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Allegati - Comune di Cento

1. Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere valid
2. Allegato 1 Procedura per lo sfoltimento ed il versamento dei fascicoli cessati dall Archivio corrente all Archivio di deposito L RPA del procedimento amministrativo trascorso non pi di un anno dalla cessazione degli affari che sta trattando deve provvedere allo sfoltimento dei fascicoli archivistici che si sono formati alla redazione di un elenco degli stessi ed al loro versamento all archivio di deposito presso 1 Archivio generale La decisione da parte del RPA di mantenere in carico tale documentazione va calcolata in ragione dell utilit amministrativa che tale affare assume in modo da evitare frequenti movimentazioni dall archivio di deposito In nessun caso possono essere versati all archivio di deposito fascicoli contenenti documenti i cui termini per la presentazione di ricorsi amministrativi o giudiziari non siano ancora scaduti Sfoltimento La procedura di sfoltimento consiste nell eliminazione del materiale non archivistico contenuto nei fascicoli tale operazione necessaria e deve essere svolta dal RPA che ha curato la formazione del fascicolo o dal RPA cui stata affidata la chiusura dell affare Lo sfoltimento consiste nell estrazione e nell eliminazione senza necessit di autorizzazione di tutta quella massa cartacea variamente prodotta e acquisita dagli uffici nel corso della propria attivit che non classificabile come documentazione amministrativa vecchi moduli stampati
3. CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo
4. bozze e brutte copie fotocopie pubblicazioni e riviste di scarso interesse scientifico e amministrativo pubblicit d pliants inviti manifesti brochures pubblicitarie e materiale simile Al termine di tale operazione il fascicolo sar pertanto composto solo dai documenti archivistici e dai loro allegati nel caso vi fossero dubbi si consiglia di interpellare il personale dell Archivio generale Versamento Il versamento l operazione con la quale PRPA non solo consegna fisicamente al Responsabile dell Archivio di deposito la documentazione cessata ma ne trasferisce anche la responsabilit riguardo la loro conservazione artt 29 30 del D lgs 42 2004 la garanzia per il diritto d accesso ai sensi della L 241 90 e la protezione dei dati sensibili ai sensi del D lgs 196 2003 e D lgs 42 2004 L operazione di versamento deve essere formalizzata mediante la redazione del verbale di consegna che va allegato all elenco di versamento Allegato 2 Titolario di classificazione Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell archivio dei Comuni Titolario piano di classificazione per gli archivi dei Comuni italiani marzo 2003 Il Gruppo di lavoro Il Gruppo di lavoro stato costituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore generale per gli archivi stato incaricato di formulare proposte e modelli per la riorganizzazione dell arc
5. Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di u
6. CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente per la protocollazione del documento informatico Riferimento 04017 Funzioni di gestione del recupero protocollo MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database Riferimento 04019 Gestione dei destinatari Questa funzione consente l inserimento di destinatari diretti e per conoscenza di protocolli in entrata o interni Due liste separate visualizzano i destinatari ed i destinatari per conoscenza i destinatari potranno intervenire sul documento che sar loro inviato assegnazione procedimento inoltro etc i destinatari per conoscenza potranno solo visualizzare il documento Le liste possono essere gestite attraverso i pulsanti Su Gi ed Elimina posti a fianco ad esse Si possono inserire nelle liste sia destinatari specifici scegliendo dall apposita lista Destinatari ed applicando quindi la funzione Aggiungi posta a fianco sia gruppi o meglio destinatari per ruolo scegliendo dall apposita lista Ruoli permesso ed applicando anche in questo caso la funzione Aggiungi
7. Sezione separata dell Archivio oppure 2003 VII 6 48 Maratona di lettura Biblioteca comunale 4 Valga quanto detto alla nota precedente 5 Si classifica in questa posizione il carteggio relativo ai rapporti scaturiti dalla cosiddetta sussidiariet orizzontale 6 D L 18 gennaio 1993 convertito in L 18 marzo 1993 n 67 Disposizioni urgenti in materia sanitaria e socio assistenziale in particolare l art 5 per le funzioni attribuite ai comuni 7 Servizio previsto dall art 22 comma 4 della Legge quadro Sono da inserire in questa classe i documenti prodotti da niziative quali l informagiovani e i consultori di vario tipo 8 Con il termine di incapaci si intendono le categorie cos definite dalla legge minori interdetti In questa classe pertanto si classificano le pratiche di affido familiare e di nomina dei tutori Oltre ai documenti prodotti nell esercizio dell assistenza domiciliare o presso strutture confluiscono in questa classe i documenti relativi a strutture di prima assistenza dormitori pubblici cucine economiche campi profughi etc Non si ritenuto opportuno predisporre sottoclassi specifiche perch le iniziative possono cambiare di anno in anno va evitato il rischio di trasformare come successo in alcuni adeguamenti arbitrari del titolario Astengo i fascicoli in livelli divisionali del titolario 120 Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente
8. circolari a seconda della materia trattata regolamenti 1 4 DIV SETTORI rendiconti di gestione IV 6 04 CONTABILITA reversali repertorio del tit IV 04 CONTABILITA ricetrasmittenti IX 4 02 P M richieste di annotazioni su atti di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE richieste di modifica orario di lavoro II 12 DIV SETTORI richieste di trascrizioni di atti di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE ricorsi a provvedimenti tributari V 1 01 E 04 AFFARI LEGALI E TRIBUTI ricoveri in casa di riposo VII 12 05 SERVIZI SOCIALI ricoveri coatti X 2 02 P M rifiuti solidi urbani VI 8 03 SEGRETERIA rilevazione trimestrale delle opere pubbliche VI 5 06 LL PP riscaldamento degli uffici comunali IV 9 06 LL PP riscaldamento dei privati certificazioni di VI 9 06 URBANISTICA conformit riscossione imposte convenzione IV 14 04 TRIBUTI riscossioni speciali IV 1 014 DIV SETTORI risparmio energetico contributo VI 9 06 URBANISTICA riviste acquisti della Biblioteca IV 10 riviste acquisti per gli uffici IV 11 04 ECONOMATO rumore inquinamento acustico VI 9 02 E 06 P M E LL PP AMBIENTE ruoli matricolari dei militari XII 2 01 SS DD LEVA sagre organizzazione VII 6 03 CULTURA saldi VII 4 02 P M salma trasporto cremazione consegna urna XI 1 01 SS DD STATO CIVILE salute mentale trattamento san
9. Gli elementi inseriti saranno immediatamente visualizzati nelle rispettive liste I destinatari possono essere relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente La liste di selezione dei destinatari variano infatti a seconda del flag indicato Di default la selezione dei destinatari viene riferita all Organizzazione Operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento oltre al destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale oltre al destinatario politico o ruolo permesso OK La funzione consente all utente di confermare la lista dei destinatari per presa in carico e per conoscenza Il documento sar inviato ai destinatari solo al salvataggio del protocollo CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 04020 Tracciatura dei destinatari La finestra contiene la tracciatura dei dati relativi all invio dei documenti in entrata autore dell invio data destinatari destinatari per conoscenza CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente Riferimento 04
10. La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubbl
11. Non sempre i documenti vengono aggregati in base alla materia e quindi utilizzando il titolario di classificazione talvolta essi vengono riuniti in base all identit di forma o di provenienza nel senso che sono prodotti dal medesimo ufficio od organo ad esempio le deliberazioni del Consiglio Si costituiscono cos i repertori cio quei registri su cui si trascrivono e nei quali si inseriscono in sequenza determinata in genere cronologica documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria Il repertorio una forma di aggregazione dei documenti citata dal DPR 445 2000 solo in modo indiretto ed implicito art 53 comma 5 quando elenca i documenti soggetti a registrazione obbligatoria e tra quelli esclusi annovera tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare dall amministrazione Quando alcuni fascicoli si riferiscono a oggetti omogenei ad esempio i fascicoli personali dei dipendenti essi costituiscono una serie Si definisce serie ogni raggruppamento costituito dal produttore di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni del produttore La serie pu essere costituita a livello di titolo ad esempio la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane oppure a livello di classe ad esempio la serie dei fascicoli d
12. Richiesta n 200 All Archivio Generale del Comune di Cento Oggetto Richiesta di riproduzione di documenti immagini conservate presso l Archivio Generale del Comune di Cento Il la sottoscritto a rr allena ARI Titolare dell autorizzazione alla consultazione dei documenti n 2000 chiede Di essere autorizzato alla riproduzione fotostatica fotografica dei documenti elencati a retro per uso studio ricerca didattico iii iii i ee eee eee eee eee eee e amministrativo profession ale gigia cale ao e attivit istituzionale consiglieri sro A e libero professionista specificare s s0 ss A o Sdi ein RIE Citta ai e altro specificate gemenii ele E E Ea l AT A tale scopo dichiara sotto la propria responsabilit 1 di essere a conoscenza delle norme archivistiche in materia di riproduzione dei documenti nonch delle norme in materia di tutela della riservatezza e del diritto d autore 2 dinon utilizzare le riproduzioni per scopi diversi da quelli sopraindicati o in violazione della legge 3 di chiedere tempestivamente l autorizzazione alla pubblicazione qualora le riproduzioni vengano utilizzate per scopo editoriale Cento li Firma e VISTO si autorizza la riproduzione dei documenti e NON si autorizza la riproduzione dei documenti per il seguente motivo Il Responsabile di sala Allegato 14 Modello di richiesta per la pubblicazio
13. etc Si precisa che debbono essere ricondotti a questa classe anche i documenti relativi all armonizzazione degli orari degli esercizi commerciali dei pubblici esercizi dei servizi pubblici e delle pubbliche amministrazioni localizzati nel territorio del Comune T U 267 2000 art 50 comma 7 Per i documenti relativi ad affari concreti concernenti il personale si utilizza il Titolo III 33 La classe destinata a documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze del personale pet questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III 34 T U 267 2000 art 147 Tipologia dei controlli interni att 148 Controllo della Corte dei conti 35 L 7 giugno 2000 n 150 cit artt 7 9 36 Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadini tramite il Comune Si inserisce in questa classe anche il carteggio relativo all uso delle bandiere nazionale europea etc 37 Si intendano i rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale non quelli relativi a materie specifiche 38 T U 267 2000 Capo V Forme associate art 33 Esercizio associato di funzioni e servizi da parte dei comuni art 30 Convenzioni art 31 Consorzi art 32 Unioni di comuni capo IV Comunit montane che ex att 27 sono considerate unioni di comuni att 34 Accordi di programma art 112 Servizi pubblici locali att 114 Aziende speciali ed istituzioni art 115 Trasfo
14. facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo
15. 7 agosto 1990 n 241 e dal Regolamento del diritto di informazione e del diritto di accesso ai documenti amministrativi e alle informazioni del Comune di Cento approvato il 15 giugno 1994 con deliberazione del Consiglio Comunale n 80 Non di norma consentita la consultazione di fondi in fase di ordinamento Art 12 Consultazione degli archivi depositati ma di propriet di persone o Enti Per la consultazione dei fondi archivistici di Enti o soggetti privati depositati presso l Archivio Generale valgono le norme del presente Regolamento a meno che l Ente o il soggetto privato depositante non abbia richiesto esplicitamente la non consultabilit di parte della documentazione sino a una data prestabilita e concordata con il responsabile dell Archivio Art 13 Riproduzione dei documenti Chi intende ottenere riproduzioni di documenti tenuto a fare domanda sull apposito modello elencando dettagliatamente il materiale da riprodurre Il permesso di riproduzione non attribuisce alcun diritto di propriet artistica o letteraria di fronte a terzi Il costo delle riproduzioni a carico del richiedente Le tariffe delle riproduzioni sono stabilite da apposito provvedimento aggiornato periodicamente La fotocopiatura non consentita nei casi in cui possa provocare danni alla documentazione In particolare sono esclusi dalla fotocopiatura 1documenti in cattivo stato di conservazione 1documenti oggetto di frequente
16. Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo
17. Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto n
18. Configurazione Parametri Funzioni per la gestione dei parametri di configurazione Versione 23 06 2004 Riferimento 10000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Il prodotto consente la gestione agli utenti abilitati di tutti i profili utenti dei ruoli dei permessi e delle parametrizzazioni legati al funzionamento dei vari moduli Per assolvere alla funzione deve essere definito un ruolo di amministratore del sistema unico abilitato alla gestione dei profili utenti e dei permessi A tale utente viene assegnata la gestione dei profili utente e dei relativi permessi su oggetti e funzioni relativi alla gestione documentale Il prodotto permette la definizione di nuovi ruoli anche al di fuori di quelli previsti nelle strutture organizzative e politiche al fine di rendere pi flessibile l assegnazione dei permessi Consente inoltre un accesso differenziato alla procedura a seconda del ruolo svolto dall utente non solo in termini di funzionalit permesse ma anche differenziando il men iniziale di accesso alla procedura La gestione dei parametri di configurazione consente all Ente di personalizzare i prodotti adattandoli alle proprie esigenze Si cercato di non codificare direttamente nel prodotto nessuna scelta che abbia impatto sulla struttura organizzativa e sul modo di lavorare dell Ente iter procedurali ruoli
19. ELETTORALE commissione elettorale comunale controllo XII 2 01 SS DD ELETTORALE liste elettorali commissione elettorale comunale nomina II 15 03 SEGRETERIA commissione elettorale comunale verbali serie del titolo XII 01 SS DD ELETTORALE commissione toponomastica 1 2 01 SS DD ANAGRAFE commissioni del Consiglio II 5 03 SEGRETERIA compravendita di beni immobili IV 9 06 LL PP radio televisive comunicazioni I 8 00 E 03 PORTAVOCE DELL ENTE E CULTURA concessione di locali spazi attrezzature comunali IV 9 06 E 03 LL PP E CULTURA concessioni cimiteriali IV 9 e repertorio delle concessioni 06 CIMITERI condoni edilizi concessioni edilizie in sanatoria VI 3 e repertorio specifico 06 URBANISTICA conferenza dei capigruppo II 5 03 SEGRETERIA conferenza dei dirigenti II 10 00 DIREZIONE GENERALE conferenza sanitaria territoriale X 1 00 DIREZIONE GENERALE confini del territorio comunale I 2 06 LLPP confraternite religiose I 17 03 E 05 CULTURA E SERVIZI SOCIALI consiglieri II 3 03 E 00 SEGRETERIA E GABINETTO SINDACO consiglio II 3 03 e 00 SEGRETERIA E GABINETTO SINDACO UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE consiglio delibere repertorio e ogni delibera va 03 SEGRETERIA classificata a seconda della materia consorzi di bonifica forma associativa I 15 03 SEGRETERIA consorzi di bonifica partecipazione comunale IV 3 03 SEGRETERIA consorzi in
20. Il personale Il personale tenuto a assicurare la conservazione dei documenti d archivio provvedere alla redazione di elenchi di consistenza o inventari della documentazione conservata e non ancora trattata anche mediante l utilizzo delle nuove tecnologie informatiche curare le procedure di scarto in conformit da quanto disposto dall art 21 5 del D Lgs 29 ottobre 1999 n 490 dagli artt 67 e 71 del Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico del Comune di Cento e dagli artt 7 8 del presente Regolamento assistere gli utenti presenti in sala studio per ricerche di carattere storico scientifiche fornendo adeguati strumenti di corredo effettuare servizi di assistenza e ricerca diretta per conto degli utenti interessati a documentazione di carattere amministrativo rispondere a richieste informative sulla documentazione archivistica anche via telefono per posta ordinaria e per posta elettronica effettuare servizio di fotoriproduzione previa richiesta scritta addebitandone il costo all utente interessato redigere statistiche e relazioni annuali sull andamento del servizio effettuare ricerche per l Amministrazione Comunale Il personale non tenuto a effettuare ricerche storiche per conto terzi trascrivere documenti per gli utenti TITOLO IV DISPOSIZIONI FINALI Art 21 Norme transitorie Per quanto
21. La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizz
22. La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e perm
23. b cura la gestione e la conservazione dell Albo pretorio 2 La direzione dell Archivio generale affidata a un dirigente o a un funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalit tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione art 9 Promozione e valorizzazione dell archivio 1 L Archivio Generale cura la salvaguar dia la tutela la valorizzazione e la promo zione dell archivio attraverso l ampliamento dei servizi sala di studio inventariazione etc la realizzazione di mostre esposizioni cataloghi etc l organizzazione di conferenze seminari stages workshop etc e la gestione di at tivit didattiche e divulgative rivolte anche al territorio e al mondo della scuola 2 Il responsabile dell Archivio generale trasmette ogni anno alla Giunta Comunale e al Direttore Generale una relazione sugli obiettivi da raggiungere CAPO II IL DOCUMENTO art 10 Caratteristiche dei documenti 1 I documenti sono di norma prodotti tra mite i sistemi informatici sono beni inalie nabili e soggetti al regime del demanio art 11 Tipologia dei documenti 1 I documenti si distinguono in documenti in arrivo documenti in partenza documen ti scambiati tra uffici e servizi che afferi scono alla stessa Area Organizzativa Omo genea A 0 0 interni e documenti ac quisiti quest ultimi indicati all art 3 comma 2 durante lo svolgimen
24. che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bott
25. etc consentendo invece la scelta tra diverse modalit operative attraverso la semplice impostazione di parametri Riferimento 10001 Elenchi dei vari profili disponibili PROFILI FUNZIONARI La funzione permette di visualizzare i Profili dei Funzionari in ordine alfabetico fornendo un elenco di tutti i funzionari appartenenti ai diversi organi amministrativi Per ciascun profilo vengono riportati il nome e cognome del funzionario e se disponibili l indirizzo del domicilio l indirizzo del recapito l e mail e il telefono Selezionando il nominativo del funzionario l utente accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati relativi al profilo individuato Vengono cos visualizzati alcuni dati del funzionario relativamente all organo amministrativo di appartenenza il codice di accesso e il campo password Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati PROFILI AMMINISTRATORI La funzione permette di visualizzare i Profili degli Amministratori in ordine alfabetico in maniera analoga a quanto riportato nella vista Profili Funzionari Per ciascun profilo vengono riportati il nome e cognome dell amministratore e se disponibili l indirizzo del domicilio l indirizzo del recapito l e mail e il telefono Selezionando il nominativo dell amministratore l utente accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati relativi al profilo individuato Vengono cos visualizzati alcuni dati
26. incarichi a legali conferimento per cause in corso V 1 01 AFFARI LEGALI incarichi professionali conferimento e nel fascicolo specifico di cui DIV SETTORI retribuzione acquisisce la classifica incarico di tesoreria IV 13 04 CONTABILITA incendi VI 10 02 E 06 P M LL PP E URBANISTICA inchieste amministrative I 11 DIV SETTORI 11 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE incidenti stradali IX 2 02 P M incolumit pubblica VI 10 02 E 06 P M LL PP E URBANISTICA industria VII 3 06 SUAP informagiovani VII 10 06 URP INFORMAGIOVANI informatica acquisto di personal computer IV 10 00 SBRV SISTEMI INFORMATIVI informatica sistemi operativi 1 7 00 SERV SISTEMI INFORMATIVI informazioni anagrafiche da e per altri uffici XI 2 01 SS DD Inquinamento acustico suolo acqua e aria VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE internet sito dedicato 1 8 00 SERV SISTEMI INFORMATIVI invalidi assistenza VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Inventario dei beni IV 8 04 ECONOMATO IRPEF addizionale comunale IV 1 04 CONTABILITA isole pedonali costruzione VI 5 06 LL PP isole pedonali delimitazione VI 7 06 VIABILITA ISTAT 1 7 01 STATISTICA istituti culturali VII 5 03 CULTURA istruzione pubblica promozione e sostegno delle VII 3 05 SERVIZI SCOLASTICI istituzioni scolastiche IVA pagamento IV 7 04 CONTABILITA lasciti test
27. inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del regis
28. minato registro di protocollo descritto all art 39 art 26 Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo 1 Il protocollo costituito da elementi ob bligatori e da elementi accessori 2 La registrazione degli elementi obbliga tori del protocollo rilevante sul piano giuridico probatorio 3 La registrazione degli elementi accessori del protocollo rilevante sul piano ammi nistrativo organizzativo e gestionale art 27 Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo Registratura 1 Gli elementi obbligatori del protocollo cio rilevanti sul piano giuridico probatorio sono i seguenti a data di registrazione espressa nel for mato anno mese giorno con l anno composto da quattro cifre b numero di protocollo costituito da 11 cifre di cui le prime 4 identificano l anno in corso e le restanti 7 il numero cardinale progressivo c mittente per il documento in arrivo e destinatario per il documento in parten za d oggetto espresso con l uso di almeno trenta caratteri non ripetibili e numero degli allegati compresi inserti e annessi f descrizione degli allegati g impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica h data e numero del documento ricevuto se disponibile 2 L insieme degli elementi obbligatori del protocollo denominato Registratura pag 6 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti am
29. potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il
30. riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti s
31. sempre possibile per chi cura le operazioni di registrazione a protocollo e di classificazione distinguere senza ombra di dubbio le tipologie di entrate Fra le entrate vanno ricomprese anche la pubblicit e le pubbliche affisioni 71 T U 267 2000 artt 182 185 72 T U 267 2000 Titolo II Programmazione e bilanci artt 162 177 Titolo III Gestione del bilancio artt 178 198 Si inseriscono qui anche gli allegati prescritti dalla normativa vigente 73 T U 267 2000 art 175 Variazioni del bilancio di previsione ed al piano esecutivo di gestione 74 T U 267 2000 artt 223 226 75 T U 267 2000 art 169 Piano esecutivo di gestione In questa classe confluir anche tutta la documentazione concernente stru menti analoghi al PEG comunque denominati in uso nei Comuni con meno di 15 000 abitanti 76 Si intendono quelli cui il Comune tenuto in quanto soggetto fiscale 7 Si ricorda che dei beni immobili fanno parte oltre agli edifici dove hanno sede gli uffici comunali gli impianti sportivi gli alloggi di edilizia residenziale pubblica e qualsiasi altro fabbricato di propriet comunale Rientrano tra i beni comunali anche boschi campi parchi aree verdi e altri beni similari La classe comprende 1 acquisizioni che possono avvenire per contratto di acquisto per lascito testamentario o per espropriazione 2 manutenzione ordinaria da qualunque soggetto o ufficio eseguite e destinazione d uso 3 gestione concessione in uso conc
32. 101 Si intenda come gi detto qualsiasi tipo di atto abilitativo Titolo VII Servizi alla persona Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai comuni in materia di servizi educativi e formativi classi 1 4 servizi culturali sportivi e del tempo libero classi 5 7 dei servizi socio assistenziali classi 8 14 La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni che assorbono una cospicua mole di attivit dei Comuni motivata dalla constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati pi propriamente a livello di classe che non a livello di titoli Attualmente il comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell istruzione certo pi limitate rispetto al passato recente e remoto quando era responsabile ad esempio della prima alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione A parte la gestione diretta degli asili nido e delle scuole materne comunali che costituiscono una fetta molto consistente della sua attivit ad esso spettano funzioni di supporto di consulenza e di fornitura di servizi Grandi possibilit di intervento hanno i comuni nel settore della cultura e dello sport settore strategico per la promozione della dignit della persona e per lo sviluppo dell identit collettiva per l organizzazione del carteggio relativo parso sufficiente prevedere solo tre classi la prima dedicata al fun
33. 2 6 Attivit ed eventi culturali 7 Attivit ed eventi sportivi 8 Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale 9 Prevenzione recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio 10 Informazione consulenza ed educazione civica 11 Tutela e curatela di incapaci 12 Assistenza diretta e indiretta benefici economici 13 Attivit ricreativa e di socializzazione 14 Politiche per la casa 115 Serie Fascicoli personali degli assistiti 107 Si preferito inserire qui piuttosto che nei servizi sociali l attivit di gestione degli asili nido perch dal punto di vista amministrativo la loro gestione piuttosto simile a quella delle scuole materne tralasciando il fatto che gli asili nido rivestono pi la valenza di servizio sociale alle famiglie che di istituzione formativa Si sono indicate qui le due sole categorie di scuole di cui i comuni hanno gestione diretta I rappotti con gli altri ordini e categorie di scuole vanno classificati a seconda della materia specifica Si possono inserite in questa classe le pratiche relative alla risoluzione dei conflitti di interesse tra istituzioni della scuola materna e primaria funzione attribuita ai comuni dall art 139 comma 3 del D lgs 31 marzo 1998 n 112 98 Di ogni ordine e grado quindi anche Universit ove presenti e attive nel territorio di competenza del Comune Si classifica qui anche il
34. ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro spec
35. Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi
36. Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole s
37. I 6 e repertorio 03 SEGRETERIA mestieri girovaghi IX 4 06 SUAP metanodotto costruzione VI 5 06 LL PP metanodotto gestione VI 8 03 SEGRETERIA minori assistenza VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Minori attivit ricreativa e di socializzazione VII 13 05 SERVIZI SOCIALI minori tutela e cura VIL 11 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Mobili acquisto IV 10 DIV SETTORI mobili concessione in uso IV 10 DIV SETTORI mobilit da e per altri enti III 3 05 PERSONALE modifica orario di lavoro degli uffici I 9 DIR GEN LE E DIV SETTORI 13 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE modifica orario di lavoro individuale II 12 DIV SETTORI monopolio autorizzazione comunale VII 4 06 SUAP morte atti di morte XI 1 01 SS DD STATO CIVILE morte registri di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE morte certificato medico XI 1 01 SS DD STATO CIVILE musei civici spese di funzionamento VII 5 DIV SETTORI mutui pagamento rate IV 2 04 CONTABILITA nascita registri di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE nido d infanzia VII 2 05 SERVIZI SOCIALI nomadi integrazione scolastica VII 1 05 SERRVIZI SOCIALI nomadi ordinanze di sgombero X 1 e repertorio ordinanze 02 P M note di accredito IV 2 DIV SETTORI obbligo scolastico VII 3 05 SERVIZI SCOLASTICI obiettori di coscienz
38. La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del documento verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore dell
39. Legge quadro per l artigianato Si preferito in analogia con quanto fatto per la classe Industria non suddividere la classe in specifiche sottoclassi dedicate alle categorie artigiane interessate da normativa speciale 1 barbieri parrucchieri ed estetiste regola mentata in precedenza dalla legge 14 febbraio 1963 n 161 Disciplina dell attivit di barbiere parrucchiere ed affini fa riferimento ora alla legge 23 dicembre 1970 n 1142 Modifiche alla l 14 febbraio 1963 n 161 concernente la disciplina dell attivit di barbiere parrucchiere per uomo e donna e mestieri affini e alla legge 4 gennaio 1990 n 1 Disciplina dell attivit di estetista 2 attivit di trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di linea tassisti autonoleggiatori e simili legge 15 gennaio 1992 n 21 Legge quadro per il trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di linea 1235 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 17 comma 1 Le funzioni amministrative relative alla materia industria compren dono qualsiasi attivit imprenditoriale diretta alla lavorazione e alla trasformazione di materie prime alla produzione e allo scambio di semilavorati di merci e di beni anche immateriali con esclusione delle funzioni relative alle attivit artigianali ed alle altre attivit produttive art 23 comma 1 Sono attribuite ai comuni le funzioni amministrative concernenti la realizzazione l ampliamento la cessazione la riattivazione
40. Si intendano tutte le concessioni di suolo pubblico passi carrai cartelloni e scritte pubblicitarie tende festoni natalizi bocche di lupo plateatici per fiere mercati spettacoli viaggianti etc 83 L art 86 del D lgs 31 marzo 1998 n 112 ha conferito alle regioni e agli enti locali competenti per territorio la gestione dei beni del demanio idrico A loro volta le regioni hanno definito ampiezza delle deleghe Ad esempio la Regione Puglia con LR 4 agosto 1999 n 25 ha previsto la stipula di una convenzione con il comune di Bari in base alla quale quest ultimo pu concedere e rinnovate le concessioni su aree del demanio marittimo V Affari legali Si deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali nonostante l obiezione che quasi sempre essi si inseriscono all interno di un procedimento per due motivi prima di tutto perch la funzione si configura come eccezionale e straordinaria poi perch talvolta le azioni legali i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e o preliminare a una pluralit di procedimenti concreti Inoltre come ha fatto giustamente notare qualcuno non sempre c un fascicolo precedente al contenzioso ad esempio citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile il contenzioso si configura come subprocedimento sp
41. aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup dir
42. alla gestione del Titolario Oltre a questa classificazione esiste una classificazione libera nel numero dei livelli e nelle etichette da assegnare ad ogni livello per organizzare i documenti in maniera arbitraria La funzione visualizza le Voci del Titolario d Archivio categorizzate per codice della Categoria Selezionando la singola voce si visualizza la relativa classificazione adottata dall Ente nella forma di Categoria Classe e Fascicolo Viene inoltre riportata la data di inizio validit e di fine validit ossia la definizione del periodo in cui la classificazione pu essere adottata e assegnata ai diversi documenti In elenco le voci del titolario valide ossia in cui la data di fine validit non sia sopraggiunta vengono visualizzate con una icona con visto verde a sinistra Quelle con a lato un icona con croce rossa sono invece le classificazioni con data di validit scaduta Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica della voce Riferimento 02008 Inserimento di una nuova voce di classificazione del Titolario d archivio NUOVA VOCE La funzione permette all operatore di creare una nuova Voce del Titolario d Archivio vedi Titolario d archivio per categoria L operatore ha la possibilit di definire Categoria Classe e Fascicolo corredati da un codice identificativo con la possibilit di selezionarne il valore tra quelli proposti oppure assegnandone di nuovi In fase di inserimento
43. alloggi UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE edilizia residenziale pubblica canoni di locazione VII 14 05 UFFICIO CASA edilizia residenziale pubblica costruzione VI 4 06 LL PP edilizia scolastica costruzione VI 5 06 LL PP elezioni comunali e provinciali XII 3 01 SS DD ELETTORALE elezioni europee XII 3 01 SS DD ELETTORALE elezioni politiche XII 3 ol SS DD ELETTORALE emigrazione XI 2 01 SS DD ANAGRAFE epidemie X 1 00 E 02 DIREZIONE GENE LE E P M eredit acquisizione di beni immobili IV 9 06 LL PP eredit acquisizione di beni mobili IV 10 DIV SETTORI escavazioni eseguite dal Comune VI 5 06 LL PP esercizi commerciali VII 4 06 SUAP esercizi pubblici VII 4 06 SUAP esercizi pubblici autorizzazioni di PS giochi IX 4 e repertorio specifico 02 P M leciti videogiochi e prolungamento orari di apertura espropri per opere di pubblica utilit VI 5 06 URBANISTICA ESPROPRI estumulazioni XI 4 06 CIMITERI extracomunitari assistenza VII 12 DIV SETTORI fallimenti adempimenti elettorali relativi ai XII 2 01 SS DD ELETTORALE falliti farmacie X 3 02 P M fatture IV 2 DIV SETTORI feste civili modalit di svolgimento I 13 00 DIREZIONE GENERALE feste civili organizzazione VII 6 03 CULTURA feste nazionali modalit di svolgimento I 13 DIREZIONE GENERALE feste nazio
44. aspetti igienico sanitari gli artt 24 e 25 del DPR 6 giugno 2001 n 380 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia parlano solo di certificato di agibilit che attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza igiene salubrit risparmio energetico degli edifici e degli impianti negli stessi installati valutate secondo quanto dispone la normativa vigente art 24 Titolo XI Servizi demografici Le funzioni dei comuni in materia demografica rientrano fra quelle esercitate per delega dello Stato e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo Si inserita fra quelle riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia mortuaria che nel titolario Astengo compariva connesso con indubbia contraddizione in terminos con la categoria IV Sanit ed igiene perch in sostanza gli adempimenti burocratici complessi e di diversa natura connessi con l evento sono riconducibili al controllo che il comune esercita sulla popolazione La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva cimiteri Resta inteso che la costruzione del cimitero funzione edilizia quindi Titolo VI classe 5 come pure l edificazione di tombe da parte dei privati quindi Titolo VI classe 3 Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha il medesimo significato di sem
45. atti vandalici segnalazioni esterne IX 4 02 P M attraversamenti stradali VI 7 02 e 06 P M E VIABILITA E VERDE PUBBLICO automobili acquisto IV 10 DIVERSE U 0 R automobili assicurazioni RC V 2 04 ECONOMATO automobili manutenzione IV 10 DIVERSE U O R autonoleggio IX 4 02 P M azioni partecipazioni azionarie IV 3 03 SEGRETERIA bandiera europea statale regionale comunale I 13 00 DIREZIONE GENERALE esposizione Allegato 3 Indice alfabetico e sistematico Indice alfabetico del titolario di classificazione Le voci disposte in ordine alfabetico sono indicative dei procedimenti attuati dal Comune e rinviano ai relativi titolo classe e unit organizzativa responsabile L elenco sotto riportato non vuole essere esaustivo e potr essere implementato a seconda delle necessit che emergeranno UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE abbonamenti a periodici IV 11 04 ECONOMATO accesso ai documenti I 6 03 SEGRETERIA acqua erogazione VI 8 06 LL PP acqua inquinamento VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE acque monitoraggio della qualit VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE acquedotto ACOSEA S P A I 15 00 e 03 DIREZIONE GENERALE E SEGRETERIA acquedotto costruzione VI 5 06 LL PP acquisizione aree per edilizia residenziale VI 4 06 URBANISTICA pubblica acquisti di materiale di consumo IV 11 04 ECONOMATO addizionale comu
46. campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazi
47. caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista fac
48. che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque
49. comporta obbligatoriamente la definizione del nome dell accorpamento o societ e la definizione degli elementi presenti Per facilitare l individuazione dei soggetti stata inserita una modalit di selezione per iniziale alfabetica A B C D che propone in automatico i soggetti inseriti con una certa iniziale Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali accentate o separatori COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 01011 Funzioni per la gestione dei dati del soggetto inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Soggetto CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Soggetto e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo contenente i dati del soggetto dal database Riferimento 01012 Funzioni per la gestione dei dati della categoria inserita MODIFICA La funzione permette di apportare delle mod
50. consultazione 1formati superiori ad A3 1registri ed i volumi difficilmente maneggiabili per dimensioni e spessore le pergamene Per questo tipo di documentazione saranno utilizzati la macchina fotografica o apparecchi specifici di riproduzione previo accordo con il responsabile della sala studio Copia dei negativi o della riproduzione deve essere depositata presso l Archivio La decisione di fotocopiare o fotoriprodurre documentazione archivistica spetta esclusivamente al responsabile della sala studio Art 14 Pubblicazione dei documenti Nel caso in cui i documenti consultati siano utilizzati a scopo editoriale l utente si impegna previa richiesta d autorizzazione a citare la fonte nelle didascalie e nella bibliografia delle fonti primarie indicando l Archivio Generale del Comune di Cento come Ente possessore dell originale a specificare la segnatura archivistica di ciascun documento e a depositare copia della pubblicazione presso l Archivio Art 15 Attivit didattica L Archivio come servizio culturale pubblico ispira la propria attivit di promozione e valorizzazione agli standard di qualit della Regione Emilia Romagna art 10 della L R n 18 del 24 marzo 2000 approvati con deliberazione della Giunta Regionale del 3 marzo 2003 n 309 Art 16 Prestito La documentazione archivistica esclusa dal prestito a terzi Il prestito di documenti pu essere concesso ad istituzioni
51. da parte delle pubbliche amministrazioni le operazioni di 1 registrazione 2 segnatura 3 classificazione La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare in modo univoco il singolo documento all interno dell archivio e a certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso entrato a far parte dell archivio del soggetto produttore funzione quest ultima indispensabile alla luce delle disposizioni legislative sulla durata dei procedimenti amministrativi Lo strumento che in Italia si usa da circa due secoli per realizzare l operazione della registrazione il registro di protocollo che si configura come atto pubblico di fede privilegiata e va di conseguenza compilato con le avvertenze e le procedure prescritte dalla legge La registrazione a protocollo se eseguita secondo i dettami dell art 53 del DPR 445 2000 soddisfa le esigenze di attestazione giuridico probatoria Con l aggiunta di altre informazioni quali ad esempio lo smistamento all Unit Organizzativa Responsabile e l assegnazione al Responsabile del Procedimento Amministrativo la classificazione e l indicazione del fascicolo di appartenenza la registrazione a protocollo pu esplicare una potente funzione gestionale tesa a organizzare la corretta stratificazione dei documenti e a controllare i flussi documentali La segnatura come recita l art 55 del DPR 445 2000 l apposizione o associazione all originale del doc
52. del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi
53. del traffico Piano Urbano del Traffico le pratiche relative alla mobilit Piano Urbano della Mobilit e quindi anche il coordinamento del trasporto privato e di quello pubblico evidentemente il disegno strategico generale mentre l amministrazione quotidiana va nella classe 8 Si classificano qui anche le autorizzazioni in deroga ad esempio accesso all area pedonale etc 4 Per la gestione del demanio idrico D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 89 95 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 85 La classe dedicata al carteggio relativo alla produzione erogazione e distribuzione di acqua luce gas o altre forme di energia per riscaldamento e cucina trasporti pubblici un settore nel quale i comuni hanno potere di indirizzo e di vigilanza D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 105 Il D lgs 112 98 attribuisce al comune funzioni amministrative in materia di controllo sul risparmio energetico e l uso razionale di energia le attivit di informazione al pubblico e di formazione degli operatori pubblici e privati nel campo della progettazione istallazione esercizio e controllo degli impianti termici Nella classe sono comprese in quanto fonti di energia le miniere e le risorse geotermiche Si veda anche l art 104 del DPR a sa Le l 99 9 Ambiente autorizzazioni monitoraggio e controllo 100 10 Protezione civile ed emergenze Repertori Concessioni edilizie 0 Serie Fascicoli dei concessionari 616 77 qu
54. dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 Firma del documento informatico FIRMA La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La
55. dell amministratore relativi all organo amministrativo di appartenenza il codice di accesso e il campo password Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati STORICO PROFILI FUNZIONARI La funzione permette di visualizzare i Profili dei Funzionari ad una certa data Come per la vista Profili Funzionari anche qui viene riportato l elenco dei funzionari di cui stato definito il profilo aggiornato alla data specificata in alto In corrispondenza di ciascuna voce viene riportato il nome e cognome del funzionario lo stato di accesso o validit del profilo e se disponibili l indirizzo del domicilio l indirizzo del recapito l e mail e il telefono All operatore non viene data per la possibilit di accedere ad ulteriori informazioni o apportare modifiche attraverso la selezione del singolo nominativo STORICO PROFILI AMMINISTRATORI La funzione permette di visualizzare i Profili degli Amministratori ad una certa data in maniera analoga a quanto riportato nella vista Storico Profili Funzionari Come per la vista relativa ai Profili Amministratori anche qui viene riportato l elenco degli amministratori di cui stato definito il profilo aggiornato alla data specificata in alto In corrispondenza di ciascuna voce viene riportato il nome e cognome dell amministratore lo stato di accesso o validit del profilo e se disponibili l indirizzo del domicilio l indirizzo del recapito l e mai
56. di loro e con il soggetto produttore Perci il sistema documentario comprende oltre ai documenti anche l insieme delle relazioni che sono stabili e non arbitrarie in quanto stabilite dal soggetto produttore per ragioni organizzative e funzionali nel momento in cui i documenti vengono prodotti L organizzazione dell archivio nella sua fase formativa essenziale per la corretta stratificazione del complesso documentario e per dotare le pubbliche amministrazioni di un prezioso supporto informativo e probatorio per la loro attivit di questo la normativa italiana ha sempre avuto coscienza anche le recenti disposizioni confermano tale tradizione e intendono fornire alle pubbliche amministrazioni gli indirizzi metodologici generali per realizzare un servizio archivistico efficiente La gestione archivistica deve organizzare le aggregazioni dei documenti in modo rispondente alle esigenze del produttore di strutturare la propria memoria in modo efficiente ed efficace in grado cio di conservare nel tempo il valore probatorio e conoscitivo del complesso documentale Secondo la tradizione teorica e normativa italiana l archivio tale dal momento in cui viene formato il singolo documento e costituisce quindi un insieme unitario anche se si distinguono tre fasi organizzative l archivio corrente in formazione che comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attivit correnti l archivio di deposito che comprende documenti relati
57. di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato
58. do cumento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato 2 Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministra tivi ad accesso riservato comprese la pro tocollazione la classificazione e la fascico lazione sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedimenti am ministrativi art 38 Consultabilit dell archivio particolare 1 Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocol lo con accesso riservato costituisce l archivio particolare 2 I documenti e i fascicoli dell archivio particolare divengono consultabili alla sca denza dei termini indicati in attuazione del la normativa vigente 3 Motivate richieste di consultazione po tranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente art 39 Il registro di protocollo 1 Il registro di protocollo un atto pubbli co originario che fa fede della tempestivit e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento indipendentemente dalla regolarit del documento stesso ed ido neo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti 2 Il registro di protocollo soggetto alle forme di pubblicit e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla nor mativa vigente 3 Il registro di protocollo ha cadenza an nuale cio inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembr
59. ed economicamente deboli ad es il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc e ogni tipo di finanziamento proveniente da fonti diverse 121 Classe prevista per tutte le iniziative tipo GREST parchi giochi per bambini centri estivi soggiorni climatici luoghi di ritrovo assistiti attivit di gestione del tempo libero etc 122 L art 95 del DPR 616 77 attribu ai comuni le funzioni amministrative concernenti l assegnazione degli alloggi di edilizia residenziale pubblica l assegnazione delle aree PEEP i contributi concessi dal Comune ai singoli per la soluzione dei problemi abitativi Resta inteso che la costruzione delle abitazioni rientra nel titolo VI nella classe 5 Opere pubbliche na Registri scolastici del professore e della classe prodotti dalle Scuole civiche ove presenti Titolo VIII Attivit economiche I comuni svolgono nel settore delle attivit economiche funzioni particolari spesso complementari a quelle esercitate da altri enti ad esempio le province talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati talora devono rilasciare autorizzazioni etc La novit introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attivit produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perch gli consente di ridurre i tempi burocratici Poich le attivit economiche possono essere molto variegate si preferito prevedere classi molto general
60. effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Riferimento 04014 Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo RENDI RISERVATO La funzione permette di assegnare diritti di visione ad un particolare utente o gruppo di utenti rendendo di fatto riservato il protocollo L utente ha la possibilit di eliminare eventuali utenti o gruppi di utenti gi presenti negli accessi in lettura attraverso il pulsante Elimina oppure di introdurne dei nuovi attraverso il pulsante Aggiungi Ad operazione ultimata viene ricaricata la lista dei protocolli il protocollo reso riservato individuabile attraverso l apposita icona Riferimento 04015 Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente contenente la tracciatura delle operazioni effettuate sul campo del protocollo Riferimento 04016 Verifica del documento informatico da protocollare PROTOCOLLA DOCUMENTO La funzione consente di assegnare un protocollo al documento allegato al messaggio di posta elettronica CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente per la protocollazione del documento informatico Riferimento 04017 Funzioni di gestione del recupero protocollo MODIFICA La funzione permette di
61. emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una ser
62. funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per i
63. in consultazione va compilato l apposito modello Lo studioso inoltre tenuto ad apporre la propria firma leggibile sul registro delle presenze giornaliere Nella sala studio e nelle sue immediate vicinanze si deve osservare il silenzio Inoltre non consentito fumare in tutti i locali dell Archivio fare uso di telefoni cellulari introdurre in sala studio borse cartelle ed altri contenitori o materiale che possa compromettere la conservazione della documentazione appoggiare fogli di carta lucidi trasparenti sopra i documenti originali apporre segni sugli originali con qualsiasi strumento scrittorio anche cancellabile manomettere o staccare fogli da registri filze mazzi accedere ai locali di deposito L utente pu in sala studio lavorare con il proprio personal computer portatile ed allacciarsi a titolo gratuito alla presa di rete Art 11 Consultabilit dei documenti I documenti conservati nell Archivio sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli contenenti informazioni sullo stato di salute la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data secondo le disposizioni vigenti in materia di dati personali e in particolare dell art 8 del D Lgs 30 luglio 1999 n 281 dell art 108 del D Lgs 29 ottobre 1999 n 490 e del D Lgs 30 giugno 2003 n 196 L accesso agli atti per scopi amministrativi regolamentato dalla L
64. in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La ge
65. interventi diventano sempre pi complessi e articolati quindi difficilmente incasellabili in una tipologia precisa ad esempio se un Comune risistema in un unico intervento sia progettuale sia esecutivo sia finanziario la piazza su cui affaccia il municipio la sede municipale il monumento sulla piazza il giardino pubblico adiacente i bagni pubblici e la fontana dove classifico tale intervento 2 perch la classificazione operazione logico otganizzativa in cui si riconduce lo specifico a ripartizioni logiche generali ed astratte ben diversa dalla creazione e costituzione dei fascicoli che viceversa si riferiscono a casi concreti molto ben definiti dove gli elementi determinati devono essere evidenziati ad esempio quello citato in precedenza 92 Ai Comuni il D lgs 112 98 art 66 attribuisce la conservazione utilizzazione e aggiornamento degli atti del catasto terreni e del catasto edilizio urbano nonch la revisione degli estimi e del classamento Anche se la funzione ancora in via di transito e non tutti i Comuni hanno iniziato ad esercitarla oppure alcuni hanno realizzato la gestione del catasto in forma di convenzione con l Agenzia del territorio si pensato di prevedere una classe specifica ad essa destinata 93 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 99 Resta inteso che la costruzione delle strade va ricondotta alla classe Opere pubbliche Titolo VI classe 5 mentre a questa classe si riconducono la formulazione del piano
66. la localizzazione e la rilocalizzazione di impianti produttivi ivi incluso il rilascio delle autorizzazioni o autorizzazioni edilizie art 23 comma 3 sportello unico Art 25 comma 1 Il procedimento amministrativo in materia di autorizzazione all insediamento di attivit produttive unico L istruttoria ha per oggetto in particolare i profili urbanistici sanitari della tutela ambientale e della sicurezza 126 Vengono classificati in questa posizione i documenti archivistici relativi a qualunque tipo di commercio anche quelli soggetti ad altre autorizzazioni o sanitarie o di pubblica sicurezza quindi anche il gruppo di esercenti dediti alla somministrazione di alimenti e bevande legge 25 agosto 1991 n 287 Aggiornamento della normativa sull insediamento e sull attivit dei pubblici esercizi La responsabilit del procedimento e della conservazione dei fascicoli intestati a ciascun esercente spetta a chi gestisce la parte connessa al commercio anche se contengono documenti prodotti da altro servizio del Comune Per le forme speciali di vendita D lgs 31 marzo 1998 n 114 Per alcune categorie speciali 1 distributori di carburante D lgs 11 febbraio 1998 n 32 Razionalizzazione del sistema di distribuzione dei carburanti a norma dell articolo 4 comma 4 lettera c della legge 15 marzo 1997 n 59 Part 1 comma 2 recita L attivit soggetta all autorizzazione del sindaco del comune in cui essa esercitata L autori
67. libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto
68. memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numero Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del documento verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la fi
69. non espressamente previsto dal presente Regolamento si far riferimento alla normativa vigente in materia adottando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell attivit amministrativa e alla diligenza del buon padre di famiglia Allegato 6 Criteri standard per la compilazione dei campi intestatario documento originale oggetto e altri dati note Criteri standard compilazione campi Campo Intestatario Ragione sociale Vanno utilizzate criticamente le maiuscole e le minuscole per i nomi di persone fisiche ditte enti associazioni societ Persone fisiche Terzi Giulio Secondo l ordine cognome e nome omettendo qualsiasi titolo di onorificenza cortesia Enti Ministero per i beni culturali e ambientali 1 Comune di Ferrara 2 Comune di Cesena 3 Istituto nazionale della previdenza sociale INPS 4 Fondazione casa protetta G B Plattis Onlus 5 La lettera maiuscola va utilizzata solo per l iniziale della denominazione e in presenza di nomi propri 1 e 2 Molti Comuni recano nella carta intestata il titolo di citt ad esempio Citt di Cesena l intestazione va normalizzata indicando Comune di Cesena 3 La denominazione va sempre scritta completa e per esteso seguita da uno spazio uno spazio e dall acronimo in maiuscolo non puntato 4 L intitolazione del nome di un ente di un associazione va riportato tra virgolette solo se le vir
70. numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se defini
71. operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione Nell inserimento di un nuovo amministratore i campi relativi alla descrizione e alla data di insediamento sono considerati obbligatori L operatore pu inoltre indicare la data dimissione un progressivo indicazioni sui modelli di stampa per gli OdG per gli avvisi e il verbale sull atto generato sul tipo di seduta il tipo di sessione e il tipo di votazione il valore gettone di presenza gli amministratori presenti etc Alla conferma dell inserimento del nuovo Organo Collegiale pulsante Salva viene richiesto se l informazione va storicizzata questo per consentire la visualizzazione degli organi collegiali ad una data qualsiasi Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali accentate o separatori COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco 4 Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 01007 Funzioni per la gestione dei dati dell amministratore inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere mo
72. pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 F
73. principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di
74. protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA S
75. protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funz
76. pubbliche 61 Si classificheranno in questa classe anche le domande di assunzione e i curricula inviati che non sono stati seguiti da alcun concorso 62 Si classificher in questa classe anche il carteggio relativo all anagrafe delle prestazioni 63 D lgs 19 settembre 1994 n 626 sulla sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro 64 Si classificano qui le denunce di infortunio 65 Tale denominazione indica i servizi che il Comune predispone per i dipendenti che vi accedono solo su richiesta ad esempio i buoni pasto oppure il servizio di baby sitting oppure l erogazione di contributi per le rette degli asili nido dei figli oppure ancora la sottoscrizione di convenzioni particolari stipulate con il Comune etc 6 La classe comprende una molteplicit di casistiche part time permessi esercizio del diritto allo studio etc vale a dire ogni evento che influisca a variare l orario di lavoro del dipendente 67 T U 267 2000 art 110 Incarichi a contratto Inoltre volontari obiettori di coscienza stagisti Co Co Co collaboratori coordinati continuativi LSU lavoratori socialmente utili etc 68 D lgs 30 marzo 2001 n 165 art 53 comma 12 Titolo IV Risorse finanziarie e patrimoniali In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai comuni in materia di disponibilit di risorse finanziarie e di gestione contabile quelle relative alla titolarit e gestione del patrimonio comunale di natura sia imm
77. riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi
78. risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra
79. s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nel
80. sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivar
81. un numero di protocollo gi utilizzato nep pure se l affare o il procedimento ammini strativo si esaurisce con un documento ri cevuto e la risposta al medesimo nello stes so giorno di protocollazione art 33 Annullamento di una registrazione di protocollo 1 consentito l annullamento di una regi strazione di protocollo solo attraverso l apposizione della dicitura annullato 2 L annullamento viene effettuato dall ufficio protocollo su autorizzazione del responsabile del servizio protocollo in formatico previa verifica delle motivazioni dell annullamento che vanno riportate e memorizzate in forma non modificabile 3 L apposizione della dicitura annullato deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni re gistrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi ob bligatori del protocollo art 34 Riservatezza temporanea delle informazioni 1 Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni cio il dif ferimento dei termini di accesso prevista una forma di accesso riservato al protocol lo unico 2 Il responsabile dell immissione dei dati deve indicare contestualmente alla regi strazione a protocollo anche l anno il me se e il giorno nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicit previste dalla normativa
82. un nucleo centrale e con aggregazioni coordinate 17 Quanto alla perplessit manifestata da alcuni circa l uso delle cifre romane si pu rispondere che esso entrato nelle abitudini dei titolari e del resto non comporta difficolt nell utilizzo di strumenti informatici a patto che si introducano nel sistema adottato particolari accorgimenti strumentali 18 In particolare G PENZO DORIA La linea dell arco Criteri per la redazione dei titolari di classificazione in Thesis 99 progetto per la gestione e tutela delle tesi di laurea Atti della 2 Conferenza organizzativa degli archivi delle Universit italiane Padova 2001 p 305 340 e in Labirinti di carta L archivio comunale organizzazione e gestione della documentazione a 100 anni dalla circolare Astengo Atti del convegno nazionale Modena 28 30 gennaio 1998 Roma 2001 Pubblicazioni degli Archivi di Stato Saggi 67 p 72 104 1 Si vedano in appendice le Considerazioni preliminari sulle circoscrizioni di decentramento 20 T U 267 20002 art 17 Circoscrizioni di decentramento Elenco dei repertori di carattere generale e trasversale Va precisato che i repertori sono particolari forme di archiviazione in base alle quali i documenti tutti appartenenti alla medesima tipologia sono disposti in ordine cronologico e numerati progressivamente secondo un numero di repertorio appunto Ogni repertorio quindi costituisce una serie con rilevanza giuridica Il Gruppo ha previ
83. valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un
84. 00 E 03 DIREZIONE GENERALE E SEGRETERIA atti di stato civile XI 1 01 SERVIZI DEMOGRAFICI STATO CIVILE atti notificati depositati e pubblicati I 6 e repertorio specifico 03 ARCHIVIO GENERALE atti vandalici negli uffici o in immobili comunali IV 9 oppure IV 10 04 E 06 ECONOMATO E LL PP atti vandalici segnalazioni esterne IX 4 02 P M attraversamenti stradali VI 7 02 e 06 P M E VIABILITA E VERDE PUBBLICO automobili acquisto IV 10 DIVERSE U 0 R automobili assicurazioni RC V 2 04 ECONOMATO automobili manutenzione IV 10 DIVERSE U O R autonoleggio IX 4 02 P M azioni partecipazioni azionarie IV 3 03 SEGRETERIA bandiera europea statale regionale comunale I 13 00 DIREZIONE GENERALE esposizione UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE bandiera del Comune definizione I 5 00 DIREZIONE GENERALE barriere architettoniche edilizia pubblica VI 4 06 LL PP eliminazione Barriere architettoniche edilizia privata VI 3 06 URBANISTICA eliminazione benefici economici per categorie deboli VII 12 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A beni immobili IV 9 06 LL PP beni mobili IV 10 04 ECONOMATO biblioteca civica spese di funzionamento VII 5 03 BIBLIOTECA bilanci preventivi IV 4 04 CONTABILITA bollette pagamento IV 2 06 LL PP bollo del Comune sigillo 1 5 00 DIREZIONE GENERALE borse di s
85. 02 P M previdenza dipendenti comunali I 7 05 PERSONALE privacy accesso ai documenti I 6 03 SEGRETERIA pro loco eventi culturali VIL 6 DIV SETTORI procura della Repubblica circolari a seconda della materia trattata progettazione opere pubbliche VI 5 06 LL PP promozione del territorio VII 7 03 E 06 CULTURA E URP propaganda elettorale XII 3 oppure XII 4 01 SS DD ELETTORALE protesti cambiari V 1 funzione del segretario 01 SS DD STATISTICA comunale in certi Comuni protezione animali funzione non comunale DIV SETTORI protezione civile VI 10 06 LL PP protezione dell ambiente VI 9 02 E 06 P M E URBANISTICA AMBIENTE protocollo I 6 03 SEGRETERIA protocollo registri repertorio protocollo 03 SEGRETERIA pubblicit degli atti I 6 DIV SETTORI pulizia degli uffici comunali IV 9 06 LL PP pulizia delle strade IV 9 06 VIABILITA raccolta differenziata dei rifiuti VI 8 03 SEGRETERIA rappresentanze sindacali contrattazione I 10 DIV SETTORI decentrata rappresentanze sindacali distacchi dei dipendenti IM 3 DIV SETTORI rappresentanze sindacali permessi dei dipendenti IH 12 DIV SETTORI referendum XII 4 01 SS DD ELETTORALE referti necroscopici XI 4 01 SS DD STATO CIVILE 17 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE refezione scolastica VI 1 05 SERVIZI SCOLASTICI regione
86. 021 Autorizzazioni e traccia del protocollo La finestra permette di assegnare le autorizzazioni in lettura e modifica al protocollo visualizza inoltre la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate alle autorizzazioni sul protocollo e chiude la finestra corrente CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04022 Altri dati protocollo La finestra permette di assegnare un procedimento al protocollo e ne riporta gli estremi Consente inoltre di definire altri dati del protocollo quali la materia argomento ed eventuali note di carattere pubblico e o riservate SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate e chiude la finestra corrente CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04023 Visualizza altri dati La finestra visualizza altri dati del protocollo quali eventuali allegati il riferimento al procedimento assegnato l indicazione della materia argomento ed eventuali note di carattere pubblico e o riservate Vengono inoltre riportate le autorizzazioni in modifica e lettura assegnate al protocollo e la traccia ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo CHIUDI La funzione chiude la finestra cor
87. 62 Titolario di classificazione 1 Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l archiviazione la conservazione e la indi viduazione dei documenti 2 Il titolario di classificazione si suddivide in titoli i quali si suddividono in classi le quali si suddividono in fascicoli 3 I titoli e le classi prestabiliti dal titolario di classificazione non sono modificabili n nel numero n nell oggetto 4 Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli cio dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che all interno della medesima classe vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli cos come previsto dal successivo art 67 art 63 Fascicolazione dei documenti 1 Ogni documento va fascicolato a cura del responsabile del procedimento ammini strativo 2 Per fascicolazione si intende l applicazione del titolario di classificazio ne cio l assegnazione al documento del titolo della classe del numero del fascico lo dell anno di apertura ed eventualmente del sottofascicolo e dell inserto art 64 Il procedimento amministrativo e il fascicolo 1 Gli affari trattati e i procedimenti ammi nistrativi danno luogo di norma ad un fa scicolo corrispondente 2 Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo 3 Qualo
88. Collegiale CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati dell Organo Collegiale e permette di ritornare alla vista CANCELLA La funzione sposta il modulo contenente i dati dell Organo Collegiale nel cestino L operatore potr decidere successivamente di ripristinarlo ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database RIPRISTINA La funzione ripristina il modulo precedentemente cancellato Riferimento 01009 Elenchi dei soggetti e delle categorie inserite ALTRE ANAGRAFICHE La funzione permette di visualizzare la struttura attuale dell anagrafica in termini di elenco di soggetti e di categorie in cui questi vengono eventualmente organizzati visualizzando i raggruppamenti di Soggetti categorizzati in base alle Categorie In corrispondenza di ciascun soggetto l elenco riporta i dati relativi all indirizzo e mail e numero di telefono Selezionando inoltre il nominativo del soggetto si accede in maniera specifica ai dati del medesimo Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati TUTTI I SOGGETTI Attraverso questa funzione l operatore visualizza tutti i Soggetti in ordine alfabetico Vengono inoltre indicati in corrispondenza di ciascun nominativo dati dell indirizzo e mail e numero di telefono Anche qui selezionando un nominativo si accede ai dati del soggetto ed eventualmente alla modifica degli stessi TUTTE LE CATEGORIE La funzion
89. EGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progre
90. ISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutte le affissioni cancellate e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutte le affissioni cancellate e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10019 Funzioni per l allineamento del progressivo dei documenti APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo del prossimo documento che verr immesso a seconda dell anno di importazione e della Unit Organizzativa selezionati CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10020 Funzioni per l allineamento del progressivo dei procedimenti APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo del prossimo procedimento che verr immesso a seconda dell anno di importazione e della Unit Organizzativa selezionati CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10021 Funzioni per l allineamento del progressivo del protocollo APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo del prossimo protocollo che verr immesso a se
91. IZIONI FINALI art 86 Entrata in vigore 1 Il presente regolamento entra in vigore il 01 01 2004 art 87 Efficacia del regolamento 1 Il presente regolamento non ha efficacia retroattiva 2 Il titolario di classificazione non appli cabile ai documenti prodotti prima dell entrata in vigore del presente regola mento essi pertanto devono essere archi viati secondo il titolario di classificazione o qualsiasi altro sistema di classificazione registratura tabella delle posizioni reper toriazione o inventariazione in uso alla da ta nella quale avvenuta la loro produzio ne art 88 Ulteriori riferimenti 1 Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si far riferimen to alla normativa vigente in materia adot tando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell attivit ammini strativa e alla diligenza del buon padre di famiglia art 89 Differimenti In attesa di un piano complessivo di rior ganizzazione informatica dei flussi documentali sono differiti 1 la protocollazione dei documenti interni di preminente carattere giu ridico probatorio di cui all art 13 2 l applicazione del nuovo titolario suddiviso in titoli classi e fascicoli di cui all art 62 e passim pag 18 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico 3 la gestione archivistica del docu mento di cui all art 61 e pa
92. NDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE classificata a seconda della materia demolizione di immobili sopralluoghi VI 3 02 P M demolizione di immobili ordinanze VI 3 e repertorio delle ordinanze 06 URBANISTICA edilizia privata demolizioni VI 3 06 URBANISTICA demolizione di immobili edilizia privata VI 3 06 URBANISTICA depuratore VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE derattizzazione X 4 06 URP E LL PP determinazioni dei dirigenti repertorio e ogni determinazione va classificata a seconda della materia dezanzarizzazione X 4 06 URP E LL PP DIA Dichiarazioni di Inizio Attivit edilizia VI 3 e repertorio pratiche edilizie 06 URBANISTICA privata DIA attivit economiche VI 3 e repertorio Autorizzazione 06 SUAP Attivit Economiche difensore civico II 12 01 SEGRETARIO GENERALE dipendenti politica del personale 1 9 00 E 05 DIREZIONE GEN LE E PERSONALE direttore generale II 10 00 DIREZIONE GENERALE diritti di segreteria IV 1 DIV SETTORI dismissioni di beni mobili IV 10 DIV SETTORI dismissioni di immobili IV 9 06 LL PP distributori di benzina VII 4 06 SUAP domanda di estumulazioni straordinarie XI 4 06 CIMITERI donazioni di beni immobili IV 9 06 LL PP donazioni di beni mobili IV 10 DIV SETTORI ecologia VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE economato IV 11 04 ECONOMATO edifici pubblici costruzione VI 5 06 LL PP edilizia privata VI 3 06 URBANISTICA edilizia residenziale pubblica assegnazione VII 14 05 UFFICIO CASA
93. O vestiario II 5 DIV SETTORI viabilit VI 7 06 VIABILITA vigili del fuoco segnalazioni di urgenze VI 10 06 E 02 LL PP URBANISTICA E P M vigili urbani pattugliamento IX 2 02 P M vincoli idrogeologici riferito a OO PP VI 5 06 LL PP violazioni edilizie rilevazioni VI 3 06 URBANISTICA visite mediche ai dipendenti II 8 05 PERSONALE viticoltura e produzione vitivinicola VII 1 02 P M volontariato rapporti con le associazioni I 17 DIV SETTORI zanzare lotta alle XxX 4 06 URP zooprofilassi veterinaria x 4 02 E 06 P M E URP 22 Allegato 4 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal Protocollo all Archivio storico COMUNE DI CENTO FERRARA REGOLAMENTO PER LA GESTIONE TENUTA E TUTELA DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DAL PROTOCOLLO ALL ARCHIVIO STORICO Elaborato dal gruppo di lavoro P A P I R O coordinato dal Dr Gianni Penzo Doria Denise Frapiccini Mariateresa Alberti Ennio Barbieri Silva Bonfatti Cinzia Lanzoni Elena Poschi Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico CAPO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI art 1 Ambito di applicazione 1 Il presente regolamento disciplina la ge stione la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico nonch la gestione dell archivio del Comune di Cento art 2 Definizione di docu
94. OR consegna periodicamente prima del versamento dei fascicoli dall Archivio corrente all Archivio di deposito al responsabile dell Archivio Generale un esemplare del Repertorio dei fascicoli ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo Repertorio il responsabile dell Archivio Generale predispone un elenco di consistenza Art 7 Commissione di selezione e di scarto In occasione delle operazioni di selezione e di scarto della documentazione prodotta o acquisita il Direttore Generale provvede alla costituzione di una commissione composta da personale tecnico ed amministrativo Nel caso in cui gli scarti riguardino singoli uffici o servizi far parte della commissione il dirigente del Settore a cui afferisce l ufficio o un dipendente da lui designato L archivista dovr poi redigere un verbale dei lavori della commissione e un elenco della documentazione da scartare che il dirigente del Servizio Archivio Generale approver con propria determinazione Tale determinazione con allegato l elenco della documentazione soggetta alle operazioni di scarto verr inviata alla Soprintendenza archivistica per l Emilia Romagna per acquisire l autorizzazione a procedere Art 8 Scarto L individuazione del materiale documentario da scartare un operazione delicata da effettuare con la dovuta attenzione Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d Archivio devono essere effettuate le o
95. ORTIVI giochi leciti autorizzazione IX 4 02 P M giornali acquisto IV 11 04 ECONOMATO giornali edizione per iniziativa comunale I 12 00 E 03 DIREZIONE GENERALE E CULTURA giostre e giostrai IX 4 02 P M 10 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE giudice di pace funzione non comunale DIV SETTORI giunta comunale II 7 00 DIREZIONE GENERALE giunta comunale deliberazioni repertorio e ogni delibera va 03 SEGRETERIA classificata a seconda della materia gonfalone I 5 00 DIREZIONE GENERALE guardie giurate IX 4 02 P M guardie notturne IX 4 02 P M ICI IV 1 04 TRIBUTI ICI istanze di rimborso IV 1 04 TRIBUTI igiene ambientale VI 8 02 E 06 P M E URBANISTICA AMBIENTE igiene pubblica X 1 00 DIREZIONE GENERALE illuminazione pubblica costruzione delle rete VI 5 06 LL PP illuminazione pubblica gestione VI 8 06 VIABILITA immigrazione XI 2 01 SS DD ANAGRAFE impianti produttivi VII 3 06 SUAP impianti sportivi concessione IV 9 06 IMPIANTI SPORTIVI impianti sportivi costruzione VI 5 06 LL PP impianti sportivi gestione IV 9 06 IMPIANTI SPORTIVI impianti termici controlli VI 9 06 02 URBANISTICA AMBIENTE E P M imposte comunali IV 1 04 TRIBUTI imposte riscossione IV 14 04 TRIBUTI inabili assistenza VII 12 05 G A F S A E SS SS inabili tutela degli incapaci VII 11 05 G A F S A E SS SS
96. Ogni Comune indicher i suoi 58 Ogni Comune indicher i suoi 59 T U 267 2000 art 79 comma 3 Titolo III Risorse umane Il titolo dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale sia esso dipendente o esterno collaboratori a qualsiasi titolo Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo Concorsi selezioni colloqui Assunzioni e cessazioni Comandi e distacchi mobilit Attribuzione di funzioni ordini di servizio e missioni Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro Retribuzioni e compensi Adempimenti fiscali contributivi e assicurativi Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro Dichiarazioni di infermit ed equo indennizzo Indennit premio di servizio e trattamento di fine rapporto quiescenza Servizi al personale su richiesta Orario di lavoro presenze e assenze Giudizi responsabilit e provvedimenti disciplinari Formazione e aggiornamento professionale Collaboratori esterni ORTO OI a fm nm nm nm N1IDIWWNIL Lo Serie Fascicoli del personale Elenco degli incarichi conferiti 60 Valga il rinvio globale oltre che al fondamentale DPR 10 gennaio 1957 n 3 agli articoli 30 57 del Decreto legislativo 30 marzo 2001 n 165 Norme generale sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni
97. P turismo strutture VII 6 06 SUAP tutela ambientale VI 9 06 AMBIENTE tutela incolumit pubblica IX 4 02 P M uffici giudiziari sede costruzione VI 5 06 LL PP uffici giudiziari sede manutenzione VI 5 06 PATRIMONIO ufficiale dell anagrafe delega di funzioni III 4 01 SS DD ANAGRAFE ufficiale dell ufficio elettorale Il 4 01 SS DD ELETTORALE ufficiale di stato civile delega di funzioni II 4 01 SS DD STATO CIVILE ufficio legale funzioni specifiche in base alla funzione DIV SETTORI ufficio legale organizzazione 1 9 ol SEGRETARIO GENERALE ufficio relazioni con il pubblico I 8 06 URP 21 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE ufficio tecnico funzioni specifiche in base alla funzione 06 LL PP ufficio tecnico organizzazione I 9 00 05 E 06 DIREZIONE GEN LE PERSONALE E LL PP Urbanistica VI 1 e VI 2 06 URBANISTICA valutazione dei dirigenti criteri generali II 10 00 DIREZIONE GENERALE provvedimenti generali varianti al piano regolatore generale VI I 06 URBANISTICA vendite promozionali VII 4 02 P M vendite sottocosto VII 4 02 P M verde privato es comunicaz abbattimento alberi VI 9 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO verde pubblico VI 5 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO verifiche di cassa IV 4 04 CONTABILITA E ECONOMAT
98. PR 445 2000 di indurre le pubbliche amministrazioni a ripensare alla funzione dell archivio all interno delle strutture organizzative riscoprirne la natura di servizio a supporto dell intera organizzazione regolamentarne il funzionamento in modo integrato Tutto questo comporta per le pubbliche amministrazioni un oneroso lavoro di adeguamento dei sistemi ora superati o in certi casi mai impostati correttamente Per agevolare i Comuni in questa fase di transizione sicuramente creativa ma anche impegnativa la Direzione generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attivit culturali ha costituito il Gruppo nazionale di lavoro Questo titolario uno dei prodotti del Gruppo lavoro che ha predisposto anche un glossario alcune linee guida per la stesura del manuale di gestione e proporr un piano di conservazione La comprensione del titolario presupposto indispensabile per il suo uso corretto nell ambito dell intero sistema di gestione archivistica all interno del quale esso rappresenta solo uno degli strumenti Il Gruppo ha ritenuto necessario precisare alcuni concetti fondamentali che hanno ispirato la redazione di tale strumento gestionale e richiamare il contesto operativo entro il quale calare il titolario stesso molto di quanto illustrato di seguito potr risultare ampiamente noto a chi gestisce gli archivi correnti dei Comuni ma chiarire definizioni e procedure opportuno per costituire una base condivisa
99. RCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due c
100. RETERIA societ sportive attivit generale VII 7 06 IMPIANTI SPORTIVI sordomuti assistenza VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST 19 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE pozzi artesiani copia autorizzazione funzione non comunale VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE pozzi uso domestico comunicazione presa atto funzione non comunale VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE sottosuolo ricerche nel scavi archeologici funzione non comunale VII 6 03 CULTURA spese economali IV 11 04 ECONOMATO spese postali IV 2 03 ARCHIVIO GENERALE spese telefoniche IV 2 06 LAVORI PUBBLICI spettacoli viaggianti controlli IX 4 02 P M sport eventi sportivi VII 7 06 IMPIANTI SPORTIVI sportello per il cittadino straniero assistenza VII 10 01 SPORTELLO INFORM STRANIERI sportello per il cittadino informazioni generali 1 8 06 URP stampati acquisto IV 11 04 ECONOMATO statistica richieste soggetti esterni all ente A seconda della materia trattata DIV SETTORI stato civile XI 1 ol SS DD STATO CIVILE statuto 1 3 SEGRETARIO GEN LE stemma 1 5 00 DIREZIONE GENERALE storia del comune 1 2 03 CULTURA ARCHIVIO strade costruzione VI 5 06 LL PP strade manutenzione VI 5 06 VIABILITA strade tracciamento VI 7 06 VIABILITA stranieri controlli di pubblica sicurezza IX 4 02 P M studenti borse di stud
101. RIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lancia
102. SMI OR ERI CIMA Rn e Altro sp ecificate rile eee e chiede Di essere autorizzato all accesso della sala studio dell Archivio Generale del Comune di Cento e alla consultazione dei documenti per una ricerca avente il seguente scopo specificare e tesi di lanrcardiploma dalititolo ililla iaia P bblicazione dal titolo segale die Ran ELETE a Maletto e rd Da A Acne SAONA Leni COMA CAPA E a SA Professionale alle i ear eni AMO SPECIE Dichiara sotto la propria responsabilit di aver preso visione del Regolamento dell Archivio Generale e di essere stato informato ai sensi e per gli effetti di cui all art 13 del D Lgs 196 2003 che i dati personali raccolti saranno trattati anche con strumenti informatici esclusivamente nell ambito del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa Cento li Firma e VISTO si autorizza l accesso alla sala studio e alla consultazione dei documenti Il Responsabile dell Archivio Generale Allegato 12 Modello di richiesta documentazione sala studio COMUNE DI CENTO Richiesta n 200 Al Responsabile dell Archivio Generale del Comune di Cento Il lassottosciitto a sona ila an aa aa chiede in consultazione la seguente documentazione Cento li Firma e Originale per registro e 1 copia per collocazione e 2 copia per richiedente Allegato 13 Modello di richiesta riproduzione documenti COMUNE DI CENTO
