den allgemeinen Eigenschaften eines Inventargegenstandes k nnen auch Zustand Z hlerst nde und Inspekfionstermine verwaltet werden Dies ist bspw f r Feuerwehren interessant kJ SPeicher und schie en
86. htig 4 Stammdaten 39 EMail Versand F r den automatisierten Versand von EMails aus dem Programm heraus m ssen die Verbindungsdaten zum SMTP Mailserver Ihres Providers hinterlegt werden Wichtig ist dabei die eigene Mailadresse als Absenderadresse Der Servername des SMTP Servers wird als vollst ndiger Host und Domainname angegeben bspw smtpl meinprovider de Wenn der Postversandserver Ihres Providers Benutzernamen und Passwort ben tigt was in den meisten F llen der Fall ist m ssen Sie diese hier hinterlegen Mit dem Button Testmail senden wird ber die angegebene Verbindung eine Mail an Sie selbst geschickt Bei einigen Mailservern geht dies jedoch auch ohne Authentifizierung und ist ggf noch kein Indiz daf r dass der Versand zu fremden Mailadressen ebenfalls funktioniert Bitte schauen Sie in die Dokumentation die Ihnen Ihr Provider zur Verf gung gestellt hat Vorbelegung In diesem Bereich k nnen Standardwerte Defaults hinterlegt werden die bei der Neuanlage von Mitgliedern herangezogen werden Zahl bspw der gr te Teil der Mitglieder i d R jahresweise setzen Sie die Zahlungsart hier auf Jahr und diese Einstellung ist dann der Standardwert bei der Neuanlage Mitgliedsnummer F r die Vorbelegung einer neuen Mitgliedsnummer k nnen hier verschiedene Strategien ausgew hlt werden Manuell eingeben Dabei muss eine freie Mitgliedsnummer manuell vergeben werden Automatisch erh hen Da
87. ichtlich da wir das dort verwendete Datenformat nat rlich gut kennen und keinerlei R tselraten vorherrscht Bei Software von Drittherstellern ist es ansonsten eher schwierig bis unm glich an vollst ndige Beschreibungen des Datenformates heranzukommen Aus dem Vereinsmeister V5 k nnen die wesentlichen Stammdaten Mitglieder Sparten externe Adressen und die wesentlichen Bewegungsdaten Zahlungshistorie Spenden eing nge offene Posten bernommen werden Da die Fibu in der Vorg ngerversion eine andere Arbeitsweise hatte ist eine Daten bernahme aus der Fibu mit gr eren Konsequenzen verbunden so dass wir darauf verzichtet haben Wir empfehlen beim Umstieg auf den VMeister V6 entweder mit der Fibu und bspw einem an die Empfehlung des DoSB angelehnten Kontenrahmen neu anzufangen oder die Fibu bis zum Gesch ftsjahresabschluss im VMeister V5 parallel weiter zu f hren 10 System Einstellungen 139 Importvorgang W hlen Sie den Speicherort des DATA Verzeichnisses des Vereinsmeisters V5 aus In der Regel sollte dieses im Ordner CI VMEISTER DATA liegen Eine Auswahlbox erhalten Sie durch Klick auf das gelbe Ordnersymbol Anschlie end w hlen Sie den zu importierenden Mandanten aus Die Daten des gew hlten Mandanten werden immer in den aktuell ge ffneten Mandanten im Vereinsmeister V6 importiert Dabei kann die Mandantennummer also wechseln Auf der n chsten Seite des Importassistenten w hlen Sie zun chst die
88. ied und Sparte bersteuert werden So kann ein Vereinsbeitrag bspw quartalsweise eingezogen werden w hrend eine Versicherungsgeb hr j hrlich f llig wird Sparten Beitr ge Im unteren Teil der Maske werden die Sparten angezeigt denen das Mitglied angeh rt Der Beitrag des Mitglieds errechnet sich aus der Summe der Spartenbeitr ge falls jede Sparte ein eigenes Beitragsmodell hat Wichtig zu wissen ist das die Beitr ge selbst au er bei individuellen Beitragsvereinbarungen nicht im Mitgliederstamm selbst gespeichert werden sondern jedes Mal aus dem Spartenstamm nachgelesen werden Der Vorteil ist dass bei einer nderung des Beitrags bspw Beitragserh hung sofort berall der neue Beitrag verwendet wird und nicht jedes Mitglied erst einmal angepasst werden muss Der Nachteil liegt jedoch auch darin dass die Beitragsinformationen ber mehrere Tabellen in der Datenbank verteilt sind und es kein einzelnes Datenfeld f r den Jahresbeitrag des Mitglieds gibt Die kleinen Nachteile durch die vielen zus tzlich n tigen Lesezugriffe auf die Datenbank bspw bei der Beitragsabrechnung werden durch die vielen Vorteile und die hohe Geschwindigkeit der verwendeten relationalen Datenbank jedoch weitestgehend kompensiert Die Art der Verkn pfung des Spartenbeitrags zum Mitglied h ngt vom gew hlten Beitragsmodell der Sparte ab Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten 46 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Variante 1 Beitra
89. il en des Mitglieds eingetragen werden k nnen sei hier darauf hingewiesen dass f r die Ermittlung Jubil en auch andere Mechanismen im Programm enthalten sind ber die Funktion Hinzuf gen wird eine Bearbeitungsmaske f r die Pflege eines Wiedervorlagetermins ge ffnet Wiedervorlagen werden erst in der Datenbank gespeichert wenn die komplette Pflegemaske des Mitglieds mit Speichern verlassen wird 48 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Zusatz Im Maskenteil Zusatz k nnen neben dem optionalen Hochzeitsdatum wozu es auch bspw eine Auswertung gibt insbesondere individuelle Datenfelder angezeigt werden Bei den individuellen Datenfeldern handelt es sich um vom Anwender frei definierte Felder welche zus tzliche Informationen zum Mitglied aufnehmen k nnen die jedoch bei den standardm ig vorhandenen Feldern keine Ber cksichtigung finden konnten Denkbar w ren hier Anwendungsf lle wie Ausweisnummern Verbands zugeh rigkeit oder erreichte sportliche Grade Individuelle Datenfelder werden im Bereich Vereinsdaten definiert Funktionen Ehrungen In diesem Programmteil k nnen die Funktionen und auch Ehrungen des Mitglieds verwaltet werden Arten von Funktionen und Ehrungen werden im Programmteil Wertelisten und Tabellen definiert Neue Funktionsarten und Ehrungen k nnen direkt bei der Neuanlage im Mitgliederstamm angelegt und danach ausgew hlt werden Zahlungen Hinter dem Karteireite
90. im Stamm hinterlegte Bankverbindung vorbelegt Bei EU Lastschriften nach dem SEPA Verfahren sind einige Besonderheiten zu beachten Zum einen ben tigt man eine eindeutige Gl ubiger ID Creditor ID die bspw online bei der Bundesbank oder beim eigenen Kreditinstitut beantragt werden kann Mit der Gl ubiger ID sind Lastschriffen eindeutig dem Empf nger zuordnungsf hig Zum anderen muss der Zahlungspflichtige ein Mandat f r Lastschriften erteilt haben das die bisher verwendete Einzugserm chtigung ersetzt Die Kennung des Mandats und das Ausstellungsdatum muss bei der Lastschrift zwingend mitgegeben werden EU Lastschriften und EU berweisungen werden auch im Inland nicht mit der Kontonummer und BLZ des Zahlungsempf ngers pflichtigen erfasst sondern mit der international geltenden IBAN Internationale Bankverbindung und der BIC eindeutige Banken ID des kontof hrenden Instituts Zahlungsverkehrsauftr ge werden nach dem Speichern nicht sofort versendet sondern k nnen wahlweise durch Anhaken der angebotenen Option direkt in den Ausgangskorb gestellt werden Im Ausgangskorb werden alle Onlineauftr ge zun chst gesammelt und k nnen dann in einem Sendevorgang zusammen bermittelt werden 134 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 9 4 Ausgangskorb Im Ausgangskorb werden f r die bermittlung zur Bank vorbereitete Zahlungsverkehrsauftr ge zun chst gesammelt Dabei kann es sich sowohl um Sammelauftr ge aus der Abrechnung
91. in dass die Berechtigungsvergabe beim Wechsel einzelner Benutzer bspw Wechsel im Vorstand leichter und transparenter vorgenommen werden kann als dies bei einer direkten Berechtigungsvergabe f r einzelne Benutzer der Fall w re Bevor Sie Rollen anlegen sollten Sie sich Gedanken dar ber machen welche sinnvollen Rollen es bei Ihren Anwendern gibt Denkbar sind zum Beispiel eine Benutzerrolle die nur Stammdaten ndern darf und eine Benuftzerrolle f r die Finanzbuchhaltung Muss ein Benutzer auf beide Bereiche zugreifen k nnen kann man ihm beide Rollen zuweisen In der Regel ist bei gr eren Vereinen ein feingranulares Konzept mit vielen kleinen Rollen nach den Fachbereichen Mitglieder Schriftverkehr Inventar Abrechnung Finanzbuchhaltung und Auswertungen gut geeignet Bei kleineren Vereinen gibt es vielleicht nur Rollen f r die Vorstandspositionen wie Vorsitzender Schatzmeister und schriftwart Die Rollen werden dem Benutzer im Bereich der Benutzerverwaltung zugeordnet Rechte Im Karteireiter Rechte werden die vorhandenen Programmteile aufgelistet Dort kann man durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox das Nutzungsrecht f r den Programmteil zuweisen Der sp ter dem Anwender verf gbare Rechtesatz ergibt sich aus der Summe aller Berechtigungen aller Rollen die ihm zugewiesen wurden Wenn ein Benutzer also Inhaber von drei Rollen ist definiert sich sein Rech
92. in der Datenbank mehrere Mandanten Vereine gef hrt muss f r den Partner auch der entsprechende Mandant gew hlt werden Daten senden Wenn Daten an den gew hlten Partner gesendet werden sollen werden die Tabellen aus den ausgew hlten Datenbereichen analysiert und zu einem Datenpaket zusammengestellt Dieses Datenpaket wird an den Partner per E Mail Anhang gesendet Dabei wird als Text der beim Partner hinterlegte E Mail Text verwendet und als EMail Server und EMail Konto die Absendereinstellungen aus dem Bereich Vereinsdaten verwendet Jedes Datenpaket erh lt eine interne Sequenznummer ber die sichergestellt wird dass die Daten beim Empf nger in die richtigen Reihenfolge eingelesen werden Dies ist dann relevant wenn immer nur die ge nderten Daten gesendet werden Die Sequenznummer wird an den Namen des Datenpakets angeh ngt der Dateiname lautet also bspw VMDATEX_123 ZIP f r die Ssequenznummer 123 Daten einlesen Erh lt man als Empf nger ein Datenpaket per E Mail muss der Anhang der Mail zun chst von der Mail gel st und auf der Festplatte gespeichert werden 88 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Beim Aufruf der Funktion Importieren wird dieses Datenpaket als Quelle f r den Import angegeben Beim Import kann gew hlt werden ob lokale nderungen berschrieben werden sollen was in der Regel empfehlenswert ist damit es von einem Datensatz zu eine g ltige Version gibt Wenn also bspw ein Mitglied bei
93. ine Sparte erfasst sein ggf nennen Sie diese einfach Gesamtverein oder Beitr ge In gr eren Vereinen k nnen die Sparten auch ein weiteres Mal in Spartengruppen zusammengefasst werden um eine bessere bersicht zu erreichen Bspw k nnten Fu ball und 52 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Handball zur Spartengruppe Ballsportarten zusammen gefasst werden In der Suchmaske kann ber die Toolbar Funktion Neu eine neue Sparte angelegt werden In der daraufhin ge ffneten Pflegmaske werden neben Spartennummer und Bezeichnung der Sparte auch die Beitragsstufen gepflegt Beitragsart F r die Beitragsermittlung stehen zwei alternierende Verfahren zur Verf gung Beitragsstufen und Altersstaffeln Sobald das Ermittlungsverfahren gew hlt wurde und die erste Beitragsstufe erfasst wurde kann das Ermittlungsverfahren nicht mehr ge ndert werden Beitr ge werden immer als Jahresbeitr ge hinterlegt und bei der Beitragsabrechnung dann durch den abzurechnenden Zeitraum also bspw durch 4 f r Quartalszahler geteilt Beitragsstufen Diese Beitragsart ist vermutlich die am meisten verwendete Variante auch wenn es durchaus eine altersbezogene Komponente im Beitragsmodell des Vereins gibt bspw Jugendbeitr ge Hierbei werden Beitragsstufen definiert die dann einem Mitglied direkt zugeordnet werden Der Vorteil liegt darin dass klar nachvollziehbar ist welchen Beitrag ein Mitglied zahlt und sich di
94. iner in der CSV Datei enthaltenen Nummer bereits existiert wird es berschrieben F r diese Pr fung ist daher erforderlich dass die CSV Datei eine eindeutige und numerische Mitgliedsnummer enth lt Mitgliedsnummern mit Buchstaben sind nicht zul ssig Nach dem Abschluss des Importvorgangs sollte im Mitgliederstamm jedes einzelne Mitglied noch einmal genau gepr ft werden und notwendige manuelle nderungen vorgenommen werden Um aus der Quelldatei im CSV Format auch Sparten und Beitr ge zu importieren muss die CSV Datei mindestens eine Spalte mit der Sparte Nummer oder eindeutige Bezeichnung sowie eine Spalte mit der Beitragsstufe Bezeichnung oder Jahresbeitrag enthalten nur f r beitragspflichtige Sparten Die Sparten und Beitragsttufen m ssen vorher im Spartenstamm angelegt worden sein so dass das Importprogramm diese finden und zuordnen kann F r eine komfortable nderung von Mitgliederdaten nach dem Import empfiehlt sich die Funktion Massen nderung im Mitgliederstamm Datenimport aus SPG Verein Die Software SPG Verein fr her Verein 2000 bietet eine Schnittstelle zum Datenexport der Mitgliederdaten Mit Hilfe der Funktion Daten exportieren wird zun chst eine Schnittstellendatei erstellt die dann beim Import in den GLS Vereinsmeister wieder eingelesen wird Je mehr Informationen diese Schnittstellendatei enth lt desto mehr sinnvolle Informationen k nnen beim Import in den Vereinsmeister auch bernom
