Cuentas por Cobrar Términos Importantes
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1. 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 9 10 11 12 13 14 roo S DAC Presione Enter en el campo Fecha Original para aceptar la fecha que aparece por defecto Esta es la fecha que DacEasy usa para la antig edad de la factura Presione Enter en el campo Fecha de Vencimiento para aceptarla por defecto Presione Enter en el campo Fecha de Descuento para aceptarla por defecto Presione Enter en el campo Tasa de Descuento para aceptar el porcentaje de descuento por defecto Avance a la columna Debito Entre el monto Debito para la factura Si usa una cuenta de Ingreso por defecto esto aparecer en la segunda l nea de la transacci n Continu entrando el detalle de la transacci n incluyendo los Creditos correspondientes y cualquier otra entrada de Debito que sea necesaria para balancear la transacci n Antes de salvar la factura aseg rese de que el total de Debitos y Creditos sean iguales Presione E4 para salvar la transacci n Editando la Transacci n Si necesita volver a empezar presione F6 para borrar la transacci n entrada Para s lo borrar una l nea posicione el cursor en esa l nea y presione Shift F6 Parainsertar una l nea dentro del detalle de la transacci n presione Shift F7 DacEasy0 inserta una l nea arriba del cursor Nota las funciones mencionadas anteriormente se en2. necesita a adir un Debito por flete a una factura necesita un incremento d bito a la cuenta del cliente Para hacer este ajuste debe accesar la factura original desde el Mayor de Cuentas por Cobrar y registrar la transacci n como un d bito al valor original Tipos de Transacciones de Cuentas por Cobrar Los tipos de transacciones que registre determinan como DacEasy0 afecta un balance de la cuenta del cliente Puede registrar tres tipos de transacciones Factura Debito y Credito Cada tipo crea una entrada que aparecer en el reporte de saldo por antig edad y en los estados de cuentas de los clientes Si necesita incrementar el balance de un cliente use o una factura o una entrada de d bito Si necesita disminuir el balance de una cuenta de cliente use una entrada de cr dito Nota Ninguna de estas tres opciones afectan el inventario o le permiten imprimir una factura a sus clientes Si necesita ejecutar estas funciones lea el cap tulo Facturaci n Facturas Las facturas son las transacciones normales de cuentas por cobrar Use transacciones de cuentas por cobrar para incrementar el balance del cliente sin afectar el inventario Una factura de cuentas por cobrar siempre debita la cuenta cuenta por cobrar y acredita por lo menos una de ingreso Las facturas registradas por esta opci n se muestran en el reporte por antig edad y Estados de cuentas de los clientes pero no puede imprimir estas facturas Transacciones de D
3. DAC S A Periodo 10 10 01 01 10 31 01 Figura 1 2 Reporte de Antig edad de cuentas por cobrar rangos de impresi n Esta pantalla tiene dos reas una de rango donde indica por cual campo desea ordenar el reporte que tipo de reporte quiere si incluye o no las facturas pagadas si desea ver la suma de todos los pagos adelantados como una sola l nea en vez de listar cada avance por separado A continuaci n puede ver la segunda secci n de esta pantalla correspondiente a Columna de vencimiento 1 10 2008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 reo S DAC Reporte de Antig edad CC Gee Hase E 9999 61 9999 61 o 60 31 so 31 30 1 Pal al x 07 30 o 30 E 31 7 60 a 0 51 7 90 sa 0 91 9999 91 9999 Rango Columna de Vencimiento DAC S A Periodo 10 10 01 01 10 31 01 Figura 1 3 Reporte de antiguedad de cuentas por cobrar columna de vencimiento Columna de Vencimiento Usted puede modificar la agenda de antig edad Siete columnas de antig edad se imprimen en el Reporte de Antig edad Cada columna representa un intervalo de tiempo Usted puede editar el t tulo encabezado de cada columna y el intervalo de tiempo correspondiendo a cada encabezado en el Reporte de Antig edad Usted deber establecer la agenda de antig edad secuencialmente o desde el