103. TAMPA ETICHETTE La funzione permette di stampare i dati dell intestatario su un formato etichette 105 35 mm due colonne da otto etichette su formato A4 La stampa etichette viene presentata in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno e o data del protocollo nella forma da a e numero del protocollo nella forma Da A valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in uscita desiderata Di ogni intestatario viene riportato il cognome nome e indirizzo ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Anagrafiche Introduzione Caratteristiche del prodotto Organizzazione operativa Elenchi per la visualizzazione dei dati inseriti relativi all Organizzazione Operativa Inserimento di un nuovo funzionario e di una nuova Unit Organizzativa Funzioni per la gestione dei dati del funzionario inserito Funzioni per la gestio
104. a Annullato in maniera tale da consentire la lettura delle informa zioni registrate in precedenza indicando la data di annullamento il nome o il codice dell operatore e gli estremi della richiesta 4 Nello stesso tempo il documento pub blicato va marcato con la dicitura Annul lato posta in maniera ben visibile e la sciato nel medesimo luogo fino alla sca pag 17 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico denza dei termini di pubblicazione prece dentemente assegnati CAPO VIII DISPOSIZIONI TRANSITORIE art 84 Attivazione del protocollo unico 1 Il 31 12 2003 cessano di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni cio di settore di divisione protocolli multipli protocollo del telefax etc o altri sistemi di registrazione o registratura dei docu menti diversi dal protocollo unico che contestualmente entra in vigore art 85 Differimento dell utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalit di conservazione 1 In attesa di nuove e specifiche direttive nazionali nonch dell emanazione di stan dard internazionali per la conservazione dei documenti su supporto non cartaceo che non pregiudichino la certezza del dirit to e l efficacia probatoria differito l utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalit di con servazione CAPO IX DISPOS
105. a III 15 05 SEVIZI SOCIALI occupazione di suolo pubblico TEMPORANEA TV 9 e repertorio occupaz Suolo 02 P M pubblico occupazione di suolo pubblico PERMANENTE IV 9 e repertorio occupaz Suolo 02 P M pubblico oggetti smarriti IV 12 04 ECONOMATO oneri di urbanizzazione IV 1 06 URBANISTICA onorificenze civili I 13 00 DIREZIONE GENERALE orario di lavoro degli uffici I 9 00 E DIV SETT orario di lavoro del singolo dipendente IN 12 DIV SETTORI ordigni IX 4 02 P M ordinanze del sindaco repertorio e ogni ordinanza va classificata a seconda della materia ordine pubblico IX 4 02 P M ordini di esumazione delle salme XI 4 06 CIMITERI orfanotrofi e collegi VII 12 05 SERVIZI SOCIALI organigramma definizione I 9 00 E05 DIREZIONE GEN LE E PERSONALE 14 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE organizzazione degli uffici I 9 DIV SETTORI esercizi commerciali permessi sanitari X 1 06 SUAP paracarri posa VI 7 06 VIABILITA parcheggi costruzione VI 5 06 LL PP parcheggi individuazione delle aree VI 7 06 VIABILITA pareri di impatto ambientale VI 9 06 SUAP valutazioni di impatto ambientale VI 9 06 SUAP pareri igienico sanitari edilizia privata x 1 06 URBANISTICA pareri igienico sanitari attivit produttive X 1 06 SUAP pareri legali V 3 01 AFFARI LEGALI parit uomo donna politica del pers
106. a Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento co
107. a finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numero Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del docume
108. a nominativa mente oppure riportante l indicazione riservata personale confidenzia le o simili o comunque dalla cui con fezione si evinca il carattere di corri spondenza privata 3 Sulla base di quanto descritto nel prece dente comma 2 la corrispondenza va inol trata nel caso di una gara direttamente all U O R del procedimento amministrati vo oppure nel caso di corrispondenza pri vata direttamente al destinatario 4 Il personale che si accorga di aver rice vuto tra la propria corrispondenza un do cumento inerente a procedimenti ammini strativi o affari di competenza del Comune pag 10 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico deve consegnarlo o farlo pervenire tempe stivamente all ufficio protocollo art 43 Protocollazione della busta di una gara l La corrispondenza riportante l indicazione offerta gara d appalto e simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara non viene aperta ma viene protocollata in arri vo con l apposizione del numero di proto collo e della data di registrazione diretta mente sulla busta plico o simili 2 Aperta la busta plico o simili il re sponsabile del procedimento amministrati vo provvede a riportare il numero di proto collo e la data di registrazione gi assegna ti al documento conservando la busta pli co o simili come alle
109. ad unit logiche di una molteplicit di casistiche ne consegue che il titolario deve essere omnicomprensivo in modo da prevedere quanto il singolo Comune potr mettere in atto nell ambito delle funzioni ad esso attribuite La determinazione dei titoli e delle classi stata effettuata sulla scorta della normativa relativa ai Comuni per individuare le funzioni e le materie di 10 Ai sensi dell art 48 comma 3 del D lgs 267 2000 11 DPCM 31 ottobre 2000 art 5 comma 2 12 Ai sensi e per gli effetti dell art 50 comma 4 del DPR 445 2000 e art 3 del DPCM 31 ottobre 2000 13 Anche DPR 445 2000 art 67 Il trasferimento dei fascicoli e delle serie all archivio di deposito deve essere attuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell archivio corrente 14 I teorici della classificazione sottolineano che le divisioni di un sistema non devono essere vuote devono essere reciprocamente esclusive e devono essere nel loro complesso esaustive del dominio in questione Le divisioni inoltre devono essere gerarchiche in modo da riprodurre un albero nel quale un ramo si suddivide in altri rami Per una riflessione sulla filosofia della classificazione F G Sistematica e classificazione in Enciclopedia Einaudi Torino1981 p 1030 1044 competenza L individuazione dell unit logica alla quale ricondurre il documento difatti va compiuta esaminando la materia che il documento stesso tratta e non il suo auto
110. ale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agent
111. alla perfezione giuridica del do cumento in partenza vanno apposte prima della sua protocollazione art 54 Confezione del documento in partenza 1 La confezione busta plico o simili del documento in partenza deve riportare l ufficio cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo art 55 Trasmissione e spedizione del documento in partenza 1 Il responsabile del procedimento ammi nistrativo provvede alla trasmissione del documento in partenza cio alla sua spedi zione di norma entro il medesimo giorno lavorativo 2 Qualora i destinatari siano pi di tre la registrazione a protocollo potr riportare il destinatario primo nominato e rinviare all elenco dei destinatari che deve essere conservato in allegato alla minuta art 56 Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento interno 1 Spettano al responsabile del procedi mento amministrativo le incombenze rela tive alla produzione e gestione del docu mento interno nonch se prevista alla re gistrazione degli elementi obbligatori e de gli elementi accessori del protocollo cos come descritti negli articoli 27 e 30 e la gestione archivistica del documento mede simo descritta all art 61 art 57 Oggetto del documento interno 1 Ogni documento interno deve trattare un unico argomento indicato chiaramente a cura dell autore nello spazio riservato all oggetto e con l uso di non meno di trenta caratte
112. alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i
113. amentari a favore del comune beni IV 9 06 LL PP immobili lasciti testamentari a favore del comune beni IV 10 DIV SETTORI mobili lavanderia a domicilio per anziani VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Leva liste XII 1 01 SS DD LEVA libere forme associative I 17 00 e 03 DIREZIONE GENERALE E SEGRETERIA licenze di commercio VII 4 06 SUAP liste di leva XII 1 01 SS DD LEVA 12 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE loculi domande e concessioni repertorio e IV 9 06 CIMITERI luce erogazione VI 8 06 LL PP macellazioni calendario X 4 06 URP macellazioni richiesta di autorizzazione Xx 4 06 URP malati di mente pericolosi ricoveri coatti X 2 02 P M malattie infettive interventi di competenza del X 1 00 DIREZIONE GENERALE comune mandati repertorio del tit IV 04 CONTABILITA marciapiedi VI 5 06 LL PP materiale di cancelleria acquisto IV 11 04 ECONOMATO maternit astensione dal lavoro II 12 05 PERSONALE matrimoni XI 1 01 SS DD STATO CIVILE mensa per i dipendenti e buoni pasto II 11 05 PERSONALE mense degli asili nido VII 2 05 SERVIZI SOCIALI mense scolastiche VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI mercati e fiere VII 5 02 P M messi comunali notifiche repertorio e ogni notifica va 03 SEGRETERIA classificata a seconda della materia messi comunali richiesta di notifiche da esterni
114. amente all amministratore di sistema ed esclusivamente nei casi in cui la proposta venga cancellata quando non ancora stata inviata per l apposizione parere nel caso in cui non sia inserita in un OdG oppure da essa non sia stato generato un atto CESTINO SEDUTE La funzione visualizza le Sedute che sono state cancellate ordinate per Organo collegiale e per Anno Di ciascuna Seduta viene riportato la data e ora l organo collegiale di riferimento e il tipo sessione in maniera analoga a quanto riportato nella sezione Sedute del modulo Atti Decisionali L operatore selezionando la data e ora della Seduta cancellata accede ad un modulo in cui vengono riportati tutti i dati precedentemente impostati vedi guida all inserimento di una Nuova Seduta e pu decidere di eliminarla definitivamente o di ripristinarla La cancellazione di una seduta viene permessa solo nel caso in cui sia stata salvata come bozza ossia non sia stata data l opzione di Conferma convocazione Riferimento 10018 Funzioni di recupero eliminazione delle proposte presenti nel cestino RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutte le proposte cancellate e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutte le proposte cancellate e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco g Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le cat
115. ampi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso
116. anche eventuali vessilli usati dal Comune 29 Si ricorda che con l espressione archivio generale si indica il servizio archivistico comunale nel suo complesso comprende quindi tutte le funzioni archivistiche svolte nelle tre fasi di vita convenzionalmente fissate archivio corrente archivio in formazione archivio di deposito separata sezione archivio storico Si ricorda in particolare che per legge il servizio archivistico responsabile della conservazione autentica dei documenti prodotti dal Comune in tutte le sue articolazioni Quindi si inseriscono in questa classe anche i carteggi relativi alle pubblicazioni all albo pretorio e alle notifiche 30 T U 267 2000 art 12 Sistemi informativi e statistici Vanno inserite in questa classe tutte le rilevazioni statistiche promosse dal Comune mentre quelle richieste dall ISTAT e da altre a4 orizies vanno classificate a seconda della materia che trattano 31 T U 267 2000 art 10 Diritto d accesso e informazione D lgs 165 2001 art 11 Ufficio relazioni con il pubblico L 7 giugno 2000 n 150 Disciplina delle attivit di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni att 8 32 Materia regolata dal D lgs 30 marzo 2001 n 165 art 2 sono compresi nella classe tutti gli atti organizzativi relativi al personale nella sua complessit dotazioni organiche programmi di attivit orari di apertura degli uffici attribuzioni di uffici sviluppo delle pari opportunit
117. anno di apertura SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai parametri CHIUDI La funzione chiude la pagina e ritorna alla vista Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimen
118. apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database Riferimento 04019 Gestione dei destinatari Questa funzione consente l inserimento di destinatari diretti e per conoscenza di protocolli in entrata o interni Due liste separate visualizzano i destinatari ed i destinatari per conoscenza i destinatari potranno intervenire sul documento che sar loro inviato assegnazione procedimento inoltro etc i destinatari per conoscenza potranno solo visualizzare il documento Le liste possono essere gestite attraverso i pulsanti Su Gi ed Elimina posti a fianco ad esse Si possono inserire nelle liste sia destinatari specifici scegliendo dall apposita lista Destinatari ed applicando quindi la funzione Aggiungi posta a fianco sia gruppi o meglio destinatari per ruolo scegliendo dall apposita lista Ruoli permesso ed applicando anche in questo caso la funzione Aggiungi Gli elementi inseriti saranno immediatamente visualizzati nelle rispettive liste I destinatari possono essere relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente La liste di selezione dei destinatari
119. are una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ri
120. ata e il numero di regi strazione a repertorio pag 16 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico art 79 Il repertorio dell Albo Pretorio 1 I documenti pubblicati all Albo sono re gistrati in un proprio repertorio cio in un registro contenente la descrizione dei dati di efficacia probatoria indicati all art 80 2 Il repertorio ha validit annuale si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno 3 Entro il 31 gennaio va stampato il reper torio dell Albo relativo all anno preceden te e conservato nell archivio di deposito assieme al complesso dei documenti registrati in quell anno art 80 Elementi obbligatori della registrazione 1 Gli elementi obbligatori per la pubblica zione all Albo Pretorio sono i seguenti a numero di registrazione a repertorio b data di registrazione a repertorio data di pubblicazione c data di avvenuta pubblicazione data di restituzione d denominazione del richiedente e oggetto del documento f numero degli allegati g descrizione degli allegati art 81 Pubblicazione di documenti della medesima tipologia 1 Se viene richiesta la pubblicazione di tre o pi documenti della medesima tipologia per esempio bandi di concorso etc as sieme agli originali deve essere allegato un elenco riepilogativo in duplice copia 2 All Albo verr pubblicato tale elenco c
121. atari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area c
122. ativo dell Archivio Generale L elenco va redatto in triplice copia Allegato 8 Registro di versamento dall Archivio di deposito settoriale all Archivio di deposito Generale e dall Archivio di deposito Generale all Archivio storico COMUNE DI CENTO Archivio di deposito Generale Registro di versamento dall Archivio di deposito settoriale all Archivio di deposito Generale e dall Archivio di deposito Generale all Archivio storico Versamenti dall Archivio di deposito settoriale all Archivio di deposito Generale N prog Data e n UOR RPA Serie Anno i N buste autorizz versante 1 2 3 Versamenti dall Archivio di deposito Generale all Archivio storico N prog Data e n Serie Anno inizio Anno fine N buste Note autorizz Allegato 9 Modello di richiesta di accesso alla documentazione versata all Archivio di deposito Generale COMUNE DI CENTO Prot Settore Ufficio Richiesta di accesso al fascicolo versato all Archivio di deposito Generale Richiesta n 200 Prot Il sottoscritto Servizio Ufficio telefono CHIEDE di accedere al fascicolo serie anno Oggetto titolo note Cento Il richiedente Il sottoscritto dichiara di aver ricevuto in data odierna il documento richiesto Cento Firma Archivio Gen
123. azione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del pro
124. azioni 4 Si usa questo nome anche se si tratta di registro 42 Si ricondutranno a questa classe anche i fascicoli relativi alle associazioni che chiedono di essere iscritte nell albo delle as sociazioni 4 Sul concetto di pubblicazione pubblicit legale anche T U 267 2000 art 134 oltre a quanto specificato pi in generale dal diritto amministrativo circa le forme obbligatorie di pubblicit L attivit di pubblicazione legale va regolata da apposito regolamento resta comunque inteso che il servizio archivistico non pu in linea di massima a causa della mole ingente di pubblicazioni conservare uno dei due esemplari prodotti del documento inviato alla pubblicazione ma dovr limitarsi a registrare sul repertorio i dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire valore legale alla procedura L otiginale dopo la registrazione va restituito al richiedente con in calce la referta di pubblicazione Per la preminente funzione giuridico probatoria tale registro acquisisce la natura di repertorio 4 Il Comune chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche pet altre amministrazioni L 20 novembre 1982 n 890 art 14 Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito regolamento In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione Titolo II Organi di governo gestione controllo consulenza e garanzia Questo titolo stato pensato per
125. azioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista
126. batoria oppure lo scarto cio l eliminazione fisica irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale Il testo unico sulla documentazione amministrativa DPR 445 2000 art 68 comma 1 prevede infatti che il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabori ed aggiorni il piano di conservazione degli archivi per la selezione periodica e la conservazione permanente dei documenti da effettuare con l autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio D lgs 490 1999 art 21 comma 5 6 Queste le riflessioni pi recenti sulla definizione di archivio M GUERCIO Archivistica informatica I documenti in ambiente digitale Roma 2002 p 37 45 7 Si richiama la necessit che i Comuni prestino la massima attenzione alla conservazione dei supporti informatici che richiede da un lato l osservanza delle regole circa i requisiti tecnici del sistema di gestione e le caratteristiche dei documenti informatici forma del documento elettronico e d altto canto la necessit dell individuazione di un responsabile del sistema di gestione documentale in grado di garantire nel lungo periodo la conservazione autentica dei documenti elettronici attraverso la pratica della migrazione che esige particolari cautele in merito alla validazione dei documenti migrati 8 Art 40 comma 1 Gli enti pubblici hanno l obbligo di ordinare i propri archivi La terza fase gesti
127. bollo del Comune sigillo 1 5 00 DIREZIONE GENERALE borse di studio VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI buoni libro VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI buoni mensa per i dipendenti I 11 05 PERSONALE caccia funzione non comunale 06 URP caldaie e impianti di riscaldamento controlli VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE cambi di residenza XI 2 01 SS DD ANAGRAFE candidature elettorali presentazione XII 3 01 SS DD ELETTORALE cani randagi x 5 02 P M canile X 5 02 P M cantieri di lavoro gestiti dal Comune VI 5 06 LL PP canoni di locazione esercizi commerciali di IV 1 06 LL PP propriet comunale cantieri di lavoro privati controlli VI 3 06 URBANISTICA carburante distributori e depositi IX 4 autorizzazioni 06 SUAP carte d identit XI 2 ol SS DD ANAGRAFE case di ricovero VII 12 05 SERVIZI SOCIALI case di riposo VII 12 05 SERVIZI SOCIALI UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE case popolari assegnazione VII 14 05 UFFICIO CASA case popolari costruzione VI 4 06 LL PP cassa economale IV 11 04 ECONOMATO catasto VI 6 06 URBANISTICA cause e liti V 1 01 AFFARI LEGALI censimento XI 3 01 SS DD STATISTICA centri estivi VII 13 05 SERVIZI SCOLASTICI centro elaborazione dati I 7 00 SISTEMI INFORMATIVI certificati di destinazione urbanistica VI 2 06 URBANISTICA certificati di espatrio per minori r
128. buito lo stesso numero as segnato al documento trasmesso via tele fax 3 Il responsabile del procedimento ammi nistrativo deve valutare l opportunit di conservare i documenti ricevuti via telefax con qualsiasi mezzo o supporto idoneo a garantirne la conservazione nel tempo art 24 Uso della posta elettronica 1 I documenti trasmessi via posta elettro nica e mail soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi origi nali a tutti gli effetti di legge solo se sotto scritti con firma digitale o con altro mezzo idoneo ad accertarne la fonte di provenien za ad es firma elettronica posta certifica ta etc 2 Il documento e le comunicazioni privi di sottoscrizione o firma autografa ricevuti via posta elettronica possono a discrezione del responsabile del procedimento ammini strativo essere stampati su qualsiasi mezzo idoneo a garantirne la conservazione nel tempo e ammessi a registrazione di proto collo In questo caso il documento o le comunicazioni vanno siglate dal responsa bile del procedimento amministrativo as sieme alla dicitura documento ricevuto via posta elettronica CAPO IV IL PROTOCOLLO art 25 Definizione di protocollo 1 Per protocollo si intende l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i qua li i documenti vengono trattati sotto il pro filo giuridico gestionale 2 Gli elementi del protocollo devono esse re annotati in un apposito registro deno
129. ca Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali accentate o separatori COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 01003 Funzioni per la gestione dei dati del funzionario inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Funzionario SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Funzionario e di ritornare alla vista SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Funzionario e permette l inserimento dei dati di un nuovo Funzionario CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Funzionario e ritorna alla vista CANCELLA La funzione sposta il modulo contenente i dati del Funzionario nel cestino L operatore potr decidere successivamente di ripristinarlo ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database RIPRISTINA La funzione ripristina il modulo precedenteme
130. carteggio con eventuali Scuole civiche D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 139 comma 2 d e f 0 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 139 comma 2 b 1 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 139 comma 2 a Vanno ricondotti a questa classe i documenti archivistici relativi al funzionamento non all attivit delle istituzioni comunali che si occupano di cultura e sport Quindi va ricondotto a questa classe anche il carteggio con gli organi di gestione di tali Istituti purch questi non abbiamo fisionomia giuridica autonoma ma siano uffici del Comune 3 Vanno ricondotti a questa classe tutti gli eventi mostre congressi spettacoli manifestazioni culturali feste popolari feste religiose e civili etc per ognuno dei quali va aperto un fascicolo specifico Quindi per ogni evento da qualunque ufficio del Comune organizzato e gestito va costituito un fascicolo Per quanto riguarda le attivit pu essere utile un esempio relativo alle Biblioteche per capire come organizzare la costituzione dei fascicoli le Biblioteche svolgono tra le altre attivit anche ricerche per conto terzi si costituit quindi ogni anno un fascicolo denominato Ricerche bibliografiche per corrispondenza Se il Comune lo ritiene opportuno pu inserire nell individuazione del fascicolo oltre agli elementi gi indicati anche l indicazione della struttura che organizza l evento ad esempio 2003 VII 6 32 Mostra documentaria sulle egature
131. ccentate o separatori Notai E noto che se nel Ruolo Permesso definita una Unit Organizzativa gli utenti appartenenti a tale Unit Organizzativa non possono gestire l invio dei pareri e delle fasi di efficacia in quanto non vedono il parere o la fase nello scadenziario COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10025 Funzioni di gestione del ruolo permesso MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche al ruolo permesso precedentemente impostato La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente pu modificare l elenco degli elementi presenti SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate al ruolo permesso CHIUDI La funzione chiude la pagina e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il ruolo permesso assegnato dal database Riferimento 10008 Elenchi dei cestini delle diverse anagrafiche CESTINO UNITA ORGANIZZATIVE La funzione visualizza le Unit Organizzative che sono state cancellate in ordine alfabetico riportando di ciascuna la descrizione associata la codifica e il responsabile in maniera analoga a quanto riportato nella vista contenente Tutte le Unit Organizzative della sezione Anagrafiche L op
132. ccoli comuni sono organizzati semplicemente per aree In altre realt pi strutturate le aree sono a loro volta suddivisi per servizi ed uffici Ogni cambiamento sia di persone che di unit operative nell organigramma ed anche nella sua struttura numero di livelli denominazione degli stessi viene storicizzato ossia l informazione precedente viene memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifica Attraverso la storicizzazione il Prodotto consente la visualizzazione dell organigramma dell Ente ad una data qualsiasi Il Prodotto come gi indicato gestisce l anagrafica dei dipendenti e dei collaboratori dell Ente consentendo l associazione di un profilo utente ad ogni dipendente e l eventuale inserimento in uno o pi punti dell organigramma precisandone il ruolo svolto Viene inoltre gestita l anagrafica dei consiglieri cio degli appartenenti a qualche organo collegiale e una organizzazione politica dell Ente Per organizzazione politica si intende la struttura nella quale sono inquadrati le persone appartenenti agli organi decisionali e politici dell Ente sindaco assessori capigruppo detti anche organi collegiali Il prodotto consente la gestione degli organi collegiali dando la possibilit in ogni momento di cambiarne la composizione consiglieri appartenenti di consentire nuovi inserimenti modifiche e cancellazioni Ogni variazione nella composizione degli organi collegiali viene anch essa stori
133. cedimenti Gestore protocollo Protocolla documenti e atti Gestore proposta Gestore atti monocratici Gestore contratti Gestore stampe tutte Visualizza dettaglio operativo Visualizza storico Visualizza dettaglio politico Visualizza storico Gestore documenti Gestore procedimenti Gestore protocollo Gestore ufficio protocollo Protocolla documenti e atti Gestore proposta Gestore albo pretorio Gestore contratti Gestore stampe Visualizza dettaglio operativo Visualizza storico Visualizza dettaglio politico Visualizza storico Gestione altre anagrafiche Elimina soggetti categorie Gestore documenti Gestore titolario Gestore nuova classe nel titolario Gestore fascicoli e procedimenti Gestore protocollo Gestore annullamento protocollo Gestore protocollo chiuso Gestore ufficio protocollo Protocolla documenti e atti Gestore proposta Gestore albo pretorio Gestore contratti Richiedi statistiche Pubblica statistiche Gestore stampe tutte UTENTI RESPONSABILI UTENTI SEGRETERIA Visualizza dettaglio operativo Visualizza storico Visualizza dettaglio politico Visualizza storico Gestore documenti Gestore fascicoli e procedimenti Gestore protocollo Gestore ufficio protocollo Protocolla documenti e atti Gestore proposta Gestore seduta atti collegiali Gestore atti monocratici Gestore contratti Richiedi statistiche Pubblica statistiche Gestore stampe tutte Visualizza dettaglio operativo Visualizza storic
134. cerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI
135. che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protoco
136. che le serie sono costituite dalla riunione di documenti o fascicoli tra di loro omogenei per materia o altro ma a differenza dei repertori non attribuiscono ad ogni singolo documento o fascicolo un numero a valenza giuridica Repertori di documenti in doppio esemplare La responsabilit della conservazione di tali serie spetta al responsabile del servizio archivistico individuato ai sensi del T U 445 2000 art 61 a seguito di formale versamento da parte del Responsabile della UOR unica eccezione costituita dal atti rogati dal segretario comunale la cui conservazione resta di competenza dell ufficiale rogante I repertorio degli documenti inseriti nei repertori sono prodotti in doppio esemplare il primo l originale destinato al repertorio si colloca all interno della sequenza cronologica il secondo copia amministrativa va inserito nel fascicolo dell affare cui il documento si riferisce e classificato di conseguenza La gestione e la conservazione di questo secondo esemplare spetta al responsabile del procedimento e della creazione del relativo fascicolo fino a quando esso permane nell archivio in formazione in seguito quando il fascicolo dell affare concluso verr versato all archivio di deposito la responsabilit della sua conservazione sar dell Archivio generale Ordinanze emanate dal Sindaco Decreti del Sindaco Ordinanze emanate dai dirigenti un unico repertorio Determinazioni dei dirigenti Delibe
137. che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocol
138. chivio Capitolino di Roma Valeria Pavone Comune di Padova Gloria Maroso Comune di Verona Letterio Turiaco ANCI Gilberto Zacch Soprintendenza archivistica per l Emilia e Romagna Antonio Malvolti Comune di Cerreto Guidi Antonio Mucciardi Comune di Napoli Angela Gioia Comune di Bari Daria Maistri Comune di Milano Salvatore Zaiti Comune di Foligno Gabriella Masini Comune di Perugia Il Gruppo ha utilizzato come base di discussione la Proposta di titolario piano di classificazione per gli archivi dei Comuni italiani elaborata dall Universit degli studi di Padova Dipartimento di Storia Cattedra di Archivistica e dal Comune di Cadoneghe provincia di Padova I versione 3 maggio 2002 II versione con aggiornamento e revisione 10 gennaio 2003 1 La proposta elaborata oltre che da Giorgetta Bonfiglio Dosio per l Universit di Padova da Giorgio Bonaldo Lajla Pagini Marina Sarto per il Comune di Cadoneghe stata presentata in una prima versione il 3 maggio 2002 stata poi aggiornata e rivista in data 10 gennaio 2003 Ad essa hanno collaborato anche Andrea Desolei dell Archivio generale del Comune di Padova e Gianni Penzo dell Archivio generale di Ateneo dell Universit di Padova La gestione archivistica nella normativa vigente L art 50 comma 4 del T U sulla documentazione amministrativa prevede che le pubbliche am ministrazioni adottino per il proprio archivio crit
139. chivio storico di deposito e corrente per Archivio storico si intende il complesso di documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni destinati alla conservazione permanente e a finalit soprattutto di carattere storico scientifiche Tale servizio orientato principalmente verso utenti esterni per Archivio di deposito si intende il complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da meno di 40 anni per i quali non risulta pi necessaria una trattazione Le pratiche rimangono presso questa sezione d archivio in attesa di essere versate nell Archivio storico previe le necessarie operazioni di selezione e di scarto descritte all art 8 per Archivio corrente si intende il complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria o comunque se conclusi verso i quali sussiste un interesse corrente Art 6 Versamento dei fascicoli delle pratiche esaurite in Archivio di deposito Ogni ufficio dell Amministrazione Comunale di Cento deve versare all Archivio di deposito presso l Archivio Generale i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non pi necessari ad una trattazione corrente secondo le seguenti modalit descritte anche agli artt 70 71 del Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico ciascuna Unit Organizzativa Responsabile U
140. cificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICE
141. cizzata per consentire la visualizzazione degli organi collegiali ad una data qualsiasi Il Prodotto gestisce inoltre l archiviazione di altre anagrafiche ossia una rubrica dei soggetti da mettere a disposizione ad esempio del protocollo per l invio e la ricezione dei documenti Tale rubrica consente la gestione di dati relativi agli indirizzi recapiti telefonici e fax e mail etc dando la possibilit di creare dei raggruppamenti per favorire quei casi nei quali un documento inviato ad un intera categoria o gruppo di persone Riferimento 01001 Elenchi per la visualizzazione dei dati inseriti relativi all Organizzazione Operativa ORGANIZZAZIONE OPERATIVA Per Organizzazione Operativa dell Ente si intende la struttura nella quale sono inquadrati dirigenti funzionari ed impiegati ed finalizzata allo svolgimento dell attivit dell Ente La vista riporta la struttura attuale dell Organizzazione Operativa in termini di elenco di collaboratori dipendenti e Unit Organizzative in cui questi sono organizzati riportando esattamente l organigramma dell Ente strutturato in livelli La funzione visualizza i raggruppamenti di Funzionari categorizzati in base all Unit Organizzativa Per ciascuna Unit Organizzativa indicata la descrizione la codifica e il responsabile Selezionando il nominativo del funzionario si accede in maniera specifica al dettaglio dei dati del medesimo se all operatore associato un Ruolo Funzione che lo
142. con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di co
143. concernono le misure dirette ad evitare danni o pregiudizi che possono essere arrecati ai soggetti giuridici ed alle cose nello svolgimento delle attivit relative alle materie nelle quali vengono esercitate le competenze anche delegate delle regioni e degli enti locali senza che ne risultino lesi o messi in pericolo i beni e gli interessi tutelati in funzione dell ordine pubblico e della sicurezza pubblica Ma gi il DPR 616 77 all art 9 affermava I comuni le province le comunit montane e le regioni sono titolari delle funzioni di polizia amministrativa nelle materie ad essi rispettivamente attribuite o trasferite e all art 19 elencava le funzioni attribuite ai comuni Secondo una visione tradizionalmente assestata ma pi funzionale a realt comunali di grandi dimensioni e di elevata specializzazione delle competenze la polizia locale si articola in 1 urbana 2 rurale 3 stradale 4 commerciale e annonaria 5 edilizia 6 sanitaria 7 veterinaria 8 mortuaria 9 tributaria Alla luce delle recenti innovazioni normative sono individuabili altri settori di intervento quali ad esempio quello ambientale Nella definizione di questo titolo si cercato di non confondere la funzione con l otgano che di solito la esercita e si preferito indicare anche in questo caso la funzione 131 Non si prevista una classe specificamente dedicata alle pratiche svolte dalla polizia locale in veste di polizia giudiziaria in quanto tal
144. conda dell anno di importazione CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10022 Funzioni per l allineamento del progressivo delle proposte APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo della prossima proposta che verr immessa a seconda dell anno di importazione e della Unit Organizzativa selezionati CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10023 Funzioni per l allineamento del progressivo degli atti APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo del prossimo atto che verr immesso a seconda dell anno di importazione e del tipo di atto CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10027 Funzioni per l allineamento del progressivo dell albo pretorio APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo della prossima affissione che verr immessa a seconda dell anno di importazione CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10028 Funzioni per l allineamento del progressivo dei contratti APPLICA La funzione permette di allineare automaticamente il numero progressivo del prossimo contratto che verr immes
145. cone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o inte
146. correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la num
147. culturali pubbliche e private che ne facciano richiesta per mostre temporanee previa acquisizione del nulla osta del Ministero per i Beni Culturali tramite la Soprintendenza Archivistica dell Emilia Romagna E consentita la consultazione presso la sala studio del patrimonio bibliografico specializzato del fondo librario locale e delle raccolte normative di cui corredato l Archivio Art 17 Documenti richiesti in consultazione dalle Unit Organizzative Responsabili UOR Le diverse UOR del Comune di Cento possono richiedere per motivate ragioni d ufficio e previa compilazione di apposito registro dei fascicoli dati in consultazione interna documentazione gi versata all Archivio di deposito Art 18 Disposizioni contro chi danneggia i documenti Chi riceve in consultazione materiale archivistico si impegna sotto la propria responsabilit a consegnarlo integro e inalterato Chiunque venga sorpreso nell atto di danneggiare intenzionalmente o di sottrarre documenti sar denunciato alle autorit competenti con tempestiva comunicazione alla Soprintendenza Archivistica dell Emilia Romagna TITOLO III IL PERSONALE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO Art 19 Responsabilit La responsabilit dell Archivio Generale affidata a un dirigente o funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalit tecnico archivistiche secondo le disposizioni della normativa vigente Art 20
148. cumento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In
149. dal titolo rire dara i anta Pubblicazione dal titolonsr eier a aaa EEE E TE anioni lKa ONE I EA teen E S E Altro SPec a E alli alia a Dichiara sotto la propria responsabilit di aver preso visione del Regolamento di accesso agli atti del Comune di Cento del Regolamento dell Archivio Generale e di essere stato informato ai sensi e per gli effetti di cui all art 13 del D Lgs 196 2003 che i dati personali raccolti saranno trattati anche con strumenti informatici esclusivamente nell ambito del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa Cento li Firma Visto si autorizza Il Responsabile del procedimento Allegato 19 Modello di richiesta accesso agli atti delle pratiche edilizie Richiesta n 200 AI Responsabile del procedimento amministrativo del Comune di Cento Oggetto Richiesta di accesso agli atti delle concessioni edilizie Antecedente al 1994 Successive al 1994 VUPI ENIN E DTS AT E ETE TEN EETA ONNE D S IA E AA n Residente domiciliato a scia ia enna aa a ariani ste PLOV ii Inviate IMI LODO LR LALA Driu teheran aa a n a Doc mento d identita erronis elena uil eni in qualit di e Studente iscritto al corso di laurea diploma 0 e Docente ricercatore di presso criteri e Libero professionista SPScIticare sa risanare ABITA AEREO vinta rare SIOE arri Citt intanto e AlMrotspecilicaro israel uao chiede Di essere autorizzato all accesso della sala s
150. dalla L 549 95 2 TARSU tassa per la rimozione e lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani d trasferimenti erariali D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 7 Attribuzione delle risorse comma 2 e trasferimenti regionali f altre entrate proprie anche di natura patrimoniale g risorse per investimenti T U 267 2000 artt 199 201 h altre entrate e contributi straordinari T U 267 2000 artt 158 162 177 186 198 Sulle entrate per accensione di prestiti T U artt 202 207 Riferimento legislativo pi recente D lgs 25 febbraio 1995 n 77 A tale classificazione che sembrata troppo macchinosa per chi opera concretamente si preferito per facilitare l attivit pratica di classificazione archivistica riferirsi alla classificazione presentata dal DPR 31 gennaio 1996 n 194 Regolamento di approvazione dei modelli di cui all art 114 del decreto legislativo 25 febbraio 1995 n 77 concernente l ordinamento finanziario e contabile degli enti locali Si per sostituita la dicitura spese con uscite sia per parallelismo con entrate sia perch nelle uscite si possono comprendere le spese vere e proprie e i costi che possono essere figurativi e indotti In sede di revisione si deciso di eliminare l indicazione delle sottoclassi 1 Entrate tributarie 2 Entrate per trasferimenti dal settore pubblico 3 Altre entrate correnti 4 Entrate pet accensione prestiti 5 Altre entrate in conto capitale in considerazione del fatto che non
