Manual do Utilizador - Execução Financeira
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1. E entidade esteja Receitas Pr prias 999 99 9 p 7 parametizada que n o l necessita apresentar documentos de receita Confirmar Cancelar 2008 06 12 HAL ONAL l ORASTE P g 35 46 dmi iI Feras Laa egos pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Este ecr apresenta a despesa declarada no pedido de reembolso atrav s dos diversos documentos de despesa associados a cada uma das sub rubricas de custo Para projectos com regime forfet rio neste ecr onde as entidades benefici rias inserem as despesas referentes aos valores indirectos encontrando se para tal apenas abertas para edi o as rubricas correspondentes Os valores referentes aos custos directos s o inseridos por importa o dos documentos de despesa A informa o dispon vel nesta p gina a seguinte Porsub rubrica O O Financiamento aprovado para o projecto Despesa declarada relativa ao per odo do reembolso acumulada no ano e acumulada no projecto somat rio de valores declarados por rubrica em todos os reembolsos anteriores com estado diferente de anulado Despesa aprovada relativa ao per odo do reembolso acumulada no ano e acumulada no projecto dispon vel apenas em modo consulta depois de notificada a entidade Taxa de execu o que corresponde propor o do financiamento aprovado em candidatura que j se encontra declarada Financiamento aprovado em candidatura para o2. registado sofrer uma altera o autom tica na data de in cio do per odo do reembolso passando esta a ser igual data de in cio do reembolso N 1 anulado sendo enviado um alerta desta altera o para a entidade Quanto data de elegibilidade de despesa consideram se como custos eleg veis no mbito de uma candidatura as seguintes despesas y Para situa es em que a data de inicio do projecto anterior data de submiss o da candidatura A data do documento de despesa dever situar se entre os 60 dias anteriores data de in cio do projecto e 45 dias ap s a conclus o do mesmo 2008 06 12 mao naam P g 14 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO v Caso contr rio A data de documento de despesa dever enquadrar se entre os 60 dias anteriores data de submiss o da candidatura e 45 dias ap s a conclus o do projecto Quanto data de fim do per odo do Pedido de Reembolso ao ser introduzido o m s automaticamente considerado o ltimo dia do m s respectivo No caso do Reembolso Interm dio considerado o dia 31 de Dezembro do respectivo ano No caso do Saldo apenas referido o ano final do projecto sendo a data de fim do reembolso de saldo apenas inserida no momento de submiss o do mesmo dado que coincide com a data de fim do projecto Depois de confirmar este ecr s pode ser poss vel proceder altera o do per odo de fim do reembolso para os formul rios Pedido d
3. PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO Integra o do POPH no SIIFSE POPH Manual de Utilizador Execu o Financeira 12 de Junho de 2008 Vers o 1 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO NDICE DE TN RODOC O nas isso ROLA dO OO OS 2 1 1 ENQUADRAMENTO E OBJECTIVOS sus sarssgndsggesssasdaleaiasGdETocanipscaFaGgnadaaie ico fasiuita maisena r 1 2 VIS O GLOBAL DOS REQUISITOS FUNCIONAIS cceteeceeeseereeeeeeeeereneeesntenes 2 1 3 PRINCIPAIS PRESSUPOSTOS ass oiosn paso saEas ds SESaCa sds o nia iai E E Aa ESEN EEEE 5 1 4 ESTRUTURA DO DOCUMENTO sssessseesseesseesseesriesritsrieertesstesstesstessteseressressreseressreesreese 5 2 PEDIDO DE REEMBOLSO essseeseseseccoseeccsececcoeeeccoeeeccoececcoseeccoeeeccoeeeecoeeeccseeeecoseeecseeeeeseeee 6 2 1 ESTRUTURA DE NAVEGA O esssssseseseeesesseesrressressreesressressressrissressressressreesressreesresse 7 2 2 LISTA DE PEDIDOS DE REEMBOLSO ssssssseesseesreesseesreesressressressrissressressreseriesressreeereess 8 2 3 SELEC O DO PROJECTO PARA INSERIR NOVO REEMBOLSO 11 24 IDENTITI CACAO seenen NEAN a AIEEE a E EA EAA A AR EA NEE ENA 13 25 EXICQUC O FISICA aeradenn ls diese a aae e EOE ab 17 2 6 LISTAGEM DE DESPESAS PAGAS sseesseesseeesessreeeressriesriesrissriesrressressressreesressreesreesr 17 2 7 IMPORTA O DE DOCUMENTOS DE DESPESA ssseseseesseesesseereeeresreesresrresresrresrese 21 2 8 DETALHE DO DOCUMENTO DE DESPESA citetee
4. apresentada ap s a confirma o do registo do reembolso o que ocorre neste ecr O cabe alho de todos os ecr s apresentar sempre a seguinte informa o relativa identifica o do projecto NIF e nome da entidade benefici ria Tipologia a que se refere o projecto N et tulo do projecto Estado do projecto Regi o do projecto QUADRO ses 2008 06 12 imiia Fora Lam a pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Datas de in cio e fim do Projecto efectivas Natureza Jur dica Tipo de entidade Dimens o da entidade se aplic vel No que concerne informa o relativa ao Reembolso esta apenas apresentada ap s confirma o da inser o do reembolso sendo constitu da por O ecr N e ano do Pedido de Reembolso Data da Despesa corresponde data de fim do per odo do pedido de reembolso Data de Submiss o do Reembolso dispon vel apenas depois da respectiva submiss o Identifica o apresenta o per odo a que se refere o Pedido de Reembolso Reembolso Interm dio A data de in cio do per odo ser preenchida automaticamente sem possibilidade de altera o pelo promotor Caso se trate do primeiro reembolso a data de in cio do per odo coincide com a data de in cio efectiva do projecto Caso contr rio ser o dia seguinte data de fim do ltimo reembolso n o anulado No caso da anula o de um reembolso N 1 o reembolso N caso exista e esteja j
5. nica vez para uma dada sub rubrica N o podem ser inseridos documentos com valores diferentes para a mesma combina o n Documento comprovativo de Despesa Data Documento comprovativo de Despesa NIF fornecedor tipo fornecedor o O valor do documento e a respectiva imputa o tem que ser gt 0 Ed Para situa es em que a data de inicio do projecto anterior data de 2008 06 12 e P g 25 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO submiss o da candidatura A data do documento de despesa dever situar se entre os 60 dias anteriores data de in cio do projecto e 45 dias ap s a conclus o do mesmo Caso contr rio A data de documento de despesa dever enquadrar se entre os 60 dias anteriores data de submiss o da candidatura e 45 dias ap s a conclus o do projecto A data de um documento comprovativo de despesa ou de um documento comprovativo de pagamento tem que ser anterior data de fim do per odo de reporte do reembolso A data de um documento comprovativo de despesa ou de um documento comprovativo de pagamento tem que ser anterior data actual A data do documento de despesa tem que ser anterior data de fim do per odo de reporte do pedido de reembolso A data de um documento comprovativo de despesa tem que ser anterior ou igual data de um documento comprovativo de pagamento O NIF do Fornecedor tem que ser v lido Para projectos com regime f
6. uma transversal referente recolha de toda a parte financeira outra espec fica por tipo de formul rio onde apresentado o resumo da execu o f sica realizada at ao momento no projecto A partir daqui sempre que nos referirmos a Reembolso referimo nos a Pedido de Reembolso Pedido de Reembolso Interm dio e Pedido de Saldo Final excepto quando citado especificamente Nos t tulos dos ecr s apresentados no presente documento referido Reembolso Esta situa o meramente indicativa correspondendo na realidade ao tipo de Reembolso em quest o 1 2 Vis o global dos requisitos funcionais Foram estabelecidos os seguintes requisitos para a recolha dos formul rios de Reembolso Cada Pedido de Reembolso reporta se at ao ltimo dia de um dado m s da execu o do projecto sendo que relativamente ao ltimo m s de execu o do projecto este n o poder ter nenhum Pedido de Reembolso associado apenas o 2008 06 12 ER NAL eta tumor AE do pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Saldo Ou seja no limite a despesa reportada no ltimo pedido de reembolso ser a correspondente ao pen ltimo m s da execu o do projecto No caso de projectos plurianuais n o existir o Pedidos de Reembolso para o m s de Dezembro uma vez que para estes casos obrigat ria a apresenta o de um Pedido de Reembolso Interm dio reportando despesa at ao ltimo dia do m s de Dezembro de cada ano interm di
