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Benutzerhandbuch - MSVplus Musikschulverwaltungssoftware

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1. Abbildung 2 1 Unterrichtsstruktur in MSVplus Nachdem Sie einige R ume und Lehrer eingegeben haben ist es an der Zeit die Struktur der an Ihrer Musikschule angebotenen Unterrichtsf cher in der Software abzubilden In MSVplus wird Unterricht in zwei verschiedenen Kategorien verwendet vgl Abschnitt 1 2 3 S 9 Auf der obersten Abstraktionsebene befinden sich Unterrichtsprogramme Unterrichtsprogramme sind Beh lter f r Unterrichtsarten und dienen 2 4 Anlegen der Unterrichtsarten 21 dazu eine Struktur in die an Ihrer Schule angebotenen Unterrichtsf cher zu bringen vgl Abb 2 1 Neues Unterrichtsprogramm anlegen Bezeichnung Instrument Lehrberechtigungen Max Mustermann Max Petra M ller Petra m Speichern Abbildung 2 2 Neues Unterrichtsprogramm anlegen Sie m ssen also zun chst die Unterrichtsprogramme an Ihrer Musik schule in MSVplus eingeben Gehen Sie in den Bereich Unterricht w hlen Sie die Aktion Neues Unterrichtsprogramm und geben Sie ei nen Titel f r das Programm und das Instrument an ber die Instrument Angabe lassen sich statistische Auswertungen vornehmen Sie k nnen f r jedes Unterrichtsprogramm Lehrberechtigungen zuweisen Bei der Anlage von Kursen wird MSVplus die Auswahl der verf gbaren Lehrer auf diejenigen beschr nken die f r den jeweiligen Unterricht eine Lehr berechtigung haben Auf diese Weise k nnen Fehler durc
2. e Neu anlegen Abbildung 3 12 Manuelle Zahlungen f r Lehrer ber die Optionen Finmalige Sonderzahlungen und Periodische mo natliche Zahlungen Abb 3 12 k nnen Sie dem Lehrer manuell Euro Betr ge zuordnen die dann in der entsprechenden Monats Lehrerabrechnung erscheinen Positive Betr ge f hren zu einer Erh hung des Honorars negative Betr ge sind Abz ge Periodische Zahlungen wiederholen sich monatlich bis zum eingegebenen Enddatum Sie k nnen das Enddatum auch zun chst leer lassen und erst sp ter setzen Unter den Personendaten finden Sie den pers nlichen Stundenplan des Lehrers 3 2 8 Interessentenverwaltung Die Interessentenverwaltung ist ein hilfreiches Werkzeug um Personen die noch keine Sch ler sind zu verwalten und im Blick zu behalten Im Unterschied zu Sch lern m ssen f r Interessenten noch keine An gaben zum Zahler gemacht werden Sie haben verschiedene M glich keiten um zu vermerken welcher Art das Interesse eines Interessenten ist 3 2 Personen 47 3 2 8 1 Interessent anlegen Um einen neuen Interessenten anzulegen gehen Sie mit dem Mauszei ger ber den Button Personen und klicken Sie im ausklappenden Me n auf Interessenten hinzuf gen Alternativ dazu k nnen Sie auch auf der bersichtsseite die Funktion Neue Person anlegen Neuen Inter essenten anlegen oder in der Rubrik Personen die Funktion Neuen Interessenten benut
3. 10 Kapitel 1 Einf hrung Kursbelegungen sind Verkn pfungen zwischen Sch lern und Kursen Ein Sch ler kann mehrere Kurse z B unterschiedliche Instrumen te belegen und gleichzeitig kann ein Kurs bei Gruppenunter richt beliebig viele Sch ler enthalten F r jede Kursbelegung k n nen Sie beim Sch ler Rabatte einrichten um individuelle Preisge staltungen zu erm glichen Als alternative M glichkeit Unterricht zu organisieren stehen Ihnen Prepaid Karten zur Verf gung s Abschnitt 3 4 4 auf Seite 57 mit de nen Sie im Voraus oder im Nachhinein bezahlte Einzeltermine realisie ren k nnen 1 2 4 Benutzer und Benutzerrechte MSVplus enth lt die M glichkeit mehrere Benutzer anzulegen die dann ber unterschiedliche Zugriffsrechte in der Software verf gen k nnen Im Folgenden werden Ihnen einige m gliche Anwendungszwecke vor gestellt Passwortschutz Bei vielen Musikschulen steht der Verwaltungscomputer in einem f fentlich zug nglichen Bereich z B Foyer und ist manchmal nicht be setzt und somit unbewacht Wer mit MSVplus arbeiten will muss sich zun chst mit Benutzernamen und Passwort einloggen Der Zugriff durch Unbefugte wird dadurch wirkungsvoll verhindert Mehrere MitarbeiterInnen arbeiten mit MSVplus Wenn in Ihrer Musikschule mehrere MitarbeiterInnen in der Verwal tung t tig sind haben Sie die M glichkeit jedem von ihnen einen eige nen Zugang f r das Programm einzurichten Jeder Mitarbeit
4. MSVplus auf den Wert den Sie in der Konfiguration unter Standard m ige Anzahl Kurssitzungen pro Monat angegeben haben Haben Sie dort einen Wert von 5 oder gr er eingegeben errechnet MSVplus den tats chlichen Monatsanteil Es ist jedoch denkbar dass Sie eine bestimmte normale Anzahl von Wochen pro Monat vorsehen et wa weil Sie die Schulferienzeiten aus den Geb hrenzeiten herausrech nen wollen Dann k nnte es sein dass Sie als Standardm ige Anzahl Kurssitzungen pro Monat z B 4 angeben Beispiel 1 Sch ler A hat Dienstags Unterricht Im abzurechnen den Monat gibt es 5 Dienstage A hat aber erst am 10 des Monats begonnen so dass er nur 3 von 5 Malen am Kurs teil nimmt Ist in der Konfiguration der Wert 5 eingegeben wird der tats chliche Anteil berechnet 3 5 also 60 Haben Sie 4 eingegeben wird der Monatsanteil mit 3 4 75 berechnet Beispiel 2 Sch ler B hat Donnerstags Unterricht Den Donnerstag gibt es in dem Monat nur 4 Mal Wenn er drei dieser vier m glichen Male teilnimmt w rde bei beiden Konfigurations beispielen 3 4 75 berechnet Beispiel 3 Sie haben ausgerechnet dass bei Ihnen im Jahr 12 Wo chen aufgrund von Ferien ausfallen Da der monatliche Un terrichtspreis aber eine auf die Monate umgelegte Jahresge b hr ist wollen Sie bei anteiligen Monaten entsprechend die Ferien rausrechnen Das Jahr hat 52 Wochen von denen 12 wegfallen Es bleiben also 40 Wochen
5. hlen 70 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Erlaubte Grafikformate sind JPG PNG und GIF Wenn Sie eine PNG Datei mit Alpha Transparenz verwenden kann die Rechenzeit f r die Erstellung von PDF Dateien Druckcenter sehr lang werden bis hin zum Abbruch der PDF Erstellung Empfehlenswert ist es daher auf Alpha Transparenz zu verzichten oder statt dessen das JPG Format zu benut zen Sie k nnen definieren welcher Text unten auf jeder Lehrerabrechnung erscheinen soll ber die Platzhalter WANREDE VORNAME und NACHNAME k nnen Sie in dem Text auch den Namen des Lehrers vorkommen lassen F r die in der Sch leransicht zu jeder Kursbelegung erstellbaren Un terrichtsvertr ge k nnen Sie die Texte flexibel an Ihre Anforderungen anpassen 3 7 4 Ferien Pausen Sie haben die M glichkeit Zeitr ume zu definieren in denen Sch ler oder Lehrer von den Unterrichtsgeb hren befreit sind bzw die Lehrer kein Honorar erhalten Dies kann z B der Fall sein wenn ein Lehrer erkrankt ist und der Unterricht ber eine l ngere Zeit ausf llt oder wenn ein Sch ler seinen Unterricht f r eine Weile pausieren muss Um einen neuen Pausen oder Ferienzeitraum anzulegen w hlen Sie die Option Formular zum Erstellen einer neuen Pause Ferienzeit anzei gen verstecken Dort geben Sie ein von und ein bis Datum ein einen Beschreibungstext sowie schlie lich die gew nschte G ltigkeit Die Be schreibungen sind selbsterkl
6. hlt Raum W hlen Sie den Raum aus in dem der Termin stattfindet Der bei der Prepaid Karte angegebene Standard Raum ist vorausge w hlt Dauer Geben Sie die Dauer der Einheit ein Geb hr Falls f r diese Einheit eine Geb hrenforderung in das Zahler konto geschrieben werden soll geben Sie diese hier ein Lehrerhonorar Falls der Lehrer f r den Termin eine Gutschrift erhalten soll geben Sie diese hier ein Genauer F r jede angesetzte Einheit Der Betrag wird im Moment des Anlegens eines Termins in das Zahlerkonto geschrieben und auch dann nicht wieder automatisch gel scht falls der Termin gel scht werden sollte 60 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Eingegebene Termine lassen sich l schen indem Sie neben dem Ter min auf das rote x klicken Mit dem Button Prepaidkarte komplett l schen wird die gesamte Karte mit allen ihren Terminen gel scht V Bitte nehmen Sie zur Kenntnis dass beim L schen von Prepaid Terminen oder Karten nicht die aufgrund der Termine oder Karten ge buchten Geb hren und Lehrerhonorare gel scht werden Diese werden im Moment des Anlegens einer Karte oder eines Termins fest in das Zah lerkonto bzw in die Liste der Einmalzahlungen eines Lehrers geschrie ben Sie m ssen diese Eintragungen bei Bedarf manuell entfernen 3 5 Abrechnungen Detaillierte Angaben und Hinweise zur Abrechnung der Sch lergeb h ren und Lehrerhonorare finden Sie in Kapitel 4 ab S 7
7. 1234 o sz 27080060 Bank Dresaner Bank Konto Inhaber EE Keine C keine Lastschritteinz ge buchungen 8 wenn noch keine Einzugserm chtigung vorliegt wee Speichern Abbildung 2 4 Neuen Sch ler anlegen anschlie end in die Kursansicht wechseln und dort Lehrer hin zuf gen Raum Wochentag Uhrzeit Dauer Hier k nnen Sie angeben wann und wo der Kurs stattfindet Turnus Hier k nnen Sie angeben ob der Kurs w chentlich oder 14 t gig stattfinden soll Zweiw chentliche Kurse werden im Stun denplan mit halber Breite angezeigt so dass zwei im Wechsel stattfindende Kurse nebeneinander dargestellt werden k nnen und ihr Preis wird automatisch halbiert sowohl f r die Sch lerge b hren als auch f r die Lehrerhonorare MSVplus rechnet nicht aus an welchen Daten welcher Kurs statt findet 2 7 Anlegen von Kursbelegungen 25 Teilnehmerzahl Sie k nnen eine H chstbegrenzung f r die Teilneh merzahl eingeben Bei berschreitung dieser Zahl werden Sie dar auf hingewiesen die berschreitung ist aber dennoch m glich Unterrichts band Sofern f r diesen Kurs relevant k nnen Sie hier den Unterrichtsband eingeben in dem sich der Kurs befindet Die se Angabe l sst sich statistisch auswerten Gemeint ist hier der Fortschritt bei z B mehrb ndigen aufeinander aufbauenden Un terrichtswerken Kursbeginn Geben Sie hier das Beginn Datum des Kurses ein Die am h ufigsten verwendete Me
8. Datensicherungen 16 Detaillierte Aufstellung 42 DTA 67 68 82 83 87 Eltern 8 44 E Mail 69 Export 36 37 Ferien siehe Pausen Filter 35 Geburtstagsliste 44 Geschwister 41 44 Hypertext 6 Interessenten 8 46 51 Kaufversion 6 Konfiguration 65 72 Kontoinhaber 68 Korrekturbuchungen 44 K ndigung 39 64 Kurs 9 53 14 t gig siehe Turnus nderung zu Stichtag 55 anlegen 23 liste 56 l schen 56 Kursbelegung 10 25 39 aus Kursansicht 25 aus Sch leransicht 26 ehemalige 40 Kurswechsel 54 Kurzname 45 Kurznotiz 31 41 Lastschrift 41 44 82 Leere Kurse l schen 57 89 90 Index Lehrberechtigungen 45 Lehrer 8 44 46 Abrechnungsverfahren 45 anlegen 19 Honorar 20 mehrere f r Kurs 23 Logo 69 Mehrwertsteuer 45 67 Mietversion 6 Nachberechnung Lehrerhonorare 87 Sch lergeb hren 85 Navigationsleiste 14 Notizen Lehrer 45 Sch ler 41 Offene Posten 85 Pausen 40 70 Stundenplan 31 Personen 34 37 grunddaten 37 konzept 8 9 l schen 38 Rollen 8 39 Personenliste 34 Postpaid 57 Prepaid Karten 32 57 Rabatte 40 78 Kurs 55 Raum 51 anlegen 19 l schen 19 Raumplan 51 Sch ler 8 ansicht 39 41 Geburtsdatum 41 inaktive 27 Sch lerliste 44 Serienbriefe 36 Sicherungskopie 16 Standort 51 anlegen 19 l schen 19 Statistiken 60 Status 12 68 69 Stundenplan 65 66 Datumsangaben 31 drucken 52 E Mail
9. Ihrer Festplatte oder einer Diskette zu speichern Um die Sammellastschriften an die Bank zu bermitteln k nnen Sie die Datei en entweder auf Diskette zur Bank bringen oder die Dateien in einem Banking Programm importieren und ber das Internet abschicken Ei nige Banken bieten auch auf ihren Banking Websites eine M glichkeit die Dateien hochzuladen Wenn Sie die Kaufversion von MSVplus verwenden k nnen Sie die DTA Dateien auch direkt in der Verzeichnisstruktur finden in die Sie das Programm installiert haben Wenn Sie DTA Dateien erstellen lassen werden diese im Unterordner msvplus dta Ihres Installationsverzeich nisses gespeichert Wenn Sie also in das Verzeichnis C Programme MSVplus installiert haben finden Sie die DTA Dateien im Verzeichnis C Programme MSVplus msvplus dta Unter Abrechnungen finden Sie zudem die M glichkeit sich alle bis lang erzeugten DTA Dateien auflisten zu lassen und diese noch einmal herunterzuladen Das ist etwa dann sinnvoll wenn Sie einmal verges sen haben die Datei zu speichern oder wenn Sie die Datei auf Ihrem Computer nicht mehr finden k nnen 4 1 6 3 R cklastschriften Gelegentlich kommt es vor dass Lastschriften zur ckkommen M g liche Ursachen sind eine ungen gende Kontodeckung oder der Wider spruch des Belasteten Um das Fehlschlagen der Lastschrift zu buchen wechseln Sie zu der ent sprechenden Zahlperson Dort geben Sie in das Zahlerkonto von Hand einen neuen Posten e
10. In Ihrer Musikschule h ngen Sch ler Kurse Unterrichtsf cher Lehrer und vieles weitere eng mit einander zusammen Wir haben versucht das in Abb 1 1 S 7 f r Sie anschaulich darzustellen Technisch fast identisch zur Mietversion sind auch die Demo Version sowie die gehos tete Kaufversion 1 2 Konzepte in MSVplus 7 Personen Jede Person kann Inter eine oder mehrere essent Rollen einnehmen ZEN Lehrer Zahler gt Sch ler Eltern Kursbelegungen Kurse Jeder Sch ler kann Kein Einzel an beliebig vielen ein oder R ume o Grup m gt Kursen teilnehmen mehr penun und in jedem Kurs Ra terricht k nnen beliebig batt e Stand A d viele Schueler sein orte Unter richts arten Unter richts pro gramme Abbildung 1 1 Datenstruktur von MSVplus Wenn Sie aus einem Stundenplan in eine Sch leransicht springen wol len klicken Sie einfach auf den Namen des Sch lers Wenn Sie aus einer Sch leransicht in die Detailansicht eines Kurses ge langen wollen klicken Sie einfach auf den Kursnamen Wenn Sie sich in einer Sch ler oder Kursansicht befinden und die Te lefonnummer des Lehrers brauchen klicken Sie einfach auf den Namen des Lehrers vi Alle relevanten Daten sind stets nur einen Mausklick entfernt Bei der t glichen Arbeit sparen Sie dadur
11. Kla E 30 denkbar Sch lerzahl Auf Grundlage von Unterrichtsarten k nnen sp ter Kurse erzeugt werden An dieser Stelle k nnen Sie eine minimale und eine maximale Anzahl von Sch lern eingeben die in den von die ser Unterrichtsart abgeleiteten Kursen Platz finden sollen Beim Anlegen der Kurse k nnen Sie Abweichungen von dieser Angabe erlauben Bei Unter oder berschreitung der Sch lerzahl erhal ten Sie eine Hinweismeldung Preis Geben Sie hier an wieviel dieser Unterricht pro Monat kostet in Euro Individuelle Rabatte f r einzelne Sch ler und Gruppen sollten Sie nicht als jeweils eigene Unterrichtsarten eingeben dies k nnen Sie stattdessen f r jeden Sch ler und jeden Kurs einzeln einstellen Lehrerfaktor Geben Sie hier den Anteil an der Sch lergeb hr an den der Lehrer erhalten soll der einen Kurs dieser Unterrichtsart gibt Es handelt sich um einen Faktor der mit dem Preis multipliziert wird Wenn der Lehrer z B 50 der Geb hr erhalten soll geben Sie hier 0 5 ein Dieser Faktor wird nur bei Lehrern benutzt deren Honorar nach dem Anteilsverfahren ermittelt wird Dauer Geben Sie hier ein wie lange ein Kurs dieser Unterrichtsart dau ern soll in Minuten Sie k nnen die Dauer f r jeden einzelnen 2 5 Anlegen von Sch lern 23 Kurs individuell eingeben das Eingabefeld wird jedoch mit der hier angegebenen Zahl vorausgef llt Lehrer Dauer F r Lehrer deren Honorar nach den unterrichteten Mi
12. Kursansicht den Kurs aufnehmen vgl Abschnitt 2 7 1 auf Seite 25 Um zur Perso nenansicht eines Teilnehmers Erziehungsberechtigten oder Zahlers zu springen klicken Sie einfach auf den Namen 3 4 1 1 Kurswechsel Wenn Sie einen oder mehrere Sch ler auf einfache Weise in einen ande ren Kurs verschieben m chten k nnen Sie den die Sch ler in der Kurs ansicht ausw hlen und auf Kurswechsel klicken Sie kommen dann in das schon bekannte Formular f r die Kursbelegungen vgl Abschnitt 2 7 1 und k nnen einen anderen Kurs ausw hlen 3 4 Unterricht 55 Besonderheit von Kurswechseln Wenn Sie in der Personenansicht ei nes Sch lers eine Kursbelegung durch Eingabe eines Enddatums be enden gilt dies als K ndigung Nicht so wenn Sie die Kurswechsel Funktion verwenden Der beendete Kurs wird dann mit dem Vermerkt Wechsel gespeichert so dass diese Beendigung der Kursbelegung bei den statistischen Auswertungen nicht als K ndigung z hlt Bitte beachten Sie dass Rabatte beim Kurswechsel nicht automatisch mit bernommen werden 3 4 1 2 Kurs nderung zu einem Stichtag Wenn Sie die Angaben des Kurses Lehrer Raum Wochentag Turnus Uhrzeit Dauer Beginndatum Teilnehmerzahl ndern geschieht dies normalerweise zeitlich global in dem Sinne dass diese nderung so in der Datenbank gespeichert wird als w rden diese Daten schon immer so gelten Es kann aber auch vorkommen dass Sie eine nde
13. Wenn in der Vergangenheit im Kurs Sch ler waren wird der Kurs nicht gel scht son dern nur beendet Lediglich solche Kurse in denen noch nie ein Sch ler war werden komplett aus dem System gel scht 3 4 4 Prepaid Karten MSVplus unterst tzt ein einfaches aber wirkungsvolles System f r Pre paid Karten und Postpaid Abrechnung Unter Prepaid Karten wird hier all das verstanden was auch als 10er Karten oder Einzeltermine be kannt ist Dieses Einzeltermin System ist derzeit auf Termine f r einzel ne Sch ler beschr nkt es ist nicht m glich Einzeltermine f r Gruppen anzulegen Die grunds tzliche Funktionsweise ist die folgende Sie legen eine Pre paid Karte f r einen Sch ler an und haben anschlie end die M glich keit im Rahmen dieser Karte verschiedene Einzeltermine zu definieren 58 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Diese Termine erscheinen jeweils in den Stundenpl nen und Sch lerlis ten F r die Abrechnungen k nnen Sie entweder eine Prepaid Variante w hlen Sch ler hat die Karte im Voraus bezahlt und daf r eine be stimmte Anzahl von Einheiten gut oder eine Postpaid Variante f r je den angelegten Termin wird eine Forderung in das Zahlerkonto einge tragen Ebenso k nnen Sie f r die Lehrer Bezahlung w hlen ob der Lehrer einen Einmalbetrag f r die Karte bekommt oder ob er f r jede gegebenen Einheit bezahlt wird oder beides Unter Unterricht finden Sie rechts einen Kasten Prepa
14. Zu jedem Dokument werden Ih nen die Beschreibung der Dateiname das Upload Datum und die Da teigr e angezeigt Bei Bilddateien wird zus tzlich ein Thumbnail ver kleinertes Bild angezeigt Zus tzlich sehen Sie im Kasten Ihr belegter Speicherplatz den Gesamtspeicherplatz f r alle hochgeladenen Datei en 74 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration E EEES R Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Dokumentenvorlagen erweiterte Lehrerabrechnung Leihinstrumente Verwaltung Konfiguration Dateien Ihr belegter Speicherplatz 5 1 MB Liste aller Dateien Thumbnail Beschreibung Dateiname Datum Uhrzeit Dateigr e Optionen a e PDF als Beispiel anleitung eurit_40 pdf 12 01 2010 22 51 810 34 KB l schen Vertrag unterschrieben index_reduit pdf 27 01 2010 12 05 1 122 94 KB l schen Datei hinzuf gen Abbildung 3 20 Dateiliste unter Konfiguration Dateien Uploads In der Mietversion sowie der gehosteten Kaufversion stehen Ihnen 100 MB kostenloser Speicherplatz f r Dateien zur Verf gung F r zus tzli chen Speicherplatz f llt eine zus tzliche monatliche Geb hr an Um Dateien abrufen hinzuf gen und oder l schen zu d rfen sind ent sprechende Benutzerrechte n tig vgl Abschnitt 3 7 5 auf Seite 71 Der Benutzer admin hat in jedem Fall die volle Berechtigung 4 Abrechnunge
