LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA TÉCNICA O
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1. A LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA TECNICA O c pico mo L08 DNP CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR de Planeaci n O CUENTAS SGR Y FUT P gina 7 de 8 VERSION 0 e Entregar en f sico los controles de asistencia a la asistente de la subdirecci n para su archivo e Elaborar correo electr nico dirigido al coordinador del equipo y al coordinador del equipo de Recolecci n en el que se se alen las necesidades de ajustes o desarrollos al aplicativo identificados en el marco de la jornada realizada en el que se indique la descripci n de la necesidad el tipo de ajuste o desarrollo requerido as como la tabulaci n de las situaciones que demandaron la asistencia t cnica e Mediante correo electr nico comunicar al coordinador del equipo los resultados de la visita y situaciones particulares que se deban conocer que permitir n construir el informe de resultados Adicionalmente en el evento que en marco de la jornada de asistencia t cnica o capacitaci n se identifiquen situaciones que deban ser conocidas por el componente de control se debe proyectar la propuesta de memorando para la firma de la SMSE en el que se d cuenta de tal situaci n para ser enviado a la Subdirecci n de Control 7 REPORTES E INFORME A partir de la realizaci n de las visitas de asistencia t cnica o capacitaci n a las entidades y con posterioridad al diligenciamiento del archivo de CONTROL DE VIAJES Y RESULTADOS se elaboran2. acci n el responsable y la fecha de cumplimientos del mismo 5 DOCUMENTOS ASOCIADOS Instructivo de creaci n de usuarios Manual de usuario Gesproy SGR Manual de usuario Cuentas SGR Tips para manejo eficiente de la herramienta Listado de Control de Asistencia 6 ACTIVIDADES 6 1 PROGRAMACI N La programaci n de las jornadas de asistencia o capacitaci n en los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR se realiza considerando los siguientes criterios 6 Herramienta inform tica de gesti n y monitoreo a la ejecuci n de proyectos GESPROY SGR 7 Orientaciones para uso de los recursos distribuidos por el DNP para el fortalecimiento de instrumentos de apoyo a la gesti n y la efectividad en el reporte de informaci n requerida por el SMSCE del SGR 8 Mediante la cual se ampli el plazo que estableci la circular 062 del 11 de septiembre 2013 para el cargue de informaci n en el aplicativo GESPROY SGR GRUPO DE PLANEACION omrancaia LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O C DIGO MO L08 Naciona CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR de Planeaci n o CUENTAS SGR Y FUT P gina 5 de 8 VERSI N 0 1 Recibo y an lisis de solicitudes por parte de las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR Se realizar siempre que la capacidad de la Subdirecci n en t rminos de consultores y eventos permita su atenci n situaci n que debe ser valorada por el Coo
3. evento en archivo Excel al cual se le agregar las siguientes variables para su registro en el marco de la jornada No Personas que asisten por entidad proyecto objeto de asistencia marcar con una X resumen de la asistencia realizada al proyecto situaci n que requiere apoyo de mesa de ayuda t cnica situaci n que requiere desarrollo o ajuste del aplicativo Una vez establecida la realizaci n de la jornada se debe enviar correo electr nico a la asistente de la subdirecci n para que se programe el evento en el Outlook donde se invite al coordinador del equipo y a los consultores que participar n en la misma de tal forma que todos tengan conocimiento 6 3 EJECUCI N DE LAS JORNADAS Se inicia la visita de asistencia t cnica o capacitaci n con la presentaci n de los equipos de trabajo de las entidades participantes y los consultores del componente de Monitoreo del SMSCE y se realiza la presentaci n y explicaci n de los aplicativos en el caso de la capacitaci n o en el caso de las asistencias t cnicas se apoya en la soluci n de las dificultades para el registro de la informaci n por parte de las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR Llevar controles de asistencia para cada jornada en el evento que la jornada involucre varios d as se debe llevar un control de asistencia por cada d a Registrar las acciones adelantadas e identificar los proyectos intervenidos durante la realizaci n de la visit
