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Manual de Usuario - Documentic

1. 10 P gina Manual de Usuario Documentic BANDEJA DE PENDIENTES En la bandeja de pendientes podemos visualizar todos los documentos recepcionados y que se deben de contestar ya sea con un informe carta o implemente derivarlos a las diferentes areas ver Figura 17 17 10 72 50 4 Conexi n a Escritorio remoto E e http localhost 8081 docurnentic derivacion php nur BDP ST HRE 2015 014268tpadre 349368 1d_ 2 DERIVACION GERENCIA GENERAL SGG LISTA DE POSIBLES DERIVACIONES Examinar Subir Archivo Adjuntar Seleccionar Documento a O SA SA TY Ll Referencia RESPUESTAASOLICITUDDE INFORMACI N HNANCIEN mana OSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABV S A MS 77 1 ISTETU gt T Mos E ETS CH HA Diala aan A EL Derivar COPIA a Volver LISTA DE DERIVACIONES REALIZADAS Fecha Hora Derivaci n Jueves 10 de septiembre de 2015 14 43 Para su consideraci n PROVE DO PARA HACER SEGUIMIENTO Figura 17 Bandeja de entrada Recepci n y Derivaci n GENERACI N DE DOCUMENTOS En la opci n de generar documentos podemos realizar la creaci n de Informes Cartas circulares memor ndum etc ver Figura 18 ag GENERAR DOCUMENTOS GERENCIA GENERAL SGG entrantes pendientes salientes emespera generacion de documentos archivo buscador GESTI N DE DOCUMENTOS AN Documento que ser de salida ex
2. De mi consideraci n Por medio de la presente remito copias simples de las propuestas para la colocaci n de la emisi n del Patrimonio Aut nomo de MICROCR DITO IFD BDP ST 031 de las siguientes Agencias de Bolsa BNB Valores S A Agencia de Bolsa Valores Uni n Agencia de Bolsa S A Panamerican Securities S A Agencia de Bolsa Credibolsa S A En este sentido y conforme a su decisi n les solicitamos nos informe sobre la Agencia de Bolsa designada para la colocaci n lo m s antes posible Sin otro en particular saludamos a usted atentamente Figura 29 Vista Previa HOJA DE RUTA BDP Sociedad de Titularizaci n S A EDP 5T HRI 2015 01664 27 Ag0 2015 09 40 DESTINATARIO Deloitte SRL Av 6 de agosto esquina Campos 2700 Piso 4 Atenci n Sr Antonio Ochoa A SEGUIMIENTO Figura 30 Seguimiento 17 P gina Manual de Usuario Documentic SALIDA DEL SISTEMA Para salir del sistema en la parte superior del perfil principal simplemente damos un clic a salir y cerramos la sesi n del sistema ver Figura 31 Configuraci n DOCUMENTIC pruebas slider ASFI x Entelsms slider facil 3 Otros marcadores sea 1 01 5109 DF SAT TTT N IA EUGENIA CASTRO SANCHEZ 0 documentos enviados BANDEJA DE SALIDA Gracias por su acceso Para volver al Sistema debe lenar el FORMULARIO DE AUTENTIFICACI N Figura 31 Salir del Sistema de Correspondencia 18 P gina
3. Crear Nur en Base a Este Derivar ze ES rr on HATA NF RITTA BDPS THRE 2015 01426 P AGB 023 2015 LP Remitente JOSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA Cargo Remitente FINANZAS Instituci n Remitente AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABY S A E Lista en Blanco 2 Lista de Destinatarios Destinatario RENCIA GENERAL z Cargo Destinatario Gerente General REFERENCIA ICITUD DE INFORMACI N FINANCIERA ADJUNTOS NRO DE HOJAS Modificar Documento Recibir nuevo J Derivar Terminar Figura4 Generaci n de Hoja de Ruta 5 P gina Manual de Usuario Documentic EP ronn nosa menon HATA DE DITTA DOCUMENTIC Mozilla Firefox ACEI Organizar v Nueva carpeta a REFERENCIA RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACI N FIMANCIERA FY Favoritos Biblioteca Documentos Organizar por Carpeta Y l le Descargas Incluye 2 ubicaciones A E Escritorio Nombre Fecha de modifica Tipo T Sitios recientes F Lo SQL Server Management Studio 13 11 2014 14 55 Carpeta d INES EEA Usuarios y Sustitutos del flujo p Visual Studio 2005 13 11 2014 14 55 c ai Na G Bibliotecas p iua ouale de dl a PT ES FormPA100 D pdf 05 08 2015 17 52 Firefox H ADJUNTOS i CARTA d M sica Espare cor oomas para marice adjartow Ty lo atado carta XIZ Ba Yideos Modica Documento E p 3 A Faninn l entrantes entientes a Acceso a Docum
