sistema de controle de documentos avulsos - sisdoc
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1. TRT48 INTRANET Minha conta Avisos Er v Vistar v 5 INTRANET TRT18 CS a A SERVICO DO NOSSO TRABALHADOR Ly Warg TRIM Informe se Servi os v EEQuEE Minhas Informa Fluxo de Atividades Membros Grupos F runs Sistema de de Acesso Controle de Documentos Avulsos r Enquete PUBLICO ALVO INSCRI ES Magistrados do Trabalho At dia 8 de novembro PRENDE P blico s bado 12 11 Dispon vel em X lescolajudicialcomp e enviar via email AO a s z pr prio 68 34 Votos gt aas a Inscricao ejOtrtl8 jus br frei ch car e gostaria que o TRT disponibilizasse o transporte Sede Ch cara Sede 32 16 Votos Total de votos 50 Figura 1 Disponibilizag o do SISDOC na intranet Manual de Utilizac o do SISDOC v3 1 1 2 Tela de abertura Na tela de abertura do sistema figura 2 o usu rio ser informado do n mero de documentos pendentes de alguma a o e visualizar no canto inferior direito uma lista de todas as suas pend ncias sejam elas documentos avulsos ou requisi es de honor rios periciais A TRIBUNAL SisDoc v2 0 REGIONAL DO TRABALHO AE s M Goiania 8 de Maio de 2012 GOIAS 18 REGIAO In cio Pend ncias Documentos Administrativos Usu rio s101201 43 SAIR r Seja Bem Vindo PAULO G9 Y DOS SANTOS Tabela de pend ncias Principais Links Documentos e Requisi es Janela de envio em como objetivo Documentos e Req2. apoio sugest es de novos assuntos e ou adequac o dos existentes podem ser feitas a partir dos mesmos contatos ou atrav s do ramal 3541 9 Customizac o dos visualizadores das unidades Por padr o quando um documento enviado para unidade o seu respons vel e substituto o recebem e podem agir sobre ele Contudo os gestores podem customizar quem dever receber pela unidade fornecendo ou retirando permiss es de visualiza o dos usu rios Se voc um gestor e deseja modificar quem visualizar os documentos enviados para a sua unidade solicite junto STI a permiss o de gerir as visualiza es e solicite apoio enviando um email para diogo aguiar trt18 jus br para que sejam dadas as instru es corretas de como proceder a respeito Manual de Utiliza o do SISDOC v3 1
3. mero Data Criado por Assunto Situa o Moderniza o e reestrutura o administrativa projetos estudos e normas 1845 2012 28 08 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Encaminhado 1878 2012 31 08 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano programa e projeto Encaminhado se A es E 2100 2012 19 09 2012 SECRETARIA DE COORDENA O JUDICI RIA ANT NIO C SAR BATISTA CORDEIRO PROGRAMA SISTEMA Para Ci ncia f A e A es 2162 2012 26 09 2012 COORDENADORIA DA 22 TURMA JULGADORA LEIA MARIA FIGUEIREDO NETTO A e A es A es poss veis para um documento recebido 2168 2012 CRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O C SSIA MARIA SEBBA KAFURI Pessoa que A es criou O documento N mero do documento 2293 2012 1 VARA DO TRABALHO DE CERES SIDNEY RODRIGUES PEREIRA A es Selecionar Todos Dar andamento nos documentos selecionados Figura 5 Tabela de pend ncias Todo documento recebe automaticamente um n mero sequencial seguido do ano Esta numera o nica para todo o TRT 18 e importante para consultas e identifica es posteriores Na coluna Data v se o dia em que houve cria o do documento dentro da ferramenta A coluna Situa o informa o status do documento Na pen ltima coluna existem dois cones a pasta e o disquete Clicando na pasta o usu rio entrar na janela de leitura figura 6 O disquete permite faz
4. 2 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Lesbian Ness REG cunde 2 Substitui o v 2258 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano programa e projeto Cancelado A 2257 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR da a para Ci ncia Z projetos estudos e normas y 2254 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano programa e projeto Encerrado 3 2112 2012 20 09 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR A CURA ias A o para A Para Ci ncia A 2101 2012 19 09 2012 COORDENADORIA DE SISTEMAS E INTERNET HUGO DA SILVA DA SILVA PROGRAMA SISTEMA Para Ci ncia 3 2095 2012 19 09 2012 COORDENADORIA DE SISTEMAS E INTERNET HUGO DA SILVA DA SILVA PLANO E PROJETO Para Ci ncia 2 2067 2012 17 09 2012 N CLEO DE GEST O DA INFORMA O E DO CONHECIMENTO ANDERSON ABREU DE MACEDO Compra material permanente e de consumo Para Ci ncia 3 1959 2012 04 09 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR A nues Redistibui o para Ci ncia A 1878 2012 31 08 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano programa e projeto Encerrado A 1 Figura 8 Meus documentos 8 Lista de modelos e assuntos de documentos O CNJ padronizou ao final de 2011 a lista de assuntos da rea administrativa do Judici rio Nacional Esse rol de assuntos serviu de pont
5. 4 Escrit rio de Projetos SPG julho de 2012 e Minhas 2 Pend ncias 7 Andamentos Respons vel Atual DIRETORIA GERAL 4 28 09 2012 16 50 Interessados notificados pelo a servidor a HUMBERTO MAGALH ES AYRES em 28 09 2012 Observa o Para conhecimento do evento 28 09 2012 10 01 Interessados notificados pelo a servidor a T NIA MARIA QUEIROZ BARBOSA em 28 09 2012 Observa o Ciente das provid ncias a serem tomadas A 28 09 2012 09 54 Interessados notificados pelo a servidor a AFR NIO HONORATO PINHEIRO em 28 09 2012 Observa o Para as devidas provid ncias 4 28 09 2012 07 02 Interessados notificados pelo a servidor a C SSIA MARIA SEBBA KAFURI em 28 09 2012 27 09 2012 22 55 Documento expedido pelo a servidor a LVARO CELSO BONFIM RESENDE em 27 09 2012 Observa o ciente e autorizado Ly 26 09 2012 15 49 Documento encaminhado pelo a servidor a C SSIA MARIA SEBBA KAFURI em 26 09 2012 Andamentos Minhas T 7 Pend ncias Si OS Figura 6 Janela de leitura Caso seja do interesse pode se adicionar mais documentos ao original clicando no bot o Adicionar Arquivo Adicionando um arquivo com o mesmo nome do anterior aparecer a op o de substitui o do arquivo original Caso o remetente n o tenha bloqueado as assinaturas ainda pode se assinar o documento em quest o antes de notificar ou enviar o documento para outra lota o 6 Janela de consulta Todos os d
6. Manual do Sistema v3 1 JUSTI A DO TRABALHO g TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 18 REGIAO SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS AVULSOS 1 Introdu o O Sistema de Controle de Documentos Avulsos SISDOC faz parte das entregas do projeto Papel Zero e possibilita o envio online de documentos reduzindo custos relacionados impress o e evitando o trabalho e o tempo demandado pelo transporte de documentos impressos Permite ainda a assinatura e a recupera o dos documentos em formato digital O SISDOC destina se apenas s comunica es internas do TRT18 visto que o CNJ padronizou o Malote Digital como ferramenta de comunica o a ser utilizada entre os diversos rg os do Judici rio Por documento avulso entende se os diversos documentos que tramitam no Tribunal e que n o est o ligados a um processo administrativo tais como memorandos of cios avisos etc A Secretaria de Tecnologia da Informa o desenvolver um novo SAP ADM que tratar exclusivamente da tramita o de processos administrativos Por sua vez o SISDOC lida com os demais documentos inclusive aqueles que posteriormente poder o vir a integrar um processo administrativo O SISDOC est dispon vel a todos os servidores do TRT18 e pode ser acessado pela intranet juntamente com o Sistema de Requisi es de Honor rios Periciais SRHP e o Sistema de Requisi es de Di rias de Viagens Os nomes de usu rio e senha do sistema s o os mesmos da intranet
7. ados A cria o de comunicados funciona de maneira semelhante de encaminhamentos Clicar em Documentos Administrativos e ent o em Comunicados figura 3 Os passos s o id nticos aos do encaminhamento contudo o SISDOC permitir a sele o de v rios destinat rios para o mesmo documento Voc pode ainda selecionar listas pr definidas de 99 66 99 66 destinat rios como todas as Varas todas as Varasda Capital todas as Varas do Interior todos os servidores todos os Secret rios e Diretores de Vara todos os Ju zes todos os Desembargadores e todos os magistrados As a es poss veis para um comunicado s o encaminhar para assinatura que envia o documento para outro destinat rio assinar ou enviar comunicado que remete o documento para a tabela de pend ncias de todos os destinat rios selecionados Quando o destinat rio marcar como lido o documento figura 6 ele ser finalizado 4 Tabela de Pend ncias A tabela de pend ncias figura 5 um painel no qual s o mostrados todos os documentos que carecem de alguma a o encaminhar marcar como lido assinar etc ordenados por data de cria o e acessada a partir do menu esquerdo da tela inicial figura 2 In cio Pend ncias Documentos A Fazer download do documento Abrir o documento Ga ft E Y Dial E lt ad Dl Rm de cria o 6 documentos N
