Home

Indice

1. n respectivamente Si el tipo de transporte es p blico tan solo escribiremos el importe de los boletos En este momento ya podemos guardar nuestro tramite dando clic en la herramienta guardar Ver Secci n Guardar en Barra de Herramientas p g 4 con lo que el m dulo nos mostrar el folio correspondiente a nuestro tr mite Por ltimo y posterior a la comisi n se llenar la secci n de Actividades y Comprobaci n donde se detallar n las actividades realizadas Tambi n aqu el usuario podr detallar la comprobaci n de los gastos registrando por lo menos un documento ya sea de casetas gasolina o de hotel de preferencia en ese orden ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 11 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales S Modulo de Viaticos y Pasajes eFM FA ACIE D VIATICOS Folio Fecha zl de Jato ionado BEC aj Jefe de Departamento pesa To cct ja Datos de la Comisi n Desde 06 10 2006 21 Hasta 06 10 2006 v I MedioD a Total de D as Lugar de la Comisi n AHUMADA VILLA Y Kms Tarifa Diaria Objeto de la Comisi n n Medio Dia Peaje Proyecto ml Precio Gasolina Municipio OOOO O O No Anticipo N mero de Cheque Poliza Folio Contable 01 46 p m VIATICOS 06 10 2006 Fig 7 Pantalla Para Generar Tr mite de Vi ticos f Consulta de Un Tr mite de Vi ticos Si deseam
2. del sistema tal como la versi n del mismo quien lo realiz etc Salir Esta opci n del men nos permite salir del sistema de Adquisici n de Material ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 15 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Anexos Anexo 1 Solicitud de Material Anexo 2 Requisici n de Material Anexo 3 Existencias en el Almac n Anexo 4 Solicitud de Anticipo Anexo 5 Recibo de Pasajes y o Vi ticos Anexo 6 Oficio de Comisi n Anexo 7 Solicitud de Boletos de Avi n Anexo 8 Informe de Actividades ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario
3. Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Indice P gina Introducci n alt 2 ACCESO ASIS iii A A A 3 Barra de HerFamientas comida ndo cda 4 Men Principalas a Raa a AA on nr nn AA O ia 5 Operaci n Solicitud de Material al Almac nN oonnconnnnnnnnnccinnncnnonnoncnnconononononnn cnn cnncnrannconnoncannc nano 6 RequisiCiONES DE COMPTA ld Li ts 8 EU O nte 10 Vi ticos ii tos 12 Reportes Existencias en el Almac nN oooconconnonoconnnoccnnnnncnnconnnononnrononononann aiae ana 15 VO E RO 16 ACTA A ATA AGS 16 Sali ii AT AA ld iaa 16 AMOROSA A AR A 17 ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Introducci n El Sistema Integral de Presupuestos y Materiales SIPYM como su nombre lo indica es la integraci n de los sistemas de informaci n de las reas involucradas en el manejo del presupuesto y la adquisici n y conservaci n de art culos y servicios as como tambi n el registro de vi ticos y pasajes que van desde los Departamentos solicitantes hasta el rea de Recursos Financieros El registro de informaci n en el SIPYM inicia desde el momento en que un departamento solicita material tanto para su compra o para ser surtido por el Almac n hasta la elaboraci n del cheque para el pago al proveedor De esta manera la informaci n viaja desde el usuario inicial departamentos
4. a c Modificaci n de una Requisici n Para modificar una Requisici n seguiremos los siguientes pasos e Hacer la consulta de la Requisici n como se explica en el inciso b e Dar clic sobre la herramienta Modificar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 e Dar doble clic sobre el art culo que se desee modificar o borrar con esto el sistema mostrar una pantalla preguntando si desea borrar el art culo si presionamos la opci n Sl el sistema borrar el art culo por otro lado si damos clic en la opci n No el sistema nos presentar una pantalla que permitir modificar los datos del art culo solicitado clave de art culo cantidad proyecto cuenta subcuenta subsubcuenta municipio y especificaciones e Si se desea agregar m s art culos haga clic en la herramienta Agregar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 la cual nos mostrar una pantalla para escribir los datos referentes al art culo clave de art culo cantidad proyecto cuenta subcuenta subsubcuenta municipio y especificaciones e Dar clic en bot n Guardar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 d Cancelaci n de una Requisici n Para cancelar una Requisici n primero debemos hacer la consulta de la misma como se explica en el inciso b y dar clic sobre la herramienta Cancelar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuar
5. a proporcionados por el departamento de Sistemas Servicios Educativos del Estado de Chihuahua SEECH Fig 1 Icono de Acceso al Sistema Fig 2 Pantalla de Acceso al Sistema Si la contrase a es v lida inmediatamente dar paso a la pantalla principal del sistema Aqu se encuentra el men principal en el cual el usuario podr seleccionar la opci n con la que desee trabajar Cabe mencionar que cada usuario del SIPYM tiene una clave distinta la cual permite identificar los movimientos que realice cada usuario por ello se sugiere discreci n con el uso de la misma ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Barra de Herramientas DA 47 ida La barra de herramientas sirve para realizar las distintas acciones necesarias para la operaci n del sistema Esta se encuentra en la parte superior izquierda de cada pantalla Aunque esta barra de herramientas puede variar de una pantalla a otra por lo general encontraremos los elementos que a continuaci n se detallan D Alta Permite dar de alta un nuevo movimiento B squeda Consulta Realiza la b squeda de un movimiento existente Grabar Graba el movimiento actual ya sea de nueva creaci n o alguna modificaci n a un movimiento ya existente Modificar Permite modificar el movimiento solicitado Xx NN E Borrar Permite borrar un movimiento existente ii I
6. io Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Seguimiento del Tr mite Esta pantalla nos proporciona una ayuda muy til debido a que nos permite conocer la informaci n acerca de los tr mites fecha de elaboraci n de la solicitud fecha en que se cotiz fecha en que se gener la orden de compra si el material que se compr y fue dado de alta en el almac n fecha y folio de entrada as como fecha de elaboraci n del documento contabilizador fecha de elaboraci n del cheque ver fig 6 Tambi n se puede ver una vista previa de la requisici n y la orden de compra del material Sistema Integral de Presupuestos y Materiales SIPYM SEGUIMIENTO DE TR MITES Datos Generales Foo 7 T mte f Fecha 22de Mar del 2007 2 Depto Solicitante R Solicitante je Proyecto Base E AAA Tipo de Mowto 2 Nombre Proveedor Cuenta _ SCuenta S5Cuental Mpio Cotizaci n _ 0 de Compra Almac n Doct Ce E Material Solicitado Material Comprado Oo ODpm Esperando acciones del usuario eses 2er y Fig 6 Pantalla del Seguimiento del Tr mite ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 10 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales VI TICOS Operaci n del M dulo de Vi ticos En esta pantalla ver Fig 7 se puede elaborar el tr mite de vi ticos as como consultar modificar o imprimir los tr mite
7. lir Oficio de Comisi n r Fig 8 Pantalla Imprimir Formatos de Vi ticos ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 13 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Reportes Existencias en el Almacen Esta opci n del men nos permite generar un reporte con la existencia de los art culos propios del departamento Los datos que se presentan son la clave del art culo descripci n unidad de medida y cantidad de art culos Inicialmente tendremos una vista del reporte en pantalla ver Fig 7 con la posibilidad de enviarlo a la impresora ver Anexo 1 EE KE 1of1 gt h amp amp oz z Totat2 100 2of2 Servicios Educativos del Estado de Chihuahua j Existencias en el Almac n Departamento 63 DEPTO DE SECUNDARIAS GENERALES Viernes 02 de Septiembre de 2005 Chve Articulo Descripci n Unidad Cantidad PAP 137 SELLO DEPARTAMENTO PIEZA 0 00 PAP 132 SELLO FACSIMIL PIEZA 7 00 Fig 7 Vista Preliminar del Reporte de Existencias en el Almac n Ventana ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 14 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Esta opci n del men nos muestra una lista con los nombres de las aplicaciones del sistema que est n abiertas adem s de dar la posibilidad de poder ordenarlas en cascada o en mosaico Acerca de Esta opci n del men nos permite ver informaci n general
8. mprimir Permite imprimir el reporte e Cancelar Cancela todas las modificaciones hechas al movimiento actual y y Salir Cierra la ventana y regresa al men principal En la parte inferior de la pantalla se encuentra la barra de estado que muestra del lado izquierdo la hora actual al centro la acci n que se este realizando en ese momento y del lado derecho la fecha actual 10 13 Esperando Acciones del Usuario 28 10 2003 ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Men Principal El men principal consta de 4 submen s ver Fig 3 que a continuaci n se describen e Operaci n Aqu encontramos los principales movimientos para la Adquisici n de Material como son Solicitud de Material y Requisici n de Material as como el Seguimiento del Tr mite donde podemos ver en que fase se encuentra alg n tr mite e Vi ticos En esta opci n podremos elaborar los formatos de Vi ticos y Pasajes como son Solicitud de Anticipo Recibo de Pasajes y o vi ticos etc e Reportes Esta opci n nos proporciona un reporte de las existencias de material del Departamento e Ventana En esta opci n aparecen los nombres de los programas que tenemos abiertos y la posibilidad de acomodarlos en cascada o en mosaico e Acerca de Esta opci n nos muestra los datos principales del Sistema de Adquisici n de Material e Salir Esta