4. LiSt2 oocoooococccccccccnocnconononononononnnnnons 15 BANDEJA DE ESPERA ooocoococccocococoncccoconononcncnnonononono nn nnononononn nro nnnrnnenonannnnnnnnos 15 Figura 25 Bandeja de ESPEra oocooococococococoncconoconnconnonononnconncnnnronnnonnannnnannanos 15 ARCHIVO A AE EE E A E E A E A T AE 16 Figura 26 Documentos ArchiVadoOs ooococcccccccconcccccconoconoconnconnconnconncnnronnnanonons 16 CORRELATIVO S comi dais 16 Figura 27 Lista de CorrelatiVOS o oooococococccocncococonnoonnonnnonnnonnno nono nnronnnanannnos 16 Figura 28 Lista de CorrelatiVOS oooocococccccocnconoconnocnnonononononnconnno nono nnnannnnnos 17 Figura 29 VIS tada iaisn 17 Figura 30 Seguimiento iia a ad 17 SALIDA DEL SISTEMA iaa 18 Figura 31 Salir del Sistema de CorrespondencIa ocococcoccococcconoconoconoconoconoronncannonnnanno 18 2 P gina Manual de Usuario Documentic MANUAL DE USUARIO DOCUMENTIC El sistema de correspondencia DOCUMENTIC es un programa que permite registrar y realizar seguimiento a la documentaci n que se transmite entre los as clientes del BDP ST Este sistema se encuentra disponible a trav s de internet por lo cual puede ser visitado desde cualquier equipo con acceso a internet que soporte lapresentaci n de p ginas Web Todo a personal que es parte del BDP ST debe contar con un usuario propio para realizar el registro de la documentaci n pertinente en este sistema y deber solicitar la creaci n
5. Manual de Usuario Documentic
6. Manual de Usuario Documentic BANDEJA DE SALIDA En la bandeja de salida podemos visualizar todos los documentos salientes de nuestro perfil en el caso del perfil de correspondencia se muestran las hojas de ruta externa q son derivadas a las diferentes reas de la sociedad ver Figura 13 En el caso de los dem s perfiles se mostrara el despliegue de las cartas informes concatenados a las hojas de ruta interna derivadas a otras reas Y 2731 documentos enviados BANDEJA DE SALIDA ACCIONES Referencia CONFIRMACION DE OPERACIONS Fecha de salida 2015 08 27 1529 00 Remitente JUAN PABLO VEGA MORRON SUB GERENTE DE NEGOCIOS VALORES UNION S A Tipo documento CARTA EXTERNA Derivaci n Jueves 27 de agosto de 2015 15 29 ACCIONES Tipo documento CARTA EXTERNA Derivaci n Jueves 27 de agosto de 2015 15 19 ACCIONES pa a ACCIONES ER DOC C Tipo documento CARTA EXTERNA Derivaci n Mi rcoles 26 de agosto de 2015 16 38 Figura 14 Documentos derivados Reporte Como se puede observar en las Figuras 13 y 14 muestra todos los documentos salientes derivados a las diferentes reas para un control de recepci n de los mismos en cada documento hay la opci n de poder marcar el documento con un check mencionar que los documentos q ya hayan sido recepcionados por los destinatarios ya no aparecen en la nadeja de salida por eso es importante realizar este reporte al momento de derivar los document
7. hojas de Ruta En donde se van guardando las hojas de ruta externa que se crean almomento de recepcionar una documentaci n externa como vimos en los pasos anteriores DESTINAR HGLA OE ROTA 7 P gina Manual de Usuario Documentic Al entrar a esta opci n nos despliega todas las hojas de ruta generadas de los documentos externos recepcionados y digitalizados ver Figura 10 CORRESPONDENCIA RECEPCI N GESTIONAR HOJA DE RUTA Por favor ingrese el N mero de Hoja de Ruta para peri irsuco menido Cambiar el documento PDF ireira a Hoja de Rut Dependiendo del grupo de usuario a AR e Aceptar Cancelar El oa aiglglglzly AAA FFI FA FRA AAA PAFI FAA PRA al aiii PARAR FF LISTA DE HOJAS DE RUTA SIN DERIVAR Nro de Resultados por P gina 50 e Modificar Derivar 1 Referencia RESPUE Eg A DEA FORMACI N FINANCIERA ot Fecha 08 Sep 2015 00 00 Remitente JOSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA FINANZAS AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABY S A Tipo documento CARTA EXTERNA i Referencia CARTA DE CUMULATIVOS Fecha 08 Sep 2015 00 00 Remitente S AFI FORTALEZA ASISTENRE DE GERENCIA ABAV ASOCIACIACION BOLIVIANA DE AGENTES DE VALORES Tipo documento CARTA EXTERNA XXX Ph loca XXX Figura 10 Hojas de Ruta DEERIVACI N DE HOJAS DE RUTA Para poder realizar la derivaci n en la Figura 10 tenemos la opci n de poder modificar la hoja de ruta generada o bien derivar
