Live Meeting 2007 - Programando una Reunión
Contents
1. InterCall CONFERENCIAS Y COLABORACI N GU A DEL ADMINISTRADOR Microsoft Live Meeting 2007 Gu a Para Programar Reuniones Introducci n Esta secci n detalla c mo acceder a su cuenta y establecer sus opciones predeterminadas de reuni n Acceso a Su Cuenta Para acceder su cuenta Live Meeting 1 Vaya a su sitio Live Meeting 2 Ingrese su acceso de usuario 3 Ingrese su contrase a 4 Haga clic en el bot n Login Iniciar Secci n Su p gina de inicio aparece en pantalla Establecer las Opciones de Su Reuni n Antes de comenzar a utilizar Meet Now Reuni n Instant nea o sus Reuniones Programadas aseg rese de que sus opciones Meet Now y Opciones de Reuni n est n configuradas C mo establecer las Opciones de Reuni n Usted puede personalizar la experiencia Live Meeting estableciendo opciones para reuniones particulares Por ejemplo usted puede controlar c mo van a ingresar los participantes a una reuni n o puede habilitar o inhabilitar funciones como chatear o grabar Nota En la mayor a de los entornos de Live Meeting el administrador de la cuenta Live Meeting configura la mayor a o todas las opciones de la reuni n No anule estas configuraciones a menos que usted tenga un total entendimiento de c mo se deber a configurar cada opci n en su entorno Por ejemplo si el administrador ha preparado sus configuraciones de audio para que funcionen con la soluci n de audio de Reservationless Plus de Int2. T INFO INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 244113 est RE of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION Lobby de la Reuni n El lobby de la reuni n es un rea en la que la gente que no ha sido invitada a quienes les gustar a unirse a su reuni n pueden solicitar entrada Usted puede establecer opciones de lobby de la reuni n para sus reuniones Meet Now o para cualquiera de las reuniones programadas que usted organice Puede darles a los participantes un URL para el lobby de la reuni n cuando no sea apropiado enviar una invitaci n a la reuni n Los presentadores pueden utilizar el lobby de la reuni n para controlar qui nes ingresan a la reuni n as como la hora en que ingresan Meeting Lobby From the Meeting Lobby you can selectively grant or deny access to any attendee who wants ko join but does not have an invitation T Enable Meeting Lobby For this meeting Lobby greeting al Enable e mail notification From lobby attendees Additional Features The meeting orgarizer can select he features below or use the Live Meeting Add ns to enable Features For a meeting feabures listed below cannot be enabled within the Live Meeting client e Question and Answer Control Panel 4 Show presenters the Exit and End Meeting option in Live Meeting client Funciones Adicionales Las opciones enumeradas debajo de Funciones Adicionales en la p gina Meet Now Options o en la p gina Meeting Options son tiles pa
3. usted ha dado uno el texto est ndar de saludo de Live Meeting establecida por el administrador de su cuenta y los detalles de la reuni n que cada participante necesita para poder unirse a la reuni n Los invitados adem s reciben un calendario que pueden agregar a sus calendarios Programar y Unirse a una Reuni n de Prueba Para familiarizarse con el proceso de programaci n de Live Meeting as como para probar las opciones predeterminadas que usted ha establecido para las reuniones programadas usted puede programar una reuni n de prueba con usted mismo Este procedimiento de prueba lo puede ayudar a entender el comportamiento de programaci n de Live Meeting antes de que usted invite a un grupo grande de gente a su primera reuni n programada Para m s informaci n sobre establecer las opciones para reuniones programadas ver Establecer las Opciones de su Reuni n Para programar una reuni n de prueba utilizando Outlook 1 Siga los pasos enumerados arriba para programar una reuni n 2 Programe la reuni n a la hora actual utilizando los cuadros de lista de hora de Comienzo y Fin 3 En elcampo To Para ingrese su direcci n de e mail completa Esto ordenar a Live Meeting para que le env e una invitaci n a la reuni n 4 Enel cuadro Subjetc Asunto ingrese el tema de la reuni n por ejemplo Reuni n de Prueba 5 Opcional en el rea del mensaje ingrese un mensaje para la gente que usted invita por ejemplo M
