SISTEMA SPAT-MAIL MANUAL DE USUARIO
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1. gu as que no se entregaron para que el sistema sepa que est n de vuelta en bodega Confirmar entregas El En cami n Gu a Terminar Al pulsar el bot n terminar las los paquetes que se marcaron se regresan a bodega y para las que no se marcan el sistema pide el motivo de por qu no se entregaron los paquetes SpatMail Motivo por que no se entreg la gu a 4000006 Aceptar are Cancelar no se encontraba el destinatario2. la primera es pulsar la tecla f3 para entrar al selector de clientes que se vio anteriormente la otra opci n es hacer doble click sobre el cuadro de texto del remitente aparecer una ventana que permite introducir los datos de forma directa RFC I Aplica retenci n Colonia Ciudad Chihuahua Tel fono En esta ventana podemos introducir los datos del remitente en caso de que el CP no exista se puede agregar al sistema pulsando el bot n con el asterisco DATOS DEL DESTINATARIO Para agregar un destinatario tenemos las mismas dos opciones que en el caso del remitente AGREGAR Y ELIMINAR PAQUETES El sistema permite agregar hasta 5 entradas diferentes por gu a Para agregar un paquete se debe de hacer click en el bot n agregar en la secci n de paquetes o pulsar la tecla f7 para eliminar un paquete es un procedimiento similar pero con el bot n eliminar o la tecla f8 A la hora de elegir agregar un paquete aparece la ventana siguiente Cotizar paquete Peso real 00 kg Pesar f2 Peso volumetrico 1 cm Profundidad 1 cm Peso volum trico 0 000166666666666 Aqu podemos elegir la cantidad de paquetes el tipo y contenido del mismo para pesar se pulsa la tecla f2 o se hace click sobre el bot n las dimensiones se pueden escribir directamente o manipularse con la rueda del rat n o las flechas del teclado al final para aceptar se hace click sobre el bot n o se pul
3. paquetes es lo mismo que darles entrada a bodega esto con el fin de que el sistema sepa el estado de cada paquete Para hacer esto se elije la opci n desembarcar del men ya sea haciendo click sobre el bot n o pulsando la tecla f4 Aparecer la ventana siguiente en la cual se elige el cami n que se quiere descargar Caja r o1 7 Crear arribo E cojo A Luego se pulsa el bot n crear para pasar a la siguiente ventana en la cual se elijen los paquetes que se van a descargar Desembarcar C aja Cd Ju rez e REACCION Ca Juez Mann ae am es A000004 Caja ZAPATOS Luego se elijen los paquetes que est n en cami n la lista de abajo y se pasan a bodega la lista de arriba luego se presiona el bot n terminar En esta ventana tambi n se puede usar el lector de c digos de barras para elegir los paquetes Desembarcar En bodega Gu a 4 Guia Paquete Cantidad Tipo Contenido Destino E 1 1 Caja PAPELES Cd Ju rez A000002 ji I Caja REFACCION O aja ROPA Cd Ju rez En cami n Cantidad Tipo Contenido ZAPATOS Ojinaga Terminar Al pulsar el bot n terminar el proceso de descarga termina ENTREGAS A DOMICILIO Para hacer entregas a domicilio se debe pulsar el bot n domicilio del men principal o pulsar la tecla f5 Al elegir esta opci n aparecer la siguiente ventana en la cual se puede ya sea elegir los paquetes que se van a entregar o con
4. Crear salida cojo o B o Crear Una vez que hayamos elegido el remolque o cami n en el cual cargar los paquetes aparecer la ventana siguiente en la cual elegiremos los paquetes que est n en la bodega para subirlos al cami n si es que aplica Embarcar El Contenido Destino REFACCION Cd Juarez En cami n Terminar Ahora se deben elegir los paquetes que se van a embarcar para hacer esto se debe de escribir el n mero de gu a en el cuadro de texto que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla el lector de c digo de barras funciona aqu o eligiendo el regl n que corresponda a la gu a que se va a embarcar y dando click en el bot n embarcar Tambi n se puede desembarcar una gu a eligi ndola de la lista de abajo y haciendo click en el bot n desembarcar En bodega Gu a Paquete Cantidad Tipo Contenido Destino Di y Li Ku Tipo Contenido Destino A000002 Caja REFACCION Cd Ju rez poo am ic Cd Ju rez A000003 i 11 Caa PAPELES u Aoo0o004 0201 Ca ZAPATOS Terminar Una vez que se tienen las gu as que se van a embarcar se da click en el bot n terminar luego aparece la ventana para escribir los sellos FE Poner sellos Al ES Para poner los sellos se hace click en el bot n nuevo lego aparece una ventana para escribir el sello SpatMail Poner sellos IEC d al2345gh En caso de que se qui