95. it dem der Anwender mglw ohnehin seine Bankgesch fte t tigt importiert und dann online zur Bank bermittelt Nahezu alle g ngigen Onlinebanking Programme k nnen eine DTAUS Datei importieren Wenn ein Zahlungslauf erfolgreich bei der Bank eingereicht wurde und die Gutschrift auf dem Vereinskonto erfolgt ist werden die Lastschriften ber die Funktion Buchen auf den Mitgliederkonten festgehalten R cklastschriften k nnen ebenfalls direkt in der Abrechnung erfasst werden sobald die Lastschriffen gebucht wurden Wird eine bereits gebuchte Zahlung als R cklastschrift markiert werden alle Buchungen r ckg ngig gemacht und die f llige Zahlung kann bspw mit dem n chsten Abrechnungslauf erneut abgerechnet werden wenn das Mitglied bspw nur eine falsche Kontonummer angegeben hatte a 5 Verarbeitung 67 5 2 Sollstellung Bei der Sollstellung werden f llige Beitr ge ermittelt und f r die eigentliche Abrechnung in der Datenbank gespeichert Dabei kommen verschiedene Faktoren wie _ Eintrittsdatum vorgemerktes Austrittsdatum und nat rlich die Zuordnung zu Sparten und Beitragsstufen zur Anwendung E Sollstellung le le eE Auswahl v Stat Bezeichnung Sollstellung Quartalszahler Abbrechen Mitglieder Alle Mitglieder H Coe Sparten Alle Sparten FEl Zeitraum Quartal Abrechnung bis Juni x 2013 Zahlungsart Lastschrift SEPA z Buchungstext Jahresbeitrag f r RE Positio
96. it dem er sich auch am Rechner angemeldet hat nur der Benutzername ohne Domain Wird ein solcher Benutzer gefunden erfolgt die Anmeldung am GLS Vereinsmeister automatisch und kann auch nicht durch erneutes Login bersteuert werden Auch wenn diese Form der Anmeldung insgesamt ein etwas niedrigeres Sicherheitsniveau als eine manuelle Anmeldung bietet ist diese Variante f r viele Umgebungen 150 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch empfehlenswert weil eine Anmeldung am Rechner bzw im Netzwerk ja schon erfolgt ist Administrator Ohne hinterlegte Benutzer ist die Berechtigungsverwaltung im Programm nicht aktiv d h im Programm wird immer mit voller Berechtigung zu allen Programmteilen gearbeitet Sobald der erste Benutzer angelegt wurde greift auch die Berechtigungspr fung Es ist wichtig dass der erste angelegte Benutzer als Administrator gekennzeichnet wird damit man sich nicht mit einem ungen gend berechtigten Benutzer selbst aus dem Programm aussperrt und dann auch keine nderungen an den Berechtigungen mehr vornehmen kann Bei einem Administrator werden alle Berechtigungspr fungen ignoriert Sorgen Sie daf r dass immer mindestens ein Administrator mit einem starken Kennwort hinterlegt ist um die Berechtigungen und andere Benutzer zu verwalten Ein Benutzer ohne Kennwort wird vom Programm nicht akzeptiert Rollen Jeder Benutzer kann eine der mehrere Rollen innehaben An jeder Roll h ngen die verschiedenen Zu
97. jedem Mitglied auch die berechneten Spartenbeitr ge aufgef hrt Wenn ein Datentr ger zur Bank gegeben wird muss je nach Anforderung der Bank ggf ein Datentr gerbegleitschein gedruckt werden 5 Verarbeitung 77 5 5 Offene Posten Sind in einer Beitragsabrechnung Rechnungs und Barzahler enthalten werden innerhalb des Abrechnungslaufs offene Posten erzeugt Ein offener Posten OP repr sentiert die aus einer Rechnung resultierende offene Zahlung eines Mitglieds Der offene Posten kann seinen Ursprung entweder in einem f lligen und abgerechneten Beitrag haben oder aus einer abgerechneten Sonderzahlung resultieren Ein offener Posten kann auch manuell erfasst werden falls noch aus anderen Gr nden offene Posten existieren sollten In der Such und bersichtsmaske werden aus Gr nden der bersichtlichkeit zun chst nur unbezahlte OPs angezeigt ber einen ge nderten Filter k nnen auch alle OPs aufgelistet werden Wird nicht mit der Finanzbuchhaltung gearbeitet k nnen Zahlungseing nge f r offene Posten direkt im Pflegeformular f r offene Posten erfasst werden Diese werden dann dem Mitglied auf dem internen Mitgliedskonto zugeordnet F r offene Posten die ihr F lligkeitsdatum erreicht oder berschritten haben k nnen im Mahnwesen Mahnungen gedruckt werden ber die integrierte Druckfunktion steht ebenfalls eine Liste der offenen Posten zum Ausdruck bereit 78 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 5 6 Spende
98. kdienst sinnvoller sein Die vorgeschlagene Sortierfolge LatinI_General_CI_AS sollten Sie in jedem Fall beibehalten 9 In der n chsten Maske ist es wichtig dass Sie zumindest einen Datenbankbenutzer als Administrator der Daten bank anlegen Man kann daf r einfach den lokal angemeldeten Benutzer bernehmen In einer Mehrbenutzerumgebung empfehlen wir die Verwendung des gemischten Authentifizierungs modus mit einem eigenen Datenbank User Bei Einzelplatzinstallationen ist jedoch die Windows Authentifizierung die bessere weil einfachere Wahl E SQL Server 2008 Setup ug lo ti Datenbankmodulkonfiguration Geben Sie den Authentifinerungssicherhetsmocus de Adminsstoren unc Se Daterverzeschnusse f r cas Datenbankmodul an Setupunterst tzungsregein Kontoberststelung Detenverzechnusse FLESTREAM Festuresuswahl Instanzkonfiguration Erforderliche Spescherplatz Serverkonfiguration Datenbankmodulkonfiguration Fehler und Verwendungsberchter Installationsregeln Integnertes SQL Server Systemscmungtrztorktonto Geben Se den Authentinerungsmodus und die Admunstratoren f r das Datenbankmodul an Macs SA Server AuchenzfDerung und Wingows Authentifisierung Installetionsbereit LEER csasess installationsstatus MORAES Kennagrt bezioger SQL Server Administrator en haben uneingeschr n kt Zugriff auf das lt Zur ck here gt Abbrechen Hilfe 10 Wenn Sie Ihre Datenbanken in ein
99. legt sein 5 Verarbeitung 89 5 10 Online Synchronisation Nur Professional Edition Neben der vorhergehend beschriebenen M glichkeit des Datenaustauschs zwischen mehreren Anwendern gibt es noch eine weitere Variante um die Zusammenarbeit im Team zu unterst tzen die Verbindung mit einer Cloud Datenbank im Internet Hierbei wird bei einem Cloud Anbieter eine SQL Datenbank gemietet die auf einem Internet Server online erreichbar ist Anm Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Handbuchs wird nur Microsofts Azure Angebot unterst tzt Jeder Anwender arbeitet dabei zun chst unabh ngig mit seiner lokalen auf seinem PC installierten Vereinsmeister Datenbank In regelm igen Abst nden synchronisieren die beteiligten Anwender ihren Datenbestand mit der zentralen Cloud Datenbank im Internet Dabei werden eigene nderungen f r alle Anwender publiziert und die nderungen anderer Anwender im eigenen Datenbestand nachvollzogen Jedem Anwender wird dazu ein Funktionsbereich zugewiesen der seiner Aufgabe im Vorstand oder im Verein entspricht Dabei kann bspw ein Anwender die Mitgliederpflege bernehmen ein Anwender k mmert sich um die Finanzbuchhaltung und ein weiterer Anwender macht die Korrespondenz Die Arbeit aller Anwender wird in der Cloud DB per Synchronisation zusammengef hrt und wieder an alle beteiligten Anwender verteilt Um diese Funktion nutzen zu k nnen muss wie oben erw hnt zun chst ein Abonnement f r
100. lt Dabei wird der Abrechnungsbeginn im Mitgliederstamm genauso wie bspw ein Austrittsdiatum oder abweichende Beitragsvereinbarungen ber cksichtigt Jede Sollstellung bekommt eine eindeutige Sollstellu ngsnummer so dass alle Beitragspositionen ZU einem Paket zusammengehalten werden Die Positionen einer Sollstellung beziehen sich immer auf Mitglied und Sparte ein Mitglied erh lt also in einer Sollstellung eine Position pro Sparte der es angeh rt Details und Bearbeitung Um die Details eines Sollstellungspaketes einzusehen kann die Sollstellung im Bearbeitungsmodus bspw per Doppelklick ge ffnet werden In diesem Fall hat das Pflegeformular einen zweiten Karteireiter auf dem alle zu dieser Sollstellung ermittelten Beitragspositionen eingesehen werden k nnen Bevor eine Sollstellung in eine Abrechnung berf hrt wird sollte sie inhaltlich gepr ft werden Ist die Ermittlung der Beitr ge nicht korrekt kann eine nicht abgerechnete Sollstellung auch wieder gel scht werden Es ist in der Detailansicht auch m glich einzelne Positionen Betrag und Abrechnungsmonat noch manuell zu bersteuern Dies kann aber allenfalls f r kleinere Korrekturen dienlich sein Sind mehrere Mitglieder betroffen sollten die Einstellungen im Mitgliederstamm korrigiert und die Sollstellung wiederholt werden 70 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 5 3 _Sonderzahlungen Neben den wiederkehrenden Beitr gen gibt es in der Regel auch Einmal
101. lung Zahlt ein Mitglied j hrlich wird der Beitrag vom Januar bis Dezember berechnet Tritt ein Mitglied mitten im Jahr ein erfolgt die Berechnung ab Abrechnungsbeginn d R der Monat des Eintritts Bei Quartalszahlern wird quartalsgenau abgerechnet Ma geblich ist dabei zun chst immer das Kalenderjahr Es ist nicht erheblich in welchem Monat die Sollstellung Abrechnung tats chlich erfolgt sondern f r welchen Zeitraum Eine andere Art der Aussteuerung bietet der Modus Fixtermin Jahr oder Halbjahr Quartal ist in diesem Modus selten sinnvoll In diesem Fall wird er Beitrag immer in einem bestimmten Monat f r einen ganzen Zeitraum eingezogen Wenn ein Mitglied als Abrechnungsbeginn den April hat und Jahreszahler ist wird der Beitrag immer im April eingezogen und von April bis M rz des Folgejahres ermittelt Bei Halbjahres Fixterminen erfolgt die Abrechnung analog dazu immer in einem bestimmten Monat f r genau 6 Monate im Voraus Da dieser Modus relativ selten anzutreffen sollte sich 4 Stammdaten 45 ein Verein genau berlegen diesen Modus zu verwenden und im Zweifelsfall eher einen Modus ohne Fixtermin w hlen Der in der Sollstellung ber cksichtigte Zeitraum wird neben dem Abrechnungsbeginn auch noch automatisch durch das Austrittdatum begrenzt D h es werden keine Beitr ge vor Abrechnungsbeginn oder nach Austrittsmonat berechnet Auf Ebene der zugeordneten Sparten und Beitr ge kann ein Zahlungszeitraum noch pro Mitgl
102. luss auf die Gestaltung dieser Produktversion ausging Meiner ebenfalls hart mitarbeitenden lieben Frau Nicole ohne die es nicht gegangen w re und meinen Kindern Wilke und Henning die ihren Papi sehr oft in Ruhe lassen mussten damit er flei ig sein konnte Sowie Marcia Akins Jim Booth Craig Boyd und dem viel zu fr h verstorbenen Drew Speedie die innovative Vorarbeit als herausragende Softwareentwickler geleistet haben welche mir viel unn tige Arbeit erspart hat Zu guter Letzt allen unseren Anwendern die bereits die Vorg ngerversion einsetzten und mit ihrem Zuspruch als langj hrige zufriedene Kunden f r die n tige Motivation sorgten Gerold L bben 156 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Warenzeichen Im GLS Vereinsmeister und in der zugeh rigen Dokumentation werden unter anderem folgende Produkte und Warenzeichen genannt oder verwendet Microsoft Windows Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 2003 Windows 2008 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Microsoft Office Word Excel Access PowerPoint Visual Foxpro und Visual Studio sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Microsoft SQL Server 2005 und 2008 Internet Explorer sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Die eingesetzte L sung f r Druck und Reporting List amp Label ist ein eingetragenes Warenzeichen der combit GmbH MySQL Datenbank Copyright by Oracle Acrobat Acrobat Rea
