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CATS 2.1 Benutzerhandbuch - Cerebra Informationssysteme Gmbh
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1. abstractExtension Allowed extension for abstract upload empty gt no limitation fullPaperExtension Allowed extension for full paper upload empty gt no limitation submissionAgreement User has to confirm an agreement before uploading a paper abstractLatex Template LaTex Template for abstracts showPreferredPresentationType Possibility for the user to choose the preferred acceptance status Seite 50 CATS 2 1 Benutzerhandbuch showUserPaperQuality Show paper quality to user latexHelpLink Link to LaTex Specifications 11 1 2 Payment Settings Name Description currencyDescriptor Currency descriptor in ISO Standard such as EUR USD etc regNumPrefix Prefix for the Registration number delayInvoiceCreation true means that all created invoices have to be confirmed by the conference administration bookingConfirmation Enables booking confirmations for 0 invoices bcNumPrefix Prefix for the booking confirmation number show VAT Enables VAT in invoices vatRate Edit VAT rate automatedInvoiceMail send invoice mail automatically automatedPaymentConfirmationMa il send payment confirmation mail automatically creditCardPayment CreditCards for Offline Payments masterCard visa dinersClub americanExpress invoiceBCC BCC Mail Address for Invoices externalProviderString Title for external provider printed on invoice External Providers inv
2. Er ist berechtigt das Konferenzprogramm zu erstellen und zu ver ndern Drucksorten zu erzeugen und generell die Benutzerverwaltung vorzunehmen CommercialAdmin SuperAdmin Der CommercialAdmin steuert berwacht und verwaltet s mtliche Zahlungsabl ufe Dazu geh rt nat rlich auch das Einrichten der Bezahlsysteme ReviewingAdmin SuperAdmin Prim re Aufgabe des ReviewingAdmin ist es Reviewing Prozesse abzubilden und selbige im weiteren Verlauf zu steuern ProgrammeAdmin ConferenceAdmin Der ProgrammeAdmin hat Zugriff auf das Konferenzprogramm darf dieses also sowohl erstellen als auch sp ter ver ndern falls n tig MailUser ConferenceAdmin Der MailUser darf vom Mailinterface vollst ndig Gebrauch machen GTAdmin Personen denen die Rolle eines GTAdmin zugewiesen wurde stehen ein wenig au erhalb dieser Hierarchien Da das integrierte Hotelbuchungsinterface f r Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von GrazTourismus zugeschnitten ist soll hier auch keine weitere Betrachtung erfolgen Nun kann wohl von der Verwaltung eine neue Gruppe angelegt und in den Hierarchiebaum integriert werden doch dient das vornehmlich einer internen Klassifizierung von Benutzern die durch das System der Mitgliedschaften nicht abgedeckt werden kann Das zuweisen von Rechten ist im Moment durch die Verwaltung nicht m glich Im Bedarfsfall wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support Per Show assigned User kann nun ein
3. TRANSACTIONID FILENAME sendOSRUserInvoiceMailBody OSRUser Invoice mail body Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME INVOICENUMBER CREATED CHARGE FILENAME sendOSRUserInvoiceMailSubject OSRUser Invoice mail subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME Seite 54 CATS 2 1 Benutzerhandbuch INVOICENUMBER CREATED CHARGE FILENAME specialTracksRename empty gt Special Tracks exportFormat File Format for export csv or xls conferenceProgrammeShown Set the calendar visibility everyone no login needed user all user after login participant just user with a confirmed conference ticket administrator no user programme visible conferenceProgrammeShowMediu m mu Medium to show in the public conference programme no fullpaper abstract or cameraReadyMaterialRename empty gt Camera ready material delayedBookingMailBody Delayed booking mail body Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME delayedBookingMailSubject Delayed booking mail subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME editInvoiceAddress Add possibility to edit the invoice address not recommended abstractRename Change label of abstract upload field fullPaperRename Change label of full paper upload
4. 0 choiceSelected 0 gt 00 Unacceptable lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 Untidy lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Acceptable lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 Clear enough lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Good lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 Very good lt tns choice gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Summary lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Give a general score to the paper lt tns groupDescription gt lt tns question description Overall evaluation ID 6 visibleToUser true type single overallScoreQuestion true gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 00 Unacceptable lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 Doubtful lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Low quality Not indispensable lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 Average lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Good quality Interesting enough lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 Very high quality The kind of paper I like to read lt tns choice gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Comments lt t
5. Alle Tabellen bieten eine Sortierung nach s mtlichen datenf hrenden Spalten an Diese Sortierung kann durch einen Klick auf die Beschreibung der Tabellenspalte in der Kopfzeile ausgel st werden Zun chst wird ansteigend sortiert weitere Klicks schalten jeweils zwischen ansteigend und absteigend um Sollen die angezeigten Daten nach bestimmten Kriterien gefiltert werden so ist das mit Seite 4 CATS 2 1 Benutzerhandbuch den Filtermechanismen m glich die ebenfalls noch oberhalb der Kopfzeile angeboten werden Steht ein Volltextfilter zur Verf gung so werden bei erfolgter Filterung alle Fundstellen optisch in der Tabelle hervorgehoben Die Filterung wird in diesem Fall automatisch ausgel st und das Ergebnis dynamisch eingeblendet Soll wieder die gesamte Tabelle zur Verf gung stehen so ist einfach der zu suchende Text aus dem Filter Textfeld zu l schen Dar ber hinaus bieten alle modernen Internet Browser komfortable Suchfunktionen an die es erlauben auch in nicht gefilterten Listen oder nach schwer herauszufilternden Kriterien zu suchen Diese Funktion wird im Allgemeinen ber die Tastenkombination lt Strg gt f aufgerufen Filter k nnen in CATS beliebig oft hintereinander angewendet werden Aktivierte Filter werden farblich hervorgehoben Um diese wieder zur ckzusetzten gen gt ein Klick auf remove all und schon wird wieder eine vollst ndige ungefilterte Tabellenansicht angezeigt Weiters bietet CATS die M
6. Zur Verf gung stehen hier e pending Die Ausstellung einer Rechnung wurde verz gert um die Best tigung der Verwaltung abzuwarten Dieser Zustand kann nur eintreten wenn die Verz gerung in den Systemeinstellungen gefordert bzw festgelegt wurde Andernfalls werden die Rechnungen direkt ausgestellt und der Start Zustand eines Zahlungsvorganges ist open Es ist im Allgemeinen mit einem gewissen Mehraufwand f r die Verwaltung zu rechnen wenn diese Option aktiviert ist au erdem ist es f r die potenziellen Teilnehmer durchaus st rend auf eine Best tigung warten zu m ssen Vorteile aus so einer Vorgehensweise ergeben sich in erster Linie bei einer berhand nehmenden Anzahl an Anmeldungen ausgehend von denen eine tats chliche Teilnahme aus verschiedenen Gr nden nicht zu erwarten ist oder bei geschlossenen Veranstaltungen mit vordefiniertem Teilnehmerkreis open Eine Rechnung wurde bereits ausgestellt aber es ist noch keine Zahlung in ausreichender H he eingetroffen Das ist der Standardfall bei Bank berweisungen und Barzahlung aber auch abgewiesene Kreditkartenzahlungen finden sich in diesem Zustand wieder Sobald der Betrag eintrifft kann bzw soll der Status von der Verwaltung manuell auf balanced gesetzt werden Dadurch wird automatisch eine Zahlungsbest tigung ausgestellt und dem Benutzer zum Download angeboten e balanced Der Zahlungsvorgang ist abgeschlossen cancelled Der Zahlungsvorgang wurde storniert Zu
7. chst um die Beschreibung der Dienstleistung gebeten Diese Beschreibung wird dann sowohl im Benutzerinterface als auch auf der Rechnung ausgegeben Der maximal zu verrechnende Betrag stellt nat rlich einen wesentlichen Parameter dar Im Falle von kostenlos angebotenen Services ist hier einfach 0 einzutragen Als n chstes ist der Zeitraum anzugeben in dem Buchungen berhaupt m glich sein sollen Vor Erreichen bzw nach Ablauf dieser Periode findet der Benutzer zwar die Servicebeschreibung im Webshop hat aber keine M glichkeit tats chlich eine Buchung Seite 32 CATS 2 1 Benutzerhandbuch vorzunehmen Eine zentrale Frage gilt es beim Parameter Invoiced by zu beantworten es geht n mlich darum welche Stelle tats chlich die Rechnung ber eine erfolgte Buchung ausstellt Das kann einerseits die Konferenzverwaltung sein wodurch gebuchte Services eben sp ter auf vom System generierten Rechnungen aufscheinen und andererseits der Externe Dienstleister Somit wird in CATS nur eine Reservierungsliste gef hrt die im Bedarfsfall an die Dienstleister weitergeleitet werden m sste Rechnungen werden in dem Fall keine ausgestellt Sofern notwendig kann hier auch eine f r die Abwicklung der Buchungen zust ndige Kontaktperson angegeben werden Die Serviceperiode als n chster Parameter hat vorderhand informativen Charakter und setzt das interessierte Publikum dar ber in Kenntnis in welchem Zeitraum eine gegebene Dienstleistung b
8. 1 choiceSelected 0 gt 1 lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 2 lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 0 gt 3 lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 4 lt tns choice gt lt tns choice key 5 choiceSelected 0 gt 5 Fair lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 6 lt tns choice gt lt tns choice key 7 choiceSelected 1 gt 7 Good lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 8 lt tns choice gt lt tns choice key 9 choiceSelected 0 gt 9 lt tns choice gt DREOFAIOFOEDLEAROTE Seite 59 CATS 2 1 Benutzerhandbuch lt tns choice key 10 choiceSelected 0 gt 10 Excellent lt tns choice gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Comments lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Please provide a detailed explanation for your evaluation Point out strengths and weaknesses of the submitted contribution as well as suggestions for improvement All comments to the scientific board are kept private among this group and are not released to the authors lt tns groupDescription gt lt tns question description Comments to the Authors ID 12 visibleToUser true type text cols 30 zows 10 gt lt tns text gt lt tns text gt lt tns question gt lt tns question description Comments t
9. Aussendung get tigt hat um eine durchg ngige Nachvollziehbarkeit der gesetzten Aktionen zu gew hrleisten 6 3 Manage my Signatures Signaturen sind kurze Texte die an e Mail Nachrichten unten angeh ngt werden k nnen und per definitionem mit der Zeichenfolge vom eigentlichen Nachrichtentext abgetrennt werden CATS f gt sowohl diese Trennung als auch eine bestimmte Signatur sofern ausgew hlt automatisch den ausgehenden Nachrichten an Dazu muss zun chst aber mindestens eine Signatur erstellt werden und das funktioniert vermittels dieses Werkzeugs Wiederum erh lt man zun chst beim Zugriff auf das Tool eine bersicht ber die bereits abgelegten Daten diese Liste kann nat rlich auch leer sein Create a new Signature erlaubt dann eben das Anlegen einer neuen Signatur die durch ihren Namen als Identifikationsmerkmal und den eigentlichen Text der an die e Mails angeh ngt werden soll definiert ist Selbstverst ndlich k nnen bereits angelegte Signaturen sp ter noch ver ndert werden Ein H kchen bei Default bzw Standard bevorzugt eine Signatur gegen ber anderen und wird bei der Neu Erstellung einer Mailingliste gleich vorausgew hlt was oft recht komfortabel sein kann 7 Scientific Menu 7 1 Submission Management Die Liste aller Einreichungen stellt das Backend zum Einreichprozess f r die wissenschaftliche Verwaltung dar Hier werden nicht nur Informationen geb ndelt sondern auch eine ganze Reihe an Akt
10. Berechnung der enthaltenen Steuer erfolgt dann nach dem ebenfalls in den Systemeinstellungen festzulegenden Prozentsatz Wesentlich ist hier auch die Festlegung der Zahlungsverarbeitung Standardwert ist offline was bedeutet dass die Kontrolle des Zahlungseinganges nicht automatisiert Seite 34 CATS 2 1 Benutzerhandbuch sondern von der Verwaltung selbst durchgef hrt und in der Zahlungsliste manuell vermerkt wird Sollen automatisierte Verfahren zur Anwendung kommen stehen momentan Schnittstellen zu den Payment Service Providern Viveum Multipay und Mpay24 zur Verf gung Gegebenenfalls m ssen hier zus tzliche Parameter gesetzt werden f r die ein eigenes Datenfeld bef llt werden muss Im Bedarfsfall empfiehlt es sich hier mit dem Cerebra Support R cksprache zu halten 9 4 Deductibles Das Rabattsystem in CATS erm glicht es auch komplizierte Preisstrukturen treffsicher abzubilden So k nnen zum Beispiel Fr hbucherboni oder Verg nstigungen f r Studenten oder Mitglieder von bestimmten Fachverb nden vergeben werden Aus diesem Grund werden alle Angebote mit ihren h chsten eventuell g ltigen Preisen angegeben von denen sofern zutreffend Rabatte abgezogen werden Dieses Werkzeug schafft die M glichkeit solche Abz ge und deren Parameter festzulegen Dazu stehen drei Rabatttypen zur Verf gung e discount by a fixed value zieht einen Fixbetrag vom aktuell zutreffenden Preis ab Diese Rabatte k nnen kombiniert
11. Einerseits k nnen so Geldfl sse zu einem fr hen Zeitpunkt generiert werden andererseits nimmt die Liste und damit die Zahl der gebuchten Teilnehmer ebenfalls schon fr her Gestalt an Um diesen Vorteilen nicht zu entgehen kann man den Fr hbucherbonus f r bestimmte Zahlungsarten ausnehmen was sich erfahrungsgem f r die Barzahlung vor Ort anbietet 10 Conference Menu 10 1 Manage Conference Programme Dieses Werkzeug erlaubt es den Veranstaltern in k rzester Zeit auch komplexe Programmstrukturen abzubilden Dazu dient zun chst ein Raster der tabellarisch die Tage einer Veranstaltung in den Spalten abbildet Die Parameter f r den ersten und letzten dargestellten Tag sowie den fr hesten und sp testen dargestellten Zeitpunkt und die Intervalle dazwischen werden in den Systemeinstellungen festgelegt siehe Kapitel 11 1 Im Rahmen dieses tools wird weitgehend mit Drag amp Drop Konzepten gearbeitet also dem Ziehen und gezielten Loslassen von Elementen Das beginnt bereits beim Anlegen eines neuen Programmpunktes typischerweise Session genannt Dazu wird einfach das Feld New Session links oben mit dem Mauszeiger in den Programmraster gezogen und beim gew nschten Startzeitpunkt losgelassen Die L nge einer Session kann im Anschluss und zu jedem gew nschten Zeitpunkt sp ter durch verschieben des unteren Endes des Session Feldes im Kalender ver ndert werden und zwar um jeweils die Zeitspanne die die Systemeinstellung smallTimelnt
12. Einreichung durch den Autor oder ein anderes Mitglied der Verwaltung vorgenommen wird Besonders interessant wird das in Kombination mit der Aktion Show unread welche die Liste der Einreichungen auf eben alle neuen oder berarbeiteten Papers reduziert So kann im Laufe der Vorbereitungen regelm ig berpr ft werden ob und was sich an den Einreichungen ver ndert hat und entsprechend darauf reagiert werden Entsprechende Filter und Sortierkriterien helfen bei der Auswahl der zu pr fenden Einreichungen Ganz hnlich verh lt es sich mit dem Hinweis darauf ob eine Einreichung bereits auf korrekte Formatierung berpr ft worden ist dazu sp ter mehr Gegebenenfalls wird in der Spalte Checked eine gr ne Markierung angebracht w hrend noch nicht berpr fte Einreichungen rot markiert sind Diese Feststellung beruht auf den Ergebnissen eines sehr m chtigen Werkzeugs dessen Details in einer eigenen Spalte Quality of Paper festgehalten werden und das ber die Aktion Edit Paper Quality zug nglich ist In dieser standardisierten bersicht kann in bestimmten Kategorien festgehalten werden ob eine Einreichung vom u eren Erscheinungsbild berhaupt den Vorgaben folgt beraus praktisch ist hier auch der Vergleich mit einem Referenzpapier das in den Systemeinstellungen angegeben werden kann siehe Kapitel 11 1 Es empfiehlt sich f r so eine Referenz beispielsweise eine leere Seite von entsprechendem Seitenformat das den bedruck
13. des bevorzugten Zahlungsmittels Stellt sich heraus dass der Benutzer einen Rabatt genie t der sich nicht mit dem gew hlten Zahlungsmittel vereinbaren l sst wird die aktuelle Anzeige mit einem Hinweis auf die Inkompatibilitat und den neuen Preis noch einmal angezeigt Der Benutzer kann somit falls gew nscht noch einmal das Zahlungsmittel ndern um dennoch in den Genuss des anderweitig verg nstigten Preises zu kommen Zu guter Letzt kann noch die auf der Rechnung auszuweisende Rechnungsadresse ausgew hlt und bei Bedarf eine neue solche angelegt werden Standardm ig wird immer die zuletzt angelegte Adresse ausgew hlt Sobald alle Angaben best tigt sind wird der Benutzer noch einmal auf die Endg ltigkeit seiner Handlung hingewiesen und eine Zusammenfassung der soeben eingegebenen Daten zur Kontrolle angeboten Das ist der letzte Zeitpunkt an dem eine Rechnungserstellung abgebrochen werden kann Gibt der Benutzer nun diesen Vorgang frei so zeigt die folgende Ansicht den Status des soeben angelegten Rechnungsfalles Wird der Zahlungsvorgang online abgewickelt folgt als n chster Schritt die Eingabe und berpr fung der Zahlungsdaten zum Beispiel bei Kreditkartenzahlung Sofern in den Systemeinstellungen siehe Kapitel 11 1 entsprechend festgelegt wird nun auch automatisch an den Benutzer eine e Mail Nachricht mit der neu generierten Rechnung als PDF File oder einem Link zum Herunterladen der selben versandt 5 6 C
14. einen neuen Administrator auszuw hlen der dann die weiteren Schritte wie etwa die Auswahl der Reviewer oder das Einsammeln und Bewerten der Resultate vornimmt 7 3 Einstufiger Reviewing Prozess Einfache Reviewing Prozesse bedienen sich oft nicht aller M glichkeiten zur Anonymisierung der Bewertungen Das hat durchaus seine Berechtigung wenn etwa die Kurzfassungen der Beitr ge innerhalb des Verwaltungsteams auf formale und inhaltliche Kriterien beurteilt werden sollen oder vollst ndige Anonymit t der Reviewer gar nicht erw nscht ist In einem einstufigen Reviewing Prozess ist die Identit t der Reviewer den Seite 23 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Administratoren immer bekannt den Autoren wird diese aber nat rlich nicht weiter gegeben Editor PC Chair Assign papers to Reviewers Download Paper Fill in review form Release to Collect review NT lt Gott results GE as Re open review form s Contradictions no Decide acceptance amp rejection Notify Authors Not to be Ready for Sort into conference published Publication programme Create indices yes collect media Bei einem einstufigen Reviewing Prozess wird zun chst eine Person oder eine Gruppe an Personen als Administratoren bestimmt und wie in Kapitel 7 2 beschrieben dem Prozess zugeordnet Nun folgt ein Ablauf wie in der folgenden Abbildung Zun chst m ssen berhaupt Reviewer gefunden werden und diese als solche im System mark
15. es sinnvoll sein die Autoren darauf hinzuweisen ihren Einreichungen keine Seitenzahlen hinzuzuf gen bzw die Formatvorlagen gleich entsprechend zu gestalten Um ein konsistentes Produkt zu erhalten muss zun chst festgehalten werden welcher Teil der Einreichungen berhaupt verarbeitet werden soll also Kurz oder Langfassung Wenn gew nscht kann die Auswahl der Einreichungen auch auf bestimmte Akzeptanzstadien siehe Kapitel 10 8 beschr nkt werden Das Seitenformat der druckbaren Ausgabedatei wird gleich ganz zu Beginn festgelegt Dazu stehen mehrere g ngige Formate zur Verf gung DIN A4 und DIN A5 Letter und 21x21 cm also quadratisch bei einer Breite einer Stadard DIN A4 Seite Die in der Folge zu w hlende Schriftfamilie bezieht sich auf die automatisch zu erstellenden Inhalte und wird der Einheitlichkeit halber durch das ganze Dokument gleich gehalten Zur Verf gung stehen eine Serifenschrift Times als auch eine serifenlose Arial Seite 43 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Der n chste Parameter Page Adjustment legt fest ob die abzudruckenden Einreichungen seitenzentriert oder jeweils so aus dem Mittel verschoben abgebildet werden sollen dass ein Bundsteg entsteht was bei gro volumigen Druckprodukten abh gig vom Bindeverfahren durchaus optisch interessant sein kann Soll bei mehrb ndigen Druckwerken eine durchg ngie Numerierung entstehen so kann bei Bedarf die Seitenz hlung erst ab einem festzulege
16. glichkeit zwischen verschiedenen Profilen Tabellenansichten zu w hlen Jedes Profil bietet eine eigene bersicht mit unterschiedlichen Informationen ber ein Auswahlfeld neben den Filtern kann man problemlos zwischen diesen Ansichten wechseln 1 4 Editieren direkt in der Tabelle Viele Datenfelder die in Tabellen dargestellt werden m ssen oft ver ndert werden Daher gibt es f r diese eine M glichkeit gleich in der tabellarischen Ansicht angepasst zu werden Dabei k nnen entweder Textkommentare abgegeben zwischen verschiedenen Optionen gew hlt oder einfach Ja Nein Entscheidungen festgelegt werden Sofern diese Art der Bearbeitung angeboten wird z B beim Kommentar in der Liste aller Einreichungen ndert sich beim Ber hren des Datenfeldes mit dem Mauszeiger selbiger in eine Hand und durch einfaches Anklicken wird ein Bearbeitungsfeld ge ffnet das dann die Ver nderung des Wertes erm glicht Bereits die Auswahl eines vorgegebenen Wertes l st die Speicherung der Eingabe am Server aus nur bei Textfeldern muss gegebenenfalls auf Save gedr ckt werden 1 5 Seitenumbruch f r lange Tabellen Lange Tabellen also solche mit mehr als 25 Eintr gen werden zum Zweck der besseren bersicht und der Geschwindigkeitssteigerung auf mehrere Seiten verteilt angezeigt Navigationshilfen oberhalb und unterhalb der Ansicht helfen verschiedene Seiten anzusteuern Die aktuell angezeigte Seitennummer ist farblich markiert Zus tzlich
