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Guia do Usuário

1. Nota Se voc estiver atualizando a agenda do ACT com atividades do Outlook e uma atividade recorrente estiver dentro do per odo selecionado a agenda do ACT incluir todas as ocorr ncias da atividade 4 Clique em Atualizar Exibindo atividades do Outlook no ACT Voc pode exibir atividades do Outlook nas agendas na Lista de Tarefas ou na guia Atividades do ACT Voc pode identificar uma atividade do Outlook atrav s do cone do Outlook Fu Nota Voc pode exibir atividades do Outlook no ACT mas n o pode alter las Se preferir exibir todos os contatos e atividades do Outlook no ACT voc pode importar os dados do Outlook Para mais informa es sobre importa o consulte o Cap tulo 12 Importando e Exportando Dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Microsoft Outlook Sobre o agendamento com Outlook e ACT Para mais informa es sobre como usar o Microsoft Outlook com o ACT consulte o Cap tulo 7 Usando e mail com o ACT Agendamento e Gerenciamento de Atividades 41 Gerenciando Oportunidades de Vendas O ACT tem ferramentas poderosas que voc pode usar para registrar oportunidades de neg cios acompanhar o desenvolvimento do processo de venda e atingir suas metas comerciais 43 44 Entendendo o ciclo de venda Uma oportunidade de venda uma poss vel venda para um contato Voc pode usar o ACT para monit
2. O que tem na janela do SideACT Recurso Fun o 1 Caixa de Texto Usada para inserir reuni es telefonemas e tarefas 2 Bot o Selecionar Mover Usado para selecionar um item da lista e para alterar a ordem dos itens na lista 3 Lista de Itens Exibe os itens notas ou atividades Configurando prefer ncias do SideACT Voc pode configurar prefer ncias para indicar o que acontece quando voc adiciona novos itens marca itens como completados ou envia itens para o ACT Voc pode tamb m indicar os bancos de dados do ACT que devem ser monitorados para que voc tenha alarmes sobre as atividades mesmo quando o ACT estiver fechado Para configurar alarmes para monitorar bancos de dados do ACT 1 Inicie o SideACT 2 No menu Editar clique em Alarmes do SideACT 3 Clique em Adicionar selecione um banco de dados do ACT para monitorar e clique em Abrir O nome do banco de dados exibido na lista 4 Selecione um intervalo de tempo para verificar por alarmes indique como exibir os alarmes e clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda do SideACT padr es tipo de novos itens configurando caixa de di logo Prefer ncias Trabalhando com o SideACT O Jos Roberto precisa se organizar A mesa dele est lotada de pap is que ele usa para fazer anota es de tarefas e lembretes que ele n o teve tempo de inserir no ACT Ele precisa de uma forma r pida de tomar nota
3. distribu do estar livre de defeitos por um per odo de trinta 30 dias a partir da data de entrega do software a voc Seu nico recurso no caso de quebra desta garantia ser o fato da Interact Commerce substituir escolha dela qualquer m dia defeituosa devolvida Interact Commerce dentro do per odo de garantia ou devolver a quantia paga pelo Software A Interact Commerce n o garante que o Software atender s suas necessidades que a opera o do Software ser ininterrupta ou que o Software estar livre de erros A GARANTIA ACIMA EXCLUSIVA E SUBSTITUI TODAS AS OUTRAS GARANTIAS SEJAM EXPRESSAS OU IMPL CITAS INCLUINDO AS GARANTIAS IMPL CITAS DE COMERCIABILIDADE ADEQUA O A UM DETERMINADO PROP SITO E N O VIOLA O ESTA GARANTIA D A VOC DIREITOS LEGAIS ESPEC FICOS VOC PODE TER OUTROS DIREITOS QUE VARIAM DE ESTADO PARA ESTADO ISEN O DE RESPONSABILIDADE RELATIVA A DANOS INDEPENDENTEMENTE DA POSSIBILIDADE DE QUALQUER RECURSO APRESENTADO NESTE DOCUMENTO FALHAR EM SEU PROP SITO ESSENCIAL EM NENHUMA CIRCUNST NCIA A INTERACT COMMERCE SER RESPONS VEL POR QUAISQUER DANOS ESPECIAIS CONSEQUENCIAIS INDIRETOS OU SIMILARES INCLUINDO QUALQUER PERDA DE LUCRO OU DE DADOS PELO USO OU PELA INCAPACIDADE DE USO DO SOFTWARE MESMO QUE A INTERACT COMMERCE TENHA SIDO AVISADA DA POSSIBILIDADE DE TAIS DANOS ALGUNS ESTADOS N O PERMITEM A LIMITA O OU EXCLUS O DA RESPONSABILIDADE POR DANOS INCIDENTAIS OU
4. 0 0 ccc cece 127 Registrando informa es 0 cece 127 Marcando itens como conclu dos 00 cece ee eee 128 Movendo ou copiando itens para o ACT 0 0000 eee 129 Teclas de Atalho ccccccc ccc ccc cece eee 131 Teclas de Atalho de Uso Geral 00 ee eeaee 133 Teclas de Atalho de Contatos e Grupos 133 Teclas de Atalho da Lista de Contatos 133 Teclas de Atalho da Agenda cee eee eee 134 Teclas de Atalho de e mail 0000 0c eee eee 134 NSS IN saia er cee pen ii wish a 135 src a Seda e ats eae abate tec ty a ROSA te Gance ages E E E 139 Sumario x Guia do Usu rio Gerenciando Contatos com o ACT Bem vindo ao ACT vers o 6 0 para Windows o Unico software necess rio para gerenciar seus relacionamentos pessoais e comerciais Com o ACT voc pode manter registro de informa es sobre as pessoas com quem faz neg cios para dar a elas aten o especial ao mesmo tempo que gerencia de forma eficiente e expande seus neg cios Voc pode registrar e controlar endere os telefones e mail compromissos anivers rios e muito mais Com o ACT voc pode escrever cartas ou faxes ou enviar mensagens de e mail e manter um hist rico com registros de todas as atividades realizadas para cada contato Atrav s deste guia voc aprender como usar as fun es do ACT para ajud lo a planejar seu dia e controlar
5. es sobre como anexar mensagens de e mail consulte o Cap tulo 7 Usando e mail com o ACT Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 arquivos anexando aos grupos filtrando Notas na janela de Grupos e mail anexando aos grupos notas atribuindo aos grupos Associando e exibindo atividades e vendas em grupos Quando voc agenda uma atividade ou registra uma nova oportunidade de venda com um contato voc pode vincular ou associar aquela atividade a um grupo ou subgrupo Assim voc poder exibir todas as atividades ou vendas associadas a um grupo O agendamento de atividades e cria o de oportunidades de venda s o discutidos mais adiante neste manual Nota Voc n o pode agendar uma atividade ou registrar um venda diretamente em um grupo ou subgrupo Para associar uma atividade a um grupo 1 2 Na janela de Contatos clique na guia Atividades e clique duas vezes na atividade desejada A guia geral da caixa de di logo Agendar Atividade exibida Na lista Associar ao grupo selecione o grupo e clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 grupos atribuindo atividades grupos filtrando atividades vendas grupos exibindo atividades atribu das Localizando informa es sobre grupos Voc pode localizar grupos de v rias maneiras Voc pode criar um procura dos participantes de um g
6. rebaixar um grupo para subgrupo quando ele n o for grande suficiente para ser um grupo Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 grupos reorganizando 28 Guia do Usu rio Agendamento e Gerenciamento de Atividades Com o ACT muito simples agendar atividades tais como telefonemas reuni es e tarefas e acompanhar eventos anuais tais como anivers rios e datas especiais Se voc agendar atividades usando o Microsoft Outlook e o ACT voc poder visualizar sua agenda em qualquer dos dois programas 29 30 Definindo Prefer ncias Voc pode definir prefer ncias que facilitam o gerenciamento de atividades e agilizam o processo de agendamento Por exemplo voc pode definir a dura o padr o das atividades ou optar para que o sistema verifique automaticamente conflitos de hor rio nos agendamentos Para mais informa es consulte os seguintes t picos no indice da Ajuda ou pressione F1 prefer ncias agendas prefer ncias agendamento Exibindo e imprimindo agendas Guia do Usu rio O ACT inclui agendas Di ria Semanal e Mensal que voc pode usar para agendar atividades ou exibir informa es sobre uma atividade O n mero de atividades agendadas aparece na barra de status na parte inferior da agenda Voc pode exibir informa es b sicas sobre a atividade atrav s de pop ups ou pode selecionar uma atividade e exibir seus detalhes Voc tam
7. Enviando um Fax R pido Voc pode usar a ferramenta de Fax R pido para criar faxes sem usar o processador de textos Com esta ferramenta voc pode criar e enviar um fax diretamente da janela de Contatos ou da Lista de Contatos Isto til se voc quiser enviar um fax sem documentos anexados Voc tamb m pode registrar um hist rico para o envio do fax Para enviar um Fax R pido 1 Najanela de Contatos ou Lista de Contatos selecione os contatos para os quais enviar o fax Na barra de ferramentas clique na ferramenta Fax R pido 3 Na caixa de di logo Fax R pido digite e envie o fax seguindo as instru es do seu software de fax Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax faxes r pidos enviando por fax sobre capas de fax enviando por fax capas criadas no ACT Usando o telefone e o fax com o ACT 53 54 Guia do Usuario Enviando documentos do processador de textos por fax Ap s criar uma carta ou memorando voc pode envi los por fax para os contatos Se voc usa o WinFax PRO voc pode fazer uma mala direta para v rios contatos incluindo cada nome e endere o no documento personalizado Para mais informa es sobre mala direta consulte o Cap tulo 8 Trabalhando com Documentos Para enviar por fax um documento do processador de textos do ACT 1 Selecione um contato ou crie uma procura dos contatos para os quais enviar o f
8. particular o que significa que ningu m nem o administrador do banco de dados pode ver as informa es do contato Inserindo contatos na janela de Contatos Voc pode adicionar contatos na janela de Contatos e agilizar a entrada de dados duplicando informa es de um registro para outro Para adicionar um contato na janela de Contatos 1 Na barra de ferramentas clique em Novo Contato Um registro em branco aparece 2 Complete os campos pressionando TAB para mover entre os campos Nota Ao inserir informa es de contato voc deve certificar se de que o ACT identifique corretamente o primeiro nome e o sobrenome do contato assim como qualquer t tulo como Dr O ACT usar essas informa es na sauda o quando voc escrever cartas ou memorandos Voc pode editar os prefixos e sufixos na guia Nomes da caixa de di logo Prefer ncias 3 Opcional Clique no campo Contato e clique no bot o Procurar para alterar os detalhes do nome 4 Opcional Clique nos campos Telefone ou Fax e clique no bot o Procurar para exibir uma caixa de di logo onde voc pode formatar n meros de telefone Trabalhando com Contatos 11 12 Guia do Usuario Nota Quando voc clica em um campo e um botao exibido o campo cont m uma lista de op es Voc pode clicar no bot o e selecionar um item da lista ou pode digitar uma ou duas letras e o ACT preencher o campo da lista Os campos Empresa Cargo Dep
9. Agendando atividades 0 0 c eee eee 32 Agendando atividades a partir do registro de um contato 33 Agendando atividades a partir da agenda 34 Agendando atividades recorrentes 0000ee ee eeeeee 36 Criando uma s rie de atividades 0 000 c cece eee 36 Exibindo e gerenciando suas atividades 36 Trabalhando com a Lista de Tarefas 020 00e eee 37 Controlando eventos anuais 00 0 ccc eee 38 Registrando atividades conclu das 0 00 0 c eee 39 Sincronizando agendas do ACT e Outlook 40 Exibindo atividades do Outlook no ACT 0 00000 eee eee 41 Cap tulo 5 Gerenciando Oportunidades de Vendas 43 Entendendo o ciclo de venda 0 cece ees 44 Criando uma oportunidade de vendas 00055 45 Previs o de venda 0 cect eee 46 Usando o funil de vendas 00 000 eee eee eee 46 Usando gr ficos de vendas 0 ccc cece eee eee 47 Registrando o resultado de uma oportunidade de venda 48 Capitulo 6 Usando o telefone e o fax com o ACT 008 49 Usando a discagem do ACT 0 0 a 50 Requisitos para a discagem 0 6 cee eee eee 50 Configurando a discagem 6 0 c eee ee 50 vi Guia do Usuario Capitulo 7 Capitulo 8 Fazendo telefonemas 0 0000 cece cece
10. Meu Registro adicionando 6 Microsoft Windows vers es suportadas 2 modelos cartas vis o geral 72 criando cartas memorandos e faxes 74 de envelopes 76 de etiquetas 76 do processador de textos 72 modificando carta memorando e fax 73 modificando HTML 73 modificando relat rios 86 relat rios vis o geral 84 N notas e hist ricos em grupos 26 O oportunidade de vendas adicionando 45 oportunidades de venda adicionando 45 fases 44 gr ficos 47 gravando o resultado 48 vis o geral 44 Outlook atualizando agendas 40 enviando e mail 66 exibindo atividades 41 usando o ACT 40 P personalizando acelerando o ACT 120 barra de Exibi o 121 barra de ferramentas 122 campos 114 colunas 117 inicializa o 119 layouts 116 teclas de atalho 123 usando macros Veja macros prefer ncias agendamento 30 discagem 50 e mail 58 para agendas 30 para atividades 30 para iniciar o ACT 119 processador de textos 68 SideACT 127 sincroniza o 93 software de fax 53 previs o de venda 46 processador de textos especificando 68 procuras acelerando 120 contatos ativos e inativos 16 eventos anuais 16 38 localizando contatos 15 R redes compat veis com o ACT 2 registrando hist ricos de vendas 48 registros de contatos anexando arquivos 14 anexando e mails 64 anexando notas 13 regras de participa o em grupos 25 relatorios criando 82 se es 84 vis o geral 81 requisitos para a discagem do ACT 50 para o
11. Windows Me Windows NT vers o 4 0 ou Windows XP Microsoft Internet Explorer vers o 5 5 ou 6 0 O seguinte hardware recomendado mas n o obrigat rio Modem compat vel com Windows para discagem autom tica ou sincroniza o via modem Impressora reconhecida pelo Windows O ACT tamb m suporta o seguinte software e hardware Lotus Notes Mail 5 0 Microsoft Outlook 2000 ou 2002 Outlook Express 5 5 ou 6 0 e Internet e mail SMTP POP3 Microsoft Word 2000 ou Word 2002 WinFax PRO 9 0 ou 10 0 Hardware telef nico compat vel com Microsoft TAPI e com suporte a Identifica o de Chamadas As seguintes redes s o compat veis Novell NetWare vers o 3 12 at 5 0 Rede Microsoft Sincroniza o com o Palm OS 3 0 ou superior Instalando o ACT Voc pode instalar uma nica c pia do ACT no seu computador para uso pessoal ou pode compartilhar informa es usando uma rede local se outros usu rios precisarem ter acesso aos mesmos dados os usu rios podem compartilhar bancos de dados mas cada pessoa deve ter uma c pia do ACT em separado legalmente adquirida para mais informa es consulte bancos de dados multiusu rios no ndice da Ajuda Voc pode compartilhar dados usando um processo chamado sincroniza o A sincroniza o garante que todos os usu rio tem acesso aos dados mais atualizados mesmo em localidades distantes Para mais informa es sobre sincroniza o consulte o Cap tulo 10 Sincro
12. como margens e recuos ou para adicionar tabula es Guias de p gina s o marcas ao redor de uma p gina elas mostram onde o texto ser colocado na p gina Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 processador de texto alterando as unidades de medida processador de texto exibindo a r gua processador de texto formatando documentos Trabalhando com Documentos 71 Trabalhando com modelos O ACT inclui modelos de cartas memorandos faxes etiquetas e envelopes Voc pode modificar os modelos ou criar outros geralmente mais f cil modificar um modelo do que criar um novo Voc pode salvar e reutilizar modelos e compartilh los com outros usu rios Modelos de carta memorando e fax s o documentos com caracter sticas especiais conforme mostra a ilustra o 1 DatsbaselD DasabaseiD ContacalD f IContacsiD ter a fera 16 de setembro de 2 2 Endese o 2 2 Modelo do ACT Endere o 3 29 ICEP 32 Cidade 30 Estado31 Ter a 16 de Setembro de 2003 Prezado Sauda o 407 3 Contato 26 Empresa 2s lt Endere o 127 Endere o 2 28 Otmgado pelo seu interesse na nova inha de cestas para presentes da Menr Empresa 25j Voc est recebendo tamb m uma c pia da nossa ultima lista de pre os que apresenta nossa grande vanedade de op es Alenoacsamente Endere o 3 29 CEP 32 gt Cidade 30 gt
13. pode criar e enviar e mail para um ou mais contatos ou grupos e salvar o e mail no hist rico do contato Voc pode tamb m trabalhar com e mail no modo offline desconectado e salvar mensagens em pastas para organizar e gerenciar seu e mail Usando o ACT voc pode criar ou modificar modelos especiais para produzir mala direta ou pode usar HTML para formatar o texto do e mail adicionar cores de fundo inserir figuras ou links Para mais informa es sobre modelos de documentos usados em mensagens de e mail consulte o Cap tulo 8 Trabalhando com Documentos Voc pode criar v rias contas de e mail para voc e armazenar v rios endere os de e mail para voc e seus contatos Escrevendo e enviando e mail Al m de enviar mensagens de e mail voc pode enviar cartas memorandos relat rios registros de contatos e grupos e atividades agendadas como anexos em suas mensagens Voc pode enviar mensagens imediatamente ou armazen las para envio mais tarde Antes de enviar e mail voc pode corrigir a ortografia com o corretor ortogr fico do ACT definir a prioridade da mensagem ou solicitar um recibo de confirma o de entrega para os destinat rios Usando e mail com o ACT 61 62 Guia do Usuario Para enviar uma mensagem de e mail a partir da janela de e mail Na barra de Exibi o clique em e mail Na janela de e mail clique no menu Arquivo e clique em Nova A janela da nova mensagem de e mail exibida Nos
14. quanto os demais usu rios devem ter uma pasta compartilhada antes de sincronizar Cada usu rio tem uma pasta chamada Sincronizar localizada dentro da pasta ACT no seu disco r gido entretanto voc pode alterar o nome e local desta pasta Nota Voc deve saber o nome e local exato das pastas dos outros usu rios antes de sincronizar dados Sincronizando Dados 91 92 Guia do Usuario Sincronizando atrav s do modem Em um sincronizagao modem a modem uma pessoa liga do seu computador pra o outro enquanto o outro computador atende a liga o O modem que ir atender deve estar no modo Esperar Telefonemas para receber atualiza es Comparando m todos de sincroniza o A tabela a seguir descreve as diferen as entre os m todos de sincroniza o para que voc possa escolher o que mais atende s suas necessidades M todos de Mais Mais Mais Recomendado para Blhcroniza o F cil Seguro Confi vel R pido e mail Pequenos usu rios Informa es pessoais Pasta Grupos de trabalho Compartilhada Equipe remota Modem a Modem Pequenos usu rios Usu rios sem e mail Agora que voc entendeu sobre os tipos de sincroniza o voc pode planejar a sincroniza o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados com outros usu rios sincronizando dados usando e mail sincronizando dados usando pastas compartilhadas sincronizando dados usan
15. s de um nico comando ou ao entrar ou sair de um campo mapeamento O processo de traduzir um valor para um outro Por exemplo fazer com que os dados de um campo em um programa sejam importados ou exportados para outro campo em outro programa multiusu rio Qualquer sistema de computador que pode ser usado por mais do que uma pessoa O termo geralmente reservado para computadores ou programas que podem ser acessados simultaneamente por v rias pessoas via terminais de rede Meu Registro O registro de contato de um usu rio no banco de dados do ACT Ele usado para personalizar documentos e relat rios e para agendar atividades pessoais POP3 Sigla de Post Office Protocol version 3 Protocolo de Ag ncia de Correio Um conjunto de regras usado para receber e mail no computador Um provedor usa um servidor POPS para transferir correio para o usu rio campos chave Determinados campos no ACT que s o usados quando voc duplica um registro de contato ou grupo Existem campos chave padr o mas qualquer campo pode ser definido como campo chave pelo usu rio consulta Um conjunto de instru es para extrair determinados dados de um banco de dados reindexa o Um procedimento de manuten o que atualiza os ndices dos campos n veis de seguran a Determina o acesso aos dados e a funcionalidade do sistema para cada usu rio A seguran a controlada por uma combina o de respons vel pelo registro e n vel de permiss o em
16. usa o ACT com o WinFax PRO voc pode usar fun es exclusivas Por exemplo voc pode indicar qual a capa de fax do WinFax PRO deve ser usada e pode agendar um hor rio para o envio de documentos produzidos atrav s de mala direta Quando voc envia o fax o WinFax PRO registra o evento na guia Notas Hist rico do ACT A partir do hist rico voc pode ent o acessar o fax diretamente no WinFax PRO O WinFax PRO tamb m pode lembr lo de reenviar um fax que n o foi conclu do Para usar os recursos do WinFax PRO com o ACT voc deve configurar as prefer ncias sobre como os faxes s o enviados a partir de cada banco de dados do ACT Voc tamb m pode usar bancos de dados do ACT como cat logos telef nicos do WinFax Um cat logo telef nico do WinFax uma lista que cont m nomes de contatos n meros de telefones n meros de fax e outras informa es que facilitam o envio do fax para seus contatos Dica Se voc enviar mala direta por fax voc pode desativar a op o Exibir Status do Fax para que a caixa de di logo n o seja exibida a cada fax enviado Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax sobre o uso do ACT com o WinFax PRO enviando fax usando o WinFax Usando o telefone e o fax com o ACT 55 Usando e mail com o ACT Com os recursos de e mail do ACT voc pode facilmente gerenciar mensagens recebidas e enviadas O ACT pode ser integra
17. voc pode alterar o tamanho e estilo de envelopes e criar etiquetas para correspond ncia geralmente mais facil modificar um modelo do que criar um novo Nota Nos modelos de etiquetas e envelopes voc s pode alterar campos e a apar ncia dos objetos Para modificar um modelo de etiqueta ou envelope Na barra de ferramentas clique na ferramenta Abrir Na caixa de di logo Abrir clique na lista de Tipos de Arquivo e selecione ou Modelo de Etiqueta ou Modelo de Envelope Selecione o modelo que voc quer modificar e clique em Abrir Modifique o modelo usando a paleta de ferramentas ou clicando duas vezes sobre um campos e escolhendo as op es na caixa de di logo Propriedades do Objeto No menu Arquivo clique em Salvar Como Na caixa de di logo Salvar Como digite o nome do modelo no campo Nome do arquivo e clique em Salvar Para fechar o modelo clique no bot o Fechar no canto superior direito Para criar um novo modelo de etiqueta 1 2 No menu Arquivo clique em Novo Na caixa de di logo Novo selecione Modelo de Etiqueta e clique em OK Na caixa de di logo Nova Etiqueta selecione um tipo de etiqueta da lista Selecione o layout das etiquetas e altere as Margens da P gina Espa o Entre Etiquetas Tamanho da Etiqueta ou N mero de Etiquetas conforme necess rio Ao terminar clique em OK Um etiqueta em branco e a paleta de ferramentas ser o exibidas Para adicionar um campo clique na ferra
18. Assunto Se voc precisar de mais espa o use a guia Detalhes e Para ser lembrado sobre a atividade selecione a op o Ativar Alarme e Para agendar esta atividade para um outro usu rio clique no bot o Agendar para por 3 Clique em OK Quando voc agenda uma atividade com um contato ou grupo voc pode anexar a atividade a uma mensagem de e mail para notific los Assim eles podem adicionar a atividade s suas agendas Voc tamb m pode alterar reagendar e excluir atividades Agendamento e Gerenciamento de Atividades 33 34 Guia do Usuario Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 agendando prefer ncias para agendando atividades pessoais agendando atividades agendando atividades para outro usu rio agendando atividades adicionando um novo contato ao agendar atividades concluindo atividades alarmes reagendando atividades atividades enviando e mails de lembretes sobre atividades verifica o de conflitos para atividades limpando Agendando atividades a partir da agenda Voc pode agendar uma reuni o a partir da Agenda Di ria especificar quando ela come ar ou quanto tempo durar e ent o selecionar as pessoas com quem voc ir se reunir Voc pode configurar as prefer ncias para avis lo sobre conflitos de hor rios Nota A partir da agenda voc pode agendar uma atividade com um novo contato e adicionar o contato ao seu banco de