8. 015 15 30 BDP ST INF 2015 0239 INFORME DE RIESGOS A LAS VLADIMIR FERNANDEZ QUIROGA RECOMENDACIONES AL MODELO DE GERENTE GENERAL resp_doyr ESTRUCTURACI N DEL PATRIMONIO 25 Ag0 2015 16 33 AUTONOMO 030 INFORME SELECCION EMPRESA VLADIMIR FERNANDEZ QUIROGA e AUDITORIA EXTERNA GERENTE GENERAL administrador_patrimonio DP ST HRI 2015 01639 24 Ago0 2015 12 28 INFORME ACERCA DE OBSERVACION DE VLADIMIR FERNANDEZ QUIROGA a AUDITORIA INTERNA PATRIMONIOS GERENTE GENERAL administrador_patrimonio vyp sr e 20501637 AUT NOMOS 24 Ag0 2015 11 27 CHRISTIAN VAZQUEZ SALAS INFORME LEGAL PARA LA SUSCRIPCION VLADIMIR FERNANDEZ QUIROGA BDP ST INF 2015 0236 JEFE DE UNIDAD LEGAL IDE UN COTRATO DE CESION IRREVOCABLE GERENTE GENERAL DE DERECHOS SOBRE FLUJOS FUTUROS asesoria_legal J 4 PARA FINES DE TITULARIZACON 24 Ag0 2015 10 59 ADMINISTRACION Y REPRESENTACION UNIPARTES S R L BDP ST INF 2015 0235 INFORME TECNICO PARA APROBACION DE VLADIMIR FERNANDEZ QUIROGA SUSCRIPCI N DEL CONTRATO DE CESION GERENTE GENERAL asistente estructuracion gt i DE FLUJOS FUTUROS CON UNIPARTES 21 Ago 2015 19 11 ma a S R L BDP ST HRI 2015 01652 BDP ST HRI 2015 01636 BDP ST HRI 2015 01631 Figura 28 Lista de Correlativos La Paz 26 de agosto de 2015 CITE BDP 5T 2015 1472 Se or Jose Auad Lema Gerente General CR DITO CON EDUCACI N RURAL CRECER Atn Isacc Gorena Gerente Nacional de Finanzas Presente Ref PROPUESTAS DE AGENCIAS DE BOLSA
9. 426 RECEPCION DE DOCUMENTOS GERENCIA GENERAL En el rea de gerencia general se cuenta con las mismas opciones de recepci n de documentos ya sean internos o externos mismos que se encuentran en la bandeja de entrada del perfil correspondiente ver Figura 16 GERENCIA GENERAL SGG Etk Meryn T6documentos enviados KG DE gt 4 BANDEJA DE PENDIENTES REN DE SALIDA 6 o O documentos en espera 129 documentos Oficiales en 26 Carpetas A SCADOR BANDEJA DE ESPERA ARCHIVO ANAND uu II II Us LISTA DE DOCUMENTACI N QUE DEBE LLEGAR PADEL Codigo de Barras Nro de Resultados por P gina 100 v ACCIONES Referencia ADJUNTO UN EJEMPLAR DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL DE IDEPRO GESTION 2014 Fecha de derivaci n 2015 08 21 15 26 00 2015 15 26 Figura 16 Bandeja de entrada Recepci n y Derivaci n Como podemos observar en la Figura 16 tenemos la opci n de poder Recepcionar Recepcionar y Derivar Recepcionar y archivar Como lo dicen sus nombres al recepcionar el documento este es enviado a nuestra bandeja de pendientes para darle un seguimiento Al hacer recepcionar y derivar este documento pasa a nuestra bandeja de salida ya q es un paso directo para poder derivar el documento a un rea espec fica Al hacer recepcionar y Archivar ponemos un fin al documento recibido y lo guardamos en nuestra carpeta de archivos para contar con un historial propio del perfil en donde los documentos se encuentran archivados
10. 9 6 P gina Manual de Usuario Documentic BF hactio tijuni Y Subir Escaneado Modificar este Documento Recibir nuevo Documento Crear Nur en Base a Este EL MERMER HOJA DE RUTA genw CUMENTO ESCANEADO HOJA DE RUTA FechadelalS y septiembre w Carta 2015 Cik Original AGB 023 2015 LP Remitente JOSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA Instituci n Remitente AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABY S A acne O Lista en Blanco 9 Lista de Destinatarios Dl RENCIA GENERAL Cargo Destinatario Gerente General REFERENCIA RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACI N FINANCIERA ESC EEA Usuarios y Sustitutos del flujo DESCRIPTORES DEL DOCUMENTO CRUFO RISS ENTE SSDI Y v v ADJUNTOS NRO DE HOJAS T Eepare oom ooma i para mriw aduro I3 Modificar Documento _Derivar Terminar gt lo atado carta NIZ Figura 8 Generaci n hoja de ruta terminaci n 0000000 0 00900 OO OEO OO A 101 HOJA DE RUTA BDP ST HRE 2015 01426 Pacalezca AGE A CAF ALEEA BUENA VTA AGRIABUTA tis AGBODOOAP Tomika TOF MATHAU APEE CAREAGA FINANZAS Foca 09 9pd01 1603 Dostim 22222222 Po ula Iber gt bbs gt 1 Leros gt Fra gt Hobo gt Lotina gt a E Firma Dos pac lo Figura 9 Impresi n Hoja de Ruta Externa GESTIONAR HOJAS DE RUTA Regresamos al men principal mostrado en la Figura 2 y entramos a la opci n de gestionar