15. auch von der bersichtsseite aus aufrufen Sie k nnen sich auch alle Kurse die Tats chlich w rden wir die Einrichtung einer Pause empfehlen da dies bei sp teren R ckfragen leichter nachvollziehbar ist 3 4 Unterricht 57 einem bestimmten Unterrichtsprogramm oder einer bestimmten Unter richtsart zugeordnet sind anzeigen lassen Klicken Sie dazu jeweils auf den Link x Kurse in der tabellarischen Ansicht Ebenso k nnen Sie wenn Sie in den Bereich R ume amp Pl ne gehen Kurslisten f r jeden einzelnen Raum oder Standort erhalten In den Kurslisten werden Ihnen standardm ig nur aktuell laufende so wie zuk nftige Kurse angezeigt Kurse die bereits beendet sind k nnen Sie einblenden indem Sie ber der Liste das H kchen bei beendete Kurse setzen Auf hnliche Weise k nnen Sie sich auch die k nftig be ginnenden oder die aktiven ausblenden lassen Die Kurse werden nach Wochentag und Uhrzeit sortiert Durch einen Klick auf den Namen eines Kurses gelangen Sie in die Kurs ansicht vgl Abschnitt 3 4 1 auf Seite 53 3 4 3 Leere Kurse l schen Unter Unterricht gibt es im Kasten Aktionen die Aktion Leere Kurse l schen Damit k nnen sie alle leeren Kurse im System auf einen Schlag beenden l schen Das kann sinnvoll sein wenn Kursbelegungen been det wurden nicht aber die zugeh rigen Kurse Diese Funktion l scht keine Kurse in die f r die Zukunft Sch ler eingeplant sind
16. befinden Standard m ig werden Sch ler im Status Vertrag abgeschlossen nicht mit an gezeigt da in der Regel vor allem f r Kursbelegungen mit niedrigeren Status Handlungen erforderlich sind Filtern nach Vertrags Status Filterung E status unbekannt El probe Sch ler E status unbekannt Stichtag 28 02 2010 vertrag abgeschlossen Sortieren nach name O Status Aktualisieren Kursbelegungen Nachname Vorname Unterrichtsart Vertrags Status Luhmann Niklas Kla45Grup Helen Senne Stanitzek Eberhard Kla 30 Einz Teufelke Anke Fr hchen Abbildung 1 4 Filter nach Vertrags Status 14 Kapitel 1 Einf hrung 1 3 Orientierung und Navigation bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration d kW Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung ingeloggt Logout Abbildung 1 5 MSVplus Navigationsleiste Am oberen Bildschirmrand finden Sie stets eine Navigationsleiste Abb 1 5 ber die Sie verschiedene Bereiche von MSVplus schnell und ein fach erreichen k nnen Zudem steht Ihnen ein Eingabefeld f r Suchan fragen zur Verf gung Die beiden Buttons ganz rechts sind Bestandteil der Interessentenverwaltung Die sieben Bereiche der Software sind bersicht Hier finden Sie in K rze anstehende Termine Verweise zu einigen der wichtigsten Funktionen ein Suchfeld f r die Perso nensuche sowie d
17. eingetragen wird Der Kurs Rabatt ist also im Grunde kein echter Kurs Rabatt son dern nur eine vereinfachte Eingabem glichkeit f r Rabatte f r mehrere Sch ler Wenn Sie den Rabatt nachtr glich ndern wollen m ssen Sie das in den Sch leransichten der einzelnen Sch ler tun Wenn Sch ler nach Anlage des Rabattes in den Kurs kommen ist der Rabatt bei diesen nicht eingegeben 3 4 1 4 Kurs l schen Wenn Sie einen Kurs beenden m chten klicken Sie dazu bei den Kurs daten unter Ende auf Kurs beenden l schen Sie haben dann die M glichkeit ein Enddatum einzugeben In dem Moment in dem Sie dieses Enddatum speichern wird das Ende auch f r alle mit dem Kurs verbundenen Kursbelegungen eingetragen MSVplus nimmt an dass der Sch ler gek ndigt hat bei Einzelunterricht oder die Sch ler ge k ndigt haben bei Gruppenunterricht Zus tzlich besteht auch die M glichkeit den Kurs komplett zu l schen d h ihn irreversibel aus der Datenbank zu tilgen Von dieser Funktion sollten Sie nur bei Fehleingaben Gebrauch machen da es an dernfalls zu Problemen kommen kann z B nicht mehr zuordbare und damit nicht mehr nachvollziehbare Zahlungen Posten in den Zahler konten 3 4 2 Kursliste Sie haben im Bereich Unterricht die M glichkeit sich Kurslisten erstel len zu lassen Im Abschnitt Aktionen steht hierzu die Funktion Alle Kurse anzeigen zur Verf gung Dieselbe Funktion k nnen Sie
18. einmal bermittelt wer den d rfen k nnen Sie in MSVplus ein automatisches Split ting vornehmen Es werden jeweils nur so viele Datens tze wie in diesem Feld angegeben in einer DTAUS Datei gespei chert In der Folge werden so viele Dateien wie n tig erstellt die Sie nacheinander an die Bank bermitteln k nnen Bei den meisten Banken ist das Splitting nicht n tig so dass der Wert so hoch gew hlt werden kann dass alle Posten in eine Datei gehen Bezeichnung f r Datenfeld Ortsteil Bei den Personengrundda ten gibt es ein Eingabefeld Ortsteil Da sich in der Vergan genheit einige Musikschulen gew nscht haben dieses Feld umzubenennen z B in Bezirk Gebiet Stadtteil 0 ist dies hier m glich In Sch lergeb hren enthaltene Mehrwertsteuer Geben Sie den Pro zentsatz der Mehrwertsteuer an die in den Unterrichtsge b hren enthalten ist Der Prozentsatz spielt eine Rolle wenn Lehrer die Mehrwertsteuer auf Ihrer Abrechnung ausgewie sen bekommen Sind Sie und Ihre Lehrer umsatzsteuerbe freit geben Sie eine 0 ein H he der standardm igen Aufnahmegeb hr Hier geben Sie ein wie hoch die Aufnahmegeb hr blicherweise ist Sie k nnen beim Anlegen von Kursbelegungen stets auch von dieser Re gel abweichende Betr ge eingeben Erheben Sie keine Auf nahmegeb hr so geben Sie hier eine 0 ein Mehrwertsteuerhinweis auf Lehrerabrechnungen Hiermit k nnen Sie steuern ob auf den Lehrerabrechnun
19. er spielen m chte aber noch nicht in welcher genau en Form Ebenso k nnen Sie beim Lehrer die Auswahl Lehrer ist egal beibe halten oder aber einen oder mehrere Lehrer ausw hlen bei denen ein Unterricht in Frage kommt Aus der Standort Liste m ssen Sie mindestens einen Standort ausw h len k nnen aber auch mehrere verwenden Das Eintragsdatum wird von vornherein auf das aktuelle Datum ge setzt Sie k nnen dieses Datum modifizieren was z B dann sinnvoll ist wenn Sie Interessentenzettel oder Voranmeldungen von Papier in MSV plus bertragen Anhand des Eintragsdatums k nnen Sie sp ter Ihre Interessenten sortieren und auf diese Weise eine Warteliste realisieren Auf Wunsch k nnen Sie Notizen hinterlegen Schlie lich geben Sie noch einen Status an s 3 2 8 2 und klicken auf Speichern 3 2 8 2 Interessenten Status Acht Stufen Es gibt das Feld Status mit insgesamt 8 Ebenen Den Status sind je weils kurze Bezeichnungen als Vorschlag zugeordnet Diese Bezeich nungen dienen nur als Anhaltspunkt was Sie mit dem Status System machen k nnen Sie k nnen sich aber intern zu den Nummern 1 bis 6 Genau das passiert auch wenn Sie einen Interessenten in einen Sch ler umwandeln 3 2 Personen 49 auch andere Bedeutungen berlegen Die Vorschl ge beruhen auf den folgenden berlegungen 1 Allgemeiner Kontakt kein konkreter Interessent sondern allge mein eine Adresse die Sie
20. glichkeit DTA Dateien DTAUS Datentr ger Austausch Format f r Sammellastschriften zu erstellen Beim Last schrifteinzug wird immer dann wenn sich das Zahlerkonto im Minus befindet versucht den Kontostand auszugleich indem der Fehlbetrag eingezogen wird 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 83 Personen bei denen Sie in den Zahlereinstellungen die Option keine Lastschrifteinz ge aktiviert haben werden beim Lastschrifteinzug so lange nicht ber cksichtigt bis Sie die Aktion wieder deaktivieren Dann wird der gesamte offene Betrag eingezogen d h auch die vers umten Einz ge der vergangenen Monate Wenn Sie auf Monatsanfang oder Monatsmitte klicken erhalten Sie zun chst eine Auflistung welcher Betrag von welcher Zahlperson einge zogen wird In dieser Auflistung werden Sie auch auf inkorrekte Bank verbindungen hingewiesen Erst nach einem Klick auf Weiter werden a die DTA Datei en erstellt und b die Zahlungseing nge gebucht 4 1 6 1 Monatsanfang und Monatsmitte MSVplus gibt Ihnen die M glichkeit die Lastschrifteinz ge an zwei ver schiedenen Terminen im Monat durchzuf hren Die Bezeichnungen da zu sind Monatsanfang und Monatsmitte Ob Sie nun tats chlich am 1 und 15 abrechnen ist dem Programm aber egal Sie k nnen auch nur eine dieser beiden Varianten verwenden oder sie beliebigen ande ren Zeitpunkten zuordnen Bei jeder Zahlperson haben Sie die M glichkeit anzugeben wan
21. im System verwalten m chten Allgemeines Interesse ein Interessent der zwar grunds tzlich daran interessiert ist an Ihrer Schule Unterricht zu nehmen aber bislang noch nicht klar ge u ert hat welchen Unterricht er ma chen m chte Spezielles Interesse ein Interessent der schon wei welches Instrument Unterrichtsprogramm er belegen m chte aber viel leicht noch nicht genau welche Unterrichtsart oder bei welchem Lehrer sehr spezielles Interesse ein Interessent der schon genaue Vor stellungen von seinem Wunschunterricht hat so dass Ihnen viel leicht schon die Zuweisung einer Unterrichtsart oder eines Lehrers m glich ist Probestunde vereinbart Im Workflow vieler Musikschulen steht nach dem Status 4 an dass der Sch ler einen Probeunterricht macht Man k nnte Status 5 also als eine Konkretisierung und Verfestigung des sehr speziellen Interesses ansehen Warteliste der Interessent hat sich f r einen Unterricht und Leh rer entschieden aber es sind keine Pl tze unmittelbar frei so dass der Interessent warten muss bis ein Unterrichtsplatz frei wird Wie Sie die Interessentenverwaltung zum Management von War telisten nutzen k nnen erfahren Sie in Abschnitt 3 2 8 4 auf der n chsten Seite Erledigt Sch ler geworden der Interessent hat die Interessen tenverwaltung erfolgreich durchlaufen und ist Sch ler geworden Erledigt kein Interess
22. immer dann wenn sie bezahlen f r 3 6 oder 12 Monate im Voraus eingezogen Dadurch haben Sie ein Gutha ben Mit Schritt 1 buchen Sie auch f r diese Zahler die Geb hren nur f r einen Monat Wenn der Zahler ein Guthaben hat wird es kleiner wenn er sowieso kein Guthaben hat ger t er ins Minus MSVplus zieht beim Lastschrifteinzug immer alles das ein was als Mi nusbetrag auf dem Zahlerkonto steht Bei nicht monatlichen Zahlern aber eben nicht nur das sondern auch noch die Monatsgeb hren f r die folgenden n 1 Monate wobei n die Zahlungsperiode ist Konkret Bei viertelj hrlicher Zahlung wird der Sollbetrag eingezogen plus 2 Mo natsgeb hr Bei halbj hrlicher Zahlung der Sollbetrag plus 5 Monatsge b hr und bei j hrlicher Zahlung der Sollbetrag plus 11 Monatsgeb hr Ein konkretes Beispiel Wir haben einen Zahler der halbj hrlich bezahlt Die Monatsgeb hr betr gt 25 Euro Wir haben den Sch ler gerade neu angelegt er beginnt Anfang Januar mit dem Unterricht Monatsabrechnung Januar Zahlerkontostand vorher 0 Euro Abrechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro Zahlerkontostand 25 00 Euro Abrechnung Schritt 2 Lastschrifteinzug Es werden 25 plus 5 25 Euro eingezogen 150 00 Euro EA Kapitel 4 Abrechnungen Zal hler ontostand nachher 125 00 Euro Monatsabrechnung Februar Zal Ab Zal hler hler ontostand vorher 125 00 Euro r
23. in 54 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Kursansicht Kurs Sch lerliste o schie Umerichsart waert pecht Nachname Vomame Alter seit bis _Zahlperson Etem Status Barabasi Jonathan 15 Jahre 01 02 06 Albert Laszio Barabas Aen Lee Barabasi OK Lehrer Max x o Z Beispielsch ler Moritz 06 10 09 Sabrina Beispielsch ler Sabrina Beispielsch ler OK x Z Weeren Lewer 12 Z K hler Benjamin 18 Jahre 01 01 06 Petra K hler Petra K hler oy Raum Raum 1 emm K hler Sandra le 01 01 06 Petra K hler Petra K hler o Wochentag Dienstag 15 Luhmann Nikas Sie 01 01 06 31 01 10 Niklas Luhmann x Tumus ee zech S GE D Posted Wiglaf 19Jahre 15 03 06 Wiglaf Rosted Marieke Rosted K x Uhrzeit CE 0230 O Ziegler Anika 16Jahre 15 01 06 Rudolf Ziegler Rudolf Ziegler EI Dauer Geesse Bi et Kurswechsel ausgew hlte Sch ler in einen anderen Kurs wechseln Be base Ia Ehemalige Kursteilnehmer Ende Kurs beenden l schen x e Teilnehmerzahl Maximal 5 sch terin diesem Kurs Weiteren Sch ler hinzuf gen Des I nderung en zu einem Stichtag ee Alle Sch ler auflisten Neuen Sch ler f r den Kurs anlegen Wiedervorlage Kurs Rabatt Alle zuk nftigen Termine f r diesen Kurs Rabatt einrichten f r alle Sch ler des Kurses Keine Termine f r diesen Kurs vorhanden Neuen Termin hinzuf gen Dateien Datei hinzuf gen Kurs l schen Kurs komplett l schen Abbildung 3 16
24. keine Lastschrifteinz ge k nnen Sie den Zahler vorl ufig aus dem Lastschriftverfahren aus setzen lassen Das ist z B sinnvoll wenn Sie noch keine Einzugserm ch tigung vorliegen haben oder es Probleme beim Einzug gab Sobald Sie die Option wieder abgeschaltet haben wird der gesamte offene auf gestaute Betrag eingezogen sobald Sie das n chste Mal eine DTAUS Datei erstellen s Kapitel 4 Abrechnungen Normalerweise verwendet 42 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Zahlerdaten Zahler f r folgende Sch ler Zahlungseinstellungen Nils Kahlert Zahlungsweise Lastschrift Fr hchen 4 4 Monat D Dauerauftrag ae Bar Erna Kahlert Zahlungszeitpunkt zu beiden Zeitpunkten Kla 30 Einz Rabatt 4 4 50 00 45 00 nur Monatsmitte Monat 500 nur Monatsanfang 45 00 Zahlungsperiode monatlich Neuen Sch ler f r den Zahler anlegen viertelj hrlich halbj hrlich Summe 65 00 gt j hrlich z bindung Detaillierte Aufstellung KtoNr 882772 Bank existiert nicht az SES Bank Eingabe Musters Bank Vorschlag Keine g il hrifteii Abt ungen keine Lastschrifteinz ge z B wenn noch keine Einzugserm chtigung vorliegt Verwendungszweck pis zu 10 Sch lernamen und Unterrichte aufnehmen Nur erstes Verwendungszweckfeld verwenden Abbrechen Speichern Abbildung 3 8 Zahler Ansicht Zahlerdaten und zugeordnete Sch ler MSVplus bis zu zehn Verwendu
25. n chsten Seite 3 8 Datei Uploads Seit MSVplus Version 1 20 haben Sie die M glichkeit Dateien in MSV plus zu speichern und mit Personen oder Kursen zu verkn pfen Dazu 3 8 Datei Uploads 73 finden Sie in jeder Personen und jeder Kursansicht links einen Kasten Dateien Dokumente Mit der Funktion Datei hinzuf gen k nnen Sie eine Datei von Ihrem Computer ausw hlen und in MSVplus integrieren Die maximale Dateigr e betr gt standardm ig 20 MB Handelt es sich bei der Datei um ein Bild jpg png gif wird automatisch eine ver kleinerte Ansicht Thumbnail erstellt die fortan in der Personen oder Kursansicht angezeigt wird Dateien Dokumente Vertrag unterschrieben index_reduit pdf 27 01 2010 12 05 x Datei hinzuf gen Datei Durchsuchen Datei hochladen Dokumente aus Vorlagen erstellen Abbildung 3 19 Dateien Kasten in der Personenansicht mit Option zum Hinzuf gen einer neuen Datei Hinweis Die in Abbildung 3 19 zus tzlich vorhandene Funktion Do kumente aus Vorlagen erstellen ist nur verf gbar wenn Sie das Zu satzmodul Dokumentenvorlagen verwenden Damit k nnen Sie Vor lagen f r beliebige Dokumente erstellen und diese dann mit Personen daten darin erstellen Diese Dokumente werden ebenfalls unter Datei en Dokumente aufgelistet Unter Konfiguration Dateien Uploads finden Sie eine bersicht ber alle im System angelegten Dokumente
26. r Benutzer der Kaufversion ist vor allem eine Datei zu sichern In nerhalb des Installationsverzeichnisses finden Sie im Unterverzeichnis msvplus ein Unterverzeichnis namens db In diesem db Verzeichnis be findet sich die Datenbankdatei msv db die alle Daten enth lt Um diese Datei zu sichern k nnen Sie in MSVplus einfach in den Be reich Konfiguration wechseln Im oberen Teil der Seite finden Sie den Punkt Datensicherung der es Ihnen erm glicht die Datenbankda tei an einem beliebigen Ort zu speichern W hlen Sie als Speicherort z B einen Ort auf Ihrer Festplatte den Sie sich gut merken k nnen Bei der Standardinstallation unter Windows C Programme MSVplus 1 5 Datensicherungen 17 z B Desktop und brennen Sie die Datei anschlie end auf ein CD Medium oder bertragen Sie sie auf einen USB Stick oder einen FTP Server im Internet Es ist wichtig Datensicherungen regelm ig vorzu nehmen und diese au erhalb des PCs aufzubewahren Sollten Sie die Datei zur ckspielen wollen oder m ssen kopieren Sie die gesicherte Datei in das db Verzeichnis und benennen Sie sie in msv db um 18 Kapitel 1 Einf hrung 2 Erste Schritte Zun chst sind in der Datenbank von MSVplus noch keinerlei Daten vorhanden Damit der Einstieg in MSVplus gelingt empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen 2 1 Anlegen der Unterrichtsr ume Gehen Sie in den Bereich R ume und Pl ne und erstellen Sie Stand orte
27. wird monatlich der Differenzbetrag nachberechnet und eingezogen 2 Bei nicht monatlicher Zahlungsperiode Nur in den festgelegten Mo naten Lastschrifteinz ge vornehmen nur in Verbindung mit der letzten Option Diese Option funktioniert nur wenn Sie auch die vorherige Option aktiviert haben W hrend die unter 1 beschriebene Funktion sich auf den ersten Schritt der Sch lergeb hrenabrechnung bezieht also das Buchen der f lligen Geb hren auf die Zahlerkonten setzt diese Funktion zus tzlich bei der DTAUS Erstellung an Nur bei DTA Dateien die in den beim Zahler ausgew hlten Zahlungsmo naten erstellt werden wird dieser Zahler ber cksichtigt Relevant ist daf r das Datum an dem Sie den zweiten Abrechnungsschritt durchf hren v Wenn Sie eine oder beide dieser Optionen nutzen m ssen Sie bei Sch lerabrechnungen und Nachberechnungen den Kombi Modus be nutzen Nur im Kombi Modus erfolgt die Geb hrenberechnung f r meh rere Monate im Voraus 4 1 6 Lastschrift Einzug Nachdem die Geb hren auf die Zahlerkonten gebucht worden sind se hen Sie anhand der Zahlerkonten jederzeit wie viel Ihnen die Zahl person schuldet Bei Zahlpersonen die per berweisung Dauerauftrag oder bar bezahlen geben Sie die Zahlungseing nge einfach ein Un ter Abrechnungen Offene Posten anzeigen Zahlungseing nge bu chen gibt es dazu eine komfortable M glichkeit Bei Lastschrift Zahlern haben Sie hingegen die M
28. 5 3 6 Statistiken Wenn Sie Ihre Sch ler mit MSVplus verwalten k nnen Sie die dadurch entstandenen Daten auch statistisch auswerten Sollten Sie W nsche nach zus tzlichen bisher nicht vorhandenen Auswertungen haben freu en wir uns ber Ihre E Mail 3 6 1 Entwicklungen visualisieren In der Funktion Entwicklungen visualisieren k nnen Sie sich Linien diagramme mit verschiedenen Daten ber beliebige Zeitr ume ausge ben lassen Die Darstellung erfolgt nach Monatszahlen d h die Sch ler und Kurszahlen werden jeweils am 15 des Monats ermittelt Zur Nutzung dieser Statistikfunktion gehen Sie wie folgt vor 1 Spezifizieren Sie den Auswertungszeitraum Von und Dis Vor eingestellt sind die letzten zw lf Monate den aktuellen Monat eingeschlossen 3 6 Statistiken 61 Abbildung 3 17 Beispiel f r ein Verlaufsdiagramm 2 W hlen Sie einen oder mehrere Werte aus die im Diagramm an gezeigt werden sollen Zum Beispiel k nnen Sie sich nur den Ver lauf der Gesamtsch lerzahl klicken Sie auf Gesamte Schule um Gesamtsch lerzahl ausw hlen zu k nnen ansehen oder aber diese mit dem Verlauf der Kurszahl oder des Umsatzes verglei chen 3 Klicken Sie auf den Button Aktualisieren damit die Grafik gela den wird Au er den Daten f r die gesamte Schule k nnen Sie auch Zahlen f r einzelne Lehrer Unterrichtsprogramme Unterrichtsarten Standorte und R ume anzeigen l