19. PARA CANCEL LA UMA VEZ QUE A INTERACT COMMERCE NESSE CASO N O LICENCIAR ESTE SOFTWARE A VOC SE VOC N O CONCORDAR COM ESTES TERMOS A INTERACT COMMERCE CORPORATION N O LICENCIAR O SOFTWARE PARA VOC E NESSE CASO VOC DEVER DEVOLVER O PRODUTO COMPLETO COM UMA PROVA DE COMPRA AO FORNECEDOR DO QUAL O PRODUTO FOI ADQUIRIDO DENTRO DO PRAZO DE TRINTA DIAS A PARTIR DA COMPRA E VOC SER REEMBOLSADO USO DO SOFTWARE O software que acompanha esta licen a o Software de propriedade da Interact Commerce Corporation ou de seus licenciadores e est protegido pela lei de direitos autorais Enquanto a Interact Commerce Corporation continuar a ser a propriet ria do Software voc ter certos direitos para usar o Software depois da aceita o desta licen a Exceto se modificados por um adendo que acompanhe esta licen a seus direitos e obriga es a respeito do uso deste Software s o Voc pode i usar somente uma c pia do Software em um nico computador ii fazer uma c pia do Software para fins de arquivo ou copiar o Software para o disco r gido do seu computador e guardar o original para fins de arquivo iii usar o Software em uma rede contanto que voc tenha uma c pia licenciada do Software para cada computador que possa acess lo atrav s da rede iv depois de um aviso por escrito para a Interact Commerce Corporation transferir o Software permanentemente para outra pessoa ou entidade
20. as pessoas com as quais ele faz neg cios nomes telefones endere os e assim por diante e agendar compromissos com pessoas n o importa se s o reuni es de neg cios telefonemas para fornecedores ou consultas m dicas e manter um hist rico dos pedidos que cada cliente fez e organizar os contatos de diferentes maneiras para enviar cartas personalizadas e promo es Ele atualmente usa uma agenda tradicional e o Microsoft Outlook mas tem que copiar informa es de um para o outro Ele faz o acompanhamento das vendas usando o Microsoft Excel mas gostaria de ter as informa es dos contatos vendas e agenda de forma integrada O Jos Roberto sabe que para fazer mais neg cios e fazer de forma eficiente ele precisa usar v rios m todos de comunica o com seus contatos Ele procura um programa que possa atender s necessidades de Internet e mail fax e telefone para que possa atingir a mais pessoas e aumentar suas vendas E o mais importante o Jos Roberto quer uma ferramenta que possa crescer junto com as necessidades do seu neg cio Quando contratar mais pessoas ele precisar que os novos funcion rios tamb m tenham acesso a todas as informa es que ele tem Ele pode querer criar relat rios especiais ou cartas de mala direta ou ainda trabalhar com grupos de clientes em vez de individualmente O Jos Roberto precisa de um sistema nico para gerenciar seus neg cios e melhorar seu relacionamento com o
21. campos Para Cc e ou Cco digite um ou mais endere os ou nomes de contatos do banco de dados aberto Clique nos bot es Para Cc e ou Cco para selecionar os nomes de um ou mais cat logos de endere os No campo Assunto digite uma descri o Digite a mensagem Antes de enviar o e mail voc pode selecionar outras op es conforme descrito na Ajuda Clique em Enviar ou se voc prefere armazenar o e mail na pasta Rascunhos para enviar depois clique na ferramenta Salvar na barra de ferramentas Para anexar um arquivo a uma mensagem de e mail 1 Abra a janela Nova Mensagem enderece e digite a mensagem conforme descrito no exemplo anterior No menu Inserir clique em Arquivo Na caixa de di logo Inserir Arquivo Anexo localize o arquivo e clique em Abrir O arquivo exibido no campo Anexos Envie a mensagem de e mail Voc tamb m pode anexar registros de contatos ou grupos do ACT para que os destinat rios possam adicionar tais registros em seus bancos de dados conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail e mail e mail e mail e mail e mail e mail e mail e mail e mail criando e enviando e mails anexando um arquivo a um e mail trabalhando offline enviando mensagens da pasta Rascunhos mala direta formatando texto formato HTML anexando contatos grupos a mensagens anexando atividades verificand
22. com as informa es que voc quer copiar 2 No menu Grupo clique em Duplicar Grupo e clique em Duplicar dados dos campos chave ou Duplicar dados de todos os campos Para mais informa es sobre campos chave consulte o Cap tulo 13 Personalizando o ACT 3 Clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 grupos criando criando e excluindo grupos subgrupos criando Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo Quando voc cria um grupo ou subgrupo voc adicionar contatos Voc tamb m pode adicionar contatos a varios grupos Por exemplo se voc joga golfe com um distribuidor voc pode adicion lo ao grupo Distribuidor e ao grupo Golfe Voc pode adicionar contatos a um grupo ou subgrupo a partir da janela de Contatos ou da Lista de Contatos ou pode criar regras de participa o em grupos Uma regra de participa o em grupo define condi es sob as quais contatos s o adicionados a grupos Contatos com o crit rio correspondente s o adicionado ao grupo quando voc executa a regra Um regra pode ser simplesmente adicionar todos os contatos com o campo tipo preenchido como Fornecedor a um determinado grupo Voc pode facilmente definir regras atrav s do Assistente de Regras de Participa o em Grupos Para adicionar um contato a um grupo 1 Najanela de Grupos clique na ferramenta Adicionar Remover 2 Nacaixa de di logo Adicionar R
23. com um provedor de servi os da Internet O ACT inclui um cliente POP3 que pode ser usado para Internet e mail Nota Se voc estiver usando o Outlook Express 6 voc pode receber uma mensagem de erro sobre prote o contra v rus cada vez que enviar ou receber um e mail usando o ACT Voc pode desativar esta mensagem no Outlook Express Para configurar seu sistema de e mail usando as Prefer ncias 1 No menu Arquivo clique em Prefer ncias e clique na guia e mail na caixa de di logo Prefer ncias Quando voc configura as prefer ncias de e mail voc indica como seu sistema de e mail opera Por exemplo voc pode criar um texto de assinatura como nome cargo e endere o que aparece ao final de cada mensagem pode especificar se as mensagens s o mantidas na guia Notas Hist rico de cada contatos ou indicar como os anexos s o salvos 2 Na caixa Sistema de e mail clique em Configura o do sistema de e mail e siga as instru es no Assistente de Configura o de e mail Pressione Avan ar atrav s do assistente Ap s terminar o processo verifique se o Meu Registro tem um endere o de e mail v lido Voc pode sobrescrever as prefer ncias quando enviar mensagens de e mail especificas Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail selecionando sistemas e mail prefer ncias sobre prefer ncias de e mail Configurando v rias contas de e mail Se voc
24. consultas Uma consulta uma pesquisa que compara os contatos do banco de dados com m ltiplos crit rios que voc especifica Todos os contatos que correspondem aos crit rios s o exibidos na procura resultante Consultas permitem a voc localizar contatos que n o podem ser encontrados usando os comandos do menu Procurar Por exemplo voc pode criar uma consulta que localize todos os contatos de uma determinada cidade e que foram contatados depois de Janeiro de 1999 e que trabalham em duas empresas com as quais voc faz neg cios Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 consulta criando consultas criando avan adas Classificando contatos O ACT automaticamente ordena os contatos alfabeticamente por empresa na janela de Contatos e na Lista de Contatos Voc pode usar a fun o Classificar para ordenar seus contatos por nome sobrenome cidade telefone e assim por diante Voc tamb m pode classificar contatos baseando se em mais do que um crit rio Por exemplo voc pode classificar por cidade e dentro da mesma cidade por nome Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 classificando contatos Imprimindo informa es de contatos e grupos Voc pode imprimir informa es de contatos a partir das exibi es de lista ou das guias A lista a seguir explica o que ser impresso quando voc clica na ferramenta Im
25. da Ajuda ou pressione F1 oportunidades de venda alterando oportunidades de venda importando exportando listas oportunidades de venda exibindo oportunidades de venda imprimindo Gerenciando Oportunidades de Vendas 45 Previsao de venda Com o ACT voc pode criar previs es de venda atrav s do funil ou de gr ficos de vendas Por exemplo se voc quiser saber quantas oportunidades voc tem nas fases Comunica o Inicial e Negocia o use o funil de vendas ou o gr ficos de vendas para exibir rapidamente estas informa es Usando o funil de vendas O funil de vendas uma representa o gr fica que voc usa para acompanhar e prever suas oportunidades de venda Ele apresenta o n mero de oportunidades de venda dentro de cada fase do ciclo de venda O funil exibe somente as oportunidades e n o as vendas fechadas ou ganhas Funil de Vendas 12 09 2003 13 Nova oportunidade lt a 4 Abordagem lt lt Comunica o inicial 2 Primeira entrevista lt a 3 An lise de oportunidade 1 Desenvolvimento de solu o lt q 3 Apresenta o de solu o lt lt 1 Avalia o do cliente 2 Negocia o lt Q 3 Compromisso de compra E 2 Acompanhar Para produzir um funil de vendas 1 Najanela de Contatos ou Grupos clique no menu Vendas e clique em Funil de Vendas 2 Na op o Cria gr fico para da caixa de di logo Op es do Funil de Vendas selecione Contato atual Pesquisa atual ou Todos
26. dados do ACT portanto n o enviado quando voc sincroniza os dados com outro usu rio e n o feito o backup desse arquivo quando voc faz backup do banco de dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 arquivos excluindo dos contatos e mail anexando mensagens a contatos Localizando e classificando contatos Voc pode classificar os contatos tanto na Janela de contatos para exibi los um de cada vez quanto na Lista de contatos para exibir todos os contatos em uma lista Unica De qualquer forma voc pode localizar os contatos e informa es que desejar usando o crit rio que voc especificar Voc tamb m pode usar a fun o Procurar para localizar um contato rapidamente na Lista de Contatos Para localizar um contato usando a fun o Procurar 1 NaLista de Contatos clique no t tulo da colunas que voc quer procurar por exemplo Empresa 2 Embora nenhum campo apare a comece a digitar o que deseja localizar Logo ap s come ar a digitar o campo Procurar ser exibido acima da coluna selecionada e o registro mais parecido ser localizado O campo Procurar fechado quando voc clicar em um contato ou em qualquer outro local da tela Localizando contatos e informa es usando Procuras Voc pode usar uma procura para localizar contatos Uma procura uma sele o de registros de contatos baseada em um crit rio especificado Por exemplo
27. e mail e Arquivo Relat rio ACT Salva o relat rio com um arquivo de relat rio do ACT RPT que voc pode abrir exibir ou imprimir depois e Arquivo Texto Edit vel Salva o relat rio em um arquivo RTF ou TXT que voc pode abrir exibir e imprimir depois 6 Nacaixa Incluir dados de contatos gerenciados por selecione um dos seguintes e Todos os Usu rios Inclui contatos gerenciados por todos os usu rios do banco de dados e Usu rios Selecionados Inclui contatos gerenciados por outros usu rios do banco de dados multiusu rio Selecione os usu rios da lista 7 Opcional Clique na guia Atividades Notas Hist ricos e indique quais dados incluir no relat rio e Selecione uma data para as Notas Hist rico e para as Atividades ou clique em Personalizar e indique o per odo e Especifique se deseja executar o relat rio para todos os usu rios ou usu rios selecionados e selecione os nomes na lista 8 Opcional Clique na guia Vendas oportunidades e Na caixa Vendas selecione o tipo de venda que voc quer incluir no relat rio Selecione uma data ou clique em Personalizar e indique um per odo e Na lista Classificar vendas por selecione uma ordem de classifica o para o relat rio e Na caixa Incluir contatos gerenciados por selecione um dos seguintes Todos os Usu rios Inclui vendas gerenciadas por todos os usu rios do banco de dados Usu rios Selecionados Inclui vendas g
28. e memorando para um contato Para escrever e salvar uma carta ou memorando 1 Selecione o contato para o qual voc quer enviar a carta 2 No menu Escrever clique em Carta ou Memorando O processador de textos iniciado e exibe uma carta ou memo com as informa es do contato 3 Digite o texto Voc pode mudar as op es de exibi o e formato e alterar o conte do da carta conforme descrito neste cap tulo No menu Arquivo clique em Salvar Na caixa de di logo Salvar Como digite o Nome do arquivo e clique em Salvar Para fechar um documento clique no bot o Fechar no canto superior direito Voc tamb m pode abrir um documento existente imprimi lo ou modific lo e salv lo com um nome diferente conforme descrito na Ajuda Al m disso voc pode inserir texto simples ou RTF figuras ou outros documentos em um documento do processador de textos Para imprimir uma carta ou memorando 1 2 3 4 Abra o documento Na barra de ferramentas clique na ferramenta Imprimir Na caixa de di logo Imprimir selecione sua impressora e clique em OK Opcional Na caixa de di logo Criar Hist rico digite uma descri o para o documento no campo Assunto e clique em Criar Uma caixa de di logo exibida perguntando se voc quer imprimir um envelope Clique em Cancelar se quiser imprimir somente a carta Clique em OK para imprimir um envelope selecione o tamanho do envelope na lista e clique em OK Na
29. eee eee 51 Gerenciando seus telefonemas 00 0 cece cece eens 52 Usando o Identificador de Chamadas 00 00 e cece 52 Enviando faxes 000 cc ceca 52 Indicando seu software de fax 0 000 cee eee 53 Enviando um Fax R pido 00 cece 53 Enviando documentos do processador de textos por fax 54 Enviando relat rios por fax 1 00 06 cece 54 Enviando cat logos de endere os e agendas por fax 55 Usando o WinFax PRO com o ACT 0 00 cece eee 55 Usando e mail como ACT cccccs cece eee 57 Configurando seu sistema de e mail 000 eee aee 58 Configurando v rias contas de e mail 00 0 e ee eee 59 A janela de e mail 0000s 60 Trabalhando com e mail cccccc ccc eee eee 61 Escrevendo e enviando e mail 0 00 cece eee eee 61 Recebendo e lendo e mail 0 000 63 Gerenciando endere os de e mail 0 eee eee 65 Usando pastas para organizar mensagens 4 65 Usando o ACT como Outlook 0 0 c cee 66 Trabalhando com Documentos ccilccc 67 Especificando seu processador de textos 4 68 Usando o processador de textos do ACT 2 005 68 Criando cartas e memorandos para um contato 68 Editando documentos 0 0c cece eee eee eee 70 Formatando documentos 0 0 cece eee 70 Ajustando mar
30. enquanto conversa e ao final registrar o telefonema no hist rico do contato Alguns sistemas permitem a voc usar o recurso de Identifica o de Chamadas Com o Identificador de Chamadas o ACT localiza o contato automaticamente quando o telefone toca Voc tamb m pode enviar documentos por fax para contatos do ACT como cartas relat rios agenda e o cat logo de endere os 49 50 Usando a discagem do ACT Guia do Usuario O recurso de discagem do ACT funciona com um ramal de um telefone ou modem Usando a discagem voc pode telefonar para contatos Entretanto seu sistema deve ser compativel com os recursos de gerenciamento de telefonemas como o Encaminhamento ou Transfer ncia Se voc tiver o equipamento apropriado voc tamb m pode usar o Identificador de Chamadas que exibe o registro do contato quando voc recebe um telefonema Voc pode continuar agendando atividades ou fazendo outras tarefas enquanto conversa com o contato e pode ao final registrar o telefonema efetuado no hist rico Requisitos para a discagem Para usar a discagem voc deve ter um dos seguintes e Um modem que usa a mesma linha do seu telefone e Um equipamento telef nico hardware compat vel com Telephony Application Programming Interface TAPI 1 0 ou superior e o driver apropriado instalado no computador O TAPI opera como uma conex o entre seu computador e o modem ou telefone Nota Para assist ncia sobre o uso do m
31. es para o log de transa es verifica o de duplicados e edi o do hist rico 7 Clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 classificando campos indexados campos indexados adicionando e excluindo Personalizando a barra de menus e a barra de ferramentas Voc pode organizar a exibi o de informa es e o uso de atalhos para que voc navegue no ACT mais r pida e facilmente Voc pode alterar a barra de Exibi o criar ou personalizar uma barra de menus e alterar os cones da barra de ferramentas Personalizando a barra de Exibi o Por padr o a barra de Exibi o aparece do lado esquerdo da janela do ACT Voc pode exibi la com cones grandes ou pequenos ou pode exibir uma barra menor na parte inferior direita da janela do ACT Para alterar a barra de Exibi o 1 Clique com o bot o direito em qualquer lugar da barra de Exibi o 2 No menu clique em cones Grandes cones Pequenos Barra de Exibi o Grande ou Barra de Exibi o Pequena Personalizando o ACT 121 122 Guia do Usuario Personalizando menus Voc pode personalizar a barra de menu para exibir somente os menus que voc precisa e na ordem que voc precisa Por exemplo voc pode mover um comando que voc usa com freqii ncia para o topo do menu ou mover o menu para um local diferente na barra de menus Voc pode personalizar menus criar seus pr prios menu
32. logo Executar macro selecione a macro e clique em Executar Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 macro macro executando Tornando o processo de inicializa o mais eficiente Voc pode especificar o que acontece ou o que exibido quando voc inicia o ACT configurando as prefer ncias Por exemplo voc pode e indicar que banco de dados abrir e exibir um determinado layout e ser lembrado de executar certas tarefas e executar uma macro automaticamente Personalizando o ACT 119 Para configurar as prefer ncias de inicializagao 1 No menu Editar clique em Prefer ncias 2 Na caixa de di logo Prefer ncias clique na guia Iniciar 3 Selecione as op es e clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 prefer ncias iniciando o ACT lembretes definindo Acelerando procuras consultas e classifica o de dados Quando voc faz uma procura ou consulta ou quando classifica contatos ou grupos o ACT procura o banco de dados baseado no crit rio indicado e exibe as informa es O ACT executa os seguintes procedimentos quando voc procura contatos de uma determinada empresa e Primeiro o banco de dados examinado procura do nome da empresa no campo empresa e A seguir todos os registros contendo o nome da empresa s o selecionados e Efinalmente os registros selecionados s o e
33. m pode imprimir as atividades para um determinado contato ou imprimir a Lista de Tarefas inteira A ilustra o a seguir mostra todas as tarefas de hoje e do futuro incluindo as tarefas conclu das exibidas em riscado Fito Tiposaenta s Frividades Datas a exbr W Telefonemas V Ata 05 07 2002 a 0570772005 Selecionar usu rios F Reuni es M dia I Mostrar somente as sem hor rio F Tareis Bae FP Mostrar atividad idas Y Too Das Hors Prioridade Agendado com Assunto Detahes Dura o y4 E Ja2 F esteira E 2 39 E y Bl 05 07 2002 10 00 M dia Bilberto caSilva Feundot crica FI minutos amp 052072002 17 09 Modia Joes Rabeno Fugestaa a kas E 08 07 2002 NENHUM Media Jos Roberto Comprar Palm 5 minutos eA 08 07 2002 28 00 M dia alberto da Silva Reuni o semanal xg 1 hora meh 08 07 2002 0909 M dia Alexandre Alves Planejamento semanal 30 minutos R 09 07 2002 0909 Media Alexandre Alves Reuni o tecreca E 4 39 minutos 09 07 2002 16 00 Alta Gilberto ca Siva Apresenta solu o Tho g M da Jos a RA 10 07 2002 09 00 M dia Beatriz Perera Reuni o t crica Ezg 3 minutos A amp WN 07 2900 NENHUM M dia Jos Roberto Enviar boletm E minutos tee 11 07 2002 0900 M dia Marcelo Leite Reuni o tecnica 39 minutos Ta ES 11 07 2002 11 00 Alta Reginaldo Ramos Definir progos 1 hora E 1 Loria Fute Ez F Ea 15 07 2002 1300 Alta Fatma Fenena Piano ce marketng anual 2
34. m ver texto entre colchetes na tabela de refer ncia da Ajuda como em Criando contatos grupos Isto indica que existem dois t picos separados na Ajuda Criando contatos e Criando grupos Voc pode tamb m encontrar informa es nos T picos da Ajuda ou na guia Localizar Voc pode preferir m todos diferentes dependendo do que procura Por exemplo e A lista T picos da Ajuda exibe os itens como se fossem cap tulos de um livro Voc pode procurar t picos ou assuntos atrav s do t tulo e Aguia do ndice Remissivo permite procurar t picos ou subt picos por palavras chave e Setiver dificuldade de localizar alguma informa o voc pode usar a guia Localizar que oferece uma pesquisa de todas as ocorr ncias de uma palavra dentro do sistema da Ajuda e Muitos t picos tem T picos Relacionados que exibem cones com informa es adicionais e Voc pode encontrar solu es de problemas comuns e informa es relacionadas procurando por Solu o de Problemas no ndice remissivo Para acessar o sistema de Ajuda on line e No menu Ajuda clique em T picos da Ajuda A partir da maioria das janelas e caixas de di logo pressione F1 no teclado Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 ajuda Sobre a Ajuda on line Usando outras fontes de informa o Se voc n o encontrar o que precisa na Ajuda voc pode acessar a base de dados de
35. nume Cadera rasgada ov quetrads lt _ 5 n s resolvemos seu protiems Pe o Or amento Gr bs e sem Compremisso Fecktamos o pagamento Aiia 5 filho Utes 6 O que tem na janela de e mail Recurso 1 Barras de Ferramentas e Menus 2 Lista de Pastas 3 Lista de Mensagens 4 Barras de Divis o 5 Painel de Visualiza o 6 Barra de Status Fun o Exibe itens de menus e ferramentas para executar fun es de e mail Dicas s o exibidas para cada ferramentas da barra Exibe as pastas usadas para armazenas mensagens de e mail O ACT inclui cinco pastas padr o Caixa de Entrada Caixa de Sa da Itens Enviados Itens Exclu dos e Rascunhos Exibe mensagens lidas ou n o lidas da pasta selecionada Use para ajustar o tamanho de cada se o da janela Exibe o conte do da mensagem selecionada na lista Exibe o n mero de mensagens lidas e n o lidas na pasta selecionada Para exibir uma mensagem no painel de visualiza o e Selecione uma mensagem da lista Para exibir uma mensagem em outra pasta 1 Na Lista de Pastas clique em uma pasta 2 Selecione uma mensagem da lista Para mais informa es sobre ler ou abrir e mails ou anexos consulte Recebendo e lendo e mail neste cap tulo Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail exibindo exibindo ou ocultando o painel de visualiza o e mail alterando tamanho de pain is Trabalhando com e mail Voc
36. os contatos 46 Guia do Usu rio 3 Nacaixa Exibir para vendas gerenciadas por selecione Todos os usuarios ou Usuarios selecionados Se escolher Usuarios selecionados selecione os usuarios da lista 4 Clique no bot o Gr fico O funil de venda exibido Voc pode alterar a apar ncia atribuindo cores diferentes s fase ou exibir dados somente dos usu rios selecionados Voc tamb m pode imprimir o funil salv lo com um arquivo de imagem bitmap ou copi lo para a rea de transfer ncia para depois col lo em outro documento Usando gr ficos de vendas Voc pode usar gr ficos ou relat rios para exibir oportunidades de venda previs es de venda ou vendas fechadas ganhas em determinados per odos Quando voc cria um gr fico de vendas voc especifica quais dados voc quer usar e como eles devem ser exibidos Gr fico da previo de vendas x Vendas previstas Quantidade amp a E os hadas conseguidas 170 160 150 140 130 120 110 100 0 8 70 60 so 40 30 20 10 E 0 fev mar abe mai et out nov dez an ol ago s M s 1 2 02 9 6 03 Quantidade Para mais informa es sobre relat rios de vendas consulte o Cap tulo 9 Criando Relat rios Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 funis de vendas gr ficos de vendas Gerenciando Oportunidades de Vendas 47 48 Guia do Usuario Registrando o resul