4. 131033 Costa Rica Soporte t cnico 001866 4590877 M xico 001800 2024402 Panam 0800 53330 Per 0004 0190131 Uruguay 1 706 643 6713 EUA 800 1627193 Venezuela Imsupport intercall com En el teclado de su tel fono 0 conferencia o 00 individual Soporte t cnico durante la conferencia Preguntas sobre facturaci n y cuentas 1 706 645 8600 Capacitaci n y recursos P gina de InterCall en Espa ol http lasp intercall com Recursos en l nea gu a del usuario y http lasp intercall com capacitacion y recursos ph capacitaciones gratuitas www intercall com services web conferencin INFO INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 9 dl InterCall is a subsidiary of West Corporation
5. For brecentmca O recados LO Pana O recaudos meteros Opciones de Reuni n para Reuniones Programadas Sat 09 5 2007 EA E 2 fo Pm x End onjejz007 E E z 30 gt Fa Enter dates in MMDD YY Pormat Time Zone GmT 06 00 Central Time US amp Canada ka Occurrence ne time meeting Audio Melephone and computer audio conferencing Enable one way Intemet Audio Broadcasting Computer audo conferending is not available to me ting participants using he Lwe Meeting web client Testing InterCall 1 7051657 1079 41 838 904 9378 Participant Code 0607337251 Meeting Options Message Send Invitations using your Emal dient C Send Invitatiors using Live Meeting INFOGINTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 2 qe R of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION La siguiente tabla muestra las opciones que aparecen en la p gina Meeting Options Detalles de Reuni n Registro Extendido Expiraci n del Contenido Controle de Entradas Lobby de la Reuni n Para mejores resultados establezca todas estas opciones antes de utilizar Live Meeting por primera vez Si el administrador de su Live Meeting ya ha configurado las opciones para usted revise las configuraciones y haga los cambios necesarios Detalles de la Reuni n Los detalles de la reuni n controlan la informaci n que Live Meeting utiliza para generar invitaciones a la reuni n para configurar el espacio de reuni
6. ON 4 Si usted va a utilizar una Transmisi n de Audio por Internet de una sola v a para distribuir el audio entre los participantes en sus computadoras seleccione el cuadro Enable Internet Audio Broadcasting Habilitar Transmisi n de Audio por Internet 5 Para mostrar los n meros gratuitos e internacionales a los participantes seg n corresponda a Configure los n meros telef nicos gratuitos e internacionales de la reuni n haciendo clic en un pa s o regi n de la lista Country Region Pa s Regi n y luego ingresando el c digo de la ciudad y los n meros locales en los cuadros de texto proporcionados El n mero que aparece arriba de la lista Country Region Pa s Regi n es el c digo de pa s para el pa s o la regi n seleccionados b Ingrese el c digo del participante y el c digo l der en los cuadros de texto suministrados El c digo l der no ser revelado nunca a los participantes de la reuni n pero es necesario conectarse a su conferencia InterCall Reservationless Plus 6 Ingrese claves adicionales de acceso en los cuadros de texto en la secci n de claves de acceso Actual Para uso con su cuenta InterCall Reservationless Plus se recomienda la siguiente configuraci n Additional dialing keys The additional dialing keys are only used by Meeting Recording and For connecting Telephone and Computer Audio The participant code is automatically inserted From the setting above Sample dialing keys ppppppp lt par
7. dHep Op Cp OE y Can t Hear Slow DON Question Procesd Expiration Meeting Expiration Find out more Set the amount of time to wait before deleting meeting and contents W 30 minutes minutes out more ait before deleting published recordings Recording Expi Set the amou r AN SI a la duraci n de las solicitudes de eliminaci n pendientes y la carga del servidor INFO INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 4 west interCall is a subsidiary of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION Establecer un tiempo de expiraci n puede ser importante cuando e Es recomendable que el contenido confidencial subsista en los servidores Live Meeting e Es recomendable que borre la informaci n cuando ya no es necesaria Para establecer las opciones de expiraci n En la secci n Expiraci n de cualquiera de las p ginas de Meet Now Options o en la p gina Meeting Options establezca las siguientes opciones e Para eliminar reuniones y contenidos despu s de que una reuni n termina seleccione establecer la cantidad de tiempo a esperar antes de borrar la reuni n y los contenidos e Para especificar la cantidad de tiempo por el que usted quiere que Live Meeting conserve la reuni n y su contenido antes de borrarlos ingrese un n mero en el cuadro y luego haga clic en una unidad de tiempo que est en la lista Expiraci n de la Grabaci n Las grabaciones creadas y publicadas para u