4. los siguientes productos e Reportes peri dicos que determinan 1 Numero de entidades visitadas 2 N mero de personas participantes de las jornadas 3 N mero de proyectos apoyados 4 Categorizaci n de situaciones identificadas que originan la realizaci n de jornadas de capacitaci n y asistencia t cnica a las entidades e Reporte de cumplimiento de compromisos derivados de la asistencia t cnica que dan cuenta de 1 N mero de compromisos formulados 2 N mero de compromisos cumplidos en proceso e incumplidos 3 Porcentaje de cumplimiento de compromisos adquiridos e Informe de resultados presentado por el coordinador a la Subdirecci n en los 5 primeros d as de cada mes que condensa aspectos relacionados con 1 Balance general de cumplimiento de visitas por asistencia t cnica o capacitaci n realizadas respecto de lo programado Resultados cuantitativos de las visitas Listado de entidades atendidas Recopilaci n de lecciones aprendidas Tabulaci n de eventos de asistencia estad stica y frecuencia An lisis de comportamiento de las alertas generadas variaciones por entidad DRA El an lisis y consolidaci n de la informaci n de los reportes servir como insumo para el informe del SMSCE el cual ser objeto de difusi n a los actores estrat gicos del SGR con el fin de contribuir con el principio de transparencia en el uso de recursos p blicos y generar aportes para el establecimiento de directrices y toma de decisi
5. 063 de 20137 Circular 069 de 20138 4 DEFINICIONES Monitoreo Consiste en la recolecci n consolidaci n an lisis y verificaci n de la informaci n correspondiente a la administraci n de los recursos del Sistema General de Regal as y su ejecuci n Aplicativo Herramienta inform tica dispuesta por el SMSCE para el registro de la informaci n relacionada con la administraci n y uso de los recursos programaci n gesti n y avance de la ejecuci n de los proyectos financiados con recursos del SGR Gesproy SGR sistema de informaci n que permite al ejecutor gestionar y monitorear la ejecuci n de los proyectos de inversi n financiados con recursos del SGR a partir de los objetivos productos metas e indicadores planteados en su formulaci n y registrados en el banco de programas y proyectos del SGR Capacitaci n es el conjunto de medios que se organizan de acuerdo a un plan para lograr que un individuo adquiera destrezas valores o conocimientos te ricos que le permitan realizar ciertas tareas o desempe arse en alg n mbito espec fico con mayor eficacia Asistencia t cnica conjunto de medios y estrategias que se utilizan para la resoluci n de inquietudes o dificultades presentadas por los usuarios de los aplicativos para el registro de la informaci n en los mismos Compromiso obligaci n adquirida por las partes en el marco de sus competencias que ayuda y facilita la ejecuci n de los proyectos Est compuesta por la
6. Departamento Nacional de Planeaci n LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR O CUENTAS SGR Y FUT Departamento Nacional de Planeaci n Bogot 2015 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACI N DEL DNP LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O c nico vun CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR O CUENTAS SGR Y FUT P gina 2 de 8 VERSI N 0 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVOS an oa La Tra Aid A A E AE EE E A A A 2 ALCANCE an SS 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Serna un 4 DEFINICIONES uns caia ada 5 DOCUMENTOS ASOCIADO Sinai id 6 ACTIVIDADES ar esaii aeneae eE EREA PESEE EE EAEE AEE A EEO BL eer EE 02 E AS e 6 3 EJECUCI N DE LAS JORNADAS EE 6 4 REGISTRO DE RESULTADOS Ee HERE echten 7 REPORTES E INFORME eegener 8 VERIFICACION CUMPLIMIENTO COMPROMISOS usiusiniciniinain a GRUPO DE PLANEACION LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O c nico wun DNP CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR de Planeaci n o CUENTAS SGR Y FUT P gina 3 de 8 VERSI N 0 1 OBJETIVOS 1 1 General Contar con un instrumento que permita brindar las orientaciones necesarias que permitan a los consultores de la subdirecci n de Monitoreo Seguimiento y Evaluaci n definir y adelantar las actividades de programaci n alistamiento y ejecuci n de las visitas de asistencia