4. n mero m s alto de d as al m s bajo o del m s bajo n mero de d as al m s alto 2008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados 1 11 Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 S DAC CUENTAS POR COBRAR Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido Abra la Furniture Factory para asegurarse que est usando los datos ejemplos Entonces complete la Aventura 1 Ajustando balances de facturas Aventura 2 A adiendo un Debito por env o a una factura de cliente existente Aventura 3 Anulando un mal d bito Aventura 4 Usando el reporte por antig edad y la Aventura 5 Usando la carta de clientes Notas 1 12 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967
5. si necesita a adir el flete a una factura existente use una entrada de debito de cuentas por cobrar Tambi n puede registrar entradas de debito sin usar factura existente Asigne un nico n mero de factura a la entrada y DacEasy coloca el Debito en el reporte por antig edad y los estados de cuentas Este aparecer en el reporte por antig edad con la letra D en la columna Cdgo Credito Use las entradas de Credito de cuentas por cobrar para disminuir el balance en la cuenta del cliente Puede usar las entradas de credito para disminuir el balance en una factura existente o puede entrar un Credito usando un nico n mero de facturas De cualquier forma una entrada de Credito siempre rebaja las cuentas por cobrar Anular un balance entrado en una cuenta que no ser pagada es un ejemplo de una entrada de Credito El Credito de Cuentas por Cobrar aparecer en el reporte por antig edad con la letra C en la columna Cdgo Factura El n mero de la factura que escoja en el campo Factura es importante Si necesita ajustar el balance en una factura existente debe de entrar el n mero de la factura en este campo Si no sabe el n mero exacto de la factura presione F5 para accesar a la b squeda Seleccione la factura que quiera y presione Enter El n mero debe ser exactamente el mismo para afectar la factura original si no es asi DacEasy0 asignar el n mero que entre como un nuevo n mero de factura El n mero que entre aparecer en la pan
6. cha Original de las facturas son de diferentes per odos el reporte por Antiguedad de las Cuentas por Cobrar y los estados finacieros no coincidir n para estos dos per odos Tasa de Descuento Es el porcentaje de descuento que se le ofrece al cliente por pronto pago Este porcentaje multiplicado por el monto actual de la factura determina cuanto recibir por el descuento el cliente Descuento Disponible DacEasy60 calcula el monto de descuento para la factura basado en el total de la factura y los t rminos configurados para el cliente 1 6 02008 DacFlex6 Todos los Derechos Reservados Email infoODacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 reo S DAC Los siguientes campos est n en el rea de Detalle Cuenta Nombre DacEasy inserta la cuenta por cobrar en la primera l nea de la transacci n Si entra una factura o una transacci n de Debito carga las cuentas por cobrar Si necesita acreditar las cuentas por cobrar debe usar una transacci n de abono Cualquier cuenta de ingresos por defecto que configure a un cliente aparecer en la segunda l nea Esta cuenta viene desde la pantalla de Editar Clientes La cuenta de ingresos por defecto deber ser la cuenta que usa con frecuencia cuando entra transacciones para este cliente Nota Si necesita usar una cuenta diferente posicione el cursor en esa l nea y presione Shift F6 para borrar solamente esa l nea DacEasy desplega el no
7. cuentra al presionar Opciones de la barra de herramientas de la pantalla Transacci n de cuentas por cobrar 2008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados 1 9 Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 S DAC CUENTAS POR COBRAR Usando el Reporte por Antiguedad Cobros Cuando entre facturas a clientes debe ser capaz de controlar la fecha de vencimiento de cada factura DacEasy0 le da la habilidad de imprimir un Reporte de Cuentas por Cobrar por Antig edad que le da una informaci n importante del balance de cada cliente Puede personalizar su calendario por antig edad as puede ver cuando la factura est vencida o cuantos d as de vencimiento tiene pasada la factura El reporte por Antig edad es una herramienta de ayuda en cobros a sus clientes Otras herramientas incluyen estados de cuentas de los clientes y cartas que le permiten mantener correspondencias con sus clientes Las opciones por Antig edad Cartas y Estados de Cuentas est n en el men Reportes Cuentas por Cobrar Antig edad Reporte de Antig edad CxC lol xj Ordenar por kosae oooO Desde Primero Hasta Uim Rango C digo Cliente y Desde Pimes Hasta Ultimo Fecha de cierre j 0203701 Tipo de reporte Detalle Resumen Auditoria owe Antiguedad por FechaYence C Fecha Factura Incluye facturas pagadas E Consolidar avances m Rango Columna de Vencimiento E
