Procedimiento de Verificación de Pedidos de Útiles, Materiales y
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1. IA PA Universidad Tecnol gica de Panam Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras o ad o a SERS y a Pwyyya 32 SAVERS y Urg Pwyyya 3 Procedimiento de Verificaci n de Pedidos de tiles Materiales y Suministros de Oficina 1 Introducci n Cuatrimestralmente o seg n programaci n anual el colaborador asignado del Departamento de Almac n debe realizar la verificaci n oportuna de los niveles de existencia y las proyecciones del gasto para as determinar el reabastecimiento del inventario de consumo 2 Objetivo del Procedimiento Verificar y determinar cuatrimestralmente la cantidad y montos requeridos para reabastecer el inventario de consumo de tiles materiales y suministros 3 Campo de Aplicaci n 3 1 Departamento de Almac n Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras 3 2 Establecido como referencia para uso de los Almacenes de la Universidad Tecnol gica de Panam 4 Definiciones 4 1 DA Departamento de Almac n 4 2 DIPLAN Direcci n General de Planificaci n Universitaria 4 3 DNPC Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras 4 4 Objeto de Gasto Se clasifican o se agrupan los materiales o art culos de acuerdo a los rubros establecidos presupuestariamente 4 5 Pedido o Solicitud de Materiales Solicitudes de tiles materiales y suministros de las diferentes unidades de la Instituci n 4 6 Reabastecimiento Mantener un nivel de inventario suficiente de tiles mater2. er Anexo 2 Control de Pedido por A o Manejo y Archivo de Procedimiento Cada destinatario rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos Enti ndase por archivo la acci n de mantener los procedimientos en lugares seguros apropiados y de f cil acceso para su consulta revisi n o puesta al d a Anexos N Documento C digo actual C digo anterior Informe de Existencias del Inventario de tiles y Materiales de Oficina a MONIIMCIA g 2 Control de Pedido por A o FCUTP DNPC DA2 0 C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DA1 2012 01 10 1 2013 P gina 2 de 3 Saturnino Huertas oO A r PR A e A 5 A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A 4 RA Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras 3 RAg i pa A o Procedimiento de Verificaci n de Pedidos de tiles Materiales y Suministros de Oficina Actividad Responsable Nombre Firma Fecha Asistente de Calidad Rouxana J Documentado Inst Young OOSA por Jefe del Depto de Saturnino Almac n Huertas 05 05 2011 Jefe del Depto de Saturnino Almac n Huertas 22 10 2012 Revisado por Asistente de Calidad Yessica Inst Meneses td Coord Calidad Inst Cecibel Torres 20 11 2012 Directora de i DIPLAN Delva Batista Aprobado por Ninfa Directora de DNPC Cabal
3. iales y suministro para garantizar el debido funcionamiento de todas las unidades de la Instituci n 4 7 Requisici n Documento que se capta en el SIPAF con el fin de notificar a la Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible en este documento van descritos por renglones las necesidades de materiales bienes o servicios y las especificaciones necesarias para que sean tramitadas 4 8 SIIAF Sistema de Informaci n Integrado Administrativo y Financiero 4 9 SIPAF Sistema de Informaci n Presupuestario Administrativo y Financiero El SIPAF es el sistema que est remplazando al SHAF a n hay algunos documentos que iniciaron su proceso por el SITAF en este a o y deben terminar su tr mite en el mismo Este nuevo sistema se empez a usar en abril de 2012 4 10 Stock o Existencias Anglicismo utilizado para denominar a los art culos en estado de almacenamiento 5 Referencias e Manual de usuario del m dulo de Almac n del SIAF e Folleto gu a de objetos de gasto para el gobierno paname o C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DA1 2012 01 10 1 2013 P gina 1 de 3 Saturnino Huertas oO A r PR A e A 5 A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A ta RA Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras RA g i pa A o Procedimiento de Verificaci n de Pedidos de tiles Materiales y Su
4. lero C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DA1 2012 01 10 1 2013 P gina 3 de 3 Saturnino Huertas
5. ministros de Oficina e Manual para el M dulo de Adquisici n de Bienes y Servicios DITIC Direcci n de Tecnolog a de la Informaci n y Comunicaciones 2012 6 Descripci n metodolog a 6 1 6 2 6 3 6 4 6 5 El jefe del Departamento de Almac n o colaborador asignado efect a seguimiento a las fechas programadas de verificaci n de pedidos El oficial de suministro genera por medio del SIPAF el Informe de Existencia del Inventario de tiles Materiales y Suministros el cual detalla los art culos cantidad y precio unitario Ver Anexo 1 Informe de Existencias del Inventario de tiles y Materiales de Oficina El jefe del Departamento de Almac n o colaborador asignado verifica cada uno de los art culos con el fin de determinar lo que se debe pedir y la cantidad considerando los datos estad sticos el tiempo y la tendencia de consumo de los distintos art culos en cuesti n Los pedidos se har n basados en la cantidad determinada a solicitar pero tambi n si es necesario se debe considerar y ajustar a la disponibilidad de las partidas presupuestarias Los pedidos se hacen por medio de requisici n a trav s del SIPAF Se mantiene un control de los pedidos agrupados por objeto de gasto en un documento llamado Control de Pedido por A o descripci n unidad existencia precio fecha de pedido requisici n y cantidad por pedido Con el fin de mantener un estatus actualizado de cada art culo V
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