37. possa agendar compromissos para ele Ele gostaria de configur la como uma usu ria do banco de dados mas quer limitar seu acesso s tarefas que ela pode executar O Jos Roberto tamb m quer compartilhar as informa es dos contatos com os outros funcion rios atrav s da sincroniza o mas ele n o quer que eles usem algumas fun es no banco de dados Com o ACT o Jos Roberto pode configurar usu rios com direitos diferentes Para adicionar usu rios ao banco de dados 1 No menu Arquivo clique em Administra o e clique em Definir Usu rios 2 Na caixa de di logo Definir Usu rios clique em Adicionar Usu rio 3 Na guia Configura es do Usu rio digite o nome do usu rio e a senha 4 Nalista N vel de Seguran a selecione um dos seguintes n veis para o usu rio e Visualizador O usu rio pode ver registros do banco de dados mas n o pode adicionar modificar ou excluir registros e Padr o O usu rio podem ver registros adicionar modificar e excluir Podem tamb m sincronizar dados com outro banco de dados ou usu rio O usu rio n o pode adicionar usu rios fazer manuten o no banco de dados ou modificar campos Administrando o Banco de Dados 103 e Administrador O usu rio pode executar todas as fun es padr o adicionar usu rios fazer manuten o no banco de dados e modificar campos 5 Opcional Selecione as op es Ativar Logon ou Ativar sincroniza o Ativar Logon permite ao usu
38. seus contatos Ele utiliza cen rios do dia a dia para ajud lo a entender como o ACT pode aumentar sua produtividade os cen rios est o indicados com sombreamento cinza Voc tamb m obter indicadores para consultar diretamente a Ajuda on line e outros locais com informa es adicionais Para uma lista das novidades desta vers o do ACT consulte a Ajuda on line xi xii Usando o ACT no dia a dia Guia do Usuario O cen rio a seguir ser a base para os exemplos deste guia e o ajudar a entender como o ACT pode ajud lo a realizar as tarefas do dia a dia Jos Roberto o propriet rio e gerente de uma empresa de com rcio de barcos e acess rios Os neg cios est o crescendo e o Jos Roberto precisa de uma forma melhor de gerenciar as tarefas do dia a dia as informa es dos clientes e fornecedores e as oportunidades de vendas Em um dia normal o Jos Roberto cota produtos com os fornecedores faz pedidos de compra e agenda reuni es com poss veis compradores O Jos Roberto quer em um s lugar ver todos seus contatos manter um hist rico dos pedidos e registrar pre os de fornecedores para que possa de forma f cil analisar o relacionamento com seus contatos Ele tamb m precisa de um sistema onde ele possa organizar e ordenar seus contatos em grupos tais como fornecedores clientes ou at mesmo colegas de navega o O Jos Roberto quer uma ferramenta que o permita e exibir informa es sobre
39. um ambiente multiusu rio O ACT disponibiliza tr s n veis de seguran a mas a seguran a pode ser aprimorada atrav s do sistema operacional teclas de atalho Em programas um tecla ou combina o de teclas usada para executar uma determinada fun o SMTP Sigla de Simple Mail Transfer Protocol Protocolo de Transfer ncia de Correio Simples Um conjunto de regras usado para enviar e mail no computador Um provedor usa um servidor SMTP para transferir correio do usu rio para o destinat rio barra de status A linha de informa es na parte inferior da janela de um programa ou sistema exibindo informa es sobre os dados na tela ou explica es sobre o comando selecionado sincroniza o O processo de enviar e receber periodicamente dados entre computadores ou usu rios em um banco de dados multiusu rio Usado para transmitir dados de forma que as altera es sejam refletidas em nos v rios sistemas URL Sigla de Uniform Resource Locator Localizador de Recurso Universal Um endere o que usado por um navegador de Internet para localizar um site Web ou FTP Gloss rio 137 L4 Indice A ACT 6 0 desinstalando 4 instalando 1 3 introdu o xi Microsoft Windows vers es suportadas 2 redes compat veis 2 requisitos de hardware 2 requisitos de software 2 requisitos do sistema 2 usando cen rio xii agendamento prefer ncias 30 agendando atividades a partir das agendas 34 atividades a partir do co
40. um ou mais itens como conclu dos e Selecione a caixa de verifica o do item que voc quer marcar Uma marca exibida o campo assunto riscado e o n mero do item removido Nota Para desmarcar um item simplesmente clique na caixa de verifica o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda do SideACT marcando itens conclu dos 128 Guia do Usu rio Movendo ou copiando itens para o ACT Voc pode mover ou copiar itens como tarefas do SideACT para o ACT ou para outros arquivos Voc pode escolher enviar itens para o Meu Registro ou selecionar um contato para enviar os itens Para mover um item do SideACT para o ACT 1 2 Selecione o item ou itens a mover clicando no bot o Selecionar Mover Na barra de ferramentas clique na ferramenta Mover para o banco de dados do ACT Uma caixa de di logo exibida com o nome do banco de dados para onde os itens ser o movidos e o n mero de itens a mover Voc pode selecionar outro banco de dados clicando em Alterar Banco de Dados Clique em Mover Dependendo de suas prefer ncias o SideACT ir ou abrir o ACT se ainda n o estiver aberto e pedir que voc selecione os contatos ou ir enviar os itens para o Meu Registro Itens enviados do SideACT mant m o tipo de atividade Por exemplo se voc enviar uma tarefa ela ser mantida como tarefa no ACT Um item que n o foi marcado como conclu do aparece na gui
41. usa mais do que um sistema ou software de e mail voc pode configurar v rias contas de e mail no ACT Voc pode fazer isto por exemplo se usar sistemas diferentes em casa e no escrit rio Voc pode definir uma conta como padr o e pode escolher a conta a ser usada quando criar uma nova mensagem Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail alterando sistema de e mail padr o Usando e mail com o ACT 59 60 A janela de e mail Quando voc abre a janela de e mail voc pode exibir as mensagens da caixa de entrada e de outras pastas pode acessar seus cat logos de endere os e responder ou encaminhar e mail 1 m QQ 5 Guia do Usuario A janela de e mail dividida em tr s se es e tem uma barra de menus uma barra de ferramentas e uma barra de status conforme a ilustra o EEE O iam fone Edir Este A es Ajuda Lats de Parias a Cons su Corpo oe act Pere Mad Caiua de Estrada eA Cora ce Sacia QB ces bases Ders Excicios Rarna X ren poies res Mryrsede B x 10 we dama Aeceteca em xd Om Qregatre by Procedimento 2970 peed 01 02 2002 0659 S The Putt DOS DAS updates COMPLETE 28 01 2002 2229 3 3 5 Coderne ketyne ce Cacer nt GTA 1 00 00 05 masa Curtas vise AIL Ths lt 4 Recuperar Ume forme de Economia Reformemes qualquer tipo de Cadera Poltrona e Lengerina de Escrt rio Mio fique sentado em casa ou no escrit rio
42. 91 Sincronizando atrav s de e mail 00 eee eee 91 Sincronizando atrav s de pastas compartilhadas 91 Sincronizando atrav s do modem 000eeeeeaee 92 Comparando m todos de sincroniza o 0 0000 92 Planejando a sincroniza o 00 0 ee 93 Configurando a sincroniza o 000 cece eee 93 Configurando prefer ncias de sincroniza o 5 93 Configurando a sincroniza o entre bancos de dados 95 Configurando a sincroniza o com outros usu rios 96 Sincronizando dados 0 cece a 97 Enviando e aplicando atualiza es de sincroniza o 97 O que acontece quando voc sincroniza 00005 98 Agendando a sincroniza o automatica 0 eee 98 Administrando o Banco de Dados 101 Usando uma senha para proteger seus dados 102 Configurando um banco de dados para varios usu rios 103 Adicionando usu rios ao banco de dados 00005 103 Verificando registros duplicados 0 0 0 0 e eee eee eee 105 Fazendo manuten o no banco de dados 105 Fazendo backup dos dados do ACT ccccc cc 106 Fazendo backup 6 000 s cece eee eee eee 106 Salvando uma c pia do banco de dados 00 5 106 Restaurando um banco de dados 20200eeeeeee 107 Importando e
43. ACT Guia do Usuario A Interact Commerce Corporation agradece as seguintes pessoas por contribuir com exemplos de personaliza es que foram inclu dos em todo ou de forma modificada no ACT 6 0 for Windows Susan Clark Brad Crumpecker Michelle Crumpler Brenda Dixon Edward Kachinske Terry Kasper Bevan Wistar Guia do Usu rio do ACT O software descrito neste documento fornecido sob um contrato de licen a e s pode ser utilizado em concord ncia com os termos do contrato Aviso de direitos autorais Copyright O 2003 Interact Commerce Corporation Uma divis o da Best Software Todos os direitos reservados Lan amento 4 2003 ACT vers o 6 0 para Windows Localiza o para a l ngua portuguesa realizada por AnySoft Inform tica sob a coordena o de Marcelo Leite Este documento n o pode no todo ou em parte ser copiado fotocopiado reproduzido traduzido ou reduzido a nenhuma forma pass vel de leitura por m quinas ou meio eletr nico sem o consentimento pr vio por escrito da Interact Commerce Corporation 8800 N Gainey Center Dr 200 Scottsdale AZ 85258 TODOS OS EXEMPLOS COM NOMES NOMES DE EMPRESAS OU EMPRESAS QUE APARECEM NESTE MANUAL S O FICT CIOS E N O SE REFEREM OU REPRESENTAM EM NOME OU SUBST NCIA QUAISQUER NOMES EMPRESAS ENTIDADES OU INSTITUI ES REAIS QUALQUER SEMELHAN A COM QUALQUER PESSOA EMPRESA ENTIDADE OU INSTITUI O REAL MERA COINCID NCIA Todos os esfor os foram fei
44. ACT 6 0 2 S senhas criando e alterando 102 redefinindo 102 s ries de atividades 36 Servi os da Internet 20 SideACT alarmes 127 marcando itens 128 movendo e copiando itens 129 registrando informa es 128 sincronizando agendamento 98 configurando com outros usu rios 96 configurando entre bancos de dados 90 95 enviando e recebendo atualiza es 97 m todos 91 planejando 93 prefer ncias 93 usando modems 91 usando o e mail 91 usando pastas compartilhadas 91 vis o geral 89 sites da Internet 20 subgrupos adicionando aos grupos 24 adicionando contatos 25 localizando 27 T teclas de atalho personalizando 128 telefonemas fazendo 51 gerenciando 52 usando o Identificador de Chamadas 52 vis o geral 49 telefones usando a discagem do ACT 50 U usu rio de sincroniza o 96 W WinFax Pro Veja fax ndice 143
45. ACT coloca atualiza es na caixa de sa da As mensagens ser o enviadas da pr xima vez que voc conectar Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados sincroniza o autom tica sincronizando dados lembretes solu o de problemas sincroniza o Sincronizando Dados 99 11 Administrando o Banco de Dados A pessoa que cria o banco de dados do ACT automaticamente o administrador do banco de dados O administrador pode criar senhas e adicionar usu rios ao banco de dados Ele pode tamb m procurar registros duplicados fazer manuten o no banco de dados e backup dos dados do sistema 101 102 Usando uma senha para proteger seus dados Embora voc possa ser 0 unico usuario do banco de dados voc pode criar uma senha para si mesmo Voc pode ainda adicionar usu rios ao seu banco de dados e atrav s de senhas voc pode garantir que ningu m tenha acesso a seus dados particulares Guia do Usu rio Em um banco de dados multiusu rio todos os usu rios t m senhas Se voc esquecer a senha voc poder abrir o banco de dados at que o administrador a apague Para criar uma senha para o banco de dados 1 No menu Arquivo clique em Administra o e clique em Definir Senha A caixa de di logo Definir Senha exibida Se esta a primeira vez que voc est definindo uma senha digite a senha no campo Nova Senha No campo Conf
46. CONSEQUENCIAIS PORTANTO A LIMITA O OU EXCLUS O ACIMA PODEM N O SE APLICAR A VOC EM NENHUM CASO A RESPONSABILIDADE DA INTERACT COMMERCE CORPORATION EXCEDER O PRE O DE COMPRA DO SOFTWARE As ren ncias e limita es declaradas acima se aplicar o independentemente de sua aceita o do Software DIREITOS RESTRITOS DO GOVERNO DOS EUA LEGENDA DOS DIREITOS RESTRITOS Todos os produtos e documenta o da Interact Commerce s o de natureza comercial O software e a documenta o do software s o itens comerciais como o termo definido em 48 C F R 2 101 consistindo de software comercial de computador e documenta o do software comercial de computador como tais termos s o definidos em 48 C F R 252 227 7014 a 5 e 48 C F R 252 227 7014 a 1 e usados em 48 C F R 12 212 e 48 C F R 227 7202 como se aplicar De acordo com 48 C F R 12 212 48 C F R 252 227 7015 48 C F R 227 7202 at 227 7202 4 48 C F R 52 227 14 e outras se es relevantes de C digo Regulamenta es Federais como se aplicar o software e a documenta o do software da Interact Commerce est o licenciados para os usu rios finais do governo dos Estados Unidos com os mesmos direitos garantidos a todos os outros usu rios finais de acordo com os termos e condi es contidos neste contrato de licen a O fabricante a Interact Commerce Corporation 8800 N Gainey Center Drive 200 Scottsdale Arizon
47. CT Ele fornece uma vis o geral das fun es e procedimentos para realizar opera es b sicas Voc tamb m obter indicadores para consultar diretamente a Ajuda on line e outros locais com informa es adicionais sobre opera es avan adas No guia do usu rio bem como na Ajuda voc orientado a clicar na barra de Exibi o em bot es da barra de ferramentas ou escolher comandos dos menus para executar opera es Em muitos casos voc pode criar atalhos ou comandos para acessar dados e concluir procedimentos Voc pode experimentar as diversas op es at encontrar a que mais lhe agrada Usando o sistema de Ajuda on line O Guia do Usu rio indica palavras do ndice remissivo da Ajuda que voc pode usar para localizar mais informa es sobre os recursos do ACT Por exemplo voc pode precisar mais informa es sobre como exibir detalhes na Lista de Tarefas O Guia do Usu rio exibiria a seguinte tabela Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 atividades imprimindo imprimindo suas agendas Neste exemplo voc digitaria a palavra atividades na guia ndice da Ajuda Abaixo do t tulo atividades voc localizaria imprimindo Clicaria em imprimindo e ent o clicaria no t pico imprimindo suas agendas Em alguns casos voc ver um t pico geral tal como software de fax que cobre diversos assuntos relacionados Voc tamb
48. Estado 31 Modelo do Microsoft Word Prezado Sauda o Otmgado pelo seu mteresse na nova inha de cestas para presentes da 4 gt MeuEmpresa 25 gt Voc esta recebendo tembem uma copia da nossa tltama ksta de pre os que apresenta nossa grande vanedade de op es Atenciosamente O que tem em um modelo de carta ou memorando Recurso Fun o 1 Texto de Identifica o Este texto identifica certas informa es do contato e obrigat rio nos modelos do ACT O texto normalmente oculto mas voc pode exibi lo N O EXCLUA O TEXTO OBRIGAT RIO 2 Colchetes Os colchetes identificam campo em um modelo do Microsoft Word No processador de textos do ACT os sinais de maior e menor s o usados 3 Campos Campos do contato como nome e endere o qualquer campo do ACT pode ser usado em um modelo 4 Corpo Texto que voc escreve no documento 72 Guia do Usuario Modificando modelos de cartas memorandos e fax O ACT inclui modelos padrao que voc pode modificar ou formatar de acordo com suas necessidades Por exemplo voc pode criar uma carta personalizada para sua empresa a partir do modelo de carta existente Voc tamb m pode modificar um modelo especial em HTML que sera usado para enviar documentos para varios contatos atrav s de e mail O ACT inclui v rios modelos HTML que voc pode escolher Para mais informa es consulte Criando e enviando documentos para varios contatos neste capitulo Pa
49. Exportando Dados 05 109 Importando dados do ACT 0 0 0 c cece eee eee 110 Importando dados de outros programas 110 Capitulo 13 Capitulo 14 Ap ndice A Ap ndice B indice Exportando dados 0 cece 111 Personalizando o ACT 00 113 Personalizando as janelas de Contatose Grupos 114 Criando e modificando campos 0 cee eee eee 114 Criando e alterando layouts 0000 c eee eee 116 Personalizando colunas em listas 0 20 00e eee 117 Personalizando o ACT para mais efici ncia 118 Usando macros para automatizar tarefas 118 Executando uma macro cccccicciiccisc 119 Tornando o processo de inicializa o mais eficiente 119 Acelerando procuras consultas e classifica o de dados 120 Personalizando a barra de menus e a barra de ferramentas 121 Personalizando a barra de Exibi o cc c 121 Personalizando menus 0 ccc eee 122 Personalizando a barra de ferramentas 122 Criando e modificando teclas de atalho 0000s 123 Executando outros aplicativos 0 0 eee eee eee 123 Usando o SideACT 2 ccc eee nee 125 Iniciando o SideACT 0 teens 126 Configurando prefer ncias do SideACT 00 00 ee 127 Trabalhando com o SideACT
50. Inserindo contatos na Lista de Contatos 00000 12 Inserindo notas sobre contatos icccsc o 13 Anexando arquivos aos registros dos contatos 14 Localizando e classificando contatos 0005 15 Localizando contatos e informa es usando Procuras 15 Procurando contatos ativos ou inativos 0000 eae 16 Procurando eventos anuais 000 cece eee eee eee 16 Localizando contatos usando palavras chave 18 Localizando contatos usando consultas 0 00 18 Classificando contatos 00 0 18 Imprimindo informa es de contatos e grupos 19 Obtendo informa es de contatos na Internet 20 Capitulo 3 Trabalhando com Grupos 0 00 cece cece eee es 21 Vantagens e usos de grupos 00 02 22 Criando e duplicando grupos e subgrupos 24 Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo 25 Inserindo notas hist ricos e anexos aos grupos 26 Associando e exibindo atividades e vendas em grupos 26 Localizando informa es sobre grupos 0 0055 27 Reorganizando grupos 0 0 eee eee 28 Capitulo 4 Agendamento e Gerenciamento de Atividades 29 Definindo Prefer ncias 0 0 c ccc eee 30 Exibindo e imprimindo agendas 000 eee eee 30
51. Voc pode procurar contatos ativos ou inativos por data tipo de atividade e tipo do hist rico O Jos Roberto quer saber com quais de seus clientes ele teve menos contato desde que abriu o neg cio em 1999 Ele est procurando contatos com quem agendou uma atividade como um telefonema e gerou um hist rico como uma oportunidade de venda mas depois disso n o teve mais contato O Jos Roberto pretende restabelecer o relacionamento com estes clientes e gerar mais neg cios Para procurar contatos ativos ou inativos 1 No menu Procurar clique em Contatos ativos ou inativos 2 Nalista Pesquisar selecione Modificado ou N o Modificado e selecione um per odo 3 Marque uma ou mais op es em Pesquisar em e clique em Localizar 4 Voc pode restringir sua pesquisa selecionando um mais Tipos de Hist rico Procurando eventos anuais Voc pode criar uma procura dos eventos anuais da semana atual m s atual ou dentro de um determinado per odo Para mais informa es sobre eventos anuais consulte Controlando eventos anuais no Cap tulo 4 16 Guia do Usu rio Para procurar eventos anuais 1 No menu Procurar clique em Eventos anuais 2 Nacaixa de di logo Pesquisa de Eventos Anuais selecione um evento da lista Pesquisar 3 Em Per odo selecione um conjunto de datas ou per odo e clique em Localizar Agora Uma lista com nomes de contatos e datas exibida 4 Clique em Criar Procura para criar uma procura co
52. a 85258 EUA GERAL Este contrato regido pelas leis do estado do Arizona Este contrato s pode ser modificado por um adendo de licen a que acompanhe esta licen a ou por um documento escrito que tenha sido assinado por voc e pela Interact Commerce Se voc tem quaisquer d vidas a respeito deste contrato ou se voc deseja entrar em contato com a Interact Commerce por alguma raz o escreva para Interact Commerce Customer Sales and Service 8800 N Gainey Center Drive 200 Scottsdale Arizona 85258 EUA Capitulo 1 Capitulo 2 Sumario Gerenciando Contatos como ACT 000 xi Usando o ACT no dia a dia 1 0 0 0 0 0 0 eee xii Instalando e Iniciando o ACT 000 0 eee eee 1 Requisitos do Sistema 0 0 00 a 2 Instalando o ACT ccccccc ee eae 3 Desinstala o do ACT 0 2 kee 4 Obtendo assist ncia com o ACT 0 0 ees 4 Usando o sistema de Ajuda on line 00 e eee eee 4 Usando outras fontes de informa o 00 eee ee eee 5 Iniciando o uso do ACT ww ee 6 Criando um novo banco de dados 0 0000 cee eee eee 6 Convertendo um banco de dados de uma vers o anterior do ACT 7 Trabalhando com Contatos 0 c ccc eee eee 9 A janela de Contatos ccccc cece eee 10 Inserindo informa es sobre um contato 005 11 Inserindo contatos na janela de Contatos 0005 11
53. a Atividades do ACT itens conclu dos aparecem na guia Notas Hist rico Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda do SideACT copiando itens do SideACT para o ACT Usando o SideACT 129 Teclas de Atalho As paginas a seguir apresentam algumas das teclas de atalho disponiveis no ACT O layout da pagina foi elaborado para que voc possa facilmente cortar a lista e utiliza la como um guia de refer ncia rapida Para a lista completa consulte Teclas de Atalho na Ajuda do ACT 131 ACT Teclas de Atalho de Uso Geral Para fazer o seguinte Pressione Adicionar um novo contato ou grupo Insert Adicionar uma nova oportunidade de venda para o Ctrl F11 contato ativo Anexar um arquivo a um contato grupo atividade ou Ctrl I mensagem de e mail Concluir uma atividade Ctrl D Inserir uma nota para o contato ou grupo ativo F9 Registrar uma atividade no hist rico do contato ativo Ctrl H Reagendar uma atividade Ctrl Shift D Executar uma consulta somente na janela de Ctrl R Consultas Agendar um telefonema Ctrl L Agendar uma reuni o Ctrl M Agendar uma tarefa Ctrl T Enviar a atividade selecionada como anexo do e mail Ctrl Shift S Retornar para o layout anterior F6 Desfazer a ltima a o Ctrl Z Exibir a guia de atividades Alt F9 Exibir a Janela de Contatos F11 Exibir a guia de Grupos Ctrl F9 Exibir a Janela de Grupos F10 Exibir a guia N
54. a o arquivo para o outro usu rio ou banco de dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados O Jos Roberto quer que todos os seus funcion rios tenham informa es atualizadas sobre contatos e grupos incluindo notas hist ricos atividades e dados de vendas Ele tamb m quer ter os mesmos dados do computador de mesa no seu laptop Com o ACT o Jos Roberto pode usar os m todos para sincronizar dados entre os funcion rios ou entre seus computadores Sincroniza o entre bancos de dados A sincroniza o com outro banco de dados tamb m chamada de sincroniza o direta a forma mais f cil de sincronizar dados entre computadores como entre um computador de mesa e um laptop Ambos os computadores tem que estar conectados em uma rede local para executar a sincroniza o direta Durante a sincroniza o direta o ACT verifica os registros nos dois bancos de dados Nos registros alterados o ACT identifica qual cont m a altera o mais recente e aplica a atualiza o no outro banco de dados Para usar sincroniza o direta voc precisa e Sincronizar apenas dois bancos de dados Por exemplo um banco de dados do ACT com outro ou um banco de dados do ACT com um dispositivo de m o do tipo Palm e Tero nivel de seguran a de administrador e acesso exclusivo aos dois bancos de dados e Usar uma rede local ou ter os dois bancos de dados no mes