8. ama e projeto Encerrado 2 A ANS AA a Desianac o Disponibilidade Redistribuic o E M Figura 7 Janela de consulta A consulta funciona de forma semelhante a um cliente de e mail comum Na parte superior da tela existem diversos filtros para auxiliar na busca de um documento n mero situa o unidade de origem data de cadastro palavras chave etc A correta descri o dos dados do documento no momento de envio importante para auxiliar posteriormente no momento da busca Para realizar a consulta basta selecionar um ou mais filtros especificar os dados da pesquisa e clicar em Pesquisar 7 Meus Documentos Os usu rios do SISDOC podem atuar em um documento em v rios diversos momentos do seu tr mite Independentemente da atua o todos os documentos nos quais o usu rio atuou s o mostrados nos Meus Documentos facilitando a busca e a verifica o da situa o do documento A janela trabalha de forma semelhante tabela de pend ncias Ao se clicar no cone da pasta situado direita o usu rio remetido janela de leitura figura 6 permitindo visualizar os detalhes do arquivo em quest o TRIBUNAL SisDoc v2 0 REGIONAL DO TRABALHO ee j Goi nia 15 de Outubro de 2012 GOIAS 18 REGI O In cio Pend ncias Documentos Administrativos Cadastros B sicos Usu rio s202652 43 SAIR VICO LAS ad EN nl V Abrir 20 documentos documento N mero Data Criado por Assunto 2260 2012 08 10 201
9. ando recursos humanos e materiais e Utilizar a assinatura eletr nica ou certifica o digital nas fases onde for necess ria a autoriza o ou a valida o o que confere a validade jur dica do ato e Permitir a impress o das requisi es e despachos para juntada nos autos judiciais f sicos em qualquer fase do sistema constando a assinatura eletr nica do respons vel Permitir o controle destes processos atrav s de consultas e relat rios garantindo a m xima transpar ncia Novo Doc Adm Avulso Portal do TRT 18 Documentos Pendentes Existem 6 documentos pendentes 4 Visualizar Figura 3 Encaminhamentos e comunicados 3 1 Encaminhamentos O primeiro passo gerar um documento normalmente em um editor de textos externo word br office Depois clicar em Documentos Administrativos na barra de menus da tela de abertura figura 3 e ent o em em Novo Documento Administrativo Na nova janela figura 4 seguir os seguintes passos 3 1 Selecionar o tipo de documento a ser enviado 3 2 Informar se o documento sigiloso Os documentos sigilosos s poder o ser abertos pelos seus interessados ficando inacess veis a qualquer outro servidor Por padr o os documentos do SISDOC n o s o sigilosos 3 3 Selecionar o assunto do documento clicando na lista de assuntos O usu rio tamb m pode digitar alguma palavra referente ao assunto no campo filtro e a lista de assuntos ser aberta autom
10. aticamente nos itens que cont m a palavra digitada caso ele exista no sistema Os assuntos mais utilizados no Tribunal s o apresentados automaticamente Para visualizar os demais assuntos poss veis clicar em lista completa ao lado direito do campo filtro Ao posicionar o mouse sobre determinado assunto uma caixa em amarelo mostrada identificando o assunto superior relacionado ou seja a classifica o superior a qual o assunto est subordinado O rol de assuntos dispon veis para a rea administrativa foi regulamentado pelo Conselho Nacional de Justi a e customizado para a realidade do TRT 18 3 4 Caso o assunto escolhido possua algum modelo de documento j inserido na ferramenta ele ser mostrado no campo Modelos de Documentos Dispon veis Pode se ent o fazer o download do modelo para ser editado 3 5 Digitar as palavras chave Palavras chave s o palavras que resumem o conte do do documento e devem ser usadas para facilitar a posterior busca e recupera o Recomenda se preencher as cinco palavras chave permitidas 3 6 Clicar em Adicionar Arquivo O SISDOC aceita arquivos pdf e de su tes de escrit rio tais como doc ods odt xls etc Ap s a adi o do arquivo o usu rio pode assin lo e especificar se deseja ou n o publicar Depois de public lo o documento convertido em pdf e n o poder mais ser editado garantindo a sua integridade durante a tramita o 3 7 Clicar em encaminhar e selecionar o de