8. de su reuni n puede hacer clic en Set as Default Establecer como Predeterminado para guardar las mismas configuraciones para todas sus reuniones futuras o puede hacer clic en OK para guardar las configuraciones s lo para la reuni n que est creando ahora En este punto estar nuevamente en la p gina de Meeting Details Detalles de la Reuni n donde puede obtener informaci n detallada sobre su reuni n unirse a su reuni n como presentador o participante importar un documento a su reuni n o comenzar una grabaci n utilizando el Recording Control Panel Panel de Control de Grabaci n Todas estas opciones est n disponibles debajo del men acciones en la p gina Meeting Options Opciones de la Reuni n Programar una Reuni n Usted puede utilizar Live Meeting para programar reuniones e invitar participantes como lo har a para una reuni n en una sala f sica de conferencia Programe una Reuni n Utilizando el Administrador de Reuni n Live Meeting Para programar una reuni n con el Administrador Live Meeting 1 En la p gina My Home P gina Principal debajo del sehedule Meeting rea Meet Reunirse haga clic en Schedule Meeting Progra mar Reuni n Use the Address Book or type e mail addresses separated by a semi colon to invite participants to your meeting To send the invitations click Send Invitations To save the meeting without sending invikations click Save 2 Haga clic en Participants para selecc
9. ensaje de Prueba Este mensaje se agregar al comienzo del texto de invitaci n de Live Meeting 6 Haga clic en Send Enviar Cuando la invitaci n a la reuni n llegue abra la invitaci n y aseg rese de que sta contiene la informaci n esperada Si usted utiliza conferencia telef nica para sus reuniones aseg rese de que su invitaci n tiene el n mero telef nico correcto de conferencia y el c digo de participante Si alguna informaci n est equivocada o extraviada repita los pasos para programar Live Meeting y haga clic en Meeting Options corrija las configuraciones necesarias y luego haga clic en Save as Default Guardar como Predeterminada Despu s de haber finalizado programe una nueva reuni n de prueba Para unirse a la reuni n que usted ha programado 1 Abra la invitaci n a la reuni n 2 En la invitaci n a la reuni n haga clic en el v nculo Join Meeting Unirse a la reuni n 3 En la p gina Join Meeting ingrese su nombre y luego haga clic en Join Meeting 4 Live Meeting da comienzo a la Consola Live Meeting y aparece su reuni n programada INFO 0INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 8 InterCall is a subsidiary of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION Atenci n al cliente Soporte t cnico y asistencia al cliente Atenci n en Ingl s 24 horas y Espa ol 8 a 17 CST 0800 3330424 Argentina 0800 8914872 Brasil 123 00206909 Chile 01800 9134018 Colombia 0800 0
10. erCall el hecho de cambiar esas configuraciones podr a provocar un error cuando usted intente conectar el audio para sus sesiones Live Meeting Usted establece opciones de manera separada para las reuniones Meet Now y para las Reuniones Programadas Para establecer sus opciones Meet Now 1 Haga clic en Meet Now Details Detalles Meet Now 2 Haga clic en Meet Now Options Opciones de Meet Now en el men Action Acci n Para configurar sus opciones Reuniones Programadas 3 Haga clic en Meeting Option Opciones de la Reuni n en la p gina Reuni n Programada INFOGINTERCALL CCOM INTERCALLCOM 800 374 2441 1 qe E E of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION Opciones de Reuni n para Reuniones Meet Now Instant neas Meet Now Details AD ect Mae how Metssa Aitans Actors Mestng Lobby Mp frenwti dricppe comic irtecel_ipineotimatrons el As Presenter im siterdes Presenter URL Hitos iwwnet 64 ricrpe comiccfrterca inhon dente arte pr essrtiprn AFRO Atendes JFL hitps vent 64 ricppe comiccirterca phon idena arre attendons FKA h60 Meeting ID ma ao F Scoe Cortral Parel Prosentor Entry Coco FU pw Arendes Friry Cade FUA Peto Audio Audo corferencing Testing OrterCal Compter ado conferencia O irtoret sudo broadcasting OF Tol ires 000 104 9378 Toll 1 705 557 1079 Partcipart coce 060733751 Lentes code 4005 Addliona Audo bo For A erdees