55. amb m pode verificar endere os manualmente Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail endere ando e mail inserindo endere os no registro de contato e mail verificando nomes contatos inserindo informa es Usando pastas para organizar mensagens Voc pode organizar de forma f cil suas mensagens utilizando as pastas de Lista de Pastas Mensagens enviadas s o automaticamente armazenadas na pasta Itens Enviados mas voc pode desativar esta op o nas Prefer ncias do e mail Mensagens salvas para enviar depois s o armazenadas na pasta Rascunhos Nota Se voc configurar v rias contas de e mail as mensagens ser o armazenadas nas pastas da conta que foi usada para cri las Voc pode criar novas pastas e mover ou copiar mensagens de uma pasta para outra Por exemplo voc pode criar pastas do trabalho e pastas pessoais criando categorias para suas mensagens Voc tamb m pode mover um pasta para dentro de outra pasta Para mover uma mensagem para outra pasta e Na janela de e mail selecione a mensagem e arraste at a pasta desejada na Lista de Pastas Usando e mail com o ACT 65 66 Para criar uma nova pasta 1 Najanela de e mail clique no menu Arquivo aponte para Nova e clique em Pasta 2 Nacaixa de di logo Criar Pasta digite o Nome da pasta 3 Selecione na lista a pasta onde a nova pasta dever ser criada e clique em OK Para mai
56. ante neste cap tulo Ajustando margens da p gina cabe alhos e rodap s Voc pode alterar as margens da p gina e ajustar o espa o superior inferior a esquerda ou direita Voc tamb m pode criar um cabe alho ou rodap Por exemplo se voc quiser que o logotipo da empresa seja impresso em cada p gina voc pode colocar o logo no cabe alho ou rodap Alterando atributos de fontes Voc pode alterar o tipo de fonte estilo tamanho ou cor do texto para enfatizar palavras frases ou par grafos Formatando um par grafo Voc pode alterar o formato de um par grafo quando criar um documento ou modificar um modelo Por exemplo voc pode recuar alinhar esquerda e a direita ou inserir espa amento duplo Inserindo quebras de p gina O processador de textos do ACT automaticamente insere quebras de p ginas quando uma p gina estiver completa mas voc pode inserir quebras manualmente Por exemplo voc pode inserir uma quebra de p gina quando iniciar um novo t pico Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 documentos formatando Alterando op es de exibi o Voc pode alterar as op es de exibi o do processador de textos do ACT para incluir uma r gua e guias de p gina e pode alterar a unidade de medida usada na r gua Voc pode especificar polegadas cent metros pontos ou paicas Voc pode usar r guas para alterar o formato do par grafo
57. ar dados em um se o Resumo e indicando se quebras de p ginas ocorrem antes ou depois de cada se o e se as se es podem usar v rias p ginas 84 Guia do Usu rio Os modelos s o exibidos na janela do editor de relat rios conforme mostra a ilustra o IS ACT Modelo de relat rio Modelo de relat rio 5 x arquvo Estar Objetos Ferramentas Exbr Joneio Ajsa la x DenlE ot dinss pERajRS E jpwemw rr eae ed ar OHCDUEVvO 7 O que tem na janela do editor de relat rios Recurso Fun o 1 Barra de Menus Ferramentas Inclui ferramentas para acessar as fun es do editor de relat rios 2 Se es Uma se o de cabe alho que normalmente cont m o nome do relat rio uma se o que cont m dados de contatos ou grupos uma se o de rodap que cont m dados como a data de impress o do relat rio 3 Paleta de Ferramentas Usada para alterar a apar ncia do relat rio Criando Relat rios 85 86 Guia do Usuario Criando e modificando um modelo de relatorio Quando voc cria um modelo de relat rio o modelo inicialmente exibe tr s se es todas em branco que s o identificadas atrav s de seus t tulos Quando voc abre um modelo existente ou o modifica as se es conter o campos e t tulos conforme a ilustra o Resumo ce Contato E F Rodap foc nero da p gina O que tem em um modelo de relat rio Recurso Fun o 1 T tulos
58. ar e fazer a sincroniza o depois Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados com outros usu rios sincronizando dados configurando sincroniza o com outros usu rios sincronizando dados dicas n veis de seguran a verificando Sincronizando dados Ap s completar o processo de configura o voc pode sincronizar dados com outro usu rio ou banco de dados Enviando e aplicando atualiza es de sincroniza o Voc pode enviar e receber informa es ao mesmo tempo ou fazer as duas opera es e momentos diferentes Se quiser mudar suas prefer ncias voc pode faz lo agora Para enviar e receber pacotes de sincroniza o 1 No menu Arquivo clique em Sincronizar 2 Nacaixa Escolha uma a o dentro da caixa de di logo Sincronizar selecione Enviar atualiza es e ou Receber atualiza es Nota recomend vel que selecione as duas op es para garantir que os dados sejam sincronizados para todos os bancos de dados e usu rios 3 Na caixa Selecione o tipo de sincroniza o indique como voc ir sincronizar 4 Opcional Selecione a op o Bloquear banco de dados durante a sincroniza o Se voc selecionar esta op o qualquer pessoa usando o banco de dados ser notificada que o banco de dados ser bloqueado em um determinado tempo Os usu rios que permanecerem usando ser o desconectados automaticamente 5 Opcio
59. ara fechar a caixa de di logo Concluir Atividade Nota Concluir uma atividade n o exclui suas informa es este processo simplesmente marca a atividade como completada e a exibe riscada nas agendas e na Lista de Tarefas Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 atividades concluindo atividades gravando hist ricos Sincronizando agendas do ACT e Outlook Guia do Usu rio Se voc agendar alguns compromissos e tarefas no ACT e outros compromissos e tarefas no Outlook pode ser conveniente exibir todos os telefonemas reuni es e tarefas em uma nica agenda no ACT ou no Outlook Nota Para compartilhar informa es entre as agendas do ACT e do Outlook voc deve usar o Outlook 2000 ou superior Voc pode sincronizar ou atualizar a agenda do ACT com atividades do Outlook a agenda do Outlook com as atividades do ACT ou ambas em uma nica opera o O Outlook n o precisa estar aberto para voc fazer a atualiza o Nota Se voc usa um banco de dados multiusu rio somente suas atividades s o atualizadas Cada usu rio deve atualizar sua pr pria agenda Para atualizar agenda do ACT ou Outlook 1 No menu Ferramentas aponte para Atividades do Outlook e clique em Atualizar 2 Nacaixa de di logo Atualizar Agendas selecione a op o desejada no quadro Atualizar 3 No quadro Para estas datas selecione uma data ou per odo para sincronizar
60. ara grupos que voc pode escolher a partir do bot o Layout de Grupo Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 janela de Grupos grupos particulares imprimindo informa es de grupo Trabalhando com Grupos 23 24 Criando e duplicando grupos e subgrupos Guia do Usuario Voc pode criar grupos e subgrupos e ent o criar novos grupos ou subgrupos duplicando o grupo existente Se voc excluir um grupo ou subgrupo somente OS grupos ser o exclu dos e n o os contatos Para criar um novo grupo 1 Na barra de Exibi o clique em Grupos 2 Na barra de ferramentas clique na ferramenta Novo Grupo Um registro em branco exibido 3 No campo Nome do Grupo insira um nome Continue inserindo informa es pressionando TAB para mover entre os campos O ACT salva automaticamente um novo grupo e o adiciona lista quando voc seleciona ou cria outro grupo Depois de criar o grupo voc pode adicionar contatos a ele Consulte Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo neste cap tulo O Jos Roberto quer criar um subgrupo chamado Marketing dentro de um grupo que j existe no banco de dados Ele pode agilizar o processo duplicando um registro de grupo que j tem o endere o e informa es do contato Quando ele duplica um grupo ele tem a op o de duplicar apenas os dados dos campos chave ou de todos os campos Para duplicar um grupo 1 Selecione o grupo
61. artamento Cidade e Pa s adicionam automaticamente as entradas que voc digita nas listas de op es Para duplicar informa es de contatos 1 Selecione o contato que voc quer copiar 2 No menu Contato clique em Duplicar Contato e clique ou em Duplicar dados dos campos chave ou Duplicar dados de todos os campos Para mais informa es sobre campos chave consulte o Cap tulo 13 Personalizando o ACT 3 Clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 informa es de contatos nome do contato sauda es contatos particulares inserindo informa es de contatos inserindo telefones internacionais inserindo acelerando a entrada de dados imprimindo informa es de contatos excluindo registros de contatos Inserindo contatos na Lista de Contatos Ap s inserir informa es de contatos o ACT cria a Lista de Contatos Na Lista de Contatos voc pode inserir ou alterar informa es e adicionar ou classificar contatos Para adicionar um contato Lista de Contatos 1 Na barra de Exibi o clique em Lista de Contatos 2 Quando a lista de contatos for exibida selecione Modo de Edi o na lista de op es acima da primeira coluna Arquivo Estar Contato procurar Escrever Reiat ros Ferramentas Onine Exbr Janela Ajuda la x n ros PO Se ems Pol ge E Modo de edi o Paca todas Desmarca todas Pesq selecionados Omi
62. ax 2 No processador de textos do ACT crie ou abra um documento a ser enviado por fax 3 No menu Arquivo aponte para Enviar e clique em Fax 4 Nacaixa de di logo Enviar digite o assunto do fax e clique em Enviar Dependendo do seu software de fax uma caixa de di logo pode ser exibida 5 Se necess rio selecione as op es Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax documentos do processador de textos enviando por fax malas diretas Enviando relat rios por fax Voc pode executar v rios relat rios de contatos ou vendas e envi los por fax para um ou mais contatos ou para um grupo Por exemplo voc pode enviar um fax para um contato com todos os pedidos feitos pela empresa e o status de cada um Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax relat rios relat rios criando Enviando catalogos de enderecos e agendas por fax Al m de enviar documentos e relat rios voc pode enviar outros itens por fax Por exemplo se voc estiver viajando voc pode querer enviar por fax uma pagina da sua agenda ou enviar informa es do cat logo de endere os dos contatos para sua assistente no escrit rio Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax cat logos de endere os Usando o WinFax PRO com o ACT Quando voc
63. b m pode exibir o Minicalend rio que apresenta tr s meses de uma s vez A ilustra o a seguir mostra os v rios tipos de agendas do ACT O que tem nas agendas Recurso Fun o 1 Agenda Di ria Exibe atividades agendadas em um nico dia O dia dividido em intervalos de tempo Barras verticais indicam que a atividade tem a dura o maior do que um intervalo de tempo 2 Agenda Semanal Exibe sete dias de atividades agendadas Cada dia dividido em intervalos de tempo Barras verticais indicam que a atividade tem a dura o maior do que um intervalo de tempo 3 Agenda Mensal Exibe um m s completo de atividades agendadas Barras horizontais ou Faixas indicam atividades com dura o de v rios dias Quando voc exibe a agenda voc pode exibir o dia m s ou ano seguinte ou anterior usando as ferramentas Voltar ou Mover Adiante na barra de ferramentas Voc pode definir atividades como particulares Desta forma se outros usu rios exibirem sua agenda ningu m incluindo o Administrador ver estas atividades Voc pode imprimir a agenda escolhendo a partir de v rios formatos tais como Avery Day Runner e Day Timer e pode especificar quais informa es imprimir Por exemplo voc pode querer imprimir somente reuni es com alta prioridade Para exibir informa es b sicas sobre atividades e Usando o mouse mantenha o ponteiro sobre uma atividade na agenda Di ria Semanal o
64. ca ACT como parte do nome de um de seus produtos marcas ou nomes comerciais sem aprova o pr via por escrito da Interact Commerce vii criar comercializar ou distribuir aprimoramentos ou add ons sem consentimento pr vio por escrito da Interact Commerce viii copiar qualquer parte da interface gr fica do usu rio do ACT para uso em qualquer produto sem o consentimento pr vio por escrito da Interact Commerce Voc reconhece e concorda que i A Interact Commerce ou seu licenciador s o propriet rios exclusivos de todos os direitos sobre o Software incluindo todas os direitos de propriedades intelectuais existentes ou que venham a surgir ii Voc est de acordo com todos os termos e condi es deste Contrato iii Qualquer viola o por voc deste Contrato causar Interact Commerce ou seu representante autorizado danos irrepar veis e dar a Interact Commerce o direito imediato e permanente de obter repara es e compensa es iv Qualquer disputa ou discuss o sobre este Contrato ser dirimida na justi a federal ou estadual apropriada localizada em Phoenix Arizona Voc abre m o de quaisquer direitos de op o por uma outra jurisdi o que n o a do Estado do Arizona e o tribunal federal do Arizona v Voc teve oportunidade e tempo suficiente para ler e entender este Contrato antes de utilizar o Software GARANTIA LIMITADA A Interact Commerce garante que a m dia na qual o software
65. caixa de di logo Imprimir do Windows clique em OK Trabalhando com Documentos 69 70 Guia do Usuario Voc tamb m pode enviar o documento por fax ou e mail e anex lo ao hist rico ou imprimir etiquetas de mala direta e envelopes sem criar cartas ou memos conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 documentos sobre a cria o de documentos documentos abrindo documentos documentos criando criando um documento do processador de textos documentos criando criando e enviando documentos para um contato documentos inserindo arquivos documentos imprimindo documentos salvando documentos selecionando modelos etiquetas para correspond ncias modelos de envelopes imprimindo envelopes etiquetas Editando documentos O ACT inclui comandos no menu Editar e ferramentas equivalentes na barra de ferramentas para que voc possa editar seu documento localizar e substituir palavras ou frase inserir data e hora e verificar a ortografia Voc tamb m pode copiar ou mover texto para outros locais Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 documentos verifica o ortogr fica processador de texto editando documentos Formatando documentos Como em qualquer processador de textos voc pode modificar o formato do documento mesmo que estiver usando um modelo Modelos s o abordados mais adi
66. caixa de di logo Novo selecione Banco de dados do ACT e clique em OK 3 Nacaixa de di logo Novo banco de dados insira um nome para o banco de dados e clique em Salvar 4 Na caixa de di logo Meu Registro insira suas informa es e clique em OK e ent o clique em Sim para confirmar Nota O Meu Registro ser inserido como um contato no banco de dados Voc pode atualizar as informa es a qualquer momento Convertendo um banco de dados de uma versao anterior do ACT O ACT converte automaticamente um banco de dados de uma vers o anterior quando voc o abre Voc deve compactar reindexar e fazer backup da vers o anterior antes de abri lo no ACT 6 0 Considere o seguinte antes de converter seu banco de dados e Voc n o pode compartilhar dados entre o ACT 6 0 e uma vers o anterior do ACT e Grupos convertidos do ACT 2 0 s o automaticamente marcados como particulares no ACT 6 0 e Grupos convertidos do ACT 3 0 4 0 ou 5 0 n o s o alterados e Se voc personalizou menus barras de ferramentas ou atalhos em uma vers o anterior do ACT as personaliza es n o estar o dispon veis no ACT 6 0 e Voc n o pode abrir um banco de dados do ACT 6 0 com uma vers o anterior do ACT Voc deve converter o banco de dados do ACT 6 0 para o ACT 3 0 4 0 ou 5 0 Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 bancos de dados convertendo de vers es anter
67. ciamento de telefonemas Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 identifica o de chamada verificando o suporte do modem identifica o de chamada configurando para uso com o ACT Enviando faxes Guia do Usu rio Voc pode enviar por fax qualquer item que puder imprimir no ACT incluindo documentos cartas relat rios agendas e cat logos de endere o Voc pode enviar por fax documentos criados com o processador de textos ou pode usar a ferramenta de Fax R pido para criar um fax sem usar o processador de textos Voc pode usar o modelo de capa de fax do ACT para criar uma capa de fax e se voc usar o WinFax PRO com o ACT voc pode registrar o envio do fax no hist rico do contato Para enviar faxes voc deve ter um fax modem e o software correspondente instalados e configurados Indicando seu software de fax Voc deve indicar o seu software de fax antes de enviar faxes Voc pode fazer isto atrav s do Assistente de Configura o ou da guia Geral da caixa de di logo Prefer ncias Se voc usa o WinFax PRO voc pode usar recursos especiais do ACT e do WinFax PRO para simplificar seu trabalho Consulte Usando o WinFax PRO com o ACT neste cap tulo Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 enviando por fax sobre o envio de documentos por fax no ACT enviando por fax especificando o software de fax
68. com todos os contatos usando um determinado crit rio e Depois ele selecione o relat rio a executar e Ent o ele cria e envia a mensagem de e mail com o relat rio em anexo e E finalmente ele fecha o aplicativo de e mail Usando uma macro o Jos Roberto pode fazer tudo isso em um nico passo Para criar uma macro 1 No menu Ferramentas clique em Gravar Macro 2 Nacaixa de di logo Gravar Macro digite um nome e uma descri o para a macro 3 Na lista Registrar Eventos selecione um eventos e clique em Gravar Voc pode gravar apenas movimentos do mouse tudo incluindo movimentos do mouse ou somente eventos do teclado Dica Para aumentar a performance grave somente eventos do teclado 4 Execute os procedimentos que voc quer gravar Cada a o gravada incluindo erros e corre es 5 Quanto tiver terminado clique em Ferramentas e clique em Parar Grava o da Macro Executando uma macro Depois de criar uma macro voc pode execut la de v rias formas e Voc pode selecionar o nome da macro no menu Ferramentas e Se voc usa uma macro frequentemente voc pode criar um comando para execut la atrav s de um cone na barra de ferramentas e Voc pode configurar uma macro para que seja executada quando voc entrar ou sair de um determinado campo ou quando voc iniciar o ACT Para executar uma macro com o menu Ferramentas 1 No menu Ferramentas clique em Executar Macro 2 Na caixa de di
69. conhecimento do ACT na site da Internet http service act com Voc tamb m pode contatar o suporte t cnico conforme descrito na contracapa deste manual Instalando e Iniciando o ACT 5 6 Iniciando o uso do ACT Guia do Usuario Voc insere informa es sobre os contatos tais como endere os atividades e notas em um banco de dados do ACT O conjunto desta informa es chamado de registro do contato Se voc est usando o ACT pela primeira vez e n o est convertendo um banco de dados antigo do ACT voc deve criar um novo banco de dados Criando um novo banco de dados Voc pode criar um banco de dados usando o comando Novo na barra de menus ou usando o Assistente de Configura o O Assistente de Configura o exibe instru es passo a passo Para mais informa es consulte Assistente de Configura o na Ajuda A primeira vez que voc criar um banco de dados voc dever inserir informa es sobre voc e sua empresa As informa es que voc insere tais como seu nome endere o e telefone s o inseridas no banco de dados e s o chamadas de Meu Registro O Meu Registro o registro de contato do usu rio do banco de dados Cada usu rio de um banco de dados tem um Meu Registro O Meu Registro usado como fonte das informa es para mala direta e para agendamento de atividades com voc mesmo Para criar um banco de dados usando o comando Novo 1 No menu Arquivo clique em Novo 2 Na
70. contanto que voc n o mantenha c pias do Software e que a pessoa ou entidade para a qual o Software for transferido esteja de acordo com os termos deste contrato e v se uma nica pessoa usar o computador no qual o Software esteja instalado pelo menos 80 do tempo essa pessoa poder tamb m depois de registrar o produto usar o Software em um nico computador dom stico Voc n o pode i copiar a documenta o que acompanha o Software ii fazer quaisquer c pias de todo ou parte do Software a n o ser conforme expressamente permitido por este Contrato ii sublicenciar alugar ou arrendar qualquer parte do Software iv fazer engenharia reversa descompilar desmontar modificar traduzir fazer qualquer tentativa de descobrir o c digo fonte do Software ou criar trabalhos derivados do Software ou v usar uma vers o ou c pia anterior do Software depois de ter recebido um conjunto de discos de substitui o ou uma vers o atualizada como substitui o da vers o anterior a n o ser que voc doe uma vers o anterior de uma vers o atualizada para uma institui o de caridade sua escolha tal institui o concorde por escrito que ela ser a nica usu ria final do produto e que ela concordar com os termos deste contrato A n o ser que voc doe uma vers o anterior de uma vers o atualizada na atualiza o do Software todas as c pias da vers o anterior dever o ser destru das vi usaro ACT ou a mar
71. croniza o de um banco de dados ou usu rio Sincronizando Dados 93 94 Guia do Usuario Para configurar prefer ncias de sincroniza o 1 No menu Editar clique em Prefer ncias 2 Nacaixa de di logo Prefer ncias clique na guia Sincroniza o 3 Nacaixa Ao sincronizar selecione se voc quer receber atualiza es enviar atualiza es ou ambos Nota recomend vel selecionar as duas op es para garantir que os dados sejam sincronizados para todos os bancos de dados e usu rios 4 Nacaixa Dados a sincronizar selecione os tipos de dados a sincronizar 5 Nacaixa Local para sincroniza es recebidas selecione o local onde as atualiza es recebidas s o salvas 6 Na caixa Configura o do modem selecione o modem se voc pretende sincronizar via modem 7 Opcional Selecione Gerar relat rio de sincroniza o para gerar um relat rio detalhados cada vez que voc sincronizar Nota Geralmente voc s precisa do relat rio para diagnosticar problemas de sincroniza o 8 Opcional Selecione Exibir lembrete se voc n o sincronizar em dias para lembr lo de executar a sincroniza o 9 No campo Limpar log de transa es e relat rios depois de dias selecione quando voc quer que o ACT apague o log de transa es e relat rios Nota Limpar os dados n o mais necess rio para aumentar a efici ncia do banco de dados 10 Clique em Agenda para configurar a sincroniza o autom
72. cutar comandos Por exemplo para abrir um arquivo voc poderia usar os comandos da barra de menus ou simplesmente teclar Ctrl O no teclado Existem teclas de atalho para todas as janelas agendas e mail e para o processador de textos Voc pode modificar as teclas de atalho existentes ou criar novas teclas de atalho O Ap ndice deste guia lista a maioria da teclas de atalho A lista completa pode ser encontrada na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 teclas de atalho adicionando teclas de atalho redefinindo Executando outros aplicativos Voc pode criar macros ou comando que executam aplicativos fora do ACT Por exemplo se voc quiser usar a Calculadora do Windows enquanto usa o ACT voc pode criar um comando que abre a calculadora a partir da barra de ferramentas de um menu ou atrav s de uma tecla de atalho Ou talvez voc queira abrir o Outlook enquanto usa o ACT Voc pode criar uma macro que automaticamente abra o Outlook quando voc entrar ou sair de um determinado campo ou quando voc iniciar o ACT Nota Ap s criar um comando personalizado voc deve adicion lo a um menu barra de ferramentas ou criar uma tecla de atalho para ele Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 comandos personalizados macro executando um aplicativo ou macro Personalizando o ACT 123 14 Usando o Si
73. dados no mesmo momento Para agendar uma atividade a partir da Agenda Di ria ou Semanal 1 Na Barra de Exibi o clique em Agenda Di ria ou Semanal Uma agenda com intervalos de hor rio e uma pequena agenda mensal s o exibidas A agenda di ria exibe a data de hoje e a agenda semanal exibe as datas desta semana 2 Na agenda pequena clique na data na qual voc deseja agendar uma atividade 3 Clique duas vezes sobre o hor rio que voc deseja agendar a atividade Coloque o ponteiro na hora em que a atividade ser iniciada pressione o bot o direito do mouse e arraste o ponteiro at a hora em que a atividade ser finalizada A caixa de di logo Agendar atividade exibida 4 Insira as informa es para agendar a atividade e Selecione ou digite a data e Selecione ou digite o hor rio Na lista Hor rio selecione Sem Hor rio para agendar uma atividade que voc quer que ocorra em um determinado dia por m sem hor rio espec fico Nota Atividades sem hor rio s o exibidas na rea de resumo das agendas Di ria Semanal e Mensal e Selecione ou digite a dura o e Especifique com quem a atividade ser agendada o contato ativo exibido automaticamente Agenda atividades particulares clicando em Meu Registro na lista Contato e Selecione ou digite uma descri o no campo Assunto Se precisar de mais espa o usa a guia Detalhes e Selecione o grupo com o qual associar a atividade e Selecio
74. de Campos Usados para identificar as informa es do campo 2 Campos Locais que ser o preenchidos com os dados extra dos dos registros de contatos ou grupos 3 Campos Resumo Usados para calcular valores para um conjunto de registros Voc pode usar r guas e linhas de grades para facilitar o posicionamento de campos e t tulos no modelo Voc pode criar ou reorganizar objetos como imagens alterar a apar ncia de objetos usando cores ou bordas ou mudar as propriedades dos objetos como evitar a impress o de dados duplicados Dica Quando voc cria ou modifica um modelo voc pode usar a visualiza o para se certificar que os resultados ser o os desejados Para modificar um modelo de relat rio 1 No menu Relat rios clique em Editar Modelo de Relat rio 2 Nacaixa de di logo Abrir selecione um modelo clique em Abrir e ent o modifique o modelo usando a paleta de ferramentas ou clicando duas vezes no campo e escolhendo op es na caixa de di logo Propriedades do Objeto 3 Nomenu Arquivo clique em Salvar Como 4 Na caixa de di logo Salvar Como digite o nome do modelo no campo Nome do arquivo e clique em Salvar Voc tamb m pode compartilhar modelos com outras pessoas conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 editor de relat rios editor de relat rios visualizando modelos em modelos de relat rios criando modelos de relat
75. deACT O SideACT um programa inclu do com o ACT que voc pode usar para fazer anota es r pidas ou agendar atividades No SideACT as notas e atividades que voc insere se tornam itens de uma lista Voc pode fazer v rias coisas com os itens como alterar a ordem excluir imprimir e mover ou copiar para o ACT Voc tamb m pode executar o ACT a partir do SideACT Usando o SideACT voc pode configurar alarmes para que seja avisado de atividades mesmo quando o ACT n o estiver em execu o 125 126 Iniciando o 1 gt Guia do Usuario SideACT Durante a instala o voc pode escolher colocar o cone do SideACT na sua rea de trabalho Depois que voc instalar o SideACT voc pode configurar prefer ncias e configurar um alarme para lembra lo de atividades mesmo quando o ACT estiver fechado Para iniciar o SideACT Fa a um dos seguintes e Clique duas vezes no cone do SideACT na barra de tarefas ou na rea de trabalho do Windows e No menu Iniciar do Windows aponte para Programas aponte para ACT 6 0 e clique em SideACT e Clique no cone do SideACT na barra de ferramentas do ACT Nota O SideACT tem seu pr prio arquivo de ajuda Ao consultar a ajuda utilize o arquivo do pr prio SideACT loja Arquivo Editar Exbr Item Enviar Ajuda Dee 9 Hee n d jaja Dite a testo agu e pressione Enter Bl 1 Reisonas 100072009 ipl e ico chavo re 3 lea v E
76. des em contatos ou grupos e criar procuras com os registros duplicados Depois voc pode exibir e excluir os duplicados conforme necess rio Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 procurando registros duplicados campos para verifica o de registros duplicados Fazendo manuten o no banco de dados A manuten o regular do banco de dados o faz trabalhar de forma eficiente e recomendado que voc fa a manuten o periodicamente O ACT pode lembr lo se voc desejar Um tipo de manuten o do banco de dados a reindexa o Sempre que voc excluir uma informa o que n o precisa mais como o log de transa es ou atividades conclu das o espa o em disco que cont m a informa o fica fragmentado e n o pode ser usado de novo Quando voc compacta e reindexa o banco de dados voc faz aquele espa o ficar dispon vel novamente tornando a opera o com seu banco de dados mais eficiente Para fazer qualquer tipo de manuten o no banco de dados voc deve ser o administrador Se voc estiver fazendo a manuten o em um banco de dados multiusu rio voc deve bloquea lo Para verificar seu n vel de seguran a e No menu Ajuda clique em Sobre o ACT A guia Geral da caixa de di logo Sobre o ACT exibe seu nome de usu rio e seu n vel de seguran a Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 bancos d
77. do com varios sistemas de e mail e opera com a maioria do provedores de servi o da Internet para que voc possa continuar a usar seu sistema de e mail com ACT Voc pode enviar mensagens de e mail para um ou mais contatos e anexar registros de contatos grupos ou arquivos s mensagens Se voc receber mensagens com atividades ou registros de contatos anexados voc pode inseri los no banco de dados Se voc usa o Microsoft Outlook para enviar mensagens voc pode acessar 0 cat logo de endere os do ACT no pr prio Outlook Ao enviar mensagens tanto do Outlook quanto do ACT voc pode registrar hist ricos de mensagens enviadas e recebidas e pode tamb m organizar de forma f cil suas mensagens usando pastas Usando o formato HTML voc pode personalizar a apar ncia das mensagens de e mail e criar modelos para mala direta 57 58 Configurando seu sistema de e mail Guia do Usuario Antes de usar o e mail com o ACT voc deve selecionar um sistema de e mail configurar as prefer ncias usando o Assistente de Configura o ou a caixa de di logo Prefer ncias e digitar seu endere o de e mail no Meu Registro Para configurar seu e mail no ACT voc precisa instalar um dos seguintes programas e Microsoft Outlook 2000 Outlook 2002 ou Outlook Express 5 5 ou 6 0 e Lotus Notes Mail vers o 5 0 e Internet e mail SMTP POP3 Voc n o precisa de software de e mail adicional entretanto voc precisa de uma conta
78. do modems Planejando a sincroniza o Planejar antes de executar a sincroniza o de dados ajuda a garantir um processo bem estabelecido Primeiro determine suas necessidades Fa a as seguintes perguntas a si mesmo e Que tipos de dados eu preciso compartilhar Por exemplo preciso compartilhar as defini es de campos Grupos Atividades Notas Hist ricos e Quantas pessoas precisar o sincronizar dados e Todas as pessoas precisam das mesmas informa es e Quando devo fazer a sincroniza o que hor rio do dia Que m todo devo usar Em seguida voc precisa configurar seu banco de dados para a sincroniza o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados planejando sincronizando dados passo a passo Configurando a sincroniza o Antes de sincronizar dados pela primeira vez voc deve configurar as prefer ncias de sincroniza o Por exemplo voc pode gerar um relat rio cada vez que sincronizar ou pode agendar a sincroniza o autom tica Dica Para obter ajuda com a sincroniza o use o m todo passo a passo descrito na Ajuda Configurando prefer ncias de sincroniza o Primeiro voc deve configurar as prefer ncias de sincroniza o que se aplicam a sincroniza o direta e sincroniza o com outros usu rios Voc n o precisar executar estes procedimentos novamente a menos que queira alterar a forma de sin
79. dos telefonemas reuni es e outras atividades e quer poder transferir os dados para o ACT e registrar no hist rico depois Registrando informa es Quando o SideACT iniciado voc pode come ar a digitar notas e informa es imediatamente Por padr o o SideACT categoriza novos itens como tarefas mas voc pode mudar o tipo padr o Usando o SideACT 127 Para registrar informa es no SideACT 1 Inicie o SideACT e digite as informa es na caixa de texto Voc pode digitar at 250 caracteres O texto automaticamente muda de linha 2 Para inserir uma quebra de linha pressione CTRL ENTER Uma quebra de linha conta como dois caracteres 3 Pressione Enter quando terminar de digitar O texto que voc digitou aparece no campo Assunto na lista de itens Por padr o o SideACT atribui a data corrente aos novos itens e os adiciona ao final da lista Nota Retic ncias no campo Assunto indicam que existe mais texto Clique no campo Assunto para ver o restante do texto 4 Opcional Para alterar o tipo da atividade selecione o item clique na coluna Tipo e selecione o tipo de atividade da lista de op es Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda do SideACT registrando informa es no SideACT alterando tipos de atividade cancelando alarmes Marcando itens como conclu dos Quando voc conclui um item do SideACT voc pode marc lo como conclu do Para marcar
80. e dados sobre manuten o de banco de dados bancos de dados compactando reindexando bancos de dados bloqueando bancos de dados excluindo dados obsoletos lembretes Administrando o Banco de Dados 105 Fazendo backup dos dados do ACT Voc deve fazer backup dos seus dados com frequ ncia para que possa recuper los com a menor perda de dados poss vel caso ocorra uma falha no sistema Voc pode fazer backup de todos os arquivos de dados associados com um banco de dados e restaur los se necess rio Dica recomend vel que voc fa a backup em uma m dia externa como em um disco Zip pelo menos uma vez por semana Fazendo backup Voc pode fazer backup de alguns ou de todos os dados do ACT como dos contatos modelos layouts documentos ou relat rios Voc deve bloquear o uso do banco de dados antes de executar esta opera o Somente usu rios com n vel Administrador podem fazer backup Para fazer backup de um banco de dados aberto 1 No menu Arquivo clique em Backup A caixa de di logo Backup exibida O nome do banco de dados ativo exibido e um nome e local s o indicados para o backup do banco de dados 2 Opcional Clique no bot o Procurar para selecionar um loca diferente para salvar o backup do banco de dados 3 Clique na guia Op es e selecione os itens a fazer backup 4 Opcional Para ser lembrado de fazer backup selecione Lembrar de fazer backup a cada __ dias e selecione o interva
81. e di logo Campos da Mala Direta selecione o Tipo de Campo que voc vai adicionar ao modelo 4 Selecione o nome do campo e ent o clique em Inserir Continue selecionando campos Clique em Inserir ap s cada sele o certifique se de mudar os tipos de campos conforme necess rio O ACT insere os campos no modelo Por exemplo lt Contato gt lt L Contato gt lt Meu Empresa gt lt Meu Telefone gt lt Meu Contato gt Nota Meu representa um campo do Meu Registro e L representa um t tulo de campo 5 Organize os campos no local adequado do documento e inclua espa os e pontua o conforme necess rio 6 Digite o corpo da carta Por exemplo ap s adicionar texto e organizar os campos o modelo poderia ser assim Prezada Sra F tima CONTATE A empresa XYZ no telefone 0800 55 1000 para receber um brinde gratuito Atenciosamente Jos Roberto Nota Se voc criar um modelo HTML voc pode tamb m inserir figuras usando o menu Inserir 7 No menu Arquivo clique em Salvar Como e digite o nome para o modelo no campo Nome do arquivo Clique em Salvar 8 Para fechar o modelo clique no bot o Fechar no canto superior direito Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 modelos modelos do processador de textos modelos do processador de texto criando a partir de documentos do Word Criando e enviando documentos para v rios contatos O Jos Rober
82. e otipo de registros a importar e como os campos devem ser mapeados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 importando outro banco de dados ACT importando mapeando campos solu o de problemas importando e exportando Importando dados de outros programas Guia do Usu rio Quando voc importa um banco de dados ou arquivo criado em outro programa voc deve indicar como colocar as informa es nos campos do banco de dados do ACT Isto chamado de mapeamento de campos Mapeamentos pr definidos s o fornecidos para alguns programas Se um mapeamento n o atende sua necessidade voc pode indicar como os campos devem ser mapeados usando o painel Mapeamento de Contato ou Mapeamento de Grupo no Assistente de Importa o O ACT aceita os seguintes formatos e Texto delimitado e Microsoft Outlook 2000 ou Outlook 2002 e Palm Desktop e dBASE III V e Symantec Q amp A 4 0 5 0 Para importar dados de contatos de outro programa voc primeiro deve abrir o arquivo no programa original e salv lo em um formato aceito pelo ACT como o formato Texto Delimitado Ent o voc poder importar os dados no ACT Aten o O comprimento m ximo de um campo do ACT de 254 caracteres Se voc usa o Symantec Q amp A com campos expandidos voc deve modificar o banco de dados do Q amp A antes de importar os dados no ACT Se voc n o preparar o banco de dados do Q amp A
83. e voc quiser substituir um campo de data que aceita texto como em 1 de Janeiro de 2002 por um campo de evento anual primeiro altere as datas para o formato DD MM AAAA e ent o use o comando Copiar e Substituir Se voc simplesmente alterar o formato de caractere para data em Definir Campos voc poder perder dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 eventos anuais criando campos eventos anuais criando procuras eventos anuais copiando campos Registrando atividades conclu das Quando uma atividade conclu da voc pode indicar o resultado e o ACT automaticamente cria um hist rico anexado ao contato apropriado Assim voc pode ver os detalhes de todas as atividades no hist rico do contato Para concluir uma atividade e agendar uma atividade de acompanhamento 1 Exiba a atividade que voc quer concluir a partir da guia Atividades na janela de Contatos ou Grupos a partir da Lista de Tarefas ou a partir da Agenda 2 Selecione a atividade ticando na coluna esquerda da atividade A caixa de di logo Concluir atividade exibida 3 Insira os detalhes e o resultado da atividade 4 Opcional Para agendar uma atividade de acompanhamento a Clique em Atividade de acompanhamento b Insira as informa es na guia Geral da caixa de di logo Agendar Atividade e clique em OK Agendamento e Gerenciamento de Atividades 39 40 5 Clique em OK p
84. efas exibindo registros de contatos Controlando eventos anuais Voc pode inserir datas de eventos anuais nos registros dos contatos para controlar eventos anuais importantes tais como anivers rios ou renova es de contratos Quando voc cria um novo banco de dados o ACT inclui um campo de anivers rio como padr o mas voc pode adicionar quantos campos de eventos anuais desejar Quando voc insere um evento anual o ACT mant m o controle ano a ano para que voc possa fazer uma procura dos eventos anuais da semana atual m s atual ou dentro de um per odo espec fico Para informa es sobre procuras de eventos anuais consulte o Cap tulo 2 Trabalhando com Contatos Eventos anuais n o s o exibidos na agenda mas voc pode criar tarefas associadas com um evento anual Por exemplo voc pode querer ser lembrado de comprar um presente de anivers rio com uma semana de anteced ncia Nota Para inserir um evento anual voc deve primeiro definir o campo e ent o adicionar o campo ao layout de contato ou grupo conforme descrito na Ajuda Para inserir uma data para um evento anual 1 Exibe o registro do contato desejado 2 Em um campo do tipo evento anual digite a data por exemplo 01 01 2003 ou use a lista de op es e selecione uma data Se voc n o digitar o ano o ACT automaticamente insere o ano corrente Aten o Os campos de evento anual s aceitam formatos de data como 01 01 2002 S
85. egistr la no registro do contato Uma nota pode ser qualquer informa o que n o cabe em um campo na janela de Contatos Para inserir uma nota em um registro de contato 1 Exibao contato na janela de Contatos e clique na guia Notas Hist rico 2 Clique em Inserir Nota e digite o texto no campo Assunto A nota salva quando voc clica fora do campo Assunto Nota Voc pode digitar quanto texto desejar no campo Assunto Trabalhando com Contatos 14 Voc pode excluir notas conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 notas inserindo em registros dos contatos Anexando arquivos aos registros dos contatos Guia do Usu rio Para manter controle sobre os documentos associados aos contatos voc pode anexar arquivos tais como planilhas relat rios cartas memos e mensagens de e mail a um registro de contato Voc pode tamb m usar um scanner e anexar documentos como recibos e notas fiscais ao registro do contato Nota Na guia Biblioteca voc pode vincular documentos ao contato e edit los a partir do ACT Para mais informa es consulte Sobre a guia Biblioteca na Ajuda Para anexar um arquivo no contato 1 Exibao contato na janela de Contatos 2 No menu Contato clique em Anexar Arquivo 3 Nacaixa de di logo Anexar Arquivo localize o arquivo e clique em Abrir Nota Um arquivo anexado n o armazenado no banco de
86. emover Contatos selecione o nome do contato a adicionar e clique em Adicionar Repita o processo para adicionar mais contatos Os nomes dos contatos s o movidos para a lista de participantes do grupo Dica Voc pode selecionar v rios contatos de uma vez Selecione contatos adjacentes mantendo a tecla SHIFT pressionada ao clicar selecione contatos n o adjacentes mantendo a tecla CTRL ao clicar em cada nome 3 Ao terminar clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 grupos adicionando contatos grupos removendo contatos regras de participa o em grupos subgrupos adicionando contatos Trabalhando com Grupos 25 26 Guia do Usuario Inserindo notas historicos e anexos aos grupos Voc pode adicionar notas e hist ricos a um grupo ou subgrupo usando a guia Notas Hist rico Voc pode tamb m anexar arquivos e mensagens de e mail da mesma forma que faz com contatos Isto til se voc quiser que cada contato do grupo compartilhe a mesma informa o Por exemplo se voc tem um grupo de contatos e quer manter um hist rico dos pedidos especiais em um nico local voc pode inserir os pedidos com notas no grupo Para inserir um nota para um grupo ou subgrupo 1 Na barra de Exibi o clique em Grupos e selecione o grupo desejado 2 Clique na guia Notas Hist rico e clique no bot o Inserir Nota 3 No campo Assunto digite o texto Para informa
87. erenciadas por outros usu rios do banco de dados multiusu rio Selecione os usu rios da lista Dependendo do tipo de sa da selecionada o relat rio ser impresso exibido na tela ou a janela Nova Mensagem de e mail ser exibida para que voc possa enviar o relat rio por e mail ou ent o ser exibido uma caixa de di logo para voc salvar o relat rio Criando Relat rios 83 9 Para fechar o relat rio clique no bot o Fechar no canto superior direito Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 relat rios resumo dos relat rios filtrando dados Personalizando relat rios Voc pode modificar o layout dados ou apar ncia de um relat rio para atender melhor as suas necessidades Voc pode adicionar ou excluir campos modificar valores de campos ou criar um novo modelo e salv lo para outras pessoas usarem Entendendo as se es de um modelo de relat rio As se es separam as informa es do relat rio em grupos l gicos Voc pode adicionar ou remover se es do modelo como cabe alhos mas n o pode alterar a ordem das se es Al m disso o modelo deve ter pelo menos uma se o na qual armazenar informa es Voc pode usar op es para determinar como as se es do relat rio funcionam e indicando que se es ou linhas em branco sejam suprimidas isto n o s o impressas se n o tiverem dados e escolhendo um determinado campo para classific
88. gendar a sincroniza o autom tica e se voc quer enviar todos os registros ou somente os registros alterados Sincronizando Dados 95 96 Guia do Usuario 3 Pressione Finalizar Voc ent o pode sincronizar imediatamente ou clicar em cancelar e fazer a sincroniza o depois Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 banco de dados bloqueando sincronizando dados com outro banco de dados sincronizando dados dicas n veis de seguran a verificando Configurando a sincroniza o com outros usu rios Voc pode compartilhar a maioria das informa es de contatos e grupos com outros usu rios Um usu rio de sincroniza o uma pessoa para quem voc envia e recebe atualiza es Voc pode configurar do banco de dados como usu rios de sincroniza o ou pode criar novo usu rios que n o tem acesso ao seu banco de dados Para configurar a sincroniza o com um ou mais usu rios 1 No menu Arquivo clique em Configurar Sincroniza o 2 Sigaas instru es do Assistente de Sincroniza o indicando as seguintes op es e os tipos de dados que voc quer sincronizar e os usu rios com quem sincronizar e o m todo de sincroniza o para cada usu rio e os dados espec ficos que deseja enviar e receber de cada usu rio se voc quer agendar a sincroniza o autom tica 3 Pressione Finalizar Voc ent o pode sincronizar imediatamente ou clicar em cancel
89. gens da p gina cabe alhos e rodap s 70 Alterando atributos de fontes 000000 eee eae 71 Formatando um par grafo 00 0 c eee eee eee 71 Inserindo quebras de pagina 000 cece eee eee 71 Alterando op es de exibi o 060 e eee eee 71 Trabalhando com modelos 0 000 cece eee eaee 72 Modificando modelos de cartas memorandos e fax 73 Criando modelos de cartas memorandos e faxes 74 Criando e enviando documentos para v rios contatos 75 Modificando e criando modelos de etiquetas e envelopes 76 Aprendendo mais sobre modelos 200 0eeeeeee 78 Usando a guia Biblioteca 00 00 eee eee 79 Sumario vii viii Capitulo 9 Capitulo 10 Capitulo 11 Capitulo 12 Guia do Usuario Criando Relat rios 0 00 0 ccc ccc ccc eee eee eee 81 Criando um relat rio 0 ccc ett 82 Personalizando relat rios 0 0 000 ccs 84 Entendendo as se es de um modelo de relat rio 84 Criando e modificando um modelo de relat rio 86 Indicando quais dados aparecem no relat rio 87 Sincronizando Dados 2 00 0 ccc cece eee eee 89 Entendendo a sincroniza o 0 00 c eee eee 90 Sincroniza o entre bancos de dados 0 000 cece 90 Sincroniza o com outros usu rios 2 6 ee
90. horas en 16 07 2002 09 09 M dia Gilberto Ciola Reuni o t cnica 30 minutos Fi a 16 07 2002 1000 Alta van Morera Enviar proposta comercial 15 minutes GA 17 07 2002 0909 M dia Fl vio Frate Reuni o t cnica 30 minutos 18 07 2002 NENHUM M dia Jos Roberto Enviar boletim 5 minutos ER 18 07 2002 0909 M dia Fatena Ferrera Reuni o t cnica E 4 35 minutos amp 19 07 2002 0900 M dia Ivan Moreira Follow up de proposta Ea 30 minutos R 19 07 2002 1000 M dia Gilbertoda Silva Reuni o t crica minutos amp 05 07 2002 a 05 07 2005 121 Atividades 55 Telefonemas 24 Reuni es 42 A Voc pode filtrar a lista de atividades por tipo prioridade ou data Por exemplo voc pode exibir somente as reuni es de alta prioridade da pr xima semana O n mero de tarefas agendadas aparece na barra de status na parte inferior da janela Para exibir e imprimir sua Lista de Tarefas 1 Na barra de Exibi o clique em Lista de Tarefas A Lista de tarefas exibida 2 Opcional Filtre a lista por Tipo Prioridade ou Data Agendamento e Gerenciamento de Atividades 37 38 Guia do Usuario 3 Na barra de ferramentas clique na ferramenta Imprimir Nota Se nao houver nenhuma tarefa na lista o comando Imprimir Lista de Tarefas nao sera exibido Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Lista de tarefas sobre a lista de tarefas Lista de tarefas filtrando atividades Lista de tar