29. 9 Monatsbeitrag Moritz Beispiel Kla 45 Gru Rabatt Monat 07 2009 4 4 Monat 25 00 02 07 2009 Lastschrifteinzug Monatsanfang 02 07 2009 f r Monat 2009 07 45 00 20 07 2009 Monatsbeitrag Moritz Beispiel Kla 45 Gru Rabatt Monat 08 2009 5 5 Monat 25 00 04 08 2009 Lastschrifteinzug Monatsanfang 04 08 2009 f r Monat 2009 08 25 00 04 09 2009 Monatsbeitrag Moritz Beispiel Kla 45 Gru Rabatt Monat 09 2009 4 4 Monat 25 00 05 09 2009 Lastschrifteinzug Monatsanfang 05 09 2009 f r Monat 2009 09 25 00 02 10 2009 Kontostand am 02 10 2009 0 00 Abbildung 3 9 Zahlerkonto F r jede Zahlpersonen wird in MSVplus ein Kundenkonto gef hrt Beim Zahlerkonto Abb 3 9 handelt es sich um ein Kundenkonto das f r die Zahlperson bei Ihnen gef hrt wird Sie sehen hier bersichtlich aufgelistet welche Geb hren dem Zahler berechnet worden sind und wann Zahlungseing nge erfolgt sind Wenn es Buchungen gibt die l n ger als 6 Monate zur ckliegen wird das Zahlerkonto gek rzt so dass Sie nur die Posten des letzten halben Jahres sehen Auf Wunsch k nnen Sie aber auch den kompletten Kontoauszug abrufen Alles anzeigen Einen Posten buchen Gutschrift Positiver Betrag Belastung Minus als Vorzeichen Datum Betrag Beschreibungstext Je ok Abbrechen Abbildung 3 10 Posten buchen Sie k nnen dem Zahlerkonto manuell Buchungen hinzuf gen Darunter haben Sie die M
30. Ihre Sch ler nach beliebigen Kriterien zu filtern Standardm ig werden dabei nur die aktiven Sch ler ber cksichtigt ber die Option erweiterte Optionen k nnen Sie auch inaktive Sch ler mit einbeziehen Die Kriterien f r die Filterung k nnen Sie schrittweise angeben die se werden mit einer logischen UND Verkn pfung zusammengefasst Es werden also nur die Sch ler angezeigt auf die alle Filterkriterien zu treffen Sch ler die mehrere Kurse belegt haben tauchen in den Ergeb nissen mehrfach auf f r jedes Unterrichtsfach einmal Mit dem Personenfilter k nnen Sie auch Serienbriefe erstellen Dazu m ssen Sie das Filterergebnis als Excel oder CSV Datei abspeichern und k nnen diese Datei dann als Datenquelle f r Serienbriefe in OpenOffi ce oder Microsoft Word verwenden Ob Etikettendruck Finladungen Briefumschl ge oder Briefe die Erstellung der Dokumente selbst k n nen Sie wie gewohnt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm vornehmen die Daten f r die Adressen Anreden usw k nnen aber aus MSVplus kommen F r die Ausgabe des Filterergebnisses haben Sie vier M glichkeiten Anzeigen Das Filterergebnis wird am Bildschirm tabellarisch angezeigt In der Tabelle k nnen Sie anschlie end nach einzelnen Spalten sortieren Diese Ausgabeart eignet sich auch gut als Vorschaufunk tion bevor Sie eine andere Ausgabe w hlen CSV Das CSV Format Comma Separated Values ist ein Standard For mat f r die tabellarische Sp
31. Klicken Sie dazu auf das orangene e rechts neben dem jeweiligen Ter min Die Anzeige des Termins ndert sich in Eingabefelder so dass Sie das Datum die Uhrzeit oder den Text einfach ndern k nnen Nach dem Speichern wird die Anzeige des Termins aktualisiert 34 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz 3 2 Personen Der Bereich Personen umfasst alles was mit der Verwaltung von Perso nen in MSVplus zusammenh ngt Bitte beachten Sie Kapitel 1 2 2 Per sonenkonzept dieser Anleitung S 8 Darin wird das Personenkonzept von MSVplus erl utert In diesem Abschnitt erfahren Sie zun chst Wissenswertes ber die Per sonenliste anschlie end dar ber wie die Personenansicht allgemein konzipiert ist und erhalten dann Informationen zu den Personenansich ten der unterschiedlichen Rollen 3 2 1 Personenliste Stanitzek Eberhard Strotzki Noah Teufelke Anke Anke Teufelke Zahler Andreas Teufelke Brotmehlweg 2 23455 Musterstadt Brotmehlweg 2 Elternwie Zahler 23455 Musterstadt Alter 4 Jahre Fr hchen 1 Mo 10 00 Raum 2 Petra Ziegler Anika Erziehungsberechtigte und Zahlpersonen Nachname Vorname Ahlmann G nther Barabasi Albert Laszlo Dorfernst Martin Ensberger Johan Gustav Johan Gustav Zahler f r Ensberger Peter Ensberger Kart Marx Str 15 02334 Berlin Ensberger Wiebke Wiebke Ensberger Erziehungsberechtigte r von Hinter den Wolken 14 Peter Ensberger 23456 Muster
32. Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 100 00 Euro das geht dann immer so weiter Wie Sie sehen wird jedes halbe Jahr ein Einzug gemacht Es gibt aber Ver nderungen im Zahlungsturnus wenn z B Kosten f r B cher mit abgerechnet werden Nehmen wir einmal an im Mai 2008 werden B cher f r 11 50 Euro verkauft Monatsabrechnung Mai Zahlerkontostand vorher 50 00 Euro Buchung der B cher 11 50 Euro 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 81 Zahlerkontostand 38 50 Euro Abrechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro Zahlerkontostand 13 50 Euro Monatsabrechnung Juni Zahlerkontostand vorher 13 50 Euro Abrechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro Zahlerkontostand 11 50 Euro Abrechnung Schritt 2 Lastschrifteinzug Es werden 11 50 plus 5 25 Euro eingezogen 136 50 Euro Zahlerkontostand nachher 125 00 Euro Monatsabrechnung Juli 2008 exakt wie im im obigen Beispiel Februar und August Zahlerkontostand vorher 125 00 Euro Abrechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro Zahlerkontostand 100 00 Euro auch hier geht es dann immer so weiter nur eben um einen Monat nach vorne verschoben Der Grund daf r liegt darin dass das Guthaben schon fr her als erwartet ersch pft ist und schon eher wieder aufgela den werden muss 4 1 5 2 Zahlungsmo
33. Person mit die ser ID Nummer zu springen Die ID Nummer jeder Person wird Ihnen in der Personenansicht in der berschrift des Kastens Personendaten angezeigt k Geben Sie den Kleinbuchstaben k f r Kurs gefolgt von einer Zahl ein um zum Kurs mit dieser Nummer zu sprin gen Die Kursnummer k nnen Sie an der URL in der Adress zeile Ihres Browser ablesen w hrend Sie in der Kursansicht sind Die Adresse hat die Form view_kurs php kursnr hinter kursnr steht die Nummer kb Geben Sie die Kleinbuchstaben kb f r Kursbelegung ge folgt von einer Zahl ein um zum Sch ler mit dieser Kurs belegung zu springen Sofern Sie Zusatzmodule erworben bzw hinzugebucht haben erschei nen unter den den sieben Bereichs Buttons Verkn pfungen zu diesen Zusatzmodulen Rechts in der Navigationsleiste unter den Buttons f r die Interessenten verwaltung finden Sie Informationen dazu unter welchem Benutzer namen Sie gerade eingeloggt sind ber die Funktion Logout k nnen Sie sich vom Programm abmelden 1 4 Datenhaltung in MSVplus In MSVplus empfehlen wir Ihnen so wenig Daten wie m glich zu l schen MSVplus basiert auf einer leistungsf higen relationalen Datenbank die auch bei gro en Datenmengen noch hervorragende Zugriffsgeschwin digkeiten erreichen kann In MSVplus sind alle Daten eng miteinander verkn pft Wenn Sie z B einen Sch ler einfach l schen w rden w rden Sie ein Loch in d
34. Personenliste und auf der bersichts seite Zum Suchen m ssen Sie nicht den gesamten Namen eingeben es gen gt ein beliebiger Teil daraus Um die Person Max Mustermann zu finden gen gt z B die Suche nach Ma Mus oder auch erman Die einzelnen Eintr ge der Personenliste k nnen Sie ausklappen um n here Informationen zu einer Person zu erhalten Durch einen wei teren Klick auf den Namen klappen Sie die erweiterten Informationen wieder ein Wenn Sie die Personenansicht einer Person erreichen wollen k nnen Sie in den ausgeklappten Daten auf den Namen der Person klicken oder in der Liste auf den Pfeil vor einem Namen Tipp Direkt in die Personenansicht springen Sie m ssen um in eine Personen Detail Ansicht zu gelangen nicht immer erst die Zusatzinfor mationen ausklappen Sie k nnen auch direkt in die Personenansicht springen wenn Sie den kleinen Pfeil links neben dem Namen anklicken 3 2 2 Filter und Serienbriefe Im Bereich Personen haben Sie verschiedene Filter zur Verf gung e Personenfilter Serienbriefe Nach Zahlungsmodalit ten filtern e Lastschrift Aussetzer anzeigen 36 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz K ndigungen anzeigen es Rabatte auflisten amp editieren Im Folgenden wird nur auf den Personenfilter ausf hrlicher eingegan gen Die anderen Filter erkl ren sich beim Ausprobieren selbst Mit dem Personenfilter Abb 3 6 haben Sie die M glichkeit
35. TT und Medienservice Stefan Gro mann Ovelg nner Weg 79 21335 L neburg Tel 04131 395812 E Mail info msvplus de Abbildung 3 13 Neuen Interessenten anlegen Im Formular zum Anlegen eines neuen Interessenten haben Sie in der linken Spalte die Eingabefeld f r grundlegende Personendaten Inter essenten sind wie auch Sch ler Zahler Eltern und Lehrer Personen im System so dass ein Interessent wie alle anderen Personen auch z B Ter mine zugewiesen bekommen kann Wiedervorlage oder andere Rollen 48 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz einnehmen kann Rechts k nnen Sie in zwei Spalten jeweils Eltern und Zahler zuweisen optional Darunter gibt es dann eine Auswahl Woran besteht Interesse Stan dardm ig ist das H kchen bei Allgemeines Interesse gesetzt Das ist dann sinnvoll wenn Sie potentielle Interessenten haben die sich aber noch nicht im Klaren dar ber sind welchen Unterricht sie belegen wol len Wenn das Interesse bereits genauer bezeichnet werden kann ent fernen Sie das H kchen und es erscheint eine Liste Ihrer Unterrichtspro gramme Daraus k nnen Sie eins ausw hlen Anschlie end erscheint eine Liste der zum Unterrichtsprogramm geh renden Unterrichtsarten Daraus k nnen Sie dann eins oder mehrere ausw hlen Strg Klick oder Command Klick Sie k nnen aber auch die Option egal w hlen wenn die Interessentin oder der Interessent z B zwar schon wei welches In strument sie oder
36. V plus verf gen Sie ber ein leistungsf higes Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Musikschule Diese Anleitung soll Ihnen helfen sich in MSVplus einzufinden Das Handbuch ist in mehrere Kapitel unterteilt Das erste Kapitel diese Einf hrung soll grundlegende Konzepte erl utern und die prinzipielle Funktionsweise von MSVplus erkl ren Kapitel 2 wird Sie bei den ersten Schritten in MSVplus unterst tzen Daran anschlie end finden Sie eine Funktionsreferenz in der Ihnen alle Bereiche der Software kurz vorgestellt und erl utert werden In Kapitel 4 wird detailliert beschrieben wie Sie mit MSVplus eine Ab rechnung der Sch lergeb hren und der Lehrerhonorare durchf hren k nnen f Hinweis Sie k nnen f r die optische Erscheinungsweise von MSV plus zwischen mehreren Stilvorlagen w hlen Die Screenshots Bild schirmfotos des Programms in diesem Benutzerhandbuch sind mit der Einstellung Schlicht wei gemacht worden Es ist daher m glich dass das Programm bei Ihnen anders aussieht Die Funktionen und auch die Position der Funktionen sind jedoch identisch v MSVplus ist zwar in Zusammenarbeit mit Musikschulen entwickelt worden und in einigen Begrifflichkeiten auf Musikschulen optimiert wird mittlerweile aber auch von anderen Unterrichtsanbietern verwen det Falls Sie MSVplus an einer Nicht Musikschule einsetzen haben Sie bitte Verst ndnis daf r dass im Handbuch gr tenteils Musikschul Begrifflichkeiten ve
37. Versand 52 Lehrer 46 Pausen 31 PDF 52 Raum 51 Wochentag 30 31 Suchfunktion 15 34 Termine siehe Wiedervorlage Tortendiagramm 63 Turnus 24 53 68 Umsatzsteuer siehe Mehrwertsteu er Unterrichtsart 9 21 ndern bei Kurs 55 Unterrichtsprogramm 9 20 Unterrichtsstruktur 9 Vertrag 40 Vertrags Status siehe Status Warteliste 48 51 Wiedervorlage 32 bersicht 30 Kurs Termine 53 Personenansicht 37 Index 91 Zahler 8 41 Zahlerkonto 43 Zahlungsperiode 41 68 78 Zahlungsweise 41 Zahlungszeitpunkt 41 Zusatzmodule 15 92 Index Service und Support Wenn Fragen in diesem Benutzerhandbuch offen geblieben sind oder wenn Sie Probleme bei der Benutzung von MSVplus haben stehen wir Ihnen gern zur Verf gung Musikschulverwaltungssoftware MSVplus IT und Medienservice Stefan Gro mann Ovelg nner Weg 79 21335 L neburg Tel 04131 395812 E Mail info msvplus de http www msvplus de 93
38. XMSV S Benutzerhandbuch Stand 19 02 2010 2004 2010 Stefan Gro mann Inhaltsverzeichnis 1 Einf hrung 1 2 Konzepte inMSVplus 2 2222 1 2 1 Keine unn tigen Umwege 2 2 2 2200 1 2 2 Das Personenkonzept von MSVplus 1 2 3 Strukturierung des Unterrichts 1 2 4 Benutzer und Benutzerrechte 1 2 5 Hinweis System 2 2 2 2 onen 1 2 6 Vertrags Status f r Kursbelegungen 1 3 Orientierung und Navigation 1 4 Datenhaltung inMSVplus 22 2222 1 5 Datensicherungen 2 Erste Schritte 2 1 Anlegen der Unterrichtsr ume 2 22 20 2 2 Anlegen der Lehrer 2 3 Anlegen der Unterrichtsprogramme 2 4 Anlegen der Unterrichtsarten 2 5 Anlegen von Sch lern 2 6 Anlegen von Kursen 2 7 Anlegen von Kursbelegungen 2 7 1 Kursbelegung erstellen aus Kursansicht 2 7 2 Kursbelegung erstellen aus Sch leransicht 3 MsSVplus Funktionsreferenz 371 bersicht ENEE 3 1 1 Der Stundenplan 3 1 2 Aktionen 4 741 0 2 2 88 3 wien 3 1 3 Wiedervorlage 2222er 35222 Personens ar 2m ad an Ba Er EI e 3 2 1 Personenliste e 3 2 2 Filter und Serienbriefe VD OD Oh Oh Oh Om 10 12 14 15 16 19 19 19 20 21 23 23 25 25 26 29 29 30 31 32 34 34 35 A Inhaltsverzeichnis 3 2 3 Personenansicht Allgemein 37 3 2 4 Personenansicht Sch leransicht 39 3 2 5 Personenansicht Zahleran
39. anzei gen anlegen und ndern Klicken Sie dazu in im Feld der Kursbelegung auf Rabatte anzeigen Anschlie end erscheint unter der Kursbelegung ein Bereich f r die Rabatte Wenn es bereits Rabatte gibt werden sie in einer verk rzten Form dargestellt und k nnen bei Bedarf ausgeklappt werden um sie zu ndern oder zu l schen Sie haben auch die M glichkeit einen weiteren Rabatt hinzuzuf gen Die eingegebenen Rabatte werden immer in der Reihenfolge ihrer Ein gabe abgearbeitet Daher wird bei den weiter unten aufgef hrten Ra batten als Ausgangspreis auch das Ergebnis des vorherigen Rabatts ver wendet Sie k nnen auch negative Rabatte eingeben um Zuschl ge zu verlan gen Dies k nnte z B der Fall sein wenn Ihre Standard Preise f r Kinder und Jugendliche gelten Erwachsene aber mehr bezahlen sollen Rabatte k nnen eine Bezeichnung haben als Ged chtnisst tze und Er kl rung Sie k nnen absolut Abzug in Euro vom Normalpreis oder re lativ Prozente sein und zeitlich beschr nkt sein Rabatte k nnen der Einfachheit halber immer nur monatsweise definiert werden Schlie lich k nnen Sie noch angeben ob der Rabatt auch Auswirkungen auf das Lehrerhonorar haben soll sofern der Lehrer ein Honorar nach dem Anteilsverfahren erhalten soll 3 2 Personen 41 3 2 4 3 Weitere Angaben zu Sch lern Im Bereich Geschwister werden Personen aufgez hlt denen die glei chen Eltern zugeordnet worden sind wie der ak
40. as kom plexe Netz rei en MSVplus erlaubt das L schen nur an sehr wenigen 16 Kapitel 1 Einf hrung Stellen und unter sehr strengen Bedingungen Sie k nnen einen Sch ler z B nur dann l schen wenn er keinen Kurs mehr belegt hat Die zuge ordneten Eltern und Zahlpersonen w rden in einem solchen Fall nicht automatisch ebenfalls gel scht werden dies m ssten Sie anschlie end von Hand tun Aber selbst wenn ein Sch ler aus dem Unterricht ausscheidet empfeh len wir das L schen nicht Im Bereich Statistiken k nnen Auswertun gen zu Sch lerzahlentwicklungen vorgenommen werden Solche Aus wertungen k nnen verf lscht werden wenn Sie z B Personen die ber Jahre Unterricht genommen haben so entfernen als h tten sie nie exis tiert Zahlreiche Elemente in MSVplus k nnen deaktiviert werden so dass sie an zentralen Stellen nicht mehr auftauchen aber dennoch in der Da tenbank gespeichert bleiben um die komplexen Netzgeflechte aufrecht zu erhalten 1 5 Datensicherungen Sie sollten Ihre Daten regelm ig sichern und an einem anderen Ort aufbewahren Sinnvolle Hinweise zum Thema Datensicherung gibt der folgende kostenlose Artikel Violka Karsten Besser sichern http www heise de ct 06 09 104 default shtml Wenn Sie die Mietversion von MSVplus verwenden l uft MSVplus auf unserem Webserver auf dem n chtliche Datensicherungen durchgef hrt werden Sie m ssen Ihre Daten daher nicht sichern F
41. assen und miteinander vergleichen Bei den Lehrern k nnten Sie z B die Sch lerzahlen verschiedener Lehrer miteinander vergleichen oder aber die Sch lerzahl eines Lehrers mit dem durch die se Sch ler generierten Umsatz und dem ausgezahlten Honorar verglei chen Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber einen Punkt im Diagramm fahren ohne darauf zu klicken wird Ihnen in einem Tooltip die genaue Zahl angezeigt 5Die Anzeige von Honoraren ist ggf nicht verf gbar wenn Sie ein speziell angepasstes Zusatzmodul f r die Lehrerabrechnung verwenden In den regul ren Abrechnungs funktionen wird das Honorar erst seit Version 1 18 gespeichert 62 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Wenn Sie sich in einem Diagramm sowohl Zahlen Sch lerzahlen Kurs zahlen als auch Euro Betr ge Ums tze Honorare anzeigen lassen werden automatisch zwei verschiedene Skalen verwendet Am linken Rand finden Sie dann die Euro Skala am rechten Rand die Zahlen Skala Mit dem H kchen Y Achse bei 0 beginnen k nnen Sie steuern ob Sie die Entwicklungen mit Bezug auf 0 sehen m chten oder relativ Wenn Sie die Achse nicht bei 0 beginnen werden Schwankungen berdeutlich dargestellt 3 6 2 Sch lerzahlen nach Unterrichtsarten Sie k nnen beliebig viele Unterrichtsarten ausw hlen und sich ansehen wie viele Sch ler an einem bestimmten Stichtag bzw in den 6 Monaten vor dem Stichtag in dieser Unterrichtsart sind waren Die tabellarische Ansich
42. auf den Erfolg oder m gliche Probleme und Fehler hin Dazu erscheint unter der Navigati onsleiste ein Kasten mit der entsprechenden Meldung Die Meldungen werden farblich nach einem Ampelsystem gekennzeichnet Gr n Erfolgsmeldung Orange Hinweis Warnung Rot Fehler Problem 1 2 6 Vertrags Status f r Kursbelegungen Mit dem Vertrags Status haben Sie die M glichkeit zu jeder Kursbele gung einen Bearbeitungsstatus zu hinterlegen Es gibt folgende Status e Status unbekannt Probe Sch ler Vertrag zur ckerwartet bis Datum Vertrag abgeschlossen Mit Hilfe von Optionen in der Konfiguration s S 68 k nnen Sie steu ern ab welchen Status Kursbelegungen in Statistiken und in Abrech nungen ber cksichtigt werden Beispielsweise k nnte es erw nscht sein 1 2 Konzepte in MSVplus 13 T Status ndern gt O Status unbekannt O Probe Sch ler C Vertrag zur ckerwartet bis 28 02 2010 al Vertrag abgeschlossen Status speichern Abbildung 1 3 Status nderung f r eine Kursbelegung dass Sie Probesch ler schon als Sch ler anlegen und auch bereits evtl reduzierte Geb hren f r die Probezeit berechnen dass diese Sch ler vorerst aber nicht in den Sch lerzahlstatistiken mitgerechnet werden Unter Personen finden Sie rechts im Kasten Aktionen unter Fil ter die Option Nach Vertrags Status filtern Damit erhalten Sie einen berblick welche Sch ler sich in welchem Status
43. belegung Wiedervorlage Geschwister Termine f r diese Person Keine Termine gespeichert 1 Nils Kahlert Neuen Termin hinzuf gen Neues Geschwisterkind anlegen Dateien Dokumente Zahler Eltern I Brigitte kariert Brigitte aper Datei hinzuf gen Uindenallee 54 Underaliee 54 23455 Musterstadt 23455 Musterstadt x Tel 02345 892992 Tel 02345 892992 Person l schen anderen Zahler zuordnen andere Eltern zuordnen Das L schen von Personen wird generell nicht empfohlen und kann nicht r ckg ngig gemacht werden Geburtsdatum und Geschlecht Diese Person l schen Geburtsdatum 28 12 1999 7 Atter 10Jahre 1 Monat allgemeiner Teil f r Fri O mannich O wee alle Personentypen Cie Notizen und Anmerkungen Ges Kurz Notiz te rollenspezifischer Teil Wem MISVplus Version 1 20 2004 2010 TT und Medienservice Stefan Gro mann Ovelg nner Weg 79 21335 L neburg Tel 04131 395812 EMail info msvplus de Abbildung 3 7 Aufbau der Personenansicht Links allgemeiner Teil rechts rollenspezifischer Teil dieser Stelle auch die M glichkeit neue Termine anzulegen Schlie lich befindet sich im allgemeinen Bereich eine M glichkeit die Person zu l schen Davon sollten Sie nur bei Fehleingaben Gebrauch machen oder wenn die Person die L schung der Angaben fordert Datenschutz vgl hierzu Abschnitt 1 4 Datenhaltung in MSVplus S 15f 3 2 3 2 Individuelle Eingabe
44. ch wertvolle Zeit Sie k nnen Links auch in einem neuen Fenster ffnen rechte Maustaste in neuem Fens ter ffnen oder auf das Mausrad klicken 8 Kapitel 1 Einf hrung 1 2 2 Das Personenkonzept von MSVplus MSVplus ist hinsichtlich der Beziehungen die es zwischen mehreren Personen gibt sehr flexibel Dem liegt ein einfaches Konzept zugrunde Alle Personen die in MSVplus eingetragen werden sind Personen Jede Person kann aber verschiedene Rollen einnehmen Sch ler Sie sind Ihre Kunden und damit die wichtigsten Personen die Sie verwalten k nnen Jeder Sch ler kann beliebig viele Kurse be legen Zahler Nicht jeder Sch ler bezahlt seinen Unterricht selbst Deshalb gibt es Zahlpersonen die die Bezahlung f r einen oder beliebig viele Sch ler bernehmen k nnen Eltern Bei minderj hrigen Sch lern m chten Sie vermutlich auch den Namen und die Anschrift eines Erziehungsberechtigten vermer ken Daf r sehen wir die Rolle Eltern vor Sch ler k nnen Eltern zugewiesen bekommen m ssen es aber nicht Lehrer Lehrkr fte geben Kurse und werden wahrscheinlich daf r be zahlt Interessenten Jede Person in MSVplus kann auch Interessent sein Sie k nnen genauer angeben wof r sich die Person interessiert al so z B ein Unterrichtsprogramm oder eine Auswahl von in Frage kommenden Unterrichtsarten zuweisen k nnen die Person aber auch als allgemeinen Kontakt pflegen Warum handelt es sich um Rollen u
45. d einen Text spezifizieren Termine k nnen auch Personen oder Kursen zugeordnet werden so dass Sie von der Anzeige des Termins direkt zur Personen oder Kursansicht wechseln k nnen Angelegte Termine erscheinen fr hestens eine Woche vor Erreichen des Termines auf der bersichtsseite Die Darstellung von Terminen ist da bei dreigeteilt Es gibt einen Bereich f r Termine die am jeweiligen Tag anstehen einen f r Termine die in der aktuellen Woche f llig werden und es gibt einen Bereich f r Termine die innerhalb von sieben Tagen liegen jedoch nicht mehr in der aktuellen Kalenderwoche Weiter zur ckliegende Termine finden Sie immer noch in der Wieder vorlage Termine die Personen zugeordnet sind erscheinen auch in der Perso nenansicht Termine die Kursen zugeordnet sind erscheinen auch in 3 1 bersicht 33 bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Suchen eeeueesereesd Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Ingeloggt Logout Wiedervorlage Neuen Termin anlegen Termine anzeigen Neuen Termin anlegen Alle Termine anzeigen auch abgehakte Datum SS Termine vor diesem Monat Uhrzeit Text Optional k nnen Sie diesem Termin eine Person und oder einen Kurs zuordnen Person Person ausw hlen Kurs Kurs ausw hlen _ Zur cksetzen Speichern 27 08 2007 12 00 Montag OK a 30 Einz 1 Di 09 00 Ein Beispieltermin Sie k
46. e 29 30 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz ren Bereich befinden sich ein Suchfeld zur Suche nach Personen durch sucht werden damit Vor und Nachnamen aller im System gespeicher ten Personen ein Kasten mit den wichtigsten Funktionen und sofern vorhanden die Anzeige von anstehenden Terminen die in der Wieder vorlage gespeichert sind Sofern von Ihnen gew nscht k nnen auch Geburtstage angezeigt werden Im unteren Bereich wird der Stunden plan des aktuellen Tages dargestellt 3 1 1 Der Stundenplan Der Stundenplan auf der bersichtsseite zeigt immer die Kurse und Raumbelegungen f r einen bestimmten Tag Sie k nnen das gew nsch te Datum in das Feld Datum des Stundenplans eingeben oder auf das rote Kalendersymbol klicken um den anzuzeigenden Tag aus einem Kalender auszuw hlen Zus tzlich haben Sie die M glichkeit ber die Kurzverkn pfungen heute Zum kommenden Mo Di Mi Do Fr Sa So direkt zum aktuellen Tag oder einem bestimmten Wochentag zu sprin gen Datum des Stundenplans 01 02 2010 E Stundenplan f r Montag 01 02 10 akusisieren heute Zum kommenden Mo Di Mi Do Fr Sa So alle Standorte Musikschule Au enstelle Ost Zeit Raum 1 Raum 2 Raum Ost 1 09 00 d Petra 30 Einz 1 Anton Ahlmann Max 2 Nils Kahlert 1 Erna Kahlert 3 Noah Strotzki 4 Peter Ensberger Max 1 Martin Dorfernst 10 00 chen Petra 1 Anke Teufelke 2 Emma Kraupelt 3 Franziska G delke 4 Lukas Konkert 5 Maxim
47. e mehr das Interesse war nicht stark ge nug und der Interessent hat abgesagt Die Status 7 und 8 erscheinen standardm ig nicht in der Interessen tenauflistung sie k nnen aber auf Wunsch angezeigt werden z B um einen berblick dar ber zu bekommen welche Sch ler ber die Inter essentenfunktion zu Sch lern geworden sind oder um gezielt Interes senten noch einmal anzuschreiben die sich letztlich doch gegen einen Unterricht an Ihrer Schule entschieden haben 50 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz 3 2 8 3 Interessen f r bestehende Personen In der Personenansicht finden Sie wie in Kapitel 3 2 3 3 auf Seite 39 er l utert eine Auflistung der Rollen die eine Person einnimmt Der Punkt Interessent ist farblich markiert Gr n Die Person hat derzeit ein aktives Interesse Orange F r diese Person gab es ein Interesse das aber erledigt ist Sta tus 7 oder 8 Rot F r diese Person ist kein Interesse hinterlegt Sie haben nun die M glichkeit nicht nur wie in 3 2 8 1 dargestellt neue Interessenten anzulegen sondern k nnen auch f r bestehende Personen Interessen speichern Sinnvoll ist das z B wenn ein Sch ler noch ein zweites Instrument beginnen m chte oder eine Mutter auch selbst musikalisch aktiv werden m chte Wenn Sie in die Rolle Interessent wechseln k nnen Sie ber die Op tion Neues Interesse anlegen in die in 3 2 8 1 erkl rte Ansicht zum Erstellen eines neuen Inte
48. echnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 100 00 Euro Monatsabrechnung M rz Zal Ab Zal hler hler ontostand vorher 100 00 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 75 00 Euro Monatsabrechnung April Zal Ab Zal hler hler ontostand vorher 75 00 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 50 00 Euro Monatsabrechnung Mai Zal Ab Zal hler hler ontostand vorher 50 00 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 25 00 Euro Monatsabrechnung Juni Za Ab Za hler hler ontostand vorher 25 00 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 0 00 Euro Ausgangszustand wieder erreicht Monatsabrechnung Juli exakt wie im Januar Zal Ab Zal Ab hler hler ontostand vorher 0 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1 Monatsgeb hr 25 Euro ontostand 25 00 Euro rechnung Schritt 2 Lastschrifteinzug Es werden 25 plus 5 25 Euro eingezogen 150 00 Euro Zal hler ontostand nachher 125 00 Euro Monatsabrechnung August exakt wie im Februar Za Ab Za hler hler ontostand vorher 125 00 Euro rechnung Schritt 1 Sch lergeb hr auf Zahlerkonto 1
49. echte zur Verf gung stehen die in verschiedenen Auspr gungen vergeben werden k nnen Wenn Lehrer Daten eigener Sch ler Bei den Userdaten k nnen Sie neben den allgemeinen Angaben zu Benutzername Passwort Real namen Kontaktdaten und Notizen auch angeben dass es sich bei dem Benutzer um einen Lehrer handelt In diesem Fall k nnen Sie den Benutzer mit dem Lehrer verbinden und haben in der Folge die M glichkeit unterschiedliche Zugriffsrechte einzustellen f r Daten von Sch lern die der Lehrer unterrichtet und allen bri gen Sch lern Wenn Sie den Benutzer einem Lehrer zugeordnet haben k nnen Sie hier ausw hlen ob der Lehrer die Daten seiner eigenen Sch ler einsehen oder gar selbstst ndig ndern darf Daten aller Sch ler Mit dieser Option k nnen Sie steuern ob der Be nutzer die Daten aller Sch ler bzw wenn der Benutzer ein Lehrer ist der brigen Sch ler einsehen oder ndern darf Zahlerdaten Hiermit k nnen Sie bestimmen ob der Benutzer Anga ben zu Zahlungsweisen Bankverbindungen Zahlerkonten offe nen Posten von Zahlpersonen sowie Bankverbindungen von Leh rern nicht einsehen einsehen oder sogar ndern darf 7In der Regel gibt es drei Abstufungen Keine Berechtigung nur einsehen und bearbei ten ndern 72 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Abrechnungen Sie k nnen angeben ob der aktuelle Benutzer Abrech nungen nicht testweise oder verbindlich durchf hren darf Wenn Sie Abrech
50. egungen Wenn Sie neue Kurs belegungen anlegen wird dieser Status f r Sie als Vorschlag vorausgew hlt Selbstverst ndlich k nnen Sie jeweils auch einen abweichenden Status ausw hlen Kursbelegungen in Statistiken mitz hlen ab Status Nur Kursbe legungen die diesen oder einen h heren d h in der Liste nachfolgenden Status haben werden in den Statistiken mit gez hlt Sinnvoll ist das z B dann wenn Probesch ler oder Sch ler deren Vertr ge noch nicht endg ltig abgeschlossen sind nicht als aktive Sch ler in den statistischen Auswertun gen mitz hlen sollen Kursbelegungen in Abrechnungen ber cksichtigen ab Status Die se Funktion ist hnlich wie die vorherige nur dass sie sich auf Abrechnungen bezieht Wenn Sie nicht m chten dass Pro besch ler bereits einen Beitrag zahlen m ssen k nnen Sie den Status entsprechend h her einstellen Beachten Sie da bei aber bitte dass die Kursbelegung bei unver ndertem An 3 7 Konfiguration 69 fangsdatum zur Nachberechnung vorgeschlagen wird wenn der Status nachtr glich auf das erforderliche Level erh ht wird E Mail Einstellungen Sie k nnen direkt aus MSVplus heraus E Mails versenden z B Lehrer Stundenpl ne und Sch lerlisten aus dem Druckcenter Damit das m glich ist m ssen Sie hier die Daten f r einen SMTP Mailservers eingeben Diese erfahren Sie von Ih rem E Mail Anbieter 3 7 2 Benutzerdefinierte Eingabefelder Sie k nnen in MSVplus beliebig viele Da
51. eicherung von Daten Sie k nnen CSV Dateien z B mit Excel oder OpenOffice org ffnen und auch f r Serienbriefe verwenden Der verwendete Zeichensatz ist ISO 8859 1 Latin 1 Je nach verwendetem Tabellenkalkulationsprogramm m ssen Sie CSV1 oder CSV2 verwenden der Unterschied besteht im Trennzeichen zwischen den Daten Komma oder Semikolon Excel Speichert das Filterergebnis in einer Excel Tabelle Dateiendung xls Auch dieses Dateiformat ist gut dazu geeignet f r Serien briefe in Word oder OpenOffice org als Datenquelle zu dienen 3 2 Personen 37 bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration eer i Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung EC Filter Feld Filterkriterium Wert Alter gr er gleich 18 Filterkriterium entfernen Geschlecht Auswahl aus Liste weiblich Mehrfachauswahl Strg Taste Filterkriterium entfernen Mehr erweiterte Optionen Anzeigen in neuem Fenster CSV _ zum Speichern Trennzeichen Komma CSv2 zum Speichern Trennzeichen Semikolon Excel Jun Speichern und Weiterbearbeiten XML zum Speichern Abbildung 3 6 Personenfilter Im Beispiel w rden alle aktiven Sch ler herausgesucht werden die m nnlich und 18 Jahre oder lter sind XML Gibt eine XML Datei aus XML Extensible Markup Language ist ein Standard Format zum Datenaustausch zw
52. einzelne zu buchende Zeilen ausw hlen sondern es werden alle Zeilen so gebucht wie sie Ihnen angezeigt werden Wenn dort Fehler enthalten sind m s sen Sie diese dort wo sie entstehen also meist auf Ebene der Anfangs und Enddaten Rabatte usw beheben oder nach der Nachberechnung noch eine manuelle Korrekturbuchung in das Zahlerkonto vornehmen Sie k nnen die Nachberechnungs Funktion beliebig oft nutzen Wenn Sie zum Monatsanfang und zur Monatsmitte Lastschrifteinz ge durch f hren k nnen Sie zur Monatsmitte bereits Nachberechnungen f r den laufenden Monat durchf hren um Kursbelegungen zu ber cksichtigen die Sie seit dem Monatsanfang eingegeben haben 4 2 Lehrerabrechnung V Die folgenden Angaben gelten nur wenn Sie die Standard Lehrer abrechnungen verwenden Falls Sie ein Zusatzmodul f r die Lehrerab rechnungen benutzen kann es erhebliche Abweichungen zur hier dar gestellten Vorgehensweise geben Die Berechnung von Lehrerhonoraren erfolgt immer monatsweise Um f r einen Monat die Berechnung der Honorare zu beginnen geben Sie unter Abrechnungen im Kasten Lehrerabrechnung den Monat und das Jahr ein f r die Sie eine Abrechnung w nschen Die Felder werden vorausgef llt mit dem aktuellen Monat und Jahr Anschlie end gibt es verschiedene Optionen aus denen Sie w hlen k n nen e Wenn Sie f r den gew hlten Monat noch keine Abrechnung vor genommen haben Abrechnung mit heutigem Datens
53. en Funktion zu realisieren klicken Sie oben bei Filterung auf Filterung verwenden und setzen Sie ein H k chen bei Unterrichtsprogramm W hlen Sie das Unterrichtsprogramm f r das Sie die Warteliste sehen m chten Setzen Sie das H kchen bei Status und setzen Sie sowohl von also auch bis Wert auf 6 Wartelis te damit Ihnen nur Interessenten mit diesem Status gelistet werden Rechts neben den Filteroptionen lassen Sie sich die Sortierm glichkei ten anzeigen und w hlen nach Eintragsdatum aufsteigend Wenn Sie dann auf Liste aktualisieren klicken wird Ihnen eine Liste aller Interessenten f r diesen Unterricht angezeigt deren Status auf 6 steht Die Liste ist nach Eintragsdatum sortiert so dass die Sch ler die am l ngsten warten an oberster Stelle stehen Filterungen speichern Wenn Sie bestimmte Kombinationen von Fil terkriterien und oder Sortierungen h ufiger ben tigen k nnen Sie die se aufrufen und anschlie end in Ihrem Webbrowser als Lesezeichen oder Bookmark speichern Durch Aufruf dieses Lesezeichens wird Ihnen jeweils immer die gew nschte Liste mit den gew hlten Filterkriterien neu erstellt 3 3 R ume amp Pl ne Druckcenter In diesem Bereich haben Sie die M glichkeit Standorte und R ume an zulegen und zu l schen Um einen Raumplan anzuzeigen klicken Sie einfach auf den Namen des gew nschten Raumes Der Raumplan zeigt die Kurse die im Laufe der Woche in dem Raum
54. en Namen Ihrer Musikschu le die Anschrift und die Bankverbindung ein Die Angaben zur Bankverbindung werden f r die DTAUS Erstellung herangezogen Es ist wichtig dass Sie hier die Bankverbindung eingeben die Sie f r die Lastschrifteinz ge verwenden Name der Bank und Konto inhaber sind nicht erforderlich und k nnen deshalb nicht einge geben werden Anteilige Monate Wenn ein Sch ler in einem Monat nicht den gesam ten Monat ber an einem Kurs teilgenommen hat sondern erst z B in der Monatsmitte mit dem Unterricht begonnen hat m ch ten Sie ihm wahrscheinlich nicht den gesamten Monat berechnen Sie k nnen MSVplus dazu veranlassen die zu zahlende Geb hr exakt zu berechnen indem Sie hier eine 5 eingeben Sie k nnen aber auch eingeben wie oft Kurse regul r durchschnittlich pro Monat stattfinden Ausf hrlichere Erl uterungen siehe Abschnitt 4 1 3 Anteilige Monate S 77 Stundenplan bersicht amp Erscheinungsbild Breite einer Spalte im Stundenplan Hier geben Sie an wie viele Pixel breit jede Spalte in den auf dem Bildschirm angezeigten Stundenpl nen sein soll Der Standard Wert sind 120 Pixel Leere Spalten im Tages Stundenplan anzeigen Im Stundenplan auf der bersichtsseite werden Ihnen die R ume Ihrer Schule nebeneinander in Spalten angezeigt Wenn am ausgew hlten Tag in einem Raum keine Kurse stattfinden so ist diese Spal te leer Sie k nnen nun an dieser Stelle einstellen ob diese leeren Spalten angeze
55. en Stundenplan Personen In diesem Bereich erhalten Sie zun chst eine Liste der im System vorhandenen Personen Zu den Personen lassen sich de taillierte Personenansichten aufrufen in denen Sie alle wichtigen Informationen abrufen und eingeben k nnen Es gibt einige Fil term glichkeiten darunter auch eine f r Serienbriefe R ume amp Pl ne Hier k nnen Sie Standorte und R ume eingeben und verwalten Sie k nnen Stundenpl ne f r einzelne R ume ebenso abrufen wie eine Auflistung der Kurse in einem Raum Unterricht Hier k nnen Sie Unterrichtsprogramme Unterrichtsarten und Kurse anlegen Abrechnungen In diesem Bereich f hren Sie Abrechnungen der Sch l ergeb hren und der Lehrerhonorare durch Statistiken Hier finden Sie einige statistische Auswertungen zu Ihren Sch lerdaten Konfiguration In diesem Bereich k nnen Sie MSVplus an Ihre Bed rf nisse anpassen Zu einigen der Bereiche erscheint beim berfahren mit der Maus ein Untermen das Ihnen einen besonders schnellen Zugriff auf einige der am h ufigsten benutzten Funktionen erm glicht 1 4 Datenhaltung in MSVplus 15 In die Suchmaske k nnen Sie Bestandteile von Vor oder Nachnamen eingeben Sie m ssen nicht den vollst ndigen Namen eingeben einige Buchstaben gen gen in der Regel v llig Die Suchfuntkion erlaubt Ih nen auch den Schnellzugriff auf Personen und Kurse ber die folgenden Suchk rzel ZA Geben Sie einfach eine Zahl ein um zu der
56. entlastet werden da Nachfragen wie Ich brauche mal eben die Telefonnummer von Sch ler X einfach und schnell selbst beantwortet werden k nnen Besonders n tzlich ist die Benutzerrechte Verwaltung in Kombination mit der Mietversion So kann jeder dem Sie einen Zugang zum Pro gramm einrichten schnell und einfach von berall aus zu Hause Mu sikschule mit dem Handy genau die Daten abrufen die f r ihn von Belang sind und auf die Sie ihm den Zugriff gestatten Wie Sie Benutzer und Rechte verwalten erfahren Sie in Kapitel 3 7 5 auf Seite 71 Login Bevor Sie MSVplus benutzen k nnen m ssen Sie sich als Benutzer ein loggen In der Mietversion ist der Login Prozess zweischrittig s Ab schnitt 1 1 in der Kaufversion haben Sie nur den zweiten Schritt Im blau hinterlegten Login Formular mit dem MSVplus Logo dar ber ge ben Sie ein als welcher Programmbenutzer Sie sich einloggen m chten Wenn Sie noch keine Benutzer angelegt haben ist der Benutzer ad min mit leerem Passwort zu benutzen Sie sollten das Passwort f r den 12 Kapitel 1 Einf hrung Benutzer admin anschlie end unter Konfiguration Benutzer Rechte ndern bzw setzen IISV Login Bitte loggen Sie sich ein um MSVplus zu benutzen Username Passwort Einloggen MSVplus 2004 2009 Stefan Gro mann Abbildung 1 2 Login Bildschirm 1 2 5 Hinweis System MSVplus weist Sie nach zahlreichen Operationen