11. E 2015 31 Mar 2015 31 Mar 2015 08 39 BDP ST HRE 2014 CARTA EATERS gt 02538 ar de ORDINARIA DE ACCIONISTAS DEL BDP SOCIEDAD DE TITULARIZACION e A to ed i i 19 Dic 2014 a S SA CONVOCADA PARA EL DIA 22 12 2014 NCIA GENERAL Gerente General LA 19 Dic 2014 13 13 INSTITUCION Figura 24 B squeda de Documentos Lista En la lista desplegada podemos hacer el seguimiento de los mismos documentos y ver en que estado se encuentran as mismo tambi n poder visualizarlos e imprimirlos en Iso iconos correspondientes que se muestran en cada documento BANDEJA DE ESPERA En el men principal en el icono de bandeja de espera se colocan todos aquellos documentos recepcionados que a n no se hizo el seguimiento correspondiente 0 documentos en espera BANDEJA DE ESPERA TRAMITES EN ESPERA C erencia General sgg NO tione ning n MOTIVO REGISTRADO Figura 25 Bandeja de Espera ARCHIVO En esta opci n se encuentran todos aquellos documentos hojas de ruta recepcionados contestados y finalizados guardados en diferentes carpetas para mantener un orden Y 129 documentos Oficiales en 26 Carpetas 1I5 P gina Manual de Usuario Documentic VER ARCHIVO DIGITAL DOCUMENTOS ARCHIVADOS Gerencia General sgg tiene la s siguiente s CARPETA S REGISTRADA S para ver su contenido presione en ella 3 CARPETAS REGISTRADAS Direcci n FS ABRIL 20 Y INFORMES BO A e huom FS ARCHIVO 66 G
12. INDICE ACCESO A LA P GINA DE INICIO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA 3 Figura 1 Pantalla de INICIO cocos it ibi 3 RECEPCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS oooococococcccocococononocononononannnns 4 Figura2 Men PROC Alina tidad 4 Figura3 Recepci n Documentaci n EXTerNa ocoocooccconconnoonconnconocanoncnnnnnnrnnnannnnnnans 5 Figura4 Generaci n de Hoja de Ruta oooooococcoccccconoconoconoconononnnnnonnnconnnonnnos 5 FIQUraS SUDIFESCINCIO Osmosis ein 6 Figura 6 SUOI ESCA O ADO errre asiendo tipa 6 Figura 7 Documento AQJUNTO ocococcccoccncccnoccnnnonnnconnnonnnno nn ncnnnnnnnnennannnnnnanns 6 Figura 8 Generaci n hoja de ruta terMinaci n oooooocooccoccoonnconononconnnononcnnnnnoo 7 Figura 9 Impresi n Hoja de Ruta EXterna oooocococccocccoccoccnonoconononoconononnncnnnananos 7 GESTIONAR HOJAS DE RUTA oocoooococccococococonoccncnonononononononononnnnnnnnnnnnnnnnnenonnnnnonononnos 7 Figura 10 Hojas de AU derrotas iad eka NEREKIN RITARA eii 8 DERIVACI N DE HOJAS DE RUTA cccccoocccccooccccnnoccnnnnncccnnnnccnnnnncnnnnonicinccnnnin n 8 Figura 11 Derivaci n Hoja de AUS sica tira 8 Figura 12 Derivaci n Hoja de Ruta Oficial COPIA ooooccccocononoccconncononononononono 8 BANDEJA DE SALIDA oooococccccncocococncococococononononononnnnnnnnnnnnn nono nnnnnnnnoncnrnnnnnnnnnnnnns 9 Figura 13 Documentos derivados ooococccocccoccconnoocconoconoconnconononnro
13. de su usuario ACCESO A LA P GINA DE INICIO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA Para acceder al sistema de correspondencia se debe utilizar el navegador de preferencia explorer e o cualquier navegador de su preferencia Una vez abierto el navegador se debe colocar la direcci n NAIL TA nas X o AAA i nas y I PLEJ PA a IA nas y I Tay LOLA Cas o E U T L Cas y Lebe ri A a MN r AS Ege E GC documentic bdpst com bo Aplicaciones Convocatorias de pers S Google E Collage es Collage Descargas 4 Michael XX Confi Aa Una vez que el navegador logra ingresar se puede apreciar la p gina