103. lzogen werden kann im Ausdruck k nnen jedoch Sammelspendenbescheinigungen gedruckt werden Einzelne Spendeneing nge k nnen nach dem Durchlauf noch bearbeitet oder gel scht werden Fe 5 Verarbeitung 81 5 7 Terminkalender Der integrierte Terminkalender kann nicht nur die privaten Termine und die des Vereins aufnehmen sondern mit dem ebenfalls zum Lieferumfang geh renden GLS Reminder automatisch an die Termine erinnern D 7 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Sa So a __ lM z 2 3 4 5 6 44 M rz2010 gt MDMDFSS e F j N Kalender S E f speihernundschiesen p 53589685 a eg Termin April 2010 E Thema Vorstandssitzung MDMDFSS Beginn am 01 03 2010 E3 20 31 oo Eurr Benachrichtigung 567891011 E o 03 2010 E 22 JI o0 E Si 12 13 14 15 16 17 18 N nde am 11 03 201 E calg H Uhr 4 Stunden vorher 19 20 21 22 23 24 25 E ganztags 26 27 28 29 30 7 Kategorie normal z E privat Ort Stammtisch Notizen m 15 21Mrz L Neuer Termin 22 23 24 25 26 2n ag i u I Damit der GLS Reminder auch dann in die Datenbank schauen kann wenn der GLS Vereinsmeister nicht aktiv ist muss er beim Systemstart automatisch mitgestartet werden Er ist dann im Normalbetrieb wenn keine Termine anstehen unauff llig als kleines Symbol in der Taskleiste zu finden und kann dort per Mausklick konfiguriert oder beendet werden Der
104. m zentralen Datenbestand Absender ge ndert wurde und lokal ebenfalls ge ndert wurde gibt es einen Konflikt dar ber welche Version des Mitglieder stammsatzes die richtige ist Beim berschreiben der lokalen nderungen werden die vom Absender vorgenommenen nderungen als ma geblich angenommen Konflikte werden im Fehlerprotokoll festgehalten und k nnen nach dem Import manuell korrigiert werden Andere Konflikte k nnten bspw sein dass eine Mitgliedsnummer eines neuen Mitglieds sowohl zentral als auch beim Partner verwendet wurde und die Mitgliedsnummer damit doppelt vorhanden ist In dem Fall wird das Mitglied nicht importiert und muss in der zentrale zun chst einmal ge ndert und abgespeichert werden damit es bei der n chsten Sendung wieder dabei ist Es ist also wirklich sehr wichtig dass Absprachen der Partner dar ber existieren welche Nummerkreise von _Schl ssenummern wie Mitgliedsnummer Adressnummer aber auch die im Bereich Vereinsdaten gepflegten Nummernkreise von welchem Partner verwendet werden sollen Hinweis Sind im Datenpaket Systemdaten enthalten wird auch ein neuer Benutzerstamm mit gesendet Dies ist insofern notwendig als dass auf diesem Weg eine zentrale Verwaltung von Benutzerrechten erm glicht wird Wenn f r den Empf nger kein Benutzer angelegt wurde kann er sich ggf nach dem Import nicht mehr am Programm anmelden Wenn also mit Benutzerrechten gearbeitet wird m ssen alle Benutzer zentral gepf
105. men werden Insbesondere erfolgt der Abgleich der Sparen und Beitragsstufen ber die Namen der Sparten und Beitr ge Jede Sparte und jede Beitragsstufe muss daher in SPG Verein eine eindeutige Bezeichnung haben Weiterhin sind die gew hlten Einstellungen bei der Erzeugung der Export Datei sehr wichtig 142 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch e Datenformat ASCII CSV in neueren SPG Verein Versionen kann ggf die Vorlage Excel verwendet werden e Zeichensatz ANSI e Feldseparator semikolon e Bei der Feldauswahl unbedingt alle Datenfelder ausw hlen e Feldeinrahmung keine e Feldnamen in die CSV Datei aufnehmen Nachdem die Export Datei in SPG Verein erstellt und in einen beliebigen Ordner auf der Festplatte abgelegt wurde kann die Datei in der Import Funkfion des GLS Vereinsmeisters ausgew hlt und der Import gestartet werden Daten bernahme aus GENO Verein 4 x Die Datenbanken von GENO Verein k nnen von der Importroufine direkt ohne notwendigen vorausgegangenen Export von GENO Verein gelesen werden Daher muss zur bernahme der Daten nur der Speicherort der Datenbank von GENO Verein angegeben werden Beim Import werden Sparten und Beitr ge aus GENO Verein auf die erweiterten Beitragsstrukturen im GLS Vereinsmeister adoptiert Daten bernahme aus PC VAB Der Datenimport aus PC VAB gestaltet sich analog zum Import aus SPG Verein Die Mitglieder werden zun chst aus PC VAB als CSV Datei expor
106. n E Hilfe L Neue Sollstellung Die Sollstellung kann dabei entweder nur den gew hlten Zeitraum ermitteln oder auch schon den Zeitraum davor betrachten und somit bspw seit der letzten Beitragsermittlung eingetretene Mitglieder mit ber cksichtigen Die Einstellung welche der beiden Verfahren zur Anwendung kommt wird unter Vereinsdaten get tigt Immens wichtig f r den zuletzt genannten Fall ist auch das Datum der ersten Abrechnung ebenfalls unter Vereinsdaten zu finden Dieses Datum begrenzt die Beitragsermittlung in die Vergangenheit Wenn bspw noch niemals eine Sollstelung im Programm stattgefunden hat und der Abrechnungsbeginn nicht gepflegt wurde berechnet die Sollstellung richtigerweise alle Beitr ge 68 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch seit Eintritt des Mitglieds noch einmal Wenn ein Mitglied bspw schon 1985 in den Verein eingetreten ist kommt vielleicht eine erhebliche Summe zusammen Wenn sie also die allererste Sollstellung in diesem Modus durchf hren stellen Sie den globalen Abrechnungsbeginn in den Vereinsdaten so ein dass vergangene m glicherweise mit einem Fremdprogramm bereits durchgef hrte Abrechnungen hier Ber cksichtigung finden In der Such und Pflegemaske f r Sollstellungen wird durch die Funktion Neu in das Formular zur Eingrenzung der Sollstellung verzweigt In diesem Formular geben Sie ein f r welche Mitglieder f r welche Sparten und f r welchen Zeitra
107. n Sollte es nach der ersten Einrichtung nicht m glich sein einen Bankzugang zu synchronisieren oder ndert Ihre Bank das Authentifizierungsverfahren kann ein Bankkontakt per Doppelklick wieder ge ndert werden Arbeiten mit Bankkonten Nach der Synchronisation eines Bankzugangs werden die dort verbundenen Bankkonten automatisch angelegt In der Regel sind keine weiteren nderungen an Bankkonten erforderlich Der Vollst ndigkeit halber sei erw hnt dass man zwar zu Verwaltungszwecken auch manuell Bankkonten anlegen kann diese dann mangels Synchronisation aber nicht f r den Online Zahlungsverkehr verwendbar sind Deakktivierte Bankkonten Kann bei einem gespeicherten Bankkonto der Onlinezugang nicht mehr ermittelt werden bspw nach einem Rechnerwechsel oder tritt mit einem Bankkonto ein anderes Problem auf wird dieses mit einem Ausrufungszeichen markiert In diesem Fall kann eine Synchronisation des Bankzugangs das Konto m glicherweise reaktivieren Eine Besonderheit sind Editionen des Vereinsmeisters die einer Bankenlizenz unterliegen hier k nnen nur Konten der jeweils lizenznehmenden Bank im Onlinebanking verwendet werden In einigen F llen werden beim Kreditinstitut die Vereinskonten zusammen mit den Privatkonten gef hrt In diesem Fall werden bei den Bankzug ngen auch die Privatkonten angezeigt Diese k nnen nicht sinnvoll entfernt werden da diese bei der n chsten Synchronisation vom Server der Bank automati
108. n Im rechten Bereich 4 sind die zur Verf gung stehenden Variablen und Felder dargestellt Je nach Typ des Berichts werden die Berichtsvariablen nach Themen gruppiert So gibt es immer ein Hauptobjekt wie bspw Mitglied unter dem dann alle Eigenschaftsfelder eines Mitglieds ausgew hlt werden k nnen Manchmal sind auch diese Eigenschaften noch mal weiter unterteilt Bei individuellen Datenfeldern eines Mitglieds wird bspw noch einmal nach Bezeichnung des Feldes und Wert unterschieden Die Variablen Objekte k nnen aus dem rechten Bereich durch einfaches Ziehen und Ablegen Drag amp Drop in den mittleren Bereich auf die Seite positioniert werden Berichtsobjekte In den Zeiten wo es nur Nadeldrucker gab wurde in der Regel auch nur einfacher Text nach den M glichkeiten des Druckers auf das Papier gebracht Heute bieten moderne Farbdrucker nahezu grenzenlose grafische M glichkeiten welche auch die Komplexit t die Definition eines Drucklayouts ma geblich erh hen Daher reden wir in der Folge nicht nur von gedrucktem Text sondern von Berichts Objekten die neben einem meist textuellen Inhalt eine Vielzahl von Eigenschaften besitzen Zu diesen Eigenschaften z hlen u a Position Gr e Schriftart Farbe Inhalt Ausrichtung und Formatierung Berichtsobjekte k nnen aber auch Bilder Diagramme oder einfache grafische Elemente wie Linien und Polygone sein Das spezifische Eigenschaftsfenster eines Berichtsobjektes wird pe
109. nd Bildern gibt es noch Berichtsobjekte welche die Daten aus der Datenbank aufnehmen und f r den richtigen Ausdruck sorgen Diese k nnen aus der Variablenliste im rechten Fensterbereich ausgew hlt werden An dieser Stelle wird jedoch zwischen Variablen und Feldern unterschieden Bei Variablen handelt es sich um Objekte die nur ein Mal pro Seite gedruckt werden Dies betrifft Dinge wie Seiten berschrift Datum und Seitennummer aber auch Felder aus dem gerade gew hlten Mandanten Verein wie bspw Vereinsname die sich in der Regel nicht mehrfach pro Seite ver ndern Bei Belegen wie bspw einer Rechnung betrifft sind auch die Informationen als Variablen angelegt die sich f r den ganzen Beleg nicht ndern bspw die Empf ngeradresse und die Rechnungsnummer Felder kommen mehrfach pro Seite vor und repr sentieren den gerade gedruckten Datensatz Bei jedem Datensatzwechsel werden die Felder mit neuen Inhalten best ckt Daher k nnen Felder nicht an jeder beliebigen Stelle der Seite gedruckt werden sondern erfordern zun chst ein Tabellenobjekt welches auf einer Seite pro Datensatz eine oder mehrere Zeilen mit den aktuellen Feldwerten druckt Nahezu jede Liste im GLS Vereinsmeister hat mindestens ein Tabellenobjekt das f r den Druck der eigentlichen Liste verantwortlich ist Bei manchen Listen sind aber auch mehrere Tabellenobjekte untereinander verkn pft Als Beispiel seien hier Mitgliederlisten genannt wo Spartenzugeh rigkeit
110. ndantennummer verwendet wird Mandant leer einrichten und dass noch keinen Daten in der Datenbank des Anwenders ggf durch alternative Arten des Datenaustauschs vorhanden sind Da ein Verein die Zugangsdaten zu seinem Datenbestand m glicherweise nicht allen Anwendern im Klartext zug nglich machen will kann man eine Schl sseldatei erzeugen und bspw auf der Festplatte oder eine USB Stick abspeichern Diese Schl sseldatei kann man dann den weiteren Anwendern zukommen lassen wo sie ber die Funktion laden wieder eingelesen wird Damit ist der Zugang f r den Anwender dann schnell und unkompliziert eingerichtet 6 Korrespondenz 9 6 Korrespondenz 6 1 Serienbriefe F r den Druck von Serienbriefen stellt der GLS Vereinsmeister zwei unterschiedliche Varianten zur Auswahl den Druck ber die integrierte Textverarbeitung und den Seriendruck mit Microsoft Word Integrierter Serienbriefdruck F r die Erfassung eines Brieftextes wird ber die Funktion Neu in den Texteditor gewechselt Dort kann neben einem Betreff ein freier Text erfasst werden Hierf r stehen auch einfache Layout Funktfionen wie die Wahl der Schriftart und der Ausrichtung zur Verf gung Ein Brief sollte unter einem sprechenden Namen Titel gespeichert werden bspw Einladung zur Hauptversammlung damit er leicht identifiziert werden kann Der Titel wird nicht mitgedruckt In den Brieftext k nnen ber die Funktion auch
111. ndung eingetragen sowie einige Einstellungen f r die Steuerung des Programms vorgenommen werden C Vereinsdaten Parameter Exi Grunddaten Vereinsadresse Finanzen Wi Speichern Mitglieder Name Mein spezieller Sportverein e V Abbrechen Abrechnung Zusatz GLS Vereinsmeister Berichte gt Strasse Musterstrasse 27a Kommunikation Vorbelegung PLZ Ort 88774 Musterstadt Vorbelegung 2 Land Deutschland Kontakt Frau Mustermann Kommunikation eMail muster einsportverein org Homepage hitp www einsportverein org Telefon 1 012345 789654 Telefon 2 Mobil Telefax Hilfe Grunddaten Die Adresse Ihres Vereins sowie hnliche Informationen wie Telefon Ansprechpartner und Mailadresse werden auf der ersten Seite hinterlegt Verwendet werden diese Daten unter anderem in Listen aber auch im Briefkopf von ausgehenden Belegen wie Rechnungen Serienbriefe und Mahnungen 34 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Finanzen Auf der Seite Finanzen steuern Sie bspw die Bankverbindung Ihres Vereins ber diese Bankverbindung wird beispielsweise der Beitragseinzug gesteuert In einigen Lizenzformen Bankenlizenz kann man die Bankleitzahl nicht ndern sondern die BLZ der Bank ber die Sie die Software bezogen haben ist dort fest hinterlegt Soll nach dem neuen europ ischen SEPA Verfahren SEPA Single European Payments Area abgerechnet werden m ssen noch die internationale Bankverbindun