7. a registrando en el archivo de Excel del Reporte generado lo siguiente N mero de Personas que asisten por entidad Proyecto objeto de asistencia marcar con una X Resumen de la asistencia realizada al proyecto Situaci n que requiere apoyo de mesa de ayuda t cnica Situaci n que requiere ajuste o desarrollo en el Aplicativo Motivos por los que se presentan las situaciones descritas anteriormente 6 4 REGISTRO DE RESULTADOS Y SOPORTES Al regreso de la visita con base en los controles de asistencia diligenciados y la informaci n registrada en la base generada de los proyectos de las entidades que asistieron el consultor responsable de la vista debe e Complementar en la informaci n registrada en el archivo de CONTROL DE VIAJES Y RESULTADOS el cual captura entre otra informaci n el n mero de entidades asistentes personas atendidas y proyectos intervenidos as como los compromisos derivados de la jornada en el evento que se hayan definido Dicho archivo se encuentra ubicado en la siguiente ruta S 1030 DR Direcci n de Regalias11032 SCV 10321 SMSCEM MONITOREOIGRUPO DE ANALISIS SGRIO REPORTE ATENCI N A ENTIDADES MONITOREO e Escanear los registros de control de asistencia y copiarlos en la siguiente ruta S 1030_DR_Direcci n de Regalias11032 SCVM10321 SMSCEu MONITOREOIGRUPO DE AN LISIS SGRISOPORTE ASISTENCIA TECNICA CAPACITACIONES Y VISITASIASISTENICA TECNICA Y EVENTOSIMMONITOREO ANALISIS GRUPO DE PLANEACION
8. delantar capacitaci n Informaci n soporte del proyecto de acuerdo con las variables requeridas en el aplicativo Para efectos de mejorar la eficacia de la asistencia debe solicitarse a la entidad que quienes participen de la misma tenga formuladas las dificultades o preguntas espec ficas respecto del registro de la informaci n junto con los soportes que dan cuenta de ellas El consultor coordinar los recursos necesarios a saber GRUPO DE PLANEACION Departamento Nacional de Planeaci n LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR O CUENTAS SGR Y FUT C DIGO MO L08 ACTIVIDAD RECURSOS INTERNOS RECURSOS EXTERNOS Jornada de Asistencia T cnica o Capacitaci n Reporte de proyectos aprobados de las entidades asistentes Formato de control de asistencia Registro de la visita en archivo de Sitio para la realizaci n del evento Accesibilidad a Internet Personal encargado del cargue P gina 6 de 8 VERSI N 0 Control de viajes y Resultados de informaci n en los aplicativos El consultor deber coordinar con la entidad para conocer de manera previa los temas puntuales sobre los que se requiere adelantar la asistencia t cnica o capacitaci n para lo cual a partir de la ltima base de datos de proyectos aprobados disponible debe generar el listado de proyectos de la s entidad s que participan en el
9. lizados en las instalaciones del DNP Inicia con la solicitud de capacitaci n o asistencia t cnica de la entidad y termina con el registro de los resultados o compromisos en la matriz de control 3 REFERENCIAS NORMATIVAS La realizaci n de las visitas de asistencia t cnica o capacitaci n respecto de los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SG y las Categor as FUT del SGR debe considerar entre otras las siguientes normas Ley 1530 de 20121 Ley Bienal de Presupuesto Decreto 414 de 2013 Decreto 1118 de 2014 Circular 007 de 20125 1 Por la cual se regula la organizaci n y el funcionamiento del Sistema General de Regal as 2 Por la cual se decreta el presupuesto del Sistema General de Regal as para el bienio respectivo 3 Por el cual se reglamenta el Sistema de Monitoreo Seguimiento Control y Evaluaci n SMSCE del Sistema General de Regal as SGR y se dictan otras disposiciones 4 Por el cual se modifican los Decretos 3517 de 2009 y 1832 de 2012 y se dictan otras disposiciones 5 Orientaciones para la apertura autorizaci n manejo y reporte de informaci n de la cuenta nica para la administraci n de recursos de las asignaciones directas del SGR GRUPO DE PLANEACION LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O c nico mo Lo8 DNP CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR de Planeaci n o CUENTAS SGR Y FUT P gina 4 de 8 VERSI N 0 Circular 062 de 20136 Circular
10. ones por la Direcci n 8 VERIFICACION CUMPLIMIENTO COMPROMISOS Si como resultado de la visita de asistencia t cnica o capacitaci n se acuerdan compromisos ya sea por parte de la entidad ejecutora o del personal del SMSCE los mismos deben encontrarse registrados en la matriz de CONTROL GRUPO DE PLANEACION omrancaia LINEAMIENTO DE VISITAS ASISTENCIA T CNICA O C DIGO MO L08 Naciona CAPACITACI N EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR de Planeaci n o CUENTAS SGR Y FUT P gina 8 de 8 VERSI N 0 DE VIAJES Y RESULTADOS y corresponde al consultor que tiene asignada la entidad para labor de monitoreo adelantar el seguimiento al cumplimiento de los mismos y registrar las condiciones finales de cada compromiso Por su parte el coordinador debe realizar un balance mensual del cumplimiento de compromisos y registro por parte de los profesionales que adelantan las visitas de asistencia t cnica y capacitaci n Fecha de Aprobaci n 20 de febrero de 2015 Revis Arbey Avenda o Castrill n Mar a del Carmen L pez Herrera Coordinador An lisis de Inversiones Subdirectora de Monitoreo Seguimiento y Evaluaci n Aprob Amparo Garc a Monta a Directora de Vigilancia de las Regal as GRUPO DE PLANEACION