de inicio Para acceder al sistema de correspondencia se debe colocar el nombre de usuario y la contrase a otorgada por el departamento de sistemas en la secci n de ingreso de la p gina de ingreso LB 10 72 50 4 Conexi n a Escritorio remoto lej x vs docalhose8081 localhost y DOCUMENTIC e A Sra nmn EN A E AN ANSA Mates 8 de septiembre de 115 Acceso a Documentos NAFIBO Docusmentalia 3331 Figura 1 Pantalla de Inicio 3 P gina Manual de Usuario Documentic RECEPCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS Para el registro de documentos externos por recepci n el encargado a deber ingresar su usuario y contrase a correspondientes y en la parte de sustituto colocar correspondencia como se muestra en la imagen z z z A B F Seleccione un Usuario Sustituto Titulariza Sustitutos Corresp
14. e ES ARGOS O a Y MEMORIAS San 3 NOVIEMER e a Gocer 9 EDP SAM Qs sT de PERSONAL EDO a eena v Figura 26 Documentos Archivados CORRELATIVOS En el icono de correlativos ubicado en el men principal encontramos todos los correlativos de los documentos generados en el sistema documentic Al ingresar escogemos los correlativos a visualizar ya sean cartas informes etc Como se muestra en la Figura 27 GERENCIA GENERAL SGG entrantes pendientes salientes em epera generaci n de documentos archivo buscador Gerencia General ses CUADRO RESUMEN Tipo de dpccomento Dhimo nro meade Aui OO SN BDP ST 2015 1477 COM INTERNAS BDP ST CIN 2015 0012 o A J BDP STINFA0IS 070 Al moas fO BDP STASA TEE E T S AS t Figura 27 Lista de Correlativos Una vez elegido el tipo de documentos a visualizar nos despliega una lista de correlativos ver Figura 28 en la cual tenemos las opciones de poder visualizar imprimir y ver el seguimiento del mismo ver Figuras 29 30 16 P gina Manual de Usuario Documentic GERENCIA GENERAL SGG entrantes pendientes salientes emespera generacion de documentos archivo buscador CORRELATIVO DE INFORMES CODIGO REMITENTE REFERENCIA DESTINATARIO SIDE UTILIZADAS EN BDP ST INF 2015 0240 VLADIMIR FERNANDEZ SOLICITUD DE REMISI N DE HOJA DE ISRAEL OCHOA ASISTENTE DE GERENCIA RUTA XXXXXX JEFE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD gg a 8 10 Sep 2
15. entos N l Figura5 Subir Escaneado OOOO o L e y g QS ES Bibliotecas Documentos v 4 Buscar Documentos p l d SAA L a IE Organizar v Nueva carpeta zz O Organizar Nuevacapeta m0 REFERENCIA A RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACI N FINANCIERA i Y Favoritos Biblioteca Documentos ji pos Capea Y le Descargas Incluye 2 ubicaciones l A HE Escritorio Nombre Fecha de modifica Tipo T Sitios recientes W SQL Server Management Studio 13 11 2014 14 55 Carpeta d_ INES GEEA Usuarios y Sustitutos del flujo B ad 3 Bibliotecas Visual Studio 2005 13 11 2014 14 55 OTO AET E SS E Forn PALO 1 pdf 05 08 2015 17 52 v v ADJUNTOS f AS CARTA d M sica Lspare oor oomas para rarior adrantor Iy lo atado carta XIZ i z Videos Modificar Documento E Fani EN m p nunn 5 21 acero a Documentos N Figura 6 Subir Escaneado Una vez escogido el archivo escaneado podemos observar la Figura 7 que el archivo ya fue adjuntado a la hoja de ruta que se cre anteriormente TI a E brEsceeadod GModiltcarda Docencia G Crear Nur en Base a Este De rivar ka erminar ep DAPRIDATA HOJA DE RUTA D DOCUMENTO ESCANEADO Figura 7 Documento Adjunto Posteriormente finalizamos la generaci n de hoja de ruta de recepci n externa como muestra en la Figura 8 al hacer click en el bot n Terminar Y posteriormente imprimir la hoja de ruta mostrada en la Figura