17. mail in user registration Seite 55 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 11 2 System Backup Management Eine saubere Backup Strategie ist bei dynamischen Informationssystemen wie CATS von zentraler Bedeutung Nun k nnen regelm ige Sicherungen einerseits zentral am Server durchgef hrt werden was dem Bedienungskomfort f r die Administration sicherlich hebt Andererseits kann bei automatischer Ausf hrung der serverseitigen Sicherung nicht die vollst ndige Funktionsf higkeit selbiger garantiert werden ebenso wie die Wiederherstellung des Systems im Ernstfall kompliziert werden kann Weil weiters zus tzliche Sicherungen nach dem Redundanzprinzip ebenso zur Systemsicherung beitragen ist es empfehlenswert sowohl automatische Sicherungen als auch manuelle Voll Backups durchzuf hren Dieses Tool macht letzteres m glich Zun chst wird tabellarisch aufgelistet wann und von welchem Benutzer bereits Backups des gesamten Systems gezogen wurden Create a new Backup generiert eben dann einen neuen Sicherungsvorgang Als Ergebnis wird ein ZIP File zum Download angeboten das neben dem vollst ndigen System auch s mtliche von den Benutzern wie von der Verwaltung hinaufgeladenen Dateien sowie die gesamte Datenbank beinhaltet Es empfiehlt sich diese Datei an einem sicheren Ort zu verwahren um im Schadensfall eine schnelle Wiederherstellbarkeit zu garantieren und Systemausfallzeiten kurz zu halten 11 3 Manage Personal Data In diese
18. represent an original contribution to the field ID 1 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description To your knowledge have the authors already published a very similar paper ID 2 visibleToUser true type single gt Seite 58 CATS 2 1 Benutzerhandbuch lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Please cite any relevant material ID 3 visibleToUser true type text cols 50 rows 4 gt lt tns text gt lt tns text gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Contents lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Here the content of the paper is to be evaluated lt tns groupDescription gt lt tns question description Do the authors place the paper in proper context by citing relevant papers ID 4 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3
19. single gt lt tns questionDescription gt Does the abstract include the important points of the paper lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Are symbols and new terms defined when first used lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Are the references correctly cited lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Is the title appropriate and likely to attract readers lt tns questionDescription gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 00 Unacceptable lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 Untidy lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Minor deviations lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 Complies with the indications lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Good looking lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 Impeccable lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Quality of pictures and tables ID 5 visibleToUser true type single gt lt tns questionDescription gt Are tables figures and their captions clear lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt In case there are photos do they display well lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Are legends and labels on the pictures and graphs clear and readable lt tns questionDescription gt lt tns choice key
20. stehen auch Hilfen zur Anwahl der ersten vorhergehenden n chsten und letzten Seite zur Verf gung Eventuell angewendete Filter wirken selbstverst ndlich nicht nur auf die aktuelle Ansicht sondern auf die gesamte Tabelle unabh ngig davon ob sie auf mehrere Seiten aufgeteilt angezeigt wird oder nicht Ist die Zahl der darzustellenden Tabellenzeilen gering genug um mit einer Seite das Auslangen zu finden wird automatisch keine Navigation angeboten Seite 5 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 1 6 Export to file Diese Aktion bezieht sich auf die jeweilige Tabellenauswahl und stellt eine Tabellen kalkulationsdatei der aktuellen Ansicht zum Download zur Verf gung Das ist in zweierlei Formaten m glich die global f r das gesamte System in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 festgelegt werden k nnen CSV und XSLX CSV ist eine Abk rzung f r Comma Separated Value und ist ein standardisiertes Datenformat das Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder Open Office Calc problemlos ffnen k nnen Damit steht dem Benutzer eine Schnittstelle zur weiteren Datenauswertung zur Verf gung Microsoft Excel zeigt unter Umst nden eine so exportierte Liste nicht in der gewohnten Spaltendarstellung an sondern f llt nur die erste Spalte mit Inhalt Das kann an verschiedenen exotischen nicht standardkonformen Einstellungen in Excel liegen Diesem Problemfall kann man entgegen treten indem XSLX zum Download ausgew hlt wird Neu
21. tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 One step forward lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Promising lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 Outstanding lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Language and clarity of the content ID 3 visibleToUser true type single gt lt tns questionDescription gt Is the paper clear concise and well organized lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Is the paper written in correct English lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Is the manuscript free of spelling Seite 60 CATS 2 1 Benutzerhandbuch errors lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Is the English free of awkward constructions and grammatical errors lt tns questionDescription gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 00 Unacceptable lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 Broken lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Weak lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 Readable lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Fluent lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 Excellent lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Technical presentation ID 4 visibleToUser true type
22. und die Vorlage f r die Stornorechnung einzeln vorgenommen werden Es stehen f r jedes dieser Formulare eben die oben genannten dynamischen Elemente zur Verf gung die beliebig oft verwendet werden k nnen was zum Beispiel f r die Rechnungsnummer interessant sein kann Die Koordinaten werden von der linken oberen Ecke in Millimetern gerechnet was das Vermessen der Vorlagen erleichtert Zuletzt k nnen noch Schriftart und Schriftgr e f r das gegenw rtige Datenfeld gew hlt werden Nur das Feld Invoice Block erlaubt die Auswahl der Schriftart nicht da hier nur eine spezielle vordefinierte Schriftart zur Anwendung kommen darf um ein korrektes Layout zu garantieren F r s mtliche Felder kann eine maximale Breite in Millimeter kann aber leicht abweichen angegeben werden Das kann helfen wenn damit zu rechnen ist dass beispielsweise sehr breite Empf ngeradressen andere Bereiche auf dem Rechnungsformular berschreiben w rden 0 bedeutet dabei dass keinerlei Beschr nkung auf eine maximale Breite vorgenommen wird und daher alles in der erforderlichen Breite gedruckt wird Nun kann auch eine Vorschau auf das soeben generierte Layout gegeben werden die nat rlicherweise mit ung ltigen aber doch realen Daten bef llt ist So k nnen Irrt mer noch vor der tats chlichen Rechnungslegung behoben werden Der einfacheren Handhabung wegen ist es m glich einmal erstellte Layouts zwischen den unterschiedlichen Formularen eines Zahl
23. unwesentlich in diesem Zusammenhang ist auch die Beantwortung der Frage ob wenigstens einer der Autoren als Corresponding Author vermerkt ist dh Korrespondenz zu einer Einreichung entgegen nimmt und f r deren Bearbeitung verantwortlich ist Eine entsprechende Markierung dazu findet sich in einer eigenen Spalte und ihr sollte auch hinreichend Beachtung geschenkt werden da sonst verwaiste Einreichungen ohne verantwortlichen Autor entstehen k nnen Des weiteren werden die vorhandenen Medien zum Download angeboten aber stets nur dann wenn ein Upload daf r auch von den Benutzern ber die entsprechenden Systemeinstellungen gefordert wird siehe Kapitel 11 1 Der Download steht sowohl in der Originalfassung wie sie vom Teilnehmer eingereicht wurde als auch standardm ig mit Formatierungshilfen zur Verf gung Das hei t dass auf die eingereichte Datei vom System beispielhafte Kopf oder Fu zeilen aufgebracht sowie der bedruckbare Bereich angezeigt wird sofern diese Information vorhanden ist Diese Musterdatei wird im weiteren Verlauf dieses Kapitels im Zusammenhang mit der Formatkontrolle besprochen Die Administratoren erhalten auch Information ber den Zeitpunkt des letzten Uploads von Abstracts bzw Full Papers durch die Teilnehmer Zur einfacheren Verarbeitung steht mit Export all Abstracts auch eine Aktion zur Verf gung die es erlaubt alle Abstract Dateien der aktuellen Liste also unter Einhaltung der momentan gew
24. using the qmail MTA Reasonable only if MAILER is sendmail inlineAttachments Turning this setting on forces the mailer to send attached files inside the mail turning it of the mailer produces a downloadlink true inline false download This is yust a default setting Override it in the application if you need validTime Set the time how long a Download should be availabe Days host Sets the SMTP hosts All hosts must be separated by a semicolon You can also specify a different port for each host by using this format hostname port e g smtpl example com 25 smtp2 example com Hosts will be tried in order smtpAuth Sets SMTP authentication Utilizes the Username and Password variables username Sets SMTP username password Sets SMTP password Seite 53 CATS 2 1 Benutzerhandbuch contentType Content type for outgoing mails useGlobalMailing Whether mailings are used globally true or personally false serverRoot Path to the server root Actualy unused attachmentsDir Path where to place downloadfiles gtHomePath Path from the server user gpgPath Path to the gpg files hotelDescriptions Information about the hotels mailSingature Signature for Mails bookingOptions The User could book a Hotel by Hotelname gt 1 or by Category Alternative gt 2 timeForCreditCard ArrivalTime gt CreditCard contactEmail Contact of the person responsible for hotel bo
25. wenn beispielsweise die Formatierung nicht den Vorgaben folgt oder die Einreichung berhaupt abzulehnen ist letztlich ist auch die Ablehnung nur ein Akzeptanzsstadium Das Verwaltungstool hierf r listet alle Stadien auf die bereits angelegt sind Soll ein neues Stadium hinzugef gt werden ist New Acceptance Stadium zu w hlen Dort werden einige Parameter abgefragt die ein Akzeptanzstadium beschreiben Das Beschreibungsfeld legt fest wie das genannte Stadium im System pr sent sein soll Nachdem auch Benutzer damit in Kontakt kommen k nnen sind aussagekr ftige Beschreibungen nat rlich sinnvoll Die L nge in Minuten wiederum stellt einen Richtwert f r die Zuordnung von Pr sentationen zu Sessions dar Das ist nat rlich in erster Linie f r Sessions interessant in denen verschiedene Pr sentationen seriell abgehalten werden Typische Poster Sessions werden ohnehin parallel durchgef hrt und einzelnen Pr sentationen wird keine gesonderte L nge zugeordnet Soll eine Pr sentationsdatei f r eine Einreichung hinaufgeladen werden so ist das Feld Presentation Upload Necessary entsprechend zu setzen Zu guter Letzt stellt sich noch die Frage ob Autoren einen Wunsch nach Zuordnung ihrer Einreichung zu einem bestimmten Akzeptanzsstadium z B Oral Presentation oder Poster u ern d rfen Dann soll n mliches Stadium nat rlich ffentlich geschaltet werden Sollen bestimmte Stadien nur der internen Verwendung dienen abge
26. werden sodass fr h buchende Studenten durchaus in den Genuss beider Rabatte kommen k nnen Ein kleines Berechnungsbeispiel Teilnahmegeb hr EUR 500 00 Fr hbucherbonus EUR 20 00 Studentenrabatt EUR 50 00 Ein fr h buchender Student hat in dem Fall EUR 430 00 zu bezahlen percentage discount In diesem Fall wird vom aktuell zutreffenden Preis ein Betrag abgezogen der dem angegebenen Prozentsatz entspricht Auch dieser Typ kann nach kaufm nnischer Methode kombiniert werden Als Beispiel zur Berechnung kann gelten Teilnahmegeb hr EUR 500 00 Fr hbucherbonus 10 von EUR 500 00 EUR 450 00 Studentenrabatt 50 von nun EUR 450 00 EUR 225 00 Die Reihenfolge der Anwendung hat auf den Endpreis keinen Einfluss fixed to a value Gibt einen Preis an bis zu welchem eine Rabattierung erfolgen soll Zu beachten ist hier dass der jeweils g nstigste zu erreichende Betrag zur Anwendung gelangt Der so erzielte Abzug wird dann auch in der Rechnung dargestellt Diese Rabattart empfiehlt sich beispielsweise f r eingeladene G ste oder f r Preisstrukturen die sich nicht durch die anderen beiden Rabattarten berechnen lassen Das hat aber im Allgemeinen dann eine komplexere Rabattstruktur zur Folge bzw m ssen einfach mehrere Rabatte angelegt werden Beim Anlegen oder Bearbeiten von Rabatten sind zus tzlich zur Rabattart nat rlich deren Name und ein kurzer Beschreibungstext anzugeben wobei ersterer in die Rechnung berno
27. wie im Inhalts oder Autorenverzeichnis nehmen selbstverst ndlich auf das ver nderte Layout R cksicht Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Ebenso verarbeitet dieses Werkzeug falls gew nscht ein sogenanntes Preface Dokument Das kann statischen Inhalt wie Begr ungsseite Sponsorenliste oder hnliches beinhalten und wird ebenso wie der eigentliche Inhalt mit einer Kopfzeile versehen nur dass in diesem Fall die Seitennumerierung in R mischen Ziffern erfolgt Das Inhaltsverzeichnis wird in diese Numerierung mit aufgenommen Zu guter Letzt besteht noch die M glichkeit Autoren bzw Stichwortverzeichnis mit in den Konferenzband aufzunehmen und f r beide eine einheitliche Schriftgr e festzulegen 10 7 3 Print Name Badges Der Ausdruck von Namensschildern f r die Teilnehmer kann weitgehend durch die Konferenzverwaltung gesteuert werden sodass eine recht genaue Anpassung an die W nsche in Bezug auf Auswahl der Personen sowie Erscheinungsbild und Inhalt der Namensschilder m glich ist Entsprechend gro ist die Zahl der zur Verf gung stehenden Parameter Die Ausgabe erfolgt als DIN A4 Seiten die stets zeilenweise mit Inhalt bef llt werden Zur einfacheren Handhabung werden auch stets Schnittmarken zwischen einzelnen Zeilen und Spalten ausgege
28. zweiterer Auswahl wird zus tzlich noch angegeben wann eine bestimmte Pr sentation stattfinden wird Der Zeitpunkt errechnet sich dann aus der Reihenfolge der Pr sentationen innerhalb einer Session und der zugeordneten L nge selbiger Letzteres gilt aber genau dann wenn die Sessions als sequentiell deklariert wurden siehe Kapitel 10 1 Diese Einstellung kann auch sofern gew nscht Einfluss auf die Auswahl der aufzulistenden Pr sentationen haben n mlich ber die Einstellung Session Type Hier l sst sich n mlich festlegen ob nur sequentiell etwa Plenarvortr ge oder parallel etwa Poster laufende Pr sentationen gedruckt werden sollen Ob die Pr sentations IDs in einer Zeile mit dem Titel der Einreichungen gedruckt werden sollen wird nun noch durch den Parameter Print ID in line festgelegt 10 7 2 Print Proceedings Dieses Werkzeug stellt einen ganz zentralen Punkt in der Verarbeitung der Einreichungen einer Veranstaltung dar Es erm glicht die Zusammenfassung von durch die Autoren hinaufgeladenen PDF Dateien f r Kurz oder Langfassung der Einreichungen nach verschiedenen Gesichtspunkten und setzt ein automatisch verlinktes Inhaltsverzeichnis davor bzw ein Autorenverzeichnis danach Die einzelnen Einreichungen werden weiters mit einer Kopfzeile versehen die neben dem Konferenztitel und der Bezeichnung der gedruckten Inhalte Abstracts oder Proceedings auch noch durchlaufende Seitenzahlen anf hren kann Ergo kann
29. 1 100 Nachname 12 100 Neben den Angaben f r Position und Ausrichtung ist es auch noch m glich die Schriftgr e f r bestimmte Daten anzugeben Sollen einzelne Datenfelder nicht ausgegeben werden so sind die Positions und Schriftgr enangaben einfach leer zu lassen 10 7 4 Print Address Stickers Die automatisierte Herstellung von Adressaufklebern kann die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern wesentlich vereinfachen So kann es beispielsweise n tig sein Einladungen Seite 46 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Teilnahmebest tigungen oder elektronische Medien wie CDs auf dem Postweg zu versenden Die Handhabung dieses Werkzeug ist der Herstellung von Namensschildern siehe Kapitel 10 7 3 sehr hnlich Auch hier kann auf verschiedene Art ausgew hlt werden f r wen berhaupt ein Ausdruck stattfinden soll Genauer gesagt kann der Personenkreis ber den Status im System bez glich Autorenschaft oder Final Registration oder andererseits ber die Mitgliedschaft oder Nicht Mitgliedschaft in einer Gruppe eingeschr nkt werden Typischerweise werden f r den Ausdruck von Adressetiketten vorgestanzte Klebeetiketten verwendet Um die Ausgabe richtig zu positionieren m ssen ein paar Parameter richtig gesetzt werden darunter die oberen und linken Seitenr nder die H he und Breite der einzelnen Etiketten und die Seitenausrichtung in Hoch und Querformat Die hier ebenfalls einzustellende Schriftgr e wird im Falle se
30. 1 4 User Upload Management ssnnnneeeeseeeennnnrrteeseertrtnnrntrnseerrtntnnnrnneeernnnnnnnnnnneennnen 65 12 Anhang Heviewimng Fomulare AEN 66 12 1 reviewing Getalled E A EE 66 12 2 reviewing Cerebra standard vm 68 Kontakt amp Impressum Cerebra Informationssysteme GmbH Flurgasse 1 A 8200 Gleisdorf 43 650 ce re bra 23 73 272 support cerebra at http www cerebra at Cerebra 2005 2011 Seite 3 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 1 Allgemeine Betrachtungen CATS folgt einem weitgehend modularen Aufbau Das hei t weite Teile der Funktionalit t arbeiten nach einem hnlichen Prinzip und unterscheiden sich im Wesentlichen durch die dargestellten Informationen Daher bietet es sich an zun chst die h ufig anzutreffenden Funktionen zu besprechen Zun chst gilt die Tatsache dass CATS weitgehend in Tabellen bzw Tabelleneintr gen organisiert ist Dementsprechend k nnen bestimmte Aktionen auf s mtliche in einer Tabelle angezeigten Eintr ge angewendet werden Solche Aktionen finden sich typischerweise am Beginn einer Seite noch vor der Kopfzeile und den einzelnen Eintr gen Gleiches gilt f r einzelne Eintr ge in der Detailansicht Sollen bestimmte Aktionen f r einzelne Eintr ge in der Tabelle ausgef hrt werden finden sich diese in der Spalte ganz rechts Mit Klick auf das Action Symbol wird eine Box ge ffnet in der alle Aktionen angezeigt werden Welche dies jeweils sein k nnen h ngt nat rlic
31. CATS 2 1 Benutzerhandbuch LATSEZ 7 smooth congress administration CATS 2 1 Benutzerhandbuch Alle Rechte vorbehalten Cerebra Informationssysteme GmbH 2005 2011 v2 1 w Ach Cerebra Informationssysteme GmbH Seite 1 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Betrachtungen zes aaa a EE EE E EA EA EE EEEE 4 1 1 View Edit Delete ENEE 4 CH EE 4 1 3 Tabellendaten sortieren und fltem e 4 1 4 Editieren direkt in der Tabelle an ae ee 5 1 5 Seitenumbruch f r lange Tabellen ee 5 18 eet EE 6 2 00 EE 7 ZA NeElen Account AMOI See 7 2 2 Passwort neu SEIZE ieee a a Rinne 7 2 3 Login Vorgang WEE 8 SONG Stop Registrations energie 9 4 User Guidant E ar ee ee en ee EA 11 5User Men EE 12 5 1 Update Personal Data naar 12 5 2 1Mallage SUbMISSIOnSe er ze ee a ee ae a ee ee 12 5 3 Conference Registration eege ee eebe 14 5 4 Conference Shop and ele E 14 5 5 View Cart and Finalize Pavment enn 15 5 6 Conference Store 2a mania ia rate 16 5 7 VIEW EE 16 5 8 Hotel Resewv llen EE 16 5 9 Review Assigned Papers 16 6 Mailing d E IO 18 6 1 New Mails Mailing Lists naeh dc 18 6 2 Mail Histo E 21 6 3 E ee Ee 22 7 Scientific EVT 23 7 1 Submission Management 23 7 2 Manage Reviewing ProCeSSe ccccccceeceeeeeceeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeteeeeeneeeeeeeeeeeneee 26 7 3 Einstufiger Heviewng Prozess AEN 28 7 3 1 Manage Reviewers Accounts ENEE 29 7 3 2 Assign Papers to Reviewars u eee e
32. Klartext gespeichert daher kann ein verloren gegangenes Passwort auch nicht mehr rekonstruiert werden sondern muss vielmehr neu generiert werden Nach Eingabe des Benutzernamens wird eben dieses vom System vorgenommen indem ein zuf lliges Buchstaben Ziffern Muster erstellt in der Datenbank f r den entsprechenden Benutzer hinterlegt und an die angegebene e Mail Addresse versandt wird Dadurch wird allen Anforderungen an eine sichere Systemanwendung Rechnung getragen auch wenn jemand in der Absicht nicht autorisierten Zugriff auf das Benutzerkonto eines Dritten zu erlangen ein Passwort neu setzen l sst erlangt ausschlie lich der entsprechende Benutzer Kenntnis davon Bei einem sp teren Besuch kann das automatisch gesetzte Passwort selbstverst ndlich wieder in ein beliebiges anderes ge ndert werden Sind sowohl Benutzername als auch Passwort verloren gegangen kann immer noch die Konferenzadministration abhelfen indem einerseits der korrekte Benutzername im System gesucht als auch ein beliebiges neues Passwort manuell gesetzt wird siehe Kapitel 10 3 Der Button Password lost kann allerdings ber die Systemeinstellungen von der Login Seite entfernt werden 2 3 Login Vorgang Der Login Vorgang steht Benutzern zur Verf gung die bereits ein Benutzerkonto angelegt haben somit in Besitz von Benutzername und Passwort sind und die Berechtigung zum Verwenden des Systems haben Neben den bereits genannten Identifikationsmerkmalen
33. Registrierung Hier wird der k nftige Konferenzteilnehmer zun chst um die Kontaktdaten befragt Das Formular entspricht im Wesentlichen der Registratur eines neuen Benutzerkontos jedoch ist kein Passwort erforderlich Da ein erneutes Anmelden am System ja nicht n tig ist wird dieses im Hintergrund automatisch erstellt Weiters wird bei Klick auf diesen Button die aktuelle Registrierung beendet und man kehrt zum Start der One Stop Registration zur ck Benutzerdaten Zeigt die eingegebenen Benutzerdaten an und erm glicht es diese zu korrigieren bzw zu ndern Einkaufswagen Nun hat der Teilnehmer die M glichkeit zu seinem Konferenzticket noch beliebige Services hinzuzuf gen und ber Dienstleistungen in seinem Einkaufswagen eine Rechnung zu erstellen Hier schreitet der Teilnehmer gleichsam zur Kasse gibt bekannt ber welche Rechnungsadresse und wie er die entstehende Rechnung zu begleichen gedenkt und wird sofern m glich amp gew nscht um die Kreditkartendaten zwecks online Abwicklung befragt Best tigungen und Rechnungen In dieser bersicht besteht die M glichkeit die erstellte Rechnung als PDF Datei gleich zu speichern oder auszudrucken Hotelbuchung Sofern aktiviert besteht der n chste optionale Schritt darin ein Hotelzimmer aus einem verf gbaren Kontingent zu buchen 3 1 Weiters besteht die M glichkeit ber die Systemeinstellungen Teilnehmernummern zu aktivieren subscriberNumbers Hierbei m ssen