11. er o download do documento Por fim os comandos de A o na ltima coluna permitem agir sobre o documento conforme a situa o em que ele se encontra 5 Janela de leitura A Janela de leitura figura 6 permite a visualiza o do conte do e das assinaturas dos documentos baixar ou assinar Os arquivos e incluir novos documentos e acessado ao se clicar em um documento pendente Permite ainda ver quais os andamentos dados o tipo e o sigilo do documento Os documentos anexados s o mostrados em uma lista no lado esquerdo da tela Na parte central ser exibido o documento que est selecionado na lista Manual de Utiliza o do SISDOC v3 1 in cio Pend ncias Documentos Administrativos Cadastros B sicos Usu rio s202652 43 SAIR WAY VETA U ANNEES IRAHVO AVY UL N do Documento 1378 2012 Assunto MODERNIZA O E REESTRUTURA O ADMINISTRATIVA PROJETOS ESTUDOS E NORMAS Respons vel SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O C SSIA MARIA SEBBA KAFURI Tipo Relat rio Sigilo Sim N o Interessados Arquivos Relat rio dos Projetos Julho de 2012 pdf E Relat rio dos Projetos Julho de 2012 A Relat rio dos Projetos Julho de 2012 pdf Data de envio 11 07 2012 16 46 02 WH tal Baixar Documento Completo Sum rio EN a a gt Pessoa unidade com a carga do documento Document potocdado em TARD ES Gh Protocolo Eve Caimito Bar nicont Relat rio Mensal des Projetos TRT 18
12. ias Lista de Pend ncias Figura 2 Tela de abertura do sistema A tela de abertura permite ainda o redirecionamento para as demais janelas do sistema a janela de envio a tabela de pend ncias a janela de leitura a janela de consulta a janela de Meus documentos e a lista de modelos e tipos de documentos Cada uma delas ser tratada com mais detalhes a seguir 3 Cria o e envio de documentos O envio de documentos no SISDOC muito simples Os documentos criados s o classificados em comunicados e encaminhamentos Um comunicado um documento enviado para ci ncia de uma ou mais pessoas possibilitando aos destinat rios marcar o documento como lido J o encaminhamento o documento enviado para que um destinat rio tome provid ncias podendo a cada etapa de sua tramita o assinar anexar novos documentos ou mesmo reencaminhar o documento para outras reas semelhante ao que ocorre com um processo administrativo in cio Pend ncias Documentos Administrativos Cadastros Basic Usuario 5202652 SAIR Srs as SEA Encaminhamentos AAA Novo Documento Administrativo Seja Bem Vinc Novo Comunicado Avulso Principa Meus Documentos Consultar Documentos c ad muni Documentos e F Assuntos Modelos de Documentos Core Documentos Ajuda DOTE Mentos entre reas do TRT como honor rios periciais e di rias em meio exclusivamente eletr nico e Eliminar nestes casos a autua o do processo administrativo em papel poup
13. o de partida para o cadastramento dos assuntos administrativos do TRT 18 dentro do SISDOC O conjunto de assuntos cadastrados mostrado clicando se em Documentos Administrativos gt Modelos e Assuntos de Documentos Pode se visualizar nessa janela todos os assuntos dispon veis a hierarquia a que ele est submetido e acessar os modelos de documentos associados In cio Pend ncias Honor rios Periciais Documentos Administrativos Usu rio s101086 Se SAIR Ta di ho ed G AVVU IN IV E LAVOVU E Dad VA PU A DA ISA HVV AV ULA rvore de Modelos e Assuntos Filtro 4 ADMINISTRA O GERAL lt y MODERNIZA O E REESTRUTURA O AL TRATIVA etos e OF ANF IAMENT C PR R ACA DE TRABALH LA pia dai al Modelos de F pres Pa documento y ACOMPANHAMENTO DE ATIVIDADE Estat sticas diversas y FORMALIZA O DE ACORDOS BILATERA e e y ORGANIZA O E F AMENT 5 OR dl bi Ma Assuntos o o ign cadastrados 3 SA TE TE A ELH RUPO DE TRABALH TA Ey COMU ACAO SOCIAL Re o J Minhas h Cendanriamania da lamatiatos i Pendencias y Figura 8 Lista de modelos e tipos de documentos O SISDOC tamb m permite a inser o de novos modelos de documentos para determinado assunto Para inserir um modelo de documento envie um e mail para diogo aguiar trt18 jus br e karen pires trt18 jus br com o modelo a ser inserido em anexo e a discriminac o do assunto D vidas solicitac es de oficinas de