91. icionar o campo ao layout conforme descrito na Ajuda O Jos Roberto mant m informa es sobre conversas com contatos no campo Situa o Mas o campo muito pequeno Ele ent o quer aumentar o tamanho do campo Para modificar um campo 1 No menu Editar clique em Definir Campos 2 Na guia Campos da caixa de di logo Definir Campos selecione Contato ou Grupo na lista de Tipo de Registro 3 Na lista de nomes de campos selecione um campo para modificar Voc pode adicionar modificar ou remover atributos de campos ou itens na lista Voc pode tamb m especifica um programa que ser executado quando voc entrar ou sair do campo Voc pode indicar um valor padr o para o campo e definir o campo como campo chave Campos chave como Empresa s o usados para duplicar contatos ou grupos Voc pode excluir campos chave que voc n o usa ou que atrapalhem a entrada de dados Aten o Se voc mudar o nome de um campo chave alguns comandos de procura podem n o funcionar Al m disso mudar o tipo do campo pode resultar em perda de dados Para uma lista dos campos chave consulte campos campos chave na Ajuda Voc tamb m pode importar ou exportar itens das listas de op es e indicar se os dados do campos ser o recebidos e enviados durante a sincroniza o Para mais informa es sobre a altera o de campos consulte Criando e modificando campos neste cap tulo Para mais informa es consulte os
92. il de vendas 46 G gerenciando telefonemas vis o geral 52 gr ficos de venda 47 gravando hist ricos de atividades 39 grupos adicionando contatos 25 anexos 26 associando atividades 26 criando 24 duplicando 24 exibindo atividades 26 localizando 27 organizando 22 reorganizando 28 vantagens 22 vis o geral 21 guias defini o 10 Identificador de Chamadas Veja telefonemas importando dados de outros programas 110 do ACT 110 imprimindo agendas 31 documentos 69 informa es de contatos e grupos 19 indexando Veja campos inicializa o prefer ncias Veja prefer ncias instalando o ACT 1 3 J janela de Contatos agendando atividades a partir da 33 personalizando 116 vis o geral 10 janela de e mail ajustando a exibi o 60 janela de Grupos layouts 23 personalizando 116 L layouts Veja personalizando liga es Veja telefonemas Lista de Contatos adicionando contatos 12 localizando contatos 15 Lista de Tarefas exibindo 37 filtrando 36 imprimindo 37 vis o geral 36 37 localizando informa es de contatos 15 informa es de grupos 27 mais informa es de contatos 20 subgrupos 27 ndice 141 142 Guia do Usuario M macros criando 118 executando 119 executando outros aplicativos 123 mala direta em cartas memorandos e faxes 75 usando o WinFax Pro 55 membros de grupos Veja regras de participa o em grupos memorandos Veja documentos menus personalizando 122
93. iores bancos de dados criando solu o de problemas instala o Instalando e Iniciando o ACT 7 Trabalhando com Contatos O elemento central do ACT o contato Um contato um parceiro de neg cios amigo ou qualquer pessoa com quem voc precisa manter contato As informa es sobre o contato nome endere o telefone empresa etc representam um registro de contato que armazenado no banco de dados do ACT Tudo que voc faz no ACT est relacionado a um contato Por exemplo voc pode inserir as informa es que normalmente manteria em um arquivo no ACT para que possa acess las facilmente Al m de nomes endere os e telefones voc pode adicionar notas e dados de vendas e anexar documentos a um registro de contato Nas se es seguintes voc aprender como inserir informa es para os contatos anexar documentos do processador de texto e localizar e imprimir dados dos contatos A janela de Contatos Guia do Usuario Quando voc inicia o ACT voc v a janela de Contatos que exibe informa es sobre um contato A janela de Contatos dividida em duas se es e tem uma barra de Exibi o barra de ferramentas e guias conforme a ilustra o a seguir neuem ud BO Geert CSVE Ge wT 3 Ass Anata _ Vete o oe Oe me meme te paa mene orem teres nent Badate one ato pas pemardan s ALT dy vera pas va ng Toris teenie Lane D pre os amada tera totem so tosa vara age
94. irmar nova senha digite a senha novamente e clique em OK Para alterar uma senha A N No menu Arquivo clique em Administra o e clique em Definir Senha Na caixa de di logo digite a senha atual no campo Senha antiga Digite a nova senha no campo Nova Senha No campo Confirmar nova senha digite a senha novamente e clique em OK Para redefinir uma senha 1 No menu Arquivo aponte para Administra o e clique em Definir Usu rios Selecione o usu rio do qual voc quer redefinir a senha e digite a nova senha no campo Senha na guia Configura es do Usu rio Clique em OK Configurando um banco de dados para varios usuarios Voc pode configurar um banco de dados do ACT em uma rede para que outros usuarios tenham acesso a ele O banco de dados compartilhado deve estar em uma rede para que outros usu rios possam acess lo Ao configurar um banco de dados multiusu rio voc deve indicar o local do banco de dados para cada usu rio voc faz isto atrav s da guia Geral da tela de Prefer ncias e ent o adicionar usu rios ao banco de dados conforme descrito na pr xima se o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 bancos de dados sobre bancos de dados multiusu rio bancos de dados compartilhados especificando localiza o de Adicionando usu rios ao banco de dados O Jos Roberto precisa permitir o acesso da sua assistente sua agenda para que ela
95. ist rico para o contato ativo ou para todos os contatos de um estado ou regi o Para criar um relat rio 1 Selecione um contato ou grupo ou execute uma procura para localizar os registros que voc quer incluir no relat rio Nota Se voc quiser que os contatos apare am em um determinada ordem como alfabeticamente classifique os contatos antes de executar o relat rio 2 No menu Relat rios escolha o relat rio que voc quer executar ou clique em Outro Relat rio se o que voc deseja n o estiver na lista 3 Na guia Geral da caixa de di logo Criar Relat rio indique os contatos ou grupos que voc quer incluir atrav s da caixa Criar relat rio para Nota Se voc classificou os contatos selecione a op o Procura Atual mesmo que tenha classificado todos os contatos do banco de dados Se voc n o selecionar esta op o os contatos n o ser o exibidos na ordem que voc especificou 4 Marque Excluir Meu Registro se voc n o quiser informa es do Meu Registro no relat rio Por exemplo se voc criar um lista de telefones voc pode n o querer incluir seu pr prio telefone na lista 5 Na lista Enviar sa da para selecione um dos seguintes e Impressora Envia o relat rio para a impressora padr o e Visualiza o Exibe uma visualiza o do relat rio na tela e Fax Envia o relat rio usando o software de fax selecionado e e mail Envia o relat rio como um anexo de uma mensagem de
96. janela de Contatos 1 Exibao contato para quem voc quer ligar 2 Na barra de ferramentas clique na ferramenta Discar Telefone 3 Nacaixa de di logo Discagem clique duas vezes no n mero de telefone e clique em Discar Voc tamb m pode ligar a cobrar conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 telefonemas fazendo telefonemas gravando hist ricos telefonemas marcando o tempo telefonemas confer ncias telef nicas Usando o telefone e o fax com o ACT 51 52 Gerenciando seus telefonemas Voc pode colocar telefonemas na espera encaminhar ou transferir telefonemas e executar chamadas entre 3 pessoas tamb m conhecidas como confer ncia telef nica Os recursos Mudo e Viva voz estar o dispon veis se o seu modem tiver estas capacidades Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 telefonemas sobre o gerenciamento de telefonemas telefonemas colocando em espera telefonemas encaminhando telefonemas transferindo Usando o Identificador de Chamadas O identificador de cnamadas um recurso que exibe o registro do contato da pessoa que est ligando Com este recurso voc pode ser lembrado sobre sua ltima conversa ou sobre o ltimo pedido do cliente antes de atender o telefonema Com o ACT voc pode saber se o seu sistema de telefonia ou modem compat vel com os recursos de geren
97. jar a es para atingir seus objetivos Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 fases de vendas fases de vendas adicionando fases de vendas localizando contatos fases de vendas usando Criando uma oportunidade de vendas Voc pode criar oportunidades de vendas manter listas de produtos e concorrentes e inserir fases de vendas na guia Vendas Nota Cada oportunidade deve estar associada a um contato Para criar uma oportunidade vendas 1 Najanela de Contatos ou Grupos clique na guia Vendas e clique em Nova Oportunidade 2 Na guia Geral da caixa de di logo Oportunidade Venda insira as informa es sobre a oportunidade conforme descrito abaixo e Selecione ou digite o Produto Tipo Quantidade Pre o Unit rio e Pre o Total e Selecione ou digite a data que voc espera fechar o neg cio no campo Data prevista de fechamento e Digite um percentual de chance de fechar o neg cio no campo Chance e Selecione uma fase de venda da lista Fase da Venda e Modifique as informa es do contato e a data de cria o se necess rio e Associe a oportunidade a um grupo se desejar 3 Clique em OK Voc tamb m pode adicionar informa es sobre a venda ou sobre o concorrente e pode importar listas de produtos de outro aplicativo ou de outro banco de dados do ACT conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice
98. lo de tempo 5 Clique em Iniciar para come ar o processo de backup O ACT compacta os dados em um arquivo zip Salvando uma c pia do banco de dados Voc tamb m pode fazer backup do banco de dados usando o comando Salvar C pia Como Para salvar uma c pia do banco de dados do ACT 1 No menu Arquivo clique em Salvar C pia Como 106 Guia do Usu rio A caixa de di logo Salvar C pia Como exibida com a op o Copiar Banco de Dados selecionada 2 Clique em OK 3 Na caixa de di logo Salvar Como selecione um local e digite um novo nome de arquivo para a c pia do banco de dados e clique em Salvar Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 salvando c pias de bancos de dados lembretes Restaurando um banco de dados Voc pode restaurar os registros de contatos que voc excluiu usando o backup do banco de dados Voc tamb m pode restaurar um backup se seu hardware ou software danificou seus dados Nota Se voc fez backup dos dados em v rios discos certifique se que voc tem todos os discos m o antes de come ar a restaurar O ACT pede para voc inserir cada disco durante o processo Para restaurar um backup 1 No menu Arquivo clique em Restaura 2 Nacaixa de di logo Restaurar digite o nome do arquivo a restaurar ou clique em Procurar para localizar o arquivo 3 Digite a localiza o do arquivo ou clique em Procurar para selecionar out
99. m de basic japa Da Bats me mando eee Eta um Taws Emeni Pse DO te m Meto ime hemen Deuet Martone Come urcate an 15 sr teste E meusata Le emas reso ranama lt q 4 vm Tosta mm anta ert be do barco DMa it haee DETALED Fomu do maas D Comet aw Pa dao ete Resse rma a a ae sam gt eira Beeni o Dris dio eita Rone of lt A 3 O que tem na janela de Contatos Recurso Fun o 1 Barra de Ferramentas Inclui ferramentas para acessar fun es tais como o processador de textos do ACT ou relat rios 2 Barra de Exibi o Cont m bot es que voc pode usar para alterar os modos de exibi o por exemplo para ver a lista de contatos 3 Para superior da janela Inclui informa es t picas de um cart o de visitas como nome endere o e telefone 4 Parte inferior da janela Exibe informa es relativas guia selecionada 5 Guias Permite a voc exibir oportunidades de vendas notas atividades e executar tarefas relacionadas 6 Bot o do Layout de Contatos Altera a apar ncia e os campos que a janela cont m A barra de ferramentas e as guias s o exibidas em todas as janelas do ACT embora existam diferen as dependendo da janela exibida Inserindo informa es sobre um contato Voc pode adicionar contatos na janela de Contatos ou na Lista de Contatos O ACT salva automaticamente os novos contatos no banco de dados quando voc move para um outro contato ou executa outra opera o Voc pode tornar um contato
100. m os contatos ou Clique em Imprimir Lista para imprimir uma lista dos nomes dos contatos 5 Opcional Para exibir um determinado contato selecione o contato na lista e clique em Ir para Contato 6 Opcional Para agendar uma tarefa para o evento selecione um contato da lista e clique em Agendar Tarefa A caixa de di logo Agendar Atividade exibida Todas as atividades para eventos anuais aparecem como tarefas na agenda 7 Clique em Fechar para sair ou clique em Nova Pesquisa para localizar outros eventos anuais Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 localizando contatos usando procuras localizando contatos na Lista de contatos procuras contatos ativos ou inativos procuras ampliando refinando marcando eventos anuais criando procuras Trabalhando com Contatos 17 18 Guia do Usuario Localizando contatos usando palavras chave Uma outra forma de localizar contatos procurar por palavras chave Uma palavra chave uma palavra que aparece em qualquer lugar dentro de um banco de dados do ACT Esta a forma mais poderosa de encontrar informa es sobre os contatos Voc pode executar uma procura por palavra chave a partir do menu Procurar Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 palavras chave localizando contatos usando palavras chave resultados da pesquisa Localizando contatos usando
101. mais poder v los Guia do Usu rio Nota O ACT usa os termos contato e participante ao se referir a um contato associado a um grupo A seguir alguns exemplos de como usar grupos Crie um grupo com os dados da empresa e crie subgrupos para organizar os contatos por regi o departamento ou filial amp CH Gourmet Matriz Regi o Central Regi o Sul ias Telemarketing Crie um grupo para um gerente de conta e acompanhe informa es de vendas e previs es para aquele representante Use grupos para criar um conjunto de contatos com algo em comum como para parceiros de golfe poss veis clientes ou contatos pessoais Pessoal Amigos Clube 8 Faculdade Famila Use grupos para identificar projetos ou campanhas Por exemplo voc pode agrupar fornecedores e equipe interna trabalhando em um mesmo projeto Para trabalhar com grupos Na barra de Exibi o clique no bot o Grupos A janela de Grupos cont m a maioria das fun es da janela de Contatos e compartilha muitas de suas guias como Notas Hist rico Atividades e Vendas A ilustra o a seguir exibe a janela de Grupos Observe a lista de grupos a esquerda erar e n a a eee sure pu p gos mus trem pme Rene emea Owe tye gree ayd en eeceR ac st i ifm HE Para exibir subgrupos e Clique no sinal de mais ao lado do nome do grupo Para ocultar os subgrupos clique no sinal de menos O ACT inclui quatro layouts especiais p
102. menta Campo na paleta de ferramentas e posicione o cursor onde voc quer o campo Mantenha o bot o esquerdo do mouse pressionado e arraste o ponteiro para definir o tamanho do campo Quando voc soltar o bot o do mouse a Lista de Campos ser exibida Selecione o campo a adicionar e clique em Adicionar Continue adicionando campos conforme desejado Voc pode alterar cores e fontes conforme descrito na Ajuda No menu Arquivo clique em Salvar Como Na caixa de di logo Salvar Como digite o nome do modelo no campo Nome do arquivo e clique em Salvar 10 Para fechar o modelo clique no bot o Fechar no canto superior direito Para criar um novo modelo de envelope 1 2 No menu Arquivo clique em Novo Na caixa de di logo Novo selecione Modelo de Envelope e clique em OK Na caixa de di logo Novo Envelope selecione um tamanho de envelope na lista Selecione o modelo de envelope e modifique a Largura ou Altura conforme desejado Ao terminar clique em OK Um envelope e a paleta de ferramentas s o exibidos Para adicionar um campo clique na ferramenta Campo na paleta de ferramentas e posicione o cursor onde voc quer o campo Mantenha o bot o esquerdo do mouse pressionado e arraste o ponteiro para definir o tamanho do campo Quando voc soltar o bot o do mouse a Lista de Campos ser exibida Selecione um campo e clique em Adicionar e ent o voc pode e Fechar a Lista de Campos desenhar o campos usando a
103. mo computador Para sincronizar dados com usuario remotos em um rede WAN ou via modem consulte Sincroniza o com outros usu rios neste cap tulo Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados com outro banco de dados Sincroniza o com outros usu rios Quando voc sincroniza dados com outro usu rio voc pode enviar informa es usando o e mail uma pasta compartilhada na rede ou um modem Nota Se voc e os usu rios com quem voc quer sincronizar t m acesso uma unidade de rede voc pode preferir configurar o ACT para trabalhar com um banco de dados multiusu rio em vez de sincronizar Consulte Bancos de dados multiusu rio na Ajuda Sincronizando atrav s de e mail Quando voc sincronizar dados por e mail as atualiza es s o enviadas como anexos das mensagens O ACT usa o endere o de e mail principal do Meu Registro para determinar em qual Caixa de Entrada de e mail procurar atualiza es Para sincronizar dados usando o e mail seu sistema de e mail deve ser compat vel com o ACT e cada usu rio deve ter sua pr pria conta de e mail Sincronizando atrav s de pastas compartilhadas Voc e outros usu rios pode enviar e receber atualiza es de sincroniza o usando uma pasta compartilhada em um servidor de rede local A pasta compartilhada atua como uma Caixa de Entrada para receber atualiza es Tanto voc
104. n line do programa Usando a guia Biblioteca voc pode exibir e alterar documentos criados em outros programas como o Microsoft Excel e anex los ao registro do contato 67 68 Especificando seu processador de textos Antes de escrever cartas ou memorandos voc deve indicar se prefere usar o processador de textos do ACT ou o Microsoft Word Voc pode especificar o processador de textos atrav s do Assistente de Configura o ou da caixa de di logo Prefer ncias Nota Se voc escolher o Microsoft Word voc pode precisar alterar o n vel de seguran a das macros Veja Microsoft Word na Ajuda Para selecionar seu o processador de textos em Prefer ncias 1 No menu Editar clique em Prefer ncias 2 Na guia Geral da caixa de di logo Prefer ncias selecione o processador de textos que voc quer usar na lista Processador de texto e clique em OK Usando o processador de textos do ACT Guia do Usu rio Voc pode usar o ACT para criar e editar cartas memorandos etiqueta e envelopes ou para criar e editar modelos da mesma forma que faria com qualquer processador de textos Voc pode formatar documentos verificar a ortografia definir tabula es e quebras de p ginas Quando seu documento estiver pronto voc poder salv lo imprimi lo envi lo por fax ou e mail usando o recursos oferecidos pelo ACT Criando cartas e memorandos para um contato Voc pode facilmente escrever e imprimir cartas
105. nal Selecione Perguntar para receber sincroniza es n o aplicadas anteriormente Voc ser avisado cada vez que receber uma atualiza o de um usu rio 6 Opcional Clique no bot o Aguardar Telefonema se seu modem ir receber a liga o de sincroniza o 7 Clique em Sincronizar Aten o Alguns dados no ACT n o s o sincronizados Para uma lista dos dados que n o s o sincronizados consulte Sobre a sincroniza o de dados na Ajuda Sincronizando Dados 97 98 Guia do Usuario O que acontece quando voc sincroniza A tabela a seguir mostra o resultado da sincroniza o dependendo do m todo que voc escolher Configura o da sincroniza o Resultado Sincroniza o direta com outro O ACT abre o outro banco de dados e aplica as atualiza es de banco de dados sincroniza o Sincroniza o com outros O ACT anexa o pacote de sincroniza o a uma mensagem de usu rios via e mail e mail e envia a mensagem usando o endere o indicado Se voc usa um sistema de e mail remoto a mensagem n o ser enviada enquanto voc n o estiver conectado Sincroniza o com outros O ACT coloca o pacote de sincroniza o na pasta indicada para usu rios via pasta cada usu rio compartilhada Sincroniza o com outros O ACT primeiro aplica as atualiza es recebidas e ent o cria um usu rios via modem pacote de atualiza es do seu banco de dados disca o n mero do modem do usu rio e envia o
106. ne a prioridade e a cor da atividade para exibi o na Lista de Tarefas e Para ser avisado sobre a atividade selecione a op o Ativar Alarme Nota O ACT pode lembr lo sobre suas atividades mesmo quando o programa n o estiver aberto Para mais informa es consulte o Cap tulo 14 Usando o SideACT 5 Clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 agendando definindo prefer ncias da agenda agendando atividades agendando atividades para outro usu rio agendando atividades a partir da agenda di ria ou semanal agendando adicionando um novo contato ao agendar agendando concluindo atividades alarmes configurando reagendando atividades atividades enviar e mails de lembretes atividades verifica o de conflitos atividades concluindo Agendamento e Gerenciamento de Atividades 35 36 Agendando atividades recorrentes O Jos Roberto se reune com seu fornecedor as segundas feiras envia notas fiscais para o contador as sextas feiras e busca seu filho na aula de violao no ltimo s bado de cada m s Com o ACT o Jos Roberto pode inserir estas atividades peri dicas uma vez indicar a frequ ncia na qual elas ocorrem e ser lembrado pelo ACT Para criar uma atividade recorrente 1 Na caixa de di logo Agendar Atividade clique na guia Configura es Repetitivas 2 Selecione uma Frequ ncia O padr o Uma vez As informa es na cai
107. nexo ser exibido Para anexar um e mail a um contato 1 Na barra de Exibi o clique em e mail 2 Na Lista de Pastas da janela de e mail clique na pasta onde e mensagem est armazenada 3 Clique na mensagem que voc quer anexar 4 Nomenu A es clique em Anexar ao Contato 5 Nacaixa de di logo Anexar e mail aos Contatos selecione um contato e clique em Adicionar Voc pode adicionar mais do que um contato ou todos os contatos Voc tamb m pode anexar o e mail a um grupo conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail lendo mensagens recebidas e mail encaminhando e mail salvando e mail excluindo e mail criando pastas de correio da Internet e mail criando contatos a partir e mail abrindo anexos e mail anexando uma mensagem a um contato grupo e mail mesclando contatos ou grupos Gerenciando enderecos de e mail Voc pode inserir um ou mais endere os de e mail para cada contato Voc pode inserir endere o no registro do contato ou no cat logo de endere os do ACT Se voc digitar mais do que um endere o voc dever indicar o sistema padr o prim rio O ACT envia mensagens usando o endere o prim rio por padr o mas voc pode escolher um endere o diferente ao enviar o e mail Quando voc envia um e mail o ACT compara o endere o com as informa es do banco de dados aberto automaticamente mas voc t
108. nizando Dados Nota Se seu banco de dados foi criado com uma vers o anterior do ACT reindexe o banco de dados antes de instalar o ACT vers o 6 0 para Windows Para mais informa es consulte Compactando e reindexando um banco de dados na Ajuda da vers o atual do ACT Para instalar o ACT 1 Insira o CD do ACT na unidade de CD ROM O programa de instala o executado automaticamente Na tela de instala o voc poder instalar o ACT e outros programas relacionados Nota Se o programa de instala o n o for iniciado automaticamente clique duas vezes no cone Meu Computador na rea de trabalho do Windows Localize a unidade de CD ROM clique duas vezes na letra da unidade e ent o clique duas vezes em SETUP EXE 2 Clique em Instalar o ACT 3 Siga as instru es na tela Durante a instala o voc ser solicitado a digitar o n mero de s rie do ACT impresso no envelope do CD Nota Voc deve registrar o ACT antes de criar ou abrir um banco de dados Ap s registrar o ACT voc ter acesso a informa es sobre atualiza es Instalando e Iniciando o ACT 4 Desinstala o do ACT Se necess rio voc pode remover o ACT do seu computador Para desinstalar o ACT e Clique no bot o Iniciar do Windows aponte para Programas aponte para ACT e clique em Desinstalar Obtendo assist ncia com o ACT Guia do Usu rio Este guia ir ajud lo a iniciar o uso do A
109. ntato 33 atividades de acompanhamento 39 vis o geral 32 agendas adicionando atividades do Outlook 40 agendando atividades a partir das 34 atualizando o Outlook 40 formatos 31 imprimindo 30 31 pop ups 31 prefer ncias 30 vis o geral 30 Ajuda on line 4 outras fontes 5 alarmes 127 alarmes para atividades 33 anexando arquivos aos grupos 26 arquivos aos registros dos contatos 14 e mail aos contatos 64 e mails aos grupos 26 notas e hist ricos aos grupos 26 notas nos registros dos contatos 13 arquivos anexando aos grupos 26 anexando aos registros dos contatos 14 atividades agendando 32 agendando a partir das agendas 34 agendando a partir do contato 33 agendando follow ups 39 alarmes em 33 associando grupos 26 de acompanhamento 39 exibindo a Lista de Tarefas 36 exibindo no Outlook 41 gravando hist ricos 39 recorrentes 36 sem hor rio 33 s ries 36 vis o geral 29 139 140 Guia do Usuario bancos de dados adicionando usu rios 103 convertendo 7 criando 6 fazendo backup 106 importando 110 manuten o 105 multiusu rio 103 restaurando 107 salvando 106 verificando registros duplicados 105 barra de Exibi o defini o 10 personalizando 121 barra de ferramentas defini o 10 personalizando 122 barra de menus personalizando 122 C campos atributos defini o 114 chave defini o 115 indexando 120 mapeando Veja importando dados modificando 114 cartas Veja document
110. o ortografia documentos modelos HTML mala direta Recebendo e lendo e mail Quando voc recebe uma mensagem de e mail ela aparece na Caixa de Entrada Voc pode abrir a mensagem para ler ou usar o painel de visualiza o Voc tamb m pode abrir e ler mensagens salvas armazenadas em pastas da lista de pastas Ao ler uma mensagem voc pode responder ou encaminhar para outras pessoas Se voc receber uma mensagem com um contato ou grupo anexado voc pode mesclar o registro no seu banco de dados do ACT Se voc receber um lembrete para uma atividade voc pode mesclar a atividade no seu banco de dados para que apare a na agenda Voc tamb m pode anexar uma mensagem que recebeu no hist rico do contato ou grupo Adicionalmente voc pode inserir um novo contato para uma mensagem de e mail Para responder ou encaminhar mensagens 1 Na barra de Exibi o clique em e mail 2 Na janela de e mail localize a mensagem que voc quer responder Usando e mail com o ACT 63 64 Guia do Usuario 3 Selecione a mensagem e clique no bot o Responder da barra de ferramentas Clique duas vezes na mensagem e quando a mensagem for aberta clique no bot o Responder na barra de ferramentas 4 Digite o texto de resposta e clique em Enviar Para abrir um anexo do e mail 1 Najanela de e mail clique duas vezes na mensagem com o anexo 2 Clique duas vezes no anexo na lista de Anexos O aplicativo apropriado ser aberto e o a
111. ocumento sem ter que abrir o programa que o criou Voc pode acessar documentos dos seguintes programas e Microsoft Word e Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint e Microsoft MapPoint e Adobe Acrobat Voc tamb m pode acessar imagens BMP e JPEG Nota Para adicionar um documento guia Biblioteca o programa no qual o documento foi criado deve estar instalado no seu computador Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 guia biblioteca adicionando documentos guia biblioteca editando documentos guia biblioteca salvando documentos guia biblioteca imprimindo documentos Trabalhando com Documentos 79 Criando Relatorios O ACT cont m diversos relat rios repletos de informa es sobre seu banco de dados voc pode ver uma lista dos relat rios no sistema de Ajuda Voc pode gerar relat rios dos seus contatos ou dos contatos de outros usu rios se estiver usando um banco de dados multiusu rio O ACT gera relat rios a partir de modelos Voc pode modificar modelos para atender s suas necessidades ou criar novos modelos de relat rios 81 82 Criando um relatorio Guia do Usuario Quando voc cria um relat rio voc pode incluir dados para os seguintes e ocontato ativo e todos os contatos e o grupo ativo e todos os grupos e a procura de contatos atual e a procura de grupos atual Por exemplo voc pode criar um relat rio Resumo de H
112. ode ir a sites da Internet e anexar p ginas aos contatos acessar sua lista de favoritos e salvar p ginas da Internet para uso quando estiver desconectado Para usar o Servi os da Internet voc precisa uma conta na Internet um provedor de servi os e o Microsoft Internet Explorer 5 5 ou 6 0 Para acessar os Servi os da Internet e Na barra de Exibi o clique em Servi os da Internet Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Servi os da Internet Servi os da Internet ativando ou desativando Servi os de Diret rio da Internet Internet acessando links P ginas da Internet adicionando aos favoritos P ginas da Internet anexando aos contatos P ginas da Internet salvando Trabalhando com Grupos Para simplificar o gerenciamento de contatos com informa es similares voc pode organizar seus contatos em grupos Um grupo um conjunto de contatos que t m algo em comum como trabalhar para a mesma empresa ou estar envolvido no mesmo projeto Depois que os contatos est o organizados em grupos e subgrupos voc pode exibir atividades ou vendas associadas com os grupos Voc tamb m pode anexar notas hist ricos e arquivos aos grupos da mesma forma que faz com contatos 21 22 Vantagens e usos de grupos Voc pode organizar contatos em grupos para trabalhar de forma mais eficiente Voc pode definir grupos como particulares como familia e amigos e ningu m
113. odem ou do telefone em conjunto com o ACT consulte o administrador ou fornecedor do seu sistema de telefonia ou consulte a documenta o do seu modem Configurando a discagem Antes de usar a discagem do ACT voc deve configur la na tela de prefer ncias As prefer ncias indicam como o ACT deve usar seu telefone ou modem Por exemplo voc pode especificar como os DDDs s o discados ou usar recursos de cart es de chamadas telef nicas Para configurar a discagem 1 No menu Editar clique em Prefer ncias 2 Na caixa de di logo Prefer ncias clique na guia Discagem 3 Selecione a op o Usar discagem para ativ la 4 Escolha o modem ou telefone da lista clique em Configurar e preencha os campos para configurar a linha 5 Escolha a localiza o da lista clique em Propriedades e configure as op es na caixa de di logo exibida 6 Escolha o endere o do modem ou ramal do telefone na lista Endere o 7 Clique em OK Voc tamb m pode personalizar as op es de discagem conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Discagem Discagem configurando Fazendo telefonemas Voc pode fazer telefonemas a partir da janela de Contatos ou da Lista de Tarefas e voc pode registrar o tempo de cada telefonema Quando voc completa um telefonema e desliga voc pode registrar o resultado na guia Notas Hist rico Para fazer um telefonema na
114. orar suas oportunidades atrav s de cada fase do ciclo de venda O ACT cont m 11 fase no ciclo de venda padr o Voc pode modificar ou adicionar etapas conforme suas necessidades Guia do Usu rio Fase de Venda Fase Nova oportunidade Abordagem Comunica o inicial Primeira entrevista An lise de oportunidade Desenvolvimento de solu o Apresenta o de solu o Avalia o do cliente Negocia o Compromisso de compra Acompanhar Descri o Poss vel oportunidade de vendas Reunir informa es sobre a poss vel oportunidade Primeiro contato com o prospect fax e mail carta folheto telefonema etc Primeiro di logo com o prospect Reunir e analisar informa es para compreender a oportunidade Criar solu es para atender s necessidades do prospect Apresenta o das solu es propostas Avalia o das solu es por parte do cliente Negociar termos aceit veis pre o entrega quantidade etc O cliente concordou em transferir a venda para um n vel de fechamento Acompanhamento Oportunidade de manter o relacionamento comercial Quando voc cria uma nova oportunidade voc pode prever a receita inserir a chance de fechamento e incluir informa es sobre as decis es de compra do contato Voc pode acompanhar o progresso atrav s das fase de venda e registrar o resultado O ACT cont m relat rios e representa es gr ficas das fases de vendas para que voc possa plane
115. os chamadas Veja telefonemas classifica es acelerando 120 classificando contatos 18 consultas acelerando 120 vis o geral 18 contatos adicionando aos grupos 25 adicionando na Lista de Contatos 12 classificando 18 inserindo na janela de Contatos 11 localizando informa es 15 vis o geral 9 D desinstalando o ACT 4 discagem configurando 50 requisitos do sistema 50 usando com o ACT 50 vis o geral 50 documentos criando cartas memorandos e faxes 68 editando 70 formatando 70 imprimindo 69 op es de exibi o 71 salvando 69 E editor de relat rios 84 e mail abrindo anexos 64 anexando aos contatos 64 configurando 58 contas 59 endere amento 65 enviando 61 enviando a partir do Outlook 66 escrevendo 61 exibindo mensagens 61 lendo 63 pastas 65 prefer ncias 58 recebendo 63 respondendo 63 sistemas usados 58 envelopes 76 enviando faxes Fax R pido 53 usando o WinFax Pro vis o geral 55 enviando por fax agendas 55 cat logos de endere os 55 documentos 54 relat rios 54 eventos anuais 16 inserindo datasem 38 vis o geral 38 exibi o do processador de textos 71 exibindo atividades de grupos 26 atividades do Outlook no ACT 41 atividades em agendas 30 atividades na Lista de Tarefas 36 atividades no Outlook 41 exportando dados 111 F fases de venda 44 fax prefer ncias de software 53 vis o geral 52 Fax R pido 53 filtrando atividades 36 37 formatando documentos Veja documentos fun
116. otas Hist rico Shift F9 Exibir a Lista de Tarefas F7 Teclas de Atalho de Contatos e Grupos Para fazer o seguinte Pressione Exibir o primeiro contato ou grupo do banco de Alt Home dados aberto Exibir o ltimo contato ou grupo do banco de dados Alt End aberto Exibir o pr ximo contato ou grupo do banco de dados aberto Ctrl Page Down Exibir o contato ou grupo anterior do banco de dados Aberto Ctrl Page Up Posicionar na empresa ou grupo iniciando com a pr xima letra Alt Page Down Posicionar na empresa ou grupo iniciando com a letra anterior Alt Page Up Teclas de Atalho da Lista de Contatos Listar contatos selecionados ou marcados Shirft F12 Omitir contatos selecionados ou marcados Ctrl Shift F12 Alternar entre modo Editar e modo Marcar Shift F8 Marcar todos os contatos Shift F11 Desmarcar todos os contatos Ctrl Shift F11 ACT Teclas de Atalho da Agenda Exibir o minicalend rio F4 Exibir a agenda di ria Shift F5 Exibir a agenda mensal F5 Exibir a agenda semanal F3 Teclas de Atalho de e mail Criar uma nova mensagem de e mail Ctrl E Excluir uma mensagem de e mail Ctrl Delete Encaminhar uma mensagem de e mail Ctrl F Responder uma mensagem de e mail Ctrl Y Enviar mensagens de e mail agora Ctrl Enter Glossario Administrador Um usuario que pode executar todas as opera es inclusive adicionar usu rios ao banco de dados executar man
117. pacote de atualiza o atrav s do modem Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados recebendo atualiza es sincronizando dados restaurando registros exclu dos sincronizando dados bloqueando atualiza es de campos sincronizando dados verificando altera es Agendando a sincroniza o autom tica Voc pode agendar a sincroniza o para ocorrer automaticamente Voc deixar o computador ligado e ele recebe e envia a sincroniza o nos hor rios escolhidos Aten o N o configure a sincroniza o autom tica enquanto n o tiver executado o processo de sincroniza o com sucesso pelo menos uma vez O banco de dados deve estar aberto nos hor rios programados para que a sincroniza o ocorra Se voc sincroniza atrav s de e mail voc tamb m deve estar com o sistema de e mail ativo durante os hor rios de sincroniza o Para configurar a sincroniza o autom tica 5 Abra o banco de dados que voc quer sincronizar No menu Editar clique em Prefer ncias Na caixa de di logo Prefer ncias clique na guia Sincroniza o e clique em Agenda Na caixa de di logo Agenda de Sincroniza o selecione os dias que voc quer sincronizar Selecione os hor rios e clique em Adicionar e ent o clique em OK Nota Se voc sincroniza via modem selecione a op o Esperar Telefonemas Se voc usa um sistema de e mail remoto o
118. primir na barra de ferramentas Lista de Contatos imprime a lista de contatos Lista de Tarefas imprime a lista de atividades Guia Notas Hist rico na janela de Contatos ou Grupos imprime notas hist ricos e anexos para o contato ou grupo Guia Atividades na janela de Contatos ou Grupos imprime atividades agendadas com um determinado contato ou grupo Guia Vendas na janela de Contatos ou Grupos imprime oportunidades vendas fechadas ganhas e vendas perdidas para um determinado contato ou grupo Guia Grupos na janela de Contatos imprime grupos dos quais o contato participa Para mais informa es sobre Grupos consulte o Cap tulo 3 Trabalhando com Grupos Guia Contatos na janela de Grupos imprime contatos associados ao grupo selecionado Para mais informa es sobre Grupos consulte o Cap tulo 3 Trabalhando com Grupos Para imprimir informa es de contatos 1 Exiba a janela ou guia que voc quer imprimir 2 Nomenu Arquivo clique em Imprimir ou Imprimir lt nome da janela ou guia gt Voc pode imprimir informa es adicionais de grupos e cat logos de endere o conforme descrito na Ajuda Trabalhando com Contatos 19 20 Obtendo informa es de contatos na Internet Guia do Usu rio Voc pode acessar os Servi os do ACT na Internet para exibir um site da empresa ou para obter informa es e adicion las ao seu banco de dados Usando o navegador do ACT voc p
119. r tarefas voc pode mudar a forma que exibe e gerencia seus contatos para atender melhor s suas necessidades 113 114 Personalizando as janelas de Contatos e Grupos Guia do Usuario Voc pode personalizar as janelas de Contatos e Grupos alterando cores e fontes renomeando adicionando e modificando campos ou ainda alterando colunas nos modos de exibi o de listas Voc tamb m pode modificar layouts existentes ou criar novo layouts que cont m somente os campos que voc precisa e na ordem que voc deseja Criando e modificando campos Voc pode criar modificar e excluir campos e pode definir atributos de campos para os registros de contatos e grupos Atributos de campos indicam como um campo usado se aceita texto ou n meros o n mero de caracteres permitidos se gera hist rico e regras de entrada de dados no campo Nota Se voc quiser adicionar ou modificar campos em um banco de dados multiusu rio voc deve ter n vel de seguran a de administrador e acesso exclusivo ao banco de dados Para criar um campo 1 No menu Editar clique em Definir Campos 2 Na guia Campos da caixa de di logo Definir Campos selecione Contato ou Grupo na lista Tipo de Registro 3 Na guia Atributos clique em Novo Campo 4 No campo Nome do Campo substitua Novo campo 1 pelo nome que desejar 5 Defina outros atributos para o campos e clique em OK Para uma lista de atributos de campos pressione F1 Agora voc pode ad
120. ra modificar um modelo de documento existente 1 No menu Escrever clique em Editar Modelo de Documento Clique em Editar Modelo de e mail HTML para editar um modelo para malas diretas por e mail 2 Nacaixa de di logo Abrir selecione o modelo que voc quer modificar e clique em Abrir 3 Modifique o modelo e Adicione campos selecionando da lista e clicando em Inserir Em modelos HTML voc tamb m pode inserir imagens e Exclua campos selecionando o texto e pressionando DELETE e Adicione texto posicionando o cursor no local desejado e digitando Voc pode formatar o texto como desejar 4 Salve o modelo com um nome diferente usando o comando Arquivo Salvar Como ou salve as altera es no modelo original 5 Para fechar o modelo clique no bot o Fechar no canto superior direito Nota Voc pode importar modelos que foram criados com outra vers o do ACT Voc tamb m pode criar um modelo baseado em um documento do Microsoft Word mas voc n o pode importar um modelo criado no Word Trabalhando com Documentos 73 74 Guia do Usuario Criando modelos de cartas memorandos e faxes Usando o ACT voc pode criar um novo modelo Para criar um novo modelo de documento 1 No menu Arquivo clique em Novo 2 Na caixa de di logo Novo selecione o tipo de modelo para seu processador de textos ou selecione Modelo de e mail HTML para criar um modelo de e mail para mala direta e clique em OK 3 Na caixa d
121. rar a apar ncia do seu layout Voc pode renomear reordenar ou adicionar guias nas janelas Por exemplo se voc tem contatos para os quais mant m informa es adicionais como o nome do c njuge ou n mero de filhos voc pode modificar um layout para incluir estes campos Geralmente mais f cil modificar um layout do que criar um novo Para modificar um layout 1 Najanela de Contatos ou Grupos clique no bot o layout e escolha o layout que voc quer modificar O layout selecionado exibido 2 No menu Ferramentas clique em Editar Layouts O editor de layout exibido onde voc pode fazer as altera es desejadas 3 Clique em Arquivo e clique em Salvar Como 4 Na caixa de di logo Salvar Como selecione um local digite o nome do arquivo e clique em Salvar 5 Clique em Exibir e clique em Registros para fechar o editor de layouts e exibir o registro que voc estava vendo anteriormente Voc tamb m pode compartilhar layouts com outras pessoas conforme descrito na Ajuda Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 personalizando layouts layouts alterando a apar ncia Personalizando colunas em listas Muitas janelas e guias do ACT cont m listas de dados em colunas incluindo a Lista de Contatos Lista de Tarefas guia Atividades guia Vendas guia Notas Hist rico guia Grupos na janela de Contatos e guia Contatos na janela de Grupos Voc pode al
122. rio abrir e acessar o banco de dados Nota N o selecione esta op o se voc estiver adicionando um usu rio somente para a sincroniza o 6 Repita os passos 2 5 para adicionar mais usu rios e clique em OK 7 Nacaixa de di logo Atribuir Meu Registro atribua um Meu Registro para cada usu rio que ir fazer logon no banco de dados selecionando o usu rio e clicando em Atribuir Agora ou Atribuir Mais Tarde Nota Usu rios que s enviam ou recebem sincroniza o n o precisam do Meu Registro Para mais informa es sobre sincroniza o consulte o Cap tulo 10 Sincronizando Dados 8 Se voc escolher Atribuir Agora preencha os campos na caixa de di logo Inserir informa es de Meu Registro e clique em OK Se voc escolher Atribuir Mais Tarde o usu rio ser solicitado a preencher os campos para criar o Meu Registro da primeira vez que ele ou ela abrir o banco de dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 bancos de dados bancos de dados excluindo usu rios bancos de dados removendo privil gios de acesso 104 Guia do Usu rio Verificando registros duplicados Em seu banco de dados voc pode encontrar dois ou mais registros da mesma pessoa ou grupo Isto muito comum em bancos de dados multiusu rio onde v rios usu rios inserem contatos que outro usu rio j havia inserido Voc pode examinar o banco de dados procura de duplicida
123. rios se es modelos de relat rios removendo se es modelos de relat rios campos modelos de relat rios salvando paleta de ferramentas Indicando quais dados aparecem no relat rio Quando voc cria um modelo de relat rio voc pode definir filtros para determinar quais dados devem ser exibidos cada vez que voc executar o relat rio Por exemplo voc pode definir um filtro para exibir informa es sobre as atividades realizadas no ltimo trimestre Definir filtros nos modelos poupa tempo se voc usa com frequ ncia as mesmas configura es Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 modelos de relat rios filtrando dados Criando Relat rios 87 10 Sincronizando Dados Usando a sincroniza o de dados voc pode compartilhar informa es entre dois bancos de dados ou com v rios usu rios para que os contatos e atividades de um banco de dados estejam nos outros bancos de dados A sincroniza o uma forma de manter atualizados o banco de dados central ou local e os bancos de dados remotos 89 90 Entendendo a sincroniza o Guia do Usu rio Voc pode sincronizar dados com um outro banco de dados ou com outros usu rios Durante a sincroniza o voc pode enviar e receber atualiza es Quando voc sincroniza o seu banco de dados aplica atualiza es recebidas verifica e salva todas as altera es em um arquivo de atualiza o e envi
124. ro local 4 Se voc fez backup em uma m dia remov vel como em um disco Zip insira o disco na unidade apropriada 5 Clique em Iniciar Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 solu o de problemas administra o de banco de dados Administrando o Banco de Dados 107 12 Importando e Exportando Dados Voc pode importar dados do ACT e de outros programas e pode importar uma lista de mala direta em um banco de dados do ACT Por exemplo voc pode importar registros de um banco de dados ACT para outro ou registros do Microsoft Outlook para um banco de dados do ACT Voc tamb m pode exportar dados de um banco de dados do ACT para outro ou para um arquivo texto que ser usado por outro programa 109 110 Importando dados do ACT Se voc criou mais do que um banco de dados do ACT voc pode consolidar todas as informa es em um nico banco de dados Nota Se o banco de dados for de uma vers o antiga do ACT voc primeiro deve abri lo no ACT 6 0 para Windows para que ele possa ser atualizado para o formato apropriado Para importar um banco de dados ACT para outro banco de dados do ACT 1 Abre banco de dados do ACT para qual voc quer importar dados 2 No menu Arquivo clique em Troca de Dados e clique em Importar 3 Siga as instru es do Assistente de Importa o para indicar as op es e otipo do arquivo e o nome e local do arquivo
125. rupo para executar fun es como criar cartas para cada contato Voc pode usar a Procura de Palavra chave para localizar um grupo baseado em uma palavra chave Voc pode procurar grupos e subgrupos com determinados crit rios como todos os grupos do mesmo segmento localizados na Am rica Central Voc pode procurar grupos que contenham um determinado campo em branco Por exemplo todos os campos com telefone em branco Quando o ACT localiza um ou mais grupos ele cria um procura de grupos Somente os grupos da procura aparecem na lista de grupos Para localizar grupos usando uma procura 1 Na janela de Grupos clique no menu Procurar e clique em Outros campos Na caixa de di logo Procurar selecione o campo na lista Procurar No campo Procurar por digite ou selecione uma palavra ou frase Trabalhando com Grupos 27 4 Opcional Selecione Substituir procura Adicionar procura ou Refinar procura e clique em OK Dica Pressione F1 para Ajuda sobre os campos ou terminologia Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 grupos localizando grupos procuras grupos classificando Reorganizando grupos Voc pode reorganizar os grupos para atender s suas necessidades Voc pode querer reorganizar grupos para e promover um subgrupo para grupo quando ele crescer o suficiente para ser considerado um grupo e mover um subgrupo para um outro grupo e