34. SWORD USERNAME reviewerCreationMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon successful creation of an anonymous reviewer Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME accountCreationMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon successful account creation Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME accountCreationMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon successful account creation Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME registrationLogIn Automated login after registration rootPath Root Path for files must be relative to index php uploadDir Directory where uploaded files are going to pdfTemplateFile Template file for XML XSL FO transformation hostname Hostname mailerFromAddress Sets the mail FROM address and the displayed realname Possible values are either an arbitrary email address and realname or false False means that the actual users email address and his realname are taken from personaldata table Expected format mailaddress Realname E g exampleuser testhost com Example User mailer Method to send mail mail sendmail or smtp mail means to use the php function mail useQmail Sets Mailer to send message
35. a nur dieser Einsicht in die Zugangsdaten erh lt M chte ein Dispatcher nun einen anonymen Reviewer anlegen so wird automatisch ein Benutzername samt Passwort generiert und beides dem Dispatcher angezeigt sowie per e Mail zur Archivierung zugesandt Es liegt nun in der Verantwortung des Dispatchers diese Daten einer realen Person mitzuteilen und daf r Sorge zu tragen dass diese Zuordnung geheim bleibt Einmal angelegt k nnen sowohl anonymen als auch identifizierten Reviewern nach bekannter Manier Einreichungen zugewiesen werden Nun beschr nkt sich die Auswahl aber klarerweise auf die schon dem Dispatcher zugeteilten Beitr ge jeder Beitrag kann einem Reviewer genau einmal zugewiesen werden und das auch nur dann wenn dieser nicht als Autor des Beitrags vermerkt ist Diese berpr fung ist nat rlich bei anonymen Reviewerkonten nicht m glich und liegt daher ebenfalls in der Verantwortung des Dispatchers 7 4 4 Dispatcher Assign Papers Den nun schon bekannten zweiten Weg der Zuweisung Person Einreichung erm glicht dieses Werkzeug das f r einzelne Beitr ge die Auswahl von Reviewern bis zur Maximalanzahl der geforderten Bewertungen erlaubt Es gelten auch hier die Einschr nkungen f r die Zuweisung wie in Kapitel 7 4 3 beschrieben und es stehen hnliche Werkzeuge wie in Kapitel 7 3 2 zur Verf gung Au erdem erh lt ein Dispatcher hier die Information welche Einreichungen noch nicht zugewiesen wurden und daher eine solche Aktio
36. ahl aufhebt Die so markierten Beitr ge k nnen dann zum Seite 22 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Beispiel einer Session zugewiesen oder von einer Session entfernt werden 7 2 Manage Reviewing Processes Reviewing oder Refereeing Prozesse k nnen weit gestreute Ziele verfolgen und ebenso vielf ltig sind die Wege die zu deren Erreichung beschritten werden m ssen CATS unterst tzt weite Bereiche davon auf unterschiedliche Art und Weise sei es durch das Anbieten mehrere Prozesse f r eine bestimmte Veranstaltung durch unterschiedliche Grade der Anonymisierung und nat rlich auch durch den Detailgrad der Bewertungen die vorgenommen werden sollen Dieses Werkzeug erlaubt das Anlegen und Anpassen von Reviewing Prozessen an die Anforderungen einer Veranstaltung Zun chst wird eine bersicht ber bereits vorhandene Prozesse angebotenen Diese bersicht h lt eine Menge Informationen bereit die solche Prozesse charakterisieren wie Beschreibung Bearbeitungszeitraum zu verwendendes Formular Anzahl der Reviewer pro Einreichung und die gew hlte Anonymisierungsstufe siehe Kapitel 7 3 und 7 4 Beim Anlegen eines neuen Prozesses sind auch ebendiese Informationen bereit zu stellen wobei darauf zu achten ist dass das Reviewing Formular eine g ltige XML Datei ist die den Spezifikationen aus Anhang Fehler Referenz nicht gefunden folgt Die mitgelieferten Formulare entsprechen diesen Anforderungen In diesen Reviewing Formularen war es
37. altung ebenfalls nicht m glich Eine unpassende Einreichung kann nur in den Sammel Track wie in Kapitel 8 3 verschoben werden also in den hierarchisch am weitesten oben stehenden 8 2 Conference Programme Special Tracks Ein Administrator eines Special Tracks darf zwar keine Sessions anlegen das ist die Aufgabe der Konferenzverwaltung im Rahmen der Einstellung des Veranstaltungslayouts Auch Track fremde Sessions sind von solchen Personen nicht veranderbar Innerhalb der Sessions die einem Special Track zugewiesen wurden hat so ein Administrator aber weitgehend freie Hand Dabei k nnen dann so wesentliche Faktoren wie die Gesamtanzahl der Vortr ge ebenso wie die Zuweisung von Einreichungen zu den Sessions bestimmt werden 8 3 Manage Special Tracks Der Begriff Special Tracks kann einen weiten Bereich an Fachbegriffen in der Konferenzverwaltung abdecken Im Wesentlichen sind Special Tracks einer wissenschaftlichen Veranstaltung fachliche organisatorische oder geografische Teilbereiche die de facto als Konferenz in der Konferenz gef hrt werden k nnen Entsprechend betroffen sind davon die Bereiche der Einreichungen und der Programmerstellung So k nnen zun chst Einreichungen sowohl von den Autoren als auch von der Verwaltung bestimmten Tracks zugeordnet werden sofern dies in den Systemeinstellungen siehe Kapitel 11 1 ber die Einstellung specialTracksOption festgelegt wurde Special Tracks tragen zun chst einen Namen und
38. anzulegende Autor als Corresponding Author nach oben genannten Gesichtspunkten gef hrt werden soll Zus tzlich besteht die M glichkeit Personen als Presenting Authors zu markieren Diese sind w hrend der Veranstaltung f r die tats chliche Pr sentation der Einreichung verantwortlich und werden so von der Verwaltung gew nscht in allen Auflistungen der Autoren online und in den Drucksorten optisch hervorgehoben F lschlicherweise zugeordnete Autoren k nnen nat rlich auch wieder aus der Liste gel scht werden Das gilt aber nicht f r den eigenen Eintrag der Autor der eine Einreichung anlegt kann sich nicht selbst l schen Sind nun mindestens zwei Autoren f r eine Einreichung angelegt kann der Benutzer die Reihenfolge dieser Autoren sortieren sodass sie den Angaben am Paper oder zumindest den Vorlieben der Autorenschaft entspricht Diese Reihung wird per Drag amp Drop vorgenommen es m ssen lediglich die entsprechenden Zeilen verschoben werden CATS speichert die nderungen automatisch Die Reihung der Autoren ist in manchen Kreisen ein sehr wesentlicher Bestandteil der Identifikation mit einer Einreichung und daher wird sie auch in allen Bereichen in CATS die auf die Liste der Autoren einer Einreichung zur ckgreifen wie z B das Konferenzprogramm die Erstellung der Proceedings etc ber cksichtigt In der bersicht der Einreichungen findet sich nun ein Eintrag und der listet die wesentlichen Merkmale eines Beitra
39. arakterisieren abgelegt werden wie etwa Formatierungsfehler oder Akzeptanzvorschl ge Diese Kommentare oder Notizen sind den Autoren nat rlich nicht zug nglich In CATS werden alle PDF Einreichungen beim Upload auf Kompatibilit t der einzelnen Einreichungen mit dem PDF Standard berpr ft Der Punkt Check the PDF Format erm glicht es dennoch diese automatisiere berpr fung f r die gesamte Liste der Einreichungen zu wiederholen Das hat folgenden Hintergrund Einerseits erlauben manche PDF Versionen die automatische Weiterverarbeitung durch CATS nicht andererseits kann diese Sperre durch die Autoren bei der Herstellung der Seite 21 CATS 2 1 Benutzerhandbuch PDF Dateien explizit herbeigef hrt werden H ufig werden auch Schriftarten verwendet die aber in der Datei nicht eingebettet sind was zu Darstellungsproblemen f hrt Der Format Check markiert nun alle Dateien die eben unter diesen Gesichtspunkten Schwierigkeiten machen und f hrt auch an wo genau die Probleme liegen Gegenebenfalls wird die entsprechende Datei im Original zum Download angeboten und kann dann von der Verwaltung in einer g ltigen Formatierung abgespeichert und neu ins System eingespielt werden Alternativ steht nat rlich auch die M glichkeit die Autoren ber die Inkompatibilit ten zu benachrichtigen offen In CATS ist es grunds tzlich m glich Einreichungen in verschiedensten Dateiformaten upzuloaden Ab CATS 2 1 kann anstatt einer Datei au
40. aupt f r alle Interessenten kostenlos sein so kann in diesem Fall die Konferenzgeb hr auf 0 gesetzt werden In diesem Fall ist eine Anmeldung durch die Teilnehmer aber dennoch notwendig Andererseits kann es aber auch gew nscht sein dass durch die blo e Registrierung eines Benutzerkontos bereits die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt ist und eine weitere gesonderte Anmeldung nicht mehr notwendig ist In so einem Fall muss die Konferenzgeb hr einfach auf den Wert 1 gesetzt werden Das hat zur Folge dass sowohl der Men punkt Conference Registration siehe Kapitel 5 3 und die Filter auf registrierte nicht registrierte Personen in der Erzeugung von Mailinglisten siehe Kaptiel 6 1 deaktiviert werden Die bersicht legt zun chst dar welche Services bereits angelegt sind wie hoch deren Maximalpreis siehe Rabattsystem Kapitel 9 4 ist und in welchem Zeitraum Buchungen m glich sind Neben dem abrechnenden Dienstleister siehe unten wird auch noch angegeben wie viele Pl tze bzw Tickets berhaupt noch verf gbar sind F r jede angebotene Dienstleistung ist es auch noch m glich alle bereits get tigten Buchungen anzeigen zu lassen Diese Liste gibt neben detaillierten Informationen zu den genannten Buchungen auch den ber diese generierten Umsatz aus Ein neues Serviceangebot legt man per Create a new Offer an die angezeigte Eingabemaske ist gleich mit der die man durch edit eines bestehenden Services erreicht Hier wird zun
41. bar wenn sich der aktuelle Zeitpunkt innerhalb der Fristen f r die Einreichung eines Abstracts befindet siehe Systemeinstellungen Kapitel 11 1 Hier werden prim r die ersten Metadaten einer Einreichung festgelegt also der Titel und eventuell identifizierende Schlagw rter Des weiteren sind sofern angeboten eine Auswahl nach gew nschtem Akzeptanzstadium siehe Kapitel 10 8 und Fachbereich sprich Special Track siehe Kapitel 8 3 zu treffen Hier werden nat rlich nur jene Akzeptanzstadien angeboten die auch f r den Benutzer sichtbar sein sollen Klassischer Fall sind etwa m ndliche oder Poster Pr sentation Die Abfragen nach der gew nschten Zuordnung zu Special Tracks werden auch nur dann angeboten wenn dies in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 so festgelegt wurde Neben der Pflichtauswahl eines bevorzugten Special Tracks gibt es auch die M glichkeit eine Alternative dazu Seite 10 CATS 2 1 Benutzerhandbuch auszuw hlen sollte der bevorzugte Track schon ausgebucht oder evtl von der Verwaltung f r unpassend erkl rt werden Ebenso kann bereits zu diesem Zeitpunkt der Abstract in verschiedenen Formaten hochgeladen werden und alle anderen Medien sofern berhaupt zugelassen oder im Moment zeitlich m glich Diese Einstellungen bez glich Fristen und Forderung nach zus tzlichen Medien werden ebenfalls in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 getroffen Der Benutzer wird direkt nach dem Anlegen seines Beitrags aufg
42. baren Bereich gekennzeichnet hat So kann auf einem Blick festgehalten werden ob die Seitenr nder etc von den Autoren korrekt eingehalten wurden Diese Vorgehensweise spart erfahrungsgem in der Bearbeitung sehr viel Zeit und sp ter in der Produktion ebensoviel an Problemen Die Feststellungen ber die Qualit t der Einreichungen ist zun chst f r den Benutzer verborgen Das hat den Hintergrund dass evtl vor einer Ver ffentlichung alle Beteiligten an dem Prozess Ihre Expertise abgeben m ssen Erst dann k nnen entweder einzeln f r jede Einreichung oder f r alle zugleich die Ergebnisse f r die Benutzer zug nglich gemacht werden Selbstverst ndlich steht auch eine Aktion zur Verf gung die um etwa einen neuen Prozess zu starten diese Ver ffentlichung wieder zur ck nimmt Im Allgemeinen will man nach der Ver ffentlichung der Qualit t der Einreichungen die Autoren anhalten ein einwandfrei formatiertes Werk erneut hochzuladen auch wenn evtl die Deadline f r Einreichungen bereits verstrichen ist Das kann global durch die Aktion Allow Changes for improperly formatted Papers erledigt werden Nach Ablauf einer hinreichenden Frist kann dies per Disallow any further changes wieder zur ckgenommen werden Weiters kann hier f r jede Einreichung ein Kommentar abgelegt werden Dieser dient zur internen Kommunikation innerhalb der wissenschaftlichen Verwaltung In diesem Feld k nnen Notizen die eine Einreichung n her ch
43. ben Zun chst muss festgelegt werden f r welchen Personenkreis berhaupt Namensschilder gedruckt werden sollen Folgende Auswahlm glichkeiten stehen zur Verf gung All Accounts Alle Datens tze die in der Datenbank zur Verf gung stehen Active Accounts Alle Personen die ihren Account mindestens einmal benutzt haben f r die also zumindest das Passwort gesetzt wurde Corresponding Authors Alle Autoren die angegeben haben Korrespondenz ber ihre Einreichungen empfangen zu wollen All Authors Alle Autoren aller Einreichungen Final Registration Initiated Alle Personen die bereits die Anmeldung zur Veranstaltung vorgenommen haben Final Registration Confirmed Alle Personen f r die s mtliche Zahlungseing nge best tigt und somit deren Anmeldung fixiert wurde Zus tzlich dazu kann eine Sortierung der Ausgabe vorgenommen werden und zwar nach dem Namen der zu druckenden Personen oder nach dem Herkunftsland das jeweils der Person zugeordnet wurde Die n chsten beiden Parameter arbeiten ber die in Kapitel 10 4 besprochenen Mitgliedschaftsgruppen So k nnen einerseits Namensschilder f r bestimmte Memberships gedruckt werden oder andererseits n mliche Memberships vom aktuellen Druckvorgang ausgeschlossen werden Eine entsprechende Auswahl erm glicht es folglich beispielsweise Mitarbeitern oder geladenen Pr sentatoren anders gestaltete Namensschilder als den Standard Teilnehmern auszuh ndig
44. bisher neben den Fragestellungen nur m glich eine Gesamtpunkte bersicht zu erhalten Ab CATS 2 1 kann dieses Gesamtscore auch aufgeteilt und getrennt von einander angezeigt werden siehe Anhang Fehler Referenz nicht gefunden Ist f r Konferenz gegebenenfalls eine Organisationsstruktur festgelegt die einem Special Track Schema folgt siehe auch Kapitel 8 3 kann sich diese f r das Peer Reviewing nat rlich fortsetzen So ist es nicht ungew hnlich dass alle Teilbereiche einer Konferenz ganz unterschiedlich ausgerichtete Reviewing Prozesse anwenden Dem wird ber die Entscheidung f r welche Special Tracks ein neuer Prozess gilt Rechnung getragen Einerseits kann ein solcher Prozess konferenzweit also ber alle Special Tracks gemeinsam angelegt werden Sofern die Checkbox Use this for all Special Tracks gew hlt ist wird weiter keine Unterscheidung im Hinblick auf diese Bereiche getroffen Andererseits kann ein gew hltes Reviewing Prozess Layout f r bestimmte Special Tracks exklusiv vorgenommen werden F r jeden Special Track aus der Auswahl wird dann ein identischer aber eigenst ndiger Reviewing Prozess angelegt F r eine erfolgreiche Einrichtung eines Reviewing Prozesses m ssen nun noch die Zugriffsrechte f r die zust ndigen Administratoren vergeben werden Dazu dient die Aktion Show assigned Admins die neben der Auflistung der bereits zugewiesenen Administratoren auch die M glichkeit bietet aus der Benutzerliste
45. ch LaTex formatierter Text eingebeben werden welcher dann mithilfe eines in den Systemeinstellungen festgelegten Templates in eine PDF Datei umgewandelt wird Es ist zus tzlich m glich die einzelnen Texte f r die Weiterverarbeitung zusammengefasst zu exportieren Die Mitglieder der wissenschaftlichen Verwaltung sind nat rlich zu jedem Zeitpunkt berechtigt selbst Anderungen an den Einreichungen oder an der Autorenliste vorzunehmen Die Funktionalit t daf r wird in Kapitel 5 2 n her ausgef hrt Zus tzlich wird die M glichkeit angeboten die Autoren einer Einreichung per e Mail direkt zu kontaktieren Die Empf ngerliste ist automatisch auf die als Corresponding Authors siehe ebenfalls Kapitel 5 2 markierten Personen beschr nkt wobei diese Beschr nkung bei Bedarf ber einfaches Ankreuzen aufgehoben werden kann Die brigen Felder verhalten sich wie in Kapitel 6 1 beschrieben wobei die Betreff Zeile schon mit Informationen wie Konferenztitel und Titel der Einreichung bef llt ist Die Aktion Change Acceptance Status erlaubt die Zuweisung eines bestimmten Akzeptanzstadiums f r eine Einreichung So k nnen einerseits interne Unterscheidungen zwischen den Einreichungen getroffen werden aber auch ber Annahme oder Ablehnung entschieden werden siehe Kapitel 10 8 f r weitere Informationen zu Akzeptanzstadien Die Entscheidung ber die Akzeptanz kann global f r alle Autoren ver ffentlicht werden indem die Aktion Accepted Statu
46. chend sein kann Programme f r Begleitpersonen sind ein typischer Anwendungsfall hierf r Zu guter Letzt kann von der Verwaltung noch ein Link auf weiterf hrende Informationen gesetzt werden dem dann interessierte K ufer vor der tats chlichen Buchung folgen k nnen 9 3 Payment Setup Im Tool Payment Setup werden die zur Verf gung stehenden Zahlungsmittel festgelegt Da sich durch Inanspruchnahme unterschiedlicher Zahlungsmittel auch die Rechnungsformulare ver ndern k nnen es empfiehlt sich beispielsweise die Bankkoordinaten auf Formularen f r die Bank berweisung anzuf hren steht es der Verwaltung offen unterschiedliche Formularvorlagen f r unterschiedliche Zahlungsmittel anzulegen Gleiches gilt f r die Zahlungsbest tigungen und die Vorlagen f r Stornorechnungen die durchaus von der eigentlichen Rechnung abweichende Texte beinhalten k nnen und sei es nur die berschrift Als Vorlagen werden von CATS PDF Dateien erwartet die s mtlichen statischen Text der zur korrekten Rechnungslegung notwendig ist enthalten sollten Dynamische Inhalte wie Rechnungsempf nger nummer Seite 33 CATS 2 1 Benutzerhandbuch datum und der eigentliche Rechnungsblock werden zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung dann vom System automatisch eingetragen Das Layout f r diese dynamischen Inhalte kann nachdem ein entsprechender Zahlungsweg angelegt wurde f r jedes Formular also f r die Rechnung die Zahlungsbest tigung
47. choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Is the paper clear and free from obvious errors misconceptions or ambiguities ID 5 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Are the conclusions adequately supported by careful experimental evidence computed results or theoretical demonstration ID 6 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Is this paper to be of interest or used by other researchers in the field ID 7 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Presentation lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Please give some information about the papers edition quality lt t
48. cht angegeben Der Nachrichtentitel in vielen e Mail Programmen als Subject bekannt und der Nachrichtentext werden als Normaltext versandt HMTL Tags werden nicht angenommen Zusammen mit der Tatsache dass f r jeden Empf nger ein einzelnes e Mail versandt wird hilft dieser Umstand SPAM Filter zu umgehen Einzeln adressierte nur Text Nachrichten werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit als SPAM klassifiziert und dadurch aus dem Verkehr gezogen Durch die einzelne Adressierung er ffnet sich auch die M glichkeit die abgehenden Nachrichten zu personalisieren Das geschieht vermittels Platzhaltervariablen SSALUTATIONS Anrede Mr Mrs STITLES Akademischer Titel SFIRSTNAMES Vorname Stehen immer zur Verf gung LASTNAME Nachname SUSERNAME Benutzername PAPERTITLES Titel einer Einreichung Sind nur verf gbar wenn Bezug zu einer Einreichung hergestellt werden kann also Corresponding Author Has a Paper PAPERID 5 stellige ID einer Einreichung assigned to a Session oder Accepted for ausgew hlt wurden SSESSIONNAMES Name einer zugewiesenen Session Sind nur verf gbar wenn Bezug zu einer Einreichung hergestellt werden kann Has paper assigned to a Session also aktiv SESSIONSTARTTIMI Beginnzeit derselben ist und diese Einreichung tatsachlich 2 SESSTONENDTIMES Ende derselben bereits einer Session zugewiesen wurde SESSIONSTARTDATI fe ae Begin
49. d ebenfalls ein Hinweis auf die geringe Qualit t des gew hlten Passworts ausgegeben Neben den Kontaktdaten des k nftigen Benutzers Pflichtfelder sind entsprechend markiert wird auch nach der Zugeh rigkeit zu bestimmten Gruppen gefragt Diese Mitgliedschaft kann bestimmte Eigenschaften nach sich ziehen wie zum Beispiel verringerte Teilnanmegeb hren oder hnliches Details dazu finden sich im Kapitel 10 4 Seite 6 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Bei Bedarf etwa nach einem falschen Klick auf den Link zur Neuregistrierung kann die Aktion selbstverst ndlich abgebrochen und so zum Login Screen zur ckgekehrt werden Ein Schalter in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 setzt fest ob ein Benutzer direkt nach den Anlegen eines neuen Kontos am System automatisch angemeldet werden soll und quasi direkt zu arbeiten beginnen kann ob ein eigener Login Schritt durchgef hrt werden soll oder ob berhaupt noch eine Best tigung der Anmeldung durch die Administration erfolgen muss In diesen F llen erh lt der Benutzer nach der Konto Registrierung jedenfalls eine Erfolgsmeldung mit einem Hinweis auf die n chsten Schritte Weiters besteht die M glichkeit diese Systemeinstellungen 2 2 Passwort neu setzen Hat ein bereits registrierter Benutzer sein Passwort vergessen kann er oder sie sich selbst behelfen indem vom System ein neues Passwort angefordert wird Aus Datenschutzgr nden sind die abgelegten Passw rter nicht im