112. ne Mitglieder an beiden Standorten die gleiche Mitgliedsnummer verwendet wurde Aus diesem Grund empfehlen wir grunds tzlich immer ganze Arbeitsbl cke auszulagern und nicht zusammen h ngende Prozesse zu trennen Es ist also durchaus m glich die Mitglieder an einer Stelle zu pflegen und die Finanzbuchhaltung an einer anderen Stelle durchzuf hren Aber bspw Die Sollstellung auf einem Standort und die Abrechnung an einem anderen Standort zu verlagem f hrt sicher zu Konflikten Auch an zwei Standorten Sollstellungen und Abrechnungen zu machen oder an zwei Standorten in der Fibu zu buchen wird unweigerlich die bersicht zunichtemachen 86 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Denkbare Szenarien f r eine Offline Replikation sind in der folgenden Tabelle aufgef hrt Standort A Zentrale Standort B Standort C Mitglieder und Finanzbuchhaltung Abrechnung Mitglieder Korrespondenz Finanzbuchhaltung Mitglieder Kontakte Termine und Inventar Wichtig ist dass die Kommunikation der beteiligten Partner immer ber die Zentrale erfolgt also nicht jeder Partner mit jedem anderen Partner Daten austauscht Also jeder Partner schickt seine nderungen immer an die Zentrale und bekommt nderungen auch immer nur von der Zentrale nie an oder von anderen Partnern Ablaufschema des Datenaustauschs Bei der Arbeit mit dem Vereinsmeister werden ge nderte Datens tze und der Zeitpunkt der nderung festgeh
113. ne Sparte anlegen ist anwendbar wenn ein Mitglied mehrere Beitr ge zahlen kann In diesem Fall wird aus jeder Beitragsart eine eigene Sparte mit einer Beitragsstufe Eine Mischform bietet die dritte Option In diesem Fall werden vor dem Import alle in Frage kommenden Sparten erfasst und die Beitragsstufen sinnvoll auf diese verteilt In jeder Beitragsstufe wird in ihrer Kurzbezeichnung die Nummer der Beitragsstufe aus SPG Verein zweistellig mit f hrenden Nullen 144 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch hinterlegt Hierzu ein Beispiel Die Beitragsstufen sind in SPG Verein wie folgt angelegt Beitragsart Bezeichnung Beitrag 01 Erwachsene 90 00 02 Kinder 60 00 03 Zusatzbeitrag Tennis 36 00 04 Versicherung 24 00 Eine sinnvolle Verteilung im Vereinsmeister k nnte daraufhin jedoch folgende Aufteilung ergeben Sparte Bezeichnung Stufe Kurzbez Beitrag 1 Grundbeitrag Erwachsene 01 90 00 1 Grundbeitrag Kinder 02 60 00 2 Tennis Beitrag 03 36 00 4 Versicherung Beitrag 04 24 00 Beim Importvorgang wird die Nummer der Beitragsart aus SPG gesucht und das betreffende Mitglied wird der Sparte und Stufe zugeordnet Die Grundregel dass ein Mitglied immer nur einmal pro Sparte zugeordnet werden kann bleibt dabei erhalten Hinweis Aufgrund der technischen Eigenschaften der in GS Verein verwendeten BDE Datenbank kann es in Einzelf llen zu einer falschen Interpret
114. neing nge F r Vereine die Spenden entgegennehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen d rfen steht der Programmteil spendeneing nge zur Verf gung Hier k nnen sowohl Geld als auch Sachspenden erfast und die notwendigen Spendenbescheinigungen einzeln oder gesammelt gedruckt werden jenen ungscie en X A A g 1 gt Spenden Nr 6 autom Spender Adresstyp Freie Adresse X Vorname Agnes Name Musterfrau Zusatz Strasse Unterm Lindenbaum 26 PLZ Ort 55874 Weiterstadt Land Spendenart Geldspende v Datum 15 03 2010 Betrag 50 00 EUR V Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen E Spende bearbeiten Spenden erfassen ber den Button Neu wird das Erfassungsformular f r Spendeneing nge ge ffnet Spenden k nnen sowohl Mitgliedern oder Kontakten zugeordnet werden oder die Anschrift als freie Eingabe erfasst werden Nach Auswahl des 5 Verarbeitung 79 Adresstyps k nnen Mitglieder oder Kontakte ebenfalls ber eine Suchfunktion zugeordnet werden Jede Spende erh lt eine eindeutige Spendennummer die automatisch beim Speichern vergeben wird Bei der Spendenart Geldspende werden der Betrag und das Spendendatum eingegeben In der Regel wird ebenfalls erkl rt dass es sich bei der Spende nicht um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt Bei Sachspenden kann die Art der Sache ebenfalle genauer spezifiziert werd
115. ngezeigtes Men element und w hlen im Kontextmen dann Zu Favoriten hinzuf gen In den Pers nlichen Einstellungen k nnen Sie dann w hlen dass beim Programmstart zuerst die Favoriten angezeigt werden 3 2 Such und bersichtsformulare Die meisten Programmteile ffnen nach dem Start unmittelbar eine Such und bersichtsmaske in der alle oder ein gefilterter Teil der Datens tze in Tabellenform angezeigt werden In dieser Such und bersichtsmaske haben Sie bereits viele M glich keiten zur Bearbeitung der Daten ohne dass Sie erst die Bearbeitungsmaske aufrufen m ssen Beispielsweise k nnen hier einzelne Datens tze bereits gel scht werden In der Toolbar am oberen Bildschirmrand werden f r die verf gbaren Funktionen Neuanlage Bearbeiten L schen Drucken etc Buttons angezeigt Bei einigen Buttons ist manchmal ein kleines Kontextmen hinterlegt wo sich eine Aktion noch variieren l sst Bspw kann statt der Neuanlage eines leeren Datensatzes in vielen F llen auch kopieren gew hlt werden wo dann der gerade aktive Datensatz als Vorlage f r einen neuen Datensatz verwendet wird In der Regel haben alle Such und Bearbeitungsmasken oben rechts ein Suchfeld mit dem sich Datens tze mit Hilfe einer einfachen textuellen Suche finden lassen Wird dort ein Suchbegriff wie bspw ein Teil eines Namens eingegeben 3 Bedienung 29 durchsucht das Programm die in diesem Kontext in Frage kommenden Datenfelder na
116. ngine wie der MS SQL Server so bringen diese Datenbank Engines eigene Sicherungsmechanismen von Hause aus mit Wir empfehlen in dem Fall der Empfehlung des Datenbankherstellers bez glich der Datensicherung zu folgen Umzug auf einen anderen Rechner Mit der integrierten Datensicherung kann auch ein Umzug auf einen anderen Rechner oder der Wechsel auf einen anderen Datenbanktyp leicht vollzogen werden Erstellen Sie auf einem PC einfach eine Datensicherung installieren Sie die Software dann in der gleichen Version auf einem anderen Rechner und stellen Sie dort die Datensicherung einfach wieder her 138 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 10 2 Datenimport Die meisten Anwender die sich f r den GLS Vereinsmeister entscheiden werden die Mitgliederdaten bereits in irgendeiner elektronischen Form sei es als Excel Tabelle oder in einer anderen Vereinsverwaltungssoftware vorliegen haben Daher wird nach der Installation der Software in der Regel ein Import von Daten aus einem fremden Datenformat erforderlich Die Importm glichkeiten des GLS Vereinsmeisters werden im Laufe der Produktentwicklung stetig erweitert Den aktuellen Stand entnehmen Sie daher bitte der jeweiligen Online Hilfe Ihrer Programmversion Den grunds tzlichen Ablauf des Datenimports werden wir im Folgenden an einigen Beispielen verdeutlichen Daten bernahme aus GLS Vereinsmeister V5 Der Import von Daten aus dem GLS Vereinsmeister V5 gestaltet sich relativ bers
117. ogbuchen stelt das eigentliche Buchungsprogramm und damit den Kern der Finanzbuchhaltung dar E3 Dialogbuche ee sense X 3 gl Buchung Buchungsperiode 201001 z Finanzkonto 1200 El Bank Gegenkonto 3000 E Beitr ge Beleg KA10 Datum 15 03 2010 Buchungstext Mitgliedsbeitr ge 1 Quartal Mwst Schl ssel lt keine Steuer z Einzahlung oder Auszahlung Bruttobetrag EUR 975 00 Offener Posten Mitglied Rechnung 0 Offen EUR 0 00 0 Neuer Saldo 2374 80 H 3 Neue Buchung Es wird grunds tzlich zwischen drei Buchungstypen Zahlung Splitbuchung und Umbuchung unterschieden wobei die beiden letzteren nur ber das Kontextmen des Neu Buttons in der Symbolleiste ausgew hlt werden k nnen W hrend bei der Umbuchung lediglich zwischen zwei Konten hin und hergebucht wird hat das Buchungsformular f r Zahlungen erfassen ein breiteres Aufgabenspektrum Hier 122 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch kann neben der eigentlichen Buchung auch gleich eine Zahlung zu einem offenen Posten zugewiesen werden indem der offene Posten ber die Suchfunktion im unteren Teil der Maske zugewiesen wird Eine Buchung ber die Maske Zahlung wird immer aus Sicht des Finanzkontos ausgef hrt D h entweder eine Einzahlung oder eine Auszahlung erfolgt aus Sicht des Finanzkontos und wird respektive auf dem angegebenen Gegenkonto sozusagen spiegelverkehrt gebucht Wird ein Steuerschl
118. ppe erst dann wenn die Zuordnung wieder manuell gel scht wird Dieser Gruppentyp ist der empfohlene Gruppentyp um Mannschaften Aussch sse und andere feste Gruppenbeziehungen zu bilden Dynamische Gruppen Ein besonders f r Auswertungen und bersichten interessanter Gruppentyp ist die dynamische Gruppe Bei diesem Typ k nnen Mitglieder nicht fest zugeordnet werden sondern werden vom Programm beim Ansprechen der Gruppe bspw in Auswertungen dynamisch aufgrund ihrer Eigenschaften ermittelt Die dynamischen Kriterien m ssen dabei in der Gruppe erfasst werden Sobald eine Gruppe auf dynamisch ge ndert wird wechselt die Ansicht und die Steuerelemente zur Auswahl der Gruppenkriterien werden angezeigt Einer dynamischen Gruppe k nnen bis zu 10 Auswahlkriterien zugeordnet werden An dieser Stelle besonders interessant ist auch die M glichkeit Kriterien zuzuordnen die ihrerseits erst wieder errechnet werden m ssen So muss bei einer altersbezogenen dynamischen Gruppe das Alter zun chst aufgrund des Geburtsdatums ermittelt werden 56 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Da Mitglieder in dynamischen Gruppen wirklich erst bei der Abfrage der Gruppe hinzugezogen werden gibt es keine feste Gruppenbeziehung des Mitglieds und der Inhalt der Gruppe wird gerade bei altersbezogenen Kriterien oft wechseln Beispiel Erfassen Sie eine Gruppe mit einer beliebigen Nummer und nennen Sie diese Minderj hrige Stellen Sie den Gruppent
119. pw Briefkopf Vereinswappen und Schriftarten voreingestellt sind so k nnen Sie diese Daten im Format Dokumentvorlage DOT auf der Festplatte ablegen und im Programmbereich Vereinsdaten bekannt machen achten Sie dabei darauf dass der Ablagepfad zu dieser Datei nicht zu lang sein darf Diese Vorlage kann dann bei Serienbriefen vom GLS Vereinsmeister automatisch innerhalb des bergabevorgangs an Word geladen werden Serienbriefe mit SoftMaker Office Anstelle von Microsoft Word wird auch TextMaker aus dem Office Paket von SoftMaker unterst tzt Die Bedienung ist weitestgehend identisch mit der Erstellung von Serienbriefen mit Word Lediglich die Platzhalter werden in TextMaker selbst ber ein anderes Men hinzugef gt 94 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 6 2 E Mails Der GLS Vereinsmeister kann neben Serienbriefen auch Serien Emails an Mitglieder verschicken Dabei wird der Mailserver Ihres Providers ber das Internet oder ein eigener erreichbarer Mailserver per SMTP Protokoll direkt angesprochen und die Mails werden zum Versand an diesen bergeben Da Mailserver in der Regel zugangsgesch tzt sind m ssen Sie die zur Authentifizierung notwendigen Daten zun chst unter stammdaten gt Vereinsdaten erfassen Emails schreiben Die Erfassung von Emails gestaltet sich technisch hnlich wie die Erfassung von Serienbriefen mit dem integrierten Texteditor Jede Email hat neben dem eigentlichen Mailtext auch
120. r Zahlungen verbirgt sich eine kurze bersicht ber die Zahlungshistorie des Mitglieds und die noch nicht bezahlten offenen Posten Info In das Infofeld k nnen Sie mehrere Seiten Text mit weiteren Informationen zum Mitglied erfassen 4 Stammdaten 49 Tipps f r den Mitgliederstamm ndern mehrerer Mitglieder Wenn Sie eine bestimmte Menge von Mitgliedern ndern wollen so filtern Sie diese zun chst ber den Datenfilter Anschlie end editieren Sie den ersten Datensatz per Doppelklick auf den Datensatz oder durch Klick auf Bearbeiten in der Toolbar Die Bearbeitungsmaske wird nun ge ffnet F hren Sie jetzt die geplante nderung durch klicken Sie aber nicht auf Speichern und Schlie en sondern bl ttern Sie einfach auf den n chsten Datensatz Dabei wechselt das Bearbeitungsformular mit Abfrage zum Speichern auf den n chsten Datensatz ohne dass Sie die Maske verlassen m ssen Massen nderung ber das Men Extras in der Such und bersichtsmaske im Mitgliederstamm kann u a die Funktion Massen nderung aufgerufen werden Mit dieser leistungsstarken Funktion k nnen Einstellungen an mehreren Mitgliederstamms tzen in einem einzigen Schritt durchgef hrt werden Diese Funktion ist besonders dann interessant wenn die Mitgliederstammdaten bspw aus Excel oder Software von Drittherstellern bernommen wurden und bei einer gr eren Anzahl von Mitgliedern zum Beispiel Sparten und Beitragsst