5. SISTEMA SPAT MAIL M DULO DE DOCUMENTACI N MANUAL DE USUARIO INTRODUCCI N Este m dulo es el que controla el ciclo de vida de un paquete desde la documentaci n hasta su entrega pasando por su embarque desembarque etc Para acceder se debe introducir el n mero de usuario y la contrase a en el sistema HE Acceso Me E3 Usuario As pues se accede al sistema y aparece la ventana con el men de opciones las cuales son e Documentar Embarcar e Desembarcar e Domicilio Entrega e Buscar e Cotizar e Jaula e Cambiar contrase a Apariencia DOCUMENTAR Es la parte m s importante de la operaci n para acceder aqui hay que pulsar la tecla f2 o el bot n Aparece la siguiente ventana Documentar E Factura f2 Remitente f3 2 F Recolecci n f4 El Destinatario f5 2 l Domicilio f6 El LULI gt ES i F Precio o Paquete Cantidad Tipo Contenido Peso en Impo Agregar Limpiar ran Aceptar Esta ventana tiene varios campos qu llenar el primero es para introducir los datos de facturaci n luego los datos de remitente que pueden ser los mismos o pueden ser diferentes luego vienen los datos del destinatario Una vez que se han llenado los datos de facturaci n remitente y destinatario se pueden agregar paquetes y cargos adicionales como domicilio o recolecci n DATOS DE FACTURACION Para introducir los datos de facturaci n se debe
6. a segunda es marcando la casilla de verificaci n que se encuentra junto a los datos del destinatario y la tercera es mediante el men de cargos disponibles si se pulsa el bot n agregar en la secci n de cargos o se pulsa la tecla f9 aparecer la ventana siguiente E b Descuento P Recolecci n so oe Domicilio Aqu podemos elegir de entre una serie de cargos disponibles en este caso seleccionamos el n mero tres domicilio y hacemos click en el bot n aceptar NOTA Los cargos por domicilio se cobran a una taza fija seg n el C digo Postal si se requieren cambios en las tarifas estos deben de introducirse en la base de datos por el personal de sistemas Descuento El sistema permite incluir descuentos estos deben ser utilizados por varias razones sea por convenios contratos etc Cuando se quiere aplicar un descuento se requiere una identificaci n de un usuario con permisos de administraci n Para aplicar el descuento se debe de elegir el cargo n mero 1 descuento y luego meter la cantidad a descontar dentro del campo de texto que est e la parte inferior de la ventana Al final se da click en aceptar Id Cargo Descripci n ji Descuento sam Feen En esta ventana se puede apreciar que se va a aplicar un descuento de 100 pesos Seguro Para aplicar un seguro se elije el cargo indicado luego se escribe el valor declarado en el campo de texto por ejemplo en la siguiente ventana se
7. a ventana todos los datos son obligatorios excepto el n mero interior en caso de que el c digo portal no exista se puede a adir con el bot n del asterisco para guardar los datos se pulsa guardar si no solo cerramos la ventana Editar direcci n Si la direcci n que buscamos existe pero tiene alg n dato err neo se puede editar para esto hay que presionar f7 o el bot n correspondiente as aparecer la ventana siguiente para que hagamos las modificaciones necesarias Direcci n exterior 1908 interior Colonia Centro Hist rico cp 31000 Ciudad Chihuahua Tel fono 4102487 a Una vez terminado el proceso de elegir cliente y direcci n solo hace falta pulsar sobre el bot n aceptar o la tecla enter y listo se guardan los datos y aparecen en la ventana de documentaci n Documentar E Factura f2 O Mario Andr s Cuevas Guti rrez cugm810920fd5 Tiene contrato Allende 1908 Centro Hist rico Chihuahua 31000 4102487 Remitente f3 2 l Recolecci n f4 El Destinatario Domicilio f6 E ogue Tes 3 A Precio o Paquete Cantidad Tipo Contenido Peso des Impo Agregar Tipo de cobro E Sub total Gu a o e IV A Ret Corte Limpiar f11 Aceptar DATOS DE REMITENTE El sistema solicita datos del remitente independientemente de los datos de facturaci n Para introducir los datos de remitente tenemos dos opciones