11. ionar a los E aa f Important Separate meeting invitations are sent ko presenters and bo attendaes All participants names will participantes que usted quiere invitar del directorio appear on the To line of the invitation Live Meeting y luego haga clic en Presenters para seleccionar a los presentadores que usted quiera a invitar En cuanto a los participantes que no Presenters a aparecen en el directorio usted puede ingresar la ttendees a Subject best direcci n de e mail completa de cada usuario en el n Location cuadro Participants o Presenters 3 Ingrese el tema de la reuni n y el lugar deseado DEP Start oofefaooz 9 fiz f 20 fem gt 4 Seleccione la fecha y hora de comienzo y fin r y aii End vojejzooz 3 Ji 21 po em 2 ajuste la zona horaria si es necesario A E 5 Enel cuadro Ocurrence Acontecimiento haga clic Time Zone GMT 06 00 Certral Time US amp Camada E en One Time Una Vez sucede s lo una vez Occurrence One time meeting Recurring Recurrente sucede en base a una programaci n regular con una fecha final m aa espec fica o Ongoing Continuo sin fecha final All meeting participants use phone conferencing e Testing InterCall 1 06 123 4567 1 888 123 4567 Participant Code 1234567890 6 Seleccione su preferencia de audio para la reuni n Live Meeting sin Audio Conferencia Telef nica utilizando InterCall Reservationless Plu
12. mbia sus preferencias de audio para una reuni n Para establecer las opciones de audio En la secci n Audio de cualquiera de las p ginas de Meet Now Options o en la p gina Meeting Options establezca las siguientes opciones 1 En el Audio de la lista de esta reuni n seleccione la configuraci n del audio que usted utilizar con Live Meeting o Live Meeting sin Audio Las opciones Display Toll y Toll Free est n disponibles o Servicio de Conferencia Telef nica las opciones Display Toll y Toll Free y la funci n Join Conference estar n disponibles o Conferencia de Audio por Computadora Las opciones Display Toll y Toll Free y Enable one way Internet Audio Broadcasting estar n disponibles o Conferencia de Audio Telef nica y por Computadora Todas las opciones estar n disponibles 2 Si usted utiliza el audio Reservationless Plus seleccione InterCall en la lista de Conferencia del proveedor De otra manera seleccione Others Otros 3 Si usted quiere que Live Meeting comience con una llamada a sus participantes en vez de hacer que los participantes marquen el n mero de tel fono de la conferencia seleccione el cuadro de selecci n Allow meeting participants to use Join Conference Permitir que los participantes de la reuni n utilicen Join Conference InterCall is a subsidiary of West Corporation INFOEINTERCALLCOM INTERCALLCOM 800 374 2441 5 La Q CONFERENCING amp COLLABORATI
13. n y para ayudarlo con las reservas si su organizaci n usa c digos de facturaci n para monitorear los costos de Live Meeting Para establecer los detalles de la reuni n En la secci n Meeting Details Detalles de la Reuni n de cualquiera de las p ginas de opciones Meet Now u opciones de Reuni n establezca las siguientes opciones e S lo para Reuniones Programadas En el cuadro de texto Meeting ID ingrese la ID identificaci n para la reuni n e En la lista de Idioma haga clic en el idioma que usted quiere utilizar para las invitaciones a la reuni n as como el idioma utilizado para la informaci n descriptiva para las grabaciones de Live Meeting Details Meeting Establish a Meeting ID and the type of meeting you are conducting e Opcional En el cuadro de texto Factura a Codificar ingrese el c digo de facturaci n asociado con el uso de su servicio Live Meeting ID KRBFCS Meeting dentro de su organizaci n Language English aj E e Bill to Code e Enelcuadro Meeting Size Tama o de Reuni n ingrese la E Meeting Size 10 cantidad m xima de personas que usted espera que asista a la reuni n e S lo para Meet Now En la lista Meeting Duration Duraci n de la Reuni n seleccione la duraci n m xima de la reuni n Entry Control Presenters Opciones de Control de Entradas Inke presenters who are members of an Access Control List ACL or creaste your on Entry Cod Usted puede establecer cont
14. na reuni n se borrar n despu s del tiempo mencionado Esta configuraci n se aplica a solamente a una nueva grabaci n Para modificar la expiraci n de una grabaci n ya existente usted puede utilizar Editar Grabaci n La expiraci n de la grabaci n no se da en tiempo real La grabaci n que se eliminar inmediatamente se programa para su eliminaci n despu s de la creaci n adem s del tiempo de expiraci n especificado por el administrador u organizador El tiempo de vencimiento puede variar y est sujeto a la duraci n de las solicitudes de eliminaci n pendientes y la carga del servidor Para borrar una Grabaci n despu s de que una Recording Expiration Find out more reuni n termina seleccione establecer la cantidad Set the amount of time to wait before deleting published recordings de tiempo a esperar antes de borrar grabaciones T months publicadas del cuadro de chequeo S Note Deleted meetings or recordings can still be restored by vour Administrator 90 days after the Para especificar la cantidad de tiempo por el que expiration time specified here After that they are permanently deleted usted quiere que Live Meeting conserve las Grabaciones antes de borrarlas ingrese un n mero en el cuadro y luego haga clic en una unidad de tiempo que est en la lista Audio Usted establece opciones de audio cuando por primera vez configura su cuenta InterCall Reservationless Plus para uso con Live Meeting o temporalmente cuando ca
15. ra mejorar la experiencia de la reuni n para los participantes para limitar lo que pueden hacer en algunas circunstancias y para demostrar funciones de la consola Live Meeting para que los participantes se familiaricen con ellas 4 Chat M Enable sharing of desktop or single program Allo hosts to share control C Mever O when sharing single progam E when sharing the deskkop frame or angle progam M Allow meeting participants to request cortral How many colors to use For sharing Hgh Color 16 bit bl E Printing to PDF Enabled for presenters only Enabled for all participants M view the seating chart Feedback to Presenter Expiraci n de la Reuni n Utilice esta opci n para establecer la cantidad de tiempo que se debe esperar antes de borrar la reuni n y los contenidos Todos los documentos cargados o creados en la reuni n inclusive los Archivos Office PPT Word etc documentos MODI PNG diapositivas de sondeo foros aplicaciones compartidas anotaciones y grabaciones no publicadas se borrar n junto con la reuni n Los informes y los archivos de acceso no se borrar n La expiraci n de la reuni n no se da en tiempo real La reuni n junto con el contenido que se van a borrar son inmediatamente programados para borrarse despu s de que la reuni n termina adem s del tiempo de espera especificado por el administrador o presentador El tiempo de eliminaci n puede variar y est sujeto a C E Nee
16. roles de entrada para to control entry ko he meeting Alternatives vou can have a unioue Entre Code generated For y mesting e Controlar quien participa de la reuni n Arcess Cortrol List Onki members of the account invited may present a i I Lol Entry Code Distinguir entre los participantes que son asistentes y los que son Anyone may present using tre Meeting ID and Entry Code presentadores Use this Entry Cade TH 5mink Entry Code Complexity Requirements Use a system generated Entry Code e Hacer que la reuni n est disponible para una gran audiencia general Hora de Entrada a la Reuni n Usted puede impedir que los participantes se unan a la reuni n antes de que A A EEE Sii e Ire actendees who are members of an Access Control List 404 or create your own Entry Code usted est listo Los presentadores siempre pueden unirse a la reuni n en reste co ea cualquier momento meeting or allow fres entry For attendees T Access Control List Regist ro Exte n d id O Jnly members of the account invited mar attend Lal Entry Code Anyone may attend using he Mesting D and Entry Code Usted puede exigir que los participantes den sus direcciones de e mails y el H Use Ehis Entry Code nombre de la compa a cuando intenten unirse a la reuni n Esta exigencia se Eolo pls aa denomina registro extendido Use a system generated Entry Code O Free Ertry nvane ran attend se an akkendeae neinn onhe Hha Meekinna
17. s Conferencia de audio por Computadora o Conferencia de audio por tel fono y por computadora Adem s puede seleccionar el cuadro que se encuentra debajo para Habilitar Transmisi n de Audio por Internet 7 Para anular las opciones predeterminadas de reuniones programadas s lo para esta reuni n haga clic en Meeting Options y luego haga los cambios necesarios Para m s informaci n ver Establecer Sus Opciones de Reuni n INFO 0INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 7 wost IinterCall is a subsidiary of West Corporation Q CONFERENCING amp COLLABORATION 8 Enel cuadro de texto Message Mensaje ingrese el mensaje personalizado que usted quiere que aparezca aos 2 en la invitaci n E 9 Seleccione la opci n para enviar sus invitaciones Send Invitations using your Email client Enviar 2 send Irmitations using cur Email cient sard Invitatons using Live Meeting invitaciones utilizando el E mail de su cliente o Send a a A Send Invitations Gave Cancel Invitations using Live Meeting Enviar Invitaciones utilizando Live Meeting Haga clic en Send Invitations Enviar Invitaciones para enviar las invitaciones a los participantes Espere varios minutos para que las invitaciones a la reuni n lleguen a la bandeja de entrada de cada invitado Live Meeting env a invitaciones separadas a la reuni n para cada presentador y participante que usted ha invitado La invitaci n contiene su mensaje personal si
18. ticipant code gt ppppppppp Actual dialing keys ppppp participant code gt Walid characters 0123456789 Xp Each p is a one second pause ppppp indicates a Five second pause Grabaci n Usted puede elegir grabar una reuni n o permitir a otros presentadores que la graban y puede controlar el acceso a la grabaci n de los participantes de la reuni n Para establecer las opciones de grabaci n En la secci n Recording Grabaci n de cualquiera de las p ginas de Meet Now Options o Meeting Options establezca las siguientes opciones 1 En la secci n Server Recording Grabaci n en el Servidor haga clic en una de las siguientes opciones o Para permitir que solamente usted como organizador grabe la reuni n haga clic en Disabled in the meeting Inhabilitar en la reuni n pero el organizador a n puede grabar cuando acceda a Live Meeting o Para permitir que los presentadores graben la reuni n haga clic en la opci n Presenter can record the meeting El Presentador puede grabar la reuni n 2 En la secci n Server Recording Access Acceso a Grabaci n del Servidor haga clic en una de las siguientes opciones o Para permitir que s lo usted y su administrador de cuenta Live Meeting accedan a las grabaciones haga clic en Only the administrator and organizer can view recordings Solamente el administrador y el organizador pueden ver las grabaciones Ellos pueden otorgar accesos a usuarios particulares o Para permi
19. tir que todos los participantes y presentadores en la reuni n vean las grabaciones haga clic en All meeting participants can view recordings using their meeting entry information Todos los participantes de la reuni n pueden ver las grabaciones utilizando su informaci n de entrada a la reuni n 3 En Participant Recording to Their Local Computer Participante Grabando en Su Computadora Local seleccione una de las siguientes opciones o Inhabilitar grabaci n en computadora local o Solamente los presentadores pueden grabar o Los presentadores pueden grabar y los presentadores pueden permitir que los participantes graben InterCall is a subsidiary of West Corporation INFO 0INTERCALL COM INTERCALL COM 800 374 2441 6 dd Q CONFERENCING amp COLLABORATION Para deshabilitar la opci n para que los participantes graben en su computadora local seleccione Disable recording to local computer Inhabilitar grabaci n en computadora local Para permitir que los presentadores graben la reuni n localmente haga clic en la opci n Only Presenter can record S lo el Presentador puede grabar Para dar permiso al presentador para permitir que los participantes comiencen una grabaci n individual haga clic en Presenters can record and also allow attendees to record Presentadores pueden grabar y adem s permitir que los participantes graben Guardar Sus Opciones Cuando usted termine de establecer las opciones
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