9. n Barra de Herramientas p g 4 la cual nos mostrar una pantalla para escribir los datos referentes al art culo clave de art culo cantidad proyecto cuenta subcuenta subsubcuenta municipio y especificaciones e Escribir la clave del art culo la cantidad el proyecto la cuenta la subcuenta subsubcuenta municipio y las especificaciones y dar clic en el bot n Agregar e Escribir las observaciones de la Requisici n e Dar clic en la herramienta Guardar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 en este momento el sistema nos proporcionar el folio de la nueva Requisici n Sistema Integral de Presupuestos y Materiales SIPyM Requisiciones de Compra DA BESO tela REQUISICIONES DE COMPRA Datos Generales Fodio 77 Staus Fecha del Documento E mE Depto Solicitante 6 3 DEPTO DE SECUNDARIAS GENERALES gt Solicitante DAVID RAMOS SoS Proyecto Base TN Justificacion 12 43 p m j Servicios Educativos del estado de Chihuahua car l 12701 2006 Fig 5 Pantalla Para Generar Requisiciones de Compra ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales b Consulta de Una Requisici n Si deseamos consultar una Requisici n tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio y presionamos lt Enter gt Posteriormente aparecer la informaci n de la Requisici n respectiv
10. opci n nos permite salir del Sistema de Adquisici n de Material SA Sistema Integral de Presupuestos y Materiales SIPyM entro de Computo Ext 13175 0ISIGI N De MATERIAL Fig 3 Men Principal ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Operaci n Solicitud de Material al Almac n En esta pantalla ver Fig 4 se pueden elaborar las Solicitudes de Material al Almac n as como consultar modificar o cancelar las Solicitudes que ya est n elaboradas a Elaboraci n de una Solicitud Nueva Para elaborar una nueva Solicitud seguiremos los siguientes pasos e Hacer clic en la herramienta Nuevo Documento Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 e Agregar los art culos a la solicitud dando clic en la herramienta Agregar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 la cual nos mostrar una pantalla para escribir los datos referentes al art culo clave de art culo cantidad y especificaciones e Escribir la clave del art culo la cantidad y las especificaciones y dar clic en el bot n Agregar Cabe mencionar que si no hay suficiente existencia para cubrir la cantidad solicitada el sistema mandar un mensaje indicando la insuficiencia de material e Escribir las observaciones de la Solicitud e Dar clic en la herramienta Guardar Ver Secci n Barra de Herramientas
11. os consultar un tramite de vi ticos tecleamos el folio del mismo en el recuadro Folio y presionamos lt Enter gt Posteriormente aparecer la informaci n del tramite correspondiente g Modificaci n de un Tr mite de Vi ticos Para modificar un tr mite de vi ticos primero debemos hacer la consulta del mismo como se explica en el inciso b y despu s dar clic sobre la herramienta Modificar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 Esto permite cambiar los datos del tr mite de la misma forma que se especificaron en la elaboraci n Ver inciso a h Impresi n de los Formatos de Vi ticos Para poder imprimir los formatos del tr mite de vi ticos Solicitud de Anticipo Recibo de Pasajes y o vi ticos Oficio de Comisi n Solicitud de Boletos de Avi n e Informe de Actividades primero debemos hacer la consulta del mismo como se explica en el inciso b y despu s dar clic sobre la herramienta Imprimir Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 Esto hace que aparezca la pantalla de Impresi n donde se podr elegir el formato a imprimir ver Fig 3 En la secci n de Anexos del presente manual podr encontrar una muestra de los formatos ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario 12 Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Viaticos Imprimir Documentos a Imprimir Imprimir M Solicitud de Anticipo Recibo de Pasajes y o Vi ticos Sa