50. daily conference programme dailyEndTime End of the daily conference programme organisationRequired Require the organisation field to be filled in departmentRequired Require the department field to be filled in addressRequired Require a full address at the user registraton process phoneRequired Require a phone number personaldataDeadline Specify until what date ones personal data may be changed or updated systemMailFromName System mail senders name systemMailFromAddress System mail senders email address abstractUploadMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon successful abstract submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME abstractUploadMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon successful abstract submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME fullPaperUploadMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon successful full paper submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME fullPaperUploadMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon successful full paper submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME presentatio
51. deln beide F lle gleich Der Vorteil der geringeren Serverbelastung des geringeren versendeten Datenvolumens und der geringeren Wahrscheinlichkeit in irgendwelchen SPAM Filtern h ngen zu bleiben sollte aber durchaus Beachtung finden Die Aktionen am Fu ende der Eingabemaske sind schlussendlich auch noch zu betrachten Neben dem Abbruch der Aktion per cancel kann auch noch die Empf ngerliste zu Kontrollzwecken gefiltert werden Um die richtige Anwendung der Platzhalter und der Darstellung im Mailclient beim Empf nger zu testen empfiehlt es sich zun chst eine Vorschau Nachricht an sich selbst zu senden Das erleichtert der Button Send Preview er l st eine e Mail ausschlie lich an den Absender selbst aus Per Save as Draft k nnen nun die getroffenen Einstellungen gesichert werden und stehen auch zur sp teren Verwendung noch zur Verf gung Erneut soll hier darauf hingewiesen werden dass ausschlie lich die getroffenen Filtereinstellungen nebst Nachrichtentext titel und Attachment Datei nicht aber die Empf ngerliste gesichert wird Das erlaubt eine dynamische Wiederverwendung zu einem sp teren Zeitpunkt Sehr wohl wird die Empf ngerliste einer aktuell erfolgten Aussendung gespeichert mehr dazu in Kapitel 6 2 So eine Aussendung wird eben per Send in der bersichtsliste aller Aussendungen gestartet Zur berpr fung ob alle Eingaben richtig erfolgt sind und eine korrekte Aussendung stattfinden wird empfiehl
52. diums zur Verf gung siehe auch Kapitel 10 8 Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen 10 7 6 Print Proceedings CD or Online Content Dieses Werkzeug liefert hnlichen Inhalt wie der Punkt Print Proceedings Kapitel 10 7 2 unterscheidet sich aber doch in wesentlichen Punkten Zun chst werden Inhalts und Autorenverzeichnis nicht als PDF sondern als HTML Dateien ausgegeben Damit sind der weiteren Gestaltung keine Grenzen gesetzt und dennoch ist eine konsistente Darstellung ber verschiedene Medien gegeben Die Einreichungen werden zwar auch mit Kopfzeile und daher mit durchlaufenden Seitennummern versehen doch wird jede Einreichung einzeln gespeichert w hrend aus Seite 47 CATS 2 1 Benutzerhandbuch den beiden Verzeichnissen dann eben auf die einzelnen Dateien verlinkt wird Das erm glicht den Zugriff ber online Medien ohne gro e Zeitverluste Da zus tzlicher Inhalt problemlos sp ter noch hinzugef gt werden kann es empfiehlt sich die Erstellung einer Navigationshilfe ebenfalls in HTML bietet dieses Werkzeug keine M glichkeit an selbigen noch zum Druckzeitpunkt hinaufzuladen Gleich wie beim Druck ganzer Proceedingsb nde ist aber auch die Auswahl der Medientypen also Kurz oder Langfassung und des Akzeptanzsstadiums m glic
53. e bersicht aller Benutzer abgefragt werden die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind Weiters wird hier angeboten einen weiteren Benutzer dieser Gruppe zuzuweisen 10 6 On Site Support Ein wesentliches Werkzeug zur Abwicklung der Anmeldung der Teilnehmer on site also im Verlauf oder knapp vor der Konferenz findet sich ebenfalls im Conference Menu Hier findet sich Unterst tzung f r alle Abl ufe die f r die Registratur vor Ort typisch sind Dazu geh rt etwa die komplette Neuanmeldung eines Teilnehmers die links oben per Register a new Participant vorgenommen werden kann Dies ist etwa dann sinnvoll wenn ein Teilnehmer noch nie Kontakt mit dem Verwaltungsteam aufgenommen oder selbst mit CATS gearbeitet hat Die Liste selbst zeigt alle vorhandenen Benutzer nebst deren wesentlichen Daten an ber die man einerseits bestimmte Personen suchen kann und andererseits die bersicht ber den Rechnungsstatus die gebuchten Dienstleistungen Mitgliedschaften Einreichungen und vieles mehr erh lt Dazu werden auch s mtliche notwendigen Aktionen angeboten die es nun eben erm glichen Zahlungen insbesondere per Kreditkarte live durchzuf hren Buchungen vorzunehmen oder Einreichungen zu erstellen oder zu ver ndern wo n tig Auch kann mittels Print Attendance Confirmation oder Print Badge eine Teilnahmebest tigung oder ein Namensschild f r eine bestimmte Person erstellt werden Dabei ist zu beachten dass einerseits minde
54. e gt und erstellen Sie eine Rechnung e KL Cerebra 5 User Menu 5 1 Update Personal Data Dieses Werkzeug ist ein zentraler Punkt in der Datenpflege Daher sollen die Benutzer durchaus auch aufgefordert werden ihre einmal angegebenen Daten auch aktuell zu Seite 9 CATS 2 1 Benutzerhandbuch halten Das l sst sich hier einfach durchf hren Neben den Kontaktdaten des Benutzers Pflichtfelder sind entsprechend markiert wird auch nach der Zugeh rigkeit zu bestimmten Gruppen gefragt Diese Mitgliedschaft kann bestimmte Eigenschaften nach sich ziehen wie zum Beispiel verringerte Teilnahmegebthren oder hnliches Details dazu finden sich im Kapitel 10 4 In einer eigenen Aktion kann das gew hlte Passwort ver ndert werden was m glicherweise nach dem automatischen Setzen eines Passworts nach dem Vergessen des alten interessant sein kann Aus Sicherheitsgr nden muss es mindestens 6 Zeichen lang sein und wenigstens einen Gro buchstaben oder eine Ziffer enthalten Andernfalls wird ein Hinweis auf die geringe Qualit t des gew hlten Passworts ausgegeben 5 2 Manage Submissions Bei diesem Werkzeug handelt es sich um die wohl m chtigste Schnittstelle zwischen Benutzer und den Veranstaltern einer wissenschaftlichen Konferenz Einerseits ist der Konferenzbeitrag und dessen Ver ffentlichung vielfach ein sehr wesentlicher Punkt rund um eine Teilnahme andererseits sind Rahmenbedingungen f r Einreichung ein eventuel
55. efiniert sich ber drei Parameter wobei sich Name und Beschreibung weitgehend selbst erkl ren Wesentlicher ist der Punkt Selectable by User der es n mlich erm glicht f r den internen Gebrauch wesentlich komplexere Strukturen und damit mehr Mitgliedschaften abzubilden als es den Benutzern angezeigt wird Ein klassischer Gebrauchsfall dazu sind eingeladene Vortragende die im Gegensatz zu Standard Teilnehmern keine Teilnanmegeb hren zu zahlen brauchen Legt man nun einen entsprechenden Rabatt bis auf 0 Euro an siehe auch Kapitel 9 4 l sst sich dieser einer zuvor geschaffenen Mitgliedschaft zuordnen Nun will man diese aber nicht allen Benutzern zur Selbstauswahl berlassen sondern die in Frage kommenden Personen selbst manuell zuweisen In so einem Fall empfiehlt sich eine Mitgliedschaft vor der ffentlichkeit zu verbergen Weiters besteht die M glichkeit jeder Gruppe im Vorhinein zugewiesene Mitgliedschaftsnummern zuzuordnen Dies erm glicht es z B bei der Benutzerregistrierung nur vorgemerkten Teilnehmern die Mitgliedschaft zu einer Gruppe zu gew hren Um Mitglieder von Fachverb nden oder Studenten etc zu identifizieren kann es auf der anderen Seite vorteilhaft sein die entsprechende Mitgliedschaft sehr wohl ffentlich zur Auswahl zu stellen Freilich sollte die Auswahl durch die Benutzer auf geeignete Art kontrolliert werden z B durch Vorlage des Studentenausweis bei der Registratur zu einer Konferenz etc bes
56. efordert s mtliche Mit Autoren anzugeben Die Liste mit den zugewiesenen Autoren zeigt vorerst nur den aktuellen Benutzer an Sind mehrere Autoren an der Ver ffentlichung beteiligt so sind diese vom Benutzer einzutragen und entsprechend der gew nschten Reihenfolge zu sortieren Eine vollst ndige korrekt gereihte Autorenliste ist wichtig f r eine saubere Darstellung im Konferenzkalender und im Inhalts wie Autorenverzeichnis des Proceedingsbandes Daher empfiehlt es sich die Benutzer auf die Wichtigkeit korrekter Angaben in diesem Bereich hinzuweisen Wie immer kann der Benutzer zun chst die bereits zugeordneten Autoren berpr fen Zur Kontrolle und besseren Identifikation wird jeweils der Titel der aktuell bearbeiteten Einreichung gezeigt gefolgt von Vor und Nachnamen der Autoren und dem Hinweis auf die Markierung als sogenannter Corresponding Author Das sind jene Personen die im Bezug auf eine Einreichung Korrespondenz erhalten sollen also ber Formatfehler Akzeptanz oder Ablehnung die Aufnahme ins Konferenzprogramm etc informiert werden sollen Der einreichende Autor ist nun aufgefordert die Liste entsprechend der realen Verh ltnisse zu erg nzen und zwar ber die Aktion Add new Author Die Angabe von Vor und Nachname der entsprechenden Personen empfiehlt sich jedenfalls und die e Mail Adresse ist als Pflichtfeld ausgef hrt da sonst eine Kommunikation nicht erfolgen kann Ebenso kann ausgew hlt werden ob der aktuell
57. eine interne Bezeichnung wobei letztere der einfacheren Beschreibung des Nutzungszweckes dient und dem Publikum nicht ver ffentlicht wird Dieses Werkzeug verwaltet eben das Vorhandensein von Special Tracks f r eine Veranstaltung und listet bereits angelegte auf oder bietet das Anlegen neuer Tracks an Seite 28 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Von besonderer Bedeutung ist die Eigenschaft default die bestimmten Special Tracks zugewiesen werden kann Funktional sind solche Tracks sehr wichtig denn sie stellen sozusagen einen Pool f r nicht leicht einzuordnende Einreichungen dar Typischerweise sind sie au erdem die bergeordneten Elemente in einem hierarchischen Aufbau einer Konferenz Nun k nnen zu jedem Element in diesem hierarchischen Baum beliebig viele weitere Elemente also weitere untergeordnete Tracks angelegt und jedem dieser Tracks beliebige Administratoren zugeordnet werden Diese haben dann Zugriff auf den genannten Track sowie ebenso auf alle Tracks die diesem untergeordnet sind Die Funktionalit t f r die Special Track Administratoren wird in den Kapiteln 8 1und 8 2 n her ausgef hrt 9 Commercial Menu Im Commercial Menu treffen die Hauptkomponenten zur Steuerung der Finanzabl ufe zusammen Saubere Einstellungen in diesem Bereich dienen ganz wesentlich einem runden Ablauf des Veranstaltungsmanagements Daher sind vielleicht vorab einige Betrachtungen ganz interessant In CATS ist ein Webshop implementiert in d
58. em die Benutzer verschiedene Angebote siehe Kapitel 9 2 Services wie Teilnehmertickets kaufen k nnen Durch den Kauf ebensolcher Tickets werden aus Benutzern Teilnehmer an der Veranstaltung Der Preis eines Angebots berechnet sich im Wesentlichen aus dem angegebenen Grundpreis abz glich etwaiger Rabatte die nach bestimmten Gesichtspunkten vergeben werden k nnen Details dazu in Kapitel 9 4 Ein Benutzer kann nun wie blich beliebig viele Services einkaufen indem ein solches in den Warenkorb abgelegt wird Im Anschluss daran wird quasi zur Kasse gegangen indem eine Rechnung ber diesen Warenkorb angefordert wird Dazu muss neben einer eventuellen Rechnungsadresse auch der zu beschreitende Weg des Zahlungsverkehrs angegeben werden Als typisch sind hier Bank berweisung Zahlung per Kreditkarte und Barzahlung anzuf hren Diese M glichkeiten m ssen aber entsprechend detailliert angelegt werden wie in Kapitel 9 3 beschrieben Das Trio Angebote Rabattsystem Zahlungsmittel stellt also die Vorausbedingungen f r einen erfolgreichen Einkauf von Services dar und sollten festgelegt werden bevor der Webshop f r die potenziellen Teilnehmer online geht Ebenso gilt die Tatsache dass einmal erstellte Rechnungen nicht ohne weiteres gel scht oder gar ver ndert werden k nnen da dies in einer vollst ndigen Buchhaltung zu Problemen f hren kann CATS unterst tzt daher die Stornierung von Rechnungen nebst dem Ausstellen
59. en F r die Generierung des Erscheinungsbildes der Namensschilder muss nun zun chst die Seite 45 CATS 2 1 Benutzerhandbuch zu verwendende Schriftart festgelegt werden Mit Arial bzw Times Roman stehen daf r sowohl eine serifenlose als auch eine serifenbehaftete Schrift zur Verf gung Der Punkt Page Orientation hilft je nach Format der gew nschten Namensschilder DIN A4 Seiten m glichst effizient zu bedrucken Daf r stehen Hochformat Portrait und Querformat Landscape zur Verf gung Die beiden Felder Top Margin und Left Margin helfen den zu bedruckenden Bereich auf einem A4 Blatt korrekt festzulegen Das d rfte vor allem dann notwendig sein wenn vorperforierte Bl tter verwendet werden die eine exakte Definition der Seitenr nder erfordern Die Eingabe erfolgt hier ebenfalls in Pixel siehe unten In weiterer Folge ist es m glich sowohl die Vorderseite als auch die R ckseite der Namensschilder zu gestalten CATS akzeptiert hier PNG Dateien und mittels unterschiedlicher Auswahl der zu druckenden Personenkreise k nnen hier wie oben besprochen auch verschiedene Gestaltungsvarianten zum Einsatz kommen Diese Varianten k nnen selbstverst ndlich als eigene Profile abgespeichert werden Es empfiehlt sich f r hochqualitative Ausdrucke diese beiden Dateien mit den gleichen Abmessungen wie die entstehenden Namensschilder zu versehen Diese Abmessungen sind dann in den n chsten beiden Parametern f
60. en die Spaltenbezeichnungen der zu erwartenden Daten zu finden sein um eine korrekte Zuordnung in der Datenbank zu gew hrleisten Die Bezeichnungen m ssen folgender Nomenklatur gehorchen davon abweichende oder zus tzliche Felder werden nicht bernommen Seite 56 CATS 2 1 Benutzerhandbuch PersonalData firstName Vorname PersonalData lastName Nachname PersonalData title Akademischer Titel PersonalData salutation Anrede PersonalData organisation Organisation PersonalData department Abteilung PersonalData address Anschrift PersonalData city Ort PersonalData state Bundesland Staat etc PersonalData zip Postleitzahl PersonalData countryID Land entweder die ID oder die englische Bezeichnung PersonalData email E mail Adresse PersonalData telephone Telefonnummer PersonalData fax Telefaxnummer Tabellendaten k nnen unter Anf hrungszeichen gesetzt werden manche exportierende Programme machen das automatisch Dies ist besonders dann interessant wenn Sonderzeichen in den Tabellendaten zu erwarten sind Eine leere Musterdatei steht per Download empty input file zur Verf gung und kann nach belieben mit entsprechendem Material bef llt werden CAVE die Input Daten m ssen im UTF 8 Zeichensatz vorliegen Bei Schwierigkeiten mit dieser Vorgabe wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support Je mehr Daten bereits zur Verf gung stehen desto sinnvoller gestaltet
61. erall Score ID 11 visibleToUser true type single overallScoreQuestion true gt Ab Version 2 1 k nnen zus tzlich noch zehn sogenannte Detailscores bestimmt werden lt tns question description Detail Score 0 ID 0 visible ToUser true type single detailScoreQuestion 0 gt lt tns question description Detail Score 1 ID 1 visibleToUser true type single detailScoreQuestion 1 gt Seite 62
62. ere Excel Versionen k nnen damit problemlos umgehen aber die Verwendung in anderen Programmen ist damit nat rlich nur eingeschr nkt m glich 2 Login Seite Die Login Seite wird automatisch als Startseite von CATS angezeigt Sie ist somit die Schnittstelle f r alle Benutzer neue wie bereits angemeldete Dementsprechend sind auch die Aktionen gehalten die hier zur Verf gung stehen Die Login Seite und s mtliche von hier ausgehenden ohne Login durchf hrbare Aktionen werden sofern CATS mehrsprachig arbeitet in der vom Benutzer bevorzugten Sprache angeboten Dieser Vorzug kann unabh ngig von CATS in den Browsereinstellungen gegeben werden Findet sich keine bereinstimmung zwischen den vom Benutzer bevorzugten und den angebotenen Sprachen so wird die Login Seite standardm ig auf Englisch dargestellt 2 1 Neuen Account anlegen Bevor ein Benutzer Zugang zum System erh lt muss ein neuer Account also ein Benutzerkonto angelegt werden Es besteht allerdings auch die M glichkeit eine selbstst ndige Anmeldung nicht zuzulassen Systemeinstellung Dazu wird der k nftige Benutzer zun chst um einen Benutzernamen gebeten der frei gew hlt werden kann Ist der gew hlte Benutzername bereits vergeben so wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben Ebenso muss ein Passwort gew hlt werden das aus Sicherheitsgr nden mindestens 6 Zeichen lang ist und wenigstens einen Gro buchstaben oder eine Ziffer enth lt Andernfalls wir
63. erhandbuch leichteren bersicht und Wiederauffindbarkeit gleich unterhalb der urspr nglichen Session angeordnet und werden als vollst ndiges Duplikat angelegt Weitere gegebenenfalls zu bearbeitende Informationen zu Session sind die zugewiesenen Einreichungen sowie die f r die ordnungsgem e Abwicklung verantwortlichen Vorsitzenden Beide sind nach einem Doppelklick auf eine Session in der kalendarischen bersicht zu bearbeiten Show Papers Assignment zeigt dann alle bereits zugewiesenen Einreichungen an jeweils mit einigen Identifikationsmerkmalen und in diesem Bereich nicht unwesentlich der gew hlten L nge und der Reihenfolge sowie der daraus berechneten Beginn und Endzeitpunkte einzelner Pr sentationen Die Reihenfolge l sst sich nun komfortabel per Drag amp Drop ver ndern es m ssen nur die einzelnen Zeilen verschoben werden Das Ergebnis wird automatisch gespeichert Unpassende oder versehentlich eingeordnete Pr sentationen lassen sich einfach l schen Soll eine Pr sentation jedoch in eine andere Session verschoben werden muss sie zun chst ebenfalls aus der aktuellen Session gel scht werden um in weiterer Folge ber den Men punkt Manage Submissions siehe Kapitel 7 1 eine erneute Zuweisung vorzunehmen 10 2 Manage Rooms Dieses Werkzeug bietet in erster Linie informative Funktionalit t Zun chst wird wie gewohnt eine bersicht ber alle zur Verf gung stehenden R umlichkeiten f r eine Veranstalt
64. erhaupt zur Verf gung steht Manchen Dienstleistungen liegt ein begrenztes Platzangebot zugrunde Daher kann hier die Maximalanzahl an Reservierungen angegeben werden Sollte sich das Platzangebot im Verlauf der Veranstaltungsvorbereitung ver ndern kann dieser Wert nachtr glich nat rlich noch in beide Richtungen beliebig ver ndert werden Wenn keine Beschr nkung vorgenommen werden soll es also egal ist wie viele Teilnehmer sich f r eine Dienstleistung anmelden so ist als Parameter hier 1 zu w hlen Dann werden entsprechend sinnigerweise auch an keiner Stelle im System mehr die noch zur Verf gung stehenden Pl tze angezeigt es sind ja zu jedem Zeitpunkt noch unendlich viele Die beiden Felder Comment und Additional Parameter werden in erster Linie f r komplexe Buchungsabl ufe oder das Sammeln zus tzlicher Informationen vom Benutzer ben tigt Die korrekte Syntax hierf r h ngt von der verwendeten Buchungsverarbeitung ab weshalb diese Felder f r Standardabl ufe einfach leer bleiben sollten Die anzuwendende Buchungsverarbeitung l uft in diesem Fall ebenso offline Im Fall der Notwendigkeit einer automatisierten Abwicklung empfiehlt es sich hier mit dem Cerebra Support R cksprache zu halten Sofern vom Dienstleister gew nscht kann mittels Require Recipient noch festgelegt werden ob die Person die ein Service bucht auch angeben muss wer der tats chliche Leistungsempf nger ist der ja vom Rechnungsempf nger abwei
65. erval festlegt Sollen an einem Tag parallele Sessions stattfinden so kann der entsprechende Tag durch Klick auf das Symbol um eine Spalte erweitert werden Diese Spalte wird immer rechts angef gt Ebenso kann mittels Klick auf eine leere rechte Spalte eines Tages wieder entfernt werden Ist die Spalte noch nicht leer erscheint ein entsprechender Hinweis Einzelne Sessions k nnen auch ber mehrere Spalten gef hrt werden sollte dies zum Beispiel zur Kennzeichnung von Plenarsitzungen Mittagspausen etc notwendig sein Gr en nderungen und Verschiebungen von Sessions bed rfen der Best tigung durch den Benutzer bevor sie abgespeichert werden Daher erscheint nach solchen Anderungen Seite 36 CATS 2 1 Benutzerhandbuch auch ein Feld Save das zur Vollendung der Durchf hrung angeklickt werden muss Das braucht durchaus nicht nach jeder einzelnen nderung geschehen daf r kann problemlos eine Serie an nderungen abgewartet werden Die Detailinformationen einer Session legt man nun durch den Klick auf das bliche Edit Icon fest wobei hier Datum und Beginn wie Ende des gegenst ndlichen Programmpunktes nur informativen Charakter besitzen da diese ja ohnehin im Kalender festgelegt werden Titel und Beschreibung dienen einerseits der eindeutigen Benennung andererseits findet sich ersterer in den Ausdrucken von Proceedings und Konferenzprogramm wieder Die Anzahl der geplanten Pr sentationen hingegen wi
66. ess empfiehlt es sich bei nur geringer Anzahl der Dispatcher zun chst einen Dispatcher auszuw hlen und dann in einem Arbeitsgang die Zuweisung der Einreichungen durchzuf hren und im gegenteiligen Fall zun chst wie in Kapitel 7 4 2 Seite 26 CATS 2 1 Benutzerhandbuch die Einreichung auszuw hlen und dann die zugeh rigen Dispatchers hinzuzuf gen 7 4 2 Assign Papers to Dispatcher Dieses Werkzeug besitzt auf weite Strecken f r die Verwaltung die gleiche Funktionalit t wie das Zuweisen von Einreichungen zu Reviewern in einstufigen Prozessen siehe Kapitel 7 3 2 mit dem Unterschied dass eben nicht die tats chlichen Reviewer sondern die zugewiesenen Dispatcher ausgew hlt und angezeigt werden k nnen Selbstverst ndlich hat auch hier die Verwaltung Zugriff auf die ausgef llten Bewertungsformulare sofern vorhanden 7 4 3 Dispatcher Manage Reviewer Accounts Dieses Werkzeug steht den Dispatchern zur Durchf hrung ihrer Aufgaben zur Verf gung Nun k nnen sofern im Ablauf vorgesehen anonyme oder identifizierte Reviewer bestimmt werden Die Ansicht bezieht sich dabei immer auf einen bestimmten Dispatcher das hei t dass ein identifizierter Reviewer durchaus f r mehrere Dispatcher arbeiten kann ohne dass diese von dieser mehrfachen Auswahl Kenntnis haben m ssen Die Auswahl erfolgt simpel aus der gesamten vorhandenen Benutzerliste Anonyme Reviewer hingegen werden ausschlie lich f r einen gegebenen Reviewer angelegt d