7. Financeira Pod Identifica o Execu o F sica Listagem de Despesas Pagas Listagem de Receitas Execu o Financeira Submeter Listagem vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Execu o Financeira Financ ia mento l Taxa Aprovado a H l Ba Exec cumu lada elativa 1 no Projecto Acumu lada Acumulada fi 2 0 2 Porio do noano no Projecto 999 999 99 999 999 99 999 999 99 99999999 lf 99999999 999 999 99 999 999 99 999 99 999 999 99 999 999 99 999 999 99 999 999 99 999 999 99 999 999 99 999 999 99 999 99 In cio 999 999 99 999 999 99 i 999 999 99 99999999 99999999 999 999 99 999 999 99 99999 Logout 999 999 99 999 999 99 l 999 999 99 99999999 99999999 999 999 99 999 999 99 999 99 Ajuda 999 999 99 999 996 99 999 999 99 999 999 99 99999999 999 999 99 999 999 99 999 99 e e 4 e e e e e d l I I pos PEE a I Apenas edit velcaso seja l I l rubrica referente a custos l indirectos para projectos l l emregime for fet rio f E qu CRE Nu vm anaa RES DES DESSAS i Apenas dispon vele m consulta l l depois de notificada a En tidade Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Execu o Financeira po Du Identifica o Execu o F sica Listagem de Despesas Pagas Listagem de Receitas Execu o Financeira Submeer Listagem vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Apenas edit vel caso a
8. Inserir para inserir um novo documento de receita Bot o Alterar para alterar o detalhe do documento seleccionado Bot o Remover para remover o documento seleccionado Bot o Consultar para consultar o detalhe do documento seleccionado Bot o lateral Listagem para retornar listagem de reeembolsos Navegar na listagem de documentos apresentados o lt lt para os 10 anteriores o gt gt para os 10 seguintes Link para efectuar o download do template da Listagem de documentos de receita Consultar Remover e Alterar um documento pressup e a selec o de um elemento da lista 2008 06 12 P g 29 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Processo Importar navega para o ecr de Importa o de Documentos de Receita Exportar abre uma nova janela com o documento Excel com a informa o relativa aos documentos de receita existentes no sistema Inserir navega para o ecr de Detalhe do Documento de Receita em modo de inser o Alterar navega para o ecr de Detalhe do Documento de Receita do Documento de Receita seleccionado da lista sendo permitida a sua edi o Remover navega para o ecr de Detalhe do Documento de Receita do Documento de Receita seleccionado em modo de remo o Anular navega para o ecr de Detalhe do Documento de Receita do Documento de Receita seleccionado em
9. Interm dio o funcionamento corresponde ao ecr acima descrito No caso do Pedido de Saldo Final o funcionamento corresponde ao ecr acima descrito sendo que neste caso apresentado na lista de Pedidos de Saldos a indica o de reabertura 1 Pesquisa por n 5 retorna todos os projectos cujo n contenha o algarismo digitado e g 5 15 51 EE 2008 06 12 SA ONAL LAAD ELADA Pia capo pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Opera es poss veis S o disponibilizadas as seguintes opera es Bot o lateral Inserir para proceder ao registo de um Reembolso Bot o lateral Alterar para proceder altera o do Reembolso seleccionado na lista Bot o lateral Remover para remover um Reembolso Bot o lateral Consultar para consultar o Reembolso seleccionado da lista Bot o Pesquisar para filtrar a listagem com base nos crit rios introduzidos Bot o Cancelar para fazer reset aos crit rios de pesquisa Navegar na listagem de pedidos de reembolso apresentados o lt lt para os 10 anteriores o gt gt para os 10 seguintes Link para efectuar o download do template da Listagem de Documentos de Despesa Valida es Alterar Remover e Consultar pressup e a escolha de um reembolso da lista Alterar e Remover poss vel apenas para reembolsos no estado registado Processo Inserir navega para o ecr Reembolso Lista de projec
10. Num 2 Valor Documento Valor Imputado ao Reembolso Taxa de Imputa o DO Kampoantom tico 2008 06 12 EN NACIONAL ed tuto P g 46 46
11. Opera es S o disponibilizadas as seguintes opera es Bot o lateral Seleccionar para proceder selec o de um Projecto seleccionado na lista de forma a criar um reembolso Bot o lateral Listagem para retornar listagem de reembolsos Bot o Pesquisar para filtrar a listagem com base nos crit rios introduzidos Bot o Cancelar para fazer reset aos crit rios de pesquisa Navegar na listagem de pedidos de financiamento apresentados o lt lt para os 10 anteriores o gt gt para os 10 seguintes Link para efectuar o download do template da Listagem de Documentos de Despesa Alertas S podem submeter se reembolsos que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final entre o dia 1 e 10 de cada m s Valida es Seleccionar pressup e a escolha de um projecto da lista N o pode existir outro reembolso no estado registado para o projecto seleccionado Processo Seleccionar navega para o formul rio de um novo Reembolso para o Projecto seleccionado em modo de altera o 2008 06 12 EN Cn poem P g 12 46 paocaama speracioual POTENCIAL HUMANO Ps 2 4 Identifica o Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Identifica o o o e e Listagem SO dna Identifica o Entidade Benefici ria 999999999 X XX
12. Recibo o TB Transfer ncia Banc ria o FR Factura Recibo o VD Venda a dinheiro o Amortiza o Es 2008 06 12 EN Nac penar doa P g 24 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO o O Outro o Indica o se o NIPC do Fornecedor Nacional ou Estrangeiro o NIF num rico com m ximo de 20 d gitos e denomina o do Fornecedor m ximo de 60 caracteres o Valor do Documento e respectiva imputa o ao projecto o Taxa de Imputa o calculada automaticamente o Campo de Observa es apresentado apenas em caso de anula o para que a entidade justifique a anula o do documento Opera es Bot o Confirmar para registar alterar a informa o inserida no ecr Bot o Cancelar para fazer reset informa o introduzida no ecr Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de despesa Valida es Todos os campos s o de preenchimento obrigat rio por tipologia O valor imputado e aceite nos v rios reembolsos anteriores incrementado do valor imputado neste reembolso n o pode exceder o valor do documento respectivo sendo que a chave do documento composta por n Documento comprovativo de Despesa Data Documento comprovativo de Despesa NIF fornecedor tipo fornecedor e rubrica As valida es sobre a identifica o de um documento s o efectuadas sobre documentos n o anulados o Para um determinado pedido de reembolso cada documento s pode ser introduzido uma
13. XXXX XXXX XXXXXXX XXX ra w Tipologia 9 9 9 9 XXXXXXXX XXXX XXXXXXXXXX XXXXX a Rec PEPR Rd i N e T tulo do Projecto XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Apenas quando j se confirmou a 1 inser o do pedido de reembolso Estado do Projecto XXXXXXXXXXXXXX Regi o xxxxxxx O RARE SR e Data de Inicio 9999 99 99 Data Fim 9999 99 99 Natureza Jur dica XXXXXXXXXXXXXX Tipo Entidade xxxxxxxxxxxxxxx In cio Dimens o Entidade Xxxxxx ee a ep es TETE a CE CT i Pedido de Reembolso i Logout Eq RS E DS N mero Ano 99 9999 Data Despesa 9999 99 99 J Data Submiss o L 9999 99 99 4 AISA M a a icti hd o do Reembolso alertas se existirem a disc ds r E E E E E E E LES sic Lesles N SEO EE E Identifica o do per odo do Pedido de Reembolso T a EST aa i ST Relativo ao per odo 9999 99 99 a 9999 Num m x 2 99 a nserg o do pedido de reembolso gm III III III III III IIIT Ra AREST o Si a a I L L 4 s RE EEE E E E E E E RS CE ATE a AA I l I Sa gt sy Apenas quando j se confirmou a Data fim do projecto Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 EN 1 inser o do pedido de reembolso Dr a o qu a a a a a a i E o l nas em caso de inser o do d gt 4 Ape Confirmar Cancelar A nd Ap s a escolha do projecto no ecr anterior o utilizador navega para o primeiro ecr que corporiza o formul rio do reembolso respectivo Identifica o A navega o de topo apenas ser