8. e Nota El cliente que escoja debe ser un cliente tipo Abierto o Saldo Diferido No puede hacer una factura de cuentas por cobrar a un cliente tipo De Efectivo Para una completa explicaci n de los tipos de cuentas de clientes refi rase a la Gu a del Usuario o al cap tulo Empezando del libro de trabajo Seleccione el Tipo de transacci n que est entrando Factura Crea una factura normal a su cliente Debito Este crea una entrada de Debito al cliente que hace la misma funci n contable de una factura Use un Debito cuando ya existe la factura y necesita incrementar el balance de la factura Credito Este crea una entrada de Credito al cliente y la misma disminuye el balance del cliente Escriba el n mero de la factura que quiere asignar a la transacci n DacEasy no asigna un n mero por usted Si est afectando una factura existente puede presionar F5 para seleccionar la factura desde la b squeda Use el campo Referencia para entrar una corta descripci n de la transacci n Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha corriente del sistema Esta es la fecha que usa DacEasy0 para asentar la transacci n Use el campo Vendedor para ayudarle a controlar las comisiones y las ventas para sus vendedores Puede dejar este campo opcional en blanco Nota Puede usar este campo para hacer reportes en el Publicar y en el Query Nota Las Transacciones Cuentas por Cobrar no actualizan la pantalla de Vendedores
9. ebito Use las transacciones de cuentas por cobrar d bito para incrementar el balance del cliente Las estradas de d bitos son similares a las entradas de facturas La diferencia es que usa las entradas de d bitos para incrementar el balance de una factura existente Un ejemplo de este tipo de transacci n es a adir fletes o Debitos por servicios a una factura existente Transacciones de Credito Use las transacciones de cuentas por cobrar cr dito para disminuir el balance del cliente Use transacciones de cr dito para disminuir el balance de una factura existente o anular el balance entrado en una cuenta de cliente Un ejemplo de este tipo de transacci n es devolvi ndole un sobre Debito a un cliente 4 2 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 reo S DAC En ocasiones necesitar corregir una transacci n Hay dos formas para hacer esto Corrigiendo Entradas Una entrada de correcci n remueve un error que descubra despu s de asentar Para mantener un completo seguimiento de auditor a una entrada de correcci n deber reversar la transacci n de la entrada incorrecta Por ejemplo si carga por error a un cliente por servicios rendidos a otro cliente deber hacer una entrada de correcci n Reverse la entrada original al cliente err neo y registre el cargo en el cliente que corresponda Deber a s lo de hacer una entrada de co
10. maci n de la Transacci n Informaci n de la Factura Detalle y Pi de p gina Cada rea se describe debajo Campos en la pantalla de entrada al mayor de cuentas por cobrar El siguiente campo est en el Encabezado N mero DacEasy0 asigna un n mero de transacci n a una nueva factura Puede escoger el n mero de inicio para DacEasy usando Edici n Valores por omisi n Preferencias del Sistema Si necesita editar una factura existente entre el n mero de la transacci n aqu o presione F5 para seleccionarlo desde la b squeda Los siguientes campos est n en el rea Informaci n de la Transacci n C digo del Cliente Entre el c digo del cliente que est facturando Si no sabe el c digo del cliente presione F5 para desplegar la pantalla de b squeda Nombre del Cliente 1 4 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados Email infoODacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 reo S DAC DacEasy desplegar el nombre del cliente Tipo Identifica el tipo de transacci n que est registrando Factura Son entradas normales de transacci n de cuentas por cobrar Las entradas de facturas siempre debitan la cuenta cuentas por cobrar y aparecen en el reporte por antig edad con la letra en la columna Cdgo Debito En las cuentas por cobrar las entradas de debito son similares a las facturas pero generalmente estas se usan para incrementar el balance de una factura existente Por ejemplo
