ELECTRÓNICO . . 5
Contents
1. o de servicios que ostente una licencia o autorizaci n para contratar negocios de Seguros debidamente emitida por la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico la OCS y que a su vez opte por utilizar un sistema de almacenaje electr nico seg n establecido en esta Regla ART CULO 2 DEFINICIONES Los siguientes t rminos y frases tendr n el significado que se expresa a continuaci n 1 Auditor certificado de sistemas de informaci n Certified information systems auditor significa un auditor de sistemas de informaci n certificado por la entidad 10 2 conocida como Information Systems Audit Control Association ISACA el cual tiene entre sus responsabilidades determinar si un sistema computadorizado salvaguarda los activos de una entidad mantiene la integridad de la informaci n all contenida y permite que se logren los objetivos organizacionales y se cerciora de que se utilicen los recursos de sistemas de informaci n eficientemente C digo significa el C digo de Seguros de Puerto Rico Ley N m 77 de 19 de junio de 1957 seg n enmendada 26 L P R A et seg Comisionado significa el Comisionado de Seguros de Puerto Rico Documento original significa el an en papel o digital que se utiliz para ei el documento en formato electr nico Electr nico significa todo aquello relacionado a tecnolog a que tenga capacidad electr nica digital m2. Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS DEPARTAMENTO DE ESTADO N m Reglamento 6746 REGLA N M 76 Aprobado Janet Cort s V zquez Secrotafiade Estado Interina NDICE ART CULO 1 DISPOSICIONES GENERALES ad naaa dual 1 ART CULOS DEFINICIONES ie desatinos eco a l ART CULO 3 SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTRONICO PNE PPE T NEE S 3 ART CULO 4 CARACTER STICAS GENERALES REQUERIDAS PARA UN SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO 0 0 3 ART CULO 5 CONTROLES M NIMOS QUE SE DEBEN ESTABLECER AL ADOPTAR UN SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO 0 0 oooccocccccoccno nooo 3 ART CULO 6 DOCUMENTACI N REQUERIDA cars risa tanda 4 ART CULO 7 CERTIFICACI N DEL SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO onunu naaa a 5 ART CULO 8 DESTRUCCI N DE DOCUMENTOS ooo ooo ooo 5 ART CULO 9 PER ODO DE RETENCI N occccccoccccoo ccoo 6 ART CULO 10 PODERES DEL COMISIONADO a ococooo coc 6 ART CULO 11 PENALIDADES ooo ronca 6 ART CULO 12 INTERACCI N CON LEYES FEDERALES laolao 6 ART CULO 13 SEPARABILIDAD a a E a aa 6 ART CULO 14 VIGENCIA Fecha Radicaci n 30 de diciembre de 2003 A XK e Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS REGLA N M 76 CARACTER STICAS DEL SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO PARA LA CONSERVACI N DE LIBROS REGISTROS Y TODO DOCUMENTO PERTINENTE AL NEGOCIO DE SEGUROS Y NORMAS PARA LA DISPOSICI
3. N DE DOCUMENTOS ORIGINALES ART CULO 1 DISPOSICIONES G GENERALES SECCI N 1 BASE LEGAL La Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico ilona la E N m 16 del Reglamento del C digo de Seguros de Puerto Rico de conformidad con las disposiciones del Articulo 2 040 y del Art culo 2 161 de la Ley N m 77 de 19 de junio de 1957 seg n enmendada conocida como C digo de Seguros de Piedo Rico y de la Ley N m 170 de 12 de agosto de 1988 3 L P R A 2101 et seq conocida cotib la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme SECCI N 2 PROP SITO Y ALCANCE Se adopta esta Regla con el prop sito de establecer las caracter sticas del sistema de almacenaje electr nico a ser utilizado por aquellos componentes de la industria de seguros que opten por utilizar dicho sistema para conservar total o parcialmente sus libros registros y otros documentos relacionados con el negocio de seguros que les son requeridos por el C digo de Seguros de Puerto Rico y su Reglamento Adem s esta Regla establece las normas para la protecci n de la informaci n y para la disposici n de los documentos originales que sean almacenados electr nicamente as como las penalidades por el incumplimiento a las disposiciones del Art culo 2 161 del C digo de Seguros de Puerto Rico y de esta Regla Esta Regla aplicar a todo asegurador organizaci n de servicios de salud agente agente general corredor ajustador organismo tarifador y organismo asesor