14. modo de anula o Listagem regressa listagem de reembolsos Es 2008 06 12 paogaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 10 Importa o de Documentos de Receita Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Importa o de Documentos de Receita vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Voltar Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as receitas a serem preenchidas clique aqui ATEN O Para visualizar os ficheiros pendentes de processamento offline clique aqui XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X S 99 99 99 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X S 99 99 99 ATEN O Para visualizar o resultado dos processamentos offline j efectuados clique aqui In cio Resultado do processamento Data de Importa o Data de Processamento Logout XXXXXXXXXXXXX XXX ver 11 04 2008 19 06 06 11 04 2008 20 06 06 E XXXXXXXXXXXXX XXX ver 12 05 2008 19 23 06 12 05 2008 12 23 06 Ajuda XXXXXXXXXXXXX XXX ver 13 04 2008 19 06 06 13 04 2008 19 29 06 Importa o de Receitas Indique a localiza o do ficheiro excel xml ou zip com a listagem das receitas Browse NOTA O tamanho m ximo do ficheiro de 100 Kb e 1000 registos Apenas permitida a importa o das seguintes extens es zip Aconselhamos fortemente a utiliza o do formato XML por quest es de dimens o dos ficheiros e maior facilidade no tratamento do processamento Confirmar E Neste ecr procede se import
15. o do documento estornado isto ter apenas que corrigir os dados incorrectamente QUADRO E 2008 06 12 ESTRAT GICO dmi iI Feras Laa egos pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO reportados Uma das correc es pass veis de efectuar nesta funcionalidade a altera o da rubrica afecta a este documento e por conseguinte a reafecta o de montantes entre rubricas A t tulo exemplificativo ao anular um documento A o sistema est a subtrair o seu valor a uma determinada rubrica ao inserir um novo documento B igual ao original A mas afecto a outra rubrica o promotor est a transferir o montante da rubrica A b OA yr para a nova rubrica do documento B reafectando com este processo os montantes financiados entre rubricas A informa o recolhida ou pass vel de consultar dependendo do modo de acesso neste ecr a seguinte o Sub Rubrica Lista de todas as Sub Rubricas de cada Ac o Tipo o N de conta de Contabilidade Geral o N de Lan amento Contabilidade Geral o Descri o da Despesa o N do Documento de Despesa o Data do Documento de Despesa o Tipo de Documento de Despesa que apresenta a seguinte lista de valores o R Recibo o F Factura o FR Factura Recibo o VD Venda a dinheiro o O Outro o Amortiza o o N do Documento de Pagamento o Data do Documento de Pagamento o Tipo de Documento de Pagamento que apresenta a seguinte lista de valores o R
16. 1 a 3 2 1 6 Externos de n vel 4 a 5 2 2 Outros encargos 3 Encargos com outro pessoal afecto ao projecto 4 Rendas Alugueres e Amortiza es 5 Encargos directos com a prepara o desenvolvimento acompanhamento e avalia o 6 Encargos gerais do projecto 7 Encargos com a promo o e coordena o da CIF 8 Despesas com a transnacionalidade an 2008 06 12 EN i ONAL aag ien ade P g 44 46 po Du pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Geral Contab Geral Tipo Documento Lista de Valores Despesa AM Amortiza o R Recibo F Factura FR Factura Recibo VD Venda a dinheiro O Outro Despesa Despesa Tipo Documento Lista de Valores Pagamento AM Amortiza o R Recibo TB Transfer ncia Banc ria FR Factura Recibo VD Venda a dinheiro O Outro Pagamento A Pagamento NIF Fornecedor Denomina o Ta max 2 o Fornecedor Fornecedor Estrangeiro Descri o da Texto max 60 Obrigat rio Despesa Valor Documento Valor Imputado ao Num Obrigat rio Reembolso Taxa de Imputa o p O Campo autom tico Informa o que dever constar no ficheiro MS Excel ou XML Spread Sheet a importar CAMPO Tipo dados Dimens o N Documento Texto max 20 N Lan amento Contab Geral Texto max 20 ES 2008 06 12 EN ONAL po naana P g 45 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Descri o da Receita Texto max 20 Data Documento Num 4 Num 2
17. 99 99 9999999999 9999999999 Xxxxxx XXXXXXXXXXX 99 99 99 99 XXXX 9999 99 99 9999999999 9999999999 XXXXXX lt lt lt 11 20 em 99 gt gt gt N Para proceder inser o de um novo Reembolso o promotor dever clicar no bot o Inserir na listagem de reembolsos ecr detalhado anteriormente ap s o que visualizar o ecr Pedido de Reembolso Lista de Projectos Para proceder ao registo de um reembolso o promotor ter de seleccionar o respectivo Projecto da lista podendo para isso recorrer aos crit rios de pesquisa disponibilizados designadamente e N do Projecto permite pesquisa parcial do n de projecto e Tipologia e Regi o Os Projectos dispon veis para cria o de Pedidos de Reembolsos e Pedidos de Reembolso Interm dios ter o que se encontrar no estado em execu o ou seja a entidade respons vel pela an lise j confirmou a data de in cio das actividades do projecto inserida QUADRO E 2008 06 12 dmi iI Feras Laa egos pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO pela entidade benefici ria bem como devolvido o Termo de Aceita o devidamente assinado e que a data de fim do projecto n o seja posterior data actual em mais de 45 dias pois nessa situa o a entidade obrigada a apresentar o Pedido de Saldo Final Apenas permitido o registo de um novo Reembolso para um determinado Projecto se este n o tiver associado outro Reembolso no estado registado
18. Execu o F sica definida como obrigat ria para a tipologia em contexto Alertas Informa o sobre a validade das certid es de n o d vida Fazenda P blica e Seguran a Social S podem submeter reembolsos que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final entre o dia 1 o dia 10 de cada m s Processo Bot o Confirmar submete o reembolso o Altera o estado do reembolso para submetido o O formul rio passa a ser apresentado em modo de consulta Navega para o mesmo ecr em modo de consulta de forma a que a Entidade possa imprimir o Termo de Responsabilidade do reembolso 2008 06 12 prt pao nato P g 40 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO 2 14 Termo de responsabilidade Para imprimir clique aqui XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 o PEDIDO DE REEMBOLSO N 99 AAAA MM A i z i POTENCIAL HUMANO UNI O EUROPEIA Tipologia X X X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX FundoSocialEuropeu N mero do projecto 999999999 T tulo do XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Entidade XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Data de submiss o Despesa efectuada e Paga O s Subscritor es declara m que os pagamentos efectuados no mbito do pedido dento em ep grafe refer ncia ao ano civil de AAAA foram at AAAA MM DD ostes Despesa Declarada E Tx Financiamento Aprovado 1 Acumu
19. NO 2 8 Detalhe do Documento de Despesa Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Detalhe do Documento de Despesa vd Cabe alho no Ecr de Identifica o po Du pras medias EE Sub Rubrica N Conta Contab Geral N Lan amento Contab Geral Documento Comprovativo de Despesa N Documento In cio Tipo Documento Despesa Documento Comprovativo de Pagamento Logout N Documento Ajuda Tipo Documento Pagamento Identifica o do Fornecedor Estrangeiro ra seleccione esta op o se o Fornecedor for estrangeiro NIF Denomina o Valor do Documento Taxa de Imputa o 99 99 Valor Imputado ao Reembolso FA io Confirmar Cancelar Neste ecr poss vel introduzir individualmente a informa o relativa a cada um dos Documento de Despesa associados ao Reembolso actual modo de inser o Este ecr usado tamb m para a consulta confirma o dos documentos a estornar isto no ecr da listagem de documentos de despesa ap s a selec o de um documento para se proceder sua anula o o sistema redirecciona para esta p gina apresentando o detalhe do documento de despesa Caso a entidade esteja a anular estornar um documento o valor imputado apresentar sinal negativo Ao confirmar a anula o bot o confirmar ser dada a possibilidade entidade de criar de imediato o novo documento de substitui o partindo da informa
20. No caso de Pedido de Reembolso que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final o Valida es relativas Execu o F sica do Projecto formativos para as Ac es dadas como conclu das no per odo a que se refere o Reembolso tem que estar registados em Execu o F sica pelo menos 70 dos formandos aprovados em candidatura com horas associadas para as Ac es dadas como conclu das no per odo a que se refere o Reembolso todos os formandos associados t m que estar na situa o aprovado reprovado ou desistente todas as ac es em execu o t m que ter registados pelo menos 30 dos formandos aprovados em candidatura com horas associadas esta percentagem ficar parametrizada na base de 2008 06 12 EN i Oni alerta P g 39 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO dados para as ac es com data de in cio dentro do per odo a que se refere Reembolso estas t m que estar num dos seguintes estados Em execu o Adiada Anulada Cancelada Conclu da A concluir no s ano s seguinte s todas as ac es com data de fim dentro do per odo do reembolso t m que estar no estado conclu da a concluir no s ano s seguintes ou cancelada todas as ac es com estado a iniciar anulada ou adiada n o podem ter formandos em execu o No caso de Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final o S pode ser submetido ap s a submiss o da
21. QUADRO E 2008 06 12 EE Farm Laa regem pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Valida es Todos os campos do template s o de preenchimento obrigat rio O valor imputado n o pode exceder o valor do documento de receita respectivo As valida es sobre a identifica o de um documento comprovativo de receita s o efectuadas sobre documentos n o anulados o Para um determinado pedido de reembolso cada documento s pode ser introduzido uma nica vez o O valor do documento e a respectiva imputa o tem que ser gt 0 A data do documento de despesa tem que ser anterior data de fim do per odo de reporte do pedido de reembolso A data de um documento comprovativo de receita tem que ser anterior data actual Para situa es em que a data de inicio do projecto anterior data de submiss o da candidatura A data do documento de receita dever situar se entre os 60 dias anteriores data de in cio do projecto e 45 dias ap s a conclus o do mesmo Caso contr rio A data de documento de receita dever enquadrar se entre os 60 dias anteriores data de submiss o da candidatura e 45 dias ap s a conclus o do projecto Processo o Confirmar regista a informa o dos diversos documentos de receita 2008 06 12 ae copy P g 34 46 paogaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 12 Execu o Financeira Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Execu o
22. a o Reembolso substitu da por Saldo Dol CT djs js O a A 1 Estado Reembolso Lista de valores v i l I In cio Pesquisar Cancelar Clique aqui para fazer download do manual de importa o de ficheiros ATEN O Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as despesas a serem preenchidas seleccione o tipo de projecto no I BEIER G Montante Montante Montante N Projecto Reembolso reporte Aprovado em DicieFeig To 0 Aprovado Regi o Estado Reabertura da Despesa Candidatura Acumulado Acumulado Sim I I I I I I I XXXXXXXXXXX 99 9999 9999 99 99 9999999 99 9999999 99 9999999 99 Xxxxxx Xxxxxx l I XXXXXXXXXXX 99 9999 9999 99 99 9999999 99 9999999 99 9999999 99 Xxxxxx Xxxxxx l XXXXXX i I I I I XXXXXXXXXXX 99 9999 1 9999 99 99 9999999 99 9999999 99 9999999 99 XXXXXX Xxxxxx I N o I I l I I XXXXXXXXXXX 99 9999 9999 99 99 9999999 99 9999999 99 9999999 99 XxxxxX XOX XXXXXX l I l XXXXXXXXXXX 1 99 9999 1 9999 99 99 9999999 99 9999999 99 9999999 99 Xxxxxx Xxxxxx 1 Xxxxxx l l E a SE I Roda lt lt lt 11 20 em 99 gt gt gt SRD E NR as o q e a den E E E EEE ag q E E E E A a a Neste ecr s o listados todos os Pedidos de Reembolso da entidade no mbito do POPH apresentada sob a forma de tabela a seguinte informa o para cada Reembolso indicado N do Projecto N eano do Reembolso apenas no caso da lista de pedido de reembolso Data de reporte da
23. a o do template previamente obtido do SIIFSE e devidamente alterado pela entidade benefici ria que cont m a listagem dos documentos de receita a associar ao pedido de reembolso actual Desta forma a informa o sobre os documentos de receita a apresentar no Reembolso introduzida automaticamente por importa o a partir de ficheiro Os ficheiros a importar dever o seguir as seguintes caracter sticas v Importa o sempre em formato zip contendo um ficheiro compactado Excel ou XML v Ficheiros zip com um m ximo de 100kb e m ximo de 1000 linhas Nota em Excel os ficheiros ficam de muito maior dimens o 1000 linhas em excel zipado s o sensivelmente 80kb enquanto que em XML corresponde a cerca de 40kb v Aconselhamos fortemente a utiliza o do formato XML por quest es de dimens o dos ficheiros e maior facilidade no tratamento do processamento QUADRO Es 2008 06 12 NACIONAL porem P g 31 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO O processo de importa o encontra se explicitado em anexo p g 42 Bot o Confirmar para efectuar a importa o da informa o de receitas do documento indicado pelo utilizador Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de receita Valida es As valida es a aplicar s o as mesmas do detalhe do documento de receita Processo Confirmar regista a informa o dos diversos documentos de receita e apresentada o res
24. a de navega o Alterar Consultar ou Remover Seleccionar Lista de Pedidos de Reembolso Escolha do Pedido de Financiamento Listagem E Identifica o Confirmar E Execu o F sica gt Voltar ou Confirmar impores o de Listagem de Importar Despesas Pagas Documentos de Despesa T Inserir alterar remover anular ou consultar l Detale do Documento Despesa Voltar ou Confirmar Voltar ou Confirmar Listad m de Receitas Importar p Documentos de Receita Inserir alterar remover anular ou consultar eae do Documento de Receita Execu o Financeira Voltar ou Confirmar Submiss o Formul rio de Pedido de Reembolso Gen rico UPET E L T Pannan Lan p P g 7 46 paoGaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 2 Lista de Pedidos de Reembolso Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Inserir Po bu Listagem de Pedidos de Reembolso I I I l I I Alterar 1 i Ordena o Lista de valores v Asc descendente I Remover Ne do Projecto Texto m x 32 i I Consultar Tipologia Lista de valores h i a I a 1 Regi o Lista de valores Do CEE Peg vi E aaa 1 N do Reembolso Texto m x 4 l Em i No caso da lista de pedidos de Saldo a 1 N Ano do Reembolso Texto m x 4 1 denomin
25. ano do reembolso apenas em caso de projectos plurianuais Receita Declarada no reembolso apenas no caso de Reembolso Interm dio e Saldo Final Opera es Bot o Confirmar navegar para a p gina de submiss o Bot o Cancelar para fazer reset informa o introduzida no ecr Bot o lateral Listagem para retornar listagem de pedidos de reembolso Valida es Os valores t m de ser num ricos com duas casas decimais 2008 06 12 un o pune P g 36 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Processo Confirmar regista a informa o digitada no ecr phtReembDesp navega para o ecr Submiss o Es 2008 06 12 ado tumor Epa Ao paoGaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 13 Submiss o Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Submeter Identifica o Execu o F sica Listagem de Despesas Pagas Listagem de Receitas Execu o Financeira Submeter Listagem vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Pedido de Reembolso N mero Ano 99 9999 Data Despesa 9999 99 99 Data Submiss o 9999 99 99 Apenas se estivermos em simular Promotor Pad E In cio N TOC Texo m x DR Logout Data de submiss o do Reembolso i Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 E NS Ajuda i io e e e e Confirmar Cancelar Este o ltimo dos ecr s que corporizam o formul ri