126. s ferramentas e inserir cada campo usando a caixa de di logo novamente e Desenhar um campo e ent o adicionar todos os campos que voc quer a partir da caixa de di logo todos ter o o tamanho do primeiro Ap s inserir todos os campos voc pode fechar a caixa de di logo redimensionar e reposicionar os campos livremente Voc pode alterar fontes e cores conforme descrito na Ajuda No menu Arquivo clique em Salvar Como Trabalhando com Documentos 77 9 Nacaixa de di logo Salvar Como digite o nome do modelo no campo Nome do arquivo e clique em Salvar 10 Para fechar o modelo clique no bot o Fechar no canto superior direito Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 modelos de envelopes modelos de etiquetas etiquetas para correspond ncia paleta de ferramentas Aprendendo mais sobre modelos Quando voc modifica uma carta memorando ou fax voc pode mudar tudo incluindo a apar ncia t tulos de campos ou propriedades de campos Para mais informa es sobre a modifica o de modelos acesse a base de dados de conhecimento do ACT no endere o http act service com 78 Guia do Usu rio Usando a guia Biblioteca A guia Biblioteca permite a voc exibir e editar documentos criados por outros programas de dentro do ACT Quando voc adiciona um documento a biblioteca voc o anexa a um determinado contato Assim voc pode facilmente localizar ou atualizar o d
127. s clientes O Jos Roberto precisa do ACT Instalando e Iniciando o ACT Antes de instalar o ACT vers o 6 0 para Windows certifique se de que voc tem o software e hardware necess rio Ap s a instala o o ACT converter automaticamente seu banco de dados antigo para a vers o atual Voc tamb m pode criar um novo banco de dados Durante a instala o voc pode importar dados de outros programas como o Microsoft Outlook Palm Desktop e outros como descrito em Cap tulo 12 Importando e Exportando Dados Durante o uso do ACT voc poder obter assist ncia acessando um ou mais itens descritos neste cap tulo 2 Requisitos do Sistema Para usar o ACT vers o 6 0 para Windows voc precisa do seguinte hardware e software Guia do Usu rio Um computador IBM PC ou equivalente com um processador Pentium 133 MHz ou superior Monitor de v deo com resolu o VGA ou superior Pelo menos 64 MB de RAM mais mem ria aumenta a performance Pelo menos 50 MB de espa o livre em disco para a instala o Nota Al m do espa o necess rio para a instala o voc precisa espa o para pelo menos o dobro do tamanho do seu banco de dados Este espa o ser usado em certas fun es tais como backup Por exemplo se seu banco de dados cont m 10 MB voc precisa de 20 MB de espa o em disco Unidade de CD ROM Um mouse ou outro dispositivo apontador reconhecido pelo Windows Windows 98 Windows 2000
128. s informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 e mail movendo mensagens e mail movendo pastas e mail copiando pastas e mail criando e excluindo pastas e mail pastas Usando o ACT com o Outlook Guia do Usu rio Se voc usa 0 Microsoft Outlook para enviar e receber mensagens de e mail voc pode adicionar cat logos de endere os para v rios bancos de dados do ACT no Outlook Assim a partir do Outlook voc poder selecionar contatos do ACT para os quais enviar mensagens registrar mensagens no hist rico ou anexar mensagens recebidas ao contato Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Microsoft Outlook adicionando cat logos do ACT Microsoft Outlook configurando hist rico do ACT Microsoft Outlook anexando e mail aos contatos e mail enviando mensagens do Outlook Trabalhando com Documentos Com o ACT voc pode usar o processador de textos para escrever cartas ou memorandos para seus contatos e criar faxes etiquetas e envelopes Voc pode usar modelos que s o formul rios ou padr es de documentos que voc cria com frequ ncia e o ACT automaticamente insere informa es dos contatos como nome e endere o nos locais previamente determinados Voc pode usar o processador de textos do ACT ou o Microsoft Word 2000 ou Word 2002 Nota Para instru es sobre o uso do Microsoft Word consulte o sistema de Ajuda o
129. s ou adicionar submenus Voc pode adicionar arquivos de consulta ao menu Procurar modelos de documentos ao menu Escrever modelos de relat rios ao menu Relat rios e links da Internet ao menu Links da Internet Voc pode adicionar cones ao menu ou barra de menus para representar comandos Por exemplo voc pode adicionar um comando para executar uma macro Pode renomear reordenar ou remover comandos e pode adicionar separadores entre comandos Separadores dividem comandos em grupos l gicos A ilustra o a seguir mostra um menu adicionado janela de Contatos Ele cont m um submenu com tr s comandos ter jee ato Jus x d ioa Pr ste de corsstos a ES cata se eroemses n Svc mm Yia Cum sgire Ge ss o em cans tase arene aan tae Aegnor om usa as o Casa pen n ooo trcas case Gobet ma Personalizando a barra de ferramentas Voc pode personalizar a barra de ferramentas existente ou criar uma nova barra que contenha as ferramentas que voc mais usa Voc pode reordenar ferramentas alterar o tamanho dos bot es ou definir se dicas s o ou n o exibidas quando voc move o ponteiro do mouse sobre a ferramenta Voc tamb m pode ocultar ou exibir determinadas ferramentas Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 barras de ferramentas menus barra de menus Criando e modificando teclas de atalho Voc pode usar certas combina es de teclas para exe
130. seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 personalizando campos eventos anuais criando campos importando exportando listas de op es campos adicionando em layouts n veis de seguran a verificando Personalizando o ACT 115 Criando e alterando layouts Voc pode criar ou modificar um layout usando o editor de layouts exibido na ilustra o a seguir IS ACT act6demo Contatos E 9 1 2 13 ma O 5 Ramat R Je m Telefone Celular Telefone Cell 8 Sauda o Sauda o BIBI Feo EM Endere o 1 Endere o 2 Endere o 3 E ndere o Estado CEP CEP uz Pa s Pa s Endere o Email Endere o Emai Situa o Slua o Home Page Home Page Livre 7 Estado jus cee ELLE Livre 8 Livro ge EEE Lavout de Contatos 200050 REIVOBESO 5 O que tem na janela do editor de layouts Recurso 1 Campos Locais que s o preenchidos com as informa es extra das dos registros de contatos ou grupos Voc pode adicionar modificar ou excluir um campo Voc tamb m pode mover os campos dentro da janela e das guias 2 Ordem de Entrada dos Campos pressionar a tecla Tab 3 Parada de Grupo 4 Paleta de Ferramentas 5 Guias de Contatos ou Grupos 116 Guia do Usu rio Especifica a ordem que o cursor ir seguir quando voc Permite a voc inserir dados em uma determinada ordem Cont m ferramentas para alte
131. seria interessante criar uma procura para todos os contatos que trabalham na mesma empresa Para localizar contatos usando um nico crit rio de pesquisa 1 No menu Procurar clique em um comando Procurar A caixa de di logo Procurar exibida Nota A caixa de di logo Procurar n o exibida se voc selecionar os seguintes comandos Meu Registro Todos os contatos Palavra chave Anterior Pelo exemplo Diret rio da Internet ou Registros Sincronizados 2 No campo Procurar por digite uma palavra ou selecione da lista e clique em OK Quando os resultados da procura forem exibidos voc ver um contador de registros na barra de ferramentas na parte superior da janela de contatos O contador de registros mostra o n mero total de registros e o registro que est sendo exibido Trabalhando com Contatos 15 Se o resultado n o for o desejado voc pode criar procuras mais sofisticadas e ampliar ou restringir sua procura Se voc quiser criar uma procura de contatos que n o t m informa es em comum voc pode marcar os contatos na Lista de Contatos e ent o criar uma procura dos registros marcados Procurando contatos ativos ou inativos Voc pode monitorar atividades com contatos baseadas na ltima modifica o efetuada em seus dados como uma altera o no endere o O ACT identifica estes contatos atrav s da data da ltima modifica o feita no contato grupo notas hist rico vendas e mail ou anexos
132. tado de uma oportunidade de venda Quando voc conclui uma venda voc pode indicar o resultado O ACT cria automaticamente um hist rico do resultado na guia Notas Hist rico do contato ou grupo Para registrar a conclus o de uma venda 1 Na janela de Contatos clique na guia Vendas e tique a coluna da esquerda na venda que voc quer concluir Na caixa de di logo Fechar Venda insira as informa es e Na caixa Resultado selecione Venda efetuada ou Venda perdida e Na caixa Motivo selecione ou digite o motivo e Altere os dados do Produto e Vendas conforme necess rio Clique em OK Para reabrir um venda fechada Localize o contato com quem voc estava negociando Na guia Vendas clique duas vezes no bot o de Sele o da venda desejada Na caixa de di logo Venda fechada clique em Reabrir Venda e clique em OK Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 oportunidades de venda fechando oportunidades de venda imprimindo oportunidades de venda alterando Usando o telefone e o fax com o ACT Voc pode usar o ACT para gerenciar telefonemas e registr los no hist rico do contato Assim voc pode de forma f cil e eficiente manter um acompanhamento da comunica o com os contatos Por exemplo o ACT pode discar o n mero de telefone do contato e cronometrar a dura o do telefonema enquanto voc fala Voc pode fazer anota es no registro do contato
133. tatos Voc tamb m pode agendar atividades pessoais no Meu Registro como por exemplo um lembrete para marcar uma consulta m dica Voc pode agendar uma atividade a partir de um registro de contato ou a partir da agenda e pode inserir descri es detalhadas Voc tamb m pode ativar alarmes para lembr lo dos compromissos Nota O ACT pode lembr lo sobre os compromissos mesmo quando o programa n o estiver aberto Para mais informa es consulte o Cap tulo 14 Usando o SideACT Agendando atividades a partir do registro de um contato Todas as atividades devem ser agendadas com um contato Por exemplo voc pode agendar um telefonema com o contato digitando o hor rio data e os detalhes a serem discutidos Para agendar atividades a partir do registro de um contato 1 A partir da janela de Contatos clique em agendar Telefonema Reuni o ou Tarefa na barra de ferramentas 2 Na guia Geral da caixa de di logo Agendar Atividade insira as informa es e Selecione ou digite o hor rio Na lista Hora selecione Sem hor rio para agendar uma atividade que deve ocorrer em um determinado dia mas em qualquer hor rio Nota Atividades sem hor rio aparecem na lista di ria das agendas Di ria Semanal e Mensal e Indique com quem a atividade ser agendada o padr o o contato ativo Agende atividades pessoais clicando no item Meu Registro na lista de Contatos e Selecione ou digite a descri o no campo
134. terar as informa es exibidas adicionando removendo reordenando ou redimensionando colunas Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 colunas Personalizando o ACT 117 118 Personalizando o ACT para mais efici ncia Guia do Usuario Voc pode aumentar sua produtividade personalizando a forma de usar o ACT Por exemplo voc pode criar macros para automatizar tarefas que voc realiza de forma repetitiva indexar campos para agilizar consultas especificar quais layouts usar quando iniciar o ACT ser avisado sobre certas tarefas ou alterar a barra de ferramentas e menus para atender s suas necessidades Voc pode tamb m querer que os novos contatos ou grupos sejam particulares por padr o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 personalizando ACT para efici ncia Usando macros para automatizar tarefas Uma macro um atalho que automatiza procedimentos executados regularmente Imagine uma macro como um gravador Voc pode gravar uma sequ ncia de comandos e reproduzi los todos de uma vez clicando em um nico bot o ou ao entrar sair de um campo Usando uma macro voc economiza tempo e reduz os erros Toda semana o Jos Roberto faz o relat rio Vendas por Contato e envia por e mail para sua equipe no escrit rio do Guaruj Para isso ele executa os seguintes procedimentos e Primeiro ele cria uma procura
135. tica Aten o N o configure a sincroniza o autom tica enquanto voc n o tiver completado o processo de sincroniza o pelo menos uma vez 11 Se estiver fazendo a sincroniza o via modem e quiser que este computador aguarde o telefonema preencha os campos Esperar e Responder modem depois de toques Nota N o clique no bot o Esperar Telefonemas enquanto voc n o tiver configurado a sincroniza o e n o estiver pronto para receber atualiza es Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 sincronizando dados prefer ncias Configurando a sincroniza o entre bancos de dados Para sincronizar dois computadores como seu computador de mesa e seu laptop voc deve fazer o seguinte e Ter nivel de administrador nos dois bancos de dados e Ningu m pode estar usando nenhum dos dois bancos de dados e O banco de dados destino deve estar fechado e Obanco de dados aberto a partir do qual voc vai executar a sincroniza o deve estar bloqueado Para configurar a sincroniza o direta com outro banco de dados 1 No menu Arquivo clique em Configurar Sincroniza o 2 Sigaas instru es do Assistente de Sincroniza o indicando as seguintes op es e o nome e local do banco de dados com o qual sincronizar e ostipos de dados a incluir e os grupos a incluir e se deve ou n o incluir defini es de campos e dados particulares se voc quer ou n o a
136. tir selecionados T Empresa Contato Telefone Corgo Endere o 1 A ougue Boi Bom Patricia Souza 202 555 8760 Esposa Rua do Caf 644 Casa de Ch Berinda Simao L zaro 33 236 2033 Propriet rio Alameda das Flores 489 Importadas Gourmet Jo o Arruda 44 012 34567890 Rep de vendas Av Everest 552 Importados Gourmet Andr Moura 41 55553539 Rep de vendas Rua Coelho Neto 5345 Importadas Gourmet Elizabete Mowa 212 5550 7323 Gerente Rua das Palmeitas 13 Lojas Camia Cecilia Prado Gerente de Marketing Rua dos L rios 227 Lojas Cania Jorge Siveira 55 532 0541 Editor Rua dos L rios 227 Padaria P o Fresco Roger Vetorazo 65 531 2222 Diretor Av Guanabara 76 Padaria P o Fresco Cristina Andrade 55 211 9917 Gerente Av Guanabara 76 T Restaurante Mineiro Hermano Lubk 49 211 8854 Diretor Rua Bom Sucesso 102 Maria Elsa Ribero 40 4595 54577 Gerente Diango Restaurante Django 40 455 8854 Conservat rio Sabi Mauro Muniz 49 211 2222 Gerente Geral Rua dos M sicos 1 2a 4 Mmg a 3 Na barra de ferramentas clique em Novo Contato Uma linha em branco aparece 4 Preencha os campos pressionando TAB para mover entre campos Para classificar a Lista de Contatos e Clique no t tulo de uma coluna Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 Lista de Contatos Lista de Contatos localizando contatos Inserindo notas sobre contatos Voc pode criar uma nota e r
137. to quer enviar uma carta de boas vindas para v rios contatos mas quer que cada carta seja endere ada individualmente Para fazer isso ele pode usar um processo chamado de mala direta Voc pode enviar um documento para v rios contatos via fax ou e mail ou pode enviar o documento para o processador de textos e alter lo ou imprimi lo Para escrever uma carta ou memorando para varios contatos usando mala direta 1 Crie ou modifique um modelo para conter as informa es e formata o desejadas Salve e feche o modelo Na Lista de Contatos localize os contatos para os quais voc quer enviar a carta ou memo Voc pode criar uma procura selecionar contatos clicando neles ou marcar contatos usando o modo de marca o para selecion los No menu Escrever clique em Mala Direta Siga as instru es no Assistente de Mala Direta pressionando Avan ar em cada etapa A qualquer momento tecle F1 para Ajuda Ao terminar seu documento ser imediatamente enviado para a sa da escolhida Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 documentos sobre a cria o de documentos documentos abrindo documentos documentos criando enviando documentos para v rios contatos documentos inserindo arquivos documentos imprimindo documentos salvando Trabalhando com Documentos 75 76 Guia do Usuario Modificando e criando modelos de etiquetas e envelopes Usando modelos
138. tos para assegurar a precis o deste manual No entanto a Interact Commerce n o d garantias quanto a esta documenta o e se isenta de quaisquer garantias impl citas de com rcio e adequa es a determinado prop sito A Interact Commerce n o deve ser responsabilizada por quaisquer erros ou danos incidentais ou conseqiienciais relacionados ao fornecimento desempenho ou uso deste manual ou dos exemplos nele contidos As informa es neste documento est o sujeitas a altera es sem aviso pr vio Marcas comerciais ACT uma marca registrada nos Estados Unidos e em outros pa ses de propriedade exclusivamente controlada pela Interact Commerce Corporation uma divis o da Best Software Scottsdale AZ USA Outros nomes de produtos mencionados neste manual poder ser marcas comerciais ou marcas registradas de suas respectivas empresas e s o de propriedade exclusiva de seus respectivos fabricantes Impresso nos Estados Unidos da Am rica 109 8 765 4321 INTERACT COMMERCE CORPORATION LICEN A E GARANTIA DO ACT AVISO A INTERACT COMMERCE CORPORATION LICENCIA O SOFTWARE SOMENTE SOB A CONDI O DE QUE VOC ACEITE TODOS OS TERMOS CONTIDOS NESTE CONTRATO DE LICEN A LEIA OS TERMOS COM ATEN O ANTES DE CONTINUAR COM O PROCESSO DE INSTALA O POIS AO PRESSIONAR O BOT O ACEITO OS TERMOS VOC TER INDICADO QUE CONCORDA COM OS MESMOS SE VOC N O CONCORDA COM ESTES TERMOS PRESSIONE O BOT O N O DURANTE A INSTALA O
139. u Mensal Detalhes da atividade s o exibidos incluindo se a atividade repetitiva se tem alarme se particular e se foi conclu da ou agendada a partir do Outlook Retic ncias indicam que existem mais detalhes sobre a atividade Voc pode ver os detalhes clicando duas vezes na atividade Para exibir e imprimir a agenda 1 Na Barra de Exibi o selecione qualquer agenda e clique na ferramenta Impressora 2 Na caixa de di logo Imprimir selecione o tipo de agenda na lista de Tipo de impress o 3 Selecione um formato de agenda a partir da lista de op es esquerda Agendamento e Gerenciamento de Atividades 31 32 Para indicar o que ser impresso clique em Op es 5 Nacaixa de di logo Op es da Agenda selecione os itens a imprimir na caixa de Impress o 6 Opcional Para filtrar a sa da da agenda clique em Filtrar e indique o tipo prioridade data e assim por diante 7 Clique em OK para fechar cada caixa de di logo 8 Quando a caixa de di logo Imprimir do Windows aparecer clique em Imprimir Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 agendas usando as agendas agendas imprimindo agendas compartilhando com outros usu rios agendas pop ups agendas minicalend rio agenda di ria semanal mensal exibindo agendas Agendando atividades Guia do Usu rio Voc pode usar o ACT para agendar reuni es telefonemas ou tarefas com con
140. uten o no banco de dados e modificar campos e layouts arquivo de backup Uma c pia dos dados feita para efeitos de arquivamento ou para resguardar os arquivos contra perda de informa es no caso da c pia ativa ou principal ser danificada ou destru da compactar Processo de redu o do tamanho dos dados para que ocupem menos espa o no computador resolu o de conflito O processo de determinar quais altera es aos dados ser o mantidas quando mais do que um usu rio tiver alterado o mesmo registro arquivo texto delimitado Texto separado por caracteres de tabula o v rgulas ou espa os filtros Um fun o que permite ao usu rio limitar o tipo das informa es exibidas na tela ou em um relat rio HTML Sigla de Hypertext Markup Language Linguagem de Marca o de Hipertexto Usando HTML voc pode inserir figuras ou texto com formata o especial em mensagens e modelos ndices Listas de dados dos campos que s o usadas para localizar ou classificar registros de forma mais r pida do que pesquisando em todos os campos 135 136 Guia do Usuario ISP Provedor Sigla de Internet Service Provider Provedor de Servi os da Internet Uma institui o comercial educacional ou governamental que fornece acesso Internet para empresas ou pessoas macro Uma sequ ncia de teclas pressionadas salva com um nome ou comando Normalmente cont m v rios comandos que podem ser executados todos de uma s vez atrav
141. voc pode perder dados Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 importando dados de outros programas importando mapeando campos importando reutilizando mapeamentos arquivos de texto delimitado criando Exportando dados Voc pode exportar dados de um banco de dados do ACT para outro banco de dados do ACT Voc pode exportar registros de contatos grupos ou ambos e pode indicar se deseja exportar a procura atual o contato atual ou todos os registros Por exemplo para reduzir o tamanho do seu banco de dados voc pode exportar contatos inativos para outro banco de dados e exclu los do banco de dados original Assim voc poder acessar os registros inativos se precisar Voc tamb m pode exportar dados para uso em outros programas como em uma planilha eletr nica Esta opera o n o permite exportar contatos e grupos ao mesmo tempo Voc deve primeiro exportar os contatos e se desejar exportar os grupos em uma nova opera o Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 exportando dados de contato para outro aplicativo exportando dados de contato para outro banco de dados do ACT Importando e Exportando Dados 111 13 Personalizando o ACT Voc pode personalizar o ACT para economizar tempo e trabalhar de forma mais eficiente Desde modificar o layout da tela de contatos at criar macros para automatiza
142. xa A Atividade Ocorre muda dependendo da frequ ncia selecionada 3 Complete os campos conforme necess rio e clique em OK Criando uma s rie de atividades Voc tamb m pode criar uma s rie de atividades para agendar uma s rie de tarefas que sejam dependentes de data Por exemplo voc deseja enviar um folheto tr s dias depois que um contato se tornar seu cliente e ent o enviar uma carta de acompanhamento dez dias depois que o folheto for enviado Com o ACT voc pode agendar estas tarefas com uma s rie de atividades uma s rie de tarefas que dependem de data e de outras tarefas Cada tarefa pode ser agendada baseada ou em uma data inicial ou em um data limite de outra atividade Para mais informa es consulte os seguintes t picos no ndice da Ajuda ou pressione F1 agendando s rie de atividades Exibindo e gerenciando suas atividades Guia do Usu rio Para que possa gerenciar seu dia facilmente voc pode exibir a Lista de tarefas que lista todas as suas atividades Quando uma atividade for conclu da voc pode indicar o resultado e o ACT automaticamente criar um hist rico anexado ao contato apropriado Trabalhando com a Lista de Tarefas Voc pode exibir todas as suas atividades na Lista de Tarefas Voc tamb m pode exibir atividades de um determinado contato na guia Atividade de um registro de contato Voc pode selecionar uma determinada tarefa e exibir seus detalhes ou fazer altera es Voc tamb
143. xibidos O ACT localiza e exibe dados de alguns campos mais rapidamente do que outros porque estes campos s o indexados ndices s o tabelas com dados contidos nos campos Quando voc faz uma procura em um campo indexado o ACT procura no ndice daquele campo em vez de procurar em todos os campos de todos os registros Quando voc executa uma procura consulta ou classifica o em um campo n o indexado o ACT pode demorar mais para processar os dados Para agilizar o processo voc pode indexar os campos que usa mais frequentemente nas pesquisas Para uma lista dos campos indexados padr o veja campos indexados na Ajuda Nota Embora os ndices acelerem a pesquisa ele usam espa o em disco o que pode diminuir a performance de outras fun es do ACT Voc deve indexar somente os campos que usa frequentemente em procuras consultas ou classifica es 120 Guia do Usu rio Para indexar um campo 1 No menu Editar clique em Definir Campos 2 Nacaixa de di logo Definir Campos clique na guia Avan ado e selecione Contato ou Grupo na lista de Tipo de Registro Isto indica se o campo a ser indexado da janela de Contatos ou Grupos 3 Clique em Novo ndice selecione um campo da lista Indexar por e clique em OK 4 Opcional Especifique op es secund rias de classifica o usando as listas A seguir por 5 Selecione as op es na caixa Identificar registros iguais usando 6 Selecione op

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