151. del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa d
152. del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciat
153. di conoscenze 2 DPR 28 dicembre 2000 n 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa 3 Per l analisi dettagliata di tali cambiamenti G BONFIGLIO DOSIO Un nuovo titolario per gli archivi dei comuni italiani Un contributo per la soluzione di una questione archivistica nazionale Bollettino della Deputazione di storia patria per Umbria XCIX 2002 p 355 380 EAD Proposta di un nuovo titolario per gli archivi dei comuni italiani in Studium 2000 Atti della 3a Conferenza organizzativa degli archivi delle Universit italiane a cura di Gianni Penzo Doria Padova 2002 p 316 367 4 Per un commento G GIUVA I Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Rassegna degli Archivi di Stato LX 3 set dic 2000 p 620 631 5 Il Gruppo ha prodotto anche un Glossario di termini archivistici L archivio nell organizzazione del Comune Chi lavora nella pubblica amministrazione sa benissimo che cos un documento e a che cosa serve nel contesto giuridico in cui si trova a operare quotidianamente per utile precisare che l archivio non una semplice somma di documenti ma piuttosto un complesso di documenti tra di loro interrelati L archivio si configura come strumento e residuo dell attivit istituzionale di un soggetto giuridico il risultato di un sedimentarsi progressivo di documenti connessi tra
154. di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco
155. dificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Amministratore SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Amministratore e di ritornare alla vista SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati dell Amministratore e permette l inserimento dei dati di un nuovo Amministratore CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati sull Amministratore e permette di ritornare alla vista CANCELLA La funzione sposta il modulo contenente i dati sull Amministratore nel cestino L operatore potr decidere successivamente di ripristinarlo ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database RIPRISTINA La funzione ripristina il modulo precedentemente cancellato Riferimento 01008 Funzioni per la gestione dei dati dell Organo Collegiale inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Organo Collegiale SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Organo Collegiale e di ritornare alla vista SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati dell Organo Collegiale e permette l inserimento dei dati di un nuovo Organo
156. e per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di g
157. e Unit Organizzative dell Ente in ordine alfabetico Per ciascuna viene indicata la descrizione dell ufficio la codifica e il responsabile In maniera analoga a quanto riscontrato per l ORGANIZZAZIONE OPERATIVA selezionando la descrizione dell Unit Organizzativa si accede ad ulteriori informazioni sulla medesima Oltre alla codifica descrizione e Unit Organizzativa d appartenenza sono presenti richiami all anagrafica dei funzionari nella sezione relativa allo schema responsabilit dove vengono riportate informazioni sul responsabile dell Unit Organizzativa sul responsabile pareri e responsabile procedimenti Viene riportata la numerazione dei documenti abilitati e la numerazione dei procedimenti abilitati e vengono visualizzati i permessi d accesso alle funzioni i e Gestione Documenti Gestione Protocollo etc assegnati all Unit Organizzativa Il modulo riporta inoltre il livello di posizionamento dell Unit Organizzativa nell organigramma operativo dell Ente i funzionari presenti e gli orari completi d apertura dell ufficio al pubblico Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati Alla conferma delle variazioni effettuate pulsante Salva viene richiesto se la modifica va storicizzata ossia l informazione deve essere memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifica STORICO La funzione permette di visualizzare lo storico dell organig
158. e di cui all art 5 comma 4 della legge 65 1986 36 Quelle previste dal DPR 24 luglio 1977 n 616 art 19 cui si aggiungono quelle attribuite dal D lgs 31 marzo 1998 n 12 art 163 comma 2 2 h Venditori ambulanti di strumenti da punta e da taglio Agenzie d affari nel settore di esposizioni mostre e fiere campionarie Affittacamere e assimilati Agenzie d affari Fochini Gare di autoveicoli motoveicoli o ciclomotori su strade comunali Tiri a segno Mestieri girovaghi esercitati da stranieri Titolo X Tutela della salute Il titolo non necessita di particolari commenti stante la chiarezza con cui la normativa definisce i i x 138 le funzioni dei comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale 1 Salute e igiene pubblica 2 Trattamento Sanitario Obbligatorio 3 Farmacie 4 Zooprofilassi veterinaria 5 Randagismo animale e ricoveri Repertori Autorizzazioni sanitarie Autorizzazioni di abitabilit e di agibilit Serie Fascicoli dei soggetti a TSO Fascicoli dei richiedenti l autorizzazione sanitaria Fascicoli delle richieste di abitabilit e di agibilit 137 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 113 comma 1 che riprende e conferma Part 27 del DPR 616 77 attengono alla tutela della salute umana le funzioni e i compiti rivolti alla promozione alla prevenzione al mantenimento e al recupero della salute fisica e psichica della popolazione nonch al perseguimento de
159. e di ogni anno art 40 Il registro di emergenza 1 Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo in formatico ogni operazione di registrazione deve essere effettuata su un registro alter nativo denominato registro di emergenza 2 Su detto registro devono essere riportate la causa la data e l ora di inizio dell interruzione la data e l ora di ripristi no della piena funzionalit del sistema nonch eventuali annotazioni ritenute rile vanti 3 Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposi ta funzione di recupero dei dati senza ri tardo al ripristino delle funzionalit del si stema Durante la fase di ripristino a cia pag 9 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico scun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario che provvede a mantenere stabilmente la corre lazione con il numero utilizzato in emer genza 4 Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e pertanto inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno art 41 Stampa del registro di protocollo 1 AI fine di tutelare l integrit e la regola rit delle registrazioni il responsabile del protocollo informatico provvede quotidia namente alla stampa del registro gi
160. e direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero
161. e funzione svolta non nell ambito delle attivit proprie del Comune ma assegnata alla Polizia municipale dagli artt 55 e 57 del Codice di procedura penale e dall art 5 comma 1 lettera a della legge 7 marzo 1986 n 65 Eventuale carteggio prodotto durante lo svolgimento di tale attivit verr gestito autonomamente dalla polizia locale e confluit eventualmente nell archivio comunale come archivio aggregato 32 Si inseriscono in questa classe le iniziative di carattere formativo ed educativo volte a diffondere la conoscenza delle norme e dei rischi connessi alla circolazione stradale oltre che a diffondere rispetto per le regole e per gli altri utenti della strada attivit prevista dal Codice della strada art 230 33 Si classifica qui il carteggio relativo all accertamento delle violazioni al Codice della strada alla rilevazione degli incidenti e alle operazioni di soccorso 34 Si intendono le notizie su residenti nel Comune richieste da altri enti pubblici 35 T U art 54 comma 1 e L 1 aprile 1981 n 121 artt 15 e 20 che regolamenta i rapporti fra autorit provinciali di pub blica sicurezza prefetto e questore e i sindaci dei comuni Vanno classificate qui tutte le pratiche di competenza delle questure ma gestite dai comuni che ne sono sprovvisti denunce di cessione dei fabbricati e di ospitalit stranieri consegna licenze di porto di fucile materie esplodenti radioamatori Inoltre rientrano in tale classe le intes
162. e permette di visualizzare le Categorie in cui sono stati raggruppati i soggetti in ordine alfabetico e i rispettivi partecipanti Selezionando la descrizione della categoria l operatore potr accedere alla visualizzazione dell elenco dei soggetti e o Societ presenti nella categoria e se lo desidera apportare delle modifiche attraverso la selezione del bottone Modifica Riferimento 01010 Inserimento di un nuovo soggetto e di una nuova categoria NUOVO SOGGETTO La funzione permette di definire dei nuovi soggetti da mettere a disposizione dell operatore ove venga richiesto l inserimento di dati anagrafici relativi a tali soggetti L operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione La creazione di un nuovo Soggetto comporta obbligatoriamente la definizione della ragione sociale per le societ e il nome e cognome per le persone fisiche Vengono inoltre richiesti dati relativi al codice fiscale l indirizzo recapiti telefonici e fax e mail etc Se inserito in una categoria verr riportata indicazione dell accorpamento NUOVA CATEGORIA La funzione permette di definire una nuova categoria ossia un raggruppamento di soggetti che consente di associare in maniera veloce un entit protocollo documento ecc ecc ad una intera categoria o gruppo di persone L operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione La creazione di una nuova categoria
163. e riportato l oggetto l Unit Organizzativa di appartenenza l anno il numero l autore e il responsabile in maniera analoga a quanto riportato nel modulo Documenti L operatore selezionando l oggetto del Documento cancellato accede ad un modulo in cui vengono riportati tutti i dati precedentemente impostati vedi guida all inserimento di un Nuovo Documento e pu decidere di creare una copia eliminarlo definitivamente o ripristinarlo Riferimento 10014 Funzioni di recupero eliminazione dei documenti presenti nel cestino RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutti i documenti cancellati e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutti i documenti cancellati e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco ad Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10015 Elenco del cestino dei procedimenti CESTINO FLUSSI La funzione visualizza i Procedimenti che sono stati cancellati ordinati per Unita Organizzativa e per Anno Di ciascun Procedimento viene riportato l unit organizzativa l anno e il numero l oggetto la data di inizio e la data di fine e il responsabile in maniera analoga a quanto riportato nel modulo Procedimenti L operatore selezionando l oggetto del Procedimento canc
164. e schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La
165. e viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il
166. eciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti
167. ecialistico opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente Si precisano in nota le motivazioni in base alle quali stata esclusa dal titolo la classe Levata dei protesti a suo tempo proposta 1 Contenzioso 2 Responsabilit civile e patrimoniale verso terzi assicurazioni 3 Pareri e consulenze 84 La levata dei protesti riguarda solo i segretari di alcuni Comuni Legge 12 febbraio 1955 n 77 Pubblicazione degli elenchi dei protesti cambiari Legge 12 giugno 1973 n 349 Modificazioni alle norme sui protesti delle cambiali o degli assegni bancari che all att 1 Pubblici ufficiali abilitati alla levata dei protesti individua nei Comuni nei quali non esista n notaio n ufficiale giudiziario il segretario comunale come ufficiale pubblico abilitato alla levata dei protesti rinviando all art 68 del RD 14 dicembre 1933 n 1699 Ma la funzione attribuita al segretario comunale in considerazione della sua qualifica ed estranea ai suoi compiti istituzionali pet cui tale attivit si configura con caratteri analoghi a quelli del lavoro autonomo e necessita di strutture organizzative proprie non potendo essere utilizzate quelle del Comune Cass Civ Sez I n 274 del 23 01 1985 85 Classe destinata alle richieste di risarcimento per responsabilit del Comune Titolo VI Pianificazione e gestione del territorio Il titolo dedicato a funzioni tra loro interconnesse relative alla piani
168. egli intestatari con relativo indirizzo l oggetto la data di invio e di acquisizione Nella stampa inoltre riportato indicazione sull Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine PER FASCICOLO La funzione permette di visualizzare il registro protocollo dell Ente organizzato per fascicolo in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per anno numero del fascicolo e numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno e o data del protocollo nella forma da a valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Ogni gruppo individuato dall indicazione dei dati sul fascicolo assegnato nella forma anno numero e oggetto e riporta l elenco dei protocolli cos come definiti in fase di configurazione Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma anno numero e data i nominativi degli intestatari con relativo indirizzo e l oggetto Nella stampa inoltre indicato l Ente la data e
169. egna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l a
170. egorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10029 Funzioni di recupero eliminazione delle sedute presenti nel cestino RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutte le sedute cancellate e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutte le sedute cancellate e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10030 Elenco del cestino dell albo pretorio CESTINO ALBO PRETORIO La sezione visualizza le affissioni cancellate ordinate per anno e numero decrescente Di ciascun affissione vengono riportati l anno e il numero l oggetto la data di inizio e di fine affissione in maniera analoga a quanto riportato nella vista Albo pretorio per anno del modulo Albo Pretorio L operatore selezionando anno e numero dell affissione cancellata accede al modulo dell affissione in cui vengono riportati tutti i dati precedentemente impostati vedi guida all inserimento di una Nuova affissione pu cos decidere di eliminarla definitivamente o di ripristinarla La funzione consentita unicamente all amministratore di sistema Riferimento 10031 Funzioni di recupero eliminazione delle affissioni presenti nel cestino RIPR
171. ei documenti contenenti dati personali accessibili su autorizzazione solo ai fini della propria ricerca e ne cura la riservatezza anche rispetto a terzi Dichiara Di aver preso visione della normativa sopraccitata C nt lia ieri In fede Allegato 17 Modello di Registro Protocollo d emergenza ALON MUMIENI O LLV VHO viva IODIOSVH CI IZVOLIISSVIO UNOISSIINSVAL VILITIVOON ILVOUTIV OLLIS5O ISH O LLIIN LLIN LONd 4 viva VAN 4 OdIL HINOIZVALSIDAN viva LOUd oN 0000001 0000002 0000003 0000004 0000005 0000006 0000007 0000008 0000009 0000010 Allegato 18 Modello di richiesta accesso agli atti Richiesta n 200 AI Responsabile del procedimento amministrativo del Comune di Cento Oggetto Richiesta di accesso agli att in qualit di e Studente iscritto al corso di laurea diploma e Docente ricercatore di presso ssssssseresessssssssrrerrerresssssseeererreesssssssserrrrreret e Libero professionista specificare soleluna oenlliagle SIUdIO lerici MILL ea e AMS IRR re l ACES chiede Di essere autorizzato all accesso per la consultazione ed eventuale riproduzione dei seguenti documenti e di avervi interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti in quanto specificare tesi di laurea diploma
172. ei soggetti a TSO nel titolo X classe 2 Presentazione del titolario Il titolario predisposto dal Gruppo di lavoro si presenta articolato in titoli indicati in cifre romane e in classi indicate con cifre arabe scritti in carattere tondo stato corredato con note di rinvio alla normativa che attribuisce ai comuni le funzioni dalle quali si sono ricavati i titoli e le classi e con le spiegazioni essenziali per la comprensione dell architettura generale del servizio di classificazione e di costituzione dei fascicoli All inizio di ogni titolo c una presentazione specifica del medesimo scritta in carattere corsivo In coda all elenco delle classi in cui si suddivide ciascun titolo sono stati indicati i repertori e le serie archivistiche che il Comune deve costituire nell ambito del singolo titolo La sequenza dei titoli determinata dagli orientamenti normativi in particolare dal D lgs 29 93 ora confluito nel D lgs 165 2001 che distinguono le funzioni attribuite alle amministrazioni pubbliche e dalle interpretazioni dottrinarie in campo archivistico Il titolo I quindi relativo alla funzione primaria e costitutiva il titolo II riferito alle funzioni gestionali i titoli III V riguardano le funzioni strumentali e di supporto i rimanenti titoli trattano le funzioni finali cio quelle operative all interno della funzione primaria E disponibile l indice alfabetico del titolario In testa al titolario
173. el registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell
174. eliberazioni del Consiglio Comunale 2 Deliberazioni della Giunta Comunale 3 Decreti del Sindaco 4 Ordinanze del Sindaco 5 Ordinanze dei dirigenti singoli repertori di settore 6 Determinazioni di impegno repertorio unico 7 Determinazioni residuali singoli repertori di settore 8 Atti di liquidazione repertorio unico 9 Verbali delle Consulte Civiche 10 Contratti in forma pubblica ammini strativa dell ufficiale rogante e scritture private autenticate 11 Albo Pretorio 12 Atti notificati 13 Mandati di pagamento 14 Reversali di incasso 15 Fatture ricevute 16 Pratiche edilizie pag 3 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico 17 Condono edilizio 18 Concessione loculi 19 Pratiche di immigrazione anagrafe popolazione 20 Pratiche di emigrazione anagrafe popolazione 21 Pratiche trasferimenti residenza interni anagrafe popolazione 22 Fogli di famiglia istituiti anagrafe popolazione 23 Fogli di famiglia eliminati anagrafe popolazione 24 Carte d identit 25 Pratiche di iscrizione AIRE 26 Pratiche di cancellazione AIRE 27 Pratiche di variazione AIRE 28 Fogli di famiglia istituiti AIRE 29 Fogli di famiglia eliminati AIRE 30 Verbali commissione toponomastica 31 Autorizzazione Attivit Economiche 32 Contratti personale a tempo indetermi nato e tempo determinato 33 Istruttorie Tribunale Gestione Associata funz
175. ella Giunta comunale dell Area Organizzativa Omogenea AOO dalla istituzione formale del servizio archivistico e dall indicazione del responsabile di tale servizio Gli aggiornamenti revisioni o modifiche al titolario ovvero al manuale di gestione seguono la medesima procedura Il titolario serve a organizzare i documenti prodotti da una certa data in poi non pu in nessun caso essere utilizzato come strumento di riordino dell archivio gi prodotto che deve essere conservato nella sua struttura e organizzazione originaria Il titolario ha carattere generale ma non generico il che significa che nel decidere la dicitura dei gradi divisionali si scelto un lessico preciso di derivazione normativa in grado di descrivere puntualmente la funzione senza per cadere in determinazioni analitiche i termini indicano funzioni di carattere generale e omnicomprensivo delle possibili casistiche prevedibili allo stato attuale dell ordinamento dei Comuni Ha carattere astratto nel senso che prevede il pu esserci non quello che effettivamente c stato ad esempio nella classe opere pubbliche lessico che rinvia a una ben precisa tipologia di attivit esercitate dai Comuni soggetta tra l altro a normative specifiche pu trovare collocazione qualsiasi manufatto per quanto impensabile e stravagante Poich l operazione della classificazione in sostanza un processo di reductio ad unum cio di riconduzione
176. ella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull ef
177. ella struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa organizzata in gruppi definiti dalle diverse Categorie dell Ente Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione della Categoria e riporta l elenco dei soggetti cos come definiti in fase di configurazione Per ogni soggetto viene riportato la ragione sociale l indirizzo di recapito l e mail e il numero di telefono Nella stampa inoltre indicato l Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Amministrazione Introduzione Caratteristiche del prodotto Profili Elenchi dei vari profili disponibili Funzioni generali per la visualizzazione dei dati Funzioni di gestione del profilo utente Ruoli funzione Elenco dei ruoli funzione inseriti Inserimento di un nuovo ruolo funzione Funzioni di gestione del ruolo funzione Ruoli permessi Elenco dei ruoli permessi inseriti Inserimento di un nuovo ruolo permesso Funzioni di gestione del ruolo permesso Cestino Cestino Anagrafiche Elenchi dei cestini delle diverse anagrafiche Funzioni di recupero eliminazione dei dati dei funzionari Funzioni di recupero eliminazione dei dati delle unit organizzative Funzion
178. ellato accede ad un modulo in cui vengono riportati tutti i dati precedentemente impostati vedi guida all inserimento di un Nuovo Procedimento e pu decidere di eliminarlo definitivamente o di ripristinarlo Riferimento 10016 Funzioni di recupero eliminazione dei procedimenti presenti nel cestino RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutti i procedimenti cancellati e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutti i procedimenti cancellati e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10017 Elenchi dei cestini degli atti decisionali CESTINO PROPOSTE La funzione visualizza le Proposte che sono state cancellate ordinate per Unita Organizzativa e per Anno Di ciascun Proposta viene riportato l oggetto l Unit Organizzativa l anno il numero l autore e il responsabile in maniera analoga a quanto riportato nella sezione Proposte del modulo Atti Decisionali L operatore selezionando l oggetto della Proposta cancellata accede ad un modulo in cui vengono riportati tutti i dati precedentemente impostati vedi guida all inserimento di una Nuova Proposta e pu decidere di eliminarla definitivamente o di ripristinarla La funzione consentita unic
179. ema del Protocollo In fase di inserimento sono considerati obbligatori l identificativo dello schema e la descrizione L operatore ha inoltre la possibilit di inserire l oggetto dello schema la voce del Titolario d archivio che specifica la classificazione adottata nella forma Categoria Classe e Fascicolo e la materia argomento di riferimento COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 04006 Funzione di modifica e di eliminazione dello schema MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dello Schema CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati dello Schema e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database Riferimento 04007 Apertura chiusura anno protocollo MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai parametri precedentemente impostati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente pu decidere di chiudere o aprire l ufficio protocollo e impostare l
180. ento comunale 46 Statuto del comune di Padova approvato con deliberazione del Consiglio comunale n 23 del 4 febbraio 2000 in vigore dal 30 marzo 2000 modificato con deliberazioni del Consiglio comunale n 68 del 20 07 2000 n 77 del 21 07 2000 e n 78 del 25 07 2000 in vigore dal 27 settembre 2000 4 T U 267 2000 art 46 Elezione del sindaco e del presidente della provincia Nomina della giunta art 50 Competenze del sindaco e del presidente della provincia 48 T U 267 2000 art 38 Consigli comunali e provinciali att 42 Attribuzioni dei consigli art 37 Composizione dei consigli art 43 Diritti dei consiglieri art 38 comma 3 4 T U 267 2000 art 39 Presidenza dei consigli comunali e provinciali Si classificano qui anche i documenti relativi all ufficio di presidenza ove costituito 50 T U 267 2000 art 38 comma 6 Consigli comunali e provinciali relativo alle commissioni 51 T U 267 2000 art 47 Composizione delle giunte art 48 Competenze delle giunte 52 T U 267 2000 art 97 Ruolo e funzioni e segg del capo II Segretari comunali e provinciali 53 T U 267 2000 art 108 Direttore generale art 107 Funzioni e responsabilit della dirigenza 54 T U 267 2000 art 234 Organo di revisione economico finanziaria e artt successivi 55 T U 267 2000 art 11 Difensore civico 56 Previsto dal D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 5 Poteri sostitutivi comma 2 57 T U 267 2000 art 147 Tipologia dei controlli interni
181. ento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consen
182. entrali art 34 indica nella consuetudine amministrativa il caso concreto che la pubblica amministrazione deve portare a buon fine Il procedimento amministrativo viceversa il modello di comportamento ideale e astratto che deve guidare la pubblica amministrazione nella gestione degli affari oppure quelli intestati agli esercenti delle attivit economiche Spesso i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni e hanno come elemento classificatorio unificante il numero attribuito alla persona all interno dell organizzazione ad esempio numero di matricola etc oppure il nome dell intestatario Il fascicolo per affare si individua con anno di apertura numero del fascicolo che sequenziale all interno del grado divisionale pi basso del titolario di classificazione oggetto che un testo che descrive l affare cui si riferisce Un esempio esemplifica molto bene 2003 VII 6 13 Concerto di Ferragosto a Pra della Valle dove 2003 l anno di apertura VII il titolo Servizi alla persona 6 la classe Eventi e attivit culturali 13 il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l anno 2003 all interno del titolo VII e della classe 6 Il repertorio dei fascicoli lo strumento sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l ordine cronologico in cui si costituiscono all interno delle suddivisioni del titolario
183. enza dell azione amministrativa la salvaguardia della memoria storica e il diritto di tutti i cittadini all informazione e allo sviluppo della conoscenza Ai sensi dell art 11 comma 1 della L R n 18 del 24 marzo 2000 gli Archivi storici dei Comuni sono istituti culturali che concorrono allo sviluppo della ricerca mediante la raccolta l ordinamento la conservazione tutela e valorizzazione delle fonti primarie Art 3 Acquisizioni Presso l Archivio storico possono essere depositati documenti e Archivi provenienti da Enti pubblici in essere o soppressi raccolte di privati pervenuti a qualsiasi titolo vale a dire per acquisto donazione o deposito Art 4 Sede L Archivio Generale del Comune ha sede a Cento in V le Falzoni Gallerani n 16 In questa sede conservata la documentazione archivistica prodotta o acquisita dall Amministrazione comunale relativa ad affari esauriti da oltre 40 anni fatta salva quella che per motivate necessit amministrative deve essere conservata presso gli uffici competenti la documentazione archivistica prodotta o acquisita con meno di 40 anni non pi necessaria all espletamento delle pratiche correnti dei diversi uffici comunali parte della documentazione archivistica relativa ad affari ancora in essere versata dagli uffici in data antecedente all adozione del presente Regolamento Art 5 Suddivisioni dell Archivio L Archivio suddiviso in Ar
184. erale In data odierna stato riconsegnato all Archivio Generale il documento precedentemente richiesto Cento Firma La richiesta deve essere compilata in tre copie la prima e la seconda vengono trattenute dall Archivio Generale La terza copia rimarr al RPA richiedente Allegato 10 Modello Registro di carico e scarico dei fascicoli e della documentazione data in trattazione interna COMUNE DI CENTO Archivio di deposito Generale N prog Data richiesta Uor richiedente con relativo nominativo Indicazione della doc richiesta Data consegna Data restituzione Note Allegato 11 Modello di richiesta di accesso alla sala studio COMUNE DI CENTO Richiesta n 200 AI Responsabile dell Archivio Generale del Comune di Cento Oggetto Richiesta di accesso alla sala studio dell Archivio Generale del Comune di Cento Mla Sottoscritto Arosa Residente domiciliato ior iepuri naea EET E TE NT ATA TE PEON Gestore Pivi egeriae a a ARC T E E a Me iiir 5 EE E Documento daidentit sessi el aea a E ail in qualit di e Studente iscritto al corso di laurea diploma 0 Presso F Uniyersita l Istituto osso nei dt Aaa Con presentazione deb professi cicale elia elio Docente ricercatore dI presso nr ridi e Libero professionista specificare scssssssssssssererrereesssssssrerrrreessessssserrerrerere
185. eratore selezionando la descrizione della singola Unit Organizzativa cancellata accede in modifica ai dati vedi guida all inserimento di una Nuova Unit Organizzativa e pu decidere di eliminare definitivamente l Unit Organizzativa o di ripristinarla CESTINO FUNZIONARI La funzione analogamente a quanto riportato nella vista Tutti i Funzionari della sezione Anagrafiche visualizza i Funzionari che sono stati cancellati in ordine alfabetico riportando di ciascuno il nome e cognome l indirizzo del domicilio e del recapito l e mail e il numero di telefono L operatore selezionando il nominativo del Funzionario cancellato accede in modifica ai dati vedi guida all inserimento di un Nuovo Funzionario e pu decidere di eliminarlo definitivamente o di ripristinarlo CESTINO ORGANI COLLEGIALI La vista riporta gli Organi Collegiali cancellati in ordine alfabetico in maniera analoga alle altre viste del Cestino Anagrafiche Anche qui come nella vista Tutti gli Organi Collegiali della sezione Anagrafiche vengono riportati i campi relativi alla descrizione e alla data di insediamento dell Organo Collegiale Dalla selezione della descrizione dell Organo Collegiale cancellato l operatore pu eccedere in modifica ai dati del medesimo vedi guida all inserimento di un Nuovo Organo Collegiale e decidere di eliminarlo definitivamente o ripristinarlo CESTINO AMMINISTRATORI La vista riporta in ordine alfabetico gli Amministratori cancellat
186. erazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di r
187. eri omogenei di classificazione e archiviazione L art 56 ribadisce che le operazioni di classificazione sono insieme con quelle di registrazione e di segnatura di protocollo operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione dei documenti Il 1 marzo 1897 la circolare 17100 2 del Ministero dell interno a firma Carlo Astengo impose ai Comuni italiani alcune norme di gestione degli archivi e tra l altro l uso di un titolario di classificazione articolato in 15 categorie La collocazione del Comune nel contesto istituzionale e amministrativo dello Stato radicalmente cambiata negli ultimi cento anni determinando il mutamento sostanziale delle funzioni comunali elemento primario da considerare per la definizione di un titolario Constatata anche tramite sondaggi presso i Comuni la inadeguatezza del titolario Astengo stata avvertita la necessit di proporne uno nuovo specie nell impianto Il piano di classificazione nome con cui il titolario viene designato nel DPR 445 2000 uno degli strumenti che si utilizzano nella gestione dell archivio in formazione La normativa recente ha in sostanza riconfermato la validit metodologica degli strumenti di lavoro tradizionalmente usati nella pratica archivistica di pari passo la dottrina ha approfondito l analisi di tali procedure e ha suggerito ulteriori affinamenti in grado di migliorare la prassi e di consentire l uso delle nuove tecnologie Lo spirito del D
188. essioni autorizzazioni locazioni etc 4 alienazione e altre forme di dismissione Ogni Comune decider anche in base al sistema di gestione archivistica adottato come organizzare i documenti all interno della classe scegliendo tra fascicoli intestati al singolo bene oppure fascicoli per tipo di attivit 78 Anche qui si prevedono 1 acquisizione 2 manutenzione 3 concessione in uso 4 alienazione e altre forme di dismissione 12 Oggetti smarriti e recuperati 13 Tesoreria 14 Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate 15 Pubblicit e pubbliche affissioni Repertori Mandati Reversali Concessioni di occupazione suolo pubblico Concessioni di beni del demanio statale Serie Fascicoli dei concessionari Elenco dei fornitori facoltativa 71 T U art 153 Servizio economico finanziario comma 7 Talvolta questa funzione pu venir designata in realt particolari anche con il termine di Provveditorato incaricato di provvedere al servizio di pulizie etc 80 L istituzione del servizio di tesoreria obbligatoria per il Comune Il servizio svolge le operazioni legate alla gestione finanziaria del comune e finalizzate alla riscossione delle entrate al pagamento delle spese alla custodia dei valori e agli adempimenti connessi 81 Facoltativi in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilit di ciascun Comune T U 267 2000 artt 180 e 184 82
189. estione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate al
190. ettamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di p
191. ette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il botto
192. fa o informatica digitale e qualora ritenute necessarie anche le sigle del responsabile della composizione del te sto e del Dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informa tica digitale s eventuale nome informatico assegnato d ufficio al documento stesso nome del file art 18 Tutela della riservatezza 1 I documenti le banche dati e il protocol lo devono essere prodotti in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili art 19 Originale e minuta del documento 1 Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in originale e in minuta 2 Per originale si intende la redazione de finitiva del documento perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali carta intestata formulario amministrativo sotto scrizione etc 3 Per minuta si intende l originale del do cumento conservato agli atti cio nel fascicolo relativo all affare o al procedi mento amministrativo trattato 4 Sia l originale che la minuta vanno cor redati di sottoscrizione autografa mentre le sigle con le relative firme vanno apposte soltanto sulla minuta art 20 Gestione e archiviazione dell originale e della minuta del documento 1 L originale del documento va di norma spedito 2 A discrezione del responsabile del pro cedimento pu essere autorizzata la spedi zione di copie dell originale 3 La minuta del documento sulla qua
193. fettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la r
194. ficazione e gestione del territorio si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalit delle denominazioni la variet di procedimenti censiti Urbanistica piano regolatore generale e varianti Urbanistica strumenti di attuazione del Piano regolatore generale Edilizia privata Edilizia pubblica Opere pubbliche Catasto Viabilit Servizio idrico integrato luce gas trasporti pubblici gestione dei rifiuti e altri servizi do ovvi D 86 Si tenga presente che il territorio che costituisce uno dei tre elementi costitutivi del comune in certi casi bene demaniale Tale status giuridico influisce evidentemente sulla tipologia e sulla conduzione dei procedimenti 87 Per la definizione di urbanistica si veda il DPR 24 luglio 1977 n 616 Attuazione della delega di cui all art 1 della L 22 luglio 1975 n 382 art 80 disciplina dell uso del territorio comprensiva di tutti gli aspetti conoscitivi normativi e gestionali riguardanti le operazioni di salvaguardia e di trasformazione del suolo nonch la protezione dell ambiente 88 Questa classe non verr utilizzata da quei Comuni che non abbiano adottato un piano regolatore generale oppure verr denominata Urbanistica strumenti di pianificazione adottati in assenza di PRG In questa classe vanno inseriti i pareri su piani sovracomunali certificati di destinazione urbanistica da allegare agli atti di compravend
195. formazione e comunicazione interna ed esterna art 76 Modalit di pubblicazione 1 La pubblicazione all Albo Pretorio coin cide con la registrazione a repertorio e vie ne effettuata entro il giorno lavorativo successivo a quello di ricevimento del documento 2 Il computo dei giorni decorre dal giorno successivo alla data di pubblicazione se l ultimo giorno coincide con un giorno fe stivo la pubblicazione ha termine il primo giorno lavorativo utile 3 Per garantire la tempestivit della pub blicazione il documento pu essere tra smesso per telefax Per permettere la con servazione dei documenti su supporti dura turi il documento deve per essere tra smesso anche in originale entro il giorno seguente art 77 Durata della pubblicazione 1 La durata della pubblicazione di nor ma di quindici giorni salvo specifiche di sposizioni di legge o motivate richieste 2 Ove ricorrano particolari motivi di ne cessit o di urgenza il responsabile del procedimento pu richiedere la pubblica zione per un periodo inferiore art 78 Adempimenti e referta di pubblicazione 1 Effettuata regolarmente la pubblicazio ne il documento va restituito a chi ne ha richiesto la pubblicazione con la referta firmata dal responsabile della pubblicazio ne 2 La referta cio l attestazione di regolare pubblicazione contiene l indicazione dei giorni nei quali il documento stato pub blicato nonch la d
196. funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del documento verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventual
197. gato 3 Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi possono essere eliminate le buste plichi o simili art 44 Protocollazione del documento in arrivo 1 La registrazione di un documento in ar rivo avviene attraverso l assegnazione de gli elementi obbligatori del protocollo de scritti all art 27 cio della data di regi strazione del numero di protocollo del mittente dell oggetto del documento del numero e della descrizione degli eventuali allegati 2 Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi altro ente altra persona fisica o giuridica la re gistrazione va annullata con le procedure descritte all art 33 utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza art 45 Protocollo differito 1 Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi con motivato prov vedimento del responsabile dell archivio si differiscono i termini di registrazione a protocollo 2 Per differimento dei termini di registra zione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita le cause e il termine entro il quale la registra zione di protocollo deve comunque essere effettuata art 46 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo 1 Qualora un documento sia consegnato
198. getti deboli i minori D lgs 31 marzo 1998 n 12 art 132 comma 1 a Ma anche la L 19 luglio 1991 n 216 Prizzi interventi in favore dei minori soggetti a rischio di coinvolgimento in attivit criminose i giovani D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 132 comma 1 b la famiglia D lgs 31 marzo 998 n 112 art 132 comma 1 d Inoltre L 28 agosto 1997 n 285 Disposizioni per la promozione di diritti e di opportunit per l infanzia e l adolescenza i portatori di handicaps fisici e mentali D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 132 comma 1 e Anche L 5 febbraio 1992 n 104 Legge quadro per l assistenza l integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate in particolare gli artt 0 23 24 40 per quanto concerne le funzioni attribuite ai comuni i tossicodipendenti e alcooldipendenti D lgs 31 marzo 998 n 112 art 132 comma 1 f L assistenza a queste categorie di competenza del SSN ma spettano agli enti locali iniziative di prevenzione sensibilizzazione consulenza e formazione D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 139 comma 2 c La classe comprende ad esempio l attivit di trasporto scolastico e il servizio mense scolastiche 2 Mi TEEN x 108 109 Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attivit 3 4 Orientamento professionale educazione degli adulti mediazione culturale 5 Istituti culturali Musei biblioteche teatri Scuola comunale di musica etc