26. cr s corresponda informa o registada para o projecto na funcionalidade execu o f sica Sempre que um reembolso for consultado ser visualizada a informa o que se encontrava registada at altura da submiss o do respectivo reembolso ou da submiss o da execu o f sica do ano para o Reembolso Interm dio ou Saldo 2 6 Listagem de Despesas Pagas Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Importar Reembolso Listagem de Despesas Pagas po Exportar Identifica o Execu o F sica Listagem de Despesas Pagas Listagem de Receitas Execu o Financeira Submeter Inserir vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Crit rios de Pesquisa N Ano do Reembolso Lista de valores Ordena o Lista de valores Asc descendente v Consultar Sub Rubrica Lista de valores Alterar Remover N Doc de Despesa Texto m x 20 Valor Imputado entre Texto m x 16 e Texto m x 16 EUR Listagem g Data Doc de Despesa entre Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 e Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 In cio NIF Fornecedor Anular Texto m x 9 Fornecedor Logout Texto m x 160 Pesquisar Cancelar ATEN O Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as despesas a serem preenchidas clique aqui Ajuda ATEN O Para visualizar os ficheiros pendentes de processamento offline clique aqui ATEN O Para visualizar o res
27. da a indica o que foram detectados erros sendo indicado para cada linha a s i E 2008 06 12 l x i NEGO paion P g 43 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO descri o es do s erro s ocorrido s O utilizador igualmente informado do n de registos que comp em o ficheiro e do n de registos com erro Ser o disponibilizadas as datas de upload e de processamento do ficheiro Ser poss vel fazer o download do ficheiro inserido pelo utilizador De referir que a importa o da informa o constante do ficheiro apenas ocorrer ap s correcto processamento aus ncia de erro de todas as linhas que comp em o ficheiro a importar Caso se verifique algum erro no ficheiro o utilizador dever corrigir os erros reportados reimportando o ficheiro at que este seja processado com sucesso 3 1 Despesas Informa o que dever constar no ficheiro MS Excel ou XML Spread Sheet a importar CAMPO ipo dados Dimens o Sub Rubrica Lista de Valores Obrigat rio 1 1 Bolsas para material de estudo 1 2 Bolsas de profissionaliza o 1 3 Bolsas de forma o 1 4 Encargos Salariais dos activos em forma o 1 5 Encargos com alimenta o 1 6 Encargos com transportes 1 7 Encargos com alojamento 1 8 Outros encargos 2 1 1 Internos permanentes de n vel 1 a 3 2 1 2 Internos permanentes de n vel 4 a 5 2 1 3 Internos eventuais de n vel 1 a 3 2 1 4 Internos eventuais de n vel 4 a 5 2 1 5 Externos de n vel
28. despesa Montante aprovado em candidatura Montante declarado Acumulado no Reembolso Montante aprovado no Reembolso Acumulado apresentado o valor acumulado mas s dispon vel depois de conclu da a an lise financeira respectiva Regi o do Projecto Estado do Reembolso Reabertura Apenas no caso da lista de pedidos de saldo QUADRO E 2008 06 12 UHE E LIS TA P g 8 46 dmi iI Feras Laa egos pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO A entidade poder filtrar a listagem com base nos crit rios de pesquisa disponibilizados nomeadamente N de projecto permite pesquisa parcial do n de projecto Tipologia Regi o por defeito n o apresenta qualquer valor seleccionado Poder assumir um dos seguintes valores o Todas o Norte o Centro o Alentejo o Algarve o Lisboa o Regi o Objectivo de Converg ncia Norte Centro e Alentejo o Regi o do Continente N do reembolso N Ano do Reembolso No formato nn aaaa em que nn corresponde numera o sequencial dos reembolsos no ano aaaa Estado do Reembolso Uma vez que o reporte de despesa feito a partir dos documentos de despesa e que ser permitido importar esta informa o com base em ficheiro disponibilizado s entidades neste ecr ser disponibilizada o respectivo template para download diferente por formul rio ap s a selec o da tipologia onde se enquadra o projecto No caso do Reembolso
29. do Fundo Social Europeu Reembolso Importa o de Documentos de Despesa vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Voltar Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as despesas a serem preenchidas clique aqui ATEN O Para visualizar os ficheiros pendentes de processamento offline clique aqui XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X S 99 99 99 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X S 99 99 99 ATEN O Para visualizar o resultado dos processamentos offline j efectuados clique aqui In cio Resultado do processamento Data de Importa o Data de Processamento Logout XXXXXXXXXXXXX XXX ver 11 04 2008 19 06 06 11 04 2008 20 06 06 E XXXXXXXXXXXXX XXX ver 12 05 2008 19 23 06 12 05 2008 12 23 06 Ajuda XXXXXXXXXXXXX XXX ver 13 04 2008 19 06 06 13 04 2008 19 29 06 Importa o de Documentos de Despesa Indique a localiza o do ficheiro excel xml ou zip com os documentos de despesa Browse NOTA O tamanho m ximo do ficheiro de 100 Kb e 1000 registos Apenas permitida a importa o das seguintes extens es zip Aconselhamos fortemente a utiliza o do formato XML por quest es de dimens o dos ficheiros e maior facilidade no tratamento do processament o Confirmar E Neste ecr procede se importa o do template previamente obtido do SIIFSE e devidamente alterado pela entidade benefici ria que cont m a listagem dos documentos de despesa a associar ao pedido de reembolso actual Desta forma a i
30. e Reembolso e para datas superiores data do documento de despesa mais recente Caso se pretenda efectuar uma altera o data de reporte de despesa para uma data inferior data do documento mais recente necess rio remover o documento de despesa ou remover o reembolso e criar um novo com novos valores para os referido campos No caso do Saldo Final ainda inserida a Data de Fim do Projecto sendo que esta data corresponde data real de fim do projecto Na inser o nos documentos de despesa ser face a esta data que verificada a data de elegibilidade De forma a garantir a conformidade dos dados na submiss o do Saldo Final ser verificada a validade desta data face s data da fim do projecto obtida atrav s de Execu o F sica As duas t m que ser coincidentes Opera es Bot o Confirmar para registar a informa o inserida no ecr No caso de remo o de reembolso no estado registado este o nico ecr dispon vel Bot o Cancelar para fazer reset ltima informa o introduzida no ecr desde que esta n o tenha sido previamente confirmada i 2008 06 12 iana paki paaie P g 15 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Bot o lateral Listagem para retornar listagem de projectos No caso de remo o questiona se se pretende remover o reembolso S podem submeter se reembolsos que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final entre o dia 1
31. eceeeeeeeeneeeeceeeaceeeaeeaeneenanoa 23 2 9 LISTAGEM DE R CE O serio isa iar ncie go ado cn atas Sinais aca ds Sig 28 2 10 IMPORTA O DE DOCUMENTOS DE RECEITA ciitesteaeeeeeeeeeacereeeneneeaanos 31 2 11 DETALHE DE DOCUMENTOS DE RECEITA eetemaeeaeeeeeeeeceeeaeeneneeaanos 33 2 12 EXECU O FINANCEIRA suaspntasaosinodioadanisadusdioiSoaa sal dSaa Di neaiam anuais oasis Canada bo sdiaud nb ad 35 BA EE Mis BC fis O PAR RED NUR REPOR NADU MN RD 38 2 14 TERMO DE RESPONSABILIDADE cccieceeteeeeeeeeeeeeeeeeeeacereseeereneeeeeneeaeaceesaneeanata 41 3 ANEXO PROCESSO DE IMPORTA O DE DOCUMENTOS DE DESPESA 42 So IDESPES O sms nene E E ESE 44 DZ NECELD O asma dano goes a dcanEnicas SAE E tos EN ANDA EEE ag inadasdasi 45 en E i E 2008 06 12 una pugi P g 1 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO 1 Introdu o 1 1 Enquadramento e objectivos Com a aprova o do financiamento de projectos torna se necess rio o acompanhamento da sua execu o Neste contexto o report de informa o financeira das Entidades Benefici rias para a Gest o em conformidade com a aprova o efectuada realiza se ao longo da execu o do projecto atrav s de Pedidos de Reembolso O presente documento pretende descrever todo o processo associado recolha directa no SIIFSE da execu o financeira de Reembolso Reembolso Interm dio e Saldo Final O formul rio apresentado divide se em duas sec es
32. goaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Caso contr rio ap s estas condi es terem sido verificadas proceder se para cada linha a tr s n veis de valida es Verifica o se a informa o obrigat ria se encontra devidamente preenchida por exemplo os tipos e dimens es dos campos Verifica o de conformidade dos dados inseridos por exemplo valida o dos NIFS e de valores parametrizados Valida es de conformidade com os v rios dados inseridos anteriormente por exemplo imputa es de mesmo documento de despesa Para cada importa o efectuada ser apresentada informa o relativa ao processamento efectuado mensagem de sucesso ou mensagens de erro Ser poss vel visualizar dois tipos distintos de informa o Ficheiros pendentes de processamento ficheiros que cumprem os requisitos m nimos para a importa o mas encontram se a aguardar o processamento peri dico efectuado pela aplica o Resultado de processamentos efectuados ficheiros j importados pela entidade e processados pela aplica o Para processamentos j efectuados ser poss vel ao utilizador consultar o resultado do processamento m Em caso de sucesso dada a indica o que o ficheiro foi importado com sucesso sendo o utilizador informado do n de registos do ficheiro e do n de registos inseridos actualizados nessa importa o n Em caso de se verificar alguma incoer ncia nos dados a inserir da
33. idos de reembolsos Navegar na listagem de documentos de despesa apresentados o lt lt para os 10 anteriores o gt gt para os 10 seguintes Link para efectuar o download do template da Listagem de Documentos de Despesa Link para visualizar os ficheiros pendentes de processamento offline Link para visualizar o resultado dos processamentos offline j efectuados Consultar Remover e Alterar um documento pressup e a selec o de um elemento da lista Importar navega para o ecr de Importa o de Documentos de Despesa Exportar abre uma nova janela com o documento Excel com a informa o relativa aos documentos de despesa existentes no sistema Inserir navega para o ecr de Detalhe do Documento de Despesa em modo de inser o Alterar navega para o ecr de Detalhe do Documento de Despesa seleccionado da lista sendo permitida a sua edi o Remover navega para o ecr de Detalhe do Documento de Despesa em modo de remo o Consultar navega para o ecr de Detalhe do Documento de Despesa em modo de consulta Anular navega para o ecr de Detalhe do Documento de Despesa em modo de anula o Listagem regressa listagem de pedidos de reembolso 2008 06 12 ado ELDA P g 20 46 paogaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 7 Importa o de Documentos de Despesa Sistema Integrado de Informa o
34. lado E p Relativa ao Acumulado 2 1 o Proj Per odo no Ano 2 O ES RS ES O E Receitas declaradas para o per odo para as tipologias em que se aplique An lise do progresso do projecto em fun o dos objectivos Mais se declaram que os elementos indicados se encontram tados e escriturados estando dispon veis para consulta nos seus servi os sitos e Correspondendo as despesas pagas no m s de refer ncia listagem que acompanha o presente pedido de reembolso disposto no n 4 artigo 40 DR n 84 A 2007 de 10 de Dezembro A presente declara o assinada pelos respons veis da entidade e pelo respons vel pela elabora o do pedido de rembols nos termos do n 3 do artigo 31 do DR n 84 A 2007 de 10 de Data de de Espa reservado aposi o da Assinatur dos respon vei da entidade a Assinatura do T cnic Oficia d Conta b vinheta de identifica o s TOC ROC a Assinatura de que tenha capacidade para obrigar a entidade titular autenticada co carimbo da entidade ou selo branco no caso de organismos da Administra o P blica b Assinatura do respons vel financeiro no caso da Administra o P blica conform disposto no n 13 do art 27 do DR n A 2000 de 15 de Setembr 2008 06 12 P g 41 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO 3 Anexo Processo de Importa o de Documentos de Despesa A importa o de Documentos de Despe
35. lso informa o apresentada formul rio submetido Uma vez notificada a entidade da an lise do Reembolso esta passar a ter acesso no SIIFSE em consulta aos valores aprovados formul rio reflectindo a despesa aprovada O n mero dos Reembolsos sequencial no projecto e no ano Es 2008 06 12 UR EUROT A P g 4 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO 1 3 Principais pressupostos Como pressupostos ao preenchimento de um reembolso no SIIFSE destacam se os seguintes Um pedido de reembolso que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final n o pode ser registado se j existir no sistema um pedido de pagamento de Saldo final submetido j existir no sistema 3 pedidos de reembolso sem an lise conclu da 45 dias ap s a data de fim da execu o do projecto Um pedido de reembolso que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final do ano N 1 n o pode ser submetido se o pedido de Reembolso Interm dio do ano N n o existir ou n o estiver submetido 1 4 Estrutura do documento O documento encontra se estruturado em 3 cap tulos Cap tulo 1 Introdu o onde se apresentam os principais requisitos funcionais e os pressupostos que foram delineados em reuni es pr vias elabora o do presente documento Cap tulo 2 Descri o dos ecr s que corporizam o formul rio e de que forma estes se articulam bem como a estrutura de navega o Para cada ec
36. mbolso Interm dio e Saldo Final Este ecr apresenta por defeito a lista de Receitas associados ao reembolso quer tenham sido importadas ou inseridas individualmente A entidade benefici ria poder filtrar a listagem com base nos crit rios de pesquisa disponibilizados nomeadamente Ordena o crescente ou decrescente por qualquer um dos outros crit rios N Documento Receita permite pesquisa parcial N lan amento Contabil stico permite pesquisa parcial Valor Imputado Data Documento QUADRI Ba 2008 06 12 i nr h mis ma Feras fome egos pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Para cada registo da lista documento ser apresentada a seguinte informa o Data do Documento N Documento N Lan amento de Contabilidade Descri o da Receita limitada aos primeiros 50 caracteres Valor imputado de imputa o Caso n o se tenha imputado o valor total do documento sempre poss vel associar o montante n o imputado restante noutro reembolso neste caso estamos perante uma distribui o do montante do documento por diversos reembolsos Opera es Valida es Bot o Importar para importar para o sistema todos os documentos de receita constantes do template da listagem de Receitas Bot o Exportar para exportar para um documento Excel os documentos de despesa constantes no sistema segundo os crit rios de pesquisa seleccionados Bot o
37. nforma o sobre os documentos de despesa a apresentar no Reembolso introduzida automaticamente por importa o a partir de ficheiro Os ficheiros a importar dever o seguir as seguintes caracter sticas v Importa o sempre em formato zip contendo um ficheiro compactado Excel ou XML v Ficheiros zip com um m ximo de 100kb e m ximo de 1000 linhas Nota em Excel os ficheiros ficam de muito maior dimens o 1000 linhas em excel zipado s o sensivelmente 80kb enquanto que em XML corresponde a cerca de 40kb v Aconselhamos fortemente a utiliza o do formato XML por quest es de dimens o dos ficheiros e maior facilidade no tratamento do processamento QUADRO EEE 2008 06 12 NACIONAL era rasa A AL pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO O processo de importa o encontra se explicitado em anexo p g 42 Bot o Confirmar para efectuar a importa o da informa o de despesa do documento seleccionado Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de despesa Valida es As valida es a aplicar s o as mesmas do detalhe do documento de despesa Processo Confirmar regista a informa o dos diversos documentos de despesa e apresentada o resultado da importa o Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de despesa e 2008 06 12 x eis EN hata renin an ieme aie P g 22 46 paoGaama speracioual POTENCIAL HUMA