67. estzulegen wobei hier der Einfachheit halber Pixel px gefordert werden nachdem PNG Dateien zumeist ebenfalls in Pixel bemessen werden Dar ber hinaus gilt 1mm 2 83 px Dieser Zusammenhang kann eventuell auch f r die folgenden Layoutinformationen von Belang sein Es gilt n mlich festzulegen wo auf dem Namensschild und in welcher Fasson einzelne Teile der Daten der zu druckenden Personen dargestellt werden sollen Dabei stellt der linke untere Eckpunkt eines jeden Namensschild den Nullpunkt dar x Positionen beschreiben den horizontalen y Positionen den vertikalen Abstand davon Ankerpunkt der darzustellenden Datenfelder ist gegen ber dem vertikalen Abstand stets die Fu zeile des Datensatzes Gegen ber dem horizontalen Abstand muss zwischen den drei Arten der Ausrichtung unterschieden werden wobei f r linksb ndige Ausrichtung eben der links untere Ankerpunkt f r zentrierte Ausrichtung der mittig untere Ankerpunkt und f r eine rechtsb ndige Ausrichtung der rechts untere Ankerpunkt angenommen wird Sollen Datenfelder zusammengef gt dargestellt werden wie es z B f r Titel Vorname oder Nachname sinnvoll sein kann so ist einfach der gleiche y Wert einzutragen sowie die x Koordinaten um jeweils 1 erh ht anzugeben Schriftgr e und Ausrichtung muss gleich sein Sollen beispielsweise die oben genannten Daten hintereinander wie in Dr Max Muster am Punkt 10 100 gedruckt werden so hie e das Titel 10 100 Vorname 1
68. f r die wissenschaftliche Verwaltung frei gegeben werden Selbiges ist auch ab dem Zeitpunkt wo Ergebnisse vorliegen aus der bersicht m glich Dazu wird dann auch eine entsprechende Aktion angeboten Ab dem Abschluss der Bearbeitung und dem Freigeben an die Verwaltung kann der Reviewer den Bericht nicht mehr ver ndern die Arbeit ist damit abgeschlossen Selbstverst ndlich k nnen Mitglieder der wissenschaftlichen Verwaltung den Zugang wieder ffnen sollte eine weitere Bearbeitung n tig sein 6 Mailing Menu Dieses Men stellt s mtliche Tools bereit die zum Versenden von gro volumigen e Mail Sendungen notwendig sind Vor der Aussendung von e Mails in gro er Zahl empfiehlt es sich zun chst eine Testsendung an eine berpr fbare Adresse zu veranlassen So k nnen eventuell Probleme in der bertragungskette gefunden und die Zusammenstellung der Nachrichten kontrolliert werden Das gesamte Kommunikationssystem kann entsprechend den Vorlieben der Konferenzverwaltung global oder personalisiert gehalten werden Die entsprechende Einstellung ist in den System Settings Kapitel 11 1 vorzunehmen Global bedeutet dass sowohl Mailinglisten als auch das Archiv aller versendeten e Mails und die Signaturen f r jeden Benutzer mit den entsprechenden Rechten zur Verf gung stehen Im gegenteiligen Fall kann jeder Benutzer ausschlie lich ber seine eigenen Datens tze verf gen 6 1 New Mails Mailing Lists Das Mailing Tool
69. field presentationRename Change label of presentation upload field membershipSelection single selection of only one membership per user multi possibility to select more than one membership taxIdentificationCode Tax identification code for payment mailSupport Activates the mail support button mailSupportAddress Mail address for support mail support button membershipNumbers Activates membership numbers changes in database are required submission Visibility of submission entries in user menu and user Guidance payment Visibility of payment entries in user menu and user Guidance hotel Visibility of hotel entries in user menu and user Guidance userCommentLabel Rename of usercomment label Standard Comment to the Organizer mainSetting CAF Setting Name of mainsettings group backupFile Name of backup file registerNewUser Show Create a new Account on login screen forgottenPassword Show Password lost on login screen stdCountry Preselected country in selections country code subscriberNumbers Activates subscriber numbers changes in database are required paidAmount Should the paid ammount be placed on the payment confirmation guidanceName CAF Setting Name of userguidance termsAndConditions Link to Terms and Conditions showState Show State in user registration badgesSecondName Show full name on badges twice registerEmailRepetition Repetition of e
70. for the full paper submission paperDeadLine Deadline for the full paper submission referencePaper To check the distances on submissions keywordOption Option to activate keywords for user keywordsHelpText Additional short note for keywords field description fullPaperFormat Paper format of full papers checkEmbeddedFonts Define if emedded fonts should be checked no no check at all upload do not allowe the upload if the check is not passed list show on the submission list if not passed pdfcheck just show after the automated pdf check abstractPaperFormat Paper format of abstracts checkPaperFormat Define if abstract and paper sizes should be checked no no check at all upload do not allowe the upload if the check is not passed list show on the submission list if not passed pdfcheck just show after the automated pdf check fullPaperUpload Offer the possibility for a full paper file upload checkIfEditable Check if pdf is editable no no check at all upload recommended do not allowe the upload if the check is not passed list show on the submission list if not passed pdfcheck just show after the automated pdf check standardHeaderText Header text Placeholder new column gt new row newline PAPERTITLER PAGENUMBER TITLE FILEDESCRIPTION standardHeaderFontFamily Font family for header Helvetica standardHeaderFontSize Font size for header
71. gleich wird die Rechnungsnummer der automatisch generierten Stornorechnung die eine Gutschrift ber den offenen Betrag enth lt angezeigt creditNote bei der gegenst ndlichen Rechnung handelt es sich um eine Stornorechnung bzw Gutschrift zu einer bereits ausgestellten Rechnung deren Rechnungsnummer zur leichteren Identifikation ebenfalls angezeigt wird e denied ein Zahlungsvorgang der zun chst den Status pending hatte wurde abgewiesen Es wurden weder eine Rechnung generiert noch eine Rechnungsnummer zugewiesen Nach diesen Zust nden kann die Liste aller Zahlungen auch sortiert bzw gefiltert werden sodass etwa nur alle offenen Zahlungen angezeigt werden k nnen Weiters bietet diese bersichttabelle die M glichkeit einzelne Buchungen auszuw hlen und diese dann einem Zustand zuzuweisen Das Ausw hlen der Buchungen erfolgt Seite 30 CATS 2 1 Benutzerhandbuch entweder ber das Anhaken der Checkbox in der Spalte Auswahl oder ber die Aktion Alle ausw hlen Auswahl aufheben welche alle auf der Seite angezeigten Buchungen ausw hlt bzw die aktuelle Auswahl aufhebt Wird ein online Bezahlsystem f r Kreditkarten angewendet so wird die erfolgreiche Abbuchung automatisch dem CATS Server zur ckgemeldet Daher ist im Erfolgsfalle die Rechnung nicht nur angelegt sondern auch sofort best tigt balanced und es liegt entsprechend ebenfalls eine Zahlungsbest tigung vor Die Verwaltung braucht hier keiner
72. gs auf also die automatisch vergebene eindeutige PaperlD stets f nfstellig den Titel die zugewiesenen Autoren eine weitere Bearbeitung erlaubt die Aktion Manage Authors den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung gew hlte Seite 11 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Special Tracks sofern verf gbar siehe oben und die hinaufgeladenen Dateien In dieser Ansicht k nnen die Dateien wieder angezeigt werden das Einsenden einer neuen Version ist beliebig oft bis zum Erreichen der entsprechenden Deadline bzw auch dar ber hinaus sofern von der Verwaltung verlangt siehe Kapitel 7 1 ber die Aktion Edit m glich Dadurch tr gt der Einsender die alleinige Verantwortung ber die Versionskontrolle Ver nderungen sind eigenverantwortlich durchzuf hren und ausschlie lich die zum Ende der Bearbeitungsfrist vorliegende Version wird einer weiteren Verarbeitung zugef hrt F r den Autor ist die Interaktion damit zun chst beendet Werden im weiteren Verlauf der Konferenzorganisation weitere Daten oder Medien ben tigt so sind die vom Benutzer ebenfalls hier zu verwalten stets im Rahmen der festgelegten Fristen 5 3 Conference Registration Die Registrierung zur Teilnahme an einer Konferenz ist letztlich nichts anderes als das Buchen eines speziellen Services siehe Kapitel 9 2 n mlich mit der zus tzlichen Qualit t durch den Kauf tats chlich zum Teilnehmer zu werden Daher bedeutet der Kauf der Registrierung auch nichts ande
73. h Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Das Ergebnis ist in diesem Fall eine ZIP komprimierte Datei die s mtliche einzelne Dateien beinhaltet 10 7 7 Print Attendance Confirmation Viele Teilnehmer ben tigen f r die korrekte Abrechnung ihrer Reiset tigkeiten eine offizielle Teilnahmebestatigung CATS bietet daf r verschiedene Herangehensweisen an die nun besprochen werden sollen Zun chst besteht die M glichkeit bereits vorab f r alle Teilnehmer Best tigungen auszudrucken und diese eventuell mit Stempel und Unterschrift versehen den Teilnehmerunterlagen beizulegen Andererseits ist das vielleicht auch nur f r einzelne Teilnehmer n tig oder beispielsweise f r jene die sich erst bei der Konferenz vor Ort anmelden In einem solchen Fall kann dann w hrend der Registrierung vom Konferenzpersonal eine einzelne Best tigung ausgedruckt werden Kapitel 10 6 F r diesen Fall wird immer das erste Druckprofil angewendet eine Tatsache die beim Erstellen der Profile evtl ber cksichtigt werden sollte Die Erstellung eines neuen Profils bzw die Bearbeitung eines bestehenden orientiert sich in seiner Funktionalit t weitgehend an jener die vom Druck der Namensschilder bzw Name Badges bekannt ist Kapitel 10 7 3 Das betrifft sowohl die Au
74. h vom aktuellen Status im System ab und werden im weiteren Verlauf gesondert betrachtet 1 1 View Edit Delete Diese Aktionen werden in CATS f r jeden Listeneintrag als Icons also kleine grafische Symbole dargestellt Das dient sowohl der einfacheren Wiedererkennbarkeit als auch der Raumersparnis Oft werden in einer Tabelle zur besseren bersichtlichkeit zu jedem Eintrag nur die wesentlichsten Informationen angezeigt Um den vollst ndigen Eintrag zu betrachten existiert die Funktion view dargestellt als X Dies ist auch die Standardaktion die durch einfaches Klicken auf eine Tabellenzeile ausgel st wird Soll ein Eintrag bearbeitet werden bietet sich edit an dargestellt durch C Es ffnet sich sodann eine Eingabemaske die bereits mit den vorhandenen Daten gef llt ist und bei Bedarf erg nzt oder korrigiert werden kann Die L schung eines Tabelleneintrages wird schlie lich durch delete ausgel st dargestellt durch 1 2 Hilfe Viele Seiten in CATS bieten einen kurzen kontextbezogenen Hilfetext an der Uber einen Klick auf den Button Help rechts oben sichtbar wird Steht keine Hilfe zur Verf gung wird auch kein Hilfefenster angezeigt Weiters kann der Teilnehmer ber den darunterliedengen Button Mail Support direkt mit dem Veranstalter ber Mail in Verbindung treten Diese Funktionalit t muss allerdings erst ber die Systemeinstellungen aktiviert werden 1 3 Tabellendaten sortieren und filtern
75. hlten Filter als ein gro es Dokument zu exportieren Dadurch wird der Ausdruck s mtlicher Einreichungen zur Kontrolle oder bersicht noch bevor eine Einordnung ins Konferenzprogramm erfolgt ist wesentlich erleichtert Ebenso k nnen auch nach Ablauf der Bearbeitungsfrist den Autoren weitere Anderungen an der Einreichung erlaubt werden indem das entsprechende Feld angekreuzt wird Diese Einstellung kann in individuellen F llen n tig werden und erspart der Verwaltung selbst t tig zu werden sollte z B eine neue Version einer Datei oder eine berarbeitung der Autorenliste n tig sein Auch diese Einstellung wird sofort gespeichert Viele der Daten einzelner Einreichungen k nnen direkt in der Tabelle ver ndert werden sollte das n tig sein Besonders f r die Keywords kann das interessant sein wenn Wert auf ein eindeutiges durchg ngiges Schl sselwortverzeichnis im Konferenzband gelegt wird Kapitel 10 7 2 Eine wesentliche Vereinfachung des laufenden Prozesses bietet das Feld Head by Editor Auf diese Weise kann hnlich wie in g ngigen e Mail Programmen festgehalten werden welche der Einreichungen bereits von der wissenschaftlichen Verwaltung bearbeitet wurden Dieser Vermerk bezieht sich jeweils auf den gerade aktiven Benutzer Seite 20 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Ich habe diese Einreichung bereits bearbeitet und wird automatisch wieder auf ungelesen zur ckgesetzt sobald eine Anderung an der
76. hmer an bestimmten Services erstellt werden ber den Punkt Show Invoice Status kann dann weiters in die Zahlungs bersicht einer Person Einsicht genommen werden und eventuell offene Rechnungen zum Zeitpunkt des Check In an der Veranstaltung nachgefordert oder Kreditkartenzahlungen wiederholt werden Auf der anderen Seite k nnen hier auch einzelne Personen f r die Teilnahme registriert werden oder f r diese der Warenkorb bearbeitet werden ber die Aktion Show Shopping Cart Das bedeutet dass die Verwaltung sowohl zun chst f r Teilnehmer Dienstleistungen oder ein Ticket f r die Teilnahme buchen kann als auch zuvor bereits erfolgte Buchungen einer Abrechnung zuf hren kann Der Ablauf ist dabei der gleiche wie f r den Benutzer selbst siehe Kapitel 5 5 nur dass der Einfachheit halber die Verwaltung selbst an Stelle des Benutzers im System alle n tigen Aktionen trifft Die entsprechende Funktionalit t ist ber die Aktion Show Shopping Cart zu erreichen In der hier besprochenen Tabelle aller Benutzer werden auch sofern in Kapitel 11 4 entsprechend definiert die bei der Kontoregistrierung mit eingesandten Uploads angezeigt Ein Filter hilft dabei jene Personen herauszufinden die einen solchen abgeschickt haben Hinter der Aktion Admin of special track verbirgt sich die Funktion einen Benutzer als Administrator f r einen bestimmten Bereich der Konferenz festzulegen Special Tracks siehe Kapitel 8 3 f r die Admi
77. hr langer Textzeilen automatisch f r die betreffenden Texte reduziert bis die Zeile vollst ndig dargestellt wird Ist dies nicht in sinnvollem Rahmen m glich wird eine Fehlermeldung ausgegeben Ein letzter Parameter betrifft noch die Abstand den der Text von den R ndern der Etiketten halten soll Nun gilt es die einzelnen Datenfelder zu positionieren Auch hier gilt die Anwendung wie f r Namensschilder Kapitel 10 7 3 wo mit gleichen y Koordinaten und um 1 erh hten x Koordinaten eine Aneinanderreihung erreicht werden kann Sollen Datenfelder nicht ausgegeben werden so bleiben die Positionsangaben einfach leer 10 7 5 Print Presentation Identifiers Der Begriff Presentation Identifier bezeichnet eine praktische Hilfe besonders f r Poster Pr sentationen im Rahmen derer oft viele gro fl chige Poster r umlich begrenzt pr sentiert werden sollen Nachdem die Veranstaltungsadministration kaum Einfluss auf die tats chliche Gestaltung solcher Poster hat kann es von Interesse sein dem Publikum zus tzliche Hilfestellungen zum Auffinden bestimmter Posterpr sentationen zu geben Dieses Werkzeug liefert nun druckfertige Bl tter die auf den Pr sentationsfl chen befestigt werden k nnen und neben der Pr sentations ID die Namen der Autoren beinhalten So kann noch vor dem Start der Session festgelegt werden wo welche Pr sentation stattfinden soll Daf r steht in erster Linie die Auswahl des zu ber cksichtigenden Akzeptanzsta
78. iert werden Kapitel 7 3 1 erl utert wie das genau funktioniert Eine Erl uterung der Prozesssteuerung also das Zuweisen von Einreichungen zu Reviewern sowie das Sammeln und Bewerten der Resultate findet sich in Kapitel 7 3 2 no Programme definite Paper no yes presented 7 3 1 Manage Reviewers Accounts In einem einstufigen Review Prozess sind ausschlie lich identifizierte Reviewer zugelassen entsprechend einfach gestaltet sich deren Auswahl der Administrator muss einfach aus der Liste aller Benutzer im System die gew nschten Reviewer aussuchen Seite 24 CATS 2 1 Benutzerhandbuch In weiterer Folge k nnen diesen Benutzern dann s mtliche Papers die sie begutachten sollen direkt zugewiesen werden Das ist in jenen F llen praktisch wo wenige Reviewer jeweils viele Einreichungen bewerten sollen w hrend in F llen wo vielen Reviewern jeweils nur wenige Einreichungen vorgelegt werden sollen die Zuweisung leichter per Assign Papers to Reviewers siehe Kapitel 7 3 2 von der Hand geht Eine bereits getroffene Zuweisung Einreicher Reviewer kann nur dann wieder gel scht werden wenn nicht schon Reviewing Ergebnisse vorliegen Gegebenenfalls sind diese vorher ebenfalls ber das Werkzeug Assign Papers to Reviewers siehe Kapitel 7 3 2 zu l schen 7 3 2 Assign Papers to Reviewers Dieses Werkzeug ist die Kommandobr cke ber einen bestimmten Reviewingprozess Generell werden hier alle E
79. iff auf diese Informationen Die folgende Abbildung zeigt die Informationsfl sse auf Der Dispatcher ist hier mit den Begriffen PC Co Chair bzw Co Editor gleichzusetzen PC Co Chair Co Editor Create Reviewers Accounts Assign papers to Co Assign papers to Download Paper Fill in review Editors Co Chairs reviewers form Release to Collect review Collect review Editor results results gt ES Re open review Contradictions 7 Decide acceptance amp rejection Notify Authors Not to be Ready for Sort into conference published Publication programme Programme Paper Create indices definite presented collect media lt gt Esc KR a al gt 7 4 1 Manage Dispatchers Accounts Zun chst m ssen nat rlich von der wissenschaftlichen Verwaltung die f r die Abwicklung notwendigen Dispatcher festgelegt werden Per Add new Dispatcher kann bestimmt werden wem aus dem Benutzerkreis eine solche Rolle zuteil werden soll In weiterer Folge k nnen jedem Dispatcher ber die Aktion assign Paper in beliebiger Multiplizitat bis zum f r den gegenst ndlichen Prozess festgelegten Maximum siehe Kapitel 7 2 zugewiesen werden Nat rlich darf ein Dispatcher nicht Autor einer zugewiesenen Einreichung sein CATS unterbindet derlei Umst nde automatisch Ein Klick auf Show assigned Contributions leitet zur Detailansicht aller bereits vorgenommenen Zuweisungen zu einem Dispatcher weiter Wie im einstufigen Proz
80. importierte personenbezogene Datens tze mit einer Nummer versehen werden Der Benutzer hat so die M glichkeit zu Beginn der One Stop Registrierung sich entweder auf dem blichen Weg zu registrieren oder auf bereits im System vorhandene pers nliche Daten zuzugreifen In den Ansichten f r die Administration macht es zun chst keinen Unterschied ob ein identifizierter Benutzer Dienstleistungen erworben hat oder jemand diesen Prozess durchlaufen hat Das stellt eine durchg ngige Verwaltung sicher Zur Information sind aber jene Personen die sich per One Stop Registration zur Veranstaltung angemeldet haben in der User Liste speziell gekennzeichnet Seite 8 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Die OSR ist einmal aktiviert Uber einen speziellen Link den Ihnen das Cerebra Supportteam f r Ihre Veranstaltung gerne nennen wird erreichbar 4 User Guidance Die User Guidance ist das Kernst ck in der Benutzerf hrung Sie stellt in Form einer Checkliste dar was f r einen gegebenen Benutzer gerade jetzt zu tun sei Das betrifft s mtliche Bereiche die ein Veranstaltungsteilnehmer m glicherweise durchlaufen wird von der Bereitstellung der pers nlichen Kontaktdaten dem Einreichprozess der Registratur zur Teilnahme dem Buchen von Dienstleistungen oder Hotelzimmern bis hin zum Zahlungsverkehr Je nach bereits gesetzten oder unterlassenen Aktionen seitens des Benutzers werden diese in Relation zum aus verschiedenen Einstellungen abgele
81. in CATS erlaubt es e Mails individualisiert an gro e Empf ngerkreise zu senden Grundlage daf r ist das Erstellen von Mailing Lists Diese sind definiert durch eine Menge an Kriterien und wenn ein Personeneintrag in der Datenbank auf diese Kriterien zutrifft so wird eben auch eine e Mail Nachricht an die zugeordnete Addresse versandt Damit wird die gesamte Menge an verf gbaren Daten immer weiter gefiltert bis nur noch der gew nschte Empf ngerkreis bleibt Es werden also nur die anzuwendenden Filter in der Datenbank abgelegt und nicht die tats chlichen Empf nger Diese Tatsache ist vor allem dann n tzlich wenn bestimmte Empf ngerkreise fters kontaktiert werden sollen z B alle Benutzer die ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben alle Autoren deren Einreichungen akzeptiert wurden Personen mit Zugeh rigkeit zu einer bestimmten Membership Group etc Im Laufe der Vorbereitungen zu einer Veranstaltung k nnen sich die Mitglieder dieser Empf ngerkreise eben ver ndern und diesem Umstand wird dadurch technisch Rechnung getragen Um dennoch verfolgen zu k nnen wird im Bereich Sent Mail siehe dort freilich sehr wohl vermerkt wer zu welchem Zeitpunkt mit welcher Nachricht kontaktiert wurde Seite 15 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Zun chst aber zum Erstellen von Mailinglisten Die Tabelle die beim Aufruf dieses Werkzeugs angezeigt wird zeigt im berblick die bereits angelegten Listen Nachrichtentitel und text Verwend
82. inreichungen die zum Review stehen mit einigen Identifikationsmerkmalen aufgelistet darunter Beitrags ID Titel Autoren zugeordneter Fachgruppe sofern zutreffend und Session Auch werden dem Administrator hier die Beitr ge selbst zum download angeboten Die n chste Spalte enth lt die Zusammenfassung der bereits eingelangten Reviewing Ergebnisse mitsamt einer bersicht ber den Bearbeitungsstatus selbiger gefolgt von einer bersicht ber die bereits zugewiesenen Reviewer Als Aktionen f r jedes Paper kommt neben der Anzeige der Reviews auch die Zuweisung der Reviewer zum Beitrag in Frage letzteres aber nur wenn die Summe der gew nschten Bewertungen noch nicht erreicht ist F r die Zuweisung stehen alle jene Reviewer zur Verf gung die dem aktuell bearbeiteten Prozess zugewiesen aber nicht Autoren der gegenst ndlichen Einreichung sind Die Aktion Show Reviews listet nun alle angelegten und gegebenenfalls bereits bearbeiteten Reviews auf Die Spalte Status informiert ber den Bearbeitungszustand wobei new bedeutet dass der gelistete Reviewer noch keine Bewertungen eingetragen hat In Process hei t dass der Reviewer daran arbeitet aber seine Ergebnisse noch nicht zur Verwendung freigegeben hat Durch einfachen Klick kann sofern vorhanden nun eben in die Ergebnisse Einsicht genommen werden So kann bei eventuellen Widerspr chen in der Bewertung durch verschiedene Reviewer eingegriffen und selbige k nnen entsp