57. er mehrere R ume Raumpl ne D Sch lerlisten f r Lehrer 2 Bitte w hlen Sie die Optionen Datum Sie erhalten den Stundenplan f r den Wochentag des Datums Vollst ndig oder kompakt Alle Sch lernamen anzeigen hoher Platzbedarf Bei Einzelunterricht Namen anzeigen sonst Sch lerzahl im Kurs geringer Platzbedarf L Auf A4 Format einpassen durch Verkleinerung F r weiche Standorte Alle R ume aller Standorte nebeneinander bei vielen R umen werden die Spalten sehr schmal Auswahl von Standorten treffen Papier Orientierung Querformat Hochformat _ PDF ausgeben Abbrechen Abbildung 3 15 Das Druckcenter zur Ausgabe von Stundenpl nen und Sch lerlisten als PDF Dokumente Unterrichtsarten Kurse und Kursbelegungen einrichten entnehmen Sie bitte den Abschnitten 2 3 2 7 Erste Schritte Anlegen der Unterrichts programmem arten und Kurse S 20ff 3 4 1 Kursansicht In der Kursansicht vgl Abb 3 16 erhalten Sie alle wichtigen Infor mationen zu einem Kurs auf einen Blick Im linken Teil steht wann und wo der Kurs stattfindet welcher Lehrer ihn gibt und von wann bis wann er l uft Sie k nnen einem Kurs hnlich wie auch Personen Ter mine zuordnen die auf der bersichtsseite und in der Wiedervorlage erscheinen Im rechten Teil befindet sich eine Auflistung aller Sch ler in dem Kurs Sie k nnen von der Kursansicht ausgehend auch zus tzliche Sch ler
58. er und jede Mitarbeiterin bekommt einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort Der Vorteil daran Sie k nnen unterschiedliche Rechte verge ben So k nnten Sie z B daf r sorgen dass einzelne Mitarbeiter keine Einsicht in Kontodaten haben oder keine Abrechnungen durchf hren d rfen w hrend andere Mitarbeiter gerade das machen d rfen 1 2 Konzepte in MSVplus 11 Richten Sie Ihren Lehrern einen Zugang ein Sie k nnen Benutzer auch mit im Programm erfassten Lehrern verkn p fen Dadurch ist es dann m glich die Lese und Schreibrechte f r Perso nendaten zu unterscheiden zwischen eigenen Sch lern und anderen Sch lern Wenn Sie Lehrern erlauben die Daten ihrer Sch ler einzuse hen k nnen sie z B selbst im Programm ihre Sch lerlisten Anwesen heitslisten und Geburtstagsliste aufrufen und ausdrucken Ebenso ha ben die Lehrer Zugriff auf ihre eigenen Stundenpl ne Die Namen von Sch lern die der Lehrer nicht unterrichtet werden dann nicht ange zeigt und die Detailansichten anderer Personen k nnen von dem Lehrer nicht aufgerufen werden Ob der Lehrer Statistiken einsehen Raumpl ne abrufen oder Einblick in die Unterrichtsstruktur nehmen darf k nnen Sie gesondert festlegen Sinnvoll ist das z B wenn einige Lehrer st rker in die Organisation mit eingebunden sind und daher h here Rechte ben tigen Durch das Einrichten eines Zugangs f r jede Lehrkraft k nnen die Ver waltungs Mitarbeiter stark
59. felder Sie haben in MSVplus die M glichkeit neben den von vornherein vor gesehenen Daten f r Namen Anschrift und Kontaktm glichkeiten zu jeder Person auch weitere Angaben zu speichern Dazu k nnen Sie be 3 2 Personen 39 liebig viele individuelle Eingabefelder definieren und verwenden Wie das geht erfahren Sie im Abschnitt 3 7 2 Konfiguration Benutzerde finierte Eingabefelder S 69 3 2 3 3 Rollenauswahl Der rollenspezifische Bereich auf der rechten Seite ist oben mit einer Auwahlleiste versehen aus dem sich die Rollen die die aktive Person einnimmt ausw hlen und editieren lassen Wenn eine Person mehrere Rollen einnimmt k nnen Sie hiermit durch die Rollen navigieren Die Links zu den einzelnen Rollen sind immer in der selben Reihenfolge angeordnet um Ihnen die Orientierung zu erleichtern Bei Personen die zugleich Sch ler und Zahlperson oder Eltern sind z B erwachsene Sch ler die selbst Kinder haben die ebenfalls Unterricht nehmen beachten Sie bitte dass Sie ber die Rollenauswahl nicht den Zahler oder den Erziehungsberechtigten des Sch lers anw hlen son dern die entsprechende Rolle der Person selbst Wenn Sie einer Person weitere Rollen zuweisen m chten oder beste hende Rollen wieder entfernen m chten k nnen Sie rechts in dem Rol lenblock auf Rollen klicken Dort k nnen Sie Rollenzuweisungen vor nehmen 3 2 4 Personenansicht Sch leransicht Die Sch leransicht informiert S
60. ft oder Lehrkr fte geben den Kurs Beim An legen eines Kurses w hlen Sie zun chst nur einen Lehrer aus Wird der Kurs von mehreren Lehrkr ften gegeben k nnen Sie 24 Kapitel 2 Erste Schritte bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Suchen EEE D bk Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Eingeloggt als admin Logout Neuen Sch ler anlegen Angaben zum Sch ler Angaben zur zum Erziehungsberechtigten Angaben zur Zahlperson optional Anrede ee al a Zahlperson C sch ler zahit selbst Titel Erziehungsberechtigteir keine Etem EI Zatler wie Erziehungsberechigtetr z paeran T ee EE Anrede SS Vorname Ges Anese mu TE Titel Kal Im Nachname Beispielsch ler a l g m Vorname Stra e Beispielstra e 8 Vorname Sabrina GE Nachname P Ort 25 Nachname Beispielsch ler Stra e Ortsteil C br Beispiensirases SS PLZ Ort Telefon z PLZOrt 12345 Beispieistact Ortsteit Teleton2 Ortsteil I E ereton Mobil Telefon 12345 SEH Fax pol tert ss Kaes EE jl E Mail Mobil CS o nl rax eegen Geburtsdatum Fax E Mail f E Mail famitie beispi Geschlecht C7 m nnlich familie beispiel de Zahlungsweise o weiblich Lastschrift Dauerauftrag O Bar Zahlungszeitpunkt jederzeit nur Monatsmitte nur Monatsanfang Zahlungsperiode monatlich O viertelj hrlich halbj hrlich O j nrtich Konto Nr
61. gen ein Hinweis er scheinen soll wie Der Betrag enth lt keine Mehrwertsteu er oder Der Betrag enth lt 19 Mehrwertsteuer 19 Euro Netto Betrag 100 Euro 68 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Turnus ignorieren W hlen Sie Ja wenn Sie f r 14 t gige Kurse eigene Unterrichtsarten mit besonderen Preisen einge richtet haben Wenn 14 t gige Kurse sich bei Ihnen hinge gen von normalen Unterrichtsarten ableiten die wenn ein Kurs auf 14 t gig gestellt ist mit der halben Geb hr und ggf dem halben Lehrerhonorar berechnet werden w hlen Sie Nein Bei nicht monatlicher Zahlungsperiode zwei Optionen sie he Abschnitt 4 1 5 2 auf Seite 81 F r Lastschrift Einzug das Feld Kontoinhaber ignorieren und stattdessen Name Vorname der Person benutzen Beim Zah ler k nnen Sie mit den Bankdaten zusammen einen Konto inhaber definieren Falls Sie dieses Feld jedoch nicht f r Ih re DTA Dateien benutzen m chten sondern dort stattdessen immer die Form Nachname Vorname auf Basis des Namens der Zahlperson verwendet werden soll klicken Sie hier Ja an Das kann z B dann sinnvoll sein wenn das Feld Kon toinhaber nicht immer ausgef llt wurde oder dort die Form Vorname Nachname verwendet wurde die andere Reihen folge aber gew nscht ist damit die Sortierung im Bankpro gramm bersichtlicher ist Status Einstellungen f r Kursbelegungen Standard Status f r neue Kursbel
62. glichkeit von Hand Buchungen in das Zah lerkonto vorzunehmen Abb 3 10 Die Buchungen f r die Unterrichts 44 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz geb hren Anmeldegeb hren und Zahlungseing nge werden in der Re gel ber die Abrechnungsfunktionen automatisch gebucht Sie k nnen durch diese Funktion aber z B Kosten f r Notenmaterial abrechnen Gutschriften erstellen eventuelle Fehlbuchungen ausgleichen oder Misch zahlungen realisieren Beispiel Eine Zahlperson bezahlt normalerweise per Lastschrifteinzug bezahlt aber einen Teil der Geb hren ausnahms weise bar Negative Buchungen f hren zu einer Senkung des Konto stands Sie erwarten also mehr Geld von der Zahlperson positive zu einer Erh hung der Kunde hat ein entsprechendes Guthaben bei Ihnen von dem er zehren kann Die zweite Zeile im Zahlerkonto in Abb 3 9 auf der vorherigen Seite wurde auf diese Weise als positive manuelle Zahlung eingetragen F r Lastschrifteinz ge bildet der Kontostand die Grundlage Es wird im mer der gesamte ausstehende Betrag eingezogen Beachten Sie bitte dass es derzeit nicht m glich ist zuk nftige Posten einzugeben um die se erst nach Ablauf des angegebenen Datums mit einzuziehen 3 2 6 Personenansicht Elternansicht In der Elternansicht werden die dieser Person zugeordneten Sch ler an gezeigt Uber gemeinsame Eltern erfolgt die Verkn pfung von Sch lern als Geschwister 3 2 7 Personenansicht Lehreransicht In der Leh
63. gungen 27 ist von mehreren Orten aus m glich Sch lernamen sind meistens anklick bar in Stundenpl nen Listen usw au erdem finden Sie in der Navi gationsleiste am oberen Bildschirmrand ein Suchfeld in das Sie Na mensbestandteile angeben k nnen Im Bereich Personen wird stan dardm ig eine Liste aller aktiven Personen angezeigt Ggf m ssen Sie in der Personenliste bzw im Suchergebnis die Option Alle anzeigen anklicken damit auch inaktive Sch ler erscheinen also solche die noch keine Kurse zugeordnet bekommen haben In der Sch leransicht befinden sich im linken Bereich die Personen grunddaten diese sind bei allen Personentypen an dieser Stelle zu fin den und im rechten Bereich die sch lerspezifischen Daten Kurse des Sch lers Angaben zu den Erziehungsberechtigungen und der Zahlper son die Daten Geburtsdatum und Geschlecht sowie ein Notizfeld bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung EE Moritz Beispielsch ler an Personendaten n 4 Sch ler Interessent Rollen Anrede Titel Sohn Name Moritz Beispielsch ler Zugeordnete Kurse und Personen Sieg Kursbelegungen Beispielstra e 8 12345 Beispielstadt PLZ Ort Ortsteil Neue Kursbelegung Unterrichtsart Ka 45 Grup s Telefon 12345 12465 Kla 45 Grup Band 2 Di 09 30 Raum 1 Max S A
64. h Falscheinga ben vermieden werden 2 4 Anlegen der Unterrichtsarten Als n chsth chste Organisationsform von Unterricht sind in MSVplus die Unterrichtsarten vorgesehen Nachdem Sie ein oder mehrere Unter richtsprogramme angelegt haben k nnen Sie auf zwei Weisen Unter richtsarten anlegen ber die Aktion Neue Unterrichtsart im Bereich Unterricht oder indem Sie in der Liste der Unterrichtsprogramme auf den kleinen Pfeil in der rechten Spalte klicken und dort Neue Unter richtsart f r w hlen F r Unterrichtsarten sind die folgenden Infor mationen einzugeben Unterrichtsprogramm Zu welchem Programm geh rt die Unterrichts art Bezeichnung Wie soll die Unterrichtsart hei en Da diese Bezeich nung an vielen Stellen im Programm wieder auftaucht u a in den 22 Kapitel 2 Erste Schritte Neue Unterrichtsart anlegen Unterrichtsprogramm Klavier Bezeichnung Sch lerzahl Minimum C Maximum C Preis Lehrerfaktor 0 00 Dauer Minuten Lehrer Dauer Minuten Speichern Je nachdem ob Sie bei einem Lehrer die Bezahlung nach Stundensatz oder nach Faktor ausgew hlt haben wird dieser Faktor oder diese Minutenzahl zur Berechnung herangezogen Abbildung 2 3 Neue Unterrichtsart anlegen Stundenpl nen ist hier eine kurze eindeutige und aussagekr ftige Bezeichnung empfehlenswert F r Klaviereinzelunterricht mit 30 Minuten L nge w re hier beispielsweise
65. hnen an gegebenen Zeitraum betrachten wie sich die Sch lerzahl bei diesem entwickelt hat Zudem erhalten Sie Auskunft ber die Anzahl von neu en Sch lern von K ndigungen und von Kurswechseln vgl hierzu Ab schnitt 3 4 1 1 Kurswechsel S 54 Die Darstellung erfolgt in Form eines Verlaufsdiagramms Bitte beachten Sie die Achsenbeschriftungen bei sehr kleinen Sch lerzahlen k nnen schon sehr wenige K ndigungen sehr gro aussehen da sie prozentual st rker ins Gewicht fallen Sch lerzahlen und K ndigungen insgesamt Diese Tabelle gibt Ihnen sehr detaillierte Informationen zu den Sch ler und K ndigungszahlen in Unterrichtsprogrammen Unterrichtsarten und bei Lehrern Die klare Struktur der Tabelle erm glicht es Ihnen schnell zu erkennen bei welchen Unterrichten und welchen Lehrern evtl Hand lungsbedarf besteht Sie k nnen mit Hilfe dieser Tabelle auch schnell erkennen welche Unterrichtsprogramme und arten besonders stark belegt sind oder welche Lehrer in einem bestimmten Unterrichtsfach besonders stark vertreten sind 3 7 Konfiguration 65 3 7 Konfiguration Im Bereich Konfiguration legen Sie einige Einstellungen fest die f r die Arbeit mit MSVplus von Bedeutung sind Die Einstellungsm glich keiten werden im Folgenden erl utert 3 7 1 Grundkonfiguration Hier k nnen Sie Datensicherungen vornehmen sowie die folgenden all gemeinen Angaben verwalten Daten der Musikschule Hier geben Sie d
66. hrif teinzug erstellen Bei allen anderen Zahlpersonen buchen Sie die Zah lungseing nge von Hand in die Zahlerkonten Um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern gibt es eine Aufstellung offener Posten in der Sie leicht erkennen k nnen von wem Sie noch einen Zahlungseingang in wel cher H he erwarten und in der Sie die Zahlungseing nge auch direkt eintragen k nnen 75 76 Kapitel 4 Abrechnungen 4 1 1 Zahlerkonten Jedem Sch ler ist im System eine Zahlperson zugeordnet F r jede Zahl person gibt es ein Zahlerkonto Dabei handelt es sich um ein Kunden konto in dem verschiedene Buchungen erfolgen k nnen Insbesonde re wird das Konto mit den anfallenden Sch lergeb hren belastet und durch eingehende Zahlungen entlastet Sie haben die M glichkeit an hand der Zahlerkonten nachzuvollziehen welche Kosten f r eine Zahl person angefallen sind und wann welche Zahlungen eingegangen sind Zudem k nnen Sie auf die Zahlerkonten beliebige Posten von Hand bu chen z B den Verkauf von Unterrichtsmaterial oder das Einl sen eines Gutscheins Siehe auch Abschnitt 3 2 5 2 auf Seite 43 4 1 2 Geb hrenberechnung Die Berechnung der Geb hren basiert auf dem regul ren Unterrichts preis wie er bei den Unterrichtsarten hinterlegt ist F r 14 t gige Kurse kann automatisch der halbe Unterrichtsbeitrag berechnet werden so fern Sie in der Konfiguration f r Turnus bei Abrechnung der Geb hren ignorieren den Wert Nein ge
67. id Karten In diesem haben Sie zun chst die Option Neue Prepaid Karte anlegen darunter werden die bereits angelegten Karten aufgelistet Beim Anlegen von Prepaid Karten k nnen Sie folgende Angaben ma chen Bezeichnung Hier geben Sie eine aussagekr ftige Bezeichnung f r die Karte ein z B lOer Karte Gitarre Max Mustermann Sch ler W hlen Sie aus dem Drop Down Men den Sch ler aus der die Karte erworben hat bzw f r den Sie Einzeltermine einrichten m chten Einheiten Wie viele Einzeltermine soll diese Karte umfassen Standard Lehrer Welcher Lehrer soll die Einzeltermine in der Regel geben Sie haben f r jeden Einzeltermin den Sie anlegen die M glichkeit einen davon abweichenden Lehrer anzugeben Standard Raum In welchem Raum soll der Unterricht normalerwei se stattfinden Auch hier k nnen Sie bei jedem Termin von dem Standard abweichen Minuten Einh Wie lang soll jede Einheit des Kurses sein Auch das kann f r jede Einheit variiert werden Geb hr einmalig im Voraus Wenn die Karte gegen einen Einmalbe trag im Voraus erworben wird k nnen Sie diesen hier eingeben Die Geb hr wird im Moment des Anlegens der Prepaid Karte auf das Zahlerkonto des dem Sch ler zugeordneten Zahler gebucht und dementsprechend auch beim n chsten Lastschrifteinzug be r cksichtigt sofern der Zahler per Lastschrift zahlt Geb hr pro Einheit Statt einer vorherigen Einmalzahlung oder zus tz lich dazu k nne
68. ie ber die wichtigsten Angaben die in Zusammenhang mit der Sch lerrolle der Person stehen 3 2 4 1 Kursbelegungen Oben im rechten Teil der Ansicht befindet sich eine Auflistung der beleg ten Kurse Durch einen Klick auf den Link Neue Kursbelegung k nnen Sie dem Sch ler einen weiteren Kurs zuordnen Sie k nnen eine K n digung eintragen indem Sie bei bis auf Ende eingeben klicken und das Enddatum eingeben Datumsangaben werden in MSVplus immer in der deutschen Schreibweise tt mm jjjj eingegeben Sie k nnen das Da tum korrigieren oder l schen indem Sie auf das End Datum klicken A0 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Um eine K ndigung zur ckzunehmen l schen Sie das Datum einfach Auch das Anfangsdatum k nnen Sie ndern indem Sie darauf klicken Weitere Optionen die Sie bei jeder Kursbelegung haben sind e Sie k nnen einen Vertrag bzw Anmeldebest tigung ausdrucken e Sie k nnen Pausen und Ausf lle eingeben also Zeitr ume f r die dem Sch ler keine Geb hren berechnet werden sollen s Ab schnitt 3 7 4 S 70 Ehemalige Kursbelegungen also solche die durch eine K ndigung oder einen Fachwechsel beendet wurden werden einer h heren bersicht lichkeit zugute standardm ig ausgeblendet Um diese fr heren Kurs belegungen anzuzeigen klicken Sie auf x ehemalige Kursbelegung en anzeigen 3 2 4 2 Rabatte In der Sch leransicht k nnen Sie f r jede Kursbelegung Rabatte
69. ige Verhalten von MSVplus ist es die Unterrichtsge b hren monatlich als Forderung auf das Zahlerkonto zu schreiben Dar aus ergibt sich ein negativer Kontostand des Zahlerkontos Wenn Sie dann den Lastschrifteinzug machen wird aufgrund des negativen Kon tostands nicht nur der offene Betrag eingezogen sondern zus tzlich auch noch der vorausberechnete Betrag f r die vereinbarte Periode So bald der Kontostand wieder negativ wird erfolgt der n chste Einzug Es 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 79 kann unter Umst nden zu Verschiebungen des Zahlungsmonats kom men wenn sich z B Unterrichtsgeb hren ndern Bei Barzahlern oder berweisern buchen Sie einfach den im Voraus f r mehrere Monate gezahlten Betrag als positiven Posten in das Zahler konto so dass sich ein Guthaben ergibt Von diesem Guthaben wird gezehrt bis es aufgebraucht ist Erst dann erscheint der Zahler wieder in der Liste der offenen Posten Ausf hrliches Beispiel zum Standardverhalten Sie haben f r jeden Zahler ein Zahlerkonto Bei der Monatsabrechnung gehen Sie in zwei Schritten vor 1 Sie buchen die Geb hren f r den Monat auf die Zahlerkonten und 2 Sie ziehen die Lastschriften ein Bei monatlichen Sch lern wird mit Schritt 1 die Monatsgeb hr als Soll Posten gebucht und durch Schritt 2 mit einem Haben Posten gleicher H he wieder ausgeglichen Bei Zahlern die viertelj hrlich halbj hrlich oder j hrlich bezahlen ist das anders Bei diesen wird
70. igkeit von den geleisteten Mi nuten in einem Monat bezahlen Dazu w hlen Sie in der Lehreransicht die entsprechende Option aus geben den zu verwendenden Stunden satz ein und klicken auf Speichern Andere Abrechnungsverfahren f r Lehrerhonorare sind als Zusatzmo dule erh ltlich oder k nnen f r Sie programmiert werden 2 3 Anlegen der Unterrichtsprogramme bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration E B eseeeeeeEee P Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung an SE Unterrichte verwalten Unterrichtsprogramme und arten Aktionen Nr Bezeichnung Sch lerzahl Preis Dauer Lehrer Lehrer Kurse Minuten Faktor Neues Unterrichtsprogramm Neue Unterrichtsart Neuen Kurs Fr hmusikalisierung 2 Kurse Fr hchen 6 10 20 00 45Min 45Min 0 4 2 Kurse Alle Kurse auflisten Leere Kurse l schen 2 Klavier 6 Kurse Kla 30 Einz 1 50 00 30 Min 30 Min 0 5 2 Kurse Kla A Ping 1 75 00 45 Min 45 Min 0 5 1Kurs Prepaid Karten Kla 45 Grup 4 8 45 00 45Min 45Min 03 1Kus Nene Prepnid Karie anlegen Kla 60 Einz 1 100 00 60 Min 60Min 0 5 1 Kurs Kla 60 Grup 4 8 60 00 60 Min 60Min 0 31 Kurs 3 Pop Klavier 3Kurse Pkla 30 Einz 1 50 00 30Min 30Min 0 5 1Kurs Pkla 45 Einz 1 75 00 45Min 45Min 0 5 2Kurse