16. insertando en las opciones marcadas ver Figura 23 los datos a ser buscados y marcar los mismos campos para poder realizar la b squeda correspondiente BUSCADOR GERENCIA GENERAL SGG BUSCADOR Figura 23 B squeda de Documentos Una vez insertados los par metros de b squeda correspondiente al hacer clic en el bot n Buscar este desplegara una lista con los documentos relacionados a los par metros ingresados en el formulario de b squeda como se muestra a continuaci n Figura 24 1M P gina Manual de Usuario Documentic LISTA DE RESULTADOS Nro de Resultados por P gina HR v FECHA A CITE o E bi REMITENTE SEGUIMIENTO DESCRIPTORES apip CITE ORIGINAL ds DESTINATARIO BDP ST HRE 2015 CARTA EXTERNA SOLICITUD DE INFORMACION PARA LA ELABORACION DE EEFF AL 01134 BDP G OP 3026 2514 0 06 2015 sl BANCO DE DESARROLLO PRODUCTIVO CN S 03 JuV2015 y ERENCIA GENERAL Gerente General BDP 03 JuV2015 17 16 ser a a BDP ST HRE 2015 CARTA EXTERNA BDP G OP 2088 2015 00827 q 11May 2015 11 May 2015 13 37 BDP ST HRE 2015 CARTA EXTERNA 7 7 MARCO A SOLIS CASTRO GERENTE pb BDP GR 19762015 SAM GENERAL AJ BANCO DE DESARROLLO 28 Abr 2015 2 c 28 Abr 2015 16 18 BDP ST HRE 2015 CARTA EXTERNA eE BDP GJ N 1919 2015 27 Abr 2015 27 Abr 2015 15 39 BDP ST HRE 2015 CARTA EXTERNA 00582 BDP CIN 15302018 ORDINARIA DE ACCIONISTAS DE LA BDP SOCIEDAD DE Pa TITULARIZACION S A CONVOCADA PARA EL DIA 31 DE MARZO D
17. la Al hacer clic en derivar se muestra un formulario ver Figura 11 en el cual en las partes marcadas se muestra las personas a la cual se podr a realizar la derivaci n correspondiente Mencionar que la derivaci n correspondiente consta de dos pasos derivar el documento oficial y la copia del mismo al derivar la oficial esta se pinta de color amarillo y la copia de color trasparente ver Figura 12 LISTA DE POSIBLES DERIVACIONES 3 Examinar Subir Archivo Adjuntar Seleccionar Documento Derivar a O al SS Gerenci SA 3 Acci n Para su consideraci n Y Referencia IR POTE TETE Remitente OSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABV S A A _EE gt E A 222 A E ER 0 E O E E AAA a LISTA DE DERIVACIONES REALIZADAS Fecha Hora Derivaci n Acci n Figura 11 Derivaci n Hoja de Ruta CORRESPONDENCIA RECEPCION LISTA DE POSIBLES DERIVACIONES Examinar Subir Archivo Adjuntar Seleccionar Documento ACON Coros E S nchez Y YA Accion Tara su respuesta LICITUD DE INFORMACI N Remi y OSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA AGRICOLA CAFETALERA BUENA VISTA AGRICABV S A XXI TL TA Dorivar COPIA Volver LISTA DE DERIVACIONES REALIZADAS Fecha Hora Derivaci n V a de env o ueves 10 de septiembre de 2015 14 22 es 10 de septiembre de 2015 14 26 Figura 12 Derivaci n Hoja de Ruta Oficial Copia 8 P gina
18. nado Mencionar que estos campos deben ser llenados con un formato general f cil de entender y manipular ya que en b squedas futuras de alg n cierto tipo de documento estos campos son claves para su encuentro Una vez llenado los campos requeridos tenemos la opci n de crear la hoja de ruta el cual al darle un click creara un c digo nico de hoja de ruta externa al documento recepcionado CORRESPONDENCIA RECEPCION endrardes pendientes saimes en espera generaci n de documendos archivo buscador Ultima HR 2015 01425 HOJA DE RUTA Se definir la HR cuando cree el documento Cite Fecha de la 9 septiembre w Original Carta 2015 Lista en Blanco 2 Lista de GERENCIA GENERAL X Usuarios y Sustitutos del flujo v JESCRIPTORES DEL DOCUMENTO ADJUNTOS Crear Hoja de Ruta Figura3 Recepci n Documentaci n Externa NRO DE HOJAS Al crear la hoja de ruta nos aparece otro tipo de formulario mostrado en la Figura 4 en el cual se puede apreciar el numero asignado de hoja de ruta externa dado al documento ingresado en el formulario anterior ver figura 3 que es de la forma BDP ST HRE 201501426 en este formulario ya asignado tenemos la opci n de Subir escaneado que es en donde podemos ingresar un escaneado en formato paf del documento decepcionado en forma digital como se muestra en la Figura 5 y 6 Subir Escaneado Modificar este Documento Recibir nuevo Documento