8. ente en la cual podemos introducir al nuevo cliente Nuevo cliente x REC I Aplica retenci n Ciudad Aguascalientes Tel fono Aqu se introducen los datos el RFC es indispensable que est bien escrito debe ser metido son espacios ni guiones algo as como CUGM810929 por ejemplo En caso de que un c digo postal no exista puede ser introducido pulsando el bot n con el asterisco aparecer una ventana en la cual capturar el nuevo CP SpatMail Nueva CF Al final si se desean guardar los datos se pulsa Guardar si no solo hay que cerrar la ventana Editar cliente En caso de que el cliente exista pero que tenga mal alg n dato puede ser editado para hacer esto se selecciona al cliente y se pulsa la tecla f5 o el bot n correspondiente aparecer una ventana como la siguiente en la cual se deber n de hacer las modificaciones pertinentes Editar cliente I Aplica retenci n Guardar Si se desean guardar los cambios se pulsa guardar si no solo hay que cerrar la ventana Agregar direcci n Si entre las direcciones que tiene el cliente no est la que necesitamos la podemos agregar para esto hay que pulsar la tecla f6 o el bot n nueva aparecer una ventana en la cual podemos registrar la nueva direcci n para ese cliente Direcci n Calle exterior interior Po Colonia cP 20000 Tel fono een Ciudad Aguascalientes En est
9. era quitar un sello se elije y se da click en el bot n quitar Al dar click en aceptar se termina y se pasa a imprimir las relaciones de env o El sistema imprime una relaci n de env o por cada destino que est en el cami n Reporte x Autotransportes R pidos Delicias 5 A de C V S5PAT MAIL 5 A de C V Reporte de Envios Sabado 15 de Mayo de 2010 Envios de Chihuahua a Ojinaga A00000 Factura 4000004 Tipo de pago Efectivo Total 92 00 Recolecci n NO Domicilio NO Consignatario Mario Andr s Cuevas Cuti rrez Paquete Cantidad Dice que contiene 1 1 ZAPATOS Reporte x Autotransportes R pidos Delicias 5 A de C V 5SPAT MAIL 5 A de C V Reporte de Envios Sabado 15 de Maro de 2010 Envios de Chihuahua a Cd Ju rez Gu a 4000001 Factura 4000001 Tipo de pago Efectivo Total 66 00 Recolecci n NO Domicilio NO Consignatario Mario Andr s Cuevas Cuti rrez Paquete Cantidad Dice que contiene 1 1 ROPA Guia 4000002 Factura 4000002 Tipo de pago Efectivo Total 89 00 Recolecci n NO Domicilio NO Consignatario Mario Andres Cuevas Guti rrez Paquete Cantidad Dice que contiene 1 1 REFACCIONES Guia 4000003 Factura Tipo de pago Efectivo Total 89 00 Recolecci n NO Domicilio NO Consignatario Mario Andr s Cuevas Cuti rrez Paquete Cantidad Dice que contiene 1 1 PAPELES SELLOS 12345gh 68080d DESENBARCAR Cuando un cami n llega a su destino hay que descargar los
10. firmar los paquetes que se entregaron Elegir pagetes Para elegir los paquetes que se van a entregar se debe pulsar el bot n elegir paqetes luego aparece una ventana en la cual se eligen los paquetes que se van a mandar a domicilio cabe mencionar que solo aparecen los paquetes que fueron marcados con entrega a domicilio a la hora de documentar A domicilio El REFACCIONES Acumulador Terminar Para elegir qu paquetes salen a entrega a domicilio hay que marcarlos en la casilla que dice marcar Una vez marcados los que salen se pulsa el bot n terminar y se crea una relaci n con las entregas que deben hacerse A domicilio Acumulador Reporte REPORTE DE ENTREGAS A DOMICILIO 16 5 2010 Guia 4000006 Mario Andr s Cuevas Guti rrez CIPRES 100 ARBOLFDAS 15400 65555555 Paquete Cantidad Dice que contiene 1 l ROPA 2 l REFACCIONES Guia A000007 Mario Andres Cuevas Guti rrez CIPRES 100 ARBOLEDAS 15400 65555555 Paquete Cantidad Dice que contiene l 1 Una vez realizadas las entregas hay que ver qu paquetes no fueron entregados para esto hay que elegir la opci n confirmar entregas aparecer la siguiente ventana en la cual se mercar n las gu as que no fueron entregadas Confirmar entregas El En cami n Gu a ia fPaquete Cantiddd Tipo Contenido ADOOO06 1 1 Caja ROPA 1 Moos Je i ce REFACCIONES CM II PO A Terminar Se deben marcar las