4. ad y autoridad seg n provee el Art culo 2 030 del C digo para examinar e investigar toda persona que le aplica esta Regla para verificar el cumplimiento con las disposiciones de esta Regla y del C digo ART CULO 11 PENALIDADES Cualquier uaan a las disposiciones de esta Regla estar sujeta a ls penalidades provistas en el Cap tulo 27 del C digo ART CULO 12 INTERACCI N CON LEYES FEDERALES Todo documento o informaci n que sea retenido o conservado en formato electr nico que est relacionado con el estado de salud de un cliente o suscriptor deber adem s de cumplir con todas las disposiciones de esta Regla cumplir con todas las disposiciones correspondientes a la confidencialidad de dicha informaci n y las reglas de seguridad promulgadas bajo la ley federal conocida oO el Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 HIPAA y cualquier otra ley federal o estatal vigente o que se promulgue en el futuro que sea aplicable ART CULO 13 SEPARABILIDAD Si alguna palabra oraci n p rrafo apartado art culo o parte de esta Regla fuera declarada nula o inv lida por un tribunal de Jurisdicci n la orden emitida por ste no afectar ni invalidar las disposiciones restantes de esta Regla y n efecto estar limitado a esa palabra oraci n p rrafo apartado articulo o parte que haya sido as declarada nula ART CULO 14 VIGENCIA Las disposiciones de esta Regla entrar n en vigor tre
5. agn tica inal mbrica ptica electromagn tica o similar Informaci n significa data texto im genes sonidos c digos contenidos en un documento o todo aquello que sea similar a esto Legible significa que la imagen reproducida a trav s del p de almacenaje electr nico es copia fiel y exacta del documento original y que podr ser distinguida por cualquier persona Medio electr nico significa cualquier forma de transmisi n de mensajes que utilice un formato que permita un examen visual del contenido del mismo ya sea a trav s del monitor de una computadora personal o de cualquier otra forma Persona significa una persona natural o jur dica Sistema de almacenaje electr nico significa el m todo para preparar registrar transferir listar almacenar preservar recobrar o reproducir documentos de una de las siguientes formas a Reproducci n de im genes de libros registros y documentos en un sistema de almacenaje electr nico Transferencia de documentos computadorizados a un sistema de almacenaje electr nico usando t cnicas tales como discos pticos que permitan ver o reproducir documentos sin clas el pro grama original b Cualquier otro m todo que el Comisionado de tiempo en tiempo autorice mediante carta normativa 3 11 Sistema de listado significa cualquier m todo utilizado para mantener organizar o coordinar m ltiples siste
6. inta 30 d as despu s de su presentaci n en el Departamento de Estado de Puerto Rico de acuerdo con las disposiciones de la Ley N m 170 de 12 de agosto de 1988 seg n enmendada conocida como la Ley de Procedimiento Uniforme Wi CONTRERAS G MEZ COMISIONADO DE SEGUROS Fecha de aprobaci n e 30 o3 Fecha de Radicaci n en el Departamento de Estado Fecha de Radicaci n en la Biblioteca Legislativa
7. lectr nico Realizar auditor as regulares del sistema de almacenaje electr nico y atender cualquier hallazgo de inmediato ART CULO 6 DOCUMENTACI N REQUERIDA Todo asegurador organizaci n de servicios de salud agente agente general corredor ajustador organismo tarifador y organismo asesor o de servicios deber establecer y mantener documentaci n relacionada al sistema de almacenaje electr nico que incluya como m nimo lo siguiente ph s yi r Un detalle de los usos y prop sitos del sistema de almacenaje electr nico al igual que las pol ticas y procedimientos espec ficos para la operaci n y mantenimiento de ste Controles de calidad medidas de seguridad pruebas y retenci n de informaci n Especificaciones e instrucciones de operaci n del equipo y las aplicaciones utilizadas Un sistema de listado La documentaci n aqu requerida deber tener las siguientes caracter sticas L No Ser correcta actualizada y administrada por personal que tenga el adiestramiento y conocimiento necesario en dicha materia Estar disponible y ser de f cil acceso Estar en un formato que sea claro y f cil de entender por usuarios externos e internos actuales y futuros Estar disponib de inmediato en el caso de que sea necesario uiizarla para cualquier prop sito legal o en alg n proceso judicial Ser retenida por el t rmino de tiempo dispuesto por esta Regla 5 Se deber documen
8. mas de almacenaje electr nico que permita la identificaci n y recuperaci n de la informaci n imaces electr nicamente ART CULO 3 SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO Toda persona a la que le aplique esta Regla podr utilizar v un sistema de almacenaje electr nico siempre y cuando dicho sistema cumpla con todas las disposiciones de esta Regla El sistema de almacenaje electr nico deber asegurar el archivo y la transferencia completa y precisa del documento original y de i gual forma reproducir la informaci n almacenada electr nicamente ART CULO 4 CARACTER STICAS GENERALES REQUERIDAS 1 PARA UN SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO Todo sistema de almacenaje electr nico que se utilice dii cumplir con n las disposiciones de esta Regla deberi poseer al menos las siguientes caracter sticas generales 1 Capacidad para transferir y almacenar de forma fiel y exacta la informaci n del documento original 2 F cil acceso a la informaci n archivada denio de un tiempo razonable 3 Garantiza la integridad de la informaci n almacenada electr nicamente 4 Permite la transferencia o intercambio de los documentos almacenados a cualquier otra i aplicaci n inform tica 5 Capacidad de reproducir el dociimenmiode forma legible y fiel al original 6 Identifica situaciones an malas ocasionadas por cambios en voltaje u otros eventos que puedan afectar la H i del documento almacenado electr nicamente 7 El contrato de la lice