199. ggi e altri esercizi di ricezione turistica a carattere non prettamente alberghiero 2 rilascio di autorizzazioni per attivit alberghiere di agriturismo di esercizi pubblici di interesse turistico 3 rilascio delle licenze per l esercizio di attivit attinenti al settore del turismo 4 rilascio di autorizzazioni per l apertura di uffici turistici 129 Si classifica in questa posizione il catteggio relativo a tutte le iniziative di promozione e supporto delle attivit economiche anche quello relativo alla tutela delle indicazioni geografiche di provenienza e di qualit DOC DOP etc Titolo IX Polizia locale e sicurezza pubblica Questo titolo dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell individuo nel contesto sociale e amministrativo tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini comprende inoltre le funzioni residue rispetto al passato e tutte delegate connesse con il controllo dell individuo singolo o associato Prevenzione ed educazione stradale Polizia stradale Informative Sicurezza e ordine pubblico PW No Repertori Autorizzazioni di pubblica sicurezza Verbali degli accertamenti Serie Fascicoli dei richiedenti l autorizzazione di pubblica sicurezza 130 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 159 Le funzioni e i compiti amministrativi relativi alla polizia amministrativa re gionale e locale
200. gli atti concernenti gli organi di governo gestione controllo consulenza e garanzia non per quelli da essi prodotti Si ricordi che la classificazione riguarda la materia non l autore del documento non le funzioni ma il funzionamento dell organo Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune In questo caso si proposto il numero massimo pensabile di classi Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei comuni che hanno realizzato il decentramento anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a quanto stabilito nei singoli statuti qui si sono indicati quelli padovani Sindaco Vice sindaco Consiglio Presidente del Consiglio Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio Gruppi consiliari Giunta Commissario prefettizio e straordinario Segretario e Vice segretario 10 Direttore generale e dirigenza 11 Revisori dei conti 12 Difensore civico 13 Commissario ad acta 14 Organi di controllo interni 15 Organi consultivi 16 Consigli circoscrizionali 17 Presidenti dei Consigli circoscrizionali 18 Organi esecutivi circoscrizionali 19 Commissioni dei Consigli circoscrizionali 20 Segretari delle circoscrizioni 21 Commissario ad acta delle circoscrizioni 22 Conferenza dei Presidenti di quartiere Sea Sa i aio 45 T U 267 2000 art 17 Circoscrizioni di decentram
201. gli obiettivi del Servizio sanitario nazionale comma 2 sanit veterinaria art 117 138 Sull organizzazione del servizio sanitario L 23 dicembre 1978 n 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale che ha sottratto molte funzioni ai Comuni 13 L 2 aprile 1968 n 475 140 L atto di concessione dell abitabilit ad un abitazione attiene alla sanit pi che all edilizia nonostante l evoluzione della normativa art 89 del RD 3 febbraio 1901 n 45 Regolamento generale sanitario Spetta ai regolamenti locali d igiene di indicare omissis le norme particolari da soddisfare per il permesso di abitabilit delle case nuove in esecuzione degli articoli 39 e 40 della legge art 221 del Testo unico delle leggi sanitarie del 1934 RD 27 luglio 1934 n 1265 Gli edifici o parti di essi non possono essere abitati senza autorizzazione del podest il quale la concede quando previa ispezione dell ufficiale sanitario o di un ingegnere a ci delegato risulti che la costruzione sia stata eseguita in conformit del progetto approvato che i muri siano convenientemente prosciugati e che non sussistano altre cause di insalubrit DPR 22 aprile 1994 n 425 Regolamento recante la disciplina dei procedimenti di autorizzazione all abitabilit di collaudo statistico e di iscrizione al catasto La normativa in materia di abitabilit sta confluendo in quella in materia di agibilit atto questo legato pi alla sicurezza che agli
202. golette sono previste nella denominazione le virgolette da utilizzare sono quelle inglesi sempre in apice 5 Ditte Computer Center srl Balboni Ivan Impianti elettrici Via Casabruciata 19 nel campo indirizzo 44045 RENAZZO FE nel campo indirizzo La ragione sociale va riportata come indicato sulla carta intestata la tipologia della societ va scritta in minuscolo non puntato Nel campo indirizzo va indicata la via il c a p e la citt della sede legale Indirizzo Vanno inseriti tutti i dati disponibili utilizzando criticamente le maiuscole e le minuscole Via Provenzali 15 44042 CENTO FE La via va separata dal numero civico con la virgola e uno spazio La citt va scritta in maiuscolo la provincia va indicata solo con la sigla in maiuscolo fra parentesi tonde Oggetto Deve essere di almeno 30 caratteri non ripetibili Nel caso in cui il documento si riferisca ad un soggetto specifico va indicato il cognome e nome del soggetto e poi l oggetto del documento Rossi Paolo Dichiarazione di nascita Bonfatti Silva Certificato di malattia Estermi doc orig per la posta in entrata vanno indicati il numero di protocollo o altri elementi utili per l individuazione del documento nel caso in cui non vi siano dati da inserire il campo non va lasciato vuoto ma va inserito un Data red doc se il documento non la riporta il campo va lasciato vuoto provvedendo alla cancellazione della da
203. ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si ass
204. he recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio
205. hivio dei Comuni in attuazione delle disposizioni normative in materia e per l elaborazione dei temi legati alla formazione del titolario del massimario di scarto e del manuale di gestione Normativa di riferimento citata dal decreto Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali approvato con Decreto legislativo 29 ottobre 1999 n 490 che all art 40 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi Decreto del Presidente della Repubblica Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa del 28 dicembre 2000 n 445 che all art 50 dispone che le pubbliche amministrazioni provvedano entro il 1 gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi Decreto Legislativo Testo unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali del 18 agosto 2000 n 267 che dispone sull ordinamento istituzionale finanziario e contabile degli enti locali Il Gruppo di lavoro costituito da Giorgetta Bonfiglio Dosio Universit degli studi di Padova coordinatrice Giuseppe Mesoraca Direzione Generale per gli Archivi coordinatore Marina Messina Soprintendenza archivistica per la Lombardia Eugenia Vantaggiato Soprintendenza archivistica per la Puglia Giovanna Giubbini Soprintendenza archivistica per l Umbria Paola Pavan Ar
206. i Anche qui come nella vista Tutti gli Amministratori della sezione Anagrafiche vengono riportati i campi relativi al nominativo dell Amministratore il telefono e l e mail Selezionando di un nominativo consente all utente di accedere al modulo contenente tutti i dati sull Amministratore vedi guida all inserimento di un Nuovo Amministratore L operatore pu decidere di eliminarlo definitivamente o ripristinarlo Riferimento 10009 Funzioni di recupero eliminazione dei dati dei funzionari RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutti i funzionari cancellati e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutti i funzionari cancellati e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10010 Funzioni di recupero eliminazione dei dati delle unit organizzative RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutte le unit organizzative cancellate e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutte le unit organizzative cancellate e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tut
207. i in grado di assicurare l apertura di fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate Fiere e mercati Esercizi turistici e strutture ricettive 1 Agricoltura e pesca 2 Artigianato 3 Industria 4 Commercio 5 6 123 In base all art 2135 del Cod civile imprenditore agricolo chi esercita um attivit diretta alla coltivazione del fondo alla silvicoltura all allevamento e attivit connesse In questo settore i comuni sono chiamati a svolgere in prevalenza funzioni delegate o in via di attribuzione da parte delle Regioni cui sono transitate le funzioni dismesse dal soppresso Ministero delle risorse agricole alimentari e forestali in materia di agricoltura foreste pesca agriturismo caccia sviluppo rurale alimentazione D lgs 4 giugno 1997 n 143 Anche art 78 del DPR 616 77 124 D lgs 112 98 art 12 Le funzioni amministrative relative alla materia artigianato comprendono anche tutte le funzioni amministrative relative alla erogazione di agevolazioni contributi sovvenzioni incentivi e benefici di qualsiasi genere comunque denominati alle imprese artigiane con particolare riguardo alle imprese artistiche il D lgs 112 98 attribuisce ai comuni 1 l istruzione e la certificazione ai fini dell iscrizione nell albo delle imprese artigiane 2 l apprestamento funzionale di aree attrezzate per gli insediamenti di imprese artigiane L 8 agosto 1985 n 443
208. i template o modelli di riferimento a disposizione dell operatore al Momento della creazione di un protocollo In fase di redazione di un nuovo protocollo l operatore potr selezionare tra gli schemi di propria pertinenza quello specifico ottenendo in tal modo l assegnazione automatica del valore dei diversi campi Potr quindi intervenire per definirne meglio le particolarit Attraverso un elenco di schemi per descrizione si ottiene il controllo sull omogeneit dei protocolli dello stesso tipo emessi dai vari uffici La pagina visualizza gli schemi in ordine alfabetico e riporta per ciascuno il codice identificativo la descrizione e l oggetto Selezionando la descrizione l utente accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati dello schema Vengono cos visualizzati i valori assegnati ai campi obbligatori dell identificativo dello schema e della descrizione l oggetto dati relativi alla classificazione nel Titolario d archivio ossia i campi Categoria Classe e Fascicolo e la materia argomento Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati Riferimento 04005 Inserimento di un nuovo schema protocollo NUOVO SCHEMA La funzione permette di creare un nuovo Schema del Protocollo In fase di inserimento sono considerati obbligatori l identificativo dello schema e la descrizione L operatore ha inoltre la possibilit di inserire l oggetto dello schema la voce del Titolario d arch
209. i tutela VI 11 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A Archivio IL 6 03 ARCHIVIO GENERALE aree verdi realizzazione VI 5 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO aria inquinamento VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE armi da fuoco IX 4 02 P M arredo urbano VI 5 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO Artigianato VII 2 02 P M ascensori e montacarichi IX 4e repertorio delle autorizza 02 P M UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE zioni di pubblica sicurezza asilo nido VII 2 05 SERVIZI SOCIALI Aspettative II 12 05 ORGANIZZAZIONE PERSONALE Assessori I 7 00 DIREZIONE GENERRALE assicurazioni gestione V 2 04 ECONOMATO assicurazioni contenzioso V 2 01 AFFARI LEGALI assicurazioni di responsabilit del personale V 2 04 ECONOMATO assistenza alla popolazione in caso di calamit VI 10 06 LL PP naturali assistenza domiciliare VII 12 05 G A F S A assistenza pubblica VII da 8 a 14 a seconda del tipo di 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A intervento assistenza scolastica VII da 1 a 4 a seconda del tipo di 05 SERVIZI SCOLASTICI intervento associazioni di Comuni 1 15 00 E 03 DIREZIONE GENERALE E SEGRETERIA atti di stato civile XI 1 01 SERVIZI DEMOGRAFICI STATO CIVILE atti notificati depositati e pubblicati I 6 e repertorio specifico 03 ARCHIVIO GENERALE atti vandalici negli uffici o in immobili comunali IV 9 oppure IV 10 04 E 06 ECONOMATO E LL PP
210. i anche organi collegiali Un Organo Collegiale quindi un raggruppamento di Amministratori La funzione permette di visualizzare la struttura attuale dell Organizzazione Politica in termini di elenco degli Organi Collegiali e amministratori ad essi appartenenti visualizzando i raggruppamenti di Amministratori categorizzati in base all Organo Collegiale Per ciascun organo collegiale viene indicata la descrizione e la data di insediamento ed inoltre possibile accedere ad ulteriori informazioni selezionandone il nominativo In corrispondenza di ciascun amministratore l elenco riporta i dati se disponibili relativi all indirizzo del domicilio e del recapito e mail e numero di telefono Selezionando inoltre il nominativo dell amministratore si richiamano in maniera specifica i dati in dettaglio del medesimo Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati Ogni variazione effettuata nella composizione degli organi collegiali pulsante Salva andr storicizzata per consentire la visualizzazione degli organi collegiali e amministratori ad una data qualsiasi TUTTI GLI AMMINISTRATORI La pagina visualizza l elenco degli Amministratori in ordine alfabetico e per ciascuno se disponibili il numero di telefono ed e mail L operatore potr accedere ai dati del singolo amministratore selezionandone il nominativo ed eventualmente se lo desidera apportare delle modifiche Cliccando infatti il bo
211. i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di n
212. i del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissio
213. i destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di
214. i di recupero eliminazione dei dati degli organi collegiali Funzioni di recupero eliminazione dei dati degli amministratori Cestino Documenti Elenco del cestino dei documenti Funzioni di recupero eliminazione dei documenti presenti nel cestino Cestino Procedimenti Elenco del cestino dei procedimenti Funzioni di recupero eliminazione dei procedimenti presenti nel cestino Cestino Atti decisionali Elenchi dei cestini degli atti decisionali Funzioni di recupero eliminazione delle proposte presenti nel cestino Funzioni di recupero eliminazione delle sedute presenti nel cestino Cestino Albo pretorio Elenco del cestino dell albo pretorio Funzioni di recupero eliminazione delle affissioni presenti nel cestino Importa progressivo Importa progressivo Documenti Funzioni per l allineamento del progressivo dei documenti Importa progressivo Procedimenti Funzioni per l allineamento del progressivo dei procedimenti Importa progressivo Protocollo Funzioni per l allineamento del progressivo del protocollo Importa progressivo Proposte Funzioni per l allineamento del progressivo delle proposte Importa progressivo Atti Funzioni per l allineamento del progressivo degli atti Importa progressivo Albo pretorio Funzioni per l allineamento del progressivo dell albo pretorio Importa progressivo Contratti Funzioni per l allineamento del progressivo dei contratti Configurazione
215. i si riferisce e di cui acquisisce la classifica DIV SETTORI anziani assistenza domiciliare VII 12 05 G A F S A anziani centri ricreativi diurni VII 13 05 SERVZI SOCIALI anziani soggiorni climatici VII 13 05 SERVIZI SOCIALI anziani tutela VI 11 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A Archivio IL 6 03 ARCHIVIO GENERALE aree verdi realizzazione VI 5 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO aria inquinamento VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE armi da fuoco IX 4 02 P M arredo urbano VI 5 06 VIABILITA E VERDE PUBBLICO Artigianato VII 2 02 P M ascensori e montacarichi IX 4e repertorio delle autorizza 02 P M UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE zioni di pubblica sicurezza asilo nido VII 2 05 SERVIZI SOCIALI Aspettative II 12 05 ORGANIZZAZIONE PERSONALE Assessori I 7 00 DIREZIONE GENERRALE assicurazioni gestione V 2 04 ECONOMATO assicurazioni contenzioso V 2 01 AFFARI LEGALI assicurazioni di responsabilit del personale V 2 04 ECONOMATO assistenza alla popolazione in caso di calamit VI 10 06 LL PP naturali assistenza domiciliare VII 12 05 G A F S A assistenza pubblica VII da 8 a 14 a seconda del tipo di 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A intervento assistenza scolastica VII da 1 a 4 a seconda del tipo di 05 SERVIZI SCOLASTICI intervento associazioni di Comuni 1 15
216. icazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti
217. icerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano prob
218. ie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unic
219. iferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di pr
220. ifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestata
221. ificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA
222. ifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati della Categoria CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati della Categoria e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database Riferimento 02007 Visualizzazione della classificazione del Titolario d archivio per categoria TITOLARIO D ARCHIVIO PER CATEGORIA Il Titolario di Archivio dell Ente rappresenta il sistema di classificazione adottato dall Ente per l archiviazione dei documenti la cui struttura basata sui seguenti livelli Categoria Classe e Fascicolo L operatore per poter creare una nuova voce deve avere associato un Ruolo Funzione che lo abiliti alla gestione del Titolario La classificazione a tre livelli a cui possibile associare un codice Il primo chiamato Categoria fissato e non estensibile non possono cio essere aggiunte modificate cancellate categorie Il secondo chiamato Classe incrementabile se si ha un Ruolo Funzione che abiliti alla gestione di una nuova classe del Titolario altrimenti fissato I terzo chiamato Fascicolo viene liberamente gestito dall Ente La creazione di una nuova categoria affidata esclusivamente al Gestore Titolario l utente deve quindi avere un Ruolo Funzione che lo abiliti
223. il campo Categoria considerato obbligatorio e non pu essere modificato successivamente Anche il campo Classe risulta fissato nella fase successiva all inserimento se l utente non associato ad un Ruolo Funzione adeguato mentre il livello assegnato alla definizione del Fascicolo potr essere liberamente gestito dall Ente L operatore pu inoltre indicare la data di inizio validit e di fine validit valori non obbligatori ma che indicano il periodo in cui la classificazione potr essere adottata dall Ente COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco 3 Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 02009 Funzioni di gestione della voce del Titolario d archivio MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati della Voce rimanendo sul documento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati della Voce ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati della Voce ricaricando successivamente la pagina per un ulteriore in
224. ilascio XI 2 01 SS DD ANAGRAFE certificato prevenzione incendi VI 9 02 06 P M e SUAP chiese costruzione e restauri VI 3 06 LL PP chiese feste VII 6 DIVERSE U O R chiese rapporti istituzionali I 14 DIVERSE U 0 R ciechi e non vedenti assistenza VII da 8 a 13 a seconda del tipo di 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Intervento ciechi e non vedenti dipendenti III da 1 a 15 a seconda del tipo di 05 PERSONALE Intervento cimiteri costruzione VI 5 06 LL PP cimiteri gestione spazi XI 4 06 CIMITERI cinematografi IX 4 02 P M circhi IX 4 02 P M circolazione stradale vigilanza IX 2 02 P M consulte civiche individuazione 1 2 03 SEGRETERIA cittadinanza atti di XI 1 01 SS DD STATO CIVILE coltivatori VIN 1 06 SUAP collaboratori esterni III 15 DIV SETTORI comitato genitori per la mensa asilo nido VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI comitato genitori per la mensa scuola materna e VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI primaria UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE commercio su area privata fisso VII 4 06 SUAP commercio su area pubblica ambulante VII 4 06 SUAP commissario ad acta dei consigli circoscrizionali H 21 01 SEGRETERIA commissario ad acta del Comune II 13 01 SEGRETERIA commissario prefettizio e straordinario II 8 01 SEGRETERIA commissione elettorale circondariale XII 2 01 SS DD
225. ile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per anno numero del protocollo e il tipo spedizione L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa Riferimento 04008 Stampa dei registri REGISTRO La funzione permette di visualizzare il registro protocollo dell Ente in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco I dati sui protocolli riportati nella stampa possono venir filtrati per numero protocollo da che permette di selezionare tutti i protocolli a partire da quel numero per anno e o data di registrazione del protocollo nella forma da a valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma numero e data dati sugli arrivi se protocolli in entrata con indicazione del mittente e dell oggetto dati sulle partenze se prot
226. ilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati categorizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il n
227. ilitazione degli utenti indicati a quel ruolo L utente ha a disposizione una lista gli elementi da cui poter selezionare i profili Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali accentate o separatori COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10005 Funzioni di gestione del ruolo funzione MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche al ruolo funzione precedentemente impostato La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente pu modificare l elenco delle funzionalit assegnate per quel ruolo e i permessi definiti con l elenco degli elementi presenti SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate al ruolo funzione CHIUDI La funzione chiude la pagina e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il ruolo funzione assegnato dal database Riferimento 10006 Elenco dei ruoli permessi inseriti RUOLI PERMESSI La funzione visualizza l elenco dei Ruoli Permessi in ordine alfabetico L assegnazione di un ruolo permesso definisce i permessi d accesso ai documenti individuando gli elementi presenti t
228. indi va classificato qui il carteggio relativo a tale materia ad esclusione di quello attinente al controllo sugli impianti termici che rientra nei controlli classe 9 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 56 57 89 La classe comprende anche tutto quanto attiene e scaturisce dall attivit di prevenzione e programmazione politica Nella classe vanno inserite anche tutte le pratiche inerenti alle valutazioni e pareri di impatto ambientale previsti dagli artt 35 55 74 del D lgs 31 marzo 1998 n 112 Monitoraggio della qualit delle acque D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 81 dell aria e dell etere D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 84 D lgs 5 febbraio 1997 n 22 Attuazione delle direttive europee cosiddetto decreto Ronchi Ad esempio i controlli previsti dall art 14 della L 22 febbraio 2001 n 36 Legge quadro sulla protezione dalle esposizioni a campi elettrici magnetici ed elettromagnetici del suolo anche se la funzione spetta di regola alle province ma suscettibile di delega e comunque implicita nell esetcizio di funzioni collegate 9 Oltre agli altri controlli si prevede di classificare in questa posizione l attivit di controllo degli impianti termici dei privati 100 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 108 comma 1 c Questa classe stata inserita in questo titolo anche se ci si rende conto che le emergenze possono essere anche non connesse con fattori ambientali e di gestione del territorio
229. inistrative relative all organizzazione e all erogazione dei servizi di assistenza e beneficenza 10 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 136 comma 1 per programmazione e gestione amministrativa del servizio scola stico si intende l insieme delle funzioni e dei compiti volti a consentire la concreta e continua erogazione del servizio di istruzione art 139 comma 2 attribuzioni ai comuni Funzioni amministrative connesse all assistenza scolastica furono attribuite ai comuni gi dall art 45 del DPR 24 luglio 1977 n 616 104 Le funzioni attribuite ai comuni gi a partire dall art 60 del DPR 616 77 comprendono tra le altre la promozione di attivit ricreative e sportive Si richiama sia pur velocemente che da qualche tempo il concetto di cultura comprende una variet molto ricca di attivit umane oltre alle manifestazioni classiche folklore arte popolare religiosit musica di tutti i generi etc Si tenga presente che i comuni oltre ad essere proprietari di beni culturali talvolta di notevolissimo valore possono collaborare anche assumendo iniziative in proprio alla tutela censimento catalogazione valorizzazione dei beni culturali legge 8 giugno 1990 n 142 Ordinamento delle autonomie locali art 14 D lgs 29 ottobre 1999 n 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali att 16 05 Attualmente la normativa prende in considerazione alcune categorie di sog
230. intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 Firma del documento informatico FIRMA La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere
231. io VII 1 05 SERVIZI SOCIALI suolo inquinamento VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE svendite VII 4 02 P M tassa igiene ambientale IV 2 06 LL PP teatro comunale immobile VII 5 06 LL PP teatri privati immobile VII 06 LL PP teatri privati autorizzazione manifestazioni IX 4 02 P M telesoccorso VII 12 05 SERVIZI SOCIALI 20 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE terrorismo controlli IX 4 02 E 06 P M E LL PP tesoreria IV 14 04 CONTABILITA titolario I 6 03 SEGRETERIA tombinatura eseguita da altri parere del Comune VI 3 06 URBANISTICA tombinatura eseguita dal Comune VI 5 06 LL PP COSAP temporanea IV 1 02 P M COSAP permanente IV 1 02 P M tossicodipendenti assistenza VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST tossicodipendenti recupero e prevenzione VII 9 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST tossicodipendenza informazioni VII 10 05 SERVIZI SOCIALI trascrizioni di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE traslochi interno uffici IV 11 DIV SETTORI trasporti pubblici erogazione del servizio VI 8 00 DIREZIONE GENERALE trasporti scolastici VIL 1 05 SS SS SERVIZI SCOLASTICI trasporto pubblico pianificazione delle linee VI 8 00 DIREZIONE GENERALE tribunali funzione non comunale DIV SETTORI tributi ricorsi V 1 01 E 04 AFFARI LEGALI E TRIBUTI turismo promozione VII 7 06 UR
232. ione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 Firma del documento informatico FIRMA La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intest
233. ioni socio assistenziali 34 Ordinanze per la circolazione stradale 35 Rilascio contrassegni invalidi 36 Autorizzazioni per pubblicit tempora nea 37 Concessioni per occupazioni suolo pubblico 38 Numeri di matricola ascensori montacarichi e piattaforme elevatrici 39 Autorizzazioni e licenze di Pubblica Sicurezza 40 Accertamenti di violazioni amministra tive a leggi e regolamenti comunali 41 Incidenti stradali rilevati 42 Rilascio patenti di abilitazione all uso dei gas tossici 2 Il Direttore Generale autorizzato con proprio provvedimento a modificare o in tegrare il presente elenco 3 Le modalit di conservazione dei reper tori e del loro versamento all Archivio ge nerale sono descritte nel manuale di ge stione del protocollo informatico 4 I repertori generali e le serie esaurite da oltre cinque anni vanno conferiti all Archivio generale art 16 Gestione e archiviazione delle deliberazioni atti di liquidazione decreti ordinanze determinazioni verbali e con tratti 1 Per ogni deliberazione atto di liquida zione decreto ordinanza determinazione verbale e contratto devono essere prodotti di norma due esemplari l originale e una copia conforme ferme restando le ulteriori copie dichiarate conformi e le copie di ca rattere informativo riprodotte per le esi genze d ufficio 2 L originale va conservato nella rispetti va serie e ordinato secondo il numero di repertori
234. ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariat
235. irma del documento informatico FIRMA La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei pro
236. isteriale coordinato dalla Dott ssa Giorgetta Bonfiglio Dosio Parte delle voci di indice sono state desunte da D BRUNETTI D BACINO L archivio comunale Manuale di gestione per la tenuta e la gestione dei beni archivistici Rimini 2001 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE affitto edilizia residenziale pubblica canoni di VII 14 05 UFFICIO CASA locazione ACER affitto beni immobili comunali IV 9 06 LL PP Agricoltura VII 1 06 SUAP Agriturismi VII 6 06 SUAP AIRE Anagrafe Italiani Residenti all Estero XI 2 01 SS DD ANAGRAFE albo degli scrutatori XII 1 01 SS DD ELETTORALE albo pretorio I 6 e repertorio apposito 03 ARCHIVIO GENERALE Allevamento VII 1 06 SUAP Alluvioni VI 10 06 URP E LL PP Ambiente VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE ambiente urgenze segnalate dai vigili del fuoco VI 9 02 E 06 P M E URBANISTICA AMBIENTE anagrafe canina x 5 06 URP animali randagi x 5 02 P M annotazioni sui registri di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE antimafia certificazioni funzione non comunale il singolo certificato va inserito nel fasc cui si riferisce e di cui acquisisce la classifica DIV SETTORI anziani assistenza domiciliare VII 12 05 G A F S A anziani centri ricreativi diurni VII 13 05 SERVZI SOCIALI anziani soggiorni climatici VII 13 05 SERVIZI SOCIALI anzian
237. istrativo secondo le mo dalit esplicitate nel manuale di gestione 2 I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola U O R 3 Qualora il procedimento amministrativo coinvolga pi di un responsabile il Diret tore Generale provvede all indizione di una conferenza di servizi interna 4 Per conferenza di servizi interna si in tende due o pi U O R della medesima A 0 0 coordinata da un unico Responsa bile di Procedimento amministrativo R P A che abbiano a vario titolo compe tenze in un determinato procedimento am ministrativo concorrendo alla sua perfezio ne art 48 Assegnazione del responsabile del procedimento amministrativo al documento n arrivo 1 L U O R del procedimento amministra tivo provvede ad assegnare al documento in arrivo il nominativo del responsabile del procedimento amministrativo art 49 Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo 1 Spettano al responsabile del procedi mento amministrativo le incombenze rela tive alla gestione del documento e alla re gistrazione delle informazioni ad esso col legate cio degli elementi accessori del protocollo descritti all art 30 verifica con ferma o modifica della classificazione fa scicolazione termini di conclusione del procedimento amministrativo termini di conservazione etc art 50 Oggetto del documento in arrivo 1 Ogni documento in arrivo deve es
238. isualizzare il registro protocollo dell Ente per Unit Organizzativa in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per Unit Organizzativa e numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno e o data del protocollo nella forma da a e codifica dell unit organizzativa valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione dell unit organizzativa e del responsabile associato e distingue i protocolli in entrata da quelli in uscita oppure interni Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma anno numero e data i nominativi degli intestatari con relativo indirizzo l oggetto la data di invio e di acquisizione Nella stampa inoltre riportato indicazione sull Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine PER FASCICOLO La funzione permette di visualizzare il registro protocollo dell Ente organizzato per fascicolo in una
239. it legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo I
240. ita di immobili rilievi fotogrammetrici 89 In questa sottoclasse vanno inseriti i piani particolareggiati i piani di lottizzazione etc 9 L 28 febbraio 1985 n 47 Norme in materia di controllo dell attivit urbanistico edilizia sanzioni recupero e sanatoria delle opere edilizie e successive modificazioni Si classificano qui sia le pratiche definite con termine omnicomprensivo di autorizzazioni comunque denominate licenza concessione dichiarazione di inizio attivit concessioni in sanatoria vulgo condoni etc sia l attivit di controllo e di repressione degli abusi svolta dal Comune Ogni Comune decide in merito all organizzazione dei singoli fascicoli 2 D lgs 31 marzo 1998 n 112 artt 60 64 99 L 11 febbraio 1994 n 109 Legge quadro in materia di lavori pubblici e DPR 21 dicembre 1999 n 554 Regolamento di attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994 n 109 per ledilizia residenziale pubblica oltre alla L 5 agosto 1978 n 457 art 31 L 17 febbraio 1992 n 179 Norme per l edilizia residenziale pubblica Volutamente si lasciata generale e omnicomprensiva l indicazione della classe entro la quale confluiscono una pluralit anche molto cospicua di fascicoli non si sono indicate sottoclassi come hanno fatto taluni Comuni in fase di rabbercio del titolario Astengo ad esempio piazze edilizia popolare verde pubblico ponti monumenti etc per due motivi 1 perch gli
241. itario X 2 02 P M obbligatorio 18 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE salute pubblica X 1 00 DIREZIONE GENERALE scioperi del personale IN 12 DIV SERVIZI scioperi nel territorio di competenza IX 4 02 P M scrutatori albo XII 1 01 SS DD ELETTORALE scuola di base funzione non comunale VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI scuola materna VII 2 05 SERVIZI SCOLASTICI sede comunale costruzione VI 5 06 LL PP sede comunale manutenzione ordinaria VI 5 06 PATRIMONIO sede comunale manutenzione straordinaria VI 5 06 LL PP restauro segnaletica stradale acquisto IV 10 06 VIABILITA segnaletica stradale piano di realizzazione VI 7 02 E 06 P M E VIABILITA Segretario II 9 SEGRETARIO segreteria generale II 9 SEGRETARIO seppellimento dei morti XI 4 06 CIMITERI servizi amministrativi ordinamento I 9 00 E DIV DIEZIONE GENERALE E SETTORI DIV SETTORI servizi demografici XIdala4 01 SERVIZI DEMOGRAFICI servizi militari consegna congedi XI 1 01 SS DD LEVA Servizio civile XII 1 05 SERVIZI SOCIALI servizio elettorale XII da 1 a 5 01 SS DD ELETTORALE neve sgombero VI 7 06 VIABILITA sicurezza pubblica IX 4 02 P M sicurezza sul lavoro II 8 06 LL PP sindacati rapporti con le organizzazioni sindacali 1 10 DIV SETTORI Sindaco II 1 SINDACO smaltimento rifiuti VI 8 03 SEG
242. ivi e repertorio 05 PERSONALE persone socialmente pericolose IX 4 02 P M pesca VII I funzione non comunale 06 URP pescherie rivendite di prodotti ittici VII 4 06 SUAP pescicoltura VIN 1 06 SUAP petizioni XII 5 00 DIREZIONE GENERALE piano del traffico VI 7 06 VIABILITA piano regolatore generale VI 1 06 URBANISTICA piazze realizzazione VI 5 06 LL PP pinacoteca spese di funzionamento VII 5 03 CULTURA piste ciclabili realizzazione VI 5 06 LL PP piste ciclabili determinazione dei percorsi VI 7 06 VIABILITA attivit culturali realizzazione VII 6 03 CULTURA polizia amministrativa IX 4 02 P M polizia mortuaria XI 4 06 CIMITERI polizia urbana IX 4 e nel fascicolo dell affare cui 02 P M si riferisce polveri e materiali esplodenti IX 4 02 P M porto d armi IX 4 02 P M pratiche edilizie privata VI 3 e repertorio 06 URBANISTICA pratiche edilizie pubblica VI 4 e repertorio 06 URBANISTICA prefettura circolari a seconda della materia DIV SETTORI presentazione liste elettorali XII 3 01 SSDD ELETTORALE prevenzione incendi VI 10 02 E 06 P M LLPP SUAP 16 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE infortuni denunce dipendenti o collaboratori del HI 8 05 E 02 PERSONALE E P M Comune prevenzione infortuni dipendenti o collaboratori IH 8 06 LL PP del Comune infortuni denunce cittadini IX 4
243. ivio che specifica la classificazione adottata nella forma Categoria Classe e Fascicolo e la materia argomento di riferimento COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 04006 Funzione di modifica e di eliminazione dello schema MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dello Schema CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati dello Schema e ritorna alla vista ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database Riferimento 04007 Apertura chiusura anno protocollo MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai parametri precedentemente impostati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente pu decidere di chiudere o aprire l ufficio protocollo e impostare l anno di apertura SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai parametri CHIUDI La funzione chiude la pagina e ritorna alla vista Riferimento 04008 Stampa dei registri REGISTRO La f
244. izzazione della Soprintendenza archivistica sulla ba se del massimario di selezione previsto nell art 68 2 I documenti conservati nella sezione se parata d archivio non sono eliminabili 3 Un apposito gruppo di lavoro composto da personale tecnico ed amministrativo pag 15 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico individuato dal Direttore Generale prov vede alle operazioni di scarto CAPO VII ALBO PRETORIO art 73 Compiti 1 L Albo Pretorio ha il compito di gestire e tutelare la pubblicazione legale di docu menti dell ente per la cui efficacia richie sta una forma di pubblicit di rilevanza giuridico probatoria cio una conoscenza certa a chiunque ne abbia interesse 2 Le deliberazioni di altri enti locali sono pubblicate mediante affissione all Albo Pretorio del Comune ove ha sede l ente per quindici giorni consecutivi salvo spe cifiche disposizioni 3 Con motivata richiesta possono essere pubblicati documenti di altri enti ammini strazioni e privati art 74 Gestione e procedure 1 La gestione e la tenuta dell Albo Preto rio sono affidate all Archivio Generale ufficio Protocollo Generale art 75 Altre tipologie di informazione e comunicazione 1 Per garantire la pi ampia conoscenza dei documenti il responsabile del proce dimento amministrativo deve comunque assicurare un attivit di in
245. izzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numer
246. l Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli
247. l e il telefono All operatore non viene data per la possibilit di accedere ad ulteriori informazioni o apportare modifiche attraverso la selezione del singolo nominativo Riferimento 10002 Funzioni generali per la visualizzazione dei dati COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10024 Funzioni di gestione del profilo utente MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche al profilo selezionato La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente abilitato pu modificare i dati relativi al codice di accesso e password assegnata SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate al profilo CHIUDI La funzione chiude la pagina con riportati i dati del profilo e ritorna alla vista CANCELLA La funzione sposta il modulo contenente i dati del profilo nel cestino L operatore potr decidere successivamente di ripristinarlo ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database RIPRISTINA La funzione permette di ripristinare il modulo precedentemente cancellato Riferimento 10003 Elenco dei ruoli funzione inseriti RUOLI FUNZIONE La funzione visualizza l elenco dei Ruoli Funzione assegnati in ordine alfabetico Per og
248. l protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazi
249. la pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale
250. la vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura
251. le viene apposta la dicitura minuta va con servata nel fascicolo cui afferisce l affare o il procedimento amministrativo art 21 Copia del documento 1 La copia informale dell originale invia ta a titolo informativo agli organi o agli uf fici e che non attivi procedimenti ammini strativi va eliminata a cura del destinata rio 2 AI fine di agevolarne l eliminazione su ciascuna copia va impressa la dicitura co pia a cura dell ufficio mittente 3 Per la copia informatica in analogia a quanto disposto nel comma precedente sa ranno attivate delle procedure automatizza te di eliminazione art 22 Uso dei sistemi informatici telematici e di posta elettronica 1 L uso dei sistemi informatici telematici e di posta elettronica per la redazione la trasmissione e l archiviazione dei docu menti amministrativi consentito se con forme ai criteri e alle modalit di elabora zione protezione sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente art 23 Uso del telefax 1 I documenti trasmessi o ricevuti via tele fax soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi salvo diversa pag 5 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico indicazione documenti originali a tutti gli effetti di legge 2 Qualora il documento spedito via fax sia seguito dall esemplare cartaceo a que st ultimo va attri
252. lemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permet
253. livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile as
254. lla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate alle autorizzazioni sul protocollo e chiude la finestra corrente CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04022 Altri dati protocollo La finestra permette di assegnare un procedimento al protocollo e ne riporta gli estremi Consente inoltre di definire altri dati del protocollo quali la materia argomento ed eventuali note di carattere pubblico e o riservate SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate e chiude la finestra corrente CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04023 Visualizza altri dati La finestra visualizza altri dati del protocollo quali eventuali allegati il riferimento al procedimento assegnato l indicazione della materia argomento ed eventuali note di carattere pubblico e o riservate Vengono inoltre riportate le autorizzazioni in modifica e lettura assegnate al protocollo e la traccia ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04004 Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti SCHEMI PER DESCRIZIONE Questa sezione permette la gestione degli Schemi dei protocolli predefiniti ossia de
255. lla vista che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni carat
256. llegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni
257. llegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel
258. lli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni a
259. llo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna al
260. lo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in en
261. lo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le oper
262. loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l i
263. ltro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento
264. matici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi docume
265. mente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numero Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del documento verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritor
266. mento amministrativo 1 Per documento amministrativo si inten de ogni rappresentazione comunque forma ta del contenuto di atti anche interni pro dotti e acquisiti ai fini dell attivit ammini strativa 2 Per documento amministrativo del Co mune di Cento si intende quello prodotto e acquisito nello svolgimento della propria attivit o nell esercizio delle proprie fun zioni art 3 Definizione di archivio 1 Per archivio si intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svol gimento della propria attivit e nell eser cizio delle proprie funzioni dal Comune di Cento 2 Fanno parte dell archivio del Comune di Cento anche gli archivi e i documenti ac quisiti per dono deposito acquisto o a qualsiasi altro titolo CAPO II DISPOSIZIONI GENERALI art 4 Unicit dell archivio 1 L archivio pur suddiviso in archivio corrente archivio di deposito e archivio storico unico art 5 Suddivisioni dell archivio 1 L archivio suddiviso funzionalmente in archivio corrente archivio di deposito e archivio storico 2 Per archivio corrente si intende il com plesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di i struttoria e di trattazione o comunque se conclusi verso i quali sussista un interesse corrente 3 Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi per i quali
267. ministrativi dal protocollo all archivio storico art 28 Inalterabilit immodificabilit e validit degli elementi obbligatori del protocollo 1 La registrazione degli elementi obbliga tori del protocollo non pu essere modifi cata n integrata n cancellata ma soltan to annullata mediante un apposita procedu ra descritta nel successivo art 33 2 L inalterabilit e l immodificabilit de gli elementi obbligatori del protocollo deve essere garantita in via informatica attraver so l irreversibilit o con la protezione con sistemi di crittografia digitale art 29 Individuazione degli elementi accessori del protocollo 1 Il protocollo pu prevedere elementi ac cessori rilevanti sul piano amministrativo organizzativo e gestionale sempre che le rispettive informazioni siano disponibili art 30 Tipologia degli elementi accessori del protocollo 1 Gli elementi accessori del protocollo gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori sono legati alle seguenti funzioni a gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi b gestione dell archivio c gestione delle banche dati 2 Gli elementi accessori del protocollo le gati alla gestione degli affari e dei proce dimenti amministrativi sono i seguenti a data di arrivo espressa nel formato an no mese giorno con l anno composto da quattro cifre b data di partenza espressa nel formato anno mese giorn
268. mped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso
269. n particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato
270. n sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estrem
271. nale IRPEF IV 1 04 CONTABILITA adozioni di minori VII 11 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST affidamento familiare di minori VII 11 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST affissioni tassa IV 15 04 TRIBUTI Bozza proposta il 16 maggio 2003 dal gruppo di lavoro di nomina ministeriale coordinato dalla Dott ssa Giorgetta Bonfiglio Dosio Parte delle voci di indice sono state desunte da D BRUNETTI D BACINO L archivio comunale Manuale di gestione per la tenuta e la gestione dei beni archivistici Rimini 2001 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE affitto edilizia residenziale pubblica canoni di VII 14 05 UFFICIO CASA locazione ACER affitto beni immobili comunali IV 9 06 LL PP Agricoltura VII 1 06 SUAP Agriturismi VII 6 06 SUAP AIRE Anagrafe Italiani Residenti all Estero XI 2 01 SS DD ANAGRAFE albo degli scrutatori XII 1 01 SS DD ELETTORALE albo pretorio I 6 e repertorio apposito 03 ARCHIVIO GENERALE Allevamento VII 1 06 SUAP Alluvioni VI 10 06 URP E LL PP Ambiente VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE ambiente urgenze segnalate dai vigili del fuoco VI 9 02 E 06 P M E URBANISTICA AMBIENTE anagrafe canina x 5 06 URP animali randagi x 5 02 P M annotazioni sui registri di stato civile XI 1 01 SS DD STATO CIVILE antimafia certificazioni funzione non comunale il singolo certificato va inserito nel fasc cu
272. nali organizzazione VII 6 03 CULTURA feste popolari organizzazione VII 6 03 CULTURA feste religiose organizzazione VII 6 03 CULTURA UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE feste organizzazione VII 6 03 CULTURA festoni di Natale istallazione nelle vie cittadine VII 6 03 CULTURA fiere e mercati VII 5 02 P M fogli di congedo XII 2 01 SS DD LEVA fogli matricolari dei militari XII 2 01 SS DD LEVA fognatura costruzione VI 5 06 LL PP fognatura gestione VI 8 06 E 04 LL PP E CONTABILITA fontane pubbliche costruzione VI 5 06 LL PP fontane pubbliche gestione VI 8 06 LL PP formazione delle liste di leva XII 1 01 SS DD LEVA frazioni 1 2 DIV SETTORI fuochi d artificio IX 4 02 P M furti negli uffici IV 10 04 ECONOMATO gas tossici VI 9 02 E 06 P M E URBANISTICA AMBIENTE gas messa in esercizio di impianti per emissioni VI 9 02 E 06 P M E URBANISTICA E AMBIENTE di gas gasdotto costruzione VI 5 06 LL PP gasdotto gestione VI 8 03 SEGRETERIA gazzetta ufficiale acquisto IV 11 04 ECONOMATO gazzetta ufficiale pubblicazione sulla la singola richiesta di pubblicazione DIV SETTORI va inserita nel fasc cui si riferisce e di cui acquisisce la classifica gemellaggi I 14 03 CULTURA giardini pubblici VI 5 06 LL PP giochi della giovent VII 7 06 IMPIANTI SP
273. nando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di
274. ndo il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI
275. ne Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a
276. ne dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inserimento dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingress
277. ne dei dati dell Unit Organizzativa inserita Organizzazione politica Elenchi per la visualizzazione dei dati inseriti relativi all Organizzazione Politica Inserimento di un nuovo amministratore e di un nuovo Organo Collegiale Funzioni per la gestione dei dati dell amministratore inserito Funzioni per la gestione dei dati dell Organo Collegiale inserito Soggetti Elenchi dei soggetti e delle categorie inserite Inserimento di un nuovo soggetto e di una nuova categoria Funzioni per la gestione dei dati del soggetto inserito Funzioni per la gestione dei dati della categoria inserita Titolario d archivio Visualizzazione della classificazione del Titolario d archivio per categoria Inserimento di una nuova voce di classificazione del Titolario d archivio Funzioni di gestione della voce del Titolario d archivio Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 01000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Il prodotto permette di definire le anagrafiche e una struttura organizzativa flessibile ed adattabile alle esigenze dell Ente per quanto riguarda il numero di livelli le relazioni tra questi e le denominazioni da dare ai livelli Per struttura operativa dell Ente si intende l organizzazione nella quale sono inquadrati dirigenti funzionari ed impiegati finalizzata ovviamente allo svolgimento delle attivit dell Ente Ad esempio molti pi
278. ne di documenti COMUNE DI CENTO Richiesta n 200 AI Responsabile dell Archivio Generale del Comune di Cento Oggetto Richiesta di pubblicazione di documenti immagini conservati presso l Archivio Generale del Comune di Cento D enmento dAdNA rile ipa A nome e per conto proprio della casa editrice chiede Di essere autorizzato a pubblicare nell opera a stampa 0 A tal fine dichiara sotto la propria responsabilit 1 di impegnarsi a sottoporre preventivamente all esame del Responsabile dell Archivio Generale le didascalie relative alle riproduzioni richieste 2 di impegnarsi a consegnare a titolo gratuito all Archivio Generale del Comune di Cento n 3 esemplari dell opera pubblicata Cento li Firma Visto si autorizza la pubblicazione Il Responsabile dell Archivio Generale 10 Sala stud mn delle presenze liero istro giorna i regis Allegato 15 Modello d LO GASPARI Murciano di R esiabole data segnatura archivistica del pezzo richiesto in consultazione descrizione come da inventario del pezzo richiesto in consultazione generalit del richiedente firma del richiedente alla consegna del pezzo firma del richiedente alla restituzione del pezzo firma del responsabile di sala N N Documento immagine N prog Serie busta da riprodurre copie N
279. ne stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per Organo Collegiale e per ragione sociale L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa organizzata in gruppi in corrispondenza dei diversi Organi Collegiali dell Ente ed filtrata ad una certa data che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione dell Organo Collegiale e riporta l elenco dei consiglieri cos come definiti in fase di configurazione Per ogni consigliere viene riportato il nominativo il numero ordine il ruolo e l incarico svolto il telefono e l e mail Nella stampa inoltre riportato indicazione sull Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine RUBRICA La funzione permette di visualizzare la rubrica dei soggetti dell Ente in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per Categoria e per ragione sociale del soggetto L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione d
280. nestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numero Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica
281. ni ruolo funzione definito vengono riportati la descrizione assegnata della funzione svolta e i diversi ruoli associati ad essa Selezionando la descrizione del Ruolo Funzione l utente accede ad un modulo che visualizza in dettaglio i dati relativi alle funzionalit concesse dalla definizione di quel ruolo e l elenco dei permessi assegnati riportati nel campo Elementi presenti e che indicano gli utenti abilitati alle funzionalit sopra impostate L operatore abilitato cliccando il bottone Modifica potr accedere alla funzione di modifica dei dati Riferimento 10004 Inserimento di un nuovo ruolo funzione NUOVO RUOLO FUNZIONE La funzione permette di creare un Nuovo Ruolo Funzione La definizione di un ruolo funzione consente agli utenti abilitati perch inseriti nell elenco degli elementi presenti di assolvere alle funzioni assegnate attraverso la selezione di specifiche funzionalit scelte tra quelle disponibili consentita la definizione di nuovi ruoli anche al di fuori di quelli previsti nelle strutture organizzative e politiche al fine di rendere pi flessibile l assegnazione dei permessi In fase di inserimento viene considerato obbligatorio solo il campo che definisce il nome del ruolo funzione L operatore ha a disposizione un elenco di funzioni che definiscono azioni specifiche attivabili in presenza dei moduli operativi a cui si riferiscono L assegnazione di opportune funzionalit a specifici profili consente l ab
282. non risulta pi necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussi sta un interesse sporadico 4 Per archivio storico si intende il com plesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati previa l effettuazione delle operazioni di scarto alla conservazione illimitata nella sezione separata d archivio art 6 Diritto di accesso e diritto di consultazione 1 Gli uffici uniformano la propria attivit al principio della trasparenza dell azione amministrativa del diritto di accesso ai do cumenti dell archivio corrente e pag l Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico dell archivio di deposito nonch della o stensibilit del fascicolo archivistico art 7 Conservazione e versamento degli archivi 1 L archivio corrente conservato dai re sponsabili dei procedimenti amministrativi 2 L archivio di deposito incrementato annualmente attraverso un piano di versa mento predisposto dall Archivio generale in collaborazione con gli uffici e servizi 3 L archivio storico conservato dall Archivio generale art 8 Funzioni dell Archivio generale 1 L Archivio generale a coordina la gestione del protocollo e sercita il controllo sulla formazione dell archivio corrente e provvede alla tenuta dell archivio di deposito e dell archivio storico
283. nsediamento In corrispondenza di ciascun amministratore viene indicato lo stato di accesso o validit e se disponibili il numero di telefono del domicilio e recapito Riferimento 01006 Inserimento di un nuovo amministratore e di un nuovo Organo Collegiale NUOVO AMMINISTRATORE La funzione permette l inserimento dei dati anagrafici di un Amministratore per l Organizzazione Politica dell Ente L operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione In fase di inserimento in maniera analoga all inserimento di un nuovo funzionario sono considerati obbligatori i campi che definiscono il cognome e nome dell amministratore Viene data poi la possibilit di specificare l inquadramento dell Organo Collegiale di appartenenza il codice fiscale il sesso la data e il comune di nascita i dati del domicilio e del recapito il titolo di cortesia postale e numero di voti ricevuti Alla conferma dell inserimento del novo amministratore nella composizione degli organi collegiali pulsante Salva viene richiesto se l informazione va storicizzata questo per consentire la visualizzazione dei membri degli organi collegiali ad una data qualsiasi NUOVO ORGANO COLLEGIALE La funzione permette di creare un Organo Collegiale per l Organizzazione Politica intesa come struttura nella quale sono inquadrate le persone appartenenti agli organi decisionali e politici dell Ente ossia un raggruppamento di amministratori L
284. nserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo consentendo successivamente di eseguire la firma ACQUISISCI IMMAGINI La funzione permette l acquisizione di immagini attraverso l uso di scanner e o selezionandole da file system Le immagini saranno importate nel protocollo come allegati e visibili nella sezione Immagini acquisite in fondo al record Questa funzionalit visibile solo se stato acquistato il prodotto Acquisizione Immagini RENDI RISERVATO Questa funzione permette all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETO
285. ntali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo
286. nte cancellato Riferimento 01004 Funzioni per la gestione dei dati dell Unit Organizzativa inserita MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Unit Organizzativa SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati dell Unit Organizzativa e di ritornare alla vista SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati dell Unit Organizzativa e permette l inserimento dei dati di una nuova Unit Organizzativa CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati dell Unit Organizzativa e permette di ritornare alla vista CANCELLA La funzione sposta il modulo contenente i dati dell Unit Organizzativa nel cestino L operatore potr decidere successivamente di ripristinarlo ELIMINA La funzione elimina in modo definitivo il modulo dal database RIPRISTINA La funzione ripristina il modulo precedentemente cancellato Riferimento 01005 Elenchi per la visualizzazione dei dati inseriti relativi all Organizzazione Politica ORGANIZZAZIONE POLITICA Per Organizzazione Politica si intende la struttura nella quale sono inquadrate le persone appartenenti agli organi decisionali e politici dell Ente sindaco assessori capigruppo dett
287. nti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazi
288. nto verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario del documento I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il val
289. nza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 Firma del documento informatico FIRMA
290. nzioni e quindi al piano di classificazione di cui si dota e perch si tratta di concetti che dovrebbe essere consolidati nella professionalit degli archivisti In proposito va ricordato che il fascicolo l aggregazione organizzata di documenti recanti tutti la medesima classifica prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto In effetti mentre il titolario di classificazione prevede quello che pu esserci la potenza per usare il linguaggio aristotelico il fascicolo contiene i documenti relativi ad un preciso e concreto fatto quello che si svolto l atto sempre nel linguaggio aristotelico Esistono oltre ai fascicoli per affare appena descritti i fascicoli per persona fisica o giuridica ognuno dei quali comprende ed costituito dai documenti relativi alla medesima persona fisica ad esempio i fascicoli dei dipendenti oppure quelli delle persone assistite dai servizi sociali etc oppure giuridica ad esempio i fascicoli delle associazioni di volontariato 15 L individuazione di un lessico non equivoco e non ripetitivo ma rigorosamente preciso e appropriato un requisito essenziale della logica classificatoria 16 L affare termine assente nella normativa in vigore ma attestato in quella precedente in particolare il RD 25 gennaio 1900 n 35 art 34 Approvazione del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni c
291. o Gestione organigramma Politico Visualizza dettaglio politico Visualizza storico Gestore documenti Gestore fascicoli e procedimenti Gestore protocollo Gestore ufficio protocollo Protocolla documenti e atti Gestore proposta Gestore seduta atti collegiali Gestore atti monocratici Gestore contratti Richiedi statistiche Pubblica statistiche Gestore stampe tutte Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocol
292. o Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Riferimento 04014 Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo RENDI RISERVATO La funzione permette di assegnare diritti di visione ad un particolare utente o gruppo di utenti rendendo di fatto riservato il protocollo L utente ha la possibilit di eliminare eventuali utenti o gruppi di utenti gi presenti negli accessi in lettura attraverso il pulsante Elimina oppure di introdurne dei nuovi attraverso il pulsante Aggiungi Ad operazione ultimata viene ricaricata la lista dei protocolli il protocollo reso riservato individuabile attraverso l apposita icona Riferimento 04015 Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo CHIUDI La funzione chiude la finestra corrente contenente la tracciatura delle operazioni effettuate sul campo del protocollo Riferimento 04016 Verifica del documento informatico da protocollare PROTOCOLLA DOCUMENTO La funzione consente di assegnare un protocollo al documento allegato al messaggio di posta elettronica
293. o con l anno composto da quattro cifre c ora e minuto di registrazione d estremi del provvedimento di differi mento dei termini di registratura e tipo di spedizione ordinaria espressa corriere raccomandata con ricevuta di ritorno telefax etc f collegamento a documenti precedenti e susseguenti g indicazione degli allegati su supporto informatico h nominativo del destinatario di copia per conoscenza 1 U O R del procedimento amministrati VO j nominativo del responsabile del proce dimento amministrativo k oggetto del procedimento amministrati VO 1 termine di conclusione del procedimen to amministrativo m stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo n tipologia del documento amministrati vo con indicazione esplicita di quello sottratto all accesso o con accesso dif ferito o immagine informatica del documento amministrativo 3 Gli elementi accessori del protocollo le gati alla gestione dell archivio sono i se guenti a classificazione del documento attraver so il titolario titolo classe e fascicolo eventuale sottofascicolo e inserto b data di istruzione del fascicolo c numero del fascicolo d numero del sottofascicolo e numero dell inserto f data di chiusura del fascicolo g repertorio dei fascicoli h codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e o del documento i numero di repertorio della serie j
294. o la copia conforme invece va conservata nel rispettivo fascicolo e o sot tofascicolo inserto cio insieme ai docu menti che afferiscono al medesimo proce dimento amministrativo art 17 Elementi di garanzia e d informazione dei documenti 1 I documenti prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti devono riportare opportunamente evidenziate e se disponibili le seguenti informazioni a sigillo del Comune e la dicitura Comu ne di Cento b settore servizio o ufficio di riferimento c indirizzo completo via numero c a p citt provincia stato e codice fiscale d numero di telefono e numero di telefax f indirizzo di posta elettronica g data completa luogo giorno mese an no scritta per esteso h numero di protocollo 1 eventuale numero di repertorio generale 1 indice di classificazione composto da anno di apertura del fascicolo titolo pag 4 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico classe fascicolo e da altre eventuali suddivisioni m numero degli allegati n descrizione degli allegati o numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente p oggetto del documento q sigla del responsabile della immissione dei dati con relativa firma autografa o informatica digitale r sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma auto gra
295. o all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centralizzata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o inte
296. o dei dati sono previste una serie di funzioni che vanno dalla creazione di schemi di registrazione che impostano valori predefiniti per quasi ogni campo oggetto di registrazione fino al completamento del valore impostato in un campo sulla base di pochi caratteri inseriti Adattabilit all organizzazione dell ente protocollo centralizzato e protocollo decentrato In fase di parametrizzazione possibile definire se si vuole un protocollo centralizzato dove ogni servizio ed ufficio deve inviare ad uno specifico servizio i documenti per la protocollazione oppure che il singolo servizio o ufficio possa provvedere in proprio alla protocollazione ferma restando naturalmente l unicit della numerazione assegnata Riferimento 04001 Elenco dei protocolli registrati PROTOCOLLO PER ANNO Il modulo Protocollo gestisce il registro di Protocollo dell Ente e le operazioni di registrazione e di segnatura secondo le precise norme dettate dal Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa vedi rif 2 art da 52 a 57 Il sistema di Protocollo se integrato con la casella di posta dell Ente e la firma digitale prevede la possibilit di attivare direttamente la registrazione del protocollo all atto della ricezione della posta Inoltre se presente il modulo di gestione dei Documenti il Protocollo si integra con questo consentendo l invio del documento in ingresso all Unit Organizzativa competente La gestione del Protocollo pu essere centraliz
297. o di classificazione per i Comuni Va preliminarmente richiamata la distinzione tra funzione e competenza la funzione il compito istituzionale che la legge attribuisce a un determinato ente nel nostro caso ai Comuni la competenza l attribuzione di una funzione a un determinato ufficio del medesimo ente Quindi le funzioni attribuite ai Comuni sono uguali per tutti i Comuni grandi o piccoli che essi siano nel senso che tutti i Comuni sono chiamati ad esercitare le medesime funzioni mentre all interno di due diversi Comuni la medesima funzione pu essere attribuita a uffici diversi e perfino all interno dello stesso Comune la distribuzione delle funzioni agli uffici pu cambiare radicalmente da un anno all altro M titolario di classificazione che serve per suddividere i documenti in base alla materia di cui trattano deve essere determinato nella sua articolazione tramite l analisi delle funzioni In tal caso possibile stabilire un sistema di classificazione dei documenti omogeneo per tutti i Comuni il che consente la comunicazione e in ambiente digitale l interoperabilit dei sistemi richiesta dalla legge L adozione del titolario certamente un atto di organizzazione dell ente e pertanto va deliberato dalla Giunta comunale unitamente al manuale di gestione del quale costituisce anche sotto forma di allegato un elemento rilevante Tale provvedimento va comunque preceduto dalla individuazione ad opera sempre d
298. obile sia mobile alla acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento dell attivit Entrate Uscite Partecipazioni finanziarie Bilancio preventivo variazioni di bilancio verifiche contabili Piano esecutivo di gestione PEG Rendiconto della gestione Adempimenti fiscali Inventari e consegnatari dei beni Beni immobili 10 Beni mobili 11 Economato VP LD UBAWNE 6 T U 267 2000 art 149 Principi generali in materia di finanza propria e derivata Disposizioni generali artt 178 181 D lgs 504 1992 D lgs 446 1997 D lgs 244 1997 D lgs 23 ottobre 1998 n 410 70 Nella redazione di questo titolo si preferito trascurare la classificazione delle entrate operata dal T U art 149 che comunque si riporta a imposte proprie 1 ICI imposta comunale sugli immobili istitutita dal D lgs 504 92 2 imposta comunale sulla pubblicit 3 diritti sulle pubbliche affissioni istituite dal T U F L e ridisciplinate dal D P R 639 72 revisionate dal D lgs 507 93 e dal D lgs 446 97 b addizionali e compattecipazioni ad imposte erariali o regionali 1 addizionale sul consumo dell energia elettrica istituita nel 1982 2 addizionale IRPEF istituita dal D lgs 360 98 c tasse e diritti per servizi pubblici 1 TOSAP tassa per occupazione di spazi ed aree pubbliche disciplinata dagli artt 192 e segg del T U F L e revisionata dal D lgs 507 93 dal D lgs 566 93 e
299. ocolli in uscita con indicazione del destinatario e dell oggetto e alcuni riferimenti al protocollo come la descrizione dell unit organizzativa e il documento originale Nella stampa inoltre indicato l Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine PER UNIT ORGANIZZATIVA La funzione permette di visualizzare il registro protocollo dell Ente per Unit Organizzativa in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per Unit Organizzativa e numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno e o data del protocollo nella forma da a e codifica dell unit organizzativa valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione dell unit organizzativa e del responsabile associato e distingue i protocolli in entrata da quelli in uscita oppure interni Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma anno numero e data i nominativi d
300. olo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Co
301. on l indicazione che il documento integrale consultabile presso l Ufficio Relazioni con il Pubblico 3 Al termine della pubblicazione 1 U R P provveder a restituire il documento inte grale all ufficio protocollo per i successivi adempimenti art 82 Accesso e rilascio copie 1 Il diritto di accesso disciplinato dal vi gente Regolamento si esercita sia in via formale che informale richiedendo copia o visione del documento pubblicato preci sando a le generalit del richiedente b gli estremi o gli elementi che consenta no l individuazione del documento oggetto della richiesta c la specificazione e se necessaria la pro va dell interesse connesso all oggetto della richiesta 2 La richiesta di accesso formale deve es sere redatta di norma su apposito modulo indirizzato al responsabile del procedimen to 3 Il diritto di accesso si esercita in via in formale mediante richiesta anche verbale al responsabile del procedimento art 83 Annullamento di una registrazione 1 possibile richiedere con adeguata mo tivazione l annullamento di una pubblica zione 2 Poich non ammessa la formula di Errata Corrige se si riscontrano errori nel documento pubblicato si deve annulla re la registrazione del documento errato e pubblicare il documento corretto ricomin ciando il computo dei giorni di pubblica zione 3 La registrazione verr annullata ap ponendo la dicitur
302. on ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo
303. on la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di
304. onale 1 9 05 PERSONALE part time II 12 05 PERSONALE passaporti XI 2 01 SERVIZI DEMOGRAFICI ANAGRAFE pasti a domicilio per anziani VII 12 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST Pastorizia VII 1 06 SUAP patrocinio gratuito eventi culturali VII 6 03 CULTURA patrocinio gratuito eventi sportivi VII 7 06 IMPIANTI SPORTIVI patrono festa VII 6 00 DIREZIONE GENERALE pensionati comunicazioni INPDAP sulla qualit XI 2 01 SERVIZI DEMOGRAFICI di personale non dipendente dell ente ANAGRAFE pensionati comunicazioni INPDAP sulla qualit I 10 05 PERSONALE di personale dipendente pensioni civili pratiche per le XI 2 01 SERVIZI DEMOGRAFICI ANAGRAFE pensioni di guerra pratiche per le XI 2 01 SERVIZI DEMOGRAFICI ANAGRAFE pensioni certificati di iscrizione XI 2 01 SERVIZI DEMOGRAFICI ANAGRAFE permessi del personale dipendente IN 12 05 PERSONALE 15 UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE permessi a costruire VI 3 e repertori specifici 06 URBANISTICA personal computer acquisto IV 10 00 SISTEMI INFORMATIVI personale III e la classe specifica o fascicolo 05 PERSONALE personale personale non di ruolo fascicoli fascicoli nominativi 05 PERSONALE personale di ruolo fascicoli fascicoli nominativi 05 PERSONALE personale di ruolo e non di ruolo contratti fascicoli nominat
305. one Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre sono previste tutta una serie di stampe che consentono di organizzare le registrazioni secondo le modalit pi svariate per area servizio per assegnatario etc Facilitazioni all inserimento dei dati L immissione dei dati un fattore critico nell ambito del protocollo per facilitare l inseriment
306. one aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protoco
307. one dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel q
308. oni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del do
309. ora di stampa e la numerazione delle pagine PROTOCOLLI IN USCITA La funzione permette di visualizzare la stampa distinta dei protocolli in uscita del registro protocollo dell Ente e fornisce indicazione degli addebiti dei costi di spedizione per ciascun intestatario La stampa viene presentata in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per anno numero del protocollo e il tipo spedizione L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno del protocollo data di spedizione nella forma da a il tipo di spedizione nella forma Da A valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in uscita desiderata Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione del tipo spedizione Per ogni protocollo e ciascun intestatario sono riportati dati obbligatori quali anno e numero il nominativo dell intestatario con relativo indirizzo la data e l importo di spedizione Nella stampa inoltre riportato indicazione sull Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine S
310. ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di
311. ore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04013 Azioni sull intestatario del protocollo SALVA La funzione permette di memorizzare i dati dell intestatario nel caso in cui l utente abbia scelto di introdurre una comunicazione per l intestatario stesso Vengono riportati dati quale Numero Ragione Sociale ed Indirizzo che di fatto non sono modificabili mentre l utente pu specificare la data e le note della comunicazione Sul salvataggio il form ritorna alla lista degli intestatari mostrando la modifica effettuata CHIUDI La funzione permette all utente di chiudere la finestra che riporta il dettaglio dei dati dell intestatario selezionato riproponendo di fatto la lista completa degli intestatari per una eventuale selezione Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del documento verr compilato con la lista degli intestatari introdotti CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indir
312. ornalie ro di protocollo riversandolo su supporti informatici non riscrivibili 2 Il registro giornaliero di protocollo va tenuto da un soggetto appositamente no minato diverso dal responsabile del proto collo informatico 3 Entro il mese di marzo il responsabile del protocollo informatico provvede alla stampa del registro di protocollo dell anno precedente e verificata la congruit delle registrazioni allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell anno precedente 4 Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli ele menti accessori del protocollo intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi il respon sabile del protocollo informatico provvede entro il mese di giugno alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente CAPO V SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTARIO FLUSSO E GESTIONE ARCHIVISTICA DEL DOCUMENTO art 42 Disposizioni sull apertura della corrispondenza in arrivo 1 La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata 2 La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi a corrispondenza riportante l indicazione offerta gara d appalto e simili o comunque dalla cui confezione si evin ca la partecipazione ad una gara ad es ceralacca sulla busta b corrispondenza indirizzat
313. ote 0 y A Vil A WI N j N p j N j w p A j Vi j e j N j ee j N N N N N W N da Totale fotocopie formato A 4 n Totale fotocopie formato A 3 n Il Responsabile di sala Allegato 16 Dichiarazione Si impegna a rispettare quanto previsto dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196 Codice in materia di protezione dei dati personali in particolare dagli artt 101 e 105 quanto previsto dal Decreto Legislativo del 22 gennaio 2004 n 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio ai sensi della legge 6 luglio 2002 n 137 in particolare gli artt 122 127 I documenti contenenti dati personali trattati per scopi storici possono essere utilizzati tenendo conto della loro natura solo se pertinenti e indispensabili per il perseguimento di tali scopi I dati personali diffusi possono essere utilizzati solo per il perseguimento dei medesimi scopi Si impegna altres a rispettare quanto previsto dal Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici del 2001 in particolare gli artt 9 e 11 quanto previsto dal Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici del 2004 L utente pu utilizzare i dati elaborati o le copie d
314. otocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore
315. pecificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli de
316. perabilit dei sistemi insistere perch i Comuni adottino un sistema di classificazione condiviso Il titolario elaborato dal Gruppo pu essere utilizzato da qualsiasi degli oltre 8 000 Comuni italiani grandi o piccoli che siano perch stato disegnato tenendo conto delle funzioni uguali per tutti i Comuni e non delle competenze che invece variano da Comune a Comune A differenza del titolario che pu essere strumento unico e condiviso per tutti i Comuni italiani il manuale di gestione dovr essere ritagliato in modo specifico sull organizzazione di ciascun Comune Il titolario prodotto dal Gruppo il risultato di un confronto fra persone dalla vasta e consolidata esperienza che hanno studiato il problema nella sua complessit con un bagaglio variegato di conoscenze mettendo a frutto l evoluzione normativa e il dibattito scientifico che di recente si positivamente incrementato coinvolgendo non solo teorici dell archivistica e dell amministrazione ma anche archivisti e amministratori L art 67 del DPR 445 2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie raccomandando di mantenerne l ordinamento originario nel trasferimento dall archivio corrente a quello di deposito non accenna per n alla realizzazione di repertori in particolare quello dei fascicoli n ai criteri di costituzione e organizzazione delle serie forse proprio perch si tratta di questioni legate alla natura di ciascun ente produttore alle sue fu
317. perazioni di scarto sulla base del massimario per i comuni redatto nel 2002 dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana o da quanto verr stabilito in seguito piano di conservazione TITOLO II SERVIZI PER IL PUBBLICO Art 9 Orario d apertura al pubblico L Archivio aperto al pubblico previo appuntamento nelle giornate e negli orari stabiliti da apposita determinazione dirigenziale Si possono effettuare chiusure straordinarie per gravi problemi e motivate esigenze di servizio Art 10 Accesso all Archivio e alla sala studio L accesso alla documentazione archivistica libero e consentito per motivi di studio ragioni amministrative e private a chiunque ne faccia motivata richiesta La ricerca storica scientifica presso la sezione separata d Archivio libera e gratuita Sono invece soggette a pagamento le ricerche per conto terzi la Giunta Comunale con apposito provvedimento stabilisce l importo del rimborso dovuto per l assistenza e la ricerca effettuate dal personale dipendente dell Archivio Generale Per accedere all Archivio necessario esibire un documento d identit valido e presentare una richiesta scritta di autorizzazione sull apposito modello Nella richiesta di autorizzazione devono essere riportati gli estremi del documento d identit e l argomento della propria ricerca l autorizzazione strettamente personale e ha validit annuale Per ogni documento richiesto
318. personalmente dal mittente o da altra per sona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta con segna l ufficio protocollo autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento protocollato 2 Qualora non sia possibile protocollare immediatamente il documento l ufficio protocollo comunica al mittente o ad altra persona incaricata il termine entro il quale il documento verr protocollato impe gnandosi a far pervenire la copia del do cumento protocollato all indirizzo recapito anche informatico e mail telefax etc indicato dal mittente 3 La semplice ricevuta da allegare al do cumento non riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori 4 Qualora il documento sia composto di pi pagine sufficiente la fotoriproduzio ne della prima pagina mentre eventuali ul teriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocolla re 5 Il documento in arrivo pu essere pre ventivamente visionato dall U O R del pag 11 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico procedimento amministrativo al fine di ri levare la completezza e la regolarit della documentazione presentata art 47 Determinazione dell Unit Organizzativa Responsabile del documento in arrivo 1 Dopo essere stato protocollato il docu mento in arrivo passa all U O R del pro cedimento ammin