11. mbre de la cuenta entrada Descripci n Debito Credito DacEasy desplega el cliente y el n mero de la factura en este campo Puede editar la descripci n escribiendo el detalle que quiera La descripci n se desplegar en el diario Entre el monto a debitar que quiera aplicar a esta cuenta si el campo Tipo es Factura o Debito Entre el monto a creditar que quiera aplicar a la cuenta si el campo Tipo es Credito Nota Cada l nea tiene solamente una entrada de debito o una de credito El Pi de P gina muestra el total Totales DacEasy0 calcula los totales de la columna de debito y credito y los coloca aqu Puede f cilmente determinar si los debitos son iguales a los creditos 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados 1 7 Email info DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 S DAC CUENTAS POR COBRAR Trabajando con las Transacciones en el Mayor de Cuentas por Cobrar Las siguientes informaciones muestran como entrar diferentes tipos de transacciones usando la opci n Transacciones Cuentas por Cobrar Mantenga presente estos pasos cuando ejecute estas operaciones en el trabajo Pasos r pidos para registrar una transacci n de Cuentas por Cobrar 1 Seleccione Transacci n Cuentas por Cobrar Presione Enter y DacEasy0 asigna el pr ximo n mero disponible a la transacci n Entre el c digo del cliente DacEasy O inserta el nombre del cliente en el campo Nombr
12. os con clientes o suplidores Por ejemplo cuando da un servicio a un cliente entra la transacci n el cambio del dinero por el producto dentro de la cuenta del Mayor de Cuentas por Cobrar Factura Una solicitud de proveer bienes o servicios Una factura incrementa las Cuentas por Cobrar D bito El lado izquierdo de una transacci n Un d bito incrementa los activos y los gastos y disminuye los pasivos el capital y los ingresos Cr dito El lado derecho de una transacci n Un cr dito disminuye los activos y los gastos e incrementa los pasivos el capital y los ingresos 02008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados 1 1 Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 DAC CUENTAS POR COBRAR Aprendiendo acerca de los clientes Despu s de configurar sus clientes puede registrar las transacciones a sus clientes usando la opci n del Mayor de Cuentas por Cobrar Todas las entradas hechas usando esta opci n actualizan el reporte de Antig edad de Cuentas por Cobrar Tambi n estas entradas le permiten imprimir los estados de cuentas de los clientes hasta la fecha Cuando entre una factura en el Mayor de Cuentas por Cobrar registra una venta sin afectar la cuenta de inventario No debe entrar otra vez las facturas originales registradas por la opci n de Facturaci n por la opci n del Mayor de Cuentas por Cobrar a menos que necesite hacer un ajuste a la factura original Por ejemplo si
13. roo S DAC Cuentas por Cobrar Cap tulo 1 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACI N DacEasy Contabilidad Este cap tulo explica como registrar transacciones a los clientes en el Mayor de Cuentas por Cobrar Las transacciones que entre en el Mayor de Cuentas por Cobrar aparecer n en el reporte de saldo por antig edad y en los estados de cuentas de los clientes Es importante que mantenga presente que no puede controlar inventario o imprimir una factura cuando usa la opci n del Mayor de Cuentas por Cobrar Si necesita controlar el inventario o imprimir facturas refi rase al cap tulo Facturaci n luego en este libro Use la opci n del Mayor de Cuentas por Cobrar para anular un mal d bito aplicar un cr dito o un d bito a una factura previamente registrada y facturar a sus clientes si no est controlando inventario Despu s de completar este cap tulo sabr como Registrar los diferentes tipos de transacciones en el Mayor de Cuentas por Cobrar T rminos Importantes Los siguientes t rminos son usados en este cap tulo Tome unos minutos para revisar cada definici n Cuentas por Cobrar La cuenta que representa el monto que adeudan los clientes a su negocio Transacci n Una transacci n es un cambio de bienes o servicios por pagos Los pagos podr an ser en efectivo o a cr dito En DacEasy registra una transacci n dentro de la cuenta apropiada para asegurarse que tiene un registro escrito de todos sus negocios tratad