11. rdinador del equipo o Subdirector quien definir si procede o no la realizaci n de la asistencia 2 Como resultado del an lisis trimestral del consolidado de alertas del monitoreo por entidad y conforme el resultado de reporte de informaci n al SMSCE y la consistencia de la misma en los aplicativos Gesproy SGR Cuentas SGR FUT SGR se determina el tipo de asistencia o capacitaci n necesaria para la entidad se realiza propuesta de programaci n para aprobaci n del Subdirector se elabora y env a comunicaci n correspondiente incluyendo la respectiva agenda 3 Verificaci n de asistencias t cnicas realizadas en los ltimos 6 meses a la s entidad es que la solicitan Una vez definida la realizaci n del evento el mismo debe registrarse en el archivo CONTROL DE VIAJES Y RESULTADOS con la informaci n preliminar con la que se cuenta previo a la visita de asistencia t cnica o capacitaci n en la siguiente ruta S 1030 DR Direcci n de Regalias11032 SCV 10321 SMSCEW MONITOREOIGRUPO DE AN LISIS SGRIO REPORTE ATENCI N A ENTIDADES MONITOREO Durante el ejercicio de programaci n se establece el equipo de trabajo que adelantara la jornada liderada por el consultor que tenga asignado el departamento o entidad donde se adelantar la jornada de capacitaci n o asistencia Para la definici n del n mero de consultores que deben atender la jornada debe considerarse el n mero de entidades que van a participar de la misma y el tiempo que se
12. t cnica o capacitaci n respecto de los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR a las entidades beneficiarias y ejecutoras de recursos del Sistema General de Regal as 1 2 Espec ficos e Establecer las l neas claras de programaci n alistamiento y ejecuci n de las actividades a realizar en marco del desarrollo de las visitas de asistencia t cnica o capacitaci n respecto de los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR e Definir los instrumentos y los par metros de programaci n alistamiento y ejecuci n de las visitas de asistencia t cnica o capacitaci n Disponer de un repositorio de consulta de los controles de asistencia de las jornadas adelantadas e Establecer los criterios m nimos para determinar resultados de las visitas en t rminos de entidades proyectos y personas atendidas y su consolidaci n 2 ALCANCE Este lineamiento aplica para todas las jornadas de capacitaci n o asistencia t cnica adelantada por los consultores del componente de Monitoreo del Sistema de Monitoreo Seguimiento Control y Evaluaci n SMSCE del Sistema General de Regal as SGR en cuanto a la programaci n alistamiento y ejecuci n de las visitas de asistencia t cnica o capacitaci n a las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR con sus respectivos documentos de control de asistencia y reporte de resultados tanto para las eventos llevados a cabo en terreno como para los rea
13. tenga programado para su realizaci n de tal forma que no se supere una relaci n de 4 entidades consultor por d a 6 2 ALISTAMIENTO Una vez realizada y aprobada por la Subdirecci n la programaci n de la jornada de asistencia t cnica o capacitaci n derivada de la solicitud de una entidad o como resultado del an lisis de las alertas de monitoreo emitidas trimestralmente por el no reporte de informaci n o de la inconsistencia de la misma corresponde al consultor que tenga asignado el departamento o entidad donde se adelantar la jornada informar de la misma a la s entidad es la fecha y lugar donde se realizar a trav s de oficio y correo electr nico De forma adicional se debe informar a las entidades que vayan a participar la metodolog a de trabajo y coordinar con la entidad responsable la log stica necesaria para poder llevar a cabo el evento de tal forma que sean definidos los requerimientos m nimos necesarios para adelantar la jornada como son Sitio con el espacio y mobiliario necesario y suficiente para la atenci n de la entidad o entidades que asistir n de forma simult nea al evento Equipo de C mputo al menos uno por entidad o por persona en el evento que diferentes personas de una misma entidad vayan a trabajar proyectos o aplicativos diferentes en la misma jornada Acceso a internet para los equipos de c mputo con los que se va a trabajar en la jornada Videobeam y sonido en el caso que se requiera a
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