19. nnnannnannnons 9 Figura 14 Documentos derivados Reporte ooococococccoccconoconoconococnonnnonnnonannnonons 9 Figura 15 Reporte DocumentosDerivadosS ooocococcccccccccncccccncconncnccnnnnnnnnnncnnnono 10 RECEPCION DE DOCUMENTOS GERENCIA GENERAL nanenane 10 Figura 16 Bandeja de entrada Recepci n y Derivaci n ooooooocooccoccononcconconononoso 10 BANDEJA DE PENDIENTES oococococccocococococonccnononcnconononononononononnnononnonononanonononnns 11 Figura 17 Bandeja de entrada Recepci n y Derivaci n ooooocococoncccconnoocnonanonoss 11 GENERACI N DE DOCUMENTOS ooooooooooooooooococococococccccccccocononnonnno nono nrcccncnannnccannnos 11 Figura 18 Generaci n de DOCUMENTOS ocoooococcocncconconconconnconconnnoncnnonnnonnonnnonns 11 Figura 19 Generaci n de DOCUMENTOS oocoooccoccoccconcocconconnconconnnnnnonnonononnnnnnons 12 Figura 20 Generaci n de DOCUMENTOS ooccoccconconconnconconconnconconconnronconnonncnnnons 12 1ilP gina Manual de Usuario Documentic Figura 21 Generaci n de Documentos Asignaci n de Hoja de Ruta Interna o o A uE gg 13 Figura 22 Generaci n de DOCUMEN OS ooooooccocconccocconnonnconnonnonconnonnronnonnnonnnnos 13 Figura 22 1 Generaci n de Documentos Lista de Documentos Creados 14 BUSCADO Raras ip ride 14 Figura 23 B squeda de DOCUMENTOsS ocococccconcconcconoconoconnconnconnonnncnnnnnnnnnnnannnnns 14 Figura 24 B squeda de Documentos
20. on de documen Nuevo CITE Mod Actual Derivar Guardar en Borrador Grabar Crear Nuevo Documento e LA enerar WORD sin membrete Hoia de Ruta a BDP ST HRI 2015 01668 imprimir HE INFOKME M aa a Destinatario SRAEL OCHOA z Cargo JEFE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD ia VLADIMIR FERNANDEZ SOLICITUD DE REMISI N DE HOJA DE RUTA XXXXXX Referencia CONTENIDO contenido del informe Figura 22 Generaci n de Documentos Posteriormente se puede visualizar los documentos generados ver Figura 22 1 en la parte inferior ver Figura 18 en las pesta as correspondientes a informes cartas etc En la cual tenemos las opciones de poder ver modificar derivar y o asignar otra hoja de ruta 13 P gina Manual de Usuario Documentic GERENCIA GENERAL SGG entrantes pendientes saliemtes eneracion de documentos LL archivo buscador DOCUMENTOS CREADOS POR EL USUARIO TIPOS DE DOCUMENTO QUE PUEDE VER cartas COMINTERNAS MEMORANDUMS Wer Modificar Derivar 13 A ISRAEL OCHOA AI A ISRAEL OCHOA AE a QUIROGA Ver Modificar Derivar Asignar HS Wer Modificar Derivar A MIEMBROS DE DIRECTORIO Figura 22 1 Generaci n de Documentos Lista de Documentos Creados BUSCADOR En el men principal tenemos la opci n buscador en la cual podemos buscar con facilidad los documentos requeridos
21. ondencia v r del martes i n del docu Aceptar Cancelar Al ingresar con el perfil de correspondencia que es nico se visualiza un formato mostrado en la Figura 2 el cual comprende un men con las opciones de a Recepci n Externa b Gestionar Hoja de Ruta c Bandeja de Entrada d Bandeja de pendientes e Bandeja de Salida f Buscador g Bandeja de Espera h Archivo i Correlativos j Generar Documentos k Reportes I Configuraciones Cabe mencionar que a partir de los Incisos c en adelante son las opciones que aparecen en todos los perfiles dados para cada rea en sus diferentes usuarios Para la recepci n de documentos externos se debe ir a la opci n Recepci n Externa CORRESPONDENCIA RECEPCION a E A a oficiales era A 2729 do ks in E NDA DE ENTRADA ei ge ANDLI DEI DE PENDIENTES BANDEJA DE SALIDA 0 documentos en espera documentos en espera 1200 documentos Oficiales en 135 1206 documentos Oficiales en 135 Carpetas E T CADOR BANDEJA DE ESPERA ARCHIVO Figura2 Men Principal 4Al P gina Manual de Usuario Documentic Una vez ingresada a esta opci n aparece un formulario mostrado en la Figura 3 en el cual se debe llenar los datos marcados tales como ser el cite del documento eterno que se decepcione as tambi n la fecha remitente cargo remitente Instituci n remitente la referencia del documento y el destinatario al cual ser enviado el documento recepcio