83. ionen zum Vorantreiben des Einreichprozesses angeboten Manche dieser Aktionen k nnen auch gleich direkt in der Tabelle ausgef hrt werden doch dazu sp ter Eine n here Auswahl der Einreichungen die angezeigt werden sollen empfiehlt sich vor allem bei gro en Teilnehmerzahlen oder nat rlich dann wenn die Einreichungen nach bestimmten Gesichtspunkten sortiert bearbeitet werden sollen Dieses Werkzeug stellt daf r Filter nach gew nschtem und tats chlich zugewiesenem Akzeptanzstdium Kapitel 10 8 und erst und zweitpriorisiertem Special Track Kapitel 8 3 sofern gegeben zur Seite 19 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Verf gung Auch Einreichungen mit Formatierungsproblemen k nnen hier vorab ausgew hlt werden Das betrifft zun chst jene Einreichungen die noch gar nicht auf ihre u ere Qualit t begutachtet worden sind Show unchecked aber auch jene bei denen die automatische Pr fung der PDF Kriterien Unstimmigkeiten ergeben haben Zuletzt k nnen dann auch Einreichungen mit vom Administrationsteam festgestellten Formatfehlern ausgew hlt werden Prinzipiell werden neben den blichen Metadaten einer Einreichung ID Titel Autoren pr sentierende Autoren werden hervorgehoben Zeitpunkt der letzten Anderung gew hlte Special Tracks auch die Presentation ID der zugewiesene Zeitpunkt der Pr sentation und die Bezeichnung der Session angezeigt sobald die Einreichung in eine solche eingeordnet wurde Nicht ganz
84. istung im Einkaufswagen ab und fragt sofern von der Verwaltung so festgelegt noch nach genaueren Angaben zum Leistungsempf nger In weiter Folge wird der Einkaufswagen mitsamt dessen Inhalt angezeigt und es stehen zwei Wege offen weiter einkaufen womit oben genannter Weg noch einmal beschritten wird und den Einkauf abschlie en zur Kassa gehen und eine Rechnung ber die eingekauften Dienstleistungen ausstellen lassen Es k nnen so durchaus mehrere Rechnungen pro Benutzer ausgestellt werden sofern dies von den Benutzern gew nscht wird Seite 12 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Neben der Buchung von Dienstleistungen kann der Benutzer hier auch per Hotel Reservation direkt auf die Hotelreservierung siehe Kapitel 5 8 zugreifen oder ber Show my Cart den aktuellen Inhalt des Einkaufswagens siehe Kapitel 5 5 berpr fen 5 5 View Cart and Finalize Payment Wie bereits besprochen halt der Einkaufswagen alle Services und Buchungen die ein Benutzer vornimmt bevor eine Rechnung dar ber ausgestellt wurde Der Einkaufswagen kann beliebig oft aufgerufen werden und es gibt auch kein Zeitlimit nach Ablauf dessen der Einkaufswagen wieder geleert wird Abgeschlossen wird ein Einkauf und damit auch die vorgenommenen Buchungen erst durch das Erstellen einer Rechnung was durch Aufrufen der entsprechenden Aktion eingeleitet wird Die darauf folgende Anzeige enth lt neben Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag die Auswahl
85. kann Diese Form der Aussendung ist daher auch als Standard gesetzt Sollte aus wohl berlegten Gr nden etwa HTML Mails verschickt werden so kann dies ber das Feld Content Type festgehalten werden Der korrekte Syntax daf r w re text html Es sei darauf hingewiesen dass dies aber eine exakte Eingabe von HTML konformem Code im e Mail Textfeld dar ber bedarf also lt Head gt und lt Body gt Tags ebenso wie Formatanweisungen korrekt angegeben werden m ssen Dabei handelt es sich um entsprechend komplexe Anweisungen weshalb bei Bedarf nach HTML Aussendungen der Cerebra Support gerne behilflich ist Der letzte Punkt bearbeitet Attachments also Dateien die als Beilage mit den versendenden e Mails mitgeschickt werden sollen CATS erlaubt dabei prinzipiell zwei Vorgehensweisen die in den Systemeinstellungen festgelegt werden siehe Kapitel 11 1 Einerseits kann ein Attachment direkt an die ausgehenden e Mails angeh ngt werden Diese Funktionalit t ist von Standard Mail Programmen hinl nglich bekannt f hrt aber zu einigen nachteiligen Sachverhalten wie dem gro en Volumen an ausgehenden Daten oder der erh hten Anf lligkeit als SPAM klassifiziert zu werden Zum anderen k nnen Attachment Dateien auch am Server hinterlegt werden In den ausgehenden e Mails wird dann automatisch ein Link eingef gt der den Download startet F r die Empf nger macht das wenig Unterschied in der Handhabung die meisten e Mail Programme behan
86. l vorgesehenes Reviewing und f r die Ver ffentlichung von Veranstaltung zu Veranstaltung oft sehr divers CATS tr gt diesen Punkten vollst ndig Rechnung Einen wissenschaftlichen Aufsatz zu einer Konferenz einzureichen stellt einen Prozess dar der weit vor der eigentlichen physischen Veranstaltung mit der Eingabe einer Kurzfassung Abstract genannt beginnt in der Pr sentation dessen w hrend der Veranstaltung seinen H hepunkt nimmt und oft erst wesentlich sp ter mit der Ver ffentlichung einer Langfassung hier als Full Paper bezeichnet endet Selbstverst ndlich kann die zeitliche Abfolge variieren aber dennoch bleiben die unterschiedlichen Medien verbunden durch die gemeinsam charakterisierenden Metadaten wie Titel Autoren Keywords und vieles mehr In CATS wird daher der gesamte Prozess als eine Einreichung als ein Paper betrachtet auch wenn es durchaus zu mehreren Interaktionen der Benutzer daf r kommen kann und mehrere Dateien dazu anfallen Beginnen wir beim Benutzer der sich entschlossen hat seine Ergebnisse im Rahmen einer wissenschaftlichen Konferenz zu ver ffentlichen Das Generieren eines Zugangskontos hat geklappt nun soll eine neue Einreichung angelegt werden Die bersicht f r den Benutzer ber alle Einreichungen ist noch leer weshalb sie sp ter besprochen werden soll ber den Button Create a new Submission wird so eine Eingabemaske erreicht die eben dies erm glicht Die Aktion ist nur ausf hr
87. lehnt etc ist eine Ver ffentlichung entsprechend kontraproduktiv 11 System Menu 11 1 System Settings Dieses Werkzeug bietet fortgeschrittenen Benutzern die M glichkeit CATS weitgehend auf die Bed rfnisse einer bestimmten Veranstaltung anzupassen Daneben befinden sich hier auch Einstellungen die eine korrekte Funktionsweise des Systems garantieren Daher k nnen unbedacht vorgenommene Anderungen zum Teil fatale Folgen bis zum Datenverlust nach sich ziehen Seit Version 2 1 weden diese Einstellungen auf drei Bereiche aufgeteilt SubmissionSettings e Payment Settings e System Settings Seite 49 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 11 1 1 SubmissionSettings Name Description cameraReadyUpload Offer the possibility for an upload for camera ready material cameraReadyLifeLine Lifeline for the camera ready material submission cameraReadyDeadLine Deadline for the camera ready material submission specialTracksOption Option to activate Special Tracks for authors presentationUploadLifeLine Lifeline for the presentation upload presentationUploadDeadLine Deadline for the presentation upload presentationUpload Offer the possibility for a presentation file upload abstractUpload Offer the possibility for a abstract file upload abstractLifeLine Lifeline for the abstract submission abstractDeadLine Deadline for the abstract submission paperLifeLine Lifeline
88. lei Aktionen zu setzen weshalb es g nstig sein kann die potenziellen Teilnehmer zur Verwendung von Kreditkarten zum Abwickeln anstehender Zahlungen zu animieren Neben der Anzeige von Rechnung und Zahlungsbest tigung ist es f r jeden Vorgang auch m glich die gebuchten Services zu inspizieren und per edit eine Reihe an Zustandsver nderungen durchzuf hren Dazu geh ren der bereits angesprochene Zahlungsstatus sowie der gew hlte Zahlungsmodus Ersteren zu ver ndern ist im Verlaufe einer Veranstaltung wohl des fteren notwendig So m ssen auf diese Weise Rechnungen best tigt werden deren Zahlungseingang offline kontrolliert und best tigt werden muss zum Beispiel per Kontoauszug bei Bank berweisung oder durch in Empfang nehmen von Bargeld Ebenso wird durch Umstellen des Status auf cancelled eine Rechnung storniert und wie besprochen wird in diesem Fall auch gleich eine Stornorechnung ber den stornierten Betrag erstellt Nachtr glich den Zahlungsmodus zu ver ndern kann notwendig sein wenn beispielsweise ein Teilnehmer Schwierigkeiten hat den gew hlten Zahlungsmodus auch tats chlich durchzuf hren und sich f r einen anderen entscheidet und etwa pers nlich beim Veranstaltungsb ro in Bar bezahlt Um einem Teilnehmer auf m glichst unkompliziertem Wege eine erstellte Rechnung zukommen zu lassen kann diese per e Mail versandt werden Dazu dient eine eigene Aktion und je nach Wahl der Parameter in den Systemeinstellungen
89. m Bereich werden mehrere Werkzeuge zur Verwaltung von Personendaten geb ndelt Dabei ist zu beachten dass es sich hier nur um Kontaktdaten jeder Art handelt nicht notwendigerweise auch um Benutzerkonten Welchen Status ein Eintrag hat ist in der vorletzten Spalte ersichtlich So k nnen sowohl neue Daten hinzugef gt werden etwa f r gro volumige e Mail Aussendungen als auch bestehendes Datenmaterial auf seine Konsistenz gepr ft und selbige entsprechend hergestellt werden 11 3 1 Import Data Das Einbinden von bereits bestehenden Kontaktdaten in eine CATS Installation kann wesentliche Erleichterungen in der Datenpflege erm glichen und stellt Datenmaterial f r Aussendungen zur Verf gung noch bevor sich potenzielle Teilnehmer berhaupt am System anmelden Dieses Werkzeug zeigt zun chst wieder den Verlauf bereits get tigter Importvorg nge an Neben Datum der Ausf hrung werden sowohl die importierte Datei als auch der ausl sende Benutzer angezeigt Per Import From CSV file kann ein neuer Importvorgang gestartet werden Dazu muss entsprechend eine CSV Datei zur Verf gung stehen die folgenden Gesichtspunkten entspricht Die einzelnen Tabellenfelder m ssen per Semikolon getrennt sein In den g ngigen Tabellenverwaltungsprogramme wie Microsoft Excel oder Access bzw die OpenOffice Pendants dazu kann eine entsprechende Einstellung problemlos f r den Export als CSV getroffen werden Inder ersten Tabellenzeile m ss
90. mmen wird und die Beschreibung n her definieren kann worum es sich genau handelt Eine wesentliche Frage befasst sich dann damit auf welche Angebotsarten ein gegebener Rabatt angewendet werden soll Hier stehen die Registrierung und alle zus tzlichen im Seite 35 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Webshop angebotenen Services zur Auswahl F r letztere gilt aber ausschlie lich ein prozentueller Abzug Damit kann zum Beispiel abgebildet werden dass Mitarbeiter f r eine Dienstleistung in den Genuss g nstigerer Preise kommen oder dass geladene G ste berhaupt nicht belastet werden die Verwaltung aber dennoch den Vorteil sauberer Reservierungslisten genie en kann Im Feld Value wird nun der Betrag oder die Perzentile festgelegt um den oder die ein Abzug erfolgen soll oder gegebenenfalls der Betrag bis zu welchem dieser Abzug reichen soll M glicherweise bietet es sich an Rabatte nur f r Mitglieder bestimmter Membership Groups anzubieten Der bereits erw hnte Studentenrabatt fiele in diese Kategorie oder Rabatte f r Mitarbeiter und geladene G ste Die entsprechenden Membership Groups m ssen nat rlich auch zur Verf gung stehen wie in Kapitel 10 4 beschrieben In weiterer Folge steht der Zeitraum zur Auswahl in welchem ein bestimmter Rabatt angewendet werden soll Damit kann Fr hbuchern ein g nstigeres Ticket angeboten werden Der Hintergrund f r solche Fr hbucherboni liegt in bestimmten Vorteilen f r die Verwaltung
91. n Dieses Formular stellt eine Schnittstelle zu professionellen Buchungsverarbeitern konkret in der vorliegenden Version zur Graz Tourismus GmbH dar und kann sich je nach Anforderungen von Konferenz zu Konferenz unterscheiden In jedem Fall gilt dass sich durch die Integration so einer Buchungsschnittstelle erhebliche Vorteile sowohl f r die Benutzer als auch f r die Verwaltung ergeben Einerseits wird der Aufwand f r eine tats chliche Buchung minimiert da bereits viele Benutzerdaten vorhanden sind andererseits kann der Benutzer die Buchung bereits in gewohnter konsistenter Umgebung vornehmen Dar ber hinaus hat die Konferenzadministration stets Einblick in die Buchungslage und kann aus dieser f r die Planung wichtige Schl sse ziehen Bei Bedarf nach dieser Schnittstelle wenden Sie sich bitte an den Cerebra Support 5 9 Review Assigned Papers Dieses Werkzeug steht jenen Benutzern zur Verf gung die als Reviewer f r ein oder mehrere Einreichungen eingeteilt wurden Weiterf hrende Betrachtungen zu den M glichkeiten Reviewing oder Refereeing Prozesse einzurichten bietet Kapitel 7 Zun chst also wird dem Benutzer wieder eine bersicht aller zu bearbeitenden Einreichungen angeboten Diese enth lt neben Identifikationsmerkmalen wie Titel und ID einer Einreichung auch beraus wichtige Informationen wie das Fristende zu dem die Bearbeitung abgeschlossen sein soll oder den Vorgang f r den eine Einreichung zu bewerten ist Danebe
92. n die zwar Services gebucht aber noch keine Rechnung daf r erstellt haben also noch Artikel im Einkaufswagen liegen haben Filter auf alle registrierten Personen das sind alle Benutzer die erfolgreich die Teilnahme gebucht haben Analog gilt das f r nicht registrierte Personen Diese beiden Filter stehen f r Konferenzen die kostenlose Teilnahme erm glichen nicht zur Verf gung da bereits die Erstellung eines Accounts als Anmeldung gilt siehe Kapitel 9 2 e Mit dem Filter Services werden alle Personen erreicht die eine bestimmte Dienstleistung gebucht haben Sehr wertvolle Dienste leistet der Filter ber den Rechnungsstatus So sind sowohl Mahnungen ber offene Rechnungen als auch beispielsweise Best tigungen ber eingegangene Zahlungen denkbar Die n chsten Filter erreichen alle Personen die als Corresponding Author einer Einreichung eingetragen sind e Filter auf alle Corresponding Authors e Filter auf Autoren von Einreichungen die einer Session zugewiesen sind Filter auf Autoren von Einreichungen mit bestimmten Akzeptanzstadien Filter auf Einreichungen die von einem Mitglied der wissenschaftlichen Verwaltung bearbeitet wurde Read by Editor Seite 16 CATS 2 1 Benutzerhandbuch e Filter auf Einreichungen deren Formatierung Inkorrektheiten aufweist e Filter auf Einreichungen die nicht an einem Reviewingprozess teilnehmen Im dritten Abschnitt wird der Inhalt der zu versendenden Nachri
93. n Funktionalit t siehe Kapitel 8 1 und 8 2 Zuletzt wird hier auch die Zugeh rigkeit zu bestimmten Benutzergruppen siehe Kapitel 10 5 festgelegt und so dem Benutzer entsprechende Rechte zur Benutzung von CATS einger umt Die im online System angezeigte Liste kann nat rlich nur die wesentlichsten Daten zu einem User darstellen Wird die Liste per Dateiexport abgerufen so stehen vollst ndige Datens tze zur Weiterverarbeitung zur Verf gung Diese Datens tze eignen sich auch zu einem sp teren Zeitpunkt hervorragend zum erneuten Import in eine neue Veranstaltung Damit wird die zeitliche und organisatorische L cke zwischen zwei aufeinander folgende Konferenzen bzw Veranstaltungen elegant gel st der gesamte Datenstand steht auch sp ter noch f r Aussendungen etc zur Verf gung 10 4 Manage Memberships Mitgliedschaften sind in CATS in weiten Bereichen dienlich Zun chst ist festzuhalten Seite 39 CATS 2 1 Benutzerhandbuch dass ber diese Mitgliedschaftsgruppen die Benutzer bzw Teilnehmer an einer Veranstaltung beliebig klassifiziert werden k nnen ihnen also bestimmte Eigenschaften zugeordnet werden auf die zu einem sp teren Zeitpunkt dann abgefragt und bestimmte Aktionen gesetzt werden k nnen Diese Aktionen k nnen beispielsweise das Infragekommen f r bestimmte Rabatte das Erstellen einer Auswahlliste f r e Mail Aussendungen oder der Druck von Namensschildern und hnlichem sein Eine Mitgliedschaftsgruppe d
94. n k nnen auch noch Kurz oder Langfassung des Beitrags heruntergeladen werden Als Aktion steht zun chst nur das Durchf hren der Bewertung zur Verf gung Wird diese Aktion ausgef hrt erh lt der Benutzer Zugriff auf das Bewertungsformular wie es von der Verwaltung festgelegt wurde Inhalt und Layout von Reviewing Formularen sind beliebig ver nderbar Mit CATS werden zwei verschiedene Formulare geliefert die sich in wesentlichen Punkten unterscheiden Details dazu finden Sie in Anhang Fehler Referenz nicht gefunden Dem Reviewer steht es nun frei so lange an der Bewertung zu feilen wie es ihm oder ihr beliebt nat rlich im Rahmen der von der Verwaltung festgelegten Fristen In den Standardformularen stehen typischerweise neben verschiedenen Fragenkategorien auch Textfelder zur Verf gung die es erlauben weitere Kommentare zu einem Beitrag abzugeben Dabei ist festzuhalten dass es daf r zwei Kategorien gibt n mlich Seite 14 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Kommentare die an die Autoren weiter gegeben werden und solche die nur der wissenschaftlichen Verwaltung zug nglich gemacht werden Damit wird ein interner Diskurs m glich Der Reviewer kann nun entweder seine nderungen verwerfen oder vorerst speichern Damit bleibt die M glichkeit offen weitere Bearbeitungsschritte vorzunehmen Ist die Bewertung hingegen abgeschlossen so kann der Inhalt des Reviewingformulars zugleich gespeichert als auch im selben Schritt gleich
95. n noch durchzuf hren ist 8 Track Admin Menu Wie in Kapitel 8 3 n her ausgef hrt ist ein Conference Track oder Special Track ein hierarchischer Teil einer wissenschaftlichen Veranstaltung der auf Strukturen aufbaut die Seite 27 CATS 2 1 Benutzerhandbuch sich m glicherweise von den anderen Teilen derselben Konferenz ein wenig unterscheiden k nnen So werden bei entsprechend aufgebauten Konferenzen die Einreichungen oft schon bestimmten Tracks zugeordnet und auch die Programmpunkte k nnen in direktem Zusammenhang mit den Tracks stehen kurz Special Tracks charakterisieren thematisch zusammenh ngende Bereiche und verwalten diese zum Teil losgel st von anderen Bereichen Dazu stehen den Administratoren nach der Einrichtung der Struktur durch die Konferenzverwaltung zwei Werkzeuge zur Verf gung 8 1 Paper Management Special Tracks Diese Liste ist von der Liste aller Einreichungen abgeleitet siehe Kapitel 7 1 und h lt auch eine hnliche Funktionalit t bereit mit dem Unterschied dass ein Administrator eines Special Tracks nat rlich nur Zugriff auf die diesem Track zugewiesenen Einreichungen hat Das gilt ebenso f r die hierarchisch untergeordneten Tracks Kein Zugriff ist auf Einreichungen m glich f r die der aktuelle Track nur als Alternative gew hlt wurde hier sind die Kollegen vom Special Track der ersten Wahl zust ndig Eine Zuweisung zu anderen Special Tracks ist aus Gr nden der Effizienz in der Verw
96. nUploadMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon successful presentation submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME presentationUploadMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon successful presentation submission Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAPERID PAPERTITLE FILENAME passwordRetrievalMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon password retrieval Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME passwordRetrievalMailBody This defines the body of an email to be sent to the user upon password retrieval Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME Seite 52 CATS 2 1 Benutzerhandbuch osrUserInformationMailBody OSRUser Information body Allowed variables are 7TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME reviewerCreationMailSubject This defines the subject of an email to be sent to the user upon successful creation of an anonymous reviewer Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME osrUserInformationMailSubject OSRUser Information subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PAS
97. ndatum derselben a ale Diese Platzhalter k nnen im Textfluss eingebaut werden So wird zum Beispiel Dear TITLE FIRSTNAME LASTNAME im abgeschickten e Mail zu Dear Professor John Doe Ein wenig Vorsicht ist geboten will man die Platzhalter f r Papers und Sessions verwenden Diese stehen n mlich nicht immer zur Verf gung es muss zun chst eine Verbindung zwischen Personen und Einreichungen hergestellt werden und das passiert im Allgemeinen ber die Verbindung Person ist Autor der Einreichung und der Wunsch diese Verbindung herzustellen muss dem System wie oben angef hrt mitgeteilt werden Das Feld Usage also Verwendungszweck hilft in der Tabellen bersicht wie bereits besprochen eine bereits erstellte Mailingliste wieder zu identifizieren Dieser Eintrag wird nicht an die Empf nger versandt sondern dient nur zum internen Gebrauch Sollen an die ausgehenden e Mails Signaturen also kurze Texte mit z B Kontaktdaten oder hnlichem angeh ngt werden kann eine entsprechende Auswahl im Punkt Signature getroffen werden Voraussetzung daf r ist dass mindestens eine Signatur wie in Kapitel 6 3 besprochen angelegt wurde Seite 17 CATS 2 1 Benutzerhandbuch CATS erlaubt den Umgang mit verschiedenen Inhalten in einer e Mail Aussendung Dabei sollte aber beachtet werden dass dem SPAM Problem am ehesten mit reinen Text Aussendungen begegnet werden
98. nden Wert starten hnliches gilt f r die Sequenznummer Deren Anwendung wird weiter unten beschrieben ihr Sinn besteht im Allgemeinen im Aufbringen von DOI oder Archivnummern auf die einzelnen Einreichungen die mit diesem Parameter im Konferenzband durchnumeriert werden Die n chsten Parameter legen fest ob Vorwort Inhaltsverzeichnis Einreichungen Autoren und Schl sselwortverzeichnisse jeweils auf einer linken oder rechten Seite beginnen sollen CATS f gt bei Bedarf jeweils eine Leerseite ein die einen zweiseitigen Druckvorgang m glich macht Im n chsten Block kann das Layout und der Inhalt von Kopf und Fu zeilen beeinflusst werden Bleiben die jeweiligen Text Felder leer so wird die entsprechende Zeile nicht angebracht Neben der Auswahl der Schriftgr e stehen einem daf r folgende Parameter die einfach nacheinander in das entsprechende Text Feld eingebracht werden m ssen zur Verf gung gt Schafft einen Spaltenwechsel Es gibt drei Spalten linksb ndig zentriert und rechtsb ndig Linke und rechte Spalte wechseln mit linken und rechten Seiten sodass bei einem doppelseitigen Ausdruck der Eindruck von innen und au enliegenden Feldern entsteht e n erzwingt einen Zeilenwechsel PAGENUMBER Seitenzahl SEQUENCENUMBER Sequenznummer die jeder abgedruckten Einreichung fortlaufend zugewiesen wird Dadurch werden Konstrukte wie DOI 12345 678 xy m glich e 3 3CONFERENCETITLE Der Titel der Veran