71. igt oder nicht angezeigt werden sollen Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz End Uhrzeiten in Stundenpl nen anzeigen In den Kursen im Stun denplan wird in der ersten Zeile normalerweise die Beginn Uhrzeit und die Kurs bzw Unterrichtsart Bezeichnung dar gestellt Wenn Sie zus tzlich zur Anfangs Uhrzeit auch noch die End Uhrzeit angezeigt haben m chten k nnen Sie hier Ja ausw hlen Abk rzen eines Namens im Stundenplan Wenn Sie eine schma le Spaltenbreite f r Stundenpl ne eingestellt haben oder bei den PDF Stundenpl nen viele Spalten nebeneinander anzei gen lassen kann es sein dass die Sch lernamen nicht voll st ndig sichtbar sind oder stark gequetscht werden Um diesem Problem entgegenzutreten k nnen Sie hier angeben ab welcher Namensl nge der Vorname abgek rzt werden soll berschreitet die gesamte Zeichenkette Vorname Nachna me diese Anzahl von Buchstaben wird der Vorname durch den ersten Buchstaben und einen Punkt abgek rzt LN Nach name Wenn Sie im Stundenplan mit der Maus ber den Namen fahren wird Ihnen der volle Name angezeigt Wenn Sie m chten dass Vornamen im Stundenplan immer abge k rzt werden k nnen Sie hier eine 1 eingeben In Stundenpl nen nur x Sch lernamen anzeigen den Rest erst auf Klick Mit dieser Option k nnen Sie die Stundenpl ne in MSV plus kompakter machen wenn Sie viele gr ere Gruppen ha ben Die n tige H he des Stundenplans f r eine Stunde w
72. ilian Hecker Stundenplan als PDF ausgeben drucken Stundenplan Optionen ndern Abbildung 3 2 Stundenplan f r einen Wochentag auf der bersichts seite 3 1 bersicht 31 Der Stundenplan zeigt alle zum gew hlten Termin aktiven Kurse und Sch ler an Die Anzeige erfolgt minutengenau und wird automatisch auf die ben tigte Gr e eingestellt Sie k nnen auf einen Blick erken nen zu welchen Zeiten welche R ume noch frei sind Alle Namen im Stundenplan lassen sich anklicken um direkt auf die Personenansicht zu gelangen Ebenso k nnen Sie auf Kursbezeichnungen klicken um die Ansicht des Kurses aufzurufen 14 t gig stattfindende Kurse werden mit halber Breite dargestellt so dass Sie die M glichkeit haben auf die selbe Uhrzeit zwei abwechselnd stattfindende Kurse zu legen In MSVplus gibt es folgende Farbcodes mit denen im Stundenplan Da tumsangaben neben Sch lernamen gekennzeichnet werden Gr n Der Sch ler beginnt seinen Unterricht am angegebenen Datum Gelb Der Sch ler wechselt zum angegebenen Datum aus dem Kurs in einen anderen Kurs Rot Der Sch ler beendet seinen Unterricht in dem Kurs K ndigung Zudem werden eventuelle Pausen eines Sch lers sowie in der Sch ler ansicht definierbare Kurznotizen angezeigt Zus tzlich haben Sie die M glichkeit die Anzeige des Stundenplans auf einzelne Standorte beschr nken um eine h here bersichtlichkeit zu gewinnen Das ist vor allem dan
73. in den Betrag der versucht wurde abzubuchen mit einem Minus davor Falls Sie wegen der R cklastschrift Bankge b hren bezahlen mussten die Sie der Zahlperson ebenfalls berechnen 2Je nach verwendetem Browser kann die genaue Bezeichnung der Option variieren z B k nnte sie auch Verkn pfung speichern oder Link speichern hei en 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 85 wollen k nnen Sie noch einen zweiten Posten mit diesen Geb hren an legen Es empfiehlt sich Zahlpersonen bei denen Lastschriften fehlgeschlagen sind zeitweise vom Lastschrifteinzug auszuschlie en Haken bei keine Lastschrifteinz ge Wenn die Ursache gekl rt ist und die Abbuchung beim n chsten Mal problemlos erfolgen kann entfernen Sie den Haken wieder 4 1 7 Offene Posten Unter Abrechnungen finden Sie in der linken H lfte unten die Funkti on Offene Posten anzeigen Zahlungseing nge buchen Zahlungen von Zahlpersonen die nicht im Lastschriftverfahren bezah len sondern z B bar oder per berweisung werden in MSVplus eben falls erfasst Immer wenn Sie eine Sch lergeb hrenabrechnung durch f hren werden die Geb hren aller Zahler in die Liste der offenen Pos ten eingetragen Die Lastschrift Zahler entfallen in der Regel wieder aus dieser Liste sobald Sie die DTA Datei erzeugen weil in diesem Au genblick die entsprechenden Zahlungseing nge angenommen werden Sie k nnen diese Liste sobald die Geb hr be
74. in denen Unterricht stattfindet Die durchschnittliche Anzahl von Wochen pro Mo nat betr gt demzufolgte A 3 33 Wochen Monat In diesem 78 Kapitel 4 Abrechnungen Fall w rden Sie den Wert 3 33 in die Konfiguration eintragen Sch ler A und B w rden dann beide 3 3 33 90 bezahlten m ssen 4 1 4 Rabatte Sie k nnen in der Personenansicht eines Sch lers im rechten Bereich unter Kursbelegungen zu jeder Kursbelegung beliebig viele Rabatte einrichten F r die Geb hrenermittlung werden die Rabatte in der Rei henfolge ihrer Erstellung nacheinander angewendet nat rlich nur so fern sie im Abrechnungsmonat gelten sollen Der eventuelle Monatsan teil wird erst nach Ermittlung des rabattierten Preises berechnet Negative Rabatte wirken geb hrenerh hend 4 1 5 Nicht monatliche Zahlungsperiode Sie k nnen bei den Daten eines jeden Zahlers neben der Zahlungsweise auch eine Zahlungsperiode w hlen Diese kann sein Monatlich viertel j hrlich halbj hrlich oder j hrlich Wenn Sie eine monatliche Zahlungs periode gew hlt haben gleichen sich Geb hrenforderungen Abrech nungen Schritt 1 s Abschnitt 4 1 2 auf Seite 76 und Lastschrifteinzug unmittelbar aus Wenn Sie andere Zahlungsperioden w hlen ist das un ter Umst nden nicht der Fall Es gibt nun verschiedene M glichkeiten wie mit nicht monatlichen Zahlungen umgegangen werden kann 4 1 5 1 Standardverhalten von MSVplus Das standardm
75. ird danach berechnet wie viele Sch ler pro H heneinheit dar gestellt werden m ssen Wenn ein Kurs z B nur 10 Minuten dauert aber 20 Sch ler umfasst legt MSVplus die H he ei ner Stunde so fest dass 120 Zeilen Sch lernamen in einer Stunde Platz finden Mit dieser Konfigurations Option k n nen Sie angeben dass immer nur so viele Namen angezeigt werden wie Sie hier eingeben Beispielsweise k nnten von den 20 Sch lern nur 2 Namen angezeigt werden so dass ei ne Stunde dann nur noch 12 Zeilen hoch w re Hinter dem letzten Namen finden Sie in Form von 18 die M glichkeit die ausgeblendeten Namen anzuzeigen Anzeige von Geburtstagen W hlen Sie hier ob auf der bersichts Seite die im aktuellen Monat anstehenden Sch ler Geburts tage angezeigt werden sollen Programm Optik MSVplus Design Sie k nnen die optische Er scheinungsweise von MSVplus ndern Sie haben derzeit die 3 7 Konfiguration 67 Wahl zwischen der klassischen blauen Ansicht und einem sehr zur ckgenommenen wei grauen Erscheinungsbild An den Funktionen ndert sich nichts nur an der Darstellung Verschiedenes DTA Split Grenze MSVplus hilft Ihnen beim Einzug von Sch ler geb hren per Lastschriftverfahren indem es DTAUS Dateien erstellt die Sie in einem Bankingprogramm z B StarMoney importieren und per Online Banking oder auf Diskette an Ih re Bank bermitteln k nnen Da einige Banken Begrenzun gen setzen wie viele Datens tze auf
76. ischen den verschie densten Programmen v Wenn Sie keine Filterkriterien ausgeben k nnen Sie sich alle aktiven Sch ler ausgeben lassen 3 2 3 Personenansicht Allgemein Die Personenansicht besteht aus zwei Bereichen Einem allgemeinen Be reich der f r alle Personentypen bzw Rollen gleich ist links und ei nem rollenspezifischen Bereich rechts 3 2 3 1 Allgemeiner Bereich Im allgemeinen Bereich linker Teil der Ansicht befinden sich die Perso nengrunddaten Diese k nnen Sie durch einen Klick auf Daten ndern auch jederzeit editieren Darunter befindet sich eine Auflistung ber zuk nftige Termine die der Person zugeordnet wurden Sie haben an 38 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz bersicht Personen R ume amp Pline Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration SUN Eingeloggt als admin Logout Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung dere We Erna Kahlert an Personendaten n s Sch ler Interessent Rollen Anrede fitel Tochter Name Ema Kahlert Zugeordnete Kurse und Personen Stra amp e Lindenallee 54 Ces PIZOr 23455 Musterstadt Ortsteil Telefon Montag 09 10 Uhr von 01 12 05 Preis 50 00 Teleton2 Musikschule Raum1 bis Ende eingeben Rabatt 1 50 00 5 00 Kag Lehrer Max Mustermann _ Vertrag drucken 4500 Fax Rabatte verwalten EMail Pausen und oder Ausf lle eingeben Daten ndern Neue Kurs
77. lter 17 2 Jahre ausw hlen Telefon2 Lehrer Mobil a wg 1 K Sch ler 5 8 Jonathan Barabasi x Termine f r diese Person 06 10 2009 09 30 Dienstag OK Moritz Beispielsch ler lel Di 09 30 Raum 1 Max Status Vertrag abgeschlossen S Benjamin K hler Sandra K hler Wiglaf Uhrzeit E Mail familie beispiel de I Raum 2 Daten ndern Vorgang abschlie en Wiedervorlage Gew hlter Kurs Anfangsdatum Anmeldegeb hr Kursbelegung anlegen Sch ler beginnt seinen Unterricht muss noch das Notenheft bezahlen Vorgang abbrechen Abbildung 2 6 Kursbelegung direkt in Sch leransicht hinzuf gen Im Kasten Sch lerdaten finden Sie die Aktion Neue Kursbelegung Es erscheint dann an dieser Stelle eine interaktive Suchm glichkeit f r Kurse vgl Abb 2 6 Sie k nnen verschiedene Kriterien angeben und erhalten alle Kurse auf die diese Kriterien zutreffen M chten Sie den Sch ler in einen dieser Kurse hinzuf gen k nnen Sie den entsprechen den Kurs ausw hlen Anschlie end m ssen Sie noch das Datum ange 28 Kapitel 2 Erste Schritte ben zu dem die Kursbelegung wirksam werden soll und dem Programm mitteilen ob eine Anmeldegeb hr f llig sein soll und wenn ja in wel cher H he M chten Sie keine Anmeldegeb hr erheben geben Sie in das Eingabefeld einfach eine 0 ein Zum Eingabefeld Status beachten Sie bitte die Hinweise in Ka
78. n In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Abrechnungen der Sch ler geb hren und der Lehrerhonorare vornehmen k nnen V Sollten Sie ein Zusatzmodul f r Abrechnungsfunktionen verwenden gelten die hier gemachten Beschreibungen ggf nur eingeschr nkt Statt der Funktionen unter Abrechnungen sollten Sie in diesem Fall die von Ihrem Zusatzmodul bereitgestellten Funktionen nutzen 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung Bei der Erstellung von Unterrichtsarten haben Sie eine monatliche Un terrichtsgeb hr eingegeben MSVplus ist darauf ausgelegt dass Sie mo natlich oder zweimal monatlich eine Sch lergeb hrenabrechnung durch f hren Anhand der eingegebenen Anfangs und Enddaten der Sch ler wird automatisch die zu berechnende Geb hr ermittelt und den Sch lern in Rechnung gestellt Auf Grundlage dieser Berechnungen k nnen Sie anschlie end DTA DTAUS Dateien erstellen die Sie an Ihre Bank bermitteln k nnen Das geschieht heute in der Regel mit Hilfe von Banking Software seltener auch noch mittels Disketten Die eigentliche Abrechnung der Sch lergeb hren erfolgt in zwei Schrit ten Zun chst werden die zu buchenden Geb hren berechnet und auf die Zahlerkonten gebucht Der Kontostand des Zahlerkontos zeigt nun an wie viel Geld die Zahlperson Ihnen schuldet Im zweiten Schritt werden die Zahlungseing nge gebucht F r Zahlpersonen die per Last schrift bezahlen geschieht dies indem Sie DTA Dateien zum Lastsc
79. n Sie einen Betrag f r jede stattgefundene Ein 3 4 Unterricht 59 heitt berechnen Damit k nnen Sie auf einfache Weise Postpaid Vereinbarungen umsetzen z B f r Sch ler die nur selten Zeit ha ben und f r die erhaltenen Unterrichtseinheiten eines Monats im mer jeweils im Nachhinein bezahlen Lehrerhonorar pro Einheit Wie viel Euro soll die Lehrkraft f r jeden der gegebenen Termine erhalten Lehrerhonorar einmalig Wie viel Euro soll die Lehrkraft einmalig beim Anlegen der Prepaid Karte erhalten Sie k nnen die beiden Leh rerhonorar Modi auch kombinieren Wenn eine der beiden Zah lungen nicht vorgenommen werden soll geben Sie bitte eine 0 ein Nachdem Sie eine Prepaid Karte angelegt haben erscheint diese unter Unterricht im Kasten Prepaid Karten auf der bersichtsseite im Kas ten Aktionen sowie in der Personenansicht des Sch lers Nun k nnen Sie Einzeltermine zu dieser Karte definieren Klicken Sie dazu auf den Namen der Prepaid Karte bzw auf Termine verwalten und es ff net sich ein Fenster mit den Grundangaben zu der Prepaidkarte sowie der M glichkeit neue Termine anzulegen Dazu sind folgende Angaben m glich Datum W hlen Sie das Datum des Termins aus Uhrzeit Geben Sie die Uhrzeit im Format SS MM Stunde Minute ein Lehrer W hlen Sie die Lehrkraft aus die den Sch ler an diesem Ter min unterrichtet Der f r die Prepaid Karte ausgew hlte Standard Lehrer ist vorausgew
80. n ein Lastschrifteinzug erfolgen darf Vielen Zahlern wird es egal sein in die sem Fall w hlen Sie die Option beide Zeitpunkte Dann wird versucht den Kontostand bei der n chstm glichen Gelegenheit auszugleichen Ei nige Zahlpersonen m chten aber vielleicht lieber alle Lastschrifteinz ge zum Monatsanfang erledigt haben wieder andere haben m glicherwei se am Anfang des Monats nicht genug Geld auf dem Konto und m chten die Geb hren lieber zur Monatsmitte eingezogen haben Sie k nnen die Einstellung je nach Bedarf variieren 4 1 6 2 DTA Dateien In der Konfiguration bestimmen Sie ber die Funktion DTA Splitting wie viele Zahlpersonen in eine DTA Datei zusammengestellt werden und dementsprechend wie viele DTA Dateien erstellt werden Das Split ting ist nur dann n tig wenn Ihre Bank nur eine bestimmte Anzahl von Datens tzen pro Datei erlaubt Andernfalls k nnen Sie problemlos auch alle Zahlpersonen in einer einzigen Datei abrechnen Geben Sie dazu 84 Kapitel 4 Abrechnungen eine entsprechend hohe Zahl in der Konfiguration unter DTA Splitting ein Nach dem Erstellen der DTA Dateien erhalten Sie eine Liste welche Da teien erstellt worden sind wie viele Datens tze jeweils darin sind und welchen Gesamtbetrag die Datei abdeckt Der Dateiname ist ein Link auf die Datei Sie k nnen mit der rechten Maustaste darauf klicken und die Option Ziel speichern unter w hlen um die DTA Dateien nach einander auf
81. n sinnvoll wenn Sie in sehr vielen R u men unterrichten Zum Ausdrucken des Stundenplans verwenden Sie am besten das MSV plus Druckcenter s Abschnitt 3 3 auf Seite 52 das Ihnen die Ausgabe von Stundenpl nen als PDF Dateien erm glicht die von Ihrem Drucker optimal ausgegeben werden k nnen 3 1 2 Aktionen Auf der bersichtsseite werden Ihnen die folgenden wichtigen Funktio nen angeboten Neue Person anlegen Erstellen Sie eine neue Person Sch ler Zahlper son Eltern Lehrer oder Interessent Neuen Kurs erstellen Erstellen Sie einen neuen Kurs Alle Kurse auflisten Siehe hierzu Abschnitt 3 4 2 Kursliste S 56 32 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Aktionen Neue Person anlegen Neuen Sch ler anlegen Neuen Interessenten anlegen Neue Zahlperson anlegen Neue Eltern anlegen Neuen Lehrer anlegen Neuen Kurs erstellen Alle Kurse auflisten Prepaid Karten Wiedervorlage ffnen Abbildung 3 3 Aktionen auf der bersichtsseite Prepaid Karten Hiermit k nnen Sie sich Prepaid Karten die Sie unter Unterrichte angelegt haben auflisten lassen um z B Einzelter mine hinzuzuf gen oder zu l schen Wiedervorlage ffnen Ruft die Wiedervorlage auf Dort k nnen Sie alle eingegebenen Termine anzeigen lassen und neue eingeben 3 1 3 Wiedervorlage MSVplus enth lt eine einfach zu bedienende Wiedervorlagefunktion Sie k nnen Termine anlegen indem Sie einen Tag eine Uhrzeit un
82. nate fest angeben Alternativ zu diesem Standardverfahren haben Sie zwei M glichkeiten die Zahlungsmonate fest anzugeben Diese M glichkeiten spiegeln sich in den folgenden beiden Konfigurationsoptionen wider 1 Bei nicht monatlicher Zahlungsperiode Monate fest angeben in de nen die Geb hren im Voraus berechnet und im Zahlerkonto verbucht werden Wenn Sie diese Option auf Ja setzen k nnen Sie anschlie end bei den Zahlern bei denen nicht monatlich als Zahlungsoption ausgew hlt ist die Monate f r die Geb hrenberechnung fest an geben F r Geb hrenberechnungen und Nachberechnungen m s sen Sie dann den Kombi Modus benutzen Ist der gew hlte Abrechnungsmonate einer der Monate in denen f r den Zahler Geb hrenberechnungen erfolgen sollen so wird nicht nur die Unterrichtsgeb hr f r den Abrechnungsmonat son dern f r drei sechs oder zw lf Monate ermittelt In den folgenden Monaten steht dann jeweils die Unterrichtsgeb hr als bereits ge bucht in der Abrechnung 1Zu finden unter Konfiguration Grundkonfiguration 82 Kapitel 4 Abrechnungen Erfolgt die Zahlung per Lastschrift wird der Gesamtbetrag f r die abgerechneten Monate komplett eingezogen In den Folgemona ten wird da der Unterrichtsbeitrag bereits gebucht und bezahlt ist nichts eingezogen Es sei denn die monatliche Unterrichts geb hr ndert sich oder der Sch ler wechselt zu einem anderen Instrument In diesem Fall
83. nd nicht um unterschiedliche Perso nen Jede Person kann eine oder mehrere dieser Rollen einnehmen Ein Sch ler kann wenn er seinen Unterricht selbst bezahlt gleichzeitig auch Zahlperson sein Beispiel 1 Eine Mutter zahlt den Unterricht f r den minderj hrigen Sohn Der Sohn nimmt die Rolle Sch ler ein Die Mutter nimmt zwei Rollen ein Erziehungsberechtigte und Zahlperson Sie m ssen die Adress daten der Mutter nicht doppelt eingeben nderungen m ssen Sie eben falls nur einmal einpflegen Beispiel 2 Ein weiteres Beispiel w re eine Lehrkraft deren Kinder Un terricht an Ihrer Musikschule nehmen Der Lehrer w rde zugleich auch die Rollen Eltern und evtl Zahlperson einnehmen Und es w rde sich trotzdem um nur eine einzige Person handeln Wenn die Lehrkraft auch 1 2 Konzepte in MSVplus 9 noch selbst Unterricht nimmt nimmt sie zus tzlich die Rolle Sch ler ein Vv_ Stammdaten von Personen Name Anschrift Telefon werden in MSVplus nur einmal eingegeben und nicht mehrfach 1 2 3 Strukturierung des Unterrichts In MSVplus wird der Unterricht in einem hierarchischen System organi siert das eine bersichtliche Strukturierung erm glicht Der Unterricht wird dazu in folgende Formen der Organisation gegliedert Unterrichtsprogramme stellen die erste Ebene dar Ein Unterrichtspro gramm kann z B ein Instrument sein das an Ihrer Schule unter richt wird oder aber auch ein Fr herziehungs P