22. os ya que el destinatario los puede recepcionar apenas estos ingresen en sus bandejas de entradas En la parte final una vez seleccionados los documentos derivados se tiene la opci n de poder imprimir tal reporte en un formato Excel o pdf para su control f sico y posterior firma de recepci n por las reas destinadas ver Figura 15 9 P gina Manual de Usuario Documentic NUR REFERENCIA PROVEIDO PROCEDENCIA REMITENTE DERIVADO A FECHAHORA FIRMA MARCELA CABRERIZO UZIN BDP ST HRE GERENTE GENERAL MERCANTIL 2015 01315 COBRO DE CUPON BS106778 SANTA CRUZ AGENCIA DE BOLSA eronica Ancieta APA RENZO B MU EZ QUIROGA li COBRO DE CUPONES B8122 654 Y BS3 858 40 GERENTE GENERAL VALORES eronica Ancieta APA see eri UNION S A IVER ASTURIZAGA DEL C PAGO DE CUPON VTD MCB BS102 146 83 DIRECTOR ADMINISTRATIVO eronica Vernea anca 1AP Vernea anca 1AP APA 05 g2o1s PANAMERICAN SECURITIES S A PATRICIA GARCIA DE CABALLERO GERENTE NACIONAL DE 05 gor01S SOLICITAN PAGO CHEQUE A NOMBRE DE BANCO UNION S A BS43 054 40 on Ea eronica Ancieta APA SAFI UNION S A JOSE MATHIAS CSAPEK CAREAGA FINANZAS AGRICOLA jasana 5 RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACI N FINANCIERA CAFETALERA BUENA VISTA Gerencia General GG 14 22 AGRICABV S A Figura 15 Reporte Documentos Derivados Pa 5 15 54 BDP ST HRE 2015 01316 BES BDP ST HRE 2015 01317 BDP ST HRE 2015 01318 BDP ST HRE 2015 01
23. terna C digo BDP ST OFICINA A o Nro Autorecuperado f coMINTERNA Y Comunicaci n interna dentro de la entidad C digo CIN OFICINA A o Nro al A eoon OOOO K MEMORANDUM Memorandums C digo MEM GERENCIA A o Nro po Ni Lomcutar J Ciola C digo CIR GERENCIA A o Nro CIC NA RECUPERAR BORRADOR DOCUMENTOS CREADOS POR EL USUARIO gg TIPOS DE DOCUMENTO QUE PUEDE VER E CARTAS COM INTERNAS INFORMES MEMORANDUMS CIRCULARES Figura 18 Generaci n de Documentos 11 P gina Manual de Usuario Documentic Al hacer clic sobre cualquier opci n en las marcadas en la Figura 18 tenemos un formato de formulario con los campos que se necesitan para realizar la creaci n de documentos ver Figura 19 GERENCIA GENERAL 56G emempera generaci n dedecementes arbi buscador INFORME e definir el CODIGO cuando cree el documento EXT seee U U UUO OOO Carol JEFE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD pe Via VLADIMIR FERNANDEZ II Cargo Via GERENTE GENERAL A SOLICITUD DE REMISI N DE HOJA DE RUTA XEKNMX CONTENIDO contenido del informe O Mi Firma O Fima Empresa CEn Blanco VLADIMIR FERNANDEZ O oo Woler a Menu Documentos r al BISS S enepera _ archie mado Ascaso a Decuermenteoa NAFEA Doume Tr mite Figura 19 Generaci n de Documentos Llenamos los campos indicados y procedemos al dar un clic al bot n crear documento el cual al momento de crear el documento asigna un n
24. umero de cite nico y correlativo como muestra en la Figura 20 GERENCIA GENERAL SGG p M m M Grabar e d Crear Nuevo Documento Nuevo CITE Mod Actual Asignar HA Asignar HF para imprimir Guardar en Borrador e INFORME IN a a Dn Cargo inatario EFE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD Lo Vis VLADIMIR FERNANDEZ al CONTENIDO contenido del informe Figura 20 Generaci n de Documentos 12 P gina Manual de Usuario Documentic Una vez creado el n mero de Cite se requiere asignar una hoja de ruta al docuemnto ay sea crear una nueva hoja de ruta interna o asignarlo a una hoja de ruta interna o externa ya creada como se muestra en la Figura 21 ASIGNAR DOCUMENTO A HOJA DE RUTA Lista de Hojas de Ruta Pendientes del usuario Asociar el documento PDP ST TXMF 2015 0240 a una Hoja de Ruta pendiente LB IOP ST HRAI 2012 01245 eL ms ignar a Hoja de Ruta Pendiente gt C HR Int nfocesos de Apoyo Otros Usuanos del fluo sl nos del flujo kaai ir a Hojas de Ruta Creadas Mlensaje de p gina web h Seguro que desea crear una Hoja de Ruta Interna para el documento Aa cancer DocumenTI Tramite Figura 21 Generaci n de Documentos Asignaci n de Hoja de Ruta Interna o Externa Una vez asignada la hoja de ruta correspondiente procedemos a Grabar el documento el cual cuanta con dos n meros nicos que son el cite y la hoja de ruta asignada GERENCIA GENERAL l SGG generaci

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