38. o Um Pedido de Reembolso que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final s poder ser submetido entre o dia 1 e 10 de cada m s Ap s a submiss o do Pedido de Reembolso a entidade benefici ria deve imprimir o Termo de Responsabilidade e remete lo para a morada indicada devidamente assinado e no prazo de 10 dias teis a contar da data de submiss o Uma vez submetido o formul rio este n o poder ser alterado apenas a estrutura respons vel pela an lise poder proceder respectiva an lise A informa o sobre os documentos de despesa poder ser importada para o Sistema atrav s de um ficheiro Zip contento um ficheiro Excel ou XML compactado cujo template se encontra dispon vel no formul rio de Reembolso Em alternativa cada documento pode ser tamb m digitado individualmente Toda a despesa a apresentar num Reembolso ser suportada nos respectivos documentos de despesa Acedendo ao pedido de reembolso a entidade tem a possibilidade de efectuar a exporta o para Excel da listagem de despesas j importada Nos projectos abrangidos pelo regime forfet rio os valores referentes aos custos indirectos s o introduzidos por digita o directa em agregado na respectiva rubrica e n o por importa o dos documentos de despesa 2008 06 12 emitem P g 3 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO A Entidade Benefici ria ter sempre acesso atrav s da funcionalidade de consulta do reembo
39. o de pedido de reembolso sendo neste ecr que a entidade procede submiss o do formul rio entidade respons vel pela an lise ap s ter sido verificado o seu correcto preenchimento Tamb m ser o aqui apresentados quando aplic vel alertas n o impeditivos de submiss o que permitir o entidade tomar as dilig ncias necess rias para regulariza o das situa es verificadas Neste ecr recolhido o n do TOC QUADRO EE 2008 06 12 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Opera es Bot o Confirmar para submeter o reembolso Bot o Cancelar para fazer reset informa o introduzida no ecr Bot o lateral Listagem para retornar listagem de pedidos de reembolsos Link para imprimir o Termo de Responsabilidade apenas disponibilizado se o pedido de reembolso estiver submetido obrigat ria a inser o de pelo menos um documento de despesa Caso se trate de uma entidade privada o preenchimento do TOC obrigat rio S permitido no m ximo 3 reembolsos no estado submetido No caso de entidade benefici ria a data de submiss o n o pode ser posterior a 45 dias da data efectiva de fim do projecto A data de submiss o n o pode ser posterior data actual A data de submiss o tem que ser posterior ou igual data de despesa No caso de Saldo Final a Data de Fim do Projecto inserida na Identifica o tem que ser coincidente com a obtida na Execu o F sica
40. o dia 10 de cada m s parametrizado Valida es Todos os campos s o de preenchimento obrigat rio Para um Pedido de Reembolso que n o Pedido de Reembolso Interm dio ou Saldo Final o O ano m s do per odo do reembolso n o pode ser superior ao corrente N o permitido o registo de reembolso para o m s 12 pois neste caso aplica se o formul rio de pedido de reembolso interm dio ou saldo O per odo ao qual o reembolso diz respeito tem que ser anterior data de fim do projecto Processo Ao Confirmar regista os dados relativos ao pedido de reembolso e navega para o ecr de Execu o F sica Caso seja uma remo o volta para a Listagem de Reembolsos correspondente 1 De referir que a submiss o do reembolso apenas ser permitida se a data da despesa for igual ou anterior data corrente data de submiss o No entanto ao n vel do registo do formul rio a valida o ser efectuada apenas ao n vel do ano m s de modo a permitir entidade se esta assim o entender o registo progressivo e dilu do no tempo dos documentos de despesa 2008 06 12 e P g 16 46 paogaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 5 Execu o F sica A execu o f sica recolhida nos projectos est adaptada a cada tipologia de interven o Pretende se que no Reembolso se possa ter uma perspectiva agregada da execu o f sica do projecto at ao momento dai que a informa o apresentada nos e
41. ortet rio apenas permitida a inser o para rubricas pertencentes aos custos directos Ap s cada inser o de documento de despesa este s poder ser anulado uma vez Parao Tipo de Documento de Despesa O Recibo os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Recibo e Transfer ncia Banc ria Factura Recibo os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Factura Recibo e Transfer ncia Banc ria Factura os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Recibo e Transfer ncia Banc ria Venda a dinheiro os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Venda a dinheiro 2008 06 12 un o ELEDA P g 26 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Processo Outro os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Transfer ncia Banc ria Venda a dinheiro Recibo ou Outro Amortiza o os tipos de Documento de Pagamento poss veis s o Amortiza o Confirmar O O Regista a informa o do documento de despesa pagamento Actualiza os valores da despesa apresentada no reembolso para a rubrica do documento No caso de inser o de documento apresentada uma pop up questionando o promotor se deseja inserir um novo documento de despesa Caso responda afirmativamente redirecionado para o ecr de inser o de um novo documento de despesa Caso contr rio navega para o ecr de Execu o Financeira No caso de anula o dada a op o de substi
42. que Zero O reembolso no qual se estorna um documento segue o percurso normal sendo apenas acrescido de um documento com valor negativo que ir influenciar directamente o valor solicitado para a respectiva rubrica Para al m das opera es associadas ao pedido de reembolso actual neste ecr o promotor pode consultar todos os documentos de pedidos de reembolso anteriores n o anulados A transfer ncia de um documento entre rubricas feita atrav s do estorno do respectivo documento a transferir seguido da inser o de um novo documento associado a outra rubrica Opera es Bot o Importar para importar para o sistema todos os documentos de despesa constantes do template da listagem de despesas pagas Bot o Exportar para exportar para um documento Excel os documentos de despesa constantes no sistema segundo os crit rios de pesquisa seleccionados Bot o Inserir para inserir um novo documento de despesa Bot o Alterar para alterar o detalhe do documento seleccionado do pedido de reembolso actual Bot o Remover para remover o documento seleccionado do pedido de reembolso actual Bot o Consultar para consultar o detalhe do documento 2008 06 12 prt pao nato P g 19 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Processo Bot o Anular para estornar um documento seleccionado de um reembolso anterior Bot o lateral Listagem para retornar listagem de ped
43. r descrito o layout as valida es que lhe est o subjacentes e o processo inerente confirma o em cada ecr e g actualiza es de dados altera es de estados Cap tulo 3 Neste cap tulo apresentado o modelo de dados de suporte ao presente formul rio 2008 06 12 SA ONAL ad EUDEN Pets An paocaama speracionai POTENCIAL HUMANO 2 Pedido de Reembolso O acesso funcionalidade para o Pedido de Reembolso feito atrav s da entrada de menu Execu o sub menu Formul rios gt Reembolso conforme ilustrado na figura abaixo Execu o MENU DE TOPO Formul rios Reembolso O acesso funcionalidade para o Pedido de Reembolso Interm dio feito atrav s da entrada de menu Execu o sub menu Formul rios gt Reembolso Interm dio conforme ilustrado na figura abaixo Execu o MENU DE TOPO Reembolso Interm dio O acesso funcionalidade para o Pedido de Saldo feito atrav s da entrada de menu Saldo sub menu Formul rios gt Saldo Final conforme ilustrado na figura abaixo Execu o MENU DE TOPO Formul rios Saldo Firal QUA o ES 2008 06 12 DE REFER NCIA ESTRAT GICO HACIONAL Rg LACPE TA P g 6 46 Fam ann iii i Fora Lam a pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO Qualquer um destes menus est apenas dispon vel para as entidades benefici rias 2 1 Estrutur