84. ndort erstellen Abbildung 3 14 R ume und Pl ne Druckcenter ber R ume amp Pl ne k nnen Sie im Kasten Rechts auf die Funktion stundenpl ne als PDF Dateien ausgeben per E Mail verschicken kli cken um in das Druckcenter zu gelangen Im Druckcenter k nnen Sie die folgenden Dokumente als PDF Dateien ausgeben e Stundenplan f r ein spezielles Datum Spalten mit den R umen e Stundenplan f r einen oder mehrere Lehrer Wochen bersicht e Stundenplan f r einen oder mehrere R ume Wochen bersicht e Sch lerlisten f r Lehrer Die Lehrer Stundenpl ne und Sch lerlisten k nnen Sie den Lehrern auch direkt als PDF Dateianhang per E Mail zuschicken Voraussetzung daf r ist dass Sie die E Mail Einstellungen in der Konfiguration vorge nommen haben siehe dazu S 69 und dass bei den Lehrern E Mail Adressen hinterlegt sind 3 4 Unterricht Auf der Unterrichts Ansicht finden Sie eine bersicht ber die angeleg ten Unterrichtsprogramme und arten Wie Sie Unterrichtsprogramme 3 4 Unterricht 53 bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Suchen H TG kb Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Eingeloggt als admin Logout Stundenplan Druck Center 1 Was m chten Sie ausdrucken D Stundenplan f r einen Wochentag wie in der bersicht gt Stundenplan f r einen oder mehrere Lehrer Lehrerpl ne Stundenplan f r einen od
85. ngszweck Felder um dem Zahler mitzu teilen wie sich der eingezogene Gesamtbetrag zusammensetzt Wenn einzelne Zahler keine langen Verwendungszwecke w nschen k nnen Sie einstellen dass keine Angaben zu Sch lern und Unterrichtsf chern im Verwendungszweck stehen sondern nur der Name Ihrer Schule Rechts daneben Abb 3 8 rechts finden Sie einen Kasten in dem die Sch ler aufgelistet werden f r die diese Zahlperson zust ndig ist Je de Zahlperson kann die Unterrichtsgeb hren f r beliebig viele Sch ler bezahlen Als Vorschau sehen Sie hier auch die Kosten die f r den aktu ellen Monat voraussichtlich gebucht werden Hier werden auch Rabatte und anteilige Monate ber cksichtigt ber die Funktion Detaillierte Aufstellung k nnen Sie sich auch an zeigen lassen welche Unterrichtsgeb hren nach dem aktuellen Daten stand in den vergangenen und zuk nftigen Monaten f llig waren und sind Beachten Sie bitte dass hier ausschlie lich die Unterrichtsgeb h 3 2 Personen 43 ren aufgelistet werden also z B keine Anmeldegeb hren Geb hren f r Leihinstrumente oder manuelle Buchungen 3 2 5 2 Zahlerkonto Zahlerkonto Es werden nur die letzten 6 Monate angezeigt Alles anzeigen 26 06 2009 Anmeldegeb hr Moritz Beispiel x 20 00 30 06 2009 Kulanz Erstattung der Monatsgeb hr Juni x 25 00 30 06 2009 Nachberechnung Moritz Beispiel Kla 45 Gru Rabatt Monat 2009 06 25 00 30 06 200
86. nnen in MSVplus Termine erstellen und mit Kursen oder Personen verkn pfen und werden dann rechtzeitig darauf hingewiesen 03 09 2007 12 00 Montag OK Ein Beispieltermin Sie k nnen in MSVplus Termine erstellen und mit Kursen oder Personen verkn pfen und werden dann rechtzeitig darauf hingewiesen 10 09 2007 12 00 Montag OK Eberhard Stanitzek Kla 30 Einz 1 Di 09 00 Ein Beispieltermin Sie k nnen in MSVplus Termine erstellen und mit Kursen oder Personen verkn pfen und werden dann rechtzeitig darauf hingewiesen le le lel 13 10 2009 09 30 Dienstag ie OK Kla 45 Grup 2 Di 09 30 Erinnerung an einen wichtigen Termin Termine f r Januar 2010 29 01 2010 17 00 Freitag ie OK Moritz Beispielsch ler Beispieltermin Abbildung 3 4 Die MSVplus Wiedervorlage der Kursansicht Das Anlegen von Terminen ist ebenfalls direkt in der Personen oder Kursansicht m glich Termine k nnen abgehakt werden indem Sie neben dem Termin auf OK klicken Sie erscheinen dann nicht mehr auf der bersichtsseite oder an anderen Stellen Sie werden dadurch jedoch noch nicht kom plett gel scht sondern erscheinen noch in der Wiedervorlage Abb 3 4 wenn Sie die Option Alle Termine anzeigen auch abgehakte ausw hlen Anschlie end k nnen die Termine durch einen Klick auf das rote x endg ltig gel scht werden Das ndern Editieren von Terminen ist meist an Ort und Stelle m glich
87. nungen nur testweise erlauben k nnen zwar Voran sichten der zu buchenden Sch lergeb hren oder Lehrerhonorare angezeigt diese aber nicht gebucht werden Statistiken Sch lerzahlen usw Sie k nnen angeben ob der Benutzer Angaben zu Sch lerzahlen z B auf der bersichtsseite sowie auf der Personenansicht von Lehrern und den Bereich Statistiken sehen darf Unterrichtsstruktur Darf der Benutzer den Bereich Unterricht betre ten und oder darin Anderungen vornehmen Raum und Standortverwaltung Darf der Benutzer den Bereich R u me amp Pl ne sowie die Raumpl ne einsehen und oder ggf n dern Musikschule Koordination Dieses Recht ist das umfangreichste Recht in MSVplus und es gibt hier nicht drei Abstufungen sondern nur zwei keine Berechtigung und ja erlaubt Hiermit steuern Sie ob der Benutzer Personen Kurse Kursbelegungen und weiteres anlegen darf ob er Pausen und Rabatte eingeben und ndern darf ob er Personen l schen darf kurz alles was mit der Unterrichts planung und zuweisung unmittelbar zusammen h ngt Konfiguration Mit diesem Recht steuern Sie den Zugriff auf den Be reich Konfiguration mit den darin enthaltenen Konfigurations optionen Datei Uploads Hiermit erlauben Sie Benutzern den Zugriff auf hinter legte Dateien s Abschnitt 3 8 und oder dar ber hinausgehend das Hinzuf gen und L schen von Dateien 3 7 6 Dateien Uploads siehe Beschreibung auf der
88. nuten berechnet wird k nnen Sie hier eingeben wie viele Mi nuten auf das Zeitkonto des Lehrers gut geschrieben werden Diese Minutenangabe kann von der realen Dauer des Kurses ab weichen damit Sie z B Gruppenunterricht durch Bonus Minuten belohnen k nnen Nach dem Speichern der Eingaben gelangen Sie wieder zur bersichts ansicht Unterricht 2 5 Anlegen von Sch lern Sie k nnen das Formular zur Anlage einer neuen Person Abb 2 4 von mehreren Orten aus aufrufen ber die bersichtsseite ber den Be reich Personen oder ber das Formular zum Einrichten neuer Kursbe legungen Die Eingabemaske ist weitgehend selbsterkl rend Geben Sie alle relevanten Daten ein Wenn Sie einige Felder leer lassen k nnen Sie sie auch sp ter noch erg nzen Sie k nnen dem Sch ler einen Er ziehungsberechtigten zuordnen Eine Zahlperson m ssen Sie zuordnen das kann auch der Sch ler selbst sein Daneben haben Sie auch die M glichkeit einen Interessenten in einen Sch ler umzuwandeln Nach dem Sie den Sch ler angelegt haben wird Ihnen die Personenansicht des Sch lers angezeigt 2 6 Anlegen von Kursen Der Unterricht selbst wird in Form von Kursen organisiert Unabh ngig davon ob es sich um einen Gruppen oder Einzelunterricht handelt Die Verbindung zwischen den drei Elementen Sch ler Unterrichtsart und Lehrer geschieht immer ber Kurse Folgenden Angaben konstituieren einen Kurs Lehrer Welche Lehrkra
89. ommen und weggefallenen Sch ler 3 6 4 Sch lerzahlen und K ndigungen Verteilung von Sch lern Kursen Geschlechtern und Einzugsgebieten Tortendiagramm Datum 20 01 2010 Je Sch ler Einzugsbereich Ort nach Au ensteie Ost c Musterhausen Entenhausen Hurzdorf 20 Abbildung 3 18 Beispiel f r ein Tortendiagramm Wohnorte der Sch ler an einem bestimmten Standort Sie k nnen sich Tortendiagramme ber verschiedene Sachverhalte aus geben lassen W hlen Sie ein Datum Stichtag zu dem die Daten er mittelt werden sollen welche Daten Sie sehen m chten und wonach die Daten aufgeschl sselt werden sollen So k nnen Sie z B die Sch ler zahlverteilung ber Ihre Unterrichtsprogramme ansehen oder die Auf 64 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz schl sselung Ihrer Sch ler nach Wohnort Die Statistik erschlie t sich am besten durch Ausprobieren Auf wie viele Sch ler trifft zu Kombinieren Sie verschiedene Filterkriterien und ermitteln Sie so auf wie viele Kursbelegung diese Kombination von Eigenschaften zutrifft Sch lerzahlen und K ndigungen im Jahres berblick mit Quartalszahlen Hier sehen Sie f r jeweils ein Jahr die Zug nge K ndigungen Wech sel die Sch lerzahl und die K ndigungsrate f r die einzelnen Monate zusammengefasst nach Quartal und insgesamt f r das Jahr Sch lerzahlen und K ndigungen pro Lehrer Hier k nnen Sie einen Lehrer ausw hlen und ber den von I
90. pitel 1 2 6 auf Seite 12 Wenn Sie bei der Kriterienwahl alle Angaben machen und es noch kei nen passenden Kurs gibt k nnen Sie auch einen neuen Kurs erstellen 3 MSVplus Funktionsreferenz In diesem Kapitel werden Ihnen die einzelnen Bereiche von MSVplus und die darin verf gbaren Funktionen vorgestellt 3 1 bersicht bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Mittwoch 27 Januar 2010 Personensuche Aktionen Suchbegriff Neue Person anlegen Neuen Kurs erstellen Alle Kurse auflisten Prepaid Karten Wiedervorlage ffnen Sch ler Kursbeiegungen 23 Kurse 11 Untersch Sch ler 22 Diese Woche 29 01 2010 17 00 Freitag 12 OK Moritz Beispielsch ler Beispieltermin Eingeloggt als admin Logout Geburtstage diesen Monat 20 01 Martin Dorfernst 29 1981 Jahre Geburtstagsliste Monat 01 Co Datum des Stundenplans 01 02 2010 Stundenplan f r Montag 01 02 10 akuaiisieren heute Zum kommenden Mo Di Mi Do Fr Sa So alle Standorte Musikschule Au enstelle Ost CEUTE 1 Anton Ahlmann Max 2 Nils Kahlert 1 Erna Kahlert 3 Noah Strotzki 4 Peter Ensberger Max 1 Martin Dorfernst Abbildung 3 1 Die bersichtsseite Die bersichtsseite begr t Sie beim Programmstart Auf ihr finden Sie die wichtigsten Informationen und Funktionen auf einen Blick Im ob
91. rend und werden hier daher nicht n her erl utert Schlie lich geben Sie noch an ob die Pause auf die Lehrerhonorare wirkt der Lehrer bekommt f r diesen Zeitraum kein Honorar auf die Sch lergeb hren der Sch ler muss f r den Zeitraum nichts bezahlen oder auf beides Eingegebene Ferien lassen sich nicht nachtr glich editieren aber Sie k nnen sie l schen und dann neu eingeben 3 7 Konfiguration 71 Vv Wenn Lehrer nach Stundensatz bezahlt werden und ausgefallener Unterricht nicht bezahlt werden soll m ssen Sie die Pausen f r den Leh rer oder den Kurs anlegen Legen Sie eine Pause f r eine Kursbelegung oder alle Kursbelegungen eines Sch lers kurz f r einen Sch ler an wird diese Pause bei der Abrechnung nicht ber cksichtigt 3 7 5 Benutzer Rechte Unter dem Punkt Benutzer Rechte k nnen Sie die Programmbenutzer verwalten Im Kasten Benutzerverzeichnis werden Ihnen die bereits angelegten Benutzer angezeigt Wenn Sie noch keine eigenen Benutzer angelegt haben gibt es nur den Benutzer admin diesen k nnen Sie nicht l schen Sie k nnen ihm aber ein Passwort zuweisen Der Benut zer admin hat als einziger Benutzer alle Rechte insbesondere k nnen Sie nur dann weitere Benutzer anlegen und ndern wenn Sie als ad min im Programm angemeldet sind Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen oder einen bestehenden Benut zer ndern werden Sie sehen dass die folgenden R
92. reransicht haben Sie oben zuerst die M glichkeit Listen zu erstellen Dabei wird zwischen derzeit drei verschiedenen Listen unter schieden Die Sch lerliste enth lt alle Sch ler des Lehrers sortiert nach Wochentag und Uhrzeit mit den wichtigsten Kontaktdaten Telefon Handy E Mail Fax und dem Geburtsdatum Die Anwesenheitslisten k nnen je nach Bedarf f r unterschiedliche Zeitr ume erstellt werden und bieten au er den Datumsfeldern zum Vermerken der Anwesenheit auch Notizfelder zur freien Verwendung Die Geburtstagsliste ist an ders als die brigen Listen nicht nach Kursen bzw Wochentagen und Uhrzeiten sortiert sondern nach der Reihenfolge der Geburtstage im Jahr 3 2 Personen 45 Lehrerdaten Lehrerdaten Kurzname Optionen Kurzname Mehrwertsteuer Max O Netto z D Brutto MWSt auf Lehrerabrechnung ausweisen Bankverbindi ep SE Abrechnungsverfahren Kontonr Os 1234567890 en B Stundensatz 12345678 Nur manuelle Zahlungen Kontoinhaber Noti otizen Max Mustermann eisit Bank Musterbank Speichern r Lehrberechtigungen Aktuelle Lehrberechtigungen Lehrberechtigungen hinzuf gen Klavier x Fr hmusikalisierung Pop Klavier x L Hinzuf gen Mehrfachauswahl mit Strg Abbildung 3 11 Lehrerdaten Im Bereich Lehrerdaten Abb 3 11 k nnen der Kurzname und die Bankverbindung sowie beliebig viele Notizen gespeichert bzw edi
93. ressenten wechseln wobei hier die Personen grunddaten bereits vorausgef llt sind Es wird also keine neue Person erstellt sondern der bestehenden Person die Rolle Interessent zugewie sen und das Interesse gespeichert Es ist auch m glich einer Person gleichzeitig mehrere Interessen zuzu ordnen 3 2 8 4 Interessenten auflisten und filtern ber die Interessentenverwaltung Interessentenliste im Men Per sonen erhalten Sie eine Auflistung der im System eingegebenen In teressenten Die Tabelle enth lt Namen Unterrichtsinteresse Alter An gaben zu Zahlern und Eltern das Eintragsdatum einen evtl angege benen Lehrerwunsch die in Frage kommenden Standorte von Ihnen angegebene Notizen den Status sowie der Person zugeordnete Termi ne s Stichwort Wiedervorlage Die Notizen werden standardm ig verk rzt dargestellt k nnen aber durch einen Klick auf diese gek rzte Fassung auf die volle L nger vergr ert werden Alternativ k nnen Sie ber die Option Notizen komplett anzeigen oben unter Sortierung aber auch veranlassen dass alle Notizen unverk rzt dargestellt werden sollen 3 3 R ume amp Pl ne Druckcenter 51 Standardm ig wird die Liste aufsteigend nach den Namen sortiert Sie haben aber verschiedenste M glichkeiten die Sortierung zu beeinflus sen Auch k nnen Sie ber Filtermechanismen steuern welche Interes senten Ihnen angezeigt werden sollen Wartelisten Um eine Wartelist
94. ritz Beispielsch ler Lehrer Max besuchte Kurse keine Kurse Tag Zeit Di 09 30 Dauer 45 Minuten Eltern Sabrina Beispielsch ler Zahlperson Sabrina Beispielsch ler Raum Raum 1 Free Pee VO BER Anderen Sch ler ausw hlen Sch ler Anika Ziegler Benjamin K hler Jonathan Barabasi Sandra K hler Wiglaf Rosted Anderen Kurs ausw hlen Anfangsdatum 27 01 2010 8 Anmeldegeb hr Status Vertrag abgeschlossen S Kursbelegung einrichten Vorgang abbrechen Abbildung 2 5 Zweigeteilte Ansicht zum Anlegen von Kursbelegungen den Sch ler Wenn Sie von einem Kurs kommen ist der Kurs bereits vorausgew hlt Sie k nnen nun einfach durch Anklicken einen Sch ler ausw hlen oder aber einen Sch ler neu anlegen Sobald sowohl Kurs als auch Sch ler ausgew hlt sind erscheinen Ein gabefelder f r das Anfangsdatum und die Anmeldegeb hr Das Feld An fangsdatum wird auf das aktuelle Datum vorausgef llt Um keine An meldegeb hr zu berechnen leeren Sie das Feld oder tragen Sie eine 0 ein Zur Wahl des Status beachten Sie die Hinweise in Kapitel 1 2 6 auf Seite 12 Mit einem Klick auf den Button Kursbelegung einrichten wird die Kursbelegung in die Datenbank geschrieben 2 7 2 Kursbelegung erstellen aus Sch leransicht Wenn Sie bereits Sch ler in das System eingegeben oder importiert haben k nnen Sie auch zur Ansichtsseite eines Sch lers wechseln Dies 2 7 Anlegen von Kursbele
95. rmitteln Abrechnung verbindlich durchf hren buchen Nachberech nung von Differenzbetr gen Hierbei wird eine erneute Ab rechnung veranlasst auf Basis dessen was dem System jetzt bekannt ist Das kann sich unter Umst nden von dem un terscheiden was in der gespeicherten Lehrerabrechnung be r cksichtigt wurde wenn nach der Abrechnung noch Infor mationen hinzugekommen sind zus tzliche Sch ler K ndi gungen nderungen bei Sch lern der auf diese Weise erstellten neuen Abrechnung werden schlie lich die bereits berechneten und m glicherweise berwiesenen Honorare gegengerechnet so dass sich nur der Differenzbetrag ergibt der dann auch in einer DTA Datei f r berweisungen auf genommen wird Wichtig Negative Differenzbetr ge werden nicht weiter verarbeitet diese m ssen Sie ggf von Hand als negative manuelle Zahlungen in der Lehreransicht buchen 88 Kapitel 4 Abrechnungen damit sie auf der n chsten Abrechnung als Abzug erschei nen Index 10er Karten siehe Prepaid Karten 14 t gig siehe Turnus Abrechnungen 75 Lehrerhonorare 86 88 Sch lergeb hren 75 86 Anmeldebest tigung siehe Ver trag Anwesenheitsliste 44 Aufnahmegeb hr 67 Backup 16 65 Band 25 62 Bankverbindung Lehrer 45 Pr fung 41 Zahler 41 Benutzer 10 71 72 eingeloggt 15 Login 11 Logout 15 Rechte 10 71 72 Benutzerdefinierte Eingabefelder 38 69 Datei Uploads 72 Datenbank 15
96. rogramm Unter richtsprogramme dienen in erster Linie zur Strukturierung Unterrichtsarten sind den Unterrichtsprogrammen untergeordnet Je des Programm kann mehrere Arten zugeordnet haben Wenn Sie z B ein Unterrichtsprogramm Klavier haben k nnen Sie dieses Instrument in verschiedenen Formen unterrichten Denkbar w re dass Sie Einzelunterricht mit 30 Minuten und 45 Minuten Dauer anbieten und zus tzlich noch Gruppenunterricht In diesem Fall w rden Sie f r das Programm Klavier drei Unterrichtsarten an legen Auf der Ebene der Unterrichtsarten legen Sie auch fest wel chen Preis Ihre Kunden f r den Unterricht zu bezahlen haben und wieviel der Lehrer daf r erh lt prozentualer Anteil oder Minu ten Sonderpreise und vereinbarungen sollten Sie nicht als zu s tzliche Unterrichtsarten anlegen dazu gibt es die M glichkeit Rabatte anzulegen Kurse basieren auf Unterrichtsarten und bilden eine Art Beh lter f r Sch ler Egal ob Einzel oder Gruppenunterricht beides findet in Form eines Kurses statt F r den Kurs bestimmen Sie Wochentag Uhrzeit und die Dauer so dass der Kurs auf dem Stundenplan er scheinen kann Die Geb hr wird jedoch nicht in den einzelnen Kursen festgelegt sondern ausschlie lich bei den Unterrichtsar ten M chten Sie beispielsweise eine Preis nderung durchf hren m ssen Sie diese nicht in allen Kursen einzeln eintragen sondern nur einmalig bei der betroffenen Unterrichtsart
97. rung so eingeben m chten dass diese erst ab einem bestimmten Datum gilt z B wenn ein Lehrer einen Kurs von einem anderen Lehrer bernimmt oder wenn eine Zeit nderung erst ab einem speziellen Termin gilt Dazu k nnen Sie die Funktion nderung en zu einem Stichtag nutzen Mit die ser Funktion k nnen Sie auch die Unterrichtsart eines Kurses ndern Sie geben in der Eingabemaske die gew nschten neuen Daten sowie das Datum ein ab dem die nderungen gelten sollen und klicken auf Speichern Neuen Kurs anlegen Im Hintergrund wird dann ein neuer Kurs mit den gew nschten Anga ben angelegt Der alte Kurs wird zum Vortag des eingegeben Beginn Datum des neuen Kurses beendet Alle aktiven und zuk nftigen Sch ler des alten Kurses werden in den neuen Kurs bernommen Dabei werden auch eventuelle Rabatte mit bernommen 3 4 1 3 Kurs Rabatt Unter Umst nden kann es sein dass Sie einem ganzen Kurs einen Ra batt gew hren wollen Ist in einem Monat zum Beispiel ein Mal von vier Malen ausgefallen so k nnen Sie hier auf einen Schlag f r alle 56 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz Sch ler des Kurses einen Rabatt von 25 beschr nkt auf einen Mo nat einrichten Ein alternatives Vorgehen w re f r den Kurs eine Pause einzurichten wie es in Abschnitt 3 7 4 auf Seite 70 erl utert wird Beachten Sie bitte dass der Rabatt nicht in Zusammenhang mit dem Kurs gespeichert wird sondern bei jedem Sch ler einzeln