14. rrecci n si no es posible restaurar un respaldo Entrada de Ajuste Una entrada de ajuste es una transacci n de Credito o Debito Use este tipo de entrada para ajustar el balance a una factura Por ejemplo si registr una factura por 100 y el monto debi ser 90 entre una transacci n de cr dito para ajustar la entrada original por 10 2008 DacFlex Todos los Derechos Reservados 1 3 Email infoO6DacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 S DAC CUENTAS POR COBRAR Entendiendo la pantalla del mayor de Cuentas por Cobrar Para registrar una transacci n escoja Transacciones Cuentas por Cobrar desde la barra del men en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad Se desplegar la pantalla de Entrada de Transacci n del Mayor de Cuentas por Cobrar Hi Transacci n de Cuentas por Cobrar 101 x N mero do No Asentado 3 Informaci n de transacci n Informaci n de Factura x C digo cliente e Vendedor oOo e Nombre Cliente Fecha original 09 1001 E Tipo Factura z Fecha vencimiento 0971070 4 Factura A Fecha descuento 09 1001 s Referencia Tasa de descuento 0 000 Fecha 09 1001 Descuento disponible 0 00 Descripci n Total 0 00 0 00 Furniture Factory Periodo 9 09 01 01 09 30 01 Figura 1 1 Pantalla de entrada al Mayor de Cuentas por Cobrar La pantalla tiene cinco reas principales Encabezado Infor
15. sacci n Si quiere hacer cambios permanentes a los t rminos debe editarlos en la tabla de t rminos Vendedor Entre el nombre del vendedor para este cliente Use la b squeda de F5 para escoger el vendedor desde la tabla de Vendedores Configure sus vendedores por Edici n Proveedores Fecha Original La fecha original es la fecha de la factura que usa DacEasy0 en el reporte por Antig edad y los estados de cuenta de los clientes Esta tiene un prop sito diferente a la fecha de la transacci n DacEasy usa la fecha original para prop sitos de antig edad y tiende a no afectar en la fecha de asiento Puede usar este campo para entrar la fecha actual de la cuenta por cobrar de la factura del cliente Esta caracter stica le permite procesar la factura a una fecha diferente a la de la factura Fecha de Vencimiento La fecha de vencimiento es la fecha de pago para la factura Es la ltima fecha en que el cliente puede pagar antes de aplicarle los Debitos financieros Cualquier pago recibido despu s de esta fecha es considerado tard o y puede estar sujetos a Debitos Tambi n la fecha de vencimiento es una de las fechas usadas para tirar el reporte por antig edad Fecha de Descuento Use la fecha de descuento para ofrecer un l mite de tiempo para aplicar descuentos por pronto pago a sus clientes Muchos negocios ofrecen un descuento si el cliente hace pagos antes de la fecha de vencimiento Nota Si la Fecha del programa y la Fe
16. talla de Recibos de Caja el reporte por antig edad y los estados del cliente Cuando cierre un per odo contable DacEasy6 limpia todas las facturas pagadas totalmente del reporte por antiguedad y los estados de cuentas tanto como d bitos y cr ditos tengan el mismo n mero de factura Nota DacEasy0 reconoce todos los ceros como parte del n mero de la factura 00000123 no es el mismo n mero que 123 Referencia Entre un n mero opcional de referencia Este n mero se imprimir en el estado de cuenta del cliente Fecha La fecha de la transacci n es la fecha que usa DacEasy0 para asentar la transacci n de cuentas por cobrar La fecha puesta desde el sistema de 2008 DacFlex0 Todos los Derechos Reservados 1 5 Email infoODacFlex com Web www DacFlex com Tel 809 563 3232 Fax 809 547 3967 S DAC CUENTAS POR COBRAR fechas F4 Puede editar la fecha si necesita usar una fecha diferente para la transacci n rea de Informaci n de la Factura DacEasy le permite configurar los t rminos para decirle a sus clientes cuando la fecha de pago est vencida y si alg n descuento est disponible Los t rminos constan de numerosos campos incluyendo la fecha de vencimiento la fecha de descuento y la tasa de descuento Todos estos campos dependen de los t rminos que asigne al cliente y la fecha original de la factura o la entrada de d bito Puede editar todos estos campos si necesita alternarlos o parte de los t rminos para una tran
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