44. sa efectuada ao n vel do projecto com base em documento Zip contendo um ficheiro compactado Excel ou XML A importa o de Documentos de Despesa baseia se num procedimento em que o resultado n o imediato para o utilizador Ou seja efectua se o upload aguardando de seguida que a aplica o indique qual o resultado do processamento O processamento dos ficheiros pendentes efectuado de forma cont nua e sequencialmente por ordem de entrada do ficheiro Note se que poder o importar se diversos ficheiros desde que correctamente preenchidos bastando apenas repetir este processo tantas vezes quantas as necess rias No in cio do processo de upload s o verificadas as condi es fundamentais que permitem que o ficheiro possa ser processado v Importa o sempre em formato contendo um ficheiro compactado Excel ou XML v Ficheiros zip com um m ximo de 100kb e m ximo de 1000 linhas Nota em Excel os ficheiros ficam de muito maior dimens o 1000 linhas em excel zipado s o sensivelmente 80kb enquanto que em XML corresponde a cerca de 40kb v Aconselhamos fortemente a utiliza o do formato XML por quest es de dimens o dos ficheiros e maior facilidade no tratamento do processamento Se o ficheiro a anexar n o cumprir estes requisitos m nimos o processo de upload termina sendo o utilizador informado do motivo pelo qual o upload n o pode ser efectuado 2008 06 12 SA NACION pe ita P g 42 46 pa
45. to Fornecedor limitada aos primeiros 50 caracteres Descri o da despesa limitada aos primeiros 50 caracteres Valor imputado de imputa o Para os casos em que se verifique a necessidade de substituir algum documento j associado a um reembolso anterior eg engano no valor do documento indicado dever ser efectuada a respectiva anula o atrav s do bot o Anular Para isso o utilizador dever seleccionar na lista de valores do N de Reembolso presente nos Crit rios de Pesquisa o pedido de reembolso respectivo Utilizando este crit rio de pesquisa acrescido ou n o de outros ser disponibilizada a lista de documentos de despesa associada onde poder ser seleccionado o documento pass vel de estorno Com a anula o 2008 06 12 EN NACIONAL elo timer P g 18 46 pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO ser estornado o montante imputado nas sub rubricas respectivas anulando deste modo as imputa es j efectuadas Depois de estornado o documento poder ser novamente inserido com um valor diferente do anteriormente indicado op o Inserir na listagem de despesas pagas desta feita j no mbito do pedido de reembolso actual Nas listagens ou no detalhe do documento pode se identificar o estorno pelo valor apresentado em Valor Imputado sendo que o valor resultante de um estorno sempre negativo sendo esta a nica forma de serem apresentados valores imputados menores
46. tos onde seleccionar o projecto para o qual pretende inserir o reembolso Alterar navega para o formul rio do Reembolso seleccionado em modo de altera o Remover navega para o formul rio do Reembolso seleccionado onde o utilizador confirmar a inten o de remo o do reembolso escolhido Consultar navega para o formul rio do Reembolso seleccionado em modo de consulta 2008 06 12 e P g 10 46 paocaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 3 Selec o do Projecto para inserir novo Reembolso Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Li j pon amr Reembolso Lista de Projectos Du Listagem a Listagem de Projectos Ordena o Lista de valores Asc descendente h N do Projecto Texto m x 32 Tipologia Lista de valores Regi o Lista de valores v Pesquisar Cancelar In cio Clique aqui para fazer download do manual de importa o de ficheiros Lo g out ATEN O Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as despesas a serem preenchidas seleccione o tipo de projecto Lista de valores h Ajuda N Projecto Tipologia Regi o BEEKO Montante Aprovado em Montante Declarado Estado In cio Candidatura Acumulado XXXXXXXXXXX 99 99 99 99 XXXX 9999 99 99 9999999999 9999999999 XXXXXX XXXXXXXXXXX 99199199 XXXX 9999 99 99 9999999999 9999999999 XXXXXX XXXXXXXXXXX 99 99 99 99 XXXX 9999 99 99 9999999999 9999999999 XXXXXX XXXXXXXXXXX 99 99 99 XXXX 9999
47. tui o do documento estornado podendo o utilizador entrar novamente na p gina de detalhe do documento de despesa para substitui o do mesmo 2008 06 12 paoGaama speracioual POTENCIAL HUMANO 2 9 Listagem de Receitas Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Importar Reembolso Listagem de Receitas po Du Exportar Identifica o Execu o F sica Listagem de Despesas Pagas Listagem de Receitas Execu o Financeira Submeter Inserir vd Cabe alho no Ecr de Identifica o Alterar Crit rios de Pesquisa Remover ordena o Lsa ce vares E rcason To Consultar N Documento Texto m x 20 Listagem N Lan amento Contab Texto m x 20 Valor Imputado entre Texto m x 16 e Texto m x 16 EUR Num m x 2 Num m x 2 e Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 Data Documento entre Num m x 4 In cio Logout A Pesquisar Cancelar Ajuda ATEN O Para proceder ao download do template de ficheiro excel com as receitas a serem preenchidas clique aqui Documentos Data Documento N Documento N Lan Descri o da Receita Valor Imputado Imputa o Contabilidade 99 9999 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 9999 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 99 9999 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 99 KKS IIZ AU GII JI gt gt gt Confirmar Cancelar Este ecr apenas se aplica para o Pedido de Ree
48. ultado da importa o Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de receita att 2008 06 12 i ai e EN NACIONAL ed tuto P g 32 46 paoGaama speraciouai POTENCIAL HUMANO 2 11 Detalhe de Documentos de Receita Sistema Integrado de Informa o do Fundo Social Europeu Reembolso Detalhe do Documento de Receita vide Cabe alho no Ecr de Execu o F sica N mero do Documento Texto m x 20 Voltar N Lan amento Contab Geral Texto m x 20 Descri o da Receita Texto m x 20 Data do Documento Num m x 4 Num m x 2 Num m x 2 Valor do Documento Num m x 9 Valor Imputado ao Reembolso Num m x 9 Taxa de Imputa o 99 99 actual In cio Logout Ajuda Confirmar Cancelar 2 Neste ecr introduzida alterada individualmente a informa o relativa a um dado Documento de Receita recolhida actualizada a seguinte informa o que caracteriza o documento de receita o N de documento de receita o N de Lan amento Contabilidade Geral o Descri o da Receita o Data do Documento de Receita o Taxa de Imputa o calculada automaticamente Opera es Bot o Confirmar para registar alterar a informa o inserida no ecr Bot o Cancelar para fazer reset informa o introduzida no ecr Bot o lateral Voltar para retornar listagem de documentos de receita
49. ultado dos processamentos offline j efectuados clique aqui Documentos Sub Data N Doc N Doc Fornecedor Descri o despesa Valor Imputado Y lmp Rubrica Documento Despesa Pagamento 99 9 9 9 99 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 9 9 9 99 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 99 9 9 9 99 99 99 999999 999999 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999 99 99 lt lt lt 11 20 em 99 gt gt gt Confirmar Este ecr apresenta a lista de documentos de despesa associados ao reembolso quer tenham sido importados ou inseridos individualmente QUADRO ses 2008 06 12 imiia Fora Lam a pagoaama grersciosa POTENCIAL HUMANO A entidade poder filtrar a listagem com base nos crit rios de pesquisa disponibilizados nomeadamente N ano do Reembolso lista de todos os reembolsos n o anulados por defeito sempre o actual Ordena o ascendente ou descendente por qualquer um dos outros crit rios Sub Rubrica sub rubricas de documentos inseridos por defeito aparece a op o Todas N Documento Despesa permite pesquisa parcial Valor Imputado Data do documento de despesa NIF Fornecedor Denomina o do fornecedor permite pesquisa parcial Para cada registo da lista documento ser apresentada a seguinte informa o Sub rubrica Data do Documento N documento de despesa N documento de pagamen
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