14. ocumentos recebidos ser o mostrados na tabela de pend ncias figura 5 at que haja alguma a o por parte do interessado marcar como lido encaminhar finalizar assinar etc Depois que a a o tiver sido realizada eles ficar o armazenados e poder o ser recuperados atrav s da janela de consulta figura 7 mas n o ser o mais mostrados na tabela de pend ncias A janela de consulta pode ser visualizada ao se clicar no menu Documentos Administrativos gt Consultar Documentos Manual de Utiliza o do SISDOC v3 1 5 In cio Pend ncias Documentos Administrativos Cadastros B sicos Usu rio s202652 43 SAIR Nar i ID an Y ed V Demais Filtros para pesquisa filtros Busca uai N mero dispon veis por Unidade de Origem y Assunto assunto Data Cadastro ma p Situa o Qualquer e Palavra chave Tipo Todos Autor Documentos Pesquisar Limpar pes quis ados 20 documentos encontrados N mero Data Criado por Assunto Situag o 2260 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Lisa os ee Encaminhado y A U 2258 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano programa e projeto Cancelado 3 2257 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR a peer man Rss Para Ci ncia 2 p E NA 2254 2012 08 10 2012 SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GEST O DIOGO FELIPE DE AGUIAR Plano progr
15. stinat rio O documento ser encaminhado para uma pessoa e pode ser reencaminhado indefinidas vezes permitindo que mais documentos sejam inseridos e mais pessoas o assinem a cada etapa da tramita o Embora seja poss vel o encaminhamento para v rias pessoas no caso de ser escolhida uma unidade basta que apenas uma das pessoas reencaminhe o documento ele desaparecer da Tabela de Pend ncias de todas as outras que o receberam evitando o retrabalho para uma mesma demanda A caixa Gerar despacho assinado insere uma folha de despacho ao final do documento com o conte do escrito no campo observa o enquanto que a caixa Notificar andamento por email envia um email para o destinat rio informando a tramita o do documento Observa o Alguns assuntos possuem fluxos j definidos E o caso dos documentos de aposentadoria e f rias que s o direcionados automaticamente s reas respons veis da SGPe Nestes casos uma a o extra de Assinar e enviar para a SGPe mostrada direcionando automaticamente s pessoas respons veis por aquele assunto m Tipo e Assunto Modelos de Documento para Preenchimento Tipo Selecione Documento em sigilo Sim N o Assunto iz m Arquivos 7 Arquivos Anexos 0 Adicionar Arquivo Palavras chave xr pE Campos obrigat rios Encaminhar Figura 4 Encaminhamentos Manual de Utiliza o do SISDOC v3 1 3 3 2 Comunic
16. uisi es Documentos Pendente Controlar todo o fluxo de requisi es e documentos entre reas do TRT como honor rios periciais e di rias em meio exclusivamente eletr nico Eliminar nestes casos a autua o do processo administrativo em papel poupando Novo Doc Adm Avulso Portal do TRT 18 y recursos humanos e materiais Documentos G Utilizar a assinatura eletr nica ou certifica o digital nas fases onde for necess ria Pendentes autoriza o ou a valida o o que confere a validade jur dica do ato Doc n 474 2011 Permitir a impress o das requisi es e despachos para juntada nos autos judicia Pendente de Assinatura f sicos em qualquer fase do sistema constando a assinatura eletr nica do respons vel Doc n 741 2011 e Permitir o controle destes processos atrav s de consultas e relat rios garantindo Devolvido m xima transpar ncia Doc n Aprovado Documentos Pendentes Doc n 10 2012 gt Pendente de Assinatura Existem 35 documentos pendentes 4 Visualizar Doc n 29 2012 Pendente de Assinatura Doc n 43 2012 Pendente de Assinatura 62012 SisDoc v2 0 Email sti trt18 jus br Doc n 46 2012 E per yn Ace A gt TRT18 Rua T 29 n 1403 S Bueno CEP 74215 301 Fone 52 3301 3300 CNP J 02 395 868 0001 63a Pendente de Assinatura Doc n 50 2012 Pendente de Assinatura Doc n 51 2012 Pendente de Assinatura Doc n 52 2012 g Minhas i Pend nc
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