98. rwendet werden 6 Kapitel 1 Einf hrung 1 1 Mietversion oder Kaufversion Es gibt MSVplus in zwei grunds tzlichen Varianten die zwar den glei chen Funktionsumfang haben aber sich in einigen Aspekten unterschei den Die beiden Varianten sind 1 Die MSVplus Kaufversion installieren Sie auf einem eigenen Com puter und greifen ber einen Webbrowser darauf zu Es ist auch ein Zugriff ber das Netzwerk m glich und es k nnen mehrere Personen gleichzeitig im Programm arbeiten 2 Die MSVplus Mietversion wird von uns auf einem sicheren und leistungsf higen Webserver bereitgestellt und Sie k nnen von ber all aus auf Ihr Programm zugreifen Wenn Sie die Mietversion benutzen m chten rufen Sie die URL https kunden msvplus de auf Dort werden Sie zun chst gebeten sich als Kunde bzw Mu sikschule mit Ihren Zugangsdaten zu identifizieren Der danach erscheinende blau hinterlegte Login Bildschirm ist auch in der Kaufversion vorhanden dabei geht es dann um die Anmeldung als Programmbenutzer innerhalb Ihrer Schule 1 2 Konzepte in MSVplus Im Folgenden wollen wir Ihnen einige Konzepte mit denen MSVplus ar beitet erl utern Es ist sinnvoll diese Einf hrung zu lesen um MSVplus optimal nutzen zu k nnen 1 2 1 Keine unn tigen Umwege MSVplus nutzt die Vorteile von Hypertext Hypertext kennen Sie ver mutlich aus dem World Wide Web Dort k nnen Sie ber Links von ei ner Seite auf zahlreiche andere gelangen
99. sichtt 41 3 2 6 Personenansicht Elternansicht 44 3 2 7 Personenansicht Lehreransicht 44 3 2 8 Interessentenverwaltung 2 22 22 46 3 3 R ume amp Pl ne Druckcenter 51 3 4 Unterricht 3 4 A A ee lea a take 52 3 4 1 Kursansicht 53 3 4 2 K tsliste nn nen ee FE ae 56 3 4 3 Leere Kurse l schen 57 3 4 4 Prepaid Karten 57 3 5 Abrechnungen 60 3 6 Statistiken 222 Common 60 3 6 1 Entwicklungen visualisieren 60 3 6 2 Sch lerzahlen nach Unterrichtsarten 62 3 6 3 Zu und Abg nge sanaaa 2 200 62 3 6 4 Sch lerzahlen und K ndigungen 63 3 7 Konfiguration e en einer 65 3 7 1 Grundkonfiguration 65 3 7 2 Benutzerdefinierte Eingabefelder 69 3 7 3 Einstellungen f r Briefk pfe 69 3 7 4 Ferien Pausen 2 2 222220 70 3 7 5 Benutzer Rechte 71 3 7 6 Dateien Uploads 2 222020 72 3 8 Datei Uploads 2 2 Corner a 72 4 Abrechnungen 75 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 75 4 1 1 Zahlerkonten 76 4 1 2 Geb hrenberechnung 22 76 4 1 3 Anteilige Monate 77 4 1 4 Rabatte 78 4 1 5 Nicht monatliche Zahlungsperiode 78 4 1 6 Lastschrift Einzug 222020 00 n 82 4 1 7 Offene Posten 2 222080 ren 85 4 1 8 Nachberechnungen 2 222 200 85 4 2 Lehrerabrechnung 86 Stichwortverzeichnis 92 1 Einf hrung Vielen Dank dass Sie sich f r MSVplus entschieden haben Mit MS
100. stadt Friedrich Pittiplatsch G delke Herman Hecker Susanne Hungen Gwendoline Kahlert Brigitte K hler Petra Abbildung 3 5 Personenliste mit zum Teil ausgeklappten Details Wenn Sie den Bereich Personen betreten erhalten Sie normalerweise eine Personenliste in der alle aktiven Personen angezeigt werden Akti ve Personen sind solche die derzeit einen Kurs belegt haben Sch ler f r einen Sch ler bezahlen Zahler als Erziehungsberechtigte eines aktiven Sch lers eingetragen sind oder Lehrer die derzeit Kurse geben 3 2 Personen 35 Sie k nnen auch inaktive Sch ler anzeigen lassen indem Sie den ent sprechenden Punkt oben auf der Seite anklicken Inaktive Sch ler sind alle Sch ler die derzeit keinen Unterricht nehmen also z B ehemalige und zuk nftige Sch ler In der Liste werden zun chst alle Sch ler dann alle Eltern und Zahler danach alle Lehrer und schlie lich die Interessenten angezeigt Unter dem Suchfeld gibt es drei Checkboxen mit denen Sie steuern k nnen welche Personentypen angezeigt werden Die Personenliste wird auch angezeigt um die Ergebnisse einer Perso nensuche darzustellen Nach Personen suchen k nnen Sie von berall aus indem Sie den Beginn des Vor oder Nachnamens in das Suchfeld in der Navigationsleiste oben eingeben und die Fingabe mit der Einga betaste Enter Return best tigen Weitere Eingabefelder f r die Perso nensuche befinden sich ber der
101. stattfinden und l sst auch freie Zeiten gut erkennen Die anzuzeigende Woche k nnen Sie ber die Datumsauswahl bestimmen Klicken Sie in der Raumliste auf die Angabe x Kurse so erhalten Sie eine Auflistung der Kurse in dem jeweiligen Raum oder Standort Mit den kleinen Pfeilen rechts in jeder Zeile k nnen Sie die R ume und Standorte umbenennen oder l schen 52 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Suchen H I b Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Eingeloggt als admin Logout Standort und Raumverwaltung Standorte und R ume Hinweise Wenn Sie auf einen Raumnamen klicken erhalten Sie den Stundenplan f r den jeweiligen Raum Au enstelle Ost 3 Kurse Um R ume oder Standorte zu l schen klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts und w hlen Sie die entsprechende Aktion Dorfstr 2 23458 Musterstadt Ost e Wenn Sie auf den Text x Kurse bei einem Standort oder einem Raum Klicken erhalten Sie eine Liste aller Kurse in dem jeweiligen Raum Bezeichnung Anklicken f r Stundenplan Kurse Raum Ost 1 3 Kurse gt Raum zu Au enstelle Ost hinzuf gen Musikschule 8 Kurse Stundenpl ne als PDF Dateien ausgeben per E Mail verschicken Haupstr 23 23456 Musterstadt Raum 1 4 Kurse Raum 2 4 Kurse Raum zu Musikschule hinzuf gen Neuen Sta
102. t gibt Ihnen zudem Auskunft ber die Unterrichtsb nde in denen die Sch ler sich befinden Wenn Sie sich die Sch lerzahlentwicklung in Unterrichtsarten ansehen wollen haben Sie dazu in Form eines gesta pelten Verlaufsdiagrammes die M glichkeit optisch ansprechender ist aber evtl die im vorigen Abschnitt beschriebene Auswertung 3 6 3 Zu und Abg nge Mit dieser Funktion k nnen Sie sich auflisten lassen welche Sch ler in einem von Ihnen definierten Zeitraum in jeder einzelnen Unterrichtsart hinzugekommen und abgegangen sind Geben Sie den Zeitraum ber das Von und Bisdatum an und klicken Sie auf anzeigen Die Ansicht umfasst f nf Spalten 1 Unterrichtsprogramm art 2 Sch lerzahl am Beginn des Betrachtungszeitraums 3 Zug nge in dem Zeitraum Es werden Ihnen die Anfangsdaten und die Namen der Zug nge angezeigt 4 Abg nge in dem Zeitraum Es werden Ihnen die bis Daten und die Namen der Abg nge angezeigt 6Abg nge k nnen K ndigungen und Wechsel sein dazwischen wird hier nicht unter schieden 3 6 Statistiken 63 5 Sch lerzahl am Ende des Betrachtungszeitraums In den Zeilen der Tabelle sehen Sie zun chst ganz oben unter dem Stich wort Insgesamt die Gesamtsch lerzahl Ihrer Schule am Anfang und am Ende des gew hlten Zeitraums Darunter werden Ihnen die Unter richtsprogramme und arten aufgelistet Auf der Ebene der Unterrichts arten erfolgt auch die Nennung der Namen der hinzugek
103. tand testweise durchf hren Mit dieser Option erhalten Sie eine Abrechnung f r den ge w hlten Monat die nicht gespeichert sondern Ihnen nur 4 2 Lehrerabrechnung 87 einmalig angezeigt wird F r jeden Lehrer erscheint die ent sprechende Abrechnung auf Basis des beim Lehrer hinterleg ten Abrechnungsverfahren Stundensatz Lehreranteil oder nur manuelle Zahlungen Anteilige Monate werden ber ck sichtigt Rabatte bei Sch lern nur dann wenn der Lehrer nach Anteil bezahlt wird und beim Rabatt angegeben wur de dass dieser auch f r den Lehrer gelten soll Wenn in der Konfiguration eingestellt ist dass 14 t gige Kurse automa tisch nur zur H lfte bezahlt werden sollen erh lt der Leh rer beim Stundensatzverfahren die halbe Zeit gutgeschrieben und beim Anteilsverfahren nur den Anteil von der halben Ge b hr gutgeschrieben Abrechnung verbindlich durchf hren buchen Die Berech nung erfolgt hier genauso wie bei der testweisen Variante Im Unterschied dazu werden aber die Ergebnisse der Abrech nung gespeichert und es wird eine DTA Datei f r Sammel berweisungen erstellt e Wenn Sie f r den gew hlten Monat bereits eine Abrechnung vor genommen hatten Log Datei der gebuchten Abrechnung anzeigen Zeigt die ge buchte Abrechnung an Abrechnung mit heutigem Datenstand testweise durchf hren Wie auf der vorherigen Seite etwa zum Vergleich mit der gebuchten Abrechnung um Differenzen zu E
104. tenfelder selbst definieren um genau die Daten zu erfassen die f r Sie von Bedeutung sind Um ein neues Datenfeld anzulegen w hlen Sie im Kasten Benutzer definierte Eingabefelder den Link Neues Eingabefeld anlegen Geben Sie die Beschriftung des Feldes ein und legen Sie fest bei welchen Per sonentypen das Feld angezeigt werden soll Anschlie end k nnen Sie das Formularfeld anlegen K nftig wird es beim Erstellen von Personen sowie in der Personenansicht angezeigt werden so dass Sie darin Ein gaben t tigen k nnen Sie k nnen ber den Link Optionen in jeder Zeile drei Aktionen zu benutzerdefinierten Eingabefeldern aufrufen Fditieren Deaktivie ren und L schen Mit Editieren k nnen Sie die Feldbeschriftung so wie die G ltigkeit f r die Personentypen ndern Deaktivierte Felder erscheinen nicht mehr in den Personenansichten und Person Erstellen Formularen die eingegebenen Daten bleiben aber erhalten und werden wieder sichtbar wenn das Feld reaktiviert wird Anders beim L schen Gel schte Eingabefelder werden mitsamt ihren Daten aus der Daten bank entfernt und k nnen nicht wiederhergestellt werden 3 7 3 Einstellungen f r Briefk pfe Hier k nnen Sie ein Logo einstellen das auf der Lehrerabrechnung so wie auf Unterrichtsvertr gen erscheint Neben der M glichkeit die Gra fikdatei auszuw hlen k nnen Sie hier auch die Breite die H he und die Position des Logos auf der DIN A4 Seite ausw
105. thode einen Kurs anzulegen ist in der Sch leransicht die Funktion Neue Kursbelegung zu nutzen vgl Abschnitt 2 7 2 auf der n chsten Seite Sie k nnen einen neuen Kurs aber auch erstellen indem Sie unter Un terrichte die Aktion Neuen Kurs w hlen oder bei einer Unterrichtsart in der Unterrichte Liste auf den Pfeil in der rechten Spalte klicken und Neuen Kurs f r w hlen 2 7 Anlegen von Kursbelegungen Kursbelegungen sind die Verkn pfung zwischen Sch lern und Kursen Jedem Sch ler k nnen ebenso beliebig viele Kurse zugeordnet werden wie jedem Kurs beliebig viele Sch ler zugeordnet werden k nnen Es gibt zwei Wege wie Sie zur Einrichtung einer Kursbelegung kommen k nnen Von der Ansicht eines Kurses oder von der Ansicht eines Sch lers her 2 7 1 Kursbelegung erstellen aus Kursansicht In der Kursansicht finden Sie ein Eingabefeld mit der Beschriftung Wei teren Sch ler hinzuf gen Sie k nnen in dieses Feld den Namen oder auch einen Teil des Namens eines Sch lers eingeben den Sie in den Kurs aufnehmen m chten Sie k nnen sich aber auch alle im System ein gegebenen Sch ler auflisten lassen oder einen neuen Sch ler f r diesen Kurs anlegen Die Ansicht Kursbelegung einrichten ist zweigeteilt vgl Abb 2 5 In der linken H lfte w hlen Sie den Kurs und in der rechten H lfte 26 Kapitel 2 Erste Schritte Kurs Sch ler Unterricht Klavier Kla 45 Grup Band 2 Name Mo
106. tiert werden Zu den Lehreroptionen folgende Anmerkungen Mehrwertsteuer Geben Sie an ob der Lehrer sein Honorar inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer abgerechnet bekommt Abrechnungsverfahren Es gibt in MSVplus zwei M glichkeiten wie das Honorar eines Lehrers berechnet werden kann Entweder er h lt er einen prozentualen Anteil des Preises den die Sch ler be zahlen Lehreranteil Den Prozentsatz k nnen Sie bei den Un terrichtsarten angeben Oder aber er wird nach Unterrichtsstun den bezahlt Dazu geben Sie zus tzlich einen Stundensatz ein der f r diesen Lehrer gelten sol Au erdem k nnen Sie in der Lehreransicht eine Zuordnung vornehmen welche Unterrichtsprogramme der Lehrer unterrichten darf Es werden IWenn diese Abrechnungsverfahren f r Sie nicht zutreffen erkundigen Sie sich nach den erh ltlichen Zusatzmodulen bzw nach einer Programmierung speziell nach Ihren Anforderungen 46 Kapitel 3 MSVplus Funktionsreferenz beim Erstellen von Kursen jeweils nur die Lehrer angeboten die das entsprechende Programm unterrichten d rfen Einmalige Sonderzahlungen Positive Betr ge werden dem Lehrer auf der Honorarabrechnung gutgeschrieben Negative Betr ge f hren zu Honorarabz gen Vergangene ein ausblenden Datum Betrag Text keine Eintr ge vorhanden Bein Neuanlegen bitte bei von und bis Monate im Format MM angeben bis kann auch leer gelassen werden
107. tuellen Person ber die Funktion Neues Geschwisterkind anlegen k nnen Sie schnell und ein fach einen neuen Sch ler anlegen dem die gleichen Eltern zugeordnet werden wie dem aktuellen Sch ler Darunter werden die Zahlperson und ggf der die Erziehungsberechtig te r aufgef hrt Sie k nnen auch das eingetragene Geburtsdatum und Geschlecht n dern bei Fehleingaben Zudem haben Sie f r Sch ler ein gro es No tizfeld zur Verf gung in das Sie beliebige Daten eintragen k nnen Schlie lich besteht noch die M glichkeit Sch lern eine Kurz Notiz zuzuordnen die dann in den Stundenpl nen neben dem Namen des Sch lers angezeigt wird Nach dem Eingeben von nderungen m ssen Sie zun chst auf Speichern klicken damit die nderungen in die Da tenbank geschrieben werden 3 2 5 Personenansicht Zahleransicht Die detaillierte Ansicht f r die Personenrolle Zahlperson besteht aus mehreren Bl cken 3 2 5 1 Zahlerdaten und zugeordnete Sch ler Im ersten Block Abb 3 8 links k nnen Sie die wichtigsten Zahlerda ten eingeben Wie bezahlt die Person Lastschrift Dauerauftrag Bar Wenn Lastschrift wann d rfen Einz ge erfolgen Bezahlt diese Zahl person monatlich oder quartalsweise halbj hrlich oder j hrlich im Vor aus Darunter k nnen Sie eine Bankverbindung eingeben erforderlich bei Lastschrifteinzug Die eingegebenen Bankdaten werden automa tisch auf Richtigkeit berpr ft Mit der Option
108. und dazugeh rige R ume Sie k nnen R ume und Standorte auch wieder l schen solange sich darin noch keine Kurse befinden Klicken Sie dazu in der jeweiligen Zeile auf den kleinen Pfeil rechts und w hlen Sie die entsprechende Funktion 2 2 Anlegen der Lehrer Es empfiehlt sich nun einige Lehrkr fte anzulegen Sie m ssen nicht gleich zu Beginn alle Lehrer eingeben dies ist zu jeder Zeit m glich Zum Anlegen von Lehrern w hlen Sie die Aktion Neue Person anle gen auf der bersichtsseite und anschlie end die Option Neuen Leh rer anlegen Alternativ k nnen Sie auch die entsprechende Funktion im Kasten Aktionen im Bereich Personen verwenden Geben Sie in das Formular die Personendaten und einige Angaben zum Lehrer ein Das Feld Kurzname ist ein Pflichtfeld Diese Kurzbezeichnung des Leh rers K rzel Vorname o wird in MSVplus durchgehend verwendet beispielsweise in den Stundenpl nen und in den Kursansichten Nach dem Erstellen eines Lehrers gelangen Sie auf dessen Personen ansichtsseite Hier k nnen Sie z B auch den Stundenplan des Lehrers sehen Standardm ig werden die Lehrer in MSVplus so angelegt dass 19 20 Kapitel 2 Erste Schritte ihre Bezahlung nach dem Anteilsverfahren erfolgt Die Lehrer erhal ten dabei einen bestimmten Prozentsatz der monatlichen Unterrichtsge b hr die die Sch ler zahlen Sie k nnen aber alle oder einzelne Lehrer auch nach einem Stundensatz in Abh ng
109. w hlt haben MSVplus verrechnet zu gleich auch eventuelle Rabatte und anteilige Monate Die Durchf hrung der Geb hrenabrechnung erfolgt schrittweise 1 Geben Sie den Monat ein f r den Sie die Abrechnung durchf h ren m chten 2 W hlen Sie die durchzuf hrende Aktion aus Haben Sie f r den Monat schon eine Sch lergeb hrenabrechnung vorgenommen k n nen Sie sich entweder die gebuchten Posten ansehen oder eine Nachberechnung durchf hren s S 85 Normalerweise werden Sie aber die Aktion Geb hren anzeigen und buchen angeboten bekommen und ausw hlen Alternativ dazu gibt es den Kombi Modus der regul re Geb hrenbuchungen und Nachberechnun gen in sich vereint 3 Anschlie end erhalten Sie zun chst eine Auflistung dar ber wel che Geb hren das Programm ermittelt hat Diese Liste sollten Sie kurz auf Richtigkeit berpr fen Wenn Sie einen Fehler finden scrollen Sie bitte nach ganz unten und w hlen Sie Abbrechen 4 1 Sch lergeb hrenabrechnung 77 4 Erst wenn Sie unter der Auflistung auf Unterrichtsgeb hren wie angezeigt buchen klicken werden die Geb hren auf die Zahler konten gebucht 4 1 3 Anteilige Monate MSVplus versucht die Geb hren so exakt wie m glich abzurechnen Beginnt ein Sch ler mitten in einem Monat mit seinem Unterricht oder endet sein Vertrag mitten in einem Monat so wird f r den anteiligen Monat automatisch eine anteilige Geb hr berechnet Dabei st tzt sich
110. zahlt wurde aufrufen und die Geb hr als bezahlt markieren Dadurch behalten Sie auf einfache Weise den berblick welche Sch ler bzw Zahlpersonen noch bezahlen m ssen 4 1 8 Nachberechnungen Wenn Sie Ihre Sch lergeb hrenabrechnung am Anfang oder im Verlauf des Monats durchf hren kann es passieren dass nach der Abrechnung noch nderungen auftreten Beispielsweise k nnen neue Sch ler hin zugekommen sein oder ein Sch ler kann ein zus tzliches Instrument belegt haben Damit die daf r anfallenden Geb hren bei der n chs ten Abrechnung ber cksichtigt werden k nnen Sie Nachberechnungen durchf hren Nachberechnungen sind f r jeden Monat m glich f r den Sie mit MSVplus Abrechnungen gemacht haben Zum Durchf hren einer Nachberechnung geben Sie im Eingabefeld f r den ersten Schritt der Sch lergeb hrenbuchung den gew nschten Mo nat ein klicken auf Weiter und w hlen anschlie end die Funktion Nachberechnungen durchf hren oder Kombi Modus 86 Kapitel 4 Abrechnungen Sie erhalten dann eine Aufstellung f r welche Sch ler in dem gew hl ten Monat weniger berechnet wurde als dies nach dem aktuellen Da tenstand der Fall sein sollte W hlen Sie dort die Zeilen aus die nach berechnet werden sollen und klicken Sie unten auf den Button Ausge w hlte Nachberechnungen buchen Die Differenzbetr ge werden dann auf die Zahlerkonten gebucht Wenn Sie den Kombi Modus verwenden k nnen Sie nicht
111. zen bersicht Personen R ume amp Pl ne Unterricht Abrechnungen Statistiken Konfiguration Suchen gt i e Zusatzmodule Leihinstrumente Verwaltung Eingeloggt als admin Logout Neuen Interessenten anlegen Angaben zum Interessenten Angaben zur zum Erziehungsberechtigten optional Angaben zur Zahlperson optional ae noch keine Eltern angeben noch keinen Zahler angeben Frau Eltern wie folgt anlegen Z hler wie folgt anlegen Titel a ees Test Woran besteht Interesse Nachname Mm Allgemeines Interesse keine Unterrichtsw nsche angeben Bitte w hlen Sie ein Unterrichtsprogramm aus Male Teststr 1 Klavier ausgew hlt Anderes Unterrichtsprogramm ausw hlen PLZ Ort 12345 Welche Unterrichtsarten kommen in Frage Telefon Telefon2 Mobil Fax CH E Mail m weiche Lehrer kommen in Frage m C Lehrer ist egal Geburtsdatum DI Mustermann Max Max Geschlecht Se M ller Petra Petra weiblich Weiche Standorte kommen in Frage T Au enstelle Ost Aufmerksam Tag der offenen T r aa geworden a i Gees Eintragsdatum 0210209 JE Homepage Ryerwerbung Tag der offenen T r Empfehlung Anschreiben sonstige Werbung a M chte Klavierunterricht machen hat schon etwas Vorerfahrung Test hat sich aber noch nicht entschieden wie viel Minuten sie machen Gi Status _ _ Dees Interesse Speichern Abbrechen IMSVplus Version 1 19 2004 2009

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