11. pulsar la tecla f2 o caber click sobre la etiqueta que dice factura luego aparece la ventana siguiente Facturaci n El Cliente MARIO Buscar f2 Buscar Nombre f3 u mi Cliente gt N MARTO CA CASTILLO AGUIRRE CAAM 51081 sn 274 MARIOCANOVELO cams C C A CAMMA306 C O ROHM 51092 C C MC75021 NASM 3609 FE Centro Hist r 31000 Chihuaht e as o ARBOLEDAS 125400 cd Ju r Aqu es donde podemos buscar y elegir un cliente para facturar se puede escribir un indicio del nombre y buscar por nombre o meter el n mero de cliente y buscar por n mero as nos aparece una lista con los candidatos de la cual podemos elegir alguno Al elegir uno en la parte inferior aparecen los domicilios que tenga registrados para as elegir el que sea conveniente Ver un contrato En la lista de clientes registrados aparece si tienen contrato o no para ver los detalles del contrato se hace doble click sobre el cliente luego aparece una ventana con los pormenores del contrato Contrato de Mario Andr s Cuevas Guti rrez SOLO SE LE COBRAR N OCHO POR CADA DIEZ CAJAS QUE ENV E SIEMPRE Y CUANDO EL PESO DE CADA UNA NO EXEDA LOS 30K6 LOS SOBRES TIENEN UN 30 DE DESCUENTO Agregar nuevo cliente Cuando se quiera facturar al nombre de un cliente que no se encuentre capturado en el sistema se puede pasar a su captura pulsando la tecla f4 o pulsando el bot n nuevo aparecer la ventana sigui
12. sa enter CARGOS ADICIONALES En la parte inferior de la ventana de documentaci n est una secci n llamada cargos en esta secci n se pueden agregar cargos adicionales Los cargos por envi a domicilio o recolecci n pueden agregarse pulsando las teclas f6 y f4 respectivamente o marcando las casillas que se encuentran junto a los datos de remitente o destinatario Para agregar un cargo se pulsa la tecla f9 o se hace click sobre el bot n agregar para eliminar un cargo se hace click sobre el bot n eliminar o se pulsa la tecla f10 Cargo por recolecci n Este cargo se puede agregar de tres maneras la primera es pulsando la tecla f4 la segunda es marcando la casilla de verificaci n que se encuentra junto a los datos del remitente y la tercera es mediante el men de cargos disponibles si se pulsa el bot n agregar en la secci n de cargos o se pulsa la tecla f9 aparecer la ventana siguiente RE AS d Descuento 2 ecolecci n io o e Domicilio Aqu podemos elegir de entre una serie de cargos disponibles en este caso seleccionamos el n mero dos recolecci n y hacemos click en el bot n aceptar NOTA Los cargos por recolecci n se cobran a una taza fija seg n el C digo Postal si se requieren cambios en las tarifas estos deben de introducirse en la base de datos por el personal de sistemas Cargo por domicilio Este cargo se puede agregar de tres maneras la primera es pulsando la tecla f6 l
13. ve que se va a aplicar un seguro por un valor de 1000 Cargo EA Domicilio Seguro ira Maniobra Ocasionalmente se requiere aplicar alg n cargo adicional para cargos de este tipo existe el concepto de maniobra para esto se elige el concepto en la lista de cargos disponibles luego se escribe el cargo en el cuadro de texto de la parte inferior Descuento 2 uaotecci n so m Domicilio Id Descripci n AE A obra En este caso se pone un cargo de 500 por concepto de maniobra al dar click en aceptar el sistema solicita una autorizaci n de alguien que cuente con privilegios de administraci n TIPO DE COBRO Hay que elegir el tipo de cobro puede ser efectivo por cobrar gu a prevendida contrato o gu a contrato o libre de cobro Para elegir el tipo de cobro tenemos que ir a la parte inferior izquierda de la ventana de documentaci n Al final de todo el proceso se escribe el n mero de gu a en el cuadro de texto que est abajo a la izquierda de la ventana de documentaci n y se da click en aceptar EMBARCAR Una vez documentadas las guias sigue embarcarlas esto quiere decir que ser n subidas al cami n Para hacer esto elegimos la opci n embarcar en el men principal ya sea dando click en el bot n o pulsando la tecla f3 Aparecer una ventana en la cual deberemos de elegir la caja o cami n en el cual se van a cargar los paquetes El Crear salida Caja R o1 z x
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