121. r Doppelklick auf das Objekt ge ffnet 110 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch r Tabelleninhalt Kontakt u d v Kopfzeile v Datenzeile Fu zeile v Gruppenkopf i Gruppenfu Br rax D E gj m I a 4 Zeile1 a Nas E E Kontal nummer B Daten Al atrim Kontakt Vorname atrim Kon inhalt Kon Acer A Kontakt TelTyp_ 1 ns A Kontakt Telefon_1 OEE S bild A Geb Dat Date Kontakt Geburtsdatum En s ee Drehung 0 a Zeile2 z A Export als Bild Nein A Kontakt Zusatz 4 Formatierung 123456 123456 A Kontakt TelTyp_2 es transparent A Kontakt Telefon_2 Schrift Arial 10 0 pt A Konto Kontakt Konto Text Format Normaler Text 4 Zeile 3 B Aktion A Link A Kontakt Strasse E Layout A Kontakt TelTyp_3 Ausr vertikal oben A Kontakt Telefon_3 x Fl Ausrichtung zentriert amp Entwurf m r Im Bild sieht man ein Eigenschaftsfenster eines Tabellen Objektes Im linken Bereich 1 wird aus einer Tabellenzeile ein Druckobjekt gew hlt Im rechten Bereich 2 werden die Eigenschaften des ausgew hlten Objektes angezeigt und k nnen direkt editiert werden Die Eigenschaften sind z T wieder gruppiert da zu einer Schriftart bspw auch Schriftg e Farbe Zeichensatz und Ausrichtung eingestellt werden m ssen 7 Listen und Auswertungen 111 Variablen und Felder Neben den Berichtsobjekten wie Linien Tabellen u
122. r Listen kann als Vorlage f r eine eigene Liste dienen wo dann in der Regel nur wenige Faktoren beeinflusst werden m ssen Um in den Druckauswahlformularen erkennen zu k nnen was ein mitgeliefertes Listen Layout ist und welches eine selbst erstellte Liste werden die Symbole vor den Namen der Berichte in verschiedenen Farben angezeigt Wird eine mitgelieferte Liste gew hlt und dann der Design Modus durch 108 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Klick auf den Button Design gestartet fragt das Programm zun chst nach einem neuen Namen f r die Liste und fertigt eine Kopie an Bei selbst erstellten Berichten wird direkt in den Designmodus gewechselt OL Kopie von kontaltiste nach Kein Datei Bearbeiten Projekt Objekte Ansicht 1 6 DAS njo g s s e 8 Berichtsstruktur x mn Variablenliste x AT Al aE Berichtscontai ou M Tabelle Kol Mandant p E takti r Stevem BE l Bankname lo E gt D ez 3 H Adress Nr Name Anschrift A EMail a 3 Gretchen Mustermann A Homepage I E A Kontakt F4 Kanalstrasse 124 A Kontonummet a g 55 Westerstede w Lang LSB_VereinsNr 9 A A Namet E Gretchen Mustermann A 7 g A Or A Paz s Kanalstrasse 124 A Strasse R 26655 Westerstede bjekte Bericht Ebene A Telefax A Telefoni rA 3 Gretchen Mustermann A Telefon HLE Telefons Kanalstrasse 124 D Zusatz Name 26655 Westerstede Felder Separatorenzeic Wahr ou E
123. r Transaktionen in der Schnittstellendatei auf das Konto des Zahlungsempf ngers gutgeschrieben W hrend fehlerhafte Auftr ge die Kunden der eigenen Hausbank betreffen bspw R ckbuchung mangels Deckung oder falscher Kontonummer unmittelbar im Anschluss wieder abgezogen werden k nnen R cklastschriften von Fremdbanken mehrere Tage in Anspruch nehmen ber die Funktion R cklastschriften k nnen zur ckgebuchte Zahlungen wieder storniert werden auch wenn sie bereits auf das interne Mitgliederkonto gebucht wurden Durch Markieren der R cklastschriften und Ausl sen der R ckbuchung werden die Zahlungen wieder vom Mitgliederkonto entfernt und der gesamte Abrechnungsvorgang f r das gew hlte Mitglied zur ckgerollt Die Zahlung wird auf den Status der Sollstellung zur ckgesetzt und kann im n chsten Abrechnungslauf ein weiteres Mal eingezogen werden wenn der Grund der R cklastschrift gekl rt wurde Sollen dabei angefallene R cklastschriftgeb hren ebenfalls dem Mitglied belastet werden kann hierf r eine Sonderzahlung erfasst werden die 76 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch im n chsten Abrechnungslauf ebenfalls zur Berechnung herangezogen wird Protokolle F r jede Abrechnung stehen verschiedene Protokolle zur Verf gung Abh ngig vom Inhalt der Abrechnung kann ein Rechnungsausgangsbuch eine Barzahlerliite sowie ein Bankeinzugsprotokoll gedruckt werden Wird ein Protokoll in detaillierter Form gew hlt werden zu
124. r an wenigen Stellen mit dem Rest der Vereinsverwaltung gekoppelt so dass die Verwendung der Fibu frei gestellt ist M glicherweise m chten manche Schatzmeister lieber ihre gewohnte Fibu einsetzen oder kommen in kleineren Vereinen sogar ganz ohne Fibu aus Die lose Kopplung erm glicht beides Die Finanzbuchhaltung im GLS Vereinsmeister lehnt sich im Wesentlich an die auch in Unternehmen eingesetzte Form der sog doppelten Buchf hrung an wurde aber f r den Einsatz in Vereinen etwas vereinfacht um auch Einsteigern das Erlernen dieser Form der Buchhaltung zu erleichtern Bei der doppelten Buchf hrung sind bei jeder Buchung immer mindestens zwei Konten beteiligt Mit Konten sind hier keine Bankkonten gemeint sondern die in der Fibu eingesetzten Konten welche in Form von Finanzkonten auch Kasse und Bankkonto repr sentieren k nnen aber auch Buchungen f r Ertr ge und Kosten separat aufzeichnen Dabei gilt Bei Finanzkonten werden Zug nge im Soll und Abg nge im Haben gebucht w hrend bspw bei Ertragskonten Zug nge im Haben und Abg nge im Soll gebucht werden Ein g ngiger Buchungssatz wie Bank an Beitr ge verzeichnet also die Beitragseinnahme auf dem Konto Bank im Soll und auf dem Ertragskonto f r die Beitr ge im Haben Beide Teil Buchungen sind also in diesem Fall Zug nge Bevor die erste Buchung erfasst werden kann m ssen einige Vorbedingungen erf llt sein
125. r es stehen weitere Optionen zur Verbindung mit einem Datenbankserver zur Auswahl Bei der Anlage der Datenbank wird diese ebenfalls mit einigen Standardwerten bspw Bankleitzahlenverzeichnis vorgeladen Der gesamte Vorgang kann einige Minuten dauern und sollte auf keinen Fall unterbrochen werden Wenn Sie einen Datenbankserver einsetzen m chten aber bspw weil kein Produktschl ssel eingegeben wurde jedoch zun chst eine Datenbank mit der integrierten DB Engine erstellt wurde k nnen Sie diese sp ter immer noch ab ndern und auf einen anderen DB Server wechseln 22 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch o Datenbank Wartung E Assistent f r Datenbankwartung ML Es konnte keine Verbindung zu einer Datenbank hergestellt werden Wenn die Software das erste Mal gestartet wird muss zun chst eine neue Datenbank angelegt werden gt Neue interne Datenbank Erstellt eine neue Datenbank interne DB Engine gt Microsoft SQL Server 2008 Einrichtung einer Verbindung zum SQL Server MySQL 5 Einrichtung einer Verbindung zu MySQL 5 1 Abbrechen Beendet den Assistenten und das Programm In der Standard Edition k nnen Sie lediglich mit der internen Datenbank Engine arbeiten In der Professional und Network Edition stehen optional auch andere Datenbankserver zur Auswahl Einrichtung des ersten Mandanten Nach der Anlage der Datenbank startet das Programm unmittelbar das Hauptmen der Software Bitte starten Sie jetz
126. raufhin wird Word automatisch gestartet je nach Betriebssystemeinstellung ist Word mgalw zun chst nur auf der Windows Taskbar sichtbar und die Adressdaten werden mit Hilfe einer tempor ren Serienbrief Steuerdatei an Word bergeben In Word selbst sollte zun chst die Symbolleiste Toolbar f r den Seriendruck sichtbar gemacht werden Je nach Word Version klickt man dazu mit derrechten Mousetaste in den Bereich der Symbolleisten und aktiviert im Kontextmen die Option seriendruck In der jetzt angezeigten Symbolleiste kann der Seriendruck gesteuert werden Seriendruckfelder aus dem GLS Vereinsmeister werden ber den Button Seriendruckfelder einf gen an die aktuelle Cursorposition eingef gt Zeilenumbr che zwischen den Adresszeilen m ssen ggf von Hand hinzugef gt werden Die Platzhalter f r Seriendruckfelder werden zun chst nur mit ihrem Namen in der folgenden Form angezeigt Beispiel lt lt Vorname gt gt lt lt name gt lt lt strasse gt gt lt lt plz gt gt lt lt ort gt gt 6 Korrespondenz 93 Durch Aktivieren der Seriendruck Vorschau lt lt ABC gt gt werden die Platzhalter durch Echtdaten aus der bergebenen Serienbrief Steuerdatei ersetzt In der Seriendruck Symbolleiste gibt es ebenfalls Funktionen f r den Ausdruck oder die bergabe in ein neues Dokument etc nach Wahl des Anwenders Wenn Sie eine vorbereitete Word Vorage f r die Korrespondenz in Ihrem Verein besitzen wo bs
127. ren Datenbest nden isoliert wird In der Regel kommen mehrere Mandanten zum Einsatz wenn mehrere Vereine verwaltet werden sollen Jeder Mandant hat eine eindeutige Nummer ber die der Mandant angesprochen wird Sind mehrere Mandanten eingerichtet kann ber den Men punkt Login Mandantenwaohl zwischen den Mandanten gewechselt werden Bei der Anlage eines neuen Mandanten k nnen die Einstellungen aus einem anderen Mandanten kopiert werden Dabei werden jedoch nur die Einstellungen und keine sonstigen Daten wie Mitglieder oder Konten kopiert Bevor mit dem Mandanten gearbeitet werden kann m ssen die notwendigen Einstellungen im Bereich Vereinsdaten get tigt werden Bei der L schung eines Mandanten werden die im Mandanten enthaltenen Daten ebenfalls gel scht Der Mandant Nr 1 ist der Hauptmandant des Programms und sollte nicht gel scht werden Anhang 155 Anhang Danksagungen In die Entwicklung dieses Produktes ist nicht nur viel Entwicklungszeit sondern auch viel Freizeit eingeflossen Daher m chte ich mich bei folgenden Personen ohne bestimmte Reihenfolge bedanken Heiko Giesmann der mich reichhaltig mit guten Ideen versorgt hat bzw mit dem ich eigene Ideen diskutiert habe Stephan B se und Johann Heiner Schoon die mich oft aufgebaut haben wenn s mal nicht mehr so richtig weiterging Herrn Hans Bilz der unerm dlich seit vielen Jahren viele unserer Vereinskunden betreut und von dem ebenfalls viel Einf
128. rlustrechnung stellt die Einnahmen und die Ausgaben des Vereins innerhalb einer Buchungsperiode in einer Liste gegen ber und erm glicht die Ermittlung des Gesch ftsergebnisses also den Gewinn oder den Verlust Dabei werden lediglich die Ertrag und Kostenkonten betrachtet Das Gesch ftsergebnis wird am Ende der Liste ausgewiesen Eine interessante Variante stellt die M glichkeit dar den Gewinn oder Verlust auch pro Gesch ftsbereich ideeller Bereich wirtschaftlicher Gesch ftsbetrieb Zweckbetrieb oder Verm gensverwaltung aufzuf hren 8 7 _Buchungsperioden und Abschluss In der Finanzbuchhaltung k nnen beliebige Buchungsperioden erfasst werden wobei immer nur die letzte Buchungsperiode eines Gesch ftsjahres in den Programmteilen der Finanzbuchhaltung als aktive Periode vorgeschlagen wird Ein durchschnittlicher Verein wird meist nur mit einer einzigen Buchungsperiode pro Jahr auskommen Obwohl die Buchungsprogramme das Buchen in mehreren 124 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Buchungsperioden erm glichen sollte aus bersichtsgr nden immer nur eine Buchungsperiode ge ffnet sein Abschluss Beim Abschluss werden alle Buchungen einer Buchungsperiode geschlossen und die Endst nde der Finanzkonten wahlweise also Er ffnungssalden in die n chste Buchungsperiode bernommen Nach dem Abschluss sind keine nderungen oder Stornos an Buchungen in der abgeschlossenen Buchungsperiode mehr m glich 8 Finanzbuchhalt
129. rschiedener Typen von Adressetiketten gibt liefern wir f r alle Adressetiketten ein eigenes Layout mit aus Stattdessen stellen wir eine auf den f r Etiketten notwendigen Funktionsumfang reduzierten Designer bereit mit dem der Anwender seine eigenen Anspr che an ein professionelles Etiketfenlayout erf llen kann Kopie von Adressetiketten ei Datei Bearbeiten Projekt Objekte Ansicht 2 2 R D 99 v o 5 10 15 20 25 l 30 35 40 45 50 55 60 mm ahri nhar verelensnszenchnensnsnelonstsnnnehensnstetelstenenn HEN Sportverein Blau Weiss Ofenbarge e V Claudia M llershagen F gt Wachholderstrasse 131 gi Frau Fi Claudia M llershagen Wachholderstrasse 131 26789 Olpersthagen List amp Label Projektdates ut Anz fertige Mindestzahl der Druckse 1 Transformation f r Pr s jung 1 gt Bi Layout Vorschau z Allgemeine Einstellungen 27124 3916 Selektieren nichts selektiert Durch Auswahl des Listentyps Adressetiketten und anschlie enden Aufruf des Designers ber die Toolbar wird der Anwender zun chst nach einem Namen f r das Etikett gefragt Sinnvollerweise k nnte man hier den von Hersteller vergebenen Namen oder die Typennummer des verwendeten Adressetiketts angeben Der Etikettendesigner arbeitet genau wie der in der Professional Edition enthaltene Listendesigner mit Echtdaten F r die angezeigten Daten wird der erste Datensatz au
130. rt des Berichtes zur Auswahl Drucken Durch Aktivieren des Drucken Buttons wird der Ausdruck gestartet Vorher wird noch ein Auswahldialog gezeigt in dem der Zieldrucker sowie die gew nschten Seiten weiter eingeschr nkt werden k nnen W hrend sich der Datenfilter auf die aus der Datenbank gelesene Datenmenge bezieht so wirkt der Druckdialog auf die erzeugte grafische Druckausgabe Vorschau Bevor ein Bericht tats chlich auf Papier gedruckt wird kann zun chst eine Vorschau am Bildschirm erfolgen Die Vorschau wird schon angezeigt auch wenn die Datenaufbereitung im Hintergrund noch l uft 7 Listen und Auswertungen 103 Export Ein Bericht kann nicht nur am Bildschirm angezeigt und auf Papier gedruckt werden sondern auch in ein anderes Datenformat bspw XLS Excel RTF Word HTML PDF Adobe Acrobat und diverse Grafikformate JPG BMP exportiert werden In der Standard Edition steht an dieser Stelle nur PDF zur Auswahl Design Die Professional und Network Edition werden mit einem integrierten Designer geliefert mit dem sich nahezu alle enthaltenen Listen als Vorlage kopieren und nach eigenen W nschen ab ndern lassen Die Funktionen des Designers werden wir etwas sp ter behandeln F r Adressetiketten wird im Wesentlichen der gleiche Designer in eingeschr nkter Form verwendet ve 104 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 72 Adressetiketten Da es am Markt etliche Hersteller mit hunderten ve
131. s System erh ht die Mitgliedsnummer fortlaufend L cken auff llen Freie Mitgliedsnummern werden gesucht und zur Wiederverwendung vorgeschlagen 40 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Ort Vorwahl aus dem Stamm vorschlagen Bei Aktivierung dieser Einstellung wird bei der Neuanlage von Mitgliedern in der Datenbank nachgelesen ob schon Mitglieder mit der eingegebenen PLZ vorhanden sind und die Felder Ort und Telefon werden entsprechend vorbelegt M nnliche Weibliche Anrede Die Anrede kann bei Auswahl des Geschlechts ebenfalls automatisch gesetzt werden bspw Sehr geehrter Herr Es k nnen in der Vorlage f r die Briefanrede auch Platzhalter NAME oder VORNAME hinterlegt werden SEPA Mandat Bei der Neuaufnahme von Mitgliedern kann auch das SEPA Mandat automatisch erzeigt werden Hier hat sich bspw die Verwendung der Mitgliedsnummer ggf in Verbindung mit einem K rzel bew hrt Druckselektion Hier kann bestimmt werden wie die Auswahl der Druckselektion im Mitgliederstamm vorbelegt werden soll 4 Stammdaten 4 4 2 Mitgliederstamm EZ Mitglieder ee kJ speichern und schie en 239286 Stammdaten Korrespondenz Beitr ge Gruppen WVL Zusatz Funktionen Ehrungen Zahlungen Info Mitglied Nr 324 aias Eberhard Photo des Mitglieds Name Frankenberg ra Zusatz Strasse An der Schmiede 11 aA PLZ Ort 26636 Musterstetten Land x Anrede Titel Herrn Suchbe
132. s der 7 Listen und Auswertungen 105 Mitglieder oder Kontakt Tabelle gelesen und als Beispiel angezeigt Nach dem Designer Aufruf wird bei neuen Etikettenlayouts zun chst das mitgelieferte Standardlayout angezeigt Als ersten Schritt solte man ber das oben angezeigte Auswahlmen unter Projekt gt Seitenlayout den Karteireiter Vorlagen ansteuern und aus den vielen mitgelieferten Vorlagen die richtige aussuchen Wenn der eigene Efikettentyp nicht direkt angezeigt wird kann man durch Deaktivieren der Option Nur in die eingestellte Seite passende Vorlagen anzeigen den Auswanhlbereich noch erweitern Im Designerfenster wird oben links 1 eine Vorschau des Efiketts angezeigt w hrend der zentrale Bearbeitungsbereich 2 oben im Fenster sichtbar ist Im Bearbeitungsbereich werden die eingestellten Datenobjekte je nach Ansicht mit Echtdaten gef llt angezeigt Im unteren Bereich werden alle zur Verf gung stehenden Datenfelder die berhaupt im Etikett in diesem Kontext gedruckt werden k nnten zur Auswahl angezeigt Die Auswahl der Datenfelder Variablen 3 ist aus bersichtsgr nden hierarchisch also als Baumstruktur angelegt Wird dort bspw der Ordner Mitglied ge ffnet werden alle druckbaren Informationen aus dem Mitgliederstamm aufgelistet Unter Mandant stehen die Kontakt und Adressdaten des Vereins Zus tzliche Felder k nnen aus der hierarchischen Ansicht 1 einfach per Drag amp Drop
133. sch wieder gemeldet und dann wieder angelegt werden Diese Konten k nnen aber f r eine Verwendung im Onlinebanking deaktiviert werden indem der Schalter Konto wird f r Onlinebanking verwendet deaktiviert wird Weiterhin k nnen sie als Privatkonto gekennzeichnet werden 130 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Fibu Finanzkonto Ein Bankkonto kann mit einem Fibu Finanzkonto verkn pft werden das im Bereich der Buchhaltung die Ums tze dieses Bankkontos repr sentiert In dem Fall k nnen die im Programmteil Kontoums tze heruntergeladenen Kontobewegungen direkt in die Fibu gebucht werden ohne in den Programmteil Dialogbuchen manuell wechseln zu m ssen Salden aktualisieren Mit dieser Funktion werden alle aktuellen Kontost nde abgerufen jedoch keine Umsatzdaten Die Salden werden auch automatisch aktualisiert wenn Kontoums tze abgerufen werden Weitere Funktionen bei Bankzug ngen Durch Klick mit der rechten Maustaste auf einem Bankzugang kann ein Kontextmen aufgerufen werden mit dem sich weitere Funktionen auf einen Bankzugang anwenden lassen Dabei kann bspw ein Chipkartenleser eingerichtet werden oder die Onlinebanking PIN kann ge ndert werden Im regul ren Gesch ftsbetrieb sollte dieses Men nicht oder nur selten notwendig sein Gespeicherte Bankzug nge Die Daten eines Bankzugangs werden nicht direkt in der Datenbank des VMeisters gespeichert damit diese bspw bei einem eingerichteten
134. spezielles Verzeichnis legen m chten ist hier der richtige Zeitpunkt f r die Auswahl des Datenverzeichnisses 11 Nach einigen weiteren Systempr fungen wird die Installation begonnen 2 Installation 17 12 Um nach Abschluss der Installation auch ber das Netzwerk auf den SQL Server zugreifen zu k nnen muss im Konfigurationsmanager im Windows Startmen noch das TCP IP Protokoll aktiviert werden Bei allen Clients die sich mit dem Datenbankserver in einer Mehrbenutzerumgebung verbinden sollen m ssen zus tzlich noch Ausnahmen in der lokalen Firewall definiert werden F r den Einsatz in einer Mehrbenutzerumgebung erleichtert einigen F llen die Aktivierung des SQL Server Browser Dienstes das Auffinden und Verbinden mit dem Server E Sal Server Configuration Manager W lolas Datei Aktion Ansicht 3 2310 ab B a SQL Server Konfigurations Manager Lokal Protokollname Status E SQL Server Dienste Y Shared Memory 3 SQL Server Netzwerkkonfiguration 32 Bi Y Named Pipes Aktiviert Deaktiviert S SQL Native Client 10 0 Konfiguration 32 4 4 SQL Server Netzwerkkonfiguration Be Protokolle f r SQLEXPRESS Y TCP IP 7 va Aktiviert Deaktiviert 4 8 SQL Native Client 10 0 Konfiguration amp Clientprotokolle 2 Aliase 2 3 Ein Datenbankserver verwaltet neben den eigentlichen Daten auch die Berechtigungen auf diese Daten Daher m ssen im Datenbankserver auch eigene Benutzerkonten an
135. t ndige SQL Server Installation Neue eigenst ndige SQL Server Installation oder Hinzuf gen von Features zu einer vorhandenen Installation Starten Sie einen Assistenten mit dem Sie SQL Server 2008 in einer Umgebung ohne Cluster installieren oder Features zu einer vorhandenen SQL Server 2008 Installation hinzuf gen k nnen 4 Neue SQL Server Failoverclusterinstallstion x Starten Sie einen Assistenten um einen SQL Server 2008 Failovercluster mit einem einzigen Knoten zu installieren a i Knoten einem SQL Server Failovercluster hinzuf gen FEB Sen Sie einen As ltanten um einarn vorhandenen SQE Servar 2008 Failoverchuster einen Knoten hinzuzuf gen Ay SQ Server 2000 oder SQL Server 2005 aktualisieren Starten Sie einen Assistenten f r die Aktualisierung von SQL Server 2000 oder SQL Server 2005 auf SQL Server 2008 Vor der Aktualisierung soliten Sie den Upgrade Advisor ausf hren um m gliche Probleme zu ermitteln Nach Produktupdates suchen Microsoft Update nach Produktupdates f r SQL Server 2008 durchsuchen 2 Installation 15 4 Nachdem Sie die Lizenzbedingungen akzeptiert haben werden zun chst die Setup Unterst tzungsdateien installiert 5 W hlen Sie jetzt die ben tigten Features aus Mindestens die Datenbankmoduldienste und der SQL Server Native Client 10 werden gebraucht Der Native Client muss auch auf allen Rechnern im Netzwerk installiert werden die auf die Datenbank zugreifen sollen 6
136. t zun chst keine weiteren Programmteile sondern wechseln Sie direkt in den Programmteil Stammdaten gt Vereinsdaten Hier werden die Grunddaten Ihres Vereins wie Anschrift Ansprechpartner und Bankverbindung eingetragen Allerdings m ssen an dieser Stelle auch wichtige Einstellungen get tigt werden wie sich das Programm in bestimmten Funktionen bspw in der Beitragsabrechnung verhalten soll Auch wenn man diese Funktionen sp ter noch ndern kann ist jetzt der richtige Zeitpunkt die ersten Einstellungen vorzunehmen und 2 Installation 23 Ihren Verein m glichst vollst ndig einzurichten Welche Bedeutungen die einzelnen Schalter und Auswahlfelder haben ist im n chsten Kapitel Vereinsdaten und nat rlich in der Onlinehilfe des Programms erkl rt Nehmen Sie sich die Zeit die Funktionen kennen zu lernen und nehmen Sie die f r Sie und Ihren Verein optimalen Einstellungen vor Bitte klicken Sie auf jeden Fall auf Speichern damit die Daten Ihres Vereins auch mindestens das erste Mal wirklich auch in der Datenbank abgelegt werden Erfassung der ersten Stammdaten Bevor Sie daran gehen Ihre Mitglieder zu erfassen oder per Datenimport in die Datenbank einlesen sollten Sie sich zun chst Gedanken ber die Beitragsstruktur Ihres Vereins machen und die Abteilungen bzw Sparten mit den dazugeh rigen Beitr gen im Spartenstamm hinterlegen Dann stehen Ihnen diese Informationen bei der Mitgliederpflege direkt zur V
137. t werden 1 3 stellig getrennt mit Komma angeben z B 0 12 018 und oder Sie geben Bereiche ein z B 0 17 20 29 Anzahl Abteilungs Nrn max 9 3 Nm 000 001 333 Anzahl Ehrungs Nrn max 9 Nin oo 999 Anzahl Funktions Nrn max 9 OK Starten ESC Abbruch In der Selektion sollten alle Mitglieder ausgew hlt werden Der Name der Ausgabedatei ist zwar nicht relevant sollte aber gemerkt werden damit die Datei sp ter wieder f r den Import ausgew hlt werden kann F r die Anzahl Abteilungen 146 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Ehrungen und Funktionen sollte immer das Maximum von 9 eingegeben werden Sollen nur Mitgliederdaten eingelesen werden kann die erzeugte Import Datei ohne weitere Arbeiten verwendet werden F r den Import von Sparten Abteilungen und Beitragss tzen ist etwas Vorbereitung im GLS Vereinsmeister notwendig Im Spartenstamm werden die Sparten aus WINNER mit dem gleichen Namen manuell angelegt Die Nummern der Sparten m ssen nicht identisch mit den Nummern aus WINNER sein da die Verkn pfung beim Import ausschlie lich anhand des Spartennamens erfolgt Hier ist auf exakte Schreibweise zu achten Da WINNER die Namen der Beitragsstufen nicht in die Export Datei stellt erfolgt die Zuordnung der Beitr ge nur anhand des Jahresbeitrags in Euro Es ist daher wichtig dass in jede Beitragsstufe einen eindeutigen Beitrag besitzt der sich von den anderen B
138. taffel ber cksichtigt kann beeinflusst werden ab welchem Zeitpunkt eine Altersstaffel herangezogen wird Standardm ig wird der Geburtsmonat genommen aber es ist auch m glich den Jahresanfang oder erst das Folgejahr nach dem Geburtstag zu verwenden Einstellungen Auf dem Karteireiter Einstellungen sind diverse Einstellschalter mit der die Ber cksichtigung der Sparte bspw in Statistiken und Auswertungen gesteuert werden kann LSB Meldung F r Sportvereine die eine j hrliche Bestandsmeldung an den Landessportbund bermitteln m ssen kann hier festgelegt werden zu welcher Sportart und zu welchem Fachverband die Sparte zugeordnet werden soll Die eigentliche Bestandsmeldung kann dann vom Programm teilweise automatisiert durchgef hrt werden Dabei wird eine Schnittstellendatei mit den Daten der Bestandsmeldung erzeugt die auf der Webseite des Landessportbundes hochgeladen werden kann Die Schnittstellendatei enth lt alle 54 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Daten ber die Mitgliederstruktur nach Geschlecht und Jahrgang verdichtet auf Fachverband und Sportart Auswertungen Hier kann eingestellt werden ob diese Sparte in der Beitragsvorschau oder in den Mitgliederstatistiken ber cksichtigt werden soll Enthaltener MwSt Satz Bei manchen Vereinen k nnen bestimmte Beitragsarten umsatzsteuerpflichtig sein In diesem Fall kann der Steuersatz unter Wertelisten und Tabellen hinterlegt und in der Spart
139. ten l Sichern Sie vor der Optimierung Ihre Daten Bei der Optimierung werden alle Tabellen der Datenbank bereinigt und neu geschrieben Wenn dabei etwas Unvorhergesehenes schief geht bspw weil der Rechner abgeschaltet wird oder das Filesystem oder der Virenschutz sich unsauber verhalten kann die Datenbank nicht mehr ge ffnet werden und Ihre Datensicherung ist alles was noch an nutzbaren Daten brig ist 136 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 2 F r eine Optimierung starten Sie den GLS Vereinsmeister m glichst frisch damit eventuelle Caches Zwischenspeicher geleert sind und die meisten Datenbankverbindungen noch ungenutzt sind 3 Der GLS VMinder Symbol neben Uhr muss beendet werden weil er ebenfalls Zugriff auf die DB hat I d R wird dieser automatisch beendet 4 W hrend der Optimierung m ssen Sie der einzige Benutzer der Datenbank sein D h der GLS Vereinsmeister darf nicht mehrfach gestartet sein oder auf anderen Pl tzen im Netzwerk ausgef hrt werden Die Optimierung wird direkt durch Aufruf der Funktion Optimieren gestartet Sicherung Wiederherstellung Eine regelm ige Datensicherung ist sozusagen die Lebensversicherung gegen PC Abst rze und Festplattenfehler Wie wirksam dieser Schutz ist liegt ausschlie lich in ihrer Hand Bei der Sicherung der Datenbank werden nur die Inhalte aller Datenbank Tabellen exportiert und in eine ZIP Datei gepackt Diese ZIP Datei sollten Sie
140. ten 28 Felder 111 Feuerwehr 59 Finanzbuchhaltung 114 Finanzen 34 158 Firewall 96 Funktionen 48 G GENO Verein 142 Gesch ftsbereich 123 Gewinn und Verlustrechnung 123 Gruppen 47 GS Verein 143 Gutschrift 70 H Hauptmen 27 hierarchische Ansicht 29 IBAN 133 individuelle Datenfelder 48 Infofeld 48 Installation 8 Installationspfad 11 Inventar 59 Inventargruppe 59 K Kategorien 63 Kommunikation 86 Kontengruppe 119 Kontenjoumal 123 Kontenrahmen 114 117 Kontenstamm 117 Kontoums tze 131 Korrespondenz 43 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch L Landessportbund 53 98 Lastschrift 66 74 Lastschriften 74 Liste 107 Listen 32 Listen und Auswertungen 101 M Mahnung 77 Mailserver 94 Mandant 150 154 Massen nderung 49 141 Mitgliederarchiv 50 Mitgliederstamm 41 Mitgliedsnummer 42 58 MySQL 20 N Navigator 27 Nummernkreise 37 O ODBC 153 offene Posten 72 77 Office 29 92 Onlinebanking 74 127 Optimierung 135 P Photo 42 58 Produktschl ssel 21 Protokoll 76 Provider 95 Index R Rechnung 64 Rechnungsausgangsbuch 76 Rechte 152 Reminder 81 Replikation 85 Rolle 149 Rollen 152 R cklastschrift 75 S Saldovortr ge 115 Schriftart 109 Selektion 31 68 SEPA 74 133 Serienbrief 38 91 Seriendruck 92 Serienmails 94 Setup 8 Sollstellung 36 64 67 Sonderzahlung 70 sortieren 29 Sparten 51 Spartenbeitr ge 45 Spartengruppe 51 Spende 78 Spendenbescheini
141. tesatz aus der Summe der Rechte aller zugeordneten Rollen 10 System Einstellungen 153 10 6 Verbindungseinstellungen Nur Professional und Network Edition Der GLS Vereinsmeister kann nicht nur mit der integrierten Datenbank Engine arbeiten sondern auch mit richtigen Datenbankservern Kontakt aufnehmen Als bevorzugtes Beispiel sei hier der Microsoft SQL Server 2008 oder auch MySQL 5 genannt Dies ist insbesondere in einer Mehrbenutzerumgebung im Netzwerk notwendig hat aber auch in Einzelplatz Umgebungen einige Vorz ge In den Verbindungseinstellungen wird die Verbindung zum Datenbankserver konfiguriert Da die Verbindung in der Regel ber einen ODBC oder OLEDB Treiber erfolgt muss der zum Datenbankserver passende Treiber auf dem PC installiert sein F r die Verbindung ist der Netzwerkname des DB Server sowie ein Benutzername und ein Passwort erforderlich Der GLS Vereinsmeister bernimmt die Anlage der Datenbank automatisch allerdings muss der Datenbank User ber gen gend Rechte verf gen Details zur Einrichtung eines Datenbankservers finden Sie im Abschnitt Installation in diesem Handbuch Die konfigurierte WVerbindungseinstellung wird erst beim Neustart des Programms aktiv 154 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 10 7 Mandanten verwalten Nur Professional und Network Edition Unter einem Mandanten verstehe man einen komplett eigenst ndigen Datenbestand der zwar in der gleichen Datenbank liegt aber von ande
142. tiert und in den GLS Vereinsmeister ber die Funktion Datenimport gt Import aus PC VAB wieder importiert 10 System Einstellungen 143 Datenimport aus GS Verein Sage Um Daten aus GS Verein zu importieren muss GS Verein auf dem Computer installiert sein F r den Import verbindet sich unsere Import Schnittstelle direkt mit der Borland Database Engine BDE von GS Verein und liest die Mitgliederdaten direkt ohne Erfordernis eines vorherigen Exports aus der Datenbank von GS Verein aus Zun chst muss der Dateipfad der Datenbank von GS Verein angegeben werden In den meisten F llen liegt dieser direkt mit im Programmverzeichnis von GS Verein Die Mitgliedsnummern in GS Verein besitzen ein Pr fix d R MIT um tats chliche Mitglieder von anderen im Mitgliederstamm gespeicherten Adressen zu separieren Dieses kann im Importassistenten angegeben werden Nur Datens tze mit diesem Pr fix vor der Mitgliedsnummer werden importiert Da GS Verein ein anderes Beitragsmodell beinhaltet bei dem die Beitragsstufen nicht zu Sparten zugeordnet werden gibt es verschiedene Strategien um die Beitr ge zu bernehmen Wenn im Verein jedes Mitglied nur einen einzigen Beitrag zahlt bietet sich die erste Option an alle Beitr ge in einer einzelnen Sparte anlegen Dabei wird eine Sparte Jahresbeitr ge angelegt die alle Beitragsarten aus GS Verein als Beitragsstufen enth lt Die zweite Strategie F r jede Beitragsstufe eine eige
143. trag 120 2 Jugendliche Beitragsstufen Beitrag 60 3 Familienbeitrag Beitragsstufen Beitrag 150 4 F rdermitglieder Beitragsstufen Beitrag 1 24 Beitrag 2 36 Der Vorteil der zweiten Variante liegt darin dass in den Datenfiltern und den Listen und Auswertungen mehr bersicht entsteht Der Vorteil der ersten Variante liegt in einer kompakteren Verwaltung 3 Bedienung 27 3 Bedienung 3 1 Hauptmen Das Hauptmen des GLS Vereinsmeisters wird ben tigt um einzelne Programmteile zu finden und zu starten Das Men ist thematisch in Programmbereiche eingeteilt Auf der linken Sete des Men s k nnen die Themenbereiche wie stammdaten Verarbeitung und Finanzbuchhaltung ausgew hlt werden Im zentralen Fenster werden dann die zum gew hlten Themenbereich geh renden Programmteile ausgelistet Dieses gro z gig angelegte Men erm glicht durch die gro en Symbole und die kurzen Erkl rungen zu jedem Programmteil ein leichtes Zurechtfinden Neben den Themenbereichen finden sich links auch Schaltfl chen bergreifende Programmfunktionen wie Favoriten Terminkalender und die Mandanten Auswahl Professional Edition Auff llig ist dass wir auf eine klassische Men leiste Datei Bearbeiten etc am oberen Bildschirmrand verzichtet haben Der Grund liegt darin dass wir der Meinung sind dass eine altbackene Men leiste modernen kontextbezogenen Oberfl chen nicht mehr zeitgem ist und
144. ttel Bei diesem Programmteil wird eine Beitragsabrechnung im Schnelldurchlauf simuliert Dabei bleiben nat rlich einige Details wie beitragsfreie Zeiten Spartenwechsel oder Ein und Austritte au er Acht weil es sich ja nur um eine grobe Planung handeln kann Die aus der Ermittlung resultierende bersicht stellt die zu erwartenden Beitragseinnahmen anhand einer so genannten Kreuztabelle dar F r einige Vereins besonders interessant ist hierbei nicht nur die Ermittlung der Beitragseinnahmen pro Monate sondern auch pro Sparte so das auf Basis dieser Daten eine Budgetierung f r jede Sparte erfolgen kann ve 84 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 5 9 Datenaustausch In vielen Vereinen wird die Vorstandsarbeit auf verschiedene Vorstandsmitglieder aufgeteilt Somit ist es nur w nschenswert wenn alle Vorstandsmitglieder die gleiche Datenbasis haben oder wenn bspw die Finanzbuchhaltung nur von einer Person bernommen wird und die Daten der Fibu dann trotzdem im Gesamt Datenbestand enthalten sind Mit der Network Edition des GLS Vereinsmeisters sind verschiedene Szenarien denkbar mehrere Anwender zu einer zentralen Datenbank auf einem gesicherten Internet Server zu konnektieren die dann an einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten und immer die aktuellsten Daten vorliegen haben Dies ist in vielen F llen die bevorzugte Methode erfordert aber Fachkenntnis und einen hohen Aufwand bei der Installation und Absicherung einer solchen Umg
145. ufen zugeordnet werden sollen Im ersten Schritt werden die Mitglieder ausgew hlt an denen die Massen nderung durchgef hrt werden soll Dabei k nnen ber eine Selektionsmaske beliebige Mitglieder Gruppen oder Sparten ausgew hlt angeklickt werden Im zweiten Schritt wird die Art der Massen nderung ausgew hlt die durchgef hrt werden soll Wird die Verarbeitung gestartet durchl uft das Programm alle gew hlten Mitglieder und f hrt die nderung an jedem Mitglied durch 50 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch Hinweis Achten Sie darauf dass Sie wirklich die richtigen Mitglieder ausgew hlt haben da als Standard Auswahl alle Mitglieder vorbelegt sind Reaktivierung aus dem Mitgliederarchiv Ausgetretene Mitglieder die wieder in den Verein aufgenommen werden sollen k nnen au dem Mitgliederarchiv bernommen werden indem in der Toolbar das Untermen des Neu Buttons ge ffnet und dort die Aktion Aus Archiv gew hlt wird bernahme von Kontakten Kontakte k nnen in den Mitgliederstamm bernommen werden Hierf r wird in der Toolbar im Untermen des Neu Buttons die Aktion Aus Kontakten gew hlt Vorbelegung von Datenfeldern Im Bereich Vereinsdaten k nnen Standardwerte f r die Vorbelegung von Datenfeldern bei der Nevandlage hinterlegt werden Erweiterte Datenfilter Datenfilter siehe Kapitel 3 im Mitgliederstamm k nnen nicht nur die Grunddatenfelder des Mitgliederstamms um
146. um die Sollstellung durchgef hrt werden soll Der Buchungstext wird als Positionstext f r die Beitragsrechnungen in jeder Beitragsposition gespeichert und sollte m glichst kurz gehalten werden Ein Text wie Beitrag erstes Quartal ist in der Regel ausreichend Weitere Informationen wie Sparte und bei Familienmitgliedschaften f r welches Mitglied der Beitrag berechnet wurde sind beim mitgelieferten Standard Layout ohnehin noch einmal in der Rechnung aufgef hrt F r die Selektion der Mitglieder und Sparten kommt ein spezieller Selektions Dialog zum Einsatz bei dem sowohl einzelne Mitglieder als auch ganze Gruppen selektiert werden k nnen Auch hier ist der Einsatz von Mitgliedergruppen auch dynamische Gruppen m glich Hierzu ein kleiner Hinweis am Rande Das hohe Ma an Komfort dieser Selektionsvariante wird mit einer kleineren Einbu e an Geschwindigkeit der Sollstellung erkauft da bei einer Einzelselektion wirklich jedes Mitglied einzeln aus der Datenbank gelesen werden muss Eine Sollstellung einer Menge von mehreren tausend Mitgliedern kann daher durchaus mehr als 10 Minuten dauern Da man aber eine Sollstellung nicht jeden Tag durchf hrt wird man durch die erreichte Flexibilit t mehr als entsch digt Bei kleineren Vereinen ist dieser Umstand ohnehin zu vernachl ssigen Nachdem die Sollstellung gestartet wurde werden alle selektierten Mitglieder durchlaufen und der f llige Beitrag wird 5 Verarbeitung 69 ermitte
147. ung 125 8 8 Beispiele von Gesch ftsvorf llen F r Anf nger die noch Erfahrungen mit der doppelten Buchf hrung sammeln m chten sind im Folgenden ein paar allgemeine Gesch ftsvorf le mit den entsprechenden Buchungen aufgef hrt Alle hier gezeigten Buchungen basieren auf der DoSB Empfehlung f r einen Vereinskontenrahmen 1 Buchung der gutgeschriebenen Lastschriffen aus einem Beitragseinzug 3125 50 Euro Konto Bezeichnung Zugang 1200 Bank 3125 50 3000 Beitr ge 2 Barabhebung 200 00 Euro Konto Bezeichnung Zugang 1000 Kasse 200 00 1200 Bank 3 Einladungen per Post verschicken 92 00 Eur Konto Bezeichnung Abgang 1200 Bank 92 00 4881 Versandkosten 126 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 4 Zahlung einer Versicherungsrechnung 480 00 Euro Konto Bezeichnung Abgang 1200 Bank 480 00 4070 Versicherungen 5 Zinsgutschrift 120 00 Euro Konto Bezeichnung Zugang 1200 Bank 120 00 3620 Zinsertr ge 6 Einkauf von Getr nken f r eine Veranstaltung inkl Umsatzsteuer automatische Steuerbuchung aufgrund des Steuerschl ssels 380 80 Euro Konto Bezeichnung Abgang 1000 Kasse 380 80 6420 Getr nke 320 00 Euro 6910 Vorsteuer 60 80 Euro 9 Onlinebanking 127 9 Onlinebanking Der GLS Vereinsmeister verf gt ber ein integriertes
148. ung kennen gelernt haben die abzurechnenden Mitglieder per Selektionsdialog ausgew hlt werden Bei der Abrechnung werden alle nicht abgerechneten Sollstellu ngen ber cksichtigt und bewertet Der angegebene Buchungstext wird bei Lastschriftenzahlern auf dem Kontoauszug als Buchungstext gedruckt Ansonsten ist der Buchungstext in den Buchungstexten der erzeugten offenen Posten wieder zu finden Nachdem die Erzeugung der Abrechnung beendet ist wechselt das Formular in die Bearbeitungsansicht Die gleiche Ansicht kann ebenfalls aufgerufen werden indem eine Abrechnung in der vorhergehenden Such und bersichtsmaske zur Bearbeitung bspw per Doppelklick ausgew hlt wurde Im rechten Teil des Abrechnungsformulars stehen die weiteren Funktionen des Abrechnungsprogramms zur Verf gung Rechnungen drucken Durch die Funktion Rechnungen drucken wird das Druckformular f r Rechnungen aufgerufen Rechnungen k nnen nicht nur gedruckt sondern auch bspw als PDF Datei exportiert werden Zur Druckkontrolle steht auch eine Vorschau zur Verf gung Der grafische Designer f r Rechnungsformulare ist nur ab der Professional Edition des GLS Vereinsmeisters in der Lizenz enthalten Die mitgelieferten Standard Layouts f r Rechnungen umfassen sowohl Rechnungen mit integriertem Briefkopf als auch Layouts f r Vereine die Briefpapier mit eigenem Briefkopf einsetzen Wird der tats chliche Ausdruck der Rechnung auf einen Drucker ausgew hlt
149. us aus Platzgr nden sind an dieser Stelle Zeilenumbr che z T nicht zu vermeiden Windows 2000 XP Programm C Programme GLS Vereinsmeister Daten C Dokumente und Einstellungen All Users Anwendungsdaten GLS Vereinsmeister Windows Vista Windows 7 32 Bit Programm C Program Files GLS Vereinsmeister Daten C ProgramData GLS Vereinsmeister Windows Vista Windows 7 64 Bit Programm C Program Files x86 GLS Vereinsmeister Daten C ProgramData GLS Vereinsmeister 12 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 2 2 Client Server Installation Die Installation als Pro Edition mit Datenbankserver oder als Network Edition ist in den ersten Installationsschritten identisch Wenn Sie die Standard Edition vom GLS Vereinsmeister einsetzen k nnen Sie diesen Installationsschritt komplett berspringen Bei der Pro Edition ist dieser Schritt optional Wie empfehlen dass dies nur von einem erfahrenen Computernutzer oder EDV Fachmann durchgef hrt werden sollte Die Installationsschritte f r den Datenbankserver sind abh ngig von dessen verwendeter Version und wird daher in diesem Abschnitt nicht f r jede DB Engine einzeln behandelt Die zum GLS Vereinsmeister kompatiblen Datenbankserver entnehmen Sie bitte den Informationen zur jeweiligen Edition vom GLS Vereinsmeister auf unserer Homepage In den meisten F llen wird aus heutiger Sicht der Microsoft SQL Server 2
150. von einem angemeldeten Benutzer mit Administratorrechten per Doppelklick gestartet und f hrt Sie durch den Installationsprozess Die Einzelplatzinstallation wird in der Regel so durchgef hrt dass auch andere an Ihrem Rechner angemeldete Benutzer mit den Daten des GLS Vereinsmeisters arbeiten k nnen Dies ist besonders dann sinnvoll wenn der Rechner bspw im Vereinsheim steht und von mehreren Anwendern benutzt wird In der Standard Version werden im Gegensatz zur Pro oder Netzwerkversion jedoch die Zugriffrechte innerhalb des Programms nicht gesondert differenziert Das Installationsprogramm fragt Sie nach den ben tigten Angaben wie Installationspfad Desktop Verkn pfungen etc und installiert dann die Client Komponente der Anwendung 2 Installation 9 Setup GLS Vereinsmeister Willkommen zur Installation von GLS Vereinsmeister Dieser Assistent wird jetzt GLS Vereinsmeister 6 0 auf Ihrem Computer installieren Sie sollten alle anderen Anwendungen beenden bevor Sie mit dem Setup fortfahren Weiter zum Fortfahren Abbrechen zum Verlassen Nach dem Aufruf des Setup Programms meldet es sich mit einem kurzen Willkommensgru 1 Setup GLS Vereinsmeister Lizenzvereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Lesen Sie bitte die folgenden Lizenzvereinbarungen Benutzen Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste oder dr cken Sie die Bild Ab Taste Endbenutzer Lizenzvertra
151. werden w hrend ein Ausrufungszeichen ggf eine Neusynchronisierung des Zugangs erfordert Einen neuen Bankzugang einrichten Ist noch kein g ltiger Bankzugang hinterlegt muss dieser zun chst eingerichtet werden Ein Assistent f hrt den Benutzer dabei durch den Einrichtungsprozess Bevor Sie einen Bankzugang einrichten muss dieser bei Ihrem Kreditinstitut beantragt werden Bitte informieren Sie sich bei dieser Gelegenheit welches Verfahren Ihre Bank unterst tzt und empfiehlt Zun chst muss dabei das gew nschte Sicherheitsverfahren angegeben werden In den meisten F llen wird heute ein TAN Verfahren zum Einsatz kommen aber auch Chipkartenleser oder Schl sseldatei bspw auf Diskette sind m glich Nach Eingabe der Bankleitzahl werden dann die Zugangskennung und das gew nschte TAN Verfahren abgefragt Hier kann je nach Bank ein unterschiedliches Verfahren zum Einsatz kommen und viele Banken unterst tzen mehrere unterschiedliche Arten Nach Einrichtung des Zugangs wird dieser zun chst online synchronisiert Bei der Synchronisierung werden alle beim Ihrem Kreditinstitut f r Onlinebanking freigeschalteten Konten automatisch angelegt Experten Modus Sind die vom Assistenten vorgeschlagenen Verbindungsdaten nicht korrekt bspw veraltet k nnen die Verbindungsdaten bspw Onlinebanking URL im Expertenmodus auch vollst ndig selbst eingegeben werden sofern sie bekannt sind 9 Onlinebanking 129 Einen Bankzugang nder
152. werden wird direkt beim Versand eine Fehlermeldung angezeigt Es kann gew hlt werden den Versand abzubrechen oder den Fehler zu ignorieren und mit der n chsten Mail fortzufahren Technische Voraussetzungen Es gibt eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Fehlerquellen beim Versenden von Serien Emails Viele davon h ngen mit dem Bestreben der Internetprovider zusammen unerw nschte Massen Mails sog Sspam wirkungsvoll zu unterbinden Mit dem Versenden einer Serien Mail an Ihre Vereinsmitglieder machen Sie aber technisch genau das Da wir nicht alle Provider und deren Richtlinien kennen sollen hier einige Fehlerquellen nur stichwortartig aufgez hlt werden e Firewall der GLS Vereinsmeister muss in der Firewall des lokalen Clients und ggf in einer netzweiten Firewall frei geschaltet werden e Verbindungsdaten und Authentifizierung beim Provider falsch ggf d rfen Sie auch ohne oder mit falschen Verbindungsdaten trotzdem Mails an sich selbst aber nicht an Dritte senden e Mailbeschr nkungen des Providers maximale Empf nger Anzahl pro Mail maximale Anzahl Mails pro Tag oder Verbindung e Verbindungs Timeouts oder Protokollfehler Bitte pr fen Sie die o g Voraussetzungen sehr gr ndlich weil der Mailversand dabei nicht selten ohne aussagekr ftige Fehlermeldung des verbundenen Mailservers Ihres Providers abbricht 6 Korrespondenz 97 6 3 Mahnungen Nicht immer l uft das Finanzwesen in einem
153. yp auf dynamisch und erfassen Sie als einziges folgendes Kriterium Feld Alter Operand lt und Wert 18 Dann auf das Plus klicken um das Kriterium hinzuzuf gen Wenn Sie nach dem Speichern der Gruppe bspw den Mitgliederstamm ffnen und die Ansicht umschalten Toolbar oben rechts Ansicht auf nach Gruppen werden Sie in der hierarchischen bersicht die Gruppe Minderj hrige als Ordner dargestellt sehen Wenn Sie jetzt auf diesen Ordner klicken wird erst in diesem Moment die Abfrage auf die Datenbank durchgef hrt und die Mitglieder unter 18 Jahren werden ermittelt 4 Stammdaten D 4 5 Banken Das Bankenverzeichnis wird verwendet um bspw im Mitgliederstamm die erfasste Bankverbindung zu pr fen Im Bankenverzeichnis sind Bankleitzahlen und Namen aller deutschen Banken standardm ig enthalten und werden bei der Installation des Programms automatisch angelegt Das Bankenverzeichnis kann dennoch von Hand gepflegt werden wenn sich Bankleitzahlen bspw durch Fusion ndern In der Regel wird mit diesem Programmteil jedoch kaum gearbeitet werden 58 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch 4 6 Kontakte In nahezu jedem Verein sind neben den Mitgliederadressen auch andere externe Adressen f r den Vereinsbetrieb relevant Im Pflegeprogramm f r Kontakte werden diese Adressen zentral verwaltet Kontaktadressen k nnen auch als Grundlage f r Spendenbescheinigungen dienen wenn die Ansc
154. zahlungen in unserem Fall Sonderzahlungen genannt die Mitglieder zu leisten haben Als Beispiel seien hier Aufnahmegeb hren Arbeitsstunden oder Kursgeb hren genannt Mit dem Programmteil Sonderzahlungen werden diese erfasst und verwaltet und mit der Abrechnung werden aus den Sonderzahlungen ggf zusammen mit Beitragspositionen ebenfalls offenen Posten erzeugt Der Endbetrag einer Sonderzahlung errechnet sich immer aus Menge x Preis Sonderzahlungen k nnen zu Auswertungs zwecken typisiert werden Mit Ausnahme von Gutschriften haben die Typen jedoch keine Auswirkung auf die Berechnung der Zahlung Wird eine Sonderzahlung als Gutschrift oder Honorar definiert wird der Endbetrag negativ Der Buchungstext der Sonderzahlung wird in der Rechnungsposifion gedruckt F r Vereine die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen kann f r Sonderzahlungen ein MwSt Satz hinterlegt werden der dann auf Rechnungen ausgewiesen wird Sammelabrechnung Sonderzahlungen die f r die Sammelabrechnung vorgesehen sind werden bei der Abrechnung mit dem f lligen Beitrag verrechnet Dies ist insbesondere bei Lastschriften interessant weil dann die Summe aus Beitrag und Sonderzahlung als einzelne Buchung auf dem Kontoauszug des Mitglieds zusammengefasst wird Zahlungseing nge f r Sonderzahlungen werden ebenfalls ber die Finanzbuchhaltung oder die Funktion Zahlung erfassen bei den offenen Posten gebucht 5 Verarbeitung 71 Import von Son
155. zerbezogen zur Auswahl Men beim Programmstart Benutzer k nnen sich die Programmteile mit denen sie am meisten arbeiten zu Favoriten zusammenstellen Wenn das Programm nicht mit dem Men bereich Hauptprogramme sondern mit einem anderen Men bereich starten soll kann der Bereich hier gew hlt werden Fensterverhalten In der Regel starten alle Programmfenster oben links in einer voreingestellten Gr e Hier kann gew hlt werden dass Fenster an der letzten Position in der letzten Gr e erscheinen sollen Diese Einstellung wird aus technischen Gr nden nicht von allen Fenstertypen respektiert Termine Geburtstage anzeigen Hier kann man sich an bestimmte Termine und Geburtstage beim Programmstart erinnern lassen Durch die notwendigen Datenbankabfragen kann sich der Start des Programms bei gro en Datenmengen etwas verlangsamen Auf Updates pr fen Vom GLS Vereinsmeister werden regelm ig neue Versionen ver ffentlicht die von unserer Webseite heruntergeladen 148 GLS Vereinsmeister Benutzerhandbuch werden k nnen Neben Korrektur von Problemen beinhalten die Updates immer auch neue Funktionen Das Programm kann bei bestehender Internetverbindung von Zeit zu Zeit selbstt tig berpr fen ob ein neues Update verf gbar ist und Sie beim Programmstart dar ber informieren Sicherheit Wenn es vom Administrator freigegeben wurde kann hier bei der Network Edition und bei der Professional Edition das Kennwort

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