99. nferenzprogramm wieder Sie setzt sich aus einem Pr fix und einem Suffix zusammen wobei ersterer frei gew hlt werden und zum Beispiel die Abk rzung der aktuellen Session darstellen kann Zweiterer stellt die Reihenfolge innerhalb einer Session dar und kann falls notwendig um den Wert Presentation ID Offset erh ht werden Das ist besonders dann interessant wenn eine thematisch zusammengeh rende Session beispielsweise durch eine Kaffeepause unterbrochen wird die Nummerierung aber dennoch nahtlos weitergef hrt werden soll So wird f r beide Programmpunkte einfach der gleiche Pr fix gew hlt aber die Pr sentations IDs des zweiten Teils werden entsprechend der Zahl der Pr sentationen im ersten Teil erh ht Weiters kann festgehalten werden ob f r die Teilnahme an einem Programmpunkt eine Reservierung notwendig ist Das kann f r Workshops Exkursionen oder hnlichem durchaus gerechtfertigt sein Voraussetzung daf r ist dass ein entsprechendes Service bereits angelegt wurde und nebst der Festlegung dass eine Buchung berhaupt notwendig ist auch korrekt ausgew hlt wird Ergebnis ist ein Hinweis im Konferenzkalender dass eben f r besagten Programmpunkt eine Reservierung erfolgen muss und ber welchen Service diese zu erfolgen hat Sollen nun mehrere hnliche Sessions erstellt werden k nnen in der Kalender bersicht einzelne Sessions kopiert werden Die so neu generierten Programmpunkte werden zur Seite 37 CATS 2 1 Benutz
100. ns groupDescription gt lt tns question description Correct standard format for publication ID 8 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Clear and unambiguous language ID 9 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Clear figures tables and adequate captions ID 10 visibleToUser true type single gt lt tns choice key 1 choiceSelected 0 gt No lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt Partially lt tns choice gt lt tns choice key 3 choiceSelected 1 gt Yes lt tns choice gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Score lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Give a general score to the paper lt tns groupDescription gt lt tns question description Overall Score ID 11 visibleToUser true type single overallScoreQuestion true gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 0 Poor lt tns choice gt lt tns choice key
101. ns groupTitle gt lt tns groupDescription gt Please provide a detailed explanation for your evaluation Point out strengths and weaknesses of the submitted contribution as well as suggestions for improvement All comments to the scientific board are kept private among this group and are not released to the authors lt tns groupDescription gt lt tns question description Comments to the Authors ID 7 visibleToUser true type text cols 50 rows 10 gt lt tns text gt lt tns text gt lt tns question gt lt tns question description Comments to the Scientific Board ID 8 visibleToUser false type text cols 50 rows 10 gt lt tns text gt lt tns text gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns ReviewingForm gt Seite 61 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Diese beiden Standard Reviewing Formulare decken bereits sehr viele Anwendungsf lle ab k nnen aber problemlos weiter ver ndert werden W hrend im ersten Formular die Teilbereiche die auch mit entsprechend detaillierten beschreibenden Fragen versehen sind ber ein Punktesystem bewertet werden erlaubt das zweite Formular die Beantwortung der einzelnen Fragen in einem Ja Teilweise Nein Schema Selbstverst ndlich werden die Reviewer ber beide Formularen eingeladen eine Gesamtpunktezahl und Textkommentare f r Autoren und wissenschaftliche Verwaltung abzugeben Die Gesamtpunkteanzahl kann wie folgt definiert werden lt tns question description Ov
102. o the Scientific Board ID 13 visibleToUser false type text cols 50 rows 10 gt lt tns text gt lt tns text gt lt tns question gt lt tns question description Please upload some comment ID 14 visibleToUser true type file gt lt tns file gt 0 lt tns file gt lt tns question gt lt tns questionGroup gt lt tns ReviewingForm gt 12 2 reviewing Cerebra standard vm lt xml version 1 0 encoding UTF 8 gt lt tns ReviewingForm xmlns tns http www example org reviewingForm xmlns xsi http www w3 org 2001 XMLSchema instance xsi schemaLocation http www example org reviewingForm reviewingForm xsd gt lt tns formTitle gt Review Report lt tns formTitle gt lt tns formDescription gt Please fill this report with your reviewing results You can save and alter your information any time and as often as you like When you are done please submit it to the scientific board lt tns formDescription gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Originality lt tns groupTitle gt lt tns question description Quality of the scientific work ID 1 visibleToUser true type single gt lt tns questionDescription gt Is the paper of good scientific quality and free from obvious errors or misconceptions lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Are the conclusions supported by careful experimental evidence computed results mathematical proofs or prior publications lt tns questionDescrip
103. oiceNumDigits Lenght of the invoice number without prefix addressBlockOrganisation Invoice address block organisation ahead OSTSingleServiceBooking Restricts the OSR Store so that only one of any service can be booked renameCommentInvoice Rename the field Comment in store before creating an invoice conferenceStore Activates the new design and workflow in the conference store storeSingleServiceBooking Restricts the conference store so that only one of any service can be booked conferenceStore must be active 11 1 3 System Settings Name Description defaultTemplateFile CAF Setting Path of template file defaultSchemaFile CAF Setting Path of schema file translatorFile CAF Setting Path of translate file personalDataCSV CAF Setting Default CSV file for personal data upload lifeSite web adress where CATS can be reached titleShown If the title should be shown in the header link conference link prepend http Seite 51 CATS 2 1 Benutzerhandbuch logo conferenceLogo title The Title of the conference that will apear on every page on all system mails and so on conferenceStartDate The begin date of the conference conferenceEndDate The enddate of the conference smallTimelnterval Small Calendar intervall in minutes bigTimelnterval Big Calendar intervall in minutes dailyStartTime Start of the
104. okings reservationTerms Terms for reservation cancellationTerms Terms for cancelling a booking or reservation termsOfService Terms for additional service descriptionCreditCard Usage information for credit card bookingLifeLine Starting time for the hotel booking for the user bookingDeathLine Ending time for the hotel booking for the user downloadManager Download Manager Class createAccountForUserMailSubject Create Account for User mail subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME createAccountForUserMailBody Create Account for User mail body Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME PASSWORD USERNAME sendInvoiceMailBody Send Invoice body Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME INVOICENUMBER CREATED CHARGE FILENAME sendInvoiceMailSubject Send Invoice subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME INVOICENUMBER CREATED CHARGE FILENAME sendPaymentConfirmationMailBod y Send Payment Confirmation body Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME INVOICENUMBER CONFIRMATIONDATE CHARGE TRANSACTIONID FILENAME sendPaymentConfirmationMailMail Subject Send Payment Confirmation subject Allowed variables are TITLE LIFESITE FIRSTNAME LASTNAME INVOICENUMBER CONFIRMATIONDATE CHARGE
105. onders wenn dadurch finanzielle Vorteile genossen werden 10 5 Manage Groups Dem Umstand dass verschiedene Benutzer verschiedene Rollen einnehmen und ihnen daher unterschiedliche Werkzeuge in CATS zur Verf gung stehen sollen wird ber die Abbildung in Benutzergruppen Rechnung getragen Jeder Benutzergruppe wird daher ein Bereich zugeordnet in dem Zugriff auf die entsprechenden Tools und Abfragen gestattet wird Die Benutzergruppen sind dabei hierarchisch gegliedert alle Mitglieder einer bergeordneten Gruppe haben dadurch auch Zugriff auf die Werkzeuge von untergeordneten Gruppen Folgende Benutzergruppen stehen zur Verf gung Bezeichnung bergeordnete Gruppe SuperAdmin Diese Benutzergruppe h lt s mtliche Rechte die in CATS vergeben werden k nnen mit Ausnahme der Hotelbuchungs Administration SystemAdmin SuperAdmin Der SystemAdmin hat prim r Zugriff auf das System Menu und damit auf die heiklen Werkzeuge in CATS die ausschlie lich fortgeschrittenen und hinreichend geschulten Benutzern berlassen werden sollten PaperAdmin SuperAdmin Der PaperAdmin ist berechtigt den gesamten wissenschaftlichen Bereich zu berwachen also die Einreichungen zu verfolgen und zu bewerten und in die Seite 40 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Ergebnisse des Reviewingprozesses Einsicht zu nehmen ConferenceAdmin SuperAdmin Der ConferenceAdmin ist verantwortlich f r die Verwaltung quasi im Hintergrund
106. onference Store Ab der CATS Version 2 1 2 wird auch eine neu berarbeitete Variante des Web Shops angeboten Diese ist standardm ig aktiviert kann aber ber die Zahlungseinstellungen Systemadministration mit deaktivieren der Option conferenceStore auf die in den Abschnitten 5 3 bis 5 5 beschriebene Variante zur ckgesetzt werden In der neuen Variante steht dem Benutzer im Benutzermen nur mehr der Eintrag Registrierung und Services bzw Registration and Services zur Verf gung Dieser f hrt direkt zu einer bersicht aller m glichen Buchungen inkl Registrierung Der Benutzer muss dann nur noch die gew nschten Services ausw hlen bzw die Menge dieser angeben und wird dann mit Klick auf Weiter direkt zur Rechnungserstellung weitergeleitet Seite 13 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Sollte dieser Vorgang abgebrochen bzw keine Rechnung erstellt werden bleiben die zuvor ausgew hlten Services hnlich wie beim Einkaufswagen im System gespeichert was dem Benutzer erm glicht den Vorgang sp ter fortzusetzen 5 7 View Payment Status Dieser Punkt bildet den Abschluss im Bereich zwischen Buchungen und Zahlungsverkehr Letzterer kann n mlich hier berwacht werden hier lassen sich Rechnungen oder Zahlungsbestatigungen ausdrucken Best tigungszeitpunkte kontrollieren oder im Falle fehlerhafter Kreditkartenzahlungen selbige noch einmal ber die Aktion Do Payment starten 5 8 Hotel Reservatio
107. rechend abgekl rt werden Sofern der Reviewer seine Bearbeitung bereits abgeschlossen hat kann daf r das Formular f r den Reviewer wieder ge ffnet und mit den neuen Erkenntnissen aktualisiert werden 7 4 Zweistufiger Reviewing Prozess Zweistufige Reviewing Prozesse sind durchaus als fortgeschrittene Materie zu betrachten Sie weisen im Unterschied zu einstufigen eine zus tzliche Hierarchie Stufe auf die komplexe Prozesse eventuell besser abzubilden hilft Diese Ebene tr gt den Namen Dispatcher und Personen die diese Rolle tragen fungieren als Bindeglied zwischen der wissenschaftlichen Verwaltung und den Reviewern Typischerweise haben sie Zugriff auf potenzielle Reviewer aus einem n heren geografischen fachlichen oder organisatorischen Umfeld Ein Dispatcher hat eine Einreichung genau so oft weiter zu verteilen wie sie ihm von der Verwaltung zugewiesen wurde S mtliche Kommunikation ber gegebene Reviewing Ergebnisse l uft ebenfalls ber die Dispatcher die Verwaltung hat keinen direkten Zugriff Dadurch wird auch eine Seite 25 CATS 2 1 Benutzerhandbuch vollst ndige Anonymisierung m glich ein Dispatcher legt beliebig viele anonyme Zug nge zum System an siehe Kapitel 7 4 3 und f hrt offline eine Zuordnung zu tats chlich existierenden Personen Dadurch ist im System nirgendwo vermerkt welche reale Person tats chlich eine Einreichung bewertete und somit hat niemand auch nicht die Verwaltung Zugr
108. rend f r jedes Profil die Aktion Print exisitiert die eben eine erneute Ausgabe des zu druckenden Dokuments erzeugt 10 7 1 Print Daily Programme Wie der Titel schon vermuten l sst wird mit diesem Werkzeug eine Druckversion des Konferenzprogramms erzeugt und zwar nach einzelnen Tagen sortiert Das Resultat eignet sich dann ganz hervorragend um es den Veranstaltungsteilnehmern auszuh ndigen oder um es entsprechend vergr ert im Rahmen der Veranstaltung auszuh ngen Voraussetzung f r einen erfolgreichen Ausdruck ist nat rlich dass zuvor bereits im Men punkt Manage Conference Programme siehe Kapitel 10 2 ein Kalender f r die Veranstaltung angelegt wurde Um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden kann zun chst ausgew hlt werden welche Events also Ereignisse im Veranstaltungskalender berhaupt angezeigt werden sollen Das k nnen nat rlich alle Events sein um einen vollst ndigen berblick ber das Veranstaltungsprogramm geben zu k nnen Die Auswahl With Papers Assigned wiederum druckt ausschlie lich Informationen ber Sessions denen bereits Einreichungen zugewiesen wurden So kann beispielsweise ein wissenschaftliches Konferenzprogramm ausgegeben werden das Ereignisse wie Kaffeepausen Begleitprogramm etc ausblendet Ebenso werden derlei Programmpunkte ausgeblendet wenn eine Beschr nkung auf jene Sessions angegeben wird f r die Chairpersons ausgew hlt wurden Die Entscheidung f r die jeweilige Vorgehens
109. res als diese Buchung zun chst im Warenkorb abzulegen Wie damit dann weiter verfahren wird findet sich im Kapitel 5 5 Hat der Benutzer bereits ein Ticket zur Teilnehmerregistrierung im Warenkorb abgelegt so findet sich hier ein entsprechender Hinweis und es kann auch gleich direkt zum Warenkorb gewechselt werden um eventuell die Buchung per Rechnungserstellung abzuschlie en Sobald dies erledigt ist wird der Status der Teilnehmerregistrierung angezeigt also ob die entsprechende Rechnung noch ausst ndig oder bereits best tigt wurde Achtung Dieser Men punkt steht f r Konferenzen die kostenlose Teilnahme erm glichen nicht zur Verf gung da bereits die Erstellung eines Accounts als Anmeldung gilt siehe Kapitel 9 2 5 4 Conference Shop and Bookings Neben Tickets zur Konferenz k nnen auch beliebige andere Dienstleistungen von der Konferenzadministration zur Buchung bzw zum Kauf angeboten werden Diese finden sich alle in diesem als Webshop konzipierten Men punkt wieder Neben Beschreibung dem aktuell bzw auf den Benutzer zutreffenden Preis abh ngig von etwaigen Rabatten siehe Kapitel 9 4 stehen auch noch Informationen zum Buchungszeitraum und eventuell einem Link zu weiterf hrenden Informationen zur Verf gung So k nnen Interessenten evtl zu entsprechenden Informationen auf der Webseite der Veranstaltung oder des Serviceanbieters direkt verwiesen werden Die Aktion Add to Cart legt nun eine ausgew hlte Dienstle
110. rkt sich auf die sp ter folgende Zuweisung von Einreichungen zu Sessions wieder siehe Kapitel 7 1 W hrend Pausen oder soziale Programmpunkte eventuell keine Pr sentationen zulassen und daher auch nicht in der Auswahl f r die Zuweisung aufscheinen sollen ist die Kapazit t anderer Sessions begrenzt Die aktuelle Auslastung der Sessions wird bei der Zuweisung stets mitgschrieben sodass keine Uberbuchungen passieren k nnen Ebenso berbucht kann eine Session bei der Zuweisung von Papers werden wenn das Zeitkontingent aufgebraucht ist also die Summe der zugestandenen Redezeiten die Dauer einer Session berschreitet Da Redezeiten bei bestimmten Pr sentationsformen wie etwa Posterpr sentationen keine Rolle spielen kann diese Kalkulation f r entsprechende Sessions deaktiviert werden wenn eben parallele Pr sentationen gegeben werden Es empfiehlt sich der bersicht halber thematisch zusammenh ngende Programmpunkte einem hnlichen Farbschema zu unterwerfen Daf r dient das kleine Werkzeug das neben Farbton oder s ttigung auch das Ergebnis der Auswahl selbiger per Drag amp Drop anzeigt Ist das gew nschte Farbschema etwa als Teil einer Corporate Identity schon bekannt kann es auch als HTML Farbton direkt eingegeben werden In CATS wird jeder festgelegten Pr sentation eine eindeutige Kennnummer zugewiesen Diese findet sich in Programm und Proceedingsausdrucken auf Presentation Identifiers und schlie lich im online Ko
111. rrors 10 Excellent be Does the abstract include the important points of the paper Are symbols and new terms defined when first used Are the references correctly cited Is the title appropriate and likely to attract readers 10 Impeccable e de Are tables figures and their captions clear de incase there are photos do they display well Are legends and labels on the pictures and graphs clear and readable 10 Very good H Summary Give a general score to the paper REESEN vey high quality The kind of paper like to read v 12 Anhang Reviewing Formulare 12 1 reviewing_detailed_scores xml lt xml version 1 0 encoding UTF 8 gt lt tns ReviewingForm xmlns tns http www example org reviewingForm xmlns xsi http www w3 org 2001 XMLSchema instance xsi schemaLocation http www example org reviewingForm reviewingForm xsd gt lt tns formTitle gt Review Report lt tns formTitle gt lt tns formDescription gt Please fill this report with your reviewing results You can save and alter your information any time and as often as you like When you are done please submit it to the scientific board lt tns formDescription gt lt tns questionGroup gt lt tns groupTitle gt Originality lt tns groupTitle gt lt tns groupDescription gt This is to determine whether the paper under scrutiny provides new results to the community lt tns groupDescription gt lt tns question description Does the paper
112. s bel stigt der ganze Vorgang l uft quasi im Hintergrund ab Ist so eine Benachrichtigung erw nscht empfiehlt es sich den Standard Vorgang zur Account Registration siehe Kapitel 2 1 zu durchlaufen Weiters kann f r einen bestimmten Benutzer durch die Verwaltung ein neues Passwort gesetzt werden Dies ist insbesondere in F llen praktisch wo die Benutzer ihr selbst gesetztes Passwort vergessen haben und beim Selbstbedienungs Tool auf der Startseite Seite 38 CATS 2 1 Benutzerhandbuch auf Schwierigkeiten sto en Der Zugriff auf die Einreichungen eines Benutzers erlaubt es n mliche Einreichungen aus der Sicht der Verwaltung zu bearbeiten oder Auskunft dar ber zu geben Auch k nnen hier f r die Benutzer neue Einreichungen angelegt werden sofern sie dazu nicht selbst in der Lage sind und zum Beispiel die Einreichung per e Mail bevorzugten Ein wesentlicher Punkt in diesem Zusammenhang ist auch die Verwaltung der Teilnehmer auf einem kaufm nnischen Standpunkt Zun chst wird bereits in der bersichtstabelle ber alle Benutzer deren Status im Buchungsprozess angezeigt Dazu dienen die Felder Cart und Payment Status wo auf einen Blick informiert wird ob Buchungen evtl abzuschlie en sind Cart not empty oder s mtliche eingegangenen Rechnungen beglichen sind Die Filterm glichkeiten am oberen Ende der bersichtsliste helfen dabei entsprechende User zu finden So k nnen auch direkt Buchungslisten f r Teilne
113. s neuen Kontos zur Verf gung stehen Dabei k nnen wie schon bekannt nat rlich Name und Beschreibung einzeln festgelegt werden aber ebenso ein G ltigkeitsfenster in dem ein Upload durchf hrbar ist Auch eine Festlegung auf ein bestimmtes Dateiformat ist m glich wenn nicht gew nscht ist dieses Feld einfach leer zu belassen Die beiden Felder visible und mandatory sprechen letztlich f r sich der Benutzer bekommt nur sichtbare Uploads pr sentiert und muss f r pflichtige Uploads auch tats chlich eine Datei einsenden CATS 2 0 Welcome DI Michael Jaind logout Scientific Menu Guide D Context Help Originality Not available for this section is the paper of good scientific quality and free from obvious errors or misconceptions Are the conclusions supported by careful experimental evidence computed results mathematical proofs or prior publications Do the authors place the paper in proper context by citing relevant papers Have the authors to your knowledge already published a very similar paper 10 A reference work v Be Does the paper represent an original contribution to the field js the paper likely to be of interest or used by other researchers in the field 10 Outstanding De Is the paper clear concise and well organized Is the paper written in correct English Is the manuscript free of spelling errors is the English free of awkward constructions and grammatical e
114. s visible for user ausgef hrt wird Auf der anderen Seite kann ber Accepted Status invisible for user die Ver ffentlichung wieder global f r alle Einreichungen zur ckgenommen werden Angenommene Beitr ge gilt es nun einer Session zuzuweisen die Aktion Assign to a Session erledigt genau dies Zur Auswahl stehen alle jene Sessions in denen noch gen gend Platz ist um eine Pr sentation durchzuf hren Die Auflistung erfolgt dabei chronologisch Daneben wird auch um die geplante L nge in Minuten der Pr sentation gefragt wobei dieses Feld entsprechend der Voreinstellungen der Akzeptanzstadien vorausgef llt wird und zwar mit genau jenem Wert der f r das dem aktuellen Beitrag gew hlte Akzeptanzstadium siehe Kapitel 10 8 g ltig ist Dieser Wert kann selbstverst ndlich bei Bedarf berschrieben werden um abweichend von der Voreinstellung k rzere oder l ngere Pr sentationen zu erlauben Eine weitere Reihung der Pr sentationen innerhalb der Sessions kann zu einem sp teren Zeitpunkt ber den Konferenzkalender siehe Kapitel 10 1 vorgenommen werden Die bersichttabelle bietet zus tzlich die M glichkeit einzelne Beitr ge auszuw hlen und verschiedene Aktionen auf diese auszuf hren Das Ausw hlen der Beitr ge erfolgt entweder ber das Anhaken der Checkbox in der Spalte Auswahl oder ber die Aktion Alle ausw hlen Auswahl aufheben welche alle auf der Seite angezeigten Beitr ge ausw hlt bzw die aktuelle Ausw