319. plificazione amministrativa e archivistica compiuta per l industria con l istituzione dello sportello unico per gli impianti produttivi Stato civile Anagrafe e certificazioni Censimenti Polizia mortuaria e cimiteri a Repertori Registro dei nati Registro dei morti Registro dei matrimoni Registro di cittadinanza Serie Registri di seppellimento Registri di tumulazione Registri di esumazione Registri di estumulazione Registri di cremazione 141 RD 9 luglio 1939 Ordinamento dello stato civile come rettificato dal Codice civile e dal DPR 3 novembre 2000 n 396 142 DPR 30 maggio 1989 n 223 Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente Va classificato qui tutto il carteggio prodotto nello svolgimento dell attivit di certificazione d identit carte d identit passaporti libretti di lavoro etc Rientra in questa classe anche il carteggio relativo alla formazione a cura delle Corti d appello del Albo dei giudici popolari 143 Si deciso di riconnettere al Titolo Servizi demografici tutto il carteggio relativo da un lato alle pratiche connesse con la morte di una persona nel territorio comunale e d altro canto la gestione degli spazi cimiteriali Resta inteso che la costruzione dei cimiteri resta classificata nel Titolo VI nelle classe 5 Opere pubbliche e la concessione delle aree e dei loculi va repertoriata fra le concessioni di suolo pubblico Titolo IV 14 Si p
320. protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti infor
321. pubblico Politica del personale ordinamento degli uffici e dei servizi 10 Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale 11 Controlli esterni 12 Editoria e attivit informativo promozionale interna ed esterna 13 Cerimoniale attivit di rappresentanza onorificenze e riconoscimenti 14 Interventi di carattere politico e umanitario rapporti istituzionali 15 Forme associative per l esercizio di funzioni e servizi DLP LD UBALWYN 23 Si intendono le circolari di carattere generale pervenute al Comune quelle specifiche su una singola materia vanno inserite nel rispettivo titolo classe 24 Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale delle circoscrizioni non quelli prodotti dalle circoscrizioni per i quali va predisposto un apposito titolario 25 T U 267 2000 art 15 Modifiche territoriali fusione ed istituzione di comuni att 17 Circoscrizioni di decentramento In questa classe vanno classificati solo i documenti relativi all individuazione delle circoscrizioni di decentramento non il carteggio con i quartieri che va inserito nella classe relativa alla materia trattata si vedano le Considerazioni preliminari La classe comprende anche la numerazione civica e l attribuzione al Comune del titolo di citt T U 267 2000 art 18 26 T U 267 2000 art 6 Statuti comunali e provinciali 27 T U 267 2000 art 7 Regolamenti 28 Comprende
322. r repertorio dei fascicoli si intende l elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli pag 14 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico istruiti all interno di ciascuna classe e ri portante oltre che l oggetto dell affare o del procedimento amministrativo l indice di classificazione completo anno titolo classe e numero del fascicolo 3 Nell indice di classificazione deve esse re indicata anche l eventuale presenza di sottofascicoli o inserti a loro volta nume rati progressivamente all interno del fasci colo se sottofascicolo o del sottofascicolo se inserto 4 Nel repertorio va annotata anche la mo vimentazione dei fascicoli cio lo sposta mento fisico del fascicolo da ufficio a uffi cio e da quest ultimi all archivio 5 Il repertorio dei fascicoli ha cadenza an nuale cio inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno art 68 Massimario di selezione 1 Per massimario di selezione si intende l elenco coordinato con il titolario di clas sificazione dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione limitato o perenne CAPO VI ADEMPIMENTI NELL ARCHIVIO CORRENTE E NELL ARCHIVIO DI DEPOSITO art 69 Conservazione e custodia dei documenti 1 Il responsabile del procedimento ammi nistrativo tenuto alla corretta conserva zione e custodia dei documenti relativi ai procedimen
323. ra gli uffici competenti dell Ente e il personale abilitato Nella vista per ciascun ruolo permesso viene riportato la descrizione assegnata e l elenco delle persone inserite La selezione della descrizione del ruolo permesso fa accedere al modulo in cui sono impostati i dati Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla modifica degli elementi presenti Attenzione Per consentire una corretta gestione dell applicativo la descrizione del Ruolo Permesso non deve essere modifica Riferimento 10007 Inserimento di un nuovo ruolo permesso NUOVO RUOLO PERMESSI La funzione permette di creare un Nuovo Ruolo Permesso La creazione di un Nuovo Ruolo Permesso comporta l assegnazione obbligatoria del campo Nome Ruolo definendo cos un nome di riferimento per l individuazione dell insieme specificato di elementi L operatore ha la possibilit di definire gli elementi a cui assegnare il ruolo permesso selezionandoli dalla lista in cui vengono riportati i nominativi dei diversi uffici dell Ente e dei funzionari La selezione di questi elementi determina in fase di definizione di permessi nei diversi moduli l effettiva assegnazione dei permessi Attenzione Per consentire una corretta gestione dell applicativo la descrizione del Ruolo Permesso non deve essere modifica Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali a
324. ra insorgano esigenze pratiche il fascicolo pu essere distinto in sottofasci coli i quali a loro volta possono essere di stinti in inserti 4 L esaurimento del procedimento ammini strativo cio la data di chiusura del rispetti vo fascicolo sottofascicolo o inserto si rife risce alla data dell ultimo documento prodot to cio del documento che conclude il pro cedimento amministrativo stesso art 65 Gestione dei documenti nel fascicolo 1 I documenti vanno conservati all interno del fascicolo del sottofascicolo e dell inserto secondo l ordine progressivo di registrazione cio di sedimentazione secondo il numero di protocollo ad essi at tribuito o se assente secondo la propria data 2 Ogni fascicolo ha una copertina nella quale deve essere indicato l anno di apertu ra il titolo la classe il numero del fascico lo l oggetto dell affare o del procedimento amministrativo nonch l eventuale pre senza di sottofascicoli o inserti art 66 I fascicoli del personale 1 Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo che pu essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant altro ritenuto necessario 2 I fascicoli del personale costituiscono una serie che va archiviata in ordine di matricola o alfabetico per cognome e no me art 67 Repertorio dei fascicoli 1 I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli 2 Pe
325. ramma operativo dell Ente in corrispondenza di una certa data selezionabile dall operatore se abilitato a compiere questa funzione dalla definizione del relativo Ruolo Funzione Come per ORGANIZZAZIONE OPERATIVA anche qui vengono visualizzati i raggruppamenti di Funzionari categorizzati in base all Unit Organizzativa ma filtrati da una data di validit non viene data per la possibilit di accedere ad ulteriori informazioni o apportare modifiche Per ciascun Unit Organizzativa viene indicata la descrizione la codifica lo stato d accesso e il responsabile In corrispondenza di ciascun funzionario viene indicato lo stato d accesso o validit e se disponibili l indirizzo e mail il numero di telefono del domicilio e del recapito Riferimento 01002 Inserimento di un nuovo funzionario e di una nuova Unit Organizzativa NUOVO FUNZIONARIO La funzione permette l inserimento dei dati anagrafici di un nuovo dipendente o collaboratore dell Organizzazione Operativa dell Ente L operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione In fase d inserimento sono considerati obbligatori i campi che definiscono il cognome e nome del funzionario viene data poi la possibilit di specificare l inquadramento nell Unit Organizzativa d appartenenza nei termini di qualifica il codice fiscale il sesso la data e il comune di nascita i dati del domicilio e del recapito Alla conferma d inserimento pulsan
326. razioni del Consiglio comunale Deliberazioni della Giunta comunale Atti rogati dal segretario comunale contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa 2 Rientrano in questo repertorio tutti gli atti di carattere impositivo per fatti contingibili e urgenti emessi dal Sindaco con qualunque nome designati nelle differenti realt locali T U 267 2000 art 54 comma 2 Repertori di documenti in esemplare unico I documenti inseriti nei seguenti repertori sono redatti in unico originale La responsabilit della loro conservazione spetta all Archivio generale a seguito di formale versamento da parte del Responsabile della UOR e comunque secondo quanto stabilito nel manuale di gestione dei singoli Comuni Verbali degli organi collegiali del Comune vedi nota all art 15 del REGOLAMENTO Contratti e convenzioni vedi nota all art 15 del REGOLAMENTO Titolo I Amministrazione generale Questo titolo stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l attivit amministrativa dell apparato comunale 1 Legislazione e circolari esplicative Denominazione territorio e confini circoscrizioni di decentramento toponomastica Statuto Regolamenti Stemma gonfalone sigillo Archivio generale Sistema informativo Informazioni e relazioni con il
327. re Un ultima precisazione il titolario deve essere stabile nel senso che una volta adottato con provvedimento formale che in base all art 5 del DPCM 31 ottobre 2000 deve essere il manuale di gestione esso deve essere sempre utilizzato nella forma in cui stato adottato nel contempo deve essere anche dinamico nel senso che essendo stato determinato con riferimento alle funzioni esercitate dal Comune va aggiornato ogni volta che esse cambiano con le modalit cui si gi accennato frequente la domanda circa l obbligatoriet dell uso del titolario La normativa in particolare l art 50 del DPR 445 2000 stabilisce che Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione pertanto l uso del titolario obbligatorio soprattutto in ambiente informatico dove le necessit di organizzazione sono maggiori e pi stringenti rispetto al tradizionale sistema cartaceo stato rilevato che molte amministrazioni comunali non hanno pi usato il titolario per organizzare i loro documenti forse perch ritenevano inadeguato quello predisposto nel 1897 da Carlo Astengo e diffuso dal Ministero dell interno Molti Comuni hanno utilizzato titolari variamente derivati dal titolario Astengo talvolta elaborati con intenti puramente commerciali e tutto sommato poco rispondenti alle esigenze dei Comuni Il Gruppo di lavoro ritiene utile in termini di comunicazione tra istituzioni giuridicamente uguali e di intero
328. re la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo
329. recedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata Allegato 3 Indice alfabetico e sistematico Indice alfabetico del titolario di classificazione Le voci disposte in ordine alfabetico sono indicative dei procedimenti attuati dal Comune e rinviano ai relativi titolo classe e unit organizzativa responsabile L elenco sotto riportato non vuole essere esaustivo e potr essere implementato a seconda delle necessit che emergeranno UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE abbonamenti a periodici IV 11 04 ECONOMATO accesso ai documenti I 6 03 SEGRETERIA acqua erogazione VI 8 06 LL PP acqua inquinamento VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE acque monitoraggio della qualit VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE acquedotto ACOSEA S P A I 15 00 e 03 DIREZIONE GENERALE E SEGRETERIA acquedotto costruzione VI 5 06 LL PP acquisizione aree per edilizia residenziale VI 4 06 URBANISTICA pubblica acquisti di materiale di consumo IV 11 04 ECONOMATO addizionale comunale IRPEF IV 1 04 CONTABILITA adozioni di minori VII 11 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST affidamento familiare di minori VII 11 05 GEST ASSOC FUNZ SOCIO ASSIST affissioni tassa IV 15 04 TRIBUTI Bozza proposta il 16 maggio 2003 dal gruppo di lavoro di nomina min
330. referito definire repertori i registri anagrafici in quanto l inserimento dei dati segue numerazione propria in ordine cronologico con valenza giutidico probatoria Titolo XII Elezioni e iniziative popolari Il titolo stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari 1 Albi elettorali 2 Liste elettorali 3 Elezioni 4 Referendum 5 Istanze petizioni e iniziative popolari Serie Verbali della Commissione elettorale comunale 145 Albo dei presidenti di seggio Albo degli scrutatori 146 Amministrative politiche europee 147 Abrogativo confermativo consultivo 148 T U 267 2000 art 8 Partecipazione popolare Titolo XIII Leva militare Il titolo stato previsto per il carteggio prodotto nell ambito delle funzioni residuali e in via di esaurimento di leva servizio militare per quanto di competenza comunale e di oneri gravanti sui comuni Leva Ruoli matricolari Caserme alloggi e servit militari Requisizioni per utilit militari a ni 149 Funzione attribuita al sindaco quale ufficiale di governo T U 267 2000 art 54 Aztribuzioni del sindaco nei servizi di compe tenza statale Titolo XIV Oggetti diversi Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo non poteva mancare in coda il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli p
331. registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in mod
332. renda abilitato a compiere la funzione Sono cos visualizzati i dati del funzionario relativi all ambito di inquadramento Unit Organizzativa e qualifica all indirizzo del domicilio e del recapito e mail e numero di telefono Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati Alla conferma delle variazioni effettuate pulsante Salva viene richiesto se la modifica va storicizzata ossia l informazione deve essere memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifica TUTTI I FUNZIONARI La funzione consente di visionare modificare e cancellare l anagrafica dei funzionari che operano negli uffici dell Ente La pagina presenta l elenco dei Funzionari in ordine alfabetico e per ciascuno se disponibili l indirizzo del domicilio l indirizzo del recapito l indirizzo e mail e il numero di telefono L operatore potr accedere ai dati del singolo funzionario vedi Nuovo Funzionario selezionandone il nominativo ed eventualmente se lo desidera apportare delle modifiche Cliccando infatti il bottone Modifica l operatore avr accesso alla funzione di modifica Alla conferma delle variazioni effettuate pulsante Salva viene richiesto se la modifica va storicizzata ossia l informazione deve essere memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifica TUTTE LE UNITA ORGANIZZATIVE La funzione permette di visualizzare l elenco dell
333. rente e ritorna al modulo del protocollo Riferimento 04004 Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti SCHEMI PER DESCRIZIONE Questa sezione permette la gestione degli Schemi dei protocolli predefiniti ossia dei template o modelli di riferimento a disposizione dell operatore al Momento della creazione di un protocollo In fase di redazione di un nuovo protocollo l operatore potr selezionare tra gli schemi di propria pertinenza quello specifico ottenendo in tal modo l assegnazione automatica del valore dei diversi campi Potr quindi intervenire per definirne meglio le particolarit Attraverso un elenco di schemi per descrizione si ottiene il controllo sull omogeneit dei protocolli dello stesso tipo emessi dai vari uffici La pagina visualizza gli schemi in ordine alfabetico e riporta per ciascuno il codice identificativo la descrizione e l oggetto Selezionando la descrizione l utente accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati dello schema Vengono cos visualizzati i valori assegnati ai campi obbligatori dell identificativo dello schema e della descrizione l oggetto dati relativi alla classificazione nel Titolario d archivio ossia i campi Categoria Classe e Fascicolo e la materia argomento Cliccando il bottone Modifica l operatore potr accedere alla funzione di modifica dei dati Riferimento 04005 Inserimento di un nuovo schema protocollo NUOVO SCHEMA La funzione permette di creare un nuovo Sch
334. ri non ripetibili art 58 Firme e sigle sul documento interno 1 La sottoscrizione la firma e la sigla ne cessarie alla perfezione giuridica del do cumento interno vanno apposte prima della sua protocollazione se prevista art 59 Confezione del documento interno 1 La confezione busta plico o simili del documento interno deve riportare l ufficio cui afferisce il responsabile del proce dimento amministrativo art 60 Trasmissione del documento interno 1 Il responsabile del procedimento ammi nistrativo provvede alla trasmissione del documento interno oppure alla sua spedi zione se prevista di norma entro il mede simo giorno lavorativo art 61 Gestione archivistica del documento 1 Spettano al responsabile del procedi mento amministrativo le incombenze rela tive alla gestione archivistica del documen to 2 Per gestione archivistica del documento si intende l applicazione al documento in via tradizionale e informatica almeno dei seguenti strumenti a Titolario di classificazione descritto all art 62 b Massimario di selezione descritto all art 68 c Repertorio dei fascicoli descritto all art 67 e di quant altro possa essere funzionale all efficacia e all efficienza dell azione pag 13 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico amministrativa schedari rubriche indici etc art
335. rio e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione del documento interno a funzionari interni o politici dell Ente Viene data la possibilit di applicare uno schema protocollo tra quelli disponibili o in alternativa di copiare le impostazioni da un altro protocollo indicandone l anno e il numero Se il protocollo in entrata o interno la data di arrivo viene impostata alla data odierna e risulta modificabile se in uscita pu essere ridefinita la data di comunicazione impostata di default alla data odierna e assegnare eventuali note di comunicazione Sul modulo del protocollo inoltre possibile indicare per i protocolli in entrata e interni i destinatari interni per l assegnazione del documento in arrivo relativi sia all organizzazione operativa che politica dell Ente Di default la selezione dei destinatari viene riferita all area operativa e quindi sar possibile assegnare l Uni
336. riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riserva
337. riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali del
338. rizzati per Anno fornendo indicazione dell utente che ha effettuato il rifiuto e dati obbligatori di riferimento al protocollo come anno numero data oggetto e se in entrata uscita o interno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferim
339. rmazione delle aziende speciali in societ per azioni art 113 e 113 bis Affidamento di servizi a terzi Deliberazione del CIPE 11 novembre 1998 n 127 16 Area e citt metropolitana i i 40 17 Associazionismo e partecipazione Serie Albo dell associazionismo Fascicoli delle associazioni Repertori Registro dell Albo pretorio Registro delle notifiche Registro di protocollo sulla programmazione negoziale decentrata Si precisa che vanno inseriti in questa classe solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali mentre per l attivit di ciascuno degli enti va predisposto un apposito titolatio 3 T U art 22 Aree metropolitane art 23 Citt metropolitane Anche in questo caso si classificano qui solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali mentre per l attivit della citt metropolitana bisogner prevedere un apposito titolatio 40 L 11 agosto 1991 n 266 Legge quadro sul volontariato in particolare per quanto riguarda i comuni l art 7 D lgs 4 dicembre 1997 n 460 Riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali e delle organizzazioni non lucrative di utilit sociale D lgs 18 agosto 2000 n 267 art 10 comma 3 Per l associazionismo nel settore sanitario art 45 della L 23 dicembre 1978 n 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale Inoltre la disciplina in materia completata dalla legislazione regionale statuti e regolamenti delle singole amministr
340. rno Selezionando l anno il numero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore
341. rno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto
342. rocedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia a
343. rreggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune i
344. sce la conservazione permanente dei documenti selezionati mantenendo e rendendo comprensibili i legami originari tra i documenti approntando gli opportuni strumenti che consentano la ricerca di uno specifico documento L importante ribadire una volta di pi che l archivio non un magazzino ma un servizio e come tale va organizzato e gestito fin dal suo nascere L art 61 del DPR 445 2000 difatti impone a ciascuna amministrazione pubblica di istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi Al servizio deve essere preposto un dirigente ovvero funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalit tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione Gli strumenti per gestire l archivio in formazione Anche la normativa recente prevede che l introduzione di sistemi di gestione informatica degli archivi consenta di effettuare alcune operazioni e di utilizzare determinati strumenti volti a fornire elementi di garanzia e a consentire una gestione archivistica efficiente Accenniamo a queste operazioni citando i relativi strumenti per inquadrare in modo corretto l uso del titolario o piano di classificazione nel contesto pi generale della gestione dell archivio in formazione L art 56 del DPR 445 2000 impone come necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti
345. segnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascicolo Applicando il codice di classificazione sar visualizzata la descrizione del Titolario che si assegna al protocollo L operatore pu inoltre tenere indicazione degli eventuali protocolli antecedenti o susseguenti se viene definito un protocollo in entrata indicare il mezzo e la data postale In fondo al modulo sono disponibili alcuni bottoni Autorizzazioni e traccia Altri dati e Allegati In Autorizzazioni e traccia viene consentito all operatore a seguito dell apertura di una finestra del browser di impostare le autorizzazioni in modifica e lettura al protocollo e visualizzarne la traccia In Altri dati possono essere assegnati gli estremi del Fascicolo se presente il modulo di gestione dei Flussi Documentali indicare la materia argomento ed eventuali note anche riservate In questa sezione con la versione 9 1 0 del prodotto ora possibile inserire i dati di riferimento al Registro di Emergenza attivato in caso di impossibilit ad utilizzare il registro protocollo informatico Possono qui essere indicati il codice e anno del registro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico de
346. sere protocollato con l indicazione dell oggetto utilizzando non meno di trenta caratteri non ripetibili 2 Qualora un documento tratti pi argo menti imputabili a procedimenti ammini strativi diversi possibile farne il necessa rio numero di copie 3 Il documento originale recher oltre al proprio indice di classificazione descritto al successivo art 62 anche quello asse gnato a ciascuna copia 4 Ciascuna copia recher invece quello proprio e quello assegnato al documento originale art 51 Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in partenza 1 Spettano al responsabile del procedi mento amministrativo le incombenze rela tive alla produzione e alla gestione del do cumento in partenza cio la registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo cos come descrit ti negli art 27 e 30 e la gestione archivisti ca del documento medesimo descritta all art 61 art 52 Oggetto del documento in partenza 1 Ogni documento in partenza deve tratta re un unico argomento indicato chiara mente a cura dell autore nello spazio riser vato all oggetto e con l uso di non meno di trenta caratteri non ripetibili pag 12 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico art 53 Firme e sigle sul documento in partenza 1 La sottoscrizione la firma e la sigla ne cessarie
347. serimento dati CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati della Voce e ritorna alla vista Riferimento 01013 Stampa dei registri STRUTTURA ORGANIZZATIVA La funzione permette di visualizzare la struttura organizzativa dell Ente in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per Unit Organizzativa e per ragione sociale L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa organizzata in livelli secondo l organigramma operativo dell Ente ed filtrata ad una certa data che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri Ogni gruppo individuato dall indicazione della descrizione dell Unit Organizzativa e del responsabile associato e riporta l elenco dei funzionari cos come definiti in fase di configurazione Per ogni funzionario viene riportato il nominativo la qualifica come descrizione del ruolo svolto il telefono e l e mail Nella stampa inoltre riportato indicazione sull Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine ORGANI COLLEGIALI La funzione permette di visualizzare la composizione degli organi collegiali dell Ente in una versio
348. so CHIUDI La funzione consente di chiudere la vista corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 10026 Funzioni per la gestione dei parametri di configurazione MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai parametri precedentemente impostati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui l utente pu modificare i parametri generali sull Ente i parametri comuni ai diversi moduli e quelli specifici per i diversi moduli SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai parametri CHIUDI La funzione chiude la pagina e ritorna alla vista
349. sono stati elencati i repertori di carattere generale e trasversale relativi all intera organizzazione comunale suddivisi in due gruppi individuati in base al trattamento archivistico cui devono essere sottoposti Il DPR 445 2000 all art 61 parla espressamente di servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi Nel titolario perci il termine archivio designa il servizio nel suo complesso comprendente l ufficio di registratura a protocollo l archivio di deposito la separata sezione archivio storico Una precisazione merita l organizzazione dei documenti archivistici prodotti dalle circoscrizioni di decentramento diversamente regolamentate a seconda della consistenza demografica del comune Anche la normativa nazionale prevede tre casistiche a comuni con popolazione fra i 30 000 e i 100 000 abitanti b comuni con popolazione superiore ai 100 000 abitanti c comuni con popolazione superiore ai 300 000 abitanti In questa proposta si prospettato il caso di un comune che abbia deliberato di considerare area organizzativa omogenea ai sensi del DPR 445 2000 art 50 comma 4 l intero comune incluse le circoscrizioni di decentramento quindi presumibilmente i comuni dei gruppi a e b Nel caso di comuni del gruppo c che abbiano realizzato forme di decentramento pi accentuate sar opportuno valutare la possibilit di prevedere sistemi a grappolo con
350. ssim pag 19 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico pag 20 Allegato 5 Regolamento Archivio Generale del Comune di Cento REGOLAMENTO ARCHIVIO GENERALE DEL COMUNE DI CENTO TITOLO I L ARCHIVIO GENERALE DEL COMUNE DI CENTO Art 1 Le fonti Il presente Regolamento attua i principi gli obiettivi e le disposizioni relative alla conservazione gestione e fruibilit della documentazione archivistica stabiliti dalle seguenti normative D P R 30 settembre 1963 n 1409 Norme relative all ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato D Lgs 29 ottobre 1999 n 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali a norma dell articolo 1 della legge 8 ottobre 1997 n 352 D P R 445 28 dicembre 2000 Testo unico sulla documentazione amministrativa L R 24 marzo 2000 n 18 Norme in materia di biblioteche archivi storici musei e beni culturali Deliberazione della Giunta Regionale Approvazione standard e obiettivi di qualit per biblioteche archivi storici e musei ai sensi dell art 10 della L R 18 2000 Norme in materia di biblioteche archivi storici musei e beni culturali del 3 marzo 2003 n 309 Istituzione separata sezione d Archivio approvata con deliberazione della Giunta Comunale del 9 aprile 1992 n 528 L 7 agosto 1990 n 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrati
351. ssivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell intestatario I campi per la compilazione dei dati appaiono nella parte inferiore della finestra di gestione intestatari Il campo Ragione Sociale obbligatorio mentre i campi Progressivo e Indirizzo sono facoltativi Una volta compilati i campi la funzione aggiunge alla lista degli intestatari eventualmente gi presente i dati dell intestatario introdotto pulendo i campi per un successivo inserimento Il progressivo viene calcolato automaticamente assumendo il valore successivo all ultimo progressivo della lista indipendentemente da quanto specificato dall utente nel campo Progressivo Riferimento 04011 Firma del documento informatico FIRMA La funzione comporta l assegnazione della firma digitale da parte dell utente sul documento Il documento firmato viene salvato Riferimento 04012 Allegato 21 Archi
352. stione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventu
353. sto due tipi di repertori distinti in base al trattamento archivistico ad essi riservato Si inoltre discusso sull interpretazione corretta dell art 53 comma 5 del DPR 445 2000 relativo ai documenti oggetto di registrazione obbligatoria se pacifico che tutti i documenti informatici debbano essere protocollati desta invece incertezza e perplessit l esclusione degli atti preparatori interni e dei documenti gi soggetti a registrazione particolare dell amministrazione Molti atti preparatori interni infatti sono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi e quindi vanno registrati a protocollo per ragioni di garanzia reciproca Inoltre la dottrina ha sottolineato di recente l opportunit di protocollare anche i documenti registrati in repertori per due ordini di motivi per prima cosa perch la registrazione a protocollo rappresenta la certificazione dell entrata del documento nell archivio del produttore in secondo luogo perch il registro di protocollo ha attualmente oltre alla valenza giuridico probatoria una funzione gestionale molto spiccata Si elencano qui di seguito i repertori di carattere generale e trasversale mentre alla fine di ogni titolo si trovano indicati i repertori e le serie costituite con riferimento alla materia di quel titolo specifico la cui formazione gestione e conservazione spetta alla UOR di competenza sotto la vigilanza dell Archivio generale Si richiama
354. stra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari senza confermare l introduzione effettuata ritornando di fatto alla vista principale ASSEGNA SOGGETTO La funzione consente all utente anzich introdurre manualmente il Progressivo la Ragione Sociale e l Indirizzo dell intestatario di scegliere da una lista di intestatari che apparir in una finestra di pop up L utente seleziona dalla lista l intestatario desiderato cliccando sulla voce corrispondente In questo modo la finestra viene automaticamente chiusa ed i dati dell intestatario selezionato verranno inseriti nei campi Ragione Sociale e Indirizzo Attraverso la funzione Aggiungi intestatario tali dati verranno trasferiti in fondo alla lista degli eventuali intestatari gi introdotti AGGIUNGI INTESTATARIO La funzione consente all utente di introdurre manualmente i dati dell
355. t Organizzativa di riferimento il destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo del protocollo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu
356. ta che il programma indica in automatico Nr allegati il campo va sempre compilato e nel caso in cui non vi siano allegati o non sia possibile aprire il plico o la busta perch facente parte di una gara va scritto il numero 0 Campo Altri dati Note Testo per note Va sempre inserita la classificazione del nuovo titolario che verr adottato nei primi mesi del 2005 anche nel caso in cui non vi siano allegati da descrivere Allegato 7 Modello Elenco di versamento della documentazione dall Archivio corrente all Archivio di deposito COMUNE DI CENTO Prot Settore Ufficio Elenco di versamento dei fascicoli cessati e sfoltiti dall Archivio corrente all Archivio di deposito N Titolo esterno della busta titolo dei fascicoli e Anno Anno Note busta classificazione inizio fine 1 Zitolo della busta titolo del fascicolo e classifica titolo del fascicolo e classifica titolo del fascicolo e classifica Oggi il sig Responsabile del procedimento amministrativo consegna al sig Responsabile dell Archivio Generale i sopraelencati fascicoli cessati e gi sottoposti a sfoltimento trasferendogli contestualmente la responsabilit relativa alla loro conservazione la garanzia per il diritto di accesso e la protezione dei dati sensibili ai sensi della normativa vigente Il Responsabile Il Responsabile del procedimento amministr
357. ta che l utente sta visualizzando Questa funzione permette all utente generico di ricercare una parola qualsiasi tra tutti i protocolli presenti all interno di una vista In particolare la ricerca avverr su tutti i campi del protocollo e su eventuali documenti allegati in formato Word o PDF o qualsiasi altro formato che contenga testo QBE La ricerca QBE permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli presenti nell archivio Questa funzionalit permette all utente generico di ricercare insiemi di protocolli completando un modulo che rappresenta la maschera di ricerca Nel caso di protocolli apparir una maschera del tutto simile a quella di immissione modifica dei protocolli ma con la particolarit che possibile riempire anche solo alcuni campi Sui campi di tipo testuale verr eseguita una ricerca Full Text vedi ricerca Full Text sui campi di tipo numerico sar possibile ricercare valori fissi o su intervalli lo stesso dicasi per quanto riguarda le date Tutte le clausole aggiunte i e campi riempiti vanno a concatenarsi tra loro tutte in AND o tutte in OR a seconda del parametro specificato in testa alla maschera La ricerca in AND fornir i protocolli in cui sono presenti tutte le diverse clausole specificate la ricerca in OR invece tutti i protocolli con clausole esclusive se ho specificato due campi e uno presente in un protocollo non deve esserlo anche l altro E noto che l uso di alcuni caratteri sp
358. te Salva viene richiesto se l informazione va storicizzata ossia l informazione deve essere memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifica Nota La procedura non gestisce l uso di caratteri speciali nelle descrizioni Si consiglia pertanto di evitare l inserimento di caratteri quali ad esempio vocali accentate o separatori NUOVA UNITA ORGANIZZATIVA La funzione consente di inserire una nuova Unit Organizzativa nell organigramma operativo dell Ente Per Organizzazione Operativa dell Ente s intende la struttura nella quale sono inquadrati dirigenti funzionari ed impiegati ed finalizzata allo svolgimento dell attivit dell Ente L operatore deve avere associato un Ruolo Funzione che gli permetta di compiere questa funzione In fase d inserimento sono considerati obbligatori la codifica e la descrizione dell Unit Organizzativa Viene data inoltre la possibilit di definire l Unit Organizzativa d appartenenza il responsabile la numerazione dei Documenti e dei Procedimenti che sono abilitati e i permessi d accesso alle funzioni L indicazione del livello viene assegnata automaticamente dal sistema L operatore pu inoltre selezionare i funzionari e definire gli orari completi degli uffici Alla conferma d inserimento pulsante Salva viene richiesto se l informazione va storicizzata ossia l informazione deve essere memorizzata insieme con l utente che ha effettuato la modifica e la data di modifi
359. te all utente di indicare le persone cio funzionari o amministratori le Unit Organizzative o Politiche i Ruoli Permessi che sono abilitati a visualizzare i dettagli del protocollo in uso L utente deve avere un Ruolo Funzione che lo abiliti a questa funzionalit TOGLI RISERVATEZZA Questa funzione permette all utente di togliere la riservatezza al protocollo ripristinando cos i permessi in lettura e modifica dei dettagli del protocollo in uso ANNULLA La funzione permette di annullare il Protocollo L annullamento del protocollo non cambia il suo stato di riservatezza le informazioni sono comunque visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate
360. te le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10011 Funzioni di recupero eliminazione dei dati degli organi collegiali RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutti gli organi collegiali cancellati e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutti gli organi collegiali cancellati e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10012 Funzioni di recupero eliminazione dei dati degli amministratori RIPRISTINA TUTTO La funzione permette di ripristinare tutti gli amministratori cancellati e presenti nel cestino SVUOTA TUTTO La funzione elimina in maniera definitiva tutti gli amministratori cancellati e presenti nel cestino COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista Riferimento 10013 Elenco del cestino dei documenti CESTINO DOCUMENTI La funzione visualizza i Documenti che sono stati cancellati ordinati secondo la classificazione adottata nel Titolario d Archivio e per Anno Di ciascun Documento vien
361. tercomunali atti associativi I 15 03 SEGRETERIA contratti soggetti a registrazione repertorio e ogni contratto va 06 LL PP classificato a seconda della materia contratti non soggetti a registrazione DIV SETTORI edilizia residenziale pubblica canoni di locazione VII 14 05 UFFICIO CASA contributi agricoli VII 1 06 SUAP contributi richieste nel fascicolo specifico di cui acquisisce la relativa classifica DIV SETTORI controllo delle liste elettorali XII 2 01 SS DD ELETTORALE controllo di gestione interni IV 4 00 CONTROLLO DI GESTIONE convenzione con agenzie di riscossione dei tributi IV 14 04 TRIBUTI corsi di formazione e aggiornamento per VII 4 DIV SETTORI dipendenti corsi per adulti VII 4 05 SERVIZI SOCIALI creazione d impresa VIII 1 opp 2 opp 3 opp 4 a 06 SUAP seconda del tipo di impresa danni alluvionali VI 10 06 LL PP E URP decorazioni militari al comune I 13 00 DIREZIONE GENERALE decorazioni militari proposte sottoposte al I 13 00 DIREZIONE GENERALE comune personale competenze I 9 05 PERSONALE deleghe agli assessori I 7 00 DIREZIONE GENERALE deliberazioni del consiglio repertorio e ogni delibera va 03 SEGRETERIA classificata a seconda della materia deliberazioni della giunta repertorio e ogni delibera va 03 SEGRETERIA UNITA SERVIZI VOCI DI I
362. teri speciali nelle modalit di ricerca in particolare con versione di Internet Explorer 6 0 SP1 e 5 0 SP2 non fornisce risultato o determina un errore nella procedura I caratteri che creano problemi con l effetto di non ottenere risultato nella ricerca sono M amp G L l lt gt Riferimento 04003 Funzioni per la gestione del protocollo inserito MODIFICA La funzione permette di apportare delle modifiche ai dati precedentemente salvati La selezione di questo bottone porta alla visualizzazione di una nuova pagina web in cui i dati possono essere modificati ACCETTA Accetta di protocollare il protocollo ricevuto RIFIUTA Rifiuta di protocollare il protocollo ricevuto SALVA La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo rimanendo sul Procedimento in modifica SALVA ED ESCI La funzione permette di salvare le modifiche apportate ai dati del Protocollo ritornando di fatto alla vista principale SALVA E CONTINUA La funzione salva le modifiche apportate ai dati del Protocollo e permette l inserimento dei dati di un nuovo Protocollo SALVA E FIRMA Allegato 21 Architettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte
363. tettura e funzionalit Manuale utente del software ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV ProgettoEnte Procedura Protocollo e Atti Manuale utente ProgettoEnte s r l Societ del Gruppo Computer Center Via Galileo Galilei 1 31057 Silea TV Protocollo Introduzione Caratteristiche del prodotto Protocollo Elenco dei protocolli registrati Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo Funzioni per la gestione del protocollo inserito Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica Firma del documento informatico Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Azioni sull intestatario del protocollo Assegnazione dei diritti di visione per rendere riservato un protocollo Tracciatura delle operazioni su un campo del protocollo Verifica del documento informatico da protocollare Funzioni di gestione del recupero protocollo Gestione dei destinatari Tracciatura dei destinatari Autorizzazioni e traccia del protocollo Altri dati protocollo Visualizza altri dati Schemi Elenco degli schemi dei protocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri
364. ti vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riportato nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati da
365. ti amministrativi di propria competenza art 70 Consegna del repertorio dei fascicoli 1 Un esemplare del repertorio dei fascicoli deve essere consegnato annualmente al re sponsabile dell Archivio generale e co munque prima del versamento dei fascicoli dall archivio corrente all archivio di depo sito da ciascuna U O R dei procedimenti amministrativi con le procedure descritte nell articolo seguente art 71 Versamento dei fascicoli all Archivio generale 1 Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento ogni ufficio deve conferire all Archivio generale i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti ammini strativi conclusi o comunque non pi ne cessari ad una trattazione corrente 2 Presi in carico i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio dei fascicoli ricevuto con le procedure descritte all art 70 il re sponsabile dell Archivio generale predi spone un elenco di consistenza 3 Le serie e i repertori generali di cui agli artt 14 e 15 relativi agli ultimi cinque anni sono conservati presso gli uffici individuati come U O R del rispettivo procedimento amministrativo o apposito ufficio delegato trascorso tale termine le serie e i repertori vengono conferiti all Archivio generale art 72 Scarto d archivio 1 Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separa ta d archivio devono essere effettuate le operazioni di scarto previa autor
366. tipologia del documento con l indicazione dei termini di conserva zione e di scarto k scadenzario 4 Gli elementi accessori del protocollo le gati alla gestione delle banche dati sono i seguenti pag 7 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico a ulteriori informazioni sul mittente e ventuale ragione sociale completa ma schio femmina etc b indirizzo completo del mittente via numero c a p Citt provincia stato c ulteriori informazioni sul destinatario eventuale ragione sociale completa maschio femmina etc d indirizzo completo del destinatario via numero civico c a p citt provincia stato e numero di matricola se dipendente f codice fiscale g partita I V A h recapito telefonico i recapito telefax j indirizzo di posta elettronica k chiave pubblica della firma digitale art 31 Registrazione degli elementi accessori del protocollo 1 La registrazione degli elementi accessori del protocollo pu essere modificata inte grata e cancellata in base alle esigenze de gli uffici e del responsabile del procedi mento amministrativo art 32 Unicit del numero di protocollo 1 Ogni numero di protocollo individua un unico documento e di conseguenza ogni documento reca un solo numero di proto collo 2 Non consentita la protocollazione n la trasmissione di un documento recante
367. tir l assegnazione dell organo collegiale del destinatario politico o ruolo permesso L operatore ha inoltre la possibilit di indicare ulteriori destinatari interni selezionando il bottone aggiungi destinatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione destinatari L assegnazione dei destinatari politici o non modifica i permessi in scrittura sul documento in arrivo Per la creazione del documento in arrivo deve comunque essere assegnata una unit organizzativa di default nelle impostazioni dei parametri generali di configurazione Se il protocollo in uscita o interno possono essere indicati eventuali riferimenti interni con l aggiunta di un documento o atto collegato e definita di conseguenza l Unit Organizzativa di riferimento il responsabile e la data di redazione del documento Anche qui la selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico L utente pu inoltre dare indicazione del numero di documenti allegati da inserire Il sistema in fase di inserimento nel caso non vengano assegnati valori relativi ai destinatari o riferimenti interni richiede conferma prima di procedere Nella sezione Dati classificativi possibile assegnare la classificazione del Titolario d archivio indicando il codice di classificazione di Categoria Classe e Fascic
368. to Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettuare una ricerca veloce per anno e numero sui protocolli presenti nell archivio Inserire l indicazione dell anno numero del protocollo da ricercare e selezionare il bottone Cerca verr presentata una finestra con il risultato della ricerca COMANDI PER LA NAVIGAZIONE NEGLI ELENCHI t Visualizza la pagina precedente dell elenco Visualizza la pagina successiva dell elenco Espande tutte le categorizzazioni della vista Chiude tutte le categorizzazioni della vista RICERCA DI UN PROTOCOLLO Q La ricerca Full Text permette di effettuare ricerche a testo libero sui protocolli della vis
369. to della propria attivit o l esercizio delle proprie funzioni 2 I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le ecce zioni previste nei successivi articoli in particolare al Capo IV e Capo V 3 Nel manuale di gestione del protocollo informatico sono individuati i documenti da non protocollare art 12 Documenti interni 1 I documenti interni sono quelli scambia ti tra uffici che afferiscono al medesimo protocollo cio tra Unit Organizzative Responsabili U O R di una medesima A 0 0 pag 2 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico 2 Essi si distinguono in a documenti di preminente carattere in formativo b documenti di preminente carattere giu ridico probatorio 3 I documenti interni di preminente carat tere informativo sono di norma memorie informali appunti brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambia te tra uffici 4 I documenti interni di preminente carat tere giuridico probatorio sono quelli redat ti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti stati e qualit inerenti all attivit svolta e alla regolarit delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possa no nascere diritti doveri o legittime aspet tative di terzi art 13 Deliberazioni decreti ordinanze determinazioni atti di liquida zione
370. to di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione c
371. to nelle altre viste del Protocollo Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLI RICEVUTI La funzione permette di visualizzare i Protocolli ricevuti categorizzati per tipo di documento ricevuto ossia Documenti se deriva dal modulo Documenti e Atti se deriva dal modulo Atti Decisionali e per anno Questa vista riporta l elenco dei documenti che l utente se abilitato dal relativo ruolo permesso potr decidere di accettare e quindi inserire nel registro del protocollo oppure rifiutare e rinviare al mittente Questa funzionalit necessita della presenza del modulo Documenti e o Atti decisionali e la definizione di ufficio protocollo centralizzato attraverso l assegnazione del relativo parametro da parte di un utente abilitato Accedendo in modifica al singolo protocollo l operatore pu accettare o rifiutare il documento Ogni modifica soggetta a tracciatura PROTOCOLLI RIFIUTATI La funzione permette di visualizzare l elenco dei Protocolli rifiutati dai destinatari interni assegnati ai diversi protocolli e permette di ridefinire eventuali altri destinatari per il documento in arrivo L elenco riporta i protocolli rifiutati catego
372. tocolli predefiniti Inserimento di un nuovo schema protocollo Funzione di modifica e di eliminazione dello schema Parametri Apertura chiusura anno protocollo Stampe Stampa dei registri Versione 23 06 2004 Riferimento 04000 Caratteristiche del prodotto CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO Accogliendo le disposizioni previste dal DPR 445 e gli indirizzi generali che hanno ispirato in questi ultimi anni la normativa sulla gestione documentale nella pubblica amministrazione il prodotto consente di andare oltre le regole minime per la tenuta del registro di protocollo e di includere caratteristiche avanzate quali la possibilit di ricevere ed inviare documenti informatici avvalendosi della firma digitale Un altro punto qualificante del prodotto la sua integrazione con gli altri moduli dell area che recependo l evoluzione della normativa e gli indirizzi ministeriali mira a non considerare pi il protocollo come un applicazione settoriale ma inquadrato e cooperante con tutta la gestione dei flussi documentali dell Ente Le caratteristiche principali sono Protocollazione dei documenti in entrata ed uscita Il prodotto esegue le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti in entrata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di docume
373. tocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La finestra di pop up viene automaticamente chiusa ed il form principale del protocollo verr compilato con la lista degli intestatari introdotti Il campo Estremi del procedimento deve essere obbligatoriamente specificato in quanto rappresenta la descrizione che verr memorizzata per tenere traccia dell operazione di annullamento dell intestatario La lista delle tracce viene visualizzata attraverso la funzione Vedi traccia campo che compare nella sezione Intestatario nel caso in cui l utente abbia effettuato almeno una operazione di annullamento CHIUDI La funzione consente all utente di chiudere la finestra di pop up per la scelta degli intestatari se
374. trata ed uscita dall Ente cos come previsto dal DPR 445 soddisfacendo cos ai requisiti minimi di un sistema di protocollo informatico previsti dalla legge Protocollazione di documenti informatici integrazione con la firma digitale Il prodotto consente la protocollazione diretta di documenti informatici che arrivano o escono dall Ente via posta elettronica o su supporto informatico Per avere validit legale i documenti dovranno essere firmati digitalmente secondo quanto previsto dalle disposizioni del DPR 445 e DPCM 31 ottobre 2000 L integrazione del protocollo con lo strumento di firma digitale consente la verifica immediata delle firme apposte ai documenti Se un documento con firma digitale valida entra nell Ente quindi pu essere immediatamente protocollato inserito in un procedimento e consultato senza alcuna necessit di stamparlo su supporto cartaceo Integrazione con il modulo dei flussi documentali Il protocollo visto solo come il primo nel caso di documenti in entrata o l ultimo nel caso di documenti in uscita passaggio che un documento subisce nel corso dell azione amministrativa ed perfettamente inserito nell insieme pi ampio dei flussi documentali Nel dettaglio dal protocollo possibile risalire se abilitati ai dettagli del documento cos come ai dettagli del procedimento nel quale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link
375. tre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni con indicazione del documento collegato l unit organizzativa di riferimento il funzionario assegnato o il ruolo permesso dati classificativi con riferimento al Titolario d Archivio dell Ente indicazioni di un eventuale protocollo precedente o susseguente il mezzo e la data postale L operatore ha inoltre la possibilit di visualizzare altri dati del protocollo selezionando il bottone Visualizza altri dati sar cos aperta una nuova finestra del browser in cui vengono indicati eventuali allegati al protocollo gli estremi del procedimento assegnato la materia argomento eventuali note le autorizzazioni in modifica e in lettura al protocollo e la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni sulla creazione modifiche ed eventuali operazioni effettuate sul protocollo Selezionando il bottone Chiudi verr chiusa la finestra Ritornando al modulo principale del protocollo la selezione del bottone Modifica permette all operatore se abilitato dal relativo Ruolo Funzione di accedere alla funzione di modifica dei dati e di attivare altre funzionalit quali Rendi riservato o Annulla Ogni modifica soggetta a tracciatura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Q
376. tro il numero di protocollo e la data In Allegati possibile allegare file sia come documento informatico definizione di legge in cui un documento elettronico firmato digitalmente secondo lo standard P7M sia altro documento Se il documento documento informatico deve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distrib
377. ttivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di spe
378. ttone Modifica l operatore avr accesso alla funzione di modifica Ogni variazione effettuata nella composizione degli organi collegiali pulsante Salva andr storicizzata per consentire la visualizzazione dei membri degli organi collegiali ad una data qualsiasi TUTTI GLI ORGANI COLLEGIALI La funzione visualizza l elenco degli Organi Collegiali in ordine alfabetico indicandone la descrizione e la data di insediamento L operatore potr accedere in maniera specifica ad ulteriori informazioni sull organo collegiale selezionandone la descrizione Cliccando sul bottone Modifica avr inoltre la possibilit di apportare le dovute modifiche Ogni variazione effettuata nei campi descrittivi degli organi collegiali pulsante Salva andr storicizzata per consentire la visualizzazione degli organi collegiali ad una data qualsiasi STORICO La funzione permette di visualizzare lo storico dell organigramma politico dell Ente in corrispondenza di una certa data selezionabile dall operatore se abilitato a compiere questa funzione dalla definizione del relativo Ruolo Funzione Come per ORGANIZZAZIONE POLITICA anche qui vengono visualizzati i raggruppamenti di Amministratori categorizzati in base all Organo Collegiale ma filtrati da una data di validit non viene data per la possibilit di accedere ad ulteriori informazioni o apportare modifiche Per ciascun organo collegiale viene indicata la descrizione lo stato di accesso e la data di i
379. tudio VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI buoni libro VII 1 05 SERVIZI SCOLASTICI buoni mensa per i dipendenti I 11 05 PERSONALE caccia funzione non comunale 06 URP caldaie e impianti di riscaldamento controlli VI 9 06 URBANISTICA AMBIENTE cambi di residenza XI 2 01 SS DD ANAGRAFE candidature elettorali presentazione XII 3 01 SS DD ELETTORALE cani randagi x 5 02 P M canile X 5 02 P M cantieri di lavoro gestiti dal Comune VI 5 06 LL PP canoni di locazione esercizi commerciali di IV 1 06 LL PP propriet comunale cantieri di lavoro privati controlli VI 3 06 URBANISTICA carburante distributori e depositi IX 4 autorizzazioni 06 SUAP carte d identit XI 2 ol SS DD ANAGRAFE case di ricovero VII 12 05 SERVIZI SOCIALI case di riposo VII 12 05 SERVIZI SOCIALI UNITA SERVIZI VOCI DI INDICE CLASSIFICAZIONE ORGANIZZ VA RESPONABILE bandiera del Comune definizione I 5 00 DIREZIONE GENERALE barriere architettoniche edilizia pubblica VI 4 06 LL PP eliminazione Barriere architettoniche edilizia privata VI 3 06 URBANISTICA eliminazione benefici economici per categorie deboli VII 12 05 SERVIZI SOCIALI E G A F S A beni immobili IV 9 06 LL PP beni mobili IV 10 04 ECONOMATO biblioteca civica spese di funzionamento VII 5 03 BIBLIOTECA bilanci preventivi IV 4 04 CONTABILITA bollette pagamento IV 2 06 LL PP
380. tudio dell Archivio Generale del Comune di Cento e alla consultazione dei documenti inerenti l immobile sito a D VA e ea ro re ale Foglio Mappalei li e lea ira costruito in data Nominativi dei titolari delle pratiche edilizie e riferimenti temporali dalia RESI II E IT dal alvcrnnize NEPI TRIO a CIO CORONATO SCOTTO ROSI a OTT per una ricerca avente il seguente scopo specificare e tesi di lanica diploma dal ittolo peri ali ri Pubblicazione daltitolo rv calata e a AV e Materiale didattica A i e ARR ASSAI A ATRIA e Professionale lle AIA II AUOTSPECitcane rallo ila Dichiara sotto la propria responsabilit di aver preso visione del Regolamento di accesso agli atti del Comune di Cento del Regolamento dell Archivio Generale e di essere stato informato ai sensi e per gli effetti di cui all art 13 del D Lgs 196 2003 che i dati personali raccolti saranno trattati anche con strumenti informatici esclusivamente nell ambito del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa Cento li Firma Visto si autorizza Il Responsabile del procedimento Allegato 20 Definizione delle autorizzazioni alla data del 31 12 2004 distinte per Ruoli Funzioni UTENTI UTENTI MESSI UTENTI PROTOCOLLO Visualizza dettaglio operativo Visualizza storico Visualizza dettaglio politico Visualizza storico Gestore documenti Gestore fascicoli e pro
381. tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data ora e numero di registro generale del protocollo e il primo destinatario interno All apertura della pagina se impostata una stampante predefinita di sistema sar automaticamente attivata l opzione di stampa STAMPA SEGNATURA La funzione permette di lanciare la stampa della segnatura del protocollo Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura su protocollo necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo Riferimento 04010 Funzione di annullamento e conferma degli intestatari del Protocollo in modifica OK La funzione permette di confermare la lista degli intestatari che l utente ha selezionato La fine
382. uale il documento inserito l operativit per fare ci molto semplice in quanto sfrutta il meccanismo dei link ipertestuali proprio di Intranet Internet Viceversa su ogni documento saranno riportati gli estremi del protocollo e sar possibile accedere se abilitati agli estremi della registrazione Gestione del registro di emergenza Come prescritto dall art 63 del DPR 445 il prodotto consente la tenuta di un registro di emergenza in caso di indisponibilit del sistema informatico centrale di protocollo In particolare il prodotto consente sfruttando una caratteristica intrinseca del prodotto Lotus Domino di lavorare su un archivio locale fuori linea inserendo i protocolli come se si stesse lavorando sull archivio reale rimandando la sincronizzazione automatica del data base a quando il sistema torna in linea Alternativamente l utente pu effettuare le registrazioni su un foglio elettronico es MS Excel ed esportare i dati in formato CSV l applicativo gi predisposto per importare i dati dal formato CSV all archivio di protocollo Salvataggio giornaliero Esiste una funzionalit di esportazione delle registrazioni giornaliere di protocollo in formato standard XML che crea un file pronto ad essere salvato su supporto magneto ottico non riscrivibile secondo quanto prescrive la norma Stampa del registro di protocollo Il prodotto permette la stampa del registro giornaliero come prevista dal DPR 445 Inoltre
383. uesti protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO La vista mostra i Protocolli categorizzati secondo l Anno e il Fascicolo assegnato in maniera analoga a quanto riporta
384. uito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno selezionando il tipo di protocollazione Se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento Nel caso di protocollazione centralizzata in fase di invio del documento al protocollo viene consentito di specificare il tipo di protocollazione Uscita Interna e gli eventuali destinatari interni Anche in questo caso se definito Interno verr impostato come mittente l autore del documento AI momento di salvare il sistema avverte se si sta inserendo il primo protocollo dell Anno richiedendo conferma sull effettiva creazione In fase di inserimento del protocollo viene visualizzata una finestrella del browser con riportato il numero del protocollo salvato Da questa finestra possibile lanciare la stampa della segnatura del protocollo selezionando il bottone Stampa segnatura NOTA Per gli utenti che intendono utilizzare la funzione di stampa della segnatura necessario eseguire una operazione di modifica ridefinendo il nome del driver della stampante da utilizzare Accedere da Pannello di controllo alla voce Stampanti e individuando la stampante da utilizzare rinominare in segnatura protocollo RICERCA VELOCE Questa funzione permette di effettu
385. umento in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso cio di quelle che vengono registrate a protocollo La classificazione operazione logica in base alla quale ciascun documento che riguarda una singola e specifica questione concreta viene ricondotto in base alla materia che tratta a grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto indicati nel titolario o piano di classificazione Il titolario o piano di classificazione il sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate dal generale al particolare fissate sulla base dell analisi delle funzioni dell ente al quale deve ricondursi la molteplicit dei documenti prodotti per organizzarne la sedimentazione ordinata Per le strategie e le procedure di istituzione del Servizio si rinvia alla Proposta di linee guida per la stesura del manuale di gestione per gli archivi comunali elaborata dal Gruppo Il titolario si sviluppa su pi livelli denominati dalla dottrina titolo classe sottoclasse categoria sottocategoria Il Gruppo ha scelto in linea con le pi accreditate tendenze dottrinarie e con le indicazioni dell AIPA di articolare il titolario di classificazione solo su due livelli i titoli e le classi La definizione descrittiva di che cos un titolario se opportunamente sviscerata spiega le scelte e le metodologie perseguite dal Gruppo di lavoro nel definire il presente pian
386. umero e data del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo vedi Protocollo per Anno e da cui possibile ridefinire i destinatari interni per il protocollo Riferimento 04002 Inserimento di un nuovo protocollo Ricerca di un protocollo NUOVO PROTOCOLLO Questa funzionalit permette l inserimento di un nuovo protocollo nel registro del Protocollo Tra i dati obbligatori la data del protocollo viene assegnata da sistema e non modificabile La numerazione dei documenti protocollati strettamente progressiva e viene assegnata automaticamente dalla procedura al termine delle operazioni di inserimento Viene richiesto il tipo di protocollazione ossia se in entrata uscita o interno di default viene impostato come protocollo in entrata la ragione sociale e l indirizzo del primo intestatario e l oggetto E ora possibile definire a livello di parametri generali di configurazione se si desidera che il flag di Entrata Uscita Interno possa essere modificabile o meno L operatore ha inoltre la possibilit di aggiungere eventuali altri intestatari selezionando il bottone Aggiungi intestatari Verr cos aperta una nuova finestra relativa alla gestione degli intestatari vedi riferimento nella guida in linea Gestione degli intestatari del protocollo in inserimento Nel caso di protocollo interno gli intestatari vengono definiti selezionando il bottone Assegna autore che permette la distribuzione
387. unzione permette di visualizzare il registro protocollo dell Ente in una versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco I dati sui protocolli riportati nella stampa possono venir filtrati per numero protocollo da che permette di selezionare tutti i protocolli a partire da quel numero per anno e o data di registrazione del protocollo nella forma da a valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma numero e data dati sugli arrivi se protocolli in entrata con indicazione del mittente e dell oggetto dati sulle partenze se protocolli in uscita con indicazione del destinatario e dell oggetto e alcuni riferimenti al protocollo come la descrizione dell unit organizzativa e il documento originale Nella stampa inoltre indicato l Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine PER UNIT ORGANIZZATIVA La funzione permette di v
388. ura In elenco potranno essere visibili dei protocolli con sulla sinistra un icona con doppio punto esclamativo Questi protocolli che chiameremo FITTIZI segnalano che l inserimento del protocollo non avvenuto correttamente e presentano tutti i campi modificabili per permettere all operatore di correggere la registrazione Nel caso in cui sia visualizzato un protocollo FITTIZIO ma anche lo stesso numero di protocollo senza l icona la procedura si occuper di rimuovere il Fittizio con l esecuzione di un agente schedulato di notte in questo caso non necessario intervenire in modifica del Fittizio Se di un numero di protocollo viene visualizzato solo il FITTIZIO l operatore dovr entrare in modifica del documento eventualmente apportare le modifiche necessarie e salvare il protocollo AI salvataggio il protocollo sar visualizzato correttamente PROTOCOLLO PER UO In maniera analoga a quanto descritto per la vista Protocollo per anno la funzione permette di visualizzare i Protocolli categorizzati secondo l Unita Organizzativa e l Anno di protocollazione Anche qui vengono riportati per ogni protocollo l anno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto e l Unit Organizzativa Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni dei protocolli annullati e o resi riservati vedi Protocollo per Anno PROTOCOLLO PER FASCICOLO
389. variano infatti a seconda del flag indicato Di default la selezione dei destinatari viene riferita all Organizzazione Operativa e quindi sar possibile assegnare l Unit Organizzativa di riferimento oltre al destinatario o ruolo permesso La selezione dell Unit organizzativa pu essere facilitata selezionando il bottone Seleziona UO che consente di assegnare da una finestra di popup direttamente l indicazione del settore o l ufficio riportati a livello gerarchico Se impostato il flag su Organizzazione Politica il modulo sar aggiornato e consentir l assegnazione dell organo collegiale oltre al destinatario politico o ruolo permesso OK La funzione consente all utente di confermare la lista dei destinatari per presa in carico e per conoscenza Il documento sar inviato ai destinatari solo al salvataggio del protocollo CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente senza confermare l introduzione di nessun dato Riferimento 04020 Tracciatura dei destinatari La finestra contiene la tracciatura dei dati relativi all invio dei documenti in entrata autore dell invio data destinatari destinatari per conoscenza CHIUDI La funzione consente di chiudere la finestra corrente Riferimento 04021 Autorizzazioni e traccia del protocollo La finestra permette di assegnare le autorizzazioni in lettura e modifica al protocollo visualizza inoltre la traccia che riporta l iter del protocollo ossia informazioni su
390. ve essere presente la sua verifica e calcolo della segnatura attraverso l integrazione con il prodotto DigitalSign di Comped Possono essere inoltre allegate immagini al protocollo acquisite da file system o attraverso l attivazione dello scanner se presente il modulo di Acquisizione Immagini Per ogni allegato possibile definire il numero di assegnazione se considerarlo principale e fornire una descrizione A seguito della selezione del bottone Salva allegato il numero e la descrizione dell allegato sar aggiunto nella lista Allegati Selezionando ciascun riferimento verr reso disponibile un collegamento all allegato nella sezione File allegati Se acquisiti o allegati documenti in formato multi pagina disponibile nella sezione relativa all installazione Client il componente AlternaTIFF visualizzatore di documenti in formato TIFF Attraverso l assegnazione di un Ruolo Permesso definito da un parametro di sistema un utente abilitato pu predisporre la modalit di utilizzo dell ufficio protocollo l opzione centralizzato assegna il Gestore Protocollo utente che ha il ruolo funzione abilitato a gestire protocollo al ruolo di Supervisore l opzione distribuito imposta il Gestore Protocollo e l Unit Organizzativa assegnata al documento protocollo Nel caso di protocollazione distribuita ossia demandata ai singoli uffici l operatore che intende protocollare un documento potr decidere se definirlo in Uscita o Interno seleziona
391. verbali e contratti 1 Le deliberazioni i decreti le ordinanze le determinazioni gli atti di liquidazione i verbali e i contratti in quanto documenti interni di preminente carattere giuridico probatorio e fondamentali per la gestione dei procedimenti amministrativi vanno protocollati 2 La registrazione a protocollo e a reperto rio deve essere contestuale 3 Tale registrazione deve essere effettuata entro sette giorni lavorativi dalla loro ap provazione nel caso di deliberazioni e verbali o sottoscrizione nel caso di decre ti ordinanze determinazioni atti di liqui dazione e contratti art 14 Serie delle deliberazioni decreti ordinanze determinazioni atti di liquidazione verbali e contratti 1 Ciascun complesso delle deliberazioni dei decreti delle ordinanze delle determi nazioni degli atti di liquidazione dei ver bali e dei contratti costituisce una serie 2 Ciascuna serie corredata da un proprio repertorio generale 3 Nel repertorio generale vanno riportati gli elementi obbligatori del protocollo de scritti all art 27 e un ulteriore numero progressivo denominato numero di reper torio che identifica il documento all interno della serie 4 La numerazione del repertorio generale TORRE S E naio e termina il 31 dicembre di ogni anno art 15 Repertori generali 1 Alla data di entrata in vigore del presen te regolamento sono istituiti i seguenti re pertori generali 1 D
392. versione stampabile RPT di Crystal Reports visualizzata in anteprima nella finestra del browser ed ordinata per anno numero del fascicolo e numero del protocollo L operatore ha a disposizione una barra degli strumenti con riportate alcune icone legate alle funzioni di stampa aggiornamento dei dati visualizzazione della struttura dei gruppi individuati nella stampa e ricerca Pu usufruire inoltre di alcuni bottoni per scorrere avanti e indietro le pagine dell elenco La stampa viene filtrata per anno e o data del protocollo nella forma da a valori che l operatore dovr inserire alla richiesta Immetti valori dei parametri e che vanno ad aggregarsi per fornire la selezione dei protocolli in entrata uscita o interni desiderata Ogni gruppo individuato dall indicazione dei dati sul fascicolo assegnato nella forma anno numero e oggetto e riporta l elenco dei protocolli cos come definiti in fase di configurazione Per ogni protocollo sono riportati dati sulla registrazione nella forma anno numero e data i nominativi degli intestatari con relativo indirizzo e l oggetto Nella stampa inoltre indicato l Ente la data e ora di stampa e la numerazione delle pagine PROTOCOLLI IN USCITA La funzione permette di visualizzare la stampa distinta dei protocolli in uscita del registro protocollo dell Ente e fornisce indicazione degli addebiti dei costi di spedizione per ciascun intestatario La stampa viene presentata in una versione stampab
393. vi ad affari conclusi ma ancora recenti l archivio storico separata sezione comprendente documenti selezionati per la conservazione permanente Anche la normativa recente DPR 445 2000 riconferma le tradizionali posizioni italiane in tema di archivi e detta regole per la gestione di ciascuna delle tre fasi di vita dei complessi documentali La prima fase gestisce la formazione dei documenti operazione che le nuove tecnologie hanno rivoluzionato pi di altre rendendo necessario un massiccio intervento normativo circa il riconoscimento della validit giuridica dei nuovi supporti i sistemi di attestazione della provenienza e della inalterabilit del documento la conservazione delle interrelazioni reciproche tra documenti e la semplificazione delle forme di documentazione di fatti e situazioni giuridiche La materia trova ampia trattazione nel testo unico sulla documentazione amministrativa il gi citato DPR 445 2000 Anche il testo unico per i beni culturali impone agli enti pubblici l ordinamento dei loro archivi Restano fermi per la gestione dell archivio in formazione alcuni capisaldi metodologici recepiti anche dalla normativa dei quali si parler pi avanti La seconda fase gestisce i processi di selezione dei documenti operazione valutativa che pu condurre a due esiti tra di loro contrastanti la conservazione permanente dei documenti che rivestono rilevante valore di testimonianza storica oltre che rilevanza giuridico pro
394. vigente art 35 Il protocollo unico 1 Gli uffici afferiscono ad un protocollo unico denominato Protocollo unico del Comune di Cento 2 Non ammesso l utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico nel qual caso la regi strazione nulla di diritto pag 8 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico art 36 Il protocollo particolare 1 Possono essere previste particolari for me di riservatezza e di accesso al protocol lo unico per a documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari b documenti di carattere politico e di indi rizzo di competenza del Sindaco o del Direttore Generale che se resi di pub blico dominio possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissa ti c documenti dalla cui contestuale pubbli cit possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attivit ammi nistrativa 2 Il Sindaco e il Direttore Generale sono pertanto autorizzati all interno del proto collo unico all attivazione di procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato art 37 Procedure del protocollo particolare 1 Il protocollo particolare utilizzato dal Sindaco o dal Direttore Generale mediante provvedimento espresso cio con l apposizione della propria firma sul
395. visibili secondo le modalit di visualizzazione precedenti Non viene concesso l accesso in modifica al protocollo se non abilitato dall impostazione di un parametro di configurazione che rende possibile ripristinare i protocolli annullati INVIA ALBO PRETORIO Invia il protocollo all albo pretorio per la sua pubblicazione funzionalit visibile se presente il modulo di Albo pretorio RIPRISTINA La funzione abilitata dall impostazione del relativo parametro di configurazione permette di ripristinare un protocollo annullato CHIUDI La funzione chiude la pagina contenente i dati del Protocollo e ritorna alla vista CREA COPIA La funzione permette di creare nuovi protocolli a partire da quello in uso La creazione di un protocollo tramite copia avviene selezionando un protocollo preesistente dal quale vengono ereditate tutte le impostazioni tranne il numero progressivo e la data del protocollo Come numero viene assegnato il primo disponibile come data viene proposta quella attuale con libert di modifica fino al salvataggio Non vengono ripristinati i permessi in modifica e lettura del protocollo originale ma i permessi assumono le impostazioni generali associate ad un nuovo inserimento STAMPA RICEVUTA La funzione permette di stampare una ricevuta che riporta alcuni dati obbligatori del protocollo Viene cos visualizzata una nuova pagine web che riportata dati relativi all Ente il primo intestatario l oggetto la data
396. vo e di diritto d accesso ai documenti amministrativi art 22 24 D P R 27 giugno 1992 n 352 Regolamento della L 241 1990 Regolamento del diritto di informazione e del diritto di accesso ai documenti amministrativi e alle informazioni approvato con deliberazione del Consiglio Comunale del 15 giugno 1994 n 80 D Lgs 30 luglio 1999 n 281 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalit storiche statistiche e di ricerca scientifica Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14 marzo 2001 Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici D Lgs 30 giugno 2003 n 196 Codice in materia di protezione dei dati personali Deliberazione della Giunta Comunale Istituzione del Servizio denominato Archivio Generale per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi del 17 dicembre 2003 n 374 Regolamento per la gestione tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all archivio storico approvato con delibera di Consiglio n 134 il 17 dicembre 2003 Art 2 Funzione dell Archivio Ai sensi del D Lgs 29 ottobre 1999 n 490 e del D P R 445 del 28 dicembre 2000 l Amministrazione Comunale di Cento individua nell Archivio quale complesso dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attivit un servizio fondamentale per garantire la certezza la semplificazione la traspar
397. zata cio demandata ad un unica Unit Organizzativa oppure distribuita ovvero ciascuna Unit Organizzativa pu autonomamente protocollare documenti mantenendo fermo il concetto di protocollo unico per l Ente La gestione di queste due differenti modalit organizzative assegnata da un apposito parametro di configurazione gestito dagli utenti abilitati La funzione visualizza i Protocolli categorizzati secondo l Anno riportando di ciascuno la numerazione univoca la data di registrazione l oggetto l Unit Organizzativa e gli intestatari In corrispondenza della colonna degli intestatari viene riportata indicazione del primo intestatario definito nel caso in cui siano stati assegnati pi intestatari sono visibili dei puntini che se selezionati permettono la visualizzazione degli altri intestatari in una finestra di popup Alcune icone riportate nella vista facilitano inoltre l utente nell individuazione dei protocolli in Entrata Uscita o Interni icona con freccia rossa se in entrata verde se in uscita blu se interno dei protocolli annullati icona con croce e o resi riservati icona con R Selezionando l anno e numero del protocollo si accede ad un modulo con riportati in dettaglio i dati del protocollo Vengono cos visualizzate altre informazioni relative ai dati obbligatori del protocollo quali la data se in entrata uscita o interno la data di arrivo e l intestatario assegnato dati relativi ai destinatari interni
398. zionamento delle istituzioni che gestiscono l attivit la seconda e la terza relativa alle iniziative concrete Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai comuni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della societ si lasciata cadere la logica del titolario Astengo che individuava i destinatari dei servizi e si scelto di indicare l area di intervento a chiunque diretto 10 1 Diritto allo studio e servizi 2 Asili nido e scuola materna 102 D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 128 per servizi sociali si intendono tutte le attivit relative alla predisposizione ed erogazione di servizi gratuiti ed a pagamento o di prestazioni economiche destinate a rimuovere e superate le situazioni di bisogno e di difficolt che la persona umana incontra nel corso della sua vita escluse soltanto quelle assicurate dal sistema previdenziale e da quello sanitario nonch quelle assicurate in sede di amministrazione della giustizia art 131 sono attribuiti ai comuni i compiti di erogazione dei servizi e delle prestazioni sociali nonch i compiti di progettazione e di realizzazione della rete dei servizi sociali anche con il concotso delle province art 132 che individua le categorie destinatarie L 8 novembre 2000 n 328 Legge quadro per la realizzazione del sistema integrato di interventi e servizi sociali Del resto gi il DPR 616 77 art 25 attribuiva ai comuni le funzioni amm
399. zzazione subordinata esclusivamente alla verifica della conformit alle disposizioni del piano regolatore alle prescrizioni fiscali e a quelle concernenti la sicurezza sanitaria ambientale e stradale alle disposizioni pet la tutela dei beni storici e artistici nonch alle norme di indirizzo programmatico delle regioni Insieme all autorizzazione il comune rilascia le concessioni edilizie necessarie ai sensi dell art 2 L autorizzazione subordinata al rispetto delle prescrizioni di prevenzione incendi secondo le procedure di cui al DPR 12 gennaio 1998 n 37 2 rivendita di giornali e riviste funzione attribuita ai comuni dall art 54 comma g del DPR 616 77 legge 13 aprile 1999 n 108 Nuove norme in materia di punti vendita per la stampa quotidiana e periodica 3 vendita di prodotti da parte degli agricoltori art 4 del D lgs 18 maggio 2001 n 228 Orientamento e modernizzazione del settore agricolo a norma dell art 7 della legge 5 marzo 2001 n 57 127 La materia relativa alle fiere e ai mercati regolamentata dal D lgs 31 marzo 1998 n 112 art 41 commi 1 e 3 7 Promozione e servizi Repertori Autorizzazioni commerciali Autorizzazioni artigiane Autorizzazioni turistiche Serie Fascicoli delle attivit economiche 128 L art 60 del DPR 616 77 indica le funzioni attribuite ai comuni in materia di 1 gestione di impianti e servizi com plementari per le attivit turistiche compresi i rifugi i campe

Allegati - Comune di Cento

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