12. p g 4 en este momento el sistema nos proporcionar el folio de la nueva solicitud ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Sistema Integral de Presupuestos y Materiales SIPyM Solicitudes de Material al Almac n DAME SO IF a SOLICITUDES DE MATERIAI Datos Generales Folio Status Fecha del Documento de Ago del 2005 Z Depto Solicitante 6 3 DEPTO DE SECUNDARIAS GENERALES Solicitante DAVID RAMOS Servicios Educativos del estado de Chihuahua Fig 4 Pantalla Para Generar Solicitudes de Almac n b Consulta de Una Solicitud Si deseamos consultar una Solicitud tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio y presionamos lt Enter gt Posteriormente aparecer la informaci n de la solicitud respectiva c Modificaci n de una Solicitud Para modificar una solicitud seguiremos los siguientes pasos e Hacer la consulta de la solicitud como se explica en el inciso b e Dar clic sobre la herramienta Modificar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 e Dar doble clic sobre el art culo que se desee modificar o borrar con esto el sistema mostrar una pantalla preguntando si desea borrar el art culo si presionamos la opci n Sl el sistema borrar el art culo por otro lado si damos clic en la opci n No el sistema nos presentar una pantalla q
13. s que ya est n elaborados e Elaboraci n de un Vi tico Nuevo Para elaborar un nuevo tramite de Vi ticos daremos clic en la herramienta Nuevo Documento Ver Secci n Nuevo Documento en Barra de Herramientas p g 4 Posteriormente escribiremos los datos correspondientes al comisionado como son RFC puesto y centro de trabajo Tambi n indicaremos si el comisionado es jefe de departamento lo que servir posteriormente para calcular la tarifa de vi ticos Luego llenaremos los datos correspondientes a la comisi n como son las fechas de inicio y fin el lugar de la comisi n el objeto de la comisi n el proyecto y el municipio presupuestal que se afectar n con el gasto de pasajes y vi ticos as como el precio de la gasolina actual solo en caso de ser necesario N tese que en esta secci n se calcula el kilometraje los d as de la comisi n la tarifa diaria y tarifa de medio d a en caso necesario y el peaje de la comisi n aunque el usuario tiene la posibilidad de hacer cambios a estos resultados Posteriormente se definir el tipo de transporte oficial p blico privado o a reo En caso de que se elija transporte privado el usuario deber escribir los datos del mismo como es placas del veh culo marca modelo tipo etc en caso de elegir transporte oficial o a reo los datos correspondientes a estos transportes se llenar n por parte del departamento de veh culos y de direcci n de administraci
14. solicitantes pasando por las reas de Almac n Compras Presupuestos Tesorer a y Deudores Diversos registrando datos de solicitudes entradas salidas al Almac n cotizaciones generando rdenes de Compra Documentos Contabilizadores ejerciendo el presupuesto elaborando cheques etc obteniendo as la integridad de todas las reas involucradas en el proceso El SIPYM a lo largo de los ltimos cinco a os se ha venido enriqueciendo basado en las experiencias tomadas de cada uno de los usuarios del mismo en sus diferentes actividades Esto nos ha tra do como consecuencia el poder proporcionar esta nueva versi n del sistema la cual implementa mejoras en el proceso que nos permita desempe ar mejor nuestro trabajo otorgando la informaci n necesaria de una manera confiable veraz y oportuna La finalidad de este Manual es mostrar la forma de operar el sistema detallando el funcionamiento de cada m dulo que lo conforman adem s de servir como fuente de consulta ante cualquier duda que pueda surgir ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Acceso al Sistema Para entrar al sistema deber hacer doble Clic con el puntero del mouse sobre el icono del sistema llamado Adquisici n de Material ver Fig 1 donde aparecer la pantalla de acceso al sistema ver Fig 2 en la cual se deber digitar la clave del usuario y la contrase
15. ue permitir modificar los datos del art culo solicitado clave de art culo cantidad y especificaciones e Si se desea agregar m s art culos haga clic en la herramienta Agregar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 la cual nos mostrar una pantalla para escribir los datos referentes al art culo clave de art culo cantidad y especificaciones e Dar clic en bot n Guardar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 d Cancelaci n de una Solicitud Para cancelar una solicitud primero debemos hacer la consulta de la misma como se explica en el inciso b y dar clic sobre la herramienta Cancelar Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 ADQUISICI N DE MATERIAL Manual de Usuario Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales Requisiciones de Compra En esta pantalla ver Fig 5 se pueden elaborar las Requisiciones de Material as como consultar modificar o cancelar las Requisiciones que ya est n elaboradas a Elaboraci n de una Requisici n Nueva Para elaborar una nueva Requisici n seguiremos los siguientes pasos e Hacer clic en la herramienta Nuevo Documento Ver Secci n Barra de Herramientas p g 4 e Escribir el Proyecto Base el cu l se incluir al agregar los art culos a la Requisici n e Agregar los art culos a la Requisici n dando clic en la herramienta Agregar Ver Secci

Indice

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents