Guia del Usuario Operación Access
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1. ario o informe Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe indistintamente P gina 14 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica2. de otros objetos de la base de datos pero quien realmente almacena y define los datos son las tablas Formularios Un formulario es la interfaz que maneja Access para la interacci n con el usuario En un formulario se puede presentar cambiar eliminar e introducir la informaci n de una o m s tablas o de una o m s consultas El dise o correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacci n con el sistema de base de datos Access no s lo cuenta con elementos gr ficos para crear interfaces amigables sino que incorpora un asistente que genera autom ticamente los formularios m s habituales Uno de los elementos gr ficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles Estos permiten desplegar im genes controlar la introducci n de la informaci n a trav s de listas de valores que limitan la entrada de los datos etc En los formularios tambi n es posible crear o llamar a m dulos que permiten hacer uso de funciones m s sofisticadas Tambi n se pueden desplegar mensajes de error personalizados e incluso hacer llamadas a otros elementos del propio Access como informes u otros formularios Informes Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una p gina impresa Un informe puede recuperar la informaci n de tablas consultas o incluso de formularios Los informes de Access manejan la filosof a de o gue se ve es lo que se imprime con lo cual es posibl
3. e dise ar informes de gran calidad y de forma f cil En un informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matem ticas con los datos de los campos y registros que contenga el informe En los informes tambi n se manejan los controles de forma similar a los formularios con lo cual aumentan su potencialidad Gu a del Usuario P gina 13 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL a e Operaci n Microsoft Access 97 A SAD a y Macros Las marcos son la forma que brinda Access para la automatizaci n de la programaci n Con ellas el usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas l mismo Existe una gran variedad de estas funciones y la combinaci n de las mismas aumenta el poder de las macros Las macros y los m dulos se utilizan para la creaci n de funciones espec ficas y la personalizaci n de un sistema M dulos Access incorpora opciones de programaci n para crear funciones de mayor complejidad Estas son los m dulos que son rutinas de programaci n creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acci n espec fica Controles Los elementos en un formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman controles Con un control se pueden presentar datos en un campo resultados de un c lculo palabras para un t tulo o bien gr ficas dibujos u otros objetos e incluso otro formul
4. espondiente para ello existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a trav s de todos los registros de la tabla este campo se denomina clave principal La definici n de las tablas es el eje sobre el cu l giran los dem s elementos de Access A una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan Puede decirse que las tablas constituyen los datos en si y los dem s elementos son los programas que los manipulan Consultas Una consulta es una solicitud de informaci n a la base de datos Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas relacionadas entre s Una consulta crea la llamada hoja de respuestas din mica P gina 12 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica DIO ad Operaci n Microsoft Access 97 a IIS ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL a partir de la informaci n extra da de las tablas de la base de datos En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratase de tablas pero ello no implica que la informaci n radique en las consultas ya que el nico elemento que contiene realmente la informaci n del sistema son las tablas En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar s lo los que cumplan con el criterio especificado Las consultas junto con las tablas constituyen la base para la creaci n
5. o Ange a ad Operaci n Microsoft Access 97 2s UU VSI ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL inp o in d SN Introducci n a Microsoft Access 97 Generalidades Microsoft Access 97 es un potente sistema de administraci n de bases de datos relacionales el cual permite la gesti n de cualquier tipo de informaci n Este programa permite dise ar las estructuras para el almacenamiento de la informaci n y los medios para su introducci n y explotaci n Una base de datos es un conjunto de informaci n relacionada con un asunto tema o actividad espec ficos De esta forma se pueden utilizar bases de datos para gestionar y organizar cosas tan sencillas como el mantener un registro de una colecci n de objetos como pueden ser discos de m sica hasta llevar toda la gesti n de una gran empresa u organizaci n Algunas de las ventajas de usar un sistema de bases de datos son e Se evita la redundancia y la inconsistencia de datos e Se determinan ciertos requisitos para la adici n y eliminaci n de datos e Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos e Se mantiene la integridad entre los datos La informaci n se puede definir como un conjunto de datos con cierta importancia la cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos Por lo tanto un sistema de base datos optimiza el manejo de la informaci n Una base de datos relacional se refiere a una manera de
6. organizar la informaci n que contiene la base de datos En los sistemas relacionales la informaci n se representa mediante tablas Debido a este car cter relacional Access es un sistema de gesti n de bases de datos relacional Una tabla es una estructura de datos que contiene informaci n com n Por ejemplo una tabla llamada hacienda podr a estar constituida por campos tales como nombre del animal raza fecha de nacimiento etc Por otra parte una tabla llamada caba a podr a constituirse por campos tales como nombre del animal exposici n fecha de la exposici n puesto obtenido etc Las tablas pueden a su vez estar relacionadas entre s lo cual genera una visi n completa del sistema Otras tareas que se pueden realizar con las tablas son las siguientes e Agregar y actualizar los datos en las tablas mediante formularios en l nea e Buscar y recuperar solamente los datos que se necesiten mediante consultas e Analizar o imprimir los datos con el esquema deseado mediante informes Gu a del Usuario P gina 11 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINIST I N P BLICA A go z tico e Operaci n Microsoft Access 97 e gas SIMS ES r4 C RACI N NACIONAL DE EDUCACI CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Elementos de una Base de Datos Access Una Base de Datos de Access se compone fundamentalmente de una colecci n de los siguientes objetos tablas consultas formularios informes macros y m dulos La
7. parte principal de las bases de datos son las tablas las que contienen los datos que se utilizan para generar las consultas A su vez de las consultas y o las tablas se crean los formularios y los informes En cuanto a las macros y m dulos sirven de apoyo para realizar funciones m s especializadas Tablas Una tabla es un conjunto de informaci n acerca de un objeto cosa o evento Access representa las tablas en forma similar a las hojas de c lculo de Excel donde las columnas son campos y las filas son registros Toda la informaci n de la tabla debe describir el tema para el que fue creada En las filas es donde se almacena informaci n referida a una misma entidad particular por eso una fila representa a un registro en concreto mientras que las columnas o atributos de una tabla definen las caracter sticas o propiedades que representan Por ejemplo una tabla que contenga la informaci n de todos los productos que vende una compa a debe estar definida por un conjunto de campos que representen todas las caracter sticas del producto que sean relevantes para la misma En una tabla un campo es una clase de informaci n respecto a un objeto o evento mientras que un registro es un conjunto de informaci n acerca de un objeto o evento en concreto que representa la tabla Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el mismo tipo de informaci n Cada registro debe ser nico en la tabla corr
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