115. senen Zeitpl nen gesetzt und so der Benutzer auch vor ablaufenden Fristen gewarnt wenn noch eine Interaktion aussteht Jedenfalls wird dem Benutzer die Suche nach Informationen abgenommen und so stehen ihm auf einen Blick alle notwendigen Informationen mitsamt Hinweisen auf eventuell n tige Aktionen zur Verf gung Willkommen Cerebra Admin abmelden beenden Herzlich Wilkommen in CATS dem Congress Administration ToolSet Einf hrung Diese Zusammenfassung f hrt Sie durch alle notwendigen Schritte f r die Anmeldung zu dieser Veranstaltung Sie zeigt im Detail ob ein Teilbereich noch Ihrer Interaktion bedarf Selbstverst ndlich k nnen Sie Ihre Aufgaben aber auch alle ber das Men oben erledigen Mein Jetzt Ablauf Was muss noch gemacht werden et Status 9 durchf hrbar 1 Pers nliche Daten 4 Meine Kontaktdaten aktualisieren Mitgliedschaften ausw hlen Passwort ndern ad a ATS A 2 Einreichungen F r mene Einreichung 18396 About CATS An Introductory Guide muss noch die Langfassung Full gt gt Paper eingesandt werden 3 Service Angebote und Anmeldung zur Sie sind noch nicht als Teilnehmer registriert Die Teilnehmerregistrierung ist zur Zeit ge ffnet Tickets gt gt Konferenzteilnahme k nnen Sie hier kaufen Der Konferenz Shop hat zur Zeit ge ffnet Zus tzliche Services k nnen Sie hier buchen gt gt A In Ihrem Einkaufswagen befinden sich Artikel die noch nicht bezahlt wurden Bitte gehen Sie zur Kass
116. sich ein Import Die Erfahrung zeigt dass das ausschlie liche Importieren von e Mail Adressen wenig sinnvoll ist da dadurch weder personalisierte e Mail Aussendungen m glich werden noch ein sauberer Datenabgleich oder ein Auffinden von Duplikaten erleichtert wird Die Datenpflege wird im Gegenteil noch erschwert weil wenn sich sp ter so kontaktierte Personen am System anmelden Duplikate von sinnvollen Datens tzen gegen ber weitgehend leeren Datens tzen mit eben einer gleichen e Mail Adresse entstehen die dann von der Verwaltung manuell abgeglichen werden m ssen um dem Ziel einer doublettenfreien Datenbank n her zu kommen Dessen ungeachtet wird nach erfolgtem Import eine informative Liste mit den entstandenen Datensatz Duplikaten automatisch angelegt 11 4 User Upload Management Oft reicht es nicht nur die Kontaktdaten potenzieller Teilnehmer bei der Kontoregistrierung abzufragen es sind auch zus tzliche Dokumente etwa Lebenslauf Motivationsschreiben Unterst tzungserkl rungen etc n tig Diese Dateien sind mit Einreichungen nicht leicht abzudecken da sie oft erst f r die Zulassung zur Einreichung herangezogen werden Daher m ssen sie schon zur Verf gung stehen bevor ein neues Benutzerkonto gleichsam freigeschaltet wird Um diese Uploads zu erm glichen dient dieses Werkzeug Seite 57 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Es erlaubt die Definition von bis zu 5 Uploads die dem User w hrend der Anmeldung eine
117. staltung PRESENTATIONID3 Pr sentations ID wie sie im Programm erscheint SCONTENTTITLE Titel der Einreichung dp d i Sortiert werden die ausgew hlten Einreichungen entweder nach dem Konferenzprogramm oder dem zugewiesenen Presentation Identifier den jede ins Programm einsortierte Pr sentation zugewiesen erh lt Das kann etwa helfen Oral Presentations vor Posterpr sentationen anzuf hren Im Inhaltsverzeichnis werden auch entsprechende Hinweise auf die beinhaltenden Programmpunkte gegeben Ebenso werden die Autoren im Inhaltsverzeichnis nach der im System angegebenen Sortierung aufgelistet wobei die Namen von pr sentierenden Personen entsprechend hervorgehoben werden k nnen Zur Verf gung stehen Fett und Kursivdruck sowie Unterstreichung Eine solche Formatierung steht auch f r Pr sentationstitel und den Rest der Autorenliste zur Verf gung keine Formatierung vorzunehmen ist nat rlich ebenso m glich Eine Schriftgr e f r das Inhaltsverzeichnis sollte aber sehr wohl gew hlt werden sie ist f r das Erscheinungsbild von gro er Wichtigkeit F r gro volumige Ver ffentlichungen kann es interessant sein mehrere Seiten auf einem druckfertigen Blatt abzubilden Derzeit unterst tzt CATS sowohl den Standardfall 1 Seite pro Blatt als auch 4 Seiten pro Blatt in einer Anordnung von 2x2 Seiten S mtliche Seite 44 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Referenzen
118. stens ein Profil f r diese Aufgaben Seite 41 CATS 2 1 Benutzerhandbuch erstellt sein muss Kapitel 10 7 7 und 10 7 3 Existieren mehrere Profile so wird stets das erste in der Liste f r einzelne Ausdrucke herangezogen Darauf sollte evtl beim Erstellen mehrerer Profile geachtet werden Sofern alle Aktionen abgeschlossen sind und der Teilnehmer als anwesend gelten kann steht dem Registratur Team die M glichkeit offen die betreffende Person entsprechend in CATS zu markieren Dazu dient die vorletzte Tabellenspalte mit Attendance bezeichnet Diese Markierung hilft sp ter exakte Teilnehmerlisten zu generieren und eine genaue Dokumentation der Veranstaltung f r verschiedene Zwecke zu gew hrleisten 10 7 Print Center Das Print Center b ndelt den Zugang zu einer Menge an Werkzeugen die es erlauben druckf hige Dokumente aus dem Inhalt der Datenbank zu erstellen Im Allgemeinen wird daf r PDF als Dokumentenformat ausgegeben da auf diese Weise sowohl Inhalt als auch Formatierung konsistent gehalten werden k nnen Au erdem erlaubt es dieses Format die Darstellung auf verschiedenen Rechnern weitgehend einheitlich halten zu k nnen Allen hier angebotenen Tools ist gemeinsam dass getroffene Einstellungen als Profil abgespeichert und bei Bedarf sp ter wieder verwendet werden k nnen Dazu wird zur leichteren Wiederauffindbarkeit neben den vorgenommenen Einstellungen auch das Erstellungsdatum in der Liste angezeigt wird w h
119. swahl der Schriftart und der zu druckenden Daten aber auch das Layout und die Aneinanderreihung von Datens tzen Ein wesentlicher Unterschied besteht wohl im zu verwendenden Hintergrund im Unterschied zu Namensschildern besteht eine Teilnahmebest tigung immer aus einem PDF Dokument im Format DIN A4 in dem bereits s mtlicher Inhalt vorhanden sein soll also Kopf Inhalt evtl eine gescannte Unterschrift Nur die ver nderlichen Daten des Teilnehmers werden sp ter eingedruckt Selbstverst ndlich sind mehrere Profile parallel m glich was etwa durch eine Notwendigkeit von unterschiedlichen Inhalten begr ndet sein kann Wie oben beschrieben kommt beim Einzeldruck im Tool On Site Support aber jeweils nur das erste Profil zur Anwendung Werden alle Best tigungen in einem Gang gedruckt per Print so wird f r jeden Teilnehmer mit erfolgreicher Registrierung eine Best tigung erstellt und s mtliche Dokumente in einer Datei zusammengefasst zum Download angeboten Seite 48 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 10 8 Acceptance Stadium Manager Akzeptanzstadien klassifizieren einzelne Einreichungen Typische Akzeptanzsstadien k nnen f r Wissenschaftliche Veranstaltungen etwa Workshops Plenarvortr ge Posterpr sentationen oder Gruppendiskussionen sein Die tats chliche Auswahl obliegt der Administration Zus tzlich dazu k nnen im Verlaufe eines Einreichprozesses einzelne Einreichungen verschiedene Akzeptanzsstadien durchlaufen
120. t es sich wieder zun chst Send preview zu bet tigen Dabei wird nur eine Nachricht versandt und zwar an den aktuell angemeldeten Benutzer der die Aktion ausl st Nach einer letzten Kontrolle kann dann zur gesamten Aussendung geschritten werden Alle hier besprochenen Schritte die zu einer Aussendung f hren bed rfen noch einer letzten Freigabe durch den Benutzer Zur Kontrolle wird auch noch angef hrt an wie viele Empf nger die Nachricht versandt werden wird was eine letzte Plausibilit tspr fung erm glicht und versehentlich ausgel ste Massenmailings verhindern kann Seite 18 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Sofern das Mailingsystem global arbeitet siehe Beginn dieses Kapitels wird auch angegeben wer genau welche Mailingliste angelegt bzw ver ndert hat um eine durchg ngige Nachvollziehbarkeit der gesetzten Aktionen zu gew hrleisten 6 2 Mail History Dieses Verzeichnis aller get tigten Aussendungen erreicht man neben dem direkten Zugriff aus dem System auch automatisch nach dem Absenden einer bereits angelegten Mailingliste Hier sind zu s mtlichen Aussendungen n here Informationen festgehalten neben Details zur Identifikation eben auch die tats chliche Empf ngerliste per Show Recipients und ebendort sofern automatisiert feststellbar auch eventuelle Fehlerquellen beim Versenden Sofern das Mailingsystem global arbeitet siehe Beginn dieses Kapitels wird auch angegeben wer genau wann welche
121. tion gt lt tns questionDescription gt Do the authors place the paper in proper context by citing relevant papers lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Have the authors to your knowledge already published a very similar paper lt tns questionDescription gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 00 Sloppy lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 Not rigorous enough lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Lacks rigor at some places lt tns choice gt lt tns choice key 6 choiceSelected 0 gt 06 Solid work lt tns choice gt lt tns choice key 8 choiceSelected 0 gt 08 Very well argued work lt tns choice gt lt tns choice key 10 choiceSelected 1 gt 10 A reference work lt tns choice gt lt tns question gt lt tns question description Significance of the results ID 2 visibleToUser true type single gt lt tns questionDescription gt Does the paper represent an original contribution to the field lt tns questionDescription gt lt tns questionDescription gt Is the paper likely to be of interest or used by other researchers in the field lt tns questionDescription gt lt tns choice key 0 choiceSelected 0 gt 00 Irrelevant lt tns choice gt lt tns choice key 2 choiceSelected 0 gt 02 This has been said several times lt tns choice gt lt tns choice key 4 choiceSelected 0 gt 04 Better works on the same subject exist lt
122. tratoren ebenfalls einige sehr dienliche Seite 31 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Werkzeuge zur Hand So k nnen einerseits die tats chlich eingelangten Betr ge den Zahlungsvorg ngen zugeordnet werden Auf diese Weise bleibt einem stets der berblick ob die Au enst nde vollst ndig beglichen wurden oder ob Nachforderungen n tig sind Dazu kommt noch ein Kommentarfeld das zu einem Vorgang alle n tigen Informationen speichern kann Am unteren Ende der Zahlungsliste finden sich noch die Summen aller zu erwartenden Geldfl sse sowie der bereits eingelangten bzw best tigten Zahlungseing nge Dadurch wird eine Budgetierung vereinfacht bzw Budget berwachung erm glicht Weitere Kalkulationen k nnen jederzeit durch ein externes Tabellenkalkulationsprogramm vorgenommen werden Die daf r notwendigen Daten werden ber die Exportfunktion Export to file zug nglich gemacht 9 2 Manage Additional Services Dieses Werkzeug liefert ein Interface um alle Angebote im Rahmen einer Veranstaltung anlegen und verwalten zu k nnen Hier ist zu beachten dass auch die Teilnahme an der Veranstaltung als Service abgerechnet wird die Teilnehmer kaufen quasi ein Ticket das entsprechend gebucht werden kann Das Service das dieses Ticket repr sentiert kann daher auch nicht gel scht werden und steht in einer Rechnung stets an erster Stelle vor eventuell zus tzlich abzurechnenden Dienstleistungen Soll die Teilnahme an einer Konferenz berh
123. ung angeboten Dabei kann neben der Beschreibung auch die Raumtypologie also etwa Seminarraum H rsaal Plenarsaal Festsaal etc die Kapazit t und die Raumausstattung angegeben werden In Summe erleichtert dies zun chst die Planung des Konferenzprogramms und nicht zuletzt wird die Raumbelegung auch im Konferenzkalender oder im druckf higen Konferenzprogramm angef hrt 10 3 User Management In CATS wird zwischen personenbezogenen Kontaktdaten und Benutzern unterschieden Ein Benutzer ist eine Person die bereits einen Zugang zum System erstellt hat Im User Management k nnen ebendiese Personen verwaltet werden Dazu stehen eine Zahl recht praktischer Werkzeuge zur Verf gung wie der Verwaltung ebendieser personenbezogenen Kontaktdaten Zu erw hnen ist hier besonders die Tatsache dass im Unterschied zur Ansicht f r die Benutzer selbst siehe Kapitel 5 1 das Veranstaltungsmanagement sehr wohl berechtigt ist Mitgliedschaften in nicht ffentlichen Mitgliedschaftsgruppen siehe Kapitel 10 4 zu vergeben So k nnen etwa geladene G ste oder Mitarbeiter entsprechend zugeordnet werden Die Benutzerliste l sst sich im Anschluss nach Mitgliedschaften entsprechend auch filtern Solche Teilnehmer sofern diese sich nicht selber registrieren sollen k nnen auch von der Verwaltung angelegt werden Create new User Account ist daf r das Werkzeug der Wahl Die als neuer Benutzer angelegte Person wird selbstverst ndlich nicht durch e Mail
124. ungsmittels zu kopieren Das hilft besonders wenn sich die einzelnen Formulare nicht oder nur wenig unterscheiden Ebenso k nnen gesamte Zahlungsmittel dupliziert werden um dann diverse Einzelheiten zu ver ndern und auf diesem Weg Zeit amp Aufwand zu sparen CATS erlaubt es Rechnungen mit dem Betrag 0 sogenannte Nullrechnungen nicht als Standardrechnungen auszuf hren Das kann Vorteile in der weiteren Verwaltung haben Solche Rechnungen werden sofern in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 so vorgesehen als blo e Buchungsbest tigungen ausgefertigt Diese k nnen einen eigenen Pr fix in der Rechnungsnummer f hren au erdem erfolgt auch eine von den Standardrechnungen getrennte Nummerierung Nun steht nach der Aktivierung des Nullrechnungssystems ein neuer Zahlungsweg zur Verf gung der automatisch gew hlt wird wenn jemand eine Rechnung ber eben einen Nullbetrag ausgefertigt haben m chte F r dieses Zahlungsmittel kann nun ein eigenes Formular erstellt werden gleich wie bei den anderen Zahlungsmitteln mit dem Unterschied dass ausschlie lich das Invoice Formular Verwendung findet Eine besondere Betrachtung verdient die Abbildung des Rechnungsblocks Sofern n mlich in den Systemeinstellungen Kapitel 11 1 vorgesehen wird vor der Summenbildung im Rechnungsblock noch die enthaltene Umsatzsteuer ausgewiesen Hier gilt festzuhalten dass s mtliche ausgewiesenen Preise stets inklusive USt zu verstehen sind die
125. ungszweck Usage und die verwendete Signatur dienen dazu bereits angelegte Mailinglisten sp ter wieder zu identifizieren Neben den Standardaktionen steht hier auch die M glichkeit offen vermittels send eine bereits angelegte Aussendung erneut durchzuf hren Der Button Create a new Mailing List erlaubt es entsprechend eine neue Mailingliste anzulegen Der nun angezeigte Bildschirm ist in drei Bereiche geteilt Oben befindet sich die Liste der Empf nger die mit den aktuellen Filtereinstellungen erreicht werden Beim Anlegen einer neuen Liste sind das wie beschrieben prinzipiell alle in der Datenbank befindlichen Personen Der bersicht halber werden lange Listen nicht mehr dargestellt sondern nur die Summe der Empf nger angezeigt Diese Summe kann nun im zweiten Bereich eingeschr nkt werden e Filter auf Name e Mail Addresse Organisation Abteilung findet bestimmte Personen e Filter auf Personen die tats chlich als Benutzer aktiv sind CATS user Filter auf Benutzergruppen erm glicht es e Mails an Benutzer zu senden die bestimmte Rollen gegen ber dem System innehaben siehe Kapitel 10 5 Filter auf Mitgliedschaften erzeugt eine Empfangerliste mit allen Mitgliedern einer bestimmten Membership Group Ebenso kann auch eine Liste an Personen erstellt werden die keiner einzigen Membership Group angeh ren e Der Filter mit der Bezeichnung Cart filled erm glicht es all jene Personen anzuschreibe
126. ve eee hee Se a ae ae 29 7 4 Zweistufiger Heviewing Prozess 30 7 4 1 Manage Dispatchers AScaunts n s ee 31 7 4 2 Assign Papers to Dispatcher ENEE 31 7 4 3 Dispatcher Manage Reviewer Accounts ssssssssesrsseesesrrrernrrnnnserrrrrrnnnneeeeet 31 7 4 4 Dispatcher Assign Papers este een ea 32 STRACK Admin dE 33 8 1 Paper Management Special Tracks 33 8 2 Conference Programme Special Tracks 33 8 3 Manage Special Tracks naar ea 33 Seite 2 CATS 2 1 Benutzerhandbuch 9 Commercial Mendes ee ee 35 Oil Manage nl esse 35 9 2 Manage Additional Services EEN 38 SE EREECHEN 39 9 4 ie 41 10 Conference Men ae ea 43 10 1 Manage Conference Programme 43 102 Manage ROOMS zur ee seele lt daher 45 10 3 User Management ergeet deeg 45 TOA Manage Memberships isise a san 46 10 5 Manage Groups ee 47 10 6 On Site Support ee ee ee 48 107 RIES 49 10 7 1 Print Daily Programme EEN 49 10 7 2 Print ee e ele GE 50 10 7 3 Print Name BaIgesa e ee 52 10 7 4 Print Address Stickers 4 22 2er 53 10 7 5 Print Presentation Identifiers ss 54 10 7 6 Print Proceedings CD or Online Content 54 10 7 7 Print Attendance Eonfirmalion ar Aamsaresaran aan 55 10 8 Acceptance Stadium Manager een 56 Ee dE EE 57 11 1 EE eene eebe eeh 57 11 12180bmissionsetlingszz ssrnsstrahenshhnieshnne 57 11 1 2 nde E 58 1121 38 System Se UINOS ti areas 59 11 2 System Backup Management 63 11 3 Manage Personal Data Geesse Bear 63 TA Sen IMPOR EE 64 1
127. von Stornorechnungen die den entsprechend stornierten Betrag als Gutschrift enthalten Im Sinne einer l ckenlosen Dokumentation wird solchen Stornorechnungen dann auch die n chsth here nicht belegte Rechnungsnummer zugewiesen Diese Feststellung f hrt direkt zur Vergabe bzw dem Design solcher Rechnungsnummern In den Systemeinstellungen siehe Kapitel 11 1 kann ein Pr fix f r die Rechnungsnummern festgelegt werden dem eine f r jede einzelne Rechnung eindeutige stets um 1 ansteigende Zahl nachgestellt wird Somit lassen sich in der Rechnungsnummer Informationen verpacken um sowohl die Rechnungen selbst als auch zuzuordnende Zahlungsfl sse identifizieren zu k nnen In Summe kann so eine Nummer Seite 29 CATS 2 1 Benutzerhandbuch dann etwa so aussehen ABC2009 00001 wobei eben der Teil ABC2009 als Pr fix festgelegt wurde Es ist damit klar dass auch die Gestaltung von Rechnungsnummern noch vor den ersten Buchungen festgelegt werden soll 9 1 Manage Payments Dieses Werkzeug erlaubt es sich einen berblick ber zu erwartende oder bereits abgewickelte Zahlungsvorg nge zu verschaffen und auch diese Zahlungsvorg nge zu verwalten Dazu wird zun chst eine Tabelle angeboten die eben alle jene Vorg nge auflistet und eine Menge Informationen dazu anbietet Dazu geh ren Rechnungsdatum und nummer Rechnungsempf nger Betrag und gew hltes Zahlungsmittel Auch der aktuelle Status eines Zahlungsvorganges wird hier angezeigt
128. weise h ngt entsprechend von den Rahmenbedingungen einer Veranstaltung ab Falls gew nscht kann eine PDF Datei als Hintergrund angegeben bzw hochgeladen werden Dies kann dazu dienen den Ausdruck z B mit Logos oder dem Veranstaltungstitel zu versehen und so der Corporate Identity anzupassen Der Titel einer Einreichung kann ebenso wie die Namen von pr sentierenden Personen sowie von brigen Autoren entsprechend hervorgehoben werden Zur Verf gung stehen Fett und Kursivdruck sowie Unterstreichung Keine Formatierung vorzunehmen ist Seite 42 CATS 2 1 Benutzerhandbuch ebenso m glich Sehr wohl sollte aber die Schriftgr e ausgew hlt werden sie beeinflusst die optische Erscheinung n mlich ganz wesentlich Dieser Parameter wird sowohl auf die Titel der Einreichungen als auch auf deren Autoren angewandt In welchem Detailgrad die Autoren zu jeder Pr sentation angegeben werden sollen legt der Parameter Only Presenting Authors fest bei dessen Aktivierung wird ausschlie lich der Pr sentator angef hrt Die beiden Auswahlfelder Print Presentations und Print length of Presentations legen zu guter Letzt noch den Detailgrad fest den der Ausdruck letztlich aufweisen soll Ist ersterer ausgew hlt werden nicht nur Informationen zu den Programmpunkten selbst also Titel Beginn und Endzeitpunkt sowie Rauminformation ausgegeben sondern zus tzlich noch die Titel der Pr sentationen und einige Informationen dazu Bei
129. wird entweder ein Link zum Herunterladen der Rechnung oder die PDF Datei selbst als Anhang verschickt Als Merkhilfe dass bestimmten Teilnehmern ihre Rechnung bereits zugesandt wurde dient die letzte Spalte die eine Aussage genau ber diese Fragestellung liefert Besonders hilfreich bei verz gerter Rechnungserstellung Stichwort pending ist die Funktion gleich direkt aus der Liste aller Zahlungsvorg nge den zugeh rigen Benutzer bearbeiten zu k nnen So kann noch vor der Rechnungserstellung die Zugeh rigkeit zu bestimmten Mitgliedschaften hergestellt und so der korrekte Rechnungsbetrag berechnet werden Benutzer die bereits ber die Werkzeuge der Benutzerverwaltung deaktiviert wurden siehe Kapitel 10 3 k nnen auf diese Weise nat rlich nicht mehr bearbeitet werden Oft ergibt sich die Situation f r eine bereits ausgestellte Rechnung eine ver nderte Rechnungsadresse angeben zu m ssen Die Standardvorgehensweise daf r w re die betreffende Rechnung zu stornieren und eine neue mit gleichen Buchungen aber ver nderter Rechnungsadresse auszustellen Das ist aber f r einfachere Buchhaltungssysteme oft unn tig kompliziert Daher steht hier eine Funktion zur Verf gung die genau diesen Schritt erm glicht man gibt eine neue Rechnungsadresse ein und das alte Dokument wird aktualisiert Daf r dient die Aktion Edit Invoice Address die jeder offenen Rechnung zur Verf gung steht Direkt in der bersichtsliste haben die Adminis
130. wird hier sofern mehrere Sprachen angeboten werden eine M glichkeit gegeben eine Sprache auszuw hlen mit der die Benutzerschnittstelle nach dem Login arbeitet Somit kann die automatische Auswahl der Sprache wie oben beschrieben noch vom Benutzer aufgehoben bzw ver ndert werden Als Voreinstellung wird jene Sprache in der auch die Login Maske angezeigt wird verwendet 3 One Stop Registration Die One Stop Registration OSR ist ein sehr m chtiges Werkzeug wenn es darum geht gr ere Mengen an Teilnehmern ausschlie lich zur Teilnahme zu registrieren ohne dass diese ein Einreichverfahren durchlaufen wollen Im Prinzip l uft das hnlich wie andere Seite 7 CATS 2 1 Benutzerhandbuch Konzepte des Online Ticketings das potenzielle Publikum gibt grunds tzliche Kontaktdaten an legt die zu buchenden Dienstleistungen fest und schreitet zur Bezahlung Der ganze Prozess ist dabei mit h chstem Augenmerk auf einfache Bedienbarkeit entwickelt worden s mtliche Dokumentation f r den Teilnehmer l uft dabei ber e Mail Sollte ein Teilnehmer also etwa vergessen haben die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt online auszudrucken so ist das kein Problem da sie ohnehin automatisch zugesandt wurde Der Ablauf gliedert sich in 4 bzw 5 Schritte die normalerweise nacheinander durchlaufen werden Eine R ckkehr zu fr heren Schritten etwa zur Korrektur fehlerhaft eingetragener Daten ist aber jederzeit m glich e Neue
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