9. ncia no limita o EestnBs el acceso del Comisionado ART CULO 5 CONTROLES M NIMOS QUE SE DEBEN ESTABLECER AL ADOPTAR UN SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO Toda persona que Se por utilizar un sistema de almacenaje electr nico para conservar total o parcialmente sus libros registros y otros documentos relacionados con el negocio de seguros deber establecer los siguientes controles o medidas de seguridad m nimos para garantizar la cabida integridad y veracidad de la informaci n almacenada electr nicamente 1 Dictar el acceso al sistema de almacenaje electr nico y conceder privilegios de realizar comentarios a la imagen original para garantizar la integridad de la informaci n 4 Distribuir las responsabilidades del personal asignado al uso y mantenimiento del sistema de almacenaje electr nico para evitar posibles conflictos de intereses que puedan comprometer la integridad de la informaci n Registrar todo uso del sistema de almacenaje electr nico incluyendo la identidad de la persona que acces el mismo las actividades realizadas mientras se utiliz el sistema la fecha hora y lugar de origen y los resultados de dicho uso Rastrear cualquier cambio al sistema de almacenaje electr nico sin la debida autorizaci n para fijar responsabilidades Mantener un plan para prevenci n y manejo de desastres incluyendo procedimientos para el resguardo de emergencia de la informaci n contenida en el aena de imeda e e
10. tancias actuales ART CULO 8 DESTRUCCI N DE DOCUMENTOS Todo documento o informaci n en formato a que se encuentre almacenado en un sistema de almacenaje electr nico se considerar Pm destruido si la persona a la que le aplica esta Regla cesara de mantener y actualizar el sistema y a el equipo hardware necesario para cumplir con las disposiciones de esta Regla Toda persona a la que le aplica esta Regla podr una vez almacenados en el sistema de almacenaje electr nico destruir los documentos originales siempre y cuando sta pueda documentar que cumpli fielmente con todas las disposiciones y requisitos de esta Regla y el C digo Igualmente dicha persona tendr la responsabilidad de ada el original de aquellos documentos que dada la naturaleza de su negocio debe conservar Nada de lo dispuesto en este Art culo dne interpretarse como que exime a las personas a las que les aplica esta Regla de cumplir con cualquier otra ley o reglamento federal o estatal relacionado con la retenci n de documentos originales y por lo tanto no podr utilizarse como pretexto para el incumplimiento con las mismas 6 ART CULO 9 PER ODO DE RETENCI N Todo documento almacenado electr nicamente deber ser retenido por un t rmino de cinco 5 a os o hasta un a o despu s que concluya cualquier litigio incoado El torno a una p liza lo que sea mayor ART CULO 10 PODERES DEL COMISIONADO El Comisionado tendr la potest
11. tar toda situaci n an mala que sirva de apoyo a las bit coras del sistema de almacenaje electr nico y a los informes preparados por el rea de sistemas de informaci n ART CULO 7 CERTIFICACI N DEL SISTEMA DE ALMACENAJE ELECTR NICO Todo asegurador organizaci n de servicios de salud agente agente general corredor ajustador organismo tarifador y organismo asesor o de servicios que utilice un sistema de almacenaje electr nico estar obligado a obtener una opini n de un auditor certificado de sistemas de informaci n certified information system auditor a los efectos de que el sistema de almacenaje electr nico utilizado cumple con los requisitos establecidos por el C digo y esta Regla El director de finanzas o la persona a cargo del irea de sistemas de nonai deber certificar adem s que la imaa en la que el auditor bas su opini n es correcta y completa Las certificaciones requeridas en este Art culo deber n ser inicialmente presentadas en la OCS dentro de los 90 d as siguientes a la fecha en que el sistema de almacenaje electr nico comenz a operar Dada la naturaleza cambiante y evolutiva de los sistemas de informaci n y la tecnolog a utilizada para el almacenaje electr nico de informaci n las certificaciones requeridas en el presente Art culo deber n ser sometidas a la OCS una vez c da tres 3 a os para as evitar que los sistemas utilizados aunque funcionales resulten ser inadecuados a las circuns
Download Pdf Manuals
Related Search